## Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa (SIOMAH)
Swono Sibagariang 1 , Afdhol Dzikri 2 , Dodi Prima Resda 3 , Jhon Hericson Purba 4
1,2,3 Program Studi Teknik Informatika, 4 Program Studi Teknik Elektro, Politeknik Negeri Batam Jl. Ahmad Yani, Tlk. Tering, Kec. Batam Kota, Kota Batam, Kepulauan Riau 29461
Email : swono@polibatam.ac.id, afdhol@polibatam.ac.id, dodi.prima@polibatam.ac.id, jhonhericson@polibatam.ac.id

## ABSTRAK
Organisasi Mahasiswa merupakan wadah dan sarana untuk menyalurkan kreatifitas dan potensi di bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada masyarakat.  Keaktifan  mahasiswa  dalam  berorganisasi  mempunyai  manfaat  untuk  memperluas  jaringan, melatih  jiwa  kepemimpinan  ( leadership ),  melatih  mental  berbicara  di  depan  publik  ( public  speaking ), mudah  memecahkan  masalah  ( problem  solving )  dan  juga  meningkatkan  wawasan  dan  pengetahuan Mahasiswa.  Politeknik  Negeri  Batam  merupakan  salah  satu  perguruan  tinggi  vokasi  di  Kepulauan  Riau yang cukup aktif dalam kegiatan organisasi mahasiswa namun sampai saat ini, dalam menjalankan proses administrasi  masing-masing  ormawa  masih  menggunakan  cetakan  kertas  dan  dikelompokkan  menjadi arsip dokumen, sehingga membutuhkan waktu yang banyak dan rentan kehilangan dokumen. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang dapat membantu kendala tersebut. Pada penelitian ini akan dibangun sistem  informasi  organisasi  mahasiswa  (SIOMAH)  berbasis  website  yang  dapat  mempermudah mahasiswa,  organisasi  mahasiswa,  pembina  dan  bagian  kemahasiswaan  untuk  mengetahui  kegiatan kemahasiswaan  dan  juga  memudahkan  dalam  proses  administrasi  organisasi  mahasiswa.  Metode pengembangan  menggunakan  waterfall,  bahasa  pemrogaraman  menggunakan  PHP  dan  MySQL  sebagai basis  data.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  website  yang  dapat  digunakan  sebagai  transaksi  dan informasi data administrasi organisasi mahasiswa.

## Kata Kunci: Website, Ormawa, Mahasiswa

## I. PENDAHULUAN
Teknologi  yang  semakin  maju,  telah  mendorong manusia menginginkan segala sesuatu dilaksanakan  dengan  cepat  dan  tepat.  Untuk mempermudah  kegiatan  transaksional  sehari– hari,  dibuat  suatu  perencanaan  sistem  yang mengacu  pada  pengolahan  data  secara  sistematis yang  diimplementasikan  dalam  suatu  program. Pengolahan  data  yang  sebelumnya  dilakukan secara  manual,  sudah  tidak  perlu  dilakukan kembali karena akan memakan waktu yang lama
serta  membutuhkan  ketelitian.  Pada  suatu perguruan tinggi salah satu kegiatan yang sangat memerlukan  pengolahan  data  yang  cepat  dan tepat  adalah  kegiatan  mahasiswa.  Kegiatan kemahasiswaan  merupakan  kegiatan  di  luar kegiatan pembelajaran di ruang kelas yang dibuat oleh  mahasiswa  melalui  Organisasi  Mahasiswaa (ORMAWA). Politeknik Negeri Batam merupakan salah satu perguruan tinggi  vokasi di Kepulauan Riau yang cukup aktif dalam kegiatan organisasi  mahasiswa.  Berdasarkan  pengamatan,
bagian  kemahasiswaan  belum  dapat  mengelola data administrasi tersebut dengan optimal.
Administrasi yang tidak dapat dikelola secara optimal,  yaitu  data  yang  berhubungan  dengan kegiatan  organisasi  mahasiswa  antara  lain  surat- menyurat,  pengajuan  proposal,  pengumuman kegiatan, undangan kegiatan, informasi kegiatan, pengajuan  program  kerja  (proker)  dan  Laporan Pertanggungjawaban  (LPJ).  Pengelolaan  data administrasi  tersebut  masih  dilakukan  dengan cara  mengarsip  dokumen  yang  masuk  tanpa dilakukan  pencatatan,  sehingga  ada  potensi hilangnya arsip yang telah disimpan. Selanjutnya, untuk  dapat  melaksanakan  pembinaan  secara optimal, institusi memerlukan informasi mengenai  kondisi  organisasi  mahasiswa.  Untuk mengatasi  hal  tersebut,  maka  perlu  dilakukan perubahan  dalam  sistem  administrasi  menjadi terkomputerisasi. Selain itu pengelolaan data dan pengaksesan informasi juga harus dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Oleh  karena  itu,  pada  penelitian  ini  akan dibuat  sistem  informasi  organisasi  mahasiswa (SIOMAH)  yang  dapat  mempermudah  layanan kegiatan  kemahasiswaan.  Sistem  informasi  yang dibangun  berbasis  web  dengan  menggunakan bahasa  pemrograman  PHP  dan  MySQL  sebagai database.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Organisasi  kemahasiswaan  memiliki  peranan yang  sangat  penting  bagi  mahasiswa,  namun pengelolaannya  menjadi  sulit  ketika  dilakukan secara  manual.  Sistem  pengelolaan  organisasi kemahasiswaan  diperlukan  untuk  mempermudah
pengelolaan organisasi kemahasiswaan. Penelitian-penelitian  yang  membahas  mengenai pengelolaan  organisasi  kemaha-siswaan  telah dilaksanakan. Penelitian-penelitian tersebut diantaranya:
Dalam  penelitian  (Devirgieni et  al ,  2015) membahas tentang pengembangan sistem informasi  manajemen  Unit  Kegiatan  Mahasiswa (UKM)  Tari  Tradisional  di  STMIK  STIKOM Bali. Sistem yang dikembangkan dalam penelitian  ini  dapat  memberikan  informasi tentang  UKM  PRAGINA  seperti  event  yang sudah  terlaksana,  pengurus  UKM  dari  tahun  ke tahun,  anggota-anggota  yang  sudah  terdaftar beserta  data  pribadinya,  dokumentasi  event. Sistem  juga  dapat  menyampaikan  pesan  penting kepada  anggota  UKM  melalui  layanan  Short Message Service (SMS).
Selanjutnya  penelitian  (Asri et  al ,  2017) membahas tentang pengembangan sistem informasi  untuk  mengelola  kegiatan  Unit Kegiatan  Mahasiswa  (UKM)  di  lingkungan Politeknik  Negeri  Bali.  Sistem  yang  dihasilkan dalam  penelitian  ini  adalah  sebuah  sistem informasi  berbasis  web.  Sistem  yang  dihasilkan dalam penelitian ini mampu menangani pendaftaran  anggota  Unit  Kegiatan  Mahasiswa, pembuatan  kode  absen  daring  dan  mengecek serta  mengunduh  absensi  kegiatan  UKM,  serta menampilkan  informasi  mengenai  kegiatan  Unit Kegiatan Mahasiswa.
(Sadewa et  al ,  2016)  melakukan  analisis dan perancangan  sebiah  sistem  informasi  untuk mengelola  Unit  Kegitan  Mahasiswa  (UKM).
Penelitian  ini  menghasilkan  sebuah  prototipe sistem  informasi  berbasis  web  yang  dapat memberikan informasi mengenai kegiatan UKM, informasi mengenai anggota dan pengurus UKM, informasi  berupa  laporan  rekap  kegiatan  dan dana  kegiatan.  Sistem  yang  dikembangkan  juga mampu  menangani  pendaftaran  anggota  UKM dan  memungkinkan  terjadinya  interaksi  antara admin,  anggota,  dan  pengunjung  situs  melalui kritik dan saran.
Penelitian  ini  memiliki  perbedaan  dengan penelitian-penelitian yang telah disebutkan diatas,  yaitu  penelitian  ini  lebih  menitikberatkan pada  institusi.  Sistem  yang  dikembangkan  pada penelitian  ini  diharapkan  dapat  membantu institusi  untuk  melakukan  pengawasan  dan pembinaan  terhadap  organisasi  kemahasiswaan. Sistem  yang  dihasilkan  dalam  penelitian  ini diharapkan  dapat  membantu  institusi  untuk melakukan pengawasan dan pembinaan.

## A. Website
Website  merupakan  komponen  atau kumpulan  komponen  yang  bisa  terdiri  dari  teks, gambar,  suara,  video,  animasi  dan  lain sebagainya.  Semua  informasi  website  tersimpan disebuah  web  server.  Informasi  yang  tersimpan di web server tersebut umumnya akan ditampilkan  dalam  bentuk  HTML  (Hypertext Markup Languange)(Bowo, 2014).

## B. PHP Hypertext Prepocessor
PHP  Hypertext  Preprocessor  atau  yang sering  dikenal  sebagai  PHP  adalah  program aplikasi  yang  bersifat  server  side,  artinya  hanya dapat  berjalan  pada  sisi  server  saja  dan  tidak
dapat  berfungsi  tanpa  adanya  sebuah  server didalamnya.  PHP  juga  bukan  sebuah  bahasa pemograman yang lengkap. Maksudnya, program ini tidak menyertakan sebuah compiler tersendiri. Program  ini  akan  selalu  membutuhkan  sebuah server  pendukung  yang  disebut  web  server  dan program  PHP  itu  sendiri  untuk  menjalankan semua  script  program.(Nugroho,  2005)  Dalam pembuatan aplikasi berbasis web, PHP menjalankan  script  program  untuk  menjalankan fungsi  yang  dirancangkan  sebelumnya.  Dengan script PHP, website bisa melakukan fungsi insert, update,  delete,  serta  menjalankan  algoritma tertentu sesuai kebutuhan pengembang.

## C. XAMPP
XAMPP  ialah  salah  satu  paket  software web  server  yang  terdiri  dari  Apache,  MySQL, PHP  dan  phpMyAdmin  yang  digunakan  untuk menjalankan  web  service.  XAMPP  dikenal dengan  kemudahan  penggunaannya,  terutama untuk  seorang  pemula.  Proses  instalasi  XAMPP juga sangat mudah, karena tidak perlu melakukan konfigurasi  Apache,  PHP,  dan  MySQL  secara manual,  XAMPP  melakukan  instalasi  dan konfigurasi secara otomatis. (Madcoms, 2009)

## D. MySQL
MySQL merupakan software yang tergolong  sebagai  RDBMS(Relational  Database Management System)  yang bersifat open source. Secara  definisi,  MySQL  adalah  aplikasi  sistem yang  menjalankan  fungsi  pengolahan  data. MySQL  pertama  dikembangkan  oleh  MySQL AB  yang  kemudian  diakuisisi  Sun  Microsystem dan terakhir dikelola oleh Oracle
Coorporation.(Sibero, 2011) MySQL juga dikenal  sebagai  program  database  server  yang mampu  menerima  dan  mengirimkan  datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan  perintah  dasar  SQL.(Nugroho, 2005)

## III. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang diterapkan pada penelitian  ini  adalah  dengan  pengembangan metode  waterfall.  Metode  Waterfall  memiliki tahapan-tahapan  sebagai  berikut  (Sommerville, 2011) :
a. Requirement  Definition ,  tahap  awal  dimana adanya  analisis  untuk  menentukan  kebutuhan, batasan,  dan  tujuan  (goal)  dari  perangkat  lunak sesuai  yang  diinginkan.  Hal  tersebut  kemudian didefinisikan  secara  rinci  dan  terbentuk  sebagai spesifikasi sistem. Tahapan ini merupakan proses dimana peneliti menentukan kebutuhan data yang akan membantu dan mendukung dalam perancangan basis data untuk mempermudah dan memperjelas  dalam  pengaksesan  program  yang akan  dibuat.  Peneliti  mengumpulkan  data ormawa,  pembina  dan  profil  setiap  ormawa menganalisa  data  tersebut  agar  sesuai  dengan yang dibutuhkan.
b. Software Design, merupakan proses perancangan  yang  melibatkan  identifikasi  dan menggambarkan  dasar  sistem  serta  hubungan satu  sama  lain.  Pada tahap  ini  dibuat  desain  dari implementasi  yang  akan  dikembangkan  yaitu proses  otentikasi  pengguna  baru.  Di  tahap  ini, peneliti  menentukan  dan  membuat  desain  sistem dan  aliran  proses  dari  sistem  yang  akan
dirancang. Aliran proses dari sistem digambarkan dengan  menggunakan Use  Case  Diagram pada UML.
c. Implementation  and  Unit  Testing ,  pada  tahap ini  software  design  yang  telah  dilakukan sebelumnya  kemudian  diimplementasikan  dalam bentuk  unit  program.  Setelah  unit  program dibuat,  kemudian  dilakukan  testing  pada  unit program tersebut untuk memastikan implementasi  berjalan  dengan  baik.  Untuk  tahap ini,  peneliti  mulai  melakukan  pengkodean menggunakan  bahasa  pemrograman  yang  telah ditentukan  untuk  menciptakan  desain  sistem  dan aliran  proses  yang  telah  dirancang  sebelumnya. Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  pada penelitian  ini  adalah  PHP  dan  framework bootstrap.
d. Integration  and  Testing ,  setelah  semua  unit program  berhasil  diimplementasikan  dan  lolos testing maka dilanjutkan dengan mengintegrasikan  setiap  unit  untuk  membentuk aplikasi  yang  diinginkan.  Aplikasi  yang  sudah dibentuk  kemudian  di  tes  kembali  untuk memastikan  unit  program  dapat  berjalan  satu sama lain dalam aplikasi dan aplikasi yang dibuat sudah  memenuhi  kebutuhan.  Peneliti  melakukan testing  pada  aplikasi  yang  telah  dibuat  untuk menguji  apakah  sistem  telah  berjalan  sesuai dengan  yang  diinginkan.  Pengujian  dilakukan dengan  pendekatan  “blackbox”,  pengujian berbasiskan  spesifikasi,  kebenaran  perangkat lunak  yang  diuji  hanya  dilihat  berdasarkan keluaran  yang  dihasilkan  dari  data  atau  kondisi masukan  yang  diberikan  untuk  fungsi  yang  ada
tanpa melihat bagaiman proses untuk mendapatkan keluaran tersebut.
e. Operation  and  Maintenance ,  tahap  ini merupakan tahap dimana aplikasi sudah dipasang kemudian  melakukan  perbaikan  ketika  terdapat kesalahan  atau  error  yang  tidak  ditemukan sebelumnya saat pembangunan aplikasi berlangsung.  Perbaikan  juga  dilakukan  jika terdapat  kebutuhan  baru  yang  perlu  ada  pada aplikasi. Pada tahap akhir ini, peneliti melakukan perawatan mulai dari software dan hardware agar performa  dari  sistem  yang  telah  dibuat  tetap stabil.
Requirements definition System and software design Implementation and unit testing Integration and system testing Operation and maintenance

## Gambar 1. Metode Waterfall
Sistem  yang  akan  dikembangkan  adalah sebuah  sistem  perangkat  lunak  (software) berbasis  web  yang  akan  menyajikan  segala informasi seputar Organisasi Mahasiswa
(ORMAWA)  secara  detail.  Dengan  adanya informasi  yang  mendetail  tentang  ormawa, diharapkan  user  yang  bukan  merupakan  anggota salah  satu  organisasi  akan  lebih  mengenal ormawa sehingga tertarik untuk menjadi anggota.
Deskripsi  umum  sistem  dapat  dilihat  pada Gambar 2.
SIOMAH ORMAWA Pengguna Pembina Bagian Kemahasiswaan Laporan Kegiatan Ormawa Informasi kegiatan Login, approval laporan kegiatan, catatan laporan kegiatan Informasi kegiatan, status laporan, catatan perbaikan laporan Login, undangan kegiatan, lapran kegiatan, proposal program kerja (proker) Informasi detail ORMAWA Daftar anggota ORMAWA Laporan kondisi ormawa, laporan kegiatan ormawa, Login, approval program kerja (proker), Data ormawa, Data pembina

## Gambar 2. Gambaran umum sistem yang
dikembangkan
IV. Hasil dan Pembahasan
a. Halaman Utama website
Tampilan halaman depan website merupakan tampilan  pertama  kali muncul  ketika  website dibuka.
Gambar 3. Tampilan utama website
b. Halaman Login
Halaman  login  merupakan  halaman  yang digunakan  untuk  masuk  kedalam  sistem  yang dibangun.

## Gambar 4. Halaman login
c. Halaman Dashboard Admin
Tampilan  dashboard  admin  merupakan  tampilan yang digunakan admin untuk mengelola data.

## Gambar 5. Dashboard Admin
d. Halaman Dashboard Kemahasiswaan
Halaman  dashboard  kemahasiswaan  digunakan untuk  mengelola  data  program  kerja  ormawa, laporan  kgiatan  dan  laporan  pertanggung jawaban
Gambar 6. Dashboard Kemahasiswaan
e. Halaman Dashboard Ormawa Halaman dashboard ormawa merupakan halaman yang  digunakan  ormawa  untuk  mengelola  data
profil,  pengajuan  program  kerja,  pengajuan laporan kegiatan dan pengajuan laporan pertanggungjawaban
Gambar 7. Dashboard Ormawa
f. Halaman Dashboard Pembina
Halaman dashboard pembina merupakan halaman  yang digunakan pembina untuk melihat dan  menyetujui  program  kerja,  laporan  kegiatan dan  laporan  pertanggungjawaban  yang  diajukan oleh ormawa.
Gambar 8. Dashboard Pembina

## IV. KESIMPULAN
Website  sistem  informasi  organisasi  mahasiswa sudah  berhasil  dibuat,  beberapa  simpulan  yang dapat diambil dari sistem informasi ini adalah:
1. Sistem  informasi  administrasi  kegiatan organisasi  mahasiswa  berbasis  web  telah dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan.
2. Sistem hanya dapat diakses oleh ormawa, pembina, admin dan bagian
kemahasiswaan.
3. Sistem  informasi  menghasilkan  laporan kegiatan,  laporan  program  kerja  (proker),
dan laporan pelaksanaan kegiatan (LPJ).

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Bowo, E. (2014). cPanel: Panduan Wajib Untuk Web Master. Jakarta: Jasakom [2] Madcoms. (2009). Menguasai XHTML, CSS,
PHP & MySQL melalui Dreamweaver.
Yogyakarta: Penerbit Andi, Bab 1, Hal 1. [3] Nugroho, B. (2005). Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi,
Bab 1, Hal 14, Bab 3, Hal 30- 31.
[4] Sibero, A. F. (2011). Kitab suci Web Programming.  Yogyakarta:  Mediakom,  Bab 4,
Hal 49-9
[5]  Sadewa,  I.  dan  Siahaan,  K.,  2016,  Analisis
Dan
Perancangan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Berbasis Web Pada Universitas BATANGHARI, Jurnal Manajemen Sistem Informasi Vol 1 No. 2,
Desember 2016, hal 135-146
[6] Sommerville, Ian.
2011. Software
Engineering
(Rekayasa Perangkat Lunak). Jakarta:
Erlangga [7] Devirgieni, I. G. A. M. P., Pramana, D., & Dewi, N. A. N. (2015). Sistem Informasi
Manajemen Unit Kegiatan
Mahasiswa
(UKM)
Tari    Tradisional Pragina STIKOM Bali Berbasis Web dan SMS Gateway. Jurnal Sistem Dan Informatika (JSI), 9(2), 61-69.
[8] ANDRIATI ASRI, Sri; CATUR BAWA, I Gusti Ngurah Bagus; RAHMANU SUHENDAR, Firza. SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEGIATAN UKM BERBASIS WEB DI LINGKUNGAN
POLITEKNIK  NEGERI  BALI. Logic  : Jurnal
Rancang Bangun dan Teknologi, [S.l.], v. 16, n. 2, p. 112, feb. 2017. ISSN 2580-5649