RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. RESKA MULTI USAHA INDONESIA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Muhammad Fahmi 1) , Ady Widjaja 2)
Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1312530148@student.budiluhur.ac.id 1) , ady_w168@yahoo.co.id 2)

## Abstrak
Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat diera globalisasi seperti sekarang ini, ketergantungan dunia bisnis  dan  industri  terhadap  sistem  informasi  berbasis  komputerisasi  kian  hari  semakin  tinggi.  Untuk meningkatkan  kualitas  serta  mengurangi  waktu  perlu  adanya  dukungan  sistem  informasi  yang  handal  karena informasi dan komputerisasi  diera globalisasi sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Didalam perusahaan  /  instansi  membutuhkan  sistem  informasi  pengadaan  barang  agar  dapat  dilakukan  secara komputerisasi dan tidak dilakukan dengan menggunakan Microsoft Office, Pengadaan barang merupakan suatu proses  keseluruhan  yang  dilakukan  untuk  mengadakan  sesuatu  yang  asalnya  tidak  ada  menjadi  ada  menurut peraturan  yang  berlaku  dalam  memenuhi  kebutuhan  barang.  Penyimpanan  berkas-berkas  permintaan  barang dari  setiap  bagian  masih  disimpan  kedalam  file  dan  juga  terkadang  ada  yang  hilang  dan  robek  sehingga diperlukan sebuah sistem yang menangani proses tersebut dan memasukan data-data proses pengadaan barang mulai dari bagian yang meminta barang mengirim form permintaan barang sampai dengan pembuatan laporan kepada  pimpinan.  pengecekan  mengenai  ketersediaan  barang  yang  selama  ini  dilakukan  secara  manual harus digantikan  dengan  sebuah  aplikasiagar  pelayanan  kepada  bagian  yang  mengajukan  barang  dapat  dilayani dengan cepat dan tepat .
Kata kunci : Pengadaan Barang, Sistem Informasi, UML

## 1. PENDAHULUAN
Dengan  perkembangan  teknologi  yang  sangat pesat  diera  globalisasi  seperti  sekarang  ini, ketergantungan  dunia  bisnis  dan  industri  terhadap sistem  informasi  berbasis  komputerisasi  kian  hari semakin  tinggi.  Untuk  meningkatkan  kualitas  serta mengurangi  waktu  perlu  adanya  dukungan  sistem informasi  yang  handal  karena  informasi  dan komputerisasi    diera  globalisasi  sekarang  ini mengalami  kemajuan  yang  sangat  pesat.  Didalam perusahaan / instansi membutuhkan sistem informasi  pengadaan  barang  agar  dapat  dilakukan secara  komputerisasi  dan  tidak  dilakukan  dengan menggunakan  Microsoft  Office,  Pengadaan  barang merupakan suatu proses keseluruhan yang dilakukan  untuk  mengadakan  sesuatu  yang  asalnya tidak  ada  menjadi  ada  menurut  peraturan  yang berlaku dalam memenuhi kebutuhan barang.
Penyimpanan berkas-berkas permintaan barang  dari  setiap  bagian  masih  disimpan  kedalam file  dan  juga  terkadang  ada  yang  hilang  dan  robek sehingga diperlukan sebuah sistem yang menangani proses  tersebut  dan  memasukan  data-data  proses pengadaan barang mulai dari bagian yang meminta barang  mengirim  form  permintaan  barang  sampai dengan  pembuatan  laporan  kepada  pimpinan. pengecekan  mengenai  ketersediaan  barang  yang selama  ini  dilakukan  secara  manual  harus digantikan  dengan  sebuah  aplikasiagar  pelayanan kepada  bagian  yang  mengajukan  barang  dapat dilayani dengan cepat dan tepat.

## 2. METODELOGI PENELITIAN
Dalam  proses  penelitian  desain  merupakan tahapan  dimulai  dari  pengembangan  sampai pelaksaaan  penelitian  yang  dilaksanakan  pada periode  tertentu.  penulis  melaksanakan  desain penelitian dengan proses sebagai berikut:
a. Melakukan  proses  identifikasi  masalah  yang terjadi pada proses pengadaan barang
b. Menentukan indentifikasi masalah yaitu : Dalam  penyusunan  masih  menggunakan  sistem Pengadaan  Barang  yang  dicatat  kedalam  M.S Excell sehingga sering terjadi kendala - kendala di  antaranya  sering  terjadi  kesalahan  dalam penulisan harga dan Untuk mengatasi permasalahan  dalam  Pengadaan  barang  maka penulis mencoba untuk mengembangkan sistem informasi Pengadaan Barang.
c. Menentukan judul penelitian.
d. Menentukan  prosedur  serta  teknik  yang  akan digunakan.
e. Menyusun Peralatan dan cara pengumpulan data pengadaan barang.
f. Pada  proses  pengumpulan  data,  pada  penelitian ini  menggunakan  dua  cara,  yaitu  pertama mengumpulkan  data  penelitian  di  lapangan  dan kedua  adalah  penelitian  kepustakaan  yang diperoleh  dengan  mempelajari  jurnal-jurnal tentang pengadaan barang.
g. Pelaporan mengenai kegiatan penelitian

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  Proses  Pembahasan  dan  hasil  akan membahas  mengenai    Sistem  yang  berjalan  mulai dari  proses  permintaan  barang  kepada  bagian General Affairs sampai dengan pembuatan Laporan yand ditujukan untuk Manager General Affairs.
3.1 Proses Bisnis
Untuk  mengetahui  Proses  bisnis  yang  sedang berjalan  pada  PT  Reska  Multi  Usaha  mengenai proses  pengadaan  barang  maka  dapat  dilihat melalui activity diagram sebagai berikut: a. Permintaan Barang
Manager G.A Bagian General Affair Bagian Kirim FPB (Form Permintaan Barang) Terima FPB Tanda Tangani FPB Terima FPB [Sesuai] [Tidak Sesuai] Cek FPB

## Gambar 1. Activity Diagram Permintaan Barang
Bagian  yang  akan  mengajukan  permintaan  barang akan  mengirim  Form  Permintaan  Barang  kepada Bagian General Affair kemudiam Form Permintaan Barang  tersebut  akan  diserahkan  kepada  Manager General  Affair  untuk  setujui  dan  ditandatangani kemudian Form tersebut dikirim kembali ke Bagian General Affair untuk di proses ke tahap selanjutnya
b. Permintaan Surat Penawaran Harga
Supplier Bagian General Affair Meminta kirimkan
SPH by phone
Buat SPH Kirim SPH Terima SPH Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Surat Penawaran

## Harga
Bagian  Genal  Affairs  akan  menghubungi  supplier untuk mengirimkan surat penawaran harga mengenai  barang-barang  yang  akan  dipesan. Kemudian  supplier  akan  mengirimkan  penawaran harga  barang  dan  bagian  general  affair  akan mengecek  kembali  harga  dan  jumlah  barang  yang akan dipesan.
c. Pembuatan Purchase Order
Supplier Bagian General Affair Buat PO Terima PO Kirim PO

## Gambar 3 : Activity Diagram Purchase Order
Setelah  surat  penawaran  harga  yang  dikirim  oleh supplier  diketahui  dan  terjadi  kesepakatan  harga barang  dan  jumlah  barang  yang  akan  dibeli, kemudian  maka  bagian  general  affairs  akan membuat    surat  pemesanan  barang  yang  ditujukan untuk supplier.
d. Pembuatan Tanda Terima Barang Bagian
Bagian
Bagian General Affair Periksa barang yang diminta Terima Barang Dan TTB Serahkan Barang Dan TTB [ Tersedia ] [ tidak Tersedia ] Buat PO

## Gambar 4 : Activity Diagram Tanda Terima Barang Bagian
Pada Proses Pembuatan tanda terima barang kepada bagian  yang  meminta adalah  bagian  general affairs akan  memerika  ketersediaan  barang  ditempat penyimpanan,  jika  barang  tersebut  tersedia  maka barang  akan  diserahkan  beserta  dibuatkan  tanda terima barang kepada bagian yang meminta barang nama jika tidak tersedia maka bagian genera affairs akan  membuat  surat  pemesanan  barang  atau purchase order.

## 3.2 Fishbone Diagram
Laporan Pengadaan Barang Tidak Akurat Laporan Tidak Akurat Kesalahan Perhitungan Pembelian Sulit memantau Stok Barang Tidak adanya sistem Yang memantau stok barang Stop Opname barang seminggu sekali Human Error dalam menghitung harga dan jumlah barang Bagian pengadaan barang Tidak teliti menghitung Arsiip pembelian Ada yang hilang Berkas-berkas pembelian Tidak tersimpan dengan baik
Gambar 5 : Fishbone Diagram
Permasalahan  utama  adalah  Laporan  pengadaan barang  tidak  akurat  disebabkan  oleh  Kesalahan perhitungan  pembelian,  Laporan  Tidak  Akurat  dan kesulitan  dalam  memantau  stok  barang.  sehingga solusi  untuk  permasalahan  laporan  pengadaan barang  yang  tidak  akurat  adalah  dengan  membuat sebuah  sistem  yang  dapat  membuat  perhitungan secara  otomatis  melalui  sistem  sehingga  prosese pembuatan  Laporan  pengadaan  barang  menjadi akurat.

## 3.3 Sistem usulan
a. Use Case Diagram Use Case diagram berfungsi sebagai gambaran  akan  kebutuhan  user  setelah  dilakukan anilisa kebutuhan
Entry Form Permintaan Barang Bagian General Affair Entry Surat Penawaran Harga Cetak Purchase Order Gambar 6: Use Case Sistem Usulan File Transaksi Bagian General Affair Cetak Tanda Terima Barang Bagian Cetak Tanda Terima Barang Supplier Gambar 7: Use Case Sistem Usulan Pengiriman Bagian General Affair Cetak Laporan Tanda Terima Barang Bagian Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Penawaran Harga Cetak Laporan Permintaan Barang Manager General Affair
Gambar 8 :Use Case Sistem Usulan Cetak Laporan

## b. Rancangan Basis Data
Pada  rancangan  basis  data  berfungsi  sebagai gambaran  dari  kebutuhan  basis  data  dari  masing- masing  proses  pada  sistem  informasi  pengadaan barang yang akan dibuat.

## 1) Entity Relationship Diagram(ERD)
Bagian SPH kirim Barang ISI untuk Supplier pilih PO TTB KdBagian NamaBagian KdBrg NamaBrg Satuan HrgBrg Stok NoFPB TglFPB StatusF NoSPH KdBrg HrgSPH Qty Keterangan NoSpl NamaSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl NoPO TglPO TglKirim Untuk StatusP NoTTB TglTTB Note 1 M M N 1 1 M 1 untuk 1 FPB dapat 1 Ajukan NoFPB KdBrg JmlAjukan Deskripsi N M 1 NoSPH TglSPH NoRefSPH TglRefSPH StatusS 1 KdBagian NoFPB NoTTB NoFPB NoFPB NoSPH NoSpl NoSPH NoPO NoSPH Buat TTBS 1 NoPO NoTTBS NoTTBS TglTTBS Catatan 1 Gambar 9.  ERD.

## 2) Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi  basis  data  berfungsi    untuk menguraikan  secara  rinci  tentang  tiap-tiap  tabel.
Berikut  adalah  contoh  sebagian  dari  Spesifikasi basis data: a) Nama File : Supplier Media : Hard Disk Isi : Data Supplier Organisasi :Index Sequential Primary Key :NoSpl Panjang Record : 116 Byte Jumlah Record : 8 Record Struktur : Tabel 1. Tabel Spesifikasi Basis data Supplier b) Nama File : Surat Penawaran Harga Media : Hard Disk Isi : DataPenawaran Harga Organisasi : Index Sequential Primary Key : NoSPH Panjang Record : 64 Byte Jumlah Record : 1584 Record Struktur : Tabel 2. Tabel Spesifikasi Basisdata SPH

## 3) Rancangan Estimasi Kebutuhan Basis Data
Tabel 3. Rancangan Estimasi Kebutuhan simpanan basis data 3 dalam tahun kedepan Panjang Jumlah Jumlah Dalam Record (P) Record (j) Byte (P x J) 1 Bagian 46 15 690 2 FPB 30 2.376 71.280 3 Barang 54 160 8.640 4 Ajukan 116 7.128 826.848 5 Supplier 116 8 928 6 SPH 64 1.584 101.376 7 Isi 78 1.584 123.552 8 PO 88 1.584 139.392 9 TTB 94 2.376 223.344 10 TTBS 121 1.584 191.664 Total 1.687.714 No Nama File/Table

## Perhitungan  Estimasi  data  yang  akan  disimpan dalam 3 tahun kedepan
Tabel 4. Tabel Perhitungan Estimasi data yang akan disimpan dalam 3 tahun kedepan

## c. Struktur Tampilan
Untuk  menampilkan  proses-proses  pengadaan barang pada PT. Reska Multi Usaha mulai dari file master  sampai  dengan  laporan-laporan  yang  dibuat maka  berikut  struktur  tampilan  dari  Aplikasi  yang akan dibuat

## Gambar 10. Struktur Tampilan

## d. Rancangan layar ( User Interface )
Berikut  Contoh  Rancangan  layar  Menu Utama.
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PT. RESKA MULTI USAHA SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PT. RESKA MULTI USAHA
File Master Transaksi Laporan
Pengiriman
Gambar 11. Rancangan Layar Menu Utama
Keseluruhan  Proses  pengadaan  barang  yang terjadi pada PT. Reska Multi Usaha dalam sistem pengadaan barang akan ditampilkan pada rancangan layar  menu utama   proses yang terjadi dikelompokan  sesuai  dengan  fungsi  masing- masing
Form Permintaan Barang oleh Bagian
Form Permintaan Barang oleh Bagian
Nomor Transaksi No. FPB [ Tampil ] Tanggal FPB Dd/mm/yyyy
Data Barang
Kode Barang [ Tampil ]
Nama Barang [ Tampil ]
Satuan
[ 9.999.999 ]
Descripsi [ 9999 ] Jumlah Ajukan
Harga
No. [ Tampil ] Kode Barang Nama Barang Harga Satuan JumlahAjukan [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] Jumlah Harga [ Tampil ] Cari Tambah [ 9.999.999 ] Total FORM PERMINTAAN BARANG Bagian Kode Bagian [ Tampil ]
Nama Bagian Cari [ x – 50 – x  ] Jumlah Harga [ 9.999.999 ] [ Tampil ] Tombol Simpan Keluar Batal

## Gambar 12 : Rancangan Layar  Entry Form Permintaan Barang
Pada Entry Permintaan barang berisi tentang data- data  barang  yang  diminta  oleh  bagian,  tombol simpan  berfungsi  untuk  menyimpan  data  ke  tabel FPB,  batal  untuk  membatalkan  permintaan  dan keluar untuk keluar dari form permintaan barang
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN PENAWARAN HARGA
Gambar 13 : Rancangan Layar Cetak Laporan Penawaran
Harga
Fungsi dari tombol cetak adalah untuk menampilkan  Laporan  penawaran  harga,  untuk menampilkan  laporan  tersebut  terlebih  dahulu memilih  periode  tanggal  laporan  yaitu  tangga mulai  dan  tanggal  akhir  dan  tombol  keluar berfungsi untuk keluar dari Form Laporan
S / D Tombol Cet ak Kel uar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal

## LAPORAN PENGADAAN BARANG
Gambar 14: Rancangan Layar Cetak Laporan Barang Belum Kembali
Tombol  Cetak  berfungsi  untuk  menampilan Laporan  pengadaan  barang  dan  tombol  keluar untuk  keluar  dari  proses  pembuatan  laporan pengadaan  barang,  pilih  periode  tanggal  laporan akan  ditampilkan  yaitu  tanggal  mulai  laporan pengadaan  barang  dan  tanggal  akhir  laporan pengadaan barang
e. Sequence Diagram
Berikut contoh sebagaian Sequence Diagram
: Frm_Supplier : Ctrl_Supplier : Supplier Open Form () Open Form () Open Form () Display (noSpl) Counter (NoSpl +1) Input Supplier () Input Supplier () Simpan Supplier () Simpan Supplier () Simpan Supplier () Ubah Supplier () Ubah Supplier () Ubah Supplier () Hapus Supplier () Hapus Supplier () Hapus Supplier () Batal Supplier () Batal Supplier () Keluar Supplier () Keluar Supplier () : Bagian General Affair
Gambar 15: sequence diagram entry Supplier
: Frm_FPB : Ctrl_FPB : FPB Open Form () Open Form () Open Form () Display FPB (No_FPB, Tgl_FPB) Counter (No_FPB +1) Input Bagian () Input Bagian () Simpan FPB () Simpan FPB () Simpan FPB () Batal FPB () Batal FPB () Keluar FPB () Keluar FPB () : Bagian : Barang : Ajukan Display Bagian () Get Bagian () Loop Input Barang () Input Barang () Get Barang () Input Ajukan () Input Ajukan () Hitung Total Harga () Simpan Ajukan () : Bagian General Affair Gambar 16. Sequence Diagram Entry FPB : Frm_Lap Permintaan : Ctrl_Lap Permintaan : FPB Input Periode () Input Periode () Get FPB () Keluar Laporan Permintaaan() Keluar Laporan Permintaaan() : Ajukan Get Ajukan () Hitung Total Harga () : Bagian Get Bagian () Hitung Total () Cetak Laporan Permintaaan () Cetak Laporan Permintaaan () : Barang Get Barang () : Bagian General Affair
Gambar 17. Sequence Diagram Cetak Laporan Permintaan
Barang
: Frm_Lap Pengadaan : Ctrl_Lap Pengadaan : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Pengadaan () Keluar Laporan Pengadaan () : SPH : FPB Get SPH () Hitung Total Harga () Get FPB () : Supplier Get Supplier () Hitung Total () Cetak Laporan Pengadaan () Cetak Laporan Pengadaan () : Bagian : Barang : Isi Get Bagian () Get Barang () Get isi  () : Bagian General Affair Gambar 18. Sequence Diagram Cetak Laporan Pengadaan Barang

## 4.  KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari permasalahan  dan  juga  solusi  yang  ditawarkan adalah sebagai berikut : a. Dengan adanya Aplikasi maka kesalahan dalam perhitungan anggaran pembelian pada perusahaan dapat diminimalisir.
b. Pengecekan stok barang dapat diketahui melalui aplikasi  sehingga  ketersediaan  stok  barang selalu  dapat  dipantau  oleh  Bagian  General Affair.
c. Penyajian  laporan  kepada  pimpinan  menjadi akurat,  karena  data  diproses  dan  diolah  melalui sebuah aplikasi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Rahadi, Adysta, Mochamad Al Musadieq, dan Heru Susilo,  Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi Persediaan Barang Berbasis Komputer Studi Kasus:
Pada Toko Artha Boga, Malang, Jurnal Administrasi  Bisnis    (JAB), |  Vol.  8  No.  2,    Maret 2014.
[2] Wahana,  Agung,  Asep  Ririh  Riswaya,  Sistem Informasi  Pengadaan  Barang  ATK  di  PT.  Mekar Cipta  Indah  Menggunakan  PHP  dan  MYSQL, Jurnal  Computech  &  Bisnis ,  Vol.  7  No.  2, Desember 2013.
[3] Hakim, Rahmat 2013, Dasar – Dasar Visual Studio 2008 , Jakarta: Elex Media Komputindo.
[4] Jogiyanto,  HM,  2013, Sistem  Teknologi  Informasi: Pendekatan Terintegrasi Konsep Dasar, Teknologi,
Aplikasi, Pengembangan dan Pengolahan , Yogyakarta: Andi Offset.