…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## ANALISIS RETENSI REKAM MEDIS GUNA MENUNJANG EFISIENSI RAK PENYIMPANAN DI RUMAH SAKIT MELANIA BOGOR
Oleh Nur Fadly 1) , Yuyun Yunengsih 2)
1,2 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha Jl. Jend Gatot Subroto No.301, Bandung, telepon (022) 87340030/fax (022) 87340086 Email : 1 nfadly411@gmail.com , 2 yoen1903@gmail.com

## Abstrak
Rumah  Sakit  merupakan  institusi  pelayanan  kesehatan,  untuk  tercapainya  kegiatan  rumah  sakit perlunya  data  administrasi  yang  lengkap  dari  rekam  medis  untuk  melaksanakan  kegiatan pelayanan  kesehatan.  Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  di  berikan kepada  pasien.  Seiring  berjalannya  waktu,  pasien  yang  berobat  akan  memenuhi  kapasitas  rak pada rumah sakit tersebut. Maka diperlukannya proses retensi pada rumah sakit.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui analisis retensi rekam medis guna menunjang efisiensi rak  penyimpanan  di  Rumah  Sakit  Melania  Bogor.  Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan metode  penelitian  kuantitatif  dengan  pendekatan  deskriptif.  Teknik  pengumpulan  data  yang digunakan penulis yaitu observasi dan studi pustaka yang berkaitan dengan penelitian. Dari  penelitian  yang  sudah  dilakukan,  ditemukan  beberapa  permasalahan  diantaranya:  (1) kurangnya  PMIK  yang  telah  disibukan  dengan  kegiatan  operasional  sehingga  tidak  ada  waktu luang untuk melakukan kegiatan retensi secara optimal, (2) kurangnya pemahaman petugas filing terhadap  penyimpanan  arsip  yang  bernilai  guna  tinggi  atau  arsip  yang  disimpan  permanen  dan penyusutan  arsip  seperti  JRA  (Jadwal  Retensi  Arsip)  rekam  medis  dan  DPA  (Daftar  Pertelaan Arsip),  (3)  belum  adanya  ruangan  khusus  untuk  rak  in  aktif  sehingga  rekam  medis  in  aktif menumpuk di ruangan lain, (4) terbatasnya sarana yang menunjang kegiatan retensi alat scanner dan komputer, dan (5) Kurang efisiennya sistem manual di Rumah Sakit Melania.
Saran  yang  diberikan  penulis  untuk  mengatasi  masalah  tersebut  adalah  yaitu:  (1)  pelaksanaan kegiatan  retensi  rekam  medis  dapat  dioptimalkan  dan  terlaksana  sesuai  kebijakan  dan  pedoman yang diterapkan serta SDM (Sumber Daya Manusia) di instalasi rekam medis diharapkan adanya penambahan  PMIK  yang  bertanggung  jawab  untuk  kegiatan  retensi  dan  sosialisasi  mengenai kearsipan  rekam  medis,  (2)  mengikut  sertakan  petugas filing dalam  pelatihan  atau  seminar tentang  penyimpanan  arsip  yang  bernilai  guna  tinggi  atau  arsip  yang  disimpan  permanen  dan Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  atau  Daftar  Pertelaan  Arsip  (DPA).(3)  mengajukan  penambahan ruangan  untuk  mengefisiensi  rak  rekam  medis  sehingga  rekam  medis  in  aktif  tidak  akan memenuhi ruang penyimpanan lain dan kegiatan retensi bisa berjalan dengan lancer jadi ruangan lain  akan  lebih  efisien,  (4)  mengajukan  alat  baru  atau  meminjam  alat scanner dan  komputer tambahan dari unit IT untuk kegiatan retensi, (5) melakukan RKE ( Rekam Medis Elektronik ) Kata Kunci : Retensi, Rekam Medis, Efisiensi, Rak Penyimpanan

## PENDAHULUAN
Membahas masalah kesehatan, kesehatan adalah  salah  satu  aspek    yang  sangat  penting bagi  kehidupan  manusia,  karena  tanpa  adanya kesehatan yang baik pada manusia, maka akan sulit  untuk  melaksanakan  segala  kegiatannya .
Maka  dari  itu,  perlu  adanya  pelayanan kesehatan seperti rumah sakit guna menunjang segala  aspek  kesehatan  terhadap  manusia. Rumah  sakit  sebagai  penyedia  jasa  kesehatan diharuskan  untuk  selalu  meningkatkan  mutu
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
dan standar kualitas pelayanan kesehatan yang optimal dan mencapai standar kesehatan.
Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.  Untuk tercapainya kegiatan rumah sakit perlunya data administrasi yang lengkap dari rekam medis untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan.
Rekam  medis  menurut  PERMENKES  RI  No. 269/MENKES/PER/III/2008  pada  pasal  1 adalah  “berkas  yang  berisikan  catatan  dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan  lain  yang  telah  di  berikan  kepada pasien.”  Setiap  rumah  sakit  harus  membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun  rekam  medis  rawat  inap.  Rekam medis  juga  berguna  sebagai  bukti  tertulis  atas tindakan-tindakan  pelayanan  terhadap  pasien, juga  mampu  melindungi  kepentingan  hukum bagi  pasien  yang  bersangkutan,  rumah  sakit maupun  dokter  dan  tenaga  kesehatan  lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak  diinginkan  menyangkut  rekam  medis  itu sendiri.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan  RI  Nomor  55  Tahun  2013  Bab  I pasal  1  tentang  penyelenggaraan  pekerjaan perekam  medis,  menyebutkan  bahwa  rekam medis  merupakan  berkas  yang  berisi  catatan dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan  lain  kepada  pasien  pada  fasilitas pelayanan kesehatan. Proses kegiatan penyelenggaraan  rekam  medis  di  mulai  pada saat  diterimanya  pasien  di  suatu  sarana kesehatan dilanjutkan dengan kegiatan. pencatatan  data  medis  oleh  dokter  dan tenaga  kesehatan  lain  yang  memberikan pelayanan  kesehatan  langsung  kepada  pasien, selama  pasien  itu  mendapatkan  pelayanan medis, kemudian dilanjutkan dengan
kembalinya  berkas  rekam  medis  ke  rak penyimpanan.  Seiring  berjalannya  waktu, pasien yang berobat akan memenuhi kapasitas rak  pada  rumah  sakit  tersebut.  Maka diperlukannya proses retensi pada rumah sakit.
Menurut  Departemen  Kesehatan  RI
(2006:98) Retensi atau penyusutan dokumen rekam  medis yaitu  suatu  kegiatan memisahkan antara dokumen rekam
medis yang  masih  aktif  dan  yang  in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan.
Menurut Barthos,2007. Pemusnahan adalah  kegiatan  menghancurkan  secara  fisik arsip yang berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna.
Ruang penyimpanan rekam medis berdasarkan  lama  penyimpanan  ada  dua  jenis yaitu ruang aktif dan ruang inaktif. Ruang aktif digunakan  untuk  menyimpan  rekam  medis yang  masih  aktif  selama  lima  tahun  sejak pasien  terakhir  berobat  ke  rumah  sakit  atau meninggal.  Sedangkan  ruang  penyimpanan inaktif merupakan tempat penyimpanan berkas yang  sudah  habis  masa  aktifnya.  Dengan waktu  penyimpanan  selama  dua  tahun  untuk disimpan. Guna untuk mengefisiensi rak maka rumah sakit harus memenuhi segala kebutuhan ruangan  rekam  medis  dari  segi  rak  maupun ruangan  karna  itu  merupakan  kebutuhan rumah  sakit  untuk  menyimpan  data  pasien tersebut.
Ruang  penyimpanan  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Melania  Bogor  menggunakan sistem  penyimpanan  sentralisasi  dan  terbagi menjadi  dua  ruang  penyimpanan.  Nomor rekam  medis  00.00.00  –  18.60.63  terletak  di ruang  penyimpanan  B,  sedangkan  nomor rekam medis 00.00.64 sampai 18.60.99 dengan seterusnya  terletak  di  ruang  penyimpanan  A. Ruangan  rekam  medis  juga  harus  memadai seperti  ruangan  yang  dilengkapi  dengan  alat penyimpanan yang baik, dan rak penyimpanan yang sesuai dengan volume berkas.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
ISSN 2798-3641 (Online)
Berdasarkan  hasil  observasi  penulis mengenai  kegiatan  retensi  dan  penyimpanan rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Melania  Bogor penulis  menemukan  beberapa  permasalahan yaitu  kurang  optimalnya  kegiatan  retensi karena  petugas  rekam  medis  yang  sudah disibukkan dengan pekerjaan rutinitas keseharian,  kurangnya  pemahaman  petugas filing terhadap  penyimpanan,  Arsip  yang bernilai  guna  tinggi  atau  arsip  yang  disimpan permanen  dan  penyusutan  arsip  seperti  JRA (Jadwal Retensi Arsip) rekam medis dan DPA (Daftar Pertelaan Arsip), kurangnya rak untuk penyimpanan  rekam  medis  inaktif  serta terbatasnya  sarana  yang  menunjang  kegiatan retensi alat scanner dan komputer.
Dari latar belakang masalah di atas maka penulis  tertarik  untuk  mengambil  judul  : “Analisis  Retensi  Rekam  Medis  Guna Menunjang  Efisiensi  Rak  Penyimpanan  Di Rumah Sakit Melania Bogor”

## LANDASAN TEORI
Seiring  berjalannya  waktu,  pasien  yang berobat  akan  memenuhi  kapasitas  rak  pada rumah  sakit  tersebut.  Maka  diperlukannya proses retensi pada rumah sakit.
Menurut Permenkes RI NO.
269/MENKES/PER/III/2008  Retensi  adalah suatu  kegiatan  Rumah  Sakit  yang  dilakukan setiap  5  tahun  sekali  guna  mengefisiensi  rak penyimpanan  dengan  cara  memilah  berkas yang  sudah  tidak  berobat  dalam  jangka  waktu tersebut
Menurut Departmen Kesehatan RI
(2006:98)  Retensi  yaitu  suatu  kegiatan pengurangan  atau  memisahkan  arsip  dari  rak penyimpanan  dari  dokumen  aktif  menjadi inaktif.
Retensi  sangat  diperlukan  ditiap  rumah sakit karna sangat membantu dalam mengefisiensi fasilitas rak di rumah sakit. Menurut Rustianto (2011:22) Rak penyimpanan  adalah  rakitan  dari  berbagai  sub rak  yang  terbuat  dari  papan  kemudian  diberi tiang  untuk  menaruh  atau  menyimpan  berkas yang  disusun  secara vertical dan horizontal . Oleh karena itu ruang penyimpanan
menampung  dokumen  rekam  medis,  apabila rak  penyimpanan  melebihi  daya  tampung maka  diperlukan  perencanaan  atau  pengadaan rak penyimpanan secara efisien
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia efisiensi  merupakan  ketepatan  (usaha,  kerja) dalam menjalankan sesuatu.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui  analisis  retensi  rekam  medis  guna menunjang  efisiensi  rak  penyimpanan  di Rumah Sakit Melania Bogor. Dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan  kuantitatif  dengan  pendekatan deskriptif  .  Teknik  pengumpulan  data  yang digunakan  penulis  yaitu  observasi  dan  studi pustaka yang berkaitan dengan penelitian.
Lokasi  penelitian  dilakukan  di  Rekam Medis  Rumah  Sakit  Melania  Bogor  dengan bertujuan Untuk mengetahui bagaimana retensi  dapat  mengefisiensi  jumlah  kebutuhan rak. Metode pengumpulan data yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  dengan menganalisa kapasitas dan kebutuhan rak yang mendalam yaitu melakukan perhitungan jumlah  pasien  pertahun  dan  melihat  setiap permasalahannya.  Maka  pengumpulan  data yang  dilakukan  berhadapan  langsung  dengan koordinator Rekam Medis dengan menggunakan  data  sampel.  Sampel  adalah sebagian  dari  populasi  yang  mewakili  suatu populasi  (Saryono,  2013)..  Penelitian  retensi rekam  medis  guna  menunjang  efisiensi  rak dilaksanakan  di  Rumah  Sakit  Melania  Bogor menggunakan  sampel  sebanyak  175  rekam medis, dan rekam medis yang belum di retensi sebanyak 151 berkas.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  data  yang  diperoleh  dari kepala  instalasi  rekam  medis  diketahui  bahwa ada 65.000 rekam medis yang belum diretensi dan  rak  penyimpanan  kosong  yaitu  5  rak. Perhitungan retensi rekam medis dilaksanakan dengan  upaya  mengetahui  jumlah  kebutuhan rak  pada  berkas  rekam  medis,    retensi  juga merupakan  salah  satu  upaya  yang  dilakukan
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
oleh  pihak  rumah  sakit  dengan  tujuan mengurangi  penumpukan  rekam  medis  di ruang  penyimpanan.  Hal  ini  dikarenakan jumlah  rekam  medis  yang  akan  terus bertambah dan memenuhi ruang penyimpanan. Penulis  melakukan  penghitungan  kebutuhan rak  lima  tahun  yang  akan  datang  adalah dengan  memperkirakan  jumlah  pasien  pada tahun  2025  yaitu  dicari  menggunakan  rumus kuadrat  terkecil  ( least square )  dengan  tujuan membuat  perbandingan  kebutuhan  jumlah  rak jika  tidak  dilakukan  retensi  dengan  kebuthan jumlah  rak  yang  dibutuhkan  jika  dilakukan retensi. Dengan perhitungan sebagai berikut: Tabel  1  :  Jumlah  Kunjungan  Pasien Baru Rajal, IGD, dan Ranap
Y=a+bx
Keterangan: a = konstanta b= parameter x= variable waktu Y= variabel yang dicari trendnya Tabel 2 : Data Penghitungan Perkiraan Jumlah Pasien Dengan Rumus Kuadrat Terkecil (Least Square)
Sumber : Penulis
Berdasarkan  tabel  di  atas  dapat  digunakan untuk  memperkirakan  jumlah  pasien  baru  tiap tahun  untuk  lima  tahun  mendatang.  Langkah pertama mencari nilai konstanta (a) dan parameter (b) dengan rumus sebagai berikut
Langkah  selanjutnya  yaitu  menghitung perkiraan  jumlah  pasien  baru  setiap  tahun untuk  lima  tahun  kedepan  dengan  rumus kuadrat terkecil sebagai berikut:
a. Tahun 2021 :
= 30.130+ (3.865 × 2) = 37.860 Jadi  jumlah  penambahan  berkas  pasien baru untuk  tahun 2021 diperkirakan sebanyak 37.860 berkas.
b. Tahun 2022 :
= 30.130 + (3.865 × 3) = 41.725 adi jumlah penambahan berkas pasien baru untuk tahun 2022 diperkirakan sebanyak 41.725 berkas.
c. Tahun 2023 :
= 30.130 + (3.865 × 4) = 45.590 Jadi jumlah penambahan berkas pasien baru untuk tahun 2023 diperkirakan sebanyak 45.590 berkas.
d. Tahun 2024 :
= 30.130 + (3.865 × 5) = 49.455 Jadi jumlah penambahan berkas pasien baru untuk tahun 2024 diperkirakan sebanyak 49.455berkas.
e. Tahun 2025 :
= 30.130 + (3.865× 6) = 53.320 Jadi  jumlah  penambahan  berkas  pasien baru  untuk  tahun  2025  diperkirakan  sebanyak 53.320 berkas.
Sehingga  jumlah  penambahan  berkas pada  lima  tahun  mendatang  adalah  227.950 berkas.
Untuk menghitung kebutuhan rak penyimpanan  untuk  lima  tahun  kedepan menggunakan rumus Watson (1992).
Langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu :
1. Ukuran rata-rata ketebalan rekam medis
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Rata-rata tebal berkas
Rata-rata tebal berkas =
=1cm
2. Hitung  jumlah  rekam  medis  per  meter atau  banyaknya  rekam  medis  yang disimpan dalam 1 meter dengan perhitungan sebagai berikut:
Banyaknya berkas/meter = = Banyaknya berkas/meter = 3. Hitung panjang jajaran rekam medis disesuaikan dengan proyeksi lama penyimpanan. Dengan perhitungan sebagai berikut:
Panjang Jajaran =
Panjang Jajaran =
= =11.397,5cm =113,97 m 4. Menghitung  panjang  1  rak  penyimpanan dengan terlebih dahulu mempertimbangkan  bentuk,  besar  dan jumlah  shaft.  Dengan  perhitungannya sebagai berikut :
Panjang 1 rak simpan = panjang rak × ℎ × muka rak
Panjang 1 rak simpan
= 1,7m× 6 shaft × 2 muka rak = 20,4 meter
5. Menentukan jumlah kebutuhan rak
penyimpanan  rekam  medis  pasien  untuk lima  tahun  kedepan  dengan  menggunakan perhitungan sebagai berikut :
Jumlah rak yg dibutuhkan =
Jumlah rak yg dibutuhkan = = 5,8
= 6 rak Jumlah rak yang dibutuhkan  6 rak
Jadi,  kebutuhan  rak  penyimpanan  yang dibutuhkan  untuk  menyimpan  rekam  medis pasien  dalam  jangka  waktu  lima  tahun kedepan di Ruma Sakit Melania Bogor adalah sebanyak 6 rak.
Jumlah penambahan rekam medis selama lima tahun kedepan sebelum dilakukan retensi  adalah  227.950  berkas,  namun  jika retensi  dilakukan  maka  akan  ada  rak penyimpanan kosong yang bisa diisi sebanyak 65.000  berkas.  Sehingga  penambahan  rekam medis yang akan disimpan di rak penyimpanan selama  lima  tahun  ke  depan  menjadi  162.950 berkas  dan  rak  yang  dibutuhkan  selama  lima tahun  kedepan  menjadi  berkurang,  dengan penghitungan sebagai berikut:
a.  Hitung  panjang  jajaran  rekam  medis disesuaikan dengan proyeksi lama
penyimpanan.  Dengan  perhitungan  sebagai berikut:
Panjang Jajaran =
= 81.47 m
b.  Menghitung  panjang  1  rak  penyimpanan dengan  terlebih  dahulu  mempertimbangkan bentuk,  besar  dan  jumlah  shaft.  Dengan perhitungannya sebagai berikut :
Panjang 1 rak simpan = panjang rak × ℎ × muka rak Panjang 1 rak simpan = 1,7 ×
6 shaft × 2 muka rak = 20,4 meter
b. Menentukan  jumlah  kebutuhan  rak penyimpanan  rekam  medis  pasien  untuk lima  tahun  kedepan  dengan  menggunakan perhitungan sebagai berikut :
Jumlah rak yang dibutuhkan =
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
Jumlah rak yang dibutuhkan
= = 3,9=4
Jumlah rak yang dibutuhkan 4 rak
Jadi  kesimpulan  rak  yang  kita  ambil 4 rak untuk bisa retensi ditahun berikutnya. Dengan  demikian  kegiatan  retensi  akan memiliki  gambaran  dalam  perhitungan  rak untuk  tahun  kedepan  dan  masih  bisa memanfaatkan rak kosong yang ada.
Setelah  perhitungan  kebutuhan  rak dilaksanakan,  peneliti  mewancarai    kepala unit rekam medis. Diketahui juga bahwa rak penyimpanan  Ruma  Sakit  Melania  Bogor tidak  efisien,  setelah  kami  menemukan beberapa  masalah  yang  terjadi  saat  retensi rak rekam medis yaitu:
1. Kurangnya  PMIK  yang  telah  disibukan dengan kegiatan operasional sehingga tidak ada waktu luang untuk  melakukan kegiatan retensi secara optimal.
2. Kurangnya  pemahaman  petugas filing terhadap  penyimpanan  arsip  yang  bernilai guna  tinggi  atau  arsip  yang  disimpan permanen dan penyusutan arsip seperti JRA (Jadwal  Retensi  Arsip)  rekam  medis  dan DPA (Daftar Pertelaan Arsip).
3. Belum adanya ruangan khusus untuk rak in aktif  sehingga  rekam  medis  in  aktif menumpuk di ruangan lain.
4. Terbatasnya sarana yang menunjang kegiatan  retensi  alat scanner dan  komputer menjadi  hambatan  dalam  kegiatan  retensi rekam medis sehingga menghambat kegiatan retensi 5. Kurang efisiennya system manual di Rumah Sakit Melania karna kurangnya ruangan dan rak  yang  membuat  pekerjaan  menjadi  tidak efisien
Dalam observasi yang telah dilakukan peneliti mengenai  Analisis  Retensi  Rekam  Medis Guna  Menunjang  Efisiensi  Rak  Penyimpanan di Rumah Sakit Melania,  ada beberapa upaya pemecahan  masalah  yang  telah  dilakukan  di Rumah Sakit Melania Bogor yaitu:
1. Mengoptimalkan  kegiatan  retensi  dengan mengadakan  tambahan  jam  kerja  bagi petugas Rekam Medis
2. Memberikan edukasi kepada petugas filing tentang  penyimpanan  arsip  yang  bernilai guna  tinggi  atau  arsip  yang  disimpan permanen  dan  Jadwal  Retensi  Arsip  atau Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
3. Memberi  himbauan  kepada  atasan  agar memberi ruangan baru kepada divisi rekam medis  agar  penyimpanan  rak  lebih  efisien dan  memanfaatkan  rak  yang  sudah  tidak bisa  digunakan  untuk  menyimpan  rekam medis inaktif
4. Meminjam  alat  scanner  dan  komputer tambahan  dari  unit  IT  untuk  kegiatan retensi
5. Jika  system  manual  sudah  tidak  efisien disarankan  untuk  melaksanakan  system RKE  secara  bertahap  ( Rekam  Medis Elektronik ).

## PENUTUP Kesimpulan
Dari  pembahasan  bab  sebelumnya, maka  dapat  diuraikan  beberapa  kesimpulan sebagai berikut:
1. Permasalahan  dalam  kegiatan  retensi  di Rumah Sakit Melania yaitu kurang optimalnya  kegiatan  retensi  karena  petugas rekam  medis  yang  sudah  disibukan  dengan pekerjaan  rekam  medis  yang  sudah  di sibukan dengan kegiatan operasional sebelumnya, kurangnya pemahaman petugas filing terhadap  penyimpanan  arsip yang  bernilai  guna  tinggi  atau  arsip  yang disimpan  permanen  dan  penyusutan  arsip seperti  JRA  (Jadwal  Retensi  Arsip)  rekam medis dadn DPA ( Daftar Pertelaan Arsip), belum adanya ruangan khusus rekam medis untuk  berkas  in  aktif    dan  terbatasnya sarana yang menunjang kegiatan retensi alat scanner dan  komputer.  Adapun  upaya pemecahan  masalah  yang  telah  dilakukan RS Melania yaitu:
2. Mengoptimalkan  kegiatan  retensi  dengan mengadakan  tambahan  jam  kerja  bagi
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
petugas  rekam  medis  atau  penambahan karyawan khusus untuk melakukan kegiatan retensi sesuai jadwal yang telah ditentukan.
3. Memberikan  edukasi  kepada  petugas filing tentang  penyimpanan  arsip  yang  bernilai guna  tinggi  atau  arsip  yang  disimpan permanen  dan  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA) atau Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
4. Meminjam  alat scanner dan  komputer tambahan dari unit IT untuk kegiatan retensi
5. Melaksanakan  sistem  RKE  ( Rekam  Medis Elektronik ).
Saran Berdasarkan  simpulan  diatas  maka penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. Pelaksanaan  kegiatan  retensi  rekam  medis dapat  dioptimalkan  dan  terlaksana  sesuai kebijakan  dan  pedoman  yang  diterapkan serta  SDM  (Sumber  Daya  Manusia)  di instalasi  rekam  medis  diharapkan  adanya penambahan  petugas  yang  bertanggung jawab untuk kegiatan retensi dan sosialisasi mengenai kearsipan rekam medis.
2. Mengikut  sertakan  petugas filing dalam pelatihan atau seminar tentang penyimpanan  arsip  yang  bernilai  guna tinggi  atau  arsip  yang  disimpan  permanen dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau Daftar
Pertelaan Arsip (DPA).
3. Mengajukan pengadaan ruang penyimpanan inaktif  sehingga  rekam  medis  inaktif  tidak akan  memenuhi  ruang  penyimpanan  aktif dan kegiatan retensi bisa berjalan lancar jadi rak  penyimpanan  rekam  medis  aktif  akan menjadi efisien.
4. Mengajukan  penambahan  sarana  yang menunjang  kegiatan  retensi  yaitu  alat scanner dan  komputer  yang  khusus digunakan untuk kegiatan retensi
5. Jika  sitem  manual  sudah  tidak  efisien disarankan  melakukan  RKE  ( Rekam  Medis
Elektronik ).

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Undang-Undang  RI  No.  44  Tahun  2009 tentang Rumah Sakit .Jakarta [2] PERMENKES RI No. 269/Menkes/Per/III/2008  tentang Rekam
Medis .
[3] Departemen Kesehatan RI, 2006, Pedoman Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia ,
Departemen Kesehatan RI, Jakarta.
[4] Rustiyanto, Eri dan Rahayu, Warih Ambar, 2011, Manajemen Filling Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Kesehatan Permata Indonesia , Yogyakarta. [5] Barthos , Basir, 2007. Manajemen Kearsipan . Jakarta : PT Bumi Aksara [6] Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor 55 Tahun 2013. Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis . Jakarta: Depkes RI
[7] Saryono,  dan  Anggraeni  M.  (2013). Metodologi  Penelitian  Kualitatif  dan Kuantitatif  Dalam  Bidang  Kesehatan .
Yogyakarta: Nuha Medika.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)

## HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN