## PELAKSANAAN KEARSIPAN OLEH BAGIAN KESEKRETARIATAN DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN CIAMIS

## DELLA YORIANA
Email : adelpasha23@yahoo.com Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Galuh Ciamis Jln. R.E. Martadinata No.150 Ciamis
ABSTRAK
Penelitian  Ini  dilatarbelakangi  oleh  kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  khususnya  di Bidang Kearsipan, dan belum Memadainya Fasilitas Khusus untuk Kearsipan. Rumusan masalah penelitian  ini  adalah:  1)  Bagaimana  pelaksanaan  kearsipan  oleh  bagian  kesekretarian  di  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis?, 2) Bagaimana hambatan-hambatan yang dihadapi  dalam  pelaksanaan  kearsipan  oleh  Bagian  Kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis?, 3) Bagaimana upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi hambatan-  hambatan  dalam  pelaksanaan  kearsipan  oleh  Bagian  Kesekretariatan  di  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis?.
Desain  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif  dengan pendekatan  kualitatif.  Adapun  sumber  data  dalam  penelitian  ini  adalah  informandan  dokumen. Teknik  pengumpulan  datadalam  penelitian  ini  adalah  studi  kepustakaan,  studi  lapangan (observsi/wawancara),  serta  studi  dokumentasi.  Teknik  pengolahan/analisis  data  yang  digunakan adalah  data  reduction  (reduksi  data),  data  display  (penyajian  data)  dan  conclusion drawing/verification (verifikasi data).
Berdasarkan  hasil  penelitian,  dapat  disimpulkan  bahwa:  1)pelaksanaan  kearsipan  oleh bagian  kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamis  belum berjalan  secara  optimal,  2)  hambatan  yang  dihadapi  dalam  pelaksanaan  kearsipan  oleh  bagian kesekretariatan  berupa  kurangnya  pemahaman  dan  kepedulian  pegawai  terhadap  arsip, terbatasnya ruangan  serta  fasilitas  dan  kelengkapan  penataan  arsip,  serta  belum  adanya  pegawai khusus  untuk  menangani  arsip,  3)  upaya  yang  dilakukan  guna  mengatasi  hambatan-hambatan dalam  pelaksanaan  kearsipan  berupa  meningkatkan  pemahaman  dan  kesadaran  pegawai  dalam pelaksanaan  kearsipan,  meningkatakan  sarana  dan  prasarana  serta  fasilitas  untuk  menunjang penataan arsip, dapat dilakukan dengan memperluas ruangan.

## Kata Kunci:Pelaksanaan Kearsipan

## I.  PENDAHULUAN
Arsip  memiliki  banyak  kegunanaan,  baik untuk  organisasi  ataupun  masyarakat,  untuk mendapatkan  informasi  dan  data  yang  akurat. Dalam  organisasi,  pelaksanaan  kearsipan  harus dijalankan  dengan  baik  sesuai  dengan  sistem yang  digunakan.  Apabila  pelaksanaan  kearsipan didukung oleh pegawai yang memiliki kemampuan  profesional,  sarana  atau  fasilitas penunjang  pelaksanaankearsipan  yang  memadai, dan  dana  yang  tersedia  dan  mencukupiuntuk pemeliharaan  arsip  tersebut,  makapelaksanaan organisasi tersebut akan berjalan lancar.
Setiap waktu,
organisasi ataupun perusahaan akan menghasilkan dokumen- dokumen,  surat-surat  dan  semua  hal  yang  akan berhubungan  dengan  kearsipan,  yang  merupakan sebagai  alat  pengingat  apabila  dibutuhkan.  Oleh sebab  itu  di  dalam  suatu  organisasi,  arsip mempunyai  peran  yang  sangat  penting  dalam mencapai  tujuan  dari  organisasi  tersebut.  Sejak dulu  hingga  sekarang,  arsip  masih  memegang
peranan  penting  untuk  berkembangnya  suatu organisasi.
Keamanan dan keselamatan arsip membutuhkan  perhatian  yang  khusus,  banyak kesulitan yang timbul karena kurang terpeliharanya arsip. Sering terjadinya arsip yang rusak,  atau  tidak  terjaminnya  keamanan  arsip didalam organisasi akan menghambat berjalannya kelancaran aktivitas dalam organisasi. Oleh karena itu, kegiatan penyimpanan  arsip  harus  benar-benar  dipelihara dan dilakukan dengan baik.
Sehubungan  dengan  uraian-uraian  di  atas, dan  berdasarkan  observasi  yang  telah  dilakukan oleh  penulis  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamis,  maka ditemukan permasalahan-permasalahan yang berkaitan  dengan  pelaksanaan  kearsipan  yang belum  terlaksana  secara  optimal.  Hal  tersebut dapat dilihat dari indikator sebagai berikut:
1. Kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  Khusus di Bidang Kearsipan
Contohnya: masih adanya pegawai
kesekretariatan  yang  belum  mendapatkan pendidikan  dan  pelatihan  tentang  kearsipan, sehingga latar belakang pendidikan pegawai kesekretariatan  tidak  sesuai  dengan  bidang kearsipan.  Hal  ini  dapat  dilihat  dalam penyusunan  arsip  atau  penyimpanan  arsip yang belum baik.
2. Belum  Memadai  Fasilitas  Khusus  untuk Kearsipan Contohnya:  Fasilitas  khusus  kearsipan belum  memadai.  Masih  banyak  arsip-arsip yang  tidak  memiliki  tempat  semestinya, sehingga  keamanan masih belum layak. Hal ini  dapat  dilihat  dari  adanya  kertas-kertas yang  seharusnya  disimpan  di  map  besar, namun  karena  map  tersebut  tidak  cukup, maka  setelahdilakukan  pencarian  arsip  sulit dirapikan  kembali,  karena  tempatnya  yang tidak  memadai.Selain  itu,  lemari  untuk menyimpan  arsip  sudah  tidak  cukup  dan dipenuhi debu.
Berdasarkan  fokus  penelitian  tersebut, untuk mempermudah proses  penganalisaan terkait  dengan  permasalahan  di  atas,  maka selanjutnya  disusun  rumusan  masalah  dalam penelitian ini, yaitu  sebagai berikut: 1)
Bagaimana  pelaksanaan  kearsipan  oleh  Bagian Kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis?, 2) Bagaimana  hambatan-hambatan  yang  dihadapi dalam  pelaksanaan  kearsipan  oleh  Bagian Kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  dan
Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamis?,  dan  3)
Bagaimana  upaya-upaya  yang  dilakukan  guna mengatasi hambatan-hambatandalam pelaksanaan kearsipan oleh Bagian
Kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis?.

## II. LANDASAN TEORITIS

## 1.  Pengertian Arsip
Pengertiap  arsip  dari  beberapa  ahli berbeda-beda  sesuai  dengan  pandangan  masing- masing, seperti menurut sedarmayanti  (2015: 32) bahwa:
Kata arsip meliputi 3 pengertian, yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola  dan  menyimpan  kumpulan naskah atau dokumen.
2. Pengertian Arsiparis Menurut Peraturan Menteri
Pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi Negara  Republik  Indonesia  No.  48  Tahun  2014
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis, bahwa:
Arsiparis  adalah  seseorang  PNS  yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan  serta  mempunyai  fungsi,  tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan  kearsipan  yang  diangkat  oleh pejabat  yang  berwenang  di  lingkungan lembaga  negara,  pemerintahan  daerah, pemerintahan  desa  dan  satuan  organisasi perguruan tinggi negeri.
3. Jenis Arsip
Adapun  Jenis  arsip  menurut  Sugiarto  dan Wahyono (2015:13):
1. Jenis Arsip menurut subyek atau isinya:
a. Arsip  keuangan,  contoh:  laporan keuangan,  bukti  pembayaran,  daftar gaji,  bukti  pembelian,  surat  perintah membayar dan sebagainya.
b. Arsip kepegawaian,contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan  pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan,  daftar  pelanggan,daftar harga dan sebagainya.
d. Arsip  pendidikan,  contoh:  kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir siswa,rapor,  transkrip  mahasiswa  dan sebagainya.
e. Dan lain-lain.
2. Jenis Arsip menurut bentuk dan wujudnyaada bermacam-macam arsip yaitu: a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan,  surat  keputusan,  notulen rapat,  berita  acara,  laporan,  tabel  dan sebagainya.
b. Gambar,foto,peta
c. Compact Disk (CD), DVD
d. Pita rekaman
e. Mikrofilm
f. Disket, dan lain-lain
3. Arsip  menurut  fungsinya,  ada  dua  jenis arsip, yaitu :
a. Arsip  dinamis,  yaitu  arsip  yang masih  dipergunakan  secara  langsung dalam  kegiatan  perkantoran  sehari- hari.
b. Arsip  statis,  yaitu  arsip  yang  sudah tidak  dipergunakan  secara  langsung dalam  kegiatan  perkantoran  sehari- hari.
Menurut Maryati (2014:117) jenis-jenis arsip menurut  keperluannya  dibedakan  menjadi  3 macam, yaitu:
a. Arsip  aktif,  yaitu  arsip  yang  masih dalam  proses  penyelesaiannya  atau arsip  yang  sering  dikeluarkan  untuk keperluan tertentu.
b. Arsip  pasif,  yaitu  arsip  yang  jarang digunakan,  karena  sudah  selesai diproses,  hanya  kadang-kadang  saja masih diperlukan.
c. Arsip  abadi,  yaitu  arsip  penting  dan berlaku untuk selamanya.
4. Fungsi dan Peranan Arsip peranan  arsip  menurut  Sedarmayanti (2015 : 43) adalah sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan  atau  alat  pembuktian  (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer  kegiatan  suatu  organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan  informasi  kegiatan  ilmiah lainnya.
5. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:71): Pemeliharaan  arsip  adalah  usaha  penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih  mempunyai  nilai  guna,  untuk  dapat memelihara  arsip  dengan  baik,  perlulah diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip  dan  cara  pencegahannya.  Dengan  kata lain usaha ini sering disebut dengan preventif. Penggunaan  dan  pemeliharaan  arsip  dinamis menurut  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun 2009  tentang  kearsipan  Pasal  42  adalah sebagai berikut:
(1)   Pencipta  arsip  wajib  menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
(2)   Pencipta  arsip  pada  lembaga  negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi  negeri  dan  BUMN  dan/atau
BUMD  membuat  daftar arsip  dinamis berdasarkan  2  (dua)  kategori,  yaitu arsip terjaga dan arsip umum. (3)   Pencipta  arsip  sebagaimana  dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan,  keamanan  dan  keselamatan
arsip  dinamis  yang  masuk  dalam kategori arsip terjaga.
(4)  Ketentuan  lebih  lanjut  mengenai  tata cara  membuat  daftar  arsip  dinamis dan menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dinamis
sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (2) dan  ayat  (3)  diatur  dalam  peraturan kepala ANRI.
6. Penataan dan Penyimpanan Arsip Sedarmayanti (2015:93) menyatakan bahwa: Yang  dimaksud  dengan  sistem  penataan  arsip atau archief  system (bahasa  Belanda)  atau biasa  juga  disebut  dengan filling  system (bahasa  Inggris)  adalah  kegiatan  mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan  yang sistematis  dan  logis,  menyimpan  serta merawat  arsip  untuk  digunakan  secara  aman dan ekonomis.
7. Peminjaman dan Pengamanan Arsip
Kemudian penjelasan mengenai peminjaman  arsip  dapat  dijelaskan  oleh  Sugiarto dan Wahyono (2015:79): Keluarnya  arsip  dari  tempat  penyimpanan disebabkan  oleh  kegiatan  peminjaman  dan kegiatan
pelayangan.
Kegiatan
peminjaman,  yaitu  keluarnya  arsip  karena dipinjam  oleh  pihak  lain,  baik  sesama karyawan,  pimpinan  ataupun  yang  lain. Dengan  demikian  terjadi  pemindahan tangan  dari  pihak  yang  bertanggungjawab atas arsip kepada pihak yang menggunakan arsip  tersebut.  Karena  terjadi  perpindahan tangan dan secara otomatis terjadi perpindahan tanggungjawab atas keberadaan suatu arsip maka pihak petugas yang  bertanggungjawab  akan  arsip  harus melakukan atau cara yang lain.
Selanjutnya  dijelaskan  oleh  Sedarmayanti (2015:78):
Pengamanan  arsip  ialah  usaha  penjagaan agar  benda  arsip  tidak  hilang  dan  agar  isi atau  informasinya  tidak  sampai  diketahui oleh  orang  yang  tidak  berhak.  Petugas arsip  harus  mengetahui  persis  mana  saja arsip  yang  sangat  vital  bagi  organisasinya, mana  arsip  yang  tidak  terlalu  penting, mana  arsip  yang  sangat  rahasia,  dan sebagainya.

## 8. Penyusutan Arsip
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009  tentang  kearsipanPasal  49  mengenai penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
Penyusutan  arsip  sebagaimana  dimaksud dalam pasal 40 ayat (2) huruf c meliputi:
(1) Pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit pengelolah ke unit kearsipan.
(2) Pemusnahan  arsip  yang  telah  habis retensi  dan  yang  tidak  memiliki  nilai guna  dilaksanakan  sesuai  dengan ketentuan peraturan perundang- undang; dan
(3) Penyerahan  arsip  statis  oleh  pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Kemudian Sugiarto  dan  Wahyono (2015:97)  mengemukakan  bahwa  mengenai metode pemusnahan arsip sebagai berikut:
a. Seleksi,  untuk  memastikan  arsip- arsip yang akan dimusnahkan.
b. Pembuatan  daftar  jenis  arsip  yang akan dimusnahkan (daftar
pertelaan).
c. Pembuatan  berita  acara pemusnahan arsip.
d. Pelaksanaan pemushan dengan saksi-saksi.

## III. METODE PENELITIAN
Desain  penelitian  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif  dengan pendekatan  kualitatif,  karena  penelitian  ini bertujuan  memperoleh  pemaparan  yang  objektif dan  mengungkapkan  gambaran  masalah  yang terjadi  pada  saat  penelitian  ini  berlangsung, khususnya  mengenai  pelaksanaan  kearsipan  oleh bagian  kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ciamis. Informan  dalam  penelitian  sebanyak  9  orang. Adapun teknik pengumpulan datandalam penelitian  ini  adalah  studi  kepustakaan,  studi lapangan  (observasi  dan  wawancara)  dan  studi dokumentasi.  teknik  pengolahan/analisis  data dalam
penelitian ini adalah data
reduction(reduksi  data),  data  display  (penyajian data) dan conclusion drawing/verivikation
(verifikasi data)

## IV.  PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
1. Pelaksanaan kearsipan oleh bagian kesekretariatan  Di  Dinas  Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Ciamis
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah penulis lakukan dengan beberapa informan, maka dilakukan  pembahasan  mengenai  Pelaksanaan kearsipan  oleh  bagian  kesekretariatan  Di  Dinas Kependudukan  Dan  Pencatatan  Sipil  Ciamis. Untuk  lebih  jelasnya  dapat  dilihat  dalam pembahasan sebagai berikut:
1. Menghimpun,mengklasifikasi, menyusun,menyimpan,  dan  memelihara
arsip  berdasarkan  sistem  yang  berlaku, baik  arsip yang  bersifat  kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan
Berdasarkan  hasil  penelitian,  dalam  hal menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan  dan  memelihara  arsip  berdasarkan sistem  yang  berlaku,  baik  arsip  yang  bersifat kedinasan  maupun  arsip  pribadi  pimpinan  yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan teridentifikasi masih dilaksanakan dengan kurang teratur  dan  secara  sederhana,  masih  belum dilakukannya  kegiatan  menyimpan,  menyusun dan  pemeliharaan  arsip  dengan  berdasarkan sistem  yang  berlaku,  meskipun  sudah  mendapat himbauan  dari  kepala  sub  bagian  umum  dan kepegawaian.
Pemaparan  diatas  dapat  dijelaskan  oleh Sugiarto dan Wahyono (2015:45) bahwa:Sistem  penyimpanan  adalah  sistem yang  dipergunakan  pada  penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan  dokumen  tersebut  sewaktu- waktu dibutuhkan. Berdasarkan uraian diatas,penulis berpendapat  bahwa  dalam  melakukan  kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan,  dan  memelihara  arsip  berdasarkan sistem  yang  berlaku,  baik  arsip  yang  bersifat kedinasan  maupun  arsip  pribadi  pimpinan  sudah mendapat  himbauan  dari  kepala  sub  bagian umum  dan  kepegawaian,  namun  kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan  dan  memelihara  arsipmasih  belum teratur, padahal dengan adanya sistem penyimpanan yang berlaku, maka dapat mempermudah proses penemuan dokumen sewaktu-waktu dibutuhkan.
2. Menciptakan  suatu  sistem  penataan  arsip yang baik
Berdasarkan  hasil  penelitian  ditemukan bahwa  usaha  dalam  menciptakan  suatu  sistem penataan arsip yang baik di bagian kesekretariatan  masih  belum  optimal.  Hal  ini dikarenakan  belum  adanya  kelengkapan  untuk menunjang  penataan  arsip  yang  sesuai  dengan kebutuhannya  sehingga  belum  mengacu  pada sistem penataan arsip yang baik.
Pemaparan  diatas  dapat  dijelaskan  oleh Sedarmayanti (2015:136) bahwa:
Yang  dimaksud  dengan  sistem  penataan arsip  atau archief  system (bahasa Belanda)  atau  biasa  juga  disebut  dengan filling  system (bahasa  Inggris)  adalah kegiatan  mengatur  dan  menyusun  arsip dalam  suatu  tatanan  yang  sistematis  dan logis,  menyimpan  serta  merawat  arsip
untuk  digunakan  secara  aman  dan ekonomis.
Berdasarkan  uraian  diatas  dapat  diketahui bahwa  usaha  untuk  menciptakan  suatu  sistem penataan  arsip  yang  baik  di  lokasi  penelitian  ini masih  belum  optimal,  hal  ini  dapat  dilihat  dari belum  adanya  kelengkapan  untuk  menunjang penataan arsip yang sesuai dengan kebutuhannya, sehingga  belum  mengacu  pada  sistem  penataan arsip  yang  baik.  Sedangkan  berdasarkan  teori dapat diketahui  bahwa penataan arsip merupakan kegiatan  mengatur  dan  menyusun  arsip  dalam suatu  tatanan  yang  sistematis  dan  logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
3. Menggandakan dan melayani peminjaman arsip Berdasarkan  hasil  penelitian  diketahui bahwa  proses  menggandakan  dan  melayani peminjaman  arsip  yang  terdiri  dari  pelayanan penggandaan arsip, adanya pelayanan peminjaman  arsip  di  lokasi  penelitian  masih belum  berjalan  secara  optimal,  karena  belum adanya  pegawai  khusus  untuk  melakukan pelayanan  penggandaan  arsip  dan  peminjaman arsip.  Arsip  merupakan  dokumen  penting  yang nantinya  akan digunakan kembali oleh organisasi tersebut,  sehingga  tidak  sembarang  orang  yang dapat  melaksanakan  pelayanan  peminjaman  dan penggandaan arsip. Karena itu, hal ini membutuhkan orang yang mampu mengendalikan kegiatan tersebut dengan baik. Pemaparan  diatas  dapat  dijelaskan  oleh Sugiarto dan Wahyono (2015:79): Keluarnya  arsip  dari  tempat  penyimpanan disebabkan  oleh  kegiatan  peminjaman  dan kegiatan pelayangan. Kegiatan
peminjaman  yaitu  keluarnya  arsip  karena dipinjam  oleh  pihak  lain,  baik  sesama karyawan,  pimpinan  ataupun  yang  lain. Dengan  demikian  terjadi  pemindahan tangan  dari  pihak  yang  bertanggungjawab atas arsip kepada pihak yang menggunakan arsip  tersebut.  Karena  terjadi  perpindahan tangan dan secara otomatis terjadi perpindahan tanggungjawab atas keberadaan suatu arsip maka pihak petugas yang  bertanggungjawab  akan  arsip  harus melakukan atau cara yang lain.
Berdasarkan  uraian  diatas  bahwa  dalam menggandakan  dan  melayani  peminjaman  arsip dapat  dijelaskan  bahwa  belum  adanya  pegawai khusus  yang  bertanggung  jawab  melaksanakan penggandaan  dan  peminjaman  arsip  sehingga proses penggandaan dan peminjaman arsip hanya dilakukan dengan cara yang sederhana,
berdasarkan teori bahwa karena terjadi perpindahan  tangan  dan  secara  otomatis  terjadi perpindahan  tanggungjawab  atas  keberadaan suatu arsip maka pihak petugas yang bertanggungjawab  akan  arsip  harus  melakukan cara yang lain.
4. Mencatat  dan  menyimpan  pidato  serta peristiwa  penting  yang  terjadi  setiap hari,lengkap  dengan  tanggal  kejadiannya, agar dapat menemukan atau mempertimbangkan kembali bila diperlukan Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui  bahwa  mengenai  adanya  kegiatan pencatatan  peristiwa  penting  yang  terjadi  setiap hari  lengkap  dengan  tanggal  kejadiannya  yaitu dengan dicatat dalam buku agenda. Hal ini belum terlaksana  dengan  baik  karena  pegawai  bagian kesekretariatan  belum  terlalu  peduli  pada kegiatan  mencatat  peristiwa  penting  yang  terjadi setiap  harinya  sehingga  tidak  seluruh  kejadian dapat dilaporkan dan dicatat dalam buku agenda.
Pemaparan diatas  dikemukakan  oleh Barthos (2015: 5):
Kenyataan  di  bidang  kearsipan  belum mendapatkan  perhatian  yang  wajar  dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu  untuk segera  memberikan petunjuk  kerja  yang  praktis,  bagaimana seharusnya  arsip-arsip  tersebut  diterima dan dipergunakan kembali.
Pelayanan  penggandaan  dan  peminjaman belum  terlaksana  dengan  baik  karena  belum  ada pegawai  khusus  yang  bertanggungjawab  untuk mengendalikan  keluar  dan  masuknya  arsip, sehingga  orang  yang  membutuhkan  arsip  baik untuk  kebutuhan  intern  maupun  ekstern  hanya dilakukan  dengan    secara  sederhana  dan  tidak untuk  sembarang  orang.Secara  teoritis,  karena terjadi  perpindahan  tangan  maka  secara  otomatis terjadi perpindahan tanggungjawab atas keberadaan  suatu  arsip,  sehingga  tidak  bisa sembarangan untuk meminjam arsip.
Berdasarkan  uraian  diatas  dapat  diketahui bahwa terkait proses menggandakan dan melayani  peminjaman  arsip,  belum  ada  pegawai khusus yang bertanggungjawab dalam melaksanakan  penggandaan  dan  peminjaman arsip, sehingga proses penggandaan dan peminjaman  arsip  hanya  dilakukan  dengan  cara yang  sederhana,  Secara  teoritis,karena  terjadi perpindahan  tangan  maka  secara  otomatis  terjadi perpindahan  tanggungjawab  atas  keberadaan suatu  arsip,  sehingga  pihak  petugas  yang bertanggungjawab mengenai arsip harus melakukan atau cara yang lain.
5 . Mengadakan  pengontrolan  arsip  secara periodik  agar  dapat  memahami  seluruh media informasi yang ada dan mengajukan  saran  untuk  mengadakan penyusutan serta pemusnahan arsip Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa mengenai kegiatan pengontrolan arsip  secara  periodik  masih  belum  optimal.  Ini disebabkan  oleh  kurangnya  pemahaman  pegawai dalam  melakukan  pengontrolan,  penyusutan  dan pemusnahan  berdasarkan  tugas  dan  fungsinya masing-masing,  sehingga  pegawai  masih  merasa kesulitan dalam melakukan kegiatan tersebut. Hal ini  dapat  dilihat  dari  banyaknya  arsip  yang kurang terawat dengan baik dan menumpuk.
Pemaparan diatas  dapat  dijelaskan  oleh Sugiarto dan Wahyono (2015:86) bahwa:
“Penyusutan  arsip  merupakan  kegiatan mengurangi  jumlah  arsip  yang  dikelola melalui  kegiatan  pemindahan,  penyerahan ke pihak lain dan pemusnahan”. Dapat  dilihat  berdasarkan  teori  diatas bahwa pengontrolan, penyusutan
dan pemusnahan arsip di bagian kesekretariatandalam kegiatan pengontrolan, penyusutan
dan pemusnahan  arsip  belum  dilakukan  berdasarkan sistem  yang  berlaku,sehingga  belum  dapat terlaksana  secara  optimal.Karena  pemahaman yang  dimiliki  sebagian  pegawai  masih  kurang, maka  masih  banyak  arsip  yang  belum  diproses dengan  baik  seperti  dalam hal  kegiatan pemindahan, penyerahan arsip, dan pemunahan.
2. Hambatan-hambatan  Yang  Dihadapi Dalam  Pelaksanaan  Kearsipan  Oleh Bagian  Kesekretariatan di Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil
Kabupaten Ciamis Untuk  dapat  menganalisis  hambatan- hambatanpelaksanaan  kearsipan  oleh  bagian kesekretariatan di Kependudukan
Dan Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamis,  berikut ini  pemaparan  yang  mengacu  kepada  lima dimensi pelaksanaan kearsipan:
1. Masih belum teraturnya kegiatan mengidentifikasi  arsip  yang  dilakukan oleh bagian kesekretariatan.
2. Kurangnya  pemahaman  yang  dimiliki oleh  pegawai  bagian  kesekretariatan dalam pelaksanaan kearsipan.
3. Kurangnya  fasilitas  untuk  menunjang penataan arsip yang baik.
4. Masih  kurangnya  tanggung  jawab pegawai bagian kesekretariatan terhadap arsip yang seharusnya mendapatkan pemeliharaan secara rutin.
5. Tidak adanya arsiparis untuk
menangani arsip. 3. Upaya-Upaya  yang  Dilakukan  untuk Mengatasi  Hambatan-hambatan  dalam pelaksanaan kearsipan di Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten Ciamis 1. Meningkatkan pemahaman dan kesadaran  pegawai  dalam  mengelola arsip  dengan  mengingatkan  pegawai akan  tugas  dan  tanggung  jawab  yang dimiliki. 2. Meningkatkan sarana dan prasaranaserta fasilitas untuk
menunjang penataan arsip.
3. Dapat  dilakukan  dengan  memperluas ruangan  agar  ada  tempat  khusus penyimpanan  arsip  dan  menambah fasilitas  untuk  menunjang  penataan arsip.

## V. KESIMPULAN DAN SARAN

## 1. Kesimpulan
Berdasarkan  pembahasan  hasil  penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan kearsipan oleh bagian kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  Dan Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamis  belum berjalan secara optimal.
2. Hambatan  yang  dihadapi  dalam  pelaksanaan kearsipan  oleh  bagian  kesekretariatan  di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil
Kabupaten Ciamis berupakurangnya pemahaman dan kepedulian pegawai
terhadap  arsip,  terbatasnya  ruangan  serta fasilitas  dan  kelengkapan  penataan  arsip  dan belum adanya pegawai khusus untuk menangani arsip.
3. Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi hambatan-hambatan dalam pelaksanaankearsipan oleh Bagian
Kesekretariatan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamisberupa meningkatkan  pemahaman  dan  kesadaran pegawai  dalam  mengelola  arsip.  Hal  ini dilakukan  dengan  meningatkan  kesadaran pegawai akan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki.  Selanjutnya  dengan  meningkatkan sarana  dan  prasarana  serta  fasilitas  untuk menunjang  penataan  arsip.  Hal  ini  dapat dilakukan  dengan  memperluas  ruangan  agar ada  tempat  khusus  penyimpanan  arsip  dan menambah fasilitas untuk menunjang penataan arsip.
2. Saran
Melihat  dari  kesimpulan  penelitian  yang dikemukakansebelumnya,  maka  beberapa  saran atau  rekomendasi  sebagai  bahan  pertimbangan dalam  mengoptimalkan  kinerja  pelaksanaan kearsipan  oleh  bagian  Kesekretariatan  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Ciamis,  yang  dapat  diuraikan  dalam  bagian  ini yaitu sebagai berikut:
1. Mengajukan  permohonan  untuk  merevonasi ruangan  agar  lebih  luas,  dan  menambahkan fasilitas khusus kearsipan, sehingga pegawai bagian  kesekretariatan tidak  kesulitan  dalam mengelola arsip baik dari kegiatan penataan, penyimpanan ataupun pelayanan penggandaan  arsip.  Selain  itu  arsip  yang berada  di  ruang  kerja  kantor  tidak  akan berserakan.
2. Untuk menghadapi hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kearsipan seperti kurangnya  pemahaman  yang  dimiliki  oleh pegawai bagian kesekretariatan, maka
sebaiknya  pegawai  bagian  kesekretariatan disarankan  untuk  mengikuti  pelatihan  dan pendidikan mengenai pengelolaan kearsipan agar arsip yang ada di bagian
kesekretariatan  dapat  dikelola  dengan  lebih baik. 3. Agar upaya yang dilakukan untuk
menghadapi hambatan-hambatan dalam
pelaksanaan kearsipan oleh bagian
kesekretariatan berjalan dengan baik, alangkah baiknya bagi bagian kesekretariatan  Dinas  Kependudukan  dan
Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Ciamis  untuk merekrut  Arsiparis  untuk  melaksanakan kegiatan khusus kearsipan.

## DAFTAR PUSTAKA
Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono.  2015.
Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: GAVA MEDIA. Rasto.2015. Manajemen Perkantoran.Bandung : ALFABETA, CV. Riduwan.  2015. Skala  Pengukuran  Variabel- Variabel Penelitian. Bandung:Alfabeta.
Sedarmayanti.2009. Dasar-dasar  Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sedarmayanti.2015. Tata  Kearsipan  Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju
Sugiyono.  2014. Metode  Penelitian  Kuantitatif, Kualitatif,
dan R&D . Bandung:
ALFABETA, CV.
The  Liang  Gie.  2009.  Administrasi  Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty,Yogyakarta. Dokumen :
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur Negara  Dan  Reformasi  Birokrasi  Republik Indonesia  Nomor  48  Tahun  2014  Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis.