## PENERAPAN ELECTRONIC CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (E-CRM) PADA SMA PGRI 117 Karang Tengah
Geri Andika 1) , Bima Cahya Putra 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : wendyyo90 @gmail.com 1) , bimo.cahyoputro @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Dunia teknologi sangat cepat berkembang didalam segala aspek kehidupan. Dengan teknologi dan informasi dapat dihasilkan sebuah data yang tepat dan akurat yang dapat dipakai sebagai sarana pendukung. SMA PGRI 117 Karang Tengah adalah tempat pendidikan dan menuntut ilmu. Permasalahan yang dihadapi sistem yang berjalan pada SMA PGRI 117 Karang Tengah saat ini adalah sering terjadinya kesalahan dalam penyampaian informasi   dari   pihak   sekolah   kepada   orang   tua   murid,   permasalahan   tersebut   terjadi   karena   siswa   tidak menyampaikan   pemberitahuan   dari   sekolah   kepada   orang   tua,   sehingga   orang   tua   banyak   yang   tidak mengetahui adanya surat pemberitahuan. Selain itu untuk melakukan konsultasi orang tua harus menunggu lama dikarenakan tidak adanya jadwal konsultasi yang baik. Dan orang tua sering tidak tahu anaknya masuk sekolah atau tidak, karena tidak adanya informasi kehadiran siswa yang bisa dilihat oleh orang tua. Maka penulis membuat sebuah aplikasi yang digunakan untuk pihak sekolah memberikan informasi kehadiran siswa dan untuk orang tua dapat membuat jadwal konsultasi. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySql.
Kata kunci: CRM, Sekolah, Sistem crm.

## 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang SMA   PGRI   117   Karang   Tengah   merupakan sebuah lembaga yang bergerak dibidang pendidikan. Jasa pendidikan pun tidak jauh beda dengan dunia produksi. Sehingga menjadi keharusan bagi lembaga pendidikan   untuk   senantiasa   memperhatikan kepentingan   pelanggan.  Apalagi   di era   global ,   di mana peranan lembaga pendidikan semakin dituntut memberikan   manajemen   dan   layanan   yang profesional kepada masyarakat khususnya orang tua murid.

## 1.2. Masalah
Berdasarkan   hasil   wawancara   dan   observasi ditempat   riset,   adapun   beberapa   masalah   yang teridentifikasi adalah :
1. Orang   tua   harus   menunggu   lama   untuk melakukan   konsultasi   dengan   walikelas, dikarenakan tidak adanya jadwal konsultasi.
2. Orang   tua   harus   pergi   ke   sekolah   untuk menanyakan perkembangan belajar anak.
3. Undangan yang diberikan sekolah untuk orang tua   tidak   tersampaikan,   dikarenakan   siswa lalai.
4. Sering   terjadinya   keterlambatan   pembayaran uang SPP, dikarenakan tidak adanya pengingat pembayaran.
5. Orang   tua   sulit   mengetahui   status   kehadiran anaknya   dikarenakan   tidak   adanya   laporan kehadiran siswa.

## 1.3. Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan mencari studi kasus   pada   jurnal/prosiding   atau   hasil   penelitian yang telah dipublikasikan dan terbit 5 (lima) tahun terakhir.   Berikut   penelitian   serupa   yang   telah dipublikasikan:
a) Rancang   Bangun   Electronic   Customer Relationship   Management   (E-CRM) Sebagai   Sistem   Informasi   Dalam Peningkatan Layanan Perpustakaan Digital Fakultas   Ilmu   Komputer   UNSRI   (Mira Afrina, 2013) ISSN 2085-1588.
1) Masalah:   Perpustakaan   pada umumnya seperti gudang buku,dimana   buku-buku,   jurnal, hasil penelitian dan majalah ada di rak-rak   yang   tertata   dengan   sangat rapih. Sehingga untuk membacanya harus   datang   keperpustakaan   dan mencari buku yang diinginkan.
2) Tujuan :   Menyediakan   sumber- sumber   informasi   dalam   bentuk elektronik.   Hal  ini   harus  dilakukan untuk   memenuhi   tuntutan   terhadap mutu   layanan   perpustakaan, resource   sharing ,   mengefektifkan SDM,   efisiensi   waktu   dan keragaman informasi yang dikelola.
3) Metode : Electronic   Customer Relationship Management (E-CRM) 4) Kesimpulan: perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang
menerapkan   konsep   E-CRM. Cutomer   Relationship   Management (CRM),   merupakan   strategi   untuk memperoleh,
menkonsolidasi, menganalisa   data,   untuk   kemudian digunakan untuk berinteraksi dengan costumer (pengguna perpustakaan : siswa, mahasiswa, guru, dosen, dan masyarakat)  dengan   demikian  akan tecipt suatu   pandangan   yang komprehensif terhadap customer dan hubungan   yang   lebih   baik   dengan customer .
b) Implementasi   Customer   Relationship Management  (CRM)   Pada   Penerimaan Siswa   Baru   (Studi   Kasus   Di   Pondok Pesantren   Darussalam   Kabupaten   Garut) (Jajang   Abdurahman,   2018)   ISSN   1858- 3911.
1) Masalah : Seiring dengan ketatnya persaingan   dibidang   pendidikan, khususnya perekrutan siswa. 2) Tujuan : Selain untuk mempertahankan peserta didik yang potensial,   perlu   juga   upaya   untuk mendapatkan   peserta   didik   baru melalui   startegi   terbaik   promosi sekolah.
3) Metode : Electronic   Customer Relationship Management (E-CRM) dan Waterfall. 4) Kesimpulan : Sebagai strategi   bisnis komprehensif yang
memungkinkan   perusahaan   untuk mengelola   hubungan   pelanggan secara efektif, sehingga program ini berpotensi   untuk   mendapatkan pelajar baru.
Konsep   dasar   sistem   diungkapkan   oleh (Sutabri, 2012) yang menyatakan bahwa , “sebuah sistem   terdiri   atas   bagian-bagian   atau   komponen yang terpadu untuk satu tujuan. Model dasar dari bentuk   sistem   ini   adalah   adanya   masukan, pengolahan, dan keluaran.” [1]
Pengertian sistem informasi menurut (Sutabri, 2012)   adalah   sebagai   berikut   : “Sistem   informasi adalah   suatu   sistem   didalam   organisasi   yang mempertemukan   kebutuhan   pengolahan   transaksi harian   yang   mendukung   fungsi   organisasi   yang bersifat   menejerial   dalam   kegiatan   strategi   dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak   luar   tertentu   dengan   laporan-laporan   yang diperlukan.” [2] Menurut   Rosa  A.S.  dan   Shalahuddin  (2013) kegiatan   analisis   sistem   adalah   “kegiatan   untuk
melihat sistem yang berjalan, melihat bagian mana yang   bagus   dan   tidak   bagus,   dan   kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru.” [3] Menurut   (O’Brien   &   Marakas,   2011), memandang Customer   Relationship   Manajement sebagai   suatu   sistem   yang   berintegrasi   dengan perangkat lunak berbasis web dan database untuk mendukung   suatu   proses   bisnis   yang   mendukung tiga tahap hubungan antara bisnis dan customer. [4] PHP menurut  Anhar,  (2010), “PHP singkatan dari   : Hypertext   Proprocessor yaitu   bahasa pemograman web   server-side yang   bersifat open source”. PHP   merupakan script yang   terintegrasi dengan HTML dan berada pada server ( server side HTML embedded scripting). [5]

## 2. METODE PENELITIAN 2.1. Kerangka Pemikiran
Kerangka   berfikir   berikut   merupakan serangkaian  bagan  yang  menggambarkan  alur  dari proses   sistem Electronic   Costumer   Relationship Managemant (E-CRM).   Berikut  adalah   gambar kerangka pemikiran Dijelaskan oleh gambar 1.
Berikut   ini   adalah   tahapan-tahapan   dalam melakukan   penelitian   di   SMA  PGRI   117   Karang Tengah, yaitu :
a) Identifikasi Masalah Pada   tahap   ini   penulis   mengidentifikasi masalah yang terjadi pada SMA PGRI 117 Karang Tengah,   dengan   melihat   terlebih   dahulu permasalahan yang sedang dihadapi.
b) Rumusan Masalah Dalam   proses   perumusan   masalah,   penulis dapat merumuskan masalah yang terjadi pada SMA PGRI 117 Karang Tengah.
c) Studi Pustaka
Pada   tahap   ini   penulis   melakukan   pencarian teori mengenai topik yang dibahas dengan mencari
Start Identifikasi Masa lah Rumusan M asalah Studi Pustaka Metode Pengumpulan Data Informasi Wawancara Analisa Dokumen Observasi Analisa Sistem ya ng Berjal an Analisa Sist em yang Usulan Design Coding & Testing End Gambar 1.Kerangka pemikiran
ke beberapa sumber seperti buku, search engine, dan studi literatur dari jurnal yang sudah dipublikasikan. d) Metode Pengumpulan Data
Dalam   melakukan   penyusunan   sistem informasi   dilakukan   peninjauan   lokasi   untuk mendapatkan data.
e) Analisa Sistem Yang Berjalan
Memahami   alur   proses   bisnis   yang   berjalan pada   SMA   PGRI   117   Karang   Tengah   dan digambarkan alurnya dalam bentuk activity diagram.
f) Analisa Sistem Usulan Dengan telah memahami alur sistem berjalan maka   sistem   usulan   dimodelkan   dengan   use   case diagram dan deskripsi use case.
g) Design
Pada tahap ini, sistem informasi yang bertujuan memberikan   gambaran   apa   yang   seharusnya dikerjakan   oleh   software   dan   bagaimana tampilannya,   meliputi   rancangan   input,   rancangan output,   rancangan   struktur   data   yang   digunakan, rancangan struktur software. Tahapan ini membantu dalam   menspesifikasikan   kebutuhan   dan   arsitektur sistem informasi secara keseluruhan.
h) Coding & Testing
Pengujian   dilakukan   pada   saat   menjalankan program dan jika mendapat kesalahan program atau error   pada   program   maka  penulis   memperbaiki kesalahan yang terjadi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Organisasi
SMA   PGRI   117   Karang   Tengah   mulai beroperasi pada tahun 1991. Beralamat di jalan HOS COKROAMINOTO   No.   41   Kelurahan   Karang Tengah,   Kecamatan   Karang   Tengah,   Kota Tangerang.   Sesuai   dengan   izin   operasional   yang dikeluarkan   oleh   Pemerintah   Kota   Tangerang melalui   Dinas   Pendidikan   dan   Kebudayaan   pada tanggal 01 Januari 1991

## 3.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi menggambarkan pembagian kerja dan hubungan kerja dalam organisasi, sehingga terwujud   kerja   sama   antara   bagian   di   dalam organisasi   tersebut.   Berikut   merupakan   struktur organisasi SMA PGRI 117 dijelaskan oleh gambar 2.

## 3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
a) Activity   Diagram   Surat   Undangan   dan Panggilan
Surat undangan, dibagi menjadi dua yaitu surat undangan   dan   panggilan   orang   tua.   Bagian   Tata Usaha  akan  membuat  surat,  lalu  diberikan  kepada wali kelas, lalu wali kelas memberikannya kepada siswa. Siswa akan memberikan surat tersebut kepada orang tua dijelaskan oleh gambar 3.
b) Activity Diagram Proses Penilaian Nilai   mata   pelajaran,   guru   mata   pelajaran memberikan   nilai   kepada   wali   kelas,   selanjutnya wali kelas akan memberikan nilai-nilai siswa kepada tata usaha. Dijelaskan oleh gambar 4.
c) Activity Diagram Proses Absensi Absensi kelas, guru melakukan absensi sesuai mata pelajaran, lalu guru menyerahkan data absensi harian ke tata usaha. Dijelaskan oleh gambar 5.
Surat Undangan dan Panggilan Wali Kelas Siswa Staff TU Buat Surat Undangan dan Panggilan Orang Tua Terima Surat Undangan dan Panggilan Orang Tua Serahkan ke Siswa Terima Surat Undangan dan Panggilan Orang Tua Serahkan Ke Wali Kelas Gambar 3.Activity Diagram Surat Undangan dan Panggilan Gambar 4.Activity Diagram Proses Penilaian
Gambar 5.Activity Diagram Proses Absensi

## 3.4. Analisa Masalah
1) Fishbone, dijelaskan oleh gambar 6.
Berikut penjelasan gambaran diatas : 1. Faktor process
Orang   tua   tidak   dapat   menghadiri undangan karena tidak mendapatkan informasi undangan.   Undangan   dititpkan   kepada   siswa yang sering lalai menyampaikan surat tersebut kepada orang tua yang menyebabkan orang tua tidak dapat menghadiri undangan.
Pihak sekolah kurang memperhatikan atau memantau   kedisiplinan   siswa   yang mengakibatkan siswa malas belajar.
2. Faktor procedures
Orang tua harus menunggu sampai akhir semester untuk dapat berkonsultasi dengan wali kelas   disekolah   karena   tidak   adanya   jadwal konsultasi   antar   orang   tua   dengan   wali   kelas atau pihak sekolah.
2) Use Case, dijelaskan oleh gambar 7.
Pada use case diagram wali murid terdapat use case Entry data siswa, Entry data guru, Entry data orang tua, Entry data staff, Entry data ruangan, Entry Matpel dan Entry pengumuman. Use case diagram master. Dijelaskan oleh gambar 8.
Pada use case diagram transaksi terdapat Entry kehadiran, View kehadiran, Entry nilai, View nilai, Entry   surat   pemberitahuan,   View   surat pemberitahuan   Entry   konsultasi,   View   konsultasi, Entry panggilan, View panggilan, Entry angket dan View angket. Use case diagram transaksi. Dijelaskan oleh gambar 9.
Pada   use   case   diagram   laporan   terdapat   use case   Cetak   laporan   kehadiran,   Cetak   laporan konsultasi   orang   tua,   Cetak   laporan   pemanggilan orang   tua   dan   Cetak   laporan   angket.   Use   case diagram laporan.

## 3.5. Model Data
ERD   yang   dipakai   dalam   penelitian   sistem informasi   E-CRM   Sekolah   pada   SMA  PGRI   117 Karang Tengah. Dijelaskan oleh gambar 10.
Jumlah siswa Process Orang tua kecewa Tidak dapat hadir Untuk memenuhi undangan Tidak mengetahui Informasi undangan Undangan tidak sampai Siswa lalai Orang tua tidak puas Anak malas belajar Pihak sekolah kurang Memantau kedisiplinan siswa Procedures Orang tua kecewa Tidak ada Reward yang Yang diberikan sekolah Untuk siswa berprestasi Orang tua tidak puas Tidak dapat memantau Perkembangan akademik anak Tidak ada informasi Nilai ulangan sisw a Orang tua menunggu Konsultasi terlalu lama Konsultasi tidak terjadwal Gambar 6.Fishbone Staf Entry  Data Gu ru Entry  Data Orang Tua Entry  Data Staf Entry  Data Ruang Entry Pengu muman Ent ry  Ma tpel Entry  Data Siswa Gambar 7.Use Case Master
Staf View Kehadiran Entry Nilai View Nilai Entry Surat Pemberitahuan View Surat Pemberitahuan Entry Konsultasi View Konsultasi Entry Panggilan View Panggilan Entry Kehadiran Entry Angket View Angket Guru Orang Tua Gambar 8.Use Case Transaksi Cetak Laporan Pemanggilan Orang Tua Cetak Laporan Kehadiran Cetak Laporan Konsultasi Orang Tua Cetak Laporan Angket Cetak Laporan Nilai Dibawah KKM Staf Gambar 9.Use Case Laporan Biodata Siswa Orang T ua Konsultasi Staf Angket Surat Pemberitah uan Pengumuman Guru Nilai Absensi Ma tpel Ruangan M 1 1 M M 1 1 1 1 M 1 M 1 M 1 M 1 M 1 M M N 1 1 1 1 1 1 1 M ad a isi isi isi ada ad a isi punya ada punya buat punya punya ada milih *kd_matpel *kd_ruangan *nis *kd_matpel *NIK *nis *NIK *kd_matpel *NIK *nis *NIK *NIK *id *nomor *id_angket *nomor *NIK *no mor *NIK *nomor *nis *NIK *nama *id_angket *nama *NIK *nis *nama *nama *id
3.6. Struktur tampilan
1) Staf, dijelaskan oleh gambar 11.
2) Orang Tua, dijelaskan oleh gambar 12.
3) Guru, dijelaskan oleh gambar 13.
3.7. Rancangan Layar
1) Rancangan Layar Entry Data Siswa Dijelaskan oleh gambar 14.
Pada   layar   entry   data   siswa   terdapat   tombol tambah yang berfungsi untuk menambah data siswa, untuk tombol ubah berfungsi mengubah data siswa yang sudah tersimpan ke database, dan untuk tombol hapus berfungsi untuk menghapus data siswa yang sudah tersimpan dari database.
2) Rancangan Layar Laporan Ketidakhadiran Siswa. Dijelaskan oleh gambar 15.
Dalam form ini staf melakukan cetak laporan ketidakhadiran siswa yang diambil dari data siswa dan absensi.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan untuk meningkatkan   kepercayaan   orang   tua,   maka   dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan menggunakan sistem informasi layanan berbasis   web   dengan   konsep   CRM   dapat mempermudah   penyampaian   informasi   dari pihak   sekolah   kepada   orang   tua   maupun sebaliknya.
2. Dengan   adanya   sistem   ini   memudahkan pemberian   informasi   tentang   perkembangan akademik anak kepada orang tua.
3. Orang   tua   dapat   mengetahui   kehadiran anaknya, tanpa harus datang kesekolah.
4. Dengan   adanya   sistem   ini   orang   tua   dapat mengetahui hasil belajar anak.
5. Keterlambatan   pembayaran   dapat   orang   tua tahu karena pihak sekolah dapat dengan mudah mengirimkan notifikasi atau pengingat kepada
Menu Utama Login Staff Master Transaksi Laporan Login Entry Data Siswa Entry Data Guru Entry Data Orang Tua Entry Data Ruangan Entry Data Staff Entry Matpel Entry Data Pengumuman Entry Surat Pemberitahuan Cetak Surat Pemberitahuan Entry Panggilan Cetak Panggilan Laporan Ketidakhadiran Siswa Laporan Konsultasi Orang Tua Laporan Angket Laporan Nilai dibawah KKM Laporan Panggilan Orang Tua View Kehadiran View Nilai Entry Surat Pemberitahuan View Konsultasi Entry Panggilan View Angket Gambar 11.Struktur Tampilan Staff Menu Utama Login Orang Tua Angket Kehadiran Nilai Konsultasi Panggilan
Entry Angket
View Kehadiran View Nilai Entry Konsultasi View Panggilan Gambar 12.Struktur Tampilan Orang Tua Menu Utama Login Guru Nilai Kehadiran Entry Nilai Entry Kehadiran Gambar 13.Struktur Tampilan Guru
Gambar 14.Rancangan Layar Entry Data Siswa Gambar 15.Rancangan Layar Laporan Ketidakhadiran Siswa
orang tua lupa atau orang tua yang menunggak pembayaran.

## 5. UCAPAN TERIMA KASIH
Pada   kesempatan   kali   ini,   penulis   ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
a. Allah   SWT,   Tuhan   semesta   alam   yang selalu memberikan berkah rahmat, nikmat maupun sehat.
b. Kepada orang tua yang selalu mendukung dan mendoakan yang tulus selama ini.
c. Bapak   Prof.   Dr.   sc.   Agr.   Ir.   Didik Sulistyanto selaku Rektor Universitas Budi Luhur.
d. Bapak Dr. Deni Mahdiana, S.Kom, M.M, M.Kom. Selaku Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur.
e. Ibu   Dr.   Rusdah,   M.Kom.   Selaku   Ketua Program   Studi   Sistem   Informasi Universitas Budi Luhur.
f. Bapak Bima Cahya Putra, M.Kom. Selaku Dosen   Pembimbing   yang   telah memberikan bimbingan, saran, waktu, dan kinerja terbaiknya.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri. Analisa   Sistem   Informasi .   Yogyakarta: Penerbit Andi, 2012.
[2] Sutabri. Menjelaskan   pengertian   sistem   informasi . Yogyakarta: Penerbit Andi, 2012.
[3] Rosa  A.S.  dan   Shalahuddin. Rekayasa   Perangkat Lunak   Terstruktur   Dan   Berorientasi   Objek . Bandung: Informatika, 2013.
[4] O’Brien & Marakas. Management Informasi Sistem (10   Edition) .   United   States   Of  America:   NeGraw Hill, 2011.
[5] Anhar,   S. Panduan   menguasai   PHP   &   MySQL secara otodidak . Jakarta: Mediakita, 2010.