## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN BARANG GUNA MENGURANGI KELALAIAN DALAM PENCATATAN TRANSAKSI PEMBELIAN DAN PENJUALAN STUDI KASUS : SMK AVERUS JAKARTA
Adinda Della Septiyani 1) , Agus Umar Hamdani 2)
1 Sistem Informasi , Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1412500397@student.budiluhur.ac.id 1) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
SMK Averus merupakan salah satu lembaga pendidikan yang berada di Jakarta. Selain bidang pendidikan, lembaga   ini   juga   melakukan   proses   pembelian   dan  penjualan   barang  baik   kepada   siswa,   karyawan,   guru maupun umum. Pengolahan data transaksi saat ini masih mengalami kesulitan dan kendala yang menyebabkan informasi yang dihasilkan menjadi lama sehingga menimbulkan layanan kepada nasabah menjadi terganggu. Oleh sebab itu, maka dibuatkan sebuah sistem yang mampu untuk menangani permasalahan diatas. Oleh sebab itu, diperlukan solusi alternatif untuk membantuk pihak manajemen dalam mengelola data dan transaksi agar proses   pembelian   dan   penjualan   berjalan   dengan   baik.   Penulis   mencoba   melakukan   penelelitian   untuk memberikan solusi alternatif penggunaan teknologi informasi guna mendukung kegiatan bisnis yang terjadi disana. Dalam penelitian ini, penulis menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan pendekatan object-oriented analysis and design (OOAD), bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Studio   2008,   dan   database   menggunakan   MySQL.   Hasil   akhir   yang   dicapai   dalam   penelitian   ini   adalah dibuatnya   sebuah   aplikasi   sistem   informasi   pembelian   dan   penjualan   SMK   Averus   berbasis   desktop   yang diharapkan mampu mengurangi kelalaian dalam pencatatan transaksi pembelian dan penjualan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Pembelian dan Penjualan Barang, SMK Averus Jakarta, Kelalaian
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang SMK  Averus   merupakan   lembaga   pendidikan dan   juga   melakukan   kegiatan  pembelian   dan penjualan  barang.  Dalam  pencatatan  atas transaksi pembelian   dan   penjualan   barang   masih  memilik keterbatasan dan kekurangan, dikarenaka  dilakukan secara   manual.   Hal   tersebut   membutuhkan   waktu yang lama.  Kondisi diatas mendasari  penulis untuk melakukan   penelitian   guna   menghasillan  sebuah sistem informasi yang diharapkan dapat memberikan solusi   dari   permasalahan   yang   ada   pada   saat   ini. Adapun penelitian terdahulu yang pernah dilakukan diantaranya dilakukan oleh Frans Edward Schaduw dengan judul Sistem Informasi Pembelian Alat Tulis Kantor   (ATK)   pada   CV.   Bumi   Raya   Abadi menggunakan   bahasa   pemrograman   PHP   dan database MySQL yang dipublikasikan dalam bentuk jurnal   dengan   nomor   ISBN   :   978-602-72850-5-7 diterbitkan oleh AMIK BSI Jakarta pada tahun 2014 [1]   yang   membahas   tentang   proses   pembelian hingga   sampai   pembuatan   laporan,   dan   penelitian yang   dilakukan   oleh   Toriqh   Rintaka  Widya   Gusti Kresnam,  Haerudin  dan  Edy   Budiman  [2]   dengan judul Aplikasi Sistem Manajemen Barang pada Toko Alat Tulis Kantor di Toko Siswa 13 menggunakan bahasa   pemrograman   Java   dan   database   MySQL dengan nomor ISSN : 2540-7902 yang diterbitkan oleh   Universitas   Mulawarman   tahun   2017   yang
membahas   transaksi   keluar   masuk   barang   dan pembuatan laporan barang yang keluar dan masuk. Perbedaan   antara   penelitian   yang   penulis   lakukan dengan penelitian sebelumnya terletak pada proses retur,   proses   pembayaran   ke   supplier   dan   dari pelanggan   serta   pembuatan   jurnal   penerimaan   kas dan jurnal pengeluaran kas.
1.2. Tujuan Tujuan   penulisan   dari  penelitian  ini   yaitu: menghasilkan   aplikasi   sistem   informasi   pembelian dan   penjualan   barang   pada   SMK   Averus   yang terkomputerisasi   yang   dapat   membantu   bagian keuangan dalam pengambilan keputusan.

## 1.3. Masalah
Adapun   masalah   yang   terdapat   pada   SMK Averus antara lain:
a. Proses   pemesanan   barang   kurang   baik,   karena tidak ada dokumen yang resmi.
b. Proses   pencatatan   penerimaan   barang   kurang baik,  dikarenakan   tidak   ada  bukti   serah  terima barang.
c. Proses pengembalian barang kurang baik, karena belum   adanya   dokumen   pengembalian   barang dan saat ini hanya menggunakan nota tembusan.
d. Dokumen daftar harga kurang baik, karena tidak dijelaskan   secara   rinci   dan   tidak   mempunyai format yang resmi.
e. Data   pemesanan   barang   kurang   baik,   karena tidak   mempunyai   format   yang   resmi,   tidak dijelaskan   secara   rinci   dan   data   supplier   tidak ada.
f. Informasi yang ada di laporan pembelian tidak lengkap,  dikarenakan   tidak   adanya   pencatatan pembelian dan penjualan barang yang rinci.
g. Nota   tembusan   kurang   baik   dikarenakan  tidak dijelaskan  secara  rinci,  nomor  nota  tidak  diisi, dan mempunyai fungsi ganda.
h. Staf   admin  sering   lupa   mencatat   penjualan barang,   dikarenakan  volume   penjualan   yang banyak dan lalai.
i. Tidak   adanya   jurnal   khusus,   dikarenakan  tidak adanya   pencatatan   untuk   jurnal   umum   dan khusus.

## 1.4. Batasan Masalah
Dalam   penulisan   ini   penulis   membatasi masalah dan memfokuskan masalah yang ada pada proses  pembelian   dan   penjualan   serta   retur pembelian barang. Adapun yang tidak dibahas pada penulisan ini adalah retur penjualan barang.

## 2. METODE PENELITIAN 2.1. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Satzinger, dkk [3] menjelaskan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling   terkait   yang   mengumpulkan,   memproses, menyimpan   dan   menyediakan   sebagai   output informasi   yang   dibutuhkan   untuk   menyelesaikan tugas-tugas bisnis.

## 2.1 Pengertian Pembelian dan Penjualan
Mulyadi   [4]   menjelaskan   bahwa   pembelian adalah   serangkaian   tindakan   untuk   mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali. Hery [5]  menjelaskan  bahwa  penjualan  merupakan  total jumlah   yang   dibebankan   kepada   pelanggan   atas barang   dagangan   yang   dijual   perusahaan,   baik meliputi   penjualan   tunia   maupun   penjualan   secara kredit.

## 2.2 Jenis Penelitian
Selama melakukan  proses penelitian  di  SMK Averus,   penulis   menggunakan   jenis   penelitian kualitatif dengan mendatangi langsung sumber data nya.   Meninjau   secara   langsung   proses   kegiatan bisnis   yang   terjadi   dan   mencari   informasi   kepada pihak yang terkait yaitu bagian keuangan mengenai proses bisnis yang terjadi.

## 2.3 Obyek Penelitian
Obyek penelitian ini dilakukan di SMK Averus yang   terletak   di   Jl.   Ciputat   Raya   No.   11   Pondok
Pinang Jakarta Selatan pada unit Tata Usaha.

## 2.4 Informan
Penulis mendapatkan informasi  dari informan yang   terkait   dalam   proses   bisnis   yang   terjadi   di SMK   Averus   yaitu   bagian   keuangan.   Bagian keuangan   telah   membantu   penulis   mendapatkan informasi selama penulis melakukan riset.

## 2.5 Metode Pengumpulan Data
Adapun   metode   yang   digunakan   dalam pengumpulan   data  dengan   cara   wawancara, pengamatan (observasi), dan studi literatur.

## 2.6 Metode Pengembangan Sistem
Penulis   menggunakan   metode   pengembangan sistem dengan metode Waterfall Development .

## 2.7 Teknik Analisis Data
Adapun teknik analisis data dilakukan dengan menggunakan   tools   sebagai   berikut: Activity Diagram digunakan   untuk   menganalisa   proses bisnis, Fishbone   Diagram digunakan   untuk menganalisa   masalah,     dan Analisa  terapan akuntansi digunakan untuk menggambarkan proses pelaporan akuntansi pada sistem usulan.

## 2.8 Tahap Perancangan Sistem
Adapun teknik analisis data dijelaskan sebagai berikut :
a) Model Data Dalam  memodelkan data penulis menggunakan DIA   Diagram   untuk   membuat   Entity Relationship   Diagram   (ERD)   yang ditransformasikan   ke   dalam   bentuk   Logical Record   Structure   (LRS),   kemudian menspesifikasikan basis data.
b) Perancangan GUI ( Graphical User Interface ) Dalam   perancangan   GUI   (Graphical   User Interface),   penulis   menggunakan   Microsoft Office   Visio   2007   untuk   membuat   rancangan layar   yang   akan   menjadi   acuan   tampilan program.
c) Perancangan Behavioral (Perilaku Sistem) Dalam   perancangan   perilaku   sistem,   penulis membuat   sequence   diagram,   component diagram, dan deployment diagram menggunakan DIA Diagram.
d) Bahasa Pemrograman dan Database Penulis   menggunakan   bahasa   pemrograman Visual   Basic   2008   dan   menggunakan   database MySQL.

## J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 455
2.9 Tahapan Penelitian
Adapun   tahapan   penelitian   dijelaskan   sebagai berikut :
a) Merumuskan masalah Pada tahapan ini dilakukan perumusan masalah yang   terdapat   di   SMK   Averus.   Perumusan masalah   merupakan   tahap   perencanaan   yang menjelaskan   masalah   yang   terjadi   di   dalam proses   bisnis   berjalan.   Dengan   adanya perumusan   masalah,   penulis   bisa   mengetahui kekurangan yang terjadi di setiap proses bisnis berjalan.
b) Penelitian sebelumnya dan Studi literature Sebelum   merumuskan   tujuan,   penulis   mencari informasi dengan membaca penelitian yang telah dilakukan   sebelumnya   serta   mencari   referensi terkait dengan topik bahasan.
c) Merumuskan tujuan Setelah   melakukan   perumusan   masalah,   pada tahap   berikutnya   penulis   merumuskan   tujuan. Merumuskan tujuan berisi hal yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan.
d) Pengumpulan data Di tahap pengumpulan data pada SMK Averus, penulis   menggunakan   teknik   wawancara   pada bagian   keuangan,   lalu   melakukan   observasi langsung   pada   SMK   Averus.   Setelah   itu, melakukan analisa dokumen yang terkait, serta studi literature.
e) Metode pengembangan sistem Pada   tahap   ini,   metode   pengembanagan   sistem yang digunakan penulis adalah metode Waterfall.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Proses Bisnis Usulan Adapun   proses   bisnis   usulan   digambarkan sebagai berikut :
a. Activity Diagram Proses Pembelian Barang
b. Activity   Diagram Proses   Penerimaan   dan Retur Barang
c. Activity Diagram Proses Pembayaran
Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pembelian Barang Usulan
Gambar 3. Activity Diagram Penerimaan dan Retur Barang
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 456
d. Activity   Diagram Pembuatan   Laporan Bulanan 3.2. Analisa Akuntansi Terapan 3.3. Analisa Masalah Tabel 1. Korelasi Masalah dan Solusi
Masalah Solusi   yang ditawarkan Kesimpulan Proses pemesanan barang tidak baik. Disediakan cetak pemesanan barang. Dengan adanya cetak daftar   pemesanan barang   maka   proses pemesanan   akan berjalan lebih baik. Proses pengembali an   barang kurang baik. Disediakan cetak retur pembelian Dengan adanya cetak retur   pembelian, maka proses pengembalian barang akan menjadi lebih mudah. Proses pencatatan penerimaan kurang baik. Disediakannya form entry tanda   terima barang. Dengan disediakannya   form entry   tanda   terima barang, maka proses pencatatan   untuk penerimaan   barang akan   menjadi   lebih mudah.
Dokumen daftar harga kurang baik. Disediakan entry data barang. Dengan adanya entry data   barang,   maka bagian   keuangan akan   mempunyai dokumen daftar harga yang memadai. Tidak   ada laporan pembelian yang rinci. Tersedianya laporan pembelian   yang rinci. Dengan adanya laporan   pembelian yang   lebih   rinci, maka bagian keuangan akan mempunyai   laporan dengan   informasi yang   lebih   lengkap dari sebelumnya.
Daftar pemesanan barang kurang baik. Disediakan cetak   daftar pemesanan barang. Dengan adanya cetak daftar   pemesanan barang, maka bagian keuangan dapat mencetak   daftar
Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran Penjualan
Gambar 5. Activity Diagram Laporan Penjualan
Gambar 6. Analisa Akuntansi Terapan
Gambar 7. Fishbone Diagram
pemesanan   dengan format yang resmi.
Nota tembusan kurang baik. Disediakan form tanda terima. Dengan adanya form entry   tanda   terima barang,   maka   nota tembusan   yang   ada tidak memiliki fungsi ganda. Sering  lupa mencatat penjualan barang. Disediakan form penjualan. Dengan adanya form penjualan maka hasil penjualan   barang akan   terdokumentasi dengan baik. Tidak adanya jurnal khusus Tersedianya jurnal khusus Dengan adanya jurnal   khusus,   maka bagian   keuangan akan   lebih   mudah membuatkan   jurnal khusus.

## 3.4. Pemodelan Sistem Usulan
Pemodelan   sistem   usulan   menggunakan   alat bantu Use Case Diagram .

## 3.5. Pemodelan Data
Berikut   ini   adalah   gambaran   tentang   model data yang diusulkan :
3.6. Perancangan Graphical User Interface
Adapun   rancangan   tampilan   layar   dijelaskan sebagai berikut :
Gambar 8. Use Case Diagram Master
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi Pembelian
Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi Penjualan
Gambar 11. Use Case Diagram Laporan
Gambar 12. Class Diagram

## a. Struktur Tampilan Menu Utama
b. Rancangan Layar Form Master
c. Rancangan Layar Form Pembelian
d. Rancangan Layar Form Penjualan e. Rancangan Layar Form Laporan
Gambar 13. Struktur Tampilan Menu Utama
Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Barang
Gambar 15. Rancangan Layar Cetak Daftar Pemesanan Barang
Gambar 16. Rancangan Layar Entry Tanda Terima Barang
Gambar 17. Rancangan Layar Cetak Retur Pembelian
Gambar 18. Rancangan Layar Entry Form Penjualan
Gambar 19. Rancangan Layar Form Laporan Pembelian
Barang
Gambar 20. Rancangan Layar Form Jurnal Pembelian
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 459
f. Hasil Keluaran Program 4. KESIMPULAN 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan   penelitian   ini,   maka   dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
a. Telah   dibuatkannya   cetak   daftar   pemesanan barang   untuk   mengatasi   proses   pemesanan barang   yang   tidak   baik   dikarenakan   tidak mempunyai format yang resmi.
b. Telah dibuatkannya entry tanda terima barang untuk mengatasi proses pencatatan penerimaan yang kurang baik.
c. Telah   dibuatkannya   cetak   retur   pembelian untuk  mengatasi   proses   pengembalian  barang yang kurang baik.
d. Telah dibuatkannya entry form penjualan dan cetak   kwitansi   penjualan   untuk   mengatasi proses   pembayaran   penjualan   barang   yang kurang baik.
e. Telah   dibuatkannya   entry   data   barang   untuk mengatasi dokumen daftar harga yang kurang baik.
f. Telah   dibuatkannya   cetak   daftar   pemesanan barang   untuk   mengatasi   masalah   pada   daftar pemesanan barang yang kurang baik.
g. Telah   dibuatkannya   laporan   pembelian   untuk mengatasi   masalah   pada   laporan   pembelian yang kurang rinci.
h. Telah dibuatkannya entry tanda terima barang untuk mengatasi masalah pada nota tembusan yang   kurang   baik   dikarenakan   mempunyai fungsi ganda.
i. Telah dibuatkannya entry form penjualan untuk mengatasi masalah pada bagian keuangan yang sering lupa mencatat penjualan barang.
j. Telah   dibuatkannya   jurnal   khusus   untuk mengatasi   masalah   pada   jurnal   umum   dan khusus yang sebelumnya tidak ada.

## 4.2. Saran
Berikut   ini   saran   dari   penulis   untuk   pihak manajemen :
a. Perlu   adanya   kegiatan   training   (pelatihan) untuk   memberikan   pengetahuan   dan keterampilan kepada pengguna.
b. Perlu   dilakukan   kajian   untuk   mengetahui spesifikasi   hardware   dan   software   yang digunakan   untuk   implementasi   sistem   yang diusulkan ini.
c. Jika   diimplementasikan,   maka   perlu   adanya backup   data   dan   maintenance   (pemeliharaan) sistem   agar   sistem   yang   diusulkan   ini   dapat berjalan dengan baik.
Gambar 21. Rancangan Layar Form Jurnal Penerimaan Kas
Gambar 22. Rancangan Keluaran Laporan Pembelian Barang
Gambar 23. Rancangan Keluaran Jurnal Pembelian
Gambar 24. Rancangan Keluaran Jurnal Penerimaan Kas

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Schaduw,   Frans   Edward. Sistem   Informasi Pembelian Alat Tulis Kantor (ATK) pada CV. Bumi Raya Abadi , No. ISBN : 978-602-72850-5-7, Tahun 2014. AMIK BSI Jakarta.
[2] Kresnam,   Toriqh   Rintaka   Widya   Gusti,   et.all. Aplikasi Sistem Manajemen Barang pada Toko Alat Tulis Kantor di Toko Siswa 13 , No. ISSN: 240-7902,
2017. Universitas Mulawarman.
[3] Satzinger,   Jackson   dan   Burd, Object-Oriented Analysis   and   Design   Wtih   The   Unified   Process .
Thomson Course Technology, 2005.
[4] Mulyadi. Sistem   Akuntansi   Edisi   ke-3 ,   Jakarta   : Salemba Empat, 2012.
[5] Hery. Teori Akuntansi . Cetakan 2. Jakarta : Kencana.
2011.