## PENGUKURAN KINERJA LAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN MENGGUNAKAN COBIT 4.1 STUDI KASUS : POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
1 Eko Muhammad Yanuar, Yasmi Afrizal, Irawan Afrianto
Magister Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia
Emai1: yasmi_afrizal@yahoo.co.id, irawan@unikom.ac.id
Abstrak  : Layanan  SIMPEG  memiliki  peran  dan  fungsi  yang  sangat  penting  dalam  memberikan  dukungan  informasi kepegawaian  untuk  mendukung  operation,  yaitu  layanan-  layanan  kepegawaian  mulai  dari  seleksi  pegawai  hingga pemberhentian pegawai dan membantu manajemen dalam decision making bidang sumber daya manusia di lingkungan Politeknik  Negeri  Bandung  (Polban).  Namun  sasaran  pengendalian  layanan  SIMPEG  untuk  efisiensi,  efektifitas  dan ketersediaan layanan SIMPEG belum optimal sehingga untuk mengetahui sejauh mana kinerja layanan SIMPEG telah dapat merepresentasikan  tujuan  bisnis  organisasinya  dan  apakah  layanan  SIMPEG  yang  telah  berjalan  saat  ini  sudah  sesuai dengan proses bisnis, perlu dilakukan evaluasi kinerja melalui kegiatan pengukuran kinerja layanan SIMPEG di Unit Sub Bagian Kepegawaian Polban. Pengukuran kinerja layanan SIMPEG dilakukan dengan menggunakan framework COBIT 4.1. Capaian Proses TI yang diukur adalah domain Plan and Organize (PO8), Acquire & Implement (AI4), dan Delivery and Support (DS1, DS2, DS3, DS4, DS7, DS8, DS10, DS13). Langkah-langkah penelitian bermula dari analisis ruang lingkup masalah, studi kepustakaan, pemodelan proses bisnis, pemodelan proses COBIT, pembuatan kuesioner, penentuan Maturity Level, pembuatan rekomendasi perbaikan dan penarikan kesimpulan penelitian. Berdasarkan hasil pengukuran diketahui bahwa as-is maturity level adalah 3, hal ini berarti bahwa tingkat kematangan TI Layanan SIMPEG pada instansi Polban berada pada level Defined Process dimana tingkat kematangan ini, umumya proses dilengkapi dengan prosedur- prosedur yang terstandarisasi, terdokumentasi dan dikomunikasikan melalui pelatihan secara formal.
Kata Kunci: Layanan SIMPEG, COBIT 4.1, Maturity Level, Kinerja.

## I. PENDAHULUAN n
Teknologi Informasi saat ini menjadi bagian yang tak terpisahkan  dan  terintegrasi  dengan  tujuan  bisnis organisasi  [1].  Bagaimana  teknologi  informasi diaplikasikan dalam suatu organisasi akan mempengaruhi  seberapa  jauh  organisasi  tersebut  telah mencapai  visi,  misi  ataupun  tujuan  strategisnya  [2]. Polban  untuk  menjalankan  proses  bisnisnya  di  bidang pengelolaan  SDM  telah  didukung  oleh  teknologi informasi  yaitu  tersedianya  layanan  Sistem  Informasi Kepegawaian Manajemen (SIMPEG).
Layanan  SIMPEG  memiliki  peran  dan  fungsi  yang sangat  penting  dalam  memberikan  dukungan  informasi kepegawaian untuk mendukung operation, yaitu layanan layanan kepegawaian mulai dari seleksi pegawai hingga pemberhentian  pegawai  dan  membantu  manajemen dalam (decision making) pengambilan keputusan bidang
SDM  di  lingkungan  Politeknik  Negeri  Bandung (Polban).
Namun sasaran pengendalian layanan SIMPEG untuk efisiensi,  efektifitas  dan  ketersediaan  layanan  SIMPEG belum optimal sehingga untuk mengetahui sejauh mana peranan layanan SIMPEG telah dapat merepresentasikan tujuan  bisnis  organisasinya,  perlu  dilakukan  evaluasi kinerja  melalui  kegiatan  pengukuran  kinerja  layanan SIMPEG di Unit Sub Bagian Kepegawaian Polban.
Pengukuran  ini  dilakukan  dengan  menggunakan standar COBIT 4.1 dengan melakukan perhitungan nilai Maturity  Level  yang  merepresentasikan  tingkat  kinerja (capaian proses) pada layanan SIMPEG. Capaian proses layanan SIMPEG yang diukur adalah domain Plan and Organize  (PO8),  Acquire  &  Implement  (AI4),  dan
Delivery and Support (DS1, DS2, DS3, DS4, DS7, DS8, DS10, DS13).
Tahapan penelitian ini dimulai bermula dari analisis ruang  lingkup  masalah,  studi  kepustakaan,  pemodelan proses  bisnis,  pemodelan  proses  COBIT,  pembuatan kuesioner,  penentuan  Maturity  Level,  pembuatan rekomendasi  perbaikan  dan  penarikan  kesimpulan penelitian.
Dalam  penelitian  ini  diharapkan  dapat  dirancang suatu pengukuran IT (Information Technology) terutama pengukuran  terhadap  kinerja  layanan  SIMPEG  Polban dalam  perspektif  End  User  (pengguna)  dimana  hasil penelitian  ini  adalah  berupa  maturity  level  dan rekomendasi  perbaikan  proses  sehingga  diharapkan dapat  meningkatkan  kinerja  layanan  SIMPEG  menjadi lebih  dalam  mendukung  proses  bisnis  Sub  Bagian Kepegawaian Polban.

## II. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1. COBIT 4.1
Control  Objectives  for  Information  and  related Technology (COBIT) dikembangkan oleh IT Governance Institutes dan telah mendapatkan pengakuan cukup baik pada tingkat internasional sebagai alat bantu untuk  mengontrol  informasi  dan  resiko-resiko  terkait dengan IT. COBIT 4.1 terdiri dari 214 aktifitas (detailed control  objectives)  yang  dikelompokkan  ke  dalam  34 proses IT (high level control objectives) dan terbagi ke dalam 4 domain pengelolaan.
Konsep  dasar  kerangka  kerja  COBIT  adalah  bahwa penentuan kendali dalam TI didasarkan kepada informasi yang  diperlukan  untuk  mendukung  tujuan  bisnis  dan informasi yang dihasilkan dari gabungan proses TI dan sumber daya terkait yang digambarkan pada gambar 1.
Gambar 1 Konsep Dasar Kerangka Kerja COBIT
COBIT mengidentifikasi 34 proses teknologi informasi yang dikelompokkan menjadi empat domain utama, yaitu:
1. Plan and Organise (PO)
2. Acquire and Implement (AI)
3. Deliver and Support (DS)
4. Monitor and Evaluate (ME)
COBIT mengidentifikasi 34 proses teknologi informasi yang dikelompokkan menjadi empat domain utama, yaitu:
1. Plan and Organise (PO)
2. Acquire and Implement (AI)
3. Deliver and Support (DS)
4. Monitor and Evaluate (ME)

## 2.2. Maturity Level
Model Maturity merupakan alat bantu pihak pengelola untuk melakukan self-assessment pengelolaan TI yang diterapkan. Model maturity dapat digunakan untuk memetakan :
1. Status Pengelolaan TI perusahaan pada saat in
2. Status  standar  industri  pada  saat  ini  (sebagai pembanding)
3. Status  standar  internasional  pada  saat  ini  (sebagai pembanding)
Strategi  pengelolaan  TI  perusahaan  (ekspektasi perusahaan terhadap posisi pengelolaan TI  perusahaan) Model kematangan untuk pengelolaan dan kontrol pada proses  teknologi  informasi  didasarkan  pada  metoda evaluasi  perusahaan  atau  organisasi,  sehingga  dapat mengevaluasi  sendiri,  mulai  dari  level  0  (non-existent) hingga  level  5  (optimised).  Terdapat  enam  tingkatan model kematangan yang dapat dilihat pada tabel berikut: 0. Non-existent
1. Initial / ad-hoc
2. Repeatable but Intuitive
3. Defined Process
4. Manage and Measurable
5. Optimised

## 2.3. Desain Layanan SIMPEG dan Proses Bisnis
Layanan  SIMPEG  diakses  melalui  jaringan  intranet sehingga  hanya  bisa  diakses  di  area  kantor  Polban. Desain Layanan SIMPEG dapat dilihat pada gambar 3.3. Kelompok  Pengguna  yang  menggunakan  layanan SIMPEG terdiri dari :
1. Kelompok Pengguna Sub Bagian Kepegawaian Polban
2. Kelompok Pengguna Akhir (Dosen dan Non Dosen)
3. Kelompok Pengguna Top Manajemen (Pejabat dimulai dari Direktur, Pembantu Direktur, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian dan Kepala Urusan.

## Gambar 2 Desain Layanan SIMPEG Polban
Proses Bisnis Layanan Kepegawaian meliputi :
1. Perencanaan Pegawai
2. Seleksi Pegawai
3. Pengangkatan Pegawai
4. Penempatan Pegawai
5. Kenaikan Pangkat
6. Pendidikan Pelatihan
7. Tugas dan Izin Belajar
8. Penilaian Kinerja
9. Pembinaan
10. Kompensasi
11. Pemberhentian Pegawai
Gambar 3 Proses Bisnis Layanan Kepegawaian

## III. HASIL . DAN . PEMBAHASAN

## 3.1 Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
COBIT  memberikan  kemudahan  untuk  memahami keterkaitan  antara  tujuan  bisnis  dan  tujuan  teknologi informasi.  Pemetaan  terhadap  kedua  tujuan  tersebut sudah  tersedia  dan  dapat  dijadikan  acuan  bagi perusahaan/organisasi  dalam  menerjemahkan  tujuan
bisnis  sesuai  dengan  visi  dan  misi  organisasi  ke  dalam tujuan teknologi informasi. Pemetaan tujuan bisnis dan tujuan teknologi informasi dari perspektif
pengguna/pelanggan dapat dilihat pada tabel 1 [4] .

## Tabel 1 Keterkaitan tujuan bisnis dan tujuan TI
Setiap faktor kritis kemudian digunakan sebagai dasar pemilihan proses TI. Satu CSF dipetakan ke dalam satu atau lebih proses TI berdasarkan relevansi antara CSF dengan cakupan dan sasaran proses TI berdasarkan dokumen COBIT 4.1. Pemetaan CSF ke domain COBIT dipetakan dalam tabel 2.
Tabel 2 Pemetaan Tujuan TI ke domain COBIT

## 3.2 Analisis Hasil Pengumpulan Data
Berdasarkan  perhitungan  skor  hasil  penelitian, prosentase skor hasil penelitian berdasarkan rumus skala likert  dan  kemudian  dilakukan  pemetaan  terahadap Maturity Level tiap proses maka didapat rata-rata capaian existing  TI  pada  layanan  Kepegawaian  Polban  seperti pada tabel 3.
Tabel 3 Hasil Penghitungan Skor dan Pemetaan Maturity Level

## 3.3. Pengukuran Kinerja Layanan SIMPEG Polban
Berdasarkan hasil pengukuran diketahui bahwa as-is maturity level adalah 3 atau setara dengan capaian 56,79 persen.  Hal  ini  berarti  bahwa  tingkat  kematangan  TI Layanan  SIMPEG  pada  instansi  Politeknik  Negeri Bandung berada pada level Defined Process.  Pada  tingkat  kematangan  ini,  umumya proses  dilengkapi  dengan  prosedur-prosedur  yang terstandarisasi,  terdokumentasi  dan  dikomunikasikan melalui  pelatihan  secara  formal.  Walaupun  demikian penyimpangan  terhadap  ketaatan  pada  prosedur  masih sulit  untuk  dideteksi.  Prosedur-prosedur  yang  dibuat merupakan formalisasi dari kegiatan-kegiatan yang ada.
Gambar 4 Capaian Prosentase Maturity Level Layanan SIMPEG
Grafik  di  atas  menunjukan  bahwa  beberapa  proses yang  cukup  baik  adalah  proses  PO8-Manage  Quality, DS3–Manage  performance  and  capacity,  dan  DS13– Manage  operations  Incidents  dengan  interval  capaian 60%-67%.  Proses  lainnya  menempati  interval  capaian 49%-57%.

## Gambar 5 Prosentase Capaian Kinerja Layanan SIMPEG

## 3.4. Rekomendasi Perbaikan Proses TI
Salah satu rekomendasi perbaikan proses TI , Proses DS10 sebagai berikut:
Rekomendasi diberikan kepada setiap proses TI terkait dengan layanan SIMPEG Polban. Sasaran utama perbaikan proses TI ditujukan kepada :
1. Effectiveness Menguraikan informasi yang relevan dan berhubungan dengan kebutuhan pengguna dan disampaikan secara tepat waktu, benar dan konsisten
2. Efficiency menyangkut ketentuan informasi melalui penggunaan sumberdaya yang optimal (lebih produktif dan ekonomis)
3. Availability berkaitan dengan informasi yang tersedia yang diperlukan oleh pengguna saat ini dan yang akan datang
IV. KESIMPULAN

## 4.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan penelitian ini antara lain :
1. Berdasarkan hasil pengukuran diketahui bahwa as-is maturity level adalah 3 atau setara dengan prosentase kinerja 56,79 persen. Hal ini berarti bahwa tingkat kematangan  TI  Layanan  SIMPEG  pada  instansi Politeknik  Negeri  Bandung  berada  pada  level Defined  Process.  Pada  tingkat  kematangan  ini, umumya  proses  dilengkapi  dengan  prosedur- prosedur  yang  terstandarisasi,  terdokumentasi  dan dikomunikasikan melalui pelatihan secara formal.
2. Langkah  awal  untuk  meningkatkan  perbaikan terhadap beberapa control process PO8, AI4, DS1, DS2  ,  DS3,  DS4,  DS7,  DS8,  DS10,  dan  DS13 diberikan  rekomendasi  perbaikan  kinerja  layanan SIMPEG  dengan  target  next  maturity  level  sesuai dengan skala prioritasnya

## 4.2. Saran
Berikut beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan penelitian ini antara lain:
1. Posisi  existing  maturity  level  harus  dapat dipertahankan  dengan  cara  lebih  mengoptimalkan pelaksanaan  IT  process  dan  IT  resources  sehingga pencapaian  sasaran  kriteria  informasi  berupa efektifitas,  efisiensi,  dan  ketersediaan  dapat terealisasi secara kesinambungan dan progresif .
2. Rekomendasi  perbaikan  kinerja  layanan  SIMPEG diharapkan dapat diimplementasikan secara optimal langkah  demi  langkah  guna  mencapai  target  next maturity  level  sehingga  layanan  SIMPEG  semakin selaras  dengan  proses  bisnis  Sub  Bagian Kepegawaian Polban

## Daftar Pustaka
[1]  Sarno  and  Riyanarto,  Audit  Sistem  Informasi  / TeknologiInformasi. Surabaya: ITS Press, 2009.
[2]   Sarno  and  Riyanarto,  Strategi  Sukses  Bisnis dengan  Teknologi  Informasi  Berbasis  Balanced Scorecard dan COBIT. Surabaya: ITS Press, 2009.
[3]  Arief  Jananto  and  Edy  Supriyanto,  "Evaluasi Kinerja  Sistem  Informasi  (Studi  Kasus:  Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Tahun Ajaran 2005/2006  pada  Kantor  Dinas  Pendidikan Semarang)," Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, vol. XI, No. 2, 2006.
[4]  Information  Technology  Governance  Institute, COBIT  4.1  :  Framework,  Control  Objective, Management  Guidelines,  Maturity  Models,  IT Governance  Institute,  Author,  Ed.  USA:  Rolling Meadows, 2007.
[5]   Patricia J. Pascual, "e-Government," e-Asean Task Force UNDP-APDIP, May 2003.
[6]    Sutopo  and  Adi  Suryanto,  Pelayanan  Prima. Jakarta:  Lembaga  Administrasi  Negara  Republik Indonesia, 2003.
[7]   Christopher Lovelock, Service Marketing In Asia.: Prentice Hall Inc Singapore, 2002.
[8]    Kasmir,  Pemasaran  Bank.  Jakarta.:  Prenada Media, 2005.
[9]    Rivai  Veithzal  and  Sagala  E.J.,  Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: Rajagrafindo Persada, 2009.
[10]   Musanef, Manajemen Kepegawaian di Indonesia. Jakarta: PT. Gunung Agung, 1996.
[11]  Hendri Irawan and Yudho Waskito, "Analisa dan Perancangan  Sistem  Informasi  Administrasi Kepegawaian  Direktorat  Jenderal  Pengembangan Ekspor  Nasional  Kementrian  Perdagangan  R.I.," BIT, vol. 8, p. 40, September 2011.
[12]   Michael J. Kavanagh, Hal G. Gueutal, and Scott I. Tannenbaum,  Human  Resource  Information Systems:  Development  and  Application.  Boston: PWS-Kent Publishing Company, 1990.
[13]  HM.  Jogiyanto,  Analisis  Dan  Desain  Sistem Informasi  Pendekatan  Terstruktur  Teori  Dan Praktik  Aplikasi  Bisnis.  Yogyakarta:  Penerbit Andi, 2005.
[14]  O'Brien  James  A.,  Management  Information System : Managing Information Technology in the Business Enterprise, Sixth Edition ed., Mc Graw- Hill, Ed. New York, USA, 2004.
[15]  Gordon B Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen.  Terjemahan,  90th  ed.  Jakarta:  PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1993.
[16]   R  Kaplan  and  D  Norton,  Balanced  Scorecard: Menerapkan  Strategi  Menjadi  Aksi.  Jakarta: Erlangga, 1996.
[17]   J.,  Montilva,  J.  Barrios,  A  Methodological Frameworkfor Business Modeling, 5th ed. France: Angers, 2003.