INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 3 Tahun 2023 Page 3289-3297 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Analisis Beban Kerja untuk Menentukan Jumlah Pegawai Optimal dengan Menggunakan Metode Workload Analysis pada Unit Human Capital Yayasan Pendidikan Telkom
Nur Rizki Maulidewi 1 ✉ , Kiki Sudiana 2
Fakultas Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika, Universitas Telkom Email: nurrizki@student.telkomuniversity.ac.id 1 ✉

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis beban kerja pegawai YPT pada Divisi HC serta menganalisis jumlah pegawai optimal pada perusahaan. Aspek-aspek yaitu penggunaan waktu kerja pegawai, kodisi beban kerja utama pegawai YPT pada Sub Unit AVP Human Capital System, Policy & Culture, kondisi beban kerja tambahan pegawai dan jumlah pegawai optimal untuk posisi Sub Unit AVP Human Capital System,  Policy  &  Culture.  Fenomena  dalam  penelitian  ini  diolah  menggunakan  metode  Full  Time Equivalent. Teknik pengumpulan data yaitu didapatkan melalui wawancara terstruktur dan observasi. Narasumber  yang  terlibat  adalah  3  pegawai  pada  Sub  Unit  AVP  Human  Capital  System,  Policy  & Culture.  Narasumber  akan  diwawancarai  terkait  penggunaan  waktu  kerja  selama  satu  tahun  yang meliputi  uraian  tugas,  rata-rata  waktu  penyelesaian  tugas  dan  frekuensi  pengerjaan  tugas. Berdasarkan  hasil  wawancara,  diketahui  bahwa  pendistribusian  beban  kerja  Sub  Unit  AVP  Human Capital  System,  Policy  & Culture  merata. Sub  unit memiliki  3  pegawai  dengan  beban  kerja  utama kategori inload dimana beban kerja tersebut sudah sesuai dengan kapasitas kerjanya dimana beban kerja yang dikerjakan sudah optimal dengan jumlah pegawai 3 dan jumlah pegawai optimal menurut perhitugan  beban  kerja  sebanyak  3  pegawai,  untuk  itu  manajemen  juga  tidak  perlu  melakukan penambahan jumlah pegawai pada Sub Unit Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture.
Kata Kunci: Beban Kerja, Analisis Beban Kerja, Kebututan Pegawai Optimal, Full-Time Equivalent

## Abstract
This study aims to analyze the workload of YPT employees in the HC Division and to analyze the optimal number of employees in the company. Aspects namely the use of employee working time, the condition of the main workload of YPT employees in the AVP Human Capital System, Policy & Culture Sub Unit, the condition of additional employee workload and the optimal number of employees for the position of the AVP Human Capital System, Policy & Culture Sub Unit. The phenomena in this study are processed using the Full Time Equivalent method. The data collection technique is obtained through structured interviews and observation. The resource persons involved were 3 employees in the AVP Human Capital System, Policy & Culture Sub Unit. Informants will be interviewed regarding the use of working time for one  year  which  includes  job  descriptions,  average  time  for  completion  of  tasks  and  frequency  of assignments. Based on the interview results, it is known that the workload distribution of the AVP Human Capital System, Policy & Culture Sub Unit is evenly distributed. The sub unit has 3 employees with the main workload in the inload category where the workload is in accordance with their work capacity where the workload is optimal with the number of employees 3 and the optimal number of employees according  to  workload  calculations  is  3  employees,  for  that  management  also  does  not  need  to increasing the number of employees in the AVP Officer HC System, Policy & Culture Sub Unit.
Keywords: Workload, Workload Analysis, Optimal Employee Needs, Full-Time Equivalent

## PENDAHULUAN
Beban  kerja  merupakan  kumpulan  aktivitas  yang  harus  dilakukan  oleh  suatu  unit dalam organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Beban kerja  yang  baik  adalah  beban  kerja  proporsional,  tidak  terlalu  banyak  dan  tidak  terlalu sedikit. Jika beban kerja yang diberikan kepada karyawan terlalu berat, maka output yang dihasilkan  tidak  akan  maksimal,  sedangkan  jika  beban  kerja  diberikan  kepada  karyawan terlalu ringan, maka potensi karyawan tidak dapat tersalurkan secara maksimal. Keduanya tidak berdampak baik pada perusahaan karena akan mempengaruhi seberapa efektif dan efisien kirnerja perusahaan (Wicaksono & Fadhillah, 2021). Human Capital merupakan posisi penting pada Yayasan Pendidikan Telkom. Posisi ini berada dibawah naungan Directorate of Shared Service, Divisi Human Capital dipimpin oleh Vice President (VP). Dimana tugas VP akan dibantu oleh 3 orang Assistant Vice President (AVP) yang terdiri dari AVP HC System, Police and Culture, AVP HC Partner 01, AVP HC Partner 02. Dari setiap AVP akan dibantu oleh officer dan staff.
Pada tahun 2023 Lembaga berencana menambah jumlah pegawai untuk posisi AVP HC System, Police  and Culture. Rencana  penambahan jumlah pegawai tersebut didasari atas keluhan pegawai sub unit AVP HC System, Police and Culture terkait beban kerja yang dirasa terlalu berat. Namun Lembaga belum pernah melakukan perhitungan beban kerja
sehingga tidak diketahui dengan pasti bagaimana kondisi beban kerja pada pegawai AVP HC System, Police and Culture. Tidak diketahui pula apakah rencana penambahan jumlah pegawai  benar-benar  dibutuhkan  atau  tidak  sesuai  dengan  keluhan  yang  disampaikan pegawai kepada pihak manajemen.

## METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini bersifat deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tujuan penelitian deskriptif adalah untuk memahami karakteristik kelompok dalam situasi tertentu, berpikir sistematis  tentang  aspek  situasi  tertentu,  memberikan  ide  untuk  penyelidikan  atau penelitian lebih lanjut, dan membantu membuat keputusan yang jelas (sederhana) (Sekaran &  Bougie,  2016:  111).  Sedangkan  Penelitian  kualitatif  adalah  metode  penelitian  yang berlandaskan  filsafat  postpositivme,  digunakan  untuk  meneliti  obyek  alamiah  dimana peneliti sebagai instrumen kunci, Teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi, analisis data bersifat kualitatif (Sugiono, 2020:13). Jenis strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu naturalistik. Metode naturalistik digunakan untuk meneliti pada tempat yang alamiah dan tidak membuat perlakuan karena peneliti dalam mengumpulkan data bersifat emic, atau berdasarkan pendangan dari sumber data bukan peneliti (Sugiono, 2020:15).  Dalam  penelitian  ini,  Teknik  pengambilan  data  diperoleh  melalui  wawancara terstruktur dan observasi tidak terkontrol. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik sampel  jenuh  dalam  menentukan  jumlah  informan  yang  dibutuhkan.  Penelitian  ini menggunakan metode Full-Time Equivalent untuk mengolah data hasil wawancara dengan pegawai sub unit AVP Human Capital System, Policy & Culture.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Waktu Kerja Efektif
Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang dibutuhkan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaannya. Setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri dalam menetapkan waktu kerja bagi pegawainya (Astuti & Navi, 2018).
1. Hari Kerja Efektif
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti (Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 128 Tahun 2016).
Deskripsi Total Satu Tahun 365 Sabtu & Minggu 104 Libur resmi 14 Cuti 12 Total 235

## Sumber: Data Diolah Oleh Penulis (2023)

## 2. Jam Kerja Efektif
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas 45ance, istirahat makan  dan  sebagainya.  Allowance  rata-rata  sekitar  30%  (Keputusan  Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 128 Tahun 2016).
Tabel 2. Jam Kerja Efektif Allowance 30% Hari kerja perminggu 5 hari Jam kerja perhari 8 jam Waktu kerja efektif per hari 5,6 jam atau 336 menit Waktu kerja efektif pertahun 1.316 jam atau 78.960 menit

## Sumber: Data Diolah Oleh Penulis (2023)

## 3. Perhitungan FTE
Setelah menghitung jumlah hari kerja efektif dan jumlah jam kerja efektif, data waktu kerja  pegawai  diolah  menggunakan  metode  FTE.  Kemudian  nilai  FTE  tersebut dikelompokan  kedalam  kategori  underload,  inload,  overload  dengan  ketentuan sebagai berikut (Wicaksono & Fadillah, 2021):
Tabel 3. Kategori FTE
Kategori Nilai FTE Underload 0 ˗ 0,99 Inload 1 ˗ 1,28 Overload > 1,28 Sumber: Wicaksono & Fadillah (2021)
Tabel 4. Kategori FTE N1
Kode Deskripsi FTE Kategori
N1 Tugas utama 1,07902733 Inload Tugas tambahan 0,68085107 Underload Total tugas yang dikerjakan 1,7598784 Overload
Sumber: Data Diolah Penulis (2023)
Berdasarkan perhitungan FTE tugas utama pegawai dengan N1 didapatkan hasil FTE  sebesar  1,07902733.  Nilai  FTE  atau  kondisi  beban  kerja  tersebut  termasuk  dalam kategori inload. Perhitungan FTE pada tugas tambahan diluar tugas sebagai AVP Officer HC  System,Policy  &  Culture  didapatkan  hasil  FTE  sebesar  0,68085107.  Nilai  FTE  atau kondisi beban kerja untuk tugas tambahan diluar AVP Officer HC System,Policy & Culture masuk dalam kategori underload. Perhitungan total tugas yang dikerjakan oleh pegawai dengan kode N1 termasuk tugas utama maupun tugas tambahan didapatkan hasil FTE sebesar 1,7598784 yang masuk dalam kategori Overload. Hal ini menunjukkan bahwa pegawai  N1  memiliki  beban  kerja  utama  utama  optimal  dimana  telah  sesuai  dengan kapasitasnya  dalam  menyelesaikan  tugas.  Namun  dengan  adanya  tugas  tambahan menyebabkan beban kerja keseluruhan pegawai N1 menjadi berlebih atau berada diatas kapasitasnya dalam menyelesaikan tugas.
Tabel 5. Kategori FTE N2 Kode Deskripsi FTE Kategori N2 Tugas utama 1,07902733 Inload Tugas tambahan - - Total tugas yang dikerjakan 1,07902733 Inload

## Sumber: data diolah penulis (2023)
Berdasarkan perhitungan FTE tugas utama pegawai dengan N1 didapatkan hasil FTE  sebesar  1,07902733.  Nilai  FTE  atau  kondisi  beban  kerja  tersebut  termasuk  dalam kategori inload. Perhitungan FTE pada tugas tambahan diluar tugas sebagai AVP Officer HC System,Policy & Culture didapatkan hasil FTE sebesar 0 ( tidak ada). Perhitungan total tugas  utama  yang  dikerjakan  oleh  pegawai  dengan  kode  N2  didapatkan  hasil  FTE sebesar  1,07902733  yang  masuk  dalam  kategori Inload.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa pegawai  N2  memiliki  beban  kerja  utama  utama  optimal  dimana  telah  sesuai  dengan kapasitasnya  dalam  menyelesaikan  tugas  tanpa  adanya  tugas  tambahan  diluar  tugas utama.
Tabel 6. Kategori FTE N3 Kode Deskripsi FTE Kategori N3 Tugas utama 1,07902733 Inload Tugas tambahan - - Total tugas yang dikerjakan 1,07902733 Inload
Sumber: Data Diolah Penulis (2023)
Berdasarkan perhitungan FTE tugas utama pegawai dengan N3 didapatkan hasil FTE  sebesar  1,07902733.  Nilai  FTE  atau  kondisi  beban  kerja  tersebut  termasuk  dalam kategori inload. Perhitungan FTE pada tugas tambahan diluar tugas sebagai APV Officer HC System, Policy & Culture didapatkan hasil FTE sebesar 0 ( tidak ada). Perhitungan total tugas utama yang dikerjakan oleh pegawai dengan kode N2 didapatkan hasil FTE sebesar  1,07902733  yang  masuk  dalam  kategori Inload.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa pegawai  N3  memiliki  beban  kerja  utama  utama  optimal  dimana  telah  sesuai  dengan kapasitasnya  dalam  menyelesaikan  tugas  tanpa  adanya  tugas  tambahan  diluar  tugas utama.

## B. Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan hasil perhitungan FTE diketahui jumlah kebutuhan pegawai optimal pada Sub Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture sebagai berikut:
Tabel 7. Total Beban Kerja Sub Unit Kode Pegawai Beban Kerja Sub Unit N1 (AVP Officer) 1,07902733 N2 (HC System) 1,07902733 N3 (Policy & Culture) 1,07902733 Total beban kerja Sub Unit 3,23708199 Sumber: Data Diolah Penulis (2023) Tabel 8. Jumlah Pegawai Optimal Jumlah pegawai Sub Unit Jumlah pegawai optimal Sub Unit 3 3
Sumber: Data Diolah Penulis (2023)
Total beban kerja untuk posisi Sub Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture sebesar  3,23708199.  Nilai  ini  menunjukkan  jumlah  pegawai  optimal  untuk  posisi  AVP
Officer HC System, Policy & Culture yaitu 3 orang. Tidak ada perbedaan antara jumlah pegawai  pada  Unit  AVP  Officer  HC  System,  Policy  &  Culture  saat  ini  dengan  jumlah pegawai optimal. Selain itu manajemen juga tidak perlu melakukan penambahan jumlah pegawai pada Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi  dan  pengolahan  data  yang  telah  dilakukan pada bab IV, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

## 1. Penggunaan waktu kerja pegawai
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa tidak semua pegawai pada Sub Unit  AVP Officer  HC  System,  Policy  &  Culture  menggunakan  waktu  kerjanya  untuk mengerjakan  tugas  utama.  Berdasarkan  hasil  wawancara  terdapat  1  pegawai  yang merupakan AVP Officer menggunakan waktu kerjanya untuk mengerjakan tugas utama dan  tugas  tambahan.  Adanya  pengerjaan  tugas  diluar  jam  kerja  disebabkan  oleh pengerjaan  tugas  atau  pekerjaan  yang  bersifat  non-repetitive  dimana  pekerjaan tambahan  tersebut  ada  jika  terjadi  kendala  dalam  suatu  organisasi,  dan  adanya perangkapan jabatan sebagai direktorat primary and secondary education.
2. Kondisi beban kerja pegawai
Berdasarkan  hasil  pengolahan  data  beban  kerja  dari  setiap  pegawai  dapat diketahui bahwa pendistribusian beban kerja pada Sub Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture merata. Kondisi beban kerja Sub Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture sebagai berikut:
a. AVP Officer memiliki beban kerja tugas utama dengan kategori inload dan tugas tambahan dengan kategori underload sehingga beban kerja keseluruhan menjadi overload yang berarti beban kerja yang ditanggung AVP  Officer berada diatas kapasitas tugas utamanya tetapi tugas tersebut bersifat non-repetitive sehingga tidak mempengaruhi pengoptimalan beban kerja pegawai.
b. Pegawai (HC System) & pegawai ( Policy & Culture) memiliki nilai FTE tugas utama dengan  kategori  inload.  Sehingga  beban  kerja  sudah  sesuai  dengan  kapasitas kerjanya dimana beban kerja yang dikerjakan sudah optimal.
3. Kebutuhan pegawai optimal
Berdasarkan nilai FTE tugas utama Sub Unit, beban kerja tersebut sudah sesuai dengan kapasitas kerjanya dimana beban kerja yang dikerjakan sudah optimal dengan jumlah
pegawai 3 dan jumlah pegawai optimal menurut perhitugan beban kerja sebanyak 3 pegawai,  untuk  itu  manajemen  juga  tidak  perlu  melakukan  penambahan  jumlah pegawai pada Sub Unit Unit AVP Officer HC System, Policy & Culture.
DAFTAR PUSTAKA
Aninda, S., Nasution, H., & Maas, L. T. (2021). Allocation of the Number of Employees Based  on  Workload  at  PT  Asuransi  Central  Asia  Medan  Branch. International Journal of Research and Review, 8(11), 148 – 154.
Aulia, N. (n.d.). Analisis Beban Kerja Untuk Menentukan Jumlah Karyawan Optimal Pada UD. Nagawangi Alam Sejahtera.
Azzahra, M., Gita Ayuningtias, H., Anggadwita, G., & Nurbaiti, A. (n.d.). The Effect of Work Discipline on Employees’ Performance of PT Wiratanu Persada Tama Jakarta . Dwi Prasetya, F., Muttaqin, I., Trianiza, I., Industri, T., Teknik, F., Islam Kalimantan MAB Jl Adhyaksa,  U.,  Kayu  Tangi,  J.,  Miai,  S.,  Banjarmasin  Utara,  K.,  Banjarmasin,  K.,  & Selatan,  K.  (n.d.). Analisis  Beban  Kerja  Karyawan  Bagian  Engineering  Pt.  Wijaya Triutama Plywood Industri Dengan Metode Workload Analysis.
Fairuz Hasnani, S., Hartini STMT, S., Kunci, K., Time Equivalent, F., Kerja, B., & Sumber Daya Manusia, K. (n.d.). Analisis Beban Kerja Mental Pekerja Dengan Metode Full Time Equivalent (FTE) Studi Kasus : PT. PLN (Persero) Pusat Manajemen Proyek.
Kabul, E. R., & Febrianto, M. N. (n.d.). Implementasi Metode Full Time Equivalent (FTE) Dalam Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja.
Madiun, W. S., & Kakerissa, A. L. (2017). Analisis Beban Kerja Karyawan Bagian Produksi Dengan Metode Full Time Equivalent (FTE) Di UD Roti Alvine. Agustus, 11(2).
Putri Arianty, L., Ramayanti, G., & Serang Raya, U. (n.d.). Analisis Pengukuran Beban Kerja Pegawai Bagian Produksi Dengan Metode Full Time Equivalent (FTE) di PT. PLN (Persero) Pusharlis UP2W I Merak.
R.,  J.,  &  Wahyuningtyas,  R.  (2021,  May  19). The  Influence  of  Leadership  3.0 Implementation and Work Motivation On Employee Performance of Telkom Witel Banten.
Setiawan, A., Sumartono, B., & Moektiwibowo, D. H. (n.d.). Analisis Beban Kerja Dengan Metode Work Load Analysis Untuk Meningkatkan  Kinerja Teknisi Penguji Lampu SWA-Balast Di PT. Sucofindo (Persero) Cibitung.
Tridoyo,  S.  (n.d.). Analisis  Beban  Kerja  Dengan  Metode  Full  Time  Equivalent  Untuk Mengoptimalkan Kinerja Karyawan Pada Pt Astra International Tbk-Honda Sales Operation Region Semarang.
Widyaputri,  P.,  &  Sary,  F.  P.  (2022).  Digital  Leadership  And  Organizational Communication Toward Millennial Employees In A Telecommunication Company. Corporate Governance and Organizational Behavior Review, 6(4), 157 – 167.