The journal is accredited "Sinta 5" by Ministry of Research and Technology / National Research and Innovation Agency Republic of Indonesia
Number: 230/E/KPT/2022 on December 30, 2022 .

## Sistem Tata Kelola Kearsipan di Kantor Kepala Desa
Rani Nurul Laili Herzegovina 1 , Mokhamad Saiful Hasan 2
1 Akademi Komunitas Teknologi Syarifuddin Lumajang, Indonesia; akugovina23@gmail.com
2 Akademi Komunitas Teknologi Syarifuddin Lumajang, Indonesia; saifulhasanmtk@gmail.com
Abstract: Klanting Village is one of the villages in Indonesia's East Java province's  Sukodono  sub-district,  Lumajang  Regency.  Villages  in  the Lumajang Regency are included within the borders of Klanting Village. Farm  laborers,  domestic  helpers,  breeders,  civil  servants,  and  other laborers are the most in-demand jobs in Klanting Village. The Klanting Village  Office  served  as  a  model  for  this  article  because  of  its  nearly identical issues with archival administration. The goal of this study was to identify the challenges the village government encountered in running the village archives. A qualitative research approach was adopted, and it is  descriptively  reported.  The  two  stages  of  observation  and  interview with village employees who manage archives were used to get the data. Additionally, information was gathered through document and literature studies, specifically through books on archives, laws governing archives, and  regulations  governing  archives.  The  stages  of  data  reduction,  data presentation,  and  conclusion  or  verification  make  up  the  data  analysis procedure used in this study. The study's findings indicate that, despite the fact that it is not ideal, village archives are generally managed well. This is due to a number of factors, including a dearth of village employees with  the  necessary  skills  and  knowledge  to  handle  archives,  a  lack  of facilities  and  infrastructure,  and  a  lack  of  funding  for  archive management. The purpose of this research is to inform the village about effective archival management, which will help village governance and enhance community services.

## Keywords: Archival Management System
IDAROTUNA: Jurnal Adminstrative Science
Vol 4 No 2 November 2023 https://doi.org/ 10.54471/idarotuna.v4i2.66
Received: September 30, 2023 Accepted: October 20, 2023 Published: November 30, 2023
Publisher’s  Note:  Program  Study Office  Adminstrative    stays  neutral with regard to jurisdictional claims in published  maps  and  institutional affiliations.

## Copyright:  ©  2023  by  the  authors.
Submitted  for  possible  open  access publication  under  the  terms  and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY) license (https://creativecommons.org/license s/by/4.0/).

## Pendahuluan
Dalam  rangka  penyelenggaraan  kegiatan  yang  dapat  menunjang  seluruh  kegiatan lembaga  di  bagian  admin  pelayanan  publik,  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  sumber informasi  yang  dibuat  oleh  lembaga,  dan  perorangan  dalam  berbagai  data  dan  bentuk (Octafiona, 2020). Setiap catatan tertulis, baik berupa gambar maupun bagan, mengandung rincian  tentang  sesuatu  yang  masih  relevan  dan  perlu  diketahui  pada  suatu  saat  di  masa depan (Maryani, 2008). Arsip yang akan digunakan sebagai alat bukti yang sah harus asli, lengkap, berpijak pada asas asal usul, dan sesuai dengan peraturan aslinya (Mindarti, 2020).
Desa Klanting Kabupaten Lumajang, pemerintah berperan besar dalam pemeliharaan arsip. Arsip-arsip yang banyak akan dihasilkan oleh kegiatan-kegiatan desa yang memiliki semua ciri pemerintahan dan semakin lama semakin luas dan canggih. Agar organisasi dapat melaksanakan tanggung jawabnya melayani masyarakat secara efektif dan efisien bersama masyarakat,  arsip yang  beraneka ragam dan  beragam memerlukan  pengelolaan yang  baik dan tepat. Kepala desa dan perangkatnya berfungsi sebagai kepanjangan tangan pemerintah pusat yang diwakilinya.
Karena mayoritas penduduk Indonesia tinggal di pedesaan, status pemerintahan desa sangat  penting.  Kepala  desa  dan  jajarannya  harus  memiliki  kemampuan  untuk  mengelola administrasi, terutama dalam kasus perangkat desa yang melapor langsung kepada kepala desa.  Adalah  tanggung  jawab  aparatur  desa  untuk  membantu  kepala  desa  dalam pengembangan  administrasi  dan  pelayanan,  serta  pelayanan  komunal.  Formasi  perangkat desa,  yang  juga  memiliki  tanggung  jawab  administratif,  sangat  penting  karena  dianggap sebagai pemerintahan paling bawah.
Masyarakat  memiliki  banyak  potensi  untuk  berkembang  dan  menjadi  desa  yang mandiri.  Sesuai  dengan  Undang-Undang  Nomor  6  Tahun  2014  Tentang  Desa,  desa  juga memiliki kewenangan untuk mengatur urusan rumah tangganya sendiri. bahan arsip beserta tindakan  instansi  terkait.  Jumlah  arsip  yang  dihasilkan  meningkat  seiring  dengan  ukuran lembaga. Tentu saja, karena arsip-arsip penting harus diambil kembali, kesulitan-kesulitan yang  terlibat  menjadi  lebih  rumit,  sehingga  memerlukan  pengelolaan  arsip  yang  efisien. Setiap  tingkatan  organisasi,  termasuk  di  lingkungan  pemerintahan  desa  yang  bertugas melayani masyarakat, dapat mengalami kendala dalam pengelolaan kearsipan.
Pemerintah  desa  pada  dasarnya  berfungsi  untuk  melayani  masyarakat,  dengan menyelenggarakan  urusan  pemerintahan  daerah  dan  memenuhi  kebutuhan  masyarakat. Secara  keseluruhan,  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan keinginan dan kesadaran perangkat desa Klanting untuk mengelola arsip desa dengan cara yang  tepat  dan  efektif,  serta  untuk  memberikan  kemampuan  dan  keterampilan  kepada aparatur desa untuk mengelola arsip dalam upaya meningkatkan pelayanan publik. Tujuan ini  didasarkan  pada  analisis  situasi  dan  masalah  sebelumnya.  Tujuannya  adalah  untuk memperkuat dan mengarahkan kemampuan pemerintah desa dalam memelihara kearsipan secara konsisten.

## Metode

## 1. Metode penelitian
Penelitian  artikel  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif yang disusun  secara  deskriptif.  Tujuan  dari  penelitian deskriptif  adalah  untuk memahami kondisi nyata yang dihadapi subjek penelitian terkait tindakan, motif, persepsi, dan perilaku lainnya. Data yang telah dikumpulkan secara lisan atau tertulis dideskripsikan secara tertulis (Moleong, 2007: 49).
Observasi dan wawancara yang dilakukan dengan responden yang terkait dalam hal ini aparat desa pengelola arsip digunakan untuk mengumpulkan data kualitatif. Selain itu, informasi dikumpulkan melalui studi dokumen dan literatur, khususnya melalui buku-buku di  arsip  serta  aturan  tentang  arsip  di  sesa  tersebut,  hukum  kearsipan,  dan  kebijakan pemerintah yang didapat di semua tingkatan pemerintah, provinsi, kabupaten, dan desa.

## 2. Lokasi Penelitian
Kantor Desa Klanting di Kecamatan Sukodono Kabupaten Lumajang menjadi lokasi atau tempat yang dipilih untuk penelitian ini.

## 3. Subjek Penelitian
Para  pegawai  kantor  desa  klanting  yang  terdiri  dari  sekretaris  desa,  kepala administrasi  dan  umum,  kepala  keuangan,  dan  kepala  perencanaan,  menjadi  subjek penelitian.

## 4. Instrumen Penelitian
Menurut  Syaodih  (2016),  jenis  instrumen  penelitian  memiliki  dua  tahapan,  yang pertama  adalah  observasi.  Karena  penelitian  ini  melihat  sistem  manajemen  pemberkasan pada  setiap  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  kantor  Desa  Klanting,  seluruh  staf  yang  dipilih (sekretaris desa, kepala administrasi dan umum, kepala keuangan, dan kepala perencanaan, menjadi subjek penelitian.) diamati. Yang kedua berupa wawancara dengan kepala desa dan beberapa  anggota  staf  lainnya,  dan  yang  terakhir  melibatkan  rekaman  wawancara  dan observasi.

## 5. Sumber Data
a. Data primer
Data  yang  primer  berasal  langsung  dari  sumbernya.  Proses  wawancara  dan observasi  atau  observasi  digunakan  untuk  mendapatkan  data  primer.  Peneliti mengajukan beberapa pertanyaan kepada anggota petugas pengelola arsip terpilih saat  mengamati  sistem  pengelolaan  arsip  di  Kantor  Desa  Klanting  Kabupaten Lumajang.
b. Data Sekunder
Data sekunder yaitu literatur di bagian Arsip Kantor Desa Klanting dan publikasi yang berkaitan dengan sistem pengelolaan arsip di Kantor Desa Klanting Kabupaten Lumajang.

## 6. Analisis Data
Aspek  kualitatif  dan  deskriptif  analisis  data.  Reduksi  data,  penyajian  data,  dan penarikan kesimpulan atau verifikasi merupakan langkah-langkah dalam proses analisis data. Menyortir,  memilih,  dan  hanya  menggunakan  data  pokok  sebagai  sumber  informasi mengarah  pada  reduksi  data  (Sugiyono,  2009:  338).  Data  yang  telah  disortir  dan diklasifikasikan  dalam  situasi ini akan menjadi  data  yang  penting  dan  berkorelasi dengan masalah yang sedang dipertimbangkan. Fakta-fakta tersebut akan disusun sedemikian rupa untuk mengilustrasikan tema utama investigasi.
Selanjutnya yaitu penyajian data, dimana data yang telah disusun sebagai informasi yang dapat digunakan untuk menarik kesimpulan (Idrus, 2009: 151). Penyajian data dalam
penelitian  ini  dilakukan  untuk  melihat  keseluruhan  masalah  penelitian.  Pada  tahap  ini peneliti  bertujuan  untuk  menawarkan  data  yang  telah diklasifikasikan  berdasarkan  pokok permasalahan,  sehingga  dapat  dilihat  persamaan,  perbedaan,  dan  keterkaitan  antar  data. Penarikan kesimpulan atau verifikasi data merupakan tahap akhir dalam analisis data. Pada bagian  ini,  peneliti  memperoleh  kesimpulan  dari  data  yang  disediakan,  maju  ke  tahap mengatasi kesulitan penelitian.

## Hasil dan Pembahasan

## A. Sistem Tata Kelola Arsip di Kantor Kepala Desa Klanting Kabupaten Lumajang
Pengelolaan  arsip  sangat  penting  dalam  penyelenggaraan  pemerintahan  desa. Meskipun telah ada Pedoman Pengelolaan Arsip, peraturan tersebut belum juga disampaikan kepada perangkat desa untuk dapat diterapkan di lingkungan kerjanya. Operasi kearsipan Desa  Klanting  terutama  difokuskan  pada  arsip  dinamis  (baik  arsip  dinamis  aktif  maupun tidak aktif) dan arsip statis.
1. Perencananan dalam Kegiatan Kearsipan:
Proses penetapan tujuan dan banyaknya tahapan dikenal dengan istilah perencanaan. Perencanaan  mempunyaiaspek  penting  antara  lain  faktor  lokasi,  pelaksana,  bagaimana rencana tersebut dilaksanakan (Sutarno, 2004: 109). Dikearsipan, tugas perencanaan adalah membentuk  kegiatan  kearsipan  agar  sejalan  dengan  proses  dan  kaidah  kearsipan(Suraja, 2006).
Menyusun pola kategorisasi arsip, mengembangkan metode pengelolaan dari 2 jenis arsip  yaitu  arsip  dinamis  dan  statis,  serta  penataan  fasilitas  dan  SDM  di  bidang kearsipan merupakan  langkah-langkah  dalam  proses  perencanaan  kearsipan  (Suraja,  2006).  Menurut data terhimpun di desa Klanting, perencanaan di bidang kearsipan sudah dilakukan secara umum,  namun  belum  sistematis.  Sebagian  besar  pengarsipan  di  kantor  desa  mengikuti rutinitas yang sudah berlangsung bertahun-tahun.

## 2. Pengorganisasian dalam Kegiatan Kearsipan
Pengorganisasian  adalah  penetapan  tindakan  untuk  memenuhi  tuntutan,  dan wewenang  untuk  melaksanakan  tugas  mereka  (Byars  dan  Rue:  2006).  Penyelenggaraan kearsipan merupakan fungsi manajemen yang memiliki peran dan dalam pencapaian tujuan.
Saat menyusun arsip, lacak arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis aktif dan arsip dinamis tidak aktif adalah dua jenis arsip dinamis.
Arsip  dinamis  aktif  merupakan  arsip  yang  masih  banyak  digunakan  kegiatan administrasi.  Arsip  dinamis  aktif  yang  tidak  dapat  digunakan  lagi  akan  didegradasi  dan diubah  menjadi  arsip  dinamis  tidak  aktif.  Arsip  dinamis  aktif  yang  tidak  lagi  diperlukan untuk administrasi akan dihapus. Selanjutnya, arsip dinamis inaktif akan dihapus, sedangkan arsip  inaktif  yang  bernilai  sejarah  diubah  menjadi  arsip  statis  dan  dipelihara  tanpa  batas waktu.  Pengelolaan  arsip  dilakukan  melalui  sentralisasi,  desentralisasi,  atau  kombinasi keduanya (Amsyah, 2005).
Semua pengelolaan surat mulai dari menerima atau mengirim surat, mencatat, dan mengarahkan ke  tempat  penyimpanan, ditangani  secara  terpusat  di  bagian  arsip  atau  unit tata  usaha.  Desentralisasi  adalah  penatausahaan  arsip  oleh  setiap  unit  dalam  organisasi, dimulai  dari  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  dan  diakhiri  dengan penyimpanannya.
Organisasi kearsipan Desa Klanting terpusat. Unit Arsip Sekretariat Desa mengelola surat  masuk  secara  bertahap,  dimulai  dengan  penerimaan,  pencatatan,  pengarahan,  dan pengendalian,  dan  diakhiri  dengan  pengiriman  ke  unit  pengolahan  dan  penyimpanan. Demikian pula proses pengelolaan surat keluar adalah sebagai berikut: pembuatan surat oleh Unit  Pengolah,  pengambilan  surat  oleh  perangkat  desa  yang  menyita,  pembinaan  atau penertiban,  dan  pendistribusian  melalui  Unit  Kearsipan.  Karena  arsip  desa  tidak  banyak, sentralisasi adalah pilihan terbaik untuk mengelolanya.
3. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan khusus untuk arsip dinamis aktif meliputi pengelolaan surat masuk dan surat  keluar,  pencatatan  surat,  penertiban  surat,  pendistribusian  surat,  dan  penyimpanan surat.  Gunakan  buku  agenda  untuk  mengarsipkan  catatan  karena  mudah.  Penataan  arsip aktif dinamis terkait pengelolaan surat secara kronologis yaitu tanggal masuk/keluar surat cukup baik. Di Desa Klanting, arsip dinamis aktif tidak hanya mencakup surat masuk dan keluar tetapi ada juga arsip monografi desa, arsip aset desa, arsip pajak bumi dan bangunan, arsip  kependudukan,  arsip kepegawaian,  dan  sebagainya.  Arsip  vital  desa ini  tidak  sesuai dengan sistem kronologis, tetapi cocok untuk sistem mata pelajaran/masalah.
Arsip-arsip  terpenting  di  desa  ini  tersusun  dalam  tatanan  atau  peta  dan  masih bercampur  jadi  satu;  tidak  ada  klasifikasi  subjeknya  yang  telah  dilakukan. Fasilitas  berkas yang disediakan di Kantor Desa Klanting yang diteliti hanya lemari arsip, lemari arsip kurang disediakan dengan baik, map ordner, map. Selain buku agenda, komputer dapat digunakan untuk merekam arsip. Tahapan pemindahan file dari Processing Unit ke Archive Unit dan penyimpanan arsip dinamis inaktif digunakan untuk mengelola arsip dinamis inaktif yang sudah mulai banyak digunakan.
Dokumen-dokumen  resmi,  seperti  perda,  UU,  Keputusan  dari  Kades,  Surat  Dinas, dan sebagainya, yang telah ditangani dengan baik. Fasilitas penyimpanan dan pengambilan arsip yang tidak memadai merupakan dua faktor yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan dokumen  pemerintahan.  Pemeliharaan  arsip  dinamis  inaktif  masih  dilakukan  di  Desa Klanting tanpa sepenuhnya memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.
Karena desa tersebut belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), maka penyusutan arsip  belum  dilakukan.  Jadwal  Retensi  Arsip  merupakan  daftar  waktu  retensi  arsip  yang diklasifikasikan. Demikian pula dengan arsip yang tergolong statis belum ditangani secara efektif.

## B. Faktor-  faktor  yang  berperan  dalam  Tata  Kelola  Kearsipan  di  Kantor  Kepala  Desa Klanting Kabupaten Lumajang
Beberapa  faktor  yang  mempengaruhi  penyelenggaraan  kearsipan  desa  antara  lain (SDM) yang ahli di kearsipan, infrastruktur. SDM merupakan faktor yang paling esensial dari ketiga  faktor  dalam  ranah  kearsipan.  Kalaupun  ada  aturan,  metode,  proses,  sarana,  dan prasarana yang sesuai, penyelenggaraan kearsipan tidak akan berjalan sebagaimana mestinya tanpa dukungan sumber daya manusia kearsipan yang handal.
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan adalah pegawai yang bekerja di bidang kearsipan atau disebut juga arsip. Menurut Notoatmodjo (1998), sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip yang terdiri dari jumlah dan kualitas. Jumlah karyawan mengelola arsip belum cukup untuk volume arsip yang ditangani. Dari segi, pengetahuan, dan kebijaksanaan arsitek/karyawan yang menangani dokumen.
Sudah ada seorang arsiparis yang bekerja di Kantor Desa Klanting, namun masih ada satu orang yang ahli di Unit Kearsipan. Pegawai yang tidak memenuhi syarat dalam bidang kearsipan melakukan pekerjaan pengarsipan. Pegawai di kantor desa yang bekerja di bidang kearsipan  memiliki  kemampuan  dan  keahlian  yang  sangat  baik.  Karyawan  mempelajari keterampilan  pengarsipan  dan  informasi  sendiri  dan  melalui  pengalaman.  Pembinaan pegawai,  keikutsertaan  pegawai  di  short  course,  pelatihan  dan  pelatihan  singkat. Kemampuan  pengarsipan  data  dimaksudkan  untuk  sebagai  peningkatan  pelayanan administrasi desa.

## 2. Sarpras Kearsipan
Sarana  dan  prasarana  kearsipan  adalah  perlengkapan  dan  tempat  berlangsungnya kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip yang aman, lemari/rak arsip, pesanan, folder, peta, komputer, scanner, printer, lemari arsip, dan lain-lain diperlukan untuk mengelola arsip desa. Sarana dan prasarana kearsipan tersedia di kantor Desa Klanting, namun dalam kondisi dan jumlah yang terbatas. Minimnya sarana dan prasarana tersebut karena kurangnya dana dari  kantor  desa.  Karena  keterbatasan  sarana  dan  prasarana  tersebut,  banyak  arsip  yang belum tersusun secara sistematis, tidak terpelihara, dan tidak tertata.

## 3. Anggaran dan Perhatian dari Kepala Desa
Anggaran sektor kearsipan kadangkala digabungkan dengan anggaran di pemerintah desa secara keseluruhan. Karena terbatasnya anggaran, mengakibatkan kurang lengkapnya fasilistas.  Terlihat  pada  kondisi  arsip  tergeletak  di  meja  dan  beberapa  di  lemari  arsip. Penyediaan  dana  operasional  kearsipan  sepenuhnya  menjadi  kewenangan  pimpinan.  Jika kades  mempermasalahkan  urusan  kearsipan,  maka  akan  disisihkan  anggaran  yang  cukup untuk  pembelian  sarpras  kearsipan.  Persoalan  muncul  ketika  dana  desa  tidak  mencukupi. Kepala  desa  sangat  menjunjung  tinggi  bidang  kearsipan  di  Kantor  Desa  Klanting. Dikarenakan kurangnya anggaran mengakibatkan kurang maksimalnya pengelolaan arsip yg tidak aktif.

## C. Pengembangan  Tata  Kelola  Kearsipan  di  Kantor  Kepala  Desa  Klanting  Kabupaten Lumajang
Upaya membangun arsip di Kantor Desa Klanting yaitu:
1. Upaya di desa sebagai pengembangan kearsipan. Harus ada perubahan sikap dan pola pikir,  dengan  pemahaman  jika  rsip  itu  penting,sebagai  bukti,  aspek  sejarah,  bahan pertanggungjawaban,  dll.  Arsip  membutuhkan  perawatan  secara  hati-hati.  Sosialisasi mengenai  arsip  senantiasa  dilakukan  agar  membuat  masyarakat  berpikir  pentingnya mengenai arsip tersebut. Untuk memajukan penyebaran arsip di masyarakat, inisiatif ini harus didukung oleh semua pemangku kepentingan.
2. Lembaga  yang  menaungi  kearsipan  bertanggung  jawab  dalam  pembinaan  kearsipan, memberi nasihat dan mengarahkan perancangan arsip dinamis inaktif, mengelola arsip statis, mengawasi arsip, memelihara dan menyimpan arsip, serta memberikan pelayanan kearsipan.
3. Penguatan SDM Kearsipan
a. Penciptaan arsip desa membutuhkan sumber daya manusia yang handal, berkualitas dan  profesional.  Berbagai  upaya  dapat  dilakukan  untuk  memperkuat  SDM kearsipan, seperti mengangkat arsiparis berlatar belakang pendidikan D3 Kearsipan dan ahli arsiparis dari Pelatihan Ahli Arsip.
b. ANRI, Kantor Arsip, serta lembaga kearsipan lainnya mendorong para arsiparis dan pegawai untuk senantiasa memberikan ilmu dari seminar, lokakarya.
c. Mendorong  para  arsiparis  atau  pegawai  untuk  mempelajari  bahasa  asing  guna memperluas pengetahuan dan keterampilannya.
d. Mendorong  para  arsiparis  atau  pegawai  untuk  menulis  dan  menerbitkan  dalam publikasi nasional/internasional dalam rangka meningkatkan ilmu yang dimiliki.
4. Penyediaan Sarpras Bagian Arsip
Peralatan arsip lainnya, seperti lemari arsip, rak, arsip, lemari arsip, tata tertib, peta, perekam  arsip,  keterangan,  dan  sebagainya,  juga  dibutuhkan  dalam  jumlah  yang  cukup selain ruang  penyimpanan  arsip.  Penyediaan  sarpras  juga  penring  di  sediakan agrar  tidak terserang rayap dan jamur yang mengakibatkan kerusakan.

## Diskusi
Asip  yang  diterima  oleh  badan  swasta  atau  perseorangan,  dalam  bentuk  apa  pun, sendiri atau kelompok, dalam rangka penyelenggaraan kehidupan bernegara disebut arsip.
bukan hanya selembar kertas tanpa nilai atau makna. Lembar arsip mengandung data dan statistik  yang  sangat  penting  untuk  perencanaan,  pelaksanaan,  pemantauan,  dan  evaluasi operasi. Terlepas dari ukuran atau lokasinya, baik dalam organisasi besar atau kecil, publik atau swasta, arsip memiliki tujuan yang sangat vital.
Menurut  Wijaya  (1993:  102)  banyak  informasi  yang  dihasilkan  selama penyelenggaraan  administrasi  dan  organisasi.  Tugas  administratif  menghasilkan  sejumlah besar informasi yang rumit, sehingga mustahil bagi petugas atau pekerja untuk menyimpan semuanya. arsip berbentuk catatan dan rekaman informasi dari segala tindakan di instansi maka sangat penting artinya.
Dunia saat ini telah memasuki era teknologi yang sangat maju, informasi merupakan sumber daya yang sangat berharga bagi semua bangsa (Siagian, 2003: 48-52). Dalam ranah kearsipan, terdapat sistem dan praktik kerja yang efektif (Anwari, 2005: 98). Menurut Siagian (1971),  pengelolaan  administrasi  dan  informasi  yang  efektif  dan  tidak  efektif  dapat mempengaruhi kemajuan negara ini dan kemajuan peradaban yang baik bagi manusia.
Desa,  pemerintah  desa,  semuanya  memiliki  banyak  definisi.  Dalam  Sistem Pemerintahan  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia  (PP  No.  72  Tahun  2005  tentang Pemerintahan  Desa),  desa  diartikan  sebagai  kesatuan  masyarakat  hukum  dengan  batas wilayah  yang  sepenuhnya  mengatur  dan  mengurus  kepentingan  masyarakat  setempat.  , berdasarkan asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati.
Menurut Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa, pemerintahan desa adalah penyelenggaraan kegiatan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat (desa) dalam  kerangka  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia.  Sebagai  komponen  pemerintahan desa,  pemerintahan  desa  dilakukan  di  tingkat  lokal  oleh  kepala  desa  dan  perangkat  desa (Sugiman, 2018: 83).
Tingkat  desa  perlu  memperhatikan  kegiatan  kearsipan  karena  pemerintah  desa memiliki  peran  penting.  Di  setiap  daerah  di  Indonesia,  pengabdian  masyarakat  sama pentingnya dalam semua kegiatan desa seperti halnya dalam organisasi mana pun. Dalam rangka  penyelenggaraan  pemerintahan  desa,  desa  yang  merupakan  bagian  dari  negara mengembangkan arsip dalam jumlah yang banyak, baik dari segi desain dan jenis maupun ragam informasinya.
Arsip  pemerintahan  desa dapat  didefinisikan  sebagai  arsip yang  dihasilkan  selama catatan  hasil  kegiatan  pemerintah  desa  memiliki  arti  penting  bagi  organisasi  di  atasnya. Misalnya, informasi tentang penyaluran bantuan langsung tunai, yakni uang yang diberikan pemerintah  kepada  masyarakat  miskin  di  perdesaan,  merupakan  informasi  yang  sangat penting yang harus diberikan oleh pemerintah kabupaten/kota kepada masyarakat miskin di daerah tersebut. Jenis arsip di pemerintah desa berikut:
a. Catatan pemerintahan desa, yaitu catatan yang berkaitan dengan Korespondensi antara kepala desa, sekretaris desa, dan kepala dusun dengan badan pemerintah serta swasta, organisasi, dan masyarakat digunakan untuk membangun arsip pemerintah desa.
b. Peraturan  perundang-undangan  meliputi  undang-undang,  peraturan  daerah,  surat edaran, peraturan bupati, mufakat desa, mufakat kepala desa, keputusan desa.
c. Kartu keluarga, sertifikat, jaminan kesehatan masyarakat (Jamkesmas), surat keterangan tidak mampu bekerja (SKTM), Bantuan Langsung Tunai (BLT) dan beras miskin (Raskin) adalah  beberapa  arsip  yang  berkaitan  dengan  jumlah  penduduk.  Laporan kependudukan,  surat  pindah  penduduk yang  keluar atau  masuk desa, akte  kelahiran, akta kematian, surat nikah/cerai/cerai/hubungan, dan lain-lain semuanya masuk dalam arsip kependudukan.
d. Monografi desa memuat informasi tentang struktur pemerintahan desa, letak geografis, jumlah penduduk, ekonomi, dan praktik keagamaannya.
e. Catatan keuangan, yang meliputi korespondensi dan catatan transaksi dan administrasi keuangan.
f. Semua jenis arsip tanah meliputi arsip desa dan masyarakat serta arsip Pajak Bumi dan Bangunan. Penjualan Tanah, Sewa, Transfer, dan Warisan adalah Topik Penting untuk Pengelola Tanah.
g. Berbagai  macam  arsip  di  kantor  kecamatan  perlu  ditangani  dengan  baik  agar terselenggaranya pemerintahan desa dan pelayanan masyarakat secara efisien dan efektif. Masyarakat sangat membutuhkan pelayanan administrasi yang cepat untuk menghemat waktu dan biaya.

## Kesimpulan
Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor Kepala Desa Klanting Kabupaten Lumajang cukup baik karena telah memiliki SDM berkualitas meskipun dalam jumlah yang terbatas. Arsip  di  sana juga   sudah  baik  tapi masih  belum  maksimal..  Pembuatan arsip juga  sudah dilakukan  sesuai  dengan  standart  yang  diterapkan.  Pembangunan  untuk  meningkatkan kualitas  desa  klanting  yaitu  dengan  berbagai  cara,  antara  lain  membentuk  mindsetpositif tentang arsip dan memberi informasi kepada masyarakat mengenai pentingnya arsip untuk masa  depan  dan  mengembangakan  teknologi  di  desa  klanting.  Tujuan  dari  diadakannya pembangunan tersebut yaitu mengefektifkan pengarsipan sehingga pelayanan administrasi meningkat. Untuk melaksanakan tata cara pengarsipan sesuai dengan peraturan perundang- undangan  dan  UU  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  diperlukan  kerjasama  dari  seluruh perangkat desa.

## Referensi
Alfabeta Sugiyono. (2011). Metode Penelitian Pendidikan “Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif dan
R&D”. Bandung: Alfabeta.
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Anwari, A. (2005). Manajemen Kearsipan dalam Penyelenggaraan Organisai Publik. Jurnal Madani. Volume II.
Barthos, B. (2007). Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara. Byars, L. L. dan Rue, L. W.,  2006.  Business  Management:  Real-  World  Applications  &  Connections.  New York: Glencoe - McGraw-Hill.
Fauziyah,L.G.  (2019).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Oleh  Pegawai  di  Kantor  Kepala  Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis. Dinamika-Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara.Volume 6 (2), 117-124 .
Fiiazah,  I.,  Safitri,  F.  O.,  &  Herzegovina,  R.  N.  L.  (2020).  Penggunaan  Fingerprint  untuk Meningkatkan  Kedisiplinan  Guru  dan  Siswa. Idarotuna:  Journal  of  Administrative Science, 1(2), 110-121.
Herzegovina, R. N. L. (2018). Pengaruh Aktivitas Belajar dan Kepercayaan Diri Terhadap Hasil Belajar  Siswa  Mata  Pelajaran  Kearsipan  (Studi  Pada  Siswa  Kelas  X  Administrasi Perkantoran  SMK  Muhammadiyah  5  Kepanjen) (Doctoral  dissertation,  Universitas Negeri Malang).
Herzegovina,  R.  N.  L.  (2023).  Budaya  Kerja  Optimal  Adminstrasi  Keuangan:  Studi Implementasi di Kantor Kecamatan. Idarotuna: Journal of Administrative Science, 4(1), 77-84.
Herzegovina, R. N. L., & Fatah, A. A. (2021). Implementasi Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata  Usaha  Rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma. Idarotuna:  Journal  of  Administrative Science, 2(2), 177-188.
Herzegovina, R. N. L., & Hayat, H. (2022). Kualitas Pelayanan dalam Bidang Pemberdayaan Masyarakat di Kecamatan Kedungjajang Lumajang. Transparansi: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi, 5(2), 130-137.
Herzegovina,  R.  N.  L.,  &  Taufiqurrohman,  S.  (2022).  Sistem  Pelayanan  Publik  Sebagai Peningkatan Kepuasan Masyarakat. Idarotuna: Journal of Administrative Science, 3(2), 120-137.
Idrus,  M.  (2009).  Metode  Penelitian  Ilmu  Sosial  Pendekatan  Kualitatif  dan  Kuantitatif.  Jakarta:
Erlangga.
Maryati.  (2008).  Manajemen  Perkantoran  Efektif.  Yogyakarta.  Unit  Penerbit  dan  Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. hal.114
Mindarti, Lely Indah, dkk. (2020). Pemberdayaan Pelayanan dan Tata Kelola Kearsipan di Kelurahan Merjosari Kota Malang. Jurnal Pengabdian Masyarakat J-DINAMIKA, Vol. 5 No. 1. ISSN: 2503-1112.
Moleong, L. (2007) . Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Notoatmodjo, S. (1998). Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung: PT Rineka Cipta.
Nuraida, Ida. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Siagian,
Octafiona, Era, dkk. (2020). Kearsipan Arsiparis Menggunakan E-Arsip dalam Tata Kelola Kearsipan  Fakultas Tarbiyah  dan  Keguruan  UIN  Raden  Intan  Lampung.  Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam.
Peraturan : Peraturan Pemerintah Nomor 72 tahun 2005 tentang Pemerintahan Desa.
S. P. (1971). Filsafat Administrasi, Cetakan Ke-2. Jakarta: Gunung Agung.
Shohib,  M.,  Herzegovina,  R.  N.  L.,  Hanafi,  A.,  &  Yuningtiyas,  F.  (2021).  Analisis  SWOT Terhadap  Strategi  Pengelolaan  UKM  Pasca  Pandemi. Idarotuna:  Journal  of Administrative Science, 2(1), 75-89.
Siagian, S.P. (2003). Administrasi Pembangunan : Konsep, Dimensi, dan Strateginya. Jakarta: PT. Bumi Aksara
Sugiman. (2018). Pemerintahan Desa. Jurnal Binamulia Hukum Vol. 7 No. 1, Juli.
Sugiyono, (2009) . Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Dan R & D . Bandung:
Suraja, Y. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.
Sutarno, N.S. (2006). Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto.
Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Undang-Undang No. 6 Tahun 2014 Tentang Desa.
Widjaya, A.W. (1992). Pemerintahan Desa dan Administrasi Desa. Jakarta: Rajawali Press.
Wijaya, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan: Suatu P engantar. Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada.