## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEGIATAN SIVITAS AKADEMIKA UNIVERSITAS TERBUKA
Andri Suryadi
Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Terbuka Universitas Terbuka Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan 15418, Banten - Indonesia Email: andri.suryadi@ecampus.ut.ac.id
(Diterima: 19 September 2019, direvisi: 28 Desember 2019, disetujui: 29 Desember 2019)

## ABSTRACT
In the industrial era of 4.0, the development of information technology is very fast. Several countries in  the  world  had  been  competing  with  information  technology.  The  role  of  information  technology, especially information systems is needed very much in everyday life. A good management information system  is  an  information  system  that  had been  able  to  espouse  the  continuation of  the  organization. Due to the fact that, the Open University also needs the information systems. There had been several problems  occur  at  the  Open  University,  one  of  them  was  the  overlapping  activities  of  several  work units.  It  occurred  because  each  unit  has  its  own  agenda  without  knowing  the  agenda  of  the  other units.  Therefore,  it  was  necessary  to  construct  a  management  information  system  that  can  provide information  on  activities  in  each  work  unit.  Before  the  management  information  system  was constructed,  a  design  was  needed  to  ease  the  process  of  creating  management  information  systems application for the activities of Open University. Therefore, the purpose of this study was to design an activity  management  information  system  at  the  Open  University  using  a  structured  model.  The structured model is a derivative of structured programming used at the Open University so this model is very compatible to be used. The results of this structured model were architectural, data, interface and procedural design.
Keywords: design, management information systems, academic community activities

## ABSTRAK
Di era industri 4.0 sekarang ini, perkembangan teknologi informasi dirasakan sangat cepat. Berbagai negara  didunia  berlomba-lomba  untuk  dapat  bersaing  dalam  bidang  teknologi  informasi.  Peran teknologi  informasi  khususnya  sistem  informasi  pada  saat  ini  sangat  diperlukan  dalam  kehidupan sehari-hari.  Sistem  informasi  manajemen  yang  baik  adalah  sistem  informasi  yang  dapat  mendukung terhadap  jalannya  organisasi.  Sama  halnya  dengan  Universitas  Terbuka  dukungan  sistem  informasi menjadi  hal  yang  sangat  penting.  Terdapat  beberapa  masalah  yang  terjadi  di  Universitas  Terbuka salah satunya adalah saling tumpang tindih  kegiatan dari berbagai unit  kerja. Tumpang  tindih terjadi dikarenakan  setiap  unit  mempunyai  agenda  masing-masing  tanpa  mengetahui  agenda  dari  unit  yang lainnya. Oleh karena itu perlu dibangun sebuah sistem informasi manajemen yang dapat memberikan informasi  kegiatan  pada  masing-masing  unit  kerja.  Sebelum  dibangun  sistem  informasi  manajemen perlu  adanya  perancangan  terlebih  dahulu  untuk  memudahkan  dalam  proses  pembuatan  aplikasi sistem informasi manajemen  kegiatan di Universitas  Terbuka, maka  tujuan penelitian ini  merancang sebuah sistem informasi manajemen kegiatan di Universitas Terbuka menggunakan model terstruktur. Model  terstruktur  merupakan  turunan  dari  pemrograman  terstuktur  yang  digunakan  di  Universitas Terbuka  sehingga  model  ini  sangat  cocok  digunakan.  Hasil  dari  model  terstruktur  ini  berupa perancangan arsitektural, perancangan data, perancangan antar muka dan perancangan prosedural.
Kata Kunci: perancangan, sistem Informasi manajemen, kegiatan sivitas akademika

## 1 PENDAHULUAN
Dieraindustri  4.0  sekarang  ini  perkembangan  teknologi  informasi  dirasakan  sangat  cepat. Berbagai negara didunia berlomba-lomba untuk dapat bersaing dalam bidang teknologi informasi [1]. Peran  teknologi  informasi  khususnya  sistem  informasi  pada  saat  ini  sangat  diperlukan  dalam kehidupan sehari-hari [2]. Sistem informasi manajemen yang baik adalah sistem informasi yang dapat mendukung terhadap jalannya organisasi [3]. Sama halnya dengan di Universitas  Terbuka dukungan sistem  informasi  menjadi  hal  yang  sangat  penting  dikarenakan  Universitas  Terbuka  adalah  sebuah Universitas yang menjalankan perkuliahan dengan menggunakan sistem jarak jauh.
Terdapat  beberapa  masalah  yang  terjadi  di  Universitas  Terbuka  salah  satunya  adalah  saling tumpang  tindih  kegiatan  dari  berbagai  unit  kerja.  Tumpang  tindih  terjadi  dikarenakan  setiap  unit mempunyai agenda masing-masing tanpa mengetahui  agenda dari  unit yang lainnya. Sebagai  contoh unit  A  dengan  B  dengan  peserta  yang  sama  mengikuti  kegiatan  yang  sama  dan  pada  waktu  yang bersamaan.  Hal  tersebut  mengakibatkan  kebingungan  kepada  peserta  sehingga  dampak  yang  terjadi adalah kurang efektif nya kegiatan yang dilaksanakan.
Dengan adanya masalah tersebut perlu adanya solusi yang diberikan yaitu salah satunya dengan membangun  sistem  informasi  manajemen  kegiatan  di  Universitas  Terbuka.  Sistem  ini  dibangun sebagai  panduan  informasi  bagi  unit  yang  akan  melaksanakan  kegiatan  sehingga  dapat  mengetahui informasi  mulai  jadwal  kegiatan,  lokasi  hingga  peserta  dan  kegiatan  dapat  lebih  efektif.  Sebelum pembuatan  sebuah  sistem  perlu  adanya  perancangan  terlebih  dahulu.  Perancangan  yang  akan dilakukan dalam penelitian ini menggunakan model tersruktur [4].

## 2 TINJAUAN PUSTAKA
Konsep  pendekatan  terstruktur  ( structured  approach )  dimulai  sejak  tahun  1970.  Pendekatan terstruktur  dilengkapi  dengan  alat-alat  (tools)  dan  teknik-teknik  ( techniques )  yang  dibutuhkan dalampengembangan  sistem,  sehingga  hasil  akhir  dari  sistem  yang  dikembangkanakan  didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik [5]. Komponen model terstruktur ini menggunakan DFD  ( data  flow  diagram )  yang  terdiri  dari:  (1). external  entity (kesatuan  luar)  atau boundary (batas sistem) (2) data flow (arus data); (3) Process (proses) (4). data store (simpanan data).
DFD  sering  digunakan  untuk  menggambarkan  suatu  sistem  yang  telah  ada  atau  sistem  baru yang  akan  dikembangkan  secara  logika  tanpa  mempertimbangkan  lingkungan  fisik  dimana  data tersebut  mengalir  (misalnya  lewat  telpon,  surat  dan  sebagainya)  atau  lingkungan  fisik  dimana  data tersebut  akan  disimpan  (misalnya file kartu, microfile , harddisk , tape , diskette dan  lain  sebagainya). DFD  merupakan  alat  yang  dapat  menggambarkan  arus  data  di  dalam  sistem  dengan  terstruktur  dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik [6].
Hal pertama dalam membangun sebuah rancangan sistem informasi adalah analisis sistem yang meliputi  informasi  domain  yang  dibutuhkan,  kebutuhan  fungsonal,  kegunaan  dan  tampilan  [7]. Analisis  sistem atau sering disebut dengan system requirements dibedakan menjadi dua bagian yaitu kebutuhan  fungsional  dan  kebutuhan non  fungsional [8].  Kebutuhan  fungsional  adalah  kebutuhan yang  berdasarkan  pada  fungsi-fungsi  sistem[9]  sedangkan  kebutuhan non  fungsional adalah  batasan layanan  atau  fungsi  yang  ditawarkan  sistem  seperti  Batasan  waktu,  Batasan  pengembangan  proses, standarisasi,  infrastruktur  pengembangan  perangkat  lunak  [10].  Pada  penelitian  ini  kebutuhan fungsional sistem informasi manajemen kegiatan adalah kebutuhan akan fungsi dari sistem sedangkan kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan tools pengembangan sistem.
Dalam  penelitian  ini  akan  dibuatkan  sebuah  rancangan  sistem  informasi  mulai  dari  analisis sistem, dilanjutkan dengan data flow diagram , kemudian pembuatan database dan terkahir pembuatan rancangan  tampilan.  Dari  keempat  komponen  tersebut  merupakan  hasil  dari  penelitian  ini  akan dijadikan  sebagai  bahan  untuk  tahap  implementasi  atau  tahap  pembuatan  aplikasi  menggunakan bahasa pemograman berbasis web [7].

## 3 METODE PENELITIAN
Metode penelitian dalam penelitian ini terdapat beberapa tahapan, mulai dari analisis kebutuhan sistem, desain sistem menggunakan model rancangan terstruktur yang terdiri dari data flow diagram , rancangan  basis  data  dan  rancangan  tampilan  [16].  Dari  tahapan  metodologi  ini  akan  menghasilkan sebuah rancangan yang siap diimplementasikan untuk membangun sebuah aplikasi. Dalam penelitian ini  pendekatan  yang  digunakan  adalah  pendekatan  dengan  model  terstruktur  yang  mana  merupakan bagian dari tahapan pengembangan perangkat lunak metode waterfall [17].
Mulai Analisis Kebutuhan Sistem Data Flow Diagram Selesai Rancangan Database Rancangan Tampilan Desain Sistem model Terstruktur

## Gambar 1 Pendekatan terstruktur
a. Analisis sistem
Tahapan  analisis  sistem  ini  merupakan  tahapan  mengenali  sistem  yang  akan  dibangun.    Pada tahapan  ini  teknik  yang  digunakan  adalah  teknik  observasi  partisipatoris  dimana  peneliti memposisikan sebagai partisipan sebagaimana orang yang sedang diteliti [18]. Hasil dari analisis ini akan dituangkan kedalam kebutuhan fungsional dan non fungsional .
b. Data flow diagram
Setelah sistem dianalisis terkait dengan kebutuhan, selanjutnya menggambarkan DFD ( data flow diagram ). Kebutuhan sistem yang sudah ada dituangkan ke dalam data flow diagram .
c. Rancangan database
Kemudian  tahapan  berikutnya  adalah  merancang database . Database ini  merupakan  tempat penyimpanan  data  sesuai  dengan  kebutuhan  sistem  yang  akan  dibuat.  Rancangan database digambarkan dalam bentuk ERD ( entity relationship diagram ).
d. Rancangan tampilan
Tahapan  ini  adalah  rancangan  tampilan  sistem.  Tampilan  ini  merupakan  gambaran  kasar  dari sistem yang akan dibuat sebagai alat bantu untuk diberikan kepada pembuat aplikasi.

## 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Analisis
Analisis  kebutuhan  sistem  informasi  manajemen  kegiatan  sivitas  akademika  di  Universitas Terbuka  dibagi  menjadi  2  yaitu  kebutuhan fungsional dan  kebutuhan non  fungsional .  Kebutuhan fungsional  yaitu  kebutuhanakan  sistem  dilihat  dari  fungsi  sistem  yang  akan  dibangun  sedangkan kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan infrastruktur: a. Kebutuhan fungsional
1) Sistem Kegiatan ini dibangun berbasis web
2) Sistem  kegiatan  ini  dapat  di input oleh  beberapa  pengguna  dalam  hal  ini  staf  unit  kerja  yang merupakan pelaksana kegiatan
3) Sistem  kegiatan  ini  dapat  dilihat  oleh  seluruh  sivitas  akademika  Universitas  Terbuka (pengguna)
4) Untuk memasukan data terhadap sistem dibutuhkan login khusus dari staf sivitas akademika, sedangkan pengguna tidak perlu login .
5) Staf maupun pengguna dapat melihat laporan dari seluruh kegiatan yang terjadi
6) Data  kegiatan  yang  dimasukan  adalah  informasi  kegiatan,  waktu  dimulai,  waktu  selesai, tempat kegiatan, nama kegiatan, unit penyelenggara dan peserta.
b. Kebutuhan non fungsional
1) Sistem ini berjalan di server apapun
2) Sistem ini menggunakan bahasa pemograman web
3) Sistem ini menggunakan database my sql
4) Dapat diakses oleh browser apapun dikomputer pengguna

## 4.2 Desain
a. Data Flow Diagram (DFD)
Pada  desain  sistem  informasi  manajemen  kegiatan  ini  terdapat  beberapa  tahapan  yang  akan dibuat. Diawali dengan data flow diagram . Data flow diagram terdiri dari contex diagram dan data flow diagram level 0 . Contex diagram pada sistem informasi manajemen kegiatan dapat dilihat pada Gambar 2.
STAF
PENGGUNA SIM KEG Username, password, nama kegiatan, peserta, unit peserta, tempat kegiatan, waktu mulai, waktu selesai, tgl penyelenggaran, unit penyelenggara Admin Data konfirmasi (menambah,manipulasi,ha pus,tambah) laporan kegiatan Nama staff, nip, alamat, unit kerja, username, password, unit kerja Meminta data kegiatan, tanggal kegiatan, unit penyelenggara, tgl penyelenggara Data kegiatan Data konfirmasi (menambah,manipulasi,ha pus,tambah)

## Gambar 2 Contex diagram
Contex  Diagram  pada  sistem  ini  terdapat  dua  pengguna  yang  terlibat.  yaitu  staf,  bukan  staf (sivitas  akademika)  dan  administrator  sebagai  kendali  sistem.  Pada  level  staf  terdapat  beberapa  data yang  dikirimkan  ke  sistem  diantaranya username , password ,  nama  kegiatan,  peserta  unit,  tempat kegiatan, waktu mulai, waktu selesai, tgl penyelenggara dan unit penyelenggara sedangkan data yang diterima dari sistem adalah data konfirmasi (menambah data, manipulasi, hapus dan tambah), laporan kegiatan.  Pada  level  pengguna  (bukan  staf)  dapat  meminta  data  kegiatan,  tanggal  kegiatan,  unit penyelenggara  dan  tanggal  penyelenggara  sedangkan  data  yang  diterima  dari  sistem  berupa  data kegiatan  yang diminta.  Level administrator  data  yang dimasukan berupa  nama  staf, nip, alamat, unit kerja, username , password .  Sedangkan  data  yang  diterima  dari  sistem  berupa  data  konfirmasi  dari tambah data, manipulasi, hapus, tambah dan laporan kegiatan.
Dari Contex Diagram akan di breakdown menjadi level 0 yang menggambarkan data secara lebih detail lagi. Berikut Gambaran DFD Level 0:
STAF PENGGUNA Admin 1. Login 2. Logout 3. Kegiatan 5. Data Sistem 4. Laporan Kegiatan 6. Data Kegiatan Database SIM KEG Memasukan Username, Password Get Username, Password ID Konfirmasi Keluar Username, Password Konfirmasi Login Username, Password Konfirmasi login tambah, meminta, manipulasi, hapus nama kegiatan, peserta, unit peserta, tempat kegiatan, waktu mulai, waktu selesai, tgl penyelenggaran, unit penyelenggara Konfirmasi Data menambah, memanipulasi, meminta, hapus Database SIM KEG nama kegiatan, peserta, unit peserta, tempat kegiatan, waktu mulai, waktu selesai, tgl penyelenggaran, unit penyelenggara Konfirmasi Data menambah, memanipulasi, meminta, hapus Meminta data kegiatan, tanggal kegiatan, unit penyelenggara, tgl penyelenggara Meminta data kegiatan, tanggal kegiatan, unit penyelenggara, tgl penyelenggara Hasil Permintaan data kegiatan, tanggal kegiatan, unit penyelenggara, tgl penyelenggara Hasil Permintaan data kegiatan, tanggal kegiatan, unit penyelenggara, tgl penyelenggara Meminta data laporan kegiatan Data Laporan Kegiatan berupa nama kegiatan, peserta,
unit peserta, tempat kegiatan, waktu mulai, waktu selesai, tgl penyelenggaran, unit penyelenggara
Hasil Data Laporan Kegiatan
Menambah, Meminta, Memanipulasi, Menghapus Data Nama staff, nip, alamat, unit kerja, username, password, unit kerja Data Nama staff, nip, alamat, unit kerja, username, password, unit kerja Konfirmasi Data Menambah, Meminta, Memanipulasi, Menghapus Data Nama staff, nip, alamat, unit kerja, username, password, unit kerja 2. Logout ID Konfirmasi Keluar

## Gambar 3 DFD level 0
Data  flow  diagram level  0  merupakan  turunan  dari contex  diagram .  Terdapat  beberapa  proses yang  terjadi  pada data  flow  diagram level  0  ini.  Proses  tersebut  adalah  proses  1 Login ,  proses  2 Logout , Proses 3 Kegiatan, proses 4 laporan kegiatan, proses 5 data sistem dan proses 6 data kegiatan. Pada proses 1 Login data pengguna ( admin dan staf) yang dikirimkan adalah username dan password kemudian  data  tersebut  dikirimkan  ke  database  kemudian  data  kembali  dikirimkan  kembali  kepada staf.  Pada  proses  2 Logout data  ( admin dan  staf)  mengirimkan  ID  untuk  dilakukan  penghapusan
session login supaya data dipakai pada saat login tidak dapat dipakai kembali. Pada proses 3 Kegiatan, staf  melakukan  (tambah,  meminta,  manipulasi,  hapus)  data  nama  kegiatan,  peserta,  unit  peserta, tempat  kegiatan,  waktu  mulai,  waktu  selesai,  tgl  penyelenggaran  dan  unit  penyelenggara.  Kemudian data  tersebut  akan  disimpan  kedalam  database.  Kemudian  proses  4  laporan  kegiatan,  staf  meminta data  laporan  kegiatan  berupa  nama  kegiatan,  peserta,  unit  peserta,  tempat  kegiatan,  waktu  mulai, waktu  selesai,  tgl  penyelenggaran  dan  unit  penyelenggaran.  Data  tersebut  diminta  dari  database kemudian  akan  dikirimkan  kembali  sesuai  dengan  permintaan.  Selanjutnya  proses  5  data  sistem, proses data sistem ini dilakukan oleh admin berupa menambah, meminta, memanipulasi,  menghapus data mama staf, nip, alamat, unit kerja, username dan password. Proses terakhir yaitu proses 6 berupa proses  data  kegiatan  yang  diminta  oleh  pengguna  bukan  staf  yaitu  meminta  data  kegiatan,  tanggal kegiatan, unit penyelenggara dan tgl penyelenggara.

## b. Perancangan Entity Relationship Diagram
Tahapan  berikutnya  adalah  perancangan entity  realtionship  diagram (ERD).  Pada  perancangan ERD ini terdapat beberapa macam entitas diantaranya entitas staf, info, tempat dan unit. Dapat dilihat pada gambar berikut:
Staf PK id_staf
nama alamat unit_kerja username password
Kegiatan
PK id_info nama_kegiatan peserta
FK1 id_staf FK2 id_unit Tempat PK id_tempat nama_tempat Unit PK id_unit penyelenggara mendapatkan PK id
FK1 id_info
FK2 id_tempat waktu_mulai waktu_selesai

## Gambar 4 Rancangan ERD
Entitas  staf  berelasi  dengan  entitas  kegiatan  dengan  derajat  kardinalitas  staf adalah  satu  ke banyak  entitas  kegiatan.  Kemudian  entitas  kegiatan  berelasi  dengan  entitas  unit  dengan  kardinalitas satu untuk unit dan banyak untuk kegiatan.  Selanjutnya entitas kegiatan dengan entitas mendapatkan yang mana kardinalitas satu untuk entitas kegiatan dan banyak untuk entitas mendapatkan. Dan yang terkahir  entitas mendapatkan  dengan  entitas  tempat.  Satu  untuk  entitas  tempat  dan  banyak  untuk entitas mendapatkan.
Untuk melihat detail dari setiap entitas berikut disajikan dalam bentuk tabel beserta dengan tipe datanya.  Dimulai  dengan  tabel  1  yaitu  tabel  staf  yang  terdiri  dari  beberapa  atribut  seperti  id_staf ( number primary key ), nama (char 20), alamat (varchar 200), unit_kerja (char 10), username (char 10) dan password (varchar 200). Berikut Gambar detail dari tabel staf.

## Gambar 5 Tabel Staf
Selanjutnya adalah tabel kegiatan yang terdiri dari id_info ( number primary key ), nama_kegiatan (varchar 200), peserta (char 20), id_staf (number foreign key ) dan id_unit (number foreign key ).

## Gambar 6 Tabel kegiatan
Kemudian tabel Unit pada gambar 7. Tabel unit ini merupakan unit-unit yang menyelenggarakan kegiatan yang terdiri dari id_unit ( number primary key ) dan penyelenggara (char 20).

## Gambar 7 Tabel Unit
Tabel  berikutnya  adalah  tabel  mendapatkan  dapat  dilihat  pada  gambar  8.  Tabel  ini  merupakan tabel  yang  menghubungkan  antara  entitas kegiatan  dengan  entitas  tempat.  Tabel  mendapatkan  ini terdiri  dari  id  ( number primary  key ),  id_info  ( number  foreign  key ),  id_tempat  ( number  foreign  key ), waktu_mulai ( date time ) dan waktu_selesai (date time).

## Gambar 8 Tabel mendapatkan
Tabel  terakhir  adalah  tabel  tempat  yang  dapat  dilihat  pada  gambar  9.  Tabel  ini  terdiri  dari id_tempat ( number primary key ) dan nama_tempat (char 20).

## c. PerancanganTampilan
Tahapan terkahir adalah perancangan tampilan sistem. Perancangan tampilan ini terdiri dari lima buah  tampilan  yang  akan  disajikan  yaitu  tampilan  utama,  tampilan  info,  tambah  info,  tampilan  staf dan tambah_staf. Berikut tampilan yang disajikan.

## Gambar 10 Tampilan utama
Tampilan  utama  dapat  dilihat  pada  gambar  10  yang  merupakan  tampilan  awal  ketika  sistem informasi kegiatan ini diakses. Tampilan ini menyajikan informasi kegiatan dari yang telah diinputkan oleh staf unit. Berikut penjelasan dari tampilan utama
1) Login berupa tombol yang terdapat dua inputan yaitu username dan password.
2) Header akan menampilkan gambar disertai dengan logo sistem, logo universitas.
3) Tampilan informasi berisi tentang informasi kegiatan di Universitas Terbuka.
4) Tombol pencarian untuk mencari informasi kegiatan
Tampilan  utama  hanya  berisikan  informasi-informasi  kegiatan  yang  dibutuhkan  oleh  pengguna. Informsi yang disajikan dapat diketahui tanpa harus login terlebih dahulu.
Selanjutnya  adalah  tampilan  halaman  staf setelah  melakukan login kedalam  sistem.  Tampilan halaman staf setelah login tersebut dapat dilihat pada Gambar 11 berikut.

## Gambar 11 Tampilan info
Tampilan info merupakan tampilan untuk  staf unit setelah melakukan login . Beberapa tampilan sama dengan halaman utama seperti header. Tambahan pada tampilan ini adalah sebagai berikut:
1) Menu pada posisi kanan merupakan menu-menu yang dapat dipilih oleh staf unit.
2) Tombol tambah merupakan tombol jika ingin menambah informasi kegiatan
3) Informasi  kegiatan  merupakan  data  informasi  yang  telah  dimasukan  ditambah  dengan  fitur edit dan hapus.
Selanjutnya  adalah  menu  tambah  kegiatan.  Menu  ini  berfungsi  untuk  menambah  kegiatan  oleh staf. Berikut Gambar 12 menggambarkan tambah kegiatan:

## Gambar 12 Tampilan tambah kegiatan
Ketika  user  unit  telah  menekan  tombol  tambah,  maka  tampilan  yang  terjadi  adalah  tampilan tambah kegiatan. Penjelasan dari tampilan tambah kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1) Menu sama dengan tampilan info.
2) Tombol kembali berfungsi untuk kembali ke halaman info.
3) Tabel  tambah  data  berupa  kegiatan,  tempat,  waktu  mulai,  waktu  selesai  dan  peserta  dan penyelenggara.
4) Tombol submit untuk menyimpan data
Untuk  memudahkan  staf dalam  memasukan  data  kegiatan  maka  data  master  seperti  tempat, pengguna  dan  unit  penyelenggara  harus  dimasukan  terlebih  dahulu  kedalam database .  Tugas  ini dilakukan  oleh  seorang administrator .  Berikut  tampilan  halaman  administrator  dalam  memasukan data master . Gambar 13 adalah tampilan awal administrator yang dapat dilihat sebagai berikut:
Pada Gambar 13 administrator dapat melihat tampilan awal dengan penjelasan sebagai berikut:
1) Informasi staf dapat dilihat di halaman depan
2) Tombol Tambah berfungsi sebagai menu untuk menambah staf
3) Tombol Tempat berfungsi untuk menghubungkan ke halaman tempat
4) Tombol Unit berfungsi untuk menghubungkan ke halaman unit
5) Tombol Logout untuk keluar

## Gambar 13 Tampilan info staf
Menu administrator selanjutnya  adalah  tambah  staf.  Tampilan  tambah  staf  ini  untuk menambahkan  staf  yang  akan  mengelola  kegiatan.  Gambaran  menu  tambah  staf  dapat  dilihat  pada Gambar 14 berikut:

## Gambar 14 Tambah staf
Berikut penjelasan pada tampilan tambah staf:
1) Data yang dapat diinputkan pada tambah staf adalah nip, nama, alamat, unit.
2) Tombol simpan untuk menyimpan data dan tombol batal untuk membatalkan penyimpanan
3) Tombol kembali untuk kembali ke halaman staf
4) Tombol Tempat berfungsi untuk menghubungkan ke halaman tempat
5) Tombol Unit berfungsi untuk menghubungkan ke halaman unit
6) Tombol Logout untuk keluar
Menu  selanjutnya  pada administrator adalah  menu tempat.  Menu  tempat  ini  sebagai tempat  dimana  kegiatan  diselenggakan.  Untuk  melihat  gambaran  pada  menu  tempat  ini dapat dilihat pada Gambar 15.

## Gambar 15 Tampilan tempat
Pada tampilan tempat ini terdapat beberapa menu diantaranya:
1) Informasi tempat dapat dilihat pada bagian depan
2) Tombol tambah berfungsi sebagai tambah tempat
3) Tombol staf berfungsi untuk menghubungkan ke halaman staf
4) Tombol Unit berfungsi untuk menghubungkan ke halaman unit
5) Tombol Logout untuk keluar
Selanjutnya tampilan tambah staf. Tampilan tambah staf ini dapat dilihat pada gambar 16 berikut.

## Gambar 16 Tampilan tambah tempat
Pada tampilan tambah tempat ini terdapat beberapa menu diantaranya:
1) Tempat input nama untuk menambah tambah data tempat
2) Tombol simpan untuk menyimpan data
3) Tombol batal untuk membatalkan penyimpanan
4) Tombol staf untuk menghubungkan ke halaman staf
5) Tombol tempat untuk menghubungkan ke halaman unit
6) Tombol logout untuk keluar
Tampilan berikutnya adalah tampilan unit penyelenggara. Tampilan ini menampilkan unit-unit  penyelenggara.  Tampilan  unit  penyelenggara  dapat  dilihat  pada  gambar  17  berikut ini:

## Gambar 17 Tampilan unit penyelenggara
Pada tampilan penyelenggara beberapa hal yang dapat dilihat diantaranya:
1) Informasi unit penyelenggara
2) Tombol tambah untuk menambah unit penyelenggara
3) Tombol staf untuk menghubungkan ke halaman staf
4) Tombol Unit untuk menghubungkan ke halaman unit
5) Tombol logout untuk keluar
Terakhir  adalah  tampilan  tambah  unit  penyelenggara.  Tampilan  ini  berfungsi  untuk menambah unit penyelenggara kegiatan. Tampilan ini akan digambarkan pada gambar18:

## Gambar 18 Tampilan tambah unit penyelenggara
Pada  tampilan  unit  penyelenggara  terdapat  beberapa  hal  yang  dapat  dilakukan diantaranya:
1) Memasukan data nama unit penyelenggara
2) Tombol simpan untuk menyimpan data
3) Tombol batal untuk membatalkan penyimpanan
4) Tombol kembali untuk kembali ke halaman unit penyelenggara
5) Tombol staf untuk menghubungkan ke halaman staf
6) Tombol tempat untuk menghubungkan ke halaman tempat
7) Tombol unit untuk menghubungkan ke halaman unit
8) Tombol logout untuk keluar
Rancangan  kebutuhan  aplikasi  sistem  ini  sesuai  dengan  kebutuhan  hasil  analisis adalah sebagai berikut:
1) Bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP guna memenuhi kebutuhan.
2) Database yang digunakan adalah mysql
3) Spesifikasi  server  yang  dibutuhkan  adalah  Windows  Server  atau  Linux  dengan  web server menggunakan apache.
Kesesuaian  rancangan  sistem  ini  dilihat  dari  sisi  kesesuaian  kebutuhan fungsional pada tahapan analisis. Berikut tabel kesesuaian perancangan dengan kebutuhan:
Tabel 1 Kesesuaian Kebutuhan No Kebutuhan Kesesuaian (Ya/Tidak/Belum) Kebutuhan fungsional 1 Sistem Kegiatan ini dibangun berbasis web Ya 2 Sistem  kegiatan  ini  dapat  di input oleh  beberapa pengguna  dalam  hal  ini  staf  unit  kerja  yang  merupakan pelaksana kegiatan Ya 3 Sistem  kegiatan  ini  dapat  dilihat  oleh  seluruh  sivitas akademika Universitas Terbuka (pengguna) Ya 4 Untuk  memasukan  data  terhadap  sistem  dibutuhkan
login khususdari  staf  sivitas  akademika,  sedangkan pengguna tidak perlu login . Ya 5 Staf  maupun  pengguna  dapat  melihat  laporan  dari seluruh kegiatan yang terjadi Ya 6 Data  kegiatan  yang  dimasukan  adalah  informasi kegiatan, waktu dimulai, waktu selesai, tempat kegiatan, nama  kegiatan,  unit  penyelenggara,  peserta  dan  staf input . Ya Kebutuhan non fungsional 1 Sistem ini berjalan di server apapun Ya 2 Sistem ini menggunakan bahasa pemograman web Ya 3 Sistem ini menggunakan database my sql Ya 4 Dapat  diakses  oleh browser apapun  dikomputer pengguna Ya
Dari  tabel  1  dapat  dilihat  dari  6  komponen  untuk  kebutuhan fungsional dan  5 komponen 5 komponen untuk kebutuhan non fungsional . Dari komponen-komponen yang telah  dianalisis  tersebut  semua  komponen  perancangan  ini  sudah  memenuhi  dengan
kebutuhan  hasil  analisis.  Oleh  karena  itu  dapat  disimpulkan  kesesuaian  perancangan  ini adalah 100%.

## 5 KESIMPULAN
Perancangan  aplikasi  dengan  model  terstuktur  ini  dapat  dijadikan  sebagai  bahan  dasar  untuk ketahap  berikutnya  yaitu  pembuatan  aplikasi  / koding menggunakan  bahasa  pemograman  web. Rancangan yang telah dibangun mulai dari data flow diagram , diagram alur, rancangan database dan rancangan  tampilan.  Hasil  dari  perancangan  sistem  informasi  ini  100%  sudah  dapat  sesuai  dengan kebutuhan  sistem  informasi  manajemen  kegiatan  Universitas  Terbuka  sehingga  untuk  penelitian selanjutnya adalah implementasi atau pembuatan aplikasi sesuai dengan rancangan dari penelitian ini.

## 6.   REFERENSI
[1] M. Ngafifi, “Kemajuan Teknologi Dan Pola Hidup Manusia Dalam Perspektif Sosial Budaya,” J. Pembang. Pendidik. Fondasi dan Apl. , vol. 2, no. 1, pp. 33–47, 2014.
[2] P. Anugeraha, “PERAN DAN FUNGSI TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KEHIDUPAN SEHARI-HARI,” 2017.
[3] E. Sutanta, “Jurnal_MANAJERIAL-DUKUNGAN_SISTEM_INFORM.pdf.” 2005.
[4] M.  M.  Oktavianto, Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  Menggunakan  Model Terstruktur dan UML . 2016.
[5] A. Vera, “Pendekatan Perancangan Terstruktur Data Flow Diagram,” pp. 1–20, 2014.
[6] M. Page-Jones, The practical guide to structured systems design: 2nd edition . 1988.
[7] G.  A.  F.  Maulani,  A.  Suryadi,  Y.  Nugraha,  N.  A.  Hamdani,  and  Y.  Purwanti,  “Web-based student master book information system in vocational school of Muhammadiyah Banyuresmi,” J. Phys. Conf. Ser. , vol. 1280, no. 3, 2019.
[8] A. Mahaseptiviana, A. B. Tjandrarini, and P. Sudarmaningtyas, “Analisa Perancangan Sistem Informasi Penjualan Air Minum Pada CV. Air Putih,” JSINBIS (Jurnal Sist. Inf. Bisnis) ,  vol. Vol.3 No., no. 2, pp. 157–165, 2014.
[9] W.  Danto,  A.  Putri,  and  K.  A.  Laksitowening,  “Analisis  Kebutuhan  Fungsional  Sistem Informasi It Telkom,” no. May 2014, 2011.
[10] R. Djajilah, “ANALISIS KEBUTUHAN NON FUNGSIONAL SUPERMARKET,” 2018.
[11] R.  M.  Dennis,  A.,  Wixom,  B.H.  and  Roth, Systems  Analysis  and  Design.  3rd ,  vol.  111,  no. 479. 2006.
[12] R.  Ibrahim  and  S.  Y.  Yen,  “Formalization  of  the  Data  Flow  Diagram  Rules  for  Consistency Check,” Int. J. Softw. Eng. Appl. , vol. 1, no. 4, pp. 95–111, 2010.
[13] D. T. Octafian, “Desain database sistem informasi penjualan barang,” J. Teknol. dan Inform. , vol. 1, no. 2, pp. 148–157, 2013.
[14] F. S. Nugraha, F. H. Purwanto, Mayadi, M. Huda, M. M. Munir, and R. T. Puji, “Perancangan Antarmuka Sistem Pakar Penyakit Padi Berbasis Web Design for Expert System  Interface of Web-Based Rice Disease,” J. Ilm. SISFOTENIKA , vol. 7, no. 2, pp. 143–154, 2017.
[15] F. Sulianta, NoIT ERgonomics – Menjadi sehat dan produktif dalam kantor berbasis teknologi informasi Title . 2010.
[16] Suryadi, “Perancangan Aplikasi Game Edukasi,” J. PETIK , vol. 3, no. 32, pp. 8–13, 2017.
[17] Ian Sommerville, Software Engineering , 9th ed. 2011.
[18] B. Mikkelsen, Methods for Development Work and Research : A New Guide for Practitioners , 2nd ed. Yayasan Pustaka Obor Indonesia, 2011.