## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index

## 15
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License .

## Penerapan Knowledge Management System Pada Bidang Pelayanan Di SMA Satria Nusantara
Gunawan 1 , Merry Agustina 2 , Suzi Oktavia Kunang 3
1,2,3 Information System Departement, Universitas Bina Darma, Palembang, Indonesia Email: 1 gunawangunawan677@gmail.com, 2 merry_agst@binadarma.ac.id,
3 suzi_oktavia@binadarma.ac.id

## Abstrak
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menjangkau hampir semua elemen dalam kehidupan  manusia  tidak  terkecuali  dalam  dunia  pendidikan.  SMA  Satria  Nusantara merupakan  suatu  instansi  pendidikan  yang  bertugas  untuk  mendukung  dan menyediakan  pendidikan  yang  berkualitas  guna  memberi  manfaat  dalam mencerdaskan anak bangsa Pelayanan akademik yang berjalan saat ini di SMA Satria Nusantara  melibatkan  bagian-bagian  kerja  dimana  masing-masing  bagian  akan melakukan pelayanan siswa berdasarkan prosedur kerja  yang berlaku di sekolah dan tugas  tanggung  jawab  sesuai  dengan  jabatan  di  bidang  kerjanya  masing-masing, Bidang  pelayanan  yang  ada  di  SMA  Satria  Nusantara  antara  lain  pelayanan pendaftaran  siswa  baru,  pelayanan  pembayaran  iuran  SPP  dan  pembangunan, pelayanan prosedur pengambilan dan legalisir ijazah, Pelayanan administrasi sekolah dan pelayanan bimbingan konseling.  Dalam mengelola pengetahuan yang ada, masih ditemukan masalah yaitu masih sulitnya menyimpan pengetahuan untuk memberikan informasi  kepada  pengguna  layanan,  seperti  layanan  terhadap  pendaftaran  siswa baru,  pelayanan  prosedur  pengambilan  ijazah  dan  legalisir,  pelayanan  administrasi sekolah dan pelayanan bimbingan dan konseling. Untuk itu dibutuhkan tempat untuk menyimpan  pengetahuan  yang  sudah  ada  agar  bisa  di  gunakan  untuk  waktu  yang panjang  baik  terhadap  para  siswa,  staff  guru  dan  karyawan,  untuk  menciptakan pengetahuan  yang  berhubungan  dengan  pelayanan  siswa  baik  dari  segi  cara pelayanan  maupun  cara  mendapatkan  solusi,  dan  bagaimana  memperbaharui pengetahuan  yang  sudah  ada  ataupun  menambahkan  pengetahuan  baru  yang berhubungan  dengan  pelayanan  yang  ada  di  SMA  Satria  Nusantara.  Pada    Sistem Knowledge  Management System di bidang pelayanan siswa ini yang akan di  bangun nantinya akan terdapat forum diskusi yang dapat digunakan seluruh siswa, guru dan staff  karyawan  dalam  mengolah  dan  mendapatkan  pengetahuan  yang  dibutuhkan, untuk menyelesaikan masalah bidang pelayanan.
Kata Kunci: Sistem, Informasi, Knowledge Management System

## Journal of Software Engineering Ampera
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menjangkau hampir semua elemen dalam  kehidupan  manusia  tidak  terkecuali  dalam  dunia  pendidikan. Perkembangan  teknologi  juga  berdampak  pada  persaingan  institusi pendidikan  atau  sekolah  untuk  mewujudkan  kualitas  pendidikan  yang  tinggi. Pendidikan merupakan kunci utama dalam kehidupan untuk mencapai semua tujuan yang diinginkan. Dengan meningkatnya kualitas pendidikan maka akan meningkat  pula  kemampuan  sumber  daya  manusia  yang  ada  dalam meningkatkan taraf hidup yang dimilikinya.
Untuk dapat menciptakan sumber daya manusia yang unggul dan kompetitif perlu ditunjang oleh institusi pendidikan atau sekolah yang berkualitas. Untuk menciptakan  kualitas  yang  diinginkan  tersebut  maka  sekolah  diharapkan dapat  memberikan  suatu  layanan  yang  maksimal  kepada  para  peserta  didik dengan  memanfaatkan  teknologi  informasi.  Penggunaan  teknologi  informasi oleh  sebuah  organisasi  tidak  hanya  mengacu  pada  pencarian  informasi, namun  mengarah  pada  kebutuhan  pencarian  pengetahuan  (knowledge) karena  pengetahuan  dianggap  sebagai  sebuah  sumber  atau  asset  yang mempunyai peranan penting.
SMA Satria Nusantara yang beralamat di jalan Palembang-Jambi Km 67,5 Kec. Betung  Kabupaten  Banyuasin,  merupakan  suatu  instansi  pendidikan  yang bertugas  untuk  mendukung  dan  menyediakan  pendidikan  yang  berkualitas guna  memberi  manfaat  dalam  mencerdaskan  anak  bangsa.  Pelayanan akademik  yang berjalan  saat  ini  di  SMA  Satria  Nusantara  melibatkan  bagian- bagian kerja dimana masing-masing bagian akan melakukan pelayanan siswa berdasarkan prosedur kerja (SOP) yang berlaku di sekolah dan tugas tanggung jawab  sesuai  dengan  jabatan  di  bidang  kerjanya  masing-masing,  bidang pelayanan  yang  ada  di  SMA  Satria  Nusantara  antara  lain  pelayanan pendaftaran siswa baru, pelayanan pembayaran iuran SPP dan pembangunan, pelayanan  prosedur  pengambilan  dan  legalisir  ijazah,  Pelayanan  administrasi sekolah danpelayanan bimbingan konseling.
Masalah  yang  dihadapi  Sekolah  SMA  Satria  Nusantara  dalam  mengelola pengetahuan  yang  ada,  masih  ditemukan  masalah  yaitu  masih  sulitnya menyimpan  pengetahuan  untuk  memberikan  informasi  kepada  pengguna layanan,  seperti  layanan  terhadap  pendaftaran  siswa  baru,  pelayanan prosedur pengambilan ijazah dan legalisir, pelayanan administrasi sekolah dan

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Gunawan, Merry Agustina, at all | 17
pelayanan  bimbingan  dan  konseling.  Oleh  karena  itu  dibutuhkan  tempat untuk  memelihara  pengetahuan  yang  sudah  ada,  agar  bisa  di  gunakan  pada waktu  yang  panjang  baik  terhadap  para  siswa,  staff  guru  dan  karyawan, bagaimana  menciptakan  pengetahuan  yang  berhubungan  dengan  pelayanan siswa  baik  dari  segi  cara  pelayanan  maupun  cara  mendapatkan  solusi,  dan bagaimana  memperbaharui  pengetahuan  yang  sudah  ada  ataupun menambahkan pengetahuan baru yang berhubungan dengan pelayanan yang ada di SMA Satria Nusantara.
Sistem  Knowledge  Management  Systemdi  bidang  pelayanan  siswa  ini merupakan  solusi  yang  tepat  untuk  menjawab  masalahtersebut.  Knowledge Management System merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung  kreasi,  pengaturan  dan  penyebaran  dari  ilmu  pengetahuan kepada para manajemen dalam suatuorganisasi secara
keseluruhan.Denganfitur  yang  tersediapadaKnowledge  Management  System, di  harapkan  mempermudah  para  siswa,  guru  dan  staff  karyawan  dalam mengolah  pengetahuan  dan  menjadi  wadah  untuk  sharing  antar  siswa,  staff guru  dan  karyawan.  Berdasarkan  permasalahan  pada  penjabaran  di  atas, maka  dapat  ditarik  judul  yaitu  “Penerapan  Knowledge  Management  System pada bidang pelayanan siswa di SMA satria Nusantara” .
2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  system  yang  akan  digunakan  pada  implementasi knowledge  management  system  pada  SMA  Satria  Nusantara  ini  adalah Metode  Pemodelan  atau Prototyping ,  suatu  siklus  dalam  pengembangan sistem  yang  dilakukan  secara  keseluruhan.  (Utomo,  2005).  Tahap-tahap sebagai berikut. :
1) Pengumpulan Kebutuhan
2) Membangun Prototyping
3) Evaluasi  Prototyping
4) Mengkodekan Sistem
5) Menguji Sistem
2.2.2 . Knowledge management
Knowledge  management adalah  pendekatan-pendekatan  sistematik  yang membantu mengalirkan informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat agar menciptakan sebuah nilai. Menurut Paul L Tobing (2007) ada dua jenis knowledge yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge .

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Explicit knowledge merupakan segala bentuk knowledge yang sudah direkam dan dokumentasikan sehingga lebih mudah untuk didistribusikan dan dikelola. Sedangkan tacit  knowledge merupakan knowledge yang  terletak  di  dalam pikiran (otak) atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya.

## 2.3 Knowledge Management System
Menurut O’Brien (2015), Knowledge Management Systems merupakan sistem informasi  berbasis  ilmu  pengetahuan (knowledge )  yang  dapat  mendukung hasil cipta (kreasi), pengaturan dan penyebaran dari ilmu pengetahuan bisnis kepada  para  pekerja  dan  manajer  perusahaan.Tidak  berbeda  jauh  dengan definisi yang dikemukakan oleh O’Brien. Turban et al. (2011) mengemukakan bahwa knowledge management system merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung kreasi, pengaturan dan  penyebaran dari ilmu pengetahuan  bisnis  kepada  para  pekerja  dan  manajer  dalam  perusahaan secara  keseluruhan.  Berdasarkan  pengertian  KMS  diatas  maka  dapat disimpulkan  bahwa  KMS  merupakan  alat  yang  ditunjukan  untuk  mendukung sebuah  strategi  perusahaan  dalam  mengumpulkan,  mengidentifikasikan, memilih,  mengolah  dan  menyebarkan  knowledge  yang  ada,  baikindividual knowledge  maupun  knowledge  perusahaan  sehingga  dapat  mendorong pembelajaran  dalam  organisasi serta  terciptanya  berbagi  pengetahuan  antar karyawan
2.4 Arsitektur KMS ( Knowledge Management Systems ) Arsitektur  KMS  dirancang  untuk  menangkap knowledge dan  memungkinkan proses knowledge  management menjadi  efektif  dan  efisien.  Gambar  berikut ini  menjelaskan  arsitektur dari  Knowledge  Management  System pada umumnya, dan dilengkapi dengan Gambar 2.1 dengan komponen- komponen yang terdapat pada arsitektur Knowledge Management System .
Gambar 1. Arsitektur Knowledge Management System (Probst et al. 2010).

## Journal of Software Engineering Ampera
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Gunawan, Merry Agustina, at all | 19

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Pemodelan Sistem
Use  Case  Diagram  digunakan  untuk  memperlihatkan    hubungan-hubungan yang  terjadi  antara  aktor-aktor  dengan  use  case-use  case  yang  ada  dalam sistem,  sehingga  calon  pengguna  sistem/perangkat  lunak  mendapatkan pemahaman  tentang  sistem  yang  akan  dikembangkan.  Use  case  diagram terdiridari  4  bidang  pelayanan  meliputi  pelayanan  pendaftaran  siswa  baru, pelayanan  pembayaran  iuran  SPP  dan  pembangunan,  pelayanan  prosedur pengambilan dan legalisir ijazah, pelayanan bimbingan dan konseling.
1. Pelayanan  Pendaftaran  Siswa  Baru , Pada use  case  diagram dibawah  ini terdiri  dari  2  aktor  siswa  dan  guru  kesiswaan,  yang  menjelaskan  alur proses dalam bidang pelayanan Pendaftaran Siswa Baru
Gambar 2. Pelayanan Pendaftaran Siswa Baru
2. Pelayanan  Pembayaran  Iuran  dan  Pembangunan.  Pada use  case  diagram dibawah  ini  terdiri  dari  2  aktor  siswa  dan  staf  bendahara,  yang menjelaskan  alur  proses  dalam  bidang  pelayanan  pembayaraniurandan SPP.
Gambar 3. Pelayanan Pembayaran Iuran dan Pembangunan
Pelayanan Pendaftaran siswa baru Melihat File Dokumen pengetahuan Melihat Informasi Input Forum Diskusi User <<include>> <<include>> Input File Dokument pengetahuan <<include>> Input Informasi <<include>> Melihat Daftar Forum Diskusi <<include>> Login Guru Kesiswaan <<extend>> <<extend>> <<extend>> Pelayanan Pembayaran Iuran Input File Dokument pengetahuan Input Informasi Melihat Daftar Forum Diskusi <<include>> <<include>> Melihat File Dokumen pengetahuan Melihat Informasi Input Forum Diskusi User <<include>> <<include>> <<include>> Staff Bendahara Login <<extend>> <<extend>> <<extend>>

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
3. Pelayanan  Pengambilan  Ijazah  dan  Legalisir,  Pada use  case  diagram dibawah  ini  terdiri dari 2  aktor  siswa  dan  tata  usaha,  yang  menjelaskan alur proses dalam bidang pelayanan Pengambilan Ijazah dan legalisir.
Gambar 4. Pelayanan Pengambilan Ijazah dan legalisir
4. Pelayanan  Bimbingan  dan konseling,  Pada use case  diagram dibawah  ini terdiri  dari  2  aktor  siswa  dan  guru  bk,  yang  menjelaskan  alur  proses dalam bidang pelayananBimbingandanKonseling.

## Gambar 5 Pelayanan Bimbingan dan Konseling
3.2 Pengembangan Sistem
Berdasarkan  tahapan-tahapan  perancangan  yang  telah  diuraikan  pada  bab- bab  sebelumnya,  maka  pada  penelitian  ini  menghasilkan  suatu  sistem informasi Knowledge  Management  System pada  bidang  pelayanan  siswa  di SMA  satria  Nusantara,  yang  dapat  digunakan  untuk  mempermudah  siswa, guru  dan  staff  karyawan  dalam  mengolah  dan  mendapatkan  pengetahuan kompetensi  yang  dibutuhkan,  untuk  menyelesaikan  masalah  bidang
Pelayanan Pengambilan Ijazah Input File Dokument pengetahuan Input Informasi Melihat Daftar Forum Diskusi <<include>> <<include>> Melihat File Dokumen pengetahuan Melihat Informasi Input Forum Diskusi user <<include>> <<include>> <<include>> Staff Tata Usaha Login <<extend>> <<extend>> <<extend>> Pelayanan Bimbingan dan konseling Melihat file Dokumen pengetahuan <<include>> Melihat Informasi <<include>> Input Forum Diskusi User Input file Dokument pengetahuan <<include>> Input Informasi <<include>> Melihat Daftar Forum Diskusi <<include>> Login Guru BK <<extend>> <<extend>> <<extend>>

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
Gunawan, Merry Agustina, at all | 21
pelayanan.  Hasil  dari  penelitian  ini  akan  dituangkan  dalam  bentuk  aplikasi yang  mana  akan  dijalankan  pada  jaringan localhost menggunakan  XAMPP yang  nantinya  dapat  digunakan  untuk  meningkatkan  pelayanan  pada  SMA Satria  Nusantara  meliputi    pelayanan  pendaftaran  siswa  baru,  pelayanan pembayaran  iuran SPP  dan pembangunan, pelayanan prosedur pengambilan dan legalisir ijazah, pelayanan bimbingan dan konseling
1) Halaman Home Index
Halaman home index merupakan Halaman utama yang akan menghubungkan beberapa  halaman  lainnya  terdiri  dari  halaman  profil,  pelayanan,  forum diskusi dan data file dokument.
Gambar 6. Halaman Home Index
2) Halaman Pelayanan
Halaman  pelayanan  berfungsi  untuk  menampilkan  informasi  prosedur pelayanan  akademik  pada  SMA  Satria  Nusantara  terdiri  dari  pelayanan pendaftaran siswa baru, pelayanan pembayaran iuran SPP dan pembangunan, pelayanan  prosedur  pengambilan  dan  legalisir  ijazah,  pelayanan  bimbingan dan konseling.
Gambar 7. Halaman Pelayanan

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
3) Halaman Forum
Halaman forum akan digunakan user untuk berkomunikasi  terhadap petugas pelayanan  melalui  forum  diskusi,  dilakukan  dengan  menentukan  judul  topik, kategori pelayanan, nama dan email user. Halaman forum diskusi dapat dilihat pada gambar 8 pada halaman selanjutnya.

## Gambar 8 Halaman Forum
4) Halaman Dokumen
Pada  halaman  dibawah  ini  berfungsi  untuk  menampilkan  file  dokumen  yang telah  diupload  oleh  petugas  pelayanan.  Berisikan  informasi  mengenai pelayanan  yang  meliputi  pelayanan  pendaftaran  siswa  baru,  pelayanan pembayaran  iuran SPP  dan pembangunan, pelayanan prosedur pengambilan dan legalisir ijazah, pelayanan bimbingan dan konseling
Gambar 9. Halaman Dokumen

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
5) Halaman Login
Halaman  form  login  merupakan  Halaman  yang  akan  digunakan  user  untuk ingin  masuk  ke  menu  utama  yang  berfungsi  agar  tidak  setiap  user  dapat mengakses sistem ini. Berikut Halaman form login
Gambar 10. Halaman Login
6) Halaman Menu admin
Pada  halaman  menu  utama  admin  yaitu  petugas  pelayanan  akademik berfungsi  untuk  mengelola  data knowledge tentang  pelayanan  berisikan halaman-halaman yang saling berhubungan.
Gambar 11 Halaman Menu admin

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
7) Halaman Balasan Diskusi
Setelah  user  menentukan  topik  diskusi,  kemudian  petugas  pelayanan  akan menjawab  pertanyaan  user,  melalui  form  balasan  diskusi,  yang  akan menampilkan  informasi  beberapa  komentar  dari  user  lainnya.  Halaman balasan diskusi dapat dilihat pada gambar 12 pada halaman selanjutnya.
Gambar 12. Halaman Balasan Diskusi
8) Halaman Data Informasi
Berikut  ini  halaman  data  informasi  menampilkan  informasi  prosedur pelayanan  akademik  dalam  bentuk  tabel.  Berisikan  beberapa  sistem  operasi yaitu  entry  informasi,  upload  file  dokumen,  pencarian  informasi,  edit  dan delete  data  informasi.  Halaman  data  informasi  dapat  dilihat  pada  gmbar  13 pada halaman selanjutnya.
Gambar 13 Halaman data informasi

## Journal of Software Engineering Ampera
Vol. 1, No. 1, February 2020  e-ISSN: 2775-2488
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
9) Halaman Upload Dokumen
Pada halaman upload dapat ditampilkan melalui halaman data informasi pada halaman  diatas,  berfungsi  untuk  memasukkan  file  dokument  dalam  format word dan pdf.
Gambar 14. Halaman Upload Dokumen

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian hasil dan pembahasan yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya. Maka penulis menarik beberapa kesimpulan yaitu:
1) Pada penelitian ini menghasilkan sistem yaitu sistem informasi Knowledge Management  System pada  bidang  pelayanan  siswa  di  SMA  satria Nusantara  dengan  pengguna  terdiri  dari  user  dan  petugas  pelayanan meluputi  petugas  pelayanan  pendaftaran  siswa  baru,  pelayanan pembayaran  iuran  SPP  dan  pembangunan,  pelayanan  prosedur pengambilan  dan  legalisir  ijazah,  pelayanan  bimbingan  dan  konseling, dimana  masing-masing  petugas  memiliki  hak  akses  terhadap  sistem Knowledge Management System .
2) Dengan adanya sistem sistem Knowledge Management System ini, dapat membantu  pihak  sekolah    dalam  mempermudah  siswa,  guru  dan  staff karyawan  dalam  memperluas  informasi  dan  sharing  tukar  pendapat dengan  petugas  pelayanan  yang  terjadi  di  lingkungan  SMA  Satria Nusantara.

## Journal of Software Engineering Ampera
https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
26 | Penerapan Knowledge Management System Pada Bidang .....

## DAFTAR PUSTAKA
Fernando .  (2012).  “ Sistem  Informasi  dan  rekayasa  perangkat  lunak ” , Graha Ilmu, Yogyakarta.
Fowler,  Martin.  (2005).  “ Panduan  Singkat  Bahasa  Pemodelan  Objek  Standar UML ”. Andi: Yogyakarta
Jogiyanto, Hartono. (2012). “ Analisis & Desain Sistem Informasi ”. Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, Abdul. (2015), “PengenalanSistemInformasi”.Andi   Offset. Yogyakarta
Laudon,  Kenneth  C,  Laudon,  Jane  P.  (2002).  “ Management  Information System: Managing the Digital Firm ”. Upper Saddle River, New Jersey:
Prentice Hall, Inc.
Mochamad. Nazir. (2003), " Metode Penelitian ". Salemba Empat: Jakarta
Nawawi, Ismail. (2012). “ Manajemen Pengetahuan: Teori dan Aplikasi dalam Mewujudkan  Daya  Saing  Organisasi  Bisnis  dan  Publik ”. Surabaya: Ghalia Indonesia Paul L, Tobing. (2007). “ Knowledge Management: Konsep, ArsitekturdanImplementasi ”. Yogyakarta: GrahaIlmu.
Probst,  Gilbert  et  al.  (2010).  “ Managing  Knowledge:  Building  Block  for
Success.Chichester England ”: JohnWiley& Sons Ltd. Baffin Lane.
O’Brien, James A. danMarakas, George M. (2015).“Management Information Systems, 10th Edition”. McGraw -Hill/ Irwin, New York
Utomo, S. (2005). “ RekayasaPerangkatLunak ”. Bandung: YramaWidya Widayana, Lendy. (2005). “ Knowledge Management :MeningkatkanDayaSaingBisnis ”. Jatim: Bayu Media Publishing.