## Perancangan dan Implementasi Sistem Administrasi E- desa Pada Kantor Desa Klambir Lima Kebun Berbasis Website
Dian Kurnia 1 , Juliandri 2
1 Dosen Prodi Sistem Komputer, Universitas Pembangunan Panca Budi Medan Alamat Jl. Jend. Gatot Subroto Km. 4,5 Sei Sikambing 20122 Kota Medan; e-mail: diankurnia68@dosen.pancabudi.ac.id ) 2 Dosen Tetap Program Studi Sistem Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Pembangunan Panca Budi Jl. Jend. Gatot Subroto Km. 4,5 Sei Sikambing 20122 Kota Medan; e-mail: andri@dosen.pancabudi.ac.id )
(received : November 2021, revised : Februari  2022, accepied : April 2022)
Abstract — The e-village system is a village administration service  system  that  is  converted  from  a  conventional  / computerized  system  to  a  system  with  industrial  technology 4.0. The application is more online-based or in the form of a website that can be accessed by the public. In this study, the e-village system was intended to improve the performance of village  officials  within  the  Klambir  Lima  Kebun  village government.  The  system  implemented  using  the  Waterfall method  in  designing  research  designs  and  using  the  native php  programming  model,  with  a  combination  of  CSS  and bostrap  in  building  the  website.  The  website  that  was  built will  be  implemented  online  at  the  Klambir  Lima  Kebun Village  Office  and  evaluated  directly  by  the  village  staff  to find  out  the  shortcomings  of  the  system  that  will  be  used. With  the  e-desa  system,  it  is  hoped  that  it  can  help  village officials,  especially  the  Klambir  Lima  Kebun  Village  office, in  serving  the  administration  of  cover  letter  applications submitted by the people of Klambir Lima Kebun Village.. Keyword: e-village, website, village apparatus, administration
Intisari —  Sistem  e-desa  merupakan  sistem  layanan administrasi  desa  yang  dikonversi  dari  sistem  secara konvensional  /  komputerisasi  ke  system  yang  berteknologi industri 4.0. Penerapannya lebih berbasis online atau dalam bentuk  website  yang  dapat  di  akses  secara  publik.  Dalam penelitian  ini  sistem  e-desa  ditujukan  untuk  meningkatkan kinerja  dari  perangkat  desa  dilingkungan  pemerintahan Desa Klambir Lima Kebun. Sistem yang diimplementasikan menggunakan metode Waterfall dalam mendesain perancangan  penelitian  dan  menggunakan  menggunakan model programming php native, dengan kombinasi CSS dan bosttrap  dalam  membangun  website  tersebut.  Website  yang di  bangun  akan  diimplementasikan  secara  online  di  Kantor Desa  Klambir  Lima  Kebun  dan  di  evaluasi  langsung  oleh pihak  staff  desa  untuk  mengetahui  kekurangan  sistem  yang akan  digunakan.  Dengan  adanya  sistem  e-desa  ini diharapkan  dapat  membantu  pihak  perangkat  desa khususnya  kantor  Desa  Klambir  lima  Kebun  dalam melayani  administrasi  permohonan  surat  pengantar  yang diajukan oleh masyarakat Desa Klambir Lima Kebun.

## I. PENDAHULUAN
Kemajuan  Teknologi  Informasi  (IT)  di  Indonesia semakin  pesat  saat  ini.  Seiring  perkembangan  zaman, perkembangan  teknologi  informasi  dapat  memudahkan perkerjaan manusia. Sistem informasi merupakan hal yang
penting  dalam  suatu  organisasi,  dengan  adanya  sistem informasi  maka  dapat  mempermudah  kegiatan  yang dilakukan  untuk  menyelesaikan  suatu  pekerjaan.  Kantor Klambir  Lima  Kebun  merupakan  Kantor  Desa  yang berada  di  Jl.  Pendidikan  Kecamatan  Hamparan  Perak Kabupaten Deli Serdang Provinsi Sumatera Utara. Kantor Desa Klambir Lima Kebun dalam menjalankan pelaksanaan pelayanan sistem informasi dalam persyaratan  berbagai  pengurusan  surat  yang  dapat dilakukan di kantor tersebut seperti persyaratan pengurusan surat keterangan berdomisili, skck dan lainnya, masih  dilakukan  dengan  cara  yang  manual  dengan  cara warga  yang  ingin  mengurus  surat  tersebut  harus  datang langsung menui Kepala Urusan (Kaur) dengan memberikan  persyaratan  dari  pengurusan  surat  tersebut dan  dalam  proses  pembuatan  surat  pengantar  di  Kantor Desa  tersebut  masih  bersifat  manual  menggunakan Microsoft  Word,  bahkan  ada  arsip  data  yang  hilang  atau bahkan  rusak  karna  terlalu  banyaknya  tumpukan  data yang  ada,  pembuatan  laporan  dalam  pembuatan  surat masih bersifat manual dengan cara menulis dibuku catatan Kaur  (Kepala  Urusan).  Pada  penelitian  sebelumnya dengan  judul  Perancangan  Sistem  Informasi  Penduduk Pada  Kantor  Desa  Kebonsari,  dalam  pembuatan  laporan setiap  bulannya,  seperti  laporan  data  kelahiran  dan  yang lainnya  diambil  dari  beberapa  buku  dan  masih  dilakukan dengan  cara  tertulis.  Selain  itu  permasalahan  yang dihadapi  dalam  proses  pelayanan  surat-surat  keperluan, dalam  pembuatannya  biodata  orang  yang  bersangkutan diambil  dari  identitas  yang  dimiliki  orang  yang bersangkutan  disertai  keterangan  yang  harus  disebutkan
didalamnya. Dan ini akan  sangat tidak efektif dan efisien apabila  dalam  waktu  yang  bersamaan  harus  melayani lebih  dari  satu  atau  banyak  tugas  sekaligus  [1].  Dengan menggunakan  sistem  yang  masih  manual tersebut dengan ini  peneliti  bertujuan  untuk  membantu  Kepala  Urusan (Kaur)  dalam  proses  pemberian  informasi  persyaratan dalam  pengurusan  berbagai  surat  dan  pembuatan  laporan agar  proses  tersebut  terkomputerisasi  serta  kegiatan  yang dilakukan  di  Kantor  Klambir  Lima  Kebun  yang  dapat diketahui  oleh  para  warga  setempat.  Dimana  peneliti memaparkan  bahwa  untuk  saat  memberikan  informasi persyaratan  dalam  pengurusan  berbagai  surat,  pembuatan surat  pengantar  dari  Desa,  dan  pembuatan  laporan  masih dilakukan  secara  manual,  sehingga  cara  seperti  ini  tidak efesien. Di dalam penelitian ini, penulis ingin membangun sebuah  sistem  informasi  berbasis  web  agar  dapat mempermudah  Kepala  Urusan  (Kaur)  dalam  proses memberikan  informasi  persyaratan  dalam  pengurusan berbagai  surat,  pembuatan  surat  pengantar  dari  Desa, pembuatan  laporan  dan  juga  mempermudah  warga  dalam proses  pengurusan  surat  tanpa  harus  datang  ke  kantor Desa.

## II. T INJAUAN P USTAKA
A. Pengertian sistem
Sistem  adalah  kumpulan  dan  komponen  yang digabungkan  menjadi  satu  untuk  mencapai  tujuan yang sama dan mencapai tujuan tertentu. Sistem juga merupakan  unit  yang  terdiri  dari  bagian-bagian  atau komponen  yang  terkait  dengan  informasi  untuk mencapai  tujuan  tertentu  sesuai  dengan  yang diharapkan. Pada umumnya, sistem informasi terdiri dari 3 bagian, yaitu perangkat lunak, perangkat keras dan brainware. Ketiga bagian ini saling terkait dalam interaksi  kerja,  sehingga  ketiga  bagian  ini  harus dalam sistem 1 proses prosedur [2].
B. Sistem Informasi Desa Koneksi internet di perdesaan telah memasuki era digitalisasi Desa, dimana informasi yang berkembang  dari  internet  dapat  diakses  langsung
oleh  masyarakat  perdesaan.  Salah  satu  yang  telah dilakukan  oleh  Pemerintah  Desa,  yakni  dengan mengimplementasikan  Sistem  Informasi  Desa  (SID) dalam  penyelenggaraan  pemerintahannya.  Sistem Informasi  Desa  (SID)  adalah  informasi  yang diimplementasikan melalui prangkat teknologi informasi  dan  aplikasi  perangkat  lunak  yang dioperasikan oleh perangkat desa [3].
C. Pelayanan Publik
Seluruh  kepentingan  dari  masyarakat  (publik)  harus dapat  dilaksanakan  dan  dipenuhi  oleh  pemerintah sebagai penyelenggara  negara dalam berbagai sektor, salah satunya menyangkut kebutuhan dasar masyarakat.    Pelayanan  adalah  suatu  kegiatan  atau urutan  kegiatan  yang  terjadi  dalam  interaksi langsung  dengan  seseorang  orang  lain  atau  mesin secara  fisik  dan  menyediakan  kepuasan  pelanggan. Pelayanan  tersebut  tentunya  harus  berorientasi  pada masyarakat sebagai penerima layanan [4].
Pelayanan publik tetap menjadi prioritas bagi sebuah instansi  pemerintahan  dalam  menjalankan  tugasnya untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan sebuah pelayanan. Adapun pelayanan publik yang berkembang  saat ini,  yakni  pelayanan  yang  berbasis website. Website data yang diolah bisa lebih mudah dan  praktis  dibandingkan  dengan  sistem  yang  mana data  yang  di  olah  secara  sering  kali  mengalami kesulitan.  Dengan  demikian  pelayanan  publik  saat ini  telah  bertransformasi  ke  pelayanan  digital  atau daring [4].
D. Desa
Desa  adalah  suatu  kesatuan  masyarakat  hokum berdasarkan  adat  dan  hukum  adat  yang  menetap dalam  suatu  wilayah  tertentu  batas-batasnya, memiliki  ikatan  lahir  batin  yang  sangat  kuat,  baik karena  keturunan  maupun  kesamaan  kepentingan politik,  ekonomi,  sosial,  dan  keamanan,  memiliki susunan  pengurus  yang  dipilih  bersama;  memiliki
kekayaan  dalam  jumlah  tertentu  dan  berhak menyelenggarakan rumah tangganya sendiri [5]. E. Pemerintahan Desa
Pembangunan Masyarakat Desa adalah sebagai suatu proses  dimana  anggota-  anggota  masyarakat  desa pertama-tama mendiskusikan dan menentukan keinginan  mereka,  kemudian  merencanakan  dan mengerjakan  bersama  untuk  memenuhi  keinginan mereka tersebut [2].

## III. METODOLOGI PENELITIAN
A. Tahapan Penelitian
Adapun  tahapan  penelitian  dapat  di  lihat  pada gambar sebagai berikut :

## Gambar 1 Tahapan Penelitian
Adapun  sistem  yang  sedang  berjalan  adalah  warga Desa  Kelambir  Lima  Kebun    yang    ingin  mengurus surat  harus  datang  langsung  menui  Kepala  Urusan (Kaur)  dengan    memberikan  persyaratan  dari pengurusan  surat  tersebut  dengan  cara  ucapan  dari Kaur  tersebut,  dalam  proses  pembuatan  surat pengantar  di  Kantor  Desa  tersebut    masih  bersifat manual menggunakan Microsoft Word dan pembuatan  laporan    dalam  pembuatan  surat  masih bersifat  manual  dengan  cara  menulis  dibuku  catatan Kaur  (Kepala  Urusan).  melihat  begitu  pentingnya sebuah website di Kantor Desa  untuk membantu dan mempermudah  Kepala  Urusan  (Kaur)  dalam  proses
memberikan informasi persyaratan dalam pengurusan berbagai surat, melihat begitu pentingnya  sebuah website di  Kantor  Desa    untuk membantu dan mempermudah Kepala Urusan (Kaur) dalam  proses    memberikan  informasi  persyaratan dalam  pengurusan  berbagai  surat,  pembuatan    surat pengantar  dari  Desa  dan  pembuatan  laporan  surat, serta  diharapkan  dapat  mempermudah  para  warga Desa Klambir Lima Kebun  untuk pembuatan dalam berbagai surat.
b . Sistem Yang Diusulkan
Adapun  sistem  yang  diusulkan  dapat  dilihat  pada gambar use case diagram berikut :

## Gambar 2 Use Case Diagram

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Adapun langkah-langkah dalam melakukan registrasi ke webiste yang di rancang pada laman http://www.desaklambirlimakebun.xyz/ , untuk pemohon dalam hal ini adalah warga harus registrasi terlebih  dahulu  kemudian  login  dengan  username dan  password  yang  telah  diinputkan  pada  saat registrasi. Setelah masuk kedalam menu, dipilih saah satu  menu  input  urat  berdomisili  adapaun  tampilan dapat di ihat pada gambar 3 dan 4 berikut :
Gambar 3 Menu pilihan pengurusan surat di akun user
Gambar 4 Form input surat domisili Untuk  melihat  data  permohonan  surat  domisili, staff  desa  harus  login  kembali  ke  halaman  admin system. Pada menu dashboard di klik surat domisili. Adapun  tampilan  data  yang  terlist  pada  dashboard system  admin  dapat  di  lihat  pada  gambar  5  sebagai berikut :
Gambar 5 Tampilan data Pemohon Surat Domisili Pada  tampilan  gambar  5  di  atas  diketahui  tampak beberapa  list  data  pemohon  yang  memohon  surat domisili dari foto KTP yang telah di upload akan di
cocokan di list ini yaitu pada point no.8 dengan NIK 12071212310980001  dengan  nama  lengkap  Herman dengan alamat l.Pasar 2 Klambir
Lima  Kebun  dengan  tanggal  18  Mare  2022. Selanjutnya  staff  Kantor  Desa  tersebut  harus mengceknya  pada  system  admin  website,  jika  data sudah  di  validasi  selanjutnya  melakukan  ACC dengan  di  klik  tombol  acc.  Maka  akan  muncul notifikasi  acc  berhasil.  Kemudian  di  klik  ok, tampilan dapat di lihat pada gambar 6 berikut :
Gambar 6. Tampilan notifikasi acc sudah berhasil
Kemudian pihak staff desa menghubungi no HP atau WA  yang  sudah  di  ACC  atau  diverifikasi permohonan  suratnya,  agar  pemohon/warga  agar login  kedalam  sistem  e-desa  untuk  melihat  hasil preview surat digital yang di TTD. Adapun tampilan dapat di lihat pada gambar 7. Berikut :
Gambar 7. Tampilan notifikasi acc sudah berhasil
Kemudian pihak pemohon / warga melihat notifikasi pada dasboard website yang menginfokan surat yang sudah  dapat  dicetak  misalnya  pemohon  /warga memohon surat domisili dan notifikasi akan muncul seperti  terlihat  pada  gambar  3  di  atas  .  Kemudian pemohon  mengklik  menu  surat  domisili  dan  akan
muncul  link  tambahan  berupa  link  surat.  Hasil  link surat  jika  di  klik  dapat  di  lihat  pada  gambar  8 berikut :
Gambar 8. Hasil Prieview surat yang sudah di acc

## V. P ENUTUP

## A. Kesimpulan
Adapun  kesimpulan  dari  hasil  pembahasan penelitian  ini  yaitu  :  e-desa  yang  dibangun memudahkan  pihak  staff  desa  Klambir  Lima Kebun  dalam  melayani  masyarakat  secara  online berupa  surat  domisili  usaha,  surat  berdomisili, surat  ahli  waris,  surat  pengantar  SKCK,  Surat Kurang Mampu, Surat Kehilangan, Surat MEninggal Dunia, Surat Suami Istri, Surat Nama Yang Sama, Surat N1, Surat N2, Surat N3, Surat N4,  Surat  Penelitian  ke  Desa.  Sistem  ini  juga membantu  dan    mempermudah  pihak  warga dalam  memohon  surat-surat  tersebut  sehingga tidak perlu datang ke kantor desa apalagi di masa pandemic  sekarnag  ini  yang  memerlukan social
distance .
B. Saran
Sistem  yang  diterapkan  didesa  klambir  lima kebun  masih  berupa  sistem  pelayanan  public berbasis  website  dan  masih  bias  dikembangkan ke sistem pelayanan berbasis androit oleh karena itu perlu pengembangan dengan menambah akses tambahan  kepada  staff  yang  lainnya  seperti  hak akses  kaur  desa,  kasi  desa,  staff  umum  dan
penambahan  notifikasi  pesan  bahwa  surat  sudah di  ACC  atau  pun  ditolak  via  whatsapp  dan lelegram

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.  Syaputra,  “Aplikasi  E-Kelurahan  Untuk Peningkatan  Pelayanan  Administrasi  Dalam Mendukung Penerapan E-Government,” MATRIK
J.  Manajemen,  Tek.  Inform.  dan  Rekayasa
Komput. ,  vol.  20,  no.  2,  pp.  379–388,  2021,  doi: 10.30812/matrik.
[2] E.  Koisin  and  F.  Melania  Lalamafu,  “Sistem Komputer  Dalam  Pelaporan  Pengunaan  Dana Desa,” Cerdika J. Ilm. Indones. , vol. 1, no. 2, pp. 89–96, 2021, doi: 10.36418/cerdika.v1i2.22.
[3] E.  B.  Pratama  and  A.  Hendini,  “Pemodelan Sistem  Informasi  Layanan  Masyarakat  (Silam) Pada Kantor Desa Untuk Meningkatkan Pelayanan,” Klik - Kumpul. J. Ilmu Komput. , vol. 6, no. 1, p. 49, 2019, doi: 10.20527/klik.v6i1.178.
[4] J.  H.  I.  D.  Perwitasari;,  “Kajian  Konsep  Desain Web  Responsive  Dalam  Perancangan  Website Informasi  Dekranasda  Kabupaten  Samosir,” J.
Mantik Penusa , vol. 3, no. 2, pp. 110–116, 2019.
[5] A.  Akbar  and  D.  I.  Sensuse,  “Pembangunan Model  Electronic  Government  Pemerintahan Desa  Menuju  Smart  Desa,” J.  Tek.  dan  Inform. , vol. 5, no. 1, pp. 1–5, 2018.