Vol. 7, No. 1, 2022
DOI : 10.30653/002.202271.31

## SOSIALISASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DESA DENGAN PENERAPAN E-SURAT BERBASIS WEB DI DESA SUKACAI KECAMATAN JIPUT KABUPATEN PANDEGLANG
Ayu Mira Yunita 1 , Agung Sugiarto 2 , Robby Rizki 3 , Susilawati 4 , Zaenal Hakim 5 , Neli Nailul Wardah 6 1, 2, 3, 4, 5, 6 Universitas Mathla’ul Anwar

## A B S T R A C T
The PKM partner in this activity is Sukacai village, most of the service processes are still carried out conventionally, namely correspondence  services  and  data  processing  still  using  a  word  processing  program  (Ms.  Office),  so  the  process  takes longer to provide services and documents. less well-administered so that errors often occur and even data archives are lost or damaged because there are too many archives. There are several things that can cause problems in a system that is run manually,  including  the  large  amount  of  data  that  must  be  done,  the  complexity of  the  data,  the limited  time  used  to process  the  data.  From  the  above  problems,  the  community  service  implementing  team  seeks  to  help  village  officials, especially  Sukacai  village,  in  carrying  out  public  services  online  and  making  it  easier  for  the  community  to  manage administration, the lecturer and student team tries to help develop the E-Letter application and to make it easier for village officials to use the application. In this e-letter, the community service implementing team conducts training or workshops on how to use this e-letter application. There are three applications of E-Letters, namely Business Certificate (SKU), Cover Letter for E-KTP, and Unmarried Statement Letter. Some of these E-letter applications are they community is facilitated by this application because the process is faster and more efficient.
Keywords : E-Letter, Village, Workshop, Sukacai, Web
Received: 27.12.2021 Revised: 21.01.2022 Accepted: 17.02.2022 Available online: 28.02.2022

## Suggested citation:
Yunita,  AM.,  Sugiarto,  A.,  Rizki,  R.,  Susilawati,  S.,  Hakim,  Z.,  Wardah,  NN.  (2022).  Sosialisasi  Sistem Informasi Manajemen Desa Dengan Penerapan E-surat Berbasis Web Di Desa Sukacai. Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat , 7 (1), 188-193. DOI: 10.30653/002.202271.31
Open Access | URL: http://jurnal.unmabanten.ac.id/index.php/jppm/
2 Corresponding  Author:  Program  Studi Sistem  Informasi,  Fakultas  Teknologi  dan  Informatika,  Universitas  Mathla’ul Anwar,  Jl. Raya Labuan KM. 23, Cikaliung Saketi Pandeglang 42273, Indonesia. Email : agung860@gmail.com

## JURNAL PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
ISSN 2540-8739 (print) | ISSN 2540-8747 (online) http://jurnal.unmabanten.ac.id/index.php/jppm/

## PENDAHULUAN
Desa  Sukacai  secara  administratif  merupakan  salah  satu  desa  yang  berada  di  wilayah Kecamatan Jiput, Kabupaten Pandeglang Provinsi Banten. Nama Sukacai dalam bahasa Indonesia berarti “Suka Air”. Tidak jelas siapa yang  memunculkan nama “Sukacai” menjadi nama Desa. Beberapa  pendapat  tokoh  masyarakat  setempat,  nama  Sukacai  ini  dihubungkan  dengan  posisi wilayah Desa Sukacai yang dilingkari oleh dua aliran air Sungai, yakni sebelah selatan Sungai Punten  Agung  dan  sebelah  Utara  Sungai  Cisanggoma,  yang  menjadikan  masyarakat  setempat merasa bersyukur dan senang atas keberadaan kedua aliran air sungai tersebut sebagai sumber penghidupan, baik untuk kebutuhan sehari-hari maupun untuk kebutuhan air persawahan, dan dari sejak dahulu masyarakat Desa Sukacai mayoritas berpenghidupan di sektor pertanian.
Pemerintahan Desa Sukacai sebelum tahun 1980 dipimpin oleh Kepala Desa yang bernama Bapak Umar. Dan Pada Tahun 1983 masa kepemimpinan Kepala Desa Bapak Umar digantikan oleh  Bapak  H.E.  Hasbullah.  Pada  kepemimpinan  H.E  Hasbullah  Desa  Sukacai  mengalami pemekaran menjadi dua Desa, yakni Desa Sukacai dan Desa baru 17 18 yang diberi nama Desa Banyuresmi.  Dan  Memasuki  Tahun  1994  Kepemimpinan  Desa  Sukacai  beralih  kepada  Bapak Sunatra Johadi sampai dengan tahun 2004. Dan pada Tahun 2004 Desa Sukacai kembali dipimpin oleh  Bapak  H.E  Hasbullah  sampai  dengan  tahun  2009.  Saat  ini  kepemimpinan  Desa  Sukacai dijabat  oleh  Bapak  Samian  seorang  tokoh  Pemuda  Desa  yang  sebelumya  selalu  aktif mendampingi  perjalanan  pembangunan  desa.  Kantor  Desa  Sukacai  terletak  di  wilayah  di Kampung Sukacai Bohbul. Sejak Tahun 1985 pusat Pemerintahan Kecamatan Jiput ditempatkan di  Desa  Sukacai  yang  sebelumnya  di  Desa  Jiput.  Pemerintah  Desa  Sukacai  dilengkapi  dengan perangkat Desa, Aparat Desa, LKMD/LPM, Karang Taruna, PKK, dan BPD. Dan PolMas (Polisi masyarakat) / FKPM (Forum Kemitraan Polisi Masyarakat) (Sukacai, 2019).
Perkembangan  teknologi  informasi  sudah  semakin    pesat.    Kebutuhan    akan    informasi dan pengolahan     data     merupakan     hal     yang     sangat dibutuhkan  dan sangat  penting . Hal  ini  dapat  terlihat,  perkembangan  teknologi mencakup  hampir  semua  bidang. (Sugiarto, 2018)
Pemerintah Desa merupakan instansi Pemerintah yang berada pada tingkat yang paling bawah, Permendagri No.84 tahun 2015, menyatkan bahwa Pemerintah Desa menyelenggarakan urusan Pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat dalam dalam sistem pemerintahan Negara  Kesatuan  Republik.  Pemerintahan  Desa  melayani  masyrakat  di  Kantor  Desa menggambarkan identitas Desa itu sendiri (Kemendagri, 2016)
Mitra  PKM  pada  kegiatan  ini  adalah  desa  Sukacai,  merupakan  salah  satu  Desa  di Kecamatan Jiput, Kabupaten Pandeglang. Di desa ini sebagian proses pelayanan tersebut masih dilakukan  secara  konvensional  yaitu  pelayanan  surat  menyurat  dan  pengolahan  data  masih menggunakan  program  pengolah  kata  (Ms.Office),  sehingga  prosesnya  membutuhkan  waktu yang lebih lama untuk melakukan pelayanan. Dokumentasi berkas surat kurang teradministrasi dengan baik sehingga sering kali terjadi kesalahan bahkan ada arsip data yang hilang atau rusak karena terlalu banyaknya arsip yang ada. Ada beberapa hal yang dapat menimbulkan kendala pada suatu sistem  yang dijalankan secara manual, diantaranya adalah banyaknya jumlah data yang harus diolah, kerumitan dalam pemrosesan suatu data, terbatasnya waktu yang digunakan untuk mengolah data.
Dari  permasalah  di  atas  tim  pelaksana  pengabdian  kepada  masyarakat  berupaya  untuk membantu aparat desa khususnya desa Sukacai dalam melakukan pelayanan publik secara online dan memudahkan masyarakat untuk pengurusan administrasi, maka tim dosen dan mahasiswa mencoba  untuk  membantu  membuatkan  aplikasi  E-Surat,  ada  tiga  aplikasi  E-Surat  yaitu  surat keterangan Usaha (SKU), Surat pengantar perekaman E-KTP, Surat pernyataan belum menikah.
Beberapa kelebihan aplikasi E-surat ini adalah lebih efisien yaitu Masyarakat tidak perlu untuk menunggu  lama  pembuatan  surat  di  kantor  desa,  cukup  dengan  menggunakan  handphone masyarakat  sudah  bisa  membuat  surat  dimanapun  dan  kapanpun.  Menghemat  tenaga  yaitu Masyarakat tidak perlu bolak balik desa untuk mengurus surat, cukup dengan sekali datang ke kantor desa untuk mengambil surat. Mudah di gunakan Masyarakat dimudahkan dengan adanya aplikasi ini karena proses yang lebih cepat dan efisien.

## METODE
Pokok  permasalahan  yang  dihadapi  mitra  pada  dasarnya  adalah  cara  penerapan  dan penggunaan aplikasi E-surat Berbasis web. Melalui kegiatan PKM ini kami mencoba memberikan pelatihan atau workshop penggunaan aplikasi e-surat (Rozi et al., 2017).
Workshop  merupakan  kegiatan  pertemuan  sekelompok  orang  yang  memiliki  minat, keahlian  dan  profesi  bidang  tertentu  untuk  melakukan  interaksi  satu  sama  lain  membahas masalah tertentu. Selain membahas permasalahan, workshop biasanya disertai dengan kegiatan pelatihan  kepada  peserta  yang  hadir  dalam  kegiatan.  Hasil  kegiatan  workshop  biasanya memberikan pengetahuan baru dan bermanfaat bagi peserta dan dapat diterapkan sesuai dengan bidang profesinya (Kelen & Sikas, 2018).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
pelatihan  ini  diharapkan  dapat  membantu  aparat  desa  khususnya  desa  Sukacai  dalam melakukan  pelayanan  publik  secara  online  dan  memudahkan  masyarakat  untuk  pengurusan administrasi.  Tim  dosen  dan  mahasiswa  mencoba  untuk  membantu  membuatkan  aplikasi  E- Surat. ada tiga aplikasi E-Surat yaitu Surat Keterangan Usaha (SKU), Surat pengantar perekaman E-KTP,  dan  Surat  pernyataan  belum  menikah.  Jumlah  peserta  pada  kegiatan  PkM  adalah sebanyak  15  (limabelas)  orang  peserta  dengan  mengisi  absensi  tulis  tangan.  Wujud  dari  target pencapaian  kegiatan  PkM  dapat  dilihat  melalui  jumlah  peserta  pendaftar  dan  respon feedback (umpan balik) dari peserta  responden.   Materi yang  disampaikan dalam PkM  pengenalan dan implementasi penggunaan aplikasi E-surat. Berbasis web.
(a)
(b)
(c) Gambar 1. Kegiatan Foto Workshop
Setelah  dilakukan  PkM  tentang  Sosialisasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  Dengan Menggunakan E-Surat Berbasis Web, pada akhir sesi para peserta diberikan link umpan balik, dengan  beberapa  pertanyaan  kepada  peserta  untuk  mengetahui  sejauh  mana  kesan  peserta dalam kegiatan PkM ini. Dari 20 (dua puluh)  peserta yang mengikuti, terdapat 15 (lima belas) peserta yang telah mengisi quesioner. Rekap dari  quesioner  yang diberikan dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini.

## Tabel 1. Aspek Penilaian Dalam Umpan Balik
Aspek yang dinilai Baik Sekali Baik Cukup Kurang Materi yang diberikan dalam workshop 10 3 1 0 Respon peserta terhadap materi yang diberikan 10 3 1 0 Hubungan  materi  yang  disampaikan  dengan  kebutuhan peserta 9 5 1 0 Keterkaitan antara materi dengan aplikasi yang dapat diserap peserta 6 8 1 0 Keterkaitan materi dengan kebutuhan 7 7 1 0 Pemateri dan teknik penyajian 7 7 1 0 Waktu yang dipergunakan dalam pemberian materi 5 9 1 0 Kejelasan materi 5 9 1 0 Minat peserta terhadap kegiatan 6 8 1 0 Tingkat kepuasan terhadap kegiatan secara keseluruhan 8 6 1 0
Berdasarkan rekap hasil umpan balik pada tabel 1 di atas, dapat digambarkan dalam bentuk grafik pada gambar 4 berikut ini.

## Gambar 4. Grafik Penilaian Umpan Balik Kegiatan PkM
Jika hasil rekap pada tabel 1 dan gambar 2 grafik diatas dirangkum dalam umpan balik, maka rekapnya dalam bentuk prosentas pada tabel 2 berikut ini.
0 2 4 6 8 10 12 Baik Sekali Baik Cukup
Kurang
Tabel 2. Rekapitulasi Penilaian Dalam Umpan Balik Kriteria Jumlah responden Prosentase Baik Sekali 73 49% Baik 65 44% Cukup 10 7% Kurang 0 0%
Berdasarkan  rekapitulasi  penilaian  dalam    umpan  balik  pada  tabel  2  diatas,  dapat digambarkan dalam bentuk grafik pada gambar 5 berikut.
Gambar 5. Grafik Penilaian Umpan Balik Jumlah Responden dan Persentase

## SIMPULAN
Kegiatan yang telah dilakukan merupakan salah satu upaya diseminasi ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dibidang teknologi informasi untuk  mendukung munculnya inovasi dalam pelayanan public secara online khususnya di Desa Sukacai. Program PKM ini seyogyanya terus  berkelanjutan  dan  tidak  hanya  berhenti  pada  penerapan  aplikasi  e-surat  saja.  Kegiatan pendampingan yang kontinyu dan konsisten juga perlu dilakukan sehingga setiap aparata desa memang  sudah  merasa  siap,  terbiasa  menggunakan  apliaksi  e-surat  secara  mandiri.  Sehingga dimasa mendatang Desa yang telah mengikuti kegiatan PKM ini dapat dijadikan sebagai salah satu  desa  atau  beberapa  desa  binaan  untuk  tempat  mendiseminasikan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi.  Berdasarkan  rekapituasi,  penilaian  umpan  balik  yang  dijabarkan  dalam  prosentase menyatakan bahwa 49% baik sekali, 44% baik, 7% cukup dan 0% kurang.

## Ucapan Terimakasih
Kami  mengucapkan  terima  kasih  kepada  semua  tim  dan  berbagai  pihak  yang  telah mendukung dalam kegiatan PkM  ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Khususnya kepada  mitra  sebagai  tempat  kegiatan  PkM  yaitu  Bapa k  Mi’an  Sami’an selaku  Kepala  Desa Sukacai Kecamatan Jiput Kabupaten Pandeglang.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 Baik Sekali Baik Cukup Kurang
Jumlah %

## REFERENSI
Kelen, Y. P. K., & Sikas, O. (2018). Workshop Sistem Informasi Desa Dan Kawasan (SiDeKa) Desa Fatuana, Kecamatan Insana. JATI EMAS (Jurnal Aplikasi Teknik Dan Pengabdian Masyarakat) , 2 (2), 50. https://doi.org/10.36339/je.v2i2.152 KEMENDAGRI. (2016). Aturan tentang Desa, Kemendagri.
Rozi, F., Listiawan, T., & Hasyim, Y. (2017). Pengembangan Website Dan Sistem Informasi Desa Di Kabupaten Tulungagung. JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian Dan Pembelajaran Informatika) , 2 (2), 107 – 112. https://doi.org/10.29100/jipi.v2i2.366 Sugiarto,  A.  (2018).  Sistem  Informasi  Pelayanan  Administrasi  pada  Desa  Ramaya  Kecamatan Menes  dengan  Metode  Waterfall. Prosiding  Seminar  Nasional  Rekayasa , November .  http://e- jurnal.lppmunsera.org/index.php/snartisi/article/view/812
Sukacai. (2019). Dokumen Desa Sukacai Kabupaten Pandeglang . 2019.
Setiyadi,  D.,  Saludin,  S.,  Pramudita,  R.,  Wansa,  N.,  &  Novita,  R.  (2021).  Pengenalan dan implementasi  metode  six  sigma  pada  Program  Studi  Teknik  Industri,  Fakultas  Rekayasa Sistem, Universitas  Teknologi    Sumbawa.Jurnal    Pengabdian    Pada    Masyarakat, 6(3), 804-810. https://doi.org/10.30653/002.202063.1032

## Copyright and License
This  is  an  open  access  article  distributed  under  the  terms  of  the  Creative Commons  Attribution  4.0  International  License,  which  permits  unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.
©  2022  Ayu  Mira  Yunita,  Agung  Sugiarto,  Robby  Rizki,  Susilawati,  Zaenal Hakim, Andrianto Heri Wibowo.
Published by LP3M of Universitas Mathla’ul Anwar Banten in collaboration with the Asosiasi Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat (AJPKM)