## Audit Kepastian Kualitas untuk Menilai Efektivitas Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPT Perpustakaan Universitas Jember

## ( Audit Quality to Evaluate the Effectiveness of Quality Management System ISO 9001:2008 in UPT Perpustakaan Universitas Jember)
Septarina Prita, Jean Suha Theresia Br. Aritonang, dan Wasito Jurusan Akuntasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Jember (UNEJ) Jln. Kalimantan 37, Jember 68121 E-mail : yunania2006@yahoo.co.id

## Abstrak
Perpustakaan adalah pelayanan, oleh sebab itu UPT Perpustakaan Universitas Jember berkomitmen untuk terus meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pemustaka dengan mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Alat untuk menilai efektivitas sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang telah diimplementasikan adalah audit kualitas secara berkala tiap tahunnya oleh Badan Penjamin Mutu (BPM). Audit kepastian kualitas dilakukan dengan wawancara, membagikan kuesioner kepada tiap kepala bidang dan melakukan observasi untuk melihat apakah kriteria telah sesuai dengan kenyataan. Audit sistem kepastian kualitas yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Jember untuk menilai efektivitas penerapan SMM ISO 9001:2008 menghasilkan beberapa temuan minor dan mayor. Temuan minor didapati di bidang Pembinaan Koleksi dan bidang Gugus Penjamin Mutu, sedangkan  temuan mayor ditemukan di bidang Sirkulasi, bidang Pengembangan dan Kerjasama dan bidang Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus. Temuan mayor ini artinya manajemen harus memberikan perhatian  lebih akan  penerapan  sistem  manajemen mutu di bidang tersebut  karena  temuan tersebut  dapat  mempengaruhi kesesuaian proses dan produk, dan dapat mempengaruhi mutu layanan perpustakaan. Temuan minor, artinya temuan tersebut tidak mempengaruhi mutu dari produk atau layanan yang diberikan perpustakaan, dan temuan tersebut seringkali dikarenakan kesalahan   manusia.   Meskipun   tidak   mempengaruhi   mutu   produk   atau   layanan   namun   temuan   minor   juga   harus didokumentasikan dan ditindak lanjuti agar kejadian serupa tidak terulang kembali di masa yang akan datang.
Kata Kunci: Audit Kualitas, ISO 9001:2008, Perpustakaan, Sistem Manajemen Mutu

## Abstract
Library is all about service, therefore UPT Perpustakaan Universitas Jember commited to always do a continuous improvement on their service by implying quality management  systems ISO 9001:2008. Tools to evaluate the effectiveness of quality management systems is quality audit which is held by Badan Penjamin Mutu (BPM) and performed annually. Quality audit performed by interviewing respondents, ask the respondents to filling in the questionnaires, and the last method is observing the library activity, and analyzes if the reality meets the standards set by the UPT Perpustakaan itself. There are 3 types of finding resulted by quality audit avtivity, they are cathegorized as observative finding, minor finding and mayor finding. Minor findings have been found in Pembinaan Koleksi's sector and Gugus Penjamin Mutu's sector whilst the mayor findings coming from Sirkulasi's sector, Pengembangan dan Kerjasama's sector and Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus's sector. Mayor findings means that management should give more attention to the implimentation of  quality management system which is implied to these sectors because the findings can influence the conformity between the processes and the products offered so that those will affect the services's quality given by the library.  Minor findings means that finding will not influences the quality of the services, and generally human error is the cause of that findings. But although it will not influences the quality of the services, the minor findings still needs to be documented and need a correction action to correct the findings so that in the future, the management can prevent similar findings to ever occured again.
Keywords: ISO 9001:2008, Library, Quality Audit, Quality Management Systems

## Pendahuluan
Perpustakaan   menurut   Nasution   (1990,   139)   adalah pelayanan.   Definisi   tersebut   menggambarkan   bahwa keseluruhan   perpustakaan   adalah   sebuah   pelayanan   dan menuntut   perpustakaan   untuk   terus   meningkatkan efektivitasnya dalam pelayanan dan mutu perpustakaan. UPT Perpustakaan   Universitas   Jember   mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008 dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan, pengelolaan dan   pengendalian.   Apabila   pihak   manajemen   telah melakukan   tugasnya   secara   efektif   maka   manajemen   akan memberikan   hasil   kerja   yang   bermutu.   UPT   Perpustakaan Universitas   Jember   membutuhkan   waktu   satu   tahun   untuk mempersiapkan   dokumen   mutu,   memenuhi   persyaratan
sistem   manajemen   mutu   dan   memperoleh   sertifikat   ISO 9001:2008 pada tahun 2009. Akan tetapi perolehan sertifikat ISO bukanlah tujuan akhir melainkan adalah sebuah proses untuk   mencapai   tujuan   yaitu   mencapai   standar   yang   telah ditetapkan   hingga   tercapai   kepuasan   pelayanan   dari   sudut pemustaka.   Implementasi   SMM   ISO   9001:2008 membutuhkan   instrumen   untuk   menilai   efektivitas penerapannya,   instrumen   tersebut   adalah   audit   mutu   yang dilakukan secara berkala.
Audit   mutu   adalah   salah   satu   cara   yang   efektif   untuk mensinyalir   atau   mendeteksi   dini   dan   memperbaiki kesalahan-kesalahan   yang   akan   terjadi   dimasa   depan   yang dilakukan   divisi   manajemen   mutu.   Apabila   kemungkinan terjadi   kesalahan   berkurang,   resiko   dan   keluhan   dari
pengguna layanan dapat diminimalisir sehingga visi dan misi organisasi   dapat   tercapai.   Audit   mutu   hanya   menguji   segi efektifitas   dalam   penerapan   ISO   9001   :   2008   dikarenakan yang   diuji   adalah   hasil   akhir   atau   ukuran   dari   output   atas pemenuhan kualifikasi atau standar yang telah ditetapkan.

## Metode

## Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian   kualitatif.   Penelitian   ini   menggunakan   metode penelitian deskriptif. Metode pengumpulan data yang sering digunakan dalam penelitian dengan metode deskriptif adalah metode survei, yaitu teknik pengumpulan dan analisis data berupa opini dari subyek yang diteliti melalui tanya-jawab. Penelitian   ini   menggunakan   pendekatan   studi   kasus. Pendekatan studi kasus adalah penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan.

## Jenis Data dan Teknik Pengumpulan Data
Sumber data yang digunakan untuk penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh atau dikumpulkan langsung di lapangan oleh orang yang   melakukan   penelitian   atau   bersangkutan   yang memerlukannya (Hasan 2002:82). Sementara data sekunder adalah  data   penelitian  yang   diperoleh  peneliti  secara   tidak langsung melalui media perantara atau diperoleh dan dicatat oleh pihak lain (Indriantoro dan Supomo, 2009:147).
Dalam   penelitian   ini   teknik   pengumpulan   data   dilakukan dengan   survei   pendahuluan,   survei   lapangan(  wawancara, kuesioner, pengamatan, dokumentasi). Review dan pengujian pengendalian manajemen dilakukan di beberapa bidang yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Jember, yaitu :
a.Bidang Pembinaan Koleksi
b.Bidang Pengembangan dan Kerjasama
c. Bidang Sirkulasi dan Tandon
d. Bidang Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus
Pada   tahap   ini   temuan-temuan   data   dianalisis   dengan menggunakan   kriteria   ( criteria), sebab (causes), dan   akibat (effects).
1. Kriteria ( criteria)
Kriteria   adalah   standar   (norma)   yang   menjadi   pedoman bertindak   bagi   setiap   individu   dan   kelompok   dalam organisasi (Bayangkara, 2014: 64). Kriteria yang dimaksud adalah   tujuan   dan   kebijakan   yang   disusun   oleh   UPT Perpustakaan Universitas Jember.
2. Sebab (causes)
Sebab adalah pelaksanaan prosedur-prosedur dan pengelolaan dalam organisasi yang menyebabkan kondisi pelayanan saat ini di UPT Perpustakaan Universitas Jember.

## 3. Akibat (effects)
Sesuatu   yang   harus   ditanggung   atau   dinikmati   perusahaan karena   terjadinya   perbedaan   aktivitas   yang   seharusnya dilakukan (berdasarkan kriteria) dengan aktivitas actual yang
terjadi di lapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi).
Peneliti   membandingkan   kriteria   dengan   penyebab   untuk mengukur tingkat efektifitas pengelolaan fungsi kualitas pada UPT   Perpustakaan   Universitas   Jember.   Pengelolaan   fungsi kualitas dapat dikatakan telah dikelola secara efektif apabila kriteria dapat dicapai dalam penyebab dan tidak ditemukan kelemahan atau perbedaan dalam penyebab.

## Pemeriksaan Keabsahan Data
Peneliti   menggunakan   teknik   pemeriksaan   keabsahan   data triangulasi. Menurut Moleong (2015:330) triangulasi adalah teknik   pemeriksaan   keabsahan   data   yang   memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau   sebagai   pembanding   terhadap   data   itu.   Peneliti memutuskan untuk menggunakan teknik triangulasi dengan memanfaatkan   penggunaan   sumber.   Triangulasi   dengan sumber   menurut   Paton   (1987:331)   dalam   Moleong (2015:330)   berarti   membandingkan   dan   mengecek   balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif.

## Hasil dan Pembahasan

## Hasil
Hasil   audit   kualitas   yang   telah   dilakukan   di   UPT Perpustakaan   Universitas   Jember   menghasilkan   temuan- temuan   seperti   yang   tercantum   di   tabel.   Temuan-temuan tersebut   dapat   dikategorikan   menjadi   tiga,   antara   lain (Wahyudin.2013.   “Klasifikasi   Temuan   Audit”   (online), (https://abunajmu.wordpress.com/2011/07/08/klasifikasi- temuan-audit/ ), diakses tanggal 4 Agustus 2016) :
a. Observasi
Temuan dapat dikategorikan sebagai  observasi  jika temuan tersebut   tidak   bisa   dimasukkan   dalam   kategori ketidaksesuaian,   tidak   melanggar   dokumentasi   sistem manajemen yang ditetapkan
b. Minor
Temuan dapat dikategorikan sebagai minor jika temuan tidak berdampak   serius   terhadap   mutu   proses   dan   produk   dan karena adanya kesalahan yang dilakukan manusia.

## c. Mayor
Temuan   dapat   dikategorikan   sebagai   mayor   jika   temuan tersebut berdampak serius terhadap efektifitas sistem mutu.

## Pembahasan
Setelah melakukan penelitian mengenai audit kualitas di UPT Perpustakaan  Universitas Jember dan menemukan berbagai temuan,   maka   peneliti   memberikan   rekomendasi   untuk meningkatkan   pengelolaan   SMM   ISO   9001:2008   dan mewujudkan     perbaikan berkelanjutan. Rekomendasi telah disusun sesuai bidangnya masing-masing, antara lain:

## Bidang Pembinaan Koleksi
a. Klausul 4 :
Perpustakaan  sudah menyusun pedoman mutu dengan baik dan telah mengacu SMM ISO 9001:2008, dokumen-dokumen yang ada di dalamnya relevan dengan SMM ISO 9001:2008 sehingga   pelayanan   yang   diberikan   telah   cukup
e-Journal Ekonomi Bisnis dan Akuntansi, 2017, Volume IV (2) : 159-163 ISSN : 2355-4665
mencerminkan   pelayanan   yang   berpusat   kepada   kebutuhan dan kepuasan pemustaka. Revisi mengenai apa yang ada di pedoman mutu harus selalu dilakukan berdasarkan hasil audit internal. Hal ini untuk memastikan bahwa aspek-aspek yang berada di dalam pedoman mutu masih relevan.
b. Klausul 5 :
Sosialisasi mengenai apa itu pedoman mutu, kebijakan mutu, dan sasaran mutu harus sering dilakukan untuk mengingatkan kembali   pengetahuan   ini   kepada   semua   jajaran   di perpustakaan.  Sosialisasi ini harus dilakukan terjadwal  dan secara rutin agar setiap pustakawan mengerti betul mengenai apa yang mereka lakukan dan apa yang seharusnya mereka lakukan berdasarkan standar yang telah disusun.
c.  Klausul 6 :
Perpustakaan seharusnya melakukan perbaikan mengenai tata ruang   untuk   meningkatkan   efisiensi   interaksi   alur   proses ouput   dan   input   yang   terjadi   antar   bidang.   Dalam   hal   ini antara   bidang   Pembinaan   Koleksi   dan   Sirkulasi   letaknya seharusnya   berdekatan.   Terjadwalnya   kegiatan   pelatihan untuk   meningkatkan   kompetensi   dan   profesionalitas pustakawan.  Dengan  terjadwalnya  kegiatan  pelatihan maka alokasi   anggaran   untuk   kegiatan   tersebut   juga   terfasilitasi sehingga peningkatan kompetensi untuk pustakawan benar- benar dapat tercapai.
d. Klausul 7 :
Adanya   metode   lain   untuk   menilai   kesesuaian   proses   dan produk yang diberikan selain survey dan kotak saran. Selain itu perlu metode lain untuk menilai apakah kinerja di bidang Pembinaan Koleksi sudah sesuai dengan persyaratan produk dan   kebutuhan   pemustaka.   Untuk   memenuhi   kebutuhan pemustaka   akan   bahan   pustaka   yang   diinginkan, perpustakaan   dapat   membuat   sebuah   sarana   untuk menampung keinginan pemustaka akan bahan pustaka yang diinginkan.

## Bidang Sirkulasi
a. Klausul 4
Perencanaan   dan   pelaksanaan   sosialisasi   yang   rutin   dan terjadwal   di   dalam   rencana   kerja   tahunan   perpustakaan sehingga   sosialisasi   tersebut   terfasilitasi   dengan   anggaran dana.   Menurut   wawancara   dengan   kepala   perpustakaan, sosialisasi   SMM   ISO   9001:2008   memang   sudah   pernah dilaksanakan, tapi kegiatan tersebut belum pernah dilakukan kembali   sejak   sebelum   persiapan   penerapan   SMM   ISO 9001:2008   pada   tahun   2009.   Sosialisasi   ini   penting   untuk dilakukan   secara   rutin   untuk   menyadarkan   kepada   seluruh pegawai   di   perpustakaan   mengenai   SMM   ISO   9001:2009, pedoman   mutu,   pentingnya   melakukan   pelayanan berdasarkan mutu dan lain sebagainya.
b. Klausul 5
Dilakukan   revisi   setiap   tahun   mengenai   isi   sasaran   mutu. Dengan   pencapaian   predikat   ISO   9001:2008,   perpustakaan seharusnya   dengan   telaten   mengubah   dan   memperhatikan pengelolaan   sistem   manajemen   mutu   yang   diterapkan   dan membandingkan isi pedoman mutu dengan  kondisi yang ada di perpustakaan dan perkembangan di dunia luar. Mengenai ketidaksesuaian antara realita proses kerja dengan instruksi kerja, kepala bidang Sirkulasi dapat bertindak lebih tegas dan
memberikan   teguran   dan   sanksi   kepada   petugas   yang mengabaikan   instruksi   kerja.   Adanya   teguran   dan   sanksi tersebut   dapat   menyadarkan   petugas   untuk   tetap   melayani pemustaka sesuai standar pelayanan, prosedur dan instruksi kerja yang ada. Mengenai proses absensi pemustaka dengan scan KAP   seharusnya   menggunakan   teknologi   yang   lebih canggih   yang   dapat   memunculkan   identitas   pemilik   KAP dengan   jelas   agar   memudahkan   petugas   absensi   untuk mengenali   pemilik   KAP   dan   dapat   menolak   pemustaka apabila identitas pemilik yang tertera di KAP dengan calon pemustaka berbeda.

## c. Klausul 6
Pemenuhan klausul 6 oleh bagian Sirkulasi sudah dilakukan cukup   baik.   Sedangkan   permasalahan   mengenai   gedung perpustakaan   yang   harus   berbagi   fungsi   dengan   fakultas Sistem   Informasi   seharusnya   dapat   segera   ditinjau   oleh bagian   pusat   universitas   untuk   dapat   dipikirkan   jalan keluarnya.   Kemudian   mengenai   kerusakan   komputer   dapat dicegah dengan perawatan yang baik dan rutin oleh bagian Sirkulasi. Bagian Sirkulasi dapat bekerja sama dengan bagian Pengembangan dan Kerjasama untuk menyusun prosedur dan instruksi   kerja   untuk   perawatan   sarana   dan   prasarana elektronik,  seperti  komputer  dan mesin peminjam  mandiri. Sedangkan   untuk   fasilitas   CCTV,   seharusnya   disediakan layar   untuk   petugas   agar   fungsi   CCTV   dapat   dengan maksimal difungsikan.

## d. Klausul 7
Dilakukan revisi mengenai formulir saran pemustaka dengan menambahkan   bagian   pelayanan   yang   termasuk   dalam bidang  Sirkulasi,  yaitu bagian front  office. Adanya  ide-ide kreatif   untuk   menarik   pemustaka   mengisi   formulir   saran tersebut.   Ide-ide   tersebut   dapat   berupa   undian   berhadiah kepada pemustaka yang mengisi polling, kritik dan saran di formulir saran pemustaka. Kemudian untuk dibuatnya polling di website resmi  perpustakaan  atau apabila memungkinkan dibuat kegiatan polling yang menarik perhatian pemustaka di perpustakaan.   Kegiatan polling yang   menarik   ini   dapat diwujudkan dengan cara yang tidak konvensional, akan tetapi secara online yaitu melalui komputer di pintu keluar gedung perpustakaan.

## Bidang Pengembangan dan Kerjasama

## a. Klausul 4
Perlunya diadakan rapat mengenai revisi isi pedoman mutu dan   untuk   menyusun   sasaran   mutu   dan   standar   pelayanan untuk bidang Pengembangan dan Kerjasama agar ada tujuan yang   jelas   yang   ingin   dicapai.   Sehingga   kinerja   yang dihasilkan tidak konstan tapi dapat meningkat.

## b. Klausul 5
Diadakan  sosiaslisasi mengenai  SMM ISO 9001:2008 agar semua   jajaran   yang   ada   di   perpustakaan   mengerti   betul mengenai   apa   itu   kebijakan   mutu,   sasaran   mutu,   isi   dari pedoman mutu, manfaat mengadopsi SMM ISO 9001:2008 dan   apa   kontribusi   mereka   untuk   mencapai   sasaran   mutu yang telah ditetapkan.
c. Klausul 6
Bidang ini membutuhkan lebih banyak personil karena beban pekerjaan yang sangat banyak. Perpustakaan dapat membuka
e-Journal Ekonomi Bisnis dan Akuntansi, 2017, Volume IV (2) : 159-163
lowongan   pekerjaan   untuk   mencari   SDM   yang   berkualitas yang dapat dipekerjakan di bidang ini. Selanjutnya menurut penulis,   bidang   ini   bisa   dipecah   kembali   agar   fokus   yang dikerjakan tidak terlalu banyak . Bidang Pengembangan dan Kerjasama   dapat   berfokus   kepada   hal-hal   yang   berkaitan dengan   pengembangan   pustakawan,   sarana   dan   prasarana perpustakaan  dan kerjasama  dengan berbagai  pihak di luar perpustakaan. Kemudian untuk urusan IT dibuat satu bidang tersendiri untuk mengurus hal tersebut sehingga apabila ada trouble yang   berkaitan   karena   IT   bukan   bidang pengembangan dan kerjasama yang mengurusnya akan tetapi bidang   IT   yang   mengurus.   Begitupula   dengan   proses perbaikan website dan berbagai hal yang dapat memajukan perpustakaan dengan IT dapat dilakukan oleh bidang ini.
d. Klausul 7
Kesesuaian   proses   dan   produk   yang   dihasilkan   dapat dilakukan   jika   sudah   ada   sasaran   mutu   dan   persyaratan produk.   Sehingga   menurut   penulis,   rekomendasi   untuk bidang   ini   adalah   disusunnya   sasaran   mutu   dan   standar pelayanan untuk bidang Pengembangan dan Kerjasama agar nantinya   dapat   dilakukan   verifikasi   dan   validasi   mengenai kesesuaian proses dan produk.

## Bidang Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus

## a. Klausul 4
Ketua   Gugus   Penjamin   Mutu   (GPM)   dan   Kepala   Bidang Layanan   Perujukan   dan   Koleksi   Khusus   harus   merevisi kembali isi pedoman mutu yaitu isi sasaran  mutu. Sasaran mutu   sebaiknya   direvisi   dengan   ditambahkan   tujuan   yang ingin   dicapai   oleh   bidang   ini   sehingga   bidang   Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus mempunyai arah dan tujuan yang jelas yang ingin dicapai. Apabila tidak ada tujuan, maka pelayanan   yang   diberikan   cenderung   hanya   asal   melayani saja dan tidak akan berkembang dan berusaha untuk menjadi lebih baik.
b. Klausul 5
Disarankan agar isi sasaran mutu ditambah sehingga nantinya dapat   dibuat   program   kerja   untuk   mencapai   sasaran   mutu. Dengan adanya sasaran mutu dan program kerja maka kerja dari bidang ini terencana dengan baik. Apabila suatu rencana disusun dengan baik dan detail maka akan lebih mudah untuk merealisasikan rencana tersebut. Direncanakan dan diadakan sosialisasi   mengenai   ISO   9001:2008,   mengapa   kita mengadopsi sistem tersebut, isi pedoman mutu, manfaat ISO dan   lain   sebagainya   untuk   mengingatkan   kembali   kepada semua   jajaran   di   perpustakaan   untuk   tetap   melayani pemustaka berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
c. Klausul 6
Ditambahkan   koleksi-koleksi   khusus   yang   sesuai   dengan minat   sebagian   besar   mahasiswa   dan   koleksi-koleksi   yang cocok  dengan isu-isu yang terjadi  sekarang  untuk menarik lebih   banyak   minat   pemustaka.   Seharusnya   jika   proses absensi   masih   dilakukan   manual,   bidang   ini   dapat memberitahukan bidang Pengembangan dan Kerjasama untuk mengautomasi proses absensi bidang ini (dengan komputer). Diadakan refleksi dengan semua petugas di bidang ini untuk meningkatkan   kinerja   yang   telah   mereka   hasilkan   menjadi lebih   baik   lagi.   Dari   refleksi   ini   diharapkan   akan
mendapatkan saran dan kritik yang membangun untuk masa depan bidang Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus.

## d. Klausul 7
Disusun kembali sasaran mutu dengan menambahkan sasaran mutu untuk bidang ini dan menambahkan standar pelayanan yang   bisa   diaplikasikan   di   bidang   Layanan   Perujukan   dan Koleksi  Khusus agar  proses yang terjadi  dan produk yang dijanjikan   sesuai.   Kemudian   diberikannya   perhatian   lebih kepada   metode   berkomunikasi   dengan   pemustaka   yang selama ini dimiliki, yaitu kotak saran. Form yang dibagikan dapat diubah menjadi lebih menarik dan praktis, yaitu dengan membuat polling yang ringkas. Selain itu dapat juga diadakan event kreatif yang dapat mendorong minat pemustaka untuk mengisi polling dan memberikan saran yang bermanfaat bagi perpustakaan, khususnya bidang ini.

## Kepala Gugus Penjamin Mutu Perpustakaan

## a. Klausul 4
Perpustakaan   telah   menetapkan   dokumentasi   SMM   ISO 9001:2008 yang dibutuhkan. Akan tetapi sasaran mutu saat ini hanya tersedia untuk dua bidang yaitu bidang Pembinaan Koleksi dan bidang Sirkulasi. Sedangkan dua bidang lainnya tidak   mempunyai   sasaran   mutu   dan   pengetahuan   akan   hal tersebut juga sangat minim. Oleh sebab itu direkomendasikan untuk   merevisi   isi   pedoman   mutu   dan   menyusun   sasaran mutu untuk kedua bidang tersebut.

## b. Klausul 5
Pentingnya   untuk   menyusun   kembali   sasaran   mutu perpustakaan dan menambahkan sasaran mutu untuk kedua bidang yang belum mempunyai sasaran mutu tersebut, Selain itu   perlu   diadakannya   sosialisasi   mengenai   SMM   ISO 9001:2008 untuk mengingatkan kembali alasan mengadopsi sistem tersebut, manfaat menggunakan sistem tersebut dan isi pedoman mutu.

## c. Klausul 6
Tersedianya   sarana   dan   prasarana   yang   memadai   juga membutuhkan   perawatan   yang   maksimal   dengan   sumber daya manusia yang kompeten untuk melaksanakan perawatan tersebut. Akan tetapi berdasarkan pengamatan peneliti, sarana seperti   mesin   peminjam   mandiri   dan   komputer   di   bidang Sirkulasi   sering   mengalami   kerusakan.   Setelah   ditelusuri penyebab  dari  kerusakan  sarana  tersebut  karena  kurangnya personil  yang ada untuk menjaga  dan merawat  sarana  dan prasarana   elektronik   di   perpustakaan.   Perpustakaan membutuhkan lebih banyak lagi personil untuk bertanggung jawab dalam hal ini. Personil yang bertanggung jawab dalam hal ini adalah bidang Pengembangan dan Kerjasama sehingga bidang   inilah   yang   sangat   membutuhkan   lebih   banyak personil.   Dari   temuan   ini,   perpustakaan   dapat   membuka lowongan   kerja   untuk   memenuhi   kekurangan   personil   di bidang Pengembangan dan Kerjasama.

## d.  Klausul 7
Ditambahkan   metode   efektif   untuk   pemustaka   agar   dapat berkomunikasi   dengan   perpustakaan,   karena   metode   ini dinilai kurang efektif dan praktis. Metode komunikasi yang bisa ditambahkan sebagai  sarana berkomunikasi  pemustaka dan   perpustakaan   dapat   berupa   polling   elektronik   yang disediakan di pintu keluar perpustakaan  dan website resmi
perpustakaan untuk menilai tingkat kepuasan pelayanan yang didapatkan pemustaka.
e.  Klausul 8
Adanya metode lain yang lebih efektif untuk memantau dan mengukur   ketidaksesuaian   produk   dan   proses   selain   kotak saran dan laporan kesesuaian yang dilakukan sekretaris GPM.

## Simpulan
Pihak   yang   mengawasi   dan   mengelola   sistem   manajemen mutu di UPT Perpustakaan Universitas Jember adalah Kepala Gugus Penjamin Mutu Perpustakaan. Aktivitas pengelolaan SMM ISO 9001:2008 di UPT Perpustakaan sudah diterapkan dengan cukup efektif namun masih membutuhkan perhatian dan   beberapa   revisi   di   dalam   pedoman   mutu,   misalnya penambahan sasaran mutu untuk bagian Pengembangan dan Kerjasama   dan   bagian   Layanan   Perujukan   dan   Koleksi Khusus.
Perpustakaan  sudah menyusun pedoman mutu dengan baik dan telah mengacu SMM ISO 9001:2008, dokumen-dokumen yang ada di dalamnya relevan dengan SMM ISO 9001:2008 sehingga   pelayanan   yang   diberikan   telah   cukup mencerminkan   pelayanan   yang   berpusat   kepada   kebutuhan dan kepuasan pemustaka. Revisi mengenai apa yang ada di pedoman mutu harus selalu dilakukan berdasarkan hasil audit internal. Hal ini untuk memastikan bahwa aspek-aspek yang berada di dalam pedoman mutu masih relevan.
Perencanaan   dan   pelaksanaan   sosialisasi   yang   rutin   dan terjadwal   di   dalam   rencana   kerja   tahunan   perpustakaan sehingga   sosialisasi   tersebut   terfasilitasi   dengan   anggaran dana.   Menurut   wawancara   dengan   kepala   perpustakaan, sosialisasi   SMM   ISO   9001:2008   memang   sudah   pernah dilaksanakan, tapi kegiatan tersebut belum pernah dilakukan kembali   sejak   sebelum   persiapan   penerapan   SMM   ISO 9001:2008   pada   tahun   2009.   Sosialisasi   ini   penting   untuk dilakukan   secara   rutin   untuk   menyadarkan   kepada   seluruh pegawai   di   perpustakaan   mengenai   SMM   ISO   9001:2009, pedoman   mutu,   pentingnya   melakukan   pelayanan berdasarkan mutu dan lain sebagainya.
Ketua   Gugus   Penjamin   Mutu   (GPM)   dan   Kepala   Bidang Layanan   Perujukan   dan   Koleksi   Khusus   harus   merevisi
kembali isi pedoman mutu yaitu isi sasaran  mutu. Sasaran mutu   sebaiknya   direvisi   dengan   ditambahkan   tujuan   yang ingin   dicapai   oleh   bidang   ini   sehingga   bidang   Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus mempunyai arah dan tujuan yang jelas yang ingin dicapai. Apabila tidak ada tujuan, maka pelayanan   yang   diberikan   cenderung   hanya   asal   melayani saja dan tidak akan berkembang dan berusaha untuk menjadi lebih baik.
Audit   sistem   kepastian   kualitas   yang   dilakukan   di   UPT Perpustakaan   Universitas   Jember   untuk   menilai   efektivitas penerapan   SMM   ISO   9001:2008   menghasilkan   beberapa temuan minor dan mayor. Temuan minor didapati di bidang Pembinaan Koleksi dan dari bidang Gugus Penjamin Mutu. Sedangkan   temuan   mayor   ditemui   dari   bidang   Sirkulasi, bidang Pengembangan dan Kerjasama dan bidang Layanan Perujukan dan Koleksi Khusus.
Rekomendasi  yang dapat  diberikan  berdasarkan  hasil  audit kepastian kualitas di UPT Perpustakaan Universitas Jember antara lain adalah :
Revisi pedoman mutu yaitu penyusunan sasaran mutu untuk bidang Pengembangan dan Kerjasama dan bidang Layanan Perujukan   dan   Koleksi   Khusus.   Kemudian   perencanaan pelaksanaan   sosialisasi   SMM   ISO   9001:2008   yang     rutin. Automasi kegiatan yang masih dilakukan   dengan   proses manual.   Pemaksimalan   teknologi   yang   tersedia.  Perbaikan metode   berkomunikasi   dengan   pemustaka   menjadi   lebih kreatif.   Penambahan   personil   untuk   bagian   Pengembangan dan Kerjasama.

## Referensi
Bhayangkara,   IBK,   “ Audit   Manajemen:   Prosedur   dan   Implementasi ” Cetakan ketujuh, Salemba Empat, Jakarta, 2014
Hasan,   M.   Iqbal, Pokok-Pokok   Materi   Metodologi   Penelitian   dan Aplikasinya , Ghalia Indonesia, Bogor, 2002.
Indriantoro,   Nur   dan   Bambang   Supomo,   2009,   “ Metodologi   Penelitian Bisnis   untuk   Akuntansi   dan   Manajemen ”,   Edisi   Pertama, BPFE,Yogyakarta
Moleong, Lexi J. “ Metodologi Penelitian Kualitatif ,” Remaja Rosdakarya, Jakarta 2015 Wahyudin. 2013. “ Klasifikasi Temuan Audit ”(online),
(https://abunajmu.wordpress.com/2011/07/08/klasifikasi-temuan-audit/
), diakses tanggal 4 Agustus 2016).