) - V OL . 2 N O . 2 (2021) OKTBER 2022

## SISTEM INVENTARISASI ASET UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH GORONTALO BERBASIS WEB

## Muh. Masri, Mohamad Ilyas Abas, Wahyudin Hasyim, Irawan Ibrahim
Universitas Muhammadiyah Gorontalo, Jl. Prof. Mansoer Pateda, Kab. Gorontalo, Indonesia

## ABSTRACT
This study aims to design a web-based asset inventory information system in order to provide solutions to the problems faced by the equipment employees of the Muhammadiyah University of Gorontalo. This system will help organize the assets owned in a neat, precise and efficient manner, both in terms of time, energy and cost. Where the system to be designed has facilities for classifying assets, entering the amount of assets, descriptions and conditions of assets. The method used in this study is a prototype  because  it  facilitates  the  design  process  starting  from  Communication,  Quick  Plan,  Modeling  Quick  Design, Construction of Prototype, to Deployment Delivery & Feedback. The results of this research can simplify the performance of the equipment section in digital asset data collection and more neatly according to the expected goals.
Keywords: Assets, Asset inventory system, UMGO, Prototype

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi inventaris aset berbasis web agar dapat memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak pegawai perlengkapan Universitas Muhammadiyah Gorontalo. Sistem ini  akan  membantu  melakukan  penataan  aset  yang  dimiliki  secara  rapi,  tepat  serta  efisien,  baik  dari  segi  waktu,  tenaga maupun biaya. Di mana sistem yang akan dirancang mempunyai fasilitas untuk mengelompokkan aset, memasukkan jumlah aset,  keterangan  maupun  kondisi  dari  aset.  Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yakni  prototype  karena  yang memudahkan  proses  perancangan  mulai  dari Communication,  Quick  Plan,  Modeling  Quick  Design,  Construction  of Prototype, sampai dengan Deployment Delivery & Feedback. Hasil dari peneltian ini dapat mempermudah kinerja bagian perlengkapan dalam pendataan aset secara digital dan lebih rapi sesuai tujuan yang diharapkan.
Keywords: Aset, Sistem inventarisasi aset, UMGO, Prototype

## 1. PENDAHULUAN
Aset merupakan suatu sumber ekonomi atau kekayaan yang dimiliki oleh individu, instansi ataupun perusahaan. oleh karena itu  manejemen  aset  sangat  dibutuhkan  untuk  pengambilan keputusan yang tepat agar aset bisa lebih bermanfaat. Manejemen aset perlu di ukur secara menyeluruh dan terpadu agar diperoleh informasi  untuk  pengambilan  keputusan  dalam  rangka optimalisasi  aset.  Manajemen  aset  merupakan  hal  fundamental bagi  manejemen  yang  efektif  atas  bisnis  yang  ditekuni  suatu entitas,  yang  merupakan  fase  pertama  dalam  siklus  hidup  aset. Kesesuaian  antara  kebutuhan  aset  dari  suatu  entitas  dengan strategi penyediaan pelayanan. entitas dengan strategi penyedian pelayanan entitas semestinya menghasilkan aset dengan kapasitas
dan kinerja yang diperlukan, perencanaan aset juga memberi arah pada  tindakan-tindakan  khusus,  seperti  membeli  aset  baru yang diperlukan, menjual aset yang berlebih dan mengoperasikan dan memelihara aset secara efektif.
Manajemen  aset  pada  hakekatnya  adalah  upaya  untuk  tertib dokumen  dan  tertib  administrasi  pengelolaan  aset  [1]  tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyedian dan pendataan data  –   data  atau  dokumen  yang  menyertai  keberadaan  aset, sedangkan  tertib  administrasi  lebih  dimaksud  pada  upaya membangun  prosedur  pengelolaan  aset  mulai  saat  pengadaan, penerimaan,  perubahan  data,  hingga  penghapusan  aset. Pengelolaan  aset  di  dalam  sebuah  perusahan  atau  instansi haruslah  tertata  dengan  baik  sesuai  dengan  ketentuan permendagri nomor 17 Tahun 2007 pasal 4 ayat 2, menyatakan bahwa  pengelolaan  barang/aset  daerah  meliputi  perencanaan
kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan  dan  penyaluran,  penggunaan,  penatausahaan, pemanfaatan,  pengamanan  dan  pemeliharaan,  penilaian, penghapusan,  pemindahtanganan,  pembinaan,  pengawasan  dan pengendalian dan tuntunan ganti rugi [1].
Dalam  proses  pendataan  aset  tentunya  tidak  mudah terkadang dapat menimbulkan permasalahan yang kompleks, hal ini  karena  jumlah  aset  tersebut  terus  berubah  karena diperuntukkan untuk kebutuhan dalam proses penunjang maupun dalam  hal  memenuhi  prasana  lainnya.ditengah  kemajuan teknologi saat ini tentunnya kita harus bisa memanfaatkannya.pemanfaaatan  kemajuan  teknologi  bertujuan untuk mempermudah suatu pekerjaaan. Teknologi dalam hal ini komputer adalah sebuah perangkap yang sangat membantu dalam mengolah, mengedit, maupun menghapus data berdasarkan yang kita inginkan [3].
Permasalahan-permasalahan administrasi seperti pencatatan barang-barang  prasarana  yang  masih  didata  secara  manual. Pencatatan secara manual ini dapat mempersulit proses pendataan dan  pencarian  data  suatu  barang  tertentu.  Hal  ini  yang menyebabkan data menjadi tidak akurat, disebabkan keterbatasan yang  ada,  banyak  data  yang  tidak  tercatat  secara  Update. Beberapa permasalahan lain yakni sulitnya bagian perlengkapan dalam  proses  pencarian  lokasi  aset.  Kurang  lengkapnya  dan kurang detailnya data prospek serta disisi lain kendala setelah aset yang  telah  berpindah  tempat  menyulitkan  untuk  dilacak keberadaanya  [4].  Sulitnya  bagian  perlengkapan  dalam  proses pembuatan  laporan  aset  karena  memerlukan  waktu  yang  lama karena akan mengecek kembali data aset yang masih baik ataupun sudah rusak.  Selama ini di kampus universitas muhammadiyah gorontalo pendataan aset juga dilakukan dengan cara menginput ke  perangkat  lunak  Microsoft    Excel,  apabila  komputer  rusak, hilang atau datannya yang terhapus maka data aset yang selama ini  kita  olah  akan  hilang  begitu  saja  tanpa  ada  salinannya. Kejadian  seperti  itu  akan  sangat  merepotkan  jika  tidak  ada integrasi  data.  Proses  pengecekan  dan  monitoring  aset  dirasa kurang  maksimal  karena  belum  adannya  penggunaan  sistem informasi sehingga dapat menyulitkan pegawai perlengkapan.
Permasalahan-permasalahan yang menyangkut pengelolaan aset yang dijelaskan di atas tidak akan terjadi apabila didukung oleh  suatu  sistem  pengelolaan  aset  yang  terintegrasi  dan terstruktur, karena itulah penulis memberikan sebuah solusi agar dapat  mengatasi  persoalan-persoalan  tersebut  berupa  “Sistem Inventarisasi  Aset  Universitas  Muhammadiyah  Gorontalo Berbasis web”. Sistem ini akan membantu melakukan penataan aset yang dimiliki secara rapi, tepat serta efisien, baik  dari segi waktu,  tenanga  maupun  biaya.  Dimana  sistem  yang  akan dirancang  mempunyai  fasilitas  untuk  mengelompokkan  aset, memasukkan jumlah aset, keterangan maupun kondisi dari aset.

## 2. METODOLOGI
Sistem  Inventarisasi  Aset  sebagai  media  pengelolaan pencatatan  Aset  akan  dirancang  menggunakan  metode pengembangan sistem Prototype [2].

## 1. Communication
Menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diinginkan dan gambaran  bagian-bagian  yang  akan  dibutuhkan  dalam membangun  sistem,  Wawancara  dilakukan  langsung  kepada kabag  perlengkapan  selaku  kepala  bagian  perlengkapan  di Universitas Muhammadiyah Gorontalo tentang bagaimana sistem pendataan aset serta proses yang dilaksanakan atau yang berjalan selama ini di Universitas Muhammadiyah Gorontalo.

## 2. Quick Plan
Evaluasi  ini  dilakukan  oleh  pengguna  melalui  beberapa pihak  terkait  dalam  hal  proses  inventarisasi  aset  yaitu  admin pegawai  perlengkapan.  Apakah  prototype yang  dibangun  sudah sesuai  yang  diharapkan  atau  tidak.  Jika  sudah  sesuai  yang diharapkan  maka prototype maka  dapat  mengambil  tahap selanjutnya.  Namun  jika  tidak  sesuai  yang  diharapkan  maka prototype akan  direvisi  sampai  sesuai  dengan  keinginan pengguna
3. Modeling Quick Design
Dalam  merancang  sistem  inventarisasi  aset  berbasis web peneliti  menggunakan  bahasa  pemrograman PHP dan MySQL untuk data base
4. Construction of Prototype
Tahapan  ini  digunakan  untuk  membangun Prototype dan menguji coba sistem yang dibangun.
5. Deployment Delivery & Feedback
Evaluasi  ini  dilakukan  pengguna  apabila  apliksi  yang dibangun  sudah  sesuai  harapan  atau  tidak,  jika  tidak  sesuai harapan  maka  harus  memperbaiki  kekuarangan  yang  menurut pengguna  masih  kurang,  Jika  sistem  tersebut  sudah  dianggap sesuai oleh pengguna maka sistem itu siap digunakan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  hasil  penelitian  ini  sebelummya  penulis  melakukan wawancara  terhadap  pegawai  perlengkapan  dimana  tujuan wawancara  tersebut  dilakukan  untuk  mengetahui  informasi tentang  pengadaan  aset  yang  berjalan  adapun  hasil  wawancara yang  didapatkan  sebagai  berikut  yang  akan  saya  buat  dalam gambar ilustrasi.
Gambar 2. Ilustrasi alur wawancara terkait sistem Tahap  implementasi  merupakan  tahap  pengaplikasian  sistem yang  telah  dirancang  berdasarkan  hasil  penelitian,  Sistem Inventarisasi aset yang dapat di implementasikan untuk mencatat aset  yang  dimiliki  oleh  Universitas  Muhammadiyah  Gorontalo, pada  aplikasi  ini  terdapat    empat  entity  diantarannya  pegawai perlengkapan,kepala  ruangan,  kepala  biro  dan  wakil  rektor  II. Berikut  ini  merupakan  tampilan-tampilan  keseluruhan  dari aplikasi web yang telah dibuat
Gambar 3. Login admin
Gambar 4. Halaman menu gedung dan ruangan
Gambar 5. Halaman daftar barang Gambar 6. Halaman barang Gambar 7. Halaman aset

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa  dan    perancangan  aplikasi    sistem inventarisasi aset  universitas Muhammadiyah Gorontalo berbasis web maka penulis dapat mengambil  kesimpulan : 1. Desain  sistem  inventarisasi  aset  berbasis  web  yang telah  dirancang  adalah  sebuah  gambaran  agar  terdapat  sistem inventarisasi  aset  yang  bisa  bisa  digunakan  sebagai  media pencatatan  barang  dan  aset  yang  dimiliki  oleh  kampus Universitas  Muhammadiyah  Gorontalo  sehingga  dapat  lebih meminimalisir  ketidak  sesuai  pencatatan  pada  data  barang ataupun aset.
2. Sistem ini dapat mempermudah pelaporan data barang dan  aset  sehingga  pegawai  perlengkapan  tidak  perlu  lagi melakukan  pengecekan  kondisi  barang  karena  otomatis  akan dibuat oleh sistem

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Ariska,  J.,  &  Jazman,  M.  (2016). Rancang  Bangun Sistem Informasi Manajemen Aset Sekolah Menggunakan  Teknik  Labelling  Qr  Code  (Studi Kasus: Man 2 Model Pekanbaru) . 2 (2), 127– 136.
[2]  Christianti,  M.,  &  Handoko,  T.  (2010). Aplikasi Pemesanan  Kamar  Serta  Pengelolaan  Data  Kamar Secara Mobile Pada Hotel Le Beringin . 123– 140.
[3]  Edi,  D.,  &  Betshani,  S.  (2009). Analisis  Data  Dengan Menggunakan  Erd  Dan  Model  Konseptual  Data Warehouse . 71– 85.
[4] Elgamar. (2020). Buku Ajar Konsep Dasar Pemrograman Website Dengan Php .
[5]  Imbiri,  J.,  Rofingatun,  S.,  &  Pangayow,  B.  J.  .  (2008). Pengaruh Inventarisasi, Pembukuan Dan Pelaporan Aset  Terhadap  Akuntabilitas  Publik  Pemerintah Daerah  (Studi  Pada  Kabupaten  Waropen). Journal Of  Chemical  Information  And  Modeling , 53 (9), 34– 62. Http://Ejournal.Maksi- Uncen.Ac.Id/Index.Php/Maksi/Article/View/8
[6]  Nugroho,  A.  (2010).  Aplikasi  Sistem  Informasi  Pada Jasa Usaha Laundry. Jurnal Sistem Informasi Pada Jasa  Usaha  Laundry  Berbassi  Web , 2 (04204055), 1– 11.
[7]  Payana, M.  D.,  &  Wibawa,  M.  B.  (2020). Sistem  Ujian Online  Tes  Masuk  Universitas  Ubudiyah  Indonesia Bagi  Calon  Mahasiswa  Baru  Berbasis  Web Menggunakan  Ci  (  Code  Igniter  )  Online  Exam
System Ubudiyah Indonesia University Entrance Test For Prospective Web-Based New Students Using Ci
( Code Ignit . 6 (2), 28– 40.
[8]  Prasetyo,  W.  D.  (2017).  Sistem  Informasi  Inventaris Desa  Berbasis  Web. Electronic  These  And Dissertations Universitas Muhammadiyah Surakarta , 21.
[9] Presman. (2010). Software Engineering .
[10]Setiawan, I. K. S., & Wijaya, I. (2020). Sistem Informasi Manajemen  Aset  Dan  Inventaris  Menggunakan  Qr Code Di Kantor Camat Petang. Jurnal Ilmu Komputer
Dan … , 1 (1),
21– 26. Http://Ejournal.Uhb.Ac.Id/Index.Php/Ikomti/Article/D ownload/508/460
[11] Tiara, K., Kom, S., Kusumah, H., Kom, S., Putri, D. M., Stmik, D., Tangerang, R., Stmik, M., & Tangerang, R. (2017). Penerapan  Manajemen  Aset  Dengan Mapyourtag Pada Perguruan Tinggi . 3 (1), 91– 109.