## SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN  LAYANAN  KEARSIPAN  (SI MALAK) BERBASIS WEB
Moh Malik Fajar1*, Umi Chotijah2,
1,2 Universitas Muhammadiyah Gresik, Jl. Sumatera No.101 Randuagung, Kec. Kebomas, Kabupaten Gresik, Jawa Timur 61121
Riwayat artikel: Received: 6 Juli   2022 Accepted: 30  Juli  2022 Published: 15 Agustus  2022

## Keywords:
arsip, covid-19, layanan, pemerintah, website.
Corespondent Email: malik@gmail.com
How to cite this article :
Malik (2022). Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak) Berbasis Web. Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan, 10(3).
© 2022 JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan). This article is an open-access article distributed under the terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY NC)
Abstrak. Pandemi COVID-19 yang telah terjadi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun membuat masyarakat enggan untuk beraktifitas diluar rumah. Dengan munculnya  varian  yang  bernama  delta  yang    ditemukan  di  benua  Afrika Selatan  pada  pertengahan  tahun 2021  serta ditambah  dengan  muncul  varian terbaru  yang  bernama  omicron  yang  ditemukan  pada  akhir  tahun  2021 semakin  membuat  masyarakat  lebih  membatasi  aktifitas  di  luar  rumah. Pemerintah telah melakukan terobosan – terobosan baru demi menekan angka covid-19  agar  tidak  melonjak.  Pandemi  coronavirus  diseases  (COVID-19) yang terjadi di indonesia membuat Pemerintah Kabupaten Gresik khususnya Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Gresik  sebagai  pelayanan langsung terhadap masyarakat kurang efektif dan efisien.  Dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan dimasyarakat maka peneliti membuat sebuah Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (SI MALAK) Berbasis Web yang dapat digunakan sebagai tombak pelayanan terhadap masyarakat untuk tidak selalu  mengandalkan  datang  ditempat  serta  mengurangi  kontak  langsung antara  manusia.  Pembuatan  sistem  menggunakan  metode  waterfall  dan menggunakan bahasa pemograman PHP serta MySQL sebagai database. Hasil dalam  pengujian  sistem  menunjukkan  bahwa  semua  fitur  sistem  bekerja dengan baik dan diterima oleh pengguna/ masyarakat.
Abstract. The  COVID-19  pandemic  that  has occurred  within  2  (two)  years makes people reluctant to do activities outside the home.  With the emergence of a  variant called delta found on the South African continent in mid-2021 and coupled with the emergence of a new variant called omicron which was found at the end of 2021, it further makes people more restrictive activities outside the home. The government has made new breakthroughs to reduce the number of covid-19 so as not to soar. The coronavirus diseases (COVID-19) pandemic that occurred in Indonesia made the Gresik Regency Government, especially the Gresik Regency Library and Archives Of-fice as a direct service to the community less effective and efficient.  In this case to improve services in  the  community,  researchers  create  a  Web-based  Archival  Services Management In-formation System (SI MALAK) that can be used as a spear of service to the community to not always rely on coming in place and reduce direct contact between humans. System creation uses the waterfall method and uses php and mySQL programming languages  as a database. The re-sults in system testing show that all system features work well and are accepted by the user/ community.

## 1. PENDAHULUAN
Virus corona atau dengan kata lain sebagai COVID-19  adalah  virus  yang  berbahaya  yang bisa  menyerang  siapa  saja.  Mulai  dari  anak  – anak  hingga  lansia.  Menurut  data  yang dihimpun oleh Gugus Tugas Covid-19 hingga 6
Januari  2022,  total  kasus  terkonfirmasi mencapai  4,264,669  kasus  dengan  kasus  aktif mencapai 5,195 kasus sekitar 0.1 % sedangkan total kasus sembuh mencapai 4,115,358 sekitar 96.5%  dan  total  kasus  meninggal  mencapai 144,116 sekitar 3.4%.
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577   eISSN: 2830-7062 Malik dkk
Dalam mengatasi masalah yang diakibatkan oleh  pandemi  virus  COVID-19  Pemerintah Daerah,  Pemerintah  Provinsi  serta  Pemerintah Pusat  melakukan  terobosan  /  inovasi  khu- susnya di bidang teknologi dan internet.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupten Gresik sebagai instansi Pemerintahan di  Dae-rah  memiliki  kewajiban  memberikan pela-yanan  yang  bagus  serta  prima.  Dengan Adan-ya  COVID-19  pelayanan  yang  semula ber-jalan seperti biasa menjadi tidak maksimal, yang mengakibatkan sepinya pelayanan baik itu di perpustakaan maupun di kearsipan.
Pelayanan  adalah  hal  yang  terpenting  bagi pemerintahan  Daerah,  Provinsi  maupun  Pusat. Menurut  [1]  pelayanan  adalah  tindakan  atau perbuatan seseorang atau suatu organisasi untuk memberikan  kepuasan  kepa-da  pelanggan, masyarakat,  sesama  karyawan,  dan  juga pimpinan.  Menurut  Sayuti,  2013,  pengarsipan adalah  kegiatan pengarsipan dokumen penting di  tempat    yang  baik  serta  berdasarkan  aturan tertentu  sehing-ga    dapat  ditemukan    dengan mudah dan ce-pat pada saat dibutuhkan. Selain itu, menurut Choiriyah, arsip disebutkan bahwa arsip kadang-kadang disebut Warkat dalam hal bahasa  Indonesia,  setiap  catatan  tertulis,  baik dalam  bentuk  gambar  serta  dalam  tabel, informasi tentang beberapa objek mengan-dung (masalah utama) atau peristiwa orang yang juga membantu memori orang lain.
Dengan  berkembanganya  teknologi  dengan adanya  aplikasi  yang memudahkan    seseorang untuk melakukan sesuatu. Menurut Shelly dan Vermaat program komputer adalah sekumpulan perintah  yang  memberita-hukan  komputer bagaimana mengerjakan tu-gas-tugasnya. Programmer  komputer,  terka-dang  disebut pengembang,  menulis  dan  me-modifikasi komputer. Untuk menciptakan se-buah program, pemrograman biasanya menu-lis atau membuat  kode  perintah  -  perintah  da-lam program dengan menggunakan bahasa pemrograman. PHP salah satu bahasa pemograman yang umum digunakan oleh para programmer dan lebih mudah untuk di aplikasi. menurut
Mad-coms
“PHP (Hypetext Preprocessor)  adalah  bahasa  script  yang  dapat ditanamkan  atau  disisipkan  ke  dalam  HTML. Atau  PHP  adalah  bahasa  pemrograman  script server-side yang didesain untuk pengembangan web. Disebut bahasa pemrogramaan server-side ka-rena PHP diproses pada computer server”.
Selain  PHP  sebagai  bahasa  pemograman, adanya MySQL sebagai database atau penyimpanan  data  memudahkan  programmer untuk menyimpan data yang telah di input-kan. MySQL  sendiri  memiliki  arti  merupakan software  database  open  source  yang  sering digunakan  untuk  mengolah  basis  data  yang menggunakan bahasa SQL.
Setalah  memadukan  antara  PHP  dan MySQL  jadinya  sebuah  sistem  yang  bergerak dibelakangnya,  sebagai  visual  untuk  melihat hasil pemograman ada yang disebut HTML dan Website.  HTML  dan  Website  memiliki  user interface  atau  UI  agar  pengguna  dapat menikmati hasil coding para programmer.
Sistem  adalah  kumpulan/grup  dari  subsist- em/bagian/komponen apapun, baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan sa-tu sama  lain  dan  bekerja  sama  secara  harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu [2] Menurut [3], “situs web juga sering  disebut dengan  web,  yang  dapat  diartikan  sebagai kumpulan  halaman  yang  berisi  berbagai  jenis informasi  mulai  dari  teks,  data,  gambar  diam atau  bergerak,  data  animasi,  suara,  video  atau kombinasi  semuanya,  baik    statis  maupun dinamis,    membentuk  serangkaian  bangunan yang  sal-ing  berhubungan,  masing-masing dihub-ungkan  oleh  jaringan  halaman  atau hyperlink.
Maka  dengan  uraian  tersebut  diusulkan pem-buatan  ”sistem  informasi  manajemen layanan  kearsipan”  untuk  memudahkan  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  sebagai  pelayan masyarakat  agar  bisa  melayani  masyarakat dengan prima.
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577   eISSN: 2830-7062 Malik dkk

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  [4] dengan judul Sistem Informasi Kearsipan untuk Mengingkatkan  Kualitas  Pelayanan.  Aplikasi yang  telah  dikembangkan  digunakan  untuk informasi  kearsipan  dapat  menyimpan  data kehadiran  dosen,  surat  masuk,  surat  keluar, biodata  dosen,  dan  kehadiran  dosen  di perkuliahan. Selain pengelolaan arsip tersebut, dengan  crystal  report  sistem  ini  juga  dapat mencetak  laporan  arsip,  melakukan  pencarian arsip,  dan  dengan  tool  yang  disediakan  oleh Microsoft  Visual  Basic  6.0,  aplikasi  ini  dapat dibuat menjadi installer application yang dapat dijalankan  di  komputer  lain  tanpa  harus mengatur basisdata MySQL kembali.
Penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  [5] dengan judul Metode Waterfall untuk Rancangan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Pada PT.  Kujang  Pelangi  Nusantara.  Melalui perusahaan  PT.  Kujang  Pelangi,  aplikasi  ini untuk membantu pengelolaan dan penyimpanan arsip  secara  digital.  Pada  kasus  di  PT  Kujang Pelangi  Nusanatara  staff  document  control pelanggan atau client kesulitan saat melakukan penyimpanan  dikarenakan  saat  karyawan  lain menanyakan  terkait  arsip  yang  disimpan dengan  baik  atau  tidak.  Selain  itu  tujuan penelitian  yang  dilakukan  oleh  [5]  untuk menghasilkan aplikasi sistem manajemen arsip berbasis  web  pada  pelanggan  atau  client  PT Kujang Pelangi Nusantara.

## 3. METODE PENELITIAN
Pembuatan  pengembangan  aplikasi  yang dipakai yaitu model waterfall. Waterfall adalah model  yang  awalnya  digunakan  dan  sangat umum  dalam  proses  pengembangan  proyek  di instansi atau industri besar, Waterfall berkaitan dengan dokumentasi dan model ini layak untuk proyek yang mengutamakan kualitas [6].
Gambar 1 . Model Waterfall
Sumber: Ian Somerville (2011)
Ian  Sommerville  (2011)  menyebutkan terdapat  lima  fase  terkait  pada  Metode Waterfall,  seperti  Requirements  Analysis  and Definition,  Sytem  and  Software  Design, Implementation  and  Unit  Testing,  Integration and  System  Testing,  dan  Operational  and Maintenance.  Sedangkan  Ian  Sommervile menjelaskan
Menjelaskan
kronologis penelitian, termasuk desain penelitian, prosedur
Terdapat beberapa tahapan yang berurut yaitu communication, planning, modeling,  construction,  dan  yang  terakhir adalah deployment [7]

## 3.1. Requirement Analysis
Metode  pengumpulan  informasi  ini  dapat diperoleh  menggunakan  banyak  sekali  macam cara  diantaranya,  diskusi,  observasi,  survei, wawancara,  dan  sebagainya.  Informasi  yang diperoleh  lalu  diolah  dan  dianalisa  sehingga didapatkan  data  atau  informasi  yang  lengkap mengenai spesifikasi kebutuhan pengguna akan aplikasi  yang  akan  dikembangkan.  Sebelum seluruhnya  dilaksanakan  seseorang  wajib mengetahui dan mengerti bagaimana informasi kebutuhan penggunaan aplikasi.

## 3.2. System Software and Design
Pada  tahapan  ini  adalah  hasil  dari  analis Requirement Analysis yang telah dikembangkan.  Di  tahap  ini  juga  perancangan design  dilakukan  dengan  tujuan  membantu memberikan  gambaran  mengenai  apa  yang akan  dikerjakan.  Tahap  ini  pengembang menyiapkan kebutuhan hardware dalam pembuatan  sistem  perangkat  lunak  yang  akan dibuat secara keseluruhan.

## 3.3. Implementation and Unit Testing
Tahap implementation  and  Unit  Testing adalah  melakukan coding atau  pemograman.
Pada  tahap  ini  dilakukan  pengujian  dan pemeriksaaan terhadap fungsional modul yang telah dibuat. Bahasa pemograman yang dibuat pada  tahap  ini  yaitu  pemrograman  Hypertext Prepocessor (PHP). Menurut Madcoms “PHP (Hypetext  Preprocessor)  adalah  bahasa  script yang  dapat  ditanamkan  atau  disisipkan  ke dalam  HTML.  Atau  PHP  adalah  bahasa
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577   eISSN: 2830-7062 Malik dkk
pemrograman script server-side yang didesain untuk pengembangan web.

## 3.4. Integration and System Testing
Tahap  ini  dilakukan  pengujian  dan pengembangan sistem yang selanjutnya dilakukan  penginterasian  terhadap  sistem keseluruhan.  Setelah  proses  integrasi  selesai, tahapan  selanjutnya  dilakukan  pemerikasaan dan pengujian secara keseluruhan.

## 3.5. Operation and Maintance
Pada  tahap  terakhir  perangkat  lunak  yang sudah selesai dioperasikan oleh user / pengguna dan  dilakukan maintance /  pemeliharaan.
Pemeliharaan yang dimaksudkan pada perangkat  lunak  ini  meliputi  perbaikan kesahanan  / bug ,  perbaikan  implementasi  unit sistem,  dan  peningkatan  dan  penyesuaian sistem sesuai dengan kebutuhan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Use Case Diagram
Use        case        diagrammerupakan  bagian tertinggi    dari    fungsionalitas    yang  dimiliki sistem  yang  akan  menggambarkan  bagaimana seseorang   atau   aktor   akan menggunakan atau memanfaatkan  sistem. [8]
Use Case Diagarm digunakan untuk mengetahui gambaran pengembangan
perangkat  lunak  /  aplikasi  yang  dibuat  dari berbagai  gabungan user ataupun  actor. Use Case Diagram juga berfungsi sebagai pemodelan atau pengelompokan pada tindakan sistem yang diinginkan pengguna [9].

## 4.2. Use Case Diagram Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan
Adapun  proses  dari use  case  diagram pada sistem informasi manajemen layanan kearsipan seperti yang diusulkan sebagai Gambar 2.
Gambar 2 . Use Case Diagarm

## Sistem Informasi Manajemen Layanan
Kearsipan (Si Malak)

## 4.3. Analisa Kebutuhan Perangkat
Perangkat  keras  yang  dibutuhkan  untuk pembuatan sistem :
1. Perangkat Laptop Acer Aspire V5-132
2. Processor  Intel®  dengan  generasi Celeron® CPU 1019Y (1.00 GHz, 2M Cache) ~ 1,0 GHz
3. Hardisk 500 gb
4. 2048MB RAM
Sedangkan  untuk  perangkat  lunak  adalah sebagai berikut :
1. Sistem  Operasi  Windows  7  Ultimate 32 bit
2. HTML,  CSS  dan  PHP  sebagai  Script Programming
3. MySQL digunakan sebagai database
4. Aplikasi browser seperti Chrome dan Microsoft Edge
5. Aplikasi Xampp 3.2.4 sebagai server
6. Aplikasi VS code sebagai code editor
7. Extensi CSS untuk mendesain tampilan web
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577   eISSN: 2830-7062 Malik dkk

## 4.4. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram yang tidak  detail  dari  sebuah  sistem  informasi yang menggambarkan  aliran menurut data masuk dan keluar system

## Gambar 3 Diagram Konteks
Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak)
4.5. ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD (Entity Relationship Diagram Adalah model  diagaram  yang  berfungsi  untuk menyusun  sebuah  database  di sistem dengan  tujuan  untuk  mengambarkan  data yang memiliki relasi antara database sesuai design sistem yang dibuat.

## Gambar 4 ERD
Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak)

## 4.6. FlowChart sistem
Flowcart  merupakan  suatu  bagan  yang menggunakan simbol-simbol tertentu yang dideskripsikan  sesuai  urutan  proses  secara mendetail dan interaksi antara suatu proses (instruksi)  menggunakan  proses  lainnya pada  suatu  program.  Proses  penerimaan
tamu yang diusulkan adalah sebagai berikut :

## Gambar 5 FlowChart

## Sistem Informasi Manajemen Layanan
Kearsipan (Si Malak)

## 4.7. Implementasi dan Pembahasan

## Menu Login
Menu login adalah  menu  awal  didalam Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak) dimana admin dan user yang telah terdaftar didalam database server .
Gambar 6 Halaman Login Si Malak Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak)

## Halaman Depan User
Halaman depan user akan di sajikan dengan beberapa slide show tentang foto jaman dulu, kepanjangan SI MALAK, Sejarah Gresik dan menu menu Departemen Penerangan. Dimana ini telah dilakukan input oleh admin

## Gambar 7 Halaman Depan User Si Malak
Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak)

## Gambar 8 Halaman Sejarah Gresik
Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak)

## Gambar 9 Halaman Depan tentang Departemen Penarangan
Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan (Si Malak)

## Halaman Menu Departemen Penerangan
Halaman menu Departemen  Penerangan adalah  menu dimana  mengupas  habis  tentang siapa  itu  Departemen  Penerangan  serta pembahasan  sejarah,  serta  di  halaman  ini disajikan  tentang  foto  –  foto  jaman  dulu dimana  bentuk  foto  yang  masih  memiliki warna yang belum begitu terang

## Gambar 10 Halaman di dalam menu
Departemen Penerangan

## Hasil Pengujian
Hasil  pengujian  dalam  Sistem  Informasi Manajemen  Layanan  Kearsipan  (Si  Malak) kepada  user  /  pengguna.  Pengujian  telah dilakukan  secara  berkala  dengan  user  yang berbeda  dan  berbagai  kalangan  di  jelaskan pada table berikut :

## Table Pengujian 1

## 5. KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan
a. Penelitian  ini  sudah  membentuk  sebuah produk berupa Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan, untuk menangani kontak fisik  secara  langsung  antar  pegawai  Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kabupaten Gresik dengan pengunjung yang datang langsung ke Dinas.  Dengan  adanya  sistem  ini  pegawai
Skala Pengujian Scenario Pengujian Hasil Pengujian Sistem Informasi Manajemen Layanan Kearsipan Halaman Login (admin / user) Diterima Halaman beranda user Diterima Halaman beranda admin Diterima Menu ribbon Diterima Menu selanjutnya pada Departemen Penerangan Diterima Menu Home Diterima Menu Logout Diterima
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577   eISSN: 2830-7062 Malik dkk
maupun  pengunjung  tidak  perlu  untuk melakukan interaksi fisik satu sama lain. b. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan metodej waterfall yang menggunakan  bahasa  pemerograman  PHP,
dengan MySql sebagai databasenya.
c. Sistem telah menjalani tes uji penerimaan dan dapat dinyatakan layak untuk digunakan.
5.2. Saran Adapun  saran  untuk  pengembangan  penelitian sistem  ini  kedepan  yaitu  berupa  menjadikan sistem  yang  semula  berbasis  web  menjadi berbasis android sehingga sistem mudah diakses dimana saja oleh pengunjung maupun pegawai.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  D.  Kasmir,  Customer  Service  Excellent  Teori Dan Praktik, Rajagrafindo Persada, 2017.
[2]  Y.  Djahir  and  D.  Pratita,  Bahan  Ajar  Sistem Informasi  Manajemen,  vol.  1,  Deepublish Publisher, 2014.
[3]  G.  R.  I.  Pontoh  and  A.  S.  Lumenta,  "Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada Pt.  Abdi  Pratama  Perkasa," E-Journal  Teknik Elektro Dan Komputer, vol. 5, no. 4, 2016.
[4]  D.  Irmawati  and  Y.  Indrihapsari,  "istem Informasi  Kearsipan  untuk  Meningkatkan Kualitas Pelayanan," Jurnal Pendidikan Teknologi dan kejuruan, vol. 22, no. 2, pp. 136- 147, 2014.
[5]  M.  Fahmi  and  B.  |.  e.  a.  Santoso,  "Metode Waterfall  Untuk  Rancangan  Sistem  Informasi Kearsipan Pada PT.Kujang Pelangi Nusantara," Jurnal INSAN (Journal of Information Systems Management Innovation, vol. 1, no. 2, 2021.
[6]  M.  Usnaini,  V.  Yasin  and  A.  Z.  Sianipar, "Perancangan  Sistem  Informasi  Pendataan Penduduk Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall," Jurnal  Manajemen  Informatika
Jayakarta, vol. 1, 2021.
[7]  Subhiyanto, "Implementasi Manajemen
Bandwidth dengan Metode Hierarchical Token Bucket  (HTB)  dan  Per  Connection  Queue
(PCQ)  pada  STMIK  Antar  Bangsa," Jurnal Teknik Informatika, vol. 7, no. 2, 2021.
[8]  A.  Y.  Mubarok  and  U.  Chotijah,  "Sistem Informasi  Buku  Tamu  Menggunakan  Qr  code Berbasis  Web  Pada  PT  Petrokimia  Gresik," Jurnal  Ilmiah  ILKOMINFO  -  Ilmu  Komputer dan Informatika, vol. 4, no. 1, pp. 2621-4970, 2021.
[9]  Yolanda,  A.  O.  Sari  and  E.  H.  Zuraidah,
"Berbasis  Website  Pada  Sma  Fajrul  Islam Jakarta," Jurnal PROSISKO, vol. 8, no. 1, 2021.