Vol. 12, No. 2, Januari 2022, pp. 78 – 84 P-ISSN: 2089 – 0256 , e-ISSN: 2598 – 3016

## SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB: STUDI KASUS ASRAMA MAHASISWA ISLAM SUNAN GIRI
Adam Panca Putra Pinaria 1 , Dina Al-fatihah Nur Fauziah 2 , dan Hana Huwaida 3 1,2,3 Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer, Fakultas Teknik, Universitas Negeri Jakarta pinaria16@gmail.com1 1 , dinaalfatihah@gmail.com 2 , hana.huwai@gmail.com 3

## Abstrak
Pengelolaan  surat  yang  dilakukan  secara  manual  kerap  menimbulkan  beberapa permasalahan.  Setiap  instansi  atau  lembaga  menjadikan Arsip  sebagai  salah  satu sumber  data  yang  menjadi  informasi  penting  dalam  proses  administrasi  dan manajemen.  Hal  ini  mempertegas  kebutuhan  suatu  sistem  informasi  yang terkomputerisasi dan dapat diakses secara daring agar proses penyimpanan data dan dokumen surat bisa dilakukan dengan efisien dan mudah. Metode Pengembangan pada  pembangunan  sistem  ini  adalah  metode  Prototype.  Pembangunan  sistem  ini menggunakan  bahasa  pemrograman  php  berdampingan  dengan  database  mysql. Perancangan  sistem  menggunakan  bahasa  standar  pemodelan  UML  (Unified Modeling Language). Akun pengguna sistem dibagi menjadi dua yaitu Administrator dan  Guest,  pembagian  ini  tergantung  pada  akses  yang  dapat  dilakukan  pengguna pada  data  surat.  Sistem  ini  memudahkan  warga  asrama  untuk  mengetahui  dan menyampaikan  surat  surat  yang  diterimanya.  Sistem  ini  menyediakan  layanan pengarsipan yang mudah dilihat dan dikontrol sekretaris asrama. Penataan data surat tersusun  rapi  dan  waktu  yang  digunakan  lebih  singkat.  Sistem  berbasis  web  ini menjadikan arsip surat aman dan terjaga serta dapat diakses kapan saja.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengarsipan, Surat, Web, AMI-SG

## Abstract
Manually  managing  incoming  and  outgoing  mail  often  creates  several  problems. Every  agency  or  institution  makes  archives  as  a  source  of  data  that  becomes important information in the administration and management process. Therefore, we need  a  computerized  information  system  that  can  be  accessed  online  so  that  the process  of  storing  data  and  documents  can  be  done  efficiently  and  easily.  The development  method  used  in  designing  this  system  is  a  prototype  with  the  php programming  language  and  mysql  database.  The  system  was  developed  using  a standard modeling language, namely UML (Unified Modeling Language). System user accounts are divided into two namely Administrator and Guest, this division depends on the access that the user can do to the mail data. This system makes it easier for dorm residents to find out and deliver letters, both outgoing and incoming letters. This system provides a filing service that is easy for the dorm secretary to view and control. The arrangement of the letter data is neatly arranged and the time used is shorter. This web-based system makes mail archives safe and secure and can be accessed at any time. .
Keywords: Information Systems, Archiving, Mail, Web, AMI-SG

## 1. Pendahuluan
Surat sampai sekarang masih digunakan sebagai  alat  komunikasi  formal  antara  satu pihak dan pihak lainnya sebagai penerima dan
pengirim  atau  sebaliknya  (Amalia,  &  Huda, 2020). Asrama  Mahasiswa  Islam  Sunan  Giri (AMI-SG)  merupakan  lembaga  pengkaderan dibawah  naungan  Yayasan  Asrama  Pelajar Islam (YAPI) yang dimana proses administrasi
pengelolaan surat semuanya masih dilakukan secara manual (Pamungkas, 2018).
Dokumentasi  pencatatan  surat  masuk  dan surat hanya ada dalam buku sekretaris asrama, sedangkan  bentuk  pengarsipan  surat  berupa cetakan kertas.
Pengelolaan  persuratan  secara  manual tersebut menimbulkan beberapa
permasalahan.  Salah  satunya  yaitu  dalam mencari  dokumen  menghabiskan  lebih  lama waktu  serta  kesulitan  tambahan  dikarenakan proses  pembukaan  data-data  yang  ada  dan pencarian  satu-persatu.  Selain  itu,  adanya penambahan  biaya  konstan  dikarenakan penggunaan kertas yang terus-menerus, serta bila terjadi kehilangan cetakan kertas menjadi masalah yang terus ditemui.
Arsip  merupakan  tempat  penyimpanan data  pusat  berupa  rekaman  peristiwa  atau kegiatan yang disimpan dalam bentuk tulisan, gambar,  video  yang  akan  digunakan  dalam pengambilan  keputusan  (Farrel,  Saputra  & Novid,  2018).  Setiap  instansi  atau  lembaga menjadikan Arsip  sebagai  salah  satu  sumber informasi  penting  dalam  proses  kegiatan administrasi dan manajemen, dimana dokumen arsip akan terus bertambah dengan berjalannya  waktu  (Darlianto  &  Permana, 2016). Oleh karena itu diperlukannya sebuah sistem  informasi  yang  terkomputerisasi  dan dapat  diakses  secara  daring  agar  proses penyimpanan  data  dan  dokumen  surat  bisa dilakukan  dengan  efisien  dan  mudah (Simanggusong, 2018).
Pembangunan  sistem  informasi  ini berdasar  bahasa  pemrograman php yaitu bahasa  khusus  perancang  web  (Lutfi,  2017). Berdampingan  dengan  php,  penyimpanan datanya  dimasukan  kedalam  bentuk  tabel- tabel  yang  berhubungan  membentuk  basis data Mysql (Rahmasari, 2019).

## 2. Tinjauan Pustaka Sistem Informasi Berbasis Web
Sistem  Informasi  terdiri  dari  susunan sub-sub  sistem  yang  dalam  hal  ini  bekerja sama  demi  mencapai  satu  tujuan,  yaitu menghasilkan  informasi  berguna  melalui pengolahan  data  (Nugraha  &  Syarif,  2018). Penggunaan teknologi web dalam membangun  sistem  informasi  agaIarsip merupakan  runtutan  warkat,  dokumen,  surat dan lain-lain berupa tulisan atau gambar yang
secara  sistematis  disimpan  agar  dapat ditemukan  dengan  mudah,  cepat,  dan  tepat bila diperlukan (Iin Kristiyanti, 2015).

## Prototype
Metode  prototype merupakan  salah  satu metode pada proses pengembangan perangkat lunak yang diawali dengan pembuatan model awal  sistem  yang  berfungsi  menyesuaikan kebutuhan  pengguna  (Purnomo,  2017    ). Prototype-prototype  yang  dihasilkan  akan menjadi jembatan komunikasi antara pengembang dan pengguna yang mana harus adanya  kesepahaman  bahwa  prototype merupakan  hasil  pendefinisian  kebutuhan awal.  Prototype  akan  dikembangkan  pada bagian  tertentu  untuk  memenuhi  kebutuhan berdasarkan analisis yang dilakukan bersama pengguna.

## 3. Metode Penelitian Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Prototype  digunakan  sebagai  alat mendemonstrasikan  rencana  dan  rancangan untuk  menemukan  masalah  yang  ada  dan memberikan solusi terhadap masalah tersebut (Susanto f. 2018). penggunaan metode dengan model  awal  ini  memungkinkan  pengguna mengenali dengan baik jalannya  sistem serta memberikan gambaran dari sistem yang akan dibangun  melalui  prototype  yang  akan dievaluasi  oleh  pengguna.  Prototype  yang telah  melalui  evaluasi  oleh  pengguna selanjutnya  akan  dijadikan  produk  akhir sebagai output dari penelitian ini.
Metode ini juga membantu proses analisa kebutuhan  dikarenakan  sering  terjadinya kesulitan  penjelasan  kebutuhan  secara  detail dari pengguna. Sebaiknya spesifikasi kebutuhan  sudah  harus  disepakati  agar manajemen  waktu  proyek  dapat  dikontrol dengan  baik.  Berikut  beberapa  tahapan metode prototype:
Gambar. 1.  Tahap-tahap Metode Pengembangan Prototype.
Berikut  uraian  tahapan  pada  gambar diatas:
1. Proses mengidentifikasi kebutuhan Pengguna, dalam tahap ini adanya proses wawancara  dengan  pihak  asrama  yaitu sekretaris AMI-SG mengenai permasalahan  dalam  pengarsipan  surat, hasil  wawancara  adalah  kebutuhan  atau permintaan  pembuatan  sistem  yang dibutuhkan.
2. Proses pengembangan kebutuhan menjadi prototype. Proses ini adalah awal pembuatan  prototype  dari  kebutuhan yang  didapatkan.  Fungsi  utama  yang dibuat  adalah  fungsi  input  output  pada sistem.
3. Proses  pengecekan  prototype.  Pada proses  ini  akan  dilakukan  pengecekan dengan pengguna. Apakah protottype yng dibuat sudah sesuai kebutuhan atau tidak. Bila  sudah  memenuhi  kebutuhan  maka prototype tersebut sudah bisa dilanjutkan menjadi  sistem.  Namun,  bila  belum memenuhi  kebutuhan  pengguna  maka pembangunan  harus  kembali  ketahan identifikasi  kebutuhan  agar  bisa  lebih secara  tepat  mengetahui  kebutuhan pengguna.  Proses  akan  berulang  hingga prototype diterima.
4. Sstem  siap  digunakan.  Proses  ini menandakan bahwa pembangunan sistem telah sukses dan langsung bisa digunakan menjadi sistem sepenuhnya.
Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis untuk penelitian ini adalah: 1. Wawancara,  wawancara  akan  dilakukan secara  langsung  berupa  tanya  jawab dengan  pengguna  dan  stakeholder  yang ada  seperti  ketua  AMI-SG  2021, sekretaris  AMI-SG  2020  dan  sekretaris AMI-SG 2021. 2. Observasi,  proses  observasi  dilakukan oleh  penulis  secara  langsung  terhadap kegiatan surat menyurat di AMI-SG. 3. Studi  Pustaka,  Pengumpulan  data  ini menggunakan buku-buku, berkas-berkas, jurnal yang berkaitan dengan judul yang diangkat  sebagai  referensi.  Informasi tersebut  diambil  dari  berbagai  sumber, dari dalam maupun luar AMI-SG

## 4. Hasil dan Pembahasan Analisis dan Perancangan
Pada proses pembangunan sebuah sistem informasi,  pemodelan  menjadi  langkah  awal yang  dilakukan.  Analisis  dan  perancangan SIPS  menggunakan  metode  pengembangan berorientasi  objek  yang  mempunyai  Bahasa perancangan  standar  yaitu  UML  ( Unified
Modeling Language ). Diagram yang
digunakan  dalam  studi  ini  yaitu Use  Case Diagram dan Class Diagram .
Gambar. 2.  Use Case Diagram.
Gambar  2  merupakan  penggambaran sistem  dengan  use  case  diagram.  Use  Case Diagram  menunjukan  dan  memberikan visualisasi dari fungsionalitas di dalam suatu sistem  informasi  yang  akan  dibangun. Berdasarkan  use  case  diagram  tersebut terdapat  tiga  orang  aktor  pengguna  yang mempunyai  tanggung  jawabnya  tersendiri dalam melakukan pengolahan dan
pengarsipan.  Pada  proses  pengarsipan pengguna  mampu  melihat,  menambah, merubah, menghapus dan mencari data surat.
Gambar. 3.  Class Diagram.
Gambar 3 merupakan class diagram yang menunjukan  atribut  dan  perlakuan  apa  yang bisa dilakukan pada class yang ada.
Gambar. 4.  Perancangan Data.
Gambar  4  menunjukan  perancangan database yang dapat diakses melalui halaman phpmyadmin . Database tersebut  diberi  nama sipsasrama  (sistem  informasi  pengarsipan surat asrama).

## Implementasi
Berikut  adalah  tampilan  antarmuka sistem informasi pengarsipan surat (SIPS):
Tampilan  login,  merupakan  kebutuhan fungsional pertama dengan 2 jenis akun yaitu administrator dan guest.

## Gambar. 5.  Tampilan Login
Tampilan login merupakan tampilan yang memberikan inputan user dan password untuk bisa masuk kedalam sistem.
Gambar. 6.  Berhasil Login/Tampilan Awal Administrator
Gambar. 7.  Berhasil Login/Tampilan Awal Guest
Gambar  6  dan  7  merupakan  tampilan awal  saat  berhasil  login  Administrator  dan guest,  memperlihatkan  jumlah  data  surat masuk dan keluar yang tersimpan.
a. Surat Masuk

## Gambar. 8.  Tampilan Surat Masuk
Tampilan  surat  masuk  berisi  tabel  data surat  lengkap  dengan  semua  variable  data, dilengkapi dengan tombol aksi Create & RUD ( Read , Update / edit , Delete ). Akses Create dan Read dapat di akses oleh kedua akun. Update dan delete hanya  dapat  diakses  oleh administrator.
1) Menambah Surat Menambahkan surat dengan 6 data dan 1 dokumen,  dokumen  dapat berupa  format  pdf atau gambar (jpeg,jpg).
Gambar. 9.  Tampilan Menambah Data Surat Masuk
2) Mengedit Surat
Mengedit  surat  masuk  menggunakan akun administrasi.
Gambar. 10.  Tampilan Mengedit Data Surat Masuk

## 3) Menghapus Surat
Proses menghapus surat masuk, gambar diatas merupakan  tampilan  notifikasi  penghapusan data surat masuk. Penghapusan ini hanya bisa dilakukan menggunakan akun administrasi.
Gambar. 11.  Tampilan Menghapus Data Surat Masuk
b. Surat Keluar
Gambar. 12.  Tampilan Surat Keluar
1) Menambah Surat Menambahkan surat dengan 5 data dan 1 dokumen,  dokumen  dapat berupa  format  pdf atau gambar (jpeg,jpg).
Gambar. 13.  Tampilan Menambah Data Surat Keluar
2) Mengedit Surat Mengedit  surat  keluar  menggunakan akun administrasi.

## Gambar. 14.  Tampilan Mengedit Data Surat Keluar
3) Menghapus Surat
Proses  menghapus  surat  keluar,  gambar diatas merupakan tampilan notifikasi penghapusan  data  surat  keluar.  Penghapusan ini  hanya  bisa  dilakukan menggunakan  akun administrasi.
Gambar. 15.  Tampilan Menghapus Data Surat Keluar
c. Mencari Surat
Bagian ini memaparkan proses pencarian data surat masuk maupun keluar.
a) Surat Masuk Pencarian surat masuk dengan menggunakan keyword “UNJ”.
Gambar. 16.  Tampilan Mencari Data Surat Masuk
b) Surat Keluar Pencarian surat keluar dengan menggunakan keyword “arip”.
Gambar. 17.  Tampilan Mencari Data Surat Keluar
d. Notifikasi Akses Tertutup Halaman ini muncul bila guest mencoba menghapus atau mengedit data surat.
Gambar. 18.  Tampilan Notifikasi Akses Tertutup

## 5. Kesimpulan
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari penelitian ini sebagai berikut: 1. Sistem  ini  memudahkan  warga  asrama untuk  mengetahui  dan  menyampaikan surat  baik  surat  keluar  atau  surat  masuk yang diterimanya. 2. Sistem ini menyediakan layanan
pengarsipan  yang  mudah  diliat  dan dikontrol sekretaris asrama.
3. Penataan  data  surat  tersusun  rapi  dan waktu yang digunakan lebih singkat.
4. Sistem berbasis web ini menjadikan arsip surat aman dan terjaga serta dapat diakses kapan saja.

## Daftar Pustaka
Amalia  R.  &  Huda  N.,  (2020).  Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Tenaga Kerja dan  Transmigrasi  Kabupaten  Musi Banyuasin, Jurnal  Media  Informatika Budidarma , vol. 4, no. 2, hal. 363– 368.
Darlianto, A.  &  Permana,  I.  (2016.)  Sistem Informasi  Pencatatan  Surat  Masuk (Studi  Kasus  :  Kantor  Camat  Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau). Jurnal  Rekayasa  dan  Manajemen
Sistem Informasi, vol. 2, no. 1 . 37–43,
Farell G., Saputra H. K., dan Novid I., (2018) Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Pengarsipan  Surat  Menyurat  (Studi Kasus Fakultas Teknik Unp). J. Teknol.
Inf.  dan  Pendidik.,  vol.  11,  no.  5 ,  hal. 55–62.
Kristyanti  L.,  (2015).  Manajemen  Kearsipan
Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan. J. Efisiensi, Vol. XIII, No. 2 , hal 85-97.
Lutfi A., (2017). Sistem Informasi Akademik Madrasah Aliyah  Salafiyah  Syafi’iyah Menggunakan Php Dan Mysql. AiTech, vol. 3, no. 2 , hal. 104-112.
Nugraha W. & Syarif M., (2018). Penerapan Metode  Prototype  Dalam  Perancangan Sistem Informasi Penghitungan Volume Dan Cost Penjualan Minuman Berbasis Website. JUSIM, vol. 3, no. 2 , hal. 97- 105.
Pamungkas  I.,  (2018). Pergeseran  Budaya Kaderisasi  Kepemimpinan  Mahasiswa Di  Asrama  Mahasiswa  Islam  Sunan Giri  Rawamangun  Jakarta  Timur . Jakarta : Universitas Negeri Jakarta.
Purnomo D., (2017). Model Prototyping Pada
Pengembangan Sistem
Informasi.
JIMP, Vol. 2, No. 2, Hal. 54-61.
Rahmasari  T.,  (2019).  Perancangan  Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Toserba Selamat Menggunakan Php Dan Mysql. @is The Best, vol. 4, no. 1 , hal. 411-425,.
Simangunsong A.,  (2018).  Sistem  Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web, J. Matrik Penusa, vol. 2, no. 1, hal. 11– 19,
Susanto,  F.,  (2018).  Sistem  Informasi
Pengolahan Data Pasien Pada Puskesmas Abung Pekurun Menggunakan Metode Prototype.
Jurnal Mikrotik Vol. 8, No. 1 , Hal. 65- 73.