## RANCANG BANGUN APLIKASI AGENDA PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL TERINTEGRASI

## (STUDI KASUS : UPTD PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL MAJENANG)

## Ummu Salamah
Fakultas Ilmu komputer, Universitas Amikom Purwokerto email: umuanam@gmail.com
Article history Received Sept 16, 2020
Revised Okt 2 7, 2020 Accepted Nov 8 , 2020 Available online Nov 30, 2020 Keywords Application, agenda, population and civil registration, integrated.

## Abstract
UPTD Population and Civil Registration Service Majenang has a service task in the field of population and civil registration. In the field of population serving the printing of KIA, KTP-el and KK. In the field of civil registration, it serves printing birth certificates, death certificates, marriage certificates, divorce certificates, and other civil registration certificates. Each type of service is recorded in a different agenda book.  Because it  is  still manual,  data  redundancy often  occurs, it  is  less effective in document search and reporting. The research method used is literature study,  interview,  observation  and  application  development.  This  application  was developed using the waterfall method, web-based, and tested by black box testing. The purpose of this research is to build an integrated population service agenda book application and civil registration so that it can make it easier to record service agendas and present reports more quickly, completely and accurately. The results of the application testing show that the application has run as expected Keywords: Application, agenda, population and civil registration, integrated.
Riwayat
Diterima 16 Sept
2020 Revisi 27 Okt, 2020 Disetujui 8 Nov 2020 Terbit 30 Nov 2020 Kata Kunci Aplikasi, agenda, kependudukan dan pencatatan sipil, terintegrasi. Abstrak
UPTD  Pelayanan  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Majenang  mempunyai tugas pelayanan dalam bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Dalam bidang kependudukan  melayani  pencetakan    KIA,  KTP-el  dan  KK.  Dalam  bidang pencatatan  sipil  melayani  pencetakan  akta  kelahiran,  akta  kematian,  akta perkawinan,  akta  perceraian,  dan  akta  pencatatan  sipil  lainnya.  Setiap  jenis pelayanan  dicatat  dalam  buku  agenda  yang  berbeda.  Metode  penelitian  yang dilakukan  adalah  studi  literatur,  wawancara,  observasi  dan  pengembangan aplikasi. Aplikasi ini dikembangkan dengan metode waterfall, berbasis web, dan diuji  dengan  black  box  testing.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  membangun sebuah aplikasi buku agenda pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil  yang terintegrasi  sehingga  dapat  mempermudah  pencatatan  agenda  pelayanan  dan penyajian  laporan  yang  lebih  cepat,  lengkap  dan  akurat.  Hasil  dari  pengujian aplikasi menunjukkan bahwa aplikasi telah berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Kata Kunci : Aplikasi, agenda, kependudukan dan pencatatan sipil, terintegrasi.

## PENDAHULUAN
Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kabupaten  Cilacap  adalah  Perangkat pemerintah kabupaten yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan urusan administrasi  kependudukan  dan  pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan.  Dalam  melaksanakan  sebagian tugas  teknis  operasional  dan/atau  teknis penunjang  di  lingkungan  dinas  kependudukan dan  pencatatan  Sipil  dapat  dibentuk  UPTD yang dipimpin oleh kepala UPTD yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada kepala dinas.
UPTD  Pelayanan  dan  Kependudukan
Majenang adalah salah satu UPTD Disdukcapil yang  memiliki  5  wilayah  kerja  meliputi Kecamatan Majenang, Kecamatan Karangpucung, Kecamatan Cimanggu,
Dayeuhluhur  dan  Wanareja.  UPTD  Pelayanan Kependudukan  dan  pencatatan  sipil  Majenang mempunyai  tugas  melaksanakan  pelayanan pendaftaran  penduduk  dan    pencatatan  sipil meliputi :
1. Penerbitan  Kartu  Keluarga  (KK),  Kartu Identitas  Anak  (KIA),  dan  Kartu  Tanda Penduduk (KTP-el)
2. Penerbitan  Akta  Pencatatan  Sipil  (  Akta
Kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian,  pengakuan  anak,  pengesahan anak dan lain-lain)
3. Penerbitan  surat  keterangan  dan  catatan pinggir
4. Legalisasi  dokumen  kependudukan  dan pencatatan sipil
5. Penandatanganan Kartu Keluarga terbitan 5 Kecamatan wilayah kerja
6. Pengajuan  request  biometrik,  konsolidasi manual,  dan  pengecekan  data  perekaman KTP-el Sistem  agenda  yang  berjalan  di  UPTD
Majenang  masih    manual/non  komputerisasi menggunakan  buku  agenda  untuk  mencatat agenda  pelayanan  yang  dilaksanakan.  Sebagai contoh, pengajuan cetak KTP-el menggunakan buku  agenda  pencetakan  KTP-el  yang  berisi data KTP-el yang tercetak perhari dengan isian nama,  alamat,  dan  tanda  tangan  pengambil KTP-el.  Untuk  pengajuan  akta  kelahiran  dan kematian dicatat dalam buku agenda penerimaan berkas yang mencatat setiap nomer buku  register  akta  kelahiran  jenis  umum  (R),
terlambat pendaftaran (TP), terlambat pendaftaran  dengan  lampiran  surat  keterangan tidak mampu (TM), dan akta kematian (KM).
Penelitian  ini  fokus  untuk  membangun aplikasi buku agenda terintegrasi yang membantu pencatatan pelayanan dan penyajian laporan pada UPTD Pelayanan Kependudukan dan pencatatan sipil Majenang?
Tujuan  penelitian  ini  adalah  membangun sebuah aplikasi buku agenda pelayanan kependudukan  dan  pencatatan  sipil  pada  UPTD Pelayanan  Kependudukan  dan  pencatatan  sipil Majenang sehingga dapat mempermudah proses pencatatan  agenda  pelayanan  dan  penyajian laporan yang lebih cepat, lengkap dan akurat.

## TINJAUAN PUSTAKA

## Sistem Informasi Terintegrasi
Sistem informasi terintegrasi adalah sistem yang  mengolaborasikan  dan  mengintegrasikan potensi  potensi  informasi  atau  data  ke  dalam suatu  wadah  berbasis  desktop application atau web , di mana fungsinya adalah untuk memudahkan baik itu pengguna internal maupun eksternal organisasi dalam mengelola, menggali, dan  menemukan  informasi  (Perdananugraha, 2010).

## Rancang Bangun
Menurut    Jogiyanto    (2005),    rancang bangun  (desain)  adalah  tahap  setelah analisis dari    siklus    pengembangan    sistem    yang merupakan    pendefinisian    dari    kebutuhan- kebutuhan    fungsional,    serta    menggambarkan bagaimana  suatu  sistem  dibentuk  yang  dapat berupa    penggambaran,    perencanaan    dan pembuatan    sketsa    atau    pengaturan    dari beberapa  elemen  yang  terpisah  ke  dalam  satu kesatuan  yang  utuh  dan  berfungsi,  termasuk menyangkut  mengkonfigurasikan    komponen- komponen    perangkat    keras    dan    perangkat lunak  dari suatu sistem.

## Use Case
Use Case merupakan penjelasan singkat fungsi sebuah sistem dari sisi pengguna. Use Case juga menceritakan kumpulan aktivitas yang dilakukan  oleh  pengguna  yang  menghasilkan sebuah  output  dari  sistem.  Setiap Use  Case menggambarkan  bagaimana  seorang  pengguna ( user )  memicu  sebuah  kejadian  dimana  sistem
harus  merespon  balik  dan  memberikan  output atas kejadian tersebut (Dennis, Wixom, & Roth, 2011).

## Basis Data
Basis data atau database merupakan suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait  sehingga  memudahkan  aktivitas  untuk memperoleh informasi.
Basis data dimaksudkan  untuk  mengatasi  problem  pada sistem  yang  memakai  pendekatan  berbasis berkas (Kadir, 2003)

## Entity Relation Diagram (ERD)
Entity  Relation  Diagram  (ERD)  adalah notasi  yang  di  gunakan  untuk  melakukan kumenaktivitas  pemodelan  data.  Atribut  dari masing-masing  objek  yang  di  tulis  pada  ERD dapat  di  gambarkan  dengan  menggunakan deskripsi objek data (Pressman, 2002)

## Model Pengembangan Sistem
Menurut Sasmito (2017), Metode Waterfall merupakan  model  pengembangan sistem informasi yang sistematik dan sekuensial.
Metode waterfall adalah  sebuah  metode pembangunan sistem informasi yang memberikan gambaran pendekatan yang sistematis serta berurutan pada  pengembangan perangkat  lunak,  dimulai  dengan  komunikasi kebutuhan  pengguna,  tahapan  perencanaan, permodelan,  konstruksi  serta  penyerahan sistem  ke  pengguna  yang  diakhiri  dengan dukungan  pada  perangkat  lunak  lengkap  yang dihasilkan/ after implementation support (Pressman,  2015).  Tahapan  dalam  metode waterfall dapat  dilihat  pada  gambar  di  bawah ini:
Gambar 1. Tahapan model waterfall

## TINJAUAN STUDI
Beberapa  tinjauan  studi  yang  peneliti gunakan dalam penelitian ini antara lain:
 Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Juniati (2019),  yang  berjudul  “Rancang  Bangun Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan  Berbasis  Web  di  Kantor Kelurahan Bontokamase Kabupaten Bulukumba”.  Penelitian  ini  menggunakan metode waterfall dengan bahasa pemrograman php. Sistem  ini  bertujuan membangun aplikasi yang bisa
meningkatkan kinerja petugas kelurahan dan efisiensi  waktu  bagi  masyarakat  mengurus KK/Akta  yang  terintegrasi  dengan  email petugas Disdukcapil. Sistem yang terkomputerisasi  meminimalisir  kesalahan dan memberikan kemudahan dalam pelayanan  dan  penyajian  laporan  sebagai dasar pengambilan keputusan.
 Penelitian yang dilakukan oleh Alief alhadi (2019),  yang  berjudul  “Sistem  Pelayanan Administrasi  Kependudukan  terintegrasi  di RSUD  Arifin  Achmad  dengan  Disdukcapil Kota  Pekanbaru  dan  BPJS  Kesehatan  anak baru lahir menggunakan REST web service ”. Penggunaan REST web service mengintegrasikan  sistem  yang  berbeda (BPJS dan Dukcapil) mempermudah RSUD Arifin  achmad  mengajukan  akta  kelahiran, akta kematian dan kepersertaan BPJS secara realtime dan efektif. Masyarakat tidak perlu lagi  bolak-balik  mengurus  ke  Kantor Disdukcapil dan BPJS Kesehatan.
 Penelitian  yang  dilakukan  oleh P erry Sunandar, Sasongko Pramono Hadi , Wing Wahyu  Winarno  (2017)  yang  berjudul “Perancangan  Aplikasi  Dukcapil  Berbasis Android pada Pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil”. Metode yang digunakan pada penelitian  ini  menggunakan Prototype Model yang menghasilkan aplikasi berbasis android  untuk  pengajuan  administrasi kependudukan  dengan    notifikasi  layanan lewat email.

## METODE PENELITIAN
Metode-metode yang digunakan untuk mendapatkan  informasi  dan  data-data  yang diperlukan adalah sebagai berikut :  Wawancara ( interview ) Menurut Sutoyo (2012), interview
dipandang  sebagai  teknik  pengumpulan data  dengan  cara  tanya  jawab  lisan  yang dilakukan secara sistematis guna mencapai tujuan  penelitian.  Pada    penelitian    ini wawancara  dilakukan    kepada  pegawai UPTD  Yandukcapil  Majenang  sebagai pelaksana  proses  bisnis  yang  berjalan,
Kepala UPTD selaku stakeholder penentu kebijakan.
 Pengamatan (Observasi) Menurut  Arifin  (2011),  observasi  adalah suatu  proses  pengamatan  dan  pencatatan secara  sistematis,  logis,  objektif  dan rasional  mengenai  berbagai  fenomena, baik  dalam  situasi  yang  sebenarnya maupun  dalam  situasi  buatan  untuk mencapai tujuan tertentu. Pada penelitian ini  objek  yang  diamati  adalah  proses pencatatan agenda pelayanan kependudukan  dan  pencatatan  sipil  pada UPTD Yandukcapil Majenang dan penyajian laporan pelayanan.
 Studi Kepustakaan
Menurut Sugiyono (2012), Studi kepustakaan merupakan studi yang berkaitan  dengan  kajian  teoritis,  literatur ilmiah dan referensi  lain yang  berkaitan dengan    penelitian.  Dalam  penelitian  ini tidak terlepas dari data-data yang terdapat dari  jurnal  dan  literatur  yang  digunakan dalam  perancangan  aplikasi  agenda pelayanan  kependudukan  dan  pencatatan sipil.

## Model Pengembangan Sistem
Model yang digunakan untuk pembuatan aplikasi agenda berbasis web ini menggunakan framework Laravel. Adapun tahapan- tahapannya adalah sebagai berikut :
 Analisa Kebutuhan
Peneliti menganalisa sistem  agenda yang berjalan di UPTD Yandukcapil Majenang untuk  mengidentifikasi  dan  memahami masalah serta menentukan kebutuhan dan persyaratan  fungsional  dari  sistem  yang baru.  Dalam  hal  ini,  Peneliti  melakukan studi  analisa  terkait  sistem  yang  ada  dan mengusulkan  penyelesaian  dari  masalah yang  dihadapi  dengan  diagram  proses bisnis aplikasi.
 Desain
Proses  perancangan  sistem  yang  akan diimplementasikan  ke  dalam  program, baik  basis  data  yang  dibuat  dan design interface yang  akan  digambarkan  oleh ERD dan UML. Dari hasil pengembangan analisis,  kemudian  membuat  sebuah rancangan  program (interface) sebagai media  pendukung  tercapainya  rancangan sistem yang baru.

##  Code Generation
Pada  tahapan  ini  hasil  dari  fase-fase sebelumnya  dituangkan  kedalam  kode- kode  dengan  memasukan  hasil  desain  ke dalam bahasa pemrograman komputer yang telah  ditentukan  dalam  tahap  sebelumnya, dalam hal ini penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP.
 Testing
Pengujian  program  dilakukan  dengan menggunakan blackbox  testing untuk mengetahui  kebenaran  dari  pembuatan program ini secara manual, untuk mendeteksi apakah sudah benar atau belum, sudah  sesuai  atau  belum  diuji,  sehingga dapat  dilakukan  perbaikan  terlebih  dahulu jika menemukan kendala.
 Maintenance (perawatan) Maintenance (perawatan) adalah pemeliharaan  sistem  informasi  dari  segi hardware  maupun  software.  Perawatan sisitem  diperlukan  agar  sistem  dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung  pelaporan  pelayanan  yang dilakukan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kebutuhan Software
Tahap  analisis  kebutuhan  ini  dilakukan untuk  menganalisa  tentang  apa  saja  yang dibutuhkan  pengguna.  Pengguna  dalam  aplikasi ini terdiri dari administrator, operator pelayanan dan  pimpinan/eksekutif  yang  masing-masing memiliki hak akses terhadap sistem tersebut.
Kebutuhan  masukan  atau  input  yang diperlukan  untuk  memenuhi  kebutuhan  dan implementasi sistem antara lain:
1. Data  pelayanan  umum  untuk  proses  input data pelayanan legalisasi, tanda tangan KK, pembayaran  denda  keterlambatan  Akta pencatatan  sipil  dan  denda  perekaman  e- KTP
2. Data pelayanan kependudukan untuk proses input data pencetakan KIA dan e-KTP
3. Data  Pelayanan  Pencatatan  Sipil  untuk proses input data pencetakan akta pencatatan  sipil  (akta  kelahiran,  akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian, akta  perubahan,  kutipan  kedua  dan  akta pencatatan sipil lainnya)
Kebutuhan keluaran yang dihasilkan dari Aplikasi agenda pelayanan kependudukan dan pencatatan  sipil  ini  adalah  laporan  perolehan denda, pencetakan dokumen kependudukan dan dokumen pencatatan sipil yang dilaksanakan di UPTD Yandukcapil Majenang.

## Proses Bisnis Aplikasi
Pencatatan  agenda  dilakukan  setelah berkas diterima petugas. Pada aplikasi terdapat menu-menu pelayanan yang bisa dipilih untuk mencatat semua jenis pelayanan. Ketika menu dipilih aplikasi menampilkan form isian sesuai pelayanan yang dipilih. Hasil dari isian tersebut ditampilkan  dalam  bentuk  tabel  yang  mana fungsi  edit  dan  hapus  ada  di  tabel  tersebut. Untuk menampilkan laporan user bisa memilih item di menu laporan.
Gambar 2. Activity diagram aplikasi

## Use Case Diagram
Gambar 3. Use Case Diagram aplikasi
Pada  gambar  di  atas  dijelaskan  interaksi dari  masing-masing  user  dengan  aplikasi. Administrator, operator pelayanan dan pimpinan/eksekutif  diharuskan  login  terlebih dahulu  sebelum  berinteraksi  dengan  aplikasi. Administrator  memiliki  wewenang  mengelola data  master,  data  laporan,  data  inputan  semua jenis  pelayanan  dan  setting  aplikasi.  Operator pelayanan  mempunyai  wewenang  melakukan proses  input,  hapus,  edit  data  pelayanan  dan
mencetak  laporan.  Sedangkan  pimpinan  bisa mengakses  menu  laporan  sebagai  monitoring terhadap pelayanan yang dilaksanakan.
Relasi tabel

## Gambar 4. Relasi antar tabel

## Tampilan Login
Pengguna  harus  login  terlebih  dahulu  untuk masuk  ke  dalam  sistem  seperti  pada  gambar  5 berikut.
Gambar 5. Tampilan login

## Tampilan Menu cetak Kependudukan
Gambar 6 merupakan menu cetak kependudukan dipilih  akan  Tampil  form  untuk  input  data pencetakan  KTP-el  dan  KIA.  Dari  inputan tersebut  akan  ditampilkan  hasil  inputan  dalam bentuk tabel dengan fungsi edit dan hapus.
Gambar 6. Tampilan menu cetak kependudukan

## Tampilan menu akta kelahiran
Gambar 7. Tampilan menu akta kelahiran Berdasarkan  gambar  7,  pengguna  dapat memasukan data akta kelahiran mulai dari jenis akta, program umum/percepatan, cetak KK atau tidak dari berkas akta kelahiran yang diterima, dimana nomer register secara otomatis disetting aplikasi
untuk membantu petugas meminimalisir kesalahan nomer register.

## Tampilan menu perubahan akta
Gambar 8. Tampilan menu perubahan akta

## Tampilan menu laporan
Pada  menu  laporan,  pengguna  dapat memilih  laporan  yang  dibutuhkan  yaitu  laporan harian,  laporan  percepatan,  dan  rekap  laporan pelayanan seperti pada gambar 9.

## Gambar 9. Tampilan menu laporan

## Pengujian Sistem
Metode  yang  digunakan  dalam  proses pengujian aplikasi ini yaitu dengan menggunakan black  box  testing .  Berikut  hasil  dari  pengujian sistem yang dilakukan:
Tabel 1. Hasil Pengujian black box No  Detail Pengujian Hasil 1 Login dan Logout sesuai 2 Input, save dan hapus data legalisasi dan denda sesuai 3 Menampilkan hasil input data legalisasi dan denda Sesuai 4 Input, save dan hapus cetak kependudukan sesuai 5 Menampilkan hasil cetak kependudukan Sesuai 6 Input, save dan hapus akta- akta pencatatan sipil (kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, perubahan dan hilang/rusak sesuai 7 Menampilkan hasil input akta-akta pencatatan sipil Sesuai 8 Mencetak bukti pembayaran denda sesuai 9 Mencetak laporan harian, laporan percepatan, jenis pelayanan dan rekap Sesuai

## KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  hasil penelitian
aplikasi agenda pelayanan
kependudukan  dan  pencatatan  sipil  sebagai berikut:
 Penelitian  ini  telah  berhasil  membangun aplikasi  agenda  pelayanan  yang  dapat diterapkan pada UPTD
Pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil Majenang.
 Berdasarkan hasil pengujian menggunakan blackbox  testing,  aplikasi  yang  dibangun dapat  mempermudah  pemohon  dalam pencatatan  agenda  pelayanan  pada  UPTD
Yandukcapil Majenang serta dapat menyajikan laporan pelayanan lebih cepat, lengkap dan akurat.

## REFERENSI
A.S. Rosa, & Shalahuddin, M. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak. Informatika.
Bandung.
Arief  M  Rudianto.  2011. Pemrograman  Web Dinamis  menggunakan  PHP  dan MySQL .  CV.  ANDI  OFFSET. Yogyakarta. Hardiyansyah.  2011. Kualitas  Pelayanan Publik – Konsep, Dimensi, Indikator  dan  Implementasinya .
Gava Media. Yogyakarta.
Madcoms.  2010. Aplikasi  Program  PHP  + MySQL  untuk  membuat  website interaktif. Penerbit Andi. Yogyakarta. Madcoms.  2016. Pemrograman  PHP  dan
MYSQL  untuk  Pemula .  Penerbit Andi. Yogyakarta. Nazir,  2012. Metode  Penelitian. Ghalia Indonesia. Jakarta. Pemerintah Kabupaten Cilacap. 2018. Peraturan  Bupati  Cilacap  No.  25 Tahun  2018  tentang  pembentukan,
kedudukan,  susunan  organisasi, tugas dan tata kerja unit pelaksana teknis  daerah  dinas  kependudukan dan  pencatatan  sipil  kabupaten Cilacap
Ratminto  &  Atik  Septi  Winarsih.  2013. Manajemen  Pelayanan.  Pustaka Belajar .Yogyakarta.
Sangadji, 2010. Metodologi Penelitian: Pendekatan Praktis Dalam Penelitian .Penerbit Andi. Yogyakarta Sugiyono Prof. Dr, 2015. Metodologi
Penelitian  Kuantitatif  Kualitatif
dan R&D. Alfabeta. Bandung. Sujatmiko,  Eko.  2012. Kamus  Teknologi Informasi  dan  Komunikasi. Aksarra Sinergi Media. Surakarta.
Sunyoto  A,  M.Kom,  2007. Ajax  Membangun Web Dengan Teknologi Asynchronouse Javascript dan XML. Penerbit Andi. Yogyakarta
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.
Zaki.  2012. Aplikasi  Database  untuk  Orang Awam . Maxiom. Palembang.