## DESAIN MODEL DAN PERANCANGAN SISTEM KONTROL UNTUK PENINGKATAN PELAPORAN EPSBED
Mepa Kurniasih 1) , Gandung Triyono 2)
1 Teknik Informatika, Fakuktas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
2 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan, 12260 E-mail : mepa.kurnia@gmail.com 1) , gandung.triyono@budiluhur.ac.id 2)

## Abstract
One  indicator  of  a  course  of  study  at  the  college  is  still  active  and  obedient  azaz  is  to  look  EPSBED  report (Program  Evaluation  Study  Based  on  Self-Evaluation).  At  this  time  there  are  many  universities  are  late  in reporting. Delay in reporting can occur for several reasons such as: 1) the incompatibility of schedule for the implementation of the teaching process with the reporting schedule, 2) the college does not have a database so that when the report should be done manually, 3) data on the university does not fully support the data should be reported,  Case  in  Budi  Luhur  University  for  reporting  takes  approximately  one  month.  The  length  of  time required  for  a  lack  of  discipline  in  the  learning  process  control  there.  In  this  study  will  be  proposed  for  the process  control  system  EPSBED  report.  The  primary  data  collection  using  interviews.  Information  system development using prototype models.  The results of  this  research is to provide input to the management about the importance of team EPSBED controllers in the reporting process.
Keywords: Control System, Epsbed system,College

## Abstrak
Salah  satu  indikator  suatu  program  studi  pada  perguruan  tinggi  masih  aktif  dan  taat  azaz  adalah  dengan melihat  laporan  EPSBED  (Evaluasi  Program  Studi  Berdasarkan  Evaluasi  Diri).  Pada  saat  ini  masih  banyak perguruan  tinggi  terlambat  dalam  melakukan  pelaporan.  Keterlambatan  pelaporan  dapat  terjadi  karena beberapa  hal  seperti:  1)  tidak  sesuainya  jadwal  pelaksanaan  proses  pengajaran  dengan  jadwal  pelaporan,  2) perguruan  tinggi  tidak  memilikinya  pangkalan  data  sehingga  saat  laporan harus  dilakukan  secara  manual,  3) data  pada  perguruan  tinggi  tidak  sepenuhnya  mendukung  data  yang  harus  dilaporkan.  Kasus  di  Universitas Budi  Luhur  untuk  melakukan  pelaporan  membutuhkan  waktu  kurang  lebih  satu  bulan.  Lamanya  waktu  yang dibutuhkan karena  kurangnya  disiplin  dalam  kontrol  proses  pembelajaran  yang  ada.  Pada  penelitian  ini  akan diusulkan  sistem  kontrol  untuk  proses  pelaporan  EPSBED.  Pengumpulan  data  primer  menggunakan  metode wawancara. Pengembangan sistem informasi menggunakan metode prototype model. Hasil penelitian ini adalah dapat  memberikan  masukan  kepada  pihak  manajemen  mengenai  pentingnya  tim  pengontrol  dalam  proses pelaporan EPSBED.
Kata Kunci: sistem kontrol, sistem epsbed, perguruan tinggi

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Salah satu indikator suatu program studi pada  perguruan  tinggi  masih  aktif  dan  taat  azaz adalah dengan melihat laporan EPSBED (Evaluasi  Program  Studi  Berdasarkan  Evaluasi Diri)  [1].  Laporan  tersebut  dapat  dilihat  pada laman http://forlap.dikti.go.id, yang dikelola oleh dikti  [2].  Pada  saat  ini  masih  banyak  perguruan tinggi terlambat dalam melakukan pelaporan [6]. Keterlambatan  pelaporan  dapat  terjadi  karena beberapa  hal  seperti:  1)  tidak  sesuainya  jadwal pelaksanaan  proses  pengajaran  dengan  jadwal pelaporan, 2) perguruan tinggi tidak memilikinya pangkalan  data  sehingga  saat  laporan  harus dilakukan secara manual, 3) data pada perguruan tinggi  tidak  sepenuhnya  mendukung  data  yang harus  dilaporkan,  6)  tidak  memilikinya  sistem
informasi akademik, sehingga pengisian EPSBED dengan manual [10], [11], [12], [13].
Kasus  di  Universitas  Budi  Luhur  untuk melakukan  pelaporan  membutuhkan  waktu kurang  lebih  satu  bulan.  Universitas  Budi  Luhur memiliki  beberapa  lokasi  tempat  perkuliahan  di Jakarta,  seperti  kampus  pusat  A  ada  di  Jakarta Selatan,  Kampus  B  ada  di  daerah  Roxy  dan kampus C ada di Salemba. Untuk kampus B dan C secara administrasi perkuliahan dapat menentukan kebijakan seperti pendaftaran mahasiswa  baru,  penyelenggaraan  perkuliahan, pembuatan  jadwal  kuliah,  penentuan  waktu kuliah,  pendataan  nilai  semester  mahasiswa  dan pendataan  nilai  pindahan  mahasiswa.  Tentunya hal  ini  menyulitkan  pihak  akademik  dalam melakukan  kontrol,  karena  data  tidak  tersedia
secara  real  time.  Selain  itu  juga  menyulitkan dalam  pembuatan  standarisasi  informasi  yang diberikan  untuk  pelaporan  EPSBED.  Untuk pelaporan  EPSBED  dilakukan  oleh  Kampus Pusat,  berdasarkan  data-data  yang  telah  diterima dari  Kampus  Cabang.  Lamanya  waktu  yang dibutuhkan  karena  kurangnya  disiplin  dalam kontrol  proses  pembelajaran  yang  ada.  Masih banyak  proses  yang  harus  dikontrol  sehingga proses  pelaporan  lebih  cepat  dan  mempunyai kualitas data laporan yang bagus.

## 1.2  Rumusan Masalah
Berdasarkan  beberapa  penjelasan  pada latar  belakang,  maka  penulis  mencoba  akan melakukan  penelitian  untuk  pengembangan sistem kontrol pada pelaporan EPSBED, adalah:
a) Pada  saat  ini  masih  banyak  perguruan tinggi  terlambat  dalam  melakukan pelaporan.
b) Data  pada  perguruan  tinggi  tidak sepenuhnya mendukung data yang harus dilaporkan.
c) Terjadinya perbedaan data yang dilaporkan  dengan  data  yang  ada  di perguruan tinggi.
d) Kualitas proses dan data pada perguruan tinggi  kurang  baik  sehingga  saat pelaporan  masih  harus  melakukan pembersihan dan pembenahan.

## 1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan  sistem  informasi  untuk  control dalam pelaporan EPSBED, sebagai berikut:
a) Membangun  sistem  kontrol  yang  dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi di lingkungan  Universitas  Budi  Luhur untuk peningkatan pelaporan EPSBED.
b) Memberikan  kemudahan  manajemen  di lingkungan universitas dalam mengontrol pekerjaan.

## 2.  TINJAUAN  PUSTAKA  &  METODE RISET
2.1 Konsep Dasar Analisa Sistem
Analisa  sistem  adalah  suatu  teknik pemecahan  masalah  yang  menguraikan  atau memisahkan  suatu  sistem  ke  dalam  potongan komponen-komponen  dengan  tujuan  untuk mempelajari seberapa baik komponen-komponen itu  bekerja  dan  berinteraksi  dalam  memenuhi tujuan.  Menurut  [21],  analisa  sistem  adalah sebagai  penguraian  dari  suatu  sistem  informasi yang  utuh  kedalam  bagian-bagian  komponennya dengan  maksud  untuk  mengidentifikasikan  dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,  hambatan  yang  terjadi dan  kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga  dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Adapun  langkah-langkah  dalam  analisa sistem  (system  analysis)  meliputi  analisis pendahuluan,  studi  kelayakan,  mengindentifikasi permasalahan  kebutuhan  pemakai,  memahami sistem  yang  ada  dan  menganalisis  hasil penelitian.

## 2.2 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi
Metodologi  yang  digunakan  untuk membangun  sistem  sistem  kontrol  ini  adalah menggunakan  model prototype .  Langkah  awal dalam penelitian ini adalah  mengumpulkan data, baik  data  primer  maupun  data  sekunder.  Hal  ini dilakukan dengan menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi
dokumentasi/analisa  arsip.  Selanjutnya  model prototype ini  mengusulkan  sebuah  pendekatan kepada  perkembangan  perangkat  lunak  yang sistematik
planning , analysis , design , implementation, system prototype dan implementation dalam bentuk awal. Membangun prototyping dengan
membuat  perancangan  sementara  yang  berfokus pada semua fungsi yang dibutuhkan user. Dalam pembentukan prototype ini  dibagi  menjadi  tiga kegiatan yaitu analysis, design dan implementation. Kemudian  setelah prototype sudah  jadi,  maka  akan  dilakukan  pengujian sistem.  Jika  dalam  pengujian  isi  tidak  ada perbaikan maka akan dilakukan proses implementasi.

## 2.3 Laporan ESPED
Salah satu indikator suatu program studi pada perguruang tinggi masih aktif dan taat azaz adalah dengan melihat laporan EPSBED (Evaluasi  Program  Studi  Berdasarkan  Evaluasi Diri)  [1].  Laporan  EPSBED  mencerminkan keteraturan dan kesinambungan proses pendidikan  pada  rel  yang  benar.  Tidak  asal menerima  mahasiswa  pindahan,  tidak  asal meluluskan  mahasiswa  dalam  waktu  singkat (instan),  seluruh  dosen  mengajar  sesuai  dengan keahliannya,  tingkat  kehadiran  dosen  dan mahasiswa  tinggi,  adanya  penelitian  dosen  serta kegiatan proses perkuliahan sesuai dengan aturan yang berlaku [9]. Menurut SK Dirjen nomor SK- 034/Dikti/Kep/2002,  EPSBED  sebagai  acuan untuk pengajuan perpanjangan ijin program studi dan sebagai penjaminan mutu secara ekternal. Di beberapa  perguruan  tinggi  telah  menggunakan laporan EPSBED ini sebagai standar penjaminan mutu  [14].  Untuk  menjalankan  standar  proses pelaporan  maka  perlu  adanya  kontrol  dan  SOP yang  jelas  [17]  dan  juga  pembagian  pekerjaan sesuai kebutuhan data pelaporan [18], [19]. Serta perlu adanya tim kusus yang menanganin laporan
EPSBED untuk mempermudah komunikasi antar unit kerja yang ada [20].
2.4 Metode Riset Dalam melaksanakan
penelitian, diperlukan tahapan-tahapan yang terstruktur agar tujuan  penelitian  dapat  tercapai  dengan  baik. Tahapan-tahapan  penelitian  tersebut  menjadi acuan  dalam  melaksanakan  penelitian.  Rincian tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1 :
Identifikasi
Tugas dan Wewenang Tim EPSBED Manajemen Input/Keluaran Proses Metode 1. Wawancara
2. Studi Literatur
Mendapatkan tugas dan wewenang dari tim EPSBED Memebentuk Prosedur Kerja Tim EPSBED Analisis Standar prosedur kerja Prototype Development Methodology
Model prototype sistem aplikasi Desain Implementasi
1. Coding 2. Testing Penyusunan Laporan Akhir 1. Buku Pelaporan 2. Publikasi Pelaporan akhir disetujuai Pengumpulan Data Semua Unit UBL
Gambar 1. Metode Riset
3. HASIL DAN DISKUSI 3.1 Pembentukan Prosedur Pelaporan

## EPSBED
Beberapa unit  yang akan terkait dengan pelaporan EPSBED antaran lain:  Tim Pelaporan, BAAK, DTI dan PRODI.
3.1.1 Tim Pelaporan
Unit  ini  merupakan  unit  yang  terbentuk  khusus untuk  menangani  pelaporan  EPSBED.  Beberapa tugas dan tanggungjawab dari unit ini adalah:
a) Mengontrol secara keseluruhan jalannya proses pelaporan EPSBED.
b) Membuat keputusan secara menyeluruh, jika  ada  permasalahan  yang  harus diselesaikan segera.
c) Melakukan  pengecekan  semua  data yang mencakup pelaporan EPSBED.
d) Melakukan
pelaporan hasil
pengecekatan, pelaporan dihadapan
wakil  rektor  bidang  akademik,  direktur teknologi  informasi  dan  kepala  biro
baak.
e) Membuat  berita  acara  penarikan  data, yang ditujukan kepada unit DTI.
f) Menerima hasil pelaporan.
g) Menentukan kebijakan baru demi perbaikan pelaporan semester berikutnya.
h) Dapat  berkomunikasi  ke  semua  level unit.
i) Bertanggungjawab langsung ke Rektor.

## 3.1.2 BAAK
Unit  BAAK  merupakan  unit  yang  bertanggung jawab langsung terhadap kelengkapan data untuk pelaporan EPSBED.  Beberapa tugas dan tanggungjawab dari unit ini adalah:
a) Mempersiapkan  semua  data  untuk keperluan  pelaporan,  sesuai  dengan waktu yang telah ditetapkan.
b) Melaporkan kepada Tim Pelaporan, jika semua transaksi sudah penutupan
(dalam bentuk berita acara).

## 3.1.3 DTI
Unit  DTI  merupakan  unit  yang  bertanggung jawab  untuk  menyiapkan  data  untuk  pelaporan EPSBED.  Beberapa  tugas  dan  tanggungjawab dari unit ini adalah:
a) Menyiapkan  data  data  format  database UBL ke format pelaporan EPSBED.
b) Melakukan  pelaporan/presentasi  hasil penarikan kepada Tim Pelaporan.
c) Membagikan  hasil  penarikan  data  ke semua program studi.

## 3.1.4 PRODI
Unit  Prodi  merupakan  unit  yang  bertanggung jawab  untuk  melakukan  validasi  akhir  terhadap data  pelaporan  EPSBED.  Beberapa  tugas  dan tanggungjawab dari unit ini adalah:
a) Melakukan  validasi  terhadap  data  prodi masing-masing.
b) Dapat meminta perbaikan data.
c) Jika  terdapat  perbaikan  data,  dapat langsung  berkomunikasi  dengan  Tim Pelaporan.
d) Melakukan laporan ke Kopertis/dikti.
Pada  Gambar  2  dijelaskan  bahwa  proses penarikan data dilakukan oleh beberapa aktor unit, aktor-aktor tersebut seperti Tim Pelaporan,  BAAK,  DTI dan  PRODI. Proses kegiatan secara rinci sebagai berikut:
Cek Proses Transaksi TIM LAPORAN Terima Berita Acara Penutupan Transaksi Buat Surat Perintah Kerja Penarikan Data Buat Resume Hasil Penarikan Presentasi Hasil Penarikan Presentasi Hasil Pengecekan Transaksi Bagikan EPSBED Ke PRODI BAAK PRODI Melakukan Validasi EPSBED Buat Berita Acara Penutupan Transaksi DTI Terima Surat Perintah Kerja Penarikan Data Lakukan Penarikan Data Terima EPSBED Melakukan Laporan Terima Laporan Siapkan Berita Acara Laporan Pengiriman Laporan Serahkan Bukti Laporan Dari Kopertis Serahkan Laporan EPSBED Terima dan Dokumentasikan EPSBED Terima Bukti Laporan Dari Kopertis
Gambar 2. Activity Diagram Proses Penarikan Data
3.2 Fungsi-Fungsi Pada Model Sistem Kontrol Hasil disain yang telah dilakukan mendapatkan  beberapa  kegiatan  atau  aktivitas yang  perlu  dilakukan  menggunakan  bantuan komputerisasi.  Dari  beberapa  aktivitas  yang  ada maka  telah  dikembangkan  fungsi-fungsi  yang dapat  digunakan  leh  user  dalam  melakukan aktivitas.  Fungsi-fungsi  yang  tersedia  dapat dilihat  pada  Gambar  3  yang  diperlihatkan menggunakan  use  case  diagram  pada  bahasa UML.
BAAK Cek Kelengkapan Semua Data Cetak Berita Acara Penutupan Transaksi TIM EPSBED Flag Semua Transaksi Cetak SPK Untuk Penarikan Data Informasi  Pengerjaan EPSBED WA. REKTOR DEKAN DTI Gambar 3. Fungsi-fungsi pada sistem
3.2 Pembuatan prototipe Sistem
Prototipe dari sistem ini dibuat menggunakan  bahasa  pemrograman PHP  dan Database  Mysql .  Prototipe  ini  digunakan menggunakan browser.
3.2.1  Tampilan  Flag  Transaksi  dan  Cetak
Berita Acara
Fasilitas ini digunakan untuk melakukan pengecekan  dan  menandai  jika  transaksi  telah berakhir.  Untuk  melakukan  proses  ini  actor hanya  tinggal  memasukan  data  seperti  tahun ajaran,  semtester  dan  data  transaksi  apa  yang ingin ditandai. Kemudian actor dapat melakukan pencetakan  berita  acara  penutupan  transaksi. Untuk  melihat  tampilan  dari  fungsi  ini  dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Tampilan Layar Flag Transaksi dan Cetak Berita Acara

## 3.2.2 Tampilan Cek Kelengkapan Data
Fungsi ini digunakan oleh Tim
Pelaporan  untuk  mengecek  kelengkapan  data mahasiswa baru. Tim Pelaporan dapat menggunakan  fasilitas  ini  dengan  tahapan seperti: memilih tahun ajaran, semester dan pilih data yang akan di cek kelengkapannya, kemudian Tim Pelaporan dapat menekan tombol Cek Data. Untuk  melihat  tampilan  dari  fungsi  ini  dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Tampilan Layar Cek Kelengkapan Data

## 3.2.3  Tampilan  Cetak  Surat  Perintah  Kerja (SPK)
Pada  fungsi  ini  digunakan  oleh  aktor untuk  mencetak  SPK,  yang  digunakan  untuk memberikan  informasi/perintah  ke  unit  DTI untuk  melakukan  penarikan  data.  Fungsi  ini digunakan  jika  dalam  pengecekan  data  sudah tidak  lagi  mendapatkan  permasalahan  dalam data,  Untuk  melihat  tampilan  dari  fungsi  ini dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Layar Cetak Surat Perintah Kerja (SPK)

## 3.2.4 Tampilan Proses Pengerjaan EPSBED
Fungsi  ini  digunakan  oleh  aktor  untuk mengetahui  proses  pelaporan  EPSBED  yang sedang berlangsung. Untuk melihat tampilan dari fungsi ini dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Tampilan Layar Proses Pengerjaan EPSBED

## 4. KESIMPULAN
Hasil  pengembangan  model  sistem kontrol ini diharapakan nantinya dapat diterapkan  dan  diimplementasikan.  Berikut  ini hasil kesimpulan dari penelitian:
 Perlu  adanya  persetujuan  ke  pihak manajemen yang membawahi pelaporan EPSBED.
 Perlu  ada  uji  kelayakan  kode,  karena kode  yang  digunakan  untuk  penelitian harus  disingkronisasi  dengan  sistem aplikasi yang telah berjalan.
 Masih  perlu  adanya  penyempurnaan tampilan,  sehingga  user  yang  akan menggunakan lebih nyaman.
 Perlu penambahan kode untuk keamanan data.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1]. http://www.kopertis10.or.id/2013/12/1522
/ , diakses pada 10 Nop 2014, 12:00
[2]. http://forlap.dikti.go.id ,  diakses  pada  10
November 2014, 12:00
[3]. Kopertis: Klarifikasi-EPSBED.pdf. Available at: http://www.kopertis3.or.id/html/ ?s=laporan+epsbed (2013)
[4]. http://www.kopertis3.or.id/html/2013/02/ undangan-klarifikasi-laporan-epsbed-dan- ijin-penyelenggaraan-prodi/ ,  diakses  pada
5 mei 2014
[5]. http://baa .maranatha.edu/?p=558,  diakses pada 10 November 2014, 12:00
[6]. http://ikipmataram.blogspot.com/2009/05/ pidato-rektor-ikip-mataram.html ,  diakses pada 10 November 2014, 12:00
[7]. http://www.kopertis10.or.id/2013/12/1522
/ , diakses pada 10 Nop 2014, 12:00
[8]. Dennis,  A.,  Wixom,  B.H.,  Tegarden,  D., 2005.  Systems  analysis  and  design  with UML  vesion  2.0,  second  ed.,  Wiley,
Hoboken, NJ.
[9]. http://www.undiknas.ac.id/Berita-
Utama/undiknas-raih-predikat-perguruan- tinggi-terbaik.html ,  diakses  pada  10 November 2014, 12:00 [10]. http://baa .maranatha.edu/wp- content/uploads/2013/03/EPSBED_Pemul
a.pdf,  diakses  pada  10  November  2014, 12:00
[11]. http://img.akademik.ugm.ac.id/unduh/201 3/2013_Subdit_SI_dan_Adm_Akademik. pdf ,  diakses  pada  15  November  2014,
14:00
[12]. http://repository.uksw.edu/jspui/bitstream/ 123456789/2453/2/T1_682008116_Full%
20text.pdf ,  diakses  pada  15  November 2014, 14:00
[13]. http://www.unud.ac.id/ind/wp- content/uploads/perspektif-pt-indonesia-
2009.pdf ,  diakses  pada  15  November 2014, 14:00
[14]. http://www.atmajaya.ac.id/filecontent/lpm -06-Pedoman-SPMI-Unika-Atma-
Jaya.pdf ,  diakses  pada  15  November 2014, 14:00
[15]. http://pasca.unhas.ac.id/pdf/AMAI/07%2 0-%20MMAK%20-
%20Manual%20Mutu%20Akademik.pdf , diakses pada 15 November 2014, 14:00
[16]. http://www.ppm-unpak.web.id/wp- ontent/uploads/2012/12/standar_proses_ pembelajaran.pdf , diakses pada 15
November 2014, 14:00
[17]. http://upb.ac.id/download/SOP%20Lapor an%20EPSBED.pdf ,  diakses  pada  15
November 2014, 14:00
[18]. http://pdpt.unimus.ac.id/2012/wp-
content/uploads/2013/06/KIAT-
MENGOLAH-DATA-EPSBED1.pdf , diakses pada 15 November 2014, 14:00
[19]. http://widyagama.ac.id/r2012/wp- content/uploads/2013/06/OTK-UWG- 2013.pdf ,  diakses  pada  15  November 2014, 14:00
[20]. http://img.akademik.ugm.ac.id/unduh/201 3/2013_Subdit_SI_dan_Adm_Akademik. pdf ,  diakses  pada  15  November  2014,
14:00
Gaol,  C.J.L.,  2008. Sistem  Informasi Manajemen:  Pemahaman  dan  Aplikasi , Grasindo.