VOLUME 21 NO 1, JANUARI 2019
JURNAL EKONOMI & BISNIS DHARMA ANDALAS

## PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI DI UNIVERSITAS DHARMA ANDALAS PADANG
Erdasti Husni 1 , Dian Hirma 1
1 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dharma Andalas
1 erdastihusni19@gmail.com
2 dian.hirma@unidha.ac.id

## ABSTRACT
Based on pilot study, researcher found that all units in the Dharma Andalas  University didn’t implement the methods of filling document’s classification or didn’t use any special method to save all documents yet, there were few problem’s phenomena are indicated in this matters, such as  the  unsystematic  filing  system,  there  was  no  officers  who  handled  the  management  of  the documents and also limited storages for filling the documents. The formulation of the problem from  this  research  is  to  know  how  the  functions  of  files’  management  (planning,  organizing, controlling    and  supervision)  in  order  to  support  good  administration  at  Dharma  Andalas University.  The  purpose  of  this  research  are  to  explore  and  describes  all  function  of  files’ management (planning, organizing,  controlling  and supervision) to support good administration at Dharma Andalas University Padang.
Source  of  data  was  collected  from  20  (twenty)  participants  include  the  Head  of  Human Resource and the Head of Academic Bereau of Dharma Andalas University. Indepth interview, small grup discussion, observation are carried out  as a data collection techniques to observed documents and standard operational procedure in compiled the documents. The analysis of this research  are  using  qualitative  method    by  analyzed  primary  data  and  secondary  data  which described the files’ management. Data analysis includes data reduction, data presentation and decision making.
The  results  of  this  research  was  described  that  Files’  management  includes  planning, implementation,  control  and  supervision,  has  not  been  run effectively  and  efficiently  so  that  it cannot support good administration at Dharma Andalas University.
Keyword : files; management; management’s function; good administration

## PENDAHULUAN
Arsip  merupakan  bagian  penting dalam  sebuah  organisasi  baik  organisasi pemerintahan  maupun  swasta.  Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga  tersebut  begitu  juga    lembaga pendidikan  termasuk  Perguruan  Tinggi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari-hari  selalu  terkait  dengan  proses pengarsipan  karena  arsip  merupakan catatan  dari  setiap  kegiatan  semua aktivitas    yang  dilakukan  yang  disebut dengan dokumen atau naskah yang dalam
realisasinya  berupa  tulisan  atau  gambar. Dokumen tersebut dapat dinamakan arsip sebagai  salah  satu  faktor  penunjang kelancaran  penyelenggaraan  kegiatan administrasi.
Terbitnya  UU  No.43  tahun  2009 mengenai  arsip  menyatakan  bahwa organisasi  kearsipan  terdiri  atas  unit kearsipan  pada  pencipta  arsip  dan lembaga kearsipan, dan perguruan tinggi termasuk  salah  satu  lembaga  kearsipan. Perguruan  tinggi  wajib  melaksanakan pengelolaan  arsip  yang  diterima  dari
masing-masing  unit  kerja  di  lingkungan perguruan tinggi tersebut.
Arsip  sering  diasumsikan  orang dengan  tumpukan  kertas  yang  penuh dengan  debu,    kotoran,  ruangan  yang berantakan  dan  pegawai  yang  minim. Pandangan  seperti  ini  seringkali  luput dari  tatakelola.  Apalagi  para  pegawai arsip  tidak  diberikan  pelatihan  yang cukup untuk
mengembangkan pengelolaan  arsip  dan  kurang  mendapat perhatian secara materil. Bila hal ini tidak diperhatikan  maka  organisasi  akan  lebih sulit  berkembang.  Oleh  karea  itu  perlu untuk dapat menyajikan informasi secara lengkap, cepat dan benar perlu sistem dan prosedur  kerja  yang  baik  di  bidang kearsipan (Anwari, 2005).
Universitas  Dharma  Andalas salah  satu  Perguruan  Tinggi  Swasta  di kota Padang telah menyadari pentingnya keberadaan  unit  kerja  Pusat  Arsip  tapi belum  dapat  diterapkan  sama  sekali sesuai  dengan  pedoman  tata  kearsipan dalam  pengelolaan  kearsipan.  Fokus penelitian  meneliti  kendala  dan  masalah yang  ditemukan  di  lapangan  pada  saat mengimplementasikan  pengelolaan  arsip di lingkungan Universitas Dharma Andalas Padang.
Arsip  bukan  hanya    tumpukan kertas semata tapi arsip memiliki arti dan peranan  besar  dalam  organisasi.  Sebuah arsip  tidak  terdiri  dari  kertas  saja  akan tetapi  yang  lebih  penting  bagaimanakah kertas tersebut dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang  terjadi  dapat  direkam  oleh  arsip seperti penelitian terdahulu yang dilakukan  oleh  (Kiki,  2011)  dan  (Krida, 2009), hasil penelitian
mereka
mengungkapkan bahwa PT Askes (Persero) kantor cabang utama Semarang memiliki sistem kearsipan yang
menggunakan  sistem  subjek  dimana penataan  arsip  yang  disimpan  dalam ordner  atau filling  cabinet telah  dibuat pada daftar klasifikasi dan indeks.
Kendala selama ini yang dihadapi oleh Universitas Dharma Andalas dalam pengelolaan  arsip  adalah  :  1)  kurangnya perhatian terhadap arsip sehingga berfungsinya  arsip  sebagai  pusat  data menjadi tidak maksimal, 2) pegawai yang tidak  memahami  cara  atau  metode pengarsipan  yang  baik  dan  benar,  3) jumlah  arsip  yang secara terus menerus bertambah sehingga menyebabkan tempat dan peralatan  yang tersedia tidak memadai  lagi  untuk  menyimopan  arsip, 4)  belum  dirancangnya  pedoman  tata kerja  kearsipan  secara  baku  sehingga masing-masing  pegawai  melaksanakan pekerjaannya  tidak  seragam  dan  metode berbeda,  5)  belum  dibakukannya  aturan atau  sop  tentang  tata  cara  peminjaman arsip,  6)  peminjaman  arsip  oleh  pihak- pihak  lain  dalam  jangka  waktu  lama bahkan kadang-kadang tidak
dikembalikan  7)  sulitnya  menemukan arsip  bila  diperlukan  oleh  pihak  lain,  8) belum dipikirkannya rencana penyusutan arsip  yang  menyebabkan  arsip  semakin menumpuk dan tidak tertampung lagi.
Berdasarkan  fenomena  masalah yang  ditemukan  saat  pilot  studi  maka dapat  dirumuskan  sebagai  berikut  : Bagaimanakah fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengelolaan, pengendalian dan pengawasan) arsip dalam mendukung tertib administrasi di Universitas Dharma Andalas Padang?
Adapun  Tujuan  penelitian  ini  adalah untuk  menggali  lebih  dalam  tentang bagaimana  fungsi-fungsi  manajemen (perencanaan, pengelolaan, pengendalian dan pengawasan) arsip dalam mendukung tertib administrasi di Universitas Dharma Andalas Padang.
Manajemen  perkantoran  adalah salah satu rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan untuk menunjang pencapaian  tujuan  organisasi  (Quible, 2001). Salah satu aktivitas tersebut adalah yang mencakup penyimpanan,
penggandaan  dokumen  dan  lain-lain. Biasanya  fungsi  ini  dilaksanakan  oleh setiap  karyawan  yang  terkait  dengan perkerjaaan yang membutuhkan arsip dan penyimpanannya.

## Manajemen Kearsipan
Manajemen arsip adalah rangkaian proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta  arsip  baik  dalam  bentuk  kertas maupun media elektronik (odgers, 2005). Tujuan  tata  kelola  dokumen  secara terintegrasi  adalah  :  1)  agar  dokumen maupun  arsip  dapat  dapat  diakses  dan dijaga  kegunaanya,  2)  agar  tersedia format  yang  tepat  supaya  informasi  dari dokumen dan arsip dapoat terjaga dengan baik,  serta  dapat  digunakan  dengan  baik dan  dapat  dipergunakan  pada  saat  arsip tersebut dibutuhkan.
Dalam  manajemen  arsip  manual disimpan,  hal  ini  dapat  diartikan  bahwa menempatkan  dokumen  dalam  sebuah sistem tata kelola kearsipan yang mudah ditemukan  dan  dapat  diakses  bila dibutuhkan.  Namun  dengan  teknologi digital  hasil  yang  sama  akan  dicapai dengan  mentranfer  dokumen  elektronis dari proses administrasi manual ke sistem penyimpanan. (Charman, 1998)
menyatakan  bahwa  dokumen  dan  arsip terdiri  atas isi berupa  informasi  yang terdapat  pada  arsip  berupa  ide,  fakta tentang  kejadian,  orang,  organisasi maupun  aktivitas  lain  yang  direkam dalam  arsip  tersebut,  kemudian struktur yang berisikan atribut fisik  (ukuran dan gaya huruf , spasi dan margin,  lambang organisasi)  dan  logis  (logika  dibalik pembuatan  dokumen)  dari  suatu  arsip serta konteks menjelaskan mengapa dari suatu arsip.
(Anonymous,  2003)  terdapat  2 (dua) model dalam mengelola arsip yaitu pengelolaan  dokumen  kertas  secara manual ( life cycle model ) dan mengelola dokumen atau arsip elektronis . Perbedaan keduanya dapat diringkas pada tabel berikut :
Tabel 1

## Model Pengelolaan Arsip
Aspek Life Cycle Model Records Continum Model Dasar Pengelolaan dan pengontrolan  arsip  kertas secara efektif (dikembangkan  pasca  PD II) Pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik pada  era digital
Elemen arsip Fisik Isi, konteks dan struktur Hal yang menjadi perhatian utama Fokus pada arsip Fokus  pada  keberadaan arsip secara fisik Berupa kertas Fokus pada tujuan Fokus  pada  isi,  konteks dan  struktur  arsip  serta pengembangan  sistem penyimpanannya Berupa digital format Pola Berdasarkan  waktu  :  arsip akan selesai masa tugasnya  karena  waktu yang telah ditentukan Proses  pengarsipan  hanya berlaku  pada  prose  situ sendiri Multi dimensi : arsip ada karena waktu/tempat bukan  karena  waktu/ dan tempat Berkesinambungan : proses pengarsipan akan  terjadi  dimana arsip itu ada Perspektif Ekslusif Bertujuan tunggal Sebagai rekaman kehidupan organisasi Bernilai historis atau sekarang Inklusif Bertujuan banyak Sebagai rekaman kehidupan organisasi Bernilai historis, sekarang yang berkesinambungan dengan  masa  depan organisasi Proses Ada tahapan tertentu dalam  pengarsipan  dan perbedaan  antara  arsip sekarang dan historis Penyimpanan  arsip  dan proses pengarsipan terintegrasi dan berkesinambungan Kriteria seleksi arsip Nilai historis atau sekarang  Nilai berkelanjutan, termasuk  nilai  historis atau sekarang Waktu menilai arsip Pada akhir proses pengarsipan Selama proses pengarsipan terjadi Tugas manajemen pengarsipan Hanya berhubungan dengan proses penyimpanan arsip Manajer arsip tidak mempunyai hubungan fungsional dengan organisasi hanya menerima,  mengelola  dan merawat arsip Perbedaan akuntabilitas antara pembuat, pemakai, manajer arsip dan pengelola arsip Terintegrasi antara bisnis dan proses pengarsipan  dan  proses akan terjadi disetiap lini bisnis Akuntabilitas bagi manajer arsip tidak hanya berkaitan dengan pemeliharaan  arsip  tapi juga berhubungan dengan penciptaan value dari  tujuan  dan fungsi organisasi Kerangka kerja terintegrasi dengan
stakeholders yang lain

## Sumber : Studi Kepustakaan 2018
Arsip  merupakan  suatu  kegiatan pencatatan,  penanganan,  penyimpanan dan  pemeliharaan  surat/warkat  yang mempunyai  arti  penting  ke  dalam maupun  ke  luar  menyangkut  soal pemerintahan maupun non pemerintahan dengan  menerapkan  kebijaksanaan  dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan (Barthos, 2009). Arsip  salah satu aset penting pada bisnis apapun meskipun barangkali aset tersebut selama  ini  banyak  manejer  melalaikan untuk  melindunginya  (Gunnlaugsdottir, 2002).
Jenis-Jenis Arsip Menurut (Mulyono, 2012)
berdasarkan  penggunaan  arsip  sebagai bahan  informasi,    jenis  arsip  dibedakan sebagai berikut :
a. Arsip  aktif  (dinamis  aktif)  yaitu  arsip yang  dipakai  secara  langsung  dalam proses  aktivitas  kerja.  Arsip  aktif disimpan di unit pengelola karena akan diperlukan  sewaktu-waktu  diperlukan sebagai  sumber  informasi  dan  mudah dikeluarkan dari tempat penyimpanan.
b. Arsip  inaktif  (dinamis  inaktif)  yaitu arsip  yang  secara  tidak  langsung digunakan  sebagai  bahan  informasi, arsip ini disimpan di tempat penyimpanan arsip dan jarang dikeluarkan  dari  tempat  penyimpanan bahkan tidak pernah ke luar dari tempat penyimpanan  dalam  jangka  waktu lama.
c. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipakai secara langsung dalam aktivitas penciptaan  arsip  dan  disimpan  selama jangka waktu tertentu.
d. Arsip statis yaitu arsip yang dihasilkan dari aktivitas penciptaan arsip dikarenakan  mempunyai  nilai  hitoris atau  nilai  guna  sejarah,  akan  tetapi telah habis referensinya, dan memiliki keterangan  yang  dipermanenkan  dan telah  diverifikasi  secara  langsung maupun  tidak  langsung  oleh  lembaga kearsipan (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 7).
Ada 2 (dua) jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan (Amsyah, 2005) yaitu sbb :
a. Arsip otentik yaitu arsip yang dibubuhi tanda tangan  asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan/validitas  dari content
arsip dan arsip ini dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip  tidak  otentik  merupakan    arsip yang  dokumennyab    tidak  ada  tanda tangan  asli  dengan  tinta.  Arsipnya hanya berupa fotokopi, film,
microfilm, printout dari media komputer. Arsip  mempunyai  peranan  yang sangat  penting  dalam  proses  penyajian informasi bagi manajemen untuk membuat keputusan dan membuat kebijakan.  Pengelolaan  arsip  sangat penting  dalam  menyajikan  informasi yang lengkap, cepat dan benar dsn untuk itu  harus  ada  sistem  dan  prosedur  kerja yang baik dalam mengarsipkan dokumen yang  ada.  Tata  kelola  arsip  sangat  perlu mendapat  perhatian  khusus  sehingga manajemen  arsip  di  kantor  benar-benar sesuai dan dapat mendukung penyelesaian  pekerjaan  semua  personil dalam  organisasi.  Menurut  (Sugiarto, 2005)  peranan  arsip  adalah  sebagai sumber  pengingat  atau  memori,  sebagai bahan  pengambilan  keputusan,  sebagai bukti  autentik  atau  legalitas  dan  sebagai bahan  rujukan  historis.  Selain  itu  arsip juga  mempunyai  peranan  sebagai  alat utama  historis  organisasi  berupa  bahan dokumen  atau  alat  pembuktian,  bahan dasar  perencanaan  dan  pengambilan keputusan,  barometer  kegiatan  suatu organisasi  dan bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya (Sedarmayanti, 2003).

## Pengorganisasian Arsip
Menurut (Sugiarto, 2005) terdapat beberapa  tipikal  pengorganisasian  arsip kantor yaitu :
- Sentralisasi yaitu sebuah sistem mengelola  arsip  dan  penyimpanan arsip  yang  dilakukan  secara  terpusat disatu  unit  kerja  khusus  dalam  suatu organisasi.
- Desentralisasi yaitu sistem pengelolaan arsip  dan  penyimpanan  arsip  yang dilakukan  disetiap  unit  kerja  dalam suatu organisasi.
- Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi  yaitu  kombinasi  sistem pengelolaan  arsip  yang  masih  aktif ( active  file) digunakan  di  unit  kerja masing-masing  dan  pengelolaan  arsip yang kurang digunakan (in active file) di sentral arsip.

## Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut  (Sularso  dkk,  2012) penyimpanan arsip  yang digunakan oleh berbagai  organisasi  pemerintah  maupun swasta diantaranya adalah sebagai berikut :
- Sistem  abjad,  dipakai    oleh  hampir sebagian besar organisasi yang jumlah aktivitas kerjanya tidak terlalu banyak dan metoe penyimpanannya berdasarkan urutan abjad. - Sistem  pokok  sosial,  yaitu  system penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal surat sebagai penentu penyimpanan berdasarkan permasalahan  yang  dihadapai  oleh organisasi bersangkutan. - Sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan  dokumen  atau  arsip berdasarkan tanggal penerimaan dokumen surat masuk dan surat keluar.
- Sistem  nomor  terakhir,  sistem  yang dipakai  oleh  organisasi  besar  serta jumlah terciptanya arsip cukup besar.
- Sistem klasifikasi desimal yaitu penyimpanan  arsip  yang  sistemnya berdasarkan  nomor  sebagai  kode penyimpanan berdasarkan nomor kode.
- Sistem  wilayah  yaitu  penyimpanan dikelompokkan  berdasarkan  nama wilayah yang dikelola menurut negara, wilayah  setingkat  propinsi,    wilayah administrasi  khusus  dan  wilayah setingkat kabupaten.
Peralatan dan Perlengkapan Arsip Peralatan yang dipergunakan untuk  mengarsipkan  dokumen  yang berjumlah  banyak  dikelompokkan  atas jenis alat penyimpanan menurut (Sugiarto, 2005) yaitu sbb :
a. Vertical  file atau filling  cabinet merupakan jenis yang umum digunakan dalam kegiatan pengurusan arsip  dengan  jenisnya  almari  arsip untuk diisi folder biasa dan almari arsip utuk folder gantung.
b. Lateral  file yaitu  penyimpanan  arsip secara  menyamping  dan  lebih  hemat tempat dibanding dengan file cabinet .
c. Power  file terdiri  dari  file  kartu,  file struktural dan file mobile. Pemeliharaan, Perawatan,
Pengamanan  dan Penyusutan Arsip
Fungsi terpenting dalam penataan arsip  tapi  sering  diabaikan  dalam menjaga  kelestarian  informasi  dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik. Menurut (Sugiarto, 2005) pemeliharaan  arsip  adalah  merupakan suatu  cara  menjaga  arsip  agar  kondisi fisik  arsip  tidak  rusak  selama  arsip tersebut  masih  mempunyai  nilai  guna. Faktor  penyebab  kerusakan  arsip  karena faktor  instrinsik  dan  faktor  ekstrinsik. Alat  pemeliharaan  arsip  antara  lain vaccum cleaner, termohigrometer, fire/smoke detector, pemadam kebakaran, dan lain-lain.
Perawatan  arsip  adalah  cara merawat agar arsip yang telah rusak tidak bertambah parah. Pada umumnya kerusakan yang sering terjadi adalah arsip sobek, kena jamur, kena air dan terbakar. Pengamanan arsip adalah upaya penjagaan  agar  arsip  tidak  hilang  dan isinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak melihat arsip tersebut. Usaha  pengamannya  antara  lain  dengan cara sebagai berikut: pegawai arsip harus orang  yang  dapat  menyimpan  rahasia, harus dilakukan
pengendalian peminjaman arsip, diberlakukan larangan bagi  semua  orang  selain  petugas  arsip mengambil  arsip  di  tempatnya  dan  arsip diletakkan pada tempat yang aman.
Penyusutan  arsip  salah  satu bagian pengelolaan arsip meliputi pemindahan  dan  pemusnahan  sesuai  PP
No.87  tahun  1999  bahwa  kegiatan
pemindahan dan pemusnahan arsip salah satu sarana penting untuk menyelematkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai  nilai  guna  bagi  kepentingan nasional  dan  untuk  mengatur  dokumen perusahaaan yang tidak berguna,
mengurangi  beban  penyimpanan  dan menghemat ruangan serta memungkinkan  terkumpulnya  dokumen perusahaan  yang  selektif.  Pemindahan atau  penyusutan  arsip  dapat  dilakukan berdasarkan  jadwal  retensi,  pemindahan masal  menurut  periode  dan  pemindahan individual.

## Kerangka Berpikir
Manajemen  berarti  mengelola dimana ruang lingkup manajemen kearsipan  meliputi  aspek planning, organizing,  actuating dan controlling dalam pengelolaan arsip (Sugiarto, 2005) seperti pada gambar . berikut :

## Gambar 1 Kerangka Berpikir

## METODE PENELITIAN
Jenis  Penelitian
Penelitian ini menggunakan
pendekatan  kualitatif  yang  mengkaji masalah pengelolaan arsip meliputi aspek planning,  organizing,  actuating dan controlling arsip. Penggunaan
pendekatan  kualitatif  dimaksudkan  agar lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penjelasan. Penelitian kualitatif adalah metode yang digunakan untuk  meneliti  pada  kondisi  obyek alamiah dimana peneliti sebagai instrument  kunci,  teknik  pengumpulan data dilakukan secara triangulasi, analisis data bersifat induktif dan hasil penelitian
lebih  menekankan  makna  daripada generalisasi  (Sugiyono,  2012).  Ciri-ciri penelitian kualitaif antara lain mempunyai natural  setting ,  peneliti sebagai instrumen utama, bersifat deskriptif,  data  dikumpulkan  berupa uraian,  mengutamakan  data  langsung, partisipasi tanpa mengganggu dan analisis  secara  induktif  dilakukan  secara kontinu sejak awal penelitian.

## Sumber Data
Sumber  data  utama  penelitian kualitatif  adalah  kata-kata  dan  tindakan selebihnya berupa dokumen dan lain-lain (Moleong,  2010).  Jenis  data  penelitian terdiri  atas  data  utama  dan  data pendukung.  Data  utama  sebagai  sumber data  diperoleh  dari  informan  dalam kegiatan sebagai subjek penelitian berkaitan dengan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh kepala Bagian Administrasi Umum dan Bagian Administrasi Akademik Universitas Dharma Andalas Padang beserta jajarannya.  Data  pendukung  berupa dokumen  resmi  yang  ada  di  Universitas Dharma  Andalas  Padang,  buku  agenda, surat  masuk  dan  surat  ke  luar,  buku ekspedisi, dll.

## Teknik Pengumpulan Data
Teknik  pengumpulan  data  yang digunakan dalam penelitian berupa teknik wawancara,  observasi  dan  dokumentasi. Wawancara  yaitu  pertemuan  dua  orang untuk bertukar informasi dan ide melalui yanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan  makna  dalam  topik tertentu  (Sugiyono,  2012).  Wawancara dilakukan oleh peneliti terhadap informan dalam bentuk tanyajawab dengan pedoman  wawancara.dan  menggunakan teknik interview terhadap  informan. Wawancara  dilakukan  untuk  mencari data  tentang  pengelolaan  arsip  dalam mendukung tertib administrasi di
Universitas Dharma Andalas Padang. Metode observasi dilakukan dengan turun ke lapangan mengamati hal Planning Organizing Actuating Controlling Pengelolaan Arsip (Sugiarto, 2005) Aspek POAC Tertib Administrasi (Sugiarto, 2005) (Sugiarto, 2005)
berkaitan  dengan  ruang,  tempat,  pelaku, kegiatan, benda, waktu, peristiwa, tujuan dan  perasaan  Ghony,  2012).  Observasi dilakukan secara terbuka dengan menempatkan  fungsi  pengamat  secara terbuka  diketahui  oleh  subjek  dengan memberi  kesempatan  kepada  pengamat untuk  mengamati  peristiwa  yang  terjadi. Hal  yang  diobservasi  merupakan  situasi dan  kondisi  masing-masing  sub  bagian administrasi  yang  menyimpan  arsip dalam pengelolaan arsip.
Dokumentasi  sebagai  penunjang data  hasil  wawancara  dan  observasi digunakan  untuk  memperoleh  data  di Universitas  Dharma  Andalas  Padang. Teknik  dokumentasi  dilakukan  dengan cara  mengambil  data  yang  berhubungan dengan  pengelolaan  arsip.  Indikator  dan sub indikator penelitian dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini :
Tabel 2.

## Indikator dan Sub Indikator
Penelitian No. Indikator Sub Indikator Metode Pengumpulan Data 1. Perencanaan arsip (planning) Penciptaan arsip, pelayanan  arsip,  jenis arsip, ruang dan tempat penyimpanan arsip Wawancara dan observasi 2. Pengelolaan arsip (organizing) Pegawai arsip, pembiayaan arsip, peralatan dan perlengkapan yang digunakan,  penerimaan dan  pencatatan  arsip, proses penyimpanan arsip, sistem penyimpanan  arsip  dan azas pengelolaan arsip Wawancara dan observasi 3. Pengendalian
arsip ( actuating) Pemeliharaan dan pengamanan arsip, perawatan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, peminjaman dan penemuan arsip
Wawancara dan observasi 4. Pengawasan arsip ( controlling ) Evaluasi pelaksanaan
pengelolaan arsip Wawancara dan observasi
Sumber : Studi Kepustakaan 2018

## Teknik Analisis Data
Menurut  Miles  dan  Huberman dalam  (Ghony,  2012)    analisis  data kualitatif  menggunakan  kata-kata  yang selalu  disusun  dalam  sebuah  teks  yang diperluas atau yang dideskripsikan. Pada saat  memberikan  makna  pada  data  yang
dikumpulkan, data tersebut dianalisis dan diinterpretasikan. Flow  analysis data meliputi  reduksi  data,  penyajian  data, pengambilan  keputusan  dan  diverifikasi yang  dilakukan  secara  mengalir  dengan proses  pengumpulan  data  dan  saling bersamaan .  Interactive  analyisis data merupakan  analisis  interaksi  komponen reduksi data dan penyajian data dilakukan bersamaan  dengan  proses  pengumpulan data. Setelah data terkumpul maka ketiga komponen analisis (reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi) berinteraksi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Tata  Pamong  Di  Universitas  Dharma
Andalas
Kampus Universitas Dharma Andalas berdiri tahun 2014 yang awalnya dimulai  dari  pendirian  Sekolah  Tinggi Ilmu  Ekonomi  tahun  1991.  Universitas
Dharma Andalas mempunyai 14 program studi  terdiri  dari  Fakultas  Ekonomi  dan Bisnis (program studi S1 Manajemen, S1 Akuntansi,  D3  Manajemen  dan  D3 Akuntansi  merupakan  perubahan  bentuk dari  STIE.  Saat  ini  tambahan  program studi lain yang ada di Universitas Dharma Andalas  adalah  program  studi  S1 Farmasi, program studi S1 Ilmu Hukum, program  studi  S1  Ilmu  Komunikasi, program  studi  S1  matematika,  program studi  S1  Peternakan,  program  studi  S1 Sastra  Inggris,  program  studi  S1  Sistem Informasi,  program  studi  S1  Teknologi Industri  Pertanian,  program  studi  S1 Teknik  Mesin  dan  program  studi  S1
Teknik Sipil. Semua kegiatan administrasi  di  Universitas  Dharma Andalas dibawahi oleh : - Kepala Bagian Administrasi Akademik (Ka. BAAK)
- Kepala  Bagian  Administrasi  Umum
Sumber Daya (Ka.BAU – SD)) - Kepala Bagian Keuangan (Ka.Bag.Keuangan  dibantu  oleh  1 orang karyawan) - Kepala Bagian Humas (Ka.Bag.Humas)
- Kepala Bagian Umum  (Ka.BAU)
- Kepala Bagian Akademik dan Kemahasiswaan  Universitas  Dharma
Andalas
- Kepala Bagian Tata Usaha FEB
- Kepala Urusan Akademik
- Kepala Urusan Kemahasiswaan
Pengelolaan  Tata  Kelola  Arsip  Di Universitas Dharma Andalas
Berdasarkan  wawancara  dengan
20  orang  partisipan  dengan  para  Kepala
Bagian  dan  Kepala  Urusan  dalam mendukung tertib administrasi di
Universitas  Dharma  Andalas  sesuai masing-masing indikatornya adalah sebagai berikut :
1. Indikator Perencanaan Arsip Sub indikatornya berhubungan dengan penciptaan arsip, pelayanan arsip, jenis arsip dan ruang serta tempat penyimpanan arsip.Hasil indepth interview yang  didapat  dari    Kepala Bagian  dan  Kepala  Umum  adalah sebagai berikut :
- Belum  ada  dilakukan  perencanaan terstruktur  terkait  bagaimana  arsip dikelola  karena  arsip  ada  hanya berdasarkan aktivitas rutin pekerjaan yang ada.
- Tidak ada pelayanan atau perlakuan khusus terhadap arsip yang disimpan
- Semua dokumen akademik,
kemahasiswaan  dan  jenis  arsip lainnya dibedakan atas SK mengajar,
SK  Penasehat  Akademik  (PA),  SK kepanitiaan / kegiatan, Surat Tugas, SK  Dewan  Legislatif  Mahasiswa (DLM), arsip akademik atau perkuliahan,  arsip  mahasiswa  dan semua  arsip  universitas  (akademik) seperti statuta dan peraturan rektor.
- Arsip  berada  di  ruangan  karyawan masing-masing akan tetapi arsip soal ujian  dihimpun  di  ruang  akademik walaupun dokumentasinya tetap ada sebagai pertinggal.
2. Indikator Pengelolaan Arsip Sub indikatornya berhubungan dengan pegawai  arsip,  pembiayaan  arsip,
peralatan dan perlengkapan, penerimaan  dan  pencatatan  arsip, proses  dan  sistem  penyimpanan  arsip serta azas pengelolaan arsip.
Hasil indepth  interview yang  didapat dari  semua  Kepla  Bagian  dan  Kepala Umum adalah sebagai berikut :
- Tidak  ada  pegawai  khusus  yang menangani  arsip  tapi  pegawai  yang bersangkutan langsung bertanggungjawab atas arsip masing-masing.
- Pembiayaan  arsip  secara  khusus tidak ada karena sudah termasuk ke dalam anggaran rutin universitas.
- Peralatan  atau  perlengkapan  detail yang  menunjang  arsip  disediakan disediadakan oleh universitas.
- Penerimaan  arsip  hanya  berjalan sesuai  kegiatan  yang  ada  dan  tidak ada metode khusus tentang pencatatan arsip.
- Proses penyimpanan berjalan sesuai kegiatan,  rutinitas  dan  kalender akademik  begitu  juga  dokumen selesai diproses langsung diarsipkan.
- Sistem penyimpanan tidak memakai metode  khusus  tapi  berdasarkan semester  atau  tahun  akademik dimana  arsip  disimpan  ke  dalam ordner yang telah diberi label sesuai dengan aktivitas terkait semester dan tahun akademik.
- Adanya transparansi dan kerahasiaan. 3. Indikator Pengendalian Arsip Sub indikatornya berhubungan dengan pemeliharaan  dan  pengamanan  arsip, perawatan  arsip,  penyusutan  dan pemusnahan  arsip,  peminjaman  dan penemuan arsip. Hasil indepth interview yang  didapat  dari  Kepala bagian  dan  Kepala  Umum  adalah sebagai berikut :
- Arsip yang sifatnya rahasia disimpan di lemari besi atau dikunci dan haya boleh  diakses  oleh  pegawai  yang bersangkutan dan pegawai langsung
bertanggungjawab  atas  keamanan arsip tersebut.
- Tidak  ada  perawatan  khusus  yang dilakukan dimaa arsip hanya diletakkan dalam ordner dan ditutup dalam  lemari  kaca  agar  tidak berdebu.
- Sejak  kampus  berdiri  tahun  1991 pemusnahan  arsip  baru  dilakukan satu  kali (2014) dan itu baru terkait arsip wisuda, arsip mahasiswa  yang sudah  wisuda  dikeluarkan  dari lemari,  dibundel  menjadi  satu  dan disimpan di gudang.
- Si peminjam arsip langsung menemui pegawai yang bersangkutan kemudian  arsip difoto copi. Ada juga arsip yang dipinjamkan secara langsung dengan catatan  siapa  peminjam  dan  kapan dikembalikan.
- Belum pernah ada dilakukan evaluasi  terhadap  pengelolaan  arsip dan  hal  ini  akan  menjadi  rencana yang  akan  dilaksanakan  dalam waktu dekat.
4. Indikator Pengawasan Arsip Sub indikatornya berhubungan dengan evaluasi  pelaksanaan  dan  pengelolaan arsip.  Hasil indepth  interview yang didapat  dari  Ka.  BAU  SD  adalah sebagai berikut :
- Jenis  arsip  yang  menjadi  tanggung jawab  berhubungan  degan  arsip dosen,  SK  panitia  wisuda  atau  SK yang terlibat dengan kegiatan besar. Hasil indepth  interview yang  didapat dari  Ka.Bagian  Keuangan  adalah sebagai berikut :
- Arsip  keuangan  disimpan  di  lemari yang  terletak  di  ruangan  pegawai yang  bersangkutan  dan  keamanan arsip  kurang  terjamin  karena  hanya disimpan  dalam  lemari  kaca  dan dikunci.
- Anggaran  keuangan  juga  disimpan di Unit Anggaran
- Jenis arsip yang disimpan merupakan  arsip  keuangan  yang
sifatnya rutin, honor kegiatan akademik,  laporan  keuangan  untuk pekerjaan rutin pegawai. Hasil indepth  interview yang  didapat dari  Ka.Bag.  Humas  adalah  sebagai berikut :
- Arsip  yang  ditangani  tidak  jelas keberadaannya  termasuk  jenis  arsip yag menjadi tanggung jawab pegawai yag bersangkutan.
Hasil indepth  interview yang  didapat dari  Ka.Bag.  Umum  adalah  sebagai berikut :
- Arsip yang ditangani merupaka arsip yang  berkaitan  dengan  pembelian perlengkapan,  pengkodean  barang dan pemeliharaan.
- Arsip inventaris.
- Arsip form peminjaman aula.
- Surat  menyurat  terkait  dengan dengan sarana prasarana.
- Arsip  di  sini  tidak  jelas  bagaimana penyusunannya karena karena lemari  penyimpanan  tidak  memadai sehingga meja Ka.Bag.Umum terlihat tidak rapi - dimana terlihat tumpukan arsip yang tidak jelas bagaimana penyimpanannya. Hasil indepth  interview yang  didapat dari Ka.Bag. Akademik dan Kemahasiswaan adalah sebagai berikut :
- Jenis  arsip  yang  disimpan  sama jenisnya  dengan  arsip  di  BAAK kecuali  arsip  yang  bersifat  umum, rapat-rapat  universitas,  statuta  dan peraturan rektor.
- Kepala  Bagian  Akademik  dan Kemahasiswaan  mempunyai  akses terhadap arsip BAAK.
Hasil indepth interview yang didapat dari Ka.Bag. Tata Usaha FEB adalah sebagai berikut :
- Jenis  arsip  yang  disimpan  berupa surat  menyurat  terkait  Fakultas Ekonomi  dan  Bisnis  seperti  surat mahasiswa atau dosen yang diintruksikan oleh Dekan..
Hasil indepth interview yang didapat dari Kepala Urusan Akademik adalah sebagai berikut :
- Jenis  arsip  yang  disimpan  berupa arsip  SK,  PA, SK  mengajar,  jadwal kuliah,  jadwal  ujian  dan  soal-soal ujian di program studi FEB.
- Semua  arsip  disimpan  di  lemari terbuka mirip rak yang bergabung. Hasil indepth interview yang didapat dari Kepala  Urusan  Kemahasiswaan  adalah sebagai berikut :
- Jenis  arsip  yang  disimpan  berupa arsip  kegiatan  rutin  mahasiswa  di program  studi  FEB  seperti  magang, ujian  kompre,  proposal,  seminar proposal, SK penunjukan dosen dan surat  pengantar  mahasiswa  untuk kegiatan di atas.
- Semua  arsip  disimpan  di  lemari terbuka  mirip  rak  yang  bergabung dengan  arsip  operator  dan  Kepala Urusan Akademik.
Deskripsi Masalah Arsip Di Universitas Dharma Andalas Berikut  deskripsi  analisis  yang berhubungan  dengan  masalah  kearsipan di  Universitas  Dharma  Andalas  sebagai berikut : - Information Communication Technology  (ICT) dan  operator  tidak memiliki  arsip  dan  tidak  menyimpan arsip hardcopy ,  team  ICT  hanya memiliki  arsip softcopy yang  hanya menggunakan      komputer  sebagai media  penyimpanan,  selain  itu  juga menggunakan  flashdisk  atau  harddisk external
- Susah  menemukan  arsip  karena  tidak ada  data  atau  rekapan  tentang  dimana lokasi arsip berada dan dibagian mana arsip  disimpan  sehingga  butuh  waktu cukup  lama  untuk  mencari  arsip  yang dibutuhkan.  Hal  ini  terbukti  pada  saat akreditasi  berlangsung  banyak  sekali arsip baru yang dibuat untuk menggantikan arsip lama yang
dibutuhkan sehingga menyebabkan ada beberapa konten arsip dan nomor arsip
ganda  yang  nantinya  bisa  berakibat fatal atau terjadi masalah.
- Kategori  atau  pembundelan  arsip kurang teratur atau kurang jelas karena tidak  ada  pengkodean  khusus  terkait terkait  konten  arsip.  Masing-masing arsip hanya diberi label yang dicetak di kertas  putih  dan  ditempel  dengan menggunakan selotip sehingga
pegawai  sering  ragu  arsip  mau disimpan di bagia mana.
- Semua  arsip  tidak  tertata  rapi  karena tempat  penyimpanan  tidak  memadai sehingga banyak arsip yang ditemukan terletak  bertumpuk  di  lantai  saja  dan ditemukan arsip pegawai yang berbeda divisi tergabung dengan arsip operasional sehari-hari.
- Belum pernah dilakukan evaluasi atau monitoring terhadap pengelolaan arsip sejak kampus berdiri tahun 1991. Saat ini  pemusnahan  arsip  barau  satu  kali yakni  tahu  2014  itupun  dengan mengundang  pegawai  dari  Dinas Kearsipan yang membantu menjelaskan tentang bagaimana
memusnahkan  arsip  dan  ini  juga merupakan  rencana  selanjutnya  dari universitas  untuk  mulai  melakukan pengelolaan  arsip  dengan  cara  benar sesuai ketentuan berlaku.
- Permasalahan  tata  kelola  arsip  sudah disampaikan di forum rapat tapi belum ada tindak lanjut sampai pada saat ini.

## SIMPULAN
Hasil penelitian ini menghadirkan satu  kesimpulan  yang  esensinya  sangat penting  untuk  menjadi  perhatian  dalam tata  kelola  arsip  di  Universitas  Dharma Andalas, berikut beberapa uraian simpulan yang didapat dari hasil analisis
:
- Perencanaan  arsip  administrasi  di Universitas Dharma Andalas pada saat ini  belum  sepenuhnya  dilaksanakan sesuai ketentuan manajemen kearsipan dan masih dalam tahap pengklasifikasian  berupa  pengkodean arsip.
- Dalam pengelolaan arsip di Universitas Dharma  Andalas  dilakukan  langkah- langkah  seperti  penyediaan  peralatan dan  perlengkapan  arsip,  peyediaan peralatan dan perlengkapan arsip serta penyimpanan arsip.
- Pengendalian  arsip  di  Universitas Dharma  Andalas  pada  umumnya belum  menempatkan  arsip  pada  rak dan lemari besi.
- Pengawasan  arsip  di  Universitas Dharma  Andalas  masih  dilakukan secara  mandiri  pada  masing-masing unit dan belum dapat dilakukan secara menyeluruh.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Sebagai penutup akhir dari jurnal ini,  penulis  menyampaikan  rasa  terima kasih kepada Rektor Universitas Dharma Andalas,  yang  telah  mengalokasikan anggaran  kegiatan  penelitian  melalui LPPM  Universitas  Dharma  Andalas sehingga  kami  para  Dosen  bisa  belajar lebih banyak dalam meneliti dan menulis karya  ilmiah,  mengembangkan  diri, saling berbagi ilmu, memberikan kontribusi  dan  hal-hal  positif  lainnya demi  baiknya  kualitas  penelitian  di Universitas Dharma Andalas. Tidak lupa juga kepada seluruh karyawan/ti Universitas  Dharma  Andalas  yang  telah bersedia  meluangkan  waktu  berbagi informasi  dan  masukan  yang  berharga demi  baiknya  tata  kelola  administrasi  di Universitas Dharma Andalas.

## DAFTAR PUSTAKA
Anonymous.    2002.      Administrative Manajers  –  Who  Are  We? The British Journal of AdministrativeManagement. Edition Mei – Juni. Anonymous.    2003.    An    Integrated Approach to Records Management .   The   Information
Management  Journal.  July  / Agust.
Anwari.  2015.  Sistem  Penelolaan  Arsip Dinamis    Aktif    Di    Kantor
Perpustakaan    Kabupaten  Pesisir Selatan. Jurnal  Madani  Edisi 1. November  2015. Basuki,  S.  2003.
Manajemen  Arsip Dinamis . Jakarta : Penerbit Gramedia Pustaka Utama. Bathos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara.,  Swasta  dan  Perguruan Tinggi . Jakarta : Bumi Aksara.
Charman,    D.    1998.    The    Expanding Role    of    the    Archivist. ARMA Records  Management Quarterly. Volume 21 (4). Oktober.
Dani,  Ari.  2010.  Sistem  Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Badan Arsip dan  Perpustakaan  Propinsi  Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Volume 4(3). Ghony,  Djunaidi.  2012. Metodologi Penelitian  Kualitatif .  Yogyakarta : Ar Ruzz Media. Gie, T.L. 2000. Administrasi Perkantoran  Modern. Yogyakarta : Liberty Offset. Gunnlagsdottir,      Johana.    2002.    An Introductional      Standard    on Records Management : Opportunity  for  Librarians. Libri Volume    52. Department  of Library and Information Sciences. University of Iceland, Reykjavik,
Iceland. Kiki,   Tusiasari.  2011.  Analisis   Sistem Kearsipan        Di      Kantor Kecamatan Gunung Pati Semarang. Jurnal Informasi Manajemen. Volume 3 (2). Krida,  Tya  Yudha.  2009.  Sistem Kearsipan Pada PT Askes
(Persero)  Kantor  Cabang  Utama Semarang. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan  dan  Kearsipan. Volume 1(1). Seri E. Mulyono. 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes
Press.
Quible,  Z.  2001. Administrative  Office Management .  .  New  Yersey  : Prentice Hall. Sedarmayanti.  2003. Tata  Kearsipan Dengan  Teknologi    Modern . Bandung :  Mandar  Maju. Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen
Kearsipan  Modern. Yogyakarta  : Gava Media. Sugiyono.  2012. Memahami  Penelitian
Kualitatif. Bandung : CV Alfabeta.
Udari,  Sri.  2012.  Manajemen    Pusat Arsip  :  Studi    Kasus    Di Universitas      Katolik    Indonesia Atmajaya. Jurnal Dunia Sekretari Volume 1 No.1. Januari 2012. Umar,  Husein.  2007. Metode Riset Ilmu Administrasi. Jakarta  :  Pustaka Utama.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor  43  Tahun  2009  Tentang Kearsipan.Yoyyakarta :Pustaka Timur.