## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN DENGAN PENDEKATAN  JOB ORDER PADA USAHA PERCETAKAN
Soni Agus Irwandi * ,  Agus Samekto,  Diyah Pujiati Prodi S1 Akuntansi FEB. Universitas Hayam Wuruk Perbanas. Jln. Wonorejo Utara 16 Rungkut, Surabaya (60296)
* Email : soni_irwandi@perbanas.ac.id

## Abstrak
Tujuan  program  pengabdian  masyarakat  ini  adalah  untuk  melakukan  pendampingan  dalam penentuan  harga  pokok  produksi,  manajemen  persediaan  dan  mendesain  sistem  informasi pemesanan barang berdasarkan job order. Mitra dalam kegiatan ini adalah UD Khairil yang bergerak dalam bidang percetakan. Permasalahan yang dihadapi oleh mitra adalah penentuan harga jual yang kompetitif berdasarkan harga pokok produksi, serta kendala dalam mengatur manajemen persediaan. Program abdimas ini menggunakan metode  pembuatan harga pokok produksi  yang  sesuai  akan  menentukan  harga  jual  produk  yang  lebih  kompetitif.  Serta melakukan  pendampingan  pembuatan  manajemen  pemesanan  untuk  menata  pemesanan  agar tidak  menumpuk  dan  terjadwal  dengan  tepat  waktu.  Hasil  program  pengabdian  masyarakat yang  dilakukan  tim  program  pengabdian  masyarakat  di  ukm  mitra  telah  melakukan pendampingan  untuk  penentuan  harga  pokok  produk  yang  dihasilkan  oleh  perusahaan.  UD Khairil telah menyadari bahwa terdapat biaya overhead pabrik yang seharusnya masuk dalam perhitungan  harga  pokok  produksi,  sehingga  penentuan  harga  jual  yang  ditetapkan  saat  ini telah  efektif.  Kemudian  hasil  pelaksanaan  abdimas  juga  telah  membuat  desain  sistem informasi pemesanan dengan metode job order dengan metode SDLC .
Keywords: Manajemen persediaan, Harga Pokok Produksi dan Sistem Informasi.

## PENDAHULUAN
Penguasaan  teknologi  komunikasi  terkini  adalah  hal  yang  sudah  tidak  bisa  ditawar-tawar lagi.  Siap  tidak  siap,  semua  pihak  yang  menggunakan  komunikasi  sebagai  bagian  dari  proses aktivitasnya, dihadapkan pada pilihan yang tidak bisa dipilih-pilih lagi karena tuntutan global yang semakin  nyata.  Paradigma  global  yang  menembus  batas  ruang  dan  waktu  telah  mendesak  segala aspek yang berhubungan dengan komunikasi, baik itu untuk kepentingan bisnis maupun non bisnis. Kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini ditandai dengan makin meluasnya penggunaan internet sebagai sarana komunikasi modern, mutlak harus dikuasai agar tidak tertinggal oleh laju perputaran jaman yang sangat cepat. UD Khairil merupakan salah satu bagian dari UKM percetakan yang ada, dimana  toko  tersebut  banyak  melakukan  pendataan  persediaan  barang,  dengan  begitu  diharapkan dapat  menyajikan  informasi  yang  cepat  kepada  konsumen,  serta  memperbaiki  kinerja  dari pelayanan. Salah satu kepuasan konsumen diantaranya dapat mengakses langsung melalui website.
UD  Khairil  didirikan  pada  sekitar  tahun  2010.  Awal  mula  berdiri  berupa  usaha  percetakan majalah  dan  kartu  undangan  saja.  saat itu  hanya  menerima  jasa  pemesanan  percetakan  undangan, stiker, buku. Perbaikan dan evaluasi selalu dilakukan dalam menjalankan usaha ini agar selalu ada peningkatan  kualitas  percetakan  yang  dibuat.  Setelah  mengalami  pekembangan  yang  cukup  baik, pada tahun 2011 UD Khairil melakukan investasi dengan membeli 1 buah mesin percetakan. Upaya untuk  memberdayakan  diri  dirasakan  pula  oleh  UD  Khairil  Surabaya.  UD  Khairil  tidak  hanya melayani konsumen dalam hal pemesanan (order) saja. UD Khairil juga melayani jasa dalam proses pembuatan produk-produk cetakan atau sering disebut “ongkos cetak”. Jasa ongkos cetak  yang di maksud adalah perusahaan menyediakan jasa mesin yang dapat digunakan dalam proses pembuatan produk-produk  diatas.  Konsumen  jasa  ongkos  cetak  tersebut  adalah  perusahaan-perusahaan percetakan yang tidak memiliki mesin-mesin tertentu yang dimiliki oleh UD Khairil.
Dalam bisnis percetakan ini, kebutuhan masyarakat akan kartu undangan, buku, tabloid dan brosur semakin lama semakin meningkat. Pada waktu tertentu, masyarakat banyak menggelar acara pernikahan  ataupun  khitanan  yang  tentunya  membutuhkan  kartu  undangan  sebagai  sarana undangan.  Demikian  juga  ketika  pergantian  tahun  maka  pencetakan  tabloid,  brosur  dan  kalender juga meningkat, pada musim-musim tertentu produksi buku juga mengalami peningkatan terutama
mendekati  tahun  ajaran  barus  sekolah.  UD  Khairil  memiliki  konsumen  yang  dominan  di  kota surabaya, Sidorajo, Gresik dan Lamongan.
Kondisi usaha yang dialami oleh mitra adalah, terkendala dalam penentuan harga jual yang kompetitif  berdasarkan  harga  pokok  produksi.  Permasalahan  ini  disebabkan  karena  manajemen perusahaan  (mitra)  belum  mampu  melakukan  perhitungan  yang  tepat  harga  pokok  produksi nerdasarkan  job  order  costing.  Semua  catatan  akuntansi  termasuk  pembiayaan  dicatat  pada  buku catataan  manual,  sehingga  muncul  risiko,  seringkali  lupa  atau  hilang  catatan  karena  tertumpuk dengan catatan yang lain, pada hal catatan tersebut adalah informasi utama yang berkaitan dengan harga  pokok  produksi.  Masalah  kedua  adalah  terkait  dengan  manjemn  pemesanan  barang  yang buruk, sehingga sering mendapatkan keluhan dari pelanggan.
Hasil  identifikasi  terhadap  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  mitra  adalah  catatan pemesanan  dari  pelanggan  masih  dilakukan  di  buku  catatan  manual  sehingga  belum  memiliki perencanaan  pemesanan,  ketika  terjadi  pemesanan  yang  banyak  pada  periode  periode  tertentu seperti u pada saat musim pernikahan, hajatan, awal tahun ajaran baru anak sekolah dan perguruan tinggi  serta  awal  operasional  perusahaan.  Dampaknya  ialah  terjadi  penumpukan  pemesanan  dan mitra  sulit  mengerjakan  pesanan  tepat  waktu,  manajemen  persediaan  bahan  baku  juga  tidak  bisa memenuhi  jumlah  pesanan,  karena  bahan  baku  tidak  bisa  di  prediksi  dan  disiapkan  dengan  baik. Selain itu banyak komplain dari pelanggan karena pesanan tidak dapat diselesaikan tepat waktu.
Manajemen tatakelola keuangan yang belum memenuhi standar akuntansi paling tidak untuk standar  UMKM.  Laporan  hanya  dalam  bentuk  laporan  kas  saja.  Upah  kerja  diberikan  per  proyek produksi  sehingga  belum  ada  manajemen  pembiayaan  yang  baik.  Berdasarkan  analisis  situasi tersebut maka solusi yang ditawarkan melalui oleh tim pengabdian masyarakat Universitas Hayan Wuruk  Perbanas  (abdimas  UHW  Perbanas),  adalah  melakukan  perbaikan  dan  pengembangan sistem informasi pemesanan dengan pendekatan Job Order Costing pada Usaha Percetakan.

## Metode Pelaksanaan Kegiatan Abdimas
Melalui kegiatan abdimas ini akan ditawarkan solusi bagi permasalahan-permasalahan yang telah  dirumuskan  di  atas.  Pendekatan  yang  ditawarkan  bagi  realisasi  program  abdimas  ini  adalah model pemberdayaan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1) Tahap  observasi;  salah  satu  kegiatannya  menganalisa  permasalahan  yang  terjadi  pada mitra
2) Tahap Assesment; kegiatannya terdiri dari menilai resiko akaibat masalah yang terjadi
3) Tahap  Perencanaan  Alternatif  Program  atau  Kegiatan;  tim  merencanakan  sistem prosedur pemesanan yang efektif dengan Job Order Costting
4) Tahap  Pemformulasian  Rencana  Aksi;  meliputi  tahapan  dan  langkah  langkah  strategis dalam melaksanakan perbaikaan sistem pemesanan
5) Tahap  Pelaksanaan  ( Implementasi )  Program  atau  Kegiatan;  melakukan  try  and  erorr pada sistem pemesanan baru  yang selesai dibuat
6) Tahap  Evaluasi;  melakukan  evaluasi  jika  terajadi  kesalahan  pada  sistem  pesanan  yang baru serta
7) Tahap Terminasi.  Sistem telah selesai ujicobanaya dan siap untuk dieksekusi
Pelaksanaan  program  abdimas  ini  memang  dilaksanakan  sebagai  upaya  usaha  untuk membantu pemberdayaan usaha kecil dan menengah perencanaan pemesanan pelanggan dan bisnis yang jelas sehingga seringkali terjadi penumpukkan pemesanan dan ketidak mampuan mengerjakan pemesanan.  Kedua  adalah  untuk  membantu  manajemen  keuangan  yang  belum  memenuhi  standar akuntansi paling tidak untuk standar UMKM.

## Pendampingan penyusunan harga pokok produksi
Proses  pendampingan  yang  dilakukan  oleh  tim  Abdimas  UHW  Perbanas  memilih mengembangkan  program  pengabdian  masyarakat  mengenai  harga  pokok  produksi  dilakukan dengan    membuat  metoe  harga  pokok  produksi  yang  sesuai  akan  menentukan  harga  jual  produk yang  lebih  kompetitif.,  alasan  pemelihan  metode  tersebut  karena  banyak  permasalahan  pada  saat penentuan  harga  pokok  produk  yang  dihasilkan  oleh  perusahaan.  UD  Khairil  tidak  menyadari
bahwa  terdapat  biaya  overhead  pabrik  yang  seharusnya  masuk  dalam  perhitungan  harga  pokok produksi, sehingga penentuan harga jual yang ditetapkan juga kurang efektif

## Pendampingan penyusunan manajemen pemesanan
Proses  pendampingan  Manajemen  pemesanan  dan  perencanaan  bisnis  merupakan  bagian penting dari upaya pengembangan bisnis. Alasannya karena sebagian besar wirausaha menganggap rencana  bisnis  tidaklah  terlalu  penting  sepanjang  kita  tidak  memerlukan  sumber  pendanaan  dari pihak  lain.  Metode  pendapingan  dilaksanakan  dengan  memberikan  pelatihan  dan  pendampingan pembuatan  manajemen  pemesanan  dan  rencana  bisnis  difokuskan  untuk  memberikan  wawasan tentang  bagaiman  menata  pemesanan  agar  tidak  menumpuk  dan  terjadwal  dengan  tepat  waktu sebagai  bentuk  pelayanan  memuaskan  kepada  pelanggan,  sedangkan  pengembangan  bisnis  dapat menghasilkan rencana bisnis bagi bisnis yang sedang dikembangkan.

## Mendesain Sistim Informasi Pemesanan dengan metode Job Order
Tahap  Pelaksanaan  Membanguns  Sistim  Informasi  Pemesanan  dengan  metode  Job  Order dijelaskan dengan metode SDLC berikut:  pada gambar 2.1 dibawah ini

## Gambar 2.1  Metode SDLC (Sistem Development Life Cycle
Tahap  Pelaksanaan  ( Implementasi )  Program  atau  Kegiatan;    tahapan  dalam  pelaksanaan implementasi  kegiatan  mulai  dari    input  desain  web  sampai  dengan  bagaimana  pesanan  itu dikerjakan, dapaty dilihat pada gambar 2.2

## Gambar 2.2 Tahapan Pelaksanaan Program/ Kegiatan

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  UD.  Khairil  dalam  menentukan  harga  pokok  produksinya  dengan  menggunakan metode  sederhana  sesuai  praktik  perusahaan  masih  belum  sesuai  dengan  teori  konsep  akuntansi biaya.  Dalam  hal  ini  biaya  overhead  pabrik  secara  aktual  pada  perusahaan  belum  melakukan pengklasifikasian  biaya  yang  benar  terkait  pada  proses  produksi  secara  rinci  dan  jelas,  sehingga biaya  yang  semestinya  dibebankan  pada  biaya  produk  tidak  diperhitungkan  didalam  harga  pokok produksi. Berdasarkan hasil  pelaksanaan program PKM diinformasikan bahwa dalam perhitungan harga pokok produksi UD. Khairil masih menggunakan perhitungan yang sederhana dalam praktik perusahaannya.  Biaya  yang  dibebankan  dalam  perhitungan  harga  pokok  produksi  hanya  biaya bahan  baku  utama  untuk  produk  yang  dihasilkan,  biaya  dari  tenaga  kerja  langsung,  dan  biaya overhead pabrik variabel yang terdiri dari biaya telepon, listrik, wifi, dan juga biaya lain-lain. Hal tersebut  dapat  mengakibatkan  perhitungan  yang  kurang  akurat.  Biaya  overhead  pabrik  (biaya proses  produksi),  aktual  yang  terdiri  dari  biaya  bahan  penolong,  biaya  pemeliharaan  mesin  tidak dibebankan  dalam  perhitungan  harga  pokok  produksi  untuk  menghasilkan  suatu  produk.  Dapat mengakibatkan  ketidak  akuratan  terhadap  perhitungan  harga  pokok  produksi  yang  masih  tidak dapat menggambarkan biaya produksi yang sesungguhnya terjadi.
Terdapat  selisih  atas  perbedaan  perhitungan  biaya  produksi  yang  dilakukan  pada  praktek perusahaan  dibandingkan  dengan  menggunakan  metode  yang  sesuai  dengan  konsep  akuntansi biaya  dalam  menentukan  harga  pokok  produksi,  salah  satun  contohnya  pada  praktek  perusahaan tidak  memnghitung  biaya  produksi  yang  meliputi  biaya  bahan  baku,  bahan  penolong,  biaya opersional  mesin,  biaya  tenaga  kerja  langsung  dan  biaya  tenaga  kerja  tidak  langsung  tiap  unit produk perihal ini dapat menimbulkan selisih yang merugikan antara 30% – 50 %. Adanya selisih tersebut dipusatkan terhadap biaya overhead pabriknya yang tidak diperinci dan dibebankan secara benar, oleh karena itu berdampak pada perhitungan terhadap biaya produksi yang selama ini telah dilaksanakan  oleh  praktik  perusahaan  akibat  kurang  tepat  dan  akurat  sesuai  dengan  teori  konsep akuntansi  biaya.  Berdasarkan  observasi  yang  telah  dilaksanakan,  dapat  dilihat  perusahaan  belum melaksanakan  perhitungan  biaya  produksi  yang  sesuai  dengan  pedoman  konsep  akuntansi  biaya.
Perusahaan hanya memperkirakan seluruh biaya-biaya yang dibutuhkan dalam memproduksi suatu produk,  hal  ini  berdampak  ketidaktepatan  dalam  pengklasifikasian  pada  perhitungan  harga  pokok produksi  karena  menggunakan  metode  yang  masih  sederhana  sehingga  tidak  tepat  pula  pada penentuan harga jual untuk suatu produk yang akan dipasarkan kepada konsumen.

## Desain Sistim Informasi Pemesanan Barang di UD Khairil Flow Map
Flow  Map   yaitu  diagram  alir  yang  digunakan  dalam  penggambaran  prosedur  kerja  dan aliran  dokumen. Flow  map  merupakan  penggambaran  secara  grafik  dari  langkah  –  langkah  dan urutan  prosedur  dari  suatu  program.  Flowmap  berguna  untuk  membantu  analis  dan  programer untuk  memecahkan  masalah kedalam segmen  yang lebih kecil dan  menolong dalam  menganalisis alternatif pengoperasian.

## Prosedur Kerja
1. Customer melakukan order barang
2. Materia stock room melakukan pengecekan barang
3. Bila barang ada,order dilanjutkan
4. Bila barang tidak ada maka dilanjutkan ke Purchase Order dan membuat faktur
5. Setelah membuat faktur,maka melakukan payment
6. Lalu melakukan shipping dan selesai
7. Pada material stock room,melakukan pengecekan barang dan diterima
8. Material stock room melakukan statement yang dilanjutkan ke proses management
9. Pada proses management dilakukan proses pembuatan faktur
10. Faktur diberikan kepada konsumen
11. Customer melakukan pembayaran
12. Proses Management selesai

## DFD Pemesanan Barang
Data Flow Diagram (DFD), adalah diagram yang mendokumentasikan sistem secara hirarkis. DFD  terdiri  dari  arus  data,  proses,  unsur-unsur  lingkungan.  Dari  Diagram  Konteks  di  atas  maka diambil permisalan contoh Pemesanan Barang.

## Gambar 2.4. DFD Pemesanan Barang

## Data Store
1. Data Barang = @idBarang + namaBarang + JlmBarang + harga + satuan
2. Data Supplier = @idSupplier + namaSupplier + alamat + noTelp
3. Pemesanan = @noPemesanan + namaPemesanan + tglPemesanan + {pesan} + totalHarga Keterangan : pesan = satuan + jmlBarang + harga

## Data Flow
1. Barang = idBarang + namaBarang + jmlBarang + harga + satuan
2. Supplier = idSupplier + namaSupplier + alamat + noTelp
3. Pesanan = noPemesanan + namaPemesanan + tglPemesanan + {pesan} + totalHarga
4. jmlBarang = idBarang + namaBarang + jmlBarang
5. ItemBarang = idBarang + namaBarang + jmlBarang
6. PO = noPemesanan + namaPemesanan + tglPemesanan + {pesan} + totalHarga Keterangan : pesan = satuan + jmlBarang + harga idBarang = 1 {character} 10 namaBarang = 1 {character} 30 jmlBarang = 1 {numeric} 3 harga = 1 {numeric} 12 satuan = 1 {character} 8 idSupplier = 1 {character}10 namaSupplier = 1 {character} 20 alamat = 1 {character} 30 noTelp = 1 {numeric}12 noPemesanan = 1 {numeric} 5 namaPemesanan = 1 {character} 20 tglPemesanan = *format date* = dd/mm/yyyy totalHarga = 1 {numeric} 12 character = [A-Z|a-z|0-9|-.,] numeric = [0-9]

## ERD Pemesanan Barang
Entity  relationship  diagram  merupakan  diagram  yang  digunakan  untuk  memodelkan  basis data  relasional.  Dalam  pembuatan  ER  Diagram  yang  harus  diperhatikan  yaitu  diagram  yang
terbentuk tidak boleh terbentuk diagram siklik. Komponen ER Diagram terdiri dari atribut, entitas, dan relasi.
Gambar 2.5 ERD Pemesanan Barang

## Gambar 2.6. Interface Program

## KESIMPULAN
Program  pengabdian  masyarakat  ini  melakukan  pendampingan  penentuan  harga  pokok produk oleh perusahaan. Permasalahan UD Khairil adalah biaya overhead pabrik yang seharusnya masuk  dalam  perhitungan  harga  pokok  produksi,  sehingga  penentuan  harga  jual  yang  ditetapkan saat  ini  dapat  efektif.  Pendampingan  cara  pembuatan  harga  pokok  produksi  yang  sesuai  akan menentukan  harga  jual  produk  yang  lebih  kompetitif.  Program  abdimas  ini  telah  melakukan pendampingan  pembuatan  manajemen  pemesanan  agar  tidak  menumpuk  dan  terjadwal  dengan tepat waktu. Pendampingan ini juga berhasil membuat desain sistim informasi pemesanan dengan metode  job  order  dengan  metoe  SDLC.  Agar  efektif  kegiatan  abdimas  sebaiknya  pendampingan simultan dan terus menerus dan perlu dibentuk kelompok ukm sejenis yang memilki kendala yang sama  untuk  berdiskusi,  saling  membantu  dalam  mengatasi  permasalahan.  Penentuan  harga  pokok produksi yang dilakukan oleh praktik di UD. Khairil dengan perhitungan menurut teori dan konsep akuntansi biaya maka perlu perhitungan harga pokok produksi menurut perusahaan berbeda dengan konsep akuntansi biaya, perihal ini harus menjadi perhatian khusus bagi pemilik usaha UD. Khairil sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan harga pokok produksi.
Langkah  kedepannya  perlu  dipertimbangkan  untuk  mengkoreksi  kembali  saat  perhitungan biaya  produksi  untuk  penentuan  harga  pokok  produksi  yang  sesuai  pedoman  konsep  akuntansi biaya dengan  mengklasifikasikan dan menghitung biaya dengan benar meliputi biaya  yang terkait dengan  bahan  baku,  biaya  yang  dikeluarkan  untuk  tenaga  kerja  langsung,  dan  biaya  overhead pabrik  aktual.  Penentuan  harga  pokok  produksi  harus  sesuai  dengan  teori  dan  konsep  akuntansi biaya  dengan  mengakumulasikan  seluruh  biaya  produksi  terdiri  atas  biaya  bahan  baku,  biaya tenaga  kerja  langsung,  dan  biaya  overhead  pabrik  dengan  tepat  dan  akurat  akan  membantu perusahaan dalam menetapkan harga jual yang lebih baik, dan mencapai laba maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Carter,  &  William  ,  K.  (2015). Akuntansi  Biaya  . Jakarta  :  Salemba  Empat  .  Dewi,  S.  P.  (2014). Akuntansi Biaya. Bogor: IN MEDIA. Mulyadi. (2012). Akuntansi Biaya. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN Puspitasari,  T.  (2013).  Penerapan  Sistem  Just  In  Time  Terhadap  Efisiensi  Biaya  Produksi  di Perusahaan M-02 Handicraf Manufacture. Ekonomi , 12.
Putra, Y. A. (2014). Analisis Pengaruh Biaya Produksi Dan Penjualan Terhadap Laba Perusahaan (Studi  pada  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah  di  Kecamatan  Jaten  Kabupaten Karanganyar). Skripsi thesis , 13.
Riwayadi. (2014). Akuntansi Biaya. Jakarta: Salemba Empat. Salman, K. R. (2016). Akuntansi Biaya Pendekatan Product Costing . Jakarta: Indeks . Salman, K. R., & Farid, M. (2017). Akuntansi Manajemen. Jakarta: Indeks. Simamora, H. (2012). Akuntansi Manajemen. Jakarta: Star Gate . Siregar,  B.,  Suripto,  B.,  Hapsoro,  D.,  Widodo,  E.,  Herowati,  E.,  Kusumasari,  L.,  et  al.  (2015).
Akuntansi Biaya (Kedua ed.). Jakarta: Salemba Empat.
Stice, E. J., & Fred, S. (2017). Akuntansi Keuangan Menengah (16 ed., Vol. II). (A. Akbar, Trans.) Jakarta: Salemba Empat. Tasman, A. (2014). Ekonomi Manajerial Dengan Pendekatan Matematis. Jakarta: Rajawali Pers. Warren,  R.  F.  (2015). Pengantar  Akuntansi (21  ed.).  Jakarta:  Salemba  Empat  .  William,    K.    C. (2014). Akuntansi  Biaya (Empat  Belas  ed.).  Jakarta: Salemba Empat