## Perancangan Data Warehouse Untuk Sistem Akademik STMIK Kadiri

## Data Warehouse System Design for Academic STMIK Kadiri
Umi Fadilah 1 , Wing Wahyu Winarno 2 , Armadyah Amborowati 3
STMIK AMIKOM Yogyakarta Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta farilah_07@yahoo.co.id 3 , wing@amikom.ac.id 2 , armadyah.a@amikom.ac.id 3

## Abstrak
Data  akademik  merupakan  data  penting  dalam  perguruan  tinggi.  Informasi  mengenai  data akademik di butuhkan oleh pihak manajemen untuk mengetahui kondisinya. Informasi yang tersedia pada database  sistem  informasi  akademik  belum  dimanfaatkan  sebagai  pendukung  pengambilan  keputusan hanya bersifat  transaksional untuk itu perlu  menerapkan suatu  data  warehouse untuk menampung data untuk  diolah  menjadi  informasi  yang  berguna  bagi  manajemen.Penelitian  ini  membahas  masalah perancangan  data  warehouse  serta  mengimplementasikannya.  Sumber  data  yang  digunakan  adalah database  akademik  yang  ada  di  STMIK  Kadiri  dan  data  warehouse  yang  dibangun  berdasarkan  tabel fakta mahasiswa. Metode yang digunakan adalah metode penelitian tindakan yaitu menggunakan action research diantaranya tahap Observe, tahap Reflect, Plan dan Act. Di dalam tahap-tahap tersebut dimulai dari  merencanakan  subyek  data,  merancang  skema  bintang,  merancang  data  warehouse  kemudian  di implementasikan  dengan  cara  Extract,  Transform,  load  membentuk  cube  dan  menyajikan  data  untuk laporan  yang  dibutuhkan  manajemen.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  rancangan  data  warehouse akademik yang sesuai  dengan STMIK Kadiri  dan menghasilkan laporan tentang jumlah  mahasiswa per angkatan,  per  jenis  kelamin  dan  per  kota  asal  mahasiswa.  Data  warehouse  ini  dibangun  dengan  SQL Server 2008 dan penyajian data dengan Excel Powerpivot.
Kata Kunci : Database, Skema Bintang, ETL, Data Warehouse, Powerpivot

## Abstract
Academic  data  is  an  important  data  in  college.  Information  on  academic  data  needed  by management  to  determine  its  condition.  The  information  available  in  the  database  of  academic information system has not been used for decision support transactional only to the need to implement a data  warehouse to  accommodate the data  to  be processed into useful  information  for management.This study addressed the issue of data warehouse design and implement. The data used is academic databases that exist in STMIK Kadiri and data warehouse built on the fact table student. The method used is action research  method  is  to  use  action  research  stages  include  Observe,  Reflect  stage,  Plan  and  Act.  Within these stages starting from plotting the data subject, designing a star schema, designing a data warehouse then be implemented by way of Extract, Transform, load form a cube and present data for management reports  as  required.The  results  of  this  research  is  to  design  a  data  warehouse  appropriate  academic STMIK  Kadiri  and  generate  reports  on  the  number  of  students  per  class,  per  sex  and  per  the  student's home  town.  The  data  warehouse  is  built  with  SQL  Server  2008  and  presenting  data  with  Excel PowerPivot.
Keywords: Database,Star Schema,ETL, DataWarehouse, PowerPivot.

## 1. PENDAHULUAN
Sekolah  Tinggi  Manajemen  Informatika  dan  Komputer  Kadiri  atau  yang  lebih  dikenal dengan  nama  “STMIK Kadiri”  adalah  sekolah  tinggi  yang  telah  memiliki  sistem  informasi akademik namun di sistem tersebut sistem tersebut masih terdapat kekurangan
yakni sistem tersebut tidak terintegrasi didalam satu basisdata. Pengelolaan data akademik yang di gunakan secara online dan manual. Data akademik secara online telah dimiliki oleh STMIK Kadiri  yang terintegrasi  kedalam sebuah database yang dimulai  tahun akademik  2009 dan  tahun  akademik  2015,  sedangkan  data  yang  manual  merupakan  data  yang  sudah  lama berjalan dimulai tahun 2001 sampai tahun 2008, yang tidak di arsipkan dalam sebuah basisdata yang terintegrasi.
Setiap  pengelolaan  tiap  semester  harus  membuat  tabel  sendiri  serta  data  yang  tidak ternormalisasi. Data tersebut sulit untuk diintegrasikan ke dalam sebuah database , sehingga dalam  proses  pengolahan  informasinya  belum  akurat  dan  tepat.  Hal  ini  juga  berdampak  pada penyajian  informasi  ke  pihak toplevel-  management untuk  pengambilan  keputusan  guna meningkatkan  mutu  institusi  dalam  bidang  akademik  menjadi  terhambat.  Oleh  karena  itu,  di institusi  ini  akan  dikembangkan  sebuah data  warehouse yang  mampu    mengintegrasikan  data dan menyimpannya untuk jangka waktu yang lama.
Data  warehouse adalah  koleksi  data  yang  bersifat subjectoriented ,  terintegrasi, time- variant ,  dan non-volatile yang  digunakan  untuk  mendukung  proses  pengambilan  keputusan yang  trategis organisasi [1]. Data yang ada pada perguruan tinggi yang begitu besar dan banyak membutuhkan  alokasi  tempat  penyimpanan  akan  terbantu  dan  menjadi  efisien  dengan  adanya data warehouse [2]. Dengan adanya data warehouse dapat ditangkap seluruh proses bisnis yang ada  dari  mulai  yang  berhadapan  dengan  mahasiswa  sebagai  konsumen,  proses  pengajaran  dan keseluruhan sistem informasi yang ada dalam perguruan tinggi [3]. Penggunaan data warehouse untuk  menunjang  kegiatan  akademik  telah  banyak  dilakukan.  Bagaimana  mengelola  basisdata perguruan  tinggi  yang  baik  menggunakan datawarehouse misalnya  telah  dilakukan  oleh Warnars [4].
Penggunaan data  warehouse lebih  efisien  jika  dibandingkan  dengan  menggunakan OLTP.  Ariana  dan  Sucahyo  mengembangkan data  warehouse untuk  menunjang  kegiatan akademik  di  perguruan  tinggi.  Dengan adanya  data  warehouse ,  proses  penyusunan  laporan menjadi lebih sederhana, karena pengguna bisa melakukan customization report sesuai dengan yang  diinginkan,  sehingga  ada  efisiensi  waktu  dari  yang  sebelumnya  memerlukan  waktu  satu bulan  untuk  membuat  program  baru  atau  satu  minggu  untuk  mengerjakan  secara  manual menjadi hanya satu hari [5].
Paper ini akan membahas perancangan data warehouse untuk sistem akademik di STMIK Kadiri  yang  memiliki  basisdata  yang  belum  terintegrasi  dengan  baik,  dimana  terdapat  dua sistem  informasi  akademik  yang  pengelolaannya  masih  bersifat ad-hoc .Penelitian  ini  mampu menghasilkan  basisdata  yang  terintegrasi  dengan  baik  dan  pelaporan  yang  relatif  lebih  cepat menggunakan SQL Server [8].

## 2. METODE PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  menggunakan  metode  penelitain action  research . Action  research merupakan  penelitian  yang  berfokus  langsung  pada  tindakan  sosial.  Penelitian  tindakan  yaitu penelitian  baik  kualitatif  maupun  kuantitatif.  Penelitian  tindakan  ini  merupakan  metode  yang didasari  pada  tindakan  masyarakat  yang  sering  diselenggarakan  pada  suatu  latar  yang  luas, seperti rumah sakit, pabrik, sekolah dan lain sebagainya[7].

## 2.1.  Metode Pengumpulan Data
Pada penelitian ini dilakukan beberapa metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data  disesuaikan  dengan  jenis  data  yang  akan  dikumpulkan  yaitu  teknik  untuk  pengumpulan data primer dan teknik untuk pengumpulan data sekunder.

## 2.1.1. Data Primer
Pengumpulan  data  primer  pada  penelitian  ini  dilakukan  dengan  metode  observasi  dan wawancara. Adapun pengumpulan data primer pada penelitian ini adalah :
1. Observasi, data yang diperoleh dari penelitian di STMIK Kadiri  adalah :
a. Master Data Mahasiswa.
b. Master Data Mata Kuliah
c. Master Data Dosen
d. Master Data Jadwal Kuliah.
e. Master Data Transaksi Kuliah Mahasiswa
f. Master Data Nilai Mahasiswa
g. Master Data Kelulusan Mahasiswa.
h. Master Data Transaksi Dosen Mengajar
i. Master Data Status Mahasiswa
2. Wawancara, dengan cara bertanya langsung kepada responden.

## 2.1.2. Data Sekunder
Data  sekunder  dalam  penelitian  ini  diperoleh  dari  sumber-sumber  kepustakaan  yang relevan, hasil penelitian  sebelumnya  yang bersifat mutakhir, informasi tentang  teori-teori  yang berhubungan  dengan  pokok  permasalahan  yang  diteliti  serta  data-data  laporan  yang  terjadi  di Prodi STMIK Kadiri yang selama ini terjadi.
2.2.    Metode Analisis Data
Metode analisa data yang digunakan penulis pada penelitian ini menggunakan pemodelan data  multidimensi  atau  sering  disebut Nine  Step  Design  Method .  Proses  analisa  dilakukan terhadap  hasil  tahapan  pengumpulan  data  dengan  pengamatan,  wawancara,  dan  studi  literatur untuk  mendapatkan  spesifikasi  kebutuhan  sistem  yang  akan  dikembangkan.  Sembilan  tahap dalam perancangan database untuk data warehouse , yaitu [8] :
a. Memilih Proses.
b. Menentukan grain atau sumber dari proses bisnis.
c. Mengindentifikasi dan penyesuaian dimensi.
d. Memilih Fakta
e. Menyimpan Perhitungan awal dalam tabel fakta.
f. Melihat kembali tabel dimensi.
g. Memilih durasi database.
h. Menelusuri perubahan dari dimensi.
i. Memutuskan prioritas query dan tipe query, memilih physical design. 2.3.   Alur Penelitian
Untuk mengetahui jalannya penelitian pada gambar dibawah ini :
Gambar 1. Alur Penelitian
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Tahap Perencanaan a)  Analisis Subjek Data
Fungsi bisnis perguruan tinggi di Tunjukkan pada tabel 1.
Kategori Data Detil Jenis Informasi Sumber Database Mahasiswa Promosi dan Pendaftaran SIAK Seleksi dan Calon Mahasiswa SIAK Registrasi dan OBM SIAK Aktifitas Mahasiswa SIAK Pelayanan Informasi SIAK Keuangan Mahasiswa SIAK Perkuliahan Kapasitas Ruangan Pembelajaran SIAK Persentase Kepadatan Ruangan Pembelajaran SIAK Pengajar dan Mata Kuliah yang diampu per Semester SIAK Kategori dan Nama Tiap Mata Kuliah SIAK Kurikulum Pengembangan Kurikulum SIAK Pengembangan Materi SIAK Dosen Rekrutmen Dosen SIAK Aktifitas Dosen SIAK Evaluasi dan Pengembangan Dosen  SIAK Alumni Registrasi Alumni SIAK Layanan Alumni SIAK
Berdasarkan  proses  dan  fungsi  bisnis  tersebut  diatas,  maka  subjek  data  di  sekolah  tinggi terdiri dari : mahasiswa,dosen,perkuliahan,kurikulum,dan  sebagainya, seperti ditunjukkan  pada tabel 2 dibawah ini :

## Kategori Data
Mahasiswa Jadwal Perkuliahan
Rencana Studi
Absensi Kuliah
Matakuliah
Nilai Mahasiswa
Alumni
Dosen
Aktifitas Dosen
Presensi Dosen
Kurikulum
Bahan Kuliah
Laboratorium
Perpustakaan
Kegiatan Mahasiwa
Keuangan Mahasiswa
Keuangan Dosen
Fasilitas Kuliah
Asisten  Dosen
Berdasarkan  subjek  data  diatas  maka  subyek  data  yang  di  perlukan  untuk  pembuatan laporan manajemen ditunjukkan pada tabel 3 dibawah ini :
Kategori Data Kelompok Informasi Mahasiswa Data Pribadi Data Akademik Data Nilai Nilai Nilai Mahasiswa KHS

## Informasi Yang Dibutuhkan
Pihak  pengelola  sekolah  tinggi  membutuhkan  informasi  akademik  untuk  mendukung pengambilan kebijakan strategis dalam upaya untuk meningkatkan kemajuan dan memudahkan melihat data untuk pengisian borang akreditasi yaitu diantaranya:
1. Laporan jumlah mahasiswa per kota, angkatan, per jenis kelamin.
2. Laporan jumlah mahasiswa per status awal masuk, per status pernikahan, dan per status keaktifan mahasiswa.
3. Laporan jumlah mahasiswa per kota per angkatan.
Data  yang  diperlukan  untuk  membangun  data warehouse akademik  bersumber  dari  database akademik  kampus,  tidak  semua  data  yang  ada  pada  database  akademik  digunakan  untuk pembangungan  data warehouse ,  hanya  data  yang  berkaitan  dan  diperlukan  untuk  kebutuhan pembuatan  laporan  yang  diinginkan  manejemen  saja.  Data  akademik  yang  digunakan  sebagai data sumber untuk menampilkan laporan adalah:
1. Tabel mahasiswa.
2. Tabel statusawal.
3. Tabel statusmhsw.
4. Tabel statussipil
b).  Pemodelan Data
Model  data  yang  digunakan  untuk  pemodelan  data  adalah  pendekatan star  schema . Pendekatan  ini  digunakan  karena  rancangan star  schema multidimensi  dapat  memanfaatkan peran  utama  tabel  dimensi  untuk  mendukung  catatan  data  dengan  deskripsi  dan  informasi  lain dengan  entitas  yang  terlibat  [8,  9].  Tabel-tabel  dimensi  yang  membentuk  tabel  fakta  dapat didukung oleh tabel lain yang lebih detail dan membentuk model star . Model star schema juga dikenal  sebagai  DW schema untuk  analisis  multi  dimensional  [10].  dimana  terdapat  satu  tabel fakta dan beberapa tabel dimensi (Gambar 4).

## Gambar 4. Rancangan Skema Bintang
2).  Tahap Tindakan
Pada  tahap  ini  dilakukan  proses  pemindahan  data  dari  sumber  data  ke  dalam  database  data warehouse dengan cara ekstrak,transformation dan load.
Hasil  yang  diperoleh  setelah  data  dilakukkan  pemindahan  dari database di  tunjukkan  pada Gambar 5 dengan melakukkan query : Select * from mahasiswa
Gambar  6.  Hasil query Pemindahan Data
3). Tahap Analisis
Tahap  ini  selanjutnya  adalah  tahap  membentuk cube dengan sql  server supaya  dapat ditransfer  ke  dalam powerpivot  excel untuk  kebutuhan  analisis  datanya  secara  interaktif menggunakan pivottable supaya  menjadi  laporan  yang  bermanfaat  bagi  pihak  manajemen khususnya untuk laporan EPSBED .

## a). Pembuatan nama ANALISIS_STMIK
Gambar 7. Pembuatan Data Source b). Pembuatan Data Source Views
Gambar 8.  Pembuatan Data Source Views c). Pembuatan Cube
Gambar 9. Pembuatan Cube
Gambar 10. Pembuatan Dimensi
4). Tahap Refleksi a.  Penyajian Data
Pada tahap ini cara menyajikan data dengan menggunakan powerpivot excel. Data yang akan ditampilkan adalah sebagai berikut :
Gambar 11. Tampilan Data Mahasiswa
Gambar 12. Laporan Jumlah Mahasiswa Per Angkatan, Per Asal Kota Dan Per Jenis Kelamin.
b.  Penyajian Grafik
Untuk melihat perkembangan jumlah mahasiswa per angkatan, per jenis kelamin dan perkota asal dapat dibuatlah grafik seperti dibawah ini
Grafik 13. Grafik jumlah mahasiswa Per Angkatan, Per Kota Asal dan Per Jenis Kelamin
Pembahasan :
Pada  grafik  diatas  menunjukkan  bahwa  jumlah  mahasiswa  paling  banyak  berasal  dari Kediri dari semua angkatan. Laporan ini akan dimanfaatkan oleh manajemen dalam mengambil keputusan  strategis  seperti  untuk  promosi  dan  kebutuhan  untuk  pelaporan EPSBED STMIK Kadiri.

## 4. KESIMPULAN
Dihasilkan  rancangan  data  warehouse  pada  sekolah  tinggi  melalui  tahapan  menentukan jenis  informasi  yang  akan  ditampilkan,  mengidentifikasi  sumber  data  serta  mentransfer informasi  dari  sumber  data  transaksional  ke  dalam  data warehouse melalui  proses extract , transform dan loading kemudian  dari  data warehouse ditransformasikan  ke  multidimensional data  untuk  keperluan  analisis  dan  menyajikan  informasi  kepada  pengguna  akhir  dilingkungan manajemen tingkat atas.
Tahapan perancangan data warehouse menghasilkan rancangan arsitektur logic dan fisik yang  dapat  digunakan  dalam  pengembangan  PDPT  perguruan  tinggi  yang  membantu  untuk mendukung kebutuhan data EPSBED khususnya yang ada di STMIK Kadiri.

## 5. SARAN
Saran yang diberikan agar dapat memperoleh hasil yang lebih baik dan bermanfaat, yaitu :
1. Pengembangan aplikasi yang telah ada, sehingga data-data dalam jumlah besar terorganisir, terkelompok dan lebih mudah diproses  guna  meningkatkan pelayanan mahasiswa  STMIK Kadiri  secara  keseluruhan.  Perancangan data  warehouse yang  ada  diharapkan  dapat diimplementasikan dan diperluas.
2. Dengan  tersedianya  laporan  dengan pivotable  excel diharapkan  membantu  manejemen dalam mengambil keputusan strategis secara cepat dan mudah. Penelitian ini masih banyak kekurangan data yang disajikan masih sedikit untuk itu perlu dikembangkan lebih lanjut.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Pada  kesempatan  ini  diucapkan  terimakasih  dan  penghargaan  yang  setulus-tulusnya kepada:
1. Kedua  Orang  Tuaq  yang  senantiasa  memanjatkan  do’a  untuk  kesuksesan  anaknya  dan memberikan dorongan semangat hingga tersusunnya Tesis ini.
2. Suami dan Anakq  tercinta, dua orang yang selalu menjadi kekuatan n spiritq ,terima kasih banyak  atas  dukungan  dan  motivasi  kalian  sehingga  tesis  ini  dapat  terselesaikan  dengan baik.
3. Prof.  Dr.  M.  Suyanto,  M.M  selaku  Ketua  STMIK  Amikom  Jogyakarta  yang  selalu memberikan dorongan motivasi kepada mahasiswa.
4. Dr.  Kusrini.,M.Kom  selaku  Direktur  Program  Pascasarjana  STMIK  Amikom  Jogyakarta yang selalu memberikan dorongan motivasi kepada mahasiswa.
5. Dr.  Wing  Wahyu  Winarno,  MAFIS,  Ak  selaku  dosen  pembimbing  I  yang  banyak memberikan arahan dan masukan.
6. Armadyah  Amborowati,  S.Kom.,  M.Eng  selaku  dosen  pembimbing  II  yang  banyak memberikan arahan dan  masukan.
7. Semua  Dosen  Pengajar    di    Program  Pascasarjana  STMIK  AMIKOM  Yogyakarta  terima kasih  banyak  atas  ilmu-ilmu  yang  telah  diberikan  semoga  bisa  bermanfaat  dunia  dan akhirat.
8. Ibu  Tri  Estri  Rahayuningtyas,S.E.,M.M  selaku  ketua  STMIK  Kadiri  yang  telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian di STMIK Kadiri dan memberikan  informasi serta data – data yang dibutuhkan oleh penulis.
9. Bapak  Moch.Imadudin,S.E  selaku  pimpinan  LKP.Terra  Computer  System  Kediri  dan teman2 yang ada di TCSK terima kasih atas dukungannya dan doanya selama ini.
10. Rekan-rekan  sesama  mahasiswa  MTI  seperjuangan  yang  senantiasa  berdiskusi  untuk mencari berbagai solusi, juga disampaikan terimakasih.
11. Ucapan    terimakasih  juga  disampaikan  kepada  pihak-pihak  lain  yang  tidak  dapat disebutkan satu persatu, yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan tesis ini.
Disadari  bahwa  tesis  ini  masih  banyak  kekurangan,  maka  diharapkan  tegur  sapa,  kritik,  dan saran-saran,  dari  berbagai  pihak  sangat  diharapkan.  Akhir  kata,  semoga  tesis  ini  dapat memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya bagi dunia pendidikan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1 ]. Inmon, W. H. 2005. Building the data warehouse . John wiley & sons.
[2 ]. Wikramanayake, G. N., & Goonetillake, J. S. 2009. Managing Very Large Databases and Data Warehousing. Sri Lankan Journal of Librarianship and Information Management , 2 (1). (pp.22-29)
[3 ]. Goldstein,  P.  J.,  &  Katz,  R.  N.  2005.  Academic  analytics:  The  uses  of  management information and technology in higher education. ECAR , (pp. 1-12), December 2005 [4 ]. Warnars, S. (2010). Tata Kelola Database Perguruan Tinggi Yang Optimal Dengan Data Warehouse. TELKOMNIKA ,vol. 8, no. 1, (pp. 25-34) [5 ]. Azimah,  A.,  &  Sucahyo,  Y.  G.  2007.  Implementasi  Data  Warehouse  untuk  Menunjang kegiatan Akademik‟. In Seminar Nasional Sistem dan Informatika 2007 (pp. 270-275).
[6 ]. Amo,  B.  C.,  &  Amo,  W.  C.  2000. Microsoft  SQL  Server  7  OLAP  Developer's  Guide . Hungry Minds, Incorporated.
[7 ]. Hasibuan, Z. A. 2007. Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi. Konsep: Metode Teknik dan Aplikasi, Depok . [8 ]. Henderi, H., & Winarko, E. 2015. Rancangan Sistem Data Warehouse Evaluasi Kinerja. SEMNASTEKNOMEDIA , 3(1), (pp.4.6-13). 6-8 Februari 2015
[9 ]. Rahayu,  G.  P.,  &  Gunawan,  R.  2013.  Penerapan  Slowly  Changing  Dimensions  untuk Mendukung Pembentukan Dimensi Dinamis  Pada Data Warehouse. In Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI), Yogyakarta, (pp. F-33-38) . [10 ]. Ponniah, P. 2001. Data Warehousing fundamentals, John Willey & Sons. Inc, New  York, USA .