## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETIDAKLENGKAPAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI PUSKESMAS KOTAANYAR
Dian Fadilah Ayu Lestari 1* , Indah Muflihatin 2 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia, 1,2 *e-mail: dianayulestari822@gmail.com

## Abstrak
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Kotaanyar  diketahui  30  rekam  medis pasien  rawat  inap  bulan  April  dan  Mei  2019,  yang  diidentifikasi  berdasarkan  identifikasi  pasien,  laporan penting  dan  autentifikasinya,  diperoleh  rata-rata  keseluruhan  angka  ketidaklengkapannya  sejumlah  720 (53.08%).  Ketidaklengkapan  rekam  medis  memiliki  dampak  yang  menyebabkan  data  administratif  dan  data klinis  tidak  akurat,  ketidaklengkapan  ini  juga  membuat  kerugian  dalam  pemenuhan  hak  pasien  terhadap  isi rekam medisnya, terhambatnya kegiatan pelaporan dan pengajuan klaim serta menyebabkan mutu pelayanan kesehatan rendah.Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor penyebab ketidaklengkapan rekam medis pasien  rawat  inap,  penentuan  prioritas  penyebab  masalah  menggunakan  USG  ( Urgency,  Seriousness, Growth )  dan  upaya  perbaikan  menggunakan brainstorming .Jenis  penelitian  ini  menggunakan  kualitatif  dan pengumpulan data dengan observasi, wawancara, kuesioner dan dokumentasi.Hasil yang didapatkan bahwa prioritas penyebab masalah ketidaklengkapan rekam medis pasien rawat inap yaitu tidak ada SOP ( Standart Operational  Procedure ).  Upaya  perbaikan  masalah  tersebut  yaitu  membuat  SOP,  meletakkan  SOP  di  unit rawat  inap  pada  tempat  yang  bisa  dijangkau,  melakukan  sosialisasi  setiap  saat  dan  memperbaharui  SOP sesuai kesepakatan pembaharuan SOP.
Kata Kunci : Ketidaklengkapan, Rawat Inap, Rekam Medis

## Abstract
Based  on  the  results  of  a  preliminary  study  conducted  at  the  Kotaanyar  Public  Health  Center,  30  medical records of inpatients in April and May 2019 are known, which were identified based on patient identification, important reports and their authentication, the average overall number of incompleteness was 720 (53.08%). The incompleteness of the medical record has an impact which results of administrative and clinical data are not  accurate,  This  incompleteness  also  creates  a  loss  in  fulfilling  the  patient's  right  to  the  contents  of  their medical  record,  obstruction  of  reporting  activities  and  submission  of  claims  and  cause  the  quality  of  health services are low. This study aims are to analyze the factors causing incomplete medical records of inpatients, determining priority causes of problems using USG (Urgency, Seriousness, Growth) and remedial efforts are using  brainstorming.  This  type  of  research  uses  qualitative  and  data  collection  by  observation,  interviews, questionnaires  and  documentation.  The  results  obtained  that  the  priority  cause  of  the  incomplete  medical records problem of inpatients are there is no SOP (Standard Operational Procedure). Efforts to fix the problem are making SOP, put the SOP in the inpatient unit where it can be reached, conduct socialization at any time and renew SOP according to the SOP renewal agreement.

## Keywords: Incompleteness,Inpatient,Medical Records

## 1. Pendahuluan
Rekam  medis  yang  bermutu  adalah  terkait  kelengkapan  isian  rekam  medis,  keakuratan, ketepatan  catatan  rekam  medis,  ketepatan  waktu  dan  pemenuhan  persyaratan  aspek  hukum (Winarti,  2013).  Ketidaklengkapan  berkas  rekam  medis  merupakan  tidak  terisinya  diagnosis  dan catatan-catatan klinis pada lembar ringkasan medis (Solikhah, dkk, 2014).Ketidaklengkapan rekam medis  merupakan  catatan  atau  rekaman  medis  yang  memiliki  kekurangan,  kesalahan  dan ketidakjelasan  hasil  diagnosa,  tindakan  medis  atau  laporan  penting.  Faktor  penyebab permasalahan  ketidaklengkapan  rekam  medis  dapat  bersumber  dari  elemen-elemen  yang  terdiri dari manpower , machines , materials , methods,motivation , media dan money .
Masalah  ketidaklengkapan  rekam  medis  rawat  inap  ini  masih  sering  terjadi  disebabkan karena  tidak  adanya  SOP.  Menurut Self  Assesment dalam  buku  pedoman    penyelenggaraan rekam  medis,  program  kerja  akreditasi  rumah  sakit  atau  puskesmas  mewajibkan  pemberlakuan SOP  ( Standar  Operasional  Procedure )  harus  diperbaharui  melalui  penetapan  tertulis  direktur rumah  sakit  atau  kepala  puskesmas.  Berdasarkan  hasil  penelitian  (Alif,  2018)  dampak  dari ketidaklengkapan pengisian  dokumen rekam medis yaitu beban kerja petugas rekam medis dalam pengolahan data bertambah, data yang tidak lengkap akan mempengaruhi penyampaian informasi serta keterlambatan dalam pembuatan laporan.
Studi  pendahuluan  yang  dilakukan  terhadap  ketidaklengkapan  rekam  medis  rawat  inap  di Puskesmas  Kotaanyar  Kabupaten  Probolinggo  pada  bulan  April  dan  Mei  2019  diketahui  bahwa angka ketidaklengkapan lebih dari 50%.
Berikut  merupakan  data  ketidaklengkapan  rekam  medis  di  Puskesmas  Kotaanyar  dapat  dilihat pada tabel 1:
Tabel 1. Data Kelengkapan dan Ketidaklengkapan No Nama Item Indikator Indikator Jumlah Kelengkapan Pengisian Jumlah Ketidaklengkapan Pengisian N n % N n % 1 Identifikasi Pasien 1187 663 55.86 1187 524 44.14 2 Laporan Penting 740 264 35.68 740 476 64.32 3 Autentifikasi 2284 1124 49.21 2284 1160 50.79 Rata-Rata Kelengkapan 1404 684 46.91 1404 720 53.08
Berdasarkan tabel 1 diatas diketahui rata-rata kelengkapan dan ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis pada item identifikasi pasien dengan jumlah lengkap menunjukkan angka 663 (55.86%), tidak lengkap menunjukkan angka 524 (44.14%), dan pada item laporan penting dengan jumlah  lengkap  menunjukkan  angka  264  (35.68%),  tidak  lengkap  menunjukkan  angka  476 (64.32%),  sedangkan  pada  item  autentifikasi  dengan  jumlah  lengkap  menunjukkan  angka  1124 (49.21%), tidak lengkap menunjukkan angka 1160 (50.79%). Hasil rata-rata keseluruhan diperoleh angka  kelengkapan  pengisian  dengan  jumlah  684  (46.91%)  dan  angka  ketidaklengkapan  dengan jumlah 720 (53.08%). Hal ini berarti angka ketidaklengkapan rekam medis pasien rawat inap lebih tinggi dari angka kelengkapannya.
Ketidaklengkapan  pengisian  berpengaruh  terhadap  pengelolaan  rekam  medis,  dokumen yang tidak lengkap akan menghambat dalam pengelolaan data, hal tersebut menjadi penghambat kinerja petugas dan menjadi beban kerja pada saat rekapitulasi kegiatan pelaporan. Hal ini dapat didukung  dengan  penelitian  (Iradatul  Khoiriah,  2018)Masalah  ketidaklengkapan  pengisian dokumen  rekam  medis  sering  terjadi  kenaikan  tiap  bulannya.  Pengisian  dokumen  rekam  medis masih  belum  sesuai  dengan  SOP  ( Standart  Operational  Procedure )  dengan  angka  kelengkapan yang seharusnya yaitu 100%.
Hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Kotaanyar  bahwa  Petugas  tidak pernah  mengikuti  pelatihan  rekam  medis  dan  petugas  hanya  sekedar  tahu  tentang  rekam medis.(Mangentang, 2015)menyatakan, pelatihan perlu diadakan baik diadakan dari pihak internal maupun  eksternal  rumah  sakit.  Komputer  yang  terkendala  jaringan  membuat  pekerjaan  petugas terhambat.  (Indraswari,  2017),  menyatakan  bahwa  kondisi  komputer  yang  kurang  baik  atau  tidak normal adalah salah satu faktor penyebab pengelolaan rekam medis yang tidak teratur, maka perlu adanya  pemeliharaan  komputer  yang  baik  agar  dapat  mempermudah  pekerjaan  petugas  rekam medis.  Tidak  adanya  SOP  ( Standart  Operational  Procedure )  sehingga  petugas  melakukan pekerjaannya  tanpa  adanya  panduan  dan  aturan  yang  ada,  membuat  petugas  mengabaikan  apa yang  seharusnya  diisi  dan  dilengkapi.  Hal  ini  sejalan  dengan    menyatakan, Standar  Operasional Procedure merupakan kebijakan yang diterapkan dan dibuat oleh rumah sakit sebagai acuan bagi petugas dalam melakukan tugasnya dengan baik dan benar.
Berdasarkan  hasil  penelitian  (Wirajaya,  dkk,  2019)menyatakan  susunan  formulir  rekam medis  kurang  sistematis  karena  lembar  dokumen  rekam medis  yang  terlalu  banyak.  Hal tersebut sejalan  dengan  permasalahan  yang  ada  di  Puskesmas  Kotaanyar  yaitu  urutan  lembar  formulir masih  belum  konsisten  sehingga  ada  beberapa  lembar  formulir  catatan  medis  tidak  ada  dalam map  rekam  medis  pasien.  Faktor  pendorong  petugas  dalam  melakukan  kegiatan  seperti dilakukannya  motivasi  kerja  eksternal  yang  harus  diberikan  kepala  puskesmas  (Wati,  dkk  , 2019).(Pritantyara,  2017)  dalam  hasil  penelitiannya  menyatakan  faktor  ketidaklengkapan  juga dikarenakan  tidak  adanya  sanksi  yang  dikeluarkan  rumah  sakit  apabila  dokter  atau  perawat  tidak mengisi rekam medis rawat  inap secara lengkap. Di Puskesmas Kotaanyar masih kurang adanya dukungan  dari  luar  yaitu  mengingatkan  sesama  petugas  untuk  melengkapi  berkas  rekam  medis dengan  benar,  tidak  adanya punishment sehingga  masih  sering  petugas  mengabaikan  kewajiban dan tanggung jawabnya dalam pengisian berkas rekam medis. Waktu kerja yang terbatas dengan beban  kerja  yang  besar  membuat  petugas  mengalami  kendala  untuk  melengkapi  berkas  rekam
medis secara lengkap. Hal tersebut sejalan dengan hasil penelitian (Pritantyara, 2017)menyatakan, ketidaklengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  karena  adanya  kewajiban  seorang dokter  yang  terlupakan  dalam melakukan  pengisian  rekam medis  rawat  inap  secara  lengkap  dan akibat  karena  keterbatasan  waktu.  Anggaran  dana  yang  menyediakan  ketersediaan  alat  tulis kantor berupa bolpoin kadang masih terhambat. Menurut (Lihawa, dkk, 2015)menyatakan, sumber dana  yang  terbatas  untuk  mendukung  kelengkapan  rekam  medis.  Sehingga  stok  ATK  (Alat  Tulis Kantor)  yang  tidak  tersedia  membutuhkan  waktu  lama  dalam  pencairan  biaya  ATK  (Alat  Tulis Kantor).
Penelitian  mengenai  permasalahan  ketidaklengkapan  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di Puskesmas  Kotaanyar  Kabupaten  Probolinggo  diteliti  berdasarkan  elemen-elemen  7M  yaitu manpower , machines , materials , methods,motivation , media dan money . Tujuan dari penelitian ini adalah  menganalisis  faktor  penyebab  ketidaklengkapan  rekam  medis  pasien  rawat  inap Puskesmas  Kotaanyar  Kabupaten  Probolinggo.  Peneliti  melakukan  penentuan  prioritas  masalah menggunakan  USG  ( Urgency,  Serioussness,  Growth )  dan  upaya  perbaikan  menggunakan brainstorming .

## 2. MetodePenelitian

## 2.1 Jenis/desainPenelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif pada penelitian ini digunakan untuk faktor penyebab ketidaklengkapan rekam medis pasien rawat inap  di  Puskesmas  Kotaanyar  Kabupaten  Probolinggo  dengan  menggunakan  elemen  7M ( manpower , machines , materials , methods,motivation , media dan money ).

## 2.2  SubjekPenelitian
Subjek penelitian dalam penelitian ini berjumlah 6 orang yaitu 1 petugas rekam medis, 1 dokter, 2 perawat 1 ahli gizi dan 1 kepala puskesmas sebagai informan pendukung.

## 2.3Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  observasi,  wawancara,  kuesioner dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan September- November 2019.

## 2.4Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari  observasi, wawancara,  kuesioner  dan  dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  selanjutnya menganalisis  prioritas  penyebab  masalah  dengan  metode  USG  dan  melakukan  upaya  perbaikan dengan brainstorming .
3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Manpower
Faktor manpower berkaitan  dengan  sumber  daya  manusia  dalam  suatu  organisasi.  Faktor manpower dalam  penelitian  ini  mengidentifikasi  terkait  usia,  pengetahuan,  pelatihan  dan  masa kerja. Faktor usia didapatkan bahwa usia informan yaitu 29-51 tahun, usia tersebut termasuk usia produktif.  Hal  ini  dikuatkan  dalam  penelitian  (Wahyatunnisa,  dkk,  2015),  faktor  usia  memberikan respon terhadap situasi yang menimbulkan stress. Tenaga kerja yang usianya sudah lanjut ( > 60 tahun) kemampuan dalam beradaptasinya sudah menurun disebabkan karena adanya penurunan fungsi  organ  di  dalam  tubuhnya.  Makin  tua  usia  seseorang  akan  semakin  konstruktif  dalam mengatasi masalah pekerjaannya dan akan semakin terampil dalam memberikan pelayanan.
Terkait  pengetahuan  petugas,  masing-masing  informan  mengetahui  bahwa  rekam  medis pasien  harus  terisi  secara  lengkap,  tetapi  informan  kurang  mengetahui  pentingnya  kelengkapan pangisian  berkas  rekam  medis.  Faktor  pengetahuan  di  dukung  dengan  pengisian  kuesioner,  dari hasil kuesioner didapatkan bahwa 3 informan memiliki pengetahuan baik dan 2 informan memiliki pengetahuan  cukup.  Dan  tidak  ada  informan  memiliki  pengetahuan  kurang.  Hasil  jawaban informan  terkait  pengetahuan  yang  dilihat  berdasarkan  jawaban  dari  soal  no  4  mengenai kelengkapan  rekam  medis  selambat- lambatnya  diisi  dalam  waktu  ≤  1x24  jam  setelah  pasien pulang. Dalam hasil penelitian(Lihawa, dkk, 2015), menyatakan bahwa terdapat 5 informan dari 27 orang  informan  belum  mengetahui  bahwa  pengisian  kelengka pan  rekam medis  ≤  24 jam  setelah pasien pulang.
Terkait  pelatihan,  satu  informan  pernah mengikuti  pelatihan  rekam medis  yang  diadakan  di dinkes.  Satu  lagi  menjadi  perwakilan  dari  puskesmas  yang  ikut  serta  dalam  kegiatan  sosialisasi dan  pengusulan  desain  formulir  rekam medis  yang  diadakan  oleh  dinkes,  Untuk  3  informan  yang lain  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  rekam  medis.Notoatmodjo  dalam  (Solikhah,  dkk, 2014)menyatakan  bahwa  pelatihan  merupakan  suatu  upaya  untuk  meningkatkan  kemampuan karyawan dan dapat menghasilkan suatu perubahan atau keterampilan tertentu terhadap  perilaku seseorang yang dapat memberi peningkatan, kemampuan yang lebih baik.
Masa  kerja  dalam  penelitian  ini  adalah  lamanya  waktu  petugas  bekerja,  sebanyak  4 informan memiliki masa kerja > 5 tahun dan 1 informan baru memiliki masa kerja selama 5 tahun. Anderson  dalam  (Solikhah,  dkk,  2014)menyatakan  seseorang  yang  sudah  lama  bekerja mempunyai wawasan yang lebih luas dan pengalaman yang baik pula.

## 3.2  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Machines
Faktor machines berhubungan  dengan  sarana  dan  prasarana  yang  merupakan  alat  untuk membantu  pekerjaan  agar  lebih  cepat  dan  sebagai  penunjang  dalam  menciptakan  kegiatan pengisan  berkas  rekam  medis  dengan  baik.  Sarana  dan  prasarana  yang  diperlukan  untuk mendukung kegiatan pengisian rekam medis diantaranya komputer, meja, kursi, rak rekam medis.
Komputer  yang  digunakan  di  unit  rekam  medis  dan  bagian  pendaftaran  terdapat  3  buah komputer  dan  bagian  rawat  inap  terdapat  1  buah  komputer.  Komputer tersebut  hanya  digunakan untuk  pendaftaran  dalam  bentuk  SIMPUS.  Kendala  yang  sering  dialami  yaitu  masalah jaringan.(Indraswari,  2017),  menyatakan  bahwa  kondisi  komputer  yang  kurang  baik  atau  tidak normal adalah salah satu faktor penyebab pengelolaan rekam medis yang tidak teratur, maka perlu adanya  pemeliharaan  komputer  yang  baik  agar  dapat  mempermudah  pekerjaan  petugas  rekam medis.
Meja  yang  tersedia  di  Puskesmas  Kotaanyar  sudah  cukup  memadai  dan  sesuai  untuk membantu  proses  pengisian  kelengkapan  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap.  Berdasarkan Permenkes RI No 75 Tahun 2014tentang Puskesmas dijelaskan bahwa jenis peralatan yang harus ada dengan jumlah minimum di puskesmas rawat inap maupun non rawat inap minimal terdapat 1 buah meja disetiap ruangan.
Kursi  merupakan  sarana  dan  prasarana  yang  harus  ada  dan  pasti  berhubungan  dengan meja,  tidak  ada  kendala  terkait  kursi  yang  tersedia  di  Puskesmas  Kotaanyar.  Berdasarkan Permenkes RI No 75 Tahun 2014tentang Puskesmas dijelaskan bahwa jenis peralatan yang harus ada  dengan  jumlah  minimum  di  puskesmas  rawat  inap  maupun  non  rawat  inap  disetiap  ruangan minimal terdapat 3 kursi kerja.
Rak  rekam  medis  yang  ada  di  Puskesmas  Kotaanyar  masih  memadai  untuk  penyimpanan berkas  rekam  medis,  berkas  rekam  medis  tersusun  secara  rapi  sesuai  nomor  urut  rekam medisnya. Tidak ada berkas yang menumpuk diluar rak tersebut.

## 3.3  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Methods
Faktor methods ini berkaitan dengan prosedur kerja atau aturan yang mendukung jalannya pekerjaan  atau  kegiatan  yang  dilakukan  seperti  cara  pelaksanaan  kerja  dan  tugas  pokok  dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau kegiatan disuatu organisasi. Prosedur kerja yang mendukung pelaksanaan  kerja  dalam  suatu  organisasi  yaitu  berupa  SOP  ( Standar  Operasional  Procedure ), setiap pelayanan kesehatan wajib membuat prosedur kerja tetap terutama dalam penyelenggaraan rekam medis.
Standar  Operasional  Procedure merupakan  kebijakan  yang  diterapkan  dan  dibuat  oleh rumah  sakit  sebagai  acuan  bagi  petugas  dalam  melakukan  tugasnya  dengan  baik  dan benar(Wijayanti, 2019). Terkait SOP di Puskesmas Kotaanyar salah satu informan menjawab tidak ada SOP terkait pengisian berkas rekam medis rawat inap, dan informan tersebut mengerti bahwa harus  ada  SOPnya,  sedangkan  tiga  informan  menjawab  ragu  dan  tidak  mengetahui  apakah  ada SOPnya  atau  tidak.  Menurut Self  Assesment dalam  buku  pedoman    penyelenggaraan  rekam medis,  program  kerja  akreditasi  rumah  sakit  atau  puskesmas  mewajibkan  pemberlakuan  SOP ( Standar  Operasional  Procedure )  harus  diperbaharui  melalui  penetapan  tertulis  direktur  rumah sakit atau kepala puskesmas.

## 3.4  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Materials
Dokumen rekam medis merupakan hal yang paling utama yang di butuhkan dalam kegiatan kelengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap.  Dokumen  rekam  medis  di  unit rawat  inap  sudah  tersedia  secara  lengkap,  lembar  pengisian  memiliki  format  yang  mudah dimengerti.  Tetapi  halaman  lembar  formulirnya  belum  urut  sesuai  kode  dan  nama  halaman  yang permanen,  hal  ini  disebabkan  karena  formulir  tersebut  didapatkan  dari  Dinas  Kesehatan Kabupaten. Berdasarkan hasil penelitian (Wirajaya, dkk, 2019)menyatakan susunan formulir rekam medis  yang  kurang  sistematis  disebabkan  karena  lembar  dokumen  rekam  medis  yang  terlalu banyak. Penyediaan atau pengadaan formulir rekam medis baru juga perlu diperhatikan urutannya, di  Puskesmas  Kotaanyar  masih  ada  beberapa  jenis  formulir  yang  kurang  didalam  map  rekam medis, sehingga urutan lembar formulirnya tidak sistematis.
Alat  tulis  yang  paling  bermanfaat  dalam  kegiatan  pengisian  kelengkapan  berkas  rekam medis  pasien  rawat  inap  yaitu  bolpoin.  Berdasarkan  jawaban  dari informan  petugas  tidak merasa adanya  keterbatasan  bolpoin  ketika  melakukan  pengisian  berkas  rekam  medis  karena  petugas membawa  sendiri  atau  pinjam  kepada  petugas  lain.  (Wijayanti,  2019)menyatakan  keterbatasan alat  tulis  kantor  terutama  bulpoin  akan  berpengaruh  terhadap  pengisian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap,  sehingga  menyebabkan  ketidaklengkapan  berkas  rekam  medis  pasien  rawat inap.

## 3.5  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Motivation
Motivasi merupakan konsep yang menguraikan tentang kekuatan-kekuatan yang ada dalam diri  seorang  karyawan  untuk  memulai  dalam  berperilaku.  Motivasi  adalah  dorongan  dalam menciptakan semangat kerja yaitu dari dalam diri seseorang (internal) atau dari luar (eksternal)(Ida Nurmawati,  2019).  Motivasi  internal  dapat  berupa  promosi  karir  untuk  mencapai  tujuan  dalam meningkatkan  kinerja  setiap  orang  menjadi  lebih  baik  lagi.  Motivasi  internal  dapat  memberikan dukungan  kepada  petugas  untuk  menaikkan  jabatannya  ke  tingkat  yang  lebih  tinggi.  Motivasi internal  kadang  sangat  sulit  dilakukan,  karena  tidak  semua  orang  memiliki  motivasi  untuk melakukan  sesuatu  dengan  baik  dan  hasil  yang  memuaskan.  Setiap  informan  sudah  memiliki motivasi  internal  masing-masing.  Informan  bekerja  dengan  baik  karena  memiliki  kesadaran  dan tanggung jawab dalam melakukan pengisian berkas rekam medis pasien dengan benar dan teliti. Dari  hasil  penelitian  (Solikhah,  dkk,  2014)menyatakan  rendahnya  kesadaran  dan  kedisiplinan berpengaruh  bagi  dokter  dalam  melengkapi  resume  medis  pasien  pulang.  Kesadaran  dari  diri sendiri  perlu  ditingkatkan  kepada  setiap  petugas,  hal  tersebut  juga  memerlukan  dukungan  dari pimpinan untuk terus melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawannya.
Motivasi  eksternal  berupa  dukungan  dari luar  agar  petugas  dapat  lebih  giat  dalam  bekerja, yaitu dapat memberikan penghargaan atau reward kepada petugas yang rajin dan melaksanakan tugasnya  dengan  baik  dan  memberlakukan punishment bagi  petugas  yang  bekerja  menyimpang dengan  tugas  pokoknya.  Informan  menyatakan  tidak  adanya reward dan punishment yang diberikan  kepada  petugas  di  Puskesmas  Kotaanyar.  (Pritantyara,  2017)dalam  hasil  penelitiannya menyatakan  faktor  ketidaklengkapan  juga  dikarenakan  tidak  adanya  sanksi  yang  dikeluarkan rumah sakit apabila dokter atau perawat tidak mengisi rekam medis rawat inap secara lengkap.

## 3.6  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Media
Tempat  kerja  dengan  lingkungan  dan  ruang  kerja  yang  bersih,  nyaman  tanpa  adanya kebisingan  dapat  membuat  petugas  bekerja  dengan  baik.  Pencahayaan  pada  tempat  kerja  juga sebagai  pendukung  seseorang  dalam  bekerja  terutama  bagi  petugas  yang  melakukan  pengisian berkas rekam medis pasien rawat inap. Berdasarkan hasil observasi peneliti melihat di Puskesmas Kotaanyar  tidak  ada  kebisingan  hanya  suara  kendaraan  dijalan  saja,  kebersihan  sudah  baik  dan untuk kerapian masih kurang. Adanya beberapa titik lampu pada setiap ruangan dan ada jendela sebagai pencahayaan dari luar. Jadi pencahayaan yang ada dapat membantu pekerjaan petugas dalam melakukan tugasnya secara efektif.
Berdasarkan  Permenkes  RI  No  75  Tahun  2014tentang  Puskesmas,  bangunan  puskesmas harus  mempunyai  pencahayaan  alami  atau  pencahayaan  buatan,  tingkat  pencahayaan  rata-rata yang  harus  dimiliki  untuk  ruang  rekam medik yaitu  200  LUX.  Dalam  Permenkes  RI  No  70 Tahun 2016tentang  Standar  dan  Persyaratan  Kesehatan  Lingkungan  Kerja  Industri,  menjelaskan
persyaratan  faktor fisik merupakan intensitas  pejanan bahaya  fisik yang  disyaratkan  dilingkungan kerja industri meliputi pencahayaan. Pencahayaan yang buruk dapat meningkatkan resiko cedera.
Waktu  kerja maksimal  dalam  sebuah  instansi  yaitu  7-8  jam kerja  dalam  sehari.  Sedangkan waktu kerja lembur yaitu waktu kerja yang melebihi 7-8 jam kerja(Presiden RI, 2003). Waktu kerja di  Puskesmas  Kotaanyar  yaitu  selama  7  jam  kerja  kecuali  petugas  UGD  yang  kerja  shift. Ketidaklengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  juga  disebabkan  karena keterbatasan  waktu.  Informan  dalam  penelitian  tidak  ada  shift  kerja malam  sehingga  pasien  yang datang  rawat  inap  di malam  hari  hanya  ditangani  oleh  perawat  jaga  UGD  saja,  sehingga  catatan dokter,  pemeriksaan,  penentuan  diagnosa  dapat  dicatat/dilengkapi  pada  pagi  harinya,  karena lembar pengisian khusus catatan dokter perlu dikonfirmasikan kepada dokter terlebih dahulu untuk mencatat diagnosa dan tindakan khusus yang harus diberikan pada pasien.   Hal ini didukung dari hasil  penelitian  (Pritantyara,  2017)menyatakan,  ketidaklengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis rawat inap karena adanya kewajiban seorang dokter yang terlupakan dalam melakukan pengisian rekam medis rawat inap secara lengkap dan akibat karena keterbatasan waktu.

## 3.7  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Berdasarkan Variabel Money
Biaya  yang  dimaksud  adalah  anggaran  dana  yang  disediakan  puskesmas  untuk memperlancar  kegiatan  dalam  melakukan  pengisian  berkas  rekam  medis.  Informan  mengatakan sudah  ada  anggaran  yang  disediakan  untuk  biaya  ATK  (Alat  Tulis  Kantor)  di  Puskesmas Kotaanyar. menyatakan, sumber dana yang terbatas untuk mendukung kelengkapan rekam medis. Sehingga  stok  ATK  (Alat  Tulis  Kantor)  yang  tidak  tersedia  membutuhkan  waktu  lama  dalam pencairan biaya ATK (Alat Tulis Kantor).

## 3.8 Menentukan Prioritas Penyebab Masalah Ketidaklengkapan Rekam Medis Pasien Rawat Inap  dan  Rekomendasi  Masalah  di  Puskesmas  Kotaanyar  Kabupaten  Probolinggo Berdasarkan Metode USG dan Brainstorming
Kegiatan dalam penentuan prioritas penyebab masalah yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu menggunakan USG dan brainstorming .Metode USG adalah salah satu alat untuk menyusun urutan  prioritas  masalah  yang  harus  diselesaikan.Selanjutnya  dilakukan  kegiatan brainstorming yaitu  untuk  mendapatkan  banyak  ide  dalam  waktu  yang  sangat  singkat  (Sumarmi,  2012), Penggalian  ide,  saran  bertujuan  mendapatkan  kesepakan  dari  informan  dalam  pemecahan masalah sebagai rekomendasi, perbaikan item-item permasalahan ketidaklengkapan rekam medis pasien rawat inap di Puskesmas Kotaanyar Kabupaten Probolinggo.
Langkah pertama yang dilakukan peneliti yaitu menjelaskan informasi terkait variabel yang menjadi  penyebab  ketidaklengkapan  rekam  medis  pasien  rawat  inap  berdasarkan  variabel  7M ( Manpower , Machines, Methods, Materials , Motivation , Media dan Money ) dan menjelaskan tujuan penelitian,  kemudian  peneliti  memaparkan  permasalahan  berdasarkan  hasil  penelitian.  Hasil identifikasi permasalahan ketidaklengkapan rekam medis pasien rawat inap sebagai berikut :
a.  Tidak dilakukan kegiatan assembling (perakitan) pada berkas rekam medis rawat inap sebelum dikembalikan pada rak filling .
b.  Tidak adanya SOP terkait pengisian berkas rekam medis rawat inap.
c.  Keterbatasan waktu petugas untuk mengisi catatan medis yang diakibatkan karena beban kerja yang tinggi.
d.  Belum pernah di adakan pelatihan rekam medis dari pihak internal (puskesmas). Langkah  kedua  peneliti  memberi  kesempatan  kepada  informan  untuk  melakukan  prioritas masalah  menggunakan  teknik  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth )  dengan  memberi  saran  dan pendapat  mengenai  permasalahan  tersebut.  Berdasarkan  hasil  scoring  USG  ( Urgency, Seriousness,  Growth ),  didapatkan  bahwa  penyebab  masalah  ketidaklengkapan  rekam  medis pasien  rawat  inap  di  Puskesmas  Kotaanyar  Kabupaten  Probolinggo  yaitu  karena  tidak  adanya prosedur  kerja  atau  SOP ( Standar Operasional  Procedure )  terkait  pengisian  berkas  rekam medis rawat inap dengan total nilai hasil USG ( Urgency, Seriousness, Growth ) 60, permasalahan tersebut menjadi  rangking  pertama.  Berdasarkan  permasalahan  tersebut  kemudian  akan  dilakukan brainstorming untuk memperoleh rekomendasi dan penentuan solusi yaitu terkait pemberian saran dan pengusulan pembuatan SOP ( Standar Operasional Procedure ) terkait pengisian berkas rekam medis rawat inap di Puskesmas Kotaanyar Kabupaten Probolinggo.
Berdasarkan prioritas penyebab permasalahan, peneliti memberikan kesempatan kepada informan untuk menanggapi serta memberi saran mengenai rekomendasi dari permasalahan tersebut. Hasil brainstorming dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2. Hasil Brainstorming No Masalah Rekomendasi 1. Tidak adanya prosedur kerja atau SOP ( Standar Operasional Procedure) terkait  pengisian berkas rekam medis rawat inap. a. Membuat  SOP  ( Standar  Operasional
Procedure )  terkait  pengisian  berkas rekam medis rawat inap.
b. Melakukan  perbaikan  SOP  ( Standar
Operasional  Procedure )    kelengkapan catatan  rekam  medis  pasien,  bahwa hal  tersebut  berbeda  dengan  SOP ( Standar Operasional Procedure ) pengisian  berkas  rekam  medis  rawat inap. c. Meletakkan SOP ( Standar Operasional  Procedure )  di  unit  rawat inap  agar  semua  petugas  dapat mengetahui  adanya  SOP  tersebut ( Standar Operasional Procedure ) dapat  dilakukan  dengan  menempel pada tembok atau tempat yang bisa di jangkau. d. Melakukan sosialisasi setiap saat. e. Memperbaharui SOP ( Standar Operasional Procedure ) sesuai kesepakatan pembaharuan SOP ( Standar  Operasional  Procedure )  di puskesmas.
Tabel  2  dapat  disimpulkan  bahwa  perlu  adanya  pembuatan  SOP  ( Standar  Operasional Procedure )  pengisian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dengan  memaparkan  SOP  ( Standar Operasional  Procedure )  tersebut  di  unit  rawat  inap  agar  petugas  mengetahui  prosedur  pengisian berkas  rekam  medis  rawat  inap  sehingga  dapat  melancarkan  kegiatan  pengisian  berkas  rekam medis pasien rawat inap di Puskesmas Kotaanyar. Rekomendasi tersebut dapat dilakukan sesuai perencanaan  dan  kegiatan  evaluasi  untuk  perbaikan  pengelolaan  rekam  medis  kedepannya dengan kontribusi atas dukungan pengambil kebijakan yaitu kepala puskesmas.

## 4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
a. Variabel manpower ,  usia  tidak  berpengaruh  terhadap  ketidaklengkapan  rekam  medis. Berdasarkan  pengetahuan  petugas,  petugas  kurang  mengetahui  pentingnya  kelengkapan rekam  medis  pasien.  Petugas  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan  rekam  medis  dan  petugas hanya  sekedar  tahu  tentang  rekam  medis.  Masa  kerja  petugas  sudah  melebihi  3  tahun, lamanya  waktu  tersebut  dikategorikan  sudah  mempuni  dalam  melaksanakan  pekerjaan dengan baik.
b. Variabel machines , adanya kendala sumber daya manusia maupun fasilitas atau sarana dan prasarana  yang  ada  sehingga  kurangnya  dukungan  terhadap  pengelolaan  rekam  medis. Komputer yang terkendala jaringan membuat pekerjaan petugas terhambat. Meja dan kursi sudah  tersedia  dengan  baik  dan  memadai.  Rak  rekam  medis  masih  cukup  baik  untuk menyimpan rekam medis pasien
c. Variabel methods ,  tidak  adanya  SOP  ( Standart  Operational  Procedure )  sehingga  petugas melakukan pekerjaannya tanpa adanya panduan sehingga membuat petugas mengabaikan apa yang seharusnya diisi dan dilengkapi.
d. Variabel materials ,  urutan  lembar  formulir  masih  belum  konsisten  sehingga  ada  beberapa lembar  formulir  catatan  medis  tidak  ada  dalam  map  rekam  medis  pasien.  Penyediaan  alat tulis  kontor  berupa  bolpoin masih  kurang  diperhatikan,  tetapi  permasalahan  tersebut  belum terlalu urgent dalam kegiatan pengisian kelengkapan berkas rekam medis.
e. Variabel motivation ,  kurangnya  motivasi  dalam  diri  petugas,  petugas  hanya  mengerti tanggung  jawabnya  bahwa  harus  bekerja  dengan  baik  dan  benar,  namun  kadang  tetap mengabaikan  kesalahan  dan  perilaku  buruknya.  Kurang  adanya  dukungan  dari  luar  yaitu mengingatkan sesama petugas untuk melengkapi berkas rekam medis dengan benar, tidak adanya punishment sehingga  petugas  masih  sering mengabaikan  kewajiban  dan  tanggung jawabnya dalam melakukan pengisian rekam medis.
f. Variabel media , tempat kerja yang nyaman tidak menjadi masalah dan kendala bagi petugas dalam  melakukan  pengisian  rekam  medis.  Waktu  kerja  yang  terbatas  dengan  beban  kerja yang besar membuat petugas mengalami kendala untuk melengkapi rekam medis.
g. Variabel money ,  anggaran  dana  yang  menyediakan  ketersediaan  alat  tulis  kantor  berupa bolpoin kadang masih terhambat.
h. Dari  hasil  analisis  didapatkan  bahwa  faktor  penyebab  yang  sangat  berpengaruh  terhadap ketidaklengkapan  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  Puskesmas  Kotaanyar  adalah  faktor methods yaitu  tidak  adanya  SOP  ( Standart  Operational  Procedure )  sehingga  membuat petugas  melakukan  pekerjaannya  tanpa  adanya  panduan  sehingga  membuat  petugas mengabaikan apa yang seharusnya diisi dan dilengkapi dalam rekam medis pasien.
i. Output yang dihasilkan dalam penelitian ini yaitu SOP pengisian rekam medis rawat inap.
j. Hasil  penyelesaian  dan  solusi  dalam  penelitian  ini  yaitu  dengan  memaparkan  hasil rekomendasi yang telah didiskusikan dengan brainstorming .
4.2 Saran
a. Diharapkan  petugas  dapat  mengikuti  pelatihan  rekam  medis  minimal  1  kali  yang  dapat diadakan  pihak  internal  (puskesmas)  atau  dapat  mengirim  petugas  mengikuti  pelatihan rekam medis yang diadakan pihak luar.
b. Diharapkan adanya perbaikan dan pengecekan jaringan komputer setiap saat dibagian unit rawat  inap  dan  memanfaatkan  komputer  yang  ada  di  bagian  rekam  medis  dengan  baik seperti  melaksanakan  kegiatan  pengelolaan  rekam  medis  khususnya  kegiatan assembling dengan menggunakan komputer yang ada.
c. Diharapkan  adanya  SOP  ( Standart  Operational  Procedure )  pengisian  rekam  medis  rawat inap  dapat  membantu  petugas  menjalankan  tugasnya  dengan  baik  sesuai  SOP  ( Standart Operational Procedure ) tersebut.
d. Diharapkan  petugas  rekam  medis  selalu  mengecek  urutan  lembar  rekam  medis  pada  saat penyediaan rekam medis untuk pasien baru.
e. Diharapkan  adanya motivasi  kerja  yang  didukung  oleh  pimpinan  untuk menciptakan  kinerja yang baik.
f. Diharapkan setiap petugas yang memiliki waktu kerja terbatas dapat mengatur rencana kerja yang baik agar semua pekerjaan terutama mengisi kelengkapan rekam medis dapat teratasi.
g. Diharapkan ada perhatian terhadap anggaran dana yang dibutuhkan sehingga tidak menjadi kendala dalam melakukan pekerjaan.
h. Diharapkan adanya sosialisasi rutin terkait SOP ( Standart Operational Procedure ) pengisian rekam  medis  rawat  inap  dan  hasil  SOP  yang  sudah  di  perbaiki,  sehingga  petugas  dapat mengetahui keterbaruan SOP tersebut.
i. Diharapkan petugas rekam medis dapat melaksanakan kembali kegiatan assembling secara rutin.
j. Diharapkan  untuk  peneliti  selanjutnya  dapat  mengembangkan  metode  dan  hasil  analisis sebelumnya.

## Daftar Pustaka
Alif,  A.  M. (2018)  ‘Prosiding  Seminar  Rekam  Medik  Dan  Informasi Kesehatan  Analisis  Kuantitatif Dan Kualitatif Medis Dokumen Rekam Medis Rawat  Inap Pasien Asphyxia Neonatorum di Rumah Sakit Daerah Kalisat Periode Januari – Juni Tahun 2018 Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Inf’, (2012).
Ida  Nurmawati,  K.  A.  (2019)  ‘J-REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan  J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan’, 1(1), pp. 1–6.
Indraswari, 2017 (2017) ‘Faktor-Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Lembar Discharge Summary
di  Ruang  Rawat  Inap  Dahlia  Garing  Badan  Rumah  Sakit  Umum  Tabanan’, Skripsi ,  p.  466.  doi: 10.1145/2505515.2507827.
Iradatul  Khoir iah,  2018  (2018)  ‘Analisis  Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Pengisian  Dokumen Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RSUD  Waluyo  Jati  Kraksaan  Probolinggo’, Skripsi ,  p.  466.  doi: 10.1145/2505515.2507827.
Lihawa, C., Mansur, M. and S, T. W. (2015) ‘Faktor-faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam  Medis  Dokter  di  Ruang  Rawat  Inap  RSI  Unisma  Malang  Factors  Affecting  Incomplete Physicians  ’  Medical  Record  Filling  at  Unisma  Islamic  Hospital  Malang’, Malang:  Universitas Malang , 28(2), pp. 119 –123.
Mangentang,  F.  R.  (20 15)  ‘Kelengkapan  Resume  Medis  dan  Kesesuaian  Penulisan  Diagnosis Berdasarkan  ICD- 10  Sebelum  dan  Sesudah  JKN  di  RSU  Bahteramas’, Jurnal  ARSI ,  1(44),  pp.
159 –168.
Permenkes  (2016)  ‘PERATURAN  MENTERI  KESEHATAN  REPUBLIK  INDONESIA  NOMOR  70 TAHUN 2016’, 9(2), p. 10. doi: 10.5151/cidi2017-060.
Permenkes  RI  No  75  Tahun  2014  (2014)  ‘PERATURAN  MENTERI  KESEHATAN  REPUBLIK INDONESIA NOMOR 75 TAHUN 2014’, p. 165.
Presiden  RI,  2003  (2003)  ‘Undang-Undang  RI  No  13 Tahun  2003  tentang Ketenagakerjaan’,  (1), pp. 34 –35.
Pritant yara, 2017 (2017) ‘ANALISIS KELENGKAPAN PENGISIAN REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMKIT TK. II 04.05.01 dr. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017’, Skripsi , 13(3), pp. 1576 – 1580.
Solikhah,  .,  Pamungkas,  T.  W.  and  Marwati,  T.  (2014)  ‘Analisis  Ketidaklengkapan  Pengisian Berkas  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Pku  Muhammadiyah  Yogyakarta’, Jurnal  Kesehatan Masyarakat (Journal of Public Health) , 4(1), pp. 17 –28. doi: 10.12928/kesmas.v4i1.1011.
Wahyatunnisa  Maharani,  M.  S.  (2015)  ‘TINJAUAN  FAKTOR PENYEBAB  KETIDAKLENGKAPAN DOKUMEN  REKAM  MEDIS  RAWAT  JALAN  DI  BALAI  KESEHATAN  PARU  MASYARAKAT (BKPM) SEMARANG TAHUN 2015’, 151, pp. 10–17. doi: 10.1145/3132847.3132886.
Wati, T. G. and Nuraini, N. (2019) ‘Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari Try’, Rekam Medik dan Informasi Kesehatan , 1(1), pp. 23 –30.
Wijayanti,  2019  (2019)  ‘Analisis  Faktor-Faktor  Penyebab  Ketidaklengkapan  Pengisian  Catatan Medis  (KLPCM)  Rawat  Inap  di  Rumah  Sakit  Elizabeth  Situbondo’, Skripsi ,  p.  466.  doi: 10.1145/2505515.2507827.
Winarti,  2013  (2013)  ‘ANALISIS  KELENGKAPAN  PENGISIAN  DAN  PENGEMBALIAN  REKAM MEDIS RAWAT INAP RUMAH SAKIT’, Journal  of  Chemical  Information  and  Modeling ,  53(1),  pp. 1689 –1699. doi: 10.1017/CBO9781107415324.004.
Wirajaya,  M.  K.  and  Nuraini,  N.  (2019)  ‘Faktor  Faktor  yang  Mempengaruhi  Ketidaklengkapan Rekam  Medis  Pasien  pada  Rumah  Sakit  di  Indonesia’, Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia , 7(2), p. 165. doi: 10.33560/jmiki.v7i2.225.