RANCANG BANGUN SISTEM MANAJEMEN DATA PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI PAPUA BARAT

## Design Of Civil Servant Data Management System In The National Union
And Political Agency In West Papua Province
Sofyan 1 , Siti Nur Asia 2 , Khaidil 3 1,3 STMIK Kreatindo Manokwari alamat Jl. Kali Bambu, Reremi Puncak Manokwari-Papua Barat, 2 UPRI Makassar Jl. Raya Baruga No.Raya, Antang, Kec. Manggala, Kota Makassar Sulawesi Selatan sofyanarifin018@gmail.com , nurasia93@gmail.com , khaidil21@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh manajemen data pegawai yang belum tertata rapi dalam sebuah database, walaupun tiap data  telah  diolah  dengan  optimal  secara  terkomputerisasi, namun  dalam  mengolah  data  membutuhkan  waktu  yang  lebih banyak sehingga tidak efektif dan efisien. Dalam mengakses informasi yang dibutuhkan memiliki keterbatasan karena harus menemui langsung ke bagian kepegawaian untuk perubahan data terkait misalnya kepangkatan dan lainnya. Adapun tujuan penelitian ini yaitu agar dapat memudahkan staff kepegawaian mengelola data agar menjadi teratur dan efektif serta untuk memudahkan akses informasi yang dibutuhkan. Pada penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan menggunakan metode pengumpulan data yaitu wawancara, observasi dan studi literatur. Aplikasi ini menggunakan pengujian black box, bahasa  pemrograman  PHP  dan  MYSQL.  Hasil  dari  penelitian  skripsi  ini  yaitu  menghasilkan  perancangan  sistem pengelolaan data PNS berbasis web. Kesimpulan dari hasil penelitian ini agar dapat memudahkan pegawai, pimpinan dalam akses infromasi dan bidang Kepegawaian dalam  mengelola data para pegawai sehingga memakan  waktu yang lebih  sedikit dan lebih cepat.

## Kata kunci: website, php, mysql, pns .

## ABSTRACT
This research is motivated by the management of employee data that has not been neatly organized in a database, although each data  has been processed  optimally  in  a  computerized  manner,  but  processing  data requires  more  time  so  it  is  not  effective  and efficient.  In  accessing  the  required  information,  there  are  limitations  because  they  have  to  meet  directly  with  the  personnel department for related data changes, such as rank and others. The purpose of this study is to make it easier for staffing staff to manage  data  to  be  organized  and  effective  and  to  facilitate  access  to  the  information  needed.  This  research  uses  a  qualitative descriptive  type  of research  using  data  collection  methods, namely  interviews,  observations  and  literature  studies.  This  application uses black box testing, PHP and MYSQL programming languages. The result of this thesis research is to produce a web-based civil servant data management system design. The conclusion from the results of this study is to make it easier for employees, leaders to access information and the field of Personnel in managing employee data so that it takes less time and is faster.
Keywords: website, php, mysql, pns.
Pendahuluan Teknologi  informasi  begitu  pesat  berkembang  dan dampaknya telah kita rasakan. Berbagai kemudahan yang kita  terima,  seperti  kemudahan  untuk  memperoleh informasi melalui telepon seluler dan internet serta dalam bertransaksi adalah berkat kemajuan teknologi informasi. Untuk  memenuhi  kebutuhan  dalam  hal  informasi  maka dibutuhkan  suatu  sistem  informasi  yang  dapat mendukung proses komputerisasi secara otomatis dalam mengembangakan  fungsi  kebutuhan  sistem.  Pemanfaatan tersebut dapat  digunakan  pada  instansi  dalam  mengelola data kepegawaian seperti data pensiun, kenaikan pangkat, Daftar  Urut  Kepangkatan  (DUK)  serta  surat  usul
kenaikan  pangkat.  Adapun  dengan  pengolahan  informasi yang dilakukan secara baik, teratur, tepat dan cepat serta dapat  disajikan  dalam  suatu  bentuk  laporan  tentunya sangat  membantu  dalam  memberikan  informasi  yang dibutuhkan  secara  jelas  dan  akurat  sehingga  mendukung kelancaran  operasional  suatu  instansi  atau  organisasi. Apabila  pegawai  diperhatikan  dengan  tepat  dengan menghargai bakat-bakat serta kinerja mereka maka suatu organisasi dapat berjalan dinamis dan maju.
Pendataan  kepegawaian  di  Badan  Kesatuan  Bangsa  dan Politik  sudah  berjalan  dengan  optimal  namun  memiliki beberapa  kekurangan,  contohnya  pengolahan  data  para pegawai  belum  tertata  rapi  dalam  sebuah database ,  oleh
karena  itu  dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi  yang mampu  mengolah  data  para  pegawai  dan  memudahkan dalam mengakses informasi terkait yang diperlukan, serta dengan  adanya  sistem  informasi  kepegawaian  berbasis web ini  akan  memudahkan  pegawai  dalam  mencetak laporan  secara  otomatis  terkait  informasi  dari  data pegawai  baik  berupa  data  pegawai  itu  sendiri,  data pensiun,  data  kenaikan  pangkat  serta  Daftar  Urut Kepangkatan  (DUK)  secara  cepat  dimanapun  berada dengan  hanya  mengakses  sistem  informasi  kepegawain berbasis web tersebut.
Dalam  sistem  yang  akan  dibuat  ini  lebih  memfokuskan terhadap pengolahan data pegawai PNS (Pegawai Negeri Sipil)  dan  pengurutan  berdasarkan  kepangkatan,  Sistem Pengelolaan  Manajemen  Data  Pegawai  untuk  PNS  ini diharapkan  dapat  memudahkan  dalam  mengakses informasi  dan  dapat  mempercepat  pengelolaan  data pegawai di bagian kepegawaian .

## Metode
Pada  penelitian  ini  menggunakan  jenis  penelitian deskriptif  kualitatif  dengan  menggunakan  metode pengumpulan  data  yaitu  wawancara,  observasi  dan  studi Literatur. suatu  metode  yang  mengemukakan  masalah dengan  mengumpulkan  data-data  yang  disajikan  untuk menggambarkan  karakteristik  suatu  keadaan  atau  objek penelitian  dan  mengambil  kesimpulan  yang  akan dilakukan.
2.1 Website World  Wide  Web  (biasa  disingkat  WWW)  atau  web merupakan  salah  satu  aplikasi  internet  yang  paling popular.  Web  adalah  sebuah  sistem  dimana  informasi dalam  bentuk  teks,  gambar,  suara  dan  lainnya  yang tersimpan dalam  sebuah  internet  webserver  ditampilkan dalam bentuk HTML(Moektis et al., 2020).
2.2 HTML HyperText    Markup    Language  (HTML)  adalah  Bahasa yang  digunakan untuk menggambarkan struktur  halaman Web.  HTML  dapat  digunakan :
a. Publikasi  dokumen online dengan  judul,  teks, tabel, daftar, foto, dll.
b. Mengambil  informasi  online  melalui    tautan hypertextdengan sekali klik sebuah tombol.
c. Merancang  formulir  untuk  melakukan  transaksi dengan    layanan    jarak    jauh,  untuk digunakan  dalam mencari  informasi,  melakukan  pemesanan,  pembelian produk, dll.
d. Menyertakan spreadsheetklip  video,  klip suara, dan aplikasi  lainnya    secara  langsung  di  dalam dokumen(Saputra & Astuti, 2018).
2.3  PHP
PHP  adalah  script  yang  terintegrasi  dengan  HTML  dan berada  di  server  (server-side  HTML  embedded scripting). Dengan PHP ini Anda dapat membuat berbagai aplikasi berbasis web, mulai dari halaman web sederhana hingga  aplikasi  kompleks  yang  memerlukan  koneksi  ke
database.  (Sofyan  et  al.,  2021) . Cara  kerja  php  adalah dengan  menyelipkannya  diantara  kode  html.  Website yang  dibuat  menggunakan  php  memerlukan  software bernama  webserver  tempat  pemrosesan  kode  php dilakukan(Novianto, 2016) . 2.4 MYSQL
MySQL  adalah  perangkat  lunak  yang  tergolong  sebagai DataBase  Managament  System  (DBMS). Perangkat  lunak ini  bermanfaat  untuk  mengelola  data  dengan  cara  yang sangat  fleksibel  dan  cepat.  Berikuta  dalah  sejumlah aktivitas  yang  tekait  dengan  data  yang  didukung  oleh MySQL.  memungkinkan  bermacam-macam  aplikasi komputer  yang  ditulis  dengan  berbagai  bahasa pemrograman  dapat  mengakses  basis  data  Mysq(Sofyan, Yuliton Gobai, 2020).
2.5 Pegawai Negeri Sipil (PNS) Dalam  Undang-Undang  Nomor  43  tahun  1999  tentang pokok-pokok  kepegawaian  menyatakan  bahwa  Pegawai Negeri  Sipil  adalah  setiap  warga  negara  Republik Indonesia  yang  telah  memenuhi  syarat  yang  ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas yang  lainnya,  digaji  berdasarkan  peraturan  perundang- undangan yang berlaku(Widiantini & Tafal, 2018).
2.6 Sistem Sistem merupakan kumpulan dari
subsistem/bagian/komponen  yang  saling  bekerja  sama secara  harmonis  untuk  mencapai  tujuan  atau  sasaran tertentu. Sistem adalah  suatu kumpulan komponen yang saling  terhubung  untuk  mencapai  satu  tujuan  tertentu (Rahmasari,  2019).  Menurut  Giandari  Maulani,  dkk mendefinisikan sistem adalah Suatu rangkaian yang terdiri dari 2 (dua) atau lebih komponen yang berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dimana  sistem  biasanya  terbagi  dalam  sub-sub  sistem yang kecil mendukung sistem yang lebih besar(Hazimah & Rizki, 2020) . 2.7 Metode Air Terjun Metode  pembangun  perangkat  lunak  yang  akan  di  pakai menggunakan  model  waterfall.  Berkat  penurunan  dari fase ke fase lainnya, model ini dikenal sebagai 'model air terjun'  atau  siklus  hidup  perangkat  lunak(Sommerville, 2020).
Berdasarkan  pada  gambar    Sistem  yang  dirancang  para pegawai memberikan data pegawai PNS ke admin atau ke bagian kepegawaian untuk menginput ke dalam database kepegawaian  yang  nantinya  menghasilkan  data  pegawai PNS  dan  dibuatkan  laporan  data  pegawai,  kemudian outputnya  berupa  laporan  DUK  pegawai  PNS  dapat dilihat oleh Kepala Bagian.
Star Halaman Login Valid Menu 1. Data Pegawai 2. Data Pendidikan 3. Data jabatan 4. Data Kepangkatan 5. Latihan Jabatan 6. Data Mutasi 7. Data Pensiun Ya Tidak Data Pegawai Data Pegawai Data Pendidikan Data Jabatan Data Kepangkatan Data Pendidikan Data Jabatan Data Kepangkatan Selesai Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Data Mutasi Latihan Jabatan Data Pensiun Latihan jabatan Data Mutasi Data Pensiun

## Gambar 2.1. Gambaran Sistem

## Hasil Dan Pembahasan
Pada  tahap  ini  diuraikan  bagaimana  cara  menggunakan program  dan  setiap  menu  yang  ada  dalam  program dijelaskan satu demi satu tujuannya agar pengguna dapat mengoperasikan proram yang telah dibuat. Implementasi antarmuka ditampilkan berupa aplikasi yang sudah dibuat. 1. Tampilan Menu Login
Menu login yang pertama kali muncul, dimana yang dapat login yaitu admin, pegawai dan pimpinan dimana tiap user memasukkan username dan password sebeum masuk pada halaman utama untuk dapat hak akses.
Gambar 2.2 Tampilan Menu Login Tampilan Menu Utama Admin Menu utama yang pertama kali tampil saat sistem diakses berupa Dashboard akan menampilkan profil, visi dan misi. Kemudian  menu-menu  input  data  pegawai,  pendidikan, riwayat  kepegawaian,  surat  usul  kenaikan  pangkat  dan laporan.
Gambar 2.3 Tampilan Menu Utama Admin Tampilan Menu Input Data Pegawai Menu Input Data Pegawai berfungsi untuk menambahkan data pegawai, adapun cara untuk menginput data pegawai maka pilih add pegawai untuk menambah dan input.

## Gambar 2.4 Tampilan Menu Input Data Pegawai
Tampilan Menu Input Riwayat Pendidikan Menu  input  riwayat  pendidikan  berfungsi  untuk menambahkan  riwayat  pendidikan  pegawai  adapaun  cara untuk  menambahkan  data  pendidikan  yaitu  pada  menu tersebut pilih data sekolah dan input sesuai data pegawai dan save.

## Gambar 2.5 Tampilan Menu Input Riwayat Pendidikan
Tampilan Menu Input Data Jabatan Menu  input  data  jabatan  berfungsi  untuk  menambahkan data  jabatan  adapun  cara  untuk  Pegawai  dapat  dipilih pada  menu  Riwayat  kepegawaian.  Jika  pada  pilihan  input eselon tidak terdapat pilihannya maka dapat ditambahkan pada fitur tambah master.

## Gambar 2.6 Tampilan Menu Input Data Jabatan
Tampilan Data Input Latihan Jabatan Menu  data  input  latihan  jabatan  berfungsi  untuk menambahkan data pelatihan pada pegawai dan dapat di isi sesuai pelatihan yang dilakukan pegawai.
Gambar 2.7 Tampilan Data Input Latihan Jabatan
Tampilan Data Input Mutasi Input  data  mutasi  hanya  diperlukan  bagi  pegawai  yang telah dimutasi yang disertai No.SK.

## Gambar 2.8 Tampilan Data Input Mutasi
Tampilan Usulan Kenaikan Pangkat Merupakan menu untuk admin memasukkan nomor surat bagi pegawai yang akan mengajukan kenaikan pangkat.
Gambar 2.9 Tampilan Usulan Pangkat
Tampilan Profil Pegawai Berikut  tampilan  detail  dari  pegawai  mulai  dari  profil, jabatan,  pendidikan,  kepangkatan,  latihan  jabatan,  mutasi dan pensiun.

## Gambar 2.10 Tampilan Profil Pegawai
Tampilan Laporan Pimpinan Untuk  menu  tampilan  pimpinan  hak  aksesnya  hanya melihat  laporan  dari  DUK.  Berikut  laporan  Daftar  Urut Kepangkatan (DUK).

## Gambar 2.11 Tampilan Laporan DUK

## Simpulan Dan Saran
Adanya  pengembangan  sistem  pengelolaan  data  pegawai PNS  yang  dioperasikan  secara  terkomputerisasi  dapat memudahkan  dalam  memberikan  informasi  kepegawaian yang  diperlukan  secara  cepat  dan  akurat,  diantaranya dalam  hal  menambah,  mengedit  dan  mencari  data pegawai. Sistem ini juga dilengkapi dengan output berupa laporan  data  pegawai  dan  daftar  urut  kenaikan  pangkat (DUK), serta terdapat form untuk format usul kenaikan pangkat.  Aplikasi  ini  digunakan  sebagai  alternatif  untuk membantu mengolah data-data pegawai PNS yang ada di kantor  Gubernur  Papua  Barat  tepatnya  di  Badan Kesatuan Bangsa dan Politik, adpaun beberapa saran yang dapat penulis sampaikan agar bisa dijadikan rujukan untuk pengembangan kedepannya:
Sumber  daya  manusia  (SDM)  merupakan  halpenting yang  menunjang  suatu  instansi,  untuk  itu  perlu perhatian  lebih  dalam  menangani  data-data  pegawai terkait  sehingga  dapat  mengurangi  kesalahan  dalam hal  manipulasi  data  atau  kesalahan  yang  tidak diinginkan  lainnya.  Sehingga    penggunaan    aplikasi pengelolaan  data  kepegawaian  ini  sebaiknya dipercayakan pada yang ahlinya Pengembangan  program  aplikasi  pengelolaan  data pegawai  ini  dapat  dilanjutkan  dengan  menggunakan sarana yang lebih baik.
Diperlukan  peningkatan  dan  pelatihan  terhadap sumber  daya  manusia  agar  nantinya  lebih  banyak pegawai  yang  mampu  mengoperasikan  komputer semaksimal mungkin.

## Pustaka Acuan
Hazimah, M., & Rizki, M. (2020). Perancangan Sistem N., Ibrahim,  A.,  &  Ambarita,  A.  (2018).  Sistem
Informasi  Pengaduan  Pelanggan  Air  Berbasis Website Pada Pdam Kota Ternate. IJIS - Indonesian Journal On Information System , 3 (1). https://doi.org/10.36549/ijis.v3i1.37
Binarso, Y. A., Sarwoko, E. A., & Ba, N. bahtiar. (2012). Pembangunan  Sistem  Informasi  Alumni  Berbasis Web  Pada  Program  Studi  Teknik  Informatika Universitas  Diponegoro. Journal of Informatics and Technology , 1 (1), 72 – 84. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/joint/article
/view/434 Fajriyah, F., Josi, A., & Fisika, T. (2017). Rancang Bangun Sistem  Informasi  Tender  Karet  Desa  Jungai Menggunakan  Metode  Waterfall. Jurnal  Sisfokom (Sistem  Informasi  Dan  Komputer) , 6 (2),  111. https://doi.org/10.32736/sisfokom.v6i2.256
Ferdiyanto,  Y.  A.  (2019).  Perancangan  Sistem  Informasi Pemerintahan  Berbasis  Web  Studi  Kasus  Kantor Kelurahan  Sumur  Batu. Paradigma  -  Jurnal
Komputer  Dan  Informatika , 21 (1),  113 – 116. https://doi.org/10.31294/p.v21i1.5268
Hardiansyah, A. D., Nugrahaeni, D. C., Dewi, P., & Kom,
M.  (2020).  Perancangan  Basis  Data  Sistem Informasi  Perwira  Tugas  Belajar  (Sipatubel)  Pada Kementerian  Pertahanan. Senamika , 1 (2),  222 – 233. https://conference.upnvj.ac.id/index.php/senamika/ article/view/529
Indrayuni, E., Nurhadi, A., & Sinnun, A. (2016). Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Perpustakaan  Berbasis Web. Konferensi Nasional Ilmu Sosial Dan Teknologi ,
1 (1), 78 – 85. Kurnianti,  A.,  Angguningtyas,  &  Isnanda,  R.  G.  (2017).
Perancangan  Database  Pada  Sistem  Asessmen Dan  Pemetaan  Hasil  Asessmen  Berbasis  Tag Sebagai Pembantu Penyusunan Strategi Pembelajaran. Semesta Teknika , 20 (2), 106 – 115. Moektis,  R.  R.,  Informasi,  S.,  Informasi,  S.,  &  Style,  C. (2020). Jurnal  Sains  Komputer  dan  Teknologi Informasi  Page  Sofyan  ,  Mardewi  dan  Rikhy  Ronald Moektis  .  Sistem  Informasi  Pemesanan  Furniture Berbahan  Baku  Aluminium  Pada  Usaha  Dagang Crystal  Aluminium  Manokwariberbasis  WEB . 3 (1),
24 – 29. Nurhayati,  A.  N.,  Josi,  A.,  &  Hutagalung,  N.  A.  (2018).
Rancang Bangun Aplikasi Penjualan Dan Pembelian Barang  Pada  Koperasi  Kartika  Samara  Grawira Prabumulih. Jurnal  Teknologi  Dan  Informasi , 7 (2), 13 – 23. https://doi.org/10.34010/jati.v7i2.490 Oktasari,  A.  J.,  &  Kurniadi,  D.  (2019).  Perancangan Sistem  Informasi  Manajemen  Kegiatan  Mahasiswa Berbasis  Web. Jurnal Vokasional Teknik Elektronika Dan Informatika , 7 (4), 150 – 157.
Putra,  A.  B.,  &  Nita,  S.  (2019).  Perancangan  dan Pembangunan  Sistem  Informasi  E-Learning Berbasis Web ( Studi Kasus Pada Madrasah Aliyah Kare  Madiun  ). Seminar  Nasional  Teknologi Informasi Dan Komunikasi 2019 , 1 (1), 81 – 85.
Walidaini,  B.,  &  Muhammad  Arifin,  A.  M.  (2018).
Pemanfaatan  Internet  Untuk  Belajar  Pada Mahasiswa. Jurnal  Penelitian  Bimbingan  Dan Konseling ,
3 (1). https://doi.org/10.30870/jpbk.v3i1.3200