Just IT : Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Komputer Vol. 13, No. 2, Januari 2023, pp. 70 – 74 P-ISSN: 2089 – 0256 , e-ISSN: 2598 – 3016

## SISTEM DAILY VISIT REPORT BERBASIS WEB DENGAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (STUDI KASUS PT GARUDA MAS RENTALINDO)
Ugo Oktoviano Saputra 1 , Sitti Nurbaya Ambo 2*
1,2 Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Jakarta *sitti.nurbaya@umj.ac.id

## Abstrak
PT Garuda Mas Rentalindo merupakan salah satu pelopor layanan jasa      penyewaan mesin fotocopy. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa, tentunya beberapa karyawan melakukan kunjungan guna memonitoring mesin fotocopy yang disewakan. Namun, selama ini proses pembuatan laporan kunjungan yang dilakukan oleh  staff  masih  bersifat  manual  dengan  mengisi  form  laporan  kunjungan,  hal  ini memperlambat  kinerja  staff  dalam  melaporkan  laporan  kegiatan  kepada  supervisor, serta  proses  persetujuan  laporan  kepada  pihak  terkait  masih  bertele-tele  sehingga membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah tersebut, maka dibuatlah sistem daily report dengan menggunakan metode pengembangan sistem Rapid Application Development.  Rapid  Application  Development  merupakan  proses  pengembangan perangkat  lunak  untuk  waktu  pengerjaan  yang  pendek.  Penelitian  ini  menghasilkan sebuah sistem daily report berbasis web yang dapat dimanfaatkan untuk memudahkan dalam  membuat  dan  mengelola  laporan  kunjungan  dengan  lebih  baik  dan  efisien, dimana hasil pengujian menggunakan aplikasi terhadap 15 responden teknisi dan pihak terkait dengan hasil sistem yang sangat baik dan dapat diterima oleh user yang akan menggunakan  sistem  daily  report.  Fungsi,  tombol  dan  field  yang  terdapat  didalam aplikasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan.
Kata Kunci: Pelayanan Jasa, Laporan Kunjungan, Laporan Harian, Manual, Rapid Aplication Development

## Abstract
PT  Garuda  Mas  Rentalindo  is  one  of  the  pioneers  of  photocopy  machine  rental services. As a company engaged in services, of course, some employees make visits to monitor photocopiers that have been rented out. However, so far the process of making visit reports carried out by staff is still manual by filling out visit report forms, this slows  down  staff  performance  in  reporting  activity  reports  to  supervisors,  and  the process of approving reports to related parties is still long-winded so it takes a long time.  Based  on  these  problems,  a  daily  report  system  was  made  using  the  Rapid Application  Development  system  development  method.  Rapid  Application Development  is  a  software  development  process  for  a  short  processing  time.  This research produces a web-based daily report system that can be used to make it easier to create and manage visit reports better and more efficiently, where the test results use an application on 15 technician respondents and related parties with very good system results and can be accepted by users who will use the daily report system. Functions, buttons and fields contained in the application can run properly and according to needs. Keywords:  Services,  Visit  Report,  Daily  Report,  Manual,  Rapid  Aplication Development
1. Pendahuluan
Pada era globalisasi seperti sekarang ini, kebutuhan  akan  informasi  yang  cepat,  tepat dan  akurat  merupakan  kebutuhan  yang  tidak dapat  ditawar  lagi.  Oleh  karena  itu,  dengan adanya kemajuan teknologi informasi tentunya dapat membuat para pengguna untuk mengakses berbagai data dan informasi secara cepat, efisien dan akurat. Selain itu, kemajuan teknologi  informasi  juga  sangat  dibutuhkan agar  dapat  mengorganisir  data  dengan  baik dalam jumlah yang besar.
PT.  Garuda  Mas  Rentalindo  bergerak dalam bidang jasa penyewaan mesin fotocopy
“Konica Minolta” yang menyediakan beberapa  mesin  fotocopy.  PT  Garuda  Mas Rentalindo memiliki karyawan yang memiliki tanggung  jawab  yang  berbeda-beda.  Teknisi membuat  laporan  kunjungan  setiap  harinya yang  nantinya  akan  diserahkan  kepada assistant supervisor. Setiap
assistant supervisor  juga  harus  memberikan  laporan rekapan  setiap  timnya  kepada  manager-nya masing-masing.  Saat  ini  PT  Garuda  Mas Rentalindo masih menggunakan penginputan laporan  kunjungan  harian  secara  manual, Proses  pelaporan  yang  dilakukan  masih menggunakan  kertas,  Teknisi  menuliskan laporannya  pada  kertas  tersebut  lalu menyerahkan  kepada  assistant  supervisor. Lalu  assistant  supervisor  mengumpulkan seluruh  laporan  kunjungan  harian  tim  untuk kemudian diberikan kepada manager.
Gambar. 1.  Ilustrasi Metode RAD Hal  ini  tentu  memperlambat  pelaporan laporan  kunjungan,  kinerja  dan  kurangnya efisiensi waktu pelaporan, karena para Teknisi harus  menunggu  pihak  assistant  supervisor dari  masing-masing  tim  untuk  melaporkan
kegiatan harian, lalu pihak assistant supervisor dari  masing-masing  tim  harus  menyerahkan laporan  ke  manager  dengan  melakukan  scan laporan  tersebut  ke  server.  Dalam  penelitian ini  penulis  berharap  sistem  pelaporan kunjungan  harian  dapat  terintegrasi  otomatis setiap harinya dan dapat terhubung ke semua element yang terkait.

## 2. Metode Penelitian
Metode  pengembangan  sistem  yang digunakan dalam penelitian ini adalah Model Rapid Application Development (RAD).

## Rapid Application Development (RAD)
RAD  adalah  proses  pengembangan perangkat  lunak  yang  bersifat  inkremental terutama untuk waktu pengerjaan yang pendek (Sukamto  &  Shalahuddin,  2015).  Berikut adalah gambar dari model RAD :
1. Pemodelan Bisnis Pemodelan yang dilakukan untuk memodelkan fungsi bisnis untuk mengetahui  informasi  apa  yang  terkait proses  bisnis,  informasi  apa  saja  yang harus  dibuat,  siapa  yang  harus  membuat informasi itu, bagaimana alur informasi itu, proses apa saja yang terkait informasi itu.
2. Pemodelan Data
Memodelkan  data  apa  saja  yang dibutuhkan berdasarkan pemodelan bisnis dan  mendefinisikan  atribut-atributnya beserta  relasinya  dengan  data-data  yang lain. 3. Pemodelan Proses Mengimplementasikan  fungsi  bisnis  yang sudah didefinisikan terkait dengan pendefinisian data. 4. Pembentukan Aplikasi Mengimplementasikan  pemodelan  proses dan  data  menjadi  program.  Model  RAD sangat mengajurkan pemakaian komponen yang sudah ada jika dimungkinkan. 5. Pengujian dan Turnover Menguji komponen-komponen yang dibuat.  Jika  sudah  teruji  maka  tim pengembang  komponen  dapat  beranjak untuk mengembangkan komponen berikutnya.
1. Analisis Analisis sistem dilakukan untuk
mengidentifikasikan  dan  mengevaluasi permasalahan-permasalahan,  hambatan- hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
2. Desain Desain  perangkat  lunak  adalah  proses multi  langkah  yang  fokus  pada  desain pembuatan  program  perangkat  lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat  lunak,  representasi  antarmuka, dan  prosedur  pengkodean.  Tahap  ini mentranslasi  kebutuhan  perangkat  lunak dari  tahap  analisis  kebutuhan  ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya.
3. Pengkodean Desain  harus  ditranslasikan  ke  dalam program perangkat lunak, hasil dari tahap ini  adalah  program  komputer  sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak dari segi logika dan fungsional dan memastikan bahwa  semua  bagian  sudah  diuji.  Hal  ini dilakukan  untuk  meminimalisir  kesalahan ( error )  dan  memastikan  keluaran  yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.

## Laporan
Pengertian  Laporan  adalah  suatu  cara komunikasi  dimana  penulis  menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena  tanggung  jawab  yang  dibebankan kepadanya. Terdapat tiga penegertian lain dari laporan yaitu (Dimyati, 2018) :
1. Laporan merupakan bentuk penyajian fakta mengenai suatu berita, kegiatan, peristiwa, perjalanan, penelitian dan sejenisnya yang disampaikan secara objektif.
2. Laporan  merupakan  suatu  karangan  yang berfungsi  untuk  menjelaskan  apa  yang sudah  kita  lakukan,  seperti  percobaan, kerjaan dan lain-lain.
3. Laporan  merupakan  suatu  keterangan mengenai  suatu  peristiwa  atau  perihal berdasarkan  berbagai  data,  fakta  dan keterangan yang mencakup peristiwa.

## Laporan Harian
Laporan  harian  bisa  dikatakan  sebagai
laporan  kemajuan  yang  bersifat  relatif informal  untuk  audiens  internal.  Biasanya laporan  harian  disajikan  dalam  bentuk  salah satu format memo (seperti e-mail) atau bentuk lain yang telah disiapkan oleh lembaga. Hal ini terkait  dengan  kapasitas  laporan  yang  tidak banyak.  Laporan  harian  bertujuan  untuk menginformasikan  tentang  fokus  dari  suatu pekerjaan/kepentingan.  Selain  itu,  laporan harian  juga  bertujuan  untuk  melihat  apakah sebuah pekerjaan sudah dilakukan secara baik atau  belum  dalam  kurun  waktu  satu  hari. Laporan  harian  yang  baik  akan  mengilhami pembaca untuk tetap fokus dan bekerja keras untuk  mencapai  tujuan,  atau  setidaknya  mau terus membaca laporan. Laporan harian tidak terlalu  mempedulikan  topik  apa  yang disampaikan,  yang  jelas  laporan  harian  akan lebih  inspiratif  jika  fokus  dengan  apa  yang disampaikan,  mampu  menemukan  dan menangkap minat objek kerja, tingkat akurasi laporan yang tinggi. (Dimyati, 2018)

## 3. Hasil dan Pembahasan

## Pemodelan Bisnis
Pada  tahap  pemodelan  bisnis,  dilakukan analisis  terhadap  pengguna  yang  akan menggunakan  website  ini.  Pengguna  terdiri dari  teknisi,  assistant  supervisor,  supervisor, assistant  manager,  manager  dan  admin. Kebutuhan yang diperlukan pada sistem daily report  berbasis  website  yang  akan  di kembangkan adalah :
1. Kebutuhan Teknisi :
a. Dapat login dan logout
b. Dapat mengisi form laporan kunjungan
c. Dapat  mengelola  laporan  kunjungan (edit dan hapus) 2. Kebutuhan Assistant Supervisor, Supervisor,  Assistant  Manager  dan Manager :
a. Dapat login dan logout
b. Dapat menyetujui laporan kunjungan
3. Admin
a. Dapat melakukan login dan logout
b. Dapat menambah user baru
c. Dapat  mengelola  data user (edit  dan hapus)

## Pemodelan Data
Pada tahap pemodelan data
menggunakan  Entity  Relantionship  Diagram (ERD).  ERD  merupakan  suatu  bentuk  yang didasarkan  pada  dunia  nyata  yang  tersusun dalam  sekumpulan  objek-objek  dasar  yang disebut  entitas  dan  hubungan  antar  objek. Adapun  rancangan  ERD  pada  penelitian  ini yaitu pada gambar 2.
Gambar. 2.  Perancangan ERD
Tahap pemodelan data dengan ERD di atas  terdapat  beberapa  tabel  yang  digunakan dalam database sistem daily visit report .
Pemodelan Proses Pada  sistem  yang  akan  dibangun, dibutuhkan  pemodelan  proses  perancangan agar  sistem  nantinya  dapat  dipahami  dengan baik  oleh  pengguna  akhir  ( end  user ). Perancangan  sistem  menggunakan  diagram usecase  diagram.  Hal  ini  bertujuan  untuk menggambarkan  cara  kerja  sistem.  Berikut rancangan  usecase  diagram  usulan  pada penelitian ini yaitu pada gambar 3.
Gambar  3  menggambarkan use  case diagram  sistem  usulan daily  visit  report dimana terdapat 6 aktor yaitu admin, teknisi, assistant  supervisor,  supervisor,  assistant manager,  manager. User harus  melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses aplikasi.
Gambar. 3.  Usecase diagram usulan Pembentukan Aplikasi Implementasi dilakukan dengan menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP dengan database MySQL. Semua fungsionalitas  pada  aplikasi  sudah  berjalan dengan  baik  sesuai  kebutuhan  pengguna  dan sistem dapat ditujukan pada gambar 4 sampai 7.
Gambar. 4. Tampilan Halaman Login
Gambar  4  menggambarkan  tampilan login aplikasi daily visit report . Pada halaman login ini, semua user memasukkan username dan password yang  sebelumnya  sudah didaftarkan terlebih dahulu oleh admin.
Gambar. 5. Tampilan Halaman Pengisian Form Kunjungan
Gambar  5  menggambarkan  tampilan pengisian form kunjungan.  Teknisi  setelah melakukan kunjungan diharapkan melakukan pengisian form kunjungan.  Dalam  form tersebut teknisi memilih customer yang dituju, jenis mesin dan lain-lain berdasarkan kondisi yang dihadapi saat itu.
Gambar. 6. Tampilan Halaman Persetujuan Laporan

## Kunjungan
Gambar  6  menggambarkan  tampilan persetujuan laporan kunjungan yang dilakukan oleh assistant supervisor,
supervisor,  assistant  manager  dan  manager. Pihak  tersebut  hanya  dapat  melihat details report yang telah dibuat oleh teknisi.
Gambar. 5. Tampilan Halaman Laporan Kunjungan
4. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang dilakukan,  ada  beberapa  hal  yang  dapat disimpulkan. Pertama, aplikasi yang digunakan dalam pembuatan dan pengelolaan laporan kunjungan ini dapat digunakan untuk membantu  teknisi  dan  pihak  terkait  yang melakukan  dan  atau  mengetahui  laporan kunjungan.  Pemasalahan  yang  selama  ini terjadi dapat teratasi dengan baik dan kendala- kendala yang terjadi dapat diminimalisir.
Kedua, proses pembuatan dan persetujuan  laporan  kunjungan  juga  dapat lebih  efektif  dan  efisien.  Pengelolaan  data laporan  kunjungan  dapat  terkomputerisasi dengan  baik  sehingga  kecil  kemungkinan untuk kehilangan data dibandingkan menggunakan  metode  pengarsipan  kertas yang  dilakukan  secara  manual.  Aplikasi  ini dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu untuk membuat dan mengelola laporan kunjungan dengan lebih baik dan efisien.

## Daftar Pustaka
Daud,  N.  M.,  Bakar,  N. A.,  &  Rusli,  H.  M. (2010). Implementing Rapid Application  Development  (RAD) Methodology in Developing Practical Training Application System. International Symposium on Information Technology .
Dimyati,  M.  (2018).  Retrieved  from Academia.edu: https://www.academia.edu/9644631/ makalah_laporan_part_1
Kosasi,  S.  (2015).  Penerapan  Rapid Application  Development  Dalam Sistem Perniagaan Elektronik Furniture. STMIK  Pontianak,  Citec Journal . PT  Garuda  Mas  Rentalindo.  (2021). Profil Perusahaan .  Retrieved  from  PT Garuda Mas Rentalindo: http://garudamas.co.id/profil- perusahaan Sukamto,  R. A.,  &  Shalahuddin,  M.  (2015). Kolaborasi  Rekayasa.  Perangkat Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Sukamto,  R. A.,  &  Shalahuddin,  M.  (2018).
Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur  Dan  Berorientasi  Objek. Bandung: INFORMATIKA.
Yudigantara,  A.  I.,  &  Yuselin,  N.  (2019).
PEMBUATAN SISTEM PADA PROSES REPORT STATUS TECHNICAL MATERIAL INFORMATION DI DIVISI ENGINEERING HEAD OFFICE PT. TMMIN. Technologic, Vol.10 No.1 .
5.