## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
Pelatihan Modern Office  Administration & E-Filling System bagi Tenaga Administrasi PT Pupuk Kalimantan Timur
Falaah Abdussalaam 1  , Widwi Handari Adji 2 , Rina Kurniawati 3
1,3 Manajemen Informatika, 2 Komputerisasi Akuntansi, Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia, 40274
E-mail : falaahabdussalaam@gmail.com 

## Info Artikel:
Diterima : 21 Mei 2022 Diperbaiki : 27 Mei 2022
Disetujui : 31 Mei 2022
Abstract: Good  administrative  management  has  an impact  on  improving  the  performance  of  an  agency. Utilization of maximum and real-time IT developments can help make it easier and faster to handle administrative management  and  archive  management  systems  in  this modern  era.  As  a  form  of  the  Tri  Dharma  of  Higher Education, one of which is Community Service, the Piksi Ganesha  Polytechnic  in  collaboration  with  the  BME Center  provides  Modern  Office  Administration  &  E- Filling System Training to the administrative staff of PT Pupuk  Kalimantan  Timur  which  aims  to  enable participants to comprehensively understand the material. So that it can be implemented in an applicative manner and  has  the  professional  ability  to  manage  office administration  and  computerized  archive  management. The  implementation  of  this  activity  is  in  the  form  of hands-on practice and the provision of materials/tutorials (modern  office  administration,  office  layout,  guest  and telephone  services,  correspondence,  time  management and  electronic  archives,  as  well as  office  administration automation). Question and answer.  From the results of the training, the participants gained many benefits and new  knowledge,  in  particular  improving  their performance to be more professional and able to adapt to the digital business environment.
Abstrak: Pengelolaan administrasi yang baik berdampak pada  peningkatan  kinerja  dari  sebuah  instansi. Pemanfaatan perkembangan IT yang maksimal dan real- time dapat membantu mempermudah dan mempercepat dalam  menangani  pengelolaan  administrasi  dan  sistem manajemen  arsip  di  era  modern  ini.  Sebagai  salah  satu bentuk  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi,  salah  satunya
Keywords: Training, Modern Office Administration, E-Filling System
Kata Kunci : Pelatihan, Administrasi Perkantoran Modern, Sistem pengarsipan

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
adalah  Pengabdiaan  Kepada  Masyarakat,  maka Politeknik  Piksi  Ganesha  bekerjasama  dengan  BME Center memberikan Pelatihan Modern Office Administration  &  E-Filling  System  kepada  tenaga administrasi  PT  Pupuk  Kalimatan  Timur  yang bertujuan  agar  peserta  dapat  memahami  secara komprehensif materi  yang disampaikan,  sehingga  dapat diimplementasikan  secara  aplikatif  dan  memiliki kemampuan    professional    mengelola  administrasi perkantoran serta manajemen arsip yang terkomputerisasi.    Pelaksanaan    kegiatan    ini    berupa praktek  langsung  dan  pemberian  materi/  tutorial (administrasi  perkantoran  modern,  tata  ruang  kantor,
pelayanan tamu dan telepon, korespondensi, manajemen waktu  dan  arsip  elektronik,  serta  otomatisasi administrasi  perkantoran),  selain  itu  diberikan  pula Games  dan  Ice  Breaking,  Diskusi  serta  Tanya  Jawab. Dari hasil pelatihan, banyak manfaat dan ilmu baru yang didapatkan  para  peserta,  khususnya  meningkatkan kinerja yang lebih profesional serta dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis digital.

## Pendahuluan
Pengelolaan administrasi yang baik akan berdampak pada peningkatan kinerja dari sebuah instansi. Instansi dapat memberikan pelayanan administrasi perkantoran yang  prima,  apabila  staf/  bagian  administrasi  dibekali  dengan  pengetahuan  yang memadai dan terbarukan tentang administrasi perkantoran meliputi pelayanan tata usaha  kantor  (pelayanan  telepon,  pelayanan  tamu  dan  tata  ruang  kantor)  serta pemanfaatan  perkembangan  teknologi  informasi.  Di  era  digitalisasi  saat  ini pemanfaatan informasi yang up to date dan real time dapat membantu mempermudah dan  mempercepat  sistem  manajemen  administrasi,  sehingga  pekerjaan  dapat diselesaikan dengan tepat waktu, tepat sasaran, dan efisien.
Administrasi  Perkantoran/ Office  Administration merupakan  rangkaian aktivitas POAC ( Planning / Merencanakan, Organizing / Mengorganisasikan, Actuating / Mengarahkan  dan Controlling /  Mengawasi)  hingga  menyelenggarakan  secara  tertib pekerjaan administrasi untuk menunjang  tercapainya tujuan organisasi. Sedangkan Sistem Pengarsipan/ E-Filling System merupakan proses pengumpulan dokumen yang direkam,  kemudian  diolah  dan  disimpan  menggunakan  teknologi  komputer berbentuk  dokumen  elektronik  menjadi  informasi  yang  dapat  berguna  bagi penerimanya.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
Dewasa  ini,  penggunaan  teknologi  di  bidang  aplikasi  perkantoran  sudah menjadi  hal urgent ,  tetapi  dalam  perkembangannya,  banyak  ditemukan  bahwa sebagian  instansi  belum  menerapkan  aplikasi  perkantoran    dalam    mengelola administrasi.  Padahal,  apabila  digunakan  secara  maksimal,  banyak  manfaat  dan kegunaan  dari  aplikasi  tersebut    yang  dapat  membantu  mempercepat  dan mempermudah pengolahan administrasi.
Program  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  merupakan  kegiatan  aplikasi produk Iptek secara terencana oleh sivitas akademika Politeknik Piksi Ganesha dalam membangun  budaya  masyarakat  berketrampilan  sains,  teknologi,  yang  berbasis kepakaran  individu  dan/atau  kelompok  serta  menciptakan  peluang  terwujudnya transfer sains, dan teknologi.
Sebagai  upaya  Pelaksanaan  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi,  Politeknik  Piksi Ganesha  bekerjasama  dengan  BME  Center  berupaya  memfasilitasi  tenaga administrasi PT Pupuk Kalimantan Timur untuk bisa mengikuti kegiatan Pelatihan Modern Office Administration & E-Filling System . Pelatihan ini ditujukan bagi karyawan yang  bekerja  di  bagian  administrasi,  baik  sebagai  staf  administrasi,  sekretaris, maupun office manager agar mampu meningkatkan kinerja yang lebih profesional serta dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis digital.

## Metode
Strategi  dalam  merancang  dan  mengimplementasikan  program  pengabdian untuk  masyarakat  dengan  judul  Pelatihan Modern  Office  Administration  &  E-Filling System diuraikan sebagai berikut :
Gambar 1. Metode Pelaksanaan PKM

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905

## Hasil dan Pembahasan

## A. Tahap Perencanaan
Salah  satu  faktor  keberhasilan  dari  suatu  organisasi,  tidak  terlepas  dari pelayanan  administrasi  perkantoran,  seiring  dengan  perkembangan  teknologi yang  begitu  pesat,  maka  diperlukan  penyesuaian  manajemen  administrasi perkantoran yang lebih modern dan berbasis teknologi. Hal ini pun dirasakan oleh  PT  Pupuk  Kalimantan  Timur,  yang  membutuhkan  pelatihan  mengenai perkembangan  administrasi  perkantoran  modern  dan  sistem  pengarsipan. Berangkat dari hal tersebut, melalui permintaan BME Center dan sebagai salah satu  bentuk  pengabdian  kepada  masyarakat,  maka  Ibu  Nindra  Ayu Pamungkaningtyas,  S.ST.,  M.M.  selaku  Wakil  Direktur  I  Bidang  Akademik Politeknik  Piksi  Ganesha  memberikan  Surat  Tugas  Pengabdian  Kepada Masyarakat  dengan  No  Surat  Tugas  :  257/Poltek-PG/23.3/III/2019  kepada  tiga orang dosen tetap 1) Ibu Widwi Handari Adji, Dra., M.M., 2) Rina Kurniawati, S.Kom.,  M.T.,  MOS,  3)  Falaah  Abdussalaam,  A.Md.,  S.ST.,  M.M.,  MOS  untuk menjadi Instructur / Pemateri dalam Pelatihan Modern Office Administration & E- Filling .

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905

## B. Tahap Persiapan
Berdasarkan  surat  tugas  yang  diberikan,  maka  Tim  PKM  Politeknik  Piksi Ganesha berkoordinasi dengan BME Center dan PT Pupuk Kalimantan Timur dan menyepakati pelaksanaan Pelatihan Modern Office Administration & E-Filling System sebagai berikut:
Hari, Tanggal : Selasa s.d. Kamis, 19 -  21 Maret 2019 Waktu : 08:00 s.d. 16:00 WIB Tempat : Ruang Kamasaran Aston Braga Bandung Jl. Braga No. 99 Bandung 40111 Peserta : Karyawan yang bekerja di bagian administrasi, baik sebagai office manager , staf administrasi, maupun sekretaris Tujuan Pelatihan :
1. Mampu memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
2. Mampu mengelola informasi yang dibutuhkan oleh unit unit lain
3. Mampu menyimpan dan mengelola arsip (sistem filling ) dengan baik
4. Memahami  pentingnya  Standard  Operation  Procedure  (SOP)  untuk kelancaran aktifitas kantor
Materi Pelatihan  :
Tabel 1. Materi Pelatihan No Materi Pelatihan Foto Materi 1. Administrasi  Perkantoran  Modern  ( Modern  Office
Administration )
➢ Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
➢ Ruang lingkup administrasi perkantoran
➢ Tujuan administrasi perkantoran
➢ Karakteristik administrasi perkantoran modern
2. Tata Ruang Kantor
➢ Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
➢ Azas tata ruang kantor
➢ Jenis tata ruang kantor
➢ Fasilitas kantor
➢ Penyusunan tata letak fasilitas kantor
➢ Tata lingkungan kantor
➢ Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
No Materi Pelatihan Foto Materi 3. Korespondensi
➢ Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
➢ Bagian bagian surat
➢ Format surat
➢ Bahasa surat
➢ Langkah – langkah penyusunan surat
➢ Mengurus  dan  mengendalikan  surat  masuk  dan  surat keluar
4. Pelayanan Telepon dan Tamu
➢ Persiapan yang perlu dilakukan
➢ Menerima telepon
➢ Menelepon
➢ Mencatat pesan pesan melalui telepon
➢ Kesalahan dalam bertelepon
➢ Syarat penting penerima tamu
➢ Catatan identitas tamu
➢ Pelayanan terhadap tamu
5. Dokumentasi dan Pengarsipan
➢ Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
➢ Jenis arsip
➢ Tujuan pengelolaan arsip
➢ Penggandaan dan pendistribusian arsip
➢ Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
➢ Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
➢ Peminjaman arsip
➢ Penyusutan arsip
➢ Hal – hal  yang  harus  diperhatikan  dalam  pengelolaan arsip
6. Pengelolaan  waktu  yang  efektif  dalam  menangani pekerjaan kantor
➢ Nilai  waktu  dan  pentingnya  pengelolaan  waktu  yang efektif
➢ Teknik manajemen waktu : Skala prioritas, delegasi dan asertif
➢ Identifikasi  penyebab  waktu  terbuang  percuma  dan antisipasinya
➢ Mengelola  rapat  secara  efetif  dan  membuat  notulen yang baik

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
No Materi Pelatihan Foto Materi 7. Otomatisasi Administrasi Perkantoran ➢ Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
➢ Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
➢ Teknologi informasi dalam administrasi perkantoran
➢ Software untuk administrasi perkantoran
➢ Sistem Arsip Elektronik
➢ Sistem Informasi Manajemen
➢ Manajemen Basis Data
➢ LAN, Intranet dan Internet
Setelah  menetapkan  pokok  bahasan  materi  yang  dijadikan  sebagai  bahan pelatihan,  Tim  PKM  Politeknik  Piksi  Ganesha  membuat  modul  pelatihan,  soal praktikum maupun games sesuai dengan kebutuhan dan digunakan saat pelatihan.

## C. Tahap Pelaksanaan
Gambar 3. Pelaksanaan PKM

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
Gambar  diatas  memperlihatkan  suasana  kegiatan  yang  terjadi  disaat pelaksanaan pelatihan Modern Office Administration & E-Filling System . Peserta pelatihan  dibekali  dengan  softfile  modul  pelatihan  guna  memfasilitasi  para peserta agar dapat mempelajari materi yang diberikan secara mandiri. Modul Pelatihan ini dilengkapi dengan  instruksi dan  gambar yang jelas, warna yang menarik, serta contoh contoh latihan soal maupun praktikum, sehingga dapat memudahkan  mereka  dalam  mempraktekkan  secara  mandiri  dan  memahami materi dengan baik.
Selain  pemberian  materi/  tutorial  (administrasi  perkantoran  modern,  tata ruang kantor, pelayanan tamu dan telepon, korespondensi, manajemen waktu dan arsip elektronik, serta otomatisasi administrasi perkantoran), dengan durasi waktu  setiap  bahasan  pelatihan  antara  90  s.d.  120  menit,  para  peserta  pun dibekali dengan berbagai macam kegiatan praktek secara langsung, Games, Ice Breaking, Diskusi serta Tanya Jawab. Beberapa contoh Games, Soal Praktek,dll diuraikan sebagai berikut:
Tabel 2. Contoh Soal Praktek dan Games Pelatihan
No Materi Pelatihan Contoh Soal Praktek/ Games 1. Pre-Test Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar. a. Apakah yang anda ketahui tentang administrasi perkantoran modern b. Apakah yang anda ketahui tentang tata ruang kantor c. Jelaskan Prinsip 5R dalam tata ruang kantor d. Apakah yang anda ketahui tentang Korespondensi e. Bagaimana etika Pelayanan Telepon f. Bagaimana etika Pelayanan tamu g. Apakah yang anda ketahui tentang Dokumentasi dan Pengarsipan h. Bagaimana cara Penyusunan SOP i. Bagaimana cara mengelola inventarisasi peralatan dan perlengkapan kantor j. Bagaimana mengelola waktu kerja yang efektif k. Apakah yang anda ketahui tentang otomasi administrasi perkantoran 2. Korespondensi Praktikum Korespondensi Anda  adalah  staf  administrasi  di  PT  Samudera  Biru,  Jl.  MT Haryono Kav. 127, Jakarta. Di meja kerja anda ada beberapa surat masuk yang harus segera diolah, dan anda juga bertugas membuat  dan  membalas  beberapa  surat  yang  ditujukan kepada perusahaan lain.
Tugas I

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
No Materi Pelatihan

## Contoh Soal Praktek/ Games
Membuat  surat  pesanan    kepada  PT  SUMBER  JAYA ELECTRONIC, jalan Urip Sumoharjo Km. 7 Jakarta, tuliskan bahwa perusahaan anda tertarik dan ingin memesan computer sebanyak  6  unit,  dengan  diskon  20%.  Barang  dapat  diterima tanggal 2 April 2019, dan pembayaran akan dilakukan setelah barang  diterima  dengan  kondisi  baik.  Surat  dibuat  dengan bentuk  full  block  style,  dan  ditandatangani  oleh  manajer pemasaran,  Ir  Joko  Purnomo,  M.BA,  tanggal  surat  19  Maret 2019, nomor surat 025/SB/III/2019 3. Pelayanan Telepon dan Tamu Games Komunikasi 4. Pengelolaan waktu yang efektif dalam menangani  pekerjaan kantor Kelompokkan Kegiatan Di Bawah Ini Kedalam Kuadran Prioritas ➢ Ujian Besok
➢ Teman Terluka ➢ Masalah Kecil Orang Lain ➢ Tekanan Sesama ➢ Merencanakan, Menetapkan Sasaran ➢ PR Yang Harus Selesai Dalam Minggu Ini ➢ Olahraga ➢ Terlalu Banyak Nonton TV ➢ Proyek Harus Selesai Hari Ini ➢ Ngobrol Tiada Habis-Habisnya Di Telfon ➢ Mobil Mogok ➢ Terlalu Banyak Main Game Komputer, dst 5. Otomatisasi kegiatan Administrasi Perkantoran Mengelola Database di Ms. Access Membuat dan Mengelola Tabel Pegawai (Create Table, Design & Format Table, Add/ Change/ Delete Field & Record, Sorting Data, Filter Data, Find & Replace, Formula, Copy, Export &
Import Table, Create Query, Create Report, Create Form

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905
No Materi Pelatihan Contoh Soal Praktek/ Games

## D. Evaluasi
Kegiatan ini berlangsung selama tiga hari. Selama kegiatan ini, para peserta tampak sangat antusias dan keingintahuannya begitu tinggi dengan materi yang dipelajari. Mereka memperoleh banyak manfaat dan keuntungan dari kegiatan yang  dilaksanakan.  Setelah  kegiatan  selesai,  baik  peserta  maupun  Tim  PKM Politeknik Piksi Ganesha diberikan sertifikat Pelatihan.
Gambar 4. Sertifikat PKM

## Kesimpulan
Administrasi perkantoran modern dan sistem pengarsipan berbasis teknologi tidak saja memberikan pelayanan yang dibutuhkan tetapi membuat pekerjaan dapat diselesaikan  dengan  tepat  waktu,  tepat  sasaran,  dan  efisien.  Dari  hasil  pelatihan Modern  Office  Administration  &  E-Filling  System yang  telah  dilaksanakan,  banyak manfaat  dan  ilmu  baru  yang  didapatkan  para  peserta,  khususnya  meningkatkan kinerja  yang  lebih  profesional  serta  dapat  menyesuaikan  diri  dengan  lingkungan bisnis digital.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 01 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p-ISSN : 2797-6394  e-ISSN : 2797-3905

## Referensi
Salam,  R.,  Akib,  H.,  &  Arsalam,  S.  (2021).  Faktor  organisasi  yang  mendukung pelaksanaan fungsi MITRA. Jurnal Administrasi Publik, 17(1), 79-94.
Anita,  D.  (2019).  Pengembangan  Strategi  Pelayanan  Prima  Melalui  Administrasi Perkantoran Modern. Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic, 3(3), 38-42.
Sarofa,  M.,  &  Frayudha,  A.  D.  (2019).  Pelayanan  Fungsi  Administrasi  Perkantoran Modern  Di  Kantor  Kecamatan  Tunjungan  Kabupaten  Blora. Ad’ministrate, 1(6), 20-27
Amrullah, A., Makhrus, M., Hadisaputra, S., Ilhamdi, M. L., & Sujana, I. M. (2020). Pelatihan  Sistem  Pengarsipan  Data  Berebasis  WEB  pada  Tenaga  Admin Fakultas  Keguruan  dan  Ilmu  Pendidikan  Universitas  Mataram.  Jurnal Pengabdian Masyarakat Sains Indonesia, 2(1).
Nurjanah, F. S., Permana, Y., Abdussalaam, F., & Arifin, J. (2021). Web Based Incoming and  Outgoing  Mail  Management  Information  System  with  CodeIgniter Framework. Digital Zone: Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 12(2), 147-159.
Ahmad  Iskandar  Z.,  K.  Prihartono  AH.  (2019). Mengolah  Database  dengan  Microsoft Access 2019 Plus SQL . Bandung: Thursina Mediana Utama. Madcoms. (2019). Kupas Tuntas Microsoft Access 2019. Yogyakarta: Andi.