https://jurnal.itg.ac.id/index.php/algoritma DOI: 10.33364/algoritma/v.1-1.1390

## Perancangan Bisnis Proses Persediaan Bahan Baku Dodol pada Gudang
(Studi Kasus: PT. X)
Dewi Rahmawati 1* , Yusuf Mauluddin 2 , Tisah Maida 3 1,2,3 Institut Teknologi Garut, Indonesia
*email: dewi.rahmawati@itg.ac.id Info Artikel ABSTRAK Dikirim: 7 Juli 2023 Diterima: 8 Agustus 2023 Diterbitkan: 18 Mei 2024
Kabupaten Garut memiliki keunikan yang khas, salah satunya adalah industri yang menjadi oleh-oleh terkenal. Salah satu industri kuliner yang khas dari Garut adalah Dodol Garut. Pabrik Dodol PT. X, yang didirikan  pada  tahun  2003,  memiliki  gudang  bahan  baku  sebagai tempat  penyimpanan  stok  bahan  baku  yang  mendukung  produksi Dodol Garut. Namun, masih terdapat beberapa proses manual dalam operasional  pabrik  tersebut  yang  memiliki  potensi  untuk dikembangkan  menjadi  sistem  yang  lebih  efisien.  Kesulitan  ini muncul karenan pengelolaan inventaris yang masih dilakukan secara manual,  mengakibatkan  proses  pencatatan  stok  yang  tidak  optimal dan  memerlukan  waktu  yang  lama  karena  sering  terjadi  kesalahan dalam  pengelolaan  data.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk mengembangkan  bisnis  proses  dan  sistem  informasi  yang  dapat digunakan  dalam  pengelolaan  pergudangan  bahan  baku  dodol. Metode  proses  bisnis  menggunakan  sistem  keluar  masuk  barang FEFO ( First Expired First Ou t), serta sistem pengambilan keputusan pengadaan  bahan  baku  berbasis  ABC Classification . Mock-up digunakan  dalam  pemodelan prototype untuk  memperoleh  desain sistem  yang  tepat.  Diagram  UML  ( Unified  Modeling  Languange ) digunakan  untuk  membangun  sistem  informasi.  Penelitian  ini menghasilkan  desain  bisnis  proses  dan Mock-up sistem  informasi gudang  bahan  baku.  Hasil  analisis  berupa output  safety  stock, economic  order  quantity ,  dan reorder  point ,  dimana  sistem  dapat menghitung  stok  bahan  baku  dan  klasifikasi  ABC  sehingga  dapat memprioritaskan pengadaan bahan baku.
Kata kunci:
Gudang Bahan Baku; Klasifikasi ABC; Proses Bisnis; UML Diagram.

## 1. PENDAHULUAN
Kabupaten  Garut  memiliki  ciri  khas  tersendiri,  salah  satunya  adalah  banyaknya  kuliner  yang  selalu  mejadi kenang-kenangan populer dari daerah ini. Dodol Garut merupakan oleh-oleh yang cukup terkenal di Garut [1]. Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah Pabrik Dodol PT. X yang bergerak dalam industri makanan. Perusahaan tersebut memproduksi dodol dengan berbagai macam varian. Pabrik Dodol PT. X menjadi subjek penelitian karena perusahaan tersebut masih menggunakan proses yang masih manual dan memiliki potensi untuk dibangun menjadi sebuah sistem yang lebih efisien. Kegiatan yang masih dilakukan secara manual di Pabrik Dodol PT. X adalah keluar masuk barang ke dalam gudang. Di perusahaan tersebut, semua transaksi dan aktivitas di gudang belum dikelola dengan baik. sistem pencatatan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual dengan menggunakan sebuah kartu stok, yang sering sekali menimbulkan perbedaan antara stok yang  tercatat  dengan  stok  fisik  bahan  baku  di  gudang.  Karena  proses  inventarisasi  masih  dilakukan  secara manual,  maka  proses  stok opname kurang  optimal  dan  memakan  waktu  lama  karena  sering  terjadi ketidakakuratan data yang tersedia. Selain itu, terkadang bahan baku yang dibutuhkan oleh karyawan produksi
tidak tersedia sesuai dengan daftar resep. Untuk menjadi gudang yang baik, gudang harus mampu memberikan informasi yang akurat [2]. Untuk mengatasi masalah ini, sistem informasi gudang yang dapat mengaudit semua transaksi bahan baku dan menghasilkan laporan yang benar berdasar kan stok bahan baku di gudang harus di rancang [3]. Stok bahan baku harus dioptimalkan, yang merupakan prioritas yang sering diberikan, dan stok tidak boleh menumpuk, menyebabkan tanggal kedaluwarsa yang merugikan kualitas atau kualitas bahan baku. Masalah  pengambilan  bahan  baku  di  gudang  yang  memakan  waktu  lama,  selain  masalah  stok  bahan  baku. Produksi dodol terhambat akibat pencarian bahan baku di gudang yang berkepanjangan. Operasional gudang dapat berjalan dengan lancar dan efektif jika dirancang sistem informasi yang baik. prosudur bisnis harus dibuat untuk menjelaskan sistem yang diperlukan unruk membangun sistem gudang [4].
Metode prototype adalah pendekatan dalam pengembangan sistem yang melibatkan pembuatan prototype atau contoh  awal  dari  sistem  yang  akan  dibangun,  sehingga  pengguna  dan  pengembang  dapat  memahami  dan mengevaluasi  fungsionalitas  sistem  sebelum  pengembangan  penuh  dilakukan.  Sementara  itu,  metode  UML ( Unified  Modeling  Language )  adalah  bahasa  grafis  yang  digunakan  untuk  menggambarkan, mendokumentasikan,  dan  merancang  sistem  perangkat  lunak  secara  visual.  UML  menyediakan  berbagai diagram,  seperti  diagram use  case,  diagram  class,  diagram  sequence ,  dan  lain-lain  untuk  menggambarkan aspek-aspek  sistem  yang  berbeda  [5].  Menggabungkan prototype dan  UML  dalam  perancangan  sistem memiliki  beberapa  manfaat.  Pertama, prototype memberikan  panduan  langkah-langkah  sistematis  dalam pengembangan,  sehingga  memastikan  bahwa  semua  tahap  dikerjakan  dengan  benar.  Kemudian,  UML memberikan representasi visual yang jelas dan dapat dimengerti oleh semua anggota tim, baik teknis maupun non-teknis.  Dengan  kombinasi  ini,  perancangan  sistem  menjadi  lebih  terstruktur,  mudah  dimengerti,  dan berfokus pada tujuan bisnis yang diinginkan  [6]. Integrasi metode prototype dan UML juga memungkinkan tim untuk lebih efektif berkomunikasi dan berkolaborasi, menghindari kesalahpahaman, serta meminimalkan risiko  kesalahan  dalam  pengembangan  sistem.  Dengan  cara  ini,  perancangan  sistem  menjadi  lebih  efisien, akurat, dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan lebih baik [7].
Penelitian  sebelumnya  menemukan  bahwa  mengembangkan  sistem  informasi  dengan  model  prototype  dan metode UML ( Unified Modeling Language ) memudahkan untuk merepresentasikan proses bisnis yang sedang berjalan,  sehingga  sistem  yang  dibuat  dapat  memenuhi  kebutuhan  pengguna  [8].  Menurut  penelitian sebelumnya,  pengembangan  sistem  dengan  menggunakan  model Prototype dapat  mempermudah  dalam mengekspresikan  spesifikasi  sistem  [9].  Pendekatan  ABC Classification digunakan  untuk  mengoptimalkan prioritas  gudang  bahan  baku  guna  mencegah  kekurangan  stok  bahan  baku  digudang  juga  mengkategorikan bahan  baku  sesuai  dengan  kebutuhan  [10].  Berdasarkan  penelitian  sebelumnya  diharapkan  bahwa  dalam penelitiannya  akan  dirancang  sistem  informasi  gudang  menggunakan  pendekatan First  Expired  First  Out (FEFO), yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai prioritas pengeluaran bahan baku berdasarkan tanggal kadaluarsa yang mendekati [11].
Berdasarkan hasil temuan penelitian ini, model Prototype dapat memudahkan gambaran spesifikasi sistem pada saat  pengembangan  sistem.  Metode  ABC  ( Always  Better  Control )  kemudian  dapat  digunakan  untuk memprioritaskan  bahan  baku  agar  tidak  kehabisan  dan  mengklasifikasikannya  sesuai  kebutuhan,  menurut penelitian  ini  [9].  Berdasarkan  temuan  studi  tersebut,  diyakini  bahwa  dengan  memasukan  ide  FEFO  ( First Expired  First  Out )  ke  dalam  sistem  informasi  gudang  akan  menawarkan  informasi  bahan  baku  yang  harus segera dikeluarkan berdasarkan tanggal kadaluarsa [12]. Penelitian ini bermaksud untuk menunjukkan bahwa untuk membuat sistem informasi, bisnis proses harus dirancang terlebih dahulu.

## 2. METODE PENELITIAN
Metodologi  penelitian  yang  digunakan  adalah  kombinasi  metode  kualitatif  dan  metode  kuantitatif,  dengan melakukan wawancara yang dilakukan di gudang, observasi langsung di gudang bahan baku dan melakukan perhitungan  sesuai  dengan  metode  yang  digunakan.  Menggunakan  diagram prototype model  dan  UML ( Unified Modeling Language ) untuk membuat model perancangan bisnis proses kebutuhan sistem informasi gudang,  penelitian  ini  akan  merancang  bisnis  proses  untuk  membangun  sistem  yang  optimal  dan  dapat menyelesaikan  permasalahan  yang  ada,  sedangkan  data  yang  digunakan  adalah  hasil  dari  transaksi  atau
kegiatan gudang bahan baku. Sementara itu, pendekatan FEFO ( First Expired First Out ) akan diterapkan untuk membatasi pergerakan semua jenis bahan mentah, informasi yang digunakan dikumpulkan dari informasi dari stok  bahan  baku  kadaluarsa.  Metode  ABC  ( Always  Better  Control )  akan  digunakan  oleh  sistem  untuk memaksimalkan bahan baku yang paling penting. Data yang digunakan adalah bahan baku yang sudah habis atau  habis.  Selain  itu,  peringatan  safety  stock  akan  dikeluarkan  untuk  memastikan  bahwa  gudang  tidak kehabisan bahan baku. Berikut adalah langkah dari penelitian yang dilaksanakan:
Gambar 1. Tahap Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  dari  Studi  lapangan  atau  observasi  langsung  dilakukan  di  lokasi  penelitian  dalam penelitian ini, serta identifikasi terhadap berbagai permasalahan yang terjadi di gudang bahan baku. Setelah observasi,  tindak  lanjut  dilakukan  untuk  mengumpulkan  data  untuk  pengolahan Economic  Order  Quantity (EOQ), Safety Stock, Reorder Poitnt , FEFO ( First Expired First Out ) dan Klasifikasi ABC yang diperlukan untuk  memecahkan  masalah  penelitian.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  membangun  proses  bisnis berdasarkan hasil dari serangkaian prosedur akan dirancang menggunakan model Prototype , dan setelah model memenuhi kebutuhan sistem gudang Gudang bahan baku dodol akan mendapatkan sistem informasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam penelitian ini, peneliti fokus pada perancangan bisnis proses persediaan bahan baku dodol di gudang PT.  X.  Hasil  dan  pembahasan  berikut  menjelaskan  temuan  utama  dari  studi  kasus  ini,  serta  analisis  terkait efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang dirancang.

## 3.1 Hasil
1) Economic Order Quantity (EOQ)
Model  EOQ  ( Economic  Order  Quantity )  adalah  salah  satu  sistem  pengendalian  persediaan  yang paling banyak digunakan [11].
𝑂𝑄 =   √ 2. (𝐷). (𝑂𝐶)

## 𝐶𝐶
Keterangan: EOQ = Jumlah barang ideal yang dibutuhkan untuk setiap pesanan. D = Permintaan persediaan tahunan dalam satuan. OC = Ordering Cost (Biaya pemesanan) (S). CC = Carrying Cost (Biaya penyimpanan) (H).
Safety  stock adalah  persediaan  tambahan  yang  disimpan  untuk  mencegah  atau  menjaga kemungkinan kekurangan barang ( stockout ) [14].
2) Reorder Point (ROP)
Pada  waktu  selama  tenggang,  dapat  dilakukan  pemesanan  ulang  ( Reorder  Point ).  Jika  situasi pasokan  cukup  untuk  memenuhi  permintaan  selama  masa  tenggang  pesanan,  pesanan  dilakukan hingga Q* unit atau EOQ sekali lagi [15]. Untuk menghitung reorder point adalah:
𝑅𝑂𝑃 = ( 𝑑  × 𝐿) + 𝑆𝑆
Keterangan: ROP  : Titik Pemesanan Ulang
L : Waktu Tunggu ( Lead Time ) SS : ( Safety Stock ) Stok Pengaman
D : Jumlah Penggunaan Bulanan
3) Rancangan Proses Bisnis
Perancangan proses bisnis dilakukan dengan menggunakan diagram UML salah satu diagram yang digunakan  untuk  merancang adalah Activity  Diagram .  Proses  bisnis  mencakup  penggambaran ke tingkat  aktivitas  dari  proses  dan  sub proses  yang dikandungnya  [16].  Berikut  merupakan aktivity diagram pada pengadaan bahan baku yang diprioritaskan pada Gambar 2.
Gambar 2. Activity Diagram Pengadaan Bahan Baku
Pada Gambar 2 setelah pemasangan sistem, staff gudang melakukan pengecekan stok bahan baku di rak  penyimpanan  dan  stok  bahan  baku  yang  akan  segera  habis  berdasarkan  update  dari  sistem
informasi. Sistem kemudian menampilkan daftar stok bahan baku yang akan habis dan harus diisi kembali. Sebelum membeli bahan baku, staff gudang meninjau dan memverifikasi hasil Klasifikasi ABC. Kategorisasi ABC digunakan oleh Sistem Informasi untuk menyajikan laporan. Laporan ini digunakan  untuk  mendapatkan  bahan  baku  yang  harus  diprioritaskan. Activity  Diagram penyimpanan masuk berdasarkan FEFO pada Gambar 3.
Gambar 3. Activity Diagram Penyimpanan Bahan Baku Masuk
4) Rancangan Prototype
Prototyping adalah proses pembuatan model lebih cepat dan murah. Meskipun modelnya terbatas untuk pengujian, mereka masih bisa bekerja [17]
a. Pengumpulan kebutuhan
Klien  dan  pengembang  saling  mencirikan  organisasi  dari  keseluruhan  pemrograman, mengenali semua kebutuhan, dan kerangka kerangka kerja yang akan dibangun pada Gambar 4.
Pimpinan Mengelola User Mengelola Bahan Baku Mengelola Laporan Melihat Laporan Log In Melakukan Permintaan Bahan Baku Admin Gudang Staff Produksi Gambar 4. Use Case Diagram
b. Merancang Mock-up
Menurut  deskripsi  yang  diusulkan  menggunakan  diagram  UML,  hasilnya  akan diimplementasikan dalam bentuk Mock-up menggunakan perangkat lunak whimsical . Berikut adalah desain Mock-up yang telah dirancang pada Gambar 5.
Gambar 5. Mock-up Dashboard
Gambar  4  adalah  desain Mock-up untuk  menampilkan  peringatan  FEFO.  Saat  bahan  baku masuk ke gudang, data akan diinputkan dan semua data berdasarkan tanggal kadaluarsa akan disimpan dalam database. Setiap bahan baku dengan tanggal kadaluarsa yang berbeda akan disesuaikan dalam database .

## 3.2 Pembahasan
Untuk melakukan pengujian pada formulasi ABC pada sistem perlu dilakukan perhitungan, berikut merupakan contoh perhitungan kolom satu:
1) Total Pendapatan = 𝑃𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛  × 𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑒𝑟𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑑𝑎𝑝𝑎𝑡𝑎𝑛
𝑃𝑒𝑛𝑑𝑎𝑝𝑎𝑡𝑎𝑛 = 50 𝑥 𝑅𝑝. 12700
= 635000
2) Urutan pendapatan yang memiliki biaya terbesar ke biaya terkecil;
3) % Pendapatan = ( 𝑅𝑝.635.000 1.639.706.601 × 100% ) = 52%.
Kesimpulannya dapat dikatakan akurat, dikarenakan perhitungan yang dibuat telah sesuai dengan ketentuan formulasi klasifikasi ABC. Persentase kumulatif dari setiap bahan baku dapat menghasilkan kelas yang sesuai dengan persentase.

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian yang dilakukan di Gudang bahan baku dodol adalah bahwa hasil dari perancangan proses bisnis gudang bahan baku disesuaikan dengan sistem FEFO, sehingga memastikan setiap barang yang keluar dan masuk sesuai dengan penerapan pada gudang bahan baku. Selain itu, sistem keputusan pengadaan barang diprioritaskan dengan menggunakan klasifikasi ABC. Selanjutnya, sistem informasi gudang yang telah dirancang  sesuai  dengan  rancangan mock-up dalam  pemodelan prototype yang  disesuaikan  dengan  proses bisnis yang telah dirancang menggunakan diagram UML dengan rancangan use case diagram. Sistem informasi ini  dapat  diakses  oleh  tiga  user  yaitu  admin  gudang,  staff  produksi,  dan  pimpinan,  dengan  hak  akses  yang berbeda. Dari hasil rancangan proses bisnis dan juga perancangan mock-up tersebut, dihasilkan sebuah sistem informasi  gudang  bahan  baku.  Sedangkan  saran  untuk  penelitian  selanjutnya  diharapkan  dalam  melakukan penelitian terkait pengemasan dan pengiriman bahan baku dari gudang di PT. X, terkait tata letak penyimpanan dan sistem informasi proses bisnis sampai pada database.

## REFERENSI
[1] E. Djuwendah and A. Mujaddid, “Pengembangan Strategi Bisnis Dodol garut Menggunakan Kanvas Model  Bisnis  (Studi  Kasus  pada  PD  Katineung  Kabupaten  Garut),” Jurnal  Ilmu  Pertanian  dan Peternakan , vol. 7, pp. 1–11, 2019.
[2] N. Hidayati, “Penggunaan Metode Waterfall Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan,” Generation Journal , vol. 3, no. 1, pp. 1–10, 2019.
[3] Indrayani  and  Maulidahniar,  “Pengaruh  Penerapan  Sistem  Informasi  Akuntansi  Terhadap  Kualitas Output  Sistem  Informasi  Akuntansi  dan  Sistem  Pengendalian  Internal  Pada  Perusahaan  BUMN Pengguna  Sistem  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  di Kota  Lhokseumawe,” Jurnal  Telaah  dan Riset Akuntansi , vol. 10, no. 2, pp. 119–138, 2017.
[4] C. Naya and D. Sutowo, “Perancangan Sistem Informasi Inventory Data Mapping Berbasis Web Di Pt. Trimitra Chitrahasta,” Jurnal SIGMA , vol. 9, 2018.
[5] W.  W.  Widiyanto,  “Analisa  Metodologi  Pengembangan  Sistem  Dengan  Perbandingan  Model Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan Waterfall Development Model, Model Prototype, Dan Model Rapid Application Development (Rad),” Jurnal Informa Politeknik Indonusa Surakarta ISSN , vol. 4, no. 1, pp. 34–40, 2018.
[6] M. Elkoutbi and R. K. Keller, “User interface prototyping based on UML scenarios and high-level petri nets,” Lecture Notes in Computer Science (including subseries Lecture Notes in Artificial Intelligence and Lecture Notes in Bioinformatics) , vol. 1825, pp. 166–186, 2000, doi: 10.1007/3-540-44988-4_11.
[7] Desi,  “Implementasi  Sistem  Informasi  Skripsi  Pada  Stikom  Dinamika  Bangsa  Jambi,” Jurnal Processor , vol. 15, no. 2, pp. 105–113, 2020, doi: 10.33998/processor.2020.15.2.870.
[8] A. F. Wijaya and M. I. Rakhmawati, “Analysis and Design of Restaurant Information System using Unified  Modeling  Language,” Sisforma , vol. 6, no. 1, pp. 23–27, 2019, doi: 10.24167/sisforma.v6i1.2210.
[9] V.  A.  Z.  Sodikin,  Reni  Amaranti,  and  Djamaludin,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen Gudang  PT.  X,” Jurnal  Riset  Teknik  Industri ,  vol.  1,  no.  1,  pp.  58–67,  2021,  doi: 10.29313/jrti.v1i1.141.
[10] M. B. Deressa, T.  B. Beressa, and A. Jemal, “Analysis of Pharmaceuticals Inventory Management Using ABC-VEN Matrix Analysis in Selected Health Facilities of West Shewa Zone, Oromia Regional State, Ethiopia,” Integrated Pharmacy Research and Practice , vol. Volume 11, pp. 47–59, 2022, doi: 10.2147/iprp.s354810.
[11] F. Sembiring, D. P. Sari, D. Sukmawan, A. Permana, and M. J. F, “Penerapan Metode First Expired First  Out  (FEFO)  pada  Sistem  Informasi  Gudang,” INTEGRATED  (Information  Tecknology  and Vocational Education) , vol. 1, no. 2, pp. 19–25, 2019.
[12] C. Arifin, G. W. Pamudji, and T. Wijayanti, “Analisis Pengendalian Persediaan Obat Kategori AV Dengan Metode ABC, VEN Dan EOQ Di Instalasi Farmasi Rumah Sakit X 2018,” Jurnal Farmasi Indonesia , vol. 20, no. 1, pp. 24–31, 2023.
[13] S. Hastari, A. R. Pudyaningsih, and P. Wahyudi, “Penerapan Metode EOQ dalam Pengendalian Bahan Baku Guna Efisiensi Total Biaya Persediaan Bahan Baku,” Jurnal Manajemen Dan Kewirausahaan , vol. 8, no. 2, pp. 169–180, 2020, doi: 10.26905/jmdk.v8i2.4030.
[14] R. Cahya Pratiwi, C. Iswahyudi, and R. Yuliana Rachmawati, “Sistem Manajemen Persediaan Barang Dagang Menggunakan Metode Safety Stock Dan Reorder Point Berbasis Web (Studi Kasus: Art Kea Centro Plaza Ambarrukmo Yogyakarta),” Jurnal SCRIPT , vol. 7, no. 2, pp. 213–222, 2019.
[15] A. Jawad and Y. Mauluddin, “Analisis Perbandingan Supply Bahan Baku Karet Untuk Produk Rubber Ring  Di  Cv  Mandala  Logam  Utama,” Jurnal  Kalibrasi ,  vol.  14,  no.  1,  pp.  7–12,  2016,  doi: 10.33364/kalibrasi/v.14-1.325.
[16] F.  Hamidy,  “Pendekatan  Analisis  Fishbone  Untuk  Mengukur  Kinerja  Proses  Bisnis  Informasi  E- Koperasi,” Jurnal Teknoinfo , vol. 10, no. 1, p. 11, 2016, doi: 10.33365/jti.v10i1.12.
[17] Syarifah,  Chairullah  Naury,  and  Wahyuni  Nurindah  Sulistiyowati,  “Perancangan  Prototype  Sistem Informasi Repository Skripsi Berbasis Web Di UNA’IM Yapis Wamena Papua,” SATESI: Jurnal Sains Teknologi dan Sistem Informasi , vol. 2, no. 1, pp. 25–31, 2022, doi: 10.54259/satesi.v2i1.682.