## Perancangan Pengembangan Sistem Management Arsip Digital di BPJS Ketenagakerjaan Kabupaten Purwakarta
Ziam Agista Mutmainah 1 , Rian Andrian 2
1 Mahasiswa, Universitas Pendidikan Indonesia, 2 Dosen, Universitas Pendidikan Indonesia Purwakarta (Telp. 087834707040); email: 1 ziamagistamutmainah@upi.edu , 2 rianandrian@upi.edu
2, 3 Dosen Tetap Program Studi Teknik Komputer Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dehasen Bengkulu Jl. Meranti Raya No. 32 Kota Bengkulu 38228 Telp. (0736) 22027, 26957 Fax. (0736) 341139; e-mail: penulis2@unived.ac.id )
(Received: November 2022, Revised : Januari 2023, Accepied : April 2023)
Abstract—  Archiving  activities  are  an  important  role  to support administrative processes or other activities required by the company, this archive can be done manually or using sophisticated  equipment  such  as  computers.  Archiving  is intended so that the data or information needed for services can be found quickly and correctly. However, what happened to BPJS Ketenagakerjaan Purwakarta, document filing in the financial sector is still done manually and by making a list in excel, so that when you need data or information you still have difficulty  getting  it.  Therefore  the  solution  offered  is  the procurement of an archive Management Information System which is expected to help and facilitate BPJS Ketenagakerjaan,  especially  in  the  financial  sector,  in  the process  of  storing,  searching,  and  documents  that  are  not easily lost. This research will discuss how to design a digital archive  information  system,  using  research  methods  namely literature  studies,  design  sprints,  the  techniques  used  are Industrial Practices and Observations. The final result of this research is in the form of a user interface design for a digital records management information system.
Keyword:  Record  Management,  Information  System  Design, Design Sprint
I ntisari — Kegiatan  pengarsipan  merupakan  sebuah  peran penting untuk mendukung proses administrasi atau kegiatan lain yang dibutuhkan perusahaan, arsip ini dapat dilakukan secara manual atau menggunakan peralatan canggih seperti komputer.  Pengarsipan  bertujuan  agar  data  atau  informasi yang  diperlukan  untuk  pelayanan  dapat  ditemukan  dengan cepat  dan  benar.  Namun  yang  terjadi  pada  BPJS Ketenagakerjaan  Purwakarta,  pengarsipan  dokumen  di bidang keuangan masih dilakukan dengan cara manual dan dengan  membuat  daftar  di  excel,  sehingga  ketika memerlukan  data  atau  informasi  tersebut  masih  memiliki kendala  dalam  mendapatkannya.  Maka  dari  itu  solusi  yang ditawarkan yakni perancangan Sistem Informasi Manajemen arsip  yang  diharapkan  dapat  membantu  dan  memudahkan BPJS Ketenagakerjaan khususnya di bidang keuangan dalam proses  penyimpanan,  pencarian,  dan  dokumen  yang  tak mudah  hilang.  Pada  penelitian  ini  akan  dibahas  bagaimana merancang sistem informasi arsip digital, dengan menggunakan  metode  penelitian  yaitu  design  sprint,  teknik yang digunakan adalah Praktik Industri dan Observasi. Hasil akhir  penelitian  ini  yaitu  berupa  rancangan  desain  user interface pada sistem informasi management arsip digital. Kata  Kunci:  Manajemen  Kearsipan,  Perancangan  Sistem Informasi, Desain Sprint

## I. PENDAHULUAN
Pada  perubahan  lingkungan  yang  terjadi  akibat  dari pengaruh  perkembangan  teknologi  informasi  membawa
dampak  dalam  segala  aspek  kehidupan.  Selain  dari perkembangan teknologi informasi, ada beberapa perubahan strategis yaitu adanya reformasi penyelenggaraan negara, hal ini juga berdampak terhadap perkembangan  teori  kearsipan. Dampak  teknologi informasi juga membuka lahan baru bagi pengelolaan arsip, dengan  begitu  yang  awalnya  pegawai/staf  dalam meciptakan arsip harus menggunakan mesin ketik sebagai alat penciptaan arsip, dan mungkin untuk merekap/mencatat  masih  manual  menggunakan  kertas, maka dengan hadirnya teknologi akan beralih menggunakan aplikasi word processing dengan menggunakan email dalam surat menyurat, dan merekap/mencatat dapat menggunakan sistem informasi.
Tentunya  Kegiatan  pengarsipan  ini  juga  merupakan sebuah peran penting untuk mendukung proses administrasi  atau  kegiatan  lain  yang  dibutuhkan  oleh sebuah  perusahaan,  sebenarnya  pengarsipan  ini  dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan peralatan canggih seperti komputer. Pengarsipan bertujuan agar data atau  informasi  yang  diperlukan  untuk  pelayanan  dapat ditemukan  dengan  cepat  dan  benar.  Namun  dengan perkembangan  zaman  saat  ini,  pengarsipan  yang  tadinya dilakukan  secara  manual,  dapat  dilakukan  menggunakan teknologi informasi. Pemanfaat teknologi informasi dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempercepat layanan akses dan untuk pelestarian arsip statis. Adapaun yang menelatar belakangi  penelitian  ini  yaitu  berdasarkan  observasi  pada kegiatan praktik industri di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Purwakarta pada bidang keuangan, selama saya melakukan pengarsipan data masih dilakukan secara manual di BPJS Ketenagakerjaan  khususnya  dibidang  keuangan  masih
dianggap  kurang  efisien,  dan  juga  memiliki  kekurangan lainnya, seperti dalam mencari data yang diperlukan pasti tentunya  akan  memakan  waktu,  dan belum  lagi ditambah kemungkinan  yang  terjadi  seperti  kehilangan  data  arsip yang penting, dan lain sebagainya.
Dengan  begitu  Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip dapat  menjadi  sarana  untuk  menyelesaikan  rencana  dan sekaligus sebagai alat pengawasan dengan membandingkan  hasil  perwujudan  rencana  yang  sudah ditetapkan.    Dari  permasalahan  tersebut  tujuan  penelitian ini  adalah  membuat  perancangan  Sistem  Informasi Manajemen Kearsipan.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Kata  “asrip”  berasal  dari  Bahasa  Belanda  yaitu archief yang  berarti  tempat  penyimpanan  secara  teratur bahan-bahan arsip tertulis, seperti salah satunya dokumen- dokumen. Dalam Bahasa Inggris, istilah arsip disebut juga file , sedangkan dalam Bahasa latin yakni filum yang artinya tali atau benang [1].
Menurut Atmosudidjo, istilah lain untuk arsip adalah record yang artinya setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian.
Selain  itu,  menurut  Lembaga  Administrasi  Negara (LAN),  arsip  merupakan  segala  bentuk  dan  sifat  yang berupa kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rakaman suara,  gambar  peta,  bagan,  atau  dokumen-dokumen lainnya, baik aslinya ataupun salinannya, serta dengan cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan,  keputusan,  prosedur,  pekerjaan,  atau kegiatan  pemerintahan  lainnya,  atau  karena  pentingnya informasi yang terkandung didalamnya [1].
Sedangkan menurut para ahli, salah satunya menurut Maulana,  yakni  arsip  adalah  tulisan  yang  dapat memberikan  keterangan  megenai  kejadian-kejadian  dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat  menyurat,  maupun  data-data  (bahan-bahan  yang dapat memberikan keterangan)  [1].
Dalam  Undang-Undang  RI  Nomor  43  Tahun  2009 Tentang Kerasipan menyebutkan fungsi arsip yaitu bersifat dinamis atau yang dapat digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu,  dan  bersifat  statis  atau  dapat  dihasilkan  oleh pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna  kesejahteraan, telah  habis  retensinya,  dan  berketerangan  dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung Arsip Nasional RI dan atau Lembaga Kearsipan. Selain  itu,  arsip  dapat  digolongkan  menjadi  beberapa macam  kategori,  salah  satunya  arsip  berdasarkan  nilai (kegunaannya)  seperti  nilai  guna  administrasi,  nilai  guna keuangan, nilai guna hukum, dan lain sebagainya  [2].
Manajemen  Kearsipan  memiliki  fungsi  untuk menjaga  keseimbangan  arsip  dalam  segi  penciptaan,  lalu lintas  dokumen,  pencatatan,  penerusan,  pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan [3].
Sedangkan Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang  mengelola  seluruh  data  atau  informasi    dari  suatu organisasi  [4].  Selama  bertahun-tahun,  peran  Sistem Informasi Manajemen sudah berkembang seiring berjalannya teknologi yang semakin canggih, dan bahkan Sistem  Informasi  Manajemen  ini  sudah  berkembang menjadi  sistem  yang  lebih  kompleks.  Sistem  Informasi Manajemen  dapat  menjadi  sarana  untuk  menyelesaikan rencana  dan  sekaligus  sebagai  alat  pengawasan  dengan membandingkan  hasil  perwujudan  rencana  yang  sudah ditetapkan. Kemudian data arsip yang terus bertambah pada pengelolaan arsip dengan cara manual seperti penyimpanan dalam  bentuk hardcopy dianggap  kurang  efisien,  belum lagi  dalam  mencari  data  yang  diperlukan  pasti  akan memakan  waktu,  dan  ditambah  kemungkinan  terjadinya kehilangan data arsip yang penting.
[5] Ada beberapa manfaat dari penggunaan arsip secara elektronik, diantaranya 1) Dapat meningkatkan pelayanan baik terhadap rekan kerja dalam internal maupun eksternal dan  penanganan  arsip  baik  arsip  dinamis  maupun  arsip statis dengan cepat tanpa perlu meninggalkan meja kerja 2) Dapat  mendirtribusikan  arsip  dengan  cepat  serta  dapat digunakan  oleh  khalayak  banyak  dalam  waktu  yang bersamaan  3)  Dapat  menjamin  keakuratan  data  serta
memudahkan  dalam  menyimpan  arsip  yang  disimpan secara  terpusat  untuk  menghindari  terjadinya  duplikasi informasi 4) Dapat menghemat kertas, tempat
penyimpanan, serta sarana prasarana 5) Dapat memudahkan  pengindeksan  dan  memodifikasi  indeks sesuai  prosedur  yang  telah  ditetapkan  perusahaan,  serta dapat menghemat waktu, tenaga, dan beban biaya.
[6]Kelemahan dari penggunaan arsip secara elektronik, yakni  1)  Adanya  peluang  dalam  memanipulasi file
(menciptakan, menyimpan, memodifikasi, maupun menghapus) dalam segala cara 2) Adanya kesulitan untuk berbagi  file  karena  format  file  maupun  ketersediaan jaringan  ataupun  mengakses  untuk  berbagi  file  dengan yang lain 3) Adanya kemungkinan rusaknya fie setiap saat tanpa  adanya  indikasi  terlebih  dahulu,  misalnya  seperti server terserang  oleh  virus  atau  terhapusnya  data  secara permanen karena ketidaksengajaan.

## III. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Metode  dalam  penelitian  ini  dimulai  dengan  melakukan analisis masalah dengan cara Praktik Industri dan observasi, kemudian dilanjutkan dengan studi literatur untuk mencari referensi  dalam  penelitian  sebagai  landasan.  Dan  untuk pelaksanaannya dilakukan dengan metode design sprint.

## Gambar 1. Metodologi Penelitian
Studi  literatur merupakan  penyelesaian  sebuah persoalan dengan menelusuri sumber-sumber tulisan yang pernah  dibuat  sebelumnya,  dan  sumber-sumber  ini  dapat dijadikan  sebagai  bahan studi  literatur yang  disusun menurut  kaidah  penulisan  ilmian.  Dalam  metode Studi
literatur ada  beberapa  metode,  salah  satu  yang  akan digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu  menungmpulkan ( synthesize ) suatu literatur [7]. 9
Metode penelitian dengan design sprint . Design sprint ini merupakan salah satu metode untuk membangun konsep produk, prototype ,  dan  pengujian  ide  dalam  waktu  yang cepat  dan  intens,  dengan  lima  tahapan  yaitu mapping, sketch, decide, prototyping, dan validate [8]. 10

## Gambar 2. Tahapan Desain Sprint
Adapun uraian dalam tahapan design sprint , sebagai berikut:
• Tahapan Mapping ,  yaitu  memahami  semua masalah  yang  ada  pada  produk,  komponen  yang perlu diperhatikan seperti tujuan, kebutuhan,  dan lain sebagainya, hingga batas atau kapasitas yang dapat dijangkau. Pada tahapan ini bertujuan untuk mancari  tahu  kemampuan  yang  tersedia  yang sejalan dengan produk.
• Tahapan Sketch, setelah  memahami  semua masalah  yang  ada  pada  produk,  maka  tahapan selanjutnya adalah mengumpulkan dan mengemukakan  ide  sebanyak  mungkin  dalam limitasi  waktu  tertentu,  serta  rancangan  yang masih  dalam  bentuk  rancangan  kasar  dengan tujuan  agar  lebih  mudah  untuk  dipahami,  dan untuk  mengeksplorasi  berbagai  kemungkinan solusi yang berhasil terpikirkan.
• Tahapan Decide , kemudian jika sudah memahami masalah  yang  ada  pada  produk  dan  juga merancang  desain  kasar  serta  solusi  yang terpikirkan,  tahapan  selanjutnya  yaitu  tahapan decide adalah  tahapan  untuk  menentukan  solusi yang ditawarkan untuk sistem informasi manajemen arsip.
• Tahapan Prototyping ,  setelah  tahapan  demi tahapan terselesaikan, maka selanjutnnya membuat  proses  desain  mulai  dari  penyusunan wireframe dari  solusi  produk  yang  sudah
ditentukan. Output
tahapan ini dapat menggunakan  figma,  tujuan  dari  tahapan prototype adalah  untuk  memudahkan  pengguna dalam  memahami  solusi  dan  desain  yang ditawarkan  untuk  permasalahan  tersebut  agar lebih efisien dan efektif.
• Tahapan Validate , tahapan  terakhir  yaitu pengujian  ide  dan  prototype  yang  telah  dibuat untuk  memverifikasi  apakah  solusi  yang  sudah ditawarkan  melalui  prototype  dapat  menjawab permasalahan yang dapat memudahkan pengguna.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## MAPPING
Pada  tahapan  ini  Untuk  menentukan  tujuan,  yaitu berdiskusi  dengan  tim,  seperti  sebagaimana  untuk menentukan  tujuan  jangka  panjang  atau goals yang diinginkan. Pada tahapan ini, dapat berupa diskusi ringan. Berikut adalah penentuan jangka panjangnya:
Table 1. Penentuan Jangka Panjang No Pertanyaan Jawaban 1 Apa yang ingin diselesaikan pada metode design sprint ini? Perancangan user interface Sistem Informasi HI- BPARSIP 2 Pencapain yang dilakukan untuk mencapai tujuan akhir, yaitu dengan cara seperti apa untuk dapat merealisasikannya? Dengan cara memetakan permasalahan dan juga solusi kedalam sebuah ide 3 Bagaimana prosuder/alur dari SI ini? Dengan cara membuat alur penggunaannya
Selain  itu  terdapat output pada  tahap  proses  memetakan solusi dari permasalahan yaitu dengan alur, dimana admin dan pegawai memiliki prosedur atau alur yang sama tetapi yang membedakannya adalah kegunanaanya, seperti admin bisa  memfilter,  menginput,  melihat,  mengupdate,  dan menghapus  data,  tetapi  pegawai  hanya  bisa  memfilter, menginput dan melihat data saja, berikut alurnya:

## Gambar 3. Alur penggunaan SI HI-BPASRIP

## SKETCH
Tujuan  dari  tahapan  ini  adalah  untuk  menciptakan satu  gagasan  yang  sempurna  untuk  solusi  yang  dianggap sebagai yang terbaik. Dengan mencari inspirasi desain yang sesuai untuk dirancang pada solusi tersebut. Pada gambar 4 merupakan  beberapa  inspirasi  desain  yang  memiliki kriteria desain layout yang modern, fresh .
Gambar 4. Inspirasi desain
Berikut  merupakan  desain  kasar  yang  dilakukan  peneliti untuk  sistem  informasi management  arsip :  (1)  Halaman Awal yang berisi logo, judul ( title ), button, dan text yang nantinya berisi deskripsi singkat (2) Halaman Log In dan Register yang berisi logo, judul ( title ), text filed , dan button
(3) Halaman Utama yang berisi profil, button, dan deskripsi (4) Halaman Profil berisi foto, judul ( title ), text, dan button
(5) Halaman Create Data berisi judul ( title ), text filed , dan button (6) halaman Read Data Admin dan Pegawai berisi judul ( title ), menu filter ( search ), table, dan button. Adapun gambar desain kasar, sebagai berikut:
Gambar 5. Desain Kasar

## DECIDE
Berdasarkan  dengan  permasalahan  yang  telah ditetapkan  pada  tahapan  sebelumnya,  adapun  beberapa focus yang ditawarkan adalah:
a. Section untuk jasa
b. Copywriting
c. Pemilihan color pallete
Setelah  menentukan  dan  memutuskan  hasil  terbaik dari tahapan sketch yang dinilai sesuai dengan kebutuhan dan menjawab permasalah produk. Output pada tahapan ini dapat  berupa  solusi  yang  ditawarkan  menggunakan diagram prioritization  matrix, yaitu digunakan  untuk mengukur  prioritas  solusi  yang  perlu  dikerjakan  terlebih dahulu dan disesuaikan dengan perencanaan waktu secara objektif. Bagian High Impact-Low Effort memiliki dampak yang besar namun memiliki usaha kecil yang dikeluarkan, seperti solusinya pemilihan color pallete . Dan bagian High Impact-High  Effort memiliki  dampak  yang  besar  dengan usaha yang cukup besar juga, seperti solusinya section dan copywriting. Berikut prioritization  matrix terlihat  pada gambar 6.
Gambar 6. Prioritization matrix

## PROTOTYPING
Selanjutnya  dalam  tahapan  ini  untuk  menyusun wireframe yakni menggunakan tools figma . Wireframe ini merupakan  kerangka  desain  sebelum  nantinya  akan dideatilkan  dengan  elemen user  interface yang  sesuai tentunya.  Berikut  adalah  8  halaman wireframe dari  SI manajemen arsip yang bernama “HI-BPJSARSIP”.
Gambar 7. Wireframe
Setelah membuat wireframe , maka tahapan berikutnya adalah pembuatan hi-fi design yang merupakan tahapan final dari bentuk kerangka wireframe yang sudah dilengkapi  dengan  warna,  ukuran,  jarak,  dan copywriting yang  detail.  Perancangan hi-fi  design ini  menggunakan tools  figma .  Berikut  adalah  tampilan  dari hi-fi  design , seperti pada gambar 8.
Gambar 8. Hi-fi design

## VALIDATE
Tahapan terakhir ini yaitu pengujian ide dan prototype yang telah dibuat untuk memverifikasi apakah solusi yang sudah  ditawarkan  melalui prototype dapat  menjawab permasalahan yang dapat memudahkan pengguna. Setelah melakukan  percobaan  melalui prototype ,  ternyata  masih memiliki  kekurangan,  yakni  pada  penulisan  judul  untuk halaman log in dan register pada prototype masih ada salah ketik  ( typo ),  desain  tampilan prototype masih  terlihat menumpuk untuk atribut-atributnya, penggunaannya masih untuk  general/umum,  masih  terdapat  button  yang  belum dapat digunakan. Namun selebihnya sudah sesuai dengan solusi.

## V. KESIMPULAN
Dari  penelitian  yang  telah  dilakukan  maka  dapat diambil kesimpulan, bahwa dari pengelolaan arsip dengan cara manual seperti penyimpanan dalam bentuk hardcopy dianggap  kurang  efisien,  belum  lagi  dalam  mencari  data yang diperlukan pasti akan memakan waktu, dan ditambah kemungkinan  terjadinya  kehilangan  data  arsip  yang penting,  maka  solusi  yang  ditawarkan  yaitu  perancangan user  interface untuk  sistem  informasi  manajemen  arsip dengan  menggunakan  metode design  sprint .  Adapun temuan  yang  didapat  dalam  penelitian  ini  yaitu  bahwa prototype yang  diperlukan  untuk  manajemen  arsip  ini haruslah  menggunakan  desain  yang  lebih  menarik  agar pengguna  tidak  mudah  bosan  dengan  tampilan  aplikasi tersebut,  fitur-fitur  yang  memadai  akan  lebih  dapat membantu pengguna dalam melakukan pekerjaannya.
Adapun  saran  yang  dapat  di  lakukan  untuk mengembangkan  penelitian  ini  lebih  lanjut,  yakni perancangan user  interface aplikasi  manajemen  arsip setidaknya  dilakukan  secara  rutin  dengan  adanya perubahan kebutuhan yang dibutuhkan. Serta penggunaan metode design  sprint untuk user  interface dapat dikembangkan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S.  M.  Sattar,  Manajemen  Kearsipan,  Yogyakarta: Deepublish, 2019.
[2]  Tuginem,  S.Pd.,  M.Pd.  and  Dra.  Ratna  Trisiyani, Kearsipan  Bidang  Keahlian:  Bisnis  Dan  Manajemen (C2)  Program  Keahlian  :  Manajemen  Perkantoran, Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia, 2020.
[3]  Z. Amsyah, Manajemen kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
[4]  Mohamad Ridwan, Yuni Widiastiwi and Ati Zaidiah, Sistem  Informasi  Manajemen,  Bandung:  Grup  CV. Widina Media Utama, 2021.
[5]  A.  Sovia  Rosalin,  Manajemen  Arsip  DInamis, Malang: UB Press, 2017.
[6]  S. M. Mulyadi, Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi, Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2016.
[7]  Arief  Nuryana,  Pawito  and  Prahastiwi  Utari, "PENGANTAR  METODE  PENELITIAN  KEPADA SUATU  PENGERTIAN  YANG  MENDALAM MENGENAI KONSEP FENOMENOLOGI," ENSAINS, vol. II, p. 3, 2019.
[8]  P. A. N. Wisan, "ANALISIS DAN PERANCANGAN DESAIN  ANTARMUKA  PADA  WEBSITE  PT. RISNA DARBELINK DENGAN MENGGUNAKAN METODE DESIGN SPRINT," Repositori Universitas Dinamika, pp. 29-32, 2022.