## Perencanaan Strategis Sistem Informasi Administrasi yang Terintegrasi Pada Lembaga Pendidikan Tinggi
Isnandar Agus* 1 , Indera 2
1,2 Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Teknik Informatika, Institut Informatika Dan Bisnis Darmajaya; Jl. Z.A. Pagar Alam No.93, Bandar Lampung-Indonesia 35142, Telp.(0721)787214, Fax. (0721)700261
e-mail: * 1 isnandaragus@gmail.com , 2indera@darmajaya.ac.id

## Abstrak
Sistem  informasi  dewasa  ini  merupakan  suatu  hal  yang  sangat  penting dan  sudah menjadi  kebutuhan  pokok  suatu  organisasi  baik  pemerintah  atau  swasta.  Sistem  informasi  ini digunakan  untuk  memperlancar  proses  bisnis  organisasi  guna  mencapai  tujuan  dan  sasaran dari  perencanaan  strategis  bisnis  organisasi  tersebut  sehingga  tercapai  tingkat  aktivitas  dan efisiensi  yang  tinggi  yang  akan  memberikan  keunggulan  kompetitif  bagi  organisasi,  demikian juga  halnya  dengan  lembaga  pendidikan  tinggi  Untuk  mendapatkan  sistem  informasi  yang diinginkan,  maka  diperlukan  suatu  tahapan  kegiatan  yang  dirangkum  dalam  perencanaan sistem  informasi  meliputi  perencanaan  strategis  sistem  informas,  perencanaan  strategis teknologi informasi dan perencanaan proyek (Project Plan) yang akan dilakukan. Dilanjutkan dengan studi tentang bagaimana merencanakan sistem infomasi yang sesuai dengan kebutuhan proses  bisnis  organisasi  meliputi  analisis  rencana  strategis  bisnis  organisasi  dengan menggunakan pendekatan strategic framework dan analisis SWOT , dan kemudian perumusan rencana strategis sistem informasi/teknologi informasi dengan menggunakan pendekatan four- stage  model  of  planning  yang  dikombinasikan  dengan  pendekatan  five  forces  dari  porter. Sebagian  jawaban  dari  kebutuhan  opeasional  lembaga  pendidikan  tinggi  dalam  melayani administrasi  akademik  dan  kemahasiswaan  yang  efektif,  efisien  dan  memiliki  keunggulan kompetitif,  maka  perencanaan  strategis  sistem  informasi  ini  dapat  diimplementasikan  sesuai dengan kondisi masing-masing organisasi dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan lembaga pendidikan tinggi serta dapat memberikan nilai tambahan dan meningkatkan daya saingnya.
Kata kunci — Project plan, Information System

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  Sistem Informasi atau Teknologi Informasi dewasa ini sangatlah pesat, sistem  informasi  ini  dibutuhkan    profit  organization  maupun  non-profit  organization  untuk meningkatkan  daya  saing  organisasi.  Sistem    informasi  dijadikan  sebagai  alat  yang  berperan sangat  strategis  dalam  mencapai  tujuan-tujuan  bisnis  suatu  organisasi.  Dengan  adanya  Sistem Informasi  pada  organisasi  atau perusahaan  tersebut,  maka  diharapkan  perusahaan  atau organisasi  akan  memiliki  daya  saing  (competitiveness)  yang  tinggi  dalam  menghadapi persaingan.  Hal  ini  erat  dikaitkan  dengan  visi,  misi  serta  objectives  dari  organisasi  dalam mengambil  kebijakan-kebijakan,serta  didukung  oleh  manajemen  organisasi  yang  baik  serta sumberdaya yang mendukung.
Dalam  merencanakan  dan  membangunkan  IS/IT  pada  suatu  organisasi,  yang  harus dipikirkan  terlebih  dahulu  adalah  bahwa  IS/IT  yang  akan  dibangun  tersebut  mendukung  dan menjawab kebutuhan (business need) dari organisasi (business process) serta mendukung proses pengambilan  keputusan  bagi  setiap  tingkat  menajemen.  Dimana  pada  prinsipnya  perencanaan
30 Jurnal JUPITER, Vol. 9 No. 2 Bulan 10 Tahun 2017, Hal. 29 - 34
dan  pengembangan  IS/IT  ini  bertujuan  untuk  menyediakan  informasi  yang  efektif,  cepat  dan seakurat mungkin sehingga proses bisnis dalam organisasi tersebut dapat berjalan dengan efektif dan  efisien  dalam  setiap  tingkatan  manajemennya.  Untuk  itu  peran  serta  manajemen  sangat dituntut  dalam  perencanaan  dan  pengembangan  IS/IT    dalam  sebuah organisasi  sebagai  user yang akan menggunakannya.
Pada  akhirnya,  kegiatan  perencanaan  dan  pengembangan  IS/IT  dalam  upaya merencanakan  sistem  informasi  pada  suatu  organisasi  guna  mendukung    kelancaran  proses bisnis  sangat  erat  kaitannya  dengan  perencanaan strategis    bisnis  organisasi  tersebut  karena system  informasi  yang  dibangun  merupakan  salah  satu  realiasasi  dari  rencana-rencana  jangka pendek  yang  merupakan  inplementasi  dari  rencana-rencana  jangka  panjang  yang  ada  pada perencanaan strategis bisnis tersebut.
Lembaga pendidikan tinggi sebagai sebuah organisasi yang memiliki unit layanan yang besar  dan  dituntut  bekerja  melayani  manajemen  dan  mahasiswa  dengan  cepat  dan  akurat, membutuhkan  suatu  solusi  yang  dapat  meningkatkan  proses  layanan  lebih  dari  sekedar  office automation. Kompleksitas kerja seperti memasukan data, mengelola data,membuat laporan, dan sebagainya  yang  tidak  dapat  dilakukan  lagi  dalam  bentuk  office  automation  yang  berakibat banyak  pekerjaan  yang  tidak  terselesaikan  tepat  waktu  dan  menggangu jalannya  proses  bisnis organisasi  ini,  harus  di  antisispasi  dengan  menerapkan  sebuah  sistem  yang  dapat  melayani seluruh  kebutuhan  tersebut  dengan  cepat,  efisien,  efektif,  dan  sekaligus  meningkatkan  daya saing lemaga tersebut.
Perencanaan  sistem  informasi  yang  terintegrasi  pada  lembaga  pendidikan  tinggi  ini disusun  sebaga  disain  dasar  untuk  memberikan  solusi  terhadap  kendala-kendala  yang  muncul pada proses pelayanan dan administrasi di pendidikan tinggi.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang  diperlukan.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  peneltian  ini  melalui  survey,  observasi (pengamatan), wawancara dan  kuesioner (angket).

## 2.2 Teknik Analisis Data
Untuk menganalisis data  digunakan  teknik  Analisis  Value  chain,  yaitu    kegiatan menganalisis kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan,  dan  mendukung  produk  atau  jasa.  Pendekatan  value  chain  dibedakan  menjadi dua  tipe  aktivitas  bisnis,  yaitu  aktivitas  utama  (primary  activities)  dan  aktivitas  pendukung (support  activities).  Selanjutnya  menggunakan  Analisis  Five  Force  Model,  yaitu  Untuk menganalisa dan memahami faktor eksternal    organisasi pada organisasi atau organisasi, yaitu ancaman  serta  peluangnya,  maka  dapat  digunakan  Five  Force  Model.  Model  ini  digunakan untuk  mengetahui  dan  mengevaluasi  struktur  lingkungan  industri  bisnis  serta  ancaman persaingan.  Perlu  diketahui  bahwa  model  ini  bukan  khusus  digunakan  untuk  membangun analisis SI dalam persaingan, tetapi digunakan untuk mengetahui posisi bersaing bisnis. SWOT singkatan dari Strength (kekuatan), Weaknesses (kelemahan),. Opportunities (Peluang), Threats (hambatan)  Analisis  SWOT  merupakan    sebuah  bentuk  analisa  situasi  dan  kondisi  yang memberikan gambaran tentang Perguruan Tinggi. Hasil dari analisa ini berupa gambaran umum SWOT dari organisasi tersebut.
Gambar 1 Alur  Pikir Perencanaan Strategis Sistem Informasi

## Perguruan Tinggi

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Semua  Lembaga  pendidikan  tinggi  sekarang  ini  dituntut  untuk  meningkatkan  daya saingnya, oleh karena itu lembaga tersebut memerlukan sebuah sistem informasi yang baik dan handal.  Ini  disebabkan  karena  adanya  peningkatan  yang  cukup  drastis  dalam  intensitas  dan kompleksitas kerja serta tuntutan kemajuan teknologi agar tidak tertinggal oleh perguruan tinggi lain.
Dalam upaya mengatasi masalah tersebutlah maka perlu dilakukan suatu kegiatan untuk mendapatkan  perencanaan  strategis  sistem  informasi  dengan  tahapan-tahapan  analisis  berikut ini.
a. Perencanaan Sistem Informasi
Dalam  upaya  merealiasasikan  sistem  informasi  ini  diperlukan  suatu  tahapan  perencanaan yang  menjadi  pedoman  dalam  pembangunan  atau  pengembangan  sistem  informasi. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam perencanaan sistem informasi tersebut antara lain:
 Pertama,  melakukan  perencanaan  strategis  sistem  informasi  untuk  mendapatkan masukan  tentang  kebutuhan  sistem  informasi  yang  sesuai  dengan  lingkungan organisasi atau proses bisnis organisasi, dan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi.
 Kedua,  adlah  melakukan  analisis  perencanaan  strategis  teknologi  informasi  untuk mengetahui  sistem  aplikasi  yang  dibutuhkan  oleh  organisasi  tersebut,  kebutuhan
32 Jurnal JUPITER, Vol. 9 No. 2 Bulan 10 Tahun 2017, Hal. 29 - 34
hardware dan bentuk jaringan yang sesuai serta alokasi fasilitas mendukung teknologi informasi tersebut.
 Ketiga  adalah  melakukan  Project  Plan  sebagai  pedoman  dalam  pembangunan  sistem informasi tersebut.
b. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dan Strategis Teknologi Informasi
Penyusunan  perencanaan  strategis sistem  informasi  dan  perencanaan  strategis  teknologi informasi  dilakukan  untuk  mengetahui  semua  kebutuhan  organisasi  secara  sistematis  dan terstruktur  yang  nantinya  menjadi  pedoman  untuk  diimplementasikan  dalam  rencana- rencana  operasional  organisasi  tersebut.  Dalam  menyusun  perencanaan  sistem  informasi dan  teknologi  informasi  ini  dibentuk  suatu steering  committee. Sebagai  satu  tim  yang bertugas untuk  merencanakan  strategis  sistem  informasi  dan  teknologi  informasi  guna memenuhi  kebutuhan  sistem  informasi. Pendekatan  yang  dilakukan  dalam  menyusun operasional  yang  akan  diimplementasikan  itu  terdiri  dari Assessment,  strategy,  dan execution yang  akan  menghasilkan  isu – isu  strategis  system  informasi  dan  teknologi informasi perguruan tinggi.
c. formation requirement analysis.
Pada tahapan ini dilakukanana analisis terhadap semua proses bisnis yang berkaitan dengan pemilihan  sistem  aplikasi  yang  digunakan  serta  pengembangan  sistem  aplikasi  tersebut sebagai sistem aplikasi administrasi akademik dan kemahasiswaan yang dilakukan melalui kegiatan :
 Pendefinisian  sub-sistem  yang    ada  dalam  proses  bisnis  pada  organisasi  yang  akan dibangun.
 Membuat matrik pengembangan sistem  yang berisikan siapa yang bertanggungjawab dalam melakukan pengembangan setiap transaction processing.
 Mendefinisikan  dan  mengavaluasi  kebutuhan  sistem  informasi  organisasi  dengan melakukan  evaluasi  terhada  kebutuhan  setiap transaction  processing yang  dilakukan oleh setiap manajer yang bertanggungjawab.
 Mendefinisikan  kegiatan  utama  dalam  sistem  informasi dan  melakukanan analisis ulang apakah telah sesuai dengan kebutuhan organisasi.
 Membuat kembali matrik/informasi pengembang yang telah siap untuk diemplementasikan berdasarkan kategori yang telah ditentukan
d. Resource allocation planning
Dengan  menggunqakan pengalokasian  sumber  daya  yang  akan  digunakan  dalam pengembangan  informasi  administrasi  dan  layanan  yang  terdiri  dari  hardware,  software, jaringan,  fasilitas  pendukung  lainnya  dan  keuangan  yang  dibutuhkan  (dapat  dilihat  lebih jelas pada project plan).
e. Project Plan
e.1 Perencanaan Software
Perencanaan software di  fokuskan  untuk  membangun  sistem  aplikasi  administrasi dan layanan yang dapat membantu staff dalam  meningkatkan efisien kerja, tepat dan cepat dalam  upaya  meningkatkan  daya  saing  organisasi  sedangkan  sasaran  yang  diinginkan adalah  mewujudkan  suatu  sistem  informasi  yang  terpadu,lewat  suatu  jaringan (Networking) agar sistem pelayanan berjalan secara terintegrasi dan on-line.

## Kendala Proyek
Kendala  yang  dihadapi  dalam  proyek  ini  diperkirakan  antara  lain  :  perubahan requirement yang  mendadak  dilakukan  oleh client,  user    tidak  dapat  secara  eksplisit menyatakan kebutuhan yang diinginkan, dokumentasi dan prosedur untuk setiap proses administrasi  tidak  lengkap,  fungsi-fungsi  yng  telah  didesain  belum  memenuhi kebutuhan client,  adanya turnover  staff/programmer pada  saat  pelaksanaan  proyek, antar staff/programmer kurang dapat bekerja sama.

## Estimasi Biaya dan Sumber Daya Manusia
Bahasa Aplikasi yang dipergunakan dalam pengembangan proyek ini adalah bahasa yang berorientasi  pada Relational Database Management System atau Object Oriented Database dengan  pertimbangan  aplikasi  dapat  digunakan  dengan multiuser, dapat digunakan  secara  bersamaan  dalam  mengakses  atau  meng-update data,  memiliki sekuriti yang baik dan handal, dan ketersedian fasilitas serta jaminan dari vendor yang mudah  didapat.  Sedangkan  perkiraan KLOC yang  didapatkan  untuk  bahasa  ini person month berdasarkan  pengalaman  para developer yang  pernah  melakukan  proyek  ini didapatkan berdasarkan rumus LOC and Function Point.

## Resiko Proyek
Analisa  resiko  proyek  dan  manajemen  resiko  dan  perkiraan  dampak  resiko  yang  akan dihadapi dalam pengembangan proyek.
e.2 Perencanaan Kebutuhan Hardware dan Infrastruktur Penunjang

## Perencanaan  kebutuhan hardware
Analisis perencanaan  kebutuhan hardware yang  digunakan  untuk  menjalankan sistem aplikasi yang telah dibuat dengan memperhatikan pada pemilihan teknologi yang sesuai dengan  kebutuhan  sistem  aplikasi,dengan  pertimbangan teknologi  yang digunakan bertahan cukup lama, performance yang baik dan harga yang relative tidak mahal.

## Rencana kebutuhan jaringan
Rencana  pengembangan  infrastruktur  jaringan  yang  ada  dilihat  atau  dengan pertimbangan  letak  dan kondisi  gedung,  topologi  jaringan  yang  cocok  dengan  sistem dan letak  dan  kondisi  gedung  yang  ada, teknologi  perangkat  keras jaringan  yang  tepat yang akan digunakan .

## Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Perencanaan  kebutuhan  SDM  ini  adalah dalam bentuk  pelaksanaan    pelatihan  kepada staff yang menjadi operator dalam menjalankan sistem aplikasi tersebut.

## 4. KESIMPULAN
Bagi  organisasi  seperti  lembaga  pendidikan  tinggi  yang  kegiatan  rutin  kesehariannya berhubungan  dengan  pengolahan  data  yang  relative  besar  dan  kompleks,  maka  sistem pengolahan data yang dimiliki tidaklah cukup hanya menggunakan model yang berbasis office automation saja  terlebih  lagi  menggunakan  pengolahan  data  manual.  Oleh  karena  itu,  dengan segala  kelebihan  pada  kecepatan  proses,  ketepatan  dan  keakuratan  perhitungan,  serta kemungkinan pengembangan yang fleksibel sistem informasi atau teknologi merupakan pilihan yang sangat tepat untuk mencapai tujuan organisasi.

## 5. SARAN
Dengan  menggunakan  sistem  informasi  yang terintegrasi ini,  kebutuhan  operasional lembaga pendidikan tinggi dalam melayani semua proses pengolahan data dan administrasi akan lebih efesien dan akurat serta memiliki keunggulan kompetitif bagi organisasi tersebut.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada Tim  Redaksi  Jurnal  JUPITER yang  telah memberikan kesempatan sehingga jurnal ini dapat dimuat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Alter.  Steven. Information  System    a  Management  Perspective 2 nd Ed.  The Benjamin/Cummings Publishing Company Inc California, USA, 1996
[2] Callon, Jack D. Competitive Advantage throught IT. Mc Graw Hill, Singapore. 1996.
[3] Curtis, Graham. Business Information System 2 nd Ed, Addison Wesley. United Kingdom 1995.
[4] Mc Leod, Raymond Jr. Management Information System 6 th Ed. Prentice Hall Inc, New Jersey 1995.
[5] Mc  Leod,  Graham.et.al.Managing  Information  technology  Projects.  Boyd&Frazer Publishing Co,USA. 1996
[6] Pressman, Roger S, Softwware Enginering :A Practioner’s Approach 4 th Ed. McGraw- Hill, Singapore. 1996.
[7] Tozer, Edwin E. Strategeic IS/IT Planning. Datamation Profesional Series. Butterworth- Heinemann, 1995.
[8] Turban,  Efraim  et.al. Information  Technologyc  for  Manageent. John  Willey  &  Sons. Canada, 1996.
[9] Ward, John et.al Strategic Planning for Information system 2 nd Ed, John Willey & Sons. England, 1996