## MERANCANG SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PEMBELIAN BERBASIS OBJECT ORIENTED STUDI KASUS :PT. MEGACENTRAL FINANCE
Salomo Leonardo Parasian 1) , Lauw Li Hin 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : salomoleonardo08 @gmail.com 1) , lihin @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Mega Centra Finance adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang finance yang beralamat di Wisma 76, Jl. Letjen S Parman kav 76 slipi Jakarta Barat. Dalam perkembangan ilmu pengetahuan dant eknologi, tuntutan kebutuhan akan informasi terus meningkat pesat. Tentunya kebutuhan informasi itu harus akurat, agar dapat menyelesaikan masalah dan pendukung dalam pengambilan keputusan di PT. Mega Centra Finance. Sistem pengadaan dan pembelian merupakan salah satu kegiatan penting khususnya perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan. Untuk mengontrol dan mengawasi aktifitas pengadaan dan pembelian ATK (Alat Tulis Kantor), maka dibutuhkan dukungan sistem informasi yang baik dan terkomputerisasi, ATK (Alat Tulis Kantor) adalah   sarana   penunjang   yang   mempunyai   peranan   vital   didalam   berjalannya   suatu   fungsi   administrasi perusahaan. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan antara lain, Belum adanya laporan permintaan ATK, laporan Pemesanan ATK, Tidak adanya laporan rekapitulasi ATK yang sering di minta, sehingga manager AMP tidak mengetahui ATK mana yang paling cepat habis setiap bulan nya. Hal ini dapat mengakibatkan lama nya   dalam   pengambilan   keputusan.   Maka   dari   itu   penulis   perlu   melakukan   riset   untuk   menganalisis   dan merancang   sistem   usulan   dengan   menggunakan   metodologi   berorientasi   objek.   Menggunakan   bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2008 dengan database MySQL. Hasil akhir yang ingin di capai adalah sistem informasi pengadaan dan pembelian berbasis dekstop yang diharapkan dapat meningkatkan operasional dan informasi dalam proses pengadaan dan pembelian ATK (Alat Tulis Kantor), sehingga dapat mempermudah Pemilik   PT.   MEGA   CENTRAL   FINANCE   dalam   pengambilan   keputusan,   serta   menunjang   kemajuan perusahaan yang lebih baik.
Kata kunci: Sistem informasi penjualan dan pengadaan alat tulis kantor (ATK), metodologi berorientasi objek.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang PT. MEGA CENTRAL FINANCE menangani pembiayaan   mobil   dan   sepeda   motor.  Adapun penyebab   munculnya   permasalahan  dikarenakan membengkaknya   biaya   pembelian   atk   dan   tidak adanya   laporan–laporan   yang   dibutuhkan   manager amp. Komputerisasi Pengadaan dan pembelian yang tepat   dan   sesuai   dengan   kebutuhan   perusahaan. Berdasarkan   hal   diatas,   akhirnya   penulis   memilih judul “Merancang Sistem Informasi Pengadaan dan Pembelian   Berbasis   Object   Oriented   Studi Kasus :PT. MEGA CENTRAL FINANCE”.

## 1.2. Masalah
Permasalahan   dalam   Sistem   Pengadaan   dan Pembelian pada PT. MEGA CENTRAL FINANCE yang sering ditemui diantaranya sebagai berikut:
a. Tidak adanya laporan permintaan atk, sehingga manager   amp   (asset   management   procureme) tidak   dapat   mengetahui   berapa   banyak pengajuan permintaan atk dalam satu bulan oleh admin cabang.
b. Tidak   adanya   laporan   penerimaan   atk   dari suplier,   sehingga   manager   amp   tidak   dapat mengetahui   berapa   banyak   atk   yang   telah   di terima dalam satu bulan oleh admin cabang.
c. Tidak   adanya   bukti   bayar   atk   dari   suplier, menyebabkan   tidak   di   ketahui   atk   mana   yang telah dibayar.
d. Tidak   adanya   laporan   rekapitulasi   atk   yang sering   di   minta,   sehingga   manajer   amp   tidak mengetahui atk mana   yang paling cepat habis setiap   bulannya   sehingga   dapat   menekan pengeluaran untuk atk.

## 1.3. Tujuan Dan Manfaat Penulisan
a. Tujuan dalam penulisan ini adalah 1) Mudah   dalam   mencari  data   pembelian ATK   yang   sudah   terlalu   banyak   datanya dan memperkecil terjadinya kerusakan dan hilangnya data.
2) Mempermudah   dalam   pendataan pembayaran  ATK ke suplier.
3) Mempermudah   Pemilik  PT.  MEGA CENTRA FINANCE  dalam  pengambilan keputusan.
b. ManfaatPenelitian Manfaat   dalam   merancang   suatu   sistem informasi  Pengadaan  dan   Pembelian   pada  PT. MEGA CENTRA FINANCE yaitu:
1) Bagi Pemilik Perusahaan
Dapat mengontrol dengan mudah transaksi – transaksi pengadaan dan pembelian ATK dan   menghasilkan   laporan   –   laporan pengadaan dan pembelian ATk yang lebih cepat.
2) Bagi Pihak Staf amp
Dengan adanya sistem komputerisasi dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan, pemesanan, pembayaran dan Pembelian secara efisien.
3) BagiPihakAdmin Cabang Mempercepat proses transaksi pemesanan atk.

## 1.4. Kerangka Pemikiran
1.5. Konsep Dasar Sistem Informasi
Pengertian   Informasi   Menurut   Sri   Dewi  [2], meyimpulkan bahwa, Informasi adalah  suatu pesan yang telah diolah menjadi suatu yang berguna bagi penerimanya”.

## 1.6. Konsep Dasar Berorientasi Obyek
Menurut   Azhar   Susanto   dalam   buku   yang ditulis oleh Dra. Hj. Yulia Djahir, M.M. dan Dewi Pratita,   S.Pd.,   M.Pd.,   yang   berjudul   bahan   Ajar Sistem   Informasi   Manajemen    [1]  mengemukakan bahwa:  “Sistem   merupakan   prosedur   logis   dan rasional   guna   melakukan   atau   merancang   suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.”.
1.7. Pengertian Fishbone Diagram
Diagram  fishbone   merupakan   konsep  analisis sebab   akibat   untuk   mendeskripsikan   suatu permasalahan   dan   penyebabnya   dalam   sebuah kerangka tulang ikan,   sebagai satu dari tujuh alat kualitas   dasar   (7   basic   quality   tools).   Diagram fishbone   di  pergunakan   untuk  mengidentifikasi kemungkinan   penyebab   masalah.   (Robbins   and Mary) [3]
1.8. Teori Yang Berkaitan Dengan Topik Pembahasan
a. Pengertian Pengadaan Pengadaan   atau   procurement   adalah   kegiatan untuk   mendapatkan   barang   atau   jasa   secara
transparan,   efektif   dan   efisien   sesuai   dengan kebutuhan dan keinginan pembeli.
b. Pengertian Pembelian Pembelian   merupakan   suatu  kegiatan  usaha yang   dilakukan   untuk   pengadaan   barang   yang diperlukan oleh konsumen.
2. METODE PENELITIAN
1.1. Metode Pengumpulan Data a) Studi Literatur
b) Metode Wawancara (Interview) c) Metode Pengamatan (Observasi)
d) Teknik Dokumentasi
1.2. Teknik Analisis Data
a. Analisa sistem berjalan Analisa  sistem   berjalan   mengunakan   sistem berjalan  dengan dalam lingkup  yang telah dibatasi oleh penulis , kemudian akan dikembangkan atau di jabarkan di activity diagram.
b. Analisa masalah Dalam  perses  analisa   masalah   dibuatkan dengan cause   effect   diagram .   Dalam  prosesnya ditentukan  pokok  permasalahan  pada  PT.MEGA CENTRA   FINANCE,   lalu   akan  dijabarkan masalah ,sebab dan akibat dari hal yang ada.
c. Analisa kebutuhan Analisa   kebutuhan  dibuat  sesudah  ditemukan penyebab   masalah  pada  PT.  MEGA   CENTRA FINANCE,   kemudian   penyebab   masalah   akan dibuatkan sebuah cara untuk menanganinya  dengan membuat kebutuhanya .

## 1.3. Perancangan Sistem Usulan
Perancangan   sistem   usulan   dilakukan   dengan membuat   pemodelan  data   menggunakan  metode entity   relationship   diagram lalu   dilakukan transformasi kedalam   bentuk logical   record strucuture.

## 2. HASIL DAN PEMBAHASAN
2.1. Ulasan Singkat Profil Organisasi PT.   MEGA   CENTRAL   FINANCE   yang beralamat di Wisma 76, Jl. Letjen S Parman kav 76 slipi Jakarta Barat. Adalah perusahaan yang begerak dalam kredit mobil dan   motor, didirikan pada 24 September 2007. Dengan jumlah karyawan saat ini sekitar   8000   orang,   PT.   MEGA   CENTRAL FINANCE   menangani   pembiayaan   mobil   dan sepeda motor.
2.2. Proses Bisnis Sistem Berjalan a. Activity Diagram
Kondisi Saat Ini · Tidak  adanya  laporan permintaan  atk, sehingga  manajer  amp  tidak  dapat mengetahui berapa  banyak pengajuan permintaan atk  dalam satu  bulan  oleh admin cabang.
· Tidak  adanya  laporan penerimaan  atk dari  suplier,  sehingga  manajer  amp tidak dapat mengetahui berapa banyak atk  yang  telah  di  terima  dalam  satu bulan oleh admin cabang.
· Tidak  adanya  bukti  bayar  atk  dari suplier menyebabkan tidak di  ketahuai atk mana yang telah dibayar.
· Tidak  adanya  laporan  rekapitulasi  atk yang sering di minta, sehingga manajer amp tidak mengetahui atk mana  yang
paling  cepat  habis  setiap  bulan  nya sehingga  dapat menekan pengeluaran untuk atk. · Membuatkan sistem laporan permintaan  atk    sehingga  manager amp dapat mengetahui permintaan atk dalam  satu  bulan  yang  diminta  oleh admin cabang.
· Membuatkan sistem laporan penerimaan  atk  sehinggan  manager amp  dapat  mudah  mementau penerimaan dalam satubulan.
· Dibuatkan  sistem  pebayaran  yang dapat mejadi buti pembayaran atk.
· Membuat laporan rekapitulasi atk yang sering  di  minta  agar  lebihmudah menekan biaya pembelian . · Agar  manager  amp  dapat  mengetahui pemintaan  atk  dalam  satu  bulan  yang diminta oleh admin cabang.
· Agar  sehinggan  manager  amp  dapat mudah  memantau  penerimaan  dalam satubulan.
· Mencagah Pembayaran atk berkali-kali. · Untuk Menekan biaya pembelian atk. Tindakan Tujuan / Hasil Evaluasi Awal Evaluasi Efek Evaluasi Akhir Diskusi Pemecahan Masalah Penerapan Sistem
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
2.3. Analisa Sistem Usulan a. Fishbone Diagram b. Use Case Diagram 1. Master 2. Transaksi 3. Laporan
Gambar 2. Activity Diagram Proses permintaan atk Gambar 3. Activity Diagram Proses Penerimaan dan Pembayaran atk dari suplier Gambar 4. Activity Diagram Proses Pemberian atk ke cabang
Membengkak nya biaya pembelian atk SDM Proses Tidak adanya laporan penerimaan atk dari suplier menyebabkan tidak di ketahuai atk mana yang telah dibayar Tidak adanya bukti bayar  atk dari suplier sehingga manajer amp tidak dapat mengetahuan berapa banyak atk yang telah di terima dalam satu bulan oleh admin cabang sehingga manajer amp tidak dapat mengetahuan berapa banyak pengajuan permintaan atk dalam satu bulan oleh admin cabang Tidak adanya laporan permintaan atk Tidak adanya laporan rekapitulasi atk yang sering di minta sehingga manajer amp tidak mengetahui atk mana  yang paling cepat habis setiap bulan nya sehingga dapat menekan pengeluaran untuk atk Gambar 5. Fishbone Diagram Entry data Admin Cabang Entry data Suplier Entry data Atk Staf AMP Gambar 6. Use Case File Master Cetak PO Entry Bukti Bayar Staf AMP Entry permintaan Cetak TPA Admin Cabang Suplier Cetak Serah Terima Atk Gambar 7. Use Case File Transaksi
2.4. Model Data a. ERD ( Entity Relationship Diagram )
b. Logical Record Structure (LRS)
c. Basis Data
Basis   Data   merupakankumpulan   tabel   yang saling   membutuhkan  .Berikutadalah   basis   data darisistem yang diusulkan. 1. Nama File : admin_cabang Isi : Data admin_cabang Primary key : Id_ac Tabel 1. Spesifikasi Basis Data Pelanggan N o Nama Field Jenis Lebar Desim al Keteran gan 1 Id_ac Varchar 4 - Id Admin Cabang 2 nm_ac Varchar 30 - NamaAd min Cabang 3 Alama_act Varchar 50 - Alamat 4 no_tlep Varchar 12 - NomorT elepon 2.5. Struktur Tampilan
2.6. Rancangan Dialog Layar Cetak Laporan Permintaan Atk Cetak Laporan Pemesanan Atk Cetak Laporan Penerimaan Atk Staf AMP Cetak Laporan Bukti Bayar Atk Manager AMP Cetak Laporan Rekapitulasi Atk Yang Sering Diminta Cetak Laporan Serah Terima Atk Gambar 8. Use Case File Laporan atk *no_sta *tgl_sta minta *no_minta *kd_atk jml_minta tpa *no_po tgl_po ada beri *id_suplier *no_po *no_tpa tgl_tpa on_ref_sj no_ref_invoice 1 admin_ cabang *Id_ac nm_ac alamat_ac no_telp kirim 1 *Id_ac *no_minta suplier *id_suplier nama_suplier almat_suplier no_telp 1 1 permintaan *kd_atk nm_atk jenis_atk hrg_atk *no_minta *tgl_minta bayaran ada *no_bayaran tgl_bayaran *no_bayaran *no_tpa isi po pesan *no_po *kd_atk jml_pesan harga_pesan sta ada *no_minta *no_po *no_tpa *no_sta *no_po *no_tpa 1 m 1 1 1 1 1 m n m n m Gambar 9. Entity Relationship Diagram suplier *id_suplier nama_suplier almat_suplier no_telp tpa *no_tpa tgl_tpa on_ref_sj no_ref_invoice *no_po po *no_po tgl_po Id_suplier *no_minta
atk *kd_atk nama_atk satuan_atk merek hrg_atk kd_atk sta *no_sta tgl_sta *no_tpa admin_cabang *Id_ac nm_ac alamat_ac no_telp Permintaan *no_minta tgl_minta *Id_ac
minta *no_minta *kd_atk jml_minta pesan
*no_sp *kd_atk jml_pesan harga_pesan Id_ac Id_suplier no_minta bayaran *no_bayaran tgl_bayaran *no_tpa kd_atk no_minta no_po no_tpa no_tpa no_po Gambar 10. Logical Record Structure Sistem Informasi Pengadaan dan Pembelian PT. MEGA CENTRAL FINANCE Master
Laporan Keluar Entry Data Admin Cabang Entry Data Suplier Cetak Laporan Permintaan Atk Cetak Laporan Pemesanan Atk Transaksi Cetak Laporan Penerimaan Atk Cetak Laporan Bukti Bayar Atk Rekapitulasi atk yang Sering di minta Cetak PO Entry permintaan Entry Data ATK Entry Bukti Bayar Cetak TPA Cetak Laporan Serah Terima Atk Cetak Serah Terima Atk Gambar 11. Struktur Tampilan Gambar 12. Rancangan Menu Utama
2.7. Sequence Diagram Sequence diagram Cetak Laporan Penerimaan atk tersebut terdiri dari 7 tabel, yaitu : a. Tabel tpa b. Tabel po c. Tabel permintaan d. Tabel admin_cabang e. Tabel suplier f. Tabel atk g. Tabel pesan Penjelasan tetang Sequence Diagram ini adalah : a. Staf Admin membuka form cetak Laporan Penerimaan atk.
b. Staf   Admin memilih   tanggal   awal   dan tanggal akhir yang ingin dicetak.
c. Laporan Penjualan akan tampil berdasarkan tanggal yang dipilih diantara tanggal awal dan tanggal akhir.
3. KESIMPULAN
Penulis   melakukan   riset   pada   PT.   MEGA CENTRAL   FINANCE   serta   melakukan perbandingan   antara   sistem   yang   sedang   berjalan dengan   sistem   yang   dirancang   atau   diusulkan, penulis berkesimpulan sebagai berikut :
a. Dibuatkan   sistem   terkomputerisasi   dalam proses   pengadaan   dan   pembelian,   yaitu laporan   permintaan   atk,   untuk mempermudah   manager   amp   agar mengetahui   berapa   banyak   pengajuan permintaan atk dalam satu bulan .
b. Dibuatkan   sistem   terkomputerisasi   dalam proses   pengadaan   dan   pembelian,   yaitu laporan   penerimaan   atk   dari   suplier,   untuk memudahkan   manager   amp   mengetahui barang yang diterima dalam satu bulannya.
c. Dibuatkan   sistem   terkomputerisasi   dalam proses   pengadaan   dan   pembelian,   yaitu laporan   bukti   bayar   atk   dari   suplier,   agar tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran.
d. Dibuatkan   sistem   terkomputerisasi   dalam proses   pengadaan   dan   pembelian,   yaitu laporan rekapitulasi atk yang sering diminta, untuk   memudahkan   manager   amp mengetahui barang yang paling cepat habis.
Saran dari Penulis berikan  untuk penyelesaian masalah   yang   dihadapi  PT.   MEGA   CENTRAL FINANCE  menyangkut  sistem   yang   akan   datang adalah, sebagai berikut : a. Melakukan penyimpanan atau pengarsipan   yang   baik   dan   melakukan backup data - data yang ada untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan.
b. Dilakukan cek sebelum  data di input di aplikasi.
c. Aplikasi   ini   harus   ditunjang   dengan pengawasan   dan   pemeliharaan   yang memadai agar tak mudah rusak.
Gambar 13. Rancangan Layar Master Entry Data Admin Cabang
Gambar 14. Rancangan Layar Transaksi Cetak PO
Gambar 15. Rancangan Layar  Cetak Laporan Permintaan atk
Gambar 16. Sequence Diagram Cetak Laporan Penerimaan atk
d. Diberikan edosai mengenai aplikasi agar si pemakai bisa memaksimalkan aplikasi yang telah dibuat.

## 4. DAFTAR PUSTAKA
[1] Djahir,   Yulia.   Dan   Pratita,   Dewi. Bahan   Ajar 2015   : Sistem   Informasi   Manajement . Yogyakarta :Deepublish.
[2] Sri   Dewi,   2013, Sistem   Informasi   Manajemen: Berbasis Komputer . Jakarta :Rineka Cipta.
[3] Robbins,   S.P.  &Coulter,   Mary  2012, Fishbone Diagram  IshikawaForManagement .   USA,Pearson Education.
[4] Riski   Imam  Asari,  Henri   Bambang   Setyawan  dan Vivine   Nurcahyawati.  Rancang   Bangun   Sistem Informasi   Pengendalian   Persediaan   Bahan   Baku Dengan   Menggunakan   Metode   Reorder   Point, Sistem   Informasi,STMIK   STIKOM   Surabaya, No.ISSN:338-137X : 2014.
[5] Stefano, 2014, Cara Membangun Sistem Informasi Mengunakan   VB.Net   dan   Komponen   Dxperience .
Yogyakarta: C.V Andi Offset.