## Penanganan Pencatatan Surat Pada Lembar Disposisi pada bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa Barat
Lina Parlina, Eli elawati 1
Prodi Administrasi Bisnis (12pt), Prodi Administrasi Bisnis 1
Politeknik LP3I, Politeknik LP3I 1
e-mail: linaparlina@plb.ac.id 1, elielawati@plb.ac.id 2
Abstrak:  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  pencatatan  surat  pada  lembar disposisi di bagian Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat, melalui kegiatan yang meliputi: penerimaan surat masuk, pencatatan surat masuk pada lembar disposisi, menyerahkan  lembar  disposisi  kepada  pimpinan  untuk  diberikan  instruksi,  menginput lembar disposisi ke sistem dan mendistribusikan lembar disposisi sesuai dengan bagian- bagiannya untuk ditindak lanjuti.
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  metode  deskriptif  yaitu  penulis menggambarkan  hasil  observasi  dan  menganalisa  data-data  yang  diperoleh  dari  hasil wawancara. Setelah melakukan analisis dan pembahasan masalah, penulis memperoleh kesimpulan  bahwa  Pencatatan  surat  pada  lembar  disposisi  di  bagian  Biro  Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat belum sesuai dengan ketentuan dan aturan yang ada, terlihat dari alur kegiatan pencatatan yang masih kurang terstruktur dengan baik.
Kata Kunci : pencatatan, lembar, disposisi

## PENDAHULUAN
Besar kecilnya suatu perusahaan atau organisasi dapat dilihat dari banyak tidaknya surat yang diterima pada kurun waktu tertentu, baik surat masuk maupun surat keluar. Apabila jumlah  surat  yang  ditangani  puluhan  atau  ratusan  surat,  maka  dapat  dikatakan  bahwa perusahaan atau organisasi tersebut adalah organisasi yang besar. Sebaliknya jika surat yang  ditangani  relatif  sedikit,  maka  organisasi  tersebut  termasuk  dalam  kategori organisasi  yang kecil. Oleh karena itu sebuah organisasi  harus melakukan penanganan yang tepat dalam menangani surat-surat tersebut.
Disetiap  perusahaan  baik  perusahaan  besar  maupun  kecil  akan  terdapat  kegiatan  surat menyurat.  Setiap  perusahaan  pasti  akan  menerima  berbagai  surat  baik  surat  masuk maupun surat keluar. Setiap surat yang diterima oleh suatu perusahaan akan dikelola oleh bagian  bagian  tertentu  di  perusahaanya.  Bagian  yang  biasanya  sering  mengelola  surat yaitu  bagian  Administrasi  kepegawaian.  Dibagian  ini  proses  penerimaan,  penyortian, pengagendaan, pencatatan hingga ke proses penyimpanan  akan dilakukan. Akan tetapi prosedur  pengelolaan  surat  di  setiap  perusahaan  tentunya  akan  berbeda.  Salah  satu penanganan surat menyurat dalam sebuah instansi perusahaan yang biasanya digunakan adalah pencatatan surat pada lembar disposisi. Pencatatan surat pada lembar disposisi ini memiliki peranan
penting  bagi  kegiatan  surat  menyurat  karena,  dengan  adanya  pencatatan  surat  pada lembar disposisi ini menjadi media pencatatan surat dan menjadi sebuah instruksi untuk menindak lanjuti surat sehingga kegiatan surat menyurat akan berjalan dengan baik.
Jika mendengar atau melihat kata “disposisi” sepertinya sudah tidak asing lagi bagi setiap orang  yang  bekerja  di  suatu  perusahaan  apalagi  perusahaan  itu  banyak  melakukan pengelolaan surat . Disposisi adalah petunjuk atau perintah tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan  surat  yang  ditulis  secara  jelas  pada  lembar  disposisi  untuk  tindak  lanjut kegiatan dan tidak pada naskah atau surat asli. Disposisi dapat digunakan juga sebagai media komunikasi dan koordinasi, Supriyono (2019).
Pencatatan  pada  lembar  Disposisi  ini  bertujuan  untuk  memberikan  sebuah  instruksi kepada bagian bagian tertentu untuk ditanggapi  dan tentunya setetelah surat dibaca oleh pimpinan. Disposisi itu sendiri hanya merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut penyelesaian terhadap suatu surat, akan tetapi meskipun hanya petunjuk singkat tentang tindak  lanjut,  lembar  disposisi  ini  sangat  berperan  penting  untuk  berjalannya  suatu penyelesaian  surat.  Dengan  adanyan  pencatatan  surat  pada  lembar  Disposisi  ini  akan mempermudah  proses  pengelolaan  surat  sekaligus  sebagai  alat  pegendali  untuk persuratan dan sebagai sarana dalam mekanisme persuratan.
Dalam kegiatan pencatatan surat  pada lembar Disposisi  ini juga berfungsi  sebagai  alat informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pimpinan apa yang harus dilakukan  kepada  bawahannya.  Setelah  selesai  dari  pencatatan  surat  pada  lembar Disposisi  surat  akan  ditindak  lanjuti  sesuai  dengan  instruksi  yang  ada.  Kegiatan pencatatan surat pada lembar Disposisi dikatakan selesai apabila surat telah ada instruksi dari atasan setelah itu surat akan dikatakan selesai dan dapat ditindak lanjuti lebih jelas lagi.
Di instansi pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat pada bagian Biro Umum sering menangani puluhan bahkan ratusan surat yang akan di proses. Dalam hal ini bagian Biro umum berperan penting karena, bagian ini merupakan bagian kepala pimpinan yang membawahi tiga bagian kabag dari Biro tersebut. Tiga  bagian yang dibawahi oleh Biro Umum adalah bagian Rumah Tangga, bagian Asset dan bagian Keuangan. Pada instansi ini surat yang sering ada yaitu surat Nota Dinas maka, peranan lembar disposisi di instansi ini sangat berperan penting. Bagian Biro Umum ini merupakan bagian yang melakukan kegiatan pencatatan surat  pada lembar disposisi.  Surat  masuk dari setiap  bagian kabag maupun dari luar akan melalui proses pencatatan surat di lembar disposisi oleh bagian Biro  Umum  ini.  Maka  peranan  Biro  Umum  sangat  berperan  penting  untuk  menindak lanjuti sebuah surat agar surat dapat diselesaikan sesuai dengan instruksi.
Kegiatan  pencatatan  surat  pada  lembar  Disposisi  di  bagian  Biro  Umum  Sekretariat Daerah  Provinsi  Jawa  Barat  bukan  hanya  pencatatan  pada  lembar  disposisi  saja,  akan tetapi setelah proses pencatatan selesai dilakukan kemudian hasil dari pencatatan tersebut akan  di  input  kedalam  system.  Pada  bagian  Biro  Umum  ini  masih  terdapat    kegiatan pencatatan  surat  pada  lembar  disposisi  dan  penginputan  lembar  Disposisi  ke  dalam system yang kurang optimal dan terstruktur. Hal ini dapat terlihat dari Masih banyaknya surat yang belum tersimpan dengan baik, Penataan penyimpanan surat yang akan dikelola masih kurang tertata rapi dan Proses penginputan surat pada lembar disposisi  ke system masih kurang terstruktur dengan baik sehingga, ketika ada orang yang akan menanyakan surat  yang telah di Disposisi kadang-kadang petugas pencatatan pada lembar Disposisi akan mengalami kesulitan mencari surat yang telah diprosesnya, itu merupakan dampak
dari  kurangnya  penataan  dan  penyimpanan  surat  yang  kurang  baik  dan  kurangnya ketelitian petugas ketika kegiatan pencatatan surat pada lembar disposisi berlangsung.

## KAJIAN PUSTAKA

## Pencatatan
Pencatatan menurut Saronto dan Karwita dalam buku Yuwono (2013:165)  menyatakan bahwa:“pencatatan  merupakan  poses  perumusan  keterangan  berbentuk  tulisan  atau penggambaran  dalam  bentuk  grafik  dan  mempersatukan  persoalan-persoalan  yang  ada hubungannya antara satu dengan yang lain”.
Sedangkan  menurut  Sedianingsih  (2014;7)  menyatakan  bahwa  :  “Pencatatan  adalah kegiatan  membubuhkan  dengan  berbagai  peralatan  tulis,  keterangan  yang  diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan”.
Dari uraian diatas dapt disimpulkan bahwa pencatatan adalah suatu bentuk kegiatan yang hasil  kegiatan  tersebut  di  catat  kedalam  bentuk  tulisan,  penggambaran,  ataupun  grafik untuk mempersatukan persoalan tertentu agar dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

## Surat
Menurut Priansa (2015:) menyatakan bahwa: “Surat merupakan informasi tertulis yang dibuat  dengan  persyaratan  tertentu,  informasi  tertulis  tersebut  berupa  kabar  atau  berita seperti penawaran, pesanan, panggilan, permohonan dan sebagainya”.
Sedangkan menurut Menurut Rosalin (2017) menerangkan bahwa : “Surat  merupakan  catatan  tertulis  yang  digunakan  sebagai  media  penyampaian  pesan yang sangat vital bagi organisasi, baik publik ataupun privat”.
Berdasarkan pengertian diatas penulis menyimpulkan bahwa surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang berisikan informasi informasi penting untuk menjalankan suatu kepentingan  baik  pribadi  maupun  organisasi  yang  dibuat  untuk  mencapai  suatu  tujuan tertentu.

## Lembar Disposisi
Menurut  Sedarmayanti  (2015)  menyatakan  bahwa:  “Lembar  disposisi  adalah  lembar untuk menuliskan disposisi atau instruksi atau keputusan dan pendapat sebagai pengganti penulisan disposisi di atas surat”.
Sedangkan  Menurut  Supriyono  (2019:115)  menyatakan  bahwa:  “Lembar  disposisi merupakan satu kesatuan dengan Naskah atau Surat Dinas yang bersangkutan. Disposisi diberikan oleh atasan kepada bawahan, atau pejabat dalam satu level sebagai koordinasi, dan jika terdapat disposisi tidak lazim maka akan ditindak lanjuti dan ditujukan kepada atasan”.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa lembar disposisi merupakan suatu tindakan dari  seorang  pimpinan  untuk  menginstruksikan  sebuah  surat  sehingga  surat  kemudian ditindak lanjuti sesuai dengan instruksi yang diberikan.
Menurut Nuraida (2014:104) dalam buku Manajemen Arsip Dinamis, Tahapan-tahapan prosedur surat masuk menggunakan kartu kendali yaitu sebagai berikut:
1. Proses mengurus Surat di Unit Kearsipan
a. Penerimaan Surat
1) Menerima  surat  yang  dikirim  oleh  pos  atau  caraka,  kemudian  di  periksa kebenaran alamatnya dan dikembalikan apabila alamat yang dituju tidak benar.
2) Surat dipilah-pilah sesuai alamat yang dituju.
3) Melakukan  pengelompokan  surat  terbuka  dibuka  dan  diperiksa  kelengkapan serta lampirannya.
4) Untuk surat rahasia/surat tertutup dibubuhkan stempel tanggal saat surat tersebut diterima dibubuhkan dibagian belakang dari surat.
b. Proses mengarahkan surat
1) Surat  diarahkan  kepada  perusahaan/instansi  apabila  surat  yang  bersangkutan tersebut berkaitan dengan kebijakan.
2) Surat diarahkan langsung ke unit pengolah, apabila surat bersangkutan dengan pekerjaan teknik operasional.
c. Proses menilai surat Adalah  proses  menentukan  apakah  surat  tersebut  termasuk  surat  biasa,  surat penting, atau surat rahasia.
d. Proses mencatat surat
1) Surat penting dapat dicatat di kartu kendali rangkap tiga yang memiliki warna berbeda.
2) Surat  yang  tergolong  surat  biasa  dicatat  pada  lembar  pengantar  surat  biasa rangkap dua.
3) Surat yang tergolong surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia rangkap dua.
e. Proses penyimpanan surat
1) Menerima kartu kendali (hijau/lembar 2) yang telah dibubuhi paraf oleh petugas TU Uni Pengolah dan telah dibubuhi paraf oleh pengarah, kemudian disimpan di kotak kartu kendali ticker file (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang di proses).
2) Menerima  surat  yang  telah  selesai  di  proses  di  TU  atau  Unit  Pengolah  dan menukar kartu kendali (hijau/lembar 2) dengan kartu kendali (putih/lembar tiga).
3) Menyimpan  dan  menata  arsip  dalam  tempat  penyimpanan  sesuai  kode  yang ditetapkan.
4) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali(ticker file).
f. Proses menyampaikan surat
1) Surat yang bersifat penting Kartu  kendali  I  ditahan  sebagai  pengganti  buku  agenda,  surat  beserta  kartu kendali II dan III disampaikan kepada unit pengolah, kartu kendali II yang telah diparaf diterima sebagai tanda terima.
2) Surat yang bersifat biasa Surat  beserta  dua  lembar  pengantar  disampaikan  kepada  unit  pengolah, menerima lembar pengantar II yang telah di paraf sebagai tanda terima.
3) Surat yang bersifat rahasia
Surat disampaikan dalam keadaan tertutup beserta dua lembar pengantar kepada unit  pengolah,  lembar  pengantar  II  yang  telah  diparaf  diterima  sebagai  tanda terima.
2. Pengurusan surat di Unit Pengolah
a. Penerimaan Surat
1) Menerima surat penting, surat biasa dan surat rahasia dari unit kearsipan.
2) Memberikan paraf pada kartu kendali II yang ada di dalam surat
b. Penyampaian Surat kepada Pimpinan
1) Melampirkan disposisi  untuk  surat  penting, surat biasa dan surat  rahasia  yang masing-masing rangkap dua.
2) Menyampaikan  surat-surat  tersebut  beserta  lembar  disposisinya  kepada pimpinan untuk diberikan instruksi.
c. Penyampaian Surat kepada Pelaksana
1) Surat yang telah di disposisi rangkap dua di sampaikan kepada pelaksana.
2) Lembar disposisi II setelah di paraf di ambil oleh pelaksana dan disimpan dalam Tickler File.

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode deskriptif, metode deskriptif  adalah  pencarian  fakta  dengan  interpretasi  yang  tepat.  Penelitian  deskriptif adalah metode penelitian yang berusaha menggambarkan objek atau subjek yang diteliti sesuai  dengan  apa  adanya.  Iwan  Hermawan  (2019).  Penulis  melakukan  pengamatan langsung  kelapangan  dengan  teknik  pengumpulan  data  observasi,  interview  dan dokumentasi

## PEMBAHASAN
Di instansi pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat pada bagian Biro Umum sering menangani puluhan bahkan ratusan surat yang akan di proses. Dalam hal ini bagian Biro umum berperan penting karena, bagian ini merupakan bagian kepala pimpinan yang membawahi tiga bagian kabag dari Biro tersebut. Tiga  bagian yang dibawahi oleh Biro Umum adalah bagian Rumah Tangga, bagian Asset dan bagian Keuangan. Pada instansi pemerintahan  surat  yang  sering  ada  yaitu  surat  Nota  Dinas  maka,  peranan  lembar disposisi  di  instansi  ini  sangat  berperan  penting.  Bagian  Biro  Umum  ini  merupakan bagian  yang  melakukan  kegiatan  pencatatan  surat  pada  lembar  disposisi.  Selain pencatatan  surat  pada  lembar  disposisi  bagian  Biro  Umum    juga  bertugas  untuk mengakomodir,  memvalidasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  serta  memverifikasi  surat disposisi yang diberikan pimpinan untuk para kepala bagian yang diturunkan kepada staf- staf nya untuk ditindak lanjuti.
Pencatatan  Surat  pada  lembar  disposisi  sangat  berperan  penting  bagi  berjalannya penyelesaian  suatu  surat.  Disposisi  itu  sendiri  memang  hanya  sebuah  instruksi  untuk penyelesaian  suatu  surat,  akan  tetapi  tanpa  adanya  instruksi  pimpinan  surat  tidak  akan mudah untuk ditindak lanjuti dan tidak akan terselesaikan dengan begitu saja. Di bagian Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat ada beberapa kegiatan penting yang harus dilakukan oleh seluruh karyawan, berikut merupakan gambaran dari alur
kegiatan yang ada di bagian Biro Umum untuk memudahkan pemahaman dari proses pencatatan surat pada lembar disposisi :
Gambar 1. Alur Pencatatan Surat Pada Lembar Disposisi
Sumber : Diolah Penulis (2019)
Berikut uraian alur diatas tentang pencatatan surat pada lembar disposisi :
1. Staff  Biro  Umum  menerima  surat  masuk  dari  kurir  dan  kemudian  menandatangani lembar tanda terima surat, sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Penandatanganan ini penting dan harus dilakukan karena, jika tidak ada bukti tanda tangan penerimaan surat maka surat masuk tidak akan disampaikan terlebih dahulu sampai benar-benar terdapat bukti penandatanganan surat masuk pada lembar tanda terima surat.
2. Staff  Biro Umum kemudian memisahkan surat yang telah diterimanya, memisahkan antara  surat  masuk  dari  dalam  (  contohnya  Nota  Dinas)  dan  surat  masuk  dari  luar (contohnya  permohonan  peminjaman  tempat,  permohonan  biaya,  permohonan  piala Gubernur  dan  lain  lain).  Pemisahan  ini  dilakukan  guna  mempermudah  proses pencatatan  surat  yang  akan  dikelola  dan  mempermudah  staff  untuk  mencatat  surat penting yang akan dikelola terlebih dahulu.
3. Setelah surat masuk tersebut dipisahkan kemudian, surat di catat pada lembar disposisi rangkap  2.  Rangkap  dua  lembar  disposisi  ini  berwarna  pink  dan  putih.  Lembar disposisi rangkap 2 tersebut ketika proses pencatatan telah selesai maka akan di sobek
Surat Masuk Penandatanganan Surat pada lembar tanda Terima surat Memisahkan Surat Masuk dari dalam dan dari luar Mencatat Surat pada lembar disposisi Memberikan surat yang telah diberikan disposisi kepada pimpinan Menginput lembar disposisi ke sistem
Mendistribusikan surat kepada bagian-bagiannya selesai
untuk  dipisahkan.  Lembar  disposisi  berwarna  pink  akan  di  distribusikan  kepada bagian-bagian yang bersangkutan dan lembar berwarna putih akan di simpan untuk di arsipkan.
4. Setelah  surat  diberikan  lembar  disposisi,  surat  diberikan  kepada  pimpinan  untuk diberikan instruksi agar surat bisa di tindak lanjuti sesuai dengan perintah dan instruksi pimpinan.
5. Setelah lembar disposisi diberikan instruksi oleh pimpinan, kemudian lembar disposisi di input ke sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai data dari instansi tersebut.
6. Setelah  selesai  di  input  di  sistem,  surat  yang  telah  diberikan  lembar  disposisi  di distribusikan  kepada  bagian-bagian  yang  sesuai  dengan  surat  untuk  ditindak  lanjuti lebih jauh agar surat dapat diselesaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh pimpinan. Dan setelah di distribusikan dan ditindak lanjuti maka pencatatan surat pada lembar disposisi telah terselesaikan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan di bab sebelumnya maka penulis dapat menarik kesimpulan dan uraian tersebut yaitu :
Pencatatan surat pada lembar disposisi di bagian Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat belum sesuai dengan ketentuan dan aturan yang ada, terlihat dari alur kegiatan pencatatan  yang  masih  kurang  terstruktur  dengan  baik,  seringnya  pencampuran  surat yang telah di proses dan yang akan di proses yang mengakibatkan lamanya penyelesaian surat yang akan dicatat pada lembar disposisi. Dilihat dari penyimpanan surat masuk yang akan di catat pada lembar disposisi juga masih banyak menumpuk disembarang tempat, seperti menumpuk di meja-meja kerja para staff dan menjadikan surat tidak tertata dan tersimpan dengan baik dan rapi.
Upaya dan solusi yang harus dilakukan adalah dengan adanya diskusi khusus antar staff yang  ada  di  bagian  Biro  Umum  dengan  pimpinan  di  bagian  tersebut,  sehingga  alur pencatatan  surat  masuk  pada  lembar  disposisi  dapat  berjalan  secara  terstruktur  dan sistematis. Proses penyimpanan surat masuk akan tertata rapi dengan memfasilitasi sarana penyimpanan surat masuk seperti, lemari besi atau lemari arsip agar surat dapat disimpan dan  tertata  dengan  rapi.  Biro  Umum  Sekretariat  Daerah  Provinsi  Jawa  Barat  perlu meningkatkan  kualitas  sumber  daya  manusia  melalui  pengarahan-pengarahan  kepada pegawai Biro Umum tentang pentingnya pencatatan surat pada lembar disposisi yang alur dari  kegiatannya  harus  terstruktur  secara  sistematis  agar  surat  dapat  ditindak  lanjuti sehingga  proses  surat  menyurat  berjalan  dengan  baik  dan  berjalan  secara  efektif  dan efisien.

## Daftar Pustaka
Hermawan, Iwan. 2019. Metodologi Penelitian Pendidikan Kuantitatif, Kualitatif dan Mixed Methode ,  Kuningan; Hidayatul Quran Kuningan. http://jabarprov.go.id
Nuraida, Ida. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran (edisi 5). Yogyakarta; PT Kanisius
Priansa, Donni. 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran (edisi 1). Bandung; Alfabeta, CV.
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis(edisi 1). Malang; UB Pres.
Rahman, Mariati. 2017. Ilmu Administrasi (edisi 1) . Makasar; CV Sah Media
Sedianingsih. dan Mustikawati, Farida. 2014. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan . Surabaya;Gramedia Digital
Suryana, Edeng. 2015. Administrasi Pendidikan Dalam Pembelajaran (edisi 1) . Yogyakarta; CV Budi Utama
Supriyono, Agus. 2019. Modul Tata Naskah Dinas , Jakarta; Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI.
Yuwono,  Dwi,  Ismantoro.  2018. Kupas  Tuntas  Intelijen  Negara  dari  A  sampai  Z. Yogyakarta; Medpress Digital