## Jurnal Abdiraja

## PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI ARSIP DI DESA BILANGAN KECAMATAN BATANG-BATANG
Imam Hidayat 1 , Ach. Andiriyanto 2 , Imam Darul Firmansyah 3 1,2) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Wiraraja
3) Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Wiraraja Email : 1) imamhidayat@wiraraja.ac.id , 2) aryauri@gmail.com , 3) imamdaru@wiraraja.ac.id

## ABSTRAK
Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Arsip  Desa  merupakan  trobosan  daninovasi  terbaru yangdirekomendasikan  kepada  aparatur  desa  di  Desa  Bilangan  Kecamatan  Batang-batang Kabupaten  Sumenep,  sebagai  solusi  yang  tepat  untuk  menata  informasi  arsip  desa  secara  terbuka, efektif dan memberikan pelayanan yang berkualitas bagi masyarakat dan lembaga lainnya. Peluang era  digitalisasi  harus  mampu  memberikan  dampak  signifikan  bagi  kemajuan  pelayanan  desa, disamping  aparatur  desa  yang  mampu  menjalankan  komputer  maka  kesempatan  ini  menjadi peluang  untuk  dijalankannya  Sistem  Informasi  Arsip  Desa.  Proses  pelayanan  selama  ini  terkesan tidak  efektif  dan  efesien  untuk  itu  perlu  adanya  sistem  atau  aplikasi  yang  mampu  memberikan solusi  atas  permasalahn  tersebut,  karena  untuk  di  kantor  desa  sendiri  komputer  yang  ada  belum termanfaatkan  dengan  baik.  Untuk  itu  perlu  adanya  pembinaan  secara  intens  dengan  memberikan pengetahuan dibidang pengelolaan informasi dan arsip desasehingga aparatur desa menyadari akan pentingnya  pengelolaan  informasi  arsip  desa  yang  dijalankan  lebih  sistematis  dan  terjaga  secara aman  semua  informasi  terkait  desa.Sistem  Informasi  Arsip  Desa  yang  berbasis  komputer  ini memberikan peluang yang signifikan bagi kualitas pelayanan kantor desa, sehingga pembinaan atau pelatihan  ini  penting  untuk  diadakan  sebagai  jawaban  dari  dunia  digitalisasi  yang  semua  unsur kepentingan  informasi  sudah  bisa  diakses  ari  komputerisasi.  Metode  kegaiatan  pengabdian  ini dengan  melakukan  proses  pendampingan  dan  pelatihan  kepada  aparatur  desa  dengan  memberikan materi  cara  pengarsipan  secara  digital  tidak  lagi  dengan  menggunakan  proses  input  manual. Adapaun dari hasil kegiatan pengabdian ini membiasakan aparatur desa menggunakan sistem yang kami  buat  agar  lebih  efektif  dan  efesien  dalam  memberikan  pelayanan  kepada  masyarakat  desa bilangan dan yang membutuhkan.
Kata kunci : Pemanfaatan Tekhnologi, Sistem Informasi, Arsip Surat
1. PENDAHULUAN
Dalam
perkembangan zaman sekarang, teknologi komunikasi
berkembang begitu pesat, banyak bermunculnya
berbagai
alat telekomunikasi  atau  perhubungan  yang canggih,  seperti:  telepon  seluler,  televisi, radio, telegram, faksimili dan lain sebagainya (Suryadi, 2019). Era
digitalisasi  memberikan  peluang  tinggi
bagi  pemerintah  untuk  terus  memberikan pelayanan  berkualitas  bagi  kepentingan publik,  semakin  cepat  teratasi  kebutuhan masyarakat  meruapakan  salah  indikator keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan yang baik.
Bonus era digitalisasi mampu merubah  tata  kelola  pelayanan  yang  pada semula  terkesan  lelet  berubah  menjadi

## Jurnal Abdiraja
ISSN : 2621-9379 (Online) Volume 4, Nomor 1, Maret 2021
sangat  cepat  dengan  menyajikan  ke efektivan bagi penyelenggara pelayanan.
Pemerintah  sendiri  dituntut  untuk lebih  inovatif  dalam  penyelenggaraan pelayanan  dengan  mampu  menciptakan sistem melalui komputerirasi dalam mebantu kecapatan pelayanan yang bermanfaat bagi semua lapisan masyarakat.Untuk  itu  diperlukan  suatu Sistem  Informasi  yang  terkomputerisasi yang  mampu  mengatasi  kendala  dan masalah yang ada dalam desa (Rusmayanti, 2014).
Disamping  itu  dengan  penerapan  ini mampu  mengatasi  potensi  keberpihakan terhadap  kepentingan  sebagian  kelompok masyarakat,  transparan  dan  akuntabilitas salah satu dampak dari kemajuan digitalisasi.
Peran pemerintah untuk terus memberikan  segala  akses  informasi  yang cepat  dan  tepat  bertujuan  memberikan respon  yang  positif  bagi  semua  urusan permasalahan  dari  masyarakat.Salah  satu peran  penting  bagi  kemajuan  bangsa adalah  peran  aktifnya  aparatur  desa  untuk memberikan  kualitas  pelayanan  yang menyentuh terhadap semu keperluan masyarakat  dan  memudahkah  aparatur desa  dalam  proses  pengelolaan  pelayanan pemerintah.Perkembangan teknologi bukan hanya  dimanfaatkan  oleh  masyarakat  kota namun  juga  oleh  masyarakat  pedesaan.
Masyarakat  desa  sudah  tidak  asing  lagi dengan penggunaan telepon seluler, internet  dan  lain-lain.  Walaupun  belum semua wilayah di Indonesia dapat memanfaatkan  teknologi  informasi  namun dengan  seiring  waktu  berjalan  niscaya teknologi  informasi  akan  sangat  cepat berkembang hingga pelosok wilayah Indonesia (Sulistyowati, 2013).
Kemampuan  aparatur  desa  dalam menemukan  pelayanan  yang  berbasis digitalisasi  tergolong  masih  lemah,  masih jarang  ditemui  kegiatan  pelayanan  yang berbasis  digitalisasi  di  desa.Maka  apatur desa  perlu  mencarikan  solusi  yang  tepat untuk  menemukan  sistem  informasi  arsip di  Desa.  Di  era  otonomi  daerah,  desa merupakan  bagian  yang  sangat  penting dalam menentukan keberhasilan pembangunan    dan      bersetuhan    langsung dengan    masyarakat  terutama  dalam pelayanan  publik.  Masalah  yang  timbul dan  dihadapi  adalah  minimnya  tingkat ketrampilan  aparatur  desa  dengan  tuntutan masyarakat yang lebih dinamis serta sistem pengelolaan arsip masih bersifat
konvensional memicu resiko tinggi. Informasi dan
pengarsipan merupakan  salah  satu  hal  penting  dalam urusan  pelayanan  desa,  jika  hal  ini  bisa diatasi  dengan  baik  oleh  aparatur  desa denga  inovasi  perubahan  ke  arah  lebih maju tentu akan sangat membantu terhadap

## Jurnal Abdiraja
ISSN : 2621-9379 (Online) Volume 4, Nomor 1, Maret 2021
segala  urusan  kepentingan  masyarakat  di Desa.Sistem  informasi  kependudukan  di maksudkan  untuk  meningkatkan  efisiensi dalam  hal  pelayanan  masyarakat  (Rozi, 2017).
Desa  bilangan  merupakan  desa  yang terdapat  di  kecamatan  batang-batang, seperti  hal  dengan  di  desa-desa  lain,  desa ini  juga  memiliki  pemerintah  desa  yang mempunyai  tugas  dan  tanggung  jawab melayani segala urusan kebutuhan masyarakat salah satunya adalah informasi mengenai  program  desa  serta  tata  kelola kearsipan  yang menjadi aktifitas pekerjaan sehari-hari dari pemerintah desa bilangan.
Fenomina  yang  ditemui  di  lapangan pemerintah desa bilangan masih rumit soal informasi  kearsipan,  pelayanan  masih tergolong  lelet  dan  kadang  juga  terdapat kendala  soal  data  desa  sehingga  hal  uni tentu berpengaruh terhadap kualitas pelayanan.Perubahan dan dinamika masyarakat  tertutama  dalam  bidang  arsip surat  dibutuhkan  informasi  yang  akurat, cepat, dan tepat (Saifudin 2019)
Penulis  mencoba  memberikan  solusi permasalahan  diatas,  dengan  membuatkan program  alplikasi  dengan sistem informasi arsip  desa  guna  memberikan  kemudahan pelayana  aparatur  desa  dan  memberikan kepuasan  pelayanan  yang  menyentuh terhadap semua lapisan masyarakat dengan judul  pengabdian  ini  "pemanfaatan  sistem
informasi arsip di Desa Bilangan Kecamatan Batang-Batang”.
Gambar  1 :  Wawancara  dengan  aparatur desa  berkenaan  dengan  masalah-masalah administrasi  desa  dan  kesulitas  input  arsip desa

## 2. METODE
Metode pelaksanaan prorgram
kemitraan  ini  berupa  pelatihan  dan pendampingan. Pelatihan akan dilaksanakan  di  lokasi  mitra  yaitu  Desa Bilangan
Kecamatan
Batang-batang Kabupaten  Sumenep  yang  berjarak  27  km dari Universitas Wiraraja Sumenep.
Pelatihan  pengoprasian  sistem  informasi arsip desa ini akan diberikan oleh ketua tim
Program Kemitraan Masyarakat dan Anggota 1 memiliki tugas sebagai pengelola  lebih  detail  mengenai  cara menjalankan  tata  teknis  sistem  informasi dan kearsipan desa serta menganalis tindak lanjut usaha dilapangan, sedangkan anggota  2  yang  memiliki  keahlian  dalam ilmu  tekhnoogi  sistem  informasi  arsip desa.  Peserta  dalam  pelatihan  ini  adalah aparatur desa sebanyak 20 Orang. Pelatihan akan dilaksanakan di lokasi mitra

## Jurnal Abdiraja
ISSN : 2621-9379 (Online) Volume 4, Nomor 1, Maret 2021
yaitu  Desa  Bilangan  Kecamatan  Batang- batang Kabupaten Sumenep.
Kegiatan pelatihan terdiri dari proses penyampaian materi dalam betuk ceramah, diskusi  serta  praktek  menjalankan  sistem informasi  arsip  desa.  Melalui  tahapan kegiatan ini maka akan tercipta keterampilan baru pada mitra yang mampu merubah  informasi  arsip  desa  yang sebelumya dilakukan dengan input manual namun  dengan  sistem  ini  aparatur  desa mampu merubahnya melalui sistem komputerisasi yang cepat dan aman. Selain kegiatan pelatihan tim  Program  Kemitraan Masyarakat juga akan melakukan pendampingan,  pelatihan  serta  evaluasi agar sistem ini selalu bisa diapakai dimasa yang  akan  datang.  Bentuk  pendampingan pelatihan  ini  berupa  kunjungan  tim Program  Kemitraan  Masyarakat  ke  lokasi mitra  untuk  mengevaluasi  jalannya  tata kelola  penyediaan  sistem  informasi  arsip desa. Kegiatan pelatihan maupun kunjungan untuk evaluasi akan dilaksanakan pada hari sabtu dan minggu.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  dan  Pembahasan  berisi  satu kesatuan  antara  hasil  dan  pembahasan kegiatan  yang  dilakukan.  Hasil  dan Pembahasan  dapat  terdiri  dari  beberapa sub- bahasan yang ditulis secara sistematis.
Untuk  mengetahui  keterlaksanaan program  pengabdian  masyarakat,  perlu diadakan  adanya  evaluasi  terkait  program yang  telah  direncanakan.  Terutama  respon dari apartur desa pemerintah desa bilangan terkait  pelatihan  dan  pembinaan  system informasi pengarsipan secara digitalisasi di berikan  oleh  tim  pengabdian  masyarakat Universitas  Wiraraja  Sumenep  terhadap aparatur pemerintah Desa Bilangan, Kecamatan Batang-Batang.
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian juga tidak lepas dari berbagai kendala yang dihadapi oleh tim, seperti halnya rendahnya  tingkat  pengetahuan  mitra terhadap  dunia  tekhnologi  yang  semakin canggih.  Adanya  kendala  yang  disebutkan tersebut  perlu  menjadi  perhatian  apabila dilain waktu dan kesempatan dilaksanakan pengabdian  masyarakat  kembali  di  masa yang akan datang untuk lebih memperhatikan  pengayoman  yang  total terhadap sasaran pengabdian.
Peserta pengabdian masyarakat adalah Aparatur Pemerintahan Desa
Bilangan,  dimana  awal  sosialisasi  tim pengabdian masyarakat melakukan kerjasama  dan  koordinasi  dengan  Kepala Desa  Bilangan.  Kerjasama  dilakukan sebagai langkah pertama untuk lebih dekat dengan  aparatur  Desa  Bilangan  dan mengetahui problem yang dihadapi apartur pemerintah desa bilanagan ketika

## Jurnal Abdiraja
ISSN : 2621-9379 (Online) Volume 4, Nomor 1, Maret 2021
menganggap  sepeleh  terhadap  pengarsipan melalui  tekhnologi  yang  berguna  bagi pelayanan di desa bilangan. Dari kerjasama tersebut dalam pertemuan aparatur pemerintah desa bilangan dengan melakukan  perkenalan  terkait  tujuan  dari pengabdian masyarakat. Pertemuan dengan pelaku  usaha  gula  merah  bisa  dilihat  pada gambar sebagai berikut.
Interakasi dengan aparatur pemerintah desa bilangan mengenai pelatihan sistem informasi arsip desa di era globalisasi  saat  ini,  sehingga  di  temukan beberapa  pokok  masalah  yang  menjadi alasan  dari  aparatur  desa  bilangan  yang enggan  untuk beradaptasi pada  era globalisasi.  Beberapa  problem  tersebut adalah;
1. Faktor  pengetahun,  Aparatur  Desa Pemerintah Desa Biangan pada umumnya  masih  belum  mengenal secara  detail  tentang  tekhnologi  era modern dengan segala fasilitas pelayanan  yang  semakin  cepat  da tepat.
2. Faktor  budaya  dan mindset aparatur pemerintah  desa  bilangan,  faktor  ini masih  melekat  erat  dalam  kehidupan aparatur  terutama  dalam  pengoprasian arsip  secara  digitalisasi.  Hal  ini menjadi  faktor  yang  paling  banyak menjadi  alasan  para  apartur  yang hanya  pasrah  dengan  situasi  yang
terjadi tanpa mau berusaha untuk lebih mengetahui  mengoprasikan  komputer sebagai  salah  satu  input  arsip  desa yang  sangat  berguna  bagi  efektifitas pelayanan administrasi desa.
Dengan  mengetahui  permasalahan aparatur  desa  bilangan,  tim  pengabdian masyarakat  melakukan  sosilisasi  dengan memberikan  pelatihan  dan  pembinaan dasar  cara  input  arsip  desa  ke  komputer dan  dilanjutkan  pada  sistem  informasi tekhnologi.
Karena  pengabdian  masyarakat  ini bersifat  pelatihan  dan  pembinaan,  maka alat  perantara  yang  digunakan  selama melakukan  kegiatan  adalah  modul  petunui teknis, kompuetr dan contoh arsip surat.Tape recorder digunakan  untuk merekam  interaksi  tanya  jawab  yang dilakukan tim  pengabdian dengan  aparatur desa  Bilangan,  Laptop  digunakan  untuk memperkenalkan  beberapa  teknis  kegiatan pengarsipan  secara  digitalisasi,  sedangka buku  tulis  dan  pulpen  berfungsi  untuk mencatat  hal-hal  apa  yang  menjadi  point penting selama interkasi.
Pelaksnaan pengabdian kepada masyarakat  ini  merupakan  kelanjutan  dari pengabdian internal Universitas Wiraraja,

## Jurnal Abdiraja
ISSN : 2621-9379 (Online) Volume 4, Nomor 1, Maret 2021
Gambar 2 Pendampingan dan pelatihan input arsip desa

## 4. SIMPULAN
Arsip  di  Desa  Bilangan  Kecamatan Batang-batang  merupakan  solusi  yang  tepat untuk pelayanan informasi dan kearsipan desa yang efektif berbasis data yang akurat.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
Agusta, I. 2002. Metode Evaluasi Program Pemberdayaan .  Humaniora  Utama
Press: Bandung
Suryadi,  Ade.  Rancang  Bangun  Sistem
Pengelolaan  Arsip  Surat  Berbasis
Web Menggunakan MetodeWaterfall
(Studi kasus : Kantor Desa Karangrau Banyumas) Fakultas Teknologi  Informasi,  Universitas Bina  Sarana  Informatika Jurnal
Khatulistiwa Informatika .Vol.VII,
No 1 Juni  2019  p-ISSN:  2339-1928
& e-ISSN: 2579-633X .
Rusmayanti, Atik. Sistem Informasi Pengelolaan  Keuangan  Pada  Desa Ngadirejan.  Universitas  Surakarta.
Journal  Speed  –  Sentra  Penelitian Engineering  dan  Edukasi. Volume  6 No 2  - 2014.
Sulistyowati,  Fadjarini.  Partisipasi  Warga
terhadap  Sistem  Informasi  Desa Program  Studi  Ilmu  Komunikasi STPMD ”APMD” Yogyakarta. Journal Aspikom (Asosiasi Pendidikan Tinggi Ilmu Komunikasi) .  Vol  2,  No  1  2013  P- ISSN:2087-0442 E-ISSN: 2548-
8309.
Rozi, Fahrur. Pengmbangan Websitete dan Sistem  Informasi Desa di Kabuapten Tulungagung. JIPI  (Jurnal  Ilmiah
Penelitian
dan Pembelajaran
Informatika) . Volume 02, Nomor 02,
Desember  2017  .  E-ISSN  :  2540  – 8984. Saifudin,  dkk.  Sistem  Informasi  Arsip Surat  (SINAU)  berbasis  WEB  pada Kantor Desa Karangsalam Kecamatan Baturraden. Evolusi: Jurnal  Sains  dan  Manajemen .  Vol  7 No.  2  September  2019  ISSN:2338- 8161 E-ISSN: 2657-0793.