Penerapan E-Office di Lingkungan Politeknik STIA LAN Bandung
Nur Imam Taufik * , Reni Wijayanti
Program Studi Administrasi Bisnis Sektor Publik, Politeknik STIA LAN Bandung, Kota Bandung, Indonesia Email: 1,* nurimamtaufik@gmail.com, 2 reniwijayanti89@email.com Email Penulis Korespondensi: nurimamtaufik@gmail.com Submitted 12-12-2021 ; Accepted 28-12-2021 ; Published 30-12-2021

## Abstrak
Penerapan E-Office dalam kegiatan perkantoran dan pemenuhan pelayanan di Politeknik STIA LAN Bandung  menciptakan pelayanan yang  berbasis  teknologi  informasi.  Penerapan  teknologi  informasi  e-office  untuk  mendukung  e-goverment  memiliki  dampak  positif terhadap peningkatan kinerja pegawai dilingkungan Politeknik STIA LAN Bandung. Aplikasi yang tersedia juga cukup beragam, dimulai dari  Administrasi  perkantoran  yang  terdapat  pada  aplikasi  FiSH  (file  Sharing)  dan  Andalan  (administrasi  Arsip  dan  surat),  layanan pembelajaran yang dilakukan melalui Microsoft Team dan layanan pendaftaran melalui system informasi PCMB Online. Penelitian ini akan mengelaborasi pemanfaatan E-Office sebagai media pelayanan online yang digunakan di Politeknik STIA LAN Bandung.
Kata Kunci: E-Office; E-Government; E-Gov; Pelayanan Publik

## Abstract
The  application  of  E-Office  in  office  activities  and  service  fulfillment  at  the  Polytechnic  of  STIA  LAN  Bandung  creates  information technology-based services. The application of e-office information technology to support e-government has a positive impact on improving employee  performance  in  the  Polytechnic  of  STIA  LAN  Bandung  environment  in  Bandung.  The  available  applications  are  also  quite diverse,  starting  from  office  administration  contained  in  the  FiSH  (file  Sharing)  and  Andalan  (Archive  and  mail  administration) applications, learning services carried out through the Microsoft Team and registration services through the PCMB Online information system. This study will elaborate on the use of E-Office as an online service medium used at the Polytechnic of STIA LAN Bandung.
Keywords : E-Office; E-Government; E-Gov; Public Service

## 1. PENDAHULUAN
Penggunaan  teknologi  informasi  di  ruang  kerja  pemerintahan  untuk  menjalankan  birokrasi  dan  pelayanan  publik  sudah menjadi  sebuah  keharusan  karena  keunggulan  teknologi  mampu  menjadi  alat  bantu  dalam  mewujudkan  pelayanan  yang efektif  dan  efisien.  Penerapan  teknologi  informasi  merupakan  langkah  inovatif  yang  ditempuh  pemerintah  dalam  rangka meningkatkan kemampuan kerja pegawai sehingga berpengaruh pada kualitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat. Berkaitan  dengan  pelayanan  publik,  penelitian  ini  berusaha  menyampaikan  gambaran  tentang  pentingnya  peran  e- government dalam mengurangi permasalahan pemerintah dalam penyediaan layanan publik. Konsep sistem elektronik telah diakui oleh organisasi swasta karena efektivitasnya dan dianggap penting untuk diadopsi dalam pengelolaan e-government. Sistem elektronik ini dikenal sebagai e-government.
Tahun 2003 dalam kaitannya dengan E-Government presiden mengeluarkan INPRES Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan  dan  Strategi  Nasional  Pengembangan  E-Government  presiden  menginstruksikan  diantaranya  kepada  Menteri, Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi atau Tinggi Negara, Panglima TNI,  Kepala  Kepolisian  Negara  Republik  Indonesia,  Jaksa  Agung  Republik  Indonesia,  Gubernur,  Bupati/  Walikota[1]. Electronic Government sering digantikan istilahnya dengan Electronic Administration. Keduanya berkenaan dengan aplikasi teknologi  informasi  dan  komunikasi  dalam  administrasi  pemerintahan.  Electronic  Administration  (E-Adm)  berkembang dengan mengadopsi electronic business, electronic commerce, dan electronic market yang jauh lebih dulu mengaplikasikan teknologi tersebut dalam institusi bisnis dengan menggunakan jasa internet[2].
Penerapan teknologi informasi e-office untuk mendukung e-goverment memiliki dampak positif terhadap peningkatan kinerja  pegawai  dilingkungan  pemerintahan.  Dari  data  kementerian  pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi Birokrasi penyederhanaan yang dilakukan kementrian dan lembaga sudah mencapai 90% pada Februari 2021, sekitar 39.000 jabatan setingkat esselon III dan Esselon IV sudah dialihkan ke jabatan fungsional. Jabatan yang dilakukan penyederhanaan menciptakan birokrasi yang dinamis, gesit, profesional, efektif dan efesien dalam melayani masyarakat. E-office menuntut semua kalangan untuk melek akan teknologi dari Penyelenggara negara sampai yang diberikan pelayanan yakni masyarakat itu sendiri[3].
Pandemi Covid-19 yang merebak di tahun 2020 lalu membuat seluruh kegiatan perkantoran yang dilaksanakan oleh Politeknik STIA LAN Bandung mengalami perubahan dari metode pelaksanaannya. Adanya kebijakan Work From Home dilingkungan Politeknik STIA LAN Bandung, maka untuk menjaga kinerja para pegawainya perlunya perubahan pola kerja. Penguatan terhadap sistem manajemen pelayanan publik penting untuk terlaksana sehingga mampu mendorong perubahan profesionalisme para penyedia pelayanan serta peningkatan kualitas pelayanan. Sistem manajemen pelayanan yang maksimal akan mampu mendorong peningkatan kualitas pelayanan, yang lebih cepat, murah, berkekuatan hukum, nyaman, aman, jelas, dan terjangkau serta menjaga profesionalisme para petugas pelayanan. Penerapan e-office yang dilakukan di Politeknik STIA LAN Bandung adalah sebagai berikut : a) Sentralisasi dokumen di FiSh ( file Sharing system ).
b) Penomoran Surat Digital melalui system Informasi AndaLAN
c) Penyelenggaraan Kuliah daring melalui aplikasi Microsoft Team
d) Pelayanan Penerimaan Mahasiswa Baru melalui system PCMB online
e) Layanan Akademik melalui system informasi SiAkad
Melalui  penerapan e-office tersebut  diharapkan  pegawai  baik  itu  dosen  ataupun  tenaga  pendidik  menyelesaikan permasalahan  dalam  penyelenggaraan  pelayanan,  pun  demikian  sistem  manajemen  memudahkan  lingkungan  Politeknik STIA  LAN  Bandung  untuk  melakukan  langkah-langkah  dalam  upaya  penyelenggaraan  pemerintahan  secara  keseluruhan yang efektif dan efisien.
Penelitian  tentang  penerapan E-goverment di  Politeknik  STIA  LAN  Bandung  ini  ditujukan  untuk  mengetahui efektivitas  dan  efisiensi  penggunaan  aplikasi  dan  system  informasi  dalam  kegiatan  pelayanan. Teknik  pengumpulan data dilakukan dengan cara studi lapangan, studi dokumentasi, observasi, dan wawancara. Hasil yang diharapkan dari penerapan E-Goverment ini  adalah  agar  permasalahan  yang  berkaitan  dengan  penyelenggaraan  pelayanan  di  Politeknik  STIA  LAN Bandung bisa terselesaikan..

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Landasan Teori
a) E-Goverment
E-Government  merupakan  suatu  sistem  teknologi  informasi  yang  dikembangkan  oleh  Pemerintah  untuk  meningkatkan pelayanan publik dengan memberikan pilihan kepada masyarakat untuk mendapatkan kemudahan akses informasi publik[4].
b) E-Office
Electronic  Office ( e-office )  adalah  suatu  sistem  yang  berhubungan  dengan  administrasi  yang  secara  maya  memusatkan komponen-komponen  sebuah  organisasi,  di  mana  data,  informasi  dan  komunikasi  dibuat  melalui  media  telekomunikasi. elektronik office (e-office) sebagai salah satu hasil dari perkembangan teknologi tentunya akan membantu pegawai di kantor dalam menyelesaikan tugas-tugas perkantoran.[5]

## c) Pelayanan Publik
Lembaga  Administrasi  Negara  Republik  Indonesia  memberi  definisi  bahwa  pelayan  publik  adalah  sebagai  segala  bentuk kegiatan  pelayanan  umum  yang  dilaksanakan  oleh  Instansi  Pemerintahan  di  Pusat  dan  Daerah,  dan  di  lingkungan BUMN/BUMD dalam bentuk barang dan /atau jasa, dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat.[6]

## 2.2 Metode Penelitian

## a) Jenis Penelitian
Jenis  penelitian  pada  tulisan  ini  penulis  menggunakan  jenis  penelitian  terapan.  terapan  atau applied  research dilakukan berkenaan  dengan  kenyataan-kenyataan  praktis,  penerapan,  dan  pengembangan  ilmu  pengetahuan  yang  dihasilkan  oleh penelitian dasar dalam kehidupan nyata. Penelitian terapan berfungsi untuk mencari solusi tentang masalah-masalah tertentu. Tujuan utama penelitian terapan adalah pemecahan masalah sehingga hasil penelitian dapat dimanfaatkan untuk kepentingan manusia baik secara individu atau kelompok[7].

## b) Sifat Penelitian
Penulis menggunakan penelitian deskriptif, dimana Penelitian deskriptif adalah penelitian yang menjelaskan implikasi dan kegunaan dari penggunaan E-Office di Politeknik STIA LAN Bandung.

## c) Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Peneliti melakukan wawancara mendalam dan observasi pada kegiatan pemenuhan kegiatan perkantoran di Politeknik STIA LAN Bandung, sehingga memungkinkan untuk menggali  langsung  dari  sumber data.  Pengumpulan  data  dilakukan  melalui  wawancara  langsung  dengan  pengelola Teknologi Informasi dan beberapa  pegawai. Selain itu,  peneliti juga menggunakan teknik dokumentasi dengan menelaah hasil penelitian dan standar operasional prosedur pelaksanaan E-Office .

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Aplikasi E-Office di Politeknik STIA LAN Bandung
Berikut di bawah ini penerapan E-Office di Politeknik STIA LAN Bandung yang digunakan dalam pemenuhan pekerjaan :
a. FiSh File  Sharing  System .    Pelaksanaan file  sharing dilakukan  di  Politeknik  STIA  LAN  Bandung  untuk  seluruh  pegawai menjadikan  pekerjaan  tidak hanya  terfokus  di  kantor,  tetapi  dengan  adanya  Flexible  working  bisa  dilakukan  dimanapun. Agar bisa mengakses FiSh ini pegawai sebelumnya harus melakukan pendaftaran ke pengelola teknologi informasi sesuai dengan  unit  yang  tempatkan,  dalam  melakukan  akses  diberikan  hierarki  akses  sesuai  dengan  kewenangan  dan  unitnya. Sehingga setiap pegawai bertanggung jawab atas file yang ada dalam masing-masing folder unitnya, Program ini berdampak pada produktivitas kerja pegawai WFH tetap tinggi dengan digunakannya File Sharing (FiSh)--dan DS File (pegawaiWFH /berada diluar kantor bisa mengakses dokumen yang ada dijaringan z kantor melalui PC/Laptop/Smartphone) :
Gambar 1. Halaman Login FiSH
Gambar 2. Halaman Utama FiSH

## b. Andalan
Untuk  menunjang  kegiatan  surat  menyurat,  Politeknik  STIA  LAN  Bandung  merupakan  satuan  kerja  di  Lembaga Administrasi  Negara  sehingga  penerapan  aplikasi  teknologi  informasi  bidang  kearsipan  dan  persuratan  menggunakan aplikasi ANDALAN
Gambar 3. Halaman Utama Andalan

## c. Microsoft Team
Penyelenggaraan Perkuliahan Daring. Memanfaatkan aplikasi Microsoft teams sehingga perkuliahan dapat terlaksana lebih efektif. Dari kelas hingga ujian akhir semester dapat memanfaatkan fasilitas pada aplikasi ms.teams. untuk kegiatan kuliah kerja praktek (KKP) mahasiswa dapat memanfaatkan system pada kkp.stialan.ac.id untuk memudahkan proses pelaporan kegiatan dan pembimbingan :
Gambar 4. Halaman Utama MS Team

## d. PCMB Online
Dalam  proses  Penerimaan  Calon  Mahasiswa  Baru,  Politeknik  STIA  LAN  Bandung,  menerapkan  system  online.  Hal  ini dilakukan untuk melakukan seleksi bagi pendaftar yang ingin berkuliah di Politeknik STIA LAN Bandung. System informasi ini  sebagai  komitmen  untuk  pelayanan  terpadu  kepada  calon  mahasiswa  tidak  hanya  dimasa  pandemic  tetapi  sudah diterapkan sebelum pandemic untuk menjamin akuntabilitas dan kemudahan dalam mengakses layanan pendaftaran:
Gambar 5 . Halaman login PCMB
e. SiAKAD
Kegiatan  Core  dari  Politeknik  STIA  LAN  Bandung  pelayanan  Tri  Dharma  Perguruan  kepada  mahasiswa,  program  ini memungkinkan  untuk  dosen menginput,  memantau  nilai  mahasiswa,  sehingga  jarak  dan situasi  pandemic  bukan  menjadi alasan dalam pemenuhan dokumen tersebut. Selain untuk dosen, mahasiswa mendapatkan pelayanan informasi akademik maupun informasi administrasi lainnya yang berkaitan dengan pembelajaran :

## 3.2 Pembahasan
Pemanfaatan E-Office di Politeknik STIA LAN Bandung dalam pelaksanaan pekerjaan tidak terlepas dari kendala, terutama kendala-kendala  yang  terjadi  dalam  proses  pelayanan.  Berdasarkan  wawancara  dengan  beberapa  pengelola  teknologi informasi , dosen,  dan  mahasiswa  ditemukan  kendala-kendala  dalam  pemanfaatan E-Office yaitu  yang  terkait  dengan komitmen pengelola , informasi dan aplikasi. Kendala-kendala tersebut secara lebih rinci adalah sebagai berikut: a) Pengelolaan informasi yang terpusat di teknologi informasi membuat pengaduan tentang aplikasi yang ada di lingkungan Politeknik  STIA  LAN  Bandung  hanya  bisa  dilakukan  oleh  unit  tersebut,hal  ini  menjadi  kendala  dalam  penyelesaian pengaduan mengenai gagal log in atau kendala dalam penggunaan teknologi informasi yang disediakan.
b) Masih ada pegawai yang belum memanfaatkan sepenuhnya FiSH dalam penyimpanan data pekerjaan, hal ini berdampak untuk pemenuhan data dari unit lain menjadi terlambat.
c) Terbatasnya server sehingga  terjadi  e rror saat  penggunaan E-Office dalam  kegiatan  pelayanan  .  Hal  terjadi  saat pengunjung aplikasi yang cukup banyak dalam waktu bersamaan, terutama saat kegiatan penerimaan mahasiswa baru.
d) Penggunaan Microsoft team dalam kegiatan pembelajaran sering mengalami log out secara otomatis, dikarenakan cukup besarnya Bandwith yang dibutuhkan untuk mengakses aplikasi tersebut.
e) Aplikasi LAN Bandung masih riskan terhadap serangan Cyber , hal ini berdampak pada  akses yang kurang terganggu dalam melakukan pelayanan kepada para stakeholder

## 4. KESIMPULAN
Keberhasilan Penerapan E-Office di lingkungan Politeknik STIA LAN Bandung ini didukung dengan adanya keterlibatan seluruh  pegawai  dan  penerima  layanan,.  Sarana  dan  prasarana  dalam  pemanfaatan E-Office perlu  ditingkatkan  untuk mencegah adanya kendala yang dihadapi. Penerapan E-Office yang akan lebih efektif jika adanya kejelasan tentang standar operasional  prosedur  dan  adanya  unit  khusus  untuk  pengaduan  pelaksanaan  pelayanan  teknologi  informasi  di  Politeknik STIA LAN Bandung.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima  kasih  disampaikan  kepada  seluruh  Civitas  akademika  Politeknik  STIA  LAN  Bandung  yang  telah  memberikan dukungan kepada penulis dalam pemenuhan data yang dibutuhkan untuk penyelesaian penelitian ini.

## REFERENCES
[1] R.  F.  Nurita,  “Penerapan  Layanan  E-Government  dalam  Perwujudan  Good  Governance  di  Pemerintahan  Kota  Malang,” J. Cakrawala Huk. , vol. 7, no. 2, 2016.
[2] Lia  Mjuliawaty,  “Peranan  E-Government  Dalam  Pelayanan  Publik  (Studi  Kasus:  Mal  Pelayanan  Publik  Kabupaten  Bandung),” Kebijak. J. Ilmu Adm. , vol. 11, no. Nomor 2, Jun. 2020.
[3] M.Ridwan Fathony, “Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung,” J. Aksi Reformasi Gov. Dalam Demokr. , vol. 9, no. 2, pp. 118–130, 2021.
[4] Kusuma  Dewi  Arum  Sari,  “Implementasi  E-Goverment  System  Dalam  Upaya  Peningkatan  Clean  And  Good  Governance  di Indonesia,” J. Ilmu Akunt. dan Manaj. , vol. XI, no. 1, 2012.
[5] Nada Nur Izzati, “Penerapan E-Office Dalam Upaya Peningkatan Kinerja Bisnis Perusahaan,” J. Ekon. Bisnis , vol. 18, no. 2, 2019.
[6] Ni Ketut Riani, “Strategi Peningkatan Pelayanan Publik,” J. Inov. Penelit. , vol. 1, no. 11, 2021.
[7] M.  Sukardi  H, Metode  Penelitian  Pendidikan  Tindakan  Kelas  Implementasi  dan  Pengembangannya ,  Cetakan  ke.  Jakarta:  Bumi Aksara, 2015.