## PEMBUATAN APLIKASI PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIK BERBASIS WEB DI RSUP KLATEN
Moh Maulana 1* , Andri Permana W 2 , Atma Deharja 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 123 *e-mail: G41161108@student.polije.ac.id
Abstrak
Rekam medis menurut PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien. Permasalahan yang sering muncul di RSUP Klaten yakni lamanya proses pencarian  berkas  dikarnakan  tidak  adanya  aplikasi  yang  mengendalikan  keluar  masuknya  berkas,  ketika petugas  meminjam  dan  mengembalikan  hanya  menuliskan  pada  buku  kendali.    Mendukung  dari  semua permasalahan  dan  tujuan  dibutuhkannya  data-data,  sehingga  metode  pengumpulan  data  yang  digunakan observasi dan wawancara.  Analisis data yang didaptkan dari proses wawancara dan observasi yaitu dengan menarik  kesimpulan  dan  mengidentifikasi  masalah  yang  paling  urgensi.  Tujuan  untuk  menyelesaikan permasalahan  tersebut  yaitu  membuat  suatu  aplikasi  yang  mengendalikan  peminjaman  dan  pengembalian berkas  RM  sehingga  petugas  mengetahui  secara  cepat  dimana  berkas  yang  akan  dicarinya.  Aplkasi  yang dibuat  menggunakan  metode  waterfall  dalam  proses  alur  kerjanya  dan  memakai  beberapa  bahasa pemrograman  seperti  PHP,  HTML  dan  CSS.  Hasil  dari  aplikasi  tersebut  sudah  teruji  oleh  beberapa  user dengaan  menggunakan  pengujian  blackbok,  namun  masih  belum  tahu  seberapa  efektif  dan  efisen  ketika aplikasi tersbut diujikan dalam pelayanan sebenarnya.

## Keywords: Aplikasi, Petugas, Rekam Medis

## Abstrak
Medical  records  according  to  Permenkes  No.  269  of  2008  is  a  file  containing  notes  and  documents  about patient  identity.  The  problem  that  often  arises  in  Klaten  General  Hospital  is  the  length  of  the  file  search process  due  to the  absence  of  applications  that  control  the entry  and  exit  of  files, when  officers  borrow  and return only to write in the control book. Supporting all the problems and objectives needed by the data, so the data collection methods used are observation and interviews. Analysis of the data obtained from the interview and observation process is to draw conclusions and identify the most urgent problems. The goal to solve this problem  is  to  make  an  application  that  controls  the  borrowing  and  return  of  the  RM  file  so  that  the  officer knows quickly where the file will be sought. The application is made using the waterfall method in the workflow process  and  uses  several  programming  languages  such  as  PHP,  HTML  and  CSS.  The  results  of  the application have been tested by several users using blackbok testing, but still do not know how effective and efficient when the application is tested in actual service.

## Keywords: Application, Officer, Medical Record

## 1. Pendahuluan
Rekam  medis  menurut  Permenkes  No.  269  Tahun  2008  adalah  berkas  yang  berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien.  Dokter  dan  dokter  gigi  wajib  membuat  rekam  medis mengenai pelayanan yang telah diberikan kepada pasien dan disimpan serta dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan dokumen yang sangat berharga. Pengelolaan rekam medis terdiri dari  proses  identifikasi  pasien,  pencatatan  identitas  pasien,  assembling,  koding,  indeksing  dan penyimpanan  rekam  medis . Penyimpanan  rekam  medis  merupakan  kegiatan  untuk  melindungi rekam  medis  dari  kerusakan  fisik  dan  isi  dari  rekam  medis.  Pelaksanaan  penyimpanan  rekam medis sangat diperhatikan guna untuk menciptakan kondisi yang nyaman dan aman untuk rekam medis dan bagi petugas yang sedang bekerja.
Tenaga medis  ketika meminjam  berkas  rekam medis untuk  keperluan  selain  peminjaman rawat  jalan  harus  mengisikan  data-datanya  pada  buku  ekspedisi.  Terdapat  beberapa  data,  yaitu tanggal  peminjaman, nomer  rekam  medik,  keperluannya,  nama  peminjaman,  ruangan,  paraf petugas  dan  tanggal  kembali.  Sebelum  peminjam  atau  tenaga  medis  mengisikan  data  tersebut, peminjamam  membuat tracer terlebih  dahulu  setelah  itu  peminjamam  menyampaikan  kepada
petugas filing dan  petugas filing mencari  dokumen  rekam  medik  kemudian  diberikan  kepada peminjam.
Sistem  peminjaman  dokumen  rekam  medis  seperti  dijelaskan  pada  paragraf  sebelumnya terdapat  beberapa  kekurangannya,  pertama  akan  membuat  petugas  rekam  medis  sulit menemukan  dokumen  rekam  medik  apabila    akan  dipinjam  kembali  karena  harus  membuka terlebih  dahulu  buku  ekspedisi,  sedangakan  didalam  buku  ekspedisi  terdapat  kurang  lebih  1000 peminjam  dan  petugas  rekam  medis  harus  mencarinya  satu  persatu.  Kekurangan  kedua banyaknya  tulisan  dari  peminjam  yang tidak jelas  atau  sulit  untuk  dibaca mengakibatkan  petugas kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan.
Kondisi  seperti  ini  akan  berpengaruh  terhadap  mutu  pelayanan  rekam  medik  dimana penyedian  dokumen  rekam  medik  tidak  sesuai  standart.  Kemenkes  (2008)  menyatakan  standart pelayanan  minimal  waktu  pelayanan  dokumen  rekam  medik,  yaitu  kurang  lebih  10  menit  untuk pasien rawat jalan dan 15 menit untuk pasien rawat inap.
Dalam  hal  ini  dibutuhkanlah  suatu  aplikasi  yang  berfungsi  untuk  mempermudah  petugas filing mengontrol atau mengendalikan dokumen rekam medis yang di pinjam sudah di kembalikan atau belum, petugas tidak perlu lagi membutuhkan waktu lama untuk pengecekan berkas tersebut ada dimana sebelum rekam medis di pinjam. Perkembangan teknologi pun ini dinilai memudahkan pekerjaan manusia dibandingkan dengan proses manual yang seluruhnya dilakukan oleh manusia (Widyastuti  et  al.,  2020) ⁠ .  Berdasarkan  hal  tersebut  peneliti  akan  membuat  suatu  aplikasi peminjaman  berkas  rekam  medis  berbasis  web,  dan  penyimpanan  data-datanya  akan menggunaka database Mysql.
Seperti penelitian yang serupa dilakukan oleh Jerhi Wahyu Fernanda dengan judul Sistem informasi peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit X. Menjelaskan bahwasannya ketika peminjaman berkas rekam medis dilakukan secara tertulis atau manual maka akan memperlambat proses penyedian dokumen rekam medis tersebut. Jerhi Wahyu dalam hal ini mengusulkan suatu aplikasi supaya proses peminjaman tidak secara manual (Fernanda, 2015).
Harapan  dari  aplikasi  yang  akan  dibuat  dapat  mempercepat  proses  pencarian  dokumen rekam medik pasien dan mencegah kejadian penulisan yang tidak terbaca.  Dan yang terpenting, jika  permasalahan  tersebut  dapat  terselesaikan  akan  menimbulkan  pelayanan  sesuai  yang diharapakan atau bisa dikatakan bagus.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif  untuk  menganalisis  permasalahan dalam  peminjaman  dan  penegembalian  berkas  rekam  medis  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro Klaten.

## 2.2  Subjek Penelitian
Informan dalam penelitian ini adalah 3 (tiga) petugas filing, dari tiga tersebut terdapat satu kepala filiing dan dua anggota filling.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Penelitian dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara dan observasi.

## 2.4 Metode Analisis Data
Tahap  analisis  data  dalam  penelitian  ini  yaitu  Menarik  kesimpulan  dan  mengidentifgikasi  dari beberapa  masalah  yang  ditemukan,  beberapa  masalah  tersebut  yang  nantinya  akan  dipilih mana yang  paling  urgensi.  Peneliti  menemukan  masalah  yang  paling  urgensi  yaitu  lamanya  pencarian berkas RM di RSUP Klaten.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Tahapan   penelitian   merupakan   bagan   sistematis   yang menceritakan alur kegiatan  penelitian yang    akan  dilakukan,  agar  penelitian  dapat  terarah  (Ayuninghemi  &  Deharja,  2017) ⁠ . Peneliti
menggunakan  metode waterfall dikarenaka  metode  ini  memiliki  tahapan  yang  sederhana  untuk diterapkan  atau  digunakan  dalam  proses  pembuatan  sistem  informasi.  Tahapan  dalam  proses pembuatan  sistem  dengan  metode waterfall dalam  prinsip  yang  terencana.  Programmer  harus merencanakan  setiap  tahap  dari  prosesnya  sebelum  memelui  perencangan  dan  pembuatan sistemnya.  Terorganisirnya  setiap    pengembangan  sistem  dalam  hal  dokumen,  karena  setiap tahap  penelitian  harus  benar-benar  terselesaikan  dengan  lengkap  sebelum  melangkah  ketahap berikutnya sehingga dokumentasi dihasilkan disetiap tahapnya.
1) flowchart
Alur  peminjaman  berkas  rekam  medik  berbasis  web,  pertama  petugas filling login  pada aplikasi (sebagai user), setelah login peminjam bisa menuju form tambahkan dan mengisikan data- data  yang  sudah  tersedia.  Setelah  itu  petugas  filling  membuatkan  tracer  kemudian  mencarinya. Setelah  berkas  selesai  digunakan  maka  petugas  akan  menginputkan  tanggal  kembali  berkas tersebut.
Gamabar 1 . flowchart peminjaman berakas RM
2) Desain Context Diagram aplikasi peminjaman berkas rekam medik berbasis web di Rumah Sakit Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
Aplikasi  memiliki  2  entitas  yaitu  petugas  dan  peminjam.Kegiatan  yang  dapat  dilakukan petugas  yaitu  penginputan  data  petugas,  input  username  dan  password,  dan  cetak  laporan. Petugas  mendapatkan  informasi  yaitu  berupa  laporan  dan  data  petugas.  Peminjam  dapat melakukan  proses  input  untuk  proses  peminjaman  berkas,  dapat  menginpukan  id  petugas, sehingga peminjaman setelah melakukan proses tersebut dapat melihat data peminjaman.

## Gambar 2. DFD peminjaman berkas RM
3) Desain Entity Relation Diagram (ERD) aplikasi peminjaman berkas rekam edit berbasis  web di Rumah Sakit Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.
Kedua  entitas  petugas  dan  transaki  dapat  dihubungkan  dengan  data  id_petugas  yang sebagai foregent  ke, sehingga  nantinya  dapat  menampilkan  data  secaa  keseluruhan . Entitas petugas dan transaksi dihubungkan dengan satu relasi yang dimana satu petugas dapat melayani beberapa transaksi namun sebaliknya satu transaksi tidak dapat dilayani oleh beberapa petugas.

## Gambar 3. ERD aplikasi peminjaman berkas RM

## 4) Pembuatan database
Database  atau  basis  data  adalah  kumpulan  informasi  yang  disimpan  di  dalam  komputer secara  sistematik  sehingga  dapat  diperiksa  menggunakan  suatu  program  komputer  untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut (Andaru, 2018) Database dapat menyimpan nama, alamat,  rekam  medis,  tanggal,  laporan,  transaksi  penjualan  dan  sebagainya.  Didalam  suatu database terdapat tabel-tabel yang telah dibuat, setelah pembuatan database langkah selanjutnya ialah membuat tabel.
5) Pembuatan Aplikasi dan desain interface
Pembuatan dan desain interface aplikasi peminjaman berkas rekam medik menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, CSS dan sedangakan untuk software menggunkan notepad++. Ada  beberapa  interface  dalam  aplikasi  peminjaman  berkas  rekam  medik  yaitu,  interface  login, Interface  Home,  Interface  tambah,  Interface  pencarian,  nterface  petuga,    Interface  tambah petugas,  dan  Interface  lapora. Semua interface tersebu t  memiliki  fungsi  dan kegunaan masing - masing, berikut gambar dibawah merupakan contoh interfacenya.
Gambar 4. interface aplikasi peminjaman berkas RM

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Kebutuhan  petugas  filing  yang  diperlukan  dalam  pembuatan  aplikasi  yaitu,  nama peminjam,  nama  petugas,  nomer  RM,  tanggal  peminjam,  tanggal  pengembalian,  keterangan peminjman dan ruangan peminjam.
Simpulan  dari  penelitian  ini  yaitu  peneliti  Mendesain  aplikasi  peminjaman  berkas  rekam medik    dilakukan  dengan  menggunakan flowchart,  data  flow  diagram, dan entity  relationship diagram untuk  memberikan  gambaran  lebih  mendalam  terhadap  desain  sistem  dan  perangkat lunak dan pembuatannya menggunakan Microsoft Visio dan Power Designer .
Membuat  program  aplikasi  peminjaman  berkas  rekam  medis  dengan  bahasa pemrograman PHP , CSS dan HTML Kemudian  dilakukan  pengujian  per  bagian  sistem  sehingga menghasilkan aplikasi peminjaman berkas rekam medik berbasis web di Rumah Sakit Dr. Soeradji Tirtonegoro  Klaten  yang  berfungsi  dengan  baik.Melakukan  pengujian  aplikasi  peminjaman  berkas RM  yang  sudah  jadi,  dengan  menggunakan  pengujian  blackbox.  Pengujian  ini  berguna  untuk kelayakan aplikasi dapat berfungsi dengan baik atau tidak.
4.2 Saran
Penelitian  yang  telah  saya  lakukan  memiliki  beberapa  saran  yaitu,  kordinator  filling membuatkan SOP proses peminjaman dan pengembalian berkas RM di karnakan dengan adanya SOP  tersebut  petugas  akan  mengerti  tatacara  peminjaman  berkas  RM  sehingga  ketika  petugas membutuhkan berkas RM mencarinya lebih mudah. Dibuatnya suatu aplikasi dalam pengendalian berkas  RM  supaya  proses  dalam  peminjaman  pengembalian  berkas  RM  lebih  terkendali  dan cepat.  Dokumen  yang  akan  dipinjam  sebaiknya  ditulis  jam  peminjamannya  supaya  dapat menegetahui batasan jam dalam meminjam berkas RM.
Semoga  dengan  adanya  aplikasi  peminjaman  berkas  RM  ini  dapat  lebih  membantu  para petugas filling dalam proses peminjaman berkas. Aplikasi peminjaman berkas RM masih terdapat beberapa  kekurangan  seperti  keamanan  datanya,  tampilannya,  dan  sebagainya,  dengan  adanya kekurangan  tersebut  peneliti  berharap  untuk  peneliti  selanjutnya  bisa  memperbaik  kekurangan- kekurangan itu.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terima  kasih  yang  tidak  terhingga  penulis  ucapkan  kepada  semua  pihak  yang  telah membantu dalam proses pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan penelitian ini.

## Daftar Pustaka
Andaru, A. (2018) ‘Pengertian database secara umum’, OSF Preprints , p. 2.
Ardanriyanto. (2015). "Tinjauan Upaya Mengatasi Kejadian Missfile Di Pelayana Rawat Jalan Rsud Dr.  H  Soewondo  Kendal  Tahun  2015".  Kesehatan,  8,  1 –11.  Retrieved  from http://eprints.dinus.ac.id/17453/1/jurnal_16227.pdf [online 12 Maret 2019]
Asmoko.  (2013).  "Teknik  ilustrasi  masalah –.  Hindri  Asmoko",  1–8.  Retrieved  from https://docplayer.info/31461451-Teknik-ilustrasi-masalah-fishbone-diagrams.html  [online  2 Maret 2019]
Ayuninghemi,  R.,  &  Deharja,  A.  (2017).  Pengembangan  Layanan  Aplikasi  E-  Konsul. Prosiding Seminar Nasional Hasil Penelitian Politeknik Negeri Jember , 266 –272. https://publikasi.polije.ac.id/index.php/prosiding/article/view/797/559
Budi,  S.  C.  (2019).  Penerapan  Konsep  Integrasi  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Umum Daerah  Wates,  Kulonprogo,  Yogyakarta.  Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat (Indonesian Journal of
Community
Engagement), 1(2), 264 –277. https://doi.org/10.22146/jpkm.10612 [ Online 2Maret 2019]
Fernanda,  J. W. (2017)  ‘Sistem Informasi  Peminjaman  Dokumen  Rekam  Medis   Di  Rumah  Sakit X’, Jurnal  Wiyata  Penelitian  Sains  dan  Kesehatan ,  2(1),  pp.  39 –43.  Available  at:
http://www.ojs.iik.ac.id/index.php/wiyata/article/view/34.
Henry Fayol (2009). "Konsep dasar Manajemen Pendidikan"
https://books.google.co.id/books?id=L94oDwAAQBAJ&pg=PA4&lpg=PA4&dq=(Usman+(200 9)+dan+Henry+Fayol+6M).&source=bl&ots=QgNWC_fd10&sig=ACfU3U1RSDmUsh6rvwTtn 5xgVXk_clwjQ&hl=id&sa=X&ved=2ahUKEwjl5ePJibPhAhUx8HMBHdk8AAsQ6AEwAHoECA gQAQ#v=onepage&q=(Usman%20(2009)%20dan%20Henry%20Fayol%206M).&f=false [ Online 12 Maret 2019]
Nuraini, N. (2015). Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis RS “ X  ”  Tangerang  Periode  April-Mei  2015.  Arsi,  1,  147–158.  Retrieved  from http://journal.fkm.ui.ac.id/arsi/article/view/2180 [ Online 20 maret 2019]
PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008 (2008) ‘permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008’, Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008 , p. 7.
Widyastuti, H. N., Wicaksono, A. P., Farlinda, S., Rachmawati, E., Kesehatan, J., & Jember, P. N.
(2020). J- REMI :  JurnalRekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan  J-REMI :  JurnalRekam Medik Dan Informasi Kesehatan . 1 (2), 61 –76.