## Peningkatan Kemampuan Aparatur Desa Dalam Tata Kelola Administrasi Pemerintahan Desa Pada Desa Mendalo Indah

## Wiralestari, Iskandar Sam, Lutfi, Dewi Fitriani, Widya Sari Wendry
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jambi, Indonesia

## ABSTRAK
Pengabdian Kepada Masyakat ini berjudul PPM: Peningkatan Kemampuan Aparatur Desa Dalam Tata Kelola Administrasi Pemerintahan Desa.  Pengabdian ini dilakukan di Desa Mendalo Indah yangmana memiliki  sistem  administrasi  yang  belum  tertib  dan  lengkap.  Sistem  administrasi  desa  belum  sesuai dan memenuhi kriteria yang tertuang dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 2016 Tentang  Administrasi  Pemerintahan  Desa.  Hal  ini  dikarenakan  kurangnya  sosialisasi  dan  pelatihan mengenai  pedoman  administrasi  pemerintahan  desa  kepada  aparatur  desa.  Selain  itu,  aparatur  desa yang  tidak  melakukan upgrade pengetahuan  mereka  mengenai  sistem  administrasi  pemerintahan terbaru. Untuk itu diperlukan suatu penyuluhan dan pelatihan mengenai sistem administrasi desa yang sesuai dengan peraturan
Kata Kunci : Aparatur Desa, Sistem Administrasi Desa.

## 1. PENDAHULUAN

## Latar Belakang
Pemerintah  Indonesia  memiliki  fokus  utama  dalam  pembangunan  yaitu  pembangun  desa, dikarenakan banyak penduduk Indonesia yang tinggal di pedesaan dan hampir 80% penduduk Indonesia berada di pedesaan (Atika et al, 2017).  Berdasarkan data BPS (2018) jumlah desa di Indonesia berjumlah 75.436 desa.
Peraturan  Menteri  desa.  Pembangunan  Daerah  Tertinggal  dan  Transmigrasi  Nomor  2 Tahun 2016, membagi desa berdasarkan tingkat pembangunan desa yangmana diukur dengan menggunakan  Indeks  Desa  Membangun  (IDM),  yaitu:  Desa  Mandiri  atau  dikenal  dengan Desa  Sembada  merupakan  desa  yang  maju  yangmana  dapat  membangun  desanya  sendiri dengan memanfaatkan potensi  yang ada di  desanya, hal  ini dapat  dilihat  dari masyarakatnya yang  sejahtera.  Desa  Maju  dikenal  dengan  Desa  Pra  sembada  yang  mana  desa  ini  memiliki kategori yang hampir sama dengan desa mandiri. Desa ini mememiliki potensi desa dan dapat mengelolanya  dengan  baik  serta  mampu  mengurangi  jumlah  masyarakat  miskin  di  desanya. Desa Berkembang  dikenal dengan Desa Madya yaitu desa yang memiliki potensi desa yang potensial namun belum dapat mengelolanya dengan baik. Desa Tertinggal yangmana disebut sebagai Desa Pra Madya adalah desa yang belum atau tidak dapat mengelola potensi yang ada di desanya dan masyarakatnya banyak ditemukan masih dalam keadaan miskin. Terakhir Desa Sangat Tertinggal yangmana dikenal dengan Desa Pratama yaitu desa yang sama sekali tidak mempunyai  kesiapan  dalam  menghadapi  bencana  alam,  perubahan  ekonomi  dan  sering  kali ditemukan  adanya  konflik  sosial  serta  tidak  memiliki  kemampuan  dalam  menggali  dan mengelola potensi desa, sehingga mayoritas masyaratakatnya miskin.
Berdasarkan  Undang-undang  Nomor  6  Tahun  2014  menyatakan  tujuan  utama Pemerintah  Indonesia  dalam  pembangunan  desa  yaitu  membangun  desa  yang  mandiri  atau desa  otonom.  Desa  diberikan  kesempatan  serta  peluang  dalam  mengelola  dan  mengatur sumber  potensial  yang  ada  di  desanya  dan  memberdayakan  masyarakatnya  menjadi  mandiri (Undang-undang  Nomor  32  Tahun  2004).  Desa  mandiri  dapat  terwujud  jika  ada  penerapan sistem  perencanaan  anggaran,  penyusunan  anggaran  dan  pelaksanaan  serta  pengawasan anggaran  yang  efektif,  efisien  dan  optimal  (Kurniawan,  2015).  Untuk  itu  diperlukan  suatu sistem administrasi yang tertib sebagai basis data desa dan informasi tentang desa (Alkhadafi, et al 2019).
Sistem administrasi akan berjalan tertib apabila pelaksanaan tata kelola pemerintahan desa  dilaksanakan  dengan  baik.  Hal  ini  dapat  terlihat  dari  adanya  komitmen  aparatur  desa. Keberhasilan ini dimulai dari adanya penyusunan perencanaan desa yang baik yang didukung dari  data  dan  informasi  yang  akurat  sehingga  menghasilkan  sistem  administrasi  yang  tertib dan  lengkap  (Permendagri  No.  81  Tahun  2015).  Ketertiban  sistem  administrasi  dimulai  dari tersedianya  buku  administrasi  desa  yang  meliputi  buku  administrasi  umum,  kependudukan, pembangunan dan sebagainya.
Mitra  pengabdian  ini  adalah  desa  Mendalo  Indah  kecamatan  Jaluko.    Dengan  kepala desa bernama Muslim, SE. Desa ini terletak di kabubaten Muaro Jambi Provinsi Jambi dengan memiliki jarak dari Universitas Jambi (lokasi tim pengabdian) berjarak sekitar 1 km.
Berdasarkan pengamatan pendahuluan yang dilakukan oleh tim pengabdian, diperoleh informasi  bahwa  desa  Mendalo  Indah  memiliki  sistem  administrasi  yang  belum  tertib  dan lengkap.  Sistem  administrasi  desa  belum  sesuai  dan  memenuhi  kriteria  yang  tertuang  dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 2016 Tentang Administrasi Pemerintahan Desa.  Hal  ini  dikarenakan  kurangnya  sosialisasi  dan  pelatihan  mengenai  pedoman administrasi  pemerintahan  desa  kepada  aparatur  desa.  Selain  itu,  aparatur  desa  yang  tidak melakukan upgrade pengetahuan mereka mengenai sistem administrasi pemerintahan terbaru.
Permasalahan  ini  juga  dikuatkan  dengan  yang  diutarakan  oleh  Budi  Hartono  (2019) yang menyatakan bahwa dari 140 desa di Muarojambi ditemukan penyimpangan dana desa di 32  desa  yang  mana  penyimpangan  terjadi  terkait  dengan  sistem  administrasi  desa. Penyimpangan  sistem  administrasi  dana  desa  banyak  terjadi  pada  kasus  penunggakan  pajak. Hal ini dikarenakan ketidaktahuan dari aparatur desa.

## Permasalahan Mitra
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa permasalahan mitra yang perlu diatasi pada mitra pengabdian desa Mendalo Indah meliputi:
1. Kurangnya  pengetahuan  dan  pemahaman  aparatur  desa  mengenai  sistem  administrasi desa.
2. Kurangnya kesadaran aparatur desa akan pentingnya sistem administrasi desa.
3. Buku administrasi desa yang tidak lengkap.
4. Belum maksimalnya penggunaan teknologi informasi yangmana seharusnya merupakan sebagai pendukung dalam sistem administrasi desa.

## 2. TINJAUAN LITERATUR
Penyelenggaraan  pemerintahan  desa  dapat  dikatakan  berhasil  dapat  dilihat  dari  perencanaan desa.  Perencanaan  desa  dapat  berhasil  jika  didukung  dengan  informasi  yang  memadai.
Informasi  yang  memadai  ditandai  dengan  adanya  sistem  administrasi  yang  dikelola  dengan baik maupun efektif.  Permendagri no.47 tahun 2016 mendefinisikan administrasi desa dapat dikatan  sebagai  suatu  siklus  proses  dalam  penyelengaaran  kegiatan  dan  pembangunan  desa dengan mengunakan kemampuan apparat desa dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan  tersebut  adalah  mewujudkan  peningkatan  dalam  partisipasi  jalannya  pemerintahan, pembangunan,  dan  penyelenggaraan  sistem  administrasi  yang  baik  dan  efektif.  Dengan  kata lain  administrasi  desa  adalah  seperangkat  proses  dalam  pencatatan  dan  penginformasian tentang desa secara keseluruhan yang tercantum dalam buku administrasi desa.
Dalam Permendagri no 47 tahun 2016, sistem administrasi desa dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok, antara lain :
1) Administrasi  Umum  adalah  pencatatan  data  dan  informasi  mengenai  kegiatan pemerintahan Desa pada Buku Administrasi Umum. Buku ini register sebagai berikut: a. Buku Peraturan Di Desa;
b. Buku Keputusan Kepala Desa;
c. Buku Inventaris dan Kekayaan Desa;
d. Buku Aparat Pemerintah Desa;
e. Buku Tanah Kas Desa;
f. Buku Tanah di Desa;
g. Buku Agenda;
h. Buku Ekspedisi; dan
i. Buku Lembaran Desa dan Buku Berita Desa.
2) Administrasi  Penduduk  adalah  kegiatan  pencatatan  data  dan  informasi  mengenai kependudukan  pada  Buku  Administrasi  Penduduk.  Buku  ini  terdiri  dari  register sebagai berikut:
a. Buku Induk Penduduk;
b. Buku Mutasi Penduduk Desa;
c. Buku Rekapitulasi Jumlah Penduduk;
d. Buku Penduduk Sementara; dan
e. Buku Kartu Tanda Penduduk dan Buku Kartu Keluarga
3) Administrasi  Keuangan  adalah  kegiatan  pencatatan  data  dan  informasi  mengenai pengelolaan keuangan Desa pada Buku Administrasi Keuangan. Soleh dan Romansyah (2015:3)  mendefinisikan  keuangan  desa  sebagai  semua  hak  dan  kewajiban  Indonesia yang dapat di nilai dengan uang serta segala sesuatu baik berupa benda maupun berupa barang  yang  dapat  dijadikan  milik  desa  berhubungan  dengan  pelaksanaan  hak  dan kewajiban tersebut. oleh sebab itu keuangan desa harus di administrasikan dengan baik dan teratur. Buku ini terdiri dari register sebagai berikut: a. Buku APB Desa;
b. Buku Rencana Anggaran Biaya;
c. Buku Kas Pembantu Kegiatan;
d. Buku Kas Umum;
e. Buku Kas Pembantu; dan
f. Buku Bank Desa
4) Administrasi  Pembangunan  adalah  kegiatan  pencatatan  data  dan  informasi pelaksanaan  pembangunan  dan  pemberdayaan  masyarakat  pada  Buku  Administrasi Pembangunan, Buku ini terdiri dari register sebagai berikut:
a. Buku Kegiatan Pembangunan;
b. Buku Inventarisasi Hasil-hasil Pembangunan; dan c. Buku Kader Pendampingan dan Pemberdayaan Masyarakat
5) Administrasi Lainnya.  Buku ini terdiri dari register sebagai berikut:
a. Kegiatan  Badan  Permusyawaratan  Desa  dalam  buku  administrasi  Badan Permusyawaratan Desa;
b. Kegiatan musyawarah Desa dalam buku musyawarah Desa; dan
c. Kegiatan  Lembaga  Kemasyarakatan  Desa/Lembaga  Adat  dalam  buku  Lembaga Kemasyarakatan Desa/Lembaga Adat.
Dengan  menjalankan  tata  kelola  administrasi  yang  baik  dan  efektif  dapat  menciptakan tata kelola pemerintahan yang baik secara efektif. Keefektifan tata kelola pemerintahan yang baik  dapat  dilihat  dari  berjalannya  penerapan  prinsip-prinsip  tata  kelola  yaitu  transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi dan kesetaraan atau kewajaran (Daniri, 2014).

## 3. METODE PELAKSANAAN
Dalam  melaksanakan  pengabdian  pada  masyarakat,  tim  pengabdian  akan  menggunakan beberapa  metode.  Metode  yang  dilakukan  terdiri  dari  metode  pemaparan  materi,  kemudian dilanjut dengan metode pemberian contoh dan metode tanya jawab.  Adapun tahapan metode pengabdian masyarakat ini dapat di jelaskan sebagai berikut:
1) Tahapan pertama, metode pemaparan materi
Pada  tahapan  ini  dilakukan    memaparkan  materi  yang  bersifat  teori/  konseptual  tentang sistem  administrasi  desa,  hal  ini  dilakukan  untuk  memberikan  pengetahuan  kepada  aparatur desa.
2) Tahapan kedua, metode pemberian contoh
Setelah  memaparkan  materi,  tahapan  selanjutnya  adalah  memberikan  contoh  dalam melaksanakan administrasi desa.
3) Tahapan ketiga, tanya jawab
Tahapan ini adalah tahapan dimana mitra diberikan kesempatan untuk mengkonfirmasi secara lebih delam terkait materi yang telah disampaikan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  pengabdian  pada  masyarakat  ini  dilaksanakan  1  (satu)  hari  yaitu  pada  hari  Rabu tanggal  29  Juli  2020  bertempat  di  Kantor  Kepala  Desa  Mendalo  Indah.  Adapun  kegiatan pelatihan selama 1 hari tersebut  dapat  diuraikan sebagai  berikut ini :   Pelaksanaan pelatihan dilakukan dalam suasana santai dan informal selama 1 hari Kegiatan pengabdian ini dimulai pada pukul 09.00 wib dengan pemberian materi yang berhubungan dengan administrasi desa yang  sesuai  dengan  Permendagri  no  47  tahun  2016  tentang  administrasi  desa.  Kegiatan pengabdian  ini  dihadiri  oleh  kepala  desa  Mendalo  Indah  Bapak  Muslim,  SE  dan  17  orang aparatur  desa.  Dalam  kegiatan  ini  tidak  hanya  memberikan  materi  dalam  bentuk  presentasi, namun juga memberikan contoh pengisisan informasi desa ke dalam buku register desa yang sesuai dengan format Permendagri no 47 tahun 2016. Mayoritas peserta berpartisipasi dengan aktif dan penuh antusias, hal ini dapat dilihat banyaknya peserta yang mengajukan pertanyaan mengenai  administrasi  desa.  Para  aparatur  desa  sangat  senang  dengan  adanya  kegiatan pengabdian  ini.  Kegiatan  ini  memberikan  pemahaman  dan  pengetahuan  para  aparatur  desa tentang administrasi Desa.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dapat  disimpulkan  bahwa  sekitar  80%  peserta yang  merupakan  aparatur  desa  memahami  dan  mampu  meyusun  buku  register  administrasi desa.  Kegiatan  pengabdian  ini  sangat  diperlukan  dilaksanakan  kepada  desa-desa  lainnya. Kegiatan ini memberikan pengaruh yang baik kepada aparatur desa, dikarenak dengan adanya kegiatan  ini  dapat  meningkatkan  motivasi  para  aparatur  desa  dalam  meningkatkan pemahaman,  pengetahuan  dan  kemampuan  mereka  dalam  sistem  administrasi  desa.  Sistem administrasi  desa  yang  baik  dan  efektif  menunjukkan  berjalannya  tata  kelola  pemerintahan yang baik dan efektif. Sehingga, hal ini akan menghasilkan meningkatnya kualitas pelayanan public dalam hal pemberian informasi desa yang akurat dan jelas.

## DAFTAR PUSTAKA
Alkadafi, Muammar, Rusdi,  & Muhammad April. 2019. Penataan Administrasi Pemerintahan Desa  Di  Desa  Kualu  Nenas  Kecamatan  Tambang  Kabupaten  Kampar.  Dinamisia  - Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat  Vol. 3, Special Issue Juni 2019, Hal. 76-84.
Atika,  Brima  Dewi,  Ita  Prihantika,  &  Rahayu  Sulistiowati.  2018.  Peningkatan  Kapasitas Perangkat  Desa  dalam  Penyusunan  Laporan  Keuangan  Desa  se-Kecamatan  Buay Bahuga  Kabupaten  Way  Kanan.  Prosiding  Seminar  Nasional  Penerapan  IPTEKS Politeknik Negeri Lampung 08 Oktober 2018 ISBN 978-602-5730-68-9   halaman  178- 183 .
Budi  Hartono,  selaku  Kepala  Inspektorat  Kabupaten  Muarojambi.  2019.  Pengelolaan  Dana
Desa di Muarojambi Banyak Menyimpang. Melalui
https://www.beritasatu.com/nasional/563153-pengelolaan-dana-desa-di-muarojambi- banyak-menyimpang. Diakses pada tanggal 8/4/2020 . Daniri, Mas Achmad. 2014. Lead by GCG. Jakarta: Gagas Bisnis.
Kurniawan Borni, 2015, Desa Mandiri,  Desa Membangun, Kementerian  Desa Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Republik Indonesia, Jakarta.
Peraturan Menteri  Dalam  Negeri Republik  Indonesia Nomor 47  Tahun  2016 Tahun Tentang Administrasi Pemerintahan Desa.
Peraturan  Menteri    Desa,  Pembangunan  Daerah  Tertinggal,  Dan  Transmigrasi    Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2016  Tentang   Indeks Desa Membangun.
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa.