## PENGEMBANGAN APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK PADA BAG TIK KORLANTAS POLRI
Dinda Lestari
Jl Letjen MT. Haryono Kav. 37-38 Jakarta Selatan dindalestaryy04@gmail.com

## ABSTRACT
This  study  aims  to  create  a  system  that  can  recap  the  state  of  correspondence  in  the  form  of  a  desktop-based application  that  can  manage  correspondence  management  quickly,  accurately,  relevantly  and  effectively.  This correspondence management administration system is designed using the SDLC (Software Development Life Cycle) method,  as  a  software  development  method  and  built  using  Netbeans  IDE  8.2  software  which  uses  the  Java programming language and MySQL as its database. This research produces an administrative system that can help the admin personnel of the ICT Korlantas Polri in managing mail data in a fast and efficient time. And with this application, it is hoped that it will help work activities that require accurate information and be able to minimize human errors that often occur in the data collection process for correspondence management when using a manual system.

## Keyword:  Sistem, Java, Informasi dan Sistem Pendataan

## I. PENDAHULUAN
Teknologi informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses  otomatisasi  terhadap  akses  informasi,  tetapi  juga menciptakan  akurasi,  kecepatan  dan  kelengkapan  sebuah sistem  yang  terintegrasi,  sehingga  proses  organisasi  yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel. Bahkan perkembangan  teknologi  informasi  mulai  mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya  disambut  dan  dinikmati  oleh  kalangan  bisnis maupun  pemerintah  saja.    Ketersediaan  informasi  yang terintegrasi  makin  penting  dalam  mendukung  upaya menciptakan  generasi  penerus  bangsa  yang  kompetitif. Aplikasi  Naskah  Dinas  Elektronik berbasis dekstop dirancang sebagai alat penunjang berupa aplikasi berbasis dekstop untuk  memudahkan  pengelolaan database surat masuk dan keluar yang berhubungan dengan instansi lain dengan tujuan sebagai berikut:
1. Adanya database Surat  masuk  dan  keluar  Korlantas Polri yang terpusat dan terintegrasi.
2. Pengelolaan database Korlantas Polri yang mudah dan cepat seperti data surat masuk dan keluar.
3. perencanaan  dan  pengambilan  keputusan.  Karena layanan  informasi  yang  aktual  dan update untuk instansi pemerintahan.
4. Sebagai  salah  satu  pilar  pembangunan  untuk mensukseskan e-Goverment berbasis Teknologi informasi.
5. Memberikan nilai tambah ( Added Value ) bagi instansi pemerintahan,  antara  lain  kecepatan  pengiriman  dan pengelolaan  data,  tersedianya  data  yang up  to  date, mempercepat  proses  data  dan  kemudahan  meng input data dimana saja dan kapan saja untuk operator.
Dengan  demikian  diharapkan  aplikasi  ini  akan  dapat membantu  proses  pengelolaan  data  surat  menyurat  di Korlantas Polri lebih cepat, tepat, mudah, up to date dan akurat.  Aplikasi  Naskah  Dinas  Elektronik berbasis dekstop Korlantas  Polri  merupakan  aplikasi  yang
digunakan  oleh  Korlantas  Polri  dalam  hal  memberikan kemudahan pengelolaan surat menyurat, agar data  yang dikelola  lebih  cepat  dalam  hal  proses,  pelayanan  data terkomputerisasi  yang  mudah  digunakan  dan  dapat meningkatkan kinerja, kualitas layanan, daya saing serta kualitas  data  yang  dihasilkannya.  Pengembangan Aplikasi  dilakukan  secara  terus  menerus  dan  intensif, mengikuti  perkembangan  teknologi  dan  kebutuhan mendasar,  sehingga  aplikasi  ini  akan  tetap  berkembang ke  arah  yang  lebih  baik  dan  sesuai  dengan  kebutuhan terkini. Aplikasi Naskah Dinas Elektronik ini membantu Korlantas  Polri  dalam  berbagai  macam  pengelolaan database surat menyurat untuk seluruh satuan kerja yang ada di Korlantas Polri.
Aplikasi Naskah Dinas Elektronik juga akan menyesuaikan  dengan  kebutuhan  sistem  pencarian  dan pembuatan  laporan,  atau  kebutuhan  kebutuhan  lainnya terkait input dan ouput yang  dinginkan.  Selain  sistem pelaporan  yang  fix  dimungkinkan  untuk  menambah sistem  dengan  pencarian  data  dengan variable yang diinginkan.

## II. METODE PENELITIAN
Dalam  pengumpulan  data,  peneliti  menggunakan beberapa metode, yaitu:
1. Metode Lapangan ( Field Research ) Peneliti secara langsung meninjau dan mengumpulkan  data  yang  terdapat  pada  Korlantas Polri.  Data-data  tersebut  dikumpulkan  oleh  peneliti dengan cara:
a. Observasi
Secara  terminologi,  observasi berasal dari istilah inggris “ observation ” yang bermakna pengamatan,  pandangan,  pengawasan.  Observasi adalah  metode  penelitian  untuk  mengukur tindakan  dan  proses  individu  dalam  sebuah
peristiwa yang diamati. Peneliti mempelajari dan mengamati sistem yang ada pada Korlantas Polri. b. Wawancara pada Bagian TIK Korlantas Polri Wawancara  merupakan  pertemuan  dua  orang bertukar  informasi  dan  ide  melalui  tanya jawab,  sehingga  dapat  dikontruksikan  makna dalam  suatu  topik  tertentu.  Maksud  dari melakukan  wawancara  ini  adalah  untuk memperoleh keterangan tentang permasalahan yang dibahas dan mengetahui keluhan sistem penjualan  dan  laporan  dengan  sistem  yang sedang  berjalan.  Dalam  pengumpulan  data, peneliti  mengadakan  wawancara  langsung. Adapun  pertanyaan  yang  peneliti  ajukan, yaitu:
1) Bagaimana  proses  administrasi  yang dilakukan pada Korlantas Polri?
2) Apakah setiap Surat yang turun itu selalu di data oleh Staff?
3) Untuk  laporan  yang  diterima  baik  dari Staff maupun  Admin  apakah  masih  ada
dan tersimpan dengan rapi?
2. Studi Pustaka Pengumpulan  data  dan  informasi  dilakukan dengan  mempelajari  buku-buku,  jurnal,  dan sumber  literatur  lainnya  yang  berhubungan dengan  masalah  yang  sedang  dibahas. Literatur  diperoleh  peneliti  dari  perpustakaan Universitas  Indraprasta  PGRI  serta browsing melalui internet.

## III. HASIL PENELITIAN
Pada  sistem  baru  yang  diusulkan  ini  merupakan komputerisasi bagi sistem yang lama atau sistem berjalan, untuk itu prosedur atau cara kerja sistem yang diusulkan tidak  jauh  berbeda.  Diharapkan  perubahan  dari  sistem yang  lama  ke  sistem  yang  baru  akan  sangat  membantu dalam mengatasi permasalahan yang terdapat pada sistem yang lama. Semakin berkembangnya teknologi komputer, perlu  untuk  diadakannya  sistem  terkomputerisasi  yang dapat  mempermudah  dalam  menangani  masalah  dalam sistem Pengembangan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik pada Bag TIK Korlantas Polri. Dengan adanya pelatihan sistem  yang  lama  ke  yang  baru  diharapkan  dapat mengatasi permasalahan yang ada dan meningkatkan:
1. Informasi  yang  dibutuhkan  dapat  diproses dengan cepat dan tepat.
2. Penginputan data surat masuk dan keluar lebih mudah dilakukan.
3. Informasi yang dihasilkan lengkap dan jelas.
4. Sistem  pengolaan  surat  masuk  dan  keluar berjalan lebih efektif dan efisien.
Diagram Konteks
Diagram  konteks  yang  diusulkan  pada  Pengembangan Aplikasi  Naskah  Dinas  Elektronik  pada  Bag  TIK  Korlantas Polri digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Diagram Konteks yang Diusulkan
ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD yang diusulkan pada Pengembangan Aplikasi Naskah Dinas  Elektronik  pada  Bag  TIK  Korlantas  Polri digambarkan sebagai berikut:

## Gambar 2. ERD yang Diusulkan
Berikut  adalah  tampilan  hasil  dari  aplikasi  Naskah  Dinas Elektronik pada Bag TIK Korlanttas Polri:
a. Tampilan Form Menu Login
pada tampilan form login admin dapat memasukan username dan password yang telah dibuat, lalu dapat memilih button “masuk”.

## Gambar 3. Tampilan Form Menu Login
b. Tampilan Form Layar Menu Utama
Pada form halaman utama terdapat gambar pembuka dan di halaman utama juga banyak menu yang siap di klik oleh admin.
Gambar 4. Tampilan Form Layar Menu Utama
c. Tampilan Form Data Admin
Pada  menu  data  admin  dapat  menambahkan, menghapus, mengubah, mencari, dan mereset data.
Gambar 5. Tampilan Form Data Admin
d. Tampilan Form Surat Masuk Perintah Layar  di  bawah  merupakan  tampilan  menu  surat masuk  perintah  yang  berfungsi  untuk  menampilkan informasi  data  surat  masuk  perintah.  Pada  tampilan layar ini, terdapat button pencarian data, tambah data dan edit data.
Gambar 6. Tampilan Form Surat Masuk Perintah
e. Tampilan Form Surat Masuk Biasa
Layar  di  bawah  merupakan  tampilan  menu  surat masuk  biasa  yang  berfungsi  untuk  menampilkan informasi data surat masuk biasa. Pada tampilan layar ini,  terdapat button pencarian  data,  tambah  data  dan edit data.
Gambar 7. Tampilan Form Surat Masuk Biasa
f. Tampilan Form Surat Keluar Perintah Layar  di  bawah  merupakan  tampilan  menu  surat keluar  perintah  yang  berfungsi  untuk  menampilkan informasi  data  surat  keluar  perintah.  Pada  tampilan layar ini, terdapat button pencarian data, tambah data dan edit data.
g. Tampilan Form Surat Keluar Nota Dinas
Layar  di  bawah  merupakan  tampilan  menu  surat keluar nota dinas yang berfungsi untuk menampilkan informasi data surat keluar nota dinas. Pada tampilan layar ini, terdapat button pencarian data, tambah data dan edit data.
Gambar 9. Tampilan Form Surat Keluar Nota Dinas
h. Tampilan Form Laporan Data Admin
Layar di bawah menampilkan tampilan form laporan data  admin.  Pada  layar form data  admin  digunakan untuk mengecek laporan data admin terdiri dari Kode Admin,  Nama  Admin,  NIP,  Jenis  Kelamin,  Alamat, No Hp dan Hak Akses.
Gambar 10. Tampilan Form Laporan Data Admin
i. Tampilan Form Laporan Surat Masuk Perintah Tampilan form laporan  surat  masuk  perintah.  Pada layar form surat  masuk  perintah  digunakan  untuk mengecek  laporan  surat  masuk  perintah  terdiri  dari Tanggal,  Nama  Admin,  No.  Agenda  Taud,  No. Agenda Bag, Dari, Perihal, Disposisi Kakor, Jabatan, Disposisi Bag.

## Gambar 11. Tampilan Form Laporan Surat Masuk
Perintah
j. Tampilan Form Laporan Surat Masuk Biasa Layar di bawah menampilkan tampilan form laporan surat masuk biasa. Pada layar form surat masuk biasa digunakan untuk mengecek laporan surat masuk biasa terdiri dari Tanggal, Nama Admin, No. Agenda Taud, No.  Agenda  Bag,  Dari,  Perihal,  Disposisi  Kakor, Jabatan, Disposisi Bag.

## Gambar 12. Tampilan Form Laporan Surat Masuk Biasa
k. Tampilan Form Laporan Surat Keluar Perintah Tampilan form laporan  surat  keluar  perintah.  Pada layar form surat surat keluar perintah digunakan untuk mengecek  laporan  surat  keluar  perintah  terdiri  dari Tanggal,  Nama  Admin,  Nomor,  Kepada,  Perihal,
Lampiran, Kode Surat Masuk Perintah, Dari/Konseptor dan Keterangan.

## Gambar 13. Tampilan Form Laporan Surat Keluar
Perintah
l. Tampilan Form Laporan Surat Keluar Nota Dinas
Layar  di  atas  menampilkan  tampilan  form  laporan surat  keluar  nota  dinas.  Pada  layar form surat  surat keluar nota dinas digunakan untuk mengecek laporan surat  keluar  nota  dinas  terdiri  dari  Tanggal,  Nama Admin,  Nomor,  Kepada,  Perihal,  Lampiran,  Kode Surat Masuk Perintah, Dari/Konseptor dan Keterangan.

## Gambar 14. Tampilan Form Laporan Surat Keluar
Nota Dinas

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dan Analisa, maka pada laporan Penelitian ini yang berjudul “Pengembangan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik pada Bag TIK
Korlantas Polri” dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengembangan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik menggunakan bahasa pemrograman java dan  database mysql sangat  membantu proses  pekerjaan  yang  ada  di  Bag  TIK
Korlantas  Polri  terutama  dalam  hal  mengolah data. 2. Pembuatan  aplikasi  Naskah  Dinas  Elektronik pencegahan  hipertensi  dengan  menggunakan netbeans yang  memudahkan  penulis  dalam perancangan dan pembuatan aplikasi. 3. Aplikasi Naskah Dinas Elektronik memudahkan  dalam  pengelolaan,  pencatatan surat masuk, surat keluar, data admin dan juga laporan. Sehingga Korlantas Polri dan Pimpinan dapat memperoleh informasi pendataan dengan baik dan cepat. 4. Dengan adanya aplikasi ini dapat mempermudah proses, pendataan dan pembuatan laporan surat menyurat dan laporan periksa  yang  dibuat  untuk  diberikan  ke Pimpinan  guna  menghindari  kesalahan  pada kalimat-kalimat yang ada pada laporan tersebut sehingga laporannya menjadi cepat dan akurat.
5. Cara menggunakan aplikasi ini sangat mudah,
6. Aplikasi  ini  dapat  digunakan  untuk  semua anggota Korlantas Polri.
V. REFERENSI
[1]        Soetjiningsih.  2014.  Tumbuh  Kembang  Anak. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC.
[2]  Siagian.  2012.  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
[3]  Suryani,  Elis  NS.  2012,  Filologi,  Bogor:  Ghalia Indonesia
[4]  Buana,  I  Komang  Setia.  2014.  Jago  pemrograman PHP. Dunia Komputer, Jakarta, Indonesia.
[5]   Wahana  Komputer.  2015.  Panduan  Aplikatif  dan Solusi (PAS): Membangun Sistem Informasi dengan Java  NetBeans  dan  MySQL.  Semarang:  CV.  Andi Offset
[6]   Jogiyanto.  (2013).  Analisis  &  Desain  Sistem Informasi:  Pendekatan  tertruktur  teori  dan  praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
[7]  Madcoms.  (2015).  Aplikasi  web  database  dengan dreamweaver dan PHP – MySQL. Yogyakarta: Andi.
[8]  Alvaro, F. (2017). SQL: Easy SQL Programming & Database Managment for Beginners. 187
[9]  Haqi,  Bay.  Aplikasi  SPK  Pemilihan  Dosen  Terbaik Metode  Simple  Additive  Weighting  (SAW)  Dengan Java. Deepublish : Yogyakarta. 2019
[10]  Heffelfinger,  D.  R.  (2015).  Java  EE  7  Development with NetBeans 8. Retrieved from https://netbeans.org [11]  Sukamto,  R.  A.,  dan  Shalahudin,  M.  (2014).  Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur  Dan  Berorientasi  Objek).  Bandung: Modula Bandung.
[12]  Indrajani. (2015). Database Design (Case Study All in One). Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
[13]  Sugiyono.  (2016).  Metode  Penelitian  Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Jakarta : PT Alfabet.
[14]  Purbasari,  Y.  (2017).  Rancangan  Bangun  Aplikasi Penjualan dan Persediaan Obat pada Apotek Merben di Kota Prabumulih. Vol.1 No. 1 Juni 2017, 81-88.