## Manajemen arsip  pada Bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Kurniawan ¹ , Jendri ² , Nasrul Makdis ³
¹ Pustakawan Universitas Tanjung Pura Pontianak
² Dosen Universitas Islam Negeri Imam Bonjol Padang ³ Pustakawan Universitas Islam Negeri Imam Bonjol Padang email: kurneven@gmail.com

## ABSTRACT
This  research  discusses  archive  management  in  the  administrative  department  of  UIN  Sunan Kalijaga Yogyakarta. The purpose of this study is to look at the management process in the library field, especially in archive management. This research method uses a qualitative method by using a descriptive approach to analyze the management of archives in the administration of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Technical data collection in this research is by means of literature study. Both primary and secondary data are obtained from various literatures such as books, scientific articles, news, journals, and related research reports. Then the data is processed and analyzed further. In addition, researchers also conducted interviews with archivists at UIN Sunan Kalijaga. The results of this study state that archival storage is carried out conventionally and digitally, namely recording through  bookkeeping  and  storing  archives  through  digital  media.    Archives  contained  in  the Administration section are immediately processed and backed up.
Keywords : Archive management; Higher education; Tri dharma

## ABSTRAK
Penelitian  ini  membahas  tentang  manajemen  arsip  di  bagian  tata  usaha  UIN  Sunan  Kalijaga Yogyakarta. Tujuan penelitian ini adalah  untuk melihat proses pengelolaan yang terdapat di bidang perpustakaan  yang  terkhusus  pada  pengelolaan  arsip.  Metode  penelitian  ini  menggunakan  metode kualitatif  dengan  menggunakan  pendekatan  deskriptif  analisis  terhadap  pengelolaan  arsip  yang terdapat pada tata usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Teknis pengumpulan data pada penelitian ini  adalah  dengan  cara  studi  kepustakaan.  Baik  data  primer  maupun  data  sekunder  didapat  dari berbagai literatur seperti buku, artikel ilmiah, berita, jurnal, serta laporan penelitian yang  terkait. Kemudian  data  tersebut    diolah  dan  dianalisis  lebih  lanjuti.  Selain  itu,  peneliti  juga  melakukan wawancara dengan para arsiparis di UIN Sunan Kalijaga. Adapun hasil penelitian ini menyatakan bahwa  penyimpanan  arsip  dilakukan  secara  konvensional  dan  digital,  yaitu  pencatatan  melalui pembukuan dan  penyimpanan arsip melalui media digital.  Arsip yang terdapat di bagian  Tata Usaha langsung diproses dan diolah serta dibackup.
Kata Kunci : Manajemen arsip; Perguruan tinggi; Tri dharma

## A. PENDAHULUAN
Arsip merupakan catatan tentang aktifitas suatu organisasi bisa dikatakan bahwa arsip merupakan  memori  yang  berisi  penyelenggaraan  tugas  pokok  dan  fungsi  organisasi. Masyarakat  perguruan  tinggi  dikenal  dengan  nama  masyrakat  kampus  yang  mana merupakan bagian dari akademisi dengan berpahamkan asas profesionalisme ilmiah.  Ciri masyarakat  tersebut  di  anatranya  mengambil  keputusan  selalu  memprioritaskan  asas empiris, sistematis dan metodis. Kemudian dalam mengambil suatu keputusan berdasarkan
dukungan  data  dan  informasi  yang  valid.(Damalita  dan  Malang  2009)  Kesadaran pengelolaan arsip di perguruan tinggi tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 berkaitan    amanat  perguruan  tinggi  wajib  membentuk  arsip.(Penyusun  2009)  Di  dalam mengelola  arsip  terdapat  sebagian  institusi  masih  mengalami  kesulitan,  maka  peranan kelembagaan  arsip  tidak  hanya  meringankan  beban  dalam  mengelola  arsip  di  perguruan tinggi  namun  juga  membantu  segala  aktifitas  dan  fungsi  peranannya  di  perguruan  tinggi terhadap tuntunan zaman di era modern.
Jika dilihat lebih jauh arsip adalah manuskrip yang dibuat oleh organisasi untuk beban tugas  yang  digunakan  untuk  administrasi  atau  penelitian  yang  sedang  berlangsung. Meskipun bisa dikatakan sebuah arsip berada dalam organisasi ini dianggap sebagai warisan budaya yang menghubungkan masa lalu dengan arsip statis masa kini. (Hardi Fardiansyah, 2023)
Bisa  dikatakan  bahwa  arsip  itu  memiliki  karakteristik  unik  yang  muncul  sebagai prodak sampingan dalam kegiatan sehari-hari dan disimpan untuk digunakan di masa yang akan datang baik dikalangan organisasi maupun peneliti atau penggunna. Keunikan disini maksudnya adalah tidak hanya terletak pada bentuk materinya namundibandingkan dengan perpustakaan, dengan tujuan mendokumentasikan materi yang dibuat dengan format yang memerlukan penggunaan secara khusus.
Perguruan  tinggi  sebagai  wadah  yang  mana  segala  aktifitas  berkaitan  dengan  Tri dharma perguruan tinggi perlu mengelola arsip pendidikan dan pengabdian masyarakat. Di dalam  memanajemen  aktifitas  arsip  perlunya  evaluasi  kinerja  perguruan  tinggi  atau melakukan penilaian melalui arsip yang dimiliki. Di Indonesia perguruan tinggi merupakan suatu lembaga perguruan tinggi yang diikuti seseorang setelah ia menyelesaikan pendidikan menengah  atas.  Sebuah  perguruan  tinggi  menawarkan  satu  level  pendidikan  namun  ada beberapa program pendidikan. Pada masyarakat Indonesia mengenal pendidikan diploma, sarjana.  Diploma  terbagi  atas  DI,  DII,  DIII  dan  DIV.  Sedangkan  sarjana  dikenal  dengan program sarjana strata I (SI), strata II (S2),strata III (S3).  Menurut Samuel  menyebutkan traditionally  assigned  three  missions:  teach,  conduct  research  and  provide  public servise. (Schellenberg 1961)
Di dalam menjalankan Tri Dharma salah satu hasil yang didapat  yakni menciptakan arsip atau informasi.  Di dalam melaksanakan pendidikan, arsip yang tercipta  antara lain, Kartu  Rencana  Studi  (KRS),  SK  Mengajar,  Daftar  Hadir  Mahasiswa,  Daftar  Nilai,  dan sebagainya.  Bentuk  arsip  yang  dihasilkan  dari  melaksanakan  penelitian  ialah  surat  izin penelitian,  laporan  penelitian,  jurnal,  laporan  praktek  (bagi  mahasiswa),  skripsi,  tesis  dan disertasi.(Handayani  2010)  Pemilihan  Universitas  Negeri  Islam  Sunan  Kalijaga  sebagai lokasi  pemilihanan  penelitian  didasari  oleh  beberapa  hal  diantaranya  transformasi kelembagaaan pendidikan Islam tertua di Indonesia dan transformasi dari Institusi Agama Islam  Negeri  (IAIN)  ke  Universitas    Islam  Negeri  (UIN)  pada  tanggal  21  Juni  2004 berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 50 tahun 2004. Selain itu penyimpan arsip di UIN memiliki  dualisme  yaitu  buku  dan  penyimpan softfile ke  komputer.  Permasalahannya bagaimana  mengelola arsip dinamis di Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga? Dan inilah yang menjadi titik pokus dalam penelitian ini.

## B. TINJAUAN PUSTAKA
Kata arsip berasal dari kata “ Arche ” yang memiliki arti permulaaan, awal. Kemudian kata tersebut berubah menjadi kata Archaios, Archeion , dan Archivum. Istilah Belanda arsip memiliki arti dokumen yang dipelihara, kemudian dipelihara oleh badan-badan atau lembaga yang  bertanggung  jawab  yang  memprosesnya  serta  memiliki    gedung  untuk  menyimpan dokumen tersebut. Schellenberg menyebutkan bahwa arsip  juga memiliki nilai yang jelas
sebagai  bukti  tindakan  yang  menghasilkan  produksi.    Salah  satu  pendekatan  dasar  dalam mengevaluasi record  yang dihasilkan oleh badan-badan publik yang mana memilih untuk retensi  guna    memperlihatkan  fungsi  badan-badan  tersebut.  Setiap  arsiparis  pemerintah menyajikan catatan yang berisi bukti tindakan pemerintah yang dilayaninya. Setiap arsiparis berurusan  dengan  catatan  badan-badan  perusahaan  swasta  auntuk  menyimpan  bukti  dari tindakan badan-badan tersebut.(Damalita dan Malang 2009)
Archives also have an obvious value as evidence of the actions that resulted in their production. One of the basic approaches in evaluating records produced by public bodies is to select for retention those that show the functioning of such bodies. Every governmental archivist, for that  reason,  will  preserve  records  containing  evidence  of  the  actions  of  the government he serves; every archivist dealing with records of private corporate bodies will preserve evidence of the actions of such bodies (Schellenberg 1961) . Selanjutnya ICA ( International Council on archivves ) 2000, menjelaskan bahwa arsip ialah  susunan  gambaran  yang  bersifat  akurat  dan  berasal  dari  beberapa  unit  arsip  yang lengkap beserta komponennya. Selain itu arsip juga menggambarakan proses pelestaraian, penataan,  analisis  dan  pengaturan  informasi  guna  mengidentifikasi  bahan  arsip  termasuk penjelasan konteks dan sistem arsip. Arsip juga di definisikan oleh Gina Mardiana dan Iwan Setiawan sebagai tanda bukti, dokumen atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu  keluarga,  perusahaan,  masyarakat  atau  bangsa.  Sedangkan  The  Liang    Gie mendefinisikan  arsip(Kusmana  2000)  sebagai  perkumpulan  warkat  yang  disimpan  secara sistematis memiliki nilai fungsi dan jika diperlukan dapat ditemukan kembali.
Undang-Undang  No  7    tahun  1971  berisi  tentang  ketentuan-ketentuan  arsip    Bab  I pasal 1 yang isinya sebagai berikut: pertama, Naskah-naskah yang  telah dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan    perorangan  maupun  kelompok  dalam  kegiatan  pelaksanaan  pemerintah. Kedua, Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam kegiatan pelaksaan kebangsaan.( Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan 2007) .

## C. METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penilitian ini adalah Deskripsi analisis.  Metode  ini bertujuan untuk  memberikan gambaran tentang suatu subjek yang dikaji.  Kajian  ini   juga menggunakan metode pendekatan kualitatif  dengan cara memperkuat analisis dari proses berpikir secara induktif yang berkaitan dengan dinamika korelasi antarfenomena diamati dan senantiasa menggunakan logika ilmiah.(Gunawan 2022)
Sedangkan  teknik  pengumpulan  data  pada  kajian  ini  berupa  studi  kepustakaan  dan data-data baik berupa primer maupun sekunder didapat dari berbagai buku, literatur-literatur seperti artikel-artikel ilmiah, berita, jurnal, serta laporan penelitian yang  terkait. Kemudian data diolah dan dianalisis lebih lanjut dengan masalah yang dikaji.
Data-data  primer  peneliti  diperoleh  melalui  wawancara  arsiparis  di  UIN  Sunan Kalijaga.  Jenis  riset  ini  diambil  dengan  dasar  data-data  di  lapangan (field  research) yang sudah di muat dalam buku-buku ataupun terbitan-terbitan terdahulu yang dikumpulkan oleh peneliti-peneliti lain.(Simanjuntak dan Sosrodiharjo)

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengelolaan data arsip yang efektif sangat penting untuk organisasi yang sempurna. Karna mendukung aktivitas kerja dan menciptakan dasar untuk menyampaikan layanan yang efektif. Selain itu, manajemen arsip yang baik itu memberikan fasilitas, mekanisme, untuk mempertanggungjawabkan  semua  keputusan  dan  tindakan  serta  melestarikan  memori.
Sistem file arsip yang sangat baik itu memiliki kriteria di antaranya, pertama, arsip selalu tersedia  jika  diperlukan  baik  dalam  mengambil  keputusan  maupun  tindakan  operasional. Kedua ,  penghapusan  arsip  yang  tidak  aktif  dapat  dilakukan  secara  tepat  waktu. ketiga , memastikan  terciptanya  catatan  aktivitas  tertentu  yang  lengkap  dan  valid. Keempat , kepatuhan  terhadap  hukum  dan  peraturan  perundang-undangan  yang  berlaku. Kelima , pengelolaan resiko yang disebabkan oleh hilangnya atau rusaknya arsip dan akses oleh orang yang  tidak  berwenang.  Inilah  bentuk  pengelolaan  yang  bersifat  efektif  dan  benar  baik  itu dokumen elektronik atas pentingnya arsip bagi perpustakaan. Sehingga kendati memberikan hasil yang sangat optimal dan memiliki integritas terhadap perpustakaan dalam pegelolaan arsip yang terdapat di perpustakaan dimanapun dengan baik.
Pengelolaan arsip yang baik secara dinamis dipandang sebagai pekerjaan yang begitu mudah.  Ketidakberhasilan  dalam  pengelolaan  arsip  akan  menjadi  hambatan  besar  dalam proses pengambilan keputusan. Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya informasi arsip dapat menghambat proses pengelolaan arsip. Bentuk arsip yang beragam tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang sering dianggap oleh kebanyakan, namun sebagian yang lain arsip memang terutama surat berupa dokumen berupa tulisan.(Handoko, 2003)
Perkembangan arsip secara fisik di Indonesia memiliki sejara panjang dan unik. Hal ini  dimulai  dengan  pembuatan  lukisan  pada  dinding-dinding  goa,  pada  dasarnya  hanya memerlukan  penantaan  yang  mengacu  pada  pertimbangan  estetika  dibanding  substansi penataan  arsip. Ketika berkembang tradisi tulis  prasasti  batu,  arah  manajemen arsip  lebih mengacu pada pertimbangan bagaimana informasi di dalamnya ditempatkan di suatu lokasi agar mudah dikenali publik.(Syauki Hadiwardoyo, 2007)
Arsip yang kita kenal ini sebenarnya berasal dari kata Belanda archief yang bersumber pada kata Yunani archeion artinya gedung kota, kuno, atau archivum (Bahasa Latin) artinya gedung.  Dari  kata  archivum  muncullah  kata  archives  (Bahasa  Inggris),  archivio  (Italia), archief (Belanda), archiv (Jerman), dan arsip (Indonesia). Dari kata arsip, berkembanglah kata  imbuhan,  seperti  kearsipan,  pengarsipan,  arsiparis,  dan  ilmu  kearsipan.6  Dalam Undang-Undang  No.  7  Tahun  1971  dijelaskan  bahwa  arsip  menurut  fungsinya  dibagi menjadi  dua  yaitu  arsip  dinamis  dan  arsip  statis.(Mutiawatul  Wardah,  2016)  Arsip merupakan  suatu  kegiatan  yang  sangat  penting  selama  suatu  organisasi  yang  masih melaksanakan  kegiatannya,  baik  dalam  kegiatan  rutin  maupun  dalam  hal  pengembangan kegiatan yang dilakukan. Public records arrive at an archival institution during the inactive stage of the records lifecycle.
Jika dilihat pada Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga dalam mengelola arsip menerapkan fungsi  desentralisasi  dalam  melaksanakan  fungsi  adminstrasi.  Selanjutnya  arsip    tersebut diserahkan  pada  perlembaga,  perunit  maupun  perfakultas.  Pada  bagian  Tata  Usaha  UIN Sunan  Kalijaga  terdapat  sub  bagian. Pertama, Sub  bagian  kepala  Pimpinan. Kedua, Tata Persuratan  dan  Hubungan  Masyarakat  Dokumen  Publikasi  (HUMAS).  Selain  itu,  di  Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga terdapat dualisme penyimpanan arsip. Pertama, penyimpanan dilakukan secara konvensional, yaitu pencatatan melalui pembukuan. Kedua, penyimpanan arsip  melaui  media  digital.  Arsip-arsip  yang  masuk  ke  Tata  Usaha  langsung  diproses, kemudian dimaintance dan di backup/copy .
Arsip yang dikelola oleh Pimpinan UIN berupa hardcopy maupun Softfile. Arsip yang dikelola  Tata  Usaha.  Arsip  tersebut  biasanya  disimpan  di  Kepala  Pimpinan  UIN  Sunan Kalijaga. Pengelolaan arsip di Tata Usaha, berawal dari arsip masuk ke bagian Tata Usaha, kemudian arsip beralih ke pimpinan UIN disposisi kemudian ditindaklanjuti maupun tidak berdasarkan isi surat. Arsip di Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga terbagi menjadi arsip statis dan dinamis. Arsip dinamis digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan  dalam  kurun  waktu  tertentu.(Iksaningtyas  dan  Rukiyah  2018)  Arsip  dinamis
terbagi menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif di UIN Sunan Kalijaga berupa arsip yang berasal dari direktoran maupun fakultas masih diperlukan karena frekuensi tinggi di dalam organisasi. Arsip inaktif tidak bisa digunakan dan menurunnya frekuensinya hanya waktu tenggang 1 bulan dan 1 tahun misalnya surat tugas dan pemohonan pemasangan surat  baliho,  surat  izin  peminjaman  tempat  parkir,  dan  surat  izin  penelitian  mahasiswa. Sedangkan arsip statis bersifat vital dan memiliki nilai kesejarahan. Nilai tersebut memberi bukti-bukti outentik eksistensi peran instansi pencipta arsip.
Pemeliharaan suatu informasi dalam sebuah arsip maka diperlukan suatu tindakan dan tujuan untuk mempertahankan hak cipta pada suatu arsip yang bertujuan untuk penemuan kembali suatu arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan demikian pemeliharaan arsip merupakan upaya yang dilakukan agar informasi yang terkandung dalam arsip dapat digunakan sewaktu-waktu digunakan.
Peranan  arsip  yang  penting  dalam  sebuah  organisasi  sebagai  pusat  ingatan,  sumber informasi, media pengawasan, yang diperlukan dalam kegiatan proses perencanaan terhadap pengambilan  keputusan,  analisa,  kebijakan,  dalam  penilaian  dan  pengendalian  setepat- tepatnya. Mengingat pentingnya arsip itu maka bentuk pengambilan keputusan sebagai bukti akuntabilitas  yang  tersimpan  harus  dikelola  dengan  baik  karena  arsip  merupakan  sumber informasi  yang  bersangkutan  dengan  penyampaian  informasi  yang  tepat  sesuai  dengan kebutuhan tanpa perlunya ada kebingungan dalam memproses informasi tersebut.
Arsip  statis  berfungsi  sebagai  memori  kolektif  dan  bukti  sejarah  yang  otentik mengingat pada era globalisasi dan nilai-nilai nasionalisme melemah. Maka dari itu, arsip statis  sebagai  pemersatu  bangsa.  Di  Tata  Usaha  UIN  Sunan  Kalijaga  terdapat  arsip  statis seperti  Surat  Keputusan  Rektor  UIN,  UIN  dalam  rekam  media  dan  data  Organisasi Kepegawaian UIN (OKA). Arsip Statis bersifat permanen dan dipertanggung jawabkan serta memiliki  fungsi  nilai  kesejarahan.  Kemudian  arsip  statis  yang  ada  di  Tata  Usaha  UIN mempunyai  nilai  sekunder  dan  berkelanjutan.  Termasuk  arsip  di  UIN  Sunan  Kalijaga meliputi: laporan segala aktiftas universitas/fakultas, notulen rapat kerja univeristas, notulen rapat pimpinan univeristas, file staf administasi dan dosen serta skripsi, thesis dan disertasi mahasiswa.
Arsiparis  di  UIN  Sunan  Kalijaga  secara  umum  memiliki  1(satu)  arsiparis  yang bernama Wahyu Setianingshi dan dibantu oleh dua orang yakni, Ikwan Purnomo dan Dimas Hari Hidayanti. Menurut paparan dari Wahyu Setianingsih, surat keputusan pengelola arsip di  lingkungan  UIN  Sunan  Kalijaga  bersifat    desentraliasasi  beradaptasi  dengan  tugasnya masing-masing unit dan tidak memonitoring sejauh mana pengelolaa arsip yang di jalankan sehingga  tidak  bisa  menjadi  tuntutan  pada  masing-masing  unit/fakultas.  Kemudian pengelolaan  arsip  terdapat    di  masing-masing  fakultas  diteruskan  kepada  unit  yang  lebih kecil sesuai dengan isi surat yang di tujukan.
Di dalam mengelola arsip dinamis di Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga perlu dilakukan agar menjamin ketersediaan arsip sebagai bukti outentik dalam rangka pelaksaanan fungsi sebagai  lembaga  perguruan  tinggi  negeri.  Adapun  untuk  mengelola  arsip  meliputi: penciptaan, penggunaan, pemeliharaa, dan penyusutan arsip.

## Penciptaan Arsip
Penciptaan  arsip  pada  umumnya  dilaksanakan  dalam  rangka  mendokumentasikan suatu aktivitas administrasi, misalnya foto pada acara kedinasan, serah terima jabatan dan sebagainya.    Penciptaan  ini  dilaksanakan  oleh  pimpinan  atau  pegawai  ketika  melakukan pemaparan konsep atau program dihadapan forum. Ini juga merpakan bagian dari keselurhan
arsip  dari  kegiatan  sehingga  informasinya  juga  dihubungkan  satu  samalainya.(Imam Gunarto, 2007)
Penciptaan arsip memiliki jalan aktivitas administrasi dalam hubungan kerjanya. Hal ini  tentunya  memiliki  sumber  daya  bahkan  seorang  ahli  berpendapat  pembiayaan  dari penciptaan  dapat  mencapai  70%  dari  pengelolaan  arsip.  Pencitaan  ini  perlu mempertimbangkan  beberapa  hal  diantaranya  adalah  pemilihan  bahan  dan  perlatan  yang tepat, pencantuman uraian informasi dan datateknisnya, serta penetuan tugas yang memiliki kopetensi di bidang penciptaan arsip.
Masa  penciptaan  arsip  merupakan  awal  dari  lahirnya  suatu  arsip  yang  aktif.  Proses penciptaan arsip mulai ketika perlu ditulis di atas. Data dimasukan kedalam komputer atau informasi yang ditangkap ke dalam film. Penciptaan arsip haruslah secara baik dan benar untuk  menjamin  rekaman  kegiatan  dan  peristiwa  dan  sebagaimana  utuhnya  sehingga mendapatkan  hasil  arsip  yang  autentik  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan  perundang- undangan. Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip. Pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Jadi, dapat disimpulkan bahwa pada tahap penciptaan merupakan suatu proses yang terjadi tatkala  tulisan  dituangkan  ke  dalam  bentuk  kertas,  atau  data  dihasilkan  dari  komputer, informasi  diterima  pada  film,atau  media  lainnya.  Pada  tahap  ini,  arsip  dapat  berupa surat/naskah  yang  dibuat  oleh  instansi/kantor  atau  yang  dibuat  oleh  instansi  lain,  yang diterima lembaga yang kita kelola.
Di bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga perlu memperhatikan aktifitas bagaimana merekam  informasi  dalam  suatu  media  rekam.  Hal  itu  perlu  dilakukan  langkah-langkah sebagai berikut:
a. arsip dibuat  berdasarkan konteks  pembuatan  arsip dan  memiliki  arsip vital dilakukan melalui media rekam dan peralatan yang bagus.
b. Selanjutnya, arsip yang memenuhi keoutentikan dan realibilitas perlu dikelompokkan berdasarkan tat naskah dinas, klarifikasi dan keamanan akses arsip.
c. Kemudian,  di  dalam  pembuatan  arsip  perlunya  klasifikasi  keamanan    arsip  guna kerahasiaan arsip. Pembuatan arsip juga perlu didokumentasi oleh arsiparis.

## Penerimaan Arsip
Penerimaan  arsip  menurut  The  Liang  Gie,  adalah  kegiatan  pengambilan  ke  tangan sendiri  suatu  warkat  kiriman  lain  yang  disampaikan  pihak  lain.  dalam  kegiatan  ini penerimaan  merupakan  kegiatan  pertama  yang  dilakukan  untuk  dalam  pengelolaan  arsip. Petugas  arsip  menerima surat-surat  yang  masuk  baik  antar  bagian dalam  suatu  organisasi mmmaupun dari pihak luar organisasi.
Pada  tahap  ini  penerimaan  arsip,  harus  memerlukan  akses  cepat  ke  berkas.  Karena tingkat penggunaannya sering butuh akses yang cepat, maka arsip disimpan di kantor pada tempat-tempat  penyimpanan  seperti  filing  cabinet  atau  almari  arsip.  Umumnya  arsip memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip yang memiliki  siklus  aktif  yang  lebih  panjang.  Misalnya,  berkas  pegawai  (karyawan)  pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi.
Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan.  Sistem  penerimaan  surat-surat  semacam  ini  biasa  dinamakan  sistem  satu  pintu atau  kebijaksanaan  satu  pintu.  Meskipun  sudah  ada  ketentuan  bahwa  semua  surat  harus diterima  melalui  satu  pintu,  tetapi  kadang-kadang  ada  juga  penerimaan  surat  yang  tidak melalui  prosedur  yang  telah  ditentukan.  Misalnya,  surat-surat  diterima  sendiri  secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila
terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan.
Di  dalam  penerimaan  arsip,  arsiparis  perlu  melakukan  langkah-langkah  sebagai berikut:
a. Kondisi arsip yang diterima baik, lengkap dan terbaca jelas.
b. arsip  yang  dianggap  sah  apabila  telah  sampai  pada  penerimanya  dan  arsip didokumentasi  terlebih  dahulu  dengan  cara  registrasi  oleh  unit  atau  fakultas yang memawadahi persuratan  kemudian ditindaklanjuti oleh kepala pimpinan.

## Registrasi Arsip
Arsip  mempunyai  ketentuan  peran  aktif  dalam  organisasi  baik  itu  pemerintahan maupun swasta. Manfaat arsip berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan sehingga  dapat  dijadika  sebagai  alat  bukti  ketika  mendapatkan  sebuah  permasalahan  dan bisa  dijadikan  pertanggung  jawaban  manajemen.  Arsip  dapat  bermanfaat  secara  optimal apabila  dikelola  dengan  baik  dan  teratur,  namun  sebaliknya  arsip  yang  tidak  tertib  akan menimbulkan masalah dalam suatu organisasi.
Persoalan  arsip  belum  sepenuhnya  menjadi  perhatian  oleh  khalayak  yang  ramai. Banyak  yang  belum  diketahui  dan  pentingnya  sebuah  arsip  dalam  kehidupan  sehari-hari, namun  orang  menganggap  bahwa  arsip  relatif  masih  sangat  rendah  dan  arsip  selama  ini masih  dianggap  rendah.  Untuk  mewujudkan  ketertiban  dalam  pengelolaan  arsip.  Ada beberapa  aspek  yang  perlu  diperhatikan  dengan  serius  diantaranya  arsip  secara  efektif, berdaya guna, dan serta evaluasi secara tajam dalam pelaksanaan tersebut. ketiga aspek ini dapat  diakadomirkan  dalam  pelaksanaan  serta  didukung  dengan  sumber-sumber  daya manusia yang diperlukan dalam registrasi kearsipan.
Registrasi  arsip  adalah  pencatatan  arsip  atau  warisan  dokumenter  yang  telah memenuhi kriteria ke dalam register memori kolektif bangsa yang dilaksanakan oleh arsip Nasional Republik Indonesia. Registrasi dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai dengan  standar  metadata  kearsipan  dengan  memperhatiakan  nomor  dan  registrasi,  nomor dan  tanggal  kearsipan,  tanggal  dan  penerimaan  arsip,  instansi  penerima  dan  pengirim,  isi ringkas, dan kode klasifikasi. Jika  dilihat pada registrasi arsip meruapakan kegiatan arsip yang dilakukan oleh arsiparis. Di UIN Sunan Kalijaga registrasi melalui sistem kearsipan. Data  registrasi  tidak  perlu  diubah  dan  jika  adanya  perubahan  maka  harus  dilakukan pencatatan perubahan. Registrasi dilakukan sesuai standar metadata kearsipan.
Ruang  lingkup  dalam  pengelolaan  arsip  dengan  baik  sektor  publik  maupun  privat melalui  pengelolaan  arsip  dan  juga  statistik.  Pengelolaan  arsip  dimulai  dari  tahapan penciptaan arsip dan penyusutan arsip. Arsip harus dikelola dan diselamatkan karena arsip sangat  penting  sebagaimana  yang  diatur  dalam  undang-undang  kearsipa  nomor  43  tahun 2009 yang diatur tentang pengelolaan arsip. Penciptaan arsip mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip yang aktif dan inovatif.(Sovia Rosalin, 2017)
Dalam  pengelolaan  arsip penciptaan  dan  penyimpanan arsip  dapat dilakukan  secara satu  tahap  yang  dibuat  dengan  menggunakan  secara  langsung  dan  integrasi  dalam  sistem pengelolaan  arsip.  Menurut  Sukoco  metode  ini  sangat  relevan  untuk  digunakan  dalam pemeliharaan arsip sehingga arsip bisa terjaga dengan aman dan terpelihara sesuai dengan kebutuhan.
a. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip tergolong  beberapa  instansi untuk  proses  administrasi sehari-hari. Mengingat pemeliharaan arsip dapat berupa pengamanan, pemeliharaan, penyimpanan,
pengelolaan tersebut. pemeliharaan arsip harus dilakukan secara berskala supaya arsip tidak menjadi rusak. Ada beberapa cara dalam pemeliharaan arsip supaya tidak menjadi rusak di antaranya adalah menggunakan perangkat keras seperti laptop, hardisk, dengan baik sesuai dengan prosedurnya.
Di  dalam  penyediaan  sarana  dan  prasarana  arsip  dinamis.Arsip  diklasifikasi berdasarkan  standar  kearsipan  dan  pengelolaanya.  Klasifikasi  tersebut  berdasarkan bentuk  dan  alih  media  arsip.  Selanjutnya  dalam  penyimpanan  arsip  perlu memperhatikan  suhu  dan  kelembaban  udara  serta  perlindungan  maupun  pengamanan arsip  dilaksanakan    berupa  fisik  dan  informasi.  Penyimpanan  arsip  dinamis menggunakan boks arsip agar awet dan tahan lama.
Pemeliharaan  dan  perawatan  fisik  arsip  merupakan  usaha  mencegah  dan  mengatasi kerusakan yang disebabkan oleh berbagai faktor. Untuk melakukan gegiatan ini dapat dilakukan  dengan  berbagai  cara  di  antaranya, pertama ,  sistem  penataan  dapat mencegahdan  menghundari  kerusakan  arsip  fisik. Kedua ,  fumigasi  yaitu  pengasapan yang  bertujuan  mencegah,  mengobati  dan  mensterilkan  arsip  sehingga  terhiidar  dari kerusakn baik itu binatang serangga, dan sejenisnya serta bau busuk pada arsip. Ketiga , penggunaan kamper, berfungsi sebagai pemeliharaan fisik dengan kamper atau kapur barus. Ini digunakan setelah pengharuman secara rutin.(Sujono, 2007)
b. Penyusutan
Penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Tindakan  ini  harus  dilakukan  untuk  mengatasi  menggunungnya  arsip,  sehingga  sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan  untuk  menghemat  ruangan/tempat,  memudahkan  penemuan  kernbali  arsip manakala diperlukan.
Penyusutan  arsip  di  lingkungan  perguruan  tinggi  dilaksanakan  JRA  (Jadwal  retensi Arsip). Di dalam melakukan penyusutan arsip diperlukan prosedur sebagai berikut:
1. Menerima surat masuk dari instansi dan diteruskan ke arsipan.
2. Kasi arsip menerima berkas dari kepala bidang kearsipan.
3. Mencatat semua berkas yang ditermia
4. Pemindahan  arsip  dari  aktif  ke  inaktif  pada  unit  pengolahan  arsip  baik  di lingkungan rektorat, fakultas dan masing-masing tanggung jawab kepala unit kerja masing-masing.
5. Di dalam melakukan pemindahan arsip inaktif terlebih dahulu menandatangii berita acara.
c. Pemindahan  arsip  inaktif  suatu  kegiatan  penyeleksi  arsip  dan  pembuatan  daftar pembuatan daftar arsip inaktif. Di dalam melakukan kegiatan pemindahan arsip inaktif perlu memperhatikan media dan bentuk arsip yang akan dipindahkann.
d. Pemusnahan
Pemusnahan  arsip  merupakan  bentuk  punyusutan  arsip  yang  dilakukan  dengan  cara mengurangi jumlah arsip sehingga terciptanya efisensi dan efektiifitas penyelenggaraan satu  upaya    menjaga  informasi  agar  aman    dari  penyalahgunaan    orang-orang  tidak bertanggung  jawab.  Kepala  bagian  umum  Kanwil  DJKN  Jawa  Tengah  dan  DI Yogyakarta, Sykri Asyhadh menuturkan pemusnahan merupakan suatu kegiatan bagian dari penyusutan arsip fungsinya mengurangi jumlah  dan  penyelamatan arsip baik fisik maupun  non  fisik  melalui  kaidah  prosedur/peraturan  yang  telah  ditetapkan  dan dipertanggungjawabkan.  Pemusnahan arsip di  UIN Sunan  Kalijaga dilakukan dengan
cara pencacahan  agar arsip tidak bisa dilihat  lagi dalam bentuk dan tulisan sehingga konteks penyelamatan arsip tetap terjaga keselamatan dan keamanannya.
Berdasarkan  dari  penjelasan  di  atas  terkait  dengan  penyusutan  arsip  dapat  diambil kesimpulan  bahwa  sebelum  melakukan  penyusutan  maka  langkah  awal  yang  harus dilakukan adalah harus dimengidentifikasi dan mendeskripsikan arsip  tersebut, kemudian melakukan pengembangan dalam penyimpanan dan penyusutan arsip, penilaian arsip dalam hal  menentukan  apakah  arsip  dinamis  tersebut  akan  disimpan  atau  dilakukan  tahap  yang lebih  lanjut,  pemusnahan  arsip,  dalam  hal  pemusnahan  maka  harus  mempertimbangkan terlebih dahulu apakah arsip tersebut harus dipertahankan atau tidak digunakan sama sekali. Setelah  melakukan  penilaian  apakah  arsip  dinamis  tersebut  dapat  dipertahankan,  dan mengalihkan arsip yang inaktif tersebut kedalam arsip statis.

## E. KESIMPULAN
Di bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga  dalam mengelola arsip dengan menerapkan fungsi  desentralisasi  dalam  melaksanakan  fungsi  adminstrasinya  yang  aman  diserahkan perlembaga, perunit maupun perfakultas. Arsip di Tata Usaha Sunan Kalijaga ada dua arsip yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis terbagi menjadi dua arsip aktif dan arsip inaktif. Tata  Usaha  UIN  Sunan  Kalijaga  terdapat  dualisme  penyimpanan  arsip. Pertama, penyimpanan dilakukan secara konvensional, yaitu pencatatan melalui pembukuan. Kedua, penyimpanan  arsip  melaui  media  digital.  Arsip-arsip  yang  masuk  ke  bagian  Tata  Usaha secara  langsung  diproses,  kemudian dimaintance dan  di backup/copy. Selanjutnya  dalam mengelola  arsip  dinamis  di  bagian  Tata  Usaha  UIN  Sunan  Kalijaga  perlu  dilakukan  agar menjamin ketersediaan arsip sebagai bukti otentik dalam rangka pelaksaanan fungsi sebagai lembaga  perguruan  tinggi  negeri.  Langkah-langkah  mengelola  arsip  meliputi:  penciptaan, penggunaan, pemeliharaa, dan penyusutan arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
________. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta. Universitas Terbuka. 2007.
Amalita,  Susiasih,  dan  AFEUN  Malang.  2009.  “Pentingnya  Manajemen  Arsip  di Lingkungan Perguruan Tinggi.” Jurnal Ekonomi, Manajemen, Dan Bisnis (EMAS) 3 (1): 1–10.
Azmi.  “Strategi  Pengaturan  Arsip  Statis  pada  Lembaga  Kearsipan  dalam  Upaya Meningkatkan Akses dan Mutu Layanan Arsip Statis kepada Publik,” 25 April 2020.
Daryana, Yayan. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip. Jakarta. Universitas Terbuka. 2007. DJKN. “Pemusnahan Salah Satu Tahap Manajemen Kearsipan,” t.t. https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-jateng/baca-berita/15393/Pemusnahan- Salah-Satu-Tahap-Manajemen-Kearsipan.html.
Gunarto, Imam. Penataan Arsip Audiovisual. Jakarta. Universitas Terbuka. 2007. Gunawan, Imam. 2022. Metode Penelitian Kualitatif: teori dan praktik. Bumi Aksara. Hadiwardoyo, Syauki. Sejarah Kearsipan. Jakarta. Universitas Terbuka. 2007. Handayani,  Tri.  2010.  “Manajemen  Arsip  Perguruan  Tinggi  di  Era  New  Public  Service (Sebuah Pemikiran untuk Arsip Perguruan Tinggi Universitas Diponegoro).” Jurnal Kearsipan 7 (1): 30–63.
Iksaningtyas, Sabilla, dan Rukiyah Rukiyah. 2018. “Pemanfaatan sistem informasi kearsipan dinamis dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis di Setda Provinsi Jawa Tengah.” Jurnal Ilmu Perpustakaan 7 (3): 231–40.
Kusmana, E. 2000. Asas, Strategi Metode. Bandung: UPI.
Penyusun,  Tim.  2009.  “Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan.” Undang-undang, Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Schellenberg,  Theodore  R.  1961.  “Archival  principles  of  arrangement.”  The  American Archivist 24 (1): 11–24.
Simanjuntak,  Bungaran  Antonius,  dan  Soejidto  Sosrodiharjo.  2014.  Metode  Penelitian
Sosial (Edisi Revisi). Yayasan Pustaka Obor Indonesia. Sukaesih, Poni. “Kearsipan,” 25 April 2020.
.https://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl- ponisukaes-23139&q=arsip.
UIN  SUKA.  “Sejarah  UIN  SUKA,”  15  April  2020.  dalam  http://www.uin- suka.ac.id/id/page/universitas/59-sejarah.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. 2007.
Wardah, Mutiawatul. Pengelolaan Arsip Dinamis. Jurnal LIBRIA: Volume 8, Nomor 1: Juni 2016. Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Widyarsono, Toto. Akses dan Layanan Arsip. Jakarta. Universitas Terbuka. 2007.