RANCANG BANGUN  APLIKASI PENGADAAN  BARANG DISTRIBUSI PADA PT FAMOUS CHICKEN DENGAN MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTOR REQUIREMENT PLANNING (DRP)
Teguh Pradana 1) ,  Renita Selviana 2) , Muhamad Fani Rifqi 3)
teguh_p@stmik-yadika.ac.id , renita.selvi@itbyadika.ac.id , fanirifqi31@mhs.stmik-yadika.ac.id

## Abstrak
The need for fast, precise and accurate information is absolute in this fast-paced era. The delay in presenting the required information will cause the information to become irrelevant for its users. Thus, a good system must be able to provide timely information, with accurate and precise data in the processing process.Goods Distribution Information  System  Through  Transporter  at  PT  Super  Famous  Chicken  departs  from  the  company's  vision, mission and goals. Namely to be a Goods Distribution Information System through a Transporter at PT Super Famous Chicken that has quality in providing services to the community. Various ways to improve the quality  of goods distribution  services have been taken, among  others by  applying the  distribution data  archiving  method which will conduct further studies more efficiently, simplify the transaction data processing, improve the overall quality  of  resources,  and  improve  the  company's  accreditation  status.This  information  system  will  further simplify the processes mentioned above by utilizing data communication network information technology. So that the  processing of  existing data  will be faster and  more  accurate, and  eliminate duplication of  data that arises between existing sections.
Keywords: Goods Distribution, DRP, PT. Super Famous Chicken

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  pada  zaman  ini mendorong  berjalannya  kegiatan.Kebutuhan akan barang baru harus segera dipenuh supaya kegiatan  dalam  perusahaan  dapat  berjalan lancar.  Pelaksanaan  proses  pengadaan  barang suatu perusahaan dibentuklah sebuah tim atau divisi khusus yang berwenang dalam kepengurusan kegiatan tersebut. Supaya lebih efektif  penyelenggaraan  kegiatan  dilakukan dalam  kurun  waktu  tertentu  yang  telah dialokasikan  sebelumnya  oleh  divisi  yang berwenang. Penyelenggaraan kegiatan membutuhkan persiapan khusus dalam beberapa  pengarsipan  yang  tentunya  akan memerlukan  beberapa  kebutuhan  khusus seperti  buku,  kertas,  atau  alat tulis.Terkadang arsip-arsip  rawan  terhadap  kerusakan  atau kehilangan bahkan dalam pengarsipan ini juga akan  memakan  sebuah  anggaran  khusus  agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar.
Proses  sistem  pengadaan  barang  ini  masih menggunakan cara yang lama. Dan prosesnya menggunakan cara manual dan masih mengandalkan  barang-barang  fisik  sekali pakai  sebagai  sumber  daya  utama.  Proses  ini kurang  efesien  dan  cukup  memakan  banyak prosedur
yang  memakan  waktu  yang  panjang. Tindakan dalam   mengurangi jumlah  anggaran  untuk  kegiatan  atau mempersingkat waktu persiapan dan proses pengadaan  barang  yang  berjalan  di  PT Sintas kurama Perdana merupakann sebuah langkah yang tepat.

## 2. METODE PENELITIAN

## Metode Penelitian
Dibawah ini adalah alur yang menggambarkan  tahap  dari  kegiatan penelitian yang dilakukan. Dalam penyusunan laporan penelitian ini menggunakan  metode  Waterfall  ,  ada beberapa  tahapan  –  tahapan  yang dilaksanakan sebagai berikut :
Analisa Kebutuhan Desain Sistem Penulisan Kode Program Pengujian Program
Implementasi dan Perawatan
Gambar 3. 1 Tahapan Metode Waterfall

## Perencanaan  Kebutuhan
Pada tahap ini peneliti melakukan  observasi,  wawancara,  dan studi literatur untuk mengetahui
kebutuhan pemakai, kesalahan – kesalahan  dalam  sistem  lama  seperti sistem  yang  manual  sehingga  data menjadi tidak teratur / human error.
a. Observasi
Observasi  merupakan  salah  satu metode  pengumpulan  data  dengan  cara melakukan pengamatan
langsung
terhadap  objek penelitian dalam  hal  ini di PT Super Famous Chicken Kecamatan  Beji  Kabupaten  Pasuruan. Observasi yang dilakukan yang berkaitan  dengan  system  yang  ada  di perusahaan tersebut.
b. Wawancara
Wawancara  adalah  suatu  Teknik pengambilan data menggunakan format  pertanyaan  yang  terencana  dan diajukan secara lisan kepada staf yang berada di perusahaan tersebut.
c. Studi Literatur
Studi  literatur    merupakan    salah satu  metode  pengumpulan  data  dan informasi yang diperoleh dari sumber- sumber  yang  relevan  seperti  buku, jurnal,  dan  sumber  yang  lain  yang berkaitan  dengan  subjek,  metode  dan objek penelitian. Sehingga  dapat membantu  dalam  proses  rancang bangun  aplikasi  pengadaan  barangf distribusi.
d. Analisa Sistem
Berdasarkan  Analisa  terhadap  system yang berjalan sebelum adanya komputerisasi sistem menemukan kekurangan, baik dari segi proses pelayanan maupun  pemberkasan,  pelayanan  dan pelaporan  yang  masih  manual  sering berakibat terjadi kesalahan dan menyebabkan keterlambatan pelayanan dan pelaporan.

## Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  atau  desain  system  yang dibuat  meliputi  Flowchart,  Use  Case  Diagram, Activity Diagram, Data Flow Diagram dan juga Class Diagram. Sistem dibuat dengan menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan database MySQL. Pengujian dilakukan dengan menggunakan  uji  black  box  dan  uji  validitas data.
a. Flowchart Sistem
Adapun Flowchart sistem yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar 3.2 :
Gambar 3. 2 Diagram Flowchart
Pada  gambar  3.3  menunjukkan  flowcart sistem.  pada  alur  ini  menjelaskan  bahwa  user mengakses aplikasi
rancang bangun pengadaan  barang  distribusi.  Dari  situ  akan muncul  halaman  utama  .kemudian  user melihat data master yang ada di aplikasi.

## b. Konteks Diagram
Adapun rancangan Konteks diagram dapat di lihat Pada Gambar 3.3
Gambar 3. 3 Konteks Diagram Pada gambar 3.3 menunjukkan konteks diagram  yang  di  usulkan  untuk  rancang bangun aplikasi pengadaan barang distribusi  di  PT  Super  Famous  Chicken menggunakan  metode  DRP.untuk  data yang  masuk  kedalam  aplikasi  pengadaan barang ini seperti yang tertera pada konteks diagram  diatas  adalah  data  admin,  data supplier,  dan  data  barang.Output  dari  data dari  aplikasi  ini  yaitu  data  info  supplier, info barang. Yang mana dari kedua data ini berguna sebagai data yang akan di oleh dan di proses.

## c. DFD level 1
Adapun  rancangan  DFD  level  1 dapat  di lihat  Pada Gambar 3.4
Gambar 3. 4 DFD level 1
aplikasi  admin  berhadapan  dengan  proses login.  Pada  proses  data  master,  data  master adalah  data  induk  yang  menjadi  dasar  pada proses  inti  pengadaaan.  Data  master  tersebut yaitu  data  supplier  dan  juga  data  barang. Berikutnya  proses  inti  yang  ada  pada  aplikasi pengadaan  barang  baik  secara  online  maupun offline  ini  yaitu  pengadaan.  Proses  pengadaan merupakan  proses  utama  yang  mengelola pengadaan barang baik barang dan juga supplier yang menyediakan barang pengadaan.
Proses  selanjutnya  adalah  laporan.  Proses yang  terjadi  sebelumnya  baik  data  master ataupun  pengadaan  maka  data  tersebut  di jadikan  acuan  sebagai  proses  berikutnya  yaitu pencetakan laporan pengadaan

## Proses  pengembangan dan pengumpulan feedback
Setelah mendesain sistem sesuai dengan keinginan  pengguna  secara  rinci,  maka  tiba saatnya pembuatan sistem yang telah dibuat dan disepakati, diubah ke dalam bentuk aplikasi versi beta sampai dengan versi final. Pada tahapan ini juga  programmer  harus  terus-menerus  melakukan kegiatan    pengembangan    dan integrasi dengan  pengguna  dan  didapatkan  menjadi beberapa modul dan secara detail akan dijelaskan pada sub bab berikutnya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Sistem Yang Berjalan
Pengadaan  barang  adalah  bagian  yang melakukan  penyediaan  keperluan  bahan  baku dan  material  dari  masing-masing  unit  kerja. Proses  kegiatan  untuk  pemenuhan  atau penyediaan  kebutuhan  dan  pasokan  barang atau  jasa  yang  berada  di  bawah  kontrak  atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan- kebutuhan kinerja. Pengadaan bisa jadi  mempengaruhi  keseluruhan  proses  arus barang  karena  merupakan  bagian  penting dalam  proses  tersebut.  Barang  yang  tersedia adalah macam-macam dari bahan baku, bahan mentah  dan  barang  jadi.  Bahan  baku  seperti: Co, Mathanol, Katalis dan bahan mentah yaitu asam  formiat  dan  barang  jadi  seperti kebutuhan-kebutuhan untuk unit bagian lainnya.  Pada  proses  pengadaan,  perusahaan menganalisa resiko terhadap kebutuhan barang maupun  jasa.  Setelah  itu  barulah  perusahaan membuat  strategi  pengadaan  dengan  tepat,
yang  paling  utama  adalah  penganggaran dan pemilihan vendor. Terakhir, perusahaan memutuskan kebijakan
pengadaan  barang  yang  tepat  dan  lebih efektif  agar  tidak  terjadi  masalah  saat terjadinya proses pengadaan barang
tersebut.
Masalah yang sering terjadi diproses pengadaan barang yaitu:
1. Keterlambatan  pengiriman
2. Spesifikasi barang tidak sesuai
3. Harga barang  tidak sesuai dengan standar pasar
4. Material langka.
Dokumen  yang  diperlukan  dalam proses  pengadaan  barang  yaitu:  PO (Purchase Order), P3B (Permintaan
Pembelian  dan  Penwaran  Barang),  SPPH (Surat  Permohonan  Penawaran  Harga), BAPPH (Berita Acara Pembuka Penawaran Harga), Evaluasi Harga,
Negoisasi Harga, Pengajuan Anggaran. Proses  pengadaan  barang  pada  PT Sintas Kurama Perdana melibatkan beberapa  bagian  divisi  karena  didalam tahapnya  memerlukan  persetujuan  dari pihak  yang  bersangkutan.  Dengan  adanya pengadaan  barang  ini  semua  divisi  yang terkait  diharapkan  mampu  mendukung tujuan  perusahaan.  Selain  itu,  strategi pengadaan  menyesuaikan  dengan  posisi keuangan  perusahaan  dan  kebijakan  yang berlaku.  Dalam  strategi  pengadaan  juga sangat  memerlukan  adanya  Supply  Chain Management atau SCM. SCM ini nantinya akan  memudahkan  setiap  fungsi  dalam pabrik agar berjalan dengan baik.

## Prosedur Yang Berjalan
Berdasarkan  hasil  observasi  yang dilakukan  penulis  PT  Sintas  Kurama Perdana  merupakan  perusahaan  yang bergerak dibidang makanan untuk memasok  kebutuhan  dunia  dan  industri  di Indonesia. Operasional proses pengadaan material/barang  perusahaan  akan  berjalan lancar  jika  material  produk  yang  di pasarkan  terbukti  berkulitas  baik  dan bagus.

## Solusi Penyelesaian Masalah
Solusi  penyelesaian  masalah  untuk  sistem perusahaan  yaitu  mengingat  pentingnya  suatu sistem  informasi  yang  lebih  cepat  dalam  suatu kegiatan  proses pengadaan  barang  distribusi di PT  Super  Famous  Chicken,  Solusi  yang  dapat mengatasi  masalah  tersebut  yaitu  dengan memperbaiki  sistem  pengolahan  data  prosedur yang  berjalan,  serta  menyediakan  staff  khusus untuk membuat laporan data pengadaan barang agar  lebih  cepat  dalam  penyampaian  laporan. Maka pengolahan data pengadaan barang harus disimpan  dalam  database  komputer,  sehingga membuat  proses  pendataan  dan  pencarian  data barang  dapat  dilakukan  dalam  jangka  waktu yang  tidak  begitu  lama  disamping  itu  pula setiap proses penginputan tidak harus membuat lembar  kerja  yang  baru.  Data  yang  dimiliki akan  lebih  akurat  dan  proses  pelaporan  akan lebih cepat.kan dibuat.

## Modul Aplikasi Pengadaan Barang
Pada modul ini terdapat beberapa bagian yaitu tampilan awal, tampilan antar muka sistem informasi  pengolahan  data  nilai yang telah dibuat  kemudian diimplementasikan dengan Bahasa  pemrograman PHP menggunakan framework codeigniter.
A. Halaman Login
Pada  tampilan  awal  akan  muncul  halaman login untuk masuk ke dalam sistem. User akan diminta  username  dan  password  masing- masing utnuk masuk sistem.
Gambar 4. 1 Tampilan Halaman Login

## B. Halaman  Dashboard
1) Halaman Dashboard Admin
Pada  halaman  ini  terdapat  informasi Tentang  Total  data  barang,data  supplier, total stok, total user dan transaksi. Halaman ini adalah tampilan awal setelah melakukan autentifikasi atau pengecekan pada halaman login.
Gambar 4. 2 Tampilan Dashboard
2) Halaman Data Barang
Menu    data    barang    digunakan    oleh admin untuk menambahkan daftar barang yang  akan  di  simpan.  Di  menu  form tambah ini ada beberapa daftar baris yang harus di isi apa bila ingin menambah data barang. ada nomer,id barang,nama Barang,stok,satuan dan aksi.
Gambar 4. 3

## Tampilan Data Barang
3) Tampilan  Halaman  Jenis  Barang Menu  form  jenis  barang  digunakan untuk  melihat  data  jenis  barang  jika ingin  menambah  kan  data  jenis barang  ada  beberapa  pilihan  yang harus di isi terdiri dari nomer , nama jenis dan aksi.
Gambar  4. 4

## Tampilan Halaman Jenis Barang
4) Tampilan  Halaman  Satuan  Barang Menu  form  jenis  barang  digunakan untuk melihat data satuan barang jika ingin menambah kan data barang ada
beberapa  pilihan yang  harus  di  isi  terdiri dari nomer, nama jenis dan aksi.
Gambar 4. 5

## Tampilan Halaman Satuan Barang
5) Tampilan  Halaman  Barang  Masuk  Menu  form barang  masuk  digunakan  untuk  menginput, menambahkan  dan  menghapus  barang  masuk jika  ingin  menambah  kan  data  barang  ada beberapa  pilihan  yang  harus  di  isi  yang  terdiri dari  nomer,  notransaksi,  tanggal,  masuk, supplier, nama barang,jumlah masuk.

## Gambar 4. 6 Tampilan Halaman Barang Masuk
6) Tampilan  Halaman  Barang  Keluar  Menu  form Brang  Keluar  digunakan  untuk  menginput, menambahkan  dan  menghapus  barang  keluar jika  ingin  menambah  kan  data  barang  ada beberapa  pilihan  yang  harus  di  isi  yang  terdiri dari  nomer  nota  transaksi,  tanggal  keluar, supplier, nama barang, jumlah keluar aksi.
Gambar 4. 7
Tampilan Halaman Barang Keluar
7) Tampilan  Halaman  Data  Supplier  Form  ini digunakan  untuk  menginput, menambahkan
dan menghapus data daftar suplier.barang jika  ingin  menambah  kan  data  supplier ada  beberapa  pilihan  yang  harus  di  isi yang terdiri dari nomer,no telp,alamat dan aksi.
Gambar 4. 8 Tampilan Halaman Data Supplier 8) Tampilan  Halaman  Cetak  Laporan
Halaman ini digunakan untuk
mencetak laporan yang berbentuk pdf data  yang  di  cetak  adalah  barang masuk dan barang keluar.
Gambar 4. 9 Tampilan Cetak Laporan

## D. KESIMPULAN
Berdasarkan  penilitian  yang  dilakukan penulis  pada  PT  Super  Famous  Chicken mengenai persediaan dan pencatatan persediaan  barang  masuk  dan  keluar,  maka penulis  dapat  menarik  kesimpulan  sebagai berikut :
a. Sistem  pengolahan  data  yang  masih dilakukan  secara  konvensional  selama ini ditinggalkan dan mulai beralih pada sistem pengolahan data yang berbasiskan komputer, didukung dengan program pengolah data berbasis web agar masalah yang dihadapi dalam pengolah  data  selama  ini  dapat  segera teratasi.
b. Kedepannya website yang akan dikembangkan  nantinya  agar  menjadi lebih  interaktif  dan  design  web  lebih menarik  serta  fitur-fitur  yang  lebih lengkap dari sebelumnya.
c. Dalam  penerapan  sistem  baru  sebaiknya tidak  secara  mendadak,  tetapi  terlebih dahulu dilakukan penyesuaian antara sistem lama dengan sisyem baru tersebut. Kemudian melakukan training pada pegawai yang  akan  menjalankan  /pengoprasikan komputer  agar  tidak  ditemukan  masalah dalam  menjalankan  program  aplikasi  dan pengolahan datanya.

## DAFTAR  PUSTAKA
[1] (Indonesia et al.,01)129-Article Text-300-3-10- 20200505. (n.d.).
[2] Abdurahman,  M.  (2017).  Sistem  Informasi Pengolahan  Data  Pembelian  Dan  Penjualan Pada  Toko  Koloncucu  Ternate.  IJIS  - Indonesian  Journal  On  Information  System, 2(1). https://doi.org/10.36549/ijis.v2i1.22
[3] Wantoro and I. Alkarim, “Aplikasi Pengendalian Persediaan Spare Part
[4] Traktor  dengan  Metode  Buffer  Stock  dan Reorder  Point  (ROP)  di  Gudang  Cabang Tanjung  Karang  (Studi  Kasus  CV.  Karya Hidup  Sentosa  Lampung),”Explor.  J.  Sist. Inf. dan  Telemat.,  vol.  7,  no.  1,  2016,  doi:
10.36448/jsit.v7i1.766.
[5] Cahya  Pratiwi,  R.,  Iswahyudi,  C.,  &  Yuliana Rachmawati, R. (2019).
[6] SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG DAGANG MENGGUNAKAN METODE SAFETY STOCK DAN REORDER POINT  BERBASIS  WEB  (STUDI  KASUS: ART KEA CENTRO PLAZA
AMBARRUKMO YOGYAKARTA). 7(2).
[7] Cerdas  berbahasa  Indonesia,  Hal  :  130-131, Penerbit :
[8] Erlangga.2006.Jakarta, Penulis : Engkos Kosasih)
[9] D.  I.  Cv  and  S.  Lumas,  “Sistem  Informasi Persediaan  Oli  Dengan  Metode  Supply  Chain Management,” pp. 1–8.
[10] Gumelar, T., Astuti, R., Trio Sunarni, A., & Studi Magister Ilmu Komputer, P. (2017). SISTEM PENJUALAN ONLINE DENGAN METODE EXTREME  PROGRAMMING (Vol. 9, Issue
2). [11] MENGGUNAKAN
METODE RE- ORDER POINT (STUDI KASUS DI TOKO SEERA  BEAUTY)  SISTEM  INFORMASI STOK BARANG MENGGUNAKAN METODE RE-ORDER POINT (STUDI KASUS DI TOKO SEERA BEAUTY).