## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019 e-ISSN: 2656-4882 p-ISSN: 2656-5935
http://journal-isi.org/index.php/isi

## 77
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License .

## Design of Information Systems for Food Distribution Control in LDPM Batutaba Sepakat

## Perancangan Sistem Informasi Untuk Pengendalian Distribusi Pangan pada LDPM Batutaba Sepakat

## Novia Lestari
Manajemen Informatika , Universitas Mahaputra Muhammad Yamin, Sumatera Barat, Idnonesia Email: novia_lestarii@rocketmail.com

## Abstract
This study aims to assist LDPM (Community Food Distribution Institute) in facilitating the recording of transactions and distribution of grain from and to farmers so that it can provide information that can speed up the work process at LDPM Batutaba Agreed in serving  farmers  who  sell  grain  at  LDPM  Batu  Taba  Sepakat.  This  information  system itself was built using Object Oriented Programming Language, Delphi 7. With the SDLC system  development  model  consisting  of  7  (seven)  steps,  namely  identification  and selection,  initiation  and  planning,  analysis,  logical  design,  physical  design, implementation, and maintenance expected can create an information system that is in accordance with the needs of the LDPM Batu Taba Sepakat, so that there is an increase in food sales and distribution transaction data management that can improve the welfare of the people of Batu Taba, especially farmers.
Keywords: Information system, food distribution

## 1. PENDAHULUAN
Kecamatan  Ampek  Angkek  merupakan  sakah  satu  sentra  produksi  padi  di Kabupaten Agam, bahkan memiliki predikat selaku penghasil padi/beras unggul yang  dikenal  dengan  “Beras Ampek  Angkek”.  Namun dengan  predikat  yang disandang oleh daerah Ampek Angkek, khususnya daerah Batu Taba, masyarakat petani  belum  dapat  secara  maksimal  menikmati  hasil  yang  diperoleh  pada  saat musim  panen  padi.  Hal  ini  disebabkan  karena  besarnya  fluktuasi  harga  gabah petani. Pada saat panen raya petani harus menjual gabahnya dengan harga yang rendah, dan pada saat paceklik petani harus membeli gabah/beras dengan harga yang sangat tinggi.
Mengingat petani selalu berada dalam posisi yang kurang menguntungkan disaat menghadapi panen maupun menghadapi paceklik, pemerintah memfasilitasi dan mendorong  petani  untuk  tidak  berjalan sendiri-sendiri  tetapi dapat membangun kebersamaan dalam bentuk kumpulan petani dalam satu kelompok tani (Poktan)

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935 http://journal-isi.org/index.php/isi e-ISSN: 2656-4882
atau bergabung dalam bentuk gabungan kelompok tani (Gapoktan). Maka sejak tahun  2009  yang  bersumber  dari  dana  Dekonsentrasi  APBN  dari  Badan Ketahanan  Pangan  Kementrian  Pertaniaan  dibentuklah  kegiatan  penguatan LDPM  (Lembaga  Distribusi  Pangan  Masyarakat),  dimana  disalurkan  dana Bantuan  Sosial  (Bansos)  langsung  ke  Gapoktan,  kegiatan  pembelian  dan penjualan  gabah/beras  serta  membangun  sarana  penyimpanan  beras/gabah. Program penguatan LDPM merupakan program Kementerian Pertanian melalui badan  ketahanan  pangan,  yang  bertujuan  untuk  menjaga  ketahanan  pangan wilayah  melalui  pengembangan unit usaha  distribusi  pangan dan unit pengelola cadangan  pangan.  Program  penguatan  LDPM  adalah  program  pemberdayaan melalui  pemberian  dana  bantuan  sosial  untuk  meningkatkan  usaha  ekonomi  di wilayah melalui peningkatan usaha pembelian dan penjualan serta pengembangan unit  pengelola  cadangan  pangan  yang  ada  pada  gaoktan.  Rancangan  program penguatan  LDPM  melalui  beberapa  tahap  yaitu  tahap  penumbuhan, pengembangan,  kemandirian  dan  pasca  kemandirian  [1].  Namun  anggaran  ini baru  resmi  dilaksanakan  pada  tahun  2014,  dan  LDPM  Batu  Taba  sendiri  baru memulai kegiatan ini pada tahun 2016.
Sebagai instansi yang baru mulai berjalan, LDPM Batu Taba masih menggunakan sistem  semikomputerisasi  dalam  menjalankan  administrasinya,  mulai  dari pencatatan  panjualan  Gabah  Kering  Giling(GKG)  dan    Gabah  Kering Panen(GKP), pembelian GKG dan GKP, bukti penjualan GKG dan GKP yang belum  ada,  serta  jumlah  stok  GKG  dan  GKP  yang  tersedia  di  setiap  bulannya yang belum jelas pencatatannya. Sehingga kegiatan pencatatan atau pengumpulan data barang masuk yang bersumber dari dokumen permintaan GKP dan GKG, rekapitulasi  data  barang  maupun  hutang,  penciptaan  informasi  atau  laporan- laporan tekait dengan distribusi GKP dan GKG, sampai proses pendistribusian informasi  tersebut  kepada  pimpinan  belum  optimal,  sering  terjadi  kesalahan pencatatan data, adanya data ganda, dan kehilangan data.
Berdasarkan  hal  tersebut  di  atas,  perlu  dikembangkan  sebuah  sistem  informasi yang  sesuai  dengan  kebutuhan  LDPM  Batu  Taba  dalam  pengelolaan  data transaksi  penjualan  dan  distribusi  pangan  yang  dapat  mempermudah  dalam pencatatan  proses  transaksi  penjualan  dan  distribusi  Gabah  Kering  Giling (GKG) maupun Gabah Kering Panen(GKP). Selain itu, dengan adanya database elektonik yang dibangun, dapat membantu meminimalkan terjadinya kehilangan maupun  kerangkapan  data  sehingga  bisa  menghasilkan  laporan-laporan  yang dibutuhkan  secara  cepat  dan  tepat  yang  dapat  menunjang  kinerja  LDPM  Batu Taba dalam melayani petani di daerah tersebut.
Sistem  informasi  merupakan  sebuah  sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan  berbagai  kebutuhan  proses  pengolahan  transaksi  harian, membantu  dan  mendukung  seluruh  kegiatan  operasi  yang  bersifat  manajerial

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935 http://journal-isi.org/index.php/isi
e-ISSN: 2656-4882
daari  suatu  organisasi  dan  membantu  memperlancar  penyediaan  laporan  yang dibutuhkan  [2]. Berdasarkan  penelitian  terdahulu,  sistem  informasi  memiliki peran  yang  sangat  penting  dalam  meningkatkan  pencatatan  transaksi,  proses penyimpanan  data  menjadi  lebih  baik  dikarenakan  setiap  penyimpanan  data tersimpan dalam database sehingga terjadinya kehilangan data dan duplikasi data dapat  diminimalkan  serta  proses  pencarian  data  menjadi  lebih  cepat  [3].  Selain itu,  Pencatatan  data  secara  manual  dapat  mempengaruhi  munculnya  kesalahan, oleh karena itu dibutuhkan perancangan suatu sistem informasi, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mencari data tidak panjang dan aliran informasi menjadi lebih sederhana [4]. Dengan adanya sistem informasi dapat mempermudah dalam penyajian  informasi  serta  data  yang  disajikan  dapat  menunjang  kegiatan operasional [5].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi  yang  digunakan  untuk  mengembangkan  sistem  dalam penelitian ini sebagaimana yang biasa digunakan para peneliti di bidang komputer yaitu System  Development  Life  Cycle (SDLC)  atau  siklus  hidup  pengembangan sistem.  Berikut  ini  penjabaran  kegiatan  selama  dilakukan  penelitian  sesuai tahapan SDLC :
1. Identification and Selection, Fase ini  adalah awal dari  kegiatan penelitian dimana dilakukan peninjauan langsung kelokasi penelitian yaitu pada LDPM Batu  Taba  Sepakat.  Adapun  kegiatan  pada  fase  ini  adalah  mengamati pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi (SI) pada Distribusi Pangan tersebut, mulai  dari  proses  pencatatan  atau  pengumpulan  data,  rekapitulasi  data, penciptaan informasi, sampai kepada pendistribusian informasi atau laporan- laporan untuk pihak yang membutuhkan.
2. Initiation  and  Planning, kegiatan  awal  ( inititation )  adalah  dengan  mulai menganalisa  bentuk-bentuk  laporan  yang  diperlukan,  jenis  data  yang  harus dikumpulkan, personal yang terlibat pada kegiatan SI, dan prosedur kerja yang digunakan.  Berdasarkan  hasil  analisa  yang  lebih  terperinci  tersebut,  maka disusun  rencana  ( planning )  untuk  meningkatkan  penerapan  komputer  secara lebih optimal didalam menunjang kegiatan SI Distribusi Pangan pada LDPM Batu Taba Sepakat.
3. Analysis, Pada fase ini dibuat model perancangan sistem menggunakan alat model grafis dengan Unified Modeling Language (UML) seperti Use Case Diagram,
Activity Diagram, Object Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, dan Component Diagram .  Model  grafis  yang  dihasilkan  untuk  selanjutnya  menjadi  pedoman didalam merancang SI baru berbasis komputer secara lebih optimal.
4. Logical Design, Pada fase ini dilakukan penyusunan logika yang mendasari unjuk  kerja  program  aplikasi  yang  dibangun  yaitu  dengan  menjabarkan Flowchart dan UML maupun organisasi database yang diperlukan.
5. Physical Design, Fase ini merupakan kelanjutan dari fase ke-4 yaitu dengan mengkonversi  /  menterjemahkan  rancangan  logika  yang  telah  terbentuk

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935 http://journal-isi.org/index.php/isi
e-ISSN: 2656-4882
kedalam  bahasa  pemrograman  yang  ditetapkan  atau  disebut  juga  dengan proses Coding.
6. Implementation, Pada  fase  ini  dilakukan  penerapan  terhadap  modul program  aplikasi  yang  telah  dibangun,  yaitu  mulai  dari  meng-install  sistem operasi  windows  yang  telah  sesuai,  program  aplikasi  untuk  SI  Distribusi Pangan  yang  menggunakan  bahasa  pemograman  Delphi  7.  Selain  itu,  pada fase ini juga dilakukan pelatihan kepada para pengguna program aplikasi yang dibangun.
7. Maintenance, Pada  fase  ini    dilakukan  pemeliharaan  sistem  yaitu  kegiatan kemungkinan  melakukan  pemutakhiran  (update)  data,  mengganti  sistem database,  maupun  mengkonversi  kebahasa  pemrograman  terbaru  suatu  saat nanti.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah  dilakukan  analisis  terhadap  kegiatan  yang  berjalan  selama  ini  di  LDPM Batu Taba Sepakat dapat digambarkan analisis SWOT berikut :
a. Kekuatan ( strengt)
Pada kegiatan distribusi pangan, LDPM telah menggunakan interface berupa faktur dan kwitansi untuk memudahkan bagian distribusi menginputkan data barang  pada waktu input data keuangan sehingga lebih akurat.
b. Kelemahan ( weakness)
Dari  pantauan  peneliti,  sekarang  ini  proses  kerja  ditribusi  pangan  masih kurang  efektif  sekalipun  telah  menggunakan  faktur  dan  kwitansi    untuk diinputkan  ke  buku  PP,  namun  pengisisan  yang  masih  dilakukan  secara manual dengan cara tulisan tangan sehingga memungkinkan terjadi kesalahan penulisan, ketidakakuratan data , kerusakan atau kehilangan data.
c. Peluang ( oppoturnity)
Dengan  mengunakan  sistem  informasi  yang  lebih  baik,  maka  diharapkan distribusi  pangan  pada  LDPM  Batu  Taba  Sepakat  dapat  semakin  baik. Sehingga LDPM Batu Taba Sepakat dapat melayani petani dengan lebih baik dalam  hal  pencatatan  transaksi  dan  distribusi  gabah  dan  bisa  bersaingan dengan LDPM yang lainnya di Indonesia.
d. Ancaman ( threat)
Kurangnya  keahlian  pihak  pemakai  terhadap  aplikasi  yang  dibuat  akan mengancam bertahannya pemakaian aplikasi tersebut.
Dari  hasil  analisis  SWOT  tersebut  di  atas  terkait  dengan  sistem  transaksi  dan distribusi  pangan  yang  ada,  maka  selanjutnya  dirancang  sistem  informasi  baru yang  bertujuan  untuk  meningkatkan  kekuatan ( strenght) dan  peluang  ( opportunity ) dari kegiatan yang ada sekaligus mengurangi kelemahan ( weakneses ) dan ancaman ( threath )  yang  ada.  Berikut  ini  adalah  uraian  dari  model  rancangan  SI  baru menggunakan model grafis UML.

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935
a. Use Case Diagram SI Baru
Gambar 1. Diagram USE CASE dari SI baru
Gambar  1  di  atas  menggambarkan  interaksi  2  (  dua) environment sistem atau disebut juga aktor utama yaitu (1) keuangan dan bendahara gapoktan serta 1 (actor pendukung). Aktor utama yang pertama yaitu keuangan melaksanakan 8 (delapan) kegiatan dengan 8 (delapan) USE CASE yaitu (1) menerima faktur dan  kwitansi,  (2)  mengaktifkan  proram  aplikasi,  (3)login  sebagai  user  (4) menginputkan  data  barang  masuk,  (5)  menginputkan  data  transaksi  penjualan maupun pembelian, (6) cetak laporan stok (7) Cetak laporan penjualan maupun pembelian  pangan  yang  di  sertakan  oleh  validasi  dari  Distribusi.  (8) menyerahkan laporan ke pada distribusi.
b. Activity Diagram
Activity diagram merupakan alat pemodelan grafis yang dapat digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang dilakukan actor terhadap sistem, maupun sistem itu sendiri, dan juga menggambarkan cara kerja modul program aplikasi yang dirancang. Seperti yang terlihat pada Gambar 2 berikut:

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935
http://journal-isi.org/index.php/isi e-ISSN: 2656-4882
82 | Design of Information Systems for Food Distribution.....
Gambar 2. Activity Diagram
c. Class Diagram
Rancangan class diagram didasarkan pada obyek-obyek yang ditemukan di  lingkungan  pada  LDPM.  Setiap  Class  yang  dihasilkan  dalam  rancangan adalah  merupakan  cikal  bakal  dari  sebuah  tabel  atau  file  data  yang  diciptakan untuk menunjang program aplikasi yang dibangun. Gambar 3 berikut ini adalah Class Diagram sebagai dasar pembentukan file atau tabel-tabel data pendukung modul  program  aplikasi  komputer  yang  dirancang  untuk  meningkatkan kegiatan sistem distribusi pangan pada LDPM Batutaba.
Gambar 3. Class Diagram

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935 http://journal-isi.org/index.php/isi
e-ISSN: 2656-4882
d. Sequence Diagram
Gambar 4. Sequence Diagram
Tampilan Antar Muka Sistem Informasi
1. Menu Utama
Menu Utama berisi pilihan-pilihan submenu yang akan dijalankan pada Sistem Informasi Pengendalian Distribusi Pangan, yang terdiri dari : data karyawan, data barang, pembelian, penjualan, dan laporan. Halaman menu utama dibuat user friendly , sehingga operator yang menggunakan sistem lebih mudah dalam mengoperasikan sistem informasi tersebut.
Halaman menu utama dapat dilihat pada Gambar 5 berikut ini :

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935
http://journal-isi.org/index.php/isi e-ISSN: 2656-4882
Gambar 5. Tampilan Menu Utama

## 2. Form Data Karyawan

## Gambar 6. Tampilan Form Data Karyawan
Form  data  karyawan seperti  terlihat pada  Gambar  6  di  atas berfungsi  untuk menginputkan  data  karyawan  Lembaga  Distribusi  Pangan  Masyarakat (LDPM) Batu Taba Sepakat.

## 3. Form Data Barang/Gabah
Form  data  barang  seperti  terlihat  pada  Gambar  7  berikut  berfungsi  untuk menginputkan data gabah yang akan dibeli dan dijual dari dan ke petani.Mulai dari  Kode  gabah,  nama  gabah,  jenis  gabah  (Gabah  Kering  Giling  (GKG) maupun  Gabah  Kering  Panen(GKP)),  harga  gabah,  serta  stok  gabah, sehingga pencatatan data gabah lebih jelas dan tersimpan dengan baik dalam

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935 http://journal-isi.org/index.php/isi
e-ISSN: 2656-4882
database elektronik yang jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah diakses kembali.
Gambar 7. Tampilan Form Data Barang/Gabah

## 4. Form Transaksi Pembelian Gabah

## Gambar 8. Tampilan Form Transaksi Pembelian
Form  transaksi  pembelian  seperti  terlihat  pada  Gambar  8  di  atas  berfungsi untuk  menginputkan  transaksi  pembelian  gabah  dari  petani  sesuai  dengan nama  dan  jenis  gabah.  Dari  form  transaksi  pembelian  gabag  ini  dikeluarkan bukti transaksi dalam bentuk faktur, sehingga nantinya mempermudah dalam perekapan data transaksi dan pelaporan kepada pimpinan LDPM Batu Taba Sepakat.

## Journal of Information Systems and Informatics
Vol. 1, No. 2, September 2019
p-ISSN: 2656-5935 http://journal-isi.org/index.php/isi e-ISSN: 2656-4882

## 4. KESIMPULAN
Dengan adanya  Sistem  Informasi  untuk  pengendalian distribusi  pangan ini,  akan  memudahkan  pihak  LDPM  dalam  peningkatan  pengelolaan  data transaksi  penjualan  dan  mengefesienkan  pencatatan  distribusi  pangan/Gabah. Sehingga  kegiatan  pencatatan  atau  pengumpulan  data  barang  masuk  yang bersumber  dari  dokumen  permintaan GKP  dan GKG, rekapitulasi data  barang maupun  hutang  lebih  jelas  dan  terstruktur  tanpa  adanya  kesalahan  pencatatan, data ganda, apalagi kehilangan data.
Ditunjang  dengan  keberadaan  database  elektronik  yang  ada,  akan  lebih meminimalkan  terjadinya  kehilangan  maupun  duplikasi  data  sehingga  bisa menghasilkan laporan-laporan secara tepat dan cepat, penciptaan informasi atau laporan-laporan  tekait  dengan  distribusi  GKP  dan  GKG,  sampai  proses pendistribusian  informasi  tersebut  kepada  pimpinan  menjadi  lebih  optimal. Sehingga  program  pemberdayaan  masyarakat  terutama  dalam  distribusi  pangan mencapai  tujuan  yang  diinginkan  yaitu  dapat  meningkatkan  kesejahteraan masyarakat Batu Taba khususnya petani.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 19 Tahun 2013. "Tentang Perlindungan dan Pemberdayaan Petani".
[2]  Hamdani,  A.  U.,  &  Fk,  M.  A.  (2015).  "Pemodelan  Sistem  Informasi Administrasi Pendistribusian Kartu Asuransi Akda Extra Studi Kasus : PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara Jakarta", Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi (Sentika).
[3]  Prabowo,  F.  A.,  Syani,  M.,  Jauh,  J.,  &  Di,  P.  (2017).  "Sistem  Informasi Pengolahan Sertifikat  Berbasis Web  Di  Divisi Training  Seamolec", Jurnal Masyarakat Informatika Indonesia (JMII) Vol 1/IV/2016) JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093 ,73 – 81.
[4]  Rahmayanti,  D.,  &  Afrinando,  R.  (2013). “Perancangan  Sistem  Informasi Pada Bagian Gudang PT.PN VI Unit Usaha Ophir”. Jurnal Optimasi Sistem Industri, vol.12 No.2, Oktober 2013, pp 420-426/ISSN 2088-4842
[5]  Pranata, Galih dkk.. (2014). “Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan Pembelian  Barang  Berbasis  Web  di  STMIK  STIKOM  Surabaya”, Jurnal Sistem Informasi, JSIKA Vol 3 No.1, ISSN: 2338-137X .