## PERANCANGAN SISTEM E-OFFICE KANTOR WALI NAGARI SUNGAI BULUH SELATAN
Muhammad Iqbal 1* , Geovanne Farell . 2
1 Prodi Pendidikan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang
2 Penduduk Jurusan Teknik Elektronika Universitas Negeri Padang Jl. Prof. Hamka Kampus UNP Air Tawar Padang e-mail : iqbalasken0852@gmail.com

## Abstrak
Abstrak Kantor Wali Nagari Sungai Buluh Selatan merupakan kantor Wali Nagari yang terletak  di  daerah  Kecamatan  Batang  Anai,Kabupaten  Padang  Pariaman,  Provinsi Sumatera Barat. Kantor Wali Nagari ini bergerak pada bidang pelayanan penduduk dalam pembuatan surat menyurat, seperti : surat DUKCAPIL, surat pernyataan, surat domisili, dan surat keterangan  sesuai dengan keinginan warga, seiring berjalannya perkembangan jaman  Kantor  Wali  Nagari  Sungai  Buluh  Selatan  mencetak  surat  dan  melakukan pendataan penduduk dalam skala besar, sehingga menghambat dan menyulitkan proses perekapan surat serta nomor kop surat dan pendataan penduduk yang masih direkap secara manual. Sehingga membuat pegawai kantor Wali Nagari sulit untuk mencari nomor kop surat yang akan digunakan karena jumlah surat yang juga terhitung sangat banyak. Proses pembuatan  surat  juga  masih  menggunakan Microsoft  Word ,  meskipun  sudah menggunakan teknologi komputer tetapi itu masih membuat pegawai sulit dikarenakan harus mengetikan isi surat tersebut secara manual. Proses pelaporan operasional tahunan maupun  bulanan juga  masih  dilakukan  secara  manual.  Sehingga  pegawai  Nagari  harus merekap  dan  menghitung  jumlah  surat  yang  masuk  maupun  keluar.  Oleh  karena  itu, diperlukan  sebuah  sistem  informasi  administrasi  E-Office  Wali  Nagari  Sungai  Buluh Selatan  yang  dapat  membantu  merekap  semua  nomor  surat  dan  mencetak  dokumen administrasi serta sebuah fitur pelaporan yang lengkap sehingga memudahkan kinerja dari kantor Nagari tersebut sendiri.
Kata Kunci:  Teknologi Informasi, Sistem Informasi Surat- menuyurat,Pelaporan,Perekapan

## Abstract
Abstract The Sungai Buluh Selatan Wali Nagari Office is the Wali Nagari office located in  the  Batang  Anai  District,  Padang  Pariaman  Regency,  West  Sumatra  Province.  The Wali Nagari office is engaged in population services in making correspondence, such as: DUKCAPIL letters, statement letters, domicile letters, and certificates according to the wishes of the residents, along with the development of the era of the Sungai Buluh Selatan Wali  Nagari  Office  printing  letters  and  conducting  population  data collection in  large scale, thus hindering and complicating the process of recapitating letters and letterhead numbers and collecting data on the population that is still being recapitulated manually. So it makes it difficult for Wali Nagari office employees to find the letterhead number to use because the number of letters is also counted very large. The process of making a letter also still uses Microsoft Word, even though it uses computer technology but it still makes  it  difficult  for  employees  because  they  have  to  type  the  contents  of  the  letter manually.  The  annual  and monthly  operational reporting  processes  are  also  still  done manually. So that Nagari employees must recap and count the number of incoming and outgoing  letters.  Therefore,  we  need  an  administrative  information  system  for  Wali Nagari  Sungai  Buluh  Selatan  that  can  help  recap  all  letter  numbers  and  print
administrative  documents  as  well  as  a  complete  reporting  feature  to  facilitate  the performance of the Nagari office itself.
Keywords: Information Technology, Information System Correspondence, Reporting, Recording

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi saat ini yang  meningkat dengan sangat baik dan cepat, dimana perkembangan itu sudah mampu memberikan bukti nyata dalam meningkatkan kinerja di berbagai bidang.
Pelayanan  kependudukan  merupakan  salah  satu  tugas  terpenting  dalam  sebuah instansi-instasi pemerintah seperti Nagari, terlebih di jaman yang sudah modern seperti saat ini, dituntutnya suatu informasi yang akurat dan diperoleh secara cepat dan mudah. Untuk  memperoleh  suatu  informasi  seperti  itu,  maka  pelayanan  terhadap  masyarakat harus  lebih  ditingkatkan  menjadi  lebih  baik,  untuk  itu  pelayanan  masyarakat  harus dilakukan secara terkomputerisasi dalam sebuah sistem informasi.
Sistem informasi mempunyai dampak yang cukup besar terhadap perkembangan suatu instansi itu sendiri. Informasi yang berkualitas atau bernilai tinggi hanya akan dapat dihasilkan  dari  sebuah  sistem  informasi  yang  juga  berkualitas.  Dan  penggunaan  atau pemanfaatan sistem informasi dalam suatu instansi sangat penting, bahkan di era seperti sekarang ini sudah hampir semua pekerjaan sudah menggunakan sistem informasi untuk mempermudah proses pelayanan masyarakatnya. Banyak sekali manfaat dari penggunaan suatu  sistem  informasi  bagi  suatu  instansi  yaitu  akan  lebih  mudah  dan  cepat  dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Selain itu, akan lebih akuratnya suatu data yang disajikan dibandingkan  dengan  proses  manual  dan  apabila  terjadi  kesalahan  data,  akan  mudah untuk mengidentifikasinya.
Namun  dari  sekian  banyaknya  perkembangan  teknologi  informasi  dan  sistem informasi  yang  bisa  dimanfaatkan,  masih  ada  salah  satu  perkembangan  teknologi informasi  dan  sistem  informasi  yang  belum  dimanfaatkan  untuk  mendukung  kegiatan pelayanan kependudukan, salah satunya sistem pendataan penduduk dan surat menyurat yang  masih  menggunakan  cara  manual,  tentu  cara  manual  masih  menimbulkan permasalahan tersendiri..
Nagari Sungai Buluh Selatan adalah Nagari yang ada dikecamatan Batang Anai Kabupaten Padang Pariaman Provinsi Sumatera Barat merupakan wilayah kerja seorang Wali  Nagari  sebagai  aparatur  daerah  yang  dipimpin  oleh  Wali  Nagari  yang  berada dibawah  dan  bertanggung  jawab  kepada  camat  dalam  penyelenggaraan  pemerintah, bidang ekonomi bangunan, bidang sosial, administrasi surat menyurat dan  pengelolaan data masyarakat.
Setelah  melakukan  wawancara  dengan  Wali  Nagari  Sungai  Buluh  Selatanyaitu mengenai proses pelayan kependudukan, yaitu pembuatan surat meliputi pembuatan surat keterangan,  surat  pemberitahuan,surat  pernyataan,surat  pengantar,  dan  surat  dukcapil serta  Pengelolaan  Data  Penduduk  meliputi  Data  Kartu  Keluarga  dan  Data  Kesehatan. Saat ini Nagari Sungai Buluh Selatan mengelola 5 korong dengan jumlah penduduknya kurang lebih 16.523 jiwa, terdiri dari 8.384 laki-laki dan 8139 perempuan. Berdasarkan jumlah penduduk yang cukup banyak, maka diperlukan suatu sistem informasi pelayan penduduk yang berfokuskan pada surat menyurat untuk mengelola data penduduk yang akurat,  mudah dan cepat. Kantor Wali Nagari Sungai  Buluh  Selatan masih mengalami kendala  dalam  melakukan  pendataan  dan  pelayanan  kependudukan,  diantaranya pembuatan surat,  pembuatan laporan dan pendataan kependudukan dikarenakan proses
Vol. 2 No. 2 Juli 2021
yang  masih  manual.  Berdasarkan  kendala  tersebut,  antara  lain  masih  sering  terjadinya kesalahan  hilangnya  data  penduduk  yang  mengakibatkan  duplikasi  data  sehingga mempengaruhi keakuratan pada laporan.
Dari  sistem  yang  berjalan  saat  ini  proses  pembuatan  surat-surat  kependukan, semua surat dibuatkan aplikasi Microsoft, yaitu Microsoft Word satu per-satu, kemuadian dari  persyaratan  akan  didat  setiap  penduduknya  kedalam  buku  besar  dan  pembuatan laporan  menggunakan  aplikasi  Microsoft  Excel  yang  di  inputkan  satu  per-satu  dan mengacu pada buku besar. Data-data yang diolah masih menggunakan buku besar yang menyebabkan  kemungkinan  terjadinya  kesalahan  input,  pendobelan  input  data  cukup tinggi dan sulitnya pencarian data penduduk.
Dalam  penelitian  sistem  informasi  ini  akan  membahas  mengenai  pembuatan sistem  informasi  E-Office  Kantor  Wali  Nagari  Sungai  Buluh  Selatan  dengan menggunakan  framework  Codeigniter.  Codeigniter  merupakan  framework  PHP  yang dibuat berdasarkan Model View Controlleer (MVC). Codeigniter memiliki perpustakaan yang lengkap untuk mengerjakan operasi-operasi  yang umum dibutuhkan oleh aplikasi berbasis  web  misalnya  mengakses database ,  memvalidasi form sehingga  sistem  yang dikembangkan mudah[1].
II. METODE
1. Analisis Sistem
a. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Sistem saat ini pembuatan dokumen baik berupa surat yang penulis kelompokkan kedalam  surat  keterangan,  surat  pemberitahuan,  surat  pernyataan,  surat  pengantar, surat DUKCAPIL dan lain sebagainya dilakukan secara konvensioal, diketik dengan aplikasi Microsoft Word lalu disimpan ke dalam folder dengan penamaan file yang tidak teratur. Dan pencatatan nya pun dilakukan kedalam buku besar. Sehingga untuk mencari data surat-surat  atau dokumen yang dibutuhkan untuk  di  review  misalnya akan sangat memakan waktu
b. Flowmap Sistem Yang Sedang Berjalan
Gambar 1. Flowmap Yang Sedang Berjalan

## c. Flowmap Yang Diusulkan
Gambar 2. Flowmap Yang Diusulkan
d. Analisis Kebutuhan
Tabel 1.Analisis Kebutuan Perangkat Lunak Software Fungsi Windows 7 atau Lebih Sistem Operasi Komputer Visual Studio v 1.50 Code Editor Google Chrome Web Browser Xampp Web Server MySQL Database Server Tabel 2.Analisis Kebutuan Perangkat Keras Hardware Spesifikasi Procesor Intel Core i3 atau lebih RAM 2GB atau lebih Hard Disk 160 GB atau Lebih

## 2. Analisis Kebutuhan Fungsional
Tabel 3.Analisis Kebutuhan Fungsional No. Kebutuhan Fungsional
1. Aktor yang akan berpengaruh pada penggunaan sistem adalah admin, warga,wali nagari dan operator
2. Aktor dapat login menggunakan akun masing-masing dan admin dapat membuat akun untuk user baru
3. Operator dapat memilih menu yang sesuai untuk pembuatan dokumen
4. Operator dapat menginputkan data penduduk
5. Operator dapat memilih menu yang sesuai untuk pembuatan dokumen
6. Wali Nagari dapat mereview data dokumen yang diinputkan operator jika dibutuhkan.
7. Warga dapat menginputkan data diri dengan melakukan pendaftaran
8. Warga dapat melakukan pengajuan surat sesuai dengan kebutuhannya

## 3. Analisis Pelaku Bisnis
Tabel 4. Analisis Pelaku Bisnis No. Pelaku Bisnis Hak dan Fungsi 1. Admin Aktor yang memeiliki otoritas untuk mengelola data user. 2. Operator Aktor yang memiliki akses untuk membuat dokumen administrasi kependudukan di tingkat nagari dan mencetaknya serta menginputkan data penduduk. 3. Warga Aktor yang memiliki akses untuk melakukan pengajuan dokumen administrasi kependudukan dan menginputkan data diri sesuai data kependudukan yang dimiliki. 4. Wali Nagari Aktor yang memiliki akses untuk melihat data laporan pengajuan dokumen administrasi yang masuk dan data penduduk

## 4. Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  mencakup  pengguna  sistem  informasi  serta  pengaruh- pengaruh  yang  ditimbulkan  oleh  pengguna  ketika  sistem  dijalankan.  Perancangan pemodelan sistem untuk Sistem  Informasi  E-Office Kantor  Wali Nagari  Sungai  Buluh Selatan  adalah sebagai berikut :

## a. Contex Diagram
Context  Diagram  merupakan  tingkatan  tertinggi  dalam  diagram  alur  data  dan menunjukan sistem secara keseluruhan serta menggambarkan secara jelas ruang lingkup dari  sistem  yang  akan  dibuat.  Selain  itu  aliran  data  dibutuhkan  untuk  menggambarkan lalu  lintas  data  pada  sistem.  Sebelum  membuat  diagram  konteks  langkah  awal  adalah menganalisa dahulu sistem yang akan  dibuat, untuk menghasilkan informasi, data yang dibutuhkan.  Alat  ini  digunakan  untuk  menggambarkan  keterkaitan  antara  Sistem Informasi E-Office Kantor Wali Nagari Sungai Buluah Selatan dengan entitas eksternal
Vol. 2 No. 2 Juli 2021
yang menjadi sumber informasi dan entitas luar yang menerima informasi seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 3. Rancangan Konteks Diagram Yang Diusulkan Menjelaskan terdapat empat aktor yang terlibat dalam sistem ini yaitu Admin sebagai pengelola data user dan dapat juga mereview surat/dokumen, Wali Nagari dan Operator yang  merupakan  aparatur  nagari  yang  memiliki  wewenang  dalam  hal  pembuatan  dam pengecekan surat/dokumen kependudukan. Serta Warga yang daoat login menginputkan data pribadinya lalu mengajukan pembuatan dokumen yang dibutuhkan.
b. Use Case Diagram .
Menjelaskan  bahwa  admin  merupakan  aktor  yang  memiliki  akses  untuk  login, mengelola data user, tracking dokumen dan view dokumen/surat, wali nagari dan operator merupakan  aktor  yang  memiliki  akses  untuk  login,  input  data  penduduk,  input  data dokumen/surat.  tracking  dokumen,  view  dokumen/surat  dan  cetak  dokumen/surat, sedangkan warga merupkan actor yang memliki akses untuk login, input data penduduk (data  pribadi),  dan  pengajuan  cetak  dokumen/surat  dan  warga  merupakan  actor  yang dapat mengajukan pembuatan dokumen/surat dan input data diri.
Gambar 4. Use Case Diagram

## c. Activity Diagram Admin
Gambar 5. Activity Diagram Admin
Admin memiliki akses untuk melakukan pengolahan data user,operator,warga dan wali nagari seperti menginput, mengedit, dan menghapus data tersebut.

## d. Activity Diagram Operator
Operator memiliki akses untuk melakukan penambahan data, melakukan pengolahan data penduduk dan data dokumen seperti menginput, mengedit, dan cetak data tersebut berupa dokumen surat.
Gambar 6. Activity Diagram Operator
e. Activity Diagram Wali Nagari
Wali nagari dapat melihat user, laporan, dokumen administrasi yang masuk dan menginputkan data penduduk.

## Gambar 7. Activity Diagram Wali Nagari

## f. Activity Diagram Warga
Gambar 8. Activity Diagram Warga Warga  dapat  melakukan  akses  untuk  menginput  dan  mengedit  data  diri  serta mengajukan surat dokumen administrasi sesuai kebutuhannya.

## g. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram menunjukkan hubungan antar entitas dan atribut apa saja  yang  terdapat  pada sistem  yang  akan  dirancang,  dimana  masing-masing  entitas memiliki atribut yang dibutuhkan dalam perancangan basisdata. Relasi antar tabel harus terlebih  dahulu  dirancang  untuk  mendukung  kelancaran  pengolahan  data  elektronis supaya dapat berjalan dengan baik.
Gambar 9. Entity Relationship Diagram

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Rancangan Tampilan
1. Tampilan Halaman Login
Gambar 10. Tampilan Halaman Login Merupakan halaman awal yang akan muncul saat user mengakses sistem. Pada halaman ini user bisa mendaftar sebagai warga dengan memasukkan data diri serta admin,wali  nagari  dan  operator  menginputkan username dan password ,  kemudian sistem  akan  mencocokkan  data  tersebut  dengan  level user dalam database .  Level tersebut akan menentukan akses yang dapat lakukan user pada halaman utama .
2. Tampilah Halaman Admin
a. Halaman Admin Untuk Registrasi User
Vol. 2 No. 2 Juli 2021
Merupakan  tampilan  halaman  untuk  admin  melakukan  pendaftaran  anggota  agar mendapatkan  username  dan  password  untuk  dapat  login  dan  mengakses  kedalam sistem.  Dan  terdapat  empat  pilihan  level  user  yaitu  mulai  dari  admin  sendiri,  ada operator, ada warga, dan ada wali nagari.

## b. Tampilan Halaman Data User
Gambar 12. Tampilan Halaman Data User Merupakan  halaman  untuk  menampilkan  data  –  data  user  yang  telah  diinputkan kedalam sistem, baik user admin, operator, wali nagari, maupun warga.

## c. Tampilan Halaman Data User
Gambar 13. Tampilan Halaman Data Operator Merupakan tampilan halaman registrasi pejabat, sistem memberikan akses kepada admin untuk menambahkan dan mengedit data pejabat.

## d. Tampilahan Halaman Data Pejabat
Gambar 14. Tampilan Halaman Tambah Data Warga Merupakan halaman operator melihat dan menedit data penduduk.

## e. Tampilan Halaman Data Penduduk
Gambar 15. Tampilan Halaman Data Penduduk Merupakan  halaman  untuk  menampilkan  data  –  data  Penduduk  yang  telah diinputkan admin dan operator kedalam sistem.
3. Halaman Operator
a. Operator Input Data Penduduk
Gambar 16. Tampilan Halaman Operator Input Data Penduduk
Merupakan halaman Operator untuk Menginput Data Penduduk.
b. Operator Melihat Data Penduduk
Gambar 17. Tampilan Halaman Operator Melihat Data Penduduk
Merupakan  halaman  Operator  untuk  melihat  data  Penduduk  yang  telah diinputkan.

## c. Halaman Operator Melihat Pengajuan
Surat
Gambar 18. Tampilan Halaman Operator Melihat Pengajuan Surat
Merupakan halaman Operator untuk Melihat Pengajuan surat yang telah diajukan oleh penduduk dan memberikan proses pengerjaan surat.
d. Hasil Surat
Gambar 19. Tampilan Halaman Hasil Surat
Merupakan halaman Operator untuk melihat hasil Surat yang telah di ajukan dan menctak surat tersebut.
e. Pengaturan Akun Operator
Gambar 20. Tampilan Halaman Pengaturan Akun
Merupakan halaman untuk Operator mengupdate akunnya.

## 4. Halaman Penduduk/Warga
a. Halaman Penduduk Untuk Register
Gambar 21. Tampilan Halaman Penduduk Untuk Register
Merupakan  halaman  untuk  Penduduk  mendaftarkan  diri  agar  bisa  mengakses login kedalam sistem.
b. Halaman Login Penduduk
Gambar 22. Tampilan Halaman Login Penduduk
Merupakan halaman untuk Penduduk melakukan login dengan menginputkan data sesuai dengan yang telah mereka daftarkan dan mengisikan username dan password .

## c. Halaman Pengajuan Surat
Merupakan  halaman  untuk  Penduduk  mengajukan  surat  sesuai  dengan kebutuhannya

## Gambar 28. Tampilan Halaman Pengajuan Surat

## d. Pengaturan Akun Penduduk
Gambar 22. Tampilan Halaman Pengaturan Akun
Merupakan halaman untuk Penduduk mengupdate akunnya.
5. Halaman Wali Nagar
a. Halaman Wali Nagari Melihat Laporan Pengajuan Surat Masuk
Gambar 23. Tampilan Halaman Wali Nagari Melihat Laporan Surat Masuk
Merupakan halaman untuk wali nagari melihat laporan banyaknya surat yang masuk.

## b. Halaman Pengaturan Akun Wali Nagari
Gambar 24. Tampilan Halaman Pengaturan Wali Nagari
Merupakan halaman untuk wali nagari untuk mengupdate akunnya.
6. Halaman Logout Gambar 25. Tampilan Halaman Logout Merupakan halaman untuk user logout/ keluar dari sistem.

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan  pembahasan  pada  bab-bab  sebelumnya  maka  dapat  ditarik kesimpulan  yaitu  sistem  informasi  bimbingan  tugas  akhir  online  telah  sesuai  dengan tujuan  pembuatan  sistem  informasi,  akan  tetapi  masih  terdapat  kekuranga-kekurangan. Adapun hasil pembuatan sistem informasi E-Office Kantor  Wali Nagari  Sungai  Buluh Selatan adalah:
1. Proses  pengolahan  data  pcnduduk  pada  bagian  pelayanan  yang  tadinya  dilakukan dengan manual, yang mana prosesnya masih berupa pencatatan dan penyimpanan data yang  masih  berbentuk  arsip-arsip  /  berkas,  dengan  aplikasi  kependudukan  ini  dapat mempermudah  proses  pengolahan  data,  kepraktisan  dan  otomatisasi  dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif..
2. Dengan proses pengolahan yang dilakukan secara komputerisasi seperti penginputan dan pengkinian serta pencarian data penduduk yang melakukan pembuatan KK, KTP, Surat Keterangan Kelahiran, Kematian, Pendatang dan Pindah dapat meminimalisasikan  kesalahan  pada  proses  penambahan  data  serta  mempermudah proses pencarian data penduduk.
3. Dengan  adanya  penyimpanan  data  yang  sudah  berbentuk database, maka kemungkinan tidak akan terjadi duplikasi data.
4. Perancangan Sistem Informasi E-Office pada Nagari Sungai Buluh Selatan ini dapat mempermudah,  mempercepat  dan  memperlancar  proses  surat  menyurat  di  Nagari Sungai Buluh Selatan, Kecamatan Batang Anai khususnya bagi petugas Kenagarian Sungai Buluh Selatan untuk memantau perkembangan data Jumlah penduduk, Status penduduk,  Proses  Pengajuan  Surat  Menyurat  di  Nagari  Sungai  Buluh  Selatan, Kecamatan Batang Anai, Kabupaten Padang Pariaman.

## V. SARAN
Setelah  dilakukan  pembuatan  aplikasi  terdapat  beberapa  saran  untuk pengembangan lebih lanjut yaitu :
1. Sebaiknya  sistem  menyediakan  notifikasi  untuk  memberitahu  masing-masing user jika ada data yang masuk.
2. Sebelum diimplementasikan. diharapkan dilakukan pengujian sistem yang dibangun dan  dipastikan  sesuai  dengan  keinginan  dan  kebutuhan  dan  instansi  pemerintah  di Nagari Sungai Buluh Selatan, Kecamatan Batang Anai, Kabupaten Padang Pariaman.
Diharapkan  dilakukan  pelatihan  terlebih  dahulu  agar  pengguna  benar-benar memahami sistem dan cara penggunaannya sekaligus pemeli haraannya. Sehingga sistem dapat digunakan dengan optimal untuk jangka waktu yang lama.

## Daftar Pustaka
Abdul.  2013.  Buku  Pintar  Programmer  Pemula  PHP  Perencanaan  dan  Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Mediakom.
Hermawan. 2017. “Sistem Informasi Pelayanan Surat Desa.” Skripsi tidak diterbitkan.
FT-UMY.
McLeod, Raymond dan Schell, George P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.Raharjo, Budi. (2011). Membuat Database Menggunakan MySQL. Bandung:  Informatika Bandung.
Salahudin,Rosa.  2011.  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  berbasis  website dinamis, Jakarta: Informatika
Sidik, Betha. (2012). Framework Codeigniter. Bandung: Informatika Bandung. Wahana Komputer. (2010). Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta: Mediakita. Wardana. (2010). Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta:       Elex Media Komputindo.