## JAMP: Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan
Volume 6 Nomor 3 Bulan  November Tahun  2023, Hal : 263-275
Tersedia Online di http://journal2.um.ac.id/index.php/jamp/ ISSN Online : 2615-8574 (online)

## Pengembangan Sistem Arsip Elektronik Berbasis Web “Siape” Sebagai Implementasi E-Office
Tri Nugroho Budi Santoso 1 , Herry Sanoto 2 , Dani Kusuma 3
1 Program Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Kristen Satya Wacana 2,3 Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Kristen Satya Wacana
E-mail: tri.budi.santoso@uksw.edu 085729660933
Abstract: The  industrial  revolution  4.0  and  Society  5.0  made  various  breakthroughs  in  the  office sector,  where  human  power  was  replaced  by  machine  power.  This  is  exacerbated  by  a  pandemic condition  where humans have limited access to  work. The results of a survey conducted in several offices in Salatiga show that there are still few modern office technologies used in completing work, especially  in  archive  management.  At  the  Vocational  High  School  in  Office  Automation  and Governance,  the  observations  show  that,  in  theory,  there  is  indeed  a  discussion  about  office technology, especially in electronic archives. Still, no applications are used to train students to master modern  office  technology,  mainly  electronic  archives.  This  shows  that  the  electronic  archive management system still needs to be simplified to find in the office or, theoretically, in academia. The study results show that in terms of information systems experts, it offers a value of 4.4, which means that  the  application  system  is  very  feasible  to  use.  Regarding  material  and  content  experts,  the assessment results show a value of 4.7, this means that the application content is very feasible to use. From the practitioner's point of view, the assessment results show a weight of 4.62, which shows that the application is very possible to use. Quality Human Resources in  today's modern era are human resources  that  can  blend  with  technology.  This  development  research  is  expected  to  produce  an electronic  archive  system  that  can  be  applied  as  an  applied  technology  or  training  application  for students in the vocational field focusing on offices.
Keywords : Archive System, eArchive, eOffice, Office Management
Abstrak: Revolusi industry 4.0 dan Sosiety 5.0 membuat berbagai trobosan dalam bidang perkantoran dimana  tenaga  manusia  digantikan  oleh  tenaga  mesin.  Hal  ini  diperparah  dengan  adanya  kondisi pandemi dimana manusia memiliki akses yang terbatas dalam bekerja. Hasil survey yang dilakukan di beberapa kantor di salatiga menunjukan bahwa masih sedikit teknologi perkantoran modern yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan terutama pada pengelolaan arsip. Pada Sekolah Menengah Kejuruan  bidang  Keahlian  Otomatisasi  dan  Tata  Kelola  Perkantoran,  hasil  observasi  menunjukan bahwa  secara  teori  memang  ada  pembahasan  tentang  teknologi  perkantoran  terutama  pada  arsip elektronik namun tidak ada aplikasi yang digunakan untuk melatih peserta didik dalam penguasaan teknologi  perkantoran  modern,  terutama  arsip  elektronik.  Hal  ini  menunjukan  sistem  pengelolaan arsip elektronik masih sangat sulit ditemui di dalam kantor maupun secara teoritis di akademis. Hasil peneliitian  menunjukan  dari  segi  ahli  sistem  informasi  menunjukan  nilai  4.4  hal  ini  berarti  secara sistem aplikasi sangat layak digunakan. Segi ahli materi dan konten hasil penilaian menunjukan nilai 4.7 hal  ini  berarti  secara  konten  aplikasi  sangat  layak  digunakan.  Dari  segi  praktisi  hasil  penilaian menunjukan nilai 4.62 hal ini menunjukan aplikasi sangat layak digunakan.Berdasarkan rata-rata dari ketiga  ahli  mencapai  nilai  4.57,  berdasarkan  hasil  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  aplikasi  yang dikembangkan layak untuk digunakan. Sumber Daya Manusia yang berkulitas di era modern saat ini adalah  SDM  yang  dapat  berbaur  dengan  teknologi.  Penelitian  pengembangan  ini  diharapkan  dapat menghasilkan sebuah sistem arsip elektronik yang dapat diaplikasikan sebagai teknologi terapan atau aplikasi pelatihan bagi peserta didik pada bidang kejuruan fokus pada perkantoran.
Kata kunci : eArsip, eOffice, Manajemen Perkantoran, Sistem Kearsipan
Perusahaan  yang  dapat  bersaing  pada  era  Revolusi  industri  4.0  adalah  perusahaan  yang  dapat menggunakan teknologi untuk menganalisis situasi dan menyusun strategi bisnis (Schiele, et al., 2021). Melalui integrasi teknologi dalam kegiatan perusahaan tentu akan banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan dari segi produktifitas. Selain itu juga akan muncul berbagai tupoksi atau jenis perkerjaan baru  yang  berorientasi  pada  teknologi.  Peningkatan  keragaman  pengaturan  kerja  yang  merupakan dampak  dari  modernisasi  kantor  menciptakan  lingkungan  kerja  modern  dan  menjadi  perhatian  yang penting bagi manajemen kantor (Appel-Meulenbroek, 2016).
Masalah  yang  sering  dihadapi  oleh  kegiatan  kearsipan  adalah  kurangnya  kesadaran  dan kemampuan  terhadap  risiko  keamanan,  kemampuan  pemulihan  bencana,  dan  pemahaman  tentang karakteristik  catatan  elektronik.  Solusi  yang  dapat  diterapkan  adalah  melakukan  evaluasi  risiko keamanan,  mengadopsi  teknologi  baru,  menerapkan  pencadangan  tingkat  aplikasi,  memperkuat pendidikan  terkait  teknologi  dan  menarik  lebih  banyak  talenta  TI  untuk  bergabung  dengan  disiplin arsip.  Selain  itu,  sangat  penting  untuk  mempromosikan  pemahaman  tentang  karakteristik  arsip elektronik (Xiao, et al., 2021).
Berdasarkan  obeservasi  yang  dilakukan  pada  dua  tempat  penelitian  yaitu  di  kantor  Tata  Usaha FKIP UKSW dan SMK Negeri 1 Boyolali diketahui bahwa belum ada penggunaan system kearsiapan secara digital baik sebagai system terapan maupun sebagai media pembelajaran sebagai bekal pegawai administrasi. Perlu disadari bahwa pengelolaan arsip elektronik di indonesia saat ini belum mendukung implementasi  E-government  Indonesia  (Harisanty  &  Anugrah,  2022).  Hal  ini  karena  sedikitnya kesadarin  masyarakat  tetang  arsip  digital.  Komitmen  yang  jelas  terhadap  manajemen  arsip  yang didukung  oleh  transparansi  dan  akuntabilitas,  dapat  mencegah  dampak  buruk  dari  penyelewengan penggunaan dokumen penting (Adu, 2020).
Berdasarkan permasalahan diatas peneliti tertarik untuk melakukan pengembangan Sistem Arsip Elektronik berbasis Web sebagai Implementasi E-Office .

## Kalian Literatur

## Kantor Modern
Dari  segi  fisik  bangunan  kantor  modern  cenderung  terdiri  dari  dekorasi  terang/putih,  ruang besar dan furnitur minimal hal ini untuk mendukung terciptanya pendekatan modernistik. Seringkali dalam budaya agensi, kantor modern selalu menekankan furnitur atau dekorasi yang akan membuat karyawan nyaman  dan  meningkatkan  produktivitas  karyawan  seperti  meja  kerja  yang  nyaman,  tanaman,  atau berbagai kemudahan lainnya.
Dalam  sudut  pandang  manajerial,  kantor  modern  lebih  ditekankan  pada  penciptaan  tempat  kerja yang menginspirasi bagi karyawan, yang bertujuan untuk retensi dan kepuasan staf dalam rangka untuk memaksimalkan  kinerja  untuk  keuntungan  perusahaan.  Kantor  modern  dan  fleksibel  tidak  selalu memberikan pertumbuhan dan manfaat yang diharapkan dalam berbagai ukuran seperti produktivitas,
komunikasi, dan kepuasan pengguna. Ini telah mendorong peneliti akademis dan berbasis praktik untuk mempelajari cara kerja baru secara lebih rinci (Appel-Meulenbroek, 2016).
Dengan  kemajuan  IPTEK  saat  ini  membuat  berbagaimacam  inovasi  teknologi  dapat  digunakan untuk  menunjang  pekerjaan  kantor.  Hal  ini  juga  berdampak  pada  efektifitas  dan  efisiensi  pekerjaan kantor  dengan  harapan  adanya  keuntungan  yang  maksimal  dari  berbagai  teknologi  yang  digunakan. Dalam  perkembangan yang  ada  selain  berbagai  hal  positif  yang ditawarkan  terdapat  dampak  negatif dari  adanya  peranan  teknologi  dalam  bidang  perkantoran,  salah  satunya  adalah  pengantian  tenaga manusia menjadi tenaga mesin.

## Manajemen Kearsipan Elektronik
Perbedaan siklus arsip konvensional dengan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam  satu  tahap,  sedangkan  pengelolaan  arsip  konvensional,  masing-masing  tahap  berdiri  sendiri sebagai  suatu  proses  kegiatan.  Dengan  demikian  pengelolaan  arsip  secara  elektronik  lebih  bersifat efisien.
Secara sederhana proses pembuatan arsip elektronik terdiri dari proses scanning , conversion , dan importing .  Scanning  merupakan  alih  media  melalui  proses  memindai  dokumen  yang  akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer kegiatan ini biasanya di dukung dengan alat scanner . Conversion adalah  proses  mengubah  dokumen  menjadi  data  dalam  format  yang  di kehendaki  misalnya jpg menjadi pdf. Importing merupakan metode untuk memindahkan data secara elektronik  yang  kemudian  dimasukan  dalam  sebuah  sistem  database.  Praktik  manajemen  arsip (pembuatan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip atau pembuangan) memiliki andil yang besar pada kegiatan administrasi (Ajiboye, et al., 2016).
Secara  garis  besar  kelebihan  pengelolaan  arsip  elektronik  disbanding  arsip  manual/cetak  adalah lebih  efektif  dan  efisien  (Rifauddin,  2016).  Artinya  bahwa  pengelolaan  arsip  elektonik  dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga.  Secara terperinci kelebihan yang di tawarkan dari manajemen arsip secara elektronik sebagai berikut:  (1) Proses pencarian dokumen lebih cepat; (2) Kemungkinan file  akan  hilang  sangat  kecil;  (3)  Menghemat  tempat  penyimpanan;  (4)  Kerusakan  dokumen  arsip elektronik  dapat  diminimalisir;  (5)  Berbagi  dokumen  dapat  dilakukan  secara  mudah;  (6)  Keamanan terjaga; (7) Mudah dalam melakukan recovery data.
Selain  kelebihan  manajemen  arsip  secara  elektroni  juga  memiliki  keterbatasan  yang  perlu diperhatikan dan disikapi dengan baik, sebagai berikut: (1) Membutuhkan SDM yang kompeten dalam bidang  teknologi  dan  kearsipan;  (2)  Kemungkinan  kerusakan  file  dapat  terjadi  setiap  saat  (karena ancama  virus);  (3)  Adanya  kemungkinan  untuk  manipulasi  file;  (4)  Membutuhkan  perangkat  dan software yang mendukung untuk menjalankan sistem.

## METODE
Penelitian  yang  dilakukan  merupakan  jenis  penelitian  dan  pengembangan  ( Research  and Development ).  Penelitian  pengembangan  yaitu  merupakan  sebuah  proses  yang  digunakan  untuk mengembangkan dan memvalidasi produk pendidikan yang mencakup tidak hanya objek material, buku teks,  film  instruksional,  tetapi  juga  prosedur  dan  proses,  seperti  metode  pengajaran  atau  metode pengorganisasian  instruksi  (Gall,  et  al.,  1996).  Dalam  penelitian  ini,  R&D  bertujuan  untuk menghasilkan  sebuah  sistem  infomasi  bernama  “SIAPE”  merupakan  akronim  dari  Sistem  Informasi Arsip Elektronik yang dapat digunakan terkusus dalam perkantoran modern atau juga sebagai media pembelajaran pada pendidikan vokasi terkhusus pada konsentrasi Manajemen Perkantoran.
Prosedur  penelitian  dan  pengembangan  ini  yaitu  model  ADDIE  (McGriff,  2000).  Model penelitian  dan  pengembangan  ADDIE  memiliki  5  tahapan  yang  dilakukan  oleh  peneliti,  yaitu  (1) analisis  ( Analyze ),  (2)  perancangan  ( Design ),  (3)  pengembangan  ( Development ),  (4)  implementasi ( Implementation ), dan (5) evaluasi ( Evaluation ). Pemilihan model pengembangan ADDIE didasari oleh ciri khas model ADDIE dikembangkan secara sistematis dan mudah di pahami. Implementasi model ini juga dirasa cocok untuk mengimplementasikan sistem informasi kearsipan yang akan di buat.
Pada penelitian ini prosedur penelitian di mungkinkan pada tahapan Develop atau pengembangan karena keterbatasan waktu penelitian. Adapun prosedur penelitian yang akan di sesun sebagai berikut:
Gambar 1 Prosedur Penelitian Pengembangan Model ADDIE Teknis Analisis Data menggunakan  uji kelayakan media  pada tahap Develop (Pengembangan) yang terkumpul melalui angket berupa data kualitatif dan data kuantitatif. Data kualitatif berupa saran, komentar  dan  masukan  oleh  ahli  sistem  informasi  dan  ahli  media  digunakan  untuk  perbaikan  dan pengembangan media. sedangkan data kuantitatif berupa skor penilaian yang dianalisis secara deskriptif dengan acuan tabel konversi nilai.
1. Analisis 2. Design 3. Develop 4. Implementation 5. Evaluation
Tabel 1. Tabel 1 Konversi Data Kuantitatif ke dalam Data Kualitatif Interval Skor Nilai Kategori X > 4.21 5 Sangat Layak 3.40 < X ≤ 4.21 4 Layak 2.60 < X ≤ 3.40 3 Cukup 1.79 < X ≤ 2.60 2 Kurang Layak X ≤ 1.79 1 Sangat Kurang Layak
Dalam  prosedur pengembangan yang  telah  dilakukan,  nilai  kelayakan  produk  yang ditetapkan adalah minimal "Baik". Nilai kelayakan ini berlaku untuk semua komponen penilai baik dari ahli sistem informasi, ahli media, dan praktisi. Jika hasil akhir dari uji kelayakan ini minimal "Baik", maka produk hasil pengembangan dapat dinyatakan layak untuk digunakan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## HASIL

## Fase Analisis
Fase Analisis merupakan awal dari semua fase yang merupakan dasar dari desain instruksional. Dalam  fase  ini  dilakukan  identifikasi  masalah,  sumber  masalah  dan  menyusul  alternatif  solusi  yang dapat  dilakukan  untuk  pengembangan  sistem  informasi  kearsipan  yang  akan  dikembangkan.  Dalam fase analisis ini meliputi beberapa kegiatan analisis kebutuhan dan analisis pekerjaan. Luaran dari fase ini adalah spesifikasi produk yang dapat dijadikan pedoman untuk melakukan desain produk.
Dalam kegiatan analisis kebutuhan dilakukan wawancara dan kegiatan observasi di kantor tata usaha Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana. Dari kegiatan wawancara yang  dilakukan  kepada  dua  narasumber  diketahui  bahwa  hampir  seluruh  surat  di  kantor  sudah elektronik  hanya  beberapa  kategori  surat  yang  masih  bersifat  cetak  (konvensional).  Sistem penyimpanan arsip juga masih menggunakan peralatan manual seperti filling cabinet. Belum ada sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip. Adanya harapan untuk Efisiensi dan Efektifitas kerja.
“Saat  ini  hampir  semua  surat  bentuknya  digital,  dan  pengirimannya  lebih  efisien menggunakan  WhatApp,  hanya  ada  beberapa  seperti  surat  tugas  yag  masih  cetak  karna membutuhkan tanda tangan. Kalo dari segi penyimpanan surat, pakai filling cabinet. Ada penyimpanan elektronik, namun hanya disimpan di PC kantor atau pakai google drive saja. Tinggal di folder folder saja.” ADS (15/2/2022)
“Harapan kami, kita punya sistem yang bisa menyimpan arsip secara elektronik. Tapi bisa diakses simana saja dan kapan saja. Kalo menggunakan sistem tentu nanti akan menghemat kertas, lebih cepat, dan tidak repott dalam mencarinya. RWP (15/2/2022)
Kegiatan wawancara dan observasi di SMK Negeri 1 Boyolali pada guru-guru pada kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran diketahui saat ini di kurikulum pendidikan terutama di Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Mata Pelajaran Kearsipan memiliki salah satu kompetensi dasar tentang Kearsipan Digital (eArsip). Beberapa fitur eArsip yang dibutuhkan mulai dari pencarian cepat, output laporan, dan klasifikasi sistem kearsipan.
“Di  kurikulum  kami  memang  ada  materi  tentang  elektroni  arsip,  di  mata  pelajaran kearsipan.  Saya  raya  ini  sangat  penting  karena    sudah  menjadi  kebutuhan  dasar  di perusahaan semua surat menyurat saat ini dialihkan ke digiital. Kami juga memiliki lab yang khusus untuk melaih siswa untuk korespondensi. Namun kami sendiri juga melum memiliki sistem untuk dijadikan media pembelajaran” EG (2/3/2022)
“Sudah  hampir  4  tahun  ini  saya  mengajar  di  mata  pelajaran  Kearsipan  di  kelas  X,  dan belum  punya  media  pembelajaran  untuk  arsip  elektronik,  biasanya  hanya  di  beri  contoh gambar atau video saja. Spesifikasi yang diharapkan dari sistem kearsipan elektronik seperti ada  pencarian  cepat,  bisa  dikalsifikasikan  sesuai  sistem  abjad,  tanggal,  nomor,  wilayah, atau perihal. Dan bisa dibuat laporan cetak.” RW (2/3/2022)
Berdasarkan  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilakukan,  dapat  disusun  spesifikasi  sistem kearsipan elektronik  yang akan dikembangkan meliputi (1) disusun berbasis web , agar dapat diakses dimana saja dan kapan saja; (2) Dapat menyimpan file pdf/jpg; (3) terdapat mesin pencarian cepat; (4) Bisa  diurutkan  berdasarkan  klasifikasi  kearsipan  (Tanggal,  Subjek,  Wilayah,  Perihal,  Nomor)  untuk kegiatan pembelajaran; (5) Database Surat bisa di output menjadi laporan. Hal ini sejalan dengan artikel (Lv & Shi, 2020) yang menjelaskan bahwa kebutuhan sistem kearsipan secara garis besar  pekerjaan pengelolaan kearsipan, menyempurnakan sistem pengelolaan kearsipan, dan mengimplementasikannya melalui sistem informasi manajemen.

## Fase Design
Fase Desain merupakan langkah lanjutan dari spesifikasi produk yang didapat dari fase Analisis untuk merencanakan desain yang akan dirancang. Fase ini menjelaskan terkait perangkat dan software yang  digunakan. Output yang  diharapkan  dalam  fase  iniberupa  flowchart  sistem  dan  penyusunan instrumen  validasi  ahli.    Adapun  beberapa sofware yang  digunakan  dalam  desain sofware yaitu  (1) Codeigniter3 , ; (2) XAMPP: aplikasi server yang mendukung proses pengembangan aplikasi website
pada server lokal (localhost) sebelum di hosting; (3) Code Editor yaitu aplikasi yang digunakan untuk menulis kode pemrograman yaitu Visual Studio Code ( VS Code ).

## Gambar 2 Flowchart Sistem “SIAPE”

## Fase Develop
Fase Pengembangan dilaksanakan setelah fase Analisis dan Desain selesai dilakukan. Tujuan dari fase pengembangan ini adanya pengembangan produk sesuai degan analisis kebutuhan yang telah dilakukan. Fase pengembangan menjelaskan hasil pengembangan produk yang telah dilakukan. Setelah itu  dilakukan  uji  kelayakan  oleh  ahli.  Meliputi  ahli  sistem  informasi,  ahli  materi  dan  konten  serta praktisi.
Hasil pengembangan yang dilakukan sebagai berikut:
1. Fitur Log In
Fitur Log in di awal untuk memastikan keamanan penguna, terdapat dua user yang dapat mengkases yaitu  Administrator  dan User .  Administrator  dapat  melakukan  semua  akses  dalam  sistem  sekaligus menambahkan  n data pengguna dan data master. User dapat menginputkan data surat masuk dan data surat  keluar  selain  itu  dapat  melihat  data  surat  masuk  dan  data  surat  keluar  yang  sudah  diinputkan kedalam sistem.
Gambar 3 Log In Sistem SIAPE
2. Tampilan Home
Pada  halaman  home/dashboard  terdapat  menu  disebelah  kiri  yaitu  dashboard,  arsip,input  arsip, arsip  tersimpan,  daftar  petugas.  Sedangkan  di  sebelah  kanan  terdapat  tampilan  dashboard  yang menampilkan  data  total  arsip  yang  telah  diinputkan  kedalam  sistem,  jumlah  arsip  surat  masuk  yang sudah telah diinputkan kedalam sistem, jumlah arsip surat keluar yang telah diinputkan ke dalam sistem serta user yang  terdaftar  dalam  sistem.  Di  Sebelah  kanan  atas  terdapat  tampilan  identitas user yang sedang login ke dalam sistem.
Gambar 4. Halaman home/dashboard
3. Input Surat
Halaman  Menu  Input  Arsip-  Surat  Masuk  atau  surat  keluar  dapat  diakses  dengan  cara  mengklik tombol  Input  Arsip-Surat  Masuk  atau  Surat  Keluar  maka  akan  tampil  tampilan  input. User dapat menginputkan data nomor surat, tanggal surat, perihal, alamat surat, lampiran surat, dari, kepada, isi ringkasan surat, keterangan dan file pada kolom yang disediakan. Setelah semua data terisi maka user dapat mengklik tombol submit untuk menyimpan data surat masuk atau surat keluar.
Gambar 5. Input Surat Masuk atau Surat Keluar
4. Arsip Tersimpan
User dapat  mencetak  daftar  surat  masuk  dengan  cara  klik  tombol  print. User dapat  mengekspor data kedalam file excel dengan cara klik tombol excel. User dapat mengekspor data ke dalam file pdf dengan  cara  klik  tombol  PDF. user dapat  mengatur  tampilan  kolom  apa  saja  yang  mau  ditampilkan dengan mengaturnya pada menu kolom visibility. Tampilan data file surat dapat diurutkan berdasarkan
klasifikasi  seperti  Abjad,  Perihal,  Nomor,  Geografis,  Tanggal.  Sebagai  contoh User hendak menampilkan  data  secara  urut  perihal,  maka user dapat  mengklik  judul  kolom  perihal  maka  secara otomatis  tampilan  akan  ditampilkan  urut  secara  ascending  (data  akan  diurutkan  dari  a  ke  z)  atau descending  (data  akan  diurutkan  dari  z  ke  a).  Demikian  juga  cara  untuk  klasifikasi  yang  lain  dapat dilakukan  seperti  contoh  di  atas  dengan  mengklik  judul  kolom  yang  dengan  diklasifikasikan  yang diharapkan (Abjad, Perihal, Nomor, Geografis, Tanggal).
Gambar 6. Arsip Tersimpan

## PEMBAHASAN

## Uji Kelayakan Program
Sebagai sarana untuk memastkan produk sistem dapat digunakan, dilakukan uji kelayakan yang melibatkan ahli sistem informasi, ahli materi dan konten, sekaligus praktisi. Adapun hasilnya sebagai berikut:
1. Ahli Sistem Informasi
Ahli sistem informasi dipilih dengan standar pendidikan dan pengalaman dalam bidangnya.
Pendidikan minimal Diploma 3 dan sudah bekerja dibidangnya minimal 2 tahun. Adapun data yang diperoleh dijelaskan pada tabel berikut:
Tabel 2. Penilaian Ahli Sistem Informasi
Nama dan Gelar Profesi Kon se p p en yu su n an s is te m
p en eli tia n
S tr u k tu r s is te m d at a b as e Kom p on en p en d u k u n g yan g d ip ak ai
Ke am an an fit u r p em b a h ar u an T ot al
Stefanus Renaldo, S.T. Developer 4 4 4 4 5 4.2 Hosea Ismanto, A.Md. Laboran 5 5 5 5 4 4.8
Nama dan Gelar Profesi Kon se p p en yu su n an s is te m p en eli tia n S tr u k tu r s is te m d at a b as e Kom p on en p en d u k u n g yan g d ip ak ai Ke am an an fit u r p em b a h ar u an T ot al Yanuaradi Budi Artanto, S.Kom. Staf Admin 4 5 4 4 4 4.2 Total Rata-Rata 4.4

## Sumber: hasil angket penelitian
Berdasarkan  rata-rata  dari  hasil  angket  yang  telah  dibagikan  diketahui  rata-rata  akhir  penilaian program  adalah  4.4.  hal  ini  menunjukan  bahwa  secara  sistematika  program  yang  di  kembangkan “Sangat  Layak” untuk digunakan.  Hal  ini  didukung  dengan penelitian  yang  dilakukan  (Purwanto & Ramadhan,  2015)  tentang  “  Pengembangan  dan  Unjuk Kerja  Sistem  Kearsipan  Elektronik  PSPAP”, untuk menentukan kelayakan produk diperlukan Uji Kelayakan dari ahli sistem informasi.
2. Ahli Materi dan Konten
Ahli  materi  dan  konten  dipilih  dengan  standar  pendidikan  minimal  sarjana  dan  sudah berpengalaman  dalam  bidangnya  minimal  2  tahun dalam  bidang  pengajaran  kearsipan.  Adapun data yang diperoleh dijelaskan pada tabel berikut:
Tabel 3. Penilaian Ahli Materi dan Konten
Nama dan Gelar Profesi P en yi m p an a n D ig it al Kl as if ik as i D at a P en ggu n a P en car ia n Ke am an an T ot al Endang Ganggowati,
S.Pd. Guru 5 5 5 5 5 5 Riyana Wati, S. Pd Guru 5 4 5 4 4 4.4 Drs. Muh. Ngadenan Guru 5 5 5 5 5 5 Nur Anggran Fatqiyatun, S.Pd Guru 4 5 5 4 4 4.4 Total Rata-Rata 4.7
Berdasarkan  rata-rata  dari  hasil  angket  yang  telah  dibagikan  diketahui  rata-rata  akhir  penilaian program adalah 4.7. hal ini menunjukan bahwa secara materi dan konten program yang di kembangkan “Sangat  Layak”  untuk  digunakan.  Hal  ini  didukung  dengan  penelitian  yang  dilakukan  (Amalia  & Panduwinata,  2022)  tentang  “Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  Elektronik  (E-Arsip)  Berbasis Microsoft  Access  Terhadap  Efektivitas  Penemuan  Kembali  Arsip  Pada  SMKN  4  Surabaya”,  untuk menentukan kelayakan produk diperlukan Uji Kelayakan dari ahli materi dan konten.
3. Praktisi
Ahli sistem informasi dipilih dengan standar pendidikan dan pengalaman dalam bidangnya. Pendidikan minimal Diploma 3 dan sudah bekerja dibidangnya minimal 2 tahun. Adapun data yang diperoleh dijelaskan pada tabel berikut:
Tabel 4. Penilaian Praktisi
Nama dan Gelar Profesi Ke m u d ah an P en ggu n aan S es u ai k eb u tu h a n Ke se su ai an P en er ap an Ke m u d ah an A k se s L u ar an s es u ai k eb u tu h a n T ot al Elisabet Septia Atma, S.Pd.
Staf Administrasi 4
4 5 4 5 4.4 Abraham Dwi Putra Adi Nugroho, S.M Staff Administrasi 5 4 5 4 5 4.6 Tri Ayu Nofitasari, A.Md. Staf Administrasi
5 5
5 5 5 5 Ernasari, A.Md.Ak. Staff Adminisrasi 4 5 5 4 4 4.4 Yunita Tri Kartika, S.Pd. Staff Administrasi
4 5
4 4 4 4.2 Risdy Wijaya Pakiding, S.Pd. Staff FKIP - UKSW 5
5 5 5 5 5 Adriana Setyawati, SP Staf TU 5 4 5 5 5 4.8 Total Rata-Rata 4.62
Berdasarkan rata-rata dari hasil angket yang telah dibagikan diketahui rata-rata akhir penilaian program  adalah  4.62.  hal  ini  menunjukan  bahwa  secara  pengalam  dilapangan  program  yang  di kembangkan “Sangat Layak” untuk digunakan. Hasil ini sesuai dengan penelitian (Gupta, et al., 2015) bahwa  eArsip  memiliki  kelebihan  kemudahan  penggunaan,  manfaat  yang  dirasakan,  dan  kepuasan pengguna.

## SIMPULAN DAN SARAN

## Simpulan
Perkembangan  dunia  industri  saat  ini  sudah  berada  pada  tahap  kemajuan  yang  signifikan. Revolusi industry 4.0 dan Sosiety 5.0 merupakan salah satu bentuk nyata bahwa saat ini manusia sudah hidup berdampingan dengan teknologi. Hal ini tentu membawa dampak kebiasaan yang berbeda. Segala bentuk  kemudahan  yang  ditawarkan  membawa  kebiasaan  baru  untuk  membantu  segala  aktivitas manusia.  Hal  ini  diperparah  dengan  adanya  kondisi  pandemi  dimana  manusia  memiliki  akses  yang terbatas dalam bekerja. Bidang perkantoran merupakan salah satu bidang yang terdampak secara nyata akan  perkembangan  dan  perubahan  kebiasaan  kerja.  Pandemi  tidak  dapat  membuat  aktivitas perkantoran  berhenti  begitu  saja.  Perubahan  cara  bekerja  juga  dirasa  secara  nyata  terjadi  dalam perkantoran. Terutama dalam hal aktivitas surat menyurat. Dimana bentuk surat yang konvensional saat
ini sudah berubah menjadi surat elektronik. Oleh karena itu dibutuhkan media penyimpanan juga secara digital atau eArsip.
Pada bidang akademis jurusan perkantoran terutama, kompetensi tentang bisang korespondensi sudah mulai dibahas secara elektronik. Namun demikian pengelolaan arsip secara elektroni baru pada tahap  pemahaman  saja.  Tidak  adanya  media  pembelajaran  atau  sistem  eArsip  yang  digunakan membawa dampak yang kurang maksimal terutama pada kegiatan praktik.
Melalui  tahapan  pengembangan  yang  dilakukan  dibutuhkan  sebuah  sistem  yang  memiliki (1) akses yang fleksibel melalui jaringan online; (2) dapat menyimpan file dalam berbagai format; (3) memiliki sistem pencarian; (4) adanya klasifikasi kearsipan; (5) output dalam bentuk laporan siap pakai. Pengembangan sistem kearsipan berbasis web “SIAPE” menunjukan analisis kelayakan yang baik dari berbagai benilaian ahli. Dari ahli sistem informasi diketahui  rata-rata akhir penilaian program adalah 4.4  dalam  segi  penyimpanan  digital,  klasifikasi  data,  pengguna,  pencarian,  dan  keamanan.  Hal  ini menunjukan bahwa secara sistematika, program yang di kembangkan “Sangat Layak” untuk digunakan. Dari  ahli  materi  dan  konten  diketahui  rata-rata  akhir  penilaian  program  adalah  4.7  dalam  segi kemudahan penggunaan, sesuai kebutuhan, kesesuaian  penerapan, kemudahan akses, dan luaran sesuai kebutuhan. Hal ini menunjukan bahwa secara materi dan konten program yang di kembangkan “Sangat Layak” untuk digunakan. Dari praktisi dan konten diketahui rata-rata akhir penilaian program adalah 4.62  dalam  segi  penyimpanan  digital,  klasifikasi  data,  pengguna,  pencarian,  dan  keamanan.  Hal  ini menunjukan bahwa secara pengalam dilapangan program yang di kembangkan “Sangat Layak” untuk digunakan.  Dari  ketiga  yang  berasal  dari  ahli  sistem  informasi,  materi  dan  konten,  serta  praktisi penilaian rata-rata akhir adalah 4.57, sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem “Sangat Layak” untuk digunakan.

## Saran
Dalam mengoptimalkan penggunaan sistem “SIAPE” diperlukan  Sumber Daya Manusia yang menguasai  teknologi.  Penelitian  pengembangan  ini  diharapkan  dapat  sebuah  sistem  yang  dapat berdampak  pada  perkembangan  kearsipan  serta  diadaptasi  dalam  dunia  perkantoran  (Shevchenko  & Syzonov, 2019). Hasil penelitian ini juga diharapkan dapat menjadi sebuah media pembelajaran pada kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada sekolah kejuruan.

## DAFTAR RUJUKAN
Adu, K. K., 2020. The nexus between records management and perceived corruption in sub- Saharan Africa. Journal of Financial Crime, 28(1), pp. 268-283.
Ajiboye,  ,.  B.  A.  et  al.,  2016.  Records  management  practices  in  the  administration  of  the Church of Nigeria (Anglican Communion). Records Management Journal, 26(1), pp. 4- 20.
Amalia, A. T. & Panduwinata, L. F., 2022. Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E- Arsip) Berbasis Microsoft Access Terhadap Efektivitas Penemuan Kembali Arsip Pada SMKN  4  Surabaya. Jurnal  Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  (JPAP), 10(3),  pp. 195-210.
Appel-Meulenbroek,  R.,  2016.  Modern  offices  and  new  ways  of  working  studied  in  more detail. Journal of Corporate Real Estate, 18(1), pp. 2-3. Gall, M. D., Borg, W. R. & Gall, J. P., 1996. Educational research: An introduction. 6th ed. ed. Newyork: Longman Publishing.
Gupta,  G.,  Zaidi,  S.  K.,  Udo,  G.  &  Bagchi,  K.,  2015.  The  Influence  of  Theory  of  Planned Behavior, Technology Acceptance Model, and Information Systems Success Model on the  Acceptance  of  Electronic  Tax  Filing  System  in  an  Emerging  Economy. The International Journal of Digital Accounting Research, 15(1), pp. 155-185. Harisanty, D. & Anugrah, E. P., 2022. Legality of electronic archive management in realizing Indonesia E-government. Digital Library Perspectives, 38(1), pp. 88-103. Lv, Z. & Shi, H., 2020. The Exploring on University Archives Management System Based on Information System. Journal of Physics: Conference Series, 1550(3), pp. 1-5. McGriff,  S.  J.,  2000. Instructional  system  design  (ISD):  Using  the  ADDIE  model. State College: Penn State University.
Purwanto  &  Ramadhan,  A.  N.,  2015.  PENGEMBANGAN  DAN  UNJUK  KERJA  SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK PSPAP. Efisiensi : Kajian Ilmu Administrasi, XIII(2), pp. 31-65.
Rifauddin,  M.,  2016.  Pengelolaan  Arsip  Elektronik  Berbasis  Teknologi.  Pengelolaan  arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah al-Hikmah, 2(4), pp. 168-178. Schiele, H. et al., 2021. Interpreting the industry 4.0 future: technology, business, society and people. Journal of Business Strategy, 43(3), pp. 157-167.
Shevchenko, L. & Syzonov, D., 2019. Electronic Filing System of Language Innovations in Media:  Psycholinguistic  Metric. Psycholinguistics.  Series:  Philology  , 26(2),  pp.  358- 376.
Xiao, Q., Xu, X. & Liu, P., 2021. Security status of electronic records preservation in central China: The survey results of 34 archives in Wuhan City. Library Hi Tech, 39(1), pp. 22- 36.