Abstrak —Salah  satu  aspek  yang  penting  dalam  perencanaan proyek  adalah  proses  pengadaan  barang  ( procurement )  untuk material proyek. Proses pengadaan barang berimplikasi langsung terhadap  pengerjaan  proyek  terutama  pada waktu  penyelesaian suatu  pekerjaan  di  proyek  dikarenakan  pekerjaan  konstruksi baru  akan  dimulai  jika  material  sudah  tersedia  di  tempat. Aplikasi dari penggunaan teknologi informasi dalam manajemen proyek  khususnya  manajemen  pengadaan  material  adalah traceability  system yang  menjadi  alat  krusial  bagi  sejumlah perusahaan  dalam  melakukan  proses  pelacakan  material. Penelitian ini bertujuan  untuk  membuat sistem traceability yang terintegrasi mulai dari pembuatan material requisition kebutuhan material  hingga  material  tiba  di site  area .  Identifikasi  aliran informasi dan proses bisnis kemudian terlebih dahulu dilakukan. Model  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah unified modelling  language sebagai  model  dasar  arsitektur  sistem traceability material  proyek  yang  terdiri  atas use  case  diagram , class  diagram ,  dan sequence  diagram untuk  setiap  pekerjaan pengadaan  dan  pengusutan  material  proyek  yang  kemudian diimplementaikan  ke  dalam  bahasa  pemrograman  MySQL. Implementasi sistem traceability material proyek berupa software Material  requisition  Traceability  System kemudian  dilakukan proses validasi dan analisis  manfaat. Manfaat dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa sistem traceability material proyek yang dirancang  dapat  diimplementasikan  di  setiap  proyek  PT Krakatau Engineering. Hal yang utama adalah sistem traceability material proyek mampu menjadi jembatan informasi antardepartemen  yang  menaungi  pengadaan  dan  pengusutan material proyek.
Kata  Kunci —Material Proyek , Nomor Material  requisition , Sistem Traceability Material Proyek , Unified Modelling Language

## I. PENDAHULUAN
ALAH satu aspek yang penting dalam perencanaan proyek adalah  proses  pengadaan  barang  ( procurement )  untuk material  proyek.  Sistem  pengadaan  barang  yang  efektif merupakan  hal  yang  kritis  untuk project  management karena mayoritas lebih dari 50 persen dari total project cost merupakan biaya untuk ketersediaan part , supplies , dan services procured [3].  Proses  pengadaan  barang  berimplikasi  langsung  terhadap pengerjaan  proyek  terutama  pada  waktu  penyelesaian  suatu pekerjaan  di  proyek  dikarenakan  pekerjaan  konstruksi  baru akan dimulai jika material sudah tersedia di tempat.
Proses  input  kebutuhan  material  khususnya  pada  suatu proyek  harus  ditunjang  dengan  perencanaan material requisition yang terstruktur dan terencana. Material requisition merupakan  suatu  dokumen  yang  mengindikasikan demand
material  yang  harus  dipenuhi.  Proses  perencanaan material requisition mampu  mengidentifikasi  kebutuhan  material, kuantitas  yang  diperlukan,  dan  tanggal  material  dibutuhkan. Secara  manual,  proses material  requisition akan  dicetak  dan dikirim  ke  departemen purchasing .  Proses  perencanaan material  requisition yang  lebih  terotomasi  dapat  disimpan dalam database ERP yang secara otomatis diteruskan ke dalam database perusahaan. Setelah material requisition terimplementasi  dalam purchase  requisition ,  penentuan supplier harus  ditentukan  dan  dipilih.  Proses  penentuan supplier dapat  menjadi  kompleks  karena  terdiri  atas  proses meminta keterangan, permintaan quotation , negosiasi dan lain- lain.  Selanjutnya, purchase  requisition yang  sudah  lengkap dikirim  ke  bagian purchasing  departmen t  untuk  dibuat purchase order .
Proses  untuk  pengerjaan  konstruksi  menunggu  kedatangan dari material yang sudah dipesan dalam purchase order . Ketika material  sudah  datang  ke  proyek,  departemen warehouse menerima  material dan  menyimpan di warehouse utama. Jika tidak  ada  masalah  dari  proses shipment ,  material  kemudian disimpan dan dokumen dari penerimaan barang dibuat. Namun, jika  terjadi  d efect maka  material  yang  terkena  d efect akan diminta  verifikasi  oleh  pihak supplier maupun  akan  dibenahi sendiri  oleh  pihak  kontraktor.  Pengerjaan  proyek  konstruksi kemudian dapat dijalankan ketika material untuk tiap site pada proyek tersuplai dengan baik.
Aplikasi  dari  penggunaan  teknologi  informasi  dalam manajemen proyek khususnya manajemen pengadaan material adalah traceability  system yang  menjadi  alat  krusial  bagi sejumlah  perusahaan  dalam  melakukan  proses  pelacakan material. Traceability system juga bertujuan untuk meningkatkan  keamanan  serta  keefektivitas  pada  proses pengadaan  material.  Aung  dan  Chang  [1]  berpendapat  bahwa traceability  system yang  baik  mampu  meminimasi  kualitas material  yang  kurang  baik  dan  tidak  aman  dalam  rangkaian supply chain . Khusus pada pengerjaan di suatu proyek, menurut [2] traceability system memiliki sejumlah manfaat diantaranya: change  impact  analysis,  product  conformance,  process compliance, project  accountability, baseline reproduceability, dan organizational learning .
Teknologi  identifikasi  terotomasi  dapat  digunakan  untuk meminimalisasi  terjadinya  kesalahan  manusia  pada  proses pengadaan  barang.  Pada  penelitiannya  mengenai traceability sysem untuk darah disebutkan bahwa dengan adanya teknologi tersebut sistem traceability secara total dari proses pengadaan barang khususnya darah dapat dicapai. Teknologi ini juga dapat

## Sistem Traceability untuk Mendukung Pengadaan Material requisition di PT Krakatau Engineering
Dimas Prasetyo dan Iwan Vanany
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 Indonesia e-mail : vanany@ie.its.ac.id, prasetyo.dimasits@gmail.com
S
meningkatkan  keamanan  pada  proses  pengadaan  barang, mengurangi  biaya  dengan  adanya monitoring ,  dan  kontrol material dengan menggunakan aliran informasi yang kontinyu antara  departemen  yang  berkaitan.  Secara  integratif, traceability  system mampu  mendukung  proses  pengadaan material requisition secara utuh mulai dari input daftar material yang dibutuhkan dalam keperluan proyek sampai  memastikan datangnya material pada area proyek.
PT Krakatau Engineering sebagai salah satu anak perusahaan yang dimiliki oleh PT Krakatau Steel Persero Tbk merupakan perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  EPC  ( Engineering, Procurement,  and  Construction ).  PT  Krakatau  Engineering berfokus  di  bidang  konstruksi  dan engineering yang menyediakan jasa rekayasa ( shop drawing ), pengadaan barang, pemasangan  dan commissioning ,  uji  coba  daya  guna  dan startup , pembangunan fasilitas, dan jasa supervise .
Adanya miss  trace antara  data material  requisition dari engineering dan  data  kelengkapan  material  di  tiap  area menimbulkan  berbagai  masalah.  Proses  identifikasi  dari material  pipa  untuk  setiap  area  dilakukan  secara  manual  dan tidak  terotomatisasi sehingga  adanya miss  trace material membuat  material  pipa  yang  datang  bercampur  dengan  area lain.  Hal  ini  menjadikan  sulitnya  antisipasi  proses  pelacakan keberadaan  pipa  di  tiap  area  yang  ada.  Hal  ini  menimbulkan masalah yang kompleks mengingat suplai material berimplikasi  kepada proses  konstruksi. Masalah kuantitas dan ketersediaan material untuk tiap area merupakan masalah yang serius dalam pengerjaan proyek ini mengingat semua area pada proyek ini tersambung dan terintegrasi.
Proses input kebutuhan material dan penelusuran untuk tiap material pada PT Krakatau Engineering secara penuh dilakukan dengan cara manual sehingga material terpartisi sendiri–sendiri pada  tiap  area.  Hal  ini  berimplikasi  kepada  sulitnya mengintegrasikan  kebutuhan material dalam  satu database sehingga  data  kebutuhan material tidak  dapat  terakomodasi secara  menyeluruh.  Proses  penelusuran  material  pun  juga
dilakukan  secara  manual  sehingga  kemungkinan miss  trace akibat human error, pencatatan proses di tiap departemen, dan akibat  dari  penumpukan material pipa  akibat  proses penelusuran  material  yang  tidak  terotomasi  menjadi  sangat besar.
Adanya masalah pada proses penelusuran material dalam di PT Krakatau Engineering khususnya di proyek Blast  Furnace ini sehingga penelitian ini akan mengkaji proses pengadaan dan pembuatan material  requisition serta traceability untuk  PT Krakatau  Engineering.  Penelitian  ini  berfokus  kepada pembuatan  perencanaan  sistem  informasi  yang  mampu mengakomodasi pembuatan material requisition yang integratif hingga perencanaan traceability system yang mampu melacak material di tiap area secara otomatis. Hasil penelitian ini  diharapkan  menjadi  peringatan  dini  program/proyek sehingga  manajer  dapat  mengidentifikasi  dan  mengendalikan masalah  sebelum  terjadi  penyimpangan  lebih  lanjut  pada proyek khususnya dalam hal proses pengadaan barang.

## II. METODE PENELITIAN
Proses pemetaan proses bisnis dan alur informasi merupakan aktivitas  utama  dalam  mengembangkan  pembuatan  sistem informasi  untuk  kepentingan traceability  system untuk kepentingan  penelusuran  dan  pengendalian  kualitas  material. Penulis  mengembangkan business  process untuk traceability system berdasarkan interview dengan  divisi procurement dan project  manager Proyek Blast  Furnace. Informasi  mengenai alur  informasi  juga diidentifikasi  menggunakan observasi dan interview dengan  para  staf  beserta  dokumen  untuk  tiap departemen.
Pengolahan  data  terdiri  atas  konsep  sistem traceability material  dan  penentuan  letak  titik  penelusuran.  Sistem  ini dibagi  menjadi  dua  subsistem  yang  terdiri  atas traceability system dan database server .
Dept Procurement Dept Warehouse Tim Site Area
Dept Engineering Material Requisition Material Requisition Beli Vendor Pihak Eksternal Perusahaan Pihak Internal Perusahaan Status Inventori, Kedatangan
Material, & Pengiriman
Material Material
Paket Material Area Manager Penentuan Material Beli dan Material yang Langsung Kirim
Gambar 1 Aliran material di PT Krakatau Engineering
Traceability System Server SQL Server Traceability Database Function Layer Model Layer Software Layer Auto ID Layer
Information Collection Tracking Support Inventory Model Material Requisition Inventory Model Web Service MySQL Material Requisition Number Purchasing Finalization Department Process T raceability Existing Partition Demand Material Direct Shipping Material Requisition Order , Site Area Shipping Site Material Arrival Gambar 2 Rancangan sistem traceability material proyek
1. Input Data
Proses  pemetaan  proses  bisnis  dan  alur  informasi merupakan  aktivitas  utama  dalam  mengembangkan pembuatan sistem informasi untuk kepentingan traceability system untuk  kepentingan  penelusuran  dan  pengendalian kualitas  material.  Penulis  mengembangkan business process untuk traceability  system berdasarkan interview dengan  divisi procurement dan project  manager Proyek Blast Furnace
2. Pengolahan Data
Model  yang  menjadi  acuan  untuk  pembuatan  sistem traceability terdiri  atas  model  untuk  proses  pembuatan material  requisition ( material  requisition ),  model  partisi kebutuhan  material existing di  proyek  untuk  proses persetujuan material requisition ( existing partition demand material ), model penelusuran proses antardepartemen untuk proses  penelusuran material  requisition ( department process traceability ),  model evaluasi  material  yang ada di warehouse untuk proses lihat inventaris ( inventory model ), model finalisasi pembelian material ( purchasing finalization ),  model  dokumentasi  mengenai  laporan kedatangan  material  dari  vendor  ( material  requisition order ),  model  pengiriman  material  siap  kirim  ( direct shipping ) model pengiriman material ke tiap site area ( site area  shipping ),  serta  model  penerimaan  material  yang sudah  diterima  di  tiap site  area dan  siap  untuk  dilakukan proses konstruksi ( site material arrival ). 3. Perancangan Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses Antardepartemen
Pada  tahap  ini  deskripsi  dari  model  dan  letak  titik penelusuran  kemudian  diimplementasikan  ke  dalam rancangan aliran informasi dan aliran proses antardepartemen.
4. Perancangan Data Informasi yang Disimpan Pada tahap ini akan ditentukan inputan informasi apa yang nantinya akan disimpan dalam sistem traceability material proyek.
5. Perancangan Rangkaian Penomoran Aliran Material Proyek Pada tahap ini akan ditentukan rangkaian penomoran aliran material  proyek  untuk  proses  identifikasi  tiap  departemen yang  menaungi  pekerjaan  pengadaan  dan  pengusutan material.
6. Perancangan Use Case Diagram
Perancangan use case diagram digunakan untuk menunjukkan  proses–proses  yang  ada  di  dalam  sistem traceability material  dalam  sistem traceability material proyek  oleh  masing–masing  para stakeholder pengadaan material proyek.
7. Perancangan Class Diagram Class Diagram menunjukkan  bagian–bagian dari  orientasi objektif  suatu  sistem.  Konsep  ini  bertujuan  untuk menggambarkan hubungan antarentitas yang berbeda–beda yang berkenaan mengenai hubungan antara kelas–kelas dan interface suatu subsistem. 8. Perancangan Sequence Diagram Perancangan sequence  diagram ini  akan  dibuat  beberapa diagram yakni pada implementasi proses yang dilakukan di tiap objek amatan.
9. Uji Coba Perangkat Lunak
Pada tahap ini akan dilakukan uji coba terhadap perangkat lunak  yang  telah  dibuat.  Proses  penelusuran  dapat  dinilai performansinya  sehingga  dapat  dinilai  apakah  perangkat lunak  yang  dibuat  baik  ataupun  terdapat  kendala  pada penggunaannya.

## III. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

## A. Perancangan  Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses Antardepartemen
Pada  subbab  ini  akan  dijelaskan  mengenai  aliran  informasi dan  aliran  proses  antardepartemen  untuk  perancangan  awal sistem traceability material  proyek  berupa Software  Material requisition  Traceability  System .  Aliran  informasi  dan  proses antardepartemen akan dijelaskan lebih rinci untuk mengidentfikasi proses yang akan dirancang dalam pembuatan sistem traceability material proyek.
 Perancangan Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses Departemen Engineering Peran karyawan departemen engineering khususnya untuk pengadaan dan pengusutan material adalah membuat daftar material requisition . Karyawan departemen ini mempartisi kebutuhan material dari gambar rancangan yang dibuat oleh arsitek  dari  karyawan  internal  divisi  ini  yang  kemudian disusunlah material  requisition sebagai  acuan  daftar  beli material.
Pilihan site area terlebih dahulu ditentukan pada pembuatan material  requisition .  Tenggat  waktu  konstruksi  kemudian ditentukan  oeh  karyawan  departemen engineering .  Hal selanjutnya  yang  dilakukan  oleh  karyawan  departemen engineering adalah identifikasi pekerjaan yang membutuhkan  suplai  material.  Karyawan  departemen engineering kemudian mengidentifikasi kebutuhan material berdasarkan  jenis  material, spesifikasi  material, dan bahan material.  Jumlah  material  yang  dibutuhkan  kemudian ditentukan  dan  diakhiri  dengan  mencetak material requisition .  Perancangan  Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses Area Manager Peran area  manager khususnya  untuk  pengadaan  dan pengusutan material adalah membuat persetujuan permintaan  material  sesuai  dengan  kebutuhan  yang terimplikasi  dari material  requisition .  A rea  manager terlebih dahulu mengecek daftar material yang telah dibuat oleh  departemen engineering dikarenakan area  manager harus mengkoordinasikan segala sumber daya  yang ada di proyek  serta  jadwal  pelaksanaan  pembangunan  suatu bangunan di tiap site area. Proses selanjutnya adalah area manager melakukan  persetujuan  material  dengan memilih material  requisition dan  melakukan  pemilihan  tiga kelompok  material  untuk material  requisition tersebut. Kelompok material itu adalah kelompok material yang siap kirim  ke  tiap site  area yang  mana  kelompok  material  ini merupakan kelompok material yang tersedia di warehouse, kelompok material siap beli yang mana kelompok material ini  merupakan  kelompok  material  yang  tidak  tersedia  di warehouse dan  harus  dilakukan  proses  pembelian,  dan kelompok material yang tersedia di warehouse, tetapi tidak mencukupi kebutuhan untuk satu material requisition . Area manager kemudian melakukan proses finalisasi persetujuan.  Proses  yang  dapat  dilakukan  oleh area manager selanjutnya  adalah  mengkover  penelusuran material dan proses antardepartemen. Status inventaris yang ada di gudang juga dapat dikover oleh area manager .
 Perancangan Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses Departemen Procurement Peran departemen procurement khususnya untuk pengadaan dan pengusutan material adalah melakukan proses finalisasi pembelian  material.  Departemen procurement menerima material  requisition beli  yang  sebelumnya  dibuat  dan disetujui  oleh area  manager .  Proses  selanjutnya  yang dikerjakan  oleh  departemen  ini  adalah  membuat  rencana pengadaan material berdasarkan kebutuhan material dalam material requisition beli. Proses purchasing material  yang melibatkan  banyak  proses  tidak  dikover  dalam  cakupan pengerjaan  tugas  akhir  ini.  Departemen procurement kemudian melakukan proses finalisasi pembelian material.  Perancangan Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses Departemen Warehouse Peran  departemen warehouse khususnya  untuk  pengadaan dan  pengusutan  material  adalah  melakukan  pekerjaan penerimaan  dan  penyimpanan  material  serta  inisiasi pengiriman  material  ke  tiap site  area .  Departemen warehouse terlebih  dahulu  menerima  informasi  mengenai kebutuhan  material  dari area  manager dan  departemen procurement . Informasi dari area manager mengindikasikan  material  yang  tersedia  di warehouse sehingga  para  karyawan  departemen  ini  melakukan pengecekan  ketersediaan  material  yang  dilanjutkan  proses inisiasi pengiriman material ke tiap site area . Informasi dari departemen procurement mengindikasikan  material  yang telah  dilakukan  proses  pembelian  yang  ketersediaannya disuplai  oleh  pihak  vendor.  Material  yang  sudah  datang kemudian  diterima  dan  dicatat  kuantitasnya.  Material kemudian  disimpan  di  warehouse.  Karyawan  departemen warehouse mengintegrasikan  material  yang  ada  di warehouse untuk kemudian memproses pengiriman ke tiap site area .  Perancangan  Aliran  Informasi  dan  Aliran  Proses  Tim Site Area
Proses di site area merupakan proses paling akhir mengenai pengadaan  material  di  PT  Krakatau  Engineering.  Material yang dikirim dari warehouse kemudian diterima di tiap site area.  Material  yang  telah  sampai  di site  area kemudian dicatat  kedatangannya  dan  kemudian  dilakukan  proses konstruksi.

## IV. PERANCANGAN SISTEM TRACEABILITY MATERIAL PROYEK
Segala aktivitas  yang dilakukan oleh karyawan departemen engineering kemudian  diimplementasikan  dalam use  case diagram bagi  pekerjaan  pengadaan  material  di  PT  Krakatau Engineering:
Departemen
Engineering
Input Site Area Input Tenggang Waktu Input Spesifikasi Material Input Pekerjaan Input Jenis Barang Input Bahan Material Input Jumlah Material Gambar 3 Use case diagram Departemen Engineering
Segala aktivitas yang dilakukan oleh area manager kemudian diimplementasikan  dalam use  case  diagram bagi  pekerjaan pengadaan material di PT Krakatau Engineering:
Area Manager Menyetujui Pemilihan Material Melakukan Proses Penelusuran Material Melihat Status Inventaris Memilih Material Requisition
Gambar 4 Use case diagram area manager
Segala  aktivitas  yang  dilakukan  oleh  karyawan  departemen procurement kemudian  diimplementasikan  dalam use  case diagram bagi  pekerjaan  pengadaan  material  di  PT  Krakatau Engineering:
Departemen Procurement Mengecek Daftar Material Dalam Material Requisition yang Telah Disetujui oleh Area Manager Memproses Finalisasi Proses Pembelian Material Simpan Data Gambar 5 Use case diagram Departemen Procurement
Segala  aktivitas  yang  dilakukan  oleh  karyawan  departemen quality control & warehouse utama kemudian diimplementasikan  dalam use  case  diagram bagi  pekerjaan pengadaan material di PT Krakatau Engineering:
Tim Departemen
Warehouse Memilih Material Requisition Input Data Material Kirim ke Tiap Site Area Mengkover Material Siap Kirim di Warehouse Input Data Material Kirim ke Tiap Site Area Kover Status Inventaris Gambar 6 Use case diagram Departemen Warehouse
Segala  aktivitas  yang  dilakukan  oleh  karyawan  tim site  area kemudian  diimplementasikan  dalam use  case  diagram bagi pekerjaan pengadaan material di PT Krakatau Engineering:
Tim Expediting Memilih Material Requisition Input Jumlah Material yang Datang di Site Area
Gambar 7 Use Case Diagram Tim Site Area

## V. UJI COBA PERANGKAT LUNAK DAN ANALISIS SISTEM TRACEABILITY MATERIAL PROYEK
Validasi  sistem traceability material  proyek  dilakukan setelah  implementasi  dari  rancangan  keseluruhan  sistem traceability material  proyek  berupa Software  Material requisition  Traceability  System diujicoba  oleh  pihak  yang menaungi pekerjaan pengadaan dan pengusutan material di PT Krakatau Engineering. Validasi dilakukan dengan memberikan kuesioner  kepada  para user dan  para  pemangku  kebijakan pengadaan  dan  pengusutan  material  mulai  dari  pembuatan material  requisition hingga  material  sampai  di  tiap site  area proyek.  Kuosioner  diberikan  setelah  dilakukan  ujicoba Software  Material  requisition  Traceability  System. Kuesioner validasi  untuk  PT  Krakatau  Engineering  terdiri  atas  tiga kelompok pertanyaan yaitu kelompok pertanyaan desain proses bisnis,  kelompok  pertanyaan  kegunaan  sistem traceability material  proyek,  dan  kelompok  pertanyaan  manfaat  sistem traceability material proyek.
 Analisis Manfaat Sistem Traceability Material Proyek Sistem traceability material  proyek  dirancang  untuk digunakan  oleh  beberapa  pihak  yang  terlibat  dalam  proses pengadaan  dan  pengusutan  material  yang  terdiri  atas departemen engineering, area manager , departemen procurement , departemen warehouse , dan tim site area . Selain dilakukan  analisis  kuosioner  hal  yang  perlu  dilakukan  adalah menganalisis  manfaat  sistem traceability material  proyek. Analisis manfaat ini dapat diketahui sejumlah benefit apa saja yang  dapat  diperoleh  dengan  mengimplementasikan  secara penuh  sistem traceability material  proyek  berupa Software Material requisition Traceability System . Sistem traceability memungkinkan untuk akurasi, efisiensi, dan penyimpanan data material pada rantai pasok dengan tujuan untuk  meminimalisasi  biaya  operasional  dan  meningkatkan keuntungan.  Berdasarkan  penelitian  disebutkan  bahwa  tiga sampai  empat  perusahaan  percaya  bahwa  sistem traceability penting  dan  layak  digunakan.  Selain  itu,  manfaat  yang diperoleh dari implementasi sistem traceability ialah perbaikan operasi  kerja  seperti  perbaikan  kecepatan  dan  efisiensi  dalam hal inventory  management dan product  handling ,  serta kemudahan pelacakan dalam rantai pasok.
Manfaat  yang  berkaitan  dengan  implementasi traceability dapat  dikategorikan  menjadi  empat  yaitu  pengaturan  dan pengawasan ( regulatory benefits ), respon pasar dan konsumen ( market & customer respons) , manajemen penarikan dan risiko ( recall  and  risk  management ),  serta  keuntungan  rantai  pasok ( supply  chain  benefits ).  Berdasarkan  empat  kategori  tersebut, akan  dilakukan  analisis  manfaat  terhadap  sistem traceability material  yang  nantinya  akan  diimplementasikan  secara  penuh oleh PT Krakatau Engineering.
 Analisis Biaya Implementasi Sistem Traceability Material Proyek
Analisis  biaya  dilakukan  untuk  mengetahui  apakah  ada kemanfaatan  dari  segi  biaya  yang  dilakukan  dengan implementasi sistem yang telah dirancang. Biaya yang dimaksud adalah  sejumlah  uang  yang  diinvestasikan  untuk  menunjang sistem  yang  kemudian  di  analisis  mengenai keuntungan yang didapatkan  dengan  mengimplementasikan  sistem  ini  secara keseluruhan.  Tabel  berikut  merupakan  daftar  peralatan pendukung sistem traceability material proyek.
Tabel 1 Peralatan pendukung sistem traceability proyek
N o Alat Ju mla h Nama Barang Harga Satuan Total Biaya dengan Komputer Total Biaya tanpa Komputer 1 Kompu ter 20 Asus Desktop M32AD- ID008D Rp 5.199.000 ,- Rp 103.980.000,- Rp 0,- 2 Printer 3 Canon Multifunct ion Inkjet Printer MX497 Rp 1.375.000 ,- Rp 4.125.000,- Rp 4.125.000,- 3 Wi-fi Router 3 2,4 G 150MBPS Wifi Modem Router Rp 318.000,- Rp 954.000,- Rp 954.000,- Total Investasi Rp109.059.000,- Rp 5.079.000,-
Hal  selanjutnya  yang  dilakukan  adalah  mencari  biaya  yang mengakomodasi  penunjang  lainnya  yaitu  biaya  investasi  dan biaya  perancangan web dan hosting .  Total  dari  kedua komponen biaya ini adalah sebagai berikut:
Tabel 2 Komponen biaya No Komponen Biaya Total Biaya dengan Komputer Total Biaya tanpa Komputer 1 Biaya Investasi Rp 109.059.000,- Rp 5.079.000,- 2 Biaya  Perancangan Web dan Hosting Rp 35.000.000,- Rp 35.000.000,- Jumlah Biaya Rp 144.059.000,- Rp 40.079.000,-
Perancangan  sistem traceability material  proyek  memiliki manfaat  sebagai  jembatan  informasi  antardepartemen  yang terlibat dalam pengadaan dan pengusutan  material. Sistem  ini juga  bermanfaat  untuk  meminimalisasi  terjadinya  kesalahan proses  distribusi  maupun  proses  ketersediaan  material  di warehouse .  Oleh  karena  itu,  kepastian  tiap  material  proyek sampai ke site area sangatlah diperlukan. Persentase kesalahan dalam  proses  pengadaan  material  juga  diperhatikan  untuk memperkuat  analisis  biaya.  Persentase  diidentifikasi  melalui tanya jawab pada pihak yang berkaitan dan didapat kesimpulan bahwa  akibat  dari  sistem  pengadaan  material  yang  tidak
terintegrasi dan terotomatisasi  mengakibatkan  muncul potensi loss sebesar 30%. Benefit lainnya akibat dari pengimplementasian  sistem  pengadaan  dan  pengusutan material  yang  terotomatisasi  adalah  mengurangi  material proyek recall dan mengurangi biaya pengiriman material untuk sekali  pengadaan.  Tabel  berikut  mengindikasikan  sejumlah benefit yang didapat dari  implementasi  sistem pengadaan dan pengusutan material proyek yang terotomatisasi:
Tabel 3 Tabel Benefit No Benefit Persentase
Peningkatan atau Pengurangan Rata-rata Biaya Jumlah Pengadaan Material Peningkata n atau Penguranga n yang Diperoleh 1 Mengurangi kesalahan  dalam proses  pengadaan material
30%
Rp 200.000.000 ,-
Rp
60.000.000, -
2 Mengurangi material proyek recall 2% Rp 4.000.000,- 3 Mengurangi  biaya pengiriman material 1% Rp 2.000.000,-
Jumlah
Rp 66.000.000,
-
Benefit  Cost  Ratio (BCR)  digunakan  untuk  melakukan analisis kelayakan penerapan sistem pengadaan dan pengusutan material  proyek  yang  terotomatisasi.  Nilai  dari  BCR  dapat dihitung dengan rumus berikut [4].
𝐵𝐶𝑅 = 𝑀𝑎𝑛𝑓𝑎𝑎𝑡 𝐸𝑘𝑢𝑖𝑣𝑎𝑙𝑒𝑛 𝑂𝑛𝑔𝑘𝑜𝑠 𝐸𝑘𝑢𝑖𝑣𝑎𝑙𝑒𝑛 (1)
Dimana:
BCR: Manfaat Ekuivalen/Ongkos Ekuivalen Manfaat  Ekuivalen:  seluruh  manfaat  setelah  dikurangi dengan dampak negatif yang dinyatakan dalam nilai mata uang.
Ongkos Ekuivalen: semua ongkos setelah dikurangi dengan besarnya penghematan.
Benefit merupakan  manfaat  yang  diperoleh  dari  penerapan sistem pengadaan dan penulusuran material yang terotomatisasi yang dikonversikan dengan nilai mata uang. Komponen benefit yang  pertama  adalah  pengurangan  biaya  akibat  kesalahan dalam  proses  pengadaan  material.  Pengurangan  biaya  ini didapat  dari  akumulasi  persentase  kesalahan  pengadaan material yang mencapai 30% untuk sekali pengadaan material yang berkisar Rp 200.000.000,- sehingga potensi penghematan dari minimalisasi kesalahan dalam pengadaan material berkisar Rp  60.000.000.000,-.  Komponen benefit yang  kedua  adalah pengurangan  material  proyek  yang  mengalami recall akibat kesalahan  inputan  kebutuhan  material  dan  kualitas  material yang  mencapai  2%  untuk  sekali  pengadaan  material  yang berkisar Rp 200.000.000,- sehingga potensi penghematan dari minimalisasi  kesalahan  ini  adalah  berkisar  Rp  4.000.000,-. Komponen benefit yang  ketiga  adalah  pengurangan  biaya pengiriman  material  akibat suplai  material  yang  berlebih atau berkurang  yang  mencapai  1%  dari  total  biaya  tonase pengiriman  material  sehingga  potensi  penghematan  dari minimalisasi kesalahan ini adalah Rp2.000.000,-.
Nilai  kompensasi  akibat  biaya  operasional  dan  perawatan asset  berupa  komputer  juga  dimasukkan  dalam  komponen biaya.  Biaya  operasional  ini  mencakup  biaya  perbaikan  jika komputer yang dimiliki tiap departemen mengalami kerusakan. Nilai  kompensasi  dihitung  dari  1%  dari  nilai  investasi  untuk jenis  investasi  tanpa  pembelian  komputer  sehingga  diperoleh nilai 1% x Rp66.000.000,- yaitu sama dengan Rp660.000,-.
Nilai  koefisien  BCR  dapat  diperoleh  dengan  menggunakan tingkat  suku  bunga  per  tahun  yang  berkisar  11%  dan  sistem traceability material proyek direncanakan untuk jangka waktu lima tahun maka diperoleh nilai BCR sebagai berikut:

## Tabel 4
Benefit Cost Ratio
No Jenis Investasi Nilai Benefit Nilai Kompensasi Nilai Investasi Total 1 Dengan pembelian komputer Rp 66.000.000,- - Rp 144.059.000,- 2 Tanpa  pembelian komputer Rp 66.000.000,- Rp 660.000,- Rp 40.079.000,- Benefit Cost Ratio (BCR) No Jenis Investasi Nilai Benefit Nilai Investasi (A|P, 11%5) B/C Ratio 1 Dengan pembelian komputer Rp 66.000.000,- Rp 38.978.043,63 1,693260971 2 Tanpa  pembelian komputer Rp 65.340.000,- Rp 10.844.175,03 6,025354609
Tabel  diatas  menunjukkan  hasil  perhitungan Benefit  Cost Ratio untuk sistem pengadaan dan penelusuran material proyek. Penghitungan nilai koefisien Benefit Cost Ratio adalah mencari nilai annual dari nilai investasi. Faktor pengali yang digunakan dalam perhitungan nilai annual investasi adalah (A|P, 11%, 5) yang  artinya  adalah  dicari annual dari  nilai present (P)  yang diketahui  dengan  tingkat  suku  bunga  11%  dan  dalam  jangka waktu  lima  tahun.  Nilai  factor  pengali  didapat  dari  tabel pemajemukan  diskrit  untuk  (A|P,  11%,  5)  diperoleh  nilai 0.27057 sehingga nilai investasi annual untuk investasi dengan pembelian  komputer  misalnya  diperoleh  dengan  cara Rp144.059.000,00 x 0.27057 = Rp 38.978.043,63 Berdasarkan hasil perhitungan BCR seperti Tabel 4 diperoleh nilai BCR>1 yaitu BCR = 1,69 untuk investasi dengan pembelian komputer dan BCR = 6.025 untuk investasi tanpa pembelian komputer.
Perancangan  sistem traceability material  proyek  pada penelitian  ini  yang  secara  aplikatif  berupa Software  Material requisition  Traceability  System merupakan  representasi  dari proses bisnis pada objek amatan PT Krakatau Engineering yang merupakan  salah  satu  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang engineering,  procurement, dan construction .  Konsep  awal sistem traceability khusus  untuk  material  proyek  ini  adalah membangun rancangan awal dan model traceability yang akan dipakai  di  PT  Krakatau  Engineering.  Rancangan  sistem traceability ini  mampu  merepresentasikan  sumber  data  yang digunakan,  arah  arus  informasi,  penyimpanan  data,  dan sejumlah transformasi yang berkaitan dengan proses kerja yang ada  dalam  pengadaan  material  di  PT  Krakatau  Engineering. Rancangan  yang  ada  kemudian  diimplementasikan  ke  dalam rancangan  titik  penelusuran  material  yang  terimplementasi melalui  aliran  proses  kerja  dan  informasi  tiap  elemen  pelaku
pengadaan  dan  pengusutan  material  di  PT  Krakatau Engineering  yang  terdiri  atas  departemen engineering,  area manager, departemen procurement ,  departemen warehouse , dan tim site area .

## VI. KESIMPULAN
Berikut merupakan beberapa kesimpulan yang dapat diambil dalam penelitian ini, antara lain:
1. Perancangan  sistem traceability material  proyek  pada penelitian  ini  yang  secara  aplikatif  berupa Software Material  requisition  Traceability  System merupakan representasi  dari  proses  bisnis  pada  objek  amatan  PT Krakatau  Engineering  yang  merupakan  salah  satu perusahaan  yang  bergerak  di  bidang engineering, procurement, dan construction .  Konsep  awal  sistem traceability khusus  untuk  material  proyek  ini  adalah membangun rancangan awal dan model traceability yang akan  dipakai  di  PT  Krakatau  Engineering.  Rancangan sistem traceability ini mampu merepresentasikan sumber data  yang  digunakan,  arah  arus  informasi,  penyimpanan data,  dan  sejumlah  transformasi  yang  berkaitan  dengan proses  kerja  yang  ada  dalam  pengadaan  material  di  PT Krakatau  Engineering.  Rancangan  yang  ada  kemudian diimplementasikan ke dalam rancangan titik penelusuran material yang terimplementasi melalui aliran proses kerja dan  informasi  tiap  elemen  pelaku  pengadaan  dan pengusutan  material  di  PT  Krakatau  Engineering  yang terdiri  atas  departemen engineering,  area  manager, departemen procurement , departemen warehouse , dan tim site area .
2. Aplikasi  perangkat  lunak  yang  dibuat  pada  penelitian tugas  akhir  ini  mengacu  pada  hasil  dari  perancangan model  dinamis  sistem traceability material  proyek  yang telah  disesuaikan  dengan  proses  bisnis  di  PT  Krakatau Engineering. Perancangan aplikasi perangkat lunak sistem traceability material proyek dibuat untuk memungkinkan proses  penelusuran  material  proyek  serta  penyimpanan database material proyek khususnya untuk material pipa dan  plat  baja  yang  nantinya  dapat  digunakan  oleh  pihak yang  berwenang  untuk  pengadaan  dan  pengusutan material  di  PT  Krakatau  Engineering  yaitu  departemen engineering,  area  manager, departemen procurement , departemen warehouse , dan site area . 3. Pada  proses  pembuatan  aplikasi software sistem traceability material  proyek  juga  dilakukan  proses validasi  pada  tahap  akhirnya.  Proses  validasi  berupa kuosioner  dilakukan  oleh  pihak  yang  berwenang  dalam proses  pengadaan  &  pengusutan material  yaitu departemen engineering,  area  manager, departemen procurement ,  departemen warehouse ,  dan site  area beserta project manager PT Krakatau Engineering. Hasil dari  proses  validasi  ini  nantinya  akan  dijadikan  inputan bagi  perbaikan  dan  pengembangan  sistem traceability material  proyek  berupa Software  Material  requisition Traceability System . Implementasi dari aplikasi software ini  juga  dilakukan  untuk  mengidentifikasi benefit penggunaan Software  Material  requisition  Traceability System yang  nantinya  dapat  dijadikan  sebagai  bahan
pertimbangan  dalam  penggunaan  sistem traceability material proyek.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Aung & Chang, 2014, ‘ An Empirical Study on Project Traceability ’, Journal of System & Software , vol. 4, no. 1, pp. 178-192, dilihat 17 November 2015, http://www.sciencedirect.com/Home_Page.php [2]. Gotel  &  Finklestein,  1994,  ‘ A  System  to  Increase  Traceability ’, Journal of Life Cycle Engineering , vol. 3, no. 2, pp. 62-77, dilihat 17 November 2015, http://www.sciencedirect.com/Home_Page.php [3]. Morris,  Peter  W.  G,  &  Pinto,  Jeffrey  K,  2007,  Project  Technology, Supply  Chain  &  Procurement  Management,  1 th ed.,  John  Wiley  & Sons, Inc.
[4]. Pujawan , Nyoman, 2008, Supply Chain Management , 2 th ed., Penerbit Guna Widya, Surabaya.