## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 10 No. 2 , Desember 2018 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## APLIKASI MONITORING PROSES MARKETING DIVISI PENERIMAAN MAHASISWA BARU (PMB)
(STUDI KASUS : AMIK TRI DHARMA PEKANBARU)

## Syahrul
Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Tri Dharma Pekanbaru Jalan Jendral Sudirman No. 68, Pekanbaru - Riau
Email: aun67@gmail.com

## ABSTRAK
Monitoring  adalah  proses  rutin  pengumpulan  data  dan  pengukuran  kemajuan  atas objektif program.  Memantau  perubahan,  yang  focus  pada  proses  dan  keluaran.  Sedangkan  evaluasi adalah  penggunaan  metode  penelitian  social  untuk  secara sistematis  menginvestigasi  efektifitas kinerja dari suatu perusahaan. Teknologi telah mengubah paradigma kehidupan manusia menjadi lebih mudah sehingga  segala  hal  yang  kita  kerjakan  bisa  lebih  efisien  dan  efektif.  Begitu  juga  dengan  AMIK  Tri Dharma  Pekanbaru  yang  memerlukan  sebuah  aplikasi  sistem  informasi  untuk  memonitoring  dan mengevaluasi kinerja pegawainya khusunya pada divisi penerimaan mahasiswa baru (PMB). Hasil Dari rancangan  aplikasi  Monitoring  Proses  Marketing  yang  dibangun  ini  adalah  diharapkan  akan memberikan  kemudahan  bagi  koordinator/pimpinan  divisi  penerimaan  mahasiswa  baru  (PMB)  dalam mengontrol  atau  memantau  setiap  pegawai  yang  melakukan  visit  dalam  proses  marketing  secara langsung.
Kata Kunci : Aplikasi, Monitoring, Marketing, AMIK Tri Dharma Pekanbaru
1. PENDAHULUAN
Dalam era globalisasi, kelengkapan, keakuratan  dan  kecepatan  informasi  menjadi suatu  yang  sangat  penting.  Informasi  menjadi sangat  berharga  apabilah  disampaikan  secara lengkap  dan  akurat  dalam  waktu  yang  cepat. Dengan  semakin  lengkap,  akurat  dan  cepatnya informasi  yang  diterima,  maka  pengambilan keputusan bisa berlangsung dengan cepat. Karena informasi  merupakan  salah  satu  variabel  penting dalam proses pengambilan keputusan.
Di AMIK Tri Dharma Pekanbaru, keakuratan dan  keterlambatan  informasi  menjadi  suatu hambatan  yang  besar  bagi  koordinator  atau pimpinan Divisi  Penerimaan  Mahasiswa  Baru (PMB)  Proses  Marketing dalam  memantau  atau memonitoring  setiap  kegiatan  marketing  yang dilakukan  oleh  setiap  hari.  Seringkali  setiap kegiatan proses marketing yang terjadi, koordinator tidak dapat mengetahui atau menerima  informasi  tentang  setiap  kegiatan proses marketing yang terjadi secara langsung. Wilayah  kerja  bagian  marketing  meliputi seluruh  sekolah  yang  ada  di  provinsi  Riau. Mengingat luasnya wilayah kerja marketing yang menjadi  tanggung  jawab  mereka,  maka  hal tersebut  dapat  menimbulkan  masalah.  Pertama,
marketing  tidak  dapat  melakukan  pengecekan data sekolah baik yang sudah dikunjungi maupun yang  belum  dikarenakan  belum  adanya  sebuah sistem  yang  mengolah  data  tersebut.  Sehingga marketing harus mengingat kembali dan menanyakan  ke  bagian  admin  yang  berada dikantor  melalui  telephon  seluler,  hal  tersebut membutuhkan waktu yang relatif lama. Kedua, selain permasalahan diatas, permasalahan lain terkait dengan proses marketing  dalam  melaksanakan  tugasnya  yaitu bagian  pimpinan  atau  koordinator  tidak  dapat memonitoring baik dalam hal visiting (kunjungan) kesekolah, kemudian data dari setiap sekolah  serta  informasi  mengenai visit yang dilakukan  marketing  setiap  harinya.  Selain  itu, proses  monitoring  tersebut  digunakan  untuk memonitoring  sekolah  mana  yang  memiliki potensi  pembiayaan  tertinggi.  Pencapaian  target menjadi  tolak  ukur  penilaian  dalam  pemberian reward kepada marketing, apakah sudah mencapai  target  yang  sudah  ditentukan  oleh perusahaan atau belum.
Adapun  permasalahan  yang  muncul  di dalam  monitoring  proses  marketing  di  Divisi Business Service Pekanbaru pada saat ini adalah :

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 10 No. 2 , Desember 2018 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
1. Sistem Informasi Monitoring Proses Marketing AMIK  Tri  Dharma  Pekanbaru Divisi  Penerimaan  Mahasiswa  Baru  (PMB) belum mengoptimalkan pemanfaatan Teknologi Informasi.
2. Pencatatan,  pemantauan  atau  pengawasan setiap kegiatan  marketing  tidak dapat dilakukan  secara  cepat  dan  akurat  semua masih dilakukan secara manual.
3. Belum memiliki dan menggunakan rancangan database  elektronik  untuk  kumpulan  datanya sehingga  mudah  terjadi  redudansi  data  dan data tidak konsisten.
4.  Setiap  hasil  proses  marketing  tidak  terdapat laporan yang mendukung secara akurat.
5.  Pegawai yang melakukan visit (kunjungan) ke sekolah  tidak  bisa  dipantau  secara  langsung sehingga  tidak  diketahui  setiap  melakukan visit.
Agar    memperoleh    penelitian    yang maksimal    dan    terfokus    maka,  peneliti membatasi    penelitian    pada  analisis  dan perancangan  sistem  informasi monitoring proses marketing sebagai berikut :
1. Perancangan  aplikasi  sistem  informasi  ini untuk  mengawasi  atau  memonitoring  setiap kegiatan dari proses marketing yang dilakukan setiap pegawai.
2. Meningkatkan kinerja pegawai dalam melakukan  proses marketing ke  calon mahasiswa/i baru.
3. Menghasilkan  suatu  laporan  dari  hasil visit (kunjungan)  ke  sekolah  yang  dilakukan sebagai bukti pertanggung jawaban.

## a. Tujuan Penelitian
Menghasilkan  aplikasi  sistem  informasi monitoring  dan  evaluasi  proses  marketing  divisi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)  yang sesuai dengan  kebutuhan  di  AMIK  Tri  Dharma Pekanbaru.
b. Aplikasi Menurut (Nazruddin Safaat, 2012) Perangkat  lunak  aplikasi  adalah  suatu  subkelas perangkat  lunak  komputer  yang  memanfaatkan kemampuan komputer
langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat  lunak  sistem  yang  mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan  suatu  tugas  yang  menguntungkan pengguna.  Contoh  utama  perangkat  lunak aplikasi  adalah  pengolah  kata,  lembar  kerja,  dan pemutar media. Beberapa aplikasi yang digabung  bersama  menjadi  suatu  paket  kadang
disebut  sebagai  suatu  paket  atau  suite  aplikasi ( application  suite ).  Contohnya  adalah Microsoft Office dan Open Office.org , yang
menggabungkan  suatu  aplikasi  pengolah  kata, lembar  kerja,  serta  beberapa  aplikasi  lainnya. Aplikasi-aplikasi  dalam  suatu  paket  biasanya memiliki  antarmuka  pengguna  yang  memiliki kesamaan  sehingga  memudahkan  pengguna untuk  mempelajari  dan  menggunakan  setiap aplikasi.  Sering  kali,  aplikasi  ini  memiliki kemampuan  untuk  saling  berinteraksi  satu  sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam  suatu  dokumen  pengolah  kata  walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah.
c. Monitoring
Monitoring ,  dalam  bahasa  Indonesia  dikenal dengan istilah pemantauan. Monitoring merupakan  sebuah  kegiatan  untuk  menjamin akan  tercapainya  semua  tujuan  organisasi  dan manajemen (Handoko, 1995). Dalam kesempatan lain, monitoring juga  didefinisikan  sebagai langkah  untuk  mengkaji  apakah  kegiatan  yang dilaksanakan  telah  sesuai  dengan  rencana, mengidentifikasi  masalah  yang  timbul  agar langsung  dapat  diatasi,  melakukan  penilaian apakah  pola  kerja  dan  manajemen  yang digunakan  sudah  tepat  untuk  mencapai  tujuan, mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk  memperoleh  ukuran  kemajuan  (Sutabri, 2012).  Dengan  kata  lain, monitoring merupakan salah  satu  proses  didalam  kegiatan  organisasi yang  sangat  penting  yang  dapat  menentukan terlaksana atau tidaknya sebuah tujuan organisasi.  Tujuan  dilakukannya monitoring adalah  untuk  memastikan  agar  tugas  pokok organisasi  dapat  berjalan  sesuai  dengan  rencana yang telah ditentukan (Mega & Aviana, 2012).

## d. Marketing
Menurut  (Stanton,  2013),  pemasaran  adalah suatu  sistem  dari  kegiatan  bisnis  yang  dirancang untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan  dan  mendistribusikan  produk yang dapat memuaskan keinginan dalam mencapai  tujuan  perusahaan.  Menurut  (Kotler Philip, 2014) “Marketing as the process by which companies  create  value  for  customers  and  build strong customer relationships in order to capture value  from  customers  in  return” ,  artinya menyatakan  bahwa  pemasaran  sebagai  proses dimana  perusahaan  menciptakan  nilai  bagi pelanggan  dan  membangun  hubungan  pelanggan yang kuat untuk menangkap nilai dari pelanggan sebagai imbalan.

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 10 No. 2 , Desember 2018 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Menurut  (Stanton, 2013) pemasaran adalah  proses manajemen yang berupaya memaksimumkan  laba  (retutns)  bagipemegang saham  dengan  jalan  menjalin  relasi  dengan pelanggan utama (valued customers) dan menciptakan  keunggulan  kompetitif.  Menurut Melydrum dalam Sudaryono (2016:41), pemasaran  adalah  proses  bisnis  yang  berusaha menyelaraskan  antara  sumber  daya  manusia, finansial  dan  fisik  organisasi  dengan  kebutuhan dan  keinginan  para  pelanggan  dalam  konteks strategi  kompetitif.  Jadi  dapat  disimpulkan, pemasaran  adalah  suatu  kegiatan  perekonomian yang  dilakukan  untuk  memenuhi  kebutuhan  dan keinginan  konsumen  dengan  produk  yang  telah ditawarkan oleh perusahaan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Untuk membantu dalam penyusunan metode penelitian ini, maka perlu adanya susunan kerangka  kerja  yang  jelas  tahapan-tahapannya. Kerangka  kerja  ini  merupakan  langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penyelesaian masalah yang  ada  di  AMIK  Tri  Dharma  Pekanbaru, berikut adalah kerangka kerja:
Gambar 1. Kerangka Kerja
Berdasarkan gambar diatas, dapat dijabarkan  urutan-urutan  langkah  kerja  sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi Masalah
Permasalahan  utama  dalam  penelitian  ini adalah sistem yang ada saat ini masih belum bisa memberikan  informasi  yang  akurat  untuk monitoring proses marketing pada divisi penerimaan mahasiswa baru (PMB).
2. Menganalisa Masalah
Penganalisaan  terhadap  masalah  yang  telah diidentifikasikan  perlu  dilakukan,  apakah  data mengenai  proses  monitoring  marketing  pada divisi penerimaan mahasiwa baru dapat dianalisa dengan  bantuan  web.  Dengan  tujuan  untuk mempermudah  menyampaikan  informasi  kepada korrdinator/pimpinan perihal informasi hasil visit (kunjungan)  ke  sekolah  yang  dilakukan  sebagai bukti pertanggung jawaban tersebut.
3. Menentukan Tujuan
Tujuan  utama  dalam  penelitian  ini adalah  untuk  memberikan  informasi  monitoring dan  evaluasi  proses  marketing  divisi  Penerimaan Mahasiswa  Baru  (PMB)  yang  sesuai  dengan kebutuhan di AMIK Tri Dharma Pekanbaru.
4. Mengumpulkan Data Pengumpulan data mengenai data
monitoring  dan  evaluasi    proses  marketing  pada divisi  penerimaan  mahasiswa  baru  diperoleh dengan cara melakukan pengamatan langsung ke AMIK Tri Dharma Pekanbaru.
5. Melakukan Perancangan Adapun  penjelasan  lebih  rinci  mengenai perancangan aplikasi sistem informasi monitoring  dan  evaluasi  peoses  marketing  pada divisi  penerimaan  mahasiswa  baru  digambarkan menggunakan Unified  Modelling  Language (UML) .
6. Melakukan Pengujian Melakukan  pengujian  merupakan  proses terakhir  sebelum  mendapatkan pengetahuan  baru dari data yang ada. 7. Kesimpulan Setelah dilakukan pengujian, langkah berikutnya adalah penentuan/pengambilan keputusan berdasarkan hasil yang telah dilakukan sebelumnya, sehingga  akan  muncul  hasil program yang prioritas atau yang tidak prioritas.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan adanya aplikasi ini marketing dapat memproses  hasil  visit  sekolah,  serta  dapat melihat jumlah calon mahasiswa baru dan jumlah insentif  yang  akan  diterima.  Selain  itu  pimpinan atau koordinator juga dapat melihat jumlah target dan  jumlah  insentif  yang  akan  diberikan  dengan menggunakan  aplikasi  tersebut.  Berikut  desain aplikasi  dan  hasil  implementasi  dari  rancangan aplikasi monitoring  proses  marketing  pada  divisi penerimaan  mahasiswa  baru  (PMB)  yang  ada  di AMIK Tri Dharma Pekanbaru.

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 10 No. 2 , Desember 2018 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
a. Desain Menu Utama
Gambar Menu Utama
Gambar 2. Desain Menu Utama
b. Desain Output Hasil Visit Sekolah
Gambar 3. Desain Ouput Hasil Visit Sekolah
Gambar  diatas  adalah  rancangan  output  hasil visit  sekolah  yang  diperoleh  divisi  marketing untuk di laporkan ke koordinator atau pimpinan.

## c. Desain Form Login
Gambar 4. Form Login Form login adalah  form  pertama  yang  tampil ketika  aplikasi  monitoring  ini  dijalankan.  Form ini  digunakan  untuk  mengamankan  program  dari para  pengguna  yang  tidak  bertanggung  jawab, hanya orang yang mempunyai hak akseslah yang bisa menggunakan atau membuka program ini.

## d. Desain Input Data Pegawai
Gambar 5. Desain Input Pegawai
Gambar  5  menerangkan  bahwa  rancangan pengolahan  data  pegawai  pada  dvisi  marketing penerimaan  mahasiswa  baru  dengan  memiliki fungsi  input,  pencarian,  update  dan  hapus  data pegawai.
e. Hasil Implementasi Menu Utama Di dalam tampilan menu utama
digambarkan  pilihan  pilihan  apa  saja  yang dibutuhkan  dalam  sistem  tersebut  sesuai  dengan hak akses yang diberikan.
Gambar 6. Desain Menu Utama Entri Data Pegawai Fungsi form ini berfungsi sebagai pengolahan data pegawai mulai dari penginputan data, pencarian, dan menghapus data pegawai.
Gambar 7. Desain input Data Pegawai

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 10 No. 2 , Desember 2018 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## Entri Data Sekolah
Fungsi  dari  form  entri  data  sekolah  adalah untuk  mengetahui  data  sekolah  yang  akan dikunjungi  dan  untuk  mencari data  sekolah  yang sudah di visit oleh marketing.
Gambar 8. Desain input Data Sekolah
Pe n ilaian Kinerja Pegawai
Form  ini  digunakan  untuk  input  data penilaian  terhadap  pegawai  marketing,  dimana nantinya  pimpinan  bisa  memonitoring  kinerja dari setiap pegawai di divisi marketing.

## Gambar 9. Desain Penilaian Kinerja Pegawai

## Hasil Visit Sekolah
Form  ini  berfungsi  sebagai  hasil  proses penginputan  data  visit  marketing  yang  akan dikunjungi  dan  dilaporkan  ke  koordinator/ pimpinan.
Gambar 10. Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

## 4. KESIMPULAN
Setelah  melakukan  penelitian  pada  Kampus AMIK  Tri  Dharma  Pekanbaru  bagian Divisi Penerimaan  Mahasiswa  Baru  (PMB) yang berada di jalan Jend. Sudirman No. 68 C-D Pelita Pantai  Pekanbaru  Riau  dan  menyusunnya menjadi penelitian, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Penggunaan  Sistem  Informasi Monitoring Proses Marketing akan memberikan kemudahan bagi koordinator/pimpinan Divisi Penerimaan  Mahasiswa  Baru  (PMB) dalam mengontrol  atau  memantau  setiap  pegawai yang melakukan visit dalam proses marketing secara langsung. 2. Dapat membantu koordinator/pimpinan untuk mengetahui  kinerja  pegawai  dalam  proses marketing yang dilakukannya serta memberikan arahan/masukan kepada pegawai. 3. Dapat  menyampaikan  informasi-informasi yang  sebelumnya  bersifat  manual  ke  sistem yang telah terkomputerisasi. 4. Penggunaan sistem baru ini akan menghasilkan output yang lebih baik sehingga  dapat  diperoleh  informasi  tentang data  hasil  dari  visiting  proses  marketing secara  cepat  dan  tepat,  serta  data  yang disimpan  akan  lebih  terjamin  serta  laporan yang  di  inginkan  dapat  diperoleh  lebih  cepat dan dalam waktu yang lebih singkat.

## 5. REFERENSI
Fahrudin,  A.,  Purnama,  Eka,  B.,  &  Berliana,  R. K.  (2015).  Pembangunan  Sistem  Informasi Layanan Haji Berbasis Web Pada
Kelompok  Bimbingan  Ibadah  Haji. Speed , 9330 (1),
63–71. https://doi.org/10.3112/speed.v3i1.884
Kotler  Philip,    dan  G.  A.  (2014). Principles  Of Marketing, Globa Edition .
Mega,  P.,  &  Aviana,  S.  (2012).  Penerapan pengendalian internal dalam sistem informasi  akuntansi  berbasis  komputer, 1 (4), 65–70. Nazruddin Safaat. (2012). Pemrograman Aplikasi
Mobile  Smartphone  dan  Tablet  PC Berbasis Android . Stanton,  W.  J.  (2013). Prinsip  Pemasaran.  Alih
Bahasa oleh Buchari Alma .
Sutabri. (2012). Konsep Sistem Informasi .
Syahbana,  A.  (2010).  Journal  Speed  –  Sentra Penelitian  Engineering  dan  Edukasi  – Volume  7  No  3  -  2015  -  ijns.org. Jurnal Speed , 5 (3), 7–12. https://doi.org/10.1109/MELCON.2000.88 0364
Wirawan.  (2016). Evaluasi:  Teori,  Model, Standar,  Aplikasi,  dan  Profesi  (Edisi Revisi). Jakarta : Rajawali Pers.