## PENDAHULUAN
Kebutuhan  masyarakat  akan  informasi sekarang merupakan hal yang sangat dibutuhkan  dalam  kehidupan  yang  modern. Teknologi  dalam  bidang  informasi  sekarang ini  sudah dapat dimanfaatkan oleh  masyarakat luas  dari  teknologi  yang  paling  sederhana sampai dengan teknologi yang muktahir.
Surat    adalah    suatu    sarana    dalam berkomunikasi    yang  digunakan    untuk menyampaikan    informasi  tertulis  oleh  suatu pihak  kepada  pihak  lain.  Informasi  yang disampaikan  melalui    surat    dapat    berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan      atau      laporan.  Meskipun teknologi  komunikasi  berkembang  sangat pesat,  peranan  surat  belum  dapat    digantikan. Surat    masih    memegang    peranan    penting sebagai    sarana    penghubung    antara    dua pihak    atau    lebih  dalam    satu    kelompok organisasi  baik  pemerintah  maupun swasta.
Kantor Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG)
Palangkaraya  yang  kegiatannya  tidak  terlepas dengan kegiatan surat menyurat sebagai sarana komunikasi  dengan    pihak    internal    dan eksternal    organisasi/perkantoran/perusahaan,
system  pengarsipan  surat  sangat  dibutuhkan sebagai  kegiatan  pendukung  bagi  lancarnya kegiatan  maupun  system  dalam  lembaga  itu sendiri.
Sistem  pengarsipan  yang  digunakan  di dalam kantor Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) Palangka Raya sendiri saat  ini  masih  dikerjakan  secara  manual dengan  menggunakan  buku  arsip  surat  keluar- masuk,  yang  mana  dengan  cara  seperti  itu masih  memberikan  masalah  kepada  bagian pengarsipan  yang  sulit  untuk  mengolah  dan mencari  data  surat  dengan  mengecek  satu persatu buku arsip surat.
Rumusan masalah yang terdapat peda penelitian  ini  adalah  bagaimana  analisis  dan merancang sebuah sistem yang dapat membantu  administrasi  surat  menyurat  pada kantor  BMKG  Palangka  Raya.  Sedangkan tujuannya  adalah  menghasilkan  perancangan untuk pembuatan aplikasi yang nantinya dapat membantu  bagian  tata  usaha  di  Kantor  Badan Meteorologi,  Klimatologi,  dan  Geofisika Palangkaraya  dalam  mengolah  dan  menyusun data-data  surat  masuk  maupun  surat  keluar, dan  juga  mudah  dalam  melakukan  pencarian atau penelururan surat.
TINJAUAN PUSTAKA Abdullah (2014) melakukan perancangan sistem pengarsipan surat menyurat  pada  PDAM  Tirta  Mon  Pase,  pada penelitian  tersebut  membangun  sebuah  sistem ayng dapat menelusuri surat yang telah masuk ke  PDAM  tersebut.  Selain  itu  sistem  juga mampu melakukan pengarsipan dan pengolahan data surat sehingga proses pencarian  lebih  mudah.  Dalam  penelitian  ini dibuat  menggunakan program  yang digunakan untuk melakukan pengembangan dari perancangan  ini  tidak  disebutkan  namun  jika dilihat  dari  UI  nya  perancangan  sistem  ini dibangun menggunakan program desktop.
Sementara  itu  Prawono,  dkk  (2015) membuat  sistem  pengelolaan  mengenai  surat masuk  dan  surat  keluar  pada  STMIK  AUB Surakarta.  Pada  penelitianya  telah  membuat sebuah  sistem  tentang  manajemen  susrat masuk  dan  keluar,  artinya  pada  penelitian  ini agak  sedikit  berbeda  dengan  penelitian sebelumnya,  bahwa  penelitian  ini  membahasa mengenai bagiamana create nomor susrat, jadi surat  yang  keluar  maupun  masuk  telah tersistem dengan baik sehingga lebih memudahkan  bagi  penggunakanya.  Kemudian Rustamin dkk (2016) juga melakukan pembuatan  sistem  pengarsipan  surat  masuk dan  surat  keluar  pada  kantor  sekretaria  DPRD
Provinsi Sulawesi tenggara dengan menggunakan  bahasa  pemrograman  Delphi. Pada  penelitian  ini  membahsa  mengenai bagaimana  mengarsipkan  surat  yang  masuk dan  mendata  surat  yang  keluar  dan  ditujukan kepada  siap,  sehingga  jika  dibandingakn dengan  penelitian  sebelumnya  penelitian  ini lebih sederhana dibandingakan dengan sebelumnya.
Sementara  penelitian  Sulistyowati, dkk  (2018)  membuat  pengarsipan  surat menyurat  pada  BMKG  Provinsi  Kalimantan Tengah. Sistem
dibangun dengan menggunakan  bahasa  pemrograman  Php  dan
MySql  dan  berbasis  Web.  Hal  ini  karena diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan  untuk  melakukan  kinerjanya.  Hasil nya  adalah  sebuah  sistem  berbasis  web  yang mampu membantu dalam menangai pengarsipan, pemberian disposisi serta memudahkan  karywan  atau  pegawai  bagian umum  dalam  menelusuri  dan  mencari  surat- surat yang telah masuk ke BMKG.

## KAJIAN TEORI Analisis
Analisis  adalah  aktivitas  yang  memuat sejumlah kegiatan seperti mengurai,
membedakan, memilah sesuatu untuk digolongkan  dan  dikelompokkan  kembali menurut  kriteria  tertentu  kemudian  dicari kaitannya  dan  ditafsirkan  maknanya.  Dalam pengertian yang lain, analisis adalah sikap atau perhatian  terhadap  sesuatu  (benda,  fakta, fenomena) sampai mampu menguraikan menjadi  bagian-bagian,  serta  mengenal  kaitan antarbagian tersebut dalam keseluruhan. Analisis dapat juga diartikan sebagai kemampuan  memecahkan  atau  menguraikan suatu materi atau informasi menjadi komponen-komponen yang lebih kecil sehingga lebih mudah dipahami.

## Surat Masuk
Surat  masuk  adalah  semua  jenis  surat  yang diterima  dari  instansi  lain  maupun  dari perorangan,  baik  yang  diterima  melalui  pos (kantor  pos)  maupun  yang  diterima  dari  kulir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman  (ekspedisi).  (Wursanto,  1991: 108).

## Surat Keluar
Surat  keluar  adalah  segala  komunikasi  tertulis yang  diterima  oleh  suatu  badan  usaha  dari instansi  lain  atau  perorangan  (Wursanto,  1991 :144). Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar adalah  pekerjaan  surat  menyurat  yang  harus dilakukan  secara  tertata  dan  berurutan  dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur,  dan  mengurus  surat  menyurat  agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.

## Arsip
Arsip  merupakan  salah  satu  sumber  informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang  proses  kegiatan  administrasi  dan manajemen  sebuah  institusi.  Semua  kegiatan yang dilakukan oleh institusi  tersebut, baik itu berupa  proposal,  surat-menyurat  maupun dokumen-dokumen  lain  akan  menjadi  arsip. Informasi  yang  terekam  tersebut  merupakan bukti dan juga

## HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Analisis
 Surat  masuk  diterima  oleh  pegawai BMKG.
 Surat  masuk  diserahkan  ke  bagian  tata usaha  untuk  didata  dalam  buku  arsip surat.
 Surat  yang  sudah  didata,  difotocopy untuk  kebutuhan  kantor  dan  untuk dokumentasi arsip.
 Surat  keluar  dicetak  dan  didata  dalam buku arsip surat.
 Surat  keluar  dikirim  untuk  balasan  dari surat masuk.
Berdasarkan  hasil  analisis  maka  dibuat proses sistem baru. Berikut adalah detail dari proses sistem baru.
 Surat masuk diterima oleh pegawai BMKG.
 Surat masuk diserahkan kebagian arsiparis untuk didata dalam website arsip BMKG.
 Surat  di scan kemudian  diinput  datanya kedalam website arsip BMKG.
 Untuk surat keluar di scan terlebih dahulu sebelum  dikirim.  Kemudian  diinput datanya kedalam website arsip BMKG.
 Surat  keluarpun  dikirim  ke  pihak  yang bersangkutan.

## Perancangan Sistem
1. ER-diagram
Pada  gambar  1  menunjukkan  bahwa perancangan  sistem  ini  terdiri  dari  4 entitas yang masing-masing memiliki atribut  yang  akan  digunakan  untuk pembentukan sebuah tabel relasi.

## Gambar 1. Entity Relationship

## Use case diagram

## Gambar 2. Use Case Diagram
Use case Diagram pada gambar 2
menunujukkan bahwa terdapat beberapa modul yang dapat diakses oleh pengguna diantaranya adalah  memasukkan  surat  masuk  maupun susrat  yang  telah  disposisi.  Jadi  selain  hal tersebut  pada  gambar  juga  dijelaskan  bahwa user  juga  bisa  melakukan  pencarian  data  pada sistem tersebut.

## Relasi antar tabel
Terdapat  4  tabel  yang  saling  mengambil informasi  dari  tabel  satu  dengan  yang  lainya. Dengan  demikian  bisa  dilihat  apa  saja  yang digunakan  pada  aplikasi  tersebut  seperti terlihat pada gambar 3 berikut :.

## Gambar 3. Relasi Tabel

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari analisa dan perancangan untuk  pembuatan  aplikasi  pengarsipan  surat menyurat pada Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG)
Palangkaraya, maka perlu dilanjutkan ke tahap membangun  aplikasi  tersebut  yang  nantinya akan  dapat  memecahkan  masalah  yang terdapat  pada  bagian  pengarsipan  yaitu  sudah terkomputerisasinya  sistem  pengarsipan  surat menyurat  dan  meningkatnya  kinerja  karyawan khususnya  pada  bagian  arsiparis  dalam mengelola pengarsipan surat menyurat.
SARAN 1. Perlunya pengembangan aplikasi berdasarkan  rancangan  yang  telah  dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna (arsiparis). 2. Perlunya  server  pada  kantor  administrasi
Badan  Meteorologi,  Klimatologi  dan
Geofisika  (BMKG)  Palangkaraya  agar aplikasi  yang  dibangun  nantinya  tidak hanya  digunakan  untuk  satu  komputer saja.

## DAFTAR PUSTAKA
Jurnal  Ilmiah  DASI,  Volume  14,  No.  4, bulan Desember  2013. Perancangan  Online Marketplace  Untuk  Usaha  Kecil  Dan Menengah (UKM) Di Kabupaten
Purworejo ,  Wisnu  Yoga  Sadgotra  dan Eric Hadi Saputra: 54-58. Jurnal Ilmiah, Volume 1, No. 1, bulan Februari 2015. Business  To  Business(B2B)E- Marketplace  Sebagai  Media  Promosi Produk  Usaha  Kecil  Dan  Menengah (UKM) , Mansur: 1-13. Jurnal Sains Komputer dan Teknologi Informasi.  Vol  1  Issue  1,  bulan
November  2018.  e-ISSN  2655-7460 Rancang  Bangun  Aplikasi  Pengawasan Dan Pengendalian Komputer Laboratorium Multimedia STMIK Palangkaraya . Sam’ani. 33-38. https://doi.org/10.33084/jsakti.v1i1.548
Jurnal  Sistem  Informasi,  Volume  2,  No.  1,
bulan April 2010. Upaya Pengembangan Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) Dengan Memanfaatkan  E-Commerce ,  Jaidan Jauhari: 159-168 Jauhari,  Jaidan,  2010, Upaya  Pengembangan Usaha  Kecil  Dan  Menengah  (UKM) Dengan  Me  Manfaatkan  E-Commerce, Jurnal  Sistem  Informasi  Fakultas  Ilmu Komputer UNSRI. Management  Journal,, vol.  20,  pp.  286-298, 2002.  “ e-Marketplaces:  Crafting  A Winning Strategy ”. European, P. Brunn, M. Jensen dan J. Skovgaard Jogiyanto,  H.  M.  2010. Analisis dan Desain . Andi Offset, Yogyakarta.