## Analisis Tingkat Pengadaan Bahan Baku Pembuatan Kerupuk pada PT XYZ
Roziq Firmansyah 1,* , Putu Eka Dewi Karunia Wati 1
1 Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya E-mail: 1412000150@surel.untag-sby.ac.id *

## Abstract
PT XYZ is a cracker producer and exporter in Sidoarjo facing difficulties in managing raw materials. Strategic procurement management is crucial for timely availability, production optimization, and reducing stock depletion risks.  Fluctuating  demand  patterns  and  declining  supplier  performance  during  the  rainy  season  result  in suboptimal  stock  levels.  The  research  involves  demand  data,  warehouse  capacity,  and  procurement.  Findings indicate a warehouse capacity of 55-60 tons, mostly for shrimp flour. High demand from January to May requires 45-65 tons of shrimp flour, 20-35 tons of plain flour, and 10-20 tons of lombok flour. An appropriate procurement strategy  considering  warehouse  capacity  and  supplier  capabilities  is  necessary.  Analyzing  supplier  payments through sales flow enhances understanding of stock needs and purchasing planning.

## Keywords: Procurement Management, Inventory Management, Demand Management

## Abstrak
PT  XYZ  merupakan  produsen  kerupuk  dan  eksportir  di  Sidoarjo  yang  mengalami  kesulitan  dalam  mengelola bahan baku. Manajemen pengadaan strategis sangat krusial untuk ketersediaan tepat waktu, optimalisasi produksi, dan mengurangi risiko stok habis. Pola permintaan yang fluktuatif dan kinerja supplier yang menurun saat musim hujan  menyebabkan  stok  kurang  optimal.  Penelitian  melibatkan  data  permintaan,  kapasitas  gudang,  dan pengadaan. Hasil menunjukkan gudang berkapasitas 55-60 ton, sebagian besar untuk tepung udang. Permintaan tinggi Januari-Mei dengan kebutuhan tepung udang 45-65 ton, tepung polos 20-35 ton, dan tepung lombok 10-20 ton.  Diperlukan  strategi  pengadaan  yang  tepat  dengan  mempertimbangkan  kapasitas  gudang  dan  kemampuan supplier .  Analisis  pembayaran supplier melalui  arus  penjualan  meningkatkan  pemahaman  terhadap  kebutuhan stok dan perencanaan pembelian .
Kata kunci: Procurement Management, Inventory Management, Demand Management

## 1. Pendahuluan
Manajemen  pengadaan  yang  strategis  memiliki peran  yang  penting  dalam  pengelolaan  persediaan bahan baku. Pemahaman akan pentingnya manajemen pengadaan yang strategis menjadi krusial untuk  mengatasi  tantangan  untuk  memastikan ketersediaan  bahan  baku  yang  optimal  dan meningkatkan efisiensi dalam pengendalian persediaan.  Pengendalian  bahan  baku  merupakan tahapan  krusial  dalam  menjaga  kelancaran  proses produksi  perusahaan  yang  dilakukan  dengan memantau  terus-menerus  jumlah  bahan  baku  yang tersedia di gudang[1]. Pengendalian persediaan bahan baku tanpa memperhatikan pola permintaan memiliki beberapa  kekurangan  yang  perlu  diperhatikan. Pertama,  ketergantungan  pada  pemantauan  dapat menyebabkan keterlambatan dalam respons terhadap perubahan  permintaan  atau  kebutuhan  bahan  baku yang  berpotensi  mengganggu  kelancaran  produksi. Kedua, ketergantungan pada pendekatan reaktif dapat membatasi kemampuan perencanaan produksi secara efisien  terutama  dalam  menghadapi  fluktuasi permintaan.
Tepung  merupakan  bahan  baku  yang  sangat penting  dalam  proses  produksi  pembuatan  krupuk. Persediaan  tepung  dapat  dipengaruhi  oleh  musim hujan sehingga perlu diperhatikan dengan baik. Pada musim  hujan  kinerja supplier tepung  dapat mengalami  penurunan  yang  signifikan  akibat  cuaca yang  tidak  bersahabat.  Hal  ini  terjadi  karena  proses pengeringan  tepung  menggunakan  terik  matahari menjadi  terganggu  akibat  kondisi  cuaca  yang cenderung  lembab  dan  berawan.  Sebagai  akibatnya, kualitas tepung pun dapat menurun secara substansial dan pengiriman bahan baku mengalami keterlambatan  karena quantity pemesanan  yang diinginkan belum terpenuhi[2].
Beberapa penelitian terdahulu mengkaji manajemen  pengadaan  bahan  baku  bertujaun  untuk mengeksplorasi  tata  kelola  pengadaan  bahan  baku tersebut,  menghitung  tingkat  pemanfaatan  kapasitas yang  digunakan  dari  kapasitas  terpasang,  serta menganalisis  hambatan-hambatan  yang  muncul dalam proses pemenuhan bahan baku yang dilakukan menggunakan  teknik  sampling  dengan  mengambil sampel  kunci  terkait  dilakukan  dengan  menghitung kapasitas yang digunakan[3] . Dalam upaya meningkatkan  manajemen  persediaan,  fokus  pada
perhitungan  besarnya safety  stock yang  harus disediakan  dan  waktu  yang  tepat  untuk  melakukan reorder inventory dalam menentukan jumlah pesanan bahan  baku  yang  harus  dipesan  bertujuan  untuk menangani akumulasi produk remix yang berlebih di gudang  perusahaan,  serta  memastikan  kelancaran proses produksi dan distribusi[4] [5].
Memahami  pola  permintaan  yang  ada  adalah kunci  untuk  mengantisipasi  kebutuhan  bahan  baku secara  efektif,  dengan  pemahaman  yang  baik terhadap pola permintaan, perusahaan dapat melakukan  perencanaan  yang  lebih  baik  dan mengoptimalkan  persediaan  bahan  baku  termasuk
strategi menganalisis data historis tentang permintaan untuk  mengidentifikasi  pola  dan  tren  permintaan yang  mungkin  terjadi  di  masa  depan  yang memungkinkan perusahaan membuat perkiraan yang lebih akurat untuk menghindari kekurangan stok yang mengganggu proses produksi sehingga
memungkinkan perusahaan mengantisipasi kebutuhan bahan baku, menjaga kelancaran operasional  dan  lebih  baik  memenuhi  permintaan pelanggan  serta  dengan  pemahaman  mendalam terhadap pola permintaan, perusahaan dapat merencanakan  kebutuhan  pengadaan  dengan  lebih akurat.
Gambar 1. Pola Permintaan yang Fluktuatif
Studi  ini  dilakukan  untuk  memahami  pola permintaan  yang  fluktuatif  serta  kebutuhan  bahan baku  yang  harus  disediakan  saat  menghadapi lonjakan  persediaan.  Selain  itu,  studi  ini  juga memperhatikan kinerja supplier , kapasitas penyimpanan  gudang  tepung,  dan  analisis  tingkat penjualan yang digunakan sebagai indikator kemampuan perusahaan dalam melakukan pengadaan lebih awal. Dalam konteks ini, manajemen pengadaan yang  strategis  menjadi  penting  untuk  mengatasi tantangan  dalam  memastikan  ketersediaan  bahan baku yang optimal dan meningkatkan efisiensi dalam pengendalian persediaan. Dengan demikian, studi ini memberikan  pemahaman  yang  lebih  baik  tentang faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengendalian persediaan dan pengadaan bahan baku untuk mencapai hasil yang optimal.
Melalui  penelitian  yang  mengadopsi  analisis tingkat  pengadaan  dalam  pengelolaan  persediaan bahan  baku,  kontribusi  yang  dapat  diberikan  adalah pemahaman yang lebih mendalam terhadap kebutuhan  persediaan  bahan  baku,  perencanaan pembelian yang lebih akurat, dan responsivitas yang
lebih  baik  terhadap  pola  permintaan[6].  Dengan demikian,  perusahaan  dapat  mengurangi  risiko kekurangan stok dan kelebihan persediaan yang tidak perlu yang pada akhirnya dapat menghemat biaya dan meningkatkan  efisiensi  operasional.  Selain  itu, pendekatan  ini  juga  dapat  membantu  perusahaan dalam mengidentifikasi pola penggunaan bahan baku yang  lebih  efisien  dan  mengoptimalkan  proses pengadaan.

## 2. Metodologi
Berikut merupakan alur penelitian yang akan dilakukan:
Gambar 2 FlowChart penelitian
Metode  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini melibatkan langkah-langkah yang terstruktur, dimulai  dengan  studi  lapangan  di  PT  XYZ  untuk mengamati  proses  manajemen  persediaan  dan berinteraksi  dengan  staf  terkait.  Selain  itu,  studi literatur dilakukan untuk memperdalam pemahaman tentang demand  management ,  pengadaan  dan persediaan bahan baku. Pengumpulan data dilakukan melalui  beberapa  aspek,  termasuk  data  permintaan, produksi finish good , kapasitas gudang, penggunaan bahan  baku,  dan  arus  keuangan  pembayaran  dari tingkat  penjualan.  Analisis  data  dilakukan  dengan metode  kuantitatif  dan  kualitatif.  Hasil  analisis digunakan  untuk  mengidentifikasi  pola  produksi, menentukan  waktu  dan  jumlah  pengadaan  yang optimal,  serta  merumuskan  rekomendasi  untuk meningkatkan  manajemen  persediaan  dan  rantai pasok.  Metode  analisis  ini  memberikan  pemahaman yang  mendalam  tentang  kondisi  pasar,  produksi, persediaan,  dan  keuangan  perusahaan  yang  pada gilirannya mendukung pengambilan keputusan yang efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kinerja bisnis secara keseluruhan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Pada  bagian  ini  berisi  hasil  dan  pembahasan penelitian  yang  komprehensif.  Pembahasan  dapat dibuat dalam beberapa sub-bab dan ditulis miring.

## 3.1. Persentase Defect Pada Produk
Pengumpulan data defect pada produksi TB 19×5 CM bertujuan untuk mengetahui tingkat rata-rata defect  dalam  satu  tahun.  Proses  penentuan tingkat  defect  hanya  dilakukan  pada  produksi jenis TB 19×5 CM yang memiliki tingkat defect tertinggi  dibandingkan  dengan  jenis  produksi lainnya.
Tabel 1. Rata Rata Persentase Defect 2023 Bulan X̅ Defect (Kg) Persentase Januari 5.51 10.02%
Februari 5.60 10.19% Maret 5.70 10.36% April 4.98 9.06% Mei 5.90 10.74% Juni 5.18 9.41% Juli 4.76 8.65% Agustus 5.03 9.15% September 4.32 7.86% Oktober 5.22 9.48% November 4.91 8.93% Desember 4.18 7.60% Rata Rata 5.11 9.3%
3.2. Analisis Kebutuhan Bahan Baku Tahun 2022 dan
2023
Tabel 1. Persentase Penggunaan Bahan Baku Bahan Baku Komposisi Bahan Baku Persentase TB KC CASSAVA Tepung Udang 50,91% 21,19% Tepung Polos 18,18% 29,66% 26,67% Tepung Lombok 7,27% 23,31% Tepung Just 40,00% Tepung Trigu 4,24% Gula 9,09% 10,59% 10,67% Garam 1,82% 3,60% 1,33% Singkong 21,33% Ikan Layang 3,64% 5,30% Ikan Tengiri Udang 9,09% 2,12% Keterangan :
- Satuan  produksi  TB  digunakan  untuk  produk Shrimp Crackers
- Satuan  produksi  KC  digunakan  untuk  produk Vage Chips Pellet Round
- Satuan  produksi  CASSAVA  digunakan  untuk produk jenis CASSAVA
Tabel 2. Permintaan Tahun 2022 Permintaan 2022 (Kg) Bln Shrimp Cracker Cassava Cracker Vage Chips Pellet Round Maxi Cassave Chilli Cassave Cracker 1 2 60.000 64.152 3 4 116.706 36.000 6.144
5
6 7
8
9 10 54.600 11 16.320
12 65.280
Sebagai  contoh  perhitungan  kebutuhan  bahan baku  bulan  februari  2022  dengan demand Shrimp Crackers  sebanyak  60.000Kg  dan  Vage  Chips  Pellet  Round sebanyak 64.152 Kg. Contoh yang digunakan adalah bahan baku tepung  udang  dengan  persentase  pada  produk  Shrimp  Crackers 50.91% dan Vage Chips Pellet Round 21.19%
1. Kebutuhan  bahan  baku  tepung  polos  pada  produk  Shrimp Crackers
=Permintaan  ×Persentase  pembuatan  +  Rata  Rata  Persentase Defect (Menyorot Tabel 1 ) 𝐾𝑒𝑏𝑢𝑡𝑢ℎ𝑎𝑛 𝐵𝐵 𝑆ℎ𝑟𝑖𝑚𝑝 𝐶𝑟𝑎𝑘𝑒𝑟𝑠 = 60.000Kg × 50.91% +  60.000Kg  × (100 + 9.3%)
Sehingga  kebutuhan  bahan  baku  Tepung  Polos  dalam pembuatan produk Shrimp Crakers sebesar 33.545 Kg
2. Kebutuhan bahan baku tepung polos pada produk Vage Chips Pellet Round
=Permintaan × Persentase pembuatan + Rata Rata Persentase Defect (persentase defect pada KC kecil maka dianggap tidak ada defect ) 𝐾𝑒𝑏𝑢𝑡𝑢ℎ𝑎𝑛 𝐵𝐵 Vage Chips Pellet Round = 64.152 Kg × 21.19%
Sehingga  kebutuhan  bahan  baku  Tepung  Polos  dalam pembuatan produk Vage Chips Pellet Round sebesar 19.028 Kg
Sehingga total kebutuhan bahan baku tepung udang yang harus disediakan pada bulan februari 2022 sebesar 33.545 Kg  + 19.028 Kg = 47.137 Kg. Dengan cara yang sama untuk perhitungan setiap bahan baku pada semua jenis permintaan dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan Ms. Excel pada Tabel 4

## Tabel 3.
Kebutuhan Bahan Baku Yang Harus Disiapkan Pada Tahun 2022 (Kg)
Total Kebutuhan Bahan Baku Bahan Baku JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOV DES T. Udang 0 47.137 0 65.248 0 0 0 0 0 30.526 9.124 36.497 T. Polos 0 31.008 0 34.541 0 0 0 0 0 10.902 3.259 13.035 T. Lombok 0 19.743 0 9.321 0 0 0 0 0 4.361 1.303 5.214 T.  Trigu 0 2.718 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 T.  Just 0 0 0 16.858 0 0 0 0 0 0 0 0 Gula 0 12.786 0 16.147 0 0 0 0 0 5.451 1.629 6.517 Garam 0 3.509 0 2.892 0 0 0 0 0 1.090 326 1.303 Ikan Layang 0 5.794 0 4.661 0 0 0 0 0 2.180 652 2.607 Udang 0 5.990 0 11.652 0 0 0 0 0 5.451 1.629 6.517 Singkong 0 0 0 8.991 0 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 4. Permintaan Tahun 2023 Permintaan 2023 (Kg) Bln Shrimp Cracker Cassava Cracker Vage Chips Pellet Round Maxi Cassave Chilli Cassave Cracker 1 45.000 2 43.950 106.920 9.360 270 3 67.000 54.000 4 5 85.000 6 7 8 71.950 9 85.000 10 11 12 37.500 22.500
Dengan cara yang sama dengan sebelumnya maka hasil yang diperoleh dengan bantuan mengggunakan Ms. Excel terdapat pada Tabel 6.
Tabel 5. Kebutuhan Bahan Baku Yang Harus Di Siapkan Pada Tahun 2023 (Kg)

## 3.3. Pengumpulan Data Pengadaan Tahun 2022 dan 2023
Tabel 6.
Pengadaan Tahun 2022 (Kg)
Tabel 7.
Pengadaan Tahun 2023 (Kg)

## 3.4. Tingkat Penjualan Tahun 2022 dan 2023
Tabel 8.
Tingkat Penjualan Tahun 2022 (Kg)
Tabel 9. Tingkat Penjualan Tahun 2023 (Kg)
Data  tingkat  penjualan  digunakan  sebagai indikator  kemampuan  perusahaan  dalam  melakukan pengadaan bahan baku, apabila penjualannya sekitar 25-30ton maka disetimasikan hanya mampu
melakukan  pengadaan  tepung  udang  sebesar  20- 27ton (kualitas tinggi dengan harga paling mahal per- Kg),  tepung  polos  sebesar  18ton  (kualitas  sedang), dan tepung lombok sebesar 18ton (kualitas rendah).

## 3.5. Analisis Kekurangan dan Kelebihan Bahan Bak
Tabel 10. Kekurangan dan Kelebihan Persediaan Bahan Baku Tahun 2022 Bahan Baku Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Kebutuhan Bahan Baku (Kg) T. Udang 0 47.137 0 65.248 0 0 0 0 0 30.526 9.124 36.497
T. Polos 0 31.008 0 34.541 0 0 0 0 0 10.902 3.259 13.035 T. Lombok 0 19.743 0 9.321 0 0 0 0 0 4.361 1.303 5.214 T.  Terigu 0 2.718 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ikan Layang 0 5.794 0 4.661 0 0 0 0 0 2.180 652 2.607 Tingkat Pengadaan T. Udang 40.000 0 4.000 17.500 17.500 18.500 35.000 0 20.000 17.500 0 17.500 T. Polos 8.000 0 0 0 18.000 18.000 18.000 8.000 0 9.000 9.000 9.000 T. Lombok 8.000 8.000 0 0 8.000 8.000 0 8.000 0 0 0 8.000 T. Terigu 2.500 500 1.075 575 2.500 0 1.125 0 750 0 928 1.300 Ikan Layang 2.877 0 298 4.080 0 1.417 3.073 3.334 0 308 1.116 1.615 Kekurangan Persediaan T. Udang 48.500 1.363 5.363 -42.385 -24.885 -6.385 28.615 28.615 48.615 35.589 26.465 7.468 T. Polos 18.000 -13.008 -13.008 -47.550 -29.550 -11.550 6.450 14.450 14.450 12.548 18.289 14.255 T. Lombok 8.800 -2.943 -2.943 -12.264 -4.264 3.736 3.736 11.736 11.736 7.375 6.072 8.858 T. Terigu 3.150 932 2.007 2.582 5.082 5.082 6.207 6.207 6.957 6.957 7.885 9.185 Ikan Layang 3.257 -2.537 -2.239 -2.820 -2.820 -1.403 1.670 5.004 5.004 3.132 3.596 2.604
Tabel 11. Kekurangan dan Kelebihan Persediaan Bahan Baku Tahun 2023 Bahan Baku Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Kebutuhan Bahan Baku (Kg) T. Udang 0 47.224 37.459 0 47.522 0 0 40.226 47.522 0 0 20.966 T. Polos 12.000 43.057 27.778 0 16.972 0 0 14.366 16.972 0 0 13.488 T. Lombok 0 28.428 5.351 0 6.789 0 0 5.747 6.789 0 0 2.995 T.  Terigu 0 4.531 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ikan Layang 0 7.418 2.676 0 3.394 0 0 2.873 3.394 0 0 1.498 Tingkat Pengadaan T. Udang 17.000 18.000 27.000 9.000 19.000 40.000 20.000 20.000 35.000 22.500 18.000 22.500 T. Polos 0 9.000 18.000 27.000 0 18.000 9.000 18.000 9.000 18.000 27.000 0 T. Lombok 0 8.000 8.000 0 8.000 16.000 0 0 8.000 8.000 8.000 8.000 T. Terigu 1.825 1.950 1.500 975 975 2.500 1.125 2.750 4.000 3.000 4.250 575 Ikan Layang 1.991 1.480 4.759 1.404 0 4.541 4.121 782 4.896 2.516 2.596 866 Kekurangan Persediaan T. Udang 24.468 -4.756 -15.215 -6.215 -34.737 5.263 25.263 5.037 -7.485 15.015 33.015 34.549 T. Polos 2.255 -31.803 -41.581 -14.581 -31.553 -13.553 -4.553 -919 -8.891 9.109 36.109 22.621 T. Lombok 8.858 -11.570 -8.921 -8.921 -7.710 8.290 8.290 2.543 3.754 11.754 19.754 24.759 T. Terigu 11.010 8.429 9.929 10.904 11.879 14.379 15.504 18.254 22.254 25.254 29.504 30.079 Ikan Layang 4.595 -1.343 740 2.144 -1.250 3.291 7.412 5.321 6.822 9.338 11.934 11.303

## 4. Simpulan
Dari  hasil  yang  disampaikan,  terdapat  beberapa poin  penting  yang  dapat  disimpulkan.  Pertama, kapasitas gudang penyimpanan tepung sebesar 1.100 sampai  1.200  sak  dengan  berat  1  sak  seberat  50kg, sehingga  total  kapasitas  penyimpanan  gudang mencapai  55.000Kg  sampai  60.000Kg  untuk  semua jenis  tepung.  Namun,  perlu  diperhatikan  bahwa kebutuhan  tepung  udang  lebih  besar yang  mencapai 40.000  kg,  sementara  tepung  lainnya  membutuhkan 15.000  Kg  sampai  20.000Kg.  Pola  permintaan cenderung  mengalami  peningkatan  yang  signifikan pada  bulan  Januari  sampai  Mei  dengan  kebutuhan bahan  baku  Tepung  udang  sebesar  45ton  sampai 65ton, tepung polos sebesar 20ton sampai 35ton, dan tepung lombok sebesar 10ton sampai 20ton.
Untuk  mengatasi  kekurangan  bahan  baku  yang cenderung  terjadi  pada  bulan  Januari  sampai  Mei maka strategi pengadaan sebelum terjadinya lonjakan permintaan  perlu  diterapkan.  Hal  ini  memerlukan perhatian  terhadap  kemampuan supplier dalam men supply bahan  baku,  kapasitas  penyimpanan
bahan  baku  tepung,  serta  kemampuan  perusahaan dalam melakukan pembayaran pada supplier . Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan ketersediaan bahan baku yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan  dan  menjaga  kelancaran  pasokan  bahan baku.

## Daftar Pustaka
[1] S.  Jaipuria,  M.  Jenamani,  and  M.  Ramkumar, “The strategic procurement of raw material: a case study,” 2016.
[2] O. Ben-Ammar, A. Dolgui, F. Hnaien, and M. A. Ould-Louly, “Supply  planning  and inventory control under lead time uncertainty: a  literature  review  and  future  directions,”  in IFAC-PapersOnLine , Elsevier B.V., 2022, pp. 2749–2754. https://doi.org/10.1016/j.ifacol.2022.10.138.
[3] F. Darmawan, T. E. Suswatiningsih, and C. W. A. Dewi, “Manajemen Pengadaan Bahan Baku Tandan  Buah  Segar  (TBS)  di  Pabrik  Kelapa Sawit  (Studi  Kasus  di  PT  Katingan  Indah Utama Kotawaringin Timur Kalimantan
Tengah),” AGRIFITIA : Journal of Agribusiness Plantation , vol. 2, no. 2, pp. 95– 109, Jan. 2023,
https://doi.org/10.55180/aft.v2i2.285.
[4] J.  Tomy  and  W.  Hatmi,  “Manajemen Persediaan Bahan Baku Abon Ikan Tuna Pada Ukm  Sofie  Localfood  Di  Kota  Palu,” Agrotekbis , vol. 11, no. 1, pp. 165–172, 2023.
[5] R.  E.  Pujiasza,  P.  E.  Dewi,  and  K.  Wati, “Penentuan Dan Perencanaan Sistem Inventory
Untuk  Meminimasi  Jumlah  Produk  Remix Akibat  Expired  Di  Dalam  Gudang  Pada  PT. Pakindo Jaya Perkasa,” i tabaos , vol. 3, no. 3, pp. 123–133, 2023.
[6] Chopra & Meindl, Supply chain management : strategy, planning, and operation , Sixt Edition. New Jersey: Pearson Education, 2016.