## RANCANG BANGUN E-ARSIP AKREDITASI SEKOLAH
Inna Nur Atika 1) Zulfikar 2) Primaadi Airlangga 3)
1,2,3) Fakultas Teknologi Informasi Universitas KH.A. Wahab Hasbullah Correspondence Author : 1 zulfikardia@gmail.com 2) unwaha.primaadi@gmail.com

## ABSTRACT
Problems that occur in MI Negeri Kampungbaru Nganjuk current is the length of time to search for data that is archived in the map & must open the sheet per sheet to find the desired data, the data sought sometimes incomplete and even missing data. This is because the data has not been stored in  the  database.  The  purpose  of  this  study  is  to  make  the  information  system  of  accreditation archiving in MI Negeri Kampungbaru Nganjuk regency, where the archiving information system that was still manual to be a computerized information system.The formulation of the problem is how to design an information system of school accreditation archiving at MI Negeri Kampungbaru Nganjuk regency, and can make application program of school accreditation filing system at MI Country  Kampungbaru  Nganjuk  regency.In  the  implementation  phase,  the  system  uses  PHP programming  language,  as  well  as  MySQL  as  its  database.Based  on  the  conclusions  of  the research  results,  the  purpose  of  this  program  is  Designing  an  application  of  an  accreditation archiving system to help make it easier for schools to recover the necessary data.

## Keywords: archiving information system, accreditation

## INTISARI
Permasalahan yang terjadi di MI Negeri Kampungbaru Kabupaten Nganjuk saat ini adalah lamanya  waktu  untuk  mencari  data  yang  diarsipkan  dalam  map  &  harus  membuka  lembar  per lembar untuk menemukan data yang diinginkan, data yang dicari kadang tidak lengkap dan bahkan ada  data  yang  hilang.  Hal  ini  disebabkan  karena  data  belum  tersimpan  dalam  basis  data.  Tujuan penelitian ini untuk membuat sistem informasi pengarsipan akreditasi di MI Negeri Kampungbaru Kabupaten  Nganjuk,  dimana  sistem  informasi  pengarsipan  yang  awalnya  masih  manual  menjadi sistem  informasi  yang  terkomputerisasi.Rumusan  masalah  adalah  bagaimana  merancang  sistem informasi  pengarsipan  akreditasi  sekolah  di  MI  Negeri  Kampungbaru  Kabupaten  Nganjuk,  serta bisa membuat program aplikasi sistem pengarsipan akreditasi sekolah di MI Negeri Kampungbaru Kabupaten Nganjuk.Pada tahap implementasi, sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, serta  MySQL  sebagai  databasenya.Berdasarkan  tujuan  penelitian  ini  adalah  merancang  suatu aplikasi sistem pengarsipan akreditasi untuk membantu  mempermudah bagi pihak sekolah dalam menemukan kembali data-data yang diperlukan.
Kata Kunci : sistem informasi pengarsipan, akreditasi
1. Pendahuluan
Perkembangan  teknologi informasi  yang  semakin  pesat   membutuhkan sarana  dan prasarana  informasi    yang    lebih    efektif    dan    efisien  agar    pengelolaan    sebuah    informasi dapat dilakukan  dengan  lebih  teratur.  Seperti yang  diketahui, informasi  merupakan unsur yang  mengaitkan  fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengoperasian  dan sangat  dibutuhkan dalam  bidang  pendidikan  khususnya dalam informasi status akreditasi. Akreditasi  merupakan  hal  yang sangat penting untuk peningkatan kualitas lembaga, kualitas guru, kualitas siswa, dan  peningkatan  administrasi. Penyimpanan  arsip  dokumen  akreditasi dapat  dikembangkan  dalam  bentuk  sistem  informasi.    Dimana    informasi    yang    ada  dapat diakses   oleh   beberapa    orang    yang  terkait.  Hal  ini  dilakukan  untuk  mencapai  tujuan   agar memudahkan  pihak manajemen dalam melakukan tugas  yang kompleks dan mendetail. MI  Negeri  Kampungbaru  adalah  salah  satu  sekolah  yang  ada  di  Kecamatan  Tanjunganom Kabupaten  Nganjuk  yang  masih  menggunakan  sistem  pengarsipan  data  akreditasi  secara manual.Permasalahan yang terjadi di MI Negeri Kampungbaru  Kabupaten  Nganjuk saat ini adalah  lamanya  waktu  untuk  mencari  data  yang  diarsipkan  dalam  map  &  harus  membuka lembar per  lembar  untuk menemukan  data  yang  diinginkan,  data yang  dicari  kadang  tidak lengkap    dan  bahkan    ada    data    yang    hilang.    Hal    ini  disebabkan    karena    data    belum tersimpan dalam basis data.
2. Kerangka Teori
2.3 Landasan Teori
a. Definisi Sistem
Mudrick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai perangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi.
b. Definisi Sistem Informasi
Menurut  (Muslihi,  Adrianto.  2013)  Sistem  Informasi  adalah  data  yang dikumpulkan,  dikelompokkan  dan  diolah  sedemikian  rupa  sehingga  menjadi  sebuah satu  kesatuan  informasi  yang  saling  terkait  dan  saling  mendukung  sehingga  menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. Atau dalam pengertian lainnya, Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang   membentuk  satu  kesatuan  untuk  mengintegrasikan  data,  memproses  dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
c. Pengarsipan
Menurut  Kamus  Umum  Bahasa  Indonesia  (Hasan  Alwi,2003),  arsip  adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip.
d. Akreditasi
Sekolah  merupakan  suatu   lembaga  untuk  belajar  dan  mengajar  serta  tempat menerima dan memberi pelajaran (menurut KBBI). Sebuah sekolah akan bermutu jika terdapat pengakuan dan penilaian dari beberapa pihak yang berwenang yang disebut akreditasi sekolah/madrasah.
Dalam Akreditasi Sekolah/Madrasah terdapat 8 Standar Pendidikan. 8 Standar Pendidikan  atau  8  Standar  Nasional  Pendidikan  merupakan  kriteria  minimal  dalam pelaksanaan sistem  pendidikan  nasional  yang  terdiri dari  Standa  Isi,  Standar  Proses, Standar  Kompetensi  Lulusan,  Standar  Pendidik  dan  Tenaga  Kependidikan,  Standar Sarana Prasarana, Standar Pengelolaan, Standar Pembiayaan, Standar Penilaian.
e. Basis Data Sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara  data  yang  sudah  diolah  atau  informasi  tersedia  saat  dibutuhkan.  Pada intinya  basis  data  adalah  media  untuk  menyimpan  data  agar  dapat  diakses  dengan mudah dan cepat.
f. Mysql MySQL  ( My  Structure  Query  Language )  adalah  salah  satu  DataBase Management  System  (DBMS)  dari  sekian  banyak  DBMS  seperti  Orancle,  MS SQL,Postagre  SQL,  dan  lainnya.MySQL  berfungsi  untuk  mengolah  database menggunakan  bahasa  SQL.  MySQL  bersifat  open  source  sehingga  kita  bisa menggunakan  secara  gratis.  Pemrograman  PHP  juga  sangat  mendukung/support dengan database MySQ. (Anhar,ST:2010).
g. PHP
PHP  singkatan  dari  PHP:Hypertext  Preprocessor  yaitu:bahasa  pemrograman web  server-side  yang  bersifat  open  source.PHP  merupakan  script  yang  terintegrasi dengan  HTML  dan  beberapa  server  (server  side  HTML  embedded  scripting).PHP adalah scrip yang di gunakan untuk membuat halaman website yang dinamis.Dinamis berarti  halaman  yang  akan  di  tampilkan  dibuat  saat  halaman  itu  di  minta  oleh client.Mekanisme menyebabkan informasi yang di terima client selalu yang terbaru up to date. Semua script PHP dieksekusi pada server di mana script tersebut di jalanka. (Anhar,ST:2010).
h. DFD
Data  Flow  Diagram  (DFD)  merupakan  diagram  yang mengunakan  notasi- notasi    atau  simbol-simbol  untuk  mengambarkan  sistemjaringan  kerja  antar  fungsi- fungsi  yang  berhubungan  satu  sama  lain  dengan  aliran  dan  penyimpanan  data.DFD terdiri    dari    diagram    konteks    (context    diagram)    dan    diagram    rinci    (level diagram).Menurut  Jogiyanto  HM  (2005),  DFD  yang  pertama  kali  digambar  adalah yang  level  teratas  yaitu  context  diagram.  Dari  context  daiagram  ini  kemudian  akan digambar dengan lebih terinci lagi yang  disebut  dengan  overview  diagram  (level 0).  Tiap  proses  di overview  diagram  akan digambar secara lebih terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap proses di level 1 digambar kembali  dengan  lebih terinci lagi  dan  disebut  dengan  level  2  dan  seterusnya  sampai  tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.(Nuning, Cahyaningrum:2013).

## 2.4 Pustaka Rujukan
Dalam  pustaka  rujukan  ini,  penulis  mencoba  melakukan  pemetaan  penelitian  terkait dengan E-Arsip. Adapun hasil dari pemetaan tersebut antara lain :
Penulis dan Tahun Eva Khudzaeva (2014) Noviana Catur Wulan Saputri (2015) Daniel Dinata Chandra, dkk (2014) Judul Rancang bangun sistem arsip akreditasi Sistem informasi akreditasi berbasis e-arsip untuk menunjang persiapan akreditasi Sistem informasi dokumentasi borang
akreditasi
Kelebihan Mempermudah dalam penyimpanan dan pencarian akreditasi Memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip Membantu proses penyusunan dan dokumentasi dokumen borang akreditasi Kekurangan   Data diarsipkan di akhir semester Penyimpanan data dilakukan dalam bentuk pengunggahan dokumen yang standar Hanya data guru dan siswa saja yang tersimpan pada database, selebihnya disimpan dalam bentuk dokumen
3. Metodologi
3.4 Alat dan Bahan
Bahan  penelitian  yang  digunakan  dalam  proses  penelitian  ini  berasal  melalui wawancara kepala sekolah di MI Negeri Kampungbaru Kabupaten Nganjuk.Dewan guru, petugas TU, studi pustaka,jurnal, artikel dan buku pendukung.
Dalam  melakukan  penelitian  ini,  alat  yang  di  gunakan  untuk  keberhasilan penelitian adalah sebagai berikut:
a. Leptop/  Komputer  dengan  spesifikasi  Prosesor  Intel(R)  core  TM)  i3-2350M  CPU  @ 2,30GHz 2,30 GHz
b. Installed memory (RAM): 2,00 GM (1,80 GB usable)
c. System type: 32-bit Operating System
Software atau  perangkat  lunak  yang  di  butuhkan  untuk  mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat adalah:
a. Web Browser
b. XAMPP versi v3.0.2
c. PHP dan Mysql
d. Google Chrome atau Mozilla Firefox

## 3.5 Prosedur Penelitian
Untuk  mencapai  tujuan dari  penelitian,  terutama  dalam  pengumpulan  data  serta pengetahuan untuk mendukung proses penelitian ini digunakan metode sebagai berikut:
a. Wawancara Tanya jawab secara langsung kepada Kepala MI Negeri Kampungbaru.
b. Observasi Yaitu pengamatan secara langsung untuk memperoleh informasi yang diperlukan
c. Pustaka Pengumpulan  data  dari  buku,  materi  dan  sumber-sumber  terpercaya  serta  yang berhubungan dengan penelitian.
d. Analisis Sistem Lama
Alur  pengarsipan  akreditasi di  MI  Negeri  Kampungbaru  sebagai berikut:
Gambar 3.2.1. Alur sistem lama
Fotocopy data akrediasi
Petugas TU Arsip
Dari  gambar  diatas  dapat dijelaskan  bahwa  sistem  saat  ini petugas TU hanya  memfotocopy  data  akreditasi    kemudian    diarsipkan  kedalam    map    dan ditaruh  didalam rak lemari .
4. Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem Baru
Analisa  sistem  baru  yang dibutuhkan  adalah  sistem  yang  bisa mengaplikasikan sistem  tentang pengarsipan  data  akreditasi,  oleh karena  itu  sistem  yang  dibuat  harus mampu  memenuhi  kebutuhan.
Pemakaian    dalam    proses    input    data,  menghapus    data,    mencari    data    yang dibutuhkan  oleh  MI  Negeri Kampungbaru,  sistem  baru  yang dihasilkan yaitu :
1. Data  yang  awalnya  masih manual  akan  diubah  menjadi komputerisasi  dengan adanya sistem.
2. Meminimalisir  waktu  pada  saat  pemasukan data  dan  mengurangi penumpukan data.
3. Proses  pencarian  data  akan  lebih  mudah    dan    cepat    karena    semua  data  akan dikelompokkan.
4. Alur  pengarsipan  data  akreditasi  di    MI    Negeri    Kampungbaru  yang    diusulkan adalah  sebagai berikut:
Gambar 4.1.1. Alur yang di usulkan

## 4.2 Perancangan Interface Aplikasi
Perancangan  interface  aplikasi  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Akreditasi  ini  di bangun dengan menggunakan bahasa pemprogaman PHP Mysql.Adapun sebagian bentuk perancangan form yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
Gambar.1 :Perancangan Form Utama
data akrediasi admin sistem informasi akreditasi data akrediasi (hard copy) laporan MENU STANDAR ISI STANDAR PROSES STANDAR

## KOMPETENSI
LULUSAN STANDAR PENDIDIK DAN
TENAGA KEPENDIDIKAN
STANDAR SARANA DAN PRASARANA STANDAR PENGELOLAAN
STANDAR PEMBIAYAAN
STANDAR PENILAIAN PENDIDIKAN
Logout

## Gambar.2 :Perancangan Form Standar Isi

## 4.3 Hasil Interface Aplikasi
Setelah dilakukan perancangan interface, dilakukan pengujian untuk melihat apakah hasil perancangan  dapat  berjalan  sesuai  harapan.  Adapun  sebagian  hasil  yang  didapatkan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.3 : Tampilan Form Utama
Gambar 4.4 : Tampilan Form Standart Isi
STANDAR ISI Cari Hapus Cetak Simpa n Tamba h

## 5. Penutup
Berdasarkan  hasil  pembahasan,  penulis  dapat  mengambil  beberapa  kesimpulan  antara lain :
1. Pengarsipan  adalah  suatu proses  kegiatan  atau  proses  pengaturan  mulai  dari  penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu serta menemukan kembali data dengan cepat dan tepat.
2. Dengan adanya sistem pengarsipan tersebut dapat meminimalisir kehilangan data akreditasi dan  dapat  membantu  kinerja  dalam  hal  efisiensi  waktu  yang  awalnya  masih  dilakukan secara manual.
3. Berdasarkan aplikasi sistem pengarsipan data akreditasi,
a. Proses  pencarian  data  menjadi  lebih  cepat  karena  semua  data  akreditasi  akan dikelompokkan ke dalam standar-standar akreditasi.
b. Dan  dengan  adanya  aplikasi  sistem  pengarsipan  data  akreditasi  ini  dapat  mengurangi penumpukan data atau berkas dalam bentuk kertas.

## DAFTAR PUSTAKA
Alwi, Hasan.2003. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka Anhar,ST. Anindhita.2010. Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta selatan: Mediakita
Cahyaningrum,  Nuning.  2013. Pengembangan  dan  Analisis  Sistem  Informasi  Pengarsipan Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  di  SMK  Batik  Terbaik  Purworejo .  Jurnal  Informatika. Jurusan Pendidikan Teknik Elektronika. Fakultas Teknik. Universitas Negeri Yogyakarta. Dinata,  Daniel,  dkk.  2013. Sistem  Informasi  Dokumentasi  Borang  Akreditasi. Jurnal Informatika. Program Studi Sistem Informasi. STMIK GI MDP.
Khudzaeva, Eva. 2014. Rancang Bangun Sistem Arsip Akreditasi. Jurnal Informastika. Jurusan Sistem Informasi. Fakultas Sains dan Teknologi. Universitas Negeri Syarif Hidayatullah. Muslihi,  Adrianto.  2013. Pengembangan  Sistem  Informasi  Akreditasi. Jurnal  Informatika. Jurusan Elektro. Program Studi Teknik Informatika. Universitas Hasanuddin.
Noviana.  2015. Sistem  Informasi  Akreditasi  Prodi  (SIAKAP)  Berbasis  E-Arsip  untuk Menunjang  Persiapan  Akreditasi  Prodi. Jurnal  Informatika.  Jurusan  Manajemen. Fakultas Ekonomi. Universitas Negeri Semarang.
Taurens,  Diki.  2014. Pembangunan  Sistem  Informasi  Sebagai  Penunjang  Peningkatan Akreditasi  di  SDN  Pawenang  Cianjur. Jurnal  Informatika.  Jurusan  Teknik  Informatika. Cianjur.
Zulistiyani. 2013. Sistem Informasi Pembayaran SPP Di SMP Ma’rifah 3 Kebumen.