Vol. 11, No. 3, May 2021, pp. 53 – 61 P-ISSN: 2089 – 0256 , e-ISSN: 2598 – 3016

## SISTEM INFORMASI PURCHASE ORDER STUDY KASUS PT. SARANA TEKNIK MEKANIKA
Nur Aini 1 , Rita Dewi Risanty 2
Prodi TeknikInformatika, FakultasTeknik, UniversitasMuhammadiyah Jakarta
2017470103@ftumj.ac.id 1 , rita.dewi@ftumj.ac.id 2

## ABSTRAK
PT. Sarana Teknik Mekanika merupakan sebuah perusahaan yang bergerak sebagai Distributor alat  berat  khusus  mesin-mesin  (kecuali  mobil  dan  sepeda  motor),  dalam  melakukan  proses pemesanan  dengan  PO  ( Purchase  Order )mulai  dari customer melakukan  penawaran  harga  ke marketing, kemudian dicek barang ke gudang, accounting melakukan pengecekan pembayaran, gudang menyiapkan barang untuk dikirim ke customer, hingga proses menanyakan stok gudang dan penyediaan barang masuk masih menggunakan cara manual, sehingga mengakibatkan kinerja karyawan  tidak  cepat  dan  tepat,  penggunaan  kertas  yang  berlebihan,  data-data  pemesanan customer bahkan hilang dan tercampur file PO ( Purchase Order ) dengan  file lainnya. Sehubungan  dengan  hal  tersebut,  untul  membantu  kinerja  karyawan, menghindari  penggunaan kertas  yang  berlebihan  dan  agar  tidak  terulangnya  data  hilang  atau  tercampur.Maka  peneliti mengusulkan  untuk  membangun  sebuah  sistem  informasi Purchase  Order .Sistem  informasi Purchase  Order ini  dibangun  dengan  menggunakan  metode  pengembangan  sistem waterfall, menggunakan  bahasa  pemograman  PHP,  HTML,  CSS  serta  menggunakan  SQL  sebagai databasenya.
Kata Kunci : Purchase Order, CSS, SQL

## ABSTRACT
PT. Sarana Teknik Mekanika is a company that is engaged as a distributor of heavy equipment specifically  for  machines  (except  cars  and  motorcycles),  in  the  process  of  ordering  with  PO (Purchase Order) starting from the customer making a price quote to marketing, then checking the goods to the warehouse, accounting checking payments, the warehouse prepares goods to be sent to the customer, until the process of asking warehouse stock and supplying incoming goods is still using the manual method, resulting in employee performance not being fast and precise, excessive paper usage, customer order data even missing and mixed files PO (Purchase Order) with other files.
In this regard, to assist employee performance, avoid excessive use of paper and so as not to repeat lost or mixed data. So the researcher proposes to build a Purchase Order information system. This Purchase Order information system was built using the waterfall system development method, using the PHP, HTML, CSS programming languages and using SQL as the database.
Keywords: Purchase Order, CSS, SQL

## 1. PENDAHULUAN
Pada  era  kemajuan  teknologi  seperti sekarang  ini,  manusia  dapat  melakukan pertukaran  informasi  dengan  cepat.  Dengan berkembangnya
teknologi, semakin memudahkan  masyarakat  untuk  melakukan suatu transaksi secara online  dan meningalkan cara  lama  melakukan  transaksi  perdagangan secara langsung. Pembelian (purchase order) adalah  salah  satu  fungsi  dari  sebuah perdagangan.  Dalam  penerapannya,  secara sekilas  fungsi  PO (Purchase  Order) terlihat sederhana,  pada  kenyataanya  terdapat  suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang  berkaitan  dengan  karakteristik  barang yang  dibutuhkan  seperti  faktor internal  dan eksternal. Oleh karena itu, manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam sebuah perdagangan.(imron,  nurhayati,  &  Setiani, 2018)
PT.  Sarana  Teknik  Mekanika  berdiri  sejak Oktober 1998di kota bogor kemudian pindah di tahun 2016 ke Jakarta pusat.  Perusahaan ini bergerak  di  distributor  suku  cadang  produk transmisi  tenaga  mekanik  dan  motor  listrik berkualitas.  PT.  Sarana  Teknik  Mekanika menyediakan  berbagai  produk  seperti worm gear , gear box , gear motor, ac/dc motor, ring blower , variator , taper  bushing,  gear  pump, vibrator  motor,  bearing dan  yang  lainnya untuk  pergantian  part  yang  rusak.  Dalam sehari kurang lebih sekitar 50 customer yang memesan  di  PT  .  Sarana  Teknik  Mekanika Untuk proses pemesanannya yaitu dengan PO ( purchase order ) mulai dari customer melakukan  penawaran  harga  ke  marketing kemudian  di  cek  barang  ke  gudang,  bila barang  tersedia  maka  akan  dibuatkan  PO ( purchase order ) nya, setelah itu accounting melakukan
pengecekan pembayaran sesuai data PO ( Purchase Order ) dan  gudang  menyiapkan  barang  untuk dikirimkan ke customer .
Akan tetapi PT. Sarana Teknik Mekanikaperusahaan  yang  masih  melakukan kegiatan diatas secara manual.Dengan memiliki  sejumlah  pelanggan  yang  cukup banyak,  berbanding  terbalik  dengan  jumlah karyawan kami yang lebih sedikit mengakibatkan  kinerja  karyawan  tidak  cepat dan tepat, penggunaan kertas  yang berlebihan, data-data  pemesanan customer bahkan  ada yang  hilang  dan  tercampur  file  PO( purchase order )  dengan  file  lainnya  serta  pencarian dokumen lebih menyulitkan para karyawan di perusahaan ini.
Sehubungan  dengan  hal  tersebut,  untuk membantu kinerja karyawan dan menghindari penggunaan paperless dan agar tidak terulangnya  lagi  data  hilang  atau  tercampur. Selain itu dengan dibuatnya sistem informasi tersebut  dapat  memperluas  produk  dengan sistem purchase  order PT.  Sarana  Teknik Mekanika.
Agar  proses  pemesanan  tidak dilakukan secara  manual,  maka  peneliti  membuat penelitian yang berjudul “SISTEM INFORMASI PURCHASE ORDER CUSTOMER BERBASIS WEBSTUDI KASUS PT. SARANA TEKNIK
MEKANIKA”.

## 2. METODELOGI PENELITIAN
Penelitian berupa pengembangan perangkat lunak. Metodologi yang digunakan dalam pembangunan  perangkat  lunak  ini  mengikuti model  pengembangan waterfall .    Metode pengembangan  sistem   dengan waterfall model dapat dilihat pada pada Gambar 1
Gambar. 1. Model Waterfall
Dalam  pembangunan  Aplikasi  penjualan  ini, terdapat  4  tahapan waterfall yang  dilalui yaitu  analisis,  desain,  pengkodean  dan pengujian.
1. Analisis Tahapan  analisis  dilakukan  menganalisa proses penjualan yang sedang berlangsung dan menggali kebutuhan fungsional sistem yang  akan  dibangun.  Pemodelan  proses penjualan  dan  kebutuhan  fungsional dilakukan  dengan  menggunakan  bantuan dengan diagram UML. Data yang dibutuhkan  dalam  tahapan  ini  didapatkan melalui 3 metode yaitu: a. Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati alur sistem transaksi pada PT. Sarana Teknik Mekanika. b. Wawancara Wawancara bertujuan untuk mendapatkan  informasi  lebih  rinci dan  pasti  tentang  penelitian  yang dilakukan. c. Studi Literatur
Pengumpulan data yang berhubungan degan  aplikasi  yang  akan  dibuat, sebagai referensi pembuatan Aplikasi
Purchase Order.
2. Desain
Pada  tahapan  ini  dilakukan  perancangan arsitektur  aplikasi,  rancangan  data  dan antarmuka  pengguna  sistem.  Perancangan dilakukan berdasarkan kebutuhan fungsional yang berhasil digali.
3. Pengkodean
Tahapan  ini  merupakan  tahapan  untuk mengimplementasikan  rancangan  yang telah  dibuat  pada  tahapan  sebelumnya. Tahapan ini merupakan untuk mewujudkan  rancangan  yang  berhasil dibuat menjadi kode program.
4. Pengujian Pengujian  dilakukan  untuk  meastikan sistem  yang  dibangun  sesuai  dengan kebutuhan yang telah ditentukan. Pengujian sistem  dilakukan  dengan  menggunakan metode blackbox testing.

## 3. ANALISIS SISTEM
Tahapan  analisa  sistem  dilakukan  untuk menggali  kebutuhan  sistem  dan  menganalisa
tingkah  laku  sistem  yang  akan  dibangun. Kebutuhan  fungsional  sistem  diidentifikasi melalui  prosedur  penjualan  yang  berjalan pada  PT.  Sarana  Teknik  Mekanika  Terdapat beberapa  prosedur  berjalan  di  PT.Sarana Teknik Mekanika, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Pemesanan Barang
2. Proses Pembayaran
3. Proses Penerimaan Bukti Bayar
4. Proses Pembuatan Invoice
4. Proses Pencatatan Penjualan
5. Proses Pembuatan Laporan
6. Proses Penyediaan Barang
Prosedur  bisnis  yang  berhasil  diidentifikasi dimodelkan  dengan  menggunakan Activity Diagram. yaitu  menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau  proses  bisnis  atau  menu  yang  ada  pada perangkat lunak. (Rosa, 2014)
Pemilihan  produk  dilakukan  oleh  customer dengan datang langsung ke PT. Sarana Teknik Mekanika atau dapat menghubungi PT. Sarana Teknik  Mekanika  yang  nantinya  akan disambungkan  ke  marketing  dan  customer dapat  melakukan  penawaran  harga  dengan marketing
Setelah  proses  pemilihan  produk  dilakukan, customer akan mengirimkan memo ke bagian gudang untuk melakukan pengecekan ketersediaan  produk.  Selanjutnya  bagian gudang akan mengirimkan memo kembali ke marketing bahwa produk tersedia.
Setelah  mendapatkan  info  bahwa  ada  stok, maka  marketing  akan  menginfokan  ke customer  dan  customer  dapat  melakukan penawaran harga yang sudah di sepakati oleh marketing. jika  customer  sudah  menyetujui  harga  yang disepakati  dengan  markrting  maka  customer dapat menerbitkan PO (purchase order) untuk melanjutkan proses pemesanan barang.
Apabila  Form  PO  (purchase  order)  sudah diterima markrting maka selanjutnya marketing  dapat  membuatkan  memo  kepada admin  untuk  menerbitkan  invoice  dan kemudian  accounting  dapat  melakukan
pengecekan pembayaran serta menginfokan ke pihak gudang bahwa customer sudah melakukan pembayaran serta membritahukan agar  pihak  gudang  dapat  menyiapkan  barang untuk  dilakukan  pengiriman  oleh  pihak delivery kepada customer. Dan setelah barang sudah  diterima  oleh  customer  pihak  delivery dapat  memberikan  laporan  kepada  pimpinan perusahaan.
Berdasarkan prosedur-prosedur diatas  dapat di gambarkan  melalui Activity  Diagram dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Activity Diagram Sistem Berjalan

## 4. Hasil Dan Pembahasan
Pada  sub  bab  Hasil  dan  pembahasan  ini membahas mengenai  tampilan  dan  pengujian dari sistem yang dibuat.

## Perancangan Sistem
Tahap  selanjutnya  dalam  pengembangan sistem  ini  adalah  tahapan  perancangan  yang bertujuan  untuk  ini  terdiri  dari  perancangan perangkat  lunak  dengan Use  case  Diagram , Entity Relationship Diagram , serta perancangan user  interface untuk  aplikasi web.
Use Case Diagram
Untuk merancang sistem tersebut menggunakan Unified  Modelling  Language (UML)  yang  terdiri  dari use  case  diagram untuk  pemodelan  kelakukan  ( behavior ), activity diagram untuk  menggambarkan aliran kerja  ( workflow )  dari  sistem. sequence diagram menggambarkan  kelakukan  objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu
hidup objek dan message yang  dikirimkan dan diterima  antar  objek  (Gata,  2013) . Menurut (Mulyani, 2017), ERD merupakan tools yang digunakan  untuk  memodelkan  struktur  data dengan menggambarkan entitas dan hubungan antara  entitas  (relationship)  secara  abstrak (konseptual).  Menurut  (Roger,  2015),  SDLC terdapat  beberapa  model  diantaranya  adalah model waterfall ,  terkadang  disebut  sebagai siklus  hidup  klasik, menunjukkan  sistematis, pendekatan  sekuensial  untuk  penyebaran perangkat  lunak  yang  dimulai  dengan spesifikasi permintaan pelanggan dan berlangsung melalui perencanaan, pemodelan, construction dan deployment yang  berakhir pada  dukungan  yang  berkelanjutan  dari terselesainya software . Pada  Aplikasi  Purchase  Order  Berbasis  Web PT. Sarana Teknik Mekanika (studi kasus PT. Sarana Teknik Mekanika). untuk perancangannya menggunakan database sebagai penyimpanan data, untuk website user yang  menggunakannya  adalah  Customer, Marketing,  Admin,  purchasing,  Accounting,
Gudang,  Delivery  dan  Pimpinan. sistem  ini akan digambarkan  dengan Use case Diagram Usulan Pada Sistem Informasi Purchase Order Berbasis Web Study Kasus PT. Sarana Teknik Mekanika.  Yang  akan  di  implementasikan sebagai berikut:
1. Prosedur  Customer  dapat  melihat  barang yang dijual, melakukan  pemesanan barang, melakukan konfirmasi pembayaran.
2. Prosedur  Marketing  dapat  memvalidasi pemesanan Barang
3. Prosedur  Admin  dapat  mengelola  data user, melihat data PO, melihat data barang rusak.
4. Prosedur Accounting dapat  menginput data invoice, mengelola data pembayaran.
5. Prosedur  Gudang  dapat  Menyiapkan barang,  mengelola  data  barang  dan  stok barang, phyxical checking.
6. Prosedur  Delivery  dapat  mengkonfirmasi barang  yang  sudah  dikirim,  melihat  data pengiriman.
7. Prosedur Purchasing dapat mengelola data vendor,  mengelola  data penyediaan barang.
8. Prosedur  Pimpinan  dapat  melihat  laporan penjualan, pembelian customer dan prestasi marketing.
Gambar 3. Use case diagram sistem usulan
Gambar  3.  Menggambarkan use  case dari sistem usulan sistem informasi  purchase order berbasis  web  study  kasus  PT.  Sarana  Teknik Mekanika. . Pada  aplikasi  Purchase  Order berbasis  web  PT.  Sarana  teknik  Mekanika menggunakan  metode SDLC  Waterfall  user (Customer,  marketing,  Admin, Accounting, Gudang, Delivery, Purchasing, Pimpinan).

## Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah sebuah diagram yang digunakan untuk  merancang  hubungan  antar  tabel-tabel dalam basis data.(Apriliah, Subekti, & Haryati, 2019) Entity  Relationship  Diagram (ERD) adalah suatu rancangan atau bentuk hubungan suatu kegiatan di dalam  sistem yang berkaitan langsung  dan  mempunyai  fungsi  di  dalam proses tersebut. ERD adalah suatu pemodelan dari basis data relasional yang didasarkan atas persepsi  di  dalam  dunia  nyata,  dunia  ini senantiasa  terdiri  dari
sekumpulan  objek  yang  saling  berhubungan antara  satu  dengan  yang  lainnya.Suatu  objek disebut entity dan hubungan yang dimilikinya disebut relationship .Suatu entity bersifat unik dan memiliki atribut sebagai pembeda dengan entity lainnya.(Puspitasari, 2016).
Pada rancangan ERD pada sistem ini terdapat 13  entitas  antara  lain  barang,  barang_rusak, stok_barang, detail_pesanan_barang, Pesanan_barang, invoice, detail_pesanan_ready,  detail_pesanan,  user, notifikasi, pembelian_barang, detail_pembelian,vendor.  Bentuk  dari entity relationship  diagram dapat  dilihat  pada Gambar 4.
Gambar. 4. Entity relationhip diagram

## Tampilan Aplikasi
Setelah  perancangan  sistem  aplikasi  selesai dibuat.  Usulan  pada  sistem informasi purchase  order  PT.  Sarana  Teknik  Mekanika akan di implementasikan sebagai berikut:
Berikut  adalah  tampilan  Aplikasi  Purchase Order  yang  dibuat  dan  telah  dilakukan pengujian pada sistem aplikasi tersebut :
Gambar 5. Tampilan Halaman Login Gambar 6. Tampilan List Barang Gambar 7. Tampilan Pembayaran customer
Gambar 8. Tampilan Pengambilan Barang dari gudang Gambar 9. Tampilan Konfirmasi Barang
Sudah dikirim
Gambar 10. Tampilan Physical Checking Gambar 11. Tampilan Data Barang Rusak
Gambar 12. Tampilan penyediaan Barang
Gambar 13.Tampilan Input, edit, Hapus data
Vendor Gambar 14.Tampilan Input, edit, Hapus data User
Gambar 14.Tampilan Input, edit, Hapus data
Barang

## 5. PENGUJIAN
Setelah sistem purchase order pada PT. Sarana Teknik  Mekanika  berhasil  dibuat  dan  dapat diimplementasikan, tahapan selanjutnya yaitu pengujian sistem. Dari hasil pengujian  sistem  dapat  diketahui  apakah aplikasi  yang  sedang  dibangun  sudah memenuhi persyaratan secara fungsional dari prosedur  sistem.  Metode  yang  digunakan pada  pengujian  aplikasi  ini  adalah  metode blackbox testing.
Tabel 2. Fokus Item Pengujian No Item yang diuji Proses yang diuji 1 Halaman Login a.  Verifikasi data login user 2 Mengelola Data Produk a. Tambah b. Edit c. Hapus 3 Mengelola Data Transaksi a. Tambah b. Edit c. Hapus 4 Mengelola Data Pengguna a. Tambah b. Edit c. Hapus Pengujian yang dilakukan berikut ini merupakan  salah  satu  pengujian  dari  proses Pengujian  halaman  login.  Hasil  pengujian dapat di lihat pada Tabel 2. Tabel 2. Pengujian Halaman Login No. Data Masukan Uraian Hasil 1. Masukkan Proses Login Sukses Username Berhasil, dan aplikasi akan Password menampilka yang  sudah  n halaman Tabel 3. Pengujian Halaman Barang No. Data Masukan Uraian Hasil 1. Ingredient Reff, Nama Barang, Gambar, Qty, Harga terdaftar Proses penambahan data berhasil dan tersimpan dalam database Sukses
Tabel 4. Pengujian Halaman Transaksi No. Data Masukan Uraian Hasil 1. Pilh  Barang yang akan dibeli Data ditambah dan Transaksi berhasil Sukses Tabel 5. Mengelola Data Pengguna No. Data Masukan Uraian Hasil 1. Nama, email, Password, perusahaan, hak akses, alamat, foto Proses tambah, edit dan hapus data user Sukses
Tambah, edit, hapus data user
Hasil  pengujian  tersebut  dapat  menunjukkan bahwa  fungsional  tambah  data  barang  pada
Pengujian Tambah Data Produk:
No. Data Masukan Uraian Hasil 2. Ingredient Reff,  Nama Barang, Gambar, Qty, Harga erdaftar Proses Pengubahan data Berhasil dan tersimpan dalam database Sukses Pengujian Edit Data Produk: No. Data
Masukan Uraian Hasil 3. Ingredient Reff,  Nama Barang, Lokasi,  QR- Code Data parameter terhapus dari database Sukses Pengujian Hapus Data Produk:
aplikasi  web  telah  sesuai  dengan  hasil  yang diharapkan.
Berdasarkan  pengujian  yang  telah  dilakukan, disimpulkan  bahwa  semua  fungsional  sistem telah  berjalan  sesuai  dengan  kebutuhan  yang telah ditentukan sebelumnya.

## 6. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  dan  pembahasan, dan  pengujian  sejauh  ini  tidak  ada  kendala dalam  pengoperasian  aplikasi,  maintenance secara berkala perlu dilakukan untuk menghindari  dari  kesalahan  atau error yang tidak diinginkan. Aplikasi pengelolaan sistem purchase  order dapat  digunakan  di  PT. Sarana  Teknik  Mekanika.Pengelolaan  data pembelian barang atau disebut juga purchase order dapat  di  proses  di  aplikasi  pengelolaan purchase  order .  Untuk  aplikasinya  customer melakukan  PO  ( purchase  order ),  marketing memvalidasi  PO  (purchase  order)  tersebut, admin  mengelola  data  user,  vendor  dan  data barang, accounting memvalidasi pembayaran, gudang  menginput  data  barang  masuk  dan stok barang, delivery mengkonfirmasi pengiriman dengan mengupload tanda terima barang.Aplikasi  pengelolaan  sistem purchase order menghasilkan  output  berupa  laporan pemesanan,  invoice  dan  surat  jalan.Aplikasi pengelolaan  sistem  purchase  order  dapat mempermudah kinerja karyawan dan terorganisir  untuk  menglola  data  purchase order.

## 7. SARAN
Pengembangan  sistem  informasi  purchase order  diharapkan  bisa  dikembangkan  lebih lanjut  dengan  fungsionalitas  yang  semakin baik  sehingga  proses  pengelolaan  purchase order menjadi lebih baik lagi.

## DAFTAR PUSTAKA
Duta, M., Ramadhan, G., & Amron, K. (2017).
Analisis Availabilitas Dan Realibilitas Multi-Master  Database Server. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIK) .
Ibrahim,  W.  H.  (2017).  Sistem  Informasi
Pelayanan Publik Berbasis Web pada Dinas  pekerjaan  Umum  Kabupaten. Jurnal ilmiah Raksasa dan Management Sistem Informasi . imron,  i.,  nurhayati,  s.  M.,  &  Setiani,  R. (2018). Perancangan aplikasi purchase order berbasis web pada PT Intradita Prosimpex Jakarta. Indonesian journal networking and security , 8. Innayah,  A.  R.  (2017).  Pembuatan  Program Sistem Informasi Pada Jasa Pengiriman Barang. Muhamad,  N.  (2018).  Perancangan  Sistem Informasi  Purchase  Order  Barang Menggunakan Forecasting.
Puspitasari,  D.  (2016).  Sistem  Informasi Perpustakaan Sekolah Berbasis WEb. Jurnal Pilar Nusa Mandiri , 14.
Rahim,  A.  (2017).  Perancangan  Aplikasi  E- informasi  dan  Jadwal. PROCESSOR ,
11. Rochman,  A.,  Tullah,  R.,  &  Rahman,  A. (2019). Perancangan Sistem INformasi Daftar Pasien Klinik Aulia Medika Puskesmas. JURNAL SISFOTEK GLOBAL , Vol.9 N0.1. Sanjaya,  E.  (2006).  Sistem Informasi Purchase  order  secara  online  dalam sistem telekomunikasi selular. Saputro,  A.  R.  (2016).  Perancangan  Sistem Administrasi Penjualan Berbasis Multiuser  PT.  Raya  Media. STIMIK Sinar NUsantara Surakarta .
Sholikhah, I., Sairan, M., & Syamsiah, N. O.
(2017).  Aplikasi  Pembelian  dan Penjualan  Barang  Dagang  Pada  Cv. Gemilang MUliatama Cikarang. JUrnal TEknik Komputer AMIK BSI . Sucipto. (2017). Perancangan Aktive Database Sistem Pada Sistem Informasi  Pelayanan  Harga  Pasar. Jurnal Intensif . Sutabri, T. (2012). Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Yuliawati,  D.,  Saleh,  S.,  &  Indra.  (2018). Prototipe  Pengadaan  Dan  Distribusi Barang Pada Warabala Fried Chicken Dan  Burger. Jurnal  Sistem  Informasi dan Management Basis Data .