## SISTEM  INFORMASI PENGIRIMAN BARANG PADA PT. BENUA SAMUDERA KARGO

## Welnof Satria
1 Teknologi Informasi/ 1 Universitas Dharmawangsa
1 Jl.K.L. Yos Sudarso No. 224 Glugur Kota Medan Email: welnof@dharmawangsa.ac.id
Abstrak — Data Pada  era  globalisasi  sekarang  ini  perkembangan  di  segala  bidang  semakin  pesat, termasuk sistem informasi informasi expedisi. Expedisi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman, dalam kegiatan jasa pengiriman menggunakan banyak sekali alat bantu. Karena segala aktifitas  pembuatan  surat–surat,  pencatatan  dan  penyimpanan  data  sebagian  besar  menggunakan komputer.  PT.  Benua  Samudera  Kargo  adalah  perusahaan  yang  menyediakan  jasa  pengiriman  barang melalui  darat dan laut. Perusahaan ini  masih menggunakan sistem manual dalam penyediaan informasi dan  kegiatan  administrasi  nya.  Seiring  dengan  perkembangan  usahanya,  pengelolahan  data  masuk  dan keluar  harus  ditangani  karyawan  baik  proses  pengiriman  ataupun  adminitrasi  juga  menjadi  semakin banyak. Dalam menghadapi persoalan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang cepat, tepat dan  akurat  dalam  pengiriman  barang  dan  pembuatan  sistem  adminitrasi  pada  PT.  Benua  Samudera Kargo  dengan  menggunakan  komputer  sebagain  alat  bantu  untuk  meningkatan  pelayanan  kepada customer.  Dengan  pembuatan  sistem  informasi  ini  diharapkan  dapat  mengatasi  permasalah  yang dihadapi perusahaan selama ini.
Kata Kunci — Data, Sistem, Informasi, Kargo, jasa, pelayanan
Abstract — Data  In  the  current  era  of  globalization,  developments  in  all  fields  are  increasing  rapidly, including  the  expedition  information  system.  Expedition  is  a  company  engaged  in  shipping  services,  in shipping service activities using lots of tools. Because all activities of writing letters, recording and storing data mostly use computers. PT. Benua Samudera Kargo is a company that provides shipping services by land  and  sea.  This  company  still  uses  a  manual  system  in  providing  information  and  administrative activities.  Along  with  the  development  of  its  business,  the  management  of  incoming  and  outgoing  data must  be  handled  by  employees,  both  the  delivery  and  administration  processes  are  also  becoming  more and more. In dealing with the above problems, a fast, precise and accurate information system is needed in the delivery of goods and the creation of an administrative system at  PT. Benua Samudera Kargo by using a computer as a tool to improve service to customers. By making this information system, it is hoped that it can solve the problems facing the company so far.

## Keywords — Data, systems, information, cargo, services

## I. PENDAHULUAN
1.1   Latar Belakang Pada era globalisasi sekarang ini perkembangan  di  segala  bidang  semakin  pesat, termasuk sistem informasi informasi expedisi.
Expedisi merupakan perusahaan yang bergerak  di  bidang  jasa  pengiriman,  dalam  kegiatan jasa  pengiriman  menggunakan  banyak  sekali  alat bantu.  Salah  satu  alat  bantu  yang  memegang  peranan penting  dalam  proses  pengiriman  barang  adalah komputer  .  Karena  segala  aktifitas  pembuatan  surat– surat, pencatatan dan penyimpanan data sebagian besar menggunakan komputer.
PT. Benua Samudera Kargo adalah perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barang melalui  darat  dan  laut.  Perusahaan  ini  masih
menggunakan  sistem  manual  dalam  penyediaan informasi  dan  kegiatan  administrasi  nya.  Seiring dengan  perkembangan  usahanya,  pengelolahan  data masuk  dan  keluar  harus  ditangani  karyawan  baik proses  pengiriman  ataupun  adminitrasi  juga  menjadi semakin  banyak.  Sistem  manual  dalam  hal  mencatat order  pengiriman  barang  sampai  membuat  laporan keuangan  yang  digunakan  oleh  PT.  Benua  Samudera Kargo  dianggap  tidak  efisien  karena  membutuhkan waktu  yang  lama  dan  banyak  kesalahan  yang  terjadi. Hal  ini  menjadi  masalah  yang  penting  sekali  karena sangat  berpengaruh  terhadap  kelancaran  operasional atupun kinerja perusahan itu sendiri.
Dalam  menghadapi  persoalan  diatas,  maka dibutuhkan  suatu  sistem  informasi  yang  cepat,  tepat dan  akurat  dalam  pengiriman  barang  dan  pembuatan sistem  adminitrasi  pada  PT.  Benua  Samudera  Kargo
dengan  menggunakan  komputer  sebagain  alat  bantu untuk  meningkatan  pelayanan  kepada  customer. Dengan  pembuatan  sistem  informasi  ini  diharapkan dapat mengatasi permasalah yang dihadapi perusahaan selama ini.

## II. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Kata  sistem  berasal  dari  bahasa  Yunani ―systema‖.  Ditinjau  dari  asal  katanya,  sistem  berarti sekumpulan  objek  yang  bekerja  bersama-sama  untuk menghasilkan satu kesatuan metode / prosedur / teknik yang  digabungkan  dan  diatur  sedemikian  rupa sehingga  menjadi  satu  kesatuan  yang  berfungsi  untuk mencapai tujuan.
Menurut  Jogianto  HM  (1991:1),  dalam bukunya  yang  berjudul  ― Analisis  &  Desain  Sistem Informasi:  pendekatan  struktur  teori  dan  praktek aplikasi  bisnis ‖  memberikan  pengertian  dari  kata sistem, yaitu:
―Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul  bersama-sama  untuk  melakukan  sesuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu‖.
Menurut  Gordom  B.  Davis  (1992:67),  dalam bukunya  ―  Kerangka  Dasar  Sistem  Informasi Manajemen‖.
―Sistem  adalah  suatu  susunan  yang  teratur, gagasan-gagasan,  konsepsi-konsepsi yang  saling tergantung‖.
2.2 Pengertian Informasi
Pengertian informasi sangat erat berhubungan dengan  data.  Informasi  adalah  data  yang  diolah menjadi  suatu  bentuk  yang  penting  dari  si  penerima dan  mempunyai  nilai  yang  nyata atau dapat  dirasakan dalam  keputusan  yang  akan  datang  sehingga  terdapat perbedaan  pengertian  antara  data  dan  informasi transaksi.
Menurut  Jogianto  HM  (2005:8),  dalam bukunya  Analisis  &  Desain  menyatakan:  ―Informasi adalah  hasil  dari  kegiatan  pengolahan  data  yang memberikan  bentuk  yang  lebih  berarti  dari  suatu kejadian‖.

## 2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut  Tata  Sutabri  (2005:42),  dalam bukunya. Sistem Informasi Manajemen menyatakan:
―Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem didalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung  fungsi  operasi  organisasi  yang  bersifat manajerial  dengan  kegiatan  strategis  dari  suatu organisasi  yang  bersifat  manajerial  dengan  kegiatan strategis dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan  kepada  pihak  luar  tertentu  dengan laporan–laporan yang diperlukan‖.
2.4
Teori Pengiriman Barang
Menurut  Jogiyanto  HM  (1999:6),  dalam bukunya  Analisa  dan  desain  Sistem  informasi, Pendekatan  Terstruktur  dan  Praktek  Aplikasi  Bisnis menyebutkan  bahwa:  ―  Secara  umum  pengiriman Barang  adalah  segala  upaya  yang  di  selenggarakan secara  sendiri  atau  bersama-sama  dalam  suatu organisasi  untuk  memberikan  pelayanan  jasa  berupa pengiriman barang‖.

## 2.5 Pengertian Data
Menurut  Jogiyanto  HM  (2005:8),  dalam bukunya  Analisis  dan  Desain,  menyebutkan  bahwa  : ―Data  adalah  bentuk  yang  masih  mentah  yang  belum dapat  bercerita  banyak,  sehingga  perlu  diolah  lebih lanjut.  Data  diolah  melalui  suatu  model  untuk dihasilkan informasi‖.
Data  adalah  catatan  atas  kumpulan  fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa  latin  yang  berarti  ―suatu  yang  diberikan‖. Dalam  penggunaan  sehari-hari  data  berarti  suatu pernyataan  yang  diterima  secara  apa  adanya. Pernyataan ini  adalah hasil  pengukuran atau pengamatan  suatu  variabel  yang  bentuknya  dapat berupa  angka,  kata-kata,  atau  citra.  Dalam  keilmuan (ilmiah),  fakta  dikumpulkan  menjadi  fakta.  Data kemudian  diolah  sehingga  dapat  diutarakan  secara jelas  dan  tepat  sehingga  dapat  dimengerti  oleh  orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini dinamakan  deskripsi.  Pemilihan  banyak  data  sesuai dengan persamaan atau perbedaan yang dikandungnya dinamakan klarifikasi.

## III. ANALISA SISTEM

## 3.1
Analisa Sistem yang  Sedang Berjalan Analisa  sistem  adalah  cara-cara  atau  teknik yang ditentukan secara sistematika dalam mengerjakan suatu  usaha  untuk  memperoleh  fakta  dengan  cara mengumpulkan  dan  menganalisa  data  dengan  teliti, jelas,  sistematika  itu  dapat  dipertanggung  jawabkan. Dalam  penulisan  laporan  tugas  akhir  ini  diadakan penelitian  guna  mengumpulkan  data  yang  akan digunakan sebagai bahan analisa.

## 3.1.1 Analisa Input
Analisa  input  perancangan  sistem  distribusi barang pada PT. Benua Samudera Kargo ini dilakukan untuk mengetahui data apa saja yang dibutuhkan untuk pemrosesan  nantinya.  Proses  pengolahan  penginputan data  sering  kali  berulang-ulang  dengan  format  yang sama.
3.1.2 Analisa Proses
Setelah  melakukan  analisa  terhadap  input (masukan),  maka  diperoleh  data  distribusi,  no distribusi  dan  tujuan  sebagai  bahan  masukan  awal yang  selanjutnya  akan  dilakukan  proses.  Proses pengolahan data yang dilakukan pada bagian transaksi distribusi  barang  berdasarkan  data  yang  di  inputkan menggunakan perangkat lunak Microsoft Excel.
Pada analisa proses distribusi dapat digambarkan  dengan  FOD  ( Flow  Of  Document ) seperti terlihat pada gambar  4.1 berikut :
Gambar 3.1. FOD ( Flow Of Document )

## 3.1.3 Analisa Output
Perekaman  data-data  karyawan  yang  telah diolah  oleh  bagian  tata  usaha  dan  bagian  bendahara menghasilkan laporan ditribusi barang yang berisi dari NoAju.  Kode,  Uraian  barang,  invoice,  Tonase,  dan tanggal  distribusi  yang  kemudian  diberikan  kepada general manager sebagai laporan.

## 3.2. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Berdasarkan  analisa  sistem  yang  terdapat pada  sistem  yang  sedang  berjalan  diatas  penulis  ingin membangun  sebuah  sistem  dimana  sistem  ini diharapkan  akan  membantu  mengolah  data  distribusi barang  pada  PT.  Benua  Samudera  Kargo.  Dalam sistem yang akan dibangun nantinya dalam melakukan pendataan  distribusi  barang  langsung  melakukan perekaman  dan  pengecekkan  ke  aplikasi  Distribusi barang    yang  nantinya  akan  dibangun  dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net . Hasil  dari  perekaman  pendataan  distribusi barang  akan  direkap  kembali  untuk  dibuat  sebagai laporan  ke  pimpinan.  Dalam  pembuatan  laporan distribusi nantinya penulis akan menggunakan aplikasi Cristal  Report 8.5    yang  merupakan  fasilitas pembuatan  laporan  pada Visual  Basic.Net dan  dalam mengolah database sebagai  penyimpanan  data  sistem distribusi barang penulis menggunakan aplikasi Access 2007 .
3.3

## Perancangan Sistem
Melihat  pengolahan  data  dari  penyampain informasi  data  distribusi  barang  yang  masih  terlalu lambat  dan  tidak  efisien  maka  perlu  dibuat  suatu sistem  untuk  mengatasi  masalah  tersebut,  adapun sistem yang akan dibangun sebagai berikut :
1. Membuat aplikasi mengenai distribusi barang pada PT. Benua Samudera Kargo
2. Membuat entri data tentang transaksi
distribusi barang 3. Membuat laporan tentang distribusi barang 3.3.1 Uraian / Rincian Kerja Uraian kerja sistem merupakan tahap meletakkan  sistem  supaya  siap  digunakan.  Uraian kerja  ini dibuat agar dalam  pengolahan data distribusi barang  lebih  efeisien  dan  tidak  terjadi  kesalahan  lagi. Sistem juga merupakan prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain  yang  disetujui,  menguji  sistem  dan  memulai sistem  baru  yang  telah  diperbaiki.  Adapun  uraian rincian  kerja  dari  sistem  distribusi  barang  adalah sebagai berikut :
1. Pengirim memberikan berkas barang yang akan dikirim kepada PT. Benua Samudera Kargo
2. Petugas  memasukkan  data  barang  yang  akan dikirim ke sistem komputer.
3. Setelah  selesai  memasukkan  data  barang, petugas  memberikan  bukti  terima  barang  ke pengirim.
4. Petugas meberikan  laporan distribusi  barang ke pimpinan PT. Benua Samudera Kargo

## IV. IMPLEMENTASI SISTEM

## 4.1 Tujuan Implementasi Sistem
Tahapan  selanjutnya  dari  sistem  adalah tahapan  implementasi puncak pekerjaan dari seorang pemograman.  Jika  sistem  telah  berjalan  sesuai dengan  apa  yang  diinginkan  oleh  si  pemakai  dan sistem  telah  diuji  dengan  cermat  maka  implementasi harus  dilakukan  dengan  segera  mungkin  untuk mengetahui keuntungan dan kerugian dari pengimplementasian suatu sistem.
Sebelum  sistem  diimplementasikan,  sistem terlebih  dahulu  harus  bebas  dari  kesalahan.  Oleh karena  itu,  sistem  harus  diuji  untuk  mengetahui kesalahan  yang  mungkin  terjadi,  untuk  mengetahui apakah  sistem  dapat  menerima  data  dengan  baik  dan dapat menghasilkan keluaran yang benar.
Tujuan implementasi, yaitu :
1) Menyelesaikan  desain  sistem  yang ada  dalam  dokumen  sistem  yang telah disetujui.
2) Menulis, menguji dengan mendokumentasikan program- program dan prosedur-prosedur yang di  perlukan  oleh  dokumen  desain sistem yang disetujui.
3) Memastikan  bahwa  personil  dapat mengoperasikan  sistem  yang  baru yaitu dengan mempersiapkan pemakaian yang manual dan dokumentasi  lain  untuk  melatih personil. 4) Memperhitungkan  sistem  dengan memenuhi permintaan pemakai, yaitu  dengan  menguji  sistem  secara keseluruhan.
5) Memastikan  bahwa  konversi  ke sistem  yang  baru  berjalan  dengan benar  yaitu  dapat  merencanakan, mengotrol  dan  melakukan  instalasi sistem yang baru secara benar.
4.2 Tugas-Tugas Implementasi Sistem
Agar  implementasi  sistem  berjalan  dengan lancar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1) Pastikan  bahwa  sistem  yang  baru telah di uji terlebih dahulu.
2) Waktu harus disediakan pada sistem, perhitungan utnuk menjalankan sistem yang baru.
3) Bahan-bahan  atau  persediaan  harus dipesan terlebih dahulu.
4) Salinan  petunjuk  pemakaian  harus telah  dibuat  dan  dibagikan  kepada pemakai.
Dengan  memperhatikan  hal-hal  yang  sekecil mungkin,  dapat  diketahui  kesalahan  yang  mungkin terjadi  dengan  sedini  mungkin.  Selain  mendesain  ada pula  menguji  dengan  cermat  sistem  setelah  hal-hal diatas  dilaksanakan  dengan  baik  perancang  akan merasakan  kepuasan  dengan  sistem  yang  akan  di implementasikan.
4.3 Tahap-Tahap Implementasi Sistem
Dalam  membuat  suatu  sistem  haruslah dijelaskan terlebih dahulu langkah-langkah dari sistem yang  akan  dirancang  sehingga  dapat  tercapai  sistem yang benar-benar diinginkan.
a. Persiapan
Pada  tahap  ini,  menentukan  masalah  yang akan diproses. Masalah  yang di  bahas adalah penginputan pengolahan data barang. Dengan hasil output yang  meliputi  laporan  informasi mengenai data barang yang diinginkan.
b. Perangkat komputer Perangkat  komputer  yang  diperlukan  dalam pembuatan sistem ini adalah :
1. Perangkat keras ( Hardware ) Yang  menjadi  masalah  pada  penggunaan sistem  ini  adalah  apakah  perangkat  keras digunakan  sesuai  atau  mampu  untuk menjalankan  sistem  ini dengan cepat agar informasi  yang  kita  inginkan  dapat diperoleh  dengan  cepat  juga.  Adapun
spesifikasi  perangkat  yang  dianjurkan sebagai berikut :
- Processor  minimal  pentium  IV  Dual Core Mhz.
- Memori (RAM) 2 Gb.
- Harddisk 120 Mb.
- Floppydisk 1, 44 Mb.
- Keyboard dan Mouse . - Monitor - Printer 2. Perangkat Lunak ( Software )
Hardware tidak  akan  berguna  tanpa adanya software. Software adalah terdiri dari  program-program  yang  digunakan untuk  mengatur  kerja  peralatan  fisik komputer hingga memungkinkan
hardware mampu  melakukan  proses pengolahan  data  dan  menghasilkan informasi. Adapun perangkat lunak yang diperlukan. - Sistem Operasi Minimal menggunakan Windows 7 .
- Aplikasi Software yang  dibutuhkan Microsoft Visual Studio 2008.
3. Tenaga pelaksana ( Brainware ) Tenaga pelaksana dalam mengoperasikan sistem adalah : - Seorang programmer.
- Seseorang  yang  bertugas  dalam pengoperasian komputer dan pemeliharaannya.
c. Analisa Menganalisa  hubungan  data input dan output dari sistem yang dirancang.
d. Penulisan Penyusunan atau penulisan program ke dalam bahasa  komputer  dengan  bahasa  yang  telah ditentukan.
e. Compilling
Bila  menggunakan  bahasa  yang  memerlukan compilling maka  di  gunakan processor program compiler untuk  mengubah  bahasa simbol menjadi bahasa mesin.
f. Pengujian Program Sebelum  program  diterapkan  dan  dinyatakan benar  maka  program  terlebih  dahulu  harus bebas  dari  kesalahan.  Karena  itu  program harus diuji kembali untuk mengetahui apakah program  menerima input dengan  baik  atau tidak  dapat  memberikan  hasil output sesuai yang diharapkan.
V. PENUTUP
5.1
Kesimpulan
Berdasarkan  analisa  masalah  yang  telah dilakukan,  maka  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut :
1) Dengan  menggunakan  sistem  informasi  yang dirancang  dengan  menggunakan Microsoft Visual Basic. Net penginputan data, penyimpanan  data  dan  pengeditan  data  dapat dilakukan  dengan  lebih  efektif  dan  efisien sehingga menghasilkan kinerja yang
maksimal.
2) Penggunaan program ini dapat mempermudah dalam pencarian data khususnya  sistem  informasi  pengiriman barang pada PT. Benua Samudera Kargo.
3) Penggunaan  program  akan  memudahkan dalam menyusun tujuan yang akan dicapai.
5.2 Saran
Adapun  saran-saran  yang  dapat  penulis kemukakan  demi  terwujudnya  kerja  yang lebih  baik  pada  PT.  Benua  Samudera  Kargo, antara lain :
1) Dengan  adanya  sistem  informasi  pengiriman barang ini, disarankan adanya pengembangan lebih  lanjut  untuk  merancang  sistem,  yang lebih  baik  dan  kompleks  sesuai  dengan kebutuhan.
2) Sebaiknya diadakan pelatihan-pelatihan
khususnya dibidang komputer untuk meningkatkan produktifitas kerja pada karyawan.
3) Sebaiknya digunakan program antivirus  yang residen.  Hal  ini  dimaksud  untuk  mencegah terjadinya  kerusakan  pada  program  ataupun data yang lain.

## REFERENSI
[1] Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi , Edisi 1, Andi, Yogyakarta, 2003
[2] C.  Rollin  Niswonger,  Carl  S.  Warren,  James  M. Reeve  dan  Philip  E.  Fess, yang  diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, Prinsip-Prinsip akuntansi, Erlangga,
Jakarta.,1999.
[3] Donal E. Kieso, Jerry J. Weygandt dan Terry D. Warfield yang  diterjemahkan  oleh  Emil  Salim, Akuntansi intermediate,Jilid 1 , Erlangga, Jakarta,2002.
[4] Djarwantoro,  PS, Pokok-Pokok  Metode  Riset
Dan  Bimbingan  Teknis  Penulisan  Laporan ,
Cetakan Kelima, Edisi Ketiga, Liberty,
Yogyakarta, 1984.
[5] Emzir,Zolo,    Metodologi  Penelitian  Kuantitatif  : Analisa  Data,PT.  Raja  Grafindo  Persada, Jakartam, 2010.
[6] Gordon  B.Davis,  Kerangka  Dasar  Sistem Informasi  Manajemen,  PT.  Pustaka  Binaman Pressindo,Jakarta,1999.
[7] Hakim, Rachmad, Visual  Basic 2008 for pemula banget ,  Jakarta,  PT.  Gramedia  Elex  Media Komputindo , 2009
[8] Ikatan  Akuntan  Indonesia,  Standar  Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta, April 2002
[9] Jogianto  HM,  MBA,  PhD, Analisis  dan  Disain Sistem , Andi Yogyakarta, 2001
[10] Janner Simarmata.Perancangan Basis data. Andi. Yogyakarta, 2007.
[11] McFadden, Fred R., Hoffer,  Jeffrey  A., Prescott, Marry  B, Database  Management.5th  Edition Modern , Addition Weasley,1999.
[12] Paulus ,Basis  Data, cetakan  2,  CV.  Informatika Bandung, Bandung, 2005.
[13] Raymond  McLeod,Jr.  Sistem  Informasi  Edisi  7 Jilid 2. Prenhallindo. Jakarta, 2001.
[14] Siegel,  Joel  G  dan  Jae  K.  Shim  yang diterjemahkan  oleh  Moh  Kurdi Kamus  Istilah Akuntansi ,Jakarta  :  PT  Elex  Media  Komputindo, 1999.
[15] Sukma  Suarga,  ― Menuju  Informasi  Lebih Detail” ,jakarta, Syang art space,2004
[16] Tata  Sutabri, Sistem  Informasi  Manajemen ,Andi Offset, Yogyakarta, 2005.
[17] Zulian  Yamit, Manajemen  Kualitas  Produk  dan Jasa ,Ekonisa, Yokyakarta,1999.