e-ISSN: 2527-337X

## SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING BERBASIS WEB
[1] Sri Lestanti, [2] Ardina Desi Susana
[1],[2] Universitas Islam Balitar
Abstrak:  Perkembangan teknologi meningkat sangat  cepat  seiring dengan perkembangan  zaman.  Hal  itu  mendorong  setiap  manusia  terutama  tata usaha sebagai salah satu penyedia informasi untuk terus menerus mengikuti perkembangan dan mengambil keputusan untuk meningkatkan, mengembangkan,  dan  memperbaharui  setiap  informasi  yang  disajikan untuk menunjang pelayanan yang baik. Tata Usaha merupakan bagian dari institusi  yang  diberi  wewenang  untuk  menangani  dokumen  dan pengarsipan. Pengelolaan data kearsipan pada SMK Negeri 1 Blitar masih menggunakan cara manual, dimana petugas masih mengarsipkan dokumen diordner.
Tujuan  Penelitian  adalah  untuk  menghasilkan  aplikasi  pengelolaan data kearsipan di SMK Negeri 1 Blitar dari sistem manual ke dalam sistem berbasis web. Manfaat dari pembuatan aplikasi ini adalah dapat memenuhi kebutuhan  pengelolaan  data  kearsipan  pada  SMK  Negeri  1  Blitar  secara efektif  dan  efisien  dari  sistem  yang  telah  ada  sebelumnya.  Metode  yang digunakan adalah observasi, wawancara, analisis, perancangan, pembangunan  sistem,  uji  coba  sistem,  dan  implementasi.  Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan dokumen guru dan pegawai. Hasil yang  diharapkan  dari  penelitian  adalah  aplikasi  pengelolaan  data kearsipan  yang  dapat  menghasilkan  output  seperti  yang  diharapkan  dan proses pengarsipan dokumen dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah.
Kata kunci : Arsip, SMK Negeri 1 Blitar, Tata Usaha

## I. P ENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Menurut Undang-undang  No.  7  tahun  1971 ,  arsip  adalah  Naskah- naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Lembaga-lembaga  dan  Badan-badan Pemerintahan  dalam  bentuk  corak  apa  pun,  baik  dalam  keadaan  tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerataan.
Salah satu  fungsi  administrasi  sekolah adalah pengelolaan data-data yang berhubungan dengan kepentingan di sekolah. Dalam pengelolaan data sekolah  pada  umumnya  masih  menggunakan  sistem  manual  atau  sistem pengelolaan  berkas  yang  masih  memiliki  banyak  kekurangan.  Demikian juga yang terjadi di SMK Negeri 1 Blitar yang masih menggunakan sistem pemrosesan  manual  dalam  pengelolaan  data  sekolah,  yang  dilakukan  oleh bagian  Tata  Usaha.  Dengan  memanfaatkan  perkembangan  teknologi  yang ada perlu dicari sistem alternatif yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi agar lebih mudah dan praktis. (Sudjana, 2011)
b. Rumusan Masalah
1. Bagaimana  perancangan  Sistem  Pengarsipan  Dokumen  Guru  dan Pegawai menggunakan Mixture Modelling Berbasis Web secara efektif dan efisien?
2. Bagaimana menerapkan Mixture Modelling pada pengarsipan dokumen guru dan pegawai?
c. Batasan Masalah
1. Program hanya dapat diakses dilokal area SMK Negeri 1 Blitar.
2. Website  pengarsipan  dokumen  guru  dan  pegawai  berbasis  web menggunakan PHP dan HTML.
3. Menggunakan  web  server  Apache  dan  editor  coding  adobe dreamwever.
4. Website  pengarsipan  dokumen  guru  dan  pegawai  berbasis  web  ini membahas  tentang  proses  pengarsipan  dokumen  sampai  dengan menyimpannya didalam database MySQL.
5. Jumlah responden dalam penelitian ini sebanyak 20 orang, yang terdiri dari pegawai dan guru.

## d. Tujuan Penelitian
1. Menyediakan  sistem  informasi  untuk  administrator  dalam  mengelola dokumen  dan  penyimpanan  dokumen  sesuai  identitasnya  ke  dalam folder  yang  tepat  menggunakan  sistem  informasi  manajemen pengarsipan agar mudah ditemukan kembali.
2. Menerapkan Mixture  Modelling sebagai  metode  penganalisaan  data arsip dokumen guru dan pegawai yang sebelumnya tidak tertata menjadi data  terkelompok  sehingga  memudahkan  penyimpanan  dan  proses pencarian kembali.
e. Manfaat Penelitian
1. Dapat menyajikan informasi yang jelas mengenai data kearsipan.
2. Mampu  meningkatkan  efektivitas  dan  efisiensi  kerja  dalam  penyediaan informasi secara cepat dan akurat.

## II. L ANDASAN T EORI

## a. Tinjauan Pustaka
Dalam penelitian ini, ada beberapa kajian pustaka yang diambil oleh penulis  sebagai  bahan  acuan  pembuatan  penelitian.  Diantaranya  adalah Bagus Dwi (2013), melakukan penelitian di SMK Negeri 1 Blitar. Penelitian ini  memiliki  tujuan  merancang  sebuah  sistem  digitalisasi  pengarispan dokumen.  Sistem  yang  ada  dapat  mempercepat  pencarian  dokumen  karena disertakan  perintah  untuk  pencarian  otomatis.  Input  yang  dihasilkan  dari software berupa output yang dihasilkan berupa laporan data/dokumen  guru dan pegawai yang telah tersimpan.
Selanjutnya,  Jurnal  dari  Sutirman  (2012),  melakukan  penelitian  di
Sekolah  dengan  metode Research  &  Development  (R&D). Penelitian  ini memiliki  tujuan  untuk  mengembangkan  program  aplikasi  sistem  kearsipan untuk sekolah dan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi manajemen
sekolah.  Permasalahan  yang  sering  muncul  disekolah  antara  lain  sulitnya menemukan  kembali  arsip  dan  dokumen  yang  diperlukan.  Penanganan sistem  kearsipan  yang  buruk  menyebabkan  sulitnya  menemukan  kembali surat-surat  masuk  yang  penting,  surat  keluar,  berkas-berkas  siswa,  guru maupun  pegawai.  Upaya  yang  dapat  mengatasi  masalah  sulitnya penanganan  arsip  disekolah  pada  era  teknologi  komputer  sekarang  ini adalah  dengan  mengembangkan  program (software) aplikasi  database administrasi kearsipan berbasis komputer.
Selanjutnya  Jurnal  dari  Daryono  (2011),  melakukan  penelitian pengarsipan berbasis elektronik. Penelitian ini memiliki  tujuan menghemat space,  kapasitas  simpan  besar,  akses  informasi  lebih  cepat,  menghemat SDM  dan  memperkecil  kehancuran  data.  Informasi  yang  terdapat  dalam arsip  elektronik  dapat  dengan  mudah  untuk  diubah,  dihapus  dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip  eletronik  sangat  terbatas,  apabila  semakin  sering  digunakan  arsip elektronik  akan  semakin  cepat  mengalami  kerusakan.  Dan  untuk pemeliharaan  fisik  arsip  elektronik  juga  memerlukan  cara  penyimpanan yang baik.
Dan  tinjauan  pustaka  selanjutnya,  Jurnal  dari  Daniel  Swanjaya
(2013),  melakukan  penelitian tentang Aplikasi  Sistem  Pengarsipan Dokumen  menggunakan  Metode Propotipe .  Penelitian  ini  mempunyai manfaat  arsip  dan  dokumen  tertulis  di  Program  Studi  Teknik  Informatika dapat  lebih  tertata  dengan  efektif  dan  efisien.  Arsip  dan  dokumen  tertulis mudah ditemukan kembali untuk mendukung proses akademik dan layanan program studi. Metode Propotipe merupakan metode pengembangan system yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu  dimana  model  propotipe  dalam mengumpulkan informasi tertentu mengenai kebutuhan informasi pengguna secara cepat.

## b. Kearsipan
Kearsipan  adalah  suatu  proses  mulai  dari  penciptaan,  penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian , pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan berkas menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Arsip  berperan  sangat  penting  dalam  administrasi.  Peranan  penting arsip  dalam  administrasi  adalah  sebagai  ingatan  dan  sumber  informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan , perumusan kebijaksanaan,  pengambilan  keputusan,  pembuatan  laporan,  penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.

## c. Dokumen
Dokumen  adalah  surat  penting  atau  berharga  yang  sifatnya  tertulis atau  tercetak  yang  berfungsi  atau  dapat  di  pakai  sebagai  bukti  ataupun keterangan.
6

## d. Mixture Modelling
Mixture  modelling  (Mixture  Modeling  atau  Mixture  Model) adalah suatu  metode  yang  memodel  atau  mengelompokkan  data-data  di  dalam suatu  dataset  menjadi  kelompok-kelompok  data  yang  sebelumnya  tidak terdifinisikan.  Metode  yang  diulas  adalah  pengelompokan  data  yang memodel suatu distribusi statistik bercampur dengan distribusi statistik yang lain dalam bentuk mixture (penjumlahan berproporsi).

## e. HTML
HTML adalah Bahasa pemrograman yang fleksibel di mana kita bisa meletakkan scrip dari  bahasa  pemrograman  lain  seperti JAVA,Visual Basic ,C  dan  lain-lain.  Jika  HTML  tersebut  tidak  dapat  mendukung  suatu perintah  pemrograman  tertentu.Browser  tidak  akan  menampilkan  kotak dialog” Syntax  Error ”  jika  terdapat  penulisan  kode  yang  keliru  pada scrip HTML  sepanjang  kode-kode  yang  kita  tuliskan  merupakan  kode-kode HTML  tanpa  penambahan  kode-kode  dari  luar  seperti    java.  Oleh  karena itu,jika terjadi syntax error pada skrip HTML, efek yang paling jelas adalah HTML  tersebut  tak  akan  ditampilkan  pada  halaman  jendela browser (Rio, 2005).

## f. XAMPP
XAMPP  merupakan  tool  yang  menyediakan  paket  perangkat  lunak ke  dalam  satu  buah  paket.Dengan  menginstall  XAMPP  maka  tidak  perlu lagi  melakukan  instalasi  dan  konfigurasi  web  server  Apache,  PHP  dan
MySQL secara manual. XAMPP
akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi
g. PHP
PHP  merupakan  bahasa  pemrograman  berbasis  web  yang  memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side  embedded  script  language artinya sintaks - sintaks dan  perintah yang kita berikan  akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya  akan  memberikan  hasil  pada web  browser ,  tetapi  prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.

## h. MySQL
MySQL  adalah  sebuah  implementasi  dari  sistem  manajemen basisdata  relasional  (RDBMS) yang  didistribusikan  secara  gratis.  Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam  basisdata  yang  telah  ada  sebelumnya  SQL (Structured  Query Language).  SQL  adalah  sebuah  konsep  pengoperasian  basisdata,  terutama untuk  pemilihan  atau  seleksi  dan  pemasukan  data,  yang  memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
i. Macromedia Dreamweaver
Dreamweaver merupakan  editor  web  yang  handal. Adobe Dreamweaver tentunya  dilengkapi  dengan  kemampuan  manajemen  situs,
yang  memudahkan  kita  mengelola  keseluruhan  elemen  yang  ada  dalam sebuah  situs.  Kita  juga  dapat  melakukan  evaluasi  situs  dengan  melakukan pengecekan broken  link, kompatibilitas  browser,  termasuk  validasi  tag-tag HTML  dan  CSS  yang  tidak  sesuai  dengan  pedoman  secara  otomatis  serta perkiraan waktu download pada sebuah halaman web.
III. M ETODE P ENELITIAN
a. Desain Sistem
1. Perencanaan Sistem
a) Flowchart Sistem Lama
b) Flowchart Sistem Baru
Gambar 1. Flowchart Sistem Lama
Gambar 2. Flowchart Sistem Baru
e-ISSN: 2527-337X
2. Data Flow Diagram (DFD)
a) DFD Level 0
b) DFD Level 1
3. Perancangan Basis Data
a) Relasi Tabel
Gambar 3. DFD Level 0 Gambar 4. DFD Level 1 Gambar 5. Relasi Tabel
b) Entity Relationship Diagram (ERD)

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN
a. Hasil
1. Hasil Perancangan Sistem Perancangan  sistem  ini  menggunakan Mixture  Modelling. Dimana metode  ini  memberikan  kemudahan  dalam  mengelompokkan  data-data didalam suatu database menjadi kelompok-kelompok data yang sebelumnya tidak  tersefinisikan.  Sistem  ini  dirancang  untuk  memudahkan  user  dalam mencari  informasi  tentang  dokumen  apa  saja  yang  belum  dikumpulkan dibagian  tata  usaha  khusunya  dibagian  pengarsipan  dokumen.  Dengan menggunakan  sistem  ini,  user  bisa  dengan  cepat  mendapatkan  informasi mengenai dokumen tersebut.
Gambar 6. ERD
e-ISSN: 2527-337X

## 2. Implementasi Sistem
Pada  gambar  7  disajikan  deskripsi  dari  implementasi  pada  sistem pengarsipan dokumen guru dan pegawai di lingkungan sekolah.
b. Tampilan Web
1. Halaman Utama
Pada gambar 8 disajikan tampilan sistem pada halaman utama untuk sistem pengarsipan data guru dan pegawai.

## c. Pengujian Sistem
Pengujian  sistem  dilakukan  terhadap  20  responden  yang  mengisi daftar pertanyaan seperti pada bentuk questioner seperti berikut:
Tema  :  Perencanaan  dan  Implementasi    Pemrograman  Web  untuk mengarsipkan dokumen guru dan pegawai di SMK Negeri 1 Blitar.
Respon : 20 Orang
Tujuan  :  Untuk  mempermudah  bagian  TU  dalam  mengarsipkan  dokumen guru dan pegawai.

## V. S IMPULAN
a. SMK Negeri 1 Blitar telah memiliki aplikasi pengelolaan data kearsipan yang bisa membantu penyelesaian masalah pengarsipan dokumen.
b. Aplikasi  pengelolaan  data  kearsipan  pada  SMK  Negeri  1  Blitar  dapat digunakan untuk mengelola dokumen.
Gambar 7. Implementasi Sistem
Gambar 8. Halaman Utara
c. Aplikasi  pengelolaan  data  kearsipan  pada  SMK Negeri  1  Blitar  sangat bermanfaat dan mempercepat proses pengarsipan dokumen.

## D AFTAR P USTAKA
Andre, 2014. Fungsi Javascript. Jakarta: UIN Syarif Hidayatulloh. Arsa,2010 Belajar  Membuat  Simple  Add,  Edit,  Delete  dan  Search  Data beserta Pagination berbasis Ajax dengan Jquery dan PHP . Surabaya : Penerbit Maulana.
Astamar,  Zainul.  2004. Pemrograman  Berbasis  Web  dan  Database Development . Surabaya :Gramedia. Daryono,  2011. Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Elektronik .  Surabaya  :  Staff Universitas Negeri Surabaya.
Dwiartara, 2012 . Pengertian syntax PHP . Surabaya : Penerbit Eko Susilo. Galang  Fredy,  2014. Pengertian  Mysql  menurut  beberapa  ahli. Malang: Universitas Kanjuruhan.
John  S.  Hartono,  2015 Penelitian  Metode  Penyimpanan  Data .  Surabaya  : Gramedia.
Juristiawan  Fitriansyah, Proposal  Analisis  Dan  Perancangan  Basis  Data Untuk  Desain  Aplikasi  Antar  Muka  Sistem  Pengarsipan ,  Skripsi, Teknik Informatika BINA DARMA, 2013.
Lukmanul,  Hakim.  2011. Trik  Dahsyat  Menguasai  Ajax  dengan  JQuery. Yogyakarta : Lokomedia.
Lukmanul,  Hakim.  2010. Bikin  Website  Super  keren  dengan  PHP  dan JQuery. Yogyakarta : Lokomedia. Maman  Suparman,  2013 Pengertian  Dokumen  dan  Jenis  Dokumen .  ITS Surabaya.
Muchamad,  Jeffri.  2011. Fitur-fitur  Dreamweaver .  Kediri  :  Jurnal Pembahasan.
Nana  Sudjana,  2013 Pengertian  dan  Kelebihan  MySQL ,  Skripsi,  Teknik Informatika, UNICOM, 2013.
Novita, Simanjutak. 2011. Sejarah HTML. Yogyakarta: Penerbit Andi. Rio, 2005. Pengertian HTML . Bogor: Universitas Bogor Indah. Sino  dan  Didin,  2015. Register,  Login,  Logout  Script  (PHP) .  Jakarta :Erlangga.
Sriifathonah, 2015 Tata Cara Mengarsip dan Pengertiannya , Kediri : Jurnal Tentang Kearsipan Dokumen.
Sutirman, 2010. Sites Default File Penelitian. Yogyakarta : Staff Universitas Negeri Yogyakarta.
Wursanto,  Widjaja,  The  Liang  Gie,  Maulana,  Sedarmayanti,  1993. Pengertian Arsip , Tujuan Arsip Jakarta : Penerbit Schellenberg. Yudi Agusta, 2015. Mixture Modelling , Yogyakarta : Lokomedia.