## RANCANGAN SISTEM KONTROL MANAJEMEN PERSEDIAAN TOKO BINTANG TERANG

## Cathalina Halim
Program Studi Administrasi Bisnis, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung cathalinahalim@gmail.com

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  sistem  kontrol  manajemen  persediaan  Toko  Bintang  Terang.  Penelitian  ini menggunakan pendekatan kualitatif yang berfokus pada masalah persediaan yang dihadapi Toko Bintang Terang. Analisis data  menggunakan  MIT  90’s  Framework  dan  Data  Flow  Diagram.  Sumber  data  berasal dari  hasil  wawancara  dengan pemilik  dan  manajer  toko  serta  hasil  observasi.  Hasil  penelitian  menunjukkan  terdapat  4  kelompok  kegiatan  yang berhubungan  dengan  sistem  pengontrolan  persediaan  yaitu  perencanaan  toko,  pembelian,  pergudangan,  dan  logistik. Sistem usulan untuk perencanaan toko berupa pengkategorian persediaan berdasarkan 3 faktor yaitu pergerakan barang, selera konsumen dan event. Sistem pembelian dikategorikan ke dalam 2 proses yaitu sistem pemesanan melalui telepon dan melalui salesman yang datang ke toko. Sistem gudang perlu menerapkan stock opname yang belum dilakukan selama ini serta sistem logistik yang dapat membantu perusahaan menghemat biaya dan meningkatkan pelayanan ke konsumen serta pelanggannya. Adapun sistem ini dapat berjalan optimal apabila owner dan manajer toko melakukan pengawasan dan pengecekan proses  manajemen persediaan  secara rutin  seperti  melakukan pengkategorian barang per bulan,  stock opname sebulan sekali, dan mengecek pengeluaran logistik apakah sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan atau tidak.
Kata Kunci: Sistem Kontrol Manajemen Persediaan, Kerangka Kerja MIT 90's, Data Flow Diagram

## ABSTRACT
This  study  aims  to  design  an  inventory  management  control  system  at  Toko  Bintang  Terang.  This  research  uses  a qualitative approach of the Toko Bintang Terang. Data analysis tools use MIT 90's Framework and Data Flow Diagrams. Data sources come from interviews with owners and managers and also observations. The results showed that there were 4  groups  of  activities  related  to  the  inventory  control  system  namely:  store  planning,  purchasing,  warehousing,  and logistics. The proposed system for store planning is in the form of inventory categorization based on 3 factors, namely movement of goods, consumer tastes, and events. The purchasing system is categorized into 2 processes ordering systems such as by telephone or salesmen who come to the store. The warehouse system needs to implement stock opname that has not been done so far as well as a logistics system that helps companies save costs and improve services to customers. This  system  can  run  optimally  if  store  owners  and  managers  carry  out  routine  monitoring  and  checking of  inventory management processes such as categorizing goods per month, operating inventory every month, and checking logistics whether it is in accordance with the planned budget or not.
Keywords: Inventory Management Control System, MIT 90's Framework, Data Flow Diagram

## PENDAHULUAN
Perkembangan  ritel  di  Indonesia  kini semakin  semarak,  hal  ini  dapat  dilihat  dari meningkatnya penjualan industri ritel sebesar 10% pada  tahun  2016  (Julianto,  2016).  Penggolongan bisnis  ritel  di  Indonesia  dapat  dikategorikan berdasarkan  sifatnya,    yaitu    ritel    yang    bersifat tradisional   atau   konvensional   dan   yang bersifat modern. Menurut Soliha (2008), ritel yang bersifat tradisional  adalah  sejumlah  pengecer  atau pedagang  eceran  yang  berukuran  kecil  dan sederhana, misalnya toko-toko kelontong, pedagang  eceran  yang  berada  di    pinggir    jalan, pasar  tradisional  dan  lain  sebagainya.  Kelompok
bisnis ritel ini memiliki modal yang sedikit dengan fasilitas  yang  sederhana.  Ritel  modern  adalah sejumlah pedagang eceran atau pengecer berukuran  besar,  misalnya  dengan  jumlah  gerai yang  cukup  banyak  dan  memiliki  fasilitas  toko yang  sangat  lengkap  dan  modern.  Ritel  modern sebenarnya  merupakan  ritel  tradisional  yang mengaplikasikan  konsep  modern,  pemanfaatan teknologi  dan  mengikuti  perkembangan  gaya hidup  masyarakat  serta  menata  barang  secara profesional yang membuat konsumen merasa lebih nyaman (Dondys, 2009).
Di  sisi  lain,  perkembangan  industri  ritel tidak  sejalan  dengan  menyusutnya  toko  ritel tradisional  sebesar  8%  per  tahun,  sedangkan  ritel
modern  tumbuh  31,4%  per  tahun  (Sudiaman, 2016).  Hal  ini  dikarenakan  ritel  tradisional  kalah bersaing  dengan  ritel  modern  yang  mempunyai kelebihan antara lain harga yang kompetitif, sistem jaringan yang lebih bagus, pelayanan, kenyamanan dalam berbelanja serta sistem distribusi yang lebih baik, sedangkan ritel tradisional di Indonesia masih bermasalah dengan internal pasar seperti buruknya manajemen pasar, sarana dan prasarana pasar yang sangat minim (Fauza, 2017).
Toko  Bintang  Terang  merupakan  salah satu  ritel  tradisional  yang  harus  bersaing  dengan toko modern dalam menyediakan barang perkakas rumah  tangga  dengan  menawarkan  harga  yang lebih  murah,  adapun  barang  yang  ditawarkan seperti  peralatan  mandi,  makan,  dan  dapur.  Toko Bintang  Terang  mengalami  kerugian  yang disebabkan oleh 2 hal utama yaitu (1) out of stock dan (2) kehilangan barang.
Out of stock sering terjadi karena pemilik tidak  mengetahui  stok  di  gudang  dan  tidak  tepat dalam melakukan pembelian barang. Hal ini terjadi dikarenakan :
1. Tidak adanya peramalan penjualan yang berasal dari  analisis  penjualan.  Hal  ini  terjadi  karena catatan penjualan selama ini hanya berupa nota yang  tidak  terintegrasi  dengan  pencatatan persediaan  sehingga  pemilik  sulit  mengetahui barang yang sudah terjual.
2. Tidak  adanya  pencatatan  persediaan  yang akurat  dikarenakan  barang  yang  keluar  dari gudang  tidak  dicatat.  Hal  ini  menyebabkan barang  sering  diduga  habis  padahal  masih tersedia di gudang, dan sebaliknya.
3. Tidak adanya pengkategorian barang
menyebabkan perencanaan pembelian menjadi kurang  tepat  dan persediaan  barang  di  gudang sulit  untuk  dikontrol  oleh  pemilik  karena penyimpanan barang tidak teratur.
Di samping itu, kehilangan barang terjadi karena pegawai sering mencuri barang saat proses keluar  masuk  barang,  namun  pemilik  tidak mengetahuinya  dengan  cepat,  mungkin  sebulan setelahnya  dan  tidak  dapat  diketahui  pelakunya juga.  Menurut  Bapak  Atat  hal  ini  terjadi  karena kurangnya  pengawasan  stok dan  keterlambatan informasi yang mengakibatkan kerugian bagi toko. Dalam  hal  ini,  Toko  Bintang  Terang  ingin  bisa
mengetahui  jumlah  stok  barang  di  gudang  agar kebutuhan  konsumen  selalu  terpenuhi  dan meminimalisir  pencurian  barang  yang  akhirnya bisa diketahui pelakunya.
Jenis  informasi  dan  sistem  kontrol  dalam mengambil  keputusan  sangat  diperlukan  untuk menentukan  persediaan.  Jika  pemilik  tidak mempunyai  informasi  mengenai  barang  yang keluar dan masuk, terutama saat sedang menangani konsumen,    hal  ini  memberikan  kesempatan  bagi para  karyawan  yang  ingin  mencuri  untuk mengambil  barang-barang  tanpa  sepengetahuan pemilik.  Oleh  sebab  itu,  Toko  Bintang  Terang membutuhkan sistem kontrol manajemen persediaan  untuk  memberikan  informasi  terkait tingkat  persediaan  dan  adanya  SOP  ( Standard Operating Procedure ) persediaan untuk mengontrol para pegawai. Sistem kontrol manajemen  persediaan  ini  sebagai  alat  untuk mengawasi  kegiatan  toko  retail  dengan  cara mencatat jumlah  persediaan  barang,  menganalisis persediaan,  mengatur  gudang  dan  membimbing perilaku  manajer  dan  karyawannya  melalui  SOP yang ditetapkan.
Tidak Ada Pencatatan Penjualan Database Penjualan Database Pembelian Database Persediaan Tidak Ada Analisis Penjualan Tidak Forecast Penjualan Tidak Ada Perencanaan Pembelian Tidak Tepat Melakukan Pembelian Kekurangan Barang (Out of Stock) Kehilangan Barang SOP Persediaan Kerugian Tidak Ada Kontrol Pegawai Tidak Ada Pengecekan Barang (stock opname) Tidak Ada Pengkategorian Produk Tidak Mengetahui Stok Barang Penyimpanan Barang Tidak Teratur Tidak Ada Pencatatan Persediaan (komputerisasi) Tidak Ada Pencatatan Pembelian Database Barang Tidak Ada Analisis Persediaan
Gambar 1. Identifikasi Masalah Menggunakan Business Challenge Bundle (Wieringa & Heerkens, 2003; Gunawan,
2012)

## KAJIAN PUSTAKA
Inventory management (Manajemen

## Persediaan)
Pemilik  toko  dan/atau  pedagang  adalah orang  pertama  yang  berperan  dalam  manajemen persediaan  (Panigrahi,  Mishra,  Samantaray,  & Jena,  2021).  Manajemen  persediaan  meliputi aktivitas  pemesanan  dimana  pemilik  toko  atau pedagang  perlu  menentukan  sejumlah  pesanan produk  dalam  jumlah  yang  tepat  dan  waktu  yang tepat (Orobia, Nakibuuka, Bananuka, & Akisimire, 2020). Persediaan perlu diperhatikan dengan baik karena  kesalahan  dalam  menentukan  (memilih persediaan  dapat  berdampak  pada  kerugian finansial dan ketidakpuasan pelanggan. Persediaan yang  terlalu  besar  akan  menghasilkan  biaya persediaan  yang  lebih  tinggi  (Panigrahi,  Mishra, Samantaray,  &  Jena,  2021)  sehingga  modal mengendap dan mengganggu keuangan perusahaan.  Persediaan  yang  terlampau  banyak juga  dapat  menyebabkan  persediaan  menjadi usang, rusak atau hilang akibat pencurian (Orobia, Nakibuuka, Bananuka, & Akisimire, 2020). Di sisi lain, persediaan yang rendah akan mempengaruhi tingkat  penjualan  (pendapatan)  dan  mengganggu kepuasan  pelanggan  sehingga  hubungan  dengan pelanggan  tidak  berjalan  dengan  baik  serta menyebabkan  penggunaan  mesin  tidak  optimal (Orobia,  Nakibuuka,  Bananuka,  &  Akisimire, 2020). Persediaan harus dirancang untuk mengurangi  biaya  inventaris dan  memaksimalkan tingkat layanan pelanggan. Oleh sebab itu, pemilik toko  dan  pedagang  perlu  mempertahankan persediaan yang efektif pada waktu dan lokasi yang tepat  dengan  biaya  dan  intensitas  waktu  yang sesuai.  Pengaturan  persediaan  tidak  terlepas  dari keputusan pembelian. Dalam menentukan pembelian,  pemilik  dan/atau  pedagang  perlu mempertimbangkan  faktor  biaya,  faktor  kualitas, faktor  waktu,  faktor  responsif  pembelian  dan pemeliharaan.  Di  samping  itu,  manajemen persediaan juga sangat dipengaruhi oleh kesalahan manusia ( human-error ) terutama apabila aktivitas di  dalam  manajemen  persediaan  melibatkan banyak tenaga kerja (Panigrahi, Mishra, Samantaray, & Jena, 2021).

## Sistem Manajemen Pengendalian (Management Control Sytems)
Sistem manajemen pengendalian bertujuan untuk  meningkatkan  efektivitas  operasional  serta meningkatkan  kerjasama  dan  kreativitas  pegawai (Kimura  &  Mourdoukoutas,  2000).  Aktivitas sistem  manajemen  pengendalian  terdiri  dari memonitor, melacak, memperkuat dan mengumpan balik  ( feedback ) pekerjaan di dalam organisasi  sehingga  dapat  meningkatkan  hasil kinerja  ( outcomes ).  Dalam  merancang  sistem manajemen pengendalian, perusahaan perlu menentukan faktor kunci keberhasilan ( key success factors )  mereka.  Faktor  kunci  keberhasilan  ini perlu  diuraikan  menjadi  komponen  yang  terukur sehingga dapat mengukur kualitas kinerja.  Setelah ditentukan,  faktor  kunci  keberhasilan  perlu  di sosialisasikan  ke  seluruh  anggota  organisasi (Agyemang & Broadbent, 2015).
Di  dalam  penelitian  ini,  sistem  kontrol manajemen berfokus pada sistem kontrol manajemen persediaan. Sistem kontrol manajemen persediaan berorientasi pada efektivitas manajemen  dalam  menjaga  persediaannya  agar dapat memenuhi tingkat penjualan dan meminimalisir biaya persediaan (gudang) (Orobia, Nakibuuka,  Bananuka,  &  Akisimire,  2020; Agyemang & Broadbent, 2015). Dalam merancang sistem kontrol manajemen persediaan, perusahaan perlu  membuat  prosedur  perencanaan  persediaan yang dapat dijadikan pedoman bagi pegawai untuk bertindak, sistem yang dapat membantu perusahaan untuk merencanakan persediaan, serta dapat  digunakan  untuk  melacak  kinerja  pegawai dan perusahaan (Panigrahi, Mishra, Samantaray, & Jena, 2021)
Adapun sistem kontrol manajemen dalam penelitian  ini  berupa  SOP  ( Standard  Operating Procedure ) yang digambarkan melalui DFD ( Data Flow  Diagram ).  SOP  Ini  terdiri  dari  SOP  fisik dimana  melibatkan  aktivitas  fisik  individu  serta SOP  pemograman  yang  merupakan  prosedur pemograman yang terdiri dari data-data yang perlu diolah secara komputerisasi sehingga menghasilkan informasi bagi perusahaan. Adapun SOP  pemograman  ini  akan  didukung  dengan tampilan user-interface .

## METODOLOGI

## Tipe penelitian
Berdasarkan proses penelitiannya, penelitian  ini  dapat  dikategorikan  sebagai penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif umumnya dilakukan apabila masalah penelitian belum jelas, adapun  hal-hal  yang  dilakukan  dalam  penelitian kualitatif  antara  lain  memahami  makna  di  balik data  yang  tampak,  memahami  interaksi  sosial, memahami perasaan orang, mengembangkan teori, memastikan  kebenaran  data,  dan  meneliti  sejarah perkembangan  (Sugiyono,  2013).  Penelitian  ini mengolah  data  dan  informasi  yang  bersifat kualitatif,  yang  berasal  dari  hasil  wawancara  dan studi  dokumentasi  perusahaan  sehingga  diketahui bahwa Toko Bintang Terang menghadapi masalah dalam  mengelola  persediaannya.  Rancangan sistem  kontrol  manajemen  dibuat  berdasarkan studi  literatur  terdahulu  dan  analisis  mendalam terhadap prosedur kerja Toko Bintang Terang saat ini.

## Sumber data

## Data Primer dan Sekunder
Pada penelitian ini , data primer diperoleh dari  hasil  wawancara.  Data  sekunder  adalah informasi yang sudah ada dalam beberapa bentuk dan merupakan titik awal untuk pengumpulan data jenis  pertama.  Data  sekunder  terdiri  dari  sumber data  internal  dan  eksternal  perusahaan,  seperti database  dan  laporan  sebagai  informasi  internal serta survei pemerintah, informasi pesaing, internet dan  lainnya  sebagai  sumber  eksternal  (Sugiyono, 2013).  Pada  penelitian  ini  data  sekunder  berasal dari  data  perusahaan,  studi  dokumen  dan  studi literatur.

## Teknik Wawancara
Menurut  Esterbergh  (2002)  wawancara merupakan  pertemuan  2  orang  yang  bertukar informasi  dan  ide  melalui  tanya  jawab,  sehingga dapat  dikonstruksikan  makna  dalam  suatu  topic tertentu.  Adapun  teknik  wawancara  merupakan salah  satu  cara  yang  paling  efektif  untuk mengumpulkan  data  dalam  ilmu-ilmu  sosial (Lancaster,  2005).  Wawancara  yang  digunakan untuk meneliti Toko Bintang Terang menggunakan teknik  wawancara  semi  terstruktur  yaitu  jenis
interogasi yang tidak kaku, dilakukan secara tatap muka  serta  menggunakan  penjadwalan  terlebih dahulu.  Wawancara  berfokus  untuk  membahas mengenai  pertanyaan  yang  menghasilkan  banyak data.

## Teknik analisis data
Untuk  mengetahui cara kerja yang terjadi di  Toko  Bintang  Terang  peneliti  memakai MIT 90’Framework dan Data  Flow  Diagram karena dapat  mempermudah  menganalisis  sistem  yang baru  agar  Toko  Bintang  Terang  bisa  berjalan dengan  efektif  dan  efisien  sehingga  bisa memecahkan masalah yang ada dalam toko.

## MIT 90’ Framework
MIT  90’  Framework memiliki  7  element penting  terdiri  dari  strategi,  struktur,  proses manajemen,  peranan  dan  individual,  teknologi, faktor  eksternal  teknologi  dan  sosial-ekonomi. Organisasi  atau  toko  yang  bisa  berjalan  dengan baik pasti mempunyai infrastruktur teknologi (IT) dan  pastinya  harus  bisa  menunjang  keberhasilan organisasi atau toko tersebut. Oleh karena itu ke-7 elemen tersebut harus selaras. MIT 90’ Framework dibuat  untuk  memperbaiki  ketidakselarasan  yang ada di dalam sebuah organisasi maupun toko. Jika elemen  yang  satu  dengan  yang  lain  masih  belum selaras maka akan  mengganggu proses organisasi maupun toko tersebut.
Gambar  2  menunjukkan  hubungan MIT 90’Framework beserta penjelasan setiap elemennya :

## Gambar 2. Element MIT 90’ Framework Sumber : Levy & Powell (2005)
1. Strategy :  melihat  sejauh  mana  strategi  yang digunakan perusahaan saat ini dalam mengelola perusahaan  untuk  menghadapi  persaingan  di industrinya. Menurut Mintzberg's (1998) dalam
strategi  terdapat  penekanan  strategi  dengan istilah 10  schools  of  though yaitu Design School,  Planning  School,  Positioning  School, Entrepreneur School, Cognitive School, Learning  School,  Power  School,  Cultural School,  Environmental  School,  Conviguration School. Dimana  dipakai  2 schools  of  though untuk Toko Bintang Terang yaitu:
1. Planning  school menunjukkan  adanya langkah-langkah  yang  harus  diambil  untuk pelaksanaan  strategi.  Salah  satu  strategi yang diusulkan untuk Toko Bintang Terang dalam mengontrol persediaan.
2. Positioning  school menjelaskan  bagaimana pasar  dimata  orang  lain  atau  konsumen. Pada bagian ini diusulkan agar Toko Bintang Terang tetap memberikan harga yang murah dan  ongkos  kirim  gratis  sehingga  Toko Bintang  Terang  dianggap  sebagai  toko dengan harga termurah (terbaik di pasarnya).
2. Management  process :  bagaimana  karyawan sudah  dibagi  tugasnya  masing-masing  dan bagaimana cara kerjanya.
3. Structure :  peranan  atau  orang  yang  dianggap penting dalam toko tersebut yang bisa membuat cara kerja toko berjalan dengan lancer.
4. Individual  and  roles :  siapa  saja  partner  di dalam maupun di luar toko. Ada secara formal dan  informal  jika  formal  seperti  pemilik, manajer  dan  pegawai,  jika  informal  seperti pegawai yang memiliki kemampuan khusus.
5. Technology :  menilai  sejauh  mana  teknologi yang  digunakan  perusahaan  saat  ini  dan teknologi  apa  yang  dibutuhkan  kedepannya agar  dapat  mendorong  proses  bisnis  yang dijalankan.
6. External technology
environment
:
membandingkan  kecanggihan  teknologi  yang ada  di  lingkungan  luar  perusahaan  dengan kecanggihan teknologi yang ada di toko sendiri. 7. External social-economic environment :
menganalisa  bagaimana  perkembangan  yang terjadi  di  lingkungan  perusahaan  dapat mempengaruhi perkembangan bisnis.

## DFD (Data Flow Diagram)
DFD ( Data Flow Diagram ), berupa suatu diagram  atau  gambaran  dimana  peneliti  perlu membuat secara rinci agar sistem mudah dipahami, sehingga bisa membantu peneliti dalam menyusun sistem yang baru. DFD menggunakan notasi-notasi untuk  menggambarkan  arus  sistem  secara terstruktur di mana terdapat data masuk dan keluar dari  program  yang  nantinya  akan  menjadi  sistem informasi  Adapun  sistem  informasi  ini  bertujuan untuk  memberikan  informasi  pada  pihak  yang membutuhkan informasi (Sunyoto, 2014; Levy & Powell,  2005).  Terdapat  beberapa  level  dalam membuat DFD yaitu:
1. Diagram  Konteks  :  menggambarkan  satu lingkaran  besar  yang  dapat  mewakili  seluruh proses  yang  terdapat  di  dalam  suatu  sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam data flow diagram dan  biasanya  diberi  nomor  nol  (0). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram  konteks  berikut  aliran-aliran  data utama  menuju  dan  dari  sistem.  Diagram  ini sama  sekali  tidak  memuat  penyimpanan  data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
2. Diagram  Nol  (diagram  level-1):  merupakan satu lingkaran besar yang  mewakili lingkaran- lingkaran kecil yang ada didalamnya. merupakan pemecahan dari diagram konteks ke diagram  nol.  Di  dalam  diagram  ini  memuat penyimpanan data.
3. Diagram  Rinci:  merupakan  diagram  yang menguraikan  proses  apa  yang  ada  di  dalam diagram nol.
Berikut symbol-simbol yang dipakai untuk membuat DFD beserta fungsinya (lihat gambar 3).

## HASIL PENELITIAN
Dalam  bab  ini  akan  diketahui  bagaimana proses  bisnis  dan  solusi  permasalahan  dari  Toko Bintang Terang berdasarkan 2 teknik analisis data. Pertama,  dengan  membuat  MIT  90’Framework yang  memiliki  bagian-bagian  seperti strategy, structure,  management  process,  individual  & roles, technology, external social-economic environment dan externaltechnology environment. Awalnya  peneliti  harus  mengetahui  bagaimana external social-economic environment yang menjelaskan tentang faktor-faktor lingkungan luar, apa saja yang dapat mempengaruhi perkembangan bisnis  misalnya  seperti  pesaing  dan  target  pasar. Setelah  itu  menjelaskan strategy apa  yang  akan dipakai  untuk  mengetahui  kelebihan  apa  yang dimiliki  oleh  toko,  sehingga  bisa  membuat  Toko Bintang  Terang  bertahan  untuk  menghadapi persaingan, bahkan dapat memberi kemajuan bagi toko. Selanjutnya dibuat Individual & roles untuk mengetahui  siapa  dan  peran  penting  apa  yang dimiliki  oleh  beberapa  orang  yang  ada  di  dalam Toko Bintang Terang. Lalu structure yang dibuat didalamnya  harus  terkandung  siapa  saja  orang- orang  yang  berperan  sehingga  bisa  membuat prosedur toko berjalan dengan lancar. Management  process untuk  mengetahui proses  apa  yang  dilakukan  seperti  tugas  dan wewenang  setiap  orang  yang  terlibat  di  dalam Toko. Dan adanya Technology untuk menceritakan teknologi apa saja yang dimiliki oleh Toko Bintang Terang  yang  sampai  saat  ini  masih  belum  dapat mengatasi masalah yang ada di toko. Element MIT 90’ Framework yang terakhir External technology environment dibuat  untuk  mengetahui  teknologi apa yang harus dimiliki oleh Toko Bintang Terang kedepannya  dengan  melihat  dari  teknologi  yang dimiliki  oleh  toko  lain  tetapi  tidak  dimiliki  Toko Bintang Terang saat ini.
Teknik yang kedua dengan memakai Data Flow  Diagram (DFD).  Tujuan  dibuat  agar mengetahui  bagaimana  cara  kerja  Toko  Bintang Terang  saat  ini,  cara  mengelola  persediaan  agar tidak out  of  stock ,  cara  mengontrol  untuk meminimalisir  kehilangan  barang,  dan  rancangan sistem yang diusulkan untuk Toko Bintang Terang kedepannya  dengan  adanya  perubahan-perubahan
agar  toko  bisa  berjalan  lebih  baik  dari  yang sekarang.
Pada  tabel  1  merupakan  gambaran  Toko Bintang  Terang  saat  ini  dengan  membuat MIT 90’Framework yang diolah berdasarkan data.
Tabel 1. MIT 90’ Framework

## Sumber : Pengolahan Data, 2015

## Proses  Bisnis  dengan  menggunakan  MIT 90’Framework
External  social-economic  environment, merupakan suatu faktor dari lingkungan luar yang dapat  menunjang  keberhasilan  Toko  Bintang Terang.  Banyaknya  pesaing  membuat  toko  harus lebih  meningkatkan  kualitasnya.  Akan  tetapi, karena  toko  berada  di  kota  yang  terbilang  kecil, konsumen mudah untuk menjangkau Toko Bintang Terang.  Masyarakat  disana  umumnya  mencari sumber  yang  murah  dan  tidak  mementingkan kualitas  sehingga  toko  ini  memiliki  lebih  banyak pelanggan toko dan bukan perorangan.
Berdasarkan hasil  analisis  strategi 10 schools  of  strategy, strategi yang  sesuai  dengan toko ini adalah planning dan positioning . Strategy planning sangat berguna bagi perkembangan Toko Bintang Terang dalam hal pengontrolan persediaan yang  menjadi  masalah  sampai  saat  ini.  Dalam penelitian  ini,  akan  dibuatkan  daftar  perencanaan dalam mengontrol persediaan seperti pengkategorian  barang  dan  pengecekan  barang sehingga  tidak  terjadi  kehabisan  stok,  permintaan konsumen  terpenuhi  dan  tidak  ada  stok  berlebih. Strategy kedua adalah positioning , kelebihan toko ini adalah ia menjual beberapa barang yang tidak dijual  oleh  toko  lain  dan  bisa  memberikan  harga yang murah serta tidak memberikan ongkos kirim bagi  pelanggannya  membuat  posisinya  lebih  baik daripada pesaing. Hal ini membuat toko memiliki
position di mata pelanggan yaitu toko yang murah dan lengkap.
Pemilik  Toko  Bintang  Terang  (Atat) memiliki  peran  paling  penting  dalam  membuat keputusan  pembelian  dan  menentukan  tanggal pembayaran  piutang.  Karena  pengalamannya mengelola  toko  sebelum  ia  menikah,  ia  tidak terlalu  bingung  dalam  mencari  pelanggan,  karena sudah memiliki jaringan ke pelanggan dan supplier yang merupakan salah satu warisan dari ayahnya. Peran kedua terpenting adalah manajer operasional gudang (Pantjar) yang merupakan salah satu orang kepercayaan owner yang  bertugas  mengontrol persediaan di gudang.
Peran  struktur  dalam  Toko  Bintang Terang,  mulai  dari  yang  berperan  penting  sampai yang  biasa  saja  bagi  Toko  Bintang  Terang  yaitu terdiri dari owner dan atau manajer pemasaran luar kota,  manajemen  operasional  gudang,  manajer keuangan atau manajer SDM, manajer operasional toko, manajemen pemasaran dalam kota, administrasi, dan para pegawai baik supir, pelayan toko  maupun  pekerja  kasar.  Masing-masing memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, namun  ada  beberapa  yang  memegang  tanggung jawab  lebih  dari  satu.  Misalnya owner selain memutuskan  tentang  pembelian,  pembayaran utang, ia juga memasarkan barang dengan keliling diluar  kota  Cirebon.  Manajer  keuangan  selain melakukan  tugasnya  mengatur  keuangan,  ia  juga menjadi manajer SDM untuk merekrut karyawan.
Manajer  operasional  gudang  melakukan pemantauan  barang  yang  masuk  dari  pabrik, penempatan  barang  dan  mengecek  nota  kuantiti awal.  Manajer  operasional  toko  berperan  dalam menentukan  pemotongan  harga  yang  diberikan untuk  konsumen,  memantau  barang  yang  masuk dari  gudang,  dan  mengatur  penempatan  barang untuk  di  toko.  Manajer  pemasaran  dalam  kota tugasnya  mengirimkan  barang  ke  toko-toko  yang ada  di  dalam  Kota  Cirebon.  Sedangkan  bagian administrasi melakukan pengecekan jumlah kuantitas barang yang masuk ke toko dari gudang dan  mencatat  laporan  barang  yang  masuk  sesuai nota  yang  diberikan  dari  manajer  operasional gudang.
Technology yang  sudah  dimiliki  saat  ini oleh Toko  Bintang  Terang  yaitu  kalkulator  untuk
menghitung dan mesin fax untuk penerimaan surat delivery  order, nota  diskon,  surat  pemberitahuan harga baru.
External technology yang dapat dimanfaatkan  Toko  Bintang  Terang  antara  lain  : sistem  kontrol  manajemen  persediaan,  sistem penghitung limit  stock ,  mesin  pendeteksi  barang masuk  dan  keluar,  komputer, CCTV .  Sistem penghitung limit  stock memudahkan  manajer operasional gudang mengetahui sisa stok sehingga apabila stok habis, manajer gudang dapat langsung memberitahu owner agar  segera  melakukan pembelian.  Mesin  pendeteksi  barang  masuk  dan keluar  untuk  mengetahui  berapa  barang  yang masuk  dan  keluar  sehingga  dapat  langsung terdeteksi di monitor komputer. Hal ini digunakan untuk meminimalisir terjadinya tindakan pencurian.  Dikarenakan  Toko  Bintang  Terang masih  mempunyai  sistem  yang  manual  maka sangat  disarankan  adanya  sistem  komputer.  Jika Toko Bintang Terang sudah mempunyai komputer maka  akan  memudahkan  operasional  perusahaan seperti  pembuatan  laporan  dapat  menggunakan Microsoft Excel sehingga meminimalkan terjadinya kesalahan penghitungan dan pencatatan. Hal ini juga dapat memudahkan perusahaan dalam mengkategorikan barang. CCTV untuk memonitor gerak-gerik  orang  terutama  di  bagian  gudang sehingga tindakan pencurian bisa diketahui dengan cepat siapa pelakunya.
Cara kerja yang ada di dalam Toko Bintang Terang, owner melakukan  pemesanan  barang  ke pabrik dan memutuskan jumlah yang akan dibeli. Keputusan  pembelian  dilihat  karena  pergerakan barang (laku/tidak laku), dari selera konsumen dan melihat jika akan ada hari raya dalam waktu dekat. Kedatangan  barang  tergantung  dari  pabrik  itu sendiri, jika pabrik tersebut sedang tidak memiliki stok maka kedatangan barang mencapai 1 minggu, tetapi  jika  pabrik  memiliki  stok  barang  maka barang  datang  dalam  kurun  waktu  2  hari.  Setelah barang datang, manager operasional gudang mulai melakukan  pengecekkan  kuantitas  barang  sesuai dengan  nota  yang  diberikan  oleh  pabrik  dan mengatur  penempatan  barang  di  gudang.  Setelah selesai  melakukan  penyusunan  barang  maka bagian  gudang  tinggal  menunggu  pesanan pelanggan  atau  pesanan  barang  yang  akan
disimpan  di  toko.  Komunikasi  antara  toko  dan gudang mereka lakukan lewat telepon. Jika sudah ada  pesanan,  pekerja  kasar  di  gudang  mulai membantu  manajer  operasional  gudang  untuk memasukkan  barang  ke  mobil,  sesuai  pesanan yang sudah didata.
Jika toko butuh barang untuk disimpan di toko,  maka  biasanya  supir dari  gudang  datang  ke toko terlebih dahulu, sambil memberikan nota dari gudang  ke  bagian  administrasi  atas  perintah manajer operasional gudang. Saat barang masuk ke toko  bagian  manager  operasional  toko  mengatur penempatan  barang  di  toko,  sedangkan  bagian administrasi  melakukan  pengecekkan  kesesuaian antara  kuantitas  barang  yang  masuk  dengan  yang tertera  pada  permintaan  toko,  karena  akan  dibuat laporan sesudahnya.
Manajer  pemasaran  luar  kota  dan  dalam kota melakukan order keliling rutin sesuai dengan toko-toko  atau  minimarket  yang  telah  tercatat  di Toko Bintang Terang. Toko Bintang Terang dapat memperoleh  pelanggan  baru  atau  pesanan konsumen  baru  saat  sedang  melakukan  order keliling.  Setelah  barang  sampai  ke  pelanggan, pelanggan dapat mengajukan hutang kepada Toko Bintang  Terang  dan  akan  diberi  waktu  1  bulan untuk  melunasinya.  Bagian  manajer  keuangan yang  bertugas  untuk  menagih  piutang-piutang tersebut.  Setelah  itu  bagian  administrasi  kembali akan menyetor uang tersebut melalui bank.
Toko  Bintang  Terang  sebenarnya  tidak melakukan  pemasaran,  tetapi  pemasaran  terjadi melalui worth  of  mouth ,  dari  satu  pelanggan  ke pelanggan lain.  Toko  Bintang  Terang  memiliki manajer  pemasaran  baik  luar  kota  maupun  dalam kota,  tapi  bukan  diartikan  sebagai  pemasar, melainkan  hanya  sekedar  melakukan  order keliling,  namun  dari  order  keliling  tersebut manajer  pemasaran  terkadang  bisa  mendapatkan konsumen baru yang melakukan sales order .
Store  planning dilakukan  oleh owner . Owner memiliki  kewenangan  untuk  menentukan perencanaan pembelian baik jumlah maupun item barang  yang  dipesan. Owner juga  menentukan supplier mana yang akan dipilih.
Pengelolaan  gudang  dan  penerimaan barang menjadi tanggung jawab manajer operasional  gudang.  Manajer  operasional  gudang
akan  menerima  nota  beli  dari supplier ,  yang nantinya akan diberikan kepada bagian administrasi untuk diperiksa dan dicatat kesesuaiannya  dengan  pesanan  ke  supplier,  dan juga  mengontrol  persediaan  gudang  dari  barang masuk  sampai  barang  keluar  dari  pabrik  menuju pelanggan  atau  toko,  sekaligus  mengawasi karyawan gudang.
Manajer operasional toko berperan  dalam penjualan .  Jika customer menawar  harga,  maka manajer operasional toko yang berhak menentukan penawaran  harga  tersebut.  Manajer  operasional toko yang memiliki kewenangan untuk mengeluarkan surat permintaan keluar barang dari gudang.
Logistic dalam  hal  ini  peran  karyawan sangat  dibutuhkan  terutama  supir.  Manajer pemasaran  awalnya  menentukan  rute  yang  ingin dituju  serta  menghitung  perkiraan  bensin  yang akan  keluar.  Lalu  mengatur  supir  untuk diinformasikan jadwal dan tugasnya, apakah harus memberikan  surat-surat  kepada  konsumen  baik surat terima barang, nota jual atau menerima titipan pembayaran  dan  mungkin  melakukan  order keliling  bersama  manajer  pemasaran.  Setelah  itu baru  mengatur  pengantaran  barang  sampai  bisa dipastikan  semua  barang  sampai  ke  tangan customers.

## Data Flow Diagram

## Gambar 4. DFD Level 0 Toko Bintang Terang
Sumber : Pengolahan Data, 2015
Gambar  4  merupakan  manajemen  proses yang  terjadi  pada  Toko  Bintang  Terang.  Diawali oleh customers yang  melakukan sales  order dilanjutkan dengan sistem pengontrolan informasi yang  ada  di  dalam  Toko  Bintang  Terang,  sampai pada  akhirnya  Toko  Bintang  Terang  melakukan
purchase  order kepada supplier .  Lalu  setelah  itu supplier memberikan  nota  beli  kepada  Toko Bintang Terang dan melewati berbagai proses lain dan  pada  akhirnya  Toko  Bintang  Terang  bisa memberikan kembali nota jual ke konsumen.
Gambar 5. DFD Level 1 Toko Bintang Terang
Sumber : Pengolahan Data, 2015
Dari manajemen proses keseluruhan Toko Bintang  Terang  (DFD  level  0),  dibentuk  lebih terperinci DFD Level 1 yang menunjukkan peran- peran  penting  (bagian/divisi/departemen)  seperti ditunjukkan  pada  gambar  5.  Adapun  rancangan sistem  manajemen  kontrol  dalam  penelitian  ini berdasarkan  pada  proses  bisnis  tersebut.  DFD level selanjutnya (DFD level 2, DFD level 3, dst.) akan menjelaskan secara lebih detil terkait dengan usulan  sistem  manajemen  kontrol  Toko  Bintang Terang.

## DFD Store Planning
Gambar 6. DFD Level 2 Store Planning Sumber : Pengolahan Data, 2022
DFD store  planning seperti  ditunjukkan pada  gambar  6,  berguna  untuk    memudahkan owner dalam  menentukan  jenis  barang  yang hendak dibeli dan berapa jumlahnya. Pengkategorian barang dibuat berdasarkan 3 faktor yaitu  pergerakan  barang  ( slow-moving atau fast- moving product ), selera konsumen dan penggolongan  tanggal,  seperti  yang  bisa  dilihat pada gambar 7.
Gambar 7. DFD Level 3 Perencanaan Pengkategorian Persediaan Sumber : Pengolahan Data, 2022
Ketiganya akan dijelaskan lebih terperinci dalam  level  berikutnya  pada  gambar  8,  9,  dan gambar  10.  DFD  pengkategorian  barang  ini bermanfaat  agar  memudahkan owner untuk menilai  barang  mana  yang  seharusnya  dibeli kembali  dan tidak  atau  hanya  dibeli  sedikit, jenis dan/atau  merk  barang  mana  yang  harus  dibeli karena saat ini konsumen sedang menyukainya dan mana yang akan dibeli selanjutnya dalam  periode tertentu misalnya periode lebaran ( event ).
Gambar 8.  DFD Level 4 Pengkategorian Barang Sumber : Pengolahan Data, 2022
Gambar
8 menunjukkan proses pengkategorian  barang  di  Toko  Bintang  Terang berdasarkan lamanya waktu barang mengendap di gudang.  Lamanya  waktu  tersebut  dihitung  dari
selisih tanggal pembelian dengan tanggal penjualan  yang  didapat  dari  database  pembelian dan  database  penjualan.  Lamanya  waktu  tersebut menjadi  dasar  pengkategorian  barang  ke  dalam jenis barang fast-moving product atau slow moving product .  Pengkategorian  barang  dibagi  dalam  5 kelompok kategori yaitu :
Kategori A : < 1 minggu ( very fast-moving product ) Kategori B : 2 minggu ( fast-moving product ) Kategori C : 3 minggu ( normal product ) Kategori D : 1 bulan ( slow-moving product ) Kategori E : > 1 bulan ( very slow-moving product )
Tabel 2 menunjukkan tampilan layar hasil pengkategorian  barang.  Kolom  kode  barang  dan nama  barang  diperoleh  dari  database  barang, tanggal  masuk  diperoleh  dari  database  pembelian dan  tanggal  keluar  diperoleh  dari  database penjualan.  Kolom  selisih/hari  merupakan  kolom yang diinputkan rumus sehingga dapat menghitung selisih  antara  tanggal  masuk  dan  tanggal  keluar secara  otomatis  apabila  menggunakan  alat  bantu seperti microsoft excel. Kolom kategori juga dapat berupa kolom otomatis di mana apabila selisih hari kurang  dari  7  hari  akan  dikelompokkan  dalam kelompok  barang  A,  apabila  kurang  dari  14  hari akan  dikelompokkan  dalam  kelompok  barang  B, dan  seterusnya  (dapat  mengunakan  rumus  if  di excel).  Hasil  tampilan  layar  ini  menunjukkan bagaimana  kategori  barang  untuk  masing-masing kode  barang.  Dengan  adanya  pengkategorian barang ini, owner dapat mengantisipasi persediaan barang  misalkan  untuk  barang very  slow-moving , owner perlu  berhati-hati  apabila  melakukan pemesanan (pembelian), karena barang very slow- moving terjual  dengan  sangat  lama  yang  dapat menyebabkan death stock di Toko Bintang Terang.
Di samping itu, pencatatan dan perhitungan terkait barang yang masuk dan keluar akan  mempermudah  perusahaan  untuk  melacak barang  yang  hilang  atau  terselip.  Di  sisi  lain perhitungan  terkait  selisih  hari  (lamanya  waktu barang  mengendap)  maupun  pengkategorian barang dapat dilakukan secara manual namun akan menghabiskan waktu yang lebih lama dibandingkan  memanfaatkan software seperti microsoft  excel.  Selain  itu,  pengkategorian  ini perlu  dilakukan  secara  berkala,  karena perubahan pengkategorian  dapat  berubah  sewaktu-waktu
seperti dipengaruhi oleh tren.

## Tabel 2. Tabel Pengkategorian Barang Berdasarkan Pergerakan Barang
Kode Barang Nama Barang   Merek Tanggal Masuk Tanggal Keluar Selisih /Hari Kate- gori 336 Toples PSF 01-Apr-22  21-May-22 50 E 363 01-Apr-22  02-May-22 31 E 507 01-Apr-22  26-Jun-22 86 E BT020 Sikat Maspion 22-May-22  11-Jun-22 20 C BT024 23-May-22  11-Jun-22 19 C PTL16
Panci Tutup Luar Maspion 24-May-22 31-May-22 7 B PTL20 25-May-22 28-May-22 3 A PTL22 26-May-22  02-Jun-22 7 B PTL24 27-May-22 28-May-22 1 A PTL26 28-May-22  04-Jun-22 7 B 40 Ember  Diamond 05-Apr-22  15-Jun-22 71 E 50 05-Apr-22  10-Jun-22 66 E 60 05-Apr-22  13-Jun-22 69 E 12 Baskom Mawar WS 05-Apr-22  10-Jun-22 66 E 14 06-Apr-22  23-Jun-22 78 E
Sumber : Pengolahan Data, 2022

## Gambar 9. DFD Level 4 Menilai Selera Konsumen Sumber : Pengolahan Data, 2022
DFD  selera  konsumen  dibuat  untuk mengetahui  apa  yang  konsumen  sukai  baik  dari segi  merk,  jenis  barang,  bahan  baku  barang,  tren pasar dan harga. Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengecek permintaan pelanggan dari nota penjualan  setelah  itu  melakukan  pengecekkan merk,  jenis  barang  dan  bahan  baku  barang  yang biasanya  dipilih  oleh  pelanggan,  lalu  membuat total permintaan dari setiap kategori tersebut. Hasil pengolahan sistem terkomputersiasi akan menunjukkan  merk  dan  jenis  barang  teratas  yang
paling  diminanti  oleh  konsumen.  Gambar  10 berikut  menjelaskan  proses  pengelompokkan barang berdasarkan merek, jenis barang, dan jenis bahan baku yang disukai konsumen.

## Gambar 10. DFD Level 5 Pengecekan Jenis Barang Sumber : Pengolahan Data, 2022
Tabel  3  menunjukkan  hasil  pengolahan data yang dapat mendukung Toko Bintang Terang memperoleh  informasi  mengenai  barang  yang disukai konsumennya. Jika menggunakan software microsoft excel perusahaan dapat mengambil data di waktu tertentu (misakan bulan Juni tahun 2021), lalu  menggunakan  fungsi  sort  untuk  mengetahui barang dengan peminat tertinggi sampai terendah.

## Tabel 3. Tampilan Informasi Terkait Jenis Barang yang Disukai oleh Konsumen
Kode
Barang Merek Barang Jenis Barang Bahan Baku Qty 336 PSF Toples Plastik 170 363 PSF Toples Plastik 120 PTL16 Maspion Panci Tutup Luar Alumunium 109 PTL20 Maspion Panci Tutup Luar Alumunium 100 BT020 Maspion Sikat Plastik 80 40 Diamond Ember Plastik 70 12 WS Baskom Mawar Plastik 70 Sumber : Pengolahan Data, 2022
Setelah mendapatkan total merk dan jenis barang maka barulah melihat tren pasar saat ini dan membandingkan  harganya.  Barulah  perkiraan selera konsumen bisa diketahui dengan menghasilkan database selera konsumen.
Gambar 11. DFD level 4 Menilai Penggolongan Tanggal Sumber : Pengolahan Data, 2022
Perencanaan pembelian berdasarkan penggolongan  tanggal  ( event )  seperti  ditunjukkan pada  gambar  11  bertujuan  untuk  mempersiapkan tersedianya  barang  menjelang  hari  raya  tertentu atau  musim  tertentu.  Berawal  dari  pengecekan tanggal hari raya, lalu menginput hari raya dengan data event /hari  raya.  Setelahnya  melakukan pengecekan  penjualan  per  hari  raya  dari  data penjualan  tahun  sebelumnya. Owner harus membuat  pengelompokkan  hari  raya    yang  ramai serta menentukan item barang apa saja yang harus dipesan  dan  menentukan  berapa  jumlahnya berdasarkan  masing-masing  hari  raya.  Dari  situ bisa menghasilkan sebuah database penggolongan tanggal. Tabel 4 dan tabel 5 menunjukkan  contoh rencana  pembelian  per event berdasarkan  hasil pengolahan  data  Toko  Bintang  Terang  di  tahun sebelumnya.
Tabel 4.  Tabel Perencanaan Pembelian per Event
Sumber : Pengolahan Data dari Dokumen Perusahaan, 2015
Tabel 5. Table Perencanaan Pembelian Event per Total
Sumber : Pengolahan Data dari Dokumen Perusahaan, 2015
Gambar 12. DFD Level 3 Perencanaan Persediaan Sumber : Pengolahan data, 2022
Setelah  ketiganya  selesai  dibuat  (kategori berdasarkan  perputaran  barang,  selera  konsumen dan event/non-event ), jika digabungkan menghasilkan  database  kategori  persediaan,  yang akan  dipakai  untuk  membuat  perencanaan
pembelian  persediaan  yang  bertujuan  agar  selalu bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dan memenuhi ketersediaan barang.
Melakukan perencanaan pembelian diawali dengan melihat database kategori persediaan  yang  sudah  dibuat.  Lalu  keputusan pembelian harus dilihat juga berdasarkan sisa stok yang  ada  di  gudang  berdasarkan  database persediaan  di  gudang  dan  cek  apakah  ada sales order dari  database sales  order (bagian  dari database sales ). Owner juga harus memperkirakan penambahan jumlah persediaan untuk safety stoc k setelah  itu  barulah owner membuat  rencana pembelian  sesuai  dengan  keputusan  yang  dibuat yang menghasilkan database rencana pembelian.

## DFD Purchasing
Gambar 13. DFD level 2 Purchasing Lewat Telepon Sumber : Pengolahan data, 2022
Pembelian barang di Toko Bintang Terang dapat  dilakukan  dalam  2  cara  yaitu  pembelian lewat telepon dan salesman yang langsung datang ke toko baik salesman lama ataupun baru. Manfaat DFD pembelian lewat telepon atau salesman lama datang  ke  toko  yaitu  mengetahui  langkah  per langkah  prosedur  pemesanan  barang  di  Toko Bintang  Terang,  membuat  dan  menyimpan  data pembelian,  mendapatkan  promo  dan  bonus  serta membantu proses penjualan. Owner pasti melakukan pengecekan dari database perencanaan persediaan yang telah dibuat (seperti pada gambar 12), lalu mencari supplier , jika supplier memiliki
stok, owner langsung  melakukan purchase  order (PO)  dan  biasanya  beberapa supplier juga memberikan  informasi  adanya  promo  dan  bonus sehingga owner membuat  keputusan  ulang  dan setelah itu baru menginput data pembelian. Namun jika  ternyata supplier sedang  tidak  memiliki  stok biasanya  melakukan  pencatatan  notes  supplier terlebih  dahulu  untuk  dikonfirmasikan  kembali apakah barang yang ingin dipesan sudah ada atau belum.  Berikut  gambar  14  yang  menunjukkan notes supplier.
No Notes Supplies :
Salesman                : Tanggal : Kode Barang Nama Barang Qty
Gambar 14 . Notes Supplier
Sumber : Pengolahan data, 2022
Gambar 15. DFD Level 2 Purchasing melalui Salesman Baru yang Datang ke Toko Sumber : Pengolahan data, 2022
Beda halnya dengan salesman yang datang langsung  ke  toko,  bermanfaat  untuk  untuk menambah  relasi supplier dan  menambah  pilihan dan  produk  baru.  Awalnya owner menerima tawaran dari supplier , biasanya supplier memberian  katalog  barang  atau  beberapa  barang yang  dibawa  olehnya,  biasanya  owner  langsung memesan beberapa barang, atau menolaknya. Jika supplier  baru,  owner  tidak  akan  melihat perencanaan  pembelian.  Setelah  itu  jika  jadi membeli barang, owner akan melakukan penukaran  identitas  supplier  yang  akan  di input pada  database  supplier.  Selanjutnya  admin  akan menginput  daftar  pembelian  barang  dengan menggunakan  database  pembelian  dan  membuat
jurnal  pembelian  dengan  menghasilkan  database jurnal pembelian.

## Tabel 6. Tampilan untuk Memasukkan Data Supplier
Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon Salesma n S001 PT. Maspion Jl. XYZ no 1 123456 Doni Sumber : Pengolahan Data dari Wawancara, 2022

## DFD Warehouse
Gambar 17. DFD Level 2 Warehouse
Sumber : Pengolahan data, 2022
Setelah terjadi proses pembelian selanjutnya pabrik akan mengirimkan barang yang dipesan  oleh  Toko  Bintang  Terang  ke  bagian gudang,  dan  terjadilah  proses  barang  masuk. Kepala  gudang  akan  mengecek  barang  yang masuk, dan menunggu sampai terjadinya pesanan sejumlah  barang  dari  manajer  toko  atau  sampai terjadinya  penjualan.  Barang  yang  terjual  akan diserahkan ke bagian logistic untuk dikirimkan ke konsumen  atau  pelanggan.  Manfaat  adanya warehouse  adalah sebagai  tempat  penyimpanan barang  dari  barang  masuk  (dari  supplier)  hingga barang  keluar  (ke  konsumen  atau pelanggan)  dan tempat bongkar muat barang.
3 Purchasing 4.1.1 Cek kesesuaian (owner) Supplier 4.1.2 Cek Barang sesuai nota 4.1.3
Mengatur penempatan barang 4.1.4 Menginput data persediaan Persediaan gudang Rencana pembelian Nota Beli Rencana Pembelian 4.1.5 Buat Jurnal Persediaan 8 Accounting Jurnal
Persediaan
Gambar 18. DFD Level 3 Barang Masuk Sumber : Pengolahan Data, 2022
Gambar 18 menunjukkan proses terjadinya barang  masuk  yang  menambah  persediaan  Toko Bintang  Terang.  Proses  barang  masuk  terdiri  dari aktivitas  pengecekan  nota,  pengecekan  barang, penempatan  barang,  input  data  ke  database persediaan  gudang,  dan  input  data  ke  jurnal persediaan. Awalnya supplier memberikan  nota beli kepada manajer operasional gudang setelah itu manajer  operasional  gudang  memberikan  nota tersebut  ke owner untuk  diperiksa  kesesuaiannya antara data pembelian dengan nota yang diberikan oleh supplier , baru setelah itu manajer operasional gudang mengecek kesesuaian barang yang masuk dengan  nota,  lalu  mengatur  penempatan  barang. Selanjutnya  menginput  data  barang  masuk  ke database  persediaan  gudang  dan  membuat  jurnal persediaan.
Bagian  manajer  operasional  gudang mengatur  penempatan  barang  sesuai  dengan  area yang  sudah  dibagi  yaitu  area  barang  plastik  serta barang  alumunium  dan  barang  pecah  belah dijadikan  satu  tempat,  baru  setelah  itu  barang ditaruh sesuai dengan merk yang ada, lalu mencatat lokasi  penempatan  barang  dengan  menggunakan kode  tempat.  Manfaat  dilakukannya  penempatan barang  agar  mempermudah  pencarian  dan pengambilan  barang  sesuai  pesanan,  efisiensi dalam proses pemuatan barang. Proses pembagian area dan pencatatan lokasi barang dilakukan sekali di  awal  atau  ketika  ada  barang  baru  yang  pada akhirnya  tidak  cukup  di  area  tertentu.  Proses pembagian  area  dan  pencatatan  lokasi  barang ditunjukkan pada gambar 19 di bawah ini. Tabel 7 menunjukkan  tampilan  pencatatan  lokasi  barang ketika  Toko  Bintang  Terang  telah  melakukan pembagian area barang. Gambar 20 menunjukkan rancangan tata letak ( layout ) penyimpanan barang di gudang Toko Bintang Terang.
4.1.2 Cek barang Sesuai nota 4.1.3.1 Pembagian area berdasarkan bahan baku 4.1.3.2 Pembagian area berdasarkan merk 4.1.3.3 Pencatatan lokasi 4.1.4 Menginput data persediaan gudang
Gambar 19. DFD Level 4 Mengatur Penempatan Barang Sumber : Pengolahan Data, 2022
Tabel 7. Tabel Penempatan Barang No Nama Barang Nama Merek Lokasi 1 Ember Komet star C15 2 Baskom Komet star C16 3 Kursi plastik Lion star C31 4 Folding hanger Lion star C41 5 panci maspion B21 6 dandang maspion B22 7 Sendok 303 pasific B51 8 piring lucky A31 9 Gelas SO9 firna A21 10 Gelas 1150 migy A12 Sumber : Pengolahan Data, 2022 Gambar 20. Lokasi Gudang Alumunium, Barang Pecah Belah
Sumber : Pengolahan Data dari Wawancara, 2015
Gambar 21. DFD level 3 Kontrol Persediaan Berkala Sumber : Pengolahan Data, 2022
Gambar 21 menunjukkan prosedur pengontrolan  persediaan  yang  dapat  dilakukan oleh  Toko  Bintang  Terang.  Kontrol  persediaan perlu  dilakukan  secara  berkala  minimal  sebulan sekali  oleh  manajer  operasional  gudang  dengan mengecek database persediaan gudang, mengecek barang  fisik  digudang  ( stock  opname), lalu mencocokan  laporan stock  opname dengan  data pembelian  dan  penjualan , apabila  ada  kesalahan maka  perlu  mengecek  terkait  kemungkinan pegawai  melakukan  pencurian  sehingga  perlu melakukan  analisis  pegawai.  Analisis  pegawai dilakukan  dengan menganalisis  kegiatan  apa  saja
yang  dilakukan  oleh  pegawai  dengan  mengecek database purchasing, sales, inventory gudang, dan database pegawai.
Di  sisi  lain,  selama  proses stock  opname ada  kemungkinan  ditemukan  barang  yang  rusak, barang yang rusak tersebut juga akan mengurangi jumlah  barang  di  database  persediaan  gudang. Apabila  ada  ketidakcocokan  antara  laporan stock opname ,  database  persediaan  gudang  atau  dari hasil  perhitungan  data  pembelian  dan  penjualan, maka  perusahaan  perlu  memperbaharui  database persediaan  gudang  sesuai  dengan  laporan stock opname ,  juga  mencatat  kerugian  keuangan  yang dihadapi  perusahaan  karena  barang  hilang  atau rusak tersebut. Adapun manfaat kontrol persediaan berkala antara lain mengetahui kuantitas dan jenis persediaan  barang  yang  tersedia  di  gudang, mengatasi  kehilangan  barang  baik  dari  tindak pencurian maupun kesalahan dalam bongkar muat. Tabel 8 menunjukkan laporan stock opname yang sebaiknya dibuat oleh manajer operasional gudang secara berkala.
Tabel 8. Laporan Stock Opname Gudang
Sumber : Pengolahan Data, 2015
Gambar 22. DFD Level 3 Barang Keluar Sumber : Pengolahan Data 2022
Gambar 22 menunjukkan prosedur barang keluar  apabila  terdapat  pesanan  sejumlah  barang yang  perlu  diantarakan  ke  konsumen  atau pelanggan.  Jika  manajer  operasional  gudang menerima  surat  perintah  keluar  barang  dari  toko maka selanjutnya pegawai pekerja kasar
melakukan  pemuatan  barang  sesuai  dengan  yang diperintah  oleh  manajer  operasional  gudang.  Saat terjadi  pemuatan  barang  manajer  operasional gudang  melakukan  pemantauan  pegawai  gudang sekaligus  mengontrol  barang  yang  keluar,  setelah itu  baru  menginput  data  penjualan  dan  barang keluar  dengan  database  penjualan  dan  database persediaan,  baru  membuat  jurnal  penjualan, menghasilkan database penjualan.

## DFD Logistic
Gambar 23. DFD Level 2 Logistik Sumber : Pengolahan Data, 2022
Dalam logistik diperlukan pengaturan rute, pengaturan  bensin  yang  harus  dikeluarkan, pengaturan  supir  yang  ditugaskan  dan  terakhir pengaturan  prosedur  pengantaran  barang  seperti yang  ditunjukkan  pada  gambar  23.  Manfaat prosedur logistic tersebut adalah  membantu  toko dalam  mendistribusikan  barang  sampai  ke  tangan konsumen.
Gambar 24. DFD Level 3 Atur Rute Sumber : Pengolahan Data, 2022
Proses  pengiriman  barang  oleh  logistik juga  dapat  dilakukan  bersamaan  dengan  manajer pemasaran yang melakukan order keliling baik luar kota  maupun  dalam  kota.  Oleh  sebab  itu,  maka perlu  dilakukan  pengecekan  data  pelanggan  yang ingin  dituju,  berdasarkan  database  sales  dan database  konsumen  seperti  ditunjukkan  pada gambar  24.  Setelah  itu  menyusun  kota  apa  saja yang akan dilewati untuk manajer pemasaran luar kota lalu langkah selanjutnya nama jalan apa saja yang akan dilalui dengan menggunakan peta/rute, baru  langkah  selanjutnya  mengatur  bensin.
Tujuannya  untuk  mengirim  barang  tepat  waktu, menghemat bensin.
Gambar 25. DFD Level 3 Atur Bensin Sumber : Pengolahan Data, 2022
Pada  gambar  25,  dapat  dilihat  bahwa pengaturan  bensin  bisa  dilakukan  dengan  melihat jarak  kilometer  yang  ditempuh  berdasarkan database  jarak  kota  dan  database  kemampuan mobil  yang  digunakan.  Setelah  itu  baru owner memerintah  untuk  pengeluaran  mobil  dengan database  mobil  dan  selanjutnya  atur  supir. Tujuannya agar dapat menghemat biaya sehingga biaya bensin tidak terlalu besar.
Gambar 26. DFD Level 3 Atur Supir Sumber : Pengolahan Data 2022
Owner mengeluarkan  perintah  kepada supir, lalu memberikan informasi jadwal pengiriman.  Jika  supir  hanya  untuk  menagih piutang  maka owner memberikan  surat  terima barang,  lalu  setelahnya  owner  atau  manajer keuangan  akan  menerima  amplop  dari  supir. Namun jika ingin melakukan order keliling  maka manajer  pemasaran  dalam  kota  maupun  luar  kota mempersiapkan keberangkatannya dengan berdasarkan  database  konsumen, sales ,  dan sales order. Proses pengaturan supir seperti ditunjukkan gambar  26  dilakukan agar mempermudah melakukan pengiriman barang dan membantu toko
dalam menyampaikan surat-surat.

## Gambar 27. DFD Level 3 Atur Antar Barang Sumber : Pengolahan Data, 2022
Adanya  pengaturan  antar  barang  untuk memastikan  bahwa  pelanggan  sudah  menerima barang  serta  sudah  melakukan  pembayaran. Pengaturan  antar  barang  dilakukan  dengan mengkonfirmasi kepada pelanggan terlebih dahulu. Jika sudah menghubungi pelanggan, admin langsung membuat surat tanda terima barang yang masih kosong dan nantinya akan diberikan kepada pelanggan.  Setelah  itu  supir  biasanya  disuruh untuk memberikan surat tersebut kepada pelanggan  sekaligus  meminta  tanda  tangan pelanggan,  meminta  pelanggan  mengisi  tanggal terima  barang  dan  pelanggan  diberikan  nota  jual, serta menerima kembali surat bukti terima barang yang  sudah  ada  tanda  tangan  pelanggan  yang nantinya bagian manajer keuangan akan menerima dari supir.

## Tanggapan  Toko  Bintang  Terang  terhadap Sistem Kontrol Manajemen Persediaan
Modul sistem kontrol manajemen persediaan  dibuat  untuk  memudahkan  dalam memperoleh  tanggapan  owner  dan  manajer  Toko Bintang  Terang  mengenai sistem  yang  diusulkan, apakah  dapat  diterima  atau  tidak.    Modul menjelaskan manfaat atau tujuan apa saja yang bisa digunakan pada setiap sistem yang diusulkan.
Modul store  planning ,  responden  setuju dengan sistem pembuatan pengkategorian persediaan  yang  sebelumnya  belum  dilakukan, karena  memudahkan  dalam  pendataan  pembelian barang  yang  akan  dipesan,  contohnya  pada  event tertentu.
Modul purchasing dapat membantu untuk menambah  relasi  ke  supplier  serta  membantu
dalam  penambahan  kuantit  persediaan  dan  fariasi produk.
Modul warehouse, repsonden  menyetujui terutama dengan adanya sistem kontrol persediaan sangat berguna untuk masalah yang dihadapi Toko Bintang Terang sampai saat ini baik kontrol untuk kehilangan  barang  atau  pengontrolan  untuk  sisa stok  di  gudang.  Responden  juga  menyetujui adanya aktivitas barang masuk dan barang keluar dengan  memberikan  saran  dalam  penambahan manfaat  adanya  2  proses  dapat  membuat mengetahui  bagaimana  hubungan  antara  supplier dengan  Toko  Bintang  Terang  dan  tanggapan pelanggan terhadap Toko Bintang Terang.
Modul logistic sistem  yang  diusulkan seperti  atur  rute,  atur  bensin,  atur  supir  dapat membantu meminimalkan biaya yang dikeluarkan (biaya  bensin)  dan  membantu  toko  dalam pendistribusian barang.
Berikut  modul-modul  yang  dibuat  untuk mengetahui  manfaat  apa  saja  yang  dibuat  dan bagaimana  respon  dari  para  pihak  toko.  Adapun respon  dengan  kode  S  menunjukkan  bahwa responden setuju sedangkan kode TS menunjukkan respon terhadap modul tidak setuju.

## Modul Dfd Store Planning
Gambar 28. Modul dan Tanggapan atas Usulan Store Planning Sumber : Pengolahan Data, 2022

## Modul Dfd Purchasing
Gambar 29. Modul dan Tanggapan atas Usulan Purchasing
Sumber : Pengolahan Data, 2022

## Modul Dfd Warehouse
Gambar 30. Modul dan Tanggapan atas Usulan Warehouse
Sumber : Pengolahan Data, 2022

## Modul Logistik
Gambar 31. Modul dan Tanggapan atas Usulan Logistik Sumber : Pengolahan Data, 2022

## KESIMPULAN
Berikut
merupakan kesimpulan berdasarkan penelitian yang ada :
1. Untuk  mengatasi  stok  yang  habis,  diperlukan database kategori  persediaan  dan database rencana  pembelian  agar  setiap  melakukan pembelian  untuk  stok  barang  di  gudang  tidak kelebihan atau tidak kekurangan, dan juga bisa membeli sesuai dengan apa yang terjadi saat itu, misalnya  sesuai event,  tren  (minat) atau konsumen/pelanggan.  Di  sisi  lain,  pengolahan data  terkait  pengategorian  barang  untuk store planning perlu  dilakukan  secara  berkala  oleh
owner  maupun  manajer  toko  Bintang  Terang, misalnya sebulan sekali.
2. Untuk  meminimalkan  terjadinya  kehilangan barang,  Toko  Bintang  Terang  harus  selalu melakukan stock  opname secara  rutin  setiap bulan  agar  jika  terjadinya  kehilangan  barang bisa diketahui pelaku, jumlah dan jenis barang yang  hilang.  Dengan  menggunakan  dari database pembelian, database penjualan, database persediaan  gudang  dan database pegawai.
3. Sistem  yang  diusulkan  peneliti  disetujui  oleh pihak  toko,  karena  saat  ini  kesadaran  akan pentingnya informasi persediaan masih kurang. Dengan adanya rancangan sistem tersebut dapat membantu proses berjalannya toko.
4. Toko  Bintang  Terang  juga  dapat  membuat sistem  informasi  persediaan  yang  terintegrasi antara  gudang  dengan  bagian  toko.  Misalnya dengan membuat database persediaan otomatis yang berasal dari perhitungan jumlah pembelian  barang  dikurangi  jumlah  penjualan barang  sehingga  manajer  gudang  hanya bertugas  untuk  mengawasi  barang  fisik  baik barang yang masuk atau keluar  juga mengkonfirmasi  setiap  barang  masuk  dari pabrik ataupun barang keluar yang berasal dari permintaan barang toko atau sales tapi manajer gudang  tidak  perlu  lagi  melakukan input ke sistem  komputer.  Hal  ini  dapat  membantu mengurangi human-error juga  meringankan pekerjaan manajer gudang.

## DAFTAR PUSTAKA
Agyemang,  G.,  &  Broadbent,  J.  (2015). Management control systems and research managementi n universities : An empirical and  conceptual  exploration. Accounting,
Auditing & Accountability Journal, 28 (7), 1018-1046.
Curtis, G., Cobham, D., & Cobham, D. P. (2008). Business  Information  System. Pearson Education.
Dondys. (2009). Bisnis Ritel Modern Indonesia. Esterberg,  K.  G.  (2002). Qualitative  Methods  in Social Research. Galliers & King.
Fauza,  M.  (2017).  Analisis  Faktor  yang
Mempengaruhi Eksistensi Ritel Tradisional  dalam  Menghadapi  Ritel Modern di Kecamatan Medan Amplas. At- Tawassuth, 2 (1), 146-169. Gunawan,  A.  (2012). Business  Challenges
Phenomena Bundle.
Julianto,  P.  A.  (2016,  12  28). Aprindo:  Industri Ritel  Tumbuh  Sekitar  10  Persen  pada
2016 . From KOMPAS:
https://money.kompas.com/read/2016/12/ 28/172204826/aprindo.industri.ritel.tumb uh.sekitar.10.persen.pada.2016#:~:text=J AKARTA%2C%20KOMPAS.com%20% E2%80%94%20Asosiasi,persen%20pada %20industri%20ritel%20nasional. Kimura, S., & Mourdoukoutas, P. (2000). Effective
integration of management control
systems for competing in global industries.
European Business Review, 12 (1), 41-45. Lancaster,  G.  (2005). Research  Methods  in Management. Elsevier.
Levy,  M.,  &  Powell,  P.  (2005). Information Systems for Business.
Mintzbergh,  H.  (1998). Ten  Schools  of  Thought Strategic Management.
Orobia,  L.,  Nakibuuka,  J.,  Bananuka,  J.,  &
Akisimire, R. (2020). Inventory
management  managerial  competence  and financial performance of small businesses.
Journal of Accounting in Emerging, 10 (3),
379-398. doi:DOI 10.1108/JAEE-07-
2019-0147
Panigrahi, R., Mishra, P., Samantaray, A., & Jena,
D.  (2021).  Management  of  inventory  for firms’  efficiency  –  a  study  on  steel manufacturing  industry. Inventory .  doi: https://doi.org/10.1108/JAMR-08-2021-
0273
Soliha,  E.  (2008).  Analisis  Industri  Ritel  di Indonesia. Journal  Bisnis  dan  Ekonomi ,
24251.
Sudiaman, M. (2016, Jan 1). 50 Persen Toko Ritel di  Indonesia  Terindikasi  Bodong .  From
republika: https://www.republika.co.id/berita/o0a2g6 319/50-persen-toko-ritel-di-indonesia- terindikasi-bodong-part1 Sugiyono.  (2013). Metode  Penelitian  Bisnis.
Bandung: Alfabeta. Sunyoto, D. (2014). Sistem Informasi Manajemen Perspektif Organisasi.
Wieringa, & Heerkens. (2003). Business Challenges Phenomena Bundle.