KORESPONDENSI BISNIS DALAM PERDAGANGAN INTERNASIONAL: BAGAIMANA PERANNYA TERHADAP KINERJA FREIGHT FORWARDER?

## BUSINESS CORRESPONDENCE IN INTERNATIONAL TRADE: HOW DOES IT IMPACT FREIGHT FORWARDERS’ PERFORMANCE?
Dedi Febrianto 1a , Fajria Fatmasari 2
1,2 Politeknik APP Jakarta, Kementerian Perindustrian RI Jl. Timbul No.34 Cipedak, Jagakarsa, Jakarta Selatan 12630.
a Korespondensi: Dedi Febrianto, E-mail: dedi-febrianto@kemenperin.go.id
(Diterima: 15-08-2022; Ditelaah: 17-08-2022; Disetujui: 12-10-2022)

## ABSTRACT
Business correspondence in the form of e-mail has an important role for freight forwarders to support their duties as intermediaries between exporters and importers. Mastering the style, format, and important parts of an  e-mail  is  not  an  easy  job,  especially  if  it  is  written  in  English  so  that  it  becomes  a  challenge  for  freight forwarders. This study tries to investigate the obstacles and challenges faced by freight forwarding companies in Indonesia  in  conducting  business  correspondence  in  English,  as  well  as  analyze  the  role  of  business correspondence towards working performance of freight forwarders. This study involved five freight forwarding companies located in Jakarta. Data were collected through literature study and interviews with staff who handle correspondence. The results show that the style of e-mail communication made by freight forwarding companies tends to be informal with a lot of use of abbreviations and concise forms of e-mail. In addition, there are several obstacles in conducting correspondence, namely the lack of knowledge about the components that make up an e-mail, lack of English language skills, lack of knowledge about e-mail writing style, and misinterpretation. The obstacles impacted export-import activities in the form of delays in transaction processing, customer complaints and  financial  losses.  Employees  who  deal  with  correspondence  should  be  given  intensive  business correspondence training in order to understand in detail the structure, writing style, and patterns of business correspondence  commonly  used  in  the  international  business  world.  In  addition,  it  is  necessary  to  improve English language skills for the employees by providing English language training, especially related to writing and grammar.
Keywords : business correspondence, email, export import, freight forwarding

## ABSTRAK
Korespondensi bisnis berupa e-mail memiliki peranan yang penting bagi freight forwarder untuk menunjang tugasnya sebagai perantara antara eskportir dan importir. Penguasaan gaya, format, dan bagian-bagian penting dalam  e-mail  merupakan  pekerjaan  yang  tidak  mudah,  terlebih  lagi  jika  dituliskan  dengan  bahasa  Inggris sehingga menjadi tantangan tersendiri bagi freight forwarder. Penelitian ini mencoba menginvestigasi kendala dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan freight forwarding di Indonesia dalam melakukan korespondensi bisnis berbahasa Inggris, serta menganalisis sejauh mana peran korespondensi bisnis terhadap kinerja freight forwarder . Penelitian  ini  melibatkan  lima  perusahaan  freight  forwarding  yang  berlokasi  di  DKI  Jakarta.  Data dikumpulkan  melalui  studi  kepustakaan  dan  wawancara  kepada  staf  yang  menangani  korespondensi.  Hasil penelitian  menunjukkan  bahwa  gaya  komunikasi  e-mail  yang  dibuat  oleh  perusahaan  freight  forwarding cenderung bersifat tidak resmi dengan banyaknya penggunaan singkatan dan bentuk e-mail yang ringkas. Selain itu,  terdapat  beberapa  kendala  dalam  melakukan  korespondensi,  yaitu  minimnya  pengetahuan  tentang komponen  penyusun  e-mail,  kurangnya  kemampuan  bahasa  Inggris,  minimnya  pengetahuan  tentang  gaya penulisan  e-mail,  dan  kesalahan  interpretasi.  Kendala-kendala  yang  dihadapi  dalam  korespondensi  tersebut membawa  dampak  pada  aktivitas  ekspor  impor  berupa  keterlambatan  proses  transaksi,  adanya  keluhan pelanggan hingga kerugian finansial. Karyawan yang mengurusi surat-menyurat hendaknya diberikan pelatihan korespondensi  bisnis  yang  intensif  agar  dapat  memahami  susunan,  gaya  penulisan,  dan  pola  korespondensi bisnis  yang  lazim  digunakan  di  dunia  bisnis  internasional  secara  terperinci.  Di  samping  itu,  peningkatan kemampuan bahasa Inggris bagi karyawan khususnya yang menjalankan kegiatan korespondensi bisnis, perlu untuk dilakukan dengan memberikan pelatihan bahasa Inggris khususnya terkait penulisan dan tata bahasa.
Kata Kunci: korespondensi bisnis, e-mail, ekspor impor, freight forwarding

## Korespondensi Bisnis dalam Perdagangan Internasional
Dedi Febrianto., & Fajria Fatmasari.  (2022). Korespondensi Bisnis dalam Perdagangan Internasional: Bagaimana Perannya terhadap Kinerja Freight Forwarder?. Jurnal Sosial Humaniora, Vol (2), 113- 127.

## PENDAHULUAN
Korespondensi
bisnis memegang peranan  yang  sangat  penting  dalam suatu  kegiatan  bisnis.  Jika  dilakukan dengan  baik  dan  sesuai  kaidah kebahasaan  yang  ada,  korespondensi bisnis  dapat  mendorong  suksesnya transaksi bisnis dalam suatu perusahaan. Sebaliknya,  korespondensi  bisnis  yang banyak  mengandung  kesalahan  baik dalam  tataran  bahasa  maupun  dalam informasi  yang  dimuat,  dapat  memicu berbagai kerugian bagi suatu perusahaan (Sviatiuk,  2015).    Suatu  transaksi  yang telah  direncanakan  dengan  baik,  bisa batal hanya karena penulisan surat yang keliru  sehingga  menyinggung  perasaan salah satu pihak yang bertransaksi  atau menimbulkan berbagai macam kesalahpahaman  lainnya.  Penggunaan suatu  bahasa  secara  kompeten  dapat menunjukkan  kredibilitas  penggunanya, sehingga  ketika  seseorang  membuat kesalahan  dalam  berbahasa  dapat menghancurkan  kredibilitasnya,  dan sebaliknya,  kredibilitas  seseorang  akan terlihat baik jika bahasa yang digunakannya  benar  dan  sesuai  kaidah yang berlaku. Kredibilitas sangat melekat terhadap  komunikan,  baik  secara  lisan maupun tulisan. Oleh sebab itu, seorang komunikator harus memiliki kredibilitas yang  memadai  agar  disukai  oleh komunikan (Ayuningtyas et al., 2012).
Menurut
Sviatiuk (2015),
korespondensi  bisnis  (surat  bisnis) adalah  istilah  umum  untuk  semua komunikasi  tertulis  yang  digunakan dalam  hubungan  bisnis  dengan  mitra bisnis  atau  untuk  komunikasi  internal dalam organisasi. Hal ini senada dengan yang dikemukakan oleh Yu & Fu (2014)
bahwa  korespondensi  bisnis  adalah komunikasi  tertulis  dalam  perdagangan antara  kedua  belah  pihak  yang memerlukan adanya pertukaran pandangan  antara  kedua  belah  pihak, baik berupa ide maupun informasi. Lebih lanjut  lagi,  Fatima  (2017)  menjelaskan bahwa  korespondensi  bisnis  adalah komunikasi  atau  pertukaran  informasi dalam  format  tertulis  untuk  proses kegiatan  bisnis.  Korespondensi  bisnis dapat  terjadi  antar  organisasi,  dalam organisasi  atau  antara  pelanggan  dan organisasi.  Korespondensi  umumnya dibuat  dalam  format  yang  diterima secara  luas  dan  dapat  diikuti  secara universal.
Dalam  perdagangan  internasional, korespondensi bisnis merupakan sarana utama bagi eksportir dan importir untuk melakukan  komunikasi  (Zhaohui  & Liping,  2017)  yang  dimulai  dari pengenalan, penawaran, dan permintaan produk,  hingga  pembuatan  kontrakan dagang  atas  kesepakatan  yang  telah diraih  antara  kedua  belah  pihak. Sebanyak  80%  transaksi  ekspor  impor biasanya dilakukan melalui korespondensi  bisnis , dan  sisanya melalui negosiasi tatap muka atau secara lisan.  Walaupun  demikian,  negosiasi secara lisan pun selanjutnya dituangkan ke dalam dokumen tertulis dalam bentuk MoU  ( Memorandum  of  Undersanding ). Hal  ini  menunjukkan  bahwa  sangat jarang  ditemukan  adanya  importir  dan eksportir  yang  berkomunikasi  secara langsung  karena  mahalnya  biaya  yang harus dikeluarkan dan banyaknya waktu yang  diperlukan  untuk  berkomunikasi secara  tatap  muka  (Paniya,  2013). Seringnya,  eksportir  dan  importir berkomunikasi  secara  tertulis  dengan
mengirimkan surat, baik melalui faksimili, maupun email.
Transaksi  jual  beli  dalam  ekspor maupun impor bukanlah merupakan hal yang mudah, baik bagi eksportir maupun importir.  Hal  ini  disebabkan  proses aktivitas  ekspor  dan  impor  yang cenderung  kompleks  dan  bertahap (Ahmad & Firmansyah,
2018). Banyaknya dokumen dan peraturan yang harus dipenuhi dalam traksaksi jual beli antar negara ini, membuat para eksportir dan importir kewalahan untuk memenuhinya.  Tidak  jarang,  eksportir maupun  importir  menggunakan  jasa freight  forwarder untuk  memudahkan mereka  melakukan  traksaksi  bisnis (Sundari, 2018).
Tugas  utama  dari  perusahaan freight forwarding adalah  sebagai  perantara antara eskportir dan importir (Huang et al.,  2019).  Di  Indonesia,  secara  khusus batasan  tanggungjawab  perusahaan freight forwarding diatur dalam Peraturan Menteri Perhubungan (PM)No.  49  Tahun  2017  (Supardi  & Nurjanah,  2019).  Peran  perusahaan freight  forwarding untuk  menunjang pengiriman barang antar negara semakin vital.  Hal  ini  karena  proses  pengiriman barang  yang  kompleks  membuat  para eksportir  perlu  menggunakan  jasa freight  forwarder .  Selain  itu,  eksportir memiliki  keterbatasan  pengetahuan maupun waktu untuk memenuhi semua persyaratan  pengiriman  barang  antar negara.  Adanya  kendala  yang  dihadapi eksportir dalam mengirimkan barang ke luar  negeri,  membuat  keberadaan perusahaan freight forwarding menguntungkan  baik  bagi  eksportir maupun bagi negara (Wati, 2018).
Dalam melaksanakan tugasnya, freight forwarder tidak  dapat  terhindar  dari kegiatan  korespondensi  bisnis.  Adanya perbedaan regulasi dari tiap-tiap negara membuat freight  forwarder harus  sigap dalam  memberikan  informasi  kepada
pelanggan (Wati, 2018). Freight forwarder perlu  memastikan  apakah barang yang dipesan oleh importir telah sesuai,  dan  atau  dalam  menyampaikan pemberitahuan kedatangan kapal kepada buyer , yang semuanya dilakukan melalui  korespondensi  bisnis.  Tentunya korespondensi  bisnis  ini  dilakukan dalam  bahasa  Inggris  karena  transaksi bisnis terjadi antar negara yang memiliki bahasa  yang  berbeda  sehingga  perlu menggunakan  bahasa  Inggris  sebagai bahasa  Internasional  dalam  melakukan komunikasi. Korespondensi dalam bahasa  Inggris  lebih  banyak  dilakukan oleh  pengusaha  besar.  Pengusaha  besar mengerti lebih banyak mengenai tatanan surat  dan  bagian-bagian  surat  daripada pengusaha  menengah  dan  pengusaha kecil  (Sundari,  2018).  Sebaliknya, perusahaan freight forwarding merupakan Non-Vessel Operating Common  Carrier (NVOCC)  yang  tugas utamanya menghubungkan antara carrier dengan customer sehingga bukanlah  merupakan  pengusaha  besar. Oleh sebab itu, penelusuran korespondensi  bisnis  yang  dilakukan oleh  perusahaan freight  forwarding sebagai  perusahaan  kecil/menengah yang  merupakan  kegiatan  penelitian yang  menarik  untuk  dilakukan  guna menyelidiki  tantangan  yang  dihadapi dalam  melakukan  korespondensi  bisnis yang  dituntut  harus  menggunakan bahasa Inggris.
Salah  satu  bentuk  korespondensi bisnis  yang  digunakan  dalam  kegiatan ekspor-impor  adalah e-mail (biasa disebut pos-el (pos elektronik atau surel (surat  elektronik)). E-mail adalah metode  komunikasi  tulisan  formal terbaru  yang  paling  banyak  digunakan dalam  dunia  bisnis  (Fatima,  2017). E- mail dibuat  untuk  berbagai  macam tujuan.  Di  antara  banyak  tujuannya adalah  untuk  berkomunikasi  antara penjual  dan  pembeli  sehingga  dapat
memberikan  informasi  yang  rinci mengenai  produk  dan  layanan  secara cepat pada pelanggan dengan sikap yang terbuka  (Acharya  et  al.,  2010). E-mail telah  berkembang  pesat  pada  retailer dan  perusahaan  yang  dapat  digunakan dengan biaya rendah (Jamalzadeh et al.,
2012).  Penggunaan e-mail dalam komunikasi  bisnis  memiliki  pengaruh yang  positif  dan  signifikan  terhadap kepuasan pelanggan dan dapat menunjukkan    baik  atau  buruknya  citra perusahaan  di  mata  pelanggan  (Putria, 2014).  Menulis e-mail dalam  bahasa Inggris  tentunya  merupakan  tantangan tersendiri  bagi  perusahaan freight forwarder. Hal  ini  karena  menguasai gaya, format, dan bagian-bagian penting dalam e-mail merupakan pekerjaan yang tidak  mudah,  ditambah  lagi  dengan penulisannya  yang  harus  dilakukan dalam  bahasa  Inggris  yang  juga membutuhkan
pengetahuan dan keterampilan  tertentu  agar  dapat melakukan
korespondensi bisnis berbahasa Inggris dengan baik.
Penelitian  tentang  korespondensi bisnis  khususnya  dalam  bentuk e-mail telah cukup banyak dilakukan (Rachmania & Mirahayuni (2009); Putria (2014).  Akan  tetapi,  penelitian  terkait korespondensi  bisnis  di  bidang  ekspor dan impor belum banyak dibahas dalam penelitian  terdahulu.  Diantara  tulisan yang  ada  adalah  Paniya  (2013)  yang menulis tentang kemampuan mahasiswa prodi  D3  Administrasi  Bisnis  dalam menuliskan korespondensi ekspor- impor berbahasa Inggris. Dia menyimpulkan bahwa mayoritas mahasiswa  masih  membuat  berbagai kesalahan  terutama  pada  tingkat  tata bahasa, bahkan beberapa surat korespondensi  bisnis  yang  dituliskan mahasiswa dapat menimbulkan
kesalahpahaman  karena  tidak  dapat dimengerti  dengan  baik.  Kemudian,  Al
qudsy  (2017)  dalam  penelitiannya menyimpulkan  bahwa  korespondensi bisnis  yang  dilakukan  oleh  sebuah perusahaan  bisnis  furnitur  di  Surabaya tidak  memiliki  format  yang  lazim digunakan  dalam  transaksi  bisnis internasional,  dan  masih  memiliki berbagai  kesalahan  dalam  hal  tata bahasa.
Mengingat masih terbatasnya penelitian  tentang  korespondensi  bisnis di bidang ekspor impor, perlu dilakukan studi  mendalam  tentang  hal  tersebut untuk  memperkaya  khasanah  ilmu pengetahuan.  Kebutuhan  untuk  lebih memahami  praktik e-mail masih  tetap ada,  sehingga  suatu  organisasi  atau perusahaan benar-benar dapat memperoleh manfaat dari penggunaan e- mail oleh karyawan mereka (Quaresma et al., 2013). Oleh sebab itu, Korespondensi bisnis  berupa e-mail dalam  berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan freight  forwarding di  Indonesia perlu untuk  diketengahkan  ke  hadapan  publik untuk  mendapatkan  masukan-masukan dan perbaikan-perbaikan guna membantu  dan  memperlancar  tugas seorang freight forwarder. Disamping itu, penulisan e-mail korespondensi  bisnis dalam  bahasa  Inggris  memungkinkan adanya  kendala-kendala  yang  muncul dikarenakan  bahasa  Inggris  adalah bahasa  asing  bagi  orang  Indonesia.  Oleh sebab  itu,  penelitian  ini  akan  berusaha menjawab beberapa pertanyaan berikut.
a. Bagaimana gaya dan susunan e-mail korespondensi  bisnis  berbahasa Inggris perusahaan
freight forwarding di Indonesia?
b. Apa kendala yang dihadapi perusahaan freight  forwarding di
Indonesia dalam melakukan korespondensi bisnis berupa e-mail berbahasa Inggris?
c. Sejauh  mana  permasalahan  yang muncul  tersebut  memengaruhi
kegiatan  bisnis  perusahaan freight forwarding di Indonesia?

## MATERI DAN METODE

## Korespondensi Bisnis dalam Perdagangan Internasional
Korespondensi  bisnis  untuk  tujuan ekspor impor dilakukan oleh importir dan eksportir  untuk  melakukan  komunikasi dalam  rangka  transaksi  jual  beli.  Sani (2018) mengilustrasikan proses korespondensi  bisnis  dalam  aktivitas ekspor impor dimulai dengan adanya surat perkenalan  ( introduction  letter )  yang dikirim  oleh  seorang  eksportir  kepada calon pembelinya (importir) di luar negeri. Jika si calon pembeli tertarik terhadap apa yang  ditawarkan,  dia  akan  mengirim pesanan juga secara tertulis. Surat balasan yang  sering  disebut inquiry  letter ini  bisa berisi  permintaan  penjelasan  informasi lebih lanjut, atau bisa pula permintaan agar dikirimkan  barang  contoh,  brosur,  daftar harga  dan  sebagainya.  Korespondensi antara  kedua  belah  pihak  akan  terus berlanjut dengan adanya surat penawaran ( offering letter ), surat pemesanan
( ordering letter) hingga tercapai kesepakatan-kesepakatan  tertentu  yang mengarah  kepada  suatu  transaksi.  Jika kedua  belah  pihak  merasa  perlu  untuk mengikatkan  diri  dalam  bentuk  dokumen tertulis yang menyebutkan secara jelas hak dan kewajiban masing-masing pihak, maka dibuatlah kontrak dagang ekspor impor.
Dalam melakukan korespondensi bisnis di bidang perdagangan internasional, perlu diperhatikan  penulisan  dan  penggunaan incoterms ( international commercial terms )  yang  harus  sesuai.  Hal  ini  karena kesalahan pada penulisan incoterms dapat berakibat fatal dan menimbulkan kerugian bagi  perusahaan  eksportir  ataupun importir.  Selain  itu,  penulisan  nama barang,  spesifikasi, packing ,  kuantitas, harga,  dan shipment  period juga  perlu
diperhatikan  (Paniya,  2013)  agar  tidak menimbulkan kesalahan dan menghambat proses ekspor maupun impor. Oleh sebab itu, tidak diragukan lagi bahwa mengetahui dan  mempelajari  bagaimana  melakukan korespondensi  yang  efektif  merupakan suatu  keharusan  bagi  pebisnis,  importir, eksportir, freight forwarder dan siapa saja yang  tertarik  melakukan  transaksi  dalam perdagangan internasional.

## Jenis-Jenis  Korespondensi  Bisnis dalam Perdagangan Internasional
Korespondensi  bisnis  tidak  dapat dipisahkan dalam aktivitas ekspor maupun impor  (Xu,  2012).  Jenis  korespondensi bisnis yang biasa dilakukan adalah berupa Surat  informasi  atau  pengenalan  produk ( introduction  letter ), inquiry  letter ,  Surat penawaran ( offer sheet ), Surat permintaan ( order  sheet ),  Kontrak  dagang  ( sales contract ) dan lain sebagainya.
Surat informasi/perkenalan ( Introduction letter) Surat informasi adalah surat yang biasanya dibuat  oleh  eksportir  kepada  importir untuk  memperkenalkan  produk  mereka. Surat  ini  umumnya  berisikan  deskripsi produk, jenis usaha ekspor, nama produk, dan katalog terbaru.
Surat permintaan penawaran ( Inquiry letter)
Dalam  perdagangan  internasional,  surat permintaan  penawaran  lazimnya  ditulis oleh  importir  untuk  meminta  rincian informasi terkait produk yang ingin dibeli. Dalam  surat  permintaan,  pengirim meminta untuk mengkonfirmasi beberapa fakta;  untuk  mengumpulkan  informasi tentang pertanyaan yang dia minati; untuk mengizinkan  tindakan  tertentu,  dll (Nyzhnikova,  2011).  Surat  ini  umumnya berisikan  keterangan  barang,  jumlah
Korespondensi Bisnis dalam Perdagangan Internasional
produk  yang  diminta,  harga,  serta  waktu pengiriman dan pengapalan.
Surat Penawaran (Offering letter)
Surat  penawaran  adalah  surat  yang berisikan  nama  barang,  jumlah,  harga, waktu pengiriman, batas waktu penawaran,  syarat  pembayaran,  contoh, dan brosur. Surat ini biasanya ditulis oleh eksportir terkait penawaran produk yang diberikan kepada importir.
Surat Permintaan (Ordering letter)
Surat  permintaan  atau  surat  pemesanan yang  sering  digunakan  untuk  tujuan ekspor  impor  biasanya  ditulis  oleh importir  terkait  rincian  produk  yang mereka  pesan.  Adapun  isi  dari  surat permintaan  adalah  nama  barang,  jumlah, harga, waktu pengiriman, syarat pembayaran,  batas  waktu  pemesanan, contoh  brosur,  tujuan,  pengemasan  dan tanda, syarat pengapalan, dan dokumentasi  berupa  invoice,  packing  list, surat keterangan asal, inspection, B/L.

## Kontrak Dagang
Kontrak dagang adalah rumusan akhir dari suatu  kesepakatan  yang  telah  diraih  oleh eksportir dan importir setelah melakukan korespondensi bisnis.
Sani (2018) mengatakan bahwa poin-poin kesepakatan antara  eksportir  dan  importis,  akan diteruskan dengan
menuangkan kesepakatan  tersebut  dalam  bentuk dokumen  tertulis  yang  disebut  kontrak dagang  ekspor.  Kontrak  dagang  yang dipilih  bisa  yang  bentuknya  sederhana seperti  notulen  yang  ditandatangani bersama,  dalam  bentuk “Memorandum  of Understanding ” (MOU) atau
Nota Kesepahaman  bersama,  maupun  Kontrak Dagang  ekspor  yang  sifatnya  lebih kompleks.

## E-mail (Surat Elektronik)
Umumnya, e-mail ditulis untuk komunikasi resmi  secara  tertulis.  Namun, e-mail juga dapat  ditujukan  untuk  berkomunikasi secara  tidak  resmi  agar  dapat  terkesan ramah  kepada  orang  yang  sudah  dikenal baik. Adapun contoh e-mail resmi, yaitu e- mail e-mail kepada  pelanggan,  lamaran pekerjaan, E-mail kepada atasan dan rekan bisnis, keluhan kepada sebuah toko, e-mail antar perusahaan. Sedangkan e-mail tidak resmi  dapat  berupa e-mail kepada  teman dekat.
Untuk  memulai  penulisan e-mail , lazimnya  dituliskan  salam  pembuka  yang diikuti  oleh  tanda  baca  koma  (,)  setelah penulisan  nama  penerima.  Contohnya, Dear  Tim,  Good  morning  Tim .  Begitu  pula untuk mengakhiri sebuah e-mail , dituliskan  salam  penutup  diikuti  dengan tanda  baca  koma  (,)  dan  diakhiri  dengan nama pengirim. Contohnya, Regards, With best  wishes,  Kind  regards, dan  lain-lain. Adapun  bagian-bagian  yang  harus  ada dalam penulisan e-mail untuk tujuan bisnis adalah  informasi  lengkap  penerima ( recepient’s complete information ), attention, perihal ( subject ), salam pembuka  ( salutation), isi e-mail ( body ), salam  penutup  ( complimentary  close ), nama pengirim, informasi lengkap pengirim (Jones & Alexander, 2011).

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  studi kasus  dengan  pendekatan  deskriptif kualitatif  yang  mencari  fakta  dengan interpretasi yang tepat terhadap fenomena – fenomena  dengan  menetapkan suatu  standar  atau  suatu  norma  tertentu. Penelitian  deskriptif  mengkaji  peristiwa tindakan  sosial  yang  alami  dengan menekankan pada cara orang menafsirkan, dan memahami pengalaman mereka untuk memahami  realitas  sosial  sehingga individu  mampu  mecahkan  masalahnya sendiri  (Mohajan  &  Haradhan,  2018).
Volume 13 Nomor 2, Okrober 2022
Selain  itu,  Penelitian  deskriptif  juga merupakan penelitian
yang mengumpulkan  data  berdasarkan  faktor- faktor  yang  menjadi  pendukung  terhadap objek  penelitian,  kemudian  menganalisis faktor-faktor tersebut untuk dicari peranannya (Arikunto, 2010).
Pada  penelitian  ini,  ada  dua  jenis  data yang  dianalisis.  Data  pertama  berupa e- mail yang  digunakan  dalam  rangka korespondensi  bisnis  dengan  tujuan ekspor  impor  di  perusahaan freight forwarding. Data  kedua  berupa  hasil wawancara  yang  dilakukan  kepada  pihak perusahaan
untuk mengetahui permasalahan  dan  dampak  permasalahan yang terjadi dari korespondensi bisnis.
Penelitian  ini  merupakan  studi  kasus terkait korespondensi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan freight forwarding di  DKI  Jakarta.  Banyaknya jumlah  perusahaan freight  forwarding di Jakarta,  membuat  penelitian  ini  memilih sampel dengan teknik convenience sampling .  Terdapat  lima  perusahaan freight  forwarding yang  menjadi  objek penelitian ini, namun disamarkan menjadi Perusahaan  A,  B,  C,  D,  dan  perusahaan  E karena  data  yang  bersifat confidential . Kelima perusahaan tersebut dipilih karena dapat  bekerjasama  dengan  baik  selama penelitian  berlangsung,  sehingga  data dapat diperoleh dan diakses dengan mudah dan cepat.
Data  berupa e-mail korespondensi bisnis dikumpulkan dengan teknik random sampling dari  seluruh e-mail yang  dibuat oleh  kelima  perusahan freight  forwarding yang  menjadi  objek  penelitian  ini.  Dari kelima  perusahaan  tersebut,  diperoleh  45 e-mail korespondensi  untuk  diobservasi. Data  tersebut  didukung  dengan  hasil wawancara  dengan  karyawan  yang menangani  korespondensi  bisnis.  Hasil analisis data disajikan dalam bentuk narasi dan tabel.
Data  berupa e-mail korespondensi bisnis berbahasa Inggris dianalisis dengan
cara membandingkan seluruh data temuan dengan teori tentang bentuk dan susunan e-mail yang  ada.  Data  ini  kemudian  akan dijadikan  pijakan  untuk  melakukan wawancara guna menemukan permasalahan lainnya dalam pembuatan e- mail dan  juga  untuk  mengetahui  dampak permasalahan  tersebut  terhadap  proses kerja  di  perusahaan freight  forwarding. Hasil  dari  wawancara  ditranskripsi  dan diberikan  kode  untuk  mempermudah analisis data. Selanjutnya, hasil transkripsi dan  kodefikasi  ini  dibaca  berulang-ulang untuk  memahami  dan  mengenali  bentuk dan dampak permasalahan korespondensi bisnis untuk kemudian dideskripsikan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Profil Perusahaan
Berikut  adalah  profil  perusahaan freight forwarding yang terlibat dalam penelitian ini.  Seluruh  perusahaan  berkedudukan  di Indonesia  dan  memiliki  staf  yang  berasal dari dalam negeri.

## Tabel 1. Profil perusahaan
Perusahaan Layanan A Pengiriman melalui jalur udara dan laut tingkat internasional, manajemen pergudangan dan pengadaan logistik, distribusi lokal, bea masuk, muatan laut, broker asuransi, dan distribusi dari pintu ke pintu Tahun Berdiri 2007 Kantor Pusat
Jakarta Kantor Perwakilan Singapura B Layanan Pengurusan transportasi pengiriman, pengangkutan, dan penerimaan barang baik internasional maupun domestik importir umum yang dapat diartikan sebagai penyedia jasa impor bagi perusahaan yang ingin melakukan impor tetapi tidak memiliki API (Angka Pengenal Importir). Tahun Berdiri 2015 Kantor Pusat Jakarta

## Korespondensi Bisnis dalam Perdagangan Internasional
Kantor Perwakilan Jakarta C Layanan Pengiriman barang ekspor dan impor dengan layanan 'Door to Door Service' yang dapat mengangkut barang dari pintu pengirim ke pintu penerima barang. Tahun Berdiri 2006 Kantor Pusat
Jakarta Kantor Perwakilan Jakarta D Layanan Penyedia Layanan Jasa Pengiriman Barang Internasional dan Perantara Pabean yang komprehensif, layanan
Rush-Handling Express Courier termasuk truk dan distribusi terintegrasi Tahun Berdiri 1989
Kantor Pusat Jakarta Kantor Perwakilan Taiwan E L ayanan Penyedia logistik swasta terbesar di dunia
Tahun Berdiri 1966 Kantor Pusat Philadelpia Kantor Perwakilan

## Jakarta
Berdasarkan  profil  perusahaan  di  atas, rentang  lamanya  perusahaan-perusahaan tersebut berdiri adalah 6 hingga 55 tahun. Dari  kelima  perusahaan  tersebut,  3 perusahaan diantaranya memiliki hubungan  erat  dengan  perwakilan  atau kantor pusat.

## Gaya Korespondensi Bisnis
Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan budaya masing-masing.
Kebijakan tersebut  diantaranya  adalah  tentang penggunaan e-mail dalam  aktivitas korespondensi  dengan  konsumen  yang sebagian berasal dari luar negeri. Adapun bahasa yang digunakaan dalam korespondensi e-mail dengan  pelanggan adalah  Bahasa  Inggris,  dengan  memuat beberapa  istilah  dalam  lingkup freight
forwarding . Proses korespondensi tertulis lainnya  yang  sering  digunakan  adalah aplikasi percakapan Whatsapp (WA). Dari kelima  perusahaan  yang  menjadi  objek penelitian ini, dua diantaranya menyatakan  hal  yang  sama  yaitu  WA merupakan  media  komunikasi  yang berfungsi  sebagai  bentuk  konfirmasi  dari korespondensi  sebelumnya  yang  mereka lakukan  melalui e-mail. “Ya  sebenernya setelah  ada  komunikasi  lewat e-mail , pelanggan  kita  tuh  biasanya  akan  lanjut pake  WA.  Karena  WA  ini  kan  praktis  ya, cepet  jadi  bisa  cepat  tertangani.” (Perusahaan A), “Kalau di kami, e-mail itu biasanya bentuk tindak lanjut dari WA. Jadi e-mail buat  penguat  juga  untuk  bukti transaksi  dari  percakapan  yang  resmi”. (Perusahaan B).
E-mail dan aplikasi WA menjadi pilihan bagi  perusahaan  untuk  berkomunikasi dengan pelangan karena budaya perusahaan  menuntut  respon  yang  cepat dari  para  petugasnya.  Akan  tetapi, e-mail memiliki  peranan  yang  lebih  penting karena  dinilai  sebagai  percakapan  resmi untuk  dijadikan  bukti  transaksi.  Hal  ini menunjukkan  bahwa  perusahaan freight forwarding menempatkan e-mail sebagai percakapan  resmi  sehingga  kalimat  dan bahasa  yang  digunakan  hendaknya  resmi pula. Sebaliknya, dari temuan data berupa e-mail yang  berhasil  dikumpulkan, diketahui  bahwa  dalam  kesehariannya, korespondensi e-mail yang  digunakan  di perusahaan freight  forwarding cenderung singkat  dan  hanya  fokus  pada  maksud penulisan e-mail .  Hal  ini  sebagaimana terlihat pada contoh e-mail berikut.
Gambar 1. Contoh e-mail 1
Gambar 2. Contoh e-mail 2
Kedua contoh e-mail di atas menunjukkan bahwa  gaya  penulisan e-mail cenderung tidak resmi. Hal ini dapat diamati dari gaya bahasa yang digunakan yang mengandung singkatan  dan  bahasa  gaul  untuk percakapan  tidak  resmi.  Sebagaimana terdapat  pada  kalimat  “ sorry  bro  for  now we  only  can  give  2  week ”,  sapaan  “bro” lazimnya  digunakan  untuk  memanggil seseorang  laki-laki  yang  sudah  dikenal dekat dalam suatu percakapan tidak resmi. Selain itu singkatan berupa “pls” ( please) di contoh e-mail 1 dan “asf” ( as follow) di e- mail 2  juga  menunjukkan  bahwa  gaya korespondensi e-mail di  perusahaan freight  forwarding tidak  kaku  dan cenderung tidak resmi karena kebanyakan pelanggan sudah saling kenal dekat dengan pihak  perusahaan.  Hal  ini  dikonfirmasi dengan hasil wawancara yang menyatakan bahwa perusahaan sudah memiliki banyak pelanggan  tetap  sehingga  pembuatan e- mail kepada para pelanggan menjadi lebih singkat  tanpa  perlu  basa- basi.  “Kalau sekarang  emang  kita  ya  to  the  point  aja,
misal  jawab  inquiry  atau  tanya  apa  ya langsung  aja.  Paling  ya  salam  pembuka terus  intinya  apa,  lalu  penutup.  Gitu  aja. Beda  memang  kalo  dulu  kita  memang ngenalin  diri  nawarin  jasa  apa.  Sekarang bukan lagi kita yang nyari, tapi kita dicari jadi  ya  udah  singkat- singkat  aja”. (Perusahaan A), Secara ringkas, gambaran e-mail korespondensi yang telah digunakan  oleh  perusahaan-perusahaan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 2. Susunan e-mail korespondensi bisnis perusahaan freight forwarding
Berdasarkan tabel di atas, diketahui bahwa dewasa  ini  perusahaan  tidak  lagi  secara formal  memuat receiver atau  nama  dan alamat penerima dalam e-mail korespondensi.  Nama  penerima  dianggap sudah  disebutkan  dalam salutation ,  dan tidak lagi menyebutkan jabatan atau nama perusahaan  penerima.  Hal  ini  karena pengirim e-mail dan penerima menganggap  sudah  saling  mengenal sehingga  merasa  tidak  perlu  memenuhi kaidah  resmi.  Selain  itu,  kalimat  yang digunakan  relatif  singkat  tanpa  adanya pembentukan paragraf. Adapun susunan e- mail yang  digunakan  terdiri  atas  salam pembuka, isi, dan salam penutup

## Salam pembuka
Dari  keseluruhan e-mail yang  dianalisis, salam  pembuka  merupakan  salah  satu komponen yang selalu ada dalam setiap e-
Susunan Penulisan Perusahaan A B C D E Receiver (penerima ) Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Salam pembuka Ya Ya Ya Ya Ya Kalimat pembuka Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Isi Ya Ya Ya Ya Ya Kalimat Penutup Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Salam penutup Ya Ya Ya Ya Ya
mail . Adapun bentuk salam pembuka yang digunakan adalah sebagaimana tercantum dalam tabel berikut.

## Tabel 3. Jenis salam pembuka
Salam pembuka Contoh Dear  +  Nama  panggilan penerima Dear  Robert,  Dear Casey, dst Dear  +  Titel  +  Nama panggilan penerima
Dear Mr. Tayyab, Dear Pak Ilham
”Dear  +  Nama  panggilan  Penerima” merupakan  bentuk  salam  pembuka  yang paling sering digunakan. Sedangkan ”Dear + Titel + Nama panggilan penerima” hanya digunakan  dalam  2 e-mail saja.  Hal  ini menunjukkan bahwa salam pembuka juga tidak dibuat resmi yaitu tanpa menggunakan  ”titel”  penerima  mengingat kedua belah pihak sudah saling kenal baik.
Gambar 3. Contoh e-mail 3
Isi Isi  merupakan  bagian  terpenting  dari sebuah e-mail .  Dari  analisis  yang dilakukan,  isi e-mail yang  dibuat  oleh perusahaan freight forwarding disampaikan  secara  langsung  dan  dengan kalimat  yang  singkat.  Selain  itu,  terdapat banyak  istilah  dan  singkatan  yang digunakan  dalam  penyampaian  isi e-mail .
Berikut  adalah  contoh  isi e-mail yang ditemukan.
Gambar 4. Contoh e-mail 4
Data  pada  gambar  4  di  atas  menunjukkan bahwa  isi e-mail hanya  terdiri  atas  satu kalimat saja, dan tidak disusun dalam bentuk paragraf.

## Salam penutup
Dari  analisis  yang  dilakukan, e-mail yang dibuat oleh perusahaan freight forwarding ditutup dengan ucapan terima kasih yaitu thanks dan thank you tanpa adanya kalimat penutup  yang  utuh.  Ucapan  terima  kasih dianggap  sudah  cukup  untuk  menutup sebuah e-mail . Selain  itu,  terdapat  penggunaan  salam penutup di seluruh e-mail yang ditemukan. Salam  penutup  tidak  kalah  pentingnya dalam  sebuah e-mail untuk  menunjukkan kesan  sopan  kepada  penerima.  Beberapa bentuk  salam  penutup  yang  lazim digunakan  dalam  temuan  data  adalah Regards dan Best  regards .  Kedua  jenis salam ini tidak terlalu resmi sebagaimana jenis  salam  penutup  lainnya  seperti Sincerely yours dan Yours Faithfully . Hal ini sebagaimana  terlihat  pada  contoh e-mail berikut ini.
Gambar 5. Contoh e-mail 5
Dari  analisis  ini,    dapat  diketahui  bahwa gaya korespondensi bisnis yang dilakukan oleh  perusahaan freight  forwarding
bersifat  tidak  resmi  dan  disampaikan secara  ringkas.  Terlebih  lagi,  dalam korespondensi bisnis
yang dibuat,
terdapat
singkatan-singkatan yang lazimnya  dipakai  untuk  komunikasi melalui aplikasi pesan singkat seperti WA dan lain-lain. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan freight  forwarding yang menjadi  objek  penelitian  ini  belum sepenuhnya  menerapkan  kaidah-kaidah penulisan korespondensi bisnis sebagaimana  dikemukakan  oleh  para  ahli bahasa dan komunikasi.
Korespondensi  bisnis  melalui e-mail seharusnya
memuat komponen penyusunan email dengan  lengkap  mulai dari  informasi  lengkap  penerima  hingga salam penutup. Namun, realita di lapangan menunjukkan
bahwa komponen penyusunan email yang  diterapkan  oleh perusahaan freight forwarding hanya ada 3 komponen  yaitu  salam  pembuka,  isi,  dan salam  penutup.  Selain  itu,  korespondensi e-mail seharusnya  diungkapkan  dengan rinci dengan memuat deskripsi korespondensi  berupa  penjelasan  yang komprehensif  dan  lazimnya  terdiri  atas beberapa paragraf. Akan
tetapi, korespondensi  yang  dilakukan  oleh perusahaan freight  forwarding hanya terdiri  atas  kalimat  singkat  dan  tidak tersusun  dalam  bentuk  paragraf.  Hal  ini menunjukkan  adanya  kendala-kendala yang  dihadapi  oleh  perusahaan freight forwarding dalam melakukan korespondensi bisnis.

## Kendala dalam Korespondensi Bisnis Berbahasa Inggris
Dalam  melakukan  korespondensi  bisnis berupa e-mail berbahasa Inggris, terdapat beberapa  kendala  yang  dialami  oleh perusahaan freight  forwarding .  Berikut uraian kendala yang ditemukan.
Minimnya pengetahuan tentang komponen dan gaya komunikasi e-mail
Dari keseluruhan e-mail yang dikumpulkan, diketahui bahwa komponen penyusun e-mail sangat sederhana. E-mail cenderung  tidak  resmi  dan  hanya  terdiri dari beberapa kalimat singkat saja. Hal ini sebagaimana diungkapkan oleh narasumber  berikut.  “Kebanyakan e-mail yang ada di perusahaan kami itu singkat- singkat, apalagi yang menggunakan bahasa Inggris.  (Perusahaan  E )“Saya  membuat e- mail itu  hanya  untuk  confirm  dokumen saja. Jadi bukan untuk komunikasi khusus yang resmi begitu.” (Perusahaan C) . Selain itu, karakteristik penulisan e-mail mirip  dengan  penulisan  pada  percakapan melalui  aplikasi  chatting  seperti  WA  dan lain-lain,  yaitu  banyaknya  singkatan- singkatan  yang  digunakan  selayaknya sebuah pesan singkat. Hal ini menunjukkan pengetahuan responden terkait komponen penyusun  sebuah e-mail resmi  dan  gaya penulisan e-mail resmi masih kurang yang dapat  menimbulkan  kesulitan  bagi karyawan dalam membuat e-mail resmi.

## Kurangnya kemampuan bahasa Inggris
Salah satu kendala yang ditemukan dalam e-mail korespondensi  berbahasa  Inggris adalah  rendahnya  kemampuan  bahasa Inggris  responden.  Hal  ini  terlihat  dari kesalahan  gramatika  dan  pemilihan  kata dalam  penulisan e-mail .  Selain  itu, responden  juga  menyatakan  bahwa adanya  kendala  dalam  mengungkapkan ide/pesan  dalam  bahasa  Inggris.  “Saya jujur  saja,  bahasa  Inggris  saya  masih rendah. Bahasa Inggris kan bukan bahasa kita, jadi wajarlah ya kadang suka bingung mau  nulis e-mail nya  itu  gimana” (Perusahaan A) Kurangnya  kemampuan  bahasa  Inggris ini  tentunya  menjadi  kendala  dalam penulisan sebuah e-mail berbahasa Inggris
yang  dapat  memperlambat  proses  kerja seorang freight forwarder .
Kurangnya penguasaan istilah-istilah dalam dunia freight forwarding
Responden  menyatakan  bahwa  istilah- istilah  dalam freight  forwarding sangat banyak,  sehingga  terdapat  kendala  dalam memahami  istilah- istilah  tersebut.  “Pada masa-masa awal kerja, saya sering bingung maksud e-mail yang  dikirim  ini  gimana, karena banyak istilah-istilah yang saya gak familiar.  Kalau  udah  seperti  ini,  saya langsung  nanya  atasan  saya  buat ngejelasin maksud e-mail nya.” (Perusahaan D).
Kurangnya  pengetahuan  responden terkait  istilah-istilah freight  forwarding berbahasa Inggris juga dapat memperlambat proses kerja dan menyebabkan  penumpukan  dokumen shipment  yang  sedang  dikerjakan.  Selain itu  pengunaan  singkatan-singkatan  juga masih ditemui, padahal hal tersebut dapat menyulitkan kedua belah pihak. Beberapa  kali  ditemukan  kesalahan interpretasi  oleh  responden.  Hal  ini biasanya  disebabkan  oleh  terminologi dalam  aktivitas  ekspor  impor  yang  harus dikuasai  cukup  banyak,  khususnya  dalam hal Incoterm . Seperti pernyataan narasumber  berikut; “Dulu  kami  pernah juga  nih  ada  tim  yang  salah  memaknai e- mail . Nah, kalo demikian biasanya dia akan mengkonfirmasi ke senior atau atasannya, ini  maksudnya  gimana  ya.  Biasanya  ya karena  istilah  di  kita  itu  kan  banyak  ya.” (Perusahaan A) Data temuan ini menunjukkan
pentingnya penguasaan terminology freight  forwarding oleh  staf  yang menangani e-mail korespondensi. Kurangnya  pemahaman  akan  terminologi tersebut  dapat  memicu  adanya  kesalahan interpretasi  yang  tentunya  menghambat proses kerja mereka.
Dampak Korespondensi Bisnis terhadap Kinerja Perusahaan
Freight Forwarding
Kendala  yang  dihadapi  oleh  perusahaan freight  forwarding dalam  melakukan korespondensi  bisnis  berdampak  pada perusahaan  mereka  dan  kegiatan  ekspor- impor  yang  mereka  kerjakan.  Di  antara dampak-dampak  yang  berhasil  dianalisis adalah sebagai berikut.

## Kerugian finansial
Perusahaan A pernah menemui kesalahan interpretasi oleh staf yang mengakibatkan munculnya  biaya  yang  harus  ditanggung oleh  perusahaan.  Perusahaan  akhirnya bersedia menanggung biaya tersebut demi hubungan jangka panjang dan keterbukaan  pimpinan  dan  manajemen untuk kendala-kendala yang dihadapi. Hal ini  sebagaimana  diungkapkan  oleh narasumber  berikut.“Cuma  ada  beberapa kejadian dulu, namanya kita masih belajar ya,  jadi  okelah,  waktu  itu  kesalahan miscom  di  cs,  sampai  telat  submit dokumen,  sehingga  kita  harus  bayar denda, tapi kita tidak pernah motong  gaji karyawan klo mereka salah”. (Perusahaan A) Kesalahan  interpretasi e-mail yang disebabkan  oleh  kurangnya  penguasaan terminologi freight  forwarding sehingga terjadi keterlambatan pengiriman dokumen  berdampak  pada  kerugian finansial  bagi  perusahaan,  sehingga  perlu adanya  alokasi  dana  total  margin  yang diperoleh  perusahaan  untuk  menutupi kerugian.    Dari  wawancara  diketahui bahwa  kerugian  yang  harus  ditanggung perusahaan  jika  terjadi  kesalahan  bisa mencapai  20%  hingga  30%  dari keuntungan yang didapat dari suatu order. “Kami  kan  ngambil  margin  gak  terlalu gede,  jadi  klo  ada  kesalahan,  itu  bisa sampe 20% malah 30% dari keuntungan,
karena  memang  setting  marginnya  gak besar.” (Perusahaan A).
Hal ini menunjukkan pentingnya perananan e-mail korespondensi  dalam transaksi  ekspor-impor  untuk  dibuat dengan  baik  serta  pemahaman  istilah- istilah freight  forwarding perlu  dimiliki bagi  setiap  staf  agar  perusahaan  tidak mengalami kerugian finansial.
Munculnya keluhan pelanggan Kendala-kendala dalam memahami e-mail korespondensi  berbahasa  Inggris  dengan adanya  penggunaan  terminologi freight forwarding menyebabkan  menumpuknya pekerjaan  bagi  karyawan.  Dari  45 e-mail yang dianalsis, diketahui bahwa banyaknya istilah-istilah
freight forwarding yang terdapat di dalam e-mail dan  membutuhkan  pemahaman  khusus. Bagi  karwayan  baru,  pemahaman  terkait terminologi  ini  tentunya  membutuhkan waktu  yang  cukup  untuk  berkonsultasi dengan atasan terkait maksud e-mail untuk meminimalisasi kesalahan. Dari wawancara,  diketahui  bahwa  estimasi pekerjaan yang bisa dikerjakan dalam satu hari  dapat  tertunda  hingga  dua  hari disebabkan  karyawan  perlu  melakukan klarifikasi  terkait  terminologi  tersebut  ke atasan.“Atasan  saya  biasanya  mer espon sehari atau dua hari setelah saya tanya. Jadi kerjaannya  bisa  ketunda  dulu,  sampai atasan saya kasih respon.” (Perusahaan E) Hal ini dapat memunculkan keluhan dari pelanggan.  Karyawan  akhirnya  harus memberikan  klarifikasi  untuk  mengatasi masalah tersebut dan seringkali melibatkan atasan untuk meyakinkan para pelanggan kembali.
Memperlambat proses transaksi ekspor-impor
Banyaknya terminologi freight forwarding
yang
digunakan dalam e-mail
korespondensi bisnis membuat karyawan
perlu  waktu  untuk  memahami  maksud e- mail korespondensi.  Tidak  jarang  bagi karyawan  baru  untuk  mendisukusikan terminologi yang belum dipahami kepada para atasan mereka. Dengan adanya hal ini, karyawan memerlukan waktu yang cukup untuk  menangani  suatu  proses  ekspor impor.  Dengan  demikian  suatu  proses kerja yang seharusnya dapat selesai dalam waktu  yang  singkat  menjadi  bertambah waktunya. Oleh sebab itu, karyawan perlu mengalokasikan  waktu  sekitar  30  menit untuk proses klarifikasi terminologi freight forwarding .

## KESIMPULAN
Dari  analisis  yang  dilakukan,  dapat disimpulkan  bahwa  gaya  korespondensi bisnis  berupa e-mail berbahasa  Inggris yang  dilakukan  oleh  perusahaan freight forwarding dalam  aktivitas  ekspor  impor cenderung  tidak  resmi,  menggunakan banyak singkatan, dan komponen penyusunan e-mail sederhana.  Terdapat beberapa  kendala  dalam  melakukan korespondensi, yaitu minimnya pengetahuan  tentang  gaya  penulisan e- mail, kurangnya  kemampuan  bahasa Inggris,  dan  kurangnya  pengetahuan tentang  istilah-istilah freight  forwarding. Kendala-kendala  yang  dihadapi  dalam korespondensi tersebut membawa dampak  pada  aktivitas  ekspor  impor berupa  kerugian  finansial,  keterlambatan proses  transaksi,  dan  adanya  keluhan pelanggan.
Untuk meminimalisasi kendala-kendala dalam  melakukan  korespondensi  bisnis berupa e-mail berbahasa Inggris, karyawan yang mengurusi surat-menyurat hendaknya diberikan
pelatihan korespondensi  bisnis  yang  intensif  agar dapat memahami susunan, gaya penulisan, dan pola korespondensi bisnis yang lazim digunakan  di  dunia  bisnis  internasional secara  terperinci.  Di  samping  itu, diperlukan  juga  pembekalan  khusus  bagi karyawan  baru  agar  dapat  memahami

## Korespondensi Bisnis dalam Perdagangan Internasional
terminologi yang digunakan dalam freight forwarding sehingga dapat meminimalisasi permasalahan yang terjadi Ketika mengurusi korespondensi bisnis. Peningkatan  kemampuan  bahasa  Inggris bagi karyawan khususnya yang menjalankan  kegiatan  korespondensi bisnis,  perlu  untuk  dilakukan  dengan mengikuti  pelatihan  bahasa  Inggris khususnya  terkait  penulisan  dan  tata bahasa agar dapat melakukan korespondesi bisnis dengan baik.
Penelitian  ini  hanya  dilakukan  pada lima  perusahaan freight  forwarding yang berlokasi  di  DKI  Jakarta.  Oleh  sebab  itu, penelitian  lebih  lanjut  dengan  cakupan wilayah  yang  lebih  luas  perlu  dilakukan agar mendapatkan variasi data yang lebih beragam sehingga hasilnya dapat dikonfirmasi dengan lebih baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Acharya, R. N., Kagan, A., & Zimmerman, T. (2010).  Influence  of  email  marketing on  real  estate  agent  performance.
Journal  of  Real  Estate  Literature ,
18 (2).
Ahmad, N. H., & Firmansyah, E. A. (2018). Suatu  Tinjauan  Atas  Prosedur Penerimaan  Barang  Impor  Dari Pelabuhan  Muat  Dengan  Status  Peti Kemas Full Container Load (Fcl). JMBI UNSRAT  (Jurnal  Ilmiah  Manajemen Bisnis  Dan  Inovasi  Universitas  Sam
Ratulangi). , 5 (1), 38 – 48. https://doi.org/10.35794/jmbi.v5i1.
19148 Al  qudsy,  I.  (2017). THE  STUDY  OF CORRESPONDENCE  OF  EXPORT
– IMPORTFURNITURE  BUSSINES  IN JEPARA . Muria Kudus University. Arikunto,  S.  (2010). Prosedur  Penelitian: Suatu  Pendekatan  Praktik .  Rineka Cipta.
Ayuningtyas,  A.  D.,  Setiawan,  W.,  & Damayanti,  T.  (2012).  Hubungan
Kredibilitas  Native  Speaker  Pada Program  Dynamic  Speaking  Dengan Sikap  Siswa  Pada  Bahasa  Inggris.
EJurnal Mahasiswa Universitas
Padjajaran , 1 (1), 1 – 10.
Fatima,  S.  (2017).  Business  English  and Business  Correspondence:  How  to Structure  an  English  Business  Letter. International  Journal  of  Science  and Research  (IJSR) , 6 (11),  1348 – 1351. https://www.ijsr.net/archive/v6i11/ ART20178148.pdf Huang,  S.  T.,  Bulut,  E.,  &  Duru,  O.  (2019).
Service quality evaluation of international  freight  forwarders:  an empirical  research  in  East  Asia. Journal  of  Shipping  and  Trade , 4 (1). https://doi.org/10.1186/s41072- 019-0053-6
Jamalzadeh, M., Behravan, N., & Masoudi, R. (2012).  An  empirical  study  of  email based advertisement and its influence on  consumers’  attitude. International Review of Management and Marketing , 2 (3), 130 – 138.
Jones,  L.,  &  Alexander,  R.  (2011). New International  Business  English (2nd Editio). Cambridge University Press.
Mohajan, & Haradhan. (2018). Qualitative Research  Methodology  in  Social Sciences and Related Subjects. Journal of Economic Development, Environment and People, 7 (1), 23 – 48. Nyzhnikova,  L.  V.  (2011). Business
Correspondence  and  Office  Work  in English . National University. Paniya. (2013). Kemampuan Korespondensi Ekspor-Impor
Berbahasa  Inggris  dengan  ‘  Content - Based  Orientation  ’  bagi  Mahasiswa Program D3 Kelas Akselerasi Program Studi  Administrasi  Bisnis. Ragam Jurnal  Pengembangan  Humaniora , 13 (2), 101 – 110.
Putria, N. E. (2014). Pengaruh Pemanfaatan  Layanan  E-Mail  Billing Tagihan Terhadap Citra PT Pln Batam.
CBIS Journal , 2 (2), 67 – 90. Quaresma,  R.  F.  C.,  Silva,  S.  P.  R.  da,  & Marreiros, C. G. (2013). E-Mail Usage Practices In Organizational Context: A Study  With  Portuguese  Workers. Journal  of  Information  Systems  and Technology Management , 10 (1), 5 – 20. https://doi.org/10.4301/s1807- 17752013000100001 Rachmania,  I.  M.,  &  Mirahayuni,  N.  K.
(2009). A  Study  of  Features  of Indonesian  Business  Correspondence E-Mails . 09 (02), 11 – 21.
Sani,  A.  (2018).  FUNGSI  KONTRAK DAGANG

## DALAM
TRANSAKSI
EKSPOR  IMPOR. Ekonomi  Bisnis ,
24 (1). https://doi.org/DOI:
https://doi.org/10.33592/jeb.v24i1.
201
Sundari,  M.  (2018).  Peran  Perusahaan
Logistik  Dalam  Menunjang  Aktivitas Pengiriman  Barang. Journal  of
Business Studies , 3 (2), 1 – 16.
http://journal.uta45jakarta.ac.id/ind ex.php/jbsuta
Supardi,  E.,  &  Nurjanah.  (2019).  Analisis Preferensi Konsumen Terhadap Freight Forwarding Freight Forwarding Liability Insurance.
Competitive , 14 (2), 45 – 51.
Sviatiuk, Y. V. (2015). Business
Correspondence  Style  and  Format.
International Scientific Journal Theoretical & Applied Science , 29 (09),
83 – 88. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.
15863/TAS.2015.09.29.18 Wati,  A.  W.  (2018).  Peranan  Freight Forwarder Dalam Menunjang
Aktivitas Ekspor Antar Negara Melalui Jalur  Laut  Dan  Udara. Journal  Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya , 7 (1), 20. http://journal.ubaya.ac.id/index.php /jimus/article/view/2443/1927 Xu,  B.  (2012).  An  analysis  of  English business letters from the perspective of  interpersonal  function. English Language  Teaching , 5 (7),  75 – 80. https://doi.org/10.5539/elt.v5n7p75
Yu,  Z.,  &  Fu,  Y.  (2014).  A  Study  on  the Characteristics and Writing Principles of Business Correspondence.
Proceedings  of  the  International Conference  on  Education,  Language, Art  and  Intercultural  Communication ,
3 (Icelaic), 369 – 372.
https://doi.org/10.2991/icelaic- 14.2014.93
Zhaohui,  W.,  &  Liping,  J.  (2017).  A  Case Study  of  Business  Correspondence English Curriculum Standard Development  under  the  Guidance  of ESP  Theories. American  Research Journal of English and Literature , I , 7 – 9.  https://doi.org/10.21694/2378- 9026.16011