## Pengelolaan arsip statis di Dinas Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Selatan
Eka Apriyani 1 , Dinda Safira 2 , Rhoni Rodin 3
1,2 Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Raden Fatah Palembang
3 Pustakawan IAIN Curup, Rejang Lebong, Bengkulu Email: rhoni.rodin@iaincurup.ac.id

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  the  management  of  static  archives  in  the  South  Sumatra  Archives Service. The research method used is a qualitative approach using a survey design type to obtain valid  data  by  conducting  observations  and    interviews  directly  to  the  speakers  and    the  results using descriptive analysis. Management of static records carried out at the South Sumatra Archives Service  covers  the  activities  of  collecting  static  records,  acquisition  of  static  records,  archival search  lists  (DPA),  management  of  static  records,  maintenance  of  static  records,  access  or  static archive  retrieval  systems  and  archival  information  systems.  In  the  management  of  static  records carried  out  at  the  South  Sumatra  Archives  Service,  it  is  quite  good,  but  it  is  still  constrained  by human  resources,  funds  and  lack  of  awareness  of  agencies  under  the  archives  service  that  must submit static records that have a use and historical value so that this becomes one of the obstacles in managing records in the South Sumatra Regional Archives Service .
Keywords : Archive Management, Static Record, South  Sumatra Archives Service

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  pengelolaan  arsip  statis  di  Badan  Kearsipan  Sumatera Selatan. Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan menggunakan tipe desain  survei  untuk  mendapatkan  data-data  yang  valid  dengan  melakukan  observasi  dan wawancara  langsung  kepada  narasumber  dan  hasilnya  menggunakan  analisis  deskriptif. Pengelolaan  arsip  statis  yang  dilakukan  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan  meliputi  kegiatan pengumpulan  arsip  statis,  akuisisi  arsip  statis,  daftar  pencarian  arsip  (DPA),  pengelolaan  arsip statis, pemeliharaan arsip statis,  akses atau sistem temu kembali arsip statis serta sistem informasi kearsipan.  Dalam  pengelolaan  arsip  statis  yang  dilakukan  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan sudah  cukup  baik,  tetapi  masih  terkendala  oleh  SDM,  dana  dan  kurangnya  kesadaran  instansi dibawah dinas kearsipan yang harus menyerahkan arsip statis yang memiliki nilai guna dan sejarah sehingga  hal  ini  menjadi  salah  satu  kendala  dalam  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Kearsipan  Daerah Sumatera Selatan.
Kata kunci: Pengelolaan arsip, Arsip statis, Dinas kearsipan sumatera selatan

## A. PENDAHULUAN
Arsip  adalah  gudang  memori,  memberikan  bukti  yang  andal  untuk  mengetahui historis di masa lalu bagi  yang membutuhkan informasi di masa sekarang atau yang akan datang (Jimerson 2013). Kearsipan berperan penting dalam kegiatan  administrasi, sebagai pusat  ingatan  dan  sumber  informasi  dalam  rangka  melakukan  kegiatan  perencanaan, penganalisaan,  perumusan  kebijakan,  pengambilan  keputusan,  pembuatan  laporan, penilaian,  pengendalian  dan  pertanggungjawaban  dengan  setepat-tepatnya  (Rachmadi
2016).  Dengan  demikian  dapat  dipahami  bahwa  “ All  archiving  laws  or  regulations  are basically for the existence of archives and archives very important for society, government and  the  Indonesian  Nation ”  (Rodin  2019).  Semua  undang-undang  atau  peraturan pengarsipan  pada  dasarnya  untuk  keberadaan  arsip  dan  arsip  sangat  penting  bagi masyarakat,  pemerintah  dan  Bangsa  Indonesia.  Disinilah  letak  urgensinya  pengelolaan arsip secara baik dan teratur sesuai dengan prosedur dan regulasi yang berlaku.
Pengelolaan  arsip  statis  dilaksanakan  untuk  menjamin  keselamatan  arsip  sebagai pertanggungjawaban  nasional  bagi  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara. Dalam  rangka  pengelolaan  arsip  statis  setiap  lembaga  kearsipan  sesuai  dengan  wilayah kewenangannya  akan  selalu  berupaya  menambah  atau  memperluas  khazanah  arsip statisnya  dari  sumber  arsip  (pencipta  arsip  atau  pemilik  arsip),  baik  melalui  proses penyerahan  karena  kewajiban  pencipta  arsip  ataupun  proses  ganti  rugi  oleh  lembaga kearsipan  kepada  pihak  yang  menyerahkan  arsip  statisnya.  Pencipta  arsip  sebagai  salah satu  sumber  keberadaan  arsip  dapat  berbentuk  lembaga/badan  tingkat  pusat  dan  daerah (pemerintah,  swasta)  ataupun  perseorangan  (negarawan,  budayawan)  yang  memiliki pengaruh secara nasional dan lokal. Arsip statis merupakan jenis arsip yang memiliki nilai guna  kesejarahan  dan  sebagai  bahan  pertanggungjawaban  nasional  atas  pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  Dalam  konteks  penyelenggaraan kearsipan  nasional,  keberadaan  arsip  statis  sejatinya  bukan  lagi  berada  di  lingkungan pencipta  arsip  tetapi  berada  di  lembaga  kearsipan  sebagai  organisasi  kearsipan  yang memiliki  fungsi  dan  tugas  mengelola  arsip  statis  dari  berbagai  pencipta  arsip  ataupun pemilik  arsip  untuk  dimanfaatkan  bagi  kepentingan  publik,  ilmu  pengetahuan,  dan kesejahteraan rakyat (S. M. Rahmah 2018).
Dengan  jumlah  arsip  yang  banyak  maupun  kondisi  dokumen  yang  terkadang  tidak baik,  maka  ditemukan  kesulitan  dalam  mengelola  arsip-arsip  tersebut.  Kesulitan  tersebut muncul  dari  segi  fasilitas  tempat  penyimpanan  maupun  kondisi  arsip-arsip  yang  sudah rapuh. Untuk memecahkan masalah tersebut, diperlukan pengelolaan dan perawatan  yang tepat kepada arsip statis yang menjadi dokumen penting bagi pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Arsip  daerah  provinsi  adalah  lembaga  kearsipan  berbentuk  satuan  kerja  perangkat daerah  yang  melaksanakan  tugas  pemerintahan  di  bidang  kearsipan  pemerintahan  daerah provinsi  yang  berkedudukan  di  ibu  kota  provinsi.  Arsip  daerah  provinsi  merupakan lembaga kearsipan daerah provinsi yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi (Azmi  2016).  Begitu  juga  dalam  konteks  Arsip  Daerah  Propinsi  Sumatera  Selatan  ini, artinya  lembaga  ini  melaksanakan  tugas  pemerintahan  di  bidang  kearsipan  pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di Propinsi Sumatera Selatan.
Meskipun  kearsipan  berperan  penting  dalam  administrasi,  ironisnya  saat  ini  masih banyak  kantor-kantor  (pemerintah  maupun  swasta)  yang  belum  melaksanakan  penataan arsip dengan baik, sering kita jumpai arsip-arsip ditumpuk di dalam gudang dan dibiarkan terbengkalai  begitu  saja.  Hal  inilah  yang  menjadikan  penerapan  suatu  sistem  kearsipan pada  suatu  instansi  menjadi  tidak  optimal  terlebih  lagi  karena  jika  dilakukan  proses pencarian  kembali  akan  sangat  menyulitkan  bagi  pihak-pihak  yang  mempunyai kepentingan  terhadap  arsip  tersebut.  Oleh  karena  itu  diperlukan  sebuah  langkah  untuk mengelola  arsip  statis  agar  menjadi  sebuah  informasi  yang  dapat  ditemu-kembalikan sewaktu-waktu jika diperlukan oleh para pencari/ pengguna arsip.
Berdasarkan  uraian  di  atas,  maka  yang  menjadi  rumusan  masalah  dalam  kajian artikel  ini adalah  bagaimana  pengelolaan  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  Daerah  Provinsi Sumatera Selatan? Sedangkan tujuan dari kajian artikel ini adalah untuk mendeskripsikan
dan menganalisis  bagaimana pengelolaan arsip statis di Dinas  Kearsipan  Daerah Provinsi Sumatera Selatan.

## B. TINJAUAN PUSTAKA
Pengelolaan  arsip  statis    merupakan  sebuah  kegiatan  untuk  mengolah  arsip  inaktif yang telah diterima lembaga kearsipan dari pencipta arsip agar menjadi sebuah informasi yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat ataupun lembaga  yang membutuhkan informasi tersebut ke depannya.
Pasal  1  angka  26  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan mendefinisikan  bahwa  pengelolaan  arsip  statis  adalah  proses  pengendalian  arsip  statis secara  efisien,  efektif,  dan  sistematis  yang  meliputi  akuisisi,  pengolahan,  preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional (Penyusun 2009).
Arsip statis memiliki berbagai pengertian, diantanya yaitu:
a. Dalam  Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009,  yang  dimaksud  dengan  arsip  statis adalah  arsip  yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  dan  berketerangan  dipermanenkan  yang  telah diverifikasi  baik  secara  langsung  maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional Republik Indonesia dan / atau lembaga kearsipan (Rosalin 2017).
b. Menurut  Wursanto  “arsip  statis  sering  disebut  archive  atau  permanent  record,  yaitu arsip-arsip  yang  tidak  secara  langsung  dipergunakan  dalam  penyelenggaraan administrasi negara.”
c. Menurut  Sedarmayanti  “arsip  statis  adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (wardah 2016).
Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record yaitu arsip-arsip yang tidak  secara  langsung  dipergunakan  dalam  penyelenggaraan  administrasi  negara.  Arsip abadi  ( archive )  warkat-warkat  vital  yang  akan  disimpan  selama-lamanya,  maka  arsip  ini mempunyai  taraf  nilai  yang  abadi.  Dengan  demikian  yang  termasuk  arsip  statis  adalah abadi  ( archive ).  Arsip  statis  terdapat  di Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Pusat  (  Arsip Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah ( Arsip Nasional Daerah ). Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan  nilai  gunanya  penting  untuk  generasi  yang  akan  datang.  Yang  mengambil  tanggung jawab atas pngumpulan, pelestarian dan menyediakan untuk penelitian rekod yang dipilih untuk dilestarikan karena memiliki nilai historis adalah seorang arsiparis (Sulistyo-Basuki 2015).
Jadi,  arsip  statis  adalah  arsip  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai guna  kesejarahan,  telah  habis  retensinya  yang  tidak  digunakan  secara  langsung  dalam penyelenggaraan  administrasi  negara  tetapi  perlu  disimpan  karena  memiliki  nilai  sejarah yang harus disimpan.
Pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara efektif agar berdampak positif terhadap produktivitas  organisasi.  Pengelolaan  arsip  yang  efektif  akan  menyebabkan  pelayanan kepada pengguna menjadi lebih baik, produktivitas pegawai meningkat, menghemat tenaga kerja  dan  mempermudah  akses  arsip  dan  informasi  oleh  semua  pegawai  yang membutuhkan (Sutirman 2015).

## a) Hubungan Arsip Dinamis dengan Arsip Statis
Gambar 1: herarki arsip Sumber: www.google.com
Jika  dilihat  dari  herarki  arsip  tersebut  menunjukkan  kurang  tegasnya  pembagian pertanggungjawaban  seorang  recods  manajer  (orang  yang  menangani  arsip  dinamis)  dan arsiparis.  Maka  dari  itu  diperlukan  sebuah  koordinasi  untuk  menghindari  teradinya kesalahan  dalam  penanganan  sebuah  arsip.  Koordinasi  ini  berkaitan  dengan  informasi tentang  masa  simpan  arsip ataupun  tentang  kondisi  fisik  arsip.  Masa  simpan arsip  inaktif jika  sudah  habis  masa  simpannya  akan  dilakukan  penilaian  ataupun  penyusutan  kepada arsip tersebut, apakah akan dimusnahkan atau dilestarikan.
Jika  arsip  tersebut  memiliki  nilai  historis  dan  perlu  dilestarikan  maka  arsip  akan memasuki  masa  statis.  Untuk  melakukan  penyusutan  ini  perlu  adanya  kerjasama  antara petugas  dari  kedua  bidang,  sehingga  penilaian  akan  maksimal.  Setelah  selesai  penilaian dan  penyusutan  maka  akan  diketahui  mana  arsip  yang  akan  dilestarikan.  Dari  hal  inilah dimulainya  proses  pengelolaan  arsip  statis  yang    dimulai  dari  kegiatan  akuisisi  oleh lembaga kearsipan yang menangani arsip statis.
Jadi,  berdasarkan  hirarki  arsip  dapat  diketahui  bahwa  arsip  statis  didapatkan  atau dihasilkan  dari  arsip  dinamis  yang  masa  penggunaannya  sudah  berkurang,  kemudian dilakukan penilaian dan penyusutan, jika tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan dan apabila masih memiliki nilai guna akan dilestarikan dan berubah menjadi arsip statis yang penggunaannya tidak secara langsung.

## b) Pengelolaan Arsip Statis
Arsip  statis  merupakan  bagian  dari  sebuah  informasi  yang  patut  untuk diorganisasikan dan dijaga dengan baik. Berikut ini merupakan kegiatan pengelolaan arsip statis dilihat dari gambar daur hidup arsip statis:
Gambar 2 : Daur Hidup Arsip Statis.

## Sumber: www.google.com
Dari  gambar  diatas  dapat  diketahui  bahwa  kegiatan  daur  hidup  arsip  statis  dimulai dari  kegiatan  acquisition,  description,  preventive,  concervation,  curative  concervation, information service, and source publication. (akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan sumber publikasi) (Sutirman 2015).
Jadi sudah jelas bahwa kegiatan pengelolaan arsip statis berdasarkan daur hidup arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan serta sumber publikasi.

## c) Pemanfaatan Teknologi
Seiring dengan perkembangan zaman dan ilmu pengetahuan, membawa kemudahan dalam  pelaksanaan  tugas-tugas  kearsipan.  Dengan  semakin  banyaknya  atau  besarnya volume  data  yang  harus  dikumpulkan,  diolah,  dianalisa,  diinterpretasikan,  disimpan  dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti  bahwa  penanganan  informasi  akan  lebih  efisien  bila  dilakukan  dengan menggunakan alat-alat elektronik sebagai bukti perkembangan zaman.

## C. METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  ini  adalah  deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif.    Pendekatan kualitatif  bertujuan  untuk  memahami  objek  yang  diteliti  secara  mendalam.  Penelitian kualitatif bertujuan mencakup informasi tentang fenomena utama yang dieksplorasi dalam penelitian, partisipan penelitian dan lokasi penelitian (Rukajat 2018). Penelitian dilakukan pada  tanggal  11  Maret  2019  sampai  29  Maret  2019  di  Dinas  Kearsipan  Daerah  Propinsi Sumatera  Selatan  dengan  menggunakan  tipe  desain  survei  untuk  mendapatkan  data-data yang valid dengan melakukan observasi dan wawancara langsung kepada narasumber dan hasilnya  menggunakan  analisis  deskriptif  yaitu  dilakukan  pada  saat  melakukan  penelitian dilapangan ataupun setelah semua data terkumpul (Emzir 2015).

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1) Pengumpulan Arsip Statis
Menurut  Muhamad  Sidiq  Paesol  Arsiparis  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan, awalnya  arsip  itu  terbagi  dua  yaitu  arsip  dinamis  dan  arsip  statis.  Arsip  dinamis  dibagi menjadi  arsip  aktif  dan  inaktif.  Arsip  aktif  adalah  arsip  yang  frekuensi  penggunaanya tinggi  atau  digunakan  secara  terus  menerus  sedangkan  arsip  inkatif  adalah  arsip  yang frekuensinya  telah  berkurang  atau  menurun.  Melalui  kegiatan  penilaian  dan  penataan. Pertama  dari  pengelolaan  arsip  inaktif,  kemudian  dilakukan  penyusutan  terhadap  arsip inaktif, untuk arsip yang telah habis jadwal retensinya dan tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan dan yang masih memiliki nilai historis akan menjadi arsip statis.  Penyusutan arsip  dilakukan  berdasarkan  jadwal  retensi  10  tahun  keatas.  Setelah  pengumpulan  arsip statis diketahui, selanjutnya arsip akan melalui kegiatan akuisisi (Paesol 2019). Arsip statis yang  diserahkan  oleh  pencipta  arsip  kepada  lembaga  kearsipan  harus  merupakan  arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
Arsip  yang diserahkan kepada dinas kearsipan sumatera selatan harus sudah terdata dan tertata dengan baik sehingga petugas hanya tinggal mencocokkannya saja. Kemudian jika tidak cocok akan dicoret dan akan dibuatkan berita acara. Sebelum adanya UU No 43 Tahun  2009 tentang  Kearsipan  memang  arsip  yang  diserahkan  ke  dinas  kearsipan  berupa arsip kertas yang dimasukkan kedalam karung, hal ini membuat dinas kearsipan kewalahan karena  harus  menge-check  satu  persatu  untuk  melihat  keautentikan,  keterpercayaan, keutuhan dan kegunaan sebuah arsip.   Karena terlalu banyak arsip  yang datang, sehingga terkadang arsip yang penting tidak dilestarikan atau lembaran bagiannya hilang.
Jadi,  kegiatan  pengumpulan  arsip  yang  dilakukan  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera Selatan dilakukan mulai dari arsip inaktif yang sudah melalui penilaian dan penataan serta penyusutan berdasarkan JRA, jika arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai historis maka akan menjadi arsip statis. Kemudian akan dilakukan kegiatan akuisisi.

## 2) Akuisisi
Menurut Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan  khasanah  arsip  statis  pada  lembaga  kearsipan  yang  dilaksanakan  melalui kegiatan  penyerahan  arsip  statis  dan  hak  pengelolaannya  dari  pencipta  arsip  kepada lembaga  kearsipan.  Pada  saat  melakukan  serah  terima  arsip  statis  disertai  dengan  berita acara dan daftar arsip statis yang diserahkan.
Dalam  rangka  pelaksanaan  akuisisi  arsip  statis  lembaga  kearsipan  wajib  membuat DPA  (Daftar  Pencarian  Arsip)  terhadap  arsip  yang  belum  diserahkan  oleh  pencipta  arsip (Indonesia 2012).
Hal  serupa  juga  dilakukan  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan,  dalam  melakukan kegiatan  akuisisi  mereka  selalu  mengadakan  berita  acara  agar  tidak  adanya  simpang  siur dan  sebagai  bukti  yang  legal  dalam  suatu  kegiatan.  Berita  acara  dibuat  agar  Dinas Kearsipan memiliki bukti jika sewaktu-waktu ada yang menuntut.

## 3) Membuat DPA (Daftar Pencarian Arsip)
Pembuatan  DPA  harus  sesuai  dengan  asal  usul  dan  asas  aturan  asli.  Menurut Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012,  pengertian  DPA  adalah    daftar  berisi  arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak  langsung  oleh  lembaga  kearsipan  dan  dicari  oleh  lembaga  kearsipan  serta diumumkan kepada publik.
Peraturan  pemerintah  Nomor  28  tahun  2012  pasal  94  menerangkan  bahwa  DPA sekuran-kurangnya memuat:
a. pencipta arsip; b. nomor arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. kurun waktu; f. jumlah arsip; dan g. keterangan (Indonesia 2012).
Pembuatan daftar  pencarian arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan  berdasarkan  seri  arsip  di  instansi  yang  bersangkutan.  Seri  arsip  tersebut disusun  dalam  sebuah  skema  dijadikan  dasar  pengelompokan  kartu,  yang  kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar yang berupa:
1. Indeks Nomor/Angka, Abjad, Subyek,
2. Indeks Nama untuk nama (orang, tempat wilayah).

## 4) Pengelolaan arsip
Pengelolaan  arsip  statis  dilakukan  melalui  kegiatan  menata  informasi  arsip  statis, menata  fisik  arsip  dan  menyusun  sarana  bantu  temu  balik  arsip  statis.  Kegiatan pengelolaan  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan  dilakukan  mulai  dari kegiatan inventarisasi arsip statis, kemudian diberi label yang berisi tentang arsip apa yang terdapat  didalamnya  (atau  dalam  konteks  perpustakaan  sama  halnya  dengan  pemberian nomor  panggil).  Kemudian  arsip-arsip  statis  yang  sudah  diberi  label  akan  disimpan  di dalam box yang diberi lubang sebagai ventilasi udara untuk menjaga arsip tersebut.
Arsip  yang  telah  dimasukkan  kedalam  box  yang  telah  diberi  label  kemudian disimpan  di  dalam lemari.  Selanjutnya,  untuk  penempatannya  disusun  berdasarkan  angka sehingga mudah untuk temu kembali terhadap arsip.
Menurut Quible, ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan sesuai dengan keadaan organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem. Untuk dokumen yang bersifat inaktif dan tidak akan  dimusnahkan  akan  menjadi  sebuah  dokumen  atau  arsip  statis.  Dokumen  atau  arsip statis dalam sebuah organisasi penyimpanannya dipindahkan ke dalam depo arsip. Dengan merujuk  kajian  teori  tentang  sistem  penyimpanan  yang  telah  dijabarkan,  maka  dapat disimpulkan  bahwa  pemilihan  sistem  penyimpanan  arsip  sangat  bergantung  pada kebutuhan, kemampuan dan kemauan dari organisasi itu sendiri (Munir 2007).
Untuk  penyimpanan  arsip  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan  berada  di  tempat khusus.  Untuk  arsip  inaktif  disimpan  pada record  center yang  terdiri  dari  3  gudang. Sedangkan untuk arsip statis disimpan di ruang depo arsip yang terdiri hanya satu gudang yang berjumlah 8.976 dan untuk arsip inaktif sekitar 25.000 lebih.

## 5) Pemeliharaan Arsip
Menurut Sulistiyo-Basuki (1992:231), tata kerja pemeliharaan arsip sebagai berikut: pengaturan  arsip  di  rak,  pembersih  dan  penghilang  debu,  dan  pembetulan  letak  arsip. Pengaturan  arsip  di  rak  dalam  bahasa  Inggris  dikenal  dengan  shelving.  Kegiatan  ini dilakukan  secara  hati-hati  untuk  menghidari  terjadi  nya  keruskan  pada  arsip.  Pengaturan arsip  di  rak  disusun  secara  berurut  untuk  memenuhi  kebutuhan  pemakai  (A.  g.  Rahmah 2013).
Menurut  peraturan  pemerintah  Nomor  28  tahun  2012,  preservasi  arsip  statis dilakukan  dengan  cara  preventif  yaitu  dengan  melakukan  penyimpanan,  pengendalian hama terpadu, reproduksi dan perencanaan menghadapi bencana (Indonesia 2012). Untuk
kegiatan pemeliharaan di Dinas Kearsipan Sumatera Selatan sudah dilakukan dengan baik, diantaranya yaitu:
1) Mengatur  arsip  di  rak,  mereka  sudah  melakukan  pemeliharaan  arsip  dengan menyusunnya  kedalam  sebuah  rak.  Kemudian  tinggi  rak  diatur  sekitar  30-40  cm agar  tidak  terjadi  penguapan  dari  lantai  sehingga  menyebabkan  arsip  menjadi lembab. Berikut tampilan rak arsipnya.
Gambar 3 tampilan rak arsip Sumber: https://dinaskearsipan.files.wordpress.com/2018/07/depo.jpg
2) Reproduksi,  dinas  kearsipan  melakukan  preservasi  reproduksi  dengan  melakukan alih media yang dilakukan dengan memperhatikan kondisi fisik dan nilai informasi dan hasil alih medianya diautentiskan dengan yang berbentuk fisik. Sebagai contoh arsip-arsip  lama  sebelum  kemerdekaan  masih  terpelihara  karena  dilalukan pemeliharaan dan alih media. Berikut tampilannya.
Gambar 4 contoh tampilan arsip yang bernilai sejarah Sumber: https://dinaskearsipan.wordpress.com/2018/07/11/sarana-prasana-dan-kinerja-dinas- kearsipan-provinsi-sumatera-selatan/
3) Pembersih  dan  menghilangkan  debu,  mereka  melakukan  pembersihannya  secara rutin  minimal  satu  minggu  satu  kali  menyapu  ruangan  dan  membersihkan  debu dengan menggunakan bulu ayam
4) Membasmi  perusak  arsip  seperti  hama,  jamur  dengan  melakukan  vacum  1  bulan satu kali dan fumigasi 6 bulan satu kali.
5) Ruangan,  untuk  menjaga  arsip  dinas  kearsipan  selalu  menjaga  ruangan  agar matahari tidak masuk secara langsung kedalam ruangan dan menjaga suhu ruangan sekitar 18-22 0 c serta kelembaban ruangan 12-18 RH.
Kegiatan  pemeliharaan  atau  perawatan  terhadap  arsip  yang  ada  di  dinas  kearsipan daerah sumatera selatan dilakukan oleh lembaga kearsipan tersebut dengan anggaran dari APBD.
Untuk  menyelamatkan  arsip  yang  tersedia  di  dinas  kearsipan  sumatera  selatan menduplikat  arsip  statis  atau  mengalih  mediakan  yaitu  dengan  disimpan  di  dalam komputer maupun flasdisk.

## 6) Akses Arsip Statis
Akses  arsip  statis  sesuai  dengan  UU  No  43  Tahun  2009  pasal  64  bahwa  lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi  kepentingan pengguna arsip. Lembaga  kearsipan  melaksanakan  pelayanan  berdasarkan  norma,  standar,  prosedur  dan kriteria  pelayanan  yang  ditetapkan  oleh  ANRI  serta  menyediakan  fasilitas  untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menyikapi hal ini maka diperlukan suatu alat yang menunjukkan dimana arsip-arsip tersebut  disimpan  sebagai  akses  untuk  mendapatkan  informasi  tentang  arsip  statis. Information retrieval system (IRS) adalah sistem yang dapat menyimpan, mengambil dan memelihara  informasi.  Informasi  memiliki  banyak  jenis  seperti  teks  (termasuk  data numerik  dan  tanggal),  audio,  video  dan  multimedia  lainnya.  Pemodelan  pengambilan informasi sangat penting untuk membantu peneliti dalam merancang dan mengimplementasikan sistem informasi aktual yang efisien. Pemodelan matematika dapat digunakan  dalam  beberapa  domain  seperti  pendidikan,  medis,  ilmu  matematika  ....  dan lain-lain (Doaa 2018).
Alat  temu  kembali  atau  retrival  arsip  dapat  berupa  kode,  indeks,  petunjuk  silang, klasifikasi  dan  lain  sebagainya.  Untuk  alat  temu  kembali  informasi  di  Dinas  Kearsipan Daerah Sumatera Selatan bisa mencari melalui komputer yang didalamnya sudah terdapat data-data  arsip  yang  disimpan  di  dalamnya  atau  melalui  daftar  arsip  statis  yang  ditelusur secara manual.

## 7) Sistem Informasi Kearsipan
Untuk mendukung pengelolaan arsip statis dalam rangka memberikan informasi yang autentik  dan  utuh.  Sistem  Informasi  Kearsipan  Statis  (SIKS)  merupakan  perangkat  untuk menyusun  database  dan  meng- up  load kedalam  sistem  jaringan.  Dengan  adanya  aplikasi SIKS  ini  layanan  arsip  yang  semula  masih  menggunakan  sarana  manual  dengan  senarai, daftar,  atau  inventaris  arsip  nantinya  dapat  dilakukan  dengan  otomatis  menggunakan sarana  komputer,  bahkan  akan  dihubungkan  dengan  Jaringan  Informasi  Kearsipan Nasional  (JIKN)  sebagai  jaringan  yang  menghubungkan  secara  nasional  ke  seluruh wilayah  Indonesia.  Dengan  sistem  informasi  kearsipan  statis  yaitu  untuk  mempercepat layanan  akses  arsip.  Ketika  kita  melakukan  pekerjaan  secara  manual  atau  satu  persatu sedangkan arsip itu banyak, hal tersebut akan memakan banyak waktu, sedangkan banyak kegiatan yang harus dilakukan (Muhidin 2016).
Untuk  sistem  informasi  kearsipan  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan  sudah  ada dan  komputernya  terletak  di  lantai  2.  Selanjutnya,  untuk  kegiatan  pengelolaan  surat  yang masuk  dan  keluar  di  Dinas  Kearsipan  Sumatera  Selatan  sudah  ada,  tetapi  belum  bisa menggunakannya  karena  belum  ada  operator  yang  ahli  dalam  mengoperasikan  sistem tersebut. Oleh karena itu, Dinas Kearsipan Daerah Sumatera Selatan masih membutuhkan SDM yang ahli dalam hal tersebut. Hal ini tentunya menjadi salah satu penghambat dalam pengelolaan arsip modern yang berbasis teknologi informasi.

## E. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  di  Dinas  Kearsipan  Daerah  Propinsi  Sumatera Selatan  dapat  disimpulkan  bahwa  Dinas  Kearsipan  Daerah  Propinsi  Sumatera  Selatan bukanlah  pencipta  arsip  melainkan  sebuah  lembaga  yang  menyelamatkan  arsip  yang memiliki  nilai  sejarah  atau  nilai  guna.  Arsip  statis  yang  disimpan  sudah  dialih-mediakan dengan dimasukkan ke dalam komputer dan flashdisk. Pemeliharaan arsip statis dilakukan dengan  penataan  koleksi  di  rak,  reproduksi,  pembersihan  ruangan  yang  dilakukan  secara rutin  minimal  seminggu  sekali,  fumigasi,  vacum  dan  menata  ruangan  arsip  agar  tidak langsung  terpapar  matahari  atau  terlalu  lembab.  Untuk  memudahkan  temu  kembali  arsip dibuat  kode  klasifikasi  arsip  dan  sarana  yang  bisa  digunakan  untuk  menelusur  yaitu komputer dan daftar arsip statis.
Kegiatan  pengelolaan  arsip  statis  dilakukan  dengan  baik,  tetapi  masih  terdapat beberapa  kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip  statis,  diantaranya  yaitu kurangnya  tenaga  ahli  yang  mampu  mengoperasikan  aplikasi  komputer  dan  kurangnya kesadaran kewajiban untuk menyerahkan arsip statis pada dinas kearsipan.
Berdasarkan uraian di atas, maka yang menjadi saran dalam kajian artikel ini adalah:
1. Hendaknya  meningkatkan  kemampuan  SDM  kearsipan,  menyediakan  peralatan  TI lebih baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar dapat lebih berdaya guna.
2. Perlu  penyediaan  anggaran  untuk  pengadaan  tempat  dan  ruangan  arsip  statis  sesuai standarisasi penyimpanan arsip statis.
3. Dinas  Kearsipan  Daerah  Propinsi  Sumatera  Selatan  harus  lebih  giat  melakukan sosialisasi pentingnya penyerahan arsip statis.

## DAFTAR  PUSTAKA
Azmi. Deskripsi dan penataan arsip statis. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016. Doaa,  Mabrouk.  “Modeling  using  term  depedencies  and  term  weighting  in  information retrieval system.” Egyptian Computer Science Journal Vol 42 No. 3 , 2018: 57-73. Emzir. Metodologi penelitian pendidikan; kuantitatif dan kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers, 2015.
Indonesia. Peraturan  pemerintah  nomor  28  tahun  2012  tentang  pelaksanaan  Undang- Undang  Nomor  43  tahun  2009. Peraturan  pemerintah,  Jakarta:  Arsip  Nasional Republik Indonesia, 2012.
Jimerson,  Rendall  C.  “Archives  and  memory.” OCLC  System  &  Services;  International Digital Library Perspectives Vol. 19 Issue 3 , 2013: 89-95. Muhidin,  Sambas  Ali.  “Pengelolaan  arsip  diigital.” Jurnal  Pendidikan  Bisnis  dan Manajemen, 2016: 180.
Munir, Sukoco Badri. Manajemen administrasi perkantoran modern. Surabaya: Erlangga, 2007.
Paesol, Muhamad Sidiq, wawancara oleh Eka Apriyani. (29 Maret 2019).
Penyusun,  Tim. Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan. Undang- undang, Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia, 2009.
Rachmadi,  Achmad  Syarif.  “Peran  akuisisi  arsip  statis  BUMN  terhadap  khazanah  arsip statis BUMN di Indonesia.” Jurnal Kearsipan Vol 7 No. 1 , 2016: 4. Rahmah, Aldona gusda & Elva. “Pemeliharaan dan perawatan arsip statis di kantor arsip kabupaten  pesisir  selatan.” Jurnal  Ilmu  Informasi  Perpustakaan  dan  Kearsipan , 2013: 485.
Rahmah,  Suci  Maulina  &  Elva.  “Pelaksanaan  akuisisi  dalam  rangka  penyelamatan  dan pelestarian arsip statis di Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kota Padang.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 7 No. 1 , 2018: 349. Rodin, Rhoni. “Analysis of Development of Archiving Regulation from Time to Time in Indonesia.” Record and Library Journal Vol 5 No. 1 , 2019: 90-105.
Rosalin, Sovia. Manajemen arsip dinamis. Malang: Universitas Brawijaya Press, 2017.
Rukajat,  Ajat. Pendekatan  penelitian  kualitatif  (Qualitative  Research  Approach).
Yogyakarta: Deepublish, 2018.
Sulistyo-Basuki. Pengantar ilmu kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2015. Sutirman.  “Urgensi  manajemen  arsip  elektronik.” Jurnal  Efisiensi  Kajian  Ilmu Administrasi Vol. 13 No.1 , 2015: 103. wardah, Mutiawatul. “Pengelolaan arsip dinamis.” Jurnal Libria Vol. 8 No. 1 Juni , 2016: 51.