http://ejournal.poltekkes-smg.ac.id/ojs/index.php/link

## OPTIMALISASI MUTU PELAYANAN KESEHATAN DI KLINIK DENGAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS BERBASIS WEB
Warsi Maryati *)1)) ; Yeni Tri Utami 2)
1), 2) Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan; Universitas Duta Bangsa Surakarta; Jl. K.H. Samanhudi No. 93 Sondakan Laweyan Surakarta

## Abstrak
Teknologi  informasi  berkembang  sangat  pesat,  tidak  terkecuali  di  bidang  pelayanan  kesehatan. Rekam  Medis  Elektronik  merupakan  salah  satu  faktor  penting  untuk  meningkatkan  kualitas  dan keamanan  layanan  kesehatan,  mengurangi  kejadian  buruk  bagi  pasien,  mengurangi  biaya, mengoptimalkan  pelayanan,  meningkatkan  penelitian  klinis,  dan  memperoleh  luaran  klinis yang lebih  baik. Pengabdian  kepada  masyarakat  ini  bertujuan  untuk  mengimplementasikan  sistem informasi rekam medis berbasis website untuk meningkatkan mutu pelayanan Kesehatan di klinik. Metode  yang  dilakukan  dalam  pengabdian  kepada  masyarakat  di  klinik  ini  yaitu  penyediaan perangkat  keras  (hardware),  implementasi  perangkat  lunak  (software)  berupa  aplikasi  pelayanan pendaftaran  dan  pengelolaan  rekam  medis  berbasis  website,  serta  pelatihan  penggunaan  aplikasi aplikasi  pelayanan  pendaftaran  dan  pengelolaan  rekam  medis  berbasis  website  kepada  petugas. Hasil  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  yaitu  rekam  medis  elektronok  mampu mengurangi waktu tunggu pelayanan kepada pasien sehingga kepuasan pasien terhadap pelayanan di  klinik  meningkat.  Pengetahuan  dan  penerimaan  petugas  kesehatan  di  klinik  juga  meningkat setelah mengikuti kegiatan pelatihan dan pendampingan, sehingga dapat menjamin keberlanjutan program ini.
Kata kunci: elektronik; manajemen; mutu pelayanan; rekam medis

## Abstract
[OPTIMIZING  THE  QUALITY  OF  HEALTH  SERVICES  IN  THE  CLINIC  WITH  THE IMPLEMENTATION  OF  A  WEB-BASED  MEDICAL  RECORD  INFORMATION  SYSTEM]
Information  technology  is  developing  very  rapidly,  including  in  the  field  of  health  services. Electronic Medical Records are one of the important factors for improving the quality and safety of health services, reducing adverse events for patients, reducing costs, optimizing services, improving clinical research, and obtaining better clinical outcomes. This community service aims to implement a  website-based  medical  record  information  system  to  improve  the  quality  of  health  services  in clinics.  The  method  used  in  community  service  at  this  clinic  is  the  provision  of  hardware, implementation  of  software  in  the  form  of  a  website-based  medical  record  registration  and management  service  application,  as well as  training  in  the  use  of  a  website-based  medical record registration and management service application for officers. The result of this community service activity is that electronic medical records are able to reduce waiting time for services to patients so that  patient  satisfaction  with  services  at  the  clinic  increases.  The  knowledge  and  skills  of  health workers at the clinic have also increased after participating in training and mentoring activities, so as to ensure the sustainability of this program.
Keywords: electronic, medical record, management, quality, service

## 1. Pendahuluan
Kualitas  pelayanan  kesehatan  bergantung pada  integritas,  keandalan,  dan  keakuratan
informasi  Kesehatan  (AHIMA,  2012).  Adopsi teknologi  informasi  kesehatan,  termasuk  rekam medis  elektronik,  sangat  penting  untuk transformasi digital di Indonesia saat ini. Sistem pelayanan  kesehatan  yang  menggunakan
*) Correspondence Author (Esti Widiani) E-mail: esti_widiani@poltekkes-malang.ac.id
teknologi  informasi  menjadikan  sistem  yang lebih  efisien,  lebih  aman,  dan  secara  konsisten memberikan  pelayanan  berkualitas  tinggi (Weiskopf, 2013).
Rekam  Medis  Elektronik  telah  terbukti meningkatkan  kualitas  dan  keandalan  dalam penyampaian layanan kesehatan jika diterapkan dengan  tepat  (Janett  dan  Yeracaris,  2020).  Dari studi  literatur  18  artikel  penelitian,  9  studi menunjukkan RME dapat menyebabkan pengurangan  biaya  (56%)  dan  14  studi melaporkan  adanya  peningkatan  kualitas layanan  kesehatan  (78%)  (Uslu  et  al,  2021).  Hal tersebut  juga  sejalan dengan  pendapat Bowman (2013)  bahwa  adopsi  sistem  catatan  kesehatan elektronik  menjanjikan  sejumlah  manfaat  besar, termasuk  perawatan  yang  lebih  baik  dan penurunan biaya perawatan kesehatan.
Klinik  merupakan  salah  satu  fasilitas pelayanan kesehatan yang menyediakan pelayanan  kesehatan  primer.  Saat  ini  masih banyak  fasilitas  pelayanan  kesehatan  primer yang  masih  menerapkan  rekam  medis  secara manual.  Penerapan  rekam  medis  manual memiliki banyak kekurangan diantaranya waktu pelayanan  menjadi  lama,  kepuasan  pasien rendah,  data  tidak  akurat,  informasi  kesehatan yang  tidak  lengkap  dan  pelayanan  kurang efisien.
Permasalahan  di  Klinik  adalah  sistem pelayanan  pendaftaran  dan  pengelolaan  rekam medis  masih  manual.  Dari  masalah  tersebut dapat  menyebabkan:  (1)  waktu  pelayanan pendaftaran  pasien  menjadi  lama,  (2)  risiko penularan  penyakit  tinggi  karena  waktu  kontak antar  pasien  di  ruang  tunggu  lebih  lama,  (3) kepuasan pasien rendah karena pelayanan yang lama.  Akar  masalahnya  disebabkan  karena;  (1) belum tersedianya perangkat keras ( hardware ), (2) belum  tersedianya  perangkat  lunak  ( software ) untuk menerapkan pelayanan berbasis website (3) belum  memiliki  SDM  yang  terampil  dalam mengoperasikan aplikasi menggunakan komputer.
Pelaksanakan  pengabdian  masyarakat  di klinik  bertujuan  untuk  mengoptimalisasi  mutu pelayanan  rekam  medis  di  klinik  dengan mengimplementasikan  system  informasi  rekam medis berbasis website.

## 2. Metode
Metode yang digunakan untuk mengatasi permasalahan di Klinik yaitu melalui peningkatan  mutu  pelayanan  pendaftaran  dan
pengelolaan  rekam  medis  dengan  mengganti sistem  manual  ke  sistem  elektronik  (website). Permasalahan  dan  metode  yang  dilaksanakan dalam pengabdian kepada masyarakat ini dapat dilihat melalui gambar 1:
Gambar 1. Metode Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat
Berdasarkan  akar  masalah  di  atas  maka dilaksanakan  pengabdian  kepada  masyarakat dengan tahapan sebagai berikut:
a. Penyediaan  perangkat  keras  ( hardware )  yang memenuhi  spesifikasi  untuk  implementasi sistem  informasi  pelayanan  kesehatan berbasis website
b. Implementasi  perangkat  lunak  ( software ) berupa  aplikasi  pelayanan  pendaftaran  dan pengelolaan rekam medis berbasis website
c. Pelatihan  penggunaan  aplikasi  aplikasi pelayanan  pendaftaran  dan  pengelolaan rekam medis berbasis website kepada petugas. Kegiatan pelatihan dilakukan kepada seluruh tenaga  kesehatan  di  klinik,  yang  meliputi  2 orang dokter, 3 orang perawat, 1 bidan dan 1 tenaga rekam medis.
d. Pendampingan kepada pimpinan  dan petugas kesehatan untuk menjamin keberlanjutan  sistem  rekam  medis  elektronik di  klinik.  Pendampingan  digunakan  untuk membantu dan memfasilitasi petugas apabila mengalami  kendala  selama  implementasi program sehingga kedepannya petugas dapat melanjutkan  implementasi  program  secara mandiri.
3. Hasil dan Pembahasan
Pengabdian  kepada  masyarakat  ini  telah menghasilkan beberapa manfaat kepada sasaran pengabdian diantaranya:
a. Tersedianya  perangkat  keras  (hardware) yang memenuhi
spesifikasi untuk
implementasi  sistem  informasi  pendaftaran pasien dan pengelolaan reakm medis berbasis website
Gambar 2. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software)
Perancangan  spesifikasi  perangkat (gambar  2)  dalam  pengembangan  sistem informasi  berdasarkan  data  kebutuhan pemakai  (Utomo  dan  Mustafidah,  2016). Indikator keberhasilan pelaksanaan solusi ini yaitu  tersedianya  perangkat  keras  yang sesuai  spesifikasi  untuk  implementasi  sistem informasi  pendaftaran  dan  pelayanan  rekam medis secara website . b. Tersedianya  perangkat  lunak  ( software ) berupa  aplikasi  pelayanan  pendaftaran pasien berbasis website Tampilan  halaman  utama  Sistem Informasi  Rekam  Medis  Berbasis  Website  di Klinik tersaji pada gambar 3:
Gambar 3 . Halaman Utama Aplikasi (Software) Pendaftaran Pasien Berbasis
Website
Setelah  petugas  pendaftaran  berhasil login ke  sistem,  petugas  dapat  melakukan
pelayanan pendaftaran pasien melalui sistem dengan tampilan sebagai gambar 4:
Gambar 4. Tampilan Sistem Informasi Pendaftaran Pasien Berbasis Website di Klinik
Dengan  terimplementasinya  sistem informasi  ini,  rata-rata  waktu  tunggu  pasien berkurang.  Hasil  rata-rata  waktu  tunggu pasien  di  klinik  setelah  implementasi  sistem <10  menit.  Hal  tersebut  disebabkan  karena petugas  lebih  cepat  dalam  mengindentifikasi nomor  rekam  medis  pasien.  Sebelum implementasi  sistem,  petugas  kesulitan menemukan  rekam  medis  pasien  karena nomor  rekam  medis  pasien  tercatat  secara manual  dalam  buku  register,  sedangkan setelah  implementasi  sistem  petugas  dapat memanfaatkan menu pencarian pasien secara otomatis.  Selain  kecepatan  pelayanan,  sistem informasi  yang  diimplementasikan  juga dapat  meningkatkan  keakuratan  dalam pengolahan  data  pasien.  Duplikasi  nomor rekam  medis  dapat  dihindari  karena penambahan nomor rekam medis baru secara otomatis dari sistem.
Sistem  informasi  dapat  diadopsi  di segala  bidang,  termasuk  didalamnya  adalah bidang  kesehatan  (Santi  dan  Deharja,  2020). Menurut  Risnawati  dkk  (2020).  Pemerintah sangat  menganjurkan  pemanfaatan  system informasi,  khususnya  pada  pendaftaran pasien  untuk  memberikan  kemudahan  akses pelayanan dan peningkatan kualitas pelayanan  kesehatan.  Pemanfaatan  sistem informasi  dalam  pelayanan  kesehatan  dapat meningkatkan  kekauratan  dalam  proses pencarian  data  pasien  dan  proses  pelayanan pendafataran  rawat  jalan  menjadi  lebih efisien  (Tominanto  dan  Maryati,  2013). Pemanfaatan sistem informasi dapat meningkatkan  keakuratan  dan  mengurangi kesalahan  dalam  pengelolaan  data  pasien (Afdoli  dan  Malau,  2019).  Indikator keberhasilan  pelaksanaan  solusi  ini  yaitu
tersedianya perangkat lunak ( software ) berupa aplikasi pelayanan pendaftaran dan pengelolaan rekam medis berbasis website . c. Pelatihan  penggunaan  aplikasi  aplikasi pelayanan  rekam  medis  pasien  berbasis website kepada petugas Pelatihan dilakukan dengan memberikan materi sebagai berikut:
1) Peluang dan tantangan Fasilitas Pelayanan Kesehatan di era digitalisasi
2) Perkembangan teknologi informasi bidang kesehatan di era digitalisasi
3) Kebijakan Pemerintah terkait implementasi Rekam Medis Elektronik 4) Demonstrasi menjalankan Sistem Informasi Rekam Medis Berbasis Website Gambar 5 adalah dokumentasi kegiatan pelatihan di klinik:
Gambar 5. Foto Kegiatan Pelatihan Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik di Klinik
Hasil  dari  kegiatan  pelatihan  ini menunjukkan  bahwa  terdapat  pengetahuan dan  penerimaan  petugas  terhadap  rekam medis  elektronik  berbasis website. Setelah kegiatan  pelatihan  ini,  petugas  mampu melakukan  pelayanan  rekam  medis  berbasis website kepada  pasien  sehingga  mengurangi waktu  tunggu  pasien  serta  meningkatkan kepuasan pasien.
Peningkatan  pengetahuan  petugas tentang implementasi sistem informasi rekam medis  elektronik  ini  dapat  dilihat  pada gambar  6.  Melalui  pelatihan  pemanfaatkan system informasi dalam pelayanan kesehatan sangat  penting  untuk  diberikan  kepada petugas.
Pelatihan tersebut dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas sehingga dalam proses mengolah data pasien lebih mudah, cepat dan tepat (Erawantini dkk, 2016).
d. Pendampingan dan Evaluasi Program Pendampingan  dilaksanakan  setiap minggu sekali selama satu bulan. Pendampingan ini digunakan untuk membantu petugas dalam mengatasi kendala yang  muncul  selama  implementasi  RME. Gambar  7  adalah  dokumentasi  kegiatan pendampingan yang dilakukan di Klinik:
Gambar 7. Koordinasi dan Pendampingan
Petugas Rekam Medis Dampak setelah kegiatan
pendampingan  ini  penerimaan  petugas terhadap implementasi RME juga meningkat, tersaji pada gambar 8.
Gambar 8. Penerimaan Petugas Terhadap Implementasi RME
Awalnya  petugas  menganggap  RME  akan merepotkan karena harus ada proses
transformasi  dari  manual  ke  elektronik,  namun setelah  terimplementasi  sistem,  petugas  dapat merasakan manfaatnya untuk kemudahan dalam pelayanan  (Ningsih  dkk.,  2022)  sehingga sebagian  besar  petugas  menerima  dengan  baik implementasi RME.

## 4. Kesimpulan
Pengabdian  kepada  masyarakat  dengan mengimplementasikan  rekam  medis  elektronik berbasis website sangat  bermanfaat  baik  bagi klinik  maupun  pasien.  Rata-rata  waktu  tunggu pelayanan  di  pendaftaran  menjadi  <10  menit sehingga  dapat  meningkatkan  kepuasan  pasien. Selain  itu,  dengan  diadakannya  pelatihan  dan pendampingan  di  klinik,  pengetahuan  dan penerimaan  petugas  terhadap  implementasi RME  juga  meningkat.  Dengan  demikian,
diharapkan klinik mampu
mengimplementasikan
RME ini secara berkelanjutan.

## 5. Ucapan Terima Kasih
Penulis  mengucapkan  banyak  terima  kasih kepada  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian kepada  Masyarakat  Universitas  Duta  Bangsa Surakarta yang telah mendanai serta mendukung kegiatan ini sampai selesai.

## 6. Daftar Pustaka
Afdoli,  AA  dan  Malau  H.  2019.  Efektivitas Pelayanan  Pendaftaran  Online  Rawat Jalan  Di  RSUP  M  Djamil  Kota  Padang. Ranah  Research  (Journal  of  Multidiciplinary and Development) : 1 (3), 359 – 366.
American  Health  Information  Management Association  (AHIMA).  2012.  Data  Quality Management Model. Chicago, IL: AHIMA.
Bowman  S.  2013.  Impact  of  electronic  health record  systems  on  information  integrity: quality  and  safety  implications. Perspect Health  Inf  Manag ;10(Fall):1c.  PMID: 24159271; PMCID: PMC3797550.
Erawantini,  F.,  Deharja,  A.,  dan  Yusfitasari,  Y. 2016. Analisis Kesiapan Penerapan Sistem Informasi
Manajemen Puskesmas (SIMPUS)  Dengan  Metode  DOQ-IT  Di Puskesmas  Wonotirto  Kabupaten  Blitar Tahun 2016. Jurnal Kesehatan : 4(1), 49-60.
Janett RS, Yeracaris PP.  2020. Electronic Medical Records  in  the  American  Health  System: challenges and lessons learned. Cien Saude
Colet . ;25(4):1293-1304. doi: 10.1590/1413-81232020254.28922019.  Epub
2019 Oct 22. PMID: 32267432.
Ningsih, K. P., Purwanti, E., Sevtiyani, I., Santoso, S.,  &  Ma ’ arif,  M.  R.  (2022).  Pelatihan Migrasi  Data  Rekam  Medis  Manual  ke Elektronik.
LINK , 18 (1), 43 – 48. https://doi.org/10.31983/LINK.V18I1.843
3
Risnawati, Handayani M, dan Anggraini S. 2020.
Pelatihan Pemanfaatan Teknologi Komputer Dalam Pengolahan Data Pasien
Pada  Upt.  Puskesmas  Porsea. Jurdimas (Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat) Royal : 3 (1), 47-50.
Santi, M. W. dan Deharja, A. 2020. The Effect of Information System Usability and
Midwife  Involvement  Toward  Perceived Usefulness  of  Jember  Safety  Center  (JSC) With  Fai  In  Jember  Regency. The  Second International  Conference  on  Food  and Agriculture , 277 – 281.
Tominanto  dan  Maryati  W.  2013.  Sistem Informasi  Berbasis  Fingerprint  Untuk Meningkatkan  Pelayanan  Pendaftaran Pasien Rawat Jalan. INFOKES ; 3 (2), 12-24.
Uslu A, Stausberg J. 2021. Value of the Electronic Medical Record for Hospital Care: Update from  the  Literature. J  Med  Internet Res ;23(12):  e26323.  doi:  10.2196/26323. PMID: 34941544; PMCID: PMC8738989.
Utomo  MT  dan  Mustafidah  H . 2016.  Penentuan Spesifikasi Komputer Berdasarkan Kebutuhan Pemakai Dan Harga
Menggunakan Basis Data Fuzzy. JUITA : 4 (1), 28-36.
Weiskopf,  Nicole  G,  and  Chunhua  W.  2013. Methods  and  Dimensions  of  Electronic Health  Record  Data  Quality  Assessment: Enabling  Reuse  for  Clinical  Research. Journal  of  the  American  Medical  Informatics Association 20; 144.