## PERBAIKAN EFISIENSI GUDANG DENGAN METODE LEAN DAN KAIZEN
(Studi : Gudang PT Sarana Kencana Mulya Divisi Mobile Phone Tangerang Banten)
Rudi Setiawan 1 ,  R Bagus Yosan 2
1,2 Program Studi Teknik Industri, Universitas Mercu Buana, Jakarta, Indonesia Email: rudisetia99@gmail.com; bagus.yosan@mercubuana.ac.id

## Abstrak
Efisiensi  merupakan  perbandingan  sebelum  dan  sesudah  perbaikan  atas  suatu  masalah sehingga didapat penyelesaian yang lebih baik. Proses perbaikan pada penelitian digunakan metode Lean dengan tools VSM ( Value Stream Mapping ), pada tahap ini diuraikan proses kerja dan waktu baku pengeluaran produk di gudang PT SKM sehingga diketahui penyebab keterlambatan pengiriman produk kepada konsumen. Untuk menyelesaikan kekurangan stok produk  digunakan  metode  persediaan  EOQ (Economic  Order  Quantity ).  Proses penyelesaian  permasalahan  kondisi  gudang  tidak  rapi  digunakan  metode Kaizen tools 5S ( Seiri,  Seiton,  Seiso,  Seiketsu  dan  Shitsuke ).  Selain  itu  diterapkan  SOP  ( Standard Operational Procedure ) untuk menyelesaikan permasalahan ketiga yaitu penitipan produk tanpa  tanda  bukti  dan  proses  kerja  staff  terhadap  pembatalan  pengiriman  produk  tanpa adanya tanda  bukti dan SOP. Waktu baku pengeluaran produk sebelum perbaikan sebesar 345.786 second dan setelah perbaikan sebesar 1478 second , persediaan sebelum perbaikan sebesar 230 pcs setelah perbaikan persediaan menjadi 377 pcs.
Kata Kunci: Value Stream Mapping, EOQ , 5S dan SOP

## Abstract
Efficiency  is  a  comparison  of  before  and  after  the  improvement  of  a  problem  to  obtain  a better solution. The process of improving the research used Lean method with VSM (Value Stream Mapping) tools, at this stage described the work process and raw time of product expenditure in the warehouse of PT SKM so that the cause of the delay of delivery of the product to the consumer. To solve the stock shortage of products used inventory method EOQ (Economic Order Quantity). The process of solving the problem of warehouse condition is not neatly used method  of Kaizen tools 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu and Shitsuke). In addition,  SOP  (Standard Operational  Procedure) is  applied to  solve the third  problem of unclaimed products and staff working process on cancellation of product delivery without any evidence and SOP. The standard time of product expenditure prior to repairs amounted to 345,786 second and after repairs of 1478 second, pre-repair inventory of 230 pcs after repair of inventory to 377 pcs.
Keywords: Value Stream Mapping, EOQ , 5S dan SOP

## PENDAHULUAN
Efisiensi  merupakan  suatu  ukuran  dalam  membandingkan  rencana  penggunan masukan  dengan  penggunaan  yang  direalisasikan  atau  perkataan  lain  penggunaan  yang sebenarnya.  Manajemen  pergudangan  merupakan  suatu  ilmu  yang  mengatur  penyimpanan dan  pengeluaran  barang    pada    gudang.    Permasalahan  pertama  pada  penilitian  ini  adalah keterlambatan pengiriman  produk ke konsumen  karena  kekurangan  stok produk dan  harus
menunggu  produk  masuk  dari  suplier.  Permaslahan  kedua  di  gudang  divisi mobile  phone adalah kondisi gudang tidak rapi dan jarak antara status produk satu dengan  yang lain  terlalu berdekatan  sehingga  sering  memicu  terjadinya  percampuran  produk.  Permasalahan  ketiga adalah tidak ada SOP (Standar Operasional Prosedur) sehingga sering terjadinya perselisihan pembagian tugas dan tanggung jawab kerja antara bagian admin sales dengan bagian return terhadap pembatalan pengiriman produk dan bagian divisi elektronik menitipkan produk di gudangdivisi mobile phone untuk dikirim kepada konsumen   tanpa   bukti   surat   penitipan barang.
Metode  yang  digunakan pada  penilitian  ini  adalah Lean dengan tools VSM ( Value Stream  Mapping ) tools ini  untuk  mengidentifikasi  masalah  keterlambatan  pengiriman dilanjutkan dengan metode EOQ ( Economic Order Quantity ). Metode Kaizen dengan tools 5S  untuk  menyelesaikan  permasalahan  kondisi  gudang  berantakan,  PT  Sarana  Kencana Mulya adalah perusahaan yang bergerak dibidang  distributor  produk  elektronik, seperti TV, Kulkas,  Pengeras  Suara,  AC  dan Mobile  Phone .  PT  Sarana  Kencana  Mulya  cabang Tangerang   berlokasi di  Jl  raya serang  km 14  Cikupa  Tangerang  Banten. Perusahaan   ini didirikan pada tanggal 16 Mei 1975 di Kudus, Jawa Tengah.

## TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen  pergudangan  merupakan  suatu  ilmu  yang  mengatur  penyimpanan  dan pengeluaran barang pada gudang (Manajengmenproduksi.com, 2016)

## VSM (Value Stream Mapping)
Value  Stream Mapping adalah  metode  yang menggunakan  gambar dari proses dan mengidentifikasikan dan mengukur waste dalam proses (wahyuni et al, 2014).

## Jumlah Pemesanan Ekonomis (EOQ / Economic Order Quantity)
Model ini digunakan untuk menemukan jumlah pesanan yang ekonomis, yaitu jumlah pesanan yang memenuhi total biaya persediaan minimal dengan mempertimbangkan biaya pemesanan dan penyimpanan, sehingga diharapkan tidak akan  ada  kekurangan persediaan (Ristono, 2013).

## Kaizen tools 5S
Kaizen adalah suatu filosofi dari jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan (tariecliple.wordpress.com, 2012). Konsep 5S digunakan untuk meningkatkan   produktifitas dengan  cara  melakukan  perbaikan  secara  terus  menerus  pada  suatu  perusahaan (tariecliple.wordpress.com, 2012) .

## SOP (Standard Operational Procedure)
Standar  Operasional  Prosedur  adalah  dokumen    yang  berkaitan  dengan  prosedur yang  dilakukan  secara  kronologis  untuk  menyelesaikan  suatu  pekerjaan  yang  bertujuan untuk   memperoleh   hasil   kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya (kajianpustaka.com, 2016).

## METODE PENELITIAN
Dengan metode lean dengan tools VSM ( Value Stream Mapping ) dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan keterlambatan pengiriman produk ke konsumen. Hasil pengukuran dengan tools VSM  dapat  disajikan  dengan  gambar sebagai berikut
Gambar 1. Waktu Proses pengambilan produk sebelum perbaikan
Dari hasil Gambar 1 diketahui permasalahan yang terdapat pada gudang PT Sarana Kencana  Mulya  divisi mobile  phone adalah  stok  produk  (persediaan)  type  R2506  White habis dan harus menunggu produk masuk dari suplier sampai 4 hari kerja.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Penerapan Perbaikan Dengan Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Simulasi    perbaikan    permasalahan persediaan    yaitu    dengan    metode    EOQ ( Economic  Order  Quantity ).  Hasil  simulasi perhitungan   dengan   metode   EOQ   pada penelitian ini disajikan dalam bentuk tabel1: Tabel 1 Hasil Perhitungan Persediaan Mobile Phone Type R 2506 White di PT SKM Tahun 2016 dengan metode EOQ.
No Data Satuan Nilai 1 Total Biaya Penyimpanan Rp/tahun Rp 797.731.691 2 Total Biaya Pemesanan Rp/1 kali pesan Rp 2.419.402 3 EOQ Unit/pesanan 231 4 Biaya pemesanan per tahun Rp Rp 24.677.901 5 Biaya penyimpanan per tahun Rp Rp 25.523.537
6 Total biaya persediaan bahan baku ( Total Cost ) Rp Rp 1.932.601.438 7 Safety Stock Pcs/bulan 138 8 Frekuensi pemesanan Kali/tahun 11 9 ROP dengan safety stock Pcs 30 10  ROP dengan safety stock Pcs 169

## Penerapan Perbaikan Dengan Tools 5S
Simulasi  penerapan  perbaikan  dengan tools 5S  di  gudang  PT  Sarana  Kencana Mulya divisi mobile phone akan disajikan sebagai berikut
1. Seiri (Ringkas)
Staf gudang harus melakukan tugas sesuai dengan tugasnya masing- masing.
a. Staff Admin gudang

## Sebelum:
1) Melakukan  pengeluaran barang jadi sesuai permintaan konsumen
2) Mengatur pengiriman barang  jadi ke konsumen
3) Memasukan barang  jadi  dari suplier ke rak
4) Mengatur  barang  masuk  dari suplier
5) Melakukan kebersihan gudang
6) Melakukan  pengeluaran  barang return untuk dikirim ke kudus
7) Mengatur pengiriman  barang return untuk dikirim ke kudus

## Sesudah:
1) Melakukan   pengeluaran   barang jadi sesuai permintaan konsumen
2) Mengatur pengiriman barang  jadi ke konsumen
3) Mengatur barang  masuk dari supplier
4) Melakukan kebersihan gudang
5) Melakukan stock  opname per bulan
b. Staff dokumen
Sebelum:
1) Melakukan input data pengiriman barang jadi
2) Menyimpan data pengiriman barang jadi
3) Menyimpan  data  barang  masuk dari supplier
4) Memasukan  barang  masuk  dari suplier ke rak
5) Melakukan kebersihan gudang
6) Menyiapkan   barang   permintaan untuk dikirim ke konsumen

## Sesudah:
1) Melakukan input data pengiriman barang jadi
2) Menyimpan data pengiriman barang jadi
3) Menyimpan data barang masuk dari supplier
4) Menyiapkan peralatan kebersihan
5) Melakukan kebersihan gudang
c. Staff Return
Sebelum:
1) Memindahkan  barang return dari toko/konsumen ke lokasi gudang rusak
2. Seiton (Rapi)
1) Meletakan peralatan atau barang pada tempat yang telah disediakan
2) Meletakan produk handphone sesuai dengan  tipe  dan  warna  dalam  satu lokasi/rak
3) Susun produk handphone sesuai dengan label ke arah depan dan ditumpuk ke arah atas
4) Memisahkan  produk handphone sesuai  dengan  kualifikasi  produk  atau  produk return dipisah dengan produk siap jual dengan jarak minimal 1 meter
5) Membuat area untuk setiap area status produk
3. Seiso (Resik)
1) Membuat jadwal piket kebersihan
2) Membersihkan, merawat, dan memilihara lantai gudang, rak gudang maupun produk handphone
3) Setiap staff  gudang  membersihkan setiap area kerjanya masing-masing
4. Seiketsu (Rawat)
1) Membuat label produk pada rak produk handphone sesuai tipe dan warnanya
2) Menjalankan tugas piket kebersihan sesuai jadwal
3) Melakukan stock opname internal setiap akhir bulan
5. Shitsuke (Rajin)
1) Membiasakan  melakukan  kegiatan  ringkas,  rapi,  resik  dan  rawat  setiap  perode waktu tertentu.
2) Mengembalikan  alat  setelah  pakai  ke  tempatnya  tanpa  menunggu  perintah  dari atasan
3) Mengembalikan  secara  cepat  produk  yang  salah  ambil  ke  raknya  yang  telah disediakan.
4) Membiasakan melakukan kebersihan gudang sebelum dan sesudah bekerja.

## Penerapan Perbaikan dengan SOP
Gambar 2. SOP Batal Kirim Barang Permintaan Konsumen

## Perhitungan Ulang Data  Setelah Perbaikan
Perhitungan ulang data setelah perbaikan digunakan untuk melihat hasil perbandingan sebelum  perbaikan  dan setelah perbaikan sehingga dapat diketahui metode yang digunakan dapat diterima atau tidak dalam menyelesaikan masalah.

## Perhitungan Ulang Data Setelah Perbaikan Dengan Metode EOQ
Berdasarkan  hasil  perhitungan  pada  penerapan  perbaikan  dapat  diketahui  hasil perhitungan  ulang  data  setelah  perbaikan  disajikan  dalam  bentuk  tabel  yaitu  seperti  pada tabel 2.
Tabel 2 . Hasil Perhitungan Ulang Data Setelah Perbaikan Menggunakan Metode EOQ
Perhitungan  Ulang  Data  setelah  Perbaikan  dengan  Metode  Lean  dengan  tools  (Value Stream Mapping)
Dari Tabel  2  hasil perhitungan dengan metode EOQ  dapat  dianalisa  dengan  metode lean, tools VSM dapat digambarkan sebagai berikut :

## Gambar 3. Waktu Proses Pengambilan Produk Setelah Perbaikan

## Permintaan Produk  Jadi  di  PT Sarana Kencana Mulya
Dari  Tabel  1  Data  permintaan  produk  tipe  R 2506  White  selama  satu  tahun  pada tahun 2016 dapat diketahui jumlah permintaan produk paling sedikit pada bulan Mei sebesar 80  pcs  dan  paling  banyak  dibulan  Juni  sebesar  400  pcs.  Dari  hasil  diagram  diketahui permintaan produk mobile phone Polytron type R 2506 White mengalami fluktuatif.

## Persediaan Produk Jadi di PT Sarana Kencana Mulya
Dari  tabel  2  Data  permintaan  produk  type  R  2506  White  selama  satu  tahun  pada tahun 2016 diketahui bahwa persediaan produk mobile phone type R 2506 White tahun 2016 paling sedikit dibulan Maret sebesar 230 pcs   dan persediaan paling banyak pada bulan Juni sebesar 550 pcs. Dari hasil tabel 2penjumlahan antara persediaan produk dengan permintaan produk dapat diketahui pada bulan Maret mengalami kekurangan produk sebesar 107 pcs.
Bulan Sisa Persediaan Barang dari toko Jumlah Pemesanan/ Barang dari suplier Jumlah persediaan Jumlah Permintaan Januari 140 15 0 155 150 Febuari 5 10 231 246 100 Maret 146 231 377 337 April 40 10 231 281 200 Mei 81 17 231 329 80 Juni 249 231 480 400 Juli 80 7 231 318 140 Agustus 178 3 231 412 120 September 292 231 523 171 Oktober 352 231 583 245 November 338 231 569 310 Desember 259 231 490 100 Total 2160 62 2541 4763 2353

## Penerapan  Perbaikan Dengan Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Dari hasil perhitungan penerapan perbaikan dengan metode EOQ ( Economic Order Quantity )  yang disajikan pada tabel 3 diketahui bahwa total biaya penyimanan sebesar  Rp 797.731.691/tahun, Total biaya pemesanan sebesar Rp 2.419.402 perpesan, EOQ sebesar 231 pcs  perpesan,  Biaya  pemesanan  per  tahun  sebesar  Rp  24.677.901,  biaya  penyimpanan pertahun  Rp  25.523.537,  total  biaya  persediaan  bahan  baku  ( Total  Cost )  sebesar  Rp 1.932.601.438, Safety  Stock sebesar  138  pcs/bulan,  Frekuensi  pemesanan  sebanyak  11 kali/tahun, ROP ( ReOrder Point ) tanpa safety stock sebesar 30 pcs/bulan, ROP dengan safety stock sebanyak 169 pcs/bulan.

## KESIMPULAN
Setelah    melakukan    simulasi  perbaikan  dan  perhitungan  ulang  setelah  perbaikan dengan metode EOQ ( Economic Order Quantity ) persediaan produk mobile phone type  R 2506 White  dibulan  maret tahun  2016  sebanyak  377  pcs, safety  stock 138 pcs perbulan, frekuensi pemesanan produk 11 kali pertahun, ROP tanpa safety stock 30 pcs per bulan, ROP dengan safety stock 169  pcs  per bulan  jadi  persediaan  R2506  White  tidak  mengalami kekurangan stok  artinya  pengiriman  produk  ke konsumen tidak mengalami keterlambatan lagi.
Dengan  metode  Kaizen tools 5S  ( seiri,seiton,seiso,seiketsu, dan shitsuke )  setelah melakukan improve atau  perbaikan  dan  perhitungan  ulang  setelah  perbaikan  diketahui kondisi  gudang  lebih  ringkas,  rapi,  resik,  terawat  dan  dilakukan  secara  rutin.  Selain  itu membuat gudang lebih efisien, tepat guna dan produktif.
Berdasarkan  hasil  perhitungan  ulang  penerapan  SOP  ( Standard  Operational Procedure )  pada  sistem  kerja  di  gudang  PT  Sarana  Kencana  Mulya  maka  berhasil menyelesaikan permasalahan  “tumpang tindih tanggung jawab  dan penitipan  barang tanpa bukti surat” sehingga kinerja staff lebih efektif dan terstruktur.

## DAFTAR PUSTAKA
Mohd,  Asaad,  et  al,.  2015.  5s,  Kaizen  and  Organization  Performance:  Examining  the Relationship  and  Level  of  Implementation  Using  Rasch  Model  in  Malaysian Automotive  Company ,  International  Academic  Research  Journal  of  Business  and Technology, Vol.1, No.2, hh. 214-226.
Yosan , R Bagus., Muhammad Kholil, Bethtriza Hanum. 2017 . Implementation Of Inventory Management System (IMS) Case Study On XYZ Online Store Business Unit . Jakarta. Yosan , R Bagus. 2012. Usulan Peningkatan Poduktivitas Dengan Perbaikan Layout – ARD Analysis Pada Dies Manufacturing Division (DMD) PT. Pratama , Jakarta Yosan, R Bagus. 2016. Increasing Productivity with Objective Matrix Method Case Study on Building Maintenance Management PIO PT. XYZ . Jakarta. Ikatrinasari, Zulfa Fitri. 2016. Evaluasi Kapabilitas Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara di Satuan Kerja TNI Angkatan. Performa (2016) Vol. 15, No.1: 59-69
Danfar. 2009. Definisi/Pengertian Efisiensi. Wordpress.com. [Diperoleh 31 Oktober, 2017, dari: https://dansite.wordpress.com/2009/03/28/pengertian-efisiensi/]
Faried, Pradana. 2013. Material Handling (Penanganan Bahan). wordpress.com. [Diperoleh 4  Agustus,  2017,  dari:  https://fariedpradhana.wordpress.com/2  013/09/22/material- handling- penanganan-bahan/]
Guga, Eduina and Musa, Orjola. 2015. INVENTORY MANAGEMENT THROUGH EOQ MODEL A  CASE STUDY OF SHPRESA LTD, ALBANIA, International Journal of Economics, Commerce and Management, Vol. III, No 12, hh. 174-182
M,  Manjunath  et  al.  2014.  Value  Stream Mapping  as  a Tool for  Lean  Implementation: A Case Study. International Jurnal Of  Innovative  Research and  Development, Vol.3, No.2, hh. 477- 481
Reddy,  G  Sahitya.  Lingareddy,  Harsha.  Jagadeeshwar,  K.  2013.  VALUE  STREAM MAPPING  IN  A  MANUFACTURING  INDUSTRY. International  Journal  of Advanced Engineering Technology, Vol.1, No.1, hh. 20-23
Ristono, Agus. 2013. Manajemen Persediaan , Yogyakarta : Graha Ilmu. Sscxonline. 2016. VSM Value Stream Mapping. Leanindonesia.com. [Diperoleh 5 Agustus, 2017, dari : http://www.leanindonesia.com/tag/vsm/]
Stefanus, tian. 2014. Manajemen Pergudangan. wordpress.com. [Diperoleh 4 Agustus, 2017, dari: https://tianstefanus18.files.wordpress.com/2014/06/manlog-7pergudangan.pdf]