## PENYUSUNAN  INDEKS KARYA INTELEKTUAL MINANGKABAU DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PADANG PANJANG
Pratiwi Devitasari 1 , Malta Nelisa 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang Email: pratiwids12@gmail.com

## Abstract
The  study  of  this  research  in  about  preparation  a  index  of  Minangkabau intellectual works collection in libraries and archives of Padang Panjang city. The purpose  is  to  describe  about  preparation  a  index  of  Minangkabau  intellectual works collection. This research has been done by a descriptive method by visiting directly to libraries and archives of Padang Panjang city. After the data analyzed, the  conclusion  explains  some  steps  of  preparation  a  index  of  Minangkabau intellectual  works  collection:  (1)  preliminary  observations;  (2)  selecting collections;  (3)  recording  collection  descriptions;  (4)  create  annotations  (5) create keywods; (6) indexing; (7) typing index.
Keywords : index, annotations, Minangkabau

## A. Pendahuluan
Perpustakaan  merupakan  salah  satu  lembaga  yang  berfungsi  sebagai  sarana informasi, edukasi, penelitian dan rekreasi dengan menyediakan koleksi tercetak maupun non  cetak  yang  diberikan  untuk  melayani  masyarakat  dalam  memenuhi  kebutuhan informasi. Masyarakat yang menggunakan jasa perpustakaan disebut dengan pemustaka. Ada  berbagai  jenis  perpustakaan,  salah  satunya  adalah  perpustakaan  umum (public library) .Menurut  Hermawan  (2006:30)  perpustakaan  umum  merupakan  perpustakaan yang  melayani  seluruh  lapisan  masyarakat  tanpa  membedakan  latar  belakang,  status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang  Panjang  merupakan  salah  satu  perpustakaan  umum.  Perpustakaan  ini  memiliki berbagai jenis layanan yang dapat dimanfaatkan oleh pemustakanya salah satunya adalah layanan  Warintek  (Warung  informasi  dan  teknologi).  Layanan  ini  disediakan  oleh  Dinas Perpustakaan  Kota  Padang  Panjang  berupa  penggunaan  komputer  dan  internet  gratis untuk  mempermudah  penelusuran  informasi  yang  dibutuhkan  pemustaka.  Selain  itu, layanan  Warintek  juga  dimanfaatkan  sebagai  sarana  penelusuran  informasi  koleksi berupa  kaset  atau  CD.  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  Panjang  sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya, memiliki koleksi karya intelektual Minangkabau. Koleksi  ini  berasal  dari  Pusat  Dokumentasi  Sastra  (PDS)  H.B.  Jassin  berupa e-book atau buku  elektronik  yang  disimpan  dalam  250  keping  CD.  Koleksi  karya  intelektual
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode September 2018.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Minangkabau ini berjumlah 637 koleksi. Didalamnya terdapat buku koleksi fiksi dan non fiksi.
Koleksi  karya  intelektual Minangkabau  yang  disediakan  oleh  Perpustakaan Daerah Kota  Padang  Panjang  berpotensi  dan  cukup  memadai  dalam  memenuhi  kebutuhan pemustaka  khususnya  berkaitan  dengan  Minangkabausiana  akan  tetapi  secara penyusunannya  masih  belum  rapi  dan  tidak  beraturan  sehingga  proses  temu  kembali informasi  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama.  Pada  penyusunan  koleksi  karya intelektual  Minangkabau,  diurutkan  berdasarkan  nomor  pada  CD  yaitu  1-250.  Urutan nomor pada CD yang disimpan dalam lemari penyimpanan menjadi tidak sesuai atau tidak berurutan setelah dilayankan kepada pemustaka. Selain itu, dalam cover CD tidak terdapat informasi  mengenai  deskripsi  isinya.  Dalam  proses  penelusuran  informasi,  pemustaka hanya bisa melihat daftar judul koleksi yang dibuat oleh salah satu pegawai perpustakaan dalam  bentuk  lembaran  yang  dijilid.  Daftar  judul  tersebut  dibuat  berdasarkan  isi  dari masing-masing  CD.  Untuk  itu  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  memerlukan  alat telusur  yang  bisa  membantu  pustakawan  dan  pemustaka  dalam  mencari  informasi  yang dibutuhkan  dengan  cepat  dan  tepat.    Indeks  merupakan  salah  satu  alat  telusur  atau petunjuk informasi yang dapat digunakan pemustaka dalam menelusuri informasi. Tetapi kenyataannya  pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  Panjang  belum memiliki alat telusur seperti indeks. Maka dari itu, perlu dibuatkan indeks untuk koleksi karya  intelektual  Minangkabau  dengan  tujuan  membantu  pemustaka  dan  pustakawan dalam memudahkan temu kembali informasi.
Indeks merupakan salah satu sarana penelusuran informasi yang dapat membantu pemustaka dalam menelusuri informasi. Sarana penelusuran memuat beberapa informasi yang  diperlukan  untuk  referensi  sehingga  pemustaka  dapat  memperoleh  informasi tertentu dalam bidang kajian tertentu. Menurut Sulistyo-Basuki (2004:163) indeks adalah nama,  subjek,  kata  kunci  atau  topik  lain  yang  disusun  menurut  urutan  tertentu  untuk memudahkan  proses  temu  balik  informasi.  Sedangkan  menurut  Suwarno  (2010:97) indeks  merupakan  daftar  yang  berisi  petunjuk,  lebih  tepatnya  indeks  merupakan  daftar yang sistematis, mengandung istilah atau frasa yang menyatakan nama pengarang, judul, konsep dan sebagainya yang dilengkapi petunjuk ke isi, atau ke lokasi dimana istilah atau frasa tersebut ditemukan. Indeks merupakan sarana penunjukan tempat informasi dapat ditemukan  dan  berupa  daftar  yang  disusun  secara  alfabetis.Indeks  terdiri  dari  beberapa jenis  yaitu  indeks  beranotasi,  indeks  berantai,  indeks  nama  pengarang,  dan  indeks  kata kunci.  Menurut  Lasa  (2009:111)  beberapa  macam  indeks  yaitu:  (a)  indeks  analitik  yaitu indeks  yang  disusun  secara  alfabetis  diletakkan  dibawah  topik  tertentu  yang menunjukkan informasi yang terdapat pada artikel yang disusun dibawah subjek umum; (b)  indeks  beranotasi  yaitu  indeks  yang  memuat  uraian  data  bibliografi  dan  menyajikan uraian  singkat  tentang  isi;  (c)  indeks  berantai  merupakan  indeks  yang  disusun  untuk menghimpun beberapa entri pada catalog berkelas; (d) indeks belakang buku yaitu indeks yang  disusun  secara  abjad;  (e)  indeks  nama  pengarang  yaitu  indeks  yang  disusun berdasarkan abjad nama pengarang; (f) indeks kata kunci (KWIC) merupakan jenis indeks yang  kata  kuncinya  terdapat  pada  judul  dengan  susunan  seperti  aslinya.  Semua  jenis indeks  tersebut  dapat  membantu  pemustaka  dalam  menelusur  informasi  yang  mereka butuhkan.
Adapun  fungsi  indeks  menurut  Lasa  (2009:110)  yaitu  a)  pencapaian  efisiensi;  b) informasi lebih lengkap dan tepat; c) memerinci subjek menjadi unit-unit pengertian yang lebih kecil. Purwono (2010:125) juga menjelaskan secara garis besar bahwa fungsi indeks yaitu:  a)  alat  penelusur  informasi  b)  petunjuk  tentang  data  atau  informasi,  petunjuk tersebut  diperlukan  karena  setiap  data  atau  informasi  tersebut  tidak  mungkin  diketahui oleh setiap orang karena jumlahnya sangat banyak dan setiap hari bertambah; c) indeks dapat  menghubungkan  subjek  atau  cabang-cabang  ilmu  pengetahuan,  indeks  dapat menghubungkan  suatu  penemuan  dengan  penemuan  lainnya;  d)  indeks  merupakan  alat current awarness services; e) indeks merupakan alat seleksi bahan pustaka.
Koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  kota Padang Panjang berupa e-book atau buku elektronik yang disimpan dalam 250 keping CD dengan  koleksi  berjumlah  637  koleksi.  Selama  ini  koleksi  tersebut  tidak  memiliki  alat telusur  yang  dapat  mempermudah  temu  kembali  informasi.  Dalam  proses  penelusuran informasi, pemustaka hanya bisa melihat daftar judul koleksi yang dibuat oleh salah satu pegawai  perpustakaan  dalam  bentuk  lembaran  yang  dijilid.  Sedangkan  koleksi  karya intelektual  Minangkabau  ini  sangat  berpotensi  dalam  pemenuhan  kebutuhan  pemustaka akan  informasi  yang  berkaitan  dengan  Minangkabau.  Selain  dapat  digunakan  sebagai penunjang  proses  pembelajaran  bagi  pemustaka  yang  masih  berada  dalam  jenjang pendidikan  sekolah  maupun  perguruan  tinggi,  koleksi  ini  juga  sangat  berperan  dalam pelestarian budaya Minangkabau sehingga dapat dinikmati oleh generasi mendatang.
Permasalahan  tersebut  dapat  dihindari  jika  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kota  Padang  Panjang  memiliki  alat  telusur  seperti  indeks.  Sehingga  pustakawan  dan pemustaka  dapat  menelusuri  informasi  berkaitan  dengan  koleksi  Minangkabau  dengan mudah,  cepat  dan  tepat.  Oleh  karena  itu,  berdasarkan  uraian  di  atas  maka  tujuan penelitian  ini  adalah  untuk  mendeskripsikan  penyusunanindeks  karya  Intelektual Minangkabau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang.

## B. Metodologi Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penulisan  makalah  tugas  akhir  adalah metode  deskriptif  dengan  teknik  pengumpulan  data  melalui  pengamtan  langsung  ke ruangan  Warintek  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  Panjang  serta pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari sumber-sumber berupa buku, literatur,  dan  bahan  kuliah  yang  berkaitan  dengan  permasalahan  yang  dibahas  dalam makalah ini.
Menurut  Nazir  (2011:54)  tujuan  dari  penelitian  deskriptif  adalah  untuk  membuat deskripsi,  gambaran,  atau  lukisan  secara  sistematis,  faktual,  dan  akurat  mengenai  fakta- fakta,  sifat  serta  hubungan  antar  fenomena  yang  diselidiki. Adapun  tahapan  penyusunan indeks  yaitu:  1)  mengumpulkan  koleksi;  2)  menyeleksi  koleksi  yang  akan  dibuatkan indeks  beranotasinya;  3)    membuat  deskripsi  koleksi;  4)  membuat  anotasi;  5) menentukan  kata  kunci;  6)  menyusun  indeks,  dan  7)  mengetik  indeks.  Penyusunan indeks  karya  intelektual  Minangkabau  disusun  berdasarkan  abjad  terdiri  dari  indeks judul, indeks pengarang, dan dilengkapi dengan indeks kata kunci.
C. Pembahasan
1. Penyusunan Indeks Karya Intelektual Minangkabau

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
A dapun  langkah-langkah  yang  dilakukan  dalam  penyusunan  indeks  yaitu sebagai berikut.

## a) Pengamatan Awal
Pengamatan  awal  dilakukan  dengan  tujuan  untuk  memastikan  mengenai keberadaan  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  disimpan  di  Ruang  Warintek  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  Panjang.  Langkah-langkah  pengamatan dilakukan dengan cara menelusuri semua koleksi karya intelektual Minangkabau yang ada di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  Panjang  yang  akan  dijadikan  sebagai bahan dasar pembuatan indeks. Berdasarkan pengamatan awal, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Kota  Padang  Panjang  memiliki  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  berasal dari koleksi Pusat Dokumentasi Sastra (PDS) H.B. Jassin yang disimpan dalam 250 keping CD.  Koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  dalam  bentuk  CD  disimpan  dalam  sebuah lemari penyimpanan seperti gambar berikut.

## Gambar 1. Penyimpanan koleksi karya intelektual Minangkabau
Penyimpanan CD koleksi karya intelektual seperti gambar diatas disusun berurutan dari  kanan  ke  kiri  berdasarkan  nomor  CD  yaitu  1-250.    Koleksi  karya  intelektual Minangkabau yang berjumlah 250 keping CD tersebut, memuat koleksi berupa buku yang disimpan dalam bentuk file pdf dan gambar. Terdapat koleksi buku-buku yang berkaitan dengan Minangkabau berjumlah 637 koleksi. Koleksi karya intelektual Minangkabau tidak boleh dipinjamkan untuk dibawa pulang tetapi hanya bisa dibaca di tempat menggunakan komputer yang ada di layanan Warintek.

## b) Penyeleksian Koleksi
Tahapann  selanjutnya  yaitu  melakukan  penyeleksian  terhadap  koleksi.  Contoh koleksi karya intelektual Minangkabau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang seperti gambar berikut.

## Gambar 2. Koleksi karya intelektual Minangkabau
Dari gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa koleksi karya intelektual Minangkabau disimpan  dalam  bentuk  CD.  Didalamnya,  terdapat  koleksi  berupa  buku  elektronik  yang disimpan dalam bentuk file pdf. Untuk mengetahui koleksi apa saja yang terdapat dalam 250 CD tersebut dibuka satu persatu dan kemudian dilakukan pendataan koleksi yang ada dalam  semua  CD.  Adapun  langkah-langkah  yang  dilakukan  dalam  penyeleksian  koleksi yaitu:  1)  mengumpulkan  semua  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau.  Pada  tahap  ini, dikumpulkan terlebih dahulu koleksi karya intelektual Minangkabau yang disimpan dalam 250  keping  CD;  2)  melakukan  pencatatan  identitas  koleksi  yaitu  judul  buku,  nama pengarang, tempat terbit, dan tahun terbit.; 3) penyeleksian koleksi yang akan diindeks.
Setelah  melakukan  penyeleksian  secara  langsung,  berikut  ini  adalah  tabel  hasil penyeleksian  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  yang  akan  dibuatkan  indeks beranotasinya.
Tabel 1. Hasil seleksi koleksi karya intelektual Minangkabau
No. Jenis Koleksi Jumlah Fiksi 1. Cerita Rakyat Minangkabau 16 2. Kaba Klasik Minangkabau 17 3. Novel 13 Non Fiksi 4. Agama 13 5. Arsitektur 3 6. Autobiografi 3

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
7. Biografi 13 8. Bahasa 11 9. Kesenian 6 10. Olahraga 3 11. Sastra 24 12. Sejarah 11 13. Sosial 51 Koleksi Referensi 14. Bibliografi 1 15. Ensiklopedia 2 16. Kamus 1 17. Katalog 1 Total 189
Berdasarkan  tabel  diatas  dapat  disimpulkan  bahwa  koleksi  yang  akan  dibuatkan anotasinya  berjumlah  189  koleksi  yang  terdiri  dari  koleksi  fiksi,  non  fiksi  dan  koleksi referensi.  Terdapat  koleksi  yang  tidak  dibuatkan  indeks  beranotasi  yaitu  jenis  koleksi seperti  terbitan  berseri,  karya  ilmiah,  koleksi  berbahasa  asing,  dan  koleksi  yang menggunakan  huruf  Jawi.  Koleksi  terbitan  berseri  tidak  dibuatkan  indeks  beranotasi karena  pada  koleksi  tersebut  terdapat  beberapa  pokok  pembahasan  yang  dimuat  dalam beberapa artikel. Koleksi karya ilmiah memiliki abstrak yang dapat dibaca oleh pemustaka yang berisi ringkasan dan pokok pembahasan pada suatu karya ilmiah. Sedangkan untuk koleksi berbahasa asing dan koleksi yang menggunakan huruf Jawi tidak dibuatkan indeks beranotasi  karena  keterbatasan  dalam  pemahaman  bahasa  asing  dan  tulisan  Jawi. Terdapat  beberapa  tulisan  yang  belum  diterbitkan  secara  resmi.  Koleksi  tersebut  masih berbentuk tulisan tangan. Selain itu, terdapat koleksi yang tidak jelas tulisannya, dan tidak jelas  urutan  halamannya  dan file koleksi  yang  rusak  sehingga  koleksi-koleksi  tersebut tidak dibuatkan indeks beranotasinya.
c) Pencatatan Deskripsi Koleksi Karya Intelektual Minangkabau
Setelah pengumpulan data dan penyeleksian koleksi karya intelektual Minangkabau, proses selanjutnya yaitu membuat deskripsi dari masing-masing koleksi tersebut. Dalam pembuatan  deskripsi  koleksi,  terdapat  beberapa  unsur  penting  yang  harus  diperhatikan yaitu menentukan tajuk entri utama, tahun terbit, judul koleksi, kota terbit dan penerbit. Contoh pembuatan deskripsi koleksi karya intelektual Minangkabau dapat dilihat sebagai berikut.
Nama Pengarang     Tahun terbit              Judul
Hadi, Wisran. 2000. Anggun Nan Tongga: Sandiwara Tiga Babak . Jakarta: Balai Pustaka.
Tempat terbit Penerbit
Penulisan deskripsi koleksi karya intelektual Minangkabau ini menggunakan gaya  penulisan  Modern  Language  Association  (MLA)  karena  dibuat  sangat sederhana  dan  cukup  mudah  bila  dibandingkan  gaya  penulisan  daftar  pustaka lainnya.  Selain  itu,  gaya  MLA  biasa  digunakan  dalam  kutipan  dan  daftar  pustaka dalam  bidang:Seni,  Bahasa  dan  Sastra,  dan  Humanities  yang  meliputi  bidang agama,  pancasila  dan  kewiraan  (kewarganegaraan),  ilmu  sosial  dasar,  ilmu alamiah dasar dan ilmu budaya dasar sesuai dengan bidang koleksi yang ada pada koleksi karya intelektual Minangkabau.

## d) Pembuatan Anotasi
Setelah  membuat  deskripsi  koleksi,  maka  proses  selanjutnya  membuat  anotasi koleksi.  Anotasi  berisikan  gambaran  singkat  mengenai  isi  sebuah  koleksi.  Pembuatan anotasi  bertujuan  untuk  memberikan  gambaran  isi  kepada  pemustaka,  sehingga pemustaka  tidak  perlu  membaca  sebuah  koleksi  secara  keseluruhan.  Anotasi  berisikan catatan  yang  berupa  penjelasan,  dan  uraian  ringkas  mengenai  topik  yang  dibahas  dalam sebuah  koleksi.  Penyertaan  anotasi  dalam  pembuatan  indeks  sangat  berguna  bagi pemustaka dalam memberikan gambaran topik yang dibahas. Contoh pembuatan anotasi koleksi karya intelektual Minangkabau adalah sebagai berikut.
Buku ini berisi naskah drama  dari sebuah cerita atau kaba yang populer di  lingkungan  masyarakat Minangkabau .  Kaba  ini  bercerita  tentang petualangan dan kisah cinta antara Anggun Nan Tongga dan kekasihnya Gondan  Gondoriah.  Anggun  Nan  Tongga  berlayar  meninggalkan kampung  halamannya  di  Kampung  Dalam, Pariaman .  Ia  mencari  tiga orang  pamannya  yang  lama  tidak  kembali  dari  merantau.  Ketika  akan berangkat  Gondan  Gondoriah  meminta  agar  Anggun  Nan  Tongga membawa pulang 120 buah benda, hewan langka dan ajaib.
Dalam  pembuatan  anotasi  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  ini,  dilakukan dengan  cara  membaca  unsur-unsur  penting  yang  dapat  membantu  dalam  mempercepat penelusuran  informasi  mengenai  isi  atau  pokok  pembahasan  pada  buku  seperti  kata pengantar, daftar pustaka, dan membaca kesimpulan yang terdapat pada buku. Terkadang penulis  juga membaca sekilas isi buku agar lebih memahami isi atau pokok pembahasan pada buku tersebut. Setelah membaca, kemudian isi dari suatu koleksi tersebut dianalisis dan disusun menjadi sebuah anotasi.

## e) Pembuatan Kata Kunci
Kata  kunci  bisa  diperoleh  dari  judul  koleksi  atau  membaca  pembahasan  informasi yang  ada  di  koleksi  tersebut.  Kata  kunci  terdiri  dari  satu  kosa  kata  yang  dapat  mewakili keseluruhan  pembahasan  dalam  informasi  yang  disampaikan.  Tujuan  pembuatan  kata kunci  pada  indeks  adalah  untuk  mempermudah  dan  mempercepat  penemuan  informasi. Kata  kunci  yang  dibuat  merupakan  kata  yang  mudah  dipahami  secara  umum.  Contoh menentukan kata kunci adalah sebagai berikut.

## Kata kunci: drama; Anggun Nan Tongga; Pariaman

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Berdasarkan  contoh  diatas,  pembuatan  kata  kunci  melalui  proses  analisis berdasarkan  anotasi  yang  dibuat.    Anggun  Nan  Tongga  merupakan  judul  dari  buku  dan tokoh  utama  pada  cerita.  Drama  merupakan  pokok  pembahasan  buku.  Sedangkan Pariaman adalah tempat asal cerita pada buku tersebut.

## f) Penyusunan Indeks Koleksi Karya Intelektual Minangkabau
Setelah  melakukan  pengamatan,  pengumpulan  dan  penyeleksian,  pencatatan deskripsi,  membuat  anotasi,  dan  membuat  kata  kunci,  langkah  selanjutnya  adalah penyusunan indeks. Indeks yang akan dibuat kali ini adalah berupa indeks tercetak dalam sebuah  media  berbentuk  buku  yang  terdiri  dari  indeks  pengarang,  indeks  judul,    dan indeks kata kunci. Contoh penyusunan adalah sebagai berikut.
1) Indeks pengarang
Anwar, Khaidir Ayub, Asni Jufrizal
2) Indeks judul
Antologi Kebahasaan Ikhwal Ketaktunggalan dala Bahasa Minangkabau
3) Indeks kata kunci adat
drama pariaman
Dari  contoh  diatas  dapat  diperhatikan  bahwa  indeks  dibuat  berupa  daftar  yang disusun  secara  alfabetis  agar  mempermudah  pemustaka  dalam  menemukan  informasi yang dibutuhkan ke dalam buku indeks yang terdiri dari indeks pengarang, indeks judul, dan indeks kata kunci tersebut.

## g) Pengetikan Indeks
Proses  terakhir  dalam  penyusunan  indeks  adalah  pengetikan  indeks.  Indeks  koleksi karya  intelektual  Minangkabau  ini  diketik  menggunakan  komputer.  Dalam  pengetikan indeks,  hal  yang  perlu  diperhatikan  adalah  sebagai  berikut:  a)  judul  koleksi;  b)  nama pengarang yang sudah dibalik; c) kota terbit; d) penerbit; e)  tahun terbit; f) anotasi dan terakhir; g) menentukan kata kunci. Contoh pengetikan indeks adalah sebagai berikut. Nomor urut   Pengarang  Tahun terbit      Judul
Anotasi
Kata kunci
Berdasarkan contoh diatas dapat dijelaskan bahwa nomor urut, merupakan nomor yang  dibuat  untuk  mempermudah  dalam  temu  kembali  informasi.  Dalam  penyusunan indeks beranotasi ini dibuat menggunakan 3 digit angka dimulai dari 001 karena koleksi yang  akan  diindeks  berjumlah  189  koleksi.  Selanjutnya,  dibuat  indeks  yang penyusunannya diawali dengan nama pengarang, tahun terbit, judul koleksi, tempat terbit dan penerbit. Selanjutnya indeks dilengkapi dengan anotasi merupakan gambaran isi dari koleksi  dan  kata  kunci  merupakan  kosa  kata  yang  dapat  mewakili  keseluruhan pembahasan dalam suatu koleksi.

## 2. Kendala dan Upaya dalam Penyusunan Indeks Karya Intelektual Minangkabau
Adapun  kendala  dan  upaya  dalam  penyusunan  indeks  karya  intelektual Minangkabau  koleksi  Pusat  Dokumentasi Sastra  (PDS)  H.B.  Jassin  di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang adalah sebagai berikut.

## a.Koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halamannya
Pada tahapan penyeleksian koleksi yang akan diindeks, penulis menemukan koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halamannyasebanyak 18 koleksi. Ketidakjelasan tulisan kemungkinan  terjadi  pada  kesalahan  dalam  proses  alih  media  koleksi  Minangkabau  ke dalam  bentuk  digital.  Selain  itu,  penulis  menemukan  koleksi  yang  tidak  jelas  urutan

## 001
Hadi,  Wisran.  2000. Anggun  Nan  Tongga:  Sandiwara  Tiga Babak . Jakarta: Balai Pustaka.
Tempat terbit    Penerbit
Buku  ini  berisi  naskah  drama    dari  sebuah  cerita  atau
kaba yang populer di lingkungan masyarakat
Minangkabau . Kaba ini bercerita tentang petualangan dan kisah  cinta  antara  Anggun  Nan  Tongga  dan  kekasihnya
Gondan  Gondoriah.  Anggun  Nan  Tongga  berlayar meninggalkan kampung halamannya di Kampung Dalam, Pariaman . Ia hendak mencari tiga orang pamannya yang lama  tidak  kembali  dari  merantau.  Sewaktu  hendak berangkat Gondan Gondoriah meminta agar Nan Tongga membawa pulang 120 buah benda dan hewan langka dan ajaib.
Kata kunci:  drama; Anggun Nan Tongga; Pariaman

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
halaman  per  halamannya.  Sehingga  kesulitan  dalam  mengetahui  deskripsi  koleksi  dan pembuatan anotasi.
Upaya  yang  hendaknya  dilakukan  pada  permasalahan  adanya  koleksi  yang  tidak jelas  tulisan  dan  urutan  halaman,  dapat  dilakukan  dengan  cara  melakukan  pengulangan proses scan atau alih media koleksi karya intelektual Minangkabau.

## b. File koleksi yang rusak
Dalam  proses  penyeleksian  koleksi,  penulis  menemukan file koleksi  yang  rusak berjumlah  8  koleksi.  Kerusakan  pada  koleksi  digital  yang  disimpan  dalam  bentuk  CD  ini mengakibatkan  koleksi  tidak  dapat  dibaca  melalui  komputer  atau  laptop.  Hal  ini  bisa diartikan  kehilangan  sebuah  koleksi.  Kehilangan  koleksi  merupakan  suatu  kerugian  bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang sebagai pemilik koleksi.
Upaya  yang  hendaknya  dilakukan  pada  permasalahan  kerusakan file koleksi  karya intelektual  Minangkabau,  selain  melakukan  pengulangan  proses  scan  atau  alih  media koleksi,  juga  dibutuhkan  adanya  pembuatan  ketetapan  mengenai  aturan  atau  tata  cara perawatan  dan  pemeliharaan  koleksi.  Hal  ini  dilakukan  agar  terjaganya  koleksi  karya Intelektual  Minangkabau  yang  dimiliki  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang Panjang. Perawatan dan pemeliharaan sangat penting untuk koleksi yang disimpan dalam bentuk digital menggunakan media CD. Terwujudnya koleksi yang dirawat dan dipelihara dengan  baik,  maka  tujuan  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  Panjang sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya dapat terpenuhi.

## D. Simpulan
Berdasarkan  uraian  yang  telah  dijelaskan  sebelumnya,  dapat  disimpulkan  yaitu: Pertama ,  tahapan  dalam  penyusunan  indeks  ini  adalah:  1)  melakukan  pengamatan  awal terhadap karya intelektual Minangkabau disimpan dalam 250 keping CD, memuat koleksi berupa buku elektronik yang disimpan dalam bentuk file pdf dan gambar; 2) menyeleksi koleksi  karya  intelektual  Minangkabau  yang  akan  dibuatkan  indeks  beranotasinya;  3) melakukan  pencatatan  deskripsi  koleksi  karya  intelektual  Minangkabau;  4)  membuat anotasi  dengan  cara  membaca  unsur-unsur  penting  yang  dapat  membantu  dalam mempercepat  penelusuran  informasi  kemudian  dianalisis  dan  disusun  menjadi  sebuah anotasi;  5)  menentukan  kata  kunci  yang  diperoleh  dari  judul  koleksi  atau  membaca pembahasan informasi yang ada di koleksi tersebut; 6) menyusun indeks karya intelektual Minangkabau  tercetak  dalam  sebuah  media  berbentuk  buku  yang  terdiri  dari  indeks beranotasi,  indeks  pengarang,  indeks  judul,  dan  indeks  kata  kunci;  7)  mengetik  indeks koleksi karya intelektual Minangkabau ini diketik menggunakan komputer. Kedua , dalam penyusunan indeks karya intelektual Minangkabau terdapat kendala yang dihadapi yaitu: 1) terdapat koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halamannya dapat diatasi dengan melakukan pengulangan proses scan atau alih media koleksi; 2) adanya file koleksi yang rusak  dapat  diatasi  dengan  melakukan  pengulangan  proses  scan  atau  alih  media  koleksi dan  membuat  ketetapan  mengenai  aturan  atau  tata  cara  perawatan  dan  pemeliharaan koleksi. Perawatan  dan  pemeliharaan  sangat  penting  bagi  koleksi  yang  disimpan dalam bentuk digital menggunakan media CD. Terwujudnya koleksi yang dirawat dan dipelihara dengan baik, maka tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya dapat terpenuhi.
Catatan: Artikel  ini  disusun  berdasarkan  makalah  tugas  akhir  penulis  dengan pembimbing Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum.

## Daftar Rujukan
Lasa, HS. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher. Nazir, Moh. 2011. Metode Penelitian. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia.
Hermawan,  Rachman  dan  Zulfikar  Zen.  2006. Etika  Kepustakawanan:  suatu  pendekatan terhadap kode etik pustakawan Indonesia. Jakarta: SagungSeto.
Sulistyo-Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains.
Suwarno, W. 2010. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan . Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.