## PEMANFAATAN APLIKASI GOOGLE SEBAGAI PENUNJANG ADMINISTRASI PADA PAUD INSAN MULIA DUA

## Norhikmah
Ilmu Komputer, Universitas AMIKOM Yogyakarta
email: hikmah@amikom.ac.id

## Abstract
Since 2020 the covid pandemic has hit Indonesia, one of the sectors affected is the education sector, one  of  the  impacts  experienced  is  that  some  school  administration  is  carried  out  online,  thus indirectly  demanding  early  childhood  education  institutions  to  upgrade  the  knowledge  of  their teachers  to  be  literate  in  information  technology,  especially  online  applications  such  as  Google, such  as Google  Drive,  Google Doc and Google  Excel,  so  far, Paud  Insan  Mulia has  two separate storages, not in one place, for example on each teacher's computer or laptop, so that if needed, they are immediately copied using Flash or sent via a group. WA, and if there is a change in the file, the other teachers cannot know in real time, the  making of school activity  reports  is done individually using  MS  Word,  so  if  there  are  teachers  in  charge  of  the  same  class,  they  cannot  do  or  make together  at  one  time  and  and  sa  The  file,  recording  of  tuition  payments  and  overtime  pickup  are recorded  using  a  book,  and  manually  recapitulated.  And  the  creation  and  distribution  is  done manually, therefore to overcome the above problems, offline training or workshops are needed with the use of using the Google application as a support in file management. so that it can help teachers in working on reports online at the same time or at different times and google form training to help schools make online questionnaires.

## Keywords: Google Drive,Administration,Files

## Abstrak
Salah  satu  dampak  yang  dialami  adalah  beberapa  administrasi  sekolah  dilakukan  secara  online, maka  secara  tidak  langsung  menuntut  lembaga  pendidikan  tingkat  paud  untuk  mengupgrade pengetahuan guru-gurunya untuk melek teknologi informasi terutama aplikasi online seperti google seperti  google  drive,  google  doc  dan  google  excel,selama  ini  paud  insan  mulia  dua  penyimpanan masih terpisah-pisah  tidak disatu tempat, contoh dalam komputer atau laptop masing-masing guru, sehingga  apabila  dibutuhkan  segera  dicopy  menggunakan  flasdish  atau  dikirim  lewat  group  WA atau  email,dan  apabila  ada perubahan  dalam  file  tersebut,tidak  dapat  diketahui  secara    real  time oleh  guru-guru  yang  lainnya,  pembuatan  laporan  kegiatan  sekolah  dikerjakan  sendiri-sendiri menggunakan  ms.word,  sehingga  jika  ada  guru  mengampu  kelas  yang  sama,  tidak  bisa mengerjakan  atau  membuatan  secara  bersama-sama  dalam  satu  waktu  dan  dan  satu  file, pencatatan  pembayaran  spp  dan  overtime  penjemputan  dicatat  menggunakan  buku,  dan  direkap secara  manual.dan  pembuatan  serta  penyebaran  dilakukan manual,maka  dari  itu  untuk  mengatasi peramasalahan  diatas  dibutuhkannya  pelatihan  atau  workshop  secara  offline  dengan  materi pemanfaatan  penggunaan  aplikasi  google  sebagai  penunjang  dalam  manajemen  file,  administrasi laporan,  sehingga  dapat  sehingga  dapat  membantu  para  guru-guru  dalam  mengerjakan  laporan secara online bisa dengan waktu bersamaan atau dengan waktu berbeda dan pelatihan google form untuk membantu pihak sekolah membuat kuesioner secara online.
Kata kunci : Google Drive,Administrasi,File
1. PENDAHULUAN
Pandemic COVID-19 telah merubah pola hidup kita sehari-hari[1].terutama pola dalam manajemen administrasi.
Banyak  perusahaan,  organisasi,  lembaga pemerintah, atau lembaga lain yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan  dokumen  dan  pengarsipan  yang dimilikinya[2].Tidak terkecuali lembaga
pendidikan  yang  membutuhkan  manajemen file yang lebih baik berbasis teknologi, Penggunaan Teknologi Informasi dan komunikasi  (TIK)  dalam  pendidikan  dapat membuat reformasi  untuk  sistem  pendidikan yang  lebih  baik[3].  Ataupun  teknologi aplikasi  tersebut  dapat  digunakan  dalam proses  pendukung  kegiatan  perkantoran maupun belajar-mengajar[4].
Proses
pembelajaran  secara  tradisional  harus  segera di perbaharui[5].
Aplikasi  google  drive  memiliki  manfaat dalam menyimpan data dan dapat memudahkan dalam pengakasesan data denngan cepat dikarenakan disimpan dicloud[6] .
Arsip yang disimpan dalam komputer pribadi dapat  hilang  dan  rusak  diakibatkan  oleh beberapa  faktor  penyebab.  Permasalahan lainnya  adalah  sulitnya  berbagi  file  melalui media  sosial  seperti  WhatsApp  terutama  jika ukuran  file  tersebut  besar.  Mencari  file  yang sudah lama dibagi pun juga sangat sulit[7]. Permasalahan mitra  saat    ini  adalah penyimpanan  berkas-berkas  file  disimpan ditempat  yang  terpisah-pisah,  contoh  dalam komputer  atau  laptop  masing-masing  guru, sehingga a pabila  dibutuhkan  segera  dicopy menggunakan  flasdish  atau  dikirim  lewat group  WA,dan  apabila  ada  perubahan  dalam file tersebut,tidak dapat diketahui secara real time oleh guru-guru yang lainnya, pembuatan laporan  kegiatan  sekolah  dikerjakan  sendiri- sendiri menggunakan word, sehingga jika ada guru  mengampu  kelas  yang  sama,  tidak  bisa mengerjakan atau membuatan secara bersama-sama dalam satu waktu dan dan satu file.  Pembuatan  dan  penyebaran    kuesioner masih dilakukan secara manual berupa kertas.
Maka  dari  itu  diperlukan  pelatihan  dalam penggunaan  aplikasi  google  drive,doc,  excel dan  google  form,  sehingga  pengelolaan  file, management administrasi lebih rapi.

## 2. IDENTIFIKASI MASALAH
Pengetahuan  guru-guru paud  insan  mulia  dua masih  kurang  dalam  penggunaan  teknologi informasi  terutama  aplikasi  online  seperti google  seperti  google  drive,  google  doc  dan google excel. Sehingga menyebabkan beberapa  perkerjaan  administras  terhambat dalam menyelesaikannya, dikarenakan penyimpanan  file-file  terpisah-pisah,  contoh disimpan  dikomputer  sekolah  yang  rawan dihapus  oleh  orang  yang  tidak  bertanggung jawab,dan  disimpan  dikomputer  atau  laptop pribadi  yang  dimana  hak  akses  terbatas, sehingga jika membutuhkan file tersebut,meminta keguru tersebut dan dikirim melalui  WA  atau  email,  untuk  mengatasi permasalahan  tersebut  diperlukan  pelatihan dalam  penggunaan  aplikasi  online  tersebut diatas.  Dengan  melibatkan  seorang  yang memiliki keahlian dibidang IT dan  tim teknis IT  serta  mahasiswa  jurusan  IT,  sebagai asisten  sehingga  pelatihan  dapat  berjalan dengan lancer dan efektif.

## 3. METODELOGI PELAKSANAAN
Pelatihan  secara  offline  dengan  materi pembahasan google  drive,  google  doc  dan excel, serta google  form. Dilaksanakan disekolah  Insan  Mulia  Dua,  dengan  durasi waktu  1  sampai  3  jam  dengan  jumlah  guru yang  hadir  sebanyak  7  orang  dan  1  orang mahasiswa  sebagai  asisten,  berikut  alur tahapan pelatihan pada gambar 1 dibawah ini:
Gambar 1 . Alur Pelaksanaan
Pada gambar 1 menggambar alur pelaksanaan yang dimulai dari tahap 1).Pelatihan
pemberian  materi  tentang  aplikasi  google seperti  google  drive,doc,excel  dan  form,
2)dilanjutkan dengan pengisian lembar evaluasi .
Pelaksanaan pengabdian dilaksanakan dalam 1 hari dengan pembagian materi pelatihan :
1. Pelatihan menggunakan Google
Drive,  dengan  tujuan  membantu manajemen  file  administrasi  yang tersimpan dicloud computing dan bisa diakses via mobile dan computer
2. Pelatihan  menggunakan  Google  Do dan  excel,  dengan  tujuan  dapat
dikerjakan bersama-sama laporan tersebut, sehingga jika ada perubahan dapat  diketahui  dengan  lebih  cepat dan  bisa  diakses  via  mobile  dan komputer 3. Pelatihan Google Form mempermudah  membuat  kuesioner dan  menyebarkan  sebagai  sarana evaluasi pembelajaran atau kurikulum Adapun keahlian yang harus dimiliki untuk menyelesaikan permasalahan mitra adalah:
1. Memahami penggunaan aplikasi google  terutama  google  drive,doc, excel dan google form 2. Mampu  menjelaskan  dengan  dengan baik  aplikasi google

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Pelatihan Aplikasi Google
Pelatihan  salah  aplikasi  google  yaitu  google drive,doc  dan  excel  serta  google  form dilaksanakan pada tanggal 4 september  2021, dari  jam  12.00  sampai  16.00,  bertempat disekolah insan mulia dua. yang beralamatkan jalan krajan, wedomartani, ngemplak, sleman, Yogyakarta,  pelatihan  diikuti  9  peserta  yang terdiri  dari  7  orang  guru  (kepala  sekolah, bendahara,  sekretaris)  1  mahasiswa  sebagai asisten,1 dosen sebagai pemateri,
menggunakan  4  laptop  dengan  pembagian  1 laptop digunakan 2 peserta,
Gambar 2. Pelatihan Penggunaan Aplikasi Google
Gambar  2  diatas  menunjukan  suasana  saat pelatihan  berjalan  dengan  materi  inti  yaitu penggunaan  aplikasi  google  yaitu  drive,  doc, excel  dan  form,      dengan  pembahasan  sub materi terdiri dari:
1. Pengertian Google Drive
2. Manfaat Google Drive
3. Penggunaan Google Drive
4. Cara Meng upload dan Meng edit File 5. Setting  Sharing  File ,  dengan  cara membuat      file  di google  doc dan google excel,
6. Pembuatan google form untuk membuat kuesioner.
7. Pembuatan  url  singkat  untuk sharing link google form
Gambar 3. Foto bersama setelah pelatihan
Gambar  3  adalah  sesi  foto  bersama  setelah selesai  melaksanakan  pelatihan google  drive , doc,  excel dan google  form ,  dengan  durasi waktu  selama    3  jam  ,  dengan  susunan  acara selama pelatihan adalah:
1.Pembukaaan, sambutan dari kepala sekolah
2.Penyampain materi
3. Diskusi
4. Sesi Foto Bersama

## 4.2 Pelatihan Google Form
Pelatihan  google  form  dilakukan  pemberian materi  terkait  membuat  membuat  pertanyaan, membuat  pilihan  jawaban  ( multichoice atau essay ),dan  mengubah  link  google  form menjadi  lebih  singkat  dan    cara  setting sharing  google  form  dan  melihat  serta  cara membaca  laporan  dari  hasil  pengisian form.Berikut contoh gambar 9 hasil pembuatan  kuesioner  menggunakan  google form,  berikut  contoh  form  yang  dibuat  saat pelatihan
Gambar  4 . Contoh Kuesioner

## 4.3 Evaluasi Pelatihan
Evaluasi Pelatihan dilakukan dengan membagikan  kuesioner  kepada  7  guru  TKIT
Insan  Mulia  Dua  atau  yang  mengikuti pelatihan,  guru  diminta  untuk  memberikan responnya  pada  setiap  pertanyaan  yang berjumlah  6  pertanyaan  yang  terdiri  dari  2 kategori  pertanyaan  yang  pertama  kategori tentang  pelaksanaan  pelatihan,  yang  kedua tentang  pemateri,guru-guru  tersebut  diminta untuk mencetang jawaban disetiap pertanyaan  dari  rentang  skala    1  sampai  5, Perhitungan  evaluasi  pelatihan  menggunakan skala likert, dengan rincian hasil pada table 1 dibawah ini:
Tabel 1.Evaluasi Pelatihan
Pertanyaan Pelatihan Persentanse Materi Pelatihan Materi Pelatihan 94 Kelengkapan Materi 97 Pemateri Penguasaan Isi Materi 100 Teknik Penyajian 97 Kemanfaatan Materi 100 Interaksi dengan peserta 97
Pada  tabel  1  evaluasi  pelatihan    diatas menunjukkan bahwa pertanyaan yang mendapatkan  presentasi  tertinggi  adalah pertanyaan pelaksanaan pelatihan dan kemanfaatan  materi  yang  diberikan  sebesar 100%.

## 5. KESIMPULAN
Kesimpulan  pada  Pengabdian  ini  dapat memberikan tambahan wawasan kepada guru- guru  insan  mulia  Dua,  dengan  memberikan pelatihan  penggunaan  aplikasi  google  drive dapat  memperbaiki  manajemen  file  yang lebih  baik,  dan  cara setting  sharing  file , sehingga  dapat  membantu  para  guru-guru dalam mengerjakan laporan secara online bisa dengan  waktu  bersamaan  atau  dengan  waktu berbeda  dan  pelatihan  google  form  untuk membantu  pihak  sekolah  membuat  kuesioner secara  online,  dengan  hasil  evaluasi  terhadap pelatihan  tersebut  adalah  kemanfaatan  materi
aplikasi google yang
disampaikan memberikan tingkat kemanfaatan yang sangat baik.

## 6. UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terimaksih  pengabdi  sampaikan kepada LPPM Universitas AMIKOM Yogyakarta atas dana hibah yang diberikan

## 7. REFERENSI
[1] S.Windi,H.Ahmad.'Pelatihan Penggunaan  Platform  Pembelajaran  DI Era  New  Normal  Bagi  Guru-Guru  SD Islam Insan Mulia'.APTEKMAS,J .Pengabdian Kepada  Masyarakat, Vol  4,No  2,  p.8-
16,2021, doi:http:/dx.doi.org/10.36257/apts.vxix
[2] A.  Nugroho,  ‘Pelatihan  Pemanfaatan Google Drive untuk Manajemen
Dokumen dan File di Pemerintahan Desa Sidowangi  Kabupaten  Magelang’, Pros. Semin.  Has.  Pengabdi.  Masy. ,  no. November, pp. 25–30, 2019.
[3] H.  .  Budiana,  N.  A.  Sjfirah,  and  I.Bakti, ‘Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  Dan Komunikasi  Dalam  Pembelajaran  Bagi
Para  Guru  Smpn  2  Kawali  Desa Citeureup Kabupaten Ciamis’,
Dharmakarya  J.  Apl.  Ipteks  Untuk Masy. , vol. 4, no. 1, pp. 59–62, 2015.
[4] C.Cofriyanti,S.Salamah,Lindawati,'Pelati han  Google  APPS  Bagi  Guru  SMK Negeri
3Palembang'.APTEKMAS,J .Pengabdian Kepada  Masyarakat, Vol  1,No  2,  2018, doi:https:/doi.org/10.36257/apts.v1i2.120
2
[5] S.R.Sanjaya,R.L.Endang,  Dkk,'Pelatihan
Media  Pembelajaran  Berbasis  Media Online Menggunakan Google Classroom dan  Google  Form  didesa  Peninjauan Kabupaten Ogan Komering Ulu'.APTEKMAS,J .Pengabdian  Kepada
Masyarakat, Vol  4,No  1,  p.46-54,2021, doi:https:/dx.doi.org/10.36257/apts.vxix
[6] A.  N.  Ikhsan,  J.  Suhaman,  and  M. Hidayat,  ‘Pelatihan  Penggunaan  Google Drive  Sebagai  Media  Penyimpanan  Dan Berbagi  Bahan  Ajar  Bagi  Guru  Smp Negeri  3  Kalimanah’, SELAPARANG  J. Pengabdi.  Masy.  Berkemajuan ,  vol.  4,
no. 1, p. 256, 2020,
doi: 10.31764/jpmb.v4i1.2906.
[7] J.  Permadi  and  H.  S.  Utomo,  ‘Media Manajemen Arsip Bagi Perangkat Desa’, J. Pengabdi. Kpd. Masy. MEDITEG , vol. 6, pp. 1–11, 2021.