## PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS DI PERUSAHAAN SWASTA DAN BUDAN USAHA MILIK NEGARA (BUMN)
Hafniza Amir, dkk Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta Email: hafnizaamir@yahoo.co.id
__________________________________________________________________________

## Abstrak
Tujuan dari    penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  prosedur  pelaksanaan perjalanan  dinas  pada  PT. Bakrie  Telecom,  PT. Aneka  Tambang  dan  PT . Schneider Indonesia.  Sedangkan  perjalanan  dinas  tersebut  punya  tujuan  untuk  seminar,  kerjasama dengan perusahaan lain, pelatihan, memeriksa perusahaan cabang di kota atau negara lain, pemasaran  dan  lain-lain.  Hasil  dari  penelitian  ini  diharapkan  menambah  ilmu  bagi pengetahuan khususnya bagi mahasiswa Administrasi Bisnis pada topik Perjalanan dinas.
Kata kunci: perjalanan dinas, seminar, launcing produk , kerja sama, pengawasan.

## Abstract
The purpose of this study was to determine how the implementation procedures of official travel in PT. Bakrie Telecom, PT. Antam and PT. Schneider Indonesia. While these trips have  a destination for  seminars, cooperation with other  companies, training, check  the company's branch in the city or another country, marketing and others. The results of this study are  expected  to increase  knowledge for knowledge,  especially for  students on  the topic of Business Administration Official travel.
Keyword: business travel, seminar, launching pruduct, coorperate, control.

## PENDAHULUAN
Perkembangan  masa  atau  zaman berputar  dengan  begitu  cepat,  pada  era yang mengelobal ini kemajuan masyarakat  dan  kemajuan  teknologi berjalan bersamaan dan saling mempengaruhi  satu  sama  lain.    Untuk menghadapi era  globalisasi  tersebut  yang hidup  suatu  perusahaan  dengan  lain  di dalam  Negeri  maupun  luar  negeri  serta persaingan  diantara  satu  dan  lain perusahaan  sangat  tinggi.    Untuk  dapat menghadapi  hal  tersebut  perusahaan memerlukan  kualitas  sumber  daya manusia  dan  pengelolaahn  manajemen yang  baik.    Untuk  dapat  menjaga
kredibilitas  perusahaan  baik  perusahaan swasta maupun perusahaan  Milik Negara, harus  mampu  bersaing  memberikan kualitas  terbaik  demi  kelangsungan hidup perusahaan. Perkembangan perusahaan tergantung  pada  produktifitas  pimpinan top,  pimpinan  menengah  atau  midel  dan keikutsertaan  semua  karyawan  yang terlibat  didalamnya.    Pimpinan  dapat menjalankan fungsinya  dengan  baik bila sebagai  seorang  pemimpin  selalu menambah  keilmuan  dalam  segala  hal baik  yang  berhubungan  langsung  dengan pekerjaannya  ataupun  tidak  hal  itu  bisa didapatkan dari belajar
lewat jalur  formal seperti pendidikan,
pelatihan dan lain-lain. Perjalanan  dinas  adalah  salah  satu tugas  pimpinan  diantara  tugas-tugas lainnya dalam memimpin atau menjalankan perusahaan.  Dari perjalanan dinas  seseorang  yang  melakukan  selain sebagai  tugas  rutin  seperti  pertemuan dengan  pegawai,  mengawasi  cabang perusahaan  di  kota  lain  perjalanan  dinas juga  alat  untuk  mendapatkan  pengayaan keilmuan  baik  keilmuan  teori  maupun keilmuan dalam praktek. Tujuan dari Penelitian adalah: ingin mengetahui.. 1. Bagaimana pelaksanaan perjalanan dinas pada Perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan Perusahaan Swasta. 2. Membandingkan pelaksanaan perjalanan dinas pada Perusahaan Swasta dan BUMN. Manfaat  Penelitian Melalui  penelitian  ini  diharapkan mahasiswa yang melakukan job training mampu  menggali  bagaimana  menangani perjalanan dinas sebagai bagian dari tugas yang di pelajari pada bidang kesekretriatan  hal  ini  dapat  menambah wawasan dan pengetahuan bila mahasiswa kelak terjun langsung pada dunia bekerja kelak.
Selain  hal  tersebut  diatas,  Hasil penelitian ini juga akan dituangkan dalam proses  belajar  mengajar  dan  penyusunan bahan ajar dalam mata kuliah Kesekretariatan  pada  topik  pengurusan pelaksanaan perjalanan dinas pada sebuah kantor. Dengan  membandingkan  3  (tiga) perusahaan,  akan  semakin  banyak referensi  yang  didapat  dalam  hal  tata laksana pengurusan perjalanan dinas, dan hal  ini  tentu  akan  menambah  baik  ilmu maupun  pengalaman  kepada  tiga  orang mahasiswa diatas.

## Metode Penelitian
Data  didapat  dari  pengamatan langsung  bagaimana  langkah-langkah dalam mengurus perjalanan dinas pada ke tiga perusahaan tersebut lalu mempelajarinya,  untuk  melengkapi  data yang  masih  kurang    maka  diadakan wawancara.    Hal  ini  dilakukan  oleh mahasiswa-mahasiswa      namun  dalam membuat  daftar  pertanyaan  serta  hal-hal lain  seperti  menyusun  kembali  jawaban yang  telah  didapat  diperlukan    dibantu oleh  penulis  sebagai  dosen  pembimbing dari mahasiswa-mahasiswa tersebut diatas.

## Objek penelitian
Laporan hasil job training mahasiswa pada tiga perusahaan yaitu: 1. PT. Bakrie Telkom 2. PT. Aneka Tambang (ANTAM) 3. PT. Schneider Electrik Jakarta

## Indonesia

## METODE ANALISA DATA
Metode    yang  digunakan  adalah deskriptif  dan  komparatif.    Metode deskriktif  dalam  hal  ini  digunakan  untuk mengurai  dan  menelaah  hasil  laporan mahasiswa tentang pelaksanaan perjalanan  dinas  yang  dilaksanakan  oleh bagian kesekretariatan/sekretaris pada tiga perusanaan  tersebut  diatas  yaitu  2 perusahaan  swasta  dan  1  perusanaan Badan  Usaha  Milik  Negara  (BUMN) dimana mahasiswa-mahasiswa melakukan job training.
Metode  komperatif  yaitu  suatu metode  penelitian  yang  bertujuan membandingkan  dimana  variable  yang ditanya  tetap  sama  tetapi  untuk  sampel lebih  dari  satu,  pada  metode  ini  penulis membandingkan  antara  pelaksanaan perjalanan  dinas  pada  dua  perusanaan swasta  dengan  satu  perusahaan  Badan Usaha Milik Negara (BUMN).

## HASIL PENELITIAN

## A.  PERJALANAN  DINAS  PADA  PT. BAKRIE
1. setiap karyawan  mengajukan  surat permohonan perjalanan dinas. Perjalanan  Dinas  yang  diatur  dalam Surat  Keputusan  Direksi  ini  adalah perjalanan  dinas  di  dalam  dan  di  luar negeri. Perintah  perjalanan  dinas  luar Negeri  manajer  berdasarkan  undangan atau  keperluan  pekerjaan,  manejer memerintahkan  sekretaris  menyiapkan keperluan perjalanan. 2. perjalanan  dinas  melalui  employee secara  lengkap  kota  tujuan,  type perjalanan, tanggal pulang/pergi, hotel, transportasi  ke  kota  tujuan, disetujui. Perjalanan  dinas dalam  negeri  dalam rangka melaksanakan tugas kepentingan  Perusahaan.  Sekretaris berkoordinasi  dengan  travel  lalu menyiapkan dokumen yang dibutuhkan 3. pengajuan  permohonan  tersebut  harus sepengetahuan atasan. Perjalanan dinas keluar negeri, dalam rangka melaksanakan  tugas  luar  negeri. Dokumen  TAF  &  ZTR  dilakukan pengecekan dan paraf oleh manajer. 4. setelah disetujui atasan akan diverifikasi  oleh  bagian  HR  (HR HO/Region/Area). Staff bidang kompensasi  Maslahat  menerima  Surat permintaan  perjalanan  dinas    (SPPD). SPPD  yang  sudah  disetujui diminta persetujuan Division  Head ,  apabila tidak  disetujui  maka  Manajer  harus diberi tahu untuk melakukan pengambilan keputusan. 5. bila  telah  diverifikasi  akan  dibayarkan uang  perjalanan  dinas  melalui:  kasir, untuk  Head  office  dan  staff finance untuk  karyawan kantor regional/area. Menyediakan blanko SPPD yang sudah mendapat  persetujuan  pelakaanaan pembuatan  SPPD. Persetujuan  oleh county President dan HRD.
6. pelaksanaan  perjalanan  dinas  sesuai dengan  yang  tercantun  dalam  SPPD
cek  dan  paraf  blanko menyampaikan blanko  ke  user  permintaan  SPPD diteruskan  kepada  bagian finance pengambilan  keuangan    untuk    semua biaya selama perjalanan.

## B. PERJALANAN DINAS PT. ANEKA TAMBANG
Perjalanan dinas dalam negeri terdiri dari: a. Perjalanan Dinas Biasa adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh seorang pegawai untuk melaksanakan  tugas-tugas    yang bersifat    teknis,  administratif,  dan supervisi  di  luar  daerah  tempat kedudukannya. b. Perjalanan Dinas Detasering adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh seorang pegawai untuk melaksanakan  tugas  perbantuan  Unit Kerja atas permintaan Unit Kerja lain: unit/unit  bisnis/proyek/kantor  yang memerlukannya di lingkungan perusahaan. c. Perjalanan Dinas Lapangan adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh seorang pegawai untuk melaksanakan tugas  survei, eksplorasi, pekerjaan teknis, project dan sebagainya  yang  bersifat  menunjang pekerjaan  survei/eksplorasi  dimaksud di  lapangan  dan  pekerjaan-pekerjaan lain  yang  sifatnya  sama  dengan kegiatan tersebut.
d. Perjalanan Dinas Berlayar adalah perjalanan dinas yang dilakukan pegawai dalam rangka berlayar sebagai awak  kapal  yang    terbagi    atas pelayaran    lokal  dan  interinsuler (antarpulau  antarpropinsi),  dimana yang bersangkutan diberikan ketentuan SPPD  berlayar  sebagaimana  Tabel  III Tarif Perjalanan Dinas nomor 3. e. Perjalanan Dinas Dalam Rangka Rotasi Wilayah Kerja adalah  perjalanan dinas  yang dilakukan  pegawai  dalam rangka rotasi wilayah kerja. f. Perjalanan Dinas Tugas Belajar
adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh seorang pegawai untuk melaksanakan tugas mengikuti program pelatihan dan/atau pengembangan  di  luar  daerah  tempat kedudukannya. Sedangkan  perjalanan  dinas  luar  negeri tersebut di atas terdiri dari: a. Perjalanan Dinas Luar Negeri Biasa;
b. Perjalanan  Dinas  atas  Undangan dan/atau  Tanggungan  Pihak  Ke-3 (tiga);
c. Perjalanan  Dinas  Dalarn  Rangka Tugas Belajar.

## PT  Schneider  Indonesia  Mengenai
Dokumen  Perjalanan  Dinas  Luar Negeri
Peraturan mengenai perjalanan dinas yang berlaku  bagi  pegawai  PT. Schneider Indonesia  salah  satunya  yaitu  peraturan mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan.  Oleh  karena  itu  dokumen- dokumen  yang  dibutuhkan  dalam pelaksanaan  perjalanan  dinas  luar  negeri PT. Schneider Indonesia yaitu: a. Bukti  Tertulis  Perintah  Perjalanan Dinas.  Bukti  tertulis  adalah  undangan
(terdapat pada lampiran 5) atau memo yang disampaikan oleh pihak lain dari luar  perusahaan  atau  pimpinan biasanya  berupa  surat  tertulis  ataupun surat  elektronik  kepada  pihak  yang diundang  untuk  melakukan  perjalanan dinas  baik  bertujuan  untuk  training, seminar,  kunjungan  proyek,  dan  lain sebagainnya.  Bukti  undangan  ini selanjutnya  harus  dilampirkan  untuk membuat zona travel request.
b. Traning  Authorization  Form  (TAF) . Merupakan  formulir  (terdapat  pada lampiran 6) yang memuat data tentang pimpinan  ataupun  staf  yang  akan melakukan  perjalanan  dinas  ke  luar negeri,  yang  didalamnya  juga  memuat tanda  persetujuan  untuk  melakukan perjalanan  dinas  luar  negeri  oleh pimpinan yang jabatannya lebih tinggi.
c. Zona  Travel  Request  (ZTR). Zona Travel Request (ZTR) merupakan surat persetujuan  perjalanan  dinas  melalui system  komputer  yang  dapat  diakses melalui  komputer  pada  program perjalanan  dinas  dan  tugas  sekretaris adalah  membuat zona  travel  request (terdapat  pada  lampiran  7).  Pada aplikasi ini terdapat data-data perjalanan  dinas  seperti  data  diri  bagi pimpinan  yang  akan  melakukan perjalanan  dinas  tujuan  dan  keperluan diri  perjalanan  dinas,  jenis  kendaraan yang  digunakan,  tunjangan  yang  akan didapat,  tanggal perjalanan  dinas  serta lamanya  perjalanan  dinas.  Jika  tujuan perjalanan  dinas  merupakan  pekerjaan proyek,  maka  nomor  proyek  harus tercantum  dan  tentunya  aplikasi  ini harus  ditandatangani  oleh  pimpinan yang  mempunyai  jabatan  yang  lebih tinggi dari orang yang akan melakukan perjalanan dinas.
d. Paspor. Paspor (terdapat pada lampiran
8)  merupakan  dokumen  wajib  sebagai petunjuk  mengenai  identitas  sesorang yang  melakukan  perjalanan  dinas. Apabila  paspor  sudah  tidak  berlaku maka  Sekretaris  harus  mengurusnya kembali.  Sekertaris  bisa  langsung mengurus visa bila paspor berlaku. e. Visa. Persyaratan dalam mengurus visa antara lain: paspor yang masih berlaku, KTP,  foto,  surat  undangan  dari pelanggan  atau  pihak  penyelenggara, tiket  pesawat  terbang  ke  dan  dari negera  yang  dituju,  dan sponsor  letter (terdapat  pada  lampiran  11)  dari  PT Scheneider Indonesia.
f. E-Business Advance Request. Merupakan form perintah  pencairan dana  tunjangan  yang  dibutuhkan  oleh pihak yang melakukan perjalanan dinas kepada bagian keuangan. Dalam hal ini harus E-Business  advance  request harus tercantumkan tanda tanggan dari atasan  yang  melakukan  perjalanan dinas.
g. EER  (employee expense  report). EER (Employee expense  report) merupakan
laporan rinciaan pengeluaran pimpinan selama melakukan perjalan dinas. EER (Employee  expense  report) haruslah dilampiri  oleh  bukti-bukti  pembayaran yang  asli.  Jika  jumlah  pengeluaran yang  dikeluarkan  oleh  pimpinan  lebih besar  dari  pada  tunjangan  yang diberikan  maka  akan  diganti  oleh perusahaan,  namun  apabila  tunjangan yang  diberikan  masih  ada  sisa berdasarkan  bukti  pembayaran  (bon asli) maka pihak yang berpergian wajib mengembalikan ke perusahaan.

## KESIMPULAN
Ke- 3  (tiga)  perusahaan  yang  diteliti, yaitu:  PT.  Bakrie  Telecom,  PT.Aneka Tambang  dan  PT.  Shneider  Indonesia dalam  proses  pelaksanaan  perjalanan dinas  secara  garis  besar      tidak  terlihat adanya  perbedaan  yang  mendasar  dalam pelaksanaan perjalanan dinasnya.
Perbedaan  yang  terlihat  pada  PT.  Aneka Tambang yaitu: a. Perjalanan  dinas deta  sering, yaitu perjalanan  dinas  yang  dilakukan  lebih dari  1  bulan  yaitu  mencapai  sampai dengan 3 (tiga) bulan.
b. dimana  karyawannya  yang  telah melaksanakan deta selam 3 (tiga) bulan dapat diberikan tugas detasering c. Perjalanan datasering kembali dilaksanakan setelah yang bersangkutan berada di Unit kerja asal sekurang-kurangnya  1  (satu)  minggu kalender,  pegawai  yang  bersangkutan diberi  biaya  sesuai  Surat  Perintah Perjalanan  Dinas  (SPPD)  dan  uang harian sebagaimana biasa. d. Perjalanan  dinas  pada  Perusahaan Swasta (PT. Schneider Indonesia) dari data  yang  didapatkan  dan  karena mereka  juga  merupakan  peusahaan asing, maka yang ada hanya perjalanan Luar  Negeri,  sedangkan  perjalanan dalam  Negeri  tidak  diberikan  data, karena  memang  jarang/tidak  terdapat pada bagian kami mengambil data.
e. Awal  pelaksanaan  perjalanan  Dinas pada  PT  .Schneider  Indonesia  adalah bila  telah  mendapat undangan  dari pihak  luar  Negeri.  Hal  ini  mungkin dikarenakan PT  Schneider  Indonesia hanyalah merupakan Perusahaan cabang  saja,  sedangkan  kantor pusatnya  di  Luar  Negeri,  dan  semua ketentuan ditentukan oleh kantor pusat tersebut.

## Saran
Dengan  terlihatnya  sedikit  perbedaan dalam  pelaksanaan  perjalanan  dinas  pada PT. Aneka  Tambang  dan  PT.  Schneider, diatas,  hal  ini  bisa  dimasukkan  kedalam teori  pelajaran  Kesekretarian  sebagai bahan penambahan teeori yang selama ini penulis  belum  membaca  pada  teori  atau buku  yang  pernha  dibaca  terdapat  hal seperti pada dua Perusahaan tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
Ernawati Ursula, 2004, Pedoman Lengkap Kesekretariatan, Bogor, Graha Ilmu Nuraini.
Nani,  2008,  Panduan  menjadi Sekretaris
Proposional, Jakarta, Visi Media.
Winarni,  Eny,  2009,  Mempersiapkan Perjalanan  bisnis  Pimpinan,  Jakarta Gelia Indonesia.
Wursanto,  Ignatius,  2007.  Kompetensi Sekretaris Propesional.