## Equator Journal of Management and Entrepreneurship
Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Tanjungpura, Vol.12, No.01 (Januari 2024): (075-099)

## Optimalisasi Pengelolaan Informasi Melalui Pengembangan Layanan SAPA (Satu Data FMIPA) di Lingkungan FMIPA Universitas Tanjungpura
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera Universitas Tanjungpura *Email : evanhv@untan.ac.id (Submitted 01 December 2023; Approved 14 January 2024; Published 29 January 2024)

## Abstrak
Universitas Tanjungpura merupakan salah satu universitas negeri yang ada di Provinsi Kalimantan Barat yang menerapkan pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU) yang tentu saja harus terus berupaya meningkatkan pengelolaan layanan Perguruan Tinggi, dan FMIPA sebagai bagian dari Universitas Tanjungpura mempunyai kewajiban untuk meningkatkan kualitas Layanan Perguruan Tinggi dan mewujudkan tujuan yang diharapkan oleh Universitas Tanjungpura diantaranya manajemen sistem informasi (tata kelola) dalam hal ini pengelolaan arsip/dokumen/data yang sejalan dengan fokus Rencana Strategis FMIPA Universitas Tanjungpura Tahun 2020 – 2024 yang bertujuan untuk mewujudkan sistem layanan FMIPA yang saling terintegrasi melalui pembangunan sistem informasi berbasis big dat a, yaitu sumber daya manusia, pembelajaran dan kemahasiswaan, alumni, keuangan, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka percepatan transformasi organisasi yang lebih efisien, efektif, transparan dan akuntabel. Permasalahan yang dihadapi adalah pengelolaan informasi baik itu berupa arsip/data/dokumen yang ada belum optimal pada FMIPA Universitas Tanjungpura sehingga terobosan yang dilakukan adalah modernisasi pengelolaan informasi baik itu arsip/data/dokumen yang optimal kearah digitalisasi, sekaligus menambah kebolehan sumber daya manusia sebagai pengelola agar dapat melaksanakan proses pengelolaan informasi, melakukan modifikasi dan perubahan terhadap aplikasi yang telah ada yaitu aplikasi arsip digital menjadi SAPA (Satu Data FMIPA). Perancangan Sistem Satu Data ini diharapkan dapat mewujudkan tata kelola layanan informasi yang lebih baik di lingkungan FMIPA Universitas Tanjungpura, terintegrasi dan dapat berbagi pakai, serta tersedianya jaringan informasi yang lebih luas. Kata Kunci : Sistem Kearsipan, Sistem Informasi Manajemen, Layanan Perguruan Tinggi, Layanan Kearsipan

## PENDAHULUAN
Setiap organisasi tentu memiliki beberapa dokumen atau arsip penting yang harus selalu disimpan. Semakin lama organisasi tersebut berdiri maka semakin banyak pula arsip yang perlu disimpan. Untuk itu, perlu dilakukan manajemen arsip agar dokumen dapat tertata dengan rapi dan bisa diakses dengan mudah. Seiring berjalannya waktu, jumlah arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi akan terus mengalami pertambahan secara berkelanjutan. Jika jumlah arsipnya sudah semakin menggunung, masing – masing bagian tentu tidak akan mampu lagi menangani masalah kearsipan secara mandiri sehingga organisasi tersebut butuh yang namanya tenaga tatakelola yang andal dan profesional. Setiap organisasi perlu membentuk fungsi kerja khusus untuk
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
mengurus segala dokumen maupun arsip milik organisasi dengan mumpuni. Selain itu, bisa saja jenis – jenis dokumen lama yang masih berbentuk fisik (kertas) perlu dikonversi menjadi data – data digital karena sudah mulai bergeser ke ranah digitalisasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan dokumen dapat berisi informasi dalam bentuk cetak tulis tangan hingga secara audio visual, dokumen sangat penting bagi kehidupan manusia dan kehidupan suatu organisasi, Arsip adalah kumpulan dari banyak dokumen surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan informasi yang apabila setiapkali diperlukan dapat segera di temukan kembali dengan kondisi yang baik dan jelas. namun demikian tidak semua dokumen bisa menjadi Arsip, arsip merupakan terjemahan kata “archief” dari Bahasa Belanda. Kata “archief” berasal dari bahasa Yunani, yakni “archeion” dan kata “archivum” dalam bahasa Latin yang berarti kantor pemerintah.
Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip haruslah baik dan profesional karena arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah kantor, agar tidak menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya, karena proses sebelumnya yang berada dalam dokumen terdahulu tidak ditemukan. Arsip dibagi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif, permasalahan yang dihadapi adalah sistem pengelolaan arsip yang belum optimal di FMIPA Universitas Tanjungpura, serta modernisasi pengelolaan arsip yang optimal kearah digitalisasi arsip, sekaligus menambah kebolehan sumber daya manusia kearsipan agar dapat melaksanakan proses pengelolaan kearsipan serta segera menata ruangan arsip yang dipunyai agar dapat lebih banyak menampung arsip-arsip dalam bentuk hard copy , yang kemudian diubah menuju arsip yang dapat didigitalisasikan. Pada penelitian sebelumnya, Journal of Library and Information Science Digitalisasi arsip vital di PT Pertamina (Persero) oleh Ratu Soraya, Agus Rusmana dan Neneng Komariah (2022) yang dituliskan bahwa penelitian ini berfokus pada melakukan digitalisasi arsip vital oleh PT Pertamina (Persero). Selain dari jurnal yang ditulis oleh Salsa Amalia Putri, Sukaesih, Lusi Romaddyniah Sujana (2023) yang menulis jurnal dengan judul Optimalisasi Pengelolaan Arsip melalui Sistem Informasi KearsipanDigital (SIKENDI) di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran yang didalamnya berfokuskan terhadap proses dari pengelolaan arsip digital di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran melalui aplikasi berbasis website Sikendi. Sehingga dari kedua jurnal yang sudah disebutkan, maka dapat diketahui adanya persaman dan perbedaan dari kedua jurnal dengan penelitian ini. Yang mana persamaan yang dapat dilihat adalah kedua penelitian ini memfokuskan arsip digital yang dimiliki oleh PT Pertamina (Persero) dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran, sedangkan perbedaan kedua jurnal tersebut dengan penelitian ini adalah di dalam
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
penelitian ini menjelaskan berbagai tahapan, tindakan, dan proses yang dilakukan oleh FMIPA Universitas Tanjungpura secara rinci dan keseluruhan dalam melakukan optimalisasi sistem kearsipan diantaranya digitalisasi arsip vital, peningkatam kompetensi atau kebolehan dari SDM pengelola kearsipan, kemudian terbentuknya ruang record center yang terhubung dengan aplikasi, juga adanya pengembangan sistem kearsipan yang lebih luas. Selain itu penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui dampak atau manfaat yang dirasakan oleh pengguna terhadap optimalisasi sistem kearsipan ini.

## Rumusan Masalah dan Hipotesa
Isu yang berkembang dilingkungan FMIPA Universitas Tanjungpura Pengelolaan sistem kearsipan (arsip/dokumen) dan data saat ini sebagian prosesnya dilakukan secara manual, yaitu dengan menggunakan buku agenda, data tersimpan pada Microsoft Excel dan arsip disimpan dalam drive pada komputer masing-masing operator/pegawai. Sistem pengarsipan digital sudah dibangun namun belum sepenuh dipergunakan oleh pegawai sehingga dokumen dan data yang ada tidak termutahirkan dimana salah satu penyebabnya adalah ruang penyimpanan pada server yang masih terbatas. Selain itu dokumen berupa kertas-kertas yang setiap hari bertambah banyak jumlahnya. Penambahan dokumen yang terjadi setiap hari serta pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan beberapa masalah bagi pegawai dan pimpinan yang membutuhkan dokumen. Lamanya waktu mencari dokumen atau hilangnya dokumen menjadikan pekerjaan terhambat dan mengurangi efektivitas pekerjaan.
Berdasarkan temuan masalah tersebut, aksi perubahan ini akan membahas tentang peningkatan tata kelola layanan dalam bentuk efisiensi dalam pengelolaan arsip/dokumen serta data berbasis digital, dimana tujuan akhirnya adalah manajemen pengelolaan informasi baik itu utk arsip/dokumen/data untuk menghasilkan data yang akurat, mutakhir, terpadu, dan dapat dipertanggungjawabkan serta mudah untuk diakses dan dibagipakaikan dalam satu sistem. Berikut disajikan isu masalah pada tabel berikut :
Tabel 1. Kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan Kondisi saat ini GAP Kondisi yang diinginkan Pengelolaan sistem kearsipan (arsip/dokumen/data) belum terintegrasi dan termutakhirkan (Pengelolaan arsip belum optimal) Terwujudnya pengelolaan sistem kearsipan (arsip/dokumen/data) FMIPA yang optimal yaitu sumber daya manusia, pembelajaran dan kemahasiswaan, alumni, keuangan, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka percepatan transformasi organisasi yang lebih efisien, efektif, transparan dan akuntabel Ruangan arsip kurang efektif dan terbatas, Lemari penyimpanan arsip kurang efektif Ruang Arsip dengan tata letak yang baik dan mandiri, Lemari Arsip yang tertata rapi dan tepat jenis. Pengetahuan Penanganan Dokumen Masih Adanya Peningkatan Kompetensi
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
Kondisi saat ini GAP Kondisi yang diinginkan Kurang (Kompetensi SDM) dan peran sdm belum optimal sebagai penyedia informasi (Kurang terlatihnya petugas) SDM dan Terwujudnya peran arsiparis yang optimal sebagai penyedia informasi (Petugas yang sudah terlatih) Pengarsipan kurang tertata, berkas administrasi belum sepenuhnya tersimpan secara digital, masih ada yang berbentuk manual, dan penyimpanan dalam betuk google drive , Menghadirkan inovasi berupa peningkatan dan penambahan fitur pada sistem aplikasi yang memiliki basis data sehingga data/berkas dapat terjaga dan terarsip dengan baik Arsip masih dalam bentuk hardcopy Arsip terdokumentasi dalam media elektronik Aplikasi arsip digital yang ada belum bermanfaat Aplikasi arsip digital yang lebih bersahabat

## Penyebab Masalah
Terhadap ke enam isu masalah tersebut dilakukan penyaringan untuk Analisa Isu Aktual dengan mempergunakan analisa APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak). Dengan merujuk pada Analisa APKL didapatkan Isu Aktual sebagai penyebab masalah adalah sebagai berikut :
Tabel 2. Isu Aktual No Isu Aktual Kriteria Keterangan A P K L 1. Pengelolaan Sistem Kearsipan (arsip/dokumen/data) belum optimal √ √ √ √ Memenuhi Syarat 2. Ruangan arsip kurang efektif dan terbatas √ √ √ √ Memenuhi Syarat 3. Lemari penyimpanan arsip kurang efektif √ x x √ Tidak Memenuhi Syarat 4. Pengetahuan Penanganan Dokumen Masih Kurang (Kompetensi SDM) dan peran sdm belum optimal (Kurang terlatihnya petugas) √ √ √ √ Memenuhi Syarat 5. Pengarsipan kurang tertata √ √ √ √ Memenuhi Syarat 6. Arsip masih dalam bentuk hardcopy Aplikasi arsip digital yang ada belum bermanfaat √ √ √ √ Memenuhi Syarat

## Penentuan prioritas masalah
Setelah dilakukan analisis APKL terhadap isu masalah di organisasi dengan hasil 5 (lima) teratas yakni : pengelolaan informasi (arsip/dokumen/data)arsip belum optimal, peran arsiparis belum optimal sebagai penyedia informasi, pengetahuan penanganan dokumen masih kurang (Kompetensi SDM) dan peran sdm belum optimal (kurang terlatihnya petugas), arsip masih dalam bentuk hardcopy , serta aplikasi arsip digital yang ada belum bermanfaat. Setalah mendapatkan 5 (lima) hasil, untuk menetapkan prioritas isu yang akan dijadikan sebagai proyek perubahan, dilakukan analisis dengan menggunakan metode USG ( urgency, seriousness dan growth ). Metode USG merupakan
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring 1-5 dan dengan mempertimbangkan tiga komponen dalam metode USG, berikut ini diuraikan proses penentuan prioritas permasalahan dengan Metode USG, yaitu sebagai berikut : Tabel 3. Prioritas Isu Aktual menggunakan USG ( Urgen, Serious, Growth ) No Masalah Kriteria Total Prioritas U S G 1. Pengelolaan Sistem Kearsipan (arsip/dokumen/data) belum optimal 5 4 4 13 1 2. Pengetahuan Penanganan Dokumen Masih Kurang (Kompetensi SDM) dan peran sdm belum optimal (Kurang terlatihnya petugas) 4 3 3 10 4 3. Pengarsipan kurang tertata 4 4 3 11 3 4. Ruangan arsip kurang efektif dan terbatas 3 3 3 9 5 5. Arsip masih dalam bentuk hardcopy Aplikasi arsip digital yang ada belum bermanfaat 4 4 4 12 2
Penentuan skala nilai dengan menggunakan skala likert 1 – 5 yaitu :
5 = sangat penting/sangat serius/sangat berdampak
4 = penting/serius/berdampak
3 = cukup penting/cukup serius/cukup berdampak
2 = kurang penting/kurang serius/kurang berdampak
1 = tidak penting/tidak serius/tidak berdampak
Berdasarkan urutan prioritas dan uraian permasalahan tersebut maka dipandang perlu melakukan perubahan yaitu perlu dilakukan manajemen pengelolaan informasi melalui optimalisasi arsip digital dapat meningkatkan kinerja dan tata kelola layanan FMIPA Universitas Tanjungpura.

## Mencari Akar Penyebab Masalah
Untuk mencari akar masalah yang menyebabkan timbulnya masalah-masalah akan digunakan metode Diagram Fishbone / Cause and Effect. Fishbone diagram (diagram tulang ikan). Berikut akan diuraikan pencarian akar masalah dengan metode fishbone Diagram dan pendekatan yang kita gunakan adalah dengan pendekatan 4 M ( Metode, Machine/tools, Man, Material ) sebagai berikut :
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera

## Gambar 1. Diagram Fishbone Munculnya Konflik
Dari diagram tulang ikan pada Gambar tentang Analisis Penyebab Masalah, berikut ini diuraikan penjelasan yang lebih spesifik mengenai berbagai penyebab dari masalah yang terjadi, yaitu:
1. Metode : Pengembangan aplikasi Arsip Digital 2. Mesin/ Peralatan (Machine):
Tidak dilakukan pengkinian/update perangkat lunak/software komputer berakibat pada tidak lengkapnya arsip/dokumen/data dan spesifikasi komputer yang kurang memadai akibatnya arsip/dokumen/data tidak lengkap serta dukungan sarana/prasarana dan ruangan arsip yang terbatas.
3. Sumber daya manusia (Manpower): Pengetahuan penanganan mengenai dokumen masih kurang dan arsip/dokumen/data tidak segera disimpan atau dimutakhirankan yang berakibat pada menumpuknya arsip/dokumen (peran sdm belum optimal sebagai penyedia informasi) dan Koordinasi antar bagian di FMIPA mengenai arsip masih kurang
4. Material/Bahan (Materials):
Banyaknya variasi materi arsip/dokumen/data dan Arsip masih ada yang berbentuk hardcopy.
Berdasarkan hasil analisis akar masalah, maka disusun rumusan dan hipotesa untuk memecahkan permasalahan sebagai berikut : Rumusan Masalah : Bagaimana proses manajemen pengelolaan arsip/dokumen/data yang tepat akan memberikan banyak manfaat bagi organisasi; antara lain penerapan fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pemantauan program) yang terkendali, efektivitas dalam manajemen sumber daya, penerapan alokasi sumber daya yang efektif, penilaian yang tepat terhadap kinerja karyawan, serta peningkatan fasilitas dan segenap sumber daya yang efektif dan efisien. Pengelolaan dokumen yang tidak tepat guna dapat menyebabkan timbulnya masalah seperti arsip/dokumen hilang atau sulit ditemukan ketika dibutuhkan sehingga dapat berdampak pengambilan keputusan atau kegiatan operasional kantor .
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
Hipotesa : Apabila dilakukan peningkatan pengelolaan sistem kearsipan dan dokumen melalui optimalisasi aplikasi arsip digital.
Penyelesaian atas masalah-masalah pengelolaan arsip/dokumen/data yang ditemukan saat melakukan analisis penyebab masalah berdasar Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) secara garis besar dirangkum dalam tabel berikut ini :

## Tabel. 4 Penyelesaian Masalah berdasar pada Hasil Analisis Diagram Tulang Ikan
Kriteria Solusi Method (Metode) Pengembangan Aplikasi Machine (Alat) Menggunakan komputer, server, dan peningkatan aplikasi dalam pengelolaan dokumen. Man Power (Sumber Daya Manusia) Menunjuk petugas yang memiliki keterampilan dalam mengelola dokumen dan mengoperasikan komputer dan meningkatkan koordinasi antar bagian di FMIPA mengenai arsip masih kurang Materials (Bahan) Menggunakan basis data berupa soft copy dokumen-dokumen yang akan diarsipkan.

## Tujuan Penelitian
1. Terlaksananya pengelolaan sistem kearsipan data dan arsip/dokumen digital pada FMIPA Universitas Tanjungpura yang lengkap sehingga stakeholder dapat memperoleh data dengan cepat.
2. Terlaksananya Peningkatan Kompetensi SDM dan Terwujudnya peran arsiparis yang optimal sebagai penyedia informasi.
3. Terwujudnya jaringan informasi kearsipan yang diharapkan dapat memperbaiki tata kelola sistem kearsipan baik itu arsip/dokumen bahkan diperluas menjadi satu data sehingga bisa mencapai efisiensi, integrasi, dan dapat berbagi pakai, tersedianya jaringan informasi kearsipan.

## Urgensi Penelitian
Penelitian ini penting untuk dilakukan diharapkan dengan adanya pengembangan sistem kearsipan ini maka akan :
1. Meningkatkan kinerja organisasi FMIPA Universitas Tanjungpura Pontianak 2. Terlaksananya pengelolaan sistem kearsipan data dan arsip/dokumen digital pada FMIPA Universitas Tanjungpura yang lengkap sehingga stakeholder dapat memperoleh data dengan cepat dan tepat.
3. Peningkatan kompetensi SDM di bidang kearsipan.
4. Memudahkan dan mempercepat layanan serta pengelolaan internal dan eksternal dibidang kearsipan.
5. Hemat penggunaan kertas ( lesspaper ) dan tersedianya dokumen arsip berbasis aplikasi.
6. Arsip yang mudah ditelusuri.
7. Hemat Ruangan Arsip (Adanya Ruang Record Center).
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera

## KAJIAN LITERATUR

## Kearsipan
Arsip berasal dari kata arheion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada record atau rekaman pemerintah Sulistyo-Basuki (1996:1) Menurut Hadiwardoyo dan Yuniarti (2007:1.3) Secara etimologis pengertian arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pengertian Eropa continental dan pengertian Inggris Raya atau Anglo- Saxon. Di lingkungan Eropa, menyebutkan istilah arsip (archief) untuk semua jenis naskah yang dibuat atau diterima oleh suatu instansi dalam pelaksanaan fungsi kedinasan. Kearsipan adalah sebuah sumber informasi yang telah tertulis dan tersedia untuk disajikan dalam bentuk pelayanan kepada semua orang yang membutuhkan informasi yang efektif. Maka dengan pengelolaan kearsipan harus mengutamakan sistem kearsipan yang benar supaya bisa mencapai tujuannya. Fungsi dari kearsipan adalah pusat informasi dan sumber sejarah yang digunakan untuk mempermudah suatu kegiatan dan suatu proses pekerjaan yang dilaksanakan. Menurut Ig. Wursanto (1989;12) Kearsipan adalah proses kegiatan yang mengurus dan mengatur arsip dengan menggunakan sistem yang sudah tersedia sehingga semua arsip-arsip dapat dengan mudah di temukan kembali dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan mudah atau cepat di lihat kembali.

## Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan kearsipan adalah proses perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial dalam kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaaan dan penyusutan arsip untuk mencapai tujuan yang baik dan sesuai dengan kebijakan yang rill. Undang-undang tentang Kearsipan mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi yaitu pengelolaan Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

## Sistem Informasi Pelayanan Publik
Sistem informasi pelayanan publik yang selanjutnya disebut Sistem Informasi adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan serta disajikan secara manual ataupun elektronik. Berdasarkan Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Salah satu hak konstitusional warga negara adalah mendapatkan pelayanan publik dari negara untuk memenuhi kebutuhan dasarnya. Pemerintah dalam hal ini memiliki kewajiban untuk menyediakan pelayanan publik kepada warga negara guna membangun kepercayaan masyarakat, serta memenuhi harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik. Prinsip-prinsip pelayanan publik digunakan sebagai upaya peningkatan kualitas di dalam penyediaan pelayanan pada sektor public, termasuk dalam hal ini adalah sebagai dasar pengembangan e-government prinsip-prinsip tersebut ialah aksesibilitas, kontinuitas, teknikalitas, profitabilitas, dan akuntabilitas.
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera

## Sistem Kearsipan
Menurut Gordan B. Davis (1984) dalam buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf Organisasi (Hendi Haryadi, 2009:23) mengatakan bahwa Sistem adalah himpunan dari beberapa unsur yang berkaitan agar dapat membentuk suatu kesatuan yang sempurna dan semaksimal mungkin sesusai aturan yang diterapkan.

## Karakteristik Sistem
Menurut Mcleod dan Schell (2001) dalam (Irra Chrisyanti, 2011:31), bahwa sistem karakteristik yang baik adalah: a) Fleksibel, b) Adaptif, c) Sistematis, d) Fungsional, dan e) Sederhana

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode terapan ( action research ). Metode ini merupakan metode penelitian yang bertujuan mengembangkan keterampilan- keterampilan baru atau cara pendekatan baru dan untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia kerja atau dunia aktual lainnya Metode analisis yang digunakan pada penelitian ini adalah metode Object Oriented Analysis (OOA). Penulis berusaha untuk melihat gejala-gejala yang terjadi pada objek penelitian yang berlangsung pada waktu tertentu dan kemudian menggambarkan kejadian tersebut dari dengan atau yang didapat dari hasil penelitian dan pengamatan dilapangan.
Lokasi penelitian merupakan suatu tempat atau wilayah dimana seorang peneliti beraktifitas untuk menangkap, memahami keadaan atau fenomena yang sebenarnya. Dengan demikian yang menjadi lokasi dalam penelitian ini adalah FMIPA Universitas Tanjungpura.
Teknik Pengumpulan data dalam penulisan ini adalah Penelitian Lapangan ( Field Work research ). Sedangkan untuk pengembangan sistem, metode yang digunakan adalah metode (SDLC) System Development Live Circle atau yang lebih dikenal dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem. Berikut ini diajikan gambar pengembangan sistem.
Gambar 2. Pengembangan Sistem
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera

## HASIL DAN CAPAIAN
Adapun tahapan kegiatan dalam penelitian ini dilakukan selama lebih kurang 2 bulan yaitu dari bulan Agustus sampai dengan Oktober 2023 dari observasi sampai evaluasi sistem Pelatihan SDM Pada Pelaksanaan Pelatihan SDM berupa bimtek/workshop tentang Pengelolaan dan Penataan Arsip serta Sistem Kearsipan yang dilaksanakan secara hybrid oleh FMIPA Universitas Tanjungpura dengan menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun kegiatan dilaksanakan pada tanggal 9 September 2023 bertempat di Ruang Senat FMIPA Universitas Tanjungpura. Seluruh peserta mendapatkan sertifikat bimtek/workshop yang ditandatangani oleh Dekan FMIPA dan Direktur Kearsipan Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Materi dalam bimtek/workshop ini adalah : Instrumen Kearsipan, Pengelolaan Arsip Dinamis (Aktif); dan Pengelolaan Arsip Dinamis (Inaktif).
Pada bimtek/workshop ini juga dilaksanakan pre-test dan post-test mengenai kearsipan, yang bertujuan untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan peserta bimtek/worskhop baik sebelum dan sesudah dilaksanakan bimtek/worshop tersebut. Pre- test dan post-test sudah dilakukan perindividu peserta, hasil dari keduanya dihitung dengan mengunakan pendekatan one group pretest-posttest design , dengan menggunakan pendekatan tersebut akan menghasilkan data yang akurat tentang hasil pretest-posttest peserta dan dapat dilihat perbandingan sebelum dan sesudah perlakuan. Desain ini dapat dirumuskan dengan menggunakan O2 O1 ( O2= nilai post-test sedangkan O1= nilai pre- test ). agar lebih mudah memahami mengenai pemaparan diatas, maka disajikan tampilan tabel hasil sebagai berikut:
Tabel 5. Hasil Perbandingan Nilai Pre-Test dan Post-Test
No Total skor Pre Test Total skor Post Test Nama Jabatan Unit Kerja Peningkatan 1 35 55 Agung S Staf akademik FMIPA 20 2 25 60 Agus Setiawan Admin Jurusan Jurusan SISFO 35 3 70 80 Agustina Arsiparis Ahli Pertama FKIP 10 4 40 75 AMI Pengelola keuangan Fak. Kedokteran 35 5 60 80 Andi Ihwan Dosen TIM PMF FMIPA 20 6 35 65 Budi Suryadarma Staf Keuangan FMIPA 30 7 60 80 Caturiani, S,Sos Arsiparis ahli pertama Fak. kedokteran 20 8 40 75 Cucu Suhery Wadek 3 FMIPA 35 9 40 95 Eko sri haryati Staf Keuangan FMIPA 55 10 50 60 Emma Khairiah Laboran Lab. biologi 10 11 35 90 Ervina indriati Staf keuangan FMIPA 55 12 40 70 EVA NH VERA Koordinator TU FMIPA 30
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
13 35 90 Faurizal Laboran Lab. Fisika 55 14 55 65 Gusrizal Lektor Kepala FMIPA 10 15 40 45 Hajjar Driver FMIPA 5 16 40 35 Harianto Laboran Lab. ilmu kelautan -5 17 90 100 Hendri Purwanto Staf Akademik Kemahasiswaa n FMIPA Untan 10 18 25 60 Kustiati Ketua Jurusan FMIPA 35 19 45 75 Margie surahman Admin Jurusan Jurusan Biologi 30 20 45 30 Maryulin setianingsih Pengadministrasi akademik FMIPA -15 21 30 30 Muhammad Sumadi Administrasi persuratan FMIPA 0 22 40 80 Nayla Staf Umper FMIPA 40 23 40 40 Onny Suryana Staf Akademik FMIPA 0 24 30 35 Peri Suhendra Staf Umper FMIPA 5 25 40 45 Prima Administrasi Keuangan FMIPA 5 26 50 75 Primanita Putri D Staf akademik FMIPA 25 27 75 100 Puji Ardiningsih Dosen Kimia (TIM PMF) Kimia FMIPA 25 28 35 90 Rachmat Pengelola Keuangan FMIPA 55 29 40 65 Rendi Tim TIK FMIPA 25 30 50 95 Renny Puspita Sari Ketua Jurusan Sisfo FMIPA 45 31 60 85 Rinny Yusnita A Staf Keuangan FMIPA 25 32 25 60 Riyo Riadi Staf kepegawaian FMIPA 35 33 45 40 Rumiris Sitorus Admin Jurusan Jurusan Kimia -5 34 60 95 Rusmawati Arsiparis Ahli Pertama Tata Usaha BUK 35 35 35 50 Rusnah Arsiparis Ahli Pertama FISIP 15 36 40 40 Sahroni Staf Umper FMIPA 0 37 30 80 Sakdiana Staf Akademik FMIPA 50 38 45 70 Shantika Martha Anggota PMF Prodi Statistik 25 39 20 50 Solihin Laboran Lab. Sisfo 30 40 35 55 Solihun Laboran Lab. Resiskom 20 41 35 45 Sri Rahayu Laboran Jurusan Biologi 10 42 25 90 Suandi Admin Jurusan Jurusan Fisika 65
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
43 40 65 Supriani Staf Umper FMIPA 25 44 40 30 Surya darma Admin Jurusan Jurusan Ilmu kelautan -10 45 40 55 Susanti Staf Administrasi FMIPA 15 46 40 70 Syamsul Bahri Dosen Resiskom 30 47 45 50 Thareq Abdul Aziz Laboran Lab. Matematika 5 48 75 80 Titik Lestari Laboran Lab. Kimia 5 49 30 40 TITIN SAPTAWANI Pengelola Kinerja Pegawai Hukum dan Kepegawaian 10 50 20 40 Toni Staf Kepegawaian FMIPA 20 51 35 35 Wafha Fardiah Admin Jurusan Jurusan Matematika 0 52 55 60 Warsi kurnia R Admin jurusan Jurusan Kimia 5 53 40 80 Wiwid widyana Staf Kepegawaian FMIPA 40 54 40 55 Yoga Pratama Laboran kimia Lab. Kimia 15 55 45 70 Yusuf Arief Nurrahman Sekretaris Jurusan Ilmu Kelautan Jurusan Ilmu Kelautan 25 56 35 70 Yusuf Umar A Laboran Lab. Geofisika 35 57 35 65 Yuyun yuniartika Admin Jurusan Jurusan resiskom 30 Agar lebih mudah untuk membandingkan hasil pre-test dan post-tes peserta pelatihan maka akan di tampilkan dalam bentuk grafik berikut ini :
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
Grafik 1. Hasil Pre-Test dan Post-Test Peserta Pelatihan
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera

## PENINGKATAN RATA-RATA PESERTA PELATIHAN
Grafik 2. Hasil Peningkatan Rata-Rata Peserta Pelatihan
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
Dari grafik hasil pre-test dan post-test terdapat perubahan atau peningkatan yang signifikan hal ini disebabkan karena peserta bimtek/workshop pada saat post-test lebih siap daripada pre-test. Jadi sudah dipastikan bahwa kesiapan peserta saat pelatihan akan berpengaruh terhadap nilai yang akan diperoleh.
Penataan Ruang Arsip dan Arsip
Kegiatan penataan ruang arsip dan penataan arsip sudah mulai dilakukan pada tanggal 27 September 2023. Dalam kegiatan ini tersedia ruangan Record Center untuk penyimpanan arsip dinamis inaktif.

## Implementasi aplikasi Satu Data FMIPA
Satu Data FMIPA (SAPA) dapat diakses melalui : http://arsip-digital.apps- mipa.my.id/ adalah sebuah platform digital yang bertujuan memberikan layanan kearsipan di Lingkungan FMIPA Universitas Tanjungpura. dengan tujuan tersimpan arsip secara digital dan manajemen pengelolaan arsip lebih optimal di dalam sistem sehingga memudahkan dalam proses pencarian arsip, menghemat tempat penyimpanan, meminimalisir kerusakan dan kehilangan arsip/dokumen/data , transfer
arsip / dokumen/data lebih mudah, meningkatkan keamanan dan mudah dalam recovery data. SAPA (Satu Data FMIPA) diharapkan dapat menjadi salah satu program unggulan FMIPA dan berkembang menjadi media jaringan informasi yang lebih luas.

## Tampilan Sistem ( System Overview )
Adapun rancangan dasar dan interface sebagai gambaran Sistem Informasi Berbasis Website yang akan dibangun/Rancangan antarmuka sistem sebagai berikut :

## Gambar 3. Layanan SAPA

## Tahap Perencanaan Pengembangan Sistem
Pada tahap perencanaan pengembangan Sistem SAPA ini terdiri dari beberapa tahapan sebagai berikut :
Tahap Rancangan Awal dan Analisis Kebutuhan Pengguna ( User )
Pada tahap ini, peneliti melakukan analisis kebutuhan pengguna secara garis besar dibagi menjadi 6 (enam) akses, yaitu Superadmin, Admin, Pimpinan (Dekan, Wakil Dekan, Koordinator Tata Usaha, Sub Koordinator), Dosen (Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Ketua Program studi, Dosen), Operator (Kepegawaian. Keuangan, Umper,
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
Akademik, Tendik) dan menentukan variabel-variabel apa saja yang akan dirumuskan dan fitur-fitur apa saja yang akan dimasukkan di dalam Sistem. Analis sistem terdiri atas penentuan permasalahan, mengidentifikasi penyebab-penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem. Secara umum, layanan SAPA ini merupakan layanan kearsipan, dokumen dan data Dalam program SAPA ini, ada 6 (enam) layanan utama, yaitu: layanan arsip SK, berkas pegawai, arsip surat masuk, arsip surat keluar, arsip dokumen/data dan pencarian/penelusuran lokasi arsip hardcop y. Tahap Pembuatan Rancangan Sistem Menurut Jogiyanto (2001:209), tujuan dari desain sistem adalah memberikan gambaran sistem yang baru. Komponen dari desain sistem menurut Jogiyanto (2001:211) adalah sebagai berikut: 1) Model; 2) Output; 3) Input; 4) Database; 5)Teknologi; 6)Kontrol. Pada tahap ini dilakukan penyusunan desain Sistem SAPA, perancangan sistem ini meliputi, perancangan basis data, pembuatan tabel atau data struktur, perancangan interface.
Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dilakukan oleh Tim TIK FMIPA Universitas Tanjungpura serta penyampaian desain aplikasi. Sistem Informasi dan Layanan Pensiun (SILAP) ini memiliki 37 (tiga puluh tujuh) tabel basis data.

## Tahap Uji Coba Sistem
Uji coba dilakukan bersama stakeholder (pengguna) ini sangatlah penting. Proses pengujian sistem informasi dibutuhkan untuk memastikan setiap fungsi yang tersedia dalam aplikasi dapat berjalan dengan baik, sehingga hasil yang dikeluarkan dapat sesuai dengan hasil yang diharapkan. Rangkaian uji coba dari Sistem ini, dimulai dari hak akses super admin, admin, pimpinan sampai kepada dosen/ tendik dan terdapat fitur monitoring statistik arsip yang sudah terunggah, pencarian arsip baik soft copy dan hard copy di ruang kerja maupun di ruang record center yang terhubung dalam sistem.

## Tahap Implementasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2001:573) impelementasi adalah tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap implementasi sistem ini menandakan bahwa sistem siap untuk digunakan untuk semua user setelah melewati tahapan uji coba sistem. Membangun aplikasi Sistem Kearsipan SAPA tentu merupakan upaya optimalisasi dan mewujudkan tata kelola layanan yang lebih baik khususnya layanan kearsipan. Pada tahapan implementasi atau pelaksanaan secara nyata ini, telah berhasil memproses penyimpanan arsip secara digital serta melakukan penataan dan pengelolaan arsip dan ruang arsip di FMIPA Universitas Tanjungpura. Melalui Peningkatan Sistem Kearsipan SAPA ini diharapkan agar kualitas pelayanan kearsipan kepada semua pengguna dan pemangku kepentingan dapat ditingkatkan. Melalui program ini juga diharapkan dapat memberikan manfaat dalam upaya perlindungan arsip dan dokumen.
Cucu Suhery, Gusrizal, Evi Noviani, Yudha Arman, Eva Novianti Hestivera
Bagan 1. Manfaat Layanan SAPA
Selanjutnya untuk menguji dan mengetahui apakah sistem kearsipan ini diterima atau memberikan dampak/manfaat (awal) yang positif oleh para stakeholders khususnya user aplikasi dan pihak-pihak yang melaksanakan Prosedur Operasional Standar Kearsipan, maka telah dilakukan survey dengan menyampaikan kuisioner berupa pernyataan-pernyataan untuk mengetahui persepsi pengguna khususnya pegawai pada FMIPA terhadap prosedur operasional standar dan aplikasi. Adapun variabel-variabel yang digunakan dalam survei adalah sebagai berikut:
Tabel 6. Variabel Survei No Variabel Item Pernyataan 1. Ketersediaan Prosedur Operasional Standar Tersedianya POS penggunaan aplikasi sistem kearsipan (SAPA) yang jelas dan mudah dipahami 2. Manfaat Aplikasi Sistem Kearsipan (SAPA) memberikan kemudahan, kecepatan, dalam proses pencarian arsip pada sistem dan dalam ruang arsip, adanya penyimpanan arsip secara digital, serta mengurangi penggunaan kertas. 3. Kepentingan POS dan aplikasi Sistem kearsipan penting bagi saya, untuk mendukung pelaksanaan tugas di unit kerja saya 4. Kepuasan Saya merasa puas dengan adanya POS dan aplikasi sistem kearsipan (SAPA) 5. Dampak  Aplikasi sistem kearsipan (SAPA) memberikan perubahan yang baik terhadap sistem pengarsipan,  Para pemangku kepentingan dan pengguna layanan akan lebih mudah membutuhkan dan mencari arsip/dokumen/data karena dokumen telah tersedia dalam aplikasi sehingga tidak perlu membuka dokumen hardcopy.
Kuisioner dibuat dengan memberikan item pernyataan sebagaimana tersebut pada tabel di atas, dan menggunakan Skala Likert. Adapun data responden yang telah mengisi kuisioner adalah sebagai berikut :
Tabel 7. Data Responden Berdasarkan Unit Kerja No Unit Kerja Jumlah 1 Jurusan Fisika 3 2 Kepegawaian 2 3 Akademik 3 4 Jurusan Rekayasa Sistem Komputer 2 5 LPPPM 1 6 Jurusan Sistem Informasi 3 7 Jurusan Kimia 4 8 BPKHM 1 9 BAK 1 10 FAPERTA 1 11 Jurusan Ilmu Kelautan 2 12 Keuangan 3 13 Jurusan Biologi 2 14 Umum & Perlengkapan 7 15 LPPM 1 16 FISIP 2 17 FKIP 1 18 KEDOKTERAN 1 19 Jurusan Matematika 2 Total 42

## Grafik 3. Data Responden Berdasarkan Unit Kerja
Berikutnya disajikan data responden berdasarkan jabatan pada tabel 7 Tabel 8. Data Responden Berdasarkan Jabatan No. Jabatan Jumlah Responden 1. Arsiparis 6 Orang 2. Dosen 5 Orang 3. Koordinator 2 Orang 4. Laboran 6 Orang 5. Penyusun Bahan Informasi dan Publikasi 1 Orang 6. Tendik Administrasi 22 Orang Jumlah 42 Orang

## Grafik 4. Data Responden Berdasarkan Jabatan

## Berikutnya disajikan data responden berdasarkan pendidikan pada tabel 8
Tabel 9. Data Responden Berdasarkan Pendidikan No. Jabatan Jumlah Responden 1. SMA 5 Orang 2. D3 4 Orang 3. S1 22 Orang 4. S2 9 Orang 5. S3 2 Orang Jumlah 42 Orang

## Grafik 5. Data Responden Berdasarkan Pendidikan

## Berikutnya disajikan data responden berdasarkan Jenis Kelamin pada tabel 9
Tabel 10. Data Responden Berdasarkan Jenis Kelamin No. Jenis Kelamin Jumlah Responden 1. Perempuan 20 Orang 2. Laki-laki 22 Orang Jumlah 42 Orang

## Grafik 6. Data Responden Berdasarkan Jenis Kelamin
Berdasarkan survei yang telah dilakukan maka didapatkan hasil untuk masing-masing variabel dalam kuisioner sebagai berikut:

## 1. Ketersediaan Prosedur Operasional Standar.
Pada variabel ini diberikan pernyataan yaitu: tersedia POS sistem kearsipan yang tersedia jelasdan mudah dipahami. Hasil survei dapat ditunjukkan sebagai berikut:

## Grafik 7. Hasil Survei Variabel Ketersediaan POS
Berdasarkan gambar di atas, dari total 42 orang responden, terdapat 18 orang responden (43%) yang menyatakan Sangat Sesuai/Sangat Setuju, dan 19 orang responden (45%) yang menyatakan Sesuai/Setuju. Terdapat responden yang memberikan jawaban netral sebanyak 5 orang responden (12%), dan tidak terdapat responden yang memberikan jawaban tidak setuju/tidak sesuai, ataupun sangat tidak setuju/sangat tidak sesuai. Dapat disimpulkan bahwa POS yang tersedia, jelas dan mudah dipahami.
2 . Manfaat
Pada variabel ini diberikan pernyataan yaitu : Aplikasi Sistem Kearsipan (SAPA) memberikan kemudahan, kecepatan dalam proses pencairan arsip pada sistem dan dalam ruang arsip dan mengurangi penggunaan kertas. Hasil survei dapat ditunjukkan sebagai berikut:

## Grafik 8. Hasil Survei Variabel Manfaat
Berdasarkan gambar di atas, dari total 42 orang responden, terdapat 23 orang responden (55%) yang menyatakan Sangat Sesuai/Sangat Setuju, dan 17 orang responden (40%) yang menyatakan Sesuai/Setuju. Terdapat responden yang memberikan jawaban netral sebanyak 2 orang responden (5%), dan tidak terdapat responden yang memberikan jawaban tidak setuju/tidak sesuai, ataupun sangat tidak setuju/sangat tidak sesuai. Dapat disimpulkan bahwa Aplikasi SAPA memberikan kemudahan, kecepatan dalam proses pencairan arsip pada sistem dan dalam ruang arsip dan mengurangi penggunaan kertas.

## 3. Kepentingan
Pada variabel ini diberikan pernyataan yaitu : POS dan aplikasi pencairan dana penting bagi saya, untuk mendukung pelaksanaan tugas di unit kerja saya. Hasil survey dapat ditunjukkan sebagai berikut:

## Grafik 9. Hasil Suvei Variabel Kepentingan
Berdasarkan gambar di atas, dari total 42 orang responden, terdapat 20 orang responden (48%) yang menyatakan Sangat Sesuai/Sangat Setuju, dan 16 orang responden (38%) yang menyatakan Sesuai/Setuju. Terdapat Terdapat responden yang memberikan jawaban netral sebanyak 5 orang responden (12%), terdapat 1 orang responden (2%) yang menyatakan tidak setuju dan tidak terdapat responden yang memberikan jawaban tidak setuju/tidak sesuai, Dapat disimpulkan bahwa hampir sebagian besar responden menganggap bahwa POS dan aplikasi sistem kearsipan yang dibuat dalam aksi perubahan ini penting, untuk mendukung
pelaksanaan tugas di unit kerja.

## 4. Kepuasan
Pada variabel ini diberikan pernyataan yaitu : Saya merasa puas dengan adanya POS dan aplikasi sistem kearsipan. Hasil survei dapat ditunjukkan sebagai berikut:

## Gambar 10. Hasil Suvei Variabel Kepuasan
Berdasarkan gambar di atas, dari total 42 orang responden, terdapat 19 orang responden (45%) yang menyatakan Sangat Sesuai/Sangat Setuju, dan 14 orang responden (38%) yang menyatakan Sesuai/Setuju. Terdapat responden yang memberikan jawaban netral sebanyak 7 orang responden (17%), dan tidak terdapat responden yang memberikan jawaban tidak setuju/tidak sesuai, ataupun sangat tidak setuju/sangat tidak sesuai. Dapat disimpulkan bahwa sebagian besar responden menyatakan puas dengan adanya POS dan aplikasi sistem kearsipan SAPA.

## 5. Dampak
Pada variabel ini diberikan pernyataan yaitu :
- Aplikasi sistem kearsipan (SAPA) memberikan perubahan yang baik terhadap sistem pengarsipan.
- Para pemangku kepentingan dan pengguna layanan akan lebih mudah membutuhkan dan mencari arsip/dokumen/data karena dokumen telah tersedia dalam aplikasi sehingga tidak perlu membuka dokumen hardcopy .
Hasil survei dapat ditunjukkan sebagai berikut:
Grafik 11. Hasil Survei Variabel Dampak (1)
Berdasarkan gambar di atas, dari total 42 orang responden, terdapat 23 orang responden (55%) yang menyatakan Sangat Sesuai/Sangat Setuju, dan 15 orang responden (36%) yang menyatakan Sesuai/Setuju. Terdapat responden yang memberikan jawaban netral sebanyak 4 orang responden (10%), dan tidak terdapat responden yang memberikan jawaban tidak setuju/tidak sesuai, ataupun sangat tidak setuju/sangat tidak sesuai. Dapat disimpulkan bahwa sebagian besar responden menyatakan bahwa aplikasi sistem kearsipan memberikan perubahan yang baik terhadap sistem pengarsipan.

## Grafik 12. Hasil Survei Variabel Dampak 2
Berdasarkan gambar di atas, dari total 42 orang responden, terdapat 21 orang responden (50%) yang menyatakan Sangat Sesuai/Sangat Setuju, dan 16 orang responden (38%) yang menyatakan Sesuai/Setuju. Terdapat responden yang memberikan jawaban netral sebanyak 5 orang responden (12%), dan tidak terdapat responden yang memberikan jawaban tidak setuju/tidak sesuai, ataupun sangat tidak setuju/sangat tidak sesuai. Dapat disimpulkan bahwa sebagian besar responden menyatakan bahwa para pemangku kepentingan dan pengguna layanan akan lebih mudah ketika membutuhkan dan mencari arsip/dokumen/data karena dokumen telah telah tersedia dalam aplikasi sehingga tidak perlu membuka dokumen hardcopy .
Ketersediaan media layanan informasi berupa arsip/data/dokumen melalui aplikasi Satu Data FMIPA (SAPA) ini juga sejalan dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2020 tentang Layanan Informasi Publik Di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan Peraturan Nomor 20 Tahun 2022 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) yang bertujuan mewujudkan pengelolaan kearsipan yang komprehensif, terpadu, akuntabel, efektif, dan efisien sehingga pembangunan kearsipan yang modern berlandaskan pada nilai-nilai luhur dan peningkatan peran serta dan fungsi arsip sebagai akuntabilitas kinerja organisasi perlu dilaksanakan sebagai kunci utama dalam penciptaan tata kelola pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

## Kesimpulan
Penelitian yang telah dilakukan menghasilkan beberapa kesimpulan diantaranya terwujudnya pelayanan yang lebih mudah, menarik, dan cepat kepada para pemangku kepentingan ( stakeholder ), baik internal maupun eksternal terhadap kebutuhan layanan
kearsipan di FMIPA Universitas Tanjungpura untuk mendukung salah satu prioritas Renstra FMIPA Universitas Tanjungpura yaitu terwujudnya tata kelola manajemen informasi yang terpadu dan terintegrasi serta meningkatkan kinerja organisasi FMIPA Universitas Tanjungpura Pontianak, terwujudnya optimalisasi layanan kearsipan, dokumen, data dan informasi yang efektif, efisien, terukur, dan akuntabel dan cita-cita organisasi, yaitu mengoptimalkan pelayanan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan zaman, serta terwujudnya penyediaan arsip/dokumen/data yang bagi para stakeholder, baik internal maupun eksternal.
Selain itu Dalam pelaksanaan survey kebermanfaatan yang t e l a h dilakukan dalam rangka optimalisasi dan digitalisasi sistem kearsipan di lingkungan FMIPA Universitas Tanjungpura menunjukan hasil dapat diterima dan memberikan persepsi yang baik bagi para stakeholder, serta memberikan pengaruh yang positif bagi pemangku kepentingan dan pengguna, Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, karena dengan teknologi maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal tersebut tentu saja akan menjadikan organisasi lebih kompetitif dan dapat mewujudkan strategi dalam keunggulan bersaing, dan dengan teknologi, maka sistem ini akan dapat terintegrasi pada seluruh unit yang ada di lingkungan Universitas Tanjungpura, sehingga akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu, dan sangat bermanfaat bagi pengelolaan sumber daya manusia.

## Saran
Adapun saran dari penelitian ini adalah perlu meningkatkan kolaborasi dan sinergi dari para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal dan adanya dukungan dari seluruh pihak, sehingga dapat terwujud optimalisasi layanan kearsipan dan manajemen informasi yang cepat, tepat dan akurat serta strategi dan sarana diseminasi dan publikasi di antaranya sosialisasi internal dan eksternal di antaranya melalui sosialiasi program yang akan dilaksanakan secara rutin dan konsinyering data kearsipan yang akan diselenggarakan setiap tahun, sehingga data kearsipan dapat termutkahirkan. Selain itu diperlukan juga adanya pengembangan yang berkelanjutan jangka panjang (pada waktu yang akan datang).

## Referensi
Afrina, Mira & Ibrahim, Ali. 2012. Pengembangan Model Sistem Informasi Perpustakaan Dengan Teknologi Informasi Berbasis Wireless Aplication Protocol (WAP) Pada Universitas Sriwijaya, Jurnal Sistem Informasi (JSI).
4(1): 425-436. https://ejournal.unsri.ac.id/index.php/jsi/article/view/942
Hendi Haryadi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf. Visimedia Jogiyanto, 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Juniati & Aulia Nurdiansyah. 2023. Pola Pengelolaan Arsip Secara Digital dalam Mendukung Efektivitas Organisasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi. 3(1) : 28-37. https://jurnal.ut.ac.id/index.php/ikomik/article/view/5448/1486
Juni Ahyar, Zamzami Zainuddin, Indra Maulana & Rudi Kurniawan. 2021. Optimalisasi Digitalisasi Arsip pada Kantor Mahkamah Syar’iyah, ASIA- PACIFIC JOURNAL OF PUBLIC POLICY. 7(1) : 49-57.
https://journal.stianasional.ac.id/index.php/humanis/article/view/62 Nurhayati, Enung. 2012. Gajah Mada : Sistem politik dan Kepemimpinan. Jakarta: PT Buku Seru.
Ratu Soraya1, Agus Rusmana, Neneng Komariah, 2023. Digitalisasi arsip vital di PT Pertamina (Persero). Journal of Library and Information Science. 2(3) :
237-252. http://jurnal.unpad.ac.id/informatio/article/view/43868/0 Robbins, S. P., 2014. Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba Empat. Salsa Amalia Putri, Sukaesih & Lusi Romaddyniah Sujana. 2023. Optimalisasi Pengelolaan Arsip melalui Sistem Informasi Kearsipan Digital (SIKENDI) di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. Jurnal Ilmu Informasi Kearsipan dan Perpustakaan (JIIKP). 11 (1) : 22-28. https://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/124510 Sani, Achmad & Vivin, Maharani. 2013. Metodologi Penelitian Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori, Kuisioner dan Analisis Data). Malang : UIN MALIKI Press. Cetakan Ke-2.