## IMPLEMENTASI PROTOTYPE PADA SISTEM APLIKASI PERSURATAN KELURAHAN KEDUNGWUNI BARAT (SIPRAKAT) BERBASIS ANDROID
1 Fajar Mahardika  , 2 R. Bagus Bambang Sumantri, 3 Rizki Ripai
1 Fakultas Sains dan Teknologi, Informatika, ITS NU Pekalongan, Pekalongan, Indonesia
2 Fakultas Sains dan Teknologi, Sistem Informasi, Universitas Harapan Bangsa, Banyumas, Indonesia
3 Prodi Rekayasa Keamanan Siber, Politeknik Piksi Input Serang, Serang, Indonesia Email: fajarmahardika@itsnupekalongan.ac.id
DOI: https://doi.org/10.46880/jmika.Vol8No1.pp1-8

## ABSTRACT
Letters are an important tool for every agency, especially for the Village Office. Many people need letters from the Village Office for various purposes, for moving places, getting married, giving birth and so on. Kedungwuni Barat Subdistrict is one of the subdistricts located in Kedungwuni District, Pekalongan Regency, Central Java. The method used in system development is prototyping. This model produces a prototype of a software that can be  used  as  an  intermediary  between  researchers  and  users  to  interact  in  information  systems  research.  After carrying  out  all  the  research  stages,  the  system  created  is  able  to  handle  the  needs  as  stated  in  the  problem formulation, which can assist in managing incoming and outgoing mail in Kedungwuni Barat sub-district which integrates the database with the Mobile application. Results: 1. Can assist in managing incoming and outgoing documents  in  West  Kedungwuni  District.  2.  Process  of  distributing  incoming  and  outgoing  letters  in  West Kedungwuni District.
Keyword: Letter, Pekalongan Regency, Mobile, Prototype.

## ABSTRAK
Surat merupakan sarana penting bagi setiap instansi, khusunya bagi Kantor Kelurahan. Banyak masyarakat yang memerlukan surat dari Kantor Kelurahan untuk berbagai keperluan, untuk pindah tempat,  menikah, kelahiran dan  sebagainya.  Kelurahan  Kedungwuni  Barat  adalah  salah  satu  kelurahan  yang  terletak  di  Kecamatan Kedungwuni, Kabupaten Pekalongan, Jawa Tengah. Metode yang digunakan dalam pengambangan sistem adalah prototyping.  Model  ini  menghasilkan  prototype  dari  suatu  perangkat  lunak  yang  dapat  digunakan  sebagai perantara  peneliti  dengan  pengguna  untuk  berinteraksi  dalam  penelitian  sistem  informasi.  Setelah  melakukan semua tahapan penelitian maka sistem yang dibuat sudah mampu menangani kebutuhan sebagaimana tercantum dalam  perumusan  masalah,  yang  dapat  membantu  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada kelurahan kedungwuni barat yang mengintegrasikan database dengan aplikasi Mobile Hasil: 1. Dapat membantu dalam mengelola dokumen masuk dan keluar di Kecamatan Kedungwuni Barat. 2. Proses distribusi surat masuk dan keluar di Kecamatan Kedungwuni Barat.
Kata Kunci: surat, Kabupaten Pekalongan, Mobile, Prototype.

## PENDAHULUAN
Pemerintahan  Desa  merupakan  penyelenggara urusan  pemerintahan  dan  kepentingan  masyarakat setempat dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik  Indonesia  (Said  et  al.,  2019).  Dalam pelaksanaan  pelayanan  publik  di  tingkat  kelurahan sampai  saat  ini  masih  banyak  yang  belum memanfaatkan  teknologi  secara  maksimal.  Salah satunya  untuk  pembuatan  surat  yang  dibutuhkan  oleh warga  kelurahan.  Hal  ini  juga  terjadi  di  Kelurahan Kedungwuni
Barat
Kecamatan Kedungwuni
Kabupaten Pekalongan.
Surat  merupakan  sarana  penting  bagi  setiap instansi,  khusunya  bagi  Kantor  Kelurahan.  Banyak masyarakat  yang  memerlukan  surat  dari  Kantor Kelurahan  untuk  berbagai  keperluan,  untuk  pindah tempat, menikah, kelahiran dan sebagainya. Kelurahan Kedungwuni  Barat  adalah  salah  satu  kelurahan  yang terletak  di  Kecamatan  Kedungwuni,  Kabupaten Pekalongan,  Jawa  Tengah.  Di  kelurahan  ini  sebagian besar proses pelayanan tersebut masih dilakukan secara konvensional  yaitu  pelayanan  surat  menyurat  dan pengelolaan  data  masih  menggunakan  program pengolah  kata  (Ms.  Office),  sehingga  pada  prosesnya membutuhkan  waktu  yang  lebih  untuk  melakukan
pelayanan  dan  dokumentasi  berkas  surat  kurang teradministrasi  dengan  baik.  Seringkali  terjadi kesalahan bahkan ada arsip data yang hilang atau rusak karena terlalu banyaknya arsip yang ada.
Ada  beberapa  hal  yang  dapat  menimbulkan kendala  pada  suatu  sistem  yang  dijalankan  secara manual,  diantaranya  adalah  banyaknya  jumlah  data yang harus diolah, kerumitan dalam pemrosesan suatu data,  terbatasnya  waktu  yang  digunakan  dalam mengolah data, dan data yang beraneka ragam. Begitu pula dalam sebuah Kantor Kelurahan dalam mengelola surat menyurat masih dikerjakan dengan cara manual, akan  terbentur  pada  kendala  seperti  yang  tersebut  di atas, sehingga akan mengurangi kinerja suatu instansi (Rifai & Amrullah, 2018).
Dengan  adanya  masalah  tersebut,  pada  Kantor Kelurahan  Kedungwuni  Barat  dirasa  perlu  untuk merubah metode pengelolaan persuratan yang saat ini digunakan,  yaitu  dari  metode  konvensional  menjadi metode  manajemen  persuratan  yang  terkomputerisasi. Berdasarkan  uraian  yang  ada  maka  dapat  ditarik hipotesa  yaitu  apakah  merancang  dan  membangun Sistem  Aplikasi  Persuratan  Kelurahan  Kedungwuni Barat yang dapat membantu pegawai dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat dengan efesiensi waktu? Oleh karena itu penulis mencoba membuat “Perancangan  Sistem  Aplikasi  Persuratan  Kelurahan Kedungwuni  Barat  (SIPRAKAT)”,  yang  diharapkan dapat  meningkatkan  kualitas  pelayanan  aparat kelurahan  sehingga  mempermudah  melayani  warga dalam permohonan surat-surat.

## TINJAUAN PUSTAKA
Penulis  melampirkan  studi  sebelumnya  yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Studi sebelumnya mencakup: Otomatisasi Sistem Komunikasi Kelurahan Harapan  Jaya  Bekasi:  Karena  sistem  pelayanan  surat kelurahan  belum  terkomputerisasi,  pembuatan  sistem informasi  menggunakan  model  penelitian  metode waterfall  adalah  terbaik  karena  teknologi  informasi membantu  mempercepat  dan  mempermudah  proses pekerjaan  manusia.  Pelayanan  umum  berbasis  online tidak hanya mengatasi masalah, tetapi juga membantu masyarakat  menggunakan  teknologi  dan  mengurangi penggunaan  alat  tulis  seperti  kertas  selama  proses pengajuan  surat.  Dengan  menggunakan  sistem informasi  berbasis  web,  pelayanan  kepada  warga Kelurahan  Harapan  Jaya  dapat  berjalan  dengan  baik dan efisien. (Amienullah, & Rosyida, 2022).
Keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai target penjualannya sangat dipengaruhi oleh pemasaran yang  efektif.  Strategi  perusahaan  berpusat  pada
pemasaran.  CV.  ICON  TEKNO  berkomitmen  untuk memberikan dukungan pelanggan dan solusi teknologi. sistem  informasi  berbasis  web  yang  memungkinkan bisnis  mengolahnya  untuk  memenuhi  kebutuhan pelanggan  terkait  barang  yang  mereka  jual.  Integrasi dan  koordinasi  sangat  penting  untuk  menyinkronkan proses  penjualan  perusahaan.  Ini  dilakukan  untuk mencapai  efisiensi  biaya  dan  keuntungan  perusahaan (Mahardika, et al., 2023).
Di  STMIK  Amikom  Purwokerto,  Algoritma Graf  Welch  Powel  digunakan  untuk  Menjadwalkan jadwal  perkuliahan  dan  Studi  Kasus  Forum  Asisten. Para asisten yang bergabung dalam forum asisten selalu menjadwalkan pekerjaan rutin mereka untuk menghindari  jadwal  dan  asisten  kuliah.  Optimasi sangat  terkait  dengan  penjadwalan  kelas  dan  masalah asisten.  Dalam  matematika  diskrit  tersebut,  teori  graf dapat membantu dalam pembuatan sistem penjadwalan kuliah.  Diharapkan  teori  ini  dapat  membantu  anggota Forum Asisten STMIK Amikom Purwokerto mengatasi  masalah  penganturan  jadwal  asisten  dan kuliah (Mahardika & Marcos, 2017).
Bisnis Service Motor Berbasis Web menggunakan Extreme
Programming untuk membangun  Sistem  Informasi  Manajemen  Dealer. Karena  bisnis  otomotif  masih  menggunakan  sistem manual  yang  tidak  efisien  untuk  melayani  pelanggan, toko  perbaikan  masih  tidak  dapat  memanfaatkan teknologi  yang  berkembang.  Karena  kurangnya  data yang akurat dan tepat waktu kepada pelanggan tentang ketersediaan  atau  ketersediaan  suku  cadang  untuk sepeda  motor  mereka,  memberikan  pelayanan  yang memuaskan  saja  tidak  cukup.  Tujuan  penelitian  ini adalah  untuk  menggunakan  teknologi  yang  akan mempermudah dan menghemat waktu untuk membantu  meningkatkan  pelayanan  servis  bengkel motor (Mahardika, Sandi, et al., 2023).
Model  waterfall  digunakan  dalam  R&D  untuk menampilkankan  metode  penelitian  linier  dan berurutan.  Hasilnya  adalah  sistem  informasi  berbasis Android  yang  digunakan  oleh  penduduk  Kelurahan Bulu Tempe Kabupaten Bone  (Munandar et al., 2023).

## METODE PENELITIAN Objek
Objek  yang  diteiti  adalah  aplikasi  persuratan pada  Kelurahan  Kedungwuni  Barat,  Kabupaten Pekalongan, Jawa Tengah.
Vol. 8 No. 1 (April 2024)

## Metode Pengumpulan Data
a) Wawancara
Wawancara  langsung  dengan  informan  adalah bagian  dari  metode  pengumpulan  data  yang  disebut wawancara  atau  wawancara.  Proses  sistematis melakukan tanya jawab atau konfirmasi kepada sampel peneliti dikenal sebagai wawancara. Wawancara adalah proses  mengumpulkan  informasi  melalui  tanya  jawab yang  dilakukan  secara  lisan,  sepihak,  dan  secara langsung  dengan  orang  yang  dimaksud.  Kami melakukan wawancara dengan karyawan dan staf yang bertanggung  jawab  atas  pengelolaan  persuratan  di wilayah  Kedungwuni  Barat,  yang  terletak  di Kecamatan Kedungwuni, Kabupaten Pekalongan. b) Observasi
Observasi  lapangan  meneliti  sistem  persuratan di  wilayah  Kedungwuni  Barat,  yang  terletak  di Kecamatan Kedungwuni, Kabupaten Pekalongan. c) Studi Pustaka
Studi  ini  dilakukan  dengan  mempelajari dokumen  korespondensi  di  Kelurahan  Kedungwuni Barat Kecamatan Kedungwuni Kabupaten Pekalongan. Selain  itu,  teori-teori  yang  relevan  dengan  penelitian dikumpulkan dari berbagai sumber, termasuk buku dan jurnal.

## Metode Penelitian Sistem
Gambar 1 Metode Prototype
Prototyping  adalah  teknik  pengambangan sistem  yang  memungkinkan  peneliti  dan  pengguna membuat  versi  awal  perangkat  lunak  selama  proses penelitian sistem informasi. Prototype adalah perangkat lunak  yang  akan  digunakan  untuk  menunjukkan  ide, melakukan  berbagai  membangun,  dan  meneliti permasalah  dan  solusi  yang  didapatkan  (Syarifudin, 2019).
Beberapa manfaat prototyping adalah:
a) Menciptakan kemiripan sebuah sistem
sesungguhnya yang akan dijalankan dan mendapatkan  masukan  dari  penggunaan  untuk memperbaiki prototype yang dibuat.
b) Penggunaan  aplikasi  akan  siap  untuk  menerima perubahan  atau  revisi  yang  dilakukan  pada  sistem seiring  dengan  perkembangan  prototype  hingga mendapatkan hasil sistem yang baik.
c) Prototipe  dapat  ditambah  atau  dikurangi  selama proses penelitian. Pengguna dapat melihat kemajuan langsung.
d) Menghemat  sumber  daya  dan  waktu  dengan meningkatkan  produk  dan  menyesuaikannya dengan persyaratan pelanggan.
Langkah-langkah  dalam  penelitian  model prototype adalah:
1) Komunikasi Saat  ini,  dengan  berbicara  dengan  pengguna, masalah dan kebutuhan sistem ditemukan.
2) Desain secaraCcepat
Desain  cepat  berkonsentrasi  pada  menampilkan setiap komponen perangkat lunak kepada pengguna, seperti membuat desain antarmuka atau desain tampilan.
3) Pemodelan Perancangan secara Cepat Untuk  memodelkan,  diagram  UML  seperti  case diagram,  activity  diagram,  sequence  diagram,  dan class diagram digunakan.
4) Pembuatan Prototype Pada langkah ini, dibuat prototipe sistem yang akan digunakan dalam desain.
5) Implementasi Sistem Pada  tahap  ini,  prototipe  yang  dibangun  dengan pengguna dievaluasi.

## Analisis Perancangan Sistem
1. Unified Modeling Language (UML)
Unified  Modeling  Language  (UML)  adalah salah  satu  standarisasi  yang  digunakan  dalam  bahasa visual yang banyak digunakan di industri untuk analisis dan desain, definisi arsitektur, dan penelitian kebutuhan pemrograman  berorientasi  objek  (Pasaribu  &  Susanti, 2021).
Di  bawah  ini  adalah  desain  sistem  aplikasi persuratan  Kelurahan  Kedungwuni  Barat:  Sequence Diagram,  Class  Diagram,  Use  Case  Diagram,  dan Activity Diagram.
Build Customer Test Drives Listen to Customer

## 2. Use Case Diagram SIPRAKAT
Gambar 2. Use Case SIPRAKAT
Ada  tiga  orang  dalam  sistem  ini:  admin,  user, dan  atasan.  Administrator  memiliki  akses  penuh  ke sistem.  Administrator  bertanggung  jawab  atas pengelolaan seluruh sistem, termasuk login, menerima suarat,  cetak  surat,  menyimpan  laporan  dokumen masuk dan keluar, input data dokumen, edit surat, dan logout.  Aktor  user  bertanggung  jawab  untuk  login, input  data  surat,  menigirim  surat,  menunggu  update surat, dan logout, sedangkan atasan aktor bertanggung jawab untuk login dan mengajukan surat.  Tampilan  2 di atas menunjukkan contoh penggunaan.
3. Activity Diagram SIPRAKAT
Gambar  3.  Menggambarkan  activity  yang menjelaskan alur dari user pengguna SIPRAKAT.
Gambar 3. Activity Diagram
Gambar  4.  Menggambarkan  activity  yang menjelaskan alur dari admin aplikasi SIPRAKAT
Gambar 4. Activity Diagram Admin
4. Sequence Diagram SIPRAKAT
Gambar 5. Menggambarkan sequence diagrama admin yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 1. Sequence Diagram Admin
Gambar 6. Menggambarkan sequence diagrama Arsip Surat Masuk yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 7. Menggambarkan sequence diagrama Arsip Surat Keluar yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 3. Sequence Diagram Arsip Surat Keluar
5. Class Diagram
Gambar  8.  Menggambarkan  Class  Diagram yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 8 . Class Diagram SIPRAKAT

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi Sistem
Gambar  9.  Menggambarkan  Tampilan  Awal yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 9. Tampilan Awal Aplikasi SIPRAKAT
Gambar  10.  Menggambarkan  Tampilan  Login yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 10. Tampilan Login SIPRAKAT
Gambar 11. Menggambarkan Tampilan Beranda yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 11. Tampilan Beranda User SIPRAKAT
Gambar 12. Menggambarkan Tampilan Ubah Data Profil yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 12. Tampilan Ubah Data Profil
Gambar 13. Menggambarkan Tampilan Daftar Keterangan Mati yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 13. Tampilan Daftar Keterangan Mati
Gambar 14. Menggambarkan tampilan daftar

## SKCK yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 14. Tampilan daftar SKCK
Gambar 15. Menggambarkan Tampilan Daftar

## SKTM yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 15. Tampilan Daftar SKTM
Gambar 16. Menggambarkan Tampilan daftar SKU (Surat Keterangan Usaha) yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 16. Tampilan daftar SKU (Surat Keterangan Usaha)
Gambar 17. Menggambarkan Tampilan daftar SKD yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 17. Tampilan Daftar SKD (Surat Keterangan Domisili)
Gambar 18. Menggambarkan Tampilan daftar

## SKDU yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 18. Tampilan daftar SKDU (Surat Keterangan Domisili Usaha)
Gambar 19. Menggambarkan Tampilan Simpan dan Cetak Surat yang ada di aplikasi SIPRAKAT
Gambar 19. Tampilan Simpan dan Cetak Surat
Langkah-langkah  pengetesan  ini  dilakukan untuk  memastikan  bahwa  fitur  lunak  yang  dibuat memenuhi  persyaratan  detail  yang  diharapkan.  Selain itu, hipotesis ini diuji dalam penelitian ini. Metode Tes Pengakuan  Pengguna  (UAT)  digunakan.  Peneliti menyarankan  agar  pengujian  ini  dilakukan  pada  satu waktu untuk menilai kemampuan aplikasi. Tabel 1 juga menunjukkan output kalkulasi UAT.
Tabel 1. Hasil UAT Pertanyaan Nilai Juml ah Analisis (Jumlah/ 15) Persenta se (Analisis /5*100)
A x5 B x4 C x3 D x2 Ex 1 Apakah tampilan SIPRAKAT ini menarik? 40  18  0  0 0 58 3,8 77% Apakah penyajian informasi pada SIPRAKAT mudah dipahami? 35  8 3  0 0 46 3,0 61% Apakah SIPRAKAT  dapat diakses dimanapun? 25  12  6 0 0 73 4,8 97% Apakah SIPRAKAT  dapat diakses dengan mudah? 20  28  6 0 0 54 3,6 72% Apakah kemutahiran data SIPRAKAT update? 20  30  3 0 0 53 3,5 70%
Apakah SIPRAKAT  dapat memonitoring pengajuan surat? 10  28  6 0 0 44 2,9 58% Apakah pencarian dan filter data pada SIPRAKAT  cukup baik? 10  28  3 0 0 21 1,4 28% Apakah SIPRAKAT berjalan dengan normal dan mudah digunakan? 25  26  3 0 0 54 3,6 72%
Menurut perhitungan di tabel 1, hasil pengujian UAT adalah 34.2 / 8 = 3,32, sehingga presentase yang didapatkan nilainya adalah 3,32 / 5 x 100 = 66.5%. Ini menunjukkan  bahwa  hipotesis  yang  digunakan  dari aplikasi adalah Cukup diterima.

## KESIMPULAN
Setelah  melakukan  semua  tahapan  penelitian maka  dapat  ditarik  kesimpulan  sebagai  berikut:  1. Aplikasi  atau  sistem  dapat  membantu  dalam pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada kelurahan kedungwuni barat. 2. Mempermudah proses administrasi data surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian  Umum,  sehingga  proses  pencarian  data  surat masuk  dan  surat  keluar  lebih  cepat  atau  efisien.  3. Berdasarkan  hasil  UAT  dapat  di  simpulkan  aplikasi atau sistem cukup diterima oleh masyawarakat dengan point 66.5%.
Beberapa  saran  dan  masukan  yang  dapat disampaikan  pada  SIPRAKAT  sebagai  berikut:  1. Sistem  dikembangkan  lebih  banyak  pelayanan  yang ada di kecamatan kedungwuni barat; 2. Dikembangkan juga  versi  website  serta  keamanan  dalam  biodata masyarakat;  3.  Dikembangkan  sistem  tanda  tangan
digital agar masyarakat bisa menyimpan dan mencetak mandiri.

## DAFTAR PUSTAKA
Amienullah, I. A., & Rosyida, S. (2022). Otomatisasi Sistem Persuratan Di Kelurahan Harapan Jaya Bekasi. Jurnal Sistem Informasi , 11 (2), 44–50. https://doi.org/10.51998/JSI.V11I2.483
Mahardika, F., & Marcos, H. (2017). Penerapan Algoritma Graf Welch Powel  Pada
Penjadwalan Mata Kuliah Dan Jadwal Asisten  Study Kasus Forum Asisten STMIK Amikom Purwokerto. Simetris: Jurnal Teknik Mesin, Elektro Dan Ilmu Komputer , 8 (2), 825– 832. https://doi.org/10.24176/SIMET.V8I2.1208 Mahardika, F., Mustofa, K., & Suseno, A. T. (2023). Implementasi Metode Waterfall pada Sistem Informasi Penjualan Unit Motor Berbasis Web. Hello World Jurnal Ilmu Komputer , 2 (3), 137– 145. https://doi.org/10.56211/HELLOWORLD.V2I3. 277 Mahardika, F., Sandi, M., & Naufal, A. R. (2023). Implementasi Sistem Informasi Management Dealer pada Jasa Service Motor Berbasis Web Menggunakan Extreme Programming. Blend Sains Jurnal Teknik , 2 (2), 99–111. https://doi.org/10.56211/BLENDSAINS.V2I2.3 04 Munandar, A. Q., Zulhajji, & Zain, S. G. (2023). Pengembangan Sistem Informasi Kelurahan Bulu Tempe Kabupaten Bone Berbasis Android. Information Technology Education Journal ,
2 (3), 41–46. https://doi.org/10.59562/INTEC.V2I3.437 Pasaribu, B., & Susanti, W. (2021). Sistem Informasi Pengajuan Rancangan Usulan Penelitian Menggunakan PHP Native dan Bot Telegram. Jurnal Mahasiswa Aplikasi Teknologi Komputer Dan Informasi , 3 (1), 29–38. Rifai, O. S., & Amrullah, F. (2018). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Menyurat di Kantor Desa Sumberdem Kecamatan Wonosari Kabupaten Malang.
Seminar Nasional Sistem Informasi (SENASIF) , 1229–1238. Said, B., Jaringan), F. E.-I. (Jurnal Nas. Inform. dan Teknol., & 2019, undefined. (2019). Layanan e- Surat Berbasis Mobile Application di Desa Waru Barat Pamekasan. Core.Ac.UkB Said, FP EPInfoTekJar (Jurnal Nas. Inform. Dan Teknol. Jaringan), 2019•core.Ac.Uk , 4 (1). https://doi.org/10.30743/infotekjar.v4i1.1637 Syarifudin, A. (2019). Rancangan Sistem Informasi Pengajuan Dan Pelaporan Pembayaran Tunjangan Kinerja Menggunakan Metode Prototype (Studi .