INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 4 Tahun 2024 Page 711-726 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Pengelolaan Arsip Rekam Medis Elektronik di Klinik Pratama UNPAD Singaperbangsa
Lutfiatun Nisa 1 ✉ , Sukaesih 2 , Encang Saepudin 3
Universitas Padjadjaran
Email: lutfiatun20001@mail.unpad.ac.id 1 ✉

## Abstrak
Pentingnya rekam medis sebagai sumber informasi kesehatan mendorong perlunya pengelolaan yang baik sesuai dengan peraturan kesehatan yang berlaku. Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa mengelola rekam medis secara elektronik  dengan bekerjasama dengan pihak  ketiga sebagai penyedia aplikasi. Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  memiliki  SDM  yang  lebih  terlatih,  yaitu  terdapat  lulusan  dari jurusan rekam medis dan staff IT yang membantu jika ada kendala teknis. Penelitian ini dilakukan dengan mengamati secara intensif terhadap fenomena arsip rekam medis untuk mendapatkan gambaran terkait pengelolaan arsip rekam medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa. Penelitian ini menggunakan metode  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  induktif  dimana  data  yang  dikumpulkan  melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil data yang diperoleh dianalisis melalui tiga unsur, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/uji validasi. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  melakukan  pengelolaan  arsip  rekam  medis  secara elektronik sesuai dengan teori pengelolaan arsip dinamis serta ketentuan dari peraturan pemerintah yang berlaku.
Kata Kunci: Arsip Elektronik, Arsip Dinamis, Arsip Rekam Medis

## Abstract
The importance of medical records as a source of health information encourages the need for good management by applicable health regulations. Singaperbangsa Pratama Unpad Clinic manages medical records electronically by collaborating with a third party as an application provider. Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa  has  more  trained  human  resources,  namely  there  are  graduates  from  the  medical records department and IT staff who help if there are technical problems. This research was conducted by  intensively  observing  the  phenomenon  of  medical  record  archives  to  get  an  overview  of  the management  of  medical  record  archives  at  Singaperbangsa  Primary  Clinic.  This  research  uses  a qualitative research method with an inductive approach where data is collected through observation, interviews, and documentation. The results of the data obtained were analyzed through three elements, namely data reduction, data presentation, and conclusion drawing/validation testing.
The results of this study indicate that the Primary Clinic of Unpad Singaperbangsa conducts electronic medical record archive management by the theory of dynamic archive management and the provisions of the applicable government regulations.
Keywords: Electronic  Records, Records, Medical Record

## PENDAHULUAN
Klinik Kesehatan Unpad merupakan fasilitas layanan kesehatan yang berada di bawah naungan Universitas Padjadjaran. Klinik Kesehatan Unpad berada di dua tempat, yaitu di Jl. Singeperbangsa no. 2, Bandung, dan Jl. Raya Bandung Sumedang KM. 21, Jatinangor. Kedua klinik ini menyediakan layanan kesehatan dasar berupa poli umum, poli gigi, dan kesehatan ibu dan anak (KIA), instalasi farmasi, dan laboratorium bagi seluruh civitas akademik dan masyarakat umum. Sebagai layanan fasilitas kesehatan, Klinik Kesehatan Unpad tentu saja melakukan pengelolaan arsip rekam medis terhadap pasiennya. Jumlah pasien yang datang setiap hari nya juga tidak sedikit. Banyaknya jumlah pasien ini memberikan dampak secara tidak langsung terhadap jumlah arsip rekam medis pasien yang tercipta dan dikelola.
Pengelolaan arsip rekam medis yang dilakukan oleh Klinik Kesehatan Unpad dikelola secara  elektronik  yang  bekerja  sama  dengan  pihak  ketiga  (vendor).  Namun  arsip  rekam medis pasien klinik yang berada di Singaperbangsa dan Jatinangor berbeda. Masing-masing Klinik  Kesehatan  Unpad  melakukan  pengelolaan  arsip  rekam  medis  pasiennya  masing- masing. Meskipun menggunakan sistem yang sama, Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dan  Klinik  Pratama  Unpad  Jatinangor  tidak  memiliki  hubungan  satu  sama  lain  dalam melakukan pengelolaan arsip rekam medis. Penelitian ini difokuskan pada pengelolaan arsip rekam medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa. Alasan utama nya adalah karena pengelolaan arsip rekam medis  di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa didukung oleh sumber daya manusia (SDM) yang lebih terlatih dalam melakukan pengelolaan arsip rekam
medis karena memiliki staff rekam medis berupa lulusan jurusan rekam medis. Selain itu, pengelolaan arsip rekam medis elektronik di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa juga dibantu oleh staff khusus di bidang IT yang dapat turun langsung membantu apabila dalam pengelolaan arsip rekam medis terdapat kendala dari perangkat yang digunakan.
Berdasarkan  observasi  awal  dan  wawancara  yang  dilakukan  oleh  peneliti  dengan petugas  kesehatan,  diketahui  bahwa  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  melakukan pengelolaan rekam medis secara elektronik yang seluruh pengolahan data nya dilakukan oleh sistem. Arsip rekam medis yang dibuat setiap hari nya berjumlah kurang lebih 100-150 pasien di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa. Penciptaan rekam medis dimulai dari awal pasien melakukan pendaftaran pasien yang dicatat oleh sistem komputer kemudian dilanjut dengan tahap pemeriksaan awal berupa pemeriksaan berat badan, tinggi badan, suhu dan tekanan darah. Setelah pemeriksaan tahap awal dilanjut dengan pemeriksaan lanjut oleh dokter  yang  bertugas.  Seluruh  hasil  pemeriksaan  tersebut  dicatat  dan  disimpan  secara elektronik  oleh  sistem  yang  digunakan  berupa  aplikasi  pada  website  yang  diolah  dan dikelola bekerja sama dengan vendor atau pihak ketiga dari periksaid. Rekam medis yang dicatat oleh komputer tiap unit seperti pendaftaran, dokter, dan farmasi sudah terintegrasi dalam sistem tersebut, sehingga sudah tidak ada lagi catatan rekam medis secara manual berupa kertas yang dibawa oleh pasien.
Pada  dasarnya  setiap  klinik  pasti  memiliki  arsip  rekam  medis  yang  berisi  tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan sumber informasi yang penting bagi klinik karena mengandung  informasi  terkait  riwayat  medis  pasien  sehingga  dapat  digunakan  untuk memberikan pelayanan yang tepat bagi pasien. Rekam medis adalah arsip penting yang perlu  disimpan  dan  dikelola  dengan  baik.  Pentingnya  peran  arsip  rekam  medis  dalam pelayanan klinik mengakibatkan pengelolaan arsip rekam medis perlu diperhatikan dengan sebaik-baiknya  sesuai  dengan  landasan  hukum  yang  berlaku.  Hal  tersebut  dikarenakan rekam medis sebagai dasar dalam tindakan medis selanjutnya, baik dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lain.
Rekam medis ( medical records) merupakan bagian penting dari perawatan kesehatan pasien di masa kini  dan masa depan.  Rekam medis sebagai kumpulan  informasi tertulis mengenai kesehatan dan perawatan pasien. Pada dasarnya, rekam medis digunakan untuk perawatan pasien saat ini dan yang akan datang. Selain itu, rekam medis juga digunakan dalam  manajemen  dan  perencanaan  fasilitas  dan  layanan  perawatan  kesehatan,  untuk penelitian medis dan produksi statistik perawatan kesehatan (Publications, 2006).
Dalam pasal 1 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa rekam medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis elektronik adalah rekam medis yang dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang diperuntukkan bagi penyelenggaraan rekam medis ( Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis, 2022).
Rekam  medis  yang  dikemukakan  oleh  Departemen  Kesehatan  RI  (2006)  adalah informasi  tertulis  dan  terekam  mengenai  identitas,  riwayat  kesehatan,  pemeriksaan  fisik, laboratorium, diagnosis, serta semua layanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, baik rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan layanan  gawat darurat. Rekam medis sangat luas sehingga tidak hanya merupakan kegiatan pencatatan tetapi juga merupakan  sistem  dari  badan  organisasi/unit  kegiatan.  Kegiatan  pencatatan  itu  sendiri hanyalah satu bentuk kegiatan yang dijelaskan dalan uraian tugas ( job description) pada unit/instalasi rekam medis ( Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II, 2006).
Rekam  medis  elektronik  adalah  sebuah  sistem  pencatatan  data  kesehatan  pasien secara digital. Sistem ini menampung seluruh informasi kesehatan pasien selama hidupnya, mulai dari hasil pemeriksaan,  diagnosis, pengobatan, hingga riwayat kesehatan keluarga (Potter  &  Perry,  2009).  Sebagaimana  yang  tercantum  pada  pasal  46  Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, bahwa setiap dokter atau  dokter  gigi  dalam  menjalankan  praktik  kedokteran  wajib  membuat  rekam  medis. Rekam  medis  harus  segera  dilengkapi  setelah  pasien  selesai  menerima  pelayanan kesehatan.  Setiap  catatan  rekam  medis  harus  dibubuhi  nama,  waktu,  dan  tanda  tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan (Presiden Republik Indonesia, 2004). Di era serba digital ini rekam medis elektronik juga sering digunakan karena memiliki beberapa kelebihan, yaitu pengelolaan menjadi lebih mudah, tepat, dan cepat.
Pentingnya pengelolaan rekam medis di setiap fasilitas layanan kesehatan menjadikan arsip rekam medis perlu diperhatikan oleh setiap fasilitas layanan kesehatan. Sebagaimana yang disebutkan pada pasal 5 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang  Kesehatan,  bahwa  setiap  orang  mempunyai  hak  dalam  memperoleh  pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, dan terjangkau dan pada pasal 8 Undang-Undang Republik Indonesia  Nomor  36  Tahun  2009  tentang  Kesehatan,  setiap  orang  berhak  memperoleh informasi tentang data kesehatan dirinya termasuk tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang akan diterimanya dari tenaga kesehatan. Dengan pengelolaan rekam medis
elektronik,  klinik  dapat  meningkatkan  kualitas  pelayanan  baik  bagi  internal  organisasi maupun  eksternal  organisasi.  Sehingga  proses  pelayanan  rekam  medis  dapat  dilakukan dengan cepat, tepat, dan efisien.
Berdasarkan dengan adanya fenomena pengelolaan rekam medis secara elektronik yang dilakukan oleh Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dengan data rekam medis yang telah  terintegrasi  antar  unitnya,  maka  peneliti  tertarik  untuk  meneliti  sistem  manajemen dokumen  rekam  medis  di  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  guna  terciptanya pengelolaan dokumen rekam medis yang sesuai dengan pengelolaan arsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  melihat  fenomena  yang  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip  rekam medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa. Oleh karena itu peneliti memilih metode penelitian  kualitatif.  Penelitian  ini  dilakukan  dengan  mengamati  secara  intensif  terhadap fenomena  terkait  pengelolaan  arsip  rekam  medis  untuk  mendapatkan  gambaran  terkait pengelolaan  arsip  rekam  medis  di  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa.  Penelitian  ini menggunakan  metode  kualitatif  dengan  pendekatan  induktif  dimana  data  yang dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi,
Peneliti memilih untuk menggunakan metode studi kasus dalam penelitian ini karena bertujuan  untuk  mengumpulkan  data  secara  terbuka  dan  komprehensif  mengenai pengelolaan  arsip  rekam  medis  di  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa.  Dengan menggunakan metode ini, peneliti dapat mengetahui lebih mendalam tekait kondisi terkini yang terjadi di lapangan berupa pengelolaan arsip rekam medis guna melakukan analisis lebih lanjut.
Peneliti  dengan  pendekatan  kualiatatif  melakukan  kegiatannya  untuk  memperoleh informasi,  pengetahuan  atau  penjelasan  yang  mendetail  tentang  subjek  dan  lingkungan sosial  yang  diteliti.  Pengetahuan  atau  informasi  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara mendalam  dan  pbservasi  berupa cerita yang  sangat  detail, termasuk ungkapan asli dari subjek (Hamidi, 2005).
Dalam  penelitian  kualitatif,  ada  berbagai  jenis  metode  penelitian  yang  digunakan, yaitu  dapat  berupa  studi  kasus,  etnografi,  fenomenologi,  action  research,  dan  lain sebagainya. Dalam penelitian ini, peneliti memilih metode penelitian kualitatif – studi kasus dikarenakan  peneliti  berusaha  memahami  kelompok  yang  diteliti,  dalam  hal  ini  objek penelitian. Hal tersebut sejalan dengan tujuan peneliti untuk mengetahui bagaimana proses pengelolaan arsip rekam medis yang dilakukan oleh Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa.
Dalam buku Metode Penelitian Kualitatif (2018), studi kasus adalah deskripsi dan penjelasan komprehensif  mengenai  berbagai  aspek  individu,  kelompok,  organisasi  (komunitas), program, atau situasi sosial (Mulyana, 2018).
Studi kasus adalah metode untuk melihat secara mendalam dan mendetail pada suatu kasus  tertentu,  baik  itu  individu,  kelompok,  organisasi,  maupun  situasi.  Metode  ini melibatkan  pengumpulan  data  yang  cermat  dari  sumber  informasi,  seperti  wawancara, observasi, dokumen, atau catatan lainnya untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang fenomena yang diteliti.
Peneliti  memilih  menggunakan  metode  studi  kasus  dalam  penelitian  ini  karena bertujuan  untuk  mengumpulkan  data  secara  terbuka  dan  komprehensif  mengenai pengelolaan  arsip  rekam  medis  di  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa.  Dengan menggunakan metode ini, peneliti dapat mengetahui lebih mendalam terkait kondisi terkini yang terjadi di lapangan berupa pengelolaan arsip rekam medis guna melakukan analisis lebih lanjut.
Subjek  peneliti  dalam  penelitian  ini  adalah  pencipta  sekaligus  pengguna  dan pengelola rekam medis elektronik di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa, khusus nya staff yang  memberikan  pelayanan  langsung  kepada  pasien.  Pemilihan  subjek  ini  berdasarkan pertimbangan data yang dibutuhkan dalam penelitian, dimana subjek tersebut mengetahui dan memahami terkait pengelolaan rekam medis elektronik yang dilakukan.
Proses  pengumpulan  data  memegang  peranan  sentral  dalam  tahapan  penelitian. Pemilihan  teknik  pengumpulan  data  yang  tepat  sangat  menentukan  kualitas  data  yang dihasilkan.  Dalam  penelitian  ini  teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Data yang dikumpulkan adalah data kualitatif dan metode  analisis  yang  digunakan  oleh  peneliti  berupa  reduksi  data,  penyajian  data,  dan penarikan kesimpulan/validasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Definisi rekam medis berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan kepada  pasien,  dan  Rekam  Medis  Elektronik  adalah  rekam  medis  yang  dibuat  dengan menggunakan  sistem  elektronik  yang  diperuntukkan  bagi  penyelenggara  Rekam  Medis. Kegiatan  penyelenggaraan  rekam  medis  elektronik  paling  sedikit  terdiri  atas  registrasi pasien, pendistribusian data rekam medis elektronik, pengisian informasi klinis, pengolahan informasi rekam medis elektronik, penginputan data untuk klaim pembiayaan, penyimpanan
rekam  medis  elektronik,  penjamin  mutu  rekam  medis  elektronik,  dan  transfer  isi  rekam medis elektronik.
Rekam medis merupakan bentuk arsip dinamis karena memiliki hubungan yang erat dalam konteks penyimpanan dan pengelolaan informasi. Rekam medis merupakan riwayat pencatatan  kesehatan  pasiean  yang  mengandung  informasi  terkait  kesehatan  pasien termasuk dalam diagnosis, tindakan, pengobatan, dan biaya pelayanan. Kearsipan adalah sistem pengelolaan dokumen atau informasi untuk tujuan penggunaan masa depan. Dalam hal  ini,  pengelolaan  rekam  medis  merupakan  bentuk  pengarsipan  yang  penting  dalam konteks perawatan kesehatan.
Sebagai  salah  satu  bentuk  arsip,  rekam  medis  memiliki  proses  pengendalian  arsip dalam  teori  yang  dikemukakan  oleh  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2014)  yang menyebutkan  bahwa  proses  pengendalian  arsip  dinamis  secara  efisien,  efektif,  dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Tahapan  pengelolaan  arsip  yang  didasarkan  dari  Peraturan  Menteri  Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis yang mengatur tentang penyelenggaraan, pendistribusian, pengolahan, penyimpanan, keamanan, pembinaan, dan pengawasan  rekam  medis  elektronik  serta  konsep  pengelolaan  arsip  dinamis  yang dikemukakan oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono maka peneliti melakukan penelitian terkait  dengan  proses  penglolaan  arsip  rekam  medis  di  Klinik  Pratama  Unpad Singaperbangsa yang terdiri dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip rekam medis.

## 1. Penciptaan Arsip Rekam Medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa
Tahap penciptaan ini merupakan bagian dari awal terciptanya arsip rekam medis yang dikelola oleh Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa. Arsip rekam medis diciptakan untuk menunjang  pelayanan  kesehatan  yang  disediakan  oleh  klinik.  Berdasarkan  data  yang diperoleh  dari  hasil  wawancara,  diketahui  bahwa  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa menciptakan arsip rekam medis secara elektronik dengan melakukan pengisian identitas atau data  sosial  pasien  ke dalam  sistem aplikasi yang telah bekerja sama dengan  pihak ketiga atau vendor pemilik aplikasi periksaid.
Penciptaan  arsip  elektronik  dilakukan  secara  langsung  dalam  bentuk  digital menggunakan  aplikasi  pada  komputer.  Penciptaan  arsip  elektronik  dimulai  dengan memasukkan data sosial pasien berupa nama, tempat tanggal lahir, alamat, nomor telepon, NIK, dan data identitas lainnya yang dimasukkan ke dalam aplikasi dan didapatkan oleh staff rekam medis yang berada di meja registrasi  saat  pasien  melakukan pendaftaran. Pasien
dilakukan wawancara oleh petugas registrasi untuk menyebutkan identitas nya atau dengan hanya menunjukkan KTP atau kartu BPJS bagi pasien yang merupakan peserta BPJS. Data identitas  yang  diminta  oleh  petugas  sesuai  dengan  standar  pemerintah  yang  harus terintegrasi dengan KTP.
Selain identitas berupa KTP atau kartu BPJS, bagi pasien yang masih di bawah umur atau belum memiliki KTP pengisian identitas akan diberikan formulir yang harus diisi oleh wali dari pasien tersebut. Formulir yang telah diisi oleh wali pasien kemudian dimasukkan ke  dalam  aplikasi  sebagaimana  pasien  yang  lainnya.  Setelah  data  identitas  pasien dimasukkan  ke  dalam  aplikasi,  pasien  tersebut  akan  dialihkan  kepada  perawat  untuk melakukan pengisian data rekam medis awal melalui pemeriksaan seperti tensi, nadi, suhu, berat badan, dan tinggi badan. Dari perawat, pasien akan dilanjutkan kepada dokter untuk melakukan  pemeriksaan  lanjutan  terkait  keluhan  penyakit  yang  dirasakannya.  Dari  hasil pemeriksaan  yang  dilakukan  oleh  dokter,  kelanjutan  dari  isi  rekam  medis  pasien  akan dituliskan oleh dokter ke dalam aplikasi untuk disimpan rekam medisnya.
Berikut alur pendaftaran pelayanan kesehatan yang dipajang di bagian depan klinik:

## Gambar 1 Alur Pendaftaran Pasien
Pasien  mengambil  nomor  antrian  yang  diberikan  oleh  petugas  keamanan  untuk melakukan pendaftaran. Nomor antrian tersebut akan dipanggil ke meja pendaftaran untuk dilakukan pencatatan data sosial pasien dengan menunjukkan KTP atau kartu BPJS apabila pasien  baru  dan  cukup  menyebutkan  nama  dan  tanggal  lahir  bagi  pasien  lama  karena identitas lainnya sudah tersimpan oleh sistem sehingga tidak perlu memasukkan kembali data-data yang sebelumnya sudah ada. Setelah nama pasien sudah terdaftar maka pasien selanjutnya  akan  dipanggil  untuk  menemui  perawat  dan  dilakukan  pemeriksaan  berat
badan,  tinggi  badan,  tensi,  nadi,  dan  suhu.  Perawat  menuliskan  hasil  pemeriksaan  awal tersebut ke dalam sistem aplikasi. Setelah itu nama pasien akan dipanggil kembali untuk memasuki  ruangan  dokter  dan  dilakukan  pemeriksaan  terkait  keluhan  kesahatan  yang dialami. Setelah dokter melakukan pemeriksaan, maka dokter juga akan menuliskan hasil diagnosa pasien ke dalam sistem aplikasi dan menentukan apakah pasien bisa langsung mengambil obat yang diresepkan ke bagian farmasi atau perlu kegiatan penunjang seperti pemeriksaan lab atau perlu rujukan ke rumah sakit. Apabila dokter sudah cukup dengan hasil  pemeriksaan,  maka  pasien  bisa  langsung  menuju  farmasi  untuk  mengambil  obat. Namun apabila dokter memerlukan pemeriksaan penunjang seperti lab, maka pasien akan diarahkan ke meja registrasi kembali untuk dilakukan pencatatan bahwa pasien tersebut perlu untuk melakukan pemeriksaan di laboratorium. Namun jika dokter merujuk pasien ke rumah sakit, maka pasien tersebut juga akan diarahkan ke meja registrasi untuk dibuatkan surat rujukannya.
Seluruh  proses  yang  dilakukan  dari  mulai  pendaftaran,  kemudian  ke  perawat  dan dokter hingga ke farmasi atau mendapat surat rujukan merupakan proses penciptaan rekam medis pasien. Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa melakukan seluruh proses penciptaan tersebut menggunakan aplikasi pada komputer. Arsip rekam medis pasien yang tercipta dan tersimpan dalam sistem penyimpanan juga berbentuk elektronik. Kecuali ada permintaan atau kebutuhan tertentu yang membutuhkan bentuk fisik ( print out).

## 2. Penggunaan Arsip Rekam Medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa
Tahapan  selanjutnya  pengelolaan  rekam  medis  setelah  dilakukannya  penciptaan adalah penggunaan rekam medis. Pada dasarnya isi dari rekam medis adalah milik pasien dan  bersifat  rahasia.  Secara  umum  arsip  rekam  medis  digunakan  dalam  berbagai kebutuhan,  yang  paling  utama  adalah  untuk  melihat  riwayat  dan  informasi  kesehatan pasien.  Adanya  rekam  medis  pasien  ini  dapat  membantu  dokter  untuk  mengambil keputusan terhadap kebutuhan kesehatan pasien.
Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  dapat  menggunakan  rekam  medis  apabila memang ada keperluan yang menyangkut hukum dan harus mengeluarkan isi rekam medis tersebut. Selain hal yang berkaitan dengan hukum, isi rekam medis juga bisa digunakan untuk kebutuhan penelitian.
Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  tidak  memberikan  isi  rekam  medis  ke sembarang pihak tanpa ada tujuan dan persetujuan dari yang bersangkutan. Bagi pihak eksternal untuk memenuhi kebutuhan penelitian atau pendidikan ada prosedur yang perlu dijalankan untuk mendapatkan rekam  medis pasien. Pihak eksternal atau pihak dari luar
klinik perlu mengirimkan surat resmi yang ditujukan kepada direktur utama klinik, kemudian nanti  dari  direktur  akan  ada  disposisi  kepada  staff  rekam  medis  untuk  menindak  lanjuti kebutuhan dari penelitian atau pendidikan. Apabila disetujui, maka arsip rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal dapat diberikan dalam bentuk fisik berupa print out atau dalam bentuk digital misalnya pdf.
Gambar 2 Alur Penggunaan Rekam Medis Bagi Eksternal Klinik
Direktur klinik hanya memberikan disposisi kepada staff rekam medis karena memang hanya petugas rekam medis yang dapat membuka rekam medis. Di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa  hanya  petugas  yang  berkaitan  dengan  rekam  medis  yang  dapat mengakses isi rekam medis.
Selama  dilakukannya  pengelolaan  rekam  medis,  Klinik  Pratama  Unpad Singaperbangsa  memang  dapat  menggunakan  rekam  medis  pasien  untuk  kebutuhan eksternal. Namun sejauh ini, berdasarkan informasi dari informan, belum pernah ada pihak eksternal yang membutuhkan rekam medis dari Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa baik untuk kebutuhan hukum, pendidikan, maupun penelitian. Sehingga arsip rekam medis di Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  hanya  digunakan  oleh  dokter,  perawat,  serta keluarga apabila diizinkan oleh pasien.
Kebijakan akses rekam medis yang dimiliki oleh Klinik Pratama Kesehatan Unpad juga hanya diberikan kepada petugas yang berhubungan dengan rekam medis, yaitu petugas rekam  medis,  perawat,  dokter,  dan  bidan.  Mereka  memiliki  akses  rekam  medis  dengan diberikan  akun  pengguna  ( user)  untuk  membuka  rekam  medis.  Sehingga  selain  orang- orang  tersebut  tidak  bisa  membuka  rekam  medis  pasien  karena  tidak  memiliki  akun pengguna meskipun karyawan klinik itu sendiri.
Bagian lain dari klinik, seperti laboratorium dan farmasi tidak bisa membuka isi rekam medis pasien. Karena mereka tidak memiliki kewenangan untuk melihat rekam medis pasien. Mereka memiliki akun pada aplikasi ini namun akun mereka tidak dapat melihat isi rekam medis pasien.
Bahkan akun seperti dokter dan bidan juga tidak bisa membuka isi rekam medis pasien satu sama lain. Maksudnya, jika pasien tersebut adalah pasien bidan, maka dokter tidak bisa
membuka  rekam  medis  pasien  tersebut.  Dokter  juga  tidak  bisa  membuka  rekam  medis pasien yang dilayani oleh bidan.
Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  memiliki  satu  orang  yang  diberikan  akses khusus oleh vendor yang dapat mengakses seluruh fitur pada aplikasi periksaid atau biasa disebut  sebagai  superadmin.  Superadmin  dapat  mengakses  seluruh  data  rekam  medis termasuk ke akun laboratorium dan farmasi hingga pengelolaan akun pengguna seperti penambahan akun maupun penghapusan akun. Beliau adalah Bapak Ahmad Taufiq, Amd yang berada di bawah bagian Sarana dan Prasarana (Sarpras) sekaligus yang memegang seluruh urusan IT di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa, sehingga beliau memiliki akses khusus yang tidak dimiliki oleh petugas lainnya.
Akun  pengguna  yang  dapat  membuka  isi  rekam  medis  pasien  ini  adalah  petugas kesehatan yang sudah terdaftar data nya di vendor. Sehingga selain data petugas kesehatan yang terdaftar sebagai pengguna rekam medis tidak dapat membuat akun pada aplikasi tersebut. Sedangkan superadmin adalah akun yang dapat membuka hampir seluruh fitur yang ditampilkan pada aplikasi, tiap-tiap modul yang ada pada aplikasi periksaid seperti modul  untuk  rekam  medis  atau  pendaftaran,  modul  untuk  dokter,  hingga  modul  untuk farmasi dan laboratorium. Superadmin juga dapat melakukan penambahan, penghapusan akun dan menambahkan tarif layanan kesehatan yang belum ada.
Penggunaan rekam medis elektronik lebih sederhana dibanding dengan rekam medis manual.  Dengan  menekan  tombol  simpan  pada  setiap  langkah  terakhir  dari  penciptaan arsip rekam medis, maka data yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi akan terintegrasi secara  otomatis  sehingga  tidak  perlu  lagi  melakukan  distribusi  data  secara  manual  oleh petugas rekam medis.
3. Pemeliharaan Arsip Rekam Medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa mengelola rekam medis menggunakan aplikasi yang dimiliki oleh pihak ketiga. Sehingga pemeliharaan aplikasi juga dilakukan oleh vendor sebagai  pemilik aplikasi. Tidak  ada tindakan apapun yang dilakukan  oleh Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dalam upaya pemeliharaan sistem aplikasi periksaid.
Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  selalu  memastikan  agar  aplikasi  yang digunakannya tetap berjalan dan berfungsi dengan baik tanpa ada kendala. Selama kontrak berjalan dengan pihak ketiga, tidak pernah terjadi masalah yang menghambat pengelolaan rekam medis. Vendor sebagai pemilik aplikasi memberikan jaminan kepada Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa tidak perlu khawatir terkait kemanan data pasien.
Dalam kesehariannya mengelola rekam medis, Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa sering mengalami masalah yang disebabkan oleh faktor jaringan, misalnya berupa loading sehingga perlu sedikit waktu untuk menunggu. Apabila hal itu terjadi, petugas rekam medis akan langsung memberikan laporan kepada pihak vendor atas kendala yang terjadi. Nanti dari  pihak  vendor  sendiri  yang  akan  memantau  masalahnya  ada  dimana.  Apabila  pihak vendor  periksaid  sedang  melakukan  pemeliharaan,  maka  akan  memberikan  dampak terhadap aplikasi yang sedang dijalankan di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa. Dampak tersebut berupa loading yang biasanya terjadi paling lama 5 (lima) menit. Dalam aplikasi tersebut tertera sinyal yang menunjukkan kestabilan dari sinyal aplikasi.
Dampak dari kendala sinyal lainnya adalah data pasien yang telah dimasukkan dan disimpan oleh bagian rekam medis di pendaftaran tidak masuk ke akun perawat. Sehingga pasien  tersebut  sudah  menunggu  lama  namun  tidak  kunjung  dipanggil  oleh  perawat. Kekeliruan tersebut kadang terjadi oleh karena perawat itu sendiri yang belum melakukan refresh  pada  halaman  tersebut,  sehingga  nama  pasien  tidak  muncul  seolah-olah  belum terdaftarkan.
Perangkat utama yang digunakan oleh Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dalam mengelola rekam medis pasien adalah menggunakan komputer dengan jaringan internet. Fasilitas lain yang digunakan dalam pengelolaan rekam medis elektronik juga ada printer sebagai alat cetak apabila dibutuhkan untuk mencetak surat sakit atau surat sehat yang akan diberikan kepada pasien.
Komputer  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  rekam  medis  elektronik  di  Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa memiliki spesifikasi yang sama. Ada standar minimun agar aplikasi dapat berjalan dengan maksimal. Selain menyediakan perangkat komputer, petugas kesehatan  juga  menyediakan  laptop  sebagai  cadangan  apabila  ada  masalah  pada komputer. Aplikasi periksaid yang digunakan oleh Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dapat  dibuka  dan  diakses  dengan  menggunakan  perangkat  apapun  yang  terhubung dengan jaringan internet. Karena yang terpenting adalah akun pengguna untuk mengakses isi dari rekam medis pasien. Begitu pula dengan tempatnya, aplikasi tersebut dapat dibuka dimana saja dengan perangkat yang terhubung ke intenet dengan akun pengguna yang sudah terdata pada sistem.
Kendala lain yang kemungkinan terjadi dalam melakukan pengelolaan rekam medis elektronik adalah padam listrik. Apabila terjadi listrik padam, klinik sudah mempersiapkan agar  pengelolaan  rekam  medis  tetap  dapat  berjalan  sebagaimana  mestinya  dengan mempersiapkan genset agar listrik tetap bisa menyala terus. Kendala mati listrik merupakan
faktor eksternal yang tidak dapat dikendalikan oleh  klinik, oleh karena itu klinik memiliki genset sebagai cadangan apabila listrik padam.
Penggunaan genset pada saat terjadi padam listrik membutuhkan waktu sekitar 10 sampai 15 menit untuk dapat menyalakan kembali listrik yang padam. Karena ada prosedur yang  perlu  dijalankan  saat  akan  menggunakan  genset.  Penggunaan  genset  bukanlah wewenang dari petugas rekam medis, sehingga petugas rekam medis perlu menjalankan prosedur yang ada untuk dapat mengajukan penggunaan genset.
Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa tidak dapat melakukan apapun terkait dengan pemeliharaan  sistem  aplikasi.  Karena  seluruh  sistem  pada  aplikasi  tersebut  sepenuhnya dikendalikan oleh vendor dari periksaid. Namun apabila ada kendala terhadap perangkat yang digunakan, dapat langsung diatasi sendiri oleh bagian yang memegang IT di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa.
Perangkat  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  rekam  medis  elektronik  juga  tidak selamanya  berjalan  dengan  baik.  Apabila  komputer  yang  digunakan  bermasalah,  maka Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa perlu mengganti nya dengan segera.
Selain dari faktor-faktor kendala server, jaringan atau perangkat, adapula kesalahan yang disebabkan oleh manusia ( human error) misalnya kesalahan input data sehingga ada data  yang  tidak  sesuai  dengan  data  yang  telah  tersimpan  di  sistem.  Kesalahan  yang disebabkan  oleh human  error  seperti  pada  contoh  di  atas  dapat  diatasi  langsung  oleh petugas rekam medis dengan konfirmasi ulang kepada pasien yang bersangkutan untuk dilakukan perbaikan data pada sistem. Perubahan data pada seperti contoh diatas dapat dilakukan langsung oleh petugas rekam medis. Superadmin tidak perlu turun tangan untuk melakukan perbaikan data tersebut.
Seluruh  data  rekam  medis  pasien  tersimpan  pada  server  pusat  milik  periksaid. Sehingga keamanan data yang tersimpan juga merupakan tanggung jawab dari periksaid. Di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa tidak ada server yang menyimpan seluruh data rekam  medis  pasien.  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  hanya  menggunakan aplikasinya saja. Apabila ada bencana yang terjadi di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa tidak akan merusak isi rekam medis pasien.
Upaya pencegahan bencana untuk memastikan bahwa data rekam medis tetap aman adalah hal yang harus  dilakukan oleh  pihak vendor  periksaid.  Karena  seluruh data yang tersimpan  ada  di  server  kantor  pusat  yang  berada  di  Jakarta.  Maka  mereka  perlu memastikan dan melakukan upaya untuk menjaga keamanan data-data tersebut.
4. Penyusutan Arsip Rekam Medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa
Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa melihat Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis. Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa menyimpan rekam medis elektronik selama 25 tahun bahkan bisa lebih.  Menurut  petugas  rekam  medis  selaku  informan  pada  penelitian  ini  berpendapat bahwa  rekam  medis  elektronik  lebih  enak  dibandingkan  dengan  rekam  medis  manual. Berbeda dengan rekam medis manual yang memiliki masa retensi sebelum dilakukannya pemusnahan. Rekam medis elektronik tidak memerlukan masa retensi dan pemusnahan.
Dalam pelaksanaan  pengelolaan rekam medis elektronik,  Klinik Pratama Kesehatan Unpad  belum  pernah  melakukan  penyusutan  rekam  medis  elektronik.  Klinik  Pratama Kesehatan Unpad mulai melakukan pengelolaan rekam medis elektronik sejak Februari 2022 dan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 ditetapkan sejak Agustus 2022. Usia rekam medis elektronik di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa masih sekitar 2 (dua) tahun,  sehingga  belum  memenuhi  persyaratan  untuk  dilakukan  penyusutan  yang memerlukan waktu 25 (dua puluh lima) tahun.
Dalam pengelolaan  rekam medis elektronik juga tidak ada  pemisahan antara arsip rekam medis aktif dan arsip rekam medis inaktif. Seluruh arsip rekam medis elektronik yang ada masih dianggap aktif karena baru mencapai kurang lebih 2 (dua) tahun.
Arsip rekam medis elektronik pasien yang telah meninggal di luar pengetahuan atau tanpa konfirmasi ke pihak Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa juga tetap tersimpan di dalam sistem. Hal tersebut yang menjadikan sebagai salah satu kelemahan dari pengelolaan rekam medis elektronik.
Sejak  dikeluarkannya  Permenkes  tersebut  hingga  saat  ini  belum  pernah  dilakukan penyusutan arsip rekam medis dikarenakan jangka waktu nya belum mencapai 25 tahun. Namun apabila nanti di masa depan rekam medis telah mencapai jangka waktu 25 tahun, Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  tidak  akan  melakukan  penyusutan  rekam  medis. Karena  aplikasi  periksaid  yang  saat  ini  digunakan  memiliki  kapasitas  penyimpanan  yang tidak terbatas sehingga rekam medis tidak akan dilakukan penyusutan dan akan disimpan dalam sistem selamanya. Kecuali kontrak antara Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dan vendor periksaid telah selesai.

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan terkait pengelolaan arsip rekam medis elektroik di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa, maka dapat disimpulkan hasil analisis data berdasarkan lapangan.
1. Penciptaan arsip rekam medis di Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa dilakukan
sesuai  dengan  pedoman  dan  aturan  berdasarkan  Undang-Undang  Republik Indonesia dan Peraturan Kementerian Kesehatan. Penciptaan arsip rekam medis di Klinik Pratama Unapd Singaperbangsa dilakukan secara elektronik dengan aplikasi berbasis web yang disewa dari pihak ketiga atau vendor.
2. Penggunaan arsip  rekam medis di  Klinik Pratama Unpad Singaperbangsa sangat terbatas dan bersifat rahasia. Hal ini sesuai dengan perlindungan hak pasien atas kerahasiannya yang tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29  Tahun  2004  tentang  Praktik  Kedokteran.  Akses  terhadap  arsip  rekam  medis sangat  terbatas  dan  hanya  diperbolehkan  bagi  petugas  kesehatan  serta  sangat dijaga kerahasiannya.
3. Pemeliharaan  arsip  rekam  medis  di  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  tidak dilakukan  secara  rutin.  Pemeliharaan  arsip  rekam  medis  elektronik  tidak  hanya sekedar  membicarakan software  (perangkat  lunak),  namun  data  dan  hardware (perangkat keras) juga perlu diperhatikan. Sehingga dalam tahap pemeliharaan, ada 3 (tiga) poin yang perlu diperhatikan, yaitu data, software, dan hardware.
4. Penyusutan  Penyusutan  arsip  rekam  medis  elektronik  di  Klinik  Pratama  Unpad Singaperbangsa  belum  pernah  dilakukan.  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa mengacu  pada  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  24  Tahun  2022  yang menyebutkan bahwa masa penyimpanan rekam medis elektronik dilakukan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak kunjungan terakhir. Apabila lebih dari jangka waktu  tersebut  maka  arsip  rekam  medis  elektronik  dapat  dimusnahkan  atau dimanfaatkan.  Klinik  Pratama  Unpad  Singaperbangsa  belum  pernah  dilakukan karena belum mencapai batas waktu penyimpanan yang ditentukan.

## DAFTAR PUSTAKA
Hamidi.  (2005). Metode  Penelitian  Kualitatif:  Aplikasi  Praktis,  Pembuatan  Proposal  dan Laporan Penelitian (1st ed.). UMM Press.
Mulyana,  D.  (2018). Metode  Penelitian  Kualitatif  (P.  Latifah  (Ed.);  9th  ed.).  PT  Remaja Rosdakarya.
Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. (2006). Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis. (2022). 20. Potter, P. A., & Perry, A. G. (2009). Fundamentals Of Nursing (P. A. Stockert (Ed.); Seventh
Ed). St. Louis Missouri: Mosby Elsevier.
Presiden Republik Indonesia. (2004). UU No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.
Aturan Praktik Kedokteran, 157 – 180.
Publications, P. R. (2006). Medical Records Manual : A Guide for Developing Countries.