## Pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur
Putri Nur Nabihatul Ghofilah 1 , Sukaesih 2 , Kusnandar 3 , Lusi Romaddyniah 4
1 Mahasiswa Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Padjadjaran 2,3,4 Dosen Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Padjadjaran e-mail: putri19030@mail.unpad.ac.id

## ABSTRACT
The existence of archives is a benchmark for an agency in order to achieve its success  in carrying out administrative activities, whether it starts from planning, implementation or supervision and is also evidence or a tool of moral responsibility for future generations. This study aims to determine the  process  of  archive  management  at  the  Archives  and  Library  Office  of  Cianjur  Regency,  the obstacles  faced  in  archive  management,  and  the  solutions  made  in  dealing  with  these  obstacles. The method used is qualitative using a descriptive method. Data collection techniques in this study were  carried  out  through  observation  and  interviews.  While  the  data  analysis  used  is  data reduction,  data  display,  and  conclusions  or  verification.  The  results  showed  that  the implementation of the archive management process at the Archives and Library Office of Cianjur Regency was carried out through archive creation, archive storage, archive maintenance, archive shrinkage and archive destruction and archive recovery. The process of managing archives at the Department  of  Archives  and  Libraries  in  Cianjur  Regency  is  quite  good.  However,  there  are several obstacles,  such as the Archive Depot that has not been representative  enough, the limited facilities and infrastructure, the low awareness of the archive management apparatus in the local government environment, the small number of archivists, and the lack of budget. In overcoming the obstacles that occur, the Office of Archives and Libraries of Cianjur Regency also cooperates with the province of West Java regarding the plan for facilities and infrastructure assistance, but until now there is no further clarity on the plan.
Keywords: Records management; Files; Cianjur Regency Archives and Libraries Office

## ABSTRAK
Keberadaan  arsip  menjadi  tolak  ukur  bagi  suatu  instansi  guna  mencapai  keberhasilannya  dalam melaksanakan  kegiatan  administrasi,  baik  itu  dimulai  dari  perencanaan,  pelaksanaan  maupun pengawasan dan juga merupakan bukti atau alat pertanggungjawaban moral bagi generasi di masa yang  akan  datang.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  proses  pengelolaan  arsip  di  Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur,  kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip,  dan solusi  yang  dilakukan  dalam  menghadapi  kendala  tersebut.  Metode  yang  digunakan  adalah kualitatif  dengan  menggunakan  metode  deskriptif.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini dilakukan  melalui  observasi  dan  wawancara.  Sedangkan  analisis  data  yang  digunakan  adalah reduksi  data,  display  data,  dan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa pelaksanaan  proses  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur dilakukan  melalui  penciptaan  arsip,  penyimpanan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  penyusutan  arsip  dan pemusnahan  arsip  serta  penemuan  kembali  arsip.  Proses  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  tergolong  sudah  cukup  baik.  Namun  terdapat  beberapa  kendala seperti  Depo  Arsip  yang  belum  memenuhi  representatif,  terbatasnya  sarana  dan  prasarana,  masih rendahnya  kesadaran  aparatur  pengelolaan  arsip  di  Lingkungan  Pemerintah  Daerah,  jumlah arsiparis  yang  masih  sedikit,  dan  kurangnya  anggaran.  Dalam  mengatasi  kendala  yang  terjadi, Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  pun  bekerjasama  dengan  provinsi  Jawa  Barat perihal  rencana  bantuan  sarana  dan  prasarana,  namun  hingga  saat  ini  perencanaan  tersebut  belum ada kejelasan lebih lanjut.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip; Arsip; Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur

## A. PENDAHULUAN
Seiring berjalannya waktu kini ilmu pengetahuan dan teknologi semakin mengalami perkembangan  yang  begitu  pesat  hingga  saat  ini.  Perkembangan  tersebut  memberikan berbagai  pengaruh  terhadap  kemajuan  yang  dimiliki  oleh  suatu  instansi  pemerintahan maupun  swasta,  dimana  setiap  instansi  pemerintahan  atau  swasta  yang  ada  di  seluruh daerah  sekarang  ini  saling  berkompetisi  guna  meningkatkan  profesionalisme  dan  mutu kualitas  kerjanya.  Begitu  pula  dengan  tendensi  atau  kecenderungan  globalisasi  dan informasi yang berkembang sangat cepat dan dipenuhi dengan banyak lika-liku persaingan, serta  kemajuan  dan  kemundurannya  sangat  tergantung  kepada  sebuah  informasi.  Sebagai langkah untuk mengembangkan mutu kualitas kerja pada sebuah instansi baik itu instansi pemerintahan  maupun  swasta,  tentu  saja  memerlukan  adanya  dorongan  manajemen  yang tepat, cepat, dan juga teliti supaya tujuan yang dimilikinya dapat berjalan dengan baik dan jelas.
Setiap  organisasi  atau  instansi  baik  pemerintah  maupun  swasta  itu  sendiri  pastinya mempunyai  suatu  tujuan  yang  ingin  diraih.  Untuk  meraih  tujuan  tersebut  dibutuhkan berbagai  strategi  yang  berupa  sebuah  program  atau  aktivitas-aktivitas  tertentu. Pengendalian  manajemen  merupakan  suatu  hal  yang  paling  penting  untuk  mencapai tujuan-tujuan  yang  dimiliki  oleh  instansi,  sehingga  dengan  adanya  pengendalian manajemen  mampu  memberikan  jaminan  terhadap  penerapan  strategi  yang  dilakukannya secara  efektif  dan  efisien.  Apabila  berhasil  mencapai  tujuannya,  maka  instansi pemerintahan  maupun  swasta  bisa  menilai  bagaimana  kapasitas  atau  kinerja  yang  telah dilakukan  dimulai  dari  proses  sampai  dengan  tujuannya  itu  mampu  dicapai  serta  instansi juga  bisa  memperkirakan  apakah  pengendalian  manajemen  itu  sendiri    telah  berjalan dengan baik atau belum.
Sumber  informasi  pada  dasarnya  mendukung  semua  kegiatan  khususnya  kegiatan organisasi yang membutuhkan informasi sebagai pendukung dalam tata kerja administrasi dan pelaksanaan dari fungsi manajemen. Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi sebuah instansi baik itu instansi pemerintahan maupun swasta. Salah satu sumber informasi  yang penting  untuk  menopang  kegiatan  administrasi  adalah  arsip.  Instansi  yang  mengelola administrasi  dengan  baik  maka  sistem  arsip  akan  terlaksana  dengan  baik.  Bukan  hanya sekedar dokumen tetapi menjadi suatu nilai guna sebagai sumber informasi.
Arsip  adalah  salah  satu  sumber  informasi  yang  mampu  dimanfaatkan  oleh  suatu organisasi  atau  instansi  dalam  melakukan  aktivitas  yang  terdapat  di  dalamnya,  dimana dengan    adanya  arsip  ini  dapat  membantu  meningkatkan  penggunaan  informasi  yang terpercaya  dan  autentik  serta  membantu  meningkatkan  kualitas  pelayanannya.  Menurut Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  Pasal  1  tentang  Kearsipan, disebutkan bahwa “arsip adalah rekaman peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintahan, swasta dan perseorangan dengan mengikuti perkembangan teknologi dalam bentuk  media  untuk  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara". Sementara  menurut  Hendriyani  (2021)  “arsip  merupakan  catatan  kegiatan  atau  peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  yang  dibuat  oleh  organisasi  baik  organisasi  publik maupun  privat  yang  memiliki  informasi  penting  yang  bermanfaat  dimasa  lalu,  di  masa sekarang dan di masa yang akan datang” (Hendriyani 2021).
Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dikatakan bahwa arsip ini mempunyai peranan  penting  dalam  seluruh  aktivitas  yang  terdapat  di  dalam  instansi  pemerintahan maupun swasta, sebagaimana keduanya tidak dapat terpisahkan dan akan selalu berkaitan satu  sama  lainnya.  Hal  tersebut  dikarenakan  setiap  instansi  selalu  memerlukan  rekaman atau  catatan  dari  semua  aktivitas  yang  dilaksanakan  untuk  dijadikan  sebagai  media  yang
dapat  membantu  dalam  mengingat  seluruh  kejadian  maupun  peristiwa  yang  sudah  terjadi baik itu untuk kebutuhan administrasi, hukum, sebagai alat bukti apabila terdapat masalah, pembantu pengambilan suatu keputusan, dan sebagai alat pertanggungjawaban manajemen atau  pun  hal-hal  lainnya.  Selaras  dengan  apa  yang  tercantum  dalam  Undang-Undang Nomor  43  Tahun  2009  tentang  kearsipan,  yang  mengatakan  bahwa  “arsip  sebagai  bukti pertanggungjawaban  nasional  bagi  kehidupan  berbangsa  dan  bernegara  perlu  dijamain keselamatan  arsipnya  baik  secara  fisik  dan  informasinya  sehingga  tidak  mengalami kerusakan ataupun kehilangan”. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan arsip dengan baik.
Pentingnya  arsip  perlu  dijadikan  perhatian  penuh  bagi  seluruh  organisasi  atau instansi. Arsip dapat bermanfaat apabila dikelola dengan tertib dan teratur. Selain itu, arsip juga  perlu  disusun  dengan  baik  agar  penemuan  kembali  arsip  dapat  dilakukan  dengan mudah.  Karena  suatu  saat  arsip  tersebut  pasti  akan  dibutuhkan  kembali  untuk  suatu kepentingan. Maka dari itu, pengelolaan arsip wajib untuk selalu diperhatikan dengan tepat dan benar. Namun saat ini masih banyak masyarakat yang belum mengerti arti penting dan manfaat dari arsip pada kehidupan sehari-hari sehingga permasalahan terkait kearsipan itu sendiri  kerap  belum  seutuhnya  menjadi  perhatian,  baik  oleh  masyarakat  umum  maupun instansi  pemerintah  atau  swasta.  Sebagaimana  masih  banyak  ditemukan  berbagai  arsip yang  bertumpukan  dan  tidak  tertata  dengan  baik  di  dalam  lemari  sehingga  hal  tersebut akan  menjadi  kendala  bagi  instansi  dalam  pengambilan  keputusan,  mempersulit  proses hukum  dan  pertanggungjawaban  serta  mempersulit  pada  saat  proses  penemuan  kembali arsip  apabila  suatu  waktu  diperlukan  untuk  kepentingan  tertentu.  Hal  ini  tentunya  dapat membuat informasi yang tersimpan di dalam arsip tidak terjaga keamanannya (Hendriyani 2021).
Oleh  karena  itu,  dalam  melakukan  pengelolaan  terhadap  suatu  arsip  selain memperhatikan  tata  cara  atau  prosesnya  juga  harus  dibantu  oleh  karyawan  yang  bekerja pada  bidang  kearsipan,  sarana  atau  prasarana  yang  dipergunakan  dan  anggaran  yang tersedia guna pemeliharaan arsip. Agar bisa menjalankan tugas kearsipannya dengan baik, maka  karyawan  yang  bertugas  pada  bidang  kearsipan  sendiri  tidak  hanya  ditunjang  atas faktor  keinginan  terhadap  tugasnya,  namun  tentunya  harus  dibekali  dengan  kemampuan- kemampuan  khusus  terkait  bidang  kearsipan  itu  sendiri  (Amalia  2013).  Karena  arsip  itu sendiri pada hakekatnya akan selalu menjadi tugas paling utama yang dimiliki oleh seluruh organisasi  atau  perusahaan,  baik  di  lingkungan  pemerintahan  maupun  swasta  (Amalia 2013). Begitu pula sama halnya dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur yang merupakan sebuah  lembaga pemerintah yang juga bertugas mengelola arsip.
Dinas  arsip  dan  perpustakaan  menjadi  unsur  pelaksana  urusan  pemerintahan  dalam bidang  kearsipan  dan  urusan  pemerintahan  bidang  perpustakaan  yang  dipimpin  oleh seorang  Kepala  Dinas  yang  dalam  melaksanakan  tugasnya  berada  dibawah  dan bertanggung  jawab  kepada  Bupati  melalui  Sekretaris  Daerah.  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  merupakan  salah  satu  lembaga  kerja  yang  secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menangani kearsipan khususnya pada  lembaga-lembaga  yang  berada  di  kabupaten  Cianjur.  Dinas  Arsip  dan  Kabupaten Cianjur  sendiri  dari  awal  berdiri  hingga  sekarang  ini  telah  mengalami  beberapa perkembangan. Pada awalnya lembaga ini bernama UPTD Perpustakaan Umum Kabupaten Cianjur yang didirikan pada tahun 2000 berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur Nomor  22  Tahun  2000.  Kemudian  sekitar  pada  tahun  2001,  statusnya  diubah  menjadi Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Cianjur berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur  Nomor  23  Tahun  2001.  Pada  tahun  2008,  lembaga  ini  disatukan  dengan  Kantor Arsip Daerah berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur Nomor 7 Tahun 2008 dan namanya  berubah  menjadi  Kantor  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Cianjur.
Berdasarkan  Peraturan  Bupati  Cianjur  Nomor  74  Tahun  2016,  maka  namanya  diubah kembali  menjadi  Dinas  Arsip  Dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  yang  berlokasi  Jl. Slamet Riyadi No.1, Pamoyanan, Kec. Cianjur, Kabupaten Cianjur, Jawa Barat 43211.
Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  mempunyai  beberapa  fungsi  dan peran yang sangat strategis dalam rangka meningkatkan otonomi daerah.  Selain itu, Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  juga  mengemban  amanah  sebagai  pelaksana urusan  wajib  kearsipan  dan  urusan  wajib  perpustakaan.  Dalam  melaksanakan  peran  yang dimilikinya  selaku  pelaksana  urusan  wajib  kearsipan, maka instansi  harus  selalu  bersedia mewadahi,  menyimpan,  merawat,  dan  melindungi  berbagai  arsip  yang  mempunyai  nilai sejarah di lingkungan pemerintahan Kabupaten Cianjur termasuk arsip statis.  Dinas Arsip dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  juga  tidak  kalah  pentingnya  sebagai  instansi  yang perlu  membina,  mengembangkan,  dan  menata  seluruh  arsip  yang  terdapat  di  lingkungan pemerintah Kabupaten Cianjur.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur memiliki program-program khusus yang  mana  hanya  dimiliki  oleh  dinas  tersebut,  sebagaimana  diantaranya  memberikan pengarahan  kepada  masyarakat  betapa  pentingnya  arsip,  lalu  sosialisasi  arsip,  pembinaan terhadap arsip, pergi ke sekolah-sekolah untuk melaksanakan uji kompetensi tata kearsipan dan dilaksanakan oleh dinas serta pembinaan-pembinaan terhadap OPD. Adapun berbagai macam jenis arsip yang dikelola di dalamnya. Jenis-jenis arsip tersebut berjumlah  11646 arsip  yang  mana  terdiri  dari  arsip  tiga  jenis  arsip  yakni  arsip  statis,  arsip  vital,  dan  arsip terjaga.  Tidak  hanya  arsip  yang  berbentuk  fisik  saja  yang  dikelola  di  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur, tetapi juga ada pula yang berbentuk digital seperti foto- foto  dan  hasil  arsip  yang  telah  di scan .  Dalam  sebuah  instansi  ketika  melaksanakan berbagai  kegiatannya  tentunya  tidak  semuanya  dapat  berjalan  dengan  lancar  atau  mudah begitu  saja  untuk  mencapai  suatu  keberhasilan,  tetapi  seiring  berjalannya  waktu  pasti dihadapkan oleh beberapa permasalahan yang mengakibatkan kegiatan yang dilakukannya tidak  bisa  dilaksanakan  secara  maksimal  dan  kurang  efektif.  Sama  halnya  dengan  yang terjadi  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  itu  sendiri  yang  masih mempunyai  beberapa  hambatan  dalam  menjalankan  kegiatan  atau  tugasnya  yakni mengelola arsip.
Berdasarkan  pengamatan  yang  dilakukan  penulis  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten  Cianjur  bahwa  terdapat  beberapa  kendala  atau  hambatan  yang  dialami  oleh instansi  ini,  diantaranya  yaitu:  Pertama , belum  memiliki  Depo  Arsip  yang  memenuhi representatif. Kedua , terbatasnya sarana dan prasarana. Ketiga, masih rendahnya kesadaran aparatur  dalam  pengelolaan  arsip  di  Lingkungan  Pemerintah  Daerah.  Keempat,  jumlah maupun  kualitas  sumber  daya  manusia  (SDM)  yang  menjadi  arsiparis  masih  belum memadai dan masih terbatas, hal ini dikarenakan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur  hanya  mempunyai  tiga  arsiparis  saja.  Kelima,  Keterbatasan  anggaran  untuk mengelola  arsip.  Keenam,  belum  memiliki  alat  khusus  seperti Thermohygrometer untuk memperbaiki atau mencegah kerusakan pada arsip, sehingga sangat berbahaya dan rawan terhadap kerusakan dan hilangnya informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Dari  latar  belakang  masalah  yang  telah  dipaparkan  diatas,  maka  terdapat  beberapa rumusan  masalah  yang  akan  dibahas  dalam  penelitian  ini  yaitu  :  (1)  bagaimana  proses pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan    Kabupaten  Cianjur?,  (2)  bagaimana kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten Cianjur?, dan (3) bagaimana solusi yang dilakukan dalam menghadapi kendala yang terjadi pada pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan  Kabupaten Cianjur?. Adapun tujuan yang ingin penulis capai dalam penelitian ini adalah : (1) untuk mengetahui proses  pengelolaan arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan    Kabupaten  Cianjur,  (2)  untuk
mengetahui  kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten Cianjur, dan (3) untuk mengetahui solusi yang dilakukan dalam menghadapi kendala yang terjadi pada pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur.

## B. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Arsip
Secara  etimologi  istilah  arsip  berasal  dari  kata Archief (Belanda)  atau Archive (Inggris),  dimana  kedua  istilah  tersebut  berasal  dari  bahasa  Yunani  yaitu Arche yang artinya  permulaan.  Kemudian  mengalami  perkembangan  menjadi Archia (catatan), Archeion (gedung  pemerintah), Archivum (lembaga  kearsipan).  Sehingga  secara  bahasa kata  arsip  dapat  diartikan  sebagai  sebuah  catatan,  naskah,  atau  dokumen;  dan  gedung tempat  untuk  penyimpanan  dokumen.  Menurut  Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor  43  Tahun  2009  Pasal  1  tentang  Kearsipan,  disebutkan  bahwa  “arsip  adalah rekaman  peristiwa  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  pemerintahan,  swasta  dan perseorangan  dengan  mengikuti  perkembangan  teknologi  dalam  bentuk  media  untuk pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara".
Menurut Barthos (2014:1) dalam (Almahdi and Pahlevi 2020) , arsip ( record ) dalam istilah bahasa Indonesia disebut sebagai “warkat” yang berarti setiap catatan tertulis baik itu  berbentuk  gambar,  diagram  yang  mengandung  berbagai  keterangan  tentang  suatu subyek (inti permasalahan) ataupun kejadian yang diciptakan seseorang guna memberikan bantuan terhadap daya ingatan seseorang itu juga. Lalu, Jimerson (2013) juga mengartikan arsip sebagai “gudang memori, memberikan bukti yang andal untuk mengetahui historis di masa  lalu  bagi  yang  membutuhkan  informasi  di  masa  sekarang  atau  yang  akan  datang” (Apriyani, Safira, and Rodin 2020). Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan  sekumpulan  dokumen  baik  itu  dalam  bentuk  catatan,  gambar,  diagram,  atau rekaman dari suatu peristiwa maupun aktivitas dalam beberapa macam media yang secara sistematis  disimpan  pada  suatu  lembaga  tertentu  karena  mempunyai  fungsi  dan  manfaat yang bisa digunakan untuk masa kini maupun masa yang akan datang.

## Jenis-Jenis Arsip
Arsip  tidak  hanya  terdiri  dari  satu  jenis  saja,  melainkan  terbagi  ke  dalam  berbagai macam  jenis  arsip.  Berdasarkan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun 2009  Tentang  Kearsipan  Bab  I  Ketentuan  Umum  Pasal  1  Poin  3  sampai  dengan  7, dijelaskan bahwa arsip terdiri dari beberapa jenis yakni:
1. Arsip  Dinamis,  merupakan  jenis  arsip  yang  dapat  dipergunakan  secara  langsung dalam aktivitas penciptaan arsip dan disimpan selama kurun waktu tertentu. Arsip dinamis ini terbagi ke dalam 3 macam:
a. Arsip Aktif, yakni jenis arsip yang mempunyai frekuensi penggunaannya tinggi dan  bisa  dibilang  arsip  aktif  ini  yang  masih  dipakai  secara terus-menerus  oleh suatu instansi sebagaimana contohnya daftar hadir pegawai.
b. Arsip  Inaktif,  yakni  jenis  arsip  sudah  jarang  dipakai  lagi  oleh  suatu  instansi secara terus-menerus dan frekuensi penggunaannya telah menurun sebagaimana contohnya rapot.
c. Arsip  Vital,  yakni  jenis  arsip  yang  keberadaannya  itu  sebagai  persyaratan pokok untuk kesinambungan operasional penciptaan arsip, tidak bisa diperbaiki atau  diperbarui  dan  juga  tidak  bisa  digantikan  jika  mengalami  kerusakan  atau hilang. Contohnya adalah sertifikat tanah dan bangunan serta ijazah.
2. Arsip  Statis,  merupakan  jenis  arsip  yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena mempunyai  nilai  guna  sejarah,  telah  habis  retensinya,  dan  berketerangan
dipermanenkan  yang  sudah  diverifikasi  baik  secara  langsung  maupun  tidak langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  dan/atau  lembaga  kearsipan. Contohnya adalah surat keputusan.
3. Arsip  terjaga,  merupakan  jenis  arsip  negara  yang  memiliki  kaitan  dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang perlu dijaga keutuhan, keamanan,  dan  keselamatannya  sebagaimana  contohnya  adalah  bendera  pusaka Indonesia serta berbagai barang yang mengandung sejarah lainnya.
4. Arsip  umum,  merupakan  jenis  arsip  yang  tidak  termasuk  dalam  kelompok  arsip terjaga sebagaimana contohnya adalah kartu tanda penduduk (KTP) (A 2017).

## Pengelolaan Arsip
Dalam  setiap  aktivitas  pengarsipan  yang  dilakukan  di  dalam  suatu  instansi  baik  itu instansi  pemerintahan  maupun  swasta  tentu  tidak  akan  terlepaskan  dari  kegiatan pengelolaan  dokumen.  Pengelolaan  arsip  seperti  yang  diungkapkan  oleh  Muhidin  & Winata  (2017:17)  dalam  (Almahdi  and  Pahlevi  2020)  diartikan  sebagai  “proses pengendalian arsip dinamis dan arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis pada unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan di lingkungan organisasi”. Daryan dalam Muhidin & Winata (2017:19) juga mengemukakan bahwa apabila pengelolaan arsip dapat dilakukan  dengan  baik  maka  hal  tersebut  akan  membantu  terwujudnya  kondisi  yang melengkapi standar mutu di suatu bidang, terlebih khususnya bidang arsip.
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  20  tentang  Pedoman  Pengelolaan  Unit Kearsipan    pada  Lembaga  Negara  (2012)  memuat  mengenai Standar  Operasional Prosedur (SOP)  pengelolaan  arsip  merupakan  informasi  pelaksanaan  yang  dimulai  dari penciptaan,  penggunaan    dan    pemeliharaan,  sampai  dengan  penyusutan  arsip,  baik  itu untuk  arsip  konvensional  maupun  arsip  elektronik (Basya  and  Puspasari  2021). Pengelolaan arsip sendiri terdiri dari:
1. Penciptaan Arsip
Dalam    metode    kearsipan,    suatu    pengelolaan    arsip    dimulai    dari    proses penciptaan,  penataan,  penggunaan,  penemuan  kembali,  penyimpanan,    dan  penyusutan. Terbentuknya  arsip  didasari  sebuah    pertimbangan    dalam  berbagai  informasi  agar  bisa membuat  arsip    atau    tidak.    Apabila  informasi  tersebut  sudah  dijadikan  arsip  maka dilaksanakan  penataan,  dan  apabila  sebaliknya  maka  dilaksanakan  pemusnahan.  Arsip yang sudah diciptakan maupun diperoleh dari pihak luar diarsipkan dan disimpan. Dalam penciptaan sebuah arsip terdapat seorang yang bertugas dalam membuat arsip yang disebut dengan  pencipta  arsip,  dalam  ANRI    Pasal    1    Nomor  20    Tahun  2012  dijelaskan  bahwa pencipta  arsip  adalah  individu  yang  memiliki  wewenang  serta  tanggung  jawab  dalam fungsi dan tugas di bidang pengelolaan arsip dinamis.
2. Penyimpanan Arsip
Menurut  Sutisna  &  Sanusi  (2008),  sistem  merupakan  unsur-unsur  yang  secara terstruktur  saling  berkaitan  sehingga  senantiasa  menciptakan  suatu  kesatuan.  Terdapat berbagai  macam  cara  yang  bisa  dipergunakan  dalam  melakukan  penyimpanan  terhadap arsip  sebagaimana  diantaranya  adalah  sistem  mengatur  urutan  sesuai  dengan  abjad, tanggal, nomor, wilayah dan subyek atau inti persoalan. Sistem-sistem tersebut dirancang guna  memudahkan  para  petugas  kearsipan  atau  yang  dikenal  sebagai  arsiparis  dalam proses temu kembali arsip itu sendiri.
Adapun  beberapa  langkah  yang  perlu  dilakukan  dalam  proses  penyimpanan  arsip, sebagaimana yang dikemukakan oleh Amsyah (2003) yaitu :
a) Pemeriksaan,  ialah  susunan  dalam  mengamankan  warkat  atau  arsip  yang  diawali dengan  melalui  langkah  pemeriksaan  pada  lembaran  arsip  tersebut  guna
menegaskan  bahwa  arsip  yang  dikelolanya  merupakan  jenis  arsip  yang  memang bersedia untuk disimpan sebagaimana bukti umum yang terdapat di setiap instansi yang  bersangkutan.    Oleh  karena  itu,  arsip  tersebut  perlu  diamati  terlebih  dahulu ketentuannya kepada pihak yang berwenang.
b) Mengindeks,  dalam  sistem  abjad  ialah  memilih  nama  orang  atau  organisasi  yang akan  dipergunakan  untuk  identitas  penyimpanan  dan  kemudian  mengajarkannya menjadi beberapa bidang atau unit dalam keperluan mengabjad.
c) Memberi tanda, langkah ini dapat dikatakan sebagai pemberian kode.  Langkah ini dilakukan dengan memberikan tanda seperti label atau garis yang menonjol, fungsi adanya kode tersebut supaya petugas menjadi lebih mudah ketika akan menyimpan kembali surat ke dalam laci.
d) Menyortir,  ialah  mengklasifikasikan  surat  ke  dalam  kelompok  yang  abjadnya memiliki  kesamaan,  supaya  memudahkan  petugas  dalam  melakukan  pekerjaan langkah-langkah paling terakhir yakni penyimpanan.
e) Menyimpan,  ialah  menempatkan  atau  meletakkan  arsip  berdasarkan  pada  standar penyimpanan dan memakai peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
3. Pemeliharaan Arsip
Menurut  Basuki  &  Sulistyo  (1992),  tata  kerja  pemeliharaan  arsip  diantaranya  yaitu melakukan  penataan  arsip  pada  rak,  membersihkan  dan  menghilangkan  debu,  serta mengatur  letak  arsip.  Seperti  yang  diketahui  bahwa  penataan  arsip  pada  rak  dikenal  juga dengan sebutan shelving . Kegiatan penataan arsip pada rak sendiri harus dilakukan dengan berhati-hati  agar  terhindar  dari  risiko  kerusakan  terhadap  arsip.  Adapun  caranya  yaitu dengan menatanya secara berurutan berdasarkan pada kebutuhan penggunanya, kemudian arsip  tersebut  disusun  dengan  posisi  tegak  lurus  supaya  tidak  terjadi  penumpukan  pada bagian  folder  arsip.  Lalu  setelah  arsip  dipergunakan,  maka  petugas  arsip  akan  mengecek dan  menata  kembali  arsip  pada  rak  yang  sesuai  dengan  tempat  semula  menurut  kode klasifikasinya  sehingga  pengguna  pun  dapat  dengan  mudah  mencari  arsip  yang dibutuhkannya.
4. Penyusutan Arsip
Manfaat  dari  arsip  secara  umum  hanya  bertahan  sementara  waktu.  Oleh  karena itu, ketika suatu arsip dirasa sudah tidak mempunyai manfaat lagi maka harus ada suatu upaya yang dilakukan yaitu  penyusutan terhadap arsip.
5. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan  arsip  merupakan  kegiatan  untuk  memusnahkan  berbagai  arsip  dengan melalui prosedur-prosedur tertentu, sehingga fisik informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat dikenali. Pemusnahan arsip ini dilakukan agar tidak terjadinya kebanjiran atau penumpukan  arsip  yang  sudah  tidak  digunakan  lagi.  Menurut  pendapat  Dewi  (2011), pemusnahan  arsip  diartikan  sebagai  kegiatan  untuk  melapukkan  atau  memusnahkan berbagai  arsip  yang  sudah  tidak  mempunyai  nilai  fungsi  dan  manfaat.  Adapun  cara  yang dilakukan untuk pemusnahan arsip tersebut, yakni:
a) Melebur arsip dengan memakai mesin pelebur kertas;
b) Membakar arsip supaya menjadi abu sampai tidak mampu dikenali lagi bentuknya;
c) Merobek arsip dengan tangan sampai menjadi sobekan kecil;
d) Memusnahkan arsip dengan cara otomatis yaitu memakai mesin penghancur kertas.

## C. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif  dengan  menggunakan  metode deskriptif.  Berdasarkan  pada  jurnal  Subandi  (2011),  Bogdan  dan  Taylor  dikutip  oleh Moleong  mengatakan  bahwa  penelitian  kualitatif  adalah  cara  atau  metode  kualitatif  yang
kita temukan  pada  penelitian, menghasilkan  suatu  data  yang  disajikan  menggunakan  kata tertulis,  melalui  lisan,  atau  suatu  kebijakan  dengan  kata  lain  berbentuk  deskriptif.  Alasan berbentuk  deskriptif  ini  adalah  karena  data  dan  informasi  yang  dikumpulkan  serta didapatkan tidak menggunakan alat pengukuran dan tidak menggunakan angka.
Subjek dalam penelitian ini adalah seorang informan yang dapat memberi informasi yang  berkaitan  dengan  objek  penelitian  ini.  Penentuan  informan  sebagai  sumber  data dilakukan dengan purposive sampling yakni dipilih sesuai dengan pertimbangan dan tujuan tertentu. Purposive  sampling sendiri  adalah  suatu  teknik  dalam  pengambilan  sampel terhadap  sumber  data  melalui  pertimbangan  tertentu  (Sugiyono  2010:  218).  Di  dalam penelitian ini  yang  menjadi  informan adalah  kepala  bidang  kearsipan  di  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur yang bernama Ibu Dra. Enah Rasmanah, M.Ap., dan juga satu  arsiparis  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  yang  bernama  Bapak Dr.  Dadang  Supriyadi  A.Md.  Adapun  objek  utama  dalam  penelitian  ini  adalah  terkait dengan pengelolaan Arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur.
Penelitian  ini  berlokasi  di  Dinas  Arsip  Dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  yang berada Jl. Slamet Riyadi No.1, Pamoyanan, Kec. Cianjur, Kabupaten Cianjur, Jawa Barat 43211.  Pelaksanaan  penelitian  yang  dilakukan  di  Dinas  Arsip  Dan  Perpustakaan Kabupaten  Cianjur ini yaitu pada hari Jum’at, 08 April 2022 pukul 10.20 WIB. Jenis data yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  data  primer  dan  data  sekunder.  Data  primer adalah  sumber  data  yang  langsung  memberikan  data  kepada  pengumpul  data  (Sugiyono 2014).  Data  primer  merupakan  data-data  narasumber  yang  diperoleh  secara  langsung melalui proses wawancara. Dapat diartikan bahwa data primer dalam penelitian ini adalah berasal dari kegiatan wawancara bersama informan atau narasumber, yakni Ibu Dra. Enah Rasmanah,  M.Ap.,  dan  Bapak  Dr.  Dadang  Supriyadi  A.Md.  Sementara  data  sekunder merupakan  sumber  data  sekunder  yang  tidak  langsung  memberikan  data  kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen (Sugiyono 2014).
Pengumpulan data dan informasi pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa cara, yang pertama yaitu wawancara ( interview) . Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh Slamet (2011), wawancara merupakan salah satu teknik yang dipakai untuk mendapatkan informasi  melalui  kegiatan  interaksi  sosial  antara  peneliti  dengan  pihak  yang  diteliti. Peneliti  mengajukan  beberapa  pertanyaan  yang  berkaitan  dengan  masalah  yang  ingin diteliti kepada seorang narasumber yang merupakan kepala bidang kearsipan dan arsiparis di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur.  Selain  melakukan  wawancara, dilakukan  juga  observasi,  pengamatan,  dan  peninjauan  langsung  pada  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  untuk  mengetahui  secara  lebih  dalam  mengenai pengelolaan  arsip  disana.  Pencarian  sumber-sumber  dari  berbagai  literatur  pun  dilakukan untuk menunjang pengumpulan data dan informasi yang relevan dengan penelitian ini.
Sanjaya (2009:106) dalam (Halimah and Arfa 2019) berpendapat bahwa analisis data merupakan  langkah  dalam  mengolah  maupun  menjelaskan  data  yang  bertujuan  untuk menempatkan  suatu  informasi  yang  relevan  dan  sesuai  dengan  fungsinya  agar  dapat dimanfaatkan  dan  mudah  dipahami.  Adapun  pendapat  lainnya  seperti  yang  dikemukakan oleh Noeng Muhadjir (1998: 104) terkait pengertian analisis data bahwa kegiatan tersebut adalah  upaya  dalam  menyusun  secara  sistematis  kebutuhan  penelitian  seperti  data observasi,  informasi  wawancara,  dan  lainnya  yang  digunakan  untuk  memaksimalkan pemahaman  penulis  terkait  kasus  yang  diteliti  dan  disajikan  sebagai  temuan  untuk  orang lain.  Selain  itu,  analisis  data  kualitatif  dapat  berupa  pemeriksaan  terhadap  validitas  data yang  berdasarkan  kriteria  tertentu  yaitu  atas  dasar  keteralihan,  keterpercayaan (kredibilitas),  kepastian  (berdasarkan  fakta  yang  betul  dari  data  di  lapangan),  dan ketergantungan, dan kepastian.
Berkaitan  dengan  penelitian  yang  sedang  dilakukan,  penulis  menggunakan  model interaktif dalam menganalisis sebuah data sebagaimana model tersebut dikemukakan oleh Miles  dan  Huberman.  Model  interaktif  ini  mencakup  beberapa  tahap  dalam pelaksanaannya,  diantaranya  yaitu  pengumpulan  data,  reduksi  data,  display  data,  dan kesimpulan  atau  verifikasi.  Dalam  proses  pengumpulan  data  penting  untuk  melakukan pencatatan yang berdasarkan fakta, catatan metodologis, dan catatan teori agar semua data yang  didapatkan  tersebut  mampu  terorganisir  dengan  baik  (Rijali  2019).  Langkah selanjutnya  adalah  reduksi  data,  yakni  proses  pemilihan,  abstraksi,  pemusatan  perhatian pada  penyederhanaan,  dan  pengalihan  data  kasar  yang  dihasilkan  dari  catatan  tertulis  di lapangan  (Rijali  2019).  Kemudian,  proses  display  data  juga  penting  untuk  diperhatikan, ketika  sekumpulan  informasi  disusun  dan  akan  menghasilkan  suatu  kemungkinan  adakan adanya  pengambilan  tindakan  dan  penarikan  kesimpulan.  (Rijali  2019).  Langkah  terakhir yakni  verifikasi  atau  pengambilan  suatu  kesimpulan  dari  penelitian,  kegiatan  ini  dapat dilakukan dengan cara (1) memikirkan ulang selama penulisan berlangsung, (2) meninjau ulang catatan yang berdasarkan fakta lapangan, (3) mengawasi atau meninjau kembali dan tukar  pikiran  untuk  mengembangkan  kesepakatan  intersubjektif,  dan  (4)  mengupayakan sesuatu yang meluas untuk menempatkan salinan terhadap temuan dalam seperangkat data yang lainnya (Rijali 2019).

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Proses pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan  Kabupaten Cianjur
Sebagai  salah  satu  sumber  informasi,  tentu  saja  arsip  perlu  dikelola  dengan  sangat baik  sehingga  informasi  yang  terkandung  dapat  dimanfaatkan  secara  maksimal  dalam upaya  menunjang  kelancaran  pelaksanaan  kegiatan  pemerintahan.  Mengingat  betapa pentingnya  nilai  guna  arsip  dan  informasi  yang  terkandung  di  dalamnya,  maka  apa  yang menjadi  bukti  dari  berbagai  kegiatan  harus  dipertahankan.  Oleh  karena itu,  arsip tersebut harus  dijaga  dan  diselamatkan  agar  tidak  mengalami  kerusakan  atau  hilang  sebab keberadaan  arsip  itu  sendiri  menjadi  tolak  ukur  bagi  suatu  instansi  guna  mencapai keberhasilannya  dalam  melaksanakan  kegiatan  administrasi,  baik  itu  dimulai  dari perencanaan,  pelaksanaan  maupun  pengawasan  dan  juga  merupakan  bukti  atau  alat pertanggungjawaban moral bagi generasi di masa yang akan datang.
Selaras  dengan  apa  yang  tercantum  dalam  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009 tentang  kearsipan,  yang  mengatakan  bahwa  “arsip  sebagai  bukti  pertanggungjawaban nasional  bagi  kehidupan  berbangsa  dan  bernegara  perlu  dijamain  keselamatan  arsipnya baik  secara  fisik  dan  informasinya  sehingga  tidak  mengalami  kerusakan  ataupun kehilangan”.  Dari  Undang-Undang  tersebut,  maka  pengelolaan  arsip  perlu  untuk dilakukan. Sebagaimana arsip ini sendiri sering dikenal sebagai pilar utama dalam aktivitas yang  dilakukan  instansi.  Pengambilan  keputusan  selalu  bertumpu  pada  kegiatan  yang pernah  dilakukan  dan  evaluasi  kegiatan  yang  ada.  Selain  itu,  keduanya  pun  tidak  dapat terpisahkan dan akan selalu berkaitan satu sama lainnya. Oleh karena itu, sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas arsip ini memiliki peranan yang strategis. Maka harus adanya pengelolaan arsip yang baik.
Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  merupakan  salah  satu  lembaga kerja  yang  secara  fungsional  mengkoordinasikan,  membina,  mengawasi  dan  menangani kearsipan  khususnya  pada  lembaga-lembaga  yang  berada  di  kabupaten  Cianjur.  Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  mempunyai  beberapa  fungsi  dan  peran  yang sangat  strategis  dalam  rangka  meningkatkan  otonomi  daerah.  Selain  itu,  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur juga mengemban amanah sebagai pelaksana urusan wajib kearsipan  dan  urusan  wajib  perpustakaan.  Dalam  melaksanakan  peran  yang  dimilikinya
selaku  pelaksana  urusan  wajib  kearsipan,  maka  instansi  harus  selalu  bersedia  mewadahi, menyimpan,  merawat,  dan  melindungi  berbagai  arsip  yang  mempunyai  nilai  sejarah  di lingkungan  pemerintahan  Kabupaten  Cianjur  termasuk  arsip  statis.  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  juga  tidak  kalah  pentingnya  sebagai  instansi  yang  perlu membina,  mengembangkan,  dan  menata  seluruh  arsip  yang  terdapat  di  lingkungan pemerintah Kabupaten Cianjur.
Berbicara mengenai arsip, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur sendiri memiliki berbagai macam jenis arsip yang dikelola di dalamnya. Jenis-jenis arsip tersebut berjumlah  11646 arsip yang mana terdiri dari arsip tiga jenis arsip yakni arsip statis, arsip vital,  dan  arsip  terjaga.  Ketiga  jenis  arsip  yang  dikelola  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten Cianjur tentunya mempunyai perbedaan. Hal ini pun diungkapkan oleh Bapak Dr. Dadang Supriyadi A.Md. selaku arsiparis di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur pada saat kegiatan wawancara,
“Perbedaannya, arsip statis arsip yang sangat mengandung sejarah terutama di  daerah  Kabupaten  Cianjur  sejarah  itu  banyak,  mau  sejarah  perorangan maupun  sejarah  berdirinya  Cianjur  pun  harus  ada.  Lalu  arsip  yang  Dinas dilikuidasi atau dinas yang dilebur atau yang di merger berkewajiban Dinas Kearsipan  untuk  mengambil  alih  arsipnya,  nah  itu  arsip  statis  disebutnya. Kalau arsip vital arsip yang sangat susah untuk dibuatkannya kembali. Kalau arsip  terjaga  satu  sama  lain  adalah  arsip  yang  sangat  mengandung  dengan batas wilayah Cianjur dengan Kabupaten Bogor, Cianjur dengan Kabupaten Sukabumi,  Cianjur  dengan  Kabupaten  Garut,  Cianjur  dengan  Kabupaten yang  kurang  lebih  ada  6  batas  wilayah.” (Bapak  Dr.  Dadang  Supriyadi A.Md., 08 April 2022).
Namun tidak hanya arsip yang berbentuk fisik seperti tekstual saja yang dimiliki dan dikelola  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur,  melainkan  ada  pula  yang berbentuk digital seperti foto-foto dan hasil arsip yang telah di scan .
Gambar 1. Penyelamatan Arsip Dokumen Foto Kegiatan Pemerintah Daerah Kabupaten Cianjur Sumber: Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur, 2022
Gambar 2. Hasil Arsip yang Telah di Scanisasi tentang Agraria 1999 Sumber: Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur, 2022
Dari  berbagai  macam  jenis  arsip  yang  terdapat  di  dalamnya,  tentunya  Dinas  Arsip dan Perpustakaan Cianjur tidak hanya membiarkan arsip disimpan begitu saja. Akan tetapi arsip-arsip  tersebut  perlu  dikelola  dengan  baik  agar  informasi  yang  terkandung  di dalamnya  tetap  terjaga  dan  bisa  dimanfaatkan,  salah  satu  caranya  adalah  dengan  melalui pengelolaan arsip. Adapun beberapa proses yang dilakukan Dinas Arsip dan Perpustakaan Cianjur dalam pengelolaan arsip tersebut, diantaranya yakni:
1. Penciptaan Arsip
Berkaitan dengan proses penciptaan arsip dalam kegiatan pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten  Cianjur ini adalah menerima arsip dari suatu lembaga atau organisasi dan dari seorang yang berasal dari pihak eksternal serta juga diciptakan dari pihak  internal  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  itu  sendiri.  Hal  ini  pun sesuai  dengan  pernyataan  yang  diungkapkan  oleh  Bapak  Dr.  Dadang  Supriyadi  A.Md. selaku  arsiparis  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  pada  saat  kegiatan wawancara,
“Kalau  dibuatkan  proses  penciptaan  arsip  adalah  adanya  di  OPD- OPD  (Organisasi  Perangkat  Daerah)    masing-masing.” (Bapak  Dr. Dadang Supriyadi A.Md., 08 April 2022).
Dari  pernyataan  tersebut  dapat  dikatakan  bahwa  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten Cianjur sendiri dalam proses penciptaan arsip dilakukan dengan melalui adanya Organisasi Perangkat Daerah (OPD), karena semua organisasi tersebut menciptakan arsip. Jadi  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  ini  dalam  penciptaan  arsip  hanya menerima  dari  Organisasi  Perangkat  Daerah  (OPD)  yang  kemudian  nantinya  ditampung, disimpan dan dilestarikan.

## 2. Penyimpanan Arsip
Proses  penyimpanan  arsip  dalam  kegiatan  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  ini  diawali  dengan  pemeriksaan  arsip  dengan  memilih dan  memilah  terlebih  dahulu  arsip  yang  akan  disimpan,  lalu  mengindeks  atau mengklasifikasi  arsip  yang  telah  dipilah  tersebut  berdasarkan  sistem  abjad  yang mempunyai  persamaan  seperti  nama  maupun  subjek.  Setelah  itu  didaftarkan  pada  daftar arsip, kemudian dilakukan penyampulan dan terakhir disimpan di ruang arsip berdasarkan pada standar penyimpanan dan memakai peralatan serta perlengkapan yang dibutuhkan.

## 3. Pemeliharaan Arsip
Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  mempunyai  beberapa  fungsi  dan peran yang sangat strategis dalam rangka meningkatkan otonomi daerah. Selain itu, Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  juga  mengemban  amanah  sebagai  pelaksana urusan  wajib  kearsipan  dan  urusan  wajib  perpustakaan.  Dalam  melaksanakan  peran  yang dimilikinya  selaku  pelaksana  urusan  wajib  kearsipan, maka instansi  harus  selalu  bersedia mewadahi,  menyimpan,  merawat,  dan  melindungi  berbagai  arsip  yang  terdapat  di lingkungan  pemerintahan  Kabupaten  Cianjur.  Hal  ini  pun  sesuai  dengan  pernyataan  yang diungkapkan oleh Bapak Dr. Dadang Supriyadi A.Md. selaku arsiparis di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur pada saat kegiatan wawancara,
“Tugasnya adalah menampung, menyimpan, melestarikan tugas arsip yang ada di Depo arsip ini, tugasnya menyimpan, melestarikan arsip jangan  sampai  kerusakan  baik  itu  dari  alam  maupun  manusia  itu berkewajiban  kami  untuk  menyimpan  dan  melestarikan  arsip tersebut.” (Bapak Dr. Dadang Supriyadi A.Md., 08 April 2022). Berkaitan  dengan  proses  pemeliharaan  arsip  pada  kegiatan  pengelolaan  arsip  di Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  dimulai  dari  melakukan  penataan (shelving) pada  berbagai  arsip  kemudian  meletakkannya  secara  berurutan  ke  dalam  rak penyimpanan  khusus  arsip  sesuai  dengan  kode  klasifikasi  yang  telah  ditentukan,  hal  ini dilakukan  agar  terhindar  dari  terjadinya  kerusakan-kerusakan  pada  arsip  sekaligus memudahkan pengguna dalam menelusuri arsip yang diperlukannya. Berikut tampilan rak arsip yang ada di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur,

## Gambar 3. Rak Penyimpanan Arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur Sumber: Dokumen Pribadi, 2022
Selain itu, adapun upaya  yang dilakukan berkaitan dengan pemeliharaan arsip  yang dilakukan oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur terutama dalam kondisi apabila  terdapat  arsip  yang  mengalami  kerusakan.  Upaya  tersebut  seperti  dilakukannya perbaikan  pada  arsip-arsip  yang  rusak,  tetapi  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten Cianjur  sendiri  belum  memiliki  mesin  khusus  untuk  melakukan  perbaikan  arsip  tersebut. Apabila arsip yang rusak itu tidak bisa diperbaiki kembali seperti semula, hal itu tentunya sudah  diantisipasi  terlebih  dahulu  oleh  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur dengan  melakukan  alih  media  bentuk  seperti scanisasi pada  arsip  tersebut  dan  ada  juga
berbentuk fotocopy -nya  untuk membackup hal-hal  yang  dapat  menyebabkan  informasi yang ada di arsip itu hilang.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Proses penyusutan dan pemusnahan arsip dalam kegiatan pengelolaan arsip di Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  ini  dilakukan  dengan  berdasarkan  pada peraturan  dan  perundang-undangan  yang  berlaku.  Jadi  pada  prosesnya,  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur sendiri tidak dapat melakukannya secara langsung begitu saja  tanpa  adanya  koordinasi  dengan  suatu  pihak.  Sebagaimana  hal  tersebut  pun diungkapkan oleh Bapak Dr. Dadang Supriyadi A.Md. selaku arsiparis di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur pada saat kegiatan wawancara,
“Tidak bisa menghapuskan arsip dengan begitu saja, suatu contoh ini mau  dimusnahkan  atau  arsip  tersebut  atau  dalam  arti  penyusutan terlalu  banyak  menumpuk  arsip,  itu  koordinasi  dengan  pihak-pihak pembuat  arsip  tersebut.  Contohnya  ini    pembuatan  arsip  dari Kabupaten  atau  Pemda  dari  PKD  (Pengelolaan  Keuangan  Daerah), nah kita koordinasi dengan PKD tersebut bagaimana nih kepala PKD apakah  bisa  disusutkan  arsip  ini  atau  dimusnahkan  bagaimana.  Jadi tidak  sembarangan  semata-mata  kami  itu  pun  ada  izin  daripada bupati  maupun  berita  acaranya.” (Bapak  Dr.  Dadang  Supriyadi A.Md., 08 April 2022).

## 5. Penemuan Kembali Arsip
Hal yang paling utama dalam pengelolaan arsip di suatu lembaga adalah bagaimana lembaga  tersebut  mampu  menyimpan  dan  mengelola  arsip  itu  sendiri,  sehingga  bisa membuat  penggunanya  melakukan  temu  kembali  terhadap  arsip-arsip  tersebut  dan memanfaatkannya.  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  melakukan  penataan  pada  arsip-arsip yang dikelolanya dengan sedemikian rupa berdasarkan klasifikasi arsip. Hal ini agar dapat mempermudah  penggunanya  apabila  suatu  saat  arsip  tersebut  pasti  akan  dibutuhkan kembali untuk kepentingan tertentu.

## Kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten Cianjur
Dalam  sebuah  instansi  ketika  melaksanakan  berbagai  kegiatannya  tentunya  tidak semuanya  dapat  berjalan  dengan  lancar  atau  mudah  begitu  saja  untuk  mencapai  suatu keberhasilan,  tetapi  seiring  berjalannya  waktu  pasti  dihadapkan  oleh  beberapa permasalahan  yang  mengakibatkan  kegiatan  yang  dilakukannya  tidak  bisa  dilaksanakan secara maksimal dan kurang efektif. Sama halnya dengan yang terjadi di Dinas Arsip dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  itu  sendiri  yang  masih  mempunyai  beberapa  hambatan dalam menjalankan kegiatan atau tugasnya yakni mengelola arsip.
Berdasarkan  pengamatan  yang  dilakukan  penulis  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten  Cianjur  bahwa  terdapat  beberapa  kendala  atau  hambatan  yang  dialami  oleh instansi ini, diantaranya yaitu:
1. Belum  memiliki  Depo  Arsip  yang  memenuhi  representatif.  Sehingga  kegiatan pengelolaan arsip khususnya kegiatan perawatan dan pemeliharaan di Dinas Arsip dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  masih  belum  bisa  dikatakan  optimal  atau baik.
2. Terbatasnya sarana dan prasarana.
3. Masih  rendahnya  kesadaran  aparatur  dalam  pengelolaan  arsip  di  Lingkungan Pemerintah Daerah.
4. Jumlah  maupun  kualitas  sumber  daya  manusia  (SDM)  yang  menjadi  arsiparis masih  belum  memadai  dan  masih  terbatas,  sebagaimana  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur hanya  mempunyai tiga arsiparis saja dan itu pun akan ada peralihan status dari kepala seksi atau kepala sub bagian menjadi jabatan fungsional.
5. Keterbatasan anggaran untuk mengelola arsip. Dengan adanya anggaran yang terbatas tentunya dapat mempengaruhi pelaksanaan kegiatan-kegiatan  yang  dilakukan  dalam  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur.  Sebagaimana  diungkapkan  oleh  Bapak  Dr. Dadang  Supriyadi  A.Md.  selaku  arsiparis  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten Cianjur pada saat kegiatan wawancara,
“Berat, contohnya aja, saya harus membina kearsipan di pemerintah aja tentang di desa atau di kecamatan harus berangkat ke Cidaun itu memerlukan  biaya,  seandainya  gitu  ya  memerlukan  sarana  dan prasarana, jadi harapan kedepannya arsip ini harus dibaca oleh para pimpinan  kabupaten  bupati  dibaca.” (Bapak  Dr.  Dadang  Supriyadi A.Md., 08 April 2022).
6. Belum  memiliki  alat  khusus  seperti Thermohygrometer untuk  memperbaiki  atau mencegah  kerusakan  pada  arsip,  sehingga  sangat  berbahaya  dan  rawan  terhadap kerusakan dan hilangnya informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.

## E. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang  telah  dipaparkan  diatas,  penulis dapat  menyimpulkan  bahwa  proses  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Kabupaten  Cianjur  tergolong  sudah  cukup  baik  karena  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  itu sendiri  dilakukan  dengan  melalui  beberapa  tahapan  diantaranya  penciptaan  arsip, penyimpanan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  penyusutan  arsip  dan  pemusnahan  arsip  serta penemuan  kembali  arsip.  Akan  tetapi,  terdapat  pula  beberapa  hambatan  yang  dihadapi dalam  proses  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur. Hambatan  tersebut  antara  lain  belum memiliki  Depo  Arsip  yang  memenuhi  representatif, terbatasnya sarana dan prasarana, masih rendahnya kesadaran aparatur pengelolaan arsip di Lingkungan  Pemerintah  Daerah,  jumlah  maupun  kualitas  sumber  daya  manusia  (SDM) yang  menjadi  arsiparis  masih  belum  memadai  dan  masih  terbatas,  keterbatasan  anggaran untuk  mengelola  arsip,  dan  belum  memiliki  alat  khusus  seperti Thermohygrometer untuk memperbaiki  atau  mencegah  kerusakan  pada  arsip.  Dalam  mengatasi  hambatan  yang terjadi,  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur  pun  bekerjasama  dengan provinsi Jawa Barat perihal rencana bantuan sarana dan prasarana, namun hingga  saat ini perencanaan tersebut belum ada kejelasan lebih lanjut.
Adapun  saran  yang  ingin  penulis  ajukan,  diantaranya  yakni:  (1)  Perlu  mengadakan penambahan  pegawai  yang  khusus  bekerja  di  bidang  kearsipan  seperti  arsiparis,  untuk mencegah  adanya  keterbatasan  dan  kekurangan  sumber  daya  manusia  dalam  mengelola arsip. (2) Melakukan bimbingan teknis atau sosialisasi kepada pemerintah daerah maupun masyarakat  umum  perihal  pentingnya  mengelola  arsip  sehingga  dapat  meningkatkan kesadaran  mereka  terhadap  arsip.  (3)  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Cianjur perlu  membentuk rancangan terkait keuangan agar menunjang kegiatan pengelolaan arsip dengan baik dan lebih optimal, khususnya untuk memenuhi depo arsip yang representatif, beserta sarana dan prasarananya.

## DAFTAR PUSTAKA
A, Ria. 2017. “Jenis-Jenis Arsip.” https://basipda.bekasikab.go.id/. (diakses 10 April 2022). Almahdi,  Galuh  Faruk  Sophi,  and  Pahlevi  Triesninda.  2020.  “Pengelolaan  Sistem Kearsipan  Elektronik  Sebagai  Determinan  Produktivitas  Kerja  Pegawai  Di Kecamatan  Solokuro  Kabupaten  Lamongan.” Jurnal  Pendidikan  Administrasi Perkantoran (JPAP) 8 (2): 295–304.
Amalia,  Ririn.  2013.  “Manajemen  Kearsipan  Di  Badan  Perpustakaan  Dan  Kearsipan Provinsi Jawa Timur.” Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) 1 (3): 1– 9.
Apriyani, Eka, Dinda Safira, and Rhoni Rodin. 2020. “Pengelolaan Arsip Statis Di Dinas Kearsipan  Daerah  Provinsi  Sumatera  Selatan.” Al-Kuttab:  Jurnal  Kajian Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan 2 (1).
Basya,  Muhammad  Rifat,  and  Durinda  Puspasari.  2021.  “Analisis  Pengelolaan  Arsip  Di Kantor  Kecamatan  Bungah  Kabupaten  Gresik.” Jurnal  Pendidikan  Administrasi Perkantoran (JPAP) 9 (2): 439–53. Fathurrahman, Muslih. 2018. “Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi.” Jurnal  Ilmu Perpustakaan Dan Informasi 3 (2): 215–25.
Halimah, Mifta Nur, and Mecca Arfa. 2019. “Preservasi Pengetahuan Pustakawan Naskah Di Reksa Pustaka Mangkunegaran Surakarta.” Jurnal Ilmu Perpustakaan 8 (4): 127– 39.
Hendriyani, Mungky. 2021. “Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Sub Bagian Persuratan Dan  Arsip  Aktif  Pada  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI).” KOMPLEKSITAS : Jurnal Manajemen, Organisasi Dan Bisnis 20 (1): 11–17. Rijali, Ahmad. 2019. “Analisis Data Kualitatif.” Jurnal Alhadharah 17 (33): 81-95.
Subandi.  2011.  Deskripsi  Kualitatif  Sebagai  Satu  Metode  dalam  Penelitian  Pertunjukan. Harmonia: Journal of Arts Research and Education 11 (2): 173-179.
Sugiyono. 2009. Memahami Penelitian Kualitatif . Bandung: Alfabeta. Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D . Bandung: Alfabeta.