Assosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit, 6(2): 59-68, Desember 2021 P-ISSN: 2477-6947 E-ISSN: 2685-8142 Website: https://penelitiankesehatan.com/ojs/admmirasi

## TINJAUAN PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PELAYANAN HOME CARE DI KLINIK PRATAMA  RAWAT JALAN AS-WAJA
Andrias Feri Sumadi 1 , Hendra Rohman 2 , Ibnu Mardiyoko 3 , Erlina Meidyawati 4 1234 Politeknik Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Email: hendrarohman@mail.ugm.ac.id

## Abstrak
Pelayanan home care dilakukan pencatatan pada lembar khusus oleh tenaga kesehatan. Lembar khusus tersebut bukan berkas rekam medis dan tidak   dilindungi  oleh  map  rekam  medis.  Hal  ini  menyebabkan  lembar  khusus pencatatan home care tidak terjaga keamanannya, sangat beresiko terhadap kerusakan dan  kehilangan, serta sangat mudah diakses oleh orang lain yang tidak berhak atas informasi maupun data pasien. Jenis penelitian deskriptif . Sampel  subyek  adalah  dua  orang  bidan  dengan  teknik  total sampling, sampel objek adalah lembar khusus  pencatatan  pelayanan home  care. Pencatatan  lembar  khusus home  care dilakukan  setelah  petugas melakukan pelayanan di masing-masing rumah pasien. Pencatatan tersebut dilakukan untuk melaporkan setiap hasil pemeriksaan dan pengobatan. Petugas melakukan penyalinan hasil pemeriksaan dan pengobatan ke dalam berkas  rekam  medis  pasien  dengan  baik  dan  benar.  Namun  penyimpanan  lembar  khusus  tersebut  bukan  di dalam berkas rekam medis sehingga beresiko terjadinya kehilangan serta resiko keamanan dan kerahasiaannya tidak  terjaga.  Berkas  rekam  medis  bersifat  rahasia,  sehingga  diperlukan  adanya  map  rekam  medis  untuk menjamin  keamanan  dan  kerahasiaannya.  Selain  itu  adanya  map  berkas  rekam  medis  dapat  meminimalisir bahaya pencurian dan penyalahgunaan data pasien oleh pihak yang tidak berwenang.
Kata kunci: Pengelolaan data, keamanan berkas, kerahasiaan berkas, home care.

## Abstract
Home care services are recorded on a special sheet by health workers. The special sheet is not a medical record file and is not protected by a medical record folder. This causes the special sheet for home care records to be unsecured, very risky for damage and loss, and very easy to access by other people who are not entitled to patient information or data. This type of research is descriptive. The subject sample is two midwives with total sampling technique, the object sample is a special sheet for recording home care services. The recording of a special home care sheet is carried out after the officer performs services in each patient's home. The recording is carried out to report each examination and treatment result. The officer copies the results of the examination and treatment into the patient's medical record file properly and correctly. However, the storage of the special sheet is not in the medical record file  so there is a risk  of loss and the risk  of security and confidentiality is not  maintained. Medical record files are confidential, so it is necessary to have a medical record folder to ensure its security and confidentiality. In addition, the existence of a medical record file folder can minimize the danger of theft and misuse of patient data by unauthorized parties.
Keywords: Data management, file security, file confidentiality, home care.

## Informasi Artikel
[Diterima: 2021-07-25Revisi: 2021-08-17Disetujui: 2021-11-19]

## PENDAHULUAN
Klinik merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan  perorangan  yang  menyediakan  pelayanan  medis  dasar  dan/atau  spesialistik. Bentuk  pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  klinik  kesehatan  saat  ini  telah  mengalami perkembangan yang cukup pesat, tidak lagi hanya berupa pelayanan rawat inap dan rawat jalan  yang  ditawarkan  bagi  pasien  akan  tetapi  sudah  dikenal  juga  mengenai  adanya pelayanan home care (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014).  Pelayanan  kesehatan home  care merupakan  pelayanan  kesehatan  yang
berkesinambungan  dan  komprehensif  yang  diberikan  kepada  individu  dan  keluarga  di tempat  tinggal mereka  yang  bertujuan  untuk  meningkatkan,  mempertahankan  atau memulihkan  kesehatan  atau  memaksimalkan  tingkat  kemandirian  dan  meminimalkan akibat dari penyakit (Depkes, 2002).
Perkembangan home  care di  Indonesia  sudah  semakin  maju  sehingga  banyak masyarakat yang mengetahui home care dan mencoba menggunakan jasa pelayanan home care yang disediakan oleh rumah sakit baik pemerintah maupun swasta (DepKes, 2002). Saat ini banyak kasus-kasus degenerative yang memerlukan perawatan yang relatif lama seperti  kasus  pasien pascastroke yang  mengalami  komplikasi  kelumpuhan  dan memerlukan  pelayanan  rehabilitasi  yang  membutuhkan  waktu  relatif  lama.  Terjadinya transisi epidemiologis yang mengakibatkan semakin meningkatnya kasus penyakit kronis dibandingkan penyakit akut, sehingga terjadi peningkatan jumlah kasus penyakit terminal yang tidak efektif dan efisien dirawat di rumah sakit (Wulan, 2006).
Home care atau perawatan kesehatan di rumah merupakan pelayanan yang diberikan kepada individu dan keluarga di tempat tinggal pasien. Tujuan dari pelayanan home care adalah  untuk  meningkatkan,  mempertahankan  atau  memulihkan  kesehatan  atau memaksimalkan tingkat kemandirian dan meminimalkan komplikasi akibat dari penyakit serta memenuhi kebutuhan dasar pasien dan keluarga. Lingkungan di rumah dirasa lebih nyaman  bagi  sebagian  pasien  dibandingkan  dengan  perawatan  di  rumah  sakit.  Hal  ini berpengaruh  pada  proses  penyembuhan  pasien  yang  cenderung akan lebih cepat  masa penyembuhannya jika merasa nyaman dan bahagia (Yoyok, 2012).
Pelaksanaan  pelayanan homecare yang  diberikan  oleh  klinik  harus  senantiasa ditunjang  dengan  pengelolaan  pencatatan  data  dan  informasi  kesehatan  pasien. Pencatatan terhadap data dan informasi kesehatan pasien dilakukan pada berkas rekam medis  yang terdapat  di  klinik.  Pencatatan  merupakan bentuk  pendokumentasian  segala informasi  medis  pasien ke  dalam  rekam  medis.  Pencatatan  memuat  data  yang  akan menjadi  bahan informasi. Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok yaitu data  sosial  dan  data  medis.  Data  sosial  diperoleh  pada saat  pasien  mendaftarkan  diri  di tempat  penerimaan  pasien.  Sedangkan  data  medis  baru diperoleh  dari  pasien  apabila pasien telah menerima pelayanan kesehatan (Soeparto, 2006).
Rekam  medis  merupakan  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan rekam medis saat ini masih belum sempurna, rekam  medis  masih  dianggap  tidak  terlalu  penting  oleh  sebagian  pelayanan  kesehatan padahal  kualitas  rekam  medis  merupakan  cerminan  dari  baik  atau  buruknya  pelayanan kesehatan (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008).
Pembuatan rekam medis bertujuan untuk mendapatkan data dari pasien mengenai riwayat kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang selain itu juga pengobatan yang  telah  diberikan  kepada  pasien  sebagai  upaya  meningkatkan  pelayanan  kesehatan. Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobatan  pasien  harus  dijaga  kerahasiaannya  oleh  dokter,  dokter  gigi,  tenaga kesehatan  tertentu,  petugas  pengelola,  dan  pimpinan  sarana  pelayanan  kesehatan. Pimpinan  sarana  kesehatan  bertanggung  jawab  atas  hilang,  rusak,  pemalsuan  dan  atau penggunaan  oleh  orang  atau  badan  yang  tidak  berhak  terhadap  rekam  medis  (Hatta, 2013).  Penyelenggaraan  rekam  medis  pada  sebuah  klinik  merupakan  hal  yang  penting dalam  upaya  mencapai  tertib  administrasi,  dimana  tertib  administrasi  merupakan  salah
satu faktor untuk menentukan baik atau buruknya pelayanan kesehatan di yang diberikan kepada masyarakat.
Meskipun home  care merupakan  salah  satu  bentuk  pelayanan  kesehatan  yang dilakukan  di  rumah  (kediaman  pasien),  pencatatan  terhadap  pelayanan kesehatan  yang dilakukan  pada  berkas  rekam  medis  pasien,  harus tetap  terselenggara.  Rekam  medis mempunyai  aspek  kegunaan  dalam  pelayanan  kesehatan  pasien  yang  salah  satu kegunaannya sebagai dokumen yang mengandung informasi penting dan bermanfaat dari berbagai  pihak.  Untuk menghasilkan  data yang  akurat, terpercaya,  teratur, tepat  waktu pada saat  penyelenggaraan  pelayanan home  care di  klinik  kesehatan,  maka  sangat diperlukan  manajemen  pengelolaan  rekam  medis  yang  baik.  Dalam  manajemen pengelolaan rekam medis yang baik dipengaruhi oleh terselenggaranya aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis.
Pencatatan  atas  informasi  kesehatan  pasien  pada  pelayanan home  care terkait dengan  aspek  keamanan  berkas  rekam  medis  salah  satunya  dilakukan  pada  proses pencatatan informasi dan data medis pasien yang senantiasa harus terjaga keamanannya agar  terhindar  terjadinya  kerusakan,  maupun  kehilangan.  Demikian  juga  dengan  aspek kerahasiaan rekam medis, pelaksanaan home care yang dilakukan di luar fasilitas kesehatan perlu  dilakukan  secara  profesional,  hal  ini  dikarenakan  pelayanan home  care akan melibatkan keluarga pasien maupun orang lain yang berada dirumah. Pada saat pelayanan yang  diberikan  sebisa  mungkin  informasi  maupun  data  kesehatan  pasien  selalu  terjaga kerahasiaannya dari pihak-pihak yang tidak berhak.
Di Klinik Pratama Rawat Jalan As-Waja, pada setiap pelayanan home care , petugas pelayanan yang bertugas melakukan pencatatan. Proses pencatatan atas pelayanan home care dituangkan pada sebuah lembar khusus yang dibawa oleh tenaga kesehatan pada saat melakukan  pelayanan  kesehatan.  Lembar  khusus  untuk  mencatat  pelayanan home  care masih dalam bentuk selembar kertas dan untuk pelayanan home care tidak menggunakan berkas rekam medis tetapi dilakukan pencatatan di dalam formulir home care tanpa map rekam  medis  yang  tidak  terlindungi  keamanannya  akan  beresiko  terjadinya  kerusakan maupun  kehilangan,  dan  sangat  rawan  terakses  oleh  orang  lain  yang  tidak  berhak  atas informasi maupun data pasien.

## METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  deskriptif.  Penelitian  ini  memberikan  deskripsi  atau  gambaran mengenai pengelolaan berkas rekam medis dalam pelayanan home care di Klinik Pratama Rawat  Jalan  As-Waja.  Penelitian  dilaksanakan  di  Klinik  Pratama  Rawat  Jalan  As-waja,  jl. Kebon  Agung  KM  8,  Bedingin,  Sumberadi,  Mlati,  Sleman,  Yogyakarta. Subjek  penelitian adalah petugas yang bertanggung jawab dalam pelayanan home care berjumlah dua orang yang  berprofesi  sebagai  bidan.  Objek  penelitian  adalah  formulir  pelayanan home  care. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara dan studi dokumentasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pencatatan  berkas  rekam  medis  pelayanan home care didapatkan  dari  data  pasien atau keluarga pasien yang melakukan pendaftaran untuk pelayanan home care di bagian pendaftaran  atau  administrasi  klinik,  namun yang  melayani  pendaftaran  tersebut  bukan petugas  rekam  medis  melainkan  bidan.  Petugas  mencatat  nama  dan  keluhan  pasien, menyiapkan alat-alat dan obat-obatan medis, dan petugas melakukan kunjungan ke rumah pasien dengan membawa lembar khusus pelayanan home care. Berbentuk selembar kertas
untuk  mencatat  hasil  pemeriksaan  dan  pengobatan,  kemudian  melakukan  pembayaran serta  adminstrasi  di  tempat home  care dan  petugas  kembali  ke  klinik  untuk  melakukan penyalinan  hasil  pemeriksaan home  care ke  dalam  rekam  medis  pasien  masing-masing sesuai  dengan  apa  yang  ditemukan  secara  baik  dan  benar.  Penyimpanannnya  belum dimasukkan ke dalam map rekam medis dan dijadikan satu dengan pasien umum diurutkan sesuai  abjad  tanpa  nomor  rekam  medis.  Terkadang  petugas  tidak  membawa  lembar khusus pelayanan home care hanya  membawa  alat  yang  digunakan  untuk  pemeriksaan saja sehingga tidak semua hasil pemeriksaan dan perkembangan pasien dicatat di dalam berkas  rekam  medis.  Di  klinik  telah  memiliki  prosedur  berupa  SOP  no.  001A  tentang pelaksanaan home care .
Aspek  keamanan  isi  berkas  rekam  medis,  pengelolaan  rekam  medis  yang  meliputi berkas  rekam  medis  dari aspek isi  belum  terdapat  kebijakan  yang mengatur bagaimana pengelolaan  rekam  medis,  serta kebijakan   praktisi  kesehatan  yang  memiliki  akses  data rekam medis. Aspek keamanan isi untuk menjaga keamanan berkas rekam medis terdapat tanda peringatan, aspek keamanan isi untuk menjaga keamanan berkas rekam medis, yaitu karena berkas rekam medis bersifat rahasia maka lembar setelah pelayanan disimpan di rak penyimpanan  yang  masih  menjadi  satu  dengan  ruang  pendaftaran , namun  belum  ada tanda  peringatan  yang  mengatakan  bahwa  hanya  petugas  yang  berwenang  saja  yang diijinkan masuk ke dalam ruang filing.
Berkas  rekam  medis  bersifat  rahasia,  oleh  karena  itu  lembar  formulir  setelah pelayanan  disimpan  di  dalam  rak  penyimpanan  namun  untuk  penataannya  belum dimasukkan  ke  dalam  map  rekam  medis.  Berkas  rekam  medis  masih  dalam  bentuk lembaran kertas sehingga beresiko akan rusak dan hilangnya lembar formulir rekam medis. Di  klinik  belum  terdapat  prosedur  pelepasan  informasi  bagi  pasien  atau  keluarga  yang menginginkan isi dari rekam medis yang terlebih dahulu mengisi surat permohonan. Lembar formulir  setelah  dilakukan  pelayanan  disimpan  yang  kemudian  ditata  ke  dalam  rak penyimpanan yang diurutkan sesuai  dengan  abjad  tanpa  nomor  rekam  medis  dan  untuk penyimpanan  berkasnya  belum  menggunakan  map  rekam  medis  namun  masih  dalam bentuk lembaran kertas, sehingga untuk menjaga keamanan lembar formulir rekam medis masih belum  maksimal  dan  resiko  akan  terjadinya kehilangan, tercecer  dan sobek pada lembar formulir rekam medis.
Aspek  keamanan  fisik  berkas  rekam  medis,  pengelolaan  rekam  medis  meliputi keamanan berkas rekam medis dan aspek fisik belum terdapat kebijakan yang mengatur bagaimana  pengelolaan rekam   medis.  Aspek  keamanan  fisik  untuk  menjaga  keamanan berkas  rekam  medis,  yaitu  pengaturan  ruangan  penyimpanan  berupa  pencahayaan, ketersediaan ventilasi, kebersihan ruangan yang selalu dijaga, dan perawatan terhadap rak penyimpanan  agar  tidak  berkarat  atau  berdebu  serta  terhindar  dari  serangan  api,  air, serangga, dan sebagainya.
Di klinik belum terdapat ruang filing sehingga belum tersedia alat pengukur suhu dan kelembaban ruangan (termohigrometer) serta tidak tersedia formulir pemantauan suhu. Dikarenakan di klinik belum terdapat ruang filing maka tidak melakukan hasil pengukuran suhu  dan  kelembaban  sehingga  belum  sesuai  dengan  standar  dan  sulit  dilakukan pengukuran dengan menggunakan termohigrometer.
Pencahayaan masih  belum  maksimal dan  optimal karena  untuk  rak  penyimpanan berkas  rekam  medis  masih  dijadikan  satu  dengan  bagian  pendaftaran.  Ventilasi  masih belum maksimal dikarenakan bentuk ventilasi yang tertutup dengan kaca mengakibatkan udara  dan  sinar  matahari  tidak  dapat  masuk  secara  langsung  dan  secara  merata.
Keamanan  dari  serangan  api,  serangga  dan  sebagainya.  Ruang  penyimpanan  masih menjadi  satu  di bagian  pendaftaran,  namun  sudah  terdapat alat pemadam kebakaran yang  diletakkan  di  sebelah  tangga.  Pelengkap  utama  guna  menjaga  keamanan  berkas rekam medis adalah berkas yang diletakkan di lemari penyimpanan atau roll o’pack. Belum terdapat  ruang filing sehingga  untuk  penyimpanan  berkas  hanya  disimpan  di  rak penyimpanan  biasa  yang  dibuat  skat-skat  untuk  menaruh  berkas  rekam  medis  yang terbuat dari kayu yang dicat dan diurutkan berdasarkan abjad tanpa nomor rekam medis dan belum terdapat roll o’pack .
Pencatatan  adalah  bentuk  pendokumentasian  segala  informasi  medis  seorang pasien ke dalam berkas rekam medis. Pencatatan memuat data yang akan menjadi bahan informasi. Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua  kelompok yaitu data sosial dan data  medis.  Data  sosial  diperoleh  pada  saat  mendaftarkan  diri  di  tempat  penerimaan pasien. Data medis baru diperoleh dari pasien apabila pasien telah memasuki unit pelayanan kesehatan (Soeparto, 2006).
Upaya  menjaga  kerahasiaan  isi  rekam  medis  belum  terdapat  kebijakan  yang mengatur  tentang  pelepasan  informasi  medis  sehingga  untuk  menjaga  kerahasiaan riwayat  kesehatan  pasien  masih  belum  terjaga  dengan  baik.  Keamanan  berkas  rekam medis ditinjau dari segi fisik berkas  rekam medis yaitu dilihat dari jenis tinta, kertas, map dan  rak  berkas.  Bahan  yang  digunakan  untuk  membuat folder rekam  medis  merupakan bahan yang tebal dan tidak mudah sobek (WHO, 2006). Keamanan berkas rekam medis ditinjau dari segi non fisik berkas rekam medis menurut Firdaus  (2012)  yaitu  dilihat  dari pihak lain yang tidak berkewenangan, kebakaran, gempa bumi, debu, serangga dan hama perusak lainnya sehingga hanya petugas rekam medis dan petugas yang berkepentingan yang  diijinkan  masuk  ruang  penyimpanan  rekam  medis.  Ruangan  penyimpanan  arsip sebaiknya  terpisah  dari  ruangan  kantor  lain  untuk  menjaga  keamanan  arsip-arsip mengingat bahwa arsip bersifat rahasia. Rekam medis adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaanya  (Rustiyanto,  2011).  Untuk  melindungi  kerahasiaan  informasi  dalam  rekam medis  dibuat  ketentuan  yaitu  hanya  petugas  rekam  medis  yang  diijinkan  masuk  ruang penyimpanan dokumen rekam medis. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien, memelihara kerahasiaan pasien, mengidentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan, menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.
Keamanan berkas rekam medis dari aspek isi antara lain tanda peringatan. Ruang penyimpanan  masih  menjadi  satu  di  bagian  pendaftaran  namun  belum  ada  tanda peringatan  bahwa  selain  petugas  dilarang  masuk  dan  dikhawatirkan  isi  dari  rekam medisnya  belum  terjamin  untuk  aspek  keamanannya.  Hal  ini  belum  sejalan  dengan (Rustiyanto, 2011) bahwa ruang filing harus aman (untuk melindungi dokumen  rekam medis dari kerusakan, kehilangan, atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang). Selain itu petugas memberikan tanda peringatan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” di depan pintu filing .
Berkas rekam medis bersifat rahasia, berkas rekam medis adalah milik pasien yang bersifat rahasia, oleh karena itu lembar formulir setelah pelayanan disimpan di dalam rak penyimpanan namun untuk penataannya belum dimasukkan ke dalam map  rekam medis dan masih dalam bentuk selembar kertas untuk berkas rekam medisnya sehingga beresiko akan rusak dan hilangnya lembar formulir rekam medis. Hal ini belum sejalan dengan (Budi,
2011) bahwa berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau  map  sehingga  setiap folder berisi  data  dan  informasi  hasil  pelayanan  yang diperoleh pasien secara individu.
Pelepasan informasi,  belum  terdapat  ruangan  yang  menyediakan  pelayanan  bagi pasien  yang  membutuhkan  surat  keterangan  medis,  dan  belum  terdapat  prosedur pelepasan  informasi  bagi  pasien  atau  keluarga yang  menginginkan  isi  dari  rekam  medis yang  terlebih  dahulu  mengisi  surat  permohonan  dengan  menandatangani  surat pernyataan. Menurut KARS 2012 Standar MKI. 11 bahwa salah satu aspek untuk menjaga keamanan  informasi  pasien  adalah  dengan  menentukan  siapa  yang  berwenang  untuk mendapatkan berkas rekam medis pasien dan yang melakukan pengisian berkas ke dalam rekam medis pasien tersebut. Rumah sakit harus mengembangkan suatu kebijakan dalam memberikan  kewenangan  pada  seseorang  individu  terhadap  isi  dan  format  pengisian berkas rekam medis klinis pasien.
Map rekam medis, lembar formulir setelah dilakukannya pelayanan disimpan yang kemudian  ditata  ke  dalam  rak  penyimpanan  yang  diurutkan  sesuai  dengan  abjad  tanpa nomor rekam medis dan untuk penyimpanan berkasnya belum menggunakan map rekam medis namun masih dalam bentuk lembaran kertas, sehingga untuk menjaga keamanan lembar formulir rekam medis masih belum maksimal dan resiko akan terjadinya kehilangan dan sobek pada lembar formulir rekam medis. Menurut KARS 2012 Standar MKI. 7 bahwa berkas rekam medis pasien adalah suatu sumber informasi utama mengenai proses asuhan dan  perkembangan  pasien,  sehingga  merupakan  alat  komunikasi  yang  penting.  Agar informasi ini berguna dam mendukung asuhan pasien berkelanjutan, maka perlu tersedia selama  asuhan  pasien  rawat  inap,  untuk  kunjungan  rawat  jalan,  dan  setiap  saat dibutuhkan, serta dijaga selalu diperbaharui (up to date). Catatan medis keperawatan dan catatan pelayanan pasien lainnya tersedia untuk semua praktisi kesehatan pasien tersebut. Kebijakan  rumah  sakit  mengidentifikasi  praktisi  kesehatan  mana  saja  yang  mempunyai akses ke berkas rekam medis pasien untuk  menjamin kerahasiaan informasi pasien.
Pemeliharaan  arsip  adalah  kegiatan  membersihkan  arsip  secara  rutin  untuk mencegah  kerusakan  akibat  beberapa  sebab  (Sedarmayanti, 2003).  Di  klinik  belum terdapat  ruang filing sehingga  belum  tersedia  alat  pengukur  suhu  ruangan (termohigrometer) serta tidak tersedia formulir pemantauan kelembaban  sehingga belum sesuai  dengan  standar  dan  sulit  dilakukan  pengukuran  dengan  menggunakan termohigrometer. Untuk  mencegah  kerusakan  arsip  secara  fisik  ruangan  penyimpanan arsip harus  selalu  dijaga  suhu  serta  kelembaban  ruangan  agar tetap kering  (temperatur ideal  antara  60°-75°F  (15,6°- 23,9°C), dengan kelembaban antara 50-60%) (Sedarmayanti, 2003).
Di  klinik,  untuk  pencahayaan  masih  belum  maksimal  dan  optimal  dikarenakan belum terdapat ruang, dan untuk rak penyimpanan berkas rekam medis masih dijadikan satu dengan bagian pendaftaran. Faktor pencahayaan dalam ruangan ini sangat penting dan akan sangat mendukung kinerja dalam bekerja di lingkungan ruang kerja yang sehat dan nyaman. Pencahayaan dibagi menjadi dua, yaitu pencahayaan alami dan pencahayaan buatan (Rustiyanto, 2011).
Ventilasi  masih  belum  maksimal  dikarenakan  di  klinik,  bentuk  ventilasi  yang tertutup dengan kaca mengakibatkan udara dan sinar matahari tidak dapat masuk secara langsung dan secara merata. Untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara mempunyai dan menyediakan ventilasi yang merata (Sedarmayanti, 2003).
Keamanan dari serangan api, serangga, dan sebagainya, ruang penyimpanan atau filing masih  menjadi  satu  di  bagian  pendaftaran  di  klinik,  namun  sudah  terdapat  alat pemadam kebakaran yang diletakkan di sebelah tangga. Menurut KARS 2012 Standar MKI. 16 bahwa rekam  medis dan data serta informasi lain aman dan dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh, rekam medis pasien yang masih aktif disimpan di area dimana hanya staf profesional  kesehatan  yang  mempunyai  otoritas  untuk  akses,  serta  dokumen  disimpan pada lokasi dimana terhindar dari air, api, panas, dan kerusakan lainnya.
Tempat penyimpanan berkas rekam medis belum terdapat ruang filing dan untuk penyimpanan  berkas  rekam  medis  disimpan  di  dalam  rak  penyimpanan  yang  diurutkan sesuai  dengan  abjad.  Dengan  bahan  yang  terbuat  dari  kayu  yang  sudah  dicat,  jadi kemungkinan cepat rapuh dan rusak. Perlengkapan utama dari ruang filing adalah adanya almari atau rak penyimpanan (Rustiyanto, 2011).
Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas rekam medis. Di klinik tidak terdapat  bahan-bahan  pencegah  rusaknya  berkas  seperti  kapur  barus  ataupun penyemprotan  dengan  bahan  kimia  secara  berkala.  Untuk  mencegah  kerusakan  arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau  mengadakan  penyemprotan  dengan  bahan  kimi  secara  berkala  (Sedarmayanti, 2003).
Larangan-larangan, terdapat tanda peringatan, aspek keamanan isi untuk menjaga keamanan  berkas  rekam  medis,  yaitu  karena  berkas  rekam  medis  bersifat  rahasia  maka lembar  setelah  pelayanan  disimpan  di  ruang  penyimpanan.  Di  klinik  belum  terdapat ruangan rekam  medis ataupun  ruang filing sehingga  belum ada  tanda peringatan bahwa selain  petugas dilarang masuk dan dikhawatirkan isi dari rekam medisnya belum terjamin untuk aspek keamanannya.
Ruang filing harus aman (untuk melindungi dokumen rekam medis dari kerusakan, kehilangan,  atau  digunakan  oleh pihak yang tidak berwenang).  Selain itu  petugas dapat memberikan tanda peringatan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” didepan pintu filing (Rustiyanto, 2011).
Makanan  dan  minuman,  terdapat  makanan  dan  minuman  milik petugas  di  dalam ruang pendaftaran yang diletakkan di atas rak penyimpanan, hal tersebut apabila makanan dan  minuman  tumpah  dan  mengenai  berkas  rekam  medis  akan  menyebabkan  berkas rekam medis menjadi rusak. Untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan  cara  perlu  dibuat  peraturan  dilarang  membawa  dan/atau  makan  di  tempat penyimpanan arsip (Sedarmayanti, 2003).
Merokok,  ruang filing adalah  termasuk  ruangan  yang  sangat  beresiko  tinggi terhadap bencana dan risiko serangan api. Tidak ditemukan sisa pembuangan rokok milik petugas,  dikarenakan  untuk  ruang  penyimpanan  masih  menjadi  satu  dengan  ruang pendaftaran yang ada di klinik. Menurut KARS 2012 Standar MKI. 16 bahwa rekam  medis dan data serta informasi lain aman dan dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh, rekam medis pasien yang masih  aktif  disimpan  di  area  dimana  hanya  staf profesional kesehatan yang  mempunyai  otoritas  untuk  akses,  serta  dokumen  disimpan  pada  lokasi  dimana terhindar  dari  air,  api,  panas,  dan  kerusakan  lainnya.  Untuk  mencegah  kerusakan  arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara perlu dibuat peringatan bahwa di dalam ruangan penyimpanan  arsip  dilarang  merokok  (karena  percikan  api  dapat  menimbulkan  bahaya kebakaran) (Sedarmayanti, 2003).
Kebersihan,  di  ruang  penyimpanan  di   klinik  untuk  menjaga  kebersihan  ruangan hanya  dengan  disapu  dan  dipel.  Dengan  demikian  hanya  akan  memindahkan  debu  dari
lantai ke dokumen, sehingga rak dan berkas berdebu. Debu di ruangan filing juga harus kita perhatikan, karena jika diruang filing terlalu banyak debu juga akan mempengaruhi kinerja petugas filing ,  baik  segi  kesehatan  maupun  kenyamanan  (Rustiyanto,  2011).  Agar kandungan debu di dalam udara ruang filing memenuhi persyaratan kesehatan maka perlu dilakukan upaya-upaya yaitu kegiatan membersihkan ruang filing dilakukan pada pagi dan sore  hari  dengan  menggunakan  kain  pel  basah  atau  pompa  hampa (vacuum  pump). Pembersihan dinding dilakukan secara periode 2 kali/tahun dan dicat ulang 1 kali setahun. Sistem ventilasi yang memenuhi syarat.
Aspek  kerahasiaan  berkas  rekam  medis,  kerahasiaan rekam medis belum terjaga dengan  baik  dikarenakan   untuk  lembar  formulir  rekam  medis  masih  dalam  bentuk selembar  kertas  sehingga  untuk  menjaga  kerahasiaan  berkas  rekam  medis  belum maksimal  dan beresiko akan hilang,  rusak  dan  atau  penggunaan  oleh orang  atau  badan yang tidak berhak atas rekam medis. Namun sudah terdapat petugas yang mengantarkan berkas rekam medis ke poliklinik yang dituju dan  untuk berkas rekam medis dibawa oleh petugasnya tidak dibawa sendiri oleh pasien karena beresiko akan hilang, rusak untuk isi berkas rekam medisnya jika dibawa oleh pasien sendiri.
Rekam  medis  digunakan  sebagai  salah satu  dokumentasi  keadaan  pasien  dan  isi rekam medis merupakan rahasia kedokteran yang harus dijaga kerahasiaannya oleh setiap tenaga  kesehatan  (Hatta,  2013).  Pimpinan  sarana  kesehatan  bertanggung  jawab  atas hilang, rusak, pemalsuan dan atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap  rekam  medis.  Seharusnya  berkas  rekam  medis  tidak boleh dibawa oleh  pasien melainkan harus dibawa sendiri oleh petugas distribusi untuk diserahkan ke poliklinik, hal ini untuk menghindari rekam medis hilang atau terbawa oleh pasien.
Home  care adalah  komponen  dari  pelayanan  kesehatan  yang  disediakan  untuk individu  dan  keluarga  di  tempat  tinggal  mereka  dengan  tujuan  mempromosikan, mempertahankan,  atau  memaksimalkan  level  kemandirian  serta  meminimalkan  efek ketidakmampuan  dan  kesakitan  termasuk  di  dalamnya  penyakit  terminal  (Bukit,  2008). Home care adalah sistem dimana pelayanan kesehatan dan pelayanan sosial diberikan di rumah  kepada  orang-orang  cacat  atau  orang-orang  yang  harus  tinggal  di  rumah  karena kondisi kesehatannya (Neis, 2010).
Manfaat  dari  pelayanan home  care bagi  pasien  antara  lain  pelayanan  akan  lebih sempurna,  holistik  dan  komprehensif,  pelayanan  lebih  professional,  pelayanan keperawatan  mandiri  bisa  diaplikasikan  dengan  di  bawah  naungan  legal  dan  etik keperawatan, kebutuhan pasien akan dapat terpenuhi sehingga pasien akan lebih nyaman dan puas dengan asuhan keperawatan yang profesional (Tribowo, 2012).
Ruang  lingkup  pelayanan home  care adalah  pelayanan  medik  dan  asuhan keperawatan,  pelayanan  sosial  dan  upaya  menciptakan  lingkungan  yang  terapeutik, pelayanan  rehabilitasi  dan  terapi  fisik,  pelayanan  informasi  dan  rujukan,  pendidikan, pelatihan, dan penyuluhan Kesehatan, hygiene dan sanitasi perorangan serta lingkungan, pelayanan  perbaikan  untuk  kegiatan  sosial  (Ode,  2012).  Bangunan  yang  tahan  gempa bangunan gedung dibuat dengan menggunakan sistem struktur rangka sederhana dengan pengisi baik rangka yang dibuat dari bahan kayu maupun beton bertulang dengan dinding pengisi dari bahan bata merah atau batako (Widjanarko, 2006).
Informasi  merupakan  faktor  yang  sangat  berpengaruh  terhadap  kelangsungan organisasi  (Murdani,  2007).  Sistem  informasi  terdapat  menu  pendaftaran,  pelayanan, pembayaran,  manajemen  data  dan  laporan  yang  dapat  membantu  petugas  dalam memberikan pelayanan pendaftaran pasien baru, pendaftaran pasien lama, penyimpanan
hasil  pemeriksaan,  penyimpanan  pembayaran,  khususnya  dalam  pembuatan  surat keterangan  medis  dan  pembuatan  laporan  kunjungan  pasien,  obat  dan  pembayaran (Rohman, 2019). Sistem informasi pelaporan posyandu lansia menampilkan menu pasien, cetak  laporan,  cetak  grafik, backup  data , restore  data dan  pengaturan  (Rohman,  2019). Sistem informasi terdapat tampilan menu yang mempermudah proses pendaftaran pasien, hak  akses  pengguna  serta  menghasilkan  output  laporan  rekapitulasi  kunjungan  pasien rawat jalan (Rohman, 2019). Petugas pendaftaran ( user ) hanya dapat input data pasien, mendaftar, dan mengelola rekapitulasi kunjungan pasien, sedangkan kepala bagian rekam medis  ( admin )  diberikan  hak  akses  seluruhnya,  termasuk  menambah user ,  mengubah username dan password , menambah daftar dokter, dan memiliki kewenangan melaporkan data  dari  sistem  informasi  kepada  pimpinan  klinik  (Rohman,  2019).  Sistem  informasi terdapat menu login , pendaftaran, dan pemeriksaan (Rohman, 2019). Pengelolaan rekam medis  terdapat  beberapa  kegiatan  yang  harus  dijalankan  yaitu  pencatatan,  pengolahan dan penyimpanan data medis (Soeparto, 2006). Pengelolaan rekam medis membutuhkan kualifikasi  petugas  dengan  latar  belakang  D3  rekam  medis,  pembuatan  prosedur  dari pendaftaran hingga pelaporan (Meianti et al., 2018).

## KESIMPULAN
Prosedur  pencatatan home  care dilakukan  setelah pelayanan home  care oleh  petugas  di masing-masing  tempat  pelayanan home  care dengan  membawa lembar formulir khusus untuk mencatat hasil pemeriksaan dan pengobatan. Hasil pemeriksaan home care dilakukan penyalinan  ke  dalam  rekam  medis  pasien  masing-masing  sesuai  dengan  apa  yang ditemukan  secara  baik  dan  benar. Aspek  keamanan  dari  segi  isi,  di  klinik  untuk  berkas rekam  medis  belum  menggunakan  map  rekam  medis  yang  bersifat  rahasia  dan  masih dalam  bentuk  selembar  kertas   sehingga  untuk  menjaga  keamanannya  masih  belum maksimal. Aspek keamanan dari segi fisik, untuk pengaturan ruangan belum maksimal dan untuk tempat penyimpanan berkas rekam medis belum menggunakan roll o’pack sehingga penyimpanannya masih menggunakan rak penyimpanan biasa yang dibuat skat-skat untuk menaruh  berkas  rekam  medis  yang  terbuat  dari  kayu  yang  dicat  dan  diurutkan  sesuai dengan abjad tanpa nomor rekam medis. Aspek kerahasiaan berkas rekam medis belum terjaga dengan baik dikarenakan untuk lembar formulir rekam medis masih dalam bentuk selembar  kertas  sehingga  untuk  menjaga  kerahasiaan  berkas  rekam  medis  belum maksimal  dan beresiko akan hilang,  rusak  dan atau  penggunaan  oleh orang  atau  badan yang tidak berhak atas rekam medis. Sebaiknya perlu dibuatkan nomor dan map rekam medis di klinik agar memudahkan kita untuk mencari berkas rekam medisnya jika pasien kembali berobat di klinik dan untuk penyimpanan dijadikan satu.

## DAFTAR PUSTAKA
American  Medical  Association .  (2008), American  Medical  Association  Complete Guide  to Prevention and Wellness , Willey: United State of America. Budi,  Savitri  Citra.  (2011), Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  Medis, Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Bukit,  E.  (2008), Perawatan  Kesehatan  Rumah  (Home  Health  Care), Medan: Universitas Sumatra Utara.
DepKes  RI.  (1997), Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia, Jakarta: Dirjen YanMed.
DepKes RI. (2002),  Pengembangan  Model  Praktek  Pelayanan  Mandiri
Keperawatan , Jakarta: Pusgunakes.
Direktorat  Bina  Pelayanan  Keperawatan  Departemen  Kesehatan  RI.  (2007), Home care : Bukti Kemandirian Perawat, Jakarta.
Hatta,  R.  Gemala.  (2013), Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  Sarana Pelayanan Kesehatan Edisi Revisi Kedua, Jakarta: UI-Press.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  No.  269/MenKes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis , Jakarta: MenKes RI.
Meianti,  A.,  Rohman,  H.,  &  Mayretta,  A.  (2018).  Perencanaan  Implementasi  Unit  Kerja Rekam Medis Untuk Klinik Pratama Pancasila Baturetno Wonogiri. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 6(2), 135-141.
MenKes RI, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 9 Tahun 2014 Tentang Klinik. Jakarta: MenKes RI.
Murdani,  Eti.  (2007) ,  Pengembangan  Sistem  Informasi  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Untuk Mendukung  Evaluasi  Pelayanan  Di  RSU  Bina  Kasih  Ambarawa ,  Tesis  Ilmu  Kesehatan Masyarakat, Universitas Diponegoro Semarang, http://eprints.undip.ac.id/17431/1/ETI MURDANI.pdf.
Neis, M.A & M. Mcewen. (2010), Community/Public Health Nursing: Promoting the Health of Population, 4 th Ed. Canada: Saunders Elsevier. Ode,  Syarif.  (2012), Asuhan  Keperawatan  Gerontik  Berstandarkan  Nanda,  NIC,  dan  NOC Dilengkapi Teori dan Contoh Kasus Askep , Yogyakarta: Nuha Medika.
Rohman,  H., & Wulandari,  M.  (2019).  Sistem  Informasi  Manajemen Rawat  Jalan  Di  Klinik Pratama:  Surat  Keterangan  Medis,  Laporan  Kunjungan  Pasien,  Obat,  Pembayaran. Jurnal Informatika dan Rekayasa Perangkat Lunak, 1(2).
Rohman,  H., & Agnia,  E. (2019).  Pelaporan  Posyandu  Lansia  Puskesmas  Banguntapan  III: Perancangan  Sistem  Informasi  Berbasis  Web. Indonesian  of  Health  Information Management Journal (INOHIM) , 7(2), 44-53.
Rohman,  H.,  Prabawati,  B.  C.,  &  Anaskhan,  A.  S.  (2019).  Pembangunan  Sistem  Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Klinik Pratama Harapan Sehat Berbasis Web. SMIKNAS, 12- 22.
Rohman,  H., Dewi,  C.  W. P., & Nuswantoro,  M. R. (2019).  Perancangan  Sistem  Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Berbasis Web Di Klinik Pratama Patalan. SMIKNAS, 23-31.
Rohman, H., Rahmasari, N. I., & Nurhaningrum, Y. (2020). Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran  Berbasis Microsoft  Access Di  Klinik  Pratama  Umum  Pelita  Hati Banguntapan. Prosiding" Inovasi Teknologi Informasi Untuk Mendukung Kerja PMIK Dalam Rangka Kendali Biaya Di Fasyankes".
Rustiyanto, Ery dan Warih. (2011), Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta:  Politeknik  Kesehatan  Permata  Indonesia.  Sedarmayanti. (2003), Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar Maju.
Soeparto, P. (2006), Etik dan Hukum di Bidang Kesehatan , Surabaya: Airlangga Universitas Press.
Tribowo, C. (2012), Home care Konsep Kesehatan Masa Kini , Yogyakarta: Nuha Medika.
Widjanarko, Agoes.  (2006), Pedoman  Teknis Rumah  dan  Bangunan Gedung  Tahan Gempa, Jakarta: Direktur Jendral Cipta Karya.
Yoyok,  (2012), Buku  Panduan  Program  Pendidikan  Profesi  Peminatan  Home  care  Revisi  1, Jakarta.