## PENDAHULUAN
Sesuaidengan  amanatUndang-UndangNomor 40  tahun  2004  tentang  Sistem  JaminanSosial Nasional(SJSN)  dan  Undang-UndangNomor 24  tahun  2011tentang  Badan  Penyelenggara JaminanSosial (BPJS), saat ini pemerintah sedang melakukan  persiapan-persiapanpelaksanaan  SJSN bidang  kesehata  untuk  mewujudkan  jaminan kesehatan semesta atau Universal Health Coverage .
Pelaksanaan SJSN di bidang kesehatan tersebutakan dimulai pada tahun 2014, kemudian secara bertahap akan ditingkatkan cakupan kepesertaannya hingga mencapai  jaminan  kesehatan  semesta  padat  ahun 2019.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor  269  tahun  2008  tentang  rekam  medis, menyatakan bahwa pengertian rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

## SENTRALISASI PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS BINAAN MIJEN KOTA SEMARANG DALAM MENYONGSONG  SJSN DI INDONESIA
1 Retno Astuti S, 2 Arif Kurniadi, 3 Maryani Setyowati 1,2,3 Dosen di Prodi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Udinus Semarang alamat email: retnoastutis@yahoo.co.id, arif_kurn@yahoo.com, watiek_ms@yahoo.com

## ABSTRACT
Research Program in Mijen Primary Health Center Semarang  was based on a variety of problems found in thus does not guarantee the continuity of a patient’s medical information. While the continuity of medical information  be  required  to  ensure  the  safety of medical services  for  the  patients.  Even  the  MRD  storage per treatment period, not combined in 1 (one) inpatient MRD folder. In addition, storage management of inactive and timeless MRD were not orderly. Inactive and timeless MRD are stacked in the warehouse without documentation and certain procedures.
Solutions offered are medical records management training for 10 (ten) employees who worked at the TPPRJ,
inactive and timeless MRD storage. In addition, the brief assistance in revamping medical record management system in Mijen Primary Health Center.
Research pogramme was carried out for 8 (eight) months. Subjects were interviewed and trained includes 1 and 6 (six) patients of Mijen Primary Health Center Semarang. The secondary data sources are outpatient, emergency and inpatient register, medical record management policies, SOP of medical records management, expedition books, as well as MRD borrowing card. Moreover, researchers have carried out observations of
Primary Health Center as a basis for preparing SOPs.
Results of the devotion to be expected to solve problems in active medical record management system reform in Mijen Primary Health Center which are still established in decentralization to centralization. Another number. Furthermore, achieve medical record documents (MRD) alignment model which has been implement Terminal Digit Filing (TDF) with six (6) digit medical record number, but still based on 10 (ten) sub region. Thus, retrieval of medical data are expected to be achieved. In addition, result in the retention schedule and inactive and timeless MRD implementation method.
Kata kunci:
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, serta  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien.  Sedangkan  pasien  ialah  setiap  orang  yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya untuk  memperoleh  pelayanan  kesehatan  yang diperlukan,  baik  secara  langsung  maupun  tidak langsung  kepada  dokter  atau  dokter  gigi  dan  atau tenaga kesehatan tertentu. (Bambang Shofari, 2008 : 1)
Sedangkan Pasal 10 Permenkes Nomor 749a/1989 tentang  rekam  medis  berbunyi  berkas  rekam medis  milik  sarana  pelayanan  kesehatan  dan  isi rekam  medis  milik  pasien.  Dengan  demikian, konsekuensinya  adalah  semua  fasyankes  wajib menyelenggarakan  rekam  medis,  termasuk  pusat kesehatan masyarakat (puskesmas). Oleh karena itu, sebuah fasilitas pelayanan kesehatan secara integral harus memiliki unit rekam medis. Unit  rekam medis sendiri  meliputi  subunit-subunit  pencatatan  di bagian luar dan pengolahan data di bagian dalam unit rekam  medis  suatu  fasilitas  pelayanan  kesehatan. Adapun salah satu tugas pokok dan fungsi (tupoksi) salah satu  subunit  pengolahan  rekam medis, yaitu
medis (DRM) pasien dengan metode tertentu sesuai dengan  kebijakan,  mengambil  kembali  ( retriev ) DRM  untuk  berbagai  keperluan,  menyusutkan/ meretensi  DRM  sesuai  dengan  ketentuan  yang ditetapkan  fasyankes,  memisahkan  penyimpanan DRM  inaktif  dari  DRM  aktif,  menyimpan  DRM yang  diabadikan  dan  membantu  pelaksanaan pemusnahan  dokumen  yang  sudah  tidak  bernilai guna  bersama  dengan  tim  pemusnahan  fasilitas pelayanan  kesehatan.  (Kementrian  Kesehatan Republik Indonesia, 2008)
Puskesmas Mijen di Kecamatan Mijen Kota Semarang merupakan puskesmas yang menyelenggarakan tiga jenis  pelayanan  kesehatan,  yakni  unit  rawat jalan, gawat  darurat,  serta  unit  rawat  inap.  Sehubungan dengan  hal  tersebut,  pelayanan  rekam  medisnya sudah  cukup  kompleks.  Jadi,  penyelenggaraannya harus  benar-benar  mendapatkan  perhatian  dari banyak  pihak,  sehingga  pasien  akan  merasa  puas, baik  dari  mutu  pelayanan  medis  maupun  mutu pelayanan  rekam  medis  puskesmas.  Dengan pelayanan  rekam  medis  yang  prima,  pasien  akan merasa  puas,  khususnya  karena  pasien  dilayani dengan cepat, tepat dan aman oleh pihak puskesmas.
Selain itu, Puskesmas Mijen merupakan puskesmas binaan  Fakultas  Kesehatan  Universitas  Dian Nuswantoro Semarang. Karena kerja sama tersebut,
maka  diharapkan  ada  manfaat  timbal  balik  bagi kedua  institusi.  Fakultas  mengabdikan  ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) bagi peningkatan mutu  pelayanan  kesehatan  puskesmas.  Sedangkan puskesmas  menyediakan  lahan  penelitian  dan pengabdian bagi pihak fakultas.
masalah  yang  masih  terjadi  mulai  di  subunit tempat  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  (TPPRJ)
menghadapi  penilaian  sesuai  dengan  standardisasi ISO pada bulan Oktober sampai dengan November 2010  yang  lalu,  mutu  pelayanan  rekam  medisnya masih  perlu  dibenahi.  Misalnya,  dokumen  rekam medis (DRM) yang diselenggarakan masih bersifat family folder. Hal ini tentunya berpotensi tertukarnya informasi medis antar anggota keluarga. Jadi, bisa terjadi  resiko  kesalahan  dalam  memberikan  terapi atau tindakan medis kepada seorang pasien. Artinya, keselamatan  pasien  yang  menjadi  tujuan  utama pelayanan  medis  tidak  terjamin.  Selain  itu,  tidak dapat menjamin tertib administrasi.
Selanjutnya, dalam pemberian nomor rekam medis, nomor  seorang  kepala  keluarga  akan  digunakan juga  oleh  seluruh  anggota  keluarga  yang.  Setiap anggota  keluarga  akan  mendapat  tambahan  kode tersendiri  dengan  dua  digit  pertama  menunjukkan kode kelurahan yang sekaligus menunjukkan lokasi kotak ( section digit yang pertamadan kelompok digit yang kedua belum bermakna. Artinya, tidak menunjukkan urutan berkas  dalam  suatu  kotak  ( section )  dan  kelompok penyimpanannya  dalam  suatu  folder/map.  Hal  ini sering berakibat petugas sulit dalam melacak berkas rekam  medis.  Selain  itu,  menyebabkan  kendala
suatu wilayah kelurahan yang sedang berkembang pesat.  Dengan  demikian,  bisa  menjadi  kendala bagi  kecepatan  pendaftaran  pasien  dan  berpotensi timbulnya  berbagai  keluhan  dari  pihak  pasien.
tahun ke depan juga akan sulit diprediksikan.
letak)  dan  keterlambatan  pelacakan  DRM  serta penyerahan DRM ke TPPRJ bagi pelayanan medis pasien. Akibatnya, pasien dan keluarganya seringkali mengeluh karena waktu tunggunya lama, melebihi tiga  puluh  menit.  Sedangkan  TPPRJ  merupakan penentu mutu pelayanan di suatu fasilitas pelayanan
kesehatan  secara  keseluruhan.  TPPRJ  sebagai tempat terjadinya kontak pertama kali antara pasien dengan  puskesmas  (Shofari,  2008  :  6).  Jika  mutu pelayanan  DRM  tidak  dijaga,  maka  akan  terjadi penurunan angka kunjungan pasien ke puskesmas. Padahal  puskesmas  adalah  rujukan  pertama pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat  dan  lebih berorientasi pada pelayanan promotif dan preventif, sehingga  harus  menjaga  kepercayaan  masyarakat.
belum tertib. Sistem penyimpanan yang diterapkan adalah  desentralisasi,  artinya  terpisah  dari  folder/
map DRM rawat jalan. Ternyata pemisahan ini juga terselenggara tidak murni karena DRM rawat inap seorang  pasien  tidak  tersimpan  dalam  satu  folder/ map, melainkan secara terpisah dalam laci per bulan. Artinya,  kesinambungan  informasi  medis  pasien rawat inap juga tidak terjamin.
Akan  tetapi,  pembenahan  semacam  ini  tentunya membutuhkan  sumber  daya,  waktu,  pelatihan  dan pendampingan  bagi  karyawan.  Tujuan  penelitian ini  adalah  menganalisis  pengelolaan  rekam  medis di  Filing Aktif  Puskesmas  Binaan  Mijen  Kota Semarang dalam menyongsong SJSN tahun 2013.

## Kerangka Penelitian
Deskripsi Model Sistem
Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas: a. Protap RM Aktif
b. Protap Retensi RM
c. Protap Penilaian guna d. Protap Pemusnahan dan Pengabadian Analisis Kebutuhan Peraturan perundangan yang berlaku : a. UU No.40 tahun 2004 tentang SJSN b. UU No.24 tahun 2011 tentang BPJS Survei Kebutuhan Sistem Pengelolaan RM di Puskesmas Mijen

## Gambar 1. Skema Kerangka Penelitian

## METODE
Jenis  penelitian  adalah  kualitatif.  Pedoman wawancara  digunakan  untuk  panduan  dalam mewawancarai  Kepala  Puskesmas  Mijen  Kota Semarang  dan  petugas  filing.  Panduan  yang pertama  adalah  instrumen  untuk  mengumpulkan data  tentang  kebijakan  dan  prosedur  tetap  model pengelolaan  rekam  medis  di  bagian  filing.  Juga untuk mendapatkan data tentang penerapan fungsi manajemen dalam mengelola dan melaporkan hasil pelayanan  medis  puskesmas.  Sedangkan  panduan wawancara  yang  kedua  untuk  mendapatkan  data
prosedur  tetap,  sistem/model  pengelolaan  rekam medis  di  subunitnya,  sarana  dan  prasarana  yang dibutuhkan,  serta  pengolahan  data  dan  pelaporan informasi medis.
Selain  itu,  instrumen  penelitian  yang  lain  adalah pedoman observasi. Pedoman observasi digunakan untuk  mengumpulkan  data  tentang  jenis-jenis
pengelolaan  DRM,  pelaksanaan  pemberkasan, sarana  dan  prasarana  untuk  pengelolaan  DRM, baik  DRM  aktif,  inaktif  maupun  abadi,  serta prosedur pelaksanaan retensi dan nilai guna DRM di Puskesmas Mijen Kota Semarang.
Sumber data sebagai data primer dalam penelitian ini adalah data yang diperoleh dari hasil penelitian, berupa  kata-kata  dan  tindakan.  Sedangkan  data sekunder  diperoleh  dari  observasi  formulir  rekam medis, DRM, kebijakan, protap tentang pengelolaan rekam medis dan jadual retensi arsip, serta sumber yang  lain  berupa  foto-foto  kondisi  pengelolaan rekam medis di Puskesmas Mijen..
Subjek  penelitian  dalam  penelitian  ini  yang akan  diwawancarai  adalah  1  (satu)  orang  kepala
medis di bagian rawat jalan dan 2 (dua) orang petugas
orang  pasien  yang  sudah  mendapatkan  pelayanan kesehatan  dari  tenaga  kesehatan  di  Puskesmas Mijen  sekurang-kurangnya  3  (tiga)  episode,  baik di  rawat  jalan/gawat  darurat  atau  pun  rawat  inap. Adapun objek yang akan diteliti ialah sistem/model pengelolaan DRM, baik aktif, inaktif maupun abadi di Puskesmas Mijen Kota Semarang tahun 2013.
Wawancara  mendalam  dilakukan  dengan  Kepala Puskesmas Mijen Kota Semarang untuk mengetahui kebijakan  dan  prosedur  tetap  model  pengelolaan rekam  medis  di  bagian  filing,  penerapan  fungsi manajemen dalam mengelola dan melaporkan hasil pelayanan medis puskesmas. Wawancara mendalam juga  dilakukan  kepada  petugas  bagian  filing tentang  karakteristiknya,  pelaksanaan  prosedur tetap,  sistem/model  pengelolaan  rekam  medis  di subunitnya, sarana dan prasarana yang dibutuhkan, serta  pengolahan  data  dan  pelaporan  informasi medis.
Selain  wawancara  mendalam,  kegiatan  observasi
DRM,  kebijakan dan prosedur  pengelolaan DRM, pelaksanaan  pemberkasan,  sarana  dan  prasarana untuk  pengelolaan  DRM,  baik  DRM  aktif,  inaktif maupun  abadi,  serta  prosedur  pelaksanaan  retensi dan  nilai  guna  DRM  di  Puskesmas  Mijen  kota Semarang tahun 2013.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur penerimaan pasien di TPPRJ dan TPPRI Puskesmas  Mijen  terbagi  menjadi  pasien  umum (gratis  atau  bayar), Asuransi  Kesehatan  (Askes) dan  Jaminan Kesehatan Masyarakat  (Jamkesmas). Pasien  baru  mendapat  Kartu  Tanda  Pengenal Kesehatan  (KTPK)  yang  harus  dibawa  setiap  kali pasien  datang  berobat. Akan  tetapi,  puskesmas sendiri  belum  menyelenggarakan  Kartu  Indeks Utama Pasien (KIUP) untuk mengantisipasi pasien yang datang tanpa membawa KTPK. Selain untuk melacak DRM pasien, KIUP juga menjadi sumber data  bagi  penyediaan  informasi  mengenai  DRM nonaktif.  Sedangkan  pemindahan  DRM  nonaktif (retensi)  baru  dilakukan  apabila  ada  pasien/salah satu anggota keluarga yang meninggal. DRM pasien meninggal  langsung dipisahkan  dari family folder untuk dipindahkan ke folder inaktif.
Pasien  dirujuk  ke  unit  palayanan  yang  dituju
dengan membawa kartu rujukan internal, misalnya ke MTBS. DRM  dikirim  ke  unit  untuk  pelayanan kesehatan bagi pasien. DRM diambil oleh petugas
telah selesai dilayani.
Sistem penomoran yang diterapkan di TPPRJ adalah Unit Numbering System . Sedangkan  penyimpanan kepala  keluarga  sebagai  penanda  nomor  rekam medis pasien pada family folder. Family folder ialah penyimpanan  DRM  satu  keluarga  dalam  1  (satu) folder/map  dengan  1  (satu)  nomor  RM.  Contoh penomoran DRM yang terkait dengan pelacakan di
pertama/paling  kiri    menandakan  pasien  berasal dari  wilayah/kelurahan  dalam  Kecamatan  Mijen. Nomor  tersebut  bukan  petunjuk  lokasi  DRM.  49 menunjukkan  urutan  DRM  dalam  suatu  kotak/ subrak. Sedangkan 08 menunjukkan suatu kelurahan asal pasien yang juga merupakan lokasi kotak/subrak
keluarganya  berasal  dari  Kelurahan  Jatisari  dan folder DRM berada dalam kotak/subrak nomor 08. Angka 00 yang terakhir merupakan kode keluarga. 00 adalah kepala keluarga; 01 ialah istri; 02 adalah anak  pertama  dan  seterusnya.  Selanjutnya,  juga ada nomor yang ditujukan bagi family (keluarga), misalnya 90 untuk kakek; 91 bagi nenek; 92 untuk keponakan dan sebagainya.
Adapun  nomor-nomor  yang  menunjukkan  asal pasien sebagai penanda kotak/subrak DRM adalah sebagai berikut :
Tabel 1.  Nomor Subrak File TPPRJ
Nomor Kelurahan 01 Cangkiran 02 Jatisari 03 Wonolopo 04 Tambangan
05
Wonoplumbon
06
07 Ngadirgo
08 09
10 Jatibarang HI Luar Askes  dari  Luar  Wilayah Kecamatan  Mijen HI Dalam Askes  dari Dalam Wilayah Kecamatan Mijen
pelacakan  DRM  terjadi  karena  sistem  penomoran dan penjajarannya tidak sesuai dengan teori. Sistem penjajaran  di  Filing  adalah Terminal  Digit  Filing (TDF),  tetapi  2  (dua)  digit  nomor  rekam  medis kelompok  pertama/primer  menjadi  penanda  kotak tempat  DRM  pada  rak  file.  Sedangkan  menurut teori,  penanda  kotak  adalah  dua  digit  kelompok terakhir.  Hal  ini  disebabkan  karena  wilayah  kerja Puskesmas Mijen mencakup 10 (sepuluh) kelurahan ditambah 1 (satu) wilayah di luar Kecamatan Mijen.
sistem  tersebut  karena  tidak  terbagi  dalam  100 kotak/subrak secara permanen. Nomor kotak/subrak seringkali  diubah-ubah  karena  pertambahan  DRM aktif kepala keluarga baru yang sulit dikendalikan.
Selain  itu,  petugas  filing  seringkali  mengalami kesulitan  dalam  menerjemahkan  makna  nomor primer  untuk  menunjukkan  kotak  DRM,  karena penjajarannya per wilayah. Hal ini juga menyebabkan ketergantungan  puskesmas  kepada  3  (tiga)  orang petugas  filing  karena  sistem  penjajaran  yang tidak baku. Kesulitan pelacakan ini membutuhkan waktu  tersendiri  untuk  menemukan  DRM  dan waktu pengembaliannya. Sebenarnya, petugas juga sudah  mengupayakan  untuk  mempermudah  dan mempercepat pelacakan DRM dengan membedakan warna  map  DRM,  yakni  warna  biru  untuk  pasien yang berasal dari dalam wilayah Kecamatan Mijen; warna  merah  untuk  pasien  yang  berasal  dari  luar wilayah  Kecamatan  Mijen.  Hal  ini  belum  banyak membantu petugas karena sistem penomoran belum dibakukan, sehingga lokasi kotak/subrakdan DRM juga  sulit  dikendalikan  karena  tidak  permanen (bergeser menyesuaikan dengan jumlah pertambahan family folder baru).
Akibat lainnya, DRM dengan nomor tertentu masuk ke  kotak  yang  lain.  Karena  nomor  kotak/subrak yang  bergeser.  Jika  tidak  segera  ditindaklanjuti, masalah ini dan dampaknya akan terus terjadi secara berulang.  Masalah  ini  bisa  diselesaikan  dengan alokasi  nomor  rekam  medis  yang  terbagi  untuk 11  (sebelas)  wilayah.  6  (enam)  digit  nomor  tetap bermakna sesuai dengan penerapannya pada sistem penjajaran TDF, sehingga mudah dan cepat terlacak lagi  sewaktu-waktu  dibutuhkan  (retrievable).  Dua digit kelompok tengah menunjukkan urutan DRM dalam  suatu  kotak  yang  terkait  juga  dengan  dua digit  kode  anggota  keluarga.  Sementara  dua  digit terakhir  akan  menunjukkan  kelompoknya  yang bisa ditandai dengan tracer. Jadi, semua karyawan
bisa  melaksanakan  pengelolaan  filing  tanpa ketergantungan pada karyawan tertentu.
juga hanya menyelenggarakan dokumen pendukung kegiatan  peminjaman  berupa tracer ( outguide ) sebagai pengganti DRM yang dipinjam. Sedangkan kartu  peminjaman  dokumen  (KPD)  dan  buku ekspedisi  tidak  diselenggarakan  karena  dianggap menambah  beban  pekerjaannya.  Fungsi  lain  dari
Pengobatan  Umum  dan  Gigi  untuk  dikembalikan ekspedisi  untuk  melacak  keberadaan  DRM  yang bersangkutan.
Adapun jumlah karyawan di TPPRJ adalah sebagai berikut :

## Tabel 2.  Karyawan TPPRJ
Bagian Jumlah Karyawan TPPRJ 2 orang Simpus 1orang Filing 1orang Total 4orang
Sarana  lain  yang  tidak  diadakan  adalah  register rawat  jalan  dan  rawat  inap.  Petugas  rawat  jalan menganggap  bahwa  register  rawat  jalan  hanya dimanfaatkan  untuk  dasar  pelaporan  bagi  pihak Dinas  Kesehatan  Kota  (DKK)  Semarang.  Jadi, penyelenggara pencatatan dan pengolahan datanya adalah  bagian  Sistem  Informasi  Puskesmas (Simpus)  puskesmas.  Sedangkan  register  rawat inap sudah disusun, tetapi belum tertib karena desain formulirnya  belum  sistematis.  Selain  itu,  petugas rawat inap juga belum mengetahui manfaat register tersebut.
Kesulitan  pengendalian  jumlah  rak  dan  subrak diantaranya disebabkan oleh kurangnya pemanfaatan data  register  rawat  jalan  dan  rawat  inap.  Register rawat jalan sudah diolah dengan Simpus dan dicetak untuk keperluan pelaporan ke Dinas Kesehatan Kota (DKK) Semarang. Sumber datanya berasal dari buku catatan register di bagian pendaftaran. Laporan ini tidak dimanfaatkan untuk pelaporan di puskesmas sendiri  sebagai  dasar  perencanaan  sumber  daya puskesmas.
Salah  satu  laporan  puskesmas  ke  DKK  Semarang adalah kasus penyakit, tetapi indeks penyakit juga belum  diselenggarakan  di  puskesmas.  Sementara
indeks penyakit merupakan sumber data pelaporan kasus penyakit bagi manajemen puskesmas.
DRM seorang pasien disimpan secara terpisah dari DRM rawat jalannya. Selain itu, DRM rawat inap seorang  pasien  juga  tidak  tergabung  dalam  satu map,  melainkan  disimpan  dalam  laci  per  bulan menurut bulan kedatangannya. Hal ini bisa dibenahi secara bertahap. Jika seorang pasien datang kembali untuk dirawat inap/dilayani di gawat darurat, maka DRM rawat inapnya digabungkan dalam satu map dengan  DRM  rawat  jalan  (per  pasien/anggota keluarga). Map tersebut menggunakan nomor rekam medis/status  rawat  jalan  ditambah  kode  anggota keluarganya.  Dengan  demikian,  selain  sentralisasi penyimpanan DRM terlaksana, map DRM seorang pasien  mulai  terpisah  dari  family  folder.  Hal lain  yang  bisa  dilaksanakan  puskesmas  untuk mempercepat  pembenahan  ini  guna  mendukung kesiapan  menghadapi  SJSN  tahun  2014  adalah memanfaatkan  Mahasiswa  Program  Studi  DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Berdasarkan  hasil  wawancara,  karyawan  bagian pelatihan/pendampingan  dalam  sentralisasi  rekam medis.  Para  staf  ini  sangat  menyadari  pentingnya tertib administrasi rekam medis demi kesinambungan informasi medis seorang pasien. Akan tetapi, karena berlatar belakang pendidikan sebagai perawat, maka belum  memahami  cara  membenahi  administrasi rekam medis rawat inap.
Kegitan retensi dilaksanakan dengan cara mengambil beberapa  DRM  terlama.  Selanjutnya,  DRM dipindahkan dalam map. Pada saat ada waktu luang, petugas rawat inap akan menanyakan status anggota keluarga.  Jika  ada  yang  meninggal,  maka  DRM akan dipindahkan sebagai DRM inaktif. Sedangkan lembar Manajemen Terpadu Balita Sehat (MTBS) dan  Manajemen  Terpadu  Balita  Muda  (MTBM) akan diabadikan dengan cara tetap disimpan dalam map  family  folder.  MTBS  adalah  formulir  untuk Bayi 0-2 bulan. Sedangkan MTBM adalah formulir bagi  balita  2  bulan-5  tahun.  Petugas  rawat  inap menetapkan  masa  simpan  DRM  aktif  adalah  10 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat. Hal ini dapat  dilihat  dari  tanggal  berobat  yang  tercantum dalam  DRM  pasien  tanpa  mempertimbangkan kedatangan  pasien  kembali  atau  tidak.  Tentunya penyebabnya adalah DRM RI seorang pasien yang disimpan  terpisah  berdasarkan  periode  bulanan
kedatangan  seorang pasien. Kegiatan retensi  tidak didokumentasikan dan disimpan dalam map menurut tanggal. Penyimpanan DRM inaktif sudah terpisah dari laci DRM aktif, yakni di laci ruang rawat inap dan balai pengobatan umum.
Protap  pengelolaan  rekam  medis  rawat  jalan dan  rawat  inap  sudah  ada,  tetapi  kurang  rinci. Dengan  demikian,  tidak  semua  pelaksana  mampu memahami dan melaksanakan isinya. Oleh karena itu,  tim  peneliti  merevisi  isinya  supaya  mudah dipahami oleh pelaksananya. Protap yang jelas akan dapat  dilaksanakan  oleh  semua  petugas,  sehingga pelayanan  DRM  tidak  hanya  bergantung  pada petugas tertentu saja.
Langkah awal tim peneliti setelah menyusun protap pengelolaan  rekam  medis  adalah  melaksanakan
rawat jalan dan rawat inap. Selanjutnya, menerapkan dokumen pendukung dan mendampingi pembenahan sentralisasi pengelolaan rekam medis secara singkat. Adapun  dokumen-dokumen  pendukung  yang didesain dan dicetak oleh tim peneliti adalah kartu identitas berobat, kartu indeks utama pasien, register rawat jalan, register rawat inap, kartu peminjaman dokumen/tracer dan buku ekspedisi.
Prosedur penyusutan rekam medis di Filing Rawat Jalan  adalah  memusnahkan  status/DRM  pasien dalam family folder yang telah meninggal dengan cara  dibakar.  Penyusutan  rekam  medis  ini  tidak didokumentasikan  secara  khusus.  Oleh  sebab  itu, peneliti  menyusun  protap  tentang  alur  proses penyusutan dan dokumen-dokumen pendukungnya. Menurut  teori,  bahwa  kunci  penyusutan  adalah indeks.  (Martono,  1993)  Padahal  puskesmas tidak  menyelenggarakan  indeks  dengan  alasan merepotkan..  Jadi,  Kartu  Indeks  Utama  Pasien (KIUP)  tetap  diselenggarakan.  Manfaatnya  bukan saja untuk keperluan pelacakan DRM aktif secara cepat,  tetapi  juga  menyortir  DRM  inaktif  untuk dipisahkan  dari  DRM  aktif.  Selanjutnya,  juga memberikan  informasi  mengenai  jangka  waktu penyimpanan DRM inaktif untuk dinilai guna. Selain itu,  peneliti  juga  memberikan  contoh  formulir- formulir  guna  mendokumentasikan  kegiatan penyusutan  tersebut,  seperti  daftar  pemindahan DRM  inaktif,  daftar  pertelaahan  arsip,  daftar pemusnahan arsip dan berita acara pemusnahan arsip
Pelaksanaan  penyusutan  tentunya  akan  membantu petugas  Filing  Rawat  Jalan  untuk  mengendalikan
penjajaran  TDF.  Jadi,  pergeseran  nomor  kotak karena  pertambahan  DRM  yang  tidak  terkendali tidak akan terjadi lagi. Selain itu, pihak puskesmas bisa  memprediksikan  pengadaan  rak  untuk  DRM aktif.  Dengan  demikian,  sentralisasi  DRM  rawat jalan dan rawat inap akan dapat berjalan lancar.
Konfirmasi  hasil  wawancara  mendalam  kepada 6  (enam)  orang  pasien  adalah  pasien  seringkali tidak memahami prosedur pelayanan DRM. Hal ini menyebabkan pasien tidak membawa kelengkapan administrasi,  seperti  fotokopi  KTP  atau  surat pernyataan  keringanan  biaya  pengobatan. Ada juga  keluhan  tentang  waktu  tunggu  mendapatkan pelayanan kesehatan yang relatif lama. Jadi, perlu dibuatkan papan alur proses pelayanan rekam medis yang  rinci  dan  jelas  untuk  dipasang  di  tempat- tempat yang strategis. Selain itu, juga pelaksanaan sentralisasi  harus  segera  dilaksanakan  secara berkesinambungan  dengan  kelengkapan  dokumen pendukungnya. Jadi, waktu tunggu bisa lebih pendek dan keselamatan pelayanan kesehatan kepada pasien dapat dijamin.

## SIMPULAN
1.  Pengelolaan  rekam  medis  belum  tersimpan secara  sentralisasi  (desentralisasi),  sehingga tidak  menjamin  adanya  kesinambungan informasi  medis  seorang  pasien.  Sedangkan kesinambungan  informasi  dibutuhkan  untuk menjamin  keselamatan  pelayanan  medis  bagi pasien.  Selain  itu,  sentralisasi  rekam  medis mutlak dibutuhkan dalam menunjang SJSN.
2.  Sistem penyimpanan DRM yang diterapkan di Filing Rawat Inap bukan desentralisasi murni karena  DRM  seorang  pasien  disimpan  per periode perawatan, tidak tergabung dalam satu folder DRM rawat inap.
3.      Peneliti  menyusun  protap  pengelolaan  rekam medis  di  filing  aktif  dan  melaksanakan sosialisasi  protap  tersebut  kepada  karyawan
inap.
4.    Pendampingan  singkat  selama  3  (tiga) hari  dilakukan  oleh  tim  peneliti  untuk mempraktikkan pelaksanaan sentralisasi rekam
bisa dimulai dari pasien rawat inap. DRM rawat inap seorang pasien digabungkan dengan DRM rawat  jalannya  dan  mulai  dijajarkan  dengan
5. Prosedur penyusutan rekam medis di Filing Rawat Jalan adalah memusnahkan status/DRM pasien dalam  family  folder  yang  telah  meninggal dengan cara dibakar. Penyusutan rekam medis ini tidak didokumentasikan secara khusus.
6.   Retensi  rekam  medis  sudah  dilaksanakan di  Filing  Rawat  Inap.  Caranya  ialah dengan  memindahkan  status/DRM  rawat inap  berdasarkan  tanggal  perawatan  tanpa mempertimbangkan  kedatangan  pasien  untuk kembali berobat. DRM inaktif disimpan dalam satu folder per bulan dalam tahun tertentu dan ditumpuk  di  beberapa  lemari  file.  Kegiatan retensi  rekam  medis  tanpa  dokumentasi tertentu.
7.   Penyusutan  rekam  medis/status  rawat  inap belum dilaksanakan oleh petugas karena belum memahami  prosedur  penyusutan  dan  batasan wewenang  bagian  Filing  Rawat  Inap  terhdap rekam medis/status rawat inap.

## DAFTAR PUSTAKA
Bambang  Shofari,  2008, Dasar-dasar  Pelayanan Rekam Medis , Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang . (Modul : Tidak Dipublikasikan)
Bambang Shofari, 2008, Rekam Medis di Pelayanan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang . (Modul : Tidak Dipublikasikan)
BasirBarthos,  2000, ManajemenKearsipan  untuk Perguruan Tinggi , PT BumiAksara  Jakarta.
I  Made  Wirartha,  2006, Pedoman  Penulisan Usulan  Penelitian,  Skripsi,  dan  Tesis , Andi Yogyakarta.
Kementrian  Kesehatan  Republik  Indonesia, 2008, Permenkes  Nomor  269  Tahun  2008 tentang Rekam Medis . Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Notoatmojo, S, 2002, Metode Penelitian Kesehatan , Rineka Cipta Jakarta.
Terry,  GR  dan  Rue,  LW,  2010, Dasar-dasar Manajemen . Bumi Aksara Jakarta