## Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku di PT. X
Pudji Astuti, Mohammad Ali Wafa dan Iveline Anne Marie Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti Jln. Kyai Tapa No. 1 Jakarta 11440
pudji@trisakti.ac.id

## (Makalah: Diterima Agustus 2018, dipublikasikan November 2018)
Intisari — PT. X adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi paper pallet packaging untuk eskpor. Dalam proses produksinya PT. X menerapkan strategi produksi Make-To-Order yang mana produk akan mulai diproduksi apabila telah menerima pesanan dari pelanggan. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah lead-time pengiriman bahan baku dari supplier yang tidak pasti dengan kata lain pengiriman bahan baku tidak sesuai dengan waktu kesepakatan. Seringkali pelanggan memesan dengan jumlah yang tidak menentu  dan  mendadak. Kedua  masalah tersebut  mengakibatkan  tidak terencananya  pemesanan  bahan  baku yang berakibat  pada terlambatnya kedatangan bahan baku, terlambatnya proses produksi dan berujung pada terlambatnya pengiriman produk jadi kepada pelanggan.  PT.  X  belum  memiliki  sistem  informasi  yang  menjadi  pusat  pencatatan  proses  produksi,  sehingga  saat  ini  penggunaan papan  display  mengakibatkan  rawan  terjadinya  human  error  sewaktu  mencatat  pesanan  pelanggan.Untuk  menyelesaikan  masalah tersebut  dirancang  sistem  usulan  yang  menjadi  pusat  informasi  pesanan  pelanggan  dan  sistem  yang  merencanakan  serta mengendalikan  ketersediaan  bahan  baku.Tahapan  perancangan  sistem  menggunakan  sistem  development  process  waterfall. Pengembangan sistem dimulai dari permulaan sistem untuk mengidentifkasi masalah, analisis sistem yang berjalan, mendesain sistem dan  implementasi  sistem.  Analisis  sistem  yang  berjalan  mengunakan  pendekatan  model  driven  terstruktur  yang  menekankan pembuatan gambar model-model sistem untuk membantu visualisasi dan analisis masalah. Tahapan selanjutnya membuat Data Flow Diagram, Diagram Konteks, Entity Relationship Diagram dan Physical Data Model. Hasil dari penelitian menunjukkan ketidakpastian lead-time  pengiriman  dan  ketidakpastian  permintaan  dengan  menerapkan  stok  pengaman  dapat  diatasi  dengan  mengintegrasikan sistem persediaan dan MRP kedalam sistem informasi berbasis web yang bisa diakses dimanapun secara cepat dan akurat oleh pihak terkait. Stok  pengaman  digunakan sebagai  persediaan  cadangan yang akan diproduksi selama  bahan  baku belum datang  atau saat terjadi  permintaan  yang  mendadak.  Sistem  Material  Requirement  Planning  (MRP)  menjadwalkan  pembelian  bahan  baku  dengan mempertimbangkan lead-time pengiriman dan jumlah bahan baku yang tersedia. Sistem peringatan dini akan memberikan pengingat kepada  user  apabila  jumlah  bahan  baku  tersedia  telah  mencapai  Re  Order  Point  atau  ROP  sehingga  pengguna  dapat  melakukan tindakan yang lebih lanjut untuk menghindari stock out.
Kata kunci — Sistem Informasi, , MRP, Stok Pengaman, Sistem Peringatan Dini, Pendekatan Model Driven .
Abstract — PT.  X  is  a  company  engaged  in  the  production  of  paper  pallet  packaging  for  exports.  In  the  production  process,  PT.  X implements  Make-To-Order  production  strategies  which  would  begin  to  manufacture  if  the  company  has  received  orders  from customers. Recently the problems facing by company are the uncertainty lead-time delivery and uncertainty of demand from customer. Both of these issues resulted the ordering of raw materials were unplanned and further caused in delayed delivery of finished products to customers. Furthermore the use of conventional display board currently leads to human error either recording the customer orders or calculating the availability of raw materials.The objective of this research, to solve the problem, proposed decision support system or DSS which will helps the company to schedule procurement of raw material and helps to control raw material availability. Stage of designing the DSS is using the waterfall system development so that the process is done by sequentially developed for each phase of development.The system  development process is starting from  the system initiation, analysis, design system and implementation. To analyze process, used object-oriented approach which point in the making of models to help analyze and understanding the problem. Results  from  the  study  showed  that  the  problems  faced  by  company  solved  by  implementing  the  safety  stock  and  the  procurement scheduling which integrates with early warning sub model, Material Requirement Planning (MRP) sub model and inventory sub model, into a web-based decision support system that can be accessed anywhere, anytime and accurately by authorized user. Safety stocks are used as a backup supply which will be used when the uncertainties of demand occurred. MRP sub model schedules the procurement and  calculate  raw  material  requirements  based  on  Bill  of  Material.  Inventory  sub  model  with  early warnings  system  will  provide  a reminder  to  the  user  if  the  amounts  of  raw  materials  available  have  reached  a  certain  condition  so  that  users  can  perform  further actions to maintain the availability of raw materials . Keywords — Decision Support System, MRP, Early Warning System, System Development Process Waterfall.

## I. PENDAHULUAN
Keterlambatan pengiriman dapat terjadi apabila waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan lebih lama jika dibandingkan dengan due-date produk pesanan pelanggan tersebut.Keterlambatan pengiriman yang terus-menerus terjadi menyebabkan  hilangnya  rasa  percaya  pelanggan  terhadap perusahaan  industri  sehingga  dapat  berakibat  pelanggan  akan beralih ke perusahaan yang lain.
PT.  X  menghadapi  masalah  ketidakpastian  permintaan  dari pelanggan yang berakibat pada ketidakpastian pembelian bahan baku kepada supplier atau dengan kata lain bahan baku dipesan secara  mendadak.  Masalah  lain  yang  dihadapai  adalah ketidakpastian lead time pengiriman bahan baku oleh supplier . Akibat  dari  kedua  masalah  tersebut  adalah  keterlambatan kedatangan  bahan  baku,  keterlambatan  proses  produksi  dan berujung  pada  keterlambatan  pengiriman  produk  jadi  kepada pelanggan.
Saat ini PT. X belum mempunyai sistem yang menjadi pusat pencatatan  informasi.  Penggunaan  papan display kovensional rawan  akan human-error seperti  kesalahan  pencatatan  dan kesalahan  perhitungan  pesanan.  Oleh  karena  perlu  adanya sistem  infromasi  baruyang  menjadi  pusat  informasi  pesanan pelanggan.  Upaya  untuk  mengatasi  masalah  ketidakpastian lead time pengiriman  dan ketidakpastian permintaan dilakukan dengan menambahkan stok pengaman [1]. Masalah pemesanan bahan  baku  yang  mendadak  diatasi  dengan  penjadwalan pembelian  dengan  sistem  MRP  (Material  Requirement Planning).Selain  itu  dengan  MRP  perusahaan  juga  dapat mengetahui kebutuhan komponen yang perlu untuk disiapkan berdasarkan  BOM  atau Bill  Of  Material [2].  Pengendalian persediaan  dilakukan  dengan  sistem  peringatan  dini  yang memberikan earlywarning [3] apabila ketersediaan bahan baku telah mencapai level tertentu.
Tujuan  dari  penelitian  tugas  akhir  ini  adalah  merancang model  sistem  informasi  perencanaan  dan  pengendalian persediaan bahan baku.

## II. STUDI PUSTAKA

## A. Sistem Informasi
Sistem  Sistem  informasi  juga  dapat  dikatakan  sebagai pengaturan  orang,  data,  proses,  dan  teknologi  informasi  yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan  sebagai  output  informasi  yang  diperlukan  untuk mendukung sebuah organisasi [4]. Proses pembangunan sistem adalah  suatu  set  aktivitas,  metode,  langkah-langkah,  dan peralatan  terotomasi  yang  digunakan  stakeholder  untuk mengembangkan  dan  memelihara  sistem  informasi  dan perangkat  lunak.  Terdapat  empat  tahapan  dalam  proses pembangunan  sistem  yaitu  permulaan  sistem,  proses  analis
sistem,  proses  desain  sistem  dan  proses  implementasi  sistem [4].
a. Permulaan sistem Permualaan  sistem  atau  system  initiation  adalah perencanaan  awal  untuk  sebuah  proyeksistem  untuk mendefiniskan  lingkup,  tujuan,  jadwal,  anggaran  bisnis awal.
b. Proses Analis Sistem
Proses Analis Sistem adalah studi domain masalah bisnis untuk
merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan  persyaratan  dan  prioritas  bisnis  untuk solusi.
c. Proses Desain Sistem
Proses Desain Sistem adalah proses penentuan spesifikasi atau konstruksi solusi teknisi dan berbasis komputer untuk persyaratan  bisnis  yang  diidentifikasikan  dalam  proses analisis  sistem  seperti,  membuat Diagram konteks, DFD, ERD dan Physical Data Model . d. Implementasi Sistem Impelementasi  sistem  adalah  konstruksi,  instalasi, pengujian  dan  pengiriman  sistem  kedalam  produksi  atau operasi  sehari-hari.  Selama  proses  implementasi  sistem akan diuji dan  memastikan bahwa sistem bekerja dengan sempurna  dan  memenuhi  persyaratan  dan  harapan pengguna.

## B. MRP (Material Requirement Planning)
Material Requirement Planning (MRP) adalah sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan secara spesifik untuk  membantu  dalam  pengelolaan  persediaan  untuk permintaan dependen dan penjadwalan ulang pesanan. Istilah- istilah dalam MRP yang digunakan adalah:
a. Gross  Requiremen t  (Kebutuhan  Kotor)  adalah  total demand  yang  didapatkan  dari  semua  rencana  produksi induk termasuk kebutuhan yang diantisipasi untuk setiap periode waktu.
b. Schedule  Receipts Merupakan  jumlah  item  yang  akan diterima pada suatu periode tertentu berdasarkan pesanan yang dibuat.
c. Project  On  Hand  Inventory adalah  jumlah  persediaan yang tersedia setelah semua kebutuhan kotor terpenuhi.
d. Net  Requirement merupakan  jumlah  aktual  yang diinginkan untuk diterima atau diproduksi dalam periode tertentu.
e. Planned  Order  Receipt perencanaan  penerimaan  unutk menjada persediaan tidak dibawah nol.
f. Planned  Order  Releases adalah  kapan  pesanan  dengan jumlah tertentu akan dipesan

## C. Continues Review System
Pada  sistem  persediaan  (QR)  atau continues  review  system posisi  persediaan  baik  yang  secara  fisik  ada  di  perusahaan maupun  yang  sedang  dalam  pemesanan,  selalu  diperhatikan secara  terus-menerus.  Apabila  persediaan  berada  pada  posisi
tertentu  maka  akan  dilakukan  pemesanan  sebesar  Q.  Dengan demikian, terdapat dua parameter yang harus ditentukan dalam sistem  persediaan  (Q,R),  yaitu  lot  size  (Q)  dan  reorder  point (ROP) [1]. Dalam realitasnya demand dan leadtime tidak dapat diprediksi  olehkarena  itu  pada  perhitungan  Reorder  Point (ROP) dipertimbangkan rata-rata permintaan  selama leadtime sehingga rumus ROP didapatkan sebagai berikut [5] :
(𝑅𝑂𝑃) =  𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑝𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑡𝑎𝑎𝑛 𝑠𝑒𝑙𝑎𝑚𝑎 𝑙𝑒𝑎𝑑 𝑡𝑖𝑚𝑒  + 𝑠𝑡𝑜𝑘 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑚𝑎𝑛 (1)

## D. Stok Pengaman
Persediaan  pengaman  adalah  persediaan  yang  disediakan perusahaan untuk menghindari masalah layanan pelanggan dan biaya  yang  tidak  terlihat  dari  ketidaktersediaan  komponen, perusahaan  mempunyai  persediaan  pengaman.Persediaan pengaman  juga  melindungi  ketidakpastian  dalam  permintaan, lead time, dan pasokan [5].

## III. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  dimulai  dengan  mengumpulkan  data-data pendukung  untuk  sistem  yaitu  data  penjulaan,  data Bill  of Material ,    supplier  data  pelanggan  dan  lain  sebagainya.  Data tersebut  diperoleh  dengan  wawancara  narasumber  dan menganalisis sitem yang sedang berjalan. Pendekatan analisis yang  digunakan  adalah  analisis  terstruktur  dengan  analisis model driven. Hasil dari analisis ini adalah untuk mengetahui kebutuhan fungsional dan non fungsional dari sistem.
Selanjutnya  konstruksi  sistem  dimulai  dengan  membuat diagram konteks untuk mengetahui agen eksternal beserta input dan  outpunya.  Selanjutnya  membuat  DFD  untuk  mengetahui aliran data.Kemudian merancang ERD dan Pysical Data Model (PDM) dan yang terakhir konstruksi interface.
Setelah  konstruksi  sistem  telah  selesai  dilaksanakan, kemudian  dilakukan  implementasi,  verifikasi  dan  validasi sistem informasi dan yang terakhir penarikan kesimpulan serta saran  untuk  perusahan.  Metoodologi  penelitian  dapat  dilihat pada Gambar 1.
Mulai Penelitian Pendahuluan Identifikasi Masalah Studi Pustaka Tujuan Penelitian

## Pengumpulan Data Perusahaan
- Data Umum Perusahaan dan Sejarah Perusahaan - Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian  yang Berjalan Saat Ini - Proses Produksi - Data Penjualan - Data Bill Material Produk - Data Pelanggan dan Spesifikasi Produk - Data Supplier

## Analisia Sistem Saat ini
- Analisa Prosedur Pemesanan - Analisa Proses Perencanaan Bahan Baku Saat Ini - Analisa Proses Pengendalian Bahan Baku Saat ini - Aanlisa Data Flow Diagram dan Diagram Konteks Saat Ini

## Perancangan Sistem Informasi Usulan
- Wawancara Kebutuhan Penggunaan Sistem - Perhitungan Stok Pengaman - Pembuatan Model MRP - Analisa Sistem Q
- Analisa Kebutuhan Sistem Informasi
- Pembuatan Data Flow Diagram - Pembutan Entity Relationship Diagram - Pembuatan Physical Data Model sistem - Analisa Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional Sistem - Perancangan Database - Perancangan Arsitektur Sistem dan Antar Muka Pengguna

## Implementasi dan Analisa Hasil
- Implementasi sistem informasi perencanaan dan pengendalian persediaan - Verifikasi dan validasi sistem informasi perencanaan dan pengendalian persediaan
Kesimpulan dan Saran Selesai
Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Analisis Bahan Baku Kritis
Pada  penelitian  dilakukan  analisa  bahan  baku  kritis  untuk mengetahui  produk  mana  yang  perlu  untuk  dilakukan perencanaan  dan  pengendalian  persediaan.  Parameter  bahan baku kritis dengan melihat lead time yang terlama dan jumlah terbanyak  yang  diperlukan.  Tabel  analisa  bahan  baku  kritis dapat dilihat pada Tabel I.
Dapat  disimpulkan  bahwa  bahan  baku  jenis  karton  adalah bahan baku kritis yang perlu untuk dilakukan perencanaan dan pengendalian persediaan.
a. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

## 4.2.1 Penerimaan PO dari Pelanggan
Pre  Oder  atau  PO  pelanggan  diterima  oleh  direktur  utama yang  berupa  email  atau  faximile  dari  pelanggan.  PO  tersebut berisi model paper pallet dan jumlah unit yang ingin dipesan. Kemudian  direktur  utama  akan  menghitung  kebutuhan  bahan baku  berdasarkan  database  Bill  of  Material  untuk  model tersebut.  Setelah  kebutuhan  bahan  baku  telah  dihitung kemudian  direktur  utama  mencatat  pesana  pelanggan  pada papan display dan memberikan rincian kebutuhan bahan baku kepada  divisi  purchasing.  Selanjutnya  divisi  purchasing  akan
membuat  PO  untuk  pembelian  bahan  baku.Gambar  alur penerimaan PO dari pelanggan dapat dilihat pada gambar 2.

## 4.2.2 Proses Produksi
Divisi  produksi  memiliki  dua  tugas  utama  yaitu memporduksi paper pallet dan melakukan pengiriman produk jadi  kepada  pelanggan.  Proses  produksi  dimulai  saat  direktur utama  memberikan  PO  pelanggan  kepada  kepala  produksi. Pada Pre Order tersebut terdapat informasi model dan jumlah unit  yang  akan  diproduksi.  Selain  itu  Direktur  Utama  juga memberikan  instruksi  pesanan  pelanggan  yang  akan diprioritaskan  berdasarkan  tanggal  pengiriman  yang  telah dekat.
Divisi  Purchasing  akan  memberikan  informasi  tanggal kedatangan bahan baku. Apabila bahan baku telah datang maka divisi  produksi  akan  memulai  proses  produksi  pesanan pelanggan.
Setelah  produk  paper  pallet  selesai  dibuat,  divisi  produksi akan  memberikan  informasi  model  dan  jumlah  papper  pallet yang siap untuk dikirim kepada pelanggan. Selanjutnya divisi produksi  akan  melakukan  pengiriman  produk  jadi  dan memberikan invoice pengiriman  kepada  direktur  utama.  Alur proses  produksi  di  PT.  Kaloka  Bingangun  dapat  dilihat  pada Gambar 3.

## TABEL I ANALISA BAHAN BAKU KRITIS
No Bahan Baku Quantity Lead Time Hari Spesifikasi Analisis Bahan Baku 5 Bottom 1165x1200 CB f K275/M125x3/K200 5 Layer 950x1000 C f K275/M125/K200 5 Kaki 950x100 mm CB f K125/M125x4 5 Mdf 950x100xt.3,6 mm 5 Paper angel 30x30x30xt.3 mm 5 Isian tulang + kraft 5 Dinding 1980x650 mm CB-f K200/M125x3/K200 5 Kaki 900x100 mm 5 CB K150/M125x4 2400x1200 mm 5 CB all medium 2400x1200 mm 5 Top Bottom 1665x1325 5 Layer honey comb 1480x1100xcell 50 5 Layer 1465x1125 CB 5 Dinding panjang 1200x852 5 Dinding lebar 1470x852 5 Dinding U penahan 2165x1350 5 Mdf berdiri 630x60  12 mm 5 Kaki paper core 60xd.100 mm 5 Layer kaki 1100x1130 5 Paper angel flat / MDF t.6 mm 2 Lem Dipakai Bersama 1 Lem Karton Tidak Kritis 3 Kawat Stitches Dipakai Bersama 1 - Tidak Kritis 4 Cat Dipakai Bersama 1 Cat Merah dan Cat Biru Tidak Kritis Karton 1 Berdasarkan BOM Krtis
ISSN 2622-5131 (Online)
Purchasing Direktur Utama (Marketing) Mulai PO kebutuhan bahan baku PO Kebutuhan Bahan Baku Invoice Pembelian Invoice Pembelian Laporan Finasial Selesai Menerima PO Menghitung Kebutuhan Bahan Baku Pembelian Bahan Baku Input Keuangan Perusahaan
Gambar 2. Prosedur Penerimaan PO dari Pelanggan
Produksi Purchasing
Direktur Utama (Marketing)
Mulai
PO Pesanan Pelanggan PO Pesanan Pelanggan PO Pesanan Bahan Baku Invoice Pengiriman Selesai Proses Produksi PO Pesanan Pelanggan Pemeriksaan kedatangan bahan baku Bahan Baku Datang Pengiriman Invoice Pengiriman
Gambar 3. Alur Proses Produksi yang Sedang Berjalan

## 4.2.3 Diagram Konteks Saat Ini
Diagram  konteks  menggambarkan  input,  output,  dan  agen eksternal yang terlibat didalam sistem produksi perusahaan saat
ini.  Gambar  diagram  konteks  dapat  dilihat  pada  Gambar  4 berikut
.
SISTEM SAAT INI MARKETING (DIRUT) PRODUCTION PURCHASING Procurement order Delivery Order Production Schedule FG Material Delivery Schedule Bill Of Material Customer PO Customer Invoice Qt of Require (PO bahan Baku) Purchse Order Material Delivery Schedule FG status
Gambar 4. Diagram Konteks Saat Ini
ISSN    1411-6340 (Print)
4.2.4 Data Flow Diagram
Data  Flow  Diagram (DFD)  atau  diagram  arus  data digunakan  untuk  mengetahui  aliran  data  dan  bagaimana  data tersebut  diproses  hingga  menjadi  sebuah  sistem  yang berjalan.Selain  itu  pada  DFD  juga  dapat  dilihat  lokasi penyimpanan  data.Aliran  data  dimulai  dari  Direktur  Utama yang  menjabat  sebagai  marketing  menerima  PO  dari pelanggan.  Kemudian  PO  tersebut  diidentifikasi  berdasarkan model  dan  BOM  produk  sebagai  PO  bahan  baku.  Data  PO tersebut  disimpan  sebagai  transaksi_so.  Selanjutnya  dari  data
tersebut  marketing  merencanakan  produksi  dan  memberikan perintah kepada purchasing untuk melakukan pembelian bahan baku.  Purchasing  menyampaikan  data  PO  bahan  bakukepada supplier. Supplier menginput data dan membuat pesanan bahan baku. Setelah pesanan bahan baku telah siap, supplier membuat surat jalan dan melakukan pengiriman bahan baku. Bahan baku yang datang akan diterima divisi purchasing. Selanjutnya divisi purchasing  akan  memberikan  informasi  kepada  produksi bahwa bahan baku telah siap dan bisa untuk memulai produksi. DFD Sistem saat ini di PT. X dapat dilihat pada Gambar 5.
T_material Input Data Material SUPPLIER Surat Jalan PURCHASING Purchase Order Transaksi_po MARKETING (DIRUT) Sales Order PRODUCTION PLANNING (DIRUT) Transaksi_so Production Schedule BOM Gambar 5. DFD Sistem yang Sedang Berjalan B. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis  kebutuhan  sistem  diperlukan  untuk  menganalisa kebutuhan  sistem  yang  akan  dirancang  sehingga  hasil  dari sistem  sesuai  dengan  tujuan  awal  perancangan  sistem informasi.  Analisis  kebutuhan  sistem  terdiri  dari  kebutuhan sistem secaca fungsional dan non fungsional.
Kebutuhan sistem secara fungsional
a. Sistem yang dirancang dapat melakukan perencanaan dan pengendalian bahan baku.
b. Sistem yaitu menjadi  pusat  informasi yang menampilkan  kondisi  terkini  proses  produksi,  status ketersediaan bahan baku.
Kebutuhan non fungsional :
a. Sistem dapat diakses oleh pengguna yang membutuhkan
b. Sistem diengkapi dengan sekuritas data sehingga data tidak mudah disalahgunakan
c. Sistem  dapat  menghitung  kebutuhan  bahan  baku secara akurat.
C. Sistem Informasi Usulan
4.3.1 Usulan Prosedur Penerimaan PO dari Pelanggan Pengembangan sistem dilakukan dengan menambahkan inventori  stok  pengaman  untuk  mengatasi  ketidakpastian leadtime dan ketidakpastian permintaan. Selain itu ditambahkan  sistem  MRP  untuk  menjadwalkan  pembelian bahan  baku  sehingga  tidak  terjadi  lagi  pembelian  yang mendadak.
Sistem  informasi  usulan  bersifat  dinamis  sehingga pengguna  bisa  melihat  kondisi  terkini  persediaan  bahan  baku dan  menyesuaikan  dengan  jumlah  pemesanan  bahan  baku. Apabila bahan baku telah mencapai level stok pengaman, maka sistem  akan  memberikan  peringatan  dini  kepada  divisi purchasing untuk membuat PO bahan baku. Peringatan dini ini berguna  untuk  mencegah  terjadinya  stok  out  bahan  baku  dan menjaga serta mengendalikan ketersediaan bahan baku supaya tetap ada. Usulan alur penerimaan PO pelanggan dapat dilihat pada Gambar 6 dan Gambar 7.
Vol. 8 No. 3
Sistem Informasi Usulan Purchasing Direktur Utama (Marketing) Mulai PO kebutuhan bahan baku PO Kebutuhan Bahan Baku Invoice Pembelian Invoice Pembelian Laporan Finasial Selesai Menerima PO Menghitung Kebutuhan Bahan Baku Pembelian Bahan Baku Input Keuangan Perusahaan Menghitung Persediaan (MRP) PO Kebutuhan Bahan Baku
Gambar 6. Usulan Prosedur Penerimaan PO dari Pelanggan
Sistem Informasi Usulan Purchasing Direktur Utama (Marketing) PO kebutuhan bahan baku
PO Kebutuhan
Bahan Baku
Invoice Pembelian Invoice Pembelian Laporan Finasial Selesai Menghitung Kebutuhan Bahan Baku Pembelian Bahan Baku Input Keuangan Perusahaan Sistem Peringatan Dini PO Kebutuhan
Bahan Baku
Gambar 7. Prosedur Pembelian Bahan Baku dengan Sistem Peringatan Dini
4.3.2 Usulan Proses Produksi
Pengembangan sistem yaitu proses produksi dimulai dari sistem informasi, yang mana instruksi produski dilihat dari urutan pesanan pelanggan yang telah dijadwalkan pada sistem informasi usulan.Usulan alur proses produksi dapat dilihat pada Gambar 8.
. Produksi Purchasing Direktur Utama (Marketing) Mulai PO Pesanan Pelanggan Invoice Pengiriman Selesai Proses Produksi Persediaan Bahan Baku Bahan Baku Datang Pengiriman Invoice Pengiriman Sistem Informasi Usulan Input Bahan Baku
Gambar 8. Alur Proses Produksi pada Sistem Informasi Usulan

## 4.3.3 Diagram Konteks Usulan
Diagram  konteks  usulan  berfungis  untuk  menggambarkan hubungan  antar  agen  eksternal  dengan  sistem  informasi. Perbedaan dengan diagram kontes yang sedang berjalan adalah terdapat  agen  eksternal  inventori  yang  mengendalikan persediaan  bahan  baku.  Selain  itu  pada  sistem  usulan pertukaran  informasi  terspusat  pada  sistem  informasi usulan.Diagram konteks usulan dapat dilihat pada Gambar 9.
SISTEM INFORMASI USULAN MARKETING (DIREKTUR UTAMA) INVENTORY PRODUCTION PURCHASING Perintah Beli Perintah Pengiriman Jadwal Produksi Ketersediaan Komponen Jenis Pesanan Bill Of Material PO dari Pelanggan Qt  Bahan Baku Datang Peringatan Dini Stok Tersedia Qt dan Jenis Komponen Stok Tersedia Jadwal Kedatangan

## Gambar 9 Diagram Konteks Usulan

## 4.3.4 DFD Usulan
Aliran  data  dimulai  dari  Direktur  Utama  yang  menerima order  dari  customer  dan  disimpan  dalam  sistem  informasi. Kemudian  dirut  merencanakan  produksi  dan  pengiriman mempertimbangkan lead  time bahan  baku.  Selanjutnya  Dirut memberikan data tersebut kedalam sistem MRP untuk dihitung kebutuhan  komponen  berdasarkan  BOM  Material.  Data tersebut  kemudian  disimpan  dan  oleh  purchasing  untuk
dibuatkan  Pre  Order  (PO)  bahan  baku.  PO  bahan  baku kemudian diberikan kepada supplier. Apabila bahan baku telah selesai  diproduksi,  Supplier  akan  melakukan  pengiriman. Pengiriman  bahan  baku  diterima  oleh  inventory  PT.  Kaloka Binangun. Kemudian divisi Inventori tersebut akan mengupdate stok tersedia di PT. Kaloka Binangun.DFD usulan dapat dilihat pada gambar 10.
T_material Input Data Material INVENTORY SUPPLIER Surat Jalan PURCHASING Purchase Order Bahan Baku Transaksi_po MARKETING (DIRUT) PO Customer PRODUCTION PLANNING (DIRUT) Report Recent Stok MATERIAL REQUIREMENT PLANNING Transaksi_so Transaksi_mrp Production Schedule BOM Sistem Peringatan Dini Gambar 9 DFD Usulan

## 4.3.4 ERD sistem informasi usulan
ERD  terdiri  dari  8  entitas  yang  saling  berhubungan membentuk suatu sistem. Atribut untuk tiap-tiap ERD adalah sebagai berikut :
Hubungan atau kardialitas yang terdapat pada sistem informasi usulan  adalah one  to  many .  ERD  Usulan  dapat  dilihat  pada gambar 10.
Gambar 10. ERD Sistem Informasi Usulan

## 4.3.5 Physical Data Model
Setelah dibuat ERD (Entity Relation Diagram) kemudian dibuat Physical Data Model (PDM) untuk mengetahui konsep
penyimpanan data disimpan dalam suatu susunan seacra fisik.Gambar PDM usulan sistem informasi PT. Kaloka Binanngun dapat dilihat pada Gambar 11 berikut.
Gambar 11. PDM Sistem Informasi Usulan
Menginput 1 Menginput 4 Mengambil data 4 Mengambil data1 Mengambil data 2 Menginput 2 Menginput 3 Menginput 5 Mengambil data 3 Pesanan Pelanggan Nama Customer Model Pesanan Jumlah Pesanan Tanggal Pesanan
ID PO <fi> <fi> <fi> Characters (256) Characters (256)
Integer Date Characters (256) Model Pesanan Nama Pelangggan
Model Pesanan BOM Kapasitas <fi1,fi2> Characters (256) Characters (256)
Float Float BOM Bahan Baku Utama BOM BBU Model Pesanan
<fi> <fi>
Characters (256)
Float Characters (256) Supplier
Nama Supplier Alamat No Telpon Characters (256) Characters (256) Integer
Pelanggan Nama Pelanggan Alamat No Telpon <fi> Characters (256) Characters (256)
Integer Master Data Jumlah Pesanan Lead Time Safety Stock Nama Pelanggan Kapasitas Lot Size
Model Pesanan Ukuran EI Tanggal Integer Integer Integer Characters (256) Characters (256) Integer Characters (256) Characters (256) Integer Date LVL0 SR Begining Inventory
Tanggal Jumlah Pesanan Integer Integer Date Integer LVL1 SR Begining Inventory Tanggal Jumlah Pesanan BOM <fi1>
<fi2> Integer Integer Date Integer Float Pesanan Pel anggan Nam a Custom er M odel  Pesanan Jum l ah Pesanan T anggal  Pesanan
ID PO char(256) char(256) i nteger date char(256) <fk> <fk> <fk> M odel  Pesanan Nam a Pel angggan M odel  Pesanan BOM Kapasi tas char(256) char(256) fl oat fl oat <fk1,fk2> BOM Bahan Baku Utam a BOM  BBU M odel  Pesanan char(256) fl oat char(256) <fk> <fk> Suppl i er Nam a Suppl i er Al am at No T el pon char(256) char(256) i nteger Pel anggan
Nam a Pel anggan Al am at No T el pon char(256) char(256) i nteger <fk> M aster Data Jum l ah Pesanan Lead T i m e Safety Stock Nam a Pel anggan Kapasi tas Lot Si ze M odel  Pesanan Ukuran EI T anggal
i nteger i nteger i nteger char(256) char(256) i nteger char(256) char(256) i nteger date LVL0 SR Begi ni ng Inventory T anggal Jum l ah Pesanan i nteger i nteger date i nteger LVL1 SR Begi ni ng Inventory T anggal Jum l ah Pesanan BOM i nteger i nteger date i nteger fl oat <fk1> <fk2>

## 4.4. Normalisasi Data
Normalisasi data dilakukan pada data yang akan diinput ke dalam  database  se.  Agar  model  database  relasional  bisa digunakan  secara  efektif,  maka  pengelompokkan  yang  rumit harus  disederhanakan  sehingga  data  berlebih  dan  relasi  yang salah bisa dieliminasi. Normalisasi dilakukan pada data bill of material.

## 4.5 Perancangan Sistem MRP
MRP atau (Material Requirement Planning) pada sistem ini digunakan  untuk  merencanakan  pembelian  bahan  baku, pengelolaan  persediaan  dan  penjadwalan  pembelian  bahan baku  dengan  mempertimbangkan lead-time pengiriman  dan jumlah  bahan  baku  yang  tersedia.Diagram  alir  sistem  MRP dapat dilihat pada Gambar 12.
Gross Requirement (PO pelanggan) Mulai GOR-OH Apakah Ada Inventory OH? Apakah Ada
Schedule Receipt
Apakah Ada Schedule Receipt Ya Tidak GOR – OH - SR Ya Tidak GOR GOR-SR Ya Tidak Net Requirement (Lot Sizing) POREC (Lead Time) POREL Selesai

## Gambar 12. Diagram Alir Sistem MRP

## 4.6 Sistem Peringatan Dini
Pada  usulan  sistem  ini  dikembangkan  metode continues review system atau sitem Q yang mana pada sistem continues review  system posisi  persediaan  baik  yang  secara  fisik  ada  di perusahaan  maupun  yang  sedang  dalam  pemesanan,  selalu diperhatikan secara terus-menerus. Apabila persediaan berada pada  posisi  tertentu  maka  akan  dilakukan  pemesanan  sebesar Q.
Level  pemesanan  kembali  pada  penelitian  ini  atau  Reorder Point  didapatkan  dari  stok  pengaman  ditambahkan  rata-rata
selama leadtime . Ini berarti divisi purchasing akan melakukan pemesanan  bahan  baku  apabila  jumlah  stok  persediaan  sudah mencapai ROP.Pada penelitian ini data yang digunakan adalah data  untuk  produk paper  pallet dengan  permintaan  tertinggi selama semester pertama tahun 2016.
Stok  pengaman  pada  penelitian  ini  menggunakan  teori kanban,  yang  mana  pada  umunya  stok  pengaman  tidak  lebih dari  10%  dari  permintaan  rata-rata.Stok  pengaman  dihitung untuk unit dan stok pengaman komponen. Rata-rata permintaan dapat dilihat pada Tabel II.
TABEL II

## RATA-RATA PERMINTAAN
Contoh perhitungan stok pengaman unit dapat dilihat pada contoh dibawah ini.
a. Atsumitec Nissan :
50 + 80 + 50 + 20 + 0 + 30 6 = 38.33
Safety Factor = 10%
Stok pengaman = (1+10%) x 38.33 = 42.16 = 43 unit
Selanjutnya permintaan tiap bulan dikalikan dengan Quantity Each tiap komponen berdasarkan Bill of Materiall Perhitungan stok pengaman komponen dapat dilihat pada contoh dibawah ini.
TABEL III BILL OF MATERIAL NISSAN
TABEL IV PERMINTAAN KOMPONEN ITEM 1 150 + 240 + 150 + 60 + 0 + 90 6
= 115.00
Jan Feb Mar Apr Mei Jun 1 ATSUMITEC Nissan 50 80 50 20 - 30 38.33 Pallet HC uk.950x950x115 mm 300 220 80 110 80 240 171.67 Pallet BB uk.1050x1050x100 mm 150 200 470 260 220 440 290.00 3 HITACHI Big Carbon Box uk. 1000x900x650 mm 68 149 - 200 60 - 79.50 Corrugated Sheet 2520x70x70 mm 260 360 260 500 230.00 Corrugated Sheet 2205x70x70 mm 350 140 240 360 500 240 305.00 Corrugated Sheet 2080x70x70 mm 140 360 140 500 190.00 Paper Pallet 680x1000x120 mm 165 135 114 50 71 298 138.83 Paper Pallet 690x500x120 mm 60 20 40 20 60 33.33 Top Bottom 1480x1140x750 mm (L) 175 150 115 250 130 205 170.83 Top Bottom 1480x1140x550 mm (M) 25 - 15 - 10 20 11.67 Bottom 222x145x9 mm - 25 20 20 20 40 20.83 Bottom Valeo 110x110x110 mm 25 - 70 30 50 29.17 TVS Engine box Dazz 126 42 154 114 218 248 150.33 TVS Wheel box dazz 100 56 26 56 156 89 80.50 TVS Engine box 6072 93 92 62 130 62 62 83.50 abn 1 680x490x50 mm 100 40 100 80 100 100 86.67 abn 5 670x360x50 mm 40 40 80 40 100 50 58.33 DNP 4 KAJIMA No - Corrugated Carton Sheet uk. 2400x1200xt.30 mm - 5 layer
Perusahaan Pelanggan Nama Produk
600 - 400 Rata- rata 406.67 600 840 Permintaan (unit) 2016 8 TVS 2 9 UTAC 5 SHIN-ETSU 6 SUMCO
7 SUZUKI
Perusahaan ATSUMITEC Model Nissan Bulan Permintaan (Unit) Jan 50 Feb 80 Mar 50 Apr 20 Mei - Jun 30 Rata-Rata 38.33 Perusahaan : Atsumitec Model : Nissan Item No Nama Komponen Quantity each 1 Top bottom 1500x1500 mm CB-f K275/M125x3/K200 3 2 Dinding 2280x540 mm CB-f K275/M125x3/K200 2 3 Bungkus 1140x1800 CB-f K125/M125x3/K125 1 4 Paper core 12 5 Isian kaki 1.5 Model Nissan Komponen Top bottom 1500x1500 mm CB-f K275/M125x3/K200 Bulan Permintaan (Unit) Jan 150 Feb 240 Mar 150 Apr 60 Mei - Jun 90 Rata-Rata 115.00
Safety Factor = 10%
Stok pengaman = (1+10%) x 115.00 = 126.5 = 127Pcs

## TABEL V
PERMINTAAN KOMPONEN ITEM 2
100 + 160 + 100 + 40 + 0 + 60 6 = 76.67
Safety Factor = 10%
Stok pengaman = (1+10%) x 76.67 = 84.337 = 85Pcs
Setelah  dihitung  untuk  stok  pengaman  tiap  komponen selanjutnya,  selanjutnya  dihitung  ROP  untuk  tiap  komponen, dikarenakan  data  pemintaan  tiap  bulan  dan  lead-time pengiriman  5  hari  maka  permintaan  diubah  kedalam  satuan hari.Perhitungan ROP untuk item 1 dapat dilihat pada contoh berikut

## TABEL VI RATA-RATA PERMINTAAN PERHARI ITEM 1 MODEL NISSAN
Rata-rata permintaan perhari = 3.83 = 4 Pcs Leadtime = 7 hari ROP = 4 x 7 + 127 buah = 155 Pcs

## 4.7. Kontruksi Interface
Perancagan interface sistem  adalah  merancanang  tampilan sistem  informasi.  Tampilan  sistem  informasi  dibuat  untuk memudahkan  pengguna  dalam  mengakses  sistem  informasi. Contoh  rancangan  interface  dapat  dilihat  pada  gambar  11 hingga gambar 19.
Gambar 11. Rancangan Interface Menu Log-in Utama
Model Nissan Komponen Dinding 2280x540 mm CB-f K275/M15x3/k200 Bulan Permintaan (Unit) Jan 100 Feb 160 Mar 100 Apr 40 Mei - Jun 60 Rata-Rata 76.67 Model Komponen Bulan Permintaan / Bulan Permintaan / Hari Jan 150 4.84 Feb 240 8.28 Mar 150 4.84 Apr 60 2 Mei - - Jun 90 3 Rata-Rata 115.00 3.83 Nissan
Top bottom 1500x1500 mm CB-f K275/M125x3/K200 NAMA SISTEM INFORMASI
Id
password Login
Menu login utama bertujuan untuk memberikan sekuritas kepada perusahaan agar hanya pengguna yang berkepentingan saja yang bisa mengakses sistem.
Gambar 16. Rancangan Interface Menu MRP LVL0
Menu  LVL  0  adalah  menu  perhitungan  untuk  LVL  0  pada Bill  of  Material.Penjadwalan  dan  stok  pengaman  dilakukan pada  lvl  0.Leadtime  yang  digunakan  adalah  lead-time  waktu
produksi untuk  menjadwalkan  due-date kapan  model  tersebut harus diproduksi.
Gambar 17.  Rancangan Interface Menu MRP LVL1
Menu  LVL  1  adalah  menu  perhitungan  untuk  LVL  1  pada Bill  of  Material.Penjadwalan  dan  stok  pengaman  dilakukan pada  lvl  1  komponen  pembentuk. Leadtime yang  digunakan adalah lead-time pengiriman dari supplier untuk menjadwalkan
due-date kapan  model  tersebut  harus  dibeli  dari  supplier. Output  dari  menu  ini  adalah  Pre  Order  bahan  baku  kepada supplier.
MPS item : Lead Time Safety Stock Lot Size Logout Tanggal Qty MRP Tanggal Level 1 Inventory User Menu Utana MRP LVL 0 Level 0 item : Lead Time Safety Stock Lot Size Logout BOM Komponen Tanggal Qty Menu Utana MRP LVL 1 Level 0 Level 1 MRP Tanggal Inventory User
Gambar 19. Rancangan Interface Menu Peringatan dini .
Sistem Peringatan dini akan memberikan pengingat apabila ketersedian komponen bahan baku telah mencapai level Reoder Ponint. Sistem ini berfungsi untuk selalu menjaga ketersediaan bahan baku tetap pada level yang aman.
Sistem  informasi  usulan  digunakan  oleh  tiga  user  yaitu direktur  utama  yang  merangkap  sebagai  marketing,  divisi purchasing yang merangkap sebagai  divisi inventory dan divisi produksi.  Otoritas  dari  ketiga  penggguna  adalah  sama dikarenakan  keterbatasan  saat  pengembangan  sistem.  Sistem informasi yang mengintegrasikan sistem persediaan dan sistem perencanaan kebutuhan bahan baku  serta dengan menerapkan stok  pengaman  mampu  mengatasi  ketidakpastian  lead-time pengiriman  dan  akibat  ketidakpastian  permintaan.  Stok pengaman digunakan sebagai  persediaan cadangan  yang akan diproduksi  selama  bahan  baku  belum  datang  atau  saat  terjadi permintaan  yang  mendadak.  Sistem Material  Requirement Planning (MRP) menjadwalkan pembelian bahan baku dengan mempertimbangkan  lead-time  pengiriman  dan  jumlah  bahan baku  yang  tersedia.  Sistem  peringatan  dini  akan  memberikan pengingat kepada user apabila jumlah bahan baku tersedia telah mencapai Re Order Point atau ROP sehingga pengguna dapat melakukan tindakan yang lebih lanjut untuk menghindari stock out.
Kelebihan dari sistem adalah sistem menggunakan web-base sehingga  dapat  diakses  oleh  direktur  utama  kapanpun  dan dimanapun  selama  ada  koneksi  internet.  Sistem  bersifat dinamis sehingga menampilkan kondisi nyata dan update dari proses  produksi.  Kelemahan  dari  sistem  adalah  otoritas  yang sama antara ketiga pengguna sistem dikarenakan keterbatasan dalam pengembangan sistem.
V. KESIMPULAN Sistem Material Requirement Planning (MRP) menjadwalkan pembelian bahan baku
dengan mempertimbangkan lead-time waktu  pengiriman, lead-time waktu  produksi  dan  jumlah  bahan  baku  yang  tersedia  di gudang.  Dengan  sistem  MRP  pembelian  bahan  baku  akan terencana,  terjadwal,  tidak  mendadak,  tidak  ada  permintaan yang  terselip  dan  bahan  baku  dipesan  pada  jumlah  yang optimum.
Sistem  informasi  mengatasi  ketidakpastian lead-time pengiriman dan ketidakpastian permintaan dengan menerapkan stok pengaman. Stok pengaman digunakan sebagai persediaan cadangan  yang  akan  diproduksi  selama  bahan  baku  belum datang atau saat terjadi permintaan yang mendadak
Sistem informasi mampu mengendalikan ketersediaan bahan baku.    Pada  sistem  informasi  terdapat  sistem  peringatan  dini yang  mana  akan  memberikan  warning  kepada  ketersediaan bahan  baku  sudah  dibawah  stok  pengaman.  Sistem  ini berfungsi  untuk  menjaga  bahan  baku  tetap  pada  level  yang aman.
Sistem Informasi dibangun menggunakan web-base sehingga dapat diakses oleh pengguna kapanpun dan dimanapun selama ada  koneksi  internet.  Sistem  bersifat  dinamis  sehingga menampilkan kondisi nyata dan update dari bagian produksi.

## REFERENSI
[1]   Indriyanti, Nur dan Prajoko Setya, Pengaruh Potongan Harga pada Sistem Inventori  (Q,R)  yang  Mempertimbangkan  Ketergantungan  antara  Lot Size dan Lead Time , dalam Forum Teknik Industri. Yogyakarta 2008, hal 182-183.Volume 30.
[2]      Robby.  Kwanentent,  Owen  dan  Wardana,  Frans  Mei, Analisis  dan Perancangan  Basis  Data  untuk  Mendukung  Aplikasi  ERP  Education pada  Bina  Nusantara  University ,  dalam  Jurnal  Teknik  Informatika- Database Bina Nusantara University. Jakarta, 2009.hal 1-2.
Tambah Jumlah Action Edit Logout Menu Utana Early Warning Level 0 Search Level 1 Komponen ID Nama Komp Inventory User
[3]      Hisjam  et  all, Perancangan  Sistem  Informasi  untuk  Mendukung  Sistem Peringatan  Dini  Manajemen  Persediaan  Perusahaan  Grosir ,  dalam Performa, Surakarta, 2009, hal 23. Volume 8.
[4]   Whitten, Bently & Dittman, Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi-6
, Yogyakarta: Tim Penerjemah Andi dengan McGraw Hill, 2004.
[5]  Laila,  Nur  dan  Wahyuni, Sistem  Informasi  Pengolahan  Data  Inventory Pada Toko Buku Studi Cv. Aneka Ilmu Semarang , dalam Jurnal Teknik Elektro. Semarang, 2011 hal 48.Volume 3.