## Kajian Prosedur Pemindahan Arsip: Studi Kasus di Bank Indonesia

## ABSTRACT
This paper describes the procedure for transferring records carried out by  Bank  Indonesia.  Transfer  of  records  is  one  part  of  the  shrinking program  archive.  Transfer  of  records  is  important  to  do  to  protect records that have a use value and to avoid stacking records. The data used in the study are primary data and secondary data. Primary data were  obtained  from  observations  or  participatory  observations,  in- depth interviews with records managers, as well as studies of archival policies issued by Bank Indonesia. The secondary data in the form of an assessment of library materials. The conclusion obtained from this paper is the transfer of records at Bank Indonesia using two methods, namely  conventional  methods  and  application-based  methods. Guidelines  for  moving  records  have  also  been  referring  to international  standards,  namely  ISO  15489-2016.  The  facilities  and infrastructure  used  in  the  transfer  of  records  are  also  in  accordance with  archival  standards  with  adequate  capacity.  In  carrying  out  the activities  of  the  shrinking  of  the  archive  was  not  found  significant obstacles.

## INTISARI
Makalah  ini  mendeskripsikan  prosedur  pemindahan  arsip  yang dilakukan  Bank  Indonesia.  Pemindahan  arsip  merupakan  salah  satu bagian  dari  program  penyusutan  arsip.  Pemindahan  arsip  penting untuk dilakukan guna melindungi arsip yang memiliki nilai guna dan menghindari  menumpuknya  arsip.  Data  yang  digunakan  dalam penelitian  berupa  data  primer  dan  data  sekunder.  Data  primer diperoleh  dari  hasil  pengamatan  atau  observasi  partisipasi,  in-depth interview  dengan  pengelola  arsip,  serta  kajian  terhadap  kebijakan kearsipan  yang  dikeluarkan  oleh  Bank  Indonesia.  Adapun  data sekunder  berupa  pengkajian  terhadap  bahan-bahan  pustaka. Kesimpulan yang diperoleh dari makalah ini adalah pemindahan arsip di  Bank  Indonesia  menggunakan  dua  metode,  yaitu  metode konvensional  dan  metode  berbasis  aplikasi.  Pedoman  pemindahan arsip juga telah mengacu pada standar internasional, yaitu ISO 15489- 2016. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pemindahan arsip pun telah sesuai standar kearsipan dengan kapasitas memadai. Dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip pun tidak ditemukan kendala signifikan.
Chongqing Three Gorges Vocational College, China

## Submitted: 21/11/2019
Received: 22/01/2020
*Correspondence: Fitri Susiani fitrisusiani@gmail.com
KEYWORDS: procedures, transfer, records
KATA KUNCI: prosedur, pemindahan, arsip

## Fitri Susiani
CITE THIS ARTICLE:
Susiani, Fitri. (2019). Kajian Prosedur Pemindahan Arsip: Studi Kasus di Bank Indonesia . Jurnal Diplomatika , 3 ( 1), 38-51.

## PENDAHULUAN
Arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  yang  tercipta  dari  kegiatan  dilaksanakan. Arsip  hanya  dapat  tercipta  satu  kali,  yaitu  pada  saat  kegiatan  berlangsung.  Menurut perundang-undangan, arsip memiliki definisi sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah  daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan  dalam  melaksanakan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.
Berdasarkan  fungsinya  dalam  operasional  institusi  maupun  perorangan,  arsip dibagi  menjadi  dua  yaitu  arsip  dinamis  (record)  dan  arsip  statis  (archives).  Arsip dinamis  merupakan  arsip  yang  secara  langsung  masih  digunakan  dalam penyelenggaraan  administrasi  organisasi.  Sedangkan  arsip  yang  memiliki  nilai  guna kebuktian  dan  kesejarahan  disebut  juga  arsip  statis  (archives).  Arsip  statis  tidak  lagi dipergunakan  secara  langsung  dalam  proses  perencanaan,  pelaksanaan,  hingga penyelenggaraan administrasi sehari sehari sebuah organisasi.
Sejalan dengan laju dinamika kehidupan sebuah bangsa, ruang lingkup kegiatan administrasi negara dan pembangunan akan terus mengalami peningkatan. Akibatnya, volume  arsip  bertambah  dengan  cepat  dan  dapat  menimbulkan  pelbagai  masalah, seperti  keterbatasan  penyediaan  anggaran,  tenaga,  ruangan,  dan  perlengkapan  serta pengelolaannya.
Pada  prinsipnya,  dalam  pengelolaan  arsip,  tidak  seluruh  rekaman  kegiatan berupa arsip disimpan permanen. Hanya arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan, sedangkan  arsip  yang  tidak  memiliki  nilai  guna  berkelanjutan  akan  dimusnahkan. Pemusnahan  arsip  ini  memberi  peluang  tersedianya  tempat  penyimpanan  dan pemeliharaan  yang  lebih  baik  terhadap  arsip-arsip  yang  memiliki  nilai  guna. Pemusnahan arsip merupakan salah satu aktivitas dalam program penyusutan arsip.
Program  penyusutan  arsip  akan  berdampak  signifikan  terutama  bagi  lembaga- lembaga negara yang menghasilkan arsip dengan volume besar. Penyusutan membantu dalam  menangani  keterbatasan  kapasitas  ruang  simpan  dan  efektivitas  proses penemuan  kembali.  Lembaga  negara  yang  menghasilkan  volume  arsip  berkapasitas besar  ialah  lembaga  yang  memiliki  arsip  yang  berkaitan  dengan  kenegaraan  seperti Bank  Indonesia.  Bank  Indonesia  adalah  lembaga    yang  bertanggungjawab  atas kebijakan terkait keuangan (kebijakan moneter) di Indonesia. Bank Indonesia memiliki tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah.
Hingga  saat  ini,  Bank  Indonesia  memiliki  unit  penyimpanan  arsip,  yaitu  Sentral Khazanah  Arsip  (SKA)  yang  berada  di  kantor  pusat  maupun  di  setiap  kantor perwakilannya.  Kantor  Pusat  Bank  Indonesia  di  Jakarta  memiliki  SKA  sebagai  sarana penyimpanan  arsip  dari  setiap  satuan  kerja  di  setiap  departemen.  Berdasarkan  fakta tersebut,  Bank  Indonesia  memerlukan  adanya  program  penyusutan  arsip  untuk mengatasi  permasalahan  yang  timbul  sebagai  akibat  dari  adanya  penumpukan  arsip. Salah satu kegiatan penting dalam penyusutan adalah pemindahan arsip.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  makalah  ini  berfokus  pada  pertanyaan penelitian:  bagaimana  pelaksanaan  kegiatan  pemindahan  arsip  yang  dilakukan  oleh Bank Indonesia?

## METODE PENELITIAN
Makalah  ini  merupakan  hasil  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  deskriptif naratif, yaitu mendeskripsikan tahapan pemindahan arsip. Lokus dari penelitian adalah Bank  Indonesia.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  pengamatan  atau  observasi partisipasi, in-depth interview , dan kajian pustaka.
1. Observasi partisipasi, yaitu penulis  ikut berpartisipasi dalam kegiatan kearsipan di  Bank  Indonesia  seperti  pemindahan  arsip,  peminjaman  arsip,  penemuan kembali,  pemusnahan    arsip,  dan  lain  sebagainya.  Selain  itu,  penulis  juga melakukan  pengamatan  terhadap  sistem  pengelolaan,  kinerja  pegawai  serta berbagai prosedur dalam pelayanan kearsipan;
2. In-depth  interview ,  narasumber  yang  diinterview  yaitu    top,  middle,  dan  low menajer  yang  dapat  dilakukan  kepada  arsiparis,  manajer  bidang,  staff  manajer, serta  pegawai  yang  ada  di  Bank  Indonesia.  Sebelum  melaksanakan  wawancara, penulis    membuat  daftar  pertanyaan  terlebih  dahulu  terkait  dengan permasalahan yang ingin ditanyakan kepada narasumber;
3. Kajian  pustaka,  dilakukan  dengan  cara  mempelajari,  mengutip  teori-teori  yang ada serta mendalami dari sejumlah buku dan literatur sebagai referensi mengenai pemindahan arsip.

## HASIL DAN PEBAHASAN
Kearsipan  di  Kantor  Pusat  Bank  Indonesia  diorganisasi  dengan  asas  campuran, yaitu  kombinasi  antara  asas  sentralisasi  dan  asas  desentralisasi.  Asas  desentralisasi diterapkan  ketika  arsip  masih  bersifat  dinamis  aktif.  Pengelolaan  arsip  dinamis  aktif berada  pada  satuan  kerja  atau  unit  pengolah  (UP)  masing-masing.  Ketika  arsip  telah memasuki  masa  inaktif  atau  memiliki  retensi  diatas  tiga  tahun  maka  tanggungjawab pengelolaannya berada di unit kearsipan sehingga disebut asas sentralisasi.
Arsip  dapat  dikatakan memasuki  fase  inaktif dan  dipindah  ke  unit  kearsipan atau SKA setelah 3 tahun masa aktif. Hal ini berbeda dengan arsip terjaga yang ada di Bank Indonesia.  Arsip  terjaga  dapat  dikategorikan  sebagai  arsip  vital  Bank  Indonesia  yang dikuatkan  oleh  Bank  Indonesia.  Arsip  terjaga  adalah  arsip  negara  yang  berkaitan dengan  keberadaan  dan  kelangsungan  hidup  bangsa  dan  negara  yang  harus  dijaga keutuhan,  keamanan,  dan  keselamatannya  (Arsip  Nasional  RI,  2009,  3).  Apabila didasarkan  pada  SE  No.  18/125/INTERN  tanggal  30  Desember  2016  tentang Manajemen Dokumen Bank Indonesia, arsip terjaga Bank Indonesia  merupakan arsip vital  yang  berkaitan  dengan  eksistensi  dan  kelangsungan  operasional  maupun manajerial institusi yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Arsip terjaga  tersebut  berisi  tentang  ketentuan-ketentuan  mengenai  penetapan  kebijakan yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia (wawancara dengan Indun Nusantari, Manajer Unit  Pemeliharaan  &  Penggunaan,  tanggal  1  Maret  2018).  Adapun  contoh  dari  arsip terjaga  meliputi:  arsip  penentuan  mengenai  suku  bunga,  penentuan  mengenai  Giro Wajib  Minimum  (GWM),  penentuan  jumlah  uang  beredar,  dan  lain  sebagainya.  Oleh karena  arsip  terjaga  tidak  memiliki  masa  aktif,  maka  unit  kearsipan  atau  SKA  Bank Indonesia  berhak  menarik  arsip  tersebut  dari  unit  pengolah  untuk  disimpan  di  unit kearsipan Bank Indonesia. Apabila unit pengolah membutuhkan arsip tersebut, maka dapat mengajukan memorandum untuk peminjaman arsip ke unit kearsipan atau SKA BI.
Kantor  Pusat  Bank  Indonesia  terdiri  dari  31  departemen  dari  lima  (5)  bidang. Berdasarkan  analisis  organisasial,  terdapat  ratusan  satuan  kerja  pada  masing-masing departemen. Setiap satuan kerja atau disebut dengan unit pengolah, mengolah arsipnya
secara mandiri untuk  kemudian dipindahkan ke Sentral Khazanah Arsip setelah masa aktifnya selesai. Arsip dinamis inaktif dari seluruh unit pengolah atau satuan kerja yang berada  di  kantor  pusat  disimpan  di  unit  kearsipan  atau  disebut  dengan  Sentral Khazanah Arsip Kantor Pusat (SKA KP). Berdasarkan SE No. 18/125/INTERN tanggal 30  Desember  2016  tentang  Manajemen  Dokumen  Bank  Indonesia,  Unit  Kearsipan Kantor  Pusat  (selanjutnya  disingkat  UKKP)  adalah  unit  kerja  yang  mempunyai  tugas dalam pengaturan, pengembangan, dan pembinaan kearsipan di Bank Indonesia serta pengelolaan  Sentral  Khazanah  Arsip  (SKA)  kantor  pusat.  Sentral  Khazanah  Arsip Kantor  Pusat  merupakan  pusat  penyimpanan  arsip  atau  unit  kearsipan  Kantor  Pusat Bank Indonesia (KPBI). Volume arsip dan perkembangannya di Bank Indonesia dapat dicermati pada tabel berikut:
Berdasarkan  tabel  1  dan  2,  dapat  diketahui  perkembangan  volume  arsip  di  Bank Indonesia  pada  tahun  2015  hingga  2017  terus  mengalami  peningkatan.  Bank Indonesia, dengan data tersebut, dapat menganalisis pertumbuhan arsip setiap tahun dan memprediksi kapasitas ruang simpan arsip di unit kearsipan (wawancara dengan Ahmad Nadjamudin, Manajer Unit Data & Laporan, tanggal 23 Februari 2018).
Oleh  karena  tidak  seluruh  arsip  disimpan  permanen,  maka  dalam  proses pengelolaannya perlu dilakukan seleksi arsip. Seleksi arsip dilaksanakan pada program penyusutan  arsip.  Program  penyusutan  arsip  meliputi  3  kegiatan,  yaitu  pemindahan arsip  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan,  memusnahkan  arsip  yang  tidak  memiliki nilai guna berkelanjutan, dan menyerahkan arsip yang berkaitan dengan pembangunan nasional ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Seiring  dengan  operasional  kegiatan-kegiatan  Bank  Indonesia  yang  cukup kompleks,  peningkatan  volume  arsip  yang  diciptakan  oleh Bank  Indonesia  juga  perlu diperhatikan.  Pada  tahun  2017  semester  kedua  volume  arsip  di  Sentral    Khazanah
Tabel 2. Posisi Dokumen Bank Indonesia Tahun 2017 Semester II
Tabel 1. Perkembangan Pertambahan Jumlah Dokumen Bank Indonesia Periode 2015 Semester I – 2017 Semester I
Arsip  Kantor  Pusat  Bank  Indonesia  mencapai  44,508.69  M ’. Oleh  sebab  itu,  kapasitas ruang  simpan  harus  disesuaikan  dengan    perkiraan  pertumbuhan  arsip  setiap tahunnya.  Penyesuaian  dilakukan  untuk  mengantisipasi over  capacity tempat penyimpanan  arsip  inaktif  dan  arsip  statis  di  Sentral  Khazanah  Arsip  (SKA).  Dengan demikian,  program  penyusutan  arsip  merupakan  solusi  utama  dari  masalah penumpukan  arsip.  Makalah  berfokus  pada  kegiatan  pemindahan  arsip  sebagai  salah satu kegiatan dari program penyusutan arsip. Pemindahan arsip yang dilakukan oleh Bank Indonesia dilakukan dengan 2 metode, yaitu metode konvensional dan berbasis aplikasi.

## Pemindahan Arsip dengan Metode Konvensional
Pemindahan  arsip  inaktif  dilakukan  oleh  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan.  Unit Pengolah (selanjutnya disebut UP) merupakan unit kerja pencipta dokumen dan arsip yang bertugas dan bertanggung jawab mengelola dokumen dan arsip. Sedangkan Unit Kearsipan  Kantor  Pusat  (UKKP)  adalah  unit  kerja  yang  bertugas  dalam  pengaturan, pengembangan, dan pembinaan kearsipan di Bank Indonesia serta pengelolaan Sentral Khazanah Arsip (selanjutnya disebut SKA) di kantor pusat.
Arsip  yang  dipindahkan  dalam  bentuk  berkas.  Pemindahaan  berkas  tersebut dilakukan  melalui  pemberitahuan  (notifikasi)  pada  aplikasi  Bank  Indonesia  Records Management  System  (selanjutnya  disebut  BI-RMS),  kategori  arsip  terjaga  Bank Indonesia, atau dengan adanya reorganisasi.
Arsip  yang  dipindahkan  ke  SKA  harus  memiliki  retensi  atau  usia  simpan  diatas  3 tahun,  misalnya  10  tahun  atau  bahkan  permanen.  Selain  berdasarkan  retensi, pemindahan  arsip  ke  SKA  dilakukan  ketika  ruang  penyimpanan  arsip  di  UP  telah penuh, namun dengan ketentuan divisi arsip BI melakukan pemeriksaan langsung dan mengkonfirmasi  kebenaran  tempat  penyimpanan  di  UP.  Untuk  arsip  yang  memiliki retensi dibawah 3 tahun yang disimpan di SKA akan mengikuti prosedur pemusnahan di SKA. Selain faktor retensi, jumlah arsip yang akan dipindahkan ke SKA minimal 10 berkas. SKA tidak akan menerima arsip dengan jumlah kurang dari 10 berkas.
Tahapan  pemindahan  arsip  dengan  metode  konvensional  dapat  dicermati  pada bagan berikut:
a. Pemilahan  berkas  arsip,  dilakukan  melalui  aplikasi  BI-RMS.  Aplikasi  tersebut akan otomatis memunculkan pemberitahuan apabila arsip telah melampaui masa retensi 3 tahun. Pemberitahuan tersebut memuat jumlah arsip dan daftar berkas arsip  yang  harus  dipindahkan.  Selain  melalui  aplikasi  BI-RMS,  Bank  Indonesia

## Bagan 1. Alur Pemindahan Arsip
juga memilah berkas secara manual. Pemilahan manual diberlakukan untuk arsip yang  belum  diinput  ke  aplikasi  BI-RMS,  misalnya  arsip  yang  tercipta  sebelum tahun 2013. Pada prinsipnya, pemilahan arsip melalui aplikasi BI-RMS dan secara manual  sebenarnya  tidak jauh berbeda.  Pemilahan  arsip  dilakukan  berdasarkan usia  arsip  yang  dipindahkan  harus  memiliki  retensi  diatas  tiga  (3)  tahun. Perbedaan mendasar ada pada pemberitahuan untuk melakukan pemindahan;
b. Pemberian  nomor  kotak  sementara,  pemberian  nomor  sementara  dimulai  dari nomor  1.  Pemberian  nomor  kotak  dilakukan  sebelum  arsip  memperoleh nomor penyimpanan dari unit kearsipan atau Sentral Khazanah Arsip;
c. Mencetak  dan  menempelkan  Daftar  Isi  Kotak  (selanjutnya  disebut  DIK),  untuk berkas arsip yang dipindahkan melalui aplikasi BI-RMS, DIK secara otomatis akan tercetak. Namun, untuk arsip yang dipindahkan secara manual, DIK dibuat secara manual sesuai dengan format yang berlaku;
d. Memasukkan  berkas  arsip  ke  dalam  sarana  simpan,  Berkas  arsip  yang  akan dipindahkan  dimasukkan  ke  dalam  kotak  arsip,  untuk  arsip  yang  berbentuk folder,  compact  disk  (CD),  kaset,  cartridge,  flash  disk,  dan  bentuk  arsip  lainnya yang  dapat  dimasukkan  ke  dalam  kotak  arsip.  Kotak  arsip  berukuran  kecil memiliki  panjang  37  cm,  lebar  9  cm,  dan  tinggi  27  cm.  Sedangkan  kotak  arsip yang  berukuran  besar  memiliki  panjang  37  cm,  lebar  19  cm,  dan  tinggi  27  cm. Arsip yang berbentuk odner, bundel tempel, binder, arsip gambar, atau jenis arsip lainnya,  tidak  perlu  dimasukkan  ke  dalam  kotak  arsip,  karena  arsip  tersebut dapat disimpan secara langsung atau dapat menggunakan sarana simpan lainnya. Arsip  yang  berbentuk  folder,  dan  arsip  tekstual  dapat  dimasukkan  ke  dalam sarana  simpan  berupa  kotak  arsip.  Data  digital  disimpan  pada  Cartridge  yang disusun dalam Roll O ’ pact. Arsip audio saat rapat di simpan dalam kaset pita yang disusun dalam sebuah almari.
e. Pemeriksaan  kesesuaian  DIK,  pemeriksaan  dilakukan  oleh  pejabat  dari  UP. Pemeriksaan  bertujuan  untuk  mengklarifikasi  antara  DIK  tercetak,  DIK  yang dilekatkan pada sarana simpan dan berkas arsip yang berada didalam kotak;
f. Pencetakan  DAP,  proses  pemindahan  arsip  dilaksanakan  dengan  menggunakan daftar arsip yang akan dipindahkan ( selanjutnya disebut DAP). Pada DAP, pejabat UP  (G4)  memberikan  pengesahan  berupa  tanda  tangan  rangkap  3.  Untuk  arsip yang  telah  diinput  ke  BI-RMS,  otomatis  tercetak  Daftar  Arsip  Yang  Akan Dipindahkan  (DAP).  Sedangkan  arsip  yang  belum  diinput  dalam  aplikasi,  DAP dibuat secara manual sesuai dengan format yang berlaku;
g. Validasi  dari  pejabat  UP,  validasi  dilakukan  sebelum  diajukan  kepada  pejabat SKA;
h. Validasi  dari  pejabat  SKA,  yaitu  validasi  persetujuan  penerimaan  berkas  arsip yang akan dipindahkan dari unit pengolah ke Sentral Khazanah Arsip;
i. Menyegel  dan  memberi  label  segel  dari  UP,  merupakan  upaya  menjaga kerahasiaan  arsip  dan memastikan  bahwa  arsip  tersebut  lengkap  hingga  tiba  di Sentral Khazanah Arsip (SKA). Segel hanya dapat dibuka melalui persetujuan  unit pengolah  (UP)  atau  unit  pemilik  arsip.  Pembukaan  segel  kotak  arsip  pun  wajib dihadiri  minimal  satu  orang  saksi  perwakilan  dari  unit  pengolah  (UP)  atau pemilik arsip;
j. Pemberian paraf pejabat UP dan tanggal pada label segel kotak arsip atau sarana simpan lainnya;
k. Pemindahan  berkas  arsip  dari  unit  pengolah  (UP)  ke  Sentral  Khazanah  Arsip (SKA);
l. Penerimaan  arsip  oleh  SKA,  apabila  jumlah  yang  diajukan  untuk  pindah  kurang dari  10  maka  petugas  SKA  akan  menolak  pemindahan.  Setelah  pemindahan
disetujui,  petugas  SKA  meregistrasi  berkas  arsip  yang  dipindahkan  dengan menginput  nomor  kotak  dalam  aplikasi  BI-RMS.  Penerimaan  arsip  yang dipindahkan  secara  manual  dilakukan  dengan  memverifikasi  konsep  DAP  dan mengirimkan  kembali  kepada  unit  pengolah  (UP).    Selanjutnya,  dilakukan sinkronisasi DIK dengan DAP dan mencatat arsip yang dipindahkan dalam Buku Tata Usaha Pemindahan Arsip. Proses selanjutnya adalah mencetak  daftar arsip yang  dipindahkan  (DAP)  rangkap  dua  dan  pejabat  SAK  membubuhkan  tanda tangan  serta  nama  jelas  pada  DAP.  Daftar  arsip  pindah  dua  rangkap  yang  telah dicetak  tadi  dikirimkan  kepada  pejabat  UP  untuk  ditandatangani.  Selanjutnya petugas  SAK  menyimpan  DAP  lembar-1  yang  telah  ditandatangani  oleh  pejabat UP.
m.  Penyimpanan berkas arsip di lokasi simpan sesuai bentuk dan jenis arsip.
Apabila UP akan menarik kembali arsip yang telah dipindahkan, proses penarikan dilakukan  dengan  membuat  daftar  arsip  yang  ditarik  kembali  (selanjutnya  disebut DATK). Petugas UP memperbaiki berkas arsip yang ditarik kembali dalam BI-RMS dan menyampaikan  memorandum  (M.01)  kepada  SKA  terkait  penarikan  kembali  arsip dengan dilampiri DATK. Tahap selanjutnya adalah pembuatan berita acara penarikan kembali arsip yang kemudian disimpan SKA.
Arsip  yang  ditarik  kembali  oleh  UP  umumnya  disebabkan  arsip  menjadi  arsip dinamis  aktif  kembali.  Maksud  dari “ aktif  kembali ” yaitu  arsip  tersebut  memiliki keterkaitan  dengan  proses  administrasi  yang  sedang  berlangsung.  Apabila  arsip tersebut dipinjam dengam hanya masa pinjam maksimal sesuai ketentuan yang berlaku (3 bulan), proses administrasi belum dapat diselesaikan. Oleh sebab itu, untuk efisiensi dan efektivitas penyelesaian proses administrasi, UP menarik kembali arsip yang telah dipindahkan dari SKA.

## Pemindahan Arsip Berbasis Aplikasi BI-RMS
Bank  Indonesia  Records  Management  System  (BI-RMS)  adalah  aplikasi  yang berfungsi  sebagai  sarana  pemberkasan  melalui  input  berkas,  penyimpanan,  dan peminjaman  yang  mencakup  pencarian  arsip,  persetujuan  dan  peminjaman  arsip, kemudian  pemindahan  arsip  dan  pemusnahan  arsip  melalui  menu  pengelolaan  arsip, serta pelaporan yang mencakup data informasi volume arsip satker.  Aplikasi BI-RMS juga dapat membantu mencetakkan label arsip, daftar isi arsip, berita acara yang akan dimusnahkan,  daftar  arsip  yang  diserahkan,  berita  acara  penilaian  berkas  serta pembuatan  formulir,  label,  dan  laporan  volume  arsip  satuan  kerja.  Aplikasi  tersebut digunakan  oleh seluruh pegawai  satuan  kerja  dan  kantor  perwakilan  Bank  Indonesia (KpwBI). Proses pemindahan arsip dengan basis aplikasi BI-RMS dapat dicermati pada gambar berikut:

## Adapun tampilan awal dari aplikasi BI-RMS dapat dicermati pada gambar berikut:
Untuk operasional aplikasi sebagai sarana pemindahan arsip, yaitu:
1. Pada      halaman      utama  apliasi,  klik  menu “ Pengelolaan ”, lalu  klik  menu “ Pemindahan  Berkas ”, selanjutnya  klik  menu “ Tampilkan  Semua  Data ”. Saat semua data ditampilkan, pilih berkas yang akan dipindahkan ke Sentral Khazanah Arsip, minimal 10 berkas.
2. Setelah  berkas  arsip  dipilih,  berikan  nomor  kotak  sementara,  lalu  tekan  tombol “ Cek ”. Contoh  pemberian  nomor  kotak  sementara dapat  dicermati  pada  gambar berikut:
Gambar 4. Tampilan Awal BI-RMS
Gambar 5. Pengecekan dan Pemberian Nomor Kotak Sementara pada Aplikasi BI-RMS
3. Mencetak DIK. Cetak  Daftar Isi  Kotak  melalui  menu “ Pengelolaan ”, klik menu “ Status Pemindahan Berkas ”, klik ikon “ Printer ” pada berkas yang  akan dicetak DIK-nya.  Untuk  dapat  mencetak,  klik  panah  export  file  format  menjadi  pdf. Perhatikan gambar berikut:
4. Persetujuan    pemindahan,    untuk  memberikan  persetujuan  proses  pemindahan, pada    halaman  utama  user    Validator,  klik  menu “ Pengelolaan ”, lalu  klik “ Pemindahan  Berkas ”, dan  klik “ Tampilkan  Semua  Data ”. Pilih    berkas    yang sudah  dicek  fisiknya  dan  diberi  nomor  kotak sementara seperti pada gambar berikut:
Pada berkas yang akan dipindahkan, klik “ Pindahkan ”. Berkas arsip yang telah di pilih akan berubah menjadi tanda (-), sebagaimana gambar berikut
Gambar 7. Pemilihan Berkas Arsip yang Dipindahkan pada Aplikasi BI-RMS
Gambar 6. Mencetak DIK pada Aplikasi BI-RMS
Gambar 8. Tampilan Berkas Arsip yang telah Dipili
Selanjutnya  akan  muncul  kotak  pesan “ Permohonan  pemindahan  berkas  telah diajukan, tunggu konfirmasi dari SKA ”, kemudian tekan tombol “ oke ” pada pesan tersebut.
5. Untuk  konfirmasi  dari  SKA,  pada  halaman  utama  Otorisator  SKA,  klik  tombol “ Role Otorisator SKA ”. Petugas SKA memilih user yang mengajukan pemindahan dokumen.  Setelah  dilakukan  persetujuan  pemindahan,  muncul  pesan “ Validasi Pemindahan Berkas Berhasil !!”, klik “ oke ”.
6. Petugas UP membawa fisik berkas arsip yang akan dipindahkan ke Divisi Arsip.
7. Pada  halaman  utama  Operator  Sentral  Khazanah  Arsip  (SKA),  klik  menu “ Pengelolaan ”, lalu  klik “ Registrasi  Berkas ”, tekan ikon - Lihat Berkas.
8. Meregistrasi  pada  daftar  kotak  yang  akan  diregistrasi  dengan  menekan  ikon Registrasi Berkas, seperti pada gambar dibawah ini
Jika  dicermati  pada  gambar  7,  kolom “ Diajukan  Oleh ” telah  terisi  nama  pegawai  yang mengajukan yaitu Adi, kolom “ Satuan Kerja ” terisi satuan kerja DPSI, kolom “ Divisi Unit ” terisi oleh Ars yang berarti Divisi Arsip. Selanjutnya, kolom “ Tgl Diajukan ” terisi tanggal 6 Desember  2016,  kolom “ Berkas ” terisi    dengan  validasi  yaitu  disetujui,  kolom “ Tgl Disetujui ” terisi  tanggal  8  Desember  2016  dan  kolom “ Disetujui  Oleh ” terisi  atas  nama Andar.
9. Setelah berkas arsip berhasil diregistrasi, kemudian pilih  jenis  container dengan cara klik ikon “ Kontainer ” untuk nomor  kontainer, dan “ Lokasi Simpan ” untuk lokasi berkas arsip akan disimpan, klik “ Simpan ”. Cermati pada gambar dibawah ini:
Cara pengisiannya, yaitu: a.  kolom “ Jenis Kontainer ” diisi dengan KT b.  kolom “ Kontainer ” diisi oleh 18/0833/KT c.  kolom “ Lokasi ” diisi oleh KP/SKA/C83/3.
Gambar 8. Registrasi Berkas Arsip yang akan Dipindahkan pada Aplikasi BI-RMS kas Arsip yang Dipindahkan pada Aplikasi BI-RMS
Gambar 9. Penyimpanan Berkas Arsip yang Dipindahkan pada Aplikasi BI-RMS
10.  Setelah disimpan, pada menu “ Pengelolaan ”, klik “ Status Pemindahan ”. Daftar arsip yang akan  dipindahkan  muncul  sesuai  dengan  berkas  arsip  yang  telah  dipilih.  Langkah selanjutnya adalah cetak Daftar Arsip Yang Dipindahkan (DAP) sebagaimana terlihat di bawah ini :
Berdasarkan gambar 10, Daftar Arsip yang akan Dipindahkan (DAP) terdapat beberapa kolom, antara lain kolom “ No Urut ”, “ Kode Klasifikasi ”, kolom “ Perihal ”, kolom “ Periode ” terisi 2015, kolom “ Jadwal Retensi ”, kolom “ Nomor Registrasi SKA ”, serta kolom “ Lokasi ”.
Divisi Arsip Bank Indonesia juga memiliki  aplikasi BI-SASKA atau Bank Indonesia Sistem Aplikasi  Pengelolaan  Arsip  Sentral  Khazanah  Arsip.  Aplikasi  tersebut  berfungsi  untuk memudahkan pencatatan pemindahan dan penemuan kembali arsip di Sentral Khazanah Arsip (SKA).  BI-SASKA  digunakan  pada  proses  input  data  dalam  penyusunan  daftar  arsip  yang dipindahkan  (DAP).  Input  data  hanya  dapat  dilakukan  oleh  divisi  arsip.  Adapun  hak  akses aplikasi  BI-SASKA  dibatasi  hanya  untuk  manajer,  staff,  dan  tenaga outsourcing yang  khusus ditunjuk.
Semua  daftar  arsip  yang  dipindahkan  (DAP)  harus  di  entry  ke  dalam  aplikasi  BI-SASKA. Aplikasi  BI-SASKA  juga  terkoneksi  dengan  BLINK  (Bank  Indonesia  Layanan  Internet  Kerja). Dengan demikian, seluruh daftar arsip yang dipindahkan yang telah diinput ke dalam aplikasi BI-SASKA  dapat  diakses  oleh  seluruh  pegawai  kantor  pusat  Bank  Indonesia  (KP  BI)  melalui Bank Indonesia Layanan Internet Kerja (BLINK) tersebut.
Aplikasi  BI-SASKA  membantu  Bank  Indonesia  melaksanakan  tiga  kegiatan  dalam  proses pemindahan arsip, yaitu penerimaan arsip, penyelesaian penerimaan, dan pembuatan laporan. Adapun  tahapan  pengadministrasian  pemindahan  arsip  inaktif  menggunakan  aplikasi  Bank Indonesia  Sistem  Aplikasi  Sentral  Khazanah  Arsip  (BI-SASKA)  dapat  dicermati  pada  bagan berikut:
Gambar 10. Daftar Arsip yang akan Dipindahkan (DAP) pada Aplikasi BI-RMS
Bagan 2. Alur Pengadministrasian Pemindahan Arsip Inaktif Berbasis BI-SASKA
Apabila  dijabarkan  lebih  detail,  maka  proses  pengadministrasian  pemindahan  arsip berbasis BI-SASKA, terdiri dari:
1. Penerimaan arsip, setelah SKA menerima DAP, kemudian dilakukan entry DAP ke dalam aplikasi  BI-SASKA.  Lembar  entry  akan  dicetak  dan  disematkan  pada  halaman  paling depan  DAP  untuk  memberikan  keterangan  dan  kode  terkait  dengan  DAP.  Data  yang harus dilengkapi dalam Data Penerimaan DAP, yaitu kode satker, tanggal DAP, jenis arsip, kode  DAP,  tanggal  terima,  jumlah  DAP,  lokasi  DAP,  nama  petugas  penerima,  nama pejabat penandatangan, keterangan, nama petugas entry data dan tanggal entry. Tahap validasi  penerimaan  dilakukan  data  data  yang  dientry  telah  dipastikan  kebenarannya sesuai dengan Daftar Arsip Yang Dipindahkan (DAP). Kegiatan otorisasi tersebut hanya dapat dilakukan oleh pejabat SKA. Otorisasi dilakukan dengan mensinkronkan data yang ada pada DAP dengan data yang ditampilkan di form otorisasi. Pejabat SKA atau pejabat yang berwenang melakukan otorisasi memberi tanda pada tick box sesuai dengan data yang ada.
2. Penyelesaian  penerimaan,  penerimaan  penyelesaian  berfungsi  melakukan  kegiatan penambahan data atau entry data, edit data, dan penyelesaian kegiatan entry data. Pilih menu “ Penyelesaian ” kemudian  pilih  sub  menu “ Lihat  Data ” atau “ Edit/Lihat  Data ”. Tahap  selanjutnya  yaitu  memilih  jenis  arsip  dan  kode  Daftar  Arsip  yang  Dipindahkan (DAP)  untuk  di  entry.  Setelah  menemukan  jenis  arsip  dan  kode  DAP  nya,  klik  ikon “ Tambah Data ”. Cermati gambar berikut:
3. Tahap selanjutnya, saat menekan ikon “ Tambah Data ” muncul kolom pengisian data DAP. Adapun  data  yang  harus  diisi,  yaitu:  Klasifikasi,  Masalah,  Periode  Arsip,  Jenis  Arsip, Jumlah Arsip, Keterangan, No Kotak, No Folder, Kode Arsip, Kode Lokasi Simpan, Lantai, Blok, Unit, Kolom. Setelah terisi semua, klik ikon “ ceklist warna hijau ” untuk menyimpan data  yang  telah  di  entry.  Langkah  selanjutnya  adalah  penyelesaian  data.  Penyelesaian data  ini  dapat  dilakukan  dengan  memilih  menu “ Penyelesaian ” dan  memilih  sub  menu “ Entry Data Selesai ”. Pada menu penyelesaian, pilih jenis arsip dan kode DAP yang akan dilakukan penyelesaian data. Lalu, klik “ ceklist warna hijau ” hingga muncul pesan yang menampilkan kode DAP  dan jumlah data yang telah diinput, kemudian klik “ Yes ”.
4. Tahap selanjutnya, yaitu klarifikasi kembali data DAP yang telah diinput dan memastikan data yang telah diinput sudah sesuai. Selanjutnya, simpan data tersebut dengan cara klik ikon “ simpan ”.
5. Validasi  penyelesaian,  tahap  ini  dilakukan  setelah  data  yang  dientry  sudah  dipastikan kebenarannya  dan  sesuai  dengan  Daftar  Arsip  yang  Dipindahkan  (DAP)  yang  ada. Otorisasi  hanya  dapat  dilakukan  oleh  Sentral  Khazanah  Arsip  (SKA)  dengan  cara

## Gambar 11. Menu Entry Data DAP untuk Penambahan atau Penginputan Data
mensinkronkan data yang ada pada Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP) dengan data yang  ditampilkan  pada  form  otorisasi.  Pejabat  SKA  atau  pejabat  yang  berwenang melakukan otorisasi dengan memberi tanda pada tick box sesuai dengan data yang ada.
6. Pelaporan,  terdapat  dua  jenis  laporan,  yaitu  laporan  penerimaan  dan  laporan penyelesaian.

## KESIMPULAN
Program penyusutan arsip yang dilakukan oleh Bank Indonesia didasarkan pada kebijakan, yaitu  UU  nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan,    PP  nomor  28  tahun  2012  tentang Pelaksanaan  UU  nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan,  UU  nomor  8  tahun  1997  tentang Dokumen  Perusahaan,  UU  nomor  87  tahun  1999  tentang  Tata  Cara  Penyerahan  dan Pemusnahan  Dokumen  Perusahaan,  UU  nomor  23  tahun  1999  tentang  Bank  Indonesia, Peraturan  Dewan  Gubernur  No.  10/10/PDG/2008  tentang  Manajemen  Informasi  Bank Indonesia, Surat Edaran Bank Indonesia No. 18/125/INTERN tahun 2016 tentang Manajemen Dokumen Bank Indonesia serta ISO 15489 Records Management Bank Indonesia.
Program  penyusutan  arsip  di  Bank  Indonesia  terdiri  dari  pemindahan,  pemusnahan,  dan penyerahan.  Kegiatan  pemindahan  arsip  dilaksanakan  dari  unit  pengolah  (UP)  ke  unit kearsipan, pada Bank Indonesia disebut dengan Sentral Khazanah Arsip. Prosedur pemindahan ialah bagi arsip yang memiliki retensi diatas tiga tahun atau permanen. Kegiatan pemindahan dapat dilakukan pada aplikasi BI-RMS.
untuk  mempermudah  penyusutan  arsip  di  Bank  Indonesia,  dibutuhkan  inovasi  serta pembaharuan secara berkala, khususnya aplikasi yang digunakan oleh Bank Indonesia dalam mengelola arsip. Pembaharuan penting dilakukan karena tuntutan perkembangan zaman dan dapat  mempermudah  pekerjaan.  Pembaharuan  aplikasi  ini  juga  ditujukan  agar  dalam penggunaannya  dapat  berjalan  secara  efektif  dan  efisien.  Pada  proses  pemindahan  misalnya saja,  data yang telah  terinput di aplikasi BI-RMS, Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP) tidak perlu  lagi  diinput  ke  dalam  aplikasi  BI-SASKA,  namun  terintegrasi  dan  dapat  memunculkan daftar arsip yang dipindahkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Sugiarto,  Agus  dan  Teguh  Wahyono.  (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer . Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
Barthos,  Basir.  (1997). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi . Jakarta: Bumi Aksara.
Martono,  Boedi.  (1997). Penyusutan  Dan  Pengamanan  Arsip  Vital  Dalam  Manajemen Kearsipan . Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Adi, Rianto. (2004). Metodologi Penelitian Sosial dan Hukum . Jakarta:Girani
Muhidin,  Sambas  Ali  dan  Hendri  Winara.  (2016). Manajemen  Kearsipan  untuk  Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan . Bandung: CV Pustaka Setia.
International  Standard  Organization,  IS0  15489:1:  Information,  Documentation  and  Records Management. (Switzerland : International Standard Organization, 2016).
Keputusan Kepala ANRI Nomor 7 tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta
Peraturan  Dewan  Gubernur  No.  10/10/PDG/2008  tentang  Manajemen  Informasi  Bank Indonesia
Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009
Petunjuk  Penggunaan  Bank  Indonesia  Records  Management  System  (BIRMS)  v.2.0,  Bank Indonesia, 2017,
PP No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. SE  No.  18/125/INTERN  tanggal  30  Desember  2016  tentang  Manajemen  Dokumen  Bank Indonesia.
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan