https://jurnal.itg.ac.id/index.php/algoritma DOI: 10.33364/algoritma/v.21-1.1449

## Optimalisasi Perjalanan Dinas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Garut dengan Aplikasi Web Inovatif
Asep Deddy Supriatna 1 , Eri Satria 2 , Nanda Handayani 3
1,2,3 Institut Teknologi Garut, Indonesia
*email: asepdeddy@itg.ac.id Info Artikel ABSTRAK Dikirim: 25 Agustus 2023 Diterima: 27 November 2023 Diterbitkan: 18 Mei 2024 Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  adalah  dokumen  tugas  perjalanan dinas  bagi  aparatur  pemerintahan.  Awalnya,  Badan  Perencanaan Pembangunan Daerah Garut membuat surat perintah perjalanan dinas manual  dengan  risiko  kesalahan  dan  memakan  waktu  lebih  lama dalam proses pembuatannya. Ini menyebabkan masalah aksesibilitas, penundaan persetujuan, serta masalah manajemen arsip dan laporan yang  kurang  terorganisir.  Solusinya  adalah  membangun  aplikasi untuk dinas dalam mengelola perjalanan dinas yang bertujuan untuk meningkatkan  pengendalian  dan  pengelolaan  perjalanan  dinas, meliputi  validasi  Surat  Perintah  Tugas,  pengelolaan  surat  perintah perjalanan dinas, data pegawai, keuangan termasuk biaya akomodasi, serta unggah bukti pelaksanaan perjalanan dinas untuk pemantauan status  perjalanan.  Perancangan  aplikasi  menerapkan  metodologi Rational  Unified  Process yang  melingkupi  tahap inception , elaboration , construction , dan transition . Pemodelannya melibatkan pemodelan Unified  Modeling  Language .  Hasil  dari  penelitian  ini ialah  Aplikasi  Kendali  Perjalanan  Dinas  Berbasis  Web  di  Badan Perencanaan  Pembangunan  Daerah  Garut  yang  dapat  membantu dalam produktivitas administrasi pemerintahan dengan mengotomatisasi proses sehingga bisa mengurangi waktu dan upaya yang  dibutuhkan  untuk  mengurus  dan  mengelola  administrasi manual.
Kata kunci: Aplikasi; Badan Perencanaan Pembangunan Daerah; Perjalanan Dinas; Rational Unified Process ; Website .

## 1. PENDAHULUAN
Surat  adalah  komunikasi  atau  interaksi  tertulis  sebagai  media  pennyampaian  informasi,  baik  dalam  bisnis maupun  non-bisnis.  Perusahaan  menggunakan  surat  sebagai  pemberitahuan,  permintaan,  bukti  tertulis,  dan sebagainya  [1].  Peraturan  Menteri  Keuangan  RI  No.  113/PMK.05/2012  mengenai  Perjalanan  Dinas  Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap, SPPD ialah dokumen tertulis yang memberi tugas perjalanan dinas kepada Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil, dan Pegawai Tidak Tetap [2]. Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah  (BAPPEDA)  merupakan  bagian  dari  Pemerintah  Daerah  yang membantu  Bupati  dalam  mengelola  urusan  pemerintahan  yang  mencakup  perencanaan,  penelitian,  serta pengembangan. BAPPEDA berada di bawah Bupati dan berhubungan dengan Sekretaris Daerah. Berdasarkan hasil  dari  observasi  dan  wawancara  dengan  Sekretaris  BAPPEDA  Garut,  ada  beberapa  aspek  dalam pengelolaan serta pengendalian SPPD yang memerlukan perhatian karena metode manual yang digunakan saat ini  [3].  Ini  termasuk  pembuatan  serta  pengusulan  Surat  Perintah  Tugas  (SPT)  dan  SPPD  yang  masih menggunakan Microsoft  Excel ,  yang  berisiko  akan  kesalahan  input  dan  memakan  waktu.  Selain  itu, pengawasan  terhadap  status  perjalanan  dinas  dianggap  kurang  efisien,  begitu  juga  dengan  pengelolaan keuangan seperti biaya dan akomodasi perjalanan yang diatur melalui Microsoft Excel . Masalah lainnya adalah kurangnya efektivitas dalam pelaporan karena prosesnya masih dilakukan secara manual. Maka di perlukan
suatu  aplikasi  untuk  meningkatkan  pengendalian  dan  pengelolaan  perjalanan  dinas  yang  dapat  membantu dalam pengelolaan SPPD, pengelolaan data pegawai, pengelolaan keuangan yang melibatkan biaya akomodasi untuk mendukung kebutuhan perjalanan dinas, serta kemampuan unggah bukti pelaksanaan perjalanan dinas yang digunakan untuk memantau status perjalanan dinas.
Dari  hasil  penelitian  sebelumnya,  terdapat  beberapa  studi  yang  terkait  dengan  isu  ini.  Penelitian  [4]  ini bertujuan untuk mengoptimalkan proses pembuatan SPPD serta manajemen data pegawai menjadi lebih efisien dengan  menerapkan  model  pengembangan waterfall .  Penelitian  [5],  memiliki  tujuan  untuk  memfasilitasi pembuatan dokumen-dokumen digital terkait Surat Perintah Perjalanan Dinas seperti surat tugas, SPPD, dan surat tugas persetujuan. Penelitian [6], bertujuan untuk menyederhanakan manajemen surat perintah perjalanan dinas  di  Dinas  Pendidikan  Kabupaten  Balangan  dengan  pendekatan  yang  mudah,  cepat,  dan  efisien  serta mengurangi  kesalahan  pada  pengentrian  data.  Penelitian  [7],  memiliki  fokus  pada  peningkatan  proses pengelolaan surat perjalanan dinas agar lebih cepat, akurat, dan efektif, dan menggunakan metodologi Rational Unified Process (RUP) sebagai model pengembangan perangkat lunaknya. Penelitian [8], menerapkan model Waterfall dalam perancangan, dengan tujuan menyediakan fasilitas pembuatan SPPD dan kwitansi otomatis serta mempermudah pencarian data perjalanan dinas bagi pegawai. Penelitian [9], Penelitian ini menerapkan metodologi RUP dalam perancangan, menghasilkan aplikasi pengelolaan keuangan yang efektif bagi Koperasi Pengayoman Intan Lapas Garut, sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Berdasarkan  acuan  latar  belakang  yang  telah  diuraikan,  penelitian  ini  adalah  merancang  bangun  aplikasi pengendalian  perjalanan  dinas  terkomputerisasi  untuk  memudahkan  pengajuan  SPT  dan  pembuatan  surat dengan format yang sudah ada, mempermudah dalam proses pelaporan dan pengelolaan keuangan.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metodologi Penelitian
Rational  Unified  Process (RUP)  merupakan  metode  pengembangan  perangkat  lunak  yang  berfokus  pada pendekatan  berulang  (iteratif)  serta  menerapkan  proses  berdasarkan  pendekatan  guna  mengelola  serta mengawasi proses pengembangan perangkat lunak [10], [11].

## 2.2 Kerangka Pemikiran
Kerangka  pemikiran  ialah  struktur  konseptual  yang  mengatur  pemahaman  serta  pendekatan  terhadap  isu penelitian, membantu merinci konsep kunci, teori terkait, serta hubungan antara variabel-variabel yang akan diteliti [10]. Dalam pengembangan aplikasi ini, terdapat sebuah bentuk konseptual yang berupa diagram yang dipergunakan sebagai panduan untuk menggambarkan garis besar tahap-tahap logika. Diagram ini mencakup tahapan inception , elaboration , construction , dan transition [12].
1) Inception
Tahap  ini  memiliki  tujuan  guna  memahami  dan  mengidentifikasi scope proyek  (termasuk  waktu, biaya, kebutuhan, dan lain-lain) serta merumuskan dasar bisnis yang dibutuhkan.
2) Elaboration
Fokus utama ditahap ini ialah merencanakan arsitektur sistem yang akan dibangun, dengan tambahan analisis dan desain sistem, serta implementasi yang terfokus pada prototype .
3) Construction
Tahap ini difokuskan pada pengembangan komponen serta fitur sistem, termasuk implementasi dan pengujian perangkat lunak melalui kode program.
4) Transition
Merupakan tahap mengubah aplikasi menjadi produk yang siap. Dalam tahap transition , termasuk ujii beta , pelatihan, panduan pengguna, dan jadwal peluncuran produk.
Berikut merupakan gambar dari kerangka pemikiran penelitian ini.

## Gambar 1. Kerangka Pemikiran
2.3 Work Breakdown Structure (WBS)
Work  BreakdownnStructure ialah  metode  mengatur  proyek  ke  dalam  bentuk  pelaporan  hirarkis.  Untuk mencapai perencanaan proyek yang sangat akurat, Work Breakdown Structure sangat berguna bagi memecah setiap langkah pengerjaan menjadi detail serta lebih terperinci. WBS adalah hierarki yang mengikuti tahapan dalam kerangka pemikiran [13]. Urutan aktivitas dari studi litelatur hingga deployment yang berdasarkan dari Gambar 1 pada Rancang Bangun Aplikasi dapat dilihat pada Gambar 2.

## 2.4 Diagram Alur Aktivitas
Tersedia juga gambaran diagram alur aktivitas yang melingkupi informasi waktu ( when ) yang bisa dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Diagram Alur Aktivitas
Keterangan: M1 : Teridentifikasi Spesifikasi Sistem M2 : Terbentuknya Struktur menu M3 : Selesai Alpha Testing M4 : Selesai Penyerahan Aplikasi

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan  mengacu  padaahasil  diskusi  yangssesuai  dengan step-by-step metodologi  RUP,  berikut  adalah rancangan yang dihasilkan:
1) Inceprion
Pada  tahap  ini,  informasi  dikumpulkan  melalui  studi  literatur,  observasi,  dan  wawancara.  Studi literatur  mencakup  penelitian  sebelumnya  yang  telah  dilakukan.  Selanjutnya,  observasi  dan wawancara dilaksanakan di kantor BAPPEDA Garut dengan melibatkan Sekretaris. Hasil dari tahap ini  mencakup  penyusunan  pernyataan  masalah  serta  kebutuhan  sistem.  Selanjutnya,  identifikasi proses  bisnis  dilakukan  dengan  menganalisis  aktivitas  bisnis  yang  dilakukan  di  BAPPEDA  Garut terkait pengelolaan SPPD. Analisis ini di dasari dengan wawancara yang mengarah pada penentuan spesifikasi sistem.
2) Elaboration
Tahap ini melakukan perancangan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). UML merupakan bahasa standar dalam rekayasa perangkat lunak dan perancangan sistem yang digunakan untuk  memvisualisasikan,  mendefinisikan,  membangun,  dan  mendokumentasikan  elemen-elemen yang terlibat dalam sistem perangkat lunak atau sistem informasi [14]. Adapun untuk diagram UML dapat dilihat pada Gambar 4 dan Gambar 5.
Gambar 4. Use case Diagram Aplikasi Kendali Perjalanan Dinas
Gambar 5. Class Diagram Aplikasi Kendali Perjalanan Dinas
Selain itu dilakukan perancangan struktur menu dan interface sebagai acuan pada saat pengembangan perangkat lunak kedalam kode program yang dapat dilihat pada Gambar 6 dan Gambar 7.
Gambar 6. Struktur Menu Aplikasi Kendali Perjalanan Dinas dengan Aktor Admin
Gambar 7. Perancangan Interface r dengan Aktor Pegawai
3) Construction
Pada  tahap  ini,  langkah-langkah  sebelumnya  akan  diubah  ke  dalam  bahasa  pemrograman  atau diimplementasikan  menjadi  kode  program  dan  untuk  tampilannya  dapat  dilihat  pada  Gambar  8. Kemudian,  akan  dilakukan  pengujian Alpha  Testing dengan  menerapkan  pendekatan Black  Box Testing [15].
Tabel 1. Pengujian Black Box Testing Aktivitas Kelas Uji Skenario Uji Hasil Yang diharapkan Keterangan Login Melakukan login yang benar Memasukkan username dan password Login berhasil  dan  masuk  ke halaman dashboard Sesuai Melakukan login yang salah Memasukkan username dan password Login gagal  dan  kembali  ke halaman login Sesuai Mengelola data SPPD Melihat SPPD Data  SPPD  ditampilkan  di halaman data SPPD Data  SPPD  berhasil  ditampilkan di halaman data SPPD Sesuai Mencari data SPPD Memasukkan kata kunci Data  SPPD  berhasil  ditampilkan sesuai dengan pencarian Sesuai Tambah Data SPPD Memasukkan  data  SPPD  ke from surat Data SPPD berhasil di simpan ke database dan  akan  kembali menampilkan halaman data SPPD Sesuai Cetak SPPD dan kwitansi Mencetak SPPD dan Kwitansi Data SPPD berhasil diambil dari database dan  dokumen  dapat dicetak Sesuai Kelola Uang Harian Melihat data Uang harian Data  uang  harian  ditampilkan di  halaman  data  akomodasi  & biaya Data uang harian berhasil ditampilkan  di  halaman  data akomodasi & biaya Sesuai Tambah Data uang harian Memasukkan data uang harian ke form Data  uang  harian  berhasil  di simpan  ke database dan  akan kembali  menampilkan  halaman akomodasi & biaya Sesuai Ubah  data  uang harian Memilih data uang harian yang di ubah lalu melakukan perubahan  terhadap  data  uang harian Data  uang  harian  di database berhasil  diubah  dan  kembali menampilkan halaman data akomodasi & biaya Sesuai Kelola Uang Tiket Hotel Melihat data Uang tiket hotel Data uang tiket hotel ditampilkan  di  halaman  data akomodasi & biaya Data  uang  tiket  hotel  berhasil ditampilkan  di  halaman  data akomodasi & biaya Sesuai Tambah Data uang tiket hotel Memasukkan  data  uang  tiket hotel ke form Data  uang  tiket  hotel  berhasil  di simpan  ke database dan  akan kembali  menampilkan  halaman akomodasi & biaya Sesuai Kelola Uang Transport Melihat data Uang transportasi Data uang transportasi ditampilkan  di  halaman  data transportasi Data  uang  transportasi  berhasil ditampilkan  di  halaman  data transportasi Sesuai Tambah Data uang transportasi Memasukkan data uang transportasi ke form Data uang transportasi berhasil di simpan  ke database dan  akan kembali  menampilkan  halaman transportasi Sesuai Ubah  data  uang transportasi Memilih data uang transportasi yang  di  ubah  lalu  melakukan perubahan  terhadap  data  uang transportasi Data uang transportasi di
database berhasil  diubah  dan kembali  menampilkan  halaman data transportasi Sesuai Pengajuan Nota Dinas Pengajuan  Nota Dinas Memasukkan data diri kedalam  form  nota  dinas  lalu mengklik ‘ajukan’ Data  nota  dinas  yang  diisi  akan tersimpan  diidalam  database  dan pengajuan sukses Sesuai Pengajuan SPT Pengajuan SPT Memasukkan  data  Pegawai kedalam form SPT lalu mengklik ‘ajukan’ Data  SPT  yang  diisi  akan tersimpan  diidalam  database  dan pengajuan sukses Sesuai Upload laporan/bukti Upload laporan/bukti Memasukkan file berupa laporan  atau  bukti  bahwa perjalanan dinas telah diselesaikan File  laporan  tersimpan  kedalam database  dan  status  perjalanan dinas berubah menjadi ‘tuntas’ Sesuai Mengelola Pegawai Melihat data Pegawai Data  Pegawai  ditampilkan  di halaman data Pegawai Data pegawai berhasil ditampilkan  di  halaman  data pegawai Sesuai Mencari data pegawai Memasukkan kata kunci Data pegawai berhasil ditampilkan sesuai dengan pencarian Sesuai Tambah Data pegawai Memasukkan  data  pegawai  ke from data pegawai Data pegawai berhasil di simpan ke database dan  akan  kembali
Sesuai
Aktivitas Kelas Uji Skenario Uji Hasil Yang diharapkan Keterangan menampilkan halaman data pegawai Ubah data pegawai Memilih data pegawai yang di ubah lalu melakukan perubahan terhadap data pegawai Data pegawai di database
berhasil  diubah  dan  kembali menampilkan halaman data pegawai Sesuai Hapus data pegawai (Oke) Memilih  data  pegawai  yang ingin  di  hapus  lalu  ketika muncul  konfirmasi  pilih  menu ‘OK’ Data pegawai di database
berhasil  dihapus  dan  kembali menampilkan halaman data pegawai Sesuai Hapus data pegawai (Cancel) Memilih  data  pegawai  yang ingin  di  hapus  lalu  ketika muncul  konfirmasi  pilih  menu ‘CANCEL’ Menampilkan  kembali  halaman data pegawai Sesuai
4) Transition
Tahap  ini  melakukan  penerapan  sistem  dan  mengevaluasi  kesesuaian  dengan  kebutuhan  awal. Membuat buku panduan aplikasi kendali perjalanan dinas yang mencakup pengelolaan data SPPD, nota dinas, serta pencetakan laporan.

## 4. KESIMPULAN
Hasil  dan  diskusiipenelitian  menunjukkan  bahwa  AplikasiiKendali  Perjalanan  Dinas  telah  mengotomatisasi proses  pengajuan  SPT  dan  pembuatan  SPPD  yanggsebelumnya  manual.  Aplikasi  ini  dapattmemberikan pelaporan perjalananndinas yang lebih baik, karenaamencatat setiap detaillsecara sistematis termasuk biaya, waktuttempuh, dan tujuan perjalanan. Selain itu, aplikasiiini memiliki fitur untuk mengelolaaakomodasi dan biaya pendukunggperjalanan dinas.

## REFERENSI
[1] R. Hidayatullah, V. Asmawati, and D. Wahyuni, “Aplikasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Mobile di Perum Bulog Subdivre,” JISKA (Jurnal Inform. Sunan Kalijaga) , vol. 5, no. 2, pp. 66–80, 2020, doi: 10.14421/jiska.2020.52-02.
[2] F. M. Firanda, S. Milwandhari, and V. Putratama, “Sistem Informasi Perjalanan Dinas Berbasis Web (Studi Kasus : DPRD Kabupaten Garut),” Improv. J. Ilm. Manaj. Inform. Pos Indones. , vol. 13, no. 1, pp. 15–20, 2021.
[3] A. Nurimama, “Prosedur Penyelenggaraan Perjalanan Dinas Karyawan Pada Kantor Imigrasi Kelas II Jember,” Digit. Repos. Univ. Jember , 2021.
[4] N.  E.  Puspitasari  and  P.  A.  R.  Devi,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Surat  Perintah Perjalanan Dinas di Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Lamongan,” MISI (Jurnal Manaj. Inform. Sist. Informasi) , vol. 4, no. 2, pp. 107–115, 2021.
[5] K.  E.  A.  Lestari,  E.  Anjarwani,  and  N.  Agitha,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Surat  Perintah Perjalanan Dinas pada Sekretariat Daerah Provinsi Berbasis Web,” J. Adm. Publik , vol. 2, no. 1, pp. 29–36, 2018.
[6] R.  A.  Husain,  A.  R.  M.  H.  Noor  Assegaff,  and  E.  Karyadiputra,  “Pengembangan  Aplikasi  Surat Perintah Perjalanan Dinas Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Balangan,” J. Sist. Inf. dan Telemat. , vol. I, no. 6, 2021.
[7] A. F. Salahuddin, R. S. Meimaharani, and M. Nurkamid, “Sistem Informasi Perjalanan Dinas Berbasis Elektronik Pada Dinas Pertanian Kabupaten Pati,” Jurasik (Jurnal Ris. Sist. Inf. dan Tek. Inform. , vol. 7, no. 1, p. 82, 2022, doi: 10.30645/jurasik.v7i1.418.
[8] H. Fonda, “Penerapan Aplikasi Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pada Bagian Komunikasi Dan Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti Berbasis Web,” J. Ilmu Komun. , vol. 8, no. 1, pp. 144–149, 2019.
[9] A. D. Supriatna, Y. Septiana, and T. A. Renaldi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Keuangan pada
Koperasi Pengayoman Intan Lapas Garut Berbasis Web,” J. Algoritm. , vol. 19, no. 2, pp. 738–746, 2022, doi: 10.33364/algoritma/v.19-2.1204.
[10] R. F. Fajri, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI DESA ( Studi Kasus Desa Rajagaluh Lor ),” Pros. Semin. Nas. Apl. Sains Teknol. 2021 , pp. 220–231, 2021.
[11] P. Kruchten, The rational unified process: an introduction . Addison-Wesley Professional, 2004.
[12] P.  Kruchten, The  Rational  Unified  Process:  An  Introduction  (3rd  Edition).  Addison-Wesley Professional , 3rd ed. Addison-Wesley Professional, 2003.
[13] M.  Munawir  and  R.  Hajriyanti,  “Model  Sistem  Informasi  Surat  Perintah  Tugas  Dan  Surat  Perintah Perjalanan  Dinas  Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Amik  Indonesia),” J.  Indones.    Manaj.  Inform.  dan Komun. , vol. 2, no. 2, pp. 63–68, 2021, doi: 10.35870/jimik.v2i2.44.
[14] R.  A.S  and  M.  Shalahuddin,  “Rekayasa  Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek. Bandung : Informatika,” Pilar Nusa Mandiri . 2018.
[15] S. Supriyono, “Software Testing with the approach of Blackbox Testing on the Academic Information System,” IJISTECH (International J. Inf. Syst. Technol. , vol. 3, no. 2, pp. 227–233, 2020.