## Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Edukasi Sistem Informasi (JUST-SI)
Vol. 3, No. 1, Agustus 2022, hlm. 45-56

## EVALUASI DAN PERBAIKAN PROSES BISNIS MENGGUNAKAN FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS DAN SIX SIGMA
Aldhila Meykasari *1 , Yusi Tyroni Mursityo 2 , Nanang Yudi Setiawan 3
1,2,3 Universitas Brawijaya Malang Email: 1 aldhila10@student.ub.ac.id, 2 yusi_tyro@ub.ac.id, 3 nanang@ub.ac.id
* Penulis Korespondensi (Naskah masuk: 26 Desember 2021, diterima untuk diterbitkan: 18 Januari 2022)

## Abstrak
Keberadaan  PPID  dapat  mempermudah  masyarakat  dalam  mendapatkan  informasi melalui  mekanisme  satu  pintu.  Kompleksnya  sistem  yang  terdapat  di  PPID  Diskominfo Kabupaten Kediri memerlukan analisis lebih jauh untuk menentukan proses bisnis dan aktifitas yang  berpotensi  menyebabkan  permasalahan,  sehingga  dapat  dilakukan  perbaikan ( improvement )  dan  juga  menghasilkan  proses  bisnis  rekomendasi,  dengan  harapan  PPID tersebut dapat lebih efektif dan efisien. Dalam mengatasi hal tersebut peneliti menggunakan suatu tools yang disebut sebagai Failure Mode Effect Analysis (FMEA) dan Six Sigma. Evaluasi dan perbaikan dalam peningkatkan kinerja dilakukan dengan menggunakan Bussiness Process Model  and  Notation (BPMN)  dan  menggunkan  aplikasi Bizagi  Model untuk  mendapatkan keunggulan  proses  bisnis.  Pengendalian  permintaan  informasi  publik  oleh  PPID  (Pejabat Pengelola  Informasi  dan  Dokumentasi)  Kabupaten  Kediri,  dengan  metode Six  Sigma menggunakan  5  tahap  yaitu Define,  Measure,  Analyse,  Improvement, dan Control. FMEA diproses  dalam  bentuk  wawancara  dan  diskusi  bersama  pegawai  PPID  Kabupaten  Kediri . Severity (Keparahan), Occurrence (Kejadian), dan Detection (Deteksi) diidentifikasi dari hasil survey dalam  organisasi.  Berdasarkan  hasil  simulasi  proses  bisnis, Proses validation ini dilakukan validasi terhadap probabilitas control aliran aktivitas pada setiap gateways yang ada. Bagian PPID pembantu, probabilitas permohonan dapat dipublikasikan yang memiliki pilihan boleh  dan  tidak. Pada  kondisi  boleh  memiliki  probabilitas  55%  dan  untuk  kondisi  tidak memiliki probabilitas sebesar 45%. Hal itu disebabkan karena banyak informasi yang memang bersifat rahasia maka menghasilkan nilai probabilitas yang sama. Percabangan bagian pemohon informasi  publik  khususnya  pembayaran  memiliki  pilihan  ya  dan  tidak.  Pada  kondisi  tidak memiliki nilai probabilitas sebesar 90% dan untuk kondisi ya memiliki nilai probabilitas 10% hal  ini  disebabkan  karena  pada  proses  permohonan  informasi  pihak  PPID  memiliki  hakikat biaya murah. Pada proses rekomendasi bidang pelayanan informasi berperan penting membantu pihak PPID Pembantu untuk melakukan pengecekan informasi yang sesuai dengan persyaratan. Prosespun  menjadi  lebih  lancar  tidak  harus  menunggu  PPID  Pembantu  dalam  memutuskan banyak hal untuk dapat melanjutkan proses selanjutnya. Dari proses rekomendasi ini diperlukan waktu 3 hari 2 jam. Dalam penerapan Failure Mode Effect Analysis (FMEA) dan Six Sigma dengan  menggunakan Bussiness  Process  Model  and  Notation (BPMN)  dan  aplikasi Bizagi Model kinerja PPID Pembantu lebih efisien dan efektif dengan proses bisnis yang berkualitas.
Kata kunci FMEA, Six Sigma , BPMN, Bizagi Model .
46 Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Edukasi Sistem Informasi (JUST-SI) ,Vol.3,No.1, Agustus 2022,hlm.45-56

## EVALUATION AND IMPROVEMENT OF BUSINEE PROCESS USING FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS AND SIX SIGMA

## Abstract
The existence of PPID can make it easier for the public to obtain information through a one- door  mechanism.  The  complexity  of  the  system  contained  in  the  PPID  Diskominfo  Kediri Regency requires further analysis to determine business processes and activities that have the potential  to  cause  problems,  so  that  improvements  can  be  made  and  also  produce  business process recommendations, with the hope that the PPID can be more effective and efficient. In overcoming this, the researcher uses a tool called Failure Mode Effect Analysis (FMEA) and Six  Sigma.  Evaluation  and  improvement in  improving  performance  is  carried  out  using  the Bussiness Process Model and Notation (BPMN) and using the Bizagi Model application to gain business process excellence. Control of public information requests by PPID (Information and Documentation  Management  Officer)  Kediri  Regency,  with  the  Six  Sigma  method  using  5 stages, namely Define, Measure, Analyze, Improvement, and Control. FMEA is processed in the  form  of  interviews  and  discussions  with  PPID  Kediri  Regency  employees.  Severity (Severity),  Occurrence  (Event),  and  Detection  (Detection)  identified  from  the  survey  results within the organization. Based on the results of the business process simulation, this validation process is validated against the probability of activity flow control at each existing gateway. The auxiliary PPID section, the probability of an application can be published which has a choice of yes and no. In the condition may have a probability of 55% and for conditions do not have a probability of 45%. This is because a lot of information that is confidential will produce the  same  probability  value.  The  branching  of  the  public  information  applicant  section, especially payments, has yes and no options. In the condition not having a probability value of 90%  and  for  the  yes  condition  having  a  probability  value  of  10%  this  is  because  in  the information  application  process  the  PPID  has  a  low  cost  nature.  In  the  recommendation process  in  the  field  of information  services,  it  plays  an  important  role  in  helping the  PPID Assistant  to  check  information  that  is  in  accordance  with  the  requirements.  The  process becomes smoother, you don't have to wait for the Assistant PPID to decide many things to be able to continue the next process. From this recommendation process it takes 3 days 2 hours. In  the  implementation  of  Failure  Mode  Effect  Analysis  (FMEA)  and  Six  Sigma  using  the Bussiness  Process  Model  and  Notation  (BPMN)  and  the  Bizagi  Model  application,  PPID Assistant performance can be improved with quality business processes.
Keywords : FMEA, Six Sigma , BPMN, Bizagi Model .

## 1. PENDAHULUAN
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten  Kediri  merupakan  pejabat  yang  bertanggung  jawab  dalam  hal  penyimpanan, pendokumentasian,  penyediaan  dan  pelayanan  informasi  publik.  Selain  itu  PPID  berfungsi sebagai  pengelola  dan  penyimpanan  dokumen  yang  dimiliki  oleh  badan  publik  sesuai  UU Nomor 14 tahun 2008 mengenai keterbukaan informasi publik.  Ada beberapa jenis informasi yang terdapat pada PPID diantaranya, informasi yang wajib disediakan secara berkala, serta- merta, dan informasi yang dikecualikan (Pusat Penerangan Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia,2013).
Keberadaan PPID dapat mempermudah masyarakat dalam mendapatkan informasi melalui mekanisme satu pintu. Sehingga masyarakat dapat lebih cepat dalam mendapatkan informasi (Pusat Penerangan Sekretariat Jenderal Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia,2013). Tetapi terdapat beberapa permasalahan yang membuat proses berjalan lambat, di mana jangka
waktu  yang  dibutuhkan  paling  lambat  10  hari  kerja  (SOP  PPID  Kabupaten  Kediri,  2015). Kompleksnya,  sistem  yang  terdapat  di  PPID  Diskominfo  Kabupaten  Kediri  memerlukan analisis lebih jauh untuk menentukan proses bisnis dan aktivitas yang berpotensi menyebabkan permasalahan,  sehingga  dapat  dilakukan  perbaikan  ( improvement )  dan  juga  menghasilkan proses bisnis rekomendasi, dengan harapan PPID tersebut dapat lebih efektif dan efisien (SOP PPID Kabupaten Kediri, 2015).

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Six Sigma Six  Sigma adalah  suatu  metode  perbaikan  kualitas  dan  sistem  manajemen  untuk  mencapai  hasil yang  mendekati  sempurna  (Yustina  dan  Aprilianti,  2018). Six  Sigma sendiri  memiliki  5  tahap  yang disebut dengan DMAIC ( Define, Measure, Analyse, Improve, and Control). DMAIC dilakukan dengan sistematik dan berfokus pada pengukuran untuk meningkatkan kualitas sesuai dengan target (Gaspersz, 2001). Berikut penjelasan mengenai 5 fase DMAIC;

## 2.1.1 Define
Define atau  biasa  disebut  dengan  identifikasi  masalah  merupakan  langkah  pertama pendektan Six Sigma , di mana tempat mengidentifikasikan masalah dari sebuah aktifitas untuk meningkatkan kualitas menjadi lebih baik (Sucipto, Devita, dan Sakunda, 2017).

## 2.1.2 Measure
Measure atau pengukuran masalah merupakan proses selanjutnya setelah define. Measure sendiri  merupakan  proses  untuk  menjembatani  antara  proses define dan analyse. Didalam proses ini dilakukan rencana pengumpulan data yang dapat diproses. Lalu data-data yang ada diukur pada proses ini sebagai dasar penelitian Six Sigma (Widhi, Abdul, dan Denny, 2010).
Didiharyono,  Marsal,  dan  Bakhtir.  2018,  dalam  pengukuran  data  dapat  diawali  dengan pengukuran menggunakan DPU (Defect Per Unit) atau perhitungan kegagala setiap unit :
(1)
Pengukuran  kegagalan  dalam  metode Six  Sigma agar  dapat  meningkatkan  kualitas  dan dihitung (Widhy, Abdul, Denny, 2010) dengan:
(2)
DPMO ( Defect per Million Opprtunities), merupakan suatu pengukuran kegagalan dalam metode Six  Sigma (Widhy,  Abdul,  Denny,  2010).  DPMO  dihitung  dengan  rumus  sebagai berikut:
DPMO = Total Cacat Produksi Jumlah Produksi × 1.000.000 (3) Tabel 1. Tabel Konversi Six Sigma Sigma level DPMO YIELD (%) Keterangan Level 1 690.000 30,9 Sangat Tidak Kompetitif Level 2 308.000 69,20 Rata-rata Level 3 66.800 93,30 Industri Indonesia Level 4 6.210 99,40 Rata-rata Level 5 320 99,98 Industri USA Level 6 3.4 99,9997 Industri Kelas Dunia Sumber : Gasperz, V. 2020 DPU = Total Cacat Produksi
Total Produksi DPO = banyak  cacat  yang  ditemukan
Banyak  unit  yang  diperiksa  × jumlah  yang  tidak  cacat
48 Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Edukasi Sistem Informasi (JUST-SI) ,Vol.3,No.1, Agustus 2022,hlm.45-56

## 2.1.3 Analyse
Analyse atau analisis penyebab masalah, tahap ini digunakan untuk menentukan satu dari beberapa kegagalan dan menentukan solusi ( Hidayat, 200). Penjelasan menggunakan Fishbone Diagram atau biasa dikenal dengan diagram tulang ikan adalah metode yang berasal dari Seven Quality  Tools diagram  ini  digunakan  untuk  mencari  penyebab  suatu  masalah  dalam  suatu objek.  Penyebab  kegagalan  pada fishbone dikelompokkan  menjadi    bagian  anatara  lain manusia,  mesin,  material,  metode,  manajemen, manpower,  measurement dan  lingkungan (Graubitz,2006).

## 2.1.4 Improvement
Tahap ini merupakan tahap perbaikan kualitas yang diterapkan pada suatu proses yang ada, diharapkan untuk meningkatkan kualitas dari suatu perusahaan. Perbaikan ini diterapkan pada produk atau suatu proses yang berpotensi gagal dan cacat. Prioritas perbaikan bersumber dari hasil penilaian RPN evaluasi FMEA ( Gunawan, Rudy, dan Purnomo, 2014).

## 2.1.5 Control
Control merupakan  tahap  terakhir  yaitu  tahap  opersional  yang  berguna  untuk meningkatkan kualitas berdasarkan evaluasi Six Sigma. Pada tahap ini dihasilkan peningkatan kualitas. Jika diperoleh hasil yang baik maka tahap operational tersebut akan dokumentasikan dan  dipublikasikan  agar  menjadi  sebuah  standarisasi,  prosedur,  dan  pedoman  sebuah perusahaan (Hani dan Elisabeth, 2017)

## 2.2 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Failure  Mode  and  Effect  Analysis (FMEA)  adalah  metode  mengidentifikasi  penyebab masalah bertujuan untuk melakukan pencegahan sebelum masalah terjadi (McDermott, 2009). Terdapat  parameter  penilaian  identifikasi  suatu  masalah  yaitu  tingkat  kesalahan (Severity), tingkat kejadian (occurrence) , Tingkat terdeteksi (detection) dari deteksi tersebut menghasilkan nila i RPN ( Risk Priority Number ) . Tahapan FMEA terdiri dari 9 tahap, yaitu:
1. Menentukan dan menganalisis proses yang akan dianalisis
2. Mengidentifikasikan potensi kegagalan yang mungkin atau akan terjadi ( Failure Mode)
3. Mengidentifikasikan akibat kegagalan
4. Mengidentifikasi penyebab kegagalan
5. Menetapkan Severity atau tingkat kesalahan
6. Menetapkan Occurrence atau tingkat kejadian
7. Menetapkan Detection atau tingkat terdeteksi
8. Mengidentifikasi proses yang dilakukan untuk mencegah kegagalan.
9. Menentukan nilai RPN ( Risk Priorty Number). (Richma, Hendang, dan Susy, 2015)
(Nia  dan  Arif,  2014) Risk  Priorty  Number RPN  adalah  suatu  nilai  yang  dihasilkan  dari perkalian severity, occurrence, dan detection Seperti berikut:
RPN = S x O x D (1)
S  = Berapa besar dampak jika kegagalan terjadi ( Severity) O  = Nilai jika kemungkinan kegagalan terjadi ( Occurrence) D   = Nilai kegagalan dapat diantisipasi (Detection).
Nilai Severity, Occurrence, dan Detection dapat diukur menggunakan tabel seperti dibawah ini:
Tabel 2. Tabel Occurrence Skala Classification Keterangan 9-10 Sangat Tinggi Kegagalan tak terganti 7-8 Tinggi Kegagalan Berulang 5-6 Sedang Kegagalan Sesekali 2-4 Rendah Sedikit Kegagalan Sumber : Heinze dan Render, 2014 Tabel 3. Tabel Detection Detection Rank Creteria Hampir tidak mungkin 10 Tidak dapat mendeteksi kegagalan Sangat jarang 9 Sangat jauh kemungkinan menemukan potensi kegagalan Jarang 8 Jarang menemukan potensi kegagalan Sangat rendah 7 Jarang menemukan potensi kegagalan sangat rendah Rendah 6 Kemungkinana menemukan potensi kegagalan rendah Sedang 5 Kemungkinan menemukan potensi kegagalan sedang Agak tinggi 4 Kemungkinan menemukan potensi kegagalan agak tinggi Tinggi 3 Kemungkinan menemukan potensi kegagalan tinggi Sangat tinggi 2 Kemungkinan menemukan potensi kegagalan Hampir pasti 1 Kegagalan dalam proses tidak terjadi dengan adanya desain solusi
Sumber : Heinze dan Render,2014

## 2.3  Proses Bisnis
Proses  Bisnis adalah proses kumpulan kegiatan untuk melakukan koordinasi pada suatu organisasi (Weske, 2007).  Siklus Proses bisnis menjadi 4 fase sebagai berikut;
Gambar 1. Business Process Life Cycle

## 2.4 Analisis dan Perancangan ( Design and Analysis)
Analisis dan perencangan ini terdapat beberapa fase yaitu fase identifikasi pada aktor atau proses yang terlibat. Selanjutnya, pada tahap kedua yaitu melakukan identifikasi menggunakan gambaran pemodelan proses bisnis menggunakan notasi gambar. Tahap terakhir pada fase ini adalah melakukan validasi dan simulasi yang menghasilkan verifikasi pemodelan proses bisnis menjadi tujuan penelitian.

## 2.5 Konfigurasi (Configuration)
Konfigurasi adalah proses pengimplementasikan proses bisnis. Proses pengimplementasi ini dilakukan menggunakan platform khusus dan infrastruktur yang sesuai dengan proses bisnis pada organisasi tersebut.

## 2.6 Pelaksanaan (Enactment)
Pelaksanaan menjelaskan proses bisnis yang dihasilkan pada tahap sebelum dilakukannya percobaan.  Percobaan  tersebut  dilakukan  dengan  melakukan  monitoring  untuk  mengetahui berapa  lama  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  menghasilkan  harapan,  tujuan,  dan  kebutuhan organisasi. Hasil dari tahap percobaan adalah data yang dikumpulkan berupa log files. Log files digunakan sebagai evaluasi pada fase selanjutnya.

## 2.7 Evaluasi (Evaluation)
Evalusi  dilakukan  dengan  memproses  data  yang  ada.  Evaluasi  bertujuan  untuk meningkatkan sebuah proses bisnis agar sesuai dengan standar, harapan, tujuan, visi, dan misi suatu organisasi. Dari hasil evaluasi tersebut menghasilkan dokumentasi dan standar sebagai pacuan sebuah perusahaan agar terhindar dari masalah yang ada.

## 2.8 Business Prosess Modelling and Notation (BPMN)
Bussiness Process Modelling and Natation (BPMN) adalah suatu notasi grafis bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam memahami dan melakukan suatu bisnis analisis. BPMN sendiri juga sebagai jembatan anatara perencanaan dengan implementasi suatu proses bisnis (Weske, 2007).

## 2.9 Bizagi
Bizagi  adalah  salah  satu software yang  digunakan  untuk menggambarkan  sebuah grafis diagram  dari  hasil  tersebut  akan  menghasilkan  simulasi  menggunakan Business  Process Modelling  Notation (Dwi,  Retno,  dan  Andi,  2017).  Bizagi  yang  memungkinkan  organisasi untuk  mengoptimalkan  standar  operasional  sebuah  perusahaan.  Dari  bentuk  BPMN memudahkan pemahaman antara stakeholder dengan sistem.

## 3. EVALUASI PROSES BISNIS

## 3.1 Define
Proses permintaan informasi publik pada PPID Kabupaten Kediri dimulai dari pengisian formulir  secara  manual  dengan  melampirkan  fotokopi  KTP/  SIM,  mencatat  pemohonan, menyerahkan tanda bukti sekaligus memproses permintaan informasi, menentukan informasi yang dapat dipublikasi atau tidak, mengirim informasi beserta biaya jika dibutuhkan, mencatat pada logbook , dan menyimpan dan mengarsipkan dokumen.
Pengumpulan  data  diperoleh  dari  tercatatnya  daftar  permohonan  informasi  publik  dari tahun  2018  sampai  2021.  Dari  data  tersebut  diperoleh  sepuluh  permintaan  dan  terdapat tiga jenis  permintaan  informasi  yang  tidak  dapat  diproses.  Diantaranya  disebabkan  karena  tidak berdomisili  di  Kabupaten  Kediri  dan  dua  diantaranya  meminta  informasi  yang  tergolong rahasia, sehingga tidak dapat di proses.

## 3.2 Measure
Pada tahap measure , terdapat tahap pengukuran level Six Sigma dan Defect per Million Opportunities (DPMO). Pengukuran tersebut digunakan untuk mengukur tingkat Six Sigma dari proses pemohonan informasi publik oleh PPID Kabupaten Kediri. Langkahnya sebagai berikut:
1. Menghitung DPU ( Defect Per Unit )
DPU = Total Cacat Produksi Total Produksi = 1 1 = 1 (1)
2. Menghitung DPO ( Defect per Oportunity )
DPO = banyak cacat yang ditemukan Banyak unit yang diperiksa × CTQ = 1 (1)(2) = 0,5 (2)
3. Menghitung DPMO ( Defect per Mellion Opprtunity )
𝐷𝑃𝑀𝑂 = 𝐷𝑃𝑂𝑥1.000.000 = 0,5𝑥 10 6 = 500.000 (3) Tabel 4. Nilai DPMO dan Six Sigma Bulan Jumlah Permintaan [U] Defect [D] DPU [D/U] DPO [D/TOP] DPMO σ 2018 Januari 1 0 0 0 0 - Oktober 1 1 0,5 0,5 500.000  Level 2 2019 Januari 1 0 0 0 0 - Maret 1 0 0 0 0 - 2020 Maret 1 1 0,5 0,5 500.000  Level 2 Agustus 1 0 0 0 0 - Desember 1 0 0 0 0 - 2021 Januari 1 1 0,1 0,5 500.000  Level 2 Mei 1 0 0 0 0 - Juni 1 0 0 0 0 - Jumlah 10 3
Berdasarkan  hasil  perhitungan  pada  tabel  4,  permohonan  informasi  publik  pada  tahun  2018 sampai dengan 2021 bagian PPID Kabupaten Kediri diperoleh informasi bahwa data yang tidak dapat diproses sebesar 30%, dan menghasilkan nilai DPMO sebesar 500.000 sehingga dapat dikelompokkan pada level Six Sigma pada level dua.

## 3.3. Analyse
Analyse membahas  mengenai  penentuan  masalah  dan  memikirkan  solusi  yang  sesuai dengan masalah yang ada (Hidayat, 2007). Kecepatan waktu menjadi salah satu prioritas utama dalam memberikan informasi kepada masyarakat. Hal ini dikarenakan sesuai dengan hakikat pelayanan PPID kabupaten Kediri yaitu cepat, tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.
Penanganan informasi publik yang lama dijelaskan menggunakan diagram tulang ikan seperti pada gambar 2 dijelaskan sebagai berikut:
Gambar 2 Diagram tulang penyebab permohonan informasi lama di proses

## a. Manusia ( Man)
Proses permohonan informasi publik melibatkan manusia agar proses dapat berjalan diawali dengan pengecekan persyaratan berserta pengisian formulir secara manual. Jika permohonan diajuan  secara  online  melalui  website  tetapi  tidak  dapat  diproses  maka  hal  ini  dapat dikarenakan kemampuan petugas yang belum merata dalam bidang IT. Selain itu struktur birokrasi yang lambat dalam memberikan keputusan terhadap permohonan informasi publik, serta  keterbatasan  informasi  yang  dapat  diberikan  oleh  masyarakat  luas  dikarenakan informasi bersifat rahasia.
b. Mesin ( Machine )
Pengisian formulir permohonan informasi masih dilakukan secara manual, sehingga cukup memakan waktu yang lama. Selain itu, adanya faktor kesalahan NIK sehingga menambah proses menjadi lama. Sedangkan jika masyarakat ingin pengajuan secara online, beberapa orang terkendala tidak memiliki email.

## c. Bahan ( Material)
Bahan  dalam  tahap  ini  yaitu  berbentuk  informasi.  Pada  proses  permohonan  tidak  semua informasi  dapat  dipublikasikan  karena  sifatnya  yang  rahasia.  Seperti  informasi  mengenai jabatan, keuangan, dan lain-lain
d. Metode (Methode )
Permohonan  informasi  dari  pengisian  sampai  dengan  proses  pengecekan  oleh  pegawai secara manual dengan waktu yang diusahakan cepat, menyebabkan proses pengecekan tidak teliti, sehingga terjadi banyak kesalahan pada penulisan identitas seperti penulisan NIK.

## 3.4  Evaluasi Proses Bisnis Menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA).
FMEA diproses dalam bentuk wawancara dan diskusi bersama pegawai PPID Kabupaten Kediri.  Data  penyebab defect yang  diperoleh  dari  hasil  pengolahan  Root  Cause  Analysis kemudian diolah dalam perhitungan FMEA. Severity (Keparahan), Occurrence (Kejadian), dan Detection  (Deteksi)  diidentifikasi  dari  hasil  survei  dalam  organisasi.  Pemberian  nilai  SOD memerlukan sebuah skala penilaian dari masing-masing faktor. Setelah diperoleh nilai SOD maka dilanjutkan dengan penentuan RPN ( Risk Priority Number ).
No. Proses Severity  Occurence  Detection  RPN 1 MAN Verifikasi dilakukan secara manual 1 5 1 10 Gemuknya sistem proses  yang harus dijalani sehingga proses menjadi lambat dan tidak efisien 7 7 5 245 Kompentensi petugas dalam penangani permintaan yang kurang 2 2 2 8 Masih adanya petugas yang tidak paham penggunaan sistem informasi yang digunakan di organisasi 2 2 2 8 2 Machine Tidak seluruh masyarakat yang mengajukan permintaan informasi memiliki surat elektronik 2 3 3 18 Pengisian form permintaan informasi dilakukan secara manual 1 1 1 1 Kesalahan pengisian nomor kependudukan oleh masyarakat 2 2 2 8 Masyarakat yang mengajukan permintaan informasi dilakukan atas nama pribadi 1 7 1 7 3. Material Informasi yang diminta telah diberikan sebelumnya 3 6 2 36 Informasi yang diminta bersifat rahasia 4 7 2 56 Informasi yang diminta merupakan informasi publik sehingga dapat diakses oleh siapa saja 1 10 1 10 Informasi yang diminta tidak tersedia 10 10 2 200 4 Methode Masyarakat lebih suka mengisi form secara manual 1 10 1 10 Masyarakat tidak melengkapi persyaratan yang diminta 10 7 5 350 Keterlambatan dalam memberikan keterangan atas permintaan online 1 1 3 3 Petugas tidak sigap dalam melayani permintaan secara online 1 1 1 1
Berdasarkan Tabel 5 RPN di atas, terdapat beberapa indikator yang bernilai kegagalan sangat tinggi yaitu pada Man (Gemuknya sistem birokrasi yang harus dijalani sehingga proses menjadi lambat dan tidak efisien), Material (Informasi yang diminta tidak tersedia), dan pada Methode (Masyarakat  lebih  suka  mengisi  form  secara manual).  Selain  hal  tersebut,  hasil  FMEA  juga memperlihatkan bahwa terdapat kegagalan yang berulang yaitu pada MAN (Gemuknya sistem birokrasi  yang  harus  dijalani  sehingga  proses  menjadi  lambat  dan  tidak  efisien),  Machine (Masyarakat  yang mengajukan permintaan informasi dilakukan atas nama pribadi), Material (Informasi  yang  diminta  bersifat  rahasia),  dan Methode (Masyarakat  tidak  melengkapi persyaratan yang diminta).

## 3.5 Improvement
Tahap  ini  merupakan  rencana  tindakan  untuk  memperbaiki  tingkat sigma .  Setelah mempelajari  penyebab reject atas  informasi  yang  dihasilkan,  maka  rekomendasi  tindak perbaikan secara umum dalam upaya menekan tingkat kecacatan produk sebagai berikut:
Tabel 6. Rekomendasi Perbaikan untuk PPID Kabupaten Kediri Unsur Penyebab Rekomendasi a. Man 1. Identitas pemohon dan KTP tidak diperiksa. 2.  NIK pemohon tidak terdaftar 3. Nomer kontak pemohon tidak divalidasi 4. Kemampuan IT petugas yang lemah 5. Struktur birokasi yang rumit dan lambat 6. Keterbatasan informasi yang dapat dibuka 1. Memeriksa identitas pemohon dan KTP secara otomatis. 2. Komputer Desk Layanan Langsung terhubung dengan
Disdukcapil agar dapat cak NIK secara langsung 3. Melakukan pelatihan secara berkala untuk meningkatkan kemampuan IT petugas 4. Adanya pendelegasian tugas atau pembagian wewenang sehingga kelayakan informasi yang dapat diberikan kepada public lebih cepat 5. Front Desk dapat menyeleksi secara langsung permintaan informasi yang dapat dilayani dan tidak dapat dilayani. b. Machine 1. Pengisian formulir secara manual memakan waktu 2. Meningkatkan pelayanan secara online 1. Pengisian form manual lebih kepada adanya opsi, sehingga tidak harus diuliskan secara lengkap 2. Menayangkan Formulir Permintaan Informasi di website agar pemohon dapat mengunduh lalu mengisi sebelum tiba di PPID 3.Membuat Form Permintaan Informasi yang dapat diisi secara online. c. Material Keterbatasan informasi yang dapat diberikan Petugas bidang pelayanan infokom memiliki wewenang untuk menerima atau menolak permintaan informasi d. Methode 1. Pemohon tidak teliti membaca mengisi formulir 2. Pemohon tidak menggunakan template yang sesuai. 1. Menerbitkan panduan pengisian formulir. 2. Template dapat diunduh dari website

## 3.6 Control
Bagian ini merupakan tahapan terakhir dari six sigma yang menekankan pada dokumentasi dan penyebarluasan tindakan yang telah dilakukan, antara lain:
1.  Sistem informasi yang digunakan terintegrasi dengan data Disdukcapil secara online.
2.  Pengisian  form  secara  manual  lebih  kepada  opsi  /  pilihan  sehingga  masyrakat  dapat diarahkan kepada jenis dan jumlah informasi yang diminta
3.  Meyediakan  computer  dan  petugas  pendamping  agar  masyarakat  dapat  mengisi  formular secara online
4.  Menampilkan  Formulir  Permintaan  Informasi  yang  dapat  diunduh  di  website  resmi  dan mendokumentasikan data pengunduh.
5.  Pencatatan  dan  dokumentasi  permintaan informasi  dilakukan  secara  digital  yang  terekam setiap bulan.
6.  Bagian Dokumen dan Arsip memberikan laporan berkala kepada pimpinan untuk dianalisa setiap bulan.
7.  Melakukan  pengawasan  terhadap  seluruh  SDM  agar  mutu  kebijakan  informasi  publik semakin meningkat.
8.  Memangkas  birokrasi  dengan  memberikan  kewenangan  atau  pendelegasian  tugas  untuk memutuskan apakah suatu infromasi dapat diberikan atau tidak
4.  Hasil Analisis Bussiness Process Model and Notation Pada Proses Bisnis Sekarang
Dari hasil wawancara diperoleh data tugas dan digambarkan menggunakan BPMN. Peran data pada deskripsi aktivitas proses bisnis ini adalah untuk menganalisis proses bisnis saat ini (as is) yang memerlukan waktu 6 hari 7 jam 35 menit
Gambar 3 Model Simulasi Proses saat ini (as-is)

## 5 . Rekomendasi Hasil Analisis Rekomendasi
Rekomendasi  perbaikan  (Improvement)  disajikan  dalam  pembahasan  ini  adalah melengkapi rekomendasi pembahasan sebelumnya, yaitu sebagai berikut:
1.  Dilakukan perbaikan pada Bidang Pelayanan Infokom.
2.  Menerapakan  pelayanan  berbasis  teknologi  informasi  dengan  menggunakan  situs ppid.kedirikab.go.id sehingga memudahkan pelayanan permohonana informasi, dan secara tidak langsung mengurangi mengenai ketidaktelitian pengisian formulir secara manual yang di lakukan oleh masyarakat.
3.  Menambahkan  formulir  permintaan  informasi  yang  dapat  diisi  secara  online  pada  PPID Kabupaten  Kediri  yang  disertai  petugas  yang  bertugas  sebagai  pendamping  agar memudahkan masyarakat untuk melakukan proses pengisian formulir.
4.  Menampilkan laporan berkala ketersediaan informasi publik di situs resmi.
5.  Menampilkan laporan berkala dari SKPD / PPID pembantu.
6.  Memangkas  birokrasi  dan  adanya  pendelegasian  tugas  dan  wewenang  untuk  memangkas waktu pelayanan informasi publik.

## DAFTAR PUSTAKA
DWI,  R.,  RETNO,  I.  &  ANDI,  R.  2017.  Analisis  dan  Pemodelan  Proses  Bisnis  Bidang Pelayanan  Perizinan  Menggunakan  Bussiness  Process  Model  and  Notation  (BPMN) (Studi pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan terpadu Satu Pintu Pemerintahan Kota  Malang).  Program  Studi  Sistem  InformasiFakultas  Ilmu  Komputer,  Universitas Brawijaya, Malang.
GUNAWAN, P., RUDY, S. & PURNOMO,  B. 2014. Usulan Penerapan Metode Six Sigma untuk  Meningkatkan  Kualitas  Klongsong  (Studi  Kasus  Industri  Senjata).  Universitas Brawijaya, fakutlas TekniK, Malang.
PUSAT  PENERANGAN  SEKERTARIAT  JENDRAL  KEMENTRIAN  DALAM  NEGRI REPUBLIK  INDONESIA.  2013.  Panduan  Pembentukan  dan  Operasional  Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Pemerintahan Provinsi dan Kabupaten / Kota.
HANI, S. & ELISABETH, P. 2017. Pengendalian Kualitas Menggunakan Metode Six Sigma (Studi Kasus pada PT Diras Concept Sukoharjo). Fakultas Ekonomi dan Bisnis UKSW Salatiga.
NIA,  B.  &  ARIF,  M.  2018.  Penggunaan  FMEA  dalam  Mengidentifikasi  Resiko  Kegagalan Proses  Produksi  Sarung  ATM  (Alat  Tenun  Mesin)(Studi  Kasus  PT.  Asaputex  Jaya Tegal). Universitas Diponegoro, Semarang.
STANDART  OPERASIONAL  PELAYANAN  PUBLIK  PEJABAT  PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID). 2015. Kabupaten Kediri.
SUCIPTO., DEVITA, P. & SAKUNDA, A. 2017. Pengendalian Kualitas Pengalengan Jamur dengan  Metode  Six  Sigma  di  PT  Y,  Pasuruan,  Jawa  Timur.  Universitas  Brawijaya, Malang.
WESKE, M. 2007.  Business  Process Management. Business Process  Management Concept, Languages, Architectures. Springer Berlin Heidelberg.
WIDHY, W., ABDUL, C. & DENNY, D. 2010. Penerapan Metode Six Sigma dengan Konsep DMAIC  Sebagai  Alat  Pengendalian  Kualitas.  Institut  Teknologi  Sepuluh  November, Surabaya.
YUSTINA, N.  DAN APRILIANTI. 2018. IKEA Classical Table Dengan Metode Six Sigma di  PT.  Integra  In docabinet  Sidoarjo.  Universitas  Pembangunan  Nasional  “Veteran” Surabaya, Jawa Timur.  [Diakses 23 Ocktober 2021].