## Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya
Muhammad Reza 1 , Ruliansyah 2 1 Sistem Informasi, Sains dan Teknologi, UIN Raden Fatah
2 Sistem Informasi, Sains dan Teknologi, UIN Raden Fatah 1830803067@radenfatah.ac.id*, 2 ruli@radenfatah.ac.id

## Abstract
Incoming and Outgoing Mail Archive Information System is a record of information in the form of letters or proposals that are useful for agencies. However, there are several agencies that have not used an information system to manage incoming and outgoing letters. The number of agencies that manage archives of letters is still manually, causing various problems related to storage, time, facilities, management personnel, or other factors that can cause damage and even loss of valuable documents. This study aims to design an electronic mail filing information system at the Public Relations Office of Al-Ittifaqiah Islamic Boarding School Indralaya. This study uses two methods, namely the data collection method and the Waterfall method. Based on the results of this study, an information system for managing incoming and outgoing mail is obtained, which includes the login page, dashboard page, incoming mail display page, added incoming mail page, outgoing mail page and letter print page. It is hoped that this system can help especially the Public Relations office of the Al-Ittifaqiah Islamic Boarding School Indralaya in carrying out their duties.
Keywords: Information Systems, filing, electronics, Al-Ittifaqiah Islamic Boarding School.

## Abstrak
Sistem Informasi Arsip Surat Masuk juga Surat Keluar ialah rekaman suatu informasi berupa surat ataupun proposal yang berguna untuk instansi. Namun ada beberapa dari instansi yang belum menggunakan suatu sistem informasi guna mengelola sebuah  surat  masuk  juga  keluar.  Banyaknya  dari  instansi  melakukan  pengelolaan  arsip  surat  masih  secara  manual  hingga menimbulkan  bebagai  masalah  di  tempat  penyimpanan,  waktu,  fasilitas,  tenaga  pengelola,  juga  faktor  lain  yang  bisa menyebabkan kerusakan bahkan kehilangan surat yang berharga. Penelitian ini guna merancang sistem informasi pengarsipan surat secara elektronik di Kantor Humas Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya. Penelitian ini memakai dua metode ialah metode pengumpulan data juga metode Waterfall. Berdasarkan hasil penelitian ini didapatkan sistem informasi pengelolaan suratmasuk  juga  suratkeluar,  meliputi  halaman  login,  halaman  dashboard,  halaman  tampilan  suratmasuk,  halaman  tambah suratmasuk, halaman suratkeluar dan halaman cetak surat. Diharapkan sistem ini bisa membantu khususnya pihak bagian kantor Humas Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya dalam melakukan tugasnya.
Kata Kunci: Sistem Informasi, pengarsipan, elektronik,  Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah.
©This work is licensed under a Creative Commons Attribution - ShareAlike 4.0 International License

## 1. Pendahuluan
Pengaruh  kemajuan  inovasi  data  dan  surat  menyurat pada  suatu  sistem  persekolahan  salah  satunya  adalah semakin  mudahnya  data  yang  didapat  dari  berbagai media, sehingga dengan menggunakan inovasi data dan surat  menyurat  akan  bekerja  dengan  administrasi kerangka  data  di  berbagai  instansi  juga  perguruan tinggi di Indonesia.[3].
Sistem  pendidikan  kini  sudah  banyak  menerapkan sistem  informasi  Arsip  Surat  sistem  yang memanajemen kegiatan surat masuk juga surat keluar guna  guna  memudahkan  suatu  lembaga  untuk memanajemen  surat  masuk  juga  keluar.  Sistem informasi Arsip Surat merupakan sebuah inovasi yang baru di Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya yang akan  memudahkan  SDM  di  Pondok  Pesantren  Al- Ittifaqiah,  terutama  dibagian  kantor  Humas  Pondok untuk memanajemen surat menyurat. Sistem informasi. Arsip  Surat ialah  metode  baru  di  pengelolaan
kurikulum  sistem  yang  berbasis  web.  Sangat diharapkan peran dari sistem informasi Arsip Surat ini dapat  membantu  permasalahan  terutama  dibagian Humas di Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah.
Di  penelitian  ini  sistem  informasi  Arsip  Surat  yang dibangun  ialah  awal  di  pengembangan  sistem kurikulum di Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya Ogan  Ilir.  Ialah  inovasi  baru  di  sebuah  sistem pendidikan  yang  sebelumnya  belum  ada.  Inovasi  di sistem kurikulum ini untuk memudahkan para pegawai dan staf terutama dibagian Humas Pondok Pesantren, dalam melakukan manajemen surat masuk juga keluar. Di  sistem  informasi  Arsip  Surat  ini  bisa  menjadi inovasi yang baru dan dapat menumbuhkan semangat dalam  memperkenalkan  teknologi  disebuah  sistem pendidikan terutama di yayasan Pondok Pesantren Al- Ittifaqiah  Indralaya  ini.  Fungsi  dari  sistem  infromasi Arsip  Surat  ini  dapat  memudahkan  pengeloaan  surat masuk juga surat keluar[4].
Dalam  pengelolaan  surat  menyurat  di  Pondok Pesantren  Al-Ittifaqiah,  penulis  mengamati  adanya permasalahan  yang  muncul  yaitu  sistem  pengelolaan surat  masih  dilakukan  secara  manual,  sehingga dibutuhkan  sistem  informasi  yang  dapat  membantu dalam  pengarsipan  surat  menyurat  dengan  baik. Adapun  rumusan  masalah  yang  dibuat  oleh  penulis yaitu, bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi Pengarsipan  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar  Pada Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah  Indralaya?
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk merancang  dan  membangun  sebuah  sistem  informasi yang berbasis web pada Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya.
Peneliti  melakukan  tahap  observasi,  dengan  cara mengamati pengolahan surat menyurat yang dilakukan di  kantor  humas  pondok  pesantren  al-ittifaqiah indralaya,  peneliti  melakukan  identifikasi  masalah yang terjadi dan menganalisa sebuah sistem yang akan dirancang.
Dan  tahapan  terakhir  yaitu  tahapan  wawancara, melakukan  wawancara  dengan  staff  humas  yang bertugas di Pondok Pesantren A-Ittifaqiah Indralaya.

## 2. Metode Penelitian
2.1. Metode Pengembangan Sistem
Ialah  metode  pengembangan  sistem waterfall dimana pengerjaannya haruslah dilakukan berurutan dimulai di tahap  perencanaan  konsep,  pemodelan  ( design ), implementasi,  pengujian  juga  pemeliharaan  [6]. Tahapannya ialah :
1. Requirement Analysis
Di  tahap  ini  framework  engineer  membutuhkan korespondensi  yang  diharapkan  dapat  memahami produk yang diharapkan oleh klien dan batasan produk. Data  ini  umumnya  dapat  diperoleh  dengan  rapat, tinjauan umum, ataupun percakapan[1].
2. System Design
Di  siklus  rencana,  prasyarat  diubah  menjadi  rencana produk  bisa  dinilai  sebelum  interaksi  dibuat pengkodean (Coding) [9] . Siklus ini berpusat di sekitar struktur informasi, rekayasa
pemrograman,
penggambaran antarmuka, juga perhitungan prosedural.

## 3. Implementation
Di  tahapan  ini  terdapat  kursus  membuat  interpretasi dari  rencana  menjadi  struktur  bisa  dirasakan  mesin, yakni memanfaatkan kode bahasa pemrograman. Kode program  selanjutnya  yakni  modul  kecil  yang digabungkan di tahapan selanjutnya[1].

## 4. Integration & Testing
Di  tahap  ini  modul  telah  dibuat  digabungkan  juga dicoba  guna  melihat  apakah  produk  yang  dibuat
berdasar  rencana  juga  bekerja  di  produk  tersebut  ada kesalahan ataupun tidak.[9].
5. Operation & Maintenance
Ini ialah tahap akhir di model kaskade. Pemrograman selesai  dijalankan  juga  pemeliharaan  dilakukan. Dukungan  ini  memperbaiki  kesalahan  yang  tidak ditemukan guna tahapan sebelumnya[10].

## 2.2. Metode Pengumpulan data
Metode pengumpulan data di penelitian ini ialah:
Studi Literatur, Ini diakhiri yakni mencari sumber yang solid yang ialah referensi penelitian, yang yakni buku, diari, atau artikel. Buku harian bisa digunakan menjadi sumber  perspektif  di  penulisan  konsentrasi  ber  judul “Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada  Puskesmas  Lais”[1].  Kemudian  penelitian dengan  judul  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype” [8].
Kemudian  tahap  observasi,  dilakukan  dengan mengamati  objek  yang  ada  pada  Kantor  Humas Pondok
Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya,
mengidentifikasi  masalah  juga  menganalisa  sistem informasi yang akan    dibuat.
Terakhir ialah tahap wawancara, yakni mewawancarai  kepala  Humas  yang  bertugas  di Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1. Gambaran Umum Instansi
Pondok  Pesantren  Al-Ittifaqiah  Indralaya  ialah lembaga  pendidikan  non  formal  berdiri  pada  tahun 1992.

## Gambar 1. Logo Pondok Pesantren Al-ittifaqiah
3.2. Analisa Kebutuhan Pengguna
Di  website  sistem  informasi  arsip  surat  di  Pondok Pesantren  Al-Ittifaqiah  Indralaya  ada  tiga  macam pengguna:
1. Analisa kebutuhan admin:
Klien  yang  bisa  mengubah,  menambah,  dan menghapus  informasi  di  situs.  Beberapa  kebutuhan klien guna administrator ialah Mengharapkan masuk guna  mengawasi  halaman  situs.  Dan  Membutuhkan kerangka kerja yang bisa mengawasi data dalam hal pendokumentasian surat.
2. Kebutuhan Sekretaris:
Anda  bisa  masuk  ke  halaman  Sekretaris menggunakan  nama  pengguna  juga  kunci  rahasia yang diberikan. Memerlukan cara guna menambahkan    email  yang  aktif.  Memerlukan  cara guna mencetak laporan perihal surat surat masuk dan surat keluar.
3. Kabag Humas Membutuhkan :
Anda  bisa  masuk  ke  halaman  Arsip  Surat menggunakan  nama  pengguna  juga  kunci  rahasia yang diberikan.
3.3. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem penggajian karyawan yang tengah berjalan di Kantor  Humas  Pondok  Pesantren  Al-Ittifaqiah Indralaya  masih dilakukan  secara  konvensional  atau manual  menggunakan  pencatatan  di  buku  agenda, sehingga hal tersebut menjadi rentan terjadi masalah seperti,  kehilangan  buku,  sulitnya  dalam  pencarian ulang  surat  masuk  dan  keluar,  dan  mekanisme penyimpanan  yang  tidak  begitu  efektif.  Dengan demikian  perlu  dibuatkan  suatu  sistem  yang  dapat menyelesaikan  dan  meringankan  tugas  dari  staf Humas Pondok Pesantren.
3.4. Analisa Sistem yang Diusulkan
Sistem  informasi  arsip  suratmasuk  juga  suratkeluar yang  sedang  dibangun  bisa  digunakan  untuk mengelola dan memanajemen surat masuk juga surat keluar penggunaan sistem ini nantinya akan lebih kuat dan  efektif  daripada  menggunakan  kerangka  kerja yang  masih  manual  dan  teratur.  Kerangka  ini  dibuat berdasarkan  sebuah  situs  di  mana  setiap  informasi yang  harus  disimpan  di  kumpulan  data  yang  dapat menampung  lebih  banyak  informasi  juga  lebih terorganisir.  Alasan  dibuatnya  framework  ini  adalah untuk  memudahkan  staf  Humas  guna  melihat informasi arsip suratmasuk juga suratkeluar.
3.5. Desain Sistem
Pada  sistem  informasi  arsip  suratmasuk  juga suratkeluar di Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah website ini ada tiga diagram ialah use case diagram, activity diagram, dan class  diagram. Berdasar  [10]  “UML ( Unified Modelling Language ) ialah salah satu dialek standar dalam bisnis guna menggambarkan prasyarat, membuat penelitian dan perencanaan, dan mendeskripsikan  teknik  di  pemrograman  berbasis objek. Pemahaman lain menyatakan bahwasanya UML adalah  bahasa  visual  guna  mendemonstrasikan  juga
menyampaikan  tentang  suatu  kerangka  kerja  dengan memanfaatkan kerangka teks pendukung. [1].
1. Gambar Use Case Diagram
Use  Case Diagram  yakni  gambaran  interaksi  terjadi antar sistem juga penggunanya [10].
Gambar 2. Use Case Diagram
2. Gambar Activity Diagram Login
Ialah  alur  login  Staff  juga  Kepala  Humas  Pondok Pesantren dimana Staff juga Kepala Humas melakukan input username juga password, sistem memverifikasi, bila  username  juga  password  benar,  menampilkan halaman utama tapi bila username juga password yang di input salah, akan kembali form input username juga password.

## Gambar 3. Activity Diagram Login

## 3. Gambar Activity Diagram Surat Masuk
Di  gambar  4  ialah  Staff  Humas  membuka  halaman suratmasuk,  sistem  menampilkan  halaman  ini,  Staff bisa melakukan tambah, edit , hapus juga download di sistem informasi suratmasuk.
4.Gambar Activity Diagram Surat Keluar
Di gambar  dibawah ini, Staff membuka halaman surat keluar,  sistem  menampilkan  halaman  itu,  Staff  bisa melakukan tambah, edit , hapus juga download di surat keluar.
Gambar 5. Activity Diagram Surat Keluar
5. Gambar C lass Diagram
Class Diagram Berdasar prasyarat kumpulan data yang diharapkan,  di  atas  ada  empat  kelas,  ialah  Admin khusus,  Surat  Masuk,  Surat  Keluar,  dan  Disposisi. Setiap class memiliki hubungan di class yang berbeda hingga jadi class database relasional.
Gambar 6. Class Diagram
6. Gambar  Tampilan Login
Di  halaman  login  pengguna  sistem  diminta memasukkan username juga password supaya  bisa mengakses halaman utama di sistem informasi .
Gambar 7. Tampilan Login

## 7. Gambar Antar Muka Halaman Utama
Halaman  utama  ialah  halaman  yang  muncul  dengan asumsi klien secara efektif masuk atau sebaliknya jika nama  pengguna  dan  kunci  rahasia  yang  dimasukkan benar. Halaman ini menampilkan beberapa menu yang dapat diakses klien berdasar kebebasan aksesnya.

## Gambar 8. Antar Muka Halaman Utama
8. Gambar  Antarmuka Surat Masuk
Antarmuka surat masuk menampilkan tabel yakni data suratmasuk tersimpan di database. Di tabel suratmasuk ada tombol ialah tambah, edit , detil, juga hapus.
Gambar 9. Antarmuka Surat Masuk
9. Antarmuka Surat Keluar
Antarmuka Tabel data Suratkeluar menampilkan data suratkeluar tersimpan di database. Di tabel suratkeluar ada tombol ialah tambah, edit , detil, juga hapus.
Gambar 10. Antarmuka Surat Keluar 10. Gambar Form Tambah Data
Di form  input menunjukkan  halaman  yang  dapat digunakan untuk menambahkan informasi email yang mendekat  untuk  disimpan  dalam  kumpulan  data. Struktur informasi ini dilacak dalam huruf mendekati
dan  aktif  dengan  kemampuan  yang  sama  untuk menambahkan informasi baru.
Gambar 11. Form Tambah Data

## 11. Gambar Form Tambah Data Surat
Di  Gambar dibawah  ini  menampilkan  halaman  guna mengedit  suratmasuk  ataupun  suratkeluar  yang tersimpan ke database.
Gambar 12. Form Tambah Data Surat

## 12. Gambar Cetak Surat Masuk
Di  Gambar  dibawah  ini  menampilkan  review  arsip suratmasuk yang bisa langsung dicetak.

## Gambar 13. Cetak Surat Masuk

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan  penjelasan  dari  hasil  penelitian,  sistem informasi  arsip  surat  masuk  dan  surat  keluar  Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya. Sistem informasi ini dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan yang sudah dianalisa  sebelumnya.  Dengan  dibangunnya  Sistem Informasi  Arsip  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Pada
Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya. Diharapkan dapat  membantu  dalam  kegiatan  pengarsipan  surat pada kantor humas pondok pesantren al-ittifaqiah agar lebih  efektif  dan  dapat  menyesuaikan  dengan perkembangan  teknologi  pada  saat  ini  dan  tidak  lagi dilakukan pencatatan surat secara manual, dengan hal ini  dapat  mempermudah  kegiatan  dalam  pengarsipan surat menyurat.
Dengan  penerapan  sistem  dan  pengujian  yang  sudah dilakukan, penulis menyimpulkan saran bagi penelitian selanjutnya,  ialah  dibuatkan  penambahan  fitur    yang bisa mengirim surat  melalui sistem ini secara langsung agar  dapat  lebih  mudah  dalam  kegiatan  operasional pengiriman surat.

## Daftar Pustaka
[1] Patel, “SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MASUK  DAN  SURAT  KELUAR  PADA PUSKESMAS LAIS,” vol. 11, no. 1, pp. 9–25,
2019.
[2] A.  Suryadi  and  Y.  S.  Zulaikhah,  “Rancang Bangun  Sistem  Pengelolaan  Arsip  Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi  kasus :  Kantor  Desa  Karangrau Banyumas),” vol. VII, no. 1, 2019.
[3] F. Masykur, I. Makruf, and P. Atmaja, “Sistem Administrasi  Pengelolaan  Arsip  Surat  Masuk Dan Surat Keluar  Berbasis Web,” Indones. J. Netw. Secur. , vol. 4, no. 3, pp. 2354–6654, May 2015, doi: 10.55181/IJNS.V4I3.1336.
[4] A.  I.  Melliana  and  N.  Nurgiyatna,  “Sistem Informasi  Arsip  Surat  Pada  SMA  Negeri  2
Sukoharjo Menggunakan Framework Codeigniter,” J.  Pendidik.  dan  Teknol.
Indones. , vol. 1, no. 4, pp. 141–149, Apr. 2021, doi: 10.52436/1.JPTI.29.
[5] ridwanto  ridwanto  and  D.  A.  H.  Capah, “Aplikasi  Pengelolaan  Dokumen  dan  Arsip berbasis Web untuk mengatur Sistem kearsipan dengan  menggunakan  Metode  Waterfall,”
Explor. J. Sist. Inf. dan Telemat. (Telekomunikasi,  Multimed.  dan  Inform. ,  vol. 11,  no.  2,  pp.  84–90,  Dec.  2020,  doi: 10.36448/JSIT.V11I2.1469.
[6] A. B. Praja, D. Darmansah, and S. Wijayanto, “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat  Keluar  Berbasis  Website  Menggunakan Metode  Waterfall,” J.  Sist.  Komput.  dan Inform. , vol. 3, no. 3, pp. 273–282, Mar. 2022, doi: 10.30865/JSON.V3I3.3914.
[7] R.  Rusdiansyah,  “Membangun  prototype sistem  informasi  arsip  elektronik  surat perjanjian  kerjasama  pada  business  support departement,” J. Pilar Nusa Mandiri , vol. 14, no.  2,  pp.  157–162,  Sep.  2018,  doi: 10.33480/PILAR.V14I2.33.
[8] R. Artikel, M. Abdi, W.   #1, C. Rudianto, F.
Tanaem,  and  S.  Pengajar,  “Rancang  Bangun Sistem  Informasi  Arsip  Surat  Menggunakan Metode  Prototype,” J.  Tek.  Inform.  dan  Sist.
Inf. , vol. 7, no. 2, pp. 390– 403–390– 403, Aug. 2021, doi: 10.28932/JUTISI.V7I2.3664.
[9] S. Mahmudah, L. Widiastuti, and S. Ernawati, “Sistem  Informasi  Manajemen  Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar (Studi Kasus : Ma  Darul  Ihya  Bogor),” J.  MEDIA  Inform. BUDIDARMA , vol. 3, no. 3, p. 225, Jul. 2019, doi: 10.30865/MIB.V3I3.1215.
[10] G.  Farell,  H.  K.  Saputra,  and  I.  Novid, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT
MENYURAT  (STUDI  KASUS  FAKULTAS TEKNIK UNP),” J. Teknol. Inf. dan Pendidik. , vol.  11,  no.  2,  pp.  55–62,  Sep.  2018,  doi: 10.24036/TIP.V11I2.142.