## PELAKSANAAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN ARSIP PADA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN MAMASA
Rustan IR. 1
1 Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Pemerintahan Universitas Al Asyariah Mandar Email: irta17@gmail.com

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  the  implementation  and  maintenance functions  of  archives  in  the  Regional  Archives  and  Library  Office  of Mamasa Regency, as well as the factors that influence them. This study the author uses a descriptive qualitative approach that describes the reality of the events under study. The data used in this study are primary data and secondary  data.  The  results  showed  that  the  implementation  of  records management  policies  in  the  Office  of  Archives  and  Library  of  Mamasa Regency  had  not  been  fully  implemented.  The  factors  that  support  the implementation  of  records  management  policies  are  strong  commitment from  the  Regional  Government,  availability  of  equipment,  Archival Guidelines,  archival  training,  and  provision  of  incentive  officers.  While the  inhibiting  factor  is  the  procedure  is  too  complicated,  the  lack  of awareness  and  understanding  of  employees  about  the  importance  of  the archive, the number of archival officers is still lacking, and the archive is still  seen  as  a  less  attractive  field.  The  archive  management strategy that can  be  applied  is  the  procurement  of  archives  in  the  processing  unit,  the addition of archival officers in the archival unit, changes in the incoming mail  control  lines,  the  creation  of  archival  storage  schedules  and  the development of archive functional organizations.

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  implementasi  dan  fungsi pemeliharaan  arsip  pada  Kantor  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah Kabupaten  Mamasa,  serta  faktor-faktor  yang  mempengaruhinya. Penelitian  ini  penulis  menggunakan  pendekatan  kualitatif  deskriptif yaitu menggambarkan realitas dari peristiwa yang diteliti. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  Implementasi  kebijakan manajemen  arsip  di  Kantor  Arsip  dan  Perpustakaan  Kabupaten Mamasa belum sepenuhnya dilaksanakan dengan baik. Faktor-faktor yang  mendukung  implementasi  kebijakan  manajemen  arsip  adalah komitmen  kuat  dari  Pemerintah  Daerah,  ketersediaan  peralatan,
Pedoman  Kearsipan,  pelatihan  kearsipan,  dan  pemberian  insentif petugas.  Sedangkan  faktor  penghambatnya  adalah  prosedur  terlalu rumit,  kurangnya  kesadaran  dan  pemahaman  karyawan  tentang pentingnya arsip, jumlah petugas arsip masih kurang, dan arsip masih dipandang sebagai bidang yang kurang menarik. Strategi manajemen arsip  yang  dapat  diterapkan  adalah  pengadaan  arsip  pada  unit pemrosesan,  penambahan  petugas  arsip  pada  unit  arsip,  perubahan dalam  jalur  kontrol  surat  masuk,  pembuatan  jadwal  penyimpanan arsip dan pengembangan organisasi fungsional arsip.
Kata Kunci: Kearsipan,  Perpustakaan,  Strategi  Arsip,  Manajemen Arsip

## PENDAHULUAN
Arsip  merupakan  sumber  informasi  bagi  kepentingan  suatu  organisasi dalam  melaksanakan  dan  mendukung  segala  aktifitasnya  untuk  mencapai tujuan  yang  diingingkan.  Sebagai  sumber  informasi,  arsip  tidak  hanya digunakan  oleh  lembaga  yang  menciptakannya,  melainkkan  juga  mempunyai nilai informasi penting dalam rangka kehidupan barbangsa dan bernegara, nilai gunanya bersifat abadi dimana ia menjadi bahan pertanggungjawaban nasional bagi  kepentingan  generasi  yang  akan  datang.  Arsip-arsip  tersebut  dijadikan bahan  penelitian,  sumber  sejarah  bangsa  dan  untuk  kepentingan  masyarakat pada umumnya.
Mengingat betapa pentingnya arsip sebagai memori bangsa, maka sudah tentu  perlu  diselamatkan  dari  kerusakan  dan  kemusnahan,  Oleh  sebab  itu pemeliharaan  arsip  memliki  peran  yang  sangat  penting.  Namun  demikian pemeliharaan  arsip  memerlukan  suatu  dukungan  dari  berbagai  pihak, disamping memerlukan sarana dan prasarana yang memadai. Kemudian yang tidak  kalah  pentingnya  adalah  koordinasi  antar  unit  kerja  yang  memiliki keterkaitan  dan  keterlibatan  secara  langsung  dalam  penggunaan  arsip.  Sebab tanpa  adanya  koordinasi  ini,  tujuan  memelihara  arsip  untuk  menyelamatkan informasi  tidak  akan  tercapai.  Seperti  hilangnya  suatu  dokumen  akibat kurangnya pengawasan terhadap pengguna arsip yang secara bebas mengambil arsip tanpa koordinasi dengan petugas pemeliharaan. Hal tersebut enyebabkan kehilangan bukti otentik sejarah perjalanan bangsa, dan generasi pelanjut akan terputus informasi dengan generasi sebelumnya.
Keberadaan  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten Mamasa belum sepenuhnya dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan dan  penyempurnaan  tata  kearsipan  di  Daerah.  Unit  organisasi  Pemerintah Daerah  tersebut  lebih  fokus  pada  pengelolaan  bidang  perpustakaan  saja, sedangkan bidang kearsipan sejauh ini penanganannya sangat terbatas. Belum
adanya koordinasi dengan unit-unit kerja lainnya, termasuk dengan Sekretariat Daerah  Kabupaten  Mamasa,  menyebabkan  belum  optimalnya  fungsi  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah. Bahkan selama ini belum ada usaha atau kebijakan untuk mengevaluasi tata kearsipan yang dilaksanakan oleh unit-unit kerja  di  lingkungan  Pemerintah  Kabupaten.  Padahal  tujuan  dibentuknya kantor  tersebut  salah  satunya  adalah  untuk  menangani  arsip  statis  atau dokumen  daerah  dan  perawatan  arsip/dokumen  secara  terpusat,  sehingga memudahkan  penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip,  baik  bagi kepentingan suatu kebijakan maupun pengambilan keputusan.
Walaupun arsip sudah tidak asing lagi bagi kalangan pegawai, pekerjaan mengelola  arsip  bukanlah  pekerjaan  yang  mudah.  Selain  memerlukan pengetahuan  khusus,  juga  dituntut  sifat  ketelitian  yang  tinggi  dari  para petugasnya.  Di  samping  itu,  volume  arsip yang  cukup  besar  pada Sekretariat Daerah  Kabupaten  Mamasa,  memerlukan  petugas  kearsipan  dalam  jumlah yang  cukup  pula.  Petugas  kearsipan  pada  Bagian  Umum  yang  khusus menangani  surat  masuk  dan  pendistribusiannya  harus  sebanding  dengan jumlah  arsip  yang  harus  dikelola.  Sehingga  semua  langkah-langkah  kegiatan teknis kearsipan dapat dijalankan dengan baik.

## METODE PENELITIAN

## Jenis Penelitian
Penelitian  yang  dilakukan  bersifat  Deskriptif  yaitu  untuk  mengetahui atau  menggambarkan  kenyataan  dari  kejadian  yang  diteliti  sehingga memudahkan  penulis  untuk  mendapatkan  data  yang  objektif  dalam  rangka mengetahui  dan  memahami  pelaksanaan  pemeliharaan  Arsip  Pada  Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa.

## Populasi dan Sampel
Populasi dalam penelitian ini adalah unsur pimpinan dan staf (PNS) pada Dinas  Pengarsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Mamasa  yakni berjumlah 15 orang.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

## Penjelasan

## Gambaran Umum Tata Kearsipan
Pemerintah  Kabupaten  Mamasa  menaruh  perhatian  yang  cukup  besar terhadap  bidang  kearsipan.  Hal  ini  terbukti  dengan  dibentuknya  satu  unit kerja  yang  salah  satu  bidang  tugasnya  secara  khusus  diarahkan  untuk menangani kearsipan daerah, yaitu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah, Dinas ini dalam bidang kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Perumusan kebijakan teknis sesuai lingkup kearsipan Daerah.
b. Penyelenggaraan pembinaan bidang kearsipan.
c. Pelayanan  penunjang  penyelenggaraan  pemerintahan  di  bidang kearsipan.
d. Pengelolaan arsip in-aktif.
e. Akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis.
f. Penyelenggaraan layanan informasi dan jaringan arsip statis.
g. Pembinaan  tenaga  fungsional  arsiparis  di  lingkungan  Pemerintah Kabupaten Mamasa.
Hanya  saja,  sebagai  unit  organisasi  pemerintahan  daerah  yang  masih sangat baru, peran dan fungsinya sebagai pengelola arsip daerah belum begitu terlihat mengemuka. Hal ini selain disebabkan oleh keterbatasan jumlah tenaga kearsipan, juga disebabkan oleh kemampuan dan pengetahuan petugas bidang kearsipan  yang  masih  sangat  kurang.  Begitu  pula  belum  banyak  koordinasi yang  dilakukan  dengan  unit-unit  kerja  lingkup  Pemerintah  Kabupaten Mamasa dalam rangka menyatukan langkah kegiatan penanganan arsip.
Sebagaimana  hasil  wawancara  dengan  kepala  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Daerah, Bapak Yesaya Albert, S.Pd. MM sebagai berikut:
“Petugas  yang  menangani  kearsipan  di  sini  cuma  ada  dua  orang.  Bahkan jabatan Kepala Seksi Kearsipan sendiri saat ini tidak ada yang mengisi dan sudah  lama  kosong.  Dengan  keterbatasan  petugas  kearsipan  sangat  sulit bagi  kami  untuk  melaksanakan  tugas  pokok  dan  fungsi  Seksi  Arsip. Sekarang kami masih dalam tahap belajar dan banyak mengikuti pelatihan- pelatihan yang diadakan oleh Kantor Arsip Daerah Propinsi ( Wawancara , 1 November 2016).
Dari  hasil  wawancara  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  jumlah  petugas kearsipan  masih  kurang  dan  belum  ada  yang  berstatus  arsiparis.  Sedangkan orientasi  pelaksanaan  tugas  dari  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah Kabupaten Mamasa saat ini lebih difokuskan kepada pembinaan internal saja. Artinya,  lebih  mengutamakan  pembekalan  terhadap  petugas  kearsipan  di Kantor  mereka  sendiri  dengan  cara  mengikuti  pelatihan-pelatihan  di  tingkat provinsi atau yang diadakan oleh Arsip Nasional.
Pengurusan  surat  atau  arsip  masuk  dimulai  dari  unit  kearsipan,  dalam hal ini Bagian Umum, kemudian diteruskan ke unit pengolah (Bagian-bagian di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa) sesuai dengan bidang  masalah  surat  dan  disposisi  pimpinan.  Setelah  arsip  memasuki  masa inaktif, maka arsip kemudian diserahkan kepada unit kearsipan kembali untuk disimpan.
1. Kebijakan Sumber Daya Manusia Kearsipan
Pemerintah Kabupaten Mamasa, dalam mengimplementasikan kebijakan pengelolaan arsip, berdasar pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri, terakhir telah mengeluarkan Keputusan Bupati Mamasa Nomor 5 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Mamasa. Dalam  keputusan tersebut secara jelas  dan  tegas  diatur  tentang  prosedur  pengelolaan  arsip  mulai  tahap penciptaan  arsip  sampai  dengan  penyusutan  arsip.  Namun,  tidak  disinggung masalah sumber daya manusia atau petugas yang menangani bidang kearsipan; berapa jumlahnya, pendidikan dan pelatihan yang harus diikuti, dan lain-lain.
Menurut  Kepala  Bidang  kearsipan  Ibu  Meriani,  S.Sos,  M.AP.,  tentang perlunya penambahan petugas kearsipan adalah sebagai berikut:
“Kami  melihat  bahwa  tenaga  atau  petugas  kearsipan  perlu  sekali  untuk ditambah.  Petugas  yang  ada  saat  ini  sangat  kerepotan  menangani  surat- surat  yang  masuk  yang  jumlahnya  setiap  hari  sangat  banyak.  Kadang- kadang  ada  beberapa  surat  yang  perlu  penanganan  segera,  menjadi terlambat didistribusikan. Sudah diusulkan kepada Bapak Dinas Kearsipan dan  Perpustakaan  Daerah  untuk  penambahan  petugas,  tetapi  sampai  saat ini belum ada realisasinya” ( Wawancara , 2 November 2016).
Dengan  demikian  diperoleh  gambaran  bahwa  jumlah  petugas  kearsipan yang  ada  saat  ini  dirasakan  masih  kurang  dan  oleh  karenanya  perlu penambahan.  Dengan  adanya  penambahan  pegawai  kearsipan,  maka  akan terjadi  pembagian  tugas  dan  diharapkan  tidak  ada  lagi  keterlambatan pendistribusian surat, dan arsip dapat dikelola dengan baik. Namun demikian tidak  semua  pegawai  bisa  dimutasikan  begitu  saja  ke  bidang  kearsipan. Alasannya,  perlu  pengetahuan  dan  keterampilan  khusus  serta  syarat-syarat tertentu untuk dapat mengelola arsip.
Littlefield  dan  Peterson,  sebagaimana  dikutip  oleh  The  Liang  Gie (1982:69), mengemukakan 6 syarat bagi pegawai kearsipan, yaitu:
1. Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal.
2. Memahami  alfabet  dengan  baik  dan  mempunyai  penglihatan  yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil  dari nama- nama dan angka yang tercantum pada warkat-warkat.
3. Memiliki sifat kecermatan.
4. Memiliki  suatu  pikiran  yang  tertarik  pada  perincian-perincian  yang kecil.
5. Memiliki sifat sebagai pegawai yang cepat dan rapi.
6. Memiliki pertimbangan yang baik.

## Implementasi Kebijakan Prosedur Kearsipan
Dalam  mengimplementasikan  kebijakan  pengelolaan  arsip  berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah  Kabupaten  Mamasa  berpedoman  kepada  Keputusan  Bupati  Mamasa Nomor 5 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Mamasa. Keputusan  Bupati  tersebut  merupakan  pengganti  dari  keputusan  sebelumnya yaitu  Keputusan  Bupati  Mamasa  Nomor  12  Tahun  2000  tentang  Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Mamasa.

## Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
Setiap  surat  masuk  yang  disampaikan  baik  oleh  petugas  pos,  kurir, maupun  perorangan  atau  pribadi  dengan  tujuan  Bupati  atau  Wakil  Bupati diterima  langsung  oleh  Unit  Kearsipan,  dalam  hal  ini  Bagian  Umum.  Setiap surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali surat masuk. Sedangkan surat yang dialamatkan kepada orang-perorangan atau pribadi langsung diserahkan kepada yang bersangkutan.
Bapak Hardin, Amd, petugas kearsipan, memberikan penjelasan sebagai berikut:
“Semua  surat  masuk  melalui  satu  pintu,  yaitu  Bagian  Umum.  Surat-surat tersebut  dicatat  dalam  kartu  kendali  surat  masuk.  Namun,  tidak  semua surat  dicatat  dalam  kartu  kendali.  Kami  terlebih  dahulu  menyortirnya. Hanya  surat  dinas  yang  bersifat  penting  yang  dicatat.  Sedangkan  yang sifatnya  biasa,  seperti  undangan,  kartu  ucapan,  laporan  dan  sebagainya, dicatat dalam lembar pengantar dan langsung diserahkan kepada si alamat. Untuk  surat  dinas  yang  sifatnya  rahasia  dicatat  dalam  buku  agenda tersendiri, dan kemudian diserahkan masih dalam keadaan tertutup kepada si alamat.” ( Wawancara , 7 November 2016).
Pencatatan  surat  masuk  tidak  dilakukan  secara  manual  lagi,  melainkan telah  menggunakan  sarana  elektronik  yaitu  komputer.  Pada  komputer  telah tersedia  format  untuk  melakukan  pencatatan  surat  masuk  di  mana  print outnya sesuai dengan kartu kendali yang tersedia.

## Pengendalian Naskah Dinas
Setelah dicatat dalam kartu kendali dan diberikan lembar disposisi, surat atau  naskah  dinas  masuk  diteruskan  kepada  Asisten  Setda  masing-masing bidang  untuk  ditelaah  dan  ditentukan  apakah  perlu  untuk  diketahui  dan dipertimbangkan  oleh  Bupati,  Wakil  Bupati,  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Daerah,  atau  langsung  diproses  oleh  unit  pengolah  saja.  Unit pengolah  adalah  unit  yang  melaksanakan  tugas  pokok  dan  fungsi  organisasi, dalam  hal  ini  seluruh  satuan  kerja  dalam  unit  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Daerah.  Untuk  keperluan  pelaksanaan  kegiatan  kerjanya,  unit tersebut menyelenggarakan arsip aktif sebagai berkas kerja.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  Asisten  Bidang  Administrasi Umum Bapak Marthen Deppa, S.Sos dikatakan bahwa:
“Jika  Asisten  Setda  berhalangan  masuk  kantor  lebih  dari  3  hari,  maka naskah dinas yang menjadi tanggungjawabnya diserahkan ke Asisten Setda lainnya.” ( Wawancara , 10 November 2016)
Selanjutnya,  petugas  kearsipan  Bagian  Umum  mendistribusikan  surat- surat dinas yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi ke unit-unit pengolah sesuai  dengan  hasil  disposisi.  Setiap  peneriman  surat  oleh  unit  pengolah dicatatkan  dalam  tanda  bukti  penerimaan  melalui  kartu  kendali  berwarna kuning  oleh  petugas  kearsipan.  Bukti-bukti  penerimaan  inilah  yang  disimpan oleh  petugas  kearsipan  sebagai  pengganti  arsip  selama  naskah  dinas  masih berada di unit pengolah.

## Penyimpanan Arsip
Menurut  Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  78  Tahun  2012 tentang  Tata  Kearsipan  Departemen  Dalam  Negeri,  kartu  kendali  berwarna kuning harus diserahkan kepada unit pengolah atau tata usaha pengolah pada saat naskah dinas yang sudah tidak dipakai lagi (arsip in-aktif) di unit pengolah diterima  oleh  unit  kearsipan.  Akan  tetapi  hal  ini  tidak  atau  belum  pernah terjadi. Kartu kendali warna kuning tetap selamanya berada di unit kearsipan atau Bagian Umum karena tidak pernah ditukarkan dengan arsip in-aktif oleh unit pengolah.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa yaitu Bapak Yesaya Albert, S.Pd. MM mengatakan bahwa:
“Hampir setiap tahun kami menerima himbauan dari Bagian Umum untuk melaksanakan  tata  kearsipan  atau  penyimpanan  arsip  sesuai  dengan Kepmendagri  30/1979.  Akan  tetapi,  kurangnya  sosialisasi  dan  pelatihan- pelatihan  bidang  kearsipan  yang  mengikutsertakan  staf  dari  satuan  kerja kami,  menyebabkan  pelaksanaannya  terhambat.  Selain  itu,  bidang kearsipan kurang menarik bagi para pegawai. Sangat sulit mendapatkan staf yang  betul-betul  mau  mendalami  kearsipan  ( Wawancara ,  17  November 2016).
Demikian juga ketika hal yang sama ditanyakan kepada beberapa kepala sub bagian lainnya di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah, jawabannya hampir sama. Kurangnya pemahaman dan minimnya kesadaran para pegawai akan  pentingnya  penataan  arsip  turut  menjadi  kendala  terselenggaranya  tata kearsipan yang baik dan benar.

## Pemeliharaan Arsip
Dalam Buletin Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1972 tentang  Pemeliharaan  dan  Penjagaan  Arsip,  sebagaimana  dikutip  oleh Wursanto  (2000:226),  telah  diberikan  pedoman  tentang  faktor-faktor  yang menyebabkan kerusakan arsip sebagai berikut:
1. Kerusakan  yang  disebabkan  dari  dalam  (faktor  internal),  dapat  berasal dari unsur-unsur kertas, tinta, pasta atau lem.
2. Kerusakan  akibat  serangan  dari  luar  (faktor  eksternal),  misalnya disebabkan  oleh  kelembaban  udara,  udara  yang  terlalu  kering,  sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat.

## Penyusutan Arsip
Berdasarkan  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang Penyusutan  Arsip,  yang  dimaksud  dengan  penyusutan  arsip  adalah  kegiatan pengurangan arsip dengan jalan:
1. Pemindahan  arsip  in-aktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan  dalam lingkungan  lembaga-lembaga  negara  atau  badan-badan  pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.
Menurut staf bidang kearsipan, Ibu Zetmin Sri Suyanti, bundelan arsip- arsip tersebut diserahkan ke Bagian Umum tanpa disertai dengan tanda bukti atau berita acara serah terima arsip. Selain itu arsip yang diserahkan pun tidak dibuatkan  daftarnya,  sehingga  tidak  diketahui  arsip  tentang  apa  dan  berapa jumlahnya. Dan umumnya bundelan arsip tersebut diserahkan kepada Bagian Umum  karena  unit  pengolah  sudah  tidak  mempunyai  tempat  lagi  untuk menyimpannya.
“Arsip-arsip diserahkan sudah dalam bentuk bundelan, sehingga kami tidak dapat menukarnya dengan kartu kendali. Yang kami ketahui hanyalah arsip tersebut  berasal  dari  Bagian  mana.  Itu  pun  tidak  semua  Bagian  di  Setda yang  menyerahkan  arsipnya  untuk  disimpan  atau  disusutkan  oleh  Unit Kearsipan.  Bundelan  arsip  yang  ada  sekarang  berasal  dari  Bagian  Umum, Bagian  Keuangan  dan  Bagian  Pemerintahan.  Satuan  kerja  yang  lainnya belum  pernah  menyerahkan  arsipnya.  Mereka  biasanya  memusnahkan sendiri  arsip-arsip  yang  dirasakan  tidak  digunakan  lagi.  Dan  itu  tidak  ada berita acaranya. ( Wawancara , 21 November 2016).
Berdasarkan  Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  78  Tahun  2012 tentang  Tata  Kearsipan  Departemen  Dalam  Negeri,  unit  pengolah  secara teratur  mengadakan  penelitian  untuk  menentukan  arsip  in-aktif  dan menyerahkannya kepada unit kearsipan. Unit kearsipan sendiri secara teratur
melakukan  penelitian  atau  pemeriksaan  arsip  yang  sudah  melampaui  jadwal retensi.
Jadwal  retensi  arsip  sampai  saat  ini  belum  dimiliki  oleh  unit  kearsipan Bagian  Umum.  Hasil  wawancara  dengan  Kepala  Seksi  pelayanan  arsip  ibu Sarce, S.Sos, pelayanan arsip adalah sebagai berikut:
“Kami  akui  memang  sampai  saat  ini  belum  memilki  jadwal  retensi  arsip. Hal ini terjadi karena belum ada kebijakan Kepala Daerah yang secara tegas mengaturnya.  Panitia  yang  menyusun  jadwal  retensi  belum  pernah terbentuk.  Selain  itu,  volume  arsip  in-aktif  yang  diserahkan  ke  unit kearsipan  juga  sangat  sedikit  dan  tidak  beraturan  ( Wawancara ,  16 November 2016).
Hasil  wawancara  dengan  Kepala  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan Daerah  Kabupaten  Mamasa  Bapak  Yesaya  Albert,  S.Pd.,  MM.,  mengenai penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
“Selama  ini  kita  melaksanakan  penyimpanan  arsip  lebih  banyak menyesuaikan  dengan  selera  masing-masing  dari  pada  berdasarkan peraturan  kearsipan.  Begitu  pula  dengan  penyusutan  arsip.  Kita memusnahkan arsip yang benar-benar sudah lama, 5 sampai 10 tahun, dan yang dirasakan sudah tidak diperlukan lagi. Dan mungkin karena selama ini jarang sekali pencarian terhadap arsip yang sudah dimusnahkan, maka kita belum memprioritaskan pembentukan panitia penyusun jadwal retensi arsip ( Wawancara , 18 November 2016).
Dengan  demikian  diperoleh  gambaran  bahwa  penyusutan  arsip  yang sesuai  dengan  peraturan  yang  berlaku  belum  mendapat  perhatian  utama Pemerintah  Daerah  Kabupaten  Mamasa. Belum  ada kebijakan  atau  petunjuk teknis  yang  dikeluarkan  pemerintah  daerah  dalam  mengimplementasikan Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Penyusutan  Arsip. Padahal peraturan tersebut sudah sangat lama dikeluarkannya.

## Implementasi Kebijakan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Menurut  Sedarmayanti  (2003:  43)  beberapa  kriteria  yang  perlu dipertimbangkan dalam pembelian peralatan kearsipan adalah:
a. Biaya yang tersedia.
b. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.
c. Jenis-jenis  arsip  yang  akan  disimpan  (ukuran,  jumlah,  berat,  nilai,  dan sebagainya).
d. Frekuensi penggunaan arsip
e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Mamasa  setiap tahunnya menyediakan anggaran yang cukup untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan  kearsipan.  Hasil  wawancara  dengan  Kepala  Bidang  Kearsipan ibu Meriani, S.Sos, M.AP., diperoleh keterangan sebagai berikut:
“Untuk  pengadaan  peralatan  kearsipan  seperti  lemari  arsip,  Pemerintah Daerah memberikan anggaran yang cukup  setiap tahunnya. Khusus untuk Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah,  kami  mengambilnya  dari  pos anggaran  belanja  modal  peralatan  kantor.  Jadi,  kami  tidak  mengalami kesulitan  dalam  menambah  atau  mengadakan  peralatan  dan  perlengkapan kearsipan.  Tinggal  memaksimalkan  penggunaannya  ( Wawancara ,  13 November 2016).
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  beberapa  Kepala  Bidang  di lingkungan  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah,  penggunaan  lemari tempat  penyimpanan  arsip  tersebut  kurang  optimal.  Arsip  disimpan  tidak berurutan dan fungsinya lebih banyak untuk pengamanan saja.

## Faktor-Faktor yang menjadi Pendukung dan Penghambat Implementasi Kebijakan Pengelolaan Arsip

## Faktor Pendukung
Beberapa  faktor  yang  menjadi  pendukung  berhasilnya  implementasi kebijakan  pengelolaan  arsip  berdasarkan  Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri Nomor  78  Tahun  2012  tentang  Tata  Kearsipan  Departemen  Dalam  Negeri  di Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Mamasa  adalah sebagai berikut:
a. Adanya komitmen yang kuat dari Pemerintah Daerah
b. Tersedianya peralatan dan perlengkapan kearsipan
c. Adanya Buku Pedoman Tata Kearsipan
d. Pelatihan Kearsipan oleh Kantor Arsip Daerah Provinsi
e. Diberikannya tunjangan insentif bagi petugas arsip

## Faktor Penghambat
Beberapa faktor yang menjadi penghambat terlaksananya implementasi kebijakan pengelolaan arsip berdasarkan Kepmendagri Nomor 78 Tahun 2012 di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Mamasa  adalah sebagai berikut:
a. Prosedur penanganan arsip dianggap terlalu rumit
b. Kurangnya kesadaran dan pemahaman para pegawai tentang pentingnya arsip.
c. Jumlah petugas kearsipan masih kurang.
d. Belum terlaksananya koordinasi dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah.
Volume 3, Nomor 1, Mei 2018 | 85

## e. Kearsipan masih dipandang sebagai bidang pekerjaan yang kurang menarik

## Strategi yang dapat Diterapkan dalam Pengelolaan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa
a. Sumber Daya Manusia Kearsipan
1) Pengadaan Petugas Arsip pada Unit Pengolah
Penanganan arsip pada unit pengolah di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa selama ini masih tidak teratur. Pada unit pengolah tidak ada pegawai atau petugas yang bertanggung jawab penuh terhadap  penerimaan  naskah-naskah  atau  dokumen  yang  didistribusikan  oleh petugas  unit  kearsipan.  Walaupun  sudah  ada  bukti  penerimaan,  tetapi  yang menerima  bukan  petugas  atau  pegawai  yang  tetap.  Selain  itu  tidak  ada  buku agenda surat masuk di unit pengolah, sehingga tidak ada kontrol atau kendali terhadap surat atau naskah dinas tersebut.
2) Penambahan Petugas Kearsipan pada Unit Kearsipan
Berdasarkan  Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  78  Tahun  2012 tentang  Tata  Kearsipan  Departemen  Dalam  Negeri,  pada  unit  kearsipan setidaknya diperlukan 5 (lima) orang petugas dengan masing-masing tugasnya adalah sebagai berikut:
a) Penerima, mempunyai tugas:
o Menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar, pos atau telekom maupun oleh caraka.
o Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.
o Mensortir naskah dinas.
o Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul.
o Dalam  hal  alamat  pengirim  tidak  tercantum  di  dalam  naskah dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinas.
o Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.
o Menyempaikan naskah dinas kepada pengarah.
o Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada Pencatat.
b) Pengarah, mempunyai tugas:
o Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa.
o Mencantumkan  disposisi  pengarahan  pada  bagian  atas  naskah dinas.
o Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.
o Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada Pencatat.
c) Pencatat, mempunyai tugas:
o Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas.
o Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali
o Mencatat  naskah  dinas  biasa  dan  naskah  dinas  tertutup  dalam lembar pengantar.
o Menyampaikan  naskah  dinas  penting  beserta  4  (empat)  lembar kartu kendali kepada Pengendali.
o Menyampaikan  naskah  dinas  biasa  dan  naskah  dinas  tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar kepada Pengendali.
d) Pengendali, mempunyai tugas:
o Menerima  naskah  dinas  penting  dan  naskah  dinas  biasa  serta naskah dinas tertutup dari pencatat.
o Meneliti  kebenaran  nomor  kode  dan  pengisian  kartu  kendali  serta meneliti kelengkapan lampiran.
o Menyampaikan  naskah  dinas  penting  kepada  para  Asisten  sesuai dengan bidangnya.
o Menyampaikan  naskah  dinas  biasa  dan  naskah  dinas  tertutup beserta  2  (dua)  angkap  lembar  pengantar  langsung  kepada  unit pengolah.
o Menerima  kembali  naskah  dinas  penting  dari  Asisten  atau  Dinas Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Daerah  atau  Bupati/Wakil  Bupati dan  mendistribusikannya  kembali  kepada  unit  pengolah  beserta kartu kendali.
e) Penyimpan,  mempunyai  tugas  menyimpan  kartu  kendali  lembar  III warna kuning yang diterima kembali dari unit pengolah ke dalam file sebagai  pengganti  arsip  selama  naskah  dinas  masih  berada  di  unit pengolah.
Untuk  itu  perlu  adanya  penambahan  petugas  kearsipan  pada  unit kearsipan  untuk  memenuhi  jabatan  atau  posisi  sebagai  penerima,  pengarah, pencatat, pengendali dan penyimpan.

## SIMPULAN
Secara  keseluruhan,  kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  penelitian  ini adalah sebagai berikut:
1. Implementasi  kebijakan  pengelolaan  arsip  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Mamasa  dengan  berdasarkan  kepada Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  78  Tahun  2012  tentang  Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri belum sepenuhnya terlaksana dengan baik.  Hal  ini  terlihat  dari  terbatasnya  jumlah  tenaga  atau  petugas kearsipan,  masih  tidak  teraturnya  penataan  dan  penyimpanan  arsip  pada masing-masing  unit  pengolah  sehingga  arsip  susah  ditemukan  kembali apabila  diperlukan,  dan  penyusutan  arsip  yang  tidak  dilaksanakan berdasarkan ketentuan karena Jadwal Retensi Arsip belum ada.
2. Faktor-faktor yang menjadi pendukung implementasi kebijakan pengelolaan arsip  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Kabupaten  Mamasa adalah  adanya  komitmen  yang  kuat  dari  Pemerintah  Daerah,  tersedianya peralatan  dan  perlengkapan  kearsipan,  adanya  Buku  Pedoman  Tata Kearsipan,  pelatihan  kearsipan  oleh  Kantor  Arsip  Daerah  Propinsi,  dan diberikannya tunjangan insentif bagi petugas arsip. Sedangkan faktor-faktor yang menjadi penghambatnya adalah prosedur penanganan arsip dianggap terlalu rumit, kurangnya kesadaran dan pemahaman para pegawai tentang pentingnya  arsip,  jumlah  petugas  kearsipan  masih  kurang,  belum terlaksananya  koordinasi  dari  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah, dan kearsipan masih dipandang sebagai bidang yang kurang menarik.

## SARAN DAN REKOMENDASI
Berdasarkan  kenyataan  di  atas,  maka  saran  yang  dapat  diberikan  oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan  penyelenggaraan  pengelolaan  arsip  sehingga  sesuai  dengan Kepmendagri  Nomor  78  Tahun  2012  dengan  cara  lebih  mensosialisasikan lagi  peraturan  dan  kaidah-kaidah  kearsipan  yang  berlaku,  baik  terhadap petugas kearsipan maupun para Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa.
2. Menjadikan  kearsipan  sebagai  bidang  pekerjaan  yang  menarik  bagi kalangan pegawai, dengan cara memberikan tunjangan insentif dan fasilitas lainnya seperti penjaminan kesehatan petugas kearsipan sebagaimana diatur dalam Pasal 7 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan.
3. Melalui  penelitian  ini  diharapkan  adanya  penelitian  lanjutan  yang  lebih terfokus  pada  peningkatan  penyelenggaraan  pengelolaan  arsip  di  Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Mamasa.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.
Arikunto,  Suharsimi.  2002. Prosedur  Penelitian  Suatu  Pendekatan  Praktek .
Jakarta: Rineka Cipta.
Atmosudirdjo,  S.Prajudi.  1995. Kesekretarisan  Dan  Administrasi  Perkantoran .
Jakarta: Ghalia Indonesia.
Barthos, Basir. 2000. Manajemen Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara.
Dunn, William N. 1999. Analisa Kebijaksanaan Publik. disadur oleh Muhadjir Darwin, Yogyakarta: Hanindita Graha Widya,
Volume 3, Nomor 1, Mei 2018 | 89
Edward  III,  George  C.  1980. Implementing  Public  Policy .  Washington  DC: Congress Conal Quarterly Press
Ellis. 1992. Kinerja Pelayanan Prima . Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.
Hamdi,  Muchlis.  1999. Laporan  Hasil  Tim  Studi  Pengkajian  Ilmu Pemerintahan. Jakarta: IIP.
Hogwood. Gunn. 1984, Politics and Apolicy Implementation in the Third Word.
New Jersey: Princetown University Press.
Hoogewerf. 1983. Ilmu Pemerintahan . Jakarta: Erlangga.
Islamy,  M.  Irfan.  2000. Prinsip-prinsip  Perumusan  Kebijaksanaan  Negara .
Edisi Sembilan, Jakarta: Bumi Aksara.
Jones, Charles O. 1996. Pengantar Kebijakan Publik . Jakarta: Rajawali Pers.
Lasswell, Harold D. Dan Abraham Kaplan. 1965. Power and Society A. Frame Work Plitical Inquiry. London: Yale University Press.
Meter,  Donald  Van,  dan  Carl  van  Horn.  1975. The  Policy  Implementation Process:  A  Conceptual  Framework  dalam  administration  an  society  6 . London: Sage.
Mazmanian, Daniel H. dan Paul A. Sabatier. 1983. Implementation and Public Policy. New York: Harper Collins.
Martono,  Boedi,  1997. Arsip  Korespondensi;  Penciptaan  dan  Penyimpanan .
Jakarta: Sinar Harapan.
Maulana, M.N. 1974. Administrasi Kearsipan . Jakarta: Bhratara.
Moekijat. 1997. Administrasi Perkantoran . Bandung: CV.Mandar Maju.
Moleong,  J.L.  2002. Metode  Penelitian  Kualitatif .  Bandung:  PT.Remaja Rosdakarya.
Mulyana, Deddy. 2001. Metodologi  Penelitian Kualitatif Paradigma Baru Ilmu Komunikasi dan Ilmu Sosial Lainnya . Bandung: PT.Remaja Rosdakarya.
Mustopadidjaja.  1992. Studi  Kebijaksanaan  Perkembangan  dan  Penerapannya dalam  rangka  Administrasi  dan  Manajemen  Pembangunan .  Jakarta:
LPFE UI.
Nasution S. 1998. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif . Bandung: Tarsito.
Ndraha,  Taliziduhu.  1987. Desain  Riset  dan  Teknik  Penyusunan  Karya  Tulis Ilmiah . Jakarta: Bina Aksara.
Notoatmodjo,  Soekidjo.  1998, Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia. Jakarta: Rineka Cipta.
Santoso. 1998. Analisa Kebijakan Publik . Yogyakarta: PT.Tiara Wacana.
Saragih,  Swani  Sona.  2001. Pedoman  Praktek  Kearsipan .  Jatinangor:  Sekolah Tinggi Pemerintahan Dalam Negeri.
Sedarmayanti.  2001. Dasar-Dasar  Pengetahuan  Tentang  Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar . Bandung: CV.Mandar Maju.
Soewito,  Marwoto.  1999. Bahan  Kuliah  Analisis  Kebijakan  Pemerintahan . Jatinangor: MAPD-STPDN.
Sugiarto dan Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer . Yogyakarta: Gaya Media.
Sulaiman,  Affan.  1998. Public  Policy .  Jakarta:  Bidang  Kajian  Utama  (BKU) Ilmu Pemerintahan Program Magister Ilmu-Ilmu Sosial IIP.
Sulaiman M., dkk. 2000. Modul Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru Dan Kabinet Reformasi Pembangunan . Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Sulistyo-Basuki.  2003. Manajemen  Arsip  Dinamis .  Jakarta:  PT.Gramedia
Pustaka Utama.
Sunggono,  Bambang.  1994. Hukum  dan  Kebijaksanaan  Publik . Jakarta: Sinar Grafika,
The Liang Gie. 1982. Pengertian, Kedudukan, dan Perincian Ilmu Administrasi. Edisi Kedua, Yogyakarta: Supersukses.
The Liang Gie. 1998. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta: Liberty.