## Pemodelan Sistem Informasi Manajemen Surat Digital Terintegrasi Googgle Drive Menggunakan Unified Modeling Language Dengan Pendekatan Behavioral Diagram
Modeling of the Google Drive API Integrated Digital Mail Management Information System Using the Unified Modeling Language with a Behavioral Diagram Approach
Rio Irawan
Manajemen Pendidikan Islam, IAIN Palangka Raya E-mail: rioirawan@iain-palangkaraya.ac.id

## Abstrak
Penelitian  ini  memfokuskan  pada  prosess  pemodelan  sistem  dalam  mengembangkan  sistem manajemen pengelolaan surat masuk dan surat keluar berdasarkan proses bisnis yang terdapat di Fakultas  Tarbiyah  dan  Ilmu  Keguruan  (FTIK),  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Palangka Raya yang di intergrasikan menggunakan Google Drive sebagai penyedia layanan penyimpanan data digital. Metodologi penelitian yang diterapkan yaitu melakukan pengumpulan data dengan mengunakan  metode  observasi,  serta  melakukan  wawancara  kepada  staff  Akademik  dan Kemahasiwaan  dan  Kepala  Bagian  FTIK.  Langkah  selanjutnya  adalah  melakukan  rekayasa pengembangan  desain  sistem  dengan  menggunakan Behavioral  Diagrams  Unified  Modeling Language antara  lain use  case  diagram,  activity  diagram, dan state  machine  diagram atau statechart  diagram .  Dari  proses  pemodelan  dihasilkan  sebuah  blueprint  pengembangan  sistem manajemen  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  terintegrasi  dengan  penyimpanan  data menggunakan  Google  Drive.  Adapun  proses  penerimaan  surat  masuk  antara  lain  pencatatan detail surat masuk kemudian dilakukan pendisposisian surat dan tindak lanjut atas surat tersebut, sedangkan untuk surat keluar yaitu proses permintaan penerbitan nomor surat untuk surat keluar secara  online  yang  kemudian  dilakukan  verifikasi  oleh  Kepala  Bagian  Tata  Usaha  tentang kesesuaian isi surat, hingga rekapitulasi dan pengarsipan surat secara digital dalam format PDF.
Kata kunci: Pemodelan, Behavioral Diagram, UML, Manajemen Surat, Surat Digital

## Abstract
This  study  focuses  on  system  modeling  processes  in  developing  a  management  system  for managing incoming and outgoing mail based on business processes contained in the Faculty of Tarbiyah and Teaching Science (FTIK), State Islamic Institute (IAIN) Palangka  Raya which is integrated  using  Google  Drive  as  a  service  provider.  digital  data  storage.  The  research methodology  applied  was to  collect  data  using  the  observation  method,  as  well as  conducting interviews with Academic and Student Affairs staff and the Head of the FTIK Section. The next step is to perform system design development engineering using Behavioral Diagrams Unified Modeling  Language,  including  use  case  diagrams,  activity  diagrams,  and  state  machine diagrams or statechart diagrams. From the modeling process a blueprint for the development of an incoming and outgoing mail management system is produced which is integrated with data storage  using  Google  Drive.  The  process  of  receiving  incoming  letters  includes  recording details  of  incoming  letters  then  disposition  of  letters  and  follow-up  on  the  letters,  while  for outgoing  letters,  namely  the  process  of requesting  the  issuance  of letter numbers  for  outgoing letters online which is then verified by the Head of Administration regarding the conformity of the contents of the letter , to digital recapitulation and archiving of letters in PDF format
Keywords: Modeling, Behavioral Diagram, UML, Mail Management, Digital Mail

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  telah  menjadi  sebuah  kebutuhan  dalam  menjalankan  roda pekerjaan sehari-hari. Dari kantor-kantor pemerintahan, perusahaan-perusahan swasta, lembaga pendidikan dari mulai Pendidikan usia dini hingga pendidikan tinggi, dari yang swasta maupun Negeri  telah  menerapkan  SI/TI  dalam  aktivitas  bisnisnya.  Pada  instansi  pemerintahan  proses surat menyurat [1] menjadi salah satu proses bisnis yang sering dilakukan karena berhubungan dengan  kegiatan-kegiatan  yang  disesuaikan  dengan  program  kerja  yang  telah  disusun sebelumnya, juga untuk keperluan perjalanan dinas, rapat koordinasi dan sebagainya [1], [2].
Fakultas  Tarbiyah  dan  Ilmu  Keguruan  (FTIK)  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN) Palangka  Raya  sebagai  Perguruan  Tinggi  Keagaman  Islam  Negeri  (PTKIN)  memiliki  dasar dalam  penentuan  format  penomoran  berdasarkan  KMA  No.  9  Tahun  2016  Tentang  Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama.
Proses  bisnis  yang  dilakukan  dalam  hal  surat-menyurat  di  FTIK  IAIN  Palangka  Raya masing  menggunakan  konsep  sentralisasi  yaitu  untuk  penomoran  surat  keluar  setiap  unit  atau pegawai yang ingin mengirimkan surat harus membawa konsep surat kepada petugas atau staff dibagian  Tata  Usaha  yang  kemudian  diagendakan  pada  buku  agenda  dan  nomor  surat  dapat diterbitkan.  Sedangkan,  pada  surat  masuk  staff  membukukan  pada  buku  agenda  setiap  surat masuk  kemudian  melakukan  pendisposisian  surat  sesuai  dengan  tujuan  surat  tersebut,  yang kemudian akan ditindak lanjuti oleh pimpinan.
Pada tahap ini,  manajemen  pengelolaan  surat  dilakukan  tidak  secara konvensional [2]. Hal  ini  berdampak  pada  saat  pengelolaan  rekapitulasi  manajemen  surat  atau  ketika  ingin menelusuri  rekam  jejak  surat  yang  dikelola  terjadi  kesulitan  jika  bukti  fisik  surat  tidak diarsipkan  dengan  baik.  Pengarsipan  surat  secara  konvensional  dengan  menaruh  dalam  map tertentu  juga  menjadi  masalah  tersendiri  sebab  dalam  waktu  yang  lama  akan  menjadikan barang-barang  yang  tidak  mempunyai  manfaat  dan  cenderung  menghabiskan  tempat/ruangan, padahal ruangan tersebut dapat digunakan untuk hal lain.
Penerapan Sistem Infromasi/Teknologi Informasi dalam hal manajemen surat menyurat tentunya  menjadi  solusi  praktis  dalam  mengelola  manjemen  surat-menyurat  dalam  sebuah instansi atau unit kerja [3]. Banyak model SI/TI yang dapat disesuaikan atau digunakan untuk memperlancar atau mempermudah kinerja staff dalam melakukan manajemen surat masuk dan surat  keluar,  juga  melakukan  pendisposisian  pengarsipan  surat  secara  digital,  serta  melakukan evaluasi terhadap proses manajemen surat melalui data-data yang dihasilkan oleh sistem.
Dengan  adanya  sistem  manajemen  surat  ini  diharapkan  instansi  atau  unit  kerja mempunyai  backup  data  jika  data  fisik  terjadi  kerusakan,  tercecer,  atau  ada  human  error  saat pengarsipannya.  Selain  itu,  juga  membantu  dalam  proses  pencatatan/pembukuan  sebab  data sudah tersimpan rapi dalam sebuah sistem yang telah menggunakan basis data. Hal lainnya yang dapat mengefisiensikan kinerja staff adalah pada saat pencarian bukti fisik surat tertentu, dengan menggunakan sistem manjemen surat berbasis SI/TI [4] proses tersebut dapat ditelusuri dengan cepat dan mudah.
Dalam  mengembangkan  sebuah  SI/TI  manajemen  surat  dilakukan  pemodelan  untuk menggambar  kondisi  atau  proses  bisnis  dari  sistem  yang  akan  dikembangkan  agar  mampu mengakomodir  dari  proses  bisnis  yang  telah  dilakukan  sebelumnya.  Dengan  menggunakan pemodelan  berbasis  UML  [5]–[7]      diharapkan  sistem  yang  dikembangan  lebih  berfokus terhadap objek pada sistem tersebut.
Salah satu problematika terbesar dalam pengembangan sistem informasi berbasis digital adalah  dari  sisi storage ,  terutama  pada  sistem  ini  yang  akan  dikembangkan  untuk  mampu menyimpan data surat digital dalam bentuk PDF. Storage memiliki peranan penting, sebab data yang  akan  tersimpan  ke  dalam server akan  semakin  banyak  setiap  tahunnya,  dan  tentunya memerlukan biaya ketika ingin melakukan upgrade kapasitas storage pada sisi server . Namun, dengan  memanfaatkan  Googel  Drive[8]  yang  diintegrasikan  ke  dalam  sistem  dengan menggunakan  API,  permasalahan  dari  sisi storage dapat  dihilangkan  sebab  pada  FTIK  telah memiliki layanan Google Drive unlimited .
Adapun  model  diagram  yang  digunakan  adalah  menggunakan behavioral  diagrams unified  modeling  language antara  lain use  case  diagram digunakan  untuk  menggambarkan interaksi antar aktor atau pengguna pada sistem, activity diagram untuk menggambarkan proses bisnis  atau  urutan-urutan  aktivitas  pada  sebuah  proses  yang  dilakukan  oleh  aktor,  dan state machine  diagram atau statechart  diagram untuk  mendeskripsikan    kondisi  dinamik  atau perubahan-perubahan yang terjadi pada setiap objek tertentu oleh peristiwa-peristiwa tertentu.
Beberapa  penelitian  terdahulu  yang  memiliki  keterkaitan  dengan  penelitian  ini  antara lain  yaitu  penelitian    [9]  yang  menyajikan  gambaran  umum  tentang  rekayasa  balik  diagram perilaku ( Reverse Engineering of UML Behavioral ). Pendekatan yang digunakan adalah dengan menggunakan  CPN  untuk  menangani  masalah  analisis  jejak  eksekusi.  Pada  penelitian  [10] dengan  hasil  penelitian  melakukan  identifikasi  terhadap  berbagai  kesalahan  yang  mungkin terjadi dalam pemodelan UC, baik dalam pembuatan UC skenario maupun UC diagram, dengan menggunakan contoh dan ilustrasi yan relavan. Penelitian lain [11] menghasilkan aplikasi yang telah dirancang dapat digunakan untuk menangani proses pembuatan surat menyurat (pengisian data, perubahan data, penghapusan data dan pencetakan data), backup data dan pencarian data serta pelaporan data penduduk beserta data surat-surat.
Pada  penelitian  [12]  menghasilkan  aplikasi  yang  mengimplementasikan  e-Office manajemen  surat  menyurat  di  Program  Studi  Komputerisasi  Akuntansi  Politeknik  Negeri Madiun  dengan  model  incremental  dengan  pendekatan Unified  Medelling  Language (UML). Sedangkan  penelitian  [13]  menghasilkan  sebuah  aplikasi  kearsiapan  berbasis  web  dengan mengunakan metode First Come First Serve dan White Box Testing .

## 2. METODE PENELITIAN
Pada  penelitian  berfokus  untuk  menghasilkan  atau  mengembangkan  desain  model sistem atau pemodelan sistem dengan menggunakan behavior diagram UML. Adapun tahapan- tahapan penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1.

## Gambar 1 Tahapan Penelitian
2.1 Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  merupakan  tahapan  yang  dilakukan  setelah  peneliti  memahami tentang kontribusi penelitian dan dukungan literatur pada aspek penelitian yang diamati [14].
Pada tahapan ini, digunakan 2 (dua) Teknik pengumpulan data yaitu :
1. Observasi
Teknik  observasi  digunakan  adalah  menggunakan  teknik  observasi  partisipasi [14]. Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan kepada staff Mikwa pada saat memperoleh  surat  masuk,  kemudian  melakukan  proses  pendisposisian  surat  dengan mengisi blanko disposisi. Serta, proses penerbitan/ surat keluar yang diminta oleh para pegawai untuk keperlua kedinasan.
2. Wawancara
Dengan menggunakan teknik wawancara [14] diharapkan mampu mendapatkan informasi  atau  menggali  informasi  yang  lebih  dalam  tentang  proses  bisnis  manejemen persuratan  di  Fakultas  Tarbiyah  dan  Ilmu  Keguruan  (FTIK)  IAIN  Palangka  Raya. Adapun  narasumbernya  yaitu  Kepala  Bagian  Tata  Usaha  Fakultas  Tarbiyah  dan  Ilmu Keguruan  (FTIK)  IAIN  Palangka  Raya  dan  Staff  yang  berwenang  menangai  surat menyurat  untuk  mendapatkan  gambaran  prosedur  atau  proses  bisnis  bagaimana manajemen pengelolaan surat masuk, surat keluar, pendisposisian surat menyurat. Dari pengumpulan data tersebut diperoleh data primer yang dijadikan basis penelitian.
2.2 Analisis Pengumpulan Data
Berdasarkan  hasil  pengumpulan  data  akan  dilakukan  analisis  mengenai  proses  bisnis pada  sistem  berjalan.  Pada  proses  analisis  akan  dijabarkan  temuan-temuan  selama  proses pengumpulan data dari mulai proses pembuatan surat hingga penerbitan nomor surat untuk surat keluar,  serta  proses  penerimaan  surat  hingga  surat  tersebut  terdisposisi  sesuai  dengan  tujuan surat masuk tersebut.
Setelah  proses  analisis  pengumpulan  data  selesai  dilakukan,  dilakukan  proses transformasi  dari  persyaratan-persyaratan  proses  menjadi  spesifikasi  formal  yang ditransporfasikan ke dalam diagram Unified Modeling Language (UML) [15].
2.3 Rekayasa Pemodelan Dengan Behavior Diagram UML
UML  memberikan  standar  dalam  penulisan  sebuah  desain  atau  blueprint  sistem, meliputi  konsep  bisnis  proses,  class-class  dalam  bahasa  program,  skema  basis  data  dan komponen-komponen yang diperlukan pada sebuah sistem [7].
Pemodelan dilakukan dengan mengacu pada behavior diagram yang terdiri, pemodelan dengan menggunakan use case diagram [16]–[18], activity diagram dan state machine diagram [17], [18], [19] untuk mendapatkan gambaran tentang proses bisnis yang akan dijadikan sebagai model dalam pengembangan perangkat lunak selanjutnya.
2.4 Desain Antarmuka Sistem
Pada tahap  ini  dilakukan  rekayasa  pembautan  desain  antarmuka  sistem  dengan menggunakan Figma sebagai tools dalam melakukan desain antarmuka.
2.5 Generate dan Integrasi Google Drive API Untuk  mendapatkan  Google  Drive  API  tentunya  terdapat  beberapa  langkah  dan persyaratan yang harus dipenuhi, sehingga sistem yang akan dikembangkan mampu terintegrasi dengan baik dengan Google Drive. Secara umum dapat dijabarkan bahwa, setelah mendapatkan Google Drive API dan telah terintegrasi pada sistem maka setiap permintaan penyimpanan data, maka  akan  terjadi  permintaan Auth (otentifikasi)  sebelum  file  surat  digital  dapat  disimpan  di Google Drive.
Gambar 2 Diagram Relasi Google Drive API

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  hasil  pengumpulan  data  dan  hasil  analisis  analisis  data  yang  kemudian dilakukan  rekayasa  pemodelan  dengan  menggunakan  behavior  diagram  UML.  Adapaun  hasil penelitian ini telah dihasilkan pemodelan dengan behavior diagram UML dengan menggunakan use case diagram, activity diagram , dan state machine diagram , yaitu sebagai berikut.

## 1.1 Analisis Hasil Pengumpulan Data
Dari proses pengumpulan data dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara, didapatkan beberapa temuan utama seperti berikut.
Proses  manajemen  surat  masuk  pada  Fakultas  Tarbiyah  dan  Ilmu  Keguruan  (FTIK) IAIN  Palangka  Raya  diawali  dengan  proses  pengagedaan  surat  masuk  setelah  surat  masuk diterima  di  Bagian  Tata  Usaha  oleh  pegawai  yang  berwenang  untuk  mengagendakan  surat. Setelah  proses  pengagendaan  selesai,  surat  masuk  akan  didisposisikan  kan  kepada  pimpinan yaitu Dekan untuk dipelajari terkait surat masuk tersebut dan kemudikan akan menindak lanjuti dari  surat  masuk  tersebut  sesuai  dengan  isi  dan  tujuannya,  serta  kemudian  dilakukan pengarsipan surat.
Gambar 3. Proses Bisnis Manajemen Surat Masuk
Gambar 4. Proses Bisnis Manajemen Surat Keluar
Surat Masuk Start Pengagendaan Surat Pendisposisian Surat Pengagendaan Surat Tindak Lanjut Stop Start Pembuat Surat Keluar Verif ikasi Penerbitan Nomor Pengagendaan Surat Stop Pengarsipan Surat
Sementara  untuk  proses  pemeribiatan  surat  keluar  dilakukan  dengan  cara  pihak  yang ingin  mengirimkan  surat  memberikan  draft  surat  keluar  kepada  Kepala  Bagian  Tata  Usaha Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan (FTIK) IAIN Palangka Raya untuk dilakukan verifikasi terhadap  isi  surat,  format  penomoran,  format  tata  letak  surat,  dan  hal  teknis  lainnya.  Setelah proses  verifikasi  selesai  akan  diberikan  kepada  staff  Kepala  Bagian  Tata  Usaha  untuk diagendakan  dan  diberikan  nomor  surat  dan  kemudian  akan  dilakukan  penggandaan  untuk dijadikan  arsip.  Namun,  jika  surat  keluar  terdapat  beberapa  catatan  kesalahan,  akan dikembalikan  kepada  pengusul/pembuat  surat  keluar  untuk  diperbaiki  dan  kemudian  diajukan kembali untuk penerbitan nomor surat.
Beberapa kelebihan dan kekurangan yang ditemui selama proses penggalian data antara lain:
1. Kelebihan
a. Proses tersturktur
b. Keamanan surat terjamin (termasuk isi, format dan lainya)
c. Interaksi antar pegawai terjaga
2. Kekurangan
a. Proses cukup panjang
b. Terjadi pemborosan ATK (Kertas, terutama jika ada kesalahan pembuatan surat)
c. Pengarsipan terkadang tidak berjalan dengan baik (terjadi kehilangan)

## 1.2 Hasil Pemodelan Use Case Diagram Design
Pada  diagram  ini  akan  diproyeksikan  proses  interasi  antar  aktor-aktor  yang  memiliki kepentingan terhadap sistem manajemen surat.
Gambar 5. Use Case Diagram Sistem Manajemen Surat
Pada gambar 5 merupakan rencana perilaku-perilaku atau situasi-situasi yang dilakukan oleh  aktor-aktor  yang  mempunyai  kepentingan  di  dalam  sistem.  Secara  garis  besar  dapat dijelasakan seperti berikut :
1. Aktor pegawai eksternal, merupakan pegawai/ staff dari instansi lain yang memberikan surat  masuk  baik  dalam  bentuk  fisik  ke  FTIK  IAIN  Palangka  Raya  ataupun  melalui media digital melalui e-mail.
Staff Mikwa Administrator Pegawai Internal Pegawai Eksternal Data Pegawai Registrasi Reguest Nomor Surat Keluar Manajemen Surat Keluar <<include>> <<include>> Manajemen Surat Masuk Penyera Surat <<include>> Manajemen Disposisi <<extend>> Data Staff Mikwa Laporan <<extend>> <<extend>>
2. Aktor pegawai internal, merupakan pegawai-pegawai yang ada di ruang lingkup FTIK IAIN  Palangka  Raya.  Untuk  setiap  penerbitan  surat  keluar  setiap  pegawai  yang ditugaskan  untuk  membuat/mengkonsep  surat  keluar  wajib  melakukan  request  atau permintaan  penerbitan  nomor  surat  keluar  kepada  staff  Mikwa.  Proses  permintaan dilakukan  dengan  mengakses  sistem  yang  akan  dikembangkan,  jika  pegawai  tersebut belum terdaftar maka diwajibkan untuk melakukan registrasi pegawai terlebih dahulu.
3. Aktor Staff Mikwa, merupakan staff yang bertugas untuk melakukan manajemen surat menyurat  di  lingkungan  FTIK  IAIN  Palangka  Raya.  Detail  pekerjaan  yang  dilakukan adalah melakukan pendataan surat masuk ke dalam buku agenda, kemudian melakukan pemrosesan disposisi surat kepada pihak yang dituju sesuai isi dari surat masuk. Selain itu, juga menerbitkan penomoran surat keluar untuk keperluan kedinasan bagi pegawai- pegawai,  misalnya  penelitian  dan  pengapdian,  undangan  kegiatan  atau  seminar,  ijin praktik mahasiswa PPL, dan lain sebagainya.
4. Aktor administrator, merupakan aktor yang memiliki hak akses penuh terhadap sistem, yang mampu menangai permasalahan-permasalahan sesuai dengan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan

## 1.3 Hasil Pemodelan Activity Diagram
Pada diagram ini merupakan pemaparan dari aktifitas-aktifitas atau aliran control pada sistem manajemen surat.
Gambar 6 Activity Diagram Manajemen Surat Keluar
Gambar 6 merupakan gambaran mengenai aliran kontrol aktifitas pada saat pengelolaan surat keluar. Untuk meminta nomor surat keluar, seroang pegawai harus mengisikan formulir permintaan penerbitan nomor surat yang telah ditentukan dengan melampirkan rancangan surat (draft surat) dalam bentuk pdf.
Data akan tersimpan ke dalam sistem, kemudian akan dilakukan pengecekan oleh staff Mikwa mengenai kelengkapan berkas pengajuan. Jika ditemukan kekurangan berkas, maka staff akan  menolak  permintaan  penerbitan  nomor  surat  dan  memberikan  informasi  mengenai kekurangan  berkas.  Namun  jika  berkas  telah  sesuai,  maka  nomor  surat  dapat  diterbitkan  dan akan  tersimpan  ke  dalam  sistem  serta  pegawai  yang  bersangkutan  dapat  melihat  nomor  surat pada akunnya.
Manajemen Surat Keluar Pegawai Internal Sistem Staff Mikwa P ha se : M aj em en P eng el o la an S ur at K e lu ar Mengisi Formulir Penerbitan Nomor Surat Keluar Mendapatkan Nomor Surat Keluar Melampirkan Surat Keluar yang Valid Menerbitkan Nomor Surat Keluar Memberikan Info Bekas/ Formulir Tidak Lengkap/ Tidak Sesuai Menyimpan Data Menyimpan Data Melampirkan Draft Surat Keluar Validasi DataPermintaan Nomor Surat Keluar
Setelah  nomor  selesai  diterima,  pegawai  masih  diwajibkan  untuk  melakukan  upload surat yang telah diperbaiki yang akan digunakan untuk keperluan kedinasan dalam bentuk pdf.
Sedangkan  pada  proses  pengelolaan  surat  masuk,  pegawai  eksternal  atau  pihak  ketiga yang  berkepentingan  menyerakan/  mengirimkan  surat  secara  fisik  atau  secara  digital  dengan menggunakan  e-mail,  surat  kemudian  akan  diidentifikasi  oleh  staff  Mikwa,  kemudian  akan dilakukan  perekaman  data  kedalam  sistem  surat  masuk,  dan  berikutnya  dilakukan  proses pendisposisian  surat.  Pada  gambar  7  menjelaskan  mengenai  aliran  kontrol  pengelolaan  surat masuk. Sedangkan, gambar 8 menjelasakan setelah dilakukan perekaman data surat masuk, staff Mikwa melakukan pengisian formulir perekaman data disposisi surat yang disesuaikan dengan rincian surat yang diterima.
Gambar 7. Activity Diagram Manajemen Surat Masuk
Gambar 8 Activity Diagram Pendisposisian Surat
Manajemen Surat Masuk Pegawai Eksternal Sistem Staff Mikwa Pha se : M aj em en Pe n g el o la an S u ra t M as u k Membawa/ Mengantar/ Mengirimkan Surat Melakukan Identifikasi Surat Masuk Melakukan Input Data Pengelolaan Surat Masuk Meyimpan Data Mengarsipakan Surat Dalam Bentuk PDF Pendisposisian Surat Staff Wikwa Sistem Ph as e : Pe nd is po sis ia n Su ra t Inisiasi Surat Masuk Mengisi Formulir Disposisi Surat
Meyimpan Data

## 1.4 Hasil Pemodelan State Machine Diagram Design
Pada  diagram  ini  menggambarkan  perilaku-perilaku  yang  terdapat  pada  sistem manajemen surat.
Gambar  9  menggambarkan  perubahan  transisi  tahapan  pengelolaan  data  surat  masuk. Pada  saat  surat  masuk,  staff  akan  melakukan  verifikasi  atau  inisialisasi  detail  surat.  Setelah dilakukan  verifikasi,  surat tersebut  akan dilakukan input  data  pada sistem surat masuk  dengan status surat belum terdisposisi. Proses disposisi akan merubah status surat menjadi terdisposisi sesuai  tujuan  surat  dan  akan  terjadi  perubahan  stransisi  tahapan  dari  pengelolaan  surat  keluar. Sebelum  menerbitkan  nomor  harus  dilakukan  pengecekan  mengenai  ada  atau  tidaknya permintaan  penerbitan  nomor.  Jika  permintaan  ada  maka  dilakukan  pengecekan  berkas,  jika berkas  telah  lengkap  maka  nomor  surat  akan  diterbitkan.  Hal  tersebut  akan  merubah  status pengajuan  penomoran  menjadi  selesai  atau  disetujui  (dengan  diterbitkannya  nomor  surat keluar),  dan  secara  tidak  langsung  akan  menambakan  data  surat  keluar.  Namun  jika  berkas permintaan penerbitan nomor tidak lengkap, maka status permintaan akan ditolak.
Gambar 9 State Machine Diagram Manajemen Surat Keluar
Gambar  10 menggambarkan  perubahan transisi tahapan  pengelolaan  data  surat masuk. Pada  saat  surat  masuk,  staff  akan  melakukan  verifikasi  atau  inisialisasi  detail  surat.  Setelah dilakukan  verifikasi,  surat tersebut  akan dilakukan input  data  pada sistem surat masuk  dengan status surat belum terdisposisi. Proses disposisi akan merubah status surat menjadi terdisposisi sesuai tujuan surat.
Gambar 10 State Machine Diagram Manajemen Surat Masuk
Cek Data Data permitaan nomor surat keuluar Klik Menu Surat Keluar Data drart surat keluar Cek Kelengkapan Berkas
Draft Surat Keluar Draft Surat Lengkap
Persetujuan Menyetujui Permintaan Penerbitan Surat Keluar
Draft Surat
Tidak Lengkap Pemberitahuan Berkas Tidak Lengkap Nomor Surat Tidak Diterbitkan No Surat Diterbitkan Update Data • Melakukan Perubahan Data Pengajuan Nomor Surat • Melakukan Rekam Data Surat Keluar Data Tersimpan Di Database Verifikasi Surat Surat Masuk Dari Pihak Eskternal Dokumen Surat Fisik Detail Surat Masuk Input Data • Simpan Ke Dalam
Database
• Status Belum Terdisposisi Digitalasisi
Surat Masuk (buat File PDF/ Scan)
Gambar 11 State Machine Diagram Pendisposisian Surat
Proses  perubahan  transisi  pendisposisian  surat  dimulai  dari  proses  pengecekan  data surat  masuk  yang  berlum  terdisposisi,  jika  tidak  ditemukan  maka  proses  pendisposisian  tidak dapat  dilakukan.  Namun  jika  ditemukan  surat  masuk  yang  statusnya  belum  terdisposisi  maka surat tersebut akan diproses pendisposisiannya dengan mengisi formulir disposisi surat. Setelah perekaman  data  disposisi  surat  berhasil,  maka  status  dari  surat  masuk  tersebut  akan  berubah menjadi telah terdisposisi, sesuai dengan yang ditujukan oleh surat tersebut.

## 1.5 Hasil Desain Antarmuka
Pengembangan  desain  antarmuka  dirasa  perlu  menjadi  bahan  tambahan  dalam pemodelan sistem informasi manajemen surat digital ini.
Gambar 12 Halaman Dashboard Sistem Informasi Manajemen Surat Digital (SiManSur-Digital)
Gambar 13 Halaman Google Drive Terisi Hasil Upload Surat Digital
Klik Menu Diposisi Cek Data
Data Surat Masuk Belum Terdisposisi Data Kosong Data Surat Keluar Proses Rekam Data
Surat Terdisposisi Update Update Status Surat Masuk (terdisposisi) Data Ter-update
Pada  gambar  12  merupakan  halaman  utama  dari  sistem  yang  akan  dikembangkan, dimana  dibagian  ini  menampilkan  jumlah  surat  digital  yang  ada  pada  sistem  dan  ditampilkan dalam bentuk grafik, serta menampilkan para admin prodi sebagai pengguna ssitem. Sedangkan pada gambar 13, merupakan hasil upload file naskah surat dalam bentuk pdf yang telah berhasil terupload di Google Drive dan terlihat kapasitas penyimpanan unlimited .

## 1.6 Evaluasi Pemodelan Sistem
Evaluasi  merupakan  tahapan  selanjutnya  untuk  memastikan  sistem  yang  akan dikembangkan telah sesuai dengan tujuan. Namun pada tahapan ini, evaluasi yang dimaksudkan adalah  berupa  rancangan  butir-butir  pernyataan  yang  akan  digunakan  sebagai  istrumen  dalam evaluasi penggunaan sistem. Adapun pernyartaanya adalah sebagai berikut :
No Pernyataan Tanggapan Tidak Setuju Kurang Setuju Setuju Sangat Setuju 1 Sistem penampilkan jumlah surat yang
anda kelola dengan tepat
2 Sistem  penampilkan  riwayat  surat yang anda kelola dengan tepat
3 Sistem menampilkan data yang akurat
4 Struktur  menu  pada  sistem  mudah dimengerti
5 Desain warna sistem selaras
6 Desain antarmuka sistem menarik
7 Fitur-fitur pada sistem berfungsi dengan baik
8 Fungsi  login  dan  logout  berfungsi dengan baik
9 Fungsi  pembuatan  surat  berungsi dengan baik

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada  penelitian  dapat  ditarik  kesimpulan  dengan  menggunakan behavioral  diagrams unified  modeling  language ,  yaitu use  case  diagram,  activity  diagram, dan state  machine diagram dihasilkan  sebuah  gambaran  pemodelan  sistem  manajemen  surat  pada  sisi  behavior atau  perilaku  dari  sistem  yang  akan  dikembangkan.  Selain  itu,  dengan  melakukan  integrasi dengan Google Drive maka permasalahan pada storage di sisi server akan teratasi sebab Google Drive memiliki kapasitas yang banyak.
Diharapkan  dengan  adanya  penelitian  ini  menjadi  tolak  ukur  pada  saat  dilakukan pengembangan  atau  development  perangkat  lunak  guna  menunjang  proses  alih  fungsi manajemen surat menjadi terkomputerisasi.
Terlepas  dari  itu,  karena  berfokus  hanya  pada  sisi  behavioral  diagrams  UML,  maka pemodelan  pada  sisi  struktural  diagrams  dapat  dilakukan  kajian  lebih  mendalam  agar mendapatkan gambaran yang lebih optimal dari dua sisi hasil pemodelan
Karena  hasil  masih  berupa  desain,  maka  masih  memungkinkan  untuk  dilakukan perubahan  dalam  environment  sistem  manajemen  surat  yang  akan  dikembangkan.  Untuk  itu, sebelum  dilaksanakan  proses  development  ada  baiknya  agar  memastikan  hasil  desain  sudah sesuai dengan proses bisnis manajemen surat yang berlangsung pada saat ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  A.  Rusdiana  and  Q.  Y.  Zaqiyah, Manajemen  Perkantoran  Modern .  Insan  Komunika Jurusan Ilmu Komunikasi UIN SGD Bandung, 2022.
[2]  W.  Zulkarnain  and  R.  B.  Sumarsono, Manajemen  Perkantoran  Profesional .  GUNUNG SAMUDERA, 2015.
[3]  R.  R.  Suryono,  D.  Darwis,  and  S.  I.  Gunawan,  “Audit  Tata  Kelola  Teknologi  Informasi Menggunakan  Framework  Cobit  5  (Studi  Kasus:  Balai  Besar  Perikanan  Budidaya  Laut Lampung),” J. Teknoinfo , vol. 12, no. 1, p. 16, Jan. 2018, doi: 10.33365/jti.v12i1.38.
[4]  N.  Hunaifi,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Permohonan  Surat  Online  ‘SIPADU’  Di Tingkat Kecamatan Berbasis Web,” J. Sist. Inf. , vol. 10.
[5]  S. Mulyani, Metode Analisis dan Perancangan Sistem . Bandung: Abdi Sistematika, 2017.
[6]  F.  Sulianta, Strategi  Merancang  Arsitektur  Sistem  Informasi  Masa  Kini .  Jakarta:  Elex Media Komputindo, 2019.
[7]  Henderi  and  U.  R.  E.  Rahwanto, UML  Powered  Design  System  Using  Visual  Paradigm . Malang: CV Literasi Nusantara Abadi, 2022.
[8]  M. Khairi and A. Yazid, “PEMANFAATAN APLIKASI GRATIS DISCORD, GOOGLE DRIVE,  DAN  GOOGLE  SHEETS  DALAM  MEMUDAHKAN  PENGARSIPAN  DAN DISTRIBUSI DATA DIGITAL,” vol. 30, 2022.
[9]  C.  Baidada,  E.  M.  Bouziane,  and  A.  Jakimi,  “An  Analysis  and  New  Methodology  for Reverse Engineering of UML Behavioral,” vol. 2, no. 7.
[10]  T. A. Kurniawan, “Pemodelan Use Case (UML): Evaluasi Terhadap beberapa Kesalahan dalam  Praktik,” J.  Teknol.  Inf.  Dan  Ilmu  Komput. ,  vol.  5,  no.  1,  p.  77,  Mar.  2018,  doi: 10.25126/jtiik.201851610.
[11]  D.  A.  Priyadi  and  E.  W.  Lestari,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Pelayanan  Surat Menyurat  Pada  Kantor  Desa  Tanjungsari  Kutowinangun  Kebumen  Berbasis  Desktop,” 2018.
[12]  H.  Tohari,  A.  Kudhori,  and  S.  Guntur  Wibowo,  “Aplikasi  Paperless  Office  dalam Implementasi Electronic Office Menggunakan Pendekatan Unified Modelling Language,” Smart Comp Jurnalnya Orang Pint. Komput. , vol. 10, no. 3, pp. 170–175, Oct. 2021, doi: 10.30591/smartcomp.v10i3.2904.
[13]  M.  Nurdin,  F.  Fauziah,  and  R.  T.  Komalasari,  “Aplikasi  Pengarsipan  Surat  Menyurat Berbasis Web menggunakan Metode First Come First Serve dan White Box Testing,” J. JTIK  J.  Teknol.  Inf.  Dan  Komun. ,  vol.  6,  no.  1,  pp.  145–151,  Jan.  2022,  doi: 10.35870/jtik.v6i1.395.
[14]  J. Hartono, Metoda Pengumpulan dan Teknik Analisis Data . Yogyakarta: Andi.
[15]  E.  Abdelnabi,  A.  Maatuk,  and  T.  Abdelaziz, An  Algorithmic  Approach  for  Generating Behavioral  UML  Models  Using  Natural  Language  Processing .  2021,  p.  6.  doi: 10.1145/3492547.3492612.
[16]  S. Al-Fedaghi, “TMUML: A Singular TM Model with UML Use Cases and Classes,” no. 6, 2021.
[17]  H.  Gomaa, Software  Modeling  and  Design:  UML,  Use  Cases,  Patterns,  and  Software Architectures . New York: Cambridge University Press, 2011.
[18]  A. Dennis, B. H. Wixom, and R. M. Roth, Systems Analysis and Design . New York: John Wiley & Sons, 2008.
[19]  M.  Rocha,  A.  Simão,  and  T.  Sousa,  “Model-based  test  case  generation  from  UML sequence diagrams using extended finite state machines,” Softw. Qual. J. , vol. 29, no. 3, pp. 597–627, Sep. 2021, doi: 10.1007/s11219-020-09531-0.