## PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT INTIMAP
Win Ce 1 ; Handra 2
1 Information Systems Department, School of Information Systems, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
2 Application Development PT Intimap Rukan Sudirman Park Blok B-19 JL. KH. Mas Mansyur Kav. 35, Jakarta Pusat wn@binus.edu

## ABSTRACT
This  article  discusses  aout  the  knowledge  management  system  implementation  as  growth  tool  at  PT Intimap. The purpose of this study is to give solution to problems faced by PT Intimap, related to knowledge and the resources they own. Method used for the system development is the SDLC. Analysis shows that PT Intimap is a  company  with  vast  amount  of  knowledge.  However,  the  knowledge  has  not  been  managed  very  carefully. Hence, there is a need to an integrated system, where all employees can put their knowledge and look for what they want to know within the system.
Keywords : knowledge management system, growth tool, knowledge, resources

## ABSTRAK
Artikel  ini  membahas  penerapan  knowledge  management  system  sebagai  sarana  pertumbuhan organisasi  pada  PT  Intimap.  Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  memberikan  solusi  terhadap permasalahan  yang  dihadapi  oleh  PT  Intimap,  terkait  dengan  pengetahuan  dan  segala  sumber  daya  yang dimilikinya.  Metode  yang  digunakan  untuk  pengembangan  sistem  ini  menggunakan  SDLC.  Analisis menunjukkan  bahwa  PT  Intimap  merupakan  perusahaan  yang  kaya  akan  pengetahuan,  tapi  kurang  tertata dengan  baik.  Karena  itu,  diperlukan  adanya  sebuah  sistem yang  terintegrasi,  dimana  seluruh  karyawan  dapat menaruh pengetahuan yang dimilikinya dan mencari apa yang mereka inginkan di dalam sistem tersebut.
Kata kunci : knowledge management system, sarana pertumbuhan organisasi, pengetahuan, sumber daya

## PENDAHULUAN
Knowledge management  bertujuan  untuk  mengembangkan  strategi  pengetahuan  yang memfasilitasi  akses  yang  mudah  terhadap  pengetahuan  yang  berharga.  Karena  itu,  penting  untuk mengklarifikasikan  pengetahuan  yang  penting  sehingga  karyawan  memiliki  kesadaran  untuk mengelola  pengetahuan  itu  secara  tepat  sebagai  distributor  maupun  pengguna  (Debowski,  2006, p.170).
Selanjutnya  Debowski  (2006)  mengemukakan  tiga  fase  dalam  mengembangkan  kerangka kerja  pengetahuan  inti,  dimana  setiap  fase  terdiri  dari  beberapa  langkah.  Fase  pertama  yaitu mengklarifikasi  cakupan  pengetahuan  inti,  mengeksplorasi  tip-tipe  pengetahuan  inti  dan  bagaimana pengetahuan-pengetahuan  tersebut  digunakan  dalam  perusahaan.Tiga  aspek  dari  aktifitas  organisasi digunakan  untuk  melakukan  pengecekannya.  Pertama,  bisnis  inti,  yaitu,  aktifitas  dan  prioritas  yang perlu  untuk  didukung  oleh  pengetahuan  yang  akurat  dan  mencukupi,  diidentifikasi.Kedua,  domain pengetahuan diidentifikasi, yaitu, pengetahuan dideskripsikan berdasarkan area bisnis yang didukung dan  didorong  secara  aktif.Ketiga,  menggunakan  spesifikasi  dari  cakupan  dari  pengetahuan  inti, kapasitas  staf  untuk  membagi  dan  menghasilkan  pengetahuan  itu  ditinjau  ulang.  Fase  kedua  yaitu mendefinisikan  parameter  pengetahuan  inti  dan  menset  lingkup  dari  pengetahuan  inti  yang  harus mendukung aktifitas bisnis. Pengguna pengetahuan memperoleh keuntungan dari tuntunan yang jelas dan siap diakses mengenai pengetahuan yang harus dihubungkan dengan content management system (CMS). Parameter pengetahuan inti untuk cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan arah dan prioritas  organisasi.  Fase  ketiga  yaitu  mendesain  sejumlah  struktur  pengetahuan  inti.  Struktur pengetahuan  inti  merupakan  sistem  dan  proses  yang  membantu  dalam  pemetaaan  dan pengorganisasian  pengetahuan  inti  dari  sebuah  organisasi.  Mereka  bisa  mencakup  peta  pengetahuan yang  berada  di  komunitas  dan  sistem  terstruktur  yang  membantu  di  dalam  mengkategorikan, mengindeks,  dan  melabelkan  pengetahuan  itu.  Pemetaan  pengetahuan  adalah  langkah  penting  dalam mengidentifikasi  dimana  pengetahuan  tacit  dan  eksplisit  yang  penting  dapat  ditemukan,  dan menghubungannya melalui sistem yang terintegrasi.
Studi  ini  akan  mencoba  untuk  mengangkat  mengenai  penerapan  sistem  manajemen pengetahuan  atau knowledge management system (KMS) pada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan perangkat lunak. Perusahaan ini bernama PT Intimap dan berlokasi di Jakarta. Dalam perjalanan perusahaan ini, ada beberapa kendala yang ditemui, antara lain kerancuan informasi yang dimiliki oleh satu staf dengan staf lainnya serta kurang efisiennya penyaluran pengetahuan dari staf yang lama ke staf yang baru masuk ke perusahaan.
Kerancuan  informasi  dapat  dicontohkan  dari  bagaimana  pengertian  karyawan  yang  dapat berbeda-beda  dalam  hal  peraturan  di  dalam  perusahaan,  seperti  peraturan  dalam  hal  absensi  dan penggajian.Juga dalam hal penyaluran pengetahuan, terkadang bisa dibutuhkan sampai satu hari untuk memberikan  pelatihan  mengenai  proyek  yang  diturunkan  dari  seorang leader proyek  ke leader yang baru.  Permasalahan-permasalahan  tersebut  terjadi  karena  kurang  baiknya  manajemen  pengetahuan yang dilakukan di PT Intimap. Tidak ada dokumentasi dan proses yang mendukung agar pengetahuan yang ada dapat tersalurkan secara lebih baik dan efisien.
Tujuan  dari  penulisan  paper  ini  adalah  merancang  kebutuhan  KM  pada  PT  Intimap  dan membangun solusi KMS untuk diterapkan pada perusahaan. Adapun manfaat yang dapat diambil dari studi ini yaitu: (1) perusahaan akan memiliki sarana yang lebih baik didalam mengolah pengetahuan yang  mereka  miliki;  (2)  pengetahuan  yang  ada  di  perusahaan  akan  lebih  terstruktur  dan  mudah diakses;  (3)  memudahkan  setiap  personil  dalam  perusahaan  mencari  pengetahuan  yang  mereka perlukan;  (3)  transfer  pengetahuan  antar  staf  menjadi  lebih  mudah;  (4)  meningkatkan  efisiensi perusahaan  dalam  pengambilan  keputusan  dan  pengembangan  sistem.  Dengan  diterapkannya  KMS
ini,  diharapkan  masalah-masalah  seperti  tersebut  di  atas  dapat  diatasi  dan  perusahaan  dapat  lebih berkonsentrasi melakukan hal yang lebih produktif untuk menghasilkan keuntungan.

## METODE
Di dalam pengembangan KMS ini, penulis menggunakan metodologi yang dapat diilustrasikan sebagai berikut (Gambar 1):
Gambar 1. Metodologi pengembangan KMS.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Struktur Organisasi
Gambar berikut menunjukkan struktur organisasi yang ada di PT Intimap (Gambar 2).
Gambar 2: Struktur Organisasi PT Intimap
Berikut ini adalah kilasan singkat untuk setiap lini yang ada di PT Intimap. Manajer bertugas mengatur  operasional  keseharian  dari  perusahaan.  Administrasi  bertugas  membantu  manajer  dalam menjalankan  tugasnya,  serta  bertugas  untuk  menghitung  penggajian  dan  rutinitas  keuangan perusahaan.  Tim web –tim  yang  paling  besar  di  PT  Intimap  dan  salah  satu  tim  yang  menghasilkan pemasukan  terbesar  bagi  perusahaan.  Tim  ini  terdiri  dari  empat  orang,  yaitu  satu leader dan  tiga anggota ditambah dengan dua tim di bawahnya, yaitu Free Text Search (FTS) dan Mobile . Tim FTS terdiri  daridua  orang,  yaitu  satu leader dan  satu  anggota.  Tim  GPS  –  tim  yang  menjadi  sumber pemasukan utama dari perusahaan. Tim ini berada sebagai pendukung dari sebuah perusahaan rekanan yang bernama Intellitrac, yang bergerak di bidang produksi alat-alat global positioning system (GPS). Tim  GPS  disini  hanya  berperan  sebagai  pendukung  dari  sisi  aplikasi  untuk client .  Pengembangan perangkat keras dan firmware untuk alat GPS semua berada di sisi Intellitrac. Tim ini terdiri dari tiga orang,  yaitu  satu leader dan  dua  anggota. Tim  Data  bertugas  mengolah  dan  menyediakan  data  yang diperlukan oleh tim lain dalam menjalankan fungsinya di perusahaan. Tim ini terdari dari tujuh orang, dengan perincian satu orang leader , dua orang anggota, dibantu dengan empat orang entry data . Tim Peta bertugas untuk melakukan pengolahan data menjadi sebuah peta raster yang siap digunakan. Tim ini hanya terdiri dari satu orang.
Dalam  situasi  sebenarnya,  ada  satu  tim  lagi  yang  saat  ini  bertugas  untuk  mengembangkan sebuah sistem lelang mobil online . Tim ini tidak dimasukkan ke gambar struktur organisasi karenakan hanya  bersifat ad-hoc .  Sebagai  informasi,  tim  ini  terdiri  dari  tiga  orang,  yaitu  satu leader proyek dibantu dengan dua orang anggota tim.

## Strategi Perusahaan
Berikut  ini  merupakan  strategi  yang  diperoleh  setelah  melakukan  pembicaraan  dengan  pihak manajemen perusahaan dan telah dikonfirmasi kembali. Proses konfirmasi ini dilakukan dengan jalan menujukkan daftar strategi yang telah dibuat, kemudian meminta konfirmasi untuk persetujuan bahwa apa yang tertulis memang benar.
Berikut  ini  merupakan  daftar strategi  perusahaan  yang  telah  dikumpulkan:  (1) meningkatkan kualitas  produk  yang  telah  dikembangkan  agar  dapat  melayani  kebutuhan  pelanggan  dengan  lebih baik.   PT  Intimap  sudah  melakukan  pengembangan  beberapa  produk  untuk  melayani  para pelanggan. Akan tetapi, sekarang ini, masih ada beberapa produk yang harus ditingkatkan secara lebih lagi untuk meningkatkan level kepuasan pelanggan; (2) mencari segmen pasar baru atau aplikasi untuk produk,  seperti  pengembangan  untuk  area mobile ;  (3)  melakukan  ekspansi  segmen  pasar  dengan mengembangkan aplikasi yang inovatif.
Contohnya  dengan  mengembangkan  aplikasi  berbasiskan mobile  phone .  PT  Intimap  juga sudah  menargetkan  bahwa  tahun  ini  halaman  street -directory untuk  Indonesia  sudah  bisa up ;  (4) meningkatkan kompetensi programmer dalam hal best practice untuk pengembangan perangkat lunak.
PT Intimap  merupakan perusahaan pengembangan perangkat lunak. Programmer merupakan aset yang sangat penting bagi perusahaan untuk dapat terus bergerak. Tanpa adanya programmer yang baik,  PT  Intimap  tidak  akan  dapat  memberikan  produk  yang  terbaik.  Untuk  tujuan  ini,  keahlian programmer dalam  Software  Engineering  harus  ditingkatkan.  Cara  perangkat  lunak  dikembangkan, cara  kode  ditulis,  dan  cara  aplikasi  didokumentasikan  harus  ditingkatkan  untuk  kualitas  dan kemudahan maintenance yang lebih baik.

## Definisi Masalah dan Prioritasnya
Tabel 1 menunjukkan permasalahan yang berhubungan dengan KM yang ada dan terjadi di PT Intimap.  Daftar  permasalahan  ini  diperoleh  berdasarkan  permintaan  kepada  pihak  manajemen  atas segala  kendala  yang  dipandang  oleh  perusahaan  penting  untuk  segera  diatasi.  Disamping  itu, permasalahan-permasalahan  ini  juga  diperoleh  dari  akumulasi  pengetahuan  dalam  berdiskusi  secara informal antara pihak penulis dengan staf perusahaan yang lain di PT Intimap.
Daftar  permasalahan  ini  dibagi  ke  dalam  tiga  kategori,  yaitu  prioritas  tinggi,  menengah,  dan rendah.Pembagian prioritas ini juga sudah mendapatkan  verifikasi dari pihak manajemen perusahaan dan  cocok  relatif  terhadap  kondisi  yang  berjalan  di  dalam  perusahaan.  Permasalahan  dikatakan memiliki prioritas yang tinggi apabila permasalahan itu dipandang dapat membuat karyawan, sebagai pengelola  aset  utama  di  perusahaan,  tidak  dapat  bergerak  maju  sesuai  dengan  arah  perusahaan dikarenakan  harus  terlalu  berfokus  pada  hal  yang  cukup  kompleks  yang  tidak  tertata  dengan  baik. Permasalahan  dikatakan  memiliki  prioritas  menengah  apabila  permasalahan  itu  dipandang  dapat membawa  karyawan  menjadi  kurang  produktif  karena  membuang  waktu  untuk  hal-hal  yang sebetulnya  dapat  dilakukan  dengan  lebih  cepat  namun  tidak  dengan  skala  yang  lebih  besar dibandingkan  dengan  prioritas  tinggi.  Permasalahan  dikatakan  memiliki  prioritas  rendah  apabila permasalahan itu dipandang dapat mengurangi produktifitas karyawan dengan skala yang lebih kecil. Di  dalam  permasalahan  ini,  karyawan  tetap  dapat  melakukan  pekerjaan  yang  biasa  dilakukannya, namun perhatiannya yang sedikit terpecah.

## Tabel 1

## Permasalahan PT Intimap
Prioritas Tinggi Prioritas Menengah Prioritas Rendah (1) Perusahaan tidak menjelaskan secara jelas mengenai informasi perusahaan kepada karyawan, seperti visi dan misi. (2) Kurangnya dokumentasi untuk proyek, server, dan kemampuan teknikal. (1) Kehilangan pengetahuan tertentu sehingga dibutuhkan usaha lebih untuk menyelesaikan masalah yang bahkan sebelumnya sudah pernah terjadi. (2) Penyimpanan dokumen yang tidak tersentralisasi; dokumen tersebar di seluruh komputer karyawan atau media penyimpanan yang terkadang tidak diatur dengan baik (1) Metode transfer pengetahuan yang kurang efisien
Kurangnya informasi perusahaan dapat diambil pada salah satu contoh yang terjadi pada saat dilakukan rapat membahas mengenai salah satu produk perusahaan. Saat itu,  ada staf yang bertanya, bagaimana  sebenarnya  bisnis  di  perusahaan  ini,  darimana  sumber  pemasukan  perusahaan.  Juga mengenai visi dan misi atau arah perusahaan masih menjadi tanda-tanya bagi sebagian besar staf. Ini sering terlontar dari pembicaraan informal antara penulis sendiri dengan staf lain di perusahaan.
Sementara  itu  kurangnya  dokumentasi  adalah  hal  yang  paling  jelas  terlihat.  Ambil  contoh setiap  kali  ingin  dilakukan  perubahan  terhadap  aplikasi,  hal  ini  perlu  dilakukan  dengan  pendekatan ekstra, dimana programmer harus membaca kembali kode dari aplikasi yang sudah pernah dibuat dan berusaha  untuk  mengerti  sendiri.  Tidak  ada  dokumentasi  baik  eksternal  maupun  internal,  berupa komentar-komentar, yang bisa membantu untuk mengerti kode yang akan dirubah.
Hilangnya  pengetahuan  tertentu  dapat  dijelaskan  dengan  salah  satu  contoh  kasus  berikut. Suatu  kali,  sebuah  sistem  yang  dijalankan  secara  internal  tidak  dapat  menulis  ke  server.  Sistem  ini berhubungan  dengan  file  dengan  jumlah  yang  amat  banyak.  Untuk  mencari  penyebab  masalahnya, sempat  diadakan  pertemuan  untuk  membahas  masalah  ini,  dan  ditemukanlah  akar  permasalahannya. Namun,  hal  ini  tidak  didokumentasikan,  yang  akibatnya,  pada  saat  masalah  yang  sama  terulang kembali  di  server  lain,  pertanyaan  yang  sama  menjadi  timbul  kembali, Apa  penyebab  masalah  itu? Akhirnya  masalah  ini  kembali  dibahas  dan  ditemukan  kembali  akar  permasalahannya,  atau  lebih tepatnya kembali teringat apa yang menjadi penyebab masalah ini terjadi.
Penyimpanan  dokumen  yang  kurang  baik  juga  sangat  terlihat  ketika  anggota  dari  tim  lain meminta  dokumen  yang  dipegang  oleh  tim  data.  Saat  itu,  tim  data  harus  membongkar  kembali beberapa  harddisk  untuk  menemukan  dokumen  yang  diminta.  Ini  memakan  waktu  karena harddisk perlu  dilepas  kemudian  dipasang  kembali  dan  kemudian  harus  dicari  kembali  satu-satu  untuk menemukan dokumen yang diinginkan.
Transfer pengetahuan yang kurang efisien dapat terlihat pada saat pengalihan proyek dari satu orang  ke  orang  lain.  Proyek  ini  merupakan  proyek  yang  dipegang  oleh  Tim  GPS.  Pada  saat  itu, dibutuhkan waktu seharian lebih hanya untuk menjelaskan sistem yang dasar. Akibatnya, dalam satu harian  itu  pekerjaan  dari  orang  yang  melatih  menjadi  terbengkalai.  Ini  juga  karena  tidak  ada dokumentasi tertulis mengenai sistem itu yang dapat dibaca dan dipelajari secara mandiri.

## Dokumen Informasi KM
Berdasarkan  hasil  pembelajaran  dan  pemahaman  dari  kondisi  internal  PT  Intimap  beserta dengan  segala  permasalahannya,  berikut  ini  adalah  informasi  untuk  KM  yang  akan  dikembangkan setelah  dilakukan  verifikasi  dengan  pihak  perusahaan:  (1)  misi  KM  –  menyediakan  sarana  yang mencukupi  untuk  membantu  di  dalam  proses  penangkapan,  penyimpanan,  dan  pendistribusian pengetahuan  dalam  PT  Intimap;  (2)  visi  KM  –  menjadi  sistem  yang  terpercaya  dalam  pengelolaan pengetahuan  PT  Intimap;  (3)  objektif  KM  –  berikut  ini  merupakan  objektif  yang  ingin  dicapai  dari penerapan  KM  di  PT  Intimap  yang  disusun  berdasarkan  permasalahan  dan  strategi  perusahaan.  (a) pengertian yang jelas secara kolektif mengenai perusahaan secara umum, seperti sejarah, visi dan misi, serta  arah  bisnis  perusahaan;  (b)  peningkatan  pengetahuan  karyawan  dari  cara-cara  pengembangan perangkat  lunak  yang  baik  dan  benar;  (c)  kecepatan  dan  kemandirian  dalam  menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan; (d) kecepatan dan kemandirian di dalam mempelajari hal yang baru di perusahaan.

## Pengetahuan Sekarang
Berikut  ini  merupakan  pengetahuan  yang  sekarang  dimiliki  oleh  PT  Intimap.Daftar pengetahuan  ini  diperoleh  berdasarkan  hasil  analisis  dari  bisnis  perusahaan.Berdasarkan  data  yang telah  diberikan,  maka  dapat  dianalisis  bahwa  pengetahuan  perusahaan  sebagian  besar  lebih  bersifat pengetahuan  dalam  hal  teknikal  dan  pengenalan  akan  produk  perusahaan.  Selanjutnya,  detail  dari setiap  proyek  akan  dikumpulkan  sebagai  masukan  awal  di  dalam  pembentukan  peta  pengetahuan perusahaan.

## Pengetahuan Teknikal
Pengetahuan teknikal merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan hal-hal yang berbau teknis  yang  berhubungan  dengan  bisnis  perusahaan.  Pengetahuan  teknikal  diperoleh  berdasarkan bahasa  pemrograman  dan  platform  dimana  proyek  atau  produk  dikembangkan  dan  dijalankan. Pengetahuan ini mencakup pengetahuan dalam beberapa bidang.
Pertama  adalah  pengembangan  web.  Pengetahuan  dalam  bidang  pengembangan  aplikasi berbasiskan web merupakan pengetahuan yang paling penting di perusahaan karena merupakan salah satu  sumber  penghasilan  terbesar  bagi  perusahaan.  Sebagian  besar  produk  dan  layanan  yang ditawarkan  oleh  perusahaan  kepada  para  pelanggannya  adalah  berbasiskan  web.  Pengetahuan  ini digunakan  di  dalam  perusahaan  terutama  di  dalam  pengembangan  produk  dengan  merk Street- Directory seperti yang telah dijelaskan pada bagian bisnis perusahaan. Selain itu, pengetahuan ini juga digunakan  dalam  mengembangkan  halaman-halaman  web  kepada  pihak-pihak  ketiga  sebagai  salah satu  layanan  yang  disampaikan  kepada  para  pelanggan  perusahaan.  Pengetahuan  teknikal  dalam bidang  web  ini  terbagi  ke  dalam  beberapa  domain,  seperti:  Javascript,  HTML,  CSS,  Perl,  PHP,  dan Ruby on Rails. Beberapa domain lain terkait di dalam pengetahuan web akan dirangkum pada bagian peta pengetahuan.
Kedua,  pengembangan  aplikasi  desktop.  Pengetahuan  pengembangan  aplikasi  berbasiskan desktop merupakan hal yang sudah umum dimengerti oleh sebagian besar karyawan. Pengetahuan ini digunakan  terutama  dalam  pembuatan  aplikasi  untuk  generasi  peta  ( map  generation ).  Aplikasi  ini bertujuan  untuk  mengolah  data  geografis  “mentah”  yang  diperoleh  dari  hasil  pemrosesan  dari  Tim Data menjadi peta raster untuk keperluan layanan perusahaan. Selain aplikasi untuk generasi peta, ada juga  aplikasi  untuk  tracking  GPS. Aplikasi  ini  dijual  keluar  perusahaan  oleh Tim  GPS  yang  bekerja sama  dengan  Intellitrac  (Australia)  dan  merupakan  penghasil  pemasukan  terbesar  kedua  bagi perusahaan pada saat ini. Kedua aplikasi itu berbasiskan pada teknologi bahasa pemrograman Delphi. Saat  ini  sudah  sangat  jarang  menemukan  orang  yang  memiliki  pengertian  yang  baik  dalam  bahasa pemrograman  Delphi.  Hal  ini  membuat  semakin  pentingnya  pengetahuan  ini  tetap  dipertahankan, selama perusahaan belum berencana untuk mengganti teknologi Delphi ini ke teknologi yang sekarang lebih dikenal luas, seperti Microsoft.net.
Ketiga,  basis  data  (MySQL  dan  PostgreSQL).  Saat  ini,  perusahaan  masih  menggunakan MySQL  sebagai  basis  data  yang  digunakan  untuk  sebagian  besar  layanan  perusahaan.PostgreSQL masuk sebagai basis data alternatif dan diuji-cobakan untuk pengembangan aplikasi FTS. Saat ini FTS sudah menggunakan basis data PostgreSQL secara keseluruhan. Pengetahuan dalam hal basis data ini tidak  hanya  mengenai query ,  tetapi  juga  mengenai  konfigurasi  dan  optimasi  tabel  dalam  basis  data. Hal ini penting untuk menjamin bahwa semua query yang dijalankan dapat berjalan secepat mungkin, sehingga  mengurangi delay bagi  aplikasi  untuk  mengembalikan  hasil  kepada  pengguna.  Ditambah dengan  tingginya traffic permintaan  ke  halaman  web perusahaan,  membuat  pengetahuan ini  menjadi semakin signifikan.
Keempat, sistem operasi (Linux dan Windows).   Kategori sistem operasi disini lebih berhubungan dengan kemampuan mengatur atau mengkonfigurasi sistem operasi ini dalam kaitannya sebagai server.   Pengetahuan  semacam  ini  masih  terbilang  kurang  banyak  dikuasai  oleh  karyawan yang ada di perusahaan.Hanya segelintir karyawan yang memiliki kemampuan yang relatif lebih baik dalam bidang ini di perusahaan. Karena itu, pengetahuan ini juga harus dijaga untuk mencegah apabila orang yang mengerti hal ini pergi meninggalkan perusahaan. Kelima, GPS. Pengetahuan ini memang bukan merupakan pengetahuan inti bagi perusahaan, dalam artian perusahaan tidak berkutat dalam hal pengembangan alat GPS. Pengetahuan semacam ini dipegang oleh Intellitrac (Australia).Pengetahuan ini paling tidak berguna bagi perusahaan untuk membantu di dalam  mengetahui penyebab kesalahan yang  terjadi  pada  kerja  aplikasi.  Hal  ini  juga  membuat  pengetahuan  tentang  GPS  ini  penting  untuk ditangkap.
Keenam, SIG. Pengetahuan ini lebih erat berkaitan dengan kinerja dari Tim Data. Pengetahuan akan SIG membuat perusahaan mampu untuk mengolah data yang telah dibeli dari pihak pemerintah Australia  menjadi  data  yang  dapat  dimengerti  untuk  kemudian  digunakan  di  dalam  pengembangan aplikasi yang membutuhkan data-data itu.
Sudah  dewasanya  pengetahuan  SIG  di  perusahaan  menyebabkan  pengetahuan  ini  juga semakin  penting  untuk  ditangkap.  Staf  yang  sudah  terbiasa  untuk  memecahkan  permasalahan  dalam manajemen data geografis akan memiliki tips dan trik-nya masing-masing sehingga masalah itu dapat terpecahkan dengan baik. Namun, biasanya hal ini hanya bersifat ad-hoc , dalam artian setelah selesai, tidak ada dokumentasi. Ini menyebabkan kemungkinan untuk lupa menjadi lebih besar dan kedepan, apabila  masalah  yang  sama  muncul,  orang  yang  sama  atau  mungkin  pihak  lain  akan  kembali memikirkan bagaimana cara menyelesaikan masalah itu. Ini menyebabkan kinerja staf menjadi kurang efisien.

## Pengetahuan Produk
Pengetahuan  ini  berhubungan  dengan  pengetahuan  produk  yang  dihasilkan  oleh  perusahaan, baik itu untuk keperluan internal maupun untuk pihak eksternal, di antaranya: street-directory, street- view, shop-view, FTS , akomodasi , dan GPS tracking.
Produk-produk  berikut  ini  merupakan  produk-produk  yang  dihasilkan  dan  digunakan  untuk keperluan  internal  perusahaan:  (1)  map  generator.  Aplikasi  ini  sudah  dibuat  cukup  lama  dan  telah mengalami  perpindahan  tangan  dan  beberapa  perbaikan  dan  penambahan  fungsionalitas  serta perbaikan  algoritma.Ini  menyebabkan  aplikasi  ini  menjadi  aplikasi  yang  sangat  penting  dan merupakan  aplikasi  dengan  kompleksitas  paling  tinggi  yang  ada  di  dalam  perusahaan;  (2)  absensi. Aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  standar  yang  layaknya  dimiliki  oleh  setiap  perusahaan  untuk mengetahui  kapan seorang  karyawan  masuk  dan  pulang  kerja.Setiap  karyawan  dapat  melihat sendiri juga  histori  absensinya  masing-masing.  Aplikasi  ini  juga  membantu  pada  saat  karyawan  ingin melakukan claim untuk lembur. Setiap karyawan yang melakukan lembur harus melakukan absensi ke sistem  sebagai  bukti  bahwa  dia  memang  melakukan  lembur.Absensi  ini  juga  bertujuan  untuk digunakan pada saat pengisian formulir lembur guna penghitungan pembayaran dari hasil lembur; (3) versneller – system manajemen pengetahuan yang baru dikembangkan yang bertujuan sebagai sarana karyawan  menyimpan,  mencari,  dan  menyebarkan  pengetahuan  yang  mereka  miliki  kepada  seluruh pihak  perusahaan.  Dengan adanya  sistem  ini,  diharapkan  segala  permasalahan  yang  ada  dikarenakan karena kurang baiknya pengaturan pengetahuan di dalam perusahaan dapat teratasi. Di  samping itu,  sistem  ini  dapat  melihat  kontribusi  karyawan  terhadap  perusahaan  dari  segi  keterlibatannya terhadap proyek yang dijalankan di dalam perusahaan.
Di  samping  adanya  pengetahuan  terhadap  kemampuan  teknikal  dan  produk  perusahaan,  ada juga  pengetahuan  yang  lain  yang  lebih  bersifat  organisasi.  Pengetahuan-pengetahuan  ini  berada  di dalam bentuk prosedur dan formulir yang digunakan di dalam keseharian perusahaan.

## Pengetahuan Masa Depan
Pengetahuan  masa  depan  yang  diperlukan  oleh  perusahaan  diperoleh  dari  strategi  yang dicanangkan  oleh  perusahaan.  Untuk  masalah  ini,  strategi  yang  dicanangkan  sudah  secara  cukup gamblang  menggambarkan  pengetahuan  apa  yang  sebaiknya  dimiliki  oleh  perusahaan  ke  depan. Berikut  ini  merupakan  daftar  pengetahuan  masa  depan  tentang  hal-hal  yang  akan  dimiliki  oleh  PT Intimap.
Pertama, pengembangan perangkat lunak berbasiskan mobile. Seperti  diketahui,  perangkat mobile  memiliki  beberapa  keterbatasan,  mulai  dari  ukuran  layar  yang  lebih  kecil  sampai  dengan
ukuran memori yang sangat terbatas.Ini menyebabkan pengembangan aplikasi untuk mobile memiliki tantangannya  tersendiri.Ditambah  lagi  dengan  bervariasinya  produk-produk  mobile  yang  ada  di pasaran, mulai dari telepon genggam Nokia, Sony Ericsson, sampai dengan perangkat telepon pintar (smart-phone)  dan  Personal  Digital  Assistant  (PDA).  Merek-merek  dagang  baru  seperti  iPhone, Android,  dan  Blackberry  juga  terus  berkembang.  Dengan  bervariasinya  produk-produk  perangkat mobile  yang  ada  di  pasaran  menyebabkan  diperlukan  juga  pengetahuan  untuk  perangkat  yang berbeda-beda itu. Ini dikarenakan setiap perangkat dari merek yang berbeda, atau bahkan merek yang sama, memiliki metode pengembangan dan karakteristik implementasi yang berbeda-beda.
Kedua,  manajemen  proyek.  Untuk  menunjang  strategi  perusahaan  sekaligus  memperbaiki kondisi perusahaan, sangat baik apabila setiap karyawan yang ada di dalam perusahaan, terutama bagi pengembang  aplikasi,  untuk  mengerti  dan  mengetahui  bagaimana  cara-cara  yang  baik  untuk memanajemen proyek agar proyek dapat dijalankan dengan baik dan selesai sesuai dengan target dan batasan yang telah ditentukan.
Ketiga, best  practice pengembangan  perangkat  lunak.  Tidak  ada  standar  baku  yang  dapat menuntun setiap pengembang aplikasi yang ada ke arah metode pengembangan perangkat lunak yang baik.  Karena  itu,  pengetahuan  best-practice  di  dalam  pengembangan  perangkat  lunak  praktis  sangat diperlukan  oleh  perusahaan.  Standar-standar  yang  baik  seperti  dari  Capability  Maturity  Model Integration  (CMMI)  dapat  digunakan  sebagai  pengetahuan  yang  sangat  penting  di  dalam  menjamin bahwa  proses  pengembangan  perangkat  lunak  yang  ada  di  dalam  perusahaan  dapat  berjalan  dan terkontrol dengan baik.

## Penyimpanan dan Akuisisi Pengetahuan
Berikut  ini  merupakan  daftar  ringkas  dari  rekomendasi  yang  diberikan  kepada  pihak perusahaan  menyangkut  bagaimana  cara  pengetahuan  untuk  dapat  disimpan  maupun  diakuisisi:  (1) mewajibkan  setiap  karyawan,  tanpa  terkecuali,  untuk  melakukan  kodifikasi  dari  setiap  pengetahuan yang  dimilikinya  saat  ini  untuk  kemudian  dimasukkan  ke  dalam  KMS;  (2)  memberikan  pelatihan manajemen  proyek  dan best  practice dalam software  enginnering kepada  karyawan  teknikal  untuk memberikan  nuansa  baru  sekaligus  menjamin  kesuksesan  proyek  yang  dijalankan.  Disamping  itu, pelatihan  juga  dapat  diberikan  untuk  hal-hal  lain  yang  ingin  disebarkan  kepada  staf  perusahaan;  (3) mewajibkan  setiap  manajer  atau team  leader melakukan  refleksi  berkala  untuk  saling  berbagi pengalaman  mengatur  tim  agar  dapat  bekerja  dengan  optimal;  (4)  mengkodifikasi  semua  informasi perusahaan, mulai dari informasi umum sampai prosedur perusahaan untuk kemudian dimasukkan ke dalam  KMS;  (5)  merekrut  staf  baru  sesuai  dengan  kompetensi  yang  diharapkan.  Staf  baru  ini  harus sesuai atau paling tidak menyesuaikan diri dengan budaya yang ada dan akan terus dikembangkan di perusahaan,  yaitu  budaya  belajar  ( learning  organisation );  (6)  memberikan  induksi  terhadap  setiap karyawan  baru  agar  dapat  mengerti  secara  jelas  informasi  perusahaan  seperti  sejarah,  visi  dan  misi, dan  terutama  juga  adalah  bagaimana  cara  kerja  yang  ada  di  dalam  perusahaan  serta  keinginan perusahaan untuk menuju ke arah learning organisation .

## Peta Pengetahuan
Setelah semua informasi yang ada terkumpul, dilakukan analisis mengenai bagaimana kategori yang penting bagi pengetahuan yang ada di perusahaan.Hasilnya digambarkan dalam bentuk gambar yang  dikenal  dengan  peta  pengetahuan  ( knowledge  map ).  Peta  pengetahuan  ini  akan  menjadi  acuan pengkategorian  pengetahuan  di  dalam  KMS  yang  akan  dikembangkan.  Gambar  3  menunjukkan  peta pengetahuan yang telah disusun dan diverifikasi kembali dengan pihak perusahaan. Proses verifikasi dilakukan dengan jalan melakukan presentasi ke hadapan pihak manajemen perusahaan untuk diminta persetujuannya dan kesepahamannya atas peta yang telah dibuat.
Peta  ini  terdiri  dari  dua  level.Level  pertama  merupakan  level  paling  umum,  dimana perusahaan memandang pengetahuan. Level kedua merupakan level yang lebih detail yang merupakan komponen  dari cara  pandang  perusahaan.  Level  kedua  peta  pengetahuan ini  dapat  berubah  sewaktu- waktu sesuai dengan perkembangan perusahaan ke depan. Akan tetapi level pertama, yang merupakan level utama domain pengetahuan perusahaan, tergolong lebih stabil.
Gambar 3. Peta pengetahuan PT Intimap.

## Aturan-Aturan KMS
Sebelum sistem ini dapat digunakan, setiap pengguna harus memasukkan username dan kata kunci  untuk  dapat  masuk  dan  menggunakan  sistem  ini  untuk  menjaga  agar  hanya  pihak-pihak  yang berkepentingan saja yang dapat mengakses sistem. Setelah pengguna berhasil masuk ke dalam sistem, sistem  akan  menampilkan  daftar posting terakhir  oleh  setiap  pengguna.  Berikut  tampilan  layar utamanya (Gambar 4).
Untuk lebih memberikan jaminan di dalam pelaksanan manajemen pengetahuan di perusahaan dan  membantu  pihak  manajemen  di  dalam  memantau  jalannya  manajemen  pengetahuan  di perusahaan,  ada  beberapa  aturan  yang  akan  diterapkan  terhadap  sistem  ini  yang  diharapkan  dapat memastikan bahwa pengetahuan yang ingin disampaikan benar-benar tesampaikan kepada pihak yang diinginkan  sebagai  berikut:  (1)  setiap  pengguna  pertama  kali  akan  disuguhkan  dengan  informasi sejarah,  visi  misi,  dan  bisnis  perusahaan  untuk  menjamin  agar  semua  informasi  itu  telah  dibaca  dan dimengerti  oleh  setiap  pengguna  yang  ada  di  dalam  perusahaan.  Ini  untuk  membantu  dalam  hal mengatasi masalah dimana perusahaan tidak menjelaskan secara jelas mengenai informasi perusahaan kepada  karyawan;  (2)  setiap  kali  pengetahuan  dimasukkan  ke  dalam  sistem,  setiap  pengguna  akan memperoleh  e-mail  yang  menunjukkan  bahwa  pengetahuan  baru  dimasukkan  ke  dalam  sistem.  Ini untuk  membantu  pengguna  sehingga  pengguna  selalu  ter- update dengan  pengetahuan  yang  baru; (3) pengetahuan  yang  bertipe  pengumuman  (announcement)  bersifat  wajib  dibaca,  dalam  artian  bahwa ketika  pengguna  masuk  ke  dalam  sistem,  pengguna  tidak  dapat  melakukan  aktifitas  lain  selain membaca terlebih dahulu pengumuman yang telah diunggah ke dalam system; (4) untuk pengetahuan yang lain, pengguna yang diwajibkan untuk mengetahui pengetahuan itu juga akan diharuskan untuk
mengunduh  pengetahuan  yang  bersangkutan  baru  bisa  melakukan  aktifitas  yang  lainnya;  (5)  ketika mengunduh  pengetahuan  yang  diwajibkan  untuk  memberi  umpan  balik,  pengguna  tersebut  akan mendapatkan  e-mail  sebagai  pengingat  apabila  dalam  jangka  waktu  tertentu  belum  memberikan umpan balik.
Gambar 4. Tampilan layar utama KMS.

## Detail Fitur KMS
Berikut  merupakan  deskripsi  dari  masing-masing  fitur  yang  diperoleh  dari  hasil  analisis. Sesuai  dengan  rencana  implementasi  yang  telah  diperbincangkan  dengan  pihak  manajemen perusahaan, sistem yang akan dikembangkan saat ini terbatas pada fitur-fitur sebagai berikut.

## Mengubah Profil
Ini  merupakan  fitur  standar  yang  harus  dimiliki  oleh  KMS  ini.  Fitur  ini  bertujuan  agar pengguna  dapat  mengubah  informasi  yang  berkaitan  dengan  dirinya,  mulai  dari  bagaimana  cara mengkontak  dirinya  dan  kemampuan  yang  dimilikinya.  Fitur  ini  dibatasi  agar  pengguna  tidak  dapat mengganti di role apa dia berada. Ini bertujuan agar tidak sembarangan pengguna mengganti role yang dimilikinya  untuk  kemudian  mengambil  akses  yang  tidak  seharusnya  dia  miliki. Role dari  seorang pengguna hanya dapat diganti oleh mereka yang memang termasuk ke dalam role yang memiliki hak itu.

## Sejarah Perusahaan
Fitur  ini  memungkinkan  pengguna  untuk  dapat  melihat  sejarah  dari  perusahaan.  Fitur  ini sengaja  dibuat  untuk  mengakomodir  kebutuhan  dimana  seperti  telah  dijabarkan  pada  bagian permasalahan  dimaan  perusahaan  tidak  menjelaskan  secara  jelas  mengenai  informasi  perusahaan kepada karyawan. Tujuannya adalah agar setiap pengguna yang ingin mengetahui sejarah perusahaan, dapat  langsung  melihatnya  pada  menu  yang  telah  disediakan.  Adapun  juga  tidak  semua  pengguna
memiliki hak untuk mengganti isi dari sejarah perusahaan. Hanya pengguna yang termasuk ke dalam role yang telah ditentukan saja yang dapat melakukannya.

## Visi dan Misi
Fitur ini juga berangkat dari adanya permasalahan yang telah disebutkan di atas. Diharapkan dengan adanya fitur ini, pengguna yang tidak mengetahui visi dan misi yang dijalani oleh perusahaan dapat memperolehnya dengan mudah.   Seperti  halnya  sejarah  perusahaan,  tidak  semua  pengguna juga dapat mengubah isi dari visi dan misi perusahaan.Hanya pengguna yang memiliki role yang telah ditentukan yang dapat mengubah isi dari visi dan misi perusahaan.

## Bisnis
Fitur  ini  sekali  lagi  berangkat  dari  permasalahan  yang  telah  dijabarkan  sebelumnya.  Dengan fitur  ini,  diharapkan  pengguna  yang  berkeinginan  untuk  mengetahui  bagaimana  sebenarnya  bisnis yang dijalani oleh perusahaan, dapat mempe role h informasi yang jelas.   Isi  dari  bisnis  perusahaan juga tidak dapat diganti oleh sembarang pengguna.Hanya pengguna yang termasuk ke dalam role yang telah ditentukan saja yang dapat mengubah isi dari informasi bisnis perusahaan.

## Pengaturan Data Karyawan
Pada  menu  ini,  pengguna  yang  memiliki role tertentu  dapat  melakukan  perubahan  terhadap data  karyawan  yang  ada  di  dalam  perusahaan.  Pengguna  yang  tidak  memiliki  hak  ini  hanya  akan disuguhkan  dengan  data  karyawan  tanpa  ada  kemampuan  untuk  menambah,  mengubah,  dan menonaktifkan data karyawan.   Pada  saat  melihat  detail  karyawan,  pengguna  akan  dapat  melihat kemampuan  apa  saja  yang  dimiliki  oleh  seorang  karyawan  dan  kontribusinya  terhadap  sistem  dan perusahaan, disamping data diri dari sang karyawan itu sendiri. Dari daftar kemampuan yang dimiliki oleh seorang karyawan, pengguna dapat mengklik pada tautan yang ada untuk mencari karyawan lain yang memiliki kemampuan di bidang yang sama.
Dari  segi  kontribusi,  pengguna  dapat  melihat  sejarah  keterlibatan  seorang  karyawan  dalam proyek  yang  dijalankan  oleh  perusahaan.  Pengguna  juga  akan  diberitahukan  mengenai  status keterlibatannya  di  dalam  proyek,  apakah  masih  aktif  atau  sudah  tidak  aktif.  Ini  juga  mendukung kebutuhan  perusahaan  dimana  pembagian  bonus  di  perusahaan  dilakukan  berdasarkan  kontribusi seseorang  di  dalam  pengerjaan  proyek.  Pengguna  juga  dapat  mengklik  tautan  yang  ada  pada  nama proyek untuk melihat informasi lebih detail mengenai proyek itu.
Pengguna  juga  dapat  melihat  banyak posting ke  dalam  sistem  yang  telah  dilakukan  oleh seorang  karyawan.  Pengguna  dapat  mengklik  pada  tautan  yang  tersedia  untuk  melihat  semua  data posting oleh  karyawan  terkait.  Ini  berguna  apabila  pihak  manajemen  ingin  melakukan  pengecekan terhadap posting yang dilakukan oleh karyawan tertentu.

## Pengaturan Role
Fitur  ini  bertujuan  untuk  memungkinkan  pengguna  yang  memiliki  hak  untuk  mengatur role apa saja yang ada di dalam sistem KM.  Menu ini hanya dapat diakses oleh pengguna yang  memang memiliki hak untuk mengaksesnya. Pengguna biasa yang tidak memiliki hak akses akan di- redirect ke halaman awal. Pada menu ini, pengguna dapat melakukan perubahan nama role sampai penghapusan role yang  dirasa  tidak  perlu.  Ini  akan  membantu  untuk  menjaga  agar role yang  ada  di  dalam  sistem dapat tetap tertata dengan baik sesuai dengan fungsionalitas yang diharapkan. Selain melakukan pengubahan dan penghapusan data role , pengguna juga dapat menambahkan role baru sesuai dengan keperluan. Role yang baru dibentuk secara otomatis akan memiliki hak yang paling minimal di dalam sistem KM.

## Pengaturan Akses
Fitur  ini  digunakan  untuk  membantu  perusahaan  mengatur  akses  yang  dimiliki  oleh role tertentu.  Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memiliki  hak  untuk  mengaksesnya. Pengguna yang tidak memiliki hak untuk mengakses menu ini akan di- redirect ke halaman awal.
Berikut ini merupakan beberapa akses yang ada di dalam sistem yang telah didefinisikan sejak awal: mengedit informasi bisnis, mengedit informasi sejarah perusahaan, mengedit informasi visi dan misi  perusahaan,  pengaturan  akses,  pengaturan  administrasi,  pengaturan  tipe,  pengaturan role karyawan,  pengaturan  data  karyawan,  pengaturan  pemrograman,  pengaturan proyek,  pengaturan role dan pengaturan tim.

## Pengaturan Administrasi
Fitur  ini  digunakan  untuk  mengatur  kategori  yang  ada  di  dalam  domain  administrasi  yang telah  dijabarkan  sebelumnya.  Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memang  memiliki hak. Pengguna yang berhak dapat menambah, mengubah, dan menghapus kategori yang ada.
Pengguna  yang  tidak  berhak  akan  langsung  di- redirect ke  halaman  awal  apabila  berusaha untuk mengakses halaman ini. Sebelum kategori di bawah administrasi dihapus, pengguna akan akan ditanyakan  apakah  benar-benar  ingin  menghapus  kategori  ini.  Ini  karena  aksi  ini  tidak  dapat dibatalkan.

## Pengaturan Tipe Dokumen
Fitur  ini  digunakan  untuk  mengatur  tipe  dokumen  yang  ada  di  dalam  domain  tipe  dokumen yang  telah  dijabarkan  sebelumnya.  Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memang memiliki hak.Pengguna yang berhak dapat menambah, mengubah, dan menghapus kategori yang ada.
Pengguna  yang  tidak  berhak  akan  langsung  di- redirect ke  halaman  awal  apabila  berusaha untuk mengakses halaman ini. Sebelum kategori di bawah tipe dokumen dihapus, pengguna akan akan ditanyakan  apakah  benar-benar  ingin  menghapus  kategori  ini.  Ini  karena  aksi  ini  tidak  dapat dibatalkan.

## Pengaturan Pemrograman
Fitur  ini  digunakan  untuk  mengatur  kategori  yang  ada  di  dalam  domain  pemrograman  yang telah  dijabarkan  sebelumnya.Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memang  memiliki hak.Pengguna yang berhak dapat menambah, mengubah, dan menghapus kategori yang ada. Sebelum kategori  di  bawah  pemrograman  dihapus,  pengguna  akan  akan  ditanyakan  apakah  benar-benar  ingin menghapus kategori ini. Ini karena aksi ini tidak dapat dibatalkan. Pengguna yang tidak berhak hanya akan  dapat  melihat  daftar  kemampuan  bahasa  pemrograman  yang  ada  di  dalam  perusahaan.  Setiap pengguna, baik yang berhak maupun yang tidak berhak melakukan perubahan terhadap daftar ini, akan mampu  untuk  melihat  siapa  saja  karyawan  yang  memiliki  pengetahuan  bahasa  pemrograman  yang dipilih. Dari situ, pengguna yang merasa tidak mengetahui siapa ahli yang dimaksud, dapat mengklik pada tautan yang ada untuk menampilkan data detail dari karyawan yang dimaksud.

## Pengaturan Manajemen
Fitur ini digunakan untuk mengatur kategori yang ada di dalam domain manajemen yang telah dijabarkan  sebelumnya.Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memang  memiliki hak.Pengguna  yang  berhak  dapat  menambah,  mengubah,  dan  menghapus  kategori  yang  ada. Pengguna  yang  tidak  berhak  akan  langsung  di- redirect ke  halaman  awal  apabila  berusaha  untuk
mengakses  halaman  ini.  Sebelum  kategori  di  bawah  manajemen  dihapus,  pengguna  akan  akan ditanyakan  apakah  benar-benar  ingin  menghapus  kategori  ini.  Ini  karena  aksi  ini  tidak  dapat dibatalkan.

## Pengaturan Proyek
Fitur  ini  digunakan  untuk  mengatur  kategori  yang  ada  di  dalam  domain  proyek  yang  telah dijabarkan  sebelumnya.Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memang  memiliki hak.Pengguna yang berhak dapat menambah dan mengubah proyek yang ada. Pengguna yang tidak berhak  untuk  melakukan  pengubahan  terhadap  data  proyek  hanya  akan  dapat  melihat  daftar  proyek yang  ada  di  dalam  perusahaan.  Setiap  pengguna,  baik  yang  berhak  maupun  yang  tidak  berhak melakukan  perubahan  terhadap  daftar  ini,  akan  mampu  untuk  melihat  siapa  saja  karyawan  yang terlibat  dalam  proyek  ini.  Di  samping  itu,  tersedia  juga  informasi  mengenai  status  proyek,  kapan proyek dimulai, dan kapan selesai, serta deskripsi yang lebih detail dari proyek yang dimaksud.
Di samping itu, tersedia juga tautan yang akan membawa pengguna untuk melihat lebih dalam lagi  dokumen-dokumen  yang  tersedia,  berdasarkan  tipe  dokumen,  untuk  proyek  bersangkutan. Pengguna juga dapat mengklik tautan yang ada pada daftar nama pemimpin proyek, anggota proyek, maupun  pendukung  proyek  untuk  mengetahui  lebih  detail  mengenai  data  karyawan  yang  terlibat  di dalam pengerjaan proyek bersangkutan.

## Pengaturan Tim
Fitur  ini  digunakan  untuk  mengatur  kategori  yang  ada  di  dalam  domain  tim  yang  telah dijabarkan  sebelumnya.  Fitur  ini  hanya  dapat  diakses  oleh  pengguna  yang  memang  memiliki  hak. Pengguna yang berhak dapat menambah dan mengubah informasi tim yang ada. Pengguna yang tidak berhak untuk melakukan pengubahan terhadap data tim hanya akan dapat melihat daftar tim yang ada di  dalam  perusahaan.  Setiap  pengguna,  baik  yang  berhak  maupun  yang  tidak  berhak  melakukan perubahan terhadap daftar ini, akan mampu untuk melihat siapa saja karyawan yang terlibat dalam tim ini. Di samping itu, tersedia juga informasi mengenai status tim, apakah masih aktif atau sudah tidak aktif.  Ini  karena  terkadang  tim  dibuat  secara ad-hoc ,  yang  artinya  hanya  berdasarkan  kebutuhan proyek tertentu saja. Pengguna juga dapat mengklik tautan yang ada pada daftar nama pemimpin tim dan  anggota  tim  untuk  mengetahui  lebih  detail  mengenai  data  karyawan  yang  terlibat  di  dalam keseharian aktifitas tim ini.

## Posting Pengetahuan
Fitur  ini  merupakan  fitur  utama  di  dalam  sistem  KM  ini.  Pada  fitur  ini,  pengguna dimungkinkan  untuk  meng-upload  dokumen  (pengetahuan)  yang  mereka  miliki  ke  dalam  sistem. Sistem  mengharuskan  pengguna  mengisi  informasi-informasi  yang  diperlukan  untuk  kemudian  akan memudahkan bagi sistem di dalam melakukan pencarian pengetahuan.
Informasi-informasi  yang  diperlukan  oleh  sistem  yaitu:  judul  dokumen,  deskripsi  dari dokumen, kategori dimana dokumen ini akan dimasukkan, tipe dari dokumen yang akan dinaikkan ke server, status dari dokumen, dan dokumen itu sendiri.
Untuk  kategorisasi  dokumen,  pengguna  dapat  memilih  lebih  dari  satu  kategori.Artinya,  satu buah  dokumen  dapat  termasuk  kedalam  lebih  dari  satu  kategori.  Tujuannya  adalah  agar  tautan  ke dokumen  ini  tidak  hilang  ketika  pengguna  berusaha  untuk  mencari  dokumen  dari  domain  yang berbeda, namun sebenarnya termasuk dalam karakteristik yang sama. Untuk  status  dokumen  dapat dipilih antara tiga jenis, yaitu dokumen  baru, versi baru, ataupun revisi baru. Sistem secara otomatis akan  menambahkan  versi  dan  revisi  dari  dokumen  yang  akan  dinaikkan  ke  server  apabila  pengguna memilih  status  versi  atau  revisi  baru.  Pengguna  yang  memilih  status  ini  juga  diharuskan  untuk
memilih dokumen mana yang akan digantikan. Daftar dokumen yang pernah dinaikkan oleh pengguna akan ditampilkan, sehingga pengguna hanya perlu untuk memilih dokumen yang sesuai.
Juga, apabila pengguna memilih versi dan revisi baru dari dokumen yang sudah ada, pengguna tidak  perlu  lagi  memasukkan  judul  dokumen,  kategori  dokumen,  dan  tipe  dokumen.  Sistem  secara otomatis akan menambahkan informasi itu sesuai dengan dokumen yang dipilih oleh pengguna untuk digantikan. Satu-satunya yang perlu diisi oleh pengguna adalah deskripsi. Pada bagian deskripsi, ada baiknya  pengguna  mendeskripsikan  perubahan-perubahan  apa saja  terkait  dengan  dokumen  baru  ini, sehingga kelak pengguna lainnya dapat mengetahui perubahan yang terjadi pada dokumen ini.
Sebelum  pengetahuan  masuk  ke  dalam  sistem, knowledge leader akan  terlebih  dahulu melakukan tinjau ulang terhadap pengetahuan yang akan dimasukkan. Apabila sudah dinyatakan OK, maka knowledge leader dapat menyetujuinya agar sistem dapat menyimpan pengetahuan yang baru itu secara permanen.Namun, apabila belum atau masih dirasa kurang, knowledge leader dapat melakukan penolakan dengan  mengirimkan alasan penolakan untuk  kemudian diperbaiki oleh pihak yang  mem- post pengetahuan itu dan menaruhnya ulang ke dalam sistem untuk mendapat persetujuan berikutnya.
Pengguna  juga  dapat  berkolaborasi  dengan  sistem  dengan  memberikan  tingkat  kepuasan terhadap pengetahuan yang telah dimasukkan serta memberikan komentar-komentar seperti layaknya blogging.

## Eksplor Pengetahuan
Fitur  ini  memungkinkan  pengguna  untuk  mengeksplor  pengetahuan  yang  ada  di  dalam perusahaan dengan berdasarkan domain dan kategori pengetahuan yang telah didefinisikan dari awal. Sistem  eksplorasi  disini  menggunakan  sistem  seperti  eksplor  direktori,  dimana  semakin  masuk  ke dalam akan disuguhkan dengan detail yang lebih.
Level  pertama  merupakan  domain  pengetahuan  utama.  Ketika  salah  satu  domain  dipilih, pengguna  akan  disuguhkan  dengan  kategori  yang  ada  di  dalam  domain  itu.  Setelah  kategori  dipilih, pengguna  akan  disuguhkan  dengan  tipe-tipe  dokumen  yang  ingin  dilihat.  Baru setelah  tipe  dokumen yang ingin dilihat dipilih, pengguna akan disuguhkan dengan daftar dokumen yang pernah diunggah di bawah  kategori  itu.  Khusus  untuk  domain  proyek,  ketika  pengguna  masuk  ke  dalamnya  dan disuguhkan  dengan  daftar proyek  yang  ada,  akan  ditampilkan  pula tautan  yang  akan  menuju  kepada informasi  lebih  detail  mengenai  proyek  yang  bersangkutan.  Demikian  juga  untuk  domain pemrograman,  akan  tersedia  tautan  di  sebelah  kanan  setiap  daftar  bahasa  pemrograman  yang tujuannya  adalah  untuk  mencari  siapa  saja  karyawan  yang  merupakan  ahli  di  bahasa  pemrograman yang  bersangkutan.  Tujuannya  adalah  untuk  mempermudah  eksplorasi,  sehingga  tidak  perlu  untuk menuju ke menu lain untuk melihat ahlinya kemudian kembali lagi ke menu eksplorasi. Semua tautan yang ada saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

## Cari Pengetahuan
Berbeda  dengan  eksplorasi  pengetahuan,  fitur  ini  memungkinkan  pengguna  melihat  daftar dokumen  yang  tersedia  di  dalam  sistem  berdasarkan  kategori  tertentu  yang  diinginkan.  Pengguna dapat  melakukan  penyaringan  hasil  pencarian  berdasarkan  domain  pengetahuan,  kategori  dalam domain, tipe dokumen, dan siapa yang mengunggah pengetahuan itu ke dalam sistem. Disamping itu,  pengguna  juga  dapat  memasukkan  kata  kunci  yang  diinginkan.  Kata  kunci  ini  akan  digunakan untuk lebih lagi melakukan penyaringan terhadap pencarian yang dilakukan. Kata kunci ini akan dicari keberadaannya  pada  judul  dan  deskripsi  dari  pengetahuan  yang  terdaftar.  Apabila  ditemukan,  akan tampil  hasil  pencariannya  berupa  daftar.  Apabila  pengetahuan  yang  ingin  dicari  di  bawah  kriteria- kriteria yang sudah ditentukan tidak juga ditemukan, maka akan menampilkan pesan yang menyatakan bahwa pengetahuan yang diinginkan belum tersedia.

## Desain Besar Manajemen Pengetahuan
Gambar  5  di  bawah  ini  menunjukkan  desain  besar  dari  manajemen  pengetahuan  yang dibangun  di  PT  Intimap.  Dari  gambaran  tersebut,  terlihat  bagaimana  interaksi  yang  terjadi  antara pengguna pengetahuan, proses yang ada, dan teknologi besera komponen yang tersedia.
Proses  sosialisasi  terjadi  ketika  pengguna  pengetahuan  melakukan  diskusi  atau  pelatihan secara  bersama-sama  untuk  membagi  pengetahuan  yang  dimilikinya  dengan  pihak  lain.  Proses internalisasi terjadi ketika pengguna pengetahuan mengunduh pengetahuan yang ada di dalam sistem kemudian  mempelajarinya  untuk  dapat  meningkatkan  pengetahuan  yang  dia  miliki.  Proses eksternalisasi  merupakan  kebalikan  dari  proses  internalisasi,  dimana  pengguna  pengetahuan menuliskan apa yang dia ketahui ke dalam sebuah dokumen yang kemudian akan di- posting ke dalam sistem KM lewat portal.
Untuk menjaga agar proses KM ini berjalan dengan baik, ada dua buah role utama yang akan menjaga kelangsungan sistem KM. Knowledge leader berperan dalam menjaga kategori yang ada pada sistem  agar  selalu  terbaru  dan  memiliki  makna  yang  jelas.  Di  sisi  lain, security  manager memiliki tugas untuk menjaga agar akses terhadap fitur-fitur dan sistem dapat terjaga dengan baik.
Gambar 5. Desain besar manajemen pengetahuan.

## PENUTUP

## Simpulan
Dari  hasil  pengembangan  KMS  bagi  PT  Intimap  ini,  dapat  diperoleh  beberapa  kesimpulan sebagai berikut:
PT  Intimap,  sebagai  perusahaan  yang  sudah  berdiri  cukup  lama,  ternyata  masih  memiliki kesulitan  dalam  menangani pengetahuan yang dimilikinya. Pengetahuan inti yang ada di  PT Intimap merupakan pengetahuan yang berbau teknikal dalam hal pengembangan perangkat lunak. Selama ini, pengetahuan yang ada di perusahaan kebanyakan hanya berada dalam kepala setiap karyawan. Karena itu,  PT  Intimap  membutuhkan  KM  terutama  di  dalam  bidang  penyimpanan  dan  pembagian pengetahuan  yang  ada  di  kepala  setiap  karyawan  perusahaan  kepada  karyawan  yang  lain  yang  juga membutuhkan  keahlian  yang  kurang  lebih  sama.  Dan,  apabila  bisa,  dikodifikasi  sehingga  menjadi lebih permanen dan dapat diakses oleh pihak lain yang memerlukan secara lebih mudah.   Di  samping itu, diperlukan juga pelatihan dari pihak luar untuk bahan-bahan yang belum dimiliki oleh staf internal perusahaan.
Cara  bagaimana  pengetahuan  yang  ada  di  PT  Intimap  masih  kurang  terstruktur  dan tersentralisasi. Untuk itu, dikembangkan sebuah sistem yang dikenal dengan knowledge management system (KMS) dimana setiap karyawan yang ada di perusahaan dapat memanfaatkan sistem ini untuk menyimpan dan mencari pengetahuan yang mereka miliki dan butuhkan.
Bagian paling penting dari sistem ini adalah dari segi Document Management System (DMS) dimana setiap dokumen yang akan di- post ke dalam sistem harus terlebih dahulu diberikan metadata yang akan menjelaskan detail dari dokumen itu. Metadata ini terdiri dari judul, deskripsi, kategori, dan tipe  dokumen  yang  akan  di- post .  Pengguna  juga  akan  memilih  apakah  dokumen  itu  merupakan dokumen  baru,  versi  baru,  atau  revisi  baru.  Sistem  akan  menghitung  secara  otomatis  setiap penambahan versi dan revisi. Dengan begini, sejarah perubahan dari setiap dokumen yang  di- post ke dalam  sistem  akan  tetap tertata  dengan  rapih.  Pengguna  lain  yang  memerlukan  dapat  dengan  mudah mengetahui sejarah perkembangan pengetahuan yang ada di perusahaan.
Kurangnya  sentralisasi  pengetahuan  di  perusahaan  juga  menyebabkan  perusahaan  kesulitan dalam mencari pengetahuan yang telah lalu. DMS ini akan membantu karena dilengkapi dengan fitur eksplorasi per kategori yang memudahkan pengguna untuk mencari apa yang diperlukan berdasarkan kategori yang telah dianalisis sebelumnya. Pengguna juga dapat mencari berdasarkan kata kunci dari pengetahuan  yang  di- post sekaligus  melakukan  penyaringan  berdasarkan  kategori,  sub-kategori,  tipe dokumen,  maupun  pihak  yang  melakukan posting ke  dalam  sistem.  Untuk  menyelaraskan  dengan kebutuhan  pihak  manajemen  PT  Intimap,  sistem  ini  akan  dilengkapi  dengan  kemampuan  untuk mengetahui  sejarah posting seseorang  karyawan  ke  dalam  sistem.  Dalam  data  detail  karyawan  yang ditampilkan  ke  dalam  sistem  akan  ditampilkan  pula  peran  karyawan  tersebut  dalam  pengerjaan proyek-proyek oleh PT Intimap.

## Saran
Berikut  merupakan  saran-saran  demi  pengembangan  sistem  KM  ini  ke  depannya:  (1) melakukan pengawasan dengan manajemen yang baik demi menjamin agar inisiatif-inisiatif KM yang sudah  direncanakan  dapat  dijalankan  dengan  lebih  baik;  (2)  memungkinkan  perubahan  terhadap kepemilikan dokumen yang di- post oleh pengguna yang sudah tidak aktif lagi di perusahaan, terutama bagi pengetahuan yang masih berguna dan terus berubah; (3) memungkinkan sistem ini untuk diakses juga  oleh tim  yang  ada  di Australia  untuk  semakin  memperkuat  komunikasi  antara  staf  di  Indonesia dengan yang di Australia.

## DAFTAR PUSTAKA
Debowski, S. (2006). Knowledge Management , (1 st ed.). Milton: John Wiley & Sons.
Nikhil,  M.  (2008).  Successful  Knowledge  Management  Implementation  in  Global  Software Companies. Journal of Knowledge Management, 12 (2), 42-56.
Robertson,  J.  (2005). Developing  a  Knowledge  Management  Strategy .  Diakses  dari http://www.steptwo.com.au/files/kmc_kmstrategy.pdf .