## TRANSFORMASI DIGITAL PADA SISTEM KEARSIPAN DI SMAN 1 TAKENGON KABUPATEN ACEH TENGAH
Farid Fauzi 1 & Royandi Irvansyah 1
1 IAIN Takengon, Jl. Aman Dimot No. 10 Takengon, Aceh Tengah Corresponding author: faridfauzi1869@yahoo.com

## ABSTRACT
This  research  examines  the  implementation  process  of  digital  transformation  in  the archive system at  SMAN 1 Takengon. The approach use in  this research is descriptive quantitative by using survey techniques that support the results of this research. The unit of analysis in this study are staff and teacher with 57 population. Based on the results of the study, there was an implementation of digital transformation that was still not stable and there  was a  combination system between an  archival system that  was  still manual and  digital. This  was  done  because  the  digital  archiving  system  at  SMAN  1  Takengon worked  as  a  data  backup  on  the  manual  archived  system.  Based  on  the  results  of research  in  the  field,  it  could  be  guaranteed  that  the  implementation  of  digital transformation  in  the  archival  system  at  SMAN  1  Takengon  has  not  been  implemented completely from the process in the archive system at SMAN 1 Takengon.
Keywords: Digital, Transformation, Archive System
Diterima: 11 November 2021, Revisi: 16 November 2021, Dipublikasikan: 4 Juni 2022

## PENDAHULUAN
Sekolah  merupakan  suatu  organisasi  yang  bergerak  pada  bidang  pendidikan  dari tingkatan  dasar,  menengah  pertama  dan  menengah  atas.  Sejalan  dengan  kegiatan  sekolah sebagi suatu organisasi diperlukan informasi-informasi dan data-data yang tersimpan dalam bentuk  dokumen  dan  arsip  untuk  dijadikan  sebagai  bahan  pertimbangan  dari  seorang pimpinan  organisasi  yaitu  kepala  sekolah  dalam  mengambil  suatu  keputusan.  Selain  itu peran  arsip  pada  suatu  sekolah  sangatlah  penting  sebagai  dokumen  sekolah  yang mendeskripsikan  rekaman  kegiatan  sekolah,  sehingga  dalam  hal  ini,  baik  buruknya pengelolaan  arsip  akan  berdampak  pada  kinerja  sekolah  tesebut  (Khaerudin,  2018).  Pada akhirnya  arsip  yang  berupa  dokumen,  informasi  dan  data  sekolah  membutuhkan  suatu pengelolaan  yang  sistematis,  sehingga  diperlukan  unit-unit  yang  dapat  mengolah  arsip tersebut (Thahir, 2014).
Pada  proses  pengelolaan  arsip  diperlukan  beberapa  upaya  dalam  pemeliharaan  arsip baik  dari  segi  fisik  dan  informasi  arsip  tersebut  (Yusuf  dkk.,  2020).  Ada  beberapa  tujuan dari kearsipan disini  yaitu ;  1) Penyediaan  warkat  2)  Menghindari  pemborosan  waktu
3)  Mengkorelasikan  antar  warkat-warkat  4)  Menghemat  tempat  penyimpanan  5) Mengamankan   warkat   yang   penting   baik   dari   bahaya pencurian  atau  kebakaran  6) Menjaga  kerahasiaan   (Bakar, 2021). Transformasi digital  merupakan  isu-isu  yang  sering muncul  dalam  beberapa  penelitian  dibidang  industri  dan  pelayanan  publik  dengan  tujuan untuk memberikan dampak positif  dan substansial terhadap kinerja perusahaan dan instansi yang bergerak dibidang pelayanan masyarakat (Sandkuhl dkk., 2019).
Fungsi  digitalisasi  terhadap  arsip  dan  dokumen  merupakan  pelindung  dan  cadangan terhadap  arsip  itu  sendiri,  apabila  terdapat  sesuatu  yang  tidak  diinginkan  dari  arsip  itu sendiri (Nurtanzila & Sholikhah, 2020). Pemanfaatan akan kemajuan teknologi digital pada saat  ini  pada  berbagai  kegiatan  bisnis  untuk  mengembangkan  model  bisnis  melalui pengembangan  data  bisnis,  aplikasi  digital  dan prototype sistem  digital  dan  semuanya tersebut  sering  diistilahkan  dengan  transformasi  digital  (Kamsker  dkk.,  2020). Perkembangan  transformasi  digital  yang  sangat  cepat  akan  menjadi  prioritas  utama  bagi setiap  organisasi  ataupun  perusahaan  yang  mengakibatkan  akselerasi  permanen  terhadap perkembangan organisasi atau perusahaan tersebut (Seres dkk., 2018). Sehingga dalam hal ini  transformasi  digital  merupakan  konfigurasi  antara  teknologi,  organisasi  dan  manusia (pengguna)  (Bygstad  &  Øvrelid,  2021;  Maksum,  2021).    Selain  itu  transformasi  digital mencakup berbagai aspek seperti teknologi seperti sistem, data, analisa prediktif dari proses digitalisasi dan teknologi dari platform yang integratif yang telah menciptakan peluang dan tantangan yang besar pada organisasi saat ini. (Jackson, 2019).
Ketika  berbicara  tentang teknologi  digital  maka  kita  akan  mengkaji  tentang  kecepatan, variasi  dari  inovasi  teknologi  tinggi,  perangkat  keras,  perangkat  lunak,  kebaharuan  dari aplikasi  yang  ada  serta  dampaknya  terhadap  proses  kinerja  organisasi  (Li  dkk.,  2021). Proses  penciptaan  arsip  dapat  dilakukan  dengan  dua  cara  yaitu  dengan  penciptaan  secara elektronik  atau  otomasi  dan  Penciptaan  arsip  dengan  cara  transformasi  digital  (Martini, 2021).  Maka  dalam  hal  ini,  seharusnya  proses  digitalisasi  tidak  hanya  muncul  di  benak segelintir orang yang mengerti tentang tentang teknologi dan informasi. Proses digitalisasi harus  menjadi  penerapan  model  dalam  meningkatkan  kinerja  organisasi  atau  perusahaan yang  fleksibel,  sehingga  dalam  hal  ini  perlu  pemikiran  yang  matang  dalam  membentuk digitalisasi  (Ulas,  2019;  Gabryelczyk,  2020).  Banyak  organisasi  atau  perusahaan  telah mengadopsi  strategi  transformasi  digital  dengan  cara  membuat  dan  menilai  dari  proses digitalisasi  (Correani dkk., 2020). Proses transformasi digital  masyarakat dan peningkatan teknologi  digital  mengubah  cara  mengorganisir  suatu  organisasi  atau  perusahaan  dan berkontribusi  terhadap  pengembangan  ilmu  pengetahuan  dibidang  digital  (Leshchenko dkk., 2021).
Warner  dan  Wager  (2019)  berpendapat  bahwa  ruang  lingkup  setiap  transformasi digital  bergantung  pada  pembaruan  strategis  dari  (1)  model  suatu  bisnis  (2)  pendekatan kolaboratif  (3)  budaya  organisasi.  Konsep  transformasi  digital  merupakan  rekayasa  dari proses  manufaktur  dan  pelayanan  untuk  menjadikan  proses  tersebut  menjadi  lebih  efisien
(Petkovics,  2018).  Dari  beberapa  teori  yang  sudah  diuraikan,  dapat  diambil  suatu kesimpulan  bahwa  transformasi  digital  merupakan  hal  yang  tidak  terelakkan  bagi  semua organisasi atau perusahaan untuk bertahan hidup pada situasi dan kondisi yang kompetitif. Perkembangan  teknologi  dan  informasi  yang  semakin  berkembang  cepat  dan  pesat  pada masa yang akan datang, sehingga dalam hal ini organisasi atau perusahaan harus menyikapi transformasi  digital  secara  bijak  dan  mempersiapkan  sumber  daya  yang  ada    dalam menghadapi datangnya transformasi digital (Hadiono & Santi, 2020).
Secara  tidak  langsung  institusi  pendidikan  harus  melaksanakan  dan  menjalani transformasi digital agar  menjadi  bekal kehidupan siswa di  masa  yang akan datang (Iivari dkk., 2020). Transisi dan perubahan struktur dari kehidupan masyarakat melalui kemajuan teknologi  membawa  umat  manusia  saat  ini  pada  proses  digitalisasi  pada  berbagai  insitusi kuhususnya  institusi  yang  bergerak  dibidang  pendidikan  (Gafurov  dkk.,  2020).  Melalui inovasi  dan discovery pada  teknologi  dan  informasi  dapat  mengubah  kehidupan  institusi pendidikan  khususnya  pada  proses  belajar  mengajar  (Limani  dkk.,  2019).  Digitalisasi merupakan  kontributor  dalam  dunia  pendidikan  yang  dapa  merubah  proses  pendidikan dengan  signifikan,  melalui  digitalisasi  dapat  meningkatkan  keterjangkauan  dalam mengakses  informasi  dan  ilmu  pengetahuan  yang  ada  dan  dapat  merubah  pengalaman belajar, terdapat pembelajaran yang fleksibel, komunikasi yang baik anatara guru dan siswa (Xiao,  2019).  Pada  saat  ini,  teknologi  sangat  berperan  penting  dalam  memainkan  peran besar  untuk  membentuk  masa  depan  dari  institusi  pendidikan  tinggi.  Melalui  teknologi akan  mengubah  ruang  kelas,  memperluas  pembelajaran  secara  online,  persaingan  global dari tenaga kerja,  memperluas kemitraan perusahaan dengan universitas, dan memperbarui pendidikan  dalam  memahami  tantangan  pada  masa  yang  akan  datang  (Abdulrahim  & Mabrouk, 2020). Berdasarkan hal tersebut bahwa tidak dapat dipungkiri lagi tentang peran teknologi  bagi  kemajuan  pendidikan  dan  mempermudah  akses  dari  pelayanan  pengajaran dan pendidikan serta membantu proses administrasi pendidikan.
Melakukan  digitalisasi  pada  arsip  akan  membentuk  produk  dokumen  digital  yang mempunyai tujuan untuk menjaga kesahihan informasi yang terkandung pada arsip tersebut yang bisa digunakan pada waktu yang akan datang tanpa merusak dokumen asli.(Furauki & Sukmana,  2018).    SMAN  1  Takengon  merupakan  institusi  pendidikan  sekolah  menengah atas yang berstatus sebagai sekolah unggulan di Kabupaten Aceh Tengah, sehingga dalam hal ini jumlah siswa pada SMAN 1 Takengon cukup memadai, seiring dengan jumlah siswa yang banyak dan perkembangan teknologi informasi yang tinggi, maka SMAN 1 Takengon telah  melakukan  transformasi  digital  pada  sistem  kearsipan.  Berdasarkan  hasil  survei  dan pengamatan  sebelumnya  pada  tenaga  pendidik  dan  kependidikan  SMAN  1  Takengon bahwa  masih  banyak  hambatan-hambatan  dan  faktor  pendorong  yang  terjadi  pada  proses sistem  kearsipan  melalui  digitalisasi.  Sehingga  dalam  artikel  ini  akan  mengkaji  proses transformasi  digital  pada  sistem  kearsipan  di  SMAN  1  Takengon.  Berdasarkan permasalahan  yang  terjadi  pada  proses  implementasi  dari  transformasi  digital  dan  kajian
teoritis,  maka  peneliti  akan  mengkaji  dan  mendeskripsikan  faktor  pendorong  dan penghambat  dari  proses  transformasi  digital  pada  sistem  kearsipan  di  SMAN  1  Takengon Kabupaten Aceh Tengah Provinsi Aceh.
Berdasarkan  penelitian  yang  sudah  dilakukan  muntama  dan  faruq  (2020)  menunjukan hasil  penelitian  sebagai  berikut  :  a)  pemeliharan  arsip  yang  dilakukan  masih  sederhana  b) sistem  penyimpan  arsip  yang  digunakan  tidak  ada  sistem  khusus  c)  sistem  peminjaman arsip  yang  dilakukan  sederhana  d)  pengecekan  kembali  terhadap  arsip  ini  cukup  baik dengan  melakukan  pengecekkan  kondisi  terlebih  dahulu  saat  arsip  e)  pemusnahan  arsip dilakukan  dengan  rentang  waktu  tertentu  f)  faktor  penghambat  dalam  pengelolaan  arsip yaitu  kurangnya  pemahaman  pegawai  g)  faktor  pendukung  dalam  pengelolaan  arsip pegawai diberikan wewenang menggunakan fasilitas yang ada. Terdapat beberapa manfaat dari  penggunaan  sistem  pengelolaan  kearsipan  secara  elektronik  diantaranya  adalah  1) Mudah  dan  cepat  ditemukan  2)  Pengindeksan  dari  arsip  yang  fleksibel  dan  memberikan kemudahan  untuk  dimodifikasi  3)  Memudahkan  pencarian  arsip  dengan  cara full-text 4) Menghindari  kemungkinan  dari  hilangnya  file  5)  Memudahkan  aksesibilitas  dalam pencarian  asrsip  dan  menjamin  akuntabilitas  dari  arsip  tersebut.  6)  Menghindari  resiko rusaknya  suatu  dokumen  7)  Membentuk  manajemen  pengawasan  dari  sistem  kearsipan  8) Dapat melakukan recovery data  (Latifah & Pratama, 2015). Sehingga dalam penelitian  ini mempunyai  tujuan  dalam  mengetahui  seberapa  jauh    dari  pelaksanaan  dan  penerapan transformasi  digital  terhadap  sistem  kearsipan  pada  SMAN  1  Takengon  Kabupaten  Aceh Tengah Provinsi Aceh.

## METODE
Pendekatan Penelitian  pada penelitian  ini  adalah pendekatan  deskriptif kuantitatif  . Penelitian ini dilaksanakan di SMAN 1 Takengon Kabupaten Aceh Tengah Provinsi Aceh dengan  subjek  penelitian  adalah  tenaga  kependidikan  dan  pendidik  yang  berjumlah  57 orang yang terdiri dari 46 orang tenaga pendidik dan 11 orang tenaga kependidikan dengan jenjang  waktu  penelitian  selama  3  bulan  dari  Bulan  Desember  2020  sampai  dengan Februari 2021. Teknik pengumpulan data  dilakukan melalui survei dengan angket tertutup yang terdiri dari beberapa indikator yaitu : Penggunaan peralatan pada sistem kearsipan dan Pengelolaan  kearsipan.  Sistem  penilaian  terdiri  dari  beberapa  kategori    penilaian  yaitu  : Sangat Baik (4.00  – 5.00), Baik (3.99  – 3.00), Sedang (2.99  – 2.00), Kurang Baik (1.99  – 1.00),  Sangat  Kurang  Baik  (0,99  –  0.01).  Untuk  menganalisis,  mendeskripsikan,  serta mengkontruksi fenomena transformasi digital pada sistem kearsipan di SMAN 1 Takengon, maka  dalam  analisis  penelitian  ini  hanya  mendeskripsikan  penggunaan  peralatan  dalam pengelolaan  kearsipan,  Proses  pengelolaan  kerasipan  dan  bentuk-bentuk  arsip  yang digunakan pada sistem kearsipan pada SMAN 1 Takengon. Hasil penelitian terdiri dari dua data  yaitu  :  data  primer  yaitu  hasil  angket  melalui  jumlah  prosentase  yang  akan dideskripsikan  dengan  tabel,  grafik  serta  dalam  bentuk  kalimat  dan  data  sekunder  sebagai
5 1.5 2 5 3.7 0.7 2 3.7 ARSIP DIGITAL LEMARI ARSIP RAK ARSIP WARKAT ARSIP TENAGA KEPENDIDIKAN PENDIDIK
data  pendukung  dari  penelitian  ini  yang  berupa  data  inventarisir  dalam  pengelolaan kerasipan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Implementasi Transformasi Digital Pada Sistem Kearsipan Di SMAN 1 Takengon
Arsip  digunakan  sebagai  bentuk  dari  penyimpanan  sebuah  data  sekolah  baik  berupa data yang masuk maupun data keluar, data ini digunakan sekolah sebagai bentuk dari setiap kinerja yang telah dilakukan terhadap lingkungan pendidikan. Arsip pada sekolah memiliki peran yang sangat penting sebab arsip digunakan sebagai media penunjung sebuah aktivitas yang  ada  pada  sekolah  dapat  berupa  dari  data  kesiswaan,  data  keuangan  sekolah,  data kepegawaian serta data pendukung  lainnya.  Sejak tahun 2000 kearsipan pendidikan sudah mulai  menggunakan  sistem  Transformasi  Digital  namun  pengoptimalisasian  belum  begitu maksimal disebabkan kinerja kepegawaian yang masih memerlukan bentuk dari pembinaan serta  motivasi  pendorong  dari  lingkup  kearsipan  pendidikan,  data  yang  sudah  mulai menggunakan media digital terukur tahun 2000 baik berupa pencatatan siswa masuk, siswa keluar,  mutasi  guru,  dan  dokumen  sekolah  baik  berupa  inventaris  barang  serta  dokumen sarana prasarana sekolah. Implementasi penggunaan peralatan dalam pengelolaan kearsipan pada sistem kearsipan di SMAN 1 Takengon dapat dilihat dari penggunaan peralatan dari pengelolaan kearsipan baik itu dalam bentuk lemari, rak, flash disk dan warkat arsip.
Gambar 1. Grafik Penggunaan Peralatan Pada Sistem Kearsipan SMAN 1 Takengon Sumber: Hasil Penelitian, Tahun 2021
Dokumentasi  grafik  ini  menunjukan  penerapan  dari  hasil  pencapaian  pelaksanaan transformasi digital pada arsip sekolah, sistem pengamatan dari angket yang dianalisis dari total penilaian tenaga kependidikan dan pendidik SMAN  1 Takengon, menunjukan  bahwa pelaksanaan  kearsipan  pada  SMAN  1  Takengon  lebih  mengedepankan  penggunaan  arsip digital  dan  warkat  arsip  dalam  penyimpanan  arsip  baik  itu  dari  tenaga  kependidikan  dan pendidik,  sedangkan  penggunaan  rak  dan  lemari  arsip  sangat  jarang  digunakan  dalam
sebagai  media  penyimpanan  arsip.  Berdasarkan  tabel  tersebut,  menunjukan  bahwa  sistem pelaksanaan  transformasi  digitalisasi  arsip  sudah  sering  digunakan  oleh  tenaga  pendidik dan kependidikan.
Gambar. 2 Grafik Proses Pengelolaan Kearsipan Pada Tenaga Pendidik Dan Kependidikan SMAN 1 Takengon. Sumber: Hasil Penelitian, Tahun 2021
Pada proses pengelolaan kearsipan terdiri dari perencanaan arsip, pencatatan arsip, pendistribusian arsip dan pemusnahan arsip  yang  dilakukan oleh tenaga kependidikan dan tenaga  pendidik.  berdasarkan  hasil  survei,    maka  didapatkan  beberapa  kategori  penilaian dari  pengelolaan  arsip  pada  tenaga  kependidikan  dan  pendidik.  Pada tenaga  kependidikan pada  perencanaan  arsip  (4,0)  dapat  dikategorikan  sangat  baik,  Pencatatan  Arsip  (3,25) dikategorikan  baik,  pendistribusian  arsip  (3,8)  dikategorikan  baik,  dan  pemusnahan  arsip (2,6)  dikategorikan  sedang.  Sedangkan  untuk  tenaga  pendidik  Perencanaan  arsip  (4,0) dikategorikan  sangat  baik,  Pencatatan  Arsip  (4,0)  dikategorikan  sangat  baik, pendistribusian  arsip  (3,8)  dikategorikan  baik,  dan  pemusnahan  arsip  (3,5)  dikategorikan baik.  Berdasarkan  hasil  penelitian  maka  dapat  dideskripsikan  bahwa  pengelolaan  sistem kearsipan  pada  tenaga  pendidik  mempunyai  rata-rata  nilai  yang  lebih  tinggi  jika dibandingkan  dengan  tenaga  kependidikan.  Aktifitas  pada  proses  pengelolaan  kearsipan pada  tenaga  pendidik  jauh  lebih  teratur  dan  sistematis  jika  dibandingkan  dengan  tenaga kependidikan.
Sebuah  proses  dari  pelaksanaan  kearsipan  menjadi  dasar  yang  kuat  dalam  hal pembagian  kinerja  baik  tugas  yang  didasarkan  dengan  beberapa  kemampuan  tenaga kepegawaian  baik  yang  dilibatkan  dalam  kearsipan  kepegawaian,  kearsipan  kesiswaan, kearsipan  sarana  prasarana  dan  kearsipan  umum.  Dalam  kegiatan  ini  kepala  sekolah memiliki peran yang penting dalam mengukur tingkat pengetahuan dari seluruh komponen tenaga kepegawaian yang ada dalam lingkungan pendidikan.
4 3.25 3.2 2.6 4 4 3.8 3.5 PERENCANAAN ARSIP PENCATATAN ARSIP PENDISTRIBUSIAN ARSIP PEMUSNAHAN ARSIP Tenaga Kependidikan Tenaga Pendidik

## Tabel 1.  Klasifikasi Arsip Pada SMAN 1 Takengon
No. Kearsipan Kepegawaian Sekolah Kearsipan Kesiswaan
Kearsipan Sarana Pra Sarana
Kearsipan Umum
1. Data Setiap Personil Sekolah Baik Yang
Pegawai Maupun Non- Pegawai
Data Kesiswaan ( Bio Data, Skhu, Ijazah, Pas Photo dan lain-lain) Data Inventaris Barang Data Administrasi Sekolah 2. Data Induk Tenaga Pendidik/Guru Data KBM ( Kegiatan Belajar Mengajar )
Data Laboratorium
Data Absensi 3. Data Kepala Sekolah Data Program Pembinaan Kesiswaan Data Penerimaan Siswa Data Perpustakaan Data Dokumen Umum Sekolah 4. Data Administrasi Data Siswa Pindahan Data Bangunan Sekolah Data Tamu Sekolah
5. Data Mutasi Pegawai.
Sumber: Hasil Penelitian, Tahun 2021
Setiap data  yang diperoleh pada  sekolah diarsipkan dengan  baik dan rapi agar  jika diperlukan  kembali  akan  mudah  untuk  ditemukan  kembali,  maka  kepala  sekolah  menjadi pengamat  yang  penting  dalam  segi  penilaian  kinerja  kepegawaian  terhadap  lingkup sekolah. Dalam pendistribusian arsip digital perlu diperhatikan dari nomor dokumen, nama dokumen,  tanggal  dokumen  dikeluarkan  atau  diterima,  dan  keterangan.  Kearsipan  pada sekolah  menggunakan  bentuk  kearsipan  secara  tekstual  dan  digital,  bentuk  arsip  secara tekstual berupa surat-surat masuk dan surat keluar yang diperoleh oleh sekolah baik secara terorganisir  maupun  secara  berkelanjutan.  Sedangkan  secara  digital  berbentuk  berkas  atau file  dalam  dokumen  sekolah  yang  tersimpan  oleh  perangkat  lunak  secara  website  arsip, folder  dan  program  yang  tersimpan  pada  komputer,  didukung  juga  dari  perangkat  keras baik komputer, flasdisk, CD ROM, dan harddisk.
Berdasarkan  grafik  dari  bentuk-bentuk  arsip  diatas  merupakan  bentuk  pengamatan yang  dijabarkan  mealui  angket,  maka  data  yang  diperoleh  dengan  perhitungan  jumlah penggunaan bentuk dari sistem kearsipan sekolah pada  SMAN  1 Takengon. Terdapat tiga kategori  bentuk-bentuk  arsip  sekolah  yaitu  :  1)  Bentuk  arsip  umum  berupa  agenda  surat keluar  dan  jenis  papan  penanda  tingkat  data  sekolah  sebesar  20%  dari  total  jumlah keseluruhan  agenda  serta  papan  data  sekolah  2)  Bentuk  arsip  digital  yang  dihitung berdasarkan  tingkat  penggunaan  dari  tenaga  kependidikan  dan  tenaga  pendidik  berupa penggunaan sistem arsip dari media komputer, laptop, harddisk, flasdisk, CD dan beberapa media  pendukung  lain  dalam  arsip  digital,  sebesar  40%  dari  total  keseluruhan  pemakaian terbagi  atas  15%  tenaga  pendidik  dan  25%  tenaga  kependidikan  3)  Bentuk  arsip  tekstual sebesar 40% dari total penggunaan keseluruhan arsip pada SMAN 1 Takengon baik berupa; buku agenda, buku ekspedisi sekolah, naskah/berkas sekolah dan beberapa dokumen berkas lainnya. Berdasarkan proses sistem kearsipan banyak pengelolaan dari dokumen pada suatu organisasi  masih  terfokus  pada  penciptaan    dokumen    fisik  atau  faktual  dan  dilanjutkan
Arsip Digital 40% Arsip
Tekstual
40% Arsip umum 20%
dengan  mentransformasi  arsip  dan  dokumen  fisik  menjadi  dokumen  berbentuk  digital (Putranto dkk., 2018) .
Gambar. 3 Grafik Bentuk-Bentuk Arsip Pada SMAN1 Takengon (Sumber: Hasil Penelitian, 2021)
Pelaksanaan  pencatatan  arsip  direkap  secara Database dan  tertulis  maka  setiap pelayanan  dalam  pendidikan  dapat  dioptimalkan  secara  baik,  pendistribusian  arsip mengunakan  metode  manual  dengan  merekapitulasi  data  yang  ada  dan  disimpan  pada lemari  arsip,  sedangkan  pemusnahan  kearsipan  hanya  dapat  dilihat  dan  diukur  tingkat kegunaan  arsip,  tidak  semua  arsip  dapat  dimusnahkan  secara  langsung  melainkan  harus mengkaji  ulang  apakah  kegunaan  arsip  ini  akan  selesai  dengan  rentasi  kearsipannya. Berdasarkan  penjelasan  dari  hasil  penelitian  maka  melalui  aplikasi  atau  sistem  dalam menegelola data kearsipan akan memebentuk sentralisasi data dan menghindari kehilangan arsip (Khoirul, 2013).
Penggunaan database pada  sistem  kearsipan  akan  membentuk  keamaanan  dan sistematis  dari  pengelolaan  data  yang  berupa  berbagai  macam  arsip  yang  tersimpan  pada database. Berdasarkan fakta dari hasil survei dari koresponden bahwa SMAN 1 Takengon telah  melakukan  transformasi  digital  pada  pengelolaan  kearsipan.  Keberhasilan  dan
Bentuk Arsip Digital :
 Komputer  Laptop
 Harddisk  Flasdisk
 Cakram
CD
Penggunaan bentuk arsip :
 Buku agenda
 Buku ekspedisi  Naskah
Bentuk  Arsip umum  Agenda
surat masuk dan keluar  Papan data sekolah
kegagalan  dari  transformasi  digital    dapat  dilahat  dari  perubahan  cara  kerja  tenaga kependidikan SMAN 1 dalam mengelola sistem kearsipan dari manual menjadi digital dan melayani  kepentingan  pelanggan  internal  dan  eskternal  sekolah  itu  sendiri.  Dalam  hal  ini banyak  faktor  yang  menjadi  dasar  determinator  dalam  gagalnya  dari  proses  transformasi digital,  salah  yang  dertiminator  yang  terbesar  adalah  manajemen  perubahan  yang  dapat merubah  cara  kerja  para  pegawai  dalam  melayani  para  pelanggan  (Correani  dkk.,  2020). Pengelolaan  kearsipan  dengan  sistem  digitalisasi  merupakan  suatu  yang  dapat  merubah sistem  pelayanan  kearsipan  yang  diberikan  dari  tenaga  kependidikan  kepada  pelanggan internal  dan  eksternal  SMAN  1  Takengon.  Melalui  sistem  otomatisasi  dari  pengelolaan kearsipan membutuhkan beberapa faktor  sumber daya yang dapat mendukung pengelolaan kearsipan  secara  otomatis.  Pada  sistem  otomatisasi  dari  proses  pelayanan  dalam  suatu organisasi  dalam  bentuk  proses  transformasi  digital  memerlukan  beberapa  faktor diantaranya  adalah  pengembangan  berkelanjutan  dari  teknologi,  ketersediaan  ruang  data dalam  sistem  tersebut,  jaringan  internet  yang  baik,  pembelajaran  dari  penggunaan  sistem tersebut  semua  itu  merupakan  beberapa  faktor  pendukung  dari  terbentuknya  inovasi  dan otamatisasi  pada  suatu  organisasi  dalam  memberikan  pelayanan  yang  terbaik  (Matkovic dkk., 2018).
Pemusnahan  arsip  dapat  berupa  surat  masuk  yang  sudah  tidak  layak  digunakan sedangkan  data  arsip  kesiswaaan  tidak  dapat  dimusnahkan  dalam  waktu  pendek  harus mengukur tingkat batas waktu hingga 5 tahun kedepannya  dikarenakan  bentuk pembuatan ijazah harus dilihat daribentuk data yang telah ada di sekolah. Melalui tertibnya dari sistem administrasi kearsipan yang efektif dan efisien dan juga dari tingkat profesionalisme  kerja para    pegawai    maka  akan  mempermudah  para  pegawai  dalam  melakukan  perkerjaannya dan akan membentuk mutu  pelayanan yang baik (Wagini, 2019).

## B. Bentuk Transformasi Digital Arsip Pada SMAN1 Takengon
Sejak  tahun  1960  puluhan  arsip  telah  digunakan  pada  sekolah  sebagai  sumber informasi  dan  transformasi  dokumen  pendidikan,  arsip  dapat  menunjung  stabilitas kepegawaian  dari  pelaksanaan  manajemen  sekolah  dengan  perencanaan,  pengoranisasian, pelaksanaan  dan  pengevaluasian  pada  pelaksanaan  sekolah.  Setiap  tahun  arsip  memiliki pembaruan  maka  setiap  pembaruan  akan  dilihat  dari  segi  pemakaian  dan  kegunaan  arsip terhadap  bidang  kesiswaan,  kurikulum,  kepegawaian,  sarana  pra  sarana,  dan  adminstrasi umum.  Transformasi  digital  pada  sistem  kearsipan  di  SMAN  1  Takengon  dimulai  sejak tahun  2013  dan  pengoptimalisasiannya  sejak  tahun  2017,  ini  merupakan  bentuk  program pelayanan  yang  didistribusikan  oleh  kementerian  pendidikan  dan  digunakan  setiap  satuan pendidikan  yang ada di Negara Indonesia. Berfungsi untuk memperoleh dan  menghimpun data sarana pra sarana sekolah, siswa, guru dan tenaga kependidikan.

## C. Alur Sistem Kearsipan Pada SMAN1 Takengon
Pada  proses  klasifikasi  arsip  dari  proses  pengelolaan  kearsipan  harus  disesuaikan dengan  bentuk  penyimpanan  dan  pendistribusian  arsip,  arsip  dalam  sekolah  memiliki  4 komponen baik berupa arsip dalam kepegawaian, arsip kesiswaan, arsip sarana pra sarana, dan arsip adminstrasi umum. Bentuk arsip dapat berupa surat, naskah, daftar rekap dan lain sebagainya.  Arsip  digunakan  dengan  keperluan  penting  sebagai  bentuk  pelaksanaan  dari manajemen  sekolah  yang  dapat  mengukur  tingkat  kualitas  dan  kuantitas  dari  sekolah tersebut,  pengawas  pendidikan  wilayah  dapat  melakukan  observasi  dan  kunjungan  dalam seminggu  dua  kali  dan  dari  pusat  melakukan  kunjungan  setahun  sekali.  Pelaksanaan kearsipan  sebagai  bentuk  pengelolaan  data  sekolah,  data  tersebut  diterima  dan  diarsipkan dengan baik. Alur dari sistem kearsipan dapat dideskripsikan pada gambar skema dibawah ini.

## Gambar 4. Skema Alur Pada Sistem Kearsipan Pada SMAN 1 Takengon
Sumber : Hasil Penelitian, 2021
Skema  diatas  merupakan  bentuk  sistem  transformasi  digital  pada  arsip  sekolah. Prosedur  pertama  adalah  penerimaan  surat  masuk  lalu  kemudian  dilakukan  pengecekan surat  masuk  dengan  tujuan  surat  /  dokumen  tersebut  tertuju  untuk  siapa  penerimanya, kemudian  diberikan  kepada  kepala  sekolah  lalu  pembuatan  nomor  pada  surat  /  dokumen lalu  data  diolah  menjadi  file  baik  berupa soft  copy dan hard  copy ,  kemudian  perpindahan data  dan  penyimpanan  data  di  lemari  arsip  guna  untuk  mempermudah  penemuan  arsip kembali.  Data  yang  diterima  sekolah  merupakan  bentuk  dari  arsip  yang  diolah  menjadi berkas dokumen baik berupa surat kuasa, surat keputusan, surat dinas dan surat pelaksanaan program  sekolah  yang  diarsipkan  secara  independen  baik  transparan  dan  privasi  (hanya dikelola oleh tenaga kependidikan). Tahap-tahap dari sistem kearsipan terdiri dari beberapa tahap  yaitu  :  1)  Tahap  penciptaan  arsip  2)  Pengurusan  pengendalian  arsip  3)  Penyusatan
PENERIMAAN SURAT MASUK
PENGECEKAN SURAT MASUK DITERIMA KEPALA SEKOLAH PEMBUATAN NOMOR DATA DIOLAH MENJADIKAN SOFT COPY DAN HARD COPY PERPINDAHAN
DATA PENYIMPANAN
DATA ALOKASI DATA KE LEMARI ARSIP
dan pemindahan arsip 4) Penyerahan dan pemusnahan   arsip dengan  menjalankan Standar Operasional Prosedur (SOP) (Bakar, 2021).

## PENUTUP
Implementasi  transformasi  digitial  pada  sistem  kearsipam  pada  SMAN  1  Takengon akan  berdampak  positif  dan  negatif.  Dampak  positif  yang  diberikan  transformasi  digital pada  sistem  kearsipan  terdiri  dari  1)  meningkatkan  kinerja  sekolah  dalam  memberikan pelayanan  kearsipan  2)  Membentuk  sistem  pengelolaan  kearsipan  efektif  dan  efisien  3) Terjaganya  keamanan  arsip  tersebut  sedangkan  dampak  negatif  dalam  implementasi transformasi  digital  pada  sistem  kearsipan  diantaranya  adalah  1)  Memerlukan  biaya  yang besar dalam mengimplentasikan transformasi digital pada sistem kearsipan 2) sumber daya manusia yang masih terbatas 3) perawatan hardware dan software yang memerlukan biaya tidak  sedikit.  Pada  pembahasan  dari  hasil  penelitian  maka  dapat  disimpulkan  melalui beberapa point utama, yaitu : 1) Transformasi digital dalam pembentukan sistem kearsipan SMAN 1 Takengon memiliki proses pengolahan data dari data berupa file dijadikan dalam bentuk tekstual / naskah dokumen dan diolah menjadi softcopy untuk mempermudah dalam sistem  kearsipan  sekolah  2)  Arsip  sekolah  memiliki  sistem  penyimpanan  berupa penyusunan  data  dan  pengolahan  data  arsip  aktif  dan  data  arsip  inaktif  pada  bentuk implementasi  kearsipan  sekolah  berdasarkan  bidang  masing-masing.  3)  Hambatan  dalam implementasi transformasi digital dalam sistem kearsipan sekolah pada  SMAN1 Takengon dapat  berupa  a)  Keterbatasan  pemahaman  transformasi  digital  b)  Penerapan  yang  kurang stabil c) Penggunaan arsip elektronik  yang  menurun d) Jaringan untuk pengolahan data e) Pemusnahan arsip menggunakan metode pembakaran atau daur ulang.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdulrahim,  H.,  &  Mabrouk,  F.  (2020). COVID-19  and  the  Digital  Transformation  of Saudi Higher Education . 15 (1), 16.
Bakar,  A.  (2021).  Penataan  Administrasi  Kearsipan  (Study  Kasus  di  SMAN11  Kota Kendari). Journal  of  Education  and  Teaching  (JET) , 2 (2),  99–111. https://doi.org/10.51454/jet.v2i2.110
Bygstad,  B.,  &  Øvrelid,  E.  (2021).  Managing  two-speed  innovation  for  digital transformation. Procedia Computer Science , 181 , 119–126.
https://doi.org/10.1016/j.procs.2021.01.111
Correani,  A.,  De  Massis,  A.,  Frattini,  F.,  Petruzzelli,  A.  M.,  &  Natalicchio,  A.  (2020).
Implementing  a  Digital  Strategy:  Learning  from  the  Experience  of  Three  Digital Transformation  Projects. California  Management  Review , 62 (4),  37–56. https://doi.org/10.1177/0008125620934864
Furauki,  N.  A.  F.,  &  Sukmana,  E.  (2018).  Implementasi  Digital  Asset  Management  UPT Perpustakaan ITB. Edulib , 8 (2), 121. https://doi.org/10.17509/edulib.v8i2.12053
Gabryelczyk,  R.  (2020).  Has  COVID-19  Accelerated  Digital  Transformation?  Initial Lessons  Learned  for  Public  Administrations. Information  Systems  Management , 37 (4), 303–309. https://doi.org/10.1080/10580530.2020.1820633
Gafurov, I. R., Safiullin, M. R., Akhmetshin, E. M., Gapsalamov, A. R., & Vasilev, V. L. (2020).  Change  of  the  Higher  Education  Paradigm  in  the  Context  of  Digital Transformation:  From  Resource  Management  to  Access  Control. International Journal of Higher Education , 9 (3), 71. https://doi.org/10.5430/ijhe.v9n3p71 Hadiono, K., & Santi, R. C. N. (2020). Menyongsong Transformasi Digital. SENDIU 2020 , 4.
Iivari,  N.,  Sharma,  S.,  &  Ventä-Olkkonen,  L.  (2020).  Digital  transformation  of  everyday life  –  How  COVID-19  pandemic  transformed  the  basic  education  of  the  young generation  and  why  information  management  research  should  care? International Journal of Information Management , 55 , 102183. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2020.102183
Jackson,  N.  C.  (2019).  Managing  for  competency  with  innovation  change  in  higher education:  Examining  the  pitfalls  and  pivots  of  digital  transformation. Business Horizons , 62 (6), 761–772. https://doi.org/10.1016/j.bushor.2019.08.002
Kamsker,  S.,  Janschitz,  G.,  &  Monitzer,  S.  (2020). Digital  Transformation  and  Higher Education:  A  Survey  on  the  Digital  Competencies  of  Learners  to  Develop  Higher Education Teaching . 160 , 20.
Khaerudin,  K.  (2018).  Kontribusi  Manajemen  Kearsipan  Terhadap  Kualitas  Layanan Tenaga Pendidik Di MTsN Kota Dan Kabupaten Serang. Tarbawi: Jurnal Keilmuan Manajemen Pendidikan , 4 (02), 251–262. https://doi.org/10.32678/tarbawi.v4i02.1932
Khoirul, M. (2013). Perancangan Komputerisasi Pengolahan Data Kearsipan Pada  SMAN1 Mlonggo Jepara Berbasis Multiuser. Seminar Riset Unggulan Nasional Informatika dan Komputer , 2 , 10.
Latifah,  F.,  &  Pratama,  A.  W.  (2015).  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip Elektronik (e-Arsip) Berbasis Microsoft Access pada PT Hi-Test. Jurnal Akuntansi, Ekonomi Dan Manajemen Bisnis , 3 (1), 21–31.
https://doi.org/10.30871/jaemb.v3i1.180
Leshchenko, M. P., Kolomiiets, A. M., Iatsyshyn, A. V., Kovalenko, V. V., Dakal, A. V., & Radchenko, O. O. (2021). Development of  informational and research competence of  postgraduate  and  doctoral  students  in  conditions  of  digital  transformation  of science  and  education. Journal  of  Physics:  Conference  Series , 1840 (1),  012057. https://doi.org/10.1088/1742-6596/1840/1/012057
Li,  H.,  Wu,  Y.,  Cao,  D.,  &  Wang,  Y.  (2021).  Organizational  mindfulness  towards  digital transformation  as  a  prerequisite  of  information  processing  capability  to  achieve
market agility. Journal of Business Research , 122 , 700–712.
https://doi.org/10.1016/j.jbusres.2019.10.036
Limani,  Y.,  Hajrizi,  E.,  Stapleton,  L.,  &  Retkoceri,  M.  (2019).  Digital  Transformation Readiness  in  Higher  Education  Institutions  (HEI):  The  Case  of  Kosovo. IFAC- PapersOnLine , 52 (25), 52–57. https://doi.org/10.1016/j.ifacol.2019.12.445
Maksum, A. (2021). Transformasi Dan Digitalisasi Pendidikan Dimasa Pandemi . 7.
Martini, T. (2021). Pengelolaan Arsip Elektronik. Jurnal Komputer Bisnis , 14 (1), Article 1. http://jurnal.lpkia.ac.id/index.php/jkb/article/view/324
Matkovic,  P.,  Tumbas,  P.,  Maric,  M.,  &  Rakovic,  L.  (2018). Digital  Transformation  Of Research Procees At Higher Education Institutions . 9467–9472. https://doi.org/10.21125/inted.2018.2344
Muntama,  A.,  &  Faruq,  U.  (2020).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Aktif  SMA  Datuk  Batu Hampar  Pekanbaru. Jurnal  Administrasi  Pendidikan  dan  Konseling  Pendidikan (JAPKP) , 1 (2), 7.
Nurtanzila, L., & Sholikhah, F. (2020). Digitisasi Arsip sebagai Upaya Perlindungan Arsip Vital  Milik  Keluarga  Dusun  Punukan,  Wates,  Kulonprogo,  Daerah  Istimewa Yogyakarta. Diplomatika : Jurnal Kearsipan Terapan , 4 (1), 9.
Petkovics,  I.  (2018).  Digital  Transformation  in  Higher  Education. Journal  of  Applied Technical  and  Educational  Sciences ,  Vol  8  No  4  (2018):  2018/4. https://doi.org/10.24368/JATES.V8I4.55
Putranto,  W.  A.,  Nareswari,  A.,  &  Karomah,  K.  (2018).  Pengelolaan  Arsip  Elektronik Dalam  Proses  Administrasi:  Kesiapan  Dan  Praktek. Jurnal  Kearsipan , 13 (1),  77– 90.
Sandkuhl,  K.,  Shilov,  N.,  &  Smirnov,  A.  (2019).  Facilitating  Digital  Transformation  by Multi-Aspect  Ontologies:  Approach  and  Application  Steps. IFAC-PapersOnLine , 52 (13), 1609–1614. https://doi.org/10.1016/j.ifacol.2019.11.430
Seres,  L.,  Pavlicevic,  V.,  &  Tumbas,  P.  (2018). Digital  Transformation  Of  HIigher Educattion: Competing On Analytics . 9491–9497. https://doi.org/10.21125/inted.2018.2348
Thahir,  M.  (2014).  Pengelolaan  Kearsipan  Pada  SD  Islam  Al-Azhar  34  Makassar. Jurnal Eklektika , 2 (1), 17.
Ulas,  D.  (2019).  Digital  Transformation  Process  and  SMEs. Procedia  Computer  Science , 158 , 662–671. https://doi.org/10.1016/j.procs.2019.09.101
Wagini,  D.  (2019).  Pengaruh  Administrasi  Kearsipan  Dan  Profesionalisme  Pegawai Terhadap  Kualitas  Pelayanan  Subagian  AdministrasiI  Pendidikan  Sekolah  Tinggi Penerbangan Indonesia Curug Tangerang. Langit Biru: Jurnal Ilmiah Aviasi , 12 (1),
45–52.
Warner,  K.  S.  R.,  &  Wäger,  M.  (2019).  Building  dynamic  capabilities  for  digital transformation:  An  ongoing  process  of  strategic  renewal. Long  Range  Planning , 52 (3), 326–349. https://doi.org/10.1016/j.lrp.2018.12.001
Xiao,  J.  (2019).  Digital  transformation  in  higher  education:  Critiquing  the  five-year development  plans  (2016-2020)  of  75  Chinese  universities. Distance  Education , 40 (4), 20. https://doi.org/10.1080/01587919.2019.1680272
Yusuf,  M.,  Masduki,  M.,  &  Kholik,  A.  (2020).  Peningkatan  Kapasitas  dan  Kualitas Pengelolaan  Arsip  dan  Kearsipan. Janaka,  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat , 2 (2), 59–64. https://doi.org/10.29062/janaka.v2i2.209