Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM) I SSN (Print)     : 2354-8932 Vol.12, No.1, Juni 2024, p.17-22, DOI: 10.47007/inohim.v12i01.535

## Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Sebagai Petunjuk Keluar ( Tracer)

## Harjanti, Noorlitasari, Muhammad Ziddane Elfaza
1,2,3 Prodi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, STIKes Mitra Husada Karanganyar, Karanganyar, Indonesia Papahan Tasikmadu Karanganyar, Karanganyar, 57720, Indonesia
Korespondensi E-mail: harjantimhk@gmail.com
Submitted: 11 Maret 2024, Revised: 18 Juni 2024, Accepted: 23 Juni 2024

## Abstract
The  importance  of  tracers  lies  in  their  ability  to  enhance  the  effectiveness  and  efficiency  of  locating  and  returning  medical  records. Observations indicate that tracers are not being used, which makes it difficult for staff to return medical records to their original place and often leads to the reprinting of old medical records. Previously used tracers were made of cardboard and filled manually, but they were easily damaged and ineffective. The SIMPUS application’s card printing feature can be utilized fo r tracer data entry. The aim of this study is to improve the storage and management process of medical records by optimizing SIMPUS to design tracers. This study uses a qualitative descriptive phenomenological method with triangulation of methods and sources. Data were collected through in-depth interviews and observations. The tracer design measures 28 x 15 cm to fit the width of the folder in a vertical position and includes an 11 x 7 cm plastic pocket for holding the tracer data printout. The chosen color is red to stand out against the color of the medical record folders. Made of hard  plastic, the tracers are durable and easily obtainable. The data fields for the name and address utilize the registration card printout from SIMPUS as a reference for the ownership of the medical records. The results show that the designed tracers facilitate the retrieval and return of medical records and reduce the incidence of misfiling. The tracer design has been approved by the Puskesmas management and proposed for further trial in the medical records management process.
Keywords: SIMPUS, design Tracer, misfile

## Abstrak
Pentingnya  keberadaan  tracer  terletak  pada  kemampuannya  untuk  meningkatkan  efektivitas  dan  efisiensi  dalam menemukan  dan  mengembalikan  rekam  medis.  Observasi  menunjukkan  bahwa  tracer  tidak  digunakan,  yang membuat  petugas  kesulitan  mengembalikan  rekam  medis  ke  tempat  semula  dan  sering  kali  menyebabkan pencetakan ulang berkas rekam medis yang lama. Tracer yang sebelumnya digunakan terbuat dari kardus dan diisi secara  manual,  tetapi  mudah  rusak  dan  tidak  efektif.  Fitur  pencetakan  kartu  pada  aplikasi  SIMPUS  dapat dimanfaatkan untuk isian data tracer. Tujuan penelitian ini adalah untuk meningkatkan proses penyimpanan dan pengelolaan rekam medis dengan mengoptimalkan SIMPUS untuk merancang tracer. Penelitian ini menggunakan metode  deskriptif  kualitatif  fenomenologi  dengan  triangulasi  metode  dan  sumber.  Data  dikumpulkan  melalui wawancara mendalam dan observasi. Desain tracer dibuat dengan ukuran 28 x 15 cm agar sesuai dengan lebar map dalam posisi vertikal, dilengkapi dengan kantong plastik berukuran 11 x 7 cm untuk meletakkan print  out data tracer. Warna yang dipilih adalah merah agar terlihat mencolok dibandingkan dengan warna map rekam medis. Tracer terbuat dari plastik keras agar tahan lama dan mudah didapatkan. Isian data nama dan alamat memanfaatkan kartu cetak pendaftaran dari SIMPUS sebagai petunjuk kepemilikan rekam medis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa  tracer  yang  dirancang  dapat  memudahkan  proses  pengambilan  dan  pengembalian  rekam  medis  serta mengurangi angka kejadian salah penempatan. Desain tracer telah disetujui oleh pihak Puskesmas dan diusulkan untuk diuji coba lebih lanjut dalam proses pengelolaan rekam medis.
Kata Kunci : SIMPUS, Desain Tracer , Salah letak
Pendahuluan Pelaksanaan penyimpanan Rekam medis dan dokumen kunjungan keluarga Puskesmas disimpan dalam satu berkas Keluarga, disusun berdasarkan nomor Kepala Keluarga menurut Desa/ Kelurahan (1). Salah satu kompetensi perekam medis yaitu seorang perekam medis mampu mengelola pelayanan rekam medis yang bermutu sesuai alur sistem untuk memastikan rekam medis tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik di fasilitas pelayanan Kesehatan (2).
Upaya yang dapat dilakukan untuk memastikan rekam medis tersedia saat diperlukan yaitu adanya fasilitas  yang  menunjang  proses  penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Hal  ini  sesuai  dengan  (3)  yang
menyatakan bahwa fasilitas rekam medis menunjang proses penyimpanan berkas rekam medis agar terselenggara dengan baik dan resiko kehilangan, kesalahan serta kekeliruan ketika menyusun dokumen rekam medis dapat diminimalisir.
Salah satu fasilitas proses penyimpanan rekam medis yaitu dengan digunakannya tracer (petunjuk keluar) rekam medis. Tracer yaitu suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya “petunjuk keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Kartu pinjam/ petunjuk keluar tetap berada di rak file tersebut sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ketempat semula (4).
Pentingnya keberadaan tracer mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam menunjukkan dimana rekam medis akan disimpan kembali. Jadi, tracer memungkinkan rekam medis untuk ditelusuri apabila tidak ada ditempat penyimpanan (5). Sesuai hasil penelitian (6) yang menyatakan bahwa tracer ini sangat penting untuk penanda bahwa berkas tersebut sedang dipinjam dan agar mengetahui kapan serta poli mana yang meminjam berkas RM tersebut.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di ruang filing Puskesmas Karanganyar, pada proses pengambilan  rekam  medis  tidak  menggunakan  fasilitas tracer sebagai  pengganti  rekam  medis  yang digunakan  untuk  pelayanan.  Hal  tersebut  mengakibatkan  sulitnya  proses  penjajaran  kembali  rekam medis yang telah setelah digunakan. Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan petugas diketahui bahwa rekam medis pasien lama dilakukan pencetakan ulang dikarenakan tidak ditemukannya rekam medis di rak penyimpanan. Hal tersebut dilakukan untuk mempercepat proses pelayanan kepada pasien namun tidak relevan dengan (4)  sistem penomoran unit, pada saat pasien datang pertama kali berobat akan mendapatkan satu nomor rekam medis yang akan digunakan untuk selamanya setiap kali berobat. Sistem ini secara cepat memberikan gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit, proses pengobatan serta terapi yang diberikan kepada pasien.
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Karanganyar sudah diterapkan namun belum dioptimalkan untuk pembuatan isian data Tracer secara elektronik. Hasil survey Tracer sudah  pernah  diterapkan  namun  tidak  dilanjutkan  karena  isian  data  ditulis  secara  manual  yang mengakibatkan  keterlambatan  proses  distribusi.  Tujuan  penelitian  yaitu  mengoptimalkan  Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

## Metode Penelitian
Desain  penelitian  Deskriptif  Kualitatif  dengan  pendekatan fenomenologi yaitu  dilakukan  dengan pendekatan  penyelesaian  masalah  berdasarkan  pengalaman-pengalaman  yang  telah  terjadi . Populasi petugas  rekam  medis  3  (tiga  orang)  dengan  teknik  pengambilan  sampling  jenuh  sehingga  seluruh populasi dijadikan sebagai sampel. Metode pengambilan data dengan in-depth interview dan observasi yang dilakukan untuk memperoleh ukuran rak dan ukuran Dokumen Rekam Medis yang akan dimanfaatkan untuk  mendesain  kerangka Tracer .  Teknik  keabsahan  data  dengan  triangulasi  tehnik  dengan membandingkan  hasil  pengumpulan  data  hasil  interview  dan  wawancara,  sedangkan    triangulansi sumber dilaksanakan dengan membandingkan hasil wawancara dengan 3 (tiga) narasumber. Teknik pengolahan dan analisis data yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.

## Hasil dan Pembahasan
Proses  pengambilan  dokumen  Rekam  Medis  di  Puskesmas  berdasarkan  lembar  resep  yang diperoleh dari bagian pendaftaran dan tidak digunakan tracer sebagai pengganti dokumen yang telah diambil. Tidak digunakannya tracer petugas kesulitan dalam proses pencarian dokumen sering terjadi berkas  rekam  medis  yang  tidak  ditemukan  (7) . Penggunaan tracer sudah  pernah  dilakukan  pihak Puskesmas  dengan  berbahan  kardus  serta  isian  data  ditulis  secara  manual.  Hal  tersebut  membuat petugas akhirnya tidak menggunakan tracer di karenakan kardus yang mudah terlipat dan tidak adanya kolom  identitas  rekam  medis.  Sejalan  dengan  penelitian  (8)  yang  menyatakan  bahwa tracer yang berbahan kardus, maka membuat tracer tersebut kurang maksimal, serta tidak adanya kolom identitas
sehingga  membuat  petugas  kesulitan  dalam  melihat  Riwayat  rekam  medis  terakhir  digunakan  serta menyebabkan misfile
Desain tracer yang akan dibuat melalui observasi yang dilakukan dengan pengukuran rak, Map DRM dan kartu pelanggan untuk isi data t racer .  Berikut hasil pengukuran:

## Tabel 1
Hasil Observasi (pengukuran) rak, map DRM dan Kartu Pelanggan
No Pengukuran Hasil 1 Ukuran Map Panjang 36 cm, lebar 27,7 cm 2 Rak Kedalaman 40 cm, Panjang 36 cm 3 Kartu Pelanggan Panjang 10 cm, lebar 6 cm
Data dari Tabel 1 diketahui bahwa hasil observasi terhadap ukuran map yaitu dengan Panjang 36 cm, lebar 27,7 cm. Hasil pengukuran pada rak diketahui tingkat kedalaman rak atau posisi horizontal yaitu  40  cm,  dengan  Panjang  atau  posisi  vertical  36  cm.  Pengukuran  juga  dilakukan  pada  kartu pelanggan pasien dengan Panjang 10 cm dan lebar 6 cm.
Berdasarkan Tabel 1 tersebut  digunakan sebagai dasar dalam penentuan ukuran Panjang, lebar dan ukuran kantong plastik pada tracer . Ukuran Panjang tracer dipilih 28 cm disesuaikan dengan ukuran pada lebar map yaitu 27, 7 cm. Ukuran lebar dibuat 15 cm disesuaikan dengan ukuran kartu pelanggan 10  cm  dengan  dilebihkan  2,  5  cm  masing-masing  kanan  dan  kiri  yang  akan  menjadi  ukuran  pada kantong plastik. Ukuran kantong plastik sebagai isian data pasien dibuat Panjang 11 cm dilebihkan 1 cm dari Panjang kartu pelanggan, lebar 7 cm dilebihkan 1 cm dari ukuran 6 cm pada kartu pelanggan. Data tersebut merujuk pada Tabel 2.

## Tabel 2 Ukuran Desain Tracer
No Pengukuran Hasil Keterangan 1 Panjang 28 cm Menyesuaikan    lebar  map  dikarenakan  posisi tracer nanti akan posisi v ertical 2 Lebar 15 cm Menyesuaikan  ukuran  kantong  plastik  yang digunakan  untuk  memasukkan print  out data  isian tracer 3 Ukuran Kantong Plastik 11 x 7 cm ukuran plastik dilebihkan 1 cm dengan ukuran kartu pelanggan
Aspek ukuran desain tracer 28 x 15 cm menyesuaikan ukuran lebar map dikarenakan tracer akan diposisikan secara vertical. Ukuran dilebihkan dari ukuran map agar tracer terlihat pada saat dijajarkan dengan Rekam Medis. Sesuai dengan (9), (5) ukuran tracer yang baik sama atau sedikit lebih besar dari rekam medis yang terdapat di fasilitas masing-masing dan disesuaikan dengan ukuran rak. Posisi vertical dikarenakan Puskesmas menggunakan rak dengan model rool opec dan posisi penjajaran dokumen vertical sehingga  kalau Tracer juga  pada  posisi  horizontal  tidak  akan  terlihat.  Pernyataan  tersebut  berbeda dengan  (10)  yang  menyatakan  bahwa  desain  rak  dibuat  landscape  atau  horizontal  tinggi  rak  terlalu rendah dan tidak bisa ditata secara vertica l. Namun pada prinsipnya sama tracer dibuat lebih menonjol dibandingkan  map  rekam medis. Desain tracer  dilengkapi  dengan  kantong  plastik  yang  digunakan menaruh  slip  permintaan  rekam  medis  agar  slip  tidak  hilang  (11),  (12),  (6),  (13).  Kantong  plastik berwarna bening dengan ukuran 11 x 7 cm, sedangkan ukuran isi print out SIMPUS ukuran 10 x 6 cm yang sesuai dengan ukuran kartu pelanggan.
Pemilihan  warna  untuk  Tracer  disesuaikan  dengan  warna  Map  Dokumen  Rekam  Medis  yaitu Merah. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara.
“Warna tracer yang diusulkan selain orange dan hijau muda karena kan warna Map itu jadi nanti buar bisa dibedakan”( Responden 1)
“Warnanya yang mencolok kayak merah, kan ini warna map sudah orange dan hijau” ( Responden 2)
“Warna Merah saja biar nanti terlihat, tidak sama dengan Map” ( Responden 3)
Aspek warna yang dipilih yaitu warna merah. Pemilihan warna agar tidak sama dengan warna map rekam medis yaitu hijau dan orange , warna merah agar terlihat mencolok sehingga mudah untuk dikenali (14), (6), (3). Dengan warna yang mencolok juga akan memudahkan petugas untuk mengambil rekam medis karena dengan warna yang berbeda menjadi suatu penanda lokasi keberadaan dokumen rekam medis (15).  Bahan yang dipilih untuk pembuatan tracer bahan yang kaku, sesuai dengan hasil wawancara berikut ini:
“ Bahan yang diusulkan yang kaku, kayak snail karena dulu pakai dari kardus mudah rusak ”(Responden 1)
“Dulu kita pernah pakai bahannya kardus tapi mudah rusak, pilih yang awet saja dan tidak nulis identitas” (Responden 2)
Aspek bahan yang dipilih yaitu plastik keras. Pemilihan bahan ini dikarenakan bahannya kuat, mudah didapat dan memiliki sifat yang tahan akan cuaca mengingat tracer yang pernah di pakai dengan bahan kardus  mudah  terlipat  dan  rusak.  (14),  (5).  Pemilihan  bahan  memang  harus  sangat  diperhatikan dikarenakan tracer yang digunakan secara berulang (16).
Aspek  isi tracer menyesuaikan  kartu  cetak  dari  pendaftaran  yang  diperoleh  dari  SIMPUS  yang meliputi Nama Pasien, Alamat, Nama Kartu Keluarga (KK) dan Tanggal Lahir, data tersebut masih bisa dimanfaatkan untuk di taruh pada kantong plastik pada Tracer. Data yang dimanfaatkan yaitu nama pasien dan alamat yang bisa digunakan untuk mengganti Dokumen Rekam Medis yang akan digunakan. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara berikut ini:
“Kalau isian tracer nanti bisa menggunakan kartu cetak saja, disitu ada nama pasien dan alamat tapi tidak ada nomor poli yang dituju.(Responden 1)
“Isian tracer pakai data dari kartu cetak saja karena disitu sudah ada identitas pasien, daripada nanti bikin ulang untuk sistemnya”(Responden 2)
“Tracer isinya nanti memanfaatkan kartu cetak saja dibuat rangkap 2, satu untuk isian tracer yang satu untuk pasien” (Responden 3)
Aspek isi memanfaatkan data isian dari SIMPUS yang meliputi Nama Pasien, Alamat, Nama Kartu Keluarga (KK) dan Tanggal Lahir. Data item ini belum sesuai dengan data isian tracer (3), (6). Namun data yang dapat dimanfaatkan nama dan alamat pasien yang digunakan sebagai data untuk melacak keberadaan  rekam  medis.  Sesuai  dengan  tujuan  dari  tracer  yaitu  untuk  memudahkan  dalam pengidentifikasian dokumen yang telah keluar dari rak penyimpanan maka harus tercantum identitas pemilik pada tracer (16).
Hasil desain tracer sesuai dengan rekomendasi dari responden ditampilkan pada Gambar 1.

## Gambar 1 Desain Tracer
Hasil  desain secara  keseluruhan  dapat  tergambar  pada  Gambar  1  desain  tracer. Desain  tersebut sudah sesuai dengan kesepakatan dengan pihak Puskesmas. Pada gambar 1 Tracer yang dipilih berwarna merah  agar  menjadi  pembeda  dengan  dokumen  rekam  medis  yang  warna  kuning  dan  hijau. Tracer berukuran Panjang 28 cm x lebar 15 cm yang telah disesuaikan dengan Rekam Medis pada posisi Vertical. Desain  dilengkapi  dengan  kantong  plastik  yang  difungsikan  untuk  meletakkan  isian  data  tracer  yang diperoleh  dari print  out SIMPUS  agar  tidak  mudah  hilang.  Kantong  plastik  berwarna  bening  dengan ukuran Panjang 11 cm x lebar 7 cm yang telah dilebihkan 1 cm dari ukuran print out SIMPUS, sedangkan ukuran isi print out SIMPUS ukuran Panjang 10 cm x lebar 6 cm yang berisi data pasien sebagai penunjang kepemilikan rekam medis yang telah keluar.
Kedepan akan dilakukan uji coba keefektifan penggunaan t racer untuk mengendalikan rekam medis agar tidak salah tempat atau misfile. Walaupun pada era rekam medis elektronik (RME) tracer sudah tidak digunakan namun disisi lain tracer masih menjadi hal yang penting untuk digunakan mencari fisik dari rekam medis atau jika sistem sedang down (16) . Pihak Puskesmas juga perlu Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) yang digunakan sebagai instruksi menyelesaikan suatu proses kerja dimana ini merupakan hal baru bagi Petugas tentang penggunaan tracer pada saat pengambilan dan pengembalian dokumen (17).

## Kesimpulan
Optimalisasi  SIMPUS  dilakukan  dengan  memanfaatkan  isian  data  Isian  data  meliputi  nama  dan alamat yang diperoleh dari print out dari SIMPUS dengan ukuran 10 x 6 cm. Kerangka tracer berukuran 28 x 15 cm, dilengkapi dengan kantong plastik dengan ukuran 11 x 7 cm. Bahan terbuat dari plastik kertas berwarna  merah  Sebaiknya  desain  tracer  yang  telah  dibuat  untuk  bisa  diaplikasikan  dalam  proses pengambilan dan penyimpanan Kembali Rekam Medis.

## Ucapan Terimakasih
Terima  kasih  disampaikan  kepada  STIkes  Mitra  Husada  Karanganyar  yang  telah  mendanai kegiatan  Penelitian.  Ucapan  terima  kasih  juga  kami  tujukan  ke  Puskesmas  Karanganyar  yang  telah memfasilitasi kegiatan Penelitian ini.

## Daftar Pustaka
1. Kemenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2019 tentang Sistem Informasi Puskesmas. 2019;1 – 291.
2. Kemenkes RI. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 312 tahun 2020 tentang
Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2020;42.
3. Saputra  D,  Wagiran.  Perancangan  Tracer  Untuk  Penyimpanan  Dokumen  Rekam  Medis  Di Puskesmas. J Perekam Medis dan Inf Kesehat. 2020;3(2):69 – 73.
4. Depkes. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Rev II Departemen Kesehatan RI 2006. 2006.
5. Adiningsih LY, Wijaya KA, Paramita IAPF. Perancangan Tracer untuk Mengendalikan Missfile Berkas Rekam Medis pada Bagian Filing di Puskesmas I Denpasar Selatan. J Manaj Inf Kesehat Indones. 2021;9 (1):11 – 7.
6. Ikawati  FR,  Rusdi  AJ,  Prisusanti  RD,  Redesain  Out  Guide  (Tracer)  Sebagai  Optimalisasi Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Bantuan  Tni-Ad  05.08.  02  Malang.  Jtcsa Adpertisi 2021;1.
7. Mardyawati E, Akhmadi A. Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara. J Kesehat Vokasional. 2016;1(1):27.
8. Pratama,  Ardian  Wahyu;  Yulia,  Noor;  Widjaja,  Lily;Viatiningsih  W.  Identifikasi  Penggunaan Tracer pada Rak Rekam Medis di RS Mardi Waluyo Lampung. 2022;2(3):651 – 60.
9. World Health Organization. RECORDS MANUAL Regional Office for the Western Pacific. 2002;1 – 98.
10. Wahyuni W, Ary Pratama B, Widyaningrum A. Rancangan Desain Formulir Tracer Rekam Medis di  Puskesmas  Cawas  1  Tahun  202.  Profesi  (Profesional  Islam    Media  Publ  Penelit. 2022;20(1):117 – 24.
11. Sindy SL, Pratama RY. Desain Traccer (Outguide) Pada Ruang Penyimpanan Rekam Medis Di Puskesmas  Sungai  Durian  Sintang.  JUPERMIK  (Jurnal  Perekam  Medis  dan  Inf  Kesehatan). 2019;2(2):54 – 62.
12. Anhar A Al, Ningsih ER, Rosada A. Perancangan dan Prosedur Penggunaan Tracer (Petunjuk Keluar)  Pada  Penyimpanan  Dokumen  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Tk  III Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin. Pros Semin Nas Rekam Medis dan Inf Kesehat “Penguata n Pendidik Tenaga Kesehat di Era Ind 40.” 2018;23– 30.
13. Andriani  M,  Rudi  A.  Desain  Tracer  (Outguide)  pada  Ruang  Penyimpanan  Rekam  Medis  di Puskesmas Nanga Belintang. JUPERMIK. 2020;3(September).
14. International  Federation  Health  Organization  (IFHRO).  Education  Module  For  Health RecordPractice. 2006.
15. Husin H, Ningsih ER, Syahrul S, Bar A. Redesain Tracer Rekam Medis Di Puskesmas Bontang Utara Ii Kota Bontang. J Heal Inf Manag Indones. 2023;2(3):37 – 43.
16. Haguna Tr, Hidayati MW, Yuningsih Y. Desain Tracer di UPT Puskesmas Citarip Kota Bandung. INFOKES. 2022;16(11):7711 – 8.
17. Sitti  Budiaty  WO,  Latumbu  S.  Perancangan  Tracer/Out  Guide  Berkas  Rekam  Medis  Di Puskesmas Wolio Kota Baubau. J Sains dan Kesehat. 2022;1(1):16 – 26.