## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENDAYAGUNAAN ASET DINAS PERKEBUNAN PROVINSI RIAU
Surya Andika 1) , Siti Ramadhani 2)
1 Fakultas Sains Dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim, Jl.Merpati Sakti Gg.Bayu 1 email: 11850114647@students.uin-suska.ac.id
2 Fakultas Sains Dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim, Jl. HR. Soebrantas Panam Km 15, Panam, Pekanbaru
email: siti.ramadhani@uin-suska.ac.id

## Abstrak
Dinas    Perkebunan    Provinsi  Riau  adalah  suatu  instansi  yang  bertugas  melaksanakan  urusan pemerintahan dan  perkebunan. Provinsi Riau memiliki dua jenis aset, yaitu aset tetap dan aset tidak tetap, untuk itu diperlukan nya sebuah sistem informasi untuk pendayagunaan aset. Sementara sistem yang digunakan saat ini untuk pengajuan dan pencatatan laporan aset masih dilakukan secara manual menggunakan    formulir  pengajuan  kemudian  diserahkan  kebagian  perlengkapan  aset  dan  dalam pencatatan aset masih menggunakan pembukuan laporan informasi aset. Dari masalah tersebut juga terdapat keluhan dari beberapa pegawai dari bidang lain, dengan proses yang cukup ribet karena harus bolak  balik  ke  ruangan  perlengkapan  dalam  pengajuan  permintaan  barang.  Untuk  mempermudah pengelolaan  nya,  dibuatlah  sebuah  Sistem  Informasi  Pendayagunaan  Aset  yang  di  harapkan  dapat membantu  kinerja  pegawai  Dinas  Perkebunan  Provinsi  Riau.  Metodologi  yang  digunakan  dalam pembuatan sistem adalah metode Agile dengan aktifitas yang berpusat pada pengembangan  model menggunakan  Unified  Model  Language(UML).  Berdasarkan  hasil  pengujian  blackbox  dan  User Acceptance Test(UAT)  didapatkan bahwa Sistem Informasi yang telah dirancang dapat memudahkan pekerjaan  pegawai,  dan  administrator  bidang  perlengkapan/aset  dalam  melakukan  pengajuan  aset, konfirmasi pengajuan, cetak laporan aset dan pengelolaan data aset .

## Keywords: Laravel, Pendayagunaan aset, MySQL, PHP, Sistem Informasi

## Abstract
The  Riau  Province  Plantation  Service  is  an  agency  in  charge  of  carrying  out  government  and plantation affairs. Riau Province has two types of assets, namely fixed assets and non-fixed assets. For that, we need an information system for asset utilization. While the system currently used for filing and recording asset reports is still done manually using a submission form then submitted to the asset equipment division. In recording assets, it still uses asset information report bookkeeping. There were also complaints from several employees from other fields from this problem, with a fairly complicated process because they had to go back and forth to the equipment room in submitting requests for goods. To facilitate its management, an Asset Utilization Information System was created, which is expected to help the performance of the Riau Province Plantation Office employees. The methodology used in making  the  system  is  the  Agile  method,  with  activities  centered  on  model  development  using  the Unified Model Language (UML). Based on the BlackBox testing and User Acceptance Test (UAT) results, the Information System designed can facilitate the work of employees and administrators in the field of equipment/assets in submitting assets, confirming submissions, printing assets reports and managing asset data.
Keywords: Laravel, Asset Utilization, MySQL, PHP, Information Systems

## PENDAHULUAN
Dinas  Perkebunan  Provinsi  Riau  yang berada di Jl.Cut Nyak Dien No.6 Pekanbaru merupakan suatu instansi yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi milik kekuasaan  daerah,  dan  membantu  tugas  di bidang  prasarana,  sarana  dan  prasarana, pembinaan dan pembibitan tanaman, pembinaan dan pembinaan tanaman, pengolahan, pemasaran dan pengembangan usaha,  serta  perlindungan  dan  data  sesuai dengan  ketentuan  peraturan  perundang- undangan.
Instansi  ini  terdiri  dari  beberapa  Sub Bagian, Bidang, dan Unit Pelayanan Teknis (UPT),  yaitu  Sub  Bagian  Perencanaan Program,  Sub  Bagian  Keuangan  dan Pengelolaan  Barang  Milik  Daerah,  Sub Bagian  Umum  dan  Kepegawaian,  Bidang
Produksi Perkebunan, Bidang Pengembangan  Usaha  dan  Penyuluhan, Bidang  Sarana  dan  Prasarana,  Bidang Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perkebunan, UPT Produksi Benih Perkebunan,
UPT Pengawasan dan Sertifikasi Benih.
Di bagian perlengkapan, dimana penulis melaksanakan  kerja  praktik,  masih  ada kekurangan  dalam  pengelolaan  aset.  Yaitu proses  permintaan  barang  pada  setiap bidang maupun UPT ke bagian perlengkapan  dan  pembuatan  laporan  stok opname  yang  masih  menggunakan  excel dan  input  secara  manual.  Untuk    proses permintaan barang ini masih menggunakan cara lama/tulis tangan dengan mengisi form permintaan  barang,  setiap  pegawai  dari salah  satu  bidang  atau  UPT  yang  ingin melakukan permintaan barang harus mengisi form untuk permohonan / kebutuhan  barang  yang  disediakan  oleh bagian  perlengkapan,  kemudian  pegawai tersebut  menyerahkan  formulir  /  surat
tersebut.  Lalu  bagian  perlengkapan  akan memeriksa  apakah  stok  barang  masih tersedia  dan  sesuai,  jika  sesuai,  tim  akan memprosesnya,  dan  jika  tidak,  akan mengembalikan  formulir.  Tentunya  bagian peralatan  yang  bertanggung  jawab  atas pengelolaan aset harus mencatat semua data terkait  proyek  aset,  yang  merupakan informasi penting yang diberikan oleh Dinas Perkebunan Riau.
Dari  permasalahan  yang  ada,  disini penulis mendapatkan ide untuk membangun atau merancang suatu sistem yang diharapkan  bisa  mempermudah  pekerjaan yang  sebelumnya  menggunakan  cara  lama kini  beralih  menggunakan  cara  yang  baru, yaitu pengajuan permintaan yang dilakukan lewat sistem berbasis web.[1]–[9] Kemudian  bisa  memaksimalkan  kinerja bagian  perlengkapan,  lebih  teratur,  efektif dan efisien.
Dalam membangun suatu sistem informasi  diperlukan  batasan  masalah sesuai dengan kemampuan penulis dan agar tidak  melenceng  dari  permasalahan  yang ada. Batasan masalah dari sistem yang akan dibuat adalah
1. Pengelolaan data aset,
2. Pengajuan permintaan barang
3. Konfirmasi permintaan
4. Laporan stok opname aset.

## LANDASAN TEORI
Sistem  merupakan  kumpulan  elemen yang  saling  berhubungan  satu  sama  lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan,  yang  di  maksud  elemen  dari sistem  adalah  departemen  internal,  seperti persedian barang mentah, produksi, promosi,  penjualan,  keuangan,  personalia dll, sehingga membentuk satu kesatuan[10]. Pada umumnya sistem informasi merupakan  sebuah  sistem  yang  ada  pada
sebuah  organisasi  dimana  di  dalamnya terdapat  kombinasi  yang  terdiri  dari kumpulan orang, fasilitas, teknologi bahkan cara kerja atau metode sehingga menciptakan  alur  sebuah  komunikasi  serta pemprosesan beragam tipe kejadian internal maupun  eksternal  yang  dapat  dijadikan sebagai  sebuah  dasar  dalam  penentuan keputusan  berdasarkan  informasi  yang terdapat pada sistem tersebut[11].
Dalam suatu informasi terdapat komponen-komponen yang harus diperhatikan seperti:
1. Perangkat keras (hardware)
2. Perangkat lunak (software)
3. Prosedur
4. Orang
5. Basis data (database)
6. Jaringan  Komputer  dan  Komunikasi Data
Model Pembangunan Sistem pada penelitian ini menggunakan Agile
Development.  Agile  development  sendiri merupakan model pengembangan perangkat lunak  dalam  jangka  pendek.  Kemudian, membutuhkan  adaptasi  yang  cepat  dalam mengatasi setiap perubahan. Nilai terpenting  dari  Agile  development  ini adalah  memungkinkan  sebuah  tim  dalam mengambil keputusan dengan cepat, kualitas  dan  prediksi  yang  baik,  serta memiliki potensi yang baik dalam menangani setiap perubahan.

## Gambar 1 Metode Agile
Pengembangan  perangkat  lunak  Agile memiliki beberapa tahapan dalam mengembangkan  suatu  proyek/perangkat lunak.  Tahapan-tahapan  tersebut  adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan
2. Implementasi
3. Tes perangkat lunak
4. Dokumentasi
5. Deployment
6. Pemeliharaan
Alat  analisis  sistem  digunakan  untuk simbol umum dalam desain sistem teknis.Program  analisis  akan  digunakan sebagai  panduan  selama  konstruksi  dan implementasi sistem pengembangan. Berikut  adalah  perangkat  analisa  sistem yang digunakan:
1. Use Case Diagram
2. Use case description
3. Sequence diagram
4. Class diagram 5. PHP 6. MySQL 7. Laravel Framework

## METODE PENELITIAN
Adapun metode penelitian dalam pelaksanaan kerja prakek di Dinas Perkebunan  Provinsi  Riau  adalah  sebagai berikut:

## a. Perencanaan
Pada  tahap  ini  penulis  melakukan perencanaan  dengan  mengumpilkan    data- data  yang  berkaitan  dengan  sistem  yang akan dibangun. Adapun data yang dikumpulkan  oleh  penulis  adalah  sebagai berikut:
1. Studi Pustaka Penelitian  literatur  dilakukan  dengan membaca  buku  dan  jurnal  yang berkaitan dengan pengembangan sistem dan pembuatan laporan.
2. Wawancara (interview) Wawancara  dilakukan  dengan  Bapak Darwis  sebagai  pegawai  yang  bekerja pada  Bidang  Perlengkapan,  diskusi  ini dilakukan untuk memahami alur proses bisnis  yang  ada  pada  instansi  dan pegawai  memberikan  masukan  untuk rancangan sistem yang akan dibangun.
3. Observasi Observasi adalah melihat dan mengamati  secara  langsung  proses pengelolaan, penyerahan dan pencatatan aset.
b. Tahap Implementasi
Pada tahap ini, penulis mengimplementasikan sistem aplikasi
analisis  yang  diperoleh  sebagai  kodingan, menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP dan  database  MySQL  untuk  membangun sistem. Pada tahap pengujian dilakukan uji kompatibilitas  terlebih  dahulu,  apakah sistem  sesuai  dengan  analisis  dan  perlu diterapkan pada instansi.
c. Tes perangkat lunak dan Deployment Pada  tahap  pengujian  dilakukan  uji kompatibilitas  terlebih  dahulu,  apakah sistem  sesuai  dengan  analisis  dan  perlu diterapkan  pada  instansi.  Dan  tahap deployment  dilakukan  untuk  menjamin kualitas dari sistem yang dibangun.
d. Dokumentasi dan Pemeliharaan Setelah  tahap  tes  perangkat  lunak  dan deployment,  langkah  selanjutnya  adalah dokumentasi  dan  pemeliharaan.  Karena tidak ada sistem yang 100% bebas dari bug, maka  tahap  pemeliharaan  sangat  penting dilakukan secara berkala.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah  melakukan  analisis  untuk mengetahui permasalahan di instansi Dinas Perkebunan  pada  ruang  lingkup  aset, kemudian didapatkan lah hasil dari analisis tersebut yaitu:
1. Sering terjadi kekeliruan akibat permintaan barang yang masih menggunakan formulir.
2. Sulit  untuk  mengetahui  jumlah  stok barang yang masih tersedia.
3. Pembuatan  laporan  stok  opname  yang masih  harus  di  ketik  ulang  dan  kurang efektif.
Oleh  karena  itu,  sistem  ini  diharapkan dapat  membantu  bidang  perlengkapan dalam  mengelola data aset, sehingga dapat menghemat waktu dan mengurangi permintaan barang yang tidak teratur.
a. Analisa Sistem Baru Berdasarkan permasalahan pada sistem yang lama, penulis merekomendasikan suatu analisis.
Kemudian  akan  dirancang  dan  dibangun sistem  informasi  manajemen  aset,  yang nantinya akan digunakan sebagai pengelola data untuk  penyerahan  aset  dan pencatatan laporan aset[12]–[15].
Sistem ini melibatkan dua pengguna, yaitu: administrator  dan  pegawai  dari  berbagai bidang:

## b. Use Case Diagram

## Gambar 3 Use case diagram
Use  case  diagram  digunakan  untuk menggambarkan  interaksi  antara  partisipan dan  sistem  yang  dibuat.  Use  case  diagram juga  berguna  untuk  memahami  fungsi- fungsi  apa  saja  yang  ada  pada  sistem  dan siapa  yang  berhak  atau  mengakses  fungsi- fungsi tersebut[16].
c. Class Diagram
Class  Diagram  adalah  salah  satu  jenis diagram  yang  paling  berguna  di  UML,  hal ini  karena  dapat  dengan  jelas  memetakan struktur sistem tertentu dengan memodelkan kelas, atribut, operasi serta hubungan antar
objek.  Berikut  adalah  gambaran  class diagram pada sistem:
d. Implementasi
- Implementasi tampilan login
Sebelum masuk ke halaman utama user diarahkan  ke  halaman  login,  dan  mengisi form login.
- Implementasi beranda/halaman utama Setelah melakukan login user diarahkan ke  halaman  beranda,  dan  bisa  mengakses halaman tersebut.
Gambar 4 Class diagram
Gambar 5 Tampilan Login
Gambar 6. Tampilan Beranda/Halaman Utama(Admin)
Gambar 1 Flowchart sistem baru
- Implementasi Tampilan Data Aset
Ini  adalah  tampilan  dalam  pengelolaan asset,  yang  hanya  bisa  di  akses  oleh  user admin.
- Implementasi Tampilan Data Pengguna
Di  tampilan    ini  adalah  proses
pengelolaan  pengguna,  mulai  dari  tambah pengguna, edit, beserta hapus pengguna.
- Implementasi Tampilan Konfirmasi Tampilan    konfirmasi  adalah  tempat
proses  penentuan  apakah  barang  bisa disetujui atau tidak. - Implementasi Tampilan Beranda/Halaman Utama(Pegawai) Berikut  ini  adlah  bentuk  dari  tampilan halaman beranda pada user pegawai. - Implementasi Tampilan Permintaan Barang(Pegawai) Tampilan    ini  adalah    proses  untuk melakukan  permintaan  barang  ke  admin perlengkapan.
Gambar 7 Tampilan Data Aset Gambar 8 Tampilan Data Penggunna Gambar 9 Tampilan  Konfirmasi Gambar 20 Tampilan Beranda/Halaman Utama(Pegawai)
Gambar 11 Tampilan Permintaan Barang(Pegawai)

## SIMPULAN
Berdasarkan  pembahasan  yang  telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dalam kerja praktik ini dapat disimpulkan.
1. Hasil dari analisa UAT (User
Acceptence Test) yang diberikan kepada 6 responden yaitu dengan adanya sistem ini dapat memudahkan dalam
pengelolaan  aset  yang  dilakukan  pada Dinas Perkebunan Provinsi Riau, terutama di bidang perlengkapan.
2. Kemudian  hasil  dari  pengujian  Black Box
3. Sistem  Informasi  Pendayagunaan  Aset ini mencakup proses dalam pengelolaan aset  seperti  pengajuan  aset,  konfirmasi pengajuan,  cetak  laporan  aset,  dan pengelolaan data pengguna.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terima  kasih  kepada  pihak  yang  telah membantu  dalam  proses  kerja  praktek penulis, terutama dari pihak instansi sendiri Dinas Perkebunan Provinsi Riau, kemudian Dosen pembimbing saya Ibu Siti Ramadhani. Kemudian penulis juga berterimakasih kepada rekan-rekan seperjuangan yang telah mensupport dalam proses pembuatan jurnal dan sistem yang di bangun.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S. Ramadhani, “A Review
Comparative  Mammography  Image
Analysis  on  Modified  CNN  Deep Learning Method,” vol. 4, no. 1, pp.
54–61, 2021.
[2] M. R. Saputra, S. Ramadhani, and S. Baru,  “Sistem  informasi  bantuan dana hibah operasional rumah ibadah kabupaten bengkalis,” J. Teknol. dan Inf. Bisnis , vol. 3, no. 1, p. 148, 2021.
[3] D.  Azzahra  and  S.  Ramadhani,
“Pengembangan  Aplikasi  Online
Public Access Catalog (Opac) Perpustakaan  Berbasis  Web  Pada Stai  Auliaurrasyiddin  Tembilahan,” J. Teknol. Dan Sist. Inf. Bisnis , vol. 2, no.  2,  pp.  152–160,  2020,  doi: 10.47233/jteksis.v2i2.127.
[4] M. Ihsan and S. Ramadhani, “Sistem Informasi  Pemetaan  Pembangunan Kabupaten Indragiri Hilir,” vol. 5, no. 1, 2021.
[5] F.  Fawadhil  and  S.  Ramadhani, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi
Pengaduan  Layanan  Teknis  Bidang Teknologi
Informasi dan Komunikasi,” Semin.  Nas.  Teknol. Inf.  Komun.  dan  Ind. ,  no.  155,  pp. 100–110, 2020.
[6] M.  R.  Asyari  and  S.  Ramadhani, “Sistem  informasi  arsip  surat menyurat,” J. Teknol. dan Inf. Bisnis , vol. 3, no. 1, pp. 175–184, 2021.
[7] M.  R.  Saputra  and  S.  Ramadhani, “Sistem  Informasi  Bantuan  Dana Hibah  Operasional  Rumah  Ibadah Kabupaten  Bengkalis,” J.  Teknol. dan Inf. Bisnis , vol. 3, no. 1, pp. 147– 152, 2021.
[8] N. Ikhsan and S. Ramadhani, “Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat Kantor Wilayah Kementrian  Agama  Provinsi  Riau,” J. Teknol. Dan Inf. Bisnis , vol. 2, no.
2, pp. 141–151, 2020.
[9] R. Siti, “Sistem Pencegahan Plagiarisme Tugas Akhir Menggunakan Algoritma Rabin-
Karp  (Studi  Kasus:  Sekolah  Tinggi Teknik Payakumbuh),” J. Teknol. Inf. Komun. Digit. Zo. , vol. 6, no. 1, pp. 44–52, 2015.
[10]  M.  D.  Ajie,  “Pengertian  Sistem Informasi Manajemen.” 1996.
[11]  N.  Dengen  and  H.  R.  Hatta,
“Perancangan Sistem Informasi Terpadu Pemerintah Daerah Kabupaten Paser,” Inform.
Mulawarman  J.  Ilm.  Ilmu  Komput. , vol. 4, no. 1, pp. 47–54, 2009.
[12]  B.  Arismanto  and  S.  Rahmadhani, “Pengembangan  Sistem  Penerimaan Mahasiswa  Baru  pada  STIES  Imam Asy  Syafii  Pekanbaru,” J.  Intra- Tech , vol. 3, no. 1, pp. 57–72, 2019.
[13]  M.  Ridwan,  Muhammad  and  S. Ramadhani,  “Rancangan  Sistem Informasi  Manajemen  Aset  di  PT  . Sentral  Tukang  Indonesia,” J. CoreIT ,  vol.  3,  no.  2,  pp.  47–53,
2017.
[14]  D.  Azzahra  and  S.  Ramadhani, “Pengembangan  Aplikasi  Online Public  Access  Catalog  (OPAC)
Berbasis Web Pada STAI
Auliaurrasyiddin  Tembilanan,” J. Teknol.  Dan  Sist.  Inf.  Bisnis ,  vol.  2, no. 2, pp. 152–160, 2020.
[15]  R.  A.  Atmala  and  S.  Ramadhani, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Surat  Menyurat  di  Kementrian Agama Kabupaten Kampar,” J. Intra Tech , vol. 11, no. 2, pp. 56–62, 2018.
[16]  M.  Tabrani  and  I.  R.  Aghniya, “Implementasi  Metode  Waterfall Pada Program Simpan Pinjam Koperasi Subur Jaya Mandiri
Subang,” J.  Interkom  J.  Publ.  Ilm. Bid. Teknol. Inf. dan Komun. , vol. 14, no. 1, pp. 44–53, 2019.