## ANALISIS SISTEM PEMBAYARAN SPP PADA SMK BUDI UTOMO SOKARAJA – BANYUMAS
Oleh : Maskur Dosen STMIK Amikom Purwokerto

## ABSTRAK
Penelitian  ini  berjudulAnalisis  Sistem  Pembayaran  SPP  Pada  SMK  Budi Utomo Sokaraja – Banyumas.  Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui sistem pembukuan pembayaran SPP yang sedang berjalan di SMK Budi Utomo Sokaraja dan  setelah  mengetahui  adanya  kekurangan  pada  sistem  yang  sedang  berjalan, maka penulis mengusulkan sistem yang baru dengan sistem komputerisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1)  Ada  beberapa  hambatan  dalam  penerapan sistem  yang  baru.  Hambatan  tersebut  adalah  sumber  daya  manusia  yang  ahli dalam  mengoperasikan  komputer  dan  fasilitas  yang  tersedia  masih  terbatas.  2) Kedisiplinan dari personil yang mengoperasikan komputer perlu ditingkatkan. 3) Fasilitas  ruangan  perlu  diberi  pendingin  ruangan  (AC)  agar  perangkat  keras komputer dapat terpelihara dengan baik. 4)  Sistem  yang  baru  akan  menambah kepercayaan  masyarakat  dan  pihak  lain  yang  membutuhkannya  karena  akurat, tepat dan handal
Keyword : Sistem pembayaran

## PENDAHULUAN
Salah  satu  tujuan  negara  seperti  tertuang  dalam  pembukaan  UUD  1945 adalah  mencerdaskan  kehidupan  bangsa.  Dalam  hal  untuk  mencapai  tujuan tersebut  diperlukan  adanya  pendidikan  baik  itu  pendidikan  formal  maupun pendidikan  non  formal.  Pembangunan  fasilitas  pendidikan  bertujuan  untuk mempersiapkan generasi muda sebagai pemimpin masa mendatang. Di Indonesia fasilitas pendidikan memang sudah terlihat dengan adanya pembangunan sekolah- sekolah sampai ke tingkat pelosok pedesaan.
Di dalam kegiatannya sekolah memerlukan pembiayaan  yang tidak sedikit, mulai dari biaya operasional kantor sampai dengan memberi Honor guru. Hal ini merupakan  hal  yang  penting  untuk  kelangsungan  berdirinya  sekolah.  Dalam sekolah,  terlebih  sekolah  swasta  pembiayaan  tersebut  mutlak  didanai  dari  iuran siswa  atau  yang  dikenal  dengan  Sumbangan  Pengembangan  Pendidikan  (SPP). Karena itu di sebuah sekolah siswa merupakan asset yang sangat penting. Sekolah
selalu menggantungkan hidupnya dari pembayaran SPP. Karena itulah diperlukan pengolahan  data  pembayaran  SPP  siswa  yang  baik  dan  benar.  Data  pembayaran SPP selama ini masih kurang akurat dan sering terjadi keterlambatan pada setiap waktu jika diperlukan informasi mengenai keuangan sekolah.
SMK  Budi  Utomo  Sokaraja  merupakan  salah  satu  sarana  pendidikan  yang ada  di  Indonesia  yang  dikelola  oleh  Yayasan  Pendidikan  Budi  Utomo  Sokaraja. Pada  saat  ini  masih  menggunakan  sistem  manual  dalam  pengolahan  data pembayaran  SPP,  maka  terdapat  beberapa  kelemahan  dalam  sistem  yang  sedang berjalan, anatara lain :
1.  Layanan informasi keadaan pembayaran SPP siswa cukup lama.
2.  Pencarian  data  arsip  pembayaran  SPP  siswa  memerlukan  waktu  cukup lama bila diminta oleh wali kelas atau pihak yang memerlukan.
3.  Laporan  keadaan  pembayaran  SPP  siswa  memerlukan  waktu  lama  dan data kurang akurat.
Selain  kelemahan-kelemahan  di  atas  tentunya  juga  diperlukan  adanya penyimpanan  arsip  data  siswa  untuk  dokumentasi.Dari  kelemahan-kelemahan  di atas  dapat  diindentifikasikan  penyebab  masalah  yaitu  Pengarsipan  data pembayaran  SPP  kurang  baik  karena  masih  menggunakan  sistem  manual sedangkan  data  siswa  tiap  bulan  terus  bertambah.  Terbatasnya  tenaga  yang menanganinya sedangkan data dalam arsip cukup banyak.
Karena  pengarsipan  yang  masih  menggunakan  sistem  manual  maka pembuatan  laporan  keadaan  siswa  memakan  waktu  lama  demikian  juga  dalam membuat rekap data siswa.
Untuk  kelancaran  dalam  proses  pembayaran  SPP  di  SMK  Budi  Utomo Sokaraja dan pengarsipan data siswa yang tellah membayar, baik mencakup input data, proses dan output untuk diaplikasikan ke dalam komputer, sehingga nantinya data yang mutahir setiap saat terkontrol dengan baik yang tentunya didukung oleh sistem  yang  baik  pula.  Dengan  pertimbangan  hal-hal  tersebut  maka  dibutuhkan proses  komputerisasi  pada  pendataan  pembayaran  SPP.  Tujuan  penelitian  ini adalah  untuk  mengetahui  sistem  pembukuan  pembayaran  SPP  yang  sedang berjalan  di  SMK  Budi  Utomo  Sokaraja  dan  setelah  mengetahui  adanya
kekurangan pada sistem yang sedang berjalan, maka penulis mengusulkan sistem yang baru dengan sistem komputerisasi.

## PEMBAHASAN

## Analisis Kelemahan Sistem
Pada SMK Budi Utomo Sokaraja Kabupaten Banyumas, analis menemukan kelemahan sistem pengolahan data pembayaran SPP siswa yang diterapkan karena masih  menggunakan  sistem  manual.Penggunaan  sistem  manual  ini  yang mengakibatkan pengambilan keputusan yang dilakukan sesegera mungkin yang di lakukan  sesegera  mungkin  akan  mengakibatkan  hasil  yang  kurang  efektif  dan efisien, baik informasi yang dibutuhkan oleh siswa sendiri, Dinas Pendidikan dan instansi lain yang memerlukannya.

## Desain Sistem Umum
Sistem  pengolahan  data  yang  baik  dapat  menghasilkan  efektifitas  dan manfaat  yang  lebih  besar  dari  biaya  yang  dikeluarkan.  Sistem  flowchart  yang kami  usulkan  pada  sistem  pembayaran  SPP  SMK  Budi  Utomo  Sokaraja Kabupaten Banyumas dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar  1.  Flowchart  Sistem  Data  SMK  Budi  Utomo  Sokaraja  Kabupaten Banyumas
INPUT DATA PEMBAYARAN SPP PROSES PENGOLAHAN FILE PEMAYARAN FILE PEMBAYARAN SPP PROSES PEMBENTUKAN LAPORAN LAPORAN PEMASUKAN DATA

## Desain Sistem Terinci
Pada  tahap  perancangan  sistem,  analis  sistem,  memulai  merancang keperluan-keperluan  dari  perencanaan  pemecahan  masalah.  HIPO  ( Hierarchy Input  Procces  Output )  yaitu  metode  grafis  yang  digunakan  untuk  menganalisa sistem dan mengidentifikasikan kebutuhan sistem bagi para pemakai. HIPO pada SMK Budi Utomo Sokaraja adalah :
Gambar 2. Skema Sistem Pembayaran SPP
Dialog Desain.
a.  Dialog Password Sistem Pembayaran SPP
Gambar 3. Skema Program Password
b.  Dialog Sistem Pembayaran SPP
Gambar 4
Skema Menu Utama Pembayaran SPP

## SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBAYARAN SPP
TRANSAKSI SPP KELUAR LAPORAN
c.   Dialog Menu Transaksi Pembayaran SPP
Gambar 5

## Skema Menu Transaksi Pembayaran SPP
d.  Dialog Menu Laporan
Gambar 6
Skema Menu Laporan

## Input Desain
a.  Dialog Input/Pemasukan Data Transaksi Pembayaran SPP
Gambar 7. Skema Input/Pemasukan Data Transaksi Pembayaran SPP

## b.  Dialog Laporan Pembayaraan SPP
Per Siswa
Gambar 8. Skema Input Laporan Pembayaran SPP Per Siswa
Per Kelas
Gambar 9.

## Skema Input Laporan Pembayaran SPP Per Kelas
Output Desain
a.  Laporan Pembayaran SPP Per Siswa
Gambar 10.
Laporan Pembayaran SPP Per Siswa
b.  Laporan Pembayaran SPP Per Kelas
Gambar 11. Laporan Pembayaran SPP Per Kelas

## Struktur Data File
Struktur  Data  File  Pengolahan  Data  Pembayaran  SPP  pada  SMK  Budi Utomo Sokaraja adalah sebagai berikut :
Tabel 5.1. Struktur Data File

## Kegiatan Implementasi
1. Tahap Pemilihan dan Pelatihan Personil
Untuk  mencapai  tujuan  secara  efektif  dan  efesien  maka  setiap  manusia  di dalam suatu instansi harus mampu mengoperasikan sistem komputer dengan baik. Maka dari itu pemilihan dan pelatihan personil dalam suatu instansi perlu dilakukan untuk  menjalankan  sistem  tersebut.  Personil  atau  orang  yang  akan  menjalankan sistem  tersebut  dapat  juga  dicari  dari  luar  sekolah,  apabila  pegawai  yang  ada kurang memenuhi syarat kecakapan.
Setelah  personil  yang  dibutuhkan  sudah  ada  maka  personil  tersebut  diberi latihan  atau  pendidikan  dahulu  sebelum  bekerja,  sehingga  dalam  menyelesaikan pekerjaan  dapat  berjalan dengan  baik,  sesuai  dengan  tujuan  yang  diinginkan  oleh sekolah.  Pelatihan  dapat  dilakukan  di  sekolah  atau  diluar  (tempat  pembuatan sistem baru).
Pendekatan  yang  dilakukan  agar  pelatihan  bermanfaat  bagi  pekerjaan  oleh personil dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Pelatihan Tutorial
Tutorial  yang  dimaksud  adalah  personil  dilatih  langsung  oleh  pembuat  sistem tentang cara kerja sistem baru beserta pemrogramannya.
b. Latihan Sendiri
Personil  berlatih  sendiri  dengan  melihat  buku  panduan  yang  dibuat  oleh pembuat sistem berikut langkah-langkah menjalankan program.
Field Field Name Type Width 1. NO_INDUK CHARACTER 4 2. NAMA_SISWA CHARACTER 20 3. TGL_BAYAR DATE 8 4. BESAR_SPP NUMERIC 10 5. TAHUN_AJARAN CHARACTER 9 6. KELAS CHARACTER 3
2. Persiapan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras serta Perangkat Lunak
a. Persiapan ruang yang cukup akan mempermudah jalannya sistem baru sehingga sistem Pembayaran SPP dengan komputer dapat diterapkan dengan baik.
b. Berilah alat pendingin ruangan (AC) dan pengaman kebakaran..
3. Pemrogramman dan Pengetesan
Sesudah  ruang  khusus  untuk  sistem  baru  dipersiapkan  perlu  adanya  pengetesan program oleh pembuat sistem baru dan memberikan password kepad personil yang akan  memakai.  Pengetesan  ini  juga  untuk  diuji  kalau  ada  kekurangan  dengan program yang dibuat.
4. Konversi Sistem
Konversi  sistem  yang  dipakai  dalam  penerapan  sistem  baru  di  SMK  Budi  Utomo Sokaraja  adalah  menggunakan  sistem  konversi  paralel,  yaitu  dengan  mengerjakan sistem  baru  dan  sistem  lama.  Setelah  sistem  lama  dianggap  sudah  dapat ditinggalkan maka langsung sistem yang baru untuk dipakai seterusnya.

## PENUTUP
Ada  beberapa  hambatan  dalam  penerapan  sistem  yang  baru.  Hambatan tersebut adalah sumber daya manusia yang ahli dalam mengoperasikan komputer dan  fasilitas  yang  tersedia  masih  terbatas.  Kedisiplinan  dari  personil  yang mengoperasikan  komputer  perlu  ditingkatkan.  Fasilitas  ruangan  perlu  diberi pendingin ruangan (AC) agar perangkat keras komputer dapat terpelihara dengan baik.  Sistem  yang  baru  akan  menambah  kepercayaan  masyarakat  dan  pihak  lain yang membutuhkannya karena akurat, tepat dan handal.

## DAFTAR PUSTAKA
Harianto K, Ir, 1994, Database , Andi Offset, Yogyakarta Jogiyanto, H. M, 1980, Analisis dan Desain , Andi Offset, Yogyakarta John Longkutoy, 1991, Pengenalan Komputer , Mutiara Duta Widya, Jakarta
T. Hani Handoko, 1984, Manajemen , BPFE, Yogyakarta