## 711
MODELING : Jurnal Program Studi PGMI Volume 11, Nomor 1, Maret 2024; p-ISSN: 2442-3661; e-ISSN: 2477-667X, 711-724

## PERAN TATA USAHA DALAM MEMBANTU MENINGKATKAN MUTU PENDIDIKAN DI MAPN 4 MEDAN
Yuli Amelia, Manajemen Pendidikan Islam,, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara E-mail: yuli0307203111@uinsu.ac.id Yusuf  Hadijaya, Manajemen  Pendidikan  Islam,  Universitas  Islam  Negeri  Sumatera Utara E-mail: yusufhadijaya@uinsu.ac.id

## Abstract
The head of administration has a very important role in providing services to students in madrasah institutions. One of the administrative roles is the managerial role and the administrator role. Administration must provide good service to the school community. The focus of the research is the role of administration in helping to improve the quality of education at MAPN 4 Medan. This research uses a qualitative approach. This approach involves discussing  problems  and  investigating  in  depth,  including  through observation, recording, interviews, and active involvement in the research process.  The  research  subjects  in  this  study  were  the  Head  of  the Madrasah,  TU,  and  TU  Staff.  The  research  location  is  the  place  where researchers conduct research to obtain the necessary data. The research was  conducted  at  MAPN  4  Medan  Jl.  Griya  Martubung  residential  area, Medan  City,  Postal  code  20253.  The  results  of  the  research  show  that administrators  who  play  a  managerial  role  must  be  able  to  set  a  good example as a leader, and be able to supervise their subordinates well. Apart from  that,  as  an  administrator  you  must  be  able  to  manage  various important letters so that they are managed well.
Keywords: role of administration, mutual education

## Abstrak
Kepala  tata  usaha  memiliki  sebuah  peran  yang  sangat  penting  terhadap pelayanan peserta didik dalam lembaga madrasah. Salah satu peran tata usaha adalah peran sebagai manajerial dan peran sebagai administrator. Tata usaha harus memberikan pelayanan yang baik terhadap masyarakat sekolah. Adapun fokus penelitian yaitu bagaimana peran tata usaha dalam membantu meningkatkan mutu pendidikan di MAPN 4 Medan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan ini melibatkan perumusan permasalahan dan penyelidikan dengan cara mendalam, termasuk melalui pengamatan,  pencatatan,  wawancara,  serta  terlibat  aktif  dalam  proses penelitian. Subjek penelitian pada penelitian ini adalah Kepala Madrasah, TU,  dan  Staf  TU.  Lokasi  penelitian  merupakan  tempat  di  mana  peneliti
melakukan  penelitian  untuk  memperoleh  data-data  yang  diperlukan. Penelitian  dilakukan  di  MAPN  4  Medan  Jl.  Jala  raya  perumahan  Griya Martubung  Kota  Medan,  Kode  pos  20253.  Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa tata usaha berperan sebagai manajerial harus mampu memberikan contoh  yang  baik  sebagai  pemimpin,  serta  mampu  mengawasi  bawahan dengan baik. Selain itu juga sebagai administrator harus mampu mengelola berbagai surat — surat penting sehingga termanajemen dengan baik.
Kata Kunci: peran tata usaha, mutu pendidikan
PENDAHULUAN
Pasal  1  ayat  (1)  UU  Sistem Pendidikan Nasional mengartikan pendidikan sebagai penyediaan suasana  dan  lingkungan  belajar  yang memungkinkan  peserta  didik  secara aktif  mengembangkan  potensi  dirinya seperti kerohanian agama, disiplin diri, budi  pekerti,  kecerdasan,  dan  akhlak mulia  yang  diperlukan  untuk  dirinya, masyarakat,  umat  dan  bangsa  sebagai upaya  sadar  untuk  menciptakan  suatu proses. (Syafri Fadillah, 2021: 5)
Di sisi lain W.J.S. Poerwadarmita dalam Eka Susanti (1986:702) memberikan  penjelasan  yang  cukup baik  tentang  pengertian  pendidikan. Pendidik artinya memelihara, merawat dan  memberi  latihan  agar  seseorang memiliki  ilmu  pengetahuan  seperti yang  diharapkan  (tentang  sopan santun,  akal  budi,  akhlak,  dan sebagainya.
Pendidikan  pada  hakikatnya adalah upaya sadar untuk mengembangkan  kepribadian  dengan keterampilan yang dapat diterapkan di dalam  dan  di  luar  lingkungan  sekolah. Proses  ini  berlanjut  sepanjang  hidup dan  terjadi  di  keluarga,  sekolah,  dan masyarakat. Oleh karena itu, pendidikan merupakan tanggung jawab bersama  keluarga,  masyarakat,  dan pemerintah  (Kencana,  2017,  hlm.  26- 38). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional menggambarkan  madrasah  sebagai tempat  berlangsungnya  proses  belajar mengajar secara bertahap dan berkesinambungan.  Oleh  karena  itu, dapat  dikatakan  sekolah  mempunyai kewenangan menyelenggarakan kegiatan  belajar  mengajar  untuk mencapai tujuan pendidikan nasional. Lembaga pendidikan merupakan  tempat  berlangsungnya proses  pembelajaran  dan  melibatkan lingkungan  seperti  keluarga,  sekolah, dan  masyarakat.  Sebagai  sebuah organisasi,  suatu  lembaga  pendidikan menyediakan  jasa  pendidikan,  yang dibeli oleh pelanggan lembaga tersebut, yang  terutama  adalah  pelajar  dan mahasiswa, tetapi juga oleh pelanggan
MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024 | 713
lainnya. Apabila suatu lembaga pendidikan tidak mampu meningkatkan  kualitas  pelayanannya, maka hal tersebut dapat mengakibatkan kurangnya minat pelanggan (siswa), ketidakpuasan terhadap  pengembangan  diri,  dan pelayanan  yang  tidak memuaskan.  Hal ini dapat mengakibatkan tidak populernya  produk  pendidikan  yang ditawarkan  madrasah,  kemunduran sekolah, dan pada akhirnya penutupan sekolah dan lembaga pendidikan.
Tata Usaha (TU) dalam konteks organisasi  pendidikan  merupakan suatu subsistem yang bertugas melaksanakan tugas operasional dengan menyediakan informasi olahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.  Peran  utama  TU  adalah mengelola  seluruh  aspek  administratif untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan  kegiatan  dan  mendukung pencapaian tujuan yang diinginkan. Sesuai dengan Peraturan Menteri  Agama  nomor  42  tahun  2017 mengenai  organisasi  dan  tata  kerja Madrasah Aliyah Negeri Insan Cendekia, pasal 11 menetapkan bahwa Urusan  Tata  Usaha  dikelola  oleh seorang  kepala  yang  berada  di  bawah kepemimpinan  kepala  Madrasah  dan bertanggung  jawab  langsung  kepada kepala Madrasah. Pasal 12 menjelaskan bahwa  kepala  Urusan  Tata  Usaha memiliki tugas melaksanakan berbagai layanan, termasuk administrasi, umum, akademik, kesiswaan, pegawai, perencanaan,  keuangan,  barang  milik
negara,  evaluasi,  dan  pelaporan. Dengan  merujuk  pada  peraturan tersebut,  manajemen  Tata  Usaha  (TU) di  madrasah  seharusnya  ditingkatkan. Jika  manajemen  TU  di  madrasah beroperasi dengan efisien, hal ini akan berdampak  positif  pada  kelancaran kegiatan pembelajaran dan pencapaian tujuan  pembelajaran.  Oleh  karena  itu, kehadiran  staf  TU  yang  memiliki keahlian  dan  profesionalisme  di bidangnya  sangat  diperlukan  untuk memberikan  pelayanan  administratif yang baik, terutama terkait sekolah dan peserta didik. Dalam  konteks  pendidikan, pengelolaan tenaga kependidikan mempunyai  pengaruh  yang  besar  dan diakui  sebagai  faktor  kunci  dalam peningkatan  mutu  pendidikan.  Hal  ini tercermin dari bahwa di antara seluruh sumber daya yang tersedia dalam suatu lembaga  pendidikan,  satu-satunya sumber daya yang memiliki kecerdasan, emosi, keterampilan, pengetahuan,  kreativitas  dan  kinerja adalah  fakultas.  (Faiustino,  2001,  hal. 2). Staf  tata  usaha  sekolah  disebut administrator sekolah sangat berperan penting  dalam  kelancaran  operasional sekolah.  Tugas  manajemen  mencakup berbagai  aspek  seperti  menerima, mencatat, mengklasifikasikan, mengolah, menyimpan, memperbanyak,  dan  mentransmisikan informasi (Aulia & Umar, 2022, hlm. 9- 14).
714 | MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024
Pemberiannya dilakukan secara terjadwal setiap hari, tidak hanya pada waktu tertentu. Aspek tertentu seperti manajemen  mutu  sekolah  melihat peran  manajemen  sekolah  dalam mengelola standar isi, proses, penilaian, kompetensi  mahasiswa  pascasarjana, kurikulum  dan  manajemen  kurikulum (Sherlywaty, 2019. Halaman, 353). Hal ini  menunjukkan  bahwa  peningkatan mutu  sekolah  selalu  memerlukan kontribusi  fungsi  administrasi.  Namun di beberapa sekolah, peran manajemen belum optimal karena keterbatasan staf menghadapi  banyak  tantangan  dan fasilitas sekolah juga terbatas (Jasmadi, 2023:20).  Oleh  karena  itu,  diperlukan manajemen tata usaha yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, motivasi,  dan  pengawasan  (Syahrul  & Nurmayanti,  2019).  Dalam  kerangka ini,  peran  kepala  sekolah  menjadi sangat  penting  untuk  meningkatkan kinerja  tata  usaha  sekolah  (Fajriah, 2023, hal. 32).
Madrasah Aliyah Persiapan Negeri
4 Medan adalah sebuah Madrasah  yang  berbasis  Islami  dan unggul  ditengah-tengah  masyarakat. Sebagaimana kita ketahui bahwasannya Medan Utara terdiri dari beberapa  kecamatan  yang  mana kecamatan tersebut meliputi Kecamatan  Medan  Labuhan,  Medan Marelan,  Medan  Deli  dan  Kecamatan Medan  Belawan.  Sehubungan  dengan banyaknya kecamatan, maka sangatlah dibutuhkan Madrasah Aliyah.
Negeri  di  Medan  Utara  ini. Mengingat antusias masyarakat madrasah untuk menyekolahkan anak- anaknya  ke  Madrasah  Aliyah  (MA) sangat  tinggi  sekali,  dan  mengingat  di Kecamatan  Medan  Utara  mayoritas penduduknya  yang  beragama  Islam. Mengingat  terlalu  tingginya  minat  dan antusias masyarakat untuk memasukan anaknya  ke  sekolah  madrasah,  dan besar  harapan  masyarakat  dengan berdirinya madrasah mampu memberikan  nilai-nilai  moral  dan akhlak  dan  dapat  membentuk  anak didik yang berkarakter agamais. Berdasarkan pengalaman peneliti selama praktek kerja lapangan (PPL)  di  Madrasah  Aliyah  Persiapan Negeri 4 Medan (MAPN 4 Medan) yang bertempat  di  Jl.  Jala  raya  martubung kinerja dari tata usaha baik kepala tata usaha  maupun  staf  tata  usaha  belum optimal dan masih banyak kekurangan, itu  dikarenakan  kepala  tata  usaha maupun staf tata usaha tidak memiliki skill  atau  keahlian  dalam  bidang pengarsipan surat, administrasi dan hal lainnya  yang  ada  di  tata  usaha  karena kedua  tenaga  kependidikan  ini  tidak memiliki  latar  belakang  dari  Jurusan manajemen  sehingga  tidak  mengerti tentang  pengarsipan  surat  dan  juga pengelompokan  surat.  Namun  selama PPL  ini  peneliti  melihat  bahwa Madrasah  Aliyah  Persiapan  Negeri  4
Medan  khususnya  tata  usaha  telah berusaha  dengan  seoptimal  mungkin untuk  memberikan  pelayanan  yang baik  kepada  masyarakat.  Kepala  dan
MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024 | 715
staf tata usaha sekolah berupaya selalu belajar  dan  mengasah  skill  untuk mengatur tata usaha. Kepala tata usaha dan  staf  tata  usaha  selalu  mengikuti pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan skill mereka. Berdasarkan  latar  belakang tersebut,  peneliti  tertarik  untuk melakukan  penelitian  terhadap  peran tata  usaha  sekolah  sebagai  salah  satu kunci  kemajuan  mutu  pendidikan. Peneliti  tertarik  untuk  mempelajari begaimana  peran  tata  usaha  dalam membantu meningkatkan mutu pendidikan serta apa saja yang menjadi penghambat tata usaha dalam menjalankan tugasnya. Sehingga dalam penelitian  ini,  peneliti  memilih  judul “Peran  tata  usaha  sekolah  dalam membantu meningkatkan
mutu
pendidikan di  Madrasah Aliyah Persiapan Negeri 4 Medan” METODE PENELITIAN Jenis penelitian yanng digunakan oleh peneliti adalah metode penelitian  kualitatif.  Menurut  Nuraida Khalid  Alkaf  (2009:  35)  penelitian kualitatif adalah suatu metode penelitian yang berfokus pada eksplorasi  mendalam  suatu  masalah. Pendekatan ini melibatkan perumusan permasalahan dan
penyelidikan dengan  cara  mendalam,  termasuk melalui pengamatan, pencatatan, wawancara,  serta  terlibat  aktif  dalam proses  penelitian.  Subjek  penelitian pada  penelitian  ini  adalah  Kepala Madrasah,  TU,  dan  Staf  TU.  Lokasi
penelitian  merupakan  tempat  dimana peneliti  melakukan  penelitian  untuk memperoleh data-data yang diperlukan.  Penelitian  dilakukan  di MAPN 4 Medan Jl. Jala raya perumahan Griya Martubung Kota Medan, Kode pos
20253.
Analisis  Data  Kualitatif  yang dikutip  oleh  Lexy  J.  Moelong  (2005:4) adalah  usaha  yang  dilakukan  melalui langkah-langkah seperti bekerja dengan  data,  mengorganisir  data, memilihnya  menjadi  unit  yang  dapat dikelola,  mensintesisnya,  menemukan pola,  mengidentifikasi  aspek  yang signifikan dan hal yang dipelajari, serta menentukan  informasi  yang  dapat disampaikan kepada orang lain.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Peran  Tata  Usaha  dalam  Membantu Meningkatkan  Mutu  Pendidikan  di Madrasah Aliyah Persiapan Negeri 4 Medan
Peran tata usaha di sekolah yaitu melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi yang elah direncanakan sebelumnya. Berdasarkan  hasil  observasi  serta wawancara  yang  dilakukan  kepada kepala  madrasah,  guru,  Kepala  Tata Usaha dan staf tata usaha dan murid di Sekolah  Madrasah  Aliyah  Persiapan Negeri  4  Medan,  ditemukan  ada beberapa  peran  tata  usaha  dalam membantu meningkatkan mutu pendidikan  MAPN  4  Medan.  Berikut peran  tata  usaha  dalam  membantu meningkatkan mutu pendidikan;
716 | MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024
Peran  Kepala  Tata  Usaha  sebagai Manajer
Dari proses wawancara, observasi  dan  dokumentasi  yang peneliti  lakukan  bahwa  pelaksanaan
Peran  Kepala  Tata  Usaha  sebagai manajer  ini  ada  tiga  macam  yaitu sebagai manajer, sebagai pengawas dan sebagai penghubung.
Berdasarkan  hasil  penelitian  di ruangan Tata usaha Sekolah Madrasah Aliyah Persiapan Negeri 4 Medan yang didapatkan  dari  hasil  wawancara, Kepala Tata Usaha menjelaskan; “peran saya selaku kepala tata usaha berperan sebagai  manajer.  Dimana  manajer tugasnya  adalah  sebagai  pemimpin, sebagai pengawas dan sebagai penghubung.  Tugas  saya  sebagai pemimpin  adalah  memberikan  contoh yang  baik  kepada  bawahan  misalnya kepada  ibu  sri  sebagai  staf  tata  usaha, memberikan pelayanan yang diperlukan oleh bapak kepala madrasah,  guru,  siswa,  masyarakat sekolah  dan  juga  masyarakat  luar sekolah, saya harus datang tepat waktu dan  saya  harus  bisa  melayani  tamu yang  datang  seperti  orang  tua  murid.” (KF.A1.07.2.2024)
Beliau juga menambahkan “tugas staf tata usaha adalah membuat struktur  organisasi  sekolah,  membuat buku tamu, menyusun/membuat agenda  kerja  harian  serta  membuat papan staistik kesiswaan” Peneliti juga melakukan  wawancara  terhadap  salah satu  guru  mata  pelajaran  bahasa
inggris, yang menjelaskan; “Di TU kami dilayani dengan baik, buk dhila dan buk sri  memberikan  pelayanan  dan  juga bantuan. Jika saya ada keperluan di TU mereka  langsung  cepat  membantu misalnya sepertimengurus dan menangani  gaji  guru,  membuat  daftar urutan  kepegawaian  dan  mengerjakan buku induk pegawai”. (ME.C1. 12.2.2024) Selanjutnya peran sebagai pengawas. Kepala Tata Usaha menjelaskan;  “ Biasanya  tugas  saya adalah memberikan arahan kepada staf saya  yaitu  ibu  sri  untuk  membuat berbagai  surat  yang  diperlukan  oleh siswa  dan  juga  para  guru.  Biasanya kalau seperti ini kan kelas XII akan sibuk meminta  surat  rekomendasi  untuk keperluan mereka misalnya seperti surat rekomendasi KIP K untuk mendaftar ke perguruan  tinggi  negri,  ada  surat prestasi  yang  dipergunakan  untuk daftar  polisi  tentara  dll,  maka  buk  sri akan  membuat  surat  itu  dengan bantuan  saya,  karna  saya  yang  lebih tahu maka saya membantu buk sri untuk membuat surat tersebut. Selain itu juga, kalau  para  guru  meminta  surat-surat saya  akan  menyuruh  ibu  sri  untuk membuatnya.  Intinya  ya,  saya  selalu mengawasi  bawahan  saya  untuk melakukan pekerjaan. “(KF.A1.7.2.2024) Beliau  juga  menambahkan  “di sini  staf  cuma  ada  satu,  jadi  di  TU  itu hanya ada dua orang ibu selaku kepala tata usaha dan buk sri selaku staff tata usaha. Jadi ibu  selaku  KTU  tidak  begitu  susah
MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024 | 717
dalam mengawasi, namun ya pasti ada kendala  karna  cuma  satu  staf  seperti pekerjaan  yang  harus  diselesaikan dengan  cepat  terkendala,  sehingga  ibu terkadang  mengerjakan  tugas  double dalam waktu bersamaan apalagi buk sri datang nya lama sekitar jam 10 karena beliau  pasti  sibuk  dirumah.  Dan alhamdulillah  bulan  kemaren  terbantu dengan adanya kehadiran kalian disini yang  magang  selama  3  bulan  sehingga pekerjaan banyak yang cepat diselesaikan.” Berkenaan  dengan  pernyataan diatas, kepala madrasah juga menambahkan “iya  benar  staf  di ruangan  TU  hanya  satu  buk  sri  saja sehingga  di  TU  hanya  ada  dua  orang. Sebenarnya  tenaga  administrasi  ada sekitar 6 orang, namun 4 orang lagi itu diruangan lain karena jika mereka di TU tidak  muat/sempit.  4  orang  lagi  yang menjadi bagian dari administrasi seperti memegang keuangan seperti pembayaran  SPP  murid  itu  diruangan kepala  madrasah  karena  disitu  ada ruangan kosong yang bisa dipergunakan untuk administrasi” (SY.B.15.2.2024) Selanjutnya peran sebagai penghubung: “saya  yang  mengelola website  sekolah  ini,  jadi  saya  sebisa mungkin  untuk  membuat  website  itu dapat dilihat orang. Saya menulis semua profil  sekolah  ini  ke  website  MAPN  4 Medan tersebut. Misalnya seperti alamat sekolah,  data  para  guru,  jumlah rombongan  siswa,  prestasi  siswa, kegiatan siswa dan juga prestasi sekolah yang  telah  diraih.  Tujuannya  adalah
agar  masyarakat  luar  dapat  melihat serta berharap banyak yang mendaftar ke sekolah ini” tuturnya. Sebagaimana  diperkuat  oleh pernyataan  Kepala  Madrasah,  yang menjelaskan “jika  ada  prestasi  yang didapat  siswa  baik  akademik  maupun non  akademik,  seharusnya  tata  usaha mencatat  atau  menuliskannya  di website  agar  masyarakat  tahu  bahwa sekolah  kita  sekolah  yang  berprestasi. Selain  itu  juga,  prestasi  yang  didapat sekolah ini harus ditulis di website untuk menarik  minat  para  masyarakat  untuk bisa  memasukkan  anaknya  ke  sekolah ini” .  Beliau  menjelaskan “selain  tugas tata  usaha  sebagai  manajer  dan administrasi  yaitu  mengelola  surat- menyurat,  disamping  itu  tata  usaha harus bisa memperkenalkan sekolah ini ke  nasional  atau  internasional,  ya tujuannya agar sekolah ini bisa dikenal dan banyak nantinya yang bisa masuk ke sekolah ini. Ya intinya buk dhila dan buk Sri harus bisa mengelola website sekolah ini, kalau bisa dibuat lebih menarik agar orang- orang lebih tertarik”. (SY.B.15.2.2024) Pernyataan di atas juga diperkuat  oleh  Guru  mata  pelajaran Akidah  Akhlak.  Beliau  menjelaskan; “Dengan  adanya  website  ini  dapat membantu masyarakat luar untuk lebih kenal  dengan  sekolah  ini.  Contohnya seperti  anak  saya,  sekarang  ia  sudah SMP dan akan melanjutkan ke SMA. Saya menyarankan  untuk  masuk  ke  sekolah ini  dengan  melihat  prestasi  yang  telah diraih  oleh  sekolah  ini.  ya  harapannya
718 | MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024
bahwa website atau sosial media sekolah ini  dapat  dikelola  dengan  baik  oleh  TU
agar banyak peminatnya”. (FA.C2.12.2.2024) Peran Tata Usaha sebagai Administrator Berdasarkan  hasil  penelitian yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara terhadap  Kepala  Madrasah  MAPN  4
Medan  beliau  menyatakan “Tugas  tata usaha itu seperti administrasi kepegawaian,  administrasi  keuangan,
administrasi peserta didik, administrasi tata usaha dll” . (SY.B.15.2.2024). Hal  tersebut  diperkuat  dengan wawancara  kepada  Kepala  Staf  Tata Usaha yang menjelaskan bahwa “tugas saya  sebagai  administrator  adalah (pengarsipan data peserta didik), (surat menyurat). (KF.A1.12.2.2024). Pengarsipan data peserta didik. Tahap penerimaan peserta didik baru  tentunya  memiliki  kriteris  yang sudah  ditentukan  oleh  pihak  sekolah. sistem  penerimaan  peserta  didik  baru menggunakan nilai, jika sudah dinyatakan  lolos  maka  peserta  didik baru  diberikan  buku  induk,  dan  buku raport.
Dalam penerimaan peserta didik baru  ini,  madrasah  harus  menyiapkan segalanhya  dengan  matang,  seperti yang  dikatakan  oleh  Kepala  Madrasah “sebelum  penerimaan  peserta  didik baru,  sekolah  akan  mengadakan  rapat yang  kemdian  dibentuklah  panitia khusus untuk penerimaan peserta didik baru.  Panitia  ini  nantinya  bertugas
untuk  memberi  petunjuk  kepada masyarakat  luar  untuk  melakukan pendaftaran”. (SY.B.15.2.20240 Sebagaimana dikemukakan juga oleh  Kepala  Tata  Usaha: “Biasanya  ini diawali  dari  penerimaan  siswa-siswi baru  dimana  berkas-  berkas  seperti surat  kelulusan,  nilai  ijazah  dan  yang lainnya itu akan dimasukkan ke sebuah aplikasi yang namanya emis. Pengarsipan  data  peserta  didik  ini sangat penting apalagi pada saat nanti siswa ini melakukan tugas akhir. Semua data  para  siswa  harus  disimpan  dan dikelola  dengan  baik  agar  tidak berserakan.” (KF.12.2.2024) Peneliti juga melalukan wawancara terhadap guru bidang studi Bahasa  Inggris,  beliau  mengatakan “biasanya  kan  kalau  siswa  akan melakukan  ujian  itu  ada  yang  namnya lembar  ujian  dan  lembar  jawaban,  nah itu  yang  mengeprint  tata  usaha  karna mesin print ada di tata usaha. Selain itu juga  ada  yang  namanya  absensi  siswa, nah  ini  tata  usaha  juga  yang membuat untuk setiap kelas” .(ME.C1.12.2.2024) Peneliti juga melakukan wawancara  kepada  Staff  Tata  Usaha beliau  menjelaskan; “selama  satu semester  ini  ada  beberapa  murid  baru pindahan, mereka masing-masing kelas X dan kelas XI. Sebelum menerima siswa tersebut, kami meminta berbagai surat- surat yang diperlukan. Misalnya seperti kartu  keluarga,  surat  pindah  yang didapat dari sekolah sebelumnya, ijazah SMP,  dan  juga  surat-surat  pendukung lainnya. Surat-surat tersebut kami minta
MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024 | 719
agar  segera  kami  arsipkan  untuk keperluan siswa tersebut untuk di kelas XII nanti untuk keperluan kelulusannya. Untuk  bagian  pengarsipan  surat,  itu saya serahkan ke buk dhila selaku KTU karna beliau yang lebih memahami itu, saya sebagai staff hanya membantu” . Surat menyurat
Surat  menyurat  dapat  diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengadakan  hubungan  secara  terus menerus  antara  pihak  satu  dengan pihak lainnya. Selama  ini  KTU  di  MAPN  4 Medan  sudah  menjalankan  tugasnya dengan baik walaupun kurang
maksimal namun sudah lebih baik dari sebelumnya. Hal ini sesuai dengan yang disampaikan  oleh  KTU “kalau  untuk surat  menyurat  itu  biasanya  seperti surat  keterangan  seperti  surat  KIP, Surat berkelakukan baik, surat keaktifan  siswa  dll.  Biasanya  siswa- siswa  yang  sudah  tamat/baru  tamat mereka  akan  datang  untuk  mengambil ijazah  dan  menyelesaikan  urusannya. Kalau  ada  siswa  yang  membutuhkan surat  untuk  KIP  maka  saya  akan langsung  membuatnya  yang  untuk keperluan kuliah. Kalau untuk pengambilan  ijazah,  mereka  harus mencatat  nama  mereka  bahwasannya mereka  sudah  mengambil  ijazah  dan untuk  SKL  kan  itu  di  fotokopi  dan  SKL yang telah di fotokopi harus ditinggal di TU  dan  diletakkan  ke  dalam  dokumen surat pengeluaran. Dokumen- dokumen yang berisi surat menurat pun harus bisa
di kelola atau disimpan rapi agar tidak berserak.” (KF.A1.7.2.2024) Peneliti juga melakukan wawancara  kepada  Kepala  Madrsah yang menjelaskan “tugas umum tenaga administrasi atau sering disebut dengan tata usaha seperti menyiapkan berbagai surat  masuk  dan  surat  keluar, menyimpan  atau  mengarsipkan  data- data  sekolah,  mencatat  berbagai penerimaan dan pengeluaran uang, dan membuat daftar pangkat guru-guru dan lain sebagainya.” (SY.B.15.2.2024) Peneliti juga melakukan wawancara  kepada  salah  satu  siswa yang  bernama  Anggun  kelas  XII,  ia berpendapat; “saya  jarang  ke  TU  kak, dan ini saya sedang mengurus surat KIP, saya  ingin  kuliah  jadi  karna  saya pemegang  KIP  selama  SMA  maka  saya kuliah  mau  mengajukan  KIP  agar  saya dapat  bantuan  selama  kuliah.  Saya melihat  persayaratannya  jika  ingin mendapatkan  beasiswa  KIP  K  harus memiliki  surat  rekomendasi  KIP.  Oleh sebab  itu,  saya  mau  buat  surat rekomendasi ini ke buk dhila kak”.
Kendala  yang  Dihadapi  Tata  Usaha dalam  Membantu  Meningkatkan Mutu Pendidikan Berdasakan  hasil  penelitian yang didapat dari wawancara terhadap Kepala  Madrasah  dan  Kepala  Tata Usaha, berikut beberapa kendalanya; Kepala  tata  usaha  menjelaskan “Saya belum paham betul dengan tugas pokok kepala tata usaha karna saya juga bukan merupakan tamatan manajemen,
720 | MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024
sehingga saya belum mampu mengelola tata  usaha  ini  dengan  baik.  Namun demikian, saya selalu berusaha semaksimal  mungkin  menjalankan tugas dan peran saya selaku kepala tata usaha.  Disini  saya  dibantu  oleh  ibu  sri selaku  staf  saya.  Ibu  Sri  juga  tidak lulusan  dari  manajemen,  namun  kami mengikuti Bimtek Pelatihan Tata Usaha untuk  membantu  kami  mengelola  tata usaha dengan baik” (KF.A1.7.2.2024) Menurut Kepala Madrasah MAPN 4 Medan; “Memang benar, buk Sri dan  buk  Fadhila  tidak  merupakan lulusan  manajaemen.  Namun  kinerja mereka  juga  baik  selama  mereka memegang tata usaha. Hal ini bisa kita lihat dari bagaimana mereka membantu kami  dalam  menyelsaikan  tugas-tugas kami,  membantu  para  siswa  apa  yang menjadi  kebutuhannya.  Kinerja  tata usaha  sudah  baik  karna  mereka  juga sudah  mengikuti  bimtek  pelatihan  tata usaha  sehingga  ilmu  yang  ereka dapatkan bisa diterapkan di sekolah ini. Selain itu juga, mereka juga dibantu oleh kalian  yang  magang  di  sekolah  ini sehingga  pekerjaan  mereka  lebih  cepat selesai” (SY.B.15.2.2024)
Peran Tata Usaha Sekolah Kehadiran  tata  usaha  sangat penting  karena  tata  usaha  diharapkan dapat  menjalankan  tugasnya  dengan baik  sehingga  menunjang  kelancaran proses  pendidikan  yang  bermutu. Peran  seorang  administrator  sekolah pada  dasarnya  adalah  bertindak sebagai
administrator sekolah.
Ketertiban  dan  kedisiplinan  dalam pengelolaan  sekolah  sangat  penting bagi  kepala  sekolah  dan  guru  untuk meningkatkan kemampuan manajemen pendidikannya. Peningkatan kinerja ini akan  mempunyai  konsekuensi  positif dalam  hal  peningkatan  efisiensi, kualitas dan perluasan sekolah.
Tata  usaha  diartikan  sebagai kegiatan  yang  menentukan  segala sesuatu  yang  terjadi  dalam  suatu organisasi dan dijadikan bahan informasi  oleh  manajemen.  Mencakup seluruh  aktivitas  mulai  dari  membuat, mengelola,  menstrukturkan  hingga menyimpan  seluruh  materi  informasi yang  dibutuhkan  organisasi  (Husaini Usman, 2010: 85).
Peran kepala tata usaha sebagai orang  yang  bertanggung  jawab  atas operasional  tata  usaha  melibatkan tugas memimpin dan mengkoordinasikan  semua  kegiatan staf.  Kepala  tata  usaha  juga  memiliki tanggung  jawab  langsung  kepada kepala  madrasah  (manajer),  dan mengkoordinasikan  semua  aktivitas administrative  dengan  administrator. Perannya sebagai berikut; Peran Sebagai Manajerial Menurut  Muizu  Zusnita  (2017, hal  151-160)  yang  dikutip  oleh  Erika Revida  mengatakan  bahwa  Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang  lain  dengan  mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai  sasaran  organisasi.  Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang  lain  dengan  mengkoordinasikan
MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024 | 721
kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi, seseorang  yang  karena  pengalaman, pengetahuan,  dan  keterampilannya diakui oleh organisasi untuk
memimpin, mengatur, mengelola,
mengendalikan  dan  mengembangkan kegiatan  organisasi  dalam  rangka mencapai tujuan.
Manajer  adalah  orang  yang bekerja  sama  dan  mengoordinasikan kegiatan  dengan  orang  lain  untuk mencapai  tujuan  suatu  organisasi,  dan yang menggunakan
pengalaman,
pengetahuan,  dan  keterampilannya untuk  memimpin  kegiatan  suatu organisasi,  mengatur  dan  mengelola organisasi  untuk  mencapai  tujuannya orang yang diakui oleh organisasi untuk melakukan,
mengendalikan, dan mengembangkan. Manajer juga melakukan fungsi administratif berikut: a) Fungsi  Perencanaan,  Kegiatan- kegiatan pokok perencanaan melalui penentuan tujuan, penyusunan,  program  dan  jadwal, penyusunan anggaran, pengembangan  prosedur,  serta penetapan dan penafsiran kebijakan. b) Fungsi Pengorganisasian, Termasuk fungsi  ini  antara  lain  menyusun struktur organisasi, mendelegasikan  wewenang  dan tanggung  jawab  serta  menetapkan hubungan antarbagian dalam organisasi. c) Fungsi Pengawasan, Manajer mengawasi apakah pelaksanaannya
dan  hasilnya  telah  sesuai  dengan apa yang telah direncanakan. d) Fungsi Pengawasan, Manajer mengawasi apakah pelaksanaannya dan  hasilnya  telah  sesuai  dengan apa yang telah direncanakan. Peran Sebagai Administrator Peran  seorang  administrator melibatkan kemampuan untuk mengarahkan  dan  mengembangkan suatu organisasi sesuai dengan visinya, dengan  menguasai  kondisinya.  Dalam prakteknya, layanan administratif yang diselenggarakan oleh kepala tata usaha biasanya  telah  diatur  dengan  baik, terbukti  dengan  adanya  rencana organisasi  yang  terstruktur  dan pembagian  tugas  yang  sesuai  dengan keahlian masing-masing.
Dalam  pelaksanaannya  layanan administrasi kepala tata usaha biasanya sudah terorganisir dengan baik terbukti dengan  adanya  rencana  organisasi ketatausahaan  yang  terstkuktur  dan pembagian tugas sesuai dengan bidang keahliannya.
Tugas Pokok dan Fungsi Tata Usaha
Dalam  administrasi,  terdapat tenaga  kerja  yang  dikenal  sebagai  staf administrasi,  yang  secara  khusus bertanggung  jawab sebagai  tim pengelola  data  untuk  mendukung proses  pengambilan  keputusan  oleh semua bagian madrasah, terutama oleh
Kepala  Madrasah.  Menurut  Daryanto, tata usaha memiliki tiga peranan pokok, antara lain sebagai berikut:
722 | MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024
a) Pemberian pelayanan yang berkaitan dengan pekerjaan operasional untuk mencapai tujuan organisasi. b) Memberikan informasi yang dibutuhkan  pemimpin  organisasi untuk  membuat  keputusan  dan tindakan yang tepat. c) Dukungan pengembangan organisasi secara umum Pekerjaan manajemen/administrasi sekolah mencakup  seperangkat  fungsi  (fungsi) yaitu:  mengumpulkan,  menyimpan,
mengelola,  memperbanyak,  mengirim dan  menyimpan  informasi  yang diperlukan dalam setiap kerjasama.
Mutu Pendidikan
Kualitas pendidikan dapat ditinjau dari manfaatnya bagi individu, masyarakat,  dan  negara.  Beberapa orang secara khusus mengukur kualitas pendidikan berdasarkan seberapa luas dan  mendalam  pengetahuan  yang diperoleh  oleh  pelajar.  Dalam  proses pendidikan, kualitas pendidikan terkait dengan  materi  pembelajaran,  metode pengajaran,  fasilitas,  sumber  daya manusia,  pendanaan,  lingkungan,  dan faktor  lainnya.  Namun,  dalam  hasil pendidikan,  kualitasnya  mencakup pencapaian  prestasi  sekolah  dalam periode  waktu  tertentu,  yang  bisa berupa  tes  kemampuan  akademik seperti  ujian  harian,  laporan  hasil belajar,  ujian  nasional,  dan  prestasi non-akademik  seperti  prestasi  dalam
bidang olahraga, seni, atau keterampilan. Menurut  W.  Edward  Deming (1982:176), kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen.  Suatu  produk  dikatakan bermutu  apabila  dapat  memenuhi kebutuhan  dan  permintaan  konsumen serta  menjamin  kepuasan  pelanggan terhadap  produk  tersebut.  Dalam  hal kualitas,  yang  kami  maksud  adalah "kualitas  memenuhi  atau  melampaui harapan pelanggan". Mutu dalam konsep  pendidikan Islam mencerminkan pengamalan ajaran  Ihsan  yang  mengajarkan  setiap individu  untuk  bertindak  sewajarnya sesuai  dengan  kebaikan  yang  Allah anugerahkan  kepada  manusia  melalui berbagai  nikmat-Nya.  Prinsip  ini mencakup  pelarangan  segala  bentuk kejahatan.  Istilah  “ Isan ”  berasal  dari kata “ Husun ” yang berarti sifat baik dan indah. Dalam kamus- kamus, kata “ husn ” secara  umum  diartikan  sebagai  sifat positif  seperti  kebajikan,  kejujuran, keindahan,  kelembutan,  kelembutan, dan keharmonisan. Pengertian mutu dalam pendidikan mengacu pada unsur input, proses,  output,  dan  dampak.  Kualitas masukan dapat dievaluasi dari berbagai sudut pandang. Pertama, dapat menilai apakah  kondisi  sumber  daya  manusia seperti  kepala  sekolah,  guru,  tenaga administrasi,  siswa,  dan  sebagainya baik  atau  buruk.  Kedua,  penilaian terhadap pemenuhan kriteria masukan dapat berupa materi seperti bahan ajar,
MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024 | 723
buku kurikulum, sarana dan prasarana sekolah.  Ketiga,  Penilaian  juga  dapat fokus  pada  pemenuhan  kriteria masukan  berupa  perangkat  lunak seperti: Peraturan Struktur Organisasi, Uraian  Tugas  dan  Struktur  Organisasi. Keempat,
mutu juga dapat berhubungan  dengan  harapan  dan kebutuhan,  seperti  visi,  motivasi, ketekunan,  dan  cita-cita.  Menurut
Mujamil,  mutu  pendidikan  diartikan sebagai  “kemampuan  suatu  lembaga pendidikan dalam memanfaatkan sumber  daya  pendidikan  sedemikian rupa sehingga meningkatkan kapasitas belajar dengan sebaik- baiknya”. Menurut Hari Sudrajat, pendidikan  yang  bermutu  adalah pendidikan yang menghasilkan lulusan yang  mempunyai  keterampilan  dan kompetensi  baik  akademik  maupun vokasi,  didukung  oleh  keterampilan personal  dan  sosial  serta  nilai-  nilai moral  yang  tinggi.  Kesemuanya  itu merupakan  kecakapan  hidup  atau  life skill,  suatu  pendidikan  yang  mampu mewujudkan  individu  yang  utuh  atau menyeluruh  (kepribadian  terpadu) yang  mampu  memadukan  keyakinan, pengetahuan, dan perilaku.
Mutu pendidikan
harus sedemikian  rupa  sehingga  dapat menghasilkan  lulusan  yang  jujur  dan berkualitas  sesuai  standar pendidikan, dan yang tidak kalah pentingnya adalah akhlak yang baik. Peningkatan kualitas pendidikan  yang  lebih  tinggi  meliputi pengembangan  dan  penyempurnaan kurikulum, perbaikan fasilitas
pendidikan,
pengembangan dan penyediaan bahan ajar, serta pemberian  pelatihan  bagi  guru  dan tenaga  kependidikan.  Pencapaian  dan peningkatan mutu pendidikan merupakan sebuah harapan, keinginan, tuntutan, dan bukan cara pandang yang bisa diadopsi oleh semua orang (Candra Wijaya, dkk. 2019).

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian yang  dilakukan  di  Madrasah  Aliyah Persiapan Negeri 4 Medan dapat ditarik kesimpulan  bahwa  Peran  tata  usaha sangat  mempengaruhi  peningkatan mutu pendidikan di MAPN 4 Medan. Hal ini dapat dilihat dari bagaimana kinerja yang  telah  dilakukan  oleh  tata  usaha diantaranya  adalah  sebagai  manajerial dan  sebagai  administrator.  Dimana peran  sebagai  manajerial  terbagi menjadi  pengawas,  sebagai  pemimpin. Sedangkan peran Administrator terbagi atas  pengarsipan  data  siswa,  surat menyurat.
Penelitian  ini  berfokus  pada peran  tata  usaha  sekolah  dalam meningkatkan kinerja pendidikan Madrasah  Aliyah  Persiapan  Negeri  4 Medan. Kepala Tata usaha digambarkan sebagai  pemimpin,  manajer,  dan pendukung.
Mereka memberikan kinerja  yang  baik  kepada  sekolah, membantu  siswa  dan  guru,  serta memberikan  dukungan  dan  sumber daya. Tata Usaha sekolah juga berperan sebagai  administrator  situs  web, memastikan  bahwa  situs  web  sekolah
724 | MODELING, Volume 11, Nomor 1, Maret 2024
dapat diakses oleh publik dan menarik lebih banyak siswa.
Tata  Usaha  juga  digambarkan sebagai  administrator,  bertanggung jawab  mengelola  keuangan  sekolah, data siswa, dan   administrasi   sekolah. Mereka  bertanggung  jawab  mengelola data  siswa,  memastikan  data  sekolah akurat dan terkini.

## DAFTAR PUSTAKA
Eka  Susanti,  dkk  (2016). Sosiologi
Pendidikan .  Perdana  Mulya Sarana: Medan. Hal:49 Fadillah, S. (2021).
Manajemen Organisasi  Pendidikan ,  Medan: hal.5
Peraturan  Mentri  Agama,  Nomor  42. 2017. Tentang  organisasi  dan tata  kerja  Madrasah  Aliyah Negeri Insan Cendekia .
Aulia, N., & Umar, A. (2022). Peran Tata Usaha Dalam Pengelolaan Arsip. Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan , 11(1). Hal 9-14 Nuraida  Khalid  Alkaf. Metodologi Penelitian
Pendidikan . (Tanggerang  Islamic  Research
Publishing, 2009), hal.35 Erika  Revida,  Rahman  Tanjung,  dkk . Manajemen Perkantoran . (Medan:  Yayasan  KitaMenulis, 2021). Hlm 30.
Purban, Sukarman. Administrasi Supervisi  Pendidikan .  Yayasan Kita Menulis, 2021.
Wijaya. C, dkk. (2019) Peran Kepemimpinan Kepala Madrasah dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan  di  MTs.  Swasta Miftahul Falah Sunggal Kabupaten Deli  Serdang:  Anthropos: Jurnal Antropologi Sosial dan Budaya Daryanto, Administrasi  Pendidikan , (Jakarta:  PT.  Rineka  Cipta, 2011), hal. 9 Lexy  J  Moelong,  2016. Meodologi Penelitian  Kualitatif .  Bandung: PT Remaja Rosdakarya. h. 243 Nuraida  Khalid  Alkaf. Metodologi Penelitian Pendidikan . (Tanggerang  Islamic  Research Publishing, 2009), hal.35 Usman,  Husaini  (2010). Manajemen Teori, Praktik dan Riset Pendidikan . Jakarta: Bumi.
Aksara, 2010.
Faiustino.  (2001). Manajemen  Sumber Daya Manusia . Yogyakarta: Andi Offest.