PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SANTRI DI PONDOK PESANTREN ASH-SHOFI BERBASIS WEB
Bunyamin 1, Ryan Alparisi 2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@sttgarut.ac.id
1 bunyamin@sttgarut.ac.id
1106104@sttgarut.ac.id 2
Abstrak – Penerimaan  dan  Pengelolaan  data  santri  di  Pondok  Pesantren  masih  menggunakan dokumen  kertas,  sehingga  sering  terjadi  penumpukan  dokumen  dalam  ruangan  dan  terjadi penumpukan  data  dalam  folder  yang  nantinya  sulit  dalam  pencarian  data  yang  di  perlukan sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang diinginkan, dalam hal ini  sistem  aplikasi  sangat  di  butuhkan,  yang  nantinya  dapat  mempermudah  jika  ada  santri  yang mau mendaftarkan diri sehingga pengelolaan data santri akan terjaga dengan baik dan tidak akan terjadi  penyimpanan  data  santri  yang  menumpuk  serta  dalam  percetakan  laporan  akan  lebih mudah. Metodologi yang dipakai dalam perancangan ini adalah dengan USDP ( Unified Software Development  Process)  dengan  UML  (Unified  Modelling  Language)  yang  dikembangkan  Oleh Graddy  Booch,  Ivar  Jacobson  dan  James  Rumbaugh.  Pengembangan  sistem  masa  depan merupakan  tahapan  setelah  melakukan  proses  analisis.  Dalam  pengembangan  terdapat  beberapa tahapan  yang  dilakukan  yaitu  analisis  use-case,  perancangan  class,  model  kontruksi, pengimplementasi  dan  terakhir  yaitu  proses  pengujian.  Pengembangan  Sistem  Informasi Pengelolaan  Data  Santri  ini  dapat  memberikan  solusi  bagi  permasalahan  yang  ada  dengan mengacu  pada  proses  perancangan  yang  sudah  dilakukan  sebelumnya,  sehingga  dengan  adanya aplikasi ini dapat membantu dalam proses penerimaan santri yang baru masuk dan mendaftarkan diri serta pengelolaan data santri yang terdaftar di pondok pesantren As-Shofi.
Kata  Kunci – Sistem  Informasi,  Penerimaan  Santri, Pengelolaan  Data  Santri ,  Object  Oriented, Unified Software Development Process, Unified Modeling Language, Web .

## I. PENDAHULUAN
Pondok  pesantren  merupakan  sebuah  asrama  pendidikan  tradisional  dimana  para  santrinya tinggal  bersama  dibawah  bimbingan  seseorang  atau  lebih  guru  yang  lebih  dikenal  dengan  kyai. Dimana  pondok  pesantren  ini  lahir  ditengah-tengah  masyarakat  khususnya  masyarakat  islam. Didirikannya Pondok pesantren bertujuan untuk memberi pelajaran ilmu agama islam kepada para santrinya  supaya  bisa  menjadi  bekal  untuk  dirinya  baik  di  dunia  maupun  akherat,  tidak  sedikit pondok pesantren yang mencoba menyesuaikan diri akan suatu perubahan, namun ada juga pondok pesantren yang menutup diri dari pengaruh perkembangan teknologi saat ini.
Mengingat akan pesatnya kemajuan teknologi yang sudah merambah kesemua bidang, serta pola kehidupan masyarakat yang sudah relatif maju, dapat dipastikan hampir semua orang saat ini sudah  memanfaatkan  teknologi  internet  sebagai  media  penyampaian  suatu  informasi.  Untuk mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan,  kita  tidak  perlu  membuang  waktu  dan  tenaga  untuk datang  ke  tempat  yang  memiliki  informasi  tersebut,  melainkan  kita  dapat  memperoleh  informasi hanya  dengan  mengakses  internet  dari  manapun  dan  kapanpun  asalkan  tersedia  layanan  internet. Dengan adanya internet masyarakat dapat bertukar informasi dengan mudah dan cepat, tanpa harus bertemu di suatu tempat hanya untuk menyampaikan suatu informasi.
Pondok  pesantren  Ash-Shofi  adalah  salah  satu  pondok  pesantren  yang  ingin  mencoba menyesuaikan  diri  dengan  perkembangan  teknologi  saat  ini,  salah  satunya  dengan  memanfaatkan teknologi informasi sebagai media untuk membantu proses penerimaan dan pengelolaan data data penting yang masih secara manual yang ada di pesantren, khususnya data santri. Untuk menunjang proses berlangsungnya suatu penerimaan dan juga pengelolaan data santri di Pondok Pesantren Ash- Shofi sebagai sarana penyimpanan data santri, untuk lebih menjaga keamanan data dari kerusakan, kehilangan maupun hal-hal yang tidak di inginkan.
Banyak  penelitian  mengenai  pengelolaan  data  santri  sebelumnya  tapi  dalam  konten  sistem informasi salah satunya yaitu terdapat dalam tugas akhir sekolah tinggi manajemen informatika dan komputer  “amikom”  yogyakarta  dengan  judul  pembuatan  aplikasi  pengolahan  data  santri  pada pondok  pesantren  wahid  hasyim  Yogyakarta  menggunakan  visual  basic  6.0  dan  mysql.  Karena dalam  penelitian  sebelumnya  menggunakan  visual  basic  yang  berarti  aplikasi  hanya  bisa  diakses dengan  satu  komputer  saja.  jika  menggunakan  aplikasi  berbasis  web  maka  pengaksesan  bisa dilakukan dimana saja yang terhubung dengan jangkauan internet.
Berdasarkan latar belakang diatas dapat menjadi dasar bagi sistem ini agar dapat bermanfaat bagi  user  dalam  melakukan  pendataan  santri,  Penelitian  ini  disusun  dengan  mengambil  judul “PENGEMBANGAN  SISTEM  INFORMASI  PENGELOLAAN  DATA  SANTRI  DI  PONDOK PESANTREN ASH-SHOFI BERBASIS WEB”.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem  adalah  sebuah  rangakaian  aktivitas  yang  saling  mempengaruhi  satu  sama  lain  dari bagian yang besar sampai bagian yang paling kecil, bila salah satu sub bagian mengalami gangguan maka bagian yang lain akan ikut terganggu Jogiyanto [1].
Sistem adalah suatu kesatuan yang komplek atau tersusun secara baik dan benar, dimana suatu kumpulan atau seluruhan yang terbentuk secara detail atau terperinci dan utuh [2].
Sistem adalah rangkaian aktivitas yang kompleks yang tersusun dengan baik dari bagian yang besar sampai yang terkecil dan terbentuk secara detail dan utuh dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih luas, berguna, dan lebih berarti bagi  yang  menerimanya  [1].  Definisi  yang  semakna  juga  dikemukakan  Haryadi  bahwa  secara umum, informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna  dan  lebih  berarti  bagi  penerimanya  yang  menggambarkan  kejadian-kejadian  yang  nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan [3].
Pengertian  atau  Definisi  Informasi lainnya  adalah  data  yang  telah  diberi  makna.  Sebagai contoh,  dokumen  berbentuk  spreadsheet  (Ms.Excel)  sering  digunakan  untuk  membuat  informasi dari  data  yang  ada  didalamnya.  Laporan  laba  rugi  dan  neraca  merupakan  salah  satu  bentuk informasi,  sedangkan  angka  yang  terdapat  didalamnya  adalah  data  yang  telah  diproses  sehingga menjadi berguna bagi siapa saja yang menggunakannnya.
Pengelolaan  dapat  disamakan  dengan  manajemen,  yang  berarti  pula  pengaturan  atau pengurusan.  Dimana  pengelolaan  menjadi  suatu  rangkaian  pekerjaan  yang  dilakukan  sekelompok orang  dalam  memproses  suatu  data  untuk  menghasilkan  suatu  informasi.  Pengelolaan  data mencakup  pada  pengaturan,  pengelolaan  dan  pengadministrasian  dalam  memproses  data  supaya mencapai  tujuan  tertentu.  Proses  yang  terjadi  memanipulasi  data  dalam  bentuk  yang  lebih  baik sehingga informasi yang disampaikan lebih baik dan lebih berarti.
Santri  itu  berasal  dari  perkataan  ”sastri”  sebuah  kata  dari  Sansekerta,  yang  artinya  melek huruf,  dikonotasikan  dengan  kelas  literary  bagi  orang  jawa  yang  disebabkan  karena  pengetahuan mereka  tentang  agama  melalui  kitab-kitab  yang  bertuliskan  dengan  bahasa  Arab  [4].  Kemudian diasumsikan  bahwa  santri  berarti  orang  yang  tahu  tentang  agama  melalui  kitab-kitab  berbahasa Arab dan atau paling tidak santri bisa membaca al-Qur'an, sehingga membawa kepada sikap lebih serius  dalam  memandang  agama.  Juga  perkataan  santri  berasal  dari  bahasa  Jawa  ”cantrik”  yang berarti orang yang selalu mengikuti guru kemana guru pergi menetap (istilah pewayangan) tentunya
dengan  tujuan  agar  dapat  belajar  darinya  mengenai  keahlian  tertentu.  Santri  itu  berasal  dari perkataan  ”sastri”  sebuah  kata  dari  Sansekerta,  yang  artinya  melek  huruf,  dikonotasikan  dengan kelas literary bagi orang jawa yang disebabkan karena pengetahuan mereka tentang agama melalui kitab-kitab yang bertuliskan dengan bahasa Arab. Kemudian diasumsikan bahwa santri berarti orang yang  tahu  tentang  agama  melalui  kitab-kitab  berbahasa  Arab  dan  atau  paling  tidak  santri  bisa membaca al-Qur'an, sehingga membawa kepada sikap lebih serius dalam memandang agama. Juga perkataan santri berasal dari bahasa Jawa ”cantrik” yang berarti orang yang selalu mengikuti guru kemana guru pergi menetap (istilah pewayangan) tentunya dengan tujuan agar dapat belajar darinya mengenai keahlian tertentu.
Oleh  karena  itu  sistem  informasi  pengelolaan  data  santri  dapat  diartikan  sebagai  suatu elemen  yang  saling  berkaitan  untuk  mencapai  tujuan  tertentu  supaya  data  tersebut  dapat  diolah menjadi suatu informasi dari suatu organisasi.
Untuk  mengembangkan  sistem  informasi,  pengelolaan  data  santri  di  pondok  pesantren  ash- shofi  digunakan  metode  pengembangan.  Diantara  metode  pengembangan  yang  terkenal  yaitu dengan menggunakan metode pengembangan Unifed Software Development Process [5] . Menurut Nugroho pada dasarnya pengembangan rekayasa perangkat lunak dapat diartikan sebagai menyusun aplikasi  yang  benar-benar  baru  atau  menyempurnakan  yang  telah  ada  sebelumnya.  Dengan demikian, metode pengembangan perangkat lunaknya dengan menggunakan metode USDP ( Unifed Software  Development  Process) .  Karena  USDP,  merupakan  salah  satu  kerangka  kerja pengembangan  perangkat  lunak  berorientasi  obyek  yang  dikembangkan  oleh  Graddy  Booch,  Ivar Jacobson dan James Rumbaugh. UML (Unifed Modelling Language) digunakan sebagai alat bantu utama  dalam  analisis  dan  perancangan  perangkat  lunak  yang  dikembangkan.  Karena  USDP merupakan  rekayasa  perangkat  lunak  yang  dikendalikan use  case, sehingga use  case  diagram merupakan  kendali  dalam  seluruh  tahapan  pengembangan  perangkat  lunak  mulai  perencanaan- analisis-perancangan-implementasi.

## III. KERANGKA KERJA KONSEPTUAL
Penelitian  sistem  informasi  pengelolaan  data  santri  di  pondok  pesantren  ash-shofi  berbasis web,  dapat  digambarkan  dalam  WBS (Work  Breakdown  Structure) ,  dengan  mengikuti  tahapan USDP ( Unifed Software Development Process) . Berdasarkan teori dari metodologi tersebut, dapat dirumuskan WBS sebagai berikut :
Gambar 1: Work Breakdown Structure
Pada tahap model analisis, terdapat aktifitas penentuan SRS yang bertujuan untuk mengetahui kebutuhan  apa  saja  yang  diperlukan  untuk  mengembangkan  sistem  informasi  pengelolaan  data santri di pondok pesantren ash-shofi yang nantinya digambarkan dalam bentuk use case diagram . Pengumpulan data  yang dilakukan untuk mendapatkan informasi serta data  yang diperlukan  yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara secara langsung dengan Bapak Farid Hambali selaku
sekertaris di Pondok Pesantren Ash-Shofi.
Beberapa aktor telah teridentifikasi pada sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar tersebut dapat dikelompokan menjadi tiga macam tipe aktor, yaitu
1. Primary bussiness actor PBA (Pelaku Bisnis Utama) adalah santri.
2. Primary system actor PSA (Pelaku System Utama) adalah sekertaris.
3. External Server Actor / Pelaku Server Eksternal (ESA) adalah kepala pondok pesantren. Tahap  model  perancangan,  merupakan  tahap  pemodelan  dengan  menggunakan  UML  yang terdiri  dari usecase  diagram,  activity  diagram,  sequence  diagram dan class  diagram serta pembuatan  desain  tampilan  sistem  informasi.  Selanjutnya  dilakukan  tahapan  implementasi  yaitu pembuatan prototype sistem  informasi.  Dengan  menggunakan  MySQL  sebagai  manajemen  basis datanya,  PHP  dan  HTML  sebagai  pengkodean  dasar  untuk  membangun  halaman  web  serta  CSS untuk mendesain tampilan dari web dan Sublime text digunakan sebagai penyunting kodenya. Tahap model penyebaran merupakan tahap pendistribusian sistem informasi kepada pengguna akhir  sistem  informasi  yaitu  sekertaris  yang  bertugas  mengelola  data  santri  untuk  kemudian melakukan pengujian sistem informasi pengelolaan data santri dengan menggunakan metode Black box. Pengujian  sistem  informasi  tersebut  merupakan  tahapan  penilaian  yang  dilakukan  pengguna akhir untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari sistem informasi tersebut tersebut

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan  merujuk  pada  permasalahan  yang  telah  teridentifikasi  yaitu,  pada  penelitian sebelumnya pembahasannya sampai tahap perancangan yang mengkaji tentang aplikasi pengelolaan data  santri  tersebut  tidak  dilanjutkan  sampai  ke  tahap  mencetak  laporan.  Penelitian  ini  berhasil mencapai  tujuan  yaitu  mengembangkan  sistem  informasi  pengelolaan  data  santri  di  pondok pesantren ash-shofi.
Adapun proses tercapainya tujuan dalam penelitian, hasil yang diperoleh dari tahapan-tahapan yang terdapat pada sub bab 2.2 Metode Pengembangan Perangkat  Lunak serta mengikuti susunan kerangka kerja konseptual  yang terdapat  pada bab 3 dan  dapat  dilihat pada tabel 1.  Tabel  rincian hasil  tahapan  tersebut,  disesuaikan  dengan  teknis  pembuatan  model  pada  metode  UML  yang dibahas pada sub bab sebelumnya.
Tabel 1: Hasil Tahapan Pengembangan Aplikasi
Tahapan Pengembangan USDP Hasil 1. Model Analisis a. SRS
b. Use case
1. Use case diagram pendaftaran santri.
2. Use case diagram kelola data santri.
3. Use case diagram cetak laporan. 2. Model Perancangan a. Activity Diagram
1. Activity diagram pendaftaran santri.
2. Activity diagram kelola data santri.
3. Activity diagram cetak laporan.
b. Sequence Diagram
1. Sequence diagram pendaftaran santri.
2. Sequence diagram kelola data santri.
3. Sequence diagram cetak laporan.
c. Class Diagram
d. Perancangan Antarmuka
3. Model Implementasi a. Pembuatan prototype aplikasi 4. Model Penyebaran a. Arsitektur perangkat lunak 5. Model Pengujian Pengujian Fungsionalitas/ Blackbox testing
Model  perancangan  yang  telah  dijelaskan  diatas,  merupakan  acuan  dalam  pembuatan
prototype aplikasi yang dihasilkan pada penelitian ini. Berikut ini merupakan tampilan menu utama dan penjelasan fitur ataupun fasilitas dari aplikasi yang dihasilkan :
Gambar 2: Tampilan menu utama sistem informasi pengelolaan data santri
Terdapat  beberapa  fitur  ataupun  fasilitas  yang  disediakan  untuk  memenuhi  kebutuhan pengguna dalam aplikasi tersebut, diantaranya :
1. Menu form tambah data dan lihat data , didalam menu ini terdapat sub menu :
2. Form tambah  data,  dimana  didalamnya  terdapat form untuk  memasukkan  data  santri,  kelas, menu  form  tambah  data  santri  ini  digunakan  jika  ada  santri  yang  baru  masuk  dan mendaftarkan diri akan ditulis datanya di form santri.
3. Form lihat data ini untuk melihat data data santri ataupun data alumni yang sudah terdaftar di pondok  pesantren  dan  di  dalam  form  data  santri  maupun  alumni  terdapat  tombol  cetak /Laporan, menu ini digunakan untuk membuat laporan data santri maupun alumni yang berada dipondok pesantren.
Penelitian  ini  telah  menyelesaikan  permasalahan  yaitu  pada  penelitian  sebelumnya  aplikasi pegelolaan  data  santri  tidak  dilanjutkan  pada  tahap  cetak  laporan,  Sehingga  pada  aplikasi pengelolaan data santri ini, dikembangkan sampai tahap cetak laporan.

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan  tujuan  dari  hasil  tahapan  Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Data Santri , dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut:
1. Proses  analisis  pada  sistem  informasi  pengelolaan  data  santri  ini  menghasilkan  sebuah idenifikasi  actor  yang  terdiri  dari  Calon  Santri  sebagai  Primary  Busines  Actor,  Sekertaris sebagai  Primary  System Actor,  dan  Kepala  Pondok  Pesantren  sebagai  Eksternal  Receiving Actor yang menerima output yaitu laporan. Sedangkan kegiatan yang ditampilkan dalam Use Case  Diagram,  Activity  Diagram  dan  Sequensial  Diagram  diantaranya  adalah  melakukan Login, Logout, Pengelolaan Data Calon Santri, Pengelolaan Data Santri, Data Alumni, Data Kelas, Pengelolaan Data Pengguna dan Pembuatan Laporan .
2. Hasil dari tahap pengembangan menghasilkan sebuah rancangan antarmuka pengguna.
3. Hasil dari tahap implementasi dan pengujian menghasilkan sistem informasi pengelolaan data santri  yang  telah  terkomputerisasi  dengan  beberapa  fitur  didalamnya  yang  dapat menyelesaikan kendala-kendala dalam pencarian data santri dan pembuatan laporan, sehingga memperoleh hasil yang cepat dan akurat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  J. Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan. Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi, 2005.
[2]  Z. Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2000.
[3]  Haryadi, "Definisi informasi," 2009.
[4]  N. Madjid, "Agama, Pendidikan Islam, Dan Tanggung Jawab Sosial Pesantren," Sekolah Pascasarjana UGM, Yogyakarta, 1997.
[5]  A. Nugroho, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP, Yogyakarta: Andi, 2010.