## APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MASUK, SURAT KELUAR SERTA PEMBUATAN SURAT PERINTAH PERJALANAN
(Studi Kasus : Dinas (SPPD) di KPU Prov. Jawa Barat)
Oleh : Julian Chandra W dan Hana Putri Saraswati

## ABSTRAK
Komisi  Pemiliahan  Umum  (KPU)  Prov.  Jawa  Barat  merupakan  sebuah instansi  pemerintahan  yang  bertugas  sebagai  penyelenggara  pemilihan  umum (pemilu).  Dalam  pengelolan  setiap  surat  yang  masuk,  keluar  dan  pembuatan SPPD  (Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas)  masih  dilakuakan  secara  manual. Dengan sistem yang sedang berjalan saat ini cukup menyita waktu yang cukup banyak  hanya  untuk  sekedar  mencari  posisi  surat  masuk  tersebut  di  pejabat terkait  dan  pembuatan  laporan  yang  harus  menyita  waktu  yang  cukup  lama, sedangkan pada pembuatan SPPD masih melakukan perhitungan rincian biaya menggunakan  kalkulator  dan  penyimpanan data pun kadang terbengkalai  dan itu menyebabkan buku register dalam pencatatan SPPD tidak berurutan.
Tujuan  dari  penelitian ini adalah  untuk  mengetahui  sistem  yang  sedang berjalan,  membuat  perancangan  Sistem  Informasi,  mengimplementasikan Sistem  Informasi  serta  melakukan  analisis  pengujian  program  yang  terbatas pada  sistem  pengelolaan  surat  masuk,  surat  keluar  serta  pembuatan  SPPD  di Komisi  Pemilihan  Umum  (KPU)  Prov.  Jawa  Barat.  Kegunaan  penelitian  ini diharapkan bisa meningkatkan semua aspek yang terlibat di dalamnya.Metode penelitian  merupakan  cara  atau  teknik  ilmiah  untuk  memperoleh  data  dengan tujuan dan kegunaan yang diinginkan.
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk,  Surat  Keluar  serta  Pembuatan  SPPD ini yaitu  menggunakan  metode  prototype.  Sebab  metode  ini  merupakan  metode waterfall yang dilakukan secara berulang–ulang dan mengacu pada kepuasan user.Setelah  melewati  tahapan  implementasi  diperoleh  hasi  yaitu  keamanan data  lebih  terjamin  sebab  tidak  semua  staff  bisa  mengakses  program  aplikasi tersebut.  Pada  proses  penyimpanan  data  pun  dibilang  aman  dan  rapih.  Maka dapat disimpulkan bahwa sistem ini dapat membantu dan mempermudah proses pembuatan  laporan,  pencarian  surat  yang  ditujukan  untuk  ketua  maupun sekertaris,  dan  perhitungan  biaya  yang  dikeluarkan  dalam  pembuatan  SPPD pun terbilang aman dan efisisen.
Kata kunci : surat masuk, surat keluar, surat perintah perjalanan

## I. PENDAHULUAN

## 1.1. Latar Belakang Masalah
Merambahnya Teknologi dan Informasi belakangan ini berpengaruh pada sendi  –  sendi  kehidupan  masyarakat.  Di  kota  –  kota  besar  saja  misalnya
sebagian  besar  aktivitas  masyarakatnya  tidak  terlepas  dengan  Teknologi  dan Informasi. Tidak hanya di kehidupan sehari – hari Teknologi dan Informasi pun masuk dengan baik kedalam dunia pekerjaan.
Dengan  semakin  berkembangnya  Teknologi  dan  Informasi  di  harapkan dapat  memberikan  kontribusi  yang  postif  bagi  penyelesaian  tugas  pekerjaan khususnya di Bidang yang sangat vital dalam suatu instansi. Komisi Pemilihan
Umum (KPU) contohnya, merupakan instansi pemerintah yang menyelenggarakan  pemilihan  umum  di  Indonesia  yakni  meliputi  Pemilihan Umum  Anggota  DPR/DPD/DPRD,  Pemilihan  Umum  Presiden  dan  Wakil Presiden, serta Pemilihan Umum Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.
Kegiatan  yang  sering  terjadi  di  Komisi  Pemilihan  Umum  (KPU)  yaitu mengenai  surat  yang  masuk  dan  keluar  hingga  perjalanan  dinas  yang  ada  di Bagian  Keuangan,  Umum  dan  Logistik.  Kegiatan  surat  menyurat  sangat  lah penting  dalam  kegiatan  apapun  apalagi  bagi  Instansi  Pemerintah.  Semua kebijakan  hingga  kegiatan  yang  dilakukan  selalu  berhubungan  dengan  surat. Sama  halnya  dengan  surat  perjalanan  dinas.  Perjalanan  dina  spun  sering menjadi  salah  satu  bagian  yang  memberi  andil  dalam  menyukseskan  pemilu atau kegiatan lainnya di KPU Prov. Jawa Barat.
Dengan  kegiatan  yang  sering  berulang  seperti  itu,  terdapat  beberapa masalah  yang  menggurangi  efektifitas  penggerjaannya  yaitu  pencatatan  yang dilakukan dalam pendataan surat yang masuk dan keluarnya surat masih manual dan tertulis di buku registernya. Ketika ada salah satu staff maupun tamu yang meminta  data  dari  surat  yang  bersangkutan  kadang  membutuhkan  waktu  yang cukup lama untuk mencari surat tersebut berada dimana. Berbeda dengan surat perjalanan dinas ketika akan melakukan perjalanan dinas surat dan kwitansi di cetak  terlebih  dahulu  dan  tidak  dicatat  langsung  pada  buku  register,  itu membuat pencatatan data yang tidak beraturan.
Berdasarkan  uraian  diatas  dan  berdasarkan  kegiatan  yang  sering dilakukan  di  Komisi  Pemilihan  Umum  maka  penyusun  mengusulkan  “Sistem Informas  Pengelolaan  Surat  Masuk,  Surat  Keluar  serta  Pembuatan  Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di KPU Prov. Jawa Barat”.

## 1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Dari apa yang terjadi dilapangan, indentifikasi yang didapat yaitu :
1. Sarana  pencatatan  Surat  Keluar,  Surat  Masuk  hingga  SPPD  masih manual.
2. Ketidakefektifan  terjadi  apabila  ada  salah  seorang  staff  atau  tamu  yang ingin menanyakan surat yang telah masuk berada di bagian mana.
3. Riskan  apabila  terjadi  hilangnya  buku  register  untuk  pencatatan  SPPD maupun  buku  pencatatan  untuk  Surat  Keluar  Masuk  sebab  terkadang siapa saja bisa menulis di buku itu.
4. Arsip  untuk  SPPD  beseta  kwitansi  biaya  perjalanan  dinas  kadang  tidak ada dan itu akan membingungkan ketika rekapan laporan tiap bulannya.
Berdasarkan  latar  belakang  diatas,  rumusan  masalah  yang  diajukan adalah :
1. Bagaimana sistem yang berjalan di KPU Prov. Jawa Barat.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi pendataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
3. Bagaimana implementasi sistem informasi pendataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
4. Bagaimana pengujian sistem informasi pendataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.

## II. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

## 2.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di KPU Prov.Jawa Barat.
2. Untuk  membuat  perancangan  sistem  informasi  pendataan  dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
3. Untuk  mengetahui  implementasi  sistem  informasi  pedataan  dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
4. Untuk  mengetahui  analisis  dan  pengujian  program  di  KPU  Prov.  Jawa Barat.

## 2.2. Manfaat Penelitian
Manfaat  dari  dilaksanakannya  penelitian  ini  adalah  meciptakan  suatu sistem  dengan  harapan  hasil  yang  didapat  bisa  membantu  mempermudah pekerjaan,  meminimalisir  kesalahan  baik  secara  teknis  maupun  non  teknis, pendataan dan penggelolaan Surat dengan baik dan benar.

## III. METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan yang diinginkan.

## 3.1. Desain Penelitian
Desain  penelitian  merupakan  rancangan  penelitian  yang  digunakan sebagai  pedoman  dalam  melakukan  proses  penelitian.  Desain  penelitian  akan berguna  bagi  semua  pihak  yang  terlibat  dalam  prose  penelitian,  karena  desain penelitian dibuat untuk melakukan perbaikan – perbaikan terhadap kegiatan ang dilakukan sebelumnya.

## 3.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Jenis  dan  metode  pengumpulan  data  ada  dua  yaitu  data  primer  dan  data sekunder.

## 3.2.1. Sumber Data Primer
Adapun sumber data primer yang di dapat oleh penulis dengan cara :
a) Observasi
Observasi  adalah  salah  satu  teknik  pengumpula  data  dengan  cara  datang langsung ke tempat objek penelitian. Dalam hal ini peneliti datang langsung ke Kantor KPU Prov. Jawa Barat.

## b) Wawancara
Wawancara  adalah  salah  satu  teknik  pengumpulan  data  dengan  melakukan tanya  jawab  langsung  pada  objek  yang  sedang  di  teliti.  Dalam  hal  ini  peneliti mewawancarai  Para  Staff  KPU  Prov.  Jabar  yang  berkaitan  dengan  objek penelitian.

## 3.2.2. Sumber Data Sekunder
Sumber  data  sekunder  di  dapat  dari  dokumen  –  dokumen  yang berhubungan dengan objek penelitian di tempat.

## 3.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Dalam  sub  bab  ini  akan  dijelaskan  mengenai  metode  pendekatan, pengembangan  sistem,  metode  analisis  dan  alat  bantu  analisis  perancangan. Berikut ini adalah uraian dari metodependekatan sistem.

## 3.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode  pendekatan  sistem  yang  digunakan  oleh  penulis  adalah  metode pendekatan  analisis  dengan  perancangan  terstruktur.  Metode  terstruktur digunakan karena aliran data yang terjadi berurutan sehingga mudah dimengerti dan  dipahami  setiap  maknanya,  selain  itu  metode  terstruktur  telah  banyak digunakan dalam pengembangan sistem informasi.

## 3.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Analisis  dan  pengembangan  sistem  terdiri  dari  berbagai  kegiatan  yang dapat  dikelompokan  menjadi  beberapa  tahapan  yang  membantu  kita  dalam mengembangkan sebuah sistem.
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunkan  penulis  adalah  metode prototype . Metode ini sering digunakan di dunia riil sebab secara keseluruhann metode ini mengacu pada kepuasan user . Bahkan bisa dikatakan bahwa metode ini merupakan metode waterfall yang dilakukan secara berulang – ulang.
Gambar 1 Model Prototipe
Berikut  ini  tahapan  –  tahapan  yang  harus  dilaksanakan  apabila menggunakan prototype :

## 1. Pemilihan Fungsi
Mengacu  pada  pemilihan  fungsi  yang  harus  ditampilkan  oleh prototyping.  Pemilihan  harus  selalu  dilakukan  berdasarkan  pada  tugus  –  tugas yang relevan sesuai dengan contoh. Artinya kita mengidentifikasi aspek – aspek mana yang akan dilakukan untuk melakukan perancangan sistem.
2. Penyusunan Sistem Informasi
Bertujuan  memenuhi  permintaan  kebutuhan.  Artinya  semua  yang dibutuhkan untuk membangun sistem dipersiapkan pada tahapan ini.
3. Evaluasi
Pelanggan  mengevaluasi  apakah  sistem  yang  telah  dibuat  sudah  sesui dengan yang diharapkan. Jika terpenuhi maka langkah penggunaan sistem akan dilaksanakan, jika tidak maka harus mengulangi tahapan sebelumnya.
4. Penggunaan Selanjutnya
Sistem yang telah terpenuhi diimplementasikan di lapangan.

## IV.  HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis  prosedur  sistem  yang  sedang  berjalan  adalah  penguraian  dari suatu  sistem  informasi  kemudian  diaplikasikan  dalam  bentuk  flowmap.  Untuk memberikan  gambaran  yang  jelas  mengenai  sistem  surat  masuk  dan  keluar  di KPU Prov. Jabar.
Gambar 2. Flowmap surat masuk yang Berjalan
Prosedur  Masuk  dan  Keluarnya  surat  pada  sistem  yang  sedang  berjalan adalah sebagai berikut :
1. Bagian  luar  KPU  membuat  surat  masuk  yang  diberikan  kepada  Bagian
Umum  untuk  di  catat  dan  apabila  di  perlukan  surat  masuk  tersebut diarsipkan,
2. Bagian umum mengecek prihal dari surat masuk tersebut apabila perihal tersebut  ditujukan  kepada  Ketua  maka  surat  masuk  akan  di  berikan kepada ketua sedangkan perihal tersebut lebih condong ditujukan kepada Sekertaris maka surat masuk diberikan kepada Sekertaris,
3. Setelah surat masuk ditujukan kepada ketua maka ketua akan melakukan disposisi dan surat masuk tersebut masuk kepada sekertaris kemudian di disposisikan  kembali  kemudian  diberikan  kepada  Kabag  atau  Kasubag yang bersangkutan,
4. Sedangkan surat masuk yang langsung ditujukan kepada Sekertaris akan langsung  di  disposisi  kemudian  diberikan  kepada  Kabag  atau  Kasubag yang bersangkutan,
5. Surat  masuk  telah  diterima  maka  Kabag  maupun  Kasubag  akan melakukan  pencatatan  masing  –  masing  sebagai  arsip  bagian  dan  tidak diharuskan untuk membuat laporan secara berkala,
6. Kabag  atau  kasubag  akan  membuat  surat  balasan  ataupun  bisa  sebagai surat keluar (dua rangkap) yang akan ditujukan untuk instanasi / lembaga tertentu yang memiliki kepentingan dengan KPU Prov. Jabar
7. Surat  balasan  atau  Surat  Keluar  akan  di  cek  Perihalnya  oleh  Kabag maupun  Kasubag  untuk  menentukan  siapa  yang  harus  menandatangani surat tersebut,
8. Apabila  Surat  Balasan  /  Surat  Keluar  mengetahui  Ketua  maka  surat tersebut  diberikan  kepada  Ketua  untuk  ditanda  tangani  kemuadian  di disposisikan kepada Sekertaris,
9. Sekertaris  hanya  memberi  paraf  pada  surat  Balasan  /  Keluar  yang  akan diarsipkan,
10. Sekertaris  sebagai  Pengawas  Pelaksana  harus  mengetahui  surat  apa  saja yang keluar dan masuk,
11. Surat yang telah di tanda tangani Ketua dan mengetahui Sekertaris, Surat tersebut  kemudian  diberikan  kembali  kepada  Kabag  /  Kasubag  untuk  di catat dan di arsipkan,
12. Sedangkan Surat Balasan / Surat Keluar yang harus ditanda tangani oleh Sekertaris  maka  Kabag  /  Kasubag  memberikan  surat  keluar  /  surat balasan tersebut kepada Sekertaris.
13. Dan  yang  harus  mengetahui  Surat  yang  akan  keluar  yaitu  para  kabag masing  –  masing  bagian,  Kabag  memberi  paraf  pada  Surat  Balasan  / Surat Keluar yang akan diarsipakan,
14. Setelah  Surat  Balasan  /  Surat  Keluar  telah  ditanda  tangani,  diparaf, dicatat dan diarsipkan, surat tersebut diberikan kepada Bagian Umum,
15. Bagian Umum  melakukan  Pencatatan dan Pemberian Nomor Surat pada Surat  Balasan  /  Surat  Keluar  dan  mengarsipkan  dokumen  yang  rangkap yang telah diketahui oleh Sekertaris ataupun Kabag
16. Surat Balasan / Surat Keluar diberikan kepada Bagian Luar KPU,
17. Setiap  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  yang  telah  diarsipkan  akan  dibuat laporan per 1 (satu) tahun sekali untuk rekapan.
Adapun prosedur  pembuatan  SPPD  pada  sistem  yang  sedang  berjalan adalah sebagai berikut :
1. Penerbitan  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  (SPPD)  didasari  oleh keluarnya Surat Perintah (SP).
2. Setiap  Surat  perintah  yang  dikeluarkan  harus  mendapatkan  nota  dinas. Nota  dinas  berfungsi  untuk  pendapatakan  surat  perintah  perjalanan dinas  dan  kwitansi  sebagai  biaya  untuk  mendapatkan  uang  perjalanan dinas tersebut
3. Nota  dinas  yang  keluar  harus  mengikuti  beberapa  proses  seperti  alur diatas.`
4. Surat  Nota  Dinas  diajukan  kepada  Kabag  Keuangan,  Umum  dan Logistik untuk mendapat persetujuan.
5. Setelah disposisi oleh Kabag Keuangan, Umum dan Logistik Nota dinas diteruskan kepada Sekertaris untuk Disdisposisikan kembali.
6. Setelah mendapat Disposisi dari Sekertaris Nota dinas bisa dilanjutkan dan  Nota  dinas  masuk  kembali  pada  Kabag  Logistik,  Umum  dan Keuangan untuk didisposisikan kembali.
7. Apabila  tidak  mendapat  disposisi  dari  Sekertaris  maka  Nota  Dinas kembali ke Bagian Luar/KPU
8. Setelah didisposisikan oleh Kabag Logistik, Umum dan Keuangan Nota dinas harus didisposisikan kepada Kabag Keuangan.
9. Setelah turun dari Kabag Keuangan Nota Dinas kembali didisposisikan kepada bendahara untuk mengecek apakah anggaran yang tersedia bisa digunakan untuk biaya melakukan perjalanan dinas.
10. Apabila  anggaran  biaya  masih  ada,  maka  akan  dibuat  kan  Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) beserta Kwitansi.
11. Kemudian  apabila  anggaran  tidak  mencukupi  Nota  Dinas  akan dikembalikan kepada Bagian Luar/KPU.
Gambar 3. Flowmap SPPD yang sedang berjalan

## 4.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Setelah  melihat  sistem  yang  sedang  berjalan  di  KPU  Prov.  Jawa  Barat, penulis  mengevaluasi  bahwa  sistem  yang  sedang  berjalan  memiliki  beberapa kekurangan  maka  dari  itu  penulis  mengusulkan  perancangan  prosedur pengolahan  data  surat  masuk,  surat  keluar  serta  pembuatan  SPPD  yang  baru untuk digunakan di Instansi tersebut.
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Setiap surat masuk yang datang ditangani oleh Bagian Umum.
2. Bagian  Umum  akan  menginputkan  data  –  data  yang  diperlukan  dari setiap  surat  masuk  yang  datang  dan  memberikan  disposisi  atau  kemana seharusnya surat tersebut diteruska.
3. Setelah  mendapatkan  disposisi  maka  system  akan  membuat  Kartu Disposisi.
4. Setiap  Pejabat  terkait  akan  Login  pada  system  untuk  mengecek  apakah ada surat masuk yang ditujukan pada dirinya.
5. Apabila surat masuk ditujukan untuk ketua maka ketua akan melakukan login  pada  system  dan  secara  fisik  surat  yang  masuk  pun  langsung
diantarkan pada ketua. Setelah diterima ketua akan memberikan instruksi selanjutnya  dan  surat  diteruskan  kepada  Sekertaris  untuk  ditindaklanjuti atau  hanya  untuk  diketahui  oleh  sekertaris  bahwa  terdapat  surat  masuk yang ditujuakan kepada ketua,
6. Apabila surat masuk langsung ditujukan untuk Sekertaris maka sekertaris pun  harus  login  untuk  melihat  apakah  ada  surat  yang  ditujukan  untuk dirinya  atau  tidak  dan  apakah  ada  instruksi  dari  ketua  mengenai  surat yang masuk terlebih dahulu kepada ketua dan sekertaris harus mengecek surat tersebut.
7. Setelah  sekertaris  login  dan  surat  di  terima  secara  fisik  autentik  surat masuk  diberikan  kepada  setiap  kabag  maupun  kasubag  yang  berhak untuk mendapatkan perintah dari surat tersebut.
Gambar 4. Sistem Pengelolaan Surat Masuk yang Diusulkan
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Surat yang akan keluar dibuat 2 (dua) rangkap sama seperti surat masuk sebelumnya. Setiap Surat keluar bisa keluar apabila telah ditanda tangani oleh Ketua atau Sekertaris.
2. Bagaimana  Perihal  yang  tercantum  pada  surat  keluar  tersebut  apakah membutuhkan  tanda  tangan  dari  Ketua  maka  surat  tersebut  akan
diberikan  kepada  ketua  untuk  divalidasi  dan  Pejabat  terkait  dibawah Ketua  yaitu  Sekertaris  dan  Kabag  hanya  mengetahui  saja  dengan  cara memparaf pada rangkap ke 2 (dua) yang akan dijadikan arsip.
3. Begitu  pula  Surat  Keluar  yang  membutuhkan  tanda  tangan  Sekertaris maka yang berhak untuk mengetahui yaitu Kabag dan Kasubagnya.
4. Setelah  tervalidasi,  surat  keluar  di  arsipkan  di  bagian  masing  –  masing dan diberikan kepada bagian umum untuk mendapatkan nomor surat.
5. Bagian umum juga menyimpan rangkap dari surat keluar tersebut.
6. Bagian Umum menginput data pada system.
Gambar 5. Sistem Pengelolan Surat Keluar yang Diusulkan
Prosedur  pembuatan  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  (SPPD)  yang disusulkan adalah sebagai berikut :
1. Penerbitan  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  (SPPD)  di  dasari  oleh keluarnya Surat Perintah,
2. Setiap  Surat  Peritah  yang  dikeluarkan  harus  mendapatkan  Nota  Dinas. Nota  Dinas  berfungsi  untuk  bisa  mendapatkan  berkas  SPPD  yang  harus di  bawa  ketika  melakukan  perjalanan  dinas  dan  Kwitansi  sebagai pencairan biaya untuk melakukan perjalanan dinas.
3. Nota dinas yang keluar harus melewati beberapa proses disposisi seperti alur diatas.
4. Surat Nota Dinas diajukan kepada Kabag Keuangan, Umum dan Logistik untuk mendapat persetujuan.
5. Setelah disposisi oleh Kabag Keuangan, Umum dan Logistik Nota dinas diteruskan kepada Sekertaris untuk Disdisposisikan kembali.
6. Setelah  mendapat  Disposisi  dari  Sekertaris  Nota  dinas  bisa  dilanjutkan dan  Nota  dinas  masuk  kembali  pada  Kabag  Logistik,  Umum  dan Keuangan untuk didisposisikan kembali.
7. Apabila  tidak  mendapat  disposisi  dari  Sekertaris  maka  Nota  Dinas kembali ke Bagian Luar/KPU
8. Setelah  didisposisikan  oleh  Kabag  Logistik,  Umum  dan  Keuangan  Nota dinas harus didisposisikan kepada Kabag Keuangan.
9. Setelah  turun  dari  Kabag  Keuangan  Nota  Dinas  kembali  didisposisikan kepada  bendahara  untuk  mengecek  apakah  anggaran  yang  tersedia  bisa digunakan untuk biaya melakukan perjalanan dinas.
10. Apabila anggaran biaya masih ada, maka akan dibuat kan Surat Perintah Perjalanan  Dinas  (SPPD)  beserta  Kwitansi  oleh  Bag.  Umum  dan menginputkannya  dapa  sistem  untuk  mencetak  SPPD  beserta  kwitansi yang akan diterima.
11. Kemudian  apabila  anggaran  tidak  mencukupi  Nota  Dinas  akan dikembalikan kepada Bagian Luar/KPU.
Gambar 6. Sistem Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang
Diusulkan

## V. PENGGUNAAN PROGRAM
1. Form Login Pengguna  harus  melakukan  Login  terlebih  dahulu  untuk  memasuki  menu utama. Berikut ini adalah tampilan menu login sistem pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD :
Gambar 7. Form Login
2. Form Menu Utama Setelah  login  dilakukan  tampillah  menu  utama  sistem  informasi  pengelolaan surat masuk, surat keluar, serta pembuatan SPPD sebagai berikut :
Gambar 8. Menu Utama

## 3. Form Surat Masuk
Tampilan  form  surat  masuk  pada  program  aplikasi  pengelolaan  surat  masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di KPU Prov. Jawa Barat :
Gambar 9. Surat Masuk 4. Form Surat Keluar
Gambar 10. Surat Keluar
5. Form SPPD
Gambar 11. SPPD

## 6. Form Data Pegawai
Gambar 12. Data Pegawai 7. Form Tindak Lanjut Program
Tampilan  ini  merupakan  form  pemberitahu  apabila  ada  surat  masuk  yang ditujukan untuk Ketua. Berikut tampilan dari Form Tindak Lanjut yang dimiliki Ketua pada Program :
Gambar 13. Tindak Lanjut
8. FormPemberitahuan Surat Masuk Tampilan  ini  merupakan  form  pemberitahuan  apabila  ada  surat  masuk  yang ditujukan kepada sekertaris ataupun surat masuk yang telah didisposisikan oleh ketua dan ditujukan untuk sekertaris pula.berikut tanpilan Form Tindak Lanjut yang dimiliki sekertaris pada program :
Gambar 14. Pemberitahuan Surat Masuk
9. Laporan Surat Masuk Tampilan untuk mencetak laporan surat masuk perbulan, berikut tampilan pada program :
Gambar 15. Cetak Laporan Surat Masuk 10. Laporan Surat Keluar Tampilan untuk mencetak laporan surat keluar perbulan, berikut tampilan pada program
Gambar 16. Cetak Laporan Surat Keluar 11. Cetak Laporan SKPD
Gambar 17. Cetak Laporan SKPD

## VI. KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah  melakukan  penelitian  secara  keaeluruhan  terhadap  sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar, serta Pembuatan SPPD yang sedang  berjalan,  penulis  berusaha  mencapai  penyelesaian  masalhnya  dengan membuat  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk,  Surat  Keluar  serta Pembuatan  SPPD  yang  baru  untuk  memperbaiki  dan  mengurangi  kesalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Maka penulis membuat kesimpulan dan  memberikan  saran  agar  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk,  Surat Keluar  serta  Pembuatan  SPPD  di  Kantor  Komisi  Pemilihan  Umum  (KPU) Prov,Jawa  Barat  diharapkan  bisa  berjalan  lebih  efektif  dan  efisien  sehingga dapat membatu meningkatkan kineja Staffnya.

## 6.1. Kesimpulan
Berdasarkan  pada  tahap  –  tahap  penelitian  yang  dilakukan  dalam menganalisisi  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk,  Surat  Keluar  serta Pembuatan SPPD di kantor KPU Prov. Jawa Barat, penulis menarik kesimpulan bahwa :
1. Sistem Informasi Pengelolan Surat Masuk, Surat keluar, serta Pembuatan SPPD  dengan  terkomputerisasi  diharapkan  dapat  mempermudah pengguna,
2. Adanya  Sistem  Pengelolaan  Surat  ini  diharapkan  dapat  mempermudah pembuatan laporan surat masuk, surat keluar dan SPPD
3. Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk,  Surat  Keluar  serta pembuatan  SPPD  dapat  mempermudah  pengelolaan  surat  yang  masuk, surat keluar, Pembuatan SPPD, dan pembuatan laporan.

## 6.2. Saran
Penulis berharap agar informasi yang telah disampaikan dapat berguna di Komisi  Pemiliahan  Umum  Prov.  Jawa  Barat  dan  aplikasi  yang  dibuat  dapat membantu  dalam  meningkatkan  sistem  pengelolaan  surat  masuk,  surat  keluar serta pembuatan SPPD secara terkomputerisasi sesuai dengan yang diharapkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto.  2013.  Analisis  &  Desain  Sistem  Informasi  :  Pendekatan  tertruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.Andi Offset. Yogyakarta Jogiyanto  Hartono,  MBA,  Ph.D.  2004.  Pengenalan  Komputer.  Andi. Yogyakarta.
Kristanto  Andri.  2008.  Perancangan  Sistem  Informasi  dan  Aplikasinya.  Gava
Media. Yogyakarta
Pressman, Roger S., 2002, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi jilid
Dua, Penerbit: Andi Offset, Yogyakarta
Simarmata, Janner. 2007. Perancangan Basis Data. Andi Yogyakarta, Medan Shalahuddin,M  dan  A.S,  Rossa.  2011.  Modul  Pembelajaran  Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung