## PENGELOLAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT
Lisna Sukmawati,ST MT
lisnasukmawati167@gmail.com

## ABSTRAK
Peran informasi sebagai salah satu sumber daya strategis suatu organisasi  menjadi sangat penting  dalam  pencapaian  visi  dan  misi  organisasi.  Salah  satu  kunci  sukses  untuk menghasilkan  informasi  yang  berkualitas  dan  sesuai  dengan  kebutuhan  seluruh  tingkatan manajemen,  dibutuhkan  pengelolaan  sumber  daya  informasi  yang  tepat.    Pengelolaan sumber  daya  informasi  yang  meliputi  perencanaan,  pengolahan,  pemeliharan,  dan keterpaduannya  dapat  digunakan  sebagai  penyangga  investasi  teknologi  informasi  yang merupakan fondasi teknologi yang berkembang.
Pengelolaan  investasi  Teknologi  Informasi    diharapkan  dapat  membantu  menekan  dan menghemat  biaya  operasional  Teknologi  Informasi,  dengan  cara  mengoptimalkan operasional  Teknologi  Informasi  melalui  kendali-kendali  yang  diterapkan  pada  setiap proses penggunaan sumber daya Teknologi Informasi, dan penanganan resiko-resiko  yang berhubungan dengan Teknologi Informasi.
Langkah  awal  yang  dilakukan  adalah  menganalisis  pengelolaan  investasi  Teknologi Informasi  yang  digunakan  saat  ini,  dengan  mengacu  pada Framework COBIT (Control Objectives  for  Information  and  related  Technology). Temuan  yang  didapat  dari  analisis tersebut  akan  diolah  sehingga  mencapai  tingkat  kematangan  ( maturity  level ),  dengan harapan dapat memberikan gambaran pada pihak manajemen tentang pengelolaan investasi Teknologi  Informasi  yang  sedang  berjalan  dan  bila  memungkinkan  dapat  dilakukan penilaian ulang oleh organisasi secara internal untuk mengetahui kebijakan dan kebutuhan Teknologi Informasi organisasi tersebut.

## 1. PENDAHULUAN
Sistem  informasi  dan  komunikasi  yang  efektif  merupakan  hal  yang  penting  bagi keberhasilan  suatu  organisasi.  Hal  tersebut  dipicu  oleh  mudahnya  informasi  tersebar, ketergantungan  organsasi  pada  informasi  dan  layanan  serta  infrastruktur  yang menyediakan  informasi  tersebut,  meningkatnya  skala  dan  biaya  investasi  yang  terkait dengan  teknologi,  baik  untuk  saat  ini  maupun  yang  akan  datang,  serta  potensi  teknologi dalam  mentransformasikan  praktek  bisnis  dan  organisasi.  Berkaitan  dengan  hal-hal tersebut,  maka  manajemen  saat  ini  memerlukan  adanya  pengelolaan  investasi  Teknologi Informasi  dan  proses-proses  manajemen  yang  efektif  agar  dapat  menghasilkan  nilai melalui  optimalisasi  manfaat,  dengan  biaya  yang  sesuai  dan  tingkat  risiko  yang  dapat diterima.
Pengelolaan  investasi  TI  adalah  suatu  proses  kendali/kontrol  terhadap  pengelolaan investasi TI yang diselaraskan dengan tujuan bisnis .
Investasi  TI  berhubungan  dengan  sumber  daya  TI  yang  diadakan  atau  diperoleh  untuk mendapatkan  manfaat  di  masa  mendatang.  Pedoman  pengelolaan  investasi  TI  diharapkan dapat  Meningkatkan  efisiensi  biaya  TI  secara  berkesinambungan  dan  memberikan kontribusi terhadap keuntungan yang didapat dari bisnis dengan layanan yang terintegrasi dan distandardkan.
Pengelolaan  investasi  TI  disesuaikan  dengan  kriteria  informasi  COBIT  seperti  gambar  di bawah  ini,  informasi  yang  efektif  dan  efisien  merupakan  hal  yang  utama  dan  realibility merupakan hal sekunder
Tujuan dari pengelolaan investasi TI adalah :
1. Memperkirakan  dan alokasi anggaran TI
2. Mendefinisikan kriteria investasi formal (ROI, payback period, NPV)
3. Mengukur dan menilai nilai bisnis

## Ruang Lingkup
Pengelolaan investasi TI mencakup 3 hal di bawah ini :
1. Pelaksanaan Pembuatan Anggaran Biaya Operasional Fungsi
2. Layanan Informasi Tahunan
3. Pemonitoran Biaya dan Keuntungan

## 2. PEMBAHASAN
Untuk  merepresentasikan  kebutuhan  organisasi  saat  ini  dalam  menanggapi  lingkungan bisnis  yang  dinamis.  Dan  kedekatannya  dengan  detail  aktivitas  yang  dilakukan  di  dalam proses, sehingga pihak manajemen dapat mengetahui faktor-faktor apa yang menyebabkan sasaran  bisnis  tidak  tercapai,  dan  tindakan  apa  yang  perlu  mereka  lakukan  untuk memperbaikinya.  Hal  tersebut  dapat  tercapai  dengan  menggunakan  beberapa  ukuran  / indikator.  Langkah  pertama  diawali  dengan  menentukan    hal  esensial  secara  kritis  yang disediakan  untuk  menjamin  keberhasilan  tujuan-tujuan  organisasi  yang  dikenal  dengan Critical Success Factor (CSF).
Critical  Success  Factors (CSF)  ini  didapat  dari  sasaran  bisnis  organisasi,  dan digunakan  untuk  mendefinisian  hal-hal  atau  kegiatan  penting  yang  dapat  digunakan manajemen  untuk  dapat  mengontrol  proses-proses  Teknologi  Informasi  pada organisasi.  Setelah  diketahui Critical  Success  Factor (CSF)  dari  suatu  proses, selanjutnya  menggambarkan  RACI  Chart.  RACI  merupakan  singkatan  dari Responsible, Accountable, Consulted and Informed.
RACI  Chart  adalah  matriks  yang  mengggambarkan  peran  berbagai  pihak  dalam penyelesaian suatu pekerjaan dalam suatu prroyek atau proses bisnis, matriks ini sangat bermanfaat  dalam  menjelaskan  peran  dan  tanggungjawab  antar  bagian  didalam  suatu proses.
Kegunaan RACI terhadap suatu organisasi adalah:
 Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
 Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
 Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
 Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek
 Mendistribusikan  kerja  antara  kelompok  untuk  mendapatkan  efisiensi  kerja  yang

## lebih baik
 Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
 Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi
Langkah  selanjutnya  adalah  melakukan  pengukuran  tingkat  maturity  yang  digambarkan dalam model maturity.
Maturity  model adalah  mekanisme assesment tata  kelola  TI  yang  digunakan  untuk mengevaluasi  tingkat maturityl dari  penerapan  tata  kelola  TI  dalam  suatu  perusahaan. Metode ini dapat digunakan untuk membandingkan current maturity level (CML) dengan expected  maturity  level (EML)  atau  dengan  standar maturity  level pada  industri  sejenis. Tujuan pengukuran tingkat maturity adalah untuk menumbuhkan awareness terhadap tata kelola  TI,  mengidentifikasi weakness dari  penerapan  tata  kelola  TI,  dan  melakukan improvement terhadap tata kelola TI. Setelah diketahui Deskripsi  pengukuran maturity  model suatu  proses  TI  mengacu  pada  kerangka  kerja COBIT  4.1  yang  secara  umum  dapat  dijabarkan  pada  Tabel  1.  Tabel  1  digunakan  untuk memetakan hasil evaluasi tingkat maturity ke dalam deskripsi maturity model COBIT 4.1. Pemetaan  tersebut  berfungsi  untuk  mengetahui  posisi  organisasi  dalam  mengelola  TI sehingga dapat digunakan sebagai dasar evaluasi manajemen TI untuk lebih meningkatkan kinerja TI dalam organisasi (Surbakti 2014). Untuk menggunakan maturity model sebagai alat manajemen  yang efektif, perusahaan harus  mengembangkan metodologi  yang efisien untuk mengukur tingkat maturity dari proses TI perusahaan (Pederiva 2003).
Untuk  memberikan  gambaran  kepada  manajemen  apakah  proses-proses  Teknologi Informasi  yang  ada  telah  memenuhi  kebutuhan  proses  bisnisnya  digunakan  ukuran Key Goal Indicators (KGI) .
Untuk  mengetahui  kinerja  proses-proses  Teknologi  Informasi  yang  dilakukan  dan  untuk mewujudkan  tujuan  yang  telah  ditentukan,  digunakan Key  Performance  Indicators (KPI) yang  berisi  indikator-indikator  kapabilitas,  pelaksanaan,  dan  kemampuan  sumber  daya Teknologi Informasi.

## 3. PERANCANGAN MODEL
Model  pengelolaan  investasi  Teknologi    Informasi  ini  dirancang  dengan  memanfaatkan prinsif  model  dinamik,    untuk  mempelajari  pengaruh  kebijakan-kebijakan  terhadap perilaku sistem. Sehingga output yang dihasilkan adalah usulan kebijakan-kebijakan  yang diharapkan  dapat  memberikan  efek  perubahan  terhadap  perilaku  sistem  nyata  sesuai dengan  yang  diinginkan  dan  memperbaiki  perilaku  sistem  yang  tidak  diinginkan. Kebijakan  yang  dihasilkan  merupakan  suatu  pernyataan  formal  yang  memberikan kejelasan tentang hubungan antar sumber-sumber informasi dan jalur-jalur keputusan yang dihasilkannya.
Dan  diusulkan  juga  prosedur  sebagai  rencana  yang  mendefinisikan tata  cara  pengerjaan suatu kegiatan secara kronologis. Prosedur ini merupakan penjabaran dari suatu kebijakan yang bersifat relatif terhadap organisasi terkait. Kebijakan dan prosedur lahir  dari sasaran organisasi  yang  dihubungkan  dengan  domain  informasi  /  informasi  yang  kritis  pada organisasi  dan  disesuaikan  dengan  standar  COBIT  hususnya  domain planning  and organisation proses Pengelolaan  investasi  TI.    Rancangan  model  pengelolaan  Teknologi Informasi secara rinci dijelaskan dibawah ini.

## Rancangan Model Pengelolaan Investasi Teknologi Informasi

## A. SASARAN ORGANISASI
Mengoptimalkan biaya operasional Teknologi Informasi.

## B. CRITICAL SUCCESS FACTORS
 Seluruh biaya Teknologi Informasi  diidentifikasi dan diklasifikasi
 Asset  Teknologi  Informasi    digunakan  dengan  efektif,  adanya  pengukuran  biaya dan perawatan
 Perencanaan Teknologi Informasi  didefinisikan di dalam masterplan
 Proses  keputusan  penyandang  dana  didefinisi  untuk  dampak  jangka  panjang  dan jangka pendek, realisasi benefit, kontribusi strategi dan komplien dengan arsitektur teknologi
 Adanya  tanggung  jawab  manajemen  yang  transfarant  untuk  merealisasikan perkiraan biaya

## C. RACI CHART
Activities
Functions CE O CF O Bu sin es s E xe cu tiv e CI O Bu sin es s P ro ce ss O wn er He ad O pe ra tio ns Ch ie f A rc hi te ct He ad D ev el op me nt He ad IT A dmi ni str ati on PM O Co mp lie nc e, A ud it, R isk an d Se cu rity Memelihara portofolio program
A I R I I I Memelihara portofolio proyek A R I I I C Memelihara portofolio layanan A R I I I Mengadakan dan memelihara proses penganggaran TI A C R Mengidentifikasi, mengkomunikasikan, dan mengawasi investasi TI, biaya dan nilai terhadap
bisnis ITB
A I C R
 Responsible : orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan
 Accountable : orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara
 Consulted :  orang  yang  diperlukan  umpan  balik  atau  sarannya  dan  berkontribusi akan kegiatan tersebut
 Informed : orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan

## D. MODEL MATURITY
NO Awareness and Communicati on Policies, Standard and Procedure Tools and Automatio n Skill and Expertis e Responsibiliti es and Accountabiliti es Goal Setting and Measureme nt 1 Organisasi mulai mengenali kebutuhan pengelolaan investasi TI, tetapi kebutuhan ini dikomunikasi kan tidak konsisten. Implementa si anggaran dan seleksi investasi TI sudah didokument asikan tetapi tidak resmi. Ada beberapa tools yang sudah tersedia dan dapat membantu dalam menyusun rencana infrastrukt ur. Belum ditentukan untuk memilih salah satu tools khusus. Pengelol a mendapa tkan ketrampi lan dalam penyusu nan rencana infrastru ktur melalui pengala man dan penerapa n teknik- teknik secara berulang . Alokasi tanggungjawa b untuk pengembangan anggaran dan pemilihan investasi TI dilakukan pada basis khusus Investasi TI dijustifikasi dengan dasar khusus. Keputusan penganggar an yang fokus operasional dan reaktif . 2 Manajemen menyadari kebutuhan dan pentingnya penyusunan rencana investasi TI di lingkungan organisasi. Manajemen mulai mengkomuni kasikan issu tersebut dengan pengelola TI Sudah mulai ditetapkan rencana penyusunan investasi TI berdasar pada kebutuhan bisnis . Kebijakan dan prosedur informal sudah mulai diefinisikan Terdapat teknik umum yang digunakan untuk mengemb angkan komponen anggaran TI Terdapat pemaha man implisit tenang kebutuha n pengang garan dan pilihan investasi TI Tanggung jawab dan akuntabilitas diserahkan pada individu dan berdasarkan pada aturan informal. Rencana pengelolaan investasi TI menghasilk an anggaran yang taktis dan reaktif. 3 Manajemen memahami Kebijakan dan proses Ada suatu proses Analisa pembiay Tanggungjawa b dan Anggaran investasi
dengan baik pentingnyape ngelolaan
investasi TI.
Issu tentang rencana pengelolaan investasi  TI dibahas dalam pertemuan - pertemuan manajemen di lingkungan organisasi untuk investasi dan penganggar an didefinisika n dan didokument asikan yang telah dirumuska n dengan baik untuk menentuk an pemakaia n sumber daya internal dan eksternal yang diperlukan dalam pengemba ngan sistem dan operasi. aan formal dilakuka n mencaku p biaya langsung atau tidak langsung pada operasi eksisting , seperti halnya investasi yang diajukan, dengan memper hatikan semua biaya pada keseluru han siklus hidup. akuntabilitas untuk penganggaran dan seleksi investasi ditetapkan pada individu tertentu TI disesuaikan dengan rencana bisnis dan strategi TI 4 Kebutuhan rencana pengelolaan TI telah dipahami secara utuh oleh manajemen. Variasi anggaran diidentifika si dan diselesaikan . Ada suatu proses yang telah dirumuska n dengan baik untuk menentuk an pemakaia n sumber daya internal dan eksternal yang diperlukan dalam pengemba ngan sistem dan Analisa pembiay aan formal dilakuka n mencaku p biaya langsung atau tidak langsung pada operasi eksisting , seperti halnya investasi yang diajukan, Dampak pergeseran dalam pengembangan dan biaya operasional hardware dan software pada integrasi sistem dan SDM TI dikenal dalam rencana investasi Manfaat dan keuntungan
dihitung dalam istilah finansial dan non-finansial Dampak pergeseran dalam pengemban gan dan biaya operasional hardware dan software pada integrasi sistem dan SDM TI dikenal dalam rencana investasi
Manfaat
dan
operasi. dengan memper hatikan semua biaya pada keseluru han siklus hidup. keuntungan dihitung dalam istilah finansial dan non- finansial 5 Terdapat persetujuan eksekutif formal akan arah teknologi yang dirubah atau baru Industry best practices digunakan untuk benchmar king biaya dan identifikas i pendekata n untuk meningkat kan efektifitas investasi Proses manajem en investasi secara terus- menerus ditingkat kan didasark an pada pelajaran yang dipahami dari analisa unjuk kerja investasi aktual. Proses manajem en investasi secara terus- menerus ditingkat kan didasark an pada pelajaran yang dipahami dari analisa unjuk kerja Penanggung jawab proses memiliki kewenangan penuh dalam mengambil keputusan. Tanggung jawab mengenai rencana strategis telah dikomunikasik an pada unit- unit terkait Putusan investasi menyertaka n kecenderun gan peningkatan harga/unjuk kerja. Alternatif pendanaan diinvestigas i secara formal dan dievaluasi dalam konteks struktur
modal organisasi sekarang,
menggunak an metoda evaluasi formal.
investasi aktual.

## E. KEY GOAL INDICATOR
 [%]  menemukan  investasi  Teknologi  Informasi  atau  kelebihan  manfaat  Teknologi Informasi berdasar pada return of investment,
 Biaya  Teknologi  Informasi  yang dikeluarkan [%] dari biaya organisasi dan target yang ditetapkan
 Biaya aktual Teknologi Informasi [%] dari revenue dan target yang ditetapkan
 [%] keuntungan bisnis  Teknologi Informasi

## F. KEY PERFORMANCE INDICATORS
 [%] Projek  yang menggunakan standar investasi  Teknologi  Informasi dan budget model
 [%] Projek dengan bisnis pribadi
 Review  budget  terakhir  [..]  bulan  Jumlah  lag  time  dalam  dilay  penggunaan teknologi baru
Dengan mengacu pada CSF di atas maka diusulkan kebijakan,  prosedur dan hal-hal yang dapat membantu dalam Pengelolaan investasi  Teknologi Informasi
I. Seluruh biaya  Teknologi Informasi diidentifikasi dan diklasifikasi.
1. Membuat  perencanaan  tentang  kebutuhan  Teknologi  Informasi    jangka pendek dan jangka panjang
2. Membuat kebijakan tentang budget  Teknologi Informasi yang disediakan
3. Melakukan pengecekan ulang tentang asset Teknologi Informasi
II. Asset Teknologi Informasi  digunakan dengan efektif, adanya pengukuran biaya dan perawatan
1. Dilakukan  monitoring  secara  langsung  terhadap  pemanfaatan  investasi Teknologi Informasi
2. Membuat  kebijakan  tentang  jadwal  penggunaan  investasi  Teknologi Informasi
3. Membuat  prosedur  penggunaan  dan  perawatan  investasi  Teknologi Informasi
III. Proses keputusan penyandang dana didefinisikan untuk dampak jangka panjang dan  jangka  pendek,  realisasi benefit ,  kontribusi  strategi  dan  complien  dengan arsitektur teknologi.
1. Membuat prosedur yang menggambarkan realisasi benefit
2. Mengkomunikasikan kebijakan tersebut dengan Stakeholder terkait IV. Adanya  tanggung  jawab  manajemen  yang  transfaran  untuk  merealisasikan perkiraan biaya

## 4. PENUTUP
Dengan  melakukan  pengelolaan  investasi  Teknologi  Informasi,Resiko  -  resiko  Teknologi Informasi  dapat  diminimalisir  dengan  cara  mengelola  asset  teknologi  Informasi  sesuai standar yang sudah baku seperti standar COBIT.

## DAFTAR PUSTAKA
1. COBIT  Steering  Committee  and  the  IT  Governance  Institute  (2000), COBIT Framework , IT Governance Institute. http://www.isaca.org. 2/8/2004.
2. COBIT  Steering  Committee  and  the  IT  Governance  Institute  (2000), COBIT Management Guidelines , IT Governance Institute. http://www.isaca.org. 2/8/2004.
3. The IT Governance Institute (2000), Board Briefing on IT Governance . IT Governance Institute. http://www.itgi.org. 2/8/2004.
4. The  IT  Governance  Institute  (2000), COBIT  Mapping  (Overview  of  International  IT Guidance) , IT Governance Institute. http://www.isaca.org. 2/8/2004.
5. The  IT  Governance  Institute  (2000), IT  Governance  Executive  Summary .  IT Governance Institute. http://www.itgi.org. 2/8/2004.
6. The  IT  Governance  Institute  (2004), IT  Governance  Global  Status  Report . http://www.itgi.org. 12/12/2004.