## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BAHAN BAKU PADA PT. XYZ
Atikah
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Indraprasta PGRI Email: atikahmardi1@gmail.com
Abstrak
PT. XYZ adalah perusahaan yang bergerak dibidang linen yang menspesialisasikan diri pada produk damask dan towel . PT. XYZ merupakan perusahaan tekstil terpadu yang terdiri dari pemintalan  ( spining ),  penenunan  ( weaving ),  pencelupan  ( dyeing )  dan  konveksi.  PT.  XYZ melakukan  operasional  yang  berbeda  dengan  perusahaan  tekstil lainnya,  baik  dalam  proses produksi,  desain,  dan  memasarkan  produknya  ke  masyarakat  luas,  dimana  PT.  XYZ menerima  pesanan  dari costumer yang  mencakup  desain  serta  macam  barang  yang  dipesan dan  tidak  memasarkannya  ke  masyarakat  luas  ( go  public ).  Dalam  melakukan  kegiatan produksinya  sangat  berkaitan  dengan  persediaan  bahan  baku  yang  merupakan  komponen penting  yang  harus tersedia  untuk  kelancaran proses produksi.  Persediaan  dalam  suatu  unit usaha  dapat  dikategorikan  sebagai  modal  kerja  yang  berbentuk  barang.  Keberadaannya  di satu sisi  dianggap  sebagai pemborosan, tetapi  di sisi lain juga  dianggap  sebagai asset  yang sangat  diperlukan  untuk  menjamin  kelancaran  pemenuhan  permintaan.  PT.  XYZ  belum memiliki  sistem  komputerisasi  yang  dapat  menunjang  kebutuhan  pengadaan  bahan  baku untuk  meningkatkan  efisiensi  dan efektifitas  perusahaan  khususnya  pada  bagian  pengadaan bahan baku. Penelitian ini dilakukan dengan field research dan observation melalui tahapan perencanaan,  analisis,  desain.  Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan  untuk  menghasilkan model  perencanaan  persediaan  bahan  baku,  serta  membantu  PT.  XYZ  untuk  memecahkan permasalahan yang dihadapi di divisi Purchasing , sehingga dapat dibentuk sistem yang lebih efisien.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Analisis dan perancangan sistem , Pengadaan bahan baku.

## Pendahuluan
Pesatnya  perkembangan  bisnis  dalam  segala  bidang  akhir-akhir  ini  menuntut  adanya penyesuaian  didalam  penyajian  informasi  untuk  kebutuhan  para  pengambil  keputusan  dan diperlukan  pengembangan  sebuah  sistem.  Ini  dapat  diartikan  menyusun  suatu  sistem  baru atau mengganti sistem yang lama secara keseluruhan atau bertahap, atau memperbaiki sistem yang  sudah  ada.  PT.  XYZ  didirikan  pada  tahun  1983  untuk  memenuhi  permintaan  dari operasi group hotel dan mengekspor dari kelompok hotel lainnya serta ditributor dari seluruh dunia. Dalam memenuhi pesanan permintaan yang semakin bertambah dari ekspor dan pasar lokal,  PT.  XYZ  telah  memiliki  mesin  tambahan  dan  meningkatkan  pusat  desain  untuk memenuhi standar global yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Pada  proses  kerjanya  perusahaan  menuntut  agar  hasil  produksinya  bisa  menjamin  suatu produk yang bermutu. Salah satu prosedur dalam pelaksanaan kerjanya adalah pada bagian Purchasing .  Bagian  ini  memiliki  peranan  penting  karena  kulitas  produk  yang  dihasilkan bergantung  kepada  bahan  baku  yang  dibeli,  kecepatan  proses,  pendataan  atau  pengarsipan yang  baik  juga  ketepatan  dalam  penyajian  laporan.  Namun  terjadi  kesenjangan  antara tuntutan perusahaan dan proses kerja di lapangan. Pada bagian ini sebagian besar pekerjaan dilakukan secara manual. Sehingga dalam penyajian informasi yang dibutuhkan terasa lama dan merepotkan.
Mendasari  hal  itu,  untuk  menyelesaikan  permasalahan  yang  ada  maka  penulis  melakukan penelitian  analisa  dan  perancangan  sistem  informasi  pengadaan  bahan  baku  dengan  tujuan Membantu PT. XYZ untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi dibidang pengendalian persediaan  bahan  baku,  sehingga  dapat  dirancang  sistem  yang  lebih  efisien.  Penelitian  ini dibatasi  pada  kegiatan  dalam  memproses  permintaan  akan  kebutuhan  bahan  baku  berupa
negosiasi  harga,  menganalisa  tawaran  harga  dari  pemasok,  menentukan  pilihan,  memilih pemasok,  mengeluarkan  perintah purchase  order ,  menangani  masalah  dengan  pemasok (retur  bahan  baku  yang  rusak  atau  tidak  sesuai  dengan  bahan  baku  yang  dipesan),  serta menyimpan rekaman informasi yang diperlukan.

## Tinjauan Pustaka
Definisi umum untuk ‘informasi’ dalam pemakaian Sistem Informasi adalah sebagai berikut ; informasi  adalah  data  yang  telah  diolah  menjadi  sebuah  bentuk  yang  berarti  bagi penerimanya dan bermanfaat dalam  mengambil keputusan, saat ini atau mendatang. Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem Informasi  adalah  suatu  sistem  dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan pengolahan transakasi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan  laporan-laporan  yang diperlukan.
Sedangkan menurut (Sutono, 2007) Sistem Informasi adalah suatu sistem berbasis komputer yang  menyediakan  informasi  bagi  beberapa  pemakai  dengan  kebutuhan  yang  serupa.  Para pengguna sistem informasi biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal. Sistem infromasi  memuat  berbagai  informasi  penting  mengenai  orang,  tempat,  dan  segala  sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisai. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas  dasar  di  dalamnya,  yaitu  aktivitas  masukan  ( input ),  pemrosesan  ( processing) ,  dan keluaran ( output) . Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (Sidh, 2013). Sistem informasi dapat meminimalisir kehilangan data dan kesalahan manusia, yang sering terjadi karena pemrosesan dan penyimpanan transaksi data yang dilakukan secara manual.
Sistem informasi dapat memudahkan pengguna dalam melakukan operasi persediaan barang dan  produksi  dan  memiliki  pembagian  tipe user yang  ada  berdasarkan  hak  akses  masing- masing, user tersebut  yaitu  Admin,  Gudang,  Finansial,  dan  Manajer.  Dengan  adanya pembagian hak akses setiap user pada sistem tersebut, ditujukan agar tidak semua user dapat melakukan  olah  data  pada  sistem,  dan  menghindari  kecurangan  dalam input data  dalam proses pemesanan, pembelian dan pemasukan barang. Sistem ini dapat menampilkan semua data  barang,  dapat  menampilkan  bukti  penerimaan  dan  pengeluaran  barang  beserta  biaya yang dikeluarkan dalam setiap transaksi produksi (Cahyana et al ., 2012).
Sistem  informasi  manajemen  sangat  bergantung  dari  komponen-komponen  dalam menghasilkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesenjangan yang terjadi dalam  pelaksanaan  komponen  tersebut  akan  menghasilkan  informasi  yang  kurang  akurat, kurang  detail,  kurang  tepat  waktu,  dan  kurang  relevan  yang  nantinya  akan  mengakibatkan kesalahan  dalam  pengambilan  keputusan  pada  perusahaan  atau  organisasi  (Sidh,  2013). Terdapat  dua  alasan  utama  mengapa  terdapat  perhatian  yang  besar  terhadap  manajemen informasi,  yaitu  meningkatnya  kompleksitas  kegiatan  organisasi  tata  kelola  pemerintahan dan  meningkatnya  kemampuan  komputer.  Selanjutnya,  dengan  tersedianya  informasi  yang berkualitas,  tentunya  juga  mendorong  manajer  untuk  meningkatkan  kemampuan  kompetitif ( competitive advantage ) organisasi yang dikelolanya.
Ekspektasi  kinerja,  ekspektasi  usaha  dan  kondisi  yang  memfasilitasi  berpengaruh  positif secara signifikan terhadap minat pemanfaatan sistem informasi, sedangkan faktor sosial dan kesesuaian  tugas  tidak  berpengaruh  secara  signifikan  terhadap  minat  pemanfaatan  sistem informasi (Ellyana et al ., 2009).
Perancangan  sistem  informasi  manajemen  persediaan  sangat  perlu  dilakukan  agar  tidak terjadi kekurangan barang yang terdapat digudang karena dengan adanya perancangan sistem informasi ini bagian bagian pusat dapat mengetahui secara langsung jumlah persediaan yang
terdapat  pada  masing-masing  gudang,  kapan  barang-barang  tersebut  harus  dipesan,  dan berapa  banyak  jumlah  barang  yang  harus  dipesan  sehingga  pemesanan  barang  dapat langsung dilakukan tanpa menunggu adanya permintaan barang oleh gudang-gudang cabang (Meilani & Miftahudin).
Penelitian terkait yaitu program sistem informasi manajemen pengendalian persediaan bahan baku  pada  suatu  perusahaan  salah  satunya  persediaan  bahan  perpipaan  pada  satuan  kerja pengembangan  kinerja  pengelolaan  air  minum  dapat  mempermudah  pengolahan  data pengendalian persediaan bahan, sehingga waktu  yang dibutuhkan didalam pemrosesan data semakin cepat dan biaya yang dikeluarkan semakin kecil (Aldrin et al., 2013).

## Metodologi Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  PT.  XYZ,  perusahaan  yang  bergerak  di  industri  tektil  berada  di Cimanggis  Depok.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  ( field  Research )  yaitu  dengan mengumpulkan  data  secara  langsung  melalui  wawancara/ interview ,  dan  pengumpulan  data berdasarkan  pengamatan  secara  langsung  ( observasi )  terhadap  objek  fisik  berupa  kegiatan yang  sedang  berlangsung  dengan  tahapan  perencanaan,  analisis,  dan  desain.Metode pendekatan  sistem  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  metode  pendekatan terstruktur. Adapun alat bantu yang digunakan dalam metode terstruktur ini berupa diagram alir  ( flow  map ),  diagram  konteks  dan data  flow  diagram sebagai  alat  bantu  perancangan proses.  Kamus  data,  tabel  relasi,  ERD  ( Entity  Relationship  Diagram )  dan  normalisasi sebagai  alat  bantu  perancangan  basis  data.  Perancangan input ,  perancangan output , pengkodean, struktur menu dan kebutuhan sistem sebagai alat bantu perancangan perangkat lunak.Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan model prototype .  Prosesnya  dimulai  dengan  mengumpulkan  kebutuhan  pengguna  terhadap perangkat lunak kemudian dibuat perangkat lunak prototype. Perangkat lunak ini merupakan program  aplikasi  yang  belum  selesai  dan  akan  terus  dievaluasi  oleh  pengguna  dan pengembang sampai memenuhi kebutuhan fungsional pengguna terhadap perangkat lunak.

## Hasil dan Pembahasan

## Analisa Sistem Berjalan
Prosedur proses sistem yang berjalan pada  pengadaan bahan baku PT. XYZ adalah sebagai berikut:
1. Prosedur seleksi pemasok
Seleksi  pemasok  dilakukan  dengan  mengirimkan inquiry ,  yaitu  surat  permintaan penawaran  harga  terhadap  kebutuhan  bahan  baku  yang  diminta  oleh  bagian  Gudang. Setelah  mengirimkan inquiry ,  biasanya  pemasok  akan  mengirimkan  surat  penawaran harga. Purchasing akan menyeleksi pemasok mana yang menawarkan harga yang rendah tapi dengan kualitas barang yang sama bagusnya.
2. Prosedur pemesanan barang Gudang  meminta  pengadaan  bahan  baku  ke Purchasing dengan  memberikan form material  requirement . Purchasing memeriksa form  material  requirement tersebut  dan memasukkan  datanya  kedalam  arsip material  requirement .  Setelah  itu, purchasing membuat surat pesanan yang datanya berasal dari arsip material requirement . Data yang diambil hanya nama barang dan jumlah barang yang dibutuhkan. Setelah surat pesanan selesai  dibuat,  maka Purchasing mengirimkan  surat  pesanan  yang  telah  dibuat  ke Supplier .
3. Prosedur Pembuatan Tanda Terima
Tanda  terima  dibuat  setelah  barang  yang  dibeli  telah  dikirimkan  oleh Supplier dan diterima  oleh  Gudang.  Tanda  terima  dibuat  berdasarkan  data  yang  ada  dalam  tanda terima  barang,  faktur,  dan  faktur  pajak  standar.  Ketiga  data  ini  berasal  dari  Gudang. Selanjutnya,  ketiga  data  tersebut  dimasukkan  dalam filling  cabinet .  Dalam  pembuatan tanda terima, hanya data tertentu saja yang diambil. Dari form faktur pajak standar data
yang  diambil  hanya  data  nomor.  Dari form faktur  hanya  data  tanggal  dan  faktur  yang diambil.  Dari form tanda  terima  barang  data  yang  diambil  adalah  data  tanda  terima barang  serta  nomor  tanda  terima  barang.  Selanjutnya,  tanda  terima  yang  telah  dibuat dikirimkan ke Supplier .
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Pembuatan  laporan  meliputi  laporan material  requirement dan  laporan  surat  pesanan. Kedua laporan ini dilaporkan setiap bulan dan diserahkan kepada manajer Personalia dan Purchasing .
Ketentuan / Aturan 1. Jika ingin melakukan Purchase Order sumber data harus berasal  dari MaterialRequirement yang telah disetujui oleh pimpinan yang terkait.
2. Bagian purchasing membuat  dua  laporan  yaitu  laporan Purchase  order dan  laporan material requirement .
3. Laporan  dibuat  dalam  periode  satu  bulan  dan  diserahkan  setiap  akhir  bulan  kepada manager personalia dan purchasing .
4. Proses pembelian bahan baku dilaksanahan dalam kurun waktu sebulan sebelum bahan baku tersebut digunakan.

## Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Adapun diagram alir data sistem berjalan sebagai berikut:
P0 Si st. Inf Pengadaan Bahan Baku a Gudang b Suppl ier c MP & P d Account Material_Requi rement Acc_Surat_Pesanan Fakt ur Tanda_Terima_Barang Fakt ur_Paj ak_Standar Acc_Tanda_Terima Lap_Mat erial_Requirement Lap_Surat_Pesanan Acc_Tanda_Terima Acc_Surat_Pesanan Acc_Mat erial_Requirement Tanda_Terima Surat_Pesanan Material_Requi rement Inqui ry Quotat ion Kontrak_Kerj asama
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Berjalan
P1 Pencarian Barang a Gudang b Suppl ier P3 Pembuatan Tanda Teri ma P4 Pembuatan Laporan c MP &  P D1 F_Materi al _Requirement P2 Pemesanan Barang D2 F_S urat _P esanan D3 F_T anda_Teri ma_Barang D4 F_Faktur D5 F_Faktur_Pajak_S tandar b Suppl ier d Account b Suppl ier d Account D2 F_S urat _P esanan Material_Requi rement Inqui ry Lap_Surat_Pesanan Lap_Mat erial _Requirement Dt _Materi al _Requirement Dt _Materi al _Requirement Dt _Materi al _Requirement Dt _Faktur_Pajak_Standar Dt _Faktur Dt _S urat _P esanan Acc_Tanda_T erima Dt _Faktur_Pajak_Standar Tanda_Terima_Barang Fakt ur Fakt ur_P aj ak_S tandar Dt _T anda_Teri ma_Barang Dt _T anda_Teri ma_Barang Dt _Faktur Quot at ion Acc_Tanda_T erima Tanda_Terima Acc_Surat_Pesanan Material_Requi rement Acc_Mat erial_Requirement Surat_Pesanan Acc_Surat_Pesanan Dt _S urat _P esanan
Gambar 2. Diagram Nol Sistem Berjalan

## Perancangan Sistem Usulan
1. Prosedur perekaman data awal
Prosedur  ini  dilakukan  dengan  merekam  data  yang  akan  digunakan  sebagai  masukan pada sistem usulan seperti, data material requirement serta data bahan baku.
2. Prosedur seleksi Supplier
Seleksi  pemasok  dilakukan  dengan  mengirimkan inquiry ,  yaitu  surat  permintaan penawaran  harga  terhadap  kebutuhan  bahan  baku  yang  diminta  oleh  bagian  gudang.
Setelah mengirimkan
inquiry , biasanya pemasok akan mengirimkan
quotation . Purchasing akan  meneyeleksi  pemasok  mana  yang  menawarkan  harga  yang rendah dengan kualitas barang yang sama bagusnya.
3. Prosedur pemesanan bahan baku Manajer  Finance  & Account melakukan  permintaan  bahan  baku  ke  bagian Purchasing dengan  memberikan form  material  requirement . Purchasing memeriksa form  material requirement tersebut  dan  merekam  datanya  di file  material  requirement .  Kemudian, purchasing menghubungi pihak Supplier untuk meminta data bahan baku beserta rincian harganya  serta  melakukan  tawar  menawar  harga.  Setelah  harga  yang  ditawarkan  cocok maka  bagian Purchasing meminta  persetujuan  dari  Manajer  Personalia  & Purchasing . Setelah itu, Purchasing membuat form  Purchase  Order yang  datanya  berasal  dari form material requirement . Data yang diambil hanya data nama bahan baku yang diperlukan dan  jumlah  barang  yang  dibutuhkan.  Setelah  itu, Purchasing mengirimkan Purchase Order ke Supplier .
4. Prosedur penerimaan bahan baku Prosedur  penerimaan  bahan  baku  dilakukan  pada  saat  bagian Purchasing menerima barang  yang  telah  dipesan  dari Supplier .  Bagian Purchasing memeriksa  barang  yang diterima dengan melihat surat jalan, apakah barang yang dikirimkan sesuai dengan jenis dan jumlah bahan baku yang dipesan. Supplier juga mengirimkan faktur dan faktur pajak standar  terhadap  barang  yang  di  pesan.  Setelah  itu,  urchasing  mengirimkan  barang  ke
Gudang  dengan  disertai form tanda  terima  bahan  baku  yang  nantinya  akan  diisi  oleh Gudang. Tetapi  jika  ada  bahan  baku  yang  tidak  sesuai  dengan  pesanan  atau  ada  bahan baku  yang  rusak  maka Purchasing akan  menghubungi  pihak Supplier ,  kemudian Purchasing akan membuat form retur bahan baku.
5. Prosedur pembuatan laporan Pembuatan  laporan  terbagi  menjadi  6  macam  yaitu  pembuatan  laporan material requirement per  no.  MR,  laporan material  requirement per  tanggal,  laporan purchase order per no. PO, laporan purchase order per tanggal dan laporan retur bahan baku per no. retur ,  laporan retur bahan  baku  per Supplier .  Laporan  ini  dilaporkan  setiap  satu bulan dan diserahkan ke Manajer Personalia dan Purchasing .
Ketentuan/aturan:
1. Pemilihan Supplier didasarkan  kepada  hasil  seleksi  yang  dilakukan  bagian Purchasing dengan mempertimbangkan penawaran harga yang ditawarkan dari pihak Supplier .
2. Proses  pemesanan  barang  dilakukan  setelah  terjadi  kesepakatan  harga  antara  pihak Purchasing dengan Supplier .
3. Penerimaan  bahan  baku  telah  sah  dilakukan  jika  barang  yang  dikirim  sesuai  dengan deskripsi yang tertera dalam faktur pengiriman barang dari Supplier .
4. Jika  terjadi retur ,  maka  pihak Purchasing sebagai  pemesan  barang  akan  menghubungi pihak Supplier dengan  menyertakan  info  retur  yang  berisikan  deskripsi  barang  yang rusak beserta keterangan kerusakan yang terjadi pada barang yang bersangkutan.
5. Dalam hal pelaporan dilakukan secara berkala tiap 1 bulan.
Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar 4. Diagram Nol Sistem Usulan
Material Requirement No_MR Id_Pegaw ai (FK) Tgl_MR Bahan_Baku_MR Kd_Bahan_Baku Nm_Bahan_Baku Satuan Kebutuhan Stock Harus Dipesan Tgl_Perlu Keterangan Purchase Order No_PO Id_Pegaw ai (FK) Kd_Supplier (FK) Tgl_PO Bahan_Baku_PO Kd_Bahan_Baku Nm_Bahan_Baku Satuan Jumlah Keterangan Retur Bahan Baku No_Retur_Bahan_Baku Id_Pegaw ai (FK) Kd_Supplier (FK) Tgl_Retur Detil_Material_Requirement No_MR (FK) Kd_Bahan_Baku (FK) Pegaw ai Id_Pegaw ai Nm_Pegaw ai Detil_Retur_Bahan_Baku Kd_Bahan_Baku (FK) No_Retur_Bahan_Baku (FK) Detil_Purchase_Order Kd_Bahan_Baku (FK) No_PO (FK) Supplier Kd_Supplier Nm_Supplier Alamat Telp Fax NPWP
Gambar 5. Diagram Hubungan Entitas (ERD)
Spesifikasi Sistem Usulan

## Bagan Pengolahan Terstruktur

## Rancangan Struktur Menu Pengoperasian
Perancangan  program  ini  dibagi  menurut  tiap  bagian.  Sebab  tidak  semua  bagian  bisa mengakses  program  pada  bagian  lain.  Tiap  bagian  telah  dibuat  modul  program  yang mendukung pekerjaan yang dilakukan.
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku
Perekaman Data Rekam Data Bahan Baku Rekam Data Supplier Pembuatan Laporan Penerimaan Bahan Baku Pemesanan Bahan Baku
Rekam Data Material
Requirement Pembuatan Laporan Material Requirement per No MR Pembuatan Laporan
Purchase Order per No PO
Pembuatan Laporan
Retur Bahan Baku per No Retur
Rekam Data Purchase Order Rekam Data Retur
Bahan Baku
Rekam Data Faktur Retur
Bahan Baku
Pembuatan Laporan
Material Requirement
per Tanggal
Pembuatan Laporan Purchase Order per Tanggal
Pembuatan Laporan Retur Bahan Baku
per Supplier
Gambar 6. Bagan Pengolahan Terstruktur

## Gambar 7.  Struktur Menu Pengoperasian

## Keamanan Sistem
Untuk  menghindari  kerusakan  data  atau  untuk  menghindari  pemakaian  sistem  tanpa persetujuan, perlu diadakan suatu keamanan komputer yang bertujuan untuk melindungi data dan  membatasi  penggunaan  sistem.  Keamanan  komputer  terdiri  dari  2  macam,  yaitu pengamanan piranti keras dan pengamanan piranti lunak: Bentuk keamanan komputer terdiri dari:
1. Backup data  dilakukan  secara  periodik  (setiap  hari)  untuk  menghindari  hilangnya  data karena kerusakan hard disk .
2. Penggunaan Uninterruptable Power Supply (UPS) untuk mencegah rusaknya sistem atau hilangnya informasi karena gangguan listrik.
3. Mekanisme pengendalian akses ( acces control ) terbagi 2 yaitu:
a. Kontrol  akses  fisik  bertujuan  untuk  mencegah  seseorang  untuk  mendapatkan  akses fisik  ke  dalam  sistem  dengan  menggunakan  gembok,  penjaga,  tanda  pengenal,  dan tanda-tanda administrasi serupa.
b. Kontrol  akses  logik  bertujuan  untuk  mencegah  seseorang  melakukan  eksploitasi terhadap  akses  fisik  ke  dalam  sistem  dengan  informasi  dan  pengetahuan  ( User-ID dan Password )

## Konfigurasi Sistem
Didalam  membangun  dan  menerapkan  sistem  komputerisasi  selalu  dikaitkan  dengan peralatan pendukung di dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Peralatan pendukung ini adalah perangkat  keras  dan  perangkat  lunak.  Peralatan  tersebut  di  bagi  dalam  beberapa  kelompok sesuai  dengan  fungsinya  yaitu  sebagai  peralatan  masukkan,  peralatan  pengolahan  data,
Login
Perekaman Laporan
Data Supplier Data Material Requierement
Data Purchase Order
Data Bahan Baku Data Faktur Data Retur Bahan Baku Data Faktur Retur Bahan Baku Material Requirement Purchase Order Retur Bahan Baku Cari Tambah Ubah Simpan
Batal Hapus
peralatan  keluaran  yang  akan  dipakai  sebagai  alat  proses  dan  penyimpanan  data  sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
1. Perangkat Keras Server
Tabel 1.  Spesifikasi Server No Nama Keterangan 1 Processor Dual Xeon 2 Memori 2 GB RAM 3 Hard Disk 40 GB 4 Floopy Disk 1,44 MB 5 CD ROM DVD RW 6 Monitor 15 Inchi SVGA 7 Kartu Jaringan 56 Kbbps 8 Keyboard PS2 9 Mouse PS2 10 UPS Min 1 KVA 11 Printer Laset Jet 2. Perangkat Keras Client Tabel 2. Spesifikasi Client No Nama Keterangan 1 Processor Dual Core 2 Ghz 2 Memori 1 GB RAM 3 Hard Disk 20 GB 4 Floopy Disk 1,44 MB 5 CD ROM DVD RW 6 Monitor 15 Inchi SVGA 7 Kartu Jaringan 56 Kbbps 8 Keyboard PS2 9 Mouse PS2 10 Printer Bubble Jet
3. Spesifikasi Perangkat Lunak Komputer
Setelah  melakukan  pemilihan  perangkat  keras  komputer  sistem  usulan,  langkah selanjutnya  adalah  menentukan  perangkat  lunak  komputer  guna  mengoperasikan sistemnya.
Tabel 3. Spesifikasi Software Server Software Spesifikasi Sistem Operasi Windows 2003 Server Aplikasi Visual Basic 6.0 Database Microsoft Access Tabel 4. Spesifikasi Software Client Software Spesifikasi Sistem Operasi Windows 2000/XP Professional Aplikasi Visual Basic 6.0 Office Office 2007 Antivirus Norton Antivirus
4. Topologi Jaringan
Topologi  jaringan  yang  penulis  usulkan  untuk  PT.  XYZ  adalah  menggunakan  topologi Star .  Salah  satu  sentral  dibuat  sebagai  sentral  pusat.  Sistem  ini  mempunyai  tingkat kerumitan jaringan yang lebih sederhana sehingga sistem menjadi lebih ekonomis, tetapi beban yang dipikul di sentral pusat cukup berat.
Server Hub Bagian Purchasing PC 1 Bagian Purchasing Bagian Purchasing PC 3 PC 2 Manager MP&P

## Gambar 8. Konfigurasi Jaringan Sistem Usulan

## Simpulan dan Saran
Dari  analisa  sistem  yang  berjalan  pada  sistem  pengadaan  bahan  baku  pada  PT.  XYZ  dapat disimpulkan  bahwa  sistem  yang  berjalan  masih  bersifat  manual  dan  tidak  saling  terhubung sehingga  dalam  penyajian  informasi  sering  terjadi  keterlambatan. Tidak  adanya  keterkaitan antara bagian yang saling terhubung sehingga setiap bagian harus menunggu informasi dari bagian  yang  lain.  Hal  ini  tentu  akan  menjadi  suatu  masalah  yang  besar  jika  tidak  segera diatasi.  Jika  informasi  yang  dihasilkan  tidak  cepat,  maka  bisa  dipastikan  semua  kegiatan yang  ada  pada  PT.  XYZ  akan  terganggu.  Dengan  terganggunya  kegiatan  berarti  kegiatan produksi juga akan terganggu.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka peneliti mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah  dengan pemanfaatan sistem jaringan dimana setiap bagian dapat saling terhubung. Ini  berarti  informasi  akan  cepat  didapat  serta  diolah  oleh  bagian  yang  terkait.  Dalam mendukung terlaksananya sistem informasi pengadaan bahan baku  dengan jaringan, penulis memberikan  saran  perlu  adanya  integrasi  sistem.  Untuk  pengoperasiannya  diperlukan pengumpulan  data  awal  untuk  perekaman.  Sistem  ini  membutuhkan server ,  yaitu  bagian yang  dapat  mengontrol  sistem  jaringan  secara  umum.  Pada  pengembangan  selanjutnya, penulis  menyarankan  agar  selalu  dilakukan  pemeliharaan  ( maintenance )  sistem  agar  dapat mendukung kinerja dari sistem.

## Daftar Pustaka
Aldrin,  T.,  Sompie,  B.F.,  Rantung,  J.P.  (2013).  Sistem  informasi  manajemen  pengendalian persediaan  bahan  instalasi  perpipaan  pada  satuan  kerja  pengembangan  kinerja pengelolaan air minum. Jurnal Ilmiah Media Engineering , Vol.3 No.2: 120-125.
Cahyana  ,N.H.,  Yuwono,  B.,  Asmoro,  A.Y.  (2012). Pengembangan  system  informasi persediaan  barang  berbasis  WEB  di  PT.  Putera  Agung  Setia. Seminar  Nasional Informatika . Yogyakarta. 30 juni 2012.
Ellyana,  D.D.,  Redy,  A.,  Hamzah,  A.  (2009).  Variabel  antiseden  dan  konsekuensi pemanfaatan  system  informasi  (studi  empiris  pada  pemerintah  kabupaten  di  Pulau Madura. Jurnal Akuntansi dan Keuangan Indonesia , Vol. 6 No.1.
Meliani,  D.,  Miftahuddin.  (2011).  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Persediaan (Studi Kasus : PDAM Tirta Sakti Kabupaten Kerinci). Jurnal Ilmiah Teknik Industri.
Sutono, D. (2007). Sistem Informasi Manajamen (Edisi ke-empat) . Bogor : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP.
Sidh, R. (2013). Peranan Brainware Dalam Sistem Informasi Manajemen. Jurnal Computech & Bisnis, 7(1): 19-29.