## RANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASIEN PADA PUSKESMAS PANCORAN MAS DEPOK
Oleh: Santi Widianti Santi_widianti@yahoo.com

## ABSTRACT
In information era at this time all humans in every its life aspect expect a quick and precise service either in good health or pain  situation. As well as the things  of  with  expected  by  each  other  element  of  form  system  in  Puskesmas Pancoran  Mas.  Insufficient  patient  satisfaction  only  with  nice  tidaknya puskesmas,  its  professional  Dokter  and  medical  roof  its,  but  also  hung  from quick  and  precisely  information  service  that  required  patient.  By  using  tool  of system design, then developed an information system until facilitate in the case of  keep,  modification,  process  and  access  data  in  accordance  with  needed. This system is expected time that used to access data like patient data, medicine, history of patient health can be quicker, efficient and safe in its repository and accurate.  A  quality  information  and  good  communication  network  between department  will  increased  productivity  of  officer.Design  of  information system  if  used  is  opportunity  for  Puskesmas  to  improve  service  and professionalism.
Keyword : System, information, service, data

## A. PENDAHULUAN
Mengingat  fakta  bahwa  Puskesmas  merupakan  lembaga  kesehatan  yang non  profit  tapi  keberadaannya  mampu  melindungi  kesehatan  penduduk  wilayah kerjanya  dan  memacu  peningkatan  kemandirian  masyarakat  untuk  menolong dirinya  sendiri  dalam  bidang  kesehatan  serta  membudayakan  hidup  sehat  dan norma  keluarga  kecil  bahagia  dan  sejahtera  dengan  mengembangkan  upaya kesehatan inovatif dan  pemanfaatan teknologi tepat guna sudah seharusnya memiliki sebuah sistem informasi yang standar dan terpadu.
Sistem  yang  sedang  berjalan  saat  ini  di  Puskesmas  Pancoran  Mas masih bersifat manual atau belum menggunakan komputer secara optimal baik dalam  pengolahan  datanya,  sistem  pengarsipan  data  yang  belum  dibuatkan database  ke  dalam  komputer,  waktu  penyajian  informasi  masih  lambat  karena prosesnya belum
sepenuhnya  dibantu  komputer  sehingga  petugas  kadang  mengalami  kesulitan pada saat  pencarian data  bila  diperlukan, dan penggunaan jaringan  komputer belum dilakukan sehinga informasi yang dihasilkan masih kurang lengkap, kurang cepat  dan  kurang  akurat.  Kebutuhan  akan  informasi  yang  cepat,  tepat  dan akurat  makin  dibutuhkan  dalam  melayani  pasien  yang  jumlahnya  tiap  hari meningkat. Mulai dari bagian pendaftaran pasien, tata usaha dan bagian obat, yang memang  setiap  harinya  berinteraksi  dengan  pasien.  Jaringan  antar  bagianpun belum terbentuk, sehingga aliran datanya masih manual seperti data file disimpan dalam media kertas sehingga memerlukan tempat yang lebih banyak, membutuhkan waktu  yang  cukup  lama  dalam  pencarian  datanya  karena  dicari  satu  persatu secara manual, penulisan data yang menggunakan tulisan tangan memungkinkan adanya  kesalahan  penulisan  dan  ada  kemungkinan  kesalahan  data  ticlak  di update, dan  dalam  pembuatan laporan  membutuhkan waktu yang cukup lama karena  kalkulasi  data  dan  pengumpulan  data  yang  terkait  masih  secara  manual sedangkan  pasien  yang  berobat  semakin  banyak  dan  kebutuhan  terhadap ketersediaan  informasi  yang  tepat,  cepat,  dan  akurat  akan  dapat  dipenuhi dengan  penyusunan  sistem  informasi  yang  dapat  memperbaharui  bahkan menciptakan  aliran  data  yang  barn  yang  lebih  efisien,  menetapkan  prosedur pengolahan  data  yang  secara  tepat,  sistematis  dan  sederhana,  menentukan model penyajian yang informatif dan standar serta distribusi informasi yang efektif. Dalam  meningkatkan  ketersediaan  dan  kualitas  pelayanan  di  Puskesmas Pancoran Mas dan sub unit pelayanan kesehatan di lingkungannya, khususnya yang berhubungan dengan pengolahan data perlu adanya suatu sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan operasional para petugasnya.

## B. TELAAH PUSTAKA
Informasi  di  dalam  sebuah  organisasi  sangat  penting  peranannya. Suatu  sistem  yang  kurang  mendapatkan  informasi  akan  menjadi  lemah  dan akhirnya  berakhir. Informasi adalah data  yang telah diolah menjadi bentuk  yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data.Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal datum atau data-item.Data adalah kenyataan yang menggambarkansuatu  kejadian-kejadian  dan  kesatuan  nyata.Kejadian  adalah suatu  yang  terjadi  pada  saat  tertentu.Informasi  dapat  diperoleh  dari  sistem informasi (information  system) atau  disebut  juga  dengan processing  system atau information  generating  system. Sistem  Informasi  didefinisikan  oleh Robert  A.  Leitch  dan  K.  Roscoe  S.  Davis  [Leitch,  Robert  A.  /  Davis  ,  K. Roscoe,  Accounting  Information  Systems  :  Theory  and  Practice,  Pearson Education POD ; 2" d edition,1983] sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,  mendukung  operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Siklus hidup pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem untuk mengembangkan dan mengimplementasikan  suatu  sistem  informasi  yang  baik  dan  sesuai  dengan keinginan atau kebutuhan user sehingga menghasilkan sistem yang diinginkan.
Hal-hal yang menyebabkan mengapa sebuah sistem harus dikembangkan:  Pertama, adanya suatu masalah, baik karena kesalahan sistem atau kelemahan  sistem.  Kedua,  karena  pertumbuhan  organisasi,  makin  besar  dan berkembangnya  suatu  organisasi,  makin  besar  dan  kompleks  pula  masalah transaksi, serta data yang harus ditangani. Dan yang ketiga adalah adanya instruksi dari pimpinan yang menghendaki adanya pembaruan dalam sistem tersebut
Gambar 1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pengembangan  sistem  tidak  harus  membuat  sistem  yang  barn,  tetapi bila sistem yang lama masih dapat digunakan dapat dilakukan perbaikan terhadap sistem  yang  lama  tersebut.Sama  seperti  halnya  produk,  sistem  juga  memiliki siklus  hidup  yang  sering  disebut  sebagai  siklus  hidup  sistem.Pada  gambar  1 digambarkan sebuah siklus hidup sistem.
Dalam  tahap  perancangan  penggunaan  model  logika  dari  sistem informasi  lebih  menjelaskan  pada  user  bagaimana  kerja  dari  fungsi -fungsi pada sistem informasi secara logika.Model logika dapat digambarkan dengan menggunakan Data  Flow  Diagram (DFD).  Untuk  menggambarkan  kesatuan hubungan suatu entity digunakan Entity  Relational  Diagram (ERD),  sedangkan model  fisik  menunjukkan  pada  use:  bagaimana  penerapan  sistem  informasi tersebut  bekerja  secara  fisik.  Pengolahan  data pada  sistem  informasi  berbasis komputer  dalam  pelaksanaannya  membutultkan  metode  dan  prosedur  yang bagian  dari  model  informasi.  Pada  model  informasi  ini  akan  mendefinisikan urutan kegiatan yang ada untuk menghasilkan output dal i input yang ada.

## C. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Sistem  yang  baik  adalah  sistem  yang  selalu  dapat  menyesuaikan dengan  perubahan  lingkungan  yang  terjadi  di  sekitarnya.  Atau  pengembangan sistem  tidak  hams  membuat  sistem  yang  baru,  tetapi  apabila  sistem  yang lama  masih  dapat  digunakan,  dapat  dilakukan  perbaikan  terhadap  sistem  yang lama  tersebut.  Beberapa  alasan  mengapa  sebuah  sistem  harus  dikembangkan sebagai berikut : Pertama, adanya suatu masalah baik karena kesalahan sistem maupun  kelemahan  sistem. Kedua, karena  pert umbuhan   organisasi yang  s emakin  bes ar,  sehi ngga  permasalahanpun semakin kompleks. Ketiga, adanya  pembaharuan  sistem.Salah  satu  metode  pengembangan  sistem  menurut James  A.  Senn [A  Senn,  James, Analysis  &  Design  of  Information  System ,  Mc Graw  Hill  Text  ;  2 nd edition,  1989]  adalah  metode  pengembangan  analisa terstruktur.  Metode  ini  lebih  menekankan  pada  sistem  apa  yang  ingin  dibuat dengan  cara  membangun  suatu  model  sistem  yang  menggunakan  simbol-simbol gambar,  Data  Flow  Diagram  (DFD),  Entity  Relation  Diagram  (ERD),
Normalisasi dan Kamus Data. Tahap selanjutnya adalah implementasi.

## D. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  dilakukan  adalah  mengadakan  studi  lapangan dengan  lakukan  wawancara  dengan  bagian  yang  bersangkutan  tentang  sistem yang  akan , uat  mulai  dari  data  yang  diperlukan,  prosedur,  sampai hasil  akhir,  ndokumentasikan  hal-hal  yang  diperlukan  untuk  mengetahui bentuk-bentuk  input  put  yang  diperlukan  dalam  penelitian  ini,  dan  juga  dapat membantu  agar  tidak  nyimpang  dari  pembahasan  yang  dimaksud, mengobservasi  secara  langsung  ;aimana  sistem  yang  sedang  berjalan  dengan meninjau  pada  Puskesmas  mengenai  tem  pelayanan  yang  ada,  pengolahan datanya sampai pembuatan laporannya, tlisis sistem dan selanjutnya mendesain sistem.  Selain  itu  dilakukan  juga  studi  pustakaan  dan  studi  literature  untuk mempelajari  beberapa  referensi  yang  kaftan  dengan  pembuatan  sistem informasi pelayanan pada Puskesmas.

## E. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

## 1. Rancangan Sistem
Dari permasalahan yang ada, penggunaan komputer di Puskesmas untuk saat diperlukan  agar  mempermudah  dan  memperlacar  pemberian  pelayanan  bagi 3ien.  Untuk  itu,  penulis  mencoba  membuat  suatu  rancangan  sistem  dengan Derapa alat bantu antara lain : DFD, ERD, Disain database dan rancangan input tput. Alur proses dari sistem yang akan dirancang digambarkan dalam flowchart sebagai berikut :
Gambar 2. Flowchart Alur Proses Sistem Informasi Pelayanan Pasien
Puskesmas Pancoran Mas
Keterangan gambar :
1. Bagian pendaftaran akan melihat data pasien yang datang sesuai dengan tujuan kedatangannya,  untuk  berobat  atau  membuat  surat  keterangan/rujukan. Untuk  pasien  baru  dibuatkan  kartu  beserta  kode  pasiennya  dan  disimpan datanya.  Untuk  pasien  lama  dilihat  datanya  dengan  memasukkan  kode pasiennya.
2. Jika  sudah  diupdate  data  pasien  yang  datang  maka  dilakukan pemeriksaan  terhadap  pasien.  Untuk  pasien  yang  berobat  setelah  dilakukan pemeriksaan akandiberikan resep kemudian hasil pemeriksaannya di simpan di catatan riwayat kesehatan pasien yang bersangkutan.
3. Sedangkan  untuk  pasien  yang  membuat  surat  keterangan/rujukan  akan dibuatkan  surat  keterangan/rujukan  yang  diminta.  Kemudian  surat
keterangan/rujukan yang dbuat di simpan di catatan riwayat kesehatannya.
4. Untuk  pengambilan  obat,  pasien  menunjukkan  resep  yang  diberikan  oleh dokter ke bagian obat. Oleh bagian obat resep yang diberikan pasien di simpan untuk pendataan persediaan dan pembuatan laporan obat.
5. Setiap  kegiatan  yang  dilakukan  Puskesmas  dicatat  dan  dibuat  laporannya oleh  bagian  tata  usaha  setiap  bulannya.  Bagian  pendaftaran  dan  obat  setiap bulannya memberikan data pasien dan obat ke bagian tata usaha untuk dibuat laporannya.
6. Laporan yang dibuat diperiksa oleh Kepala Puskesmas untuk kemudian dikirim laporannya tersebut ke Dinas Kesehatan.
Dengan adanya sistem yang baru diharapkan pengarsipan dapat lebih baik, informasi yang diterima oleh pegawai yang bersangkutan lebih tepat, cepat dan akurat sehingga  dapat  meminimalkan  beberapa  kendala  yang  dihadapi.  Setelah  melalui proses  uji  normalisasi,  maka  dapat  diketahui  adanya  keterhubungan  antar  berkas sebagai berikut :
Dalam  menerapkan  sistem  melibatkan  proses  perencanaan  penerapan sistem ya n g   m e n e n t u k a n   t u g a s - t u g a s   a p a   ya n g   a k a n   d i j a l a n k a n   d a n k a p a n   waktunya.Kegiatan  penerapan  sistem  yang  dimaksud  adalah  proses pengadaan sistem sampai terbentuknya sistem barn yang siap dioperasikan. Dari hasil penelitian di lapangan diperoleh prosedur-prosedur sebagai berikut :
Prosedur Pendataan Pasien
a) Untuk dewasa.
 Data diri seperti : nama, umur, pekerjaan, tempat tanggal lahir, alamat, riwayat penyakit yang pernah diidap.
 Penentuan nama dokter untuk pasien
b) Untuk anak.
 Date  dari  anak  seperti  :  nama,  umur,  nama  ayah,  alamat,  riwayat penyakit yang pernah diderita.
 Mer entukan nama dokter.

## Prosedur Pendataan Fasilitas
 Fasilitas seperti : jumlah ruangan yang dipakai untuk kegiatan operasional di Puskesmas
 Fasilitas  l  enunjang,  seperti  :  pemeriksaan  di  Lab,  KB,  persediaan  obat dll.
 Jenis-jenis  pelayanan  kesehatan,  disusun  data  dokter  seperti  nama  pribadi dokter, keahlian, hari praktek dan jam praktek.
 Biaya pelayanan, dikumpulkan data biaya pendaftaran, biaya pemeriksaan lebih  lanjut,  biaya  pemeriksaan  di  lab,  pemasangan  alat  KB,  melahirkan, pemeriksaan kesehatan haji, pembuatan surat keterangan.
 Pendataan  tenaga  medis  di  luar  dokter,  di  data  jumlah  pelayan  medis, seperti bidan dan perawat dan karyawan di luar medis, seperti : tenaga untuk  kantor  administrasi,  laboratorium,  ambulan,  petugas  kebersihan, ahli gizi.

## 2. Rancangan Input Dan Output
Rancangan  input  yang  dibuat  antara  lain  :  Pasien,  Riwayat  kesehatan  pasien,
Obat, Surat dan Resep.
Gambar 4. Form Pengisian Data Pasien
Gambar 5. Form Data Riwayat Kesehatan Pasien
Gambar 6. Form Pengisian Data Obat
Gambar 7. Form Data Surat Keterangan/Rujukan
Form3 [x J Form Data Surat Keterangan/Rujukan Puskesmas Pancoran Mas Nomor Pasten 1P000012 Nomor Surat 1 SK0056 Keterangan I KE SE HATAN Rujukan I PUSKE S MAS PANMASI
Simp an
Edit T a m b   a h I Keluar
I
Gambar 8. Form Data Resep
Rancangan output yang dibuat antara lain : Laporan Pasien, Laporan Kesehatan, Laporan Obat
Gambar 9. Rancangan LAporan Data Pasien
Gambar 10 Kerangka Tampilan
Hal-hal  yang  perlu  diperhatikan  dalam  implementasi  rancangan  system informasi pelayanan pasien pada Puskesmas Pancoran Mas, yaitu :
1) Pembuatan aplikasi program yang merupakan penterjemahan hasil rancangan ke dalam  bentuk  yang  harus  semudah  mungkin  untuk  dibaca,  dimengerti, dipelajari dan digunakan (user friendly). Pada saat pemakai (user) berinteraksi dengan  program  aplikasi,  informasi-informasi  tertentu  perlu  dimasukan. Pemakai (user) tidak  perlu  menghafal  beberapa  instruksi  tetapi  program menentukan  informasi  apa  saja  yang  harus  dimasukkan,  dimana memasukannya dan kapan memasukannya.
2) Pengumpulan data dan perekaman data
3) Instalasi  computer,  untuk  penerapan  di  Puskesmas  Pancoran  Mas dalam  mendapatkan  hasil  yang  optimal  membutuhkan  komponen,  antara lain:
a. Komputer server (komputer pusat/sentral) dan workstation (terminal pemakai).
Spesifikasi minimal yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Server : Mikroprosesor Pentium III dual 1.13 Ghz
Memori 1 GB
Kapasitas Hard disk 3 x 36 GB SCSI Hot Swap
Integrated dual-channel NerRaid Hot Swap power supplier and fans CD ROM 52X drive
Untuk  ruang  penyimpaan server, area  disekitarnya  seharusnya  diberi alat  dan  pengatur  suhu  udara  (AC)  dengan  batasan  suhu  peralatan biasanya dalam jagkauan 18 - 24 ° C serta area penyimpanan harus dengan lapisan kaca sekelilingnya untuk menghindari debu yang berlebihan.
Workstation : Intel Pentium IV 1.6 GB 20 GB Hard disk 128 MB SDRAM memori 16 MB AGP Graphics S3 Trio 64V2
3.5" FDD Serial & Parallel, 2 USB, Keyboard,
mouse
Monitor 14: SVGA
b. Peralatan pendukung
Untuk  peralatan  pendukung  ini  terdiri  dari  konektor, Hub/switches dan Network  Interface  Card  (NIC).Hub/switches berguna  sebagai  terminal yang menghubungkan kabel-kabel dari sambungan
workstation/komputer  satu  dengan  lainya.Untuk Hub/switches ini dibutuhkan  1 Hub/switches 24  port. N e t w o r k   i n t e r f a c e   C a r d ( N I C )   d i t e m p a t k a n   p a d a   s e t i a p   workstation/komputer  yang masuk  dalam  jaringan  dan  konektor  ditempatkan  pada  kabel  UTP  ke workstation/komputer  seperti  halnya  yang  ditempatkan  pada  kabel telepon.
4. Pelatihan  (training),  sistem  yang  dibuat  tidak  akan  bekerja  secara memuaskan dan sempurna jika para pemakai atau karyawan yang berinteraksi dengan  sistem  tersebut  tidak  dilatih  secara  baik  dan  benar.  Pelatihan karyawan  tidak  hanya  meningkatkan  keahlian/keterampilan  pemakai, namun  juga  memudahkan  penerimaan mereka terhadap sistem yang baru tersebut.  Pelatihan (training) diberikan  kepada  seluruh  karyawan  yang berhubungan langsung dengan pengoperasian sistem baru dengan dibentuk
2 kelompok pelatihan, yaitu:
a) Karyawan teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara system
b) Pejabat struktural di lingkungan Puskesmas Pancoran Mas Pelatihan  ini  mencakup  cara  penyiapan  data  yaitu  penyiapan  data sampai  pemasukan  data  ke  dalam  komputer,  pengolahan  data  dan pengoperasian data.
4) Uji  Coba  Sistem,  uji  coba  sistem  dilakukan  secara  keseluruhan menggunakan  data yang sebenarnya. Tahap uji coba sistem ini dilakukan untuk menjamin  agar  yang  dibentuk  dapat  menghasilkan  informasi  yang benar.
5) Evaluasi  system,  setelah  uji  coba  dilakukan  dan  menghasilkan  informasi yang  diharapkan,  maka  dilakukan  evaluasi  terhadap  hasil  uji  coba,  jika hasil  uji  coba  memiliki  kesalahan  maka  dilakukan  untuk  mengetahui apakah  sistem  yang  dibentuk  sesuai  dengan  yang  diinginkan.  Setelah dilakukan  perbaikan  dan  memodifikasi  terhadap  sistem  yang dibuat, maka sistem sudah dapat  dioperasikan.

## F. KESIMPULAN DAN SARAN
Dengan adanya rancangan sistem pelayanan pasien ini, proses pelayanan pada pasien  dan  pembuatan  laporan  bagi  pimpinan  dapat  lebih  cepat  dan akurat,  meningkatkan  efisiensi  kerja  dalam  pemrosesan  data  pasien  dan  obat, penyampaian  informasi  dari/kepada  pasien  dan  dari/kepada  pimpinan membutuhkan  waktu  lebih  singkat,  dan  proses  pelayanan  bagi  pasien  dapat ditangani lebih cepat, sehigga pasien tidal( menunggu terlalu lama dalam registrasi maupun  dalam  penanganan  yang  harus  dilakukan  oleh  para  medis.  Selain  itu racangan sistem informasi pelayanan pasien ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem  yang ada di unit kerja sub bagian tata usaha  dan obat, karena penggunaan basis data yang dapat digunakan bersama-sama dengan sistem lain yang didukung juga dengan sistem jaringan yaitu Local Area Network (LAN).
Saran yang bisa dipertimbangkan untuk pihak Puskesmas Pancoran Mas adalah  memberikan  pelatihan  penggunaan  aplikasi  dari  sistem  yang  akan dibuat kepada karyawannya, khususnya karyawan yang berhubungan langsung dengan  kegiatan  operasional  pelayanan  pasien  sehingga  mereka  dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang sudah terkomputerisasi.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi  Sutedja  Dharma  Oetomo,2002. Perencanaan  &  Pengembangan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta.
Chusing,  Barry  E.,1974. Accounting  Information  Systems  And  Business
Organization, Addison Wesley Publishing Company ; 4 th edition.
D.  Suryadi  H.S  dan  Bunawan,1996. Pengantar  Perancangan  Sistem linformasi, Penerbit Gunadarma, Depok, Edisi Pertama.
James  A  Senn,1989. Analysis  &  Design  of  Information  System, Mc  Graw  Hill Text ;2 nd edition.
Jogiyanto  H.M.,1990. Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi:  Pendekatan Terstruktur, Andi Offset Yogyakarta.
Leitch,  Robert  A.  /  Davis  ,  K.  Roscoe,1983. Accounting  Information Systems : Theory and Practice, Pearson Education POD ; 2 nd edition.
McLeod,  Raymond,  Jr.,1995. Management  Information  Systems, Prentice  Hall  ;
6th edition.
Seri  Diktat  Kuliah,1993. Pengantar  Sistem  Informasi, Penerbit  Gunadarma, Depok, Edisi Pertama.