## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
16
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License .

## Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Pengarsipan Dokumen Kantor Kecamatan Lais
Kurniati 1
1 Teknik Informatika , Universitas Bina Darma , Palembang, Indonesia Email: 1 kurniati@binadarma.ac.id
Abstrak
Arsip  merupakan  penghubung  antara  organisasi  dengan  organisai  lain  maupun seseorang  dengan  orang  lain  yang  sifatnya  penting  dan  rahasia.  Begitupun  pada Kantor  Kecamatan  Lais  Kabupaten  Musi  Banyuasin  sangat  diharapkan  proses pengelolaan arsip dapat dikelola  dengan baik, cepat, dan mudah. Apabila arsip tidak dikelola  dengan  baik  akan  berdampak  pada  kesulitan  menemukan  informasi  dan kehilangan  data.Hal  tersebut  dapat  menghambat  tahapan  pekerjaan  selanjutnya. Dengan  demikian  dibutuhkan  sebuah    sistem  basis  data  pengarsipan  pada  Kantor Kecamatan Lais menggunakan metode prototype untuk mengelola arsip secara tepat. Dengan  teknik prototyping pengembang  bisa  membuat prototype terlebih  dahulu sebelum  mengembangkan  sistem  yang  sebenarnya.    Sehingga,  pengembang  akan dengan  mudah  mengetahui  kebutuhan  untuk  pengembangan  guna  mendefinisikan objektif  keseluruhan  dari  perangkat  lunak  yang  akan  dibangun  sesui  dengan kebutuhan objek. Sistem yang dibuat juga telah dilakukan pengujian dengan metode black box dan pengujian usability dari 30 responden menyatakan sistem berjalan baik berdasarkan hasil responden dengan rata-rata 89%. Dengan adanya sistem ini sangat diharapkan  dapat  membantu  pekerjaan  pada  kantor  Kecamatan  Lais  dalam  hal pengelolaan arsip secara baik dan tepat.
Kata Kunci: Arsip, Prototype , Black box

## 1. PENDAHULUAN
Sistem informasi memiliki peran penting di setiap instansi di era modern ini. Dimana perkembangannya sangat cepat dalam setiap aspek kehidupan tidak lepas  dari  peran  perangkat  komputer.  Dalam  suatu  organisasi,  arsip merupakan  penghubung  antara  organisasi  dengan  organisai  lain  maupun seseorang  dengan  orang  lain  yang  sifatnya  penting  dan  rahasia.  Terutama

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
pada bagian pengarsipan dikarenakan pengarsipan merupakan ujung tombak dari  sebuah  informasi  yang  sangat  berkualitas  [1].  Dengan  demikian,  arsip harus dikelola dan disimpat secara baik dan aman. Kantor Kecamatan Lais di Kabupaten Musi Banyuasin saat ini masih menggunakan sistem manual dalam proses pengarsipan.
Dimana  mereka  masih  mencatat  menggunakan  buku  arsip,  dan  dokumen arsip  disimpan  didalam  lemari  atau  tempat  pengarsipan  yang  mana  saat  ini tidak  lagi  efektif  dan  efisien  dari  sisi  waktu  dan  tempat  dikarenakanakan dokumen arsip dari waktu kewaktu akan mengalami penambahan.  Sehingga menimbulkan  berbagai  masalah  terkait  dengan  tempat  penyimpanan,  biaya pemeliharaan,  tenaga  pengelola,  fasilitas,  ataupun  faktor  lain  yang  bisa menyebabkan  kerusakan  arsip    [2].  Disamping  itu  akan  menembah  resiko terjadi  kehilangan  data  tercecer,  rusak  bahkan  hilang  jika  terjadi  suatu bencana  seperti  kebakaran  atau  banjir.  Agar  kegiatan  operasional  dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka dibutuhkan sistem pengelolaan dan manajemen yang baik dalam kegiatan pengarsipan [3]. Dimana informasi arsip surat  tersebut  dapat  dipublikasi  dan  dikelola  terlebih  dahulu  untuk menghindari kerancuan dalam pengelolaan informasi arsip surat [4].
Berdasarkan  permasalahan  di  atas,  maka  peneliti  ingin  merancang  sebuah sistem  informasi  pengarsipan  dokumen  berbasis  web  menggunakan  metote prototype yang  sesuai  dengen  kebutuhan  di  kantor  Kecamatan  Lais  di Kabupaten  Musi  Banyuasin.  Dengan  adanya  sistem  informasi  pengarsipan dokumen  berbasis  web  ini  diharapkan  dapat  membantu  kinerja, mempercepat  dalam  proses  pengarsipan  dan  arsip  yang  dimiliki  dapat tersimpan dengan baik dan aman.

## 2. METHODE
Pada penelitian ini penulis menggunakan metode prototype untuk merancang sistem  pengarsipan  dokumen  Kantor  Kecamatan  Lais  di  Kabupaten  Musi Banyuasin. Prototyping merupakan teknik pengembangan sistem yang banyak digunakan  dan  teknik  ini  juga  memberikan  fasilitas  bagi  pengembang  dan pemakai  untuk  saling  berinteraksi  selama  proses  pembuatan,  sehingga pengembang dapat dengan  mudah  memodelkan  perangkat lunak yang akan dibuat  [5]. Prototyping melewati  lima  proses,  yaitu communication , quick

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
plan , quick  design , prototype  contruction dan delivery  &  feedback seperti dijelaskan pada Gambar 1.
Gambar 1. Model Prototyping [6] Proses-proses tersebut dapat dijelaskan seperti dibawah ini:
a. Communication ,  pada  tahapan  ini developer dan  klien  bertemu  dan menentukan  tujuan  umum,  kebutuhan  yang  diinginkan  dan  gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya.
b. Quick Plan, pada tahapan ini perancangan dilakukan cepat dan mewakili semua aspek software yang diketahui, dan  rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype .
c. Modelling  Quick  Design, pada  tahapan  ini  berfokus  pada  representasi aspek software yang bisa dilihat customer/user . Modelling Quick Design cenderung ke pembuatan prototype .
d. Construction of Prototype, membangun kerangka atau rancangan prototype dari software yang akan dibangun.
e. Delivery  &  Feedback, prototype yang  telah  dibuat  oleh developer akan disebarkan  kepada user /klien  untuk  dievaluasi,  kemudian  klien  akan memberikan feedback yang  akan  digunakan  untuk  merevisi  kebutuhan software yang akan dibangun.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah penulis melakukan komunikasi dengan pihak pengelola arsip di Kantor Kecamatan Lais Kabupaten Musi Banyuasin dan beberapa tahap lainnya serta analisis  data  maka  penelitian  ini  bertujuan  menghasilkan  sebuah  sistem pengarsipan  dokumen  yang  dapat  membantu  dalam  pengelolaan  dokumen

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
arsip pada kantor Kecamatan Lais. Sistem ini dirancang untuk memaksimalkan pengelolaan  dokumen  arsip  yang  sebelumnya  masih  menggunakan  metode manual  atau  konvensional.  Sehingga  akan  menciptakan  sebuah  sistem  yang akan  dapat  membantu  pekerjaan  menjadi  efektif  dan  efisien  baik  dari  sisi waktu, tenaga dan media penyimpanan serta yang terpenting adalah dari sisi keamanan data.
Pada  tahap  berikutnya  penulis  melakukan  perancangan  sistem  pengarsipan dokumen  berbasis  web  untuk  kantor  Kecamatan  Lais  Kabupaten  Musi Banyuasin.  Perancangan  sistem  ini  meliputi use  case  diagram dan activity diagram untuk  menjelaskan  aktivitas  yang  terjadi  pada  sistem.  Seperti  yang pada  Gambar  2  , use  case merupakan diagram  yang  bertujuan  untuk menggambarkan  seluruh  aktifitas  yang  dilakukan  oleh  sistem  dari  sudut pandang penggunanya [7].
Gambar 2. Use Case Diagram
Sedangkan  Gambar  3  dan  Gambar  4  menjelaskan activity  diagram yang merupakan  diagram  yang  memperlihatkan  aliran  dari  suatu  aktivitas  ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem [8].

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
20 | Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Pengarsipan .....
Gambar 3. Login Activity Diagram
Gambar 4. Search Activity Diagram
Selanjutnya masuk ketahap desain sistem yang dapat dilihat pada Gambar 5, Gambar  6,  Gambar  7,  Gambar  8,  Gambar  9,  Gambar  10,  Gambar  11  dan Gambar 12.

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Gambar 5. Tampilan Login Sistem Gambar 6. Tampilan Dasboard
Gambar 7.Tampilan Kelola User

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Gambar 8. Tampilan Menu Add Dokumen Gambar 9. Tampilan Menu Upload Dokumen
Gambar 10. Tampilan Menu Download Dokumen

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Gambar 11. Tampilan Menu Edit Dokumen
Gambar 12. Tampilan Menu Delete Dokumen
Tahap  selanjutnya  adalah  tahapan  evaluasi  sistem.  Diamana  peneulias melakukan pengujian menggunakan  uji blackbox dan uji usability . Uji blackbox adalah  metode  pengujian  perangkat  lunak  yang  menganalisis  fungsionalitas perangkat  lunak  dengan  membandingkan  nilai  input  dengan  nilai output [9] Hasil  uji blackbox bertujuan  untuk  melihat  apakah  perancangan  sistem informasi ini dapat diterima seperti yang diterangkan pada Tabel 1.
Tabel 1. Hasil Pengujian Black box No   Modul Test Hasil Yang Diharapkan Kesimpulan 1 Login Memasukkan username dan password yang Masuk  ke  halaman utama Valid

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
24 | Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Pengarsipan .....
benar Memasukkan username dan password yang tidak benar Login gagal dan kembali  ke  halaman utama Valid 2 Menu Kelola user Melakukan  proses kelola user baik berupa add,  edit maupun delete user yang diinginkan Berhasil    melakukan proses add,  edit  dan delete user yang diinginkan Valid 3 Menu Add Dokumen Menambahkan transaksi data terkait dokumen arsip Transaksi  berhasil  di masukkan dan menambah jumlah pada menu add dokumen Valid 4 Menu Upload Dokumen Melakukan  proses download dokumen yang diinginkan Transaksi berhasil melakukan upload dokumen yang diinginkan Valid 5 Menu Download Dokumen Melakukan download dokumen yang diinginkan Transaksi berhasil melakukan proses download dokumen yang diinginkan Valid 6 Menu Edit Dokumen Melakukan perubahan terhadap dokumen Transaksi berhasil melakukan perubahan  dokumen yang diinginkan Valid 7 Menu Delete Dokumen Melakukan penghapusan dokumen Transaksi berhasil melakukan penghapusan dokumen yang diinginkan Uji usability dilakukan  untuk  melihat  pendapat  responden  yang  bertindak sebagai user terhadap sistem monitoring inventaris barang yang telah dibuat dapat  digunakan.  Dalam  pengujian  ini  menggunakan  30  responden  dengan

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
melihat  pendapat  mereka  yang  dilihat  berdasarkan  pertanyaan  yang  telah disediakan  berdasarkan  dimensi learnability,  effectiveness,  memorability, error, dan satisfaction . User akan menilai pengalamannya menggunakan skala likert  1  (sangat  tidak  setuju),  2  (tidak  setuju),  3  (Netral),  4  (setuju)  dan  5 (sangat setuju). Hasil dari kusioner tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 2. Persentase Jawaban Kuesioner Pengujian Usability Pertanyaan Responsi Jumlah Respon den Persenta se SS S N  TS  ST S P1   Semua fungsi dan menu website ini  berjalan dengan baik 12 15  3 - - 30 86% P2 Website ini  mudah dimengerti dan mudah untuk digunakan 16 6 8 - - 30 85 % P3 Website ini  memiliki tampilan yang menarik 12 13  5 - - 30 85% P4 Website ini  membantu dalam pengolahan data 21 7 2 - - 30 93% P5 Website ini dapat mempercepat pekerjaan petugas 24 6 - - - 30 96%
Berdasarkan  hasil  pengujian  Tabel  5  diperoleh  hasil  perhitungan  persentase jawaban  kuesioner  dari  30  responden  terhadap  5  pertanyaan  adalah  86% untuk  pertanyaan website memiliki  fungsi  dan  menu  yang  dapat  berjalan dengan  baik,  85%  untuk  pertanyaan website mudah  dimengerti  dan  mudah untuk  digunakan,  85%  untk  pertanyaan  website  ini  memiliki  tampilan  yang menarik,  93%  terhadap  pertanyaan  keempat  bahwa website ini  membantu dalam  pengolahan  data  dan  96% website ini  dapat  mempercepat  pekerjaan petugas.

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
4. KESIMPULAN
Berdasarkan  dari  pembahasan  penulis  dapat  menarik  kesimpulan  sebagai berikut :
1. Sistem  pengarsipan  dokumen  mampu  memberikan  kemudahan  kepada petugas  dan  admin  kantor  Kecamatan  Lais  dalam  mengelola  dokumen arsip dengan  baik  serta  lebih  mudah  dalam  proses  pencarian  dan keamanan data lebih terjamin .
2. Berdasarkan  hasil  uji blackbox semua  menu  yang  ada  pada  sistem berfungsi dengan baik sesui dengan fungsionalitas menu tersebut.
3. Berdasarkan  hasil  pengujian usability terhadap  30  responden menyatakan  bahwa  secar  keseluruhan  sistem  dapat  diterima  pengguna dengan  sangat  baik,  melalui  indikasi  ratarata  persentase  89%  pada pernyataan  responden  yang  meliputi  fungsi,  menu,  mudah  dimengerti, mudah untuk digunakan, tampilan yang menarik, membantu pengolahan data, dan dapat mempercepat pekerjaan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  S.  Mahmudah  and  dkk,  "Sistem  Informasi  Manajemen  Pengarsipan  Surat Masuk  Dan  Surat  Keluar  (Studi  Kasus  :  Ma  Darul  Ihya  Bogor)," JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA, vol. 3, no. 3, pp. 225-231, 2019.
[2]  M. . D. Irawan and S. A. Simargolang, "Implementasi E-Arsip Pada Program Studi Teknik Informatika," Jurnal Teknologi Informasi, vol. 2, no. 1, pp. 67- 84, 2018.
[3]  R.  A.  Pascapraharastyan  and  dkk,  "Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Manajemen  Arsip  Rumah  Sakit  Bedah  Surabaya  Berbasis  Web," Jurnal Sistem Informasi, vol. 3, no. 1, pp. 139-143, 2014.
[4]  E.  Putra  and  dkk,  "Perancangan  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat Berbasis Web Di Kecamatan XYZ," Jurnal IKRA-ITH Informatika, vol. 4, no.
2, pp. 55-64, 2020.
[5]  T.  A.  Kurniawan  and  Aditia,  "Penerapan  Metode  Prototype  Dalam Pengembangan  Sistem  Untuk  Perancangan  Aplikasi  Web  Jasa  Restorasi

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 2, No. 1, February 2021 e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Pada  PT.  QUANTUM  NUSATAMA," Jurnal  Ilmiah  Fakultas  Teknik  LIMIT’S,
vol. 13, no. 1, pp. 1-8, 2017.
[6]  M. Prabowo, Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, Salatiga: LP2M IAIN Salatiga, 2020.
[7]  L.  Rozana  and  R.  Musfikar,  "Analisis  Dan  Perancangan  Sistem  Informasi Pengarsipan  Surat  Berbasis  Web  Pada  Kantor  Lurah  Desa  Dayah  Tuha,"
Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi, vol. 4, no. 1, pp. 14-20, 2020.
[8]  M. Muslihudin and Oktafianto, Analisi dan  Perancangan  Sistem Informasi Menggunakan  Model  Terstruktur  dan  UML,  Yogyakarta:  ANDI  OFFSET, 2016.
[9] T.S.Jaya, "“Pengujian  Aplikasi dengan  Metode Blackbo x Testing Boundary Value  Analysis  (Studi  Kasus:  Kantor  Digital  Politeknik  Negeri  Lampung),"
Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT, vol. 3, no. 2, p. 45 – 46, 2018.