## SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN PROSES BIMBINGAN TUGAS AKHIR MAHASISWA
Zulafwan 1 dan Willyansah 2
12 Jurusan Manajemen Informatika, AMIK Tri Dharma Pekanbaru, Jl. Jend. Sudirman D No.68C, Pekanbaru
1 Email: zulafwan@amiktridharmapku.ac.id
2 Email: willyansah@amiktridharmapku.ac.id

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan  untuk  membangun sebuah  sistem  yang akan digunakan dalam memantau progres bimbingan  tugas akhir  mahasiswa.  Tugas  Akhir  (TA)  merupakan  salah  satu  mata kuliah  dalam kurikulum pendidikan perguruan tinggi. Namun demikian, tugas akhir menempati posisi sangat strategis dalam pencapaian kualitas lulusan yang memadai. Pada tugas akhir itulah, mahasiswa bisa menunjukkan seluruh  pengetahuan  dan  kemampuan  yang  didapatkannya  selama  mengikuti  perkuliahan  dan  kegiatan akademis selama ini [ 1 ]. Aplikasi ini juga berfungsi sebagai manajemen progres bimbingan, aplikasi yang dibagun berbasiskan web karena aplikasi ini juga dapat dipergunakan untuk mengatur persediaan karena fitur  tersebut sangat berguna.  Bukan  hanya itu  aplikasi berbasis  web  juga dapat bekerja memonitoring dalam sistem hal tampilan. Bahkan jumlah dari aplikasi berbasis web sekarang sudah tak terhitung lagi dan dapat dipesan dan disesuaikan dengan kebutuhan konsumen [ 2 ]. Aplikasi ini akan dijadikan sebagai menu tambahan  pada website utama kampus.  Sistem  ini nanti akan  digunakan  oleh  mahasiswa untuk menginputkan  progres bimbingan.  Dosen  menggunakan  sistem  sebagai media untuk  memantau perkembangan  bimbingan  masing-masing  mahasiswa bimbingannya.  Sedangkan  administrator  berperan untuk menginputkan data dosen, data mahasiswa dan data judul tugas akhir. Kata kunci: t ugas a khir, b imbingan m ahasiswa, s istem i nformasi, p emantauan

## ABSTRACT
This study aims to build a system that will be used  in supervising the guidance of students' final assignments. The final project is one of the courses in the higher education curriculum. However, the final project is in a very strategic position in terms of adequate quality of graduates. In the final project, students can show all the knowledge and abilities they have acquired during lectures and academic activities so far [ 1 ]. This  application  also  functions  as  a progressive  management,  a web-based  application  because  this application can also be used  for inventory discussions because this feature is very useful. Not only that, web-based applications can also  work  monitoring in the display system. Even the number of  web-based applications is now no longer available and can be ordered and tailored to the needs of consumers [ 2 ]. This application will be used as an additional menu on the main campus website. This system will later be used by students to input guidance progress. Lecturers use the system as a medium to study the development of each student's guidance. Meanwhile, the administrator has a role to input lecturer  data, student data and final assignment title data.
Keywords: f inal p roject, s tudent g uidance, i nformation s ystem, m onitoring

## 1. PENDAHULUAN
Tugas a khir  adalah  suatu  mata  kuliah  yang  harus  ditempuh  oleh  mahasiswa  menjelang  akhir studinya untuk menghasilkan suatu karya ilmiah berbentuk proyek mandiri, sebagai salah satu syarat yang harus ditempuh guna mencapai gelar Ahli Madya (A.Md) pada jenjang pendidikan Diploma 3.
Proses pembimbingan tugas akhir merupakan proses pembelajaran yang dilakukan secara individual antara dosen pembimbing dan mahasiswa penulis tugas akhir. Dalam proses ini mahasiswa mendapatkan arahan penulisan tugas akhir mulai dari yang berkaitan dengan teknis seperti sistimatika penulisan ilmiah, membuat instrumen, pengumpulan data, reduksi data, analisis data sampai penulisan laporan hasil penelitian. Pembimbing juga memberikan cara mencari sumber referensi, membimbing penulisan dengan bahasa yang baik dan benar.
Permasalahan  yang  dirasakan  mahasiswa dalam  proses pembimbingan  sangat bervariasi seperti mahasiswa lama tidak  konsultasi (menghilang),  ada kesulitan  tapi tidak  menemui pembimbingnya,
kesulitan mencari data, kesulitan mencari referensi: buku, jurnal dan kurang memahami materi penelitian. Sedangkan permasalahan dari dosen pembimbing adalah sulit ditemui, kurang memahami masalah dan tidak mengontrol mahasiswa secara berkala.
Pada proses pemantauan bimbingan di Amik Tri Dharma Pekanbaru masih menggunakan absensi manual, dimana mahasiswa yang sudah selesai melakukan bimbingan akan mengisi absensi di meja ketua jurusan dengan mengisi tanggal bimbingan dan tandatangan, Kendala yang dihadapi adalah terkadang mahasiswa lupa untuk mengisi absen sehingga meskipun proses bimbingan mahasiswa tersebut berjalan normal, tapi akan terpantau proses bimbingannya lambat dikarenakan absensi tidak terisi kendala lain adalah karena banyaknya jumlah mahasiswa yang akan dibimbing satu dosen sehingga terkadang dosen pembimbing lupa siapa mahasiswa yang rajin bimbingan dan siapa yang lambat bimbingan.
Sistem yang dibangun nantinya akan menggantikan absensi bimbingan, mahasiswa cukup login ke dalam sistem dan mengisi form bimbingan yang berisi tanggal bimbingan dan komentar pembimbing. Dosen pembimbing akan menvalidasi absensi tersebut agar dapat diketahui apakah data yang dimasukkan benar atau tidak, sehingga dosen pembimbing dan ketua jurusan bisa memantau sejauh mana perkembangan proses bimbingan mahasiswa.Jika ada mahasiswa yang lambat dalam proses bimbingan akan diketahui dari sistem dan akan dipanggil oleh dosen pembimbing maupun ketua jurusan untuk mengetahui letak permasalahannya.

## 2. MATERI DAN METODE
Kerangka kerja penelitian ini dilakukan secara sistematik sebagai pedoman peneliti dalam melaksanakan penelitian agar hasil yang dicapai tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kerangka kerja penelitian ini merupakan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam angka menyelesaikan  masalah  yang  akan dibahas. Kerangka kerja dalam  melakukan penelitian  ini seperti pada gambar 1 .

## Gambar 1. Metodelogi penelitian

## Pengumpulan data
Melakukan pengumpulan data mengenai prosedur pemantauan proses bimbingan, data mahasiswa dan penyebab permasalahan proses bimbingan, data dikumpulkan dengan menggunakan metode observasi pada proses bimbingan dan wawancara kepada mahasiswa dan dosen pembimbing sehingga akan didapati apasaja unsur utama yang membuat terkendalanya proses bimbingan mahasiswa. Proses ini akan dilakukan oleh ketua dan anggota peneliti dengan target sampel 30 mahasiswa dan 5 dosen pembimbing.
Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer berupa data yang didapat dari hasil wawancara dan data yang didapat dari ketua jurusan. Sedangkan data sekunder didapat dari studi literatur dan studi pustakaan yang didapat dari buku maupun dari artikel dalam jurnal. Data primer adalah data yang
secara langsung diperoleh dari berkas formulir tugas akhir. Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari sumber objek penelitian dan digunakan sebagai pendukung data primer [ 3 ].

## Analisa Data
Membuat analisa terhadap data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data menganalisa penyebab permasalahan proses bimbingan mahasiswa. data yang sudah diperoleh akan diolah dan dianalisa sehingga didapatkan kebutuhan sistem yang akan dibangun dan gambaran alur logika program. Tahap ini akan dilakukan oleh anggota peneliti.
Setelah  didapatkan  data,  maka  selanjutnya  peneliti  melakukan  analisa  data,  sehingga  didapatkan kebutuhan dari user , yang dapat dilihat pada tabel 1 .
Tabel 1. Kebutuhan a dmin No Fungsi Hak Akses 1 Kelola data mahasiswa, CRUD 2 Kelola data dosen, CRUD 3 Kelola data judul TA, CRUD 4 Kelola data bimbingan CRUD
Dari  tabel 1 dapat  dilihat  apa  saja  kebutuhan  yang  dibutuhkan  oleh  admin,  di  antaranya administrator harus bisa mengelola data mahasiswa, mengelola data dosen, mengelola data judul TA dan mengelola data bimbingan.
Tabel 2. Kebutuhan d osen No Fungsi Hak Akses 1 Scan QR Code kartu bimbingan RU 2 Lihat history bimbingan mahasiswa R
Tabel 2 menunjukan kebutuhan dosen seperti  memindai QR Code dan  melihat history bimbingan mahasiswanya.
Tabel 3 . Kebutuhan m ahasiswa No Fungsi Hak akses 1 isi keterangan bimbingan CRUD 2 lihat histori bimbingan mahasiswa R
Kebutuhan  mahasiswa  untuk  mengisi  keterangan  bimbingan  dan  melihat  histori  bimbingan  dapat ditunjukan pada tabel 3.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Perancangan aplikasi
Membuat rancangan aplikasi sesuai data yang ada berdasarkan tahapan metode yang ditetapkan pada tahapan analisa data. Dalam tahap ini akan dilakukan perancangan rekayasa perangkat lunak dan target yang dicapai pada tahap ini adalah rancangan program, rancangan database dan user interface dari program.  Tahapan  ini akan  dilakukan  oleh  ketua  peneliti. Adapun  rancangan  dari user  interface dari aplikasi dapat dilihat pada gambar 2 .
Gambar 2. Rancangan form login
Gambar 2 adalah  tampilan  dari  rancangan form login , form ini  muncul  ketika user mengakses website , user harus menginputkan username dan password agar bisa mengakses sistem. Ketika username benar, maka sistem akan menampilkan menu utama.
Gambar 3. Rancangan fo rm e ntri d ata ahasiswa
Gambar 3 adalah  tampilan  dari  rancangan form entri  data  mahasiswa, form ini  digunakan  oleh admin  untuk  menginputkan  data  mahasiswa  berupa  NIM  (Nomor  Induk  Mahasiswa),  nama,  tempat lahir,  no telfon, alamat, jurusan dan foto.
Gambar 4 adalah  tampilan  dari  rancangan form entri  data  dosen, form ini  digunakan  oleh  admin untuk menginputkan data dosen berupa nidn, nama, tempat lahir, nomor telepon, alamat, jurusan dan foto. Gambar 5 adalah tampilan dari rancangan form setting dosen pembimbing, form ini digunakan oleh admin untuk memilih dosen pembimbing 1 dan pembimbing 2 untuk mahasiswa.
Selain rancangan user interface , dalam penelitian ini juga digambarkan rekayasa perangkat lunak dari aplikasi, tool yang digunakan dalam memodelkan rekayasa perangkat lunaknya adalan UML ( unified modelling  language )  diagram.  UML  adalah  salah  satu  standar  bahasa  yang  banyak  digunakan  di  dunia industri untuk mendefinisikan requirement , membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam  pemrograman  berorientasi  objek [4 ]. Pemilihan  UML  diagram  karena  dengan  UML  diagram  bisa lebih jelas menggambarkan bentuk abstrak dari aplikasi, selain itu mempermudah pengembang nantinya
dalam mengembangkan aplikasi ini. Berikut adalah tampilan dari rekayasa perangkat lunak yang digunakan dalam memodelkan aplikasi yang dibangun.
Gambar 4. Rancangan f orm entry d ata d osen
Gambar 5. Rancangan form setting dosen pembimbing Use case diagram Use case diagram adalah gambaran grafis dari beberapa atau semua aktor , use case , dan interaksi di antaranya yang memperkenalkan suatu sistem. Use case diagram tidak menjelaskan secara detil tentang penggunaan use case, tetapi hanya memberi gambaran singkat hubungan antara use case , aktor, dan sistem. Di dalam use case ini akan diketahui fungsi-fungsi apa saja yang berada pada sistem yang dibuat. Berikut adalah usecase diagram dari sistem yang dibangun.
Use case diagram administrator pada gambar 6 menggambarkan semua actor, use case dan interaksi di antaranya yang memperkenalkan suatu sistem yang dilakukan oleh administrator.
Gambar 6. Use case d iagram a dministrator

## Activity diagram
Activity diagram , sesuai dengan namanya diagram ini menggambarkan tentang aktifitas yang terjadi pada sistem. Dari pertama sampai akhir, diagram ini menunjukkan langkah-langkah dalam proses kerja sistem yang kita buat. Sebagai contoh, langkah-langkah memasak air. Tetapi kita akan menjelaskannya dengan bentuk grafik.  Struktur diagram ini juga mirip dengan flowchart . Beriut adalah activity diagram dari sistem yang dibangun.
Activity  diagram mahasiswa pada  gambar 7 menggambarkan tentang  aktifitas  yang  terjadi  oleh mahasiswa kepada sistem. Dari pertama sampai akhir, diagram ini menunjukkan langkah-langkah dalam proses kerja sistem yang dibuat.

## Sequence diagram
Sequence diagram adalah salah satu dari diagram-diagram yang ada pada UML, sequence diagram ini adalah diagram yang menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object . Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object. Sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Gambar 8 adalah sequence diagram dari sistem yang dibangun.

## Class diagram
Class diagram adalah diagram yang menunjukan class-class yang ada dari sebuah sistem dan hubungannya secara logika. Class diagram menggambarkan struktur statis dari sebuah sistem. Pada gambar 9 dapat dilihat, apasaja class yang membentuk sistem, mulai dari nama kelasnya, atribut yang ada pada setiap kelas maupun operator dari setiap kelas yang ada.
Gambar 7. Activity di agram m ahasiswa
Gambar 8. Sequence d iagram d osen
Gambar 9. Cass diagram sistem yang dibangun

## Pembuatan program
Membuat sebuah sistem informasi dengan menerapkan penggunaan teknologi web yang bisa diakses oleh mahasiswa dan dosen serta bisa melakukan pengisian data berupa absensi dan proses bimbingan. Target dari tahap ini adalah aplikasi jadi yang sudah sesuai dengan perancangan yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Tahap ini akan dilakukan oleh ketua dan anggota peneliti.
Tahap awal yang akan dilakukan dalam pembuatan aplikasi tugas akhir ini adalah pembuatan database . Database yang digunakan adalah MySQL, MySQL merupakan software sistem manajemen database ( database  management  system  – DBMS)  yang  sangat  populer  dikalangan  pemrogram  web terutama  di  lingkungan linux dengan  menggunakan script PHP  [ 5 ]. Menggunakan web  service Xampp 1.7.3. Adapun bentuk database dari program ini seperti pada gambar 10 .
Gambar 10. Struktur database dari aplikasi
Dari  gambar 10 dapat  dilihat  hubungan  antara  tabel-tabel  yang  ada  di  dalam  aplikasi.  Nama database dari sistem ini adalah db_bimbingan, yang terdiri dari 5 (lima) tabel, dimana tabel-tabel tersebut saling berhubungan. Tabel tersebut adalah tabel admin, dimana tabel admin ini mempunyai primary key yaitu field username . Tabel admin digunakan untuk menyimpan data dari operator aplikasi ini. Selanjutnya
adalah tabel mahasiswa, dimana tabel mahasiswa terdiri dari 6 (enam) buah field, dimana tabel mahasiswa ini mempunyai primary key yaitu NIM. Lalu tabel dosen, yang terdiri dari enam (6) buah field yang mana dari tabel dosen ini mempunyai primary key yaitu field NIDN. Lalu tabel bimbingan dan tabel judul. Tabel judul berfungsi untuk menyimpan data judul tugas akhir mahasiswa serta kedua dosen pembimbing tugas akhir mahasiswa. Dari tabel judul ini akan menghasilkan print out kartu bimbingan tugas akhir mahasiswa. Terakhir adalah tabel bimbingan, yang mana tabel bimbingan ini nantinya akan menghasilkan output laporan perkembangan bimbingan mahasiswa tugas akhir.
Selanjutnya adalah peng- coding -an, sesuai dengan rancangan user interface dan rekayasa perangkat lunak yang dibuat sebelumnya. Aplikasi yang dibuat untuk program ini menggunakan sublime text sebagai code editor. Bahasa pemrograman PHP ( Hypertext pre-processor ) adalah bahasa pemrograman script server-side yang  dapat  ditanamkan  atau  disisipkan  ke  dalam  html.  PHP  didesain  untuk  pengembangan web  [ 6 ]. PHP  digunakan  sebagai  penghubung  ke  dalam database , HTML  sebagai  kerangka  dalam pondasi laman web serta bootsrap sebagai plugin tambahan dalam desain interface ini.

## Evaluasi
Evaluasi adalah menguji seluruh spesifikasi terstruktur dan aplikasi secara keseluruhan. Pada tahap ini dilakukan uji coba aplikasi yang telah selesai dibuat. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sudah benar, sesuai dengan karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan yang terkandung di dalamnya. Pada tahapan ini ditargetkan program sudah bisa berjalan dengan baik dengan menegevaluasi dan memperbaiki segala kesalahan yang ditemukan.tahap ini akan dilakukan oleh anggota peneliti.
Berikut ini tampilan dari program yang sudah dibuat. Dimulai dari mengakses website dengan alamat http://bimbinganatd.com , dan akan menampilkan halaman login seperti di bawah ini.
Gambar 11. Tampilan form login
Gambar 11 merupakan  tampilan form  login dari  aplikasi,  dimana user diharuskan  untuk mengisi username dan password yang sudah diberikan oleh administrator. Setelah mengisi username dan password selanjutnya user menekan tombol sign in . Apabila username dan password sesuai dengan yang ada di dalam tabel masing-masing user , maka akan menampilkan halaman dashboard . Jika salah maka sistem akan menampilkan pesan yang mengharuskan user mengisi kembali username dan password . Tampilan  halaman dashboard dapat  dilihat  pada  gambar 12 .  Gambar 12 merupakan  tampilan halaman dashboard admin, dimana terdiri menu data user , data dosen, data mahasiswa, setting pembimbing, progress bimbingan dan juga menu logout . Administrator akan diberi akses untuk melakukan penginputan data, edit data, serta hapus data. Jika user (administrator) ingin melakukan proses data, cukup dengan  menekan  tombol  menu  yang  ada  di  sebelah  kiri.  Sebagai  contoh,  adalah  menu  dosen,  seperti gambar 13 . Gambar 13 merupakan  tampilan form  entri dosen,  yang  terdiri  dari textfield atau  kolom  entri NIDN, nama  dosen,  tempat  lahir,  nomor  telepon,  alamat,  jurusan  dosen  serta  foto  diri  dosen.  Setelah mengisi  seluruh  kolom  entri,  selanjutnya user akan  menekan  tombol  pilih file ,  yang  bertujuan  untuk memilih  foto  yang  akan  di  gunakan  untuk  foto  dari  dosen.  Lalu user akan  menekan  tombol  simpan, apabila data lengkap dan sesuai maka akan tampil pesan “data telah tersimpan”, namun apabila data tidak lengkap maka akan tampil pesan, “periksa kembali data anda”.
Gambar 12. Tampilan menu utama
Gambar 13. Tampilan entri data dosen
Gambar 14 merupakan tampilan form entri mahasiswa, yang terdiri dari textfield atau kolom entri NIM, nama mahasiswa, tempat lahir, nomor telepon, alamat, jurusan mahasiswa serta foto diri dosen. Setelah mengisi seluruh kolom entri, selanjutnya user akan menekan tombol pilih file , yang bertujuan untuk memilih foto yang akan di gunakan untuk foto dari dosen. Lalu user akan menekan tombol simpan, apabila data lengkap dan sesuai maka akan tampil pesan “data telah tersimpan”, namun apabila data tidak lengkap maka  akan tampil pesan,  “periksa  kembali data  anda”. Setelah  data dosen lengkap dan data mahasiswa tugas akhir sudah diinput, selanjutnya adalah melakukan entri data bimbingan, dapat dilihat pada gambar 15 . Gambar 15 merupakan tampilan dari form setting bimbingan, dimana form tersebut terdiri dari nim, judul tugas akhir serta dosen pembimbing i dan pembimbing ii. Form ini bertujuan untuk menyimpan data mahasiswa  serta  kedua  dosen  pembimbingnya.  Dari form entri  ini  akan  menghasilkan print  out kartu ujian, yang dapat dilihat pada gambar 16 .
Gambar 14. Tampilan entri data mahasiswa
Gambar 16. Tampilan output kartu bimbingan mahasiswa

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil penelitian, didapat beberapa kesimpulan, sebagai berikut:
1. Sistem informasi monitoring dan evaluasi tugas akhir yang diterapkan pada proses bisnis di bidang pendidikan dapat membantu pihak institusi pendidikan untuk mendapatkan informasi tugas akhir mahasiswa.
2. Sistem Informasi ini dapat melihat progress hasil bimbingan mahasiswa tugas akhir secara real time
Berikut ini merupakan saran-saran yang mesti dievaluasi untuk penelitian berikutnya:
1. Penulis dapat menambahkan sistem monitoring yang lebih fleksibel serta pencatatan yang lebih detil lagi, begitu pula model perbandingan hasil yang lebih detil untuk memudahkan program studi dalam melakukan evaluasi.
2. Kekurangan  juga  masih  terdapat  pada  keamanan  dari  informasi  yang  mengalir  pada  sistem  ini dikarenakan belum terdapat enkripsi terhadap informasi yang disimpan.
3. Selain  itu  cara  sistem  menampilkan  hasil  monitoring  dan  evaluasi  kepada  pengguna  menurut penulis masih perlu untuk ditingkatkan lagi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S. Enjelina, “No Title,” J. Apl. Berbas. Web , 2016.
[2] B. Nugroho and A. B. Putra, “Sistem informasi pengelolaan administrasi tugas akhir di jurusan teknik informatika, UPN ”veteran” jawa timur,” urnal Sist. Inf. Dan Bisnis Cerdas , vol. 9, 2016.
[3] Y. Nurhayati and Fauziah, “Rancang bangun sistem informasi pemerintahan desa Untuk peningkatan pelayanan berbasis web dan android,” J. Buffer Inform. , vol. 5.
[4] T. R. Yudantoro, Sistem Informasi Monitoring Tugas Akhir Mahasiswa Prodi Teknik Informatika Polines . 2018.
[5] B. Widada, R. H. Prihatanto, and W. L. Y. S, “Sistem Monitoring Pembimbingan Tugas Akhir Di Stmik Sinar Nusantara Surakarta,” J. TIKomSiN , 2015.
[6] D. Hartanti and W. H. Martono, “Sistem Informasi Monitoring Perkembangan Skripsi dengan Reminder System untuk Mahasiswa,” J. PETIR , 2017.