## Penerapan Metode Prototype dalam Sistem E-Government pada Pelayanan Administrasi Kependudukan
Ragel Trisudarmo* 1
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Kuningan, Kuningan, Indonesia *e-mail: ragel.trisudarmo@uniku.ac.id 1
Received: 31.10.2022 Revised: 14.11.2022 Accepted: 24.11.2022 Available online: 03.12.2022
Abstract: One of the processes in increasing access and quality of technology-based public services is directly widely used with the implementation of E-Government. The scope of this E-Government includes interaction between  the  government  and  the  community  or  Government  to  Citizen  public  services  carried  out  such  as population administration where a series of structuring activities, documentation of files in the issuance of documents and population data in village administration includes population registration, birth data, death data or data moving domicile and other administrative data. The application of E-Government is implemented into a population administration service information system, by serving submissions from the public in the form of a statement or cover letter that can be accessed through the system. In the data collection technique in this study, field observations were carried out to find the necessary data, then built and implemented into the service system  using  the  prototype  method.  So  that  the  process  of  making  or  submitting  and  other  administrative services for the community does not need to come directly to the village office, the community can be served in a systematic way and then receive an invoice via a short message in the form of confirmation that the letter can be used.
Keywords : E-Government, public services, services administration
Abstrak: Salah  satu  proses  dalam  meningkatkan  akses  dan  mutu  layanan  publik  berbasis  teknologi  secara langsung banyak digunakan dengan implementasi E-Government . Ruang lingkup E-Government ini meliputi interaksi  antara  pemerintah  dan  masyarakat  atau  Government  to  Citizen  pelayanan  publik  yang  dilakukan seperti  administrasi  kependudukan  dimana  rangkaian  kegiatan  penataan,  pendokumentasian  berkas  dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan di pemerintahan desa meliputi pencatatan penduduk, data lahir, data  kematian  atau  data  pindah  domisili  serta  data  administrasi  lainya.  Penerapan E-Government tersebut diimplementasikan  kedalam  sistem  informasi  pelayanan  administrasi  kependudukan,  dengan  melayani pengajuan dari masyarakat berupa surat keterangan atau surat pengantar yang dapat di akses melalui system tersebut.  Dalam  teknik  pengumpulan  data  pada  penelitian  ini  dilakukan  secara  observasi  lapangan  untuk mencari data yang diperlukan, lalu dibangun dan diimplementasikan ke dalam sistem pelayanan dengan metode prototype.  Sehingga  proses  pembuatan  atau  pengajuan  dan  pelayanan  administrasi  lainya  masyarakat  tidak perlu datang langsung ke kantor desa, masyarakat dapat dilayani secara sistem selanjutnya menerima invoice melalui pesan singkat berupa konfirmasi bahwa surat sudah dapat digunakan.
Kata kunci : E-Government , Pelayanan publik, pelayanan administrasi kependudukan

## 1. PENDAHULUAN
Berdasarkan instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government pada pasal 6 menyebutkan bahwa Pengembangan E-Government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis elektronik  dalam  rangka  meningkatkan  kualitas  layanan  publik  secara  efektif  dan  efisien.  Melalui pengembangan E-Government dilakukan  penataan  sistem  informasi  manajemen  dan  proses  kerja  di lingkungan  pemerintah  dengan  mengoptimalkan  pemanfaatan  teknologi  informasi.  Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan yaitu: pertama pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis dan kedua pemanfaatan kemajuan teknologi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah Negara. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan juncto  Undang-undang  Nomor  24  Tahun  2013  berbunyi  bahwa  yang  dimaksud  dengan  administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan pembangunan sektor lain.
Untuk melaksanakan inpres Nomor 3 Tahun 2003 serta undang-undang Nomor 24 Tahun 2013 dengan  kehadiran  teknologi  informasi  dan  komunikasi  telah  mempercepat  transformasi  dalam penerapan E-Government dengan mengubah bentuk interaksi dalam pelayanan antara pemerintah desa kepada  masyarakat,  dimana  penyelenggaraan  pemerintahan  yang  berbasis  elektronik  dalam  rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Semakin besar peranan IT dalam proses bisnis  untuk  dapat  meningkatkan  pelayanan  maupun  pengelolaan  data  di  setiap  organisasi.  Idealnya implementasi E-Government diharapkan dapat membantu meningkatkan interaksi antara pemerintah,
masyarakat dalam proses bisnis atau pelayanan nya sehingga dapat mempermudah pelayanan kepada masyarakat. Dengan demikian dampak ini menjadi suatu hal yang mendorong sektor pemerintah untuk memaksimalkan proses pelayanannya untuk bagi masyarakat. Pada proses transformasi tersebut maka pemerintah  dapat  mengeliminasi  sekat-sekat  organisasi  birokrasi,  serta  membentuk  jaringan  sistem manajemen  dengan  proses  kerja  yang  cepat  dan  terpadu  untuk  menyederhanakan  akses  ke  semua informasi dan layanan publik yang harus siapkan oleh pemerintah.
Implementasi E-Government terdapat  ciri  atau  kriteria  utama  yang  harus  diterapkan  yakni ketersediaan ( availability ) dan aksesibilitas ( accessibility ) (Sami M., 2012). Pertama, proses interaksi layanan serta transaksi E-Government dapat tersedia non-stop selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Pengguna dapat memilih atau menentukan kapan dan dimana untuk dapat berinteraksi dengan mengakses layanan diluar jam kerja, sehingga masyarakat terbantu dengan kemudahan layanan yang diberikan. Selanjutnya akses aksesibilitas layanan pada halaman website menjadi hal yang utama dalam implementasi E-Government ini. Apabila akses layanan tersebut terhambat dan sulit atau bahkan tidak dapat diakses maka implementasi E-Government tidak maksimal sehingga akan berpotensi mengalami kegagalan.
Permasalahan-permasalahan  yang  menjadi  kendala  pada  pelayanan  ini  berupa  penyelesaian dalam proses pelayanan memakan waktu dalam melayani kebutuhan administrasi kependudukan atau pembuatan surat keterangan yang dibutuhkan warga, hal ini terjadi karena dalam proses pengecekan ulang  nomor  referensi  surat  keterangan  masih  dilakukan  secara  manual  agar  tidak  terjadi  duplikasi. Selain  itu  terdapat  data  kependudukan  berupa  data  kelahiran,  kematian,  perpindahan  domisili  tidak terdapat pembaruan atau terdokumentasikan secara real time. Dalam menangani masalah yang dihadapi tersebut,  maka  pemerintah  desa  membutuhkan  penerapan E-Government yaitu  sistem  informasi pelayanan administrasi kependudukan yang dapat membantu proses terkait dengan pelayanan publik kepada masyarakat (Junaidi, 2015).
Dengan  implementasi E-Government pada  Sistem  Informasi  Pelayanan  Administrasi Kependudukan ini, maka warga dapat dengan mudah mengakses system tersebut sesuai dengan prosedur serta  persyaratan  apa  saja  yang  dibutuhkan  dalam  pelayanan  administrasi,  dengan  system  ini  warga dapat mengaksesnya tanpa harus datang langsung ke kantor pemerintahan desa. Sistem informasi ini juga membantu dalam proses pembuatan administrasi surat keterangan dengan dapat memberikan proses penomoran secara otomatis menyesuaikan dengan format sesuai standar pemerintah, sehingga nomor referensi, surat keterangan, data kependudukan kematian, kelahiran dan perpindahan domisili tidak ada duplikasi  atau  data  ganda  data  akan  tersimpan  secara real  time ,  serta  dalam  proses  ini  warga  dapat melihat  progres  pelayanan  dengan  dapat  melihat  status  selesainya,  hal  ini  memberikan  kemudahan warga untuk mengambil surat keterangan.
Terdapat  beberapa  penelitian  yang  dilakukan  terkait  dengan  E-Government  diantaranya penelitian  yang  sudah  dilakukan  oleh  (Agung  Kurniawan,  2020).  Pengembangan  Sistem  Informasi Pelayanan  Desa  Berbasis  Web  Dengan  Metode  Prototyping  dengan  objek  penelitian  di  Desa  Leran menghasilkan bahwa sistem pelayanan ini dapat membantu masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan  cepat  dan  mudah  serta  membantu  pekerjaan  aparatur  pemerintahan  desa  dalam  memberikan pelayanan kepada warganya
Penelitian berikutnya menurut (Elmustanizar, 2022). Penerapan Metode sistem Agile dengan menggunakan model Scrum pada sistem E-Warga di RT 001 RW 017 Perumahan Taman Cibodas Lippo Cikarang,  bahwa  penelitianya  menghasilkan  berupa  sistem  informasi  yang  berkualitas  dengan memberikan pelayanan administrasi dengan durasi waktu pengerjaan yang cepat untuk menyampaikan hasil informasinya kepada warga dengan mudah dan efektif.
Sedangkan penelitian lainya menurut (Zakly, 2022) pada penelitian Penerapan E-Government menjadi salah satu langkah untuk mendukung good governance dengan terwujudnya pelayanan publik berbasis E-Government di  desa.  Dalam  penelitianya  menghasilkan peningkatan  kualitas  kompetensi aparatur desa, peningkatan pelayanan, administrasi kependudukan serta pengarsipan menjadi lebih cepat serta efektif.
Berdasarkan  penelitian-penelitian  terdahulu  tersebut  terdapat  beberapa  penggunaan  metode dalam pengembangan sistem yang digunakan diantaranya adalah metode Agile , oleh karena itu pada penelitian ini menggunakan metode prototype , dengan menggunakan metode tersebut diharapkan dapat memberikan hasil yang cepat dan baik dalam perancangan serta pengujian sistem sebelum dilakukan implementasi dan mendapatkan informasi yang baik.

## 2. METODE

## 2.1  Metode Pengembangan Sistem
Dalam  penelitian  ini  untuk  membangun  Sistem  Informasi  Pelayanan  Administrasi Kependudukan,  metode  yang  digunakan  yaitu  metode prototype .  Metode prototype merupakan metodologi pengembangan perangkat lunak berupa model fisik sistem sebagai fungsi awal dari sistem tersebut. Prototype ini dimana dalam sebuah tahapan proses pembuatan dan pengembangan perangkat lunak  memungkinkan  dapat  terjadinya  pengulangan  dan  perbaikan-perbaikan  yang  dibutuhkan  dan berakhir sampai system ini memenuhi kesesuaian dengan kebutuhan pengguna (Dani, 2012). Didalam proses  pengembangan  pada  metode prototype terdapat  beberapa  langkah  kerja  yaitu  pada  tahap  alur pengembangan  sistem,  adapun  alur  atau  tahapan  proses  pada  metode prototype dapat  dilihat  pada Gambar 1 dibawah ini:

## Gambar 1. Tahapan Metode Prototype
Menurut  Raymond  McLeod  JR Prototype didefinisikan  suatu  versi  dari  sebuah  sistem  yang potensial  untuk  memberikan  solusi  bagi  pengembang  serta  calon  pengguna,  bagaimana  sistem  ini bekerja dan akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai. Pada proses tahapan pembuatan prototype ini  disebut  sebagai  proses prototyping .  Dasar  dari  pemikiran  ini  adalah  membuat prototype secepat mungkin.  Bahkan  dalam  waktu  semalam,  lalu  memperoleh  umpan  balik  dari  pengguna  yang  akan memungkinkan prototype tersebut diperbaiki kembali dengan cepat (Yuniarti, 2014). Terdapat dua jenis dalam prototype, diantaranya adalah Prototipe Evolusioner ( evolutionary prototype ) – digunakan untuk mengevaluasi prototype yang telah dibuat untuk direvisi kembali sampai memenuhi kebutuhan user dan Prototipe  Persyaratan  ( requirements  prototype )  –  digunakan  untuk  mengetahui  kebutuhan  aktivitas bisnis user .
Gambar 2. Model Pembuatan prototype
Pada  Gambar  2  ini  menjelaskan  tentang  alur  pembuatan  pada  tahap prototype pada  tahapan Requirement and Analysis pada tahap ini proses analisis kebutuhan atas sistem yang akan dibangun dari sudut pandang user akhir, pada tahap Quick Design yaitu membuat desain pada hasil analisis kebutuhan dengan cepat, tahap Modeling of Quick Design dimana tahapan ini memodelkan hasil dari quick design dalam model perancangan  yang  dipilih,    tahap  selanjutnya  adalah  tahap Construction  of  Prototype ( Code/debug & Integration ) Proses development atau proses coding dengan membangun suatu program dari  hasil Modeling  of  Quick  Design ,  uji prototype dan  bagaimana  integrasinya,  dan  terakhir  adalah tahap Deployment, Delivery, & Customer Feedback yaitu melakukan proses untuk mengkomunikasikan prototype yang sudah jadi kepada user akhir untuk dimintai timbal balik dari suatu prototype , user dapat merevisi prototype apabila belum memenuhi kebutuhan user dan proses prototyping kembali ke siklus semula saat melakukan revisi, atau menyetujui prototype apabila telah memenuhi kebutuhan user , dan prototype dapat digunakan.

## 2.2 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  ini  digunakan  untuk  memperoleh  suatu  informasi  atau  data  yang diperlukan  dalam  mencapai  tujuan  suatu  penilaian.  Berikut  adalah  metode  yang  digunakan  dalam pengumpulan data:
a. Wawancara: Wawancara merupakan teknik pengumpulan data melalui tanya jawab mengenai hal- hal yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti.
b. Observasi:  Merupakan  teknik  pengumpulan  data  dimana  peneliti  melakukan  pengamatan  dan pencatatan  secara  sistematik  terhadap  gejala-gejala  permasalahan  yang  berhubungan  dengan masalah yang akan diteliti, hasil yang diperoleh berupa catatan. Catatan tersebut memuat data-data yang diperlukan dalam penelitian.
c. Dokumentasi:  Merupakan  teknik  pengumpulan  data  dengan  melihat  catatan-catatan  maupun formulir-formulir proses pada penyusunan laporan yang diperlukan.
d. Studi Kepustakaan: Pengumpulan data dengan cara mempelajari buku-buku literatur, jurnal-jurnal, makalah dan karya ilmiah lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Tahapan selanjutnya pada perancangan sistem ini dilakukan perancangan terhadap sistem yang akan  dibuat  dengan  menggunakan  data  yang  sudah  dikumpulkan  sebelumnya  sesuai  dengan  yang diperlukan  oleh  pengguna  sistem.  Tahapan  ini  melakukan  analisa  dengan  mendefinisikan  kebutuhan pada  alur  data  kedalam  bentuk prototype yang  mudah  dipahami  oleh  pengguna  dan  sesuai  dengan keinginan  pengguna  maka  proses  akan  dilanjutkan  ke  tahapan  pembangunan  sistem.  Tahapan selanjutnya  adalah  evaluasi  dan  pengujian  sistem  ini  dilakukan  menggunakan black-box  testing (M. Kumar, 2015). Pada tahapan terakhir dimana sistem sudah selesai dan dapat langsung digunakan dan diimplementasikan dimana pada proses ini, pengguna mendapatkan panduan dengan bentuk pelatihan serta pendampingan secara massif dalam pengoprasian sistem informasi kependudukan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Perancangan Sistem
Perancangan Sistem adalah untuk menggambarkan suatu proses atau alur kerja dari sistem yang dirancang  kedalam  bentuk  model  berupa  gambar  atau  desain  agar  alur  sistem  lebih  mudah  untuk dipahami sehingga dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi instansi atau organisasi yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik dalam proses bisnisnya.
1. Pada Use Case Diagram dalam menggambarkan sebuah alur hubungan interaksi antara pengguna yaitu  masyarakat  dan  perangkat  pemerintah  desa  dengan  sistem  terdapat  9  (sembilan)  aktivitas dimulai  dengan  pengguna  melakukan register yang  dilakukan  oleh user , login  user untuk  masuk kepada  sistem  tersebut, input pengajuan  untuk  mengisi  data-data, upload persyaratan  yang dibutuhkan  dalam  identifikasi  pengguna,  verifikasi  dan validasi dimana  sistem  melakukan pengecekan terhadap keaslian data pengguna, Manage Surat,  input  BHPPK,  Manage  update  data penduduk dan terakhir adalah laporan demografis penduduk sebagai bentuk informasi yang dapat diterima oleh pengguna. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
2. Berikut ini adalah activity diagram Pengajuan. Diagram activity diawali dengan warga memilih opsi buat pengajuan maka system akan menampilkan opsi jenis surat pengajuan, selanjutnya warga dapat mengisi  form  data  berdasarkan  syarat  pengajuan  yang  sudah  dipilih,  selanjutnya  sistem  akan melakukan  validasi  data  untuk  disimpan  ke  data  pengajuan  maka  sistem  memberikan  pesan konfirmasi. Untuk lebih jelas dan dapat dipahami lihat pada Gambar 4 bawah ini :
Gambar 4. Activity Diagram Pengajuan Surat Pengantar
3. Berikut ini adalah activity diagram Verifikasi dan Validasi, pada alur diagram ini dimulai dengan memilih  data  pengajuan  dilakukan  oleh  warga  sebelumnya,  selanjutnya  system  akan  melakukan verifikasi data dan persyaratan, sistem akan memberikan konfirmasi berupa notifikasi apabila data sudah mendapatkan konfirmasi maka data pengajuan yang sudah valid tersimpan pada tabel data pengajuan valid . Untuk lebih jelas dan dapat dipahami lihat pada Gambar 5 bawah ini:
Gambar 5. Activity Diagram Proses Verifikasi dan Validasi Data Pengajuan
4. Berikut  ini  adalah activity diagram Sequence Diagram  Verifikasi  dan  Validasi.  Pada  diagram  ini pemohon atau warga harus mempunyai akun untuk dapat melakukan proses pengajuan pelayanan yang  akan  dilakukan,  maka  sistem  akan  menampilkan form  upload persyaratan  sebagai  proses validasi pada alur pengajuan tersebut. Untuk lebih jelas dan dapat dipahami lihat pada Gambar 6 bawah ini:
Gambar 6. Sequence Diagram Verifikasi dan Validasi form upload pengajuan

## 3.2.  Implementasi
Pada tahap implementasi ini merupakan tahap penerapan dari sistem yang telah dirancang dan prosesnya diuraikan secara terperinci, sehingga apa yang dirancang dapat dioperasikan secara optimal. Implementasi yang dilakukan antara lain adalah menerapkan perancangan antarmuka berupa penjelasan mengenai  penggunaan  sistem  yang  sudah  di  bangun  atau  implementasi  dari  pembangunan  Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan tersebut.

## Gambar 7. Tampilan Login
Pada gambar 7. Tampilan Login merupakan gambar tampilan antar muka tersebut merupakan tampilan awal login bagi admin untuk membuka sistem aplikasi tersebut untuk memulai memberikan pelayanan terhadap warga dengan memasukan password sebagai kode pengamanan bagi sistem tersebut.
Antar  muka  pada  gambar  8.  Tampilan  Grafik  Jumlah  Penduduk,  pada  gambar  ini  adalah tampilan memebrikan informasi grafik jumlah penduduk tiap dusun atau lingkungan berdasarkan jumlah Kepala Keluarga dan jenis kelamin, diharapkan ini akan memberikan informasi kepada warga berupa data tiap dusun untuk kemudahan pengambilan kebutuhan data.
Gambar 9. Tampilan Grafik Jenis Kelamin dan Data Meninggal
Ini merupakan informasi grafik berdasarkan jenis kelamin, berdasarkan status, agama, tingkat pendidikan, dan pekerjaan. Hasil informasi ini ditampilkan pada tabel data kependudukan dan dapat diakses pada menu rekapitulasi kependudukan .

## 4. KESIMPULAN
Dari penelitian yang telah dilaksanakan di kantor Pemerintahan Desa Mancagar dapat diambil beberapa  kesimpulan  yaitu  pada  Penerapan  Sistem E-Government yaitu  Sistem  Informasi  Pelayanan Administrasi  Kependudukan  berbasis  Web,  dimana  permasalahan  yang  terdapat  di  desa  Mancagar mengenai  keterbatasan  akses  untuk  mendapatkan  informasi,  serta  belum  tersedianya  fasilitas  yang cukup  untuk  masyarakat  yang  ingin  mengetahui  suatu  informasi.  Terkadang  masyarakat  atau  warga harus  datang  ke  kantor  kelurahan  desa  untuk  mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan.  Dengan implementasi system ini, diharapkan masyarakat dapat lebih mudah untuk mengakses informasi data kependudukan dari setiap dusun atau lingkungan sesuai dengan data-data yang dibutuhkan berdasarkan jenis kelamin, Pendidikan, status, meninggal dan pekerjaan. Maka system ini warga atau masyarakat tanpa harus datang langsung ke kantor dan sistem ini juga dapat membantu pekerjaan yang mencakup ke dalam pelayanan administrasi oleh pemerintahan desa kepada warganya dengan memberikan hak akses bagi warga yang ingin membuat pengajuan surat keterangan dan surat pengantar melalui website secara  online,  dan  dapat  diproses  lebih  lanjut  oleh    Kasi  Pemerintahan  untuk  mengelola  data  dan merekam data pengajuan sampai menghasilkan output berupa Surat Keterangan atau Surat Pengantar yang  sudah  dicetak  untuk  diberikan  kepada  warga  melalui  pesan  konfirmasi  berupa  notifikasi,  dan output. Perawatan dan juga evaluasi sistem perlu dilakukan secara rutin, agar sistem yang sudah berjalan saat  ini  dapat  selalu  beradaptasi  dengan  perkembangan  teknologi  dan  juga  perkembangan  sistem administrasi di pemerintahan desa.

## DAFTAR PUSTAKA
Agung  Kurniawan,  M.  C.  (2020).  Pengembangan  Sistem  Informasi  Pelayanan  Desa  Berbasis  Web  Dengan Metode. JURIKOM (Jurnal Riset Komputer) , Vol. 7 No. 1.
Dani, R. G. (2012). Comparative Study of Prototype Model For Software Engineering With System Development Life Cycle. IOSR J. Eng , 21–24.
Elmustanizar,  A.  R.  (2022).  Penerapan  Agile  Project  Management  Pada  Pembuatan  Sistem  E-Warga  Taman Cibodas Lippo Cikarang. JURNAL NUANSA INFORMATIKA , Volume 16 Nomor 1. Junaidi.  (2015).  Implementasi  Electronic  Government  Untuk  Penyelenggaraan  Pelayanan  Administrasi Kependudukan. REFORMASI , Vol.5 No. 1.
M. Kumar, S. K. (2015). A Comparative Study of Black Box Testing and White Box Testing. Int. J. Adv. Res. Comput. Sci. Manag. Stud , 32–44.
Sami  M.,  d.  M.  (2012).  Best  Practices  in  E  government:  A  review  of  Some  Innovative  Models  Proposed  in Different Countries. International Journal of Electrical & Computer Sciences IJECS-IJENS , Vol. 12 No. 01.
Yuniarti, I. (2014). Sistem Informasi Layanan Rawat Jalan pada Puskesmas Kapuan dengan Menggunakan Metode Prototype. Dokumen Karya Ilmiah .
Zakly, A. d. (2022). Analisis Upaya Strategis dalam Memaksimalkan Penerapan Pelayanan Publik Berbasis E- Government di Desa. Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jamb , 1432-1437.