## Sistem Informasi Manajemen Administrasi E-KTP Berbasis Web di Desa Jamblang Kabupaten Cirebon

## Author:
Asrie Annisa Pratiwi 1 Rudi Hermawan 2
Rahman Abdillah 3

## Afiliation:
Universitas Indraprasta PGRI Jakarta
Corresponding email pratiwiasrieannisa@gm ail.com 1 , wowor99@gmail.com 2 rabdil.bu@gmail.com 3
Histori Naskah: Submit: 2022-08-16 Accepted: 2022-08-23
Published: 2022-08-23 This is an Creative Commons
License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License
Abstrak :
Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan dalam pengolahan dan  penerbitan  dokumen  dan  Data  Kependudukan  melalui  Pendaftaran Penduduk,  Pencatatan  Sipil,  pengelolaan  informasi  Administrasi Kependudukan.  Salah  satu  informasi  yang  dikelola  oleh  lembaga pelayanan  publik  yaitu  Kartu  Tanda  Penduduk.  Kartu  Tanda  Penduduk yang  dilengkapi  cip  yang  merupakan  identitas  resmi  penduduk  sebagai bukti  diri  yang  diterbitkan  oleh  Instansi  Pelaksana.  Jenis  layanan  dalam pencetakan  e-ktp  diantaranya  pencetakan  e-ktp  baru,  pencetakan  e-ktp hilang/rusak,  pencetakan  perubahan  biodata  diri  penduduk  pada  KTP sebelumnya, pembetulan bagi penduduk pindah/datang. Hal ini akan lebih efektif  dan  efisien  jika  dilakukan  menggunakan  sistem  informasi  yang dapat  mengelola  data  pengajuan  secara  dinamis,  lebih  cepat  dan  mudah untuk dilakukan oleh penduduk atau petugas registrasi. Tujuan pembuatan sistem  informasi  Manajemen  Administrasi  e-ktp  diharapkan  dapat memberikan  pelayanan  publik  yang  lebih  baik  yaitu  dengan mempermudah  pengolahan  data  pengajuan  layanan  e-ktp.  Metode penulisan yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode Incremental yaitu  metode  penulisan  yang  terdiri  dari  Komunikasi,  Perencanaan, Pemodelan,  Kontruksi,  Penyerahan  Sistem.  Dengan  Sistem  Informasi Manajemen Administrasi e-ktp membantu dalam pelayanan e-ktp menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan sistem ini, pengelolaan data pengajuan e- ktp dapat dilakukan dengan mudah dan juga dapat dilakukan dimana saja.
Kata  kunci :  E-KTP;  Pengelolaan;  Pelayanan  Publik;  Sistem  Informasi; Incremental

## Pendahuluan
Menurut  Undang-Undang  RI  Nomor  23  Tahun  2006  Tentang  Administrasi  Kependudukan  BAB  I Ketentuan  Umum  Pasal  1  ayat  1,  Administrasi  Kependudukan  adalah  rangkaian  kegiatan  penataan  dan penertiban  dalam  penerbitan  dokumen  dan  Informasi  Kependudukan  lewat  Registrasi  Penduduk, Pencatatan  Sipil,  pengelolaan  data  Administrasi  Kependudukan  dan  juga  pendayagunaan  hasilnya  guna pelayanan publik serta pembangunan zona lain.
Pelayanan publik merupakan tanggung jawab yang sangat penting, baik bagi pemerintah   pusat   maupun daerah.      Pelayanan  publik      meliputi      pelayanan      atas      barang      publik,  jasa  publik,  dan  pelayanan administrasi  (UU  No.  25  Tahun  2009).    Salah  satu  pelayanan  publik  yang  sangat  penting  adalah pelayanan atas   e-ktp.  Pelayanan  ini  masuk  ke  dalam  kategori pelayanan administrasi (Hadiyanor & Widyanti,  2022).  E-KTP  ialah  metode  baru  yang  dicoba  oleh  pemerintah  dengan  tujuan  membangun database  kependudukan  secara  nasional  buat  menunjang  penerapan  e-  Government  yang  efisien,  efektif serta  transparan.  Namun  pada  kenyataannya,  fungsi  e-ktp  masih  sebatas  untuk  identitas  kependudukan
saja,  padahal  masih  banyak  sumber  daya  data  lainnya  yang  dapat  dimanfaatkan  dalam  mengelola  data kependudukan (Septiyarini & Pranaka, 2019).
Tujuan  dari  penulisan  ini  adalah  untuk  menjelaskan  implementasi  kebijakan  e-ktp  dalam  pengelolaan kependudukan  yang  tertib.    Penerapan  kebijakan  e-ktp  telah  dilakukan      sesuai      dengan      mekanisme yang    telah   ditetapkan.   Namun    dalam penggunaannya    kurang    tepat   Kurangnya    penggunaan yang   tepat   dikarenakan terbatasnya   pilihan   dan   metode   sosialisasi   dari   dinas   kependudukan (Nurany et al., 2021). Aspek yang jadi penghambat pegawai dalam tingkatkan pelayanan dalam membuat e-ktp  yakni  jaringan  yang  kurang  baik,  verifikasi  informasi  yang  lama  dipusat,  fasilitas  serta  prasarana yang belum layak, serta para pegawai yang masih kurang (Furkon, 2018).
Desa  Jambang  yang  berada  di  Kabupaten  Cirebon,  Jawa  Barat  memiliki  jumlah  penduduk  yang  cukup banyak. Adapun jenis layanan dalam pencetakan e-ktp ini juga beragam. Hal ini menyebabkan banyaknya pengajuan  permohonan  pembuatan  e-ktp  hampir  selalu  ramai  setiap  harinya  dan  sangat  rentan  petugas melakukan  kesalahan  dalam  proses  verifikasi  data  pengajuan  tersebut  atau  adanya  data  pengajuan  yang hilang/rusak.  Hal  ini  akan  lebih  efektif  dan  efisien  jika  dilakukan  menggunakan  sistem  informasi  yang dapat menampung dan mengelola data pengajuan secara dinamis, lebih cepat dan mudah untuk dilakukan oleh  penduduk  atau  petugas  registrasi.  Implementasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Administrasi  e-ktp (SIMA  e-ktp)  berbasis Web di  Desa  Jambang,  Kabupaten  Cirebon  diharapkan  akan  memberikan pelayanan  publik  yang  lebih  baik  dengan  mempermudah  penduduk  dalam  pembuatan  surat  pengantar permohonan  pembuatan  e-ktp,  serta  membantu  petugas  registrasi  Desa  Jamblang  dalam  memperoses pengajuan permohonan e-ktp dan mengelola data kependudukan di Desa Jambang.
Sistem informasi merupakan “suatu rangkaian prosedur resmi dimana informasi dikelompokkan, diproses jadi  data,  serta  didistribusikan  kepada  pemakai”.  Menurut (Widiastuti,  2018).  Pengembangan  teknologi informasi  adalah  dengan  membangun    sebuah    sistem    yang    menampung    data  penduduk      dan mempermudah   aparat   desa   dalam melakukan  pendataan  dan  pengolahan  data  penduduk sebagai salah  satu  bentuk  pelaksanaan Good  Government (Pemerintahan  yang  baik)  (Henny,  2020).  Sistem informasi  berbasis web dinilai  lebih  efisien  untuk  diterapkan,  karena  dengan web segala  bentuk pencatatan  bisa  dengan  mudah  dilakukan  dan  apabila  data  diperlukan,  semua  pihak  yang memiliki otorisasi  bisa  dengan  mudah  mendapatkan  data  tersebut (Ramdan et al., 2019).

## Studi Literatur
Teknologi   saat ini  banyak    berubah   dari   yang    masih  belum    terkomputerisasi  ke    sistem    yang  telah terkomputerisasi  sebagai    sarana  dalam    melakukan    suatu    kegiatan    menjadi    lebih    efektif  (Andini, 2021).
Kondisi    pelayanan    e-ktp    di    Kecamatan    Ciputat    Timur    dapat    dikatakan    sudah    baik,  selain    itu bentuk  pelayanan  e-ktp  juga  dapat  dilakukan  secara  online  serta  memberikan ruangan  atau  tempat khusus  yang  diperuntukkan  dalam  proses  perekaman  e-ktp.  Selain  itu pelayanan  e-ktp  secara  teknis sudah    didukung    dengan    kemampuan    para    pegawai    sebagai  operator    yang    melakukan    tanggung jawabnya    dalam    memberikan    berbagai    informasi    terkait  teknis    pelayanan    e-ktp  (Pradietya  Dimas Chairrizal & WD Tuti, 2021).
Analisis  dilakukan        terhadap        hasil  pengolahan  data  yang  telah  dilakukan  sebelumnya.    Analisis mengacu pada hasil yang   diperoleh   dari   observasi   dan wawancara  yang dilakukan  oleh  penulis. Memberikan    solusi    dengan    memberikan  wadah  untuk  melapor  pada  pihak  berwajib  berdasarkan
masalah      dari      kebanyakan  masyarakat    tentang    fasilitas    umum,    dan  informasi    pembuatan    E-KTP (Setiawan & Masya, 2020).
Pengembangan teknologi informasi adalah dengan membangun  sebuah  sistem  yang  menampung  data penduduk      dan      mempermudah      aparat     desa      dalam  melakukan    pendataan    dan    pengolahan    data penduduk  sebagai  salah  satu  bentuk  pelaksanaan  Good  Government  (Pemerintahan  yang  baik)  (Henny, 2020)
Hasil  penulisan  menunjukkan  bahwa  implementasi  Kebijakan  pelayanan  Kartu  Tanda  Penduduk elektronik (e-ktp) di Kantor Camat Raba Kota Bima bahwa sebagian besar responden menyatakan .sangat baik (Irfadat & Haeril, 2021).
Aplikasi    berbasis web akan    berjalan sesuai   dengan   harapan,   tentunya   memerlukan media pendukung. Berjalannya  sebuah  web  tidak terlepas  dari Hosting ( server )  dan Domain (nama web ). Disisi   lain   kecepatan   dari   sebuah   server merupakan point utama  dalam  menguji  kualitas dari sebuah Web,    server sendiri    dibagi    menjadi  beberapa    jenis Shared    Hosting,VPS  Hosting ,  dan Dedicated Hosting (Basri et al., 2019).

## Metode Penelitian
Metode  penulisan  yang  digunakan  dalam  penulisan  ini  adalah  metode  Incremental  yaitu  metode pengembangan  yang  digunakan  penulis.  Metode  ini  mengombinasikan  antara linear  sequential model dengan  filosofi iterative pada prototyping. Metode Incremental ini  juga  memiliki  kemampuan  untuk melayani  pengguna  serta  memungkinkan  pengguna  untuk  ikut  mengevaluasi  aplikasi.  untuk  membantu mempercepat  proses  pengajuan  untuk  pembuatan    KTP    Elektronik,    maka    penulis    membuat    sebuah rancangan    aplikasi    sistem    informasi  pengajuan  pembuatan  KTP  Elektronik  (Ramadhan,  2021). Pengembangan  dan  pemanfaatan  teknologi  informasi  dengan  membangun    sebuah    sistem    yang  bisa menampung    data  penduduk      dan      mempermudah      aparat     desa      dalam  melakukan    pendataan    dan pengolahan    data    penduduk  sebagai  salah  satu  bentuk  pelaksanaan Good  Government (Pemerintahan yang baik) (Henny, 2020).

## Hasil
Berdasarkan  analisa  penulis  mengenai  sistem  informasi  administrasi  e-ktp  sangat  membantu penduduk untuk mempermudah melakukan proses pengajuan penerbitan e-ktp. untuk membantu mempercepat  proses  pengajuan  untuk  pembuatan    KTP    Elektronik,    Dalam  pembahasan  ini, penulis  mencoba  menjabarkan  dekomposisi  dari  fungsi  –  fungsi  sistem  yang  diusulkan  dapat digambarkan dengan DFD ( Data Flow Diagram ). Diagram  alirr data (DAD) juga biasa disebut data floww diagram (DFD). Seperti yang ditunjukkan oleh   (Ervany & Romi, 2018), menyatakan bahwa  DFD,  terutama  untuk  menggambarkan  kerangka  kerja  fungsional  di  mana  kapabilitas kerangka kerja sangat penting dan kompleks dibandingkan dengan informasi yang dikendalikan oleh kerangka kerja. Adapun DFD yang dibuat adalah sebagai berikut:
Gambar 1 . Diagram Nol pada SIMA E-KTP
Adapun penjelasan dari gambar 1 diatas adalah:
Tabel 1 . Deskripsi Diagram Nol
No Simbol Notasi Deskripsi 1 External entity Menggambarkan suatu entitas (sekelompok  orang,  tempat,  atau sesuatu) yang memberikan atau menerima data. 2 Process Menggambarkan  suatu  proses  dimana beberapa tindakan dijalankan. 3 Data Flow Menggambarkan  suatu  arus  data  yang menunjukkan  bahwa  informasi  sedang melintas  dari  atau  menuju  suatu proses.
4 Data Store Menggambarkan  suatu  data  storage atau  tempat  penyimpanan  sementara dari suatu proses.

## Spesifikasi Proses Sistem yang Diusulkan
a. Proses
: 1.0 Nama Proses : Pengajuan layanan e-ktp Masukan : Data Pengajuan Layanan e-ktp Keluaran : Dokumen pengajuan layanan e-ktp Uraian : Data pengajuan layanan e-ktp diajukan oleh penduduk kemudian diverifikasi oleh petugas registrasi & kepala desa.  Kemudian  data  pengajuan  yang  sudah  valid disimpan pada arsip pengajuan, BHPPK, BMP, BIP
b. Proses : 2.0 Nama Proses : Penerbitan surat pengantar desa Masukan : Data Pengajuan Layanan e-ktp Keluaran : Surat Pengantar Desa Uraian : Data pengajuan layanan e-ktp diajukan oleh penduduk kemudian diverifikasi oleh petugas registrasi & kepala desa.  Kemudian  petugas  registrasi  menerbitkan  surat pengantar desa c. Proses : 3.0 Nama Proses : Pembukuan Masukan : Data Pengajuan Layanan e-ktp Keluaran : Arsip pengajuan, BHPPK, BMP, dan BIP Uraian : Data  pengajuan  layanan  e-ktp  yang  telah  valid disimpan  pada  arsip  pengajuan,  BHPPK,  BMP,  dan BIP d. Proses : 4.0 Nama Proses : Laporan Masukan : Data Pengajuan Layanan e-ktp Keluaran : Laporan seluruh arsip pengajuan e-ktp Uraian : Seluruh  data  pengajuan  e-ktp  dikumpulkan  menjadi Laporan arsip pengajuan, BHPPK, BMP, dan BIP

## Pembahasan
Tampilan Sistem Informasi Manajemen Administrasi e-ktp
Tampilam Dashboard Portal muncul pada halaman awal saat user/penduduk mengunjugi website layanan pengajuan e-ktp. Website layanan pengajuan e-ktp di Desa Jamblang memiliki 3 menu, yaitu Dashboard, Profile Desa Jamblang dan Form Pengajuan. Pada menu dashboar ini terdapat jumlah data pengajuan dari masing-masing tipe pengajuan.
Sistem  yang  berhasil  terkirim,  selanjutnya  akan  diproses  oleh  admin  user  (staff  registrasi  dan  kepala desa).  Namun  sebelum  meproses  hal  tersebut,  admin user perlu login terelebih  dahulu. Form  login muncul pada sisi admin saja. Admin yang bisa memproses data pengajuan ada 2 yaitu staff registrasi dan kepala desa. Pada saat login, admin diminta untuk menginputkan username dan password terlebih dahulu.
Jika username dan password sudah sesuai dengan data yang ada di database, maka akan muncul tampilan dashboard admin.
Gambar 2 . Tampilan Form Login
Pada  menu  ini  operator  desaa  sebagai  admin  diminta  untuk  menginputkan username dan password terlebih dahulu. Jika username dan password sudah sesuai dengan data yang ada di database, maka akan muncul tampilan dashboard admin yang akan menuju proses berikutnya.
Gambar 3 . Tampilan Dashboard Portal
Dalam tampilan dashboard terdapat list data pengajuan yang telah diinputkan penduduk dan diproses oleh admin  (staff  registrasi  dan  kepala  desa).  Warga  bisa  mengunduh  surat  pengantar  desa  apabila  data pengajuan sudah disetujui oleh kepala desa dengan cara mengklik ikon printer ( download surat pengantar desa). Warga juga bisa melihat detail data pengajuan dengan mengklik No Tiket.
Gambar 4 . Tampilan Formulir Pengajuan Pelayanan e-ktp Online
Tampilan  gambar  diatas  adalah  formulir  online  untuk  tipe  pengajuan  e-ktp  baru.  Tipe  pengajuan  ini diperuntukkan untuk penduduk yang belum  memiliki  e-ktp yaitu penduduk yang baru berusia 17 tahun. Pada formulir tersebut penduduk diminta untuk melengkapi data pada field yang bersifat mandatory . Hal ini ditandai dengan adanya bintang berwarna merah.
Untuk  memproses  data  pengajuan,  admin  perlu  akses  menu  Data  Pengajuan.  Tampilan  data  pengajuan pelayanan  e-ktp  online  ini  menampilkan  data  pengajuan  yang  telah  diinput  oleh  warga  untuk  disetujui oleh admin user. Jika ingin melihat detail data pengajuan bisa dengan mengklik No Tiket. Untuk button persetujuan ada 4 jenis, yaitu disetujui, direvisi, ditolak, dan ditutup. Jika staff registrasi dan kepala desa menyetujui  data  pengajuan  warga  maka  akan  warga  bisa  mengunduh  Surat  Pengantar  Desa  pada dashboard portal .
Gambar 6 . Tampilan Surat Pengantar Desa.
Keluaran  surat  pengantar  desa  merupakan  hasil  dari  data  pengajuan  yang  sudah  disetujui  oleh  staff registrasi  dan  kepala  desa  yang  bisa  di donwload oleh  warga  dari  portal dashboard website layanan pengajuan e-ktp Desa Jamblang.

## Kesimpulan
Berdasarkan  uraian  dan  hasil  dari  implementasi  yang  telah  dilakukan  pada  pembahasan  sebelumnya, maka  ditarik  kesimpulan  yaitu  Sistem  Informasi  Manajemen  Administrasi  e-ktp  membantu  dalam pelayanan e-ktp di Desa Jamblang menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan sistem ini, pengelolaan data pengajuan e-ktp dapat dilakukan dengan mudah dan juga dapat dilakukan dimana saja.. Selain itu, admin user  dari  pegawai  desa  juga  dapat  dengan  mudah  menggunakan  dan  mengelola  laporan  kependudukan meliputi  arsip  data  pengajuan  E-KTP,  Buku  Harian  Peristiwa  Penting  dan  Kependudukan  (BHPPK), Buku Mutasi Penduduk (BMP), dan Buku Induk Penduduk (BIP).

## Referensi
Andini,  R.  P.  (2021).  SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN  NAZWA  WEDDING  ORGANIZER BERBASIS WEB. JURNAL PERANGKAT LUNAK , 3 (3). https://doi.org/10.32520/jupel.v3i3.1714
Basri, H., Alfarizi, S., Mulyawan, A. R., Wiguna, A., & Habiba, I. (2019). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BOOKING PEREKAMAN E-KTP (SI MBOK) BERBASIS WEB. Jurnal Pilar Nusa Mandiri , 15 (1). https://doi.org/10.33480/pilar.v15i1.103
Hadiyanor, E., & Widyanti, F. (2022). KUALITAS PELAYANAN E-KTP (Studi Pada Pelayanan Kartu
Tanda  Penduduk  Elektronik  (KTP-el)  Pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Hulu Sungai Tengah). Jurnal Administrasi Publik Dan Pembangunan , 3 (2). https://doi.org/10.20527/jpp.v3i2.4858
Hasan, N., & Susanto, W. E. (2021). Aplikasi Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Dengan Metode Incremental. Bianglala Informatika , 8 (2). https://doi.org/10.31294/bi.v8i2.8622
Henny,  H.  (2020).  SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN  KEPENDUDUKAN  DESA  (SIMKADES) BERBASIS  WEB. Simtek :  Jurnal  Sistem  Informasi  Dan  Teknik  Komputer , 5 (1). https://doi.org/10.51876/simtek.v5i1.72
Irfadat,  T.,  &  Haeril,  H.  (2021).  Implemetasi  Kebijakan  Pelayanan  Kartu  Tanda  Penduduk  (E-KTP)  di Kantor  Camat  Raba  Kota  Bima. Journal  of  Governance  and  Policy  Innovation , 1 (1). https://doi.org/10.51577/jgpi.v1i1.53
Nurany, F., Sonia, S., Rahmadhani, C. D., Kurniawati, L., Sharmistha, N. P., Mahendra, Y. I., & Sary, I. R. (2021). IMPLEMENTASI DALAM PELAKSANAAN E-KTP. Jurnal Administrasi Publik Dan Pembangunan , 3 (1). https://doi.org/10.20527/jpp.v3i1.3826
Pradietya  Dimas  Chairrizal,  &  WD  Tuti,  R.  (2021).  KUALITAS  PELAYANAN  E-KTP  DI KECAMATAN CIPUTAT TIMUR KOTA TANGERANG SELATAN. TheJournalish: Social and Government , 2 (2). https://doi.org/10.55314/tsg.v2i2.134
Ramadhan, S. L. (2021). Perancangan User Experience Aplikasi Pengajuan E-KTP menggunakan Metode UCD pada Kelurahan Tanah Baru. JATISI (Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi) , 8 (1). https://doi.org/10.35957/jatisi.v8i1.633
Ramdan, M., Hikmah, A. B., & Apriyani, Y. (2019). Sistem Informasi Manajemen Laboratorium Sekolah Berbasis  Web  Pada  SMK  Muhammadiyah  Kawali. Indonesian  Journal  on  Software  Engineering (IJSE) , 5 (2). https://doi.org/10.31294/ijse.v5i2.6961
Septiyarini,  D.,  &  Pranaka,  R.  N.  (2019).  IMPLEMENTASI  PROGRAM  DAN  PEMANFAATAN  E- KTP  YANG  TERINTEGRASI  DI  KABUPATEN  SAMBAS. Publikauma :  Jurnal  Administrasi Publik Universitas Medan Area , 7 (1). https://doi.org/10.31289/publika.v7i1.2173
Setiawan,  M.  P.  H.,  &  Masya,  F.  (2020).  Analisa  Perancangan  Sistem  Informasi  Pelaporan  Fasilitas Umum  dan  Informasi  Pembuatan  E-KTP  Untuk  Masyarakat. Rabit : Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Univrab , 5 (1). https://doi.org/10.36341/rabit.v5i1.810
Syarif,  M.,  &  Nugraha,  W.  (2019).  METODE  INCREMENTAL  DALAM  MEMBANGUN  APLIKASI IDENTIFIKASI  GAYA  BELAJAR  UNTUK  MENINGKATKAN  HASIL  BELAJAR  SISWA. Jusikom : Jurnal Sistem Komputer Musirawas , 4 (1). https://doi.org/10.32767/jusikom.v4i1.441
Topan, M., & Najoan, X. B. N. (2015). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit berbasis web. Jurnal Teknik Informatika , 6 (1). https://doi.org/10.35793/jti.6.1.2015.9968
Widiastuti, I. (2018). Kebijakan Pelayanan E - Ktp Di Kota Bandung. Ilmiah WIDYA , 3 (1).