## JIUBJ
Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi, 22(3), Oktober 2022, 2004-2008 Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat universitas Batanghari Jambi

## Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Di RSUD Kota Dumai Tahun 2021

## Zapri Salis*, Doni Jepisah
STIKes Hang Tuah Pekanbaru *Correspondence email: salis.zapri@gmail.com
Abstrak. Sistem  Informasi  Manajemen  adalah  suatu  sistem  yang  telah  berbasiskan  komputer  untuk  mengolah  data-data  medik pasien  maupun  data-data  administrasi  yang  dimiliki  rumah  sakit.  Berdasarkan  survei  awal  dilakukan  dilapangan  belum terpenuhinya  seluruh  sarana  dan  prasarana  pendukung  penggunaan  simrs  seperti  Komputer,  Jaringan  yang  belum  terkoneksi  ke seluruh  bagian  di  Instalasi  SIM  RS.  Metode  residensi  adalah  kualitatif  dengan  menggunakan  metode  USG  dan Fishbone . Informan  dalam  residensi  berjumlah  2  orang  dengan  subjek  1  orang  Kepala  Instalasi  SIM  RS  dan  1  orang  staf  SIM  RS.  Hasil identifikasi  masalah  didapatkan  Belum  terpenuhinya  sarana  dan  prasarana  untuk  mendukung  penggunaan  SIM  RS,  Belum optimalnya SPO yang ada di instalasi SIM RS, belum optimalnya pelaksanaan tugas sesuai dengan struktur organisasi, Visi dan misi instalasi SIM RS masih bergabung dengan Visi dan Misi RSUD  Kota Dumai. Prioritas  masalah adalah Belum terpenuhinya sarana  dan  prasarana  untuk  mendukung  penggunaan  SIM  RS  total  skor  13.  Rekomendasi  Diharapkan  untuk  melakukan pengkajian  mengenai  Visi  dan  Misi SIM  RS sebaiknya  dibuat  tersendiri  agar  jelas tujuan  yang  akan  dicapai dari  instalasi SIM, memperhatikan prasarana seperti Komputer beserta Jaringan Internet untuk pelaksanaan SIM RS yang terintegrasi ke semua unit, lebih  diperjelas  lagi  tugas  pokok  dan  fungsi  dari  Instalasi SIM RS,  memberikan Pelatihan terkait  pengelolaan  SIM  RS terhadap SDM di Instalasi SIM RS.
Kata Kunci : SIM RS; Sarana; Prasarana; RSUD Kota Dumai
Abstract.  Management  Information  System  is  a computer-based  system  to  process  patient  medical  data and administrative data owned  by  the  hospital.  Based  on the  initial  survey  conducted  in  the field,  all facilities  and  infrastructure  supporting  the  use  of SIMRS have not been fulfilled, such as computers, networks that have not been connected to all parts of the SIM RS installation. Residency  method  is  qualitative  using  USG  and  Fishbone  method.  Informants  in  the  residency  amounted  to  2  people  with  the subject  of  1  person  being  the  Head  of  the  SIM  Installation  of  the  Hospital  and  1  staff  of  the  SIM  Hospital.  The  results  of  the identification  of  the  problem  found  that  the  facilities  and  infrastructure  to  support  the  use  of  the  SIM  Hospital  were  not  yet optimal, the SPO in the SIM RS installation was  not yet optimal, the implementation of tasks was not yet optimal in accordance with the organizational structure, the vision and mission of the SIM RS installation  was still joined to the Vision and Mission of the Dumai City Hospital. The priority of the problem is that the facilities and infrastructure to support the use of the SIM Hospital are  not  met  with  a  total  score  of  13.  Recommendations  It  is  hoped  that  an  assessment  of  the  Vision  and  Mission  of  the  SIM Hospital  should  be  made  separately  so  that  the  objectives  to  be  achieved  from  SIM  installation,  pay  attention  to  infrastructure such as computers and internet networks for implementation. SIM RS which is integrated into all units, further clarifies the main tasks  and functions of  the  RS  SIM  Installation,  providing  training related  to  the management of the RS  SIM for  HR in  the SIM Hospital Installation.

## Keywords: SIM Hospital; Facilities; Infrastructure; Dumai City Hospital

## PENDAHULUAN
Menurut  WHO  ( world  health  organization ), rumah  sakit  adalah  bagian  integral  dari  suatu  organisasi sosial  dan  kesehatan  dengan  fungsi  menyediakan pelayanan  paripurna  ( khompherensif ),  penyembuhan penyakit  ( kuratif )  dan  pencegahan  penyakit  ( preventif ) kepada  msyarakat.  Rumah  sakit  juga  merupakan  pusat pelatihan  bagi  tenaga  kesehatan  dan  pusat  penelitian klinik.  Undang-Undang  Nomor  44  tahun  2009  tentang rumah  sakit  pada  pasal  2  dan  3,  bahwa  rumah  sakit diselenggarakan  berasaskan  Pancasila  dan  didasarkan kepada  nilai  kemanusiaan,  etika  dan  profesionalitas, manfaat, keadilan, persamaan hak dan anti diskriminasi, pemerataan,  perlindungan  dan  keselamatan  pasien,  serta mempunyai  fungi  sosial,  yang  bertujuan  Mempermudah akses  masyarakat  untuk  mendapatkan  pelayanan kesehatan, memberikan perlindungan terhadap
keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit, meningkatkan mutu  dan  mempertahankan  standar  pelayanan  rumah sakit; dan, memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat,  sumber  daya  manusia  rumah  sakit,  dan rumah sakit (Rohma, 2018)
Sejarah perkembangan rumah sakit menunjukkan  bahwa  pencapaian  tujuan  rumah  sakit semakin  banyak  tantangan  dihadapi,  dimana  tuntutan akan  fungsi  sosial  rumah  sakit  semakin  tinggi,  standar mutu  pelayanan  yang  semakin  ketat  dengan  biaya  yang terkendali  terus  dikampanyekan,  disisi  lain  pengaruh industri  obat,  alat  kesehatan  dan  pendukung  layanan lainnya  masih  berbasis  pada  profit  oriented  serta pelaksanaan  peraturan  perpajakan.  Sistem  Informasi Manajemen (SIM) bagi suatu rumah sakit merupakan hal yang  sangat  penting  untuk  segera  diterapkan.  Hal  ini
Zapri Salis dan Doni Jepisah, Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Di RSUD Kota Dumai Tahun 2021
mengingat  semakin  kompleksnya  permasalahan  yang ada  dalam  data  medik  pasien  maupun  data-data administrasi  yang  ada  di  rumah  sakit.  Namun menyediakan  SIM  bukanlah  hal  yang  mudah,  terutama jika dikaitkan dengan biaya pengadaan SIM  yang relatif sangat  besar.  Penerapan  sistem  informasi  pada  suatu rumah  sakit  memerlukan  suatu  perencanaan  yang matang.  Bila  dilakukan  secara  tergesa-gesa  tanpa melakukan  perencanaan  terlebih  dahulu  dikhawatirkan akan  memakan  biaya  yang  mahal,  kemungkinan  ada biaya baru baik untuk riset kelayakan dan lain-lain akan menambah  biaya  selanjutnya.  Dalam  penerapan  sistem informasi  maka  masalah  finansial  merupakan  faktor yang sangat penting.
Sistem  Informasi  Manajemen  terdiri  dari  tiga kata  yaitu  sistem,  informasi  dan  manajemen.  Sistem adalah  suatu  himpunan  dari  unsur,  komponen  atau variabel-variabel  yang  terorganisasi,  saling  berinteraksi, saling  tergantung  satu  sama  lain  dan  terpadu.  Informasi adalah  data  yang  telah  disusun  sedemikian  rupa, sehingga  bermakna  dan  bermanfaat  karena  dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunkannya untuk membuat keputusan. Manajemen adalah  tindakan  memikirkan  dan  mencapai  hasil-hasil yang  diinginkan  melalui  usaha  kelompok  yang  terdiri dari tindakan mendayagunakan bakat-bakat manusia dan sumber-sumber  daya.  Sehingga  Sistem  Informasi Manajemen  berarti  suatu  sistem  yang  menyediakan kepada  pengelola  organisasi  maupun  informasi  yang berkaitan  dengan  pelaksanaan  tugas-tugas  organisasi. Lebih spesifik lagi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) adalah suatu prosedur pemrosesan data- data  baik  data-data  umum  Rumah  Sakit  maupun  data- data  medik  pasien  sehingga  dapat  mendukung  proses pengambilan keputusan manajemen.
Sistem Informasi Manajemen yang dimaksudkan adalah  suatu  sistem  yang  telah  berbasiskan  komputer untuk  mengolah  data-data  medik  pasien  maupun  data- data  administrasi  yang  dimiliki  rumah  sakit.  Selama  ini jika kita bicara  tentang  rumah  sakit,  yang paling mudah diingat  adalah  pelayanannya  yang  tidak  memuaskan ketika  melakukan  administrasi  atau  waktu  yang  terlalu yang  dibutuhkan  oleh  perawat  untuk  mencari  data-data medik pasien. Beberapa hambatan-hambatan yang sering dialami  oleh  pihak  Rumah  Sakit  yang  disebabkan  oleh system  informasi  yang  belum  dikelola  dengan  baik adalah  pencatatan  yang  berulang  yang  menyebabkan penduplikasian  data,  data  yang  belum  terintegrasi  atau masih  tersebar,  pencatatan  data  masih  dilakukan  secara manual  sehingga  banyak  terdapat  kesalahan  dan informasi terlambat disebarkan.
Oleh  karena  sistem  informasi  manajemen  untuk Rumah  Sakit  sangat  perlu  dilakukan  agar  dapat memberikan  pelayanan  prima  kepada  masyarakat,  dapat menyajikan  laporan  akurat  sehingga  dapat  memberikan kemudahan  dalam  pengambilan  keputusan  oleh  pihak manajemen.  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit
(SIMRS)  yang  digunakan  oleh  RSUD  Kota  Dumai berasal  dari  pihak  ketiga  dengan  nama  Pilar  Hospital. Modul didalam Pilar Hospital sudah meliputi front office sampai back  office ,  sebuah  aplikasi  yang  dapat memenuhi  kebutuhan  pelayanan  medik  rumah  sakit, billing  sistem,  pelaporan,  kepegawaian  dan  pengelolaan aset.  Aplikasi  Pilar  Hospital  dibangun  menggunakan Delphi  7  dan  MsSQL  2000  sebagai database- nya. Pengembangan  sistem  Pilar  Hospital  dilakukan  secara bersama-sama  oleh  sesama  pemakai  aplikasi  Pilar Hospital  di  seluruh  Indonesia  sehingga  dapat  mengikuti perkembangan  aturan,  kebijakan  dan  fitur  yang  harus ada dalam SIM RS. Berdasarkan analisa yang dilakukan mahasiswa  belum  terpenuhinya  seluruh  sarana  dan prasarana pendukung penggunaan simrs seperti Komputer,  Jaringan  yang  belum  terkoneksi  ke  seluruh bagian di Instalasi SIM RS. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui  Pengelolaan  Sistem  Informasi  Manajemen (SIM)  Rumah  Sakit  di  RSUD  Kota  Dumai  Tahun  2021 (Profil RSUD Dumai, 2020).

## METODE
Melakukan  pengkajian  untuk  mengidentifikasi permasalahan  yang  berkaitan  dengan  Manajemen  SIM RS melalui wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen.  Teknik  yang  dilakukan  untuk  mengatasi masalah  berlandaskan  pada problem  solving  approach . Masalah-masalah  yang  sudah  teridentifikasi,  penentuan prioritas masalah ditentukan dengan teknik scoring yaitu menggunakan  metode  USG.  Alternatif  pemecahan masalah disusun dengan rencana tindakan yang mengacu kepada  tujuan  khusus  yang  dirumuskan  secara  rinci. Selanjutnya disusun dalam bentuk plan of action dengan pertimbangan  biaya,  waktu,  sarana,  teknologi  dan kebijakan tempat residensi.

## HASIL
Identifikasi  masalah  dari  proses  yang  didapati dari  hasil  penelusaran  dokumen,  observasi  dana pengamatan  secara  langsung  dengan  Kepala  Instalasi SIM RS dan Staf SIM RS serta studi dokumentasi  yang dilakukan  untuk  meningkatkan  pelayanan  yang  baik melalui  proses  manajemen  yang  meliputi  perencaaan pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yaitu : 1. Fungsi Manajemen
a. Fungsi  Perencanaan.  Untuk  di  Instalasi  SIM  RS RSUD Kota Dumai tidak ada visi dan misi, sarana dan  prasarana  yang  mendukung  untuk  sim  rumah sakit belum memadai, standar prosedur operasional (SPO) yang belum tersedia di Instalasi SIM RS RSUD Kota Dumai
b. Fungsi  Pengorganisasian.  Struktur  Organisasi Instalasi  SIM  RS  belum  ada,  yang  ada  cuma  ada Suart  Keputusan:  Kepala  SIM  RS,  Sekretaris,  2 orang anggota
2. Fungsi Pengarahan
Zapri Salis dan Doni Jepisah, Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Di RSUD Kota Dumai Tahun 2021
a. Reward dan Punishment.  Reward bagi  karyawan yang  berprestasi  dan Punishment bagi  karyawan yang melakukan kesalahan b. Motivasi  Kepada  Bawahan.  Motivasi  langsung diberikan  oleh  kepala  Instalasi  dan  manajemen dalam setiap rapat maupun apel pagi, dan motivasi melalui  reward  yang  diberikan  kepada  karyawan berprestasi.
c. Pendelegasian
Tugas atau Wewenang.
Pendelegasian  tugas  dan  wewenang  dilaksanakan sesuai  struktur  organisasi  Rumah  sakit  secara umum dan Instalasi SIM RS secara khusus.
d. Supervisi. Supervisi dilaksanakan secara langsung oleh kepala Instalasi SIM RS kepada seluruh staf.
e. Manajemen  Konflik.  Konflik  atau  masalah  sering timbul  karena  Instalasi  SIM  RS  merupakan  unit
pelayanan  berhubungan  langsung  dengan  staf, Setiap  masalah  yang  timbul  di  Instalasi  SIM  RS langsung  diselesaikan  oleh  kepala  instalasi  jika tidak  bisa  maka  dilaporkan  kepada  atasan  untuk dicarikan  jalan  keluarnya,  bahkan  kalau  sangat urgent  konflik  yang  muncul  bisa  langsung dilaporkan kepada direktur.
3. Fungsi Pengendalian
a. Audit  Dokumen.  Audit  dokumen  belum  pernah dilaksanakan  di  Instalasi  SIM  RS.  Sistem pelaporan  terdiri  dari  laporan  internal  ke manajemen rumah sakit bulanan dan tahunan.
b. Survei  Kepuasan.  Belum  pernah  dilakukan  di Instalasi SIM RSUD Kota Dumai
Tabel 1 Pembobotan Masalah di RSUD Kota Dumai No Masalah U S G Skor Rank 1 Visi dan misi instalasi SIMRS masih bergabung dengan Visi dan Misi RSUD Kota Dumai 3 3 3 9 4 2 Belum optimal pelaksanaan tugas sesuai dengan struktur organisasiorganis asi instalasi SIM RS 3 3 4 10 3 3 Belum terpenuhinya sarana dan prasarana untuk mendukung penggunaan SIM RS 5 4 4 13 1 4 Belum  optimalnya  standar  prosedur  operasional  yang  ada di instalasi SIM RS 4 4 3 11 2 5 Belum terlaksananya sistem survei kepuasan 3 3 2 8 5
Sumber: data olahan
Berdasarkan  hasil  pembobotan  yang  dilakukan maka  masalah  yang  menjadi  prioritas  dan  dibuat  usulan pemecahan  masalah  adalah  belum  terpenuhinya  sarana dan prasarana untuk mendukung penggunaan SIM RS di Instalasi SIM RS”.

## Alternatif Pemecahan Masalah
Gambar  1 fish  bone  analisis didapankan  bahwa ada  beberapa  faktor  yang menyebabkan  dan  mendorong timbulnya  masalah  (sebab  akibat),  dan  dari  faktor penyebab tersebut telah dirumuskan alternative pemecahan masalahnya yaitu sebagai berikut; Tabel 2 Alternatif pemecahan masalah No Masalah Penyebab Masalah Alternatif Pemecahan Masalah 1 Man SDM yang kurang terampil Diklat untuk SDM yang belum terampil dibidangnya 2 Money Dana untuk Komputer dan Jaringan belum Maksimal Pengajuan dana untuk pembelian Komputer beserta Jaringan Internet 3. Material - Komputer yang belum lengkap - Jaringan yang belum tersedia Pembelian Komputer dan Jaringan untuk kelancaran Sistem Infomasi Manajemen RS 4. Machin e Komputer dan Jaringan belum menyeluruh atau belum lengkap Melengkapi semua kebutuhan computer dan jaringan internet 5. Methode Lobi dari Pimpinan SIM RS Lebih Intens berkomunikasi dengan Piha Terkait atau Pimpinan Sumber: data olahan
Zapri Salis dan Doni Jepisah, Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Di RSUD Kota Dumai Tahun 2021

## Sumber: data olahan
Gambar 1
Fish Bone Analisis Rencana Intervensi Plan  Of  Action (POA)  atau  Perencanaan  adalah proses  penyusunan  rencana  yang  digunakan  untuk mengatasi  masalah  kesehatan  disuatu  wilayah  tertentu. Suatu  perencanaan  kegiatan  perlu  dilakukan  setelah suatu  organisasi  melakukan  analisis  situasi,  menetapkan prioritas  masalah,  merumuskan  masalah,  mencari penyebab  masalah  dengan  salah  satunya  memakai metode  Fish  bone  Analysis,  setelah  itu  melakukan penyusunan Plan Of Action (POA) atau Rencana Usulan Kegiatan  (RUK),  ini  merupakan  sebuah  proses  yang ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan.

## Pembahasan Rencana Intervensi
1. Man.  Adanya  pendidikan  dan  pelatihan  mengenai SIM  RS  yang  dilakukan  diunit  SIM  rumah  sakit untuk para karyawan yang belum pernah mendapatkan  pendidikan  dan  pelatihan  agar  lebih meningkatkan  kompetensi  dibidangnya.  Menurut Yusuf  (2015).  Pelatihan  merupakan  bagian  dari pendidikan.  Pelatihan  bersifat  spesifik,  praktis  dan segera.  Spesifik  berarti  pelatihan  berhubungan dengan  bidang  pekerjaan  yang  dilakukan.  Praktis dan  segera  berarti  yang  sudah  dilatihkan  dapat dipraktikkan.  Umumnya  pelatihan  dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan  kerja  dalam  waktu  relative  singkat. Menurut  Rivai  (2006).  Pelatihan  adalah  proses secara  sistematis  untuk  mengubah  tingkah  laku pegawai  dalam  mencapai  tujuan  organisasi  yang berkaitan  dengan  keahlian  dan  kemampuan pegawai untuk  melaksanakan  pekerjaan.  Pelatihan  memiliki orientasi  saat  ini  dan  membantu  pegawai  untuk mencapai  keahlian  dan  kemampuan  tertentu  agar berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya.
Pendidikan/Pelatihan  (Diklat)  merupakan  suatu program  yang  diharapkan  dapat  memberikan rangsangan/stimulus  kepada  seseorang  untuk  dapat meningkatkan  kemampuan  dalam  pekerjaan  tertentu memperoleh  pengetahuan  umum  dan  pemahaman terhadap  keseluruhan  lingkungan  kerja  organisasi sehingga  pegawai  dapat  berkompetensi  dalam
melakukan  pekerjaan.  Hal  ini  sejalan  dengan penelitian Nuruli Fatur Rohma (2018) dapun metode Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia yang  pertama  adalah On  the  job (pelatihan  dalam tempat  kerja)  sedang  yang  kedua  yaitu, off  the  job (pelatihan diluar tempat kerja) meliputi simulasi dan presentasi informasi.
2. Money  (Anggaran),  Material  dan  Mechine.  Harus adanya  anggaran  yang  mencukupi  untuk  pembelian komputer,  agar  terlaksananya  pendukung  kegiatan system  informasi  manajemen  yang  terintegrasi dibidang  terkait.  Penyusunan  anggaran  pada  suatu perusahaan sangatlah erat kaitannya dengan manajemen,  khususnya  yang  berhubungan  dengan penyusunan  rencana  ( planning ),  pengkoordinasian kerja ( coordinating ) dan pengawasan kerja ( controling ).  Oleh  karena  itu  anggaran  hanyalah sebagai  alat  bagi  manajemen,  maka  dari  itu meskipun  suatu  anggaran  telah  disusun  dengan begitu baik dan sempurna, namun kehadiran manajer masih  mutlak  diperlukan.  Anggaran  yang  baik  dan sempurna  tidak  akan  menjamin  bahwa  pelaksanaan serta realisasinya nanti juga akan baik dan sempurna tanpa  dikelola  oleh  tangan-tangan  manajer  yang terampil  dan  berbakat.  Menurut  Handoko  (2016) manajemen  dibutuhkan  oleh  semua  organisasi, karena  tanpa  manajemen  semua  usaha  akan  sia-sia dan  pencapaian  tujuan  akan  lebih  sulit.  Hal  ini sejalan  dengan  penelitian  Trisugairto  (2016)  Sistem penganggaran  yang  berorientasi  pada  kinerja  bisa dan  dapat  diterapkan  dalam  rangka  pencapaian  visi dan  misi  yang  ditetapkan  dan  berpengaruh  terhadap kinerja.

## SIMPULAN
Penerapan  sistem  informasi  pada  suatu  rumah sakit  memerlukan  suatu  perencanaan  yang  matang.  Bila dilakukan secara tergesa-gesa tanpa melakukan perencanaan  terlebih  dahulu  dikhawatirkan  akan memakan  biaya  yang  mahal,  kemungkinan  ada  biaya baru  baik  untuk  riset  kelayakan  dan  lain-lain  akan menambah  biaya  selanjutnya.  Dalam  penerapan  sistem informasi  maka  masalah  finansial  merupakan  faktor yang sangat penting dan juga mengenai tenaga yang ahli dibidang SIM RS, terutama harus terampil dibidangnya. Untuk  terampil  dibidangnya  harus  ada  Pendidikan  dan peltihan terhadap SDM yang ada

## DAFTAR PUSTAKA
Handoko,  T.  Hani.  2016. Manajemen .  Yogyakarta  : BPFE
Rohma,  N.F.,  2018.  Pelatihan  Dan  Pengembangan Sumber  Daya  Manusia. Jurnal  Manajemen Pendidikan Islam , 2(1)
Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit .
Zapri Salis dan Doni Jepisah, Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Di RSUD Kota Dumai Tahun 2021
Permenkes No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Profil RSUD Dumai Tahun 2020 Rivai  Zainal,  Veithzal.  2006. Manajemen  Sumber  Daya Manusia  untuk  Perusahaan  dari  Teori  ke Praktik , Jakarta: PT Raja Grafindo Persada Trisugiarto,  T.  2016.  Efektivitas  Sistem  Informasi Penganggaran  Terhadap  Pencapaian  Kinerja. JEAM , 16 Yusuf,  Ahmad  dkk.  2015. Buku  Ajar  Keperawatan Kesehatan Jiwa . Jakarta: Salemba Medika. STIKes  Hang  Tuah  Pekanbaru.  2021. Panduan Residensi Kesehatan Masyarakat .