## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.5 No.1, Februari2020, pp. 108-113 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 108
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi KeterlambatanPengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di UPT Rumah Sakit
Khusus Paru Tahun 2019
1 Ali Sabela Hasibuan, 2 Cindi Permadani
1,2 Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info

## ABSTRAK
Article history: Received Feb24, 2020 Revised Feb26, 2020 Accepted Feb28, 2020 Medical  record  unit  is  an  important  part  in  a  hospital,  because medical  records  contain  activities  ranging  from  receiving  patients, recording,  managing  patient  medical  record  data,  storing  and returning medical record files. In addition, medical record units must be  able  to  service  requests  for  information  relating  with  medical record  data  quickly,  precisely  and  accurately  at  the  time  required. One  of  the  factors  that  influence  the  speed  of  service  delivery  to patients  is  the  timeliness  of  returning  medical  record  files  to  the medical record unit. inpatient medical record at UPT Medan Special Lung  Hospital.  This  type  of  research  uses  quantitative  descriptive research  methods.  Population  in  the  study  of  officers  relating  to filling  medical  records  in  the  Special  Lung  RSR  totaling  15  people, with the sampling technique is the total sampling which amounted to 15 people . Brilliant The results of research that have been conducted by  researchers  that  the  factors  that  most  influence  the  delay  are carrying  out  established  procedures  and  incompleteness  in  filling medical record documents both in the patient's identity and accuracy in  filling  out  the  diagnosis  also  affect  the  delay  in  returning  the medical  record  file  and  carry  out  the  procedures  specified  in  the hospital returns the medical record file for a maximum of 1x24 hours, if the return of the medical record file is delayed it will greatly affect the assembling, analysis, coding, indixing, filling and reporting.
Keywords:
Returning Medical Records delay in returning files Patients
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Ali Sabela Hasibuan, Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan , Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: alisabelahasibuan@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pesien dan  pelayanan  lainkepada  pasien  di  sarana  pelayanan  kesehatan  (Hatta,  2008).  Menurut PermenkesRI  No.269/Menkes/Per/III/2008  tentang  rekam  medis,  menjelaskan  bahwa rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Unit  rekam  medis  merupakan  bagian  yang  penting  dalam  suatu  rumah  sakit,  karena rekam medis memuat kegiatan mulai dari penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data
109 rekam  medis  pasien, penyimpanan dan pengembalian berkas rekam  medis.Selain itu, unit rekam  medis  harus  mampu  melayani  permintaan  informasi  yang  berkaitan  dengan  data rekam medis dengan cepat, tepat dan akurat pada waktu yang dibutuhkan.Salah satu faktor yang  berpengaruh  dalam  kecepatan  pemberian  pelayanan  kepada  pasien  adalah  ketepatan waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  unit  rekam  medis.  Dalam  pelaksanaannya kegiatan  ini  didukung  oleh  petugas  rekam  medis,  yaitu  petugas  yang  bertanggung  jawab dalam pembuatan kebijakan prosedur pelaksanaan kebijakan prosedur pelaksanaan rekam medis terkait menjaga mutu pelayanan rekam medis.
Rekam medis dapat mendukung peningkatan mutu pelayanan kesehatan, yaitu dengan melakukan  pendokumentasian  secara  cepat  dan  tepat.Dengan  ini  tercipta  suatu  pelayanan yang  cepat  dan  tepat  dimana  pasien  tidak  menunggu  terlalu  lama  untuk  berobat.  Dan dengan pendokumentasian berkas rekam medis yang dilakukan secara cepat dan tepat pula maka  akan  diperoleh  data  yang  berguna  untuk  perencanaan  dan  pengawasan  dalam memberikan pelayanan kesehatan yang berkesinambungan terhadap pasien. Apabila dalam pelaksanaan  pengisian  berkas  rekam  medis  tak  dilakukan  secara  cepat  dan  tepat,  maka akan berpengaruh dalam proses pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis.
Dalam  pelayanan  di  rumah  sakit  yang  standar,  dokter  membuat  catatan  mengenai berbagai informasi mengenai pasien dalam satu berkas yang dikenal sebagai Rekam Medis atau  Medical  Record.Berkas  ini  merupakan  satu  berkas  yang  memiliki  arti  penting  bagi pasien, dokter, tenaga kesehatan atau rumah sakit (Depkes, 2006).
Pelayanan rekam medis bukan pelayanan dalam bentuk pengobatan, tetapi merupakan bukti pelayanan, financial, aspek hukum dan ilmu pengetahuan.Peran rekam medis sangat dibutuhkan  untuk  mengelola  bahan  bukti  pelayanan  kesehatan  dengan  aman,  nyaman, efisien, dan rahasia. Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan  oleh  dokter  dan  tenaga  kesehatan  lainnya  kepada  pasien  dalam  rangka penyembuhan  pasien.  Penyelenggaraan  rekam  medis  proses  kegiatan  yang  dimulai  dari saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien  selama  pasien  itu  mendapatkan  pelayanan  medik  di  rumah  sakit  dan  dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan (Depkes, 2006).
Setelah  pasien  mendapatkan  pelayanan  medis  kemudian  pasien  pulang  maka  berkas rekam  medis  sebaiknya  dikembalikan  lagi  ke  ruang  penyimpanan  supaya  berkas  tersebut tidak  hilang  atau  tercecer  sehingga  kerahasiaannya  tetap  terjaga.Penyelenggaraan  rekam medis  pada  suatu  sarana  pelayanan  kesehatan  merupakan  salah  satu  indikator  mutu pelayanan  pada  institusi  tersebut.  Pengembalian  berkas  rekam  medis  akan  berpengaruh pada proses pemberian pelayanan kepada pasien (Depkes, 2006).
Pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis menjadi terlambat atau tidak tepat  waktu.Pengembalian berkas rekam  medis dengan tepat  waktu merupakan salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk menciptakan menejemen rekam medis yang berkualitas. Pengembalian  berkas  rekam  medis  dengan  tepat  waktu  sangat  diperlukan  untuk menejemen  rekam  medis  karena  ketepatan  waktu  pengembalian  berpengaruh  terhadap proses pengolahan data rekam medis. Keterlambatan terhadap pengembalian berkas rekam medis menyebabkan keterlambatan pula terhadap pengolahan data rekam medis yang akan berpengaruh  pada  pengembalian  kebijakan,  keputusan  menejemen,  serta  penyampaian informasi  kepada  pasien.  Apabila  hal  ini  terjadi  berkelanjutan  maka  akan  sangat mempengaruhi  pengambilan  keputusan  yang  akan  merugikan  bagi  pihak  rumah  sakit maupun pihak pasien. Bagi  rumah sakit akan mempengaruhi informasi  yang disampaikan kepeda  pemimpin  tidak  tersaji  secara  tepat  waktu  yang  berguna  untuk  pengambilan keputusan  serta  kebijaksanaan  manajemen  secara  efektif  dan  hal  ini  mengahambat pembuatan  pelaporan  oleh  petugas.  Bagi  pihak  pasien  akan  mempengaruhi  pengobatan selanjutnya  dan  terlambat  dalam  mengetahui  informasitentang  kesehatan  dirinya  atas
110
pelayanan  yang  telah  diberikan.Penelitian  sebelumnya  yang  berkaitan  dengan  penyebab keterlambatan  waktupengembalian  berkas  rekam  medis  menyatakan  Faktor  penyebab keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu disebabkan oleh dokter  yang  terlambat  mengisi  kelengkapan  berkas  rekam  medis,  belum  adanya  petugas khusus  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap,  serta  jarak  Instalasi  rawat  inap  ke Instalasi  rekam  medis  yang  cukup  jauh  sehingga  mengakibatkan  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke Instalasi rekam medis(Purba, 2019).
Berdasarkan  survei  awal  yang  dilakukan  di  UPT  Rumah  Sakit  Khusus  Paru  Medan masih sering terjadi keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis.Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  tersebut  mengakibatkan keterlambatan pula dalam pelayanan pasien.
Menurut  prosedur  pengembalian  berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  UPT  Khusus Paru,  berkas  rekam  medis  harus  dilengkai  pengisiannya  dan  dikembalikan  tepat  waktu paling  lama  1x24  jam  setelah  pasien  pulang.  Hal  ini  dimaksudkan  agar  petugas  rekam medis  siap  menyediakan  berkas  rekam  medis  jika  sewaktu-waktu  diperlukan.Selain  itu, pengembalian rekam medis yang tepat waktu dapat berpengaruh terhadap pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit.
Adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis akan menghambat kegiatan selanjutnya, yaitu kegiatan coding, indexing , serta kemungkinan menyebabkan hilang atau rusaknya berkas rekam medis. Apabila hal tersebut terjadi secara berkelanjutan maka akan menghambat  penyampaian  informasi  kepada  pemimpin  rumah  sakit  untuk  pengambilan keputusan. Selain itu juga dapat menghambat kegiatan pelayanan berikutnya jika sewaktu- waktu dibutuhkan untuk keperluan hukum.

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis  penelitian  ini  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif.  Menurut Notoatmodjo,  2012,  metode  penelitian  deskriptif  adalah  suatu  metode  penelitian yang  dilakukan  dengan  tujuan  utama  untuk  membuat  gambaran  atau  deskripsi tentang  suatu  keadaan  secara  objektif.  Penelitian  ini  dilaksanakan  pada  bulan Oktober sampai Desember Tahun 2019.Tempat Penelitan dilakukan di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Medan.
B. Populasi
Populasi  adalah  keseluruhan  subjek  penelitian  yang  menjadi  populasi  dalam penelitian  petugas  kesehatan  yang  berhubungan  dengan  pengisian  DRM  di  UPT Rumah Sakit Khusus Paru Medan.
C. Sampel Menurut Notoatmodjo, 2012, sampel adalah bagian dari objek yang diteliti jumlah dan  karakteristiknya  dan  mewakili  seluruh  populasi.  Sebagai  petugas  perawat berjumlah 15 orang.
D. Teknik Sampeling
Adapun teknik sampling yang digunakan oleh peneliti adalah random sampling.
E. Teknik Pengumpulan Data
Metode  Angket,  angket  adalah  suatu  cara  pengumpulan  data  atau  suatu  penelitian mengenai  suatu  masalah  yang  umumnya  banyak  menyangkut  kepentingan  umum (orang banyak).
F. Defenisi Operasional
Untuk  membatasi  ruang  lingkup  atau  pengertian  variabel-variabel  yang  diamati atau  diteliti,  perlu  sekali  variabel-variabel  tersebut  diberi  batasan  atau  defenisi operasional (Notoadmojo, 2012).
111
1. Faktor  keterlambatan  adalah  alasan  yang  mempengaruhi  keterlambatan pengembalian dan kelengkapan pengisian rekam medis.
2. Prosedur dan kebijakan pengembalian berkas rekam medis
3. Kelengkapan dalam pengembalian pengisian dokumen rekam medis diruang G. Instrumen
Instrumen  yang  digunakan  adalah  kuesioner.Kuesioner  adalah  daftar  pertanyaan yang  sudah  tersusun  dengan  baik,  sudah  matang,  dimana  responden  tinggal memberikan jawaban atau dengan memberikan tanda-tanda tertentu (Notoatmodjo, 2012).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Hasil Tabel  1. Data UmumDistribusi Frekuensi Responden Kategori jumlah % A. Jenis Kelamin Laki-Laki 10 67% Perempuan 5 33% Total 15 100% B. Umur (Tahun) 21-30 15 100% 31-40 0 0% Total 15 100% C. Pendidikan D-III 10 67% S-1 5 33% Total 15 100% D. Lama Kerja 1-5 Tahun 10 67% 6-10 Tahun 5 33% Total 15 100%
Berdasarkan  tabel  1  menunjukan  distribusi  frekuensi  berdasarkan  karakteristik responden  tentang  pengembalian  berkas  rekam  medis,  diperoleh  gambaran  hasil  peneliti tentang jenis kelamin responden, umur responden, pendidikan responden, dan lama bekerja responden.

## Tabel 2. Distribusi Frekuensi Pengetahuan Perawat Dalam Pengembalian Berkas
Rekam Medis No Pengetahuan Frekuensi % 1. Baik 9 60% 2. Kurang 6 40% Total 15 100%
Berdasarkan  tabel  2  Pengetahuan  perawat  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis yang berpengetahuan baik sebanyak 9 orang (60%), dan yang berpengetahuan kurang baik sebanyak 6 orang (40%).
Tabel 3. Distribusi Frekuensi Prosedur dan Kebijakan Dalam Pengembalian Berkas Rekam Medis
No Prosedur dan Kebijakan Frekuensi % 1. Baik 5 33,3 % 2. Kurang 10 66,6%
112
Total 15 100%
Berdasarkan tabel 3 prosedur dan kebijakan dalam pengembalian berkas rekam medis yang  berdasarkan  baik  sebanyak  5  orang  (33,3%),  dan  yang  kurang  sebanyak  10  orang (66,6%).

## Tabel 4. Distribusi Frekuensi Kelengkapan Dalam Pengembalian Berkas Rekam
Medis NO.  Kelengkapan Pengembalian Frekuensi % 1. Baik 6 40 % 2. Tidak Baik 9 60% Total 15 100%
Berdasarkan  tabel  4kelengkapan  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  yang berdasarkan  baik  sebanyak  6  orang  (40%),  dan  yang  berdasarkan  tidak  baik  sebanyak  9 orang (60%).

## 3.2. Pembahasan
Sesuai hasil penelitian yang telah dilakukan di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Medan Tahun 2019 ada beberapa hal  yang diperoleh menjadi faktor keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan yaitu sebagai berikut :

## 1. Pengetahuan
Berdasarkan  tabel  2  pengetahuan  perawat  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis yang berpesngetahuan baik sebanyak 9 orang (60%), dan yang berpengetahuan kurang baik sebanyak 6 orang (40%).
Menurut  asumsi  peneliti,  perawat  yang  berpengetahuan  baik  lebih  tinggi  dari  pada perawat yang berpengetahuan kurang baik.Berdasarkan pengetahuan ada kaitannya dengan pengalaman  atau  lama  kerja  dan  pendidikan.  Sebagai  petugastenaga  kesehatan  harus memiliki pengetahuan yang lebih baik akan pentingnya pengisian diagnosis dan ketepatan pengembalian berkas rekam medis.

## 2. Prosedur dan kebijakan pengembalian berkas rekam medis
Berdasarkan tabel 3 prosedur dan kebijakan dalam pengembalian berkas rekam medis yang berdasarkan baik 5 orang (33,3%), dan yang kurang 10 orang (66,6%).
Menurut  asumsi  peneliti,  pelaksanaan  prosedur  dan  kebijakan  yang  kurang  baik  lebih banyak  dari  pada  yang  baik.Seharusnya  prosedur  yang  telah  ditetapkan  harus  dijalankan oleh pihak rumah sakit. Setiap rumah sakit memiliki prosedur tentang pengembalian berkas rekam  medis  bahwa  setiap  berkas  rekam  medis  harus  sudah  dikembalikan  ke  unit  rekam medis 1x24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit.

## 3. Kelengkapan
Berdasarkan tabel 4 kelengkapan pengembalian berkas rekam medis yang berdasarkan baik 6 orang (40%), dan yang tidak baik 9 orang (60%).
Menurut  asumsi  peneliti,  ketidaklengkapan  pengembalian  berkas  rekam  medis  lebih banyak  dari  pada  yang  lengkap.  Hal  tersebut  seharusnya  petugas  lebih  memperhatikan pengisian  dari  berkas  rekam  medis  agar  tidak  terjadi  dokumen  ataupun  data  yang  tidak lengkap dari pasien tersebut.
Rekam  medis  seharusnya  dibuat  segera  dan  dilengkapi  setelah  pasien  menerima pelayanan.  Pembuatan  rekam  medis  sebagaimana  dilaksanakan  melalui  pencatatan  dan pendokumentasian hasil pemeriksaan pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
113 diberikan kepada pasien, dan setiap pencatatan dalam rekam medis harus di bubuhi nama, waktu dan tanda tangan yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung.
Kelengkapan berkas rekam medis sangat penting ataupun pengisian berkas juga sangat berpengaruh  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  baik  identitas  pasien  ataupun diagnosis juga harus diperhatikan.

## 4. KESIMPULAN
Ketidaklengkapan  berkas  rekam  medis  yang  sangat  banyak  menjadi  penyebab keterlambatan  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  baik  dalam  pengisian  diagnosa ataupun dokumen rekam medis

## REFERENCES
Depertemen Kesehatan. 2009. Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit . Jakarta. Dirjen Yanmed. 2006. Tujuan Rekam Medis dan Kegunaan Rekam medis. Jakarta: Rineka Cipta.
Gemala, R, Hatta, 2011. Pendoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. Menkes  RI.  2007. Kepmenkes  Nomor  377  Tahun  2007Tentang  Standar  Profesi  Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Jakarta: Indonesia Mubarak. 2011. Faktor yang mempengaruhi pengetahuan , Jakarta: Indonesia. Notoatmodjo. 2012. Metode penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Permenkes  RI  No  340.  2010. Undang-undang  No.  36  Tentang  Klasifikasi  Rumah Sakit. Jakarta:Indonesia.
Purba,  E.  (2019).  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Waktu  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis Rawat Inap Di Rs Estomihi Medan Tahun 2019. JURNAL ILMIAH PEREKAM
DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA , 4 (2), 626–636. http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/86/88.
SK Men PAN.2008. Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sugiono.2009. Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam medis. Yogyakarta

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Ali  Sabela  Hasibuan, Gelar  D-III  diperoleh  dari  Universitas  Imelda  Medan,  Jurusan Keperawatan pada Tahun 2008, Gelar Sarjana diperoleh dari Universitas Sari Mutiara Medan  Fakultas  Keperawatan  Tahun  2011,  Magister  Keperawatan  diperoleh  dari Universitas  Sumatera  Utara,  Jurusan  Administrasi  Keperawatan  Tahun  2019.  Saat  ini Aktif Sebagai Dosen Tetap di Prodi D-III Keperawatan Universitas Imelda Medan.
Cindi Permadani, Alumni Universitas Imelda Medan.