Vol. 2 No.1 ( September 2022 )
ISSN 2808-1587
Pena Jangkar
http://jurnal.amnus-bjm.ac.id/index.php/pena-jangkar
ANALISIS ALUR  KERJA DAN DOKUMEN PADA BIDANG KEAGENAN DI PT. JALA TRANS SINERGI
Bambang Fry 1, Irnita Rosaria Santi 2

## Akademi Maritim Nusantara Banjarmasin, Indonesia
Info Artikel ________________ Diterima 28/07/2022 Disetujui 15/07/2022 Dipublikasikan 05/09/2022 ________________ Keywords: Workflows, documents and agencies. _____________ ___

## Abstrak
Perusahaan pelayaran yang menyediakan pelayanan keagenan kapal harus dapat melaksanakan  tugas-tugasnya  dengan  baik  dan  benar.  Disini  agen  bertindak sebagai pihak yang mewakili pemilik kapal dalam mempersiapkan segala sesuatu agar  kegiatan  kapal  selama  di  pelabuhan  dapat  berjalan  sesuai  dengan  rencana. Agen juga harus mempersiapkan fasilitas dan sebelum kapal tiba dan memastikan kegiatan  bongkar  muat  dapat  berjalan  dengan  baik  sehingga  dapat  memberikan pelayanan sepenuhnya terhadap kepentingan kapal selama di pelabuhan Pada  metode  penelititian  ini  adalah  metode  kualititatif,  dengan  tujuan  untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan, penulis melakukan  melakukan langkah-langkah  dalam  mengumpulkan  data  melalui  Data  Primer  yang  mana Data primer adalah data yang diperoleh dengan melakukan wawancara langsung pada karyawan dan dokumentasi PT. Jala Trans Siner, Sungai danau Hasil pembahasan Alur Latter of appoitment adalah surat penunjuk keagenan yang dikeluarkan oleh pemilik kapal yang ditujukan kepada agen yang ditunjuk.(Sambil menunggu  kapal  datang).  Serta  menyiapkan  beberapa  langkah-langlah  sesuai ketentuan  yang  berlaku,  Kemudian  agen  menuju  ke  kantor  Syahbandar  dan membawa  beserta  surat-surat  atau  dokemen-dokumen  yang  di  kumpulkan  tadi untuk  mengurus  atau  membuat  SPB  (surat  persetujuan  berlayar).  Dan  setelah surat SPB di terbitkan oleh Syahbandar dan diserahkan ke agen maka kapal siap untuk di berangkatkan.

## Abstract
Shipping companies that provide ship agency services must be able to carry out their duties properly  and  correctly.  Here  the  agent  acts  as  a  party  representing  the  ship  owner  in preparing  everything  so  that  the  ship's  activities  while  in  port  can  go  according  to  plan. Agents  must  also  prepare  facilities  and  before  the  ship  arrives  and  ensure  loading  and unloading activities can run well so that they can provide full service to the interests of the ship while in port.
In this research method is a qualitative method, with the aim of obtaining the necessary data and information, the authors carry out steps in collecting data through Primary Data where primary  data  is  data  obtained  by  conducting  direct  interviews  with  employees  and documentation of PT. Trans Siner Mesh, River lake.
The result of the discussion of the Latter of Appoitment Flow is an agency appointment letter issued  by  the  ship  owner  addressed  to  the  appointed  agent.  (While  waiting  for  the  ship  to arrive). And prepare some steps according to applicable regulations, then the agent goes to the harbormaster's office and brings along the letters or documents that were collected earlier to take care of or make an SPB (sailing approval letter). And after the SPB letter is issued by the Syahbandar and submitted to the agent, the ship is ready to be dispatched.
© 2022 Akademi Maritim Nusantara Banjarmasin ISSN 2808-1587

## PENDAHULUAN
Transportasi  laut  mempunyai  peranan  yang  sangat  penting  di  negara Indonesia.  Armada  angkutan  laut  yang mendukung  dapat  meningkatkan  persatuan dan  kesatuan  bangsa,  dimana  Indonesia  merupakan  negara  kepulauan  terbesar  di dunia. Jasa angkutan laut tersebut dapat mendorong terjadinya perpindahan barang dan  manusia  antar  pulau  sehingga  membantu  kelangsungan  kehidupan  dan meningkatkan perekonomian masyarakat Indonesia.
Alat  transportasi  laut  memiliki  nilai  lebih  dibandingkan  alat  transportasi lainnya. Hal ini dikarenakan jasa angkutan laut dapat digunakan untuk mengangkut penumpang,  barang,  dan  hewan  dengan  kapasitas/daya  angkut  yang  sangat  besar. Selain itu ongkos angkut yang dikenakan juga paling murah, terjangkau, serta aman. Hal ini menjadikan alat transportasi laut mempunyai prospek yang sangat baik untuk pengangkutan  barang.  Setiap  angkutan  laut  yang  berlayar  pasti  akan  singgah  di pelabuhan untuk melakukan pemuatan atau pembongkaran barang, serta embarkasi dan  debarkasi  penumpang.  Disini  diatur  rencana  kedatangan/keberangkatan  kapal dan  juga  segala  keperluan  yang  dibutuhkan  oleh  kapal.  Namun  tidak  semua  kapal memiliki  cabang  di  pelabuhan  yang  akan  disinggahinya.  Sehingga  pemilik  kapal harus menunjuk salah satu perusahaan pelayaran yang berada di pelabuhan tertentu untuk  melayani  segala  keperluan  kapal  selama  berada  di  pelabuhan  tersebut.
Kegiatan pelayanan tersebut dinamakan pelayanan keagenan kapal.
Perusahaan  pelayaran  yang  menyediakan  pelayanan  keagenan  kapal  harus dapat   melaksanakan  tugas-tugasnya dengan  baik dan  benar. Disini  agen  bertindak sebagai  pihak  yang  mewakili  pemilik  kapal  dalam  mempersiapkan  segala  sesuatu agar kegiatan kapal selama di pelabuhan dapat berjalan sesuai dengan rencana. Agen juga harus mempersiapkan fasilitas dan sebelum kapal tiba dan memastikan kegiatan bongkar  muat  dapat  berjalan  dengan  baik  sehingga  dapat  memberikan  pelayanan sepenuhnya  terhadap  kepentingan  kapal  selama  di  pelabuhan.  Sesuai Teori keagenan  berusaha  untuk  menjawab  masalah  keagenan  yang  terjadi  karena pihak – pihak  yang  saling  bekerja  sama  mempunyai  tujuan  yang  berbeda. Teori  keagenan  (  agency  theory  )  ditekankan  untuk  mengatasi  dua permasalahan  yang  dapat  terjadi  dalam  hubungan  keagenan  (  Eisenhardt, 1989 dalam Ernati 2009).
Pihak keagenan bersiap  melakukan proses pekerjaan penanganan Dokumen keagenan mengurus surat-surat di syahbandar sampai proses selesai kapal berangkat,

## Bambang Fry dan Irnita Rosaria Santi / Pena Jangkar
Bila  pelaksanaan  kegiatan  keagenan  kapal  dinilai  baik  dan  dianggap  sesuai  dengan kebutuhan para pelanggan dan memberi fasilita pelayana yang sangat baik dan tepat waktu,  maka  terbuka  kemungkinan  para  pelanggan  akan  tetap  menunjuk  agen tersebut  melayani  kapal  yang  dioperasikan    pelanggan  pada  kunjungan-kunjungan berikutnya.
Menurut  E.  Kosim  (1988;  33)  jika  diasumsikan  dokumen  itu  merupakan sumber  data  tertulis,  maka  terbagi  dalam  dua  kategori  yaitu  sumber  resmi  dan  tak resmi.  Sumber  resmi  merupakan  dokumen  yang  dibuat/dikeluarkan  oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan  sumber  resmi  informal.  Sumber  tidak  resmi,  merupakan  dokumen  yang dibuat/dikeluarkan  oleh  individu  tidak  atas  nama  lembaga.  Ada  dua  bentuk  yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

## METODE PENELITIAN
Pada metode penelititian ini adalah metode kualititatif, dengan tujuan untuk mendapatkan  data  dan  informasi  yang  diperlukan,  penulis  melakukan    melakukan langkah-langkah dalam mengumpulkan data melalui Data Primer yang mana Data primer  adalah  data  yang  diperoleh  dengan  melakukan  wawancara  langsung  pada karyawan  dan  dokumentasi  PT.  Jala  Trans  Siner,  Sungai  danau.  Selian  itu,  pada Data  Sekunder,  yang  merupakan  divisi  operasional  dan  dokumentasi  berupa  data bulanan  dan  dokumen  yang  berisikan  kinerja  alur  penanganan  dokumen  di keagenan.  Dilanjutkan  dengan    metode  pengumpulan  data  yang  digunakan diantaranya  Wawancara  untuk  memperoleh  data  dengan  mengajukan  beberapa pertanyaan kepada responden dalam hal ini adalah karyawan yang terlibat langsung dalam kinerja operasional pelayanan dokumen keagenan kapal, dan Observasi yaitu pengamatan secara langsung terutama pengamatan tentang alur dokumen mulai dari pelayanan  kapal,  prosedur  dokumen  kapal,  terakhir  adalah  Memperoleh  data-data melalui studi kepustakaan yaitu berupa jurnal, buku acuan dan media cetak lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. DESKRIPSI SEJARAH PT. JALA TRANS SINERGI
PT. Jala Trans Sinergi merupakan Perusahaan swasta lokal PT. Jala Trans Sinergi berdiri tahun 2003 (nama sebelumnya PT. Panca prima prakarsa) yang menjadi  fokus  khususnya  bagi  agen  pengiriman  umum  dan  memiliki  pengalaman

## Bambang Fry dan Irnita Rosaria Santi / Pena Jangkar
dalam menyediakan rangkaian lengkap Liner Agency, umum atau Agen Pelabuhan lokal,  bongkar  muat  dan  Layanan  Transfer  Kru  tetapi  tidak  terbatas  pada menawarkan  dukungan  lain  yang  telah  dipenuhi  Persyaratan  Industri  Perkapalan Sebagai  fokus  khusus  dalam  pengiriman  layanan  agensi  yang  dirancang  untuk bertemu  meningkatnya  permintaan  untuk  layanan  agen  itu  melebihi  harapan tradisional.    menawarkan  layanan  nilai  tambah  dengan  fokus  khusus  kebutuhan pelanggan. Klien kami biasanya perusahaan-perusahaan yang menuntut tingkat yang lebih tinggi layanan untuk memenuhi tinggi mereka sendiri standar internal.
PT.  Jala  Trans  Sinergi  sebagai  agen  umum,  kami  bangga  Terkait  dengan kapal  anda  dari  nominasi,  melalui  pelabuhan,  dan  panjang  setelah  perahu  layar. Layanan agen kami tersedia 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, kami siap melayani yang terbaik dengan dukungan bertanggung jawab dan staf berkualifikasi yang tahu persis caranya  dan  kemana  harus memobilisasi  bantuan  situasi.  sebagai  kedatangan kapal  di  Indonesia  dan  Tersimin  itermermasi  frekuensi,  ukuran  dan  biaya,  kapal pemilik  /  penyewa  diperlukan  jangkauan  layanan  yang  lebih  besar  di  pelabuhan untuk  memastikan  kapal  mereka  dalam  keadaan  baik  layanan  dan  berbalik  dalam waktu yang tepat. PT. Jala Trans Sinergi adalah agen yang ditunjuk untuk beberapa pemilik  /  kapal  charterer  yang  berukuran  besar  jumlah  aktivitas  di  wilayah kalimantan  untuk  bongkar  muat  batubara  kargo  untuk  ekspor  dan  atau  lokal konsumsi.  Perwakilan  Agen  Penyewa/Memiliki  :  hadir  sebagai  penyewa  /  Pemilik agen yang ditunjuk tidak hanya untuk tujuan pelabuhan kapal gerakan, tetapi untuk memastikan  perlindungan  penyewa  /  Pemilik  kepentingan  dan  untuk  mempercepat operasi kargo dan meminimalkan demurrage.

## B. HASIL PEMBAHASAN PADA ALUR  KERJA KEAGENAN
Berikut ini proses kerja keagenan di PT. Jala Trans Sinergi yaitu :
1.      Latter  of  appoitment  adalah  surat  penunjuk  keagenan  yang  dikeluarkan  oleh pemilik kapal yang ditujukan kepada agen yang ditunjuk.
(Sambil menunggu kapal datang).
2.    Setelah agen ditunjuk oleh pemilik kapal, agen melakukan :
a.     melaporkan kedatangan kapal ke Syahbandar Clearin in
b.   setelah kapal tiba dan sandar di pelabuhan,
3.          setelah itu dari  pihak  agen membuat  surat permohonan untuk melajutkan  ke kantor kesehatan karantina. Pihak agen beserta kesehatan karantina menuju ke kapal untuk mencek crew kapal dan beserta surat-surat crew di kapal

## Bambang Fry dan Irnita Rosaria Santi / Pena Jangkar
a.    setelah  di  cek  oleh  pihak  karantina,  dan  kapal  beserta  crewnya  tersebut dinyatakan sehat, lalu dari kesehatan mengeluaran surat sehat
4.  Setelah itu kapal siap bongkar muar di jetty dan menunggu proses bongkar muat sampai selesai
5.   Setelah itu dari pihak shipper atau pemilik batu membuat dokumen batu untuk di kasihkan ke pihak agen,
a.      Pada  agen  pelayaran  pun  mempersiapkan  untuk  mengumpulkan  semua dokumen-dokumen  atau  surat-surat  dari  dari  syahbandar  maupaun  kesehatan karantina maupun dari owner atau pemilik batu
6.   Pada saat kapal mau berangkat berlayar membawa batubara maka di cek lagi lah crew-crew  kapal  dengan  karantina  kesehatan  untuk  di  keluarkannya  surat persetujuan berlayar karantina kesehatan
7.    Setelah  di  cek  oleh  pihak  karantina,  dan  kapal  beserta  crewnya  tersebut dinyatakan sehat (laik laut) maka tugas agen selanjutnya yaitu mengurus  Clearance Out kapal di Syahbandar.
8.  Kemudian agen menuju ke kantor Syahbandar dan membawa beserta surat-surat atau  dokemen-dokumen  yang  di  kumpulkan  tadi  untuk  mengurus  atau  membuat SPB (surat persetujuan berlayar). Dan setelah surat SPB di terbitkan oleh Syahbandar dan diserahkan ke agen maka kapal siap untuk di berangkatkan.

## C. DESKIRPISI  DOKUMEN KEAGENAN
Salah  satu  tugas  keagenan  kapal  adalah  berkaitan  dengan  pengurusan  dokumen  , baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan. Berikut ini dokumen pelayaran yang umumnya digunakan meageni kapal dari kapal datang sampai kapal berangkat: 1. Clearin in / pembritahuan kedatangan kapal
Clearin  in  adalah  surat/dokumen  yang  di  mana  sudah  di  sahkan  oleh  pihak syahbandar untuk supaya kapal bisa bersandar di jetty atau pelabuhan atau memer 2. Certificate of pratique/ Cop / sertefikat izin karantin
Certificate of pratique merupakan dokumen kesehatan karantina yang di mana surat ini  sudah  di  keluarkan  apabila  kapal  datang  tim  kesehatan  karantina   mencek  atau memeriksa di crew-crew di atas kapal maupaun surat-surat
3. Sipting / proses sandar dan muat
Shipping merupakan dokumen yang dibuat oleh agen pelayaran dan di sah kan oleh syahbnadar , sipting ini merupakan proses sandar dan muat kapal di jetty
4. Doc cargo / Dokumen batu atau surat batu

## Bambang Fry dan Irnita Rosaria Santi / Pena Jangkar
Dokumen  batu  ini  adalah  yang terbitkan  oleh  shipper  atau  pemilik  barang  yang tujuan dokumen ini bukti pembayaran jumblah muatan pemilik barang yang di mana nanti di bawa ke syahbnadar untuk pembuktian atau di sahkannya dokumen ini 5. Port  Health  Quarantine  Clearen  /Phqc /  surat  persetujuan  berlayar  karantina kesehatan
Port  Health  Quarantine Clearen dokumen karantina kesehatan keberangkatan kapal dan  di  mana  kapal  mau  berangkat  crew-crew  atau  surat-surat  tersebut  di  nyatakan sehat  atau  lengkap  dan  di  mana  setelah  itu  tim  kesehatan  karantina  bisa mengeluarakan surat persetujuan berlayar karantina
6. Clearin out / proses pengurusan kapal untuk berlayar
Clearin  out ini  adalah  dokumen  yang  di  sahkan  atau  di  terbitkan  oleh  pihak syahbandar  yang  di  mana  surat  ini  di  keluarkan  apabila  dokumen-dokumen  atau surat-surat di nyatakan lengkap maka kapal siap berangkat dan berlayar

## SIMPULAN
1.    Agen merupakan perusahaan jasa yang menangani proses dalam kegiatan atau aktifitas  kapal  di  pelabuhan.  Mulai  dari  dokumen,  sertifikat,  surat-surat  kapal serta pembayaran biaya operasional.
2.      Agen di bagi menjadi 3 yaitu general agen, cabang agen dan sub agen. yang memiliki tugas dan fungsinya masing-masing.
3.     Proses kerja di keagenan dilakukan secara berurutan atau terstruktur guna untuk mempermudah dalam pengurusan dokumen-dokumen yang terkait.
4.      Peran agen sangat penting karena untuk memperlancar kegiatan dan aktifitas kapal di pelabuhan.

## DAFTAR PUSTAKA
Eisenhardt (1998) Agency Theory: An Assesment and Review. Academy of management  Review, 14, hal 57-74
Kosim, E. 1988. Metode Sejarah; Asas dan Proses. Bandung: Jurusan Sejarah UNPAD (untuk kalangan sendiri)