## Journal of Technology and Informatics (JoTI)

## Aplikasi Manajemen Aset Berbasis Web Pada SMA Hang Tuah 4 Surabaya
Rahmat Julianto Putra 1 , Endra Rahmawati 2 , Nunuk Wahyunigtyas 3
1,2) Program Studi S1 Sistem Informasi, Universitas Dinamika
3) Program Studi D3 Sistem Informasi, Universitas Dinamika Email : 1) 18410100267@dinamika.ac.id 1 , rahmawati@dinamika.ac.id 2 , nunuk@dinamika.ac.id 3
Abstrak: Inventaris  aset  tetap  yang  ada  di  SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya  dikelola  oleh  Bagian Wakasapras  (Wakil  Kepala  Sekola  Sarana  dan  Prasarana).  Pendataan  aset  yang  dilakukan  oleh Wakasapras terdiri dari penerimaan aset, perbaikan aset, perawatan asset dan  penghapusan  asset. Semua proses terseut saat ini  masih dilakukan secara manual yaitu dengan dicatat di dalam buku dan di Microsoft Excel untuk kemudian disimpan ke dalam flashdisk. Proses pencataan seperti itu membutuhkan waktu untuk melakukan pencarian asset dan kesulitan mengetahui data asset apa saja yang perlu dilakukan perawatan/perbaikan asset. Hal ini mengakibatkan jumlah kisaran biaya yang harus dianggarkan oleh pihak sekolah untuk keperluan pengelolaan asset sulit untuk diketahui. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem Aplikasi Manajemen Aset Berbasis Web yang dapat mengatasi proses pengelolaan asset dan menghasilkan laporan hasil pengelolaan asset secara periodik setiap bulan. Hasil pengujian aplikasi tersebut 92.8% dapat berjalan dengan baik secara uji coba fungsional menggunakan Blak Box Testing.
Kata Kunci: Aplikasi, Manajemen Aset, Aset Tetap.
Abstract:   The  inventory  of  fixed  assets  in  SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya  is  managed  by  the Wakasapras Section (Vice Head of School of Facilities and Infrastructure). Asset data collection carried  out  by  Wakasapras  consists  of  asset  receipts,  asset  repairs,  asset  maintenance and asset write-offs. All of these processes are still done manually, namely by being recorded in books and in Microsoft Excel and then saved to a flash disk. Such a recording process requires time to search for assets and it is difficult to find out what asset data need asset maintenance/repair. This causes the amount of the range of costs that must be budgeted by the school for asset management purposes is difficult to know. Therefore, we need a Web-Based Asset Management Application system that can overcome  the  asset  management  process  and  generate  asset  management  reports  on  a  monthly basis. The results of testing the application 92.8% can run well in a functional trial using Black Box Testing.
Keywords : Applications, Asset Management, Fixed Assets.

## PENDAHULUAN
SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya  merupakan salah  satu  sekolah  menengah  yang  berada  di  Jl. Bogowonto  No.  18  Kota  Surabaya,  Jawa  timur. Sekolah  ini  menyediakan  berbagai  fasilitas penunjang  pendidikan  bagi  anak  didiknya. Terdapat guru-guru dengan kualitas terbaik yang kompeten  dibidangnya,  kegiatan  penunjang pembelajaran  seperti  ekstrakurikuler  (ekskul), organisasi siswa, komunitas belajar, tim olahraga, dan  perpustakaan  sehingga  siswa  dapat  belajar
secara maksimal. Proses belajar dibuat senyaman mungkin bagi murid dan siswa.
Aset tetap yang ada di SMA Hang Tuah 4 Surabaya  ini  dikelola  oleh  Bagian  Wakasapras (Sarana  dan  Prasarana).  Proses  Manajemen  aset mencakup  proses  perencanaan,  perancangan, pengorganisasian,  penggunaan,  pemeliharaan sampai penghapusan serta di dalamnya pengawasan  aset.  Proses  ini  dilakukan  secara sistematis  dan  terstruktur  selama  siklus  hidup aset.  Manajemen  aset  berupaya  melakukan pengoptimalisasian  penggunaan  aset  dalam
rangka  memberi  manfaat  dalam  pemberian layanan dan pengembalian keuangan. Manajemen aset  yang  baik  dan  meminimalkan  biaya, memaksimallkan ketersediaan aset, dan memaksimalkan utilisasi asset [1]. Pendataan aset yang dilakukan pada SMA Hang Tuah 4 Surabaya adalah  pencatatan  kode  aset,  pencatatan  kode asal, pengelolaan aset, perbaikan aset, perawatan aset, penghapusan asset.
Penomoran  Aset  menggunakan  nomor identifikasi barang secara unik yang dapat dimuat pada  daftar  persediaan  barang.  Beberapa lembaga/organisasional menyebutnya part number, nomor model, kode produk, kode barang, dan  kode  item  [2].  Penomoran  barang  sangat penting  dalam  pembuatan  sistem  inventory barang. Apabila sistem tidak mampu mengidentifikasi barang secara unik, maka tidak akan  dapat  memperhitungkan  aktivitas  dan keberadaan  dalam  inventory  secara  efektif. Penomoran  barang  juga  berfungsi  sebagai singkatan untuk deskripsi barang. Menggunakan penomoran barang yang jauh lebih pendek justru akan  mempercepat  proses  entri  data  dan pengelolaan inventory.
Untuk  pengelolaan  aset  saat  ini  di  SMA Hang Tuah 4 Surabaya masih manual atau ditulis di  dalam  buku  dan  sebagian  juga  data  aset  ada yang  dicatat  di  microsoft  excel  dan  disimpan  di flashdisk  apabila  ada  aset  baru  yang  datang kemudian  bagian  wakasapras  akan  melakukan pendataan pengelolaan aset. Tetapi apabila masih dengan cara tulis di buku atau diketik di microsoft excel  justru  menimbulkan  kekeliruan  pada  saat melakukan pencatatan pengelolaan aset, terkadang  ada  dua  data  yang  sama  pada  saat melakukan  pendataan  atau  kadang  tidak  sesuai dengan aslinya, sehingga terdapat data yang sama dengan  keterangan  aset  yang  berbeda.  Untuk proses  perbaikan  aset,  petugas  sekolah  akan melakukan  pendataan  aset  yang  akan  diperbaiki dalam  bentuk  kertas  yang  kemudian  akan diberikan  kepada  bagian  wakasapras  sebagai tanda bukti bahwa ada aset yang rusak dan harus segera diperbaiki.
Kemudian  untuk  proses  perawatan  aset, proses  yang  terjadi  saat  ini  ialah  belum  adanya perawatan  aset,  untuk  perawatan  asetnya  hanya dilakukan  pada  saat  ada  aset  yang  mengalami kerusakan  saja.  Belum  adanya  perawatan  aset menyebabkan aset yang ada di SMA Hang Tuah 4 Surabaya menjadi cepat rusak dan mengeluarkan  biaya  terus  menerus.  Perawatan
aset yang sudah dilakukan inipun masih ada yang tidak  dicatat,  sehingga  bagian  wakasapras  dan petugas  tidak  tahu  aset  mana  saja  yang  sering mengalami  kerusakan  dan  biaya  berapa  yang dikeluarkan, sedangkan untuk
proses penghapusan  aset  yang  dilakukan  oleh  bagian wakasapras dan petugas ini melakukan memusnahkan aset yang sudah tidak layak pakai lagi  atau  sudah  tidak  berfungsi  lagi  untuk kebutuhan  di  SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya. Namun  terdapat  masalah  yang  terjadi  saat penghapusan  aset  yang  dilakukan  oleh  bagian wakasapras dan petugas. Aset yang sudah dihapus juga  masih  ada  yang  tidak  dicatat,  sehingga bagian wakasapras dan petugas tidak tahu berapa jumlah aset yang sudah dihapus dan aset apa saja yang sudah dihapus.
Beberapa  penelitian  sejenis  mengenai pengelolaan  manajemen  asset  juga  menekankan pada  proses  labelling/penomoran  asset  dan menjaga  kualitas  asset  agar  sesuai  dengan  nilai asetnya  [3][4].  Manajemen  Aset  juga  sering dilakukan untuk data inventaris sekolah [5][6][4][7][8].
Jika barang yang sudah rusak atau tidak layak  dipakai  lagi  nantinnya  akan  disimpan  di dalam  gudang.  Barang-barang  rusak  yang  sudah disimpan di dalam gudang tersebut nantinya akan dicek  kembali,  apakah  masih  bisa  digunakan kembali  atau  tidak.  Jika  barang  tersebut  sudah tidak  layak  dipakai  lagi,  maka  barang  tersebut akan  dibuang  (pengecekkan  untuk  barang  yang masih  bisa  digunakan  dan  barang  yang  sudah tidak  bisa  digunakan).  Berikut  ini  adalah  tabel data  aset  tetap  yang  ada  di  SMA  Hang  Tuah  4 Surabaya.
Tabel 1 Data Aset Tetap SMA Hang Tuah 4
Surabaya . Nama Aset Jumlah Bangku siswa 110 Unit Meja lab 40 Unit Kursi lab 85 Unit AC 16 Unit Kursi ruang meeting 12 Unit Meja kantor 3 Unit Komputer lab bahasa 38 Unit Komputer bantuan 14 Unit
Sumber : Data Aset SMA Hang Tuah Surabaya
Berdasarkan  permasalahan  di  atas,  maka dibuatlah  sebuah  aplikasi  manajemen  aset
berbasis  website  pada  SMA  Hang  Tuah  4 Surabaya  untuk  membantu  dan  memudahkan bagian  wakasapras  dan  petugas  sekolah  dalam melakukan  pendataan  aset  yang  terdiri  dari pencatatan kode aset, pengelolaan aset, perbaikan aset, perawatan aset, penghapusan aset. Uji coba akhir aplikasi dilakukan menggunakan Black Box Testing [9].

## METODE
Tahapan  penelitian  pada  Aplikasi  Pengelolaan Manajemen  Aset  ini  menggunakan  konsep Pengembangan  Perangkat  Lunak  SDLC  – Waterfall  Tahapan awal adalah Communication, Planning, Modelling, Construct, dan Deployment [10].

## Wawancara
Wawancara  dilakukan  kepada  bagian Wakasapras dengan mengajukan beberapa pertanyaan  untuk  mengetahui  apa  saja  kendala yang dihadapi dalam mengelola aset SMA Hang Tuah  4  Surabaya.  Setelah  selesai  melakukan wawancara  kepada  bagian  wakasapras  (Sarana dan  prasarana)  di  SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya, kemudian  peneliti  mengumpulkan  data  yang dibutuhkan untuk pembuatan aplikasi manajemen aset yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.

## Observasi
Observasi dilakukan di SMA Hang Tuah 4 Surabaya, yang beralamat di Jalan Bogowonto No.  8  Kota  Surabaya,  Jawa  timur  dimulai  pada tanggal  25  Maret  2021  sampai  dengan  25  Juni 2021 untuk mendapatkan beberapa hal seperti :
a. Gambaran  umum  Data  Aset  di  SMA Hang Tuah 4 Surabaya.
b. Mempelajari Proses Pengelolaan Manajemen Aset Tetap milik sekolah.
c. Mempelajari  proses  penyajian  laporan pengelolaan asset yang dilakukan secara periodik.

## Identifikasi Masalah
Berdasarkan
hasil observasi dan wawancara yang dilakukan pada Bagian Wakasapras SMA Hang Tuah 4 Surabaya, terdapat masalah  mengenai  pencatatan  asset  yang  tidak terstruktur  sehingga  mengakibatkan  data  antara jumlah asset di lapangan dan di buku catatan tidak
sama, kesulitan melakukan penjadwalan perawatan/perbaikan asset, serta proses mendapatkan laporan pengelolaan asset yang lama saat dibutuhkan oleh Kepala Sekolah.

## Identifikasi Data
Data-data yang diperlukan untuk aplikasi manajement  asset  tetap  pada  SMA  Hang  Tuah  4 Surabaya adalah sebagai berikut:
a. Data master user
b. Data master jenis aset
c. Data master asal aset
d. Data master lokasi asal
e. Data master aset
f. Data transaksi pengelolaan aset
g. Data transaksi perbaikan aset
h. Data transaksi perawatan aset
i. Data transaksi penghapusan aset

## Identifikasi Fungsi
Fungsional  aplikasi  yang  diperlukan sebagai berikut:
a. Pengelolaan  data  asset,  jenis  asset,  asal asset, serta lokasi penyimpanan asset.
b. Pencarian data aset.
c. Pengelolaan  Transaksi  Penerimaan  Aset, Perbaikan,  Perawatan,  dan  Penghapusan Aset.
d. Cetak Laporan Laporan Data Aset, Laporan perbaikan asset, Laporan perawatan aset, dan
Laporan penghapusan aset .

## Modeling
Berdasarkan analisis sistem dari permasalahan  yang  dihadapi,  selanjutnya  akan dibuat  desain  dari  aplikasi  tersebut.  Tujuan  dari desain  aplikasi  ini  adalah  membuat  kerangka dasar  dalam  melakukan  implementasi  ke  sistem informasi yang dibuat.
Dalam  perancangan  sistem  ini  ada beberapa  tahapan  yang  harus  dilakukan,  yaitu pembuatan Model Pengembangan, System Flow , Data  Flow  Diagram (DFD), Entity  Relationship Diagram (ERD), Struktur Database , dan Desain Input dan Output dari program aplikasi ini.

## Gambar 1. Physical Data Model

## System Flow
Pada  proses  ini  data  fisik  asset  yang diterima  oleh  Wakasapras  maupun  bagian  lain yang  terkait  akan  disimpan  ke  dalam  database. Selanjutnya sistem akan menampilkan data yang sudah tersimpan pada tanggal tersebut.
Gambar 2. Sysflow Perbaikan Aset

## Data Flow Diagram
Data  Flow  Diagram  di  bawah  ini menggambarkan  menggambarkan  terdapat  3 proses  utama  yang  saling  berhubungan,  antara lain: pengelolaan data master, data transaksi dan fungsi cetak laporan.

## Gambar 3. Context Diagram

## HASIL DAN PEMBAHASAN Tampilan Dashboard
Form  dashboard akan  tampil  ketika aplikasi  mulai  dijalankan.  Pengguna  dapat melihat informasi dan status asset jika dilakukan proses  perawatan/perbaikan/penghapusan  secara real-time.
Gambar 4. Tampilan Dashboard
Tampilan Form Klasifikasi Aset
Pada tampilan halaman klasifikasi aset ini menampilkan  kode  aset,  nama  aset,  merk  aset, satuan aset, dan jenis aset. Pada tampilan halaman klasifikasi aset ini menampilkan aset berdasarkan jenis asetnya. Pada fitur klasifikasi aset ini kepala sekolah  ( user )  dapat  mengetahui  jenis  aset  yang ada di SMA Hang Tuah 4 Surabaya.
Gambar 5. Tampilan form Klasifikasi Jenis Aset.

## Tampilan Form Perbaikan Aset
Pada  halaman  data  perbaikan  aset menampilkan kode perbaikan, nama aset, jumlah perbaikan,  tanggal  perbaikan,  status  perbaikan, dan  aksi.  Pada  bagian  aksi  menampilkan  icon detail, icon ubah, dan icon hapus. Tampilan pada halaman  ini  digunakan  untuk  menampilkan  data perbaikan aset yang telah diinputkan oleh bagian wakasapras .
Gambar 6. Tampilan form Perbaikan Aset.

## Tampilan Form Perawatan Aset
Gambar 7. Tampilan form Perawatan Aset.
Setelah tambah data di klik, maka akan berpindah halaman  ke  tambah  perawatan  aset  digunakan untuk  menambah  perawatan  aset  apabila  ada penambahan  perawatan  aset  baru  pada  aplikasi manajemen aset berbasis website.

## Notifikasi Waktu Perawatan Aset
Pada  halaman  daftar  perawatan  aset  (kelompok barang) menampilkan kode aset, nama aset, lokasi aset,  tahun  rawat,  jumlah  rawat,  dan  aksi.  Pada bagian  aksi  menampilkan  tombol  dengan keterangan “ Lakukan perawatan ” dan juga pada bagian  atas  terdapat  kalimat  “ Waktunya Melakukan  Perawatan  Aset ”,  fungsinya  untuk memberikan  informasi  bahwa  aset  yang  ada  di SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya  harus  dilakukan perawatan secara rutin.
Gambar 8. Notifikasi Waktu Perawatan Aset.

## Tampilan Form Penghapusan Aset
Form Penghapusan  Aset  terdiri  dari pemilihan  data  asset  yang  akan  dihapus,  jumlah asset yang dihapus, kode penghapusan asset, serta tanggal penghapusan asset.
Gambar 9. Tampilan form Penghapusan Aset.

## Tampilan Laporan Data Aset
Pada  tampilan  halaman  laporan  aset  ini merupakan  tampilan  hasil  dari  print  yang dilakukan oleh bagian Wakasapras ( admin ).
Gambar 10. Tampilan Laporan Data Aset PDF siap cetak.

## Pengujian Aplikasi
Pengujian ini dilakukan di setiap tampilan dan fungsi menggunakan Black Box Testing pada aplikasi  manajemen  aset  SMA  Hang  Tuah  4 Surabaya.  Penjelasan  untuk  hasil  pengujian  ini dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2. Pengujian Aplikasi
No Aksi Masukkan Status 1 Melakukan login pada aplikasi Masuk  ke  dalam tampilan  halaman dashboard Berhasil 2 Cek hak akses pengguna Hak  akses  setiap pengguna  berbeda berdasarkan bagiannya Berhasil 3 Mengelola data master Bisa menambah, mengubah, dan menghapus data master pada aplikasi
Berhasil 4 Ubah  status validasi Bagian wakasapras dapat mengubah status validasi pengelolaan aset Berhasil 5 Mengelola perbaikan aset Bisa menambah dan  megubah  data perbaikan aset Berhasil 6 Ubah  status perbaikan aset Bagian wakasapras dan  petugas  dapat mengubah status perbaikan aset Gagal 7 Mengelola perawatan aset Bisa menambah dan  megubah  data perawatan aset Berhasil 8 Melakukan perawatan aset Bagian wakasapras dan  petugas  dapat memilih daftar perawatan aset sesuai dengan kelompok barangnya
Berhasil 9 Menampilkan detail perawatan aset Bagian wakasapras dan  petugas  dapat melihat detail perawatan  aset  di setiap  aset  yang sedang dalam perawatan Berhasil 10 Mengelola penghapusan aset Bisa menambah dan  megubah  data penghapusan aset Berhasil 11 Mencetak laporan Dapat mencetak laporan dalam bentuk  Pdf  dan Excel Berhasil 12 Menampilkan daftar aset Pengguna dapat melihat  daftar  aset dan mengetahui aset berasal darimana
Berhasil 13 Menampilkan klasifikasi aset Pengguna dapat melihat  klasifikasi aset dan
mengetahui jenis dari aset tersebut Berhasil
14 Menampilkan umur aset Pengguna dapat melihat  umur  aset dan mengetahui umur berjalan aset
Berhasil

## KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  di  ambil  dari aplikasi  Manajemen  Aset  Berbasis  Web  pada SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya  adalah  sebagai berikut:
1. Aplikasi dapat membantu pihak sekolah untuk melakukan pencatatan aset, pengelolaan aset, perbaikan  aset,  perawatan  aset,  penghapusan atau pemutihan asset.
2. Aplikasi  dapat  menghasilkan  Laporan  Data Aset,  Laporan  Hasil  Pengelolaan  Aset  yang didapatkan  dari  proses  rekap  transaksi Perbaikan, Perawatan, dan Penghapusan Aset.
3. Aplikasi  ini  telah  diuji  coba  menggunakan Black  Box  Testing  yang  secara  fungsional 92.8% program aplikasi dapat berjalan dengan baik.

## SARAN
Aplikasi  Manajemen  asset  Berbasis  Web pada  SMA  Hang  Tuah  4  Surabaya  ini  masih memiliki  kekurangan.  Adapun  saran  yang  dapat disampaikan  kepada  peneliti  berikutnya  adalah sebagai berikut :
1. Penambahan  fitur  penyusutan  asset  sesuai dengan umur dan kualitas aset.
2. Tersedianya  aplikasi  dalam  bentuk mobile apps.
3. Penambahan  fitur  yang  dapat  memberikan informasi  mengenai  perkiraan  biaya  yang dapat  dianggarkan  oleh  pihak  sekolah  untuk keperluan manajemen aset.

## Ucapan Terimakasih
Terimakasih disampaikan pada pihak-pihak  yang membantu  dalam  mendukung  penyelesaian penelitian  ini  yaitu  Universitas  Dinamika  dan SMA Hang Tuah 4 Surabaya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S. Wahyuni, Pengantar Manajemen Aset . Makassar: Nas Media Pustaka, 2020.
[2] Sansan,  “Kode  Barang  dan  Fungsinya dalam  Persediaan,” Keysoft  Web ,  2019. https://keysoft.co.id/kode-barang- fungsinya-dalam-persediaan/.
[3] F.  .  Riovaldo,  Maisyaroh,  and  A. Sunandar,  “Penaksiran  Nilai  Aset  dan Manajemen  Aset  Di  Sekolah  Menengah
Kejuruan,” JAMP    J.  Adm.  dan  Manaj. Pendidik. , vol. 1, no. September, pp. 156– 166, 2012.
[4] J. Ariska et al. , “Rancang Bangun Sistem Informasi  Manajemen  Aset  Sekolah
Menggunakan  Teknik  Labelling  QR Code  (  Studi  Kasus :  Man  2  Model Pekanbaru  ),” J.  Rekayasa  Dan  Manaj.
Sist. Inf. , vol. 2, no. 2, pp. 127–136, 2016.
[5] W.  Mudiar  and  U.  Hidayat,  “Sistem
Informasi  Manajemen  Asset  Berbasis Web  Pada  Perbanas  Institute,” Inf.
Manag. Educ. Prof. , 2019.
[6] F.  Sani,  “Perancangan  Sistem  Informasi
Manajemen Aset dan Inventaris SMK N 7  Padang,”  Universitas  Negeri  Padang,
2014.
[7] R. D. S.  Poetro, “Sistem Informasi Aset berbasis  Web  Studi  Kasus  SD  Negeri  1 Gatak Delanggu,” Universitas Muhammadiyah Surakarta, 2017.
[8] J.  Riyanto,  “Rancang  Bangun  Sistem Informasi Manajemen Aset Pada
Universitas Pamulang Berbasis Web,” J. Inform. Univ. Pamulang , 2019.
[9] S.  R.  Vallabhaneni, Wiley  CIAExcel Exam Review 2015, Part3: Internal Audit Knowledge  Elements .  Canada:  John
Willey & Sons., 2015.
[10] Pressman, Rekayasa  Perangkat  Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I. Yogyakarta: ANDI, 2015.