## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA SURAT BERBASIS WEB PADA KANTOR DINAS PERTANIAN KOTA TERNATE

## WEB-BASED LETTER MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM THE DEPARTMENT
OF AGRICULTURE OF CITY TERNATE
Zulaifa Rumaf 1 , Ilham Djufri 2 , Junaidi Sabtu 3
1, 3 Program Studi Manajemen Informatika, 2 Program Studi Teknik Komputer Akademi Ilmu Komputer Ternate zulaifarumaf01@yahoo.com

## Abstrak
Dalam  pengolahan  data  surat  masuk  dan keluar  pada  Dinas  Pertanian  Kota  Ternate  saat  ini masih dilakukan dengan cara manual yaitu dicatat pada sebuah buku dan disimpan dalam bentuk hardcopy  di  dalam  lemari  arsip  tanpa  dikelompokan  untuk  setiap  jenis  surat.  Dari  proses  pen- golahan  data  surat  yang  seperti  ini  menimbulkan  beberapa  masalah  diantaranya  adalah  dengan semakin banyaknya surat masuk dan surat keluar mengakibatkan terjadinya penumpukan catatan dan penumpukan arsip, Hal ini menyebabkan dibutuhkannya waktu lebih untuk mencari kembali surat yang sudah diarsipkan dan juga mengakibatkan kesulitan dalam proses pencarian data-data surat yang sudah lama.Tujuan merancang aplikasi ini agar memudahkan proses pengolahan data surat  masuk  dan  surat  keluar.  Perancangan  aplikasi    surat  masuk  dan  surat  keluar  ini  dibuat dengan menggunakan tools seperti PHPMyAdmin, MySQL sebagai database dan Xampp sebagai server  offlinenya,  dan  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  perancangan  aplikasi  ini  memberikan banyak kemudahan dalam proses pengolahan data surat.

## Kata Kunci: Surat, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp, Dinas Pertanian

## Abstract
In processing the data of incoming and outgoing letters at the Agriculture Office of Ternate City is currently still done manually, which is recorded in a book and stored in hard copy in a filing cabinet without grouping for each type of letter. From the letter data processing process like this raises several problems including the increasing number of incoming and outgoing mes- sages resulting in a buildup of records and accumulation of archives, this causes more time to search for archived letters and also  causes difficulties in the data search process. Dates of old letters. The purpose of designing this application is to facilitate the data processing of incoming and outgoing mail. The design of the application for incoming and outgoing mail is made, by us- ing tools such as PHPMyAdmin, MySQL as the database and XAMPP as the more offline server, and it can be, included that in designing this application provides a lot of convenience in the da- ta processing of letters.
Keywords: Mail, PHPMyAdmin, MySQL, XAMPP, Agriculture Department

## PENDAHULUAN
Pada era globalisasi Teknologi Komput- er  memegang  peranan  yang  sangat  penting untuk  membantu  proses  aktivitas  kerja  di diperkantoran  baik  pemerintah  maupun swasta. Proses pertukaran Informasi menjadi sesuatu  yang  penting  dalam  membantu  ke- lancaran  kegiatan  pengadminstrasian  khu- susnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan  aktivitas  surat-menyurat  (Rahmah, 2014).
Dinas  Pertanian  Kota  Ternate  merupa- kan salah satu kantor pemerintah yang tidak terlepas  dari  kegiatan  surat  menyurat  se- bagai  sarana  komunikasi  dengan  pihak  in- ternal dan eksternal, dalam pertahun jumlah surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  Dinas Pertanian  Kota  Ternate  diperkirakan  men- capai  hingga  1000  (seribu)  lebih,  hal  ini membuat  pengolahan  surat masuk  dan  surat keluar  menjadi  meningkat  pula,  sedangkan saat  ini  pengolahan  Data  surat  masuk  dan surat  keluar  masih  dilakukan  dengan  cara manual  yaitu  dicatat  pada  sebuah  buku  dan disimpan  dalam  bentuk  hardcopy  di  dalam lemari  arsip  tanpa  dikelompokan  untuk  se- tiap jenis surat.
Maka  dengan  memanfaatkan  Teknologi berbasis website bisa dimungkinkan penyimpanan  arsip-arsip  surat  masuk  dan surat  keluar  bisa  dengan  mudah,  akurat  dan tahan  lama  meskipun  sudah  setahun  yang lalu.  Penyimpanan  arsip-arsip  tersebut  akan berupa file atau softcopy sehingga memung- kinkan  kemudahan  dan  kenyamanan  dalam hal pencarian dan tidak rusak dimakan wak- tu. (Masykur F, dkk, 2015).
Berdasarkan  hal  tersebut,  maka  penulis tertarik  untuk  melakukan  penelitian  dan pembuatan Sistem Informasi yang baru yaitu
berbasis  web  dengan  tujuan  mengem- bangkan Sistem yang ber berjalan saat ini.

## Rumusan Masalah
Bagaimana  membuat  Sistem  Informasi Manajemen  Surat  berbasis  web  pada  Dinas Pertanian  Kota  Ternate?  Dengan  Tujuan Agar  mempermudah  pegawai  ataupun  pim- pinan  dalam  mengolah  surat  masuk  dan  su- rat  keluar  maupun  mempermudah  dalam pengarsipan persuratan.

## LANDASAN TEORI Pengertian Sistem
Sistem merupakan jaringan dari elemen- elemen  yang  saling  berhubungan,  memben- tuk  suatu  kesatuan  untuk  melaksakan  suatu tujuan pokok dari Sistem tersebut.
Tujuan  pokok  dari  Sistem  Komput- er dalam mengolah Data  menghasilkan  In- formasi. Sistem yang dimaksud adalah kom- binasi  antara  prosedur  kerja,  Informasi, orang dan teknologi Informasi yang diorgan- isasikan  untuk  mencapai  tujuan  dalam  or- ganisasi  (Kadir,  2014).  Sistem  adalah  se- buah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah  komponen  fungsional  (dengan satuan fungsi dan tugas khusus) yang saling berhubungan  dan  secara  bersama-sama  ber- tujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu (Fathansyah, 2015).

## Pengertian Informasi dan Data
Informasi  adalah  sebuah  istilah  yang  te- pat  dalam  pemakaian  umum.  Informasi dapat mengenai Data mentah, Data tersusun, kapasitas  sebuah  saluran  komunikasi,  dan lain sebagainya (Sutabri, 2012).
Data  merupakan  fakta  atau  bagian  dari fakta  yang  mengandung  arti,  yang  dihub-
ungkan  dengan  kenyataan,  gambar-gambar, kata-kata,  angka-angka,  huruf  atau  simbol- simbol  menyatakan  suatu  ide  objek  kondisi atau situasi dan lain-lain (Fatansyah, 2015).

## Pengertian Sistem Informasi
Sistem  Informasi  adalah  suatu  Sistem dlam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung  fungsi  operasi  organisasi  yang bersifat  manajerial  dengan  kegiatan  strategi dari  suatu  organisasi  untuk  dapat  menye- diakan  kepada  pihak  luar  tertentu  dengan laporan yang diperlukan (Sutabri, 2012).

## Pengertian Surat
Surat  masuk  adalah  semua  jenis  surat yang  diterima  dari  organisasi/instansi  mau- pun  perorangan,  baik  yang  diterima  melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir  (pengantar  surat)  dengan  mem- pergunakan  buku  pengiriman  (Wursanto, 1991).
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak  baik  instansi,  atau  organisasi  yang berisi tentang suatu Informasi atau Data baik itu  perintah,  pemberitahuan  maupun  Infor- masi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah  lengkap  (bertanggal,  bernomor,  ber- stempel  dan  telah  ditandatangani  oleh  yang berwenang  yang  dibuat  oleh  suatu  instansi (Wursanto, 1991).

## PHP dan MySQL
PHP adalah  bahasa  pemograman web server-side yang  bersifat open  source.  PHP adalah skrip yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis be- rarti  halaman  yang  akan  ditampilkan  dibuat saat halaman itu diminta oleh client . Semua
skrip PHP dieksekusi  pada server dimana skrip tersebut dijalankan (Anhar, 2010).
MySQL merupakan software yang tergo- long  sebagai Database  Management  System (DBMS) yang bersifat open source. Software ini  dilengkapi  dengan  source  code,  selain tentu  saja  bentuk  executable-nya  atau  kode yang  dapat  dijalankan  secara  langsung  da- lam  Sistem  operasi,  dan  bisa  diperoleh dengan  cara  mengunduh  di  Internet  secara gratis (Anhar, 2010).

## METODE PENELITIAN Metode Pegumpulan Data
1. Studi  pustaka  ini  dilakukan  dengan mendapatkan  Data-Data  berupa  buku, jurnal berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibuat.
2. Observasi,  yaitu  pengamatan  langsung terhadap mekanisme Sistem yang sedang berjalan di Kantor Dinas Pertanian Kota Ternate.
3. Wawancara  (interview),  yaitu  pengum- pulan  Data  berdasarkan  tatap  muka  dan tanya-jawab dengan pegawai agar mem- peroleh Informasi yang akurat.

## Kerangka Berpikir
Pengolahan  Data  Surat  Masuk  pada  Surat Keluar  pada  Dinas  Pertanian  Kota  Ternate masih  dilakukan  dengan  cara  manual  yaitu Pencatatan pada buku besar
Analisis Permasalahan
Perancangan Website Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar
Pembuatan Website Pengolahan Data Surat Masuk dan   Surat Keluar
Hasil Aplikasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Su-
Uji
Implementasi

## Gambar 1. Kerangka Berpikir

## Alat Bahan Penelitian
Maksud  alat  penelitian  disini  men- erangkan  komponen  hardware  dan  software yang  digunakan  sebagai  alat  dalam  men- dukung  penelitian  yang  dilakukan,  juga  se- bagai alat pengolahan Data dan pembuata Sistem yang akan dirancang.
Tabel 1. Daftar Perangkat Perangkat Spesifikasi Personal Computer Prossesor: Intel Celeron N3350 1.10 GHz Memori:1.83 GB RAM Sistem  Operasi:Windows  10 Pro 64 bit Merk:  Lenovo  Frekuensi  63 Hz Browser Google Chrome version 66.0.3359.181 Printer Canon iP2700 Tools Webserver Apache 2.4.29 Bahasa pemrograman PHP versi 7.1.11 Database MYSQL Database Management PHP MyAdmin versi 4.7.4 Editor Sublime 3 dan Visio 2013

## ANALISIS DAN PERANCANGAN

## Analisis Sistem
Secara umum perancangan Sistem
merupakan  sebuah  proses  yang  terdiri  dari beberapa kegiatan.
Pertama
adalah memunculkan  secara  tepat  dan  rinci operasional  manajemen  yang  berkaitan dengan  kegiatan  pengolahan  Data  yang dikehendaki  oleh  manajemen  sebenarnya. Tujuan  akhir  adalah  untuk  mengurangi fungsi-fungsi  yang  teraplikasi,  baik  dalam
hal  tujuan,  operasional,  Data,  faktor-faktor serta laporannya.
Perancangan  Sistem  adalah  suatu  pen- dekatan  yang  Sistematis  untuk  mengidentif- ikasi  suatu  masalah,  peluang,  tujuan-tujuan, menganalisis  arus  Informasi  serta  untuk merancang  Sistem  Informasi  terKomput- erisasi untuk menyelesaikan masalah (Nugroho, 2004).
Rancangan  Sistem  adalah  penentu  spe- sifikasi  yang  memenuhi  kebutuhan  dan  per- syaratan  yang  ditentukan  selama  tahap  ana- lisis Sistem.
Perancangan sistem termasuk pada aliran proses  pengolahan  surat  masuk  dan  surat keluar.  Flowchart  surat  masuk  dan  surat keluar  bisa  dilihat  pada  gambar  4.2  dan gambar di bawah ini.
Gambar 2. Sistem Diusulkan Analisis Surat Masuk
Gambar 3. Sistem Diusulkan Analisis Surat

## Keluar

## Perancangan Sistem Diagram Arus Data
Merupakan alur yang menunjukan secara keseluruhan Sistem secara garis besar. Kon- eks  diagram  ini  menampilkan  proses  yang berinteraksi dengan lingkungannya baik dari luar dan pihak dalam dari Sistem.
Gambar 4 Diagram Konteks
Gambar 5. DAD Level 0
Diagram  level  1  (satu)  dan  2  (dua)  adalah diagram  yang  menggambarkan  secara  rinci dari proses input dan cetak Data.
Gambar 6. DAD Level 1 Proses Input

## Entity Relation diagram (ERD)
ERD  merupakan  model  jaringan  Data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship Data. Dalam penelitian ini ERD akan  menunjukkan  hubungan  antar  entitas pada  Sistem  Informasi  Surat  yang  nantinya digunakan  untuk  perancangan  basis  Data. Adapun relasi basis Data yang terdapat pada Sistem  Informasi  pengelolaan  surat  masuk dan  surat  keluar  pada  Dinas  Pertaian  Kota Ternate sebagai berikut:
Gambar 7. Relasi Antar Tabel
Gambar 8. ERD Persuratan

## IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Halaman pertama kali sebelum user ma- suk  ke  dalam  Sistem  adalah  halaman login , halaman  ini  dirancang  supaya user yang menggunakan  Sistem  adalah user yang  ber- hak dalam menginput Data.
Gambar 9. Form Login
Setelah  proses login  user akan  langsung ke  halaman  utama  aplikasi,  tampilan  halan utama tergantung level user, umumnya pada halaman utama terdapat header , isi dan foot- er .  Pada header terdapat  nama  aplikasi, identitas user yang  sedang login dan  identi- tas  instansi  seperti  nama,  alamat  dan  logo instansi.  Pada  isi  terdapat  menu-menu  dan pada footer terdapat copyright aplikasi.
Gambar 10. Form menu utama
Pada Sistem ini terdapat form input Data surat masuk yang berfungsi sebagai tempat menginput Data surat masuk.
Gambar 11. Form Surat Masuk

## Gambar 12. Form Surat Keluar
Pada  Sistem  ini terdapat form  input dis- posisi  berdasarkan  surat  masuk  yang  ber- fungsi  tempat  menginput  Data  disposisi  ke bagian-bagian. Form ini hanya dapat diakses oleh user dengan level kadis
Gambar 13. Form Disposisi
Pada  Sistem  ini  terdapat  konfigurasi  ap- likasi  untuk  mengatur  deskripsi  kantor,  ala- mat dan juga kop disposisi
Gambar 14. Form Konfigurasi
Pada Output Surat  Masuk  menampilkan data-data  surat  masuk  yang  telah  diinput,
pada  halaman  ini  bisa  diadakan  proses  edit, hapus dan review data surat masuk.
Gambar 15 Output Surat Masuk
Pada Output Surat  Keluar  menampilkan data-data  surat  keluar  yang  telah  diinput, pada  halaman  ini  bisa  diadakan  proses  edit, hapus dan data surat keluar
Gambar 16 Output Surat Keluar
Pada Output Disposisi  menampilkan data-data surat masuk yang telah
didisposisikan,  pada  halaman  ini  bisa diadakan  proses  edit,  hapus  dan  data  surat keluar
Gambar 17 Output laporan Disposisi
Berikut  adalah  lembaran  disposisi  yang siap cetak
Gambar 18. Hasil Cetak Data Disposisi

## KESIMPULAN
1. Dalam pengembangan Sistem digunakan bahasa  pemrograman PHP,  MySQL se- bagai basis Datanya, Style Programming menggunakan  OOP  dengan  konsep Model  View  Controller  MVC ,  Desain Template  menggunakan HTML5,  CSS3 dan Bootstrap Framework ..
2. Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  ini mempunyai  beberapa  keunggulan  yaitu tersedianya  fitur  disposisi  yang  dapat digunakan  untuk  melakukan  disposisi surat.  Hasil  disposisi  surat  dapat  cetak langsung  melalui  aplikasi  ke  perangkat printer atau di export dalam format PDF.
3. Bisa  menghasilkan  Informasi  mengenai Data  surat  yang  masuk  dan  keluar  dan bisa  melakukan  proses  pencarian  Data surat  masuk  dan  keluar  dalam  waktu yang cepat.

## Saran
1. Saran  pengembangan  yang  dapat  dil- akukan  adalah  penerapan  Teknologi terbaru  pada  Sistem  Informasi  Mana- jemen surat ini dapat diakses secara mul-
tiplatform  pada  semua  jenis  perangkat dan  juga  browser.  Selain  itu  untuk pengembangan  diharapkan  bisa  menam- bahkan fitur sehingga proses pengiriman surat antar internal/external kantor dapat dilakukan secara online.
2. Diharapkan  partisipasi  dari  pihak  kantor Dinas  Pertanian  untuk  memelihara  dan memperbaharui  Sistem  Informasi  web- site ini kedepannya.
3. Ketepatan  dalam  proses  pengisian  Data perlu  diperhatikan  agar  tidak  terjadi kesalahan  dalam  proses  pengisian  Data karena dapat berakibat fatal dalam pros- es  pengolahan  Informasi  yang  disam- paikan.

## DAFTAR PUSTAKA
Anhar.  2010 .  PHP  &  MySql  Secara  Otodidak . Jakarta: PT TransMedia Abdul Kadir. 2014. Pengenalan Sistem Informa- si Edisi Revisi . Andi.Yogyakarta Bunafit  Nugroho.  2004. PHP  dan  MySQL dengan  editor  Dreamweaver  MX .  ANDI
Yogyakarta, Yogyakarta.
Fathansyah, 2015. Basis Data . Informatika Ban- dung. Bandung
Moleong  L.  J,  2013. Metodologi  Penelitian Kualitatif .  ISBN 979-514-051-5, PT.  Rema- ja Rosdakarya, Bandung.
Tata Sutabri. 2012. Analisis Sistem Informa- si . Andi. Yogyakarta.
Wursanto,  1991, Kearsipan  1 ,  Yogyakarta  :

## Kanisius Yogyakarta
Darlianto A & Permana I, 2013. Sistem Informa- si  Pencatatan  Surat  Masuk  pada  Kantor Camat  Kabupaten  Kampar  Provinsi  Riau , Vol.  2,  No.  1    e-ISSN  2502-8995  p-ISSN
2460-8181. Akses internet
via: (http://ejournal.uinsuska.ac.id/index.php/RM SI/article/download/1783/1320 , diakses tanggal 24 Mei 2018 ).
Dewi  Leyla  Rahma, Perancangan  Aplikasi  Sis- tem  Persuratam  Berbasis  Web  Pada  PT. Dwi  Pilar  Pratama ,  Faktor  Exacta,  Vol  7 No 3 Tahun 2014, e-ISSN: 2502-339X Masykur F, Atmaja  I.M.P, 2015. Sistem Admin- istrasi  Pengelolaan  Arsip  Surat  Masuk  dan Surat  Keluar  Berbasis  Web  pada  SMK Negeri  1  Magetan ,  Volume  4  No  3–Juli 2015–ijns.org  IJNS-.  Akses  internet  via: (http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/ download/1336/1324,  diakses  tanggal  25 April 2018). Sugiharti  E  &  Triliani  S.E,  2014 .  Perancangan Aplikasi  Surat  Masuk  dan  Keluar  pada  PT. Angkasa  Pura  1  Semarang ,  Vol.  1,  No.  1.
ISSN 2407-7658.
Syafriadi  2016.  Analisis  Dan  Perancangan  Sis- tem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Pada  Uni- versitas  Cokroaminoto  Palopo.  Volume  7 No 4 ‐ 2015 ‐ speed.web.id.  Akses internet via:(https://journal.uncp.ac.id/index.php /proceding/article/view/452/387, diakses tanggal 24 Mei 2018).
Triyono  &  Samopa  F  &  Burhan  U,  2013 JURNAL  TEKNIK  POMITS  Vol.  2,  No.  2 ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print).
Akses internet via:
(http://download.portalgaruda.org/article.ph p?article=89111&val=4186, diakses  tanggal 24 Mei 2018).