Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia – ISSN : 2541-0849 e-ISSN : 2548-1398 Vol. 3, No 5 Mei 2018

## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK DAN PERGUDANGAN

## Endang Sukendar
Akademi Manajemen dan Informatik dan Komputer Bumi Nusantara Email: endang_sukendar@yahoo.com

## Abstrak
Penelitin ini memiliki tujuan untuk membangun sistem informasi manajemen dalam pengelolaan  logistik  pada  suatu  perusahaan.  Manfaatnya  adalah  bisa  membantu dalam  mengatasi  masalah  keterlambatan  dalam  pengiriman  data  informasi. Adapun  metodenya,  penelitian  ini  menggunakan  jenis  penelitian  deskriptif kualitatif.  Sistem  informasi  merupakan  perangkat  yang  umumnya  digunakan  pada suatu  organisasi  ataupun  perusahaan  dalam  memanajemen  data  maupun informasi.  Kelebihan  dari  sistem  informasi  ini  salah  satunya  adalah  dalam  hal pencarian data informasi yang dibutuhkan oleh persuahaan. Hasil pencarian data tersebut  pada  akhirnya  akan  disimpan  dan  kemudian  dijadikan  database  pada perusahaan,  sehingga  ketika  perusahaan  membutuhkan  pencarian  informasi  akan menjadi cepat dan lebih mudah dilakukan.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Logistik, Manajemen Logistik dan Akurat

## Pendahuluan
Sebuah  perusahaan  baik  dalam  skala  kecil  maupun  skala  besar,  baik  yang berkaitan  dengan  penjualan  barang  dan  jasa  tentu  memperhitungkan  efisiensi  dan keefektifan. Alasannya sederhana, karena efisiensi dan keefektifan tentu akan membawa keuntungan yang besar bagi sebuah perusahaan.
Sebuah perusahaan  harus  bisa  mengupayakan  barang atau  jasa  yang  dijual atau ditawarkan  mampu  sampai  di  waktu  yang  tepat,  di  tempat  yang  tepat,  serta  kualitas barang atau jasa tersebut tidak cacat dan sesuai perm. Hal tersebut dalam rangka upaya menjaga  keberlangsungan  perusahaan  itu  sendiri.  Sebuah  logika  yang  sederhana,  jika pelanggan puas maka tentu pelanggan tersebut akan kembali lagi.
Logistik  berkaitan  erat  dengan  pengaturan  barang  atau  jasa  untuk  menunjang keberhasilan  perusahaan  dalam  melakukan  efisiensi  dan  keefektifan  dalam  menjual produk  perusahaan  tersebut  baik  barang  atau  jasa.  Pengaturan  barang  atau  jasa  yang
dimaksud  dalam  hal  ini  yaitu  barang  atau  jasa  yang  digunakan  sebagai  operasional perusahaan.
Untuk hal tersebut diperlukan  sebuah  manajemen  logistik  yang baik dan  benar. Jika  logistik  diatur  atau  dikelola  (manajemen)  dengan  baik,  tentu  akan  tercapai  tujuan efisiensi  dan  keefektifan  yang  akan  membawa  keuntungan  besar  bagi  perusahaan  atau minimal mencegah adanya kerugian.
Hal  tersebutlah  mendasari  lahirnya  jurnal  ini,  menuliskan  tentang  sebuah manajemen  logistik  yang  baik  dan  benar  demi  tercapainya  tujuan  yang  disebutkan  di atas. Selain hal tersebut, diintegrasikan juga dengan sebuah sistem informasi yang dapat menunjang bahkan lebih memudahkan dalam sebuah manajemen logistik.

## Metodelogi
Jenis  dalam  penelitian  ini  adalah  deskriptif  kualitatif.  Penelitian  yang  memiliki tujuan  untuk  menarasikan  suatu  fenomena,  kejadian,  atau  hal  yang  didapatan  melalui informasi tulisan, kemudian disusun kedalam bentuk tulisan sehingga dapat dibaca dan disimpulkan.  Dengan  demikian,  penelitian  ini  memiliki  kebutuhan  akan  sumber  data yang berasal dari kasus lapangan yang sedang diteliti. Arikunto (1996: 114) mengatakan bahwa  sumber  data  berarti  suatu  bentuk  subjek  yang  datanya  diperoleh.  Data  adalah item  sangat  menentukan  dalam  penelitian.  Oleh  karena  itu  informasi  tentang  masalah yang dibahas dapat dicapai dari data. Dengan demikian, diperlukan teknik ataupun cara- cara  dalam  pengumpulan  data.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah melalui  penyelidikan  pada  sumber-sumber  tulisan  atau  umumnya  pada  metode penelitian  disebut  dengan library  research (penelitian  pustaka),  catat,  maupun  dengan teknik  pengamatan.  Sebagai  instrumen  dalam  penelitian  ini  adalah  peneliti  sendiri. Peneliti  akan  membaca  literatur,  mencermati,  dan  mencatat  hal  yang  berkaitan  dengan tujuan  penelitian.  Adapun  langkah  pengumpulan  data  penelitian,  penulis  mengacu pendapat  Rafiek  (2013:  4)  yakni  (1)  Membaca  karya  sastra,  (2)  Menguasai  teori,  (3) Menguasai  metode,  (4)  Mencari  dan  menemukan  data,  (5)  Menganalisis  data  yang ditemukan  secara  mendalam,  (6)  Melakukan  perbaikan  secara  menyeluruh,  (7) Membuat simpulan penelitian.

## Hasil dan Pembahasan

## 1. Inventarisasi
Inventarisasi  yaitu  merupakan  suatu  kegiatan  melakukan  perhitungan  jumlah sisa  barang  yang  ada  saat  ini  jika  dibandingkan  dengan  administrasi  pembukuan  serta melaksanakan  tutup  buku  ( closing )  setiap  bulan,  triwulan,  dan  tahunan.  Dalam melakukan  inventarisasi,  termasuk  aset  yang  digunakan  baik  yang  bergerak  maupun yang tidak bergerak. Selain hal tersebut, jumlah fisik harus sama dengan catatan (SAP / Simple As Possible)

## 2. Peramalan Permintaan
Peramalan  permintaan  merupakan  sebuah  upaya  agar  tidak  terjadi  kelebihan penyimpanan  barang  atau  penyediaan  jasa  sehingga  harus  diukur  atau  dipastikan terlebih  dahulu  sejauh  mana  permintaan  yang  ada  membuat  prakiraan  terhadap permintaan yang ada.

## 3. Seleksi Vendor/ Rekanan
Diadakannya  seleksi  vendor/rekanan  dimaksudkan  untuk  memelihara  dan mendapatkan  vendor  yang  valid  serta  telah  teruji  performansinya  sehingga  dalam pembelian sesuai dengan persyaratan yang diinginkan. Prosedur ini berlaku bagi vendor lama  maupun  baru  dalam  pengadaan  barang  dan  atau  jasa.  Terdapat  beberapa  form untuk melakukan seleksi vendor/rekanan yaitu : (1) evaluasi calon vendor baru/lama, (2) berita acara penilaian vendor, (3) daftar vendor terseleksi, (4) vendor blacklist
4. Purchasing
Dalam  pengadaan  barang  dan  atau  jasa  strategis  dengan  cara  tender  ataupun pembelian langsung, metode evaluasi yang digunakan adalah analisa “QCDS”.  Adapun QCDS  yaitu,  Q  ( quality ),  C  ( cost ),  D  ( delivery ),  S  ( source ).  Pengadaan  barang ( purchasing ) dapat dilakukan dengan cara : (1) membeli ( buying ), (2) sewa ( hire ), tukar menukar,  sewa  beli  ( leasing )  serta  membeli  dengan  uji  lapangan  ( buy  or  return ) . Pelaksanaan pengadaan dilakukan dengan cara melalui satu pintu ( one gate policy ) oleh unit fungsional logistik.
5. Pengelolaan Barang ( Material Handling )
Dalam melaksanakan pengelolaan barang ( material handling ) diperlukan proses adminstrasi yang baik. Adapun administrasi barang tersebut sebagai berikut :
a. Pelaksanaan  penerimaan  barang  di  gudang  harus  berdasarkan  Dokumen  Pengantar Barang (DPB) yang bersangkutan.
b. Persiapan penerimaan barang melalui tahapan :
1) Pembentukan  panitia  pemeriksaan  dan  pengujian  barang  serta  menyiapkan tempat dan peralatan yang diperlukan
2) Penyerahan barang oleh vendor/rekanan
3) Penerimaan sementara meliputi penandatanganan DPB
4) Pemeriksaan dan atau pengujian barang yang diterima
5) Penerimaan  definitif  pembuatan  dan  penandatanganan  berita  acara  penerimaan barang
c. Pada  tahap  penerimaan  sementara  dan  pemeriksaan  status  kepemilikan  barang belum berpindah dari vendor ke pihak pertama
d. Hasil pemeriksaan barang dituangkan dalam  formulir  berita acara pemeriksaan dan pengujian
e. Setelah  ditandatangani  Berita  Acara  Penerimaan  status  Kepemilikan  Barang berpindah kepada pihak pertama.
6. Penggudangan ( Warehouse )
a. Sarana Penggudangan
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam sarana pergudangan, yaitu
1) Bangunan gudang dan sarana pendukungnya
2) Peralatan/sarana yang meliputi :
a) sarana angkat/pemindahan dan sarana angkat
b) sarana pengepakan
c) sarana pemeriksaan
d) alat/sarana pemeliharaan
e) alat/sarana penyimpanan
f) sarana pengamanan dan keselamatan
b. The Objectives of Warehouse Management
Beberapa aturan dalam mengelola atau memanajemen gudang, yaitu :
1) maksimumkan penyelesaian order dalam jumlah dan waktu yang tepat
2) minimalkan biaya operasi pergudangan ( cost of warehouse operations )
3) maksimumkan inventory  turnover (minimalkan  waktu  tinggal  material  dalam gudang)
4) minimalkan waktu pelayanan order dan kesalahan pemrosesan order
5) menjaga  kualitas,  nilai  ( value ),  dan  keamanan  dari  material  yang  disimpan  di gudang
Selain itu aktivitas pengelolaan material stock secara fisik dan nilainya meliputi:
1) Penerimaan
2) Penyimpanan
3) Perawatan
4) Pengeluaran
5) Pencatatan
6) Physical check
Misi dari warehousing atau pergudangan ada 2, yaitu : (1) mengirim  barang ke user secara efektif tanpa kesalahan, (2) the right product  in the right place at the right time .
Adapun diadakannya warehousing memiliki beberapa tujuan yaitu :
1) Meningkatkan fungsi pelayanan order ( order picking operations )
2) Meningkatkan produktivitas
3) Meningkatkan pemanfaatan tempat ( utilizing space )
4) Nilai tambah pelayanan ( value added service )
Jika diberikan bagan maka beginilah tugas serta fungsi dari warehousing :

## 7. Penerimaan Material
Penerimaan material adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pembebasan barang ( custom clearance ), pemeriksaan dan penelitian  material  yang didatangkan dari luar  negeri/ import maupun  dalam  negeri  untuk  keperluan  operasi  perusahaan, penyelesaian  administratif  dan  penyerahan  material  ke  fungsi  terkait.  Berikut merupakan bagannya :
Tanggung  jawab  penerimaan  material  tergantung  pada  syarat  penyerahan  yang tercantum  dalam Purchase  Order (PO)  dan  syarat-syarat  penyerahan  lainnya. Pemeriksaan fisik meliputi : (1) jumlah/ quantity , (2) spesifikasi material, (3) quality dan syarat  lainnya.  Pemeriksaan  dilakukan  oleh  fungsi  pengadaan  sendiri  atau  bersama dengan fungsi terkait/jasa inspeksi independent .
Setelah  dilakukan  penerimaan  material  maka  dilakukan  penyimpanan  dan perawatan  material.  Ketika  melakukan  penyimpanan  atau  penempatan  material stock maka  harus  memperhatikan  sifat  dan  karakteristik  barang.  Selain  itu,  setiap  jenis material  yang  disimpan  harus  dilengkapi/diberi  tanda  pengenal material  number . Penyimpanan dan penempatan material persediaan dilaksanakan merujuk pada material number sequence system .
Sementara untuk perawatan material, fungsi pergudangan wajib memelihara dan merawat  material  yang  disimpan  agar  selalu  dalam  kondisi  baik  dan  siap  pakai. Pemilihan  cara  perawatan  material  dipengaruhi  oleh  jenis/sifat  material,  tempat penyimpanan, keadaan iklim, serta biaya.

## 8. Inventory Control
Inventory adalah  persediaan  barang. Inventory manajemen  memfokuskan  pada perencanaan dan pengendalian finished goods , raw materials, purchased parts , work-in- progress . Berikut adalah bagan dari penjelasan tentang inventory :
Ada  beberapa  alasan  inventory  diperlukan  dalam  sebuah  manajemen  logistik. Alasan-alasan tersebut yaitu :
1) Untuk menjaga independensi operasi
2) Untuk memenuhi demand yang bervariasi
3) fleksibilitas jadwal operasi
4) Untuk pengaman dari variabilitas pengiriman rawmaterials
5) Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas
6) Untuk menjaga pengaruh inflasi dan kenaikan harga
9. Kaizen
Kaizen merupakan gabungan dua kata, yaitu kai dan zen . Kata kai yang berarti merubah  sementara  kata zen yang  berarti  lebih  baik.  Kaizen  dibaca kaiseng .  Secara sederhana, pengertian kaizen adalah usaha perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang. Lebih lanjut, kaizen dapat diartikan suatu sistem perusahaan yang kompherensif  yang dilakukan dalam rangka  perbaikan terus menerus ( continuous improvement ) untuk mencapai kondisi yang lebih baik dari hari ini.
Pilar utama dari kaizen  adalah Quality Control  Circle , SS ( Suggestion system ), 5S  ( Seiri  seiton  seiso  seiketsu,  shitsuke ),  dan  3M  (Muda,  Mura,  Muri).  Muda  yang artinya eliminasi  waste ,  sementara  Mura  artinya tidak  beraturan , tidak  konsisten , terakhir yaitu Muri yang artinya tidak boleh berlebihan . Sementara 5S sendiri yaitu :
1) Seiri = Sort = Ringkas
2) Seiton = Set in Order = Rapi
3) Seiso = Shine = Resik
4) Seiketsu = Standardize = Rawat
5) Shitsuke = Sustain = Rajin
Sasaran  utama  kaizen  menghilangkan  pemborosan  ( waste )  yang  tidak memberikan nilai tambah ( value added ) produk atau jasa dari perspektif konsumen dan juga  mengurangi  biaya  sehingga  profit  meningkat.  Adapun  prinsip  dari  kaizen  terdiri dari  3,  yaitu  :  (1)  hasil  tidak  bisa  diperbaiki,  hanya  proses  yang  bisa  diperbaiki  ;  (2) fokuskan  pada  total  sistem,  jangan  menggunakan  pendekatan  fragmented  ;  (3)  lihatlah segala permasalahan dengan cara pandang “tidak mencari siapa yang salah”.

## 10. Sistem  Informasi  yang  terintegrasi  dalam  manajemen  logistic  untuk memudahkan
Setelah  melakukan  manajemen  logistik  dengan  baik  dan  benar  seperti  yang sudah  dipaparkan  sebelumnya  maka  dibutuhkan  juga  sebuah  sistem  informasi  yang terintegrasi dengan manajemen tersebut. Sistem informasi dibutuhkan tentu untuk lebih memudahkan.  Oleh  karena  itu,  akan  diberikan  sebuah  sistem  informasi  yang  dapat menunjang manajemen logistik tersebut
11. Fungsi, Tugas, dan Tujuan
Fungsi dari  manajemen  logistik  ini  yaitu untuk memberikan  landasan  bertindak dalam  rangka  pelaksanaan  manajemen  logistik  yang  lebih  efektif  dan  efisien  sesuai dengan  tujuan  dan  target  perusahaan  jangka  pendek,  menengah,  dan  jangka  panjang. Juga  sebagai  acuan  pokok  bagi  pelaksana  maupun  pejabat  dalam  melaksanakan tugasnya agar dicapai pengelolaan pergudangan secara tertib, aman, handal dan efisien. Sementara tugas  manajemen  logistik  yaitu  membuat  sistem  atau  proses  terencana  atau terkonsep dengan baik dimulai dari awal sampai akhir.
Adapun tujuan dari manajemen logistik ini yaitu :
1) Memberikan  kepastian  serta  menyeragamkan  langkah  dan  tindak  dalam melaksanakan pengelolaan pergudangan
2) Memudahkan  dan  mempercepat  pemeriksaan,  penerimaan,  dan  pengeluaran barang guna menunjang operasional perusahaan
3) Meningkatkan pengendalian persediaan melalui pengelolaan pergudangan secara optimal  baik  di  segi  pemanfaatan  sarana  pergudangan  maupun  sistem pendukungnya
4) Mempertahankan  dan  menjaga  kondisi  barang  yang  disimpan  serta  fisik gudangnya agar tetap terpelihara dan siap pakai setiap saat
5) Mempermudah  penyajian  informasi  yang  cepat  dan  tepat  guna  keperluan manajemen

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penulisan  Jurnal  yang   telah   diuraikan   diatas ,    dapat ditarik    kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan Sistem Informasi  Manajemen  Logistik dan Pergudangan ini,  dapat    dihasilkan    laporan  laporan  berisi  informasi  :  Stok  Barang, Purchasing, Forecasting Kebutuhan Tahun depan, Report  serta Nilai Barang dan Aset  sebagai Acuan untuk membantu Pimpinan / Manager dalam   menganalisis dan menindaklanjuti   keputusan   seperti apa   yang   akan   diambil   mengenai kegiatan    yang    berkaitan    dengan Logistik Perusahaan.
2. Dengan   adanya Data pada sistem  ini : Data – data  yang  terpisah dapat  saling berhubungan  sehingga dapat    mempermudah    mendukung kegiatan  transaksi pada    perusahaan  dimulai  dari  pencatatan,  perhitungan,  pengelolaan  serta pembuatan laporannya.
3. Waktu        yang        dibutuhkan        dalam  pembuatan      laporan      lebih      singkat, mudah serta akurat dibandingkan  menggunakan  sistem yang lama.

## REFERENCES
Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek . Jakarta: Rineka Cipta.
Gaol,    C.    J.    Sistem    Informasi    Manajemen:  Pemahaman  dan  Aplikasi.  Jakarta: Grasindo, 2008.
Pangestu,  D.  W.  Ilmu  Komputer.  Com. Retrieved   from   Ilmu  Komputer.Com Web Site:   ilmu   komputer.com,   22 October 2003.
Raymond    McLeod,    J.,    &    Schell,    G.    P.  Sistem    Informasi    Manajemen.    Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2008
Yulia,       Winda        Natalia       dan       Indro  Setiawan,     Sistem      Informasi      Logistik Untuk  Perusahaan  Ekspedisi  PT.  Rajawali  Imantaka  Sempurna,  Unpublished [Laporan    Penelitian  No.  133/Pen/Informatika/I/2012].Universitas  Kristen  Petra, 2012.