https://jamsi.jurnal-id.com

## Pendampingan Retensi Dokumen Rekam Medis di RSUD Nganjuk Tahun 2023
Eiska Rohmania Zein* 1 , Chyntia Vicky Alvionita 2 , Gunawan 3
1,2,3 Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Malang, Indonesia *e-mail: eiskazein@poltekkes-malang.ac.id 1 , chyntia_va@poltekkes-malang.ac.id 2 , guracht@gmail.com 3

## Abstrak
Dalam  melaksanakan  kegiatan  Pengabdian  Masyarakat  Program  Studi  D3  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  Jurusan  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  Poltekkes  Kemenkes  Malang melaksanakan kegiatan yaitu Pendampingan Retensi Dokumen Rekam Medis di RSUD Nganjuk Tahun 2023. Pelaksanaan  retensi  di  RSUD  Nganjuk  terakhir  kali  dilaksanakan  pada  tahun  2011.  Pelaksanaan  retensi belum  dilaksanakan  secara  rutin  karena  ada  beberapa  hal  yang  menyebabkan  kendala  seperti  rak penyimpanan menjadi penuh sehingga petugas rekam medis dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis  pada  rak  penyimpanan  masih  mengalami  kesulitan.  Jumlah  pasien  yang  bertambah  setiap  harinya akan menambah jumlah rekam medis. Apabila penambahan rekam medis tidak diimbangi dengan kapasitas rak  penyimpanan  dan  retensi  belum  dilaksanakan  secara  rutin  maka  rak  penyimpanan  menjadi  padat, pengambilan  rekam  medis  menjadi  terhambat  serta  rekam  medis  akan  mudah  rusak  karena  berdesakan. Metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah dengan melakukan survei  lapangan,  ceramah,  diskusi,  tanya  jawab  dan  pendampingan.  Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini diikuti oleh petugas rekam medis sebanyak 30 orang. Hasil pengabdian masyarakat ini sangat berdampak positif bagi petugas rekam medis yang akan melaksanakan retensi.
Kata kunci : Pendampingan, Retensi RM, RSUD Nganjuk.

## Abstract
In carrying out Community Service activities, the D3 Medical Records and Health Information Study Program, the Department of Medical Records and Health Information, Poltekkes, Ministry of Health, Malang, carried  out  activities  namely  Assistance  in  the  Retention  of  Medical  Record  Documents  at  the  Nganjuk Regional Hospital in 2023. Retention implementation at the Nganjuk Regional Hospital was last carried out in 2011. Implementation of retention It has not been implemented routinely because there are several things that cause problems, such as the storage shelves being full so that medical records officers still experience difficulties  in  retrieving  and  returning  medical  records  to  the  storage  shelves.  The  increasing  number  of patients  every  day  will  increase  the  number  of  medical  records.  If  the  addition  of  medical  records  is  not balanced  with  the  capacity  of  the  storage  shelves  and  retention  is  not  carried  out  routinely,  the  storage shelves will become congested, retrieval of medical records will be hampered and medical records will easily be  damaged  due  to  crowding.  The  method  used  in  implementing  this  community  service  activity  is  by conducting field surveys, lectures, discussions, questions and answers and mentoring. This community service activity was attended by 30 medical record officers. The results of this community service have a very positive impact on medical records officers who will carry out retention.
Keywords : Mentoring, RM Retention, RSUD Nganjuk

## 1. PENDAHULUAN
Program  pengabdian  kepada  peserta  adalah  program  yang  berorientasi  kepada permasalahan yang dihadapi oleh peserta berdasarkan pengamatan tiap disiplin ilmu terhadap perkembangan  bidang  kesehatan.  Tujuan  dilakukannya  pengabdian  kepada  peserta  adalah menerapkan teori-teori keilmuan di bidang kesehatan untuk mengatasi masalah yang terjadi di lapangan  sehingga  dapat  memberi  manfaat  pada  peserta,  berpartisipasi  aktif  dalam  proses pembangunan  kesehatan,  meningkatkan  pemberdayaan  peserta  dalam  bidang  kesehatan, meningkatkan  kemampuan  peserta  akademik  dalam  menerapkan  teori-teori  keilmuan  baik secara  mandiri  maupun  kelompok  dan  membantu  mengatasi  permasalahan  yang  dihadapi pemerintah  maupun  peserta  dengan  metode  ilmiah  secara  praktis.  Hal  ini  ditujukan  untuk menciptakan perilaku peserta untuk hidup sehat (Kemenkes, 2014).
https://jamsi.jurnal-id.com
Kesehatan  merupakan  hak  asasi  dan  sekaligus  sebagai  investasi,  sehingga  perlu diupayakan,  diperjuangkan  dan  ditingkatkan  oleh  setiap  individu  dan  oleh  seluruh  komponen bangsa agar peserta dapat menikmati hidup sehat serta mewujudkan derajat kesehatan peserta yang optimal. Hal ini perlu dilakukan karena kesehatan bukanlah  tanggung jawab pemerintah saja, namun merupakan tanggung jawab bersama antara pemerintah, peserta dan pihak swasta. Sumber daya manusia yang sehat dan berkualitas merupakan modal utama atau investasi dalam pembangunan kesehatan.
Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Dalam penyelenggaraan pelayananya, rumah sakit mempunyai kewajiban menyelenggarakan  rekam  medis  yang  merupakan  salah  satu  pilar  utama  rumah  sakit  Rekam Medis  adalah  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien sesuai dengan  Permenkes  RI  Nomor  269/Menkes/Per/III/2008  tentang  Rekam  Medis.  Rumah  sakit dalam menyelenggarakan rekam medis wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan. Apa  yang telah  direkam  dalam  rekam  medis  bersifat  rahasia  dan  setiap  fasilitas  pelayanan  kesehatan bertanggung jawab dalam menjaga kerahasiaan rekam medis. Rekam medis menjadi salah satu faktor  pendukung  terpenting  dalam  peningkatan  mutu  pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit. Rekam medis mengandung aspek administrasi, aspek medis, aspek hukum, aspek penelitian, dan aspek dokumentasi.
Pengelolaan rekam medis yang benar diperlukan untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam  medis.  Rekam  medis  perlu  disimpan  di  ruang  penyimpanan (filing) dengan  aman,  dan terhindar  dari  bahaya  kerusakan  fisik,  kimiawi,  dan  biologi.  Penyimpanan  rekam  medis mempunyai  jangka  waktu  (masa  retensi)  yang  telah  ditetapkan,  karena seiring  bertambahnya kunjungan  pasien  rekam  medis  terus  meningkat.  Untuk  itu,  perlu  dilakukannya  suatu  sistem yang  disebut  retensi  atau  penyusutan.  Retensi  menurut  Depkes,  RI  (2006),  adalah  suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan memindahkan berkas rekam  medis  in  aktif  dari  rak  file  aktif  ke  rak  file  inaktif  dengan  cara  memilah  pada  rak  file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan. Retensi dilakukan agar rekam medis yang terus meningkat  tidak  mengakibatkan  penumpukan  di  rak  penyimpanan  dan  tidak  mengganggu kelancaran proses kerja.
Rekam  medis  harus  disimpan  sesuai  dengan  peraturan  yang  ada.  Untuk  sarana pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit,  Pasal  8  dalam  Permenkes/269/Menkes/Per/III/2008 tentang  Rekam  Medis  menyebutkan  bahwa  rekam  medis  pasien  rawat  inap  wajib  disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau  dipulangkan. Sesudah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan  medik  wajib  disimpan  dalam  jangka  waktu  10  (sepuluh)  tahun  terhitung  dari tanggal  dibuatnya  ringkasan  tersebut.  Penyimpanan  rekam  medis  dan  ringkasan  pulang dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
RSUD Nganjuk merupakan rumah sakit  umum  daerah dengan kelas B Non  Pendidikan dan  meraih  akreditasi  Paripurna.  Sistem  penyimpanan  rekam  medis  di  RSUD  Nganjuk menggunakan  sistem  penyimpanan  sentralisasi  dimana  rekam  medis  rawat  jalan,  rawat  inap dan  gawat  darurat  digabung  menjadi  satu  berkas.  Sistem  penjajaran  di  RSUD  Nganjuk menggunakan sistem  penjajaran Straight  Numerical  Filing (SNF) atau  sistem  nomor  langsung untuk rekam medis lama dan Terminal Digit Filing (TDF) atau sistem angka akhir untuk rekam medis baru.
Pelaksanaan retensi di RSUD Nganjuk, rekam medis inaktif dari rak aktif di ruang filing adalah dengan memilah rekam medis yang masa aktifnya sudah berakhir 5 (lima) tahun sejak tanggal  terakhir  pasien  berobat.  Rekam  medis  yang  telah  diretensi  diletakkan  di  ruang penyimpanan  rekam  medis  inaktif  yang  letaknya  terpisah  dengan  ruang  penyimpanan  rekam medis aktif. Namun, rekam medis inaktif tersebut tidak diletakkan pada rak penyimpanan tetapi hanya  diikat  dan  ditumpuk  di  lantai.  Akibatnya  apabila  rekam  medis  inaktif  dibutuhkan
https://jamsi.jurnal-id.com
sewaktu-waktu  akan  memerlukan  waktu  pencarian  yang  lama.  Seharusnya,  rekam  medisyang telah  diretensi  dijajarkan  pada  rak  penyimpanan  agar  memudahkan  dalam  pencarian  dan menjaga rekam medis yang bernilai guna tinggi dari kerusakan.
Pelaksanaan  retensi  di  RSUD  Nganjuk  terakhir  kali  dilaksanakan  pada  tahun  2011. Pelaksanaan  retensi  belum  dilaksanakan  secara  rutin  karena  ada  beberapa  hal  yang menyebabkan kendala seperti rak penyimpanan menjadi penuh sehingga petugas rekam medis dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis pada  rak penyimpanan masih  mengalami kesulitan. Jumlah pasien yang bertambah setiap harinya akan menambah jumlah rekam medis. Apabila  penambahan  rekam  medis  tidak  diimbangi  dengan  kapasitas  rak  penyimpanan  dan retensi  belum  dilaksanakan  secara  rutin  maka  rak  penyimpanan  menjadi  padat,  pengambilan rekam medis menjadi terhambat serta rekam medis akan mudah rusak karena berdesakan.

## 2. METODE
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  diikuti  oleh  30  peserta.  Kegiatan  pengabdian masyarakat  dilaksanakan  pada  hari  Selasa  tanggal  15  Agustus  2023  mulai  pukul  08.00  WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB. Kegiatan pengabdian kepada peserta ini terdiri dari beberapa tahap kegiatan yaitu
a. Kegiatan evaluasi kesiapan pelaksanaan kegiatan retensi rekam medis.
b. Pendampingan  sosialisasi  aplikasi  retensi  rekam medis  dan  dilakukan  dengan  tiga  macam metode, yaitu: metode ceramah, diskusi dan tanya jawab.
c. Metode ceramah ini dilakukan dengan penyajian materi mengenai sosialisasi aplikasi retensi rekam medis disampaikan secara lisan dengan maksud untuk memberikan informasi kepada peserta mengenai materi dan kepada semua peserta juga diberikan tampilan paparan materi didepan menggunakan LCD Proyektor.
d. Metode diskusi dimana penulis akan mengajak peserta untuk ikut terlibat dalam materi yang disampaikan dimana penyaji akan berinteraksi dengan menerima masukan atau penjelasan yang diberikan.
e. Kemudian dilanjutkan dengan sesi selanjutnya yaitu sesi tanya jawab.
f. Hasil Evaluasi Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat
Teknologi yang digunakan didalam menyampaikan materi pendampingan adalah berupa pengeras  suara  dan  menggunakan  LCD  Proyektor.  LCD  Proyektor  dan  pengeras  suara  cukup membantu  dalam  menyampaian  kegiatan  ini  karena  ruangan  cukup  luas  sehingga pendampingan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan  peserta mampu memahami dan mengerti serta ikut aktif selama kegiatan pendampingan ini berlangsung. Lokasi pengabdian peserta ini dilakukan di Aula RSUD Nganjuk satu hari lamanya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  pengabmas  diawali  dengan  melakukan  penjajakan  lokasi  dan  perizinan  di RSUD  Nganjuk.  Penjajakan  lokasi  dimaksudkan  untuk  mendapatkan  perizinan  dari  RSUD Nganjuk serta informasi tentang berbagai permasalahan retensi yang terdapat di RSUD Nganjuk. Berdasarkan  informasi  tersebut,  pengabdi  melakukan  koordinasi  untuk  menentukan  jumlah kepesertaan  dan  waktu  penyelenggaraan  kegiatan.  Kegiatan  selanjutnya  yaitu  pengabdi mempersiapkan sarana prasarana dan menyiapkan kelengkapan kegiatan yaitu LCD, Proyektor, jadwal  kegiatan,  daftar  hadir  peserta  dan  alat  evaluasi  yang  digunakan  pada  saat  kegiatan. Pelaksanaan  kegiatan  pengabmas  dilakukan  secara  luring  di  aula  lantai  4  RSUD  Nganjuk. Kegiatan ini diikuti oleh 30 peserta. Kegiatan pengabmas dilaksanakan pada tanggal 15 Agustus 2023  mulai  pukul  08.00  WIB  sampai  dengan  pukul  12.00  WIB.  Penyampaian  materi dilaksanakan  secara  panel  dan  setelah  selesai  pemaparan  dilakukan  diskusi  dan  tanya  jawab. Petugas  rekam  medis  menyambut  kegiatan  tanya  jawab  dengan  antusias  dan  menanyakan masalah  yang  sering  dihadapi  ketika  pelaksanaan  retensi.  Pengabdi  sangat  mengapresiasi semangat  Petugas  rekam  medis  dalam  mengikuti  pengabmas.  Bentuk  apresiasi  tersebut
https://jamsi.jurnal-id.com
diberikan dalam bentuk pemberian serifikat serta dipilih  tiga peserta teraktif untuk diberikan penghargaan  berupa  cinderamata.  Kegiatan  Pengabdian  kepada  masyarakat  ini  menggunakan pendekatan kemitraan. Adapun tahapan yang dilaksanakan adalah persiapan, pelaksanaan serta monitoring  dan  evaluasi.  Tim  Dosen  Poltekkes  Kemenkes  Malang  Prodi  D3  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  melaksanakan  pendampingan  retensi  rekam  medis  di  RSUD  Nganjuk. Adapun hasil dari evaluasi kesiapan RSUD Nganjuk adalah sebagai berikut :
a. Aspek Man
Sebesar  92%  mengetahuai  dan  paham  tentang  retensi.  Selain  itu  beberapa  pertugas sudah mengikuti pelatihan retensi (6%) meskipun belum menyeluruh.
b. Aspek Material
Belum tersedianya ruang RM inaktif dan jadwal retensi. Sehingga membuat kegiatan retensi di RSUD Nganjuk menjadi terkendala.
c. Aspek Method RSUD Nganjuk sudah memiliki SOP khusus untuk kegiatan retensi dan pemusnahan, namun belum dapat di terapkan.
d. Aspek Money
Anggaran untuk kegiatan retensi belum diadakan.
e. Aspek Machine RSUD Nganjuk sudah memiliki SIMRS, namun untuk sarpras kegiatan retensi belum tersedia.

## Evaluasi Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat
Evaluasi kegiatan pengabdian kepada masyarakat dimaksudkan untuk menilai kejelasan materi,  kemanfaatan  kegiatan,  kesesuaian  kegiatan  dengan  kebutuhan  Petugas  rekam  medis serta  penguasaan  materi  narasumber.  Penilaian  diberikan  oleh  Petugas  rekam  medis  melalui google form setelah selesai kegiatan diskusi dan tanya jawab.
Penilaian  dinyatakan  dalam  suatu  pernyataan/persetujuan  Petugas  rekam  medis terhadap  kegiatan  pengabmas.  Pernyataan  tersebut  memiliki  rentang  1  sampai  dengan  5. Rentang pernyataan tersebut menunjukkan pernyataan sangat kurang setuju (1), kurang setuju (2),  cukup  setuju  (3),  setuju  (4)  dan  sangat  setuju  (5).  Hasil  evaluasi  kegiatan  secara  rinci sebagai berikut:
Tabel 1. Hasil Evaluasi Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat No Materi Evaluasi Hasil Evaluasi 1  Materi yang disampaikan narasumber disampaikan secara jelas 4,7 2  Penjelasan yang diberikan narasumber mudah dipahami 4,8 3  Materi yang diberikan narasumber mudah diterapkan 4,7 4  Materi yang diberikan narasumber bermanfaat 4,8 5  Narasumber menguasai materi yang dipaparkan 4,7 6  Kegiatan pengabmas sesuai kebutuhan 4,7 7  Kegiatan pengabmas meningkatkan pengetahuan 4,9 Rata-Rata 4,75
Berdasarkan  tabel.  2  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  Petugas  rekam  medis  menilai materi disampaikan dengan jelas. Hasil evaluasi kegiatan rata-rata  sebesar 4,75 menunjukkan pernyataan  Petugas  rekam  medis  terhadap  kejelasan  materi  yang  disampaikan  oleh narasumber.
Penjelasan  yang  disampaikan  narasumber  dibuat  semirip  mungkin  dengan  kenyataan yang dihadapi Petugas rekam medis, sehingga mudah dipahami. Berdasarkan kesan dan pesan yang disampaikan Petugas rekam medis, contoh-contoh yang diberikan oleh narasumber dapat ditiru  dan  sangat  membantu  menghadapi  hal-hal  yang  sering  terjadi  di  rekam  medis.    Hasil evaluasi kegiatan mengenai kemudahan materi untuk dipahami mendapatkan nilai rata rata 4,8 yang  berarti  Petugas  rekam  medis  menyatakan  persetujuannya  mengenai  penjelasan narasumber yang mudah dipahami.
https://jamsi.jurnal-id.com
Salah  satu  luaran  yang  ingin  diraih  melalui  pengabmas  dengan  memberikan  materi retensi adalah peningkatan pemahaman petugas rekam medis terkait retensi. Berkaitan dengan hal tersebut, pemberian contoh diambil dari kasus-kasus yang dihadapi petugas rekam medis, sehingga petugas rekam medis dengan mudah menerapkan materi yang sudah diberikan. Hasil evaluasi  kegiatan  pengabmas  mendapatkan  nilai  rata-rata  4,75  berarti  petugas  rekam  medis menilai materi yang diberikan narasumber mudah diterapkan. Beberapa  petugas rekam medis menyampaikan bahwa pengabmas yang dilaksanakan sangat berkesan.
Petugas rekam medis RSUD Nganjuk menilai kemanfaatan materi yang diberikan dengan hasil  evaluasi  rata-rata  4,8.  Kesan  yang  disampaikan  Petugas  rekam  medis  kepada  pengabdi yaitu  pemaparan  materi  sangat  bermanfaat.  Petugas  rekam  medis  menyatakan  ilmu  yang diperolehnya dapat diterapkan secara langsung.
Penguasaan  narasumber  dalam  memaparkan  materi  hasil  evaluasinya  4,7.  Dengan demikian,  Petugas  rekam  medis  menyatakan  narasumber  menguasai  materi  dengan  baik. Penguasaan  materi  oleh  narasumber  membuat  suasana  diskusi  tentang  permasalahan  yang dihadapi  Petugas rekam medis yang berkaitan dengan  retensi menjadi hidup.  Secara antusias, Petugas rekam medis menanyakan beberapa kendala yang dihadapinya dan mereka terpuaskan dengan jawaban yang disampaikan narasumber.
Penilaian  Petugas  rekam  medis  terhadap  kesesuaian  materi  pengabmas  dengan kebutuhan  dalam  melaksanakan  tugasnya  mendapat  poin  4,7  dimana  Petugas  rekam  medis menyatakan kesesuaian materi pengabmas dengan kebutuhan dalam pelaksanaan tugasnya.
Kegiatan pengabmas ini dinilai meningkatkan pengetahuan  Petugas rekam medis. Poin evaluasi  menunjukkan  angka  4,9  yang  berarti  Petugas  rekam  medis  kesehatan  menyatakan materi  pengabmas  tentang  pendampingan  retensi  meningkatkan  pengetahuan  Petugas  rekam medis di RSUD Nganjuk.

## Gambar 1. Dokumentasi Kegiatan Pengabmas

## 4. KESIMPULAN
Pendampingan retensi rekam medis telah dilakukan pada tanggal 15 Agustus 2023 dengan rincian kegiatan: Evaluasi kesiapan retensi, sosialisasi, dan evaluasi aplikasi. Evaluasi  kesiapan didapatkan  bahwa  RSUD  Nganjuk  belum  siap  untuk  kegiatan  retensi  dikarekan  belum  ada sarana  dan  prasarana  yang  menunjang.  Evaluasi  aplikasi  retensi  didapatkan  bahwa  rata-rata peserta menilai bahwa aplikasi dapat diterima dan dapat membantu dalam kegiatan retensi.

## DAFTAR PUSTAKA
Amin mahbub, D. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Kapas. Bojonegoro : Stikes Muhammadiyah Bojonegoro.
Aprilliani, E. D., Muflihatin, I., & Muna, N. (2020). Analisis pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di rumkital dr ramelan surabaya eltigeka. Jember : Politeknik Negeri Jember.
https://jamsi.jurnal-id.com
Budi, S. C.(2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II . Jakarta: Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik
Permenkes  Nomor  269  Tahun  2008  tentang  Rekam  Medis.  2008.  Jakarta:  Kementerian Kesehatan RI.
Saputri, Dwike Meli (2021). Tinjauan Pelaksanaan Sistem Retensi Rekam Medis di RSUD Ajibarang Kabupaten Banyumas . Semarang
Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. 2009. Jakarta: Sekretariat Nega