Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
Volume 1 Halaman 121– 131
No. 2 Maret 2018

## STRATEGI PUBLIKASI ARSIP KEPADA MASYARAKAT MELALUI NASKAH SUMBER ARSIP: STUDI PADA ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA
Herman Setyawan Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada herman.setyawan150482@gmail.com

## Abstract
Through  the  concept  of  archival  study,  documents  are  managed  through  the  stages  of records  management  and  archival  administration.  In  the  concept  of  records management, records created through birth and adoption then undergo active life stages of use and maintenance. After the records is useless, the document will enter the stage of death,  but  there  is  a  reborn/reincarnated  archive,  the  archive  that  has  a  continuing value.
Archives  that  have  continuing  value  are  not  just  stored,  you  should  be  utilized  for  the community.  Therefore,  the  existence  of  archives  should  be  published  to  heterogeneous communities through popular publications that are easy to read and easy to understand, one of which is with the source script.
Keyword: source script, continuing value

## Intisari
Melalui  konsep archival study ,  dokumen  dikelola  melalui  tahap records management dan archival administration .  Dalam  konsep records management ,  arsip  yang  tercipta melalui  pembuatan  dan  penerimaan  kemudian  memasuki  tahap  hidup  aktif  berupa penggunaan dan pemeliharaan. Setelah arsip tidak berguna maka arsip akan memasuki tahap kematian, namun ada arsip yang terlahir kembali/reinkarnasi, yaitu arsip yang memiliki nilai keberlanjutan.
Arsip  yang  memiliki  nilai  keberlanjutan  tidak  sekedar  disimpan,  namun  harus didayagunakan  untuk  masyarakat.  Oleh  karena  itu,  keberadaan  arsip  harus dipublikasikan  kepada  masyarakat  yang  heterogen  melalui  publikasi  populer  yang mudah dibaca dan mudah dipahami, salah satunya adalah dengan naskah sumber.
Kata kunci: naskah sumber, nilai keberlanjutan
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...

## PENDAHULUAN
Universitas sebagai penyelenggara pendidikan  tinggi  mengemban  tugas utama  yaitu  penyelenggaraan  tri dharma  peguruan  tinggi  yang  meliputi pengajaran,  penelitian, dan  pengabdian kepada  masyarakat.  Seiring  dengan kegiatan-kegiatan tersebut, tentu tercipta  informasi  yang  terekam ( recorded  information ).  Salah  satu informasi yang terekam disebut sebagai arsip.  Arsip  memiliki  definisi  yang bervariatif.  Menurut  Lundgren  dan Lundgren  (1989:70),  arsip  merupakan bukti  kejadian  atau  kegiatan  yang direkam  dalam  bentuk  yang  nyata sehingga memungkinkan untuk ditemukan  kembali.      Walne  (1988:56) menyatakan  bahwa  arsip  adalah informasi  yang  terekam  dalam  bentuk dan  media  apapun,  yang  dibuat, diterima,  dan  dipelihara  oleh  suatu organisasi,  insitusi,  atau  individu menurut  kewajiban  hukumnya  atau dalam  rangka  transaksi  kegiatan. Sulistyo-Basuki  (2005:11)  mengatakan bahwa istilah arsip diserap dari Bahasa Belanda archief. Dalam Bahasa Belanda, archief dibedakan  menjadi dynamisch archief dan statisch archief. Berkembangnya  Bahasa  Inggris  di Indonesia membawa penyesuaian konteks  arsip  di  Indonesia.  Konteks tersebut  disebut  konteks  Anglo-Saxon, yang  memaknai dynamisch archief sebagai records (arsip  dinamis)  dan statisch  archief sebagai archives (arsip statis). Sementara itu, Menurut Undang- undang  nomor  43  tahun  2009,  arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,
dan bernegara.
Dalam  kajian  kearsipan,  dikenal konsep records  management dan archival administration. Records Management menurut  Pearce-Moses (2005:334)  adalah  pengendalian  arsip secara  sistematis  dan  administratif sepanjang  siklus  hidup  mereka  untuk memastikan efisiensi dan penghematan dalam penciptaan, penggunaan, penanganan, pengendalian, pemeliharaan, dan disposisi. Sementara itu,  Griffin  (2009:34)  menyatakan bahwa records  management adalah bidang  manajemen  yang  bertanggung jawab  mengontrol  secara  efisien  dan sistematis dalam pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan  penyusutan  arsip.  Dalam  kajian kearsipan di Indonesia, konsep records management dikenal  dalam  undang- undang  kearsipan  dengan  istilah pengelolaan arsip dinamis, yaitu proses pengendalian  arsip  dinamis  secara efisien,  efektif,  dan  sistematis  meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,  serta  penyusutan  arsip. Menurut  Undang-undang  nomor  43 tahun  2009  tentang  kearsipan,  arsip dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta  arsip  dan  disimpan  selama jangka  waktu  tertentu.  Arsip  dinamis dibedakan menjadi tiga, yaitu: (1) arsip vital,  (2)  arsip  aktif,  dan  (3)  arsip inaktif.
Konsep-konsep  tersebut  tidaklah jauh  berbeda  dengan  konsep life  cycle of  records yang  dicetuskan  oleh
Theodore  Roosevelt  Schellenberg  dari Arsip  Nasional  Amerika  Serikat  pada 1934.  Model  ini  membagi  daur  hidup arsip:  (1)  Penciptaan  atau  penerimaan (tahap lahir arsip); (2) Penggunaan dan pemeliharaan  arsip  dinamis  (tahap hidup  produktif);  dan  (3)  Tahap penyusutan  arsip  dinamis  (tahap kematian)  atau  pemindahan  ke  tempat arsip  statis/reinkarnasi  (Ricks  &  Gow,
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
1988:4).  Pada  intinya  adalah  arsip tercipta seiring dengan kegiatan administrasi, dan setelah masa penggunaannya  selesai,  maka  arsip tersebut  seharusnya  disusutkan.  Namun terdapat  sebagian  arsip  yang  tidak boleh dimusnahkan.
Kennedy  dan  Schauder  (1998:9) meyatakan  bahwa  akhir  dari  daur  hidup arsip  dinamis  akan  memasuki  tahap/ siklus  hidup  ke  dua  sebagai  arsip  yang diidentifikasikan dan dinilai sebagai arsip yang memiliki continuing value , dikumpulkan, dicatat informasinya, dipelihara, serta diberikan atau disediakan  akses  arsipnya.  Pearce-Moses (2005:91) menyatakan bahwa continuing value adalah  kegunaan  atau  signifikasi jangka  panjang  suatu  arsip  yang didasarkan  pada  nilai  guna  administrasi, hukum,  fiskal,  kebuktian,  atau  historis yang  terkandung  di  dalamnya  dan  perlu dilestarikan terus-menerus. Dalam bahasa  undang-undang  kearsipan,  arsip semacam ini  dikenal  dengan  istilah  arsip statis,  yaitu  arsip  yang  dihasilkan  oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  dan berketerangan  dipermanenkan  yang telah  diverifikasi  baik  secara  langsung maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip  statis  dikelola  dengan  konsep archival  administration .  Menurut  Pearce- Moses (2005:33),
archival administration/archives management
adalah  pengawasan  umum  program untuk  menilai,  memperoleh,  mengatur dan mendeskripsikan, melestarikan, mengotentikasi,  dan  menyediakan  akses arsip  yang  bernilai  permanen.  Dalam bahasa undang-undang kearsipan, konsep  ini  dikenal  dengan  istilah pengelolaan  arsip  statis,  yaitu    proses pengendalian  arsip  statis  secara  efisien, efektif,  dan  sistematis  meliputi  akuisisi, pengolahan,  preservasi,  pemanfaatan, pendayagunaan,  dan  pelayanan  publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Suatu hal yang menjadi kesenjangan dalam  pengelolaan  arsip  statis  adalah bahwa arsip statis telah habis retensinya, sehingga muncul enigma: untuk apa arsip statis  itu  disimpan  secara  permanen? Apabila  jawabannya  adalah  karena  arsip statis  memiliki  nilai  keberlanjutan,  lalu apakah  arsip  statis  cukup  disimpan hingga akhir zaman? Jika demikian, arsip statis  bagaikan  menjadi  harta  kekayaan yang meskipun bernilai tinggi tetapi tidak mendatangkan  manfaat  bagi  pemiliknya, apalagi  bagi  masyarakat.  Lalu  munculah sebuah  tantangan,  bagaimana  startegi mempublikasikan  khazanah  arsip  statis agar  dapat  dimanfaatkan  keberadaannya sebagai sumber informasi bagi masyarakat?

## Metodologi Penelitian
1.  Objek Penelitian
Objek  penelitian  ini  adalah  arsip universitas/arsip  perguruan  tinggi yang  didirikan  tahun  2004  sebelum terbitnya UU No. 43 Tahun 2009. Pada tahun  2009  melalui  UU  No.  43  Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa  seluruh  perguruan  tinggi negeri  diwajibkan  membentuk  arsip perguruan  tinggi.    Kajian  ini mengambil  sampel  Arsip  UGM  yang memiliki  kebutuhan  strategi  berbeda dengan arsip perguruan tinggi lainnya. 2.  Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode studi  kasus,  riset  yang  menggunakan contoh salah satu kasus sebagai model pengembangan riset selanjutnya. Berbagai  sumber  data  didapatkan untuk  dapar  mengumpulkan  data, menguraikan, dan menjelaskan secara menyeluruh  berbagai  aspek  untuk mengembangkan publikasi Arsip UGM. 3.  Teknik Pengumpulan Data Teknik  pengumpulan  data  yang  akan digunakan  dalam  penelitian  ini meliputi :
a.  Observasi partisipasi Pengumpulan  data  melalui  proses
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
pengamatan  dan  mencatat  secata sistematis gejala-gejala yang diselidiki  atau  diteliti.  Peneliti terlibat  dengan  kegiatan  sehari- hari  dengan  sumber  penelitian yaitu  Arsip  UGM  karena  peneliti merupakan pegawai di Arsip UGM. Proses  observasi  partisipasi  ini bertujuan  untuk  meperoleh  data yang  lengkap,  tajam,  hingga mengetahui  pada  tingkat  dari setiap perilaku yang nampak.
b.  Studi pustaka
Selain mengumpulkan buku, dokumen dan arsip yang berkaitan dengan  aktivitas  UGM  di  Arsip
UGM.
4. Teknik Analisis Data Teknik  analisa  data  dalam  penelitian ini  dimulai  dengan  menganalisis berbagai data yang berhasil dikumpulkan  melalui  wawancara, observasi  partisipasi  dan  studi pustaka. Data-data tersebut kemudian diverifikasi  dan  diinterpretasikan sesuai dengan kebutuhan data penelitian.  Setelah  verifikasi  dan interpretasi, dilakukan analisa terhadap  data  tersebut  agar  dapat menjawab pertanyaan
dalam penelitian ini.
HASIL DAN PEMBAHASAN Arsip  Universitas  Gadjah  Mada adalah  lembaga  kearsipan  perguruan tinggi/ university  archives di  Universitas Gadjah  Mada  (UGM).    Maher  (1992;17) meyatakan  bahwa university  archives adalah  suatu  program  terpadu  yang terdiri  dari  kebijakan,  sumber  daya manusia,  dan  sumber  daya  lainnya berupa  khazanah  yang  dimilikinya,  serta fasilitas yang tersedia untuk merawat dan melestarikan  serta  menyediakan  akses warisan  dokumenter  suatu  perguruan tinggi.
Dalam konsep records management , Arsip  Universitas  harus  memainkan peran  kunci  dalam  pengembangan  dan implementasi  program  manajemen  arsip
dinamis  di  lingkungan  universitas  (The Society  of  American  Archivists:1979) . Kebijakan mengenai program pengelolaan arsip harus memperhatikan: (1) Peningkatan kualitas rekaman dengan mengevaluasi  dan  mengendalikan  dalam penciptaan  arsip,  bentuk,  dan  sistem pengarsipan;
(2) Peningkatan penggunaan  kertas  yang  saat  ini digunakan dalam organisasi; (3) Peningkatan  dalam  pengendalian  dan akses terhadap informasi yang dibutuhkan;  (4)  Kepatuhan  terhadap undang-undang yang mengatur kearsipan; (5) Identifikasi dan perlindungan  terhadap  arsip  yang penting  bagi  kelanjutan  institusi;  (6)
Pelestarian  arsip  yang  penting  atau memiliki  nilai  permanen;  dan  (7) Penghapusan  arsip  inaktif  yang  tidak diperlukan  untuk  kelangsungan  operasi organisasi.  Sementara  itu,  misi  inti  Arsip Universitas  adalah:  untuk  menilai, mengumpulkan, mengatur, menggambarkan, menyediakan, dan pemrograman  arsip  bernilai  historis, fiskal,  dan  /atau  administratif  bagi institusinya;  menyediakan  fasilitas  yang memadai untuk menyimpan dan melestarikan arsip tersebut; memberikan layanan  informasi  yang  akan  membantu pengoperasian  institusi;  menjadi  sumber dan  laboratorium  untuk  menstimulasi dan mendorong pengajaran dan pembelajaran yang kreatif; untuk melayani penelitian dan beasiswa dengan menyediakan dan mendorong penggunaan  koleksinya  oleh  anggota institusi  dan  masyarakat  luas;  untuk mempromosikan pengetahuan dan pemahaman  tentang  asal  usul,  tujuan, program,  dan  tujuan  institusi,  dan pengembangan  tujuan,  sasaran,  dan program institusi; dan ntuk memudahkan pengelolaan arsip yang efisien.
Dengan visi “ Menjadi pusat pengembangan  dan  layanan  informasi kearsipan  dalam  menunjang  universitas riset kelas dunia dan bertata kelola baik ”,
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
Arsip  UGM  mempunyai  misi:  (1) Menyelamatkan arsip universitas sebagai sumber  informasi  dan  memori  kolektif Universitas Gadjah Mada; (2) Melaksanakan  pengelolaan  arsip  statis (Archives  Management),  pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center,  serta  pengembangan  teknologi informasi kearsipan; dan (3)
Melaksanakan dan mengoptimalkan layanan  internal  dan  eksternal  informasi kearsipan.  Sesuai  dengan  Pearturan Rektor  UGM  nomor  1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan , Fungsi , dan Tugas Organisasi di Lingkungan
Universitas Gadjah  Mada,  Arsip  UGM  berfungsi sebagai  pengelola  dan  penyelenggara layanan  kearsipan    di  lingkungan  UGM. Arsip  UGM  bertugas:  (1)  menyusun startegi  kebijakan  Arsip  UGM;  (2) menyusun petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan arsip; (3) mengoordinasi pengelolaan dan pelestarian  arsip;  (4)  mengoordinasi layanan  di  bidang  kearsipan;  (5) mengoordinasi  pengembangan  sistem kearsipan;  (6)  mengoordinasi  dan mengevaluasi  penyelenggaraan  arsip  di lingkungan UGM;
(7) melakukan pembinaan  terhadap  sumber  daya manusia  arsip  UGM;  dan  (8)  melakukan pembinaan  terhadap  penyelenggaraan kearsipan  di  lingkungan  UGM.  Tugas- tugas  tersebut  berhubungan  dengan pengelolaan  arsip  statis  yang  meliputi akuisisi,  pengolahan,  preservasi,  dan akses.  Dalam  undang-undang  kearsipan disebutkan  bahwa  akuisisi  arsip  statis adalah  proses  penambahan  khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui
kegiatan penyerahan  arsip  statis  dan  hak pengelolaannya  dari  pencipta  arsip kepada  lembaga  kearsipan.  Selama berdirinya, Arsip UGM telah mengakuisisi ribuan berkas dalam berbagai bentuk dan media. Sebagian besar arsip hasil akuisisi telah  diolah,  baik  berupa  arsip  tekstual (57797  berkas),  arsip  rekaman  suara (1495 berkas), arsip video (2000 berkas),
arsip foto (22486 berkas foto positif dan 5925 berkas foto negatif), arsip film (244 berkas),  dan  arsip  kartografi  (482 berkas). Akuisisi dilakukan terhadap unit -unit  kerja  di  lingkungan  UGM  maupun perseorangan.
Setelah  tahap  akuisisi,  arsip  statis kemudian  diolah,  yaitu  pengolahan  arsip berdasarkan  standar  deskripsi  arsip statis dan dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan arsip  statis  meliputi  kegiatan  penataan informasi  arsip  statis,  fisik  arsip  statis, dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip  statis.  Deskripsi  arsip  statis setidaknya  memuat  asal  arsip,  jumlah, nomor  berkas,  kode  klasifikasi  arsip statis,  uraian,  kurun  waktu,  dan  lokasi simpan arsip.
Untuk  menjamin  keselamatan  dan kelestariannya,  arsip  statis  yang  telah diolah  perlu  dilakukan  preservasi  baik secara  preventif  (mencagah  kerusakan) maupun kuratif (memperbaiki kerusakan). Preservasi preventif dilakukan dengan penyimpanan (pengaturan suhu dan kelembaban ruang simpan arsip, penaturan cahaya, dan lain- lain),  pengedalian  hama  secara  terpadu, reproduksi  (alih  media  arsip  ke  dalam format lain, termasuk format digital), dan perencanaan menghadapi bencana. Sementara itu, preservasi kuratif dilakukan  dengan  proses  deasidifikasi, laminasi, dan enkapsulasi.
Tahap  akhir  peengelolaan  arsip statis  adalah  akses,  yaitu  ketersediaan arsip  sebagai  hasil  dari  kewenangan hukum  dan  otorisasi  legal  serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan  arsip.  Menurut  Pearce- Moses (2005:2), akses adalah kemampuan untuk menemukan informasi yang relevan
melalui penggunaan  katalog,  indeks,  alat  temu kembali,  atau  alat  lainnya;  izin  untuk mencari  dan  mengambil  informasi  untuk digunakan  sebagai bahan konsultasi atau
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
referensi  dari  adanya  larangan  yang ditetapkan  secara  hukum  mengenai privasi,  kerahasiaan,  dan  keamanan;  dan pengambilan  informasi  dari  media penyimpanan.  Sementara  itu  menurut Griffin  (2009:5),  akses  adalah  hak, kesempatan  atau  cara  menemukan, menggunakan atau mengambil informasi.
Peraturan  Pemerintah  nomor  28 tahun  2012  menyebutkan  bahwa  akses arsip  statis  dilaksanakan  dalam  rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan  publik.  Akses  arsip  statis untuk  kepentingan  pengguna  arsip dijamin  oleh  lembaga  kearsipan.  Akses arsip statis dilaksanakan dengan mempertimbangkan:
(1) prinsip keutuhan,  keamanan,  dan  keselamatan arsip statis; dan (2) sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Untuk menjamin kepentingan akses, lembaga kearsipan
menyediakan prasarana  dan  sarana  akses  arsip  statis. Arsip  UGM  wajib  menyediakan  arsip sebagai sumber informasi bagi masyarakat,  termasuk  bagi  sivitas akademika.  Sivitas  akademika  di  UGM memiliki  latar  belakang  yang  beragam, seperti  dosen,  peneliti,  mahasiswa,  dan tenaga  kependidikan.  Tidak  sedikit  dari mereka  menggunakan  arsip  dalam berbagai  keperluan.  Sementara  itu,  UGM telah  lahir  sejak  tahun  1949,  sehingga dipastikan arsip statis yang dikelola oleh Arsip  UGM  tentulah  sangat  banyak jumlah  dan  perihalnya.  Dua  hal  tersebut menuntut  Arsip  UGM  untuk  dapat menyediakan  informasi  khazanah  arsip yang  dimilikinya  kepada  khalayak.  Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh Arsip UGM adalah dengan menerbitkan naskah sumber arsip.
Naskah  sumber  arsip  merupakan sebuah buku/cetakan yang berisi khazanah arsip yang memuat sekelompok  tema  tertentu,  yang  disusun dengan  tujuan  untuk  menunjukkan  atau mempublikasikan  khazanah  arsip  statis
kepada  masyarakat.  Kelompok  tema dapat  diambil  secara  umum  maupun spesifik.  Tema  umum  artinya  adalah sekelompok  tema  yang  umum  terjadi atau  terdapat  pada  berbagai  institusi, sedangkan  tema  spesifik  hanya  dimiliki oleh  institusi  tertentu.  Contoh  kelompok tema umum di lembaga perguruan tinggi antara  lain:  kuliah  kerja  nyata  (KKN), penerimaan  mahasiswa  baru,  prestasi- prestasi  sivitas  akademika,  infrstruktur, wisuda,  dies  natalis,  peristiwa-peristiwa bersejarah  universitas,  dan  sebagainya. Sedangkan  contoh  tema  spesifik  di  UGM adalah ketokohan Prof. Sardjito, penganugerahan gelar Hamengkubuwono IX Awards, Wanagama, dan sebagainya. Penyusunan naskah sumber merupakan  tugas  arsiparis.  Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang diperoleh  melalui  pendidikan  formal dan/atau  pendidikan  dan  pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan  tanggung  jawab  melaksanakan kegiatan kearsipan.
Oleh karena penyusunan  naskah  sumber  tidak sekedar pekerjaan teknis, dalam melaksanakan
tugasnya, arsiparis dituntut  untuk  memiliki  kemampuan intelektual  yang  sama  bagusnya  dengan kemampuan teknikal. Kemampuan- kemampuan intelektual dalam penyusunan  naskah  sumber  antara  lain: (1) Melakukan identifikasi dan penilaian, (2)  Melakukan  penelusuran  referensi sesuai  tema,  (3)  Melakukan  penulisan draf,  dan  (4)  Melakukan  editing  draf. Sementara  itu  kemampuan  teknikal terlihat  pada  kegiatan  pemindaian  dan menilai  hasil  pindaian  serta  menyusun tata letak naskah sumber.
Saat ini Arsip UGM tekah menyusun enam  seri  naskah  sumber  arsip.  Dengan disusunnya  naskah  sumber  tersebut diharapkan dapat merangsang user untuk memanfaatkan khazanah arsip statis yang dikelola  oleh  Arsip  UGM.  Berikut  naskah sumber  yang  pernah  diterbitkan  oleh
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...

## Arsip UGM: 1.  UGM di Forum Internasional
Naskah  sumber  seri  pertama  yang berjudul “ UGM di Forum
Internasional ” ini  bercerita  bahwa sejak  didirikan  pada  tahun  1949, sivitas  akademika  UGM  telah banyak  terlibat  dalam  forum internasional.  Naskah  sumber  ini disusun  dari  kumpulan  khazanah berupa  foto  dan  arsip  tekstual. Naskah  sumber  ini  disusun  tahun 2011.  Naskah  sumber  ini  dibagi  ke dalam tiga sub judul, yaitu: a.  Peran  UGM  dalam  Forum Internasional b.  Prestasi  UGM  dalam  Forum Internasional
c.  Peran  lembaga  Internasional dalam Pengembangan UGM 2.  Prosesi  Penerimaan  Mahasiswa Baru Universitas Gadjah Mada 1950 – 2001
Naskah  Sumber  Seri  2  yang  berjudul “ Prosesi  Penerimaan  Mahasiswa  Baru Universitas  Gadjah  Mada 1950 - 2012” ini  berisi  tentang  ragam  penerimaan mahasiswa  baru  sejak  UGM  berdiri hngga  tahun  2012.  Selain  sebagai memori,  naskah  sumber  ini  mengajak kepada user untuk  menemukan  nilai- nilai historis dari berbagai penyelenggaraan penerimaan mahasiswa baru yang sangat beragam. Naskah sumber ini dibagi ke dalam 11 periode berdasarkan masa kerektoran, yaitu: a.  Masa  kerektoran  Prof.  Dr.  M. Sardjito (1949-1961)
b.  Masa  kerektoran  Prof.  Dr.  Ir. Herman Johannes (1961-1966)
c.  Masa kerektoran drg. M. Nazir Alwi (1966-1967)
d.  Masa  kerektoran  Prof.  Soepojo
Padmodiputro, M.A. e.  Masa  kerektoran  Prof.  Dr.  Soeroso H. Prawirohardjo f.  Masa kerektoran Prof. Dr. Soekdaji Ranuwihardjo, M.A. g.  Masa  kerektoran  Prof.  Dr.  Teuku Jacob h.  Masa kerektoran Prof. Dr. Koesnadi Hardjasoemantri
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
i.  Masa kerektoran Prof. Dr. Mochammad Adnan, M.Sc. j.  Masa kerektoran Prof.  Dr. Soekanto Reksohadiprodjo, M.Com., dan
k.  Masa  kerektoran  Prof.  Dr.  Ichlasul Amal, M.A.
3.  Pemilihan Rektor UGM dari Masa ke Masa 1950 – 2012
Naskah  sumber  seri  3  berjudul “ Pemilihan  Rektor  UGM  dari  Masa ke
Masa 1950 – 2012” yang diterbitkan  pada  tahun  2013 merupakan upaya Arsip UGM untuk menyebarluaskan  khazanah  arsip yang  dimiliki  Arsip  UGM  kepada publik  serta  nilai-nilai  historis perjalanan  pemilihan  rektor  UGM sejak  UGM  didirikan  sampai  tahun 2012.  Selama  itu,  UGM  telah melaksanakan  pemilihan  rektor sebanyak  14  kali.  Berbagai  hal berbau  demokrasi  terlihat  jelas melalui naskah sumber ini.
Transformasi nilai-nilai historis dan demokrasi
itu tidak hanya dimaksudkan  untuk  mengenang jasa  individu  tetapi  juga  nilai-nilai kejuangan  dari  semua  pihak  yang terlibat  dan  telah  menyumbangkan dharma  baktinya  untuk  kemajuan UGM.
Naskah  sumber  ini  dibagi  ke  dalam tiga periode. Periode pertama (1950
-1980)  berisi  tentang  personal  file Prof.  Dr.  M.  Sardjito,  Prof.  Dr.  Ir. Herman  Johannes,  Prof.  Drg.  M Nazir Alwi, Prof. Soepojo Padmodiputro,  M.A.,  Prof.  Dr. Soeroso  H.  Prawirohardjo,      dan Prof.  Dr.  Soekdaji  Ranuwihardjo, M.A.  Sementara  itu,  periode  ke  dua (1980-2000) berisi
tentang personal  file  Prof.  Dr.  Teuku  Jacob,
Prof. Dr. Koesnadi Hardjasoemantri, Prof.  Dr.  Mochammad  Adnan,  M.Sc., Prof. Dr. Soekanto Reksohadiprodjo, M.Com., dan Prof. Dr. Ichlasul Amal, M.A.  Sedangkan  periode  ke  tiga (2000-2012)  berisi  personal  file
Prof. Dr. Sofian Effendi, MPIA., Prof.
Ir.  Sudjarwadi,  M.Eng.,  Ph.D.,  dan Prof.  Dr.  Pratikno.  Selain  personal file, setiap periode juga menyuguhkan  berbagai  dokumen terkait pemilihan rektor di UGM. 4.  Kuliah Kerja Nyata UGM 1973 -2008
Naskah  Sumber  Seri  4  ini  tentang “ Kuliah  Kerja  Nyata  Universitas Gadjah Mada 1971 - 2008”,
merupakan  salah satu upaya untuk menyebarluaskan  khazanah  arsip yang  dimiliki  Arsip  UGM  kepada publik. Selain itu,  nilai-nilai historis perjalanan pengabdian insan akademika UGM kepada masyarakat,  terutama  di  pedesaan, juga  perlu  didesiminasikan  kepada publik.  Transformasi  nilai-nilai historis itu tidak hanya dimaksudkan  untuk  mengenang jasa  individu,  insan  akademika
UGM, tetapi juga nilai-nilai kejuangan  dari  semua  pihak  yang terlibat  dan telah  menyumbangkan dharma  baktinya  untuk  kemajuan UGM dan bangsa. Naskah  sumber  ini  diawali  dengan kisah Pengerahan Tenaga
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
Mahasiswa (PTM), Program Bimbingan  Massal  (Bimas)  di Institut Teknologi Bogor (IPB), dan Tenaga  Kerja  Sukarela  (TKS)  yang dikoordinir  oleh  Badan  Urusan Tenaga Sukarela Indonesia (BUTSI) yang  memberikan  bahan-bahan dan  informasi  bagi  Departemen  P dan  K/  Direktorat  Pendidikan Tinggi  untuk  mengembangkan kegiatan  pengabdian  masyarakat oleh mahasiswa secara menyeluruh untuk  semua  universitas/  institut negeri  yang  disebut  Kuliah  Kerja Nyata  (KKN).  Tahun  1976  Dirjend Dikti mengeluarkan Pedoman Pelaksanaan  KKN.  Dalam  pedoman tersebut  dijelaskan  bahwa  pada tahun 1973 KKN telah dilaksanakan oleh 10 universitas negeri kemudian tahun 1976 seluruh PTN telah melaksanakan KKN. PTM  menjadi  salah  satu  embrio KKN.  Salah  satu  tokoh  dan  pelaku PTM adalah Koesnadi Hardjasoemantri,  mahasiswa  UGM yang  kemudian  juga  pernah menjabat  sebagai  Rektor  UGM (1986-1990). Pengalamannya sebagai  pelaku  PTM  menjadi  bekal untuk  merumuskan  KKN.  Prof.  Dr. Koesnadi  Hardjasoemantri,  S.H., ML. mendapatkan Anugerah
Perintis  Kuliah  Kerja  Nyata  dari pemerintah  atas  jasanya  sebagai pencetus  program  pengabdian mahasiswa  lewat  KKN  sehingga Beliau  dijuluki  sebagai  Bapak Kuliah Kerja Nyata. Peraturan  yang  mengatur  tentang penyelenggaraan KKN di UGM yaitu SK  Rektor  No.  28  Tahuun  1976 menjelaskan  bahwa  KKN  dapat memberikan  manfaat  kepada  :  (1)
Masyarakat  dan  Negara,  YAITU mendapat bantuan tenaga mahasiswa sebagai penunjang dalam rangka akselerasi pembangunan; (2) Perguruan Tinggi/UGM, yaitu mendapat
umpan  balik  berupa  masalah  dan bahan pemikiran guna meningkatkan kualitas dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi;  dan  (3)  Mahasiswa,  yaitu mendapat  pengalaman  langsung berpartisipasi dalam pembangunan yang  dapt  mendewasakan  diri dalam segala hal. Sejarah  perkembangan  KKN  dalam Pedoman KKN Tematik Kontekstual UGM  tahun  2006  menjelaskan bahwa  KKN  melalui  berbagai  fase/ periode perkembangan yaitu : a.  periode Perintisan (1971-1976) b.  Periode Peralihan (1977-1979) c.  Periode  Pemantapan  (1979- 1990)
d.  Periode  Pengembangan  (1990- 1997) e.  Periode  Transformasi  (1998- 2005) f.  Periode KKN Tematik Kontekstual (sejak 2006) 5.  Perjalanan kelembagaan Universitas  Gadjah  Mada  1946- 1977
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
Naskah  sumber  ini  menyajikan  hasil penelusuran  tentang  perkembangan kelembagaan  UGM  sejak  tahun  1946 hingga  tahun  1977.  Pengambilan periode  tahun  ini  didasarkan  pada suatu pertimbangan bahwa tahun 1946 merupakan  tahun  pendirian  Badan Perguruan  Tinggi  Gadjah  Mada  (BPT Gadjah  Mada)  yang  merupakan  salah satu  embrio/cikal  bakal  UGM.  Tahun 1977  merupakan  tahun  terbitnya statuta kedua UGM yang menggantikan statuta pertama UGM yang terbit tahun 1950. Dengan demikian naskah sumber ini  berupaya  menyajikan  gambaran kelembagaan  UGM  dalam  satu periode yang dimulai sejak embrio UGM hingga terbitnya  statuta  kedua  UGM  tahun 1977.
Dalam penyusunannya, naskah sumber ini terbagi atas lima bab, yaitu: a.  Bab I. Rintisan pendirian UGM
b.  Bab II. Perkembangan kelembagaan UGM periode tahun 1950-1957 c.  Bab III. Perkembangan kelembagaan  UGM  periode  tahun 1958-1965 d.  Bab IV. Perkembangan kelembagaan  UGM  periode  tahun 1966-1973 e.  Bab V. Perkembangan kelembagaan UGM periode tahun 1974-1977 6.  Dies Natalis UGM Periode 1950-1995
Naskah  sumber  ini  secara  sepesifik bercerita  tentang  pelaksanaan  Dies Natalis  UGM  dari  masa  ke  masa. Naskah  sumber  ini  juga  becerita tentang  Universitas  Gadjah  Mada (UGM)  yang  didirikan  pada  masa perujangan. Pada tanggal 19 Desember 1948, terjadi penyerbuan oleh  penjajah  di  berbagai  daerah  di Indonesia,  termasuk  Yogyakarta. Padahal  pada  waktu  itu  para pemerhati  pendidikan  di  Indonesia sedang bersemangat untuk mengembangkan  pendidikan  di Indonesia melalui rencana pendirian perguruan  tinggi.  Oleh  sebab  itu, konsentrasi dalam bidang pendidikan  terpecah  dengan  aksi melawan penjajah. Dalam  rangka  mengingat  masa perjuangan  tersebut,  para  pejuang pendidikan  di  Indonesia  bersepakat bahwa satu tahun setelah penyerbuan  itu,  tepatnya  pada  19 Desember  1949,  dijadikan  hari lahirnya  Universitas  Gadjah  Mada. Dalam  perkembangannya,  UGM memperingati  hari  lahirnya  setiap tanggal tersebut. Pada awal berdirinya, UGM memperingati Dies Natalisnya dengan laporan-laporan perkembangan  universitas,  yaitu mengenai  perkembangan  jumlah mahasiswa,  penyediaan  gedung  dan sarana kuliah, alat-alat laboratorium,  rumah  sakit,  sarana olah  raga,  dan  perkembangan jumlah  tenaga  pengajar.  Seiring perkembangannya, UGM memperingati  kegiatan  Dies  Natalis dengan berbagai kegiatan olah raga, seminar akademik, pemberian penghargaan kepada insan berpresetasi,  dan  kegiatan-kegiatan lainnya.  Dalam  penyusunannya, naskah  sumber  ini  dibagi  ke  dalam sembilan  periode,  yaitu  periode 1950-1955,  1956-1960,  1961-1965,
Strategi Publikasi Arsip Kepada Masyarakat Melalui Naskah Sumber Arsip...
1966-1970, 1971-1975, 1976-1980, 1981-1985,  1986-1990,  dan  1990- 1995.

## KESIMPULAN
Saat ini keberadaan Arsip Universitas  sangat  vital  dalam  rangka penyelenggaraan  kearsipan  di  perguruan tinggi.  Tanpa  adanya  Arsip  Universitas, rasa-rasanya konsep
archival administration tidak  akan  dapat  berjalan sebagaimana  mestinya.  Arsip  Universitas mengemban  tugas  yang  penting,  yaitu selain  mengakuisisi,  mengolah,  dan merawat arsip,
Arsip Universitas hendaknya mampu menyajikan khazanah arsipnya  agar  dapat  berdaya  guna  bagi masyarakat.
Salah  satu  upaya  yang  dapat dilakukan dalam rangka publikasi khazanah  kearsipan  adalah  dengan penerbitan  naskah  sumber.  Hingga  saat ini  masih  banyak  tema-tema  menarik yang  dapat  disusun  menjadi  naskah sumber  arsip.  Oleh  karena  itu,  arsiparis hendaknya  mengembangkan  potensinya untuk tidak sekedar menata arsip, namun juga  melayani  publik  melalui  penerbitan naskah sumber arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
Griffin,  Andrew,  dkk.  2009. Glosary  of Terms . London: International Records Management Trust.
Maher,  W.J.  1992. The  Management  of College  and  University  Archives . Metuchen, N.J.: The Scarecrow Press
Kennedy, J., & Schauder, C. 1998. Records Management:  A  Guide  to  Corporate Record  Keeping  (2nd  ed).  South Melbourne: Longman
Lundgren,  Terry  (and)  Lundgren,  C.A. 1989. Records  Management  in  the Compuer Age . Boston: Ken Publishing
Pearce-Moses,  R.  2005. A  Glosary  of Archival  and  records  Therminology . Chicago:  Society  of  American Archivists
Peraturan  Pemerintah  nomor  28  tahun 2012  tentang  Pelaksanaan  Undang- undang  nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan
Ricks,  M  &  Gow,  K.  1988. Information
Resources  Management.  A  Records System  Approach.  2nd  edition. Cincinnati: South-Western Publishing Sulistyo-Basuki.  2005. Kamus  Istilah
Kearsipan , Yogyakarta: Kanisius The Society of American Archivists. 1979. Guidelines for College and University
Archives. Taken  from:  https:// babel.hathitrust.org pada 27 Oktober 2017 Undang-undang  nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan
Walne, Peter. 1998. Dictionary of archival therminology . New York: KG Saur www.arsip.ugm.ac.id  diakses  pada  26 Desember 2017