## Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) Teknologi Industri Pembangunan Cimahi
I Pangaribuan 1 , F Subakti 2
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Komputer Indonesia 1,2 Jl. Dipatiukur No. 112-116, Bandung, 40132, Indonesia 1,2 e-mail: imelda@email.unikom.ac.id 1 * , femisubekti@email.unikom.ac.id 2 ,
diterima: 7 Juli 2019 direvisi: 23 September 2019 dipublikasi: 24 September 2019

## Abstrak
SMK Teknologi Industri Pembangunan Cimahi merupakan salah satu Lembaga Pendidikan swasta yang terletak di Kota Cimahi. Sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMK Teknlogi Industri Pembangunan Cimahi saat ini belum menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga memiliki kendala-kendala yang dihadapi seperti pada proses pendaftaran ulang siswa baru, proses penjadwalan kelas, dan proses penilaian siswa. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi akademik yang mencakup pendaftaran, penjadwalan kelas dan penilaian. Metode yang digunakan  pada penelitian ini adalah metode prototype untuk pengembangan sistem informasi, selain itu metode untuk analisis dan desain sistem menggunakan metode berorientasi objek. Dengan mengimpelementasikan  sistem  informasi  akademik  yang  diusulkan  ini,  maka  sangat  diharapkan kegiatan akademik di SMK Teknologi Industri Pembangunan Cimahi dapat berjalan ancar dan dapat meminimalkan kendala – kendala dalam proses pendaftaran, penjadwalan dan penilaian.
Kata kunci : Sistem Informasi; Akademik; Sekolah Menengah Kejuruan

## Abstract
Cimahi Industrial Development Vocational Technology is a private educational institution located in  Cimahi  City.  The  academic  information  system  that  is  currently  running  at  the  Cimahi Development  Industry  Technical  Vocational  School  currently  does  not  use  a  computerized information  system  so  that  it  has  constraints  faced  such  as  the  re-registration  process  for  new students, the class scheduling process, and the student assessment process. The purpose of this study is  to  design  an  academic  information  system  that  includes  registration,  class  scheduling  and assessment.  The  method  used  in  this  research  is  the  prototype  method  for  the  development  of information systems, in addition to the method for analysis and system design using object-oriented methods. By implementing this proposed academic information system, it is expected that academic activities at the Cimahi Industrial Technology Development Vocational School can run dangerously and can minimize obstacles in the process of registration, scheduling and assessment.
Keywords: Information Systems; Academic; Vocational High Schools

## 1. Pendahuluan
Sistem  Informasi  Akademik  adalah  sistem  yang  menyediakan  layanan  yaitu  sebuah informasi data akademik yang dirancang sesuai dengan proses bisnis yang berjalan untuk meningkatkan  kinerja  dan  kualitas  pelayanan  akademik.  Dimana  dalam  hal  ini  pelayanan
yang  diberikan  yaitu  seperti:  penyimpanan  data  untuk  siswa  baru,  penentuan  kelas, penentuan  jadwal  pelajaran,  pembuatan  jadwal  mengajar,  pembagian  wali  kelas,  proses penilaian.[1]
Sistem informasi akademik merupakan sistem yang dibangun guna mempermudah dalam menjalankan  hal-hal  yang  berkaitan  dengan  kegiatan  administrasi  akademik  di  lembaga pendidikan  dan  dilaksanakan  secara  daring.  Beberapa  aktivitas  administratif  adalah penerimaan  siswa  baru,  penjadwalan,  pengelolaan  data  pengajar/guru,  karyawan,  siswa, pengelolaan nilai dan sebagainya. Sistem Informasi akademik diharapkan dapat membantu dalam  proses  pengambilan  keputusan.  Pengembangan  teknologi  informasi  saat  ini  sudah banyak sekali diimplementasikan dalam bidang akademik yang mengarah kepada aplikasi berbasis web sebagai  media  semua  data  dan  informasi  yang  terdapat  pada  sistem  untuk ditampilkan  dengan  menggunakan  jaringan  internet,  pemanfaatan  teknologi  di  Sekolah Menengah Kejuruan sangat dibutuhkan agar dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi untuk  SMK  itu  sendiri  baik  dalam  sistem  administrasinya  dan  sistem  akademiknya  itu sendiri.
Terdapat  beberapa kendala-kendala yang dihadapi oleh pihak sekolah SMK Teknologi Industri  Cimahi  seperti  pada  proses  pendaftaran  siswa  baru,  dimana  pihak  sekolah  masih menyediakan formulir pendaftaran siswa baru yang dicetak pada kertas yang hanya dapat diambil  oleh  calon  siswa  pada  saat  hari  dan  jam  sekolah  saja,  kemudian  pada  proses penjadwalan kelas sering terjadi bentrokan dari segi waktu, dimana saat ini SMK Teknologi Industri  Pembangunan  Cimahi  memiliki  tiga  kampus  dengan  alamat  yang  berbeda-beda sebagai tempat terlaksananya kegiatan belajar dan mengajar, sehingga kegiatan operasional sekolah seperti pembelajarannya menggunakan sistem moving class . Kemudian pada proses pembuatan  rapot  terdapat  kendala  lain  yaitu  rapot  dibuat  dengan  format  yang  baru berdasarkan  kurikulum  2013  hal  ini  menyebabkan  banyak  wali  kelas  yang  tidak  sanggup membuat  rapor  dengan  format  baru  tersebut  karena  menggunakan  predikat  dan  deskripsi untuk satu siswa dengan satu mata pelajaran sedangkan banyak guru yang menyerahkan data nilai siswa kepada wali kelas dalam kurun waktu yang dekat dengan hari pembagian rapor sehingga pembuatan rapor dilakukan oleh pihak Tata Usaha.
Berdasarkan penelitian sebelumnya oleh Imelda dan Erik [2], sistem informasi akademik berbasis  web  dapat  membantu  dalam  mempermudah  pencarian  data  dan  meningkatkan efisiensi  dalam  pembuatan  laporan.  Menurut  Fabriyan  Fandi  Dwi  Imaniawan,  Andi  Dwi Riyanto  [3]  dengan  adanya  sistem  informasi  akademik,  segala  informasi  yang  berkaitan dengan proses akademik seperti daftar nilai, jadwal, dan sebagainya, dapat diakses dengan mudah dan cepat sehingga mampu mengefektifkan waktu dan mengefisienkan biaya.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  menganalisis  sistem  yang  berjalan  di  SMK Teknologi Industri Pembangunan Cimahi, berdasarkan hasil analisis dilakukan perancangan sistem informasi akademik di SMK Teknologi Industri Pembangunan Cimahi. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah observasi dan wawancara sedangkan metode analisis  dan  perancangan  pada  penelitian  ini  adalah  metode  analisis  dan  perancangan berorientasi  objek  (OOAD),  sedangkan  metode  pengembangan  sistemnya  menggunakan metode  prototype.  Manfaat  dari  penelitian  adalah  menyediakan  suatu  sistem  informasi akademik  yang  dapat  membantu  SMK  Teknologi  Industri  Cimahi  dalam  hal  pendaftaran siswa baru, penjadwalan, pembuatan rapot sesuai kurikulum 2013.

## 2. Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan suatu kelompok elemen yang saling berhubungan dan memiliki fungsi untuk menggapai suatu tujuan bersama [4].

## 2.2 Pengertian Informasi
Informasi  merupakan  data-data  yang  diproses  sedemikian  rupa  sehingga  memiliki maksud dan tujuan bagi setiap orang yang membutuhkan informasi tersebut [4].

## 2.3 Pengertian Akademik
Akademik  merupakan  kegiatan-kegiatan  yang  berhubungan  dengan  pendidikan  secara umum guna menghasilkan informasi yang berhubungan dalam kegiatan pendidikan [5].
2.4 Pengertian Sistem Informasi Akademik
Sistem  informasi  akademik  merupakan  suatu  kelompok  elemen  yang  saling  terhubung satu dengan lainnya, guna memproses data akademik menjadi suatu informasi yang berguna bagi penggunanya [6].

## 2.5 Metode Prototipe
Menurut Ogedebe prototype merupakan metode pengembangan perangkat lunak berupa model fisik sistem dan berfungsi sebagai versi awal sistem [7]. Agar proses berhasil dengan baik,  maka  perlu  di  defenisikan  aturan  –  aturan  pada  tahap  awal  yaitu  pengembang  dan pengguna  harus  satu  pemahaman  bahwa  prototype  dibangun  untuk  mendefenisikan kebutuhan  awal.  Prototype  akan  dihilangkan  atau  ditambahkan  pada  bagiannya  sehingga sesuai  dengan perencanaan dan analisis yang dilakukan oleh pengembang sampai dengan ujicoba dilakukan secara simultan seiring dengan proses pengembangan. Langkah-langkah dalam  prototyping  adalah  sebagai  berikut:  1.  Pengumpulan  Kebutuhan.  2.  Proses  desain yang cepat. 3. Membangun prototipe. 4. Evaluasi dan perbaikan
2.6 Metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
Menurut  Meinarini  dan  widyanasri  [8]  merupakan  alat  terbaik  yang  dapat  digunakan untuk sebuah proyek yang akan mengimplementasikan sistem yang menggunakan teknologi objek untuk membangun, mengelola dan merakit objek  – objek itu menjadi aplikasi yang berguna
2.7 Unified Modelling Language (UML)
UML( Unified  Modeling  Language )  merupakan  visualisasi  kontruksi  dari  desain berorientasi objek. Menurut Kendall & Kendall [9] mengatakan bahwa “UML approach is well  worth  invesgating  and  understanding,  due  to  its  wide  acceptance  and  usage”.  UML menvisualisasikan kontruksi sistem ke dalam beberapa diagram yang sering digunakan yaitu diagram  use  case,  diagram  aktivitas,  dan  diagram  kelas.  Adapun  desain  sistem  seringkali dilengkapi dengan desain forminput outputuntuk memudahkan pemahaman programmer.

## 3. Metode Penelitian
Metode  penelitian  berisi  tentang  tahapan-tahapan  yang  dilakukan  oleh  penulis  dalam proses penyusunan penelitian ini. Bagan alur pemikiran dibuat agar tujuan dari penelitian ini dapat tercapai. Dalam penelitian ini, langkah-langkah yang dilakukan yaitu meliputi desain penelitian, pengumpulan data, analisis, merancang,  dan pengujian software .
3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode  observasi  digunakan  sebagai  metode  pengumpulan  data  di  SMK  Teknologi Industri Pembangunan Cimahi dan melakukan wawancara terhadap Kepala Tata Usaha, Bidang  Kurikulum,  dan  Ketua  Kompetensi  Keahlian  Teknik  Komputer  dan  Jaringan, guna  mendapatkan  data-data  primer.  Selain  itu  peneliti  juga  memperoleh  dokumen-
dokumen  seperti  formulir  peserta  didik  baru,  buku  pendaftaran,  rekapitulasi  keadaan peserta didik baru, data penjadwalan kelas, daftar hadir siswa, rekap absen siswa, dan rapor siswa sebagai data sekunder.
3.2 Metode Analisis dan Perancangan Sistem
Penelitian ini  menggunakan metode pendekatan  sistem berorientasi  objek dan metode pengembangan sistem prototype. Alat bantu yang digunakan untuk perancangan sistem yang diusulkan yaitu Use Case Diagram, Skenario use case, Activity Diagram, Sequence Diagram,  Class  Diagram,  Object  Diagram,  Component  Diagram, dan Deployment Diagram .

## 4. Hasil dan Pembahasan
4.1  Penelitian Terkait
Berdasarkan  penelitian  sebelumnya  yaitu  penelitian    Maryona  dkk  di  SMAN  3Lubuk Basung  menemukan  berbagai  kendala  yang  dialami  oleh  SMAN  3  Lubuk  Basung, diantaranya  adalah  sistem  informasi  penjadwalan  mata  pelajaran  siswa,  jadwal  mengajar guru, data siswa dan data guru yang masih manual.Sistem penjadwalan mata pelajaran siswa dan  jadwal  mengajar  guru  masih  banyak  kekurangan,  karena  belum  tersedianya  dalam bentuk  database  tetapi  masih  menggunakan  lembaran  kertas  yang  ditempelkan  di  papan pengumuman. Jadwal matapelajaran siswa dan jadwal mengajar guru dapat berubah-ubah terutama di awal semester atau di awal tahun pembelajaran. Hal ini membuat siswa dan guru menjadi bingung, karena jadwal yang tidak pasti, akibatnya siswa dan guru harus menunggu pihak sekolah untuk menempelkan jadwal mata pelajaran di papan pengumuman. Guru juga mengalami kesulitan dalam proses pembelajaran karena siswa kurang mendapatkan bahan ajar.  Bahan  ajar  yang  diberikan  guru  dalam  bentuk  buku  pedoman,  namun  tidak  semua materi terdapat dalam buku tersebut tetapi hanya berupa garis besar dari materi dan sedikit pembahasan materi saja. Sehingga guru menyampaikan materi secara lebih rinci di dalam kelas.  Permasalahan  lainyaadalah  sistem  informasi  data  siswa  dan  data  guru  belum tersediadalam  bentuk  database,tapi  masih  menggunakan  lembaran  kertasyang  diminta kepada  siswa  dan  guru,kemudian  diinputkan  oleh  pegawai  tata  usaha.  Proses  ini membutuhkan waktu lama yang diawali dengan meminta data ke siswa dan guru kemudian diberikan  kepada  pegawai  tata  usaha.  Sebagai  solusi  terhadap  masalah  diatas  diusulkan system informasi akademik berbasis web yang mempermudah akses informasi kapan saja dan dimana saja. [10]

## 4.2 Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  informasi  akademik  berbasis  web  ini  dibuat  untuk  mengambarkan perancangan sistem yang diusulkan mulai dari halaman pendaftaran dan pendaftaran ulang, pembuatan kelas, penjadwalan, absensi, penilaian. Perancangan digambarkan menggunakan diagram usecase yang di gambarkan pada gambar 1.

## 4.3 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan  dari  perancangan  sistem  informasi  akademik  ini  yaitu  untuk  membuat  sitem informasi  akademik  yang  dapat  menyimpan  data  calon  siswa  baru  pada  saat  proses penerimaan peserta didik baru hingga data calon siswa baru tersebut bisa menjadi data siswa baru,  selain  itu  sistem  informasi  akademik  ini  dapat  membuat  proses  penjadwalan  tanpa adanya  bentrokan  dari  segi  waktu,  tempat,  dan  persetujuan  setiap  guru,  kemudian  sistem informasi akademik ini dapat mencetak rapor siswa dengan format baru yang sesuai dengan kurikulum 2013.

## 4.4 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem informasi akademik yang  diusulkan dibuat agar dapat mengolah data pendaftaran calon siswa baru pada saat sekolah mengadakan program penerimaan peserta didik baru tiap tahunnya, kemudian sistem informasi akademik ini dapat mengolah data untuk pembuatan kelas, penjadwalan, absensi siswa, dan penilaian siswa, selain itu sistem informasi akademik yang diusulkan ini tidak hanya digunakan oleh staf dan guru yang ada disekolah, akan tetapi sistem  ini  dapat  digunakan  oleh  seluruh  siswa  untuk  melihat  jadwal  mata  pelajaran  dan riwayat penilaian dan Aktor yang terlibat dalam sistem didefinisikan pada tabel 1.
Gambar 1. Use Case Diagram
Tabel 1. Definisi aktor dan deskripsi
No User Deskripsi 1 Siswa Orang  yang  berperan  sebagai  anak  didik  dan  calon  anak  didik  di SMK Teknologi Industri Pembangunan Cimahi 2 Tata Usaha Pihak yang bertugas mengelola seluruh aktivitas pendaftaran siswa baru dan ikut terlibat dalam aktivitas penjadwalan, dan absensi
3 Kurikulum Pihak yang bertugas mengelola seluruh aktivitas penjadwalan
4 Wali Kelas Orang  yang  bertugas  untuk  membuatkan  dan  memberikan  rapor siswa 5 Guru Orang yang bertugas memberikan nilai terhadap siswa
1) Implementasi Perangkat Lunak
- Sistem Operasi Microsoft Windows 7, 8, 8.1, 10;
- Web browser support PHP5, Javascript, dan CSS;
- Web server Apache 2.4.33;
- MySQL ver 10.
2) Implementasi Perangkat Keras
- Prosesor minimal Intel® Core™ 2 Duo;
- RAM 2GB DDR3 atau lebih;
- Harddisk 120GB atau lebih;
- Wi-Fi Adapter 802.11n/b/g;
- Mouse, keyboard, monitor dan printer.
3) Implementasi Antar Muka
Berikut ini merupakan tampilan antarmuka dari sistem informasi akademik berbasis web yang  penulis  rancang  untuk  diterapkan  pada  SMK  Teknologi  Industri  Pembangunan Cimahi.
Gambar 2. Halaman Home
Gambar 2 merupakan halaman home program pada saat pertama kali dijalankan, pada halaman  ini  terdapat  form login dan button untuk  membuka  form  pendaftaran  siswa baru.
Gambar 3. Halaman form pendaftaran siswa baru
Gambar  3  merupakan  halaman  form  pendaftaran  siswa  baru,  halaman  ini  akan diinputkan biodata oleh calon siswa baru.
Gambar 4. Halaman pembuatan kelas
Gambar  4  merupakan  halaman  pembuatan  kelas,  dimana  halaman  ini  hanya  dapat diakses  oleh  pihak  tata  usaha,  nama-nama  calon  siswa  yang  tersedia  pada  data  data siswa  baru  merupakan  nama-nama  calon  siswa  yang  sudah  melakukan  pembayaran secara lunas pada saat melakukan pendaftaran ulang.
Gambar 5. Halaman penjadwalan
Gambar 5 merupakan halaman penjadwalan, dimana halaman ini hanya dapat diakses oleh pihak kurikulum, pada halaman tersebut tersedia form input untuk membuat jadwal tiap kelas.

## Gambar 6. Halaman absensi siswa
Gambar 6 merupakan halaman absensi siswa, dimana halaman ini hanya dapat diakses oleh pihak tata usaha, pada halaman ini pihak tata usaha akan menginputkan data absen siswa setiap minggu.
Gambar 7. Halaman form penilaian siswa
Gambar 7 merupakan halaman form penilaian siswa, dimana halaman ini dapat hanya dapat  diakses  oleh  setiap  guru  termasuk  wali  kelas,  data  nilai  siswa  yang  diinputkan melalui halaman ini akan dijadikan sebagai rapor siswa setiap semester.

## 5. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini yaitu dengan adanya sistem informasi akademik  berbasis web pada  SMK  Teknologi  Industri  Pembangunan  Cimahi  dapat mempermudah pihak tata usaha pada saat melakukan pengecekan persyaratan pendaftaran siswa baru, dan dapat mempersingkat waktu rekapitulasi data calon siswa, selain itu bagian kurikulum dapat dengan mudah melakukan pembuatan penjadwalan mata pelajaran setiap kelas  tanpa  adanya  bentrokan,  kemudian  untuk  seluruh  guru  dapat  dengan  mudah menginputkan data penilaian siswa yang terintegrasi dengan basis data sehingga setiap wali kelas bisa mencetak rapor tanpa harus menyalin data nilai yang diberikan oleh setiap guru. Sarana  prasarana  pembelajaran  sekolah  akan  terus  mengalami  perkembangan  dan perubahan,  maka  dari  itu  saran  dari  penulis  untuk  penelitian  ini  adalah  pada  proses penjadwalan  belum  tercantum  detail  mengenai  ruangan  yang  ditempati  oleh  setiap  kelas karena  kondisi  pembelajaran  saat  ini  masih  menggunakan  sistem moving  class ,  sehingga untuk  penempatan  ruangannya  masih  sangat  fleksibel.  Maka  dari  itu  perlu  adanya pengembangan penelitian lebih lanjut agar sistem informasi akademik di SMK Teknologi Industri  Pembangunan  Cimahi  dapat  menjadi  lebih  baik  lagi  dari  apa  yang  sudah  penulis lakukan.

## Ucapan Terima Kasih
Bagian  ini  bersifat  opsional.  Apabila  ada,  maka  ucapan  terima  kasih  ditujukan  kepada pihak-pihak  yang  terlibat  dalam  penelitian  (misalnya  pihak  pada  proses  perizinan, pengumpulan  data,  dll)  ataupun  pada  institusi  yang  telah  memberi  dukungan financial terhadap penelitian anda.

## Daftar Pustaka
[1] Sita Marlina, Magnaz Lestira Oktaroza and Nunung Nurhayati, “Perancangan Sistem Informasi Akademik di SMA Alfa Centauri Bandung,” Prosiding Akuntansi, vol. 5, no. 1, pp.76 - 82, 2019. Available : http://karyailmiah. unisba. ac.id/index.php/akuntansi/issue/view/220 [Accessed: 22-Aug-2019]
[2] Imelda  and  Erik,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik  pada  Sekolah  Dasar Negeri  Sukajadi  9  Bandung,”  JATI,  vol.  3,  no.  1,  pp.  45  -  59,  2014.  Available: http://jati.is.unikom.ac.id/jurnal/perancangan-sistem-informasi.1i [Accessed: 22-Aug- 2019]
[3] Fabriyan  Fandi  Dwi  Imaniawan  and  Andi  Dwi  Riyanto, “ Perancangan  Sistem Informasi  Akademik  Berbasis  Web  Pada  Akademi  Pertanian  Hkti  Banyumas,” Telematika, Vol 8, No. 1, pp. 43 – 54, 2019.
[4] A.  Kristanto,  Perancangan  Sistem  Informasi  dan  Aplikasinya,  Yogyakarta  :  Gava Media, 2008
[5] Mia  Fitriawati,  Sistem  Informasi  Akademik  Di  SMP  Negeri  10  Cimahi,  Jurnal Teknologi dan Informasi (JATI), vol. 4, no. 2, pp. 1-11, 2014
[6] Marliana B. Winanti dan Endry Prayoga, Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Di SMA Tamansiswa Sukabumi, Jurnal Teknologi dan Informasi (JATI), vol. 3, no. 2, pp. 1-15, 2013.
[7] Ogedebe, P. M., & Jacob, B.P., “Software Prototyping: A Strategy to Use When User Lacks Data Processing Experience. “ ARPN Journal of Systems and Software. Vol. 2, N0.6
, 2012, http://scientificjournals.org/journalofsystemsandsoftware/archive/vol2no6/vol2no6_4
.pdf, [Accessed: 22-Aug-2019]
[8] M  C  Utami  dan  W  Shelawaty,  “Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi Administrasi dan Kepesertaan Askes di PT. Askes (Persero) KCU Bandung.” Studia Informatika : Jurnal Sistem Informasi. Vol 7, No. 1 pp. 1 – 4, 2014. [Accessed: 22- Aug-2019]
[9] M Susilowati dan H P Prasetija, “Analisis dan Desain Berorientasi Objek pada Sistem Informasi Administrasi Keuangan Akademik Online, “ SNIK, pp. 161 – 168, 2016 , Available :https://ilkom.unnes.ac.id/snik/prosiding/2016/25.%20SNIK_270_Analisis%20dan% 20Desain.pdf
[10] Maryona S, Arnita dan A Kairi, “Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web  Di  Sma  Negeri  3  Lubuk  Basung”  ejurnal  Bunghata,  Available  : http://ejurnal.bunghatta.ac.id/index.php?journal=JFKIP&page=article&op=viewFile &path[]=6098&path[]=5152 [Accessed: 22-Aug-2019]