## Perancangan Sistem Informasi Korespondensi Berbasis Website Pada Kantor Pertanahan Kota Tangerang
Rano Kurniawan 1
Muhamad Zahruddin 2 Mira Shintia 3 Dosen Universitas Raharja 1,2
Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi Universitas Raharja 3
E-mail: rano@raharja.info 1 , zahruddin@raharja.info 2 , mira.shintia@raharja.info 3

## ABSTRAK
Setiap organisasi  baik  itu organisasi dalam  masyarakat, perusahaan  maupun organisasi  yang ada  pada  lingkungan  pemerintahan  melaksanakan  kegiatan  atau  aktifitas  korespondensi dengan  masing-masing  pemangku  kepentingannya.  Kegiatan  korespondensi  merupakan aktivitas  komunikasi  yang  terjadi  antara  organisasi  dengan  pemangku  kepentingannya tersebut.  Tentunya  kegiatan  korespondensi  ini  bertujuan  agar  proses  surat  menyurat  yang berlangsung  dapat berjalan sesuai  yang direncanakan sebagaimana  mestinya.  Demikian  juga halnya  yang  terjadi  pada  kantor  pertanahan  kota  Tangerang.  Namun  sistem  korespondensi yang diterapkan pada kantor pertanahan kota Tangerang saat ini, terutama surat masuk masih belum  terintegrasi  dan  terkomputerisasi  dalam  hal  penyimpanan  data,  penginputan, pencarian, serta pencetakan  lembar disposisi dan  laporan setiap  bulannya.  Hal  ini tentu saja mengakibatkan  proses  penginputan  dan  pelaporan  yang  memerlukan  waktu  relatif  cukup lama.  Maka  dengan  dilakukannya  penelitian  ini  dibuatlah  perancangan  sistem  informasi korespondensi  yang  ada  pada  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  serta  tahapan-tahapannya. Metode  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  yaitu  metode  analisis  dan  perancangan berorientasi  objek  (Object  Oriented  Analysis  and  Design).  Bahasa  pemrograman  yang digunakan  pada  penelitian  ini  yaitu  dengan  PHP  serta  MySQL  sebagai  databasenya  dan pengujian  sistemnya  menggunakan  black  box  testing.  Hasil  penelitian  ini  yaitu  berupa rancangan sistem informasi  yang terdiri dari input surat masuk, disposisi surat sesuai tujuan, penerimaan  surat  oleh  yang  dituju  serta  bentuk  pelaporannya.  Dengan  dibuatnya  sistem informasi  korespondensi  pada  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  ini  diharapkan  dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pada saat proses pendataan, penyimpanan, pencarian data serta  pembuatan  laporan  yang  tidak  memakan  waktu  cukup  lama  dan  mampu  menampilkan hasil  laporan  sesuai  dengan  data  yang  ada.  Sistem  informasi  korenspondensi  ini  dapat disajikan  guna  mendukung  dan  meningkatkan  kinerja  staff  serta  karyawan  lainnya  yang secara langsung terlibat di dalamnya.
Kata  kunci :  Perancangan,  Sistem  Informasi,  Korespondensi,  Surat  Masuk,  Kantor Pertanahan Kota Tangerang.

## ABSTRACT
Every organization, be it an organization in the community, company or organization in the government  environment,  conducts  activities  or  correspondence  activities  with  each  of  its stakeholders.  Correspondence  activity  is  a  communication  activity  that  occurs  between  the organization and its stakeholders. Of course, this correspondence activity aims to ensure that the ongoing correspondence process can proceed as planned accordingly. The same is true of what  happened  at  the  Tangerang  city  land  office.  However,  the  correspondence  system applied  at  the  Tangerang  city  land  office  at  this time,  especially  incoming  mail,  is  still  not integrated  and  computerized  in  terms  of  data  storage,  inputting,  searching,  and  printing  of disposition  sheets  and  reports  every  month.  This  of  course  results  in  a  process  of  inputting and reporting that requires relatively long time. So by doing this research, a correspondence information  system  design  was  made  at  the  Tangerang  city  land  office  and  the  stages.  The method  used  in  this  research  is  object  oriented  analysis  and  design.  The  programming language used in this study is with PHP and MySQL as the database and testing the system using  black  box  testing.  The  results  of  this  study  are  in  the  form  of  an  information  system design  consisting  of  incoming  letter  input,  disposition  of  the  letter  according  to  purpose, receipt of the letter by the intended person and the form of reporting. With the creation of a correspondence  information  system  at  the  Tangerang  city  land  office,  it  is  expected  to minimize  the  occurrence  of  errors  during  the  data  collection  process,  storage,  data  search and report  generation that does not take a long time and is able to display report  results in accordance  with existing data.  This correspondence information  system can be presented to support and improve the performance of staff and other employees who are directly involved in it.
Keywords :  Designing,  Information  Systems,  Correspondence,  Inbox,  Tangerang  City  Land Office.

## PENDAHULUAN
Dalam  setiap  aktifitas  perkantoran  tidak  luput  dari  kegiatan  surat  menyurat  yang termasuk  ke  dalam  sebuah  upaya  guna  menyampaikan  suatu  informasi.  Dari  hal  tersebut faktor pengelolaan korespondensi  yang baik sangat  menunjang untuk mencapai  suatu tujuan dengan  adanya  fungsi  manajemen  di  dalamnya.  Pada  setiap  organisasi  baik  itu  organisasi dalam  masyarakat,  perusahaan  maupun  organisasi  yang  ada  pada  lingkungan  pemerintahan melaksanakan  aktifitas  korespondensi  dengan  masing-masing  pemangku  kepentingannya. Aktifitas  korespondensi  merupakan  sebuah  upaya  penyampaian  atau  pemberitahuan  perihal setiap  pelaksanaan,  kegiatan  maupun  permasalahan  yang  akan  disampaikan  atau diinformasikan terlebih dahulu melalui sebuah surat. Demikian juga halnya yang terjadi pada kantor  pertanahan  kota  Tangerang,  dimana  dalam  aktifitas  sehari-harinya  terjadi  kegiatan korespondensi dengan masyarakat.
Akan  tetapi  sistem  korespondensi  yang  berjalan  pada  kantor  pertanahan  kota Tangerang  terutama  untuk  pelayanan  surat  masuk  masih  belum  dapat  terintegrasi  dan
terkomputerisasi  dalam  hal  penginputan,  penyimpanan  data,  pencarian,  disposisi  serta pencetakan  lembar  disposisi  dan  juga  laporan  setiap  bulannya.  Maka  dari  itu  dengan  sistem korespondensi  yang  belum  terintegrasi  dan  terkomputerisasi  dengan  baik  hal  ini mengakibatkan  pengerjaan  penginputan  data  dan  pelaporan  yang  memerlukan  waktu  relatif cukup lama.
Dari  latar  belakang  tersebut  maka  diperlukan  penerapan  sistem  informasi korespondensi  yang  lebih  terintegrasi  dan  terkomputerisasi  dengan  baik  pada  bagian pelayanan  surat  masuk  di  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  terutama  dalam  pembuatan laporan yang cepat, tepat dan akurat. Sehingga dapat meningkatkan dan memudahkan kinerja staff serta karyawan lainnya yang terlibat langsung dalam pelayanan tersebut.

## METODOLOGI PENELITIAN
Pada  dasarnya  penelitian  ini  merupakan  suatu  cara  untuk  mengumpulkan  data  dan informasi yang dibutuhkan selanjutnya agar dapat dianalisis.
Gambar 1. Metode Penelitian
Untuk  memperoleh  data  serta  informasi  yang  diperlukan  guna  melakukan  penelitian ini maka digunakanlah beberapa metode seperti pada gambar 1 di atas. Adapun untuk metode pengumpulan  datanya  dengan  melakukan  observasi  atau  pengamatan  langsung  ke  tempat yang  dijadikan  objek  penelitian,  dalam  hal  ini  penelitian  dilakukan  dengan  cara  mengamati langsung  objek  datanya  pada  bagian  staff  pelayanan  surat  masuk  di  kantor  pertanahan  kota Tangerang.  Sedangkan  untuk  metode  analisis  sistem  yang  digunakan  untuk  mencari pemecahan  masalah dan  menganalisis  bagaimana sistem  yang digunakan sebelumnya,  maka pada  penelitian  ini  digunakanlah  metode  analisa  SWOT  yang  terbagi  menjadi  4  (empat) kategori  yaitu  diantaranya Strength (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunity (peluang),  dan Threat (ancaman)  yang  terdapat  pada  sistem  korespondensi  di  kantor pertanahan  kota  Tangerang.  Dan  metode  perancangannya  dilakukan  dengan  menggunakan sistem  Object  Oriented  Analysis  and  Design  (OOAD)  serta  pembuatan  model  dengan menggunakan  Unified  Modeling  Languange  (UML)  yang  menjadi  alat  bantu  (tools)  yaitu berupa Visual Paradigm UML 15.0 Community Edition.
Pada  penelitian  sistem  ini  juga  digunakan  metode  Literature  Review  (studi  pustaka) dengan  cara  mengumpulkan  bahan  yang  berupa  teori  pengetahuan  dimana  diperoleh  dari
penelitian  sebelumnya  yang  relevan  dengan  sistem  yang  sedang  diteliti  saat  ini.  Berikut  ini adalah  7  (tujuh)  daftar  literature review  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  sebagai  bahan referensi  untuk  perancangan  sistem  informasi  korespondensi  pada  kantor  pertanahan  kota Tangerang:
1. Penelitian yang dilakukan oleh Alfiani Enggar Sawitri dan Ana Irhandayaningsih dari Universitas  Diponegoro  pada  tahun  2019  yang  berjudul  “ANALISIS PENGGUNAAN  APLIKASI  TATA  SURAT  DALAM  PENGELOLAAN  SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TENGAH”. Dalam penelitian yang mereka lakukan ini membahas tentang penerapan atau penggunaan aplikasi tata surat pada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah yang dapat  berjalan  dengan  baik  mulai  dari  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar sampai  dengan  penyimpanan  surat  dalam  suatu  aplikasi  atau  sistem.  Aplikasi  yang diterapkan  ini  juga  dinilai  bermanfaat  pada  bagian  umum  yang  mengurus  secara langsung  jalannya  kegiatan  administrasi  persuratan.  Akan  tetapi  masih  ditemui kendala  dalam  penerapannya  yaitu  belum  adanya  alat  scanner  file  untuk  pengiriman surat  melalui  aplikasi.  Adapun  dari  dilakukannya  penelitian  ini  dapat  diambil beberapa  kesimpulan  diantaranya  penggunaan  dari  aplikasi  tata  surat  ini mempermudah  proses  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  dilakukan secara elektronik, dalam melakukan kegiatan pengelolaan, pencatatan, pendistribusian,  hingga  proses  temu  kembali  surat  yang  dapat  berjalan  lebih  mudah dan cepat. Disposisi surat  melalui  aplikasi tata surat ini  juga sudah  mulai  diterapkan atau dijalankan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi Jawa  Tengah  serta  penyimpanan  surat  secara  elektronik  sudah  tersimpan  secara otomatis  di  dalam  aplikasi  tata  surat  setelah  dilakukan  pencatatan  form  surat  masuk dan surat keluar [1].
2. Penelitian yang dilakukan oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dari Universitas  Muhammadiyah  Ponorogo  pada  tahun  2015  yang  berjudul  “SISTEM ADMINISTRASI  PENGELOLAAN  ARSIP  SURAT  MASUK  DAN  SURAT KELUAR BERBASIS WEB”. Dalam penelitian yang mereka lakukan ini membahas tentang pemanfaatan kemajuan teknologi informasi diantaranya dengan memanfaatkan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  database  MySql  dalam  upaya mengelola  arsip  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Dengan  memanfaatkan  kemajuan  dan kemudahan  teknologi  informasi  yang  berkembang  saat  ini  proses  pengelolaan  surat masuk  dan  surat  keluar  sudah  tidak  lagi  berupa  hardcopy  atau  lembaran  kertas melainkan  sudah  berupa  file  hasil  pemindai  atau  scan  dari  surat  yang  asli.  Pada penelitian  ini  juga  dijelaskan  bagaimana  arsip  hasil  scan  akan  disimpan  dengan menggunakan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip atau  dokumen  yang  masuk  sudah  beberapa  tahun  yang  lalu  tidak  rusak  dan  mudah untuk  dicari.  Adapun  dengan  dilakukannya  penelitian  ini  dapat  ditarik  beberapa kesimpulan  diantaranya  dengan  adanya  sistem  administrasi  pengelolaan  arsip  surat masuk  dan  surat  keluar  yang  berbasis  website  dapat  mempermudah  bagi  pegawai dalam  mengelola  arsip  surat  dari  tahun  ke  tahun  dengan  mudah  dan  terhindar  dari kerusakan  arsip.  Dengan  adanya  sistem  administrasi  pengelolaan  surat  masuk  dan
surat keluar berbasis website ini dapat mempermudah dalam hal pencarian arsip atau dokumen surat dengan akurat, mudah serta efisien [2].
3. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Sri  Rahayu,  Syarah  dan  Dara  Hana  Wardani  dari STMIK  Raharja  pada  tahun  2017  yang  berjudul  “OPTIMALISASI  KARTU KENDALI  PADA  SISTEM  INFORMASI  PENDATAAN  SURAT  MASUK  DAN SURAT  KELUAR”.  Dalam  penelitian  yang  mereka  lakukan  ini  membahas  tentang banyaknya jumlah surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 5 Kota Tangerang setiap  harinya  yang  dimana  hal  tersebut  membuat  user  merasa  kesulitan  pada  saat melakukan  pengelolaan  data.  Namun  dengan  adanya  aplikasi  atau  sistem  informasi surat  masuk  dan  surat  keluar  maka  tidak  ada  lagi  hambatan  bagi  Tata  Usaha  dalam memproses  laporan  harian  surat  masuk  dan  surat  keluar  serta  bila  ingin  mencari informasi  mengenai  surat-surat  yang  dibutuhkan.  Sistem  atau  aplikasi  ini  juga memberikan  kemudahan  bagi  user  (Tata  Usaha)  pada  saat  akan  membuat  laporan setiap akhir bulan, karena data yang diinput setiap hari secara otomatis digeneralisasi menjadi  sebuah  laporan  sehingga  user  tidak  perlu  lagi  merekap  ulang  data  surat masuk maupun surat keluar. Selain memberikan manfaat untuk pekerjaan bagian Tata Usaha,  dengan  adanya  sistem  atau  aplikasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang disediakan  untuk  Kepala  Sekolah  maka  tidak  ada  hambatan  lagi  bagi  Tata  Usaha dalam  mengelola  dan  memproses  laporan  harian  surat  masuk  maupun  surat  keluar dikarenakan  Kepala  Sekolah  bisa  melakukan  proses  verifikasi  kartu  kendali dimanapun dan kapanpun [3].
4. Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawan Prambudi Utomo dan Daryoto dari AMIK Bina  Sarana  Informatika  pada  tahun  2018  yang  berjudul  “ANALISIS  SISTEM PROSES PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI PEMERINTAHAN KOTA BEKASI (STUDI KASUS PADA BAGIAN EKONOMI, PEMBANGUNAN  DAN  BINA  KETAHANAN  PANGAN  SEKRETARIAT DAERAH KOTA BEKASI)”. Dalam penelitian yang mereka lakukan ini membahas tentang  pentingnya  sistem  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang diperuntukkan bagi  masyarakat terkait pelayanan publik di Sekretaris Daerah  lalu ke Asisten  Daerah  II  Kantor  Pemerintahan  Kota  Bekasi.  Pada  penelitian  ini  juga dijelaskan mengapa diperlukan adanya sistem pengelolaan yang baik khususnya pada bagian  surat  masuk  dan  surat  keluar,  hal  tersebut  dikarenakan  proses  penyimpanan surat terutama untuk surat yang masih baru belum disimpan pada lemari penyimpanan karena  fasilitas  lemari  penyimpanan  yang  tersedia  tidak  sebanding  dengan  volume surat  yang  ada,  kemudian  prosedur  peminjaman  surat  yang  diterapkan  tidak  begitu ketat sehingga pihak peminjam seringkali tidak menjaga dengan baik surat yang telah dipinjamnya,  dan  pencarian  atau  penemuan  kembali  surat  seringkali  membutuhkan waktu  yang  cukup  lama  hal  ini  tentunya  dapat  memperlambat  proses  administrasi surat.  Adapun  kesimpulan  dengan  adanya  penelitian  ini  yaitu  diharapkan  setelah diterapkan  sistem  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  baik  mampu mengurangi  atau  meminimalisir  kesalahan  yang  terjadi  dan  proses  pengelolaan  surat dapat  berjalan  secara  efektif  serta  efisien  sehingga  proses  kepengurusan  surat- menyurat  menjadi  lebih  sederhana  dan  tidak  memerlukan  waktu  sampai  berhari-hari
mengingat proses ini merupakan salah satu bentuk pelayanan publik [4].
5. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Khozin  Yuliana,  Ahmad  Fathi  Shofwan,  dan  Koko Satria  Nuryadin  dari  STMIK  Raharja  pada  tahun  2016  yang  berjudul  “RANCANG BANGUN  APLIKASI  SISTEM  INFORMASI  INVENTARISASI  SURAT  MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB”. Dalam penelitian yang mereka lakukan ini membahas tentang sistem inventarisasi surat masuk dan surat keluar yang ada pada Direktorat  Pencegahan  dan  Penyelesaian  Perselisihan  Hubungan  Industrial  Ditjen Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja yang masih belum berjalan secara efektif. Hal ini dikarenakan sistem yang berjalan masih menggunakan cara  yang  manual sehingga  besar peluang untuk kehilangan data dan  informasi  yang terkandung  di  dalamnya  menjadi  tidak  akurat.  Selain  itu  proses  Pengelolaan  surat masuk dan surat keluar memakan waktu yang lama, sehingga proses kerjanya menjadi tidak  efisien.  Dari  permasalahan  yang  ada  pada  penelitian  tersebut  maka  dibuatlah sistem  baru  yang  dapat  memberikan  alternatif  perbaikan  sistem  yang  lama  dengan langkah awal yaitu membuat rancangan atau desain sistem baru yang bertujuan untuk memperbaiki  atau  mengganti  sistem  yang  lama  serta  memberikan  gambaran  yang jelas pada admin tentang proses inventarisasi surat masuk dan surat keluar [5].
6. Penelitian yang dilakukan oleh Budi Rahman, Budi Susetyo, dan Dewi Primasari dari Universitas  Ibn  Khaldun  pada  tahun  2019  yang  berjudul  “ANALISIS  KINERJA PELAYANAN  SURAT-MENYURAT  BERBASIS  WEB  DI  PGRI  KABUPATEN BOGOR”.  Dalam  penelitian  yang  mereka  lakukan  ini  membahas  tentang  proses pengelolaan  serta  proses  pembuatan  surat-menyurat  yang  masih  manual  di  PGRI kabupaten  Bogor  yaitu  dimana  pada  setiap  proses  pencatatan  surat  yang  masuk maupun surat yang keluar masih menggunakan buku manual, serta proses pembuatan surat  keluar  masih  menggunakan  microsoft  office  sehingga  dalam  proses  kinerja administrasi  surat-menyurat  masih  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  dan  dalam pencarian data surat masih sering mengalami kendala dikarenakan data surat tersebut tertumpuk serta dalam pengarsipan jenis surat masih tercampur karena tidak memiliki pengkodean  khusus  dalam  pengarsipannya.  Dengan  adanya  permasalahan  tersebut maka dalam penelitian ini dibuatlah sebuah rancang bangun sistem informasi analisis kinerja  pelayanan  surat-menyurat  di  PGRI  kabupaten  Bogor  yang  sesuai  dengan kebutuhan instansi saat ini. Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang berbasis website  tersebut  dapat  membantu  kinerja  pelayanan  surat-menyurat  di  PGRI kabupaten Bogor menjadi lebih mudah, efektif serta efisien [6].
7. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Untung  Rahardja,  Eka  Purnama  Harahap,  dan  Ayu Suciani dari STMIK Raharja pada tahun 2017 yang berjudul “MEDIA VIEWBOARD SEBAGAI  KLASIFIKASI  JUMLAH  SURAT  KEPUTUSAN  ONLINE  PADA PERGURUAN  TINGGI”.  Dalam  penelitian  yang  mereka  lakukan  ini  membahas tentang media informasi terkait surat keputusan online dengan media viewboard pada website  surat  keputusan  Perguruan  Tinggi  Raharja.  Dengan  diterapkannya  media viewboard pada website surat keputusan Perguruan Tinggi Raharja diharapkan dapat memberikan  kemudahan  bagi  pengunjung  dalam  mendapatkan  informasi  klasifikasi jumlah  dari  surat  keputusan  dengan  lebih  cepat.  Manfaat  lainnya  dari  penerapan
media viewboard dapat  mempermudah  pengunjung  dalam  mengakses  informasi klasifikasi jumlah dari surat keputusan yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja yang terupdate [7].
Dari  ketujuh  literatur  review  yang  telah  dijelaskan  di  atas  maka  dapat  diambil kesimpulan  bahwa  dengan  adanya  manajemen  sistem  korespondensi  yang  telah  berjalan secara  online  dan  terkomputerisasi  khususnya  dalam  hal  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar  yang  ada  pada  beberapa  instansi  dapat  memberikan  kemudahan  serta  mengurangi beban kerja staff pengelola surat dalam hal pencarian arsip atau dokumen surat dengan lebih mudah, cepat dan akurat. Dengan diterapkan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang  baik  mampu  mengurangi  atau  meminimalisir  kesalahan  yang  terjadi  dan  proses pengelolaan  surat  dapat  berjalan  secara  efektif  serta  efisien  sehingga  proses  kepengurusan surat-  menyurat  menjadi  lebih  sederhana  dan  tidak  memerlukan  waktu  sampai  berhari-hari mengingat proses ini merupakan salah satu bentuk pelayanan publik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisa Permasalahan
Setelah  melakukan  analisa  proses  korespondensi  terutama  pada  bagian  pelayanan surat  masuk  yang  ada  pada  Kantor  Pertanahan  Kota  Tangerang,  permasalahan  yang  saat  ini sedang  dihadapi  oleh  Kantor  Pertanahan  Kota  Tangerang  yaitu  proses  pengelolaan  surat masuk  yang  membutuhkan  waktu  relatif  cukup  lama  dikarenakan  proses  surat  menyurat masih belum terintegrasi dengan adanya proses penyimpanan data surat yang harus dilakukan dua  kali  tahapan  kerja  yaitu  mendata  di  Microsoft  Access  lalu  untuk  mencetak  lembar disposisi harus membuka kembali pada Microsoft Word. Untuk hal tersebut di era globalisasi saat ini bisa dikatakan sangat tertinggal dalam hal pencatatan, penyimpanan data surat masuk, proses  pencarian  dan  untuk  membuat  laporan  staff  masih  dilakukan  perhitungan  surat  per tanggal dengan cara manual yang memisahkan per kategori surat dari umum atau perorangan, instansi  lain,  pengadilan,  polri  dan  kantor  wilayah  badan  pertanahan  nasional  atau  kantor badan pertanahan nasional pusat.
Seperti  yang  telah  dijelaskan  bahwa  proses  pengelolaan  yang  saat  ini  berjalan  yaitu staff pada bagian pelayanan surat masuk harus melakukan pencatatan data surat masuk  yang dimana  pegawai  harus  melakukan  dua  kali  pengerjaan  saat  surat  akan  diketik  di  Microsoft Access  dan  untuk  bagian  lembar  disposisi  staff  harus  membuka  Microsoft  Word  untuk melakukan  pencetakan  lembar  disposisi  tersebut.  Adapun  yang  dilakukan  staff  saat  surat masuk tersebut datang, staff menerima surat masuk untuk diberikan nomor agenda, diketik ke dalam Microsoft Access dan kemudian untuk mencetak lembar disposisi ada pada Microsoft Word, lalu staff surat masuk mengantar ke Kasubag TU untuk diberikan disposisi, kemudian setelah  Kasubag  TU  mendisposisi  surat  diantar  kembali  kepada  staff  surat  masuk  untuk dipisahkan lembar disposisi yang berwarna merah sebagai arsip staff surat masuk dan lembar putih  disatukan  kembali  bersama  surat  masuk,  kemudian  staff  surat  masuk  mencatat  nomor agenda  surat  yang  telah  ditandai  posisinya  ke  dalam  buku  ekspedisi  sebagai  tanda  kemana surat  itu  berada  sebelum  bagian  penerima  surat  memberikan  paraf  dan  tanggal  surat  saat diterima.  Setelah  itu  staff  surat  masuk  tidak  bertanggung  jawab  kemana  lagi  surat  tersebut
berada,  jikalau  ada  yang  mencari  kemana  surat  yang  dibutuhkan  berada  maka  petugas  surat masuk  hanya  melihat  pada  buku  ekspedisi  yang  sudah  dicatat  dimana  terakhir  kali  surat  itu berada [8].
Dengan  analisa  permasalahan  tersebut  maka  melalui  penelitian  ini  perlu diterapkannya  sistem  yang  lebih  memudahkan dan terintegrasi khususnya pada  bagian  surat masuk di Kantor Pertanahan Kota Tangerang dalam pembuatan laporan yang cepat dan tepat. Untuk  mengatasi  permasalahan  tersebut  maka  dibuatlah  perancangan  sistem  informasi korespondensi yang berbasis website pada Kantor Pertanahan Kota Tangerang.

## Pemecahan Masalah
Setelah proses menganalisis dan mengamati langsung permasalahan yang terjadi pada sistem  yang  saat  ini  sedang  berjalan  khususnya  proses  pengelolaan  pelayanan  surat  masuk pada Kantor Pertanahan Kota Tangerang, maka pada penelitian ini diberikan usulan alternatif pemecahan  dari  masalah  yang  dihadapi.  Dengan  membuat  sistem  korespondensi  khususnya pada  bagian  pengelolaan  surat  masuk  untuk  melakukan  pendataan  yang  akan  dilakukan secara  terkomputerisasi  dengan  cara  yang  lebih  efektif  dan  mudah  dari  proses  pengelolaan sebelumnya dan agar proses ini juga tidak berbelit-belit dalam hal penginputan surat masuk, disposisi  surat,  pencetakan  lembar  disposisi,  pencarian  surat-surat  yang  telah  didata,  media penyimpanan data surat masuk dan dalam membuat laporan bulanan sudah terhitung disetiap surat  yang  didata  kategorinya  dan  jumlah  surat  masuk  setiap  bulannya  [9].  Diharapkannya dengan dibuatnya sistem korespondensi untuk kedepannya dapat berjalan dengan cepat, tepat, akurat  dan  bisa  meringankan  tugas  staff  bagian  surat  masuk  untuk  melakukan  proses pendataan surat masuk.
Gambar 2. Activity Diagram Data User Staff Surat Masuk
Pada  gambar  2  diatas  menunjukan  activity  diagram  data  user  staff  pada  proses pengelolaan  surat  masuk  yang  diantaranya  terdapat  1  (satu) initial  node yang  menandakan awal  dari  kegiatan  activity  diagram  tersebut.  Terdapat  1  (satu) fork  node yang  digunakan sebagai  percabangan  menu  dan  1  (satu) join  node yang  digunakan  sebagai  penggabungan
menu  sebelumnya  melakukan  aksi  keluar.  Kemudian  terdapat  3  (tiga)  activity  sistem  yang menggambarkan proses atau aktivitas yang terjadi meliputi input data user, update data user, serta  delete  data  user.  Dan  juga  terdapat  1  (satu) final  state yang  menandakan  akhir  dari kegiatan activity diagram tersebut.
Gambar 3. Activity Diagram Surat Masuk Pada Sistem
Pada  gambar  3  diatas  menunjukan  activity  diagram  dari  proses  pengelolaan  surat masuk pada sistem yang dirancang diantaranya terdapat 1 (satu) initial node yang merupakan awal  dari  kegiatan  activity  diagram  tersebut.  Kemudian  terdapat  11  (sebelas)  activity  pada sistem  yang  menggambarkan  aktivitas  atau  proses  yang  terjadi  antara  lain  menerima  surat masuk, entry surat masuk, edit surat masuk, delete surat masuk, upload lampiran, mengantar surat  masuk,  mendisposisikan  surat  masuk,  mendistribusikan  surat  yang  telah  didisposisi, konfirmasi  penerimaan,  membuat  laporan,  monitoring  laporan  surat  masuk.  Selanjutnya terdapat 1 (satu) fork node yang digunakan sebagai percabangan menu dan 1 (satu) join node yang  digunakan  sebagai  penggabungan  menu  sebelumnya  melakukan  aksi  keluar.  Serta terdapat 1 (satu) final state yang menandakan akhir dari kegiatan atau proses activity diagram [10].

## Implementasi
Pada bagian implementasi ini akan ditampilkan hasil akhir dari halaman sistem yang telah  dirancang  dan  dibangun  dalam  upaya  menampilkan  sistem  informasi  korespondensi yang  terdapat  pada  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  dan  telah  dilakukan  beberapa perubahan serta perbaikan dari proses sebelumnya.
Gambar 4. Tampilan Halaman Menu Login
Gambar  4  merupakan  tampilan  menu  login  yang  ada  pada  tampilan  awal  website sistem  korespondensi  kantor  pertanahan  kota  Tangerang.  Pada  tampilan  menu  login  ini seperti  pada  umumnya  dimana  user  harus  input  username  dan  password  terlebih  dahulu kemudian klik tombol Log in [11].
Gambar 5. Tampilan Halaman Menu Home
Gambar  5  merupakan  tampilan  halaman  utama  pada  website  sistem  korespondensi pada  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  dimana  halaman  ini  akan  muncul  setelah  user berhasil  melalui  halaman  login  [12].  Pada  halaman  ini  terdapat  menu  pada  side  bar  yang terdiri  dari  menu  beranda,  data  user,  surat  masuk,  serta  laporan.  Pada  halaman  ini  juga terdapat  data  dan  grafik  yang  disajikan  berdasarkan  jumlah  keseluruhan  surat  masuk, disposisi,  dan  surat  yang  diterima  yang  diupdate  dan  ditampilkan  berdasarkan  tanggal  serta waktu tertentu.
Gambar 6. Tampilan Halaman Menu Surat Masuk
Gambar  6  merupakan  tampilan  yang  ada  pada  halaman  menu  surat  masuk  dimana pada halaman  ini disajikan secara rinci dalam  bentuk tabel  yang  menyajikan data-data surat masuk. Pada halaman  ini  menampilkan  nomor urut  surat  masuk, tanggal surat, nomor surat, perihal,  tanggal  disposisi  surat,  anggota  penerima  surat,  fasilitas  edit  serta  fasilitas  action. Pada  halaman  ini  juga  user  atau  admin  dapat  menambahkan  surat  dengan  melakukan  klik tombol  Tambah  Surat  Masuk  yang  ada  pada  bagian  atas  halaman,  serta  user  juga  dapat mencari surat masuk yang telah terdata pada sistem atau website [13].
Gambar 7. Tampilan Halaman Menu Disposisi Surat
Gambar 7 merupakan tampilan halaman yang ada pada menu disposisi surat. Dimana pada halaman ini tersajikan secara detail mengenai nomor urut surat, nomor surat, disposisi, fasilitas  edit,  fasilitas  view,  serta  status  surat  yang  ditampilkan  dalam  bentuk  tabel.  Pada status  surat  yang  ada  pada  tabel  memberikan  keterangan  apakah  surat  tersebut  telah  di disposisikan, telah diterima, atau bahkan belum di disposisikan.
Gambar 8. Tampilan Halaman Menu Penerima Surat
Gambar 8 merupakan tampilan halaman yang ada pada menu penerima surat. Dimana pada  halaman  ini  user  atau  admin  dapat  melihat  nomor  urut  surat  yang  telah  dterima,  lihat surat  yang  telah  diterima,  status  surat,  serta  keterangan  yang  menunjukan  bahwa  surat tersebut telah berhasil diterima.
Gambar 9. Tampilan Halaman Menu Laporan Surat Masuk
Gambar  9  merupakan  tampilan  halaman  yang  ada  pada  menu  laporan  surat  masuk. Pada halaman  ini tersajikan seluruh data surat  masuk perbulannya serta dapat terhitung pula berapa  jumlah  surat  masuk  perharinya  berdasarkan  pada  tanggal  yang  disajikan.  User  atau admin  juga  dapat  mencetak  laporan  surat  masuk  yang  ada  pada  halaman  ini  dengan melakukan klik pada tombol print laporan yang pada sisi kanan atas dari halaman ini.

## KESIMPULAN
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan dalam penelitian ini dimana dengan melihat serta  mengamati  proses  kerja  yang  ada  pada  penelitian  sebelumnya  khususnya  di  dalam sistem  korespondensi  yang  ada  pada  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  serta  berdasarkan
hasil  pengamatan  terhadap  rumusan  masalah  yang  telah  ditentukan,  maka  dapat  diambil  3 (tiga) kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem korespondensi yang berjalan saat ini khususnya pada proses pengelolaan surat masuk  di  kantor  pertanahan  kota  Tangerang  belum  sepenuhnya  terintegrasi  dan terkomputerisasi  dengan  baik  sehingga  proses  kerja  belum  dapat  berjalan  secara efektif dan efisien.
2. Sistem  korespondensi  yang  berjalan  saat  ini  belum  memiliki  tempat  penyimpanan data  yang  baik  sehingga  hal  ini  masih  sering  terjadi  kehilangan  data  yang  dapat menimbulkan  masalah  baru  saat  pencarian  data,  maka  diperlukan  sistem  database yang  digunakan  sebagai  media  penyimpanan  yang  terkomputerisasi  sehingga  data- data tersebut dapat tersimpan dengan baik dan aman.
3. Dengan  adanya  sistem  informasi  korespondensi  khususnya  pada  bagian  surat  masuk maka  hal  tersebut  dapat  mengurangi  dan  membantu  pekerjaan  staff  pengelola  agar dapat menghasilkan laporan yang efektif dan user dapat selalu memonitoring laporan yang dihasilkan tepat sesuai surat masuk yang telah terdata.

## SARAN
Pada penerapan sistem yang berjalan saat ini pada kantor pertanahan kota Tangerang penulis  ingin  mengemukakan  3  (tiga)  saran  agar  proses  korespondensi  khususnya  pada bagian pengelolaan surat masuk dapat menjadi lebih baik, antata lain:
1. Perlu  diberikannya  pelatihan  kerja  atau  sosialisasi  kepada  pengguna (user) yang akan menggunakan serta mengoperasikan sistem tersebut secara langsung sebagai Administrator agar dapat dimanfaatkan dengan baik dan semaksimal mungkin.
2. Apabila  sistem  yang  baru  telah  dapat  berjalan  dan  digunakan  dengan  baik  maka perlu diperhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem tersebut untuk  selanjutnya  diadakan  perbaikan  sesuai  dengan  perubahan  dan perkembangan instansi atau perusahaan.
3. Diharapkan  di  waktu  yang  akan  datang  bagi  peneliti  atau  mahasiswa  yang mengambil  judul penelitian  ini  yang sama agar dapat  mengembangkan sistem  ini menjadi lebih baik lagi kedepannya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Sawitri,  A.  E.,  &  Irhandayaningsih,  A.  (2019).  ANALISIS  PENGGUNAAN APLIKASI  TATA  SURAT  DALAM  PENGELOLAAN  SURAT  MASUK  DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TENGAH. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(3), 411-420.
[2]  Masykur, F., & Atmaja, I. M. P. (2015). Sistem  Administrasi Pengelolaan  Arsip Surat Masuk  Dan  Surat  Keluar  Berbasis  Web.  IJNS-Indonesian  Journal  on  Networking  and Security, 4(3).
[3]  Rahayu, S., Syarah, S., & Wardani, D. H. (2017). OPTIMALISASI KARTU KENDALI PADA  SISTEM  INFORMASI  PENDATAAN  SURAT  MASUK  DAN  SURAT KELUAR. SENSI Journal, 3(1), 105-115.
[4] Utomo, K. P., & Daryoto, D. (2018). Analisis Sistem Proses Pengelolaan Surat Masuk
Dan  Keluar  Di  Pemerintah  Kota  Bekasi  (Studi  Kasus  Pada  Bagian  Bina  Ekonomi, Pembangunan  Dan  Bina  Ketahanan  Pangan  Sekretariat  Daerah  Kota  Bekasi).  Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan, 3(1), 10-19.
[5] Yuliana,  K.,  Shofwan,  A.  F.,  &  Nuryadin,  K.  S.  (2016).  RANCANG  BANGUN APLIKASI  SISTEM  INFORMASI  INVENTARISASI  SURAT  MASUK  DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB. SENSI Journal, 2(2), 154-162.
[6] Rahman,  B.,  Susetyo,  B.,  &  Primasari,  D.  (2019).  ANALISIS  KINERJA PELAYANAN  SURAT-MENYURAT  BERBASIS  WEB  DI  PGRI  KABUPATEN BOGOR. IKRA-ITH INFORMATIKA: Jurnal Komputer dan Informatika, 3(1), 1-11.
[7] Rahardja,  U.,  Harahap,  E.  P.,  &  Suciani,  A.  (2017).  Media  Viewboard  Sebagai Klasifikasi  Jumlah  Surat  Keputusan  Online  Pada  Perguruan  Tinggi.  Technomedia Journal, 2(1), 69-81.
[8] Hayat,  A.,  Maesaroh,  S.,  &  Ardiana,  M.  (2019).  Perancangan  Aplikasi  Green  Media Berbasis  Smartphone  Sebagai  Sarana  Media  Education  dan  Entertainment  Pada Perguruan Tinggi. Technomedia Journal, 3(2), 157-170.
[9] Febriyanto, E., Rais, N., & Syafaah, F. (2019). Penerapan Aplikasi Tawk To IduHelp! Sebagai Sarana Pelayanan Informasi di Perguruan Tinggi. Technomedia Journal, 3(2), 246-259.
[10]  Handayani,  I.,  Aini,  Q.,  &  Oktavyanti,  Y.  (2015).  Penggunaan  RinfoCal  Sebagai Aplikasi  Pengingat  (Reminder)  Kegiatan  Akademik  Pada  Perguruan  Tinggi.  CCIT Journal, 9(1), 13-26.
[11]  Farell,  G.,  Saputra,  H.  K.,  &  Novid,  I.  (2018).  RANCANG  BANGUN  SISTEM INFORMASI  PENGARSIPAN  SURAT  MENYURAT  (STUDI  KASUS  FAKULTAS TEKNIK UNP). Jurnal Teknologi Informasi Dan Pendidikan, 11(2), 55-62.
[12]  Fauzi, I. (2018). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Mts Manarul Huda.
[13]  Ranita,  S.  V.  (2019).  PENGELOLAAN  SURAT  MASUK  PADA  PENGADILAN NEGERI MEDAN. Jurnal Ilman: Jurnal Ilmu Manajemen, 1(2).