ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVIS DAN JUAL BELI SUKU CADANG MOBIL GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI PADA BENGKEL AUTOSOLUSINDO
Hanifatussholihah 1) , Agus Umar Hamdani 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Email : hanifatussholihah@gmail.com 1) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Teknologi informasi kini berkembang pesat sejalan dengan besarnya kebutuhan manusia terhadap informasi. Teknologi  informasi  saat  ini  sangat  dibutuhkan  dalam  dunia  usaha,  dikarenakan  membantu  dalam menyelesaikan  setiap  pekerjaannya.  Salah  satunya  adalah  Bengkel  Autosolusindo  yagn  merupakan  usaha yang  bergerak  dalam  bidang  jasa  pelayanan  otomotif  spesialis  Nissan  dan  Datsun.  Saat  ini  dalam pengolahan data pelayanan servis di Bengkel Autosolusindo masih menggunakan sistem manual dengan alat bantu  Microsoft  Excel.  Dalam  implementasinya,  apabila  hanya  aplikasi  ini  yang  digunakan  maka  kurang bisa  menunjang  kecepatan  dan  kemudahan  pekerjaan.  Terlalu  banyak  data  yang  dibuat  menyebabkan sulitnya  proses  dokumentasi.  Hal  ini  dapat  berimplikasi  pada  pelayan  terhadap  pelanggan,  karena  sering sekali  mendapatkan  hambatan  dalam  proses  penanganan  servis  dan  pembuatan  laporan.  Seiring  dengan teknologi  dan  sistem  informasi  yang  terus  berkembang  tersebut  itulah,  maka  pelaku  usaha  mau  tidak  mau harus  mengikuti  perkembangan  yang  ada.  Penulis  menggunakan  metodologi  berorientasi  obyek  untuk menganalisa  sistem  berjalan  dan  merancang  sistem  usulan,  implementasi  sistem  usulan  sendiri menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Net 2008 dengan database MySQL. Hasil akhir yang akan dicapai  adalah  produk  Sistem  Informasi  Servis  dan  Jual  Beli  Suku  Cadang  Mobil  Berbasis  Desktop  pada Bengkel  Autosolusindo  yang  diharapkan  dapat  membuat  sistem  informasi  di  Bengkel  ini  menjadi  lebih terstruktur serta melancarkan kegiatan perusahaan, dan meningkatkan kinerja karyawan.
Kata Kunci : Sistem informasi, Servis dan Jual Beli, Suku Cadang, Bengkel Autosolusindo.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Bengkel  Autosolusindo  adalah  usaha  yang bergerak  dalam  bidang  jasa  otomotif  spesialis Nissan  dan  Datsun.  Saat  ini  dalam  pengolahan  data pelayanan servis masih menggunakan sistem manual dengan  alat  bantu Microsoft  Excel .  Dalam implementasinya,  aplikasi  ini  tidak  bisa  menunjang kerja  cepat  dan  mudah.  Terlalu  banyak  data  yang dibuat  menyebabkan  terlalu  banyak file dan menyulitkan  dalam  proses  dokumentasi.  Hal  ini dapat berimplikasi pada pelayan terhadap pelanggan, karena  sering  sekali  mendapatkan  hambatan  dalam proses  penanganan  servis  dan  pembuatan  laporan. Seiring dengan teknologi dan sistem  informasi  yang terus  berkembang  dari  masa  ke  masa,  maka  pelaku usaha mau tidak mau harus mengikuti perkembangan  tersebut.  Laju  informasi  yang semakin  cepat  menuntut  mereka  untuk  terus berinovasi.  Hal  ini  dilakukan  agar  pelaku  usaha dapat  mengikuti  persaingan  yang  ada  dan  dapat mengembangkan  usahanya  lebih  baik  lagi.  Sebagai solusi  dari  permasalahan  diatas,  maka  penyajian sistem informasi sangat menunjang untuk mengurangi permasalahan tersebut. Adapun penelitian  sebelumnya  yang  pernah  dilakukan  oleh Yohannes  Yahya  Welim  [1]  yang  berjudul Pengembangan Sistem Informasi Service Kendaraan pada  Bengkal  KFMP  yang  dipublikasikan  pada jurnal  SIMETRIS,  Vol.  6  No.  1  April  2015  dengan
nomor  ISSN  :  2252-4983  yang  membahas  tentang pendaftaran  hingga  pembayaran  servis.  Penelitian kedua  dilakukan  oleh  Helmi  Kurniawan  [2]  yang berjudul  Perancangan  Sistem  Informasi  Bengkel Mobil  Berbasis  Web  yang  dipublikasikan  pada prosiding Konferensi Nasional Sistem dan Informatika  2015  STMIK  STIKOM  Bali  pada tanggal  9-10  Oktober  2015  yang  membahas  tentang pendaftaran  dan  pembayaran  servis,  namun  tidak rinci.  Adapun  pembeda  antara  penelitianyang penulis  lakukan  dengan  penelitian  sebelumnya adalah pada penelitian sebelumnya tidak menjelaskan  secara  detail  transaksi  apa  saja  ayang terjadi,  termasuk  informasi  servis  kurang  detail karena tidak ada pencataan keluhan dan hasil servis, dan  juga  tidak  menampilkan  informasi  ketersedian suku cadang.

## 1.2. Masalah
Berdasarkan  riset  yang  telah  dilakukan  di Bengkel  Autosolusindo,  maka  penulis  melakukan perumusan  masalah  untuk  merancang  sistem informasi yang bermanfaat bagi Bengkel Autosolusindo, yaitu:
a. Kesulitan  mengetahui  data  pembayaran  dan servis  kendaraan  karena  pencatatan  data  servis kendaraan yang tidak baik
b. Kesulitan  mengetahui  data  penjualan  dan pembelian  suku  cadang  kendaraan  karena  tidak ada pendokumentasian yang rinci
c. Lamanya  pembuatan  laporan  rekapitulasi  suku cadang, akibat penyimpanan dokumen arsip yang tidak rapih
d. Lamanya  pembuatan  lapran  bulanan  karena pengumpulan data yang masih manual
e. Adanya  kesulitan  dalam  mencari  data  yang dibutuhkan karena data tercecer atau rusak

## 1.3. Tujuan Penulisan
Berikut  ini  adalah  tujuan  penulisan  adalah membuat model sistem informasi jasa servis dan jual beli  sparepart  yang  sesuai  dengan  kebutuhan pengguna  pada  Bengkel  Autosolusindo  dengan menggunakan metodologi berorientasi obyek.

## 1.4. Batasan Masalah
Pemilihan fokus permasalahan ditekankan pada proses servis, penjualan dan pembelian suku cadang yang  meliputi:  Proses  pendaftaran,  proses  servis, proses  pembayaran,  proses  penjualan  suku  cadang, pemesanan  suku  cadang  ke  pemasok  sampai pembuatan laporan.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut  Gondodiyoto  [3]  menjelaskan  bahwa sistem  informasi  adalah sekumpulan elemen-elemen atau sumber daya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan  secara  terpadu,  terintegrasi  dalam  suatu hubungan  hierarki  tertentu  dan  bertujuan  mengolah data menjadi informasi.

## 2.2 Pengertian Servis dan Jual Beli
Kotler  menjelaskan  dalam  Laksana  [4]  bahwa servis  atau  pelayanan  adalah  setiap  tindakan  atau kegiatan  yang  dapat  ditawarkan  oleh  suatu  pihak kepada  pihak  lain  yang  pada  dasarnya  tidak berwujud  dan  tidak  mengakibatkan  kepemilikan apapun.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian Penulis menggunakan metode penelitian kuantitatif  yang  bertujuan  untuk  mendapatkan gambaran  yang  lebih  mendalam  dan  lengkap  dari objek yang akan diteliti.

## 3.2 Objek Penelitian
Objek  penelitian  ini  adalah  Bengkel  Mobil Autosolusindo.  Penetapan  objek  ini  berdasarkan pada  tugas  dan  wewenang  setiap  jabatan  yang berada  di  bengkel  tersebut  yang  bertanggung  jawab atas setiap proses kegiatan di dalam bengkel.

## 3.3 Sumber Data
Adapun  sumber  data  pada  penelitian  ini diperoleh  dari  kepala  bengkel  dan  kepala  mekanik berupa  wawancara  dan  selebihnya  berupa  data tambahan seperti dokumen dan lain-lain.

## 3.4 Teknik Pengumpulan Data
Data  dan  informasi  yang  diperoleh  pada penelitian  ini  berasal  dari  data  primer  dan  data sekunder.  teknik  pengumpulan  data  dilakukan dengan observasi, dokumentasi dan wawancara.

## 3.5 Teknik Analisa Data
Beberapa  teknik  yang  digunakan  untuk menganalisa  data  antara  lain  menggunakan  alat bantu Activity Diagram digunakan untuk menganalisa  proses  bisnis,  alat  bantu  Fishbone Diagram digunakan untuk menganalisa masalah, alat bantu  Use  Case  Diagram  digunakan  untuk memodelkan sistem usulan.

## 3.6 Langkah-langkah Penelitian
Berikut  ini  adalah  langkah-langkah  penelitian dalam  memberikan  solusi  permasalahan  yang dijelaskan diatas digambarkan seperti dibawah ini:

## Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
Berikut  ini  adalah  penjelasan  mengenai langkah-langkah penelitian diatas a) Perumusan Masalah Langkah  awal  dari  penelitin  ini  dalah merumuskan  masalah  yang  ada  pada  Bengkel Autosolusindo.  Perumusan  masalah  diperoleh dari  kegiatan  wawancara  dengan  kepala  bengkel dan kepala mekanik, observasi langsung kegiatan yang ada di bengkel dan kegiatan pendokumentasian.
b) Studi Literatur Studi  literatur  dilakukan  untuk  memperoleh teori  mengenai sitem  informasi servis, penjualan dan  pembelian  pada  jasa  servis  kendaraan. Metode  yang  dilakukan  peneliti  yaitu  dengan membaca  berbagai  referansi  dari  buku,  jurnal maupun  prosiding  terkait  objek  penelitian  yang sudah  dipublikasikan.  Hasil  dari  langkah  ini terkait dengan perumusan masalah.
c) Tinjauan penelitian terdahulu Penelitian  terdahulu  menjadi  acuan  peneliti dalam  melakukan  penelitian  sehingga  penulis dapat  memperkaya  teori  yang  digunakan  dalam mengkaji  penelitian  yang  dilakukan.  Kemudian
peneliti melakukan pengambangan sitem terhadap penelitian yang sudah ada.
d) Memilih metodelogi penelitian Adapun  metodologi  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  mpenelitian  kuantitatif dekriptif  dengan  kerangka  pengembangan  sitem yang digunakan dalam penelitian ini
menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD).
e) Analisa sitem berjalan Pada  tahap  ini,  peneliti  melakukan  analisa proses  bisnis  sitem  berjalan  menggunakan tools Activity Diagram, mengidentifikai masalah yang terjadi  dan  memodelkan  permasalahn  tersebut dengan Fishbone Diagram.
f) Pembuatan prototipe Setelah  menganalisa  sistem  yang  berjalan, peneliti melakukan identifikasi kebutuhan sistem ususlan, memodelkanya dalam bentuk Usse Case Diagram dan  memodelkan  data  dalam  bentuk Class Diagram.
g) Implementasi prototipe
Langkah selanjunya peneliti mengimplementasikan model prototype menggunakan bahasa pemograman menggunakan  Vb.Net  dengan  software  yang digunakan Microsoft Studio 2008, database yang digunakan menggunakan MySQL dan menggunakan koneksi ODBC MySQL.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Proses Bisnis Sistem Usulan
a. Proses Jasa Servis Pelanggan Kepala Mekanik Datang membawa kendaraan yang akan diservis Pengecekan awal kendaraan Menjelaskan keluhan kendaraan Memeberitahu tindakan servis yang harus dilakukan Terima informasi tindakan servis yang akan dilakukan Setuju dengan tindakan yang akan dilakukan ? tidak ya Konfirmasi Entri pendaftaran servis Mekanik Lakukan tindakan servis Butuh suku cadang ? tidak ya Ambil suku cadang di gudang konfirmasi Terima suku cadang Serahkan suku cadang Konfirmasi selesai Pengecekan akhir servis dan entri servis Gambar 2. Activity Diagram Proses Jasa Servis
b. Proses Pembayaran Servis Kepala Mekanik Pelanggan Cetak Invoice Lakukan pembayaran Serahkan kepada pelanggan Serahkan uang pembayaran Terima pembayaran Gambar 3.  Activity Diagram Proses Pembayaran Servis c. Proses Penjualan Suku Cadang Pelanggan
Kepala Mekanik
Datang dan pilih suku cadang yang akan dibeli Siapkan barang Konfirmasi suku cadang yang akan dibeli Cetak nota penjualan Serahkan nota penjualan beserta suku cadang Terima nota dan suku cadang Gambar 4.  Activity Diagram Proses Penjualan Suku Cadang
d. Proses Pembelian Suku Cadang
Kepala Mekanik Pemasok Cek Stok suku cadang Terima Surat Pesanan Cetak Surat Pesanan Siapkan suku cadang dan faktur pembelian Serahkan suku cadang berserta faktur pembelian Terima suku cadang berserta faktur Suku cadang yang diterima sesuai surat pesanan ? sesuai tidak Entri Tanda Terima Lakukan pembayaran Entri Pembayaran Pesanan Gambar 5.  Activity Diagram Proses Pembelian Suku Cadang e. Proses Pembuatan Laporan
Gambar 6.  Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan

## 4.2 Analisa Masalah
Berikut  ini  pemodelan  masalah  menggunakan Fishbone Diagram :
Tabel 1. Deskripsi Fishbone Diagram No Kategori Masalah Akibat 1 Proses  Penyimpanan arsip dokumen tidak rapih  Pencatatan data pembayaran dan servis kendaraan tidak baik  Tidak ada laporan penjualan dan pembelian suku cadang secara rinci  Lamanya pembuatan laporan rekapitulasi suku cadang  Kesulitan mengetahui data pembayaran & servis kendaraan
 Kesulitan mengetahui data penjualan dan pembelian suku cadang 2 Bukti Fisik  Data tercecer, rusak atau hilang  Pengumpulan data yang manual  Kesulitan mencari data yang dibutuhkan  Lamanya pembuatan laporan bulanan

## 4.3 Pemodelan Sistem
Pemodelan  sistem  usulan  menggunakan  alat bantu use  case  diagram yang  digambarkan  sebagai berikut : a. Use Case Diagram Master
Gambar 8. Use Case  Diagram File Master
b. Use Case Diagram Transaksi Proses Pembuatan Laporan Kepala Bengkel Kepala Mekanik P h as e Cetak Laporan Cetak Laporan Suku Cadang Cetak Laporan Penjualan Suku Cadang Cetak  Laporan Kas Cetak Laporan Pembayaran Servis dan Suku Cadang Cetak Laporan  Servis Kendaraan Cetak Laporan Rekapitulasi Jasa Servis Cetak Laporan Histori Pelanggan Serahkan Laporan Terima Laporan
Gambar 9. Use Case  Diagram File Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
Gambar 10. Use Case  Diagram File Laporan

## 4.4 Pemodelan Data
Untuk  memodelkan  data  menggunakan Class Diagram seperti gambar berikut :

## Gambar 11. Class Diagram
4.5 Perancangan Graphical User Interface
Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka akan didapatkan  rancangan Graphical  User  Interface yang terdiri dari menu master, transaksi dan laporan.
Gambar 12. Struktur Tanpilan Menu

## 4.6 Rancangan Layar Menu Utama
Adapun rancangan layar menu utama adalah sebagai berikut :
Gambar 13. Rancangan Menu Utama
4.7 Rancangan Layar File Master
Gambar 14. Rancangan Layar Form Entri Jenis Kendaraan
Gambar 15. Rancangan Layar Form Entri Kendaraan
Gambar 16. Rancangan Layar Form Entri Pelanggan
Gambar 17. Rancangan Layar Form Entri Jasa Servis
Gambar 18. Rancangan Layar Form Entri Kategori Servis
Gambar 19. Rancangan Layar Form Entri Suku Cadang
Gambar 20. Rancangan Layar Form Entri Pemasok
Gambar 21. Rancangan Layar Form Entri Mekanik

## 4.8 Rancangan Layar Transaksi
Gambar 22. Rancangan Layar Form Entri Daftar Servis
Gambar 23. Rancangan Layar Form Entri Servis
Gambar 24. Rancangan Layar Form Cetak Invoice
Gambar 25. Rancangan Layar Form Cetak Nota Jual
Gambar 26. Rancangan Layar Form Cetak Surat Pesanan
Gambar 27. Rancangan Layar Form Entri Tanda Terima
Gambar 28. Rancangan Layar Form Entri Pembayaran Pesanan

## 4.9 Rancangan Layar Laporan
Gambar 29. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Penjualan
Suku Cadang
Gambar 30. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Kas
Gambar 31. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Pembayaran
Servis dan Suku Cadang
Gambar 32. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Rekapitulasi Jasa Servis

## 4.10 Contoh Hasil Keluaran Program Berikaut ini contoh hasil keluaran dari program yang diusulkan :
Gambar 33. Hasil Keluaran Invoice
Gambar 34. Keluaran Nota Penjualan Gambar 35. Hasil Keluaran Surat Pesan
Gambar 37. Hasil Keluaran Laporan Penjualan Suku Cadang
Gambar 38. Hasil Keluaran Laporan Pembayaran Servis dan
Suku Cadang Gambar 39. Hasil Keluaran Laporan Kas Gambar 40. Hasil Keluaran Laporan Servis Gambar 41. Hasil Keluaran Laporan Rekapitulasi Jasa Servis 5. KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Dengan  dibuatnya  penelitian  ini  pada  akhinya penulis  dapat  mengambil  kesimpulan  sebagai berikut:
a. Dengan  dibuatnya  sistem  informasi  pendaftaran servis  dan  pembayaran  jasa  servis  secara  rinci
diharapkan  dapat  mengetahui  data  servis  dan pembayaran servis kendaraan.
b. Dengan dibuatkan modul  untuk menyimpan data penjualan  dan  pembelian  diharapkan  dapat mengetahui  data  penjualan  dan  pembelian  suku cadang.
c. Dengan  adanya  modul  untuk  mencetak  laporan rekapitulasi  suku  cadang  dapat  mempermudah mengetahui  stok  atau  data  suku  cadang  yang tersedia
d. Dengan  mengubah  sistem  yang  manual  menjadi terkomputerisasi dapat mengurangi resiko kehilangan  dokumen  serta  pembuatan  laporan dapat lebih efisien dan cepat dan informasi yang di tampilkan lebih rinci.
e. Proses  pencarian  kembali  data  yang  ada  lebih cepat  karena  terdapat  fasilitas  pencarian  data dengan menggunakan kata kunci.
f. Dengan  dibuatkan  beberapa  laporan  terpisah seperti  laporan  pembayaran,  histori  pelanggan, data  servis,  penjualan  dan  pembelian,  maka informasi yang diperoleh lebih mudah dan cepat.

## 5.2 Saran
Dari hasil kesimpulan yang penulis telah bahas diatas  maka  penulis  mencoba  memberikan  saran- saran diantaranya:
a. Diperlukannya  perangkat  keras  dan  perangkat lunak  yang sesuai untuk menunjang sistem  yang dibuat.
b. Pemeliharaan  terhadap  perangkat  keras  dan perangkat  lunak  harus  dilakukan  secara  rutin agar  sistem  tetap  terawatt  dan  berjalan  dengan baik.
c. Harus  dilaksanakan  pelatihan  pengoperasian sistem  terkomputerisasi  yang  baru  kepada user yang menggunakan sistem ini.
d. Melakukan back-up data secara berkala terhadap data  yang  penting  untuk  mengatisipasi  sesuatu yang tidak diinginkan.
e. Untuk menjaga agar data di database selalu up to date maka  sebaiknya  menghapus  data  yang sudah  tidak  diperlukan  agar  tidak  terjadi penumpukan data.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1.] Welim,  Yohanes  Yahya. Pengembangan  Sistem Informasi  Service  Kendaraan  Pada  Bengkel KFMP . Kudus : Jurnal SIMETRIS Vol 6, 2015.
[2.] Kurniawan,  Helmi. Perancangan  Sistem  Informasi Bengkel Mobil Berbasis Web . Bali: Konfersi Nasional Sistem & Informatika, 2015.
[3.] Gondodiyoto,  S. Audit  Sistem  Informasi  + Pendekatan  COBIT .  Edisi  Revisi.  Jakarta:  Mitra Wacana Media, 2007.
[4.] Laksana, Fajar. Manajemen
Pemasaran .
Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu, 2008.