## Mengukur Tingkat Kinerja Tata Kelola Teknologi Informasi Di Perguruan Tinggi Menggunakan

## IT Balanced Scorecard
Reni Haerani
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Serang Raya Jln. Raya Cilegon Serang KM. 5 – Taman Drangong Kota Serang
Renihaerani27 @yahoo.com
Abstrak -  Salah  satu  tujuan  utama  tata  kelola  TI  adalah  untuk  menyelaraskan  setiap  proses  bisnis  yang  ada  dengan  teknologi informasi.  Setiap  institusi  perguruan  tinggi    berusaha  memanfaatkan  TI  sebagai  alat  untuk  memenangkan  persaingan  bisnis tersebut.  Agar  TI  dapat  dimanfaatkan  secara  maksimal  dan  mendukung  sistem  yang  ada  di  institusi  perguruan  tinggi, dibutuhkan penilaian kinerja dari TI secara berkala. Salah satu metode untuk melakukan penilaian terhadap kinerja tata kelola TI adalah dengan memanfaatkan IT Balanced Scorecard . Penilaian tata kelola dengan IT Balanced Scorecard diperlukan untuk melihat sejauh mana strategi tersebut terjalin, visi, misi dan tujuan yang ingin dicapai dalam institusi. Meningkatkan kinerja tata kelola  TI  adalah  alasan  utama  untuk  membangun  dan  menerapkan balanced  scorecard tata  kelola  TI.  Dengan balanced scorecard tata  kelola  TI  ,  organisasi  dapat  memberdayakan  jajaran  struktural  mereka,  serta  bisnis  dan  partisipan  TI  dengan memberikan informasi yang diperlukan untuk bertindak dan mencapai perpaduan yang lebih baik antara bisnis dan TI dan pada akhirnya mencapai hasil yang lebih baik. IT Balanced scorecard dapat memainkan peran penting dalam keseluruhan program yang harus tepat untuk meningkatkan tata kelola TI di institusi perguruan tinggi.
Kata Kunci : Tata Kelola TI , Tingkat Kinerja, IT Balanced Scorecard
I. PENDAHULUAN Sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka, keberadaan  suatu  organisasi  yang  mengelola  sistem  dan Teknologi Informasi mutlak diperlukan. Unit ini akan menjadi penggerak  utama  pemanfaatan  Teknologi  Informasi  dan sekaligus  sebagai  penentu  kebijakan  dan  perencanaan, pengadaan,  pengelolaan,  dan  pengevaluasian  status  system dan  Teknologi  Informasi.  Beberapa  hal  yang  menjadi  alasan diperlukannya  organisasi  pengelola  sumber  daya  informasi yang baik adalah :
1. Tingkat persaingan usaha yang semakin ketat dan bersifat global  memerlukan  adanya  dukungan  data  dan  informasi yang dapat diandalkan. Informasi akan dipergunakan para pengambil keputusan dan para pelaksana dalam menjalankan bisnisnya.
2. Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  yang  tepat  untuk keperluan  operasional  yang  akan  mampu  menciptakan suatu  penghalang (entry  barrier) bagi  masuknya  pesaing usaha sejenis, terutama institusi pendidikan.
3. Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  yang  tepat  akan membuat  stakeholders  merasa  senang  terhadap  perguruan tinggi ini. Diharapkan dengan adanya layanan jasa dengan Teknologi Informasi yang baik akan mampu menciptakan ‘switching cost’ ,  sehingga  masyarakat  enggan  beralih  ke perguruan tinggi yang lain.
4. Adanya  kenyataan  bahwa  keberadaan  data  yang  tersebar di  beberapa  lokasi,  jenis  sistem  dan  Teknologi  Informasi yang  beragam,  kualifikasi  personil  yang  bermacam-
macam  menimbulkan  permasalahan  tersendiri  dalam penerapan sistem dan Teknologi Informasi.
Berdasarkan  hal  tersebut  diatas  diperlukan  adanya  suatu  tata kelola  TI  yang  baik  untuk  mendukung  kinerja  organisasi pengelola  sistem  dan  Teknologi  Informasi  yang  memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Tingkat kepuasan stakeholder yang tinggi
2. Bersifat efektif terhadap biaya (cost effective)
3. Data terintegrasi dengan baik
4. Proses-proses yang efektif
5. Pelaksanaan  komunikasi  yang  baik  (komunikasi  internal dan  eksternal  organisasi  pengelola  sistem  dan  Teknologi Informasi)
6. Memiliki ukuran-ukuran kinerja yang baik
7. Menerapkan proses Disaster Recovery
8. Biaya-biaya layanan terdokumentasi dengan baik
9. Mampu  membuat  perbandingan (benchmarking) produk dan jasa yang diberikan dengan perguruan tinggi lain yang sekelas.
Tata kelola TI merupakan bagian yang integral dari tata kelola perusahaan  yang  terdiri  dari  kepemimpinan  dan  struktur organisasi  serta  proses-proses,  yang  digunakan  untuk memastikan bahwa TI perusahaan memelihara dan memperluas  strategi  dan  sasaran  perusahaan.  Dalam  hal  ini, tata  kelola  TI  menyediakan  struktur  yang  menghubungkan proses-proses  TI,  sumber  daya  TI,  dan  informasi,  dengan strategi  dan  dan  sasaran  perusahaan.  Disamping  itu,  tata kelola  TI  juga  mengintegrasikan  dan  menginstitusionalkan
praktek-praktek
terbaik dalam perencanaan dan pengorganisasian (planning and organizing) , memperoleh dan mengimplementasikan (acquiring and implementing) , menyediakan  dan  mendukung (delivering  and  supporting) , serta  memonitor  dan  mengevaluasi (monitoring  and evaluating) unjuk  kerja  TI  untuk  memastikan  bahwa informasi  dan  teknologi  yang  terkait  mendukung  sasaran bisnis.
Untuk  mengukur  kinerja  perguruan  tinggi    berkaitan dengan  tata  kelola  IT  dapat  dilakukan  dengan Information Technology Balanced Scorecard (IT Balance Scorecard) yang merupakan  suatu  sistem  manajemen,  pengukuran  dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada pimpinan tentang potret dan pengembangan teknologi informasi diinstitusinya.
IT  Balance  Scorecard memiliki  empat  perspektif diantaranya, corporate  contribution,  customer  orientation, operational  excellence dan future  orientation .  Dengan penerapan IT  Balance  Scorecard kinerja  institusi  Perguruan Tinggi  tidak  hanya  diukur  dari  keuntungan  yang  diperoleh secara  finansial  saja,  sebagaimana  yang  selama  ini  kerap dilakukan,  tapi  juga  mempertimbangkan  proses  internal  serta kepuasan  dan  peningkatan  kinerja  pada  setiap  pegawai. Dengan  demikian  dapat  dipastikan  bahwa  kinerja  yang  baik tidak  hanya  di  masa  sekarang  ini  akan  tetapi  juga  di  masa yang akan datang.
Dengan demikian, mengukur tingkat kinerja tata kelola TI menggunakan IT  Balanced  Scorecard akan  memungkinkan organisasi/institusi  mendapatkan  keuntungan  penuh  dari informasi  yang  dimilikinya,  sehingga  memaksimalkan manfaat, mengkapitalisasi peluang dan mendapatkan keuntungan kompetitif . Tata kelola TI juga mengidentifikasi kelemahan  kontrol  dan  menjamin  adanya  implementasi perbaikan yang dapat terukur secara efektif dan efisien.

## II. METODOLOGI PENELITIAN
Area  utama  yang  menjadi  fokus  Tata  Kelola  Teknologi Informasi :
1. Strategic  Alignment, menghasilkan  arah  strategis  TI  dan penyelarasan  TI  dengan  bisnis  untuk  mendukung pelayanan dan proyek.
2. Value  Delivery, memastikan  bahwa  TI  atau  organisasi bisnis  dirancang  untuk  mengendalikan  secara  penuh keuntungan TI untuk bisnis.
3. Risk  Management, memastikan  bahwa  proses  berjalan dengan seharusnya dan resiko dapat dikelola semestinya.
4. Resource  Management, menghasilkan  arahan  umum dalam pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya TI.
5. Performance Measurement, memantau pengukuran kinerja TI beserta kontribusi TI kedalam bisnis perusahaan.
Sedangkan  menurut  Forrester  terdapat  empat objective yang menentukan  arah  atau  bentuk  tata  kelola  TI.  Setiap objective tersebut  merupakan  bagian  dari  tata  kelola  TI  seperti  pada gambar  2.  Keempat objective itu  terdiri  dari  (1) Accountability (bisa  dipertanggung  jawabkan),  (2)  IT value and  alignment (Nilai-nilai  TI)  (3) Risk  Management
(Pengelolaan  Resiko),  dan  (4) Performance  Measurement (Pengukuran Kinerja). Tata kelola TI bertujuan agar informasi yang  dikelola  bisa  dipertanggungjawabkan,  dan  informasi yang  dihasilkan  benar-benar  memberikan  nilai  tambah  bagi proses bisnis yang ada pada organisasi. Dan resiko yang akan muncul  berhubungan  dengan  TI  bisa  diminimalkan  dan  yang paling  penting  dari  tata  kelola  TI  adalah  bisa  mengukur kinerja  dan  dari  pengimplementasian  teknologi  informasi tersebut.
Penjelasan  dari  setiap  dimensi  /  objective  tersebut  adalah sebagai berikut :
1. IT value and alignment
Salah  satu  tujuan  utama  tata  kelola  TI  adalah  untuk menyesuaikan  setiap  unit  bisnis  dengan  teknologi informasi.  Dengan  membuat  struktur  dan  proses  yang diperlukan  dalam  investasi  teknologi  informasi,  pihak manajemen  dapat  memastikan  bahwa  investasi  teknologi informasi yang dilakukan sesuai dengan strategi bisnis dan sesuai dengan urutan prioritas yang ada. Pada perencanaan ke  depan,  investasi  teknologi  informasi  yang  dilakukan diharapkan  dapat  tepat  waktu,  sesuai  dengan  dana  yang dikeluarkan,  dan  memberikan  nilai  tambah  sesuai  dengan yang  diharapkan.  Peningkatan  nilai  tambah  yang dimaksud  antara  lain  pengurangan  biaya,  peningkatan pendapatan, mempercepat proses kerja, dan lain-lain.
2. Risk Management
Manajemen  risiko  pada  teknologi  informasi  merupakan hal yang sangat penting . Risiko yang biasa dihadapi pada teknologi  informasi  antara  lain  risiko  keamanan  yang timbul  dari  serangan  hacker,  risiko  privasi  yang  timbul dari  pencurian  identitas,  pemulihan  dari  bencana, ketahanan system dari pemadaman dan risiko yang terkait dengan  kegagalan  proyek.  Semua  risiko  yang  mungkin dihadapi tersebut harus diantisipasi sehingga ketika risiko tersebut terjadi tidak menyebabkan kerugian yang fatal.
3. Accountability
Tata  kelola  TI  bertujuan  agar  investasi  pada  teknologi informasi dapat dipertanggung jawabkan dan memberikan hasil sesuai yang diharapkan.
4. Performance measurement
Akuntabilitas  dalam  pengelolaan  TI  mensyaratkan  untuk melakukan  penilaian,  biasanya  dengan  menerapkan balanced  scorecard. Balanced  Scorecard TI  terdiri  dari empat perspektif : IT Value , User, Operational Excellent, dan Future  Orientation. Dua  dari  perspektif  ini  memuat pengukuran untuk dua tujuan utama tata kelola : IT Value dan manajemen risiko. Perspektif IT value berisi langkah- langkah spesifik untuk kesalarasan TI/bisnis dan IT value . Sedangkan  perspektif Operational  Excellence berisi langkah-langkah spesifik untuk mengelola risiko TI.
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengukuran  kinerja  dilakukan  agar  manajemen  bisa memastikan  seberapa  baik  TI  bisa  memberikan  kontribusi pada  keberlangsungan  proses  bisnis  organisasi.  Pengukuran kinerja TI biasanya didasarkan pada beberapa ukuran yaitu :
a. Indikator Tujuan Kunci (Key Goal Indicator/ KGI)
b. Indikator Kinerja Kunci (Key Performance Indicator/ KPI)
c. Faktor Sukses Kritis (Critical Success Factor/CSF)

## Gambar 1 Contoh Ukuran Kinerja TI pada PO7

## Key Goal Indicator (KGI)
Mendefinisikan  ukuran-ukuran  yang  akan  disampaikan  ke manajemen  apakah  suatu  proses  TI  telah  memenuhi persyaratan  bisnis,  biasanya  ditentukan  dengan  kriteria informasi :
1. Ketersediaan informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung kebutuhan bisnis
2. Tidak  adanya  integritas  dan  risiko-risiko  kerahasiaan informasi
3. Efisiensi biaya proses-proses dan operasional
4. Konfirmasi atas kehandalan, keefektifan dan ketaatan

## Key Performance Indicator (KPI)
Mendefinisikan  ukuran-ukuran  untuk  menerangkan  seberapa baik  proses  TI  dilaksanakan  dan  memungkinkan  tujuan dicapai; merupakan indikator utama yang menentukan apakah tujuan bisa dicapai atau tidak, dan merupakan indikator  yang bagus  untuk  penentuan  kapabilitas,  praktek-praktek  dan keahlian-keahlian.

## Critical Success Factor (CSF)
Merupakan  kondisi-kondisi,  kompetensi  dan  perilaku  yang bersifat kritis terhadap keberhasilan pencpaian tujuan. Contoh :
1. Sensitifitas  terhadap  kenyataan  bahwa  IT  merupakan sesuatu  yang  terintegrasi  dalam  perusahaan  dan  bukan sesuatu yang hanya dianggap sebagai fungsi teknis.
2. Manajemen  yang  memiliki  fokus  dan  informasi  pada pelanggan, pasar dan proses internal
3. Kultur  bisnis  yang  menghasilkan  akuntabilitas, teamwork yang baik, memotivasi dilakukannya business improvement secara berkelanjutan dan perbaikan  terhadap kesalahan.

## Balanced Scorecard
Pengunaan balanced scorecard (BSC) telah menyebar luas sebagai pengukura kinerja dan sistem manajemen. Pendekatan
BSC  telah  diperkenalkan  oleh  Kaplan  dan  Norton  pada tingkat  perusahaan.  Premis  dasar  mereka  adalah  bahwa evaluasi dari suatu perusahaan seharusnya tidak terbatas pada evaluasi  keuangan  tradisional  tetapi  harus  dilengkapi  dengan langkah-langkah  mengenai  kepuasan  pelanggan,  proses internal, pembelajaran dan pertumbuhan.
Hasil  yang  dicapai  dengan  menggunakan  perspektif tambahan ini harus menjamin hasil keuangan masa depan dan mendorong  organisasi  menuju  tujuan  strategis  sambil  tetap menjaga keempat perspektif seimbang.
Untuk  kerangka  pengukuran  keseimbangan  ini,  Kaplan dan  Norton  mengusulkan  struktur  tiga-lapis  untuk  masing- masing empat perspektif : misi, tujuan dan ukuran dari target yang  harus  ditetapkan  dan  inisiatif  yang  akan  diluncurkan untuk mencapai tingkat yang lebih baik (Gambar 2).
Untuk  memanfaatkan scorecard sebagai  alat  manajemen, scorecard harus  ditambahkan  dengan  hubungan  sebab  akibat antara  pengukuran.  Hubungan  ini  digambarkan  melalui  dua jenis  ukuran  :  ukuran  hasil,  dan  faktor  pendorong  kinerja [Grembergen dan Haes, 2005]
Gambar 2 Balanced Scorecard (Sumber : balancedscorecard.org)
Konsep balanced  scorecard kemudian  diterapkan  kepada fungsi  teknologi  informasi  dan  proses-prosesnya.  Untuk  TI sebagai penyedia layanan internal, keempat perspektif generik tersebut  harus  diubah  agar  sesuai  dengan  TI.  Gambar  5 memperlihatkan  perspektif balanced  scorecard umum teknologi informasi untuk departemen TI.
Gambar 3 IT Balanced Scorecard
(Sumber : itgi.org)

## IT Balanced Scorecard
IT  Balanced  Scorecard merupakan  modifikasi  atau penyelarasan  dari Balanced  Scorecard tradisioanl.  Dimana seiring dengan intensifnya penggunaan TI di organisasi, maka unit TI yang mempunyai tugas kebutuhan internal perusahaan harus benar-benar mengimplementasikan sistem dan teknologi  yang  menunjang  pencapaian  strategi  bisnis perusahaan.

## Gambar 4 Penyelarasan Perspektif BSC dan IT BSC

## IV. KESIMPULAN
Balanced  Scorecard tata  kelola  teknologi  informasi diperoleh  dari  gambaran balanced  scorecard teknologi informasi  dan balanced  scorecard bagi  dewan  perusahaan. Tantangannya  adalah  untuk  membangun  sebuah  scorecard yang dapat menangkap kinerja proses TI pengelolaan bersama dengan perbedaan IT BSC dan Board BSC .
Meningkatkan  kinerja  tata  kelola  TI  adalah  alasan  utama untuk  membangun  dan  menerapkan balanced  scorecard tata kelola  teknologi  informasi.  Harus  jelas  bahwa  hanya
mengukur saja tidaklah cukup; scorecard harus diimplementasikan sebagai sistem manajemen.
REFERENSI
[1]    Craig  Symons,  Forrester,  “ÏT  Governance  Framework, Best Practise ”, March 29, 2005
[2]  Gold , R, S. 2003. Building The IT organization balanced scorecard.  I nformation  Systems Control  Journal,  5,  46- 48.
[3]    Gill,  M.  2002 “Corporate  Governance  After  Enron  on World  Com:  Applying  Principles  of  Results-based Governance” .  Proceedings  of  Insight  Conference  on Corporate  Governance,  Calgary,  Synergy  Associates, Inc.
[4]    Grembergen,  W.  V.  and  S.  D.  Haes  ,  2005 “Measuring and  Improving  Information  Technology  Governence through  the  Balanced  Scorecard”. University  Antwerp Management School.
[5]  ITGI, 2005, “Measuring and Demonstrating the Value of IT”, The IT Governance Institute, Rolling Meadows, IL, USA.
[6]    Jogiyanto  dan  Wily  Abdillah,  2011. Sistem  Tata  Kelola Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.
[7]   Keyes, J. 2005. Implementing the IT Balanced Scorecard : Aligning IT with corporate strategy, CRC Press.
[8]  Norton  dan  Kaplan,  2000. The  Strategy  Focused Organization, Boston: Harvard Business School.
[9]  Symons,  C.  2005 “IT  Governance  Framework  “, IT Governance Series, Forrester Research, Inc
.