## GAP ANALYSIS PERSIAPAN IMPLEMENTASI ISO 9001:2015 PADA PT. TRANS POWER MARINE, TBK,
Muhammad Fidiandri Putra, Endang Suhendar, Ridwan Usman Teknik Industri, Universitas Indraprasta PGRI Email: fidiandri.putra@gmail.com , endangunindra@gmail.com , ridwansmn@gmail.com

## Abstrak
Karena persaingan ekonomi dunia yang semakin ketat, banyak organisasi mengadopsi dan mengimplementasi  program  peningkatan  kualitas  secara  efektif.  Program  peningkatan kualitas  tersebut  terdapat  dalam  Sistem  Manajemen  Mutu  (SMM),  SMM  tersebut dikembangkan  dalam  sertifikasi  standar  ISO  9001:2015.  ISO  9001:2015  adalah  suatu standar yang berisi persyaratan sistem manajemen mutu yang diterbitkan oleh International Organization  for  Standarization  (IOS).  PT.  Trans  Power  Marine,  Tbk  bergerak  dalam bidang transportasi kapal tanker. Penelitian  ini  bertujuan untuk  mengevaluasi kondisi PT. Trans Power Marine saat ini dan seberapa  besar kesiapan PT. Trans Power Marine untuk persiapan  sertifikasi  ISO  9001:2015  dan  memberikan  rekomendasi  dan  menyusun dokumen  mutu  perusahaan  sesuai  dengan  persyaratan  ISO  9001  2015.  Metode  yang digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  Gap  Analysis.  Perhitungan  persentase  analisis kesiapan  dengan  menggunakan  GAP  Analysis  atau  analisa  kesenjangan  menunjukan bahwa  nilai  terendah  terdapat  pada  klausul  6  tentang  Perencanaan  dalam  tindakan menghadapi resiko, yaitu sebesar 75%. Dari hal tersebut  dapat  disimpulkan untuk klausul perencanaan  ini  pelaksanaannya  harus  disusun  berdasarkan  aktivitas  yang  menimbulkan risiko  dan  peluang.  Untuk  persentase  tertinggi  terdapat  pada  klausul  7  tentang  Support yaitu sebesar 90%. Rata-rata prosentasi dari pemenuhan klausul 4 s/d 10 sebesar 83,92 % artinya Organisasi siap untuk melengkapi QMS ISO 9001:2015 dan melakukan sertifikasi upgrading oleh URS Indonesia
Kata kunci : Analisis GAP, ISO 9001:2015, Sistem Manajemen Mutu

## Abstract
Because of increasingly fierce world economic competition, many organizations adopt and implement quality improvement programs effectively. The quality improvement program is contained in the Quality Management System (SMM), the QMS is developed in ISO 9001: 2015  certification.  ISO  9001:  2015  is  a  standard  that  contains  the  quality  management system requirements published by the International Organization for Standarization (IOS). PT. Trans Power Marine, Tbk is engaged in tanker ship transportation. This study aims to evaluate the condition of PT. Current  Trans  Power Marine and how much readiness  PT. Trans  Power  Marine  for  the  preparation  of  ISO  9001:  2015  certification  and  provide recommendations  and  compile  company  quality  documents  in  accordance  with  the requirements  of  ISO  9001  2015.  The  method  used  in  this  study  is  Gap  Analysis. Calculation  of  the  percentage  of  readiness  analysis  using  GAP  Analysis  or  gap  analysis shows that the lowest  value is in  clause 6 about  Planning in  the act  of dealing with risk, which  is  equal  to  75%.  From  this,  it  can  be  concluded  that this  planning  clause  must  be organized  based  on  activities  that  create  risks  and  opportunities.  For  the  highest percentage,  there  is  in  clause  7  about  Support  which  is  equal  to  90%.  The  average percentage  of  fulfillment  of  clause  4  to  10  is  83.92%,  meaning  that  the  organization  is ready to complete the QMS ISO 9001: 2015 and certify upgrading by URS Indonesia
Keywords : Analisis GAP, ISO 9001:2015, Quality Management System

## PENDAHULUAN
Persaingan  ekonomi  global  dan  permintaan  pasar  baik  lokal  maupun  international mewajibkan  perusahaan  untuk  membangun  dan  mengembangkan  sistem  manajemen internal yang sesuai dengan standar internasional. Karena persaingan ekonomi dunia yang semakin  ketat,  banyak  organisasi  mengadopsi  dan  mengimplementasi  program peningkatan kualitas secara efektif.
Program  peningkatan  kualitas  tersebut  terdapat  dalam  Sistem  Manajemen  Mutu (SMM),  SMM  tersebut  dikembangkan  dalam  sertifikasi  standar  ISO  9001:2015.  ISO 9001:2015  adalah  suatu  standar  yang  berisi  persyaratan  sistem  manajemen  mutu  yang diterbitkan  oleh  International  Organization  for  Standarization  (IOS).  Perusahaan  yang menjadi  objek  penelitian  adalah  PT.  Trans  Power  Marine,  Tbk  perusahaan  ini  bergerak dalam bidang jasa transportasi kapal tanker.
Penelitian  ini bertujuan untuk mengevaluasi kondisi PT. Trans Power Marine, Tbk saat  ini  dan  seberapa  besar  kesiapan  PT.  Trans  Power  Marine,  Tbk  untuk  persiapan sertifikasi  ISO  9001:2015  dan  memberikan  rekomendasi  dan  menyusun  dokumen  mutu perusahaan  sesuai  dengan  persyaratan  ISO  9001  2015.  Metode  yang  digunakan  pada penelitian ini adalah Gap Analysis.
Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi keadaan PT. Trans Power Marine dan menilai  kesiapan  perusahaan  untuk  persiapan  perusahaan  melakukan  sertifikasi  ISO 9001:2015.  Perhitungan  pada  Gap  Analysis  menggunakan checklist yang  dibuat berdasarkan  persyaratan  yang  ada  pada  ISO  9001:2015.  Hasil  dari  perhitungan menggunakan checklist akan  menunjukan  seberapa  besar  kesiapan  PT.  Trans  Power Marine, Tbk untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015.

## METODE PENELITIAN
Berikut  ini  secara  rinci  metode  peneltian  yang  akan  digunakan  meliputi  objek penelitian, jenis dan teknik pengumpulan data dan metode analisis data.

## Desain Penelitian
Pada  penelitian  ini  penulis  menggunakan  pendekatan  kualitatif.  Pendekatan kualitatif merupakan suatu paradigma penelitian untuk mendeskripsikan peristiwa, perilaku orang atau suatu keadaan pada tempat tertentu secara rinci dalam bentuk narasi.

## Objek Penelitian
Objek penelitian  ini  adalah  PT. Trans Power Marine  merupakan perusahaan  yang bergerak di bidang penyedia jasa kapal tanker dimana perusahaan sudah menerapkan ISO 9001:2008, namun akan ditingkatkan ke  versi ISO 9001:2015  mengingat versi 2008 akan berakhir dibulan September 2018.

## Jenis dan Teknik Pengumpulan Data
Teknik Pengumpulan dan pengolahan data pada tahap ini adalah  menghitung skor yang sudah  didapat kemudian  hasil perhitungan skor ini  berguna untuk menilai kesiapan PT.  Trans  Power  Marine  pada  masing-masing  klausul  berdasarkan  ISO  9001:2015.  Hasil total skor masing-masing variabel dari hasil checklist .

## Metode Analisis Data
Belum  ada  panduan  dalam  penelitian  kualitatif  untuk  menentukan  berapa  banyak data  dan  analisis  yang  diperlukan  untuk  mendukung  kesimpulan  atau  teori  (Sugiyono, 2011).  Menurut  Miles  and  Huberman  dalam  Kurniawanti  (2016)  bahwa  aktifitas  dalam
analisis  data  kualitatif  dilakukan  secara  interaktif  dan  berlangsung  secara  terus  menerus sampai  tuntas,  sehingga  datanya  sudah  jenuh.  Berikut  ini  adalah  teknik  yang  peneliti gunakan dalam analisis data, yaitu:
1. Gap Analysis Analisa gap atau  analisa  kesenjangan  digunakan  untuk  menentukan  langkah- langkah  apa  yang  perlu  diambil  untuk  berpindah  dari  kondisi  saat  ini  ke  kondisi  yang diinginkan  atau  keadaan  masa  depan  yang  diinginkan.  Analisa gap dapat  juga  diartikan sebagai  perbandingan  kinerja  aktual  dengan  kinerja  potensial  atau  yang  diharapkan. Analisis  ini  juga  mengidentifikasi  tindakan-tindakan  apa  saja  yang  diperlukan  untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang diharapkan pada masa datang. Lebih dari  itu  analisis  ini  juga  memperkirakan  waktu,  biaya,  dan  sumber  daya  yang  dibutuhkan untuk mencapai keadaan perusahaan/organisasi  yang diharapkan. Dengan  melakukan Gap Analysis,  kita  dapat  mengidentifikasi  apa  yang  kita  butuhkan  untuk  menjembatani kesenjangan yang ada. Langkah dari tool ini adalah sebagai berikut:
1.  Menyusun  Gap  Analysis checklist yang  berfungsi  untuk  mengidentifikasi gap antara prosedur  tertulis  dengan  proses  yang  dilakukan  berdasarkan  persyaratan  pada  ISO 9001:2015 2. Memberikan Gap tools kepada orang-orang yang berpotensi untuk dijadikan infroman
3. Data hasil penelitian dari gap didapatkan dan dikumpulkan 4. Hasil checklist dihitung dan dapat menentukan kesenjangan  menggunakan skor penentu gap .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  analisis  kesenjangan  implementasi  ISO  9001:2015  di  PT.  Trans  Power Marine,  Tbk  menggunakan checklist yang  didasarkan  atas  persyaratan  ISO  9001:2015. Evaluasi  dilakukan  bersama  Wakil  Manajemen  Mutu  dengan  melakukan  pengamatan terhadap penerapan dokumen  mutu. Klausul  yang dinilai  adalah klausul 4 sampai klausul 10. Hasil penilaian ditunjukkan pada tabel 3.1.
Tabel 1. Hasil Perhitungan Gap Analysis Klausul Skor Maksimal Skor Pencapaian Persentase Pencapaian 4 45 35 77,77% 5 45 40 88,88% 6 40 30 75% 7 50 45 90% 8 35 30 85,71% 9 35 30 85,71% 10 30 25 83,33% Total 280 235 83,92%
Dari  hasil  penilaian  dapat  dilihat  tingkat  penerapan  ISO  9001:2015  di  PT.  Trans  Power Marine, Tbk berdasarkan range presentase pada tabel 2 berikut ini :
Tabel 2. Range Persentase Penilaian Gap Score Uraian 75% - 100% Organisasi  siap  untuk  melengkapi  QMS  ISO  9001:2015  dan melakukan sertifikasi 50%-74% Organisasi  masih  harus  memperbaiki  QMS  untuk  persiapan  ISO 9001:2015 1%-49% QMS  organisasi  sangat  butuh  perbaikan  karena  berbeda  jauh  dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Dari  perhitungan  persentase  yang  telah  dilakukan  dapat  dilihat  bahwa  range penilaian berada pada kisaran  75%-100% dengan hasil rata-rata 91.07% kesiapan. Hal  ini berarti  organisasi  siap untuk  melengkapi QMS ISO 9001:2015  dan  melakukan sertifikasi. Adanya  ketidaksesuain  ini  menuntut  perusahaan  untuk  menjalankan  komitmennya  dalam pemenuhan  kepuasan  pelanggan.  Sistem  Manajemen  Mutu  ini  harus  segera  diperbaiki untuk menunjang kelancaran dan perbaikan berkesinambungan dalam segala hal.

## Kendala Penerapan ISO 9001:2015
Identifikasi  kendala  ini  dilakukan  untuk  mengetahui  hal-hal  apa  saja  yang menghambat perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen ISO 9001:2015 pada tabel 3.  Identifikasi kendala ini dilakukan dengan melakukan wawancara terlebih dahulu kepada informan-informan  yang  telah  dipilih  sesuai  dengan  kebutuhan  penelitian  dan  dengan pedoman  berdasarkan  pada  persyaratan  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO  9001:2015  yang sudah berlaku.

## Tabel 3. Kendala Penerapan ISO 9001:2015
Klausul Persyaratan Kendala 4 Konteks Organisasi Identifikasi  Isu  Eksternal  belum  seluruh  pihak  yang berkepentingan 5 Kepemimpinan Implementasi  tanggung  jawab  wewenang  masih  di  wakil manajemen, belum langsung oleh Top Management 6 Planning Belum dilakukan identifikasi risiko dan mitigasi 7 Support Belum  dilakukan  Maintenance  Schedule  untuk  seluruh kapal 8 Operasi Traceability atau mampu telusur dari SPAL sampai dengan invoice belum maksimal 9 Evaluasi Kinerja Evaluasi  kinerja  supplier  dan  kepuasan  pelanggan  belum konsisten

## PENUTUP Kesimpulan
Perhitungan  persentase  analisis  kesiapan  dengan  menggunakan Gap  Analysis atau analisa  kesenjangan  menunjukan  bahwa  nilai  terendah  terdapat  pada  klausul  6  tentang Perencanaan  dalam  tindakan  menghadapi  resiko,  yaitu  sebesar  75%.  Dari  hal  tersebut dapat  disimpulkan  untuk  klausul  perencanaan  ini  pelaksanaannya  harus  disusun berdasarkan  aktivitas  yang  menimbulkan  risiko  dan  peluang.  Untuk  persentase  tertinggi terdapat  pada  klausul  7  tentang support yaitu  sebesar  90%.  Rata-rata  prosentasi  dari pemenuhan  klausul  4  s/d  10  sebesar  83,92  %  artinya  Organisasi  siap  untuk  melengkapi QMS ISO 9001:2015 dan melakukan sertifikasi upgrading oleh URS Indonesia.

## DAFTAR PUSTAKA
Haffar M., Al-Karaghouli, Irani W.Z., Djebarni R dan Gbadamosi G. 2016. The Influence of  Individual  Readiness  for  Change  Dimensions  on  Quality  Management Implementation  in  Algerian  Manufacturing  Organisations. Intern.  Journal  of Production Economics, Vol. 182(2016), 1-11.
Heizer,  J.,  dan  Render,  B.  2005. Operation  Management  (7th  ed.) .  New  Jersey:  Pretince Hall.
Kazulinas,  A.  2012.  Problems  while  implementing  quality  management  systems  for  a sustainable development of organizations. Ekonomika
Ir  Vadyba  :  Aktualijos  ir  perspektyvos,  28(2012),  90-98.  Manders,  B.  (2016). ISO  9001 and  product  innovation:  a  literature  review  and  research  framework. Technovation , 48-49(2016), 41-55TGF   HYJ0GB9
Picard  M.,  Renault  A.,  Barafort  B.  dan  Cortina  S.  2016.  Measuring  Readiness  for Compliance:  A  Gap  Analysis  Tool  to  Complete  The  TIPA  Process  Assessment Framework. Springer International Publishing Switzerland¸ Vol. 633(2016), 106 – 116.
Psosmas  E.  2010.  Critical  Factors  for  Effective  Implementation  Of  ISO  9001  in  SME Service  Companies. Managing  Service  Quality:  An  International  Journal ,  Vol. 20(2010), 440 – 457.
Psosmas,  E.  (2014). Performance  measures  of  ISO  9001  certified  and  noncertified manufacturing companies. Benchmarking : Tukiran,  M.  2016. Membangun  Sistem  Manajemen  Mutu  Berdasarkan  ISO  9001:2015. Yogyakarta.
Leutikaprio  N.  dan  Zhu  Z.  2010.  A  Comparison  of  Quality  Programmes:  Total  Quality Management and ISO 9000 . Total Quality Management , Vol.10(2), 292-297.