## SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BAHAN HABIS PAKAI (STUDI KASUS : PT INDOKOM SAMUDRA PERSADA)
Addin Aditya 1) , Septi Oktafia Efendi 2) , Fikri Hamidy 3)
1) Sistem Informasi, STIKI Malang
2), 3) Sistem Informasi Akuntansi, Universitas Teknokrat Indonesia Jl. H.ZA Pagaralam, No 9-11, Labuhanratu,Bandarlampung Email : addinaditya@gmail.com 1 ) , septiokta@gmail.com 2 ) , fikrihamidy@gmail.com 3 )

## Abstrak
PT  Indokom  berdiri  sejak  tahun  1996  yang  terdiri  dari cabang  PT  Indokom  Citra  Persada,  PT  Indokom Samudra  Persada,  dan  PT  Indo  American  Seafood.  PT Indokom  Samudra  Persada  bergerak  dalam  bidang pengolahan pembekuan udang sejak tahun 2001 sampai sekarang.  Dimana  dalam  proses  pencatatan  persediaan barang  di  logistik  masih  menggunakan  lembar  kerja spreadsheet, meskipun hasilnya sudah cukup baik namun dalam pengerjaannya masih memiliki beberapa kelemahan  diantaranya  dalam  perhitungan  biaya  untuk penerimaan  dan  pengeluaran  barang  yang  harus dihitung menggunakan rumus dilembar kerja spreadsheet.  Dalam  mengembangkan  sistem  penulis menggunakan  metode  pendekatan  berorientasi  objek yaitu  metode  waterfall,  untuk  metode  pengembangan menggunakan  metode  pendekatan  berorientasi  objek dengan  beberapa  alat  bantu  dan  teknik  pengerjaan menggunakan  UML  yang  terdiri  dari  use  case,  activity, class diagram, dan sequence. Bahasa pemograman yang digunakan  adalah  java  dan  database  yang  digunakan adalah  MySQL.  Tujuan  dengan  dibangunnya  sistem pengendalian internal dapat membantu dalam mengontrol  persediaan  bahan  habis  pakai  sehingga tidak  terjadi  kekurangan  stok  barang  saat  departemen lain membutuhkan barang tersebut. Hasil dari penelitian ini  adalah  sebuah  sistem  pengendalian  internal  yang dapat  membantu  dalam  penginputan  data,  pencarian data  serta  membantu  untuk  mengetahui  jumlah  stok minimal.
Kata kunci: barang, internal, pengendalian, persediaan, sistem.

## 1. Pendahuluan
Pada  umumnya  perusahaan  yang  akan  melakukan pencapaian  tujuan  berusaha  untuk  meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerjanya, perusahaan mempunyai strategi-strategi tertentu yang telah ditetapkan.  Salah  satu  strategi  yang  digunakan  adalah sistem akuntansi persediaan. Sistem akuntansi persediaan merupakan salah satu bentuk untuk menekan biaya  yang  digunakan  perusahaan.  Salah  satu  sumber daya  di  dalam  perusahaan  yang  harus  menganut  sistem informasi  akuntansi  yang  baik  adalah  persediaan (Endrawati  et  al.,  2015).  Persediaan  memiliki  peranan
yang  penting  yaitu  sebagai  sumber  daya  ekonomi  fisik yang  perlu  diadakan  dan  dipelihara  untuk  menunjang proses  (Baramuli  &  Pangemanan,  2015). Perusahaan harus bisa menyusun daftar bahan baku, baik yang akan dilakukan  pembelian  maupun  yang  akan  dilakukan pengolahan,  selain  itu  apakah  persediaan  bahan  baku tersebut  dalam  kondisi  baik  dan  layak  untuk  diolah menjadi  barang  jadi  (Febriyanti  et  al.,  2017). Pengendalian  internal  atas  persediaan  seharusnya dimulai  pada  saat  barang  diterima  (yang  dibeli  dari pemasok)  untuk  memastikan  bahwa  barang  yang diterima  sesuai  dengan  apa  yang  dipesan,  maka  setiap laporan  penerimaan  harus  dicocokkan  dengan  formulir pesanan  pembelian  yang  asli.  Harga  barang  yang dipesan,  seperti  yang  tertera  dalam  formulir  pesanan pembelian  seharusnya  dicocokkan  dengan  harga  yang tercantum dalam faktur tagihan (invoice).
Pengendalian internal yang baik merupakan faktor kunci pengelolaan organisasi yang efektif, karena pengendalian internal  melibatkan  penataan  tanggung  jawab  dalam organisasi  (Tandri  et  al.,  2015). Tujuan  pengendalian internal atas persediaan adalah untuk memastikan bahwa persediaan  diamankan  dan  dilaporkan  secara  benar dalam  laporan  keuangan.  Pengendalian  internal  akan menjadi early  warning yang  efektif  bagi  institusi  atas indikasi  terjadinya  mismanagement  atau  penyimpangan karena  posisinya  langsung  bersinggungan  dengan  tubuh institusi keseluruhan (Zamzami & Faiz, 2015). Terdapat dua  metode  yang  dapat  digunakan  dalam  hubungannya dengan  pencatatan  persediaan  yaitu  Metode  Fisik  dan Metode Buku (Perpetual) (Baridwan, 2004). Penggunaan metode  fisik  mengharuskan  adanya  perhitungan  barang yang  masih  ada  pada  tanggal  penyusunan  laporan keuangan.  Prosedur  pengeluaran  bahan  habis  pakai belum  menggunakan  metode  FIFO  ( First  In  First  Out ). Selain  itu  terdapat    metode  dalam  penilaian  persedian, salah  satunya  adalah  metode First  In  First  Out (FIFO). Metode  FIFO  merupakan  metode  penilaian  persediaan yang berarti barang yang pertama kali masuk itulah yang pertama  kali  dicatat  sebagai  barang  yang  akan dikeluarkan  dari  gudang  (Apriliani  et  al.,  2013).  FIFO dapat  dianggap  sebagai  sebuah  pendekatan  yang  logis dan  realitas  terhadap  arus  biaya  ketika  penggunaan metode  identifikasi  khusus  adalah  tidak  memungkinkan atau tidak praktis (Anwar & Karamoy, 2014).
Pengelolaan  data  persediaan  bahan  habis  pakai  di  PT Indokom  Samudra  Persada  masih  dilakukan  secara manual  baik  untuk  pencatatan  permintaan  barang, penerimaan bahan habis pakai, pengeluaran bahan habis pakai  dan  stok  bahan  habis  pakai.  Petugas  memerlukan banyak  waktu  untuk  mengumpulkan  data  dan  file  yang terpisah-pisah, dengan bahan habis pakai yang jenis dan jumlahnya  banyak  serta  beragam.  Sehingga  laporan tentang  kondisi  persediaan  menjadi  lambat,  laporan tersebut  diperlukan  manajemen  untuk  pengambilan keputusan  dalam  pengelolaan  persediaan  bahan  habis pakai.  Berdasarkan  permasalahan  di  atas  maka  perlu adanya  suatu  sistem  yang  dapat  digunakan  untuk mengantisipasi  minimumnya  stok  persediaan  bahan habis  pakai  yaitu  memperoleh  proses  pengembangan sistem  persediaan  menggunakan  metode First  In  First Out (FIFO).

## 2. Pembahasan

## 2.1. Perancangan Sistem
Perancangan  system  bertujuan  untuk  memberikan gambaran  apa  yang  seharusnya  dikerjakan  dan bagaimana tampilannya (Damayanti & Sulistiani, 2017). Pada  penelitian  ini  desain  system  digambarkan  dengan Use  Case  Diagram . Use  Case  Diagram merupakan rancangan  yang  mendeskripsikan  apa  yang  akan dilakukan  oleh  system  (Rulyana  &  Borman,  2014). Use case  diagram atau  diagram use  case memodelkan prilaku (behaviour) sistem  informasi  yang  akan  dibuat (Melinda  et  al.,  2017) . Terdapat  dua  aktor  yang menjalankan sistem yaitu Logistik dan Pimpinan.  Dapat dilihat pada gambar bawah ini:
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Selanjutnya  Tabel  1  berikut  ini  menjelaskan  deskripsi use  case  diagram sistem pengendalian  internal persediaan bahan habis paka i :
Tabel 1. Deskripsi Use Case Diagram Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
No. Use Case Name Deskripsi 1. Login Merupakan proses untuk melakukan login  Logistik, dan Pimpinan. 2. Logout Merupakan proses untuk melakukan  Logout,  Logistik dan Pimpinan. 3. Mengelola Barang Mengelola data Barang merupakan  proses  generalisasi yang meliputi lima buah proses pengelolaan data Barang  yaitu  Baru,  Simpan, Hapus, Batal, Edit dan Cari. 4. Mengelola Penerimaan Barang Mengelola  data  Penerimaan Barang merupakan proses generalisasi yang meliputi lima  buah  proses  pengelolaan data  Penerimaan  Barang  yaitu Baru,  Simpan,  Hapus,  Batal,
dan Cari, Cetak. 5. Mengelola Pengeluaran Barang Mengelola  data  Pengeluaran merupakan  proses  generalisasi yang meliputi lima buah proses pengelolaan data Pengeluaran yaitu Baru, Simpan,  Hapus,  Batal,  dan Cari, Cetak. 6 Mengelola Pengguna Mengelola data Pengguna merupakan  proses  generalisasi yang meliputi lima buah proses  pengelolaan  data  kelas yaitu  Baru,  Simpan,  Hapus, Batal, Edit dan Cari. 7 Mencetak Laporan Merupakan  proses  mencetak data  laporan  ke  dalam  basis data.

## 2.2. Implementasi Program
Menggunakan  sistem  merupakan  tahap  mengoperasikan sistem.  Tahap  penggunaan  sistem  ini  dilakukan  setelah
sistem selesai, kemudian penulis melaksanakan pelatihan terhadap  petugas  yang  akan  menggunakan  sistem, dengan  memberi  pengertian  dan  pengetahuan  yang cukup  tentang  sistem  informasi,  posisi  dan  tugas  setiap fungsi.  Pelatihan  ini  untuk  petugas  yang  akan mengoperasikan sistem, yaitu logistik. Hal ini dimaksudkan  agar  pengguna  memahami  prosedur  kerja sistem,  dapat  mengurangi  kesalahan-kesalahan  yang timbul  yang  dapat  menghambat  kelancaran  operasional perusahaan, sehingga tujuan sistem dapat tercapai.
Sistem  yang  dibangun  diharapkan  mempermudah logistik  dalam  membuat  laporan  penerimaan  barang, laporan  pengeluaran,  laporan  persediaan  barang  dan laporan  stok  minimum.  Sistem  dimulai  dari  form  login, yang berfungsi untuk keamanan data di mana pimpinan, dan  logistik  diminta  untuk  memasukan  nama  pengguna, jabatan dan Password yang telah ditentukan sebelumnya.

## Gambar 2. Form Login Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Setelah  login  bagian  logistik  akan  memasuki  menu utama  pada  sistem  pengendalian  internal  persediaan bahan  habis  pakai.  Form  Utama  merupakan  halaman utama  yang  terdiri  dari  Login,  Pengguna,  Data  Barang, Data Pembelian, Data Pengeluaran, Laporan.
Gambar 3. Form Menu Utama Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Bagian  logistik  dapat  mengelola  barang  pada  form  data barang.  Form  data  barang  merupakan  form  yang berisikan  tentang  data  Barang.  Form  ini  digunakan ketika akan menambah, mengubah, dan menghapus data Barang.  Adapun  data  yang  terdapat  dalam  Form  Data Barang  adalah  Kode  Barang,  Nama  Barang,  Satuan, Harga, Masuk, keluar, Stok.

## Gambar 4. Form Data Barang Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Untuk pengelolaan data pembelian bagian logistik dapat mengelolanya  pada  form  data  pembelian  barang.  Form ini  merupakan  form  yang  berisikan  tentang  data Pembelian  Barang.  Form  ini  digunakan  ketika  akan menambah,  dan  menghapus  data  Pembelian  Barang. Adapun data yang terdapat dalam Form Data Pembelian Barang  adalah  Kode  Beli,  Tanggal,  Keterangan,  Kode Barang,  Nama  Barang,  Satuan,  Harga,  Jumlah,  Sub Total, Total .

## Gambar 5. Form Data Penerimaan Barang Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Kemudian,  untuk  pengelolaan  pengeluaran  barang bagian  logistik  dapat  mengelola  melalui  form  data pengeluaran  barang.  Form  ini  berisikan  tentang  data pengeluaran  barang.  Form  ini  digunakan  ketika  akan menambah,  dan  menghapus  data  Pengeluaran  Barang. Adapun  data  yang  terdapat  dalam  Form  Data Pengeluaran  Barang  adalah  No  BAB,  Tanggal, Keterangan, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Harga, Jumlah, Sub Total, Total.
Gambar 6. Form Data Pengeluaran Barang Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Untuk  pengendalian  persediaan  barang  pada  sistem  ini dilengkapi fitur stok minimum barang untuk pengendalian stok barang yang ada.
Gambar 6. Form Daftar Kategori Stok Minimal Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Habis Pakai
Laporan  penyusutan  disajikan  sesuai  dengan  kaidah laporan  penyusutan  dengan  menyajikan  nilai  perolehan, beban penyusutan dan nilai baku

## Gambar 5. Output Laporan Penyusutan

## 3. Kesimpulan
Berdasarkan  pembahasan  penelitian  tentang  Sistem Pengendalian  Internal  Persediaan  Bahan  Habis  Pakai dapat diambil kesimpulan yaitu :
1. Sistem  persediaan  bahan  habis  pakai  pada  PT
Indokom Samudra Persada dikembangkan menggunakan metode fifo. Melalui metode ini, stok barang  yang  pertama  kali  masuk  akan  dikeluarkan pada  saat  permintaan  pengeluaran  barang  oleh departemen  yang  membutuhkan.  Sisa  stok  barang akan  terlihat  secara  otomatis  melalui  sistem  yang dibangun ini.
2. Sistem  yang  dibangun  akan  menampilkan  secara otomatis  batas  minimum  stok  barang  yang  harus dipesan,  sehingga  akan  memudahkan  sistem pengendalian internal persediaan bahan habis pakai

## Daftar Pustaka
Anwar,  N.F.  &  Karamoy,  H.,  2014.  Analisis  Penerapan Metode  Pencatatan  Dan  Penilaian  Terhadap Persediaan Barang Menurut PSAK No.14 Pada PT. Tirta Investama DC Manado. Jurnal EMBA , 2(2). Apriliani,  R.,  Riyanto,  A.  &  Susilawati,  2013.  Telaah Sistem  Informasi  Persediaan  Obat  Menggunakan
Metode  Fifo  Pada  Apotek  Adya  Sukabumi.  In Simposium  Nasional  Ilmu  Pengetahuan  dan
Teknologi (SIMNASIPTEK) ., 2013.
Baramuli, F. & Pangemanan, S.S., 2015. Analisis Sistem Informasi  Akuntansi  Persediaan  Pada  Yamaha Bima Motor Toli-Tol. Jurnal EMBA , 3(3). Baridwan, Z., 2004. Intermediete Accounting . Yogyakarta: BPFE. Damayanti  &  Sulistiani,  H.,  2017.  Sistem  Informasi Pembayaran  Biaya  Sekolah  Pada  SD  Ar-Raudah Bandar Lampung. Jurnal TEKNOINFO , 11(2). Endrawati,  Surya,  F.  &  Perta  R.,  W.P.,  2015. Perancangan  Sistem  Akuntansi  Persediaan  Dan Kartu  Gudang  Berbasis  Komputer  Pada  Konveksi Tas. Jurnal Akuntansi & Manajemen , 10(2).
Febriyanti,  D.R.,  Dwiatmanto  &  Azizah,  D.F.,  2017. Analisis Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Dalam  Meningkatkan  Pengendalian  Intern  (  Studi Kasus  Pada  CV.  Cool  Clean  Malang). Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) , 44(1).
Melinda, M., Borman, R.I. & Redy, E.S., 2017. Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Publik  Berbasis  Web (Studi  Kasus  :  Desa  Durian  Kecamatan  Padang Cermin  Kabupaten  Pesawaran). Jurnal  TEKNO KOMPAK , 11(1).
Rulyana,  D.  &  Borman,  R.I.,  2014.  Aplikasi  Simulasi
Tes  Potensi  Akademik  Berbasis  Mobile  Platform
Android.  In Seminar  Nasional  FMIPA-Universitas Terbuka . DKI Jakarta, 2014. Tandri,  M.,  Sondakh,  J.J.  &  Sabijono,  H.,  2015. Efektivitas  Penerapan  Sistem  Pengendalian  Intern Terhadap  Penerimaan  Dan  Pengeluaran  Kas  Di Rsu Pancaran Kasih Gmim Manado. Jurnal EMBA , 3(3).
Zamzami,  F.  &  Faiz,  I.A.,  2015.  Evaluasi  Implementasi Sistem  Pengendalian  Internal:  Studi  Kasus  Pada Sebuah Perguruan Tinggi Negeri. Jurnal Akuntansi Multiparadigma (JAMAL) , 6(1).