Operational Optimization through the Development of a Digital Financial Transaction Recording Website in Village Owned Enterprise Sarwada Amerta, Taro Village
Optimalisasi Operasional melalui Pengembangan Website Pencatatan Transaksi Keuangan Digital di BUMDesa Sarwada Amerta Desa Taro
Tubagus Mahendra Kusuma a,* , I Gede Bintang Arya Budaya b , I Made Suandana Astika Pande c , & I Komang Dharmendra c
a Digital Business Department, Institute of Technology and Business of STIKOM Bali, Renon, Denpasar 80234, Indonesia
b Information Technology Department, Institute of Technology and Business of STIKOM Bali, Renon, Denpasar 80234, Indonesia c Information System Department, Institute of Technology and Business of STIKOM Bali, Renon, Denpasar 80234, Indonesia

## Abstract
In  this  community  services  activity,  mentoring  and  implementation  of  a  digital  financial  transaction  recording  system  were conducted  in  village  owned  enterprise  (VOE)  Sarwada  Amerta,  Taro  Village.  The  findings  of  this  study  demonstrate  that  the utilization  of  financial  transaction  information  systems  can  optimize  the  financial  operational  processes  of  VOE.  The  efficiency and  accuracy  of  financial  data  processing  have  improved,  and  the  accessibility  of  financial  information  has  become  easier. However, it was found that the adaptation to the new information system still requires time for the human resources to consistently utilize  the  system.  Strong  support  and  commitment  from  relevant  stakeholders,  along  with  continuous  educational  efforts,  are crucial factors in ensuring the successful implementation of the information system. This community services activity is expected to contribute to the  economic development of  the  village through financial  management education for  VOE and by  encouraging the utilization of information technology in local business financial management.

## Abstrak
Pada  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini,  dilakukan  pendampingan  dan  implementasi  sistem  pencatatan  keuangan  digital  di BUMDesa  Sarwada  Amerta,  Desa  Wisata  Taro.  Berdasarkan  hasil  dari  kegiatan  ini  menunjukkan  bahwa  penggunaan  sistem informasi pencatatan transaksi keuangan dapat mengoptimalkan proses operasional BUMDesa, khususnya dalam bidang keuangan. Efisiensi  dan  akurasi  dalam  pengolahan  data  keuangan  meningkat,  serta  aksesibilitas  informasi  keuangan  menjadi  lebih  mudah. Namun,  ditemukan  bahwa  adaptasi  terhadap  sistem  informasi  yang  baru  masih  memerlukan  waktu  bagi  sumber  daya  manusia BUMDesa agar dapat menggunakan sistem dengan konsisten. Dukungan dan komitmen yang kuat dari pihak terkait, serta upaya edukasi yang berkelanjutan, menjadi faktor penting dalam memastikan keberhasilan implementasi sistem informasi ini.  Kegiatan pengabdian  ini  diharapkan  memberikan  kontribusi  dalam  pengembangan  ekonomi  desa  dengan  edukasi  manajemen  keuangan BUMDesa serta mendorong pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan keuangan usaha di tingkat lokal.
Keywords: Community engagement, digital financial transaction recording, operational optimization, technology adaptation, education

## 1. Pendahuluan
Desa  Wisata  Taro  merupakan  sebuah  desa  wisata  yang  terletak  di  Kecamatan  Tegallalang,  Kabupaten  Gianyar, Provinsi  Bali  yang  memiliki  aneka  ragam  keindahan  alam  dan  budaya.  Desa  Wisata  Taro  sebagai  desa  wisata  ini
* Corresponding author:
E-mail address : mahendra_kusuma@stikom-bali.ac.id
merupakan desa tua di Bali  yang kaya akan kisah dan peninggalan  budaya  masa  lampau.  Dalam  upaya pengelolaan potensi Desa Taro maka pemerintah Desa Taro melakukan  Musyawarah Desa untuk membangun Usaha Milik Desa, Pemerintah Desa Taro membentuk dan/atau mendirikan Badan Usaha Milik Desa yang bernama BUMDesa “Sarwada Amerta” sesuai dengan hasil musyawarah desa (Peraturan Desa  Nomor: 4 Tahun 2017 Tentang Badan Usaha Milik Desa (BUMDesa) Sarwada Amerta Taro yang ditetapkan di Desa Taro pada tanggal 14 Juni 2014).  BUMDesa Taro sendiri memiliki 4 unit usaha, yaitu unit desa wisata, unit bank sampah, unit dagang, dan unit koperasi simpan pinjam. Figure 1 menampilkan gambaran BUMDesa Taro ketika tim pengabdi melakukan kunjungan.
Salah satu keunggulan di BUMDesa Sarwada Amerta adalah Unit Desa Wisata (Sutiani, 2021) yang terbagi menjadi dua belas atraksi wisata, yaitu Konservasi Lembu Putih, Semara Ratih Delodsema Village, The Fire Flies Garden, Yeh Pikat Water Trakking, Tegal Dukuh Campground, Pura Agung Gunung Raung Taro, Tari Legong Taro, Tari Narnir, Tari Goak Ngajang Sebun, Tegen-Tegenan, Kincang Kincung, dan Negtegan. Segala kegiatan di keempat unit usaha pada  prinsipnya  sudah  berjalan  dengan  baik  dan  maksimal  sejauh  ini  berbagai  bantuan  dan  pendampingan  telah diberikan dari berbagai pihak. Terlepas dari sudah tingginya perhatian pemerintah dan swasta untuk desa Taro dalam hal pengembangan pariwisata dan produk  lokal  (Prabawa, 2020; Priyamanaya & Rijanta, 2020; Suarna et al., 2015; Suprapto  et  al.,  2019),  namun  pengelola  masih  menghadapi  tantangan,  khususnya  dalam  hal  manajemen  keuangan. Hal ini dibuktikan atas hasil observasi dan diskusi dengan pengelola yang mengatakan bahwa pelaporan omset usaha dan keuangan  secara umum  bagi  masing  –  masing subunit BUMDesa  belum terintergasi, tidak realtime, dan  masih dilakukan  secara  manual  dengan  excel.  Hal  ini  menjadi  penyebab  beberapa  proses  operasional  dalam  pengambilan keputusan dan penyusunan strategi bisnis menjadi lebih lambat.
Oleh karena itu berdasarkan hal tersebut,  pada program pengabdian masyarakat ini akan dikembangkan suatu sistem pencatatan transaksi keuangan berbasis website sebagai upaya digitalisasi pencatatan keuangan BUMDesa (Andarsari & Dura, 2018; Erlina & Sirojuzilam, 2020). Selanjutnya akan diadakan pendampingan pemanfaatan sistem informasi, pelatihan  sumber  daya  untuk  pengelolaan  keuangan  secara  standar  (Setyobakti,  2018;  Sudirno  et  al.,  2020),  serta pelatihan  penyusunan  strategi  pengambilan  keputusan  bisnis  berdasar  data  keuangan  (Agustino  et  al.,  2022). Harapannya  melalui  program  pengabdian  ini,  BUMDesa  Sarwada  Amerta  dalam  pengelolaan  bisnisnya  menjadi semakin  professional,  yang  secara  tidak  langsung  akan  berdampak  pada  kesejahteraan  masyarakat  di  Desa  Wisata Taro (Dewi, 2014; Pradana & Fitriyanti, 2019; Salihin, 2021).

## 2. Metode
Survey Lokasi Analisis Situasi dan Diskusi Dengan Mitra Pengembangan dan Implementasi Sistem Pendampingan Penggunaan Sistem Evaluasi Pemanfaatan Sistem dan Diskusi Rencana Selanjutnya
Figure 2. Metode Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat
Pada pelaksanaan kegiatan pengabdian  masyarakat  ini, dapat dibagi  menjadi  beberapa tahapan kegiatan seperti  yang terlihat  pada Figure  2 .  Pertama  adalah  melaksanakan  survey  lokasi,  pada  tahap  ini  tim  pengambdi  mengamati  dan menggali  kendala  –  kendala  yang  dialami  oleh  mitra  dalam  proses  antar  unit  yang  sudah  dilaksanakan.  Selanjutnya adalah  proses  analisa  permasalahan  yang  ada  dan  pelaksanaan  diskusi  awal  dengan  mitra  yang  yang  kemudian diperoleh  informasi  bahwa  salah  satu  kendala  utama  saat  ini  dari  mitra  adalah  proses  pencatatan  keuangan  mereka. Secara  garis  besar  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  akan  dilaksanakan  dalam  dua  tahapan  sesuai  dengan masalah  utama  yang  dialami  mitra.  Tahap  1:  Pengembangan  manajemen  keuangan  berbasis  digital  dan  Tahap  2: Pendampingan  pemanfaatan  sistem  informasi,  pelatihan  sumber  daya  untuk  pengelolaan  keuangan  secara  standar, serta pelatihan penyusunan strategi pengambilan keputusan bisnis berdasar data keuangan, semua hal tersebut masuk dalam peningkatan kualitas SDM terutama yang da di dalam BumDesa. Setiap tahapan tersebut akan diakhiri dengan proses evaluasi, baik evaluasi dari sisi pelaksanaan kegiatan, maupun evaluasi dari bagaimana efektifitas dan efisiensi secara substansi dalam  hal penerapan sistem dan modul pendampingan.  Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan dari bulan Januari – Juni tahun 2023, dimana dari pihak mitra yaitu BUMDesa Taro memiliki partisipasi sebanyak 10 orang sebagai pengelola BUMDesa dan unit BUMDesa. Figure 3 menampilkan dokumentasi kunjungan dan diskusi tim pengabdi dengan mitra BUMDesa Taro terkait pengembangan sistem pencatatan transaksi keuangan.
Figure 3. Kunjungan dan Diskusi Analisa Situasi Mitra dan Kebutuhan Sistem

## 3. Hasil dan Diskusi

## 3.1 Analisa Pengembangan Sistem
Berdasarkan  hasil  diskusi,  proses  keuangan  yang  dilakukan  oleh  BUMDesa  Taro  melibatkan  empat  unit  yang  ada, dimana  masing  –  masing  unit  memiliki  proses  pencatatan  keuangan  masing  –  masing.  Setelah  setiap  unit menyelesaikan  proses  pencatatan  maka  selanjutnya  akan  dikirimkan  ke  bendahara  utama  BUMDesa,  dimana  dalam pengumpulan dilaksanakan, ada yang secara teratur (mingguan/bulanan), ada juga yang secara insidental. Secara garis besar  harapan  dari  pihak  BUMDesa  adalah  mendapatkan  informasi  omset  usaha  yang real  time. Sistem  informasi yang  dirancang  memfasilitasi  proses  pencatatan  dari  masing  –  masing  unit  yang  dimasukkan  dalam  satu  basis  data, sehingga  dengan  pengaturan  sistem,  dapat  langsung  dihasilkan  data  transaksi  final.  Ada  dua  jenis  pengguna  dalam sistem informasi ini, pertama adalah admin yang dalam hal ini adalah bendahara utama BUMDesa, dan kedua adalah unit,  yang dalam  hal  ini unit adalah  masing  –  masing  staf keuangan dari  setiap unit usaha  BUMDesa. Admin dapat mengakses dan memanajemen semua data yang ada di sistem informasi ini. Untuk pengguna unit sendiri hanya dapat memanajemen data transaksi masing – masing. Dalam sistem informasi ini juga terdapat dashboard untuk visualisasi data  yang  dapat  diakses  oleh  admin,  berupa  data  grafik  dan  akumulasi  komponen  transaksi,  serta  dapat  dipisahkan berdasarkan tanggal transaksi. Figure  4 menampilkan sampel tangkapan layer dari sistem informasi yang digunakan dalam kegiatan pengabdian.
Figure 4. Lampiran Tangkapan Layar dari Sistem Informasi Pencatatan Transaksi yang di Uji Cobakan dalam Kegiatan Pengabdian

## 3.2 Pendampingan Penggunan Sistem dan Pengelolaan Data Keuangan
Kegiatan  pendampingan  dilaksanakan  dalam  bentuk  kelas.  Adapun  materi  paparan  yang  disampaikan  terdiri  dari pendampingan  penggunaan  sistem  serta  pendampingan  pengelolaan  transaksi  keuangan  dan  data  transaksi. Pendampingan  penggunaan  sistem  bertujuan  untuk  memfasilitasi  proses  pemanfaatan  sistem  informasi  oleh  calon pengguna  dari  pihak  BUMDesa.  Pada  prinsipnya  dari  proses  pendampingan  ini  telah  tercapai  tujuan  untuk mengenalkan  sistem  secara  umum  dan  percobaan  menggunakan  sistem  oleh  calon  pengguna.  Secara  umum  peserta dari calon pengguna dapat mengikuti pendampingan dengan baik. Tim pengabdi juga memfasilitasi proses konsultasi lanjutan  melalui online dan  penyediaan  video  rekaman  pemanfaatan  sistem  sebagai  tutorial.  Pendampingan selanjutnya adalah  pengelolaan keuangan dan data transaksi  berkaitan  dengan  pemberian  materi  seputar pengelolaan keuangan lembaga. Arah dari pendampingan kedua berkaitan dengan potensi optimasi pengelolaan keuangan setelah dapat  di  digitalisasi  melalui  sistem  informasi.  Selain  itu  peserta  juga  diajarkan  terkait  potensi  pemanfaatan  data
keuangan  untuk  pengambilan  keputusan  bisnis  agar  lebih  objektif,  berdasarkan  data  yang  didapatkan  dari  hasil pencatatan  yang  telah  dilakukan  melalui  sistem  informasi  keuangan.  Secara  garis  besar  dalam  pendampingan  ini peserta  dapat  memahami  penyesuaian  yang  perlu  dilaksakaan  dalam  pengelolaan  keuangan  pasca  penerapan  sistem informasi  pencatatan  transaksi  keuangan  nantinya  serta  potensi  yang  dapat  dimanfaatkan  kedepannya. Figure  5 menampilkan  dokumentasi  kegiatan  pemaparan  materi  serta Table  1. Deskripsi  Potensi  Peningkatan  Nilai  Setelah Kegiatan Pengabdianmenampilkan deskripsi dari potensi peningkatan nilai yang dihasilkan dari kegiatan pengabdian ini setelah penerapan sistem informasi pencatatan transakasi keuangan yang diujicobakan.
Figure 5. Pemaparan Materi Analisis Data Keuangan dan Uji Coba Penerapan Sistem Informasi Pencatatan Keuangan oleh Tim Pengabdian
Table 1. Deskripsi Potensi Peningkatan Nilai Setelah Kegiatan Pengabdian
No Aspek Deskripsi Proses Keuangan Awal Deskripsi Proses Keuangan Saat Kegiatan Pengabdian 1 Sistem Pencatatan Menggunakan Microsoft Excel, yang terpisah untuk setiap unit sebelum dikirimkan ke bendahara utama untuk digabungkan Menggunakan sistem berbasis website dimana masing – masing unit memiliki akun. 2 Efisiensi Rendah, membutuhkan banyak waktu dari pembuatan hingga proses pengumpulan hasil pencatatan keuangan Tinggi, proses input catatan keuangan dapat terintegrasi secara langsung. 3 Akurasi Data Sudah menggunakan templat dan formula otomatis, namun tidak sama untuk setiap unit serta besar kemungkinan terjadi kesalahan manusiawi dalam hal kalkulasi. Standar pencatatan sudah disamakan bagi setiap unit dan minim potensi terjadinya kesalahan kalkulasi. 4 Aksesibilitas Terbatas, sulit mengakses data secara real time Mudah diakses dari mana saja dan kapan saja dan data hasil penghitungan
No Aspek Deskripsi Proses Keuangan Awal Deskripsi Proses Keuangan Saat Kegiatan Pengabdian dapat diakses real time 5 Pelatihan Pemanfaatan Tidak ada, karena model pencatatan tidak standar setiap unit, cenderung belajar sendiri, setiap berganti staf memerlukan waktu adaptasi Ada, pelatihan pemanfaatan sistem dan video rekaman tutorial penggunaan sistem yang bisa diakses kapan saja

## 4. Kesimpulan
Dalam  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini,  dilakukan  pendampingan  dan  penerapan  sistem  pencatatan  keuangan digital  di  BUMDesa  Sarwada  Amerta,  Desa  Taro.  Melalui  proses  pendampingan  dan  penerapan  sistem  informasi pencatatan transaksi keuangan ini, ditemukan fakta bahwa dapat terjadi optimalisasi proses operasional kususnya pada bidang  keuangan  di  BUMDesa.  Hal  ini  terbukti  berdasarkan  tingkat  efisiensi  dan  akurasi  data  keuangan  meningkat dan  dapat  lebih  terjaga,  serta  aksesibilitas  informasi  keuangan  menjadi  lebih  mudah  dimana  BUMDesa  dapat mengelola  informasi  keuangan  secara real  time .  Namun,  dalam  pengimplementasian  sistem  informasi  yang  masih bersifat  baru  ini,  diketahui  bahwa  masih  perlu  waktu  adaptasi  bagi  sumber  daya  manusia  BUMDesa  agar  dapat konsisten  dalam  penggunaan  sistem.  Perubahan  ini  membutuhkan  dukungan  dan  komitmen  yang  kuat  dari  pihak terkait  serta  upaya  kontinu  dalam  memberikan  edukasi  kepada  sumber  daya  manusia  BUMDesa.  Kedepan  masih dapat  dilaksanakan  pendampingan  lanjutan  seperti  dalam  hal  edukasi  dan  pengukuran  efektifitas  dari  penerapan sistem informasi serta analisa terkait potensi penyesuaian dan pengembangan sistem informasi agar bisa memfasilitasi seluruh proses bisnis BUMDesa.

## Acknowledgements
Terima  kasih  tim  pengabdian  kepada  masyarakat  ucapkan  kepada  LPPM  ITB  STIKOM  Bali  yang  telah  mendanai pengabdian kepada masyarakat ini.  Ucapan terima kasih pula kepada pihak BUMDesa Taro yang telah berkolaborasi sehingga kegiatan ini dapat berlangsung dengan baik.

## References
Agustino, D. P., Harsemadi, I. G., & Budaya, I. G. B. A. (2022). Edutech Digital Start-Up Customer Profiling Based on RFM Data Model Using K-Means Clustering. Journal  of Information  Systems and Informatics , 4 (3), 724– 736.
Andarsari,  P.  R.,  &  Dura,  J.  (2018).  Implementasi  pencatatan  keuangan  pada  usaha  kecil  dan  menengah. Jurnal Ilmiah Bisnis Dan Ekonomi Asia , 12 (1), 59–65.
Dewi,  A.  S.  K.  (2014).  Peranan  Badan  Usaha  Milik  Desa  (BUMDes)  Sebagai  Upaya  Dalam  Meningkatkan Pendapatan Asli Desa (PADes) Serta Menumbuhkan Perekonomian Desa. Journal of Rural and Development , 5 (1).
Erlina,  E.,  &  Sirojuzilam,  S.  (2020). Efektivitas  Penerapan  Sistem  Pencatatan  Dan  Pelaporan  Keuangan  BUMDES Sistem Akuntansi BUMDES Berbasis Web. Owner: Riset Dan Jurnal Akuntansi , 4 (1), 282–287.
Prabawa, B. A. T.  (2020). Hubungan Strategi Komunikasi  Penyuluh  Pertanian dengan Perilaku Petani Jahe Subak Sarwa Ada Desa Taro, Kecamatan Tegallalang, Kabupaten Gianyar . Nilacakra.
Pradana,  H.  A.,  &  Fitriyanti,  S.  (2019).  Pemberdayaan  Dan  Percepatan  Perkembangan  Badan  Usaha  Milik  Desa (BUMDes)  Dalam  Peningkatan  Ekonomi  Masyarakat  Dan  Peningkatan  Pendapatan  Asli  Desa. Jurnal Kebijakan Pembangunan , 14 (2), 133–146.
Priyamanaya, N., & Rijanta, R. R. (2020). Pariwisata Dan Ketahanan Desa: Peluang Keberlanjutan Desa Wisata Taro. Jurnal Bumi Indonesia , 9 (1).
Salihin,  A.  (2021).  Peran  Badan  Usaha  Milik  Desa  (Bumdes)  Sebagai  Upaya  Pengembangan  Ekonomi  Masyarakat Desa Pejanggik. Al-Intaj: Jurnal Ekonomi Dan Perbankan Syariah , 7 (1), 96–104.
Setyobakti,  M.  (2018).  Peningkatan  Kapasitas  Pelaporan  Keuangan  Bumdesa  Gesang  Sejahtera  Desa  Gesang Kecamatan Tempeh Kabupaten Lumajang. Jurnal Emporwement Society , 1 (1).
Suarna, I. W., Duarsa, M. A. P., Mariani, N. P., Sumardani, L. G., & Lindawati, S. A. (2015). Daya Dukung Hijauan Pakan Dalam Konservasi Sapi Putih Taro. Prosiding Seminar Nasional IV HITPI , 235–238.
Sudirno,  D.,  Masduki,  M.,  Suparto,  L.,  Nahdi,  D.  S.,  &  Sumianto,  T.  (2020).  Peningkatan  Kapasitas  Badan  Usaha Milik  Desa  (BUMDes)  Mapan  Desa  Panjalin  Kidul. BERNAS:  Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat , 1 (1), 53–58.
Suprapto,  P.  A.,  Wiryanta,  I.  K.  E.  H.,  Sudiadnyani,  I.  G.  A.  O.,  Sarja,  N.  L.  A.  K.  Y.,  &  Suastika,  I.  N.  (2019). Pemberdayaan  Kelompok  Usaha  Loloh  Di  Dusun  Ked,  Desa  Taro,  Kabupaten  Gianyar. Dharmakarya , 8 (4), 239–243.
Sutiani, N. W. (2021). Peran Serta Kelompok Sadar Wisata (Pokdarwis) Dalam Pengembangan Desa Wisata di Desa Taro Kecamatan Tegallalang Kabupaten Gianyar. Jurnal Ilmiah Cakrawarti , 4 (2), 70–79.