## Edusaintek: Jurnal Pendidikan, Sains dan Teknologi
Volume 9 Issue 1 2022 Pages 227-238 p-ISSN: 1858-005X e-ISSN: 2655-3392 DOI: https://doi.org/10.47668/edusaintek.v8i1.407 website: https://journalstkippgrisitubondo.ac.id/index.php/EDUSAINTEK
PERANCANGAN APLIKASI WEB PENGELOLAAN DOKUMEN BADAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG
Astry Yulinda Elfani 1* , Dony Novaliendry 2 , Denny Kurniadi 3 ,
Ahmaddul Hadi 4 , Andhika Herayono 5 1,2,3,4,5 Universitas Negeri Padang, Indonesia *e-mail : astryyulinda@gmail.com
Abstract : The development of information technology and computers today affects the  maintenance  of  documentation  and  has  turned  conventional  management  into computer  technology.  Maintenance  and  management  of  management  documents must certainly be optimized to avoid conditions such as the accumulation of files in the  form  of  hardcopy,  damage  and  loss  of  documents  due  to  limited  storage cabinets, or softcopy-shaped documents stored on computer local drives at risk of corruption, loss or damage due to viruses. In addition, BPM FT UNP as a Student Representative  of  the  Faculty  of  Engineering,  has  an  obligation  in  accepting  and collecting the Aspirations of its people. For this reason, this application is designed and built with the aim to help make it easier for administrators to provide accurate and reliable news publication services, make it easier for administrators to maintain management  documents,  and  also  provide  a  container  to  accommodate  the Aspirations  of  Students  of  the  Faculty  of  Engineering  UNP.  Therefore,  BPM  FT UNP  needs  a  Web-based  Document  Management  Application  to  support  this. Designing the Web-based BPM FT UNP Document Management Application using the  Waterfall  model  method,  MVC  architectural  techniques  (Model  View Controller) combined with the YII2 framework to produce applications that can be utilized by the Student Representative Board of the Faculty of Engineering, State University  of  Padang  in  managing  and  maintaining  documents  during  its management period while making it easier for the PEOPLE of FT UNP to convey aspirations. The app will provide user management, document management, news management, and Aspiration management features.
Keywords :  application  design,  document  management,  student  representative body, yii2 framework, mvc (view controller model), web.
Abstrak :  Perkembangan  teknologi  informasi  dan  komputer  saat  ini mempengaruhi  pemeliharaan  dokumentasi  dan  telah  mengubah  pengelolaan konvensional  menjadi  teknologi  komputer.  Pemeliharaan  dan  pengelolaan dokumen kepengurusan tentu harus dioptimal untuk menghindari kondisi seperti penumpukan  berkas  berbentuk hardcopy ,  kerusakan  dan  kehilangan  dokumen karena lemari penyimpanan yang terbatas, ataupun dokumen berbentuk softcopy yang  disimpan  pada localdisk komputer  beresiko corrupt ,  hilang  atau  rusak karena virus. Selain itu, BPM FT UNP sebagai Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik,  memiliki  kewajiban  dalam  menerima  dan  mengumpulkan  Aspirasi masyarakatnya.  Untuk  itu  Aplikasi  ini  dirancang  dan  dibangun  dengan  tujuan untuk  dapat  membantu  mempermudah  pengurus  memberikan  layanan  publikasi berita  yang  akurat  dan  terpercaya,  memudahkan  pengurus  dalam  melakukan pemeliharaan  dokumen  kepengurusan,  juga  menyediakan  wadah  untuk menampung  Aspirasi  Mahasiswa  Fakultas  Teknik  UNP.  Oleh  karenanya,  BPM FT  UNP  membutuhkan  sebuah  Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  berbasis  Web
untuk  mendukung  hal  tersebut.  Perancangan  Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen BPM  FT  UNP  berbasis  Web  menggunakan  metode Waterfall  model ,  teknik arsitektur MVC ( Model View Controller) yang dipadukan dengan framework YII2 untuk  menghasilkan  aplikasi  yang  dapat  dimanfaatkan  oleh  Badan  Perwakilan Mahasiswa  Fakultas  Teknik  Universitas  Negeri  Padang  dalam  mengelola  dan memelihara  dokumen  selama  menjalankan  masa  kepengurusannya  sekaligus mempermudah  masyarakat  FT  UNP  dalam  menyampaikan  aspirasi.  Aplikasi  ini akan  menyediakan  fitur  manajemen  user,  manajemen  dokumen,  manajemen berita, dan manajemen Aspirasi.
Kata  kunci :  perancangan  aplikasi,  pengelolaan  dokumen,  badan  perwakilan mahasiswa, framework yii2, mvc (model view controller), web.
Copyright (c) 2022 The Authors. This is an open access article under the CC BY-SA 4.0 license ( https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/ )

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  komputer  saat  ini  mempengaruhi pemeliharaan dokumen dan telah mengubah pengelolaan konvensional menjadi teknologi  komputer.  Dahulu  pengelolaan  data  hanya  disimpan  dalam  arsip berupa buku ( Paper Base ). Sedangkan saat ini pengelolaan data telah di olah dan disimpan  dalam  bentuk  file  digital.  Arsip  elektronik  sesuai  NARA  (National Archives  and  Record  Administration)  Amerika  Serikat  merupakan  arsip  yang disimpan  serta  diolah  dalam  suatu  format  dimana  hanya  mesin  komputer  yang dapat memprosesnya (Juliyanto & Parjito, 2021).
Penggunaan  sistem  komputerisasi  dapat  dilakukan  dengan  lebih  mudah apabila  didalamnya  dilengkapi  dengan  sistem  yang  lebih  tepat  dengan  pokok data yang akan diolah salahsatunya adalah pemanfaatan sebuah sistem informasi web  (Rusda  et  al.,  2019).  Pengelolaan  dan  pemeliharaan  dokumen  badan organisasi  menjadi  faktor  penting  bagi  kelangsungan  sebuah  badan  organisasi. Berdasarkan  UU  No  14/2008,  “Setiap  badan  publik  punya  kewajiban  untuk menyediakan informasi yang cepat dan mudah di akses oleh masyarakat”. Badan Organisasi  di  Perguruan  Tinggi  adalah  salah  satu  badan  publik  yang  harus menyediakan  informasi  dengan  cepat  dan  mudah  diakses.  Karena  akses  yang mudah  dapat  mempengaruhi  kualitas  aktivitas  kepengurusan  sebuah  badan organisasi.
BPM  FT  UNP  selama  kepengurusan  telah  menggunakan  teknologi informasi.  Namun  penggunaannya  belum  efektif  dan  masih  dimanfaatkan dengan  sangat  sederhana,  diantaranya  dalam  pengelolaan  dan  pemeliharaan
dokumen. BPM FT UNP mengandalkan localdisk komputer ataupun lemari arsip sekretariat  sebagai  media  penyimpanan  dalam  pemeliharaan  dokumen.  Terkait hal  tersebut,  dapat  dikatakan  Badan  Perwakilan  Mahasiswa  Fakultas  Teknik Universitas Negeri Padang masih melakukan cara manual dan belum optimal.
Sebagai Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik, memiliki kewajiban dalam  menerima  dan  mengumpulkan  Aspirasi  masyarakatnya  sesuai  dengan alinea  ketiga  Pembukaan  Undang-Undang  Dasar  Keluarga  Mahasiswa Universitas  Negeri  Padang  yang  berbunyi  “Mengingat  organisasi kemahasiswaan  diperguruan  tinggi  diselenggarakan  berdasarkan  prinsip  dari, oleh  dan  untuk  mahasiswa  dengan  memberikan  peran  dan  keleluasaan  lebih besar  kepada  mahasiswa”.  Aplikasi  ini  mampu  membantu  pengurus  untuk mengoptimalkan  pemeliharaan  dokumen  kepengurusan,  meningkatkan  kualitas informasi,  dan  Publikasi  berita  seputar  BPM  FT  UNP,  sekaligus  sebagai penyedia wadah Aspirasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

## METODE
Menurut  Rosa  dan  Shalahuddin  (2013:28),  metode waterfall adalah “metode  yang  menyediakan  pendekatan  alur  hidup  perangkat  lunak  secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian dan pendukung  ( support )”.  Metode  air  terjun  atau  yang  sering  disebut  metode waterfall sering dinamakan siklus hidup klasik ( classic life cycle ), nama model ini  sebenarnya  adalah  “ Linear  Sequential  Model ”  dimana  hal  ini menggambarkan  pendekatan  yang  sistematis  dan  juga  berurutan  pada pengembangan perangkat lunak, dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna lalu  berlanjut  melalui  tahapan-tahapan  perencanaan  ( planning ),  permodelan ( modelling ), konstruksi ( contruction ), serta penyerahan sistem ke para pengguna ( deployment ),  yang  diakhiri  dengan  dukungan  pada  perangkat  lunak  lengkap yang dihasilkan. Gambar Tahapan W aterfall Model seperti tampak pada gambar 4 berikut.
Gambar 1. Waterfall Model

## Analisa Sistem Berjalan
Berdasarkan  hasil  pengalaman  dan  pengamatan  proses  pengelolaan  dokumen BPM FT UNP, dibutuhkan beberapa hal yang mendukung pemeliharaan dokumen kepengurusan BPM FT UNP. Dilakukan analisis terhadap proses bisnis, analisis aturan  bisnis,  analisis  pelaku  bisnis,  analisis  dokumen,  hingga  analisis permasalahan dan solusi.

## Analisa Sistem Diusulkan
Berdasarkan  analisis  permasalahan  dan  solusi  yang  ditemukan,  diusulkan sebuah  aplikasi  pengelolaan  dokumen  BPM  FT  UNP  untuk  membantu pemeliharaan  dokumen  bagi  kepengurusan  Badan  Perwakilan  Mahasiswa Fakultas  Teknik  Universitas  Negeri  Padang.  Dalam  aplikasi  ini,  alur pemeliharaan  dokumen  yang  semula  membutuhkan  beberapa  tempat penyimpanan,  dapat  lebih  cepat  dan  tepat.  Berikut  flowmap  sistem  yang diusulkan, dapat dilihat pada gambar.
Gambar 2. Flowmap Sistem yang Diusulkan

## Perancangan Sistem
Perancangan Sistim dibuat dengan maksud memberikan persepi global pada masyarakat  atau  target  dari  sistim  ini  mengenai  sistem  informasi  yang  akan diimplementasikan.  Hal  yang  paling  dominan  dilakukan  dalam  perancangan sistem adalah memodelkan kebutuhan pengguna sistem.

## Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan hubungan antara aktor dengan aktivitas apa saja yang dapat dilakukan terhadap sistem. Aplikasi Pengelolaan Dokumen BPM FT UNP akan melibatkan 8 aktor dengan hak akses masing-masing sesuai dengan  amanah  yang  diterima  selama  menjalankan  masa  kepengurusan  Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang.
Gambar 3. Use Case Diagram

## Context Diagram
Context  diagram ini  diatur  untuk  menjelaskan  aliran  setiap  pengguna  yang terlibat dalam sistem. Ada interaksi yang berinteraksi antara pengguna dan sistem. Ada  masukan  yang  didapat  sistem  dari  setiap  pengguna  dan  keluaran  yang diberikan sistem kepada pengguna.

## Gambar 4. Diagram Konteks

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  BPM  FT  UNP  telah  selesai  dibangun  yang kemudian penerapan aplikasi akan direncanakan dan dilaksanakan sesuai dengan perancangan dan kriteria uji coba. Dari hasil penerapan, aplikasi mampu berjalan baik  sesuai  harapan,  sehingga  dapat  dikatakan  bahwa  Aplikasi  Pengelolaan Dokumen  BPM  FT  UNP  menggunakan framework YII2  dapat  membantu pemeliharaan  dokumen  kepengurusan  guna  membantu  keterbukaan  antar pengurus  dan  pembina  Badan  Perwakilan  Mahasiswa  Fakultas  Teknik Universitas  Negeri  Padang.  Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  BPM  FT  UNP dibangun  menggunakan  bahasa  pemrograman query  MySql,  PHP,  HTML, dan
CSS  disertai  dengan  menggunakan framework YII2,  dan  visual  studio  code sebagai text editor dalam pembuatannya. Materi – materi pengembangan sudah sesuai dengan perancangan analisis dan perancangan sistem.

## Hasil
Berawal  dari  rancangan  interface,  maka  selanjutnya  mengaplikasikan rancangan  tersebut  kedalam  kode  program  untuk  dapat  menampilkan  sebuah layout. Tampilan layout diharapkan dapat meningkatkan kemudahan pada User Experience  (UX) sistem  secara  menyeluruh.  Berikut  adalah  hasil  rancangan layout Sistem  Pengelolaan  Dokumen  Badan  Perwakilan  Mahasiswa  Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang.

## Halaman Form Login
Halaman form  login diberikan  pada  seluruh user untuk  dapat  menjalankan Aplikasi sesuai dengan hak user pada tiap-tiap level user.
Gambar 5. Halaman Login
Halaman Form Change Role Masyarakat FT
Hanya  dimiliki  oleh  admin  untuk  memberikan  hak  akses  pembina  dan pengurus BPM FT UNP.

## Halaman Form Add Pengurus
Hanya  dimiliki  oleh  admin  untuk  memberikan  hak  akses  pembina  dan pengurus BPM FT UNP.
Gambar 7. Halaman Form Add Pengurus
Halaman Form Berita
Dimiliki  oleh  seluruh  Pengurus  BPM  FT  UNP  yang  sedang  dalam  masa kepengurusannya.
Gambar 8. Halaman Form Berita
Halaman Form Aspirasi
Dimiliki oleh Masyarakat FT dan dapat diakses setelah login pada sistem.
Gambar 9. Halaman Form Aspirasi
Halaman Form Laporan Komisi
Dimiliki  oleh  Pengurus  Komisi  guna  mengirimkan  file  Laporan  Komisi untuk dapat dilihat oleh DPH Pengurus dan Pembina BPM FT UNP.
Gambar 10. Halaman Form Laporan Komisi

## Pembahasan
Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  akan  membantu  kepengurusan  untuk melakukan  pemeliharaan  dokumen  kepengurusan  sekaligus  mempermudah pembina  untuk  melihat  dokumen  kepengurusan  sehingga  tidak  menimbulkan misskomunikasi antara pengurus dan pembina. Aplikasi Pengelolaan Dokumen ini juga  menyediakan  layanan  Aspirasi  bagi  masyarakat  demi  mempermudah penyampaian  Aspirasi  yang  dapat  disampaikan  kapanpun  dan  dimanapun (Mustakdimin, 2017).
Selain  itu  privasi  mahasiswa  terjaga  karna  adanya  pemilihan  privasi  pada form,  sehingga  mahasiswa  dapat  meilih  untuk  dianonimkan  atau  tidak  nama mahasiswa  yang  mengirim  aspirasi  (Mahfudin  Nawawi,  2021).  Aplikasi Pengelolaan  Dokumen  ini  juga  menyediakan  layanan  Publikasi  berita  demi menghentikan  informasi  hoax  yang  mungkin  saja  disampaikan  oleh  pihak-pihak yang  tidak  bertanggungjawab  yang  mengatasnamakan  sebuah  lembaga (Nurhalimah, 2008).
Aplikasi  ini  dirancang  dan  dibangun  dengan  menggunakan  Bahasa Pemrograman  PHP  berbasis  web  dengan  framework  YII2  kumpulan  intruksi- intruksi  yang  dikumpulkan  dalam  class  dan  function-function  dengan  fungsi masing-masing  untuk  memudahkan  developer  dalam  memanggilnya  tanpa  harus menuliskan  syntax  program  yang  sama  berulang-ulang  serta  dapat  menghemat waktu  (Angggoro,  2021).  Dengan  menggunakan  framework  bukan  berarti  akan terbebas  dengan  pengkodean.  Karena  sebagai  seorang  pengguna  framework haruslah  menggunakan  fungsi-fungsi  dan  variable  yang  ada  di  dalam  sebuah framework yang digunakan (Satriana et al., 2021).
Dengan  aplikasi  ini,  penyimpanan  yang  dibutuhkan  untuk  menyimpan dokumen  lebih  sedikit  dikarenakan  dokumen  sudah  digitalisasikan  (Alim  &
Ramdhani, 2021). Penyimpanan data juga dapat dilakukan dengan scanning data dalam  bentuk  softcopy  sehingga  memiliki  backup  yang  dapat  meminimalisir terjadinya  kehilangan  data  ketika  suatu  waktu  terjadi  hal-hal  yang  tak  terduga (Lestanti & Susana, 2016).
Aplikasi Pengelolaan Dokumen ini memiliki beberapa user yaitu user admin, user  masyarakat  FT,  user  Pengurus  Komisi,  user  DPH  pengurus  dan  Pembina BPM FT UNP. Pengurus Komisi dan DPH Pengurus merupakan user yang akan mengelola  aplikasi  terkait  pemeliharaan  dokumen  kepengurusan  BPM  FT  UNP keseluruhan. Dan manajemen user akan dipertanggungjawabkan oleh user admin sepenuhnya.
Meskipun  sudah  dianggap  cukup  membantu  dalam  memanpung  aspirasi mahasiswa tetapi masih ada beberapa hal yang harus diperbaiki/ditingkatkan lagi, seperti  menyediakan  fasilitas  untuk  mengolah  data  akun  masing-masing, menyediakan  fitur  chatroom  antar  pengurus  inti.  Serta  dapat  dikembangkan kembali dengan menambahkan fitur pendaftaran anggota secara online (Subianto, 2021).

## SIMPULAN
Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  BPM  FT  UNP  juga  memberikan  jaminan layanan informasi dan berita yang terpercaya, cepat dan akurat mengenai Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik yang berhak diketahui oleh masyarakat Fakultas  Teknik  Universitas  Negeri  Padang.  Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen BPM  FT  UNP  menyediakan  Wadah  Aspirasi  yang  dapat  dimanfaatkan Masyarakat  FT  untuk  menyampaikan  Aspirasi  dimana  saja  dan  kapan  saja. Dengan  adanya  Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  BPM  FT  UNP  ini  diharap mampu  meningkatkan  eksistensi  BPM  FT  UNP  dilingkungan  Masyarakat  FT bahkan selingkungan Universitas Negeri Padang.

## DAFTAR RUJUKAN
Alim, W. N., & Ramdhani, Y. (2021). Perancangan Aplikasi Document Management System Himpana Bandung Berbasis Web. Eprosiding Teknik Informatika (PROTEKTIF) , 2 (1), 83–89.
Angggoro, T. (2021). Digitalisasi Pengarsipan Dokumen Surat Pada Dewan Perwakilan Daerah Provinsi Sumatera Selatan. Skripsi .
Http://Repo.Palcomtech.Ac.Id/Id/Eprint/718/1/PKL_IF_2021_TOPIK ANGGORO.Pdf
Juliyanto, F., & Parjito, P. (2021). Rekayasa Aplikasi Manajemen E-Filling
Dokumen Surat Pada Pt Alp (Atosim Lampung Pelayaran). Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi , 2 (1), 43–49.
Lestanti, S., & Susana, A. D. (2016). Sistem Pengarsipan Dokumen Guru Dan Pegawai Menggunakan Metode Mixture Modelling Berbasis Web.
Antivirus : Jurnal Ilmiah Teknik Informatika , 10 (2), 69–77.
Https://Doi.Org/10.35457/Antivirus.V10i2.164
Mahfudin Nawawi, M. M. (2021). Rancang Bangun Sistem Informasi Aspirasi Mahasiswa Berbasis Web Dengan Framework Laravel (Studi Kasus : BPM
Fakultas Teknik Universitas Majalengka). IKRA-ITH INFORMATIKA : Jurnal Komputer Dan Informatika , 5 (2), 85–92. Https://Journals.Upi-
Yai.Ac.Id/Index.Php/Ikraith-Informatika/Article/View/1001
Mustakdimin, M. (2017). Perencanaan Dan Implementasi Media Informasi Dpp- Kepmi Bone (Dewan Pengurus Pusat Kesatuan Pelajar Mahasiswa Indonesia Bone) Berbasis Web. Skrips .
Nurhalimah, N. (2008). Laporan Kerja Praktek Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Dprd) Kabupaten Bengkalis “Rancang Bangun Backend Aplikasi Arsip Menggunakan Model Rapid Application Development. Skripsi .
Rusda, I., Slamet, L., & Irfan, D. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Negeri Padang Berbasis Web.
Voteteknika (Vocational Teknik Elektronika Dan Informatika) , 7 (1), 10. Https://Doi.Org/10.24036/Voteteknika.V7i1.103466
Rosa,  A.  S.,  &  Shalahuddin,  M.  (2013). Rekayasa  Perangkat  Lunak  Terstruktur dan Berorientasi Objek . Bandung: Informatika Bandung.
Satriana, D. N., Yasin, V., & Sianipar, A. Z. (2021). Perancangan Aplikasi Pengelolaan Buku Induk Siswa Berbasis Web Menggunakan Model
Waterfall Pada Sdn Rawamangun 09. Jurnal Widya , 2 (2), 90–101.
Https://Doi.Org/10.54593/Awl.V2i2.22
Universitas  Negeri  Padang.  (2019). Surat  Keputusan  Rektor  Nomor 270/UN35/KM/2019  tentang  Undang-Undang  Dasar  Keluarga  Mahasiswa
Universitas Negeri Padang . Padang: UNP.
Yesputra,  Rolly.  (2018).  Penerapan  Arsitektur  Model  View  Contoller  (MVC) Pada  Sistem  Informasi  E-Skripsi  STMIK  Royal. Jurnal  Informatika  Sains dan Teknologi, 3(2), 281-290.