## Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS)
Vol. 3, No. 1, March 2022, page-page. 108~113 P-ISSN : 2723-455X E-ISSN : 2723-2026 available online at: https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/teknoabdimas

## PELATIHAN PENGARSIPAN SECARA ELEKTRONIK (E-FILLING) BAGI PERANGKAT DESA DI PEKON SUKANEGERI JAYA
Dedi Darwis 1 , Heni Sulistiani 2 , Auliya Rahman Isnain 3 , Ikbal Yasin 4 , Fikri Hamidy 5 , Rika Mersita 6 , Elvano Delisa Mega 7
Sistem Informasi Akuntansi 1,2,4,5,6,7 , Universitas Teknokrat Indonesia Informatika 3 , Universitas Teknokrat Indonesia
Email : darwisdedi@teknokrat.ac.id 1 , henisulistiani@teknokrat.ac.id 2
Received: (28 Februari 2022) Accepted : (9 Maret 2022) Published : (15 Maret 2022 )

## Abstract
This service activity in the form of electronic archiving training or e-filling is motivated by archiving activities  carried  out  at  the  village  office  still  using  the  traditional  way,  namely  using  paper.  This method  will  cause  many  problems,  so  it  is  necessary  to  conduct  electronic  archiving  training  for village  officials.  The  village  office  in  Pekon  Sukanegeri  Jaya  has  been  equipped  with  computer equipment and an internet network that can be used for electronic archive management. However, the skills and knowledge of village officials are still lacking, especially for archiving using Google Drive media.  The  purpose  of  implementing  this  service  is  that  with  the  existence  of  electronic  archiving training  for  village  officials,  it  is  hoped  that  archive  management  at  the  village  office  can  be  more organized and make it easier for village officials to re-search the archive files needed at any time.
Keywords: e-filling, electronic arcive , village

## Abstrak
Kegiatan pengabdian berupa pelatihan pengarsipan secara elektronik atau e-filling ini dilatarbelakangi dengan  kegiatan  pengarsipan  yang  dilakukan  di  kantor  desa  masih  menggunakan  secara  cara tradisional  yaitu  menggunakan  kertas.  Cara  tersebut  akan  mengakibatkan  banyak  permasalahan, sehingga perlu dilakukan pelatihan pengarsipan secara elektronik bagi perangkat desa. Kantor desa di Pekon Sukanegeri Jaya telah dilengkapi dengan peralatan komputer dan jaringan internet yang dapat dimanfaatkan  untuk  pengelolaan  arsip  secara  elektronik.  Namun,  keterampilan  dan  pengetahuan perangkat desa masih kurang khususnya untuk pengarsipan yang memanfaatkan media Google Drive . Tujuan  dari  pelaksanaan  pengabdian  ini  adalah  dengan  adanya  pelatihan  pengarsipan  secara elektronik  bagi  perangkat  desa  diharapkan  pengelolaan  arsip  di  kantor  desa  dapat  lebih  tertata  dan mempermudah  perangkat  desa  dalam  melakukan  pencarian  kembali  berkas  arsip  yang  dibutuhkan sewaktu-waktu.
Kata Kunci: E-Filling, Arsip Elektronik, Desa

## To cite this article:
Dedi  Darwis,  Heni  Sulistiani,  Auliya  Rahman  Isnain,  Ikbal  Yasin,  Fikri  Hamidy,  Rika  Mersita,  Elvano  Delisa  Mega.  (2022).  Title  of  the article. Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol(3), 108-113.

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  telah  mempengaruhi  seluruh  aspek  kehidupan,  tidak  terkecuali  pada pelaksanaan kegiatan manajemen di suatu organisasi. Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, dapat menyebabkan  adanya  peningkatan  kebutuhan  informasi.  Peningkatan  kebutuhan  informasi  tersebut,  muncul sebagai  akibat  dari  aktivitas  manajemen  yang  semakin  tinggi.  Dengan  demikian  diperlukan  ketersediaan  dan penyediaan  informasi  yang  cepat,  tepat  dan  akurat  (Putra  dan  Nelisa,  2020).  Salah  satu  kegiatan  administratif dalam suatu organisasi adalah arsip. Arsip memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi terutama pada
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1,  108-113
proses  penyajian  informasi  bagi  pimpinan  untuk  membuat  keputusan  dan  merumuskan  kebijakan  (Retnawati dkk, 2018). Arsip menjadi sumber data dari segala aktivitas dalam organisasi yang berperan tidak hanya sebagai sumber  informasi,  tetapi  juga  sebagai  pusat  ingatan  dan  alat  pengawasan  yang  sangat  diperlukan  dalam perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jwaban, penilaian dan pengendalian secara tepat (Yunita dan Rahmah, 2015).
Pengelolaan  arsip  secara  manual  atau  masih  menggunakan  kertas  dapat  menyebabkan  menumpuknya berkas baik secara kuantitas maupun penggunaannya (Muhidin, Winata dan Santoso, 2016). Di era digital saat ini, pengelolaan arsip secara elektronik menjadi tren dan juga menjadi fokus dalam pengembangan pengelolaan di  organisasi  (Putranto,  2017).  Pengelolaan  arsip  secara  digital  atau  yang  dikenal  dengan  istilah e-filling ini mempermudah  pengguna  ataupun  manajemen  dalam  temu  kembali  berkas  arsip  kapanpun  dibutuhkan (Rismayeti dan Noprianto, 2021). Selain itu, arsip yang teratur  dan tertib akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan  dalam  penyajian  informasi  serta  membantu  semua  pihak  dalam  organisasi  untuk  penyelesaian  tugas (Nugraha, 2019). Pengelolaan arsip yang baik ini tentunya perlu diterapkan di semua lini organisasi, termasuk di kantor desa.
Electronic  Filling  System atau E-Filling merupakan  salah  satu  metode  dalam  pengelolaan  arsip  yang diatur dalam UU No. 11/2008 tentang informasi dan transaksi elektronik dan diikuti peraturan pelaksanaannya yang tertuang dalam PP No. 82/2012 (Utami dkk, 2020). Dengan adanya E-Filling, perangkat desa tidak perlu lagi  membutuhkan  dokumen fisik  berupa  kertas  karena  semua  dokumen  akan  dikirim dalam  bentuk  elektronik (Jaya dan Ilahiyah, 2018). Saat ini proses pengarsipan di Pekon Sukanegeri Jaya masih dilakukan secara manual dengan  menggunakan  odner.  Berkas-berkas  arsip  yang  dimiliki  oleh  Kantor  Desa  menumpuk  di  salah  satu ruangan  staf.  Selain  itu,  berkas-berkas  arsip  tidak  diklasifikasikan  berdasarkan  indeks  sesuai  dengan  peraturan pengarsipan.  Surat-surat  masuk  dan  keluar  ditumpuk  dan  dijadikan  satu  begitu  saja.  Pengelolaan  arsip  secara manual  tersebut  memiliki  banyak  kelemahan,  antara  lain  dalam  penyimpanan  berkas  arsip  memerlukan  ruang yang  cukup  luas  karena  dokumen  arsip  akan  selalu  bertambah,  dokumen  arsip  akan  lebih  mudah  rusak  dan hilang,  proses  pencarian  kembali  dokumen  yang  dibutuhkan  membutuhkan  waktu  yang  lama  serta pendistribusian dokumen antar bagian dalam kantor desa menjadi kurang efektif.  Berkas arsip yang terdapat di kantor desa dapatdilihat pada gambar 1 berikut ini.

## Gambar 1.  Berkas Arsip Kantor Desa
Untuk  mewujudkan  tata  kelola  arsip  yang  baik,  pemanfaatan  teknologi  informasi  harus  diterapkan. Sistem arsip elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan manual atau konvensional. Jika pada arsip  konvensional  memiliki  kabinet  atau  odner  yang  berfungsi  untuk  menyimpan  dokumen-dokumen,  maka pada sistem arsip elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Dimana masing- masing  map  berisi  lembaran-lembaran  dokumen  arsip  yang  telah  diubah  dalam  bentuk  file  digital.  Untuk mendukung proses pengarsipan secara elektronik, masing-masing perangkat desa telah difasilitasi dengan laptop, sehingga  memudahkan  pekerjaan  perangkat  desa.  Selain  itu,  perangkat  desa  juga  perlu  dibekali  dengan keterampilan dalam pengelolaan arsip secara digital dengan memanfaatkan google drive.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1,  108-113

## METODE PELAKSANAAN

## Tempat dan Waktu
Kegiatan pelatihan pengarsipan secara elektronik ( e-filling) ini dilakukan di Pekon Sukanegeri Jaya, Kecamatan Talang Padang, Kabupaten Tanggamus. Lokasi mitra dari Universitas Teknokrat Indonesia berjarak kurang lebih 60,1  km  dengan  durasi  waktu  tempuh  selama  1  jam  41  menit.  Gambar  peta  lokasi  mitra  dapat  dillihat  pada gambar 2 berikut ini.

## Gambar 2. Peta Lokasi Mitra

## Khalayak Sasaran
Sasaran  dalam  pelaksanaan kegiatan  pelatihan pengarsipan  secara  elektronik ( e-filling) yaitu  perangkat  desa  di Pekon Sukanegeri Jaya.

## Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  yang  dilakukan  dalam  kegiatan  pengabdian  ini  melalui  beberapa  cara  yang  untuk mengumpulkan  informasi  yang  dibutuhkan  terkait  dengan  permasalahan  yang  terjadi.  Cara  yang  dilakukan dalam pengumpulan data antara lain:
a. Observasi (Pengamatan Lapangan)
Merupakan  suatu  teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  oleh  tim  pengabdi  dengan  melakukan pengamatan langsung terhadap situasi dan kondisi yang ada.
b. Wawancara
Merupakan salah satu cara yang dilakukan seseorang untuk mencapai tujuan tertentu, karena melalui cara wawancara  ini  dapat  memperoleh  informasi  secara  lisan  dengan  mengajukan  pertanyaan-pertanyaan  yang telah  dipersiapkan  kepada  narasumber  yang  bersangkutan.  Wawancara  dilakukan  melalui  proses  tanya jawab antara tim pengabdi dan perangkat desa di Pekon Sukanegeri Jaya.
c. Tinjauan Pustaka
Pada kegiatan ini dilakukan mengumpulkan referensi-referensi yang berkaitan dengan permasalahan yang terjadi  di  Pekon  Sukanegeri  Jaya.  Referensi  yang  digunakan  seperti  artikel,  buku,  dan  sumber-sumber bacaan lainnya.
d. Pelatihan
Kegiatan  pelatihan  pengarsipan  secara  elektronik  ( e-filling) dilakukan  melalui  pemberian  materi  tentang pemanfaatan Google Drive untuk pengarsipan.

## Metode Pengabdian
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1,  108-113
Kegiatan pengabdian dilakukan berupa pelatihan pengarsipan secara elektronik ( e-filling) bagi perangkat desa. . Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  ini  tidak  terlepas  dari  adanya  peran  serta  dan  partisipasi  mitra  mulai  dari pengumpulan  kebutuhan  hingga  evaluasi  kegiatan.  Mitra  sangat  berperan  aktif  dalam  setiap  pelaksanaan kegiatan. Hal ini terlihat dari awal kegiatan pada saat pengumpulan kebutuhan melalui proses wawancara. Mitra sangat terbuka dan antusias dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan tim pengabdi yang berkaitan dengan upaya peningkatan  pelayanan  kantor  desa  bagi  masyarakat.  Partisipasi  mitra  ini  juga  akan  berkelanjutan  pada  setiap kegiatan  atau  tahapan  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian.  Pelaksanaan  kegiatan  dapat  dilihat  pada  gambar  3 berikut ini.

## Gambar 3. Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebelum  melakukan  pelatihan  pengarsipan  secara  elektronik  ( e-filling )  perlu  dilakukan  pengalihmedia dari  kertas  ke  media  elektronik  komputer.  Tahapan  yang  dilakukan  dalam  kegiatan  pengarsipan  secara  digital antara lain :
1. Menyiapkan surat atau berkas yang akan dialihmediakan;
2. Melakukan scanning dari surat atau berkas;
3. Mengunggah  surat  atau  berkas  yang  telah  di  scan  ke Google  Drive dapat  dikelompokkan  dalam  folder- folder sesuai jenis surat;
4. Membuat file Google Spreadsheet yang digunakan untuk mendaftar surat atau berkas apasaja yang dimiliki oleh kantor desa;
5. Membuat hyperlink dari daftar surat atau berkas yang dapat menghubungkan antara daftar surat dengan file surat atau berkas di Google Drive .
Hasil kegiatan pengabdian ini yaitu pelatihan pengarsipan secara elektronik ( e-filling ) bagi perangkat desa di  Pekon  Sukanegeri  Jaya.  Kegiatan  pengabdian dalam  rangka  pelatihan pengarsipan  secara  elektronik  atau E- filling dilakukan  dengan  memanfaatkan Google  Drive .  Hal  ini  dilakukan  untuk  mempermudah  perangkat  desa dalam  mengarsipkan  dokumen-dokumen  kantor  desa.  Selain  itu,  kantor  desa  juga  telah  memiliki  satu  akun Google  yang  dapat  digunakan  untuk  media  penyimpanan  dokumen.  Bentuk  tampilan Google  Drive yang digunakan sebagai media E-Filling dapat dilihat pada gambar 4 berikut ini.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1,  108-113
Gambar 4. Google Spreadsheet untuk E-Filling Pada  gambar  4  diperlihatkan  tampilan Google  Spreadsheet yang  digunakan  untuk  mendata  atau membuat daftar berkas surat apa saja yang akan diarsipkan dan dimiliki oleh kantor desa di Pekon Sukanegeri Jaya.  Dari Google  Spreadsheet tersebut  akan  dikoneksikan  dengan Google  Drive sebagai  media  penyimpanan berkas atau arsip digital. Tampilan Google Drive sebagai media penyimpanan digital dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini.
Gambar 5. Tampilan Google Drive

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil kegiatan pengabdian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Kegiatan  pelatihan e-filling dapat  berjalan  dengan  baik  dan  lancar  di  Pekon  Sukanegeri  Jaya,  Kecamatan Talang Padang, Kabupaten Tanggamus. Kendala yang dihadapi pada kegiatan ini antara lain jarak tempuh yang cukup jauh dan koneksi internet yang tidak lancar.
2. Pelatihan pengelolaan arsip secara elektronik dilakukan dengan memanfaatkan Google Drive sebagai media penyimpanan surat atau berkas yang dimiliki oleh kantor desa.
3. Perangkat  desa  dapat  mengikuti  kegiatan  pelatihan  dengan  baik  sampai  dengan  akhir  kegiatan.  Dengan adanya pelatihan pengarsipan secara elektronik ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja perangkat desa terutama dalam pencarian kembali berkas atau surat yang telah diarsipkan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 3, No: 1,  108-113
Kegiatan  pengabdian  ini  merupakan  Hibah  Internal  Universitas  Teknokrat  Indonesia,  maka  dari  itu  tim pengabdi  mengucapkan  terima  kasih  yang  sebesar-besarnya  kepada  Universitas  Teknokrat  Indonesia  atas dukungannya  dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian.  Tim  pengabdi  juga  menucapkan  terima  kasih  kepada LPPM Universitas Teknokrat Indonesia yang telah memfasilitasi kegiatan terlaksananya program Hibah Internal Skema Desa Binaan. Tak lupa ucapan terima kasih disampaikan kepada masyarakat dan perangkat desa di Pekon Sukanegeri Jaya sehingga kegiatan pengabdian dapat berjalan dengan lancar.

## REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
D.A. Nugraha. (2019). Pengelolaan Kearsipan Berbasis Elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ciamis. Dinamika: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara, Vol. 4 No. 4, Desember 2019.
H. Utami, S.M. Salsiyah, Inayah, B. Prasetya dan Suharmanto. (2020). Penerapan E-Filling System pada PAUD Islam  Teladan  Bina  Fitrah  Gedawang  Banyumanik  Semarang. Prosiding  seminar  Hasil  Penelitian  dan Pengabdian Masyarakat Polines Vol. 3 (2020), hal. 1000-1007.
I.  M.L.M  Jaya,  M.A.  Ilahiyah.  (2018).  Pembinaan  Implementasi  E-Filling  bagi  Pelaku  UMKM  Kerupuk  di Kecamatan Gunung Anyar Kota Surabaya. Jurnal Ilmiah Padma Sri Kreshna, Vol. 2 No. 2. L. Retnawati, N. Saurina, F. Hadi, E. Wahyuningtyas dan S. Syidada. (2018). Pelatihan Pembuatan Penataan Arsip Berbasis Web di Kelurahan Panjang Jiwo. JPP IPTEK, Vo. 2 No. 2 November 2018 .
Rismayeti dan E. Nopriyanto. (2021). Pengenalan dan Pelatihan Sistem Pengarsipan Elektronik Berbasis Web untuk Alumni Prodi  Ilmu  Perpustakaan  Fakultas  Ilmu  Budaya  Unilak. Bidik:  Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat,  Vol.  2  No.  1 Oktober 2021 . S. A. Muhidin, H. Winata dan B. Santoso. (2016). Pengelolaan Arsip Digital. Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen, Vol. 2 No. 3 November 2016.
W.  A.  Putranto.  (2017).  Pengelolaan  Arsip  di  Era  Digital:  Mempertimbangkan  Kembali  Sudut  Pandang  Pengguna. Diplomatika, Vol. 1 No. 1 September 2017.
W. Putra dan M. Nelisa. (2020). Pengelolaan Arsip Elektronik di Unit Kearsipan PT Semen Padang. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 8 No. 2 Desember 2020.
Yunita  dan  E.  Rahmah.  (2015).  Penerapan  Arsip  Elektronik  di  Kantor  Perpustakaan,  Arsip  dan  Dokumentasi  Kota Bukittinggi. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 4 No. 1 September 2015.