## Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang (Studi Kasus PT. Avail Center Palembang)
Irfan Dwi Jaya 1 , Winda Putriani 2 irfan_dj@radenfatah.ac.id 1 , putrianiwinda223@gmail.com 2
1 Prodi Sistem Informasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, UIN Raden Fatah Palembang
2 Prodi Sistem Informasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, UIN Raden Fatah Palembang
Diterima: 6 juni 2016 | Direvisi: 21 November 2016 | Disetujui: 5 Desember 2016 © 2016 Prodi Sistem Informasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Indonesia
Abstrak: PT. Avail Center Palembang (ACP) merupakan perusahaan yang menjual beberapa produk kesehatan yang terdiri dari suplemen, minuman serta produk perawatan dari wanita yakni pembalut. Pada  proses  pendistribusian  PT.  Avail  Center  Palembang  (ACP)  belum  memiliki  suatu  sistem  yang terkomputerisasi  sehingga  terdapat  permasalahan  dalam  proses  pencarian  data,  member  yang melakukan  pemesanan  serta  arsip  data.  Untuk  mengatasi  hal  tersebut,  dirancang  sistem  informasi distribusi barang dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram) sebagai pemodelan data dan ERD (Entity  Relationship  Diagram)  sebagai  pemodelan  data.  Adapun  hasil  dari  penelitian  ini  berupa rancangan dari sistem informasi distribusi barang pada PT. Avail Center Palembang (ACP).
Kata Kunci: Perancangan, Distribusi, PT. Avail Center Palembang
Abstract: PT.  Avail Center Palembang  is a company that sells several  health products consisting of supplements,  drinks  and  care  products  from  women,  namely  sanitary  napkins.  In  the  process  of distributing PT. Avail Center Palembang does not yet have a computerized system so there are problems in  the  data  search  process,  members  who  place  orders  and  data  archives.  To  overcome  this,  an information distribution system designed by using DFD (Data Flow Diagram) as data modeling and ERD  (Entity  Relationship  Diagram)  as  data  modeling. The  results  of  this  study  are in  the form  of  a design of an item distribution information system at PT. Avail Center Palembang.
Keywords: Design, Distribution, PT. Avail Center Palembang

## 1 PENDAHULUAN
PT. Avail Center Palembang merupakan perusahaan yang menjual beberapa produk yang terdiri  dari  suplemen,  minuman  serta  produk  perawatan  dari  wanita  yakni  pembalut. Keseluruhan  produksi  dengan  bahan-bahan  berkualitas,  aman,  bernutrisi,  telah  melalui serangkaian pengujian klinis serta didasarkan dengan penelitian para ahli.
Pengolahan data dalam pendistribusian barang menggunakan cara konvensional dengan menggunakan kuitansi dari member yang telah melakukan transaksi, dan beberapa perangkat komputer dalam mendukung kinerja pada bagian distribusi, akan tetapi belum secara optimal digunakan. Hal ini menyebabkan dalam pencarian dan pengecekan data membutuhkan waktu untuk mendapatkan informasi pendistribusian barang dikarenakan menumpuknya hard copy kuitansi  member  yang  melakukan  pemesanan.  Untuk  laporan  distribusi  barang  bagian pelayanan  harus  mencari  kuitansi  dan  data  barang  yang  masuk  untuk  mencocokkan menanyakan  kebagian  gudang  untuk  informasi  persediaan  dan  membutuhkan  waktu  untuk menampilkan  keluar  masuknya  barang.  Serta  pengecekan  stok  di  gudang  pun  memiliki masalah, sehingga sulit mengetahui berapa jumlah pasti barang di gudang.
p-ISSN: 2460-092X, e-ISSN: 2623-1662 Volume 2, Nomor 2, Desember 2016 Hal. 73 - 82

## JUSIFO
JURNAL SISTEM INFORMASI
2 METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara  adalah  suatu  teknik  yang  paling  singkat  untuk  mendapatkan  data,  namun sangat tergantung pada kemampuan pribadi sistem analis untuk dapat memanfaatkannya (Sutabri, 2004). Untuk mencari dan mengumpulkan data dengan cara bertanya langsung (wawancara)  dengan  pemilik  PT.  ACP  dan  bagian-bagian  yang  terlibat  dalam pendistribusian barang.
2. Observasi
Observasi merupakan teknik mendapatkan data dengan cara mengamati langsung objek datanya  (Jogiyanto,  Metodologi  Penelitian  Sistem  Informasi,  2008).  Dilakukan pengamatan langsung terhadap sistem yang berjalan sesuai dengan alur data dan prosedur pada  PT.  ACP  untuk  memperoleh  data  maupun  informasi  yang  nantinya  akan  diolah kedalam sistem informasi distribusi barang.
3. Dokumentasi
Dokumen  merupakan  catatan  peristiwa  yang  sudah  berlalu.  Dokumen  bisa  berbentuk tulisan,  gambar,  atau  karya-karya  monumental  dari  seorang.  Pengumpulan  data  yang dilakukan  secara  langsung  dari  sumber-sumber  lain  seperti  buku,  jurnal  dan  hasil penelitian  yang  berkaitan  dengan  permasalahan  (Sugiyono,  2013).  Pengumpulan  data yang dilakukan secara mengamati dokumen yang dimiliki dan disediakan oleh PT. ACP untuk diolah peneliti. Dokumen yang diperlukan antara lain seperti, data barang masuk, data barang keluar, data member.

## 2.2 Analisis Sistem
Pada  bagian  ini  akan  dilakukan  analisis  sistem  secara  mendalam  untuk  mengetahui permasalahan  yang  terjadi,  dengan  melakukan  analisis  sistem  yang  berjalan.  Dari  analisis sistem yang berjalan akan diketahui proses pemesanan barang oleh member dan bagaimana PT.  ACP  melakukan  pendistribusian  barang.  Kemudian  untuk  merancang  sistem  distribusi barang  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  dilakukan  analisis  sistem  yang  diusulkan  dengan pemodelan proses dan pemodelan data.

## 2.3 Analisis Sistem Yang Berjalan
Pada  penelitian  ini  digunakan Flowchart untuk  menggambarkan  sistem  yang  sedang berjalan. Menurut (Jogiyanto, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, 2005), Flowchart (bagan alir)  merupakan  bagan  yang  menunjukkan  arus  pekerjaan  secara  keseluruhan  dari  sistem. Bagan ini menunjukkan urutan dari prosedur-prosedur dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mempelajari sistem yang ada, adapun hasil dari analisis sistem yang berjalan didapat proses yang berjalan dari distribusi barang pada PT. ACP yaitu aktivitas proses pendistribusian barang di PT. ACP, member akan mendatangi PT. ACP untuk memesan barang di bagian pelayanan pada saat member menyebutkan barang apa  saja  yang  akan  dipesan  bagian  pelayanan  akan  mencatat  nama-nama  barang  yang  akan dipesan  oleh  member  tersebut  di  kuitansi.  Bagian  gudang  akan  menyediakan  barang  yang dipesan  oleh  member  jika  barang  tersebut  sudah  disiapkan,  member  akan  melanjutkan pembayaran di bagian pelayanan, barang yang dipesan bisa langsung diambil oleh member. Setelah  transaksi  pembelian  barang  tersebut  maka  bagian  pelayanan  akan  memproses  nama barang yang telah dilakukan transaksi tersebut untuk dijadikan sebagai laporan barang keluar dan  untuk  penyediaan  barang  lagi,  laporan  tersebut  akan  disampaikan  ke  bagian  manager setelah  laporan  ditandatangani  oleh  manager  maka  laporan  siap  di  kirim  ke  pusat  untuk meminta barang lagi. Untuk lebih jelas gambaran proses distribusi barang dapat dilihat pada Gambar 1 Gambaran Sistem Yang Berjalan.
Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang (Studi Kasus PT. Avail Center Palembang)
Member Gudang Bagian Pelayanan Mulai Melakukan Pemesanan Membuat Kwitansi Kwitansi Membayar 1 Terima Pesanan Mengumpulkan Barang Pesanan Cek Barang Yang Dipesan Ok Barang-_ Pesanan Cek Barang Menerima Pembayaran Membawa Barang Pesanan Selesai Manager Laporan Penjualan 3 T Lengkap Kwitansi 3 2 1 Y Y T

## Gambar 1 Gambaran Sistem Yang Berjalan
Dari hasil pengumpulan data sehingga didapat kesimpulan bahwa kendala yang terdapat pada distribusi barang di PT. ACP sebagai berikut:
1. Member dalam melakukan pemesanan harus mendatangi PT.ACP.
2. Pencatatan transaksi pemesanan dilakukan secara konvensional, melalui sebuah kuitansi pemesanan.
3. Rekapitulasi transaksi pemesanan harus disalin, agar bisa mendapatkan history transaksi untuk menghasilkan laporan pemesanan per-periode yang dibutuhkan.
4. Rekapitulasi  distribusi  barang  baik  keluar  masih  dilakukan  secara  konvensional,  yang sangat rentan kesalahan pencatatan.
5. Tidak  adanya  sistem  laporan  distribusi  barang,  sehingga  jika  ingin  melihat  laporan persediaan barang maka harus menanyakan kebagian gudang untuk informasi persediaan, dan membutuhkan waktu 3 hari untuk menampilkan history keluar masuknya barang

## 2.4 Perancangan sistem
Perancangan  sistem  merupakan  tahapan  dimana  sistem  akan  dirancang.  Hasil  analisis dijadikan dasar untuk merancang sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Perancangan sistem akan memberikan gambaran detail bagaimana sistem akan dibangun. Untuk merancang sistem digunakan Data Flow Diagram (DFD) untuk pemodelan proses. Menurut  (Pressman, 2012) DFD  merupakan tools (alat)  yang  digunakan  dalam  metodologi  dengan  analisis  yang terstruktur.  Suatu  bentuk  pemodelan  kebutuhan  dinamakan  analisis  terstruktur, mempertimbangkan  data  dan  proses-proses  yang  melakukan  transformasi  terhadap  data tersebut sebagai entitas-entitas yang saling terpisah satu dengan yang lainnya.

## 2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut (Nugroho, 2010) Diagram ER ini menunjukkan hubungan antara  entitas  yang satu dengan yang lain dan juga bentuk hubungannya. Dengan adanya hubungan antar-entitas ini  maka  seluruh  data  menjadi  tergabung  di  dalam  satu  kesatuan  yang  terintegrasi. Entity Relationship  Diagram (ERD)  digunakan  untuk  menggambarkan  data  apa  saja  yang  akan digunakan serta data apa saja yang saling terhubung.

## 3 HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Pemodelan Proses
Pemodelan proses merupakan bagian dari  tahap analisis  sistem  yang diusulkan. Dalam pemodelan  proses  terdiri  dari  diagram  konteks  dan  diagram  DFD  level  nol  (0).  Diagram konteks ini menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks ini menunjukkan semua  entitas  luar  yang  menerima  informasi  dari  atau  memberikan  informasi  ke  sistem, berikut adalah diagram konteks:
Member Registrasi Transaksi_Pemesanan Konfirmasi_Pembayaran Registrasi_Berhasil Sistem Informasi Distribusi Barang Pada PT.ACP Pimpinan Laporan_ Distribusi_Barang Admin Data_ Barang Lap_Distribusi_ Barang Konfirmasi_ Pembayaran Gudang Notifikasi_ Pesanan Data_Barang Konfirmasi_ Registrasi Notifikasi Daftar_Pesanan Laporan_Member Laporan_ Barang Data_Permintaan Data_ Member Konfirmasi_ Pemesanan Daftar_ Pemesanan Data_ Member Notifikasi_ Kirim_Barang Terima_ Bayaran
Gambar 2 Diagram Konteks
Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang (Studi Kasus PT. Avail Center Palembang)
Dari diagram konteks terdapat 4 entitas yaitu Member, Gudang, Pimpinan dan  Admin. Member  melakukan  registrasi  terlebih  dahulu  sebelum  melakukan  pemesanan,  setelah registrasi  kemudian  akan  dikonfirmasi  oleh  Admin.  Jika  registrasi  sudah  berhasil  maka member melakukan pemesanan barang berdasarkan katalog (data barang).  apabila member sudah melakukan pemesanan, maka admin akan melakukan konfirmasi pemesanan. Kemudian data  akan  dikirim  ke  bagian  gudang  untuk  diproses.  Apabila  member  sudah  melakukan pembayaran,  maka  pihak  gudang  akan  memproses  pemesanan  untuk  dilakukan  pengiriman barang. Sedangkan pimpinan dapat melihat laporan pemesanan dan pengiriman (distribusi).
Dari diagram konteks diatas akan digambarkan diagram level nol untuk memperlihatkan secara jelas aliran data, proses yang terdapat di dalamnya serta penggunaan data store yang dapat dilihat pada Gambar 3.
Member 1.0 Registrasi 3.0 Data Barang 2.0 Data Member 4.0 Transaksi Pemesanan 5.0 Transaksi Pembayaran Admin Gudang Konfirmasi_ Registrasi Registrasi Data_Barang Transaksi_ Pesanan Konfirmasi_ Pembayaran Data_Registrasi Data_Member Konfirmasi_ Pemesanan Notifikasi_ Pesanan 6.0 Laporan Distribusi Barang Konfirmasi_ Pembayaran Daftar_Pemesanan Laporan_Distribusi_Barang Tbl_Member Data_barang Tbl_Barang Data_Pemesanan Tbl_Pemesanan Data_Pembayaran Tbl_Pembayaran Data_Pemesanan_Barang Pimpinan Laporan Member Tbl_Pemesanan_ Rinci Data_Pemesanan Data_Barang Data_Barang Data_Member Data_Member Data_Pemesanan_Rinci Data_Pemesanan Data_ Barang Registrasi_Berhasil Notifikasi_Pesanan Data_Permintaan Laporan_Distribusi_Barang Laporan Barang Daftar_ Pemesanan Data_ Member Data_ Member Data_Member Notifikasi_Kirim_Barang Terima_ Pembayaran

## 3.2 Pemodelan Data
Pemodelan data merupakan bagian dari analisis sistem yang diusulkan. Pada pemodelan data akan dimodelkan data yang akan digunakan dalam merancang sistem distribusi barang pada PT. ACP. Pada pemodelan data digunakan ERD ( Entity Relationship Diagram ) sebagai alat untuk menggambarkan model data.
Member Barang Pemesanan Rinci Pembayaran N 1 N Nama_member Id_member No_ktp npwp Tgl_lahir kelamin alamat Dari_Rek_Nama Tanggal Id_member Id_pemesanan Total Id_pembayaran Id_pemesanan tanggal Id_pemesanan Kode_barang Jumlah Total Kode_barang Nama_barang Diskripsi Harga_member Id_Pemesanan_Rinci kota telepon Nama_upline No_rek_bank Nama_bank user Status keterangan Poin Harga_konsumen stock Gambar Harga_member Rek_Tujuan Dari_Rek_Bank total file Melakukan N Transaksi_Pemesanan memiliki 1 N memiliki 1 Melakukan 1 Id_member Id_pemesanan Kode_barang Id_pemesanan Gambar 4 Entity Relationship Diagram

## 3.3 Perancangan Antarmuka Pengguna
A. Rancangan Form Login
Form login digunakan  agar  hanya  pengguna  yang  berhak  dapat  menggunakan  sistem dengan memasukkan user dan password yang benar.
Logo X (15) X (8) User : Password : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx *Case sensitive Login Gambar 5 Rancangan Form Login

## B. Rancangan Form Menu
Form  menu  merupakan  menu  utama  yang  memiliki  sub  menu  yang  dapat  diakses pengguna berdasarkan hak akses.
Home LOGO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sistem Transaksi
Master Data
Konfirmasi Pembayaran Laporan Logout LOGO

## Gambar 6 Rancangan Form Menu

## C. Rancangan Form Pemesanan
Rancangan  form  pemesanan  digunakan  untuk  membantu  pihak  PT.  ACP  dan  member dalam melakukan transaksi pemesanan.
Home LOGO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Sistem Transaksi
Master Data Konfirmasi Pembayaran Laporan Logout No DATA TRANSAKSI PEMESANAN ID Pemesanan Tanggal
Member Total Status Keterangan Aksi 9(3) 9(11) DD/AA/ YYYY x(30) 9(3) X(11) X(4) Pesanan Rinci Pemesanan Gambar 7 Rancangan Form Pemesanan Home LOGO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sistem Transaksi
Master Data
Konfirmasi Pembayaran
Laporan Logout
No Kode Barang Nama Barang Harga member Jumlah Sub Total 9(3) X(3) X(30) 9(7) 9(6) 9(3) 9(7) Kembali ID_Pemesnana Tanggal Member 9(11) Dd/aa/yyyy X(30) Grand Total Pemesanan Gambar 8 Rancangan Form Pemesanan Rinci

## D. Rancangan Form Konfirmasi Pembayaran
Rancangan form ini digunakan untuk melakukan konfirmasi pembayaran apabila member sudah melakukan pembayaran.
Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang (Studi Kasus PT. Avail Center Palembang)
Home LOGO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sistem Transaksi
Master Data Konfirmasi Pembayaran Laporan Logout No DATA KONFIRMASI PEMBAYARAN No Faktur Tanggal Member Rek Tujuan Dari Rek Total Status 9(3) 9(11) Dd/aa/yyyy X(30) 9(20) X(25) 9(6) 9(11) Atas Nama X(25) Bukti Transfer ~
Gambar 9 Rancangan Form Konfirmasi Pembayaran

## 4 KESIMPULAN
Hasil analisis sistem yang berjalan menunjukkan terdapat permasalahan dalam distribusi barang pada PT. ACP, dan dengan perancangan yang dilakukan dapat dijadikan sebagai dasar dalam mengembangkan atau membuat sistem distribusi barang.

## DAFTAR RUJUKAN
Jogiyanto. (2005). Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto. (2008). Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Nugroho,  A.  (2010). Rekayasa  Perangkat  Lunak  Berbasis  Objek  dengan  Metode  USDP.
Yogyakarta: Andi.
Pressman,  R.  S.  (2012). Rekayasa  Perangkat  Lunak  Pendekatan  Praktisi  (Buku  Satu).
Yogyakarta: Andi.
Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sutabri, T. (2004). Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

## 82 JUSIFO (Jurnal Sistem Informasi), p-ISSN: 2460-092X, e-ISSN: 2623-1662