## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI KETAPANG BERBASIS KONSEP

## GROUP TECHNOLOGY
Epriyandi 1
1 Departemen Teknik Mesin, Politeknik Negeri Ketapang Jl. Rangga Sentap-Dalong, Sukaharja, Ketapang, Kalimantan Barat
Email : epriyandi@gmail.com
Abstrak. Politeknik  Negeri  Ketapang  merupakan  salah  satu  perguruan  tinggi  yang  berada  di  Kabupaten Ketapang Provinsi Kalimantan Barat. Politeknik Negeri Ketapang memiliki suatu perpustakaan, dimana terdapat berbagai macam jenis buku yang sering digunakan oleh sivitas akademika maupun pihak luar. Data- data tentang aset  yang  meliputi  buku  sangatlah  kompleks,  dimana  dalam  mengelola  data-data  tersebut,  perpustakaan Politeknik Negeri Ketapang masih menggunakan dokumen kertas yang disimpan dalam filling cabinet , sehingga terdapat  kendala  dalam  penyediaan  informasi  atau  laporan-laporan  yang  mendukung  dalam  pengambilan keputusan  serta  pengecekan  persediaan  buku  dalam  upaya  peningkatan  pelayanan  kepada  pembaca.  Pada penelitian  ini,  dilakukan  perancangan  Sistem  Informasi  Perpustakaan  Politeknik  Negeri  Ketapang  berbasis Konsep Group  Technology ,  dimana  dalam  implementasinya  menggunakan  Software  Microsoft  Access  2007. Penelitian  dilakukan  melalui  beberapa  tahapan,  antara  lain  tahap  perencanaan,  analisis,  perancangan, implementasi.  Pada  bagian  akhir,  dilakukan  tahap  pengujian.  Hasil  pengujian  menunjukkan  bahwa  sistem informasi telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan desain yang telah dibuat sebelumnya. Hal tersebut dapat dilihat  dengan  laporan-laporan  yang  dihasilkan  yang  dapat  mendukung  dalam  pengambilan  keputusan,  dan aplikasi  sistem  informasi  lebih  baik  dibanding  dengan  sistem  yang  telah  berlaku.  Hal  tersebut  salah  satunya dapat dilihat dari segi efisiensi waktu dalam hal pencarian data serta pembuatan laporan.
Keywords: Sistem Informasi, Perpustakaan, Group Technology
Abstract. Politechnic  Ketapang  is  one  of  the  institutionals  that’s  located  in  Ketapang  regency,  West  Borneo Province.  Many  facilities  that  Politechnic  Ketapang  provides  to  support  the  students  in  learning.  One  of  the facilities  that  provide  is  library.  It  has  various  and  useful  books  that  are  used  by  lectures  and  students  to complete their reference. Unfortunately, they have difficulties to find the books because it has just kept in some documents and put in filling cabinet. They hard to find the information, stock, and data about the book. Whether the books are are still borrowed or not, and where the books are placed. It also makes a librarian find his hard task  to  give  best  service  quality  for  them.  With  that  condition,  the  writer  needs  to  hold  a  research  to  give  a solution  into a problem in  Politechnic Ketapang library. This research has a purpose to  design  and to  build a management information system in arranging and managing the datas that library have, so that the accuracy of information about the books more effective and efficient. Besides that, with management information system can give the solution to make easy and fast in knowing a data, efficiently in keeping  the books, and of course  safe. This research is designed to use a management information system of Politechnic Ketapang library with have a base “group technology” and used “microsoft access 2007 software”. This research is done through some steps such  as  planning,  analysis,  design,  implementation.  In  the  last  step  is  a  test  step,  that  involves  verification, validation, and prototype test.
Keywords : Information System, Library, Group Technology

## 1. Pendahuluan
Perpustakaan  Politeknik  Negeri  Ketapang merupakan  salah  satu  dari  beberapa  unit  kerja  yang ada  di  Politeknik  Negeri  Ketapang.  Di  dalam Perpustakaan  ini,  terdapat  ribuan  buku  yang  sering digunakan  oleh  pengunjung  perpustakaan.  Perlunya
peningkatan  dan  pengembangan  dalam  pengelolaan unit ini harus dilakukan demi kemajuan unit kerja itu sendiri  yang  berdampak  pada  institusi  yang menaunginya.  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi dalam  pengelolaan  unit  kerja  ini  sangat  diperlukan
agar  pengelolaan  terhadap  unit  ini  lebih  efektif  dan efisien.
Salah  satu  bidang  yang  perlu  ditangani  lebih seksama  adalah  masalah  manajemen  data  inventaris buku  yang  ada  di  perpustakaan.  Perpustakaan bukanlah sebuah gedung atau bangunan fisik belaka, akan  tetapi  perpustakaan  adalah  tempat  dimana komunitas  pegawainya  memberikan  pelayanan kepada  pengunjung  yang  ingin  membaca  maupun meminjam  buku  yang  ada  di  perpustakaan.  Oleh karena  itu,  bidang  manajemen  data  inventaris  buku merupakan  jiwa  bagi  perpustakaan  yang  mesti senantiasa  mendapatkan perhatian. Pengelolaan data buku  bisa  menjadi  permasalahan  yang  sangat kompleks apabila hanya ditangani secara konvensional.  Pengelolaan  data  tersebut  akan menjadi  lebih  efektif  dan  efisien  setelah  dibantu dengan  penggunaan  teknologi  informasi,  yaitu dengan  menggunakan  Sistem  Informasi  Manajemen Perpustakaan.  Sistem  informasi  manajemen  pada perpustakaan  Politeknik  Negeri  Ketapang  ini  masih menggunakan cara  manual  atau konvensional dalam sistem pengolahan data–datanya.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka perlu  dilakukan  penelitian  lebih  lanjut  terhadap Sistem  Informasi  Manajemen  di  Perpustakaan Politeknik  Negeri  Ketapang  ini  terkait  dengan konsep Group Technology.
2. Landasan Teori
2.1. Sistem Database
Database merupakan  kumpulan file-file yang  berhubungan  secara  logis  dan  digunakan secara  rutin  pada  operasi-operasi  sistem  informasi manajemen.  Semua database umumnya  berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file - file yang  diorganisasikan  berdasarkan  sebuah  skema atau  struktur  tertentu,  tersimpan  di hardware komputer  dan  dengan software untuk  melakukan manipulasi  data  untuk  kegunaan  tertentu.  Jadi, suatu database adalah menunjukkan suatu kumpulan  tabel  yang  dipakai  dalam  suatu  lingkup organisasi atau instansi untuk tujuan tertentu.
Sistem  basis  data/ database adalah  sistem yang  terdiri  atas  kumpulan file (tabel)  yang  saling berhubungan  dan  sekumpulan  program  (sistem operasi dan DBMS) yang memungkinkan user /pemakai
mengelola,
mengakses, dan
memanipulasi file - file (tabel-tabel) tersebut.
Pengertian  lain  sistem  Basis  Data  adalah  suatu sistem  menyusun  dan  mengelola record-record menggunakan  computer  untuk  menyimpan  atau merekam  serta  memelihara  data  operasional lengkap  sebuah  organisasi/organisasi,  sehingga mampu  menyediakan  informasi  yang  optimal  yang
diperlukan  pemakai  untuk  proses  mengambil keputusan.
2.1.1.  Komponen Sistem Database Komponen Sistem Database meliputi:
1. Data Data  adalah  representasi  fakta  dunia  nyata yang  mewakili  suatu  obyek  (spt,  manusia: dosen,  mhs,  pelanggan,dll;  barang:  buku, meja;  peristiwa,  konsep,  dsb.),  yang  direkam baik dalam  bentuk angka,  huruf, teks, gambar atau suara.  Dalam  sistem database, data harus bersifat:
a. Dipakai bersama
Masing-masing bagian dari database dapat diakses oleh pemakai lebih dari satu orang dalam  waktu  yang  bersamaan,  untuk aplikasi yang berbeda.
b. Terintegrasi / terpadu
Database merupakan kumpulan dari berbagai  macam file dari  aplikasiaplikasi yang  berbeda,  yang  disusun  dengan  cara menghilangkan bagian-bagian yang
rangkap ( redundant ).
2. Perangkat keras ( Hardware )
Perangkat  keras  yang  dibutuhkan  dalam sistem database harus  memenuhi  spesifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat  lunak,  agar  perangkat  lunak  sistem
database bisa berjalan dengan baik.
3. Perangkat lunak ( Software )
Perangkat  lunak  dalam  sistem database berfungsi  sebagai  perantara  (interface)  antara pemakai  dengan  data  fisik  pada database . Softwar e pada sistem database dapat berupa:
a. Database  Management  System (DBMS),
yang menangani akses terhadap database ,  sehingga  pemakai  tidak  perlu memikirkan  proses  penyimpanan  dan pengelolaan data secara detail.
b. Program-program  aplikasi  dan  prosedur- prosedur perangkat lunak yang digunakan  dalam  sistem database harus menyediakan  fasilitas  –  fasilitas  sebagai berikut:
1) Membuat file
2) Menyisipkan data
3) Menampilkan data
4) Menghapus data
5) Kontrol keamanan
6) Kontrol keterpaduan
4. Pemakai ( User )
Pemakai database dibagi  atas  3  klasifikasi, yaitu:
a. Database Administrator (DBA), yaitu:
Orang/ team yang  bertugas  mengelola sistem database secara keseluruhan.
b. Programmer , yaitu: Orang/ team yang bertugas membuat program aplikasi yang mengakses
database ,  dengan  menggunakan  bahasa pemrograman, seperti Clipper , VB, Oracle baik  secara bath maupun online untuk berinteraksi dengan komputer.
c. End - user , yaitu:
Orang  yang  mengakses database melalui terminal,  dengan  menggunakan query- language atau  program  aplikasi  yang dibuatkan oleh programmer.
2.1.2.  Tujuan Sistem Database
Tujuan  utama  dari  sistem database adalah praktis  dan  efisien.  Secara  terperinci,  tujuan  dari sistem database adalah sebagai berikut:
1. Menyediakan  tempat  penyimpanan  massal untuk data yang relevan.
2. Memudahkan pemakai dalam mengakses data.
3. Memungkinkan  respon  yang  segera  atas permintaan data dari pemakai.
4. Melakukan  modifikasi  terakhir  dengan  segera pada database .
5. Memungkinkan secara serentak dan bersamaan  beberapa  pemakaian database yang  berarti  juga  meningkatkan  kebebasan data  sehingga  berguna  untuk  beberapa program.
6. Memungkinkan  perkembangan  lebih  lanjut dalam sistem database .
7. Meminimasi  duplikasi  dan  redudansi  dalam penyimpanan data.
8. Melindungi data dari gangguan kerusakan atau pemakaian oleh orang yang tidak terotorisasi.
2.2. Sistem Informasi Manajemen
2.2.1.  Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem  yang  terintegrasi  antara  manusia  dan  mesin yang  mampu  memberikan  informasi  sedemikian rupa  untuk  menunjang  jalannya  operasi,  jalannya manajemen  dan  fungsi  pengambilan  keputusan  di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut menggunakan  perangkat  keras  dan  lunak  ( software dan hardware ),  prosedur  manual,  model-model untuk  analisa,  perencanaan  dan  pengambilan keputusan juga database (Davis, 1984).
Menurut Ferdinand Magaline, Sistem informasi  adalah  suatu  sistem  dalam  suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan  transaksi  harian  yang  mendukung fungsi  operasi  organisasi  yang  bersifat  manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat  menyediakan  kepada  pihak  luar  tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Dengan  demikian  dapat  disimpulkan  bahwa Sistem  Informasi  Manajemen  (SIM)  adalah  sistem informasi  yang  terpadu  antara  manusia  dan komputer yang berfungsi dalam menunjang industri kemanajemenan dengan tujuan menyediakan informasi  baik  kepada  pihak  manajerial  untuk analisa, perencanaan, operasional, dan pengendalian,  dalam  mendukung  pengambilan keputusan  dalam  sebuah  organisasi,  maupun informasi kepada pihak luar seperti wisatawan.
2.2.2.  Komponen Sistem Informasi Manajemen Sistem  informasi  manajemen  terdiri  dari komponenkomponen  yang  terdiri  dari  komponen input , komponen model, komponen output , komponen teknologi, komponen hardware , komponen software ,  komponen  basis  data,  dan komponen  kontrol.  Semua  komponen  tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen input
Input mewakili  data  yang  masuk  kedalam sistem  informasi  manajemen. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data  tentang  kemanajemenan  yang  akan dimasukkan,  yang  dapat  berupa  dokumen dokumen dasar.
2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,  dan  model  matematik  yang  akan memanipulasi  data input dan  data  yang tersimpan  di  basis  data  dengan  cara  yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi manajemen adalah keluaran  yang  merupakan  informasi  tentang kemanajemenan yang berkualitas dan dokumentasi  yang  berguna  untuk  semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi Teknologi merupakan “ tool box ” dalam sistem informasi  manajemen,  Teknologi  digunakan untuk  menerima input ,  menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan  mengirimkan keluaran, dan membantu  pengendalian  dari  sistem  secara keseluruhan.
5. Komponen hardware Hardware berperan  penting  sebagai  suatu
media penyimpanan vital bagi sistem
informasi manajemen. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah  dikatakan  sebagai  sumber  data  dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah  kerja  dari  sistem  informasi manajemen.
6. Komponen software Software  berfungsi sebagai  tempat  untuk
mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen database
Basis  data  ( database )  merupakan  kumpulan data  yang  saling  berkaitan  dan  berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras  komputer  dan  menggunakan  perangkat lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu disimpan  dalam  basis  data  untuk  keperluan penyediaan  informasi  lebih  lanjut.  Data  di dalam  basis  data  perlu  diorganisasikan sedemikian  rupa  supaya  informasi  yang dihasilkan  berkualitas.  Organisasi  basis  data yang  baik  juga  berguna  untuk  efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau  dimanipulasi  menggunakan  perangkat lunak yang disebut DBMS ( Database
Management System ). 8. Komponen control Banyak hal yang dapat  merusak
sistem  informasi  manajemen,  seperti  bencana alam,  api,  temperatur,  air,  debu,  kecurangan- kecurangan,  kegagalan  sistem  itu  sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.  Beberapa  pengendalian  perlu dirancang  dan  diterapkan  untuk  meyakinkan bahwa  halhal  yang  dapat  merusak  sistem dapat  dicegah  ataupun  bila  terlanjur  terjadi kesalahankesalahan  dapat  langsung  cepat diatasi.
2.2.3. Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Di  dalam  SIM  ini  terdapat  beberapa  fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna, diantaranya:
1. Pencarian data.
2. Penginformasian  data  kepada user (dapat berupa  report  text  dalam  bentuk  tabel  atau dalam bentuk grafik).
3. Penyimpanan data.
Dengan  adanya  SIM  ini,  sebuah  organisasi mengharapkan  suatu  sistem  yang  dapat bekerja  secara  cepat  dan  akurat  sehingga produktivitas  kerja  lebih  meningkat.  Yang perlu diingat bahwa jangan sampai keberadaan sistem  tersebut  justru  menimbulkan  masalah baru di dalam organisasi.
3. Alat dan Bahan Penelitian 3.1. Alat Adapun alat yang digunakan untuk menunjang penelitian ini sebagai berikut:
1. Komputer
2. Software Microsoft Access 2007
3. Kamera
4. Printer

## 3.2. Bahan
Bahan  yang  digunakan  untuk  membuat sistem informasi ini berupa:
1. Data Buku Perpustakaan
2. Data Pegawai Perpustakaan
3. Data Peminjaman Buku Perpustakaan
4. Metode Penelitian 4.1. Sistem Database Data dan informasi tentang aset perpustakaan  yang  meliputi  aset buku dan pegawai akan  disimpan  dalam  suatu database yang  disebut
Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS). SIMPUS tersebut dikembangkan dengan  bantuan  perangkat  lunak Microsoft  Access 2007.  Dengan  demikian,  akan  dipetik  keuntungan sebagai berikut:
1. Kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan data ( speed ) Memudahkan dalam menginput, mencari, maupun dalam
mengambil data, karena bersifat file elektronik.
2. Efisiensi ruang penyimpanan ( space ) Mengurangi / menghilangkan redudansi data.
3. Keakuratan ( Accuracy )
Pembentukan  kode  &  relasi  antar  data berdasar  aturan  /  batasan  ( constraint )  tipe data,  domain  data,  keunikan  data,  untuk menekan ketidakakuratan saat entry / penyimpanan data.
4. Ketersediaan ( Avaibility )
Pemilahan  data  yang  sifatnya  pasif  dari
database aktif. 5. Keamanan ( Security )
Memberikan keamanan atas hak akses data.
6. Kebersamaan pemakaian ( Sharability ) Bersifat multiuser ,  sehingga  memungkinkan untuk penggunaan data lebih dari satu orang.
4.2. Diagram Input Proses Output
Berikut  ini  adalah  diagram Input Proses Output (IPO)  yang  memperjelas  konsep  solusi  di atas:
5. Hasil dan Pengujian
5.1. Hasil
Semua  hasil  rancangan  yang  telah  dibuat dalam  tahap  perancangan  akan  diimplementasikan dengan  bantuan  Microsoft  Access  2007,  sehingga menghasilkan  suatu  sistem  informasi  manajemen perpustakaan (SIMPUS). Sistem informasi manajemen perpustakaan  yang dihasilkan  memiliki user  interface (antarmuka  pengguna)  yang  bersifat user friendly dan data-data di dalamnya dikelompokkan  sesuai  dengan  sifatnya  sehingga konsep Group  Technology telah  diterapkan  di dalam  sistem  informasi  manajemen  perpustakaan yang  dihasilkan.  Adapun  tampilan  utama  SIMPUS merupakan  tampilan  pertama  kali  masuk  setelah memasukkan  password  pada  perintah  masukan password sebelum masuk SIMPUS.

## Gambar 2. Tampilan Menu Utama SIMPUS

## 4.3. Pengujian dan Pembahasan
Sistem  informasi  manajemen  perpustakaan yang  telah  dihasilkan  akan  dilakukan  tahapan pengujian.  Pengujian  tersebut  dimaksudkan  agar SIMPUS  yang  telah  dihasilkan  dapat  dipastikan berjalan  dengan  baik,  sehingga  tidak  terdapat  lagi error /kesalahan  yang  terjadi  di  dalam  SIMPUS tersebut.
Hasil  dari  pengujian  SIMPUS  dapat  dilihat pada tabel berikut:
Tabel 1. Tabel Hasil Pengujian Nama Pengujian Bentuk Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian Pengujian Login Memasukkan password Muncul tampilan halaman utama Berhasil Pengujian masuk menu buku Klik data peralatan Muncul tampilan menu buku Berhasil Pengujian masuk menu pegawai Klik data pegawai Muncul tampilan menu pegawai Berhasil Pengujian masuk menu pinjaman Klik data pinjaman Muncul tampilan menu pinjaman Berhasil Pengujian masuk menu penerbit Klik data merk Muncul tampilan menu penerbit Berhasil
Setelah  dilakukan  pengujian,  seluruh  menu  yang ada  di  dalam  SIMPUS  seperti  yang  terlihat  pada tabel  1  di  atas,  semua  menu  di  dalamnya  dapat berfungsi dengan baik dan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
6. Kesimpulan dan Saran
6.1. Kesimpulan
Dari  hasil  pengujian  dan  analisis  Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ini, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Sistem  Informasi  Manajemen  Perpustakaan bermanfaat  untuk  memantau  informasi  dan data-data  yang  dimiliki  oleh  Perpustakaan Politeknik  Negeri  Ketapang  berupa  data  buku yang  masuk  (baru)  ataupun  data  buku  yang keluar (ada atau dipinjam).
2. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ini telah  memenuhi  standar  keamanan,  karena dilengkapi  dengan password untuk  masuk  ke dalam  menu  utama,  sehingga  tidak  semua orang dapat mengakses SIMPUS ini.
3. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ini menggunakan  prinsip paperless namun  tidak menghilangkan  etika  simpan  pinjam  buku perpustakaan.

## 6.2. Saran
Beberapa  saran  yang  dapat  diberikan  untuk
penelitian selanjutnya sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ini dapat  dikembangkan  lebih  lanjut  dengan sistem
2. Sehingga  para  peminjam  buku  perpustakaan dapat  mencari  informasi  mengenai  pinjaman buku  yang  dipinjam  di  mana  saja  berada online
3. Melakukan  backup  data  pada  tabel  pinjaman, agar  user  tetap  memiliki  data history pinjaman,  meski  terjadi  kerusakan  pada sistem.
4. Menambah  tabel  “ blacklist ”  yang  berisikan peminjam  barang  perpustakaan  yang  tidak bertanggung  jawab  (mengembalikan  selalu telat,  pernah  merusak  fasilitas  perpustakaan dan lain sebagainya yang bersifat merugikan.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdul  Kadir  &  Terra  Ch.  Triwahyuni.  (2003).
Pengenalan  Teknologi  Informasi .  Andi Offset. Yogyakarta.
Andyono,  Gebyar,  (2007).  Analisis  Kebutuhan Sistem  Informasi  dan  Desain  Sistem Pariwisata  untuk  Kawasan Resort Hutan. Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. Billo,  et  al.,  (1988). Enhancing  Group  Technology Modeling  with  Database  Abstractions . Arizona State University , Arizona.
Edhy,  S.,  (1995).  Sistem  Pengolahan  Basis  Data
Konsep dan Peranannya Dalam
Informasi Manajemen, Edisi Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Fathansyah,  (2004).  Buku  Teks  Komputer  Sistem Basis Data. Penerbit Informatika, Bandung. Hoffer, Jeffrey, A, et all. (2002). Modern Database management . New Jersey: Pearson Edecation, Inc.
McLeod,  R.,  (1998). Management  Information
System .  Prentice-Hall  International,  New Jersey.