Praktik Deskripsi dan Klasifikasi Khazanah Arsip Paku Alam V (1878-1900) di Puro Pakualaman Yogyakarta

## ABSTRACT
Description  and  classification  are  the  core  of  archives  management activities.  These  two  stages  are  often  studied  in  order  to  understand archives  in  the  context  of  their  creation  and  to  construct  ideal  retrieval tools.  However,  the  study  of  arrangement  and  description  of  local archives is still limited. For this reason, this paper  intends to explain the arrangement  and  description  of  Paku  Alam  V  archives  in  Puro Pakualaman.  This  research,  which  using  qualitative  descriptive  methods, analyzed  the  main  data  obtained  from  participatory  observation  in  the process of organizing the Paku Alam V archive, especially the classification and  description  stages.  The  conclusion  of  this  study,  namely  the classification and description of the Paku Alam V archives, shows that the Pakualaman government has two administrative structures which form the basis  of  archival  grouping.  In  addition,  archival  descriptions  written  in local  languages indicate  that  access  to  this  information  is  still  limited  to local researchers or those who understand Javanese source languages, as a language of the majority of Paku Alam V archives. Moreover, knowledge of the classification system and description above can be a guide to read the  archives  in  its  history  as  a  formal  communication  medium  for  the zelfbestuur government in Yogyakarta.

## INTISARI
Deskripsi  dan  klasifikasi  merupakan  inti  dari  kegiatan  pengolahan  arsip statis. Dua tahapan ini sering dikaji untuk memahami arsip dalam konteks penciptaannya  dan  menyusun  sarana  temu  balik  yang  ideal.  Sayangnya, kajian pengolahan arsip untuk arsip lokal masih terbatas. Untuk itu, tulisan ini  dimaksudkan  untuk  menjelaskan  penataan  dan  deskripsi  arsip  Paku Alam  V  di  Puro  Pakualaman.  Penelitian  ini,  yang  menggunakan  metode deskriptif  kualitatif,  menganalisis  data  utama  yang  didapatkan  dari observasi partisipatif dalam proses penataan arsip Paku Alam V, terutama tahapan klasifikasi dan deskripsi. Kesimpulan dari kajian ini yaitu klasifikasi dan  deskripsi  arsip  Paku  Alam  V,  menunjukkan  bahwa  pemerintahan Pakualaman  memiliki  dua  struktur  administrasi  yang  menjadi  dasar pengelompokan.  Selain  itu,  deskripsi  arsip  yang  ditulis  dengan  bahasa lokal  menunjukkan  bahwa  informasi  ini  masih  ditujukan  terbatas  untuk peneliti lokal atau peneliti yang memahami bahasa sumber Jawa, sebagai pengantar mayoritas arsip Paku Alam V. Lebih daripada itu, pengetahuan tentang  sistem  klasifikasi  dan  deskripsi  di  atas  berpotensi  menjadi petunjuk  untuk  membaca  arsip  dalam  riwayatnya  sebagai  media komunikasi formal pemerintahan zelfbestuur di Yogyakarta.
123 Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
Submitted: 09/06/2020 Received: 09/08/2020
*Correspondence: Iskarohma binti Nurhamidyah iskarohmabn@gmail.com
KEYWORDS: classification description Archives Paku Alam V Puro Pakualaman
KATA KUNCI: klasifikasi deskripsi arsip Paku Alam V Puro Pakualaman
Iskarohma binti Nurhamidyah 1 , Yofa Pradhani Nabillah 2 , Lillyana Mulya 3
CITE THIS ARTICLE: Nurhamidyah, I., Nabillah, Y.P., Mulya, L.
(2019). Praktik Deskripsi dan Klasifikasi Khazanah Arsip Paku ALam V (1878-1900) di Pura Pakualaman
Yogyakarta . Jurnal Diplomatika , 3( 1), 110-
125.

## PENDAHULUAN
Artikel  ini  bertujuan  untuk  mengenalkan  proses  klasifikasi  dan  deskripsi  arsip  Paku Alam  V  yang  diciptakan  sekitar  tahun  1878 - 1900.  Pakualaman  merupakan  sebuah pemerintahan monarki termuda di Yogyakarta dan diperintah oleh pemimpin bergelar Paku  Alam.  Dalam  menjalankan  administrasinya  di  masa  lalu,  Pakualaman menghasilkan  arsip  dalam  berbagai  bentuk,  terutama  tekstual  dan  kartografi.  Dalam kajian  ini,  untuk  memudahkan  penyebutan  maka  arsip - arsip  hasil  administrasi  pada pemerintahan  bumiputera  di  masa  pemerintahan  Hindia  Belanda  disebut  dengan istilah  arsip  lokal.  Sementara  arsip  pemerintahan  Hindia  Belanda  popular  dengan istilah arsip kolonial.
Diketahui,  di  Yogyakarta  dan  Surakarta  ( vorstenlanden ),  terdapat  dualisme pemerintahan  yang  keduanya  meninggalkan  rekam  jejak  berupa  arsip.  Saat  ini,  unit kearsipan  Puro  Pakualaman  menyimpan  semua  arsip  dari  Paku  Alam  I  hingga  VIII, namun  belum  semua  arsip  tersebut  diolah  dan  dibuatkan  jalan  masuk.  Tahun  2016, total terdapat sekitar 260 boks arsip yang  disimpan di Puro Pakualaman. Arsip - arsip itu berasal dari berbagai unit fasilitatif seperti kepegawaian dan tata kelola organisasi serta  substantif  seperti  bidang  agraria,  pendidikan,  adat,  agama,  dan  lain  sebagainya (Sholikhah,  dkk.,  2016).  Beberapa  yang  telah  diolah  dipisahkan  dan  dibuatkan  jalan masuk berupa senarai arsip.
Sebagai  satuan  administratif,  Pakualaman  adalah  satu  pemerintahan  otonom  di wilayah Vorstenlanden yang berdiri setelah Pangeran Notokusumo melakukan kontrak politik  pada  tahun  1813  dengan  Raffles  sebagai  penguasa  Inggris  di  Jawa.  Kontrak politik  tersebut  menyatakan  beberapa  hal  pokok  seperti:  1)  pengangkatan  Bendara Pangeran  Harya  (BPH)  Notokusumo  sebagai Pangeran Mardika di  bawah  Kerajaan Inggris  dengan  Gelar  Pangeran  Adipati  Paku  Alam  I;  dan  2)  pemberian  tanah  dan tunjangan, tentara kavaleri, hak memungut pajak, dan hak tahta yang turun temurun. Pemberian tanah kepada Pangeran Notokusumo meliputi sebuah kemantren di dalam kota  Yogyakarta  (sekarang  wilayah  kecamataan  Pakualaman)  dan  daerah  Karang Kemuning (selanjutnya disebut Kabupaten Adikarta). Daerah Karang Kemuning terdiri dari  empat  distrik  yaitu  Galur,  Tawangardjo,  Tawangsoka,  dan  Tawangkarto (Poerwokusumo,  1985).  Sejak  tahun  1816,  Kadipaten  Pakualaman  menjadi pemerintahan  dengan  status zelfbestuurende landschappen Hindia  Belanda.  Dengan status  tersebut,  Kadipaten  Pakualaman  (juga  Kasultanan  Yogyakarta)  tetap  memiliki sistem pemerintahan mandiri untuk mengatur wilayah - wilayahnya.
Di  Kabupaten  Adikarto,  ekonomi  kolonial  digerakkan  oleh  pabrik  gula,  di antaranya  yaitu  pabrik  gula  Sewu  Galur  dan  pabrik  pengolahan  indigo  Sumbernila. Keberadaan  industri  gula  menjadi  penyumbang  kekayaan  bagi  bangsawan Vorstenlanden yang  menyewakan  tanahnya  kepada  pengusaha  Eropa  untuk  ditanami tebu  atau  tanaman  industri  lainnya.  Kehidupan  sosial  para  bangsawan  turut  dinamis sejak kedatangan  orang - orang  Eropa.  Interaksi  inilah  yang  disinyalir  menjadi  pemicu sifat  konsumtif  para  bangsawan,  hingga  membuat  mereka  akhirnya  jatuh  miskin karena memiliki banyak hutang (Bahauddin, 2015:18 - 22).
Kemiskinan  menjadi  realitas  utama  yang  dihadapi  Paku Alam  V  saat  naik tahta, sehingga  fokus  utama  pemerintahannya  adalah  memperbaiki  manajemen  finansial keraton Pakualaman (Sudibyo, 2015:122 - 123). Berbagai usaha penghematan dilakukan untuk menyeimbangkan neraca perekonomian kadipaten. Namun dalam keadaan yang sulit  itu,  Paku  Alam  V  juga  menjadi  pionir  bangsawan  Jawa  Tengah  yang  mengirim putra - putrinya  untuk  menempuh  pendidikan  Barat  hingga  ke  Eropa.  Tercatat, beberapa keturunan Paku Alam V memiliki kontribusi dalam pemikiran nasionalisme
seperti Notodirodjo yang aktif dalam organisasi pergerakan Budi Utomo, serta Kusumo Yudo  yang  berhasil  menjadi  angota Raad van Indie dan  menjadi  bupati  Ponorogo selama  lebih  dari  satu dekade.  Kesadaran  Paku Alam  V  tentang  keadaan  keraton  dan upayanya  dalam  memanfaatkan  kesempatan  untuk  memajukan  ketrampilan  putra - putrinya  melalui  pendidikan  Barat  membuatnya  berbeda  dengan  bangsawan  Jawa Tengah  lainnya.  Keberhasilan  Notodirodjo  sebagai  ahli  keuangan  keraton  cukup berhasil  dalam  memperbaiki  kekuatan  finansial  Pakualaman.  Tidak  berlebihan memang  jika  kajian  terhadap  Paku  Alam  V  menyebutnya  sebagai  seorang  aristo - modernis (Sudibyo, 2015:121 - 127, 132).
Karakteristik  Paku  Alam  V  dalam  pola  pemerintahannya,  yang  juga  didukung dengan  gejolak  periode  akhir  abad  19,  membuat  rekam  jejaknya  (terutama  arsip) menjadi sumber kajian historis yang kaya informasi. Oleh karenanya, arsip Paku Alam V  masuk  ke  dalam  prioritas  arsip  yang  diolah.  Kebijakan  reorganisasi  dalam  bidang keuangan  menjadi  ciri  khas  dari  tata  kelola  Paku  Alam  V.  Disebutkan  pula  bahwa menurut  Paku  Alam  V,  kualitas  kepemimpinan  dapat  diukur  dari  penegakan  hukum, delegasi  wewenang,  dan  pembagian  kekuasaan  (Sudibyo,  2015:128).  Pada  masa pemerintahannya,  intensitas  perselisihan  administratif  yang  direkam  dalam  arsip peradilan meningkat karena perubahan sistem perpajakan yang mempengaruhi relasi sosial  pegawai  Eropa  dan  pejabat  desa  di  wilayah  Adikarto  (Margana,  2007:96). Meskipun relasi sosial dalam area perkebunan tidak lebih baik daripada perkebunan di wilayah  lain  di  Yogyakarta,  pemerintahan  Paku  Alam  V  masih  menempatkan  norma adat sebagai  penyeimbang  dalam  perselisihan  antara  warganya  dengan  orang  Eropa. Pada tahun 1900, kekuasaan Paku Alam V berakhir dan digantikan oleh Paku Alam VI, seorang putra dari Paku Alam V (Poerwokoesoemo, 1985).
Dari  aktivitas  pemerintahan zelfbestuur yang  dinamikanya  sedikit  disinggung  di atas,  dihasilkan  khazanah  arsip  yang  memuat  segala  kegiatan  dalam  struktur pemerintahan Kadipaten Pakualaman. Menurut ilmu kearsipan, struktur pemerintahan yang  memuat  tugas  pokok  dan  fungsi  dalam  sistem  administrasi  merupakan  dasar untuk  klasifikasi  arsip  (Duranti,  1989;  Perka  ANRI  No.19  tahun  2012).  Dalam  artian, praktik pengelompokan arsip Pakualaman mengikuti struktur waktu dan tempat arsip diciptakan. Saat itu, terdapat dua struktur dalam tata pemerintahan Pakualaman, yaitu 1) Kadipaten Pakualaman; dan 2) Kabupaten Adikarto.
Realitas  lain  yang  harus  juga  dipahami  dalam  kajian  arsip  Pakualaman  adalah status zelfbestuur .  Meskipun  disebut  dengan  pemerintahan  mandiri,  namun  dalam konteks  pemerintahan  kolonial  sistem  ini  tidak  sepenuhnya  mandiri.  Pemerintahan keraton  ini  merupakan  sebuah  sub - pemerintahan  kolonial  yang  dikontrol  oleh  pusat (Batavia) melalui perantara residen. Perkara - perkara seperti pemilihan putra mahkota maupun  kebijakan - kebijakan  ekonomi  masih  harus  mendapatkan  persetujuan  dari residen.  Oleh  sebab  itu,  kajian  diplomatik  terhadap  bentuk - bentuk  surat  juga berkontribusi dalam rekonstruksi arsip Pakualaman.
Sejak  masa  kemerdekaan  hingga  K.G.P.A.A.  Paku  Alam  X  saat  ini,  Kadipaten Pakualaman  merupakan  pemerintahan  sosiokultural  (entitas  keluarga  dan  budaya). Pura Pakualaman dan berbagai warisan serta potensi kekayaan intelektual yang ada di dalamnya  semakin  terbuka  bagi  para  pemerhati  Kadipaten  Pakualaman.  Oleh  karena itu,  pelayanan  masyarakat  menjadi  pilihan  kebijakan  yang  diutamakan.  Dengan  cara tersebut  K.G.P.A.A.  Paku  Alam  IX  dan  Kadipaten  Pakualaman  semakin  menegakkan keberadaannya  sebagai  pereksa  dan  pemangku  kebudayaan  (Suryodilogo,  2012:44). Entitas keluarga itulah yang membuat khazanah arsip Pakualaman dapat juga disebut sebagai  khazanah  arsip  pribadi  ( private ).  Oleh  karenanya,  Pakulaman  tidak  memiliki
kewajiban untuk menyerahkan arsipnya kepada lembaga kearsipan, walaupun sifatnya statis (Rakhmawati, dkk., 2018:32).
Saat ini, arsip Pakualaman terbatas dikaji oleh sejarawan untuk merekonstruksi masa  lalu  di  Yogyakarta,  sementara  kajian  di  bidang  kearsipan  masih  belum  cukup untuk  menjustifikasi  bagaimana  khazanah  arsip  dapat  menggambarkan  sebuah  seni pemerintahan.  Keahlian  dalam  mengklasifikasikan  dan  mendeskripsikan  arsip merupakan  modal  untuk  menganalisis  arsip  dalam  satu  kesatuan  koleksi.  Sayangnya keterbatasan ketrampilan bahasa sumber menjadikan  khazanah  arsip  lokal  ini jarang untuk  dilirik.  Oleh  sebab  itu,  artikel  ini  diharapkan  dapat  mengisi  kekosongan  kajian arsip lokal dalam hubungan historical-administrative-legal-archival study .

## METODE PENELITIAN
Metode pengumpulan data yang digunakan antara lain studi pustaka, wawancara, serta observasi  parsitipatif.  Metode  penelitian  studi  pustaka  dilakukan  dengan  cara menelusuri pustaka yang relevan dengan topik kajian. Tujuannya untuk mendapatkan referensi  kajian  terdahulu,  baik  dari  konsep  maupun  pendekatan,  sehingga  kajian  ini dapat menemukan otentisitasnya. Sumber pustaka yang digunakan pada penelitian ini berupa  buku,  jurnal,  kebijakan,  laporan  akhir  studi,  dan  sumber  referensi  yang mendukung serta sesuai dengan tema penulisan.
Metode kedua, yaitu wawancara dilakukan dengan cara menjaring informasi atau data  melalui  interaksi  lisan.  Dalam  pelaksanaannya  penulis  melakukan  wawancara dengan beberapa narasumber mengenai pengorganisasian dan pengolahan arsip Paku Alam yang ada di Puro Pakualaman.  Selanjutnya observasi partisipatif yang dilakukan dengan  terlibat  langsung  dalam  proses  klasifikasi  dan  deskripsi  arsip  Paku  Alam  V selama  dua  bulan  sejak  Januari  hingga  awal  Maret  2020.  Dari  metode  ini  didapatkan pengetahuan  tentang  proses  klasifikasi  dan  deskripsi.  Selain  itu,  didapatkan  pula dokumentasi beberapa arsip yang turut dicantumkan pada artikel ini.
Selanjutnya,  data  disajikan  secara  deskriptif  kualitatif  yang  dilakukan  bertahap dengan reduksi data dalam bentuk penyederhanaan, penyajian data dokumentasi, serta kesimpulan dan verifikasi (Lubis, 2018: 44 - 45). Diharapkan kajian kualitatif ini dapat memberi sumbangan pada penyempurnaan praktik/kegiatan pengolahan arsip di Puro Pakualaman.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Klasifikasi  arsip,  dalam  Undang - Undang  No.  43/2009  tentang  kearsipan,  disebut sebagai salah satu instrument utama bagi penyelenggaraan kegiatan kearsipan. Setelah skema  klasifikasi  ditentukan,  diharapkan  penataan  arsip  menjadi  lebih  sistematis sehingga  memudahkan  penemuan  kembali  arsip.  Selama  ini,  pengelolaan  arsip Pakualaman di unit kearsipan Arsip Puro Pakualaman didampingi Dinas Perpustakaan dan  Arsip  Daerah  Provinsi  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Sementara  khusus  untuk kegiatan restorasi arsip didampingi langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Kegiatan  klasifikasi  yang  dilaksanakan  dalam  pengelolaan  arsip  Paku  Alam  V memiliki  perbedaan  dengan  pengolahan  arsip  statis  pada  umumnya.  Hal  ini  karena arsip ini diciptakan sebelum Indonesia merdeka, sehingga penentuan prinsip asal usul tetap mengacu pada struktur lama. Sebelumnya, menurut keterangan dalam inventaris arsip  Paku  Alam  V,  arsip  Pakualaman  pernah  ditata  secara  sederhana  oleh  pihak Kadipaten  Pakualaman,  yaitu  dengan  menata  arsip  aktif  di  dalam  amplop  sesuai dengan  nomor  urut  surat  masuk  pada  buku  agenda.  Namun,  penyimpanan  arsip
tersebut  tidak  sistematis  karena  disimpan  di  dalam  amplop  yang  ditumpuk  acak  dan tidak sesuai dengan nomor urut buku agenda. Penataan ini mengakibatkan arsip tidak memberkas sesuai dengan permasalahan. Bahkan dalam satu amplop dapat berisi lima permasalahan yang berbeda - beda.
Dalam  pengelolaan  arsip  statis  pada  umumnya,  tahapannya  meliputi  1)  akuisisi dan penilaian; 2) klasifikasi dan deskripsi; 3) preservasi; dan 4) akses. Lebih spesifik lagi,  kajian  ini  fokus  pada  penataan  dengan  kegiatan  pokok  klasifikasi  dan  deskripsi. Dalam  praktik  penataannya,  terdapat  tantangan  besar  yaitu  bahasa  pengantar  arsip. Terdapat  beberapa  bahasa  dan  aksara  yang  digunakan  dalam  khazanah  arsip  Paku Alam  V,  di  antaranya  bahasa  dan  aksara  Jawa  serta  bahasa  Belanda  dengan  aksara Latin.  Keunikan ini membuat tahapan deskripsi untuk mengetahui subjek arsip harus dilakukan terlebih dahulu sebelum klasifikasi.

## Deskripsi Arsip Paku Alam V
Deskripsi  arsip  merupakan  salah  satu  dari  tahapan  pengolahan  arsip  statis.  Menurut Freddric M. Miller dalam Luciana Duranti (1993: 47):
“ A rchival description is the process of capturing, collating, analyzing, controlling, exchanging,  and  providing access  to  information  about 1)  the  origin,  context, and provenance  of  different  sets of  records,  2)  their  filing structure,  3)  their  form  and content, 4) their relationship with other records, and 5) the ways in which they can be found and used.”
Dalam  terjemahan  bahasa  Indonesia,  deskripsi  arsip  diartikan  sebagai  proses menangkap,  menyusun,  menganalisis,  mengontrol,  menukar,  dan  menyediakan  akses informasi  tentang:  1)  keaslian,  konteks,  dan  asal  atau  sumber arsip  yang  berbeda,  2) struktur  pengarsipannya,  3) bentuk  dan  konten,  4) keterkaitan  dengan  arsip  lainnya, dan 5) cara arsip dapat ditemukan dan digunakan.
Di  Indonesia,  standar  deskripsi  arsip  statis  telah  diatur  dalam  Peraturan  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  14  Tahun  2018  tentang  Standar  Deskripsi  Arsip Statis. Dalam peraturan tersebut, dijelaskan tentang deskripsi berjenjang yang dimulai dari fonds, series, file, hingga item pada  arsip  tekstual,  kartografi,  audiovisual,  dan lainnya.  Dalam  implementasinya,  arsiparis  harus  mencatat  informasi  pada  elemen wajib  dan  tambahan  di  setiap  jenjang/tingkat.  Pada  elemen  wajib,  paling  tidak informasi  seperti:  kode  unik,  judul,  kurun  waktu,  deskripsi  fisik,  tingkat  deskripsi, kontributor  penerbit,  serta  lingkup  dan  isi  harus  didapatkan  dan  dicantumkan. Sementara  elemen  tambahan  meliputi  kurun  waktu  pengolahan  dan  catatan  tim arsiparis yang mengolah arsip tersebut.
Dalam  khazanah  arsip  Pakualaman,  jenis  arsip  paling  banyak  adalah  arsip tekstual  berbentuk  surat.  Format  surat  yang  sering  dijumpai  sebagaimana  pada Gambar 1; Gambar 2; dan Gambar 3.
Gambar 1.  (kiri) Surat dengan dua bahasa dan aksara yang berbeda (Jawa - Latin), (kanan) Surat dengan bahasa dan aksara Jawa (Terbanyak Dijumpai) (Daftar Arsip Paku Alam V Tahun 2020 No. Arsip 2 dan 38)
Gambar 3. Surat tentang laporan berbentuk tabel (Daftar Arsip Paku Alam V No. Arsip 81)
Penjelasan setiap tahapan deskripsi arsip Paku Alam V adalah sebagai berikut:

## a. Pemilahan arsip periode Paku Alam V dan kondisi arsip
Tahapan  ini  dilakukan  karena  arsip  Paku  Alam  I - VIII  masih  bercampur  menjadi satu  dalam  satu  boks  arsip.  Dengan  kata  lain,  sebelum  diolah  arsip  di  Puro Pakualaman tergolong arsip kacau/tidak teratur. Untuk arsip periode Paku Alam V mengacu pada kurun waktu antara Oktober 1878 - 6 November 1900. Prioritas deskripsi  ditujukan  pada  arsip  yang  tidak  rapuh,  sementara  arsip  yang  rapuh (rusak) disisihkan untuk diputuskan agenda restorasi.

## b. Transliterasi arsip
Tahapan  ini  termasuk  tahapan  opsional  yang  ditentukan  kemampuan  bahasa arsiparis.  Jika  arsiparis  sudah  berpengalaman  membaca  aksara  dan  memahami bahasa  yang  digunakan  pada  arsip,  maka  tahapan  transliterasi  dapat  dilewati. Arsip  Paku  Alam  V  sebagian  besar  menggunakan  aksara  Jawa  sehingga  jika arsiparis  kurang  memahami  isi  arsip,  alih  tulisan  cukup  membantu  memahami arsip  dan  meminimalisasi  kesalahan  informasi  dalam  deskripsi.  Sarana  bantu dalam proses ini adalah buku Pepak Basa Jawa. Berikut adalah contoh arsip yang telah di alihaksarakan ke dalam tulisan latin/roman:
Punika  serat  pratelan  ingkang  mugi  sumengka  kunjuk  ing  ngarsa  dalem Kanjeng  Pangeran  Mayor  Ajidan  Pan  Setap  Arya  Natakusuma  ingkang ngasta Pangadilan Dalem ing Nagari Pakualaman.
Kawula  nuwun  awiyosipun.  Kula  nguningakaken  ing  ngarsa  dalem,  kula sampun anglampahi dhawuh dalem, kintun serat dhateng Mas Riyadi Padirja Bupati Pengasih. Badhe pinanggih Bedhami bab linta lintu siti pimahan ing Pekuthan  kalayan  Sungapan  namung  Mas  Riyadi  Padirja  mangsuli  serat. Dinten  punika  dereng  saged  namtokaken  dinten  badhe  Bedhami  wau.  Awit serat  sorogan  kula  saweg  kadedahaken  dhateng  Tuwan  Yopresti  samongsa sampun angsal katerangan sagah lajeng suka priksa dhumateng kula. Ingkang  punika  andadosna  kauningan  dalem,  serat  saking  Mas  Riyadi Padirja tedhakanipun ladosaken sareng serat punika. Nuwun sumonggo ing ngarsa dalem.
Ing Adikarta kapaping 6 Mei taun 1889 Pun Paman Bupati Adikarta

## Raden Tumenggung Sasradigdaya
Setelah  ditransliterasi,  bagian  arsip/surat  dapat  diidentifikasi  dengan  mudah. Identifikasi bagian - bagian arsip dapat dicermati pada gambar di bawah.
Gambar 3. Arsip yang telah dialihaksarakan dan akan dideskripsi

## c. Membaca konten dan konteks arsip
Memahami konten dan konteks arsip merupakan hal wajib sebelum menuliskan informasi  dalam  deskripsi.  Sarana  bantu  dalam  bentuk  kamus  bahasa  Jawa maupun  kamus online disarankan  untuk  mencari  arti  kata  yang  tidak  dikenal misalnya  kata be dhami .  Dalam  penelitian  ini, website utama  yang  digunakan adalah  https://www.sastra.org/leksikon.
Gambar 4. Pencarian terjemahan kata di sastra.org/leksikon

## d. Menulis kartu deskripsi
Informasi  deskripsi  arsip  dituliskan  pada  form  deskripsi  yang  elemennya  telah disediakan  Puro  Pakualaman.  Berikut  beberapa  informasi  yang  dimuat  dalam form deskripsi.
1. Nomor definitif
Terdiri dari kode arsiparis/petugas yang melakukan deskripsi (dapat berupa inisial  nama) dan  nomor  urut  deskripsi  arsip.  Misalkan  nama  petugas  Yofa disingkat menjadi YF dan diberi nomor urut deskripsi arsip, menjadi YF/01, YF/02, YF/03, dan seterusnya.
2. Kode periode Paku Alam Pada  kartu  deskripsi  diberi  kode  periode  Paku  Alam  yaitu  Paku  Alam disingkat  menjadi  PA  dan  diberi  angka  romawi  periode  Paku  Alam  ke berapa, yaitu PA V.
3. Katur Katur diisi  kepada  siapa  surat  tersebut  ditujukan.  Tujuan  surat  biasanya terletak  pada  paragraf  pertama  surat  yang  ditandai  dengan  awalan  kata “katur ing ” atau “ kunjuk ing ”. Contohnya, surat di atas ditujukan kepada:
“….kunjuk ing Ngarsa Dalem Kanjeng Pangeran Mayor Ajidan Pan Setap Arya Natakusuma ingkang ngasta Pangadilan Dalem ing Nagari Pakulaman.
4. Sangking Sangking adalah dari mana asal surat tersebut. Asal surat biasanya diketahui dari  bagian  paling  bawah  arsip  yaitu  pada  bagian  tanda  tangan.  Bagian  ini memuat  pokok  yang  sulit  diidentifikasi  yaitu  tanda  tangan,  karena  nama
pengirim  menggunakan  aksara  Jawa  yang  ditulis  sedemikian  rupa  menjadi tanda tangan.
“Pun Paman Bupati Adikarta Raden Tumenggung Sasradigdaya”
Gambar 5. Asal dan nama pengirim surat

## 5. Bab
Bab adalah  komponen  yang  memuat  isi  ringkas/pokok  arsip.  Isi  pokok  arsip terletak  pada  paragraf  kedua  atau  paragraf  tengah.  Pada  tahap  ini, diperlukan  pemahaman  dalam  menentukan  informasi  yang  harus dicantumkan supaya dapat meringkas isi arsip dengan efektif.
As the archivist analyzes the collection by asking the questions what activities, who is involved, setting and location, time, consequences of the activities, topics address,  and  types  of  materials  are  included.  He  or  she  must  also  decide whether  this  information  is  significant  enough  to  include  in  a  summary description. Part of the archivist's art is determining what ought to be included or excluded (Michael J. Fox dan Peter L. Wilkerson, 1998, 16).
Di  bagian  sampul  surat  sudah  tertulis bab surat  yaitu Bab badhe linton siti badhami boten tamtu dinten rebo ping 8/5/89 .  Namun bab tersebut  belum lengkap,  tidak  mencakup  siapa  dan  dimana  letak siti pimahan yang  akan ditukar.

## Gambar 6 . Tulisan pada sampul surat
Oleh  karena  itu,  ringkasan  hanya  memuat  informasi  pokok  arsip  seperti kegiatan  apa,  masalah  apa,  siapa,  keterangan  waktu  dan  tempat.  Cara peringkasan dapat dicermati pada kata - kata yang diberi garis bawah sebagai berikut:
Kawula  nuwun  awiyosipun.  Kula  nguningakaken  ing  ngarsa  dalem,  kula sampun anglampahi dhawuh dalem, kintun serat dhateng Mas Riyadi Padirja Bupati  Pengasih  badhe  pinanggih  bedhami  bab  linta  lintu  siti  pimahan  ing Pekuthan  kalayan  Sungapan  namung  Mas  Riyadi  Padirja  mangsuli  serat, dinten  punika  dereng  saged  namtokaken  dinten  badhe  bedhami  wau.  Awit serat  sorogan  kula  saweg  kadedahaken  dhateng  Tuwan  Yopresti  samongsa sampun angsal katerangan sagah lajeng suka priksa dhumateng kula.
Setelah itu, maka didapat rangkuman isi arsip sebagai berikut:
Kauningan Mas Riyadi Padirja dereng saged namtokaken dinten punika badhe bedhami bab linta lintu siti pimahan ing Pekuthan kalayan Sungapan.
Dalam  isi  surat  tersebut, dinten punika tidak  disebutkan  keterangan  kapan hari  dan  tanggalnya.  Oleh  karena  itu  bisa  dilihat  pada  sampul  surat  yang tertulis “… dinten rebo ping 8/5/89”. Jadi bab atau  isi  ringkas  arsip  tersebut adalah:
Kauningan Mas Riyadi Padirja dereng saged namtokaken dinten Rebo kaping 8 Mei 1889 punika badhe bedhami bab linta lintu siti pimahan ing Pekuthan kalayan Sungapan.

## 6. Keterangan kondisi arsip
Dalam  deskripsi  disertakan  keterangan  keadaan  fisik  arsip  pada  bagian bawah  kartu  deskripsi,  misalnya  diberi  keterangan “ Rusak ”. Menurut wawancara  dengan  arsiparis  Puro  Pakualaman,  keterangan  rusak  tidak diberi  penjelasan  rusak  ringan  atau  berat  dikarenakan  arsip  tersebut  akan dicek  kembali  nantinya  oleh  DPAD  DIY  jika  akan  dilakukan  restorasi.  Jika arsip  yang  dideskripsi  mengalami  sobek  seperti  ini,  maka  pada  kartu deskripsi diberi keterangan “ Rusak ”.
Gambar 7 . Kondisi arsip yang sobek

## 7. Tanggal arsip
Arsip Paku Alam V menggunakan dua jenis penanggalan yaitu penanggalan Jawa dan Masehi. Jika pada arsip tercantum dua jenis penanggalan tersebut maka ditulis keduanya pada kartu deskripsi.

## 8. Bahasa dan tulisan
Arsip  yang  menggunakan  bahasa  dan  aksara  Jawa  pada  kartu  deskripsi diberi  tulisan “ Aksara  Jawa ” serta  arsip  yang  ditulis  Latin  berbahasa Indonesia dan/atau Belanda pada kartu deksripsi ditulis “ Bahasa Indonesia ” dan “ Bahasa Belanda ”.

## 9. Jumlah fisik arsip
Pada  kartu  deskripsi,  jumlah  fisik  arsip  dapat  dinyatakan  dalam  bendel, lembar dan lainnya. Namun, komponen jumlah fisik arsip dinyatakan dalam jumlah lembar. Contohnya arsip yang sedang dideskripsi di atas berjumlah 4 lembar  yaitu  1  lembar  sampul  dan  1  lembar  surat  yang  menyatu,  dan  2 lembar tedhakan (1 lembar bagian belakang kosong).
Gambar 8 . Sampul surat, surat, dan tedhakan
Berikut adalah hasil deskripsi arsip pada kartu deskripsi:
Gambar 9 . Kartu deskripsi arsip
Perlu  diketahui  bahwa,  deskripsi  ini  selanjutnya  dituliskan  dalam  senarai  arsip, sehingga  kartu  deskripsi  ini  bersifat  sementara.  Setelah  penulisan  deskripsi  arsip selesai,  penanganan  fisik  arsip  dilakukan  dengan  pembungkusan  dengan  kertas samson coklat serta penulisan kode periode Paku Alam (PA V) dan nomor definitif di pojok kanan atas untuk memudahkan dalam proses manuver pada tahap penataan.

## Klasifikasi Arsip Paku Alam V
Tahapan  klasifikasi  dalam  pengelolaan  arsip  Paku  Alam  V  menggunakan  struktur administrasi periode yang sama sebagai acuan dalam pengelompokkan arsip. Praktek pengelompokan,  sebagaimana  dijelaskan  pula  dalam  inventaris  arsip  Paku  Alam  V, menggunakan  prinsip provenance sebab  keadaan  arsip  tidak  memberkas  dalam
penataan  terdahulu.  Rubrik  arsip  lantas  berpedoman  pada  fungsi  di  mana  surat ditujukan,  seperti:  1)  Surat - surat  tentang  Pranatan;  2)  surat  kepada  Paku  Alam;  3) surat kepada Parentah Hageng Kepatihan; 4) surat kepada Parentah Hageng Adikarto; 5) surat kepada Parentah Kadistrikan; 6) surat kepada Pulisi Kadistrikan; dan 7) surat kepada Pengadilan Pakualaman (BPAD, 2018).
Belum diketahui secara pasti hingga tahun berapa struktur seperti ini digunakan. Namun,  setelah  tahun  1951,  diketahui  pasti  bahwa  Kadipaten  Pakualaman  tidak  lagi membawahi Kabupaten Adikarto sebab daerah ini dimasukkan ke wilayah Kabupaten Kulon Progo hingga kini.
Menurut  observasi,  tahapan  klasifikasi  arsip  Paku  Alam  V  dijelaskan  sebagai berikut:

## a. Manuver kartu deskripsi
Dalam tahapan ini, kartu deskripsi digunakan sebagai alat untuk mengetahui asal usul  arsip  dengan  cara  mengelompokkannya  berdasarkan  tujuan  surat  ( katur ). Misalnya  deskripsi  arsip  tentang  surat  masuk  dari  Residen  kepada  Parentah Ageng  Pakualaman  dijadikan  satu  dengan  deskripsi  lain  yang  sama - sama ditujukan  kepada  Parentah  Ageng  Pakualaman.  Tujuannya  yaitu  untuk mempermudah  arsiparis  dalam  mengetahui  dan  menentukan  arsip  mana  yang memiliki tujuan surat yang sama.

## b. Penyusunan skema klasifikasi
Pada tahapan ini, dilakukan identifikasi tingkatan arsip ( fonds, sub fonds, seri, sub seri, file, dan item ) serta pemberian kode khusus untuk memudahkan penataan dan temu  balik  arsip.  Arsip  Puro  Pakualaman  menggunakan  dua  struktur  organisasi yaitu  struktur  pemerintahan  Paku  Alam  V  dan  struktur  pemerintahan  dari Kabupaten Adikarta sebagai pedoman dalam penyusunan skema klasifikasi.
Dari  tahapan  ini,  skema  klasifikasi  arsip  Paku  Alam  V  dibagi  menjadi  empat tingkatan yaitu:
1. Fonds :  Pemerintah  Kadipaten  Pakualaman  masa  Paku  Alam  V  tahun  58 7 8 - 1900.
2. Sub Fonds :  Parentah  Hageng  Kadipaten  Pakualaman  dan  Parentah  Hageng Adikarta.
3. Series :  arsip  surat  menyurat  Paku  Alam,  arsip  surat  menyurat  Bupati  Patih, arsip surat menyurat Bupati Adikarta, dan surat menyurat Pengadilan.
4. Sub Series : Pulisi Kota dan Pulisi Kabupaten Adikarta.
Gambar 10. Struktur administrasi di Kadipaten Pakualaman pada masa Paku Alam V.
Gambar 11. Struktur administrasi Kabupaten Adikarto pada masa Paku Alam V.

## c. Klasifikasi arsip
Tahapan  ini  dilakukan  dengan  cara  mengelompokkan  fisik  arsip  sesuai  dengan permasalahan. Dalam penerapannya, pengelompokkan terhadap fisik arsip Paku Alam V berdasarkan asal usul dengan tetap menggunakan acuan skema klasifikasi yang  telah  disusun  dan  disesuaikan  dengan  tingkatan  surat.  Dari  tahapan  ini dihasilkan kelompok arsip berdasarkan tingkatannya yaitu:
1. Pengelompokkan Seri Paku Alam V (Residen,  Parentah  Nagari  Pakualaman, Parentah  Ageng  Kapatihan,  Bupati  Pepatih,  Lain - lain  dan  Pulisi  Kitha Pakualaman).
2. Pengelompokkan Seri Parentah Ageng Kabupaten  Adikarta  (Parentah  Ageng Kab.  Adikarta,  Kadistrikan  Galur  Gesikan,  Kadistrikan  Sogan,  Kapulisen Adikarta).

## d. Input data
Tahapan  terakhir  adalah  input  data  berupa  kegiatan  memasukkan  informasi deskripsi arsip Paku Alam V dalam format draft inventaris atau senarai yang telah sesuai  dengan  skema  klasifikasi.  Hal  ini  dilakukan  untuk  memudahkan  dalam penataan  fisik  arsip  kedalam  boks  serta  memudahkan  dalam  pembuatan inventaris atau senarai.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  data  tentang  klasifikasi  dan  deskripsi  arsip  Paku Alam  V,  secara  praktis didapatkan penjelasan bahwa deskripsi arsip pada tingkat item lebih efektif dilakukan sebelum klasifikasi. Praktik ini berbeda dengan tahapan pengelolaan arsip statis untuk arsip  kontemporer  yang  meletakkan  tahapan  klasifikasi  di  depan  deskripsi  arsip. Keunikan  yang  terlihat  dalam deskripsi  arsip,  yaitu  unsur - unsur  yang  tetap  memakai istilah Jawa seperti sangking dan katur menjadi titik negosiasi antara standar kearsipan dan  pengetahuan  lokal.  Dalam  hal  ini,  apresiasi  layak  diberikan  kepada  pihak  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  selaku  lembaga  kearsipan  yang  mendampingi
pengelolaan  arsip  yang  mempertahankan  karakteristik  lokal  arsip.  Namun,  deskripsi dalam bahasa Jawa ini akan menjadi faktor penghambat akses arsip secara lebih luas. Sementara  dalam  tahapan  klasifikasi,  dua  struktur  yang  dijadikan  acuan  membagi pengelompokan arsip menjadi dua seri, masing - masing dengan subjek - subjeknya yang khas.  Terlihat  pula  subjek  pada  struktur  Kabupaten  Adikarto  lebih  rumit  daripada Kadipaten  Pakualaman.  Hal  ini  dapat  menunjukkan  tingginya  aktivitas  administratif karena ekonomi terpusat Adikarto.
Bagaimanapun  juga,  di  samping  perkara  praktis,  perkara  yang  membutuhkan kajian lebih dalam adalah sisi epistimologis penataan arsip yang berkontribusi dalam analisis arsip secara holistik. Dalam hal ini, koleksi arsip Paku Alam V harus dilihat dari konteks  penciptaan,  sehingga  dapat  menempatkan  arsip  Paku Alam  V  sebagai  bagian rekam jejak keadaan akhir abad 19.
Jika  kajian  kritis  tentang  arsip  selalu  diawali  dengan  bagaimana  klasifikasi ditetapkan  dan  diimplementasikan,  maka  dalam  hal  ini  struktur  harus  dikaji  lebih dahulu. Dalam kajian selanjutnya, menyertakan pertanyaan seperti sejak kapan fungsi polisi masuk ke dalam struktur Kadipaten Pakualaman dan Kabupaten Adikarto dapat memberikan  gambaran  sejauh  mana  pemerintahan zelfbestuur dituntut  untuk berperan  dalam  penertiban  masyarakat,  terutama  dalam  lingkup  kepentingan kapitalisme Eropa.
Selain  unsur  struktur,  tahapan  deskripsi  juga  memberikan  kontribusi  dalam analisis  kekuatan  penulisan  arsip.  Misalnya,  pemilihan  diksi  merupakan  representasi keberpihakan  juru  tulis  dalam  perselisihan  masyarakat  lokal  dan  kulit  putih.  Melalui pembacaan arsip, juru tulis yang tentu saja seorang Jawa, memiliki kemerdekaan untuk menuliskan  secara  rinci  suatu  permasalahan  dengan  subjektivitasnya.  Pada  akhirnya, jika  keahlian  penelaahan  arsip  seperti  ini  dikuasai  arsiparis,  kekayaan  arsip Pakualaman, yang tidak saja terbatas pada Paku Alam V, dapat menunjukkan apa yang oleh Eric Ketelaar sebut dengan “ tacit naratives of power and knowledge ”.

## Saran:
Saat ini, deskripsi masih menjadi acuan dalam sarana temu balik khazanah arsip. Baik manual  maupun  otomatis,  keterbatasan  deskripsi  dalam  bahasa  Jawa  dapat menghambat  pemanfaatan  arsip.  Oleh  sebab  itu,  penerjemahan  deskripsi  ke  dalam bahasa  Indonesia  dan  bahasa  Inggris  krusial  untuk  mengantisipasi  jika  database dimaksudkan  untuk  perluasan  akses  secara  online.  Jika  langkah  digitalisasi  khazanah arsip diambil, pendampingan dari tim ahli juga harus dipertimbangkan, terutama untuk mendudukkan arsip lokal setara dengan arsip kolonial dari periode yang sama. Praktik ini dirasa perlu sejak penggunaan bahasa menjadi kontestasi kuasa dalam sarana temu balik arsip (Jeurgens & Karabinos, 2020: 13 - 15).

## DAFTAR PUSTAKA

## Peraturan:
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  19  tahun  2012  tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis.
Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pelaksanaan Kearsipan.

## Inventaris:
BPAD  DIY - PA.  (2018). Inventaris  Arsip  Kadipaten  Pakualaman:  PA  V .  Yogyakarta: Kadipaten Pakualaman.
Buku dan artikel:
Suryodilogo,  Atika,  dkk.  (2012). Warnasari  Sistem  Budaya  Kadipaten  Pakualaman Yogyakarta . Jakarta: Trah Pakualaman Hudayana.
Bahauddin.  (2015). “ Westernisasi  dan  Gaya  Hidup  Bangsawan  di  Kadipaten Pakualaman  pada  masa  Paku  Alam  V ” dalam Jurnal  Patrawidya  Vol.  11 . Yogyakarta: Balai Pelestarian Nilai Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta.
Duranti, Luciana. (1989). “ Diplomatics: New Uses for an Old Science ” in Archivaria 24 .
---------------------.  (1993).  “ Origin  and  Development  of  the  Concept  of  Archival Description ” in Archivaria 31: Spring 1553.
Sholikhah,  Faizatush,  dkk.  (2016). “ Arsip  Privat:  Inventarisasi  Khazanah  Arsip  Pura Pakualaman ” dalam Prosiding  Seminar  Nasional  Teknologi  Terapan  SV  UGM 2016 . Yogyakarta: Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada.
Fox, Michael J., Wilkerson, Peter L. (1998). Archival Organization and Description . Getty Information Institute.
Jeurgens, C., Karbinos, M. “ Paradoxes of Curating Colonial Memory ” in Archival Sciene 20, 199 - 220 (2020). https://doi.org/10.1007/s10502 - 020 - 09334 - z
Ketelaar, Eric. (2001). “ Tacit Narratives: The Meaning of Archives in Archival Science 1: 131-141 . Netherlands: Kluwer Academic Publishers .
Rakhmawati,  Rina,  dkk.  (2018). “ Gagasan  Optimalisasi  Kerja  Sama  Pelestarian  Arsip Puro  Pakualaman ” dalam Jurnal Gama Societa Vol. 1, No. 1 .    Yoyakarta:  Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada.
Soedarisman,  Poerwokoesoemo  (1985). Kadipaten Pakualaman .  Yogyakarta:  Gadjah
Mada University Press.
Margana.  Sri.  (2007). “ Hibridity,  Colonial  Capitalism  and  Indigenous  Resistance:  The Case of the Paku Alam in Central Java ” in Ulbe Bosma, Juan A. Giusti - Cordero, G.R. Knight  (eds.). Sugarlandia  Revisited:  Sugar  and  Colonialism  in  Asia  and  the Americas, 1800-1940 . New York: Berghahn Books.
Sudibyo.  (2015). “ Paku  Alam  V:  Sang  Aristo - Modernis  dari  Timur ” dalam Jurnal Paramita Vol. 25 No.1 . Semarang: Jurusan Sejarah, Universitas Negeri Semarang.