## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT PADA APOTEK RUMAH SAKIT MENGGUNAKAN METODE SPIRAL

## Ricky Imanuel Ndaumanu
1 Program Studi InformatikaUniversitas Widya Dharma, Pontianak Email: ricky_ndaumanu@ymail.com

## ABSTRAK
Apotek  adalah  tempat  menjual  dan  kadang  membuat  atau  meramu  obat.  Apotek  juga  merupakan tempat apoteker melakukan praktik profesi farmasi. Banyak pasien yang berkeluh kesah karena obat yang tersedia kurang lengkap, karena sistem yang dipakai masih manual yaitu dalam hal ini masih menggunakan  format  buku  besar  untuk  melihat  persediaan  obat  yang  ada.  Dalam  hal    tersebut menyebabkan masalah pada sistem pendataan obat dan pendataan persediaan obat kadang terkendala dalam menentukan stok dan banyaknya obat yang tersedia di apotik tersebut. Oleh karena itu perlu diadakan  kajian  evaluasi  pendataan  persedian  obat  di  apotik  rumah  sakit  dalam  rangka mengidentifikasi  penyebab  terjadinya  kehabisan  stok  dan  persediaan  obat  di  apotik  rumah  sakit, menentukan banyaknya dalam menyetok obat dan menetapkan Faktor Koreksi Produksi bagi masing- masing  obat  yang  diserahkan  oleh  produsen.  Untuk  mengatasi  masalah  tersebut,  maka  dibutuhkan sebuah aplikasi atau  sistem berbasis desktop yang dapat mengevaluasi dan  menentukan persediaan yang  tersedia  di  apotik  rumah  sakit.  Metodologi  yang  digunakan  dalam  pengembangan  sistem informasi ini adalah metode Spiral. Spiral model adalah salah satu bentuk evolusi yang menggunakan metode iterasi natural yang dimiliki oleh model prototyping dan digabungkan dengan aspek sistimatis yang dikembangkan dengan model waterfall. Entitas yang terdapat dalam sistem informasi ini yaitu supplier, apoteker, pasien dan pimpinan.
Kata kunci: metode spiral, supplier, farmasi, model waterfall , Apotek

## ABSTRACT
Pharmacy is a place to sell and sometimes make or mix medicines. Pharmacy is also a place where pharmacists  practice  the  pharmaceutical  profession.  Many  patients  complained  that  the  available drugs were incomplete, because the system used was still manual, in this case still using the ledger format to see the available drug supplies. In this case, problems in the drug data collection system and drug inventory data collection are sometimes constrained in determining the stock and the amount of drugs available at the pharmacy. Therefore it is necessary to conduct an evaluation study to collect data on the supply of drugs in hospital pharmacies in order to identify the cause of out of stock and supply  of  drugs  in  hospital  pharmacies,  determine  the  amount  in  stocking  of  drugs  and  determine Production  Correction  Factors  for  each  drug  submitted  by  the  manufacturer.  To  overcome  this problem,  we  need  an  application  or  desktop-based  system  that  can  evaluate  and  determine  the available  inventory  at  hospital  pharmacies.  The  methodology  used  in  the  development  of  this information  system  is  the  Spiral  method.  Spiral  model  is  a  form  of  evolution  that  uses  the  natural iteration method which is owned by the prototyping model and combined with the systematic aspects developed  with  the  waterfall  model.  Entities  contained  in  this  information  system  are  suppliers, pharmacists, patients and leaders.
Keywords: spiral method, supplier, pharmacy, waterfall model, Pharmacy

## 1. PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi informasi yang berkembang dengan sangat cepat berpengaruh pada penggunaan teknologi komputer  diberbagai  sektor  kehidupan.  mulai  dari  penggunaan  secara  pribadi,  lembaga  pendidikan,  serta  instansi pemerintahan, swasta   maupun asing.  Untuk  Tercapainya  pembangunan dibidang  kesehatan  merupakan salah satu faktor yang menunjang dalam peningkatan upaya pencapaian derajat kesehatan yang lebih baik, maka pemerintah maupun swasta mendirikan rumah sakit yang didalamnya juga di lengkapi dengan Apotek. Apotek mempunyai profil yaitu yang pertama merupakan institusi profesi yang memerankan peranan penting sebagai team kesehatan dibidang obat-obatan, dan yang kedua merupakan usaha perdagangan obat-obatan. Dalam hal ini bukan mengambil keuntungan
dari usaha perdagangan obat tetapi penjualan obat didasarkan atas motif sosial semata-mata adalah hal yang wajar walau Apotek mendapatkan keuntungan yang semestinya didapat.
Banyak pasien yang berkeluh kesah karena obat yang tersedia kurang lengkap, karena sistem yang dipakai masih manual yaitu dalam hal ini masih menggunakan format buku besar untuk  melihat persediaan obat yang ada. Apoteker mengalami  kesulitan  dalam  memperoleh  informasi    yang  cepat,  tepat  dan  akurat.  Mengingat  pentingnya  masalah persediaan obat, perlu diadakan suatu sistem informasi berbasis komputer  yang terarah dan lengkap yang dipakai untuk membantu dan mempermudah dalam melihat persediaan  obat  yang  ada di dalam apotik itu sendiri.
Permasalahan tersebutlah yang melatarbelakangi dikembangkannya sistem informasi pengelolaan obat di apotik rumah sakit. Hal ini dilatarbelakangi dengan proses kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data obat dan pelaporan persediana obat dalam apotik di rumah sakit tersebut yang masih dilakukan secara manual sehingga sering kali menimbulkan kendala dalam hal efisiensi waktu, ketelitian, kearsipan, kecepatan informasi yang dihasilkan untuk memperkuat posisi pengambilan keputusan.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode adalah  suatu cara yang digunakan untuk merubah cara kerja sistem lama menjadi sistem baru. Metode yang  dipakai  dalam  membuat  sistem  informasi  persediaan  obat  pada  apotek  rumah  sakit  ini  terdiri  dari  beberapa tahapan antara  lain :
A. Metode Penelitian
Metodologi  penelitian  adalah  langkah-langkah  yang  digunakan agar hipotesis penelitian dapat teruji secara empirik (Sugiyono, 2003) . Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Model Penelitian Tindakan kelas ( Action Research ).
Kurt Lewin mengembangkan penelitian tindakan atas dasar konsep pokok bahwa penelitian tindakan terdiri dari empat komponen pokok yang juga menunjukkan langkah, yaitu :
a. Perencanaan ( planning ),
b. Tindakan ( acting ),
c. Pengamatan ( observing ),
d. Refleksi ( reflecting ). (Kurt Lewin, 1990).
Hubungan  antara  keempat  komponen  tersebut  menunjukkan  sebuah  siklus  atau  kegiatan  yang  berulang. “Siklus” inilah yang sebetulnya menjadi salah satu ciri utama dari penelitian tindakan, yaitu bahwa penelitian tindakan harus dilaksanakan dalam bentuk siklus, bukan hanya satu kali intervensi saja. (Suharsimi Arikunto, 2006, hlm. 92)
Apabila  digambarkan  dalam  bentuk  visualisasi,  maka  model  Kurt  Lewin  akan  tergambar  dalam  bagan lingkaran seperti berikut ini :
Acting Observing Planning Reflecting
Gambar 1. Siklus Model Kurt Lewin (Kurt Lewin, 1990)
B. Metode Pengembangan
Metode pengembangan ini akan menggunakan metode spiral
1. Definisi Model Spiral
Spiral model atau metode spiral adalah salah satu bentuk evolusi yang menggunakan metode iterasi natural yang dimiliki oleh model prototyping dan digabungkan dengan aspek sistematis yang dikembangkan dengan model waterfall . tahap prototyping adalah suatu model dimana software dibuat prototype (incomplete model) , dan contohnya yang ditunjukkan ke user atau customer untuk mendapatkan feedback -nya. Jika prototype-nya sudah  sesuai  dengan  keinginan  user  astau  customer,  maka  proses  dilanjutkan  dengan  membuat  produk sesungguhnya dengan menambah dan memperbaiki kekurangan dari prototype tadi.
Model ini juga mengkombinasikan top-down design dengan bottom-up design , dimana top-down design menetapkan sistem global terlebih dahulu, baru diteruskan dengan detail sistemnya, sedangkan bottom-up design berlaku  sebaliknya. Top-down  desig n  biasanya  diaplikasikan  pada  model waterfall dengan sequential -nya, sedangkan bottom-up design biasanya diaplikasikan pada model prototyping dengan feedback yang diperoleh dari 2 kombinasi tersebut, yaitu kombinasi antara desain dan prototyping, serta top-down dan bottom-up , yang juga diaplikasikan pada model waterfall dan prototype , maka spiral model ini dapat dikatakan sebagai model proses hasil kombinasi dari kedua model tersebut. Oleh karena itu, model ini biasanya dipakai untuk pembuatan software dengans kala besar dan kompleks.
Gambar 2. Metode Spiral
Dari gambar tersebut, proses dimulai dari inti bergerak searah dengan jarum jam mengelilingi spiral. Lintasan pertama  putaran  menghasilkan  perkembangan  spesifikasi  produk.  Putaran  selanjutnya  digunakan  untuk mengembangkan sebuah prototype , dan secara progresif mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih canggih. Masing-masing lintasan yang melalui daerah perencanaan menghasilkan penyesuaian pada rencana proyek. Biaya dan jadwal disesuaikan berdasarkan umpan balik yang disimpulakan dari evaluasi pelanggan. Manajer proyek akan menambah jumlah iterasi sesuai dengan yang dibutuhkan (Bary W Boehm ,1988).
2. Tahapan-tahapan Model Spiral
Model spiral dibagi menjadi enam wilayah tugas yaitu:
a. Liaison (Komunikasi pelanggan)
Didalam  tahap  ini  adalah  mengkomunikasikan  antara  pelanggan  dan  kebutuhan-kebutuhan  yang diinginkan oleh pelanggan, apasaja yang di butuhkan di dalam sistem tersebut.
b. Planning (Perencanaan) merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut.
c. Risk Analysis (Analisis Resiko)
Bentuk keadaan ketidak pastian tentang suatu keadaan yang akan terjadi di masa depan dengan keputusan yang  diambil  berdasarkan  berbagai  pertimbangan  pada  saat  ini.  Analisis  Risiko  adalah  suatu  metode analisis  yang  meliputi  faktor  penilaian,  karakterisasi,  komunikasi,  manajemen  dan  kebijakan  yang berkaitan dengan risiko tersebut.
d. Engineering (Perekayasaan)
Yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut.
e. Construction and release (Konstruksi dan peluncuran)
Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang ,dan member pelayanan kepada pemakai.
f. System evaluation (Evaluasi Pelanggan)
Yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.
C. Alur Penelitian
Bagian ini berisi diagram alur langkah penelitian secara lengkap dan terinci antara lain:
Liaison (Komunikasi pelanggan) /
planning
Identifikasi Masalah (latar belakang, rumusan masalah, batasan variabel penelitian, manfaat penelitian ,Tujuan Penelitian)

## Pengumpulan Data Di rumah sakit
(wawancara, Ovservasi, Dokumen)

## Tinjauan pustaka
(landasan teori, keaslian penelitian)
System evaluation (Evaluasi Pelanggan)
Tahap akhir dalam model Spiral. Perangkat lunak yang  sudah  jadi,  dijalankan  serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki  kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru

## Engineering (Perekayasaan)
Mengembangkan dan
Mendokumentasikan Perangkat Lunak serta menggunakan Flowmap atau Flowchart, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) (perancangan sistem, perancangan database dan layout) Mulai Kesimpulan Selesai P la n n in g / P er en ca n a a n O b se rv a ti o n / P en g a m a ta n R ef le k si / E v a lu a si Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. A ct io n / T in d a k a n Construction dan release (Konstruksi dan peluncuran)
Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error , dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
Gambar 3. Alur penelitian

## D. Desain survey
Perancangan yang dilakukan  pada tahap desain survey ini dilakukan setelah tahap pengambilan data selesai, pada tahap inilah tahap tindakan dilakukan. Tahapan-tahapan penyelesaian perencanan dimulai dari flowchart atau bagan alur, diagram konteks, diagram berjenjang, DFD  ( Data Flow Diagram ), kamus data arus data, ERD ( Entity Relation Diagram ), perancangan input dan perancangan output.
a. Alur Dokumen
Didalam alur dokumen ini memuat proses-proses pengelolaan data

## Gambar 4. Alur Dokumen
b. Diagram Konteks
Semua  entitas  eksternal  yang  ditunjukkan  pada  diagram  konteks  berikut  aliran  data-aliran  data  utama menuju
0 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT PADA APOTEK RUMAH SAKIT Suplier Apotik Pasien Pimpinan Data Obat Data Suplier Data Pemesanan Data Barang Masuk Data Return Pembelian Data Penjualan Laporan Data Obat Laporan Data Stok Obat Laporan Data Pemesanan Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Return Pembelian Laporan Data Penjualan Data Suplier Data Obat Data Pemesanan Data Return Pembelian Nota Transaksi Pembelian/Kwitansi Data Pembelian Laporan Data Obat Laporan Data Stok Obat Laporan Data Pemesanan Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Return Pembelian Laporan Data Penjualan
Gambar 5. Diagram konteks
c. Diagram berjenjang
Menggambarkan struktur dari sistem Berupa suatu bagan berjenjang yang menggambarkan semua proses yang ada disistem. Dipergunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level lebih bawah lagi
0 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT PADA APOTEK RUMAH SAKIT 1.0 Data Referensi 2.0 Data Transaksi 3.0 Laporan 1.1 Data Obat 1.2
Data Suplier 2.1 Data Pemesanan 2.2 Data Barang Masuk 2.3 Data Return Pembelian 2.4 Data Penjualan 3.1 Lap. Data Obat 3.2 Lap. Data Pemesanan 3.3 Lap. Data Barang Masuk 3.4 Lap. Return Pembelian 3.5 Lap. Data Penjualan
Gambar 6. Diagram Berjenjang
d. DFD ( Data Flow Diagram ) level 0
DFD adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data, kemana tujuan data dan dimana data tersebut disimpan. Berikut ini adalah gambar DFD dari Sistem Informasi Persediaan Obat  pada  Apotek  Rumah Sakit.  Model  ini  menggambarkan sistem sebagai  jaringan  kerja  antar fungsi  yang berhubungan  satu  sama  lain  dengan  aliran  dan  penyimpanan  data  (selanjutnya  kita  sebut  DFD).  Sebagai perangkat analisis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi
0 Apotik 1.0 Data Referensi 2.0 Data Transaksi 3.0 Laporan TObat D1 TSuplier D2 Data Obat Data Suplier Data Pemesanan Data Barang Masuk Data Return Pembelian Data Penjualan Data Obat Data Suplier Data Suplier Data Obat TPemesanan D3 TBarangMasuk D4 TReturnPembelian D5 Data Pemesanan Data Pemesanan Data Barang Masuk Data Barang Masuk Return Pembelian Return Pembelian TPenjualan D6 Data Penjualan Data Obat Data Suplier Data Pemesanan Data Barang Masuk Data Return Pembelian Data Penjualan Suplier Pasien Pimpinan Data Pemesanan Data Return Pembelian Nota Transaksi Pembelian/Kwitansi Laporan Data Obat Laporan Data Stok Obat Laporan Data Pemesanan Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Return Pembelian Laporan Data Penjualan Arsip Gambar 7. DFD level 0 e. ERD
ERD merupakan proses perancangan entity relationship digunakan untuk menunjukan hubungan antara entity yang direlasikan dengan kunci relasi yaitu kunci utama dari masing-masing entity relasi antara satu file dengan file yang saling berhubungan.
1 M f. 1 1 M g. h. i. j. k. l. m.
Gambar 8. ERD

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan pembahasan tahap perancangan sistem, maka pada hasil dan pembahasan ini akan dijabarkan atau implementasi dari Persediaan Obat pada Apotek Rumah Sakit.
a. Menu Utama
Bagian-bagian Menu Utama dibawah ini mempunyai 4 option yaitu : bagian Master yang berfungsi untuk menginput semua data yang di butuhkan dalam pemrosesan di dalam sistem, bagian transaksi untuk melakukan semua proses transaksi,  untuk mencetak laporan-laporan yang di butuhkan dari broses pendataan dan bagian keluar  yaitu bagian yang berfungsi untuk keluar dari sistem ini.
Supplier memili ki Pesanan Pembelian n memili ki - no pesanan - kode supp - nama supp - no faktur - kode obat - nama obat - harga jual
- harga beli obat penjualan memili ki - no resep - nama - jenis kelamin - umur - alamat - kode obat
- nama obat
- harga jual
- Jumlah
- no pesanan
- kode supp
- nama supp
- kode obat
- nama obat
- jmlh obat
- tgl pesan -kode supp -nama supp -alamat
-kode obat -nama obat -satuan -harga beli -harga jual M M M Memili ki

## Gambar 9. Menu utama
b. Menu Data Supplier
Tampilan form data supplier Menu ini untuk membuka form supplier, dan berfungsi menginput nama-nama supplier. Juga terdapat beberapa tombol yang digunakan untuk menjalankan menu ini.
Gambar 10.Menu Data Supplier
c. Menu Data Obat
Menu ini untuk membuka form data obat, dan berfungsi untuk menginput nama - nama obat,  Juga terdapat beberapa tombol yang digunakan untuk menjalankan menu ini.
d. Menu Data Pesanan
Menu ini untuk membuka form data pesanan dan berfungsi menginput obat-obat yang ingin di pesan. Juga terdapat beberapa tombol yang digunakan untuk menjalankan menu ini.
Gambar 12. Menu data pesan
e. Menu data pembelian Menu ini untuk membuka form Pembelian, dan berfungsi menginput berapa banyak  obat yang masuk.
Juga terdapat beberapa tombol yang digunakan untuk menjalankan menu ini
Gambar 13. Menu Data Pembelian
f. Menu Data Penjualan
Menu ini untuk membuka form penjualan, dan berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan,  juga terdapat beberapa tombol yang digunakan untuk menjalankan menu ini
Gambar 14. Menu data penjualan

## 3. KESIMPULAN
Proses perancangan dan implementasi selesai dilakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain:
a. Untuk Apotek Rumah, diharapkan dengan adanya  sistem iniformasi dapat membantu mengatasi kesulitan yang ada pada Apotek mengenai persediaan obat.
b. Dengan perancangan system informasi ini dapat memudahkan karyawan dalam melaporkan persediaan obat setiap bulan kepada Kepala Rumah Sakit
c. Mampu menghasilkan data atau fakta yang valid yaitu data obat yang memiliki kesesuaian dan keserasian yang tinggi dengan kenyataan yang ada di persediaan apotik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Arikunto Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik .: penerbit Rineka Cipta. Jakarta [2]   Kurt Lewin. 1990. “ Action Research Minority Problems” , 3rd ed. Victoria: Deaklin University.
[3]  Sugiono. 2003. Cetakan ke lima. Statistika Untuk Penelitian , Bandung. Alfabetta
[4]  W Boehm. 1988. Pemahaman Metode Spiral . Yogjakarta : ANDI