## PEMODELAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN ATK STUDI KASUS PT. TEKNO PASIFIK INDONESIA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Rafif Nuraziz 1) , Samsinar 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : rafifnuraziz14 @gmail.com 1) , samsinar @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Tekno Pasifik Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Perdagangan Umum Barang dan Jasa yang berlokasi di Jl. Raya Pasar Minggu No.8 Pejaten Barat, Jakarta Selatan. Pada PT. Tekno Pasifik Indonesia   penulis   melakukan   analisa   dan   mencari   tahu   permasalahan   pengadaan   ATK   pada   perusahaan tersebut.   Dimana   dalam   kegiatan   pengadaan   ATK   yang   berjalan   sering   terjadinya   kesalahan   pencatatan, dokumen   yang   sering   hilang   karena   tidak   tersimpan   dengan   benar,   sulitnya   mengetahui   jumlah  ATK   dan lambatnya proses pembuatan laporan. Dengan perkembangan teknologi yang berkembang pesat solusi yang ditawarkan penulis dengan menggunakan metodologi berorientasi obyek dan membuatkan sistem informasi pengadaan agar dapat mempercepat pembuatan dokumen dan laporan terupdate agar stok ATK tidak kosong. Dengan adanya sistem informasi dapat menyimpan data pada database sesuai transaksi yang ada dengan benar dan rapih agar tidak terjadinya kehilangan data atau terselipnya data. Penulis membuat sistem pengadaan ATK pada PT. Tekno Pasifik Indonesia berharap  membantu kinerja staf  gudang dan mengurangi  permasalahan pengadaan ATK yang terjadi di perusahaan tersebut bisa teratasi dengan baik.
Kata kunci: sistem informasi pengadaan atk, pengadaan, metodologi berorientasi obyek.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan   teknologi   di   era   globalisasi seperti sekarang ini, hampir semua kegiatan manusia tidak   lepas   dari   teknologi   informasi   yang   sudah menjadi   suatu   bentuk   kebutuhan   pokok   bagi manusia.   Penerapan   sistem   informasi   pada   suatu instansi diperlukan karena kemajuan teknologi yang berkembang pesat, mengingat perusahaan mendapat informasi   yang   lebih   cepat   dan   tepat.   Sehingga membantu   kinerja   perusahaan.  Sistem   informasi didefinisikan   dengan   memnyatukan,   mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. [1] Berdasarkan   wawancara   kepada   staf   gudang PT.  Tekno   Pasifik   Indonesia,   diketahui   bahwa perusahaan  ini   masih menggunakan  sistem  yang kurang efektif dalam proses pengadaan alat tulis kantor sehingga sering terjadi penduplikatan data, kesulitan dalam penyajian data dan laporan, serta kehilangan data karena peletakan dokumen yang tidak terstruktur.
Dengan   masalah   tersebut,  salah   satu masukan   yang   dapat   mempercepat   penyelesaian masalah   tersebut  dengan   cara   menganalisa terhadap   kekurangan   yang   perlu   diperbaiki menggunakan sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi   yang   diharapkan   akan membantu   proses   pengolahan   data   pada   PT. Tekno   Pasifik   Indonesia   sehingga   dapat menyajikan  kebutuhan untuk data dan  informasi yang   efektif   serta   efisien   sehingga   dapat membantu dalam proses evaluasi kerja.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Teknik Pengumpulan Data
a) Observasi Penulis   melakukan   obeservasi langsung terhadap tahap bisnis yang sedang dilakukan   pada   PT.   Tekno   Pasifik Indonesia.
b) Wawancara
Proses   penerimaan   data   dengan   cara interview   langsung   dengan   mengajukan pertanyaan   tentang   tahap   bisnis   yang sedang dijalankan kepada staf gudang yang ada pada PT. Tekno Pasifik Indonesia.
c) Studi Dokumentasi Penerimaan   data   dalam   pengamatan dengan menemukan informasi berdasarkan dokumen   yang   tersedia   agar   memperoleh informasi   yang   tepat   dengan   keperluan sistem yang akan datang.
d) Riset Kepustakaan Pengamatan ini dilakukan dengan cara riset   kepustakaan   dengan   bermacam   buku serta   acuan   lain   yang   tepat   dengan permasalahan   yang   ada.   Selain   itu   juga menemukan informasi lain melalui web.

## 2.2. Teknik Analisa Data dan Penggunaan Tools
a) Pengamatan Proses Bisnis Pengamatan   proses   bisnis   dilakukan   dengan menjabarkan   proses   bisnis.   Lalu   penyusunan
Activity Diagram dengan memakai Microsoft Office Visio 2010 . Dalam Activity   Diagram ini   akan merancang proses bisnis berjalan pada masa ini di PT.   Tekno   Pasifik   Indonesia.   Analisa   digunakan sebagai  proses  untuk  memahami  sistem  yang  ada. [2]
b) Analisa Masalah Analisa masalah dibuat dengan menggambarkan fishbone diagram dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2010, di mana di dalam diagram ini dijelaskan kembali hal yang menyebabkan   permasalahan   dan   menganalisa   inti permasalahannya.
c) Implementasi Sistem Usulan Di   dalam   perancangan   sistem   usulan,   untuk desain sistemnya memakai Diagram Use Case .

## 2.3. Kerangka Pemikiran
Dibawah   ini   adalah   diagram   kerangka pemikiran   untuk   memecahkan   permasalahan   yang ada:
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Ulasan Singkat Organisasi Sebagai   badan  usaha,  PT.  Tekno   Pasifik Indoensia  punya  kemampuan,  integritas  dan pengalaman,  karena  kami  telah  didukung  oleh tenaga-tenaga  ahli  profesional  dan  kompeten  di bidangnya  sehingga  kepercayaan  yang   telah diperoleh  dari  berbagai   instansi  pemerintah  dan dunia  usaha  menjadi  modal  bagi PT.  Tekno Pasifik Indoensia untuk semakin meningkatkan kualitas dan profesionalisme  dalam   menghadapi  persaingan dunia usaha dalam era Globalisasi.

## 3.2. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Berikut adalah uraian dari proses bisnis yang berjalan:
1. Proses Permintaan ATK Setiap divisi diwakili oleh staf untuk meminta Alat  Tulis  Kantor   (ATK)  yang  dibutuhkan  kepada staf gudang. Staf divisi harus mengisi mengisi Form Permintaan   Alat   Tulis   Kantor   (FPATK)   lalu menyerahkannya   kepada   staf   gudang.   Lalu   staf gudang   akan   mengecek   stok  ATK   terserbut.   Jika ATK yang diminta tersedia maka staf gudang akan menyiapkan dan memberikan ATK tersebut lalu staf divisi mencatat pengambilan ATK di  buku catatan pengambilan ATK. Bila ATK yang diinginkan tidak ada, kemudian staf gudang akan menginformasikan kepada   staf   gudang   bahwa   ATK   yang   diminta kosong dan jika barang sudah tersedia staf gudang akan memberitahu staf divisi tersebut. (gambar 2)

## Gambar 2. Proses Permintaan ATK
2. Proses Pengambilan ATK
Divisi yang sudah melakukan permintaan ATK datang   kebagian   staf   gudang   menanyakan   apakah ATK   yang   diminta   sudah   tersedia   atau   tidak,   jika belum  staf  gudang  akan  menginformasikan  bahwa ATK yang diminta belum tersedia, jika ATK yang diminta   tersedia   maka   staf   gudang   akan menyerahkan   ATK   yang   diminta.   Lalu   divisi mencatat   pengambilan   ATK   di   buku   catatan pengambilan ATK. (gambar 3)
3. Proses Pemesanan ATK Staf   gudang   membuat   pesanan   ke supplier sesuai  dengan Form Permintaan Alat Tulis Kantor (FPATK) yang dikumpulkan. Lalu staf gudang akan menghubungi   pihak supplier melalui   via   telepon untuk memesan ATK. Kemudian staf gudang akan menerima   Surat   Penawaran   Harga   (SPH)   yang dikirimkan supplier melalui email. Setelah itu staf gudang   membuat   Purchase   Order   (PO)   dan menyerahkan   kepada   manager   operasional   untuk disetujui   dan   ditanda   tangani.   Kemudian   staff gudang akan mengirimkan PO terserbut ke supplier melalui email. (gambar 4)

## Gambar 4. Proses Pemesanan ATK

## 4. Proses Penerimaan ATK
Supplier mengirimkan ATK beserta surat jalan dan faktur. Lalu staf gudang menerima ATK, surat jalan   dan   faktur.   Kemudian   staf   gudang   akan mengecek   apakah  ATK   yang   dikirim   sesuai   atau tidak berdasarkan PO yang telah dibuat sebelumnya. Jika ATK yang dikirim tidak sesuai staf gudang akan mengembalikannya   kepada supplier untuk   dikirim ulang. Jika ATK yang dipesan sesuai, staf gudang mengkonfirmasi ATK sesuai dan staf gudang akan menginformasikan   ke   bagian   keuangan   untuk   di proses pembayaran. (gambar 5)
Gambar 5. Proses Penerimaan ATK

## 5. Proses Pembuatan Laporan
Setiap   bulan   staf   gudang   akan   membuat laporan stok ATK. Lalu laporan tersebut diserahkan kepada manager operasional.

## Gambar 6. Proses Pembuatan Laporan

## 3.3. Analisa Masalah
Proses penelitian masalah yang terdapat pada PT.   Tekno   Pasifik   Indonesia,   penulis   memakai Fishbone   Diagram   untuk   mempercepat   proses pemecahan   masalah   tersebut.   Diagram   ini   akan menunjukan akibat dari permasalahan yang ada [3].

## Gambar 7. Fishbone Diagram

## 3.4. Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi   kebutuhan   menjelaskan   tentang kebutuhan-kebutuhan   yang   harus   dipenuhi   dengan sistem   yang   akan   didesain   berdasarkan   hasil penelitian.

## 3.5. Use Case Diagram
Use Case Diagram merupakan penjabaran dari beberapa   atau   semua actor dan use   case dengan bertujuan   mengenali   suatu   interaksi   dalam   suatu sistem. [4]
1) Use Case Diagram Form Master
Pada gambar 8 diatas use case master terdapat satu actor yaitu   staf   gudang   yang   bertugas   untuk mengentry data divisi, data alat tulis kantor dan data supplier.
2) Use Case Diagram Form Transaksi
Gambar 9. Use Case Diagram Form Transaksi
Pada gambar 9 di use case transaksi terdapat tiga actor yaitu   staf   gudang,   divisi   dan   supplier. Setiap actor bertugas   antara   lain   staf   gudang mengentry form permintaan ATK yang diminta oleh divisi, lalu staf gudang mencetak bukti pengambilan ATK yang diambil oleh divisi, setelah itu cetak surat permintaan penawaran harga yang diberikan kepada supplier, lalu cetak Purchase Order untuk Supplier dan setelah itu mengentry tanda terima ATK yang dikirim supplier.
3) Use Case Diagram Form Laporan
Gambar 10. Use Case Diagram Form Laporan
Pada gambar 10 use case laporan terdapat dua actor yaitu   staf   gudang   dan manager operasional. Staf   gudang   bertugas   untuk   mencetak   laporan permintaan   ATK,   pengambilan   ATK,   pemesanan ATK, tanda terima ATK, stok ATK, rekapitulasi ATK yang sering diminta, ATK masuk dan ATK keluar.

## 3.6. Rancangan Sistem
a) Entity Relationship Diagram (ERD) ER-Diagram ialah
diagram untuk
menggambarkan   sebuah   konsep   dari   model konseptual dari basis data relational. [5]
Gambar 11. Entity Relationship Diagram
b) Struktur Menu
c) Rancangan Layar

## 1) Rancangan Layar Master Divisi
Gambar 13. Rancangan Layar Master Divisi
Pada   gambar   13   menjelaskan   tentang   form entry data   divisi.   Terdiri   dari   kode   divisi,   nama divisi, nama staf dan no telepon staf.
2) Rancangan Layar Entry FPATK

## Gambar 14. Rancangan Layar Entry FPATK
Pada   gambar   14   menjelaskan   tentang entry FPATK   yang   berisikan   data   divisi,   data  ATK   dan jumlah ATK yang diminta.
3) Rancangan Layar Lap. Pengambilan ATK
Gambar 15. Rancangan Layar Lap. Pengambilan
Pada   gambar   15   menjelaskan   form   cetak laporan   pengambilan  ATK,   yang   berisi   data  ATK yang diambil.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan   hasil   analisa   terhadap   masalah yang terdapat di PT. Tekno Pasifik Indonesia, serta Sistem Informasi Pengadaan Alat Tulis Kantor yang telah   dibuat,   jadi   penulis   menyimpulkan   sebagai berikut :
a. Dengan   Dibuatnya   sistem   informasi pengadaan   Alat   Tulis   Kantor   Proses pembuatan   dokumen   transaksi   dan   laporan pada   PT.Tekno   Pasifik   Indonesia   dapat terlaksana dengan cepat dan akurat.
b. Disedikannya Stok ATK ter- update sehingga, dapat mengatur stok ATK yang tersedia dan dapat melakukan pemesanan ATK, sebelum kehabisan Stok .
c. Dengan   dibuatkan   sistem   dengan   fitur message box validation sehingga kesalahan dalam pencatatan atau pengetikan Stok Alat Tulis Kantor oleh user, tidak terjadi.
d. Disediakan   sistem   dengan   media penyimpanan database agar   data   dapat disimpan   dengan   aman.  Sehingga   tidak terjadi kehilanggan data yang disebakan oleh dokumen   yang   tidak   tersimpan   dengan benar.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutarman   2012. Pengantar   Teknnologi   Informasi . Jakarta: Bumi Aksara.
[2] Yakub   2012. Pengantar   Sistem   Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu
[3] Bose, T.K., 2012. Application of Fishbone Analysis for   Evaluating   Supply. International   Journal   of Managing Value and Supply Chains (IJMVSC) , 3(2).
[4] Yasin,   V.,   2012. Rekayasa   Perangkat   Lunak Berorientasi   Objek:   Pemodelan,   Arsitektur   dan Perancangan . Bogor: Mitra Wacana Media.
[5] Hartanto   2012. Sistem   Basis   Data   menggunakan Microsoft SQL Server2005. Yogyakarta: Andi