## Original Research Paper
Pengenalan E-Archiving  System Sebagai  Implikasi  Korespondensi  Elektronik Pada Masa Pandemi di Kecamatan Sukamulia Kabupaten Lombok Timur
Baharuddin, Lalu Ali Wardana, Sribagus, Kurniawan Apgrianto, Agus Saputra
1. Universitas Mataram
https://doi.org/10.29303/jpmpi.v3i2.1191 Sitasi: Baharuddin.,  Wardana,  L.  A.,  Sribagus.,  Apgrianto,  K  &  Saputra,  A.  (2021).  Pengenalan E-Archiving  System Sebagai Implikasi Korespondensi Elektronik Pada Masa Pandemi di Kecamatan Sukamulia Kabupaten Lombok Timur. Jurnal Pengabdian Magister Pendidikan IPA , 4(3)

## Article history
Received: 1 Oktober 2921 Revised: 30 Oktober 2021
Accepted: 20 November 2021
*Corresponding Author:
Baharuddin, Universitas
Mataram, Mataram, Indonesia Email: bahar@unram.ac.id
Abstract: Pengelolaan  arsip  adalah  hal  penting  yang  untuk  urusan  surat menyurat atau bisnis. Pengarsipan  merupakan  keharusan apalagi di dunia modern.  Pengarsipan  berjalan  sejak  dahulu.  Untuk  saat  ini  pengarsipan tidak  perlu  dengan  menyalin  tulisan  menggunakan  tangan  namun  hanya perlu  mengkopi  pada  komputer  dan  menjaga  ile  agar  tetap  berada  pada tempat yang mudah dicari. Pengarsipan modern terutama elektronik perlu dikuasai..  Perangkat  desa  Padamara  dan  desa  sekitar  membutuhkan  ilmu itu untuk dapat melaksanakan pelayanan masyarakat dengan lebih baik.
Keywords: earchiving; implikasi korespondensi elektronik.

## Pendahuluan
Setelah Undang-undang nomor 6 tahun 2014 tentang  desa  disahkan,  pemerintah  memberikan porsi keuangan yang cukup besar untuk setiap desa. Jumlah  yang  dialokasikan  untuk  anggaran  desa terus  meningkat  dari  tahun  ke  tahun.  Padah  tahun 2015  pemerintah  menganggarkan  Rp  20,76  triliun, tahun  2016  sebesar  Rp  46,98  triliun,  tahun  2017 sebesar  Rp.  60  triliun,  tahun  2018  sebesar  Rp  60 triliun  dan  tahun  2019  sebesar  73  triliun (kemenkeu,  2018).  Hal  ini  bertujuan  untuk melakukan  pembanguan  secara  lebih  merata sehingga  ketimpangan  pembangunan  di  kota  dan desa tidak terlalu tinggi.
Penerapan  Undang-Undang  desa  tersebut  di atas  tidak  serta  merta  diikuti  oleh  upaya peningkatan  kapasitas  perangkat  desa  dalam menjalankan  fungsi  sebagai  pengelola  keuangan dan pengadministrasi kegiatan pemerintahan. Sehingga  penerapan  undang-undang  itu  oleh beberapa  pihak  sering  disebut  terlalu  terburu  buru dan  mengagetkan.  Bagaimana  mungkin  perangkat desa  yang  secara  kualifikasi  pendidikan  rata–rata tamatan  SMA  dan  biasanya  mengurus  hal  –hal
sederhana harus dihadapkan pada sistem administrasi  yang  membutuhkan  kecapakan  tinggi tanpa melalui proses pelatihan dan pembimbingan? Sementara  administrasi  yang  termasuk  didalamnya adalah  mengarsip  secara  elektronik  adalah  seni yang  tidak  hanya  butuh  praktik  tetapi  juga  butuh pembimbingan (Permadi 2019).
Dalam  proses  pelaksanaannya,  masalah administrasi mulai bermunculan. Saban hari kepala desa  dan  perangkatnya  diberitakan  bermasalah secara  hukum.  Tidak  jarang  bahkan  permasalahan yang  muncul  tersebut  berujung  pada  pemenjaraan beberapa  perangkat  desa  karena  telah  dinyatakan gagal  dalam  mengelola  uang  negara  serta  lalai mengadministrasikan  kegiatan  yang  dilaksanakan. Kasus  –kasus  tersebut  terjadi  hampir  di  seluruh wilayah  Indonesia  termasuk  di  Nusa  Tenggara Barat.
Salah satu kemampuan yang penting dimiliki oleh  perangkat  desa  sebagai  penyelenggara pemerintahan adalah kemampuan dalam melakukan mengarsip  secara  elektronik  .  Misalnya,  Negosiasi atau  kebijakan  yang  tidak  diadministrasikan  dalam bentuk  surat  menyurat  biasanya  tidak  memiliki posisi  hukum  yang  kuat.  Bahkan  suatu  transaksi atau  aktifitas  tidak  diakui  secara  sah  apabila  tidak
didokumentasikan  dengan  baik  yang  salah  satunya dapat dilihat dari proses surat menyurat (mengarsip secara  elektronik)(Gallaway  and  Starkey  2013; Oktavia  Setya  Ningrum  and  Puspasari  2015; Vongurai  2019).  Walaupun  sebenarnya  perangkat desa  sangat  terbiasa  membuat  surat  yang  berkaitan dengan  kepentingan  warga  seperti  surat  jual  beli tanah,  surat  waris,  surat  keterangan  domisili  dll, tetap  saja  kita  masih  temukan  permasalahan  dalam surat  –surat  tersebut.  Apalagi  sekarang  mereka dituntut untuk merespon permasalahan permasalahan yang lebih kompleks.
Kesalahan  dalam  penulisan  berbagai  surat masih  banyak  kita  temukan  di  masyarakat  (Bansal 2020).  Jenis  kesalahan  biasanya  berupa  susunan kalimat  yang  tidak  lengkap,  berbelit  belit,  tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi  bentuk  dan  model  surat.  Kesalahan tersebut  dapat  disebabkan  oleh  beberapa  hal, diantaranya:
Tidak  ada  pengarahan  dan  pengendalian mengenai  cara  menulis  surat  yang  baik  pada  suatu institusi/organisasi
Masyarakat bersifat permisif terhadap kesalahan-kesalahan  dalam  menulis  surat  sehingga tidak memicu sikap hati-hati dari penulisnya.
Mengarsip  secara  elektronik  yang  dilakukan dalam  suatu  kantor  secara  umum  dapat  dibagi menjadi dua;
Mengarsip  secara  elektronik  eksternal  yaitu surat  menyurat  yang  dilakukan  oleh  kantor  atau bagian-bagiannya  kepada  pihak  luar.  Misalnya, surat  yang  ditulis  oleh  kepala  desa  kepada  camat atau pemerintah kabupaten.
Mengarsip  secara  elektronik  Internal  yaitu surat  menyurat  yang  dilakukan  oleh  individu  atau bagian dalam sebuah kantor atau lingkungan kerja. Hal  ini  penting  dilakukan  untuk  mempertegas fungsi  dan  tanggung  jawab  individu  atau  bagian dalam  sebuah  institusi.  Misalnya,  surat  tugas  yang dikeluarkan  oleh  kepala  desa  kepada  perangkat desa untuk melakukan fungsi tertentu.
Mengingat pentingnya kemampuan mengarsip  secara  elektronik  serta  mencermati permasalahan yang sering muncul pada masyarakat, Jurusan  Pendidikan  Bahasa  dan  Seni  FKIP Universitas  Mataram  dalam  mejalankan  fungsi tridarma  perguruan  tinggi  bermaksud  untuk mengeliminasi permasalahan tersebut melaui pemberian  pelatihan  mengarsip  secara  elektronik bertema  ‘Pengenalan  Sistem  El-Archives  Untuk
Meningkatkan  Kapasitas  Perangkat  Desa  Di Kecamatan Sukamulia Kabupaten Lombok Timur’. Kegiatan  ini  dimaksudkan  melatih  kemampuan perangkat desa dalam memahami pentingnya fungsi surat,  mengidentifikasi  jenis-jenis  surat,  menulis surat dengan format serta bahasa yang baik.

## Metode
Pelatihan  ini  akan  di  laksanakan  di  desa Padamara  dan  melibatkan  perangkat  desa  dari seluruh  desa  yang  terdapat  di  kecamatan Sukamulia  Kabupaten  Lombok  Timur.  Secara umum, kegiatan pelatihan ini akan meliputi:
Ceramah  ,  yaitu  pemberian  konsep- konsep  dasar  mengarsip  secara  elektronik  secara pemberian  contoh  surat  yang  telah  sesuai  dengan konsep tersebut.
Pembimbingan,  yaitu  peraktek  penulisan surat  yang  dilakukan  oleh  masing  –masing perangkat  desa  secara  terbimbing.  Dalam  hal  ini, tim pengabdian akan memulai dengan penyusunan surat berdasarkan kasus yang sering dihadapi oleh perangkat desa sebagai pelayan masayarakat.
Ceramah akan dilaksanakan secara offline dengan mengikuti protokol kesehatan bila memungkinkan.  Bila    dalam  keadaan  yang  tidak memungkinkan  untuk  dilaksanakn  oflline,  maka akan  dilaksankan  online  dengan  bantuan  dan fasilitas kantor desa/lokal setempat untuk menyediakan  ruangan  tempat  peserta  berkumpul dengan  tambahan  fasilitas  layar  besar  untuk memudahkan ceramah. Dalam pembimbingan/pendampingan  beberapa  mahasiwa yang berasal dari daerah setempat dapat dilibatkan untuk  memberikan  penjelasan  yang  lebih  rinci mengenai pengarsipan secara elektronik.
Pengarsipan
secara online yang memanfaatkan  google  drive  kemudian  disingronkan dengan  moden  l  pengarsipan  offline  pada  komputer dengan  memanfaatkan  satu  drive  fixed  yang  ada pada komputer atau menggunakan drive luar seperti portable  hard  disk  yang  dapat  dipindahkan  dan diakses  pada  komputer  lain  secara  bebas  dalam  arti tamnpa hambatan dalam mengaksesnya.

## Hasil dan Pembahasan

## Cara Menggunakan Google Drive
Cara  menggunakan  Google  Drive  sebaiknya perlu  Anda  ketahui.  Sebab,  kini  berbagai  data penting  haruslah  dicadangkan  agar  terjamin keamanan serta kualitasnya. Seperti yang diketahui, kini berbagai data pun selalu dibuat dan disimpan  dalam  bentuk  digital  bukan  lagi  dengan cara yang konvensional.
Suatu  saat,  berbagai  dokumen  penting  yang telah  dibuat  tersebut  pasti  akan  dibutuhkan kembali. Namun, menyimpan banyak dokumen di gawai  Anda  pun  sebenarnya  juga  tidak  cukup aman  dan  terlindungi.  pencadangan  dokumen dibutuhkan  yang  lebih  terjamin.  Salah  satunya yaitu dengan memanfaatkan fitur dari Google. Seiring  berjalannya  waktu,  kini  Google  Drive pun hadir dengan tingkat keamanan dan kapasitas yang  selalu  ditingkatkan.  Hal  ini  tidak  lain  untuk memberikan kenyamanan dan keamanan bagi para pengguna.  Berbagai  cara  menggunakan  Google
Drive  pun  kini  dapat  dilakukan  dengan  mudah seperti mengunggah hingga membagikan dokumen  Anda.  Simak  penjelasan  selengkapnya mengenai  cara  menggunakan  Google  drive  yang berhasil  dirangkum  dari  berbagai  sumber  yang didapatkan  di  internet.  Untuk  mendapatkan berbagai  manfaatnya  tersebut,  hal  pertama  yang harus  diketahui  adalah  dengan  memahami  cara menggunakan Google Drive. Pengguna tidak akan dapat  memperoleh  akses  apabila  tidak  memiliki akun Google terlebih dahulu.

## E-Archieving
Pengarsiana  adalah  hal  yangasangat  penting (Hakim  2015;  Muhammad  and  Anwary  2019). Cara menggunakan Google Drive sebaiknya perlu Anda  ketahui.  Sebab,  kini  berbagai  data  penting haruslah  dicadangkan  agar  terjamin  keamanan serta  kualitasnya.  Seperti  yang  diketahui,  kini berbagai  data  pun  selalu  dibuat  dan  disimpan dalam bentuk digital bukan lagi dengan cara yang konvensional.
Suatu  saat,  berbagai  dokumen  penting  yang  telah dibuat  tersebut  pasti  akan  dibutuhkan  kembali. Namun,  menyimpan  banyak  dokumen  di  gawai Anda  pun  sebenarnya  juga  tidak  cukup  aman  dan terlindungi.  Anda  membutuhkan  pencadangan dokumen yang lebih terjamin. Salah satunya yaitu dengan memanfaatkan fitur dari Google.
Seiring berjalannya waktu, kini Google Drive pun hadir dengan tingkat keamanan dan kapasitas yang selalu  ditingkatkan.  Hal  ini  tidak  lain  untuk memberikan kenyamanan dan keamanan bagi para pengguna.  Berbagai  cara  menggunakan  Google Drive  pun  kini  dapat  dilakukan  dengan  mudah seperti mengunggah hingga membagikan dokumen Anda.

## Kesimpulan
Implementasi  aplikasi  e-archieve  di  Desa Padamara  Lombok  Timurini  sudah  disesuaikan dengan  SOP  yang  dibuat  agar  pengarsipan  lebih efektif  dan  berdaya  guna,  maka  dari  itu implementasi aplikasi e-archieve tentang pengelolaan  surat  aktif  sudah  tidak  ada  kendala. Desa  Padamara  Lombok  Timur  didukung  dengan penggunaan  perangkat  sistem  kearsipan  elektronik yaitu  hardware  dan  software.  Hardware  yang digunakan  yaitu  seperangkat  komputer,  printer, scanner. Sedangkan software yang digunakan yaitu
sebuah  aplikasi  berbasiskan  website  dengan jaringan  internet  dengan  memanfaatkan  Gogle Drive sebagai tempat penyimpanan online untuk e- archieve.

## Daftar Pustaka
Bansal,  Arvind  Kumar.  2020.  ■  Syntax  and Semantics. Vol. 14. Gallaway,  Teri  Oaks  and  Jennifer  Starkey.  2013. “Google Drive.” The Charleston Advisor 14(3). Hakim,  Triono  Dul.  2015.  “PENGELOLAAN
ARSIP DI ERA TEKNOLOGI INFORMASI.”  Jurnal  Ilmu  Budaya 11(2). Hebrasianto Permadi, Dimas Fanny. 2019. “DEVELOPING INFORMATION SYSTEM OF MANAGEMENT ARCHIEVING CORRESPONDING MAIL BASED ON WEBSITE.” JOSAR
(Journal of Students Academic Research) 4(1). Muhammad,  Rom  Ubaidillah  and  Ahdie  Anwary.
2019.  “Archieve  Media  Promotion  for
Collective  Memory  Safety  on  Digital Natives  Generations.”  Record  and
Library Journal 5(1).
Oktavia  Setya  Ningrum  and  Durinta  Puspasari. 2015.  “Penggunaan  Aplikasi  Google Drive  Sebagai  Penunjang  Paperless Office.” Ilmu Sosial.
Vongurai,  Rawin.  2019.  “Factors  Affecting  Net Benefit  of  Google  Drive  Adoption Decision: A Case Study of Thais’ Living in  Bangkok,  Thailand.”  International Journal  of  Economics  and  Business Administration 7(4).