## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI INVENTARISASI BARANG GUNA PENGENDALIAN INTERNAL

## Nofiyani
Fakultas Teknologi Informasi, Sistem Informasi, Universitas Budi Luhur, Jakarta, Indonesia Email: nofiyani@budiluhur.ac.id
Abstrak- Untuk  dapat  mencapai  tujuan  tertentu,  perusahaan  sering  menghadapi  permasalahan.  Salah  satunya  adalah  barang- barang yang dimiliki perusahaan. Maka dari itu diperlukan pengendalian internal. Jika pengendalian internal atas barang-barang milik  perusahaan  dapat  dilaksanakan  dengan  baik,  maka  perusahaan  dapat  melakukan  pengawasan,  mengontrol  serta meningkatkan  efisiensi  operasional  perusahaan.  Dengan  melakukan  inventarisasi  barang  yaitu  kegiatan  pencatatan  data  yang berhubungan  dengan  barang-barang  atau  aset  yang  di  miliki  perusahaan,  mulai  dari  pencatatan  sampai  dengan  pemeliharaan. Sistem  informasi  yang  mendukung  dapat  meningkatkan  kinerja  perusahaan  dalam  melakukan  pengawasan  dan  pengontrolan barang-barang  yang  dimiliki  perusahaan.  Serta  dapat  meminimalisir  terjadinya  kesalahan  pencatatan  dan  menghindari penyimpangan. Diperlukan beberapa tahap pengembangan sistem informasi untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang baik. Sehingga dapat terstruktur dan terencana dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Diantaranya adalah tahap requirement  planning,  design  system dan implementation .  Terdapat  5  entitas  yang  dapat  digunakan  dalam  kegiatan pencatatan  data  yang  berhubungan  dengan  barang-barang  atau  aset  yang  di  miliki  perusahaan,  sehingga  data  dapat  diolah  dan disimpan  dengan  mudah,  diantaranya  entitas  user,  ruang,  barang,  detil  dan  inventaris.  Terdapat  tiga    laporan    yang    dapat digunakan  dalam  melakukan  pengawasan,  pengontrolan  pengeluaran  yang  akan  dikeluarkan  serta  meningkatkan  efisiensi operasional perusahaan, diantaranya  laporan  data barang  untuk  mengetahui  rincian barang yang dimiliki perusahaan, laporan data  barang  per  ruangan untuk pengawaan  serta  kontroling  aset perusahaan  per  ruangan   dan    laporan  inventarisasi  dan  mutasi barang.
Kata Kunci: sistem informasi, inventarisasi, pengendalian internal, control perusahaan, pencatatan data barang
Abstract-In order to achieve certain goals, companies often face problems. One of them is company-owned goods. Therefore, internal control is needed. If internal control over company property can be implemented properly, the company can supervise, control  and  improve  the  company's  operational  efficiency.  By  carrying  out  an  inventory  of  goods,  namely  the  activity  of recording  data  related  to  goods  or  assets  owned  by  the  company,  from  recording  to  maintenance.  Supporting  information systems can improve company performance in supervising and controlling goods owned by the company. And can minimize the occurrence of recording errors and avoid irregularities. It takes several stages of information system development to be able to develop  a  good  information  system.  So  that  it  can  be  well  structured  and  planned  so  that  it  can  achieve  the  expected  goals. Among them are the requirements planning, system design and implementation stages. There are 5 entities that can be used in data  recording  activities  related  to  goods  or  assets  owned  by  the  company,  so  that  data  can  be  processed  and  stored  easily, including user entities, space, goods, details and inventory. There are three reports that can be used in monitoring, controlling expenditures to  be issued and  increasing  the  company's  operational  efficiency,  including  reports on  goods  data  to find out  the details  of  the  company's  goods,  data  reports  on  goods  per  room  for  supervision  and  control  of  company  assets  per  room  and inventory reports and mutation of goods.
Keywords: sistem informasi, inventory, internal control, company control, recording of goods data

## 1. PENDAHULUAN
Untuk  dapat  mencapai  tujuan  tertentu,  perusahaan  sering  menghadapi  permasalahan  baik  yang  berasal  dari dalam  maupun  dari  luar  perusahaan.  Maka  dari  itu  diperlukan  pengendalian  internal  demi  kelancaran  serta meminimalisir  resiko  terjadinya  kesalahan  dan  penyimpangan  dalam  suatu  perusahaan  [1].  Salah  satunya  adalah barang-barang  yang  dimiliki  perusahaan.    Jika  pengendalian  internal  atas  barang-barang  milik  perusahaan  dapat dilaksanakan  dengan  baik,  maka  perusahaan  dapat  melakukan  pengawasan,  mengontrol  pengeluaran  yang  akan dikeluarkan  serta  meningkatkan  efisiensi  operasional  perusahaan.  Dimana  menurut  Hery  “Pengendalian  Internal adalah  seperangkat  kebijakan    dan  prosedur  untuk  melindungi  aset  atau  kekayaan  perusahaan  dari  segala  bentuk tindakan  penyalahgunaan,  menjamin  tersedianya  informasi  akuntansi  perusahaan  yang  akurat,  serta  memastikan bahwa  semua  ketentuan  (peraturan  hukum/undang-undang  serta  kebijakan  manajemen  telah  dipatuhi  atau dijalankan   sebagaimana   mestinya oleh seluruh   karyawan perusahaan  [1]. Untuk  itu diperlukan pengelolaan data secara  rinci  dan  terstruktur  sehingga  memudahkan  pendataan  serta  menghindari  adanya  penyelewengan  aset  dari oknum yang tidak bertanggung jawab [2].
Inventarisi barang adalah kegiatan pengolahan data menggunakan komputer yang memuat semua barang milik perusahaan  yang  dipakai  untuk  melaksanakan  kegiatan  perusahaan.  Inventaris  kantor  sangatlah  penting  bagi kelangsungan sebuah perusahaan dan instansi [3]. Inventarisasi mengelola dan mengatur transaksi keluar masuknya

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
barang dalam suatu perusahaan. Jika inventarisasi tidak terkontrol maka dapat  menyebabkan barang menjadi tidak diketahui  keberadaannya  dan  akan  kesulitan  dalam  melacak  keberadaannya  [4].  Inventarisasi  dilaksanakan setidaknya sekali dalam  setahun, berkala dan perlu  memperhatikan pengurangan ataupun penambahan barang. Hal tersebut  bertujuan  supaya  perusahaan  mempunyai  data  yang  akurat  sehingga  dapat  dipergunakan  dalam mempertimbangkan besaran anggaran belanja [5].
Teknologi  informasi  memberikan  pengaruh  yang  sangat  besar  dan  merambah  hampir  ke  seluruh  lapisan masyarakat  dan  juga  bidang  usaha  [6].  Berdasarkan  hal  tersebut  sistem  informasi  yang  mendukung  dalam melakukan  pengolahan  data  menggunakan  teknologi  informasi  akan  meningkatkan  kinerja  perusahaan  dalam melakukan  pengawasan,  pengontrolan  barang-barang  yang  dimiliki  perusahaan.  Dengan  adanya  sistem  informasi data dapat diolah dan disimpan dengan  mudah sehingga dapat menghasilkan informasi  yang tepat dan akurat serta dapat  meminimalisir  terjadinya  kesalahan  pencatatan  dan  menghindari  penyimpangan  oleh  oknum  yang  tidak bertanggung jawab [7]. Dengan menggunakan sistem informasi inventarisasi barang dapat membantu meringankan dan memepercepat proses pencatatan transaksi inventarisasi [8].
Pada  penelitian  yang  dilakukan  oleh  [3]  merancang  sistem  informasi  inventaris  barang  di  dinas  dengan menggunakan  pemodelan  DFD  ( Data  Flow  Diagram ).  Sedangkan  bahasa  pemrograman  yang  digunakan  dalam penelitiannya adalah visual basic studio 2012 dan database MySQL Server 2012.
Penelitian  yang  dilakukan  [4]  membangun  sistem  informasi  inventarisasi  barang  di  IM2  Indosatnet  Bandung menggunakan  bahasa  pemrograman  Borland  Delphi  7  dan  database  MySql. Bahasa  pemrograman  borland  delphi dan visual  basic yang  digunakan  pada  penelitian  diatas  hanya  terbatas  pada  OS  (Windows).  Untuk  itu  dalam penelitian  ini  penulis  menggunakan  bahasa  pemrograman  java  yang  bersifat  portable  sehingga  dapat  digunakan dalam segala OS sehingga user tak terkendala dengan OS tertentu.
Pada penelitian  yang dilakukan oleh  [7] dengan  mengembangkan sistem informasi inventaris barang berbasis web.  Begitu  juga  penelitian  yang  dilakukan  oleh  [8]. Bahasa  pemrograman  berbasis  web  membutuhkan  koneksi internet untuk menjalankannya. Untuk itu dalam penelitian ini penulis menggunakan bahasa pemrograman berbasis dekstop sehingga dapat berjalan dengan independen, tanpa perlu browser dan koneksi internet.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  penelitian  kualitatif,  dimana  data diperoleh dengan melakukan:
a. Wawancara untuk memperoleh data yang lebih lengkap.
b. Observasi untuk mengamati secara langsung prosedur sistem berjalan.
c. Analisa dokumentasi yang tersedia atau yang sudah dikumpulkan.

## 2.2 Metode Pengembangan Sistem
Rapid    Application    Development (RAD)  adalah  metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  dalam penelitian  ini,  yang  merupakan        model    pengembangan    perangkat    lunak  yang    termasuk    dalam    teknik inkremental    (bertingkat).  RAD  menekankan  pada   pengembangan    perangkat    lunak    yang    pendek,  singkat,    dan cepat  [9].  Model RAD mempunyai tiga tahapan seperti terlihat pada Gambar 1:
a. Requirement  Planning  dimana  pada  tahapan  ini  pengguna  dan  analis  akan  bertemu  untuk    mengidentifikasi permasalahan  dan  yang  menjadi  tujuan    dibangunnya  sistem    dan    juga  mengidentifikasi    informasi    yang dibutuhkan    untuk  mencapai  tujuan  tersebut.    Orientasinya  adalah  menyelesaikan  masalah-masalah  pengguna sistem.
b. Design System merupakan tahap merancang dan melakukan perbaikan.  Analis  dan  programmer bekerja sama dalam    membangun    representasi    visual    desain    dan    pola    kerja    sistem  kepada  pengguna.  Kemudian  analis akan    memperbaiki    rancangan  berdasarkan    masukan    dan    respon    dari    pengguna.  Pola  kerja  ini  akan mendorong pengembangan hingga tingkat akhir.  Keaktifan  pengguna  yang  terlibat  menentukan  pencapaian tujuan karena  akan  dilakukan  proses  desain  dan perbaikan-perbaikan  apabila  masih  terdapat ketidaksesuaian desain  antara  pengguna  dan analis.
c. Implementation  adalah  tahap  programmer    akan    mengembangkan    desain  sistem    yang    telah    disetujui    oleh penguna  dan analis.  Sebelum  diaplikasikan  pada  suatu perusahaan,  harus  dilakukan ujicoba  terlebih dahulu untuk mengetahui apakah  masih  terdapat  kesalahan  atau tidak.

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Gambar 1. Tahapan Pengembangan Sistem Metode Rapid  Application  Development (RAD) [9]

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Requirement Planning (Tahapan Rencana Kebutuhan)
a. Uraian  Prosedur  atau  Prosedur  Kerja  Sistem Usulan:
1) Pendataan Barang
Petugas akan melakukan pendataan  setiap  ada  barang  baru  yang  datang atau dibeli.  Dengan mencatat data  barang  dalam  form barang.  Setelah  dilakukan pendataan,  petugas akan menempelkan kode barang pada barang tersebut.
2) Pencatatan Inventarisasi dan Mutasi Barang
Petugas akan melakukan proses transaksi inventarisasi dan mutasi barang dengan mencatat data dalam form inventarisasi  dan  mutasi  barang.  Setelah  itu  barang  dapat  diserahkan/dikirimkan  ke  unit/ruangan  yang membutuhkan.
3) Pembuatan Laporan
Laporan  akan  dibuat  setiap  akhir  bulan  untuk pertanggung  jawaban  ke  pimpinan, laporan  data barang untuk  mengetahui  rincian barang yang dimiliki perusahaan, laporan data barang per ruangan untuk pengawaan serta kontroling aset perusahaan per ruangan  dan  laporan  inventarisasi dan mutasi barang  untuk  mengetahui rincian permintaan dan kebutuhan barang,
b. Kebutuhan Informasi
Terdapat tiga informasi  yang dibutuhkan  guna  melakukan  pengawasan  serta  kontroling  aset  yang dimiliki perusahaan diantaranya dapat dilihat pada Tabel 1 dibawah ini:
Tabel 1 . Kebutuhan Informasi Pada Sistem Usulan No. Informasi Tujuan Frekuensi Laporan  Data Barang Untuk    mengetahui    rincian  barang yang dimiliki perusahaan Pimpinan Setiap  akhir  bulan Laporan Data Barang Per Ruangan Untuk    pengawaan  serta  kontroling aset perusahaan per ruangan Pimpinan Setiap  akhir  bulan Laporan  Inventarisasi  Dan  Mutasi Barang Untuk mengetahui rincian permintaan dan kebutuhan barang Pimpinan Setiap  akhir  bulan
c. Use Case Diagram
1) File Master
File/tabel  master  merupakan  tabel  yang  terdiri  di  kolom-kolom  yang  memiliki  ketergantungan  total  pada satu primary key [10]. Terdapat tiga file master yang terbentuk terlihat pada Gambar 2.

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## 2) Inventarisasi dan Mutasi
Pencatatan  data  transaksi  inventarisasi  dan  mutasi  barang  akan  dilakukan  oleh  petugas  dalam  form inventarisasi dan mutasi barang seperti digambarkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Rancangan Use Case Diagram Inventarisasi dan Mutasi Barang
3) Laporan
Laporan akan dibuat oleh petugas dan akan diserahkan kepada pimpinan seperti digambarkan pada use case diagram Gambar 4.
Gambar 4. Rancangan Use Case Diagram Laporan

## 3.2 Design System (Tahapan Desain Sistem)

## a. Logical Database Design
Pemilihan  DBMS  yang  akan  digunakan  untuk implementasi  rancangan  database  dan mengubah  konsep rancangan  database  menjadi skema  database  kedalam  model  data  DBMS yang dipilih. Rancangan class diagram yang menggambarkan struktur sistem yang akan digunakan dalam pengembangan sistem usulan dapat dilihat pada Gambar 5.

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
b. Desain Interface
1) Struktur Tampilan Menu
Perancangan  tampilan  sistem  merupakan  sebuah  sketsa  penggambaran  keadaan  dari  sistem  yang dibangun. Perancangan struktur menu dapat dilihat pada Gambar 6.

## SISTEM INFORMASI
INVENTARISASI

## BARANG
File Master Entri Inventarisasi dan Mutas Barang Laporan Entri Data Barang Cetak Laporan Data Barang Entri Data Ruangan Cetak Laporan Barang Per Ruangan Cetak Laporan Inventarisasi dan Mutasi Barang Entri Data User
Gambar 6. Struktur Tampilan Menu Sistem Usulan
2) Tampilan Entri Data Barang
Rancangan tampilan form entry data barang yang akan digunakan untuk mencatat setiap ada  barang  baru yang  datang atau dibeli. Lihat Gambar 7.

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
3) Tampilan Entri Inventarisasi dan Mutasi Barang
Proses  transaksi  inventarisasi  dan  mutasi  barang  dientri  dan  simpan  dalam  form  inventarisasi  dan  mutasi barang sebelum diserahkan/dikirimkan ke unit/ruangan yang membutuhkan. Lihat Gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Form Entry Inventarisasi dan Mutasi Barang
4) Tampilan Laporan Data Barang
Rancangan  laporan    data  barang  yang  akan    dibuat    setiap    akhir    bulan    sebagai    pertanggung    jawaban petugas ke  pimpinan terlihat pada Gambar 9.

## Gambar 9. Tampilan Rancangan Laporan Data Barang
5) Tampilan Laporan Data Barang Per Ruangan
Rancangan laporan data barang per ruangan  yang akan digunakan dalam pengawaan  serta kontroling aset perusahaan per ruangan dapat dilihat pada Gambar10.

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Gambar 10. Tampilan Rancangan Laporan Data Barang per Ruangan
6) Tampilan Laporan Inventarisasi dan Mutasi Barang
Rancangan  laporan  inventarisasi  dan  mutasi  barang  untuk  mengetahui  rincian  permintaan  dan  kebutuhan barang dalam periode tertentu dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Rancangan Laporan Inventarisasi dan Mutasi Barang

## 3.3 Implementation (Tahapan Implementasi)
Tahapan Perencanaan:
a. Mempersiapan data dan software yang akan digunakan
b. Instalasi software yang sudah disiapkan
c. Menentuan user yang akan mempunyai hak akses ke sistem
d. Melakukan pelatihan kepada user
e. Melakukan sosialisasi kepada semua pihak-pihak yang terkait
f. Melakukan uji coba sistem untuk mengetahui apakah sistem sudah berjalan dengan baik atau apakah masih harus dilakukan perbaikan
g. Dilakukan evaluasi dan perbaikan setelah melakukan uji coba sistem
h. Membuat dokementasi sistem yang  dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.
i. Melakukan pengujian sistem untuk mendeteksi adanya ketidakkonsistenan sistem

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini yaitu diperlukan beberapa tahap pengembangan untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang baik. Sehingga dapat terstruktur dan terencana dengan baik sehingga dapat mencapai  tujuan  yang  diharapkan.  Diantaranya  adalah  tahap requirement planning , design  system dan implementation.  Terdapat  5  entitas  yang  dapat  digunakan  dalam  kegiatan    pencatatan  data    yang    berhubungan dengan  barang-barang atau aset yang di miliki perusahaan, sehingga data dapat diolah dan disimpan dengan mudah, diantaranya  entitas  user,  ruang,  barang,  detil  dan  inventaris.  Terdapat  tiga    laporan    yang    dapat  digunakan  dalam melakukan pengawasan, pengontrolan pengeluaran yang akan dikeluarkan serta meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, diantaranya  laporan  data barang  untuk  mengetahui  rincian barang yang dimiliki perusahaan, laporan data barang per ruangan untuk pengawaan serta kontroling aset perusahaan per ruangan  dan  laporan inventarisasi dan mutasi barang.

## INDONESIA JOURNAL INFORMATION SYSTEM (IDEALIS)
Volume 4, Nomor 1, Januari 2021 ISSN 2684-7280 (online) Halaman 55-62 Available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## DAFTAR PUSTAKA
[1] R. Pasaribu, “Analisis Penerapan Pengendalian Internal Atas Aset Tetap Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), In Skripsi , Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Medan Area Medan,” 2019.
[2] Khairullah,  B.  Soedijono,  And  H.  Al  Fatta,  “Pengukuran  Kualitas  Sistem  Informasi  Inventaris  Aset  Universitas Muhammadiyah Bengkulu Menggunakan Metode Mccall,” Jurnal Informasi Interaktif , vol. 2, vo. 2, pp. 84–92, 2017.
[3] I.  Setia  Andani  And  L.  F.  Diana,  “Analisa  Dan  Perancangan  Sistem  Informasi  Inventaris  Barang  Pada  Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus,” Prosiding Snatif Ke-3, 2016, pp. 269–27.
[4] I.  A.  Dewi,  “Desain  Dan  Implementasi  Sistem  Inventarisasi  IM2  Indosatnet  Bandung  Berbasis  Desktop,” Jurnal Informatika , vol. 5, no. 2, pp.1-10, 2015.
[5] “Pengertian Inventarisasi,” [Online]. Available: https://jagad.id/pengertian-inventarisasi/ , 2020.
[6] L. Eunike Sihotang And A. Umar Hamdani, “Implementasi Sistem Penjualan Berbasis E-Commerce Untuk Meningkatkan Pendapatan Pada Toko Xyz Collection,” IDEALIS , vol. 3, no. 2, Pp. 1–8, 2020.
[7] A. Syukri  And A. Ambarita, “Information System  of Inventory Goods Web-Based On The,” IDEALIS ,  vol. 1, no.  1, pp. 31–38, 2016.
[8] A. Maulana, M. Sadikin, And A. Izzuddin, “Implementasi Sistem Informasi Manajemen Inventaris Berbasis Web Di Pusat Teknologi Informasi Dan Komunikasi – Bppt,”, SETRUM , vol. 7, no. 1, pp. 182–196, 2018.
[9] Nofiyani,  “Meningkatkan  Pelayanan  Dan  Akuntabilitas  Melalui  Pengembangan  Sistem  Informasi  Pada  Administrasi Service Kendaraan Bermotor,” Jurti (Jurnal Teknologi Informasi) , vol. 4, no. 1, pp. 152–159, 2020.
[10]  D.  Puspitasari,  C.  Rahmad,  And  M.  Astiningrum,  “Normalisasi  Tabel  Pada  Basisdata  Relasional,”  In  Prosiding Sentia , 2016, Politeknik Negeri Malang, vol. 8, no.1, pp. 340–345.