Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
Determinan Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Poli Gigi dan Mulut di RSAU dr. Esnawan Antariksa Jakarta Tahun 2019
Abdul Roviq 1 , Soedarto Soepangat 2 , Cicilia Windiyaningsih 3 , Irma Damayanti 4
1,2,3 Universitas Respati Indonesia, 4 RSAU dr. Esnawan Antariksa drgabdulr@gmail.com

## ABSTRAK
Penyediaan  dokumen  rekam  medis  (DRM)  yang  cepat  merupakan  salah  satu  faktor  yang  dapat  mempengaruhi kepuasan  pasien.  Berdasarkan  studi  pendahuluan  di  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa  Jakarta  diperoleh  data  bahwa masih  terdapat  penyediaan  dokumen  rekam  medis  yang  lebih  dari  10  menit  yaitu  sebesar  12,7%  dengan  waktu penyediaan lebih dari 30 menit. Data ini jauh dari standar pelayanan minimal penyediaan dokumen rekam medis adalah  ≤10  menit.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  mengetahui  determinan  penyebab  keterlambatan  penyediaan dokumen  rekam  medis  poli  gigi  dan  mulut  di  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa  Jakarta  tahun  2019.  Observasional deskriptif  kuantitatif  dengan  rancangan cross-sectional. Populasi  pada  penelitian  yaitu  petugas  yang  melakukan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis, dengan sampel sebanyak 85 berkas rekam medis poli Gigi dan Mulut yang  diambil  secara accidental  sampling. Variabel  dependen  yaitu  keterlambatan  penyediaan  DRM,  dan  variabel independen  yaitu  karakteristik  (usia,  pendidikan,  masa  kerja)  dan  kompetensi  (pengetahuan,  komunikasi,  dan keterampilan) petugas. Hasilnya adalah terdapat 28 dokumen rekam medis yang mengalami keterlambatan (32,9%). Variabel yang berpengaruh terhadap keterlambatan yaitu usia, masa kerja, pengetahuan dan keterampilan petugas distribusi  dengan  nilai  p=0,039.  Sedangkan  untuk  karakteristik  dan  kompetensi  petugas  pendaftaran  maupun pengambilan  tidak  berpengaruh  terhadap  keterlambatan  penyediaan  DRM  dengan  niai  p>0,05.  Kesimpulannya adalah  Penyediaan  DRM  menjadi  terlambat  disebabkan  petugas  yang  kurang  berpengalaman  dan  kurang mendapatkan pelatihan atau pendidikan rekam medis dan alur distribusi yang lama pada rak tunggu distribusi DRM.
Kata kunci : Penyediaan rekam medis, karakteristik, kompetensi, response time

## ABSTRACT
Background : Provision of rapid medical record files was one factor that can affect patient satisfaction. Based on a preliminary  study  in  dr.  Esnawan  Antariksa  Air  Force  Hospital  Jakarta,  it  was  obtained  data  that  there  was  still  a provision of medical record documents that were more than 10 minutes  that was 30 minutes amount 12,7%. This was far from the minimum service standard of providing medical record documents is ≤10 minutes. Objective : The purpose of this study the determine the factors causing delays in providing medical record documents of dental and oral  clinic  at  dr.  Esnawan  Antariksa  Air  Force  Hospital  Jakarta. Research  Method: Applied  research  with  cross- sectional design. The population of study were officers who provided medical record documents to dental and oral clinic, with the number of sample of 85 medical records from patient of dental and oral clinic by accidental sampling. The  dependent  variable  was  the  delayed  time  in  the  provision  of  DRM,  and  the  independent  variable  was  the characteristics  (age,  education,  yeras  of  work),  and  competency  (knowledge,  communication,  and  skills)  of employee. Result: The  result  showed  there  were  28  medical  record  delayed  (39,9%).  Variables  that  affect  delays were age, years of work, knowledge, and skills of distribution employee with a value of p=0,039. The characteristics and competencies of regist and retrieval employee, there was no effect on the delay in the provision of DRM with the value of p>0,05. Conclusion: Provision of DRM was delayed due to inexperienced of work and receiving training or education in medical records and long time distribution of the DRM caused by a waiting in rack.
Keywords : Provision of medical records, characteristics, competencies, response time.
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298

## PENDAHULUAN
Pelayanan  kesehatan  perorangan  yang  di berikan  oleh  rumah  sakit  secara  paripurna  yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan, dan  gawat  darurat.  Poliklinik  Gigi  dan  Mulut sebagai  salah  satu  unsur  pelaksana  pelayanan rawat  jalan  di  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa menyelenggarakan  kegiatan  pelayanan  kesehatan. Sumber daya  manusia dan sistem pelayanan yang efisien  diharapkan  untuk  dilaksanakan  di  unit  poli gigi  dan  mulut  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa Jakarta. 2 Sarana  pelayanan  kesehatan  poliklinik Gigi dan Mulut Rumah Sakit wajib membuat rekam medis  yang  diisi  lansung  oleh  dokter  dan  tenaga kesehatan  sesuai  pelayanan  yang  telah  diberikan. Semua  data  pasien  yang  tertulis  dimasukan menjadi bentuk dokumen rekam medis. 3
Rekam
medis adalah sarana pendokumentasian data/informasi utama di sarana pelayanan  kesehatan,  digunakan  sebagai  alat komunikasi, dan penyimpanan informasi kesehatan.  Salah  satu  tujuan  utama  dari  rekam medis  tersebut    membantu  pasien  untuk mengambil  pilihan  terapi,  tindakan,  maupun diagnosis pasien. 3 Rekam medis merupakan aspek yang  menggambarkan  mutu  pelayanan  terhadap pasien.  Salah  satu  indikator  sasaran  mutu pelayanan  rekam  medis  yaitu  waktu  penyediaan dokumen  rekam  medis  pelayanan  rawat  jalan. Standar pelayanan minimal rumah sakit digunakan sebagai acuan dalam menjalankan mutu pelayanan untuk mencapai kinerja terbaik dari sebuah rumah sakit. 5
Salah  satu  tolak  ukur  dalam  aspek  mutu pelayanan  kesehatan  adalah  akses  terhadap pelayanan tersebut dengan indikator waktu tunggu pasien.  Menurut  Isniati  (2007)  dalam  jurnal  oleh Raja  PA,  mengatakan  bahwa  pelanggan  akan keluar  atau  pindah  dari  suatu  penyelenggaran pelayanan kesehatan sebanyak 23%  karena waktu tunggu  yang  lama.  Pasien  akan  memilih  rumah sakit  lain  untuk  mencari  mutu  pelayanan  yang lebih  baik.  Hasil  akhir  dari  sebuah  interaksi berbagai  komponen  dalam  organisasi  manajemen rumah  sakit  yaitu  mutu  pelayanan  yang  memiliki sistem. 4 Sehingga  dalam  pelaksanaannya  pasien tidak  mengharapkan  adanya  waktu  tunggu  dalam mendapatkan dokumen rekam medisnya.
Dalam pencapaian mutu pelayanan rekam medis  maka  dibuatlah  standar  pelayanan  minimal rekam medis. Menurut Kepmenkes No. 129 tahun 2008  standar  pelayanan  minimal  (SPM)  rekam medis  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis pelayanan  rawat  jalan  ≤10  menit. 6 Pelayanan rekam  medis  pada  sebuah  rumah  sakit  baik  jika sistem  pengelolaan  cepat,  efisien,  dan  tepat waktu.  Penyediaan  dokumen  rekam  medis pelayanan  rawat  jalan  dimulai  dari  pasien mendaftar  hingga  dokumen  tersebut  disediakan, ditemukan, kemudian diberikan kepada petugas di poliklinik tujuan pasien. 7
RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa  merupakan  rumah sakit  rujukan  dan  pelayanan  bagi  anggota  TNI Angkatan  Udara  dan  keluarga.  RSAU  dr.  Esnawan Antariksa menerima rujukan pasien dari puskesmas,  klinik  pribadi,  rumah  sakit,  maupun swasta  sehingga  kunjungan  jumlah  pasien  rawat
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
jalan  banyak.  Salah  satu  pelayanan  kesehatan rawat  jalan  di  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa  yang memiliki jumlah kunjungan cukup banyak yaitu poli klinik  gigi dan mulut.  Dengan tingginya kunjungan pasien  tersebut,  maka  akan  diiringi  dengan harapan  pelayanan  rekam  medis  yang  efisien, cepat,  sehingga  dalam  penyediaan  dokumen rekam medis pasien terhindar dari waktu tunggu.
Berdasarkan survei dan wawancara penelitian  awal  dengan  kepala  Unit  Rekam  Medis serta  selama  melakukan  studi  pendahuluan diketahui bahwa memang terdapat keterlambatan dalam  penyediaan  dokumen  rekam  medis.  Data awal yang didapatkan pada saat studi pendahuluan dari  unit  rekam  medis  bahwa  rata-rata  12,7% dokumen  rekam  medis  masih  terlambat  sampai dipoli.  Keterlambatan  ini  masih  jauh  dari  harapan manajemen  agar  berkas  rekam  medis  dapat tersedia  maksimal  10  menit  sesuai  dengan  SPM rumah  sakit  (Kepmenkes  No.  129,  2008).  Dari wawancara dan data tersebut sehingga memberikna  kesan  bahwa  penyediaan  dokumen rekam  medis  ke  poli  gigi  dan  mulut  RSAU  dr. Esnawan Antariksa  Jakarta dinilai belum maksimal dan masih tergolong lama. Pada sisi lain fenomena inilah  yang  menarik  perhatian  bagi  peneliti  untuk mengkaji lebih dalam tentang kesesuaian pelaksanaan  Standar  Pelayanan  Minimal  (SPM)  di unit  Rekam  Medis  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa Jakarta untuk membuktikan penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat  jalan  poli  gigi  dan  mulut  di  RSAU  dr. Esnawan Antariksa Jakarta.
Tujuan  penelitian  ini  membuktikan  determinan atau  faktor-faktor  yang  berhubungan  dengan penyebab  keterlambaan  penyediaan  dokumen rekam medis rawat jalan poliklinik  Gigi dan Mulut di  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa  Jakarta. Tujuan lainnya yakni:
1. Menggambarkan  keterlambatan  penyediaan dokumen  rekam  medis  poli  Gigi  dan  Mulut RSAU dr. Esnawan Antariksa.
2. Menggambarkan karakteristik: pendidikan formal,  masa  kerja,  usia,  dan  kompetensi: keterampilan,  komunikasi,  pengetahuan  unit rekam medis di RSAU dr. Esnawan Antariksa.
3. Membuktikan hubungan keterlambatan penyediaan  dokumen  rekam  medis  poli  gigi dan mulut dengan karakteristik, kompetensi di Unit  Rekam  Medis  RSAU  dr.  Esnawan Antariksa.
4. Membuktikan  faktor  yang  paling  berperan dengan  keterlambatan  penyediaan  rekam medis di poli gigi dan mulut RSAU dr. Esnawan Antariksa.
Manfaat penelitian ini yakni :
1. Dengan  adanya  penelitian  ini  diharapkan setelah diketahuinya faktor penyebab keterlambatan  dapat  melakukan  intervensi lebih  tepat,  diharapkan  dapat  mengurangi waktu  keterlambatan  penyediaan  dokumen rekam  medis  poli  gigi  dan  mulut  RSAU  dr. Esnawan  Antariksa  sesuai  standar  pelayanan minimal.
2. Dengan  adanya  penelitian  ini  diharapkan kualitas  pelayanan  Rekam  medis  semakin cepat, akurat, efektif, dan efisien.
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298

## METODE
Penelitian  terapan  menggunakan  desain penelitian  deskriptif  kuantitatif  dengan  rancangan cross-sectional .  Penelitian  kuantitatif  bertujuan untuk  mengetahui  hubu3ngan  variabel-variabel independen dengan variabel dependen, bertujuan untuk menjelaskan pengaruh karakteristik individu dan  kompentensi  petugas  rekam  medis  terhadap keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis di poli Gigi dan Mulut RSAU dr. Esnawan Antariksa. Penelitian  dilaksanakan  di  Unit  Rekam  Medis  dan Poli  Gigi  dan  Mulut  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa Jakarta.  Kegiatan  penelitian  ini  dilakukan  dalam waktu bulan Oktober 2019.
Subjek  penelitian  adalah  petugas  pendaftaran, petugas  pengambilan,  petugas  distribusi  ke  poli gigi  dan  mulut,  dan  kepala  Unit  Rekam  Medis. Pasien yang datang ke poli gigi dan mulut dihitung dengan  rumus  slovin  diambil  85  dokumen  secara accidental  sampling dari  pasien  yang  telah  di dokumentasikan  pada  rekam  medis  yang  akan diantar ke  poli gigi dan mulut pada bulan oktober 2019.
Penelitian  ini  menggunakan  lembar  kuisioner terhadap sumberdaya petugas rekam medis sesuai dengan  variabel  penelitian.  Variabel  pendidikan, umur,  masa  kerja,  pengetahuan,  dan  komunikasi. Sedangkan  untuk  waktu  layanan  (keterampilan) dilakukan  observasi/pengamatan  secara  lansung pada  subjek  penelitian  menggunakan stopwatch .
Pengamatan  waktu  penyediaan  dokumen  rekam medis  rawat  jalan  poli  Gigi  Mulut  terdiri  dari    1) Pendaftaran  dimulai    dari  proses  penerimaan
pasien  dan  wawancara  sampai  pasien  mendaftar. 2)  Proses  pencarian  dokumen  yang  terdiri  dari pencarian  di  rak penyimpanan,  kemudian menyelipkan bon traiser ke berkas dan menyerahkannya ke petugas distributor/meletakkan  ke  rak  transit  sementara. 3)  Proses  distribusi  dokumen  rekam  medis  oleh petugas distributor dimana petugas akan mencatat berkas  yang  akan  diantar  ke  poli  Gigi  dan  Mulut kemudian  membawa  berkas  menuju  poli  Gigi  dan Mulut.  Data  tersebut  di  lakukan  analisis  secara deskriptif dan analitik dengan Mann-Whitney.

## HASIL
Waktu penyediaan dokumen rekam medis dimulai dari  kontak  pertama  pasien  dengan  petugas pendaftaran  sampai  dokumen  tersebut  diterima oleh  petugas  poli  gigi  dan  mulut.  Lama  waktu tersebut  mennggambarkan  pengelolaan  sebuah tempat  pelayanan  kesehatan  sebagaimana  yang diharapkan  oleh  pasien  (Depkes  RI,  2007). Berdasarkan  standar  pelayanan  minimal  (SPM) rawat  jalan  penyediaan  dokumen  rekam  medis oleh  Kepmenkes  No.  129  tahun  2008  yaitu  ≤10 menit (600 detik) (Kepmenkes, 2008). 3,6
Dari  hasil  penelitian,  yang  mempunyai pengaruh  signifikan  terhadap  keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis yaitu karakteristik usia dan masa kerja, sedangkan untuk kompetensi pengetahuan dan keterampilan petugas  distribusi.  Dari  hasil  penelitian  ini menunjukkan  bahwa  terdapat  keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis ke poli Gigi dan
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
Mulut  >10  menit  (32,9%)  selebihnya  dalam kategori cepat ≤10 menit (67,1%).
Dari kegiatan penyediaan dokumen rekam medis  oleh  petugas  Rekam  Medis,  membutuhkan waktu  yang  lebih  lama  yaitu  pada  bagian  transit rak file dan distributor dengan rata-rata waktu 5,6 menit.  Jika  dijabarkan  rata-rata  waktu  tunggu  di rak  file  sebelum  diantarkan  yaitu  2,6  menit,  dan pengiriman ke poli rata-rata waktu yaitu 3 menit.
Distribusi keterlambatan penyediaan dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel  1.  Distribusi  responden  berdasarkan waktu penyediaan dokumen RM poli GILUT.
No Waktu penyediaan Jumlah % 1 Cepat 57 67,1 2 Lambat 28 32,9 Jumlah 85 100
Masih  banyaknya  distribusi  yang  lebih  dari  waktu yang  ditentukan  sehingga  menyebabkan  waktu penyediaan  dokumen  rekam  medis  menjadi  >10 menit  yang  disebabkan  karena  dokumen  yang seharusnya  sudah  diambil  oleh  petugas  pencarian harus segera dikirimkan ke poli oleh petugas daftar menjadi  harus  menunggu  di  rak  transit/rak  file distributor sampai petugas distributor yang hanya berjumlah  2  orang  bisa  mengantarkan  dokumen tersebut  ke  poli  Gigi  dan  Mulut.  Tidak  hanya  itu proses  pengantaran juga  tidak  lansung menuju ke poli  Gigi  dan  Mulut,  melainkan  harus  melewati pengantaran  ke  beberapa  poli  sebelum  poli  Gigi dan  Mulut  seperti  Poli  Anak,  Poli  Obgyn,  Poli Fisioterapi,  Poli  Rehabilitasi  Medis,  dan  yang lainnya,  sehingga  membutuhkan  waktu  jalan petugas distributor menjadi lebih lama.
Tabel  2.  Statistik  deskriptif  waktu  penyediaan dokumen rekam medis poli GILUT
Waktu Pendaftaran (120 detik) Pengambilan (240 detik) Distribusi (240 detik) Total penyediaan (600 detik) Mean *detik 147,87 143,29 341,52 632,68 Median *detik 86 104 320 555 Standar deviasi *detik 268,369 151,722 98.540 309,074 Range *detik 2228 1227 573 2454 Waktu tercepat (minimun) *detik 43 21 200 407 Waktu terlambat (maksimum) *detik 2271 1248 773 2861

## Tabel 3. Frekuensi keterampilan petugas
distribusi Keterampilan Petugas Distribusi Jumlah % Terampil (baik) 43 50,6 Kurang terampil (kurang) 42 49,4 Jumlah 85 100 Tabel 4. Distribusi kegiatan keterampilan responden berdasarkan waktu observasi Petugas Indikator Hasil Observasi Ya Tidak Jml % Jml % Pendaftaran Penerimaan pasien dalam waktu ≤30 detik 85 100 0 0 Wawancara dengan pasien dan melakukan pendaftaran dalam waktu ≤90 detik 85 100 0 0 Pengambilan Mencari dan mengeluarkan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dalam waktu ≤180 detik 85 100 0 0 Mencatat dan menyelipkan bon traiser pada file dalam waktu ≤30 detik 85 100 0 0 Menyerahkan berkas rekam medis pada petugas distributor dalam waktu ≤30 detik 85 100 0 0 Distributor Waktu tunggu di rak sebelum distributor mengantar ke poli GILUT dalam waktu ≤60 detik 43 50,6 42 49,4 Mengantar berkas dan menyerahkan dokumen rekam medis ke unit rawat jalan poli GILUT dalam waktu ≤180 detik 85 100 0 0

## Tabel 5. Distribusi jawaban petugas distribusi pada pertanyaan pengetahuan
Indikator Jawaban Benar Salah Jumlah % Jumlah % Yang dimaksud rekam medis 85 100 0 0 standar minimal pelayanan rekam medis 85 100 0 0 Status kepemilikan rekam medis 0 0 85 100 Jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis pasien 85 100 0 0 Isi rekam medis pasien rawat jalan 85 100 0 0 Kewajiban dokter dalam membuat rekam medis 42 49,4 43 50,6 waktu pengembalian rekam medis rawat jalan sesuai SPO 85 100 0 0 Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan sesuai SPM 85 100 0 0 tujuan rekam medis bagi manajemen 85 100 0 0 Standar penulisan nama orang sesuai SOP/Protap 0 0 85 100 No. Pengetahuan Jumlah Persentase (%) 1 Baik 42 49,4 2 Kurang baik 43 50,6 Jumlah 85 100
Hasil  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa, karakteristik  petugas  distribusi  yang  memiliki
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
hubungan  dengan  keterlambatan  penyediaan, yaitu  petugas  distribusi  masih  berusia  muda  (<25 tahun) dengan nilai p-value 0,039, dan masa kerja masih baru (<1 tahun) dengan nilai p-value 0,039.
Hasil  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa sebagian  besar  petugas  distribusi  memiliki pengetahuan  yang  kurang  baik  yaitu  sebanyak  43 orang (50,6%). Pengetahuan petugas rekam medis berhubungan  positif  dan  signifikan  dengan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis yang  secara  statistik  diuji  menunjukkan  nilai p=0,039 <0,05.

## Tabel 6. Pengaruh karakteristik dan kompetensi Petugas terhadap waktu penyediaan dokumen
rekam medis poli GILUT.
Karakteristik Waktu Jumlah (N) Mi n Ma x p Ket Usia Lambat 28 21 22 0,039 Signifikan Cepat 57 Pendidikan Lambat 28 1 1 0,5 Tdk signifikan Cepat 57 Masa kerja Lambat 28 8 13 0,039 Signifikan Cepat 57 Kompetensi Waktu Jumlah (N) Min Max p Ket Pengetahuan Lambat 28 7 8 0,039 Signifikan Cepat 57 Komunikasi Lambat 28 10 10 0,5 Tdk signifikan Cepat 57 Keterampilan Lambat 28 0 1 0,039 Signifikan Cepat 57
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa, hampir  setengah  yaitu  sebanyak  42  (49,4%) penyediaan  dokumen  petugas  distribusi  kurang terampil.  Dilihat  dari  waktu  keterlambatan penyediaan  RM  pasien,  terdapat  hubungan  yang positif  dan  signifikan  terhadap  kompetensi keterampilan dengan nilai p=0,039 <0,05.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Zakaria (2015)  mengenai  analisis  pengaruh  umur,
pendidikan dan upah terhadap produktivitas kerja, bahwa  usia  berpengaruh  positif  dan  signifikan terhadap  produktivitas  kerja.  Kondisi  ini  secara umum tingkat produktivitas yang lebih baik berasal dari  golongan  usia  yang  lebih  tua  dibandingkan usia muda. 21
Masa  kerja  dikaitkan  dengan  waktu  mulai bekerja  dan  berkaitan  erat  dengan  pengalaman yang  didapat  selama  menjalankan  tugas,  petugas rekam medis yang berpengalaman dipandang lebih mampu  menjalankan  tugas  lebih  baik.  Semakin lama  seseorang  bekerja  maka  semakin  tinggi  pula produktifitasnya  karena  semakin  berpengalaman dan  mempunyai  keterampilan  yang  baik  dalam menyelesaikan tugas yang dipercayakan kepadanya. 20
Keterampilan karyawan terdiri dari potensi dan reality. Karyawan yang kemampuan nya di atas rata-rata dengan pendidikan maupun pengetahuan yang memadai akan lebih mudah dalam mencapai kinerja yang diharapkan oleh rumah sakit.
Menurut  Gibson  (1996)  dalam  bukunya “Organisasi”, keterampilan merupakan kompetensi yang berhubungan dengan tugas, seperti mengoperasikan  komputer,  atau  keterampilan berkomunikasi dengan jelas untuk tujuan dan misi kelompok. 25 Karyawan  yang  memiliki  kinerja  yang baik  memiliki  keterampilan  yang  baik,  sedangkan karyawan  yang  kurang  baik  dalam  kinerjanya memiliki keterampilan yang kurang. 24,25
Selain itu, keterampilan juga berhubungan dengan  pelatihan  yang  diikutinya.  Petugas  rekam medis  diharapkan  dapat  mengikuti  pelatihan manajemen rekam medis. Berdasarkan wawancara
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
dengan  Kepala  Rekam  Medis,  petugas  rekam medis  pernah  diberikan  pelatihan  mengenai manajemen rekam medis sekitar tahun 2015 atau kurang  lebih  4  tahun  yang  lalu.  Artinya,  petugas distribusi yang masa kerjanya kurang dari 1 tahun belum  pernah  mendapatkan  pelatihan  secara formal  mengenai  manajemen  rekam  medis. Dengan kondisi tersebut, perlu diberikan kesempatan  pelatihan  bagi  petugas  rekam  medis secara  berkala  untuk  meningkatkan  pengetahuan dan keterampilan dalam pelayanan pasien.
Pentingnya  pelatihan  untuk  peningkatan pengetahuan  petugas  rekam  medis.  Hasilnya menunjukkan yang positif, yaitu adanya peningkatan pengetahuan dan pencapaian standar setelah  diberikan  pelatihan.  Ada  perubahan  sikap dan  cara  pandang  petugas  terhadap  pencapaian standar. 28
Kurangnya  jumlah  SDM  dan  minimnya pelatihan petugas distribusi rekam medis mempengaruhi  waktu  penyediaan  rekam  medis poli  Gigi  dan  Mulut.  Jumlah  pasien  yang  banyak mempengaruhi  waktu  tersebut.  Proses  distribusi rekam  medis  tentu  berkorelasi  dengan  proses holistik  proses  penyediaan dokumen rekam medis mulai  dari  pendaftaran,  pengambilan,  hingga distribusi  ke  poli.  Semakin  cepat  proses pendaftaran  dan  pengambilan  maka  akan mempersingkat  waktu  distribusi/respon  time distribusi  sampai  ke  poli  Gigi  dan  Mulut. Peningkatan kualitas tenaga kerja yang ada dengan memberikan  seminar/pelatihan  yang  dibutuhkan terkait  pendistribusian  dan  manajemen  rekam medis secara holistik.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  ini,  hasil  analisis data  dan  pembahasan  dapat  disimpulkan  sebagai berikut:
1. Penyediaan  dokumen  rekam  medis  pelayanan rawat  jalan  poli  Gigi  dan  Mulut  di  RSAU  dr.
Esnawan Antariksa Jakarta mengalami keterlambatan dengan rata-rata waktu penyediaan  10,5  menit  artinya  lebih  dari Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit ≤10 menit.
2. Karakteristik  petugas  rekam  medis  yang berpengaruh  terhadap  waktu  keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis adalah usia petugas  distribusi  (p=0,039)  dan  masa  kerja petugas  distribusi  (p=0,039).  Sedangkan karakteristik petugas pendaftaran dan pengambilan, serta variabel pendidikan petugas  distribusi  tidak  mempunyai  pengaruh (p=0,5).
3. Kompetensi petugas yang berpengaruh terhadap  waktu  keterlambatan  penyediaan dokumen  rekam  medis  adalah  pengetahuan petugas  distribusi  (p=0,039)  dan  keterampilan petugas  distribusi  (p=0,039).  Sedangkan karakteristik petugas pendaftaran dan pengambilan, serta variabel komunikasi petugas  distribusi  tidak  mempunyai  pengaruh (p=0,5).
4. Waktu penyediaan dokumen rekam medis poli Gigi dan Mulut di RSAU dr. Esnawan Antariksa Jakarta  dalam  kategori  lambat  yaitu  (32,9%), sedangkan  dalam  kategori  cepat  (67,1%).
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
Dengan  waktu  tersingkat  yaitu  6,7  menit  dan waktu terpanjang 47,68 menit.
5. Pengetahuan petugas distribusi dapat memprediksi waktu keterlambatan penyediaan dokumen  rekam  medis  sebesar  67,1%. Pengetahuan  petugas  distribusi  adalah  paling dominan  atau  besar  pengaruhnya  terhadap keterlambatan  penyediaan  dokumen  rekam medis  pelayanan  rawata  jalan  Poli  Gigi  dan Mulut di RSAU dr. Esnawan Antariksa Jakarta.
6. Berdasarkan  hasil  penelitian  ini  bahwa keterampilan  petugas  distribusi  dihitung  dari waktu tunggu di bagian rak file  sampai proses distribusi ke poli gigi dan mulut. Penelitian ini menunjukkan rerata waktu tunggu di rak yaitu >2,5  menit,  dan  rerata  waktu  distribusi  yaitu >3  menit,  yang  artinya  total  waktu  distribusi melebihi  standar  pelayanan  minimal  rumah sakit  yaitu  ≤4  menit.  Petugas  distribusi diwajibkan  mencatat  secara  menual  ke  buku distrbusi  seluruh  dokumen  yang  akan  dikirim ke  poli  gigi  dan  mulut.  Hal  tersebut  yang membuat  terdapat  waktu  tunggu  yang  lebih lama pada rak transit tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Soejitno,  T.  Regulasi  Kesehatan  Indonesia. Yogyakarta, Ed:1, 2002.
2. Arietta R. Waktu tunggu pasien poli gigi dan mulut di RSPAD Gatot Subroto Jakarta. 2012.
3. Departemen Kesehatan RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Direktrat Yanmedik. 2007.
4. Raja  A,  Haksana  S.  Analisis  Faktor  pentebab keterlambatan  waktu  penyediaan  dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan. 2014.
5. Kotler,  P.  Manajemen  Pemasaran.  Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Ed:1.
6. Kepmenkes.  Standar  pelayanan  minimal  Rumah Sakit. No. 129. 2008.
7. Permenkes.  Panduan  Rekam  Medis  Rumah  Sakit. No. 269. 2008.
8. Suprismawati.  Faktor  penyebab  keterlambatan penyediaan  berkas  rekam  medis  pasien  rawat jalan  berdasarkan  SPM  di  RSUD  tidar  kota Magelang. 2018.
9. Asmuni, S. Pengaruh Karakteristik dan Kompetensi Perekam  Medis  terhadap  Waktu  Tunggu  Pasien pada  Pelayanan  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di Rumah  Sakit  Umum  dr.  Pirngadi  Medan.  Tahun 2008.
10. Luthuli L, Kalusopa T. The Management of medical records  in  the  context  of  service  service  delivery in  the  public  sector  in  KwaZulu-Natal,  South Africa:  the  case  of  Ngewelezana  Hospital.  Feb. 2018.
11. Undang-undang  RI.  Praktik  Kedokteran,  No.  29. Tahun 2004.
12. Azwar,  Arul.  Pengantar  Administrasi  Kesehatan, Jakarta. Ed:3. 2010.
13. Depkes  RI.  Pedoman  Pengelolaan  Rekam  Medis Rumah  Sakit  di  Indonesia,  Direktorat  Jenderal YanMed. Jakarta. 1997
14. Kepmenkes RI. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983/Menkes/SK/XI/1992.
15. Depkes  RI.  Pedoman  Pengelolaan  Rekam  Medis Rumah  Sakit  di  Indonesia,  Direktorat  Jenderal YanMed. Jakarta. 1994
16. Raja  PA,  Haksana  S.  Analisis  faktor  penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis pelayanan  rawat  jalan.  RSU  Haji  Surabaya. Vol:2(1).2014.
Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit                                                                                        E-ISSN: 2865-6583 Volume 4 no 1, April 2020                                                                                                                                  P-ISSN: 2865-6298
17. Oktavia  N,  Septiani  S.  Gambaran  Faktor-faktor keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis poliklinik  jantung  di  rumah  sakit  rafflesia  kota bengkulu  tahun  2017,  Akademi  Kesehatan  Bakti Bengkulu  Prodi  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan. Vol:3(1). 2017.p:8-17.
18. Undang-undang RI. Peraturan Menteri Kesehatan, Klasifikasi  dan  perizinan  rumah  sakit.,  No.  56. Tahun 2014.
19. Dahlan  MS.  Statistik  Untuk  Kedokteran  dan Kesehatan. Seri 1, ed 6.2017.
20. Giyana  F.  Analisis  sistem  pengelolaan  rekam medis rawat inap rumah sakit umum daerah kota semarang. Universitas Diponogoro. 2012.
21. Firmansyah Z. Analisis pengaruh umur,
pendidikan,  dan  upah  terhadap  produktivitas tenaga  kerja.  Economics  development  analysis journal. Ed:4(1). Tahun 2015
22. Notoatmodjo,  S.  Ilmu  Kesehatan  Masyarakat Prinsip Prinsip Dasar. Jakarta. Tahun 2003.
23. Coendraad  DP.  Pengaruh  Kemampuan,  Motivasi, dan  Komitmen  terhadap  Kinerja  Pegawai.  Jurnal Ekonomi, Bisnis dan Enterpreneurship. Vol. 20(1). April 2016. p:17-24.
24. Rosidah.  Pengaruh  Kompetensi  Sumber  Daya Manusia  terhadap  Kinerja  PT.  Cheil  Jedang Indonesia  di  Jombang  Jawa  Timur.  Program Pascasarjana  Universitas  Airlangga  Surabaya. 2003.
25. Donnelly,  Gibson.  Organisasi,  Perilaku,  Struktur, Proses. Jakarta Erlangga. 1996.
26. Notoatmodjo,  S.  Ilmu  Kesehatan  Masyarakat Prinsip Prinsip Dasar. Jakarta. Tahun 2012.
27. Maimun Nur. Analisis faktor-faktor yang berhubungan  dengan  kinerja  petugas  dalam penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di rumah  sakit  awal  bros  pekanbaru.  Stikes  Hang Tuah  Pekanbaru.  Jurnal  Manajemen  Informasi Kesehatan Indonesia. Vol. 5(2). Tahun 2017.
28. Werdani  KE.  Pencapaian  standar  pengolahan rekam  medis  sebelum  dan  sesudah  pelatihan  di rsud pacitan. Program studi kesehatan masyarakat FIK-UMS. Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia. Vol.4(1). Tahun 2016.
29. Widodo. Faktor-faktor yang berhubungan dengan pengetahuan  perawat  tentang  penatalaksanaan asuhan  keperawatan  pasien  dikompensasi  kordis diruang  ICVCU  RSUD  dr.  Moewardi.  Poltekkes Surakarta.  Jurnal  Keperawatan  Global.  Vil.1(2) 2016. p:55-103