Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## Penerapan Zachman Framework Dalam Sistem Informasi Manajemen Penyuratan Berbasis Web
Wildan Riswandi *1 , Falentino Sembiring 2 , Aditya Erfina 3 1,2,3 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Nusa Putra Sukabumi Jl. Raya Cibolang No. 21 Sukabumi,West Java, Indonesia 43152
1 wildan.riswandi_si17@nusaputra.ac.id, 2 falentino.sembiring@nusaputra.ac.id,
3 aditya.erfina@nusaputra.ac.id

## Abstract
In  the  era  of  the  industrial  revolution  4.0,  there  are  very  many  significant  changes  to information  technology.  Advances  in  information  technology  so  quickly  innovate  in  various circles  of  society,  thanks  to  this  progress  people  can  carry  out  all  activities  quickly  and accurately. So that the effectiveness and efficiency of an organization or agency will be good. For  example,  in  correspondence  activities  at  the  BKPSDM,  Sukabumi Regency,  initially  letters were made by hand and then sent through intermediaries to certain individuals or agencies and vice  versa  then  with  the  existence  of  information  technology,  correspondence  activities  were made  easier  in  terms  of  manufacture  and  delivery.  But  with  this  convenience,  there  are  still some  obstacles  experienced,  namely  the  existence  of  data  redundancy,  accumulation  of  mail data, and the absence of multi users, this causes coordination problems in each field which has an  impact  on  the  delay  in  processing  incoming  and  outgoing  letters.  This  is  because  the company does not yet have a management support system to bridge correspondence activities and  an  unorganized  reporting  system.  To  overcome  this,  a  suitable  information  system management  model  is  needed,  in  this  study  the  model  used  enterprise  architecture  with  the Zachman Framework method. The focus of the problem in this research is to optimize the flow of correspondence and mail reporting activities using a website-based system as the medium. The results obtained from the Zachman Framework enterprise architecture are in the form of a blueprint or blueprint which will later be used as a reference in system implementation.
Keywords : Architecture Enterprise, Mailing Information System, Zachman Framework.

## Abstrak
Pada masa revolusi industri 4.0 sekarang ini sangat banyak sekali perubahan yang signifikan terhadap  teknologi  informasi.  Kemajuan  teknologi  informasi  ini  begitu  cepat  berinovasi  di berbagai  kalangan  masyarakat,  berkat  kemajuan  ini  masyarakat  dapat  melakukan  segala aktifitas  dengan  cepat  tanggap  dan  akurat.  Sehingga  efektivitas  dan  efisiensi  pada  sebuah organisasi  atau  instansi  akan  baik.  Contohnya  pada  kegiatan  surat  menyurat  di  BKPSDM Kabupaten  Sukabumi  pada  awalnya  surat  dibuat  dengan  tulis  tangan  lalu  dikirim  melalui perantara  ke  individu  atau  intansi  tertentu  begitu  pula  sebaliknya  lalu  dengan  adanya teknologi infomasi kegiatan penyuratan dipermudah dari segi pembuatan dan pengirimannya. Tetapi  dengan  kemudahan  tersebut  masih  terdapat  beberapa  kendala  yang  dialami  yaitu adanya  redudansi  data,  penumpukan  data  surat,  dan  tidak  adanya  multi  user,  Hal  tersebut menyebabkan  permasalahan  koordinasi  di  setiap  bidangnya  yang  berdampak  pada terlambatnya  proses  pada  surat  yang  masuk  ataupun  surat  yang  keluar.  Ini  dikarenakan perusahaan belum memiliki pengelolaan yang sistem pendukung untuk menjembatani aktifitas penyuratan dan sistem pelaporan yang belum tertata.Untuk mengatasi hal tersebut diperlukan model  manajemen  sistem  informasi  yang  cocok,  pada  penelitian  ini  model  yang  digunakan arsitektur  enterprise  dengan  metode  Zachman  Framework.  Fokus  permasalahan  pada penelitian  ini  yaitu  untuk  mengoptimalisaasi  alur  kegiatan  penyuratan  dan  pelaporan  surat dengan  menggunakan  sistem  berbasis  website  sebagai  medianya.  Hasil  yang  diperoleh  dari
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
arsitektur  enterprise  Zachman  Framework  ini  yaitu  berupa  cetak  biru  atau  blueprint  yang nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam implementasi sistem.
Kata kunci : Arsitektur Enterprise, Sistem Informasi Penyuratan, Zachman Framework.

## 1. PENDAHULUAN
Aktivitas  surat  menyurat  merupakan  salah  satu  aktivitas  di  instansi pemerintahan tidak pernah sepi, dimana media komunikasi di dalam internal pemerintahan  hingga  saat  ini  masih  melibatkan  peran  surat.  Sehingga  tak heran jika kita sering melihat tumpukan-tumpukan kertas di meja para staf. Hal yang sangat lumrah jika aktivitas surat menyurat masih terus dilakukan, baik antar instansi pemerintah maupun pemerintah kepada masyarakat [1]. Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  (BKPSDM) Kab. Sukabumi merupakan salah satu perangkat daerah yang memiliki tugas dalam  penyelenggaraan  penunjang  urusan  pemerintahan  di  bidang kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia yang menggunakan komunikasi formal menggunakan surat konvensional atau bentuk fisik.
Proses yang tentunya memakan waktu yang lebih lama jika dibanding dengan pekerjaan yang sudah memakai sistem dan standar data yang kurang memadai.  Hal  tersebut  menyebabkan  permasalahan  koordinasi  di  setiap bidangnya  yang  berdampak  pada  terlambatnya  proses  pada  surat  yang masuk ataupun surat yang keluar. Adapun permasalahan yang lain terdapat redudansi  atau  penumpukan  data  yang  terjadi  karena  tidak  terstrukturnya nomor  seri  atau  identitas  pada  setiap  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Lalu tidak adanya multi user sehingga pada setiap bagian bidang atau sub bidang tidak  dapat  menggunakan  data  tersebut  secara  bersamaan  dikarenakan prosedur manual yang mengharuskan melalui tahapan secara satu persatu. Pada pengembangan masalah dari penelitian ini cetak biru yang dibuat selain  menampilkan  informasi  penyuratan  yang  terstruktur  dan  aktifitas disposisi surat, sistem ini juga dapat memberikan hak akses pada user untuk menerima  atau  menerbitkan  suatu  surat  yang  bisa  diakses  oleh  para pegawai. Selain itu, adanya  primary key untuk mencegah  adanya redudansi atau  penumpukan  data  dan  sistem  filterisasi  untuk  memudahkan  user mencari data surat yang diperlukan. Pengembangan studi kasus dan metode didapat  dari  refrensi  penelitian  penelitian  terdahulu.  Untuk  metode  yang digunakan  yaitu Zachman  Framework Enterprise  Architecture.  Architectur enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya termasuk informasi, fungsionalitas/kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. Arsitektur  enterprise  mengambarkan  rencana  untuk  mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem [2]. Semoga dari penelitian ini dapat memberikan  kontribusi  bagi  pihak  instansi  untuk  dapat  memudahkan pekerjaan  dalam  kegiatan  surat  menyurat  dan  semoga  menjadi  referensi baru bagi para peneliti yang sedang melakukan penelitian dengan tema dan metode yang sama.
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Pada  penelitian  ini  terdapat  arsitektur  enterprise  yang  dimulai  dari melihat  sudut  pandang  dan  aspek  sistem  informasi  menggunakan Zachman Framework yang  menghasilkan  Arsitektur  Teknologi,  Arsitektur  Data,  dan Arsitektur  Teknologi. Zachman  Framework melihat  suatu  sistem  informasi dilihat  dari  enam  aspek  utama,  yaitu  :  Data,  Function,  Network,  People, Motivation, dan Time serta enam perspektif berbeda, yaitu : Planner, Owner, Designer, Contractor, Subcontractor, dan Functioning Enterprise.
Aspek  dan  perspektif yang berbeda ini direpresentasikan  dalam suatu matrik  6x6  yaitu  kolom  merepresentasikan  aspek  sedangkan  baris merepresentasikan perspektif yang berbeda untuk menjelaskan lingkup dari perusahaan yang akan dimodelkan [3]. Pada penerapan Zachman Framework dapat  dijelaskan  dari  masing-masing  perhatian  pada  pertanyaan  mendasar yang  sama,  jawaban  pertanyaan-pertanyaan  itu  menciptakan  representasi deskriptif yang berbeda, menterjemahkan dari yang lebih tinggi ke yang lebih rendah [4].

## 2.1. Pengumpulan Data
Dalam  penelitian  ini,  penulis  melakukan  pengumpulan  data  dengan menggunakan 3 metode yaitu Observasi, Wawancara dan Studi pustaka : 2.1.1. Observasi
Observasi adalah salah satu  teknik pengumpulan data dengan melihat langsung  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  pihak  terkait.  Dengan  melakukan teknik observasi, maka penulis dapat mengenal dan melihat secara langsung bagaimana permasalahan yang terjadi dan  mengetahui sistem maupun solusi yang  dibutuhkan.  Observasi  yang  dilakukan  untuk  penelitian  ini  adalah dengan  mendatangi  langsung  Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan Sumber  Daya  Manusia  (BKPSDM)  yang  terletak  di  Jl.  Raya  Kadupugur, Cijalingan, Kec.Cicantayan, Sukabumi Regency, Jawa Barat 43155.

## 2.1.2. Wawancara
Wawancara  merupakan  proses  komunikasi  atau  interaksi  yang dilakukan  dengan  cara  tanya  jawab  antara  penulis  dengan  narasumber  di instansi  terkait  seputar  sistem  yang  sudah  berjalan  maupun  yang  belum berjalan, dan hasilnya diperoleh maslaah seputar surat menyurat yang masih belum menggunakan sistem di BKPSDM Kab.Sukabumi.

## 2.1.3. Studi Pustaka
Studi  Pustaka  dilakukan  untuk  mencari  berbagai  materi  terkait penelitian  dengan  cara  mempelajari  penelitian  lainnya  yang  berhubungan dengan  masalah  atau  objek  yang  akan  penulis  teliti.  Sehingga  akan mempermudah  penulis  dalam  mengetahui  informasi  mengenai  teori  yang akan digunakan yang bersumber dari buku, internet dan tulisan lainnya.

## 2.2. Zachman Framework
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah Zachman Framework .  Dimana Zachman  Framework merupakan  matrik  yang  terdiri
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
dari  6  kali  6  kotak  dimana  didalamnya  menunjukkan  masing-masing perspektif. Dibangun dari beberapa pertanyaan umum seperti What, Where, When, Why, Who dan How.

## Gambar 1. Zachman Framework
Pada  penelitian  ini  sesuai  dengan  masalah  yang  ditemukan  cukup  hanya memakai  tiga  perspektif  untuk  syarat  membuat  sebuah  cetak  biru  sistem informasi manajemen penyuratan. Berikut penjelasan dari dimensi pertama atau baris perspektif :
1) Planner Perspective (Scope Content)
Sudut  pandang  perencana  meliputi  kegiatan  menetapkan  latar belakang,  lingkup,  dan  tujuan  dari  sistem  informasi  enterprise.  Pada perpektif ini di definisikan arah dan tujuan bisnis enterprise.
2) Owner Perspective (Business Concept)
Sudut pandang pemilik berkaitan dengan penerima atau pemekai/jasa akhir  dari  enterprise.  Pada  perspektif  ini  digambarkan  model-model terkait dengan kebutuhan bisnis, produk, jasa dari pemilik.
3) Designer Perspective (System Logic)
Sudut  pandang  perancang  berkaitan  dengan  aktivitas  perantara perantara  antara  apa  yang  diinginkan  pemilik  dan  apa  yang  dapat dicapai  secara  teknis  dan  fisik.  Pada  perpektif  ini  dibutuhkan  suatu model  yang  menggambarkan  secara  detail  proses  bisnis  yang  ada. Pada  perspektif  ini  digambarkan  model  teknis  perancangan  yang menjadi  dasar  pedoman  implementasi  sistem  informasi  enterprise yang akan dibangun [5].
Untuk  dimensi  kedua,  setiap  isu  perspektif  membutuhkan  cara  yang berbeda  untuk  menjawab  pertanyaan  fundamental  biasa  disebut  5W1H yaitu:  what,  how,  where,  who,  when,  dan  why.  Berikut  penjelasan  dari  isi kolom atau dimensi kedua :
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
a. What (kolom  data):  Material  yang  digunakan  untuk  membangun sistem (inventory set).
b. How (kolom fungsi): Melaksanakan aktivitas (process transformations).
c. Where (kolom jaringan): Menampilkan lokasi, topografi dan teknologi (network nodes).
d. Who (kolom  orang):  Terdapat  aturan  dan  organisasi  (organization group).
e. When (kolom  waktu):  Berhubungan  kejadian,  siklus,  jadwal  (time periods).
f. Why (kolom  tujuan):  Berisikan  tujuan,  motivasi  dan  inisiatif (motivation reason).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  perancangan  metode Zachman  Framework tiga  perspektif  yang terlibat dari dan masing-masing pihak memberikan pandangan yang bernilai kedapannya  untuk  terwujudnya  sebuah  sistem.  Berikut  merupakan  tabel matriks Zacham Framework pada penelitian ini.
Tabel 1 . Penerapan matriks Zachman Framework
Data what Functio n how Network where People who Time Motivatio n why when SCOPE (CONTEXTUAL) Planner Form dan doku men surat Alur pengelol aan surat BKPSDM Kabupate n Sukabumi Struktur organisa si instansi Kegiat an surat menyu rat Visi misi BKPSDM Kab. Sukabumi ENTERPRISE MODEL (CONCEPTUAL) Owner Detail deskr ipsi data pada surat Model proses aktifitas yang berjalan Spesifikas i yang diperluka n untuk sistem Sumber daya dalam pembang unan sistem Estima si waktu pembu atan sistem Tujuan adanya sistem informasi manajeme n (value chain) SYSTEM MODEL (LOGICAL) Designer Class diagr am Use case usulan Topologi jaringan Sequenc e diagram Rule user access Optimalis asi sistem penyurata n

## 3.1. Perspektif Perencana (Scope)
Pada baris pertama dari tabel zachman diatas mendefinisikan cakupan arsitektur  enterprise    dengan    memaparkan    daftar    entitas  atau  data  yang penting    dari  perencana  atau  bisa  dibilang  arsitektur  kontekstual.  Sudut pandang  ini  perencana  menggambarkan  aspek  dari  mulai  input  dan  output secara  global  dan  kontekstual.Bagian  ini  belum  mendefinisikan  keterkaitan entitas  [6].  Berikut  penjelasan  perpektif  planner  dari  pertanyaan  mendasar dari 5W1H:
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## 1) What Planner Column
Pada kolom ini berisi sudut pandang perencana tentang apa saja data yang  mempunyai  keterkaitan  dengan  sistem  informasi  manajemen penyuratan  pada  BKPSDM  Kabupaten  Sukabumi.    Hasil  analisis  data yang didapat yaitu:
a) Data  form  yang  berisi  komponen  apa  saja  yang  dibutuhkan dalam  membuat  sebuah  surat  seperti    nomor  surat,  salam pembuka, isi surat, penutup surat, dll. b) Dokumen surat berisikan surat fisik yang digunakan saat surat diterbitkan  oleh  instansi  terkait  dokumen  surat  yang dibutuhkan yaitu surat fisik yang diterima dari luar intansi dan surat  yang  diterbitkan  instansi  untuk  surat  keluar.Data  alur surat berisi tentang bagaimana alur penyuratan yang berjalan saat ini. 2) How Planner Column Kolom ini berisikan tentang bagaimana planner dapat menggambarkan  alur  fungsi  pengelolaan  data  yang  tersedia  seperti tata  cara  penerimaan  surat  masuk,  surat  keluar,  disposisi  surat,  dan pembuatan laporan.
3) Where Planner Column
Kolom sudut pandang ini dijelaskan bahwa dimana lokasi sistem akan diterapkan. Sistem ini akan diterapkan pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  yang  terletak  di  Jl. Lembursawah, Kecamatan Cicantayan, Kabupaten Sukabumi, Provinsi Jawa Barat.
4) Who Planner Column
Kolom  ini  membahas  tentang  sumber  daya  manusia  terkait  pada BKPSDM  Kabupaten  Sukabumi  untuk  menjalankan  aktifitas  surat masuk  dan  surat  keluar    orang-orang  yang  berkaitan  tersebut  ialah sekretaris dan staff pegawai.
5) When Planner Column
Penjelasan dari kolom kali ini yaitu kapan waktu yang akan digunakan untuk  melakukan  aktifitas  surat  menyurat.  Aktifitas  ini  dilakukan pada  saat  menerima  surat  masuk  dari  instansi  terkait  dan  membuat surat keluar untuk keperluan tertentu.
6) Why Planner Column
Kolom  terakhir  pada  perspektif  ini  yaitu  menyelaraskan  semua aktifitas  sesuai  dengan  visi  dan  misi  dari  BKPSDM  Kabupaten Sukabumi yang menjadi tujuan utama dan motivasi kedepannya. Visi dan  misi  dari  BKPSDM  yaitu  “Mewujudkan  BKPSDM  sebagai organisasi    professional,  transparan,  dan  akuntabel  dalam  rangka peningkatan  kapasitas  kepegawaian  daerah”.  Dengan  adanya  sistem informasi  manajemen  ini  akan  membantu  tercapainya  visi  misi tersebut.
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## 3.2. Perspektif Pemilik (Enterprise Model)
Dalam  perspektif  ini  akan  dijelaskan  bagaimana  pemilik  (owner) memberikan  usulan  sistem  dan  bagaimana  sistem  tersebut  akan  digunakan dengan konseptual atau bisa dibilang sebagai analis. Penerapan perspektif ini berisi tentang daftar entitas yaitu entitas surat masuk, surat keluar, disposisi, dan pelaporan  [7].
1) What Owner Column
Kolom What pada perpektif ini dijelaskan bahwa  data  apa saja yang digunakan dalam pembuatan surat . Data tersebut yaitu :
a) Kepala  surat  yang  berisikan  nama,  alamat,  dan  logo  lembaga atau instansi. b) Tanggal surat memuat tentang kapan surat tersebut dibuat.
c) Nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas dan tahun pembuatan.
d) Perihal yang berisi tentang isi pokok surat.
e) Alamat dari instansi yang membuat surat.
f) Isi surat
g) Nama pengirim pembuat surat
2) How Owner Column
Dalam  kolom  How  berisi  tentang  aktifitas  sederhana  dalam  proses yang  dilakukan  dari  user  sistem.  Aktifitas  user  akan  digambarkan dalam sebuah diagram aktifitas sebagai gambaran umum untuk alur yang dijalankan, adaupun prosesnya yaitu:
a) Proses surat masuk oleh sekretaris Surat  masuk  dari  intansi  luar  akan  diterima  oleh  sekretaris lalu  setelah  sekretaris  menerima  surat  dari  luar  sekretaris akan login kedalam sistem untuk menginput form surat masuk dan  mengubah  status  surat  menjadi  diteruskan/disposisi  ke pegawai bersangkutan.
Gambar 2. Activity diagram penerimaan surat masuk
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## b) Proses surat masuk oleh pegawai
Pegawai akan login kedalam sistem untuk melihat surat yang telah diterima dari sekretaris lalu mengubah status surat dari disposisi menjadi telah diterima.
Gambar 3. Activity diagram disposisi surat masuk
c) Proses surat keluar
Untuk  pembuatan surat  keluar sekretaris akan login kedalam sistem untuk mengisi form surat keluar lalu surat akan dicetak dan diparaf/disahkan kepada kepala BKPSDM.
Gambar 4. Activity diagram pembuatan surat keluar
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## d) Proses pelaporan
Proses  pembuatan  pelaporan  dapat  dilihat  oleh  sekretaris dengan login kedalam sistem untuk masuk ke menu utama lalu pilih  menu  pelaporan  dan  system  akan  menampilkan  data surat  seperti  data  surat  masuk,  surat  keluar,  dan pendisposisian  surat.  Surat  yang  telah  tampil  pada  menu pelaporan dapat dilaporkan dan dicetak.
Gambar 5. Activity diagram pelaporan surat

## 3) Where Owner Column
Pada  kolom  ini  akan  dijelaskan  tentang  pengadaan  alat  dan  barang yang  sesuai  dengan  spesifikasi  yang  dibutuhkan  dalam  penerapan sistem.  Alat  yang  dibutuhkan  pada  sistem  ini  yaitu  spesifikasi komponen  komputer  berupa  perangkat  keras  (hardware)  dan perangkat  lunak  (software).  Adapun  spesifikasi  minimal  yang dibutuhkan yaitu :
Tabel 2. Spesifikasi komputer yang dibutuhkan No Hardware Software 1 Prosessor setara dual core atau lebih Operation sistem windows 7 atau lebih 2 VGA on board Aplikasi  web  seperti  google chrome atau mozila firefox 3 RAM 2gb atau lebih Koneksi internet 4 Mouse, monitor, dan printer  Aplikasi  office  seperti  Microsoft word dan excel
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
4) Who Owner Column
Untuk kolom who ini diarahkan pada pihak mana yang akan terlibat pada penggunaan dan pembangunan sebuah sistem. Pihak yang akan terlibat yaitu :
a) Sekretaris
b) Pegawai
c) Programmer
d) Desainer

## 5) When Owner Column
Kolom ini akan berisikan tentang alokasi dan pengajuan waktu yang dibutuhkan  dalam  kurun  waktu  tertentu,  biasanya  jadwal  yang dijelaskan berupa estimasi waktu dalam kurun waktu mingguan atau bulanan. Estimasi waktu pada penelitian ini yaitu:
a) Perencanaan : 2 minggu b) Identifikasi masalah : 2 minggu
c) Problem solving : 1 bulan
d) Penerapan sistem : 2 bulan

## 6) Why Owner Column
Kolom  terakhir  pada  perspektif  owner  ini  yaitu  penjelasan  tentang perjalanan  sistem  kedepannya  untuk  tetap  sesuai  pada  tujuan instansi. Ini digambarkan value chain yang berisi aktifitas utama dan aktifitas pendukung di sistem informasi manajemen penyuratan.
Gambar 6. Value chain BKPSDM Kabupaten Sukabumi

## 3.3. Perspektif Perancang (System Model)
Pada  baris  ketiga  ini  akan  membahas  bentuk  logika  “System  Model” menurut perspektif perancang (“Designer”). Pada arsitektur ini didefinisikan model-model  logikal,  manajemen  proyek,  dan  pendefinisian  requirement (functional  requirement)  [8].  Pada  perspektif  desainer  atau  pembangungan ini  juga  akan  dikaitkan  pada  alur  sistem  informasi  manejemen  dengan bekerja  sama  dengan  perspektif  sebelumnya  yaitu  perspektif  planner  dan perspektif  owner  untuk  menetapkan  gambaran  pemodelan  bisnis  dalam membangun sistem aplikasi.
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## 1) What Designer Column
Pada  kolom  what  pada  perspektf  desainer  ini  berisikan  tentang pemetaan struktur sistem database dari satu tabel dengan tabel yang lain  atau  biasa  disebut  dengan  class  diagram.  Isi  dari  tabel  class diagram  yaitu  atribut  dan  entitas.  Adapun  class  diagram  yang digambarkan pada sistem penyuratan ini yaitu :
Gambar 7. Class diagram sistem informasi penyuratan

## 2) How Designer Column
Dalam  kolom  ini  perspektif  desainer  membuat  use  case  yang digunakan  untuk  melihat  alur  umum  secara  keseluruhan  dari  aktor atau user sistem. Berikut ini adalah gambaran use case sistem :
Gambar 8. Use case system
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## 3) Where Designer Column
Untuk  kolom  ini  akan  dijelaskan  pemasangan  topologi  jaringan  yang dibutuhkan  pada  BKPSDM  Kabupaten  Sukabumi.  Jenis  topologi jaringan yang diterapkan yaitu topologi star dikarenakan pengelolaan lebih mudah dan jika terjadi error pada satu komputer maka yang lain tidak akan ikut terpengaruhi.
Gambar 9. Topologi jaringan star

## 4) Who Designer Column
Pada  kolom ini sudut pandang dari desainer akan menjelaskan lebih terperinci kepada user dalam melakukan pengoperasian pada sistem . Dalam penjelasanya dibutuhkan sequence diagram yang menjelaskan jalan dari aktifitas utama. Adapun aktifitas utama pada sistem ini yaitu penerimaan surat masuk dan pembuatan surat keluar.
Gambar 10. Sequence diagram penerimaan surat masuk
Gambar 8. Pemodelan Jaringan yang Diusulkan
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
Gambar 11. Sequence diagram penerimaan surat keluar

## 5) When Designer Column
Pada  kolom  ini  perspektif  desainer  akan  menjelaskan  tentang  rule user  access  yaitu  bagaiamana  user  mendapatkan  hak  akses  untuk masuk  kedalam  sistem.  Pada  perspektif  sebelumnya  telah digambarkan  aktiifitas  user  melalui  activity  diagram  (gambar  2, gambar    3,  gambar  4,  dan  gambar  5)  namun  pada  perspektif  ini desainer  akan  menjabarkan  kembali  isi  dari  aktifitas  utama  sistem dan  bagaimana  user  akan  masuk  kedalam  aktifitas  tersebut.  Berikut adalah penjelasan tentang rule aksesnya:
a) Penerimaan surat masuk Untuk  penerimaan  surat  masuk  dari  instansi  luar  user  yang akan  mengakses  aktifitas  ini  yaitu  hanyalah  sekretaris  lalu sekretaris akan menginput data kedalam sistem dan merubah status  surat  menjadi  disposisi  untuk  dteruskan  ke  pegawai terkait. b) Pendisposisian surat Hak  akses  yang  diberikan  untuk  aktifitas  ini  yaitu  sekretaris untuk melihat daftar disposisi surat dan pegawai untuk melihat dan mengubah status  suratyang sudah diterima. c) Pembuatan surat keluar Surat  keluar  hanya  dibuat  oleh  sekretaris  lalu  dicetak  dan diparaf oleh kepala instansi. d) Pelaporan surat Isi dari pelaporan surat ini yaitu daftar data surat masuk, data surat keluar, dan surat yang masih dalam status disposisi. Oleh karena  itu  user  yang  diberi  hak  akses  yaitu  hanyalah sekretaris.ada kolom ini dibahas mengenai jadwal perancangan
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
sistem  informasi  pelatihan  kerja.  Berikut  jadwal  kegiatan perancangan sistem.

## 6) Why Designer Column
Kolom  why  ini  merupakan  sudut  pandang  terakhir  dari  perspektif desainer  yang  berisikan  mengenai  tujuan  akhir  jika  sistem  sudah terimplementasikan.  Setelah  mendapatkan  gambaran  dari  semua penjabaran sistem yang akan diterapkan diharapkan mampu memberi manfaat bagi instansi terkait dan terus melalukan inovasi dan evaluasi terhadap sistem dengan melakukan maintenance secara rutin.

## 4.  SIMPULAN
Pada  penelitian  ini  penulis  menyimpulkan  bahwa  banyaknya  waktu yang  dibutuhkan  dalam  penerimaan  ataupun  penerbitan  sebuah  surat  lalu terjadinya redudansi data yang diterima dari surat masuk dan surat keluar, lalu adanya penumpukan arsip surat yang diterima sehingga kesulitan untuk membuat pelaporan surat di BKPSDM Kabupaten Sukabumi. Oleh karena itu, instansi  tersebut  perlu  menerapkan  sistem  sistem  informasi  manajemen penyuratan.  Tujuannya  para  pegawai  dapat  dengan  mudah  melakukan aktifitas  penyuratan.  Perancangan  sistem  penyuratan  ini  menggunakan matriks Zachman  Framework untuk  bisa  disesuaikan  dengan  kebutuhan organisasi  dalam  merancang  arsitektur  bisnis,  arsitektur  data,  arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi yang mendukung sistem. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan mampu untuk terus melakukan pengembangan dari segi metode dengan menerapkan semua perspektif dari Zachman Framework dan  perkembangan  permmasalahan  yang  lebih  kompleks  dari  studi  kasus yang diteliti.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] G.  Smart,  “Hindari  5  Masalah  Surat-menyurat  Ini  Untuk  Wujudkan Good Governance,” GamatechoBlog, 2021. https://blog.gamatechno.com/5-masalah-persuratan/  (accessed  May 20, 2021).
[2] A. A. Slameto, E. Utami, and A. A. Pangera, “Penerapan 36 Sel Zachman Framework Dalam Perancangan Sistem Informasi,” vol. 5, no. 2, 2012.
[3] F. Hayati, “Perancangan Arsitektur Enterprise Menggunakan Zachman Framework ( Studi Kasus : PT . Jasaraharja Putera Cabang Pekanbaru ) Tugas  Akhir  Menggunakan Zachman  Framework (  Studi  Kasus  :  PT  . Jasaraharja Putera Cabang Pekanbaru ),” 2013.
[4] J.  R.  Simanjuntak,  E.  Darwiyanto,  M.  T.  G.  A.  A.  W,  and  S.  Kom, “Perancangan  Enterprise  Architecture  Pemerintahan  Kecamatan menggunakan Zachman  Framework (Studi  kasus  :  Kecamatan Dayeuhkolot),” vol. 6, no. 1, 2019.
[5] R. Pramudita and N. Safitri, “Integrasi Zachman Framework dan TOGAF ADM (Architecture Development Method),” Inf. Syst. Educ. Prof., vol. 1,
Volume 5 Nomor 2, September 2021, pp. 792-806 ISSN: 2548-9771/EISSN: 2549-7200 https://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
no. 2, pp. 157–166, 2016.
[6] C.  Sastradipraja  and  H.  Fatimah,  “Perancangan  Framework  Zachman Kependudukan Berbasis Web,” J. Rekayasa Teknologi Nusa Putra, vol. 6, no. 1, pp. 46–53, 2019.
[7] H.  A.  Sholihah,  Y.  T.  Mursityo,  and  N.  Y.  Setiawan,  “Pengembangan Sistem  Informasi  Pemesanan  Produk  Pada  PT  .  Temprina  Media Grafika  Menggunakan Zachman  Framework ,”  J.  Pengemb.  Teknol.  Inf. dan Komput., vol. 3, no. 2, pp. 1708–1715, 2019.
[8] Anonymous,  “Cara  Membaca  Framework  Zachman  (Enterprises Architecture),” Binus University, 2015. https://sis.binus.ac.id/2015/07/11/cara-membaca-framework- zachman-enterprises-architecture/ (accessed May 22, 2021).