Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis

## Rancang Bangun Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Dokumen  E- Arsip PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan
Indra Dharma Wijaya 1 , Edi Irawan 2 , Anugrah Nur Rahmanto 3 ,
1 Teknik Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Negeri Malang, indra.dharma@polinema.ac.id
2 Teknik Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Negeri Malang, edi26irawan@gmail.com
3 Teknik Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Negeri Malang, anugrahnur@polinema.ac.id
Submitted: 04-07-2023, Reviewed: 16-07-2023, Accepted 26-08-2023 https://doi.org/10.47233/jteksis.v5i4.939

## Abstract
This study aims to design a document management application called Electronic Archive Information System (E-Arsip) for PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan  in the field of general and communication. Currently, the  company  still  utilizes  a  conventional  filing  system  by  storing  invoice  documents  from  outsourcing  companies collaborating with PT.PLN (Persero) UIKSBS on archive shelves, with data summaries recorded in an agenda book. The limitations  of  this  conventional filing  system  lead  to difficulties  in  retrieving the  required  archival documents  due  to the increasing number of stored documents in the archive shelves. Additionally, there are frequent errors in data entry for the searched letters, making it challenging to locate the data. To address these issues, this research focuses on designing the E- Arsip application to assist the secretarial staff (PIC) of PT.PLN (Persero) UIKSBS in managing incoming and outgoing letter archives. The application will implement the Levenshtein String algorithm to handle data entry errors encountered during system searches. The outcome of this research is a modern web-based application design for managing incoming and outgoing document archives. Furthermore, the use of the Levenshtein String algorithm will help display the intended data in case of typographical errors during data search. By implementing the E-Arsip application, it is expected that PT.PLN (Persero)  UIKSBS  can  enhance  efficiency  in  letter  archive  management,  reduce  data  search  errors,  and  modernize  the overall filing system.
Keywords: PT.PLN (Persero) UIKSBS, E-Arsip, document management, incoming letters, outgoing letters.

## Abstrak
Saat  ini,  PT.PLN  (Persero)  UIKSBS  masih  mengandalkan  sistem  pengarsipan  konvensional  dengan  menyimpan  data dokumen tagihan permohonan pembayaran dari perusahaan alih daya di rak  lemari arsip dan mencatat rekap data dalam buku agenda. Kendala dari sistem tersebut adalah kesulitan dalam mencari dokumen arsip karena jumlahnya yang semakin banyak dan seringnya terjadi kesalahan pengetikan data surat. Penelitian ini bertujuan untuk merancang aplikasi pengarsipan surat, yakni Sistem Informasi Manajemen Dokumen E-Arsip untuk PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian  Selatan di bidang  umum dan komunikasi. Untuk  mengatasi  masalah  ini, penelitian  ini  berfokus  pada  merancang aplikasi E-Arsip yang membantu sekretaris karyawan (PIC) PT.PLN (Persero) UIKSBS dalam mengelola arsip surat masuk dan keluar. Aplikasi ini akan menggunakan Metode Algoritma Levenshtein Distance untuk menangani kesalahan pengetikan data  dalam  pencarian.  Hasil  penelitian  ini  adalah  rancangan  aplikasi  web  modern  untuk  mengelola  arsip  dokumen  surat masuk dan keluar. Algoritma Levenshtein String akan membantu menampilkan data yang dimaksud jika terjadi kesalahan ketik dalam pencarian. Diharapkan aplikasi E-Arsip ini dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip surat, mengurangi kesalahan dalam pencarian data, serta memodernisasi sistem pengarsipan secara keseluruhan di PT.PLN (Persero) UIKSBS.
Keywords: PT.PLN (Persero) UIKSBS, E-Arsip, pengarsipan surat, surat masuk, surat keluar
This work is licensed under Creative Commons Attribution License 4.0 CC-BY International license

## PENDAHULUAN
Management arsip digital saat ini sudah menjadi pilihan  baik  pada  instansi  pemerintah  maupun swasta.  dikarenakan  dapat  mengefisienkan  tempat penyimpanan, memudahkan pendataan, memudahkan penelusuran dan monitoring terhadap arsip serta lebih rapinya pengarsipan surat-surat atau dokumen yang ada pada institusi. Penelusuran arsip secara manual tentu membutuhkan waktu yang agak lama,  dibandingkan  dengan  menggunakan  sistem digital  yang  sudah  memanfaatkan  Database
Management System (DBMS) [1].
Pada  saat  sebelumnya,  di  PT.PLN  (Persero) unit  induk  pembangkitan  sumatera  bagian  selatan pada  bidang  Umum  dan  Komunikasi,  sistem Pengelolaan arsip surat tagihan pada 11 unit induk, masih  dilakukan  secara  manual  dari  permasalahan tersebut dapat mengakibatkan terjadinya kekeliruan pada penginputan data dokumen surat masuk mapun surat keluar, seperti kesalahan penulisan, kesalahan pada pengisian formulir, dan sebagainya.
Sebelumnya file arsip Surat tagihan masuk dan
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis
surat  tagihan  keluar  di  simpan  dalam  bentuk  fisik (hardcopy)  yang  diletakan  lemari  arsip  surat sehingga  pada  hal  ini  berisiko  surat  tercecer  dan mengalami kerusakan seiring berjalannya waktu dan membutuhkan banyak rak lemari untuk menyimpanya  serta  sulit  untuk  mencari  file  arsip yang dibutuhkan.
Oleh  karena  itu  penelitian  ini  menggunakan metode algoritma  levensthein  distance untuk memudahkan
pencarian dokumen ketika dibutuhkan.  Algoritma              Levenshtein  Distance adalah  sebuah  algoritma  yang  digunakan  untuk menghitung jarak antara 2 string atau kata. algoritma ini  juga  dikenal  dengan  nama  Edit  Distance,  yang mengukur  seberapa  banyak  operasi  yang  harus dilakukan pada salah satu string agar sama dengan string yang lain, Operasi yang diperbolehkan adalah menambahkan, menghapus, atau mengganti karakter [2].
Arsip  merupakan  sumber  daya  informasi  yang penting  bagi  organisasi  atau  institusi  PT.PLN (Persero)  Unit  Induk  Pembangkitan  Sumatera Bagian Selatan pada bidang Umum dan Komunikasi. Manfaat dari penelitian ini memudahkan para pegawai untuk mencari dokumen arsp  yang  di  butuhkan,  menghemat  tempat pengarsipan  dokumen  yang  disimpan  didalam  rak arsip  dokumen,  di  ubah  menjadi  penyimpanan kedalam database Mysql, Meminimalisir kerusakan atau kehilangan berkas dokumen dalam bentuk hard copy.
Tujuan  penelitian  ini  adalah  merancang  sebuah sistem informasi untuk penginputan secara terkomputasi, dan menimimalisir timbulnya kekeliruan  pada  saat  pengimputan  agar  dapat mempercepat proses bisnis pada bidang umum dan komunikasi. Mengembangkan sebuah sistem informasi  arsip  surat  agar  mempermudah  untuk mencari  file  sesuai  dengan  yang  kita  inginkan dengan  menerapkan  metode algoritma  livensthein distance.
Solusi yang dihasilkan adalah rancangan aplikasi web modern, yang menggantikan sistem pengarsipan  konvensional  dengan  keunggulan dalam  penerapan  algoritma  Levenshtein  Distance. Kemampuan  algoritma  ini  untuk  mengenali kesalahan  pengetikan  memberikan  novelty  pada solusi  ini,  memungkinkan  pengguna  untuk  dengan mudah menemukan data yang dibutuhkan meskipun terjadi  kesalahan  ketik  dalam  pencarian  data. dari solusi  ini  diharapkan  dapat  membawa  manfaat jangka panjang bagi PT.PLN (Persero) UIKSBS dan meningkatkan efisiensi serta akurasi dalam aktivitas sehari-hari.

## METODE PENELITIAN
Adapun metode penelitian ini diantaranya yaitu sebagai berikut :
2.1  Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, dalam pengumpulan data peneliti menggunakan beberapa teknik, diantaranya sebagai berikut :
A. Observasi,  Melakukan  peninjauan  atau pengamatan  secara  langsung  kelapangan dengan mengumpulkan data dan informasi.
B. Wawancara  Melakukan  tanya  jawab langsung  antara  pengumpul  data  terhadap narasumber  yaitu  bapak  Ahmadi,  maupun pihak-pihak  terkait  untuk  memperoleh informasi  agar  data  yang  diperoleh  lebih akurat.
C. Studi  literatur,  adalah  salah  satu  metode pengumpulan  data  dengan  cara  membaca buku-buku  dan  jurnal  sesuai  dengan  data yang  dibutuhkan.  Pada  penelitian  ini penulis  memilih  studi  literatur  untuk mengumpulkan  referensi  dari  buku-buku mengenai  pegarsipa  dokumen,  jurnal- jurnal  yang  memiliki  kemiripan  dalam pembuatan sistem ini.
2.2  Teknik Pengolahan Data Alur  proses  pengolahan  data  dokumen  dalam sistem  informasi  E-Arsip  PT.PLN  (Persero)  Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan Pada Bidang  Umum  dan  Komunikasi  dapat  dilakukan dengan beberapa tahap sebagai berikut :
1. Persiapan  data  Langkah  pertama  adalah mengumpulkan dan menyiapkan data yang akan  diarsipkan  secara  elektronik.  Data tersebut  mungkin  berasal  dari  berbagai sumber,  seperti  dokumen  cetak,  dokumen digital,  atau  data  dari  sistem  informasi lainnya..
2. Pemindaian dokumen Langkah selanjutnya adalah  memindai  dokumen  yang  akan diarsipkan  secara  elektronik.  Dokumen tersebut  dapat  dikonversi  menjadi  format digital seperti PDF.Atau gunakan penomoran dalam bentuk angka.
3. Pemrosesan  metadata  Setelah  dokumen terpindai, maka langkah selanjutnya adalah menambahkan metadata ke setiap dokumen.  Metadata  adalah  informasi tentang dokumen tersebut, seperti tanggal, judul, dan keterangan lainnya.
4. Penyimpanan  data Setelah dokumen terpindai dan metadata ditambahkan, maka langkah  selanjutnya  adalah  menyimpan dokumen tersebut ke dalam sistem e-arsip. Dokumen tersebut dapat disimpan di dalam basis data atau dalam folder di sistem file.
5. Pencarian  dan  pengambilan  dokumen: Setelah  dokumen  tersimpan  dalam  sistem e-arsip, maka pengguna dapat mencari dan
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis
mengambil  dokumen  tersebut  dengan menggunakan fitur pencarian yang tersedia di  sistem.  Pencarian  dapat  dilakukan berdasarkan metadata yang telah ditambahkan ke setiap dokumen.
6. Penyimpanan  ulang  dan  pemeliharaan: Setelah dokumen digunakan, maka
dokumen tersebut harus disimpan kembali ke dalam sistem e-arsip. Selain itu, sistem e-arsip  juga  perlu  dikelola  secara  berkala untuk  memastikan  dokumen  tetap  terjaga keutuhannya.
2.3  Tahapan Penelitian Dalam merancang sebuah Sistem Informasi E- arsip Managemen dokumen PT.PLN (Persero) Unit Induk  Pembangkitan  Sumatera  Bagia  Selatan  pada Bidang  Umum  dan  Komunikasi  melalui  tahapan penelitian, yaitu identifikasi masalah, perancanagan sistem, implementasi sistem,  pengujian sistem dan analisa  hasil  pengujian.  Berikut  ini  penulis menyusun  tahapan  penelitian  PT.PLN  (Persero) Unit Induk Pembangkitan sumatera Bagian Selatan Pada  bidang  Umum  Dan  Komunikasi  sebagai gambar 1 tahapan penelitian  :

## Gambar 1 Tahapan Penelitian
1. Identifikasi  masalah  pada  tahap  ini dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada dengan melakukan wawancara, mendapatkan data dan literatur terkait  sistem  informasi    kearsipan  pada bidang umum dan komunikasi di PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera  Bagian  Selatan  pada  bidang Umum dan Komunikasi.
2. Perancancangan sistem tahap ini dilakukan perancangan sistem yang meliputi
perancangan proses menggunakan diagram Unified  Modelling  Language  (UML)  dan perancangan database. Perancangan proses menggunakan  UML  meliputi  use  case diagram,  identifikasi  aktor,  flowchart pencarian dokumen, activity diagram, class
diagram,  mockup  sistem  umum  dan komunikasi.
3. Implematasi  Sistem  membuat  sistem informasi  berbasis  website  sesuai  dengan perancangan.
4. Pengujian  sistem  dan  Analisis  Hasil Pengujian, selanjutnya dari hasil implementasi  akan  dilakukan  pengujian untuk  melihat  apakah  sistem  yang  telah dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak ada error, jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1  Analisis Dan Perancangan Sistem Analisis  kebutuhan  sistem  akan  dibuat memerlukan  data  masukan,  kebutuhan  data keluaran,  kebutuhan  fungsional,  kebutuhan  non fungsional,  desain  sistem,  use  case  diagram, identifikasi aktor, flowchart, activity diagram, class diagram,  dan  mockup  sistem,  tujuan  dari  analis kebutuhan adalah sebagai batasan sistem yang akan di buat, dan dirancang sesuai dengan kebutuhan user PT.PLN  (Persero)  Unit  Induk  Pembangkitan Sumatera  Bagian  Selatan  di  bidang  Umum  dan Komunikasi.
3.2  Kebutuhan Fungsional
Berdasarkan  proses  wawancara  pada  table  di atas, maka kebutuhan fungsional berdasankan hasil wawancara  dengan  sekretaris  dan  juga  karyawan (PIC) di PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan  Sumatera  Bagian  Selatan  bidang Umum  Dan  Komunikasi    tersebut  adalah  sebagai berikut :
A. Skretaris
1. Fungsi  login  digunakan  untuk  sekertaris login  kedalam  sistem  sebelum  melakukan pemorosesan dan pengoprasian fitur.
2. Fungsi fitur transaksi surat masuk digunakan  sekertaris  untuk  melakukan penginputan dokumen ke dalam sistem.
3. Fitur menu pencarian dokumen digunakan sekertaris  untuk  mencari  dokumen  yang dipelukan.
4. Fungsi fitur edit dokumen arsip digunakan sekertaris  untuk  melakukan  perubahan dokumen  jika  terjadi  kesalahan  pada  saat pengiputan dokumen arsip.
5. Fungsi  hapus  dokumen  digunakan  untuk menghapus  dokumen  jika  sudah  tidak  di perlukan lagi.
6. Fungsi  fitur  cetak  laporan  dokumen  surat masuk  untuk  di  ketehui  pic  data  laporan surat masuk.
7. Fungsi fitur transaksi surat keluar digunakan melakukan penginputan dokumen ke dalam sistem.
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis
8. Fungsi fitur buku agenda digunakan untuk melihat  dokumen  surat  masuk  maupun surat  keluar  berdasarkan  tanggal  yang diinginkan user.
9. Fungsi  fitur  referensi  disini  sekrtaris  bisa melakukan penginputan data serta
melakukan import data dalam bentuk csv. 10. Fungsi  Fitur  menu  pengaturan  sekertaris bisa melakukan edit instansi, bisa menambah  user  baru,  serta  melakukan backup data, restore data.
B. Karyawan (PIC)
1. Fungsi  login  digunakan  untuk  sekertaris login  kedalam  sistem  sebelum  melakukan pemorosesan dan pengoprasian fitur.
2. Karyawan masuk ke menu fitur transaksaksi surat masuk digunakan untuk mengecek  apakah  data  surat  masuk  yang diinput  sekertaris  sesuai.  Dan  juga  bisa melakukan  penginputan  surat  masuk kedalam sistem.
3. Mencetak  laporan  surat  masuk  yang  di inputkan sekretaris
4. Fungsi  fitur  transaksi  surat  keluar  disini PIC  bisa  melakukan  penginputan  surat keluar di dalam sistem.
5. Fungsi fitur buku agenda digunakan untuk melihat  dokumen  surat  masuk  maupun surat  keluar  berdasarkan  tanggal  yang diinginkan user.
6. Fungsi  fitur  galeri  file  surat  masuk  disini PIC  bisa  melihat  detail  file yang  sudah di inputkan  oleh  sekertaris  dan  juga  bisa mendownload  dokumen  yang  sudah  di inputkan. bisa juga memfilter surat masuk sesuai tanggal yang di inginkan.
7. Fungsi  fitur  galeri  file  surat  keluar  disini PIC  bisa  melihat  detail  file yang  sudah di inputkan  oleh  sekertaris  dan  juga  bisa mendownload  dokumen  yang  sudah  di inputkan.  bisa  juga  memfilter  surat keluar sesuai tanggal yang di inginkan.
8. Fungsi  fitur  menu  akun  disini  PIC  bisa mengedit  akun,  kemudian  bisa  merubah Password serta usernama Nip.
9. Fungsi  logout  untuk  mengakhiri  semua sesion user.
3.3  Use Case Diagram Pada Use Case menjelaskan secara lebih detail tentang  Use  Case  diagram.  Hal  yang  dijelaskan antara  lain  bagaimana  setiap  Use  Case  saling berinteraksi  satu  sama  lain  dengan  Use  Case  dan actor  dan  apa  saja  yang  bisa  dilakukan  oleh  Use Case  tersebut.  Berikut  ini  penulis    menyusun  Use Case  Diagram  PT.PLN  (Persero)  Unit  Induk
Pembangkitan sumatera Bagian Selatan Pada bidang Umum Dan Komunikasi. Seperti Gambar 2 :

## Gambar 2 Use Case Diagram
3.4  Identifikasi Aktor
Ada  dua  interaksi  autor  terhadap  sistem informasi e-arsip diantarnya yaitu :
1. Sikretaris
Melakukan  login  di  sistem  Informasi  E- Arsip Tugas dari sekertaris adalah melakukan  penginputan  data  dokumen (arsip), edit dan hapus data dokumen arsip, Serta mengelola dokumen (arsip).
2. Karyawan (PIC) Melakukan login pada sistem informasi E-
Arsip  Tugas  dari  karyawan  (PIC)  melihat laporan  dokumen  yang  sudah  di  inputkan oleh  sekertaris,  mencari  dokumen  arsip yang dibutuhkan,mencetak dokumen arsip yang dibutuhkan.
3.5  Flowchart Pencarian Dokumen Bagan  alir  (flowchart)  adalah  bagan  (chart) yang  menunjukkan  alir  atau  arus  (flow)  di  dalam program atau prosedur sistem secara logika [4].
Mengenai  Hal  ini  juga  menjelaskan  bahwa flowchart  merupakan  cara  penyajian  dari  suatu algoritma [5].
Berikut ini adalah gambar flowchart pencarian dokumen  sistem  informasi  managemen  dokumen PT.PLN  (Persero)  unit  Induk  Pembangkitan Sumatera  Bagian  Selatan  pada  bidang  Umum  Dan Komunikasi.
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis
Gambar  3  diatas  merupakan  gambaran bagaimana  algoritma  levensthein  distance  bekerja untuk  melakukan  pencarian  arsip  dokumen  yang kita  inginkan,  dalam  fitur  menu  pencarian  arsip dokumen langkah pertama yang harus kita lakukan yaitu dengan memasukan kata kunci yang kita akan cari,  case  folding/lower  case  yaitu  menyamratan kata  kunci  huruf,  mencocokan  kata  dengan algoritma  levensthein  distance,  jika  data  arsip ditemukan  sistem  akan  menampilkan  data  arsip sesuai  dengan  pencarian,  kemudian  user  memilih data arsip sesuai dengan yang di inginkan, kemudian sistem akan menampilkan data yang sudah di klick oleh user, jika pencarian tidak ditemukan maka akan menampilkan pencarian data tidak ditemukan.
3.6  Class Diagram
Class  diagram  ini  merupakan  class  yang menujukan antara interaksi class dalam sistem, class diagram mengadung informasi yang saling berkaitan dalam  sistem  informasi  tersebut,  sebuah  class diagram untuk setiap obect, pada diagram squensial atau  colaboration  diagram  class  sistem  informasi manajmen  dokumen  E-arsip  PT.  PLN  (Persero) Unit  Induk  Pembangkit  Sumatera  Bagian  Selatan seperti Gambar 4.

## Gambar 4 Class Diagram
3.7  Implementasi Sistem User Interface Implementasi  merupakan  sebuah  penerapan sistem  yang  telah  dirancang  dan  di  analisa  pada sebelumnya  sehingga  sistem  yang  di  buat  dapat difungsikan    sesuai  dengan  tujuanya,  dalam penelitian  Sistem  Informasi  E-Arsip  Manajemen Dokumen PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagia Selatan pada bidang Umum dan Komunikas seperti Gambar 5.

## Gambar 5 Tampilan Login

## Gambar 8 Tampilan Transaksi Surat Masuk
3.8  Hasil Pengujian Usabilitas Sistem
Berdasarkan  hasil  pengujian  sistem  usabilitas sistem  yang  dilakukan  dengan  cara  membagikan kursioner  salah  satu  and  user  yaitu  1  sekertaris, kemudian  6  karyawan  (PIC)  yang  ada  di PT.PLN(Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan. maka didapatka hasil dari pengujian  3  aspek  yaitu  kegunaan  sistem (usefulness),  kemudahan  dalam  penggunaan  (ease of use) dan kemudahan dalam mempelajari (ease of learning),  dan  kepuasaan  dalam  penggunaan (satisfication).  Tahap  ini  dilakukan  dengan  tujuan untuk  melihat  tingkat  kelayakan  sistem  dengan diberikan penilaian menggunakan kuisioner.
Tabel 1 Keterangan Skala Likert No Keterangan 4 Sangat Setuju (ST)
3 Setuju (S)
2 Tidak Setuju (TS)
1 Sangat Tidak Setuju (STS)
Rumus Interval I = 100 / Jumlah Skor (Likert) Maka = 100 / 4 = 25 Hasil (I) = 25 (Ini  adalah  intervalnya  jarak  dari  terendah  0  % hingga tertinggi 100%)
Rumus :
Y=TS/Skor  x 100% Dimana : Y = Nilai Presentase TS = Total Skor Responden Skor = Skor x Jumlah Responden
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis
Kategori Keterangan 0% - 25% Sangat Tidak Setuju 25% - 50% Tidak Setuju 50% -75% Setuju 75% - 100% Sangat Setuju Tabel 3 Hasil Pengujian Kegunaan Sistem (Usefulness) Deskripsi P 1 P2 P3 P4 P5 4 5 5 7 6 7 3 2 2 0 1 0 2 0 0 0 0 0 1 0
0 0 0 0 Total hasil Pertanyaan 26 26 28 27 28 Hasil Prentase 92,86 % 92,86 % 100,00 % 96,43 % 100,00
% Total Keseuruhan Hasil Kursioner    =   96,43%

## Gambar 10 Pengujian Kegunaan Sistem(Usefulness)
Gambar  10  hasil  setelah  dilakukan  usability testing  dengan  aspek kegunaan  sistem  (usefulness) kepada para pengguna aplikasi dari pertanyaan yang diberikan  memiliki  hasil  bahwa  setiap  pertanyaan memiliki  rata  rata  jawaban  sangat  setuju  dalam kegunaan  sistem.  Jawaban  tersebut  bisa  membuat sistem  Informasi  E-Arsip  Manajemen  Dokumen PT.PLN  (Persero)  Unit  Induk  Pembangkitan Sumatera  Bagian  Selatan  Pada  Sub  Bidang  Umum Dan Komunikasi, ini dapat memenuhi kegunaan dari pengguna aplikasi. Berdasarkan tabel 3 nilai 96,43% persentase  dari  aspek  kegunaan  sistem,  dapat disimpulkan  sebanyak    responden  menyatakan sangat setuju bahwa tampilan antarmuka dan fungsi aplikasi  ini  sudah  menarik  dan  berguna.  Dan dilakukan juga pengujian terhadap pegguna (Ease of Use) dan Kemudahan Dalam Mempelajari (Ease Of Learning).
Tabel 4 Hasil Pengujian Kemudahan dalam Penggunaan (Ease Of Use) dan Kemudahan dalam Mempelajari (Ease of Learning)
Deskri psi SS S TS STS Total Hasil Pertanyaa n Hasil Present ase 1-4 4 3 2 1 P1 4 3 0 0 25 92,86% P2 5 2 0 0 26 96,43% P3 6 1 0 0 27 96,43% P4 6 1 0 0 27 100,00 % P5 7 0 0 0 28 89,29% P6 4 3 0 0 25 92,86% P7 5 2 0 0 26 100,00 % P8 7 0 0 0 28 96,43% P9 6 1 0 0 27 100,00 % P10 7 0 0 0 28 89,29%
Total Keseluruhan Kursioner 95,36%
Gambar 11 Hasil Pengujian Kemudahan dalam Penggunaan (Ease Of Use) dan Kemudahan dalam Mempelajari (Ease of Learning)
Gambar  11  hasil  setelah  dilakukan  usability testing dengan aspek kemudahan dalam penggunaan (Ease  of  Use)  &  kemudahan  dalam  mempelajari (Ease of Learning) pada para pengguna aplikasi dari pertanyaan  yang  diberikan  memiliki  hasil  bahwa setiap pertanyaan memiliki rata rata jawaban setuju. Berdasarkan  tabel  4  nilai  persentase  dari  aspek kemudahan dalam menggunakan Pengujian Kemudahan dalam Penggunaan (Ease Of Use) dan Kemudahan dalam Mempelajari (Ease of Learning) Jumlah hasil 1 Jumlah hasil 2 jumlah hasil 3 jumlah hasil  4  jumlah  mempelajari  sistem,  dapat disimpulkan sebanyak 95,36% responden menyatakan  setuju  bahwa  tampilan  antarmuka  dan fungsi  aplikasi  ini  sudah  menarik  dan  bermanfaat. Jawaban tersebut bisa membuat Sistem Informasi E-
0 1 2 3 4 5 6 7 P1 P2 P3 P4 P5 Pengujian Kegunaan Sistem (usefulness) Jumlah Hasil STS 1 Jumlah Hasil TS 2 Jumlah Hasil S 3 Jumlah Hasil SS 4 0 1 2 3 4 5 6 7 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 Pengujian Kemudahan dalam Penggunaan (Ease Of Use) dan Kemudahan dalam Mempelajari (Ease of Learning)
Jumlah  Hasil STS 1 Jumlah  Hasil TS 2 Jumlah  Hasil S 3 Jumlah  Hasil SS 4
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis
Arsip  PT.PLN  (Persero)  Unit  Induk  Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan pada Bidang Umum Dan Komunikasi  ini  dapat  memenuhi  kemudahan  dan pembelajaran  dari  pengguna  aplikasi.  Dilakukan juga pengujian dengan aspek kepuasan (Satisfication).
Tabel 5 Hasil Pengujian Kepuasan (Satisfication) Skala P 1 P2 P3 P4 P5 4 5 4 7 6 5 3 2 2 0 1 2 2 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Total Hasil Pertanyaan 26 23 28 27 26 Presentase 92,86 % 82,14 % 100,00 % 96,43 % 92,86 %
Total Keseruhan Kursioner = 92,86%
Gambar 12 Hasil Pengujian Kepuasan (Satisfication)
Gambar  12  hasil  setelah  dilakukan  usability testing dengan aspek Kepuasan (Satisfication) pada para  pengguna  aplikasi  dari  pertanyaan  yang diberikan  memiliki  hasil  bahwa  setiap  pertanyaan memiliki  rata  rata  jawaban  sangat  setuju  karena pengguna  merasa  puas  dari  hasil  yang  dihasilkan oleh sistem bisa sesuai dengan kebutuhan pengguna masing  masing  terkait  penggunaan  aplikasi. Berdasarkan  tabel  5  nilai  persentase  dari  aspek kemudahan  dalam  menggunakan  dan  mempelajari sistem,  dapat  disimpulkan  sebanyak  92,86% responden  menyatakan  sangat  setuju  bahwa tampilan  antarmuka  dan  fungsi  aplikasi  ini  sudah menarik  dan  berguna.  Jawaban  tersebut  bisa membuat  Sistem  Informasi  E-Arsip  PT.PLN (Persero)  Unit  Induk  Pembangkitan  Sumatera Bagian Selatan pada Bidang Umum Dan
Komunikasi  ini  dapat  memenuhi  kepuasaan  dari pengguna aplikasi.
3.9  Pembasahan Bedasarkan  hasil  pengujian  serta  pengujian usabilitas  (usability  testing).  Hasil  yang  dapat disimpulkan sistem berjalan sesuai dengan skenario
pengujian  yang  dibuat.  Tidak  ada  module  maupun fitur  yang  berjalan  tidak  sesuai  Akan  tetapi  tidak menutup kemungkinan dapat terjadi kesalahan pada saat  aplikasi  digunakan  pada  lingkungan  nyata. Selain  itu,  hasil  pengujian  usabilitas  juga menunjukkan  bahwa  7  responden  yang  mengisi kuisioner  menganggap  Sistem  Informasi  E-Arsip PT.PLN  (Persero)  Unit  Induk  Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan pada Bidang Umum Dan Komunikasi telah memenuhi ketiga aspek pengujian dengan  predikat  sangat  baik.  Hasil  dari  pengujian kuesioner  diperoleh  bahwa  tampilan  aplikasi, pengolahan tampilan data surat masuk dan juga surat keluar  informasi  dari  setiap  surat  permohanan tagihan  pembayaran  tenaga  alih  daya,  serta  tujuan dari  kemudahan  dalam  melalkukan  pencarian dokumen  arsip  yang  di  butuhkan  menggunakan metode algoritma levensthein distance aplikasi dan sistemnya  sudah  sangat  baik  berdasarkan  hasil pengujian sistem.

## SIMPULAN
Berdasarkan dalam pengerjaan sistem melalui tahapan  analisis,  perancangan  implementasi  dan pengujian  memenuhi  tujuan  awal  membangun Sistem  Informasi  E-Arsip  Manajemen  Dokumen PT.PLN(Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera  Bagian  Selatan  pada  bidang  umum  Dan Komunikasi,  dan  memudahkan  dalam  pengelolaan data permohonan pembayaran tenaga alih daya surat masuk,  surat  keluar  dapat  ditarik  kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen Dokumen E- arsip  PT.PLN  (Persero)  Unit  Induk Pembangkitan  Sumatera  Bagian  Selatan pada  bidang  Umum  Dan  Komunikasi Penelitian  ini  telah  berhasil  membuat system e-arsip manajemen dokumen, untuk mengelola  data  tagihan  tenaga  alih  daya untuk surat masuk dan surat keluar secara otomatis,  dan  juga  sangat  memebantu untuk mempercepat proses bisnis perusahaan.
2. Penerapan
Algoritma Levensthein
Distanca  String  Pada  Sistem  Informasi  E- Asip  Manajemen  Dokumen  PT.PLN
(Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera  Bagian  Selatan  pada  Bidang Umum  dan  Komunikasi  bekerja  dengan melakukan  perhitungan  jarak  antara  dua kata  (string)  untuk  mendapatkan  nilai terkecil  sebagai  acuan  keakuratan  dalam pencocokan kata yang diinput dengan kata yang ada pada database. Dengan demikian hal tersebut dapat membantu apabila terjadi kesalahan pengetikan data yang dicari pada form pencarian data Surat Masuk.
0 1 2 3 4 5 6 7 P1 P2 P3 P4 P5 Pengujian Kepuasan (Satisfication) Jumlah  Hasil STS 1 Jumlah  Hasil TS 2 Jumlah  Hasil S 3 Jumlah  Hasil SS 4
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis Vol. 5 No. 4 Oktober 2023 Hal. 468-475 http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terimakasih  kepada  PT.PLN  (Persero)  Unit induk  pembangkitan  sumatera  bagian  selatan yang memperbolehkan untuk melakukan penelitian  ini,  saya  ucapkan  juga  sangat berterimakasih kepada Pak Indra Dharma Wijaya ST.,M.MT.  dan  Pak  Anugrah  Nur  Rahmanto S.Sn.,M.Ds. selaku pembimbing untuk menyelesaikan penelitian ini, sehingga penelitian ini berhasil.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Anisah,  A.,  Wahyuningsih,  D.,  Helmud,  E.,  Suwanda,  T., Romadiana,  P.,  &  Irawan,  D.  (2021).  Rancang  Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital. Jurnal Sisfokom (Sistem  Informasi  dan  Komputer) , 10 (3),  419–425. https://doi.org/10.32736/sisfokom.v10i3.1300.
[2] Rofiqih,  A.,  Siambaton,  M.  Z.,  &  Haramaini,  T.  (2022). Penerapan  Algoritma  Levenshtein  String  pada  E-Arsip Kecamatan Pagar Merbau. sudo Jurnal Teknik Informatika ,
1 (1), 1–7. https://doi.org/10.56211/sudo.v1i1.1.
[3]  Taluke, D., Lakat, R. S. M., & Sembel, A. (2019). ANALISIS
PREFERENSI MASYARAKAT DALAM PENGELOLAAN EKOSISTEM MANGROVE DI PESISIR PANTAI KECAMATAN LOLODA KABUPATEN HALMAHERA BARAT. Jurnal Perencanaan Wilayah dan Kota , 6 (2).
[4]  R.  Mujahidin,  M.  R.  Fadhillah.  (2020 ).  "Real-time  Text- based Chatbot  for  Indonesian  Language using  Levenshtein Distance Algorithm". Journal of Physics: Conference Series, 1540(1), 012156. doi: 10.1088/1742- 6596/1540/1/012156.
[5] Asyari,  M.  R.,  &  Ramadhani,  S.  (2021).  SISTEM INFORMASI  ARSIP  SURAT  MENYURAT.  3.  Jurnal Teknologi  Dan Sistem Informasi Bisnis
[6]   H. Zhang, Y. Guo, Z. Sun. (2021). "A Hybrid Algorithm for
Spelling Correction based on Levenshtein Distance and Deep Learning". Neurocomputing, 479, 348-355. doi: 10.1016/j.neucom.2020.11.116.
[7]  Nurfitri, N. (2019). Manajemen Dokumen: Konsep, Proses, dan  Implementasi.  Jurnal  Ilmiah  Administrasi  Bisnis,  8(1), 1-10.
[8]    Dina,  Y.  (2022).  Managing  Electronic  Records  in  the  21st Century: An Archival Perspective. The International Journal of Digital Curation, 17(1), 45-60.
[9]  Setiawan,  W.,  &  Khairuzzaman,  M.  (2017).  Rekayasa Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek.  Andi Publisher.
[10]M. A. Al-Sayed, A. Y. Al-Omari, A. H. Al-Joumayly. (2021).
"A  Survey  of  String  Similarity  Measures  based  on  Edit Distance". Expert Systems with Applications, 167, 114408. doi: 10.1016/j.eswa.2020.114408
[11]Paliy,  R.  V.,  Spiridonov,  E.  S.,  Telyatnikova,  N.  A.,  & Cerniauskaite,  L.  (2019).  The  Logical  Structure  of  the
Software  File  Archive  Formation  as  a  Part  of  Industrial
Management.  2019  IEEE  Conference  of  Russian  Young Researchers  in  Electrical  and  Electronic  Engineering (EIConRus), 1435–1439. https://doi.org/10.1109/EIConRus.2019.8657021 [12]Xiao  X.  Research  on  the  Design  of  University  Archives Information  Service  System  Based  on  Data  Mining Technology.  In: 2020  International Conference on  Modern Education and Information Management (ICMEIM) . IEEE; 2020:547-550. doi:10.1109/ICMEIM51375.2020.00128
[13]Zhang,  Jinxiang,  Qi  Wang,  Ying  Pan,  and  Xu  Liu.  2021.
“Research  on  Archives  Information  Management  System Based on Computer Big Data.” In 2021 IEEE International Conference  on  Power  Electronics,  Computer  Applications (ICPECA), Shenyang, China: IEEE, 729–32. https://ieeexplore.ieee.org/document/9362505/  (July  26, 2023).
[14]Ikhsan,  Nurul,  and  Siti  Ramadhani.  2020.  “SISTEM INFORMASI  ADMINISTRASI  SURAT  MENYURAT KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI RIAU.” Jurnal Teknologi  Dan Sistem Informasi Bisnis 2(2): 141–51.
[15]Mintarsih,  Mintarsih.  2023.  “Pengujian  Black  Box  Dengan Teknik  Transition  Pada  Sistem  Informasi  Perpustakaan Berbasis  Web  Dengan  Metode  Waterfall  Pada  SMC Foundation.” Jurnal Teknologi  Dan Sistem Informasi Bisnis 5(1): 33–35.