This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

## Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Inventory Instalasi Farmasi Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah
Analysis  of  Needs  for  Management  Information  System  Inventory  in  Pharmacy Installation of the Central Kalimantan Provincial Government
Meidina Filirida 1* , Lutfan Lazuardi 2 , Satibi 3
1 Magister Manajemen Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada
2 Kebijakan    dan   Manajemen   Kesehatan,   Fakultas   Kedokteran,    Kesehatan   Masyarakat,   dan Keperawatan, Universitas Gadjah Mada
3 Fakultas Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada
Corresponding author: Meidina Filirida: Email: meidinafilirida1986@mail.ugm.ac.id Submitted: 12-07-2023 Revised: 20-09-2023 Accepted: 21-09-2023

## ABSTRAK
Manajemen  logistik  Instalasi Farmasi Pemerintah  (IFP) Provinsi Kalimantan Tengah  masih dilakukan  secara  semi  konvensional  yang  menyebabkan  selisih  stok  obat;  selisih  kartu  stok; pelaporan lama; data tidak real time ; kehilangan dokumen . Hal ini membuat pengelolaan informasi dalam  proses  tersebut  menjadi  sangat  vital  sehingga  perlu  dilakukan  analisis  kebutuhan  untuk pengembangan  Sistem  Informasi  Manajemen  (SIM)  Logistik  di  IFP.  Penelitian  ini  bertujuan menganalisis kebutuhan  pengguna untuk pengembangan SIM Logistik IFP. Penelitian ini merupakan kualitatif  studi  kasus  deskriptif  yaitu  analisis  kebutuhan  SIM  Logistik menggunakan  metode wawancara  mendalam, Focus  Grup  Discussion ,  dan  telaah  dokumen  dengan  pendekatan User- Centered Design . Subyek penelitian terdiri dari Kepala Dinas Kesehatan; Sekretaris Dinas Kesahatan; Kepala  Bidang  Sumber  Daya  Kesehatan;  Kepala  Seksi  Farmasi,  Alat  Kesehatan,  dan  Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga; Apoteker Penanggung Jawab IFP Provinsi; 3 orang apoteker IFP Provinsi; 1  orang  Tenaga  Teknis  Kefarmasian  IFP  Provinsi;  6  orang  apoteker  IFP  kabupaten/kota  di Kalimantan Tengah; 1 orang anggota tim Information Technology Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Hasil penelitian menunjukkan kebutuhan data manajemen inventory IFP terdiri dari data penerimaan sediaan farmasi, data distribusi sediaan farmasi, data stok opname sediaan farmasi, data pemusnahan sediaan farmasi, dan retur sediaan farmasi. Kebutuhan data dikelompokkan ke dalam kebutuhan data penerimaan, distribusi, dan pelaporan yang terdiri dari 6 jenis laporan. Kesimpulan penelitian ini adalah analisis kebutuhan pengguna dalam manajemen inventory IFP menghasilkan kebutuhan  data  yang  mendukung  proses  penerimaan, distribusi, dan pelaporan. Kata Kunci : Instalasi farmasi pemerintah; manajemen inventory ; kebutuhan data
ABSTRACT
Inventory management at the Central Kalimantan’s Government Pharmacy Installation (IFP) is still carried  out  in  a  semi-conventional  manner,  which  causes  several  medicines  and  stock  cards differences, delayed reporting, non-real-time data, and missed documents. Those issues require an adequate management of information, and it is necessary to deliver a needs analysis in developing an inventory’s management information system (MIS) at IFP. This study aims to analyze user’s needs in improving the MIS. It is a qualitative descriptive case study, using in-depth interviews, focus group discussions,  and  document  review  using  a  user-centered  design  approach.  The  research  subjects consisted of the Head of Health Service; Health Service Secretary; Head of Health Resources Division; Head of Pharmaceutical, Medical Devices, and Household Health Supplies Section; a provincial IFP’s Person-In- Charge Pharmacist; 3 Provincial IFP pharmacists; a Provincial IFP’s Technician; 6 district IFP’s pharmacists; and a member of the Information Technology team of the Ministry of Health. The results  showed  the  needs  of  IFP’s  inventory  management  da ta  involves:  receiving  data  of pharmaceutical  products,  distribution  data  of  pharmaceutical  products,  stock  opname  data  of pharmaceutical  products,  demolition  data  of  pharmaceutical  products,  and  return  data  of pharmaceutical products. Data requirements are grouped into receiving, distribution, and six types of reporting. In conclusion, the analysis of user’s needs in IFP’s inventory management generates a data requirement that support the receiving, distribution, and reporting.
Keywords : government pharmacy installation; inventory management; data requirements

## PENDAHULUAN
Instalasi Farmasi Pemerintah (IFP) Provinsi Kalimantan Tengah merupakan unit tunggal di Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Tengah  serta pusat data dan  pengelolaan seluruh  obat dan vaksin  buffer,  program,  dan  Bahan  Medis  Habis  Pakai  (BMHP)  yang  masuk  dan/atau  keluar  dari Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Tengah. Seluruh obat dan vaksin buffer, program, dan BMHP Dinas  Kesehatan  Provinsi  Kalimantan  Tengah  digunakan  untuk  memenuhi  kebutuhan  14 kabupaten/kota  di  Kalimantan  Tengah  dan  didistribusikan  oleh  IFP  sehingga  seluruh  data pengelolaannya menjadi tanggung jawab IFP. Hingga saat ini sistem yang digunakan di IFP masih semi konvensional  menggunakan  pencatatan  manual;  aplikasi spreed  sheet ; microsoft  excel ;  aplikasi e-logistik  (Direktorat  Jenderal  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan,  2016) yang  belum  memenuhi kebutuhan  pengguna  sehingga  menyebabkan  kesulitan,  kendala  teknis,  dan  keengganan  untuk beralih SIM dalam melakukan proses pengelolaan dan pengolahan data (Boku et al., 2019; Suryagama et al., 2019). Bagian dari siklus manajemen obat dan BMHP di IFP yang memiliki tantangan terbesar sehingga  sangat  diperlukan  dukungan  SIM  yaitu  tahap  penerimaan,  distribusi,  dan  pelaporan; berupa kesalahan dalam perhitungan stok, kesulitan pemantauan persediaan, terjadi kelebihan dan kekurangan  bahkan  kehabisan  obat,  terjadi  perbedaan  data  stok  antara  IFP  dengan  sub  bagian keuangan dan aset, memerlukan banyak waktu dalam pembuatan laporan, data yang dihasilkan tidak real time, dan kehilangan dokumen karena proses pengarsipan data belum menggunakan database. Selain itu, kompleksnya peran dan tanggung jawab IFP dalam keberhasilan pelayanan kesehatan dan sebagai  salah  satu  konsumen  anggaran  belanja  terbesar  serta  sumber  aset  terbesar  di  Dinas Kesehatan Provinsi maka analisis kebutuhan SIM Logistik perlu  dilakukan  dengan  metode user- centered design (UCD); yang melibatkan pengguna dalam perancangannya untuk  mencapai  manfaat penggunaan  yang  tinggi,  kepuasan  yang  lebih  besar  (de  Troyer  et  al.,  1998),  dan  produk  yang dihasilkan  dapat  digunakan  secara  maksimal  oleh  pengguna  (Abras  et  al.,  2004).  Penggunaan  e- logistik masih  belum  memenuhi  kebutuhan  pengguna  sehingga  menyebabkan  kesulitan,  kendala teknis,  dan keengganan untuk beralih  SIM  dalam melakukan proses pengelolaan dan pengolahan data  (Boku  et  al.,  2019;  Suryagama  et  al.,  2019).  Belum  ada  penelitian  yang  berfokus  pada pengembangan model SIM Logistik IFP Provinsi yang mengacu pada kesulitan, kendala teknis, dan keengganan untuk beralih SIM ke e-logistik . Penelitian sebelumnya terbatas pada perancangan SIM di  IFP  karena  belum  memiliki  SIM  Logistik  (Afrizal,  2016;  Musliyana,  2020;  Nasir  dkk.,  2014; Rahmawatie dan Santosa, 2015; Saputra, 2018). Tujuan penelitian ini untuk memperoleh gambaran kebutuhan dari pengguna untuk model awal SIM Logistik IFP sehingga  membantu  pengelolaan  data dalam pengambilan keputusan di setiap proses siklus pengelolaan di IFP Provinsi.

## METODE
Penelitian ini merupakan kualitatif studi kasus deskriptif dengan metode purposive sampling type criterion yaitu analisis kebutuhan dengan pendekatan User-Centered Design (UCD). Penelitian dilakukan di IFP Provinsi Kalimantan Tengah pada bulan Oktober sampai November 2022 setelah diterbitkan ethical  approval Ref.No.:  KE/FK/1298/EC/2022.  Pengumpulan  data  untuk  menggali kebutuhan  pengguna  melalui Focus  Grup  Discussion (FGD),  wawancara  mendalam,  dan  telaah dokumen;  secara  daring  dan  direkam  menggunakan  aplikasi zoom selama  30-120  menit.  Subyek penelitian ini adalah Kepala Dinas Kesehatan; Sekretaris Dinas Kesahatan; Kepala Bidang Sumber Daya Kesehatan; Kepala Seksi Farmasi, Alat Kesehatan, dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga; Apoteker Penanggung Jawab IFP Provinsi; apoteker IFP Provinsi; Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) IFP  Provinsi;  apoteker  IFP  kabupaten/kota  di  Kalimantan  Tengah;  anggota  tim Information Technology (IT)  Kementerian  Kesehatan.  Kriteria  inklusi  adalah  apoteker,  TTK,  dan  tenaga administrasi  yang  bekerja  di  IFP  Provinsi  dan  sudah  bekerja  minimal  2  tahun;  kriteria  eksklusi responden adalah responden sedang dalam masa cuti, libur, berhalangan hadir, menjalankan tugas belajar/izin  belajar,  dan  menolak  berpartisipasi. Requirement pengguna  menggunakan  pedoman wawancara, pedoman FGD, dan daftar telaah dokumen terhadap siklus pengelolaan obat terdiri dari penerimaan;  distribusi;  pelaporan,  kemudian  dilanjutkan  ke  tahap  analisis  kebutuhan  data

## Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Inventory Instalasi Farmasi
menggunakan pendekatan konten untuk mengidentifikasi tema, serta dikelompokkan dalam bentuk matriks (Kinzie et al., 2002).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap awal penelitian ini  dimulai dengan menyebarkan form biodata untuk skrining calon responden FGD. Subyek penelitian yang memenuhi kriteria inklusi diperoleh 9 orang apoteker dan 1 orang TTK, tanpa ada partisipasi responden dari tenaga administrasi karena berhalangan hadir. FGD dibagi menjadi 2 kelompok yaitu kelompok 1 terdiri dari 3 orang apoteker dan 1 orang TTK di IFP Provinsi Kalimantan Tengah; kelompok 2 terdiri dari 5 orang apoteker dari 5 IFP kabupaten dan 1 orang apoteker IFP kota di Kalimantan Tengah. Karakteristik responden FGD penelitian dapat dilihat pada Tabel I.
Penggunaan SIM Inventory di IFP memiliki kendala karena keterbatasan data dan informasi yang disediakan oleh sistem pelaporan secara semi konvensional dan manual (Aisah dan Suryawati, 2020).  Kendala lain yang sering ditemui yaitu terbatasnya fitur (Aisah dan Suryawati, 2020) karena menggunakan SIM yang dikembangkan oleh Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Tata Kelola Obat  Publik  dan  Perbekalan  Kesehatan  yang  belum  memenuhi  kebutuhan  pengguna,  sehingga memerlukan  banyak  proses  dan  waktu.  Selain  itu  kendala  lainnya  adalah  belum  bisa  memenuhi kebutuhan data pimpinan dan pihak luar secara akurat dan real time karena e logistik hanya bisa diakses  oleh  pengelola/operator  e  logistik  dan  memakai  jaringan  lokal  (LAN)  sehingga pertukarannya datanya terbatas dan tidak real time ; human error dalam input data mengakibatkan perbedaan antara fisik dan sistem karena input data masih manual belum dibantu teknologi seperti scan  barcode ;  terbatas  dan  kurangnya  SDM  pengelola  data  di  IFP  Provinsi  terutama  untuk  tugas utama  sebagai  operator  e  logistik;  tidak  tersedianya  tenaga/tim  ahli  IT;  petugas  sering  berganti (mutasi) sehingga terkendala dalam keberlanjutan input/ entry data sehingga e logistik tidak jalan jadi  sering  dilakukan  pemutihan  data  dan  harus  mulai  dari  awal  lagi  jika  dijalankan  kembali. Kendala-kendala ini yang menyebabkan e logistik tidak jalan bahkan ditinggalkan saat IFP memiliki SIM mandiri. Pengembangan  SIM  baik secara  mandiri  ataupun  membeli  (kontrak  kerja  sama) dengan pihak lain,  mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Satu sisi dianggap  lebih mudah dan cost - effective untuk  membeli software dibandingkan dengan mengembangkan  secara mandiri.  Namun  membeli software kebanyakan  didesain tidak sesuai kebutuhan pengguna sehingga menjadi  kurang  efektif  dan  efisien. Penawaran  paket bought-in oleh  pengembang  membuat ketergantungan yang sangat tinggi kepada pihak pengembang dan biasanya harganya sangat mahal (Octavia  et  al.,  2019).  Pihak  pemegang  kebijakan  IFP  Provinsi  sudah  memiliki  rencana  untuk mengembangkan  SIM  Logistik  secara  mandiri,  seperti  tertulis  dalam  kutipan  wawancara  dengan Sekretaris Dinkes Provinsi Kalimantan Tengah.
“....Jadi gini Bu, mungkin ini bukan 5 tahun ke depan Bu, ini jangka pendek kita Bu sebenarnya (ketawa),…lebih baik lagi Bu ini jangan sampai larut - larut 5 tahun ini… sudah diawali dari yang dikembangkan  oleh  Ibu  Meidina  ini,  mungkin  ini  cikal  bakalnya,  setelah  ini  diselesaikan mungkin penerapannya itu anggaran Insya Allah akan kita memberikan dukungan itu …Jadi apupun ini yang namanya aplikasi memang memang ini kebutuhan yang sangat dibutuhkan untuk instalasi farmasi kita, ini Insya Allah akan kita bicarakan dan kita dukung dengan tim anggaran kita. Secepatnya aja ini Bu jangan sampai 5 tahun, 5 tahun itu biasa mendapatkan hasil yang sudah luar biasa  Bu….  Jadi  siapapun  nantinya  di  dinas  kesehatan  ini  tidak  terlalu  kesulitan  dengan  ya ng berkaitan dengan data- data” (R-1).
Dalam penyusunan kebutuhan data, peneliti mengacu pada PerBPOM No.24 tahun 2021, buku Panduan  Penggunaan  Sistem  Informasi  Manajemen  Logistik  di  Instalasi  Farmasi  Pemerintah, PerBPOM No.9 tahun 2019, dan PerBPOM No.22 tahun 2022. Kebutuhan data dalam pengendalian persediaan IFP Provinsi terdiri dari kebutuhan pada tahap penerimaan, distribusi, dan pelaporan. Peneliti memakai check list kebutuhan data dalam pengendalian persediaan IFP Provinsi pada Tabel II untuk membantu dalam analisis kebutuhan data.

## Kebutuhan Data Penerimaan
Analisis  kebutuhan  data  penerimaan  mengacu  pada  PerBPOM  No.24  tahun  2021  (Badan Pengawas  Obat  dan  Makanan  Republik  Indonesia,  2021)  dan  buku  Panduan  Penggunaan  Sistem
Informasi  Manajemen  Logistik  di  Instalasi  Farmasi  Pemerintah  (Direktorat  Jenderal  Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2016); kebutuhan pengguna pada proses penerimaan tercantum pada Tabel III. Hasil wawancara dengan apoteker penanggung jawab  IFP Provinsi, selama ini tahap penerimaan masih memiliki tantangan, terutama pada tahap awal yaitu memasukkan/ entry semua data sediaan farmasi seperti dalam kutipan wawancara peneliti dengan apoteker penanggung jawab IFP Provinsi. “…sebenarnya yang membuat apa ya, yang berat itu hanya diawalnya aja,…menginput . Karena kalo di awal semua sama, semua aplikasi kan sama ya. Kalo input diawal karena kita memasukkan s emua jenis obat yang ada di gudang, untuk dijadikan persediaan awal...” (R2)

## Tabel I. Karakteristik Responden FGD
Kategori Apoteker 1 Apoteker 2 , TTK 3 , dan Tenaga Administrasi N=6 % n=4 % Usia ≤ 29 tahun 0 0 0 0 30 - 39 tahun 2 33,3 2 50 40-49 tahun 3 50 2 50 ≥ 50 tahun 1 16,67 0 0 Jenis Kelamin Laki-laki 2 33,3 1 25 Perempuan 4 66,7 3 75 Pendidikan Terakhir S2 0 0 1 25 S1 6 100 2 50 D3 0 0 1 25 SMA/sederajat 0 0 0 0 Masa Kerja di IFP 4 < 2 tahun 0 0 0 0 ≥ 2 Tahun 6 100 4 100 Menggunakan SIM Logistik 5 Ya 2 33,3 3 75 Tidak 4 66,7 1 25 Jenis Tenaga: Apoteker 6 100 3 75 TTK 3 0 0 1 25 Tenaga administrasi 0 0 0 0
Keterangan: 1 apoteker  IFP  kabupaten/kota, 2 apoteker  IFP  Provinsi, 3 tenaga  teknis  kefarmasian, 4 instalasi  farmasi pemerintah, 5 sistem  informasi manajemen logistic
Tabel II. Check List Kebutuhan Data
Kategori Data dan Koding File Sediaan Farmasi Transaksi masuk dan retur (Proses 1.0) Transaksi keluar dan retur (Proses 2.0) Transaksi pemusnahan (Proses 3.0) Transaksi stok opname (Proses 4.0) Variabel manajemen Logistik Kebutuhan data Penerimaan √ √ Kebutuhan data Distribusi √ √ √ Kebutuhan data pelaporan √ √ √ √ √

## Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Inventory Instalasi Farmasi
Terkadang dibutuhkan pembiayaan untuk input data pertama kali mengingat data obat dan BMHP cukup banyak dan butuh upaya untuk bisa dimasukkan ke dalam sistem. Entri data bisa dibagi sesuai  dengan  perannya  seperti  staf  yang  melaksanakan  penerimaan  obat;  memasukkan  laporan LPLPO  (untuk  tingkat  kabupaten/kota);  staf  yang  melaksanakan  distribusi,  sehingga  dapat menyesuaikan dengan distribusi beban pekerjaan di IFP Provinsi (Direktorat Jenderal Kefarmasian dan  Alat  Kesehatan,  2016).  Dari  wawancara  dengan  apoteker  penanggung  jawab  IFP  Provinsi ditemukan permasalahan pada tahap penerimaan dari e-logistik yang dipakai saat ini yaitu tidak bisa memasukkan/ entry data obat baru sendiri karena coding data (Aisah dan Suryawati, 2020), master data ,  dan  bank  data  di  pusat;  kartu  stok  belum  tercantum  tanggal  kadaluarsa  seperti  kutipan wawancra berikut.
“... yang pasti karena ini untuk bank data master data master data untuk ee..e-logistik sistem itu kan ada di pusat jadi ketika ada obat baru karena obat kan banyak ni obat-obat baru, obat baru yang datang itu belum masuk di ee..di bank data sehingga kita harus ee..kasi tau dulu ni ke pusat minta pusat untuk masukkin obat-obat yang obat-obat baru jadi ketika mereka sudah masukkan baru kita bisa ambil tarik tarik melalui bank data” (R-3) “ Kalau dari kartu stok informasi ED seh tanggal ED nya yang belum masuk kalo kalo nama obat kemudian nomor batch, ee..untuk penerimaan, harga belum masuk harga itu di laporan persediaan seh kalo di kartu stok karena kartu stok kan stok barang ya, iya ED yang belum masuk ...” (R -4) Pada saat ada informasi baru dari sediaan farmasi yang belum ada di database e-logistik maka informasi tersebut tidak bisa langsung dientri karena coding data (Aisah dan Suryawati, 2020) di pusat; bank data hanya dapat diakses secara online dan berada di Kementerian Kesehatan; modul master  data  hanya  bisa  diakses  dengan  login  binfar;  pada  tingkat  kabupaten/kota  dan  provinsi modul  master  data  sediaan  dibatasi  hanya  pada  fungsi  melihat  master  data  sedangkan  fungsi menambah master data sediaan farmasi hanya diberikan pada pengelola sistem informasi e-logistik pusat (Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2016). Hal ini menjadi kendala saat ada sediaan farmasi baru yang belum ada di dalam database e logistik masuk ke IFP maka enrty data sediaan farmasi baru tersebut hanya dapat dilakukan oleh pusat, jadi IFP harus menyampaikan dulu data  sediaan  baru  yang  diterima  ke  pusat  secara  manual  kemudian  menunggu  pusat entry data tersebut  di master  data pusat,  baru  setelahnya  IFP  dapat  menginput  sediaan  baru  tersebut  di  e logistik. Cara ini memerlukan banyak proses dan waktu karena hanya tersedia 1 orang helpdesk di pusat  sebagai  tugas  tambahan  melayani  seluruh  IFP  se  Indonesia  sehingga slow  respond . Penyimpanan obat harus dilengkapi dengan pencatatan kartu stok, bisa berbentuk kartu stok manual atau  elektronik  yang  harus  memuat  informasi  kadaluarsa  (Badan  Pengawas  Obat  dan  Makanan Republik Indonesia, 2021).

## Kebutuhan Data Distribusi
IFP provinsi memakai mekanisme distribusi sewaktu sediaan farmasi yang dilakukan oleh IFP pada kondisi tertentu, misalnya kegiatan sosial, bencana, kejadian luar biasa, dan pengeluaran lain di  luar  distribusi  rutin.  IFP  sudah  menggunakan  e-logistik  sebagai  sistem  komputer  untuk pengendalian persediaan  namun pada proses distribusi, e-logistik belum memiliki fitur track and trace system . SIM Logistik perlu memiliki fitur track and trace system untuk distribusi seperti hasil wawancara dengan apoteker penanggung jawab IFP Provinsi.
“.....kalau  dari e  logistik  memang  belum  bisa  mengakomodir yang  itu  ya…ee…kalo,  kalo  saya diminta untuk e.. master plan yang dirancang ya, yaitu tadi, ap ee..kita bisa e.., paling tidak seperti apa namanya tu ee..,kita kirim barang mereka bisa kita bisa mengecek ..” (R-5) Aplikasi yang digunakan untuk menerbitkan kode yang berisi serangkaian angka dan huruf dalam  2D Barcode dan/atau  mencatat  setiap  perpindahan  produk  sehingga  dapat  diperoleh informasi produk dan lokasi produk, baik lokasi terkini maupun riwayat lokasi pergerakan produk unik tersebut disebut Aplikasi Track and Trace Badan Pengawas Obat dan Makanan atau Aplikasi Track  and  Trace Badan  POM  (Badan  Pengawas  Obat  dan  Makanan  Republik  Indonesia,  2022). Analisis kebutuhan data distribusi mengacu pada PerBPOM No. 9 tahun 2019 (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2019), PerBPOM No.22 tahun 2022 (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2022), dan buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen
Logistik  di  Instalasi  Farmasi  Pemerintah  (Direktorat  Jenderal  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan, 2016); kebutuhan pengguna pada proses distribusi tercantum pada Tabel IV.
Kebutuhan Data Pelaporan
Tabel III. Kebutuhan Data Penerimaan
Kebutuhan Penerimaan Kebutuhan Yang Harus Ada* Kebutuhan Usulan Responden Kebutuhan data 1. Data sediaan farmasi: Nama sediaan √ Nama sediaan Kandungan sediaan (jika ada) √ Kandungan sediaan (jika ada) Bentuk sediaan (jika ada) √ Bentuk sediaan (jika ada) Rute pemberian sediaan (jika ada) √ Rute pemberian sediaan (jika ada) Golongan obat √ Golongan obat Tanggal kadaluarsa sediaan √ Tanggal kadaluarsa sediaan Daftar Obat Formularium Nasional √ Daftar Obat Formularium Nasional Produsen sediaan √ Produsen sediaan Daftar Pedagang Besar Farmasi √ Daftar Pedagang Besar Farmasi Daftar nama obat generik √ Daftar nama obat generic Daftar nama alat kesehatan generic √ Daftar nama alat kesehatan generik Nama program √ Nama program Daftar obat indicator √ Daftar obat indicator 2. Data dokumen penerimaan sediaan farmasi: Nomor faktur √ Nomor faktur Tanggal faktur √ Tanggal faktur Tanggal penerimaan √ Tanggal penerimaan Keterangan √ Keterangan Nama PBF 1 √ Nama PBF 1 Nomor kontrak √ Nomor kontrak Sumber dana √ Sumber dana 3. Data penerimaan sediaan farmasi: Nama sediaan √ Nama sediaan Nomor INN 2 /FDA 3 √ Kode Farmasi dan Alat Kesehatan Kelompok sediaan:
1. Fornas 4
2. Obat indikator
3. Obat program
√
Kelompok sediaan:
1. Fornas 4
2. Obat indikator
3. Obat program Nomor batch √ Nomor batch Jumlah Harga satuan
√
√ Jumlah

## Harga satuan
Sumber: PerBPOM No.24 tahun 2021 dan buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah.
Keterangan: 1 pedagang besar farmasi, 2 international non-proprietary name , 3 food and drug administration , 4 formularium nasional

## Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Inventory Instalasi Farmasi
Beberapa  laporan  yang  perlu  dukungan  SIM Inventory di  IFP  seperti  kutipan  wawancara dengan apoteker penanggung jawab IFP.
“…yang tidak rutin kalo laporan dari kalo e..bisa di mungkin bisa dibedakan kali ya kalo di instalasi farmasi  ini  kan seputar  pengelolaan  obat  ya  paling  stok  obat  kemudian  stok  minimal  stok maksimal, laporan ketersediaan laporan stok obat ED itu sudah ter back up dari situ.. Tidak rutin itu gak ada ya , gak ada..karena kita.. laporan sewaktu ehmnn..gak ada juga sih kalau mau dilihat kalau dilihat pemakaian rata-rata bisa juga diambil dari berapa pemakaiannya dari e logistik juga bisa diambil. Yang bisa kita ambil dari e logistik ya. Yang dibuat sendiri gak ada, gak ada…” (R-6) Ada 6 jenis laporan rutin IFP yang diperoleh dari e logistik terdiri dari laporan stok sediaan, laporan  sediaan  kadaluarsa,  laporan  penerimaan  sediaan,  laporan  pengeluaran  sediaan,  laporan kartu  stok,  dan  laporan  ketersediaan  obat.  Analisis  kebutuhan  data  pelaporan  mengacu  buku Panduan  Penggunaan  Sistem  Informasi  Manajemen  Logistik  di  Instalasi  Farmasi  Pemerintah

## Tabel IV. Kebutuhan Data Distribusi
Kebutuhan Distribusi Kebutuhan yang Sebaiknya Ada* Kebutuhan Usulan Responden Kebutuhan data 1) Data dokumen pengiriman sediaan farmasi: 1. Tanggal pengiriman √ 1. Tanggal pengiriman 2. Penerima: Nama unit:
a. Internal (kab 1 /kota) b. Eksternal (RS 2 , kegiatan sosial, institusi lain)
Alamat (tanpa akronim) Nomor telepon
Status (kab 1 /kota, apotek, rumah sakit, klinik) √
2. Penerima: Nama unit:
a. Internal (kab 1 /kota)
b. Eksternal (RS 2 , kegiatan sosial, institusi lain) Alamat (tanpa akronim) Nomor telepon
Status (kab 1 /kota, apotek, rumah sakit, klinik)
3. Deskripsi sediaan far masi:
Nama sediaan Bentuk sediaan Kekuatan sediaan (jika perlu)
Nomor batch Tanggal kadaluarsa √ 3. Deskripsi sediaan farmasi: Nama sediaan Bentuk sediaan Kekuatan sediaan (jika perlu) Nomor batch Tanggal kadaluarsa 4. Nomor dokumen √ 4. Nomor dokumen 5. Transportasi yang digunakan (jika menggunakan jasa ekspedisi): Nama perusahaan ekspedisi Alamat perusahaan ekspedisi Tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang menerima Kondisi penyimpanan √ 5. Transportasi yang digunakan (jika menggunakan jasa ekspedisi): Nama perusahaan ekspedisi
Alamat perusahaan ekspedisi Tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang menerima Kondisi penyimpanan 6. SBBK 3 √ 6. SBBK 3 2) Data t rack and trace system √ Data
track and trace system
Sumber:  PerBPOM  No.9  tahun  2019,  PerBPOM  No.22  tahun  2022,  dan  buku  Panduan  Penggunaan  Sistem  Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah Keterangan: 1 kabupaten; 2 rumah sakit; 3 surat bukti barang keluar
(Direktorat  Jenderal  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan,  2016);  kebutuhan  pengguna  pada  proses pelaporan  tercantum  pada  Tabel  V.  Penelitian  terdahulu  menyebutkan  adanya  kebutuhan  SIM Logistik  farmasi  (Saputra,  2018)  serta  diidentifikasi  bahwa  tidak  adanya  SIM  Logistik  farmasi menyebabkan kesulitan pengambilan kebijakan yang berbasis data dalam menyelesaikan masalah- masalah terkait manajemen persediaan farmasi (Rahmawatie dan Santosa, 2015). Akses pencatatan dan pelaporan e-logistik di IFP provinsi belum bisa menampilkan laporan ketersediaan obat masing- masing kota/kabupaten sehingga petugas e-logistik tidak bisa melakukan evaluasi ketersediaan obat secara menyeluruh di Provinsi.

## KESIMPULAN
Instalasi  Farmasi  Pemerintah  Provinsi  Kalimantan  Tengah  sudah  memiliki  rencana  untuk mengembangkan SIM Logistik secara mandiri secepatnya. Kebutuhan data penerimaan terdiri dari data  sediaan  farmasi,  data  dokumen  penerimaan  sediaan  farmasi,  dan  data  penerimaan  sediaan farmasi. Kebutuhan data distribusi terdiri dari data dokumen pengiriman sediaan farmasi dan data track and trace system . Kebutuhan data pelaporan ada 6 jenis laporan rutin IFP terdiri dari laporan stok  sediaan,  laporan  sediaan  kadaluarsa,  laporan  penerimaan  sediaan,  laporan  pengeluaran sediaan, laporan kartu stok, dan  laporan ketersediaan obat.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada Ditjen Nakes atas bantuan biaya penelitian; manajemen Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Tengah,  responden  IFP Provinsi dan kabupaten/kota di Kalimantan Tengah; semua pihak yang telah membantu penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA

## Tabel V. Kebutuhan Data Pelaporan
Jenis Laporan Kebutuhan Yang Harus Ada * Kebutuhan Usulan Responden Kebutuhan data Stok sediaan √ Jenis program Rentang waktu Sumber dana Kategori obat Sediaan kadaluarsa √ Waktu Sumber dana Kategori obat Penerimaan sediaan
√ Sumber dana Kategori obat Rentang waktu Pengeluaran sediaan √ Kabupaten/kota Kategori obat Periode Sumber dana Kartu stok √ Nama INN 1 (generik) Nama paten/ brand /dagang
Sumber dana Nama sediaan sesuai kebutuhan Ketersediaan obat √ Periode Nama program Kategori obat
Nama sediaan
Sumber: Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah Keterangan: 1 International Non-proprietary Name

## Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Inventory Instalasi Farmasi
Abras, C., Maloney-Krichmar, D., & Preece, J. (2004). User-Centered Design . Sage Publications. Afrizal, A. S. (2016). Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Musi Banyuasin. Jurnal Teknik Informatika Politeknik Sekayu (TIPS) , V (2), 12 – 19. Aisah, N., & Suryawati, S. (2020). Evaluasi Pengelolaan Obat pada Tahap Perencanaan dan Pengadaan di  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Pati  Evaluation  of  Medicine  Management  in  Planning  and Procurement Stage in the Health Office of Pati District. Majalah Farmaseutik , 16 (1), 34 – 42. https://doi.org/10.22146/farmaseutik.v16i1.47972
Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. 2019. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 9 Tahun 2019 Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik . Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. 2021. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan  Nomor  24  Tahun  2021  Tentang  Pengawasan  Pengelolaan  Obat,  Bahan  Obat, Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian . Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. 2022. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 22 Tahun 2022 Tentang Penerapan 2D Barcode Dalam Pengawas Obat dan Makanan .
Boku, Y., Satibi, S., & Yasin, N. M. (2019). Evaluasi Perencanaan dan Distribusi Obat Program di Dinas Kesehatan  Provinsi  Sulawesi  Tenggara. JURNAL  MANAJEMEN  DAN  PELAYANAN  FARMASI (Journal of Management and Pharmacy Practice) , 9 (2). https://doi.org/10.22146/jmpf.42951 de Troyer, O.M.F. dan Leune, C.J., 1998. WSDM: a user  centered design method for Web sites. Computer Networks  and  ISDN  Systems ,  Proceedings  of  the  Seventh  International  World  Wide  Web Conference 30:2
Direktorat  Jenderal  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan.  (2016).  User  Manual  Sistem  Informasi Manajemen  Logistik  Obat  dan  BMHP  (elogistik). Panduan  Penggunaan  Sistem  Informasi Manajemen Logistik Di Instalasi Farmasi Pemerintah .
Kinzie, M. B., Cohn, W. F., Julian, M. F., & Knaus, W. A. (2002). A user-centered model for Web site design:  Needs  assessment,  user  interface  design,  and  rapid  prototyping.  In Journal  of  the American  Medical  Informatics  Association (Vol.  9,  Issue  4,  pp.  320 – 330). https://doi.org/10.1197/jamia.M0822
Musliyana,  Z.  (2020).  Sistem  Informasi  Pendistribusian  Obat  pada  Dinas  Kesehatan  Kabupaten Bireuen. Journal of Informatics and Computer Science , 6 (1). Nasir,  J.  A.,  Satoto,  K.  I.,  &  Kridalukmana,  R.  2014. Sistem  Informasi  Pengelolaan  Obat  di  Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Pekalongan . Octavia, H., Kristina, S. A., & Nugroho, E. (2019). Desain Sistem Pelayanan Resep Rawat Jalan RSUD Blambangan  Melalui  Pendekatan  User  Centered. Majalah  Farmaseutik , 15 (2),  59. https://doi.org/10.22146/farmaseutik.v15i2.45419
Rahmawatie,  E.,  &  Santosa,  S.  (2015).  Sistem  Informasi  Perencanaan  Pengadaan  Obat  di  Dinas Kesehatan Kabupaten
Boyolali. In Jurnal Pseudocode (Vol.  2, Issue 1).
www.ejournal.unib.ac.id45
Saputra,  D.,  Martias,  &  Tri  Sarfani,  R.,  2018. Aplikasi  Sistem  ManajemenLogistik Obat pada  Dinas Kesehatan Kota Pontianak Berbasis Web . VI (1).
Suryagama,  D.,  Satibi,  S.,  &  Sumarni,  S.  (2019).  Analisis  Perencanaan  dan  Ketersediaan  Obat  di Kabupaten dan Kota Provinsi Jawa Timur. JURNAL MANAJEMEN DAN PELAYANAN FARMASI (Journal of Management and Pharmacy Practice) , 9 (4), 243. https://doi.org/10.2214