## Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS)
Volume 7, Nomor 2, (2024) hlm. 516-525 pISSN 2654-282X | eISSN 2621-783X
Terakreditasi Peringkat 3 - SK No. 204/E/KPT/2022 https://riset.unisma.ac.id/index.php/jipemas/article/view/21794 DOI: 10.33474/jipemas.v7i2.21794

## Digitalisasi arsip dinamis untuk pengelolaan kearsipan desa yang efektif dan efisien
Muhammad Shobaruddin¹, Asti Amelia Novita², Endry Putra³, Rispa Ngindana 4 *, Muhammad Halim Fauzi 5 , Adinda Mariska Eka Yanti 6 , Fitria Ramadhani 7 , Rachmat Suparmansyah 8
1 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: shobar_fia@ub.ac.id
2 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: asti@ub.ac.id
3 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: endryputra1921@ub.ac.id
4 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: rispangindana@ub.ac.id
5 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: muhammadhalimfauzi@gmail.com
6 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: Adindamariskaeka@gmail.com
7 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: fitriaramadhaniz04@gmail.com
8 Universitas Brawijaya, Malang, Indonesia, email: rachmatmnsyh12@gmail.com *Koresponden penulis
Info Artikel

## ABSTRACT
Riwayat Artikel Diajukan: 2024-04-16 Diterima: 2024-05-31 Diterbitkan: 2024-06-07
Keywords: digitalization; dynamic archive; village archives
Kata Kunci: digitalisasi; arsip dinamis; kearsipan desa
Lisensi: cc-by-sa
Copyright © 2024 Muhammad Shobaruddin, Asti Amelia Novita, Endry Putra, Rispa Ngindana, Muhammad Halim Fauzi, Adinda Mariska Eka Yanti, Fitria Ramadhani,
Rachmat Suparmansyah
Village  government  institutions  must  be  able  to  manage  and  be accountable for the entire process of managing information in the form of archives. Archive documents in this village government are still in the form of paper attachments. It is said that the knowledge of human resources in this  village  government  as  archival  document  managers  still  do  not  fully understand the management of dynamic archives digitally, so many of the community's dynamic archive documents still cannot be accessed digitally because they are still in their form manual documents (paper)  - Dynamic archive documents must be neatly arranged. Community service using the Community-Based Participatory Research (CBPR) method can provide an understanding of dynamic digital archive management. This activity gave participants  much  knowledge  about  managing  archive  digitization effectively  and  efficiently.  Apart  from  that,  this  activity  provides understanding to village  officials  in  this village  government  regarding  the management of digitalization of dynamic archives, improves the quality of performance  of  village  officials  in  managing  dynamic  archives,  and provides  the  latest  references  regarding  managing  dynamic  archives according  to  archival  standards. Village  officials  must  refrain from taking risks related to missed communications; having digital archives will protect these archives from accessing essential documents digitally.

## ABSTRAK
Lembaga pemerintahan desa harus mampu mengelola dan mempertanggungjawabkan  seluruh  proses  pengelolaan  informasi  dalam bentuk  arsip.  Dokumen  arsip  pada  pemerintahan  desa  ini  masih  dalam bentuk  lampiran  kertas.  Pengetahuan  sumber  daya  manusia  di pemerintahan  desa  ini  sebagai  pengelola  dokumen  kearsipan  dikatakan masih  belum  sepenuhnya  memahami  pengelolaan  arsip  dinamis  secara digital, sehingga banyak dokumen arsip dinamis masyarakat yang masih belum  bisa  diakses  secara  digital,  dan  karena  masih  dalam  bentuk.
dokumen  manual  (kertas)  -  Dokumen  arsip  dinamis  tidak  tersusun  rapi. Pengabdian masyarakat dengan metode Community-Based Participatory Research (CBPR) dapat memberikan pemahaman mengenai pengelolaan arsip digital yang dinamis. Kegiatan ini memberikan banyak pengetahuan
Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS) ~ 517
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
kepada para peserta mengenai pengelolaan digitalisasi arsip secara efektif dan efisien. Selain itu kegiatan ini memberikan pemahaman kepada aparat desa  di  pemerintahan  desa  ini  mengenai  pengelolaan  digitalisasi  arsip dinamis,  meningkatkan  kualitas  kinerja  aparat  desa  dalam  pengelolaan arsip  dinamis,  memberikan  referensi  terkini  terkait  pengelolaan  arsip dinamis  sesuai  standar  kearsipan.  Aparat  desa  tidak  boleh  mengambil risiko  terkait  miss  komunikasi,  dengan  adanya  arsip  digital  akan melindungi  arsip-arsip  tersebut  dalam  mengakses  dokumen-dokumen penting secara digital.
Cara mensitasi artikel: Shobaruddin, M., Novita, A. A., Putra, E., Ngindana, R., Fauzi, M. H., Yanti, A. M. E., Ramadhani, F.,  Suparmansyah, R.  (2024).  Digitalisasi  arsip  dinamis  untuk  pengelolaan  kearsipan  desa  yang  efektif  dan  efisien. Jurnal  Inovasi  Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS), 7 (2), 516 –525. https://doi.org/10.33474/jipemas.v7i2.21794

## PENDAHULUAN
Seiring  dengan  berkembangnya  peradaban  manusia,  berbagai  aspek kehidupan ikut mengalami perubahan, termasuk dalam bidang kearsipan. Saat ini, pengelolaan arsip digital terus beradaptasi dengan dinamika perkembangan zaman. Perkembangan teknologi didorong oleh kebutuhan setiap lembaga atau instansi  dalam  menjalankan  tugasnya.  Dalam  pekerjaan  administratif, keberadaan  data  dan  informasi  sangat  penting.  Salah  satu  sumber  data tersebut adalah arsip, yang merupakan rekaman atau dokumentasi dari suatu kegiatan atau transaksi, mulai dari awal hingga akhir, dan berhubungan dengan pengambilan  keputusan (Lemieux,  2016) .  Pengambilan  keputusan  dalam kearsipan dilakukan dengan cara mengolah data, baik secara manual maupun dengan  bantuan  komputer.  Pengolahan  data  ini  bertujuan  untuk  mendukung pengambilan  keputusan  yang  tepat  dan  sesuai  dengan  kebutuhan (Cox Wallace, 2012) .
Di era digital ini, pengelolaan informasi yang efektif dan efisien menjadi krusial  bagi  setiap  lembaga,  termasuk  pemerintah  desa.  Arsip  desa  memiliki peran  penting  dalam  mengabadikan  memori  dan  sejarah  suatu  desa.  Arsip desa memiliki keunikan karena menyimpan kenangan dan cerita tentang desa yang  tidak  boleh  hilang  begitu  saja.  Seiring  dengan  perkembangan  zaman dokumen-dokumen  penting  yang  berkaitan  dengan  desa  harus  disimpan dengan  baik.  Sehingga,  perlu  dilakukan  pengelolaan  arsip  yang  baik  untuk memudahkan  pencarian  informasi  dan  mencegah  kehilangan  data  dan dokumen penting.
Desa  Tegalweru,  seperti  banyak  desa  lainnya  di  Indonesia,  masih terjebak  dalam  sistem  pengelolaan  arsip  manual  berbasis  kertas.  Hal  ini menimbulkan  beberapa  permasalahan,  seperti  keterbatasan  akses  dan ketidakrapihan  penyimpanan.  Dokumen  penting  tidak  dapat  diakses  secara digital  dengan  mudah,  sehingga  menghambat  proses  pencarian  dan pemanfaatan informasi. Arsip yang disimpan dalam bentuk kertas rentan rusak, hilang,  atau  tersusun  tidak  rapi,  sehingga  menyulitkan  proses  penemuan kembali (Nurjanah et al., 2022; Siregar, 2019) . Salah satu akar permasalahan adalah kurangnya pengetahuan tentang pengelolaan arsip digital di kalangan perangkat  desa,  sehingga  menghambat  adopsi  teknologi  dan  peningkatan kualitas pengelolaan arsip (Muhidin et al., 2016; Putranto et al., 2018) .
518 ~ 7(2), 516-525
Is licensed under a
Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
Permasalahan-permasalahan ini menunjukkan urgensi untuk meningkatkan pemahaman dan kapasitas perangkat desa dalam pengelolaan arsip yang baik dan benar. Pengelolaan arsip dinamis yang terkelola dengan baik  memiliki  beberapa  manfaat  penting,  seperti  mempercepat  pengambilan keputusan,  meningkatkan  efisiensi  operasional  serta  dapat  meningkatkan akuntabilitas  dan  transparansi.  Akses  yang  mudah  dan  cepat  terhadap informasi  arsip  memungkinkan  pengambilan  keputusan  yang  lebih  cepat  dan tepat.  Sedangkan  pengelolaan  arsip  digital  yang  terstruktur  dan  rapi  dapat meningkatkan  efisiensi  proses  pencarian,  penyimpanan,  dan  pemanfaatan informasi (Nuryani,  2014;  Wardah,  2016) .  Terlebih  lagi,  arsip  yang terdokumentasikan  dengan  baik  menjadi  bukti  akuntabilitas  dan  transparansi dalam pengelolaan desa (Suliyati, 2020) .
Untuk  mengatasi  permasalahan  pengelolaan  arsip  di  Desa  Tegalweru, diperlukan  keterlibatan  aktif  dari  semua  pihak,  termasuk  perangkat  desa, masyarakat,  dan  lembaga  terkait.  Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini bertujuan untuk membantu perangkat desa mengembangkan dan mengoptimalkan  pengelolaan  arsip  di  Desa  Tegalweru.  Melalui  kegiatan  ini, diharapkan  tercapai  beberapa  tujuan,  yaitu  (1)  meningkatkan  pemahaman perangkat desa tentang pengelolaan arsip digital; (2) mengembangkan sistem pengelolaan arsip digital yang terstruktur dan rapi; (3) meningkatkan kapasitas sumber  daya  manusia  dalam  mengelola  arsip  digital;  serta  (4)  mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik dan efisien di Desa Tegalweru.

## METODE
Metode  pengabdian  masyarakat  yang  dilakukan  dalam  kegiatan  ini adalah Community-Based  Participatory  Research (CBPR) . CBPR  melibatkan komunitas  dalam  setiap  tahapan,  mulai  dari  analisis  situasi  hingga  evaluasi hasil,  dengan  pendekatan  partisipatif  yang  memastikan  bahwa  komunitas berperan  aktif  dalam  seluruh  proses.  Tahap  pertama  adalah  analisis  situasi masyarakat, yang terbagi menjadi dua sub-tahapan utama: menentukan target sasaran  dan  mengidentifikasi  bidang  permasalahan  yang  akan  dianalisis. Target  sasaran  dalam  kegiatan  ini  meliputi  perangkat  desa  dan  masyarakat umum  di  Desa  Tegalweru.  Bidang  permasalahan  dianalisis  secara komprehensif  melalui  pendekatan  partisipatif,  yang  melibatkan  komunitas dalam  mengidentifikasi  masalah  utama  yang  dihadapi,  terutama  dalam pengelolaan arsip dinamis digital.
Langkah  kedua  adalah  pendekatan  sosial  kepada  masyarakat  Desa Tegalweru.  Pendekatan  ini  bertujuan  untuk  membangun  kedekatan  dan  rasa kekeluargaan  dengan  masyarakat,  serta  mendorong  partisipasi  aktif  dari perangkat desa dan masyarakat umum. Pendekatan sosial ini sangat penting agar kegiatan  yang  dilaksanakan  benar-benar sesuai  dengan kebutuhan dan konteks  lokal  Desa  Tegalweru.  Tahap  ketiga  adalah  pelaksanaan  kegiatan, yang mencakup beberapa langkah penting seperti menetapkan bentuk kegiatan yang akan diselenggarakan, waktu pelaksanaan, lokasi kegiatan, pihak-pihak yang  akan  terlibat,  serta  hasil  dan  produk  yang  diharapkan.  Setiap  langkah
Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS) ~ 519
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
direncanakan  dengan  cermat  untuk  memastikan  bahwa  kegiatan  berjalan lancar dan mencapai tujuan yang diinginkan.
Setelah  kegiatan  selesai  dilaksanakan,  tahap  keempat  adalah  evaluasi kegiatan  dan  hasil.  Evaluasi  dilakukan  untuk  mengetahui  sejauh  mana perubahan  yang  telah  terjadi  sebelum  dan  sesudah  kegiatan  pengabdian dijalankan. Evaluasi ini mencakup penyuluhan pengelolaan arsip dinamis digital pada perangkat desa dan masyarakat di Desa Tegalweru. Dengan melakukan evaluasi,  dapat  diidentifikasi  keberhasilan  kegiatan  serta  aspek-aspek  yang masih  perlu  diperbaiki  untuk  pengelolaan  arsip  yang  lebih  baik  di  masa mendatang. Pendekatan CBPR ini menekankan pada iterasi berkelanjutan dan perbaikan  berdasarkan  umpan  balik  dari  komunitas,  sehingga  pengelolaan arsip  di  Desa  Tegalweru  dapat  menjadi  lebih  efektif  dan  efisien,  serta mendukung  pengambilan keputusan  yang  lebih cepat  dan tepat.  Pendekatan ini juga meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan arsip desa,  yang  pada  akhirnya  akan  meningkatkan  kualitas  layanan  kepada masyarakat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pembinaan kearsipan desa dilaksanakan dengan diikuti oleh 20 orang  perangkat  desa.  Langkah  pertama  diawali  dengan  persiapan  seluruh panitia  dan  memastikan  perlengkapan  yang  digunakan  untuk  kegiatan pengabdian di Desa Tegalweru tersedia dengan baik dan memadai. Kegiatan dilanjutkan  dengan  tahapan  pembukaan,  pengenalan  pemateri  dan  tujuan kegiatan, penyampaian materi mengenai pengelolaan arsip desa yang efektif dan efisien, diskusi (tanya jawab) dan penutup. Sebelum penyampaian materi dilakukan,  dilakukan  pre-test  sederhana  dengan  mengajukan  pertanyaan terkait  dengan  tata  kearsipan  dan  prakteknya.  Dari  pre-test  sederhana  yang dilakukan diketahui bahwa tidak seluruh perangkat desa memahami tata kelola arsip,  bahkan  dalam  kategori  tata  kelola  arsip  manual.  Setelah  pre-test sederhana dilakukan, penyampaian materi dilakukan dengan mengusung tema “digitalisasi arsip dinamis untuk pengelolaan kearsipan desa yang efektif dan efisien”.
Materi yang disampaikan dalam kegiatan pengabdian ini menyangkut dua poin utama, yaitu kearsipan desa (konsep dan pengertiannya) serta digitalisasi arsip dinamis. Berkaitan dengan poin pertama, yaitu kearsipan desa, pemateri menerangkan pengertian arsip desa, tujuan dan manfaat arsip desa, tata kelola arsip  desa,  jenis  tata  kelola  arsip  serta  tahapan  tata  kelola  arsip.  Pada  poin kedua,  materi  yang  disampaikan  berkaitan  dengan  tiga  hal,  yaitu  penciptaan arsip  digital,  penggunaan  dan  pemeliharaan  arsip  digital  serta  penyusutan arsip.  Penciptaan  arsip  digital  dalam  hal  ini  meliputi  identifikasi  materi, digitalisasi,  metadata,  serta  organisasi  arsip  (registrasi  dan  distribusi). Penggunaan dan pemeliharaan arsip digital meliputi pengarsipan, pengaturan arsip tidak aktif, pemeliharaan arsip, transfer media arsip, penyusutan arsip dan pemusnahan arsip. Dalam materi penyusutan arsip disampaikan tiga hal, yaitu pemindahan  arsip  tidak  aktif,  pemusnahan  arsip  yang  tidak  digunakan  serta penyerahan arsip ke unit arsip pusat. Setelah penyampaian materi, dilakukan
520 ~ 7(2), 516-525
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
sesi diskusi atau tanya jawab yang berlangsung selama 1,5 jam. Dari proses diskusi  diketahui  bahwa  perangkat  desa  merasa  perlu  untuk  dilakukan pendampingan dan pelatihan lanjutan terkait proses digitalisasi arsip desa. Dari proses  diskusi  diketahui  juga  bahwa  pemahaman  perangkat  desa  mengenai penciptaan  arsip  digital  sangat  lemah  dan  perlu  penguatan  dalam  beberapa aspek.  Setelah itu pemateri memberikan masukan supaya pengelolaan arsip di Desa Tegalweru lebih efektif dan efisien dengan cara pemanfaatan teknologi seperti proses digitalisasi arsip.
Hasil  yang  diharapkan  dari  kegiatan  pengabdian  yang  disampaikan melalui  metode  penyampaian  materi  serta  tanya-jawab  (diskusi)  atau  FGD terhadap pemerintah Desa Tegalweru adalah meningkatnya pengetahuan dan pemahaman  peserta  tentang  tata  kelola  arsip  desa  khususnya  melalui pendekatan  digitalisasi  arsip  dinamis.  Evaluasi  keberhasilan  dari  kegiatan  ini dilakukan melalui pre-test dan evaluasi yang dilakukan sebelum dan sesudah pemaparan materi serta selama kegiatan pelatihan yang dilakukan dari proses tanya-jawab  (diskusi).  Di  samping  itu,  untuk  mengetahui  apakah  telah  terjadi peningkatan  pengetahuan  dan  pemahaman  tentang  materi,  tim  pengabdian menyampaikan beberapa kasus praktis yang berhubungan dengan digitalisasi arsip  dinamis  dan  melakukan  abstraksi  simulasi  kemungkinan  penerapannya dengan  kondisi  di  Desa  Tegalweru.  Indikator  dari  keberhasilan  pelaksanaan kegiatan ini adalah jika dalam proses diskusi para peserta mampu memberikan tanggapan  yang  positif  terhadap  materi  yang  disampaikan  oleh  tim  dengan melakukan análisis kemungkinan penerapan digitalisasi arsip dinamis.
Capaian pengetahuan dan pemahaman peserta dapat dilihat dari sejauh mana  peningkatan  pengetahuan  peserta  terhadap  konseptualisasi  arsip dinamis  serta  kemampuan  peserta  dalam  mempresentasikan  pemahaman mereka terhadap digitalisasi arsip dinamis melalui analisis pelaksanaan konsep di  dunia  nyata.  Berdasarkan  hasil  evaluasi  capaian  pengetahuan  dan pemahaman  peserta,  maka  dapat  dikatakan  bahwa  dengan  diadakannya kegiatan  pengabdian  ini,  pengetahuan  serta  pemahaman  peserta  mengenai digitalisasi arsip dinamis meningkat. Untuk mengetahui kemampuan awal atau kompetensi awal peserta maka dilakukan Pretest. Pre test dapat membantu tim pengbdi untuk menentukan model dan metode pembelajaran yang sesuai. Pre test terdiri dari soal-soal atau pertanyaan terkait materi pembelajaran. Post test adalah tes akhir yang dilakukan setelah proses pembelajaran selesai. Tes ini dilakukan sebagai alat ukur perkembangan kemajuan belajar siswa, serta guna mengevaluasi  program  pembelajaran.  Post  test  merupakan  bentuk  evaluasi akhir  dari  sebuah  pembelajaran.  Dengan  demikian,  post  test  dilakukan  pada tahap penutup kegiatan pembelajaran.
Poin  pertama  yang  diajukan  dalam  pre  dan  post-test  adalah  untuk mengetahui  sejauh  mana  pengetahuan  peserta mengenai  pengertian, fungsi, tujuan, manfaat, dan isi standar pengelolaan organisasi masyarakat.
Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS) ~ 521
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
Gambar 1 . Hasil Pre-test dan Post-test terkait Pengetahuan tentang Standarisasi Pengelolaan Organisasi Masyarakat
Keterangan:
P1: Pengertian standar pengelolaan organisasi Masyarakat P2: Fungsi standar pengelolaan organisasi masyarakat P3: Tujuan standar pengelolaan organisasi Masyarakat P4: Manfaat standar pengelolaan organisasi Masyarakat P5: Isi standar pengelolaan organisasi Masyarakat
Dari  grafik  di  atas  dapat  diketahui  bahwa  pada  pre-test,  pengetahuan peserta tentang standarisasi pengelolaan organisasi masyarakat paling banyak menjawab  dengan  benar  berada  pada  P2,  P4,  dan  P5.  Hal  ini  menunjukkan bahwa sebagian besar peserta cukup memahami fungsi, manfaat dan isi dari standarisasi  pengelolaan  organisasi.  Sedangkan  untuk  P1  dan  P3,  sebagian peserta  masih  kurang  memahami  mengenai  pengertian  dan  tujuan  dari standarisasi  pengelolaan  organisasi.  Berdasarkan  hasil  tersebut,  tim  dalam pelaksanaan  pengabdian  memberikan  penekanan  khusus  pada  peningkatan pemahaman  atas  P1  dan  P3.  Hasil  Post-test  atas  pertanyaan  yang  sama menunjukkan  peningkatan  atas  pengetahuan  dan  pemahaman  peserta terhadap kelima poin, khususnya P1, P2, dan P3 mengalami peningkatan yang cukup  signifikan,  yang  menandakan  kegiatan  pengabdian  terhadap pemahaman  peserta  atas  standarisasi  pengelolaan  organisasi  masyarakat cukup baik.
Poin  kedua  adalah  berkaitan  dengan  5S.  5 S  adalah  metodologi  yang berasal  dari  Jepang  yang  berfokus  pada  pengelolaan  tempat  kerja  secara sistematis  untuk  meningkatkan  efisiensi,  efektivitas,  dan  keselamatan.  5S adalah singkatan dari lima kata Jepang: Seiri (Sortir), Seiton (Set in order/atur), Seiso  (Shine/bersihkan),  Seiketsu  (standardize/standarkan),  dan  Shitsuke (sustain/jaga).
Gambar 2 . Hasil Pre-test dan Post-test terkait Pengetahuan tentang Penerapan 5S di Organisasi
522 ~ 7(2), 516-525
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
Keterangan: P1: Menyebutkan akronim 5 S P2: Langkah-langkah dalam melakukan 5 S P3: Menjaga agar 5 S tetap berjalan dengan baik P4: Menjaga agar 5 S tetap berjalan dengan baik
Dari  grafik  di  atas  dapat  diketahui  bahwa  pada  pre-test,  pengetahuan peserta  tentang  akronim  5S  dan  langkah  dalam  melakukan  5S  memiliki  nilai value  yang  sama.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa  sebagian  peserta  cukup memahami  akronim  5S  dan  langkah  implementasinya  dibanding  P3  dan  P4. Berdasarkan hasil pre-test, tim dalam prosesnya menekankan pada penguatan pemahaman atas P3 dan P4, tanpa menghilangkan eksistensi P1 dan P2. Hasil Post-test atas empat pertanyaan yang diajukan menunjukkan peningkatan atas keempat poin penerapan 5S dalam organisasi. Kondisi ini yang menandakan kegiatan  pengabdian  mampu  memberikan  pemahaman  yang  cukup  baik mengenai 5S.
Tingkat pengetahuan dan pemahaman peserta mengenai tingkat urgensi arsip  dilihat  dari  pengetahuan  atas  tahap  identifikasi  urgensi  arsip,  tahap identifikasi confidentiality arsip dan perlakuan pada dokumen/arsip.
Gambar 3 . Hasil Pre-test dan Post-test terkait Pengetahuan tentang tingkat urgensi arsip Keterangan:
P1: Tahap mengidentifikasi urgensi arsip P2: Tahap mengidentifikasi confidentiality arsip P3: Perlakuan pada dokumen/arsip
Dari grafik diketahui bahwa pengetahuan peserta tentang tingkat urgensi arsip  pada  saat  pre-test  menunjukkan  ketidakpahaman  peserta  atas  ketiga indikator.  Dari  hasil  pre-test,  tim  pengabdian  kemudian  memberikan  materi yang seimbang atas tiga indikator tersebut. Hasil post-test menunjukkan terjadi peningkatan  pemahaman  atas  ketiga  pertanyaan  mengenai  tingkat  urgensi arsip baik pada P1, P2, maupun P3.
Pengetahuan  mengenai  mengelola  arsip  sesuai  dengan  filling  sistem dibagi  dalam  dua  pertanyaan,  yaitu  pemahaman  mengenai  mengelola  arsip aktif sesuai dengan filing sistem dan mengelola arsip inaktif sesuai dengan filing sistem.
Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS) ~ 523
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
Gambar 4 . Hasil Pre-test dan Post-Test terkait pengetahuan tentang mengelola arsip sesuai dengan filing sistem
Keterangan: P1: mengelola arsip aktif sesuai dengan filing sistem P2: mengelola arsip inaktif sesuai dengan filing sistem
Dari grafik diketahui bahwa pengetahuan peserta tentang mengelola arsip sesuai  dengan  filling  sistem  pada  saat  pre-test  menunjukkan  tingginya ketidakpahaman  peserta  atas  dua  pertanyaan,  atau  sekitar  24%  peserta mampu menjawab dengan benar. Dari hasil pre-test, tim pengabdian kemudian memberikan penguatan pada kedua poin materi. Hasil post-test menunjukkan terjadi peningkatan pemahaman atas kedua pertanyaan mengenai pengelolaan arsip  aktif  dan  inaktif  sesuai  dengan  filling  sistem  ditunjukkan  dengan  95% peserta menjawab dengan tepat.
Pengukuran  terhadap  pengetahuan  peserta  akan  pengelolaan  arsip secara  digital  dilihat  dari  kemampuan  peserta  untuk  menjawab  empat pertanyaan  meliputi  pengertian  sistem  indeks,  pengertian  sistem  abjad, pengelolaan  arsip  aktif  secara  digital  dan  pengelolaan  arsip  inaktif  secara digital.
Gambar 5 . Hasil Pre-test dan Post-Test terkait pengetahuan tentang mengelola arsip secara digital sesuai sistem indeks dan abjad dalam filling
Keterangan: P1: Pengertian sistem indeks P2: Pengertian sistem abjad P3: mengelola arsip aktif secara digital sesuai sistem indeks dan abjad dalam filing P4: mengelola arsip inaktif secara digital sesuai sistem indeks dan abjad dalam filing
Dari  grafik  diketahui  bahwa  hasil  pre-test  menunjukkan  bahwa pengetahuan  peserta  tentang  mengelola  arsip  secara  digital  sesuai  sistem indeks dan abjad dalam filling menunjukkan tingginya ketidakpahaman peserta khususnya  pada  P2,  diikuti  dengan  P1  dan  P4.  Sedangkan  hampir  seluruh
524 ~ 7(2), 516-525
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense
peserta  pelatihan  mampu  menjawab  P3.  Dari  hasil  pre-test,  tim  pengabdian kemudian  memberikan  penguatan  pada  kedua  poin  materi  P1,  P2,  dan  P4. Hasil post-test menunjukkan terjadi peningkatan pemahaman atas keseluruhan pertanyaan yang diajukan.
Menurut  teori  pembelajaran  konstruktivis,  pemahaman  peserta  didik dapat ditingkatkan melalui pengalaman belajar yang aktif dan reflektif (Piaget, 1970; Vygotsky, 1978) . Dalam konteks ini, kegiatan pengabdian yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan peserta mengenai digitalisasi arsip dinamis berhasil  memfasilitasi  pembelajaran  aktif  melalui  diskusi,  studi  kasus,  dan simulasi.  Hal  ini  sejalan  dengan  pandangan  bahwa  pembelajaran  yang bermakna  terjadi  ketika  peserta  didik  dapat  mengaitkan  pengetahuan  baru dengan  pengalaman  dan  pengetahuan  yang  sudah  dimiliki (Ausubel,  1968) . Peningkatan  yang  signifikan  pada  poin  setiap  poin  dalam  post-test menunjukkan  bahwa  metode  pengajaran  yang  digunakan  efektif  dalam meningkatkan  pemahaman  konseptual  dan  aplikasi  praktis  dari  standar pengelolaan  organisasi  masyarakat.  Ini  juga  mendukung  teori  bahwa pembelajaran  yang  difasilitasi  dengan  pendekatan  yang  kontekstual  dan relevan  dapat  meningkatkan  retensi  pengetahuan  dan  kemampuan  aplikatif peserta (Bruner, 1966) .

## SIMPULAN
Kegiatan  Digitalisasi  Arsip  Dinamis  untuk  Pengelolaan  Kearsipan  Desa yang  Efektif  dan  Efisien  memberikan  pengetahuan  berharga  kepada  para peserta mengenai pengelolaan arsip digital yang efektif dan efisien. Kegiatan ini bermanfaat dalam memberikan pemahaman kepada perangkat desa di Desa Tegalweru  mengenai  pengelolaan  digitalisasi  arsip  dinamis,  meningkatkan kualitas kinerja mereka, serta memberikan referensi terbaru terkait pengelolaan arsip dinamis sesuai standar kearsipan. Hal ini dapat dilihat dari meningkatnya pemahaman  peserta  mengenai  arsip  dinamis  dengan  persentase  melebihi 85%. Melalui kegiatan ini, terungkap bahwa banyak perangkat desa yang belum memahami secara baik tentang pengelolaan arsip dinamis. Namun demikian, tanggapan  positif  dan  keseriusan  perangkat  desa  menunjukkan  antusiasme dan  keinginan  kuat  untuk  belajar  serta  mengimplementasikan  pengetahuan yang  diperoleh.  Dukungan  dari  pihak  pimpinan  dan  jajaran  Desa  Tegalweru juga menjadi faktor pendukung yang signifikan.

## DAFTAR RUJUKAN
Ausubel,  D.  P.  (1968). Educational  Psychology:  A  Cognitive  View .  Holt, Rinehart and Winston: New York.
Bruner, J. S. (1966). Toward a Theory of Instruction . Cambridge, MA: Harvard University Press.
Cox,  R.  J.,    Wallace,  D.  A.  (2012). Archives  and  the  Public  Good: Accountability and Records in Modern Society . Westport, CT and London. https://doi.org/10.1108/00220410310499645
Lemieux,  V.  L.  (2016). Building  Trust  in  Information:  Perspectives  on  the Frontiers  of  Provenance .  Springer  Proceedings  in  Business  and
Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS) ~ 525
Is licensed under a Creative Commons Attributions-Share Artike 4.0 International LIcense

## Economics (SPBE).
Muhidin,  S.  A.,  Winata,  H.,    Santoso,  B.  (2016).  Pengelolaan  Arsip  Digital. JPBM  (Jurnal  Pendidikan  Bisnis  Dan  Manajemen) , 2 (3),  178 –183. http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/view/1708 Nurjanah,  S.,  Febriantin,  K.,    Sugiarti,  C.  (2022).  Implementasi  Kebijakan
Administrasi  Desa  Dalam  Pengelolaan  Kearsipan  Data  Di  Desa Pasirjengkol. Nusantara:  Jurnal  Ilmu  Pengetahuan  Sosial , 9 (8),  3059 –
3065. https://doi.org/10.31604/jips.v9i8.2022.3059-3065 Nuryani,  A.  N.  (2014). Pengelolaan  Arsip  Desa,  Menjadi  Prioritas .  Dinas Perpustakaan  Dan  Arsip  Daerah,  Daerah  Istimewa  Yogyakarta. https://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/vieww/pengelolaan-arsip- desa-menjadi-prioritas-565 Piaget, J. (1970). Carmichael’s Manual of Child Psychology (P. Mussen (ed.)).
New York: Wiley.
Putranto,  W.  A.,  Nareswari,  A.,    Karomah.  (2018).  Pengelolaan  Arsip Elektronik  dalam  Proses  Administrasi:  Kesiapan  dan  Praktek. Jurnal Kearsipan , 13 (1), 77 –90. https://doi.org/10.46836/jk.v13i1.40 Siregar,  Y.  B.  (2019).  Digitalisasi  Arsip  untuk  Efisiensi  Penyimpanan  dan Aksesibilitas. Jurnal  Administrasi  Dan  Kesekretarisan , 4 (1),  1 –19.
https://doi.org/10.36914/jak.v4i1.192
Suliyati,  T.  (2020).  Pengelolaan  Arsip  Desa  Kabupaten  Rembang  dalam
Menunjang  Pemerintahan  Desa. Anuva:  Jurnal  Kajian  Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi , 4 (4), 493 –507. https://doi.org/10.14710/anuva.4.4.493-507
Vygotsky,  L.  S.  (1978). Mind  in  Society:  The  Development  of  Higher Psychological Processes . Cambridge, MA: Harvard University Press. Wardah,  M.  (2016).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis. Libria , 8 (1),  51 –68.
https://doi.org/10.22373/1223