p-ISSN : 2460-3562 / e-ISSN : 2620-8989

## Aplikasi Pemberkasan Administrasi Untuk Sidang Terbuka Mahasiswa di Jurusan Informatika Universitas Tanjungpura
Haried Novriando #1
# UniversitasProgram Studi Informatika Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura Jl. Prof. Dr. H. Hadari Nawawi, Kota Pontianak, 78115
1 haried@informatika.untan.ac.id

## Abstrak
Tahapan pengerjaan skripsi/tugas akhir di Program Studi Informatika Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura (UNTAN)  memanfaatkan  aplikasi  berbasis  web  Sistem  Pendukung  Outline  Tugas  Akhir  (SPOTA)  didalamnya ditentukan  kelayakan  topik  skripsi  yang  diajukan.  Setelah  usulan  topik  skripsi  diterima,  tahap  seminar dilanjutkan,  dimana  mahasiswa  melengkapi  berkas  administrasi  secara  manual  menggunakan  kertas.  Ketika meluasnya  Covid-19,  notifikasi  administratif  dibuat  menggunakan  aplikasi  Google  Drive.  Terdapat  masalah dengan file digital yang diunggah oleh siswa ke folder staf administrasi, file tersebut tetap menjadi milik siswa dan dapat dihapus. Staf administrasi melakukan proses salin dan menaruhnya file ke folder tertentu di Drive sehingga siswa tidak dapat menghapusnya. Penelitian ini membuat aplikasi pengarsipan dan persetujuan file berbasis web menggunakan layanan Google Drive API pada akun resmi staf jurusan. File yang diunggah oleh mahasiswa menjadi hak milik staf pengelola jurusan. Pembuatan aplikasi dengan metode waterfall. Tujuannya untuk memudahkan proses pengajuan, persetujuan berkas pemeriksaan melalui aplikasi. Aplikasi diuji dengan menggunakan metode black box untuk fitur utama yaitu proses kirim file dan penerimaan file. Pengujian 1 aplikasi menunjukkan hasil bahwa fungsi utama bekerja dengan lancar.
Kata kunci: Google Drive API, PHPOFFICE/PHPWORD, Jurusan Informatika, Berkas Sidang

## Administrative Document Application for Student Open Session at the Department of Informatics, Tanjungpura University

## Abstract
The process of working on a Final project in the Informatics Study Program, Faculty of Engineering, University of Tanjungpura currently uses the SPOTA web-based application (Final Project Outline Support System) in which the feasibility of the proposed thesis topic is determined. After the proposed thesis topic is accepted, the seminar stage continues, where students complete the physical administrative files. However, since the outbreak of the Covid- 19  pandemic,  administrative  notifications  are  generated  digitally  using  the  Google  Drive  service.  There  is  a problem with digital files uploaded by students to the administration staff folder, these files remain the property of students and can be deleted. Administration staff copies and moves files to a special folder in Drive so students can't delete them. This research develops a web-based file filing and approval application using the Google Drive API service on the official administrative staff account. Thus files uploaded by students become the property of administrative staff. Application development using the waterfall method. The goal is to facilitate the submission process, approval of inspection files through the application. Application testing uses the black box method for the main function, namely the process of uploading files and receiving files. The results of application testing show that the main function works well.
Keywords: Google Drive API, PHPOFFICE/PHPWORD, Department of Informatics, Final project File

## I. P ENDAHULUAN
Skripsi/tugas  akhir  merupakan  tahapan  akhir  penulisan ilmiah  formal  bagi  dalam  studi  program  sarjana  (S1). Demonstrasi  kompetensi  akademik  dilakukan  oleh mahasiswa dalam penelitian yang berkaitan dengan bidang studinya.  Proses  skripsi  bervariasi  oleh  kampus.  Saat  ini proses  pengerjaan  skripsi  di  Program  Studi  (Prodi) Informatika  Fakultas  Teknik  melewati  beberapa  langkah,
diantaranya mahasiswa mengusulkan proposal tugas akhir penelitian, mahasiswa mengumpulkan berkas terkait syarat daftar  sidang,  selanjutnya  pihak  staf  tenaga  kependidikan prodi  Informatika  menyetujui,  mendokumentasikan  dan menetapkan  .  jadwal  dan  ruangan  seminar.  Selain  itu, terjadi  konsultasi  antara  mahasiswa  dengan  dosen pembimbing  dan  penguji,  setelah  itu  dosen  melakukan konfirmasi  proses  pengajuan,  pengecekan  berkas  skripsi dalam  sidang  tersebut.  Namun  karena  keterbatasan
kegiatan  akibat  pandemi  Covid-19,  hal  ini  akan mempengaruhi proses administrasi (pemberkasan dokumen)  dan  penyelenggaraan  seminar  atau  pertemuan. Semula  proses  pengujian  proposal,  lamaran  dan  tesis dilakukan  secara  tatap  muka    atau  offline  (offline  atau offline),  namun  kini  dilakukan  tatap  muka  secara  online (online atau online).  Sebelum  pandemi, beberapa proses tahapan  skripsi    dilakukan  secara  online  memanfaatkan sistem  yang  sudah  dbuat  yaitu  SPOTA  dan  masih digunakan. Aplikasi SPOTA  mengelola penerimaan topik atau  ide  tugas  akhir  sedemikian  rupa  sehingga  terjadi komunikasi secara interaktif antara dosen dan mahasiswa, berupa  diskusi  tanya  jawab,  arahan  atau  saran  terhadap koreksi draf yang diajukan [1]. SPOTA belum mendukung proses  pengaturan  pemberkasan.  Akibat  pandemi  global Covid  yang  membatasi  operasional  [2],  berdampak  pada tahapan pengerjaan skripsi, seperti pengurusan dan validasi skripsi  yang  dilakukan  dengan  menggunakan  aplikasi Google  Drive  sebagai    penyimpanan  [3].  melakukan pengelolaan skripsi serta validasi, kemudian menggunakan aplikasi WhatsApp sebagai alat komunikasi antara bagian tata usaha dan mahasiswa melalui tahapan proses skripsi [4] untuk  mengirimkan  data  file  untuk  diunggah  ke  Google Drive. Namun, menumpuknya file-file ini di Google Drive dengan nama yang tidak biasa dan kepemilikan yang sama antara siswa dan staf administrasi mempersulit departemen administrasi  untuk  mengelola,  memfilter,  dan  menyetujui file.  topik,  aplikasi  berbentuk  web  pada  mahasiswa, fakultas dan badan administrasi untuk melakukan tahapan proses  pengajuan  administrasi  lokakarya  proposal,  rapat kemajuan  dan  sesi  tesis.  Pengarsipan  administratif  terdiri dari  beberapa  dokumen  (file)  yang  memuat  volume penyimpanan  (ruang  penyimpanan)  server,  sehingga Google Drive digunakan sebagai media penyimpanan file, yang dikelola oleh Google melalui  Drive API [5].
Sistem  yang  dibangun  peneliti  memiliki  beberapa penelitian  sebelumnya    antara  lain:  Perancangan  sistem entry  judul  KKP  Web,  TA/TESIS  Universitas  Raharja berbasis Laravel membuat sistem pendataan berbasis Excel berbasis  web  menggunakan  framework  Laravel  [6], berbasis  web  .  Aplikasi  Pengumpulan  File  Tugas Mahasiswa  Menggunakan  Google  Antarmuka  aplikasi Drive, yang menggunakan Google Drive sebagai pembawa data  utama  untuk  pengumpulan  tugas  mahasiswa  [7]  dan mengotomatiskan proses pembuatan referensi dokumentasi metodologi penelitian. program pelatihan yang menggunakan library 1 PHPWORD untuk menulis data ke template dokumen 1 Word berdasarkan variabel kunci yang ditentukan  [8].    Sistem  mengintergrasikan  data-data  yang ada di aplikasi SPOTA seperti data user, data pengiriman, dan  data  kelompok  ahli,  dengan  menggunakan  API  [9]. Dalam  hal  ini,  sistem    memiliki  fungsi  pelacakan pengiriman, validasi pengarsipan, pengawas atau manajemen  tim  uji,  manajemen  pengguna,  melihat  data. daftar  kelompok ahli, kelola jenis presentasi, kelola format sesuai  jenis  pengembalian,  diskusi  proposal  dan  status persetujuan  pengawas  atau  inspektur  untuk  karya  siswa, lalu  kami  mengekspor  protokol  ke  file  Word  dengan mengunduhnya. Sistem dirancang dengan arsitektur client- server  [10],  kemudian  langkah-langkah  metode  waterfall
[11],  kemudian  bahasa  pemrograman 1 PHP  v8,  HTML, JavaScript, sistem menggunakan 1 Framework Laravel v.8 dan Spota. Templat dasbor panel admin yang menggunakan  CSS  Framework    Bootstrap  v5  dan kemudian server database 1 MySQL, tetapi juga menggunakan  pustaka  tambahan 1 PHPWord  dan  pustaka 1 flysystem google-drive.

## II. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi 1 penelitian  adalah  pengumpulan  informasi mencakup  studi  pustaka  dan  wawancara, 1 serta  tahapan penelitian dari 1 awal hingga akhir.
A. Metode 1 Pengumpulan 1 Data
Peneliti menerapkan metode 1 pengumpulan data melalui  identifikasi  masalah  dan  analisis  kebutuhan sebelum mengembangkan sistem pengelolaan berkas yang diusulkan  dan  mengevaluasi  percobaan  melalui  studi literatur  dan 1 wawancara.  Berikut  ini  dijelaskan  metode yang  digunakan  untuk  mengumpulkan  data.  Kebutuhan terhadap  studi  literatur:  Sebuah  studi  di  mana  peneliti pertama  kali  meneliti  berbagai  sumber    yang  berkaitan dengan subjek. Kebutuhan wawancara: Wawancara adalah suatu  teknik  dimana  peneliti  meminta  kelompok  peneliti dan  staf  administrasi  prodi  informatika  Fakultas  Teknik untuk mendapatkan informasi dan data.

## B. Tahapan penelitian
Dalam  penelitian  ini  langkah-langkah  yang  dilakukan peneliti    meliputi  metode 1 pengumpulan  data    kebutuhan fungsional 1 pengguna  dan  sistem,  metode  perancangan sistem  (RAD  Workshop)  hingga  penarikan  kesimpulan. Peranan pengembangan sistem dengan metode RAD dapat dilihat  pada  metode  perancangan  sistem,  dimana  proses tahapan ini diulangi berdasarkan hasil pengumpulan umpan balik  untuk  memenuhi 1 kebutuhan  yang  diinginkan  tim peneliti dan staf bagian administrasi. . Tahapan penelitian ditunjukkan pada Gambar 1 1.

## III. H ASIL DAN 1 P EMBAHASAN .
Hasil 1 dan pembahasan terdiri dari analisis kebutuhan, 1 proses  penelitian  (Lokakarya  RAD)  dan 1 kesimpulan.

## A. Perencanaan Kebutuhan
Berdasarkan 1 hasil  wawancara  yang  dilakukan 1 dengan beberapa pengguna/pemakai (aktor) antara lain mahasiswa, bagian  administrasi  dan  dosen,  kemudian  dilakukan analisis menjadi kebutuhan 1 fungsional yang dapat dilihat pada Tabel 1.

## TABEL I
K EBUTUHAN F UNGSIONAL
No Nama Pengguna
Deskripsi 1 Mahasiswa Bisa Melakukan 1 upload berkas kelengkapan pendaftaran 1 seminar tugas 1 akhir
2 Bagian Administrasi Dapat melakukan persetujuan dokumen  mahasiswa
No Nama Pengguna Deskripsi 3 Dosen Dapat memantau kelengkapan berkas dari mahasiswa bimbingan 4 Admin Aktor pengelola semua data- data 1 sistem
Selain  kebutuhan 1 fungsional  pengguna,  persyaratan fungsional 1 sistem  juga  dperlukan  agar  sistem  dapat terhubung  ke  Google 1 Drive  dan  menghemat  ruang penyimpanan server.

## B. Tahapan Penelitian
Tahapan  penelitian dilakukan sesuai dengan  alur yang ditunjukkan pada Gambar 1

## Gambar 2. Arsitektur sistem
Peneliti  merancang  sistem  berdasarkan  persyaratan fungsional aliran bisnis, menggambarkan 1 arsitektur sistem yang ditunjukkan pada Gambar 2.
Gambar  2  menunjukkan  bahwa  pengguna  dapat mengakses  arsitektur  sistem  yang  dibangun  dari smartphone 1 atau  komputer  yang  menggunakan  Internet sebagai cara utama berkomunikasi 1 dengan Google Drive. Tahap  penelitian  selanjutnya 1 adalah  perancangan  UML, yaitu.  Use  Case, 1 Class  diagram  [12].  Admin  memiliki kegunaan  untuk  mengelola  Jenis  Pengembalian,  Jenis Pengiriman,  Data  Pengguna  Siswa,  Bagian  Administrasi, Fakultas dan Administrator, Grup Pakar, Pengaturan Situs, Profil,  Mengelola  Detail  Pengiriman,  Mengunggah  File Pengiriman,  Mengubah  Status  Persetujuan  Penyetuju. melihat dan mengelola profil.
Gambar 3. Alur proses kirim file ke Google Drive
Gambar  3  menunjukkan  bahwa  saat  mahasiswa mengunggah  file  arsip  ke  sistem,  file  tersebut  disimpan sementara  di  server,  lalu  sistem  memprosesnya  di  latar belakang, mengandalkan Pekerja Antrean, yang mentransfer  file    ke  aplikasi  Google  Drive,  jika  gagal  .  , sistem secara otomatis mengulangi 1 proses tersebut hingga berhasil. Struktur file 1 dan folder yang diunggah ke Google
Drive 1 terlihat sama seperti Gambar 4
Gambar 4 Struktur 1 folder pada Google Drive
Gambar  4  memperlihatkan  bahwa  struktur  folder dipisahkan  berdasarkan  tahun 1 mahasiswa,  dalam  hal  ini folder  mahasiswa  diisi  dengan  penamaan  folder  “NIM  – NAMA”,  dalam  hal  ini  folder  mahasiswa  harus  diisi melalui proposal. dikirim oleh mahasiswa, seperti proposal, sidang hasil dan sidang akhir, dengan format “Nim – Nama – Nama Jenis pengajuan” dan jenis pengajuan diisi dengan file yang didownload oleh mahasiswa  dari  masing-masing folder.  Kajian  dilanjutkan  berdasarkan  perencanaan  yang dilakukan  pada  tahap  implementasi.  Implementasinya menggunakan  bahasa  pemrograman  yaitu  PHP  dengan Laravel  Framework    [13],  MySQL  sebagai  pelaksana database, library 1 nao-pon 1 flysystem-google-drive sebagai penghubung antara sistem dengan Google Drive [14], dan library  PHPWord  .  sebagai  alat    untuk  memasukkan  daa pemberkasan ke dalam dokumen pengolah kata [15]. Dari perancangan 1 use  case  dan  class  diagram  terlihat  bahwa sistem 1 memiliki empat(4) pengguna (user/operator), yaitu. admin,  dosen,  staff  jurusan  dan  mahasiswa.  Setiap pengguna  dapat  masuk  ke  akun  mereka  melalui  halaman login. Setelah 1 login, pengguna dapat melihat menu sesuai dengan 1 fungsinya di sistem. Beberapa hasil 1 implementasi sistem  manajemen  file  penawaran  dan  antarmuka  layar usulan  berkas  sidang  skripsi  dari  hasil  implementasi antarmuka  layar  yang  dibuat  dengan  template  panel manajemen Spota. Dapat dilihat pada gambar 5, 6, 7, 8 dan 9.    peneliti  merancang  sistem,  mengimplementasikan sistem dan melakukan pengujian black box berdasarkan 1 kebutuhan fungsional 1 sistem.

## C. Hasil Aplikasi
Pada hasil aplikasi yang telah dibangun, berikut adalah screenshoot halaman pengajuan berkas administrasi sidang.
1. Antarmuka Halaman Pemberkasan Administrasi Sidang
Pada halaman awal mengumpulkan berkas administrasi sidang,  mahasiswa  perlu  mengupload  berkas  kedalam aplikasi  untuk  pengumpulan  berkas  sebelum  diajukan sidang.  Tampilan  halaman  pemberkasan  administrasi sidang diliat di Gambar 5.
Gambar 5. Tampilan halaman pemberkasan administrasi sidang
2. Antarmuka Halaman Verifikasi Pemberkasan
Administrasi Sidang
Pada  saat  mahasiswa  sudah  melakukan  pembekasan administrasi  sidang,  maka  Staf  TU  akan  melakukan verifikasi berkas mahasiswa yang akan melakukan sidang. halaman  persetujuan  pemberkasan  administrasi  sidang pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan halaman verifikasi pemberkasan administrasi sidang
3. Antarmuka Halaman Pemberkasan
Administrasi Sidang Sudah Disetujui
Setelah mahasiswa mengupload pemberkasan administrasi  sidang,  maka  Staf  TU  akan  memverifikasi berkas  mahasiswa  untuk  diajukan  sidang  dan  status  pada pemberkasan administrasi sidang akan berubah menjadi Ok. Tampilan  halaman  pemberkasan  administrasi  sidang disetujui ditunjukkan Gambar 7.
Gambar  7.  Tampilan  halaman  pemberkasan  administrasi  sidang  sudah disetujui

## 4. Antarmuka Halaman Proses Pengajuan Jadwal Sidang
Setelah  verifikasi  pemberkasan  administrasi  sidang mahasiswa, Staf TU akan menentukan jadwal sidang untuk mahasiswa yang sudah diverifikasi berkas administrasinya. Tampilan  halaman  proses  pengajuan  jadwal  sidang  pada Gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Halaman Proses Pengajuan Jadwal Sidang
5. Antarmuka  Halaman  Sudah  Didapatkannya  Jadwal Sidang
Setelah  Staf  TU  memproses  pengajuan  jadwal  sidang didapatkanlah  jadwal  sidang untuk  mahasiwa  yang  sudah mengajukan administrasi sidang. Tampilan halaman sudah didapatkannya jadwal sidang sesuai pada Gambar 9.
Gambar 9. Tampilan halaman sudah didapatkannya jadwal sidang
6. Antarmuka Halaman Pemberkasan Administrasi Sidang Sudah Diupload di Google Drive Setelah mahasiswa melakukan pemberkasan
administrasi  sidang,  file  yang  diupload  akan  masuk  ke dalam Google  Drive Staf  TU.  Tampilan  halaman pemberkasan  administrasi  sidang  sudah  diupload  seperti pada Gambar 10.
Gambar  10.  Tampilan  halaman  pemberkasan  administrasi  sidang  sudah diupload di google drive

## IV. K ESIMPULAN
Metode waterfall berhasil diterapkan dalam pembuatan aplikasi  usulan  berkas  sidang  skripsi.  Langkah-langkah pada  waterfall  membuat  pembuatan  aplikasi  lebih  mudah karena  tersusun  secara  berurutan.  Hasil 1 pengujian  pada aplikasi dengan metode Black Box terhadap unit eksisting aplikasi  yang  sedang  dibangun  sesuai  dengan  yang diharapkan,  menunjukkan  bahwa  fungsionalitas    aplikasi berjalan  dengan  baik.  Selain  itu,  hasil  pengujian menunjukkan  bahwa  aplikasi  pengelolaan  file  sidang skripsi  yang  telah  selesai  sudah  dapat  memenuhi persyaratan analisis kebutuhan.
D AFTAR P USTAKA
[1] A. B. V. B. Butar, N. Safriadi dan H. Sastypratiwi, “Pengembangan Sistem Pendukung Outline Tugas Akhir (SPOTA) Program Studi Informatika  Universitas  Tanjungpura,”  Jurnal  Sistem  dan Teknologi Informasi (JUSTIN), 2020.
[2] A.  Amalia  dan  N.  Sa'adah,  “DAMPAK  WABAH  COVID-19 TERHADAP KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR DI
INDONESIA,” Jurnal Psikologi, pp. 214-225, 2021. [3] Google, “About
Us,” [Online]. Available: https://www.google.com/intl/in/drive/about.html.
[4] H.  S.  Harahap,  R.  Sovianti,  M.  Madonn  dan  A.  S.  Harahap, “Tampilan  PENGGUNAAN  WHATSAPP  GROUP  SEBAGAI SARANA  KOMUNIKASI  DOSEN  DAN  MAHASISWA DALAM KEGIATAN BIMBINGAN SKRIPSI,”  Jurnal Komunikasi, Masyarakat  dan Keamanan  (KOMASKAM),  vol. 3, pp. 42-64, 2021.
[5] Google, “Introduction to Google Drive API,” [Online]. Available: https://developers.google.com/drive/api/v3/about-sdk.
[6] N.  Cholisoh,  Junaidi  dan  I.  S.  Sari,  “Rancangan  Sistem Penginputan  Judul  Online  KKP,  TA/SKRIPSI  Berbasis  Laravel Pada Universitas Raharja,” 2021.
[7] K. Ibnutama, H. Winata dan M. Hutasuhut, “Web-Based College Student  Assignment  File  Collection  Application  Using  Google Drive  API,”  The  IJICS  (International  Journal of  Informatics and Computer Science), pp. 34 - 40, 2019.
[8] E. I. Safonov, “Automation of the process to prepare a reference on teaching-methodical  documentation  of  an  educational  program,” Yugra State University Bulletin, pp. 115-123, 2021.
[9] M.  Meng,  S.  Steinhardt  dan  A.  Schubert,  “Application programming  interface  documentation:  What  do  software developers  want?,”  Journal  of  Technical  Writing  and Communication, pp. 295-330, 2018.
[10] S. A. Hamid, R. A. Abdulrahman dan D. A. Khamees, “What is Client-Server System: Architecture, Issues and Challenge,” 2020.
[11] S. Saeed, N. Z. Jhanji, M. Naqvi dan M. Humayun, “Analysis of software  development  methodologies,”  International  Journal  of Computing and Digital Systems, pp. 445 - 460, 2019.
[12] R.  S.  Wahono,  “Analisis  dan  Desain  Sistem  dengan  Unified Modeling Language (UML) | RomiSatriaWahono.Net,” 19 05 2020. [Online]. Available: https://romisatriawahono.net/2020/05/19/analisis-dan-desain- sistem-dengan-unified-modeling-language-uml/.
[13] Laravel, “Documentation,” [Online]. Available: https://laravel.com/docs/8.x.
[14] N. Sawada, “Github,” [Online]. Available: https://github.com/nao- pon/flysystem-google-drive.
[15] Troosan, “PHPWord Documentation,” 2021. [Online]. Available: https://phpword.readthedocs.io/en/latest/.
[16] R.  Pressman,  “Software  Engineering  A  practitioner's  approach,” 2010.