## Analisis Situasi dan Identifikasi Layanan Rawat Jalan RS Islam Jakarta Pondok Kopi
Siti Azizah 1) , Budi Hartono 2 1,2) Jurusan Kesehatan Masyarakat, Universitas Muhammadiyah Jakarta

## ABSTRAK
Analisis Situasi dan Identifikasi Layanan Rawat Jalan di RS  Islam Jakarta Pondok Kopi dilakukan untuk  mengevaluasi  berbagai  aspek  operasional  rumah  sakit,  terutama  terkait  dengan  proses pendaftaran pasien. Dalam analisis ini, beberapa masalah krusial teridentifikasi, termasuk proses pendaftaran yang menumpuk, keterbatasan stok obat, ketidak-sinkronan jadwal dokter pada sistem mobile JKN, dan kurangnya pengetahuan pasien mengenai fasilitas RS. Metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG)  digunakan  untuk  menetapkan  prioritas  pemecahan  masalah,  dengan mengidentifikasi tingkat urgensi, keparahan, dan pertumbuhan masing-masing masalah. Selain itu, analisis  juga  dilengkapi  dengan Fishbone  Analysis untuk  memperoleh  pemahaman  mendalam tentang  akar  penyebab  masalah  yang  ada.  Berdasarkan  analisis  ini,  disimpulkan  bahwa  proses pendaftaran  yang  menumpuk  menjadi  masalah  utama  yang  perlu  segera  ditangani,  sementara keterbatasan stok obat dan ketidak-sinkronan jadwal dokter juga memerlukan perhatian serius. Penambahan petugas administrasi, peningkatan ketersediaan obat, serta sinkronisasi jadwal dokter menjadi saran utama untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan rawat jalan di RS Islam Jakarta Pondok Kopi.
Kata kunci: Layanan Rawat Jalan, Fishbone Analysis, Urgency, Seriousness, and Growth (USG)
Abstract
Situation Analysis and Identification of Outpatient Services at Jakarta Islamic Hospital Pondok Kopi
The Analysis of Situation and Identification of Outpatient Services at RS Islam Jakarta Pondok Kopi was conducted  to  evaluate  various  operational  aspects  of  the  hospital,  particularly  concerning  the  patient registration process. In this analysis, several crucial issues were identified, including the backlog in the registration process, limited medication stocks, discrepancies in doctors' schedules in the JKN mobile system, and insufficient patient knowledge about hospital facilities. The Urgency, Seriousness, and Growth (USG) method  were  employed  to  prioritize  problem-solving,  by  identifying  the  urgency,  severity,  and  growth potential of each issue. Additionally, Fishbone Analysis was utilized to gain a deeper understanding of the root causes of existing problems. Based on this analysis, it is concluded that the backlog in the registration process is the primary issue that needs immediate attention, while limited medication stocks and discrepancies in doctors'  schedules  also  require  serious  consideration.  Suggestions  for  improvement  include  increasing administrative  staff,  improving  medication  availability,  and  synchronizing  doctors'  schedules.  These recommendations aim to enhance the efficiency and quality of outpatient services at RS Islam Jakarta Pondok Kopi.
Keywords: Outpatient Services, Fishbone Analysis, Urgency, Seriousness, and Growth (USG)

## 1. Pendahuluan
Dalam  upaya  untuk    menyediakan pelayanan  kesehatan  yang  berkualitas,  efisien, dan berorientasi pada kebutuhan pasien, evaluasi terhadap berbagai aspek operasional rumah sakit menjadi  sangat  penting  (Rahayu,  2021).  Salah satu aspek yang krusial dalam layanan kesehatan adalah  proses  pendaftaran  pasien  (Ningsih  & Suryani,  2023),  yang  menjadi  titik  awal  bagi pasien  dalam  mengakses  perawatan  medis.  RS Islam  Jakarta  Pondok  Kopi,  sebagai  penyedia layanan  kesehatan  yang  signifikan,  dihadapkan pada tantangan dalam proses pendaftaran  yang dapat  memengaruhi  pengalaman  dan  hasil perawatan pasien.
Sebagai sebuah rumah sakit umum, RS Islam Jakarta  Pondok  Kopi  menetapkan  visi  dan  misi yang jelas, termasuk komitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan yang profesional  kepada  seluruh  lapisan  masyarakat secara adil dan ihsan. Namun, dalam meraih visi tersebut,  rumah  sakit  ini  dihadapkan  pada beberapa  tantangan,  termasuk  masalah  yang terkait dengan proses pendaftaran pasien.
Proses pendaftaran yang tidak efisien dapat menyebabkan peningkatan waktu tunggu pasien, menambah  tekanan  pada  staf  medis,  dan mengurangi kepuasan pasien secara keseluruhan. Oleh  karena  itu,  penilaian  terhadap  proses pendaftaran  yang  ada  sangatlah  penting  untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab masalah dan merancang strategi perbaikan yang sesuai.
Dalam  konteks  ini,  analisis  situasi  dan identifikasi layanan rawat jalan RS Islam Jakarta Pondok  Kopi  menjadi  sangat  penting.  Langkah- langkah  evaluasi  ini  akan  membantu  dalam memahami  secara  lebih  mendalam  tantangan- tantangan  yang  dihadapi  oleh  rumah  sakit  ini dalam memberikan layanan rawat jalan. Dengan pemahaman  yang  lebih  baik  terhadap  masalah yang  ada,  langkah-langkah  perbaikan  yang efektif  dapat  dirancang  dan  diimplementasikan untuk  meningkatkan  efisiensi  dan  kualitas layanan pendaftaran pasien.
Dalam  laporan  ini,  kami  akan  melakukan analisis situasi dan identifikasi terhadap layanan rawat  jalan  RS  Islam  Jakarta  Pondok  Kopi, dengan fokus pada masalah yang terkait dengan proses pendaftaran pasien. Kami akan menjelajahi  berbagai  faktor  yang  mungkin berkontribusi  terhadap  masalah  ini,  termasuk aspek  manusia,  prosedur,  teknologi,  dan lingkungan. Selanjutnya, kami akan menggunakan metode fishbone analysis untuk
memetakan  faktor-faktor  tersebut  ke  dalam dimensi  yang  tepat,  menjelaskan  hubungan sebab-akibat  di  antara  mereka.  Kami  juga  akan menggunakan metode Urgency, Seriousness, dan Growth  (USG)  untuk  menentukan  prioritas pemecahan  masalah  yang  paling  penting  bagi rumah  sakit  ini.  Diharapkan  laporan  ini  dapat memberikan pandangan yang komprehensif dan solusi yang efektif dalam meningkatkan layanan pendaftaran  pasien  di  RS  Islam  Jakarta  Pondok Kopi.
2. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Identifikasi Masalah
Dalam analisis situasi layanan rawat jalan RS Islam Jakarta Pondok Kopi, ditemukan beberapa masalah yang perlu diperhatikan:
1. Proses Pendaftaran yang Memakan Waktu: Terdapat  kendala  dalam  proses  pendaftaran pasien yang cenderung  memakan  waktu.  Hal  ini bisa  disebabkan  oleh  sistem  pendaftaran  yang belum  efisien,  jumlah  petugas  pendaftaran  yang kurang  memadai,  atau  masih  menggunakan proses manual.
2. Keterbatasan  Stok  Obat:  Keterbatasan dalam stok obat di farmasi rawat jalan membuat pasien sulit mendapatkan obat yang diperlukan. Hal  ini  dapat  menyebabkan  penundaan  dalam pengobatan  atau  bahkan  ketiadaan  obat  yang kritis untuk pasien.
3. Kurangnya Pengetahuan Pasien Mengenai Fasilitas  RS:  Terdapat  kekurangan  dalam pengetahuan  pasien  tentang  fasilitas  yang tersedia di RS. Pasien mungkin tidak sepenuhnya menyadari  layanan  dan  fasilitas  yang  dapat mereka  akses  di  RS,  sehingga  tidak  dapat memanfaatkan  sumber  daya  yang  tersedia dengan optimal.
4. Ketidaksinkronan Jadwal Dokter:
Terdapat  ketidaksesuaian  antara  jadwal  dokter yang  tercantum  dalam  aplikasi  mobile  JKN dengan  jadwal  sebenarnya  di  RS.  Hal  ini  dapat menyebabkan  ketidaknyamanan  bagi  pasien yang  sudah  membuat  janji  temu,  dan  mereka mungkin  harus  menunggu  lebih  lama  atau bahkan  tidak  bertemu  dokter  sesuai  dengan jadwal yang diharapkan.

## 3.2 Penentuan Prioritas Masalah
Dalam  menentukan  prioritas  pemecahan masalah,  akan  digunakan  metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) (Suprayogi et al., 2022).  Metode  ini  memungkinkan  kita  untuk mengevaluasi masalah berdasarkan tiga dimensi yang penting: urgensi, keparahan, dan pertumbuhan  atau  dampak  jangka  panjang.
Urgensi mencerminkan seberapa cepat masalah harus diatasi, keparahan menggambarkan tingkat kerentanan atau potensi bahaya yang ditimbulkan  oleh  masalah  tersebut,  sementara pertumbuhan  menunjukkan  potensi  untuk perburukan  atau  dampak  jangka  panjang  dari masalah tersebut.
Tabel 1. Prioritas Pemecahan Masalah
Masalah tersedia
fasilitas RS
sinkronan jadwal dokter pada sistem mobile JKN Berdasarkan penilaian
dengan menggunakan metode USG, prioritas pemecahan masalah  tertinggi  adalah  masalah  proses pendaftaran yang menumpuk dengan total skor 13. Hal ini menunjukkan bahwa masalah tersebut memiliki  tingkat  urgensi  dan  keparahan  yang tinggi,  meskipun  pertumbuhan  atau  dampak jangka  panjangnya  tidak  sebesar  masalah  lainnya. Sementara  itu,  masalah  stok  obat  yang  tidak tersedia  menempati  peringkat  kedua  dengan  total skor 12, yang juga memiliki tingkat urgensi dan keparahan yang tinggi serta pertumbuhan  yang signifikan. Selanjutnya, masalah ketidak- sinkronan jadwal dokter pada sistem mobile JKN memiliki  total  skor  11,  menunjukkan  bahwa masalah ini juga penting untuk segera ditangani. Meskipun demikian, masalah kurangnya pengetahuan  pasien  mengenai  fasilitas  RS, meskipun  penting,  memiliki  urgensi  dan keparahan  yang  lebih  rendah  dibandingkan dengan  masalah  lainnya,  sehingga  menjadi prioritas pemecahan masalah yang lebih rendah.
Salah satu faktor yang mungkin menyebabkan proses pendaftaran yang menumpuk  di  RS  Islam  Jakarta  Pondok  Kopi adalah keterbatasan jumlah petugas administrasi, yang hanya terdiri dari 2 orang. Dengan jumlah yang  terbatas,  petugas  administrasi  mungkin kesulitan dalam menangani volume pasien yang datang, terutama pada jam-jam sibuk. Hal ini
dapat  menyebabkan  keterlambatan  dalam pendaftaran  pasien,  penumpukan  antrian,  dan meningkatkan  waktu  tunggu  pasien  secara keseluruhan.

## 3.3 Fishbone Analysis
Gambar 1. Fishbone Analysis
Dalam  analisis  menggunakan    diagram tulang ikan ( fishbone analysis ) (Suryani et al., 2017), beberapa  faktor  yang  berkontribusi  terhadap masalah  waktu  tunggu  pendaftaran  yang menumpuk  di  RS  Islam  Jakarta  Pondok  Kopi dapat  diuraikan  lebih  detail.  Pertama,  dari  segi manusia  ( man ),  terdapat  masalah  dengan ketidaktepatan  jam  kedatangan  dokter.  Dokter yang datang terlambat atau tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dapat mengganggu penjadwalan  pasien,  sehingga  memperpanjang waktu tunggu mereka di area pendaftaran. Selain itu,  kurangnya  keterampilan  teknologi  pada petugas  administrasi  juga  menjadi  kendala. Petugas yang tidak terampil dalam menggunakan sistem teknologi mungkin mengalami kesulitan dalam mengelola pendaftaran pasien dengan efisien, memperlambat proses secara keseluruhan.
Dari  segi  pengukuran  ( measurement ), terdapat  masalah  dengan  waktu  tunggu  pasien yang terlalu lama dan dokter yang terburu-buru karena  jadwal  yang  padat.  Kondisi  ini  menjadi indikator ketidakcukupan dalam proses pendaftaran, yang dapat mempengaruhi kualitas layanan  yang  diberikan  kepada  pasien  (Rofi’i  & Jarihatunningsih,  2014).  Pasien  yang  harus menunggu  terlalu  lama  untuk  mendaftar  dan menunggu  dokter  dapat  merasa  tidak  nyaman dan  frustrasi,  sedangkan  dokter  yang  terburu- buru  karena  jadwal  yang  padat  dapat mengurangi  kualitas  layanan  yang  diberikan kepada pasien.
Kurangnya  informasi  tentang  fasilitas  RS ( material )  dari  poster  dan  pamflet  juga  dapat menyebabkan  kebingungan  dan  penundaan dalam proses pendaftaran. Pasien mungkin tidak sepenuhnya  menyadari  layanan  dan  fasilitas yang  tersedia  di  RS,  sehingga  mengakibatkan kesulitan  dalam  memahami  proses  pendaftaran dan menambah waktu tunggu mereka.
Lingkungan  yang  ramai  dengan  pasien ( environment ) juga dapat memperburuk masalah
No Identifikasi U S G Total  Rangking 1    Proses pendaftaran 5 5 3 13 1 yang menumpuk 2    Stok obat yang tidak 4 4 4 12 2 3    Kurangnya pengetahuan pasien mengenai 2 3 3 8 4 4    Ketidak- 3 4 4 11 3
waktu tunggu pendaftaran. Volume pasien yang tinggi dapat mengakibatkan penumpukan di area pendaftaran, memperlambat proses pendaftaran bagi semua pasien.
Kurangnya  pembaruan  dalam  prosedur pendaftaran  ( method )  juga  menjadi  faktor  yang berkontribusi.  Proses  pendaftaran  yang  tidak diperbarui  secara  teratur  untuk  mencerminkan perubahan dalam kebutuhan atau volume pasien dapat  mengakibatkan  ketidakcukupan  dalam penanganan  pasien  dan  peningkatan  waktu tunggu.
Terakhir,  ketidaksinkronan  antara  jadwal dokter  pada  sistem  mobile  JKN  ( machine )  dan jadwal  yang  sebenarnya  di  RS  dapat menyebabkan  kebingungan  dan  penundaan dalam proses pendaftaran pasien..
Akumulasi dari faktor-faktor ini menghasilkan  efek  akhir  berupa  waktu  tunggu pendaftaran yang menumpuk. Dengan mengidentifikasi dan mengatasi setiap faktor ini, diharapkan  efisiensi  dalam  proses  pendaftaran dapat  ditingkatkan,  memberikan  pengalaman yang  lebih  baik  bagi  pasien  di  RS  Islam  Jakarta Pondok Kopi.

## 3. Ucapan Terima Kasih
Kami  mengucapkan  terima  kasih  kepada seluruh pihak yang telah memberikan kontribusi dan bantuan dalam penyusunan laporan ini, serta kepada pihak RS Islam Jakarta Pondok Kopi yang telah  memberikan  data  dan  informasi  yang diperlukan.  Semoga  laporan  ini  dapat  menjadi landasan  untuk  meningkatkan  kualitas  layanan kesehatan di RS tersebut.

## 4. Simpulan dan Saran
Dalam  analisis  situasi  dan  identifikasi layanan  rawat  jalan  RS  Islam  Jakarta  Pondok Kopi, beberapa masalah krusial teridentifikasi, di antaranya  adalah  proses  pendaftaran  yang menumpuk,  keterbatasan  stok  obat,  ketidak- sinkronan jadwal dokter pada sistem mobile JKN, dan  kurangnya  pengetahuan  pasien  mengenai fasilitas  RS.  Evaluasi  masalah  ini  menggunakan metode Urgency,  Seriousness, dan Growth (USG) membantu  menetapkan  prioritas  pemecahan masalah.
Proses  pendaftaran yang menumpuk menjadi  masalah  utama  yang  perlu  segera ditangani,  mengingat  tingkat  urgensi  dan keparahan  yang  tinggi.  Keterbatasan  jumlah petugas  administrasi  menjadi  salah  satu penyebab utama dari masalah ini. Oleh karena itu, penambahan petugas administrasi atau peningkatan  efisiensi  proses  administrasi
menjadi  langkah  yang  perlu  dipertimbangkan. Selanjutnya,  masalah  stok  obat  yang  tidak tersedia  juga  perlu  mendapat  perhatian  serius, dengan  memastikan  ketersediaan  obat  yang memadai untuk memenuhi kebutuhan pasien.
Selain  itu, ketidak-sinkronan  jadwal  dokter pada  sistem  mobile  JKN  juga  memiliki  dampak yang  signifikan  terhadap  pengalaman  pasien. Perlu  dilakukan  sinkronisasi  yang  lebih  baik antara jadwal dokter yang tertera dalam sistem dengan jadwal sebenarnya di RS. Terakhir, untuk mengatasi  masalah  kurangnya  pengetahuan pasien  mengenai  fasilitas  RS,  diperlukan  upaya untuk meningkatkan komunikasi dan penyampaian informasi kepada pasien mengenai layanan dan fasilitas yang tersedia di RS.
Dalam  rangka  meningkatkan  efisiensi  dan kualitas  layanan  rawat  jalan  RS  Islam  Jakarta Pondok Kopi, perbaikan yang komprehensif dan kolaboratif  antara  manajemen,  staf  medis,  dan pihak  terkait  lainnya  perlu  dilakukan.  Dengan mengatasi  masalah  yang  diidentifikasi  secara efektif,  diharapkan  RS  dapat  memberikan layanan  kesehatan  yang  lebih  baik  dan memenuhi  kebutuhan  pasien  dengan  lebih  baik pula.

## 5. Daftar Pustaka
Ningsih, E. R. S., & Suryani, A. I. (2023). Tinjauan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Terhadap  Kepuasan  Pasien  di  RSUD  Kota Bandung. Jurnal Kesehatan Tambusai, 4(4), 7185-7190.
Rahayu,  A.  Y.  S.  (2021).  Analisis  Faktor-faktor
Kualitas  Pelayanan  Internal  pada  Instalasi Rawat  Jalan  Rumah  Sakit  Umum  Pusat Fatmawati. Jurnal Kedokteran dan Kesehatan, 13(2), 134-143.
Rofi’i,  M.,  &  Jarihatunningsih,  S.  (2014).  Jangka Waktu  yang  Diperlakukan  Pasien  untuk Pelayanan  di  Bagian  Rawat  Jalan  pada Rumah  Sakit  Pemerintah  di  Semarang. Jurnal Manajemen Keperawatan, 2(2), 109- 115.
Suprayogi, E., Hartono, B., & Nurwanto, T. (2022). Peningkatan  Mutu  dan  Kemampuan Pelayanan  Laboratorium  di  RS  Harapan Sehati  [Improving  The  Quality  and Capability  of  Laboratory  Services  at Harapan Sehati Hospital]. Jurnal ARSI, 7(1),
28-32.
Suryani, R.,  Ciptono,  W.  S.,  &  Satibi.  (2017).
Analisis  Pelayanan  Rawat  Jalan  Rumah Sakit  Umum  Daerah di Yogyakarta dengan Pendekatan  Lean  Hospital  [Analysis  of Outpatient  Service  at  a  Public  Hospital  in Yogyakarta Using Lean Hospital Approachment].  Jurnal  Manajemen  dan Pelayanan Farmasi, 7(3), 132-141.