## JURNAL SPIRIT
225/E/KPT/2022
e-ISSN 2721-057X p-ISSN 2085-3092

## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI REGISTER SURAT DAN MEMO BERBASIS WEBSITE PADA PT GCS
Arfina Kusmardani 1 , Farhanna Mar’i 2
Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Gresik 1,2 kusarfina@gmail.com 1 ,  farhannamar@umg.ac.id 2
Naskah diterima: 14 Oktober 2023 ; Direvisi : 04 Nopember 2023 ; Disetujui : 04 Nopember 2023

## Abstrak
PT  Gresik  Cipta  Sejahtera  (PT  GCS)  memiliki  sistem  informasi  yang  lengkap  mulai  dari  bidang  SDM, keuangan, operasional, dan pemasaran. Namun dalam bidang kesekretariatan masih belum memiliki sistem informasi yang akurat dan efisien. Pada fungsi proses surat menyurat masih menggunakan sistem manual. Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  merancang  sistem  yang  efisien  dalam  proses  penerimaan,  pencatatan, penyimpanan,  dan  penelusuran  surat  serta  meningkatkan  aksesibilitas  pada  surat  bagi  pengguna  yang berwenang. Solusi yang dapat diambil dari permasalahan ini adalah dengan membangun sistem informasi register surat dan memo berbasis website. Metode yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah observasi langsung ke PT GCS guna mengumpulkan data informasi kesekretariatan yang akurat.  Penulis menerapkan metode waterfall yang merupakan model SDLC (System Life Development Cycle ) yang terdiri dari  analisis  sistem,  desain, coding ,  dan  pengujian.  Sistem  ini  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP, bootstrap sebagai library desain web dan MySQL sebagai database server. Hasil yang sudah dilakukan mulai dari pengamatan, perancangan, dan pembuatan sistem dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem ini diharapkan  dapat  memudahkan  staf  karyawan  bidang  sekretariat  dalam  manajemen  data  surat,  tracking status dan pencarian surat cepat.
Kata kunci: PT GCS, sistem informasi, website, surat, waterfall

## Abstract
PT  Gresik  Cipta  Sejahtera  (PT  GCS)  has  a  complete  information  system  starting  from  the  areas  of  HR,  finance, operations  and  marketing.  However,  the  secretarial  sector  still  does  not  have  an  accurate  and  efficient  information system. The correspondence process function still uses a manual system. The aim of this research is to design an efficient system in the process of receiving, recording, storing and tracking letters as well as increasing the accessibility of letters for authorized users. The solution that can be taken from this problem is to build a website-based letter and memo register information  system.  The method  used  in  designing  this  system  is  direct  observation  at  PT  GCS to  collect  accurate secretarial data. This works applies the waterfall method which is an SDLC (System Life Development Cycle) model consisting of system analysis, design, coding and testing. This system uses the PHP programming language, bootstrap as  the  web  library  design  and  MySQL  as the  database  server.  The  results  that  have  been  carried  out  starting  from observation, design and creation of the system can be concluded that with this system it is hoped that it will make it easier for secretariat staff to manage letter, track status and quick letter search .
Keywords: PT GCS, information system, website, letter, waterfall
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15

## PENDAHULUAN
PT Gresik Cipta Sejahtera (PT GCS) merupakan  perusahaan  yang  bergerak dibidang perdagangan, distributor pupuk, benih padi, pestisida, bahan kimia, barang teknik, jasa angkutan dan pergudangan [1].
PT GCS adalah salah satu anak perusahaan PT  Petrokimia  Gresik  yang  sahamnya dimiliki  oleh  Yayasan  Petrokimia  Gresik (YPG)  dan  Koperasi  Karyawan  Keluarga Besar Petrokimia Gresik (K3PG)[2]. Setelah hasil  observasi  dan  wawancara  melalui kegiatan  magang,  PT  GCS  membutuhkan sistem informasi tambahan yang memiliki manfaat dalam pengumpulan metode dan data  agar  mencapai  tujuan  yang diharapkan  perusahaan  [3].  Sebelumnya,
PT  GCS  sudah  memiliki  sistem  informasi yang  berjalan  yang  dapat  membantu  dan mempercepat  informasi  data  kegiatan dalam  perusahaan.  Namun,  terdapat permasalahan  dari  sistem  informasi kesekretariatan yang masih menggunakan cara  manual  yaitu  pengelolaan  surat masuk dan surat keluar masih berupa fisik, penyimpanan  data  surat  masih  kurang efektif  dan  efisien  yang  mengakibatkan pencarian data laporan surat kurang akurat sehingga  staf  karyawan  pada  bidang sekretariat merasa kesulitan.
Sistem  kesekretariatan  dalam  PT GCS memiliki fungsi yang sangat penting dalam  menghimpun  data  surat  karena
sebagai  alat  informasi  tertulis  secara terinci[4].  Surat  hingga  saat  ini  masih digunakan sebagai alat komunikasi formal antara  penerima  dan  pengirim  atau sebaliknya[5]. Sehingga bidang sekretariat dan  proses  surat  menyurat  saling  terkait dalam  pengumpulan,  penyimpanan,  dan pelaporan  data  surat  [6].  Dalam  upaya meningkatkan  efisiensi  dan  transparasi dalam manajemen surat, maka pada projek ini  akan  dirancang  dan  dibangun    sistem register  surat  dan  memo  berbasis  website
yang dapat mengotomasisasikan produktifitas  perusahaan  agar  lebih  cepat mengakses  informasi  surat  dan  dapat memantau  surat  secara real-time sehingga
dapat mengurangi kesalahan serta
keamanan dokumen yang diarsipkan[7].
Dalam  proses  pembuatan  sistem register  surat  dan  memo,  penulis menggunakan  metode waterfall karena memiliki  alur  yang  jelas  sehingga  dapat meminimalisir  terjadinya  kesalahan  [8].
Pembangunan  sistem  berbasis  website menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP sebagai  bahasa  dasar,  My  SQL  sebagai database  server  dan  bootstrap  yang merupakan kerangka pengembangan web yang  mudah  digunakan  dalam  proses desain  web[9].  Sehingga  diharapkan dengan adanya sistem informasi ini dapat mempermudah  staff  karyawan  PT  GCS bidang sekretariat dalam konteks manajemen surat [10].
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
1.1 Landasan Teori Surat masuk merupakan cara
komunikasi  menggunakan  tulisan  yang dapat  digunakan  untuk  menyampaikan informasi  dari  suatu  pihak  ke  pihak  lain.
Sedangkan surat keluar adalah surat yang
dikeluarkan oleh sebuah perusahaan yang
berisi  informasi  atas  surat  masuk  yang
diterima sebelumnya [11]. Sistem
kesekretariatan  berperan  sebagai  memori kolektif lembaga ( corporate memory ), media informasi, atau sebagai pendukung dalam pengambilan  keputusan  [12].  Surat menyurat  ini  penting  bagi  suatu perusahaan,  karena  setiap  surat  yang masuk  dan  keluar  tidak  hanya  menjadi perlengkapan  komunikasi,  namun  juga sebagai fakta autentik [13].
SDLC  ( System  Development  Life  Cycle ) digunakan untuk merencakanan pembanguanan  suatu  sistem  [14].  Peneliti menggunakan metode
waterfall ,
dikarenakan  tahapan  dalam  metode  ini pengerjaannya  terstruktur  [15]. Unifed Modeling  language (UML)  adalah  diagram yang  sudah  memiliki  kriteria  yang  sesuai dalam  membangun  sebuah  perangkat lunak berbasis objek [16].
Website adalah  sebuah  sistem dengan informasi  yang  tersimpan  dalam  sebuah server    website  Internet      yang    disajikan dalam    bentuk hyper  text [17].  PHP
( HyperText  Markup  Language )  merupakan
Bahasa  pemrograman  berbasis  website
yang  diproses  lalu  seluruh  sintaks  dan perintah  program  yang  di  tulis  akan sepenuhnya  dijalankan  oleh  server  [18]. MySQL memiliki kemampuan cukup baik untuk  menunjang  kerja  para  developer [19].  Bootstrap  merupakan front-end framework yang intuitif untuk
pembangunan  aplikasi  web  sehingga  hal itu  yang  membuat  penulis  memilih bootstrap  dalam  membangun  sistem informasi register surat dan memo pada PT
GCS [20].
1.2 Penelitian Terkait
Dalam  penelitian  sebelumnya,  masih banyak  perusahaan  atau  instansi  yang masih menggunakan sistem manual dalam proses  kegiatan  surat  menyurat.  Proses kegiatannya  masih  menggunakan  cara manual  sehingga  kurang  efektif  dan efisien.  Dari  permasalahan  tersebut, penulis  akhirnya  membuat  sistem  yang dapat memudahkan staf karyawan PT GCS dalam proses surat menyurat.
Ada beberapa penelitian yang
dilakukan  tentang  sistem  informasi  surat menyurat  antara  lain  perancangan  sistem arsip  surat  masuk  dan  keluar  biro administrasi  dan  pembangunan  provinsi Sumatra  Utara  berbasis  web  yang  masih konvesional  oleh  M.  Chairul  Azmi  tahun 2023, menggunakan Bahasa Pemrograman
PHP  didukung  oleh  Xamp  dan  Mysql digunakan  untuk  manajemen  database [21].  Pembuatan  sistem  informasi  arsip
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
surat  berbasis  website  (studi  kasus  : kelurahan  sriwidari)  oleh  Sally  Agustin Elisya tahun 2023, yang sering menimbulkan kerusakan dan hilang maka dari itu perlu dibuat sistem informasi arsip
surat berbasis website [22].
Aplikasi penomoran surat dan penyimpanan  surat  dengan  metode  AES dan  RSA  berbasis  web  oleh  Topaz  Malik Aziz  tahun  2023,  menggunakan  bahasa pemrograman  C#,  implementasi  enkripsi hanya  algoritma  enkripsi  AES  dan  RSA agar  keamanan  data  yang  disimpan terjamin  [23].  Implementasi  aplikasi manajemen  surat  (AMS)  dalam  prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di  PT  PLN  (persero)  wilayah  Sumatera Barat  oleh  Rita  Sari  tahun  2022,  dengan teknik pengumpulan datanya dengan studi literatur  dari  buku-buku  dan  jurnal, wawancara,  dan  observasi  langsung  di lapangan  [24].  Pengembangan  aplikasi sistem  pengadministrasian  surat  secara
elektronik (Simpanse) diskominfo Kabupaten Pemalang oleh Elly Meilanawati tahun 2021, metodologi tahap
implementasi  yang  digunakan  adalah metode  SDLC  Waterfall  [25].  Rancang Bangun Website Penyedia Lowongan Kerja Disabilitas  Kabupaten  Pasuruan  oleh  M.
Noval  Riswandha  tahun  2020,  yang menggunakan  metode  waterfall  karena medel  tersebut  lebih  nyata  dalam pembuatannya  [26].  Rancang  Bangun
Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru  Berbasis  Website  dengan  Metode Spiral  oleh  Kartika  Puspita  tahun  2021, menggunakan library bootstrap  sebagai desain web yang sederhana [27].
Dari  beberapa  tinjauan  penelitian  yang
telah dilakukan penulis, terdapat kekurangan  dari  sistem  informasi  yang telah  dibangun.  Maka  dari  itu  penulis membangun  sistem  register  surat  dan memo  ini  tidak  hanya  bidang  sekretariat aja  yang  bisa  mengakses  sistem  tersebut namun  semua  bidang  bisa  mengakses sistem  ini.  Hal  yang  membedakan  dari penelitian  sebelumnya  adalah  pembuatan sistem ini menggunakan bootstrap karena memiliki  library  yang  mendukung, diharapkan  dapat  memudahkan  konteks manajemen surat.

## METODE

## 2.1 Pengumpulan Data
Teknik  pengumpulan  data  yang dilakukan  oleh  penulis  adalah  sebagai berikut :
1) Observasi
Pengamatan  langsung  pada  bagian sekretariat  sehingga  mendapat  data dan permasalahan yang terjadi.
2) Wawancara
Wawancara  yang  dilakukan  untuk mencari  data  mengenai  kebutuhan yang  diperlukan  dari  sistem  yang
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
E- ISSN : 2721 – 057X
telah ada sekarang.
3) Studi Literatur Penulis mengambil sumber informasi
yang  berkaitan  dengan  sistem  surat
menyurat,  pengumpulan  data,  dan bahasa yang digunakan. 2.2 Prosedur Penelitian
Sebelum melakukan
penelitian,
penulis  merancang  protokol  penelitian yang  dijadikan  sebagai  pedoman  dalam penelitian.  Berawal  dari  melakukan observasi,  mengidentifikasi  masalah  dan menetapkan tujuan. Kemudian melakukan wawancara, mencari literatur, menetapkan  metode  penelitian  dan perancangan  sistem.  Lalu  dilakukan pengumpulan  data  kemudian  program dirancang.  Pengujian program dilakukan untuk  memastikan  tidak  ada  kesalahan dan  kesesuaian  kebutuhan  perusahaan.
Berikut  adalah  Langkah-langkah  yang dilakukan penulis:
Gambar 3.2.1 Prosedur Penelitian
2.3 Metode Perancangan Sistem Metode  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  metode  waterfall karena mudah digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya.

## Gambar 3.3.1 Metode Waterfall

## 1) Requirements Analysis and Definition
Wawancara  staf  karyawan  dan
mengamati  proses  yang  sedang berlangsung lalu menetapkan kebutuhan sistem yang akan digunakan. 2) System and Software Design Membuat alur program dan algoritma untuk membuat sistem yang menggunakan Unified Modelling Language (UML). 3) Implementation and Unit Testing Mengembangkan sistem dalam sebuah program menggunakan bahasa pemrograman PHP, bootstrap dan database MySQL. Setelah program  selesai  dibuat,  maka  akan dilakukan  testing  untuk  memastikan tidak  ada  error  pada  setiap  modul
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
E- ISSN : 2721 – 057X
sistem.
4) Integration and System Testing
Menggabungkan  modul  yang  telah dibuat, lalu dilakukan pengujian sistem secara keseluruhan.
5) Operation and Maintenance
Setelah  lulus  tes,  sistem  akan  berjalan
sebagai operasi proses surat menyurat.
Pemeliharaan  sistem  dilakukan  jika terjadi kegagalan atau perubahan.
2.4 Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah cara penyajian dari  suatu  algoritma  yang  dapat menyelesaikan suatu masalah [28]. Berikut adalah  flowchart  sistem  surat  masuk  dan surat keluar :
Gambar 3.4.1 Flowchart Sistem Surat
Masuk
Gambar 3.4.2 Flowchart Sistem Surat Keluar Untuk alur sistem manjemen pengaman surat masuk dan surat keluar di PT GCS berawal dari login, jika gagal login akan kembali untuk memasukkan username  dan  password yang  sesuai,  jika berhasil  login  akan  masuk  ke  halaman beranda. Pilih fitur surat masuk atau surat keluar  (surat  keluar,  surat  perjanjian,  dan memo)  untuk  mendata  dan  mengupload bukti  surat  lalu  simpan  data  surat.  Jika ingin  mengeceknya  maka  pilih  fitur  arsip surat  masuk  atau  surat  keluar  dan  dapat mencetak  surat  jika  ingin  dilakukan,  lalu selesai.
2.5 Spesifikasi Sistem
Berikut adalah  spesifikasi  sistem  yang digunakan  dalam  perancangan  dan
pembangunan  sistem  informasi  register surat dan memo pada PT GCS :
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
E- ISSN : 2721 – 057X

## Tabel 3.5.1 Spesifikasi dan Keterangan

## Perangkat Lunak
Sistem Operasi Microsoft Windows 10 Aplikasi Visual Studio code Database MySQL Bahasa Pemograman PHP Browser Microsoft Edge dan Google Chrome Perangkat Keras Processor Intel (core i5) RAM 4 GB Harddisk 1 TB

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari  identifikasi  permasalahan  yang terjadi  pada  sistem  surat  menyurat  di  PT
GCS  dengan  cara  manual,  dimana  surat keluar  yang  dibuat  oleh  suatu  bidang masih  membutuhkan  waktu  untuk
menunggu  bagian  sekretariat  memberi nomor  surat  dengan  membawa  surat berupa  kertas,  penyimpanan  dan  proses pencarian  data  surat  kurang  efektif sehingga  bagian  sekretariat  merasa kesulitan.  Pada  latar  belakang  masalah yang  disimpulkan,  akhirnya  penulis
membuat sistem surat menyurat menggunakan bahasa pemrograman PHP, bootstrap dan database MySQL. Sistem ini telah  berhasil  dirancang  dengan  tujuan mempermudah  jalannya  kegiatan  surat menyurat pada staff karyawan di PT GCS karena  sistem  surat  menyurat  ini  bersifat otomatis. Pada surat menyurat di PT GCS
ini menyebutnya sebagai Sistem Manajemen Pengaman (SMP PT GCS).
4.1 Activity Diagram
Activity    diagram  menggambarkan urutan    aktivitas    yang    terdapat    dalam sebuah  alur proses kerja.
Gambar  4.1.1.1 Activity Diagram Surat Masuk
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
Proses  jalannya  kegiatan  surat  masuk ini  berawal  dari  sekretaris  mendapatkan surat dari pengirim selanjutnya menginput data  surat  masuk  ke  sistem  untuk mendapat  ID  surat  masuk.  Jika  tidak memerlukan  disposisi  surat  maka  surat tersebut  dikirimkan  ke  bagian  penerima surat.  Pada  PT  GCS  ini  ada  3  pihak  yang
dapat  mendisposisi  surat  masuk  yaitu direktur  utama,  direktur  bagian,  dan manajer. Jika perlu untuk didisposisi maka sekretaris  mengirimkan  surat  tersebut  ke bagian  yang  berhak  mendisposisi  surat, lalu  hasil  informasi  disposisi  diinput  ke sistem dan dikirimkan ke pihak penerima surat.
Gambar 4.1.2.1 Activity Diagram Surat Keluar
Pengirim surat membuat surat keluar terlebih dahulu. Di PT GCS ini terdapat 3 jenis surat keluar yaitu surat keluar, surat perjanjian, dan memo perusahaan. Setelah membuat  surat,  pengirim  langsung menginput  data  surat  ke  sistem  untuk mendapatkan  nomor  surat  sesuai  kode yang telah ditentukan perusahaan. Bagian sekretariat  mengecek  surat  tersebut, mengirim  surat  ke  pihak  penerima  surat, dan penerima mendapatkan surat keluar.
4.2 ERD
ERD  ( Entity  Relationship  Diagram )
adalah  sebuah  diagram  yang  digunakan untuk  menggambarkan  hubungan  antara entitas database. Terdapat 3 relasi database antara lain: one to one (di mana setiap satu baris  data  pada  tabel  pertama  hanya berhubungan dengan satu baris pada tabel kedua) ,  one  to  many (di mana  setiap  satu
baris data pada tabel pertama
berhubungan dengan lebih dari satu baris pada  tabel  kedua) ,  dan many  to  many ( dimana  setiap  lebih  dari  satu  baris  data dari  tabel  pertama  berhubungan  dengan lebih dari satu baris data pada tabel kedua) .
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
E- ISSN : 2721 – 057X
Gambar 4.2.1 ERD
ERD  pada  sistem  manajemen pengaman  PT  GCS  terdapat  2  user  yaitu super  admin  (bidang  sekretariat)  dan admin  (semua  bidang  yang  ada  di perusahaan).  Sekretariat dapat mengakses semua  fitur  mulai  dari  membuat  surat masuk (one to many), membuat surat keluar
(one  to  many) ,  dan  menyimpan  surat  ke dalam  arsip (one  to  many) .  Sedangkan bagian admin hanya dapat mengakses fitur membuat surat keluar (many to many) dan menyimpan surat ke dalam arsip (many to many) .
4.3 DFD
Digunakan  untuk  menganalisis  sistem yang  lebih  dalam  lalu  diserahkan  ke programmer guna membuat coding.
Gambar 4.3.1 Diagram Konteks Digram konteks pada Sistem informasi register  surat  dan  memo  tersebut dirancang  untuk  surat  masuk  dan  data pengguna hanya dapat diakses oleh super admin (sekretariat), tapi untuk surat keluar
dapat diakses oleh super admin
(sekretariat)  dan  admin  (semua  bidang)
[29].
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
E- ISSN : 2721 – 057X
1) DFD Level 1 Gambar 4.3.2 DFD Level 1
Pada  DFD  level  1  ini  terdapat pengguna,  surat  masuk,  dan  surat  keluar
yang  dapat  diarsipkan  dan  keperluan
tertentu.

## 2) DFD Level 2
Gambar 4.3.3 DFD Level 2 Pengguna
Gambar 4.3.4 DFD Level 2 Surat Masuk
Gambar 4.3.5 DFD Level 2 Surat
Pada  DFD  level  2  ini  merupakan penjabaran  fungsi  dari  pengguna  data,
surat masuk, dan surat keluar yang dapat menambah,  mengedit,  mencari,  dan preview data.
4.4 Implementasi Sistem Informasi
Dari  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan,  telah  mendapatkan  sistem informasi register surat dan memo berupa antarmuka  pengguna  yang  dirancang senyaman mungkin dan mudah digunakan oleh  pengguna  [30].  Berikut  adalah tampilan dari sistem tersebut :

## 1) Halaman Login
Gambar 4.4.1 Halaman Login
Agar  dapat  masuk  ke  sistem  register surat  dan  memo  dengan  memasukkan email  dan  password  yang  telah  terdaftar. Jika belum memiliki akun, maka pengguna dapat membuat akun baru.
2) Halaman Register Akun
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
Halaman  register  akun  ini  adalah pendaftaran  akun  baru  bagi  yang  belum memiliki  akun  agar  dapat  mengakses sitemnya.
3) Halaman Dashboard
Gambar 4.4.3 Halaman Dashboard
Setelah  login,  pengguna  dapat masuk  ke  halaman  dashboard  dimana tampilan  ini  adalah  halaman  utama  dari sistem  yang  berisi  detail  jumlah  surat masuk, surat keluar, dan pengguna.
4) Halaman Profil
Gambar 4.4.4 Halaman Profil
Tampilan ini merupakan profil atau sedikit biodata pengguna yang mengakses sistem  register  surat  dan  memo  tersebut yang menampilkan nama, jenis kelamin, no telepon,  jabatan,  alamat,  dan  email.  Fitur ini  dapat  diedit  langsung  oleh  pengguna jika  ingin  menggantinya  dan  juga menyimpan kembali datanya.
5) Halaman Data Pengguna
Gambar 4.4.5 Halaman Data Pengguna Pada  halaman  ini  hanya  bagian sekretariat  yang  dapat  mengakses.  Berisi data pengguna sistem, menambahkan data pengguna,  mengedit  data  pengguna,  dan menghapus data pengguna.
Gambar 4.4.6 Halaman Formulir Tambah Pengguna Dalam  formulir  tambah  pengguna diinput ketika menambahkan data pengguna.  Gunanya  dapat  mengetahui siapa  saja  karyawan  yang  memiliki  hak dalam proses surat menyurat.
6) Halaman Kelola Surat Masuk
Gambar 4.4.7 Halaman Kelola Surat
Masuk
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15
E- ISSN : 2721 – 057X
Gambar 4.4.8 Formulir Tambah Surat Masuk Terdapat  fitur  tambah  data  surat jika  ada  yang  mengirim  surat  masuk  ke perusahaan,  tampilan  seluruh  data  yang sudah tersimpan
ketika selesai
menambahkan  surat  masuk  yang  akan muncul formulir surat, dibagian aksi dapat mengubah  data  dan  menghapus  data  jika ada  kesalahan,  serta  terdapat  fitur pencarian surat yang mudah.
7) Halaman Kelola Surat Keluar
Gambar 4.4.9 Kelola Surat Keluar
Gambar 4.4.10 Formulir Tambah Surat
Keluar
Di  PT  GCS  terdapat  3  jenis  surat keluar yaitu surat keluar, surat perjanjian, dan memo. Fitur tambah data surat keluar jika ada yang membuat surat keluar dapat menginputkan data  suratnya  berdasarkan jenis  surat  tersebut  dalam  formulir  surat keluar.  Terdapat  tampilan  seluruh  data yang sudah tersimpan, dibagian aksi dapat mengubah data dan menghapus data, serta terdapat fitur pencarian surat yang mudah.
8) Halaman Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
Gambar 4.4.11 Arsip Surat Masuk
Dapat  melihat  data  dari  surat masuk  dan  surat  keluar  yang  telah diinputkan  dan  disimpan,  dapat  mencari surat  masuk  dengan  cepat,  serta mengunduh  data  surat  masuk  dalam bentuk microsoft excel.
9) Pengujian Sistem
Berikut  adalah  hasil  pengujian sistem  yang  telah  dilakukan  dengan metode pengujian black box :
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15 P- ISSN : 2085 – 3092
E- ISSN : 2721 – 057X

## Tabel 4.4.1 Pengujian Sistem
Test Case Input Output Status Memilih belum punya akun (super admin dan admin) Masukkan nama, username, email, dan password Menampilkan halaman login ✓ Validasi login (super admin dan admin) Masukkan email dan passsword Menampilkan halaman utama jika email dan password benar, tapi jika salah maka akan gagal ✓ Memilih menu dashboard (super admin dan admin) - Menampilkan halaman dashboard yang terdapat jumlah seluruh data pengguna, surat masuk, dan surat keluar ✓ Memilih menu profil (super admin dan admin) - Menampilkan halaman profil pengguna ✓ Memilih menu data pengguna (super admin) - Menampilkan data pengguna yang sudah terdaftar disistem ✓ Form tambah data pengguna (super admin) Masukkan nama, alamat, nomor telepon, jabatan, jenis kelamin, email, password, dan hak akses Menampilkan data pengguna yang telah ditambahkan ✓ Memilih menu kelola surat masuk (super admin) - Menampilkan seluruh data yang ditambahkan pada form surat masuk ✓ Form tambah surat masuk (super admin) Masukkan data nomor agenda, nomor surat masuk, jenis dokumen, pengirim, tanggal terima, tanggal surat, perihal, disposisi 1, tanggal disposisi 1, keterangan disposisi 1, disposisi 2, tanggal disposisi 2, keterangan disposisi 2, disposisi 3, tanggal disposisi 3, keterangan disposisi 3, dan unggah file Menampilkan data surat masuk yang telah tersimpan pada kelola surat masuk ✓ Memilih menu kelola surat keluar (super admin dan admin) - Menampilkan seluruh data yang ditambahkan pada form surat keluar ✓ Form tambah surat keluar/surat perjanjian/memo (super admin dan admin) Masukkan data nomor agenda, tanggal surat, unit kerja, jenis surat, aktifilitas, nomor surat keluar sesuai kode yang telah ditentukan, tujuan, perihal, pemohon, keterangan, dan unggah file Menampilkan data surat keluar yang telah tersimpan pada kelola surat masuk ✓ Memilih menu arsip surat masuk (super admin) - Menampilkan semua data yang telah tersimpan pada surat masuk ✓ Memilih unduh surat masuk (super admin) - Menampilkan laporan surat masuk dalam bentuk microsoft excel ✓ Memilih menu arsip surat keluar (super admin dan admin) - Menampilkan semua data yang telah tersimpan pada surat keluar ✓ Memilih unduh surat keluar (super admin dan admin) - Menampilkan laporan surat keluar dalam bentuk microsoft excel ✓ Memilih menu log out (super admin dan admin) - Menampilkan halaman login ✓

## PENUTUP
Dari  hasil  penelitian  dan  perancangan sistem informasi register surat dan memo di PT  GCS  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem tersebut  menghasilkan  beberapa  kelebihan yaitu dapat meningkatkan produktivitas staff karyawan  PT  GCS  khususnya  bidang sekretariat  karena  dapat  membantu  proses manajemen  surat  menyurat.  Aksesibilitas lebih  baik  dimana  dengan  adanya  sistem berbasis  website,  semua  bidang  yang memiliki  wewenang  membuat  surat  keluar,
dapat  mengakses  sistem  tanpa  harus membawa  surat  bentuk  fisik/kertas  dan tidak  menunggu  bidang  sekretariat  untuk memberikan  no  surat.  Selain  itu,  terdapat fungsi  sistem  yang  memudahkan  proses pengelolaan,  pencarian,  dan  pelaporan  data surat sehingga mengurangi resiko kesalahan data dalam pengambilan keputusan.
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15 P- ISSN : 2085 – 3092
E- ISSN : 2721 – 057X

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A. R. T. H. Ririd, Y. Yunhasnawa, and
D.  K.  D.  Andarini,  “ Penerapan Association  Rule  Dengan  Algoritma Apriori  Dalam  Analisis  Data  Mining Penjualan Bahan Kimia Pada PT Gresik Cipta  Sejahtera ,” Jurnal  Informatika Polinema , vol. 5, no. 2, pp. 62 – 66, 2019. [2] M.  Y. Romdoni,  R.  Fatullah, and I. Y. Ruhiawati, “ Sistem Informasi Persediaan  Pupuk  Pada  PT  Gresik
Cipta  Sejahtera ,” Journal  of  Innovation And Future Technology (IFTECH) , vol. 2, no. 2, 2020, doi: 10.47080/iftech.v2i2.1027. [3] K.  Lalo,  “Menciptakan  generasi milenial berkarakter dengan Pendidikan karakter guna menyongsong  era  globalisasi,” Jurnal Ilmu Kepolisian , vol. 12, no. 2, p. 8, 2018.
[4] D.  P.  Dewi  and  L.  Octavia,  “Peran Sekretaris  Dalam  Mengelola  Surat Masuk  Dan  Surat  Keluar  Pada  Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota
Tangerang  Selatan,” Jurnal  Sekretari
Universitas Pamulang , vol. 4, no. 2, p. 20, 2018.
[5] R.  Amalia  and  N.  Huda,  “Sistem Informasi  Pengarsipan  Surat  Masuk dan  Surat  Keluar  Pada  Dinas  Tenaga Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten
Musi  Banyuasin,” Jurnal Media Informatika Budidarma , vol. 4, no. 2, pp. 363 – 368, 2020.
[6] W.  Pamulasari  and  N.  Suryana, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Manajemen  Surat Berbasis  WEB  pada Kantor  BPJS  Ketenagakerjaan  Cabang Sukabumi,” Ensains Journal , vol. 3, no.
1, pp. 34 – 41, 2020.
[7] E. Oktaviani and S. Noviana, “Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi  Surat  Menyurat,” Jurnal Informatika Teknologi dan Sains (Jinteks) , vol. 2, no. 3, pp. 203 – 207, 2020.
[8] A.  R.  Atmala  and  S.  Ramadhani,
“Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Surat  Menyurat  Di  Kementerian Agama  Kabupaten  Kampar,” Jurnal Intra Tech , vol. 4, no. 1, pp. 27 – 38, 2020.
[9] A.  Christian,  S.  Hesinto,  and  A. Agustina,  “Rancang  Bangun  Website Sekolah Dengan Menggunakan Framework  Bootstrap  (Studi  Kasus SMP  Negeri  6  Prabumulih),” Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi Dan Komputer) , vol. 7, no. 1, pp. 22 – 27, 2018. [10]  E.  W.  Fridayanthie  and  A.  Fauzi, “Rancang  bangun  sistem  informasi pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar perusahaan,” Paradig.-J.
Komput. dan  Inform ,  vol. 21,  no.  1,  pp.
43 – 48, 2019.
[11] A.  Ina  and  F.  Hariadi,  “Perancangan Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat Masuk  Dan  Keluar  Di  Kantor Kelurahan Lewa Paku,” Jurnal Informatika  dan  Teknik  Elektro  Terapan , vol. 10, no. 2, 2022.
[12]  I.  Nozomi  and  M.  L.  Hamzah, “Aplikasi  Pengolahan  Data  Surat Izin Usaha Angkutan Barang pada Kantor Dinas  Perhubungan  Kabupaten  Lima puluh Kota,” Intecoms , vol. 1, no. 1, pp.
110 – 118, 2018.
[13]  A. Susanto, N. W. P. Septiani, and M.
Lestari, “Perancangan Sistem
Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk Surat  Keluar  dan  SPPD  Dikelurahan
Jatijajar,” Jurnal  Riset  dan  Aplikasi Mahasiswa  Informatika  (JRAMI) ,  vol.  2, no. 01, pp. 8 – 14, 2021.
[14] W.  E.  Sulistiono,  “Analisis  Sentimen Kinerja  Dewan  Perwakilan  Rakyat (DPR)  Pada  Twitter  Menggunakan Metode Naive Bayes Classifier”.
[15]  M.  Usnaini,  V.  Yasin,  and  A.  Z.
Sianipar, “Perancangan sistem informasi  inventarisasi  aset  berbasis web menggunakan metode waterfall,” Jurnal Manajamen Informatika Jayakarta , vol. 1, no. 1, pp. 36 – 55, 2021.
[16]  F. Ayu and N. Permatasari, “Perancangan Sistem Informasi
Pengolahan  Data  PKL  (Praktek  Kerja Lapangan) Di Devisi Humas Pada PT
Pegadaian,” Jurnal Intra Tech , vol. 2, no.
2, pp. 12 – 26, 2018.
[17] M.  F.  Arif,  “Implementasi  Enkripsi URL  Pada  Website  Menggunakan Metode  Base64  Dan  Rotation13,”
SPIRIT , vol. 12, no. 1, 2020.
Jurnal SPIRIT Vol. 15 No. 2 Nopember 2023, hal 1 - 15 P- ISSN : 2085 – 3092
E- ISSN : 2721 – 057X
[18] T.  Pradana,  “ Rancang  Bangun  Sistem
Perpustakaan  Online  Menggunakan Metode Model View Controller (Mvc) Pada Smp Negeri 1 Rembang ,” SPIRIT ,
vol. 12, no. 1, 2020.
[19]  M.  Raharjo,  M.  Napiah,  and  R.  S. Anwar, “Perancangan
Sistem Informasi  Dengan  PHP  Dan  MYSQL Untuk  Pendaftaran  Sekolah  Di  Masa
Pandemi,” Computer  Science  (Co- Science) , vol. 2, no. 1, pp. 50 – 58, 2022.
[20] G.  Gunadi,  “Rancang  Bangun  Sistem Peminjaman  Laptop  dengan  Metode Extreme  Programming  Menggunakan Framework Bootstrap,” Ultima InfoSys: Jurnal Ilmu Sistem Informasi , vol. 12, no.
1, pp. 74 – 86, 2021.
[21]  M.  C.  Azmi,  T.  A.  Siddiq,  and  Y.  R. Nasution,  “ Perancangan  Sistem  Arsip Surat  Masuk  Dan  Keluar  Biro Administrasi Dan Pembangunan Provinsi  Sumatera  Utara  Berbasis
Web ,” Simtek :  jurnal  sistem  informasi dan teknik komputer , vol. 8, no. 1, 2023, doi: 10.51876/simtek.v8i1.174.
[22]  S.  A.  Elisya  and  I.  L.  Kharisma, “Pembuatan  sistim  informasi  arsip surat  berbasis  website  (studi  kasus: kelurahan sriwidari),” Jurnal CoSciTech (Computer  Science  and  Information Technology) , vol. 4, no. 1, pp. 136 – 145, 2023.
[23] T. M. Aziz and S. Dwiasnati, “Aplikasi Penomoran  Dan  Penyimpanan  Surat dengan metode AES dan RSA berbasis WEB,” Jurnal  Tata  Kelola  dan  Kerangka Kerja  Teknologi  Informasi ,  vol.  9,  no.  1, pp. 1 – 8, 2023.
[24] R.  P.  Sari,  “Implementasi  Aplikasi Manajemen  Surat  (AMS)  Dalam Prosedur  Pengelolaan  Surat  Masuk Dan Surat Keluar Di PT PLN (Persero) Wilayah  Sumatera  Barat,” Jurnal
Ecogen , vol. 1, no. 2, pp. 260 – 266, 2018.
[25]  E.  Meilanawati  and  N.  Q.  Nada,
“Pengembangan Aplikasi Sistem Pengadministrasian Surat Secara Elektronik  (Simpanse)  Diskominfo Kabupaten  Pemalang,”  in Proceeding Science  and  Engineering  National Seminar , 2021, pp. 358 – 365.
[26]  M.  N.  Riswandha  and  L.  Fauziya,
“ Rancang  Bangun  Sistem  Integrasi Puskesmas  Dan  Apotek  Berbasis Quick  Response  Code  (Studi  Kasus: Puskesmas  Gadingrejo  Pasuruan) ,” SPIRIT , vol. 13, no. 1, 2021.
[27]  K.  Puspita, Y.  Alkhalifi,  and  H.  Basri, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Penerimaan  Peserta  Didik  Baru Berbasis  Website  Dengan  Metode Spiral,” Paradigma ,  vol.  23,  no.  1,  pp. 35 – 42, 2021.
[28] R. Selviana and M. F. Rifqi, “ Rancang Bangun  Aplikasi  Pengadaan  Barang Distribusi  Pada  Pt  Famous  Chicken Dengan Menggunakan Metode Distributor  Requirement  Planning (DRP ),” SPIRIT , vol. 14, no. 2, 2023.
[29]  K.  W.  Haryanto  and  M.  A.  Nafik, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Administrasi  Penilaian  Prestasi  Kerja Guru  dan  Pegawai  Berdasarkan Sasaran  Kerja  Pegawai  Berbasis  Web (Studi  Kasus:  MAN  Insan  Cendekia Pasuruan),” SPIRIT , vol. 14, no. 2, 2023.
[30] T.  Pradana  and  M.  Benamen,  “ Sistem Informasi Pembayaran Kontrak Pekerjaan  Berbasis  Web  Pada  Dinas
Pekerjaan Umum Dan Penataan Ruang Kabuapaten Kepulauan Aru ,” SPIRIT , vol. 13, no. 1, 2021.