## PEMBANGUNAN APLIKASI PERSEDIAAN BERAS BULOG PADA KANTOR LURAH PARAK LAWEH PULAU AIE NAN XX  KOTA PADANG
Anisya*
*Dosen Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri  Institut Teknologi Padang Jl. Gajah Mada, Kandis nanggalo, Padang

## Abstract
In  Parak  Laweh  Pulau  Aie  Nan  XX  has  activity  what  is  distribution  government  rice  for  peoples  who depend  of    in  this  activity  .  Purpose  of  this  researches  are  help  out  especially  Aisyiyah’s  Hospital  in  care-in- patient  e-data  processing  with  building  a  information  system  using  PHP  programming  language  and  MySQL Databases.
Keywords : Inventory, Visual Basic, MySQL

## 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Salah  satu  bukti  dunia  saat  ini  telah  dikuasai oleh teknologi adalah berupa kemudahan dalam melakukan  pekerjaan  dengan  bantuan  sebuah perangkat  yang  sering  kita  kenal  dengan komputer. Diawali dengan kegiatan pengolahan data  dalam  bentuk  lembaran  kerja  dan  sistem file, sampai kepada manfaatnya untuk pertukaran  data  antar  komputer  atau  jaringan komputer pada ruang yang sama, antar gedung, Negara atau benua yang dikenal dengan istilah “internet”.  Begitu  juga  pada  Kantor  Lurah Parak  Laweh  Pulau  Aie  Nan  XX  Padang, belum memanfaatkan teknolgi komputer dengan  baik  dan  optimal,  terutama  dalam penyediaan  informasi  tentang  persediaan  beras bulog.  Selama  informasi  tentang  persediaan
beras  bulog  pada  kelurahan  tersebut  masih disediakan  dalam  bentuk  manualisasi.  Bila  hal diatas  dapat  dilaksanakan  dan  dikembangkan secara  efisien,  maka  perkembangan  serta kinerja  instansi  akan  tercapai  dengan  baik. Namun  demikian  semua  itu  terkendali  dalam pengolahan  data  yang  sistematis,  cepat  dan akurat. Berdasarkan uraian diatas dan didorong oleh  keinginan  untuk  mengangkat  masalah  ini pada sebuah penelitian.
Sedangkan  manfaat  yang  diharapkan  dari program ini antara lain :
a. Sebagai  media  alternatif  dalam  penyampaian informasi  persediaan  beras  bulog  yang berbasiskan  bahasa  pemrograman  Visual Basic  6.0  untuk  end  user,  terutama  bagi mereka yang memiliki mobilitas yang tinggi.
b. Memudahkan  pihak  yang  berwenang  pada aktivitas  ini  dalam  melakukan  pekerjaannya berupa  penghitungan  jumlah  item  yang masuk dan yang telah keluar.
c. Memberikan informasi yang cepat dan akurat kepada pengguna sistem informasi.
1.2 Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian  ini  dibatasi  pada  masalah yang  terbatas  hanya  pada  hal-hal  yang berkaitan  dengan  pendistribusian  beras  bulog yang dimulai dari pendaftaran warga, pengambilan  jumlah  beras  hingga  perhitungan persediaan  beras  dan  pada  pembuatan  sistem tersebut  penulis  terfokus  pada  penggunaan bahasa  pemrograman  visual  basic  6.0  dan database MySQL.

## 2. Tinjauan Pustaka
2.1 Pengertian  Sistem Ada  dua  kelompok  pendekatan  didalam mendefenisikan sistem yaitu yang menekankan pada  prosedurnya  dan  menekankan  komponen dan  elemennya.  Penekanan  sistem  yang  lebih menekankan pada prosedure yang dikemukakan  oleh  Jerry  Fitzgerald,  Ardra  F
Fitzgerald dan Warnen D. Stallings (Fundamental of System Analysis), mendefenisikan sebagai berikut:
“suatu  prosedure  adalah  suatu  urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis),biasanya melibatkan  beberapa  orang  di  dalam  satu  atau lebih  departemen  yang  diterapkan  untuk menjamin  penanganan  yang  seragam  dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.

## 2.2 Pengertian Sistem Informasi
“sistem  informasi  adalah  suatu  sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan  pihak-pihak  luar  tertentu  dengan laporan-laporan  yang  diperlukan”  (Jogiyanto H.M,2005).
Dengan  demikian  informasi  didapat dari sistem informasi (information system) atau disebut  juga  dengan  processing  sistem  atau information processing atau information generation  system.  Dalam  arti  yang  sangat luas,  istilah  sistem  informasi  yang  sering digunakan  merujuk  kepada  interaksi  antara orang,  proses  algoritmik,  data,  dan  teknologi. Dalam  pengertian  ini,  istilah  ini  digunakan untuk  merujuk  tidak  hanya  pada  penggunaan organisasi Teknologi
Informasi dan
Komunikasi  (TIK),  tetapi  juga  untuk  cara  di mana  orang  berinteraksi  dengan  teknologi  ini
dalam  mendukung  proses  bisnis”  ( Kroenke,  D M. (2008).

## 2.3 Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan suatu aplikasi pemograman yang dirilis oleh pihak Microsoft dengan nama lengkap adalah Microsoft Visual Studio.  Secara  umum  struktur  program  Visual Basic 6.0 terdiri dari dua bagian, yaitu :

## 2.3.1 Bagian Deklarasi Program
Bagian ini merupakan bagian peletakan  semua  deklarasi  data  yang  akan digunakan.  Kata  cadangan  yang  merupakan bagian  dari  deklarasi    adalah dim,  public, private, static, const dan type.
a. Deklarasi Dim ( Dimension )
Pendeklarasian  dengan  pernyataan  Dim berlaku pada pemrograman modul, program dan sub-program.
Bentuk penulisan deklarasi Dim adalah ; Dim nama_variabel As Tipe_data b. Deklarasi Public
Public  merupakan  pernyataan  level  modul, artinya  pernyataan  ini  pada  dasarnya dideklarasikan pada sebuah modul.
Public nama_variabel As Type _data.
c. Deklarasi Private
Private  menyatakan  bahwa  semua  variabel yang  dideklarasikan  oleh  pernyataan  ini berlaku secara khusus ( private ).
Private nama_variabel As tipe_data d. Deklarasi Static
Static sering  digunakan  untuk  menjaga suatu  variabel  atau  nilai  agar  tidak  berubah selama program tidak dijalankan. pernyataan static merupakan  pernyataan level sub_program.
Static nama_variabel As Tipe_data
d. Deklarasi Const (Constanta)
Deklarasi konstanta dipakai untuk
memberikan  harga  konstan  pada  suatu variabel.
Const merupakan  pernyataan  level  modul, artinya  pernyataan  ini  pada  dasarnya dideklarasikan pada modul.
Public/Private Const nama_variabel  As tipe_variabel As tipe_data = ekspresi_variabel. e. Deklarasi Type Deklarasi type dipakai untuk mendefnisikan type data terdefinisi, dimana type data dapat mengandung  satu  atau  lebih  dari  satu type data.  Pernyataan Type sering  dipadukan dengan Public atau Private.
Bentuk penulisan deklarasi Type adalah : Private/Public Type nama_variabel Nama_elemen (Var_subscript) As type_data End Type

## 2.4 MySQL
MySQL  adalah  sebuah  implementasi dari  sistem  manajemen  basisdata  relasional (RDBMS)yang  didistribusikan  secara  gratis dibawah  lisensi  GPL(General  Public  License). MySQL  telah  umum  dipakai  oleh  semua kalangan  mulai  dari  pemula  sampai  para pengembang  aplikasi  yang  memakai  basisdata sebagai  penunjang  aplikasinya  dikarnakan disamping pemakainya secara gratis, penggunaan  perintah  yang  mudah  dimengerti, juga  kemudahan  dalam  pemakaian  basisdata msql ini.
3. Analisa dan Hasil

## 3.1.1  Analisa sistem yang sedang berjalan
Untuk  lebih  mengetahui  bagaimana Sistem Informasi Persediaan Beras Bulog yang sedang  berjalan  Pada  Kantor  Lurah  Parak Laweh  Pulau  Aie  Nan  XX  Kecamatan  Lubuk Begalung  maka  perlu  dilakukan  penganalisaan
lebih lanjut, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang permasalahan dan kendala  yang  terjadi.  Adapun  bentuk  aliran sistem  informasi  yang  sedang  berjalan  dapat dijelaskan sebagai berikut.
1.  Bulog  menyediakan  dan  mempersiapkan data  beras,  serta  bukti  penerimaan  dan menyerahkannya pada kantor lurah.
2.  Warga  mendatangi  kantor  lurah  yang bersangkutan dengan membawa kupon.
3.  Warga menyerahkan kupon tersebut kepada pegawai lurah yang bertugas dalam hal pengambilan beras.
4.  Pegawai  memeriksa  kupon  dan  persediaan beras secara manual.
5.  Jika  kupon  sudah  di  acc  pegawai melakukan pengambilan.
6.  Pegawai menyerahkan beras beserta
kuponnya kembali ke warga dan membuatkan sebuah bukti pengambilan.
7.  Bukti  yang  di  pegawai  lurah  tersebut direkap.
8.  Rekap  tadi  menghasilkan  sebuah  laporan pengambilan
9.  Laporan  pengambilan  tersebut  diserahkan kepada  Kepala  Lurah  untuk  diperiksa (ACC).
10.  Laporan ACC tersebut diserahkan kembali oleh  Kepala  Lurah  ke  pegawai  lurah  dan kepada Kepala Camat.

## 3.1.2 Analisa Desain Sistem yang Baru
Bagian  ini  merupakan  kerangka  dasar yang  ditunjukkan  sebagai  bahan  usulan  untuk mengembangkan sistem yang baru.Sistem baru ini akan memperbaiki kerja sistem pengolahan data  tanpa  menggangu  stabilitas  sistem.  Pada bagian  ini  entity  yang  terlibat  pada  Aliran Sistem  Informasi  (ASI)  Lama,  namun  cara pembagian kerja dirubah. Dalam hal ini penulis mencoba  membuat  suatu  sistem  baru  dari
pengembangan yang ada, berupa Aliran Sistem Informasi  (ASI)  Baru,  seperti  terlihat  pada gambar 3.2 berikut :
1.  Bulog  menyerahkan  data  beras  dan  bukti penerimaan  kepada  kantor  lurah  untuk ditandatangani sebagai bukti.
2.  Dari  kelurahan  menginput  data  beras sehingga  menghasilkan  laporan  barang masuk.
3.  Data  warga  terdapat  di  RT,  RW,  dan pegawai di keluarahan.
4.  Data  warga  yang  berada  di  pegawai kelurahan  diproses  untuk  menghasilkan laporan warga, RT, dan RW. Dimana hasil laporan  tersebut  direkap  menjadi  3 rangkap,  masing-masing untuk arsip untuk pegawai lurah, lurah, dan camat.
5.  Data  warga  yang  terdapat  pada  RW digunakan untuk pembuatan kupon.
6.  Kupon tersebut dibagikan kepada warga.
7.  Dalam pengambilan beras, warga menyerahkan  kupon  yang  telah  mereka terima kepada pegawai lurah.
8.  Pegawai  kelurahan  akan  mencek  data warga  tersebut  dan  stock  barang  yang tersedia.
9.  Setelah  di  ACC,  akan  terjadi  proses pengambilan barang, dan pegawai kelurahan akan mengeluarkan bukti pengeluaran barang
10.  Bukti  pengeluaran  barang  tersebut  direkap 2,  sebagai  arsip  pegawai  kelurahan,  dan masyarakat.
11.  Warga  yang  tidak  memiliki  kupon  bisa melakukan permintaan beras kepada pegawai kelurahan.
12.  Permintaan  tersebut  diproses,  sehingga menghasilkan faktur jual.
13.  Faktur  jual  tersebut  direkap  sebanyak  2, sebagai  arsip  pegawai  lurah  dan  yang  satu untuk  diberikan  kepada  warga  yang
bersangkutan.  Arsip  faktur  jual  yang  ada pada pagawai lurah berguna untuk laporan pengambilan dan laporan penjualan, laporan tersebut diproses untuk pembuatan laporan pengeluaran barang
14.  Dari  proses  tersebut  dihasilkan  laporan pengeluaran  barang  perbulan  dan  laporan pengeluaran  barang  pertahun.  Masing- masingnya  direkap,  satu  untuk  arsip pegawai  lurah,  dan  satunya  diserahkan kepada kelurahan.
15.  Dari  kedua  laporan  tersebut  di  ACC sehingga menghasilkan laporan pengeluaran  barang  per  bulan  dan  per tahun yang telah di ACC.
16.  Lapoan pengeluaran barang per bulan yang diperoleh direkap menjadi 2, satu diserahkan  kepada  pegawai  lurah,  dan satunya lagi diserahkan pada camat.
17.  Laporan  pengeluaran  barang  per  tahun yang  diperoleh  direkap  menjadi  3,  satu sebagai  arsip  dikelurahan,  satu  diserahkan kepada  pegawai  lurah,  dan  satunya  lagi diserahkan pada camat.
18.  Dari  faktur  jual  yang  telah  direkap  dapat diperoleh  informasi  stock,  informasi  stock tersebut  diproses  untuk  menginput  analisa EOQ,  sehingga  menghasilkan  informasi EOQ.
19.  Informasi EOQ tersebut direkap menjadi 2 rangkap,  satu  sebagai  arsip  untuk  pegawai lurah,  dan  satunya  lagi  diserahkan  kepada camat.

## 3.1.2.1 Context Diagram
Context Diagram merupakan gambaran dari  suatu  sistem  yang  terdapat  dalam organisasi  yang  menunjukkan  batasan  sistem, entity  luar  yang  berintegrasi  dengan  sistem secara  umum  mengalir  diantara  entity  dan sistem. Secara garis besar context diagram dari
sistem  informasi  persediaan  beras  bulog  dapat dilihat pada gambar 1 berikut :
0 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN WARGA PEGAWAI LURAH CAMAT LURAH KUPON KUPON(BUKTI PENGAMBILAN) + BERAS KUPON KUPON (BUKTI PENGAMBILAN) INF EOQ FAKTUR JUAL DATA WARGA PERMINTAAN BULOG RW DATA WARGA + RT DATA WARGA + RT + RW KUPON LAPORAN WARGA + RT+  RW LAPORAN PENGELUARAN BARANG / BULAN LAPORAN PENGELUARAN BARANG /TAHUN LAPORAN PENGELUARAN BARANG / BULAN ACC LAPORAN PENGELUARAN BARANG /TAHUN ACC LAPORAN PENGELUARAN BARANG / BULAN ACC LAPORAN PENGELUARAN BARANG /TAHUN ACC D A T A B E R A S + B U K T I P E N E R IM A A N B U K T I DATA BERAS LAPORAN PENGELUARAN BARANG / BULAN ACC LAPORAN PENGELUARAN BARANG /TAHUN ACC LAPORAN PENGELUARAN BARANG / BULAN LAPORAN PENGELUARAN BARANG /TAHUN LAPORAN WARGA + RT+  RW FAKTUR JUAL INF EOQ LAPORAN PENGELUARAN BARANG / BULAN ACC LAPORAN PENGELUARAN BARANG /TAHUN ACC RT DATA WARGA + RT DATA WARGA
Gambar 1. Context Diagram Persediaan Beras

## 3.1.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity  Relationship  Diagram  (ERD) merupakan  suatu  gambaran  yang  membentuk sebuah hubungan relasi logika antara data atau file-file  dari  program  aplikasi  yang  dirancang. Model  ERD  berisikan  komponen-komponen
entitas  dan  himpunan  relasi  yang  dilengkapi dengan  atribut-atribut  yang  mempersentasikan seluruh  fakta  yang  dapat  ditinjau.  Entity Relationship  Diagram  ini  dirancang  pada normalisasi sebelumnya, terdiri dari tiga entity yaitu :
Warga mempunyai RT RW mempunyai mempunyai melakukan Ambilpeserta mengambil Barangmasuk melakukan mempunyai eoq jual Kode_ba rang kbthnperthn B_simpan interval jml_pesan b_pesan tglambil no_kip jumlah_am bil stockakhir rw Nama_pas rt nama_krt no_kip alamat Jumlah_ art jumlah_jual tgljual nofaktur rw Ketua_rw rw Ketua_rw rt Kode_ba rang tglmasuk Jumlah_ masuk stockakhir
Gambar 2. AliranEntity Relationship Diagram (ERD) Persediaan Beras

## 3.1.2.3 Struktur Program
Struktur  program  akan  digambarkan untuk  membuat  spesifikasi  modul  program aplikasi.  Dalam  struktur  ini  terlihat  bahwa program  aplikasi  yang  dirancang  terdiri  atas beberapa modul program, modul ini
dirumuskan  sesuai  dengan  fungsinya  dan bukan berdasarkan ukuran dari program.
Untuk  lebih  jelasnya  struktur  program untuk  system  informasi  yang  dirancang  dapat dilihat pada gambar 3 dibawah ini :
MENU INPUT LAPORAN INPUT RT INPUT RW INPUT WARGA LAPORAN WARGA, RT ,RW LAPORAN PENGELUARAN PER BULAN EXIT KELUAR LAPORAN PENGELUARAN PER TAHUN Gambar 3 Struktur Program 3.1.2.4 Desain File
Setelah melakukan perancangan bentuk
output dan input, selanjutnya adalah merancang file-file yang dibutuhkan. Dari file-
file  tersebut  data  nantinya  akan  direkam kedalam media penyimpanan
dengan  sebuah  database.Database  tersebut terdiri dari 3 file yang saling berkaitan. Adapun disain  masing-masing  file  adalah  sebagai berikut :
1. File RW
Nama Database : persediaan Nama Tabel : RW Field kunci : rw Tabel 1 :  Desain File RW No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 rw Varchar 8 Rw 2 Ketua_rw  Varchar 20 Nama ketua RW 2. File RT Nama Database : persediaan Nama Tabel : RT Field kunci : rt Tabel 2 :  Desain File RT No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 rw Varchar 8 RW 2 rt Varchar 8 RT 3 Ketua_rt Varchar 20 Nama Ketua RT 3. File Warga Nama Database : persediaan Nama Tabel : Warga Field kunci : no kip Tabel 3 :  Desain File Warga No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 No_kip Varchar 15 No kartu identitas penerima 2 rw Varchar 8 rw 3 rt Varchar 8 rt 4 Nama_krt Varchar 20 Nama kartu 5 nama_pas Varchar 20 Nama pasangan 6 alamat varchar 25 alamat 7 Jumlah_art integer Jumlah anggota rumah tangga 4. File ambilpeserta Nama Database : persediaan Nama Tabel : ambil peserta Field kunci : tglambil Tabel 4 :  Desain File ambilpeserta No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 tglambil date - Tanggal ambil 2 No_kip varchar 15 Nomor kartu identitas 3 Jumlah_ambil double - Jumlah ambil 4 stockakhir double - Stock akhir 5. File barangmasuk Nama Database : persediaan Nama Tabel : barangmasuk Field kunci : tglmasuk Tabel 5 :  Desain File barangmasuk No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 Kode_barang Varchar 6 Kode barang
2 tglmasuk date - Tanggal masuk 3 Jumlah_masuk double - Jumah masuk 4 stockakhir double - Stock akhir 6. File eoq Nama Database : persediaan Nama Tabel : eoq Field kunci : kode_barang Tabel 6 :  Desain File eoq No Nama Field Tipe Ukur an Ket 1 Kode_barang Varchar 16 Kode barang 2 Kbthnperthn double - Kebutu han pertahu n 3 b_simpan double - Biaya simpan 4 B_pesan double - Biaya pesan 5 Jml_pesan integer - Jumlah pesan 6 interval integer - interval 7. File jual Nama Database : persediaan Nama Tabel : jual Field kunci : nofaktur Tabel 7 :  Desain File RT No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 nofaktur Varchar 10 Nomor faktur 2 tgljual date Tanggal jual 3 Jumlah_jual double Jumlah jual 4. Implementasi dan Pengujian
4.1 Implementasi  terhadap  sistem  yang telah dibangun
Pada sistem yang dibangun ini terdapat 6  form  input,  diantaranya  input  rt,  rw,  data warga,  barang  masuk,  transaksi jual,  dan  form pengambilan  peserta.  Berikut  contoh  tampilan dari form input barang masuk.
Gambar 4 Tampilan Form Input Barang

## Masuk
5. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang dilakukan  pada  kantor  Lurah  Pulau  Aia  Nan XX kota Padang, maka dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya:
Dengan  diterapkan  sistem  informasi untuk  persediaan  beras  bulog  ini  mampu menyajikan  laporan-laporan  yang  dibutuhkan, baik  itu  ditampilkan  ke  layar  monitor  maupun dalam bentuk hard berupa hasil print-out.

## Daftar Pustaka
Fathansyah, Ir. 2004. “ Basis Data ” . Bandung: Informatika.
Jogiyanto,  H.M,  2003.  “ Analisa  dan  Disain Sistem  Informasi  :  Sistem  Informasi, Pendekatan  Terstruktur,  Teori,  dan
Praktek Aplikasi Bisnis ”. Yogyakarta
: Andi Offset.
Kusumo,  Ario  Suryo.  2000. ”Buku  Latihan Microsoft Visual Basic 6.0” . Elex Media
Komputindo.
Kurniadi,  Adi.  1999. ”Pemrograman  Visual Basic” . Elex Media Komputindo.
Kurniawan,  Bagus.  2002. “Sistem  Informasi Manajemen  dengan  Visual  Basic  6.0” , Yogyakarta : Andi.
Divisi  Litbang  MACOMS.  2002. “Database
Visual Basic 6.0  dengan Crystal
Reports” . Yogyakarta :  Andi Offset. Wahana  Komputer  Semarang.  2001 . “Tip  & Trik  Pemrograman  Visual    Basic  6.0” . Yogyakarta : Andi. Pamungkas,  Ir.  2001.  “ Tip  &  Trik  Microsoft
Visual  Basic  6.0 ”.  Jakarta  :  PT.
Elexmedia Computindo.
M.  Agus  J.  Alam.  2000. “Manajemen
Database dengan Microsoft Visual Basic
6.0 Profesional” . Elex Media Komputindo. Wikipedia. Database . 2011. (Online).
(http://id.wikipedia.com/data_base.htm , diakses 15 Juli 2013).
Sinaga,  Masino. Koneksi  Database  VB  Mysql . (Online).
(http://masinosinaga.com/koneksi_vb.h tm, diakses  15 Juli 2013).
Bego,  VB. Crystal  Report  pada  VB. (Online). (http://vb-bego.net/vb_dan  _CR.html, diakses 15 Juli 2013).
NN. Filter  Data  Pada  CR  dari  VB .2011. (Online).
(http:/freevbcode.com, diakses 1 Juli 2013). Wikipedia. Visual Basic . (Online). (http://id.wikipedia.com/visual_basic.h tm, diakses 1 Juli 2013). Wikipedia. Crystal Report . Online). (http://id.wikipedia.com/cristal_Report. htm, diakses 1 Juli 2013).