Pelatihan Office Berbasis Cloud Sebagai Pendukung Administrasi RW di Perumahan Pondok Rhabayu Kota Batam

## Pelatihan Office Berbasis Cloud Sebagai Pendukung Administrasi RW di Perumahan Pondok Rhabayu Kota Batam
Nopriadi 1 , Erlin Elisa 2
1 Program Studi Sistem Informasi , Universitas Putera Batam, Batam
2 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Putera Batam, Batam Email: 1 nopriadi.jamil@gmail.com , 2 erlin_elisa@yahoo.com

## Abstrak
Office berbasis cloud merupakan  layanan  aplikasi  perkantoran  dimana  aplikasi  yang dijalankan  tanpa  harus  diinstal  diperangkat  komputer  pengguna.  Untuk menggunakannya,  perangkat  pengguna  harus  terhubung  ke  internet  agar  bisa mengakses server penyedia layanan cloud . Pada pengabdian ini, dilakukan pembinaan mengenai salah satu aplikasi berbasis cloud yang dapat digunakan untuk administrasi Rukun  Warga  (RW)  di  Perumahan  Pondok  Rabayu  yaitu  google  docs.  Google  docs merupakan  sebuah  aplikasi  yang  fungsinya  hampir  sama  dengan Microsoft  Office keluaran  Windows  namun  memiliki  beberapa  kelebihan  yang  tidak  dimiliki  oleh microsoft office . Data yang dikelola di google docs ditampilkan secara online , dapat di akses kapan saja dan dari mana saja serta bisa di shared (dibagikan untuk diakses dan dikelola bersama-sama). Tujuan penggunaan aplikasi ini adalah membantu Perangkat RW  dalam  pembuatan  surat  menyurat  maupun  laporan.  Pembinaan  ini  dilakukan dengan  memberikan  materi  kepada  perangkat  RW  perumahan  Pondok  Rabayu, kelurahan  Tembesi,  kecamatan  Sagulung,  Batam  dengan  penyampaian  yang  mudah dan  sederhana  sehingga  mudah  diterima  dan  dapat  menggunakan  aplikasi  tersebut dengan baik. Selain itu, pembinaan ini dilakukan agar perangkat RW Pondok Rabayu dapat  memanfaatkan  teknologi  informasi  dengan  tepat  dan  terciptanya  penggunaan teknologi  informasi  secara  optimal  di  kehidupan  masyarakat.  Hasil  yang  diperoleh dalam  pengabdian  ini  adalah  peningkatan  keterampilan  perangkat  RW  perumahan Pondok  Rhabayu  dalam  menggunakan  aplikasi  berbasis cloud dalam  hal  ini  google docs yang digunakan untuk kegiatan administrasi RW.
Kata Kunci: Cloud, google docs, perumahan Pondok Rhabayu, administrasi RW.

## PENDAHULUAN
Teknologi  saat  ini  berkembang  dengan pesat,  tidak  terkecuali  dengan  perkembangan dari  teknologi  informasi.  Teknologi  informasi sengaja diciptakan untuk memberikan kemudahan pada penggunanya dalam menyelesaikan  tugas  sehari-hari.  Teknologi informasi  kini  menjadi  pendukung  utama aktifitas  manusia.  Aktifitas  yang  dilakukan akan  menjadi  lebih  efesien  dan  dapat diselesaikan  dengan  cepat.  Penggunaan
teknologi informasi baik di komputer maupun smartphone ,  dapat  kita  lihat  pada  banyaknya aplikasi-aplikasi pendukung yang menawarkan berbagai kelebihannya . Cloud  computing  computing atau  dalam Bahasa  Indonesia  disebut  komputasi  awan adalah  gabungan  pemanfaatan  teknologi komputer  (komputasi)  dan  pengembangan berbasis Internet/awan (Fajrin, 2012). Pendapat lainnya  menyatakan  bahwa Cloud  computing adalah  sebuah  model  komputasi/ computing ,
dimana
sumber daya seperti
Pelatihan Office Berbasis Cloud Sebagai Pendukung Administrasi RW di Perumahan Pondok Rhabayu Kota Batam
processor/computing  power,  storage,  network, dan software menjadi abstrak dan diberikan sebagai layanan  di  jaringan/internet  menggunakan pola akses remote (Purbo, 2012). Pendapat yang lainnya  juga  menyebutkan  bahwa cloud computing adalah  sebuah  konsep  teknologi yang memungkinkan para pengguna komputer  atau user menggunakan  produk- produk IT dalam sebuah service (Tutang, 2014). Dari  beberapa  pendapat  tersebut  dapat disimpulkan  bahwa  teknologi cloud  computing adalah  sebuah  teknologi  yang  menyediakan banyak  layanan  baik  infrastruktur  maupun aplikasi  yang  dapat  diakses  lewat  jaringan internet.
Salah  satu  aplikasi office berbasis cloud adalah  google  docs.  Google  Docs  merupakan salah  satu  aplikasi  perkantoran online buatan google yang memungkinkan pengguna melakukan  pengolahan  berbagai  dokumen teks, spreadsheet , maupun presentasi dimanapun (Wahana Komputer, 2010). Dengan adanya  google  docs  pengguna  hanya memerlukan  komputer  dengan  sistem  operasi apasaja,  web  browser  dan  yang  tak  kalah penting  adalah  jaringan  internet.  Selain  itu, pengguna  juga  dapat  menyimpan  dokumen tersebut secara online sehingga pengguna tidak perlu membawa media penyimpanan portable kemana mana.
Perumahan  Pondok  Rhabayu  kelurahan tembesi Kecamatan Sagulung, terdapat sebuah sebuah RW (Rukun Warga) yaitu RW 19 yang dikepalai  oleh  bapak  Muljas  dan  beberapa perangkat  RW  lainnya.  Di  RW  19  ini  terdapat beberapa  RT(Rukun  Tetangga)  yang  dikepalai oleh  Kepala  RT  dimana  masing – masing  RT terdiri dari 80 – 120 Kepala keluarga(KK).
Gambar 1 . Lokasi Pengabdian
Perangkat  RW  19  ini  berasal  dari berbagai  latar  pekerjaan  dan  jam  kerja  yang berbeda – beda.  Sehingga,  menyulitkan  bagi warga  yang  ingin  mengurus  administrasi ataupun  dokumen – dokumen  seperti  surat domisili  ataupun  sejenisnya  karena  perangkat RW sering tidak berada di tempat. Keadaan ini juga  menyulitkan  bagi  perangkat  RW  ketika akan mengadakan pertemuan karena susahnya untuk  mengumpulkan  perangkat  RW  yang ada. Selain itu, keterbatasan biaya juga menjadi salah satu permasalahan ketika perangkat RW memutuskan  untuk  menggunakan  aplikasi yang legal. Ketika akan menggunakan aplikasi office,  banyak  penyedia  aplikasi  yang  tersedia mulai  dari  yang  offline  sampai  yang  berbasis cloud  sehingga  membingungkan.  Mulai  dari yang gratis sampai yang berbayar memberikan fitur  yang  berbeda – beda  sehingga  membuat perangkat  RW  sendiri  belum  tau  mana  yang cocok atau sesuai dengan kebutuhan. Selain itu ada  banyak  sekali  media  dan  aplikasi penyimpanan  yang  bisa  di  manfaatkan  baik yang bersifat offline maupun secara online dan berbasis cloud dengan berbagai  kelebihan dan dan  kekurangan  masing – masing  sehingga membingungkan.  Dan  terakhir  fitur  yang diberikan  di  masing – masing  aplikasi  office berbeda – beda  sehingga  menimbulkan kesulitan  dalam  penggunaannya.  Oleh  sebab itu perlu diadakan pembinaan tentang hal ini.
Diharapkan  dengan  adanya  pengabdian  ini dapat  memberikan  bekal  keterampilan  bagi ketua RW beserta perangkat RW 19 perumahan Pondok  Rhabayu  sehingga  terciptanya  tertib administrasi dilingkungannya.

## METODE PELAKSANAAN
Untuk  menunjang  pembinaan  yang dilakukan  tersebut  supaya  berjalan  dengan sukses  dan  lancar  maka  dibutuhkan  beberapa peralatan  yang  nantinya  akan  digunakan antara  lain  adalah  Laptop  Samsung  Core  i5, Modem  Internet,  Diktat,  Video  tutorial penggunaan  aplikasi  google  docs.  Ceramah, eksperimen,  diskusi  dan  tanya  jawab merupakan  metode  yang  digunakan  dalam kegiatan ini.
Metode  pelaksanaan  kegiatan  serta penjelasan  tahapan  atau  langkah-langkah
Pelatihan Office Berbasis Cloud Sebagai Pendukung Administrasi RW di Perumahan Pondok Rhabayu Kota Batam
dalam  melaksanakan  solusi  yang  ditawarkan untuk  mengatasi  permasalahan  sebagai berikut:
1. Kegiatan  pemilihan  aplikasi  yang  akan digunakan.
Berikut  ini  adalah  daftar  kegiatan  yang akan dilakukan:
a. Pengenalan tentang teknologi  yang ada saat ini.
b. Pengenalan jenis – jenis aplikasi office . c. Kelebihan  dan  kekurangan  masing – masing aplikasi office .
d. Pemberian petunjuk pemilihan aplikasi.
e. Pelatihan  pemilihan  aplikasi  yang sesuai kebutuhan.
2. Kegiatan pemilihan aplikasi penyimpanan.
Berikut  ini  adalah  daftar  kegiatan  yang akan dilakukan:
a. Pengenalan tentang jenis – jenis aplikasi penyimpanan.
b. Kelebihan  dan  kekurangan  masing – masing aplikasi penyimpanan.
c. Pemilihan  aplikasi  yang  cocok  untuk penyimpanan.
d. Pendaftaran email.
e. Pelatihan menggunakan aplikasi
penyimpanan.
3. Kegiatan  Cara  menggunakan  aplikasi
Office .
Berikut  ini  adalah  daftar  kegiatan  yang akan dilakukan:
a. Pelatihan  pembuatan  dokumen  yang dibutuhkan untuk kegiatan administrasi  Rukun  Warga  dengan google document. b. Pelatihan  pembuatan spreadsheet yang dibutuhkan untuk kegiatan administrasi  Rukun  Warga  dengan google spreadsheet .
c. Pelatihan cara sharing dan berbagi pakai dokumen.
Untuk  mengukur  sampai  sejauh  mana penguasaan materi yang telah diberikan, maka perlu  dilakukan  evaluasi.  Partisipasi  peserta dalam pelaksanaan program sangat diharapkan  sehingga  penerimaan  pembinaan akan  semakin  lancar.  Adapun  evaluasi pelaksanaan  program  yang  keberlanjutan setelah  selesai  kegiatan  pengabdian  ini dilaksanakan antara lain.
No Kegiatan Indikator Peni laian 1 Pembinaan tentang pemilihan aplikasi yang akan digunakan. 1. Kemampuan menjelaskan  tentang teknologi    yang  ada saat ini.
2. Kemampuan mengenali  jenis – jenis aplikasi office .
3. Kemampuan menjelaskan kelebihan dan kekurangan masing – masing aplikasi office
4. Kemampuan memilih  aplikasi yang sesuai kebutuhan. 0-100 2 Pembinaan tentang pemilihan aplikasi penyimpana n. 1. Kemampuan mengenali  jenis – jenis aplikasi penyimpanan. 2. Kemampuan mengenali Kelebihan dan kekurangan  masing – masing  aplikasi penyimpanan. 3. Kemampuan memilih aplikasi yang  cocok  untuk penyimpanan. 4. Kemampuan  untuk melakukan pendaftaran email.
5. Kemampuan  untuk menggunakan aplikasi penyimpanan. 0-100 3 Pembinaan tentang cara menggunak an aplikasi Office. 1. Kemampuan dalam pembuatan dokumen yang dibutuhkan  untuk kegiatan administrasi Rukun Warga dengan Google Document . 2. Kemampuan dalam pembuatan spreadsheet yang dibutuhkan  untuk kegiatan administrasi Rukun
Warga dengan Google Spreadsheet . 0-100
Pelatihan Office Berbasis Cloud Sebagai Pendukung Administrasi RW di Perumahan Pondok Rhabayu Kota Batam
3. Kemampuan  dalam men- sharing dan berbagi pakai dokumen.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan
pengabdian kepada masyarakat  berjalan  sesuai  dengan  apa  yang telah  direncanakan  sebelumnya.  Berikut merupakan  pembahasan  materi  dari  hasil pengabdian  kepada  masyarakat  yang  telah dilaksanakan.
1. Hasil  dari  pembinaan  tentang  pemilihan aplikasi office yang  akan  digunakan. Berdasarkan  pengamatan  yang  telah dilakukan
oleh pengabdi,
peserta
pembinaan  telah  memiliki  pengetahuan tentang  teknologi  yang  ada  pada  saat  ini, peserta  juga  dapat  menyebutkan  jenis – jenis aplikasi office yang yang ada pada saat ini, kelebihan dan kekurangan dari masing masing  aplikasi  dan  menentukan  aplikasi office yang sesuai dengan kebutuhan.
2. Hasil  dari  pembinaan  tentang  pemilihan aplikasi  penyimpanan.  Peserta  pembinaan mampu  mengenali  jenis  jenis  aplikasi penyimpanan,  menjelaskan  apa  yang menjadi  kelebihan  serta  kekurangannya, mampu  memilih  aplikasi  penyimpanan yang  sesuai  dengan  kebutuhan.  Selain  itu peserta  juga  memiliki  kemampuan  untuk membuat
akun email dan bisa menggunakan aplikasi penyimpanan. 3. Hasil  dari  pembinaan  tentang  cara menggunakan aplikasi Office berbasis cloud . Peserta  pembinaan  mampu  membuat beberapa  contoh  surat  maupun  beberapa dokumen lainnya
untuk kegiatan administrasi  RW  menggunakan  google document, selain itu peserta pelatihan juga mulai  mengerti  tentang  penggunakan google spreadsheet .  Selain  itu,  peserta pembinaan  juga  bisa  menggunakan  fitur sharing  dan  berbagi  pakai  dokumen  yang ada di google docs.
Saat  ini  selain  memiliki  kemampuan pembuatan dokumen, peserta pembinaan juga membuat  beberapa  akun  email  yang  nantinya akan  dipergunakan  oleh  perangkat  RW  untuk kegiatan administrasi RW.
Setelah  pengabdi  memberikan  materi yang  berkaitan  dengan  pembuatan  dokumen, penggunaan spreadsheet dan  cara sharing serta berbagi  pakai  dokumen  melalui  beberapa video  dan  mencoba  langsung  menggunakan google docs maka peserta pelatihan di anggap mengerti  dan  sudah  bisa  menggunakan aplikasi  google  docs.  Hal  ini  di  buktikan dengan  beberapa  dokumen  yang  berhasil dibuat  peserta  di  google  document  dan  di simpan di google drive:
Gambar  2 menunjukkan  beberapa  dokumen yang  berhasil  dibuat  di  google  document  dan disimpan di google drive.
Gambar  3 Menunjukkan  tautan  link  yang digunakan untuk berbagi.
Pelatihan Office Berbasis Cloud Sebagai Pendukung Administrasi RW di Perumahan Pondok Rhabayu Kota Batam
Gambar  4 Menampilkan  halaman  pemberian hak
akses kepada user yang lainnya. 0 20 40 60 80 100 Materi 1 Materi 2 Materi 3 Sebelum Sesudah
Gambar  5 Indikator  keberhasilan  pengabdian kepada menyarakat.

## Ucapan Terima Kasih
Terima  kasih  disampaikan  kepada pemberi  dana  pengabdian  kepada  masyarakat yaitu  pimpinan  Lembaga  Penelitian  Dan Pengabdian  Kepada  Masyarakat  Universitas Putera Batam beserta jajarannya. Ucapan terima kasih  juga  disampaikan  kepada  Ketua  RW  19 Pondok Rhabayu beserta jajarannya yang telah bersedia  meluangkan  waktu  dan  menerima kami serta membantu pelaksanaan pengabdian yang telah dilakukan.

## KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Setelah  melewati  tahapan – tahapan yang telah ditetapkan sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Peserta  pembinaan  mampu  dalam melakukan  pemilihan  Aplikasi  office yang akan digunakan.
2. Peserta  pembinaan  mampu  dalam melakukan pemilihan aplikasi penyimpanan yang sesuai. 3. Peserta  pembinaan  mampu  dalam menggunakan  aplikasi  office  berbasis cloud.

## Saran
Pembinaan  seperti  ini  sebaiknyanya dapat dilanjutkan, bukan hanya perangkat RW tapi  lebih  luas  lagi  secara  ruang  lingkup peserta  ataupun  bisa  mencakup  kepada  objek yang lain.
Hasil  kegiatan  pengabdian  masyarakat ini  diharapkan  untuk  lebih  dikembangkan untuk  para  dosen,  agar  tercipta  sebuah hubungan  positif  dengan  masyarakat  melalui kerjasama yang baik dan saling menguntungkan  dan  paling  utama  berguna untuk masyarakat. Perlu adanya proses evaluasi
berkelanjutan  untuk  kegiatan  ini  agar  tidak terjadi sebuah proses yang terputus yang telah dilaksanakan  sebelumnya.  Karena  Pembinaan masyarakat ini pada akhirnya harus mendapatkan  hasil  atau  target  yang  telah dibuat sebelumnya

## DAFTAR REFERENSI
Fajrin, T. (2012). Analisis Sistem Penyimpanan Data  Menggunakan  Sistem  Cloud Computing  Studi  Kasus  Smk  N  2 Karanganyar. IJNS , 1 (1), 32.
Purbo,  O.,W.  (2012).  Membuat  sendiri  cloud computing  server  dengan  menggunakan open source. Andi Offset. Yogyakarta. Tutang. (2014) sistem operasi cloud computing dengan  windows  azure.  Andi  Offset. Yogyakarta.
Wahana Komputer. (2010). Seri Belajar Sekejap Google  Docs,  Olsh  Dokumen  Di  Mana Saja. Andi Offset. Yogyakarta.