## Aplikasi Pengarsipan Data Kliping Surat Kabar Harian
Bidang Hubungan Masyarakat Kepolisian Daerah Kalimantan Selatan
Herpendi 1 , Septi Saputri 2 dan Khairul Anwar Hafizd 3 1,2,3) Program Studi Teknik Informatika Politeknik Negeri Tanah Laut Jl. A. Yani Km.6 Ds. Panggung, Pelaihari, 70815 Email: herpendi@politala.ac.id, septisaputri16@gmail.com, khairul.anwarhafizd@gmail.com

## ABSTRACT
Public Relations Sub Division in Polda Kalsel records the clipping of daily newspapers using  Microsoft  Excel.  Clipping  data  is  recorded  and  then  processed  and  counted  types  of characters, sizes, pages and coverage. At the time of recording, errors often occur so the data generated is not in accordance with the results of calculations. Therefore, a system is built that can be used to record data clipping files with automatic calculation formulas to reduce the risk of errors and incompatibility of the calculation results. This system built with web-based using the PHP programming language, so that when needed it can be opened and used quickly as it is accessible anywhere.  Therefore,  this  system can  help  the  Public  Relations  Sub Division  doing its  job.  Based  on  the  discussion,  the  system  can  help  and  facilitate  public  relations  in  the process of recording records, data calculation and monthly report generation.
Keyword : Clipping, Data Archives, Polda, Web

## PENDAHULUAN
Kepolisian  Daerah  Kalimantan Selatan  atau  Polda  Kalsel  adalah pelaksana  tugas  Kepolisian  RI  di Wilayah  Provinsi  Kalimantan  Selatan yang  bertempat  di  Jl.  S.  Parman  No.16
Kota Banjarmasin. Polda Kalsel termasuk  golongan  tipe  A,  karena
berkedudukan di ibukota daerah provinsi  yang  memiliki  banyak  satuan kerja  didalamnya,  salah  satunya  adalah Bidang Humas.
Bidang Humas adalah salah satu unsur pelayanan dan pembantu
pimpinan  yang berada di bawah Kepala
Kepolisian  Daerah  (Kapolda).  Unsur pembantu pimpinan bertugas mengerjakan pekerjaan yang pertanggungjawabannya langsung kepada pimpinan, yaitu Kapolda.
Bidang Humas memiliki banyak pegawai  dan  staff  yang  mengerjakan berbagai  tugas  pokok  bidang  Humas. Salah satunya adalah pembuatan kliping Surat Kabar Harian.
Pembuatan  kliping  surat  kabar harian dilakukan secara rutin setiap hari yang  nantinya  akan  diberikan  kepada Kapolda. Setelah diperiksa oleh Kapolda,  kliping  tersebut  dikembalikan ke  Bidang  Humas  untuk  dilakukan
pencatatan  arsip  kliping  surat  kabar harian.  Pencatatan  arsip  kliping  surat kabar  harian  dilakukan  menggunakan aplikasi  komputer,  yaitu Microsoft Excel setiap harinya.
Penggunaan Microsoft  Excel dalam  pencatatan  arsip  masih  kurang efisien.  Data  yang  dicatat  kerap  kali terjadi  kesalahan  dan  jumlah  data  tidak sesuai,  sehingga  hasil  akhir  menjadi tidak  sesuai.  Hal  ini  terjadi,  karena kesalahan  petugas  yang  bertugas  untuk melakukan  pencatatan  arsip  kliping. Padahal,  seharusnya  dengan  adanya pencatatan  arsip  data  yang  disimpan harus  disimpan  secara  benar  dan sistematis,  sehingga  ketika  diperlukan dapat  disediakan  dengan  mudah  dan cepat  (Suraja,  2006).  Oleh  karena  itu, penulis  mengusulkan  perubahan  sistem pencatatan menjadi lebih efisien dengan membuat  sebuah  aplikasi  pengarsipan kliping  surat  kabar  harian.  Aplikasi  ini diharapkan
dapat
membantu memudahkan  pegawai  yang  melakukan pencatatan  arsip  kliping  surat  kabar harian di Bidang Humas Polda Kalsel.
Meilinda  (2016)  membangun aplikasi pengarsipan dengan studi kasus pada  Badan  Pemberdayaan  Perempuan Perlindungan Anak dan Keluarga
Berencana  Pontianak.  Aplikasi  ini
digunakan untuk melakukan pengarsipan surat menyurat.
Kekurangan  dari  aplikasi  ini  adalah masih berbasis desktop, sehingga hanya dapat  diakses  melalui  aplikasi  yang terpasang pada komputer admin .
Fitriani  dan  Pakpahan  (2018) juga  membangun  aplikasi  pengelolaan arsip  pada  Unit  Pelayanan  Pajak  dan Retribusi  Daerah  Palmerah  Jakarta. Aplikasi ini digunakan untuk melakukan  pengelolaan  arsip  data administrasi pajak Susanti (2017)
membuat rancang  bangun  aplikasi  pengelolahan arsip  data  di  Laboratorium  KRIMPMD (Klinik  Pratama  Rawat  Inap  Pelayanan Medik  Dasar)  Siti  Fatimah  Pare berbasis web . Namun terdapat kekurangan  dari  aplikasi  ini,  yaitu belum  disediakan  fitur  untuk  mencetak data arsip.
Simangunsong (2018) membangun sistem yang serupa dengan Susanti,  tetapi  dengan  studi  kasus  yang berbeda.  Simangunsong  membangun sebuah  sistem  informasi  pengarsipan dokumen  surat  masuk  dan  keluar berbasis web pada Perumnas Regional – I  Medan.  Pada  sistem  ini  sudah disediakan fitur filter data namun masih belum tersedia fitur cetak data.
Pembuatan  aplikasi  pengarsipan data  sudah  banyak  dilakukan  seperti beberapa  contoh  diatas.  Maka  penulis juga  mengangkat  permasalahan  yang sama  yaitu  pencatatan  arsip  dan pembuatan aplikasi berbasis web dengan fitur – fitur yang dibutuhkan.

## METODE
1. Metode Pengembangan Sistem
Metode  yang  digunakan  untuk pengembangan  sistem  adalah waterfall . Metode waterfall sering disebut dengan model  sekuensial  linier  ( sequential linear )  atau  alur  hidup  klasik  ( classic life  cycle ). Waterfall memungkinkan pendekatan  perangkat  lunak  secara terurut,  yang  dimulai  dari  analisis hingga tahap pendukung. Metode waterfall dimulai  dari  analisis  dari sistem yang akan dibuat.
Berikut  adalah  tahapan  –  tahapan dari waterfall menurut    Rosa  & Shalahudin (2015) :
a. Analisis
Analisis  merupakan  tahap  proses pengumpulan data dan analisis kebutuhan sistem untuk menspesifikasikan  kebutuhan  perangkat lunak  yang  akan  dibuat.  Penulis menggali informasi sebanyak – banyaknya agar mendapatkan gambaran
dan  dengan  mudah  merancang  sistem yang akan dibuat.
b. Desain
Desain merupakan tahapan pembuatan  struktur  data,  arsitektur, representasi  antar  muka  dan  prosedur pengkodean.  Pada  tahap  ini  penulis menggunakan Entity Relationship
Diagram,  Data  Flow  Diagram dan
Flowchart .

## c. Kode
Kode merupakan tahap  mentranlasi desain  kedalam  program  perangkat lunak.  Penulis  menggunakan  bahasan pemrograman Hypertext Markup
Language (HTML)  dan Hypertext Preprocessor (PHP) untuk pengkodean program.

## d. Tes
Tes  atau  pegujian  berfokus  pada perangkat  lunak  pada  segi  logika  dan fungsional  serta  memastikan  bahwa semua  bagian  sudah  diuji.  Penulis melakukan  pengujian  dengan  metode Black-box . Pengujian dilakukan dengan membuat  kasus  uji  yang  bersifat mencoba semua fungsi dengan memakai  perangkat  lunak  apakah sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
e. Pendukung dan Pemeliharaan Tahap pendukung dan pemeliharaan  ini  dapat  mengulangi tahap  pengembangan  mulai  dari  tahap analisis  apabila  sistem  yang  sudah
dikirimkan ke user mengalami
perubahan.
Gambar 1 Model Waterfall (Sumber :  Rosa & Shalahudin, 2015)
2. Tahapan Perancangan
Sistem yang dibangun adalah
sebuah website .  Tahap  perancangan dapat  dilihat  pada  gambar  2.  Diagram Blok  pada  gambar  2,  mendeskripsikan tahapan perancangan sistem yang dimulai dari analisis kebutuhan,
selanjutnya  dilanjutkan  dengan  tahap pengumpulan data.
Apabila  data  yang  dikumpulkan sudah lengkap, maka dilanjutkan dengan  perancangan  basis  data  berupa perancangan  ERD  dan  DFD,  namun apabila  data  yang  dikumpulkan  belum lengkap  maka  kembali  ke  tahap pengumpulan data. Setelah tahap pengumpulan data selesai maka dilanjutkan  dengan  tahap  pengkodean software .  Setelah  tahap  pengkodean selesai, maka dilanjjutkan dengan
pengujian.  Jika  pengujian  belum  sesuai rancangan maka akan dilakukan perbaikan. Analisa Kebutuhan Pengumpulan Data Lengkap ? Merancang Basis Data dan DFD Pengkodean Sistem Pengujian Sesuai Rancangan ? Selesai Ya Tidak Ya Tidak Gambar 2 Diagram Blok Tahap Perancangan

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Rancangan Sistem

## a. ERD
ERD  dari  sistem  yang  dibuat  dapat dilihat pada gambar 3.

## Gambar 3 ERD
Entity  Relationship  Diagram atau  ERD menggambarkan  struktur  dari  sebuah basis  data  agar  mempermudah  ketika merancang  dan  membangun  basis  data (Silberschatz, et al., 2009). Seperti pada
gambar 3, Rancangan Entity
Relationship  Diagram memiliki  11 entitas,  yaitu  info_login,  Pegawai, file_scan ,  klipping,  cakupan,  karakter, halaman,  polres,  ukuran,  skh,  dan kategori berita.
b. DFD
Data  flow  diagram atau  DFD
menggambarkan peran pengguna terhadap sistem. DFD pada sistem yang dibangun  digambarkan  berupa  diagram Konteks yang terdiri dari entitas sebagai actor ,  lingkaran  sebagai  proses  dan
panah  sebagai  aliran  data.  Diagram konteks  menggambarkan  seluruh input kedalam  sistem  dan output yang dihasilkan  (Sutabri, 2012).
Admin Aplikasi Pengarsipan Kliping Berita Surat Kabar Harian Bidang Humas Kepolisian Daerah Kalimantan Selatan Pegawai Login, Data Pegawai, Data Akun, Data polres, Data Surat Kabar Harian, Data Arsip, Data File Scan, Data Grafik, Data Laporan Info Login, Info Data Pegawai, Info Data Akun, Info Data polres, Info Data Surat Kabar Harian, Info Data Arsip, Info File Scan, Info Data Grafik, Info Data Laporan Info Login, Info Data Arsip, Info File Scan, Info Data Grafik Login, Data Arsip, Data File Scan, Data Grafik
Gambar 4 DFD
Gambar  4  menggambarkan  bahwa sistem memiliki 2 (dua) pengguna yaitu Admin dan  Pegawai. Admin dapat melakukan  input  data  Login,  data pegawai,  data  akun,  data  polres,  data surat  kabar  harian,  data  arsip,  data  f ile scan ,  data  grafik  dan  data  laporan. Kemudian  mendapatkan  output  berupa info  login,  info  data  pegawai,  info  data akun,  info  data  polres,  info  data  surat kabar  harian,  info  data  arsip,  info file scan ,  info  data  grafik  dan  info  data laporan.  Pegawai  dapat  melakukan input  data  login,  data  arsip,  data file scan dan  data  grafik.  Kemudian mendapatkan output berupa  info  login, info  data  arsip,  info  data file  scan dan info data grafik.
2. Hasil
a. Halaman Login
Pada  halaman  login  terdapat  form username dan password yang digunakan untuk memasukkan username dan password pengguna.
Untuk  memastikan password yang dimasukkan sudah benar dapat dicentang  pada check  box .  Kemudian klik  tombol  login  untuk  masuk  ke sistem.
Gambar 5 Halaman Login
b. Halaman Dashboard
Gambar 6 Halaman Dashboard
Gambar  6  merupakan  data  grafik perbulan,  kemudian  terdapat  menu  – menu  yang  dapat  dipilih,  seperti  menu dashboard , surat kabar,  polres, laporan, arsip, file  scan, grafik,  pegawai  dan akun.

## c. Halaman Laporan
Gambar  7  merupakan  implementasi dari  rancangan  Halaman  laporan.  pada halaman  ini  menampilkan  data  yang sudah tersimpan.
Gambar 7 Halaman Laporan Kemudian  terdapat  tombol  cetak yang digunakan untuk mengekspor data menjadi  PDF  untuk  kemudian  di  cetak. Selain  itu  juga  ada  tombol  yang digunakan  untuk  menampilkan  data perbulan.
d. Halaman Arsip
Gambar 8 Halaman Arsip
Gambar  8  merupakan  tampilan  data Arsip  yang  tersimpan  di  sistem. Kemudian terdapat tombol tambah yang berguna untuk mengarahkan ke halaman tambah  Arsip,  selain  itu  juga  terdapat tombol  ubah  yang  dapat  digunakan untuk  mengubah  data  Arsip.  Terdapat pula  tombol  hapus  yang  digunakan untuk menghapus data.
3. Pengujian Pengujian dilakukan untuk
mengetahui  sejauh  mana  sistem  dapat berjalan dan bagian mana yang terdapat kesalahan, apabila kesalahan ditemukan maka  akan  dilakukan  perbaikan.  Hasil pengujian  dapat  dilihat  pada  tabel  1 berikut :
Tabel  1 Tabel Pengujian Fungsi Sistem No. Butir Uji Ket. 1. Halaman Login Berhasil 2. Halaman Dashboard Admin Berhasil 3. Halaman Surat Kabar Berhasil 4. Halaman Tambah Surat Kabar  Berhasil 5. Halaman Ubah Surat Kabar Berhasil 6. Halaman Polres Berhasil 7. Halaman Tambah Polres Berhasil 8. Halaman Ubah Polres Berhasil 9. Halaman Laporan Berhasil 10. Halaman Arsip Berhasil 11. Halaman Tambah Arsip Berhasil 12. Halaman Ubah Arsip Berhasil 13. Halaman File Scan Berhasil 14. Halaman Ubah File Scan Berhasil 15. Halaman Grafik Berhasil 16. Halaman Pegawai Berhasil 17. Halaman Tambah Pegawai Berhasil 18. Halaman Ubah Pegawai Berhasil 19. Halama Akun Berhasil 20. Halaman Ubah Akun Berhasil 21. Halaman Dashboard Pegawai Berhasil 22. Halaman Laporan Pegawai Berhasil 23. Halaman File Scan Pegawai Berhasil 24. Halaman Grafik Pegawai Berhasil

## 4. Pembahasan
Berdasarkan  hasil  yang  didapatkan dari  pengujian  sistem  yang  dibangun, sistem telah membantu
dan mempermudah  proses  pengarsipan  data kliping.
a. Kelebihan sistem
Sistem  yang  dibangun  dilengkapi dengan  pengaman  berupa login saat
akan  masuk  ke  sistem.  Sistem  dapat diakses  secara  online  dan  dapat  diakses dimana  saja  apabila  terhubung  ke internet.  Admin  dapat  dengan  mudah melakukan  pencatatan  dan  pencarian data arsip kapanpun saat diperlukan.
Perhitungan  jumlah  dari  data  arsip yang biasanya dihitung dengan menggunakan  Microsoft  Excel  juga tidak perlu dilakukan lagi, karena sistem dapat  langsung  melakukan  perhitungan data  dan  hasilnya  dapat  disimpan menjadi sebuah file PDF.
b. Kekurangan Sistem
Sistem yang dibangun hanya berbasis  web,  sehingga  jika  dibuka menggunakan mobile tampilannya terkadang  sedikit  berbeda  dan  tidak rapi.  Sistem  juga  tidak  bisa  diakses secara offline sehingga harus menggunakan  akses  internet  untuk membukanya.

## KESIMPULAN DAN SARAN

## 1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan, penulis  mengambil  kesimpulan  bahwa Aplikasi  Pengarsipan  Data  Kliping Berita  Surat  Kabar  Harian  dapat mempermudah  pengerjaan  pencatatan arsip,  karena  hasil  perhitungan  sudah didapatkan langsung ketika data
ditambahkan, serta menghasilkan
laporan yang akan disampaikan. 2. Saran Pengembangan lebih lanjut,
sebaiknya  ditambah  dengan  fitur web
mobile , sehingga kepala bidang dan sub bidang dapat dengan mudah melakukan pengecekkan laporan
melalui smartphone .  Selain  itu,  menggunakan analisis  sentimen  untuk  mendeteksi opini  dari  data  kliping  yang  akan  di arsipkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Fitriani,  Y.  &  Pakpahan,  R.,  2018. Aplikasi  Sistem  Informasi  Pengelolaan Arsip  Pada  Unit  Pelayanan  Pajak  Dan Retribusi  Daerah  Palmerah  Jakarta.
Paradigma, Volume XX, pp. 51-56.
Meilinda, E., 2016. Perancangan Aplikasi  Kearsipan  Surat  Menyurat Pada Badan Pemerintahan (Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Perempuan Perlindungan  Anak  Dan  Keluarga Berencana Pontianak). Khatulistiwa
Informatika, Volume IV, pp. 144-152.
Rosa,  A.  &  Shalahudin,  M.,  2015.
Rekayasa  Perangkat  Lunak  Tersruktur Berorientasi Objek. Bandung:
Informatika Bandung.
Silberschatz,  A.,  Korth,  H.  F.  & Sudarshan,  S.,  2009. Database  System Concept,  Sixth  Edition. United  States: Mc Graw Hill.
Simangunsong, A., 2018. Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis  Web. Mantik  Penusa, Volume
II, pp. 11-19.
Suraja, Y., 2006. Manajemen Kearsipan. Edisi  Pertama  ed.  Malang: Dioma.
Susanti,  D.,  2017.  Rancang  Bangun Aplikasi  Pengelolahan  Arsip  Data  Di
Laboratorium  Kripmd  (Klinik  Pratama Rawat  Inap  Pelayanan  Medik  Dasar) Siti Fatimah Par. Simki-Techsain,
Volume I.
Sutabri,  T.,  2012. Analisis  Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi.