INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research
Volume 4 Nomor 3 Tahun 2024 Page 707-713 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Efektivitas Pengelolaan Data Pegawai Berbasis Website Melalui Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Pada Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Gorontalo
Litta Nafi Lati Djapai Universitas Bina Taruna Gorontalo Email: littanafilatidjapai@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Efektivitas  pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi  manajemen  kepegawaian (SIMPEG)  pada  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten  Gorontalo.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  tentang  efektivitas  pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Gorontalo. Dengan sub fokus  penelitian  yaitu  perencanaan  data,  pelaksanaan  data  dan  pengendalian  data.  Penelitian  ini menggunakan  jenis  penelitian  deskriptif  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan    adalah: Teknik  Observasi,  Wawancara  dan  pencatatan  data  sekunder.  Sesuai  dengan  jenis  penelitian  yang digunakan,  maka  teknik  analisis  data  yang  digunakan  adalah  teknik  analisis  kualitatif.  Hasil  penelitian menunjukan  bahwa  pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi  manajemen kepegawaian (SIMPEG) belum efektif, baik dilihat dari aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian. Adapun hal-hal yang disarankan dalam penelitian ini yaitu perlunya pimpinan pada Kantor Kementerain Agama Kabupaten maupun Kanwil Kementerain Agama Provinsi melakukan pengawasan secara kontinyu atau berkesinambungan terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian internal pengelolaan data pegawai  melalui  SIMPEG,  agar  pengelolaan  data  pegawai  melalui  SIMPEG  lebih  efektif,  efisien  dan akuntabel.
Kata Kunci : Efektivitas, Pengelolaan, Data, Pegawai, SIMPEG
Abstract
Effectiveness of web-based employee data management through the personnel management information system (SIMPEG) at the Gorontalo Regency Ministry of Religion Office. This research aims to determine the effectiveness of web-based employee data management through the personnel management information system (SIMPEG) at the Gorontalo Regency Ministry of Religion Office. With research sub-focuses, namely data planning, data implementation and data control. This research uses a qualitative descriptive research type.  The  data  collection  techniques  used  are:  Observation  techniques,  interviews  and  secondary  data recording. In accordance with the type of research used, the data analysis technique used is qualitative analysis technique. The research results show that web-based employee data management through the personnel  management  information  system  (SIMPEG)  is  not  effective,  both  from  the  planning, implementation and control aspects. The things suggested in this research are the need for leaders at the Regency  Ministry  of  Religion  Offices  and  Provincial  Offices  of  the  Ministry  of  Religion  to  carry  out continuous or continuous supervision of the planning, implementation and internal control of employee data  management  through  SIMPEG,  so  that  employee  data  management  through  SIMPEG  is  more effective, efficient and accountable.
Keywords: Effectiveness, Management, Data, Employees, SIMPEG

## PENDAHULUAN
Salah satu teknologi informasi yang digunakan sekarang ini adalah sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Yang tertuang dalam keputusan menteri dalam Negeri No.  17  Tahun  2000  menyebutkan  bahwa:  “system  informasi  manajemen  kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah meliputi pengumpulan  prosedur, tenaga pengolah dan perangkat  lunak,  perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, saling ketergantungan  dan  saling  menentukan  dalam  rangka  penyediaan  informasi  di  bidang kepegawaian.
Dalam rangka mewujudkan validitas data disertai dengan peningkatan kinerja yang profesional,  efektif,  efisien,  terhadap  pelaksanaan  tugas  pengelolaan  data  dan  sistem informasi  manajemen  kepegawaian  pada  kementerian  agama,  dikeluarkan  Keputusan Menteri  Agama  Nomor  344  Tahun  2016  tentang  Pengelolaan  Data  dan  Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Kementerian Agama.
Sistem informasi manajemen kepegawaian yang selanjutnya disebut SIMPEG adalah sistem pengelolaan data, informasi, dan manajemen kepegawaian yang diakses langsung secara online. Sistem Informasi Manajemen kepegawaian (SIMPEG) merupakan salah satu
bentuk dari implementasi e-Government oleh pemerintah melalui sistem informasi berbasis komputer.
Dengan Sistem Informasi Manajemen pegawai (SIMPEG) pengelolaan dan prosedur pelayanan  administrasi  kepegawaian  mulai  dari  kenaikan  pangkat,  mutasi  pegawai, penyusunan daftar urut kepangkatan, pensiunan pegawai masih bersifat manual yaitu harus mengumpulkan kembali berkas-berkas atau dokumen kepegawaian, yang kemudian baru diproses oleh masing-masing bidang yang bersangkutan, dimana dengan cara ini sangat tidak efektif karena membutuhkan proses waktu yang lama. Dengan adanya sistem informasi manajemen pegawai cara tersebut sudah mulai dikurangi karena data kepegawaian sudah tersimpan  dalam  database.  Dengan  jumlah  pegawai  yang  ada  di  Kementerian  Agama Kabupaten Gorontalo berjumlah 436 orang.
Kementerian  Agama  Kabupaten  Gorontalo  sudah  menerapkan  sistim  informasi manajemen kepegawaian yang berbasis website ini sejak tahun 2016, dengan tujuan untuk mempermudah proses administratif kepegawaian (SIMPEG) yang diakses langsung secara online.
Berdasarkan  pengamatan  atau  observasi  awal  penulis  pada  Kantor  Kementerian Agama Kabupaten Gorontalo menunjukkan bahwa pengelolaan data pegawai berbasis web melalui  sistem  informasi  manajemen  kepegawaian  (SIMPEG)  sudah  dilaksanakan  namun belum optimal dilakukan. Belum optimalnya pengelolaan data pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG), karena masih ada beberapa hal yang menjadi kelemahan dari sistem informasi yang dilakukan dengan pengaplikasikan Microsoft Office, maka diperlukan suatu strategi penerapan sistem yang optimal untuk membantu bagian kepegawaian untuk permasalahan serta  perkembangan yang terjadi  pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Gorontalo.
Berdasarkan  fenomena  tersebut,  penulis  tertarik  untuk  mengkaji  lebih  mendalam efektivitas  pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi  manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Gorontalo.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis deskriptif pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif pendekatan  kualitatif,  menurut  Sugiyono  (2020  :  11),  penelitan  jenis  deskriptif  adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih ( indeveden) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan antara variabel satu dengan variabel lain.
Adapun  fokus  dalam  penelitian  ini  adalah  efektivitas  pengelolaan  data  pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) dengan sub fokus sebagai berikut:
1. Perencanaan yaitu proses kegiatan atau penyusunan langkah-langkah kegiatan yang dibutuhkan  sehubungan  dengan  data  awal  pegawai  yang  diakses  melalui  Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
2. Pelaksanaan yaitu penerapan pengelolaan data pegawai yang dilakukan melalui aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
3. Pengendalian  yaitu  pengawasan  dan  perbaikan  terhadap  pengelolaan  data  pegawai yang dilakukan melaui aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

## HASIL DAN PENELITIAN
Berikut hasil penelitian terkait pengelolaan data pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Gorontalo.
Berdasarkan deskripsi hasil penelitian di atas mengenai pengelolaan data pegawai berbasis  web  melalui  sistem  informasi  manajemen  kepegawaian  (SIMPEG)  pada  Kantor Kementerian  Agama  Kabupaten  Gorontalo  yang  dilihat  dari  aspek  perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian belum efektif dilakukan.
a. Perencanaan
Perencanaan  adalah  suatu  proses.  Proses  perencanaan  merupakan  rangkaian urutan  rasional  di  dalam  penyusunan  rencana.  Proses  mempunyai  sifat-sifat  sebagai berikut: Dapat disesuaikan dengan tujuan, Dapat disesuaikan dengan keterbatasan yang ada, Dapat dikembangkan sesuai dengan teknik dan kebutuhan tertentu.   Suzetta (2016:67) mengatakan bahwa “ perencanaan sebagai suatu cara bagaimana mencapai tujuan sebaik-baiknya (maksimum output) dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih  efisien  dan  efektif”.  Selanjutnya dikatakan  bahwa,  perencanaan  merupakan penentuan tujuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana dan oleh siapa.
Selanjutnya  Tjokroamidjojo  (dalam  Syafalevi,  2015:28)  mengatakan  bahwa perencanaan dalam arti seluas-luasnya merupakan suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Perencanaan  adalah  suatu  cara  bagaimana  mencapai  tujuan  sebaik-baiknya  dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih efektif dan efisien.
Perencanaan dalam kajian ini adalah proses kegiatan atau penyusunan langkah- langkah  kegiatan  yang  dibutuhkan  sehubungan  dengan  data  awal  pegawai  yang diakses melalui Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Pengelolaan data pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang dilihat dari aspek perencanaan belum optimal dilakukan. Karena data awal pegawai di Sub  Bagian  Kepegawaian  untuk  diakses  pada  aplikasi  (SIMPEG)  seringkali  kurang lengkap data atau berkasnya baik mengenai berkas kenaikan pangkat maupun berkas lainnya,  seperti  penyusunan  daftar  urut  kepangkatan.  Hal  ini  menjadi  kendala pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi  manajemen kepegawaian (SIMPEG) menjadi tidak efektif.
b. Pelaksanaan
Pelaksanaan  sebagai  suatu  usaha  atau  kegiatan  tertentu  yang  dilakukan  untuk mewujudkan  rencana  atau  program  dalam  kenyataannya.  Pelaksanaan  merupakan aktifitas atau
usaha-usaha yang dilaksanakan untuk  melaksanakan  semua  rencana  dan  kebijaksanaan  yang  telah  dirumuskan  dan ditetapkan dengan dilengkapi segala kebutuhan, alat-alat yang dibutuhkan, siapa yang melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannnya mulai dan bagaimana cara yang harus dilaksanakan,  suatu  proses  rangkaian  kegiatan  tindak  lanjut  setelah program  atau  kebijaksanaan  ditetapkan  yang  terdiri  atas  pengambilan  keputusan, langkah  yang  strategis  maupun  operasional  atau  kebijaksanaan  menjadi  kenyataan guna  mencapai  sasaran  dari  program  yang  ditetapkan  semula.  Pelaksanaan  dapat diartikan sebagai implementasi dan juga penerapan.
Pelaksanaan adalah suatu tindakan atau pelaksanaan dari sebuah rencana yang sudah disusun secara matang dan terperinci, implementasi biasanya dilakukan setelah perencanaan  sudah  dianggap  siap.  Secara  sederhana  pelaksanaan  bisa  diartikan penerapan.  Majone  dan  Wildavsky  mengemukakan  pelaksanaan  sebagai  evaluasi. Browne dan Wildavsky mengemukakan bahwa Pelaksanaan adalah perluasan aktivitas yang saling menyesuaikan. Nurdin Usman. (2014:70).
Menurut Abdullah (2014:151) “Pelaksanaan adalah suatu proses rangkaian kegiatan tindak  lanjut  sekolah  program  atau  kebijaksanaan  ditetapkan  yang  terdiri  atas pengambilan  keputusan,  langkah  yang  strategis  maupun  operasional  atau  kebijakan menjadi kenyataan guna mencapai sasaran dari program yang ditetapkan semula.
Pelaksanaan dalam kajian ini adalah penerapan pengelolaan data pegawai yang dilakukan  melalui  aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG). Pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi  manajemen
kepegawaian (SIMPEG) yang dilihat dari aspek pelaksanaan belum optimal dilakukan. Hal ini terjadi karena pengelolaan proses pengiriman data pegawai kurang cepat, dan sering  loding  dan  data  pegawai  yang  ditampilkan  tidak  komprehensip  sebagaimana tampilan data pada kartu induk pegawai. Selain itu data-data mengenai kepegawaian sudah  berada  di  dalam  suatu  database  dengan  program  aplikasi  sistem  pegawai (SIMPEG). Namun, aplikasi tersebut masih memiliki kekurangan diantaranya yaitu belum sempurnanya  fitur  untuk  pembuatan  surat  keputusan  (SK)  kenaikan  pangkat  dan kenaikan  gaji  berkala  sehingga  masih  menggunakan  file-file  excel  dan  word.  Hal  ini menjadi  kendala  pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem  informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) kurang efektif dilakukan.
c. Pengendalian
Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu organisasi atau perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Pengendalian  dilakukan  dengan  tujuan  supaya  apa  yang  telah  direncanakan  dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai.  Pengendalian  memang  merupakan  salah  satu  tugas  dari  manager.  Satu  hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakukan dengan disertai  pelurusan  (tindakan  korektif),  maka  pengawasan  adalah  pemeriksaan  di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.
Robert  Anthony  (dalam  Siagian,  2014:76)  mengatakan  bahwa  sistem pengendalian  manajemen  sebagai  proses  untuk  memastikan  bahwa  sumber  daya diperoleh dan digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya Menurut Siswanto (2017:34) Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk mendapatkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem  umpan  balik  informasi,  membandingkan  kinerja  aktual  dengan  standar  yang telah  ditetapkan,  menentukan  apakah  terhadap  penyimpangan  dan  mengukur signifikansi  penyimpangan  tersebut,  dan  mengambil  tindakan  perbaikan  yang diperlukan.
Pengendalian  dalam  kajian  ini  adalah  pengawasan  dan  perbaikan  terhadap pengelolaan data pegawai yang dilakukan melaui aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  (SIMPEG).  Pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem informasi  manajemen  kepegawaian  (SIMPEG)  yang  dilihat  dari  aspek  pengendalian belum efektif dilakukan. Karena masih kurangnya komunikasi dan koordinasi pimpinan dalam  pengelolaan data pegawai berbasis web melalui  sistem informasi manajemen
kepegawaian (SIMPEG). Selain itu pengelolaan data pegawai melalui Aplikasi SIMPEG seringkali mengalami keterlambatan sampai beberapa hari bahkan sampai  beberapa minggu  belum  di  Apload,  dengan  alasan  berkas  belum  lengkap  atau  masih  ada kekurangan. Kondisi ini menyebabkan pengelolaan data pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) belum maksimal dilakukan.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang  telah  dipaparkan  sebelumnya, peneliti mengambil beberapa simpulan sebagai berikut.
1. Dilihat dari aspek perencanaan sudah dilaksanakan namun belum optimal. Karena data awal pegawai untuk diakses pada aplikasi (SIMPEG) seringkali kurang  lengkap data atau berkasnya baik mengenai berkas kenaikan pangkat maupun berkas penyusunan daftar urut kepangkatan.
2. Dilihat  dari  aspek  pelaksanaan  sudah  dilaksanakan  namun  belum  optimal.  Karena pengelolaan proses pengiriman data  pegawai kurang cepat, dan  sering loding dan data pegawai yang ditampilkan tidak komprehensip sebagaimana tampilan data pada kartu induk pegawai.
3. Dilihat  dari  aspek  pengendalian  sudah  dilaksanakan  namun  belum  efektif.  Karena masih  kurangnya  komunikasi  dan  koordinasi  pimpinan  dalam  pengelolaan  data pegawai berbasis web melalui sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Selain  itu pengelolaan data  pegawai  melalui Aplikasi SIMPEG  seringkali mengalami keterlambatan  sampai  beberapa  hari  bahkan  sampai  beberapa  minggu  belum  di Apload, dengan alasan berkas belum lengkap atau masih ada kekurangan.
4. Secara  keseluruhan  bahwa  pengelolaan  data  pegawai  berbasis  web  melalui  sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) belum efektif dilakukan, baik dilihat dari aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian.

## DAFTAR PUSTAKA
Ali, M. 2014. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Bumi Aksara.
Moleong, J, Lexy, 2018. Metode Penelitian Kualitatif, Bandung : PT Remaja Rosdakarya.
Muhadjir, Noeng, 2012. Metodologi Penelitian Kebijakan dan Evaluation Research, Integrasi Penelitian, Kebijakan, dan Perencanaan,    Edisi I.
Riduwan, 2015, Metode & Teknik Menyusun Tesis, Pengantar Kata Buchari Alma, Cet. Ketiga, Bandung : Alfabeta.