## Sistem Informasi Penilaian Improvement Activity
(KAIZEN) Menggunakan Metode TOPSIS pada PT.

## Yoshikawa Electronics Bintan
Ade Winarni 1 , Hejli Sandi Manik 2
1 Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang Jln. Pompa Air No. 28, Bukit Bestari, Tanjungpinang, Kepulauan Riau, Indonesia 29122
1 ade@sttindonesia.ac.id
2 Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang Jln. Pompa Air No. 28, Bukit Bestari, Tanjungpinang, Kepulauan Riau, Indonesia 29122
2 hejli_sandi@yahoo.com
Intisari — Permasalahan Manajemen penilaian terhadap evaluasi kinerja pada perusahaan yang dilakukan secara tidak terstruktur dan dengan proses manual akan menyebabkan sistem pengambilan keputusan oleh pimpinan tidak akurat. Hal ini tentu akan sangat merugikan  perusahaan  asing  terutama  pada  PT.Yoshikawa  Electronics  Bintan  yang  merupakan  perusahaan  bergerak  dibidang Lampu  LED.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisa  semua  faktor-faktor  penghambat  pada  proses  evaluasi  kinerja  terhadap aktivitas kaizen ( improvement  activity )  yang  akan  dipecahkan  dengan  suatu  sistem  integrasi  dengan  metode TOPSIS untuk menyederhanakan  proses  penilaian  kerja  secara  manual  menjadi  proses  satu  pintu  secara  otomatis.  Pada  sistem  yang  sedang berjalan,  perusahaan  PT.Yoshikawa  Electronics  Bintan masih  menggunakan  sistem  manual  yang  harus  mencatat  setiap  data  hasil kinerja suatu aktivitas kaizen dan menyerahkan formulir Kiazen untuk proses penilaian. Yang kemudian hasil penilaian masih akan di proses secara ulang di input ke dalam Microsoft Excel. Dengan metode Topsis dapat mengakomodir kebutuhan, karena sistem ini mampu  memberikan value /nilai pada setiap  kegiatan/pekerjaan dalam organisasi dengan lebih obyektif, sesuai dengan beban setiap pekerjaan  masing-masing,  sehingga  mengurangi  perdebatan  dalam  penyusunan  kebijakan  tentang compensation .  Hasil  dari penelitian ini dimaksudkan untuk membangun suatu program aplikasi sistem pendukung keputusan untuk perengkingan kaizen yang mempercepat terlaksananya suatu proses penilaian aktivitas kaizen . Program aplikasi dibangun terintegrasi dengan metode TOPSIS.
Kata kunci — kaizen, TOPSIS, Evaluasi Kinerja, Sistem Pendukung Keputusan.

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  komputer,  menjadikan  komputer sebagai  suatu  media  sarana  penting  dalam  dunia  teknologi informasi.  Komputer  dapat  mengolah  data  yang  diinginkan sesuai  dengan  kebutuhan  suatu  instansi  atau  perusahaan. Salah satu manfaat komputer adalah penerapan komputer pada sistem informasi suatu perusahaan pemerintah maupun swasta yang sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat  pesat  menuntut  suatu  perusahaan  untuk  memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat. Sistem informasi yang mendukung    membuat  kinerja  suatu    perusahaan  akan terlaksana  dengan  baik  dan  dapat  menangani  berbagai pengolahan  data  dengan  menggunakan  teknologi  informasi. Adanya  sistem  informasi  yang  tepat  dan  akurat  dapat mengurangi  terjadinya  kesalahan    yang    tidak    diinginkan sehingga  dapat  meningkatkan  kinerja  yang  lebih  efisien  dan kecepatan operasional suatu perusahaan.
Salah  satu  perusahaan  swasta  asing  yang  saat  ini  sedang beroperasi  di  kawasan  Lobam,  Bintan  adalah  PT.Yoshikawa Electronics  Bintan  yakni  perusahaan  manufacturing  yang bergerak  dibidang  elektronik  seperti  pembuatan  lampu  LED
(light-emitting  diode)  dan  pembuatan  chip  yang  menerapkan sistem  improvement  activity  (kaizen)  untuk  mengidentifikasi proses-proses yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan dan juga melakukan  evaluasi  terhadap  prosedur  dan  standarisasi pekerjaan  yang  telah  ada  ataupun  menetapkan  standar  baru dalam pekerjaan untuk menunjang kegiatan produksi.
Permasalahan  yang  terjadi  pada  proses  penilaian improvement  activity ( kaizen ) di  PT.Yoshikawa  Electronics Bintan dimana  proses  penilaian  masih  menggunakan  sistem manual.  Pada  proses  ini  dimana  setiap improvment  activity yang  telah  dilakukan  oleh  karyawan  akan  diolah  melalui proses  penilaian  secara  manual  dimana Plan  Manager harus memeriksa  apakah  suatu  kegiatan improvement yang  telah diberikan  karyawan  tersebut  sudah  memenuhi  syarat  untuk kriteria  yang  sudah  ditentukan  dan  proses  ini  membutuhkan waktu  10  sampai  20  menit  per form  improvement  activity ( kaizen )  yang  sangatlah  memakan  waktu  yang  cukup  lama yang  disebabkan  oleh  banyaknya  data  yang  masuk  sehingga Plan Manager dapat menghabiskan waktu hingga satu minggu untuk  proses  penilaian  dan  juga  sering  kali  terjadi  penilaian yang  tidak  sesuai  akibat  pencatatan  secara  manual  karena
ditulis pada form kaizen application berupa kertas kerja yang sering mengakibatkan hilangnya data tersebut.
Selain  itu  proses  pembuatan  data  laporan  hasil  penilaian yang  dilakukan  secara  manual  dengan  cara Plan  Manager melakukan  input  data  menggunakan  aplikasi Ms.Excel memungkinkan  terjadinya  kesalahan  pada  saat  proses  input data dan mebutuhkan waktu yang relatif lama.

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN

## A. Metodologi Pengumpulan Data
Dalam  kegiatan  untuk  memperoleh  data  pada  penelitian skripsi  ini,  penulis  menggunakan  teknik  pengumpulan  data yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Observasi Melakukan observasi atau peninjauan tempat di PT.Yoshikawa  Electronics  Bintan  sebelum  pelaksanaan kegiatan pengumpulan data dengan mengadakan pengenalan  terhadap  objek  skripsi,  aktivitas  kerja  dan bahan kajian.
2. Wawancara Melakukan  wawancara  langsung  dengan  pihak  yang terlibat  dalam  sistem  perusahaan  tersebut  salah  satunya adalah Manager perusahaan.
3. Studi Kepustakaan
Melakukan  pengumpulan  data  secara  tidak  langsung dengan melakukan studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan  data-data  dan  teori-teori  dari  berbagai  buku atau literatur yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini.

## B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Prosedur pengembangan yang digunakan pada aplikasi ini adalah menggunakan prosedur pengembangan model waterfall [4] . Metode  Waterfall  (Classic  Life  Cycle)  yang menyarankan pengembangan perangkat lunak secara sistematik  dan  berurutan  yang  dimulai  dari  tingkatan  sistem tertinggi    dan  berlanjut  ketahap  analisis,  desain,  coding, testing  atau  pengujian  dan  pemeliharaan.  Model  ini  disebut dengan  waterfall  karena  tahap  demi  tahap  yang  dilalui  harus menunggu  selesainya  tahap  sebelumnya  dan  berjalan berurutan.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisis Kelemahan Sistem
Tahap  yang  dilakukan  penulis  dalam  menganalisis  data adalah  dengan  menentukan  permasalahan  yang  terjadi  dalam aplikasi.  Dari  hasuil  pengamatan  yang  dilakukan  penulis permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut: 1. Proses  penilaian  improvement  activity  (kaizen)  masih dengan  cara  manual  dapat  memperlambat  proses pemberian  nilai  pada  setiap  karyawan  yang  sudah memberikan  improvement  activity  (kaizen)  yang  telah dilakukan.
2. Penyimpanan  hasil  penilaian  improvement  activity (kaizen)  belum  terorganisir  dengan  baik,  sehingga  sering terjadinya kehilangan data yang tidak disengaja.
Pembuatan  laporan  hasil  penilaian  masih  secara  manual sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama.

## B. Studi Kasus Menggunakan Metode TOPSIS
Didalam  proses  improvement  activity  (kaizen)  pada  PT.Yoshikawa Electronics  Bintan  ingin  melakukan  penilaian  dan  melakukan  pengambilan keputusan  dalam  perengkingan  kaizen  .  Ada  tiga  improvement  activity  yang akan  jadi  alternatif  yaitu  A1,  A2  dan  A3.  Berikut  adalah  langlah-langkah untuk menentukan jawaban permasalahan di atas.
1. Menentukan Kriteria
Data  kriteria  didapat  dari  pendekatan  subjektif  yaitu  nilai  bobot ditentukan  berdasarkan  subjektifitas  dari  para  pengambil  keputusan  yaitu dalam  hal  ini  khususnya  yaitu  Plant  Manager  PT.Yoshikawa  Electronics Bintan.  Adapun  kriteria  tersebut  adalah  safety,  quality,  delivery/inventory, cost/man hour reduction, dan innovation/creativity.
Rangking  kecocokan    pada  setiap  kriteria,  dinilai  dengan  1  sampai  5  dan bobot  dari  masing-masing  kriteria  adalah  5.  Tabel  1  adalah  tabel  kriteria penilaian kaizen beserta nilai setiap kriteria:
TABEL 1

## KRITERIA/FAKTOR POIN PENILAIAN KAIZEN

## 2. Menentukan Nilai Matriks
Matriks keputusan  adalah  matriks nilai  setiap  kriteria  yang dimiliki  oleh aktivitas kaizen. Berdasarkan tabel 1 ditentukan nilai matriks keputusan dasar pada  setiap  aktivitas  kaizen.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada  tabel  2 berikut:
TABEL 2 NILAI MATRIKS Nama Karyawan Kriteria Safety Quality Delivery/ Inventory Cost/Man Hor Reduction Innovation/ Creativity A1 4 4 5 3 3 A2 3 3 4 2 3 A3 5 4 2 2 2 3. Membuat  normalisasi  Matriks  Menggunakan  Persamaan  Perhitungan Sebagai Berikut
Setelah  melakukan  hasil  nilai  matriks  didapat  kemudian  dilakukan perhitungan  normalisasi  matriks  keputusan  untuk  setiap  aktivitas  kaizen berdasarkan  kriteria.  Untuk  membuat  matriks  ternormalisasi  setiap  nilai aktivitas  kaizen  dibagi  dengan  bobot  pembaginya.  Sehingga  diperoleh perhitungan sebagai berikut:
𝑟 𝑖𝑗 = 4 √4 2 +3 2 +5 2 = 4 7.0711 = 0,566 𝑟 𝑖𝑗 = 3 √4 2 +3 2 +5 2 = 3
7.0711 = 0,424
𝑟 𝑖𝑗 = 5 √4 2 +3 2 +5 2 = 5 7.0711 = 0,707 𝑟 𝑖𝑗 = 4 √4 2 +3 2 +4 2 = 4 6,4031 = 0,625 𝑟 𝑖𝑗 = 3 √4 2 +3 2 +4 2 = 3 6.4031 = 0,469
𝑟 𝑖𝑗 = 4 √4 2 +3 2 +4 2 = 4 6,4031 = 0,625
𝑟 𝑖𝑗 = 5 √5 2 +4 2 +2 2 = 5 6,7082 = 0,745
𝑟 𝑖𝑗 = 4 √5+4 2 +2 2 = 4 6,7082 = 0,596
𝑟 𝑖𝑗 = 2 √5 2 +4 2 +2 2 = 2 6,7082 = 0,298
𝑟 𝑖𝑗 = 3 √3 2 +2 2 +2 2 = 3 4,1231 = 0,728
𝑟 𝑖𝑗 = 2 √3 2 +2 2 +2 2 = 2 4.1231 = 0,485
𝑟 𝑖𝑗 = 2 √3 2 +2 2 +2 2 = 2 4.1231 = 0,485
𝑟 𝑖𝑗 = 3 √3 2 +3 2 +2 2 = 3 4,6904 = 0,64
𝑟 𝑖𝑗 =
3 √3 2 +3 2 +2 2 = 3 4,6904 = 0,64 𝑟 𝑖𝑗 = 2 √3 2 +3 2 +2 2 = 2 7.6904 = 0,426
Sehingga didapat hasil matriks ternormalisasi pada tabel 3 sebagai berikut:
Tabel 3 Matriks Ternormalisasi
Nama Karyawan Kriteria Safety Quality Delivery/ Inventory Cost/Man Hor Reduction Innovation/ Creativity A1 0,566 0,625 0,745 0,728 0,64 A2 0,424 0,469 0,596 0,485 0,64 A3 0,707 0,625 0,298 0,485 0,426
4. Menghitung  Matriks  Keputusan  Rating  Bobot  Ternormalisasi  Dengan Persamaan 𝑦 𝑖𝑗 = 𝑤 𝑖 X 𝑟 𝑖𝑗
Setelah  nilai matriks  ternormalisasi didapat  maka dilakukan perhitungan untuk  mencari  rating  bobot  ternormalisasi.  Pada  langkah  ini  yang  dilakukan adalah  mengalikan  setiap  nilai  matriks  ternormalisasi  dengan  nilai  bobot setiap  kriteria.  Sehingga  diperoleh  perhitungan  untuk  mencari  rating  bobot ternormalisasi sebagai berikut:
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,566 = 2,828
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,424 = 2,121
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,707 = 3,536
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,625 = 3,123
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,469 = 2,343
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,625 = 3,123
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,745 = 3,727 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,596 = 2,981 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,298 = 1,491 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,728 = 3,638 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,485 = 2,425 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,485 = 2,425 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,64 = 3,198 𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,64 = 3,198
𝑦 𝑖𝑗 = 5 X 0,426 = 2,132
Hasil dari nilai bobot ternormalisasi dapat dilihat pada tabel 4 berikut:
TABEL 4

## NILAI BOBOT TERNORMALISASI
Nama Karyawan Kriteria Safety Quality Delivery/ Inventory Cost/Man Hor Reduction Innovation/ Creativity A1 2,828 3,123 3,727 3,638 3,198 A2 2,121 2,343 2,981 2,425 3,198 A3 3,536 3,123 1,491 2,425 2,132
5. Menentukan  solusi  ideal  positif  dan  negatif  berdasarkan  nilai  matriks terbobot
Untuk mencari solusi ideal positif adalah nilai tertinggi dari setiap kriteria pada  matriks  ternormalisasi  terbobot,  sedangkan  untuk  mencari  solusi  ideal negatif adalah nilai terendah untuk setiap kriteria pada matriks terbobot.
TABEL 5

## SOLUSI IDEAL POSITIF FAN NEGATIF
Ideal posistif dan negatif Safety Quality Delivery/ Inventory Cost/ Man Hour Reduction Innovation/ Creativity ideal positif 3.536 3.123 3.727 3.638 3.198 ideal negatif 2.121 2.343 1.491 2.425 2.132
6. Menentukan  jarak  antara nilai bobot ternormalisasi terhadap  solusi  ideal positif dan negative
Setelah  nilai  ideal  positif  dan  negatif  dari  setiap  kriteria  didapatkan selanjutnya  dilakukan  perhitungan  untuk  mencari  jarak  antara  nilai  bobot ternormalisasi terhadap solusi ideal positif dan solusi ideal ngatif. Sehingga di lakukan perhitungan sebagai berikut:
𝐷 𝑖 +
= √(3,536 − 2,828) 2 + (3,123 − 3,123) 2 + (3,727 − 3,727) 2 + (3,638 − 3,638) 2 + (3,198 − 3,198) 2 = 0,708 𝐷 𝑖 + = √(3,536 − 2,121) 2 + (3,123 − 2,343) 2 + (3,727 − 2,981) 2 + (3,638 − 2,425) 2 + (3,198 − 3,198) 2 = 2,154 𝐷 𝑖 + = √(3,536 − 3,536) 2 + (3,123 − 3,123) 2 + (3,727 − 1,491) 2 + (3,638 − 2,425) 2 + (3,198 − 2,132) 2 = 2,758
Sedangkan  untuk  mencari  jarak  solusi  ideal  negatif  adalah  sebagai berikut:
𝐷 𝑖 + = √(2,121 − 2,828) 2 + (2,343 − 3,123) 2 + (1,491 − 3,727) 2 + (2,425 − 3,638) 2 + (2,132 − 3,198) 2 = 2,952 𝐷 𝑖 + = √(2,121 − 2,121) 2 + (2,343 − 2,343) 2 + (1,491 − 2,981) 2 + (2,425 − 2,425) 2 + (2,132 − 3,198) 2 = 1,832 𝐷 𝑖 + = √(2,121 − 3,536) 2 + (2,343 − 3,123) 2 + (1,491 − 1,491) 2 + (2,425 − 2,425) 2 + (2,132 − 2,132) 2 = 1,615
Dari perhitungan diatas didapatkan jarak antara nilai bobot ternormalisasi terhadap solusi ideal positif dan solusi ideal negatif.

## TABLE 6
JARAK ANTARA NILAI BOBOT TERNORMALISASI D+ D- 0.708 2.952 2.154 1.832 2.758 1.616

## 7. Menghitung nilai preferensi untuk setiap alternative
Selanjutnya  adalah  mencari  hasil  akhir  untuk  menentukan improvement terbaik dengan melakukan perhitungan sebagai berikut:
𝑉 1 = 2,952
2,952+0,708 = 0,8066
𝑉 2 = 1,832 1,832+2,153 = 0,4596
𝑉 3 = 1,616
1,616+2,756 = 0,3695
Berdasarkan nilai  V  yang  telah dicari  maka  didapatkan nilai pada  setiap aktivitas kaizen yang dapat dilihat pada tabel 7 berikut:
TABLE 7

## HASIL AKHIR PENILAIAN
No Nama karyawan Nilai 1 A1 0,8066
2 A2 0,4596 3 A3 0,3695

## C. Perancangan Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan  seluruh  input  ke  sistem  atau  ouput  dari sistem. Diagram konteks ini akan  memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
Gambar 1 Diagram Konteks

## D. Perancangan (DFD)
DFD atau Data Flow Diagram merupakan gambaran suatu sistem  yang  telah  ada  maupun  sistem  baru  yang dikembangkan  secara  logika  tanpa  mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

## E. Implementasi Sistem
1. Halaman Login
Halaman  login  adalah  halaman  yang  digunakan  ketika admin  pertama  kali  masuk  aplikasi  sistem  pendukung keputusan  untuk  perengkingan  kaizen.  Tampilan  halaman login dapat dilihat pada gambar 3 berikut:

## Gambar 3 Halaman Login
2. Halaman Kriteria
Gambar  4  adalah  tampilan  halaman  kriteria  yang digunakan  untuk  melihat  data  kriteria  yang  telah  di  simpan kedalam  database  dan  disediakan  button  untuk  menambah data krtiteria, edit kriteria dan hapus kriteria.

## Gambar 4 Halaman Kriteria
3. Halaman Aktivitas Kaizen
Gambar  6  adalah  tampilan  halaman  aktivitas kaizen yang digunakan  oleh  admin  untuk  melihat  data  aktivitas  kaizen, button untuk menambah data aktivitas kaizen , edit data kaizen dan hapus data kaizen .
Gambar 6 Halaman Aktivitas kaizen

## 4. Halaman Input Nilai
Gambar  7  adalah  tampilan  halaman  input  nilai  yang digunakan  oleh  admin  untuk  menginput  nilai  setiap  aktivitas kaizen dan menyimpan kedalam database.

## Gambar 7 Halaman Input Nilai
5. Halaman Hasil
Gambar  5.10  adalah  tampilan  halaman  hasil    yang digunakan oleh admin untuk meilhat data hasil penilaian yang sudah dilakukan. Dimana pada halaman ini dapat dilihat hasil perhitungan  nilai  matriks  ternormalisasi,  nilai  bobot ternormalisasi,  matriks  ideal  positif/negatif,  jarak  solusi  ideal positif/negative dan hasil nilai preverensi.

## Gambar 7 Halaman Hasil

## IV. K ESIMPULAN
Setelah  penelitian  ini  selesai  dilakukan,  peneliti  dapat membuat beberapa kesimpulan di bawah ini:
A. Berdasarkan  hasil  pengujian  aplikasi  sistem  pendukung keputusan untuk perengkingan kaizen dengan memasukkan alternatif  yang  ingin  dinilai  dapat  membantu  bagian plant manager dalam menentukan rangking kaizen .
B. Aplikasi sistem pendukung keputusan untuk perengkingan kaizen  dapat  membantu  bagian plant  manager dalam meminimalis waktu dalam proses penilaian kaizen. C. Proses  penilaian  yang  tadinya  masih  menggunakan  cara manual,  sekarang  sudah  di  permudah  dengan  adanya aplikasi sistem pendukung keputusan perengkingan kaizen yang secara otomatis sistem akan melakukan penilaian. D. Sistem dilengkapi dengan feature print laporan hasil rangking  secara  langsung  dari  sistem  sehingga  membantu bagian  plant  manager  dalam  pembuatan  laporan  yang sebelumnya masih menggunakan cara manual.
R EFERENSI
[1] Andrea  Adelheid, Website  No  1:  Cara  Mudah  Bikin  Website  & Promosi Ke Seo , Mediakom, 2015, Yogyakarta.
[2] Handayani, Kaizen  Culture,  Education  Dan  Training ,  Irwing
Professional, 2015, New York.
[3] Hanif  Al  Fatta, Analisis  Dan  Perancangan  Sistem  Informasi ,  Andi,
2017, Yogyakarta
[4] Janner  Simarmata: Rekayasa  Perangkat  Lunak ,  Andi  Publisher,  2012, Yogyakarta.
[5] Linda Marlinda, Sistem Basis Data , Andi, 2014, Yogyakarta.
[6] M.  Rudyanto  Arief,  Pemograman  Web  Dinamis  Menggunakan  PHP Dan MySQL, 2015, Jakarta.
[7] Nugroho  Adi, Rekayasa  Perangkat  Lunak  Berbasis  Objek ,  Andi Publisher, 2016, Yogyakarta.
[8] Nugroho  Adi, Pemrograman  PHP  dan  My  SQL  Untuk  Pemula ,
Madcoms, 2016, Yogyakarta.
[9] Sutanta, Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual , Andi Publisher, 2014, Yogyakarta.
[10] Tata    Sutabri, Sistem  Informasi  Manajemen ,  Andi  Publisher,  2011, Yogyakarta.