## PERENCANAAN E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN MATERIAL PESAWAT
Dian Permata Sari
Pendidikan Sistem dan Teknologi Informasi, Universitas Pendidikan Indonesia dianpermatasari@upi.edu

## ABSTRACT
With  frequent  delays  in  booking  aircraft  materials  carried  out  in  several  countries,  including: Germany, the United States and France which still use E-Mail in their orders. So  the researcher built an E-procurement information system in saturating orders made like a simple tender system. The  methodology  used  in  building  this  E-Procurement  information  system  uses  the  waterfall methodology  as  the  engineering  system  stage,  namely:  Analysis,  Designing,  cooding,  testing  and implementation of the system. Whereas the model or tool used in this analytical designer is using UML  (Unified  Model  Language),  so  the  expectation  of  making  this  E-Procurement  information system is to assist the procurement of aircraft materials in meeting the needs of the procurement of materials in warehouses with good material quality cheap and non-miss communication on orders.
Key Word : E-Procurement, booking for aircraft materials.

## I. PENDAHULUAN
Dalam  memenuhi  kebutuhan  aktivitas  yang  cukup  tinggi  bagi  perusahaaan  serta penggunaan  teknologi  informasi  yang  sangat  praktis,  sehingga  sangat  membantu  para penggunanya  dalam  melakukan  aktivitas  pekerjaan  dengan  begitu  mudah  pada  saat  ini. Penggunaan teknologi yang berkembang pesat pun di barengi dengan adanya tingkat akses internet  yang  mendukung  dalam  penggunaan  teknologi  di  Indonesia  saaat  ini,  dalam pekerjaan  peruhaan  dengan  sistem  kerja  yang  tinggi  dalam  kebutuhan  informasi  yang cepat, akurat serta relevan bukanlah suatu hal yang sulit untuk dilakukan.
Dengan  Adanya  beberapa  kendala  dalam  salah  satu  proses  bisnis  pemesanan  material pewawat disini, yaitu sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan e-mail atau masuknya e-mail berisi  data order material  pesawat  ke spam ke  berbagai  negara  baik  dari  pihak perusahaan  maupun supplier .  Selain  itu  terdapat  kendala  lain  yang  dihadapi,  yaitu    hasil data transaksi yang dirasakan masih  kurang sesuai dari harga pemesanan yang ditawarkan sebelumnya oleh perusahaan-perusahaan tersebut
Salah  satu  penerapan  aplikasi  yang  ditawarkan  adalah  dibuatkannya  sistem  informasi khusus dalam  melakukan  pemesanan  material  pesawat  di  perusahaan  tersebut.  Sehingga, sebagai  media  atau  sarana  yang  membantu  berbagai  aktivitas  pengolahan  data  untuk menghasilkan  informasi  secara  menyeluruh,  yang  nantinya  dapat  dilihat  dan  digunakan semua pihak yang berkepentingan. Kemudian, dengan keberadaan fungsi sistem informasi pemesanan  material  pesawat  ini  juga  dapat  digunakan  untuk  menghubungkan  pelayanan terhadap  perusahaan-perusahaan  lain  sebagai  bentuk  pengadaan  pemesanan  material pesawat,  melakukan  tender  dan  meningkatkan  citra  sebuah  perusahaan  agar  terus  dapat bertahan dan menjadi yang terdepan dalam memenuhi kebutuhannya.

## II. KAJIAN PUSTAKA Perancangan
Dari Gustafson:
“Design  is  the  process  of  applying  various  techniques  and  principles  for  the  purpose  of defining  a  device,a  prosess,or  a  system  in  sufficient  detail  to  permit  its  physical realization”.
Ini  berarti  bahwa  dalam  proses  perencanaan  dapat  menggunakan  berbagai  jenis  teknik demi  mewujudkan  tujuan  yang  ingin  dicapai.  Di  dalam  proses  perencanaan  harus didefinisikan  segala  jenis  peralatan,  proses  yang  akan  terjadi  serta  keterbatasan  dalam implementasi  yang  akan  dilakukan.  Sebuah  perancangan  merupakan  aktivitas  yang mengusulkan  sebuah  solusi  teknis  sehingga  nantinya  akan  dapat  memenuhi  hasil  dari analisa kebutuhan sistem [1].

## E-procurement
Beberapa  definisi  oleh  Davila,  Tony,  Mahendra  Gupta,  dan  Richard  Palmer  dalam  jurnal “Moving  Procurement  Systems  to  The  Internet” (2003)  menyebutkan  e-procurement :Teknologi  yang  dirancang  untuk  memfasilitasi  pengadaan  barang  melalui  internet, Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik, Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik [2].

## Internet
Internet  adalah  suatu  jaringan  komputer  yang  sangat  besar,  terdiri  dari  jutaan  perangkat komputer yang terhubung melalui suatu protocol tertentu untuk pertukaran informasi antar komputer tersebut. Semua komputer terhubung di internet melakukan pertukaran informasi melalui protocol yang sama yaitu dengan TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) [3]. Internet menyediakan akses untuk layanan telekomunikasi dari sumber daya informasi untuk jutaan pemakainya yang tersebar di seluruh dunia.
Pemanfaatan  internet  semakin  meluas  seiring  dengan  banyaknya  bisnis,  organisasi, komputer, dan jaringan-jaringan yang tergabung kedalam web global dengan menggunakan jaringan  ini.  Sebuah  organisasi  dapat  melakukan  pertukaran  informasi  internal  maupun informasi  eksternal  dengan  organisasi  lain.  Secara  khusus,  internet  tidak  memiliki  sistem komputer pusat. Pesan yang dikirim memiliki kode khusus yang akan memudahkan server internet untuk melakukan pengiriman sesuai tujuannya.
Internet  atau internasional  network merupakan  rangkaian-rangkaian  jaringan  terbesar  di dunia  dimana  semua  jaringan  yang  berada  pada  semua  organisasi  dihubungkan  dengan suatu  jaringan  terbesar  sehingga  dapat  saling  berkomunikasi.  Dalam  jaringan  tersebut mungkin melibatkan LAN,MAN,dan WAN yang ada di seluruh dunia.
Untuk  dapat  menggunakan  layanan  internet,  organisasi  atau  perusahaan  harus  terhubung dengan  jaringan  internet  atau  dengan  menjadi  pelanggan  ISP (Internet  Server  Provider) . ISP adalah organisasi komersial yang bergerak dalam penyediaan jasa akses internet.

## Objek Penelitian
Tempat yang dijadikan penulis sebagai objek penelitian yakni sebuah bidang jasa procurement untuk pemesanan material pembuatan pesawat.

## III. METODELOGI  PENELITIAN
Metode suatu  kerja untuk melakukan suatu  tindakan  atau suatu  kerangka berpikir dengan menyusun  gagasan  yang  beraturan,  berarah  dan  berkonteks  dengan  maksud  dan  tujuan. Metode  pendekatan  analisis  dan  pemrograman  notasi  yang  berorientasi  objek,  sebagai metode  untuk  mencari  pemecahan  permasalahan  dalam  pemesanan  material  pesawat
diberbagai negara. Sehingga dapat mendapatkan solusi dan pemecahan masalahnya dengan didasari dari data-data yang telah ada.

## Jenis Dan Pengumpulan Data
Adapun  langkah-langkah  yang  digunakan  untuk  mendapatkan  informasi  ini,  penulis mencoba  untuk  menerapkan  teori-teori  yang  didapat  selama  perkuliahan  dengan menggunakan  teknik  pengumpulan  data  primer  dan  data  Sekunder.  Data  primer  berasal dari  sumber  pertama  diantaranya:  studi  lapangan  dengan  melakukan  pengamatan (observasi) , wawancara (interview) dan data [4].  Sedangkan data sekunder: pengumpulan data dengan cara mempelajari dan menganalisis  buku-buku, karangan-karangan, literatur- literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti.

## Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah  dengan  menggunakan  metode prototipe.  Prototipe    paradigma  dimulai  dengan  mengumpulkan  kebutuhan,  yaitu mendengarkan  pelanggan,  membangun  dan  memperbaiki  prototype  dan  melakukan  uji coba prototype [5].
Gambar 1 Prototype Paradigma Sumber (Rekayasa Perangkat Lunak, Roger S.Pressman, Ph.D). 2002 : 40)

## Alat Bantu Analisis
Pembangunan  sistem  informasi  dengan  berorientasi  objek  merupakan  suatu  perancangan yang  berbeda  dengan  yang  berorientasi  data.  Namun  secara  konteks  perancangan  ini digunakan  untuk  membangun  sistem  informasi  sesuai  kebutuhan  dari  pemakai (user) sistem  informasi.  Menurut  Martin  Fowler  (2004:1)  “ Unified  Modeling  Language (UML) adalah  keluarga  notasi  grafis  yang  didukung  oleh  meta-model  tunggal,  yang  membantu pedeskripsian  dan  desain system perangkat  lunak,  khususnya system yang  dibangun menggunnakan  pemograman  berorientasi  objek  (OO)”  [6].  UML  sendiri  telah menyediakan  alat-alat  bantu  berupa  diagram  visual  yang  menggambarkan  berbagai  aspek yang ada di dalam sistem.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Evaluasi Sistem Berjalan
Berikut evaluasi sistem yang berjalan saat melakukan pemesanan material pesawat ke berbagai negara.
b. Sistem yang diusulkan
Tabel 1. Sistem yang berjalan
Setelah melihat tabel diatas maka perangkat lunak yang akan dibangun, yaitu perancangan E-procurement yang  merupakan  sebuah  aplikasi  untuk  melakukan  pemesanan  material pesawat  ke  beberapa  negara  khususnya  Amerika  Srikat (AS), German  dan  Prancis  untuk memberikan dalam memberikan informasi kepada supplier tentang pengadaan kebutuhan- kebutuhan material pesawat.
Tabel 2. Hak dan Otorisasi User Kategori Pengguna Tugas Hak Bag Procurement Mengelola E- Procurement 1. Mengadakan kebutuhan material pesawat pada supplier
2. Menyeleksi supplier berdasarkan LSQ (List Supplier Question) Supplier Melakukan pendaftaran, melakukan penawaran material 1. Mendapatkan informasi pengadaan material yang diadakan oleh perusahaan No Permasalahan Devisi Pemecahan 1 Belum adanya pengembangan website untuk proses procurement atau pemesanan material pesawat terhadap
supplier di beberapa negara,
pemesanan yang masih menggunakan E-mail yahoo dirasa kurang efisien dalam penggunaannya. Bag. Procurement dan Supplier Membangun sebuah website sebagai jembatan atau penghubung secara formal perusahaan terhadap suplier . 2 Informasi transaksi yang di dapat dirasakan kurang efektif sehingga sering terjadinya manipulasi data. Bag. Procurement dan Supplier Perlunya adanya simpanan berupa database sebagai penampilan data simpanan transaksi.
Dibawah ini merupakan pemodelan usecase yang diusulkan (lihat gambar 2):
Gambar 2 Usecase yang diusulkan
1. Skenario usecase pengadaan procurement
Tabel 3. Skenario pengadaan procurement
Nama Usecase :  Pengadaan Procurement Actor :  Bag. Procurement Type :  Primary Key Tujuan :  Menampilkan jenis pengadaan material yang diadakam oleh perusahaan Deskripsi : User masuk ke situs procurement. User harus login terlebih dahulu dan memilih beberapa menu yang tersedia. Memilih menu material adalah langkah pertama jika jenis material yang akan diadakan belum ada. Jika sudah ada, admin bisa menginput field berikutnya dan meng update procurement sebagai pengadaan material pesawat oleh perusahaan. Langkah berikutnya yaitu memilih supplier sebagai supplier yang telah ditunjuk dalam pengadaan penawaran material kepada perusahaan.
2. Skenario usecase melakukan RFQ (Request For Quation)
Tabel 4. Skenario melakukan RFQ
Nama Usecase :  Melakukan RFQ Actor :  Supplier Type : Secondary Tujuan :  Menampilkan form pengajuan penawaran material kepada pihak perusahaan Deskripsi : User masuk ke situs procurement. User harus login terlebih dahulu untuk dapat melihat pengadaan sebagai supplier yang
telah di tunjuk perusahaan dan mengajukan penawaran

## material pesawat yang sedang diadakan oleh perusahaan.
3. Skenario usecase seleksi winner
Tabel 5. Sekenario seleksi winner Nama Usecase :  Seleksi Winner Actor :  Bag. Procurement Type : Primary Tujuan :  Menampilkan form seleksi supplier untuk admin Deskripsi : User masuk ke situs procurement. User harus login terlebih dahulu untuk memilih pemenang atau winner . Dalam seleksi supplier di sesuaikan berdasarkan LSQ berdasarkan pengajuan penawaran supplier pada perusahaan dan data dari beberapa pemenang procurement dapat dilihat atau dicetak berdasarkan priodik jika diperlukan.

## c. Implementasi sistem
Berikut  adalah  beberapa  interface  system  informasi  E-Procurement  untuk  pemesanan material pesawat .
1. Halaman utama E-procurement dalam pengadaan material pesawat
Pada  halaman  utama  E-Procurement  berisisi  tentang  profil  perusahaan,  sebagai perusahaan  yang  bergerak  pada  pembuatan  pesawat  baik  bagi  dalam  negeri  dan  luar negeri.

## Gambar 3 Halaman Utama
2. Halaman Login
Halaman login adalah halaman bagi anggota yang terdaftar dan di Acc oleh perusahaan untuk mengikuti kegiatan E-Procurement material pesawat.

## Gambar 4 Halaman login
3. Halaman Registrasi
Halaman regestrasi  merupakan isi data anggota bagi  yang belum terdaftar. Dan akan dapat login, setelah di acc oleh pihak perusahaan.

## Gambar 5 Halaman registrasi
4. Halaman Pengadaan E-Procurement pengadaan material pesawat Halaman  E-procurement  merupakan  merupakan  halaman  pengumuman  jika kemungkinan adanya kebutuhan material oleh perusahaan.
Gambar 6 Halaman E-Procurement
5. Halaman kebutuhan material pesawat oleh perusahaan Halaman  ini  merupakan  halaman  untuk  pihak  perusahaan  untuk  melakukan pengumuman  kebutuhan  material  pesawat,  yang  kemudianakan  terbit  dihalaman  E- Procurement.
Gambar 7 Halaman Kebutuhan Material
6. Halaman RFQ Halaman  RFQ (Request  For  Quation) merupakan  halaman  yang  dapat  di  akses  oleh anggota. Pada halaman ini anggota dapat melakukan penawaran harga dan kesediaan pengiriman barang dari Negara asal hingga sampai di pada perusahaan.

## Gambar 8 Halaman RFQ
7. Halaman List ketersediaan material pesawat supplier
Pada  halaman  list  ketersediaan  material  pesawat  hanya  dapat  dilihat  oleh  pihak perusahaan, atau pihak perusahaan dapat melihat Negara mana saja yang mengajukan, melihat penawaran harga dan kesediaan dalam pengiriman material.
Gambar 9 List ketersediaan material pesawat
8. Halaman Penentuan winner oleh admin
Halaman Penentuan winner, merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh pihak perusahaan  dan  menentukan  pemenang  yang  telah  memenuhi  persyaratan  dari kebutuhan material pesawat.
Gambar 10 Halaman memilih winner
9. Halaman view list winner untuk supplier untuk admin
Pada  halaman  ini  merupakan  halaman  dari  daftar  pemenang  yang  telah  di  acc  oleh perusahaan dan hanya dapat diakses oleh pihak perusahaan.
Gambar 11 view list winner supplier
10. Halaman informasi winner kepada supplier Pada  halaman  informasi winner ini  merupakan  halaman  bagi  anggota  yang mengajukan penawaran material pesawat pada perusahaan. Jika anggota terpilih oleh pihak  perusahaan  dalam  mengajukan  penawaran  material,  anggota  akan  diberi pemberitahuan pada halaman winner anggota.
Gambar 12 Informasi winner kepada supplier

## V. KESIMPULAN
Dengan  adanya  kemajuan  teknologi  dan  internet  pada  saat  ini,  sudah  menjadi  kebutuhan pokok suatu perusahaan dalam melibatkan aktivitasnya untuk bergerak maju menyesuaikan kebutuhannya  sehingga  menjadikan  manajemen  dalam  perusahaan  menjadi  lebih  efektif dan efisien. Salah satu bentuk dari bentuk manajemen adalah adanya sistem informasi yang terintergrasi  dalam  pengelolaannya.  Aplikasi  ini  dapat  membantu  perusahaan  dalam mengelola e-procurement material pesawat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Rizky,  Soetam.  2011. Konsep  Dasar  Rekayasa  Perangkat  Lunak  dan  Software Reengineering . PT.Pestasi Pustakaraya: Jakarta. pg 135
[2] Davila,  A.,  Gupta,  M.,  &  Palmer,  R.  2003. Moving  procurement  systems  to  the internet:  The  adoption  and  use  of  e-procurement  technology  models .  European management journal, 21(1), pg 11-23
[3] Setiyani,  R.  2010. Pemanfaatan  Internet  Sebagai  Sumber  Belajar .  Dinamika Pendidikan, 5(2)
[4] Sugiarto, dkk. 2001. Teknik Sampling . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
[5] Mulyanto,  Agus.  2009. Sistem  Informasi  Konsep  &    Aplikasi .  Pustaka  Pelajar: Yogyakarta.
[6] Kadir,  Abdul.  2009. From  Zero  To  A  Pro  Membuat  Aplikasi  Web  Dengan  PHP  + Database MYSQL . ANDI OFFSET: Yogyakarta.