## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.7 No.1, Februari 2022, pp. 73-79 ISSN: 2597-7156 (Online), 2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 73

## Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan Tahun 2021
Yeyi Gusla Nengsih
Dosen D3 Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRAK Article history: Received Nov 04, 2021 Revised Jan 24, 2022 Accepted Feb 04, 2022 Medical record document is a tool to record the occurrence of service transactions  so  that  security  and  confidentiality  must  be  maintained from the danger of damage. The purpose of this study was to find out how to carry out the maintenance of medical record documents in the storage  room  of  the  Polonia  Health  Center  Medan.  The  research  is descriptive  and the  population  used  is  all  medical record  documents in  the  storage  room  of  the  Polonia  Health  Center  with  a  sample  of 100 files. From the results of the study, it was found that the damage to  medical  record  documents  in  the  storage  room  of  the  Polonia Health  Center  in  Medan  was  56%.  Intrinsic  factors  that  affect  the quality  of  paper,  ink  and  file  cover.  While  the  extrinsic  factors  that affect  are  the  power  cables  are  not  neatly  arranged,  the  shelves  are too  full  and  narrow,  the  humidity  reaches  16 o C,  fungi,  insects,  dust are the causes of damage to medical record documents in the storage room of the Polonia Health Center Medan. It is recommended to the Polonia  Medan  Health  Center  that  medical  record  documents  use plastic  covers  with  storage  shelves  made  of  iron  so  that  medical record  documents  are  not  exposed  to  fungi  and  termites  that  can damage medical record documents.
Keywords: Damage Medical Record Documents
Storage Space Medan Polonia Health Center
This is an open access article under the CC BY-SA license.

## Corresponding Author:
Yeyi Gusla Nengsih, Program Studi D3 Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: yeyigusla22@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Rekam  medis  menurut  Permenkes  No.  269 tahun  2008  adalah  berkas  yang  berisikan data  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  pelayanan  lain  yang diberikan  kepada  pasien.  Rekam  medis  merupakan  bukti  nyata  tentang  proses  dalam memberikan layanan oleh dokter dan tenaga medis kesehatan lainnya kepada pasien.
Fungsi dokumen dalam rekam medis bagi rumah sakit, sebagai sumber daya ingat dan sumber  informasi  dalam  pelaksanaan  perencanaan,  penganalisaan,  mengambil  keputusan, penilaian dan diuji kebenarannya, agar terciptanya keberhasilan penyimpanan, pengamatan dan pemeliharaan [1]. Dokumen rekam medis ditentukan pokok kearsipannya yaitu tempat, sarana prasarana, pemeliharaan dokumen dari bahaya dan menghindari kerusakan [2].
74
Ada  beberapa  subsistem  dalam  pengelolaan  rekam  medis,  yaitu  dimulai  dari  tempat penerimaan  pasien  (membuat  atau  menyiapkan  berkas  rekam  medis)  kemudian  tahap selanjutnya assembling,  coding,  indexing  dan  filling [3]. Pada  bagian filling lakukan penyimpanan  dan  pengembalian  kembali  pada  dokumen  rekam  medis,  penyimpanan  ini bertujuan agar mempermudah dan mempercepat dalam menemukan kembali berkas rekam medis  yang  disimpan  dalam  rak filing ,  cepat  menemukan  berkas  dalam  tempat penyimpanan,  mudah  pengambilannya,  berkas  rekam  medis  terlindungi  dari  bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologis [3].
Filing merupakan  kegiatan  menyimpan,  penataan  atau  penyimpanan  berkas  rekam medis agar mempermudah pengambilan kembali ( Retrieval ). Dalam menunjang pelayanan unit rekam medis sangat dibutuhkan ruang penyimpanan di mana berkas rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan  [4]. Karena rekam medis bersifat rahasia  dan  mempunyai  aspek  hukum  maka  keamanan  fisik  menjadi  tanggung  jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik pasien [5].
Pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan  Puskesmas Polonia Medan  menjadi  upaya pencegahan  bahaya kerusakan dan pemeliharaan dokumen rekam  medis, bahwa pemeliharaan rekam  medis  perlu ditunjang dengan sistem keamanan dan  pemeliharaan  gedung  yang  baik  untuk  mengantisipasi  berbagai  hal-hal  yang  tidak  di inginkan,  seperti  pencurian  dokumen,  kebocoran,  kebakaran  dan  lain  lain  [6].  Untuk  itu dibutuhkan  suatu  kebijakan  tertulis  yang  dapat  mengelola  dan  merawat  dokumen  rekam medis tersebut sehingga dapat bertahan lama dan dipelihara dengan baik dan benar [5].
Dokumen  rekam  medis  di  Puskesmas  Polonia  Medan  terdapat  56  dokumen  rekam medis  yang  rusak  dari  100  dokumen  rekam  medis  tahun  2021  seperti  cover  dokumen rekam medis dan lembar formulir robek sehingga identitas dan nomor rekam medis pasien tidak terbaca  [7]. Pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam  medis sebagian  besar belum sesuai  dengan  teori  yaitu  terdapat  beberapa  folder  yang  rusak  dan  tidak  diganti  dengan yang baru dan menggunakan map folder yang lebih tebal agar dokumen rekam medis tidak mudah rusak  [8]. Selain  itu kapasitas rak tidak sebanding dengan  jumlah dokumen rekam medis,  sarana  pemeliharaan  yang  belum  sesuai  dengan  teori  karena  masih  kurangnya  rak yang.  Adapun  temperatur  suhu  di  ruangan  filling  Puskesmas  Polonia  Medan  belum memadai  sehingga  banyaknya  debu  dan  menyebabkan  kelembaban  dan  kerusakan dokumen rekam medis [7].
Dokumen  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan  Puskesmas  Polonia  Medan  dari  segi aspek  fisik  tinta  yang  digunakan  warna  hitam  sudah  seragam.  Kertas  yang  digunakan ukuran A4 berat 70 gram. Tidak adanya APAR, tracer dan kamfer [8]. Masih adanya selain petugas rekam medis yang keluar masuk ke ruang filling sehingga dokumen rekam medis terdapat penomoran yang ganda atau dobel. Aspek biologis adanya jamur, kutu buku, dan serangga  seperti  rayap.  Aspek  kimiawi  adanya  petugas  rekam  medis  makan/minum  di ruang rekam medis [7].

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Dalam  penelitian  metode  yang  digunakan  adalah  metode  deskriptif  yaitu  membuat gambaran tentang suatu keadaan secara objektif [9].
B. Waktu Penelitian
Waktu penelitian dilakukan pada bulan Agustus - Oktober 2021.
C. Tempat Penelitian Tempat penelitian dilakukan di Puskesmas Polonia Medan yang beralamat Jln. Polonia Gg. A No. 1 Medan Sumatera Utara.
75

## D. Populasi
Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh dokumen rekam medis yang ada di ruang penyimpanan Puskesmas Polonia Medan.
E. Sampel
Sampel dalam penelitian ini adalah sebagian dokumen rekam medis yang ada diruang penyimpanan  Puskesmas  Polonia  Medan  sebanyak  100  dokumen  rekam  medis. Sampel  yang  diambil  menggunakan simple  random  sampling yaitu  berkas  rekam medis  diambil  secara  diacak  menggunakan  tabel  bilangan  atau  angka  acak  ( random number ).
F. Pengukuran Variabel
Pengukuran variabel dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Pengukuran Variabel Penelitian Variabel Alat Ukur Hasil Ukur Skala Ukur Faktor Intrinsik 1. Kualitas Kertas Lembar observasi  Baik, Tidak Baik Ordinal 2. Tinta Lembar observasi  Baik, Tidak Baik Ordinal 3. Sampul Berkas Lembar observasi  Baik, Tidak Baik Ordinal Faktor Ektrinsik 1. Faktor Fisik
a. Kondisi Ruangan Lembar observasi Ya, Tidak Ordinal b. Kelembapan dan Suhu Termometer ( o C) Interval 2. Faktor Biologis Lembar observasi  Ada, Tidak Ada Ordinal 3. Faktor Kimiawi Lembar observasi  Ada, Tidak Ada Ordinal
G. Intrumen Penelitian
Instrument yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pedoman observasi  dengan cara mengamati dan merekam hasil pengamatan agar menyajikan gambaran kejadian yang sebenarnya  [9]. Sedangkan  alat  pengukuran  suhu  yang  digunakan  adalah  termometer untuk mengukur suhu ataupun perubahan suhu [7].
H. Cara Pengumpulan Data
Cara pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Data Primer
Data  primer  diperoleh  langsung  dari  petugas  rekam  medis  dari  sumber  observasi dan pengukurang yang berpedoman pada kuesioner.
2. Data Sekunder
Data  sekunder  adalah  data  yang  sudah  ada  yaitu  kebijakan  prosedur  atau  SOP  di Puskesmas Polonia Medan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Hasil
Kerusakan dokumen rekam medis dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 2. Hasil Frekuensi Kerusakan Dokumen Rekam Medis di Ruang Penyimpanan
Puskesmas Polonia Medan No Kerusakan Dokumen Rekam Medis Frekuensi Presentase 1 Rusak 56 56% 2 Tidak Rusak 44 44% Total 100 100%
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  telah  dilakukan  di  Ruang  Penyimpanan  Puskesmas Polonia  Medan  terhadap  100  dokumen  rekam  medis  terdapat  56  atau  (56%)  kerusakan
76
dokumen  rekam  medis  dan  terdapat  44  atau  (44%)  ketidakrusakan  pada  dokumen  rekam medis.

## Faktor Instrinsik
Tabel 3. Hasil Frekuensi Faktor Instrinsik Dokumen Rekam Medis di Ruang
Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan No Faktor Instrinsik Frekuensi Presentase 1 Kualitas Kertas Tidak Baik 58 58 % Baik 42 42% Total 100 100 2 Tinta Tidak Baik 46 46% Baik 54 54% Total 100 100% 3 Sampul Berkas Tidak Baik 64 64% Baik 46 46% Total 100 100%
Tabel  diatas  menunjukkan  bahwa kualitas kertas tidak  baik  yaitu 58 dokumen (58%) dan kualitas kertas baik 42 dokumen (42%). Penggunaan tinta tidak baik yaitu 46 dokumen (46%)  dan  kualitas  tinta  baik  yaitu  54  dokumen  (54%). Penggunaan  sampul  berkas  yang tidak baik yaitu 64 dokumen (64%) dan sampul baik 46 dokumen (46%).

## Faktor Ekstrinsik
1. Faktor Fisik
a. Kondisi Ruangan
Tabel 4. Kondisi Ruangan di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan No Kondisi Ruangan Keterangan 1 Terdapat atap yang bocor Tidak 2 Rembesan air di dinding Tidak 3 Rembesan air di lantai Tidak 4 Kabel listrik tersusun rapi Iya 5 Sinarmatahari langsung jatuh di permukaan dokumen Tidak 6 Rak terlalu penuh dan sempit Iya
Tabel  diatas  menunjukkan  bahwa  tidak  terdapat  atap  yang  bocor,  rembesan  air  di dinding  dan  lantai,  kabel  listrik  tersusun  rapi  dan  sinar  matahari  tidak  langsung  jatuh  ke permukaan  dokumen.  Namun  terdapat  rak  di  ruang  penyimpanan  Puskesmas  Polonia Medan terlalu penuh dan sempit.

## b. Kelembapan dan Suhu
Tabel 5. Kelembapan dan Suhu di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan
No Pengukuran Kelembapan Suhu 1 Titik 1 75% 16ºC 2 Titik 2 75% 16ºC Rata-rata 75% 16ºC
Berdasarkan  tabel  diatas  kelembapan  dan  suhu  di  Ruang  Penyimpanan  Puskesmas Polonia Medan rata-rata suhu yaitu 16ºC dengan kelembapan 75%.
77

## 2. Faktor Biologi
Tabel 6. Faktor Biologis di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan No Faktor Biologis Keterangan 1 Jamur Ada 2 Serangga (kutu buku, rayap, kecoak) Ada 3 Tikus Tidak ada
Berdasarkan  tabel  di  atas  menunjukkan  bahwa  terdapat  jamur,  kutu  buku,  rayap  dan kecoak namun tidak ada tikus di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan.

## 3. Faktor Kimiawi
Tabel 7. Faktor Kimiawi di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan No Faktor Biologis Keterangan 1 Debu Ada 2 Bekas makanan/minuman Tidak Ada 3 Berminyak Tidak Ada
Tabel diatas  menunjukkan bahwa terdapat  debu diruangan penyimpanan  namun  tidak terdapat  bekas  makanan/minuman  dan  bekas  minyak  di  Ruang  Penyimpanan  Puskesmas Polonia Medan.
Berikut  bukti  dokumen  rekam  medis  yang  rusak  di  Ruang  Penyimpanan  Puskesmas Polonia Medan adalah sebagai berikut:

## Gambar 1. Contoh Dokumen Rekam Medis Yang Rusak Sumber: Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Polonia Medan

## 3.2 Pembahasan Faktor Intrinsik
Berdasarkan  informasi  yang  ada  dapat  disimpulkan  bahwa  faktor  intrinsik  yang meliputi  kertas,  tinta,  dan  sampul  lebih  banyak  dalam  kondisi  baik,  yang  artinya  faktor penyebab kerusakan pada berkas family folder kecil.
Kertas yang digunakan memiliki kondisi yang baik  yaitu berupa kertas HVS 70 gram dan  berwarna  putih.  Jenis  tinta  yang  digunakan  pada  dokumen  family  folder  merupakan tinta dengan kualitas baik yang tidak mudah luntur sehingga lebih jelas dan mudah dibaca. Sampul  yang  digunakan  di  Puskesmas  Polonia  Medan  belum  cukup  baik,  karena  masih terbuat dari kertas yang mudah robek dan mudah rusak saat diambil dari rak penyimpanan.

## Faktor Ektrinsik
Berdasarkan  informasi  yang  terdapat  di  Puskesmas  Polonia  Medan  menunjukkan bahwa pada aspek fisik tidak terdapat atap yang bocor, rembesan air di dinding dan lantai, kabel listrik tersusun rapi dan sinar matahari tidak langsung jatuh ke permukaan dokumen. Namun  terdapat  rak  di  ruang  penyimpanan  Puskesmas  Polonia  Medan  terlalu  penuh  dan
78
sempit  sehingga  terdapat  beberapa  berkas  yang  masih  belum  dimasukkan  kedalam  rak penyimpanan yang mengakibatkan berkas tidak tersusun rapi didalam rak. Suhu di Ruang Penyimpanan  Puskesmas  Polonia  Medan  yaitu  16ºC  dengan  kelembapan  75%  yang menyebabkan berkas di ruang penyimpanan Puskesmas Polonia Medan terdapat rayap dan jamur karena suhu yang terlalu rendah dan tingkat kelembapan yang tinggi.
Pada  aspek  biologis  diketahui  bahwa  terdapat  jamur,  kutu  buku,  rayap  dan  kecoak yang  mengakibatkan  berkas  rekam  medis  rusak  karena  dimakan  oleh  serangga  yang  ada didalam  rak  penyimpanan,  namun  hewan  pengerat  seperti  tikus  tidak  dijumpai  di  ruang penyimpanan Puskesmas Polonia Medan.
Dan  pada  aspek  kimiawi  menunjukkan  bahwa  terdapat  debu  di  Ruang  Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan, karena berkas yang jarang diambil dapat mengakibatkan debu menumpuk  dipinggiran  rak  dan  difamily  folder  namun  tidak  terdapat  bekas makanan/minuman dan bekas minyak di ruang penyimpanan Puskesmas Polonia Medan.
Berdasarkan hasil penelitian tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di  Puskesmas  Polonia  Medan  menunjukan  bahwa  untuk  aturan  dan  prosedur  diruang penyimpanan sebagian besar sudah sesuai dengan teori, akan tetapi masih ada yang belum sesuai dengan teori  yaitu terdapat rak yang  masih mengunakan bahan kayu dan  besi serta masih  ada  dokumen  rekam  medis  yang  berada  diatas  kursi  dikarenakan  tempat penyimpanan  yang penuh serta masih terdapat folder rekam  medis  yang rusak dan  belum diganti dengan yang baru oleh petugas.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian, maka diperoleh kesimpulan adalah sebagai berikut:
1. Kerusakan  dokumen  rekam  medis  di  Ruang  Penyimpanan  Puskesmas  Polonia  Medan terdapat 56%.
2. Faktor  intrinsik  yang  meliputi  kertas,  tinta,  dan  sampul  lebih  banyak  dalam  kondisi baik, yang artinya faktor penyebab kerusakan pada berkas family folder kecil.
3. Faktor  ektrinsik  yaitu  terdapat  rak  penyimpanan  terlalu  penuh  dan  sempit  serta  rak penyimpanan  masih  menggunakan  bahan  kayu,  juga  terdapat  jamur,  rayap,  kutu  buku dan kecoak serta debu yang dapat menjadi penyebab kerusakan dokumen rekam medis di Ruang Penyimpanan Puskesmas Polonia Medan.

## SARAN
Disarankan  kepada  Puskesmas  Polonia  Medan  di  tinjau  permasalahan  yang  ada pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  dengan  menggunakan  sampul  plastik  dengan  rak penyimpanan  terbuat  dari  besi  sehingga  dokumen  rekam  medis  tidak  terkena  jamur,  kutu buku, rayap yang dapat merusak dokumen rekam medis.

## REFERENCES
[1]  T. W. Sandika and Ernianita,  “Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen  Rekam Medis Di Ruang Filing Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Muhammad Ildrem Medan Tahun 2018,” J. Ilm. Perekam dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 4, no. 1, 2019.
[2]  Muhammad  Afif,  “Dokumen  Rekam  Medis  Di  Filing  Rs  Panti  Wilasa  Dr  Cipto Semarang Tahun 2016 Karya Tulis Ilmiah,” Jepara , 2016.
[3]  S. C. Budi, Manajemen Unit Kerja Rekam Medis (Penyunting Shomad, A) . 2011.
[4]  A. Deharja and S. J. Swari, “Desain Formulir Assesment Awal Medis Gawat Darurat Berdasarkan  Standar  Akreditasi  Rumah  Sakit  Versi  2012  di  Rumah  Sakit  Daerah Balung Jember,” Pros. Semin. Nas. Has. Penelit. Politek. Negeri Jember , 2017.
79
[5]  R. N. Karimah and I. Nurmawati, “Kualitas Informasi Terkait Penerapan Hasil Desain Rekam Medis Gigi Di Klinik Sakinah Kabupaten Jember,” J. Ilm. Inov. , vol. 16, no. 2, 2016, doi: 10.25047/jii.v16i2.294.
[6]  P.  M.  Hutauruk  and  W.  T.  Astuti,  “Tinjauan  Aspek  Keamanan  dan  Kerahasiaan Dokumen  Rekam  Medis  Di  Ruang  Filling  Rumah  Sakit  Khusus  (RSK)  Paru  Medan Tahun 2018,” J. Ilm. Perekam Dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. Vol 3, no. No 2, 2018.
[7]  Valentina and S. B. Sebayang, “Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan RSU Mitra Sejati Medan,” J. Ilm. Perekam Dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 2, no. 1, 2018.
[8]  E.  Simanjuntak  and  R.  M.  Shella,  “Tinjauan  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen Rekam Medis Di Ruangan Filling Rumah Sakit DR. Pirngadi Medan Tahun 20,” Ilm. Perekam Dan Inf. Kesehat. Imleda , vol. 5, no. 2, 2020.
[9]  Y. Gusla Nengsih, U. Imelda Medan, J. Bilal No, K. I. Pulo Brayan Darat Kecamatan Medan Timur, and M. -Sumatera Utara, “Optimalisasi Antrian Menggunakan Metode Single Channel Single Phase (Studi Kasus DR. Reksodiwiryo Padang),” 2020.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Yeyi  Gusla  Nengsih, Gelar  Sarjana  diperoleh  dari  Universitas  Putra  Indonesia “YPTK” Padang Jurusan Ilmu Komputer pada Tahun 2017. Magister Ilmu Komputer diperoleh dari Universitas Putra Indonesia “YPTK” Padang pada Tahun 2018. Saat ini aktif sebagai Dosen Pengajar di Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan dan D-IV Manajemen Informasi Kesehatan Universitas Imelda Medan.