Avalaible online at : http://ejournal.insud.ac.id/index.php/mpi/index Volume 1, Nomor 2, Juli 2019
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI KESISWAAN DI MA IHYA’Ul ULUM GRESIK
Akidatul Izza 1) , Pusvyta Sari 2) Institut Pesantren Sunan Drajat Lamongan, Indonesia 1,2 Email: akidaizza@gmail.com 1 , pusvyta@insud.ac.id 2
Dikirim: 10  Januari 2019 | Direvisi:  06 April 2019 | Dipublikasikan: 31 Juli 2019
Abstract: The  aims  of  this  study  or  journal  is  to  describe  the  information management  system  at  MA  Ihya'ul  Ulum  Dukun  Gresik,  Indonesia  in managing  student  administration  data.  Research  data  collected  by participatory  observation,  in-depth  interviews  and  documentation  studies. The  results  of  this  study  indicate  that  MA  Ihya'ul  Ulum  Dukun  Gresik, Indonesia uses an open management information system ERD (Entity Reality Diagram) model. This model is in the form of making information processing diagrams,  storing  and  using  them  so  that  they  are  ready  to  be  accessed according to their needs. The implementation of this system is supported by internet connection, hardware and software that are well maintained. This system  has  flow  of  information  that  can  be  understood  very  easily.  The information management system is consistent and sustainable. The system need  optimal  supervision  by  headmaster  and  stakeholder,  regular maintenance,  and  awareness  and  skills  of  all  users  to  care  and  use  all equipment properly.
Keywords : Information; managemen; system; student; administration.

## Pendahuluan
Sekolah sebagai suatu organisasi yang dirancang untuk memberikan konstribusi dalam upaya meningkatkan  mutu  pendidikan  memiliki  peran  yang  strategis  untuk  membangun  sumber  daya manusia  yang  berkualitas.  Dalam  pengelolaan  lembaga  pendidikan,  pengelolaan  administrasi pendidikan yang baik sangat dibutuhkan.  Dari beberapa komponen dalam administrasi pendidikan administrasi kesiswaan memiliki peran yang amat penting. Sebab, seluruh kegiatan yang dilakukan dalam administrasi pendidikan berorientasi kepada kebutuhan peserta didik.
Untuk  mencapai  tujuan  pendidikan,  administrasi  kesiswaan  tidak  hanya  berdiri  sendiri. Administrasi  kesiswaan  memiliki  hubungan  yang  erat  dengan  administrasi  bidang  lainnya, diantaranya  administrasi  personel,  administrasi  kurikulum,  administrasi  sarana  dan  prasarana, administrasi organisasi dan administrasi hubungan sekolah dan masyarakat.
Hal itu juga disadari oleh pengelola MA. Ihyaul Ulum Gresik. Sebagai sebuah lembaga pendidikan formal, MA Ihyaul Ulum Gresik, berupaya memberikan berbagai layanan secara optimal  sesuai dengan  kebutuhan  kapasitas yang  dimiliki, termasuk untuk urusan administrasi kesiswaan. Sekolah ini  ingin  menjadi  lembaga  yang  unggul  sisi  keagamannya  dan  mampu  menjawab  kebutuhan masyarakat dalam bidang pendidikan.
Untuk  itu,  administrasi  kesiswaan  mendapatkan  perhatian  tersendiri.  Hal  ini  mengingat keberadaannya yang telah tercatat sebagai sekolah unggul.  Terbukti dengan predikat akreditas A dengan nomor SK Akreditasi A/KW.13.4/MA/280/2005 tanggal 17 Oktober 2005. Sekolah ini terletak di daerah yang padat penduduk dan dipercaya memiliki mutu yang baik. Di era teknologi digital sekarang ini, lembaga perlu meningkatkan keterampilan dalam menghimpun, mencatat dan
mengolah data digital. Sehingga, data yang telah diolah menjadi informasi dapat diakses sewaktu- waktu dengan mudah.
Mengingat pentingnya pengelolaan data kesiswaan dan perkembangan teknologi yang dapat digunakan  untuk  mendukungnya,  peneliti  tertarik  untuk  meneliti  tentang  Sistem  Informasi Manajemen untuk Pengelolaan Data Administrasi Kesiswaan MA Ihyaul Ulum Dukun Gresik.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif  deskriptif.  Penelitian  ini  dilaksanakan  di  MA Ihyaul Ulum yang terletak di jalan Pondok Pesantren Ihyaul Ulum 108 Dukun Gresik Jawa Timur. Madrasah  Aliyah  Ulum  merupakan  sekolah  yang  telah  berdiri  sejak  tahun  1951,  sejak  berdiri sekolah ini terus menerus mengalami peningkatan setiap tahunnya baik dari segi sarana prasarana maupun kualitas lulusannya. Lembaga ini terakreditasi A sejak tahun 2012 serta sudah menerapkan kurikulum  2013  yang  disempurnakan  dengan  kurikulum  keagamaan  yang  berbasis  pondok pesantren sejalan dengan visi dan misi departemen agama. Pengumpulan data penelitian dilakukan dengan  wawancara,  observasi  dan  dokumentasi.  Data  yang  terkumpul  kemudian  dianalisis  dan dideskripsikan sebagai hasil penelitian.

## Kajian Pustaka Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem  informasi  manajemen  terdiri  atas  tiga  rangkaian  kata,  yaitu  sistem,  informasi  dan manajemen. Masing-masing kata memiliki pengertian sendiri. Sistem secara etimologis berasal dari kata  systema  yang  berarti  adanya  hubungan  antara  bagian  atau  antara  komponen  satu  dengan lainnya secara teratur dan menyeluruh. Sedangkan terminologinya menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan-kumpulan  dari  bagian  yang  berkaitan  antara  satu  dengan  lainnya. 1 Helmawati berpendapat bahwa segala sesuatu yang saling berkaitan, termasuk data dan bagian-bagian tertentu yang dikelola dapat disebut sebagai sebuah sistem. 2 Sedangkan menurut Faisal sistem yaitu sesuatu yang menjadi kesatuan antara bagian-bagian yang ada didalamnya memiliki perangkat. Perangkat ini yang menghubungkan satu bagian-bagian tersebut. 3 Sistem adalah sebuah kesatuan yang terdiri dari unsur-unsur atau bagian-bagian yang saling berkaitan, berinteraksi, menyusun skema dan tata cara untuk mencapai tujuan.
Menurut Gordon B. Davis, sistem dapat dilihat dari dua bentuk yaitu abstrak dan fisik. Sebuah susunan yang teratur yang berupa gagasan atau konsep yang keduanya saling ketergantungan maka keduanya disebut sistem abstrak. Sedangkan sistem fisik merupakan mekanisme, pola, atau   tata aturan  yang  melibatkan benda-benda  fisik  yang  membentuk sebuah aktifitas tertentu contohnya catatan, aturan, prosedur, peralatan, dan petugas yang beroperasi mencatat data, mengukur, dan menyiapkan laporan. 4
Kemudian,  untuk kata informasi,  menurut Helmawati informasi adalah data yang dianalisis dengan cara yang bermakna akan memberikan manfaat bagi pengguna data tersebut. Data dapat menjadi  sebuah  pengetahuan  untuk  dapat  melakukan  perencanaan  pengambilan  keputusan  dan pengendalian lingkungan pendidikan. Hal ini dilakukan setelah melalui tahap penyeleksian terhadap kualitas informasi sehingga dapat diperoleh sebuah informasi yang benar-benar dibutuhkan dalam
1 Helmawati, Sistem Informasi Manajemen: Pendidikan Agama Islam (Bandung: Rosdakarya, 2015), 13.
2 Ibid, 13.
3 M. Faisal, Sistem Informasi Manajemen Jaringan (Malang: UIN-Malang, 2008), 171.
4 Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen (Jakarta: Ikrar Mandiriabadi, 1999), 67.
menyelesaikan pekerjaan. Artinya, ada sebuah usaha untuk mengolah terlebih dahulu data sebelum akhirnya  menjadi  informasi  dan  hal  yang  perlu  diperhatikan  ialah  tingkat  keberartian  informasi tersebut bagi pengguna. 5 Menurut Faisal informasi merupakan sebuah representasi dunia nyata yang  mewakili  suatu  objek  seperti  manusia  (pegawai,  mahasiswa,  pembeli,  pelanggan),  barang (hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan lain-lain) yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. 6
I Putu Agus Eka Pratama mengatakan bahwa pengelolaan informasi memerlukan teknologi. Teknologi yang dimaksud bukan hanya sebatas komputer melainkan alat-alat yang berguna untuk mengolah data seperti alat tulis, mesin ketik, jaringan komputer dan sebagainya. Teknologi ini yang menghasilkan informasi dari pengolahan data yang berasal dari satu atau berbagai sumber hingga memiliki nilai, arti, dan manfaat. 7
Sedangkan Gordon B. Davis mengungkapkan bahwa informasi memiliki manfaat dan arti bagi pihak yang menerimanya. Namun, ia menambahkan bahwa terdapat dimensi waktu terkait manfaat yang diperoleh. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat durasi atau jangka waktu dari manfaat yang dihasilkan, yakni waktu sekarang atau saat ini dan waktu mendatang. Manfaat tersebut dikaitkan dengan pengambilan keputusan. 8
Untuk kata manajemen, menurut Husaini Usman, manajemen dalam pengertian yang luas merupakan  kegiatan  yang  terdiri  dari  perencanaan,  pelaksanaan,  dan  pengawasan  sumber  daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian dalam arti sempit yaitu  manajemen  sekolah  atau  madrasah  di  mana  terdapat  kegiatan  yang  lebih  banyak  yaitu perencanaan,  pelaksanaan,  kepemimpinan,  pengawasan,  evaluasi,  dan  sistem  informasi  yang seluruhnya dijalankan di sekolah atau madrasah. 9
Menurut  Syaiful  Sagala,  konsep  manajemen  ialah  menjalankan  fungsi  perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian menjadi suatu rangkaian kegiatan pengambilan keputusan yang bersifat mendasar dan menyeluruh dalam proses pendayagunaan segala sumber daya secara efisien disertai penetapan cara pelaksanaannya oleh suatu jajaran dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. 10 Sedangkan menurut Muhammad Rifai dan Muhammad Fadli, manajemen  adalah  seluruh  usaha  dalam  mendayagunakan  sumberdaya  untuk  mencapai  tujuan secara efektif dan efisien adalah muara semua perilaku manajerial. Di sini perilaku individu yang melakukan aktivitas secara efektif akan menentukan efektivitas organisasi secara totalitas. 11
Menurut  Menurut  Robbins  dan  Coulter    manajemen  ialah  “coordinating  and  ove rseeing thework  activities  of  others  so  that  their  activities  are  completed  efficiently  and  effectively”, mengkoordinasi  dan  mengawasi  kegiatan  pekerjaan  orang  lain  sehingga  kegiatan  mereka diselesaikan dengan efisien dan efektif. 12 Dari pengertian ini jelas ada tujuan nyata yang diharapkan, yaitu semua kegiatan dilakukan dan selesai secara efektif dan efisien.
Penggabungan tiga kata sistem, informasi dan manajemen  menghasilkan pengertian  khusus
5 Helmawati, Sistem Informasi... , 17.
6 Faisal, Sistem Informasi... , 171. 7 I Putu Agus Eka Pratama, Sistem Informasi dan Implementasinya: Teori & Konsep Sistem Informasi Disertai Berbagai Contoh Praktiknya Menggunakan Perangkat Lunak Open Source (Bandung: Informatika Bandung, 2014), 9.
8 Davis, Kerangka Dasar... , 3.
9 Husaini Usman, Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan (Jakarta: Bumi Aksara, 2014), 6. 10 Syaiful Sagala, Manajemen Strategik dalam peningkatan mutu pendidikan, Pembuka ruang kreatifitas, Inovasi dan Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam SIstem Otonomi Sekolah. (Bandung: Alfabeta, 2011), 52.
11 H. Muhammad Rifai, Muhammad Fadhli. Manajemen Organisasi. (Medan: Perdana Mulya Sarana, 2013), 15.
12 Stephen P. Robbins and Mary Coulter, Management, (New Jersey: Pearson, 2012), 9
Anwar menekankan konsep sistem informasi manajemen kepada integrasi antara sistem beserta komponen-komponennya  atau  disebut  subsistem.  Sistem  dan  subsistem  yang  terintegrasi menghasilkan informasi yang konsisten, akurat, dan ekonomis. 13 Menurut Faisal sistem informasi manajemen  merupakan  jaringan  prosedur  data  yang  dikembangkan  dalam  suatu  sistem  secara terpadu dengan maksud memberikan informasi baik intern dan ekstern kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. 14 Sedangkan menurut Stephen Haag dan Maeve Cummings,  sistem informasi  manajemen  berhubungan  dengan  perencanaan,  pembangunan,  manajemen,  dan penggunaan teknologi informasi sebagai alat untuk membantu manusia mengerjakan semua tugas yang berkaitan dengan pemrosesan informasi dan manajemen. 15
Sementara  Stair  mengungkapkan  bahwa  sistem  informasi  manajemen  adalah  seperangkat hubungan  dari  komponen-komponen  yang  mengoleksi,  memanipulasi,  menyimpan,  dan mendiseminasikan  data  dan  informasi  dan  menyediakan  sebuah  timbal  balik  secara  mekanik sehingga  bersifat  objektif. 16 Secara  praktis,  Amirin  mendefinisikan  sistem  informasi  manajemen merupakan  sekumpulan  orang,  seperangkat  pedoman,  dan  alat  perlengkapan  pengolah  data (sekumpulan unsur)  memilih,  menyimpan,  mengolah, dan  memanggil  kembali. Sistem informasi manajemen  manajemen  dapat  mengurangi  ketidakpastian  di  dalam  pembuatan  keputusan.  SIM menghasilkan atau memberikan informasi bagi atau kepada pimpinan pada saat pimpinan tersebut tidak  mempergunakan  seefisien-efisiennya  (menghasilkan  atau  memberikan  informasi  pada  saat diperlukan). 17 Sistem  Informasi  Manejemen  menurut  Lantip  merupakan  penerapan  sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. 18
Dengan  demikian,  sistem  informasi  manajemen  merupakan  serangkaian  komponen  yang terdiri  dari  manusia,  teknologi  informasi,  seperangkat  cara  atau  skema  yang, menghimpun/mengoleksi,  menyimpan,  mengklasifikasi  serta  mengolah  data  menjadi  informasi. Informasi  yang  dihasilkan  berguna  bagi  manusia,  organisasi  atau  lembaga.  Informasi  ini  dapat diakses sewaktu-waktu ketika dibutuhkan.

## Pengelolaan Administrasi Kesiswaan
Di  lembaga  pendidikan,  informasi  mengenai  peserta  didik  merupakan  hal  yang  sangat penting.  Sehingga,  sistem  informasi  manajemen  terkait  dengan  administrasi  kesiswaan  sangat penting untuk diperhatikan dan dikelola dengan baik
Pengelolaan  administrasi  kesiswaan  adalah  suatu  rangkaian  kegiatan  yang  melayani, membantu, mengarahkan peserta didik yang berintikan perencanan, pengorganisasian, penggerakan dan  pengawasan  yang bertujuan  menggali dan  memanfaatkan  yang  dimiliki  secara  efektif  untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan yang meliputi perencanaan dan pelaksanaan.
Menurut Ary Gunawan ruang lingkup administrasi kesiswaan meliputi kegiatan - kegiatan di luar dan di dalam kelas. Kegiatan – kegiatan diluar kelas meliputi:
1. Penerimaan peserta didik baru.
2. Pencatatan peserta didik baru dalam buku induk dan buku kleper.
13 M. Idochi Anwar, Pengembangan Sistem Informasi di Perguruan Tinggi (Jakarta: Rajawali pers, 2009), 5.
14 Faisal, Sistem Informasi... , 172.
15 Stephen Haag, and Maeve Cummings., Management Information Systems: For The Information Age (New York: McGraw- Hill, 2008), 6.
16 Ralph M. Stair, , George W. Reynolds, Information System, (USA: Course Technology, 2012.), 4.
17 Tatang M. Amirin, Pokok-pokok Teori Sistem (Jakarta: Rajawali Pers, 2011.), 11.
18 Lantip Diat Prasojo, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: UNY Press, 2013), 9.
3. Pembagian seragam sekolah beserta kelengkapannya.
4. Pembagian  kartu  anggota  OSIS  beserta  tata  tertib  sekolah  yang  harus  dipatuhi,  termasuk sanksi terhadap pelanggarannya.
5. Pembinaan peserta didik (bimbingan dan konseling) dan pembinaan kesejahteraan peserta didik, baik kesejahteraan mental spiritual, maupun fisik.
Sedangkan kegiatan di dalam kelas meliputi sepuluh aspek berikut :
1. Pengelolaan kelas (menciptakan dan mempertahankan kondisi yang optimal bagi terciptanya proses pembelajaran).
2. Interaksi belajar mengajar yang positif
3. Perhatian guru terhadap dinamika kelompok belajar, demi kelancaran CBSA.
4. Pemberian pengajaran remedial bagi yang lambat belajar atau yang memerlukan.
5. Pelaksanaan prestasi secara kontinu.
6. Perhatian terhadap pelaksanaan tata tertib kelas.
7. Pelaksanaan jadwal pelajaran secara tertib.
8. Pembentukan pengurus kelas, dan pengorganisasian kelas.
9. Penyediaan alat atau media belajar sesuai kebutuhan.
10. Penyediaan alat atau bahan penunjang belajar lainnya.
Administrasi kesiswaan dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang baik pada peserta didik  dalam  kegiatan  pembelajaran.  Dengan  begitu,  diharapkan  pendataan  dan  aktivitas  peserta didik menjadi lebih tertib dan terencana. Semua itu juga dapat memudahkan kepala sekolah dalam pengambilan  keputusan  dalam  bidang  kesiswaan  maupun  hal  -  hal  yang  berkaitan  dengan kesiswaan.

## Sistem Manajemen Informasi Basis Data
Menurut  Fathansyah  dalam  Lantip,  sistem  basis  data  merupakan  sistem  yang  terdiri  atas kumpulan  file/tabel  yang  saling  berhubungan  (dalam  sebuah  basis  data  pada  sebuah  sistem komputer) dan kumpulan program (sistem manajemen basis data) yang memungkinkan beberapa pemakai  dan  atau  program  lain  untuk  mengakses  dan  memanipulasi  file/tabel  tersebut. 19 Sebagaimana diungkapkan oleh Martin dalam Lantip, basis data harus mempunyai tiga fitur penting yaitu: Accessibility, Generality, Flexibility . Sistem basis data yang lengkap memiliki komponen utama berupa  yaitu  perangkat  keras (hardware) ,  sistem  operasi (operating  system) ,  basis  data,  sistem pengolahan  basis  data  ( database  management  system atau dbms ),  dan  pemakai.  Pengelolaan  data dilakukan agar dapat memperoleh/menemukan kembali data yang dicari dengan mudah dan cepat. Menurut  Lantip    operasi-operasi  dasar  yang  dilakukan  dengan  basis  data  meliputi:  pembuatan (create) basis data, penghapusan (drop) basis data, pembuatan tabel baru (create table) ke dalam basis data, penghapusan tabel (drop table) , dan pengubahan struktur tabel (alter table) . Operasi dalam basis data  meliputi  yaitu  pengelolaan  dan  pengolahan  data  dengan  menambah  data  baru (insert) , pengambilan data (select) , pengubahan data (update) , dan penghapusan data (delete) dari sebuah tabel. Dalam  struktur  basis  data  terdapat  model  data,  yaitu  sekumpulan  cara/peralatan/tool  untuk mendeskripsikan data-data, hubungannya satu sama lain, semantiknya, serta batasan konsistensinya. Ada beberapa model basis data, antara lain yaitu:
1. Model ERD
Model data diagram Hubungan Entitas (ERD- Entity Relationship Diagram ). Model yang dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri atas koleksi objek-objek dasar yang
19 Prasojo, Sistem Informasi... , 28-36
dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. himpunan semua entitas dengan tipe yang sama dan himpunan semua hubungan antarentitas dirujuk sebagai himpunan entitas (entity set) dan himpunan relasi (relationship set) . Secara skematik, basis data dapat dideskripsikan ERD yang memiliki komponen-komponen utama: Empat- persegi-panjang  (menggambarkan  himpunan  entitas),  Elips  (menggambarkan  atribut), Jajaran  genjang  (menggambarkan  relasi/hubungan  antarentitas),  Garis  (menyatukan atribut-atribut  pada  entitas  tertentu  serta  menyatukan  entitas-entitas  dalam  suatu  relasi tertentu).

## 2. Model Basis data Relasional
Model  basis  data  relasional  menggunakan  sekumpulan  tabel  berdimensi  dua  (biasa disebut  relasi/tabel)  yang  merupakan  tempat  data  disimpan.  Masing-masing  tabel  dalam model basis data relasional terdiri atas baris dan kolom. Model basis data relasional memiliki istilah key (kunci),  satu  atau  gabungan  beberapa  atribut  yang  dapat  membedakan  semua baris data ( row ) dalam tabel secara unik. Ada tiga jenis key yang dapat diterapkan pada suatu tabel, yaitu: Superkey (satu atau lebih atribut yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik), Candidat-Key (kumpulan atribut minimal yang dapat membedakan setiap  baris  data  dalam  sebuah  tabel  secara  unik),  sebuah candidat-key tidak  boleh  berisi atribut  atau  kumpulan  atribut  yang telah menjadi super-key . Primary-Key, yaitu  merupakan candidat-key yang  unik  yang  digunakan  sebagai  acuan  dan  kunci  utama.  Model  relasional adalah contoh model berbasis record .
3. Model Basis Data Herarkhis
Model ini sering dijabarkan dalam bentuk pohon yang menunjukkan hubungan 1-1 (one to one) atau 1-M (one to many). Dalam model ini dikenal istilah orang tua (induk atau parent) dan  anak (children) .  Masing-masing  berupa  suatu  simpul  dan  terdapat  hubungan  bahwa setiap anak hanya bisa memiliki satu orang tua (induk) sedangkan orang tua (induk) dapat memiliki sejumlah anak. Model ini tidak mendukung hubungan M-M (many to many) karena setiap anak tidak boleh memiliki lebih dari satu orang tua.
4. Model Basis Data Jaringan
Model jaringan (network ) tiap entiti dapat mempunyai banyak induk atau banyak anak, sehingga model ini mendukung hubungan M-M ( many to many ).
5. Model Basis Data Berbasis Objek
Model basis data berbasis objek menggunakan pesan dan objek untuk mengakomodasi jenis data baru dan menyediakan pengembangan penanganan data. Model ini mengizinkan objek untuk menciptakan, merawat, memanipulasi dan memperoleh kembali objek. 20

## Hasil dan Pembahasan
MA Ihyaul Ulum Dukun Gresik berdiri sejak tahun 1951, lembaga ini mengembangkan dan memajukan konsep Pendidikan Kurikulum Nasional dengan Pendidikan Pesantren. selain itu, MA Ihyaul Ulum juga mengembangkan bakat dan minat peserta didik melalui kegiatan ekstra kurikuler. Sehingga diharapkan peserta didik mampu berkompetensi dalam bidang akademik maupun non akademik. Dengan semangat membina tradisi klasik yang baik dan terus menerus menggali tradisi baru  yang  lebih  baik.  Selama  kurang  lebih  65  tahun,  MA  Ihyaul  Ulum  untuk  mengembangkan sistem pendidikan melalui: penataan manajemen, peningkatan sistem pelayanan mutu pendidikan,
20 Ibid.
memperluas sistem informasi dan publikasi  serta kemitraan atau kerja sama. Lembaga Pendidikan MA Ihyaul Ulum, telah memperoleh penetapan status Terakreditasi A (Unggul).
MA Ihya’ul Ulum Dukun Gresik memiliki visi “ Unggul Dalam Prestasi Berdasarkan Nilai- Nilai  Islami” .  Sedangkan  misinya:  menumbuhkan  penghayatan  dan  pengamalan  ajaran  Agama Islam dan budaya bangsa sebagai sumber kearifan dalam berpikir dan bertindak, mengembangkan potensi  akademik  peserta  didik  secara  optimal  melalui  proses  pembelajaran,  melaksanakan bimbingan secara efektif kepada peserta didik di bidang keterampilan sebagai modal dasar untuk terjun kedalam masyarakat, mengembangkan potensi peserta didik melalui kegiatan olah raga dan kesenian  serta  kegiatan  ekstrakurikuler  lain  untuk  memupuk  disiplin  dan  mengembangkan kreatifitas,  mengembangkan  kurikulum  terpadu  antara  kurikulum  nasional  dengan  pesantren, menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan warga madrasah dan seluruh Stake Holder berdasarkan konsep School Based Management (SBM).
Kurikulum  yang  dipakai  adalah  kurikulum  2013  (untuk  kelas  X,  XI,  XII  mata  pelajaran Agama), kelas X untuk mata pelajaran umum dan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) untuk kelas XI, XII. Kurikulum ini disempurnakan  dengan  kurikulum  keagamaan  yang berbasis pondok pesantren sejalan dengan visi dan misi Kementerian Agama.
Sistem informasi manajemen untuk pengelolaan data administrasi kesiswaan yang dipakai di MA  Ihyaul  Ulum  Dukun  Gresik  merupakan  sistem  terbuka.  Sistem terbuka  adalah  sistem  yang dihubungkan  dengan  lingkungannya  melalui  arus  sumber  daya.  Di  dalam  sistem  tersebut  ada masukan data ( input ), proses pengelolaan dan keluaran berupa informasi ( output ). Model pengolahan data menggunakan sistem manajemen basis data model ERD ( Entity Realatioship Diagram). Setiap entitas  berupa  data  memiliki  hubungan  yang  saling  terkait  satu  sama  lain  dan  dapat  dibedakan keunikannya satu sama lain dengan mudah. Karena setiap entitas memiliki detil masing-masing.
Kegiatan administrasi data kesiswaan yang diimplementasikan di MA Ihyaul Ulum meliputi berikut ini:
1. Peneriman Peserta Didik Baru
Penerimaan peserta didik baru merupakan aktifitas yang paling utama dalam administrasi kesiswaan.  Aktifitas  penerimaan  peserta  didik  baru  menentukan  kualitas input yang  dapat direkrut oleh sekolah. Prosedur penerimaan peserta didik baru meliputi beberapa hal antara lain: pembentukan panitia penerimaan peserta didik baru, rapat penentuan peserta didik baru, pembuatan pengumuman peserta didik baru yang diterima dan pendaftaran  ulang  peserta didik. Syarat penerimaan peserta didik yakni: nilai yang cukup, berkelakuan baik, penjurusan kelas melalui tes IQ. 21
Pengelolaan Data Administrasi Kesiswaan pada MA Ihya’ul Ulum Dukun Gresik untuk setiap peserta didik dilakukan sejak sejak penerimaan peserta didik baru. Proses pengelolaan data peserta didik melalui PPDB (Penerimaan Peserta didik Baru) kemudian data itu direkap oleh pihak tata usaha promosi dan sosialiasi penerimaan peserta didik baru di lembaga ini dilakukan  melalui  pemasangan banner ,  penyebaran  brosur,  dukungan  jaringan  alumni,  dan sosialisasi di berbagai sekolah.
Langkah - langkah dalam pengelolaan data peserta didik meliputi:
a. Pendataan awal dengan pengisian formulir untuk peserta didik yang tidak menyertakan ijazah
b. Pengumpulan ijazah dan kartu keluarga
21 Abdul Rokhim, Waka Kesiswaan, Wawancara , Gresik, 07 September 2018. Pada 08.00-09.25 WIB.
c. Pengecekan data di formulir dengan ijazah dan kartu keluarga
d. Penyajian  data  peserta  didik  di  lembaga  dengan  menggunakan  tabel  dan pengklasifikasian data peserta didik yang kurang mampu dan yang layak menerima dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).
Data peserta didik kemudian dilengkapi lagi untuk memudahkan proses pembelajaran. Beberapa  data  yang  dibuat  meliputi  daftar    kehadiran/absen,    keikusertaan    dalam ekstrakurikuler buku pembayaran biaya pendidikan, surat mutasi (bagi yang membutuhkan).
Sistem  informasi  data  kesiswaan  pernah  dibuat  dengan  menggunakan  sistem online yang dikembangkan  dalam  sebuah website ,  namun  sekarang  sudah  tidak  aktif  lagi  karena  tidak pernah  dibuka  dan  banyak  kendala  untuk  menggunakannnya  lagi. 22 Kini  sistem  informasi dikelola dengan mengoptimalkan keakuratan data dan pencatatan yang baik. Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengelolaan tersebut yakni:
a. Akurasi data peserta didik
b. Pemberian Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
c. Pembuatan format nilai peserta didik,
d. Update /pembaharuan data dalam merekap data peserta didik dilakukan dengan tertib dan cekatan.
e. Penghimpunan/pengumpulan  data  peserta  didik  dalam  bentuk  tercetak (printed) formulir,
f. Input data  peserta  didik baru  yang  mutasi/pindah harus  meminta  persetujuan  apakah peserta didik diterima atau tidak dilembaga  baru meminta data peserta didik dari sekolah asal dan menanyakan kebenaran data. 23
2. Pengelolaan Data Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) OSIS merupakan organisasi siswa intra sekolah yang resmi diakui dan diselenggarakan di  sekolah  dengan  tujuan  untuk  melatih  jiwa  kepemimpinan  kepada  peserta  didik  serta sebagai penyalur aspirasi terhadap peserta didik yang nanti akan ditampung kemudian untuk di wujudkan dalam tugas dan tanggungjawab OSIS baik itu kegiatan ektrakurikuler maupun non  ektrakurikuler.  Pemilihan  pengurus  OSIS  dilakukan  dari  usulan  peserta  didik  yang kemudian diseleksi. Program kerja OSIS berasal dari OSIS sendiri kemudian didukung oleh sekolah.  Untuk  menyusun program  kerja  yang  sesuai  dengan  visi  dan  misi  sekolah, OSIS senantiasa mendapat pengawasan, bimbingan dan binaan dari pihak sekolah. Sekolah juga terus memberi motivasi agar OSIS bergrak aktif  melakukan banyak kegiatan. Sekolah juga mendata peserta didik yang aktif melakukan kegiatan di OSIS.
3. Pengelolaan Data Kehadiran Peserta Didik
Data Data kehadiran merupakan bukti kehadiran peserta didik di sekolah secara fisik dan mental  dalam  mengikuuti  aktifitas  di  sekolah.  Data  kehadiran  ini  dicatat  dalam  buku kehadiran  di  masing-masing  kelas. Pembukuan  yang  dilakukan  oleh  masing  -  masing wali kelas yang kemudian di proses ulang oleh bagian Bimbingan dan Konseling (BK). Bagian BK mengecek  bukti  kehadiran  ini  untuk  memantau  kehadiran  peserta  didik  dan  membuat tindakan jika ada permasalahan
4. Pengelompokan Peserta Didik
22 Muh. Khulafaur Rosidin, Staf TU, Wawancara, Gresik, 27 Juli 2018. Pada 10.00-10.45 WIB.
23 Moh Yazidul Iman, Staf TU, Wawancara, Gresik, 29 Agustus 2018. Pada 08.00-09.15 WIB.
Pengelompokkan  atau grouping adalah  pengelompokkan  berdasarkan  kemampuan  dan karakteristik  peserta  didik  dalam  kondisi  yang  sama.  Pengelompokkan  peserta  didik  MA Ihya’ul Ulum dilaksanakan melalui tes IQ (Intelligence Quotient) dan berdasarkan prestasi belajar yang  dicapai  oleh  masing-masing  peserta  didik.  Hal  ini  dilihat  dari  nilai  raport  yang menunjukkan  hasil  yang  diperoleh  masing-masing  peserta  didik.  Tes  IQ  diselenggarakan bekerjasama dengan rumah sakit. Hasil tes keluar 3 hari kemudian dan selanjutnya diolah pihak tata usaha. Hasil tes dimasukkan di sistem komputer dan ditata rapi sesuai urutan abjad. Penyajian atau display data non formal dilakukan dengan menggunakan tabel. Data penilaian dan raport juga menggunakan tabel. Jadi untuk keseluruhan dalam penyajian data di lembaga tersebut  disajikan dalam bentuk tabel. 24
5. Pengelolaan Data Kegiatan Ektrakurikuler
Ekstrakurikuler adalah kegiatan pendidikan yang dilakukan oleh peserta didik di luar jam belajar kurikulum standar sebagai perluasan dari kegiatan kurikulum dan dilakukan dibawah bimbingan  sekolah  dengan  tujuan  untuk  mengembangkan  kepribadian,  bakat,  minat,  dan kemampuan  peserta  didik  yang  lebih  luas  atau  diluar  minat  yang  dikembangkan  oleh kurikulum. Berdasarkan definisi tersebut, maka kegiatan di sekolah ataupun di luar sekolah yang terkait dengan tugas belajar suatu mata pelajaran bukanlah kegiatan ekstrakurikuler Kegiatan  ekstrakurikuler  dalam  Kurikulum  2013  dikelompokkan  berdasarkan  kaitan kegiatan tersebut dengan kurikulum, yakni ekstrakurikuler wajib dan ekstrakurikuler pilihan. Peserta didik MA Ihyaul Ulum harus mengikuti program ekstrakurikuler wajib (Pramuka), dan dapat mengikuti suatu program ekstrakurikuler pilihan baik yang terkait maupun yang tidak terkait dengan suatu mata pelajaran di satuan pendidikan. Penjadwalan waktu kegiatan ekstrakurikuler  sudah  dirancang  pada  awal  tahun  atau  semester  dan  di  bawah  bimbingan kepala  sekolah  atau  wakil  kepala  sekolah  bidang  kesiswaan  dan  peserta  didik.  Kegiatan ekstrakurikuler  dilakukan  di  luar  jam  pelajaran  kurikuler  yang  terencana  setiap  hari,  yaitu setelah kegiatan pembelajaran hari Senin sampai Sabtu.  Khusus untuk Pramuka dan PALA (Pecinta  Alam),  kegiatan  dilakukan  di  luar  sekolah  atau  terkait  dengan  berbagai  satuan pendidikan  lainnya,  seperti  Jambore  Pramuka,  ditentukan  oleh  pengelola  atau  pembina kepramukaan dan diatur agar tidak bersamaan dengan waktu kurikuler rutin.
Ekstrakurikuler wajib merupakan program ekstrakurikuler yang harus diikuti oleh seluruh peserta didik, terkecuali bagi peserta didik dengan kondisi tertentu yang tidak memungkinkannya untuk mengikuti kegiatan ekstrakurikuler tersebut. Ekstrakurikuler pilihan merupakan program ekstrakurikuler  yang dapat diikuti oleh peserta didik sesuai dengan bakat dan minatnya masing- masing. 25
6. Pengelolaan Data Bimbingan Konseling
Bimbingan  dan  konseling  adalah  pelayanan  bantuan  untuk  peserta  didik,  baik  secara individu  maupun  kelompok  dengan  tujuan  agar  peserta  didik  mampu  mandiri  dan berkembang  secara  optimal  melalui  berbagai  jenis  pelayanan  dan  kegiatan  pendukung berdasarkan  norma-norma  yang  berlaku.  Fungsi  utama  guru  BK  mengenali  masalah  dan mengatasi  masalah.  Untuk  mengenali  masalah,  pihak  BK  melakukan  pengumpulan  dan analisis data. Pengumpulan data dilakukan dengan mengamati anak datang ke sekolah dan di kelas itu. Selain itu juga  dilakukan  pengumpulan  data melalui  penyebaran  angket  kepada
24 Abdul Rokhim, Waka Kesiswaan, Wawancara , Gresik, 08 Sepember 2018. Pada 08.00-09.25 WIB.
25 Dokumentasi, MA Ihyaul Ulum Dukun Gresik, 20 Juni 2018.
peserta  didik,  angket  ini  merupakan  instrumen  AUM  (Alat  Ungkap  Masalah).  Di  dalam angket tersebut dihimpun data mulai dari masalah pribadi, masalah sosial, keluarga, ekonomi, kesehatan,  ekstrakurikuler  dan  sebagainya.  Data  yang  diperoleh  dari  hasil  observasi  dan pengumpulan angket selanjutnya dianalisis untuk mengetahui tipe kepribadian peserta didik. Anak  yang  memiliki  kepribadian introfet cenderung  kesulitan  untuk  bersosialisasi  dengan peserta didik lain. Oleh karenanya perlu dibimbing dengan pendekatan khusus. Pihak BK juga menganalisis dan mencatat data peserta didik yang memiliki permasalahan, baik dalam belajar maupun ketika bersosialisasi dengan lingkungannya. Data ini digunakan sebagai acuan untuk melakukan tindakan konseling dan membuat kebijakan di sekolah.

## Pelaksanaan  Sistem  Informasi  Manajemen  administrasi  kesiswaan  MA  Ihyaul  Ulum Dukun Gresik
Penerapan Penerapan sistem informasi manajemen berbasis data dengan model ERD (Entity Realatioship Diagram) dilakukan mulai pendataan siswa baru. Data-data kesiswaan berikutnya terkait dengan  aktivitas  organisasi  intra  sekolah,  data  kehadiran,  data  aktivitas  mengikuti  kegiatan ekstrakulikuler,  dan  data  dari  pihak  bimbingan  konseling.  Semua  data  tersebut  dihimpun  dan disimpan dalam sistem untuk diolah menjadi informasi yang penting mengenai data siswa. Data setiap siswa memiliki detil dan karakteristik yang unik.
Kelebihan yang dirasakan dari penerapan sistem informasi manajemen terbuka berbasis data dan menggunakan model ERD ini antara lain:
1. Dapat diakses dan dapat dikelola dengan baik
2. Penggunaan sistem lebih efektif dan efisien
3. Biaya lebih murah dan terjangkau
4. Proses pengaplikasian atau pemograman mudah digunakan
Penggunaan sistem ini membutukan pengawasan dan ketertiban dalam perenapannya. Jika tidak dilakukan update atau pembaharuan data secara rutin dan cekatan data menjadi kurang valid dan  tidak  bisa  digunakan  sebagai  acuan  dalam  menyusun  kebijakan  dan  melakukan tindakan Pelaksanaan sistem informasi manajemen melibatkan banyak pihak, mulai dari bagian tata usaha, guru kelas, guru BK, guru pembimbing, organisasi siswa dan siswa sendiri. Oleh karena itu sebuah informasi  tidak  akan  terkelola  dengan  baik  tanpa  adanya  suatu  proses  yang  baik  dari  manusia, perangkat  lunak,  perangkat  keras  dan  sebagainya  yang  mendukung  proses  dalam  pengelolaan sebuah data.
Selanjutnya,  untuk  membuat  sistem  informasi  manajemen  mengenai  administrasi  data kesiswaan yang baik dibutuhkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Perencanaan pelaksanaan dan evaluasi yang baik
2. Konsistensi dan keberlanjutan dalam menjalankan sistem
3. Keterampilan untuk menghimpun mencatat dan menganalisis data
4. Kerjasama dari pihak-pihak yang terlibat dalam sistem
5. Pengawasan yang rutin agar data juga dapat diperbaharui dengan cekatan, rutin dan rapi
6. Perawatan segala perangkat yang mendukung proses pendataan.
7. Kesadaran setiap pengguna untuk merawat dan menggunakan perangkat pendataan dengan baik Sistem informasi  manajemen  senantiasa  dibutuhkan  di  MA  Ihya’ul  Ulum  Dukun  Gresik. Untuk  itu  penerapannya  tidak  bisa  dilakukan  dengan  sembarangan.  Jika  semuanya  bisa  berjalan
dengan  baik,  lembaga  juga  bisa  mengambil  manfaat  dan  merasakan  berbagai  kemudahan  yang dihasilkan.

## Kesimpulan
Dari penelitian ini dapat diketahui bahwa MA Ihya’ul Ulum Dukun Gresik menggunakan sistem  informasi  manajemen  yang  terbuka,  sistem  informasi  berbasis  data  model  ERD (Entity Realatioship Diagram) . Dalam sistem tersebut ada masukan (input) berupa data, proses pengolahan data  dan  keluaran (output) berupa  informasi.  Informasi  ini  digunakan  sebagai  acuan  untuk menentukan langkah atau tindakan dan membuat kebijakan lembaga.
Pelaksanaan kegiatan administrasi kesiswaan di MA Ihya’ul Ulum kesiswaan meliputi Penerimaan Siswa Baru, Pengelolaan Data OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah), Pengelolaan Data Kehadiran Siswa,  Pengelompokkan  Siswa,  Pengelolaan  Data  Kegiatan  Ekstrakurikuler  dan  Pengelolaan  Data Bimbingan dan Konseling. Agar sistem informasi manajemen mengenai administrasi data kesiswaan berjalan dengan baik lembaga pendidikan perlu: membuat perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang baik, menjaga konsistensi dalam menerapkan sistem secara berkelanjutan melatih keterampilan pihak- pihak  yang  melakukan,  menghimpun/mengumpulkan  data,  mencatat  dan  menganalisis  data  serta menningkatkan kesadaran untuk merawat dan  menggunakan  prangkat  yang digunakan dengan baik, Meningkatkan kerjasama pihak-pihak yang terlibat dalam sistem, melakukan pengawasan yang rutin agar data dapat diperbaharui dengan cekatan, rutin dan rapi, merawat segala perangkat yang mendukung proses pendataan.

## Daftar Kepustakaan
Anwar, M. Idochi Pengembangan Sistem Informasi di Perguruan Tinggi . Jakarta: Rajawali pers, 2009. Amirin, Tatang M., Pokok-pokok Teori Sistem . Jakarta: Rajawali Pers, 2011. Davis, Gordon B. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Ikrar Mandiriabadi, 1999. Faisal, M., Sistem Informasi Manajemen Jaringan . Malang: UIN-Malang, 2008. Gunawan, Arya H., Administrasi sekolah. Jakarta: Rineka Cipta, 2002. Haag, Stephen dan Maeve Cummings., Management Information Systems: For The Information Age . New York: McGraw-Hill, 2008.
Helmawati, Sistem Informasi Manajemen: Pendidikan Agama Islam. Bandung: Rosdakarya, 2015.
Prasojo, Lantip Diat., Sistem Informasi Manajemen Pendidikan . Yogyakarta: UNY Press, 2013.
Pratama, I Putu Agus Eka Sistem Informasi dan Implementasinya: Teori & Konsep Sistem Informasi Disertai Berbagai Contoh Praktiknya Menggunakan Perangkat Lunak Open Source . Bandung: Informatika Bandung, 2014.
Ralph, M. Stair, , George W. Reynolds, Information System . USA: Course Technology, 2012.
Rifai, Muhammad., dan Muhammad Fadhli. Manajemen Organisasi. Medan: Perdana Mulya Sarana, 2013.
Robbins, Stephen P., Mary Coulter, Management. New Jersey: Pearson, 2012. Sagala, Syaiful. Manajemen Strategik dalam peningkatan mutu pendidikan, Pembuka ruang kreatifitas, Inovasi dan Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam Sistem Otonomi Sekolah. Bandung: Alfabeta, 2011. Usman, Husaini. Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara, 2014.