## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO GISELLE SPORT
Fadurri 1) , Lauw Li Hin 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: Fadurri96@gmail.com 1) , Lihin@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Toko Giselle Sport adalah toko yang bergerak di bidang penjualan sepatu. Dengan tingkat kemajuan teknologi yang  begitu  pesat,  sistem  informasi  dapat  menjadi  salah  satu  faktor  yang  mendukung  bagi  pertumbuhan  dan perkembangan  suatu  instansi  agar  lebih  maju.  Permasalahan  yang  dihadapi  oleh  Toko  Giselle  Sport  tersebut antara lain Persediaan barang digudang tidak terkontrol dengan baik untuk barang masuk dan barang keluar, karena  sering  terjadi  salah  hitung.  Setiap  proses  pembagian  sepatu  dicatat  dalam  buku  besar  yang  berbeda, dalam  pencatatan  barang  keluar  dan  stok  barang  digudang  pihak  gudang  perlu  mencocokkan  terlebih  dahulu datanya sehingga prosesnya tidak efisien. Sering terjadi kesalahan pencatatan stok barang, sehingga dihasilkan data  barang  yang  berbeda  antara  pencatatan  dengan  yang  ada  digudang.  Setiap  data  seperti  data  barang masuk, barang keluar, dan stok barang digudang, disimpan pada catatan buku besar yang berbeda, maka dalam proses  pembuatan  laporan  pihak  gudang  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama.  Untuk  mengatasi  masalah tersebut  maka  dibutuhkan  sistem  informasi  yang terkomputerisasi.  Pada  penulisan  penelitian  ini,  jenis  metode yang  digunakan  oleh  penulis  adalah  metode  wawancara,  metode  kepustakaan,  metode  observasi  dan  analisa dokumen  kepada  pihak  yang  bersangkutan  dan  pengembangan  sistem  menggunakan  waterfall.  Dari  hasil penelitian,  penulis  ingin  memberikan  alternatif  pemecahan  masalah  berupa  rancangan  yang  telah terkomputerisasi  dengan  menggunakan  rancangan  program  Visual  Studio  2008  dan  database  HeidiSQL.  Oleh karena  itu  melalui  penulisan  ini,  diharapkan  dapat  membantupermasalahan  yang  ada  saat  ini  serta  dapat meningkatkan kinerja secara cepat dan tepat di Toko Giselle Sport.
Kata kunci: sistem informasi, persediaan barang, perancangan sistem

## 1. PENDAHULUAN
Pada  era  globalisasi  dan  kemajuan  teknologi informasi  yang  sangat  cepat  telah  membawa pengaruh  besar  bagi  kehidupan  manusia.  Informasi yang  berperan  penting  dalam  semua  aspek kehidupan  terutama  bagi  mereka  yang  menekuni dunia bisnis . Dengan semakin pesatnya perkembangan dunia ini maka kebutuhan informasi sangat  diperlukan  secara  benar,  tepat  dan  akurat. Toko  Giselle  Sport  adalah  toko  yang  bergerak  di bidang  penjualan  sepatu.  Akan  sangat  diperlukan oleh  suatu  organisasi,  apalagi  dengan  hadirnya komputer sebagai alat bantu yang dapat mempermudah pekerjaan manusia. Hal ini merupakan  tantangan  dan  kebutuhan  bagi  setiap organisasi  agar  dapat  mempermudah  pekerjaan manusia.  Hal  ini  merupakan  tantangan  dan kebutuhan  bagi  setiap  organisasi  agar  dapat memberikan  informasi  tentang  Persediaan  Barang secara  cepat,  informasi  yang  akurat  dan  terbaru kepada  organisasi . Dari  masalah  tersebut  peneliti akan  menganalisa  sistem  yang  berjalan  kemudian merancang  sistem  usulan  yang  terkomputerisasi dengan  judul  “Analisa  dan  Perancangan  Sistem Informasi  Persediaan  Barang  pada  Toko  Giselle Sport”  sehingga  mencapai  efisiensi  waktu  dan tenaga dalam mengolah data.
Permasalahan yang terdapat pada Toko Giselle Sport di sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:
a. Persediaan  barang  di  gudang  tidak  terkontrol dengan  baik,  untuk  barang  masuk  dan  barang keluar, karena sering terjadi salah hitung.
b. Setiap  proses  pembagian  sepatu  dicatat  dalam buku  besar  yang  berbeda,  dalam  pencatatan barang  keluar  dan  stok  barang  di  gudang  pihak gudang  perlu  mencocokan  terlebih  dahulu datanya sehingga prosesnya tidak efisien.
c. Sering  terjadi  kesalahan  pencatatan  stok  barang, sehinggadihasilkan  data  barang  yang  berbeda antara pencatatan dengan yang ada di gudang.
d. Setiap  data  seperti  data  barang  masuk,  barang keluar,  dan  stok  barang  di  gudang,  disimpan pada  catatan  buku  besar  yang  berbeda.  Maka dalam  proses  pembuatan  laporan  pihak  gudang memerlukan waktu yang cukup lama.
Adapun  tujuan  pada  laporan  penelitian  ini  adalah sebagai berikut:
1) Memaksimalkan  kinerja  pihak  gudang  dalam megelola stok barang.
2) Memberikan alternatif rancangan sistem informasi  untuk  mengatasi  masalah  yang dihadapi  serta  dapat  menyediakan  laporan- laporan  yang  dibutuhkan  dengan  tepat  dan akurat.
3) Disediakan  media  penyimpanan  data  berupa database  sehingga  dapat  mempercepat  pencarian data,  tempat  penyimpanan  data  lebih  aman,
mempercepat  proses  pembuatan  laporan,  dan mengurangi kesalahan dalam pembuatan laporan. Menurut [1], sebuah sistem memiliki pengertian  sebagai  berikut  :  “Sistem  adalah  sebuah tatanan  (keterpaduan)  yang  terdiri  atas  sejumlah komponen  fungsional  (dengan  satuan  fungsi  dan tugas  khusus)  yang  saling  berhubungan  dan  secara bersama  –  sama  bertujuan  untuk  memenuhi  suatu proses tertentu”.
Menurut [2] “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu.
Menurut  [3],  “Sistem  informasi  terdiri  dari komponen-komponen  yang  disebut  dengan  istilah blok  bangunan  ( building  block ),  yang  terdiri  dari blok  masukan,  blok  model,  blok  keluaran,  blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali”.
Menurut  [4],  berpendapat  “Analisa  sistem dapat  diartikan  sebagai  suatu  proses  untuk memahami  sistem  yang  ada,  dengan  menganalisa jabatan  dan  uraian  tugas  ( business  users ),  proses bisnis  ( business  process )  ,  ketentuan  atau  aturan ( business  rule ),  masalah  dan  mencari  solusinya ( business  problemand  business  solution ),  dan rencana–rencana perusahaan ( business plan )”.
Menurut  [5],  Perancangan  sistem  adalah  suatu proses  pengamatan  terhadap  keadaan  suatu  instansi agar  dapat  mengetahui  situasi  operasionalnya  dan apakah instansi tersebut memerlukan suatu perbaikan  atau  tidak,  yang  meliputi  identifikasi masalah, analisa masalah, dan penyelesaian masalah.
Menurut  [6],  UML  adalah  sebuah  teknik pengembangan  sistem  yang  menggunakan  bahasa grafis  sebagai  alat  untuk  pendokumentasian  dan melakukan  spesifikasi  pada  sistem.  UML  pertama kali  di  populerkan  oleh  Grady  Booch  dan  James Rumbaugh pada tahun 1994 untuk mengkobinasikan dua  metodologi  terkenal  yaitu  Booch  dan  OMT, kemudian  Ivar  Jacobson,  yang  menciptakan Object Oriented  Software  Engineering (OOSE)  ikut bergabung.  Standar  UMLdikelola  oleh Object Management Group (OMG).
Menurut  [7],  persediaan  adalah  bahan  atau barang  yang  disimpan  yang  digunakan  untuk memenuhi  tujuan  tertentu,  misalnya  untuk  di gunakan  dalam  proses  produksi  atau  perakitan, untuk  dijual  kembali,  atau  untuk  suku  cadang  dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan  mentah,  bahan  pembantu,  barang  dalam peroses, barang jadi, ataupun suku cadang.
Menurut  [8],  mengungkapkan  “Gudang  adalah bangunan yang digunakan untuk menyimpan barang. Barang  –  barang  yang  disimpan  di  dalam  gudang dapat berupa bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang,  atau  barang  dalam  proses  yangdisiapkan untuk diserap oleh proses produksi”.
Microsoft  Visual  Studio  2008 adalah  sebuah tools pengembanganperangkat lunak untuk membangun aplikasi ASP Web, layanan XML, Web, aplikasi  desktop,  dan  aplikasi mobile,  VisualBasic .NET, Visual C++
.NET,  VisualJ#  .NET semuanya  menggunakan Integrated  Development  Enviroment (IDE)  atau lingkungan  pengembangan  terintegrasi  yang  sama yangmembolehkan  mereka  untuk  saling  berbagi tools dan  fasilitas  dalam  pembuatan  solusi  yang memadukan  beberapa  bahasa (mbood-language solutions). [9] “ SQL akronim  dari structured  query  language merupakan  bahasa  standar  untuk  pengolahan database.  MySQL adalah Relational  Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secaragratis  dibawah  lisensi  GPL  ( General  Public License ).  Dimana  setiap  orang  bebas  untuk menggunakan MySQL, namun tidak  boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial”. [10]
Microsoft  Visio adalah  aplikasi  utama  untuk membuat  semua  diagram  bisnis,  mulai  dari flowchart , network  diagram, dan organization charts, untuk  membuat  denah  dan brainstorning diagram. [11] “ Xampp merupakan tool yang  menyediakan paket  perangkat  lunak  ke  dalam  satu  buah  paket”. XAMPP perangkat  lunak  bebas , yang  mendukung banyak  sistem  operasi , merupakan  kompilasi  dari beberapa  program . Fungsinya  adalah  sebagai server yang  berdiri  sendiri (localhost), yang  terdiri  atas program Apache  HTTP  Server,  MySQL  database, dan  penerjemah  bahasa  yang  ditulis  dengan  bahasa pemrograman PHP  dan  Perl. Nama XAMPP merupakan  singkatan  dari  (empat  sistem  operasi apapun), Apache,  MySQL,  PHP dan Perl.  Program ini tersedia  dalam GNU  (General  Public  License) dan  bebas , merupakan webserver yang  mudah digunakan  yang  dapat  melayani  tampilan  halaman web yang dinamis. [12]
2. METODE PENELITIAN
2.1 Metode Pengumpulan Data
Untuk  melengkapi  data-data  dan  informasi  yang terkait  maka  penulis  mendapatkan  data  –  data  yang diperlukan  dengan  menggunakan  metode  –  metode berikut, yaitu:
a. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan data dan  informasi  dalam  format  tanya  jawab  yang ditujukan  kepada  pihak  -pihak  terkait  di  bidangnya masing-masing  supaya  data  yang  didapatkan  lebih lengkap.

## b.  Observasi
Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data dan  mengamati  secara  langsung  hal  -hal  yang berhubungan  dengan  sistem  yang  dibahas,  yang nanti  akan  dipakai  untuk  masukan  laporan  pada penelitian ini.
a. Studi Dokumen Studi dokumen dilakukan dengan cara menganalisa  dokumen  pada  sistem  yang  sedang berjalan,  untuk  mengetahui  tahapan-tahapan  proses bisnis sistem yang dibahas.
b. Studi Pustaka
Untuk  tahap  ini  dilakukan  untuk  mendapatkan data  dengan  informasi  dari  buku-buku,  pedoman pembuatan  penelitian  dan  bahan  perlengkapan  lain, yang ada kaitannya dengan masalah yang dibahas.
Studi  pustaka  merupakan  cara  yang  digunakan untuk  mengumpulkan  data-data  atau  sumber  – sumber  yang  terkait  atau  terhubung  dengan topic yang  dibahas  dalam  suatu  penelitian.  Studi  literatur bisa didapatkan dari berbagai macam sumber seperti jurnal, buku, dokumentasi, pustaka, dan internet.
Sistem  informasi pengadaan barang  ATK di PT. Mekar cipta indah menggunakan PHP dan MYSQL, Jurnal Computech & Bisnis, Vol. 7, No.2, Desember 2013, ISSN 2442-4943. [13]
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan, untuk  mengatasi  permasalahan  pengadaan  ATK yang  masih  dilakukan  dengan  perkiraan,  serta memerlukan  waktu  yang  lama  dalam  membuat laporan  dan  pencarian  data  ATK,  dokumentasi secara  manual  tidak  memungkinkan  lagi  sebab semakin  banyak  volume  transaksi  yang  terjadi  dan sangat  berpengaruh  terhadap  alat  tulis  kantor. Dengan adanya komputerisasi maka dalam pengolahn  datanya  akan  lebih  efektif,  aman, memperkecil  kesalahan  dan  arsip  –  arsip  dapat tersusun  dengan  rapi  penulis  menggunakan  Bahasa pemograman PHP yang  secara  garis  besar  menitik beratkan pada program persediaan barang. [13]
Penerapan  control  stok  dalam  sistem  informasi dagang  dengan  metode Perpetual  Inventory  System, Cogito Smart Journal/VOL. 3/JUNI 2017 , ISSN:2541-2221/E-ISSN: 2477-8079. [14] Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan, untuk  mengatasi  kontrol  stok  secara  manual  yang dapat  menyebabkan  kerugian  bagi  perusahaan karena  tidak  mampu  mengimbangi  permintaan konsumen,  penulis  mengatasi  masalah  tersebut dengan  cara  implementasi  pertual inventory pada system informasi  dagang  dapat  mengatasi  masalah kekosongan  stok,  karna  sudah  dapat  dilacak  dan dicontrol dengan lebih cepat menggunakan perpetual  inventory  system, penulis  mengunakan Microsoft  Visual  Studio  2015 dengan database MYSQL, dengan meningkatnya laba perusahaan.[14]

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Profil Organisasi
Toko Giselle Sport adalah toko yang bergerak di bidang  penjualan  sepatu.  Toko  Giselle  Sport  ini berlokasi  di  Jl.Palem  1  No.17.  Petukangan  Utara Jakarta  Selatan.  Toko  ini  didirikan  sekitar  pada tahun  2016  oleh  bapak  Ainur  Rasid.  Pada  awalnya toko ini hanya mempunyai satu orang pegawai tetap yang  salah  satunya  masih  bekerja  sampai  sekarang. Namun,  karena  toko  ini  mengalami  kemajuan  yang lumayan  pesat,  maka  toko  ini  berinisiatif  untuk menambah  satu  pegawai  dan  sekarang  jumlahnya ada  dua  pegawai.  Pegawai  yang  pertama  menjual sepatu  import  dan  pegawai  yang  kedua  menjual
sepatu  premium.  Toko  ini  awalnya  hanya  menjual sepatu  premium  atau  disebut  lokal,  tetapi  sekarang sudah  ditambah  dengan  adanya  sepatu  import. Modal  yang  digunakan  untuk  mendirikan  toko  ini merupakan  modal  sendiri  yaitu  modal  yang  berasal dari pemilik.

## 3.2 Analisa Proses Bisnis Berjalan

## a. Proses Pembelian Sepatu
Pihak gudang  meminta sepatu sesuai dengan  list yang  diberikan  oleh  supplier  via  whatsapp,  list diberikan  setiap  sebulan  sekali.  Lalu  supplier menerima  permintaan  list  dan  supplier  memberikan data  list  barang  kepada  pihak  gudang.  Jika  pihak gudang  sudah  memilih  barang  yang  akan  dibeli maka  pihak  gudang  membuat purchas  order lalu supplier menerima purchase order dan mengkalkulasi untuk memberitahu jumlah pembayaran  ke  pihak  gudang.  Lalu  pihak  gudang akan  membayarkan  DP  30%  via  transfer  sesuai dengan  total  harga.  Setelah  membayar  DP  pihak gudang  akan  memberikan  bukti  pembayaran  via whatsapp.
Gambar 1. Activity Diagram Proses Pembelian Sepatu

## b. Proses Penerimaan Sepatu
Setelah pembayaran dikonfirmasi supplier, maka supplier  akan  membuat  nota  dan  surat  jalan.  Lalu supplier  akan  mengirim  barang  beserta  nota  dan surat jalan ke pihak gudang. Sesampainya di gudang, pihak  gudang  akan  menanda  tangani  nota  dan  surat jalan  rangkap,  rangkap  pertama  akan  diberikan untuk  supplier  dan  rangkap  kedua  untuk  pihak gudang.  Jika  barang  sudah  diterima  pihak  gudang maka  pihak  gudang  akan  membayar  dari  total pembayaran  yang  tersisa  dan  akan  mengirim  bukti pembayaran  via whatsapp. Kemudian barang  masuk akan di catat ke buku besar stok barang di gudang.
Gambar 2. Activity Diagram Proses Penerimaan  Sepatu

## c. Proses Pembagian Sepatu
Sesampainya  barang  di  gudang  maka  barang akan  disortir  menjadi  2  jenis  yaitu,  premium  dan import.  Lalu  selanjutnya  sepatu  yang  telah  disortir akan  di  ambil  oleh  pegawai  masing-masing  toko, kemudian dicatat ke buku besar pengeluaran barang, keluar masuk barang dan stok barang di gudang.
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pembagian Sepatu
d. Proses Pembuatan Laporan
Setiap  hari  pihak  gudang  mencatat  pengeluaran barang,  keluar  masuk  barang,  dan  stok  barang  ke laporan harian tersebut yang akan diserahkan kepada pimpinan setiap hari.
3.3 Analisa Masalah Analisa masalah adalah menganalisa permasalahan  pada  sistem  persediaan  barang  pada Toko Giselle Sport dengan menggunakan
fishbonediagram :
Gambar 5: Fishbone Diagram
3.4 Model Data
a. ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 6. ERD
b. LRS (Logical Record Structure)

## 3.5 Use Case Diagram
Gambar 8. Use Case Diagram Master Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi Gambar 10. Use Case Diagram Laporam 3.6 Rancangan Layar
a) Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 11. Rancangan Layar Menu Utama
b) Rancangan Layar Entry Data Barang

## c) Rancangan Layar Transaksi Cetak PO
Gambar 13. Rancangan Layar Transaksi Cetak PO
d) Rancangan Layar Laporan Stok Barang
Gambar 14. Rancangan Layar Laporam Stok Barang

## 4.7  Sequence Diagram
a) Sequence Diagram Entry Data Barang
b) Sequence Diagram Transaksi Cetak PO
Gambar 16. Sequence Diagram Transaksi Cetak PO
c) Sequence Diagram Laporan Stok Barang
Gambar 17. Sequence Diagram Laporan Stok Barang

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  analisa  yang  telah  dilakukan, maka  perancangan  sistem  informasi  persediaan barang  dapat  dijadikan  sebagai  salah  satu  solusi yang  tepat  untuk  meningkatkan  kinerja  terhadap pihak gudang. Sehingga dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
a. Dibuatkan  sistem  yang  memudahkan  dalam perhitungan,  berguna  mencegah  kesalahan pihak  gudang  dalam  pencatatan  jumlah barang.
b. Dibuatkan laporan penerimaan untuk mempermudah  dalam  mengontrol  proses masuknya barang.
c. Dibuatkan  laporan  barang  keluar  untuk mempermudah  dalam  mengontrol  proses keluarnya barang.
a. Dibuatkan laporan stok barang digudang agar memudahkan pihak gudang melakukan kontrol stok barang dan transaksi barang.
b. Dibuatkan  laporan  rekapitulasi  barang  yang sering  dibeli  untuk  melihat  proses  barang yang sering dibeli oleh Toko Giselle Sport.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Annisa,  R.  N.,  Ugiarto,  M.,  &  Rosmasari. (2017).  Sistem  Inventaris  Sarana  Dan  Prasarana Di  Fakultas  Ilmu  Komputer  Dan  Teknologi Informasi Universitas Mulawarman. In ProsidingSeminar Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi (Vol. 2, pp. 69–72). Kalimantan Timur [2] Fathansyah.  (2012). Basis  Data .  Bandung:
Informatika. [3] Helmers.  (2013 ).  Microsoft  Visio  2013  Step  by
Step . USA: Microsoft Press.
[4] Herjanto, E. (2011). Manajemen Operasi Edisi 3
(3rd ed.). Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. [5] Kartini, D. (2013). Corporate Social Responsibility Transformasi Konsep Sustainabilitymanagement  Dan  Implementasi  di Indonesia. Bandung : PT. Refika Aditama. [6] Mulyani. (2016). Metode Analisis dan Perancangan Sistem . Bandung: Andi Sistemastika [7] Roger,  S.  (2012). Rekayasa  Perangkat  Lunak .
Yogyakarta: Andi.
[8] Supardi,  Y.  (2011). Semua  Bisa  Menjadi
Programmer  VB  6  Hingga  VB  2008  Basic .
Jakarta: Elex Media Komputindo.
[9] Sutabri,  T.  (2012). Analisa  Sistem  Informasi .
Yogyakarta: Andi.
[10] Sutabri,  T.  (2012). Konsep  Dasar  Informasi . Yogyakarta: Andi.
[11] Sutarman. (2012). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara. [12] Wahana,  A.,  &  Riswaya,  A.  R.  (2013).  Sistem Informasi Pengadaan Barang ATK di PT. Mekar Cipta  Indah  Menggunakan  PHP  dan  MYSQL.
Jurnal Computech & Bisnis , 7 (2), 73– 83.
[13] Warman,  J.  (2012). Manajemen  Pergudangan . Jakarta: Sinar Harapan.
[14] Wijaya,  T.,  &  Wingdes,  I.  (2017).  Penerapan Kontrol  Stok  dalam  Sistem  Informasi  Dagang Dengan  Metode  Perpetual  Inventory  System. Cogito Smart Journal , 3 (1), 20–31.