Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia  Vol. 10 No. 1, Maret 2022 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

## Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Puskesmas Gombong 1
Wahyu Hari Pramonoˡ, Alfina Sekar Rosdiyani², Helmi Nurlailit
1,2,3 Politeknik  Dharma  Patria  Kebumen E-mail: ˡ hari12.pramono@gmail.com , ² rosdiyanialfina29@gmail.com

## Abstract
Based  on  research  conducted  at  the  Gombong  1  Health  Center,  Medical  Record  Files  on  the  filing  rack  have piled up. So the author conducted a study at the Gombong 1 Health Center by doing depreciation with medical record officers with descriptive research methods. The population in this study were 1000 inactive medical record files, the samples taken were 500 medical record files. As many as 500 inactive medical record files, 36 inactive medical record files can not be depreciated (7.2%) and 464 inactive medical record files have been depreciated (92.8%)  because  it  has  passed  a  period  of  >  15  years.  Based  on  the  interviews  that  the  author  conducted,  he knew  the  obstacles  that  occurred  at  the  Gombong  Health  Center  1.  It  was  necessary  to  make  a  JRA  so  that depreciation could be carried out regularly, making SOPs so that depreciation could be carried out in accordance with applicable procedures such as team formation, makingminutes etc.

## Keywords: Medical Record File, Inactive, Depreciation

## Abstrak
Berdasarkan  penelitian  yang  dilaksanakan  di  Puskesmas  Gombong  1,  Berkas  Rekam  Medis  yang  berada  di rak  filing  sudah menumpuk. Maka  penulis  melakukan  penelitian  di  Puskesmas  Gombong  1  dengan  melakukan penyusutan  dengan  petugas  rekam  medis  dengan  metode  penelitian descriptive .  Populasi  dalam  penelitian  ini adalah 1000 berkas rekam medis inaktif, Sampel berkas rekam medis yang diambil adalah sebanyak 500 berkas rekam  medis.  Sebanyak  500 berkas  rekam  medis  inaktif  didapatkan  36  berkas rekam medis  inaktif  belum  bisa disusutkan sebanyak (7,2%) dan 464 berkas rekam medis inaktif sudah bisa disusutkan sebanyak (92,8%) karena sudah  melewati  jangka  waktu  >15  tahun.  Berdasarkan  wawancara  yang  penulis  lakukan,  telah  mengetahui hambatan-hambatan  yang  terjadi  di  Puskesmas  Gombong  1.  Perlu  dilakukan  pembuatan  JRA  agar  penyusutan dapat dilakukan secara berkala, pembuatan SOP agar penyusutan dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku seperti pembentukan tim, pembuatan berita acara dll.
Kata Kunci: Berkas Rekam Medis, Inaktif, Penyusutan

## PENDAHULUAN
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) merupakan  badan  penyelenggaraan  kesehatan yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan  umum serta  upaya  kesehatan  individu  tingkat  pertama, dengan menitikberatkan pada upaya promotif untuk mencapai  tingkat  kesehatan  umum  yang  tinggi  di wilayah kerjanya (Permenkes RI, 2014).
Puskesmas dibangun untuk melayani kesehatan yang mendasar,  luas,  lengkap,  dan  terkoordinasi  untuk masyarakat  yang  tinggal  di  wilayah  puskesmas. Program  dan  upaya  yang  dikoordinasikan  oleh puskesmas  adalah  program  pokok  ( Public  Health Essential )  yang  harus  dilakukan  oleh  otoritas masyarakat  untuk  memahami  bantuan  pemerintah daerah (Herlambang, 2016).
Puskesmas  memberikan  pelayanan  kesehatan kepada  masyarakat  meliputi  perencanaan,  pelak- sanaan,  penilaian,  pencatatan,  pelaporan  serta ditetapkan dalam bentuk rekam medis.
Rekam  medis  merupakan  suatu  berkas  yang dicatat  dan  dokumen  mengenai  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, serta perlakuan lain  terhadap  pasien  di  pelayanan  kesehatan (Permenkes,  2013).  Berkas  rekam  medis  berisi informasi tunggal serta rahasia, sehingga tiap lembar formulir  rekam  medis  harus  dipastikan  masuk  ke dalam folder maupun map yang disediakan (Budi, 2011).
Berkas  rekam  medis  dibedakan  menjadi  dua macam yaitu aktif dan inaktif. Berkas rekam medis aktif terhitung sepuluh tahun sejak tanggal pulang
atau kunjungan terakhir. Berkas ini harus disimpan di  rak  penyimpanan  untuk  mencegah  kerusakan. Sedangkan  berkas  rekam  medis  inaktif  diletakkan di  tempat  lain  karena  jarang  diambil.  Maka  hal ini  perlu  adanya  kegiatan  penyusutan  berkas rekam  medis,  guna  meminimalisirkan  terjadinya penumpukan berkas rekam medis inaktif. Rak yang penuh  mengakibatkan  proses  penyimpanan  serta pencarian  menjadi  lambat  dan  sulit.  Selain  itu  rak yang  penuh  juga  dapat  berakibat  fatal  terhadap kondisi berkas rekam medis seperti berkas menjadi tidak  rapih,  kusut,  rusak,  maupun  robek  (Sudra, 2014).
Penyusutan  merupakan  salah  satu  cara  penting untuk mengatasi masalah penumpukan berkas yang tidak  memiliki  nilai  guna  lagi.  Berkas  yang  saat ini  tidak  memiliki  nilai  guna  harus  dimusnahkan atau  disusutkan  untuk  memberikan  kapasitas  serta pemeliharaan  yang  lebih  baik  bagi  berkas  yang memiliki nilai guna (Paramita, 2017). Kegiatan ini juga  bertujuan  untuk  mengetahui  keaktifan  berkas rekam  medis.  Berkas  rekam  medis  yang  tertata memudahkan  petugas  rekam  medis,  khususnya bagian filing dalam  pengambilan  berkas  rekam medis.
Di  Puskesmas  berkas  rekam  medis  memiliki rentang  waktu  kegunaan  selama  sepuluh  tahun terhitung  sejak  pasien  terakhir  berobat,  sehingga berkas  rekam  medis  wajib  diretensi.  Pelaksanaan penyusutan  dapat  dilaksanakan  secara  harian, bulanan,  bahkan  tahunan.  Hal  ini  dilakukan  guna mengurangi  penumpukan  berkas  rekam  medis. Berkas  rekam  medis  yang  berada  di  rak  filing disusutkan  dengan  cara  melakukan  penyisiran berkas (Meimoniesh, 2016).
Penyusutan  dilakukan  secara  bertahap,  mulai  dari berkas rekam medis dipindah dari aktif ke inaktif, penilaian  rekam  medis  yang  memiliki  nilai  guna dan tidak memiliki nilai guna. Rekam medis yang tidak  bernilai  guna  atau  rusak  agar  dimusnahkan, sedangkan  rekam  medis  yang  bernilai  guna disimpan (Rustiyanto dan Rahayu, 2011).
Berdasarkan  uraian  di  atas,  peneliti  tertarik mengenai kegiatan pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di Puskesmas Gombong 1.

## METODE
Penelitian  ini  merupakan      penelitian      deskriptif di  Puskesmas  Gombong  1  Kabupaten  Kebumen pada  bulan  Desember  2020  sampai  Januari  2021.
Data  yang  diteliti  terdiri  dari  data  primer  dan sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan wawancara  bersama  tiga  petugas  rekam  medis yang  membahas  tentang  proses  pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif. Sedangkan data  sekunder  diperoleh  melalui  studi  dokumen pada  500  berkas  rekam  medis.  Data  dianalisis secara  deskriptif  maupun  perhitungan  penyajian persentase.

## HASIL

## Profil Puskesmas Gombong 1
Puskesmas  Gombong  1  Kabupaten  Kebumen beralamat di Jalan Yos Sudarso Timur Nomor 110 Wero, Kecamatan Gombong, Kabupaten Kebumen, Jawa  Tengah.  Pada  tahun  1963  Puskesmas  ini berdiri sebagai Balai Pengobatan dan tahun 1970an berubah menjadi rumah sakit pembantu. Pada tahun 1980 berubah menjadi Puskesmas Gombong. Tahun 1979  mulai  merintis  pembangunan  puskesmas  di kelurahan/desa  yang  mempunyai  jumlah  30.000 jiwa.  Pada  tahun  1983  Puskesmas  Gombong dipecah menjadi dua, yakni Puskesmas Gombong 1 dan Puskesmas Gombong 2. Puskesmas gombong 1 meliputi desa Banjarsari, Panjangsari, Kedungpuji, Wero, dan Patemon.

## Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis
Puskesmas  Gombong  1  melakukan  penyusutan berkas  rekam  medis  inaktif  hanya  mengandalkan pengetahuan  yang  dimiliki  petugas  rekam  medis. Tahap  pertama  yaitu  berkas  rekam  medis  dipilah sesuai  dengan  tahun  terakhir  kunjungan  pasien. Selanjutnya, mencatat berkas yang telah disusutkan ke  dalam  buku  register  retensi  inaktif  sesuai urutan  No  RM.  Kemudian  berkas  rekam  medis inaktif  disimpan  di  ruang  gudang  arsip  inaktif yang  disesuaikan  dengan  ketentuan. Namun karna belum  adanya  ketentuan  mengenai  penyimpanan di  gudang  arsip  maka  petugas  hanya  meletakkan berkas tersebut di kardus lalu disimpan di rak yang telah disediakan.

## Hambatan  Dalam  Penyusutan  Berkas  Rekam Medis
Puskesmas  Gombong  1  belum  memiliki  Standar Operasional  Prosedur  (SOP)  tentang  penyusutan berkas  rekam  medis  inaktif.  Uraian  tugas  di Puskesmas Gombong 1 hanya dilakukan secara
lisan oleh petugas rekam medis. Akibatnya, terjadi ketidak jelasan proses penyusutan.
Hambatan  yang  dialami  dalam  pelaksanaan penyusutan adalah seperti kurangnya Sumber Daya Manusia  (SDM).  Selain  mengalami  kurangnya SDM unit rekam medis dan unit administrasi juga kurang  pemahaman  mengenai  penyusutan  berkas rekam medis inaktif.
Keadaan  petugas  unit  rekam  medis  yang  saat  ini tidak  muda  lagi  juga  mempengaruhi  kecepatan petugas dalam hal melakukan kegiatan penyusutan berkas rekam medis.
Hambatan  lainnya  yaitu  terbatasnya  sarana  dan prasarana.  Puskesmas  Gombong  1  mengalami keterbatasan  ruang  penyimpanan  berkas  rekam medis  inakif  serta  belum  mempunyai  peralatan khusus  yang  digunakan  untuk  memusnahkan berkas  rekam  medis.  Rak  yang  digunakan  untuk menyimpan  berkas  rekam  medis  juga  dibatasi jumlahnya. Oleh karena itu, petugas menggunakan kardus untuk menyimpan dan menumpuknya di rak yang tersedia.
Selanjutnya,  tidak  adanya  anggaran  dalam  proses penyusutan. Rencana pengeluaran anggaran dalam situasi ini adalah rencana keuangan tentang penyusutan. Rencana keuangan mencakup tersedianya alat penyusutan serta tempat penyimpanan dalam bentuk rak.
Analisis  Penyusutan    Berkas    Rekam    Medis Inaktif.
Penyusutan  berkas  rekam  medis  dianalisis  guna untuk  mengetahui  hasil  persentase  berkas  rekam medis  inaktif  yang  telah  mengalami  penyusutkan. Data  berkas  rekam  medis  inaktif  yang  diambil adalah sebanyak 500 berkas rekam medis. Dengan adanya  penyusutan  beban  pada  rak  penyimpanan bisa  berkurang,  apabila  berkas  rekam  medis dibutuhkan  maka  hal  ini  dapat  mempermudah dalam  hal  pencarian  dan  mengoptimalkan  tempat penyimpanan.

## Tabel 1. Berkas Rekam Medis Inaktif.
Keterangan
Jumlah Persentase
Tabel  1  menunjukkan  bahwa  sebayak  464  berkas rekam medis inaktif (92,8%) dapat disusutkan dan sebanyak  36  berkas  rekam  medis  inaktif  (7,2%) belum bisa disusutkan.

## PEMBAHASAN
Puskesmas  Gombong  1  melaksanakan  penyusutan berkas rekam medislebih dari 15 tahun. Penyimpanan aktif terhitung selama 10 tahun serta penyimpanan inaktif  selama  5  tahun.  Maka  penyimpanan  ini belum sesuai. Setelah melewati batas waktu 5 tahun maka  berkas  rekam  medis  dapat  dimusnahkan, namun  ringkasan pulang dan  persetujuan tindakan medik tidak dapat dimusnahkan, karena dua berkas tersebut harus disimpan dalam waktu 10 tahun sejak tanggal dibuatnya (Kemenkes RI, 2008).
Di Puskesmas Gombong 1 pelaksanaan penyusutan sudah  berjalan,  namun  jadwal  penyusutan  yang dianggap  penting  guna  mengetahui  jangka  waktu penyimpanan belum ada, maka berkas rekam medis inaktif  di  Puskesmas  Gombong  1  selama  ini  ada yang lebih dari 10 tahun dan ada yang melebihi 20 tahun yang masih berada di ruangan rekam medis.
Hal ini terjadi karena belum adanya SOP mengenai pelaksanaan      penyusutan.      SOP      merupakan aturan  atau  acuan  pelaksanaan  tugas  kerja  sesuai dengan  fungsi  dan  penilaian  kinerja  organisasi pemerintahan  yang  bergantung  pada  indikator teknis, administrasi, serta prosedural sesuai teknik kerja, strategi rekam medis yang berlaku (Dewi dan Ratna, 2016).
Belum adanya SOP juga menyebabkan pelaksanaan penyusutan  di  Puskesmas  Gombong  1  belum sesuai  dengan  ketentuan,  yaitu  tidak  terdapat  tim penilaian,  jadwal  retensi  arsip  dan  berita  acara. Selain  belum  adanya  SOP,  pengetahuan  petugas terhadap  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam medis  juga  berpengaruh.  Pentingnya  pemahaman dan  peningkatan  kompetisi  bagi  petugas  rekam medis  profesional  erat  kaitannya  dengan  kualitas pekerjaan serta jenjang profesi untuk menyelesaikan pekerjaan  rekam  medis  membutuhkan  SDM  yang memenuhi  kemampuan  petugas  rekam  medis (Hatta, 2011).
Kurangnya SDM juga berpengaruh dalam pelaksanaan  penyusutan.  Double  job  dapat  terjadi jika  SDM  tidak  memenuhi  dan  peralatan  yang belum  tersedia,  misalnya  alat  pencacah  rekam medis (Soleha, 2013).
Belum bisa disusutkan 36 BRM 7,2 % Sudah bisa disusutkan 464 BRM 92,8% Jumlah 500 BRM 100%
Kurangnya  rencana  anggaran  dalam  penelitian ini  adalah  rencana  anggaran  yang  disusun  serta berhubungan dengan kegiatan penyusutan. Penyediaan  tempat  atau  rak  penyimpanan  juga harus masuk ke dalam rencana anggaran. Uniknya rencana  anggaran  untuk  pelaksanaan  penyusutan ini  bahwa  Puskesmas  Gombong  1  belum menyediakan  anggaran  untuk  unit  rekam  medis. Pelaksanaan  kegiatan  penyusutan  membutuhkan anggaran  sendiri,  yaitu  dalam  mengatur  anggaran rekam  medis  khususnya  pengeluaran  yang  akan digunakan dalam sosialisasi rekam medis (Susanto, 2018).
Berkas  rekam  medis  inaktif  memerlukan  rak penyimpanan,  dengan      alasan      agar      berkas rekam  medis  aktif  dan  inaktif  dipisah  sekaligus meminimalisir  terjadinya  penumpukan  berkas rekam  medis,  agar  pada  saat  pencarian  dapat dilakukan  dengan  cepat.  Tindakan  memisahkan antar  berkas  rekam  medis  yang  diketahui  aktif dan  nonaktif,  tujuannya  adalah  untuk  mengurangi beban  penyimpanan  berkas  rekam  medis  (Utomo dan Ernawati, 2017).
Terkait  perlakuan  khusus  berkas  rekam  medis, terdapat  beberapa  perlakuan  khusus  dalam  hal penyimpanannya  salah  satunya  yaitu  kasus diagnose IMS (Infeksi Menular Seksual). Kasus ini dianggap sangat bernilai karena secara keseluruhan berkas  disimpan  selamanya  karena  mempunyai nilai klinis yang masih berkembang. Berkas rekam medis  semacam  ini  tidak  dimusnahkan  dan  akan terus disimpan.
Di  Puskesmas  Gombong  1  proses  penyusutan dilaksanakan  dengan  cara  dipilah  dengan  dilihat tahun terakhir kunjungan, sedangkan di Puskesmas Sering  Medan  dalam  pelaksanaan  penyusutan berkas  rekam  medis,  bahwa  berkas  rekam  medis tersebut  dibakar  tanpa  memilah  berkas  sesuai dengan  cara  yang  benar,  tidak  melihat  tahun terakhir  kunjungan  pasien  maupun  kategori  suatu jenis  penyakit.  Penyusutan  berkas  rekam  medis di  Puskesmas  Sering  Medan  dilakukan  dengan mengumpulkan  petugas.  Selanjutnya  melakukan pembicaraan  mengenai  tahun  berapa  penyusutan akan dilakukan, membuat tim evaluasi, pelaksanaan penyusutan  berkas  rekam  medis  dan  berita  acara diarsipkan  agar  penyusutan  berkas  rekam  medis dilakukan.  Kegiatan  penyusutan  berkas  rekam medis  di  Puskesmas  Gombong  1  tanpa  adanya berita acara dan tim penilai, penyusutan dilakukan jika  mempunyai  waktu  luang  dan  dilakukan  atas dasar perintah lisan. (Sofyan, 2018).

## SIMPULAN
Penyusutan  berkas  rekam  medis  inaktif  di Puskesmas  Gombong  1  belum  sesuai  prosedur. Hal  ini  dikarenakan  belum  adanya  SOP  serta keterbatasan SDM, sarana prasarana, dan anggaran pembiayaan.  Puskesmas  Gombong  1  diharapkan mengeluarkan  SOP  serta  pengadaan  SDM,  sarana prasarana,  dan  anggaran  pembiayaan  terkait pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih  kepada Kepala Puskesmas  Gombong  1  beserta  Jajaran  yang  telah memberi dukungan bagi peneliti untuk melakukan penelitian  sebagai  bagian  dari  Tri  Dharma Perguruan  Tinggi.  Terima  kasih  peneliti  ucapkan kepada Jajaran Direksi, Dosen, dan Staff Politeknik Dharma  Patria  Kebumen  atas  masukan  dan  saran dalam  penelitian  ini.  Peneliti  sampaikan  terima kasih  kepada  tempat  penelitian  yaitu  Puskesmas Gombong  1  atas  kerjasama,  dukungan  dan  arahan sehingga penelitian ini dapat diwujudnyatakan.

## DAFTAR PUSTAKA
Agustin, D.W., Wijayanti, R. A., & Permana, G. N.
(2020). J-REMI:  Jurnal  Rekam  Medik  Dan Informasi Kesehatan RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIK INAKTIF DI RS HUSADA UTAMA J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan . 2 (1), 57–63.
Budi,  S.  C.  (2015).  Pencintraan  (Imaging)  Berkas Rekam Medis pada Kegiatan Penyusutan di RSUD Kota Yogyakarta Tahun 2015. Jurnal Kesehatan , 3 (1).
Hariyanti,I.N. C. (2018). Analisis Penyebab Tidak Terlaksananya  Retensi  dan  Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Daerah Kalisat Jember . 11 (1),1–7.
Hasibuan,  A.  S.  (2017).  Tinjauan  Pelaksanaan Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif Dirumah  Sakit  Umum  Imelda  Pekerja Indonesia  (IPI)  Medan  Tahun  2016. Jurna lIlmiah  Perekam  Dan  Informasi  Kesehatan Imelda , 2 (1), 192–199.
Istikomah, N, N., F, E., & E.T, A. (2020). Analisis Prioritas  Penyebab  Belum  Terlaksananya Retensi  dan  Pemusnahan  Dokumen  Rekam
Medis  Rawat  Inap  di  RS  Mitra  Medika
Bondowoso. Rekam  Medik  Dan  Informasi Kesehatan , 1 (4), 381–392.
Maisaroh,  &  Irfan.  (2020).  Analisis  Pelaksanaan Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif. Ensiklopedia  of  Journal  ANALISIS , 2 (4), 123–127.
Oktavia,  D.  (2020).  Sosialisasi  Kegiatan  Retensi dan  Pemusnahan   Rekam   Medis   Pasien di  Puskesmas  Lapai  Padang  Tahun  2020.
Journal  of  Community  Engagement  in Health , 3 (2), 314–319.
PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008.
(2008).  Permenkes  RI  269/MENKES/PER/ III/2008.  In Permenkes  Ri  No  269/Menkes/ Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7).
S, G. P. A., & Widjaja L. (n.d.). DI RSUD PASAR REBO  Program  Studi  Rekam  Medis  dan Informasi Kesehatan Universitas Esa Unggul Review  of  Medical  Record  Depreciation Implementation  at  Pasar  Rebo  Hospital sangat penting bagi rumah sakit . 13 .
Sofyan.  (2018).  Perancangan  Pemusnahan  Rekam Medis  Rawat  Jalan  di  Puskesmas  Sering Medan Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Melda , 3 (2), 447–
452.