How to cite: Muhammad  Alfiansyah  Indrawan  (2022)  Pengembangan  Sistem  Manajemen  Dokumen  PKM Universitas Islam Indonesia, (7) 11, http://dx.doi.org/10.36418/syntax-literate.v8i6.12596 E-ISSN: 2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax  Literate:  Jurnal  Ilmiah  Indonesia  p–ISSN:  2541-0849  e- ISSN: 2548-1398 Vol. 7, No. 11, November 2022

## PENGEMBANGAN  SISTEM  MANAJEMEN  DOKUMEN  PKM  UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

## Muhammad Alfiansyah Indrawan, Sri Mulyati
Program Studi Informatika, Universitas Islam Indonesia, Yogyakarta, Indonesia 18523271@students.uii.ac.id, mulya@uii.ac.id

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengembangkan  Sistem  Manajemen  Dokumen (SMD)  dalam  rangka  mendukung  pengelolaan  Program  Kreativitas  Mahasiswa (PKM) di Universitas Islam  Indonesia (UII). SMD merupakan suatu sistem  yang dirancang  untuk  mengelola  dokumen-dokumen  terkait  PKM,  termasuk  proposal, laporan kemajuan, dan laporan akhir. Metode pengembangan sistem ini melibatkan beberapa tahapan, yaitu analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, dan evaluasi.  Dalam  tahap  analisis  kebutuhan,  dilakukan  pengumpulan  data  dan informasi  terkait  proses  manajemen  dokumen  PKM  di  UII.  Selanjutnya, perancangan  sistem  dilakukan  dengan  mempertimbangkan  fitur-fitur  yang dibutuhkan, seperti penyimpanan dokumen yang terorganisir, sistem notifikasi, dan fitur pencarian. Setelah perancangan sistem selesai, dilakukan implementasi SMD dengan menggunakan teknologi yang sesuai. Pada tahap ini, sistem diuji coba oleh beberapa pengguna terpilih untuk mengidentifikasi potensi masalah dan melakukan perbaikan.  Evaluasi  dilakukan  untuk  mengukur  kinerja  dan  kegunaan  sistem berdasarkan umpan balik dari pengguna yang terlibat.
Kata Kunci: Sistem Manajemen Dokumen , Pengembangan , PKM (Program Kreativitas Mahasiswa).

## Abstract
This research aims to develop a Document Management System (SMD) in order to support the management of the Student Creativity Program (PKM) at Universitas Islam  Indonesia  (UII).  SMD  is  a  system  designed  to  manage  PKM-related documents,  including  proposals, progress reports, and final  reports. This system development method involves several stages, namely needs analysis, system design, implementation, and evaluation. In the needs analysis stage, data and information related  to  the  PKM  document  management  process  at  UII  were  collected. Furthermore,  the  design  of  the  system  is  carried  out  by  considering  the  features needed,  such  as  organized  document  storage,  notification  system,  and  search feature.  After  the  system  design  is  complete,  SMD  implementation  is  carried  out
using the appropriate technology. At this stage, the system is piloted by a select few users to identify potential problems and make improvements. Evaluation is done to measure the performance and usability of the system based on feedback from the users involved.
Keywords:  Document  Management  System,  Development,  PKM  (Student  Creativity Program).

## Pendahuluan
Pendidikan Tinggi adalah jenjang pendidikan setelah pendidikan menengah yang mencakup  program  diploma,  program  sarjana,  program  magister,  program  doktor,  dan program  profesi,  serta  program  spesialis,  yang  diselenggarakan  oleh  perguruan  tinggi (Hartanto, 2020). Berdasarkan kebudayaan bangsa Indonesia (Dikti, 2015). Masih dalam satu sumber yang sama disebutkan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas lulusan perguruan  tinggi  di  Indonesia  adalah  melalui  program  kreativitas  mahasiswa  (PKM) (Iskandar  & Sudarwadi, 2020). PKM  merupakan salah satu upaya  yang  dilakukan  oleh Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat (Wulandari et al., 2017).
PKM dilaksanakan pertama kali pada tahun 2001, yaitu setelah dilaksanakannya program restrukturisasi dilingkungan Ditjen Dikti (Putri  & Soehardi, 2018). Terdapat 7 bidang  kegiatan  yang  ditawarkan  dalam  PKM,  yaitu  penelitian,  kewirausahaan, pengabdian kepada masyarakat,  penerapan teknologi,  penelitian ilmiah,  dan  karsa  cipta (Fatmawati et al., 2023). Seluruh bidang PKM akan bermuara di Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS) (Utami et al., 2023).
Universitas Islam Indonesia (UII) termasuk ke dalam salah satu universitas yang ikut serta dalam kegiatan PKM, yang mana seluruh informasi dan kegiatan tentang PKM tersebut  dikelola  oleh  Direktorat  Pengembangan  Bakat,  Minat,  dan  Kesejahteraan Masyarakat  (DPBMKM)  UII.  Mahasiswa  yang  ingin  mengikuti  PKM  terlebih  dahulu dapat mengikuti 3 kegiatan yang mana 3 kegiatan tersebut adalah PKM idea  challenge, PKM  camp  dan  seleksi  internal.  Dalam  ketiga  tahanap  ini  mahasiswa  akan  di  saring melalui kegiatan PKM idea challenge dan PKM camp dan akan memasuki kegiatan seleksi internal, dalam seleksi internal ini mahasiswa akan mengumpulkan proposal  yang telah dibuat dan akan diberikan hasil review. dalam proses ini juga akan di tambahkan dosen pembinmbing  yang  mana  agar  mahasiswa  tidak  kerepotan  dalam  mencari  dosen pembimbing  untuk  bimbingan  proposal  PKM.  Fungsi  dosen  pembimbing  disini  adalah untuk memberikan laporan kepada reviewer sampai mana hasil perkembangan proposal mahasiswa.

## Tinjauan Pustaka
Sistem Informasi
Sistem  informasi  secara  umum  adalah  sebuah  perangkat  lunak  yang  dapat membantu  analisis dan pengaturan data yang mana memliki tujuan untuk mengubah
data  mentah  menjadi  informasi  yang  berguna  untuk  pengambilan  keputusan  sebuah instansi ataupun organisasi (Ningsih & Nurfauziah, 2023).
Manajemen data
Manajemen  data  adalah  fungsi  organisasi  yang  bertanggung  jawab  terhadap perkembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga pemeliharaan data (Rahmadayanti et al., 2017).
UML ( Unified modelling languange)
UML  ( Unfiend  Modelling  Language )  merupakan  sebuah  metode  pemodelan secara visual yang berguna sebagai sarana perancangan sebuah sistem (Yasin, 2021). UML juga dapat diartikan sebagai suatu standar penulisan sebuah sistem.

## Gambar 1

## UML
1. Flow chart
Flowchart atau  biasa  disebut  dengan  diagram  alur  adalah  sebuah  diagram yang  menampilkan  tahapan  dan  keputusan  untuk  melakukan  proses  dari  sebuah sistem  (Widayanto  &  Pradana,  2023). Flowchart juga  memiliki  fungsi  untuk memberikan  sebuah  gambaran untuk jalannya  sebuah sistem  dari  suatu  proses  ke proses selanjutnya dan juga flowchart berguna untuk menyederhanakan rangakian prosedur agar dapat dipahami dengan mudah (Fikri et al., 2022).

## Gambar 2
Flowchart
2. Usecase Diagram
Use  case  diagram merupakan satu  dari  berbagai jenis Unifiend  Modelling Language (UML) yang memberikan gambar mengenai hubungan interaksi aktor dan sistem  (Ahdan  et  al.,  2020).  Dalam  diagram  ini  terapat  beberapa  simbol  yang bertujuan  untuk  menghubungkan  antara  aktor  dan  sistem  dan  di  bawah  ini merupakan simbol yang digunakan dalam Usecase diagram :

## Gambar 3 Usecase Diagram
3. Activity Diagram
Activity diagram atau diagram aktivitas merupakan pemodelan dari sebuah proses yang berjalan dalam sebuah sistem (Syarif & Nugraha, 2020). Diagram ini digunakan  untuk  menganalisa use  case  diagram yang  nanti  akan  memberikan penjelasan pada aktor dan tindakan yang harus dilakukan (Purba & Rahmat, 2021). Ini adalah beberapa simbol yang ada pada Activity diagram :

## Gambar 4
Activity Diagram

## Pengujian Sistem
Dalam tahap ini akan dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat agar dapat dilakukan evaluasi terhadap kesalahan yang terjadi dan tidak sesuai dengan keinginan pembuatan sistem.
1. Blackbox testing
Black-Box  Testing  merupakan  Teknik  pengujian  perangkat  lunak  yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak (Jaya, 2018). Blackbox Testing  bekerja  dengan  mengabaikan  struktur  kontrol  sehingga  perhatiannya difokuskan  pada  informasi  domain.  Blackbox  Testing  memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syaratsyarat fungsional suatu program.
2. User Acceptance Testing(UAT) User Acceptance Testing yang juga sering disebut dengan beta testing atau end-user  testing merupakan  fase  pengembangan  sistem/perangkat  lunak  yang diuji secara langsung oleh end- user atau business representative .
3. User  acceptance  testing tidak  melakukan  pengujian  yang  berfokus  pada  fungsi dan menu yang dibangun oleh developer, melainkan berfokus pada sisi tim bisnis untuk memverifikasi bahwa sistem telah memenuhi seluruh business requirement dengan skenario dan data yang mewakili penggunaan aktual di dunia nyata setelah dirilis.

## Metode Penelitian
A. Metode Waterfall
Dalam  membangun  sebuah  sistem  secara  menyeluruh  memerlukan  tahapan- tahapan atau langkah yang disebut metode pengembangan perangkat lunak atau dikenal dengan  sebutan Software  Development  Life  Cycle (SDLC)  (Wahyudin  &  Rahayu, 2020). Metode Waterfall merupakan pendekatan paling awal. Tahapan dalam metode Waterfall dilakukan  dengan  pendekatan  sistematis  yang  diawali  dengan  proses Requrment  analysis,  System  design,  Implementation,  Integration  &  Testing, dan Operation & Maintenance

## Gambar 4
Metode Waterfall
Tahapan – tahapan dalam metode Waterfall :
B. Requiment analysis
Tahap  ini  pengembang  memerlukan  komunikasi  yang  memiliki  tujuan  untuk memahami kebutuhan pengguna dan batasan dalam sistem yang akan dibuat. Informasi tersebut biasa diperoleh melalui wawancara, survei dan diskusi yang mana informasi yang telah didapat dianalisis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan pengguna.
C. System design
Informasi mengenai kebutuhan pengguna dari tahap requirment analyis mulai di analisis pada tahap ini untuk diimplementasikan dalam desain pengembangan. Tahap ini akan memberikan gambaran lengkap untuk sistem yang akan dikerjakan.
D. Implementation
Tahap ini adalah tahap pemrograman yang akan dibagi menjadi beberapa modul kecil yang mana akan digabungkam menjadi satu dalam tahap selanjutnya.
E. Testing
Setelah  semua  modul  yang  dikembangkan  dan  telah  dilakukan  uji  coba  pada tahap  sebelumnya,  maka  dalam  tahap  ini  semuanya  akan  diintegritasikan  kedalam sistem secara menyeluruh.
F. Maintenance
Dalam tahap terakhir dalam metode waterfall ini, Sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh pengguna dan akan dilakukannya pemeliharaan. Dalam pemeliharaan ini  pengembang  dapat  memperbaiki  kesalahan  yang  tidak  terdeteksi  dalam  tahap sebelumnya  yang  mana  akan  meliputi  perbaikan  kesalahan,  perbaikan  implementasi unit  sistem,  dan  peningkatan  sistem  serta  penyesuaian  sistem  yang  sesuai  untuk kebutuhan pengguna.

## Hasil dan Pembahasan

## A. Pengumpulan data
Pada  tahap  ini  melakukan  pengumpulan  data  dan  informasi  yang  diperlukan dalam pembuatan sistem Approval dokumen PKM. Proses yang dilakukan dalam tahap ini  menggunakan  cara  seperti  studi  literatur  yang  mana  bertujuan  mengkaji  hal-hal yang memiliki hubungan dan teori yang relevan yang mendukung dalam pembuatan sistem.
B. Analisis Kebutuhan dan Perancangan
Pada  tahap  ini  melakukan  analisis  kebutuhan  yang  diperlukan  oleh  sistem beserta  rancangan  sistem  yang  mana  menggunakan  flowchart  yang  akan  menjadi gambaran  alur  yang  di  mulai  dari  pendaftaran  kegiatan,  pendampingan  kegiatan hingga kegiatan selesai.
C. Perancangan sistem
Dalam tahap ini akan dilakukan perancangan sistem  yang mana menentukan apa saja fitur yang dibutuhkan oleh pengguna, yang mana akan di buat menggunakan usecase diagram agar alur sistem menjadi lebih terstruktur.
1. Usecase Diagram
Sesuai dengan hasil dari analisis kebutuhan, maka dibuat usecase diagram seperti di bawah.

## Gambar 5 Usecase Diagram
2. Activity Diagram
Activity  diagram bertujuan  untuk  menggambarkan  urutan  aliran  aktivitas yang terjadi pada sistem yang akan dibuat untuk setiap usecase yang ada. Berikut salah satu contoh activity diagram yang dibuat oleh peneliti:

## Gambar 6
Activity diagram kelola proposal
Gambar 7
Activity diagram review proposal

## Gambar 8

## Activity diagram lihat hasil review

## 3. Perancangan Database
Perancangan  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam  pembuatan database, demi  memenuhi  kebutuhan  saat  ini  dan  kedepannya  merupakan tantangan yang dihadapi saat perancangan database .

## Gambar 9 Rancangan database

## 4. Rancangan Antarmuka
Dalam  membuat  model  antarmuka,  Penulis  menggunakan  Media Prototype online bernama Figma. Berikut adalah beberapa rancangan antarmuka sistem:
Gambar 10
Halaman Utama
Gambar 11
Halaman Registrasi Gambar 12 Dashboard

## Kesimpulan
Penelitian  ini  Bertujuan  untuk  Mengembangkan  Sistem  Manajemen  Dokumen pada kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) pada Universitas Islam Indonesia. Dengan  dikembangkannya  Sistem  manajemen  dokumen  ini  dapat  memberikan
kemudahan dalam mendapat hasil review dengan jelas dan meminimalisir kesalahan pada proposal yang ada.

## BIBLIOGRAFI
Ahdan,  S.,  Pambudi,  T.,  Sucipto,  A.,  &  Nurhada,  Y.  A.  (2020).  Game  Untuk Menstimulasi  Kecerdasan  Majemuk  Pada  Anak  (Multiple  Intelligence)  Berbasis Android. Prosiding-Seminar  Nasional  Teknik  Elektro  UIN  Sunan  Gunung  Djati Bandung , 554–568.
Dikti,  D.  (2015). Panduan  Pengusulan  Hibah  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat melalui Simlitabmas .
Fatmawati, A., Dewi, I. N., Sukri, A., Utami, S. D., Rizka, M. A., & Sapina, S. (2023). Workshop  Program  Kreativitas  Mahasiswa  Sebagai  Penguatan  Gerakan  Gemar Menulis Ilmiah. Jurnal Pengabdian UNDIKMA , 4 (2), 463–470.
Fikri,  M.,  Malolo,  A.  M.  I.  H.  B.,  Unnisa,  D.,  Riskawati,  R.,  Sampetoding,  E.  A.  M., Siddik, A. M. A., & Manapa, E. S. (2022). Rancang Bangun E-Commerce Kopma Sale UNHAS Berbasis Web Untuk Kegiatan Kewirausahaan. Bakti Sekawan: Jurnal Pengabdian Masyarakat , 2 (2), 133–138.
Hartanto, C. F. B. (2020). Analisis tata kelola standar pendidik dan tenaga kependidikan pada  pendidikan  tinggi  vokasi  kemaritiman  di  Indonesia. Jurnal  Sains  Teknologi Transportasi Maritim , 2 (1), 20–29.
Iskandar,  I.,  &  Sudarwadi,  F.  (2020).  Gerakan  Pengentasan  Pengangguran  Terdidik Melalui  Strategi  Perguruan  Tinggi  Dalam  Meningkatkan  Kewirausahaan  Bagi Mahasiswa Di Pendidikan Tinggi. Jurnal Kewirausahaan Dan Bisnis , 25 (1), 12–26.
Jaya, T. S. (2018). Pengujian aplikasi dengan metode blackbox testing boundary value analysis  (studi  kasus:  kantor  digital  Politeknik  Negeri  Lampung). Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT , 3 (1), 45–48.
Ningsih,  W.,  &  Nurfauziah,  H.  (2023).  Perbandingan  Model  Waterfall  dan  Metode Prototype  Untuk  Pengembangan  Aplikasi  Pada  Sistem  Informasi. Jurnal  Ilmiah METADATA , 5 (1), 83–95.
Purba, M. M., & Rahmat, C. (2021). Perancangan Sistem Informasi Stok Barang Berbasis Web di PT Mahesa Cipta. JSI (Jurnal Sistem Informasi) Universitas Suryadarma , 8 (2), 123–158.
Putri, L. D., & Soehardi, F. (2018). Pemberdayaan Mahasiswa Fakultas Teknik Dengan Program  Kreatifitas  Mahasiswa  (PKM). Dinamisia:  Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat , 2 (2), 315–321.
Rahmadayanti, R., Tejawati, A., & Hairah, U. (2017). Manajemen Pendataan Program Kreativitas  Mahasiswa  di  Fakultas  Ilmu  Komputer  dan  Teknologi  Informasi. Prosiding Seminar Nasional Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi Vol , 2 (2).
Syarif,  M.,  &  Nugraha,  W.  (2020).  Pemodelan  diagram  uml  sistem  pembayaran  tunai
pada transaksi e-commerce. JTIK (Jurnal Teknik Informatika Kaputama) , 4 (1), 64– 70.
Utami, S., Hakim, M. L., & Candra, A. A. (2023). Sosialisasi Dan Pelatihan Penulisan Proposal Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) Program Studi PPKN Universitas Jambi: Indonesia. ESTUNGKARA , 2 (1), 63–71.
Wahyudin,  Y.,  &  Rahayu,  D.  N.  (2020).  Analisis  Metode  Pengembangan  Sistem Informasi Berbasis Website: A Literatur Review. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 15 (3), 119–133.
Widayanto, A., & Pradana, W. N. P. (2023). Pembuatan Game “Tebak Gambar Hewan” Untuk Anak SD Kelas 3 Berbasis Android. Informatics and Computer Engineering Journal , 3 (1), 97–106.
Wulandari, R., Santoso, A. B., & Puspitasari, D. (2017). Analisis tekstual poster program kreativitas  mahasiswa  pengabdian  kepada  masyarakat  pekan  ilmiah  mahasiswa nasional tahun 2013. Widyabastra: Jurnal Ilmiah Pembelajaran Bahasa Dan Sastra Indonesia , 5 (1), 30–39.
Yasin, V. (2021). Tools Rekayasa Perangkat Lunak dalam Membuat Pemodelan Desain Menggunakan  Unified  Modeling  Language  (UML). TRIDHARMADIMAS:  Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Jayakarta , 1 (2), 139–150.

## Copyright holder:
Sendi Arrazak, Richard C. Adam (2022)
First publication right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: