## Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Yuni Marlina Saragih, Winda Irma Wati Br Siagian, Fandi Halim, Zulpa Salsabila
Program Studi Sistem Informasi, STMIK Mikroskil, Medan, Indonesia Email: 1 yuni.saragih@mikroskil.ac.id, 2 windairmawati96@gmail.com, 3 fandi@mikroskil.ac.id,
4 zulpa.salsabila@mikroskil.ac.id

## Abstrak
Sistem yang terintegrasi dalam manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan perusahaan sehingga adanya kebutuhan untuk  mengelola  kehadiran  karyawan  dengan  lebih  baik  dan  kebutuhan  dalam  pengambilan  keputusan  yang  lebih  tepat mengenai  penerimaan  karyawan  baru,  penilaian  karyawan,  penempatan  posisi,  pelatihan  karyawan,  dinas  karyawan,  dan pemberhentian karyawan. Karena kebutuhan tersebut maka diperlukan sebuah sistem yang terintegrasi dalam menangani proses kehadiran  sampai  pemberhentian  karyawan.  Sehingga  dapat  membantu  perusahaan  dalam  melakukan  pengelolaan  data kehadiran  karyawan  yang  lebih  baik  dengan  meminimalisir  terjadinya  kecurangan,  mengurangi  penggunaan  kertas  dan menghemat waktu pekerjaan bagian SDM dalam merekap kehadiran dan membantu manajer SDM dalam mengambil keputusan yang lebih tepat berkaitan dengan proses yang ada diperusahaan seperti membantu dalam menentukan karyawan yang lebih tepat menempati posisi berdasarkan kualifikasi posisi dengan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan. Pengembangan Sistem Informasi  ini  menggunakan  metodologi  System  Development  Lifecycle  (SDLC)  dimulai  dengan  merancang  Fishbone Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Diagram PIECES, rancangan antarmuka sistem, Microsoft Visual Studio 2012 sebagai data  masukan,  Microsoft  SQL  Server  2012  sebagai  media  penyimpanan  data  dan  SAP  Crystal  Reports  sebagai  masukan keluaran  berupa  laporan.  Penulis  berharap,  hasil  dari  pengembangan  sistem  informasi  ini  dapat  membantu  perusahaan menangani masalah yang ada dalam manajemen sumber daya manusia.
Kata Kunci : Manajemen Sumber Daya Manusia, kehadiran, SDLC, Sistem Informasi

## Abstract
A  human  resource  management  is  an  integrated  system  important  to  a  company,  resulting  in  a  need  for  better  employee attendance  and  the  need  for  more  informed  decision-making  regarding  new  employee  recruitment  management,  employee appraisal, position placement, employee training, employee service, and employee dismissal. Because of these, an integrated system is needed in handling the attendance process until the employee termination. So as to meet the needs of the company in the management of data attendance of employees better by minimizing the occurrence of fault, reduce paper use and worktime of HR department in attendance recording and help HR managers on making more appropriate decisions related to existing processes in company such as helping on determining appropriate employees occupy positions based on position qualification with the employee ability. This Information System Development using System Development Lifecycle methodology (SDLC) begin with designing Fishbone Diagram, Data Flow Diagram (DFD), PIECES Diagram, system interface design, Microsoft Visual Studio 2012 as input, Microsoft SQL Server 2012 as data storage and SAP Crystal Reports as output in reports. The authors hope, the results of this information system development can help companies to deal with existing problems in human resource management.
Keywords : Human Resources Management, Attendance, SDLC, System Information

## 1. PENDAHULUAN
Pada umumnya pengelolaan kehadiran karyawan yang masih menggunakan cara konversional dengan mencatat kehadiran  karyawan  pada  kertas  secara  manual  menyebabkan  banyaknya  penggunaan  kertas,  prosesnya  juga memakan waktu yang cukup lama, dan biasanya rentan terjadinya kecurangan, seperti karyawan yang terlambat tetapi  karyawan  masih  dapat  membuat  kehadirannya  sesuai  dengan  jam  kerja  yang  telah  ditetapkan  oleh perusahaan, selain itu bagian SDM membutuhkan waktu lama dalam merekap kehadiran karyawan dikarenakan data karyawan yang banyak. Sehingga adanya kebutuhan untuk mengelola kehadiran dengan lebih baik.
Adanya kebutuhan dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat mengenai penerimaan karyawan baru, penilaian  karyawan,  penempatan  posisikaryawan,  pelatihan  karyawan,  dinas  karyawan  dan  pemberhentian karyawan karena dalam pengambilan keputusan manajer SDM hanya mengambil keputusan berdasarkan hal  yang kurang tepat, misalnya dalam pemindahan posisi karyawan, manajer SDM hanya melihat karyawan berdasarkan kinerja  karyawan  padahal  seharusnya  ada  banyak  ketentuan-ketentuan  yang  dapat  dihasilkan  untuk  melakukan pemindahan  posisi  kerja  dari  karyawan  seperti  tanggung  jawab  karyawan  dalam  bekerja,  displin  karyawan, kemampuan  kerjasama  karyawan  dan  membandingkan  kompetensi  yang  dimiliki  karyawan  dengan  kualifikasi posisi.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka pada bagian selanjutnya akan dibahas mengenai kajian pustaka yang berhubungan dengan sistem informasi dan manajemen sumber daya manusia.
Sistem  informasi  adalah  sistem  yang  digunakan  dalam  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan pengelolaan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar laporan-laporan yang diperlukan [1].
Manajemen Sumber Daya Manusia  adalah mengelola sumber daya manusia. Dari keseluruhan sumber daya yang tersedia dalam suatu organisasi, baik organisasi publik maupun organisasi swasta, sumber daya manusia yang paling penting dan sangat menentukan. Sumber daya manusia merupakan satu-satunya sumber daya yang memiliki akal,  perasaan,  keinginan,  kemampuan,  keterampilan,  pengetahuan,  dorongan,  daya  dan  karya.  Semua  potensi
sumber daya manusia tersebut sangat berpengaruh terhadap upaya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi [2].

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Evaluasi Heuristic
Metodologi  penelitian  pengembangan  sistem  dilakukan  dengan  menggunakan System  Development  Life  Cycle (SDLC). Terdapat tujuh tahapan dalam metodologi SDLC, namun penulis hanya melakukan sampai pada tahapan kelima, dimana tahapan-tahapan tersebut yakni:
1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang dan Tujuan
Pada tahap ini, proses identifikasi masalah menggunakan fishbone diagram (diagram tulang ikan)
a. Adanya kebutuhkan untuk mengelola kehadiran karyawan dengan lebih baik.
Gambar 1. Kebutuhkan pengelolaan kehadiran karyawan
b. Adanya kebutuhkan dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat mengenai penerimaan karyawan baru,  penilaian  karyawan,  penempatan  posisi,  pelatihan  karyawan,  dinas  karyawan  dan pemberhentian karyawan.
Gambar 2. Kebutuhan dalam pengambilan keputusan
Berdasarkan  dari  masalah  diatas  maka  penulis  merancang  sistem  baru  yang  menjadi  peluang  untuk memecahkan  masalah  tersebut  yaitu  untuk  membantu  perusahaan  dalam  mengelola  data  kehadiran karyawan dengan lebih baik dan membantu manajer SDM dalam mengambil keputusan yang lebih tepat mengenai penerimaan karyawan baru, penilaian karyawan, penempatan posisi, pelatihan karyawan, dinas karyawan  dan  pemberhentian  karyawan.  Dengan  tujuan  untuk  mengembangkan  sistem  informasi manajemen sumber daya manusia yang saling terintegrasi.
2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Pada  tahap  ini  aktivitas  yang  dilakukan  yaitu  untuk  pengumpulan  informasi  untuk  melakukan  proses pengelolaan sumber daya manusia. Adapun beberapa teknik pengumpulan data yaitu :
a. Studi Pustaka
Dalam  membantu  analisis  dan  perancangan  sistem,  penulisan  juga  menggunakan  sumber-sumber referensi  seperti buku-buku yang berkaitan dengan topik manajemen sumber daya manusia dan bahan bacaan lainnya.
b. Observasi
Pengumpulan  data  dengan  cara  mendapatkan  informasi  secara  langsung  terhadap  sistem  OrangeHRM dengan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia agar mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat.
Selain mengumpulkan informasi, dalam tahap ini penulis juga menggambarkan data flow diagram untuk sistem berjalan. Berikut adalah rancangan diagram konteks dan diagram level 0 dari sistem berjalan:
Gambar 3. DFD Konteks Sistem Berjalan
3. Menganalisis Kebutuhan-Kebutuhan Sistem
Kebutuhan fungsional akan digambarkan dengan menggunakan use case diagram . Adapun actor didalamm use case diagram dibagi menjadi 5 macam yang terdiri dari karyawan, manajer bagian, manajer SDM, bagian SDM, dan pimpinan yang memiliki hak akses masing-masing. Adapun gambaran use case diagram Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut.
Gambar 4. Use-Case Sistem Infromasi Manajemen Sumber Daya Manusia
4. Merancang Sistem yang Direkomendasikan
Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah:
a. Membuat Rancangan Proses
Pada tahapan ini, penulis merancang rancangan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Berikut adalah rancangan diagram konteks dan diagram level 0 dari sistem usulan:
Gambar 5. DFD Konteks Sistem Usulan
b. Membuat Rancangan User Interface
Pada  tahapan  ini,  penulis  merancang  tampilan  sistem  seperti  tampilan  Employee  Self-Service, Manager  Self-Service,  form  input,  dan  form  output.  Rancangan user  interface didesain  dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2012 dan SAP Crystal Reports
c. Membuat Rancangan Basis Data
Pada tahapan ini, penulis merancang basis data yang meliputi normalisasi, struktur table dan relasi antar tabel dengan menggunakan basis data Microsoft SQL Server.
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak
Setelah  hasil  rancangan  sistem  maka  selanjutnya  pengembangan  dilakukan  dengan  menggunakan  bahasa pemograman desktop VB yang dikoneksikan dengan DBMS Microsoft SQL Server.

## 3. ANALISA DAN PEMBAHASAN
Hasil pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu bagian menu utama karyawan atau Employee Self-Service (ESS), menu utama manajer atau Manager Self-Service (MSS)  dan  menu  utama  admin.  Menu  utama  karyawan  merupakan  menu  yang  hanya  dapat  diakses  oleh karyawan.Menu utama manajer merupakan menu yang hanya dapat diakses oleh manajer, sedangkan menu utama admin merupakan menu yang hanya dapat diakses oleh admin.
Untuk masuk ke sistem, pengguna harus memiliki user yang telah di daftarkan admin sesuai dengan posisi yang ditempatkannya. Pengguna harus mengisi kode karyawan sebagai user id dan kata sandi. Apabila data benar maka sistem akan mengecek terlebih dahulu pengguna tersebut login sebagai karyawan, manajer atau admin.
Pada  menu  utama  karyawan  atau  Employee  Self-Service  (ESS),  karyawan  dapat  mengelola  sebagian informasi  profil  diri  sendiri,  melihat  riwayat  posisi,  kehadiran,  dan  karyawan  juga  dapat  melakukan  pengajuan lembur dan pengajuan cuti.
Pada menu utama manajer atau Manager Self-Service (MSS), manajer dapat mengelola sebagian informasi profil diri sendiri, melihat riwayat posisi, kehadiran, dapat mengelola pengajuan permintaan karyawan, pengajuan lembur, pengajuan cuti, pengajuan dinas, pengajuan pelatihan, dapat mengelola persetujuan cuti, persetujuan dinas, dan dapat melihat beberapa laporan. Sedangkan pada menu admin, admin dapat mengelola semua informasi yang ada di dalam sistem, mulai dari data master, data transaksi, laporan dan mengelola pengaturan..

## 4.   KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat disampaikan adalah:
1. Dengan pengembangan sistem informasi manajemen sumber daya manusia ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan  untuk  mengelola  kehadiran  karyawan  dengan  lebih  baik  agar  dapat  meminimalisir  terjadinya kecurangan, mengurangi penggunaan kertas karena data telah tersimpan ke database sistem dan menghemat waktu pekerjaan bagian SDM dalam merekap kehadiran karyawan.
2. Sistem yang dikembangkan dapat memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat mengenai  penerimaan karyawan baru, penilaian karyawan, penempatan posisi, pelatihan karyawan, dinas karyawan dan pemberhentian karyawan, seperti informasi yang lebih tepat dalam menempatkan  posisi  karyawan  berdasarkan  kualifikasi  posisi  dengan  kompetensi  yang  dimiliki  karyawan sehingga  perusahaan  di  tuntut  perlu  mengembangkan  sistem  informasi  manajemen  sumber  daya  manusia yang terintegrasi.

## REFERENCES
[1] Tata, S., 2012, Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta, ANDI.
[2] S. Gomes, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, ANDI.
[3] J Hutahaean, 2015, Konsep Sistem Informasi, Deepublish
[4] J Simarmata, 2007, Perancangan Basis Data, ANDI
[5] J L Whitten, 2003, System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill