BIBLIOTIKA: Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi Volume 7 Nomor 2, Tahun 2023, Hal 190-199 DOI: http://dx.doi.org/10.17977/um008vi12017p001 Eissn: 2579-3802 (Online)

## PERAN PENGELOMPOKKAN DAN PENATAAN ARSIP UNTUK EFISIENSI SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PROVINSI JAWA BARAT
Nabila Azzahra 1 *, Sukaesih Cicih 2 , Lusi Romaddyniah 3
1 Universitas Padjadjaran, Jl. Jl. Raya Bandung, Sumedang, 45363, Jawa Timur, Indonesia *Penulis korespondensi, Surel: nabila20017@mail.unpad.ac.id
ARTICLE INFO

## ABSTRACT
Article history: Received: 7 Apr 2023 Accepted: 20 Des 2023 Published: 21 Des 2023
Keyword : Archive Grouping, Archive Organization, Archive Retrieval Tujuan dari dilaksanakannya penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana  penataan  dan  pengelompokkan  arsip  yang  dapat memudahkan sistem temu kembali arsip pada Dinas Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat.  Jenis  penelitian  yang dilakukan  oleh  peneliti  merupakan  penelitian  deskriptif  dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian ini merupakan seorang  arsiparis  yang  ada  pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat. Objek dari penelitian ini adalah kantor dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat  pada  bagian  kearsipan.  Teknik  pengumpulan  data  yang digunakan  oleh  peneliti  ialah  observasi  dan  wawancara  serta dokumentasi sebagai bahan untuk pembuktian. Hasil dari penelitian yang  dilakukan  oleh  peneliti  ialah  penataan  dan  pengelompokkan arsip  yang  digunakan  pada  arsip  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat  ialah  menggunakan  teknik kombinasi yaitu penggabungan antara tanggal dan nomor dari arsip tersebut.  Penataan  dan  pengelompokkan  arsip  pada  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat  dapat dibilang sudah cukup baik dengan menggunakan sebuah teknik dalam pengelompokkan  arsipnya  agar  memudahkan  arsiparis  dan  pihak lainnya dalam temu kembali arsip.
The purpose of this research is to find out how the arrangement and grouping of archives can facilitate the archive retrieval system at the Population and Civil Registration Office of West Java Province. The type  of  research  conducted  by  researchers  is  descriptive  research using a qualitative approach. The subject of this study was an archivist at the Population and Civil Registration Office of West Java Province. The  object  of  this  study  is  the  office  of  the  Population  and  Civil Registration Office of West Java Province in the archives section. Data collection  techniques  used  by  researchers  are  observation  and interviews as well as documentation as material for proof. The result of the research conducted by the researcher is the arrangement and grouping of archives used in the archives of the Population and Civil Registration  Service  of  West  Java  Province  using  a  combination technique, namely combining the date and number of the archive. The arrangement  and  grouping  of  archives  at  the  Population  and  Civil
Registration Office of West Java Province is arguably good enough by using  a  technique  in  grouping  archives  to  facilitate  archivists  and other parties in retrieving archives.

## PENDAHULUAN
Pada zaman saat ini, segala sesuatu hal yang terjadi pada kehidupan sehari-hari baik kepentingan pribadi maupun berhubungan dengan sekitar pasti memiliki record jejak atau disebut  juga  dengan  arsip.  Anggapan  terhadap  arsip  ialah  merupakan  sebuah  hal  yang menyimpan  jejak-jejak  yang  berupa  dokumen  ataupun  jejak  digital  dalam  media  sosial contohnya. Arsip memang memiliki dua jenis yaitu arsip digital dan arsip non-digital. Untuk arsip  digital,  seperti  yang  dapat  kita  lihat  dalam  media  sosial  instagram  apabila  kita mengunggah  sebuah  story,  maka  story  tersebut  dapat  kita  lihat  kembali  pada  bagian archieve. Tentunya, hal tersebut tidak jauh berbeda dengan arsip yang bersifat non-digital. Arsip non-digital ataupun arsip manual memiliki contoh seperti contohnya ialah arsip yang berbentuk cetak. Arsip berbentuk cetak merupakan gambaran yang terlintas pada setiap orang  yang  sedang  memikirkan  terkait  bentuk  dari  arsip.  Tetapi,  tentunya  terdapat penjelasan terkait perbedaan dari kedua tipe arsip tersebut.
Sesungguhnya arsip tidak hanya berbentuk kertas atau dokumen saja, tetapi arsip dapat berbentuk arsip film, slide, kaset, video ataupun berupa disket yang dimana disket tersebut dapat disimpan dalam waktu yang ditentukan dan berdasarkan kebutuhan (Jely Husnita  et  al.,  2020).  Pada  kenyataannya,  zaman  telah  semakin  canggih  yang  tentunya menyebabkan arsip juga menjadi berkembang dimulai dari segi bentuk dari arsip tersebut ataupun macam-macam dari bentuk arsip sendiri. Hal tersebut disebabkan oleh teknologi yang  semakin  canggih  dan  pesat  yang  dimana  dapat  merubah  banyaknya  sisi  baik  dari teknologi maupun bidang lainnya sehingga memberikan pengaruh yang cukup signifikan. Dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti, peneliti memfokuskan kepada  arsip yang dikelola  oleh  Dinas  Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat. Pada dinas tersebut,  jenis  arsip  yang  diteliti  merupakan  jenis  arsip  yang  berbentuk  kertas  ataupun dokumen. Tetapi, pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat arsip dalam bentuk  kertas  sudah  di  minimalisir  sehingga  arsip  yang  dikelola  mayoritas  sudah menggunakan komputer dengan teknik pengelompokkan kombinasi menggunakan nomor dan tanggal.
Menurut  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  dalam  (ANRI,  2011)  terkait kearsipan,  menegaskan  bahwa  “kearsipan  merupakan  hal-hal  yang  berkenaan  atau berkaitan dengan arsip”. Maka, pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun  2009,  “arsip  ialah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Maka, berdasarkan pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip merupakan jejak-jejak yang dapat berbentuk  fisik  ataupun  non-fisik  yang  dapat  dihasilkan  melalui  berbagai  bidang  yang dicantumkan dalam pengertian arsip tersebut.
Dengan banyaknya lembaga yang ada di Indonesia dengan berbagai bidang masing- masing, maka tentunya di setiap lembaga atau bidang tersebut memiliki banyaknya jejak- jejak atau record yang tentunya menjadi sebuah saksi baik dari terdirinya lembaga tersebut, dokumentasi-dokumentasi penting pada lembaga tersebut, ataupun contoh lainya.  Dapat
dibayangkan bahwa arsip tentunya sangatlah banyak berdasarkan kebutuhan dari berbagai bidang dalam sebuah lembaga. Tentunya, arsip tidak dapat hanya dengan dibiarkan dan disimpan pada tempatnya. Tidak jauh berbeda dengan bahan pustaka pada perpustakaan, arsip  juga  harus  dikelola  dan  ditata  sesuai  dengan  jenisnya  berdasarkan  kelompok  atau pembagian  yang  ditentukan  oleh  arsiparis  ataupun  pengurus  dari  kearsipan  tersebut seperti  contohnya  penataan  dan  pengelompokkan  dari  arsip  yang  dimana  hal  tersebut merupakan sebuah kewajiban bagi arsip-arsip untuk memiliki tata kelola yang baik. Seperti contohnya, mengadakan sebuah penataan dan pengelompokkan arsip merupakan sebuah hal yang sangat penting dalam berbagai kepentingan, baik estetika dari ruangan arsip dan juga memudahkan untuk sistem temu kembali arsip apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan.
Objek  penelitian  yang  diteliti  merupakan  sebuah  perkantoran,  maka  kehadiran sebuah arsip merupakan sebuah hal yang umum dan penting (Wirawanty, 2018). Banyak sekali  yang  terjadi  dalam  sebuah  perkantoran  baik  terkait  sebuah  kejadian  maupun kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan ataupun sudah berlangsung karena hal tersebut merupakan sebuah keterangan apabila sewaktu-waktu terdapat sebuah kepentingan untuk mencari  tahu  sesuatu.  Hal  tersebut  berkesinambungan  dengan  temu  kembali  informasi dalam  kearsipan  yang  dapat  disebut  sebagai  temu  kembali  arsip.  Maka  dari  itu,  dengan banyaknya kepentingan yang tentunya dilakukan pada arsip, arsip harus dikelola dengan baik oleh sebuah lembaga tersebut karena pemeliharaan arsip termasuk sebuah kegiatan yang menjadi sebuah dasar apabila dalam sebuah lembaga memiliki arsip yang tidak sedikit. Terdapat beberapa pemikiran yang mengatakan bahwa arsip hanyalah dokumen lampau yang sudah tidak dapat atau tidak akan digunakan kembali. Tetapi pada nyatanya, arsip masih sangat dibutuhkana dalam berbagai kepentingan baik kepentingan individu maupun kepentingan  kelompok.  Maka  dari  itu,  betapa  pentingnya  kegiatan  pengelolaan  arsip dengan menata dan mengelompokkan arsip dengan baik dapat memunjang kesuksesan bagi pengelolaan arsip tersebut karena apabila terdapat sebuah kebutuhan yang mengharuskan menggali  arsip  terdahulu,  arsip  dapat  berbentuk  baik  dan  dapat  digunakan  demi kepentingan tersebut tanpa adanya kerusakan yang signifikan.
Dengan  permasalahan  yang  sudah  dijelaskan,  maka  peneliti  berkeinginan  dan tertarik untuk melakukan sebuah penelitian terkait penataan dan pengelompokkan arsip dengan judul penelitian “Peran Pengelompokkan dan Penataan Arsip Untuk Efisiensi Sistem Temu Kembali Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat”. Dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti, peneliti memiliki tujuan dari penelitian yaitu untuk mencari tahu bagaimana peran yang signifikan dari penataan dan pengelompokkan yang dilakukan pada arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat untuk kebutuhan sistem temu kembali arsip pada dinas tersebut yang dimana hal tersebut berkesinambungan  dengan  efisiensi  pencarian  arsip  untuk  berbagai  kepentingan  yang terjadi pada dinas tersebut.

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian berasal dari sebuah kata yaitu method yang dimana mengartikan bahwa hal tersebut merupakan cara yang benar untuk melakukan sebuah hal, dan logo yang berarti ilmu ataupun pengetahuan. Dalam artian, bahwa metodologi ataupun metode ialah bagaimana cara untuk memperankan pikiran secara seksama untuk melakukan sebuah hal untuk  mencapai  sebuah  tujuan.  Metode  penelitian  yang  digunakan  oleh  peneliti  dalam penelitian  ini  merupakan  penelitian  dengan  metode  desktiptif  dan  menggunakan
pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan sebuah bentuk penelitian yang tidak menghasilka  hasil  statistik.  Menurut  Creswell,  penelitian  dengan  pendekatan  kualitatif merupakan  sebuah  penelitian  yang  mengkaji  sebuah  makna  dari  seseorang  individu ataupun kelompok orang yang berbeda yang dihasilkan dari masalah sosial dan referensi artikel  yang  berbeda.  Pada  penelitian  kualitatif,  konsep  data  yang  dikembangkan merupakan hasil data berdasaarkan perolehan ketika peneliti melakukan terjun langsung ke  lapangan  dan  melihat  langsung  situasi  yang  terjadi  (Rijali,  2019).  Maka,  dapat disimpulkan bahwa pembahasan yang dibawakan merupakan berbentuk naratif deskriptif dibandingkan  dengan  bentuk  numerik  karena  penelitian  kualitatif  merupakan  sebuah penelitian yang berfokus kepada hasil observasi, wawancara dan metode lainnya. Sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti, peneliti menerapkan metode-metode yang disebutkan pada penelitian kualitatif yang dimana berfokus kepada seorang narasumber atau  subjek  penelitian.  Dengan  judul  yang  penulis  bawakan,  maka  metode  penelitian kualitatif  deskriptif  merupakan  sebuah  cara  yang  tepat  karena  fokus  penelitian  yang dilakukan bertumpu kepada fenomena-fenomena yang terjadi (Gumilang, 2016).
Tujuan  dari  dilaksanakannya  penelitian  ini  ialah  untuk  mengetahui  bagaimana penataan dan pengelompokkan arsip yang dapat memudahkan sistem temu kembali arsip pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat.  Subjek  dalam penelitian  yang  dilaksanakan  yaitu  Bapak  Indra  Kurnia  Bramasta  Putra,  A.Md  selaku seorang  arsiparis  pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam  penelitian ini ialah dengan melakukan observasi  pada  ruangan  arsip  di  seorang  arsiparis  pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat  tersebut,  serta  melakukan  wawancara  tersruktur kepada arsiparis terkait pertanyaan-pertanyaan yang telah disiapkan yang berhubungan dengan penataan dan pengelompokkan arsip serta melakukan dokumentasi untuk bahan pembuktian  terkait  penelitian  yang  dilakukan.  Secara  sederhana,  observasi  merupakan sebuah  cara  untuk  mengumpulkan  data  dengan  melakukan  pengamatan  yang  disertai dengan melakukan pencatatan dari keadaan yang ditangkap yang didapatkan pada objek penelitian. Observasi diperlukan untuk memperoleh sebuah data deskriptif karena teknik dari  pengumpulan  ini  berkaitan  dengan  sebuah  keadaan  dari  objek  penelitian  tersebut. Selanjutnya,  wawancara  merupakan  sebuah  metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan oleh  peneliti  untuk  bertanya  terkait  beberapa  pertanyaan  yang  sudah  disediakan  oleh peneliti yang tentunya pertanyaan tersebut berhubungan dengan apa yang sedang diteliti lalu  dipertanyakan  secara  langsung  kepada  subjek  penelitian  yaitu  seorang  narasumber dari penelitian tersebut.
Peneliti melakukan analisis terhadap data yang diperoleh atas pengumpulan data dengan  menggunakan  sebuah  model  analisis  data  menurut  model  Miles  dan  Huberman yang  memiliki  beberap  tahap  analisis  data  diantaranya  adalah  melakukan  reduksi  data, display data dan melakukan penarikan kesimpulan (Wirawanty, 2018). Dalam penelitian yang  dilakukan,  peneliti  memberikan  beberapa  pertanyaan  yang  sudah  dipersiapkan sebelum  melakukan  observasi  tempat  dan  melakukan  wawancara  kepada  narasumber. Pertanyaan  yang  dihasilkan  merupakan  pertanyaan  yang  berkesinambungan  dengan penataan  dan  pengelompokkan  arsip  yang  dilakukan.  Pertanyaan  yang  diajukan  oleh peneliti ialah bagaimana peran dari penataan dan pengelompokkan data, bagaimana sistem penyusunan arsip yang diterapkan pada kearsipan yang ada, bagaimana jenis-jenis arsip yang tersedia dan bagaimana fungsi dan isi dari setiap arsip tersebut, bagaimana peraturan ataupun  SOP  dari  penataan  dan  pengelompokkan  arsip  yang  diterapkan  dan  dijadikan
sebagai  landasan  untuk  melakukan  penataan,  bagaimana  kendala  yang  terjadi  pada  saat melakukan penataan dan pengelompokkan arsip, bagaimana layanan yang dilakukan oleh arsiparis dalam peminjaman arsip.
Setelah  melakukan  pemilihan  dan  penyederhanaan  terhadap  data  yang  sudah terkumpul, maka peneliti melakukan tahap selanjutnya ialah tahap penyajian data atau data display.  Penyajian  data  merupakan  sebuah  tahap  yang  bertujuan  untuk  mempermudah peneliti  dalam  memperoleh  informasi  untuk  fokus  dalam  sebuah  masalah  yang  akan dijelaskan  pada  bagian  pembahasan.  Pada  penyajian  data,  tentunya  peneliti  mengambil fokus pada bagaimana penataan dan pengelompokkan arsip untuk mempermudah sistem temu kembali arsipnya. Selain tahap penyajian data, tahap analisis data pada pendekatan kualitatif  yang  ketiga  ialah  tahap  penarikan  kesimpulan  dari  hasil  penelitian  yang didapatkan.  Tentunya  pada  sebuah  penelitian  akan  menghasilkan  sebuah  hasil  inti  dari penelitian  yang  dilakukan  dengan  berbagai  macam  pertanyakan  yang  diajukan  kepada narasumber.
Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Jawa Barat, penataan dan pengelompokkan  arsip  menggunakan  teknik  kombinasi,  yaitu  dengan  menata  arsip berdasarkan  nomor  dan  tanggal  arsip  tersebut.  Dengan  menggunakan  teknik  tersebut, maka arsiparis ataupun pihak lainnya dapat menemukan arsip dengan mudah berdasarkan nomor atau tanggal yang sudah ada pada setiap arsipnya. Maka, sistem temu kembali akan menjadi efisien apabila penataan dan pengelompokkan arsip berjalan dengan cukup baik karena pencarian dari arsip yang dibutuhkan sudah teratur dan terorganisir dengan baik. Maka dari itu, tidak butuh waktu  lama bagi pengguna arsip untuk menemukan arsipnya karena dapat mencari berdasarkan nomot atau tanggal dari arsip yang telah dibuat.

## HASIL PENELITIAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat, tujuan dari penelitian yaitu untuk mencari tahu bagaimana peran yang signifikan  dari  penataan  dan  pengelompokkan  yang  dilakukan  pada  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Provinsi  Jawa  Barat  untuk  kebutuhan  sistem  temu kembali  arsip  pada  dinas  tersebut  yang  dimana  hal  tersebut  berkesinambungan  dengan efisiensi  pencarian  arsip  untuk  berbagai  kepentingan  yang  terjadi  pada  dinas  tersebut terjawab dengan sempurna oleh narasumber atau subjek penelitian dari penelitian ini.
Berdasarkan  hasil  penelitian,  kegiatan  penataan  dan  pengelompokkan  arsip merupakan  sebuah  hal  yang  sangat  penting  untuk  dilakukan  pada  arsip-arsip  yang  ada, karena  dengan  adanya  kegiatan  penataan  dan  pengelompokkan  tersebut  dapat memudahkan  siapa  saja  pengguna  yang  akan  menggunakan  arsip  untuk  temu  kembali dengan arsip. Dapat dikatakan, arsip akan mudah dicari dan ditemukan apabila penataan arsip sudah baik berdasarkan kelompok dari arsip tersebut. Berdasarkan perubahan yang terjadi dari tahun ke tahun, dengan sistem penataan arsip yang baik maka menghasilkan dampak-dampak  yang  baik  seperti  terjadinya  sistem  temu  kembali  arsip  dengan  waktu yang  jauh  lebih  cepat  dibandingkan  sebelumnya.  Sistem  temu  kembali  arsip  merupakan sebuah  hal  yang  sangat  penting  untuk  terjadi  dalam  kearsipan  karena  arsip  merupakan salah satu jenis dokumen yang penting bagi sebuah lembaga untuk tujuan dan kepentingan tertentu. Maka, efisiensi dari temu kembali arsip berjalan dengan baik berdasarkan peran dari penataan dan pengelompokkan arsip yang terstruktur dan baik.
Pengelompokkan  arsip  yang  dilakukan  oleh  kearsipan  yang  ada  pada  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Jawa  Barat  menggunakan  sebuah  teknik
pengelompokkan  kombinasi.  Pengelompokkan  kombinasi  tersebut  dilakukan  dengan mengelompokkan  arsip  berdasarkan  penggabungan  antara  tanggal  dan  nomor.  Maka, apabila  pengguna  membutuhkan  arsip  berdasarkan  kebutuhannya,  arsip  dapat  dicari berdasarkan nomor ataupun tanggal pembuatan dari arsip tersebut. Pihak kearsipan Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Jawa  Barat  sedang  berusaha  untuk  mengurangi penggunaan kertas pada dokumen arsip yang dimana arsip tersebut diolah sebagian melalui komputer menggunaan teknik pengelompokkan kombinasi tersebut. Dalam setiap teknik yang  digunakan  dalam  penataan  dan  pengelompokkan  arsip,  terdapat  kelebihan  dan kekurangan  bagi  penggunaan  teknik  berdasarkan  pengelompokkan  pencampuran  atau kombinasi.
Pada arsip yang dikelola, tentunya arsip yang diperoleh dan disediakan pada Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Jawa  Barat  bermacam-macam  jenis  berdasarkan kebutuhan yang tersedia dan dibutuhkan. Jenis arsip yang tersedia ialah jenis arsip surat undangan kegiatan, surat balasan, surat keluar, surat perintah, serta arsip keuangan seperti nota dinas dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat. Berdasarkan jenis- jenis  arsip  yang  tersedia,  maka  pengelompokkan  yang  dilakukan  berdasarkan  jenis  dari arsip tersebut, lalu arsip diberi penomoran dan penanggalan berdasarkan waktu dibuatnya. Maka,  akan  terdapat  tanda  khusus  pada  setiap  jenis  arsip  agar  pengguna  atau  pihak kearsipan dapat membedakan dengan mudah bagian arsip tersebut. Pihak arsiparis juga melakukan sebuah pengelompokkan arsip yang dikelompokkan secara khusus berdasarkan urgensi  yang  sering  dibutuhkan  oleh  penggunanya.  Beberapa  jenis  arsip  yang dikelompokkan  secara  khusus  oleh  arsiparis  ialah  surat  keluar,  surat  perintah  dan  nota dinas  yang  ditempatkan  secara  terpisah  agar  memberi  ciri-ciri  bahwa  arsip  tersebut merupakan arsip yang khusus.
Dalam  kegiatan  penataan  dan  pengelompokkan  arsip  yang  dilaksanakan,  pihak kearsipan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat tidak memiliki peraturan khusus  yang  dapat  dijadikan  sebagai  sebuah  peraturan  maupun  landasan  bagi  kegiatan penataan dan pengelompokkan arsip. Terkecuali mengikuti Standart Operating Procedur yang  ditetapkan  oleh  peraturan  dari  ANRI  Nomor  9  Tahun  2018  terkait  Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Dengan banyaknya cara-cara yang dilakukan oleh arsiparis untuk  melakukan  penataan  dan  pengelompokkan  arsip,  tentunya  bisa  saja  terdapat rintangan ataupun kendala yang menjadi sebuah penghambat bagi kegiatan penataan dan pengelompokkan arsip. Tetapi, berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, dalam kurun waktu hingga saat ini, pihak arsiparis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat belum merasakan adanya kendala yang menjadi masalah serius  untuk kegiatan tersebut walaupun kegiatan pengelolaan arsip yang mencakup penataan dan pengelompokkan arsip masih  belum  memuaskan.  Maka,  dapat  disimpulkan  bahwa  kegiatan  penataan  dan pengelompokkan arsip yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat sudah dilaksanakan dengan baik berdasarkan prosedurnya.
Pada kegiatan penjagaan arsip-arsip yang ada, banyak hal yang dilakukan oleh pihak kearsipan  dalam  menjaga  arsipnya.  Berdasarkan  hasil  penelitian,  pihak  kearsipan melakukan sebuah cara sebagai salah satu penjagaan arsip agar arsip tidak hilang karena hal  tersebut  berkesinambungan  dengan  penataan  arsip  yang  ada  pada  dinas  tersebut. Sebuah hal yang dilakukan untuk mengantisipasi hal tersebut ialah dengan menyediakan sebuah  formulir  berbentuk  form  untuk  mencatat  arsip-arsip  yang  sedang  dipergunakan oleh  pengguna  lainnya  serta  mencatat  arsip  apa  saja  yang  dipinjam  oleh  pengguna. Walaupun peminjaman arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat
hanya  untuk  pihak  internal  saja,  akan  tetapi  pencatatan  form  harus  tetap  dilakukan berdasarkan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh pihak kearsipan. Berdasarkan hasil dari kegiatan peminjaman arsip yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat, arsip yang seringkali digunakan dan dipinjam oleh pengguna ialah arsip terkait surat masuk yang membahas seputar undangan. Tetapi, dalam kurun waktu tertentu jenis arsip yang  sering  digunakan  oleh  pengguna  akan  berubah  seiring  dengan  kebutuhan  para penggunanya.

## PEMBAHASAN
Manajemen  kearsipan  sangatlah  berkesinambungan  dengan  penataan  ataupun pengelompokkan dari adanya arsip-arsip yang dikelola. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  Nomor  28  Tahun  2011  terkait  Pedoman  Akses  dan Layanan Arsip Statis, “arsip merupakan informasi serta peristiwa yang terekam mengenai dinamika  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara  merupakan  sumber informasi yang objektif menyangkut berbagai bidang seperti sosial, ekonomi, budaya, ilmu pengetahuan  dan  teknologi.  ANRI  juga  menyebutkan  bahwa  arsip  dengan  segala  bentuk medianya  merupakan  memori  kolektif  yang  dapat  meningkatkan  kesadaran  nasional, mempertegas  identitasa  dan  jatidiri  bangsa  Indonesia”  (Anri,  2011).  Dapat  disimpulkan, dengan  adanya  kehadiran  arsip  pada  kehidupan  dengan  kepentingan  berbagai  bidang, maka  arsip merupakan sebuah sejarah ataupun dokumen lampau yang dapat digunakan sebagai  rujukan  untuk  memajukan  kehidupan  kedepannya  dalam  berbagai  kepentingan. Contoh yang bisa ditangkap dalam pentingnya arsip di kehidupan masa depan ialah dalam kehidupan  sehari-hari,  kita  mempunyai  ijazah  yang  diperoleh  dalam  masa  pendidikan Sekolah  Dasar,  Sekolah  Menengah  Pertama,  ataupun  Sekolah  Menengah  Atas.  Untuk melanjutkan  kepada  tahap  perkuliahan,  maka  dibutuhkan  dokumen-dokumen  tersebut seperti ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga untuk mengisi beberapa kebutuhan dokumen untuk melanjutkan pengisian identitas kepada jenjang perkuliahan. Maka, arsip merupakan sebuah kepentingan yang dibutuhkan demi kepentingan masa depan.
Dalam  penelitian  yang  dilakukan,  peneliti  membahas  terkait  kearsipan  yang dikelola  pada  sebuah  dinas  yaitu  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Jawa  Barat. Arsip yang dikelola pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat tidak jauh berbeda pentingnya dengan arsip yang kita miliki. Dalam sebuah instansi, arsip pastinya akan  berhubungan  dengan  kepentingan  pekerjaan  atau  kepentingan  instansi  tersebut. Maka, sama pentingnya dan perannya dengan arsip yang kita miliki karena sebuah instansi pastinya  memiliki  data  ataupun  sejarah  yang  dimiliki  sebelumnya.  Maka,  dengan terbentuknya  arsip  segala  hal  yang  sudah  terjadi  di  masa  lampau  akan  mudah  untuk tercatat agar mudah untuk menemukannya kembali apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan demi sebuah kepentingan, baik kepentingan instansi ataupun kepentingan para anggotanya.  Tetapi,  selain  memiliki  arsip  saja,  tentunya  dengan  banyaknya  arsip  yang dimiliki mengharuskan sebuah instansi untuk melakukan pengolahan arsip dnegan tujuan agar dapat membantu dan melayani segala bidang baik pihak internal maupun eksternal untuk  mencapai  sebuah  tujuan  yang  sudah  ditentukan  dengan  efektif  dan  efisien (Normansyah & Arifin, 2015).
Kegiatan  menata  dan  mengelompokkan  arsip  sudah  sewajarnya  dilakukan  pada kearsipan  yang  memiliki  banyaknya  dokumen  arsip  yang  dikelola.  Penataan  dan pengelompokkan  yang  dilakukan  pada  lembaga  kearsipan  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Jawa  Barat  menggunakan  sebuah  teknik  atau  metode  pengelompokkan
arsip  yaitu  dengan  melakukan  teknik  kombinasi  atau  penggabungan  dari  tanggal  dan nomor dalam arsip yang dikelola pada dinas tersebut. Sudah sedari awal, pihak kearsipan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat menggunakan teknik tersebut dalam  penataan  dan  pengelompokkan  arsipnya.  Pada  teknik  penataan  dan pengelompokkan yang dilakukan, hal tersebut merupakan sebuah langkah untuk mencapai efektifitas  dari  dilakukannya  pengelolaan  arsip  yang  dimana  hal  tersebut  dapat memudahkan  arsip  untuk  terjaga  dengan  baik  karena  arsip  dapat disebut  sebagai  pusat ingatan dalam setiap kegiatan baik pada sebuah instansi ataupun lembaga pemerintahan (Normansyah & Arifin, 2015).
Dalam kegiatan penataan dan pengelompokkan arsip, kegiatan tersebut dilakukan dengan cara memisahkan arsip sesuai dengan tanggal pembuatannya lalu diberikan nomor pada  setiap  arsip  agar  dapat  disebut  sebagai  sebuah  identitas  dan  memudahkan penggunanya untuk mencarinya. Kegiatan pengelompokkan arsip itu sangat penting untuk dilakukan dalam pengelolaan kearsipan karena dilakukan untuk mencari topik dari arsip tersebut  ataupun  tanggal  dibuatnya  dan  pada  akhirnya  dengan  arsip  yang  sudah dikelompokkan  maka  akan  sesuai  dengan  kriteria  dan  ketentuan  yang  dibentuk  oleh pengelola arsip tersebut. Pada arsip yang dikelola di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat, arsip yang dikelola yaitu jenis arsip surat undangan kegiatan, surat balasan, arsip  keuangan,  surat  keluar,  dan  juga  nota  dinas serta  jenis  arsip  lainnya.  Pada  sebuah ccontoh,  sebuah  arsip  surat  keluar  memiliki  ketentuan  yang  lengkap  seperti  terdapat tanggal, nomor atau stempel serta tanda tangan oleh atasan (Jely Husnita et al., 2020). Maka, dengan  adanya  identitas  yang  dimiliki  oleh  arsip  tersebut  dapat  membantu pengelompokkan  arsip  yang  dilakukan  oleh  pihak  kearsipan  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Jawa Barat dengan mengelompokkan arsipnya sesuai dengan nomor dan tanggal yang dimiliki.
Kegiatan penataan dan pengelompokkan yang dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat merupakan sebuah kegiatan pengelolaan arsip yang dapat meningkatkan  efektifitas  temu  kembali  arsip  atau  informasi  dari  arsip.  Temu  kembali merupakan sbeuah kegiatan yang ada pada kearsipan yang dimana temu kembali bertujuan untuk  menemukan  kembali  arsip  yang  sewaktu-waktu  akan  dibutuhkan.  Temu  kembali merupakan sebuah kegiatan untuk mempermudah pencarian kepada arsip dengan sebuah cara yang efisien dan tepat. Dalam sebuah contoh, apabila seseorang secara tidak terduga membutuhkan  sebuah  informasi  ataupun  data  lampau  terkait  instansi,  maka  pencarian kepada kearsipan merupakan langkah utama yang akan dilakukan oleh seseorang tersebut. Saat  datang  ke  ruangan  arsip,  maka  yang  dilakukan  ialah  mencari  jenis  arsip  yang dibutuhkan dengan melihat identitas arsip yang dimiliki oleh arsip tersebut. Akan tetapi, pengelompokkan  arsip  yang  dilakukan  pada  kearsipan  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Jawa Barat dilakukan menggunakan teknik kombinasi yaitu penggabungan tanggal dan nomor. Maka, dalam pencarian arsip, tentu saja hal tersebut bukanlah hal yang mudah  karena  tidak  semuanya  mengetahui  kapan  arsip  itu  dibuat  dan  memiliki  nomor berapa  dalam  identitas  arsip  tersebut.  Maka,  alangkah  baiknya  apabila  arsip  dikelola dengan identitas tema atau topik bahkan jenis dari arsip tersebut agar jauh lebih mudah untuk temu kembali arsipnya. Tetapi, dengan melakukan sebuah teknik kombinasi antara tanggal  dan  nomor,  itu  pun  sudah  membantu  arsip  untuk  sudah  dikelompokkan berdasarkan  pembuatannya  dengan  nomornya  yang  dimana  hal  tersebut  merupakan sebuah  langkah  yang  harus  dilakukan  dalam  melakukan  penataan  dan  pengelompokkan dari arsip.
Dengan banyaknya kegiatan penataan dan pengelompokkan yang sudah dilakukan oleh pihak kearsipan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat, maka dapat dikatakan bahwa penataan dan pengelompokkan bagi arsip-arsip yang dikelola merupakan sebuah kegiatan yang penting untuk dilakukan karena hal tersebut membantu mendukung banyak  hal  yang  terjadi  pada  kearsipan.  Seperti  contohnya  efektivitas  pengelolaan kearsipan, temu kembali arsip, dan lainnya. Maka, dengan dilakukannya kegiatan tersebut, akan  meningkatkan  banyaknya  efektivitas  yang  terjadi  karena  kearsipan  atau  arsip merupakan  sebuah  kepentingan  yang  dimiliki  untuk  menyimpan  banyaknya  peristiwa ingatan atau sejarah yang terjadi termasuk dengan data-data di waktu yang sudah terjadi. Kegiatan penataan dan pengelompokkan arsip yang dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat sudah dilakukan berdasarkan semestinya dan tidak ada yang kurang dari kegiatan tersebut. Sistem temu kembali yang terjadi pada kearsipan sudah berjalan  dengan  baik  karena  kegiatan  penataan  dan  pengelompokkan  yang  baik  maka efektivitas yang terjadi berjalan dengan baik pula.

## KESIMPULAN Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  dalam  kegiatan  penataan  dan pengelompokkan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat, maka dapat disimpulkan  bahwa  kegiatan  penataan  dan  pengelompokkan  pada  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Jawa  Barat  sudah  dilakukan  dengan  sebaik  mungkin  dengan menerapkan sebuah teknik penataan dan pengelompokkan yaitu dengan melakukan teknik kombinasi  penggabungan  antara  tanggal  dan  nomor  dari  arsip  tersebut.  Dengan dilakukannya kegiatan tersebut, maka hal tersebut membuat segala kegiatan yang terjadi menjadi  efektif  seperti  kegiatan  temu  kembali  arsip.  Kegiatan  temu  kembali  arsip  yang terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat sudah berjalan dengan baik,  maka  pengguna  tidak  merasa  kesulitan  pada  saat  mencari  arsip  yang  sedang dibutuhkannya dan sudah dilakukan sesuai prosedur yang diterapkan pada kearsipan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat.

## Saran
Berdasarkan  hasil  penelitian,  maka  peneliti  akan  memberikan  sebuah  masukan ataupun saran kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jawa Barat yaitu dengan menerapkan teknik pengelompokkan berdasarkan jenis dari arsip yang ada karena dengan ditambahkannya teknik tersebut dapat mempermudah kembali temu kembali arsip dengan lebih efisien.

## DAFTAR RUJUKAN
Anri. (2011). Pedoman akses dan layanan arsip statis. Anri, 62(7), 1–32. Diani, M., & Suwanto, S. A. (2018). Analisis Sistem Penyimpanan Dalam Temu Kembali Arsip Inaktif Izin Mendirikan Bangunan Titipan Organisasi Perangkat Daerah Di Dinas Arsip Dan Perpustakaan Kota Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(2), 221-230.
Febriyanto, A., & Dewi, A. O. P. (2019). Pengaruh Penggunaan Aplikasi Sistem Pengelolaan Arsip Dan Dokumentasi (Spad) Terhadap Temu Kembali Arsip Aktif Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(2), 91-100.
Gumilang, G. S. (2016). Metode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan Konseling. Jurnal Fokus Konseling, 2(2). http://ejournal.stkipmpringsewu- lpg.ac.id/index.php/fokus/a
Herawan,  L.  (2020).  Pemilihan  Metode  Penataan  Arsip  Inaktif  Konvensional  di  Records Center  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  Khazanah:  Jurnal  Pengembangan Kearsipan, 13(2), 132-156.
Jely  Husnita,  T.,  el-Khaeri  Kesuma,  M.,  Adab,  F.,  &  Raden  Intan  Lampung,  U.  (2020).
Pengelolaan  Arsip  Sebagai  Sumber  Informasi  Bagi  Suatu  Organisasi  Melaui  Arsip Manual Dan Arsip Digital. Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Islam, 01(02), 27– 41. https://doi.org/10.24042/el pustaka.v1i2.8503
Latiar, H. (2019). Efektifitas sistem temu kembali arsip digital Universitas Lancang Kuning Pekanbaru. Jurnal Pustaka Budaya, 6(1), 9-15.
Mulyadi,  M.  (2018).  Efektivitas  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  Sebagai  Sarana  Temu Kembali  Arsip  di  Dinas  Arsip,  Perpustakaan  dan  Dokumentasi  (ARPUSDOK)  Kota Palembang. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(1), 50-73.
Normansyah, & Arifin, J. (2015). Efektivitas Pengelolaan Arsip Pada Subbagian Umum Dan Kepegawaian  Dinas  Pekerjaan  Umum  Dan  Penataan  Ruang  Kabupaten  Tabalong. Jurnal Administrasi Publik & Administrasi Bisnis, 3(2), 1003–1015.
Pamungkas,  A.  P.,  &  Jumino,  J.  (2020).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  Statis  Tekstual  Dalam Proses  Temu  Kembali  Arsip  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(2), 211-221.
Putri,  W.  D.  R.,  &  Irawati,  Y.  E.  Analisis  Penataan  Arsip  Inaktif  di  Bidang  Anggaran  Pada Bpkad Provinsi Jawa Tengah. Puteri Hijau: Jurnal Pendidikan Sejarah, 8(2), 245-250.
Rachma,  A.  (2018).  Sistem  Temu  Kembali  Arsip  Rekam  Medis  Pasien  Di  Rumah  Sakit Hermina Kemayoran (Bachelor's thesis, Fakultas Adab & Humaniora).
Ramanda, R. S. (2015). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 4(3), 211-220.
Rijali,  A.  (2019).  Analisis  Data  Kualitatif.  Alhadharah:  Jurnal  Ilmu  Dakwah,  17(33),  81. https://doi.org/10.18592/alhadharah.v17i33.2374
Sholeh,  M.  (2018,  October).  Efektifitas  temu  kembali  dalam  pengelolaan  arsip  berbasis teknologi informasi. In Seminar Multimedia & Artificial Intelligence (Vol. 1, pp. 116- 125).
Susanti, M. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 241-251.
Tiara, F. M., & Husna, J. (2018). Analisis Alih Media Arsip Aktif Personal File Untuk Temu Kembali Arsip Di Pt Sucofindo Cabang Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 141- 150.
Viaztri,  T.  W.,  &  Indrahti,  S.  (2018).  Pengelolaan  Arsip  Aset  Desa  Dalam  Proses  Temu Kembali  Arsip  Di  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Kabupaten  Banjarnegara (Action Research). Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 151-160.
Vitariza, U., & Husna, J. (2016). Analisis Pengelolaan dan Temu Kembali Arsip Inaktif Titipan Satuan Kerja Perangkat Daerah di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5(4), 1-10.
Wirawanty, F. (2018). Tata Kelola Penyimpanan Arsip Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Penemuan  Kembali  Arsip  di  Kantor  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip  Kabupaten Pamekasan. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, I, 1–16.