## Pengelolaan arsip sebagai penunjang penilaian akreditasi Program Studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) IAIN Sultan Amai Gorontalo
Laila Mada 1 , Taufik Taib 2
1 Arsiparis Ahli Pertama IAIN Sultan Amai Gorontalo
2 Arsiparis Ahli Muda IAIN Sultan Amai Gorontalo e-mail: lailamada1208@gmail.com, taufiktaib@iaingorontalo.ac.id

## ABSTRACT
Archives  have  an  important  role  in  providing  information  to  users  in  making  decisions.  The management of archives in the Early Childhood Islamic Education (PIAUD) study program cannot be separated from the accreditation activities that have been periodically determined by the National Accreditation  Board  for  Higher  Education  (BAN-PT).  Form  accreditation  documents  are  often slumped  and  the  archives  are  irregular  which  must  be  arranged,  causing  the  Study  Program Management Unit (UPPS) to have difficulty organizing and archiving the required documents. The results of the research on the Early Childhood Islamic Education (PIAUD) study program show that some archive management activities have been carried out well and some have not been carried out properly.  Records  management  for  accreditation  purposes  that  has  been  carried  out  by the  study program  plays  an  important  role  because  it  can  facilitate,  expedite,  and  shorten  the  time  in recovering archives when needed by either the form filling team or the assessor team.

## Keywords: Archives, Managers, Study Programs

## ABSTRAK
Arsip  merupakan  informasi  penting  kepada  mereka  yang  membutuhkan  dalam  hal  pengambilan sebuah  keputusan.  Pengelolaan  arsip  pada  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini (PIAUD)  tidak  lepas  dari  kegiatan  borang  akreditasi  program  studi  yang  telah  ditetapkan  oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) secara berkala. Dokumen akreditasi borang sering kali terpuruk dan pengarsipannya tidak teratur dan harus ditata sehingga menyebabkan Unit Pengelola Program Studi (UPPS) mengalami kesulitan untuk menata dan mengarsipkan dokumen yang dibutuhkan. Hasil penelitian menyatakan bahwa dalam pengarsipan dokumen di program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) sebagian sudah terlaksana dengan baik dan sebagian belum  terlaksana  dengan  baik  sehingga  perlu  dilakukan  pengelolaan  arsip  untuk  keperluan pengisian  borang  akreditasi  program  studi  sehingga  arsip  sangat  berperan  penting  untuk memudahkan, melancarkan, dan mempersingkat waktu dalam menemukan kembali dokumen ketika dibutuhkan baik oleh tim penilai borang ataupun tim asesor.
Kata Kunci: Arsip, Pengelola, Program Studi

## A. PENDAHULUAN
Pendidikan  Tinggi  merupakan  lanjutan  pendidikan  menengah  yang  diselenggarakan untuk  menyiapkan  peserta  didik  untuk  menjadi  anggota  masyarakat  yang  memiliki kemampuan  akademik  dan  profesional  yang  dapat  penerapan,  pengembangan  dan penciptaan ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian. sebagai perguruan tinggi juga mampu menyelenggarakan  pendidikan  tinggi  pada  bidang  penelitian  dan  pengabdian  kepada masyarakat,  serta  mampu  mengelola  lembaga  pendidikan  sendiri.  Hal  seperti  ini  sangat dibutuhkan  agar  kemajuan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  di  perguruan  tinggi  diberikan kebebasan  akademik  dan  mimbar  akademik,  serta  otonomi  keilmuan. “ Dengan  harapan
pergurun  tinggi  dapat  mengembangkan  budaya  akademik  bagi  civitas  akademik  yang berfungsi sebagai komunitas ilmiah yang berwibawa dan mampu melakukan interaksi yang mengangkat martabat bangsa Indonesia dalam pergaulan internasional. ”
Perguruan tinggi merupakan bagian dari sektor pendidikan yang mengemban amanah tridharma  perguruan  tinggi  yakni  pendidikan  dan  pengajaran,  penelitian  serta  pengabdian kepada masyarakat. Untuk mewujudkan tugas yang diemban oleh perguruan tinggi, maka informasi  tentulah  sangat  dibutuhkan  dalam  setiap  kegiatannya,  karena  dalam  setiap pengambilan keputusan haruslah menggunakan data-data yang benar dan akurat. Didalam perguruan  tinggi  juga  terdapat  beberapa  fakultas  yang  didalamnya  ada  beberapa  program studi  yang  mungkin  banyak  diminati  oleh  peserta  didik.  Dengan  adanya  program  studi tersebut,  maka  seorang  mahasiswa  akan  lebih  fokus  dalam  belajar  berdasarkan  keilmuan yang  diingikan.  Program  studi  merupakan  program  yang  dirancang  agar  atas  dasar  suatu kurikulum dengan tujuan mahasiswa mampu menguasai pengetahuan dan keterampilan serta sikap yang sesuai dengan tujuan kurikulum.
Penilaian  akreditasi  terfokus  pada  kualitas  dan  mutu  pada  perguruan  tinggi  dan program studi. Salah satunya adalah penilaian audit mutu pada perguruan tinggi dan program studi.  Akreditasi  memiliki  penting  untuk  kemajuan  perguruan  tinggi  itu  sendiri.  Salah satunya  adalah  untuk  menjamin  kualitas  dan  mutu  dari  lulusan  perguruan  tinggi  tersebut, tanpa  disadari  bahwa  bukan  hanya  perguruan  tinggi  saja  yang  wajib  untuk  dilakukan akreditasi akan tetapi program studi pun wajib dilakukan penilaian akreditasi, karena dinilai sangat  penting  juga  untuk  mahasiswa.  Dengan  memiliki  syarat  akreditasi  pastinya  pihak penilai sudah bisa menilai tentang kualitas pendidikan di perguruan tinggi dan program studi tersebut,  ternyata  akreditasi  juga  sangat  dibutuhkan  oleh  perusahaan  swasta  ataupun multinasional untuk menjaga kualitas dari pegawainya.
Dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor  32  Tahun  2016  Tentang  Akreditasi  Program  Studi  dan  Perguruan  Tinggi menyebutkan  bahwa  akreditasi  dilakukan  untuk  menentukan  kelayakan  sebuah  Program Studi  dan  Perguruan  Tinggi  secara  eksternal.  Hal  ini  dilakukan  untuk  melindungi kepentingan  mahasiswa  dan  masyarakat.  Akreditasi  yang  dilakukan  oleh  BAN  PT berpegang pada prinsip independen, akurat, obyektif, transparan dan akuntabel. ” “ Sebelum per 1 April 2019 BAN-PT menerapkan status akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi dengan borang 7 standar terdiri dari 2 status, yaitu terakreditasi dan tidak terakreditasi. Peringkat terakreditasinya terdiri dari predikat C, predikat B dan predikat A. sedangkan setelah per 1 April 2019 BAN-PT telah menerapkan peringkat akreditasi dengan status Baik, Baik Sekali dan Unggul. Terakreditasi baik diartikan bahwa Program Studi dan Perguruan  Tinggi  tersebut  memenuhi  standar  nasional  pendidikan  tinggi  sedangkan terakreditasi  baik  sekali  dan  unggul  maksudnya  bahwa  perguruan  tinggi  atau  Prodi melampaui standar nasional pendidikan tinggi. ”
Dalam  setiap  penilaian  akreditasi  program studi  maupun  perguruan  tinggi  diyakini disusun  berdasarkan  pada  kriterian  penilaian  yang  dimilikinya,  adapun  persyaratan  yang diminta oleh tim asesmen akreditasi perguruan tinggi maupun program studi: “ 1. Visi, misi, tujuan, dan sasaran; 2. Tata pamong, Tata kelola,dan Kerjasama; 3. Mahasiswa; 4. Sumber daya  manusia;  5.  Keuangan,  Sarana  dan  Prasarana;    6.  Pendidikan;  7.  Penelitian;  8. Pengabdian kepada Masyarakat; dan 9. Luaran dan Capaian Tridarma. Ketika proses desk evaluation belum terlihat keberadaan arsip yang dimiliki, akan tetapi Ketika diproses visitasi oleh  asesor  BAN-PT  akan  terlihat  bukti  arsip  yang  dimiliki.  Semakin  lengkap  arsipnya reputasinya semakin baik. ”
Dalam  hal  ini  perguruan  tinggi  harus  membentuk  suatu  lembaga  khusus  yang menangani kearsipan untuk semua kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan arsip dan pengelolaan  arsip  dalam  suatu  sistem  kearsipan  yang  didukung  oleh  tenaga,  sarana  dan prasarana serta sarana lainnya. Oleh karena itu, penyampaian instruksi kerja praktek dengan segera dianggap perlu karena arsip harus diterima dan digunakan kembali.
Arsip merupakan alat bantu ingat suatu Program Studi dan Perguruan Tinggi bahkan unit lembaga lainnya. Mengingat begitu penting peran arsip, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur atau mengolah manajemen kearsipan. Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk menciptakan pencarian data atau informasi yang efisien dan cepat, tepat serta akurat untuk  mendukung  pengambilan  keputusan,  pelaksanaan  operasional  umum  dan  untuk menciptakan  pengelolaan  arsip  dinamis  yang  efektif  dan  efisien  untuk  kelancaran pelaksanaan  kegiatan.  Selain  itu,  pengelola  arsip  dinamis  juga  memungkinkan  untuk memelihara dan menyimpan arsip dalam format yang dapat digunakan selama dibutuhkan.

## Pengertian Akreditasi Program Studi (APS)
Akreditasi merupakan kegiatan evaluasi dengan menggunakan instrumen yang telah ditetapkan berdasarkan standar nasional perguruan tinggi dan program studi, yang meliputi standar pendidikan, standar penelitian dan standar pengabdian kepada masyarakat. Penilaian akreditasi pada perguruan tinggi dan program studi dilakukan oleh BAN-PT dan kedepannya untuk  lembaga  pendidikan  akan  dilakukan  oleh  Lembaga  Akreditasi  Mandiri  Pendidikan (Lamdik).  Dengan  kata  lain  manfaat  dan  tunjuan  akreditasi  program  studi  yakni:  a). “ Memastikan  program  gelar  terakreditasi  memenuhi  standar  mutu  yang  ditetapkan  oleh BAN-PT,  sehingga  dapat  berdampak  pada  perlindungan  kepada  masyarakat  terhadap penyelenggaraan  program  sarjana  yang  tidak  memenuhi  standar.  b).  Mendorong  program studi  untuk  terus  melakukan  perbaikan  dan  menjaga  kualitas.  c).  Hasil  akreditasi  dapat digunakan  sebagai  bahan  pertimbangan  dalam  transfer kredit,  usulan bantuan  dan  alokasi dana, serta mendapatkan pengakuan dari badan atau instansi yang berkepentingan. ”

## Tujuan dan Manfaat Akreditasi Program Studi
Pelaksanaan  akreditasi  program  studi  meupakan  bagian  dari  tahapan  penilaian  dan evaluasi pelaksanaan secara komprehensif, komitmen program terhadap kualitas dan peran pelaksanaan  program  Tridharma  perguruan  tinggi  untuk  menilai  kelangsungan  program studi. Evaluasi perlu dikalukan sehubungan dengan pelaksaaan akreditasi program studi oleh tim ahli yang terdiri dari sesama ahli dan/atau ahli yang mengerti bidang keilmuan program studi. Bukti yang diperlukan antara lain laporan tertulis yang disiapkan oleh program yang terakreditasi, disertifikasi dan divalidasi oleh tim evaluasi melalui kunjungan atau evaluasi lapangan di lokasi program studi.

## B. TINJAUAN PUSTAKA
Program  Studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  pada  Fakultas  Ilmu Tarbiyah dan Keguruan IAIN Sultan Amai Gorontalo dibulan Oktober s/d Desember 2021 sudah  dapat  mengusulkan  reakreditasi  program  studi  ke  Badan  Akreditasi  Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Menindaklanjut Instruksi Rektor IAIN Sultan Amai Gorontalo mengharapkan 1 dari 6 program studi yang ada pada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan khususnya program studi yang akan berakhir masa akreditasinya diharapkan mendapatkan predikat  “Baik  Sekali”  untuk  itu  segera  melakukan  tim  pengelola  percepatan  reakreditasi program studinya.

## C. METODE PENELITIAN
Lokasi  untuk  penelitian  ini  dilakukan  pada “ Fakultas  Ilmu  Tarbiyah  dan  Keguruan Program Studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) dan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) IAIN Sultan Amai Gorontalo. ”
Desain “ yang  digunakan  untuk  melakukan  penelitian  ini  adalah  data  kualitatif deskriptif dengan rancanganpenelitian studi kasus. Penelitian kualitatif merupakan metode- metode untuk mengeksplorasi dan memahami makna secara individu atau sekelompok orang yang berasal masalah sosial atau kemanusiaan. ” Penelitian ini dalam pengumpulan data yang dilaksanakan secara terjun langsung ke lapangan untuk mengetahui sistem pengelolaan data kearsipan  dan  hambatan  yang  dihadapi  pada  saat  kesiapan  akreditasi  program  studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD).
Objek kajian peneliti yang dijadikan titik perhatian suatu peneliti adalah pengelolaan arsip-arsip penting  sebagai  masukkan data-data yang menjadi standar  penilaian akreditasi prodi dalam bentuk Laporan Evaluasi Diri (LED) dan Laporan Kerja Program Studi (LKPS).
Borang tersebut akan menjelaskan sembilan standar penilaian akreditasi yang nantinya dokumen  akan  disimpan/upload  kedalam  website  program  studi  atau  diarsipkan  oleh pengelola web sehingga terjamin keutuhan file atau data tersebut.

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN
Melalui  rangkaian  proses  akreditasi  baik  perguruan  tinggi  maupun  program  studi memiliki  beberapa  elemen  utama  yang  wajib  dipertimbangkan  oleh  setiap  pemangku kepentingan,  yaitu:  tim  penilai  program  studi  yang  akan  di  akreditasi  dan  BAN-PT  itu sendiri.  Adapun  point  yang  menjadi  acuan  penilaian  diantaranya:  a).  Standar  akreditasi program studi sebagai indikator penilaian dan evaluasi kualitas mata kuliah, prasyarat, dan bahan ajar; b). Proses akreditasi merupakan tahapan dan tahapan yang harus dilakukan pada saat  mengakreditasi  program  studi;  c).  Instrumen penilaian akreditasi program  studi  yang digunakan  untuk  menampilkan data  dan  informasi sebagai  bahan dasar dalam  melakukan evaluasi  dan  menilai  kualitas  pendidikan  program  studi,  dirancang  berdasar  standar akademik.  d).  Menerapkan  kode etik  pada  pelaksaan  akreditasi program  studi  berdasakan ketentuan  yang  berlaku  agar  dapat  kemudahan  dan  objektivitas  pada  proses  penilaian akreditasi.
Berdasarkan data yang didapat oleh peneliti. “ Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan IAIN  Sultan  Amai  Gorontalo  telah  memiliki  6  program  studi,  1  diantaraanya  sementara dalam proses persiapan pengusulan reakreditasi. Berkaitan dengan peran arsip sebagai data dukung  akreditasi  oleh  BAN-PT  di  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini (PIAUD) pada program sarjana IAIN Sultan Amai Gorontalo. Data yang didapatkan oleh peneliti  berupa  data  primer  dan  data  sekunder.  (Sugiyono,  2009)  Dimana  data  primer merupakan data yang dapat diperoleh secara langsung dilapangan sementara data sekunder pencarian data secara tidak langsung misalnya informasi lewat orang lain data dokumen. ”

## Pengelolaan Arsip Standar Visi Misi Tujuan dan Strategi
Pengelolaan  arsip  standar  pertama  meliputi  visi,  misi,  tujuan  dan  strategi  program studi, peneliti telah melakukan interview dan membagikan angket tentang pemahaman visi, misi, tujuan dan strategi yang diinformasikan kepada dosen dan mahasiswa program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) kemudian menganalisisnya kegiatan pencapaian visi, misi, tujuan dan strategi program studi. ”
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  sekertaris  jurusan  Wiwik  Pratiwi  berkaitan dengan  standar  1  tentang  visi,  misi,  tujuan  dan  strategi  program  studi  tidak  terdapat perubahan  yakni  “ Menjadi  Program  Studi  Unggul  Dalam  Menyiapkan  Tenaga  Pendidik RA/TK/PAUD yang Profesional di Kawasan Timur Indonesia” (Wiwik Pratiwi, 2021) . Tahap  pengumpulan  dokumen  ini  tidak  sebanyak  pengumpulan  data  dukung  pada standar  lainnya  dikarenakan  dokumen  ini  dilakukan  dengan  cara  mensosialisasi  dan penyebaran angket tentang pemahaman visi, misi, tujuan dan strategi program studi.

## Pengelolaan Arsip Standar Tata Pamong, Tata Kelola dan Kerjasama
Pengelolaan  arsip  standar  2  meliputi  Tata  Pamong,  Tata  Kelola  dan  Kerjasama program  studi  pengisian  borang  dilaksanakan  dengan  pembentukan  tim  kerja  atau  biasa dikenal dengan satuan kerja. Tim pengisian borang bekerja 1 tahun sebelum masa berlaku akreditasi berakhir.
Langkah  pertama  yang  dilakukan  untuk  pengisian  borang  tahap  ini  adalah menghimpun kembali data yang dibutuhkan untuk semua jenis standar, setelah semua data diperoleh  langkap  selanjutnya  memilah  data  sesuai  standar.  Setelah  borang  terisi  tugas selanjutnya adalah melengkapi lampiran penilaian. Informan yang bertugas mengumpulkan data selanjutnya mengarsipkan dan alih mediakan sesuai dengan judul standar borang untuk memudahkan pengambilan data.
Dasar pengisian borang sudah ada acuannya, apa saja yang dimiliki oleh program studi diisi  dengan  lengkap  dengan  bukti  kegiatan  seperti  kerja  sama  program  studi  dengan sekolah/madrasah serta dapat menghasilkan ouput kegiatan itu sendiri.

## Pengelolaan Arsip Standar Mahasiswa
Pengelolaan  arsip standar  3  meliputi mahasiswa.  Sejak keluar  izin  penyelenggaraan program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  tahun  2014  peminat  prodi  ini berjumlah 148 orang dan kali pertama akreditasi pada tahun 2018 dengan predikat baik.
Sebagai program studi baru dikala itu pengelolaan arsip standar 3 ini tersimpan secara sistem  dengan  menggunakan  aplikasi  Sistem  Informasi  Akademik  (SIAKAD)  berbasis online dan dapat diakses 24 jam oleh pengguna baik itu dosen, operator dan mahasiswa.
Gambar  1.  Jumlah Mahasiswa PIAUD
Evaluasi  difokuskan  pada  efektifitas  seleksi  mahasiswa  baru  yang  adil  dan objektif,  keseimbangan  hubungan  mahasiswa-fakultas  dan  fakultas  yang mendukung  tercapainya  pembelajaran  yang  efektif  dan  efisien,  serta  program pengembangan  minat  dan  keterampilan  mahasiswa  serta  partisipasi.  dan  dengan profesionalisme.

## Pengelolaan Arsip Standar Sumber Daya Manusia
Komponen-komponen yang ada dalam standar Sumber Daya Manusia pada program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) meliputi tenaga pendidik 23 orang dengan kualifikasi akademik 10 orang Doktor dan 13 orang Magister dari 23 orang dosen yang telah tersertifikasi pendidik berjumlah 5 orang dan untuk tenaga kependidikan berjumlah 1 orang dengan kualifikasi Sarjana.
Tabel 1. Jumlah Sumber Daya Manusia No SDM Sarjana Magister Doktor 1 Tenaga Pengajar 0 13 10 2 Tenaga Kependidikan 1 0 0 Total 1 13 10
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti pengelolaan arsip standar sumber daya manusia pada program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) tersimpan secara kombinasi ini  dikarenakan  pengelolaan  arsip  ini  tersimpan  pada  unit  kerja  kepegawaian  dan  pada program studi cukup menyimpan salinan arsip.
Data dukung untuk pemenuhan standar sumber daya manusia diarsipkan dan disimpan dalam almari dan dialih mediakan sehingga memudahkan dalam mengambil dan menyimpan arsip-arsip kepegawaian.

## Pengelolaan Arsip Standar Keuangan, Sarana dan Prasarana
Standar 5 meliputi pendanaan, sarana dan prasarana program studi. “ Termasuk dalam evaluasi  keuangan,  pendanaan  memfokuskan  pada  kecukupan,  efektivitas,  efisiensi  dan akuntabilitas  serta  kesinambungan  pendanaan  untuk  mendukung  pelaksanaan  pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Penilaian sarana dan prasarana berfokus pada ketersediaan prasarana, akses sivitas akademika terhadap sarana prasarana ” (aksesibilitas) , penggunaan  Program  Pendidikan  Dini  Islam  (PIAUD)  atau  penggunaan  sarana  prasarana (supply) dan  keamanan.  Keselamatan,  Kesehatan  Kerja  dan  Lingkungan  mendukung terwujudnya Tridharma Perguruan Tinggi.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti pengelolaan arsip standar keuangan, sarana dan prasarana pada program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) tersimpan secara kombinasi ini dikarenakan pengelolaan arsip ini tersimpan di tiga tempat yakni pada untuk pengelolaan  arsip  keuangan  program  studi  sarana  dan  prasarana  tersimpan  di  bagian  tata usaha fakultas, untuk keuangan penelitian, pengabdian masyakarat tersimpan di  Lembaga Penelitian  dan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  (LP2M)  dan  untuk  salinannya  tersimpan dalam almari program studi.
“ Adapun arsip/dokumen yang harsup dipersiapakan pada standar ini dan yang menjadi komponen dan deskripsi penilaian adalah: a). Keuangan: 1 Dana operasional pendidikan; 2. Dana penelitian dosen tetap; 3. Dana PkM dosen tetap; 4. Realisasi investasi (SDM, sarana dan  prasarana)  yang  memadai  pelaksanaan  tridharma  dan  5.  Kecukupan  dana  untuk menjamin  tercapainya  capaian  pembelajaran.  b).  Sarana  dan  prasarana:  kecukupan, aksesibilitas dan mutu sarana dan prasarana untuk terwujudnya capaian pembelajaran dan meningkatkan suasana akademik.

## Pengelolaan Arsip Standar Pendidikan
“ Penilaian  standar  pendidikan  difokuskan  pada  pengembangan  pendidikan dan  kebijakan,  kesesuaian  kurikulum  dengan  bidang  studi,  serta  kelebihan  dan kekurangan  kurikulum,  budaya  akademik,  proses  belajar  mengajar,  sistem
penilaian,  dan  sistem  penjaminan  mutu  yang  mendukung  pencapaian  gelar.  Hasil pembelajaran untuk mencapai visi, misi dan tujuan Perguruan tinggi/unit pengelola program studi (UPPS). ”
Pengelolaan  arsip  pada  standar  ini  yang  menjadi  penilaian  diantaranya:  arsip kurikulum,  rencana  pembelajaran  semester,  pelaksanaan  proses  pembelajaran,  monitoring dan evaluasi pembelajaran dan penilaian pembelajaran; arsip pelaksanaan penelitian dosen dan pengabdian kepada masyarakat dan yang terakhir tingkat kepuasan mahasiswa.
Untuk memudahkan asesor mendapatkan data dukung ketika ditanya pada saat visitasi akreditasi  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  berlangsung  pihak prodi  telah  menyiapkan  data  tersebut  secara  online  yang  tersimpan  di  website  prodi  dan hardcopy dilemari arsip.

## Pengelolaan Arsip Standar Penelitian
Standar  7  meliputi  penelitian  sebagai  seorang  dosen  wajib  melaksanakan  tridarma perguruan  tinggi,  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  telah menginisiasikan  seluruh  kegiatan  program  studi  berlandaskan  akreditasi,  ini  dilakukan dengan  harapan  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  kedepannya mendapatkan predikat Baik Sekali.
Pengelolaan arsip standar 7 penelitian Program studi pendidikan islam anak usia dini telah  memiliki  wadah  untuk  menerbitkan  jurnal  bagi  mahasiswa  dan  dosen  baik  sebagai penulis  mandiri  maupun  berkelompok  namun  Jurnal  ini  belum  sepenuhnya  dimanfaatkan oleh dosen dan mahasiswa untuk menerbitkan tulisannya hal ini disebabkan pada umunya dosen  ingin  menerbitkan  atau  mencari  jurnal  yang  telah  terakreditasi  sedangkan  pada mahasiswa  didaptkan  bahwa  kemampuan  untuk  menulis  dan  menerbitkan  jurnal  masih relatif  rendah.  program  studi  Pendidikan  islam  anak  usia  dini  masuk  dalam  kategori Desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang disimpan oleh masing-masing penanggungjawab sesuai dengan pembagian tugas yang diberikan oleh ketua tim akreditasi.

## Pengelolaan Arsip Standar Pengabdian Kepada Masyarakat (PkM)
Standar  8  Pengabdian  kepada  Masyarakat  adalah  kriteria  minimal  hasil  pengabdian kepada masyarakat dalam pelaksanaan, pengabdian, dan membudayakan ilmu pengetahuan dan  teknologi  dibidang  Pendidikan  guna  memajukan  kesejahteraan  umum  dan mencerdaskan kehidupan masyarakat.
Semua kegiatan pengabdian kepada masyarakat berpedoman kepada panduan standar mutu kegiatan PkM yang dikeluarkan oleh LP2M IAIN Sultan Amai Gorontalo. “ Kegiatan pengabdian yang dilaksanakan oleh program  studi  PIAUD  telah  sesuai  dengan  Peta  jalan (roadmap) PkM  yang  mendukung  Rencana  Strategis  PkM  IAIN  Sultan  Amai  Gorontalo. Beberapa skema yang telah dibuat disesuaikan dengan kebutuhan dan topik unggulan PkM IAIN Sultan Amai Gorontalo yakni; pengembangan dan pemberdayaan masyarakat/UMKM berbasis desa binaan. Kegiatan PkM harus merupakan kesepakatan bersama antara pelaksana dan mitra. Kegiatan PkM yang dilaksanakan tersosialisasi. Luaran pelaksanaan Pengabdian kepada  Masyarakat  harus  memenuhi  kriteria  yang  tercantum  pada  buku  pedoma  standar mutu kegiatan PkM IAIN Sultan Amai Gorontalo. ”
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti pengelolaan arsip standar pengabdian kepada masyarakat pada program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) tersimpan secara kombinasi ini dikarenakan pengelolaan arsip ini tersimpan di dua tempat yankni pada unit kerja  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  (LP2M),  pada  dosen  yang bersangkutan dan pada program studi itu sendiri.

## Pengelolaan Arsip Standar Luaran dan Capaian Tridarma
Program studi Pendidikan Guru Raudathul Athfal (PGRA) lahir pada tahun 2014 SK Dirjen Pendis Nomor 157 Tahun 2014 merupakan program studi yang baru pada fakultas ilmu tarbiyah dan keguruan dengan jumlah mahasiswa 18 Orang, kemudian pada tahun 2016 program studi Pendidikan Guru Raudathul Athfal (PGRA) berubah nomenklaturnya melalui SK Dirjen Pendis Nomor 6943 Tahun 2016 menjadi Program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) hingga saat ini program studi PIAUD tahhun Angkatan 2014 s/d 2017 yang telah diwisuda sebanyak 98 orang.

## Gambar 2 Jumlah Mahasiswa Lulus
Adapun hal untuk menelusuri para wisudawan ataupun alumni program studi PIAUD telah  melakukan  pengisian  form  tracer  studi  untuk  alumni  guna  mengetahui  keterserapan alumni  program  studi  pendidikan  islam  anak  usia  dini,  form  yang  disebar  berisi  tentang biodata  alumni,  tahun  masuk  dan  selesai  alumni,  waktu  tunggu  alumni,  tempat  bekerja alumni  hingga  penghasilan  alumni  dan  materi  perkuliahan  yang  sesuai  dengan  lapangak kerja alukni dan materi/kajian penting untuk program studi.
Untuk  meningkatkan  luaran  capaian  tridarma  perguruan  tinggi  Program  Studi Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  melakukan  upaya  perbaikan  secara  terus menerus sehingga capain tersebut sesuai dan selaras dengan visi dn misi UPPS, renstra UPPS dan visi dan misi program studi.

## Penciptaan Arsip
Pada  tahap  awal  ini,  dokumen  atau  skrip  dibuat.  Dokumen  atau  manuskrip  tersebut kemudian berfungsi sebagai pembawa informasi atau sebagai dasar pengambilan keputusan. Menciptakan  arsip  adalah  menghidupkan  kembali  keaslian  arsip  seperti  membuat dokumentasi  kegiatan  atau  merekam  peristiwa  dalam  bentuk  apapun  dan  dalam  media apapun  sesuai  dengan  memanfaatkan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi serta pelaksaan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Dalam  hal  ini  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak  Usia  Dini  (PIAUD)  telah menciptakan  arsip  penting  yaitu  bukti  surat  keputusan  pendirian  program  studi,  kegiatan program studi tahunan, kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan masih  banyak  lagi  yang  lainnya.  Seluruh  arsip  yang  telah  tercipta  dimanfaatkan  untuk kebutuhan penginputan instrumen borang, audit internal maupun audit eksternal.

## Pengorganisasian Arsip
Menurut  Sugiarto  &  Wahyono  (2015)  pengorganisasian  arsip,  membicarakan  siapa yang melakukan pengelolaan arsip dala suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan dalam menyiapakan bahan untuk pengisian boring akreditasi program studi agar pengaturan arsip dan  penanggungjawab  dapat  diketahui  secara  jelas. ” Dengan  demikian  uraian  tugas  dan
wewenang  sebagai  pengelolaan  arsip  dapat  dilaksanakan  sebaik-baiknya.  Dengan  adanya kejelasan siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggunjawab, maka pengelolaan arsip akreditasidapat  dilakukan  dengan  tertib.  Ada  beberapa  cara  pengorganisasian  arsip  yang dapat digunakan pada kesiapan akreditasi program studi: a). Sentralisasi yaitu Semua arsip yang  memiliki  nilai  dinamis  terpusat  pada  satu  unit  kerja  sehingga  dalam  Unit  Pengelola Program  Studi  (UPPS)  yakni  fakultas  sehingga  kearsipan  dapat  dikendalikan  dan  seluruh kegiatan  kearsipan  didalamnya  pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  secara  terpusat  dengan kata lain adalah arsip hardcopy tersipan di lemari arsip dan softcopy tersimpan pada google drive .  b).  Desentralisasi  yaitu  pengelolaan  arsip  yang  disimpan  oleh  masing-masing penanggungjawab sesuai dengan pembagian tugas yang diberikan oleh ketua tim akreditasi. c).  Kombinasi  setralisasi  dan  disentralisasi  yaitu  pengelolaan  arsip  yang  dapat  dikelola secara  Bersama  dimana  arsip  inaktif  disimpan  secara  sentral  dan  arsip  aktif  tersimpan  di masing-masing penanggungjawab.

## Penyimpanan Arsip
Sistem  penyimpanan  arsip  borang  akreditasi  program  studi  Pendidikan  Islam  Anak Usia  Dini  (PIAUD)  agar  mudah  untuk  ditemukan  kembali  dapat  dilakukan  dengan  cara berdasarkan  standar  penilaian  akreditasi  yakni  9  standar  atau  bisa  juga  dengan  cara mengikuti daftar tabel pada Laporan Kinerja Program Studi (Data Kuantitatif). Mengingat sekarang  ini masih dalam  kondisi  pandemik  akibat wabah covid-19  dan sejak  awal  tahun 2020  pelaksanaan  visitasi  akreditasi  secara  virtual,  semua  pengelolaan  arsip  akreditasi tersimpan di google drive dan secara garis besarnya juga tersimpan pada webside program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD).

## Perawatan Arsip
Sistem  perawatan  arsip  akreditasi  dikarenakan  penyimapan  arsip  dilakukan  secara elektronik maka hal-hal yang harus dilakukan dalam pemeliharaan arsip elektronik dengan cara:  a). “ Pengamanan  data  yang  digunakan  biasanya  dalam  bentuk  data  dalam  berbagai format data, dengan format data yang ada tentunya celah dalam penyalah gunaan informasi masih tetap ada, oleh karena itu perlu dibuat protokol keamanan yang akan melindungi data dari serangan hancker, virus dan sejenisnya; b). Pemeliharaan data ini digunakan agar data yang tersimpan tidak rusak atau corupt , Lakukan Back-up data secara berkala, back up data merupakan proses penyalinan data yang kita simpan atau duplikasi dan menyimpan duplikasi data  tersebut  di  area  penyimpanan  yang  aman  dengan  lokasi  yang  berbeda  dari  lokasi penyimpanan  dokumen  aslinya,  hal  ini  dilakukan  agar  apabila  terjadi  kerusakan  atau kehilangan data pada data asli; c). Transfer data merupakan proses perpindahan data pada data elektronik, biasanya menggunakan perangkat mediasi antar media seperti kabel, usb, bluetoth dan lain-lain. ”

## Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan serangkaian dari tahap manajemen kearsipan. Untuk itu, pengelolaan  arsip  tersebut  harus  dikontrol  dengan  kegiatan  penyusutan  arsip  agar mempermudah kegiatan dalam mengelola arsip. “ Menurut Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 dan UU no 43 tahun 2009, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. ” Prosedur  pemusnahan  sebuah  arsip:  a).  Pemusnahan  arsip  dilakukan  terhadap  arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi; b) Telah habis batas masa waktu penyimpanannya dan diberi nama arsip yang akan dimusnakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA); c).
Tidak  ada  peraturan  atau  undang-undang  yang  melarang;  d).  Tidak  berhubungan  dengan suatu  penyelesaian  proses  perkara;  e).  Pemusnahan  harus  dikerjakan  berdasarkan  aturan dengan  ketentuan yang telah  ditetapkan;  f).  Pemusnahan arsip merupakan tanggungjawab pimpinan dari pengelola arsip itu.

## E. KESIMPULAN
Berdasarkah fokus penelitian, hasil penelitian, dan hasil pembahasan dalam penelitian yang  telah  dipaparakan  tentang  pengelolaan  arsip  pada  program  studi  Pendidikan  Islam Anak Usia Dini (PIAUD) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan. Pertama, “Peneliti dapat menyimpulkan bahwa Program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) merupakan program  studi  yang  baru  pada  Fakultas  Ilmu  Tarbiyah  dan  Keguruan,  sehingga  untuk mengelola  arsip  data  akreditasi  pada  program  studi  tersebut  mudah  untuk  dikelola. Dikarenakan  pola  klasifikasi  pengelolaan  arsipnya  bersifat  kombinasi.  Kedua,  dokumen yang tersedia pada program studi Pendidikan Islam Anak Usia Dini (PIAUD) masih perlu dievaluasi  kembali  oleh  tim  reviewer  borang  akreditasi  yang  dibentuk  oleh  Lembaga Penjaminan  Mutu  (LPM)  sehingga  tim  yang  dibentuk  dapat  mentemukan  kelebihan  dan kelemahan  program  studi,  untuk  dapat  ditindaklanjuti  kembali  pokok  permasalahan  serta isu-isu strategis yang dihadapi oleh program studi.

## DAFTAR PUSTAKA
BAN-PT No. 5 Tahun 2019 Tentang Instrumen Akreditasi Program Studi, (2019). Kemenristekdikti. (2016). Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No.32 Tahun 2016  tentang  Akreditasi  Program  Studi  dan  Perguruan  Tinggi. Menteri  Kesehatan Republik  Indonesia  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia , Nomor 65 (879), 2004–2006. PIAUD.  (2019). Profil  PIAUD  FITK  IAIN  Sultan  Amai  Gorontalo .  http://piaud- fitk.iaingorontalo.ac.id/
Rektor  IAIN  Sultan  Amai.  (2020). Review Borang  Akreditasi  Program  Studi  Manajemen Pendidikan Islam Program Pascasarjana . Rumah  Jurnal  IAIN  Sultan  Amai  Gorontalo.  (2020). ECIE  Journal  PIAUD .  https://e- journal.iaingorontalo.ac.id/index.php/ecie/about
Sekarningsih, C. F., & Alamsyah, A. (2019). Peranan Pengelolaan Arsip Sebagai Pendukung Akreditasi Ban-Pt Di Program Studi S-1 Pendidikan Biologi Fakultas Matematika Dan Ipa  Univeristas  Negeri  Semarang  (Studi  Kasus  Tahun  2015). Jurnal  Ilmu Perpustakaan , 6 (3), 1–12.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D . Alfabeta.
Taib, T. (2021). Pentingnya Peran Arsip Di Perguruan Tinggi (Iain Sultan Amai Gorontalo). Jurnal El-Pustaka , 02 (3), 1–12. https://doi.org/10.24042/el-pustaka.v2i1.8490 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 1 (2009). Undang  Undang.  (2022). No.4  Tahun  2022  Tentang  Standar  Pendidikan  Nasional . https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/196151/pp-no-4-tahun-2022
Wiwik Pratiwi. (2021). Wawancara 9 Agustus 2021 .
Yuyun Yulianingsih. (2016). Manajemen Akreditasi Program Studi Pada Perguruan Tinggi. Al-Idarah Kepemdidikan Islam , 5 (1), 93.