## Perancangan Sistem Informasi Monitoring dan Reminder

## Piutang Pelanggan Berbasis Web Menggunakan Notifikasi E-mail Studi Kasus PT. Bintang Kanguru
Andri Cahyo Purnomo * 1
Adinda Rizki Sabila 2
Erfino Geza Septadinar 3
1&2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Raharja ,3, Program Studi Sistem Komputer, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Raharja e-mail: * 1 andricahyo@raharja.info , 2 adindasabilarizki@raharja.info , 3 erfino.1994@gmail.com

## Abstrak
PT  Bintang  Kanguru  setiap  hari  melakukan  penjualan  bahan  kepada  pelanggan  yang memesan kepada perusahaan. Sistem monitoring dan reminder piutang pelanggan yang berjalan saat ini  masih  dilakukan  dengan  cara  konvensional  yaitu  sistem  pendataan  piutang  pelanggan  diolah menggunakan  microsoft  excell,  setiap  ada  transaksi  penjualan  maka  bagian purchasing akan mendata  penjualan  di  microsoft  excell  kemudian  memberikan  data  piutang  pelanggan  ke  bagian accounting untuk  di  data.  Sistem reminder piutang  pelanggan  dilakukan  dengan  cara  bagian accounting membuatkan  kontra  bon  sebagai  bukti  tagihan  piutang  pelanggan. Accounting menginformasikan  kepada  kurir  untuk  mengirimkan  kontra  bon  kepada  pelanggan  H-3  sebelum tanggal  jatuh  tempo  pembayaran.  Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih  terdapat  kekurangan diantaranya accounting membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  menginformasikan  tagihan  piutang kepada  pelanggan  karena accounting harus  menginstruksikan  kurir  untuk  mengantar  kontra  bon kepada pelanggan sesuai dengan alamat pelanggan, membutuhkan waktu yang lama untuk membuat laporan  piutang  pelanggan  karena accounting harus  merekap  pembayaran  pelanggan  secara  satu persatu  menggunakan microsoft  excell ,  belum  memiliki  tempat  penyimpanan  data  karena  dokumen piutang  pelanggan  disimpan  dengan  cara  mengarsipkan  dokumen  pada  lemari  arsip.  Untuk mengatasi  permasalahan  yang  terjadi  saat  ini  peneliti  membuat  sistem  monitoring  dan reminder piutang pelanggan  menggunakan notifikasi email. Sistem  dibuat menggunakan bahasa pemograman PHP  dan  database  MySQL.  Metode  penelitian  menggunakan  metode  analisis  PIECES,  metode pengembangan  menggunakan  SDLC,  perancangan  sistem  menggunakan  UML  ( Unified  Modelling Language ) dan pengujian sistem menggunakan blackbox testing . Penelitian ini menghasilkan sistem monitoring dan reminder piutang pelanggan  menggunakan notifikasi email yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum H-3 tanggal jatuh tempo pembayaran.
Kata kunci-- Monitoring, Reminder , Pembayaran, Piutang, Notifikasi Email.

## Abstract
PT  Bintang Kangaroo  every  day  sells  materials to  customers  who  order  from  the  company. The customer receivable monitoring and reminder system that is currently running is still carried out in  the  conventional  way,  namely  the  customer  receivables  data  collection  system  is  processed  using Microsoft Excel, every time there is a sales transaction, the purchasing department will record sales in Microsoft Excel and then provide customer receivables data to the accounting department for data. The  customer  receivables  reminder  system  is  carried  out  by  means  of  the  accounting  department making a counter bill as proof of the customer's receivable bill. The accounting informs the courier to send the counter bill to the customer on H-3 before the due date of payment. The current system still has shortcomings, including accounting takes a long time to inform customers of receivables because accounting  must  instruct  the  courier  to  deliver  the  counter  bill  to  the  customer  according  to  the customer's address, it takes a long time to make a customer receivable report because accounting has to  recap  payments  customers  one  by  one  using  microsoft  excel,  do  not  have  a  data  storage  area because customer receivable documents are stored by filing documents in file cabinets. To overcome
the  problems  that  occur  today,  researchers  create  a  monitoring  system  and  reminder  of  customer receivables using email notifications. The system is made using the PHP programming language and MySQL  database.  The  research  method  uses  the  PIECES  analysis  method,  the  development  method uses  SDLC,  the  system  design  uses  UML  (Unified  Modeling  Language)  and  the  system  testing  uses blackbox  testing.  This  study  resulted  in  a  monitoring  system  and  reminder  of  customer  receivables using email notifications sent to customers before D-3 due date of payment.
Keywords-- Monitoring, Reminder, Payment, Accounts Receivable, Email Notification.

## 1. PENDAHULUAN
PT  Bintang  Kanguru  merupakan  suatu  perusahaan  manufaktur  yang  bergerak  pada bidang  tekstil  dan  garmen  yang  mengolah  bahan  baku  dari  benang  menjadi  bahan  dan pakaian  rajut  terkemuka  di  Indonesia.  PT  Bintang  Kanguru  memiliki  banyak  pelanggan yang  bekerja  sama  dengan  perusahaan  untuk  menggunakan  produk  hasil  produksi perusahaan. PT Bintang Kanguru setiap hari melakukan penjualan bahan atau pakaian rajut kepada pelanggan  yang  memesan kepada perusahaan. Sistem pembayaran penjualan bahan dan pakaian rajut dilakukan dengan cara pembayaran tempo atau cicilan. Sistem monitoring dan reminder piutang  pelanggan  yang  berjalan  saat  ini  masih  dilakukan  dengan  cara konvensional  yaitu  sistem  pendataan  piutang  pelanggan  diolah  menggunakan  microsoft excell,  setiap  ada  transaksi  penjualan  maka  bagian purchasing akan  mendata  penjualan  di microsoft excell kemudian memberikan data piutang pelanggan ke bagian accounting untuk di  data.  Sistem reminder piutang  pelanggan  dilakukan  dengan  cara  bagian accounting membuatkan  kontra  bon  sebagai  bukti  tagihan  piutang  pelanggan.  Akunting  akan menginformasikan  kepada  kurir  untuk  mengirimkan  kontra  bon  kepada  pelanggan  H-3 sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran.
Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih  terdapat  kekurangan  diantaranya accounting membutuhkan waktu yang lama untuk menginformasikan tagihan piutang kepada pelanggan karena accounting harus  menginstruksikan  kurir  untuk  mengantar  kontra  bon  kepada pelanggan sesuai dengan alamat pelanggan, membutuhkan waktu yang lama untuk membuat laporan piutang pelanggan karena accounting harus merekap pembayaran pelanggan secara satu  persatu  menggunakan  microsoft  excell,  belum  memiliki  tempat  penyimpanan  data karena  dokumen  piutang  pelanggan  disimpan  dengan  cara  mengarsipkan  dokumen  pada lemari arsip.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Monitoring
Menurut    Gunawan,  M  Ibnu  Choldun  R,  dan  Supono   dalam  Jurnal  Ilmiah  Manajemen Informatika  (2020:58)  mengatakan  bahwa  “Monitoring  adalah  penilaian  secara  terus  menerus terhadap fungsi kegiatan-kegiatan program-program di dalam hal jadwal penggunaan input/masukan data oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang telah direncanakan”.

## 2.2 Remainder
Menurut A. Astuty Indriani, Ratnawati, dan First Wanita dalam Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi (2019:60)  menyebutkan “ Reminder adalah sebuah pesan yang menolong seseorang untuk  mengingat sesuatu. Reminder dapat lebih bermanfaat ketika informasi kontekstual digunakan untuk menyajikan informasi pada waktu dan tempat yang tepat”.

## 2.3 Piutang
Menurut  Martono  dan  Harjito  dalam  Muhibah  &  Yunus  (2020:466)  berpendapat  bahwa piutang  merupakan  tagihan  perusahaan  kepada  pelanggan/pembeli  atau  pihak  lain  yang  membeli produk perusahaan.
2.4 Pelanggan
Menurut Yamit dalam Rahayu & Mulya (2020) “pelanggan adalah orang yang membeli dan menggunakan produk dalam perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa maupun barang.
2.5 Email
Menurut Hendar Rubedo, Herwan Suwandi  dan Syahrul Mauluddin  dalam Jurnal JAMIKA Vol.  10  No.  1  (2020:86)  mengatakan  bahwa  “Email  adalah  Electronic  mail  (surat  elektronik), merupakan metode surat menyurat dan menulis, mengirim, menerima dan menyimpan surat melalui sebuah sistem komunikasi elektronik”.

## 2.6 Tinjauan Pustaka
1. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Tantik  Sumarlin  dalam  Jurnal  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi Vol. 10 No. 2 (2019) yang berjudul “Analisa Sistem Pencatatan Dan Monitoring Piutang Leasing ” dalam penelitian ini dapat disimpulkan dalam penelitian ini untuk memenuhi kebutuhan  perusahaan  yang  dapat  meningkatkan  kinerja  agar  lebih  efektif  dan  dinamis khususnya  untuk  pencatatan  pengendalian  piutang  harian  yaitu  dengan  menggunakan  Sistem Pencatatan  dan  Monitoring  Leasing  Account,  perancangan  sistem  ini  dibuat  dengan menggunakan  metode  pencatatan  langsung.  Metode  pengembangan  sistem  menggunakan metode R&D ( Research and Development ).
2. Penelitian yang dilakukan oleh Tengku Khairil Ahsyar dan Abd Rahman,dalam Jurnal Ilmiah Rekayasa  dan  Manajemen  Sistem  Informasi,  Vol.  4,  No.  2  (2018)    yang  berjudul  “Sistem Monitoring Piutang Dan Inventori Barang Di PT. Anugrah Citra Pestisindo” dalam penelitian ini  menghasilkan suatu penelitian untuk  membangun sistem  monitoring piutang dan inventori yang  dapat  mempermudah  pihak  perusahaan  dalam  mencatat,  mendokumentasikan  dan menjadikan  data  pada  sistem  ini   untuk   pengambilan   keputusan   kedepannya.  Teknik perancangan  sistem  menggunakan  metode Object  Oriented  Analysis  Design (OOAD)  dan model Unified  Modelling  Language (UML),  teknik  pengujian  sistem  menggunakan  teknik User  Acceptance  Testing (UAT)  dengan  hasil  100%  sistem  berjalan  dengan  baik,  dengan metode  pengembangan  sistem  menggunakan  metode  waterfall  dan  analisa  sistem menggunakan  metode  PIECES.  Hasil  penelitian  ini  adalah  sebuah  sistem  monitoring  piutang dan inventori.
3. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Desi  Susilawati,  dkk  dalam  Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat ABDIMAS BSI  Vol. 1 No. 1 (2018) yang berjudul “Sistem Informasi Pengingat Pembayaran  Pinjaman  Berbasis  Sms  Gateway  Pada  Koperasi  PKK  Sejahtera”  dilakukan dengan  menggunakan  metode  pengumpulan  data  observasi  dengan  cara  mengamati  langsung bagaimana  proses  peminjaman  di  Koperasi  PKK  SEJAHTERA.  Kemudian  melakukan wawancara  tanya  jawab  dengan  bagian  AO  ( Account  Officer ).  Studi  Pustaka  pada  metode penelitian  ini,  dilakukan  pencarian  data  yang  diperoleh  melalui  buku-buku  literatur  yang berhubungan  dengan  sms  gateway  pengingat  jatuh  tempo.  Hasil  penelitian  yaitu  website pengingat  jadwal  angsuran  nasabah  pada  koperasi  PKK  SEJAHTERA  berbasis  sms  gateway merupakan   sarana   yang  efektif  untuk  mengingatkan  nasabahnya  membayar  angsuran  sesuai dengan  ketentuan  dan  jadwal  pembayaran  angsuran  nasabah  serta  dapat  meminimalisir nasabah yang tidak membayar tepat waktu sekaligus. mengurangi tunggakan.
4. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Eko  Purwanto,  Hanifah  Permatasari  dalam  Jurnal  INFORMA Politeknik  Indonusa  Surakarta  Vol.  6  No.  1  (2020)  yang  berjudul  “Sistem  Informasi  Hutang Piutang (Studi Kasus : Perusahaan Xyz)” metode pengembangan sistem waterfall dan dengan
menggunakan design  tools DFD  ( Data  Flow  Diagram ).  Pengujian  dilakukan  dengan menggunakan black box test yang  memberikan  hasil bahwa web berjalan sesuai dengan yang diharapkan.  dengan  hasil  penelitian  yaitu  penggunaan  informasi  akuntabilitas  berbasis  web sistem  untuk  memberikan  informasi  hutang  piutang  kepada  pemilik  dan  tanggal  jatuh  tempo hutang piutang informasi tentang hutang dagang kepada pemasok atau pelanggan. Sistem yang telah  digunakan  adalah  dikembangkan  ke  berbasis  komputerisasi  (menuju  komputerisasi) dengan  menggunakan  web  online  dan  mampu  memberikan  informasi  secara  cepat  dan  benar kepada  perusahaan.  Aplikasi  dapat  memudahkan  pemilik,  pemasok,  pelanggan  Perusahaan XYZ untuk mengetahui hutang piutang.
5. Penelitian  yang  dilakukan oleh  Janu Ilham Saputro, Dedi Martono, dan Siti Sunariah, dalam Jurnal Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science Vol.5 No.1 (2019) dengan judul “Manajemen Sistem Monitoring Pembayaran Hutang Pembelian Untuk Estimasi Pengeluaran Sebagai Pendukung Keputusan” metode analisis yang dilakukan dengan langkah- langkah  melakukan  pengamatan  dan  analisa  terhadap  sistem  yang  berjalan  saat  ini,  serta menentukan  UML  ( Unified  Modeling  Language )  yang  meliputi use  case  diagram,  activity diagram, sequence diagram dan rancangan class diagram sebagai bentuk pusat penyimpanan data  yang  kemudian  dapat  diolah  secara  otomatis  sehingga  menjadi  dasar  pengambilan keputusan.  Kemudian  diimplementasikan  dengan  membangun  sebuah  sistem  berbasis  web yang  dapat  dimanfaatkan  perusahaan.  Dengan  hasil  penelitian  yaitu  terciptanya  sistem  yang mampu  berjalan  secara  efektif  dan  efisien,  sekaligus  mampu  mencetak  laporan  dengan  cepat dan akurat, sehingga bisa mengurangi permasalahan yang sering terjadi di perusahaan.
6. Penelitian  yang  dilakukan  oleh    Siti  Maesaroh,  Aris Martono  dan  Mulyati  pada  Jurnal  ATM, Vol.  1  No.  2  (2017)  yang  berjudul  “ Utilizing  Customer  List  Menu  To  Monitoring  Customer Data On Web Based Accounting Online System 2.0”. The result of writing this paper is use of WBAOS 2.0 (Web Based Accounting Online System) can facilitate the company in performing customer  monitoring  as  well,  in  addition  to  accounting  activities.  By  using  the  system  the company  can  monitor  customers  anytime  and  anywhere  with  the  internet  connected.  So  that monitoring  can  run  more  effectively  and  more  efficiently. Penelitian  yang  berjudul “Memanfaatkan  Menu  Daftar  Pelanggan  Untuk  Memonitor  Data  Pelanggan  Pada  Sistem Online  Akuntansi  Berbasis  Web  2.0”.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  penggunaan  WBAOS 2.0  ( Web  Based  Accounting  Online  System )  yang  dapat  mempermudah  perusahaan  dalam melakukan  monitoring  pelanggan  selain  itu  juga  dalam  kegiatan  akuntansi.  Dengan menggunakan  sistem  perusahaan  dapat  memantau  pelanggan  kapan  saja  dan  dimana  saja dengan terkoneksi internet. Sehingga monitoring dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Rancangan Sistem Usulan
1. Use Case Diagram
Gambar 1. Use Case Diagram Usulan
Berdasarkan  gambar  1 Use  Case Sistem  yang  diusulkan  terdapat  penjelasan  sebagai berikut:  1  (Satu) Sistem  boundary yang  menggambarkan  keseluruhan  kegiatan  dalam  sistem Monitoring dan Reminder Piutang Pelanggan.. Aktor yang melakukan kegiatan berjumlah 1 (satu) yaitu bagian penjualan. Use Case yang berjumlah 7 (tujuh).

## 2. Activity Diagram Usulan
Berdasarkan  gambar  2  di  atas, Activity  Diagram Usulan  yang  diusulkan  terdapat  1  (satu) intial node untuk mengawali objek. 6 (enam) action , yang terdiri dari : login, dashboard , data user, profile¸ laporan piutang pelanggan, logout. 1 (satu) Fork node untuk percabangan  kegiatan 1 (satu) Decision node untuk pemilihan kondisi. 1 (satu) Join node untuk menggabungkan kegiatan
3. Sequence Diagram usulan
Gambar 3. Sequence diagram Usulan Berdasarkan gambar 3 Sequence Diagram System yang diusulkan yaitu : 1 (satu) Actor yang melalukan kegiatan yaitu : keuangan. 5 (lima) lifeline , yaitu Login, dashboard, user, laporan piutang pelanggan, profile,  logout .  11  (sebelas) message yang  menjelaskan  alur  system.  5  (lima) return message yang  menjelaskan  alur  sistem  kembali  dari  actor  1  (satu) self  Message yaitu  menjelaskan validasi sistem

## 4. Class Diagram
Gambar 4. Class Diagram Pengeloaan Aset
Berdasarkan  gambar  4 Class  Diagram yang  diusulkan  terdapat    terdapat  6  (class) class , himpunan  dari  objek-objek  yang  berbagi  atribut  serta  operasi.  4  (empat) association ,  hubungan antara objek satu dengan objek yang lain
5. Rancangan Program
1. Tampilan Halaman Form Login

## Gambar 5 Tampilan halaman Form Login
2. Tampilan Halaman Menu Dashboard

## Gambar 6 Tampilan Halaman Menu Dashboard
3. Tampilan Halaman Tambah Barang

## 4. Tampilan Halaman Data Barang
Gambar 8 Tampilan Halaman Data Barang

## 5. Tampilan Halama Data Pelanggan

## Gambar 9 Tampilan Halaman Data Pelanggan
6. Tampilan Halaman Hasil Monitoring Data Pelanggan

## 7. Tampilan Halaman Laporan Piutang Pelanggan

## Gambar 11 Tampilan Halaman Laporan Piutang Pelanggan
8. Tampilan Halaman E-Mail Remainder Piutang Pelanggan
Gambar 11 Tampilan Halaman E-Mail Remainder Piutang Pelanggan

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  dari  pengamatan  peneliti  terhadap  rumusan  masalah  yang  telah ditentukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut
1. Sistem monitoring dan reminder yang berjalan saat ini masih terdapat kekurangan diantaranya accounting membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  menginformasikan  tagihan  piutang  kepada pelanggan  karena accounting harus  menginstruksikan  kurir  untuk  mengantar  kontra  bon kepada  pelanggan  sesuai  dengan  alamat  pelanggan,  membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk membuat laporan piutang pelanggan karena accounting harus merekap pembayaran pelanggan secara satu persatu menggunakan  microsoft excell, belum memiliki tempat penyimpanan data karena dokumen piutang pelanggan disimpan dengan cara mengarsipkan dokumen pada lemari arsip.
2. Peneliti  membuat  sistem  monitoring  dan reminder piutang  pelanggan  dibuat  menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Sistem  dibuat menggunakan aplikasi laravel dan pengkodean menggunakan visual code studio.
3. Dengan  adanya  sistem  monitoring  dan reminder piutang  pelanggan  yang  dihasilkan  dapat membantu  purchasing  dalam  memonitoring  dan reminder piutang  pelanggan  sehingga purchasing dapat mengirimkan reminder email kepada pelanggan.
4. Sistem pendistribusian pesan yang berisi informasi tagihan akan dikirimkan kepada pelanggan email  setiap  pelanggan.  Sistem  dibuat  menggunakan scheduler H-3  tanggal  jatuh  tempo  dari setiap pelanggan. Sehingga tanggal jatuh tempo setiap pelanggan berbeda-beda.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Gunawan,  R.,  M.  I. C.,  &  Supono.  (2020).  Sistem  Infomasi  Monitoring  Surat  Masuk  Dan  Surat Keluar  (Studi  Kasus :  Pt.  Perkebunan  Nusantara  Viii  (Persero)). Improve , 12 (2). http://jurnal.umsu.ac.id/index.php/mbisnis
[2]  Indriani,  A.  A.,  Ratnawati,  &  Wanita,  F.  (2019).  REMINDER  PENGONTROLAN PERAWATAN  GIGI  BERBASIS  ANDROID. Jurnal  Teknologi  Informasi  Dan  Komunikasi , 9 (1), 60.
[3]  Muhibah,  &  Yunus,  T.  S.  (2020).  PENGARUH  PERPUTARAN  PIUTANG  TERHADAP RETURN  ON  ASSETS  (ROA)  PADA  PT.  SUMMARECON  AGUNG,  Tbk. AkMen , 17 (September), 710–718.
[4]  Rubedo,  H.,  Suwandi,  H.,  &  Mauluddin,  S.  (2020).  Layanan  Informasi  Penerimaan  Mahasiswa Baru  Melalui  Aplikasi  Email  Autoresponder. Jurnal Manajemen  Informatika  (JAMIKA) , 10 (1), 84–95. https://doi.org/10.34010/jamika.v10i1.2578
[5] Sumarlin, T. (2019). Analisa sistem pencatatan dan. Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi , Volume 10 , 15–22.
[6]  Ahsyar,  T.  K.,  &  Rahman,  A.  (2018).  Sistem  Monitoring  Piutang  Dan  Inventori  Barang  Di  Pt. Anugrah Citra Pestisindo. Jurnal Ilmiah Rekayasa Dan Manajemen Sistem Informasi , 4 (2), 142. https://doi.org/10.24014/rmsi.v4i2.6404
[7]  Susilawati,  D.,  Rohman,  R.  S.,  Suhada,  S.,  &  Prayudi,  D.  (2018).  Sistem  Informasi  Pengingat Pembayaran  Pinjaman  Berbasis  Sms  Gateway  Pada  Koperasi  PKK  Sejahtera. Sistem  Informasi Pengingat  Pembayaran  Pinjaman  Berbasis  Sms  Gateway  Pada  Koperasi  PKK  Sejahtera , 1 (1), 121–129.
[8]  Saputro,  J.  I.,  Martono,  D.,  &  Sunariah,  S.  (2019).  Manajemen  Sistem  Monitoring  Pembayaran Hutang Pembelian Untuk Estimasi Pengeluaran Sebagai Pendukung Keputusan. Cices , 5 (1), 30– 43. https://doi.org/10.33050/cices.v5i1.569
[9] Martono, A., Mulyati, M., & Maesaroh, S. (2018). Utilizing Customer List Menu To Monitoring Customer  Data  On  Web  Based  Accounting  Online  System  2.0. Aptisi  Transactions  on Management (ATM) , 1 (2), 94–102. https://doi.org/10.33050/atm.v1i2.673