## SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT PADA PT. SAWAH BESAR FARMA
Bellina Ananda 1) , Joko Sutrisno 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : bellina.ananda @gmail.com 1) , joko.sutrisno @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Sistem informasi persediaan obat merupakan sistem yang dibutuhkan dalam pengelolaan proses penyimpanan data dan pembuatan dokumen yang lebih akurat. Sehingga membantu perusahaan PT. SAWAH BESAR FARMA untuk bertukar informasi dan mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Permasalahan yang dihadapi PT. SAWAH BESAR FARMA selama ini adalah kurang efektif dan efesien informasi mengenai stok obat di cabang, tidak adanya surat pengembalian obat yang rusak ke supplier, tidak akuratnya informasi tentang pengiriman obat  antar   cabang   dan   pusat,  kurang   terperincinya  laporan   pemesanan  obat  yang   mengakibatkan   sulit mengetahui  obat  apa   saja   yang   telah   dipesan,   tidak   adanya   pencatatan   yang   terstruktur   dan   terintegrasi mengenai  obat  yang sering dipesan dan permasalahan lainnya. Tindakan yang diambil dalam penyelesaian masalah diatas yaitu dengan menggunakan metode – metode untuk penyelesaian masalah, memanfaatkan alat- alat bantu seperti Unifed Modeling Language (UML) dan model data.
Kata kunci: Persediaan, Obat, Persediaan Obat, Stok Obat
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang PT.   SAWAH   BESAR   FARMA   adalah perusahaan   yang   bergerak   dalam   bidang   distribusi farmasi,   konsumer   dan   produk-produk   kesehatan terkemuka di Indonesia. Teknologi Sistem Informasi berkembang cukup pesat dan sangat memungkinkan untuk bisa membantu suatu perusahaan untuk bisa mengolah data perusahaan menjadi lebih efektif dan efesien   melalui   teknologi   internet.   Beberapa permasalahan   yang   muncul   diantaranya   pertama, tidak   adanya   informasi   mengenai   stok   obat   di cabang.   Kedua,   tidak   adanya   surat   pengembalian obat yang rusak. Ketiga, tidak akuratnya informasi tentang   pengiriman   obat   antar   cabang   dan   pusat. Keempat,   tidak   adanya   laporan   pemesanan   obat yang   mengakibatkan   sulit   untuk   mengetahui   obat apa saja yang telah dipesan. Kelima, tidak adanya pencatatan   yang   terstruktur   dan   terintegrasi mengenai obat yang sering dipesan.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Pola Pikir
Pola   pikir   penelitian   didapatkan   dengan   cara menganalisa   masalah   yang   ada   pada society serta menganalisa   kebutuhan   apa   saja   yang   dibutuhkan untuk mengatasi masalah tersebut. Hal itu bertujuan untuk   mengetahui   masalah   apa   yang   terjadi,   apa yang   dibutuhkan,   bagaimana   cara   menyelesaikan masalah   tersebut   dan   menganalisa   kebutuhan perangkat lunak ( software ) maupun perangkat keras ( hardware ) apa saja yang nantinya dibutuhkan dalam penelitian tersebut.

## 2.2. Identifikasi Masalah
Tahap   awal   adalah   merumuskan   yang   akan dijadikan   sebagai   obyek   penelitian.   Perumusan masalah  dilakukan  dengan  terlebih  dahulu  melihat kondisi   aktual   di   lapangan.   Setelah   masalah dirumuskan langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan   dari   penelitian.   Tujuan   penelitian   ini merupakan sasaran yang nantinya ingin diwujudkan dari penyelesesaian permasalahan yang diteliti.

## 2.3. Kerangka Pemikiran
Beberapa   pendekatan   untuk   mendapatkan solusi pemecahan masalah, berikut adalah kerangka pemikiran untuk memecahkan masalah :
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 409
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Organisasi PT.   SAWAH   BESAR   FARMA   adalah perusahaan   yang   bergerak   dalam   bidang   distribusi farmasi,   konsumer   dan   produk-produk   kesehatan terkemuka   di   Indonesia.   Bersama   dengan   mitra bisnisnya   memiliki   komitmen   untuk   memenuhi kebutuhan   yang   unik   semua   jenis   outlet   seperti   : apotek,   rumah   sakit,   toko   obat,   toko   P&D   dan supermarket.   Untuk   menjalankan   bisnisnya perusahaan   ini   memerlukan   aplikasi   yang   bisa menekan biaya-biaya sehingga perusahaan ini bisa meningkatkan   pelayanan   kepada   konsumen   dan menjadikan keuntungan perusahaan meningkat. Visi dan Misi perusahaan ini adalah menjadi mitra bisnis yang terpercaya melalui pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan dan pabrik. Serta fokus pada penyebaran area distribusi, sistem manajemen yang efesien, dan mengikuti kemajuan teknologi dengan didukung   sumber   daya   manusia   yang   handal   dan terpercaya.

## 3.2. Struktur Organisasi
Struktur   organisasi  PT.   Sawah   Besar   Farma sebagai berikut :

## 3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Berikut adalah kegiatan-kegiatan dalam proses persediaan  obat  yang   digambarkan   dalam   dengan Activity Diagram : a. Proses Pemesanan Obat b. Proses Penerimaan Obat c. Proses Permintaan Obat d. Proses Pembuatan Laporan Gambar 2. Kerangka Pemikiran Direktur Andi  Hendrian APOTEKER PENANGGUNG JAWAB De PENANGGUNG JAWAB ALKES Vacant DEPARTMENT OPERATIONAL DEPARTMENT LOGISTIC Manager GA Salesman Driver Loper Kepala Gudang Kepala Sales Admin Kepala Bag. Pembelian Staf Gudang Admin Sales Staf Pembelian
Gambar 3. Struktur Organisasi PT. Sawah Besar Farma
Satf Gudang Kepala Gudang Supplier Menginformasikan stok barang kurang Meminta persetujuan Pemesanan barang Menerima informasi Pemesanan barang [ Setuju  ] [ T idak S etuju ] Menginformasikan Persetujuan z z Membuat Faktur Pemesanan Memberikan Faktur Pemesanan Menerima Faktur Pemesanan Gambar 4. Activity Proses Pemesanan Obat Supplier Staf Gudang Mengecek barang yang Dimint a [ Tidak Ada ] [ Ada ] Menyiapkan barang Mengirimkan Barang beserta Surat Jalan dan Faktur Menrima Barang Mengecek barang [ Tidak Sesuai ] [ Sesuai  ] Menerima barang Dan menandatangani Surat Jalan serta Faktur Mengembalikan Barang yang tidak sesuai z z Gambar 5. Activity Proses Penerimaan  Obat Cabang Staf G udang Mengiri mkan Surat Pesanan (PO) Mela lui email Kepala Gudang Menerima Surat Pesanan (PO) Meminta perse tu ju an Permin taan bar ang Men erima informasi Perset ujuan per mint aan barang Memberikan inf orm asi Persetuj ua n pe rmintaan barang [ setuj u  ] [ tidak setuju ] Menerima informas i Persetu jua n pe rmintaan barang Men gecek barang Meny iapkan barang Dan membuat faktur [ Ada  ] [  tidak  ada  ] Menginformasikan Stok barang ti da k t ersedia z z Mengiri mkan ba rang D an faktur Men erima barang D an fak tur Gambar 6. Activity Proses Permintaan Obat
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 410 3.4. Analisa Sistem Usulan a. Fishbone b. Use Case Diagram Use   case   mendeskripsikan   sebuah   interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi persediaan barang yang akan dibuat 1) Use Case Diagram Master 2) Use Case Diagram Transaksi
3) Use Case Diagram Laporan 3.5. Model Data a. Entity Relationship Diagram Berikut   adalah   Entity   Relationship   Diagram yang   dipakai   dalam   penelitian   sistem   informasi persediaan obat pada PT. Sawah Besar Farma : Staf Gudang Kepala Gudang Membuat laporan Lap. Permintaan barang Lap. Pengeluaran barang Lap. Stok Barang Menyerahkan laporan Menerima laporan Gambar 7. Activity Proses Pembuatan Laporan Gambar 8. Diagram Fishbone Entri Data Supplier Entri Data Rekening Entri Data Barang Entri Data cabang Staf Gudang Gambar 9. Use Case Diagram Master Cabang Staf Gudang Entri Data Penerimaan Barang Entri Data Pemesanan Barang Entri Data Retur Barang Entri Data Permintaan Barang Cetak Faktur Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi Staf Gudang Cetak Laporan Pemesanan Barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Stok Barang Cetak Laporan Jurnal Pengeluaran Kas Kepala Gudang Gambar 11. Use Case Diagram Laporan J urnal Rekening KdRekening NmRekening Posisi Faktur M N hasilkan Permintaan buat Cabang DetilPermintaan Barang Detilpenerimaan Penerimaan Keluar PO isi Ada Retur KdFaktur TglFaktur NoMinta M 1 KdFaktur NoMinta M 1 NoMinta TglMinta KdCabang KdBrg StokAwal Keterangan Kdcabang Nmcabang Alamat telpon Nominta Kdcabang M N Kdbrg Nmbrg Satuan Harga Lokasi stokawal Kdbrg Nominta J mlminta jmlkirim M 1 NoRetur TglRetur J mlRetur Keterangan M N Nonotasupplier Tglterima Kdsupplier nmsupplier Kdbrg nmbrg Supplier Kdsupplier Nmsupplier Alamat telpon terima M 1 Kdsupplier nonotasupplier NoRetur KdBrg NoNotaSupplier Kdbrg StokAwal J mlminta StokAkhir 1 M NOPO TglPo Nominta NOPO NoNotaSupplier M N NOPO KdBrg J mlPesan HargaPesan kdFaktur KdRekening NoJ urnal TglJ urnal Gambar 12. Entity Relationship Diagram

## b. Logical Record Structure
Berikut adalah struktur logical record strucure yang   dipakai   dalam   penelitian   sistem   informasi persediaan obat pada PT. Sawah Besar Farma :

## 3.6. Design GUI
a. Struktur Tampilan Berikut adalah gambar struktur tampilan menu utama : b. Rancangan Layar 1) Rancangan Layar Data Obat 2) Rancangan Layar Data Pemesanan Obat 3) Rancangan Layar Cetak Laporan Stok Obat

## 3.7. Sequence Diagram
Berikut adalah sequence diagram pada sistem informasi   persediaan  obat  pada   PT.  Sawah   Besar Farma : 1) Sequence Diagram Data Obat Supplier * KDSUPPLIER NMSUPPLIER ALAMAT TELPON Penerimaan * NONOTASUPPLIER TGLTERIMA * KDSUPPLIER NMSUPPLIER * KDBRG NMBRG PenerimaanDetail * NONOTASUPPLIER * KDBRG STOKAWAL JMLTERIMA STOKAKHIR Barang * KDBRG NMBRG SATUAN HARGA LOKASI STOKAWAL DetailPermintaan * NOMINTA * KDBRG JMLMINTA JMLKIRIM STATUS Permintaan * NOMINTA TGLMINTA * NOMINTA * KDCABANG * KDBRG * KDAKTUR STOKAWAL KETERANGAN Rekening * KDREKENING NMREKENING POSISI Cabang * KDCABANG NMCABANG ALAMAT TELPON KDSUPPLIER NONOTASUPPLIER KDBRG KDBRG KDBRG KDREKENING KDCABANG ISI * NOPO * KDBRG JMLPESAN HARGAPESAN NOPO PO * NOPO TGLPO * NONOTASUPPLIER NONOTASUPPLIER KDBRG Faktur * KDFAKTUR TGLFAKTUR * NOMINTA KDFAKTUR JURNAL * NOJURNAL TGLJURNAL * KDFAKTUR * NOREKENING KDFAKTUR Retur * NORETUR TGLRETUR * KDBRG JMLRETUR KETERANGAN KDBRG Gambar 13. Logical Record Structure ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT. SAWAH BESAR FARMA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK Master Transaksi Keluar Laporan Entri Data Supplier Entri Data Rekening Entri Data Barang Entri Data Cabang Entri Data Pemesanan Barang Entri Data Retur Barang Entri Data Penerimaan Pemesanan Barang Entri Data Permintaan Barang Cetak Faktur Cetak Laporan Pemesanan Barang Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Laporan Stok Barang Cetak Laporan Jurnal Pengeluaran Kas Gambar 14. Struktur Tampilan Gambar 15. Rancangan Layar Data Obat Gambar 16. Rancangan Layar Data Pemesanan Obat
Gambar 17. Rancangan Cetak Laporan Stok Obat
Staf Gudang FrmBarang Control Bar ang Barang Open () Input () Simpan  () Cari() Cari() Ubah() Hapus() Hapus() Simpan () Ubah() Autonumber() DisplayAutonumber( ) DisplayBarang() Ubah() Hapus() Batal() Batal() Keluar () Keluar( ) Bersih() GetBarang +1() Simpan () GetBarang  ()
2) Sequence Diagram Data Pemesanan Obat
3) Sequence Diagram Laporan Stok Obat
3.8. Class Diagram
Berikut   adalah   Class   Diagram  yang   dipakai dalam   penelitian   sistem   informasi   persediaan  obat pada PT. Sawah Besar Farma :

## 4. KESIMPULAN
Setelah   mempelajari   permasalahan   yang  ada dan   solusi   telah   diberikan   maka   dapat   ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a. mempermudah   melihat   stok   barang   di masing-masing cabang
b. mempermudah   proses   pemesanan   barang yang telah dipesan ke supplier.
c. mempermudah   merekam   pesanan   dan meminimalisir kesalahan pengiriman barang
d. mempermudah   merekam   pesanan   barang dari masing-masing cabang

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajani. 2015, Database Design: Case Study All In One . Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
[2] Satzinger., et. Al., 2012, System Analysis & Design in Changing World 5th Edition . Boston,MA, United States of America
[3] Sutabri,   Tata.,   2012, Konsep   Sistem   Informasi . Yogyakarta: ANDI
[4] Sukamto,   Rosa  Ariani   dan   M.   Salahuddin.,   2013 Rekayasa   Perangkat   Lunak   Terstruktur   dan Berorientasi Objek . Bandung
[5] Yakub.,   2012, Pengantar   Sistem   Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu
[6] Yasin.,   2012, Rekayasa   Perangkat   Lunak Berorientasi Objek . Jakarta: Mitra Wacana Media
[7] Daryanto,   2011, Sari   Kuliah   Manajemen Pemasaran, Bandung,   PT   Sarana   Tutorial  Nurani Sejahtera.
[8] Isa,   Irwan,   2012, Reenginering   Sistem   Informasi , Yogyakarta, Graha Ilmu.
[9] Khadijah,   2011, Sistem   Informasi   Akutansi , Yogyakarta, Graha Ilmu.
[10] Manengkey,   Natasya,   2014, Analisis   Sistem Pengendalian   Intern   Persediaan   Barang   Dagang
Staf Gudang FrmPO Control PO PO ISI Barang Open () getAllPO() getAllPO() DisplayAllPO() Cari () getPO() getPO() DisplayPO() getISI() Isi_data () Generate_number () Generate_number () DisplayNumber() DisplayDate() getSPH() DisplayAllSPH() Loop Add_row() getBarang() DisplayBarang() HitungTotal() getBarang() getStokBarang() Simpan() Simpan() Simpan() SimpanDetail() Hapus() Hapus() HapusDetail() Cetak() Keluar() Keluar() Cetak() Gambar 19. Sequence Diagram Data Pemesanan Obat Staf Gudang FrmLaporan StokBarang ControlLap StokBarang LapStokBarang Open () InputPeriodeAwal () Cetak() Open () Cetak() DisplayFormLap StokBarang () InputPeriodeAwal () InputPeriodeAkhir () InputPeriodeAkhir () ShowLapStokBarang () GetLapStokBarang() Keluar() Keluar() Permintaan PengeluaranBrg Barang GetPermintaan() GetPengeluaranBrg() GetBarang() Gambar 20. Sequence Diagram Laporan Stok Obat Supplier * KDSUPPLIER NMSUPPLIER ALAMAT TELPON +getsupplier() +generate_number() +getsupplier() +simpan() +ubah() +hapus() 1 1..* Penerimaan * NONOTASUPPLIER TGLTERIMA * KDSUPPLIER NMSUPPLIER ALAMAT * KDBRG NMBRG +getallpenerimaan () +getpenerimaan() +gener ate _number() +getsupplier() +simpan() +hapus () PenerimaanDetail * NONOTASUPPLIER * KDBRG STOKAWAL JMLTERIMA STOKAKHIR +getpenerimaandetail() +simpandetail() +hapusdetail() 1..* 1..* Barang * KDBRG NMBRG SATUAN HARGA LOKASI STOKAWAL +getallbarang() +gener ate_num ber() +getbarang() +getstokbarang() +simpan() +hapus() ISI * NOPO * KDBRG JMLPESAN HARGAPESAN +getdataisi() +getdatabarang() +simpandetail() +hapusdetail() PO * NOPO TGLPO * NOTERIMA +getdatapo() +simpandetail() +hapusdetail() 1..* 1 1..* 1..* Permintaan * NOMINTA TGLMINTA * KDCABANG * KDBRG * KDFAKTUR STOKAWAL KETERANGAN +getaallpermintaan() +getpermintaan() +generate_number() +getcabang() +simpan() +hapus() PermintaanDetail * NOMINTA * KDBRG JMLMINTA JMLKIRIM STATUS +getdatapermintaan() +simpandetail() +hapusdetail() 1..* 1..* Retur * NORETUR TGLRETUR * KDBRG JMLRETUR KETERANGAN +getallretur() +getretur() +gener ate_num ber() +getbarang() +simpan() +hapus() 1..* 1 Cabang * KDCABANG NMCABANG ALAMAT TELPON +getallcabang() +generate_number() +getcabang() +simpan() +ubah() +hapus() 1..* 1 Faktur * KDFAKTUR TGLFAKTUR * NOMINTA +getallFaktur() +getFaktur +generate_number() +getpe rmintaan() +simpan() +hapus() 1..* 1 Rekening * KDREKENING NMREKENING POSISI +getallrekening() +generate_number() +getrekening() +simpan() +hapus() Jurnal * NOJURNAL TGLJURNAL * KDFAKTUR * KDREKENING +getjurnal() +getpengeluaran() +getrekening() +simpan() +hapus() 1..* 1..* Gambar 21. Class Diagram
Dan   Penerapan  Akutansi   Pada   PT.   Cahaya   Mtra Alkes , Manado, Jurnal EMBA, Vol. 2, ISSN 2303- 1174.
[11] Pranggono, Ndaru Mardi & Irawati, Tri & Laksito YS,  Wawan, Sistem Informasi   Persediaan Barang Secara   Multiuser   Pada   Apotik   Kinasih   Bulu Sukoharjo   Dengan   Metode   Rata-rata   Bergerak , Surakarta, Jurnal Ilmiah SINUS, ISSN 1693-1173