http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jbm

## ANALISIS BEBAN KERJA SEBAGAI DASAR PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI
Hamidah Nayati Utami Universitas Brawijaya Malang hamidahn@ub.ac.id
Arik Prasetya
Universitas Brawijaya Malang arik_p_fia@ub.ac.id
Muhammad Rosyihan Hendrawan
Universitas Brawijaya Malang endralife@gmail.com

## Suggested Citation:
Utami, HN, Afrianty, TW, Sari, RW, (2019) Beban kerja dan pengaruhnya terhadap komitmen organisasional dengan stres kerja sebagai variabel intervening, Jurnal Bisnis Terapan Vol 3 No 2, es 2019, Politeknik Ubaya, Surabaya.

## Abstract:
The purpose of this study is to determine the amount of use of work time required by education staff, determine the optimal number  of  educational  workforce  requirements  in  accordance  with  standards,  and  explain  the  recommendations  for universities in planning optimal employee needs. This study analyzes the workload of educational staff in providing services in one of the Faculties at Brawijaya University. The number of employees analyzed was 86 education personnel working in four  subdivisions  in  One  Faculty.  This  type  of  research  is  a  qualitative  descriptive  study  with  data  collection  techniques: documentation,  observation,  interviews,  and  focus  group  discussions.  Data  analysis  techniques  use  an  interactive  model that is carried out continuously until there is data saturation. The results of the analysis show that: there are 4 categories of use of work time namely overload, fit, underload, and critical underload which are the results of real time verification used to complete  basic  and  additional  work  compared  to  ministerial  standards.  The  total  need  for  education  personnel  after verification is 84 people. Recommendations on manpower planning are: restructuring of education personnel based on the number needed in each sub-section, simplifying tasks so as to reduce work time, optimizing the use of technology as a tool to reduce work time, placing employees in accordance with the qualifications required for each task.
Keywords Human Resource Planning, Manpower Planning, W orking Time, Workload.

## Abstrak
Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  jumlah  penggunaan  waktu  kerja  yang  dibutuhkan  tenaga  kependidikan, menentukan jumlah kebutuhan tenaga kependidikan yang optimal sesuai dengan standar, dan menjelaskan rekomendasi bagi perguruan tinggi dalam melakukan perencanaan kebutuhan pegawai yang optimal. Penelitian ini menganalisis beban kerja  yang  ditanggung  oleh  tenaga  kependidikan  dalam  memberikan  pelayanan  di  salah  satu  Fakultas  di  Universitas Brawijaya. Jumlah pegawai yang dianalisis adalah 86 orang tenaga kependidikan yang bekerja di empat sub bagian di Satu Fakultas. Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data: dokumentasi, observasi, wawancara, dan focus group discussion . Teknik analisis data menggunakan model interaktif yang dilakukan secara terus menerus sampai terdapat kejenuhan data. Hasil analisis menunjukkan bahwa: terdapat 4 kategori penggunaan waktu kerja yaitu  overload,  fit,  underload,  dan  critical  underload  yang  merupakan  hasil  verifikasi  waktu  riil  yang  digunakan  untuk menyelesaikan pekerjaan pokok dan tambahan dibandingkan dengan standar kementerian. Adapun total kebutuhan tenaga kependidikan  setelah  verifikasi  adalah  84  orang.  Selanjutnya  rekomendasi  yang  diberikan  untuk  Universitas  Brawijaya dalam  perencanaan  kebutuhan  tenaga  kependidikan  adalah:  melakukan  penataan  tenaga  kependidikan  sesuai  dengan jumlah  yang  dibutuhkan  pada  masing-masing  sub  bagian,  membuat  penyederhanaan  tugas  yang  memungkinkan pengurangan  waktu  yang  dibutuhkan,  mengoptimalisasikan  penggunaan  teknologi  sebagai  alat  bantu  untuk  memangkas waktu kerja, menempatkan pegawai sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pada masing-masing tugas.
Kata Kunci: Beban Kerja, Kebutuhan Pegawai, Perencanaan Sumber Daya Manusia, W aktu Kerja.
JEL Classification: O15
Submitted Date : 25 Juni 2020
Accepted Date : 02 November 2020

## Latar Belakang
Dewasa  ini,  tuntutan  masyarakat  terhadap  pelayanan  publik  semakin  besar,  namun  profesionalisme  yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Untuk mengantisipasi perubahan global yang cepat seperti yang terjadi pada  era  saat  ini  yang  mana  seiring  dengan  perkembangan  revolusi  industri  4.0,  sebuah  organisasi  harus membangun  tata  kelola  organisasi  perguruan  tinggi  yang  lebih  dinamis  (dynamic  governance),  dimana organisasi dapat menyesuaikan kebijakan dengan perubahan lingkungan global yang cepat dan tidak menentu sehingga  tujuan  organisasi  tetap  dapat  diwujudkan.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Houston  et  al.,  (2006) menunjukkan  bahwa  Staf  akademik  universitas  melakukan  pekerjaan  yang  kompleks  dalam  lingkungan  yang semakin menuntut karyawan bekerja dengan menyesuaikan perubahan lingkungan.
Begitu  juga  Universitas  Brawijaya  (UB)  sebagai  sebuah  organisasi  dalam  rangka  meningkatkan profesionalisme  sumber  daya  manusianya  juga  belum  optimal.  Dalam  kaitan  tersebut  UB  perlu  memperbaiki tatakelola organisasi yang ada dengan memberi perhatian kepada pembangunan SDM, khususnya untuk dapat melahirkan para pemimpin birokrasi yang mampu berfikir ke depan ( thinking ahead ), mengkaji ulang ( thinking again )  dan  belajar  dari  negara  atau  organisasi  lain  ( thinking  across ).  Salah  satu  penyebab  utama  belum optimalnya  kinerja  tenaga  kependidikan  tersebut  adalah  distribusi  tenaga  kependidikan  pada  suatu  unit  kerja atau satuan kerja belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada  beban  kerja  yang  ada.  Menumpuknya  tenaga  kependidikan  di  satu  unit  kerja  dan  kurangnya  tenaga kependidikan  di  unit  kerja  yang  lain  merupakan  suatu  contoh  yang  nyata  dari  permasalahan  tersebut. Permasalahan  sebenarnya  bukan  terletak  pada  jumlah  tenaga  kependidikan  yang  terlalu  besar,  namun  pada distribusi tenaga kependidikan yang tidak sesuai kebutuhan dan pekerjaan.
Langkah  penting  dalam  mengatasi  permasalahan  ketidaksesuaian  jumlah  tenaga  kependidikan  adalah melaksanakan Analisis Beban Kerja. Analisis beban kerja dilakukan dengan pertimbangan bahwa Sumber Daya Manusia merupakan asset yang harus dikelola dengan baik agar Visi, Misi dan Tujuan serta sasaran organisasi dapat tercapai dengan baik. Optimalisasi pemberdayaan kapasitas Sumber Daya Manusia dengan alokasi beban kerja dan jabatan dapat memotivasi kerja tenaga kependidikan. Analisis Beban Kerja perlu dilakukan agar dapat menempatkan  tenaga  kependidikan  sesuai  dengan  porsi  kerja  dengan  posisi  jabatan  yang  menjadi  tanggung jawabnya, juga untuk memperoleh gambaran apakah langkah- langkah pembenahan dan perbaikan diperlukan didalam pemetaan kompetensi tenaga kependidikan dan mengevaluasi struktur organisasi yang ada.
Sumber daya manusia pada setiap unit harus dapat dikelola dengan baik terutama agar beban kerja yang ditanggung  oleh  masing-masing  tenaga  kependidikan  sesuai  dengan  kapasitas  yang  dimiliki.  Jika  terjadi kelebihan  beban  kerja,  maka  para  tenaga  kependidikan  akan  merasa  kelelahan  dalam  melayani  kebutuhan administrasi  dan  dapat  berakibat  menurunnya  kualitas  pelayanan.  Sebaliknya  jika  terjadi  kekurangan  beban kerja,  maka  institusi  menggaji  tenaga  kependidikan  dengan  jumlah  yang  lebih  banyak  untuk  hasil  kerja  yang sama atau terjadi inefisiensi biaya. Tenaga kependidikan yang tidak dapat bekerja optimal sesuai kapasitasnya dapat berakibat terganggunya proses pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan gambaran kondisi tersebut, maka perlu disusun suatu analisis beban kerja di lingkungan UB agar  berbagai  permasalahan  SDM  dapat  diselesaikan  secara  sistematis,  komprehensif,  dan  terukur  dalam rangka mewujudkan visi organisasi. Diharapkan dengan adanya analisis beban kerja ini akan diperoleh informasi mengenai  tingkat  kebutuhan  dan  pengalokasian  sumber  daya  manusia  dalam  menyelesaikan  beban  kerjanya serta tingkat kinerja yang prima dalam berkontribusi terhadap pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
Berdasarkan uraian sebelumnya, maka tujuan penelitian ini adalah:  mengetahui jumlah penggunaan waktu kerja yang dibutuhkan tenaga kependidikan, menentukan jumlah kebutuhan tenaga kependidikan yang optimal sesuai  dengan  standar,  dan  menjelaskan  rekomendasi  bagi  perguruan  tinggi  dalam  melakukan  perencanaan kebutuhan pegawai yang optimal.

## Kajian Literatur

## Smart University Governance
Smart  Governance adalah  salah  suatu  konsep  yang  saat  ini  sedang  mainstream  dalam  penyelenggaraan perguruan tinggi. Konsep ini adalah turunan dari konsep good governance atau tata kelola pemerintahan yang baik. Tujuan dari konsep ini adalah untuk mewujudkan perguruan tinggi yang akuntabel. Upaya awal pemerintah dalam  kerangka  implementasi  konsep smart  university  governance adalah  dengan  membentuk  satuan  kerja yang  menerapkan  pola  tata  kelola  kepegawaian  dan  keuangan  badan  layanan  umum.  Satuan  Kerja  Badan Layanan Umum merupakan satuan kerja yang fokus terhadap pelayanan terbaik kepada publik.

## Jurnal Bisnis dan Manajemen
http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jbm
Hlm. 95 - 105
Sebagai salah satu perwujudan dari konsep smart university governance , perguruan tinggi Badan Layanan Umum  (BLU)  diwajibkan  untuk  menerapkan  prinsip-prinsip smart  governance .  Salah  satu  prinsip smart governance adalah adanya transparansi dan akuntabilitas. Akuntabilitas dan transparansi tersebut dimaksudkan untuk  memastikan  bahwa  pengelolaan  keuangan  pemerintah  yang  dilakukan  aparatur  pemerintah  berjalan dengan baik. Di negara demokrasi seperti Indonesia, organisasi publik dituntut untuk akuntabel terhadap seluruh tindakan-tindakan yang telah dilakukannya (Wicaksono, 2015). S mart university governance merupakan konsep pengelolaan  yang  dapat  menunjang  keberlangsungan  perguruan  tinggi  (Trakman,  2008;  Puspitarini,  2012). Penerapan smart  university  governance dapat  mengurangi  kecenderungan  fraud.  Soleman  (2013) menyimpulkan  bahwa  penerapan smart  university  governance dapat  mencegah  terjadinya  perilaku  fraud  di perguruan tinggi.
Implementasi Pola Pengelolaan Kepegawaian Badan Layanan Umum (PPK-BLU) adalah salah satu upaya untuk meningkatkan akuntabilitas publik terutama akuntabilitas pengelolaan sumber daya manusia. Salah satu pendukung implementasi smart university governance yang bisa dilakukan adalah analisis jabatan dan analisis beban  kerja.  Peraturan  Menteri  Pemberdayaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi  (Permenpan-RB) Nomor  33  tahun  2011  menyebutkan  bahwa  analisis  jabatan  adalah  proses,  metode  dan  teknik  untuk memperoleh  data  jabatan  yang  diolah  menjadi  informasi  jabatan  dan  disajikan  untuk  kepentingan  program kepegawaian  serta  memberikan  umpan  balik  bagi  organisasi,  tatalaksana,  pengawasan  dan  akuntabilitas (Menpan-RB, 2011).

## Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan tenaga kerja merupakan proses memperkirakan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang dibutuhkan  manusia  di  masa  datang,  dan  menerapkan  usaha-usaha  yang  harus  dilakukan  untuk  memenuhi kebutuhan  tersebut  (Pranoto dan  Retnowati,  2015).  Salah satu  kegiatan  dalam  mendukung  hal  tersebut yang dimaksud  adalah  Analisis  Beban  Kerja  (ABK).  ABK  merupakan  salah  satu  alat  yang  dapat  digunakan  untuk memonitor  dan  mengevaluasi  organisasi  agar  mampu  melaksanakan  tugas  secara  akurat,  efektif  dan  efisien serta  mewujudkan  SDM  yang  tepat,  baik  kualitas  maupun  kuantitas,  baik  pada  setaip  lini.  Menurut  Permen RISTEK-DIKTI  Nomor  2  Tahun  2018  ABK  adalah  metode  yang  digunakan  untuk  menentukan  jumlah waktu, usaha, dan sumber  daya yang  diperlukan  untuk  menjalankan  tugas  dan  fungsi  organisasi  (Menristek  DIKTI, 2018).
Pelaksanaan  analisis  beban  kerja  tersebut  dilakukan  untuk  mengetahui  secara  lebih  objektif  mengenai kebutuhan  tenaga  kependidikan,  tingkat  efektivitas  dan  efisiensi  kerja  jabatan/unit,  serta  prestasi  kerja jabatan/unit. Pengukuran beban kerja di FIA UB tersebut dilakukan dengan berpedoman pada Permen RISTEK DIKTI  Nomor  2  tahun  2018  tentang  Pedoman  Analisis  Beban  Kerjajabatan  Pelaksana  di  Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (RISTEK DIKTI, 2018) serta Peraturan Rektor Universitas Brawijaya  Nomor  44  tahun  2016  tentang  Penetapan  Jabatan  Fungsional  Umum  Dan  Jabatan  Fungsional Tertentu (Universitas Brawijaya, 2016).

## Analisis Beban Kerja
Beban  kerja  merupakan  porsi  kerja  yang  diterima  seseorang  yang  disesuaikandengan  kemampuan  fisik, kognitif  maupun  keterbatasan  seseorang  yang  menerima beban  tersebut.  Menurut Jex (1998) Beban kerja adalah jumlah pekerjaan yang harus dilakukan seseorang dengan pengklasifikasian kuantitatif (jumlah pekerjaan yang harus dilakukan) atau kualitatif (kesulitan pekerjaan). Untuk mengetahui jumlah beban kerja yng ditanggung oleh pegawai, dilakukan analisis beban kerja.
Menurut  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  12  Tahun  2008  (Mendagri,  2008),  analisis  beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas  dan  efisiensi kerja organisasi  berdasarkan volume  kerja.  Analisis  beban  kerja  adalah metode yang bertujuan  untuk  mengetahui  jumlah  waktu  yang  diperlukan  tenaga  kependidikan  untuk  menyelesaikan  suatu pekerjaan.  Dari  analisis  tersebut  diharapkan  dapat  diketahui  jumlah  tenaga  kerja  yang  dibutuhkan  untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, baik dalam unit kerja, departemen, divisi, maupun perusahaan.

## Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  deskriptif,  yaitu  untuk  menggambarkan    situasi    yang    sedang diamati. Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan untuk penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang merupakan  studi   yang   mendalam   dengan menggunakan teknik pengumpulan data langsung  dari subjek dalam lingkungan alamiahnya.
Subyek  penelitian  ini  adalah  beban  kerja  yang  dihasilkan  oleh  86  (delapan  puluh  enam)  Tenaga Kependidikan  dengan  Jabatan  Fungsional  Umum    yang    tersebar    pada  4  (empat)  Subbagian  di  salah  satu Fakultas  di  Universitas  Brawijaya  yaitu  Subbagian    Akademik,  Subbagian  Keuangan  dan  Kepegawaian, Subbagian Umum dan Barang Milik Negara serta Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni.
Pengumpulan  data  primer  terkait  deskripsi  pekerjaan,  rata-rata  waktu  penyelesaian  tugas,  dan  kuantitas beban  tugas  diperoleh  melalui  wawancara,  dokumentasi,  observasi  serta  Focus  Group  Discussion  (FGD). Wawancara  dan  FGD  dilakukan  pada  setiap  dan  sekumpulan  tenaga  kependidikan  setiap  jabatan  di  setiap Subbagian yang kemudian divalidasi oleh jabatan tertinggi pada setiap Subbagian tersebut. Analisis beban kerja menggunakan  dasar  waktu  kerja,  yaitu  perbandingan  waktu  kerja  riil  dan  waktu  kerja  standar.  Beban  kerja perhitungan  beban  kerja  riil  yang  diperoleh  dari  hasil  dokumentasi  kinerja,  wawancara  dan  verifikasi  dengan tenaga kependidikan dan atasan langsung.
Waktu  kerja  standar  adalah  waktu  kerja  yang  ditetapkan  oleh  pemerintah  untuk  lingkungan  Lembaga pemerintah.  Dasar  perhitungan  waktu  kerja  adalah  sesuai  dengan  peraturan  berikut:  (1)  Peraturan  Meneteri RISTEK DIKTI Nomor 2 tahun 2018 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja jabatan Pelaksana Di Lingkungan Kementerian  Riset,  Teknologi,  Dan  Pendidikan  Tinggi  (2)  Peraturan  Rektor  Universitas  Brawijaya  Nomor  44 tahun  2016  tentang  Penetapan  Jabatan  Fungsional  Umum  Dan  Jabatan  Fungsional  Tertentu.  (3)  Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah.
Perhitungan beban kerja menurut Wignyosubroto (dalam Ihsan et al, 2019) menggunakan rumus sebagai berikut:
Waktu  baku  dalam  penelitian  ini  menggunakan  keputusan  Presiden  No  68  Tahun  1995  tentang  Hari  Kerja  di Lingkungan Lembaga Pemerintah. Jumlah waktu baku tenaga kependidikan berdasarkan Kepres tersebut adalah 1200 jam per tahun.
Selanjutnya  hasil  analisis  beban  kerja  akan  dianalisis  dengan  pendekatan  model  interaktif (interactive model) menurut Miles, Huberman dan Saldana (2014) Aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus-menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh.  Adapun model interaktif yang dimaksud sebagai berikut:
Gambar 1. Model Analisis Data Interaktif
Sumber : Miles, Huberman dan Saldana (2014)

## Jurnal Bisnis dan Manajemen
http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jbm
Hlm. 95 - 105

## Hasil Penelitian
Pada Tahun 2019 tenaga kependidikan yang diverifikasi analisis beban kerja (ABK) total berjumlah 86 orang , yang menjadi bagian dari empat (4) sub bagian di salah satu Fakultas di Universitas Brawijaya adalah dirinci dalam Tabel berikut:
Tabel 1. Distribusi Jumlah Tenaga Kependidikan No.  Sub Bagian Jumlah 1 Sub Bagian Kemahasiswaan danAlumni 3 Orang 2 Sub Bagian Umum dan Barang Milik Negara 41 Orang 3 Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian 11 Orang 4 Sub Bagian Akademik 31 Orang Total 86 Orang

## Sumber: Data diolah (2019)
Berdasarkan  Keputusan  Presiden  Nomor  68  tahun  1995  tentang  Hari  Kerja  di  Lingkungan  Lembaga Pemerintah.  Jam  kerja  instansi  pemerintah  adalah  37,5  (tiga  puluh  tujuh  koma  lima)  jam  per  minggu  dengan rincian:
1. Senin –Kamis 07.30 –16.00 Waktu istirahat 12.00 –13.00
2. Jum’at 07.30 –16.30 Waktu istirahat 12.00 –13.30 Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti makan, sholat, dan sebagainya, yaitu 30% (tiga puluh persen) dari jumlah jam kerja. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan  Kebutuhan  Pegawai  Negeri  Sipil, jam  kerja  efektif setelah  dikurangi  waktu luang  adalah  sebagai berikut :
1. Jam kerja efektif per hari = 1 (satu) hari x 5 (lima) jam = 300 (tiga ratus) menit;
2. Jam kerja efektif per minggu = 5 (lima) hari x 5 (lima) jam = 25 (dua puluh lima)jam = 1500 (seribu lima ratus) menit;
3. Jam kerja efektif per bulan = 20 (dua puluh) hari x 5 (lima) jam = 100 (seratus) jam = 6000 (enam ribu) menit; dan
4. Jam kerja efektif per tahun = 240 (dua ratus empat puluh) hari x 5 (lima) jam = 1200 (seribu dua ratus) jam = 72000 (tujuh puluh dua ribu) menit. Jam kerja efektif akan menjadi alat pengukur dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  tenaga  kependidikan,  rata-rata  jam  kerja  efektif  per  tahun  dari  86 tenaga  kependidikan  yang  mengikuti  ABK  adalah 1.215,77  jam  per  tahun ,  dengan  total  kebutuhan  tenaga kependidikan  sebelum  dilakukan  ABK  adalah 89  (89,34)  orang .  Namun  setelah  dilakukan  verifikasi  dengan atasan langsung dan dilakukan analisis dengan mempertimbangkan jenis pekerjaan, optimalisasi penggunaan teknologi  informasi,  penyederhanaan  prosedur  kerja,  maka  sebenarnya  total  kebutuhan  tenaga  kependidikan adalah 85 (84,51) orang , sehingga terdapat kelebihan jumlah tenaga kependidikan berjumlah 4 (empat) orang , hal tersebut bisa dilihat pada diagram berikut:
Gambar 2. Total Kebutuhan Tenaga Kependidikan Hasil Verifikasi Analisis Beban Kerja
84,51 89,34 82,00 83,00 84,00 85,00 86,00 87,00 88,00 89,00 90,00 Total Kebutuhan Pegawai Setelah
Verifikasi ABK Total Kebutuhan Pegawai Sebelum Verifikasi ABK

## Sumber: Data diolah (2019)
Analisis lebih lanjut, dilakukan untuk mendeteksi tenaga kependidikan yang bekerja melebihi waktu baku, analisis dan verifikasi dengan atasan langsung dan pihak pimpinan Fakultas dan Kepegawaian Universitas. Hasil analisis  mengelompokkan  beban  kerja  tenaga  kependidikan  menjadi  empat  kriteria  yaitu critical underload (sangat kurang), underload (kurang), fit (sesuai), overload (berlebih). Berikut pengelompoka Norma Kerja yang diadaptasi dari hasil penelitian Milyansari (2014).
Tabel 2. Norma Beban Kerja No Perhitungan beban kerja Kategori 1 < 0,7 Critical Underload 2 0,7 ≤ n ≤ 0,9 Underload 3 0,9 < n ≤  1 Fit 4 ≥1 Overload
Sumber: Data diolah (2019)
Hasil pengelompokan dapat dilihat pada diagram sebagai berikut:
Gambar 3. Hasil Verifikasi ABK Tenaga Kependidikan 24 47 6 9 O V E R L O A D F I T U N D E R L O A D C R I T I C A L   U N D E R L O A D BEBAN KERJA TENAGA

## KEPENDIDIKAN

## Sumber: Data diolah (2019)
Secara umum, hasil perhitungan ABK tenaga kependidikan per sub bagian menggambarkan bahwa seluruh sub  bagian  terdapat  tenaga  kependidikan  yang  memiliki  kesesuaian  beban  kerja  berikut  yang  mengalami kekurangan beban kerja dan yang mengalami kelebihan beban kerja dengan melihat efektivitas per sub bagian masing-masing.  Sub  Bagian  Kemahasiswaan  dan  Alumni  memiliki  3  (tiga)  orang  tenaga  kependidikan  yang mengikuti ABK, dengan hasil ABK masing-masing tenaga kependidikan disajikan pada gambar 8 di bawah ini, dapat diketahui masing-masing memiliki beban kerja yang sesuai ( fit ).
http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jbm
Gambar 4. Hasil Verifikasi ABK pada Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
0 3 0 0 Overload Fit Underload Critical Underload Beban Kerja Subag Kemahasiswaan

## Sumber: Data diolah (2019)
Sub Bagian Umum dan BMN memiliki 31 (tiga puluh satu) orang tenaga kependidikan yang mengikuti ABK, dengan hasil ABK masing-masing tenaga kependidikan disajikan pada gambar 10 di bawah ini, dapat diketahui terdapat 16 (enam belas) tenaga kependidikan memiliki beban kerja yang sesuai ( fit ), kemudian 14 (empat belas) tenaga kependidikan memiliki beban kerja berlebih ( overload ) dan terdapat 1 (satu) tenaga kependidikan yang memiliki beban kerja sangat kurang ( critical underload ).
Gambar 5.  Hasil Verifikasi ABK pada Sub Bagian Umum dan Barang Milik Negara (BMN)
14 16 0 1 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Overload Fit Underload Critical Underload Beban Kerja Subag Umum & BMN

## Sumber: Data diolah(2019)
Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian memiliki 11 (sebelas) orang tenaga kependidikan yang mengikuti ABK,  dengan  hasil  ABK  masing-masing  tenaga  kependidikan  disajikan  pada  diagram  di  atas,  dapat diketahui terdapat 8 (delapan)  tenaga  kependidikan  memiliki  beban  kerja  yang  sesuai  ( fit ),  kemudian 3 (tiga)  tenaga kependidikan memiliki beban kerja berlebih ( overload ).
Gambar 6. Hasil Verifikasi ABK pada Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Overload Fit Underload Critical Underload Beban Kerja Subag Keuangan & Kepegawaian Sumber : Data diolah(2019)
Sub  Bagian  Akademik  memiliki 41 (empat  puluh  satu)  orang  tenaga  kependidikan  yang  mengikuti  ABK, dengan hasil ABK masing-masing tenaga kependidikan disajikan pada diagram di atas, dapat diketahui terdapat 20 (dua  puluh)  tenaga  kependidikan  memiliki  beban  kerja  yang  sesuai  ( fit ),  kemudian 7 (tujuh)  tenaga kependidikan  memiliki  beban  kerja  berlebih  ( overload ),  terdapat 6 (enam)  tenaga  kependidikan  yang  memiliki beban kerja kurang ( underload ) dan terdapat 8 (delapan) tenaga kependidikan yang memiliki beban kerja sangat kurang ( critical underload ).
Gambar 7 Hasil Verifikasi ABK pada Sub Bagian Akademik
0 5 10 15 20 25 Overload Fit Underload Critical Underload Beban Kerja Subag Akademik

## Sumber : Data diolah(2019)

## Pembahasan
Berdasarkan  hasil  verifikasi  beban  kerja,  mayoritas  tenaga  kependidikan  sudah  sesuai  dengan  standar  baku beban  kerja,  namun  masih  ada  yang  overload.  Beban  kerja  tidak  hanya  menghitung  waktu  yang  dihabiskan untuk pekerjaan produktif tetapi juga termasuk menghitung aspek manusia, seperti kelelahan, kebutuhan pribadi, dan faktor kelonggaran (Barnes dalam Hutagalung dan Gustomo, 2013). Pegawai yang kelebihan beban kerja perlu mendapat perhatian. Karena sebagai manusia akan mengalami kelelahan, jika terus menerus bekerja yang melebihi  kapasitas  fisiknya.  Selain  itu  pegawai  juga  sebagai  makhluk  sosial  yang  membutuhkan  kelonggaran dalam bekerja sehingga bisa memenuhi kebutuhan social baik di lingkungan kerja atau keluarga. Hasil penelitian Utami et al (2020) menyarankan perlu tindakan lebih lanjut yang dilakukan baik perusahaan maupun pihak diluar perusahaan untuk  membantu meringankan  beban kerja yang terlalu tinggi atau over load agar terhindar dari stres kerja.
Bagi pegawai yang beban kerjanya masih dibawah standar baku, baik critical underload atau underload perlu dilakukan perubahan dalam tugas-tugasnya, atau dilakukan analisis pada jabatan atau tugas pokok dan tambahannya.  Karyawan yangbeban kerjanya rendah akan menimbulkan in effisiensi dalam organisasi karena banyaknya  waktu  menganggur  pada  karyawan.  Selain  juga  dapat  menimbulkan  ketidakadilan  dalam pembayaran. Hasil penelitian Arifin et al (2016) menyebutkan bahwa evaluasi dan  analisa beban kerja secara menyeluruh perlu dilakukan agar tercipta beban kerja yang optimal, beban kerja yang kurang (under load) dan kelebihan beban kerja (over load) masing-masing akan mempunyai dampak seperti kebosanan dan stress yang dapat menyebabkan menurunya komitmen organisasional. Oleh karena itu langkah yang dapat dilakukan adalah melakukan  pengurangan  dan  penambahan  jumlah  waktu  kerja  tenaga  kependidikan  dengan  jalan mengalihtugaskan sebagian tenaga kependidikan yang memiliki beban kerja kurang dan sangat kurang, dengan menugaskannya pada sub bagian lainnya yang memiliki beban kerja terlalu tinggi ( overload ) atau kekurangan tenaga  kependidikan,  sehingga  seluruh  tugas  dan  fungsi  dapat  dijalankan  secara  lebih  efektif  dan  efisien. Informasi beban kerja akan digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan karyawan.
Informasi beban kerja juga dapat digunakan untuk memprediksi kebutuhan karyawan di masa depan. Hasil penelitian Purnomo (2015) menunjukkan bahwa analisis beban kerja digunakan untuk menentukan jumla karyawan dengan metode penghitungan waktu menggunakan stopwatch untuk menentukan jumlah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan karyawan bank. Terdapat sejumlah karyawan yang over load dengan nilai kalkulasi 1,04. Penelitian pada perawat rumah sakit yang dilakukan oleh Swiger et al., (2016) menemukan bahwa  analisis  beban  kerja  dapat  membantu  para  pemimpin  mempertimbangkan  dan  mengidentifikasi  beban kerja yang tidak perlu, berlebihan, atau lebih tepat untuk penugasan kepada anggota tim perawatan kesehatan lainnya.  Hasil  kedua  penelitian  tersebut  menunjukkan  bahwa  hasil  analisis  beban  kerja  dapat  dijadikan  dasar oleh perusahaan untuk menambah karyawan.  Jumlah karyawan sesuai dengan beban kerja akan mendukung
http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jbm
Hlm. 95 - 105
kebutuhan karyawan dalam perencanaan strategis. (Hutagalung dan Gustomo, 2013). Dengan melihat hasil dari analisis  beban  kerja  di  atas,  perencanaan  strategis  yang  perlu  dilakukan  adalah  menyempurnakan  tatakelola sekaligus melakukan peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan. Mendukung pendapat di atas, hasil analisis beban kerja dapat juga digunakan untuk mengenali tren perubahan permintaan pelanggan  sekaligus  perubahan  pekerjaan  di  masa  depan.  (Gmach  et  al  2007).  Selain  itu,  Sunday  dan Rosemary (2017) yang melakukan penelitian pada staf akademik dan administrasi di perguruan tinggi di Nigeria menyampaikan bahwa strategi untuk mengelola beban kerja diantaranya adalah; mengatur waktu dengan tepat, memprioritaskan berbagai pekerjaan, selalu beristirahat sejenak atau liburan. Jika strategi ini ditaati oleh dosen dan  administrasi,  beban  kerja  akan  dikelola  sebagian  besar  dan  dosen  Nigeria  akan  bekerja  dan  semangat kembali bekerja.
Perguruan Tinggi memiliki visi, misi dan tujuan yang disesuaikan dengan kondisi perubahan lingkungan. Visi,  misi  dan  tujuan  tersebut    harus  dapat  dijabarkan  dengan  baik  agar  tercapai  efektivitas  dan  efisiensi organisasi.  Penjabaran  tujuan  tersebut  berasal  dari  tujuan  organisasi  yang  selanjutnya  akan  dijabarkan  pada tingkat  unit  kerja.  Penjabaran  visi,  misi  dan  tujuan  perusahaan  secara  keseluruhan  dapat  dilakukan  dengan perencanaan  SDM  dari  awal  secara  baik.  Perencanaan  SDM  merupakan  salah  satu  faktor  yang  menentukan kesuksesan  suatu  organisasi.  Ketika  organisasi  berhasil  merencanakan  SDMnya  dengan  baik  maka  akan diperoleh  tenaga  kependidikan  yang  dapat  bekerja  dengan  aktif  pada  posisi  yang  tepat.  Perencanaan  SDM dalam  dilakukan  dengan  analisis  pekerjaan  yang  dilakukan  dengan  menjabarkan  deskripsi  pekerjaan  dan spesifikasi  pekerjaan.  Untuk  mendukung  analisis  pekerjaan  digunakan  analisis  beban  kerja  yang  dilakukan dengan  menganalisis  jumlah  beban  kerja  dan  kebutuhan  tenaga  kerja.  Oleh  karena  itu,  adanya  gambaran kesesuaian  atau  ketidaksesuaian  antara  analisis  pekerjaan  dan  analisis  beban  kerja  dapat  menghasilkan pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien serta tercapainya kinerja tenaga kependidikan, Fakultas dan Universitas. Tujuan Fakultas melaksanakan perencanaan SDM adalah agar dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang akan dilaksanakan oleh setiap tenaga kerja sehingga tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan  sesuai  dengan  target  kinerja.  Beban  kerja  yang  ditetapkan  harus  cukup  karena  beban  kerja  dapat memberikan dampak pada hasil pekerjaan. Di dalam setiap unit memiliki beban kerja yang berbeda sehingga kesesuaian  antara  beban  kerja  dan  jumlah  tenaga  kerja  dalam  unit  tersebut  dapat  dianalisis.  Jika  terdapat ketidaksesuaian antara beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang ada, maka dapat dilakukan penambahan atau pengurangan tenaga kerja dalam unit tersebut.

## Kesimpulan
Penggunaan waktu kerja oleh tenaga kependidikan dibagi menjadi 4 kategori yaitu overload, fit, underload, dan critical  underload.  Hal  tersebut  merupakan  hasil  verifikasi  waktu  riil  yang  digunakan  untuk  menyelesaikan pekerjaan  pokok  dan  tambahan  dibandingkan  dengan  standar  Keputusan  Presiden  Nomor  68  tahun  1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah.
Total  kebutuhan  tenaga  kependidikan  setelah  verifikasi  adalah  84  orang.  Hasil  analisis  beban  kerja dapat  digunakan  sebagai  salah  satu  alat  diagnostik  oleh  Pimpinan  untuk  melakukan  penataan  organisasi, penajaman dan optimalisasi tugas dan fungsi. Penyeimbangan beban kerja antara sub bagian dilakukan dengan meninjau  kembali  pembagian  tugas/beban  kerja  per  sub  bagian,  serta  meningkatkan  pelaksanaan  monitoring dan evaluasi sesuai tugas serta fungsi masing-masing sub bagian, berikut disertai usaha peningkatan jaminan mutu pelayanan dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas masing-masing sub bagian.

## Saran
Fakultas  dapat  membuat  perencanaan  untuk  kemudaian  mengusulkan  ke  Universitas  dalam  hal  melakukan penambahan  dan  pengurangan  jumlah  tenaga  kependidikan.  Salah  satu  cara  yang  dapat  dilakukan  untuk menyesuaiakan  beban  kerja  adalah  dengan  jalan  mengalihtugaskan  sebagian  tenaga  kependidikan  yang memiliki beban kerja kurang dan sangat kurang, dengan menugaskannya pada sub bagian lainnya yang memiliki beban kerja terlalu tinggi ( overload ) atau kekurangan tenaga kependidikan, sehingga seluruh tugas dan fungsi dapat dijalankan secara lebih efektif dan efisien
Perguruan  Tinggi  perlu  semakin  memperkuat  tata  kelola  kelembagaan  dan  sistem  dokumentasi kepegawaian  untuk  memudahkan  penghitungan  analisis  beban  kerja,  menyesuaikan  SOP  sesuai  dengan
perkembangan  yang  terjadi  dan/atau  menyusun  SOP  baru,  melakukan  pemetaan  kompetensi  dan  penataan SDM sehingga diketahui kebutuhan riil SDM termasuk kebutuhan jabatan fungsional tertentu (JFT), melakukan analisis  kebutuhan  SDM  berdasarkan  tugas-tugas  yang  belum  tertangani,  tambahan  fungsi,  tambahan  beban tugas dan penyesuaian struktur organisasi.
Oleh  karena  itu,  dengan  disarankan  agar  perguruan  tinggi  melakukan  analisis  beban  kerja  ketika  ada perubahan pelayanan misalnya bertambahnya atau berkurangnya program studi, perubahan jumlah mahasiswa, atau  perubahan  dalam  pelayanan  tridharmanya.  Untukk  selanjutnya  perguruan  tinggi  melakukan  penataan tenaga  kependidikan  sesuai  dengan  jumlah  yang  dibutuhkan  pada  masing-masing  sub  bagian,  membuat penyederhanaan  tugas  yang  memungkinkan  pengurangan  waktu  yang  dibutuhkan,  mengoptimalisasikan penggunaan teknologi sebagai alat bantu untuk memangkas waktu kerja, menempatkan pegawai sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pada masing-masing tugas.

## Daftar Pustaka
Arifin.  Z.,  Alhabsji,  T.,  dan  Utami,  HN.,  2016.  Pengaruh  Beban  Kerja  dan  Kompensasi  terhadap  Komitmen Organisasional dalam Upaya Meningkatkan Kinerja Karyawan. Jurnal Bisnis dan Manajemen. Vol. 3 (2) 64-75
Creswell, JW., (2016). Research Design: Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif, dan Campuran. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Gmach,  D.,  Rolia,  J.,  Cherkasova,  L.,  and  Kemper,  A.,  (2007).  "Workload  analysis  and  demand  prediction  of enterprise data center applications," IEEE 10th International Symposium On Workload Characterization, Boston, Ma, 2007, Pp. 171-180, Doi: 10.1109/Iiswc.2007.4362193.
Houston, D., Meyer, LH., Paewai, S., (2006), Academic Staff Workloads and Job Satisfaction: Expectations and values in academe, Journal of Higher Education Policy and Management Vol. 28, No. 1, March 2006, pp. 17–30.
Hutagalung,  R,  Gustomo,  A,  (2013),  Workload  Analysis  For  Planning  Needs  Of  Employees  In  The  Corporate Administration Unit Pt Timah (Persero) Tbk, The Indonesian Journal Of Business Administration  Vol. 2, No. 19, 2013:2290-2297
Ihsan,  M,  Fathimahhayati,  L.D,  dan  Parwita,  T.A.  (2019),  Analisis  Beban  Kerja  dan  Penentuan  Tenaga  Kerja Optimal  Dengan  Metode  Workload  Analysis  Dan  ECRS,  JIME  (Journal  of  Industrial  and  Manufacture Engineering), 3(2): 72-78.
Kementerian  Dalam  Negeri  RI.  (2008).  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  12  Tahun  2008  tentang Pedoman Analisis Beban Kerja Di Lingkungan Depdagri dan Pemerintah Daerah. Jakarta: Kementerian Dalam Negeri RI.
Kementerian RISTEK-DIKTI RI. (2018.). Permen RISTEK-DIKTI Nomor 2 Tahun 2018 tentang Pedoman Analisis Beban  Kerja  Jabatan  Pelaksana  di  Lingkungan  Kementerian  RISTEK-DIKTI.  Jakarta:  Kementerian RISTEK-DIKTI RI.
Miles, M.B, Huberman, A.M, dan Saldana, J. (2014).Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook, Edition 3. USA: Sage Publications.
Milyansari, W, (2014). Analisis Beban Kerja Pada PT PLN (Persero) Rayon Ngagel Surabaya  Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.3 No.1
Pranoto L.H, Retnowati, (2015). Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia Perusahaan. Jakarta : PPM. Purnomo, H., (2015), Workload analysis for determining the number of employees at banking companies, Gema,
Vol 27, No 50. 2068-2076
Puspitarini,  N.D.  (2012).  Peranan  Satuan  Pengawas  Internal  dalam  pencapaian  Good  University  Governance pada  perguruan  tinggi  berstatus  Pola  Pengelolaan  Keuangan  Badan  Layanan  Umum  (PK-BLU).  AAJ. Vol:1, No.2.ISSN 2252-6765.
Sunday,  O.,D.,  and  Rosemary,  E.,  (2017),    Managing  Workload  of  Academic  Staff  for  Job  Effectiveness  in Nigerian Universities: A Study of University of Port Harcourt in South-South Geopolitical Zone of Nigeria, Journal of Humanities Social Sciences and Education (IJHSSE) Volume 4, Issue 12, December 2017, PP 102-108, http://dx.doi.org/10.20431/2349-0381.0412013.
Jex, S.M., (198) Stress and job performance: theory, research, and implications for managerial practice, Thousan Oaks, CA, Sage.
http://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jbm
Hlm. 95 - 105
Swiger, P.A., Vance, D.E., Patrician, P.A., (2016) Nursing workload in the acute-care setting: A concept analysis of nursing workload, Nursing Outlook, Vol 64, Issue 3, 244-254
Trakman,  L.,  (2008).  Modelling  University  Governance.  Higher  Education  Quarterly,  Volume  62,  No.  1/2, January-April.
Universitas Brawijaya. (2016). Peraturan rektor Universitas Brawijaya nomor 44 tahun 2016 tentang penetapan jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu. Malang: Universitas Brawijaya.
Utami,  HN,  Afrianty,  TW,  Sari,  RW,  (2019)  Beban  kerja  dan  pengaruhnya  terhadap  komitmen  organisasional dengan stres kerja sebagai variabel  intervening, Jurnal Bisnis Terapan Vol 3 No 2, es 2019, Politeknik Ubaya, Surabaya.
Wicaksono, K.W. (2015). Akuntabilitas organisasi sektor publik. JKAP, Vol:19, No.1.