## Jurnal Admmirasi
Vol. 8 No. 1 [2023] 1-14 ISSN: 2477-6947, eSSN: 2685-8142

## Evaluasi Migrasi Dan Integrasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Menggunakan Metode Hot-Fit Di RS Pratama Kota Yogyakarta
Syarah Mazaya Fitriana 1 , Adhistya Erna Permanasari 2 , Guardian Yoki Sanjaya 3
1, 2, 3 Program Pascasarjana, Fakultas Kedokteran Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan, Universitas Gadjah Mada, Sleman
Article Info
ABSTRAK
Article history:
Received 21 Mar, 2023 Revised 15 Apr, 2023 Accepted 23 May, 2023
Regulasi  pemerintah  terkait  SPBE  teintegrasi  menggunakan  teknologi digital  satu  diantaranya  layanan  e-kesehatan.  Penerapan  SPBE  yang terintegrasi didukung oleh regulasi pemeritah yaitu satu data Indonesia. Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  deskriptif  kualitatif  dengan pendekatan  in-depth  interview  pada  satu  waktu pengambilan  data  dan menggunakan  rancangan  studi  kasus  tunggal  untuk  mengetahui tantangan  migrasi  dan  integrasi  sistem  dalam  implementasi  SIMRS. Informan  dalam  penelitian  ini  adalah  9  orang  yaitu  para  pengambil kebijakan,  tim  IT  dan  tim  vendor  yang  terlibat  langsung  dalam implementasi,  migrasi  dan  integrasi  SIMRS.  Pengumpulan  data dilakukan dengan wawancara mendalam, observasi dan studi dokumen. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pentingnya kapasitas SDM IT dalam  implementai,  migrasi  dan  integrasi.  SDM  yang  terlibat  sudah mencukupi dan sesuai jobdesk, tetapi SDM mempunyai tugas tambahan. Sehingga,  terdapat  kendala  keterbatasan  kemampuan  karyawan  dalam penyesuaian kebutuhan dari berbagai macam user menimbulkan beban tugas rangkap dalam pegelolaan SIMRS mengakibatkan lamanya waktu penyelesaian.  Diperlukan  pelatihan  dan  peningkatan  kapasitas  SDM baik  user  maupun  tim  IT.  Kerjasama  dan  komunikasi  antar  karyawan sudah  baik.  Dukungan  pimpinan,  manajemen  dan  staf  merupakan bagian penting dalam mengukur keberhasilan sistem informasi. Kualitas sistem,  kualitas  informasi  dan  kualitas  layanan  dari  SIMRS  di  sudah memadai,  hasil  data  yang  diperoleh  dari  SIMRS  sudah  digunakan sebagai  bahan  perencanaan  dan  pengambilan  keputusan.  Output  data yang  dihasilkan  SIMRS  sudah  dijadikan  sebagai  sumber  informasi. Migrasi  data  admisi  diperlukan  agar  sistem  yang  digunakan  hanya  1, integrasi  dengan  BPJS  perlu  diselesaikan.  RS  perlu  membuat  rencana strategis,  rencana  operasional,  roadmap,  dan  SOP  yang  digunakan  di instalasi  IT.  Kualitas  sistem  mempengaruhi  penggunaaan,  user interface,  kecepatan,  kualitas  layanan,  kualitas  informasi  apa  yang dibutuhkan  tersedia  sesuai  kebutuhan.  Semakin  baik  kualitas  sistem maka  semakin  menambah  kualitas  penggunaan  dan  penerimaan  user semakin baik.

## 1. PENDAHULUAN
Kerjasama yang kuat antara pemerintah daerah dan pemerintah pusat menjadi satu diantara syarat untuk tercapainya  Sistem  Pemerintah  Berbasis  Elektronik  (SPBE)  yang  terintegrasi.    Arah  kebijakan,  strategi dan peta  rencana  strategis  SPBE  dijabarkan  ke  dalam  empat  area,  salah  satunya  yaitu  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi (TIK) yang didalamnya berisi tentang pengintegrasian data dan informasi, Infrastruktur SPBE dan aplikasi SPBE. SPBE merupakan penyelenggaraan pemerintah yang mamanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE. Tujuan dari SPBE untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya  diperlukan  sistem  pemerintahan  berbasis  elektronik  serta  untuk  meningkatkan  keterpaduan  dan efisien sistem pemerintahan berbasis elektronik diperlukan tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan berbasis elektronik secara nasional [16].
Layanan  SPBE  dalam  e-kesehatan  masuk  ke  dalam  layanan  masyarakat.  Percepatan  penerapan  SPBE yang terintegrasi diantaranya mencangkup pembangunan pusat data nasional. Kriteria-Kriteria SPBE dalam layanan  antara  lain  layanan  administrasi  pemerintahan  berbasis  elektronik  dan  layanan  publik  berbasis elektronik.  Rencana  Pembangunan  Jangka  Menengah  Nasional  (RPJMN)  tahun  2020-2024  merupakan dokumen perencanaan pembangunan nasional untuk periode 5 (lima) tahun terhitung sejak tahun 2020 sampai dengan 2024 sesuai dengan Peraturan Presiden no 18 tahun 2020. Rencana Strategis Kementrian Kesehatan Tahun 2020-2024 merupakan dokumen perencanaan yang bersifat indikatif yang memuat visi, misi, tujuan dan sasaran strategis, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Kesehatan yang berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional. Satu diantara yang dibahas dalam potensi dan permasalahan yaitu integrasi sistem informasi dimana perbaikan Sitem Informasi Kesehatan (SIK) melalui  Sistem  Rujukan  Terintegrasi  (SISRUTE)  yang  diaplikasikan  sebagai  sistem  informasi penyelenggaraan  pelayanan  kesehatan  terpadu  berbasis  teknologi  informasi  bertujuan  meningkatkan  sistem rujukan antara Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Lanjut (FKTL). [16]
Terfragmentasinya SIK sebagaimana dijelaskan dalam Permenkes No 21 tahun 2020 tersebut, melandasi perlu dikembangkan inisiatif Satu Data. Inisiatif ini penting untuk meningkatkan integrasi, interoperabilitas dan pemanfaatan data pemerintah. Pemanfaatan data pemerintah tidak terbatas pada penggunaan internal antar instansi, tetapi juga sebagai bentuk pemenuhan kebutuhan data publik bagi masyarakat. Kebijakan satu data ini dilaksanakan dengan strategi melalui pengembangan satu standar data, satu metadata yang baku, dan satu portal. Sasaran kegiatan ini adalah meningkatnya akses dan kualitas pelayanan kesehatan rujukan. [13]
Bentuk  layanan  kesehatan  kepada  masyarakat  terkait  adanya  e-kesehatan  maka  di  FKTL  diwujudkan dengan  implementasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  (SIMRS).  Tujuan  dalam  implementasi SIMRS antara lain untuk membantu proses administratif sehingga lebih efisiensi. RS Pratama Kota Yogyakarta sebagai satu diantara FKTL merupakan rumah sakit dibawah Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta. Sejak awal diresmikan  2  Juni  2016  RS  Pratama  Kota  Yogyakarta  sudah  menggunakan  SIMRS,  namun  SIMRS  yang digunakan pada saat itu sangat terbatas. Aplikasi SIMRS mulai dikembangkan tahun 2008 namun tidak dapat mengikuti  perkembangan  teknologi  sehingga  sulit  dikembangkan.  Beberapa  kelemahan  aplikasi  SIMRS diantaranya  masih  menggunakan  PHP  versi 4  sehingga  sulit  dijalankan  pada  browser  terkini  dan  tidak  bisa terintegrasi dengan sistem yang lain. Pada saat kunjungan pasien masih belum terlalu banyak dan pelayanan belum  terlalu  lengkap,  sistem  dapat  dikatakan  masih  aman  untuk  digunakan.  Tetapi  seiring  perkembangan
Kata Kunci:
Evaluasi, Implementasi, Migrasi, Integrasi, SIMRS, HOT Fit,
*Corresponding Author:
Syarah Mazaya Fitriana Program Pascasarjana, Fakultas Kedokteran Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan, Universitas Gadjah Mada, Sleman Email: syarah.m.f@mail.ugm.ac.id
waktu hasil dari evaluasi sistem bahwa sistem lama tidak bisa mengikuti perkembangan teknologi dan sudah tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Pada tahun 2018 RS Pratama Kota Yogyakarta bekerjasama dengan Pusat Kebijakan Manajemen Kesehatan (PKMK) UGM melalui kegiatan capacity building dan diantara pasal kerjasama  menyebutkan  tentang  pengembangan  dan  implementasi  SIMRS,  tetapi  belum  dapat  terlaksana dengan baik. Proses Implementasi SIMRS terrealisasisasi pada 1 Maret 2021. Banyak tantangan yang dihadapi oleh rumah sakit terkait migrasi dan integrasi data selama proses implementasi. Penelitian yang dilakukan Rai- Fu Chen (2012) menyebutkan bahwa para perencana dan pengelola harus memastikan bahwa sistem informasi rumah sakit yang akan diperkenalkan ke rumah sakit bermanfaat dan mudah digunakan. Usaha harus fokus pada menyediakan dukungan manajemen puncak yang memadai, memilih anggota tim proyek yang memenuhi syarat, dan memberikan kualitas sistem yang lebih tinggi dalam memenuhi kebutuhan klinis dokter.
Penanggungjawab  pelaksanaan  implementasi  SIMRS  di  RS  Pratama  Kota  Yogyakarta  di  serahkan  ke Instalasi Teknologi Informasi yang terdiri dari 4 orang petugas dibawah Kepala Seksi Pelayanan Penunjang dan  Kefarmasian.  Terdapat  1  tambahan  CPNS  baru  pada  bulan  Mei  2022  yang  akan  merubah  struktur organisasi di instalasi IT karena anjab pada instalasi IT hanya terdapat 4 orang. kemudian terjadi rotasi pegawai yang  begitu  cepat  pada  Direktur  dan  Kepala  Seksi  Pelayanan  Penunjang  dan  Kefarmasian,  sehingga menyebabkan  perubahan  tujuan  organisasi.  Pada  penelitian  dengan  judul  Acceptance  model  of  a  Hospital Information System menyebutkan bahwa tanggungjawab dalam pengelolaan SIK adalah Kepala IT masing- masing rumah sakit. [5]
Dalam proses implementasi SIMRS, tim IT melakukan migrasi dan integrasi SIMRS. Tim IT melakukan migrasi data dari SIMRS lama ke SIMRS baru. Tidak semua modul pada SIMRS lama dapat di migrasikan ke SIMRS baru. Modul yang dapat di migrasikan dari SIMRS lama adalah data demografi pasien. Tim IT juga melakukan proses integrasi SIMRS dengan sistem yang lain. Satu diantara Integrasi yang akan dilakukan yaitu integrasi  dengan  Badan  Penyelenggara  Jaminan  Sosial  (BPJS)  pada  modul  v-claim  yang  sudah  tertuang  di dalam roadmap pengembangan Instalasi IT RS Pratama pada semester I tahun 2022 yang sampai saat ini belum terselesaikan.  Rumah  sakit  dituntut  untuk  dapat  mengintegrasikan  SIMRS  dengan  sistem  yang  dibuat  oleh pemerintah antara lain Jogja Smart Service (JSS), Sistem Penanggulangan Gawat Darurat Terpadu (SPGDT), Public  Safety  Center  (PSC),  Mobile  Jaminan  Kesehatan  Nasional  (Mobile  JKN)  dan  Sistem  Informasi Monitoring Barang Milik Negara (SIMBARA). Integrasi yang sudah berhasil dilakukan yaitu integrasi dengan Simbara dan Mobile JKN pada modul ketersediaan tempat tidur.
Implementasi SIMRS di RS Pratama Kota Yogyakarta perlu adanya evaluasi sistem informasi. Terdapat beberapa metode evaluasi sistem informasi diantaranya Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model. Satu diantara kerangka kerja (framework) evaluasi yang sesuai dengan kondisi yang ada di RS Pratama Kota Yogyakarta  adalah  dengan  pendekatan  Human,  Organization,  Technology,  Benefit  (HOT-Fit)  yang diperkenalkan oleh  Yusof  pada  tahun  2006.  Pada  pendekatan  HOT-Fit  mempertimbangkan  faktor  manusia, organisasi  dan  teknologi  terhadap  manfaat  SIMRS,  serta  kecocokan  antara  komponen-komponen  tersebut (Yusof, Kuljis, et al., 2008). Kegagalan ataupun keberhasilan SI sangat bergantung pada kesesuaian antara tiga faktor yaitu manusia, organisasi, teknologi (Laudon and Laudon, 2010).

## 2. METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan pendekatan in-depth interview pada satu waktu pengambilan data dan menggunakan rancangan studi kasus tunggal untuk mengetahui tantangan migrasi  dan  integrasi  sistem  dalam  implementasi  sistem  informasi  manajemen  rumah  sakit.  Penelitian deskriptif yang dilakukan bertujuan untuk mendiskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul dan  digunakan  untuk  memberikan  gambaran  faktor  kriteria  pendukung  SIMRS  di  RS  Pratama  Kota Yogyakarta. Instrumen yang digunakan berupa in-depth interview, observasi dan studi dokumentasi mengenai evaluasi implementasi, migrasi dan integrasi SIMRS di RS Pratama Kota Yogyakarta.

## 1.  Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  Instalasi  IT  Rumah  Sakit  Pratama  Kota  Yogyakarta.  Penelitian  dilakukan setelah ethical approval diterbitkan dan dilaksanakan di Rumah Sakit Pratama Kota Yogyakarta pada bulan Januari-Maret 2022.

## 2.  Subjek dan Objek Penelitian
Informan  dalam  penelitian  ini  yaitu  pada  pihak  manajemen  terdapat  Direktur  sebagai  pengambil kebijakan tertinggi di rumah sakit, Kepala Seksi  Pelayanan Penunjang dan Kefarmasian. Penanggungjawab implementasi, migrasi dan integrasi SIMRS yaitu Kepala Instalasi IT, programer, IT support dan pengelola SIMRS. Dari vendor SIMRS terdapat TIM IT yang terlibat dalam proses implementasi, migrasi dan integrasi sebanyak  3  orang.  Jumlah  informan  penelitian  ini  sebanyak  9  orang.  Identitas  informan  tidak  disebutkan dengan nama informan yang bersangkutan tetapi disebutkan dengan kode tertentu. Objek dalam penelitian ini adalah modul-modul pada sub sistem informasi manajemen rumah sakit.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  Rumah  Sakit  Pratama  Kota  Yogyakarta,  dimana  Rumah  Sakit  ini  sudah mengimplementasikan SIMRS yang baru pada tanggal 1 Maret 2021. RS Pratama Kota Yogyakarta merupakan rumah sakit milik pemerintah Kota Yogyakarta tipe D, yaitu rumah sakit Non Pendidikan yang terletak di pusat Kota Yogyakarta. Kapasitas pelayanan RS Pratama Kota Yogyakarta adalah 76 tempat tidur dengan Pelayanan rawat  inap  terdiri  dari  Instalasi  HCU,  Instalasi  Maternal,  Instalasi  Perinatal,  Instalasi  Dewasa  dan  Instalasi Anak.  Pelayanan  Rawat  Jalan  yang  tersedia  antara  lain  Poli  Anak,  Poli  Kebidanan  dan  Kandungan,  Poli Penyakit Dalam, Poli Gigi (Bedah Mulut, Umum dan Spesialis Gigi Anak), Poli Bedah dan Poli Umum serta Terdapat pelayanan instalasi gawat darurat. (RS Pratama, 2022).

## Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RS Pratama

## Gambaran Umum SIMRS RS Pratama Kota Yogyakarta
Aplikasi yang digunakan saat ini menggunakan bahasa Pemrograman PHP 7.3 yang sudah diintegrasikan dengan Simbara, SIMRS yang digunakan saat ini sudah memenuhi kebutuhan laporan yang dibutuhkan. Dari sisi  software  saat  ini,  SIMRS  dapat  dengan  mudah  dikembangkan  dan  disesuaikan  dengan  kebutuhan. Spesifikasi server juga sudah sesuai dengan kebutuhan. Untuk aspek penunjang SIMRS sudah tersedia LAN, namun belum tersedia SOP yang mengatur operasional yang ada di instalasi IT. Menurut Raharjo et al.  [15] sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi yang memproses transaksi bisnis, pemasok, pembayaran dan rekan kerja. Selanjutnya dijelaskan pula bahwa kelebihan metode ini adalah dalam hal biaya yang lebih murah, namun mempunyai kelemahan karena mengandung risiko yang sangat tinggi. Risikonya apabila sistem yang baru macet maka operasi organisasi juga akan berhenti total.
Sejalan dengan teori tersebut, dalam bidang teknologi RS Pratama telah mampu mengimplementasikan dan  mengembangkan  suatu  informasi  manajemen  rumah  sakit  yang  bertujuan  memperoleh  informasi  yang cepat,  akurat,  reliabel  bagi  manajemen  RS.  Selain  itu  diharapkan  dapat  mempercepat  proses pelayanan/transaksi dan pelaporannya serta terjamin transparasi. Saat ini RS Pratama telah mempunyai rencana  pengembangan  sistem  informasi  manajemen  rumah  sakit  untuk  efektifitas  dan  efisiensi  anggaran dengan menggunakan SIMRS. Untuk gambaran umum SIMRS dapat dilihat dalam tabel 1. tabel 2. dan tabel 3. berikut ini:
Tabel 1. Software SIMRS RS Pratama Kota Yogyakarta No Aspek Keterangan 1. Aplikasi Sistem Informasi/Versi 1, 2018 2. Database /Versi my sql 5.7.31 3. Operating System /Versi Ubuntu 18.04.4 LTS 4. Web Server/Versi Apache 2.4.29 5. Bahasa Pemrograman PHP 7.3 Sumber : Data Sekunder

## Tabel 1. Spesifikasi Server SIMRS RS Pratama Kota Yogyakarta
No Aspek Jenis Keterangan 1. Hardisk 320 GB 2. Memory 32 GB 3. Processors AMD Optenon ctml processor 6234x48 GHZ Merk IBM seri x3755m3 4. Monitor 19inch LCD 5. Keamanan Finger print Sumber : Data Sekunder Tabel 2. Aspek Penunjang SIMRS RS Pratama Kota Yogyakarta No Aspek Ada Tidak 1. Jaringan Internet Ѵ 2. Jaringan Intranet Ѵ 3. Jaringan LAN Ѵ 4. SOP SI/TI Ѵ 5. SOP  Pencatatan  dan Pelaporan Data Ѵ SOP Penggunaan Data Ѵ Sumber : Data Sekunder
Gambaran kebutuhan Migrasi SIMRS berdasarkan hasil mapping dan hasil wawancara bahwa migrasi yang akan dilakukan yaitu migrasi data transaksi  admisi yang berisi tanggal kunjungan, nama, jumlah obat, dan  dokter  penanggungjawab  pasien.  Berikut  tabel  4.  mengenai  gambaran  migrasi  yang  sudah  dan  belum dilakukan di RS Pratama.

## Tabel 3. Gambaran Kebutuhan Migrasi SIMRS

## Sumber : Data Sekunder
Gambaran kebutuhan Integrasi SIMRS berdasarkan hasil wawancara bahwa rumah sakit akan melakukan integrasi dengan BPJS dengan menggunakan aplikasi versi 2.0. Modul yang sedang dalam proses mengerjakan adalah  aplicares,  vclaim  dan  antrean  RS.  Berdasarkan  studi  dokumen  RS  Pramana  mendapatkan  surat pemberitahuan BPJS No. 523/VI-08/0322 mengenai informasi penutupan akses Web Service (WS). Didalam surat tersebut menjelaskan bahwa diharapkan FKRTL dapat segera menyelesaikan proses integrasi bridging Vclaim versi 2.0 untuk dapat menyesuaikan dengan fitur yang saat ini sedang berlaku pada aplikasi Vclaim versi web. BPJS juga menghimbau rumah sakit untuk dapat segera melakukan percepatan integrasi bridging Vclaim versi 2.0.
Pada  Modul  Simbara  belum  digunakan  oleh  user,  komunikasi  yang  belum  berjalan  dengan  baik  dan kurangnya monitoring dan evaluasi menyebabkan Simbara belum digunakan sampai saat ini. Pada proses ini diperlukan dukungan manajemen dalam mendorong user untuk menggunakan Simbara agar data dapat terekam dalam SIMRS
No Migrasi Item Sudah Belum 1. Data demografi pasien Ѵ 2. Data pegawai Ѵ 3. Stok Obat Ѵ 4. Data tindakan Ѵ 5. Data bed Ѵ 6. Data admisi Ѵ
Syarah Mazaya Fitriana 1 , Adhistya Erna Permanasari 2 , Etc., Jurnal Admmirasi. Vol. 8 No. 1 [2023] p. 1-14
Tabel 4. Gambaran Kebutuhan Integrasi
Sumber : Data Sekunder
Berdasarkan hasil wawancara alur migrasi yang sudah dilakukan di RS Pratama yaitu melakukan backup data dari SIMRS lama, kemudian TIM IT melakukan mapping sesuai dengan SIMRS yang baru. Setelah semua sesuai dengan SIMRS yang baru kemudian TIM IT memasukkan data pada SIMRS baru.
Pada proses integrasi SIMRS, pihak rumah sakit mengirimkan surat pengajuan integrasi dengan pihak BPJS, kemudian pihak BPJS mengirimkan surat balasan pemberitahuan ke RS. RS mendapatkan username dan password untuk membuka BPJS Kesehatan Trust Mark (katalog). Tim IT melakukan Uji Coba dan melakukan develop. Kemudian TIM IT melakukan mapping dan mendapatkan checklist dari BPJS yang harus terpenuhi semua.  TIM  IT  melakukan  User  Acceptance  Testing  dan  melakukan  checklist  kelengkapan.  Jika  checklist belum lengkap maka harus dilengkapi pada proses User Acceptance Testing. Setelah semua terpenuhi maka tim  IT  mendapatkan  ID  consumer  untuk  live  dan  sistem  sudah  bisa  berjalan.  Proses  migrasi  dan  integrasi tersebut digambarkan dalam Skema berikut
Gambar 1. Skema proses migrasi dan integrasi SIMRS
N o Integrasi Nama Aplikasi Modul Sudah Bel um Proses 1. Simbara Ѵ 2. BPJS Aplicares Ѵ 3. Vclaim Ѵ 4. Antrean RS Ѵ 5. Apotek Ѵ 6. Mobile JKN Ketersedia an bed Ѵ

## Karakteristik Informan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan terhadap 9 informan. Karakteristik usia, jenis kelamin, pendidikan, jabatan, dan masa kerja, masing-masing hasil frekuensi karakteristik informan diketahui bahwa informan  dalam  penelitian  mayoritas  berusia  <35  tahun  sebanyak  7  (77,8%)  informan,  dan  paling  sedikit informan berusia lebih dari 35 tahun. Hasil karakteristik informan berdasarkan jenis kelamin diperoleh hasil semua  laki-laki  sebanyak  9  (100%)  informan,  mayoritas  informan  berpendidikan  S1  sebanyak  5  (55,6%) informan,  mayoritas  informan  bekerja  dengan  jabatan  staf  sebanyak  5  (55,6%)  informan,  informan  dengan masa kerja mayoritas lebih dari 3 tahun sebanyak 5 (55,6%) informan. Penjelasan hasil frekuensi karakteristik informan dijelaskan pada tabel 6. berikut:

## Tabel 6. Karakteristik informan di RS Pratama Kota Yogyakarta
Karakteristik Rincian Frekuensi (n) Persentase (%) Usia (Tahun) <35 7 77,8 >35 2 22,2 Jenis Kelamin Laki-laki 9 100 Perempuan 0 0 Pendidikan Diploma 2 22,2 S1 5 55,6 S2 2 22,2 Jabatan Staf 5 55,6 Koordinator 2 22,2 Kepala Seksi 1 11,1 Direktur 1 11,1 Masa Kerja <1th 2 22,2 1-3 th 2 22,2 >3th 5 55,6 Total 9 100

## PEMBAHASAN

## 1. Pentingnya Kapasitas SDM IT Dalam Implementasi, Migrasi dan Integrasi SIMRS
Satu  diantara  faktor  keberhasilan  pemanfaatan  sistem  informasi  yaitu  faktor  manusia,  karena  dalam penerimaan sistem informasi ada yang dapat beradaptasi dengan cepat dan ada yang lambat. Di era saat ini, hal tersebut  merupakan  suatu  tantangan  karena  menyangkut  soal  kebutuhan  manusia.  Menurut  Zulfa  [22] tantangan  yang  sering  timbul  terhadap  penerimaan  sistem  informasi  baru  yaitu  faktor  ketakutan  terhadap berbagai  macam  hal,  diantaranya  (1)  keamanan,  artinya  ketakutan  kehilangan  pekerjaan;  (2)  kontak  sosial, artinya ketakutan pada perubahan yang merusak dalam kelompok kerja (sesuai dengan kebutuhan kerja); (3) kemampuan atau kompetisi, artinya ketakutan ketidaksanggupan melaksanakan tugas bilamana tugas diubah; (4)  pengakuan,  artinya  ketakutan  tidak  diperlukan  lagi.  Ketakutan  ini  timbul  didasarkan  atas  akibat  yang dirasakan pada sistem karena adanya perasaan ketidakpastian. Adopsi inovasi baru merupakan suatu proses yang aktif melibatkan reinvensi. Adopters harus menemukan inovasi dan membuatnya kembali sebagai milik mereka sendiri agar mereka terus menggunakannya.
Dari hasil wawancara, secara umum kepuasan user terhadap sistem informasi manajamen rumah sakit sudah cukup baik, karena tim IT melakukan penyesuaian kebutuhan secara terus menerus sehingga user dapat menggunakan  sistem  informasi  manajemen  secara  sukarela,  manfaat  yang  dirasakaan  dan  kompitibilitas karyawan serta kemudahan penggunaan yang dirasakan user dalam menggunakan sistem informasi manajemen rumah sakit untuk mendukung pelayanan di rumah sakit. Kepuasan tim IT dalam melakukan pengembangan juga didukung oleh pihak manajemen, kepuasan pihak manajeman dalam pengambilan keputusan dapat dilihat dari  penggunaan  output  SIMRS.  Menurut  Yusof,  Kuljis,  et  al.,  [20]  penggunaan  output  informasi  seperti laporan tampaknya menjadi salah satu ukuran yang paling sering untuk menilai keberhasilan sistem informasi.
RS Pratama Kota Yogyakarta mempunyai tim IT yang memiliki tugas pokok dan tugas tambahan. Tugas tambahan yang diberikan membuat tim IT tidak maksimal dalam menjalankan tugas pokoknya. Untuk analisis jabatan terdapat 4 petugas IT yang di berikan SK sesuai perhitungan. Terdapat 2 PNS dan 2 Tenaga Teknis yang  terlibat  dalam  proses  implementasi,  migrasi  dan  integrasi.  Tahun  ini,  RS  Pratama  Kota  Yogyakarta mendapatkan PNS baru sebanyak 1 orang sehingga akan merubah tugas pokok dan tugas tambahan di tim IT yang sudah ada. Hal tersebut membuat pihak manajemen harus melakukan perhitungan ulang jobdesk terkait tugas  tambahan dan  penambahan  SDM  baru  di  Instalasi  IT.  Kepala  instalasi  IT  dalam  pengelolaan  SIMRS
Syarah Mazaya Fitriana 1 , Adhistya Erna Permanasari 2 , Etc., Jurnal Admmirasi. Vol. 8 No. 1 [2023] p. 1-14
berperan langsung secara operasional. Dalam menyelesaikan permasalahan, selalu melibatkan Kepala Instalasi IT  sehingga  wewenang  Kepala  Instalasi  sangat  besar.  Diperlukan  perhitungan  ulang  analisis  jabatan  untuk instalasi IT dengan adanya penambahan 1 orang PNS dan tugas tambahan yang dikerjakan. Menurut Motevali Haghighi  and  Torabi  (2018)  mengatakan  bahwa  melakukan  tugas  dan  aktivitas  oleh  individu  sebagai  tim dengan upaya terkoordinasi dapat dianggap sebagai indikator penting untuk peningkatan kinerja sistem ketika insiden terjadi.
RS Pratama Kota Yogyakarta telah merencanakan pelatihan untuk penguatan kapasitas SDM IT untuk mendukung  pengembangan  SIMRS.  Tim  IT  yang  menguasai  teknologi  berbasis  komputer,  Software,  dan Hardware yang berhubungan dengan sistem informasi di rumah sakit juga telah mengupayakan untuk selalu menyesuaikan  dengan  kebutuhan.  Pimpinan  rumah  sakit  juga  sudah  mempunyai  gambaran  untuk pengembangan SIMRS antara lain mengembangkan SIMRS untuk efektifitas dan efisiensi anggaran. Sehingga tata  kelola  dalam  pengembangan  sistem  informasi  merupakan  hal  yang  penting.  Memberdayakan  tim  IT merupakan  salah  satu  strategi  untuk  keberhasilan  sistem  informasi,  sebenarnya  tidak  hanya  tim  IT  tetapi melibatkan  multidisipilin.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  penelitian  Wijayanti  [18]  yang  menyebutkan  bahwa terdapat hal yang harus dirumuskan dalam penyusunan suatu perencanaan sistem informasi diantaranya sumber daya  manusia  yang  harus  dipersiapkan,  anggaran  biaya  yang  diperlukan,  pemilihan  perangkat  keras  dan perangkat lunak yang akan digunakan dan tahapan pengembangan modul sistem.

## 2.  Perlunya  Dukungan  Manajemen  Dan  Tata  Kelola  Dalam  Proses  Implementasi,  Migrasi  Dan Integrasi SIMRS
Regulasi pemerintah dan kebutuhan dari pengguna serta masyarakat menuntut rumah sakit untuk selalu melakukan  pengembangan  sistem  informasi.  SIMRS  sangat  dibutuhkan  dalam  sebuah  institusi  kesehatan khususnya rumah sakit. Manajemen tidak akan berkerja dan berjalan secara optimal jika tidak didukung oleh informasi yang cepat, tepat dan real time. Sejak awal berdiri, RS Pratama Kota Yogyakarta sudah menggunakan SIMRS,  namun  SIMRS  lama  sudah  tidak  bisa  memenuhi  kebutuhan  user  karena  sistem  sudah  tidak  bisa dikembangkan, sehingga perlu melakukan migrasi sistem dari SIMRS lama ke SIMRS baru. Sejalan dengan penelitian  yang  dilakukan oleh  Laudon  [7]  sistem  informasi  dan  organisasi  saling  mempengaruhi,  interaksi antara  teknologi  informasi  dan  organisasi  kompleks  dan  dipengaruhi  oleh  banyak  faktor  termasuk  struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya dan lingkungan sekitar.
Berdasarkan studi dokumentasi, RS Pratama belum memiliki rencana strategis. Menurut Díaz-Parra et al., [4] rencana strategis digunakan sebagai suatu alat untuk mengatasi permasalahan yang sedang terjadi di dalam  sebuah  organisasi.  Didukung  oleh  penelitian  Clement  and  Salois-Swallow  [3]  menyebutkan  bahwa sistem informasi atau teknologi informasi yang dibangun tanpa perencanaan yang baik akan sulit terintegrasi, kurang  efektif  dan  efisien,  dan  dapat  menjadi  kerugian  finansial  karena  investasi  yang  tidak  sesuai prioritas.Instalasi IT RS Pratama belum memiliki SOP yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan. Belum  tersedia  struktur  organisasi  di  instalasi  IT,  hanya  terdapat  struktur  organisasi  rumah  sakit  secara keseluruhan.  Belum  terdapat  SK  penanggungjawab  di  instalasi  IT  secara  rinci.    Penelitian  yang  dilakukan Wahongan dkk [17] menunjukkan bahwa standar operasional prosedur berpengaruh positif signifikan terhadap kinerja karyawan.
Sebuah  sistem  informasi  manajemen  kesehatan  tidak  begitu  saja  ada,  akan  tetapi  dibangun  melalui pertimbangan,  perencanaan  dan  persiapan  yang  matang.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  tingkat penggunaan  output  data  dari  sistem  informasi  manajemen  rumah  sakit  di  RS  Pratama  sebagai  bahan pengambilan  keputusan  sangat  tinggi.  Hasil  penelitan  yang  telah  dilakukan  menemukan  bahwa  output  data yang  dihasilkan  sistem  informasi  manajemen  rumah  sakit  sudah  dijadikan  sebagai  sumber  informasi.  Pihak manajemen sudah percaya menggunakan output data dari sistem informasi manajemen rumah sakit saat ini. Tingkat penggunaan output dari sistem informasi manajemen di RS Pratama sudah baik. Menurut Hsia et al., [16]  yang  menekankan  bahwa  peran  manajemen  level  atas  memberikan  pengaruh  yang  kuat  dari  segi kelembagaan dalam penggunaan sistem informasi rumah sakit dan keyakinan untuk maju menjadi unggul dari manajemen  level  atas  mempengaruhi  semangat  rekan  kerja  lainnya,  terutama  pengguna  untuk memperjuangkan pengembangan sistem informasi agar mencapai kualitas pelayanan kesehatan yang optimal. Pihak manajemen juga menyediakan anggaran untuk pemeliharaan dan pengembangan hardware, software dan jaringan setiap tahun melalui berbagai sumber, bahkan anggaran yang disediakan tidak hanya untuk teknologi saja tetapi untuk pelatihan dan penguatan kapasitas SDM juga dialokasikan. Hal tersebut menjadi salah satu bukti  komitmen  dari  pihak  manajemen untuk  menjalankan sistem  informasi  berbasis  elektronik    selain dari alokasi  anggaran  yang  disediakan  terlihat  dengan  upgrade  nya  hardware  yang  sudah  dilakukan.  Kriteria teknologi  informasi  sebagai  satu  diantara  poin  penting  dalam  mendukung  mutu  pelayanan.  Penelitian  yang dilakukan oleh Odelia [11] di RSUD dr Mohamad Soewandhie Surabaya menyebutkan bahwa dengan adanya
penerapan SIMRS meningkatkan pendapatan di tiap tahunnya. Indeks Kepuasan Masyarakat juga mengalami peningkatan setiap tahunya. Hasil tersebut menunjukkan bahwa kualitas pelayanan kesehatan yang semakin meningkat akan meningkatkan tingkat kepuasan pasien.
Kelemahan dari proses implementasi yaitu tidak jelasnya kerjasama yang dilakukan oleh pihak vendor dan  pihak  rumah  sakit  yang  mengakibatkan  komunikasi  hanya  pada  saat  awal  impelementasi  saja. Implementasi yang dilakukan oleh pihak vendor dan pihak rumah sakit merupakan limpahan dari manajemen sebelumnya  sehingga  tidak  mengerti  apa  saja  yang  tertuang  dalam  pasal  kerjasama  dan  tidak  jelas  batasan implementasi  yang  dilakukan  apakah  hanya  sampai  sebatas  implementasi  atau  berkelanjutan.  Diperlukan pembarauan kerjasama dengan vendor untuk pengembangan SIMRS. Pemilihan vendor pada saat akan berganti SIMRS berdasarkan hasil dari capacity building, belum ada strategi dalam pemilihan vendor sehingga perlu dibentuk komite IT. Keputusan dipegang oleh pihak manajemen dan Kepala Instalasi IT pada periode tersebut, untuk  saat  ini  pihak  manajemen  dan  Instalasi  IT  hanya  menjalankan  apa  yang  sudah  tertuang  dalam  pasal kerjasama. Menurut Ahmadi et al, [1] peran developer juga menjadi aspek yang penting dari manusia dengan komitmen  yang  diberikan  saat  membangun  sistem  informasi.  Komitmen  developer  untuk  memajukan pengembangan  sistem  ditunjukkan  dengan  mengakomodir  kebutuhan  Rumah  Sakit  untuk  mengembangkan berbagai  aplikasi  administratif  dan  klinis  yang  menunjang  perawatan  kesehatan,  dalam  hal  ini  developer mampu memenuhi kebutuhan Rumah Sakit dengan mengintegrasikan data klinis menjadi sistem yang dapat dioperasikan dan mudah diakses kapanpun dan dimanapun sehingga memudahkan alur kerja dengan adanya sistem informasi yang selaras dengan kebutuhan layanan kesehatan.
Instalasi IT memiliki kewenangan penuh dalam pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit. Teamwork antar petugas di Instalasi IT berjalan dengan baik, walaupun sudah terdapat penanggungjawab pada masing-masing bagian tetapi ketika overload pekerjaan maka akan dibantu oleh petugas yang lain sehingga semua  dapat  berjalan  dengan  lancar.  Sejalan  dengan  penelitian  Motevali  Haghighi  and  Torabi,  [10]  bahwa salam  suatu  organisasi  atau  sistem,  komponen  (staf)  mampu  melakukan  kegiatan  secara  mandiri  dan terdesentralisasi. Artinya kegiatan tidak didominasi oleh satu orang. Pengorganisasian dalam sistem informasi kesehatan digunakan untuk mengelola berbagai situasi dan mengatasi kompleksitas.
Sejak  saat  implementasi  terjadi  pergantian  pimpinan yang menyebabkan pergantian  tujuan  organisasi. Rencana strategis rumah sakit belum ada, sehingga instalasi IT juga belum membuat rencana strategis untuk pengembangan dan perencanaan SIMRS, hanya terdapat roadmap pengembangan sampai tahun 2024. Dalam roadmap tertuang bidang pengembangan software, devices, network dan operational support. Roadmap yang ada tidak berjalan sesuai dengan recana, dalam roadmap tertuang untuk bridging vclaim akan dilakukan pada semester 2 tahun 2021 akan tetapi sampai saat ini belum terealisasisasi  karena pihak BPJS upgrade aplikasi versi  2  dan  baru  selesai  di  bulan  Desember  2021.  Menurut  Yusof,  Kuljis,  et  al.,  [20]  Untuk  mewujudkan manfaat TI, tiga prasyarat diperlukan untuk transformasi TI yang sukses. Pertama, visi organisasi dan alasan di  baliknya  harus  jelas  bagi  anggota  organisasi  agar  mereka  siap  menghadapi  perubahan  organisasi  dan karenanya mengurangi tantangan dalam mengelola transformasi. Kedua, strategi organisasi perusahaan (bisnis dan TI), teknologi informasi dan dimensi organisasi harus selaras satu sama lain. Ketiga, infrastruktur TI yang kuat  seperti  jaringan  elektronik  dan  standar  yang  dipahami  harus  dilengkapi  di  dalam  organisasi.  Ketiga prasyarat  tersebut  serta  kesesuaian  internal  dan  eksternal  dapat  digunakan  untuk  mengidentifikasi  masalah dalam implementasi TI.
3.  Kualitas  sistem  mempengaruhi  penggunaaan,  user  interface,  kecepatan,  kualitas  layanan, kualitas informasi apa yang dibutuhkan tersedia sesuai kebutuhan. Semakin baik kualitas sistem maka semakin menambah kualitas penggunaan dan penerimaan user semakin baik.
Implementasi SIMRS yang dilakukan karena aplikasi yang ada di RS Pratama merupakan aplikasi buatan tahun 2008 namun aplikasi tersebut sudah tidak dapat mengikuti perkembangan teknologi sehingga sulit untuk dikembangkan. Beberapa kelemahan aplikasi SIMRS diantaranya masih menggunakan PHP versi 4 sehingga sulit dijalankan pada browser terkini dan tidak bisa terintegrasi dengan sistem yang lain. Menurut Pratama [14] terdapat tiga alasan yang mendorong maupun melatar belakangi dilakukannya proses migrasi sistem teknologi informasi, meliputi (1) migrasi dilakukan pada suatu organisasi, didorong oleh kebutuhan akan sebuah sistem yang lebih baik, lebih baru, dan lebih andal, dibandingkan dengan sistem sebelumnya; (2) migrasi dilakukan sebagai  sebuah  keinginan  untuk  peningkatan  produktifitas  organisasi;  (3)  migrasi  dilakukan  sebagai  upaya untuk peningkatan kualitas dan kuantitas layanan yang diberikan oleh organisasi kepada konsumen, publik. Oleh karena itu, semakin banyak RS yang menerapkan SIMRS tentunya semakin mudah bagi pemerintah untuk mendapatkan  perkembangan  informasi  kesehatan  dari  setiap  fasilitas  kesehatan  di  semua  daerah.  Dengan begitu, diharapkan penerapan SIMRS ini dapat menghasilkan output data kesehatan yang mudah dibaca, dapat diakses dan terintegrasi satu sama lain tanpa terpisah-pisah.
Syarah Mazaya Fitriana 1 , Adhistya Erna Permanasari 2 , Etc., Jurnal Admmirasi. Vol. 8 No. 1 [2023] p. 1-14
Secara umum implementasi yang telah dilaksanakan di RS Pratama tidak langsung berhasil, masih ada tahapan yang dijalankan untuk melakukan banyak perbaikan dan penyesuaian kebutuhan. Hal ini sesuai dengan teori Ammenwerth E, et al (2004) yang menyebutkan bahwa sistem informasi terimplementasi jarang sekali sempurna, pengguna akan menemukan error (bug) dan akan menemukan cacat desain dan implementasi yang membutuhkan perhatian dan perbaikan.
Analisis  yang  sudah  dilakukan  mengidentifikasi  bahwa  terdapat  kendala  diluar  software  aplikasi  ini. Faktor  sumber  daya  manusia  belum  dilakukan  perhitungan  analisis  jabatan  terkait  tugas  tambahan  yang dikerjakan, kualifikasi hardware yang perlu di update, kebijakan terkait prosedur belum ada. Menurut Motevali Haghighi  and  Torabi  [10]  sumber  daya  manusia  merupakan  bagian  penting  dari  sebuah  sistem  informasi kesehatan.  untuk  meningkatkan  kinerja  sistem  informasi  kesehatan  dari  sudut  pandang  manusia  solusi perbaikan seperti penciptaan budaya kepercayaan melalui kebijakan manajemen direkomendasikan.
Information quality yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen rumah sakit sudah digunakan oleh pihak manajemen  sebagai  bahan pengambilan keputusan.  Informasi yang  dihasilkan  lebih  detail dan  semua terekam  dalam  SIMRS  sehingga  memenuhi  kriteria  relevancy.  Data  yang  dihasilkan  SIMRS  juga  memiliki tingkat  accuracy  yang  baik  karena  data  diinput  tepat  waktu  saat  pelayanan.  User  dapat  dengan  mudah mengambil data di SIMRS dan mendapatkan data real sesuai dengan kebutuhan sehingga memenuhi kriteria Reliability. Dari kriteria tersebut dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi yang dibutuhkan sudah cukup sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Semakin baik kualitas informasi maka semakin baik pula  perencanaan  dan  pengambilan  keputusan  sehingga  akan  meningkatkan  mutu  pelayanan.  Data  yang dihasilkan  sistem  informasi  manajemen  rumah  sakit  sudah  cukup  lengkap  sebagai  bahan  perencanaan  dan pengambilan keputusan walaupun isian pada SIMRS secara keseluruhan masih terdapat beberapa data yang belum lengkap.
Service  quality  yang  dilakukan  tim  IT  untuk  mendukung  terlaksananya  implementasi,  migrasi  dan integrasi  dilakukan  dengan  pengembangan  dan  penyesuaian  kebutuhan  sistem.  Proses  pengembangan  yang dilakukan belum sesuai dengan roadmap yang dibuat. Monitoring dan evaluasi dilakukan secara bersama pada bulan April tahun 2021, saat ini monitoring dan evaluasi yang dilakukan yaitu setiap hari pada saat apel pagi. Monitoring  dan  evaluasi  yang  dilakukan  tentu  berkaitan  dengan  perbaikan  sistem.  Perbaikan  sistem  yang disampaikan  oleh  user  akan  ditampung  dan  dikerjakan  oleh  tim  IT.  Koordinasi  dilakukan  ke  bagian  yang menyampaikan usulan perbaikan dan dilakukan pemecahan masalah. Perawatan investasi teknologi informasi dilakukan oleh masing-masing penanggungjawab, terdapat rencana pengembangan SIMRS untuk menampung laporan dari user sehingga dapat di monitoring ada berapa laporan yang masuk dan sudah tertangani. Sejalan dengan penelitian Yoo et al., [19] menyebutkan bahwa dalam pengembangan sistem informasi tidak terlepas dari  adanya  permintaan  pengguna  yang  menjadi  salah  satu  faktor  penyempurnaan  implementasi  Sistem Informasi  Rumah  Sakit,  permintaan  pengguna  penting  untuk  meningkatkan  modul  perawatan  yang  sering digunakan oleh tenaga medis. Dengan adanya perbaikan sistem yang berkelanjutan maka akan tercapai tujuan pengembangan  sistem  informasi  yaitu  dapat  meningkatkan  penggunaan  sistem  dan  efisiensi  pelayanan, misalnya  memperbaiki  tampilan  pengguna  agar  lebih  mudah  digunakan  dan  memperluas  manfaat  untuk mengakomodir proses kerja di rumah sakit dengan baik sebaik fitur yang dikembangkan untuk meningkatkan kualitas perawatan dan keamanan pasien.
System  quality  dalam  sistem  informasi  dapat  dilihat  dari  security,  bagaimana  sistem  informasi  yang dihasilkan  aman.  SIMRS  yang  digunakan  memenuhi  kriteria  security  karena  sifatnya  masih  lokal.  Jaringan yang ada di RS Pratama dipantau oleh dinas kominfo. Terdapat hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan jobdesk masing-masing user. Tetapi penelitian yang dilakukan oleh Handayani et al. [5] menyebutkan bahwa banyak pengguna yang masih berbagi username dan password dengan rekan kerja mereka untuk memasukkan data  pasien.  Menurut  Motevali  Haghighi  and  Torabi,  [10]  keamanan  informasi  dalam  sistem  informasi kesehatan sangat penting karena informasi dan perawatan medis pasien bersifat rahasia. Untuk mengatasi ini, strategi keamanan harus dikembangkan untuk merespons insiden dengan cepat.
Selain  jaringan  yang  baik,  untuk  mendukung  pelaksanaan  kegiatan  sistem  informasi  manajemen  RS dibutuhkan hardware dan software yang memadai. Informan menyatakan bahwa terdapat beberapa PC yang perlu di upgrade. Pada semester 2 tahun 2021 telah di upgrade dari hardisk ke SSD, dengan pergantian tersebut sudah cukup membantu performa perangkat yang digunakan oleh user. Terdapat hak akses untuk masuk ke dalam ruang server dengan menggunakan fingerprint. Hasil tersebut sejalan dengan teori Pratama  [14] agar data dan informasi digital tetap aman perlu memperhatikan lokasi fisik komputer (komputer server) dan ruang server yang aman dari gangguan fisik misalkan bencana alam, kerusakan oleh hewan maupun kerusakan dari manusia.  Kemudian perlu perawatan  secara  berkala  untuk mencegah  kerusakan perangkat  keras  (hardware) yang  dapat  berakibat  pada  kerusakan  data  dan  informasi  digital  yang  tersimpan  didalamnya  misalkan  pada perangkat hardisk. Perlu diperhatikan pula keamanan dari sistem, pengguna dan kebijakan sehingga menjamin
data  dan  informasi  tetap  aman.  Menurut  Motevali  Haghighi  and  Torabi  [10]  untuk  meningkatkan  kinerja komponen  hardware  instalasi  IT  harus  dilengkapi  dan  diperbarui  secara  tepat  waktu.  Selain  itu,  proses pemeliharaan pealatan harus ditingkatkan.
Sejalan dengan kebutuhan hardware yang terus menyesuaikan kebutuhan, sisi software juga memerlukan pengembangan.  Pengembangan yang di usulkan oleh informan adalah merealisasisasikan paperless dengan melakukan pengembangan electronic medical record untuk meningkatkan mutu pelayanan. Selain itu, rencana pengembangannya adalah Personal Health Record dengan tujuan memudahkan pasien dalam melihat riwayat pemeriksaan dan memudahkan dokter dalam melihat riwayat kesehatan pasien secara realtime, penyesuaian user interface agar memudahkan user dalam input data serta pengembangan back Office. Tim IT sudah rutin melakukan backup database untuk meningkatkan keamanan data. menurut Motevali Haghighi and Torabi [10] untuk  meningkatkan  sistem  informasi  kesehatan  dari  dimensi  software  disarankan  melakukan  upaya peningkatan  seperti  melakukan  backup  informasi  yang  penting,  memperbarui  software  tepat  waktu  dan identifikasi kebutuhan sistem dan menambah modul yang sesuai ke software.
RS Pratama Kota Yogyakarta masih menggunakan 2 sistem, server SIMRS yang lama masih digunakan untuk melihat riwayat pemeriksaan pasien karena dalam SIMRS baru belum dilakukan migrasi data transaksi admisi pasien dari SIMRS lama ke SIMRS baru. Seharusnya proses migrasi data admisi selesai dilakukaan sebelum implementasi sehingga RS hanya menggunakan satu aplikasi, proses ini sangat penting untuk melihat riwayat pemeriksaan pasien. Hal tersebut tidak sesuai dengan Pratama [14] yang menyebutkan bahwa manfaat dalam migrasi antara lain penghematan ruang penyimpanan data karena hanya memerlukan satu server dan beberapa  komputer  selain  itu  kemudahan  untuk  bertukar  data  dan  pengelolaan  data  dan  informasi.  Sejalan dengan  penelitian  tersebut  Ludwick  and  Doucette  [8]  mengatakan  bahwa  sistem  informasi  kesehatan dipandang sebagai salah satu solusi untuk dapat membantu dokter dalam melacak riwayat kesehatan pasien, intervensi, pertemuan, hasil tes laboratorium serta mengelola alergi dan kontraindikasi obat.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan ditemukan hasil evaluasi dari pengelolaan sistem informasi yang masih belum dilakukan dalam proses migrasi dan integrasi. Pada proses migrasi tim IT belum melakukan migrasi data transaksi admisi pasien dari SIMRS lama ke SIMRS baru. Peneliti melakukan mapping data pada SIMRS  lama  dan  SIMRS  baru  ditemukan  beberapa  kolom  dan  variabel  yang  berbeda  (dapat  dilihat  pada lampiran). Kendala pada proses migrasi terdapat pada penyesuaian struktur dan penamaan pada database dan kolom SIMRS lama berbeda dengan SIMRS yang baru. Strategi pada proses migrasi yang dilakukan dengan memilah data yang dibutuhkan (mapping) kemudian melakukan insert pada SIMRS baru.
Kemudian  pada  proses  integrasi  yang  sudah  berhasil  yaitu  Simbara  dan  mobile  JKN  pada  modul ketersediaan tempat tidur. Pada Modul Simbara belum digunakan oleh user, komunikasi yang belum berjalan dengan baik dan kurangnya monitoring dan evaluasi menyebabkan Simbara belum digunakan sampai saat ini. Pada proses ini diperlukan dukungan manajemen dalam mendorong user untuk menggunakan Simbara agar data  dapat  terekam  dalam  SIMRS.  Saat  ini  yang  masih  dalam  proses  penyelesaian dalam  modul  Aplicares, Vclaim dan Antrean RS. Sampai saat ini masalah masalah  tersebut belum juga dapat terselesaikan. SIMRS yang digunakan saat ini memudahkan proses integrasi dengan layanan yang lain karena bahasa pemrograman yang digunakan sama. Kendala yang dihadapi pada saat integrasi yaitu BPJS melakukan update aplikasi ke versi 2 sehingga tim IT tidak melanjutkan integrasi dengan aplikasi versi 1. Pada pelaksanaan proses integrasi pihak rumah sakit menyesuaikan dengan pihak yang akan diintegrasikan, untuk proses integrasi yang dilakukan dijelaskan pada tahap rencana operasional integrasi. Menurut Pratama  [14] nilai penting dari integrasi yaitu dapat  menghemat  anggaran  teknologi  informasi  di  dalam  penyediaan  sistem,  penyediaan  sistem  informasi, pengembangan,  pengujian  dan  perawatan.  Dibandingkan  dengan  menyediakan  dua  buah  atau  lebih  sistem informasi  yang  berbeda,  akan  lebih  hemat,  mudah  dan  murah  untuk  menyediakan  sebuah  sistem  informasi yang terpadu, yang memuat fungsionalitas dari dua buah atau lebih sistem informasi yang terpisah tersebut. Integrasi sejumlah sistem ke dalam satu sistem dapat memudahkan penyedia layanan dan pengembang di dalam penyediaan layanan dalam satu sistem (All in one), perbaikan, pengembangan berkelanjutan hingga perawatan dan  pemeliharaan  sistem.  Integrasi  dapat  memudahkan  pengguna  di  dalam  mengingat  lokasi  layanan, mengakses  informasi,  memperoleh  data  dan  informasi  hingga  menggunakan  semua  menu  yang  disediakan didalamnya secara lebih optimal. Informasi tersebut kemudian dapat dijadikan masukan untuk pengambilan keputusan (Decision Making).
Proses migrasi dan integrasi yang dilakukan oleh tim IT meskinya makin memudahkan user. Pergantian pimpinan yang begitu cepat menyebabkan Direktur serta Kepala Seksi Pelayanan Penunjang dan Kefarmasian saat  ini  belum  mengetahui  proses  migrasi  yang  seharusnya  sudah  selesai  dilakukan.  Seharusnya  pihak manajemen mengetahui progress yang dilakukan tim IT sehingga ketika ada kesulitan pihak manajemen dapat memfasilitasi proses tersebut. Sehingga RS dapat menggunakan satu server sesuai dengan tujuan dari proses migrasi tersebut. Tujuan dari migrasi dan integrasi yaitu membuat sistem menjadi satu pintu sehingga lebih efektif dan efisien dari segi waktu sehingga pelayanan lebih maksimal sehingga meningkatkan mutu pelayanan.
Syarah Mazaya Fitriana 1 , Adhistya Erna Permanasari 2 , Etc., Jurnal Admmirasi. Vol. 8 No. 1 [2023] p. 1-14
Hal tersebut sejalan dengan teori Pratama [14] bahwa ketersediaan beberapa sistem informasi atau beberapa buah database akan menimbulkan beberapa permasalahan misalkan ketidakefektifan dan pemborosan dari sisi waktu,  tenaga  dan  biaya  untuk  penyediaan  sistem  informasi,  penginputan  data,  hingga  pengaksesan  dan penyajian  informasi  yang  berbeda  dan  terpisah.  Dari  sisi  user  dapat  menimbulkan  ketidakpuasan  yang diakibatkan sistem yang berbelit, boros waktu, boros tenaga bahkan membingungkan.

## 4. SIMRS Kedepan Harus Lebih Banyak Memberikan Manfaat
Idealnya SIMRS dapat memberikan manfaat baik bagi pasien secara langsung, bagi penggunanya, bagi manajemen maupun bagi kesehatan masyarakat.
a.  Manfaat Bagi Pasien
1) Pasien akan dengan mudah melakukan pendaftaran.
2) Proses transaksinya lebih cepat sehingga mempercepat proses pelayanan.
3) Keamanan data karena menggunakan jaringan lokal.
4) Bisa meminimalisir kesalahan obat.
5) waktu tunggu akan semakin cepat sehingga meningkatkan mutu pelayanan pasien b.  Manfaat Bagi Pengguna
1)  Kerja  semakin  efektif  dan  efisien,  karena  semua  terekam  dalam  SIMRS  sehingga  lebih  mudah untuk melihat riwayat kunjungan pasien dan memudahkan dalam proses administrasi.
2) Sisi tampilan user interface lebih menarik dan lebih mudah digunakan dibandingkan SIMRS lama.
3) Dokter akan melakukan pemeriksaan dengan efektif, proses transaksi cepat.
c.  Manfaat Bagi Manajemen (Pengambilan Keputusan Strategis)
1) SIMRS sebagai bahan perencanaan dan pengambilan keputusan.
2) SIMRS ini mendukung dalam pembuatan laporan, sehingga mendukung pihak manajemen dalam tujuan efektifitas dan efisiensi anggaran.
Masih terdapat peluang yang bisa di optimalkan dari penggunaan SIMRS. SIMRS ini sudah banyak manfaat yang dirasakan tetapi masih banyak potensi yang bisa dikembangkan. Masih banyak potensi manfaat yang seharusnya bisa didapat oleh rumah sakit, tetapi karena Rumah Sakit belum melakukan explorasi lebih jauh, misalnya pada pelayanan klinis sehingga sangat penting untuk mengarah pada manfaat langsung terhadap outcome pelayanan medis.

## 5. Perlunya Rencana Strategis Sesuai Dengan Kebutuhan Rumah Sakit Saat Ini
Hasil penelitian sudah memuat mengenai gap analysis, gap analysis tersebut digunakan sebagai acuan peneliti  untuk  membuat  rencana  operasional  migrasi  dan  integrasi.  Menurut  Maryani,  [9]  tujuan  dari  gap analysis  yaitu  untuk  mengetahui  kebutuhan  informasi  bisnis  organisasi  di  masa  mendatang  berdasarkan kemampuan  sumber  daya  SI/TI  organisasi  saat  ini  dan  kebutuhan  informasi  organisasi  mendatang,  dimana kebutuhan informasi saat ini belum terpenuhi ataupun yang perlu ditingkatkan kualitasnya merupakan target utama kegiatan perencanaan strategis SI/TI untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi bisnis mendatang yang diharapkan.
Saat ini RS Pratama memiliki infrastruktur yang memadai baik dari sisi hardware maupun jaringan. Dari analisis yang telah dilakukan, banyak hal terkait SI/TI yang perlu dikembangkan dalam rangka meningkatkan mutu  pelayanan.  Hanya  saja  belum  ada  arahan  yang  jelas  dalam  pengembangan  dan  pengelolaan  sistem informasi. Untuk mengatasi hal tersebut, perlunya penyusunan rencana strategis agar pelayanan lebih efektif dan efisien. Rumah sakit membutuhkan rencana strategis untuk menempatkan dirinya pada posisi yang tepat agar  dapat  mengatasi  persaingan.  Dengan  adanya  rencana  strategis,  pengembangan  menjadi  terarah  dalam mencapai  sasaran  yang  diinginkan  namun  sebaliknya  ketika  di  sebuah  rumah  sakit  tidak  memiliki  rencana strategis  IT  dapat  mengakibatkan  pengembangan  SI  yang  tidak  terarah.  RS  Pratama  memiliki  perubahan struktur  organisasi  sehingga  perlu  rencana  strategis  pengembangan  SIMRS  yang  disepakati    oleh  semua perwakilan unit. Menurut Brigl et al., [5] rencana strategis idealnya dilakukan dengan pendekatan partisipatif dimana  setiap  staf  bagian  SI/TI  terlibat  dalam  penyusunannya.  Rencana  strategis  SI/TI  akan  memberikan panduan secara umum dalam membangun dan mengembangkan sistem informasi rumah sakit pada masa yang akan datang. Rencana strategis yang akan dibuat harus diselaraskan dengan rencana strategis rumah sakit yang nantinya  akan  digunakan  sebagai  acuan  dalam  proses  perencanaan  dan  pengambilan  keputusan.  Perlunya komite IT yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dan pengambilan keputusan terkait pengembangan IT yang akan dilakukan, komite IT diperlukan juga untuk monitoring dan evaluasi terkait SI/TI.
Menurut  Pratama  [14]  strategi  memerlukan  adanya  perencanaan,  strategi  dan  perencanaan  memegang peranan penting sebab strategi dan perencanaan yang baik akan memberikan hasil yang baik pula. Demikian juga  halnya  dengan  integrasi berbasis  teknologi  informasi  pada  suatu  organisasi,  mutlak  diperlukan  adanya
strategi (beserta dengan perencanaan) di dalam integrasi sistem. Sehingga diharapkan dapat memberikan hasil integrasi  yang  baik  dan  bermanfaat  bagi  organisasi  yang  bersangkutan.  Pemetaan  rencana  strategis  yang diusulkan oleh peneliti melihat dari sisi sistem informasi, data, infrastruktur, keamanan jaringan dan informasi, SDM  dan  Organisasi,  Sistem  Manajemen  serta  Proses  Kerja.  Rencana  strategis  yang  diusulkan  merupakan rencana strategis secara keseluruhan melihat dari sudut pandang peneliti selama penelitian. Rencana strategis yang dibuat dapat dilihat dalam tabel 7. sebagai berikut:
Tabel 5. Kegiatan Rencana Strategis
Jangka Waktu Komponen Sistem Informasi Data Infrastruktur Keamanan jaringan dan informasi SDM Organisasi, Sistem Manajemen, dan Proses Kerja 6 bulan 1. Melakukan migrasi data admisi pasien 2. Pengembangan integrasi antara SIMRS dengan BPJS 1. Melakukan identifikasi kebutuhan data yang digunakan. Menyesuaikan vield-vield data yang dibutuhkan. Migrasi data transaksi admisi dari SIMRS lama ke SIMRS baru 2. Pembuatan standarisasi skema yang dibutuhkan 1. Mempersiapkan infrastruktur server dan jaringan 2. Pengadaan komputer atau upgrade komputer untuk memenuhi kebutuhan user 1. Melakukan konfigurasi jaringan lokal, pengelolaan lalu lintas jaringan dan keamanannya 2. Pengembangan sistem keamanan terhadap sistem informasi dan data 1. Perlunya penyesuaian beban kerja dengan kompetensi, tugas pokok dan tugas tambahan 2. Pelatihan penguatan kapasitas SDM untuk tim IT 3. Studi banding dengan RS yang sudah berhasil melakukan migrasi dan integrasi dengan BPJS 4. Sosialisasi rencana pengembangan sistem informasi di semua unit RS Pratama Kota
Yogyakarta
5. Pelatihan dan simulasi penggunaan dan pengelolaan sistem informasi 1. Mendorong pembentukan komite IT 2. Mengkaji peran dan wewenang unit IT 3. Melakukan evaluasi rutin untuk kerjasma dengan pihak vendor 4. Menyepakati proses bisnis antara unit pelayanan dengan unit IT 5. Rutin melakukan monitoring dan evaluasi 6. Koordinasi dengan unit lain terkait penyesuian kebutuhan.

## 4. KESIMPULAN
Perkembangan  teknologi  memaksa  rumah  sakit  untuk  mengupdate  teknologi.  Rumah  sakit  harus memiliki  rencana  strategis  baik  dari  sisi  SDM,  penyediaan  infrastruktur  dan  tata  kelola  yang  baik  untuk keberhasilan  sistem  informasi.  Berdasarkan  hasil  analisis  ditemukan  gap  analysis  pada  proses  migrasi  dan integrasi  sehingga  disusun  standar  rencana  operasional  proses  upgrade  migrasi  dan  integrasi  teknologi informasi untuk menjawab kebutuhan yang berkembang. Selain rencana operasioanal, rencana strategis dibuat sebagai pedoman dalam mengembangkan sistem informasi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ahmadi, H., Nilashi, M. and Ibrahim, O. (2015a) ‘Organizational decision to adopt hospital information system : An empirical investigation in the case of Malaysian public hospitals’, 4, pp. 166–168.
[2] Brigl,  B. et  al. (2005)  ‘Preparing  strategic  information  management  plans  for  hospitals:  A  practical guideline: SIM plans for hospitals: A guideline’, International Journal of Medical Informatics , 74(1), pp. 51–65. doi: 10.1016/j.ijmedinf.2004.09.002.
[3] Clement,  H.  and  Salois-Swallow,  D.  (1995) Strategic  planning  for  an  information  system. , Medinfo. MEDINFO . doi: 10.1016/0024-6301(90)90122-k.
Syarah Mazaya Fitriana 1 , Adhistya Erna Permanasari 2 , Etc., Jurnal Admmirasi. Vol. 8 No. 1 [2023] p. 1-14
[4] Díaz-Parra,  O. et  al. (2014)  ‘Soft  Systems  Methodology  for  the  Strategic  Planning  of  the  Enterprise Computer Security .’, International Journal of Combinatorial Optimization Problems & Informatics , 5(1), pp. 2–14. Available at:
http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=a9h&AN=100278706&site=ehost-live.
[5] Handayani,  P.  W. et  al. (2017)  ‘Acceptance  model  of  a  Hospital  Information  System’, International Journal of Medical Informatics , 99(1171), pp. 11–28. doi: 10.1016/j.ijmedinf.2016.12.004.
[6] Hsia, T.-L., Chiang, A.-J., Wu, J.-H., Teng, N. N. H., & Rubin, A. D. (2019) ‘What drives E-Health usage? Integrated institutional forces and top management perspectives. Computers in Human Behavior’, 97, pp. 260–270.
[7] Laudon, K. C. and J. P. L. (2014) Management Information Systems Managing the Digital Firm . Edited by Stephanie Wall. England: British Library
[8] Ludwick, D. A. and Doucette, J. (2009) ‘Adopting electronic medical records in primary care: Lessons learned  from  health  information  systems  implementation  experience  in  seven  countries’, International Journal of Medical Informatics , 78(1), pp. 22–31. doi: 10.1016/j.ijmedinf.2008.06.005.
[9] Maryani,  D.  S.  (2010) SISTEM  INFORMASI  DAN  TEKNOLOGI  INFORMASI  (SI/TI) :  Kajian  Teori Strategi SI dan Strategi TI . CommIT.
[10] Motevali Haghighi, S. and Torabi, S. A. (2018) ‘A novel mixed sustainability-resilience framework for evaluating hospital information systems’, International Journal of Medical Informatics , 118(July 2018), pp. 16–28. doi: 10.1016/j.ijmedinf.2018.07.003.
[11] Odelia,  E.  M.  (2018)  ‘Pengembangan  Kapasitas  Organisasi  Melalui  Penerapan  Sistem  Informasi Manajemen  Rumah  Sakit  (SIMRS)  Untuk  Meningkatkan  Mutu  Pelayanan  Kesehatan  di  RSUD  dr. Mohamad Soewandhie Surabaya’, Kebijakan dan Manajemen Publik , 6(1), pp. 1–8.
[12] Pemerintah  Republik  Indonesia  (2018)  ‘Peraturan  Presiden  Nomor  95  Tahun  2018  tentang  Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik’, Media Hukum , p. 110.
[13] Peraturan Presiden (2019) ‘Satu Data Indonesia’,
p. 35. Available at: https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/108813/perpres-no-39-tahun-2019.
[14] Pratama, I. P. A. E. (2016) INTEGRASI DAN MIGRASI SISTEM . Bandung: Informatika Bandung.
[15] Raharjo, B., Adi Nugroho, H. and Wahyu Winarno, W. (2016) ‘Analisis Faktor Determinan Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Dan Implikasinya Terhadap Reformasi Birokrasi Pada Bpk Ri’, Jurnal Informatika , 10(1), pp. 1149–1155. doi: 10.26555/jifo.v10i1.a3346.
[16] Republik  Indonesia  (2019)  ‘Rencana  Pembangunan  Jangka  Menengah  Nasional  2020-2024:  Arah Pembangunan Wilayah’, Lampiran Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2020 , p. 313.
[17] Wahongan, E., Dotulang, L. O. . and Saerang, R. (2021) ‘Pengaruh Standar Operasional Prosedur (Sop), Fasilitas, Dan Disiplin Kerja Terhadap Kinerja Pegawai Di Rsud Noongan’, Emba , 9(1), pp. 41–51.
[18] Wijayanti,  T.  (2008) Evaluasi  Sistem  Distribusi  Obat  di  RS  Jogja  International  Hospital  Yogyakarta . Universitas Gadjah Mada.
[19] Yoo, S. et al. (2013) ‘A study of user requests regarding the fully electronic health record system at Seoul National University Bundang Hospital’, Studies in Health Technology and Informatics , 192(1–2), p. 1015. doi: 10.3233/978-1-61499-289-9-1015.
[20] Yusof, M. M., Kuljis, J., et al. (2008) ‘An evaluation framework for Health Information Systems: human, organization and technology-fit factors (HOT-fit)’, International Journal of Medical Informatics , 77(6), pp. 386–398. doi: 10.1016/j.ijmedinf.2007.08.011.
[21] Yusof,  M.  M.,  Papazafeiropoulou,  A., et  al. (2008)  ‘Investigating  evaluation  frameworks  for  health information  systems’, International  Journal  of  Medical  Informatics ,  77(6),  pp.  377–385.  doi: 10.1016/j.ijmedinf.2007.08.004.
[22] Zulfa,  N.  (2017) Evaluasi  Implementasi  Sistem  Informasi  Farmasi  Di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit Universitas Gadjah Mada Menggunakan Pendekatan HOT-Fit . UNIVERSITAS GADJAH MADA.