## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE
PADA SEKOLAH TINGGI ANALIS BAKTI ASIH BANDUNG
Tubagus Riko Rivanthio, S.Kom., M.Kom.
Dosen Prodi Manajemen Informatika
Politeknik LP3I Bandung
Email: riko_rivanthio@yahoo.com
Abstrak: Sistem Informasi Akademik merupakan suatu sistem yang dapat mengelola data  kegiatan  sivitas  akademik  suatu  perguruan  tinggi.  Pengelolaan  data  tersebut  akan menghasilkan informasi yang berguna baik untuk mahasiswa, dosen maupun lembaga itu sendiri.  Namun  tidak  semua  perguruan  tinggi  sudah  menerapkan  sistem  informasi akademik. Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung merupakan perguruan tinggi yang belum memiliki sistem informasi akademik dalam mengelola kegiatan perkuliahannya. Dalam  mengelola  kegiatan  akademiknya,  Sekolah  Tinggi  Analis  Bakti  Asih  Bandung masih  menggunakan  aplikasi  office  yang  bebasis  offline.  Sehingga  untuk  mengatasi masalah  tersebut,  maka  peranan  sistem  informasi  akademik  sangat  dibutuhkan  oleh Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung. Dengan adanya sistem informasi akademik diharapkan bagian akademik Sekolah Tinggi Analis Bakti Bandung dapat meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa, dosen maupun orang tua mahasiswa.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Akademik, Pengelolaan Data

## 1. Pendahuluan

## 1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem Informasi Akademik merupakan suatu sistem yang dapat mengelola data kegiatan sivitas akademik suatu  perguruan tinggi.  Pengelolaan data tersebut  akan  menghasilkan informasi  yang  berguna  baik  untuk  mahasiswa,  dosen  maupun  lembaga  itu  sendiri. Contohnya  adalah  pengelolaan  data  nilai  mahasiswa,  data  jadwal  kuliah,  pembagian dosen wali, merekap kehadiran mahasiswa, menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa, dan lain sebagainya yang berhubungan kegiatan perkuliahan.
Sistem Informasi Akademik bukan hanya bermanfaat untuk mahasiswa dan dosen saja, namun bermanfaat juga bagi orang tua mahasiswa agar dapat mengetahui perkembangan belajar mahasiswa. Hal ini disebabkan karena saat ini banyak lembaga perguruan tinggi yang sudah menerapkan sistem informasi akademiknya berbasis online , sehingga orang tua mahasiswa dengan mudah mengakses sistem  informasi akademik  yang dibuat oleh perguruan tinggi. Selain untuk keperluan mahasiswa, dosen, dan orang tua, namun sistem informasi  akdemik  juga  bermanfaat  bagi  lembaga  itu  sendiri.  Dengan  adanya  sistem informasi  akademik  maka  lembaga  dengan  mudah  mengevaluasi  hasil  penerapan kurikulum  yang  diberikan  kepada  mahasiswa  dalam  menghasilkan  lulusan  yang berkompeten sesuai dengan harapan dunia kerja.
Namun  tidak  semua  perguruan  tinggi  sudah  menerapkan  sistem  informasi  akademik. Sekolah  Tinggi  Analis  Bakti  Asih  Bandung  merupakan  perguruan  tinggi  yang  belum memiliki sistem informasi akademik dalam mengelola kegiatan perkuliahannya. Dalam
mengelola  kegiatan  akademiknya,  Sekolah  Tinggi  Analis  Bakti  Asih  Bandung  masih menggunakan  aplikasi  office  yang  bebasis  offline,  sehingga  bagian  akademi  sering mengalami  kesulitan  dalam  mengelola  kegiatan  akademiknya.  Begitu  pula  dengan mahasiswa yang kesulitan dalam melihat nilai dan Indek Prestasi yang telah mereka raih.
Sehingga untuk  mengatasi  masalah tersebut,  maka peranan sistem informasi  akademik sangat  dibutuhkan  oleh  Sekolah  Tinggi  Analis  Bakti  Asih  Bandung.  Dengan  adanya sistem  informasi  akademik  diharapkan  bagian  akademik  Sekolah  Tinggi  Analis  Bakti Bandung  dapat  meningkatkan  pelayanan  tehadap  mahasiswa,  dosen  maupun  orang  tua mahasiswa.

## 1.2 Rumusan Masalah
Dalam latar belakang telah diuraikan bahwa Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung belum memiliki Sistem Informasi Akademik sehingga kesulitan dan keterlambatan dalam melakukan pelayanan terhadap mahasiswa, dosen maupun orang tua mahasiswa. Maka dari itu dibutuhkan perancangan untuk pembuatan sistem informasi akademik. Beberapa masalah yang akan muncul dalam perancangan adalah :
a. Bagaimana sistem akademik yang berjalan pada Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung?
b. Bagaimana sistem informasi akademik yang diusulkan untuk Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung?

## 2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi Akademik
a. Sistem
Sistem  adalah  suatu  rangkaian  yang  terdiri  dari  dua  atau  lebih  komponen  yang  saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dimana sistem biasanya terbagi dalam sub system yang lebih kecil yang mendukung system yang lebih besar. Romney  dan  Steinbart  (2015:3)
Sedangkan menurut Mulyadi(2016:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur  yang  dibuat menurut  pola  yang  terpadu  untuk  melaksanakan  kegiatan pokok perusahaan.
b. Informasi
Menurut  Gellinas  and  Dull  (2012:12)  informasi  merupakan  data  yang  disajikan  dalam suatu bentuk yang berguna terhadap aktifitas pengambilan keputusan. Ada  beberapa  karakteristik informasi yang berkualitas, yaitu:
1) Effectiveness : berkaitan dengan informasi yang relevan dan berkaitan dengan proses  bisnis  yang  di  sampaikan  dengan  tepat waktu,  benar, konsistem dan dapat digunakan.
2) Efficiency  informasi  yang  berkaitan  melalui  penyediaan  informasi  secara optimal terhadap penggunaan sumber daya.
3) Confidentiality : karakteristik informasi yang berkaitan  dengan keakuratan dan kelengkapan  informasi  serta  validitasnya  sesuai  dengan  nilai-nilai  bisnis  dan harapan.
4) Integrity : karakteristik informasi yang berkaitan dengan perlindungan terhadap informasi yang sensitif dari pengungkapan yang tidak sah.
5) Availability :  suatu  karakteristik  informasi  yang  berkaitan  dengan informasi yang  tersedia  pada  saat  diperlukan  oleh  proses  bisnis  baik sekarang,  maupun di  masa  mendatang,  hal  ini  juga  menyangkut perlindungan  sumber  daya yang  diperlukan  dan  kemampuan  yang terkait.
6) Compliance :  yaitu  karakteristik  informasi  yang  berkaitan  dengan mematuhi peraturan  dan  perjanjian  kontrak  dimana  proses  bisnis merupakan  subjek nya  berupa  kriteria  bisnis  secara internal  maupun eksternal.
7) Reliability : karakteristik informasi yang berkaitan dengan penyediaan informasi yang  tepat  bagi  manajemen  untuk  mengoperasikan    entitas  dan  menjalankan tanggung jawab serta tata kelola pemerintahan.
c. Sistem Informasi
Menurut Gelinas dan Dull (2012:12) Sistem Informasi adalah sistem yang   dibuat   secara umum      berdasarkan      seperangkat      komputer      dan  komponen    manual    yang    dapat dikumpulkan,  disimpan  dan  diolah  untuk menyediakan output kepada user. Berikut ciri-ciri sistem informasi menurut Ardana dan Lukman :
1) Satu Kesatuan: Satu-Kesatuan organisasi,
2) Bagian-Bagian: ada manajemen, karyawan, pemangku kepentingan (stakeholder)  lainnya,  gedung  kantor,  sub-sistem  komputer  (perangkat  keras, perangkat  lunak,  perangkat  jaringan,  sumber  dayamanusia,  basis  data  dan informasi).
3) Terjalin erat: tercermin  dalm bentuk hubungan, interaksi, prosedur kerja antar manajemen,
4) Mencapai tujuan: menghasilkan informasi yang berkualitas bagi manajemen dan pemangku kepentingan lainnya.
d. Sistem Informasi Akademik
Menurut  Amarusu  (2013),    pengertian    sistem    informasi    akademik    adalah  :  Sistem secara  khusus  dirancang  untuk  memenuhi  kebutuhan  perguruan  tinggi  yang menginginkan  layanan  pendidikan  yang  terkomputerisasi  untuk  meningkatkan kinerja, kualitas  pelayanan,  daya  saing  dan  kualitas  SDM yang  dihasilkannya.Secara singkat sistem  informasi  akademik  dapat  diartikan  aplikasi  untuk  membantu  memudahkan pengelolaan data-data dan informasi yang berkaitan dengan instansi pendidikan.

## 2.2 UML
a. Definisi UML
Unified  Modeling  Language  (UML)  adalah  salah  satu  standar  bahasa  yang  banyak digunakan  di  dunia  industri  untuk  mendefinisikan  requirement,  membuat  analisis  dan desain,  serta  menggambarkan  arsitektur  dalam  pemrograman  berorientasi  objek.  UML merupakan  bahasa  visual  untuk  pemodelan  dan  komunikasi  mengenai  sebuah  sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.
UML  muncul  karena  adanya  kebutuhan  pemodelan  visual  untuk  menspesifikasikan, menggambarkan,  membangun,  dan  dokumentasi  dari  sistem  perangkat  lunak.      UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek (Rosa A.S dan M. Shalahudin, 2014:133).
b. Use Case Diagram
Rosa  dan  M.  Shalahudin  (2014:155),  use  case  atau  diagram  use  case  merupakan pemodelan  untuk  kelakuan  (behavior)  sistem  informasi  yang  akan  dibuat.  Use  case mendeskripsikan sebuah  interaksi  antara satu  atau lebih aktor dengan sistem  informasi yang  akan  dibuat.  Secara  kasar,  use  case  digunakan  untuk  mengetahui  fungsi  apa  saja yang  ada  di  dalam  sebuah  sistem  informasi  dan  siapa  saja  yang  berhak  menggunakan fungsi-fungsi itu.
Tabel 1. Simbol Use Case Diagram
c. Actvity Diagram
Rosa  dan  M.  Shalahudin  (2014:161),  diagram  aktivitas  atau  activity  diagram menggambarkan  workflow  (aliran  kerja)  atau  aktivitas  dari  sebuah  sebuah  sistem  atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu di perhatikan disini adalah  bahwa  diagram  aktivitas  menggambarkan  aktivitas  sistem  bukan  apa  yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
Tabel 2. Simbol Activity Diagram
d. Class Diagram
Rosa dan M. Shalahudin (2014:141), diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.  Kelas  memiliki  apa  yang  disebut  atribut  dan  method  atau  operasi.  Berikut penjelasan atribut dan method :
1) Atribut merupakan variable-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas.
2) Operasi atau method adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
Tabel 3.  Simbol Class Diagram
e. Sequence Diagram
Rosa  dan  M.  Shalahudin  (2014:165),  diagram  sekuen  menggambarkan  kelakuan  objek pada  use  case  dengan  mendeskripsikan  waktu  hidup  objek  dengan  massage  yang dikirimkan  dan  diterima  antar  objek.  Oleh  karena  itu  untuk  menggambarkan  diagram sekuen  maka  harus  diketahui  objek-objek  yang  terlibat  dalam  sebuah  use  case  beserta metode-metode  yang  dimiliki  kelas  yang  diinstansiasi  menjadi  objek  itu.  Membuat diagram  sekuen  juga  dibutuhkan  untuk  melihat  skenario  yang  ada  pada  use  case. Banyaknya diagram sekuen yang harus digambar adalah minimal sebanyak pendefinisian
use  case  yang  memiliki  proses  sendiri  atau  yang  penting  semua  use  case  yang  telah didefinisikan  interaksi  jalannya  pesan  sudah  dicakup  dalam  diagram  sekuen  sehingga semakin banyak use case yang didefinisikan maka diagram sekuen yang harus dibuat juga semakin banyak.
Tabel 4. Simbol Sequence Diagram

## 3. Pembahasan

## 3.1 Sistem Akademik yang berjalan
Sistem informasi yang sedang berjalan pada Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung belum sepenuhnya menggunakan komputerisasi dalam mengolah dan menampilkan data. Pada saat ini pengolahannya belum menggunakan sistem informasi, masih menggunakan
aplikasi excel untuk mengolah datanya. Berikut ini adalah  sistem yang sedang berjalan pada Sekolah Tinggi Analis Bakti Asih Bandung.
1. Sistem KRS
a. Sistem  pengisian  krs  masih  menggunakan  manual,  yaitu  mengisi  lembar Formulir Rencana Studi (FRS), setelah
b. Setelah  FRS  diisi  kemudian  diperiksa  oleh  Dosen  wali  untuk  kesesuaian persyaratan pengambilan mata kuliah yang telah diberlakukan, dan dosen wali menandatangani FRS yang telah diisi oleh mahasiswa
c. Kemudian FRS yang telah ditandatangani oleh dosen wali tersebut diberikan ke BAAK untuk diinput ke file Excel
d. Setelah itu BAAK membuat dan mencetak KRS untuk mahasiswa.
Adapun proses sistem KRS bisa dilihat digambar 1.

## Gambar 1. Diagram Aktivitas KRS
2. Sistem Pembuatan Jadwal Perkuliahan
a. BAAK  merekap  data  KRS  mahasiswa  dan  mengkonfirmasi  jadwal  kesiapan dosen untuk mengajar mata kuliah.
b. Setelah mendapatkan data jumlah kelas dan konfirmasi jadwal kesiapan mengajar dosen, BAAK membuat jadwal perkuliahan.
c. Kemudian  BAAK  mencetak  jadwal  yang  sudah  dibuat  dan  mensosialisasikan jadwal tersebut ke dosen dan mahasiswa.
d. Selain mencetak jadwal, BAAK juga mencetak Berita Acara dan Lembar Kehadiran Mahasiswa.
Adapun proses sistem Pembuatan Jadwal Perkuliahan bisa dilihat digambar 2.
Gambar 2. Diagram Aktivitas Pembuatan Jadwal
3. Sistem Nilai Mahasiswa
a. Dosen merekap nilai mahasiswa
b. Kemudian dosen memberikan rekapan nilai tersebut ke BAAK
c. Rekapan nilai tersebut akan diinput oleh BAAK ke file Excel
d. Kemudian BAAK mencetak nilai mahasiswa setiap mata kuliah.
Adapun proses sistem nilai mahasiswa bisa dilihat digambar 3.

## Gambar 3. Diagram Aktivitas Input Nilai Mahasiswa

## 3.2 Sistem Akademik yang diusulkan

## 1. Diagram Use Case
Diagram  use  case  digunakan  untuk  menggambarkan  interaksi  antara  sistem  informasi akademik yang dibuat dengan aktor-aktor yang terlibat. Adapun diagram use case yang diusulkan adalah sebagai berikut dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Diagram Use Case Sistem Informasi Akademik yang diusulkan
Adapun tabel deskripsi use case yang diusulkan adalah sebagai berikut :

## Tabel 5. Tabel Deskripsi Use Case
NO NAMA USE CASE AKTOR DESKRIPSI 1 Kelola Data Mahasiswa, Dosen, Mata Kuliah, Jadwal BAAK Menginput, mengedit, dan menghapus data Mahasiswa, Dosen, Mata Kuliah, dan Jadwal 2 Membuat Jadwal Perkuliahan BAAK Membuat jadwal perkuliahan dengan menentukan mata kuliah dan dosen yang jadwalkan pada suatu semester, dan dapat mencetak Berita Acara Perkuliahan (BAP) serta mencetak lembar Kehadiran perkuliahan jika diperlukan 3 Mengisi KRS Mahasiswa Menentukan mata kuliah yang akan ditempuh pada suatu semester, dan mahasiswa dapat mencetak Kartu rencana Studi (KRS) 4 Mengesahkan KRS Dosen Wali Mengecek kesesuaian dan mengesahkan mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa 5 Mengisi Kehadiran Perkuliahan Dosen, Mahasiswa Mengisi kehadiran pada suatu jadwal perkuliahan 6 Input Nilai Dosen Mata Kuliah Menginput nilai mahasiswa sesuai mata kuliah yang diambil 7 Melihat Nilai Mahasiswa Melihat Nilai yang telah diinput oleh dosen dan bisa mencetak menjadi Kartu Hasil Studi 8 Login BAAK, Mahasiswa, Dosen Mata Kuliah, Dosen Wali Sebagai proses verifikasi bahwa user terdaftar pada sistem dan untuk mengakses sistem informasi akademik
2. Diagram Class
Class Diagram digunakan untuk menggambarkan kelas dan objek beserta relasinya pada sistem  informasi  akademik.  Adapun  class  diagram  pada  sistem  informasi  akademik adalah sebagai berikut dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Class Diagram Sistem Informasi Akademik
3. Diagram Sequence
a. Proses Login
Gambar 6. Sequence Diagram Proses Login
b. Input Data Dosen
Gambar 7. Sequence Diagram Proses Input Data Dosen
c. Input Data Mahasiswa
Gambar 8. Sequence Diagram Proses Input Data Mahasiswa
d. Input Mata Kuliah
Gambar 9. Sequence Diagram Proses Input Mata Kuliah
e. Input Data Jadwal
Gambar 10. Sequence Diagram Proses Input Data Jadwal
f. Membuat Pembuatan Jadwal Perkuliahan
Gambar 11. Sequence Diagram Proses Pembuatan Jadwal Perkuliahan
g. Input KRS
Gambar 12. Sequence Diagram Proses Input KRS
h. Mengisi Kehadiran pada Perkuliahan
Gambar 13. Sequence Diagram Proses Mengisi Kehadiran pada Perkuliahan
i. Input Nilai
Gambar 14. Sequence Diagram Proses Input Nilai
j. Melihat Nilai dan mencetak KHS
Gambar 15. Sequence Diagram Proses Melihat Nilai dan mencetak KHS
4. Kesimpulan
a. Sistem  akademik  yang  berjalan  pada  Sekolah  Tinggi  Analis  Bakti  belum menggunakan sistem informasi sehingga pelayanan terhadap mahasiswa, dosen, dan pihak yang terkait relatf kurang efektif dan efisien. Karena data-data proses akademik  disimpan  pada  file  yang  bersifat  offline,  sehingga  pihak  yang membutuhkan  data  tersebut  tidak  dapat  mengakses  langsung,  contohnya  nilai mahasiwa,  dimana  mahasisw  jika  ingin  melihat  nilai  harus  menunggu  petugas BAAK untuk mencetak daftar nilai mahasiswa.
b. Dengan adanya sistem informasi akademik, pelayanan BAAK terhadap dosen dan mahasiswa  dapat    dilakukan  secara  efektif  dan  efisien.  Dimana  Dosen  dapat mengisi langsung nilai mahasiswa secara online tanpa harus ke BAAK terlebih dahulu.  Sehingga  kesalahan  input  data  nilai  dapat  dicegah,  karena  dosen  lebih mengetahui  perkembangan  prestasi  mahasiswa.  Mahasiswa  dapat  melihat  nilai secara online. Begitu juga orang tua mahasiswa dengan adanya sistem informasi akademik  berbasis  website,  maka  orang  tua  bisa  melihat  langsung  nilai mahasiswa.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Amarusu. (2009). Sistem informasi Akadmik sekolah.Medan: Andi [2]   Gelinas, Ulrich & Dull , B. Richard, (2012). Accounting Information Systems,9 th ed. South Western Cengage Learning. 5191 Natorp Boulevard Mason, USA. P. 19.
[3]  Romney,  Marshall  B.,  dan  Paul  John  Steinbart.2015.Accounting  Information Systems, 13 th ed.England: Pearson Educational Limited.
[4]   Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi: Jakarta: Salemba Empat
[5]  Rosa.  A.S.,dan  Shalahuddin.  M,  Rekayasa  Perangkat  Lunak  ,  2 nd ed, Bandung:Informatika, 2014.