## Perancangan Sistem Informasi Data Kependudukan Pada Cluster PT. Alam Sutera Realty Tbk.

## Yulita
Program Studi Sistem Informasi
STMIK Dharma Putra yulita_limarx@yahoo.com Yakub Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Buddhi Dharma y44kub@yahoo.com Wiyoso Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Buddhi Dharma wiyono.hermanto@yahoo.com
Abstrak—  PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk  bergerak  di  bidang pemasaran hunian real estate yang menerapkan cluster system di kawasan  perumahan.  Hal  ini  menjadikan  pendataan  dari  mulai penghuni,  tamu  yang  berkunjung  sampai  pembayaran  iuran keamanan  penghuni  dari  tiap  cluster  sangat  penting.  Oleh karena itu, dirancang sistem informasi data kependudukan pada cluster  PT.  Alam  Sutera Realty  Tbk. Hasil  dari  penelitian  yang dilakukan  diharapkan  dapat  mempermudah  divisi  estate  dalam mendata  lokasi  semua  penduduk  yang  tersebar  di  beberapa cluster  berikut laporan iuran dan dapat mempermudah petugas keamanan  di  setiap  cluster  untuk  mendata  tamu  yang berkunjung, serta mempermudah memberikan informasi kepada tamu.  Rancangan  yang  dibuat  menjadi  fasilitas  yang  sangat berguna  bagi  perusahaan  dalam  menjalankan  usahanya  dan menetapkan kebijakan.
Kata  Kunci—  Cluster,  Perancangan,  Sistem  Informasi, Database

## I. P ENDAHULUAN
Seiring  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  yang berkembang  pesat  saat  ini,  banyak  bidang  yang  terus  berpacu mengikuti  perkembangan  teknologi  informasi.  Teknologi informasi  mempunyai  peranan  yang  penting  di  dalam  suatu usaha  menciptakan  persaingan  bisnis.  Penerapan  teknologi informasi  dirasa  perlu  bagi  sebuah  pengembangan  kawasan hunian  untuk  memberikan  kemudahan  dalam  penyampaian informasi.
PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk  bergerak  di  bidang pemasaran hunian real estate  yang  menerapkan  cluster system di kawasan perumahan. Saat ini telah dikembangkan lebih dari 20  cluster  yang  masing-masing  terdiri  dari  150  sampai  300 hunian dan dihuni oleh sedikitnya 2.500 keluarga.
Cluster  system  merupakan  sistem  perumahan  yang tidak  menggunakan  pagar.  Hal  ini  menjadikan  pendataan  dari mulai  penghuni,  tamu  yang  berkunjung,  sampai  pembayaran iuran keamanan penghuni dari tiap-tiap cluster sangat penting.
Permasalahan  yang  ada  di  PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk adalah  pada  proses  data  kependudukan  yang  berada  di  Adm Estate.  Pendataan  data  pemilik  dan  penghuni  berikut  iuran bulanan yang  kurang akurat, pendataan tamu yang berkunjung hanya  sebatas  lisan  tanpa  pengecekkan  lebih lanjut,  penduduk yang  meninggalkan rumahnya tidak terekam  menjadikan Adm
Estate  mengalami  kesulitan  untuk  membuat  laporan  yang diinginkan oleh pihak pengelola dan penduduk.
Pendataan  penduduk  dan iuran bulanannya  tidak menghasilkan  laporan  yang  akurat.  Terlebih  pendataan  tamu yang berkunjung hanya dilakukan sebatas lisan dan pencatatan nomor  polisi  di  sebuah  buku.  Hal  itu  menjadikan  orang  luar dengan  mudah  masuk  ke  dalam  cluster.  Saat  ini  pengamanan terhadap  tamu  hanya  sebatas  penitipan  kartu  identitas memungkinkan  seseorang  dengan  asal  menyebutkan  nama salah  satu  penghuni.  Pengawasan  keamanan  memang dilakukan  selama  24  jam  penuh  di  setiap  kawasan  cluster, namun  dengan  tidak  dilakukannya  pendataan  tamu  yang berkunjung  secara  terinci.  Hal  ini  dirasa  kurang  dalam membantu proses keamanan.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka diusulkan untuk merancang  sistem  informasi  data  kependudukan  pada  cluster PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk.  Aplikasi  ini  diharapkan  dapat mempermudah  Adm.  Estate  dalam  mendata  semua  penduduk yang  tersebar  di  beberapa  cluster  berikut  laporan  iuran  dan dapat mempermudah petugas keamanan di setiap cluster untuk mendata tamu yang berkunjung.
Sistem informasi ini dirancang dengan  menggunakan Data Flow  Diagram  sebagai  model  prosess  dan  Entity  Relationship Diagam  sebagai  model  basis  datanya.  Perancangan  sistem informasi ini menggunakan bahasa  pemrograman Visual Basic 6.0, basis data yang digunakan adalah Pemrograman Microsoft Access  2007,  dan  sistem  operasinya  dengan  menggunakan Microsoft Windows XP.
Tujuan dari perancangan sistem informasi ini adalah untuk menghasilkan  daftar  cluster,  daftar  rumah,  daftar  pemilik, daftar  penghuni,  laporan  RT,  daftar  keluar  masuk  penghuni, laporan tamu, rekap pembayaran, dan kartu untuk adm. estate, pengelola  cluster,  pemilik,  penghuni,  dan  tamu  guna  sebagai cermin  dari  perkembangan  dari  PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk dan  dapat  memberikan  informasi  kepada  tamu  yang  ingin berkunjung  tetapi  tidak  tahu  alamat  penghuni.  Rancangan  ini cukup  untuk  kebutuhan  divisi  estate  karena  mengingat  baru diterapkannya sistem komputerisasi pada pengelola cluster.

## II. T INJAUAN P USTAKA

## A. Sistem, Informasi, Sistem Informasi, dan Sistem Informasi Manajemen
Sistem  adalah  suatu  kesatuan  yang  terdiri  dari  dua  atau lebih  komponen  atau  subsistem  yang  berinteraksi  untuk mencapai tujuan tertentu [1].
Informasi  didefinisikan  sebagai  hasil  dari  pengolahan  data dalam  suatu  bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih  berarti  bagi penerimanya  yang  menggambarkan  suatu  kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan [1].
Sistem  informasi  merupakan  suatu  sistem  di  dalam  suatu organisasi  yang  merupakan  kombinasi  dari  orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang  ditujukan  untuk  mendapatkan  jalur  komunikasi  penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen  dan  yang  lainnya  terhadap  kejadian-kejadian internal  dan  eksternal  yang  penting  dan  menyediakan  suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik [1].
Sistem  informasi manajemen didefinisikan  sebagai kumpulan  dari  interaksi  sistem-sistem  informasi  yang bertanggung  jawab  mengumpulkan  dan  mengolah  data  untuk menyediakan  informasi  yang  berguna  untuk  semua  tingkatan manajemen  di  dalam  kegiatan  perencanaan  dan  pengendalian [1].

## B. Sistem Data Kependudukan pada Cluster
Berdasarkan konsep arsitektur, cluster merupakan penataan beberapa rumah  yang dikelompokkan ke dalam ruang bersama untuk  mendapatkan  kepadatan  yang  tinggi  pada  suatu  area, sehingga  lahan  lainnya  dapat  dimanfaatkan  untuk  ruang terbuka [2].

## III. A NALISA DAN P ERANCANGAN S ISTEM

## A. Analisa Sistem Informasi
Analisa pada sistem yang berjalan menggunakan dokument flowchart.  Dokumen  flowchart  digunakan  untuk  menjelaskan sistem perusahaan yang sedang berjalan.
Gambar 1. Dokumen Flowchart Sistem Berjalan pada Cluster PT. Alam Sutera Realty Tbk.
Adm. Estate pada  PT. Alam Sutera Realty  Tbk  melakukan pendataan perumahan yang kemudian menghasilkan Laporan_RT  yang diberikan  kepada Penghuni dan Daftar_RT, Daftar_Cluster, serta Daftar_Rumah diberikan kepada Pengelola  Cluster  dan  Pemilik.  Keempat  laporan  itu  diproses untuk  pendataan  penduduk  yang  kemudian  menghasilkan Daftar_Pemilik  dan  Daftar_Penghuni  diberikan  kepada Pengelola Cluster dan Daftar_Pemilik_Pindah dan Daftar_Penghuni_Pindah  diberikan  kepada  Adm.  Estate. Keempat  keluaran  tersebut  diproses  untuk  pendataan kunjungan. Dari proses tersebut dihasilkan Laporan_Tamu dan Kartu_Tamu  yangdiberikan  masing-masing  kepada  Adm. Estate  dan  Tamu.  Di  dalam  Adm.  Estate,  Laporan_Tamu diproses untuk pembayaran iuran yang kemudian
menghasilkan  Laporan_Bayar.  Lalu  diproses  kembali  dalam pencetakan
pembayaran yang
menghasilkan Rekap_Pembayaran_Pemilik,  Rekap_Pembayaran_Penghuni, dan Kartu_Iuran.

## B. Perancangan Sistem Informasi

## 1) Bagan Berjenjang
Bagan berjenjang berinteraksi antara menu-menu untuk membuka  form-form  yang  telah  dibuat,  dirancang  dengan konsep  penggolongan  dan  hirarki.  Bagan  berjenjang didesain sedemikian rupa untuk memudahkan pemakai.
Gambar 2. Bagan Berjenjang Sistem Usulan Sistem Informasi Data Kependudukan pada Cluster PT. Alam Sutera Realty Tbk.
2) Konteks Diagram ( Top Level )
Konteks  diagram  merupakan  awal  masukan  dan keluaran  pada  sistem  informasi  data  kependudukan  pada cluster  PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk.  Konteks  diagram  ini
berfungsi  menjelaskan  alur  berjalannya  sistem  data kependudukan pada setiap cluster di perumahan ini. Entitas yang  terlibat  antara  lain  :  Pemilik,  Penghuni,  Pengelola Cluster, Adm Estate, dan Tamu.
Gambar  3. Konteks Diagram Sistem Usulan Sistem Informasi Data Kependudukan pada Cluster PT. Alam  Sutera Realty Tbk.
a) Pemilik  memberikan input Id_Pemilik  dan  Iuran_Pemilik dan menerima Laporan_RT, Tamu, dan Kartu_Pembayaran.
b) Penghuni memberikan input Id_Penghuni, dan Iuran_Penghuni  dan  menerima  Laporan_RT,  Tamu,  dan
Kartu_Pembayaran.
c) Pengelola  Cluster  memberikan  input  Tiket_Tamu  dan menerima Daftar_RT, Daftar_Cluster, Daftar_Stok_Rumah,  Daftar_Pemilik,  Daftar_Penghuni, dan Daftar_Tamu. d) Adm  Estate  memberikan  input  Id_RT,  Jenis_Cluster, Id_Rumah,  dan  Rekap_Pembayaran  dan  menerima Daftar_Pemilik_Pindah,
Daftar_Penghuni_Pindah, Laporan_Tamu,
Rekap_Pembayaran_Pemilik, dan Rekap_Pembayaran_Penghuni.
3) Diagram Overview (Level 0)
Diagram  overview  ini  menjelaskan  sistem  pendataan perumahan,  pendataan  penduduk,  pendataan  kunjungan, pembayaran iuran, dan pencetakan pembayaran.
Gambar 4. Diagram Overview Sistem Usulan Sistem Informasi Data Kependudukan pada Cluster PT. Alam Sutera Realty Tbk
a) Proses 1 (Pendataan Perumahan) Proses  ini  dimulai  dari  Adm  Estate  yang memberikan  input  Id_RT,  dicetak  Daftar_RT  ke Pengelola Cluster dan disimpan pada data store RT, kemudian dibaca kembali data store RT lalu dicetak Laporan_RT  ke  Pemilik  dan  ke  Penghuni,  dan disimpan  kembali  pada  data  store  RT.  Adm  Estate memberikan input Jenis_Cluster, dicetak Daftar_Cluster  ke  Pengelola  Cluter,  dan  disimpan pada  data  store  Cluster.  Adm  estate  juga memberikan input Id_Rumah, dicetak
Daftar_Stok_Rumah  ke  Pengelola  Cluster,  dan disimpan pada data store Rumah.
b) Proses 2 (Pendataan Penduduk)
Proses  ini  dimulai  dari  Pemilik  yang  memberikan input Id_Pemilik dan Penghuni memberikan input . Id_Penghuni,  dibaca  data  store  RT,  dicetak Daftar_Pemilik_Pindah ke Adm Estate dan Daftar_Penghuni  ke Pengelola  Cluster,  dan disimpan  pada  data  store  Pemilik  dan  data  store Penghuni.  Pemilik  kembali  memberikan  input Id_Pemilik,  dicetak  Daftar_Pemilik  ke  Pengelola Cluster, dan disimpan pada data store Status_Rumah.  Penghuni  kembali  memberikan input  Id_Penghuni,  dibaca  data  store  Penghuni, dicetak  Daftar_Penghuni_Pindah  ke  Adm  Estate, dan disimpan kembali pada data store Penghuni.
c) Proses 3 (Pendataan Kunjungan)
Proses  ini  dimulai  dari  Tamu  yang  memberikan input Id_Tamu, dibaca data store Pemilik, data store
Penghuni, dan data store Rumah, dicetak Daftar_Tamu  ke  Pengelola  Cluster,  dan  disimpan pada data store Tamu. Pengelola Cluster memberikan  input  Tiket_Tamu,  dibaca  data  store Tamu,  dicetak  Kartu_Tamu  ke  Tamu  dan Laporan_Tamu ke Adm_Estate, kemudian disimpan kembali  pada  data  store  Tamu.  Tamu  yang  sudah memberikan  input  Id_Tamu,  dicetak  Tamu  ke Pemilik dan ke Penghuni, disimpan pada data store Kunjungan.
d) Proses 4 (Pembayaran Iuran) Proses  ini  dimulai  dari  Pemilik  yang  memberikan input  Iuran_Pemilik,  dibaca  data  store  Pemilik, dicetak Rekap_Pembayaran_Pemilik ke Adm Estate,  dan  disimpan  pada  data  store  Iuran. Penghuni  yang  memberikan  input  Iuran_Penghuni, dibaca data store
Penghuni, dicetak
Rekap_Pembayaran_Penghuni  ke  Adm  Estate,  dan disimpan kembali pada data store Iuran.
e) Proses 5 (Pencetakan Pembayaran) Proses  ini  dimulai  dari  Adm  Estate  yang memberikan input Rekap_Pembayaran, dibaca  data store  Iuran,  dicetak  Kartu_Pembayaran  ke  Pemilik dan  ke  Penghuni,  dan  disimpan  pada  data  store Bayar.

## 4) Diagram Rinci
Dalam  diagram  overview  diatas  masih  ada  beberapa proses  yang  perlu  dirinci  sehingga  proses  yang  lebih  sulit lebih dimengerti . Berdasarkan  diagram  overview terdapat 4 (empat) proses yang perlu dirinci, yaitu  proses 1, proses 2, proses 3, dan proses  4. Berikut penjelasan dari  masing- masing program sebagai berikut :

## a) Diagram Rinci Level 1
Gambar 5. Diagram Rinci Level 1 (Proses 1) Pendataan Perumahan
 Proses 1.1 (Catat Cluster) Pada catat cluster ini, Adm Estate  memberikan input Jenis_Cluster,  dicetak  Daftar_Cluster  ke  Pengelola Cluster, dan disimpan pada data store Cluster.
 Proses 1.2 (Catat RT) Pada    catat  RT  ini,  Adm  Estate  memberikan  input Id_RT, dicetak Daftar_RT ke Pengelola Cluster,
Laporan_RT  ke  Pemilik  dan  ke  Penghuni,  kemudian disimpan baca pada data store RT.
 Proses 1.3 (Catat Rumah) Pada  catat  rumah  ini,  Adm  Estate  memberikan  input Id_Rumah, dicetak Daftar_Stok_Rumah ke Pengelola Cluster,  kemudian  disimpan  pada  data  store  Rumah

## b) Diagram Rinci Level 1 (Proses 2)
Gambar 6. Rinci Level 1 (Proses 2) Pendataan Penduduk
 Proses 2.1 (Catat Pemilik) Pada  catat  data  pemilik  ini,  Pemilik  memberikan input  Id_Pemilik,  dibaca  data  store  RT,  dicetak Daftar_Pemilik_Pindah ke Adm Estate, dan disimpan pada  data  store  Pemilik.  Dicetak  Daftar_Pemilik  ke Pengelola  Cluster,  dan  disimpan  pada  data  store Status_Rumah.
 Proses 2.2 (Catat Penghuni) Pada  catat  data  penghuni  ini,  Penghuni  memberikan input Id_Penghuni, dibaca data store Pemilik, dicetak Daftar_Penghuni  ke Pengelola Cluster, dan  disimpan pada  data  store  Penghuni.  Dibaca  kembali  data  store Penghuni,  dicetak  Daftar_Penghuni_Pindah  ke  Adm Estate,  dan  disimpan  kembali  pada  data  store Penghuni..
c) Diagram Rinci Level 1 (Proses 3)
Gambar 7. Diagram Rinci Level 1 (Proses 3) Pendataan Kunjungan
 Proses 3.1 (Catat Tamu) Pada  catat  tamu  ini,  Tamu  memberikan  input Id_Tamu,  dibaca  data  store  Rumah,  data  store Pemilik dan data store Penghuni, dicetak Daftar_Tamu  ke  Pengelola  Cluster,  dan  disimpan pada data store Tamu.
 Proses 3.2 (Pendataan Tiket Tamu)
Pada  pendataan  tiket  tamu  ini,  Pengelola  Cluster memberikan input Tiket_Tamu, dibaca data store Tamu, dicetak Kartu_Tamu ke Tamu dan Laporan_Tamu ke Adm Estate, dan disimpan kembali pada data store Tamu.
 Proses 3.3 (Cetak Kunjungan)
Pada  cetak  kunjungan  ini,  tamu  memberikan  input Id_Tamu, dicetak Tamu ke Pemilik dan ke Penghuni, kemudian disimpan pada data store Kunjungan.
d) Diagram Rinci Level 1 (Proses 4)
Gambar 8. Diagram Rinci Level 1 (Proses 4) Pembayaran Iuran
 Proses 4.1 (Pendataan Iuran Pemilik)
Pada pendataan iuran pemilik ini, Pemilik memberikan  input  Iuran_Pemilik,  dibaca  data  store Pemilik,  dicetak  Rekap_Pembayaran_Pemilik  ke Adm Estate, dan disimpan pada data store Iuran.
 Proses 4.2 (Pendataan Iuran Penghuni) Pada  pendataan  iuran  penghuni  ini,  Penghuni memberikan  input  Iuran_Penghuni,  dibaca  data  store Penghuni,  dicetak  Rekap_Pembayaran_Penghuni  ke Adm  Estate,  dan  disimpan  kembali  pada  data  store Iuran.

## C. Analisa Basis Data
Analisa Basis Data (database) yang dibuat untuk menyimpan data-data pada divisi estate PT. Alam Sutera Realty Tbk. Isi dari database ini adalah  tabel-tabel untuk  keperluan Adm Estate serta  untuk  keperluan aplikasi  yang dibuat untuk Pengelola  Cluster dalam  PT.  Alam  Sutera  Realty,  Tbk.  Adapun  untuk  mendapatkan  rancangan  basis  data  yang  efektif  diperlukan  pendekatan sebagai berikut :

## 1) Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relation Diagram (ERD) menyatakan bagaimana tabel-tabel berhubungan satu sama lain.

## Gambar 9. Entity Record Structure (ERD) Sistem Usulan Sistem Informasi Data Kependudukan

## 2) Logical Record Structure (LRS)
Logical  Record  Structure  (LRS)  merupakan  gambaran  hubungan  antar  record  atau  tabel  yang  berbentuk  kotak  persegi panjang  dengan  nama  yang  unik.  LRS  menyatakan  bagaimana  tabel-tabel  yang  dihasilkan  dari  rancangan  proses  yang berhubungan satu dengan yang lain.
Gambar 10. Logical Record Structure (LRS) Sistem Usulan Sistem Informasi Data Kependudukan
IV. P ENUTUP

## A. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  perancangan  sistem  informasi  data kependudukan  pada  PT.  Alam  Sutera  Realty  Tbk,  dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
 Dapat  menghasilkan  data  kependudukan  yang diperlukan  seorang  adm  estate,  pengelola  cluster, pemilik, penghuni, dan tamu.
 Menghasilkan data yang  lebih akurat dan tepat waktu oleh divisi estate dalam pengambilan keputusan.
 Memberikan  kemudahan  dalam  proses  penginputan dan pengontrolan data kependudukan.
 Dapat memberikan informasi kepada tamu yang ingin berkunjung tetapi tidak mengetahui alamat atau nama penduduk.
 Menghasilkan  daftar  cluster,  daftar  rumah,  daftar pemilik,  daftar  penghuni,  laporan  RT,  daftar  keluar masuk  penghuni,  laporan  tamu,  rekap  pembayaran, dan  kartu  untuk  adm.  estate,  pengelola  cluster, pemilik, penghuni, dan tamu..

## D AFTAR P USTAKA
[1]   Hartono  Jogiyanto,  (2005),  Analisis  &  Desain  Sistem Informasi  Pendekatan  Terstruktur  Teori  dan  Praktek Bisnis, Yogyakarta:Andi.
[2]  H.M  Jogiyanto,  [2005],  Pengenalan  Komputer  Dasar Ilmu  Komputer,  Pemrograman,  Sistem  Informasi  dan Intelegensi Buatan, Jogyakarta:Andi.
[3]  Connolly Thomas,(2002), Database systems : A Practical Approach  to  Design,  Implemntation,  and  Management, Third  Edition,  England:  Addition  Wesley  Publishing Company Inc.
[4]  Mcleod, Raymond JR, Goerge Schell, Arthur I. Stonehill, &  Michael  H.  Moffet.    2004.  Sistem  Informasi Manajemen, Edisi Bahasa Indonesia. Jakarta : Indeks.
[5]  Munir. 2010. Kurikulum Berbasis  Teknologi,  Informasi, dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta.