Volume 2 Halaman 1 – 10
No. 2 Maret 2019
SISTEM MANAJEMEN ARSIP DI MTS AULIA CENDIKIA PALEMBANG
Nurlia Iswandi, Nabila Ainun Nazifah, Husnul Khotimah, Melta Anggraini, JJ. Okshi Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora, UIN Raden Fatah Palembang
nurlia315@gmail.com; nabilanazifah1998@gmail.com; husnulkhotimahnyoman17@gmail.com; meltanggraini@yahoo.com; gaulocik@gmail.com

## Abstract
Archives  are  proof  of  activities  or  activities  within  an  organization  or  institution. Archives will always increase every day, and therefore must be managed properly so that when you find back it becomes easier. This convenience encourages the creation of a tool or technology that makes it easy for someone to manage archives that are not small in number.  This  is  what  is  called  an  electronic  archive.  Electronic  archives  require  a technology that can store records, such as computers and applications to manage them. Electronic  archives  emerged  as  a  manifestation  of  the  development  of  information technology and answers to the importance of managing archives in an institution, be it a government, education, library, company, etc. The purpose of this study is to find out how to manage archives, archive storage media, and how to retrieve archives at MTS Aulia Cendikia.  The  research  method  used  is  descriptive  qualitative  research  method.  The technique of data collection is done by observing directly and interviewing the records manager  at  MTS  Aulia  Cendikia.  The  results  obtained  are  in  MTS  Aulia  Cendikia  still managing  manually,  where  textual  archives  that  come  and  go  out  are  stored  on  shelf - specific shelves labeled with names to facilitate archival retrieval. Electronic archives in the  form  of  student  data  are  stored  in  the  EMIS  (Education  Management  Information System) application.
Keywords : Archives, Electronic Archives, Archival storage media, Archival management, archive retrieval

## Intisari
Arsip merupakan tanda bukti adanya kegiatan atau aktifitas di dalam suatu organisasi atau lembaga. Arsip akan selalu bertambah setiap harinya, maka dari itu harus dikelola dengan baik agar saat menemukan kembali menjadi lebih mudah.  Kemudahan inilah yang mendorong terciptanya sebuah alat atau teknologi yang memudahkan seseorang dalam  mengelola  arsip  yang  jumlahnya  tidak  sedikit.  Hal  inilah  yang  disebut  arsip elektronik.  Arsip  elektronik  membutuhkan  sebuah  teknologi  yang  dapat  menyimpan arsip,  seperti  komputer  dan  aplikasi  untuk  mengelolanya.  Arsip  elektronik  muncul sebagai  wujud  dari  perkembangan  teknologi informasi  dan  jawaban  dari pentingnya mengelola  arsip  dalam  sebuah  lembaga  baik  itu  lembaga  pemerintahan,  pendidikan, perpustakaan,  perusahaan,  dsb.  Tujuan  dari  penelitian  ini  untuk  mengetahui bagaimana pengelolaan arsip, media penyimpanan arsip, dan cara temu kembali arsip di  MTS  Aulia  Cendikia.  Metode  penelitian  yang  digunakan  yaitu  metode  penelitian kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi mengamati langsung  dan  wawancara  kepada  pengelola  arsip  di  MTS  Aulia  Cendikia.  Hasil  yang didapatkan yaitu di MTS Aulia Cendikia masih mengelola secara manual, dimana arsip tekstual  yang  datang  dan  keluar  disimpan  di  rak  khusus  rak  yang  diberi  label  nama untuk mempermudah temu kembali arsip. Arsip elekrronik berupa data – data siswa, disimpan di aplikasi EMIS ( Education Management Information System ). Kata  kunci: Arsip,  Arsip  Elektronik,  Media  penyimpanan  arsip,  Pengelolaan  arsip, temu kembali arsip

## PENDAHULUAN
Setiap  organisasi,  baik  itu  profit maupun  non  profit  sudah  pasti  dan selalu membutuhkan sebuah bukti atau rekaman  dari  setiap  kegiatan  yang dilakukanoleh  lembaga  atau  organisasi tersebut  sebagai  alat  bantu  mengingat atau memori pribadi, untuk
kepentingan administrasi, hukum, maupun  kepentingan  – kepentingan yang  lain.Bukti  atau  rekaman  dari setiap  kegiatan  tersebut  dinamakan dengan arsip. Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya.  Ia  memberikan  bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi,  serta  merupakan  bahan akuntabilitas dari instansi yang memilikinya.  Arsip  lebih  dari  sekadar berisi  data  karena  arsip  merupakan bukti  dari  tindakan  dan  keputusan (Rustam:  2014).  Menurut  Undang  – Undang  Republik  Indonesia  No.  7 Tahun  1971Pasal  1  ayat  (a)  tentang Ketentuan – Ketentuan Pokok Kearsipan,  menyebutkan  bahwa  arsip adalah  naskah  – naskah  yang  dibuat dan  diterima  oleh  lembaga  negara  dan badan  – badan  pemerintahan  dalam bentuk  corak  apa  pun,  baik  dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan pemerintah.
Sama  hal  nya  dengan  National Archives  and  Record  Administration yang  menyebutkan “ An  archives  is  a place  where  people  can  go  to  gather firsthand  facts,  data,  and  evidence  from letters, reports, notes, memos,
photographs, and other primary sources ”
maksudnya  adalah  arsip  merupakan sebuah  tempat  dimana  manusia  bisa mendapatkan  fakta,  data,  bukti  dari surat, laporan, catatan, memo, foto, dan sumber - sumber  primer  lainnya  yang terkait dengan organisasi atau lembaga pencipta arsip.
Seperti  yang  disebutkan  diatas
bahwa  arsip  adalah  bukti  dari  surat, laporan, dsb dari sebuah organisasi. Jika organisasi itu beroperasi setiap harinya maka  arsip  akan  terus  bertambah  per harinya.  Arsip  akan  terus  bertambah setiap  harinya  seiring  dengan  proses kegiatan  organisasi.  Maka  dari  itu diperlukan  sebuah  pengelolaan  arsip yang  baik  agar  disaat  membutuhkan arsip akan lebih cepat dalam menemukan kembali arsip nya. Menemukan  kembali  arsip  yang diperlukan akan lebih mudah jika arsip dikelola  dan  disimpan  dengan  baik. Pengelolaan  arsip  ini  bisa  dilakukan secara  manual  dan  secara  elektronik. Pengelolaan secara elektronik lahir dari perkembangan  teknologi,  khususnya perkembangan teknologi komputer. Seiring  berkembangnya  teknologi khususnya dalam perkembangan komputer,  komputer  ini  tidak  lain berperan dalam menciptakan arsip dan menyimpan arsip. Oleh karena itu, arsip juga mengalami perkembangan baik itu dari  bentuknya  yaitu  dalam  bentuk elektronik yang dihasilkan lansung dari komputer  maupun  cara  mengelolanya didalam  sebuah  komputer.  Arsip  yang dihasilkan  langsung  dari  komputer dan/atau  arsip  tekstual/konvensional yang  dikonversikan  kedalam  bentuk digital  (berupa  scan)  dinamakan dengan arsip elektronik.
Arsip elektronik adalah arsip yang lahir  dari  perkembangan  teknologi khususnya  teknologi  komputer.  Pada dasarnya  arsip  elektronik  merupakan informasi  yang  direkam  dan  disimpan dalam  media  elektronik  dengan  wujud digital. Hal utama yang perlu diperhatikan  dalam  pengelolaan  arsip elektronik  adalah  kecepatan  dan ketepatan  dalam  penemuan  kembali arsip  atau  informasi  (Sugiarto  dan Wahyono:  2014).  Oleh  karena  itu,  saat ini  arsip  elektronik  menjadi  kebutuhan di  berbagai  organisasi  mengingat keefektifan dalam pengelolaannya.
Arsip  elektronik  sangat  dibutuhkan dizaman sekarang khusunya di Indonesia. Mengingat  letak  Indonesia  berada diantara 2 lempeng bumi yang menyebabkan  sering  terjadinya  bencana di  tanah  Indonesia  seperti  gempa  bumi, tsunami,  gunung  meletus,  banjir,  dsb. Oleh  karena  itu pengelolaan  arsip  secara elektronik  lebih  efisien  dibanding  secara manual,  karena  jika  secara  manual,  saat terjadi  bencana  alam  resiko  yang dihadapi  akan  lebih  besar,  perbaikan yang  susah  dan  memakan  waktu  yang lama  dan  pastinya  biaya  yang  tidak sedikit  untuk  memulihkan  kembali  arsip – arsip yang telah rusak.
Tetapi  apakah  semua  organisasi, lembaga pemerintahan, perusahaan, bahkan  pendidikan  telah  menerapkan arsip  elektronik  dan  sudah  melakukan pengelolaan  arsip  secara  elektronik. Apakah  lembaga  pendidikan  yang  dalam kegiatan sehari – harinya pasti ada surat masuk,  surat  keluar,  surat  izin  pendirian sekolah, data siswa/siswi, data guru, dsb sudah  dilakukan  secara  elektronik  oleh pihak  sekolah.  Apakah  arsip  sudah dikelola  oleh  seseorang  yang  ahli  di bidang  kearsipan  atau  dinamakan Arsiparis?  Atau  kah  masih  dikelola  oleh guru bidang ajar atau pihak Tata Usaha? Kegiatan  pengelolaan  arsip  sangat penting dilakukan demi keberlangsungan kegiatan sekolah, karena arsip merupakan  bukti  atau  rekaman  dari adanya  sebuah  kegiatan.  Oleh  karena  itu pembahasan  mengenai  hal  ini  perlu untuk dibahas lebih lanjut.
Seperti  halnya  di  MTS  Aulia Cendikia  terlihat  bahwa  arsip  yang berbentuk  tekstual  yang  dikelola  secara manual  terlihat  cukup  banyak  dan tersusun  dilemari,  namun  saat  proses temu  kembalinya  masih  sulit  dilakukan karena  harus  membongkar  satu  persatu. Sedangkan,  untuk  arsip  yang  elektronik terlihat  bahwa  pihak  pengelola  arsip sering  mendapatkan  kendala  dalam mengakses  sistem  manajemen  arsip berbasis  elektronik,  hal  ini  karenakan
gangguan dari jaringan.
Dari  penjelasan  tersebut,  maka penulis  tertarik  melakukan  penelitian dengan tema "Sistem Manajemen Arsip di MTS  Aulia  Cendikia"  terutama  dalam  hal pengelolaan  arsip  baik  manual  dan elektronik,  media  penyimpanan  arsip baik  manual  maupun  elektronik,  dan temu kembali arsip.
Dari  latar  belakang  diatas,  dapat diketahui  bahwa  cakupan  permasalahan yang  akan  dibahas  dalam  makalah  ini adalah :
1. Bagaimana  pengelolaan  arsip  di MTS Aulia Cendikia ? 2. Bagaimana  media  penyimpanan arsip di MTS Aulia Cendikia ?
3. Bagaimana cara temu kembali arsip di MTS Aulia Cendikia ?

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode penelitian  kualitatif  deskriptif.  Metode penelitian  kualitatif  melibatkan  upaya  – upaya  penting,  seperti  mengajukan pertanyaan – pertanyaan dan prosedur – prosedur,  mengumpulkan  data  yang spesifik dari para partisipan, menganalisa data, dan menafsirkan makna data (Adib: 2016).  Metode  penelitian  deskriptif bertujuan untuk membuat deskripsi atau gambaran  secara  sistematis,  faktual,  dan akurat mengenai fakta – fakta, sifat – sifat hubungan antar fenomena yang diselidiki.  Teknik  pengumpulan  data dilakukan  dengan  observasi  mengamati langsung  dan  wawancara  kepada  Kepala Tata  Usaha  MTS  Aulia  Cendikia. Wawancara  merupakan  salah  satu metode  pengumpulan  data  dengan  jalan komunikasi,  yakni  melalui  kontak  atau hubungan pribadi antara pengumpul data (pewawancara)  dengan  sumber  data (responden)  (Adi:  2016).  Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu secara
langsung (face - to - face) berhadapan  dengan  responden  untuk menanyakan  secara  lisan  hal  – hal  yang diinginkan,  dan  jawaban  responden dicatat oleh pewawancara.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengertian Arsip Arsip  berasal  dari  kata  Belanda yaitu archief yang  bersumber  pada  kata Yunani archeion artinya  gedung  kota, kuno  atau archivum (bahasa  Latin), artinya  gedung.  Dari  kata archivum muncullah  kata archives (bahasa  Inggris), archivio (Italia), archief (Belanda), archiv (Jerman),  dan  arsip  (Indonesia).  Di Indonesia  sendiri,  ada  istilah  lain  yaitu kintaka yang  berarti  surat  dan  banyak digunakan pada tahun 1950 - an. Selain itu juga ada istilah warkat yang artinya surat (Basuki: 2015).
Didalam  Undang  – Undang  Dasar Republik  Indonesia  No.  7  Tahun  1971 telah  disebutkan  pengertian  arsip. Namun perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan  tantangan  nasional  dan global  serta  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi.
Maka dibentuklah Undang – Undang Republik  Indonesia  No.  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan. Dalam Pasal 1 ayat (2) menyebutkan  bahwa  Arsip    adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi    yang    dibuat dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan    daerah,    lembaga pendidikan,      perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan  dalam    pelaksanaan kehidupan    bermasyarakat,  berbangsa, dan bernegara.
Dapat  ditarik  satu  hal  dari pengertian  menurut  Undang  – Undang diatas,  yaitu “ perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi ”. Artinya arsip mengalami  perkembangan  baik  dalam bentuk
fisik maupun media penyimpanannya seiring dengan perkembangan teknologi. Alhasil muncullah yang dinamakan dengan arsip elektronik.
Dalam National Archives of Australia,  arsip  elektronik  adalah  arsip yang  diciptakan,  dikomunikasikan  dan disimpan dengan menggunakan teknologi komputer.
Arsip elektronik dapat diciptakan langsung dengan menggunakan  teknologi  komputer  atau dapat  juga  dalam  bentuk  yang  telah dikonversikan  ke  format  digital  dari format  aslinya  (misalnya  hasil  scan terhadap  dokumen  kertas).  ( Digital records
are records created,
communicated  and  maintained  by  means of computer technology. They may be ‘ born digital ’ (created using computer technology).  Or  they  may  have  been converted  into  digital  form  from  their original  format  (eg  scans  of  paper documents)) (National Archives of Australia: 2013).
Menurut  NASA  (National  Archives and  Record  Administration),  arsip elektronik  adalah  arsip  yang  disimpan dan  diolah  dalam  satu  format  dimana hanya  mesin  komputer  yang  dapat memprosesnya  ( means  any  information that  is  recorded  in  a  form  that  only  a computer can process )  (National  Archives of  Australia:  2017).  Arsip  juga  dianggap sebagai  "memori  organisasi";  "bahan baku  untuk  pembuatan  keputusan ”; dan “ dasar untuk pertanggungan hukum ” (Yusof dan Chell: 1988). Dapat  disimpulkan  bahwa  arsip merupakan  bukti  atau  rekaman  dari adanya kegiatan dalam sebuah organisasi, lembaga, instansi, perusahaan, dsb yang harus dikelola sedemikian rupa demi  berjalannya  sebuah  organisasi. Arsip  perlu  dikelola  dengan  baik  karena jika  tidak  dikelola  maka  akan  berisiko terhadap  keberlangsungan  hidup  sebuah organisasi, lembaga, instansi, perusahaan, dsb. Akibat dari perkembangan teknologi, muncullah  arsip  elektronik  dimana  arsip elektronik  ini  dapat  diciptakan  langsung dari  komputer  dan/atau  hasil  konversi dari  arsip  tekstual.  Arsip  elektronik hanya  dapat  dikelola  dan  dibaca  oleh

## mesin komputer.
Pengelolaan  Arsip  di  MTS  Aulia Cendikia Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan  perhatian  yang  besar  yakni kegiatan penataan ( filling ) dan pengamanan  arsip,  dimana  jika  kegiatan ini  tidak  dilakukan  dengan  baik  dan benar,  maka  akan  menghambat  proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan serta penyimpanan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan  data  atau  permasalahan sedemikian  rupa  sehingga  apabila sewaktu - waktu  dibutuhkan  dapat  segera ditemukan  kembali.  Namun  arsip  akan terus bertambah setiap harinya.
Dengan  semakin  berkembangnya aktifitas
suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi – instansi tersebut. Berkas – berkas  tersebut  yang  dikenal  dengan dokumen atau arsip. Perkembangan arsip akan  sebanding  dengan  pertumbuhan jumlah  pekerjaan  tulis  – menulis  yang terjadi  di  kantor  dan  sebanyak  itu  pula yang  ditimbulkan  akibat  kelahiran dokumen (Sugiarto dan Wahyono: 2014). Oleh  karena  itu,  dibutuhkan  sebuah pengelolaan arsip atau dengan nama lain
Manajemen
Kearsipan
( Record Management ).
Pengelolaan  arsip  atau  Manajemen Kearsipan  ( Record Management )  adalah seni  pengendalian  dokumen  berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan,
pelindungan,
serta penyimpanan  arsip.  Ricks,  Swafford  dan Gow mengatakan bahwa records management adalah “ a  function  that provides  for  the  systematic  control  of records from  creation, or  receipt,  through their processing,
distribution, organisation, storage and retrieve to their ultimate  disposition ” (Yusof  dan  Chell: 2017).  Maksudnya,  manajemen  arsip adalah  fungsi  yang  menyediakan  kontrol sistematis atas arsipdari pembuatan, atau penerimaan melalui pemrosesan,
distribusi,  organisasi,  penyimpanan  dan pengambilan kembali arsip untuk disposisi akhir mereka.
Berdasarkan  data  yang  kami peroleh dari hasil wawancara kepada Ibu Lastri  (KA  Tata  Usaha)  di  MTS  Aulia Cendikia, pengelolaan arsip nya ada yang masih  secara  manual  dan  ada  sebagian yang  sudah  elektronik.  Arsip  tekstual seperti  surat  masuk  dan  surat  keluar masih  dikelola  secara  manual.  Surat  – surat  yang  masuk  akan  di  catat  nomor suratnya di buku khusus, lalu disimpan di rak yang sesuai dengan isi arsip. Sebagian juga ada yang di fotokopi terlebih dahulu. Untuk  surat  keluar,  ada  yang  diarsipkan atau disimpan di rak. Intinya setiap arsip tekstual akan dikelola secara manual.
Selain  itu  ada  juga  pengelolaan arsip  secara  elektronik.  Misalnya  daftar absen  siswa  masih  di  simpan  di  laptop (bentuk  tekstualnya  disimpan  di  rak). Absen  guru  bagi  yang  sudah  PNS menggunakan finger print untuk pendataan  di  Kementrian  Agama.  Untuk arsip asli dari komputer (diketik di word atau  excel)  masih  disimpan  di  laptop khusus  sekolah  dan  back  up  nya  ada  di Hard disk yang setiap 2 minggu nya akan diperbarui.
Gambar 1. Finger print untuk guru yang sudah PNS Sumber : dokumentasi peneliti
Menurut  ibu  Lastri,  pengelolaan arsip  baik  itu manual maupun  elektronik sangatlah penting karena arsip digunakan sebagai “ memori ” atau  ingatan  akan adanya  kegiatan  di  sekolah.  Jika  saat digunakan untuk akreditasi, maka arsip – arsip  inilah  yang  akan  digunakan  untuk akreditasi sekolah.
Berdasarkan  hasil  observasi  dan wawancara tersebut
penulis menyimpulkan  bahwa  di  Mts  Aulia Cendikia  ini  untuk  pengelolaan  arsipnya belum  cukup  maksimal  dalam  hal penataan,  karena  arsip  yang  berbentuk tekstual  dalam  pengelolaannya  masih sebatas  pengelompokkan  umum,  belum yang  mendetail.  Sehingga  hal  ini menyebabkan  perlunya  waktu  yang cukup  lama  dalam  proses  temu  kembali informasi.
Media  Penyimpanan  Arsip  di  MTS Aulia Cendikia Palembang Setelah  arsip  – arsip  tersebut dikelola,  maka  hal  yang  terpenting selanjutnya  adalah  menyimpan  arsip tersebut  jika  sudah  tidak  digunakan secara  terus  – menerus.  Didalam kehidupan  dunia  pendidikan  tentunya banyak  sekali  dokumen - dokumen  yang dihasilkan  dari  lembaga  pendidikan tersebut.  Dokumen  itu  sebagai  bukti bahwa  adanya  kegiatan  di  dalam  sebuah lembaga atau yayasan, serta sebagai bukti fisik bahwa lembaga pendidikan aktif dan suatu kegiatan. Dengan begitu maka pada waktunya  pasti  arsip  akan  terus bertambah dan apabila tidak dikelola dan disimpan  dengan  baik  dan  benar  tentu arsip itu akan mengalami kerusakan.
Seiring dengan perkembangan teknologi maka media penyimpanan arsip pun  berkembang,  tidak  hanya  disimpan secara  manual  saja,  namun  dapat  pula disimpan  secara  online  agar  arsip tersebut menjadi sebuah arsip elektronik. Terjalannya proses pengelolaan penyimpanan  arsip  dengan  baik  dan benar  ditunjang  dengan  pengelola  arsip yang menyadari dan memahami pentingnya  sebuah  arsip  dengan  begitu
dia  akan  memelihara  dan  berawat  arsip sebaik mungkin.
Di  Mts  Aulia  Cendikia  Palembang banyak  sekali  arsip  yang  mereka  miliki mulai  dari  SK  Yayasan,  Surat  tanah, Absensi Guru, dll. Oleh karena itu mereka menyimpan arsip tersebut secara manual semi  elektronik.  Dikatakan  demikian karena  dibagian  Kantor  atau  Tata  Usaha Mts  Aulia  Cendikia  telah  menyimpan arsip - arsip  tekstualnya  disebuah  lemari khusus  dan  menyimpan  secara  Online  di aplikasi  Emis.  Berikut  adalah  penjelasan lebih  detail  terkait  media  penyimpanan arsip di Mts Aulia Cendikia Palembang. a.
Media Penyimpanan Arsip Manual Arsip  tekstual  biasanya  dibagi menjadi  5  jenis  dan  ini  menimbulkan berbagai  sistem  yang  berbeda  untuk media  menyimpannya.  Jenis  umum  arsip dan  sistem  penyimpanan  yang  sering digunakan  oleh  beberapa  lembaga  atau yayasan  dapat  dilihat  dalam  table  1 (Basuki: 2015):
Dapat  disimpulkan  bahwa  arsip tekstual  yang  disimpan  secara  manual tetap  dilakukan  proses  pengelolaan dengan  baik  dan  benar,  terutama  dalam hal  media  penyimpanannya.  Hal  ini bertujuan  agar  sebuah  arsip  yang  ada dapat  dengan  mudah  diterapkan  sistem simpan temu kembali informasi.
Berdasarkan
observasi dan wawancara  yang  dilakukan  dengan  ibu Lastri  selaku  KA  TU  Mts  Aulia Cendikia,beliau mengatakan bahwa di Mts Aulia Cendikia ini menyimpan arisp - arsip teksual didalam beberapa lemari penyimpanan  yang  disediakan.  Serta penyimpanan ini pun disusun berdasarkan  subjek  – subjek  yang  ada pada  arsip  di  Mts  tersebut.  Ibu  Lastri mengatakan bahwa apabila terdapat surat masuk  ke  Mts  maka  dia  langsung meletakkan  ke  tempat  arsip  yang  sesuai dengan subjek surat tersebut kedalam rak penyimpanan arsip
Untuk  mencegah  menumpuknya arsip  tekstual  maka  pihak  pengelola selalu  melakukan  pemusnahan  arsip dalam jangka waktu 5 tahun 1 kali. Serta Untuk  saat  ini  penyimpanan  arsip tekstual  di  Mts  Aulia  Cendikia  dilakukan secara  kombinasi,  yang  dimana  arsip yang  menyangkut  personalia  misalnya absen,  gaji,  kredit,  dll  disimpan  oleh masing - masing  unit  dan  lembaga  atau yayasan hanya melakukan sistem pengawasan  atau  kontrol  keadaan. Sedangkan  untuk  arsip  vital  seperti  SK lembaga  atau  yayasan,  surat  tanah  dll, disimpan  langsung  oleh  lembaga  atau
yayasan.Dengan  begitu  maka  arsip  yang ada  akan  benar - benar  tersimpan  dan terjaga dengan sebaik mungkin. b. Media penyimpanan arsip elektronik Arsip tekstual pada dasarnya sangat rentan terhadap kerusakan yang diakibatkan adanya bencana. Oleh karena itu,  metode  pencegahan  yang  dilakukan terkait  dengan  sarana  yang  digunakan dalam  menciptakan  arsip  elektronik. Berdasarkan media rekam yang digunakan  untuk  menyimpan  arsip elektronik  dapat  dibedakan  menjadi  tiga bagian,  yaitu  yang  terekam  dalam  media bentuk  khusus,  media  magnetik,  dan media  optic  (Krihanta:  2014).  Ada beberapa  metode  proteksi  arsip  vital elektronik,  diantaranya  adalah  metode rekam  data  yang  dimana  metode  ini menganjurkan  setiap  arsip  elektronik direkam  pada  beberapa  media  tertentu. Metode  Microform  sebagai  sumber
No Jenis arsip/recod Sistem penyimpanan 1 Korespodensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan dan dokumen terkait). Berkas subjek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat menggunakan setiap jenis sistem berkas korespodensi sering disebut berkas umum untuk membedakannya dari seri recod dinamis lainnya. 2 Recod transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi). Susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numerik, misalnya nomor surat, nomor tagihan. Sering kali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasarkan folder berkas. 3 Recod proyek (Korespondensi, nota dan data lain yang terkait pada proyek tertentu,
seperti pengembangan, sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem). Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, sering kali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klassifikasi 4 Berkas kasus (rekam medis dan recod personal lainnya, klaim, tuntutan, hukum, kontrak asuransi dan berkas sejenis. Biasanya merujuk pada personel tertentu). Biasanya menurut nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor berkas 5 Berkas khas (peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungan reel, foto sinar X, foto, gambar, clipping, dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin).
Biasanya nomor indeks abjad
Tabel 1. jenis umum arsip dan sistem penyimpanan
Sumber : Sulistyo Basuki, 2015
Gambar 2. Lemari Penyimpanan Arsip Tekstual Sumber : dokumentasi peneliti
cadangan  (Back  Up  Source),  dan  metode perlindungan file - file EDP. Dengan begitu dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik pun harus dilakukan penyimpanan  dengan  baik  agar  arsipnya tetap tersimpan dan terjaga.
Berdasarkan  hasil  observasi  dan wawancara  langsung  dengan  ibu  Lastri dapat  diketahui  bahwa  Mts  Aulia Cendikia  sudah  menggunakan  sistem Emis,  dimana  Emis  adalah  Education management  information  System.  Emis merupakan  sistem  informasi  yang dikembangkan  oleh  kementrian  agama untuk  memudahkan  input  data  sekolah, pondok pesantren, dan pendidikan tinggi islam.  Dengan  begitu  maka  informasi tetang  lembaga  atau  yayasan  tensimpan di  aplikasi  Emis  tersebut.  Emis  sendiri sudah  digunakan  di  Mts  Aulia  Cendikia sejak tahun 2016, dan selama menggunakan  Emis  pihak  pengelola sering mengalami gangguan atau terkendala  sinyal  dijaringan  dan  lupa pasword Emis saat terjadinya pertukaran pengelola  Emis.  Selain  semua  data sekolah berbentuk elektronik disimpan di Emis, pihak yayasan juga menduplikasi di 1  leptop  khusus  dan  1  hardisk  khusus dimana setiap 2 minggu sekali dilakukan pembaharuan, baik tentang isi arsip yang bertambah  ataupun  mengecek  apakah tempat  penyimpanan  terkena  virus  atau tidak.
Selain Emis, Mts Aulia Cendikia juga masuk didalam aplikasi online Bos Pintar. Dimana dalam hal ini sekolah yang masuk di aplikasi Bos Pintar adalah sekolah yang terdapat  siswanya  menerima  beasiswa Bos Pintar, maka di aplikasi tersebut akan tercatat  data  sekolah  dan  siswa  yang menerima  beasiswa  tersebut.  Data tersebut  dapat  berupa  nama  sekolah, nama siswa, NIK, NISS, dll.
Berdasarkan  pernyataan  diatas penulis  dapat  mengambil  kesimpulan bahwa  pengelola  arsip  di  Mts  Aulia Cendikia  sudah  memahami  bagaimana pentingnya  arsip  untuk  sebuah  lembaga atau  yayasan,  dan  arsip  disimpan  guna
untuk  mengingat  apa  saja  yang  pernah dilakukan  oleh  Mts  Aulia  Cendikia  serta sebagai  bukti  fisik  dari  keaktifan  Mts Aulia Cendikia.
Temu Kembali Arsip
Temu  kembali    informasi  dapat diartikan sebagai kegiatan yang bertujuan  untuk  menyediakan  informasi kepada  pengguna  sebagai  jawaban  akan kebutuhan  informasi  pengguna.  Sistem simpan dan temu kembali informasi atau
Information  Retrieval yaitu upaya membantu pengguna menemukan kembali  dokumen  ataupun  informasi  – informasi yang sesuai  dengan kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara  otomatis  yang  terdapat  di perpustakaan (Basuki: 2013).
Dalam kaitannya dengan kearsipan, temu kembali informasi diartikan sebagai sebuah  proses  penemuan  kembali  arsip yang sebelumnya telah disimpan di media penyimpanan  untuk  keperluan  tertentu. Untuk  memudahkan  temu  kembali  arsip maka  arsiparis  atau  staf  TU  melakukan sebuah  metode  atau  cara  yang  dapat memudahkan  penemuan  arsip.  Cara penemuan  kembali  arsip  manual  dengan arsip  elektronik  sedikit  berbeda.  Arsip elektronik  lebih  mudah  untuk  ditemu kembalikan  karena  ada  sistem  komputer yang  memudahkannya.  Untuk  arsip manual,  tergantung  tingkat  kreatifitas arsiparis dalam mengelolanya.
Berdasarkan observasi dan wawancara  yang  kami  lakukan  terhadap Ibu  Lastri,  beliau  mengatakan  bahwa  di Mts  Aulia  Cendikia  ini  sistem  temu kembali  informasi  nya  ialah  dengan dibuatkan  lebel  nama  di  setiap  rak penyimpanan, dan setiap rak dikelompokkan  berdasarkan  isi  dan  rak. Gunanya  untuk  mempermudah  temu kembali  informasi,  contohnya, ” standar isi ”,  “ Standar  Kompetensi  Lulusan ”, “ Standar  Proses ”,  “ Standar  Tenaga Pendidik  dan  Kependidikan ”,  “ Standar Sarana dan Prasarana ”, “ Standar Pembiayaan ”, dsb.
Label  nama  tersebut  memudahkan pengguna  menemukan  kembali  arsip yang  diinginkannya.  Didalam  kegiatan kearsipan  temu  kembali  informasi biasanya untuk dokumen yang di ketahui atau  untuk  informasi  mengenai  subjek tertentu,  file  biasanya  berupa  katalog atau  indeks atau  penyimpanan  informasi berbasis  komputer.  Biasanya  penemuan kembali arsip bias dengan manual (untuk arsip tekstual atau konvensional) maupun  menggunakan  komputer  (untuk arsip elektronik).
Walaupun sudah di beri label nama pada  rak  maupun  pada order  bantex , temu  kembali  arsip  masih  memerlukan waktu  yang  lama.  Dikarenakan  berkas atau arsip yang ada di dalam rak maupun order  bantex belum  tersusun  rapi berdasarkan  tanggal.  Sehingga  saat menelusur  arsip  masih  perlu  diperiksa satu per satu dan itu tidakla efektif. Seharusnya  dalam  pengelolaan arsip  yang  baik  yaitu  pada  saat  temu
kembali arsip nya harus cepat, tepat, dan akurat. Misalnya dengan menyusun ulang arsip berdasarkan tanggal pembuatannya,  tanggal  masuk,  ataupun tanggal keluar.

## KESIMPULAN
Dari  pembahasan  diatas  dapat disimpulkan  bahwa  Kepala  Tata  Usaha MTS  Aulia  Cendikia  mengelola  arsip secara  manual  dan  elektronik.  Arsip tekstual  seperti  surat  masuk  dan  surat keluar  masih  dikelola  secara  manual, sedangkan untuk arsip elektronik seperti teks  yang  ditulis  di  word  masih  dikelola didalam  komputer.  Media  penyimpanan arsip manual yaitu disediakan rak khusus penyimpanan  arsip,  sedangkan  arsip elektronik seperti data siswa disimpan di media  online  yaitu  EMIS  ( Education management information System ).  Untuk temu  kembali  arsip,  dilakukan  dengan cara  pemberian  label  nama  disetiap  rak, sesuai dengan isi dari arsip tersebut.
Pentingnya pengelolaan arsip harus disadari  oleh  setiap  pengelola  lembaga pendidikan.  Dalam  hal  ini  saran  kami kepada  pihak  sekolah  untuk  lebih memperhatikan  pengelolaan  arsipnya. Seperti kebersihan atau perawatan arsip, temu kembali arsip yang bisa dibuat lebih efektif,  dan  mulai  memfokuskan  pada pengelolaan secara elektronik.

## DAFTAR PUSTAKA
Rianto,  Adi.  (2004). Metodologi Penelitian  Sosial  dan  Hukum .  Jakarta: Granit.
Basuki,  Sulistyo.  (2015). Pengantar Ilmu  Kearsipan .  Jakarta:  Universitas Terbuka.
--- . (2013). Pengantar  Ilmu Perpustakaan . Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Krihanta.  (2014). Pengelolaan Arsip Vital .  Tangerang  Selatan:  Universitas Terbuka.
Gambar 4. Contoh label nama pada penyim- panan arsip ( ordner bantex) Sumber : dokumentasi peneliti
Gambar 3. Contoh label nama pada rak penyimpanan arsip Sumber : dokumentasi peneliti

## Rustam,
Muhammad.
(2014).
Pengelolaan  Arsip  Elektronik .  Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Sugiarto, Agus, dan Teguh
Wahyono..  (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik . Yogyakarta: Gava Media.
M.  Yusof,  Zawiyah,  dan  Robert  W. Chell.  (1998).  The  eluding  definitions  of records  and  records  management:  is  a universally acceptable definition possible?  Part  1.  Defining  the  record. Records Management Journal , 2.
--- .  (1999).  The  eluding  definitions of records and records management: is a universally acceptable definition possible?  Part  2:  Defining  records management.
Records Management
Journal , 9.
Utami,  Rahayu  Tri. --- .  Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik) Pada  Politeknik  LP3i  Jakarta  Kampus Cimone. Jurnal Lentera Bisnis , 2.
National  Archives  and  Records Administration.  Context  for  Electronic Records  Management  [ERM].  (2017). https://www.archives.gov/records - mgmt/initiatives/context - for - erm.html. -- -
--- .  What ’ s  an  Archives?.  (2016). https://www.archives.gov/about/info/ whats - an - archives.html. ---