## Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS)
Vol. 3, No. 1, March 2022, page-page. 21~28 P-ISSN : 2723-455X E-ISSN : 2723-2026 available online at: https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/teknoabdimas

## DIGITALISASI PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT PADA DESA BANDARSARI
Andi Nurkholis 1 , Jupriyadi 2 , Arief Budiman 3, Donaya Pasha 4 , Syaiful Ahdan 5 , Rio Andika 6 , Zahrina Amalia 7
Program Studi Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,Universitas Teknokrat Indonesia 1
Program Studi Teknologi Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,Universitas Teknokrat Indonesia 2,4,5,6,7
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,Universitas Teknokrat Indonesia 3
Email : andinh@teknokrat.ac.id 1 , jupriyadi@teknokrat.ac.id 2 , arief.budiman10@teknokrat.ac.id 3 , donayapasha@teknokrat.ac.id 4 , syaifulahdan@teknokrat.ac.id 5 , rio.andika.mhs@teknokrat.ac.id 6 ,
zahrina.amalia@teknokrat.ac.id 7
Received: (24 November 2021) Accepted : (10 Desember 2021) Published : (15 Maret 2022)

## Abstract
Mail administration services in Bandarsari Village, Central Lampung Regency still use conventional or  manual  methods  so  that  they  are  still  less  effective  and  efficient.  Communities  often  experience difficulties when submitting letters that are limited by space and time. The community is required to go to  the  village  hall  and  can  only  be  submitted  during  working  hours.  In  addition,  many  letter administration archives require large storage capacity and are prone to physical file damage.  This service aims to implement the digitization of web-based mail administration services to facilitate the public submitting letters in Bandarsari Village. In addition, assistance on the use of the system was also  provided  to  village  staff  with  training  activities  that  included  exposure  and  practice  of  system functionality.  System  development  uses  the  Laravel  framework  based  on  the  PHP  programming language combined with HTML as an interface and MySQL as a database. As a feasibility assessment, the system is tested using ISO 25010, which includes five main characteristics of ISO 25010, namely Functional  Suitability,  Reliability,  Performance  Efficiency,  Usability,  and  Portability.  Based  on  the resulting total using a Likert Scale, the results obtained 84.91%, so it can be concluded that the system is declared good to use and feasible to be applied.
Keywords: Digitization, Laravel, Mail Administration, MySQL, ISO 25010

## Abstrak
Pelayanan administrasi surat di Desa Bandarsari,  Kabupaten  Lampung  Tengah  masih  menggunakan cara  konvensional  atau  manual  sehingga  masih  kurang  efektif  dan  efisien.  Masyarakat  sering mengalami kesulitan ketika melakukan pengajuan surat yang terbatas oleh  ruang dan  waktu, seperti halnya masyarakat diperlukan untuk ke balai desa serta hanya dapat diajukan ketika jam kerja. Selain itu, arsip administrasi surat  yang banyak  memerlukan kapasitas penyimpanan yang juga besar, serta rawan  terhadap  kerusakan  berkas  secara  fisik.  Pengabdian  ini  bertujuan  menerapkan  digitalisasi pelayanan administrasi surat berbasis web untuk memudahkan  masyarakat dalam pengajuan surat  di Desa Bandarsari. Selain itu, dilakukan juga pendampingan penggunaan  sistem kepada staf desa dengan kegiatan pelatihan yang mencakup pemaparan dan praktik fungsionalitas sistem. Pengembangan sistem dilakukan  menggunakan  framework  Laravel  yang  berbasis  bahasa  pemrograman  PHP  yang dikombinasikan dengan HTML sebagai antarmuka, serta MySQL sebagai database. Sebagai penilaian kelayakan, sistem diuji menggunakan ISO 25010 yang mencakup 5 karakteristik utama dari ISO 25010, yaitu  Functional  Suitability,  Reliability,  Performance  Efficiency,  Usability,  dan  Portability. Berdasarkan  perhitugan  yang  dilakukan  menggunakan  Skala  Likert  memperoleh  hasil  84.91%, sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  dinyatakan  baik  untuk  digunakan  dan  layak  untuk diterapkan.
Kata Kunci: Administrasi Surat, Digitalisiasi, ISO 25010, Laravel, MySQL
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1, 21-28

## To cite this article:
Andi  Nurkholis,  Jupriyadi,  Arief  Budiman,  Donaya  Pasha,  Syaiful  Ahdan,  Rio  Andika,  Zahrina  Amalia.  (2022).  DIGITALISASI PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT PADA DESA BANDARSARI. Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol(3), 21-28.

## PENDAHULUAN
Desa  adalah  bagian  yang  penting  dari  suatu  masyarakat  yang  mana  tak  dapat  terpisahkan  (Aziz,  2016). Oleh  karena  itu,  keberadaan  desa  semestinya  tidak  boleh  diremehkan  termasuk  juga  oleh  pemerintah  karena pentingnya keberadaan desa tersebut. Secara geografis, desa merupakan kesatuan wilayah yang dihuni oleh sejulah keluarga yang mempunyai sistem pemerintahan sendiri (dikepalai oleh seorang Kepala Desa) atau desa merupakan kelompok  rumah  di  luar  kota  yang  merupakan  kesatuan  (Amalia  &  Syawie,  2015).  Kegiatan  desa  yang  sangat penting adalah pengadminstrasian desa, hal ini sebagaimana Permendagri Nomor 32 Tahun 2006 tentang Pedoman Administrasi  Desa (Onsardi  et al., 2019). Administrasi pemerintahan desa merupakan kegiatan pencatatan data dan  informasi  mengenai  aktivitas  pemerintah  desa  dalam  kaitannya  dengan  tugas  dan  wewenang,  yaitu menyelenggarakan urusan-urusan pemerintahan desa (Prasetyo & Dhaniawaty, 2020). Dalam menyelenggarakan hal tersebut, pemerintah desa berkewajiban melakukan berbagai pencatatan data dan informasi pada buku -buku register/model sesuai dengan urusan dan kepentingannya.
Kondisi yang terjadi di desa-desa pada umumnya dijumpai keadaan di bidang pegelolaan administrasi desa masih belum tertib dan kurang memadai (Purbowati & Astutik, 2017), antara lain kegiatan laporan mengenai data penduduk tiap bulanya dan laporan tahunan semua  buku  register masih sering terlambat  dari jadwal yang telah ditentukan dan bahan tata cara pengisiannya pun belum dapat dikatakan sempurna. Selain itu yang terjadi desa pada  umumnya  kinerja  pelayanan  belum  maksimal  (Sulandra  &  Mudarya,  2018),  sehingga  seringkali  menjadi bahan  pembicaraan  masyarakat  seperti  banyaknya  kantor  desa  yang  hanya  melayani  masyarakat  setengah  hari kerja,  lamanya  pengurusan  dokumen  yang  dibutuhkan  masyarakat  akibat  kurang  profesionalnya  sumber  daya manusia aparat desa. Permasalahan tersebut penyebabnya salah satunya adalah relatif terbatasnya kapasitas sumber daya  aparat  dan  perangkatnya  (Bachtiar,  2019),  juga  sumber  daya  pendukung  berupa  pernagkat  lunak  dan perangkat keras.
Perkembangan teknologi saat ini bagaikan dua mata pisau yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari semua  elemen  (Nurkholis  et  al.,  2017).  Pengguna  internet  di  Indonesia  hingga  saat  ini  telah  mencapai  82  juta orang, dengan pencapaian tersebut Indonesia berada pada peringkat ke-8 di dunia (Nurkholis et al., 2021). Web merupakan satu hal yang tidak dapat dipisahkan dari dunia internet. Web sendiri merupakan kumpulan-kumpulan dokumen yang banyak tersebar di beberapa komputer server yang berada di seluruh penjuru dunia dan terhubung menjadi satu jaringan melalui jaringan yang disebut internet.
Desa  Bandarsari  merupakan  salah  satu  desa  di  Kecamatan  Padangratu,  Kabupaten  Lampung  Tengah. Berdasarkan observasi yang telah dilakukan berupa wawancara kepada pimpinan Desa Bandarsari, terhadap aspek administratif  oleh  staf  desa  belum  maksimal,  sehinga  perlu  dilakukan  digitalisasi  terhadap  semua  arsip  surat. Digitalisasi  merupakan  proses  alih  media  atau  konversi  dokumen  fisik  kedalam  bentuk  dokumen  digital (Damayanti  et  al.,  2021).  Di  era  Revolusi  Industri  4.0,  digitalisasi  menjadi  proses  manufaktur  dengan memanfaatkan  teknologi  komputer  serta  internet.  Pengabdian  ini  bertujuan  mengembangkan  dan  menerapkan sistem sebagai wadah untuk mendigitalisasi surat sebagai bentuk arsip digital. Dengan pengabdian ini, diharapkan dapat  meminimalisir  kesalahan-kesalahan  yang  dapat  terjadi  dalam  pembuatan  surat  dan  laporan  juga  dapat memaksimalkan kinerja pelayanan Kantor Desa Bandarsari.

## METODE PELAKSANAAN

## Kerangka Pengabdian
Kerangka  pengabdian  merupakan  model  konseptual  tentang  bagaimana  teori  berhubungan  dengan berbagai  faktor  yang  telah  didefinisikan  sebagai  masalah  yang  penting   (Alita  et  al.,  2020).  Bserdasarkan observasi  yang  telah  dilakukan  terhadap  pimpinan  Desa  Bandarsari,  diperoleh  bahwasanya  diperlukan peningkatan  kualitas  administratif  surat-menyurat  di  desa  melalui  digitalisasi  pelayanan  administrasi  surat. Pengabdian  yang  dilakukan  meliputi  penerapan  sistem  adminstrasi  pelayanan  surat  beserta  pelatihan penggunaannya kepada staf desa Bandarsari. Tahapan pelaksanaan pengabdian meliputi identifikasi masalah, tujuan, pengembangan sistem, hasil, dan kesimpulan yang ditunjukkan pada Gambar 1.

## Gambar 1. Kerangka pengabdian

## Teknik Pengumpulan Data
Kegiatan  pengabdian  ini  tentu  membutuhkan  berbagai  data  sebagai  bahan  penyusunan  skripsi  dengan menggunakan beberapa metode dalam melakukan pengabdian yaitu:
1. Wawancara
Pengumpulan  data  dengan  wawancara  dilakukan  kebeberapa  staf  yang  berhubungan  dengan  lingkup pengabdian,  bertujuan  agar  mengetahui  kondisi  atau  keadaan  nyata,  mengetahui  kebutuhan  dan mengetahui masalah-masalah yang terjadi di lingkungan Desa Bandarsari. Wawancara dilakukan secara langsung kepada staf dan Kepala Desa Bandarsari.
2. Tinjauan Pustaka
Pada tahap ini akan diadakan tinjauan pustaka yang bertujuan untuk membandingkan dengan pengabdian terdahulu dan mengumpulkan data yang dibutuhkan dan berkaitan dengan proses Digitalisasi Pelayanan Administrasi Surat di Desa Bandarsari.
3. Dokumentasi
Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan bahan atau berkas yang dibutuhkan dalam pengabdian. Dokumen yang dibutuhkan terkait dengan permasalahan yang dibahas dimana data tersebut adalah data administrasi surat di Balai Desa.
4. Observasi
Pada tahap ini, dilakukan  pengamatan secara langsung pada  balai desa  Desa Bandarsari. Hal-hal yang diamati adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) pengolahan data untuk administrasi surat di desa.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1, 21-28

## Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dapat dilakukan dan informasi apa yang dihasilkan oleh sistem, mencakup bagaimana sistem harus bereaksi pada input tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu.
Tabel 1. Kebutuhan fungsional No User Kemampuan Fungsional 1 Admin Admin dapat melakukan login Admin dapat mengelola data layanan surat Admin dapat validasi data permohonan surat yang diajukan masyarakat Admin dapat melihat pengaduan masyarakat Admin dapat melakukan logout 2 Masyarakat Masyarakat dapat Login Masyarakat dapat melakukan pengajuan permohonan surat Masyarakat dapat Logout

## Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan  non-fungsional  merupakan  dibutuhkan  untuk  menentukan  spesifikasi  kebutuhan  sistem. Kebutuhan  ini  juga  menentukan  spesifikasi  masukkan  yang  dibutuhkan  sistem.  Pada  analisis  kebutuhan  sistem non-fungsional  ini  dijelaskan  mengenai  analisis  perangkat  keras  (hardware),  perangkat  lunak  (software),  dan pengguna (user).
Tabel 2. Spesifikasi hardware No Nama Spesifikasi 1 Laptop PC Processor Intel Inside, RAM 2 GB 2 Printer Canon IP 2770 3 Jaringan Internet 3G 4 Monitor 32 inch Tabel 3. Spesifikasi software No Nama Spesifikasi 1 Database Tool SQLyog 13.1.7 2 Sistem Operasi Windows 10 3 Browser Mozila Firefox v66.0.5 4 Web Server Xampp 5.6.39-0

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap pengabdian merupakan hasil dari perealisasian dari proses pengembangan sistem untuk penerapan digitalisasi pelayanan administrasi surat pada Desa Bandarsari, Kabupaten Lampung Tengah.
1. Dashboard
Dashboard adalah tampilan setelah pengguna berhasil login. Pada pengguna dengan peran admin dapat mengelola seluruh data  administrasi surat yang tersedia. Tampilan dashboard  admin dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Menu dashboard
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1, 21-28
2. Menu Jenis Layanan Surat
Tampilan halaman jenis-jenis layanan surat yang berfungsi untuk mengelola data surat yang dibutuhkan pengguna. Adapun fitur-fitur yang dapat digunakan seperti mengedit, mengunci, dan menyimpan berkas. Tampilan halaman jenis layanan surat dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Menu jenis layanan surat
3. Menu Arsip Layanan
Tampilan arsip layanan berfungsi untuk mengelola data surat yang diarsipkan. Adapun fitur yang tersedia seperti  mengunduh,  mencetak,  mengedit  berkas  dan  ada  juga  fitur  rekam  surat  perorangan.  Tampilan halama arsip layanan dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Menu arsip layanan
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1, 21-28
4. Hasil Surat
Halaman  hasil  surat  adalah  pratinjau  dari  surat  yang  telah  dibuat  di  menu  sebelumya.  Admin  dapat langsung mencetaknya apabila data telah sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Tampilan halaman hasil surat dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Tampilan hasil surat
5. Menu Profil Masyarakat
Halaman bagi pengguna dengan peran masyarakat setelah berhasil login. Pada halaman ini tersedia profil pengguna, surat, pesan dan bantuan. Tampilan halaman profil masyarakat dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Menu profil masyarakat
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1, 21-28
6. Menu Arsip Surat
Halaman yang berfungsi untuk menyimpan semua  pengajuan surat oleh masyakat. Adapun menu yang tersedia seperti membuat surat, arsip surat, permohonan surat dan riwayat surat. Tampilan halaman arsip surat masyarakat dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Menu surat masyarakat
7. Menu Form Pembuatan Surat
Halaman form pembuatan surat berfungsi untuk membantu masyarakat membuat permohonan surat yang selanjutnya  akan  di  olah  oleh  petugas.  Pada  halaman  ini  tersedia  pilihan  jenis  surat  yang  diminta, keterangan tambahan beserta penginputan dokumen-dokumen pendukung surat yang diminta. Tampilan halaman form pembuatan surat dapat dilihat pada Gambar 8.

## Gambar 8. Menu form pembuatan surat
Untuk memperoleh studi kelayanan dari  digitalisasi sistem pelayanan administrasi surat, maka dilakukan pengujian menggunakan 5 karakteristik dari ISO 25010 (ISO, 2013) kepada 5 responden, maka didapatkan hasil sebagai berikut:
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 = 94.12% + 83.46% + 79.31% + 80% + 87.64%
5 = 84.91%
Dari perhitugan pengujian di atas, dapat disimpulkan bahwa digitalisasi sistem pelayanan administrasi surat pada Desa Bandarsari, Kabupaten Lampung Tengah memperoleh hasil yang baik untuk digunakan melalui hasil perhitungan Skala Likert memperoleh hasil 84.91%. Maka dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem ini sebagai pengganti pelayanan administrasi surat yang bersifat konvensional dinyatakan layak.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1, 21-28

## KESIMPULAN
Berdasarkan pengabdian yang telah dilakukan dengan menerapkan digitalisasi pelayanan administrasi surat di Desa Bandarsari dapat disimpulan bahwa:
1. Untuk menghasilkan sebuah Digitalisasi Pelayanan Administrasi Surat di Desa Bandarsari dalam upaya untuk  mempermudah  masyarakat  untuk  mengelola  secara  digital.  Diperlukan  sebuah  pengembangan sistem dengan menggunakan metode pengembangan Prototype dimulai dari analisis kebutuhan user dan kebutuhan  sistem,  membuat  rancangan  sistem,  koding  program  dan  pengujian.  Proses  pengembangan sistem  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dengan  framework  Laravel  dan  MySQL  sebagai database.
2. Hasil  pengujian  ISO  25010  berdasarkan  pada  5  karakteristik  utama  dari  ISO  25010,  yaitu  Functional Suitability,  Reliability,  Performance  Efficiency,  Usability,  dan  Portability  menggunakan  perhitungan Skala Likert yang memperoleh nilai 84.91%.
Berdasarkan kesimpulan dari hasil  pengabdian yang telah diuraikan, maka saran yang dapat  diberikan untuk  pengembangan  lebih  lanjut  dari  digitalisasi  pelayanan  administrasi  surat  di  desa  bandarsari  adalah  perlu diadakan pemeliharaan yang baik dan teratur agar dapat mendukung kelancaran dan kinerja dari sistem pelayanan administrasi surat di desa bandarsari yang telah diterapkan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Teknokrat Indonesia melalui  Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) atas dana yang dihibahkan dalam melakukan pengabdian ini.

## REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
Alita,  D., Tubagus, I., Rahmanto,  Y., Styawati, S., & Nurkholis, A. (2020). Sistem Informasi Geografis Pemetaan Wilayah Kelayakan Tanam Tanaman Jagung dan Singkong Pada Kabupaten Lampung Selatan. Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) , 1 (2). Amalia, A. D.,  & Syawie, M. (2015). Pembangunan Kemandirian Desa  melalui konsep pemberdayaan: Suatu Kajian dalam perspektif sosiologi. Sosio Informa , 1 (2).
Aziz, N. L. L. (2016). Otonomi desa dan efektivitas dana desa. Jurnal Penelitian Politik , 13 (2), 193–211.
Bachtiar, B. (2019). Upaya Peningkatan Kemampuan Aparat Desa dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Pemerintah di Desa.
Jurnal Pemerintahan Dan Politik , 4 (3). Damayanti, D., Samsugi, S., Nurkholis, A., & Andika, T. A. (2021). DIGITALISASI SISTEM PEMINJAMAN BUKU PADA SMK  NEGERI  2  KALIANDA  LAMPUNG  SELATAN. Journal  of  Social  Sciences  and  Technology  for  Community Service (JSSTCS) , 2 (2), 128–138.
ISO. (2013). ISO / IEC 25010 : 2011 Systems and software engineering  - Systems and software Quality Requirements and Evaluation  (  SQuaRE  )  -  System  and  software  quality  models. ISO  /  IEC  25010 :  2011  Systems  and  Software Engineering .
Nurkholis,  A.,  Riyantomo,  A.,  &  Tafrikan,  M.  (2017).  Sistem  Pakar  Penyakit  Lambung  Menggunakan  Metode  Forward Chaining. Momentum , 13 (1), 32–38. https://doi.org/10.36499/jim.v13i1.1757
Nurkholis, A., Susanto, E. R., & Wijaya, S. (2021). Penerapan Extreme Programming dalam Pengembangan Sistem Informasi Manajemen  Pelayanan  Publik. J-SAKTI  (Jurnal  Sains  Komputer  Dan  Informatika) , 5 (1),  124–134. https://doi.org/10.30645/j-sakti.v5i1.304
Onsardi, O., Wati, D., & Anjani, R. (2019). Tata Kelola Adminitrasi Keuangan, Dan Pembangunan Desa Tepi Laut Kabupaten Bengkulu Utara. Jurnal Pengabdian Masyarakat Bumi Rafflesia , 2 (2), 169–176.
Prasetyo, T., & Dhaniawaty, R. P. (2020). Sistem Informasi Administrasi Pemerintahan Desa pada Desa Cilayung Kabupaten Kuningan. Jurnal Teknologi Dan Informasi , 10 (1), 52–61.
Purbowati, R., & Astutik, M. (2017). Pelatihan Microsoft Office Sebagai Upaya Peningkatan Kemampuan Aparat Desa Dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Pemerintahan Desa. Comvice: Journal of Community Service , 1 (1), 1–8.
Sulandra,  I. M.,  &  Mudarya,  I. N.  (2018). Kemampuan Aparat  Desa dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Pemerintahan Desa. Locus , 9 (1).