Elviera, C.D. (2019). Pengembangan Tata Usaha Sekolah Berbasis Teknologi Informasi, MUKADIMAH , 3 (1), 1-6. DOI: https://doi.org/10.30743/mkd.v3i1.676 * Corresponding Author: chyntiadewi2204@gmail.com

## PENGEMBANGAN TATA USAHA SEKOLAH BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

## Chyntia Dewi Elviera*, Dedi Irawan, Dwitya Nafa Syafrina
Program Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi – Universitas Negeri Medan, Medan
Article History Abstrak Received  : September, 2018 Artikel ini membahas mengenai pengembangan tata usaha sekolah yang berbasis  teknologi  informasi.  Untuk  menunjang  kelancaran  proses pembelajaran  di  Lembaga  Pendidikan  diperlukan  suatu  bagian  yang mendukung  kegiatan  tersebut  yaitu  tata  usaha  sekolah.  Tata  usaha lembaga  pendidikan  merupakan  ujung  tombak  pelayanan  jasa pendidikan  suatu  lembaga,  karena  sebagai  badan  administrasi  sekolah yang secara  langsung  menangani  pelayanan di dalam internal maupun eksternal sekolah. Akan tetapi staf tata usaha masih belum cukup baik melayani  administrasi  ketatausahaan.  Adapun  tujuan  dari  tulisan  ini adalah untuk mengulas mengenai bagaimana sistem tata usaha berbasis teknologi  informasi  agar  mengefisiensikan  kinerja  tata  usaha.  Metode yang  digunakan  adalah  deskriptif  kualitatif  dengan  mengamati  gejala dari situasi yang nyata.
Accepted  : January, 2019
Published : February, 2019

## Kata Kunci
Tata usaha, sekolah, teknologi informasi.

## PENDAHULUAN
Pendidikan  merupakan  suatu  bekal  berharga  dalam  proses  pembentukan  kualitas sumber daya manusia dalam rangka pembangunan bangsa. Kualitas suatu pendidikan tidak bias hanya diukur dengan fasilitas semata, tetapi diukur melalui seberapa besar alumni  pendidikan  tersebut  berperan  dalam  bidangnya.  Mutu  pendidikan  pada  era globalisasi  menjadi  salah  satu  perubahan  keberhasilan  dari  suatu  lembaga. Meningkatnya permintaan konsumen terhadap dunia pendidikan  yang sangat tinggi, maka  lembaga  pendidikan  berusaha  berlomba-lomba  dalam  memenuhi  hasrat  dari konsumennya  tersebut.  Sumber  daya  manusia  dibutuhkan  untuk  menunjang kebutuhan  di  setiap  instansi  maupun  lembaga  pendidikan  sekalipun.  Sumber  daya manusia  yang  dimaksud  di  antaranya  adalah  tenaga  pendidik  (guru)  dan  tenaga kependidikan (tata usaha). Tata usaha adalah (administrasi), penyelenggaraan urusan tulis menulis dalam perusahaan. Dengan kata lain, tata usaha membantu sekolah dalam memberikan pelayanan yang berhubungan dengan keadministrasian.
Dalam  sudut  pandang  pendidikan,  tata  usaha  atau  biasa  disebut  tenaga administrasi dikatakan bermutu apabila seluruh tenaga kependidikannya bekerja secara professional dan bertanggung jawab. Tata usaha sekolah melayani menjalankan segala pekerjaan  operatif  dan  menyediakan  berkas-berkas  yang  diperlukan.  Berkas  ini ditujukan  untuk  mempermudah  mencapai  segala  urusan  yang  berkaitan  dengan administrasi.  Selain  itu,  dengan  dukungan  administrasi  yang  baik,  tata  usaha  juga berperan dalam pengambilan keputusan pada suatu forum musyawarah. Pengumpulan berkas-berkas  administrasi  itu  juga  merupakan  bagian  dari  tanggung  jawab  fungsi kontrol dari suatu tata usaha. Yang tak lain adalah menjadikan tata usaha sekolah yang berkualitas sangat dibutuhkan dengan memiliki tenaga kependidikan yang profesional
dan  berkompeten  di  bidangnya  untuk  membantu  mengembangkan  sistem  kinerja mereka dan administrasi sekolah semakin berkembang serta menciptakan suasana kerja yang  efisien  untuk  terus  meningkatkan  kinerja  yang  dilakukan  pegawai  tata  usaha. Terutama  dalam  hal  melayani  konsumen,  memerlukan  standar  yang  sesuai  untuk memberikan pelayanan yang berkualitas, yaitu melihat dari dimensi kualitas pelayanan. Tenaga tata usaha diupayakan dapat memberikan pelayanan yang dapat dihandalkan, cepat  tanggap,  berempati,  memiliki  pengetahuan  dan  keterampilan,  dan  kepribadian yang  menarik.  Hal  tersebut  sama  dengan  kelima  dimensi  kualitas  pelayanan  yaitu, kehandalan,  daya  tanggap,  jaminan,  empati,  dan  bukti  fisik.  Pelayanan  yang  baik mampu menerapkan hal tersebut ke dalam sistem pelayanan di sekolah.

## METODE DAN FOKUS PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif-kualitatif. Fokus penelitian ini adalah menganalisis bagaimana teknologi informasi dapat diimplementasikan dalam upaya pengembangan tata usaha sekolah.

## KERANGKA TEORETIK DAN KONSEPTUAL

## Tata Usaha
Tata usaha merupakan salah satu kegiatan adminisrasi pendidikan. Tata usaha secara sistematis merupakan bagian manajemen, yaitu kegiatan yang menempatkan sumber daya  sesuai  bidangnya  secara  terstruktur.  Secara  umum  inti  dari  kegiatan  tata  usaha mencakup 6 pola fungsi, yaitu:
a) Menghimpun,  yaitu  mencari  dan  mengumpulkan  segala  data  yang  diperlukan untuk digunakan.
b) Mencatat,  yaitu  membukukan  segala  yang  dianggap  sebagai  data  pendukung. Seperti, mencatat surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi pada pengantar surat, kartu kendali serta ke dalam buku agenda.
c) Mengelola,  yaitu  bermacam  kegiatan  mengerjakan  keterangan  keterangan dengan maksud memperbarui agar menjadi data yang valid. Seperti, mengelolah buku induk kepegawaian dan peserta didik; mengelolah surat masuk dan surat keluar; memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.
d) Menggandakan,  yaitu  memperbanyak  file  atau  berkas  dengan  tujuan menjadikannya sebagai arsip atau pertinggal.
e) Mengirim, yaitu menyampaikan file atau berkas satu pihak kepada  pihak lain. Misalnya  mengirim  surat  tugas  dan  surat  edaran  kepada  yang  diberi  tugas maupun kepada pejabat atau instansi lain.
f) Menyimpan,  yaitu  menaruh  berbagai  file  atau  berkas  di  tempat  yang  tertentu dan  aman.  Misalnya  menyimpan  arsip  surat  masuk,  surat  keluar  dan  surat ekspedisi ke dalam almari berkas berdasarkan golongan surat.

## Teknologi Informasi
Hamzah  B.  Uno  dan  Nina  Lamatenggo  (Uno  &  Lamatenggo,  2011,  p.  57)  menge- mukakan  teknologi  informasi  adalah  suatu  yang  digunakan  untuk  mengolah  data. Pengolahan  itu  termasuk  memproses,  mendapatkan,  menyusun,  menyimpan,
memanipulasi  data  dalam  berbagai  cara  untuk  menghasilkan  informasi  yang berkualitas,  yaitu  informasi  yang  relevan,  akurat,  dan  tepat  waktu.  Sementara  itu menurut McKeown dalam Suyanto (Suyanto, 2005, p. 10) teknologi informasi merujuk pada  seluruh  bentuk  teknologi  yang  digunakan  untuk  menciptakan,  mengubah,  dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya.
Aplikasi TI di dunia pendidikan antara lain sebagai perangkat lunak pengajaran, memberikan  fasilitas  untuk  mahasiswa  atau  siswa  untuk  belajar  mengambil keuntungan  dari  Teknologi  Informasi,  belajar  jarak  jauh,  informasi  dan  pengetahuan tentang  pendidikan.  Menurut  Davies,  penggunaan  perangkat  lunak  TI  dalam  proses pembelajaran akan meningkatkan efisiensi, meningkatkan motivasi, mem-beri fasilitas belajar  aktif  memfasilitasi  belajar  eksperimental,  konsisten  dengan  belajar  yang berpusat  pada  siswa  dan  memandu  untuk  belajar  lebih  baik.  Pelopor  penyedia perangkat  lunak  proses  belajar  mengajar  di  Indonesia  adalah  Pustekkom  Depdiknas. Program Teknologi Informasi dari Pustekkom ini adalah media pembelajaran berbasis komputer. Media ini menggabungkan semua media yang terdiri dari teks, grafis, foto, video,  animasi,  musik,  narasi,  dan  interaktivitas  yang  diprogram  berdasarkan  teori pembelajaran (Suyanto, 2005, p. 326).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Perkembangan  teknologi  informasi  sangat  mendukung  aktivitas  tata  usaha  sekolah. Kegiatan tata usaha sekolah   bersangkutan dengan aktivitas informasi, baik dari segi data  yang  masuk  kemudian  dilanjutkan  pada  pemrosesan  data  informasi  Informasi. Tata  Usaha  sekolah  merupakan  informasi  yang  selalu  bisa  digunakan  oleh  warga sekolah ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum (Winarno, 2017). Dengan berbagai  jenis  tingkat  pentingnya  suatu  informasi  yang  harus  disampaikan  antara sumber-sumber  adanya pengaturan sistem di dalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Tata Usaha. Sistem tersebut berjalan  dan  berkembang  di  dalam  tata  usaha  sekolah  dan  merupakan  sumber  daya konseptual  yang  sangat  penting  untuk  memberi  dukungan  berlangsungnya  aktivitas sekolah.
Ada tiga komponen utama yang terdapat pada teknologi informasi, yaitu kompu- ter, mikro elektronik, dan telekomunikasi (Uno & Lamatenggo, 2011).
1) Komputer,  yaitu  mesin  elektronik  yang  mampu  membuat  kalkulasi  dengan kapasitas besar dan sangat cepat.
2) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun penerapan dan produksi dari peralatan elektronik  yang  mempunyai  ukuran  sangat  kecil,  dan  terdiri  atas  komponen- komponen  rumit.
3) Telekomunikasi yaitu penyebaran informasi melalui radio atau gelombang kabel.

## Peranan Teknologi Informasi
Pekerjaan  tata  usaha  sekolah  dapat  dilaksanakan  dengan  cepat  dan  mudah  karena adanya kemajuan pada teknologi informasi yang mempunyai pengaruh besar terhadap pekerjaan kantor (Muzakiyah, Syukri, & Setyaningsih, 2011; Nurfadilah, 2017).  Berikut
dapat dilihat teknologi informasi dapat mengatasi  masing  masing pekerjaan tata usaha sekolah.
a) Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan  adanya  mikro  komputer  yang  dapat  berfungsi  sebagai word processor ,  penyelesaian  laporan  dan  surat-surat  sangat  dipermudah  dan  cepat. Beberapa micro  computer dengan  tujuan  umum  di  mana  digunakan  program pengolahan kata ( a word-processing program ).

## b) Komunikasi warga sekolah
Komunikasi  yaitu  suatu  proses  di  mana  seseorang  menyampaikan  pesan kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi yakni sarana yang bertujuan untuk menghubungkan  seseorang  dalam  organisasi  agar  mencapai  tujuan  yang  mereka inginkan.  Dalam  organisasi  terdapat  komunikasi  vertikal,  lateral,  horizontal,  dan diagonal. Alat-alat komunikasi semakin canggih dengan adanya kemajuan teknologi modern  seperti  telekomunikasi  (Parrangan,  2017).  Telekomunikasi  adalah  cara seseorang untuk menyampaikan  informasi jarak jauh yang dilakukan melalui kabel listrik atau melalui gelombang radio.
c) Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi pada telekomunikasi, terutama pengiriman  surat  jarak  jauh  dilakukan  dengan  menggunakan  pesawat  elektronik, karena itu dikenal nama electronic mail (surat elektronik). Karakteristik utama yang terdapat  pada electronic  mail yaitu  pemindahan  informasi  dari  seseorang  kepada orang lain atau dari  suatu tempat  ke tempat  yang berbeda dengan  menggunakan metode  elektronik  penangkapan,  pemindahan,  dan  penyampaian  informasi. Informasi  disampaikan  dengan  cara  visual,  maka  teks  yang  asli  tidak  perlu dikirimkan.  Berikut  adalah  termasuk  dalam  pos  elektronik;  teleks,  faksimile,  dan komunikasi antar komputer.

## d) Tata Laksana Arsip
Pada  pelaksanaan  pekerjaan  mengarsip  warkat-warkat,  komputer  mikro sangat  membantu.  Arsip  awalnya  hanyalah  tumpukan  kertas  yang  disimpan  di gedung arsip, sekarang dapat di simpan dalam CD, disket-disket, flashdisk. Dengan demikian  penyimpanan  arsip  yang  sekarang  diubah  kepada  penyimpanan  yang memerlukan  lebih  sedikit  ruang  dari  pada  gudang  arsip  dalam  bentuk  kertas (Amiruddin,  2017).  Penyimpanan  arsip  telah  dilaksanakan  dengan  menggunakan komputer  tersendiri  yang  menggunakan  Jaringan  Area  Lokal  (LAN)  pada  kantor yang  sudah  maju.  komputer  yang  digunakan  merupakan  komputer  pusat  dan terdapat  harddisk  yang  mempunyai  daya  tampung  besar.  Komputer  tersebut dihubungkan dengan komputer lain di unit-unit organisasi. Apabila unit organisasi membutuhkan  informasi  atau  data  melalui  komputer  yang  dimilikinya  ia  harus minta ke komputer pusat. Data dari komputer pusat dikirim ke memory komputer unit, selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi. Jaringan komputer seperti  ini disebut jaringan bintang, dikarenakan mempunyai satu pusat dan cabang yang menyebar di beberapa unit. Fasilitas referensi dapat diakses melalui Local Areal
Netwotk (LAN)  atau  internet. Software aplikasi  terdiri  dari  interaksi  yang  dapat dikenal dalam sistem komputer untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain:
1) Spread  Sheet ,  untuk  mengerjakan  pekerjaan  kantor  yang  berkitan  dengan penggunaan baris dan kolom misalnya digunakan software Lotus, Microsoft Excel, dll.
2) Word  Processing ,  yaitu  untuk  mengerjakan  pekerjaan  kantor  yang berhubungan dengan membuat surat dengan mengetik, laporan digunakan software Word Perfect, Microsoft Word, dll.
3) Desktop Publishing , untuk mengerjakan pekerjaan kantor yang berhubungan dengan desain dan grafik seperti software Microsoft Power Point, Corel Draw dan sebagainya.
4) Communication ,  untuk  mela-kukan  pekerjaan  kantor  yang  berhubungan dengan  komunikasi  komputer  antar  komputer  seperti software Winpop, email dan sebagainya.
5) Office  Automation ,  Otomatisasi  Tata  Usaha  sekolah  yaitu  sebuah  rangka untuk memadukan teknologi tinggi melalui perbaikan dalam proses pelak- sanaan pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas pekerjaan. Pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata rekaman secara  otomatis.  Otomatisasi  Kantor  ( Office  Automation )  merupakan pemakaian alat elektronik yang bertujuan untuk memudahkan komuni-kasi formal  dan  informal  berhubungan  dengan  orang  di  dalam  perusahaan maupun di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

## PENUTUP

## Simpulan
Berdasarkan  uraian  sebagaimana  tersebut  di  atas,  maka  dapat  disimpulkan bahwa  sumber  daya  manusia  dibutuhkan  untuk  menunjang  kebutuhan  di  setiap instansi maupun lembaga pendidikan sekalipun. Lembaga pendidikan yang termasuk dalam jasa layanan memerlukan SDM yang dapat mengembangkan lembaga tersebut. Adapun SDM yang terlibat pada lembaga pendidikan yaitu tenaga pendidik (guru) dan tenaga kependidikan meliputi sistem keadministrasian (tata usaha). Demi menunjang berlangsungnya kegiatan belajar mengajar diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan  tersebut  ialah  ketatausahaan  sekolah  Komponen  utama  dari  teknologi informasi,  antara  lain;  komputer,  mikro  elektronik,  dan  telekomunikasi.  Teknologi informasi  mempunyai  pengaruh  yang  sangat  besar  terhadap  pekerjaan  kantor dikarenakan adanya kemajuan teknologi informasi. Pekerjaan tata usaha sekolah dapat dijalankan dengan cepat dan mudah.

## Saran
1) Sebagian  besar  tenaga  tata  usaha  di  sekolah-sekolah  belum  terampil menggunakan komputer karena masih banyak sekolah yang tidak mempunyai komputer.  Oleh  sebab  itu,  disarankan  agar  pengadaan  komputer  yang  sesuai dengan  perkembangan  teknologi  informasi  menjadi  prioritas  sekolah  dan mendapat dukungan kepala sekolah.
2) Untuk  mengembangkan  tenaga  tata  usaha  berbasis  teknologi  informasi sebaiknya setiap pelatihan tata usaha diberikan materi teknologi informasi yang lebih mengutamakan praktik daripada berteori (hanya ceramah).
3) Pelatihan  akan  sia-sia  jika  tenaga  tata  usaha  sudah  terampil  berteknologi informasi namun sekolah belum menyiapkan fasilitas untuk implementasi hasil pelatihan  teknologi  informasi.  Oleh  karena  itu,  disarankan  sekolah  selain memperhatikan  pengadaan  komputer  mutakhir  tercanggih,  juga  harus memperhatikan  sumber  daya  tenaga  tata  usaha  yang  akan  menggunakan komputer tersebut.
4) Sekolah  sekolah sebaiknya menyiapkan database sekolah dan formulir-formulir baku tentang ketatausahaan melalui implementasi teknologi informasi sehingga pekerjaan tata usaha menjadi lebih cepat, tepat, dan hemat tenaga.
5) Jika teknologi informasi sudah berjalan secara efisien dan efektif, maka sekolah dapat meninjau kembali jumlah tenaga tata usaha yang dibutuhkan oleh sekolah.

## REFERENSI
Amiruddin. (2017). Kinerja Pegawai Tata Usaha dengan Mutu Layanan Administrasi di Madrasah. Al-Idarah: Jurnal Kependidikan Islam , 7 (1), 126 – 145. Retrieved from http://ejournal.radenintan.ac.id/index.php/idaroh/article/download/2254/1685
Muzakiyah, Syukri, S. H. A., & Setyaningsih, I. (2011). Analisis Kualitas Pelayanan pada Bagian Tata Usaha Berdasarkan Tingkat Kepuasan Mahasiswa. Jurnal Ilmiah Teknik Industri , 10 (2), 95 – 100. Retrieved from http://journals.ums.ac.id/index.php/jiti/article/viewFile/1255/816
Nurfadilah, I. (2017). Hubungan Pemanfaatan Teknologi Informasi dengan Pelayanan Administrasi Tata Usaha di SDIT Asy-Syifa Qolbu Bogor . Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
Parrangan, M. S. (2017). Kualitas Pelayanan Administrasi pada Bagian Tata Usaha di Kantor Sekretariat Daerah Kota Samarinda. Jurnal Administrasi Negara , 5 (3),
6515 – 6526. Retrieved from http://ejournal.an.fisip-unmul.ac.id/site/wp- content/uploads/2017/08/Jurnal Mei (08-22-17-01-50-27).pdf
Suyanto. (2005). Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis (Edisi Pert). Yogyakarta: Penerbit Andi.
Uno, H. B., & Lamatenggo, N. (2011). Teknologi Komunikasi dan Informasi
Pembelajaran . Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Winarno. (2017). Pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Administrasi Pendidikan dan Pembelajaran di SDIT MTA Gemolong . Universitas Muhammadiyah Surakarta.