……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## ANALISIS KEBUTUHAN RAK FILE DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG
Oleh Wahyu Permana 1) , Irda Sari 2)
1,2 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
1,2 Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia Email: 1 Permanawahyu756@gmail.com , 2 Irda.sari@piksi.ac.id

## Abstract
The  increase  in  the  number  of  new  outpatient  IGD  and  inpatient  patients  at  Sentra  Medika Cibinong  Hospital  2016-2020  reached  11%,  the  figure  shows  the  increase  in  health  services provided to the community. This will certainly be comparable to the increase  in medical record documents and result in fast storage shelvess full, for that there need to be the addition of new storage shelves. The purpose of this study is to  find  out  the needs of medical  record document storage  racks at  Sentra  Medika Cibinong Hospital until  2023. Desriptive research methods  and data  collection  through  observation  and  interviews.  Population  of  20  racks  of  medical  record storage documents with a sample of 100 documents. The result showed the average thickness of medical  record  documents  was  2,388  cm  with  the  filing  length  is  6.160  cm.  Storage  rack  size: length 440 cm, height 259 cm and width 46 cm. In conclusion, the prediction of storage shelf needs for 2023 as many as 112 double-sided Roll O’Pack racks, the availability of 20 storage shelves currently  requires  the  addition  of  92  storage  shelve.  The  addition  of  medical  record  document storage and retention of medical record documents is very important so that the condition of the documents is maintained, not easily damaged and neatly accommodated.
Keywords: medical record document, storage rack, retention

## PENDAHULUAN
Rekam  Medis  (RM)  diartikan  sebagai keterangan  baik  yang  tertulis  maupun  yang terekam      tentang  identitas,  anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, segala pelayanan    dan    tindakan  yang    diberikan kepada    pasien    dan    pengobatan    baik    yang dirawat  inap maupun  rawat  jalan  atau  gawat darurat [1].               Isi  rekam  medis  merupakan  hak milik   pasien   sedangkan   fisiknya   merupakan milik   instansi   pelayanan kesehatan,   untuk itu      instansi      pelayanan      kesehatan      harus mengelola,  menjaga    dan    menyimpan    rekam medis  tersebut  dengan  benar  dan  aman [2].
Permenkes  269  tahun  2008  pasal  7 menyebutkan bahwa sarana pelayanan kesehatan  wajib  menyediakan  fasilitas  yang diperlukan  dalam  rangka  penyelenggaraan rekam  medis.  Salah  satu  dari  fasilitas  yang
diperlukan  dalam  rangka  penyelenggaraan rekam  medis  adalah  ruang  penyimpanan  dan rak penyimpanan berkas rekam medis.
Sarana  dan  prasarana  yang  mencukupi akan  menunjang  tercapainya  pelayanan  yang efektif dan efisien dalam memberikan pelayanan  kepada  pasien  di  rumah  sakit,  oleh karena itu diperlukan pengelolaan penyimpanan  dan  perencanaan  sarana  yang baik  guna  menjaga  berkas  rekam  medis  agar tidak mudah rusak dan tidak terjadi penumpukan.
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan di  rumah  sakit  Sentra  Medika  Cibinong  yang dilakukan  dengan  wawancara  kepada  kepala bagian  rekam  medis  dan  petugas  filing diperoleh  hasil  pasien  baru  rawat  jalan,  IGD, dan rawat  inap pada  tahun 2016 sampai tahun
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
2020  meningkat  secara  signifikan  hingga mencapai rata-rata 11%  pertahunnya.
Jumlah rak yang tersedia di Rumah Sakit Sentra  Medika  Cibinong  saat  ini  sudah  tidak cukup menampung berkas rekam medis pasien, sehingga penjajaran berkas rekam medis dalam rak  menjadi  penuh  dan  sesak.  Hal  ini memungkinkan terjadinya berkas rekam medis pasien  yang  missfile  atau  berkas  rekam  medis pasien  yang  tiba-tiba  jatuh  dari  rak,  serta berdampak  terhadap  kegiatan  petugas  dalam melakukan  pengambilan  dan  penyimpanan kembali  berkas  rekam  medis,  sehingga diperlukan  penambahan  rak  rekam  medis  di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong.
Untuk  itu  dalam  penelitian  ini  penulis tertarik  untuk  melakukan  penelitian  dengan judul “Analisis Kebutuhan Rak File Dokumen Rekam  Medis  Di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong”.

## LANDASAN TEORI Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis Berdasarkan  PERMENKES  Nomor 269/MenKes/Per/III/2008,  tentang  Rekam Medis  menyatakan  Rekam  Medis  adalah berkas  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang pasien  yang  berisi  identitas,  pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan  kesehatan  untuk  rawat  jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun swasta.
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan  dibuatnya  rekam  medis  adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan  pelayanan  kesehatan  di  rumah sakit.  Tanpa  adanya  dukungan  dari  sistem pengelolaan  rekam  medis  yang  baik  dan benar tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan  tertib  administrasi  merupakan salah satu faktor yang menentukan efektivitas  pelayanan  kesehatan  dirumah sakit [2].
3. Kegunaan Rekam Medis
Rekam  medis  memiliki  kegunaan  dari beberapa  aspek  yang  disingkat  dengan ALFRED PH MP [3].
a. Aspek Administrasi (Administrasion): Di dalam  berkas  rekam  medis  mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang  dan  tanggung  jawab  sebagai tenaga  medis  dan  paramedik  dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek  Hukum  (Legal):  Suatu  berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya menyangkut masalah  adanya  jaminan  kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan  bahan  sebagai  tanda  bukti untuk  menegakkan  keadilan,  Rekam Medis  adalah  milik  Dokter  dan  Rumah Sakit  sedangkan  isinya  terdiri  dari Identitas Pasien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan lain yang  telah  di  berikan  kepada  pasien adalah  sebagai  informasi  yang  dapat  di miliki  oleh  pasien  sesuai  dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku  (UU  Praktik  Kedokteran  RI No.29 Tahun 2009 Pasal 46 ayat (1)).
c. Aspek  Keuangan  (Financial):  Suatu berkas  rekam  medis  mempunyai  nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek keuangan.
d. Aspek  Penelitian  (Research):  Suatu berkas  rekam  medis  mempunyai  nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan  informasi  yang  dapat  dipergunakan sebagai  aspek  pendukung  penelitian  dan pengembangan  ilmu  pengetahuan  di bidang kesehatan.
e. Aspek  Pendidikan  (Education):  Suatu berkas  rekam  medis  mempunyai  nilai pendidikan,  karena  isinya  menyangkut data/informasi  tentang  perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
yang di berikan kepada pasien, informasi tersebut  dapat  di  pergunakan  sebagai bahan/referensi  pengajaran  di  bidang profesi pendidikan kesehatan.
f. Aspek  Dokumentasi  (Documentation):
Suatu  berkas  rekam  medis  mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut  sumber  ingatan  yang  harus di  dokumentasikan  dan  di  pakai  sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
g. Public Health: Suatu berkas rekam medis dapat  di  gunakan  sebagai  bahan  untuk memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran  penyakit  yang  ada  sekarang dan  masa  yang  akan  datang  serta  untuk meningkatkan derajat kesehatan nasional atau dunia.
h. Marketing Planning: suatu berkas rekam medis  dapat  di  gunakan  sebagai  dasar pengambilan keputusan dan pengembangan pemasaran dengan mempromosikan pelayanan yang ada. 4. Isi Rekam Medis Menurut PERMENKES No. 269/MENKES/III/2008,  pasal  3  Isi  Rekam Medis terdiri dari: a. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat:
1) Identitas pasien
2) Tanggal dan waktu
3) Hasil anamnesa, mencakup sekurang-kurangnya  keluhan  dan riwayat penyakit 4) Hasil pemeriksaan fisik dan
penunjang medis
5) Diagnosa
6) Rencana penatalaksanaan
7) Pengoabatan dan atau tindakan
8) Pelayanan  lain  yang  telah  diberikan kepada pasien
9) Untuk pasien kasus gigi dilengakapi dengan odontogram klinik 10) Persetujuan tindakan bila diperlukan
b. Isi Rekam Medis untuk pasien rawat inap dan  perawatan  satu  hari  sekurang- kurangnya :
1) Identitas pasien
2) Tanggal dan waktu
3) Hasil anamnesa, mencakup sekurang
-  kurangnya  keluhan  dan  riwayat penyakit
4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
5) Diagnosa
6) Rencana penatalaksanaan
7) Pengoabatan dan atau tindakan
8) Persetujuan tindakan bila diperlukan
9) Catatan  observasi  klinis  dan  hasil pengobatan 10) Ringkasan pulang ( dischange summary ) 11) Nama dan tandatangan dokter dokter gigi,  atau  tenaga  kesehatan  tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan 12) Pelayanan  lain  yang  dilakukan  oleh tenaga kesehatan tertentu
13) Untuk  pasien  kasus  gigi  dilengkapi dengan odontogram klinik
c. Isi Rekam Medis rawat darurat sekurang- kurangnya meliputi :
1) Identitas pasien
2) Kondisi  saat  pasien  tiba  di  sarana pelayanan kesehatan
3) Identitas pengantar pasien
4) Tanggal dan waktu 5) Hasil anamnesa, mencakup sekurang-kurangnya  keluhan  dan riwayat penyakit 6) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
7) Diagnosa
8) Pengoabatan dan atau tindakan 9) Ringkasan pasien sebelum meninggalkan  pelayanan  unit  gawat darurat dan rencana tindakan lanjut
10) Nama dan tandatangan dokter dokter gigi,  atau  tenaga  kesehatan  tertentu
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
yang memberikan pelayanan kesehatan 11) Sarana dan transportasi yang
digunakan pasien yang akan dipindakan  ke  sarana  pelayanan kesehatan lain
12) Pelayanan  lain  yang  telah  diberikan kepada pasien
d. Isi  Rekam  Medis  pasien  dalam  keadaan bencana,  selain  memenuhi  ketentuan sebagaimana  di  maksud  pada  ayat  (3) ditambah dengan :
1) Jenis  bencana  dan  dimana  lokasi pasien ditemukan
2) Kategori kegawatan dan noor pasien bencana masal
3) Identitas yang menemukan pasien

## Penyimpanan Rekam Medis
1. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Penentuan  sistem  penyimpanan  rekam medis  yang  akan  dipakai  terlebih  dahulu harus  diketahui  bentuk  penyimpanan  yang diselenggarakan didalam pengelolaan instalasi rekam medis [4]. Dalam pengelolaan rekam medis, cara
penyimpanan rekam medis terdiri dari: a. Sentralisasi Penyimpanan  rekam  medis  seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan- catatan  kunjungan  poliklinik  maupun catatan-catatan  selama  seorang  pasien dirawat.  Penggunaan  sistem  sentralisasi memiliki kebaikan dan juga ada kekurangannya.
Kelebihannya:
1) Mengurangi terjadinya duplikasi
dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis
2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan  untuk  peralatan  dan ruangan.
3) Tata  kerja  dan  peraturan  mengenai kegiatan  pencatatan  medis  mudah  di standarisasikan.
4) Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan
5) Mudah  untuk  menerapkan  sisten  unit record.
Kekurangan:
1) Petugas  menjadi  lebih  sibuk,  karena harus menangani unit rawat jalan dan unit raat inap.
2) Tempat  penerimaan  pasien  harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan anatara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan tempat penyimpanan yang terpisah. Kelebihannya:
1) Efesiensi  waktu,  sehingga  pasien mendapat pelayanan lebih cepat
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan:
1) Terjadi  duplikasi  dalam  pembuatan rekam medis.
2) Biaya yang diperlukan untuk perlatan dan ruangan lebih banyak.
2. Rak Dokumen Rekam Medis
Dalam pengelolaan Rekam Medis perlu memperhatikan  ergonomi  karena  untuk mempermudah  tata  kerja  dalam  mencapai efisiensi  dan  efektifitas  kerja.  Ergonomi adalah penerapan ilmu-ilmu geologis tentang  manusia,  ilmu-ilmu  teknik  dan teknologi untuk mencapai penyesuaian satu sama  lain  secara  optimal  dari  manusia terhadap  pekerjaannya  yang  manfaat  dari padanya  diukur  dengan  efisiensi  dan kesejahteraan kerja [5] . Rak dokumen rekam medis merupakan tempat penyimpanan arsip atau dokumen rekam  medis  yang bertujuan untuk  memudahkan  penyimpanan  dan pengambilan  kembali  dokumen  rekam medis di ruang penyimpanan serta menjaga kerahasiaan  dokumen  rekam  medis.  Oleh karena  itu  ruang  penyimpanan  menampung dokumen rekam medis, apabila rak penyimpanan melebihi daya tampung maka
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
diperlukan perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan kembali.
3. Ruang Penyimpanan Rekam Medis Ruangan penyimpanan dokumen rekam medis  harus  memperhatikan  hal-hal  yaitu suhu,  luas  ruangan  filing,  jarak,  aman, pencahayaan, debu, vector penyakit [6]. Hal tersebut tentunya harus diperhatikan dikarenakan  petugas  akan  bekerja  secara terus  menerus  di  tempat  kerja,  dengan tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak petugas  yang  efisien  maka  kinerja  petugas pun  bisa  optimal  serta  meminimalisir terjadinya kelelahan akibat kerja.

## Kebutuhan Rak Dokumen Rekam Medis
Rak  dokumen  rekam  medis  merupakan tempat penyimpanan arsip atau dokumen rekam medis  yang  bertujuan  untuk  memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan serta  menjaga  kerahasiaan  dokumen  rekam medis.  Oleh  karena  itu  ruang  penyimpanan menampung  dokumen  rekam  medis,  apabila rak penyimpanan melebihi daya tampung maka diperlukan  perencanaan  atau  pengadaan  rak penyimpanan  kembali.  Adapun  Tarwaka,  dkk (2004)  untuk  menghitung  kebutuhan  rak memerlukan beberapa langkah yang berurutan seperti dibawah ini [7]:
1. Ukuran rata-rata ketebalan dokumen rekam medis
∑ Tebal Dokumen
n Keterangan: n = jumlah dokumen 2. Jumlah dokumen rekam medis pasien
Menghitung prediksi pertambahan jumlah  pasien  dapat  dilakukan  dengan menggunakan  metode  kuadrat  terkecil dengan rumus berikut:
Rumus: Y = a + b x
Dengan metode kuadrat terkecil, nilai a dan b  dari  persamaan  trend  linear  diatas ditentukan dengan rumus:
a = ∑Y 𝑛 dan  b = ∑XY ∑𝑋 2 Keterangan: y = nilai variabel pada suatu waktu
a  =  pemotongan  antara  garis  trend  dengan sumbu tegak
b  =  kemiringan  garis  trend,  besarnya perubahan  variabel  y  yang  terjadi  pada setiap perubahan suatu unit variabel x n = jumlah periode waktu
x = periode waktu deret berkala
Adapun langkah yang akan digunakan pada metode kuadrat terkecil sebagai berikut: a. Menyusun  data  sesuai  dengan  urutan tahunnya.
b. Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun.
c. Menghitung  jumlah  XY  dan  kemudian cari jumlah Y, jumlah XY dan jumlah
d. Mencari harga a dan b.
e. Memasukkan nilai a dan b ke persamaan trend y = a+bx.
f. Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang,  maka  melanjutkan  bilangan  atau kode tahun yang telah dibuat sampai pada tahun yang akan diramalkan.
3. Ukuran dimensi rak
Ukuran  dimensi  rak  dibagi  menjadi  dua perhitungan, dengan rumus sebagai berikut:
a. Panjang Pengarsipan (PP) dalam satu rak PP  1  Rak  =  Panjang  Rak  x  Jumlah  Sub Rak x            Jumlah Sisi
b. Panjang  Pengarsipan  (PP)  yang  tersedia PP yang tersedia = PP 1 rak x Jumlah Rak
4. Perhitungan kebutuhan rak
Perhitungan  rak  penyimpanan  dokumen rekam  medis  pasien  rawat  jalan  dan  rawat inap menggunakan tabel 1.
Tabel  1.  Kebutuhan  Rak  Penyimpanan Beberapa Tahun ke Depan No  Tahun  A B C D E F 1 20XX  X X X X X X
Keterangan:
A:  Jumlah  Dokumen  =  Jumlah  dokumen
rekam medis pasien baru rawat  inap  dan  rekam
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
medis  pasien  baru  rawat jalan B: PP sementara   =  Jumlah  DRM  x  rata- rata tebal DRM C: File expansion  = Jumlah DRM x 25% D: Total PP =  PP  sementara  +  file expansion E: Komulatif PP =  PP  tahun  sebelumnya + PP tahun tersebut F: Kebutuhan Rak  = Komulatif PP PP  tersedia  dalam  satu
rak

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  dilakukan  secara deskripsif,  dimana  penulis  mengamati  sumber penelitian  untuk  melihat  secara  langsung gambaran  atau  deskripsi  tentang  keadaan masalahnya secara objektif, melalui data yang telah  penulis  kumpulkan  selama  praktek  kerja lapangan.  Populasi  pada  penelitian  ini  adalah rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang berjumlah 20 unit dengan sampel sebanyak 100 berkas  pasien  dari  seluruh  kunjungan  pasien dan  berkas  rekam  medis  pasien  yang  ada  di rumah sakit Sentra Medika Cibinong. Pengambilan  sampel  dilakukan  dengan  cara acak  sederhana,  yaitu  bahwa  setiap  anggota atau unit dari populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk diseleksi sebagai sampel [8]. Pengambilan  data  dilakukan  dengan  cara observasi  dan  wawancara.  Data  yang  telah dikumpulkan akan dianalisis secara univariat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Jumlah Kunjungan Pasien Baru
Berdasarkan  hasil  observasi  diketahui jumlah Dokumen Rekam Medis (DRM) pasien Baru di RS Sentra Medika Cibinong tahun 2016 sampai  2020  mengalami  kenaikan.  Jumlah dokumen  rekam  medis  dari  tahun  2016-2020 sebanyak  140.014  pasien  ditunjukkan  pada tabel 2.
Tabel  2.  DRM  Pasien  Baru  di  RS  Sentra Medika Cibinong No. Tahun Jumlah 1 2016 22.132 2 2017 24.520 3 2018 27.707 4 2019 31.863 5 2020 33.792 Jumlah 140.014 Berdasarkan hasil  observasi, rak penyimpanan yang    ada    di  rumah  sakit  Centra  Medika Cibinong  saat  ini  tidak  dapat  menampung dokumen  rekam  medis  sampai  tahun    2023, karena  pertambahan jumlah  dokumen  rekam medis yang tersebar secara merata di setiap rak penyimpanan.  Penyimpanan  dokumen  rekam medis  saat  ini  masih  menyulitkan  petugas rekam  medis  ketika  mencari  dokumen  rekam medis, dikarenakan banyaknya dokumen yang salah  penempatan  dan  banyak  dokumen  yang mengalami  kerusakan  karna  rak  penyimpanan terlalu penuh. Kegiatan penyimpanan dokumen  rekam  medis  merupakan  usaha melindungi  rekam  medis  dari kerusakan  fisik dan  isi  dari   rekam   medis   itu sendiri.  Oleh karena    itu    rekam  medis  harus  disimpan  dan dirawat  dengan  baik  karena  rekam  medis merupakan    dokumen  sangat  berharga  bagi rumah sakit.

## Ketebalan Dokumen Rekam Medis
Hasil  pengukuran  100  sampel  dokumen rekam  medis  pada  tahun  2016-2023  yang dilakukan  peneliti  dengan  alat  ukur  berupa penggaris  didapat  ketebalan  100  sampel dokumen  rekam  medis  adalah  233,8  cm  dan dirata-rata menjadi 2,388 cm. Rincian perhitungan  ketebalan  dokumen  rekam  medis dapat dilihat pada tabel 3.
Tabel 3. Ketebalan Dokumen Rekam Medis
No Ketebalan (cm) Banyak Berkas Jumlah Ketebalan 1 0,7 28 19,6 2 2,0 22 44,0 3 2,7 20 54,0 4 3,0 18 54,0
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………...
ISSN 2798-3471 (Cetak) Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online) 5 5,6 12 67,2 Total 100 233,8 Rata-rata 2,388
Rata-rata  ketebalan  dokumen  rekam medis  yang    ada  di  pelayanan  kesehatan khususnya  pelayanan      rawat      inap  sangat penting      untuk  diperhatikan.    Ketebalan dokumen  rekam  medis sangat mempengaruhi ruang  antara  dokumen rekam medis  yang  satu dan    lainya,    jika    banyak  dokumen        rekam medis    yang    tebal    maka  dokumen  yang ditampung    di    rak    penyimpanan    sedikit. Ketebalan    dokumen    rekam    medis  juga berkaitan    dengan    kapasitas    rak    karena semakin  tebal  dokumen  rekam  medis  akan berpengaruh    dalam    perhitungan    kebutuhan rak penyimpanan [9].
Ukuran  Rak  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis
Jenis  rak  penyimpanan  DRM  di  RS Sentra  medika  menggunakan  rak  filling  Roll O’Pack  berjumlah 20 rak dengan 2 sisi. Tiap rak terdiri dari 4 kolom 7 baris  menjadi 28 sub rak.  Ukuran  satu  rak  yaitu  panjang  440  cm, lebar  46  cm  dan  tinggi  259  cm.  Pengukuran dilakukan  dengan  cara  mengukur  masing- masing rak penyimpanan dengan menggunakan alat ukur adalah meteran. Sekat tidak termasuk dalam  pengukuran  yang  digunakan  dalam perhitungan. Hasil pengukuran rak penyimpanan  DRM  di  rumah  sakit  Sentra Medika Cibinong dapat dilihat pada tabel 4 dan 5.
Tabel 4. Panjang Pengarsipan Satu Rak
PP Satu Sub Rak Jumlah Sub Rak Jumlah Sisi PP yang tersedia 110 28 Sub 2 6.160 Tabel 5. Panjang Pengarsipan Tersedia PP Satu Sub Rak Jumlah Sub Rak Jumlah Rak PP yang tersedia 110 28 Sub 20 123.200
Berdasarkan  hasil  perhitungan  panjang pengarsipan satu rak yang memiliki ukuran 110 cm dengan 28 sub rak dan jumlah sisi 2 adalah 6.160 cm, sedangkan panjang pengarsipan yang tersedia  dalam  20  rak  adalah  123.200  cm. Bentuk  penyimpanan terbagai  menjadi  3 yaitu manual,  semi  manual,  dan  elektronik.  Bentuk penyimpanan  manual  sendiri  adalah  bentuk yang  tidak  bisa  digerakkan  biasanya  terbuat dari  bahan  kayu.  Pemilihan  rak  kayu/besi sendiri  sangat  menghemat  pengeluaran  dan pembuatannya  sangat  mudah  dilakukan  dan tahan  lama,  tetapi  rak  kayu  sendiri  lebih memakan  ruang  penyimpanan.  Kemudian untuk  roll  o’pack  atau  bentuk  semi  manual adalah  suatu  rak  yang  bisa  digeser  ke  kanan maupun ke kiri [9].
Menurut  PERMENKES  RI  No  269/ MENKES/PER/III/2008  tentang  rekam  medis bahwa  isi  dari  rekam  medis  harus  dijaga kerahasiaanya.  Rak  kayu  adalah  jenis  rak dengan  sistem  open  self  atau  rak  terbuka, sehingga rak kayu rawan pencurian dan isi dari rekam medis itu sendiri bisa hilang atau rusak, sedangkan roll o’pack adalah rak yang tertutup atau  bisa  dikunci  kapan  saja,  sehingga  rekam medis  dan  isinya  minim  dari  kejadian  hilang dan  rusak.  Hal  yang  harus  diperhatikan  untuk memilih rak penyimpanan salah satunya harus memperhatikan faktor keamanan berkas rekam medis [9].
Prediksi Penambahan Jumlah DRM Baru Untuk memprediksi penambahan dokumen rekam medis pasien baru dibutuhkan minimal data 5 tahun kebelakang. Jumlah DRM pada tahun 2016-2020 diuraikan pada tabel 6. Tabel 6. DRM Pasien Baru Tahun 2016-2020
Tahun Jumlah DRM Baru (Y) X X 2 XY 2016 22132 -2 4 -44264 2017 24520 -1 1 -24520 2018 27707 0 0 0 2019 31863 1 1 31863 2020 33792 2 4 67586 Jumlah 140014 0 10 30665
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
Prediksi  perhitungan  DRM  pasien  baru  tahun 2021-2023, dapat dihitung dengan rumus:
Y = a + b x Dimana:
𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑎 = ∑ 𝑌 𝑁 = 140014 5 = 28.002,8
𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑏 = 𝑋𝑌 𝑋 2 = 30665
10 = 3066,5
Jadi,  prediksi  pertambahan  DRM  baru  pada tahun  2021-2023  di  Rumah  Sakit  Centra Medika Cibinong dapat dilihat pada tabel 7. Tabel 7. Prediksi Pertambahan DRM Pasien Baru Tahun 2021-2023 Tahun Y =  a  + bx Hasil 2021 Y  =  28.002,8  +  3066,5 (3) 37.202 2022 Y  =  28.002,8  +  3066,5 (4) 40.269 2023 Y  =  28.002,8  +  3066,5 (5) 43.335 Jumlah 120.806

## Kebutuhan  Rak  Penyimpanan  Dokumen
Rekam Medis Hingga Tahun 2023
Melakukan  prediksi  kebutuhan  rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis  pada masa  yang    akan  datang  dapat  dilakukan dengan menghitung  prediksi  jumlah  dokumen beberapa  tahun    ke    depan.  Berdasarkan  hasil perhitungan  yang  telah  dilakukan  diketahui jumlah  dokumen  rekam  medis  di  rumah  sakit Sentra Medika Cibinong dari tahun 2016-2020 terus  mengalami  pertambahan,  kondisi  ini tentunya  akan  berpengaruh  pula  terhadap jumlah  rak  penyimpanan  dan  luas  ruang penyimpanan  yang  dibutuhkan  dalam  jangka panjang.  Diperkirakan  rata-rata  penambahan pasien  baru  setiap  tahunnya  sebanyak  11.000 pasien.  Jika  rak    penuh  maka    perlu  ada penambahan rak penyimpanan baru  untuk agar dokumen tertampung. Batas waktu penyimpanan    dokumen    rekam    medis  untuk diretensi    adalah  selama        lima        tahun terhitung    dari    tanggal terakhir berobat atau berkunjung.  Berikut  ini  merupakan  prediksi perhitungan  kebutuhan  rak  penyimpanan  di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong:
Tabel 6. Perhitungan Rak Penyimpanan tahun 2016 – 2023
Keterangan: A: Jumlah  DRM  =  jumlah  pasien  baru  tahun 2016-2020 Tahu n Jumlah DRM
(A) PP Sementara A = 2,388 (B) File Expansion A x 25 % (  C  ) Total PP B + C ( D ) Kumulatif PP ( E ) Kebutuhan Rak ( G ) 2016 22132 52.851, 216 5.533 58.384,216 58.384,216 10 2017 24520 58.553,760 6.130 64.683,76 123.067,976 20 2018 27707 64.778,966 6.926,75 71.705,716 194.773,692 32 2019 31863 76.088,844 7.965,75 84.054,594 278.828,286 46 2020 33792 80.695,296 8.448 89.143,296 367.971,582 60 2021 37202 88.838,376 9.300,5 98.138,876 466.110,449 76 2022 40269 96.162,372 10.067,25 106.229,622 572.340,071 93 2023 43335 103.483,98 10.833,75 114.317,73 686.657,801 112
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
B: Panjang  Pengarsipan  Sementara  =  Jumlah DRM x rata- rata tebal DRM
C: File Expansion = Jumlah DRM x 25%
D: Total PP = PP sementara + File Expansion
E: Komulatif PP = PP tahun sebelumnya + PP tahun tersebut
F: PP  yang  dibutuhkan  =  Komulatif  PP  –  PP Tersedia
G: Kebutuhan  Rak  =PP  yang  dibutuhkan  /  PP Rak tersedia
Berdasarkan      perhitungan  dapat diketahui  bahwa      prediksi      kebutuhan  rak sampai  tahun  2023  adalah  sebanyak  112  rak. Pada    saat  ini,  rumah  sakit  Centra  Medika Cibinong  sudah  mempunyai  rak    sebanyak  20 rak, oleh karena  itu,  jumlah  rak  yang  perlu ditambahkan  untuk  memenuhi  penyimpanan dokumen  rekam  medis  hingga  tahun  2023 adalah   92  rak. Jenis  rak yang digunakan    rak Roll  O’Pack  dengan  2  sisi  dengan    ukuran panjang  rak 440 cm, tinggi rak   259   cm,   dan lebar      rak      46      cm.  Penambahan    rak penyimpanan    dokumen    rekam  medis  sangat penting    direncanakan    agar dokumen pada masa    yang    akan    datang  terlihat  lebih  rapi, tidak  tercecer  di    lantai  atau  di  tata  di  tempat lain  dan  supaya  petugas  rekam  medis tidak susah    untuk    mencari    dan    mengembalikan dokumen yang akan atau sudah diambil. Selain dilakukan penambahan rak penyimpanan,  cara lain   agar   dokumen   bisa tersimpan  dengan aman  dan rapi  maka  dapat dilakukan  retensi.
Retensi  merupakan  suatu    kegiatan pengurangan  dokumen  rekam  medis  yang masih  aktif  dengan  dokumen    yang    in-aktif atau    non    aktif    dari    rak  penyimpanan  [2]. Tujuan dilakukannya retensi adalah utnuk:
1. Mengurangi    jumlah    arsip  rekam    medis yang semakin bertambah.
2. Menyiapkan   fasilitas   yang   cukup   untuk tersedianya  tempat  dokumen  rekam  medis yang baru.
3. Tetap  menjaga  kualitas  pelayanan  dengan mempercepat   penyiapan   dokumen   rekam medis bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
4. Menyelamatkan  dokumen  rekam  medis yang bernilai  guna  tinggi  serta  mengurangi yang  tidak  bernilai  guna  atau  nilai  guna rendah.
Dokumen  rekam  medis  merupakan informasi  yang  sangat penting  untuk  menjadi bukti yang   akurat   dan   autentik pada   setiap pelayanan    yang    diberikan    kepada    pasien. Bangunan    maupun    ruangan    untuk    tempat penyimpanan dokumen rekam medis semestinya tidak sesederhana yang dibayangkan  oleh  banyak  orang.  Keberadaan ruang  dan  rak  penyimpanan  dimaksudkan untuk melindungi keamanan   dan   kerahasiaan dokumen.  Oleh  karena  itu  perlu  diperhatikan standar-standar  dan  ketentuan  yang  berlaku. Penambahan    luas  ruang  penyimpanan    juga perlu dipertimbangkan jika terjadi penambahan rak yang cukup banyak [10].

## PENUTUP Kesimpulan
1. Rata-rata  tebal  dokumen  rekam  medis adalah 2.388 cm. Ketebalan dokumen rekam medis  perlu  diperhatikan  karena  ketebalan dokumen  rekam  medis  merupakan  faktor yang  mempengaruhi  kapasitas  penggunaan rak.
2. Rak Roll O’Pack yang digunakan memiliki ukuran dimensi yaitu panjang 440 cm, tinggi 259  cm  dan  lebar  46  cm  dengan  panjang pengarsipan satu rak adalah 6.160 cm,
3. Prediksi  kebutuhan  rak  sampai  tahun  2023 sebanyak  112  rak  terbuka  dua  sisi  dengan panjang pengarsipan 6.160 cm. Ketersedian 20  rak  terbuka  dua  sisi  dengan  panjang pengarsipan  6.160  hanya  cukup  digunakan untuk  penyimpanan dokumen rekam  medis tahun  2016-2017,  dan  untuk  penyimpanan dokumen  tahun  2018-2023  dibutuhkan penambahan  sebanyak  92  rak  dengan ukuran  yang  sama  seperti  rak  yang  sudah ada.
Kurangnya ketersedian rak penyimpanan yang terjadi sejak tahun 2018 dapat menyebabkan berkas banyak menumpuk dan mengalami kerusakan.
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)

## Saran
1. Pihak RS Sentra Medika dapat menyediakan rak  sesuai  dengan  kebutuhan  baik  dari jumlah,  desain  rak,  maupun  ruangan  untuk penyimpanan  yang  memudahkan  bagi petugas  dalam  mengambil  dokumen  dan dokumen  terhindar  dari  penumpukan  dan kerusakan.
2. Untuk  kebutuhan  penyimpanan  dokumen rekam medis hingga 2023 sebaiknya Rumah Sakit  Centra  Medika  Cibinong  melakukan penambahan pengadaan rak sebanyak 92 rak penyimpanan  dengan  ukuran  panjang  rak 440  cm,  tinggi  259  cm,  dan  lebar  46  cm dengan panjang pengarsipan 6.160 cm.
3. Sebaiknya  melakukan  kegiatan  retensi secara  rutin  untuk  mengurangi  beban penyimpanan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Menkes  RI,  2008, Peraturan  Menteri Kesehatan  RI  Nomor  269/MENKES/
PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
[2] Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006, Pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia . Jakarta.
[3]  Hatta  G.R.,  2009, Pedoman  Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan , UI-Press, Jakarta.
[4] DepKes RI Dirjen YanMed, 2006, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia , Jakarta.
[5] Nurmianto, Eko., 2004, Ergonomi: Konsep Dasar  dan  Aplikasinya ,  Guna  Widya, Surabaya.
[6]  Rustiyanto,  E.,  &  Rahayu,  W.A.,  2011, Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan  Informasi  Kesehatan ,  Politeknik Kesehatan, Yogyakarta.
[7]  Tarwaka,  Bakri,  S.H.A.,  &  Sudiajeng,  L., 2004, Ergonomi Untuk Kesehatan,
Keselamatan  Kerja,  dan  Produktivitas ,
Uniba Press, Surakarta.
[8]  Notoatmodjo,  S.,  2010, Metodologi Penelitian  Kesehatan ,  Rineka  Cipta, Jakarta.
[9] Rustiyanto, Ery dan Warih, Ambar Rahayu., 2011, Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan , Politeknik  Kesehatan  Permata  Indonesia, Yogyakarta.
[10]  Pusfitasari      dan      Pujihastutik,      2014, Prediksi  Kebutuhan  Rak  Penyimpanan Dokumen    Rekam    Medis    Aktif    Tahun 2015    di    Bagian    Filing    Rumah    Sakit Umum    Daerah    Kota    Madiun, Jurnal Rekam  Medis,  ISSN  1979-9551 ,  No.1, vol.8.