## Perancangan Sistem Informasi Bengkel Motor X
Anisa Prilia Dewi *
Prodi  Akuntansi,  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis,  Universitas  Islam Bandung, Indonesia.
* anisapriliad@gmail.com
Abstract .  This  study  aims  to  study  the  information  system  implemented  by  the  X  workshop.  X workshop  is  a  business  engaged  in  two-wheeled  vehicle  repair  services.  This  research  begins  by identifying  the  problems  that  occur  in  the  X  Workshop  information  system.  The  problems  found include: there is no clear, documented and adequate organization, then there is no clear and written system  that  results  in  duplicate  tasks  and  functions,  the  documents  used  are  insufficient  and  very minimal information, as well as reports for every business transaction that occurs. So the owner can't control  it.  The  design  of  this  information  system  helps  assist  the  workshop  in  carrying  out  its operations by providing solutions to problems that occur. The new information system is expected to provide  convenience  in  transactions,  improve  supervisory  functions  and  provide  added  value  for workshops. The research method used is descriptive analysis method. The author also uses the FAST
(Framework for the Application of System Technique) method through the JAD (Joint Application Development) approach. The result of this research is the creation of a new information system for X with system coverage covering sales information systems, purchasing information systems, inventory information systems, payroll information systems and financial information systems.

## Keywords: Information systems. Workshop
Abstrak. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mempelajari  system  informasi  yang  diterapkan  oleh  X bengkel.  Bengkel  X  merupakan  usaha  yang  bergerak  di  bidang  pelayanan  jasa  reparasi  kendaraan roda  dua.  Penelitian  ini  dimulai  dengan  mengidentifikasi  permasalahan-permasalahan  yang  terjadi pada sistem informasi Bengkel X. Adapun permasalahan yang ditemukan diantaranya adalah : tidak ada struktur organisasi yang jelas, terdokumentasi dan memadai selanjutnya tidak adanya uraian tugas yang jelas dan tertulis sehingga mengakibatkan terjadinya rangkap tugas dan fungsi, dokumen yang digunakan  tidak  memadai  dan  sangat  minim informasi,  serta  tidak  dibuatnya  laporan  untuk  setiap transaksi  bisnis  yang  terjadi  sehingga  pemilik  tidak  dapat  melakukan  pengawasan.  Perancangan system  informasi  ini  dimaksudkan  untuk  membantu  bengkel  dalam  menjalankan  operasionalnya dengan cara memberikan solusi atas permasalahan yang terjadi. Diharapkan system informasi yang baru  dapat  memberikan  kemudahan  dalam  bertransaksi,  meningkatkan  fungsi      pengawasan  dan memberikan nilai tambah bagi bengkel. Metode penelitian  yang digunakan adalah metode analisis deskriptif.  Penulis  juga  menggunakan  metode  FAST  (Framework  for  the  Application  of  System
Technique) melalui pendekatan JAD (Joint Application Development). Hasil dari penelitian ini adalah dibuatkannya system informasi yang baru bagi X bengkel dengan cakupan system meliputi system informasi  penjualan,  system  informasi  pembelian,  system  informasi  persediaan,  system  informasi penggajian serta sistem informasi keuangan.
Kata Kunci: Bengkel, Sistem Informasi.

## A. Pendahuluan
Revolusi  digital  telah  mempengaruhi  perspektif  manusia  dalam  berbagai  aspek  kehidupan. Salah satu teknologi yang menjadi faktor penting dalam suatu bisnis adalah teknologi informasi. Whitten dan Bentley (1) menyatakan bahwa “banyak organisasi menganggap sistem informasi sebagai hal  yang penting  untuk  kemampuan  mereka dalam bersaing atau untuk  mendapatkan keuntungan bersaing”. Senada dengan pernyataan dari Zapir, Nurhayati & Halimatusadiah (2) bahwa  penggunaan  teknologi  informasi  dapat  mempermudah  aktivitas  operasional  bisnis sehingga setiap unitnya dapat menyelesaikan tugas dengan cepat dan mudah
Menurut  Laudon  &  Laudon  (3),  penggunaan  teknologi  informasi  termasuk  dalam serangkaian kegiatan yang dapat memberi nilai tambah pada setiap informasi yang diperoleh, diubah dan didistribusikan sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan, memperbarui kinerja  organisasi  dan  meningkatkan  profit  perusahaan.  Saat  ini  hampir  seluruh  sector  bisnis memanfaatkan  teknologi  informasi  secara  maksimal  guna  meningkatkan  kualitasnya  tidak terkecuali  sector  pelayanan  jasa  seperti  bengkel.  Bengkel  merupakan  salah  satu  usaha  yang bergerak  di  sektor  pelayanan  jasa  yaitu  melayani  jasa  perbaikan  dan  perawatan  kendaraaan bermotor.  Selain  memberikan  jasa,  bengkel  juga  melakukan  transaksi  penjualan sparepart . Eksistensi  bisnis  bengkel  berkembang  secara  pesat  seiring  dengan  perubahan  gaya  hidup masyarakat yang menjadikan kendaraan sebagai kebutuhan primernya. Perkembangan aktivitas bisnis membuat transaksi yang terjadi di bengkel semakin berkembang secara jumlah dan jenis layanan  yang  disesuaikan  dengan  kebutuhan  pelanggan.  Oleh  karena  itu,  dibutuhkan  sistem informasi yang dapat mencakup seluruh aktifitas bisnis sehingga seluruh aktifitas dapat dicatat secara akurat dan menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan..
Berdasarkan  uraian  diatas,  penulis  tertarik  untuk  merancang  sistem  informasi  yang berkualitas  untuk  mendukung  operasional  Bengkel  X. X bengkel  motor terletak di  Kampung Sondol, RT 02 RW 02, Kelurahan Kutabumi, Kecamatan Pasar Kemis, Kabupaten Tangerang, Banten.
Dalam  melaksanakan  kegiatan  operasionalnya,  Bengkel  X  dihadapkan  pada  berbagai kendala, seperti memiliki struktur organisasi yang tidak lengkap dan belum ada job description yang jelas dan tertulis sehingga terjadi rangkap tugas dan fungsi dari masing-masing personil bengkel.  Selain  melakukan  pengawasan  kegiatan  operasional  bengkel,  pemilik  juga bertanggungjawab atas urusan keuangan bengkel. Namun aktivitas pengelolaan keuangan ini., tidak didokumentasikan secara memadai
Kendala  lain  yang  dihadapi  adalah  terkait  dengan  pengelolaan  persediaan sparepart . Untuk  mengetahui  perkiraan  persediaan  yang  ada  di  gudang,  biasanya  pemilik  menanyakan kepada  kasir  namun  informasi  dari  kasir  merupakan  perkiraan  saja  sehingga  jenis sparepart yang  harus  dibeli  dan  jumlahnya  menjadi  bias.  Selain  itu,  pada  saat  penerimaan  atau pengeluaran  spare  part  dari  gudang,  kasir  tidak  melakukan  pencatatan  sehingga  peredaran persediaan ( inventory turnover) sulit dikendalikan.
Selain itu nota penjualan yang dibuat hanya satu  rangkap untuk konsumen saja tanpa mengarsipkannya  untuk  kepentingan  bengkel.  Hal  ini  sangat  memudahkan  kasir  untuk memanipulasi  jumlah  penjualan  dan  pendapatan  penjualan  yang  didapatkan  setiap  harinya. Kendala selanjutnya ditemukan dalam prosedur penggajian dimana catatan utang yang dikelola oleh pemilik dicatat secara sederhana dan mudah rusak. Pembayaran gaji pendapatan jasa harian kepada  teknisi  dilakukan  oleh  kasir  tanpa  adanya  keterlibatan  dari  pemilik  sehingga  rentan terjadinya  kecurangan.  Pembayaran  gaji  bulanan  juga  dilakukan  tanpa  menyertakan  slip  gaji untuk setiap pegawai.
Berdasarkan  permasalahan-permasalahan yang  telah  diuraikan,  maka  penulis  akan membuat  usulan  perancangan  sistem  informasi  yang  baru  bagi  Bengkel  X  yang  mencakup sistem  informasi  penjualan,  sistem  informasi  pembelian,  sistem  informasi  persediaan,  sistem informasi  penggajian  dan  sistem  informasi  keuangan  yang  memadai  guna  untuk  mendukung pelaksanaan  kegiatan  operasional.  Hal  ini  akan  tertuang  ke  dalam  penelitian  yang  berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BENGKEL MOTOR X”.
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah  diuraikan,  maka  masalah-masalah  yang  dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana  system  informasi  yang  sedang  diterapkan  oleh  Bengkel  X  dan  apa  saja permasalahan-permasalahan yang terjadi ?
2. Bagaimana  model  system  informasi  yang  diusulkan  untuk  mengimplementasikan  di Bengkel X ?
Selanjutnya tujuan dalam penelitian ini diuraikan dalam pokok-pokok sebagai berikut :
1. Untuk  mengetahui  system  informasi  yang  sedang  diterapkan  oleh  Bengkel  X  dan mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang terjadi.
2. Untuk memahami dan membuat model perancangan system informasi yang sesuai untuk diterapkan di Bengkel X motor

## B. Metodologi Penelitian
Dalam melakukan perancangan sistem informasi ini, terdapat beberapa metode yang dilakukan oleh penulis antara lain  metode analisis deskriptif melalui Framework for The  Application of System  Technique  Methodology  ( Metode FAST). Menurut  Sekaran  &  Bougie  (4),  “penelitian deskriptif  merupakan  penelitian  yang  bertujuan  untuk  mengetahui,  memahami  dan menggambarkan  karakteristik  dari  manusia,    kejadian  atau  situasi  yang  menjadi  focus penelitian”.  Selanjutnya,  metode FAST merupakan  salah  satu  metode  pengembangan  sistem yang merinci setiap proses pengembangan sistem kedalam beberapa tahapan, disetiap tahapan terdiri atas beberapa fase dan di setiap fase terdiri atas beberapa aktivitas.
Selain itu, penulis juga menggunakan pendekatan Joint Appication Development (JAD). JAD merupakan pendekatan yang dilakukan untuk menjalin kerja sama yang harmonis antara system  user,  system  owner dan system  developer dalam  memberikan  informasi  mengenai kebutuhan  masing-masing  pihak  terhadap  sistem  yang  sedang  dikembangkan  agar menghasilkan sistem yang mampu memenuhi kebutuhan setiap pihak.
Pengumpulan data dilakukan dengan menggabungkan beberapa metode pengumpulan data  seperti  wawancara,  observasi  dan  dokumentansi.  Adapun  instrument  penelitian  yang digunakan  berupa building  block system  informasi,  pedoman  wawancara,  alat  perekam  dan kamera.

## C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Sistem Informasi Pembelian yang Diusulkan
Gambar 1. Sistem Informasi Pembelian yang Diusulkan

## Sistem Informasi Penjualan yang Diusulkan
Gambar 2. Sistem Informasi Penjualan yang Diusulkan
Sistem Informasi Persediaan yang Diusulkan
Gambar 3. Sistem Informasi Persediaan yang Diusulkan

## Sistem Informasi Penggajian yang Diusulkan
Gambar 4. Sistem Informasi Penggajian yang Diusulkan

## Sistem Informasi Keuangan yang Diusulkan
Gambar 5. Sistem Informasi Keuangan yang Diusulkan
Tabel  dibawah  ini  menguraikan  perbedaaan  system  yang  saat  ini  diterapkan  dan  system  yang diusulkan :
No.  Sistem  yang  sedang
diterapkan Sistem yang diusulkan Alasan Model Permasalahan Umum Pada Sistem Informasi yang Sedang Diterapkan 1. Struktur organisasi Bengkel X tidak lengkap sehingga belum  mencantumkan kepala teknisi Dibuatkan struktur organisasi  yang  baru, lengkap dan terdokumentasi dengan menambahkan  kepala teknisi Struktur  organisasi  harus  diperbarui agar  Bengkel  X  memiliki  struktur organisasi yang lengkap 2. Tidak  ada  tugas  dan fungsi yang tetap untuk setiap pihak dalam Bengkel X Dibuatkan job description yang lengkap, jelas dan tertulis Job  description diperlukan  agar setiap pihak dalam Bengkel X dapat menjalankan  tugas,  fungsi  dan tanggungjawabnya. 3. Pemilik dan kasir bertanggungjawab untuk melakukan penerimaan sparepart dari  teknisi  tanpa  ada pemeriksaan lebih lanjut. Fungsi penerimaan dan pengecekan sparepart dialihkan kepada teknisi. Fungsi  penerimaan  dan  pengecekan sparepart harus  dilakukan  oleh seseorang yang memiliki pengetahuan  yang  mumpuni  terkait kualifikasi sparepart sehingga Bengkel  X  memperoleh sparepart yang berkualitas. Model Permasalahan Khusus Pada Sistem Informasi Pembelian 1. Tidak ada surat permintaan pembelian Dibuatkan surat permintaan  pembelian yang memadai Bengkel  X  harus  memiliki  surat permintaan pembelian sehingga pemilik mendapatkan informasi yang jelas terkait sparepart apa saja yang akan dibeli 2. Tidak  ada  dokumen order pembelian Dibuatkan dokumen order  pembelian  yang memadai Bengkel  X  perlu  memiliki  order pembelian  sehingga  meminimalisir kesalahan  pada  saat  melakukan pemesanan sparepart 3. Tidak  membuat daftar supplier Dibuatkan daftar supplier yang lengkap Daftar  supplier dapat  memudahkan pemilik untuk melakukan pemesanan.  Selain  itu,  dengan memilih supplier yang sudah bermitra dengan bengkel, memungkinkan bengkel mendapatkan  harga  yang  lebih murah. 4. Tidak  ada  surat  retur pembelian Dibuatkan  surat  retur pembelian yang memadai Bengkel X perlu memiliki surat retur pembelian  sehingga sparepart yang akan diretur dapat didokumentasikan secara memadai 5. Setiap  dokumen  yang digunakan pada sistem pembelian tidak diotorisasi Setiap  dokumen  yang digunakan pada sistem pembelian sudah diotorisasi  oleh  pihak terkait. Dokumen  yang  digunakan  harus diotorisasi sehingga dokumen tersebut dikatakan sah.
6. Tidak ada laporan pembelian yang dibuat Dibuatkan laporan pembelian secara periodic  yang  lengkap dan memadai Bengkel  X  harus  memiliki  laporan pembelian sehingga aktivitas pembelian dapat dipertanggungjawabkan.

## Model Permasalahan Khusus Pada Sistem Informasi Penjualan
1. Nota  penjualan  yang tersedia  tidak  lengkap dan memadai Dibuatkan nota penjualan yang lengkap dan memadai Bengkel  X  harus  memiliki  nota penjualan yang memadai agar informasi mengenai penjualan menjadi lengkap dan jelas 2. Tidak  ada  otorisasi pada  nota  penjualan yang saat ini digunakan Kasir  sebagai  pihak yang bertanggungjawab atas aktivitas penjualan harus mengotorisasi setiap  nota  penjualan yang dikeluarkan Nota penjualan harus diotorisasi agar dokumen  tersebut  dapat  diakui sebagai bukti transaksi yang sah 3. Bengkel  saat  ini  tidak memiliki  arsip  nota penjualan Menambahkan prosedur untuk mengarsipkan setiap nota  penjualan  yang dibuat Bengkel X perlu memiliki arsip nota penjualan  agar  informasi  mengenai penjualan dapat dipertanggungjawabkan kepada pemilik 4. Tidak  ada  surat  retur penjualan Dibuatkan  surat  retur penjualan yang memadai Bengkel X perlu membuat surat retur penjualan  agar  informasi  mengenai sparepart yang diretur oleh pembeli. 5. Rekapan  pendapatan yang  dibuat  saat  ini sangat tidak memadai Dibuatkan laporan penjualan yang memadai Laporan penjualan perlu dibuat agar pemilik  dapat  mengetahui  secara pasti  jumlah  penjualan  yang  telah dilakukan setiap periodenya Model Permasalahan Khusus Pada Sistem Informasi Persediaan 1. Bengkel X tidak membuat bukti penerimaan sparepart Dibuatkan bukti penerimaan sparepart yang memadai Dokumen ini diperlukan agar informasi mengenai penerimaan sparepart didokumentasikan  secara memadai 2. Bengkel X tidak memiliki laporan penerimaan barang Dibuatkan laporan penerimaan barang yang memadai Laporan penerimaan sparepart diperlukan sebagai bentuk pertanggungjawaban  atas  aktivitas penerimaan barang 3. Bengkel X tidak memiliki laporan pengeluaran sparepart Dibuatkan laporan pengeluaran sparepart yang memadai Laporan pengeluaran sparepart diperlukan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pengeluaran  barang  serta  dokumen pendukung atas aktivitas penjualan 4. Tidak ada kartu persediaan  yang  dapat menunjang aktivitas pengelolaan persediaan Dibuatkan kartu persediaan yang memadai Kartu  persediaan  diperlukan  untuk mendokumentasikan status persediaan yang tersedia di gudang. 5. Bengkel X tidak memiliki laporan persediaan Dibuatkan laporan persediaan yang memadai Laporan persediaan diperlukan untuk mengetahui  jumlah  persediaan  pada suatu periode Model Permasalahan Khusus Pada Sistem Informasi Penggajian 1. Bengkel X tidak mencatat kehadiran pegawai setiap harinya. Dibuatkan catatan kehadiran pegawai yang  dapat  diisi  oleh kasir setiap harinya.  Catatan  kehadiran  pegawai diperlukan untuk mendokumentasikan kehadiran  pegawai  setiap harinya.
 Selain sebagai dasar penyusunan laporan kehadiran, catatan kehadiran ini dapat membantu pemilik meninjau kinerja dari masing-masing pegawai. 2. Bengkel X tidak membuat laporan kehadiran pegawai Dibuatkan laporan kehadiran pegawai yang memadai Laporan kehadiran pegawai diperlukan sebagai dasar perhitungan gaji  yang  akan  dibayarkan  setiap bulannya. 3. Bengkel X tidak membuat rekapan pendapatan jasa Dibuatkan rekapan pendapatan  jasa  untuk setiap teknisi  Rekapan  pendapatan  jasa diperlukan  sebagai  bukti untuk menghitung pendapatan jasa yang diperoleh setiap teknisi perbulannya.  Rekapan  pendapatan  jasa juga dapat digunakan pemilik untuk mengevaluasi kinerja teknisi 4. Pengajuan pinjaman pegawai tidak didokumentasikan dengan baik Dibuatkan dokumen permintaan  pinjaman pegawai Dokumen permintaan pinjaman pegawai diperlukan untuk mengetahui  jumlah  pinjaman  yang diajukan oleh setiap pegawai 5. Bengkel X tidak membuat slip gaji Dibuatkan  slip  gaji yang memadai Slip  gaji  perlu  dibuat  sebagai dokumentansi  rincian  perhitungan gaji pegawai setiap bulannya. Model Permasalahan Khusus Pada Sistem Informasi Keuangan 1. Pemilik tidak membuat  bukti  kas masuk Dibuatkan dokumen bukti  kas  masuk  yang memadai Pemilik  perlu  untuk  membuat  bukti kas  masuk  agar  setiap  penerimaan kas dapat dicatat secara memadai 2. Pemilik tidak membuat  bukti  kas keluar Dibuatkan dokumen bukti  kas  keluar  yang memadai Pemilik  perlu  untuk  membuat  bukti kas  keluar  agar  setiap  pengeluaran kas dapat dicatat secara memadai 3. Pemilik tidak membuat laporan penerimaan kas Dibuatkan laporan penerimaan  kas  yang memadai Laporan  penerimaan  kas  digunakan untuk mengetahui jumlah penerimaan kas setiap periodenya 4. Pemilik tidak membuat laporan pengeluaran kas Dibuatkan laporan pengeluaran  kas  yang memadai  Laporan  pengeluaran  kas diperlukan untuk memudahkan pemilik mengetahui jumlah pengeluaran kas yang dilakukan setiap periodenya  Laporan ini juga memudahkan pemilik menelurusi  penggunaan  kas bengkel setiap periode D. Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  pada  Bengkel  X,  maka  penulis  dapat menyimpulkan bahwa :
Sistem  informasi  yang  diterapkan  oleh  Bengkel  X  memiliki  banyak  kekurangan terutama  lemahnya  aspek  pengendalian  terhadap  setiap  transaksi  yang  dilakukan  sehingga
rentan  sekali  terjadinya  kecurangan  yang  dilakukan  oleh  personil  bengkel.  Hal  ini  ditandai dengan banyaknya masalah yang bersifat umum maupun khusus yang berakibat terhambatnya operasional bengkel X.
Berdasarkan  permasalahan-permasalahan  secara  umum  dan  khusus  yang  ada  pada Bengkel X, maka penulis membuat rancangan sistem informasi yang baru sebagai solusi yang dapat  memecahkan  permasalahan-permasalahan  tersebut.  Penulis  membuat  rancangan  model sistem  informasi  untuk  sistem  pembelian,  sistem  penjualan,  sistem  pengelolaan  persediaan, sistem penggajian dan sistem keuangan. Penulis juga menambahkan fungsi kepala teknisi agar dapat menjadi pihak yang bertanggungjawab atas aktivitas penerimaan barang dan melakukan quality  control terhadap  setiap sparepart yang  diterima  sehingga  bengkel  dapat  memperoleh sparepart yang sesuai  dengan  kebutuhan. Adapun perancangan  model sistem informasi  yang telah dibuat yaitu sebagai berikut :
1. Membuat struktur organisasi Bengkel X secara lengkap dan tertulis
2. Menyusun job description untuk setiap personil Bengkel X
3. Membuat input sistem berupa : (a) permintaan pembelian; (b) order pembelian; (c) retur pembelian,  (d)  nota  penjualan,  (e)  retur  penjualan,  (f)  bukti  penerimaan  barang,  (g) laporan  kehadiran  pegawai,  (h)  rekapan  pendapatan  jasa,  (i)  permintaan  pinjaman pegawai, (j) catatan utang pegawai, (k) bukti kas masuk dan (l) bukti kas keluar.
4. Membuat  proses  sistem:  (a) Flowchart sistem  informasi  dan  prosedur  pembelian;  (b) Flowchart sistem informasi dan prosedur penjualan; (c) Flowchart sistem informasi dan prosedur  persediaan;  (d)  Flowchart  sistem  informasi  dan  prosedur  penggajian  dan  (e) Flowchart sistem informasi dan prosedur keuangan.
5. Membuat output sistem:  (a)  Laporan  Pembelian;  (b)  Laporan  Penjualan;  (c)  Laporan penerimaan barang; (d) Laporan pengeluaran barang; (e) Kartu persediaan; (f) Laporan persediaan ; (g) Slip gaji; (h) laporan penerimaan kas dan (i) laporan pengeluaran kas.

## Acknowledge
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  semua  pihak  yang  telah  berpartisipasi  dalam penelitian ini sehingga penelitian dapat diselesaikan dengan baik.

## Daftar Pustaka
[1] L.  Whitten,  Jeffrey  &  D.  Bentley,  Lonie. System  Analysis  &  Design  Methods  Seventh Edition. New York, USA : Mc-Graw-Hill. 2007.
[2] Zapir, Saepudin; Nurhayati, Nunung;  Halimatusadiah, Elly. Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Barang Toko Cahaya Gemilang. Prosiding Akuntansi SPeSIA UNISBA , Vol. 4 No. 2, 760–765. 2018.
[3] Laudon,  Kenneth  C.  &  Jane  P  Laudon. Sistem  Informasi  Manajemen:  Mengelola Perusahaan  Digital,  Edisi  13.  Terjemahan  Lukki  Sugito,  Merry  Rindy  Antika,  Ratna Sarawati. Jakarta: Salemba Empat. 2014.
[4] Sekaran,  Uma  &  Roger  Bougie. Research  Methods  for  Business:  A  Skill-Building Approach Seventh Edition. United Kingdom: John Willey &Sons Ltd. 2016.