## UPAYA PENURUNAN KEJADIAN KEHILANGAN GELAS BERUKURAN SEDANG MELALUI PENERAPAN METODE QUALITY CONTROL CIRCLE (QCC)  DI UNIT GIZI, RS ABC, JAKARTA

## Jonny
Department of Industrial Engineering, Faculty of Engineering, Universitas Bina Nusantara Jln. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah Jakarta Barat 11480 jonny@binus.ac.id

## ABSTRACT
Nutrition Department of ABC Hospital provides food and beverage for all inpatients based on nutrition standard from their practioners. Therefore, Nutrition Department needs several types of cutlery for serving them food and beverage as needed. The stock of these types of cutlery should be maintained by nutrionists. During August and September 2011, the stock of middle-sized glasses had been deficit. This condition made the Nutrition Department initiate a QCC group named Sushi to prevent the deficit by strengthening the control over the stock. After this improvement, they had successfully suppressed the deficit from 193 to 77 units or 60.10%. Due to hospital regulation that every lost should be redeemed by nutritionist, this improvement had also enable the department to suppreesed the cost of lost units (quality cost).
Keyword: Nutritionist, Quality Cost, Quality Control Circle

## ABSTRAK
Unit Gizi di RS ABC bertugas menyediakan makanan dan minuman bagi semua pasien rawat inap sesuai dengan standar diet yang ditetapkan oleh dokter yang merawat. Unit Gizi membutuhkan sarana dan prasarana berupa peralatan makan untuk dapat menyajikan makanan dan minuman kepada pasien. Jumlah stok setiap alat makan telah ditetapkan berdasarkan tingkat hunian rumah sakit yang harus selalu dijaga oleh petugas Gizi agar tidak menganggu kelancaran operasional. Selama pengamatan bulan Agustus dan September 2011, terjadi banyak kehilangan untuk gelas berukuran sedang. Untuk itu, beberapa petugas Gizi membentuk tim QCC-Sushi untuk mencegah terjadinya kehilangan tersebut. Setelah dilakukan perbaikan melalui QCC, tim QCC-Sushi mampu menekan jumlah kehilangan gelas berukuran sedang dari 193 menjadi 77 gelas atau sebanyak 60.10%. Menurut peraturan RS setiap gelas yang hilang harus ditanggung oleh seluruh petugas Unit Gizi. Perbaikan ini berdampak pada menurunnya biaya mutu berupa penurunan kerugian yang harus ditanggung RS akibat kehilangan.
Kata kunci: unit gizi, biaya mutu, quality control circle
P
menginv SUSHI0
SUSHI0 SUSHI0
D Septemb tersebut Tabel 1
Frekuens
D
Adanya Tabel 2 b Tabel 2 Aspek QC
Pada bulan ventaris semu 01 – cita rasa 02 – alat mak
03 – alat mak
Dari ketiga m ber 2011 berd dibuatkan ta
si Kejadian Ma
Dari grafik p kehilangan a berikut: CDSM
n September ua permasala makanan tid kan hilang; kan tidak bers masalah yang dasarkan lap abel dan graf Masalah pareto di atas alat makan i
PEN r 2011, be ahan yang dih dak sesuai sta sih. g ada, dikum oran yang di fik sebagai be Gambar 1 s, diketahui b ini tentunya NDAHULU eberapa pet hadapi oleh u andar; mpulkan data ibuat dan dila erikut (Tabel 1. Grafik paret
bahwa kejadi berdampak p
UAN tugas Gizi unit Gizi yai frekuensi ke aporkan ke m l 1 dan Gamb to masalah . ian alat maka pada QCDS
membentuk itu: ejadian selam manajemen r bar 1): an hilang pal M seperti ya
k tim QCC ma bulan Agu rumah sakit. ling sering d ang ditunjuk
C untuk ustus dan Dari data itemukan. kkan pada
Berdasarkan tabel di atas, tim QCC bertekat untuk: (1) mencari akar penyebab terjadinya alat makan hilang; (2) membuat rencana perbaikan untuk mencegah terjadinya alat makan hilang; (3) mengevaluasi penanggulangan yang telah dilakukan; (4) melakukan standarisasi upaya perbaikan agar dapat mencegah terjadinya alat makan hilang.

## METODE
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metodologi QCC (Besterfield, 2003) di mana tim QCC-Sushi bertemu secara berkala untuk membahas permasalahan yang dihadapi di unitnya. Dalam metodologi ini, ada delapan langkah dengan siklus Plan-Do-Check-Action sebagai berikut:
Langkah 1: Menentukan Tema; Dalam langkah ini, tim berdiskusi mengenai permasalahan apa saja yang sedang dihadapi oleh unitnya dengan menggunakan metode brainstorming, process mapping , evaluasi QCDSM ( quality, cost, delivery, safety, dan moral ), dan 5 R (rapi, ringkas, resik, rawat, dan rajin).
Langkah 2: Menentukan Target; Langkah ini dilakukan dengan berpedoman pada kriteria SMART ( specific, measurable, achievable, reasonable dan time bound ).
Langkah 3: Analisis Kondisi yang Ada; Semua data dan informasi yang dikumpulkan dianalisis dengan berpatokan pada kerangka kerja 4M1E ( man, machine, method, material dan environment ) dan dampaknya pada aspek QCDSM.
Langkah 4: Analisis Sebab Akibat; Dalam langkah ini, setiap permasalahan harus ditelusuri sampai ditemukannya akar penyebab masalah melalui penggalian 5 Why dan berpatokan pada kaidah uji terbalik. Hal ini dilakukan dengan menggunakan diagram sebab akibat.
Langkah 5: Merencanakan Penanggulangan; Setiap akar penyebab masalah yang ditemukan harus dicarikan penanggulangannya agar tidak terjadi kembali di kemudian hari. Rencana ini dibuat dalam kerangka 5W2H1T ( what, why, where, when, who, how, and how much ).
Langkah 6: Penanggulangan; Semua rencana yang telah dibuat harus diimplementasikan dan didokumentasikan hasilnya. Apabila ditemukan adanya penyimpangan, tim QCC harus menanggulanginya melalui kerangka kerja PICA ( problem identification and corrective action ) untuk dicarikan penggulangannya.
Langkah 7: Evaluasi Hasil; Dalam langkah ini, tim QCC harus mengumpulkan hasil dari penanggulangan yang telah dilakukan untuk dibandingkan dengan target untuk melihat apakah tim berhasil menanggulangi permasalahan yang terjadi.
Langkah 8: Standarisasi dan Tindak Lanjut; Dalam standar ini, semua hasil yang memenuhi target harus distandarisasikan supaya tidak terjadi permasalahan yang sama di kemudian hari melalui penetapan atau revisi atas prosedur yang ada.
Delapan langkah ini terangkum pada Gambar 2 berikut:

## Langk
M mempers yang ditu Tabel 3 Jumlah a
D
banyak  h Berukura Jakarta s

## Langk

## T
Specific Measura Achievab

## ah 1: Men
Mengingat  b sempit caku unjukkan pad alat makan hila Dari tabel d hilang. Untu an Sedang M sebagai tema

## ah 2: Men
Tim QCC m : me able : dar ble : me
H nentukan T besarnya ru upan alat ma da Tabel 3 b ang. di atas dapat uk itu tim QC Melalui Pene a QCC.

## nentukan T
menentukan ta enurunkan ju ri 193 per bu elalui kerjasa Gambar 2

## HASIL DA
Tema uang lingkup akan dengan berikut: t diketahui b CC menentu erapan Metod

## Target
arget perbaik umlah gelas b ulan menjadi ama dan kom 2. Delapan lang AN PEMB p alat maka mengambil bahwa gelas ukan tema: U de Quality C kan melalui Q berukuran sed 96 per bulan mitmen tim ComTec gkah QCC.

## BAHASAN
an yang dim data jumlah sedang mer Upaya Penuru Control Circl QCC berdasa dang yang hi n (50%) h Vol.3 No. 1
N maksud, tim h alat makan rupakan alat unan Kejadi le (QCC) di arkan kaidah ilang 1 Juni 2012: m memutuska n yang hilan t makan yan ian Kehilang Unit Gizi, R SMART yai
an untuk ng seperti ng paling gan Gelas RS ABC, itu:
Reasonable : karena untuk menghilangkan sama sekali perlu waktu agar sistem yang diperbaiki betul-betul berjalan.
Time bound :  Dalam waktu 2 bulan

## Langkah 3: Analisis kondisi yang ada
Berikut adalah analisis kondisi yang ada (Tabel 4):

## Tabel 4
Analisis Kondisi yang Ada
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa akar penyebab masalah terjadinya gelas berukuran sedang yang hilang dikarenakan adanya kesulitan dalam melacak keberadaan gelas.

## Langkah 4: Analisis Sebab Akibat
Penyebab kehilangan alat makan dianalisis pada Gambar 3 berikut:
Gambar 3. Diagram sebab akibat.
Dari diagram sebab akibat di atas, dapat kita ketahui bahwa ada empat akar penyebab hilangnya gelas berukuran sedang, antara lain karena: (1) daftar inventaris tidak dibagi per area; (2)
tidak ad tidak dip

## Langk
B tabel 5 b Tabel 5 Rencana

## Langk
B revisi ins
Tabel 6
Revisi Ins
a alat kontro pisahkan den
ah 5: Mer Beberapa ren berikut: Penanggulan ah 6: Pena Berikut ini struksi kerja struksi Kerja ol visual seh ngan marking rencanaka ncana penang ngan anggulang adalah  bebe (Tabel 6, Ga hingga penan g; (4) gelas y n Penangg ggulangan ya gan erapa aktifita ambar 4). nganan terlam yang kurang t gulangan ang dibuat un as penanggu
mbat; (3) ge tidak diketah ntuk mengat ulangan yang
elas sedang d hui statusnya tasi kehilang g dilakukan
dengan > 2 a. an gelas dim . Penanggul
orang PJ
muat pada langan 1:
Tabel 7 Daftar In
P alat mak P NSB. a Penurunan K
Penanggulan nventaris per A Penanggulan kan ditinggal Penanggulan Kejadian… ( ngan 2: dafta Area Pantry ngan 3: kartu . ngan 4: mark (Jonny)
Gambar 4. H ar inventaris u tinggal (Ga Gamb king (Gamba Hasil revisi ins per area pan ambar 5). K bar 5. Kartu tin
ar 6). Markin
struksi kerja. ntry (Tabel 7 Kartu ini mem nggal. ng merah unt ). munjukkan lo tuk NSC, dan okasi di kam n marking b
mar mana
iru untuk
Gambar 6.Marking.
Penanggulangan 5: sosialisasi hasil (Tabel 8).

## Tabel 8
Hasil Sosialisasi
Penanggulangan 6: penerapan instruksi kerja hasil sosialisasi (Gambar 7).
Enam penanggulangan di atas terangkum pada Tabel 9 berikut.

## Tabel 9
Daftar Penanggulangan yang Telah Dilakukan
Dari tabel di atas, dapat diketahui bahwa semua rencana penanggulangan telah dilaksanakan dan tidak ada hambatan yang ada.

## Langkah 7: Evaluasi Hasil
Setelah perbaikan dilakukan, diketahui bahwa jumlah gelas berukuran sedang yang hilang selama November 2011 adalah 46 gelas dan pada Desember 2011 31 gelas. Totalnya adalah 77 gelas. Pencapaian ini perlu dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan pada langkah 2 sebelumnya (Gambar 8).
Gambar 8. Evaluasi hasil.
Dari gambar di atas dapat kita ketahui bahwa hasil perbaikan QCC melampaui target dengan pencapaian 120% sehingga dapat dikatakan bahwa tim QCC berhasil mengurangi kejadian kehilangan alat makan berupa gelas berukuran sedang. Hal ini pun berdampak pada QCDSM dari tim sebagai berikut (Tabel 10):

## Tabel 10
QCDSM Setelah Perbaikan
Menurunnya jumlah gelas sedang yang hilang memberi efek penghematan biaya ganti sebesar Rp464.000. (Tabel 11).

## Tabel 11
Biaya Mutu

## Langkah 8: Standarisasi dan Tindak Lanjut
Berikut beberapa hal yang perlu dilakukan untuk standarisasi dan tindak lanjut: (1) dalam melakukan clear up , semua petugas Gizi harus mengikuti IK/GIZI/11 inventaris alat dengan menggunakan krat gelas sedang, kartu tinggal, daftar inventaris per area, dan marking ; (2) mengajukan kartu tinggal dan daftar inventaris per area sebagai dokumen ISO; (3) mengajukan tema Conim Grup Sushi berikutnya yaitu SUSHI01 – cita rasa makanan tidak sesuai standar.

## SIMPULAN
Berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil, yaitu: (1) akar penyebab terjadinya alat makan hilang adalah sulitnya petugas Gizi menelusuri keberadaan alat makan tersebut; (2) rencana perbaikan untuk mencegah terjadinya alat makan hilang meliputi revisi instruksi kerja, daftar inventaris yang lebih dirinci per area, marking dan kartu tinggal; (2) setelah ditanggulangi, kejadian gelas berukuran sedang yang hilang menurun 60% (dari 193 menjadi 77) dalam 2 bulan; (4) standarisasi terhadap instruksi kerja, daftar inventasi per area, marking dan kartu tinggal dilakukan untuk semua alat makan bukan hanya pada gelas berukuran sedang.

## DAFTAR PUSTAKA
Besterfield, Dale H. (2003). Total Quality Management (3rd edition). New Jersey: Prentice Hall.