Media Ilmu Kesehatan Vol. 9, No. 3, Desember 2020

## PENDEKATAN LEAN HOSPITAL UNTUK MENGIDENTIFIKASI WASTE KRITIS PELAYANAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RAWAT JALAN RSUD X MANNA TAHUN 2020
LEAN HOSPITAL APPROACH FOR IDENTIFYING WASTE CRITICAL SERVICE IN OUTPATIENT PHARMACY INSTALLATIONS OF REGIONAL PUBLIC HOSPITAL ( RSUD ) X MANNA IN 2020
Dinda Sri Rahayu 1 *, Titik Sunarni 2 , Opstaria Saptarini 3
* 1 Pascasarjana Ilmu Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Setiabudi, Jl. Letjen Sutoyo, Mojosongo, Kec. Jebres, Surakarta, dindasrirahayu080193@gmail.com
2 Pascasarjana Ilmu Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Setiabudi, Jl. Letjen Sutoyo, Mojosongo, Kec. Jebres, Surakarta, email: titiksunarni09@gmail.com
3 Pascasarjana Ilmu Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Setiabudi, Jl. Letjen Sutoyo, Mojosongo, Kec. Jebres, Surakarta Opstaria.saptarini79@gmial.com

## ABSTRACT
Background: Lean Hospital is needed in order to hospital can fulfill patient’s needs optimally, can give health service as much as possible to the patient. This research has a purpose for identifying medicine service, waste and  the  root  cause  of waste, so  than  we  give  reparation  suggestion  to  medicine  service  that  happens  in Outpatient Pharmacy Installation of Regional Public Hospital.
Objective: Respondent In this study, patients or their families and pharmacy Methods: This  research  is  study  case  research  with  qualitative  approach.  The  research  stages  are  doing observation of service process’s flow which is made in value stream mapping , distributing questionnaires of patient’s value and waste , doing interview by 5 why method for knowing the root cause and waste critical. The proposed of improvements is obtained from Head of Hospital Pharmacy Installation.
Results: The  research  result  showed  that  the  service  medicine  process  of  pharmacy  installation  has  been lean . Wast e critical that is obtained, is waste motion 21,1%. Conclusion: The  root  cause  of waste  motion is  manually,  there  is a space that separates between rooms, Emergency Installation/  IGD’s service, Outpatient and Inpatient has  not  been  done  separately  yet.  Adding visual management, rearranging the layout of the room is a suggestion for improvements to eliminate waste .
Keywords: Lean hospital, waste critical

## PENDAHULUAN
Rumah sakit merupakan lembaga yang berfungsi secara sosial tetapi saat ini  dengan adanya  rumah  sakit  swasta  sehingga  hal  ini akan  menyebabkan  persaingan antar sesama rumah sakit baik rumah sakit milik pemerintah maupun rumah sakit milik swasta. Meningkatnya  kesadaran  masyarakat  akan kesehatan,  akan  mengakibatkan  tuntutan peningkatan  pelayanan  kesehatan.  Instalasi farmasi  merupakan  unit  paling  akhir  yang menentukan kepuasan pasien dalam
pelayanan rumah sakit, sehingga baik buruknya  pelayanan  yang  diberikan  akan mempengaruhi  unit  lain  yang  berhubungan dengannya.  Sebagai  salah  satu  bagian  di rumah  sakit  juga  dituntut  untuk  meningkatkan mutu pelayanan secara berkelanjutan
( continuous improvement ) mengingat kontribusi  pengelolaan  farmasi  yang  sangat signifikan baik dari segi mutu maupun ekonomi bagi rumah sakit. 1
Lean Hospital dibutuhkan agar Rumah Sakit  dapat  memenuhi  kebutuhan  pasien
secara optimal, dapat memberikan pelayanan kesehatan  semaksimal  mungkin  kepada pasien  dengan  dengan  mengurangi waste (pemborosan)  yang  pada  akhirnya  akan menciptakan nilai tambah bagi Rumah Sakit.
Pendekatan lean telah banyak digunakan  rumah  sakit  di  seluruh  dunia  dan menghasilkan  banyak  manfaat  diantaranya mengurangi lama tinggal pasien, 2 meningkatkan efisiensi, 3 meningkatkan kepuasan pasien dan karyawan, 4 mengurangi kesalahan klinis, 5 mengurangi waktu tunggu, 6 serta  mengurangi  lama  tinggal  dan  waktu tunggu pasien di instalasi gawat darurat. 7
Dari  beberapa  contoh  keberhasilan lean  hospital dalam  meningkatkan  kepuasan pasien  dan  karyawan  serta  meningkatkan efiseinsi,  maka  diharapkan  konsep lean hospital dapat  pula  diterapkan  di  Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  X  Manna  Bengkulu sehingga  dapat  dijadikan  acuan  dalam perbaikan  pelayanan . Dengan  dilakukannya pendekatan lean  hospital pada  Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  X,  diharapkan  dapat diketahui  proses  pelayanan,  yang  menjadi waste  kritis ,  akar  penyebab waste  kritis dan cara  perbaikan  untuk  meminimalkan waste kritis pada  pelayanan  obat  Instalasi Farmasi Rumah Sakit X Manna Bengkulu

## BAHAN DAN CARA PENELITIAN
Bahan  dan  sumber  data  dalam penelitian  ini  diperoleh  dari  observasi langsung dan wawancara. Alat yang digunakan pada penelitian ini adalah kuisioner
value pasien  dan  kuisioner waste yang diberikan  kepada  petugas  instalasi  farmasi. Penelitian  ini  merupakan  penelitian  studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Penelitian dilaukan dari bulan Desember 2019 – Januari 2020. Data identifikasi proses pelayanan dan akar penyebab waste diperoleh dari observasi langsung  dan  wawancara.  Sampel  pasien diambil dengan menggunakan rumus Lemeshow,  kriteria  inklusi  pada value pasien pada penelitian ini yaitu pasien rawat jalan dan keluarga yang minimal berusia 17 tahun, dapat menulis serta membaca dan pernah menggunakan  jasa  layanan  dari  IFRS  RSUD X Manna Bengkulu. Sedangkan kriteria inklusi pada pegawai yaitu tenaga teknis kefarmasian (Apoteker  dan  TTK)  yang  bekerja  minimal  4 tahun atau bahkan  lebih  di  Instalasi  Farmasi Rawat  Jalan  RSUD  X  Manna  Bengkulu. Responden pada penelitian ini yaitu 100 orang pasien  atau  keluarga  pasien  dan  responden pada  pegawai  instalasi  farmasi  sebanyak  5 orang  apoteker  dan  15  orang  tenaga  teknis kefarmasian.
Tahapan  analisis  dimulai  dengan  uji validitas dan realibilitas sampel, mengidentifikasi proses pel a yanan, identifikasi value pasien  dengan  membagikan  kuisioner, melakukan pembobotan waste dengan metode Borda  dan  melakukan  analisis waste dengan metode 5 why.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Uji Validitas dan Realibilitas Kuisioner
Value pasien
Media Ilmu Kesehatan Vol. 9, No. 3, Desember 2020
Media Ilmu Kesehatan P-ISSN 2252-3413, E-ISSN 2548-6268
Uji  validitas  dengan  menggunkan skalo  (program  analisis  skala  Guttman) dapat dilihat pada tabel 1.

## Tabel 1. Hasil uji validitas kuisioner value
Pasien Jumlah pertanyaan Koefisien reprodusibilitas Koefisien skalabilitas Validitas Valid Tdk Valid 16 0,9 58 0,917 Ya

## Sumber: Data Primer 2020
Pada tabel 1 dapat diketahui bahwa nilai  Kr  =  0,958.  Syarat  penerimaan  nilai koefisien  reprodusibilitas  yaitu  apabila  nilai Kr  >  0,90  , 8 sehingga  nilai  koefisisen reprodusibilitas  dapat  diterima  sedangkan untuk  koefisisen  skalabilitas  adalah 0,917, syarat penerimaan nilai koefisien
skalabilitas  yaitu  apabila  nilai  koefisisn skalabilitas  lebih  besar  dari  0,60. 9 Dapat disimpulkan  bahwa  uji  validitas  dengan menggunakan rumus koefisien reprodusibilitas  dan  koefisien  skalabilitas dinyatakan valid. Suatu alat ukur yang valid tidak  hanya  mampu  menghasilkan  data yang tepat akan tetapi memberikan gambaran  yang  cermat  mengenai  data tersebut.

## Uji Reliabilitas
Pengujian  reliabilitas  dengan  skala Guttman  menggunakan  metode  Kuder Richardson  20  (KR-20)  dilakukan  dengan menggunkan Ms. Excel 2010
Tabel 2. Hasil uji realibilitas kuisioner value pasien
Jumlah pertanyaan Jumlah respon den Koefisien reprodusibilitas KR20 Realibilits 16 30 0,958 0,71 Valid

## Sumber: Data Primer 2020
Tabel  2  menunjukan  nilai  KR-20  = 0,71,  menurut  Priyanto  nilai  reliabilitas kurang  dari  0,6  adalah  kurang  baik, sedangkan nilai 0,7 dapat diterima dan diatas 0,8  adalah  baik.  Dapat  disimpulkan  bahwa nilai  realibilitas  =  0,71  lebih  besar  dari  0,7, sehingga  nilai  realibilitas  kuisioner value pasien  dapat  diterima  untuk  digunakan dalam penelitian ini. 10 Realibilitas merupakan indeks yang menunjukkan sejauh mana suatu alat  ukur  dapat  dipercaya  atau  dapat diandalkan.

## Identifikasi Proses Pelayanan
Perbandingan value added dengan non value added yaitu 1926 detik : 1323 detik, lead  time 3606  detik  dan value  added  ratio (VAR) sebesar 53% untuk resep non racikan. Sedangkan untuk resep racikan perbandingan value  added dengan non  value  added yaitu 4925  detik  :  2402  detik, lead time 7586 detik dan value  added  ratio  ( VAR)  sebesar  64%. Suatu  perusahaan  dapat  dikatakan lean apabila  rasio waste (VAR)  dengan  total aktivitas  minimum  melebihi  30%. 11 Dengan demikian pelayanan di instalasi farmasi RSUD X Manna Bengkulu dalam kondisi lean .
Identifikasi Value Pasien Terhadap Petugas Value pasien  yang  bernilai  mutlak (100%)  pada value produk  dan value pelayanan ada 4 yaitu kualitas obat dan alat kesehatan, ketepatan obat dan alat kesehatan,  kelengkapan  obat  dan  alat kesehatan, dan label / etiket obat. Serta value
Media Ilmu Kesehatan P-ISSN 2252-3413, E-ISSN 2548-6268
pelyanan  yaitu  keahlian  Apoteker  dan  TTK menjawab informasi obat, kecepatan petugas  menanggapi  kebutuhan  pasien, ketepatan informasi obat dan alat kesehatan, fasilitas dan area ruangan IFRS. Sedangkan pada value hubungan pasien dan IFRS yang bernilai  mutlak  (100%)  ada  1  yaitu Keramahan  Apoteker  dan  TTK  dalam pelayanan obat Pasien dan keluarga pasien menambahkan  beberapa  saran/masukan bagi  instalasi  farmasi  RSUD  X  Manna Bengkulu  diantaranya,  ketersediaan  dan kemudahan  dalam  mendapatkan  obat, menambah fasilitas pegeras suara dikarenakan suara petugas dalam memanggil pasien terkadang tidak terdengar sehingga diharapkan setelah adanya pengeras  suara  proses  pelayanan  dapat berjalan  dengan  lebih  baik. menambah tempat  duduk,  ketika  jam  sibuk  banyak pasien  atau  keluarga  pasien  yang  berdiri ketika menunggu antrian.
Waste Kritis  dalam  Pelayanan  di  Instalasi Farmasi RSUD X Manna Bengkulu
Hasil  analisis  kuisioner waste dengan metode Borda dapat dilihat pada tabel 3.

## Tabel 3. Tingkat Waste Kritis di Instalasi
Farmasi RSUD X Manna Bengkulu Peringkat Jenis Waste Persentase (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 Motion Transportation Waiting Inventory Overprocessing Overproduction Defect Human Potential 21,1% 19,3% 15,5% 13,4% 10,7% 6,1% 8% 3,4% Total 100%

## Sumber: Data Primer 2020
Pada  tabel  3  dapat  diketahui  bahwa waste yang  menempati  peringkat  pertama adalah waste  motion dengan  presentase 21,1%. Waste  motion yang  terjadi  dapat disebabkan oleh layout ruangan yang kurang baik  sehingga  pergera  kan  petugas  dalam melakukan  pekerjaan  menjadi  terhambat. Menurut  Charron  et  al waste  motion adalah pemborosan  yang  terjadi  karena  adanya pergerakan  oleh  operator  maupun  informasi yang tidak menambah nilai produk atau jasa. 12
Identifikasi  Penyebab Waste Kritis  pada Proses  Pelayanan  di  Instalasi  Farmasi RSUD X Manna Bengkulu
RCA  merupakan  suatu  metode  untuk mengidentifikasi dan mengoreksi sebab-sebab yang penting dalam permasalahan operasional dan  fungsional  . 13 Jika  akar  penyebab  dari suatu  masalah  tidak  teridentifikasi,  maka hanya dapat diketahui gejala masalah saja dan masalah itu sendiri tetap ada. 14 Akar penyebab yang dirumuskan melalui RCA akan dilanjutkan dengan analisa risiko.
Identifikasi  akar  penyebab  masalah terjadinya waste  motion dilakukan  dengan wawancara mendalam kepada kepala instalasi farmasi, 1 orang apoteker dan 1 orang tenaga teknis  kefarmasian  menggunakan  metode  5 why , dimana peneliti terus bertanya “mengapa” sebanyak lima kali hingga ditemukan akar penyebab permasalahan. Akar penyebab dari waste kritis ( Motion ) yang terjadi di Instalasi Farmasi RSUD X Manna Bengkulu
Media Ilmu Kesehatan Vol. 9, No. 3, Desember 2020
Media Ilmu Kesehatan P-ISSN 2252-3413, E-ISSN 2548-6268
yaitu  karena  semua  pekerjaan  dilakukan secara manual, terdapat jarak yang memisahkan  antar  ruangan,  pelayanan  IGD, rawat jalan  dan  rawat  inap  belum  dilakukan secara terpisah. Permasalahan ini berdampak pada  kurangnya  pelayanan  sehingan  akan mengakibatkan ketidakpuasan pasien terhadap  pelayanan  di  Instalasi  Farmasi RSUD X Manna Bengkulu.

## Usulan Perbaikan untuk Mengurangi
Waste Kritis
Berdasarkan hasil wawancara dengan  kepala  Instalasi  yang  didapatkan  ide yaitu  berupa  ide  untuk  perbaikan  proses pelayanan  dengan  membagi  pelayanan menjadi IGD, depo rawat jalan dan depo rawat inap,  menggunakan  SIMRS,  serta  melaukan perbaikan  layout  ruangan,  dengan  perbaikan tersebur  dapat    mengurangi/meminimalkan waktu  tunggu  pasien  yang  masuk  dalam waste  motion. Dari  ide  perbaikan  yang diperoleh dapat dibuat usulan untuk perbaikan proses pelayanan di Instalasi Farmasi RSUD X  Manna  Bengkulu.  Usulan  perbaikan  untuk meningkatkan  kualitas  pelayanan  di  Instalasi Farmasi RSUD X Manna Bengkulu yaitu:
1. IFRS  sebaiknya  menambah  papan informasi  untuk  mengurangi  defisiensi informasi di tempat kerja dan mengurangi frekuensi  pertanyaan  berulang  dari pasien.
2. Mengatur ulang layout ruangan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
3. Menambah  fasilitas  seperti  pengeras suara dan tempat duduk di ruang tunggu
sehingga  pasien  merasa  nyaman  saat mengantri di ruang tunggu.
4. Memisahkan  pelayanan  pasien  rawat jalan  dan  rawat  inap  dengan  membagi menjadi,  depo  farmasi  rawat  jalan  dan depo farmasi rawat inap.
5. Merealisasikan  penggunaan  SIMRS  dan penambahan  1  buah  komputer  untuk petugas  IFRS  melakukan  penginputan resep dan data pasien sehingga diharapkan  dapat  mengurangi  waktu proses  pengerjaan  yang  berlebih  karena sistem  yang  manual  sehingga  proses pelayanan  di  Instalasi  Farmasi  RSUD  X Manna Bengkulu lebih efisien.

## KESIMPULAN
Berdasrakan hasil identifikasi pada proses  pelayanan  RSUD  X  Manna  sudah dalam  keadaan lean.  Waste kritis  pada pelayanan  di  Instalasi  Farmasi  Rawat  Jalan RSUD X Manna adalah waste motion sebesar 21,1% . Akar  penyebab waste adalah  semua pekerjaan masih dilaukan secara manual, tata letak  ruangan  yang  terpisah,  serta  proses pelayanan  pasien  IGD, rawat  jalan dan rawat inap belum dipisah.

## TERIMA KASIH
1.  Dr.  apt.  Ika  Purwidyaningrum,  M.Sc  dan Dr.apt. Ismi Rahmawati, M.Si selaku dewan penguji, Jl.  Letjen  Sutoyo,  Mojosongo,  Kec. Jebres, Surakarta, email: info@setiabudi.ac.id
2.  Ibu  Apt.  Sofia,  S.Farm  Kepala  Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  X  Manna,  Jl.  Raya
Media Ilmu Kesehatan P-ISSN 2252-3413, E-ISSN 2548-6268
Padang  Panjang  Manna,  email  :  rsud- hd@bengkuluselatan

## KEPUSTAKAAN
1.  Subagiyo, A. Lean  Hospital Pharmacy .  Seminar  Workshop.  Kantor Berita Apoteker Indonesia.  Diakses melalui http://wartaapoteker.com/2015/03/18/le an-hospital-pharmacy/.  Diunduh  tanggal 10 Desember 2019
2.  Bisgaard, S. & Does, R. SIX Sigma: using statistic to reduce process variability and costs
in radiology, Radiology Management. 2009; 11  November-
December
3.  Arbos, L. Design of a rapid response and
high efficiency service by Lean production  principles:  methodology  and evaluation  of  variability  of  performance,
International Journal of Production Economics . 2002; Vol. 80, pp. 169-183
4.  Dickson,  E.,  Singh,  S.,  Cheung,  D., Wyatt,  C.  &  Nugent,  A. Application  of
Lean  manufacturing  techniques  in  the emrgency  departement,  The  Journal  of Emergency Medicine. 2009; Vol. 37, pp. 177-182
5.  Raab,  S.S.,  Andrew-Jala,  C.,  Condel,  J.
&  Dabbs,  D. Improving  Papanocolaou test  quality  and  reducing  medical  errors by  using  Toyota  production  system methods, American Journal of Obstetrics and Gynecology. 2006; Vol. 194, pp. 57- 64
6.  Yu,  Q.  &  Yang,  K. Hospital  registration waiting  time  reduction  through  process redesign,  International  Journal  of  Six Sigma  and  Competitive  Advantage .
2008;  Vol. 4, No. 3, pp. 240-253
7.  Mandahawi, N., Araidah, O.A., Boran, A., Khasawneh,  M. Application  of  Lean  Six
Sigma tools to minimise length of stay for ophthalmology day case surgery,
International  Journal  of  Six  Sigma  and Competitive Advantag. 2011; Vol. 6, 156.
https://doi.org/ 10.1504/ IJSSCA.2011.039716
8.  Singarimbun  M, Effendi  S. Metode Penelitian  Survay (Editor).  Jakarta;  PT Pustaka LP3ES Indonesia; 2011
9.  Nazir  M. Metode  Penelitian. Jakarta:
Ghalia Indonesia; 2005
10. Priyatno  D. Teknik  Mudah  dan  Cepat Melakukan  Analisis  Data,  Penelitian dengan SPSS. Yogyakarta: Gava Media;
2010
11. Gasperzs V, Fontana A. Lean Six Sigma for Manufacturing and Service Industries. Jakarta:  PT  Gramedia  Pustaka  Utama; 2011.
12. Charron R, Harrington HJ, Voehl F, Wiggin H. The  Lean  Management  System Handbook. Boca raton 2015; CRC Press. 13. Jucan, G., 2005. Root Cause Analysis for IT  Incidents  Investigation.  diakses  pada tanggal 3 Juli 2020.
14. National Reporting and Learning Service, Root Cause Analysis Investigation Tools : A Guide to Aggregated and Multi- Incident RCA  Investigations.  National  Patient Safety Agency , United  Kingdom ; 2008