## Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran Dan Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Mandiri Di Universitas XYZ

## Ardie Halim Wijaya
Program Studi Teknik Informatika STMIK Buddhi Jl. Imam Bonjol No. 41 Karawaci Ilir, Tangerang 15115 ardie.h@gmail.com
Abstract— The presence of the University XYZ are the ideals that  have  long  been  rooted  within  Bangka  Belitung  Islands people. Dreams that have been mapped long ago before the birth of Bangka Belitung  province  and  further  raised  in  line  with  the establishment  of  the  province  of  Bangka  Belitung.  With  the status  of  the  State  university  of  new  admissions  screening  new students through  the  SNMPTN,  SBMPTN  path  for  independent pathways XYZ University  still  use  manual  system  of  registering students,  the  division  of  the  exam  room,  recap  report  student enrollment and registration of new students. One effort that can be done is to increase and improve the information system of new admissions  independent  pathways  that  are  still  manual  with computerized systems and integrated so as to provide timely and accurate information as a basis for decision making.
Kata  Kunci--  Sistem  Informasi,  Sistem  Informasi  Pendaftran  dan Registrasi Mahasiswa Baru.

## I. P ENDAHULUAN
Infromasi  merupakan  suatu  hal  yang  sangat  berharga  dan diperhitungkan di dalam  kehidupan ini. Suatu informasi  yang baik  akan  mempunyai  nilai  yang  tinggi  jika  informasi  itu memang diharapkan  oleh kelompok  atau  seseorang. Di dalam Era  Globalisasi  saat  ini  perkembangan  teknologi  informasi yang  cepat  dan  juga  memberikan  kemudahan-kemudahan dalam  berbagai  aspek  kehidupan.  Perkembangan  teknologi informasi  dari  tahun  ke  tahun  yang  semakin  cepat  menjadi tantangan berat bagi pengguna teknologi informasi itu sendiri, dan  mendorong  setiap  sektor  organisasi  baik  formal  maupun informal  atau  lembaga  lembaga  lainnya  untuk  dapat memanfaatkannya  sebagai  penunjang  kegiatan  kerja  sehingga dapat  menghasilkan  informasi  yang  cepat,  tepat  dan  akurat. Untuk  mewujudkan  hal  tersebut,  maka  dibutuhkan  sumber daya  pendukung  lainnya  seperti  perangkat  lunak  yang  dapat diandalkan  kemampuannya  serta  sumber  daya  manusia  yang harus  menguasai  kemampuan  teknologi  informasi  itu  sendiri Umumnya  kejadian  yang  sering  terjadi  pada  Universitas ataupun  Akademi  adalah  keterbatasan  pengolahan  data  yang dimulai  dari  pengolahan  data  untuk  proses  pendaftaran,  dan
jadwal ujian seleksi calon mahasiswa. Hal ini merupakan salah satu  proses  yang  merupakan  interaksi  antara  bagian  internal Universitas ataupun akademi yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun dengan  proses  dan  prosedur-prosedur  tertentu.  Diharapkan dengan  adanya  suatu  sistem  pengolahan  data  antara  calon mahasiswa  dan  pengolahan  yang  merupakan  bagian  dari sistem registrasi yang menerima inputan dari calon mahasiswa dan  mengolahnya  untuk  melakukan  kegiatan  transaksi kegiatan  administrasi  antara  mahasiswa  dan  universitas tersebut.  Kesulitan  yang  sering  terjadi  pada  bagian  internal Universitas  adalah  banyaknya  pengolahan  data  yang memerlukan  pengolahan  dalam  waktu  yang relative singkat. Adanya  kondisi  dimana  kebutuhan  untuk  pengolahan  data yang  lebih  interaktif  dimana  pada  saat  ini  begitu  jauhnya penerapan  teknologi  sistem  informasi  yang  sangat  membantu dalam  penyebaran  informasi  secara  global.  Dimana  untuk sebuah  Universitas  Negeri  seperti  Universitas  Bangka Belitung  terdapat  tiga  jalur  untuk  masuk  dalam  sebuah Universitas Negeri  yaitu jalur SNMPTN, jalur SBMPTN, dan jalur  mandiri  UBB,  dimana  untuk  jalur  SNMPTN  dan SBMPTN  telah tersedian sistem informasi  yang  berbasis  web secara  online  yang  telah  disiapkan  oleh  panitia  pusat,  untuk melakukan  pendaftarannya  bagi  calon  mahasiswa  yang  ingin masuk  ke  Perguruan  Tinggi  negeri.  Sedangkan  untuk  jalur mandiri  Universitas  Bangka  Belitung  masih  mengunakan sistem  manual  dalam  melakukan  pendaftaran  mahasiswanya.. Sistem  Informasi  Pendaftaran  Mahasiswa  Baru  jalur  mandiri Secara Komputerisasi ini sangat dibutuhkan untuk mempermudah  dan  mempercepat  dalam  hal  pendaftaran  bagi calon  mahasiswa  dan  untuk  pengolahan  data  yang  ditangani oleh pihak Universitas.

## II. L ANDASAN T EORI

## A. Sistem
Sistem  dapat  didefinisikan  sebagai  kumpulan  dari  komponen yang  saling  berhubungan  satu  dengan  yang  lainnya membentuk satu[3].

## B. Informasi
Informasi  adalah  hasil  pemrosesan  data  yang  diperoleh  dari setiap  elemen  sistem  tersebut  menjadi  bentuk  yang  mudah dipahami  dan  merupakan  pengetahuan  yang  relevan  yang dibutuhkan  oleh  orang  untuk  menambah  pemahamannya terhadap fakta- fakta yang ada [2].

## C. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan  sumber  daya  (manusia,  komputer)  untuk mengubah  masukan  (input)  menjadi  keluaran  (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan[2]
D. Object Oriented Analysis
Object  oriented  analysis adalah  metode  analisis  yang memeriksa  requirements  (syarat  atau  keperluan  yang  harus dipenuhi suatu sistem) [3]

## E. Sequence Diagram
Sequence diagram  adalah  suatu  diagram  UML  yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan  interaksi  berupa  pengiriman  pesan(message) antar obyek dalam urutan waktu [1]

## F. Object Oriented Design
Object  oriented  design adalah  metode  untuk  mengarahkan arsitektur  software  yang  didasarkan  pada  manipulasi  obyek- obyek sistem atau subsistem[3].

## III. M ETODE P ENELITIAN
Dalam        rangka        penulisan        ini        penulis  menggunakan pengumpulan      bahan      yang diperlukan untuk menganalisa dari sistem yang sedang  berjalan. Adapun metode pendekatan yang digunakan adalah sebagai berikut :
A. Pengumpulan Data
Adapun    cara-cara    yang    digunakan    penulis untuk mengumpulkan data yang diperlukan adalah :
1) Metode Pengamatan (Observasi) Melalui      metode      lapangan      dengan      melihat langsung  terhadap  proses  pelayanan  yang  ada  di Fakultas Ekonomi

## 2) Metode Wawancara
Melakukan    wawancara    kepada    pihak    yang berkaitan dengan alur permasalahan, wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan bahan    penulisan    yang    mungkin    lepas    dari pengamatan.

## 3) Metode Kepustakaan
Selain        observasi        dan        wawancara        dalam pengumpulan  data,  penulis  juga  mancari  data dan      informasi      dari      perpustakaan      dengan mempelajari  buku-buku  atau  diktat-diktat  yang berkaitan    dengan    penyusunan    laporan    tugas akhir ini.

## B. Analisa dan Perancangan Sistem
Salah satu pendekatan pengembangan sistem adalah    pendekatan    analisa    object    oriented.
Pendekatan object oriented dilengkapi dengan alat-alat    teknik    pengembangan    yang    hasil akhirnya    akan    didapat    sistem    yang    object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :
1) Menganalisa   sistem   yang   ada , Yaitu  mempelajari    dan    mengetahui    apa    yang dikerjakan sistem yang ada.
2) Menspesifikasikan  sistem,
Yaitu  menspesifikasi  masukan  yang  digunakan, database  yang  digunakan,  proses  yang dilakukan dan keluaran yang diasilkan.
Adapun   tahapan-tahapan   pada   analisa   sistem antara lain :
1) Activity Diagram
Digunakan  untuk  memodelkan  alur  kerja  sebuah proses  bisnis  dan  urutan  aktifitas  dalam  suatu proses.

## 2) Use Case Diagram
Digunakan      untuk      menjelaskan      manfaat sistem    jika    dibuat    menurut    pandangan orang    yang    berada    di    luar    sistem    atau actor.

## 3) Use Case Description
Digunakan  untuk  mendeskripsikan  secara  rinci mengenai Use Case Diagram.
Perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat- alat        yang        digunakan        pada        tahap  perancangan sistem adalah sebagai berikut :
1) ERD Menggambarkan dan menjelaskan tentang hubungan antara penyimpanan data (data store)  yang  ada  di  dalam  diagram  aliran data.
2) LRS
LRS    terdiri    dari    link-link    diantara    tipe  record.
Link  ini  menunjukkan  arah  dari  satu  tiper  record lainnya.

## 3) Spesifikasi Basis Data
Digunakan    untuk    menjelaskan    tipe    data yang  ada  pada model  konseptual  secara detail.
4) Sequence Diagram
Merupakan    visual    coding    (perancangan form/layar).  Interaksi  objek  yang  tersusun  dalam urutan  waktu/kejadian.  Diagram  ini  secara    khusus berasosiasi  dengan  Use Case Diagram.

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Entity Relationship Diagram
Gambar 1. Entity Relationship Diagram

## B. Transformasi ERD ke LRS

## Gambar 2. Transformasi ERD ke LRS
C. Logical Record Structure
Gambar 3. Logical Record Structure

## D. Struktur Hierarki Tampilan
Gambar 4. Struktur Hierarki Tampilan

## V. P ENUTUP

## A. Kesimpulan
Pada  uraian  bab  demi  bab  sebelumnya  maka  dapat  di simpulkan beberapa hal sebagai berikut:
 Dengan  adanya  Sistem  Informasi  pendaftaran  dan registrasi mahasiswa baru jalur mandiri ini maka sangat membantu  dalam  melakukan  pelayanan  pendaftaran dan registrasi mahasiswa baru pada Universitas Bangka Belitung.
 Dengan  disajikannya  berbagai  bentuk  laporan  yang sesuai  dengan  kebutuhan,  maka  akan  di  dapatkan informasi yang dibutuhkan oleh Pimpinan.
 Penyusunan  dan  penyajian  laporan  dapat  dilakukan dengan lebih cepat, lebih teliti dan lebih rapi.
 Penyimpanan  berkas  -  berkas  yang  menyita  banyak tempat  pada  sistem  berjalan  telah  dapat  dikurangi dengan adanya
sistem
informasi yang berkomputerisasi.
 Proses  pengumpulan  data  dan  penghasilan  informasi pada  sistem  berjalan  telah  diperbaiki  dengan  sistem komputerisasi yang dapat menyajikan informasi dengan lebih cepat dan terintegrasi.
 Dari  segi  kecepatan  proses,  ketepatan  proses, pengontrolan, pengarsipan maupun dari segi penghematan  waktu  dan  tenaga  pada  sistem  yang terkomputerisasi  jauh  lebih  unggul  darisistem  yang berjalan.

## B. Saran
Sehubungan  dengan  hal  –  hal  tersebut  diatas  dan  untuk meningkatkan  keberhasilan  sistem  informasi  pendaftaran  dan registrasi  mahasiswa  baru  jalur  mandiri,  maka  berikut  ini adalah  saran  –  saran  agar  sistem  dapat  berjalan  lebih  efektif yaitu :
 Kerjasama  antar  bagian  sangat  dibutuhkan  dalam menentukan  tercapainya  sistem  informasi  pendaftaran dan registrasi mahasiswa baru jalur mandiri Universitas Bangka Belitung.
 Didalam  Staff  AAK  Universitas  Bangka  Belitung sebaiknya mampu mengoperasikan komputer, sehingga pelaksanan sistem yang telah terkomputerisasi ini akan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
 Staff  AAK  selaku  pengguna  sistem  informasi pendaftaran  dan  registrasi  mahasiswa  baru  sebaiknya diberikan  pelatihan  terlebih  dahulu  agar  tidak  terjadi kesalahan dalam penggunaan sistem ini.
 Pemeliharan  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak, sebaiknya  dilakukan  secara  teratur  guna  menghindari kerusakan yang berakibat fatal.
 Data  yang  kurang  lengkap  pada  Universitas  Bangka Belitung  sebaiknya  ditambah  dan  diarsipkan  supaya bisa di gunakan untuk masa yang akan datang.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Munawar, Pemodelan  Visual  dengan  UML ,  Yogyakarta:  Graha  Ilmu, 2005.
[2] O’brien,  James  A, Pengantar  Sistem  Informasi ,  Jakarta:Salemba Empat,2006.
[3] Sutopo,  Hadi,  Ariesto, Analisis  dan  Desain  Berorientasi  Objek , Yogyakarta:J & J Learning,2002.
[4] Purnama  Rangsang.  2003.  Tuntunan  Pemrograman  Java  Jilid  2.  Tim Prestasi Pustaka: Surabaya.