## MEMBANGUN PROTOTYPE SISTEM INFORMASI ARSIP ELEKTRONIK SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PADA BUSINESS SUPPORT DEPARTEMENT
Rusdiansyah
Sistem Informasi Univertias Bina Sarana Informatika www.bsi.ac.id rusdiansyah.rds@bsi.ac.id
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial 4.0 Internasional.
Abstract —Good and fast information is needed for every organization or company, in order to help the efficiency  and  effectivity  of  work.  Nowadays,  the usage  of  internet  was  so  develop.  Internet  is  used looking  for  information  and  business  process support,  so  that  encourage  the  company  be  more competitive. On the Business Support Department of Consumer Cards Group in Bank Mandiri, currently is less  effective  at  management  archives  to  keep  the memorandum  of  understanding  between  Bank Mandiri  and  Partner.  On  the  chance  of  could simplify  these  process  in  Business  Support Department, Hopefully the system can optimize the process as well as present the internal information, such as to filing the memorandum of understanding report  with  computerization  system  based  on  web application, to maximize the effectiveness of works, to  keep  and  access  data  quickly  and  efficiency. Finally, the information result will be fast and.
Keywords: Electronic Archives, E-Filing, Information Systems
Intisari —Informasi  yang  baik  dan  cepat  sangat dibutuhkan  setiap  organisasi  atau  perusahaan, guna membantu efisiensi dan efektifitas kerja. Saat ini penggunaan internet sudah sangat berkembang. internet  digunakan  untuk  mencari  informasi  dan mendukung  proses  bisnis,  sehingga  mendorong perusahaan  semakin  kompetitif.  Pada  Business Support Departement Consumer Cards Group Bank Mandiri,  saat  ini  masih  kurang  efektif  untuk manajemen kearsipan dalam penyimpanan dokumen  perjanjian  kerjasama  antara  Bank Mandiri  dengan  Partner.  Dengan  harapan  dapat mempermudah  proses  penyimpanan  dokumen perjanjian  kerjasama  pada  Business  Support Departement  serta  diharapkan  sistem  ini  dapat mengoptimalkan  proses  penyimpanan  dokumen
perjanjian  kerjasama  maupun  dalam  penyajian informasi  yang  dibutuhkan  secara  internal,  seperti laporan  data  perjanjian  kerjasama  dengan  sistem komputerisasi  dan  aplikasi  yang  berbasis  web, efektifitas kerja dapat dimaksimalkan, penyimpanan  data  dan  pengaksesan  data  dapat dilakukan  secara  cepat  dan  efisien.  Akhirnya informasi  yang  dihasilkan  akan  lebih  cepat  dan tepat
Kata  Kunci :  Arsip  Elektronik,  E-Filing,  Sistem Informasi

## PENDAHULUAN
Kemajuan pesat pada teknologi informasi dan  komunikasi  membuat  sangat  pentingnya sebuah  data  dan  informasi  (Muchtar,  2010), belakangan ini teknologi informasi dan komunikasi mengalami pertumbuhan yang sangat pesat  memberikan  perubahan  besar  dalam  dunia bisnis dan administrasi (Jauhari, 2010).
Pada  umumnya  kegiatan  di  dalam  dunia perkantoran  yang  rutin  dilakukan  adalah pengelolaan  arsip  untuk  menunjang  kelancaran aktivitas  bisnis.  Untuk  memajukan  bisnis diperlukan  dukungan  manajemen  penyimpanan data  yang  tepat  (Fardani,  Surendro,  &  Kunci, 2011).  Untuk  mengelola  manajemen  diperlukan informasi  yang  teliti,  tepat  dan  cepat  dengan metode  khusus.  Informasi  yang  sangat  penting bagi  dunia  bisnis  adalah  rekaman  dari  kegiatan bisnis  itu  sendiri.  Arsip  mempunya  peranan didalam  administrasi  sebagai  sumber  informasi dalam  rangka  melakukan  kegiatan  perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan  keputusan  (Prasetyo  &  Mariana, 2011) bahkan sampai pembuatan laporan, karena
itu arsip merupakan data yang dan informasi yang sangan  penting  dalam  kegiatan  usaha.  Arsip sebagai setiap catatan yang tertulis,  tercetak atau ketikan  dalam  bentuk  huruf,  angka  atau  gambar, yang  mempunyai  arti  dan  tujuan  sebagai  bahan komunikasi  dan  informasi  yang  terekam  pada kertas  (kartu,  formulir)  atau  kertas  film  (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita, tape, piringan,  rekaman,  disket),  kertas  fotokopi  dan lain-lain (Vironica & Sukadi, 2013).
Kearsipan  merupakan  salah  satu  jenis pekerjaan  kantor  atau  pekerjaan  tata  usaha  yang dilakukan oleh badan pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan  dengan  penyimpanan  surat  dan dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan  dengan  penyimpanan  surat-surat dan  dokumen  inilah  yang  selanjutnya  disebut kearsipan.  Sistem  kearsipan  adalah  pengaturan atau  penyimpanan  arsip  secara  logis  dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi  nomor  dan  huruf  sebagai  identitas arsip  yang  bersangkutan.  Sistem  kerasipan  yang baik  harus  sesuai  dengan  kondisi  organisasi, sederhana,  mudah  dimengerti  dan  mudah dioperasikan,  mudah  diadaptasikan  bila  ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat (Gunawan,  Sukmaaji,  &  Sutomo,  2014).  Bagi lembaga,  departemen  atau  perusahaan  swasta yang tidak begitu luas, dapat pula menyelenggarakan  susunan  organisasi  kearsipan dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi  tugas  penyelenggaraan  kerasipan yang hemat dan cermat serta praktis.
Tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas dipelukan sebagai  keterangan;  memberi  data  kepada pegawai  yang  memelukan  data  mengenai  hasil- hasil  kegiatan  dan  pekerjaan  pada  masa  lampau; memberikan  keterangan  vital,  sesuai  dengan ketentuan  perundang-undangan  (Asri,  2018). Pelaksanaan kegiatan manajemen kearsipan harus selalu  memperhatikan  ketentuan-ketentuan  yang berlaku,  kegiatan  manajemen  kearsipan  terdiri dari  cara  penyimpanan  arsip,  prosedur  surat masuk  dan  surat  keluar,  pekerjaan  merekam berkas,  penyusutan  arsip  dan  menyangkut pemeliharan arsip.
Kegiatan  kantor  dibagian  administrasi kearsipan  dan  penyimpanan  data  pada Business Support Departement Consumer Cards Group Bank Mandiri.  Pada Business  Support  Departement Consumer  Cards  Group Bank  Mandiri  khususnya Unit  General  Support  yang  membantu  dalam penerbitan  Surat  Perjanjian  Kerjasama  antara Bank Mandiri terhadap Merchant untuk keperluan promosi  kartu  kredit.  Permasalahan  pada
Business  Support  Departement  Consumer  Cards Group Bank  Mandiri  karena  masih  sangat  sulit untuk  pencarian  dan  menata  Surat  Perjanjian Kerjasama didalam manajemen kearsipan. manajemen  kearsipan  masih  sangat  belum optimal  dan  ini  akan  mempersulit  dan  dapat memakan  waktu  terutama  dalam  pencarian  data dikarenakan  arsip  yang  berbentuk  Hardcopy tersusun dalam sebuah ruangan khusus sehinggan untuk pencarian data tersebut akan memilah satu- persatu dari setiap arsip walaupun sudah tersusun dengan  baik.  Tujuan  pengembangan  Sistem Informasi Business Support Departement Consumer Cards Group berbasis  web  memperbaiki  sistem yang  sudah  ada  sehingga  dapat  membantu  dan mempermudah proses penginputan data, menyediakan  kemudahan  pencarian  data  dan menampilkan  semua  keperluan  data  yang dibutuhkan oleh user secara online di Internet .

## BAHAN DAN METODE
Penelitian  yang  dilakukan  dalam  suatu proses yang teratur dan terarah. Langkah-langkah penelitian diantaranya sebagai berikut:
1. Mengamati  secara  langsung  pada  kegiatan khususnya  pada  masing-masing  unit  kerja  di bagian  unit Payment  Support yang  ada  di Business  Support  Departement .  Dengan  studi ini,  peneliti  dapat  mengumpulkan  data–data yang  diperlukan  serta  dapat  melihat  secara langsung kegiatan apa saja yang dilakukan.
2. Mengumpulkan  data  dan  informasi  melalui wawancara  secara  langsung  dengan  masing- masing  unit  kerja  di  bagian  unit  Payment Support di Business Support Departement.
3. Metode  untuk  mengumpulkan  data  tertulis dengan  melakukan  penelitian  terhadap literature dari buku, internet dan perpustakaan  yang  berhubungan  dengan penelitian.
Pada  tahap  ini  Penulis  merancang  usulan sistem  yang  baru,  penulis  menggunakan  metode pengembangan sistem dengan model Prototype (Pressman,  2010). prototype adalah sebuah  metode  pengembangan software yang banyak  digunakan  pengembang  agar  dapat  saling berinteraksi dengan user selama proses pembuatan sistem.
Sumber: (Pressman, 2010) Gambar 1. Prototype Model
Berdasarkan model  prototype yang  telah digambarkan  diatas,  maka  dapat  diuraikan pembahasan  masing-masing  tahap  dalam  model tersebut  adalah  sebagai  berikut(Basri  &  Devitra, 2017):
1. Communication /
Komunikasi
Tim pengembang  perangkat  lunak  melakukan pertemuan  dengan  para  stakeholder  untuk menentukan kebutuhan perangkat lunak yang saat itu diketahui dan untuk  menggambarkan area-area  dimana  definisi  lebih  jauh  untuk iterasi selanjutnya.
2. Quick Plan / Perencanaan Secara Cepat Dalam perencanaan  ini  iterasi  pembuatan  prototipe dilakukan  secara  cepat.  Setelah  itu  dilakukan pemodelan dalam bentuk “rancangan cepat”.
3. Modeling  Quick  Design  /  Model  Rancangan Cepat Pada tahap ini memodelkan perencanaan  tadi  dengan  menggunakan beberapa  model  berorientasi  objek  dengan menggunakan tools UML yaitu Usecase untuk mendefinisikan  fungsi  dari  sistem,  Class
Diagram untuk menunjukkan class-class pada sistem,
Activity Diagram untuk menggambarkan alur proses bisnis.
4. Construction  of  Prototype /  Pembuatan Prototype Dalam pembuatan rancangan cepat berdasarkan  pada  representasi  aspek-aspek perangkat  lunak  yang  akan  terlihat  oleh  para end  user  (misalnya  rancangan  antarmuka pengguna  atau  format  tampilan).  Rancangan cepat  merupakan  dasar  untuk  memulai konstruksi pembuatan prototipe.
5. Deployment  Deliery  &  Feedback /  Penyerahan Dan  Memberikan  Umpan  Balik  Terhadap Pengembangan Prototipe
kemudian
diserahkan  kepada  para  stakeholder  untuk mengevaluasi  prototype  yang  telah  dibuat sebelumnya  dan  memberikan  umpan-balik yang  akan  digunakan  untuk  memperbaiki spesifikasi  kebutuhan.  Iterasi  terjadi  saat
pengembang  melakukan  perbaikan  terhadap prototipe tersebut.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Comunication & Quick Plan
Komunikasi  dalam  rangka  menentukan kebutuhan  dalam  sistem  informasi  Arsip Elektronik  Dokumen  meliputi  kebutuhan admin, Unit-unit PKS  di Group Bank Mandiri.
1. Kebutuhan Admin Admin  dapat  login  ke  dalam  sistem, melihat  isi  form  penambahan  data dokumen  surat  perjanjian  kerjasama, mengisi isi pengaturan pengguna, mengisi pengaturan  data  unit  kerja,  mengisi pengaturan  nama  departemen,  mengisi pengaturan  jenis  program,  mengisi laporan data surat perjanjian kerjasama
2.    Kebutuhan User User  (Unit-unit  PKS)    dapat  melakukan registrasi,  melakukan  login,  mengisi  data dokumen  surat  perjanjian  kerjasama, mengisi form penambahan data dokumen surat  perjanjian  kerjasama,  dan  keluar dari halaman user.
3.    Kebutuhan Sistem Sistem  melakukan  validasi  terhadap  user yang melakukan login, melakukan pengecekan
dokumen perjanjian kerjasama.
B.    Modeling Quick Design Permodelan  rancangan  cepat  sistem  pada penelitian ini terdiri dari rancangan basis data dan rancangan struktur navigasi.
1.     Rancangan Basis Data Rancangan  basis  data  dalam  penelitian menggunakan    Logical  Record  Structure(Al- Bahra bin Ladjamudin, 2005)  adalah sebagai berikut:
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 2. Logical Recod Structure
2. Rancangan Struktur Navigasi Rancangan struktur navigasi dalam penelitian
ini sebagai berikut:
a.   Struktur Navigasi Halaman Awal
Rancangan struktur dalam penelitian tampilan halaman awal terdapat Dasbor dan Dokumen.
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 3. Stuktur Navigasi Halaman User
b.    Struktur Navigasi Admin Rancangan  Struktur  dalam  tampilan  halaman awal Admin terdapat menu dasbor, pengaturan,  data  master,  dokumen  dan laporan.
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 4. Stuktur Navigasi Halaman Admin
C.     Construction of Prototype
Implementasi  antar  muka  dalam  sistem informasi  Arsip  Elektronik    Dokumen    ini diimplementasikan dalam bentuk sistem informasi berbasis web, antara lain:
1. Halaman  login  adalah  halaman  yang  pertama kali di akses. User (unit-unit PKS) atau admin dapat  melakukan  login.  Jika  login  berhasil maka  akan  tampilan  halaman  menu  utama sesuai dengan hak akses dari masing-masing.
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 5.  Halaman Login
2. Halaman Awal User Dalam halaman ini tersedia menu-menu untuk mengakses ke halaman lainnya.
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 6.  Halaman Awal User
3.  Antar muka halaman awal Admin
Halaman  ini  merupakan  halaman  awal admin     yang terdiri dari dasbor, pengaturan, data master, dokumen dan laporan.
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 7.  Halaman Awal Admin
D. Deploymen Delevery & Feedback
Tahap berikutnya para user melakukan ujicoba untuk  mengevaluasi  dan  menguji  prototype  yang telah dibuat sebelumnya dan memberikan umpan- balik  yang  akan  digunakan  untuk  memperbaiki spesifikasi kebutuhan. Pengujian terhadap aplikasi sistem informasi lowongan kerja online mengunakan software WAPT  ( Web  Application Perfomance  Testing )  versi  9.0  yang  digunakan untuk pengujian tingkat stress pada suatu aplikasi web.  Aplikasi  ini  mudah  digunakan  dan  hemat biaya untuk menguji situs web: dari aplikasi bisnis pribadi yang digunakan untuk web portal , server web,  aplikasi  server,  penyimpanan  database  ini. Pengujian menggunakan simulasi 15 user  dengan pemakaian  bandwith  rata-rata  945  mb  dan  rata- rata kecepatan proses sebesar 1.0 detik.
Sumber: (Rusdiansyah, 2018) Gambar 8.  Hasil Pengujian Grafik

## KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian Sistem informasi Arsip Elektronik Penyimpanan
Dokumen PKS berbasis web pada Business Support Departement  Consumer  Card  Group pada  Bank Mandiri  dalam  pengolahan  Surat  Perjanjian Kerjasama  dapat  dilakukan  kapan  dan  darimana saja  termasuk  pada  cabang  melalui  jaringan internet,  tidak  memakan  banyak  ruang  pada penyimpanan  dokumen  karena  dokumen  di upload  dalam  bentuk scan dengan  format  PDF, pengguna  akan  lebih  dimudahkan  dalam perubahan  data  dokumen  dikarenakan  ada  fitur
notifikasi yang berfungsi sebagai pesan, pencarian data akan lebih mudah dan cepat.

## REFERENSI
Al-Bahra  bin  Ladjamudin.  (2005). Analisis  dan Desain  Sistem  Informasi .  Yogyakarta:  Graha Ilmu.
Asri,  M.  (2018).  Pengembangan  Sistem  Informasi Pengarsipan  Data  Dosen  Pada  Lembaga Penelitian  Universitas  Ichsan  Gorontalo. Jurnal Teknik Elektro CosPhi , 1 , 30–36.
Basri,  &  Devitra,  J.  (2017).  Analisis  Dan Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan Arsip  Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Pada Komisi  Pemilihan  Umum  (Kpu)  Kabupaten Tebo. Jurnal  Manajemen  Sistem  Informasi ,
2 (1), 227–243. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.1159 Fardani,  A.,  Surendro,  K.,  &  Kunci,  K.  (2011). Strategi Adopsi Teknologi Informasi Berbasis  Cloud  Computing  Untuk  Usaha Kecil  Dan  Menengah  Di  Indonesia. Seminar
Nasional Aplikasi Teknologi Informasi Telp. & Faks , 2011 (022), 1907–5022.
Gunawan,  I.  P.  M.,  Sukmaaji,  A.,  &  Sutomo,  E. (2014).  Jurnal  Sistem  Informasi. Sistem Informasi , 3 (2), 72–77. Jauhari,  J.  (2010).  Upaya  Pengembangan  Usaha Kecil Menengah (UKM) Dengan Memanfaatkan  E-Commerce. Jurnal  Sistem Informasi , 2 (1), 159–168. https://doi.org/2355-4614
Muchtar, H. (2010). Penerapan Penilaian Autentik dalam Upaya Peningkatan Mutu Pendidikan. Jurnal Pendidikan Penabur , 9 (14), 1–121.
Prasetyo,  A.,  &  Mariana,  N.  (2011).  Analisis  Tata Kelola Teknologi Informasi ( It Governance ) pada  Bidang  Akademik  dengan  Cobit  Frame Work  Studi  Kasus  pada  Universitas Stikubank  Semarang. Jurnal  Teknologi Informasi DINAMIK , 16 (2), 139–149.
Pressman.  (2010).  Software  Engineering :  A Practitioner’s Approach.
Rusdiansyah. (2018). Laporan Hasil penelitian.
Vironica,  A.,  &  Sukadi.  (2013).  Rancang  Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar  Pada  Sekolah  Menengah  Pertama
Negeri 2 Nawangan. Speed - Sentra Penelitian Engineering  Dan  Edukasi , 5 (4),  44–51. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.3112/s peed.v5i4.956