## AUDIT KOMUNIKASI DI UNP
(Kasus : Komunikasi Lintas Saluran Antara BAAK dan Puskom Universitas Negeri Padang)

## Mira Hasti Hasmira
Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Padang E-mail: mirailyas_04@yahoo.com

## Abstrak
This  study  aims  to  uncover  the  causes  and  solutions  to  the  discrepancy  of information  from  BAAK  and  Puskom  of  State  University  of  Padang  (UNP).  Hence, students  often  have  to  revisits  both  institutions  when  dealing  with  an  administration problem. In this study, researcher uses the standard form of communication experience to measure communication audit conducted. Measurement standard was chosen because it is considered most appropriate to the communication audit to be conducted. The study found that the causes of the discrepancy of information between BAAK and Puskom UNP are Personal Factors (selective perception, some imprecise phrases) and Organizational Factors  (status  or  position  in  the  organization,  prestige).  This  does  not  supposed  to happen  because  as  a  formal  organization,  UNP  have  Standard  Operational  Procedure (SOP) to handle problems concerned with BAAK and Puskom.
Kata kunci : communication  audit,  information  discrepancy,  Puskom  UNP,  BAAK UNP

## Pendahuluan
Latar Belakang Masalah
Salah  satu  faktor  yang  menentukan efektivitas komunikasi organisasi adalah masalah  aliran  informasi  dalam  organisasi. Organisasi  seringkali  mengalami  hambatan yang  serius  manakala  orang-orang  yang  ada  di dalamnya gagal menyampakan informasi dengan  tepat.  Masalah  utamanya  adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian  yang  ada  dalam  organisasi  tersebut (Singgih dan Mediana, 2001).
Semua  organisasi  tidak  bisa  dipungkiri selalu  melakukan  komunikasi  dengan  berbagai pihak  untuk  mencapai  tujuannya.  Komuniasi ibaratnya  “darah”  bagi  kehidupan  organisasi. Tanpa  adanya  komunikasi  maka  sebuah lembaga  akan  mengalami  kesulitan-kesulitan dalam pengelolaannya. Pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang  lain  sangat  variatif  dalam  menjalankan komunikasi.  Bagi  perusahaan  berskala  kecil,
yang  hanya  memiliki  ratusan  bahkan  ribuan karyawan,  penyampaian  informasi  kepada segenap stakeholder merupakan suatu pekerjaan yang  rumit  dan  membutuhkan  penanganan serius. Model komunikasi yang diterapkan tidak lagi memadai hanya mengandalkan komunikasi tatap muka ( face to face ) semata, namun masih memerlukan  model  lain  yang  lebih  sesuai (http://edwi.dosen.upnyk.ac.id).
Penyampaian  informasi  dalam  organisasi dapat  melalui  saluran-saluran  formal  dan saluran  informal.  Saluran  komunikasi  formal dalam  organisasi  dapat  ditemukan  dengan melihat  struktur  organisasi.  Sebuah  struktur organisasi bisaanya mencakup hubugan hierarkis  antara  bagian-bagian  yang  ada  di dalam  organisasi.  Struktur  formal  mengandung pola-pola  hubungan  formal  dan  tugas-tugas, deskripsi  pekerjaan,  aturan-aturan  formal, kebijakan  beroperasi,  kompensasi  dan imbalan, prosedur-prosedur  kerja  dan  lain-lain.  Dalam sebuah hierarki, terdapat arah aliran komunikasi
ke bawah, ke atas, horizontal dan lintas saluran.
Komunikasi  lintas  saluran  muncul  dari keinginan  anggota  organisasi  untuk  berbagi informasi  melewati  batas-batas  fungsional dengan  individu  yang  tidak  menduduki  posisi atasan  maupun  bawahan  mereka.  Komunikasi ini  mencakup  hubungan  lateral  yang  penting bagi komunikasi organisasi yang efektif. Dalam komunikasi  lintas  saluran  ini,  melibatkan komunikasi  posisional  yang  diartikan  sebagai komunikasi  formal  dan  komunikasi  pribadi yang dalam hal ini bisaa dinamakan komunikasi informal (Pace, 2001: 173).
Begitupun  dengan  Universitas  Negeri Padang  (UNP).  Dalam  berbagi  informasi  demi kelancaran organisasinya, UNP juga menggunakan  saluran  formal  dan  informal melalui  komunikasi  lintas  saluran.  Melalui observasi  dan  wawancara  yang  dilakukan dengan  100  orang  mahasiswa  UNP,  ditemukan bahwa  sering  terjadi  kesalahpahaman  antara mahasiswa,  BAAK    (Biro  Administrasi  dan Akademik  Kemahasiswaan)  serta  Puskom (Pusat  Komputer)  UNP  yang  mengelola  sistem komputerisasi  untuk  keseluruhan  administrasi di  UNP.  Mahasiswa  di ping  pong dari  BAAK ke  Puskom  atau  dari  Puskom  kembali  lagi  ke BAAK.  Dari  100  orang  mahasiswa  yang  di wawancarai  tersebut,  ditemukan  masalah- masalah  yang  mereka  temui  ketika  harus berurusan  dengan  BAAK  dan  Puskom  UNP sebagai berikut:
Tabel  1.  Masalah  mahasiswa  dengan  BAAK dan Puskom UNP
Jenis Mahasiswa Jumlah Mahasiswa Komplain nilai 43 Historis nilai 11 Pengurusan wisuda 23 Tidak puas dengan pelayanan 23 Jumlah 100
Hal  lain  juga  terjadi  seperti  terjadi ketidaksamaan  tanggal  untuk  pendaftaran wisuda  tunda  mahasiswa  periode  Juni  2011. Informasi dari BAAK pendaftaran akan ditutup tanggl  28  Februari  2011.  Untuk  itu,mahasiswa memerlukan histories nilai,  yang  hanya  bisa  di dapatkan  di  Puskom.  Akan  tetapi,  ketika mahasiswa datang ke Puskom, mereka mendapat informasi dengan nada sedikit tinggi , bahwa histories nilai  baru  bisa  diambil  nanti
setelah wisuda Maret 2011 dengan alasan sibuk. Mahasiswa  dibuat  seperti bola karena  ketika kembali  ke  BAAK,  pihak  BAAK  tidak  mau tahu,  dengan  alasan  itu  tanggal  terakhir, mahasiswa  yang  bersangkutan  harus  kembali membayar  SPP.  Hal  ini  ditambah  dengan jawaban “bisaalah orang Puskom”. Ketika  hal ini dilaporkan ke jurusan, pejabat jurusan tidak bisa  berbuat  apa-apa  karena  kejadian  seperti diluar  kewenangan  mereka  dan sedikit  malas berurusan dengan pihak Puskom dengan alasan sering dilayani tidak dengan menyenangkan.
Berdasarkan  uraian  di  atas,  peneliti melihat  perlunya  dilakukan  audit  komunikasi tertama  terkait  dengan  komunikasi  lintas saluran antara BAAK dan Puskom UNP. Audit komunikasi  merupakan  suatu  kajian  mendalam dan  menyeluruh  tentang  pelaksanaan  sistem komunikasi  keorganisasian  yang  mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Konsep audit komunikasi sebagaimana  ditawarkan  Gerald  Goldhaber adalah  “pemeriksaan  diagnosis  yang  dapat memberikan  informasi  dini  untuk  mencegah kehancuran  dari  kesehatan  organisasi  yang lebih  besar”.  Audit  komunikasi  ini  bisa dilakukan  pada  hal-hal  yang  terkait  dengan proses  penyampaian  pesan,  gaya  komunikasi, keterbukaan  dan  kejujuran,  partisipasi  anggota organisasi, reward  and  punishment ,  umpan balik  bawahan,  media  komunikasi,  bahkan model  komunikasi  yang  diterapkan  antara atasan dengan bawahan (Hardjana, 2000).
Dalam  penelitian  ini,  peneliti  akan mencoba  mengevaluasi  serta  menganalisis beberapa  indikator  tersebut,  yaitu  proses penyampaian  pesan  dan  gaya  komunikasi  yang digunakan  untuk  mengetahui  apa  penyebab serta solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan problem yang terkait permasalahan  yang  telah  diuraikan  di  atas.  Di samping  itu,  melalui  audit  komunikasi  bisa diketahui  efektivitas  bentuk  serta  media komunikasi  yang  telah  dipergunakan  seorang pimpinan  lembaga  dengan  indikator  sejauh mana  bawahan  bisa  memahami  sebuah  pesan serta  memberikan  respons  balik.  Bukan sebaliknya,  menjadikan  komunikasi  sekadar instrumen untuk mengukuhkan kekuasaan yang sedang  digenggamnya  demi  memenuhi  segala keinginan  melalui  pesan-pesan  komunikasi yang penuh tekanan serta ancaman.
Beberapa penelitian yang relevan dengan penelitian  yang  akan  dilakukan  ini  adalah
Audit Komunikasi di UNP ...
penelitian  oleh  Hera  Elrica  Sutanto,  yang berjudul  “Audit  Komunikasi  tentang  Kepuasan Komunikasi Organisasi di Kantor Pusat Honda- Surabaya”.  Dalam  penelitian  ini  disimpulkan bahwa  pimpinan  Honda  menyadari  bahwa komunikasi  tidak  penting  dalam  perusahaan mereka. Penelitian lain adalah sebuah skripsi di Universitas Kristen
Petra “Pengalaman
Komunikasi  Direktorat  Sumber  Daya  Manusia dan  Direktorat  Produksi  PT  Pembangkitan Jawa-Bali Surabaya dalam Downward Communication ” (Digital
Collections/jiunkpe/s1/ikom/2008/jiunkpe-ns- s1-2008-51403046-8837-rumah_sakit- chapter2.pdf).  Penelitian  lain  adalah  penelitian yang  dilakukan  oleh  Endira  Paramita  (2010), yang  berjudul  “Audit  Kinerja  Komunikasi Organisasi Biro Humas Sekretariat Negara RI”( http://eprints.undip.ac.id/23907/). Hasil penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  kinerja komunikasi  organisasi  pada  Biro  Humas terbilang  kurang  efektif.  Berdasarkan  audit komunikasi  yang  telah  dilakukan  terhadap  6 aspek  penelitian  yaitu  komunikasi,  peran-peran dan  fungsi  masing-masing  anggota  kelompok, pemecahan  masalah  dan  pembuatan  keputusan kelompok, norma-norma kelompok, kepemimpinan dan kewenangan serta kerjasama kelompok.  Penelitian  lain  dilakukan  oleh Neneng  Tresnaningsih  (2005),  yang  berjudul “Pelaksanaan  sistem  komunikasi  internal organisasi:  kasus  audit  komunikasi  Balitbang Depdiknas” (http://eprints.ui.ac.id/15292/).
Berdasarkan  penelitian-penelitian  yang telah ada sebelumnya, peneliti belum menemukan penelitian tentang audit komunikasi yang dilakukan di  lembaga pendidikan  seperti  perguruan  tinggi.  Audit komunikasi  selama  ini  cenderung  dilakukan  di lembaga-lembaga swasta, namun peneliti merasa bahwa lembaga apapun perlu melakukan  audit  komunikasi.  Maka  dari  itu, peneliti  melakukan  audit  komunikasi  di Universitas Negeri
Padang, tepatnya komunikasi  lintas  saluran  antara  BAAK  dan Puskom UNP.

## Permasalahan
Dari berbagai permasalahan yang dialami mahasiswa ketika berurusan dengan BAAK dan Puskom  UNP,  mahasiswa  harus  bolak-balik berurusan  untuk  satu  masalah  dengan  kedua lembaga  tersebut.  Seharusnya,  hal  ini  tidak perlu  terjadi  karena  sebagai  organisasi  formal,
UNP mempunya Standard Operational Procedure (SOP)  atau  prosedur  standar pengurusan  permasalahan  yang  melibatkan BAAK dan Puskom. Karena peneliti memandang perlu dilakukannnya audit komunikasi.  Dari  audit  komunikasi  yang dilakukan, diharapkan dapat menjawab permasalahan sebagai berikut :
1. Apa saja penyebab sering tidak seiramanya informasi dari BAAK dan Puskom UNP?
2. Bagaimana  solusi    agar  tidak  terjadi ketidaksamaan informasi dari kedua lembaga  tersebut  (BAAK  dan  Pukom UNP)  tidak  terjadi  lagi  di    Universitas Negeri Padang?

## Tinjauan Teoritis

## Audit Komunikasi
Umumnya  apabila  kita  mendengar  kata audit, maka kita selalu mengasosiasikan dengan audit  keuangan  atau  audit  lingkungan.  Audit komunikasi  tidak  begitu  dikenal  sampai  akhir dekade 1960-an karena beberapa hal, diantaranya bersifat kompleks, memakan waktu lama,  menuntut  keahlian  non  komunikasi  serta dampaknya  mengerikan  bagi  semua  pihak. Kondisi  sekarang  tidak  lagi  menganggap  audit komunikasi  sebagai  kegiatan  yang  mahal  dan mewah, karena peningkatan efektivitas komunikasi dianggap sebagai sumber keunggulan  bersaing (competitive  advantage) yang semakin menonjol sejalan arus globalisasi.
Ada  beberapa  defenisi  audit  komunikasi menurut para ahli. Dalam penelitian ini peneliti lebih  memilih  defenisi  dari  Andre  Hardjana karena  dinilai  sesuai  dengan  penelitian    yang akan  dilakukan.  Audit  komunikasi  adalah kajian  mendalam    dan  menyeluruh  tentang pelaksanaan  sistem  komunikasi  keorganisasian yang  mempunyai  tujuan  untuk  meningkatkan efektivitas organisasi (ibid).
Audit komunikasi dilakukan oleh spesialis, baik staf internal organisasi, akademisi, konsultan profesional yang memiliki latar  belakang  interdisipliner,  khususnya  ilmu komunikasi.  Dalam  penelitian  ini  peneliti melakukan audit komunikasi sebagai akademisi yang  memiliki  latar  belakang  pendidikan  ilmu komunikasi.

## Teori Komunikasi
Teori  yang  digunakan  dalam  penelitian ini  adalah  teori  komunikasi  yang  dikemukakan oleh Shannon Weaver. Model komunikasi yang
dikemukakan  oleh  Shannon  Weaver  ini menyoroti problem penyampaian pesan berdasarkan  tingkat  kecermatannya.  Model  ini melukiskan  suatu  sumber  yang  menyandi  atau menciptakan  pesan  dan  menyampaikannya melalui suatu saluran kepada seorang penerima yang menyandi balik atau mencipta ulang pesan tersebut.
Model Shannon Weaver mengasumsikan bahwa sumber informasi menghasilkan suatu pesan untuk
dikomunikasikan  dari  seperangkat  pesan  yang dimungkinkan.  Konsep  penting  dari  Weaver yang  dipakai  dalam  penelitian  ini  adalah gangguan (noise) ,  yakni  setiap  rangsangan tambahan  yang  tidak  dikehendaki  yang  dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan (Digital Collections /jiunkpe/s1/ikom/2008/jiunkpe-ns-s1-2008- 51403046-8837-rumah_sakit-chapter2.pdf).
Jika  kita  melihat  hakikat  komunikasi sebagai suatu system, maka gangguan komunikasi bias terjadi pada semua elemen atau unsure-unsur  yang  mendukungnya,  termasuk factor  lingkungan  di  mana  komunikasi  itu terjadi. Shanon dan Weaver menyatakan bahwa hambatan  komunikasi  terjadi  jika  terdapat intervensi  yang  mengganggu  salah  satu  unsure komunikais,  sehingga  proses  komunikasi  tidak dapat berlaku secara efektif.
Wayne  Pace  dan  Faules  megemukakan bahwa  dalam  organisasi  terdapat    empat  arah aliran komunikasi organisasi (Pace, 2001: 183), yaitu :
1. Komunikasi  ke  bawah,  berarti  bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah.
2. Komunikasi  ke  atas,  berarti  bahwa informasi  mengalir dari tingkat  yang  lebih rendah  (bawahan)  ke  tingkat  yang  lebih tinggi.
3. Komunikasi  horizontal,  berarti  bahwa penyampaian  informasi  diantara  rekan- rekan sejawat dalam unit kerja yang sama.
4. Komunikasi  lintas  saluran,  berarti  bahwa informasi  bergerak  diantara  orang-orang dan  jabatan-jabatan  yang  tidak  menjadi atasan  atau  bawahan    satu  dengan  yang lainnya  dan  mereka  menempati  bagian fungsional yang berbeda.
Komunikasi yang dimaksud dalam penelitian  ini  adalah  komunikasi  lintas  saluran antara  BAAK  dan  Puskom  Universitas  Negeri Padang.

## Universitas Negeri Padang
Universitas Negeri Padang disusun berdasarkan PP  Nomor  60  Tahun  1999  dan  statuta  UNP Ttahun  2000  yang  terdiri  dari  Dewan Penyantun, Senat Universitas, Pimpinan,
Tenaga  Kependidikan,  Pelaksana  Akademik,
Pelaksana Administrasi, Unit Penunjang, Mahasiswa  dan  Organisasi  Kemahasiswaan (http://.unp.ac.id).
a.   Dewan Penyantun
Dewan  penyantun  terdiri  dari  tokoh- tokoh  masyarakat  yang        membantu pimpinan universitas memecahkan masalah-masalah terutama yang
berhubungan  dengan  upaya  memperoleh dukungan dan bantuan masyarakat. Anggota  dewan  penyantun  diangkat  oleh pimpinan  universitas  untuk  masa  jabatan  4 tahun atas usul Senat Universitas.

## b.   Senat Universitas
Senat  UNP  adalah  badan  normatif  dan perwakilan tertinggi di UNP yang berfungsi sebagai  wakil  sivitas  akademika  dalam menetapkan  norma,  mengesahkan  rencana,
mengontrol dan
mengevaluasi pelaksanaannya
serta memberikan
pertimbangan  pada  pimpinan  universitas dalam  mencapai  tujuan  universitas.  Senat Universitas  terdiri  dari  Guru  Besar  Tetap, Pimpinan  Universitas,  Dekan,  dan  tiga orang wakil dosen dari setiap fakultas yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor.
c.   Pimpinan
Pimpinan Universitas terdiri dari Rektor  dan  Pembantu  Rektor.  Pimpinan Universitas  sebagai  penanggung  jawab utama, di samping melaksanakan kebijaksanaan  umum  atas  dasar  keputusan Senat Universitas juga menetapkan peraturan, norma, dan tolok ukur penyelenggaraan  tugas-tugas  universitas. Pembantu  rektor  tiga  orang  dan  dapat ditambah  sebanyak-banyaknya  tiga  orang lagi untuk membidangi tugas-tugas tertentu sesuai dengan tuntutan perkembangan. Pada saat  ini  UNP  hanya  mempunyai  tiga  orang pembantu rektor. Pembantu Rektor I bidang akademik,  Pembantu  Rektor  II  bidang administrasi  umum  dan  keuangan,  dan Pembantu
Rektor III bidang kemahasiswaan dan alumni. d.   Tenaga Kependidikan
Tenaga  kependidikan  terdiri  dari  dosen dan  tenaga  penunjang  akademik  yang
Audit Komunikasi di UNP ...
diangkat  atas  dasar  tingkat  pendidikan tinggi yang dicapai, pengetahuan, keahlian, dan  kepribadian  yang  dimiliki.   Dosen menurut  jenjang  jabatan  akademik  terdiri dari  Asisten  Ahli,  Lektor,  Lektor  Kepala, dan  Guru  Besar.  Tenaga  penunjang akademik  terdiri  dari  pustakawan,  laboran, dan teknisi.
E.   Pelaksana Akademik Pelaksana akademik di bidang pendidikan  dan  pengajaran,  penelitian,  dan pengabdian pada masyarakat adalah
Fakultas, Lembaga Penelitian, dan Lembaga  Pengabdian   kepada  Masyarakat, BAAK, BAUK, BAPSI, Lembaga
Pengendalian  Mutu  Internal  serta  3  buah UPT  yaitu  Balai  Bahasa,  Puskom  dan Perpustakaan.

## BAAK ( Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaaan)
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan adalah unsur pembantu pimpinan  dibidang  administrasi  akademik  dan kemahasiswaan  yang  berada  di  bawah  dan bertanggung  jawab  kepada  Rektor.  BAAK memiliki visi menjadi pusat pelayanan akademik  yang  prima  terhadap  seluruh  sivitas akademik  (cepat,  tepat,  dan  mudah)  sesuai dengan  perkembangan  dan  kemajuan  ilmu pengetahuan dan teknologi, yaitu:
1. Memberikan  layanan  akademik  secara optimal  melalui  tenaga  yang  professional terhadap  sivitas  akademik  baik  secara manual maupun digital.
2. Memberikan  layanan  informasi  akademik yang  optimal  melalui  prosedur  yang singkat, tepat, dan mudah.
3. Menyempurnakan data base dan peningkatan  informasi  data  yang  akurat sesuai dengan kebutuhan.
4. Memberikan layanan yang optimal kepada mahasiswa  dalam  rangka  pengembangan minat,  penalaran  dan  informasi  serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.
BAAK  UNP  memiliki  tujuan  sebagai berikut:
1. Meningkatkan  pengelolaan  administrasi seiring dengan peningkatan jumlah mahasiswa  dan  volume  kerja  dibantu layanan administrasi akademik.
2. Meningkatkan layanan administrasi akademik kepada seluruh sivitas akademik
di  lingkungan  UNP  dan  masyarakat  pada umumnya.
Sedangkan  tugas  pokok  BAAK  UNP adalah :
1. Menyusun  rencana  dan  program  kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas
2. Menyusun  rencana  dan  program  kerja UNP  sesuai  dengan  hasil  yang  dicapai sebagai bahan masukan atasan
3. Membagi  tugas  kepada  Kepala  Bagian dilingkungan Biro sesuai dengan bidangnya 4. Memberikan arahan kepada Kepala Bagian dilingkungan Biro untuk kelancaran pelaksanaan tugas 5. Mengkoordinasikan Kepala Bagian dilingkungan  Biro  dalam  pelaksanaan tugas agar terjalin kerjasama yang baik 6. Mengawasi  pelaksanaan  tugas  Kepala Bagian agar pelaksanaannya sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan 7. Mengevaluasi  pelaksanaan  tugas  Kepala Bagian dilingkungan Biro untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya 8. Menilai  prestasi  kerja  Kepala  Bagian sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier 9. Menetapkan  kebijakan  teknis  dibidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan  berdasarkan  ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja
10. Mengkaji  peraturan  perundang-undangan yang  berlaku  dibidang  administrasi  untuk kelancaran pelaksanaan tugas
11. Menyusun  saran  alternatif  pemecahan masalah  dibidang  administrasi  akademik dan kelancaran pelaksanaan tugas
12. Menyusun  dan  menetapkan  pedoman pembinaan dan pengembangan administrasi akademik berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan penyusunan rancangan kebijaksanaan pimpinan
13. Memantau  data-data  laporan  maupun informasi-informasi lain untuk mengetahui perkembangannya
14. Menyusun  program  dan  anggaran  terpadu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
15. Memberikan  layanan  teknis  dibidang administrasi  akademik  untuk  kelancaran pelaksanaan tugas.
Vol. XI No.1 Th. 2012 Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk menyelenggarakan tugasnya Biro ini mempunyai fungsi: 1. Pelaksanaan  administrasi  pendidikan  dan kerjasama
2. Pelaksanaan administrasi kemahasiswaan Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan  dipimpin  seorang  kepala  dan dua  Kepala  Bagian  dan  enam  Kepala  Sub Bagian, personal lebih jelas sebagai berikut:
Drs. Ahmad Hamdani, M.M : Kepala BAAK Drs. Sudiro Sembiring : Kepala Bagian Kemahasiswaan Azhari Suwir, SE : Kepala Bagian Pendidikan dan Kerjasama Zuriyati Zein, S.Pd : Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi Ellizar, BA : Kepala Sub Bagian Kerjasama Arnialis Bahtiar, B.Ac : Kepala Sub Bagian Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa Syafril, S.Sos : Kepala Sub Bagian Minat, Penalaran dan Informasi Kemahasiswaan Yurnizon, ST : Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik Mahasiswa Drs. Aljufi Abdi : Kepala Sub Bagian Sarana Pendidikan

## UPT Puskom
Pusat  komputer  mendukung  otomatisasi data  dalam  mengembangkan  sistem  informasi manajemen bidang akademik. Dengan menggunakan  jaringan  berbasis  Lokal  Area Network  (LAN)  yang  dilengkapi  dengan  kabel serat  optik  diharapkan  proses  komputerisasi  di bidang  akademik  lebih  terpadu  dan  simultan dan dapat diakses secara lebih luas oleh civitas akademika UNP. Saat ini pusat komputer UNP juga  dilengkapi  beberapa  unit Optical  Mark Reader atau Alat Baca Optik (ABO).
Struktur Organisasi UPT. Puskom UNP
adalah sebagai berikut: Kepala : Drs. Yushamdi Kasubag Tata Usaha : Syafridas, B.Ac Staf Teknis : Yosefrizal, S.Kom, M.Kom Syukhri, S.T Muhammad Rusdi, S.T Ike Mariska, A.Md Reno Sari, A.Md Staf Administrasi : Yonizar, S.Sos Novia Aneti Ernawati Metode Penelitian International Communication Association (ICA) sebagai organisasi komunikasi  internasional  telah  membakukan standar  pengukuran  untuk  audit  komunikasi yang  dikenal  sebagai  sistem  lima  alat pengukuran (system  of  five  measurement instrument) yang  oleh  Goldhaber  dirumuskan menjadi  teknik  dan  metode  :  survey  dengan kuesioner (questionerraire  survey) ,  wawancara tatap  muka (interview) ,  teknik  analisis jaringan (network  analysis  technique) ,  pengalaman komunikasi (communication  experience) dan catatan  harian  komunikasi (communication diary) .
Standar  pengukuran  ini  tidak  kaku artinya  para  ahli  atau  konsultan  tetap  memiliki kebebasan  untuk  memilih  dan  menetukan teknik  dan  metode  mana  saja  yang  dianggap sesuai  dengan  masalah,  situasi  organisasi  dan tujuan  audit  yang  hendak  dicapai  karena  setiap organisasi  pun  berbeda  baik  jenis,  ragam maupun
ukurannya
(Nurprapti:
http://eprints.undip.ac.id/23907/) .
Dalam  penelitian  ini  peneliti  hanya  akan memakai standar pengukuran berbentuk pengalaman  komunikasi  sebagai  alat  ukur dalam  audit  komukasi  yang  dilakukan.  Standar pengukuran  ini  dipilih  karena  dinilai  paling sesuai  dengan  audit  komunikasi  yang  akan dilakukan.
Pengalaman  komunikasi  dikenal  dengan teknik  peristiwa  kritis.  Informan  diminta menguraikan  peristiwa-peristiwa  komunikasi yang  dianggap  sebagai  contoh  yang  khas  baik peristiwa sukses maupun kegagalan. Dari cerita tersebut  dapat  ditarik  kesimpulan  seperangkat
Audit Komunikasi di UNP ...
contoh  khas  tentang  komunikasi  dalam  suatu organisasi  sehingga  dapat  dijelaskan  mengapa komunikasi  di  suatu  unit  berhasil  atau  gagal. (profil  dasar  kesuksesan  atau  kegagalan komunikasi dalam berbagai unit kerja organisasi).

## Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini dilakukan dengan cara:
1. Observasi Observasi  yang  dilakukan  adalah pengamat  terlatih (trained  observer) . Peneliti  juga  meminta  bantuan  pihak  lain yang  sudah  dibekali  kewaspadaan  yang dapat menghindarkan diri dari bisa pribadi baik dalam pengamatan maupun pencatatan  dan  peka  terhadap  objektivitas, sehingga tidak mengubah
atau
mempengaruhi  kewajaran  prilaku  yang menjdi  pengamatan  tersebut.  Pihak  lain yang  dimaksud  disini  adalah  meminta bantuan  2  orang  mahasiswa  Fakultas  Ilmu Sosial  Universitas  Negeri  Padang.  Mereka terlebih dahulu telah diberikan pengarahan tentang  apa  yang  akan  mereka  lalukan  di lapangan.
2. Wawancara Wawancara  yang  dilakukan  adalah wawancara  tatap  muka,  artinya  pertemuan tatap  muka  antara  peneliti  dengan  satu informan.  Karena  standar  pengukuran audit  komunikasi  yang  dilakukan  adalah menggunakan  pengalaman  komunikasi, maka  wawancara  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah wawancara mendalam (indepth interview).
Dalam wawancara ini, peneliti menanyakan  secara  mendetai  kepada  para informan  tentang  kesuksesan-kesuksesan serta kegagalan-kegagalan komunikasi dalam  unit  kerja  mereka  dan  berhubungan dengan  lembaga  lain  sesuai  dengan komunikasi  lintas  saluran yang  membatasi penelitian ini.

## Teknik Analisis Data
Teknik  analisis  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  analisis  pengalaman komunikasi (communication  experience) ,  yang juga  dikenal  dengan  teknik  peristiwa  kritis (critical incident technique) . Dalam analisis ini, informan  diminta  menguraikan  peristiwa- peristiwa komunikasi (communication
episodes) yang  dapat  dianggap  sebagai  contoh khas (yang mencolok) dari peristiwa komunikasi yang sukses ataupun gagal. Dengan demikian, dapat diketahui mengapa komunikasi di organisasi sukses atau gagal.

## Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat  atau  lokasi  penelitian    adalah Universitas  Negeri  Padang.  Penelitian  ini dilaksanakan  selama  3  (tiga)  bulan  yaitu  pada bulan Agustus sampai bulan Oktober 2011.

## Informan Penelitian
Informan  dalam  penelitian  ini  adalah pimpinan BAAK UNP, pimpinan Puskom UNP serta  mahasiswa  UNP.    Informan  ini  dipilih guna  dapat  membantu  dilakukannya  audit komunikasi lintas saluran antara BAAK dengan Puskom UNP.

## Hasil dan Pembahasan
Penyebab  Tidak  Seiramanya  Informasi  yang Diperoleh Mahasiswa dari BAAK dan Puskom UNP
Penyebab sering tidak samanya informasi yang  diterima  oleh  mahasiswa  dari  BAAK  dan Puskom  UNP  adalah  karena  telah  terjadi distorsi  pesan  di  Universitas  Negeri  Padang antara  BAAK  dan  Puskom.  Distorsi  artinya terjadi perbedaan tingkat persesuaian arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim dengan arti yang  diinterpretasi  oleh  si  penerima  pesan. Informasi atau arti pesan berubah dari apa yang dimaksudkan  ketika  pesan  itu  melewati individu-individu  dalam  jaringan  komunikasi. Proses  komunikasi  ke  bawah,  ke  atas, horizontal  dan  berbagai  arah  yang  ada  yang terjadi  dengan  cara  yang  simultan,  secara  seri atau  berantai.  Pesan  yang  didistribusikan dengan  cara  yang  simultan  mudah  kena perubahan  dan  distorsi  bila  dibandingkan dengan  komunikasi  interpersonal  (Muhammad, 2005: 206-7).
Hal  ini  salah  satunya  terlihat  pada kutipan  wawancara  dibawah  ini  ketika  peneliti mempertanyakan  apakah  ada  standar  prosedur tertentu yang harus dilakukan mahasiswa ketika complain  nilai  dengan  alasan  terjadi  salah pemberian nilai (salah klikdalam pengisian nilai online)  .  Menurut  pihak  BAAK  (wawancara dengan  salah  satu  Kepala  Bagian  Pendidikan dan  Kerjasama),  menyatakan  bahwa      Standar prosedur  untuk  ini  tidak  ada,  karena  takutnya semua  dosen  dan  mahasiswa  akan  melegalkan
kasus-kasus seperti ini. Sementara, berdasarkan wawancara  dengan  Kepala  Puskom  UNP, diperoleh  data  bahwa  ada  edaran  Rektor  UNP yang mengatur bahwa tidak ada complain nilai. Tetapi  banyak  yang  tidak  mau  tau  dengan aturan.
Dari  dua  kutipan  wawancara  di  atas terlihat    beda  interpretasi  pesan  antara  pihak BAAK dengan Puskom UNP. Ditambah hal-hal lain  seperti    pengurusan  historis  nilai  atau pengurusan hal-hal terkait wisuda yang membuat mahasiswa harus mondar-mandir dari BAAK  ke  Puskom,  ke  BAAK  lagi  bahkan  ke Puskom lagi sampai berulang-ulang. Dalam hal ini,  peneliti  mengelompokkan  bahwa  penyebab terjadinya  distorsi  pesan  antara  BAAK  dan Puskom  Universitas  Negeri  Padang  sebagai berikut:
1. Faktor Personal
Ada sejumlah prinsip yang
merefleksikan  faktor-faktor  personal  yang ikut  memberikan  kontribusi  pada  distorsi pesan. Faktor-faktor personal yang dimaksud disini adalah sebagai berikut : a. Persepsi Selektif Merupakan istilah yang diaplikasikan pada kecendrungan persepsi manusia yang dipengaruhi oleh keinginan-keinginan, kebutuhan-
kebutuhan,  sikap-sikap  dan  faktor- faktor psikologi lainnya. Persepsi selektif  mempunyai  peranan  penting  di dalam  komunikasi  seseorang.  Persepsi selektif    berarti  bahwa  orang  yang berbeda  dapat  menanggapi  pesan  yang sama  dengan  cara  yang  berbeda.  Tidak ada  seorang  komunikator  yang  dapat mengasumsikan  bahwa  sebuah  pesan akan  mempunyai  ketepatan  makna untuk  semua  penerima  pesan  (Severin & Tankard, 2005: 85).
Peneliti  meyakini  persepsi  selektif ini  terjadi  pada  mahasiswa  ketika mengurus  hal-hal  terkait  di  atas  ke BAAK  dan  Puskom,  ditambah  para pegawai BAAK dan Puskom mempunyai interpretasi sendiri terhadap aturan yang ada di Universitas Negeri Padang sendiri. b. Bahasa  yang  kadang-kadang  kurang tepat
Bahasa yang tepat dapat
menunjukkan orang atau benda sebagaimana keadaan yang
sesungguhnya. Cara pegawai baik itu di BAAK maupun Puskom dalam melayani mahasiswa banyak yang tidak memuaskan.  Terbukti  dari  wawancara dengan  beberapa  mahasiswa  sebagai berikut  yang  menyatakan  bahwa kalau ngurus-ngurus di BAAK apalagi Puskom males liat pegawai-
pegawainya…kasar dan angkuh.
Padahal kita nanya baik-baik . Ada juga yang  menyatakan  bahwa  dia  pernah mengurus historis nilai di Puskom, tapi pegawai  sana  bilang  nanti  selesai minggu depan, padahal ada teman yang bisa langsung menunggu beberapa saat, print  out  historis  nilainya  langsung keluar.  Saya  lihat  pegawai  di  sana hanya sibuk main game di komputer.
Namun,  hal  ini  dibantah  oleh kedua pihak, yaitu BAAK dan Puskom, terbukti dari kutipan wawancara dengan
Kepala Bagian Pendidikan dan Kerjasama  BAAK, UNP bahwa “Kami sudah menginstruksikan kepada seluruh pegawai  agar  memberikan  informasi dengan  ramah.  Mungkin  ada  satu  atau dua orang yang tidak seperti itu, namun kami  tetap  melakukan  pembinaan.” Sedangkan  hasil  wawancara  dengan Kepala  Puskom,  UNP  menyatakan bahwa  “Kami  akan  melayani  sesuai dengan  prosedur  yang  ada.  Jika mahasiswa datang membawa persyaratan  yang  lengkap  misalnya ketika  mengurus  nilai  BL,  kami  akan segera melayaninya. Namun jika mahasiswa tidak membawa persyaratan yang lengkap, kami tidak bisa melayaninya.  Kalau  masalah  pegawai main game ,  itu  memang  ada  tetapi ketika  jam  istirahat  saja.  Mungkin mahasiswa dating ketika jam istirahat.”
Padahal, distorsi juga sangat diperkuat oleh tidak adanya konsistensi bahasa  verbal dan  non  verbal. Menurut Albert  Mehrabian,  persepsi  orang terhadap pembicaraan orang lain terbentuk  melalui  tiga  cara,  yaitu visual-penampilan  (55%),  vocal-bunyi pesan  (38%),  dan  verbal-bahasa  yang disampaikan (7%) (Sirait, 2008: 87).
Ini  yang  tidak  disadari  oleh  para pegawai  BAAK  dan  Puskom  sebagai komunikator,  bahwa  pesan  apa  yang
Audit Komunikasi di UNP ...
mereka  sampaikan  kepada  mahasiswa telah  memberikan  persepsi  tertentu kepada  mahasiswa  sebagai  komunikan. Dan  persentase  persepsi  apa  yang terbentuk  di  benak  mahasiswa  sangat ditentukan  oleh  bahasa  tubuh  yang digunakan  oleh  para  pegawai  tersebut ketika melayani mahasiswa.
2. Faktor Organisasi
Ada  beberapa  hal  dari  lingkungan organisasi yang ikut memberikan kontribusi  terhadap  distorsi  pesan  dalam komunikasi.  Hal-hal  tersebut  diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Kedudukan atau posisi dalam organisasi .
Kedudukan  atau  posisi  seseorang dalam  suatu  organisasi  mempengaruhi cara  orang  berkomunikasi.  Anggota organisasi  yang  menduduki  posisi dengan  tugas  dan  otoritas tertentu  akan mempunyai pandangan dan sistem nilai yang  berbeda  dengan  orang  lain  yang mempunyai kedudukan berbeda. Hal ini terlihat dari kutipan wawancara dengan mahasiswa “ di BAAK dan Puskom itu yang  lebay  pegawai-pegawainya..kalau yang punya jabatan juga ga segitunya..Lebih enak langsung ketemu yang  punya  jabatan  “  Sedangkan menurut  salah  seorang  Pegawai  BAAK menyatakan  bahwa  “untuk  complain nilai  perlu  surat  dari  dosen  yang bersangkutan…ditulis tangan aja sedikit..”  Lain  halnya  dengan  Kepala Bagian  Pendidikan  dan  Kerjasama, BAAK  :  “  seharusnya  yang  mengurus complain  nilai  itu  adalah  pihak  jurusan atau  fakultas  yang  ke  BAAK,  bukan mahasiswanya”
Dari  kutipan  wawancara  di  atas terlihat  bahwa  orang  yang  mempunyai kedudukan  dengan  tugas  dan  otoritas tertentu  mempunyai  pandangan  yang berbeda  dengan  anggota  bisaa  dalam sebuah
organisasi dalam
menginterpretasikan pesan serta bagaimana mereka
mengkomunikasikannya.
b. Prestise
Salah  satu  halangan  mendasar dalam sebuah organisasi yang juga bisa menyebabkan  distorsi  pesan  adalah
adalanya  prestise.  Prestise  dating  dari bermacam-macam bentuk seperti besarnya  kantor  atau  ruangan  kerja, peralatan-peralatan canggih atau hal-hal lainnya.  Apapun  bentuknya  prestise menghalangi komunikasi efektif,
komunikasi  menjadi  tidak  lancar  atau tidak bebas. Di Universitas Negeri Padang, ada anggapan bahwa Puskom dengan semua pegawainya “sok penting” dalam semua  kegiatan  yang  ada  di  UNP. Misalnya  saja  terbukti  dari  salah  satu kutipan wawancara dengan salah seorang pegawai BAAK, UNP menyatakan  bahwa  “orang  Puskom sombong-sombong.  Entah  apa  yang mereka  sombongkan.”  Sementara  itu ketika  peneliti  datang  ke  Puskom,  di peroleh  data  dari  Kepala  Puskom bahwa “Kami tau orang-orang beranggapan  kami  “beringas”,  tapi kami menjalankan semua sesuai prosedur.  Kami  telah  beberapa  kali mendrop  out mahasiswa  yang  kami temukan bermasalah”
Dari  uraian  di  atas  terlihat  adanya gangguan ( noise ) pada proses komunikasi yang berlangsung  antara  mahasiswa  dengan  BAAK, mahasiswa  dengan  Puskom  maupun  BAAK dengan  Puskom  dalam  komunikasi  lintas saluran sebagai  mana  tujuan  penelitian ini.  Hal ini  sesuai  dengan  apa  yang  dimaksud  oleh Shannon  Weaver.  Model  komunikasi  yang dikemukakan  oleh  Shannon  Weaver  ini menyoroti problem penyampaian pesan berdasarkan tingkat kecermatannya.
Model ini melukiskan suatu sumber yang menyandi atau menciptakan pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran kepada  seorang  penerima  yang  menyandi  balik atau  mencipta  ulang  pesan  tersebut.  Model Shannon Weaver mengasumsikan bahwa sumber  informasi  menghasilkan  suatu  pesan untuk  dikomunikasikan  dari  seperangkat  pesan yang  dimungkinkan.  Konsep  penting  dari Weaver  yang  dipakai  dalam  penelitian  ini adalah gangguan (noise) , yakni setiap rangsangan  tambahan  yang  tidak  dikehendaki yang  dapat  mengganggu  kecermatan  pesan yang disampaikan (Digital Collections /jiunkpe/s1/ikom/2008/jiunkpe-ns-s1-2008- 51403046-8837-rumah_sakit-chapter2.pdf).
Jika  kita  melihat  hakikat  komunikasi  sebagai suatu  sistem,  maka  gangguan  komunikasi  bisa terjadi  pada  semua  elemen  atau  unsur-unsur yang mendukungnya, termasuk faktor lingkungan  di  mana  komunikasi  itu  terjadi. Shanon  dan  Weaver  menyatakan  bahwa hambatan  komunikasi  terjadi  jika  terdapat intervensi  yang  mengganggu  salah  satu  unsur komunikais,  sehingga  proses  komunikasi  tidak dapat berlaku secara efektif.
Solusi  agar  Ketidaksamaan  Informasi  dari BAAK dan Puskom UNP Tidak Terjadi Lagi
Berdasarkan  audit  komunikasi  yang dilakukan,  maka  peneliti  menyarankan  bahwa solusi agar tidak terjadi ketidaksamaan informasi  dari  kedua  lembaga  tersebut  (BAAK dan  Pukom  UNP)  tidak  terjadi  lagi  di Universitas  Negeri  Padang adalah  dengan mengaktifkan  spesialis  staf  ( staff  specialist ). Staf ini bisaanya paling aktif dalam komunikasi lintas  saluran,karena  tanggung  jawab  mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan  yang  berhubungan  dengan  jabatan. Komunikasi  ke  atas  dan  ke  bawah  cenderung akan disempurkan dengan aktifnya staf spesialis ini.  Namun untuk hal ini, diperlukan kebijakan organisasi  untuk  membimbing  komunikasi lintas saluran.
Fayol  menunjukkan  bahwa  komunikasi lintas  saluran  merupakan  hal  yang  pantas, terutama  pada  pegawai  tingkat  lebih  rendah dalam  suatu  saluran.  Karena  ada  kemungkinan mengganggu  saluran  otoritas  dan  kehilangan kendali  atas  aliran  informasi,  ada  du  kondisi yang  harus  dipenuhi  dalam  menggunakan jembatan Fayol (Pace, 2001: 199), yaitu :
1. Spesialis  staf    harus  mendapat  ijin atasannya 2. Setiap hasil pertemuan
atau komunikasinya, spesialis staf harus melaporkan kepada atasannya.
Jika antara BAAK dan Puskom UNP ada spesialis  staf,  maka  tidak  akan  terjadi  distorsi pesan  antara  keduanya  ketika  terkait  dengan masalah-masalah  seperti  kasus-kasus  yang terjadi  pada  mahasiswa  seperti  yang  diuraikan dalam penelitian ini.

## Simpulan
Dari  penelitian  yang  telah  dilakukan, dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  sebuah organisasi,  baik  itu  organisasi  kependidikan seperti  Universitas  Negeri  Padang,  bisa  saja terjadi  distorsi  pesan  antara  Universitas  Negeri Padang  melalui  lembaga-lembaganya  sebagai komunikator dengan mahasiswa sebagai komunikannnya.  Hal  ini  dapat  disebabkan  oleh faktor  personal  seperti  persepsi  selektif  dan penggunaan  bahasa  maupun  factor  organisasi itu  sendiri,  seperti  karena  kedudukan  ataupun prestise  di  dalam  sebuah  organisasi.  Oleh karena itu, jika terjadi komunikasi lintas saluran dalam sebuah organisasi, sebaiknya mengaktifkan specialist staff untuk menghindari distorsi pesan.

## Daftar Rujukan
Hardjana,  Andre.  2000. Audit  Komunikasi: Teori dan Praktek . PT. Grasindo. Jakarta Muhammad, Arni. 2005. Komunikasi Organisasi . Bumi Aksara, Jakarta. Pace,  Wayne.  2001. Komunikasi  Organisasi: Strategi Peningkatan Kinerja Perusahaan . PT.  Remaja  Rosdakarya. Bandung
Sasongko,  Singgih  dan  Melati  Mediana,  2001.
Kumpulan Tugas Kuliah Teori Komunikasi Organisasi . Program Pascasarjana  Fakultas  Ilmu  Sosial  Ilmu Politik, Universitas Indonesia.
Severin,  Werner  &  James  W  Tankard,  2005.
Teori  Komunikasi .  Kencana  Prenada Media Group, Jakarta.
Sirait,  Charles  Bonar.  2008. The  Power  of Public  Speaking ,  PT  Gramedia  Pustaka Utama, Jakarta, hal : 87
W. Nurprapti, Bahan Ajar Metodologi Penelitian  Komunikasi ,  Fakultas  Ilmu Komunikasi,  Universitas  Mercu  Buana, Jakarta.  http://eprints.undip.ac.id/23907/ Digital
Collections/jiunkpe/s1/ikom/2008/jiunkp e-ns-s1-2008-51403046-8837- rumah_sakit-chapter2.pdf Edwi  Arief  Sosiawan. Pengantar  Ilmu
Komunikasi :
http://edwi.dosen.upnyk.ac.id.
http://.unp.ac.id