©2021, Hak cipta pada penulis. Diterbitkan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) bekerjasama dengan Divisi Manajemen Mutu  Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK) Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan Universitas Gadjah Mada.

## Artikel Penelitian
Evaluasi Pengelolaan Obat dan Identifikasi Waste di Instalasi Farmasi dan Sterilisasi RS Akademik UGM
TAUFIQURROHMAN 1 , ANNISA RAHMA FITRI ZULMA 1 , GREVY ANGGRAENI 1 , AGUS EDI SUCIPTO 1 Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada
Email korespondensi: taufiqurohman@ugm.ac.id Dikirimkan 29 Juni 2020, Diterima 9 Desember 2020

## Abstrak
Latar  Belakang : Pengelolaan  obat  terdiri  dari  beberapa  tahap  yang  saling  terkait  satu  sama  lainnya.  Pengelolaan  obat  ini  juga harus  terkoordinasi  dengan  baik  agar  dapat  berfungsi  secara  optimal,  sehingga  rumah  sakit  dapat  melakukan  pemantauan  dan evaluasi sistem pengelolaan obat yang berkelanjutan untuk menjaga kualitas pelayanan terapi.
Tujuan: Untuk  mengetahui  kinerja  pengelolaan  obat  pada  tahap  seleksi,  perencanaan,  pengadaan,  penyimpanan  dan  distribusi serta melakukan identifikasi waste yang menyebabkan terjadinya inefisiensi pengelolaan obat di Instalasi Farmasi dan Sterilisasi di Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada (RSA UGM).
Metode: Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Penelitian dilakukan  pada proses pengelolaan obat untuk mengidentifikasi waste dan indikator pengelolaan obat. Indikator pengelolaan obat menggunakan indikator WHO (1993), indikator Depkes (2008) dan indikator yang dikembangkan oleh Pudjaningsih (1996).
Hasil: Indikator  pengelolaan  obat  telah  sesuai  standar  dalam  hal  dana  yang tersedia  dengan  keseluruhan  dana  yang dibutuhkan (100%), alokasi dana pengadaan (33,05%), kesesuaian pengadaan dengan kenyataan pakai untuk masing-masing item (100,75%) dan  rata-rata  tingkat  ketersediaan  obat  (17,34  bulan).  Indikator  yang  belum  sesuai  standar  yaitu  kesesuaian  obat  yang  tersedia dengan  Daftar Obat  Esensial  Nasional (62,51%),  frekuensi  pengadaan  tiap item obat  rendah  (10  kali),  frekuensi  kesalahan  faktur (0,58%), persentase nilai obat yang rusak dan kadaluwarsa (4,71%), kecocokan jumlah item obat dengan kartu stok (96,60%), turn over ratio (6,6 kali) dan stok mati (7,89%). Separoh menilai waste pengelolaan obat di Instalasi Farmasi dan Sterilisasi jarang terjadi ( 51%), dan proporsi yang menilai waste tidak pernah dan kadang-kadang, sering dan sangat sering adalah sebesar 18%, 10%, dan 3%  secara  berturutan. Waste yang  termasuk  sering  dan  sangat  sering  terjadi  adalah waste  of  motion , waste  of  waiting,  waste  of under-utilized staf dan waste of excess processing.
Kesimpulan: Instalasi  Farmasi  RSA  UGM  telah  mencapai  standar  indikator  pengelolaan  obat  pada  tahap  perencanaan.  Namun pada  tahap  seleksi,  pengadaan,  dan  penyimpanan  masih  belum  mencapai  standar.  Pengelolaan  obat  di  Instalasi  Farmasi  dan Sterilisasi masih belum efisien pada beberapa proses dan hal ini memerlukan perbaikan ke depan.
Kata kunci: pengelolaan obat, indikator, identifikasi waste , RS Akademik UGM

## Latar Belakang
Manajemen  obat  yang  baik  merupakan  salah  satu  aspek yang  berpengaruh  pada  pelayanan  kefarmasian.  Ketersediaan obat  setiap  saat  menjadi  tuntutan  pelayanan  kesehatan,  dan pengelolaan obat yang efisien sangat menentukan keberhasilan pelayanan  kesehatan.  Tujuan  manajemen  obat  adalah tersedianya  obat  setiap  saat  dibutuhkan,  baik  jumlah,  jenis maupun  kualitas (Depkes  RI,  2005).  Tahapan  siklus manajemen  obat  yaitu  seleksi,  perencanaan,  pengadaan, distribusi  dan  penggunaan,  merupakan  proses  yang  kompleks dan  berkesinambungan.  Jika  proses  tersebut  tidak  dilakukan dengan  baik  maka  dapat  menimbulkan  pemborosan.  Di  era Jaminan  Kesehatan  Nasional  (JKN)  saat  ini,  diperlukan efisiensi di semua lini termasuk dalam hal pengelolaan obat.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  kinerja pengelolaan obat pada tahap seleksi, perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi serta melakukan identifikasi waste yang  menyebabkan  terjadinya  inefisiensi  pengelolaan  obat  di Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi  di  Rumah  Sakit  Akademik Universitas Gadjah Mada (RSA UGM).

## Metode
Penelitian  dilakukan  di  Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi RSA  UGM  menggunakan  penelitian  deskriptif.  Waktu pengumpulan  data  dilakukan  selama  6  bulan,  yaitu  tanggal  1 Mei–31  Oktober  2019.  Pengambilan  data  secara  secara kualitatif dan kuantitatif
Data  kualitatif  diperoleh  melalui  wawancara,  sedangkan data  kuantitatif  diperoleh  melalui  data  sekunder  dokumen pengelolaan  obat  dan  kuesioner.  Jumlah  sampel  dalam penelitan  ini  adalah  21  karyawan  yang  bekerja  di  RSA  UGM dengan  kriteria  inklusi  karyawan  yang  terlibat  dalam  alur proses  pengelolaan  obat.  Kriteria  ekslusinya  adalah  karyawan yang terlibat dalam alur proses pengelolaan obat dan karyawan yang  tidak  bersedia  menjadi  partisipan.  Instrumen  penelitian yang  digunakan  adalah  instrumen  identifikasi waste yang diadopsi dari Lean Management System Handbook yang telah dimodifikasi  dan  diuji  kembali  di  rawat  jalan  (Padminingsih, 2017).  Instrumen  untuk  identifikasi waste tersebut  dibagikan kepada  partisipan  dan  diisi  sesuai  dengan  kondisi  di  unit tempat  bekerja.  Penelitian  ini  memperoleh  kaji  laik  etik  dari Fakultas  Kedokteran,  Kesehatan  Masyarakat  dan  Keperawatan (FKKMK) UGM.
Data  diolah  dengan  metode Weighted  Mean  Score (WMS) untuk memperoleh gambaran kecenderungan dari setiap item . Hasil  penelitian  yang  memiliki  nilai  rerata  yang  tinggi  pada kategori waste tertentu menandakan frekuensi yang besar dan memberikan dampak pengaruh yang besar pula. Data kuesioner berisi tentang frekuensi terjadinya waste , jenis kegiatan waste yang  sering  terjadi  dan waste yang  paling  sering  terjadi  pada pengelolaan obat di Instalasi Farmasi dan Sterilisasi RS.

## Hasil
1. Indikator Pengelolaan Obat
Indikator kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN bertujuan  mengetahui  tingkat  kepatuhan  terhadap  pemakaian obat esensial, yaitu kepatuhan terhadap formularium nasional. Indikator  persentase  dana  yang  tersedia  dengan  keseluruhan dana  yang  sesungguhnya  dibutuhkan,  untuk  mengetahui seberapa  jauh  persediaan  dana  yang  ada  memberikan  dana kepada farmasi. Sedangkan persentase alokasi dana pengadaan obat  digunakan  untuk  mengetahui  seberapa  jauh  dana  yang diberikan pada farmasi dibandingkan seluruh anggaran rumah sakit.
Indikator  persentase  kesesuaian  pengadaan  dengan kenyataan  pakai  untuk  masing-masing item bertujuan  untuk mengetahui  seberapa  besar  ketepatan  pemilihan  obat  dalam pengadaan. Sedangkan indikator frekuensi pengadaan tiap item obat  digunakan  untuk  mengetahui  berapa  kali  obat-obatan tersebut  dipesan  setiap  tahunnya.  Indikator  frekuensi kesalahan  faktur  digunakan  untuk  mengetahui  berapa  kali terjadi kesalahan faktur.
Tabel 1. Indikator pengelolaan obat
Indikator Standar Hasil Kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN. a ≥76% 62,51% Persentase dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan. b 100% 100% Persentase alokasi dana pengadaan obat. a 30-40% 33,05%
Persentase kesesuaian pengadaan dengan kenyataan pakai untuk masing-masing item . b 100% 100,75% Frekuensi pengadaan tiap item obat. b Rendah : <12x/tahun 10 kali Sedang : 12-24x/tahun Tinggi : > 24x/tahun Frekuensi kesalahan faktur. b 0% 0,58% Persentase nilai obat yang kadaluwarsa dan rusak. b 0% 4,71% Kecocokan antara obat dengan kartu stok. b 100% 96,60% Tingkat ketersediaan obat. c 12-18 bulan 17,34 bulan Turn over ratio 8 – 12 kali 6,6 kali Persentase stok mati 0% 7,89%
Keterangan: (a) Depkes RI, 2008  ;  (b) Pudjaningsih, 1996; (c) World Health Organization, 1993
Indikator persentase nilai obat yang kadaluwarsa dan rusak digunakan  untuk  mengetahui  besarnya  kerugian  rumah  sakit. Kecocokan  antara  obat  dengan  kartu  stok  digunakan  untuk mengetahui  ketelitian  petugas  gudang,  sedangkan  tingkat ketersediaan  obat  digunakan  untuk  mengetahui  kisaran kecukupan  obat.  Indikator turn  over  ratio digunakan  untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam 1 tahun, serta indikator  persentase  stok  mati  digunakan  untuk  mengetahui item obat selama 3 bulan yang tidak terpakai.
Pada  tahap  seleksi  hasil  pengukuran  menunjukkan kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN yaitu sebesar 62,51%.  Pada tahap perencanaan hasil pengukuran menunjukkan  persentase  dana  yang  tersedia  dengan keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan yaitu sebesar 100%.  Indikator  lainnya  pada  tahap  perencanaan  adalah persentase alokasi dana pengadaan obat sebesar 33,05%. Hasil penelitian  menunjukkan  persentase  kesesuaian  pengadaan dengan  kenyataan  pakai  untuk  masing-masing item yaitu sebesar 100,75% (Tabel 1).
Rerata  frekuensi  pengadaan  tiap item obat  dalam  satu  tahun yaitu  sebanyak  10  kali  sedangkan  hasil  pengukuran  pada indikator frekuensi kesalahan faktur sebesar 0,58%. Pada tahap penyimpanan  terdapat  4,71%  nilai  obat  yang  kadaluwarsa  dan rusak. Pada tahap penyimpanan, kecocokan antara obat dengan kartu  stok  sangat  tinggi,  sebesar  96,06%.  Hasil  pengukuran tingkat  ketersediaan  obat  sebesar  17,34  bulan  dengan  hasil pengukuran turn over ratio (TOR) atau perputaran persediaan sebanyak  6,6  kali  dan  hasil  pengukuran  persentase  stok  mati sebesar 7,89%.
2. Identifikasi Waste
Tabel 2. Karakteristik partisipan (n=21) Karakteristik Frekuensi Persentase (%) Pendidikan Spesialis/ S2 5 23,81 DIV/ S1/Profesi 7 33,33 D3 5 23,81 SMA/ SMF 4 19,05 Jenis Kelamin Perempuan 15 71,43 Laki-laki 6 28,57
Waste yang  dianggap  sangat  sering  terjadi  (3%)  adalah pada pernyataan “harus mencari berkas di komputer” ( waste of motion ),  sedangkan waste yang  termasuk  sering  terjadi (sebesar  10%)  adalah  pada  pernyataan  “pekerjaan  tertunda karena  proses  sebelumnya  belum  selesai  (tidak  dapat menyelesaikan  pekerjaan  tepat  waktu  karena  menunggu  hasil dari  unit  kerja/tim  lain)”  atau  waste  of  waiting,  pertanyaan “aktif bermunculan ide perbaikan dari semua SDM” atau waste of  under-utilized staf,  pernyataan  “harus  mencari  dokumen  di rak  berkas  atau  lemari  berkas”  atau waste  of  motion ,  dan pernyataan “ada pekerjaan yang sering diulang yang dilakukan” atau waste of excess processing .
Penilaian  identifikasi waste pengelolaan  obat di  Instalasi Farmasi dan Sterilisasi menyebutkan bahwa 51% menilai waste jarang terjadi, dan secara berturutan 18%, 10% dan 3% menilai waste tidak  pernah  dan  kadang-kadang  terjadi,  sering  dan sangat  sering  terjadi.  Hasil  ini  menunjukkan  bahwa pengelolaan  obat  di  Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi  masih belum efisien pada beberapa proses.

## Pembahasan

## Indikator Pengelolaan Obat
Dalam  hal  kesesuaian  item  obat  dengan  DOEN,  terdapat jumlah  item  obat  yang  tersedia  berdasarkan  Formularium Rumah  Sakit  sebanyak  835,  sedangkan  yang  sesuai  dengan Formularium Nasional sebanyak 522. Hasil ini belum mencapai standar  WHO  yaitu  ≥76%  atau  belum  efisien,  meskipun  telah meningkat dibanding hasil penelitian sebelumnya di RSA UGM, yaitu sebesar 30% (Assanthi, 2016).
Seluruh  biaya  pengadaan  obat  pada  Instalasi  Farmasi dapat terpenuhi oleh anggaran dari RS Akademik UGM, sesuai kriteria  Pudjaningsih  (1996).  Terpenuhinya  kebutuhan  dana pengadaan  obat  sangat  berpengaruh  terhadap  kelancaran pelayanan obat terhadap pasien. Dengan ketersediaan anggaran yang  cukup,  maka  Instalasi  Farmasi  dapat  melakukan pengadaan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
Dalam hal alokasi dana pengadaan obat, jumlah anggaran yang  disediakan  sebesar  Rp  30.732.073.231,00,  atau  33,05% dari total anggaran rumah sakit sebesar Rp 93.000.000.000,00.  Proporsi  tersebut  sesuai  dengan  standar WHO (1993) yang berkisar 30 - 40%.
Proporsi  kesesuaian  pengadaan  dengan  kenyataan  pakai untuk  masing-masing item ternyata  lebih  besar  dari  nilai pembanding  100%  (Pudjaningsih,  1996).  Hal  tersebut menunjukkan adanya perencanaan yang melebihi penggunaan. Kurang  tepatnya  perencanaan  dapat  berakibat  terjadinya penumpukan  obat  di  gudang,  sehingga  biaya  penyimpanan akan  semakin  tinggi  dan  risiko  obat  rusak  atau  kadaluwarsa semakin  besar.  Hasil  penelitian  ini  juga  serupa  dengan  hasil penelitian Mahdiyani, Wiedyaningsih, & Endarti (2018) sebesar 104,08%. Penilaian ini lebih baik dari data sebelumnya di RSA UGM sebesar 169% (Assanthi, 2016).
Rerata  frekuensi  pengadaan  tiap  item  obat  secara kenyataan  (FK)  diperoleh  sebanyak  5  kali  (10  kali  dalam  satu tahun).  Rerata  frekuensi  pengadaan item obat  ini  cukup  baik (Pudjaningsih,  1996), yaitu  frekuensi  rendah  (<12  kali/tahun), frekuensi  sedang  (12-24  kali/tahun),  frekuensi  tinggi  (>24 kali/tahun). Data pengukuran rerata pengadaan tiap item obat menunjukkan  frekuensi  yang rendah. Hal  tersebut disebabkan pemesanan  yang  dilakukan  dalam  jumlah  yang  cukup  besar
sehingga tingkat frekuensi pemesanan menjadi kecil.
Semakin banyak jumlah barang yang disimpan di gudang, maka fasilitas yang digunakan pun semakin banyak, antara lain ruang  penyimpanan  lebih  besar  dan  biaya  penyimpanan  lebih tinggi  (Mahdiyani,  Wiedyaningsih,  &  Endarti,  2018).  Menurut Pudjaningsih,  frekuensi  pembelian  semakin  sering  adalah semakin  baik  asal  tidak  mengganggu  pelayanan.  Oleh  karena itu, semakin sedikit barang yang ada di gudang maka frekuensi pembelian  akan  semakin  tinggi.  Frekuensi  pengadaan  obat  di tiap rumah sakit berdasarkan penelitian sebelumnya bervariasi. Frekuensi  pengadaan  obat  yang  relatif  kecil  di  rumah  sakit dapat disebabkan karena adanya aturan pengadaan yang tidak dapat dipecah paket dan harus melakukan pembelian sekaligus (Istinganah, Danu, & Santoso, 2006).
Frekuensi kesalahan faktur terjadi sebesar 0,58%. Nilai ini lebih  baik  dari  penilaian  sebelumnya,  yaitu  11,11%  (Assanthi, 2016),  meskipun  masih  lebih  besar  dari  standar  0%  menurut Pudjianingsih  (1996).  Kesalahan  faktur  dapat  berupa ketidaksesuaian jumlah yang dikirimkan dibandingkan dengan surat  pesanan,  ketidaksesuaian  jenis  obat,  ketidaksesuaian tujuan  fasilitas  kesehatan,  dan  ketidaksesuaian  harga  dengan kontrak.  Ketidaksesuaian  faktur  dengan  surat  pesanan  dapat disebabkan  oleh  karena  tidak  ada  stok,  stok  tidak  sesuai  atau frekuensi pemesanan terlalu besar (Satibi, 2015).
Pada  tahap  penyimpanan,  4,71%,  nilai  obat  yang kadaluwarsa  dan  rusak,  lebih  tinggi  dari  standar  0 (Pudjaningsih,  1996).  Beberapa  penyebab  obat  kadaluwarsa dan rusak adalah perubahan pola peresepan dokter, perubahan pola penyakit, perhitungan perencanaan yang kurang tepat, dan terdapat  ketentuan  dari  beberapa distributor  bahwa  obat  yang mendekati  kadaluwarsa  atau  telah  kadaluwarsa  tidak  dapat dikembalikan.
Kecocokan antara obat dengan kartu stok telah mendekati sempurna (96,06%), sekalipun belum mencapai standar 100%. Hal  tersebut  menunjukkan  ketelitian  petugas  gudang  dalam melakukan pencatatan pada kartu stok dan mutasi pada sistem informasi  rumah  sakit  masih  kurang,  meskipun  telah  terjadi perbaikan  dari  proporsi  sebelumnya,  yaitu  82,8%  (Assanthi, 2016).  Proses  pencocokan  harus  dilakukan  pada  waktu  yang sama  untuk  menghindari  kekeliruan  karena  adanya  barang yang  keluar  atau  masuk  (adanya  transaksi).  Apabila  tidak dilakukan  secara  bersamaan,  maka  ketidakcocokan  akan meningkat.  Ketidakcocokan  dapat  menyebabkan  terganggunya perencanaan pembelian barang dan pelayanan terhadap pasien (Satibi, 2015).
Tingkat ketersediaan obat sebesar 17,34 bulan, lebih baik dari  hasil  sebelumnya  sebesar  18,4%  (Assanthi,  2016).  Angka ini  telah  memenuhi  standar  pembanding,  yaitu  12–18  bulan. Meskipun  telah  memenuhi  standar,  sebaiknya  tetap dilakukan perbaikan agar tingkat ketersediaan lebih rendah, yaitu dengan cara pengadaan yang lebih sering atau secara termin per bulan.
Data  TOR  menunjukkan  angka  yang  masih  belum mencapai  standar  pembanding,  sehingga  pengelolaan  obat belum efisien. Apabila TOR rendah, berarti masih banyak stok obat  yang  belum  terjual  sehingga  mengakibatkan  obat menumpuk  dan  berpengaruh  terhadap  keuntungan.  TOR adalah  perbandingan  antara  omset  dalam  1  tahun  yaitu Rp.16.594.306  sebesar  487,63  dengan  rerata  nilai  persediaan obat  yaitu  sebesar  Rp  2.510.281.129,98.  Semakin  tinggi  TOR, maka semakin efisien pengelolaan obatnya.
Hasil pengukuran persentase stok mati  diperoleh sebesar 7,89%,  jauh  melebihi  standar  0%.  Stok  mati  merupakan  stok
obat yang tidak digunakan selama 3 bulan atau selama 3 bulan tidak  terdapat  transaksi.  Kerugian  yang  diakibatkan  stok  mati adalah  perputaran  uang  yang  tidak  lancar,  kerusakan  obat akibat  terlalu  lama  disimpan,  sehingga  menyebabkan  obat kadaluwarsa (Satibi, 2015).
Identifikasi Waste
Waste of motion terjadi pada petugas saat harus mencari berkasdi  komputer  seperti  mencari  referensi  dosis  obat  di komputer yang berbeda-beda dan mencari kontak dokter untuk konfirmasi  di  komputer  yang  berbeda-beda.  Selain  itu, penamaan berkas yang tidak terstruktur sehingga menyebabkan  kesulitan  dalam  mencari  berkas  yang  sudah disimpan.  Selain  itu,  pencarian  berkas  faktur  di  arsip  faktur barang  datang  menjadi  kendala  tersendiri,  terutama  saat membutuhkan arsip faktur untuk melakukan retur barang atau saat ada recall produk.
Hal  ini  sejalan  dengan  hasil  penelitian  Adellia  dkk., (2014),  bahwa unnecessary  motion terjadi  pada  proses pencarian  dokumen  rekam  medis,  mengumpulkan  peralatan medis,  adanya  gerakan  yang  tidak  diperlukan  pada  bagian informasi  dan  pendaftaran  untuk  menjangkau  barang-barang (mencari  kuitansi  alat  tulis),  serta  dalam  mencari  obat. Berdasarkan  diskusi  dan  rencana  tindak  lanjut  maka  akan dilakukan standarisasi penamaan berkas untuk mempermudah pencarian  serta  mengevaluasi  sistem  pengarsipan  faktur penerimaan  barang  yang  tidak  hanya  menggunakan hardcopy namun juga softcopy .
Adanya  pekerjaan  yang  tertunda  karena  proses sebelumnya belum selesai yang biasa disebut sebagai waste of waiting terjadi  pada  beberapa  proses.  Proses  pengadaan  obat harus  menunggu  persetujuan  dari  pejabat  yang  berwenang seperti  persetujuan  oleh  Direksi  rumah  sakit  dan  persetujuan dari  Kepala  Instalasi  Pengadaan/Pejabat  Pembuat  Komitmen, meskipun hal ini tidak berlaku bagi obat dan alat-bahan medis habis  pakai  yang  sudah  dilakukan  kontrak  pengadaan.  Proses verifikasi  penerimaan  barang  tidak  dapat  dilakukan  jika  input penerimaan  belum  lengkap,  misalnya  karena  hanya menggunakan  “tanda  terima”  bukan  faktur  pembelian.  Selain itu,  proses  pencatatan  kartu  stok  yang  tidak  tertib menyebabkan  penerimaan  dan  penataan  barang  menjadi terhambat  karena  harus  mencocokan  dengan  data-data sebelumnya.  Pada  proses  pemberkasan  pembayaran  petugas juga  terhambat  apabila  menunggu  berkas  faktur  asli,  faktur pajak,  kuitansi  dan  berkas  lain  dari  penyedia.  Proses  ini menjadi  catatan  penting  karena  keterlambatan  pemberkasan pembayaran Instalasi Farmasi dan Sterilisasi tertinggi sehingga dibutuhkan  langkah-langkah  untuk  perbaikan,  seperti optimalisasi sistem informasi rumah sakit yang terintegrasi dari proses  penerimaan  barang  sampai  dengan  pembayaran  ke penyedia.
Sebanyak  16  (76%)  responden  menilai  terdapat waste  of under-utilized staf yaitu kurangnya ide perbaikan yang muncul dari  semua  SDM.  Adanya  masalah/kendala  dalam  prosedur layanan  tidak  secara  langsung  menyebabkan  staf  menjadi kreatif dan inovatif dalam memunculkan ide perbaikan. Sedikit saja  staf  yang  mau  memberikan  ide  atau  masukan  perbaikan atau  kalaupun  ada  ide,  masih  banyak  yang  tidak  berani menyampaikan  ide.  Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi  telah membuat kaizen board, yaitu suatu papan untuk menuangkan ide  perbaikan/inovasi  namun  sangat  sedikit  yang  sudah memanfaatkan.  Perlu  dilakukan  sosialisasi  dan  edukasi  terus menerus  terhadap  staf,  serta  diusulkan  adanya reward atau insentif apabila ada ide yang berkontribusi terhadap perbaikan
pelayanan.
Pekerjaan  yang  sering  diulang  juga  merupakan  suatu pemborosan,  meskipun  memang  ada  beberapa  proses pengecekan ganda yang harus dilakukan. Pengecekan terhadap obat  (bentuk  sediaan,  jumlah,  satuan,  harga  dan  komponen lainnya)  dilakukan  pada  saat  menerima  Dana  yang  diterima oleh  rumah  sakit  yang  digunakan  untuk  pengadaan  obat  dan alat  kesehatan  berasal  dari  dana  masyarakat.  Barang  dari penyedia, input penerimaan barang ke dalam sistem informasi manajemen  rumah  sakit  dan  verifikasi  penerimaan  barang. Pengecekan  ganda  dilakukan  pada  proses dispensing resep yaitu  saat  obat  selesai  disiapkan  dilakukan  pengecekan  ulang sebelum  diserahkan  ke pasien. Aktivitas pengecekan  ganda ini merupakan  aktivitas  yang  masuk  ke dalam  kategori non  value added  but  necessary (kegiatan  yang  diperlukan  tetapi  tidak memberikan nilai tambah).
Kegiatan lain yang merupakan waste of excess processing yaitu  pengecekan  obat  saat  distribusi  ke  satelit  farmasi dilakukan  dua  kali  yaitu  saat  keluar  dari  gudang  farmasi  dan saat  masuk  ke  satelit  farmasi.  Pengecekan  stok  bahan  habis pakai  hemodialisis  dilakukan  saat  distribusi  harian  (penulisan kartu  stok)  dan  monitoring  stok  per  minggu.  Selain  itu,  pada proses pemberkasan pembayaran diperlukan tandatangan pada banyak  berkas,  yaitu  Kepala  Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi perlu  membubuhkan  tandatangan  pada  surat  pesanan,  Berita Acara  Penyelesaian  Pekerjaan  (BAPP)  dan  berita  acara pembayaran. Aktivitas  yang  masuk  ke  dalam non  value added but  necessary ini  dapat  dikurangi  antara  lain,  dengan pengecekan  dilakukan  satu  kali  saja  secara  bersama-sama sehingga menghemat waktu, serta beberapa proses disederhanakan  dan  menggunakan  sistem  informasi  rumah sakit yang terintegrasi.

## Kesimpulan
Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  Akademik  UGM  telah mencapai  standar  indikator  pengelolaan  obat  pada  tahap perencanaan.  Namun,  pada  tahap  seleksi,  pengadaan,  dan penyimpanan masih belum mencapai standar. Pengelolaan obat di  Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi  masih  belum  efisien  pada beberapa  proses,  yaitu  terjadi waste  of  motion,  waste  of waiting,  waste  of  under-utilized  staf,  dan  waste  of  excess processing.
Pengelolaan  persediaan  farmasi  diperlukan  efisiensi  dan peningkatan  kinerja  pada  tahap  seleksi,  pengadaan, penyimpanan  dengan  menghilangkan waste yang  ada. Pengelolaan  persediaan  ini  perlu  didukung  oleh  Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang handal agar kinerjanya  lebih  optimal.  Pengukuran  indikator  pengelolaan persediaan  perlu  dilakukan  rutin  setiap  tahun  agar  dapat mengetahui  peningkatan  kinerja.  Selain  itu,  diperlukan penyusunan Value  Stream  Mapping (VSM)  pengelolaan persediaan  untuk  memetakan value dan waste yang  lebih detail.

## Ucapan Terimakasih
Terimakasih kepada Direksi, Tim Farmasi dan Terapi, staf  Instalasi  Farmasi  dan  Sterilisasi  serta  staf  Instalasi Pengadaan  RS  Akademik  UGM  yang  terlibat  dalam penelitian ini.

## Referensi
Adellia,  Y.,  Setyanto,  N.W.,  Tantrika  C.F.M.  (2014).  Pendekatan Lean  Healthcare  untuk  Meminimasi  Waste  di  Rumah  Sakit  Islam UNISMA  Malang.  Jurnal  Rekayasa  dan  Manajemen  Sistem  Industri,  2 (2), 292-301, Malang.
Assanthi,  F.  D.  (2016).  Evaluasi  Pengelolaan  Obat  di  Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  Universitas  Gadjah  Mada  tahun  2014.  Skripsi, Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia.  (2005).  Pedoman Supervisi dan Evaluasi Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, Edisi 2: Direktorat  Jenderal  Pelayanan  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan. Jakarta
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia  (2008).  Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129/MENKES/SK/II/20 08  tentang  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit.  Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Istinganah,  Danu  S.S.,  &  Santoso  A.P.  (2006).  Evaluasi  Sistem Pengadaan  Obat  dari  Dana  APBD  Tahun  2000-2001  Terhadap Ketersediaan  dan  Efisiensi  Obat.  Jurnal  Manajemen  Pelayanan Kesehatan, 9 (1), 31-41.
Mahdiyani,  U.,  Wiedyaningsih,  C.,  &  Endarti,  D.  (2018).  Evaluasi Pengelolaan  Obat  Tahap  Perencanaan  dan  Pengadaan  di  RSUD Muntilan Kabupaten Magelang Tahun 2015 – 2016. Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi, 8 (1), 24-31.
Padminingsih,  Y.  (2017).  Penyusunan  Instrumen  Identifikasi  Waste yang  diadopsi  dari  Lean  Management  System  Handbook  di  Instalasi Rawat  Jalan  RSUD  dr.  Sayidiman  Magetan.  Tesis,  S2  Ilmu  Kesehatan Masyarakat,  Fakultas  Kedokteran  Universitas  Gadjah  Mada, Yogyakarta.
Pudjaningsih,  D.  (1996).  Pengembangan  Indikator  Efisiensi Pengelolaan  Obat  di  Farmasi  Rumah  Sakit.  Tesis,  Program  Pasca Sarjana Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
Satibi. (2015). Manajemen Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
World Health Organization. (1993).  How to Investigate Drug  Use in Health Facilities. Geneva: World Health Organization, 8(1). 67-76.