Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember  2019 | 171

## TATA KELOLA KEARSIPAN DI KANTOR PENDIDIKAN MADRASAH KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMEDANG
Jaja Jahari

## UIN Sunan Gunung Djati Bandung
Ari Prayoga
Perkumpulan Sarjana Manajemen Pendidikan Islam (PERSMAPI)
Indonesia
Alfiyan Paramudita Universitas Negeri Semarang

## Abstract
Pada  Seksi  Pendidikan  Madrasah  Kementerian  Agama  Republik  Indonesia Kabupaten  Sumedang  terdapat  47  berkas  arsip  Ajuan  Sertifikasi  Guru  2018 yang  belum  tersusun  rapi  masih  terpisah  dalam  berkas  map  sehingga pengelola  kesulitan  dalam  mensortir  serta  mencari  file  yang  sesuai  dengan kebutuhan pendaftaran. Tujuan penelitian ini untuk mengungkap tata kelola kearsipan  di  Kementerian  Agama  Seksi  Pendidikan  Madrasah  Kabupaten Sumedang,  Indonesia.  Metode  Penelitian  yang  digunakan  yaitu  pendekatan kualitatif  deskriptif.  Teknik  pengumpulan  data  dengan  menggunakan  teknik observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil Penelitian menunjukan bahwa tata  kelola  penyimpanan  arsip  meliputi; pertama, penerimaan  berkas  ajuan sertifikasi  guru; kedua, pencatatan  melalui  pendataan  manual  blangko pendaftaran; ketiga, penataan  menggunakan  map  merah  bagi  guru madrasah aliyah, biru madrasah tsanawiyah dan hijau untuk madrasah ibtidaiyah ; keempat, penyimpanan arsip dilakukan pada ruangan staf pendidikan madrasah secara terbuka.
Keywords: Manajemen, kearsipan, pendidikan madrasah.
172 | Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember 2019

## Pendahuluan
Dalam  kasus  ketidak-akuratan  data  yang  dihasillkan  suatu  kantor  dalam beberapa  kasus  bisa  disebabkan  karena  laporan  yang  disampaikan  hanya  untuk pemenuhan  persyaratan  setelah  selesai  melaksanakan  kegiatan,  tentunya  diatas kertas data/angka bisa di setting agar terlihat pencapaian target kinerja yang bagus dengan  trend  yang  semakin  meningkat,  atau  kegiatan  telah  terlaksana  tanpa kendala  sewaktu  melaksanakannya.  Hal  ini  akan  berakibat  fatal  jika  menjadi indikator  keberhasilan  kinerja,  karena  target  dan  capaian  sesuai  indikator  yang ditetapkan pasti akan dievaluasi dalam periode 5 tahunan. Kesalahan penempatan angka/data  akan  menyebabkan  penilaian  untuk  poin  hasil  evaluasi  kinerja  yang lebih  baik  menjadi  tidak  bernilai  atau  nol.  Pada  kasus  Aset  Negara  yang berpolemik  karena  tidak  didukung  kepemilikan  arsip,  untuk  bisa  dicatat  sebagai kekayaan  daerah  tentunya  hanya  terhadap  aset-aset  yang  sudah  memiliki  bukti kelengkapan administrasi berupa sertifikat yang sah dan berita acara serah terima kepemilikan.  Terhadap  aset-aset  yang  belum  memiliki  bukti  kelengkapan administrasi berupa sertifikat yang sah, agar secepatnya diselesaikan untuk dapat diterbitkan sertifikat oleh pejabat yang berwenang 1 .
Kasus  terbanyak  dan  menjadi  potret  pada  hampir  seluruh  instansi pemerintah  adalah  penumpukan  arsip  disembarangan  tempat.  Dari  hari  ke  hari, bulan  ke  bulan  hingga  menjadi  tahun,  masing-masing  unit  akan  menghasilkan arsip  dari  seluruh  kegiatan  yang  telah  dilaksanakan.  Baik  itu  kertas  kerja, persuratan, laporan, buku, peta, brosur, leaflet dan output kegiatan lainnya. Dan karena  sesuai  persyaratan  pencairan  anggaran  membutuhkan  laporan  dan dokumen  pendukung  dalam  beberapa  rangkap  sehingga  jumlah  arsip  yang dihasilkan  pun  semakin  banyak,  ditambah  pula  dengan  cetak  dan  penggandaan untuk  didistribusikan.  Jika  perencanaan  jumlah  yang  dicetak  kurang  cermat  dan akurat, dan rencana jumlah yang akan didistribusikan tidak sesuai atau tidak jadi didistribusikan, serta kasus pada buku/data yang dihasilkan hanya untuk dipakai hanya  sementara waktu  saja,  hal  ini  akan  menyebabkan  penumpukan  arsip.  Hal ini  akan  sangat  menggangu  pelaksanaan  tugas,  apalagi  dengan  tidak  tersedianya gudang penyimpanan. Arsip dan dokumen menumpuk di antara meja kerja, sekat, teras  atau  lorong-lorong  ruangan,  yang  sangat  mengganggu  pemandangan  dan pelayanan  kerja  suatu  instansi.  Hal  ini  tidak  mencerminkan  wibawa  aparatur
1 Monita,  ‗Pentingnya  Penyelenggaraan  Kearsipan  Pada  Unit  Kearsipan  Skpd  Dan  Pengawasan  Kearsipan  Di Lingkungan  Pemerintah  Provinsi‘, Provinsi  Sumatera  Barat:  P2  Madya  Pada  Inspektorat  Daerah ,  2018,  pp.  1–4 <https://inspektorat.sumbarprov.go.id/details/news/9153> [accessed 30 December 2019].
Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember  2019 | 173
dalam  memberikan  pelayanan  publik  kepada  tamu-tamu  yang  berkunjung  ke kantor 2 .
Fakta  di  lapangan  secara  umum,  terlihat  bahwa  pengelolaan  arsip  sering diabaikan, dipandang sebelah mata atau kurang penting diantara aktivitas-aktivitas program/kegiatan lainnya. Buruknya kondisi pengelolaan arsip di sebagian besar instansi  pemerintah  dengan  alasan  yang  dikemukakan  antara  lain;  kurangnya Sumber  Daya  Manusia (SDM)  bidang  kearsipan  baik  tenaga fungsional  ataupun SDM yang dilatih; kurangnya minat Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk menjadi pengelola  kearsipan;  terbatasnya  sarana  dan  prasarana;  anggaran  untuk  bidang kearsipan bukan program prioritas instansi; dan insentif SDM pengelola kearsipan tidak  ada  atau  tidak  seimbang  dengan  beban  kerja  yang  harus  dilaksanakan, bahkan  sering terjadi  anggaran  yang  tersedia malah  diberikan  kepada yang tidak berhak 3 .
Seksi  Pendidikan  Madrasah  berada  dibawah  naungan  bidang  Pendidikan Islam  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten  Sumedang.  Terdiri  dari  beberapa bidang garapan kerja sesuai dengan 8 Standar Nasional Pendidikan. Sumber daya manusia  (SDM)  internal  lembaga  yaitu  8  orang  staff  kantor  dan  1  orang  kepala seksi  sebagai  pimpinan  internal  kantor  pendidikan  madrasah.  Persoalan  yang dihadapi  ketika  melaksanakan  Program  Praktek  Latihan  Profesi  di  seksi pendidikan madrasah kantor kementrian kabupaten sumedang 4 .
Dalam menyusun dan merapikan berkas-berkas hard file khususnya yang sedang  dilaksanakan programnya oleh  peneliti  yaitu  berkas  ajuan  sertifikasi guru total  47  berkas  masih  belum  tertata  rapi  yang  mengakibatkan  ketika  pencarian berkas sering terjadi kegaduhan, keterlambatan dan saling bertanya satu sama lain. Hal  tersebut  pun di perparah dengan  ruangan  yang sempit  melihat  kebutuhan  di seksi  pendidikan  madrasah  sangat  besar.  Jadi  persoalan  utamanya  pengarsipan dan penataan berkas masih belum terselenggara dengan baik.

## Metode penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  deskriptif,  kualitatif yaitu  metode  yang  bertujuan  untuk  mendeskripsikan  masalah  yang  dihadapi secara  rinci  pada  saat  penelitian  berlangsung 5 .  Peneliti  menggunakan  penelitian
2 Ibid,2-3.
3 Ibid, 3-4.
4 Administrator,  ‗Profil  Seksi  Pendidikan  Madrasah  Kementerian  Agama  Kabupaten  Sumedang‘, Kamenag Sumedang , 2018.
5 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004).
174 | Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember 2019
deskriptif dengan maksud mendeskripsikan pengelolaan arsip dokumen sertifikasi guru  yang  terjadi  di  seksi  pendidikan  madrasah  kabupaten  sumedang,  dengan harapan dapat dijadikan contoh atau model pada lokasi lain yang faktor-faktornya sama  dengan  setting  lokasi  yang  diteliti 6 .  Penelitian  kualitatif  sering  kali  disebut dengan  penelitian  fenomenologis.  Dalam  Jurnal  Pendidikan  Islam  Irawan menjelaskan  bahwa  penelitian  fenomenologis    yaitu:  ― The  approachs  of phenomenological research involves a return to experience in order to obtain comprehensive descriptions that provide the basis for a reflective structural analysis that portrays the essences of the experience. The approach “seeks to disclose and elucidate the phenomena of behaviour as they manifest themselves in their perceived immediacy ‖ 7 .
Pendekatan  yang  digunakan  dalam  penelitian  adalah  pendekatan  sistem ( system  approach ).  Pendekatan  ini  memungkinkan  pendekatan  yang  bersifat deskriptif,  eksplanatoris,  dan  komprehensif.  Sifat  pendekatan  deskriptif  berusaha menjawab ―apa yang terjadi‖, sedangkan eksplanatoris menjawab ―mengapa‖ dan ―bagaimana‖ 8 .  Teknik  pengumpulan  data  menggunakan  wawancara  terstruktur bersama  dengan  kepala  seksi  pendidikan  madrasah,  staf  pendidikan  madrasah, studi  dokumentasi  meliputi  dokumen  administratif  kelengkapan  ajuan  sertifikasi pendidik,  blanko  pendataan  ajuan  sertifikasi,  dokumen  simpatika,  observasi dilaksakan  pada  pelaksanaan  pengumpulan  data  dokumen  ajuan  sertifikasi  saat jam kerja kantor berlangsung dari pukul 07.00 s.d 15.00 sesuai hari kerja.

## Hasil Penelitian dan Pembahasan
Manajemen  arsip  Ermawaty  merupakan  perencanaan,  penempatan, pengorganisasian,  pengarahan  dan  pengawasan  terhadap  arsip  dan  keseluruhan proses  yang  berkaitan  dengan  arsip 9 .  Dengan  kata  lain  manajemen  arsip  pada prinsipnya adalah mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle or record ) 10 .
6 Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D , 24th edn (Bandung: Alfabeta, 2016).
7 Martha  Catherine  Beck  and  Irawan  Irawan,  ‗Islam,  Pancasila  and  Value  Systems  of  Indonesian  National Education‘, Jurnal Pendidikan Islam , 1.1 (2016), 1 <https://doi.org/10.15575/jpi.v1i1.610>.
8 A Supiana, Sistem Pendidikan Madrasah Unggulan : Di Madrasah Aliyah Negeri Insan Cendikia Tangerang, Madrasah Aliyah  Negri  1  Bandung,  Dan  Madrasah  Aliyah  Negri  Darussalam  Ciamis (Jakarta:  Badan  Litbang  Dan  Diklat Departemen Agama RI, 2008).
9 Mia  Nurdiana  and  Ari  Prayoga,  ‗Fungsi-Fungsi  Manajemen  Dalam  Kegiatan  Ekstrakurikuler  Pramuka  Di Madrasah‘, Madrasa: Journal of Islamic Educational Management , 1.0 (2018), 9–15 <https://doi.org/10.32940/mjiem.v1i0.2>.
10 Erti  Ernawati,  ‗Pentingnya  Penyusutan  Arsip  Dalam  Rangka  Efektivitas  Dan  Efisiensi  Pelayanan  Di  PKT Kebun Raya-LIPI‘, Warta Kebun Raya (Semi-Popular Magazine) , 13.2 (2017), 59–65
<http://jurnal2.krbogor.lipi.go.id/index.php/warta/article/view/266>.
Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember  2019 | 175
Basir  Barthos  dalam  Ermawaty  menyebutkan  dalam  bukunya ―Manajemen  Kearsipan‖  bahwa  arsip  adalah  setiap  catatan  tertulis  baik  dalam bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang  memuat  keterangan-keterangan  mengenai sesuatu  subyek  (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses  penyajian  informasi  bagi  pimpinan  untuk  membuat  keputusan  dan merumuskan  kebijakan,  oleh  sebab  itu  untuk  dapat  menyajikan  informasi  yang lengkap,  cepat  dan  benar  haruslah  ada  sistem  dan  prosedur  kerja  yang  baik  di bidang kearsipan 11 .
Berdasarkan  Undang  undang  Nomor  7  Tahun  1971  tentang  Ketentuan- Ketentuan  Pokok  Kearsipan,  pasal  1  ayat  a  dan  b,  menetapkan  bahwa  yang dimaksud  dengan  arsip  adalah:  a)  naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun  kelompok,  dalam  rangka pelaksanaan  kegiatan  pemerintahan;  b)  naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan 12 .
Arsip  bukan  sekedar  tumpukan  surat-surat  ―yang  telah  usang‖  atau sekedar  pertinggal.  Secara  sederhana  Arsip  dapat  dipahami  sebagai  rekaman kegiatan atau informasi terekam, Undang undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal I ayat  2  menyebutkan  pengertian  arsip  sebagai  berikut  :  ‖Arsip  adalah  rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  yang  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dapat  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  Negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara‖ 13 .
Menurut  Wursanto  mengemukakan  pengelolaan  arsip  berhubungan dengan penerimaan warkat, penyimpanan, pengiriman, pencatatan, penyingkiran atau  penyusutan,  dan  pemusnahan  warkat 14 .  Menurut  Sedarmayanti  secara singkat  tujuan  dari  pengelolaan  arsip  adalah  :  1)  menghimpun  informasi  ;
11 Erti Ernawati, Pentingnya Pengelolaan Arsip Elektronik Dalam Rangka Efisiensi Administrasi Penelitian , ed. by Warta Kebun  Raya,  Jilid  14  (Bogor:  Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  Indonesia,  Pusat  Konservasi  Tumbuhan  Kebun Raya, 2016).
12 ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Tahun 1971 , ed. by Badan Arsipari Nasional RI (Jakarta, 1971).
13 ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tentang Kearsipan (Jakarta: Arsipari Nasional RI, 2009).
14 Wursanto, Dasar-Dasar Ilmu Organisasi , I (Yogyakarta: CV.Andi, 2003).
176 | Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember 2019
mencatat  dan mengklasifikasikan informasi;  2)  menginterpretasikan informasi;  3) Mengolah  informasi  4)  Untuk  akuntabilitas  dan auditing; 5)  Menyimpan  dan mengambil  kembali  informasi  dari  tempat  peyimpanan,  mendistribusikan informasi; 6) Ketepatan penggunaan informasi.
Menurut Wursanto peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada  dasarnya  sebagian  besar  sama  dengan  alat-alat  yang  dipergunakan  dalam bidang  ketatausahaan  pada  umumnya,  peralatan  yang  dipergunakan  terutama untuk  penyimpanan  arsip,  minimal terdiri  dari 15 :  1)  Map;  2)  Folder;  3) Guide; 4) Filing cabinet; 5) Almari Arsip; 6) Berkas Kotak (Box file) ; 7) Rak Arsip; 8) Berkas Penyekat ( Tickler File) ; 9) Kardek (Dataplan Tray Filling System); 10) File yang dapat dilihat (visible reference record file).
Penerimaan Arsip Penerimaan  berkas  yang  akan  diarsipkan  terlebih  dahulu  di  cek  oleh peneliti  kelengkapan  berkasnya  yang  mengacu  pada print  out formulir  ajuan sertifikasi  guru  semua  berkas  dilegalisir  sebagai  tanda  bukti  keabsahan  berkas. Prosedur  tersebut  sesuai  dengan  pengarahan  dari  pihak  kantor  untuk  mensortir berkas  yang  layak  untuk  diajukan  lebih  lanjut  ke  kantor  Wilayah  Jawa  Barat. Proses  penerimaan  dibuka  sesuai  dengan  kalender  agenda  kegiatan  yang dikeluarkan oleh Kementrian Agama Pusat sebagai acuan waktu penerimaan dan pendaftaran  sertifikasi  guru  2018.  Informasi  tersebut  membantu  peneliti  dalam menentukan  target  terkumpulnya  berkas  yang  akan  masuk,  dari  data  total keseluruhan  yang  belum  mengajukan  sertifikasi  guru  seluruhnya  berjumlah  184 dan sampai akhir batas pendaftaran dan penerimaan berkas arsip ajuan sertifikasi guru  yang  masuk  total  hanya  47  berkas.  Perencanaan  mulai  dilakukan  peneliti melihat  dari  segi  proses  penerimaan  masih  kurang  maksimal  dari  pihak  kantor, belum  terkoordinir  dengan  baik  serta  terlalu  padatnya  ruangan  sehingga  kurang memaksimalkan efisiensi dalam memeriksa berkas dan belum tersusunnya tempat bagi  berkas  ajuan  sertifikasi  tersebut.  Peneliti  masih  menganalisis  beberapa  opsi untuk menanggulangi permasalahan awal yang mulai muncul.

## Pencatatan Arsip
Setelah  Berkas  masuk  dan  dinyatakan  telah  lulus  keabsahan  data  dan memenuhi  kelengkapan  berkas  yang  telah  ditentukan  maka  bakal  calon  peserta
15 Wursanto, Etika Komunikasi Kantor (Malang: Kanisius, 2003).
Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember  2019 | 177
sertifikasi guru mengisi daftar pencatatan data pangajuan sertifikasi guru. Dengan format  sesuai  yang  dibuat  oleh  peneliti,  ketika  ditanyakan  kepada  pihak  kantor untuk  pencatatan  sertifikasi  guru  tidak  ada  format  yang  baku  sebagai  acuan. Setelah itu peneliti memahami bahwa secara prosedural tidak seluruhnya hal-hal teknis  dikantor  memiliki  ketentuan  yang  sangat  rinci  sehingga  peneliti  pun berinisiatif  membuat  format  baku  sebagai  acuan  pencatatan  sertifikasi  guru  dan form  pengisian  pada bakal  calon  pengajuan  sertifikasi  guru.  Ketika  berkas  mulai masuk  banyak  mulai  terjadi  kendala  ketika  ada  para  calon  setifikasi  datang  ke kantor  untuk  mengecek  kembali  berkas  mereka  yang  ingin  di  ganti  beberapa berkasnya terjadi kesulitan dalam mencari berkas dan menyusun kembali berkas. Pada  tahap  awal  perencanaan,  peneliti  mulai  membuat  beberapa  ospi  sebagai langkah  untuk  meminimalisir  agar  tidak  terjadi  permasalahan  yang  sama  secara terus menerus setiap harinya.
Menurut  Amsyah,  ada  tiga  macam  prosedur  yang  digunakan  dalam pencatatan 16 :  1)  Prosedur  Buku  Agenda,  pada  halaman-halaman  buku  ini  berisi kolom-kolom  keterangan  (data)  dari  surat  yang  dicatat.  Buku  agenda  juga  dapat dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file; 2) Prosedur Buku Ekspedisi, yang dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, surat atau barang, data yang dicatat di sini lebih sedikit dari buku agenda, setiap unit  buku  ini  digantikan  oleh  satu  lembar  kartu  kendali  yang  diterima  oleh  unit pengolah  dan  setelah  diparaf  dikembalikan  kepada  unit  tata  usaha;  3)  Prosedur Tata  Naskah,  Tata  naskah  juga  memudahkan  penyajian  serta  pengolahan. Pengawasan dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam naskah.

## Penataan Arsip
Ketika  pelaksanaan  pencatatan  berkas  pun  tersusun  rapi    Tahap pelaksanaan,  peneliti  menggunakan  koding  dan  membuat  format  kartu  kendali sesuai  nomor  urut  pada  setiap  berkas  yang  di  sesuaikan  dengan  urutan  dari pencatatan  sehingga  meminimalisir  kendala  kesulitan  ketika  pencarian  berkas. Muncul  problem  baru  yaitu  dalam  penataan  berkas  karena  berkas  mulai menumpuk sehingga mudah berantakan ketika ditarik dan tercecer jatuh.
Peneliti  melakukan  langkah  solutif  dengan  memanfaatkan  kardus  tidak terpakai  yang  dijadikan  sebagai Box  File agar  arsip  tersusun  rapi  ketika  di  buka atau di cari oleh para bakal calon peserta ajuan sertifikasi guru. Langkah tersebut
16 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan , III (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).
178 | Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember 2019
terbukti mengefisienkan waktu pencarian berkas serta membuat berkas lebih rapi tanpa tercecer dilantai ketika berkas di cari atau ditumpuk.
Penataan  arsip  bertujuan untuk  mengatur  dan  menyimpan  informasi  dan fisik  arsip  secara  sistematis  dan  logis  agar  dapat  ditemukan  dengan  cepat  dan tepat,  serta  menunjang  terlaksananya  penyusutan  arsip  yang  berdaya  guna  dan berhasil  guna.  Menurut  Amsyah  penyimpanan  arsip  yaitu  suatu  kegiatan pemberkasan  dan  penataan  arsip  dinamis,  yang  penempatannya  secara  aktual menerapkan  suatu  sistem  tertentu,  yang  biasa  disebut  sistem  penempatan  arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan  sebutan  ―filing  system‖.  Para  ahli  kearsipan  kelihatannya  sepakat  untuk menyatakan  bahwa  filing  system  yang  digunakan  atau  dipakai  untuk  kegiatan sistem  penyimpanan  arsip,  sistem  Abjad,  sistem  subjek,  sistem  angka/nomor, sistem wilayah/geografis, sistem urutan waktu (kronologis) 17 .

## Penyimpanan Arsip
Media penyusunan yang sudah baik tidak di dukung dengan ruangan yang dikatakan  kurang  memadai.  Setiap  tempat  tertumpuk  berkas  lama  yang  tidak dirapikan atau disimpan di satu titik sehingga ketika lalu lalang berjalanan serlihat sangat  sempit,  adapun  tempat  penyimpanan  berkas  sebelah  belakang  ruangan masih  jauh  dari  kata  cukup  untuk  menampung  berkas  baru  sehingga  peneliti meletakan berkas yang sudah disusun di dalam Box File di dekat ruangan Kepala seksi yang masih memiliki cukup ruang.
Menurut  Amsyah  ada  dua  macam  jenis  penyimpanan  arsip  yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (File Pending) dan penyimpanan warkat  yang  sudah  diproses (Permanent  File) yaitu 18 : Pertama, penyimpanan Sementara (File Pending), yaitu file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum  suatu  warkat  diproses,  file  ini  terdiri  mapmap  yang  diberi  label  tanggal yang  berlaku  untuk  tiga  bulan,  setiap  bulan  terdiri  dari  31  map  tanggal,  yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi, pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide)  bulan  yang  jumlahnya  12,  warkat  yang  dipending  sampai  waktu  tertentu misalnya  dapat  dimasukan  di  dalam  map  dibawah  bulan  dan  tanggal  yang dikehendaki, sesudah selesai proses barulah warkat yang dipending disimpan pada file penyimpanan.
17 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan , II (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001).
18 Ali Mufiz, Pengantar Administrasi Negara , I (Jakarta: Pusat Penerbit Universitas Terbuka, 2004).
Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember  2019 | 179
Kedua, Penyimpanan  Tetap (Permanent  File), pada mumnya kantor-kantor kurang  memperhatikan  prosedur  penyimpanan  warkat,  memang  pengalaman menunjukkan  bahwa  banyak  dokumen  atau  warkat  yang  hilang  dalam  prosedur permulaan,  sedang  kalau  sudah  sampai  ke  penyimpanan,  kecepatan  penemuan dokumen  yang  disimpan  memegang  peranan,  dan  kecepatan  ini  banyak tergantung ke pada sistem yang dipergunakan, pesralatan dan petugas filing, untuk pekerjaan  filing  yang  dilakukan  oleh  satu  orang.  Menurut  Amsyah  sistem pemeliharaan  upaya  untuk  memelihara  arsip  terutama  ditujukan  untuk melindungi,  mengatasi  dan  mengambil  tindakan-tindakan  untuk  menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan 19 .
Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  di  Kantor  Kementerian Agama  Bagian  Seksi  Pendidikan  Madrasah  Kabupaten  Sumedang,  maka dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  tata  kelola  penyimpanan  arsip  dalam meningkatkan efisiensi penyusunan dan penemuan kembali, arsip menjadi tertata  rapi  serta  dalam  penempatan  berkas  dapat  memberikan  efisiensi space  ruang  bagi  penyimpanan  berkas-berkas  lainnya  ketika  melakukan pengadaan  Box  file  sebagai  media  untuk  meminimalisir  terjadinya permasalahan  yang  awalnya  muncul. Rekomendasi perlu adanya  tinjauan khususnya pada pengelola arsip sebagai langkah untuk membuat pekerjaan di internal kantor lebih tertata secara sistemik dan menyeluruh. Serta sistem penyimpanan arsipnya tersebut juga perlu ditinjau/ dikombinasikan dengan sistem  penyimpanan  arsip  yang  lain  misalkan  dengan  mengkombinasikan dengan  sistem  abjad/kartu  kendali,  menggunakan  sistem  e-arsip  untuk memberikan keleluasaan ruang di dalam kantor.
19 Farida  Wirawanty,  ‗Tata  Kelola  Penyimpanan  Arsip  Dalam  Upaya  Meningkatkan  Efisiensi  Penemuan Kembali  Arsip  Di  Kantor  Perpustakaan  Umum  Dan  Arsip  Kabupaten  Pamekasan‘, Jurnal  Administrasi Perkantoran (JPAP) , 2014, 01–16 <https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/9333>.
180 | Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember 2019

## DAFTAR PUSTAKA
Administrator,  ‗Profil  Seksi  Pendidikan  Madrasah  Kementerian  Agama Kabupaten Sumedang‘, Kamenag Sumedang , 2018 Amsyah,  Zulkifli, Manajemen  Kearsipan ,  III  (Jakarta:  Gramedia  Pustaka  Utama,
2003)
———, Manajemen Kearsipan , II (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001) ANRI, Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tentang  Kearsipan (Jakarta: Arsipari Nasional RI, 2009)
———, Undang-Undang  Republik  Indonesia  Tahun  1971 ,  ed.  by  Badan  Arsipari Nasional RI (Jakarta, 1971)
Beck, Martha Catherine, and Irawan Irawan, ‗Islam, Pancasila and Value Systems of  Indonesian  National  Education‘, Jurnal  Pendidikan  Islam ,  1  (2016),  1 <https://doi.org/10.15575/jpi.v1i1.610> Ernawati,  Erti, Pentingnya  Pengelolaan  Arsip  Elektronik  Dalam  Rangka  Efisiensi Administrasi  Penelitian ,  ed.  by  Warta  Kebun  Raya,  Jilid  14  (Bogor: Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  Indonesia,  Pusat  Konservasi  Tumbuhan Kebun Raya, 2016)
———,  ‗Pentingnya  Penyusutan  Arsip  Dalam  Rangka  Efektivitas  Dan  Efisiensi Pelayanan  Di  PKT  Kebun  Raya-LIPI‘, Warta  Kebun  Raya  (Semi-Popular Magazine) , 13 (2017), 59–65 <http://jurnal2.krbogor.lipi.go.id/index.php/warta/article/view/266>
Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004) Monita, ‗Pentingnya Penyelenggaraan Kearsipan Pada Unit Kearsipan Skpd Dan Pengawasan  Kearsipan  Di  Lingkungan  Pemerintah  Provinsi‘, Provinsi Sumatera  Barat:  P2  Madya  Pada  Inspektorat  Daerah ,  2018,  pp.  1–4 <https://inspektorat.sumbarprov.go.id/details/news/9153>  [accessed  30 December 2019] Mufiz,  Ali, Pengantar  Administrasi  Negara ,  I  (Jakarta:  Pusat  Penerbit  Universitas Terbuka, 2004)
Nurdiana,  Mia,  and  Ari  Prayoga,  ‗Fungsi-Fungsi  Manajemen  Dalam  Kegiatan Ekstrakurikuler  Pramuka  Di  Madrasah‘, Madrasa:  Journal  of  Islamic Educational Management , 1 (2018), 9–15 <https://doi.org/10.32940/mjiem.v1i0.2>
Sugiyono, Metode  Penelitian  Kuantitatif,  Kualitatif  Dan  R&D ,  24th  edn  (Bandung: Alfabeta, 2016)
Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember  2019 | 181
Supiana, A, Sistem Pendidikan Madrasah Unggulan : Di Madrasah Aliyah Negeri Insan Cendikia Tangerang, Madrasah Aliyah Negri 1 Bandung, Dan Madrasah Aliyah Negri  Darussalam Ciamis (Jakarta:  Badan  Litbang Dan Diklat Departemen Agama RI, 2008)
Wirawanty,  Farida,  ‗Tata  Kelola  Penyimpanan  Arsip  Dalam  Upaya Meningkatkan  Efisiensi  Penemuan  Kembali  Arsip  Di  Kantor Perpustakaan  Umum  Dan  Arsip  Kabupaten  Pamekasan‘, Jurnal Administrasi Perkantoran (JPAP) , 2014, 01–16 <https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/933> Wursanto, Dasar-Dasar Ilmu Organisasi , I (Yogyakarta: CV.Andi, 2003) ———, Etika Komunikasi Kantor (Malang: Kanisius, 2003)
182 | Kariman , Volume 07, Nomor 02, Desember 2019