## ANALISIS PERAN SEKRETARIAT DAERAH DALAM PENGELOLAAN SURAT PADA KANTOR WALI KOTA MEDAN
Tazkia Ayu Alharani.YS 1 , Sri Nurul Hasanah 2 , Sri Indah Pertiwi 3 , Isnaini Harahap 4
1,2,3,4 Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Email: tazkiaayualharani09@gmail.com , srinurulhasanah129@gmail.com , sriindah09876@gmail.com , isnainiharahap@gmail.com

## ABSTRACT
This study aims to analyze the role of the  regional secretariat in managing letters at the Medan  Mayor's  Office.  The  research  method  used  in  this  study  namely  qualitative descriptive. The data collection technique used is the results of observations, interviews, and documentation regarding the procedures for managing letters at the Medan Mayor's Office.  Based  on  the  results  of  the  study,  it  shows  that  the  management of  letters  at  the Medan Mayor's Office includes 1) receiving letters, 2) inputting letters, 3) sorting letters, 4) processing letters,  5) directing letters, 6) recording letters, and finally 7) distributing letters. Then, several obstacles were found such as the incorrect management of letters in administrative  activities  causing  the  distribution  of  letters  that  were  not  on  target, processing letters took a long time due to the tight schedule of the regional secretary and the  large  number  of  public  complaints  regarding  budget  funds.  And  the  efforts  made  to overcome this need to control and control the mail officers, confirm and be interactive with the management of letters and maximize public services with integrity and a sincere heart.
Keywords: Role, Regional Secretariat, Management, Letters.

## PENDAHULUAN
Tugas  sekretariat  daerah  adalah mengatur  pengurusan,  ketatausahaan, organisasi  dan  manajemen  seluruh perangkat daerah, serta pelayanan administrasi.  Pada  saat  yang  sama, tugasnya mengkoordinasikan perlengkapan,  keuangan,  prasarana  dan sarana pemerintahan daerah dari
pemerintahan  kabupaten  (Sejahtera  dan
Saing,  2007).  Peraturan  dan  peran tersebut sangat strategis, terutama ketika
menafsirkan dan melaksanakan kebijakan  dalam  berbagai  program, mengkomunikasikan kebijakan atau instruksi individu kepada seluruh SKPD, dan mengkoordinasikan penyusunan peraturan daerah dengan DPRD. Peran  ini  menunjukkan  bahwa Sekretaris Daerah merupakan koordinator,  fasilitator  dan  dinamisator dalam  pelaksanaan  tugas  dan  tanggung jawab tersebut. Angka tersebut
menunjukkan kompetensi sekretaris daerah  untuk  mengkoordinasikan  setiap kebijakan  atau  peraturan  daerah  yang disusun,  ditetapkan,  dan  dilaksanakan oleh  setiap  SKPD  berdasarkan  hasil kesepakatan  antara  pemerintah  daerah dengan DPRD, yang diwujudkan sebagai program nyata bagi masyarakat. wilayahnya .
Besar  kecilnya  suatu  perusahaan atau organisasi dapat dilihat dari jumlah surat yang diterima pada waktu tertentu,
baik  yang  masuk  maupun  yang  keluar. Jika jumlah surat yang diproses mencapai puluhan  atau  ratusan,  maka  dapat dikatakan  perusahaan  atau  organisasi tersebut  merupakan  organisasi  yang besar.  Sebaliknya,  jika  email  yang diproses  relatif  sedikit,  maka  organisasi tersebut tergolong organisasi kecil. Oleh karena  itu,  pihak  berwenang  harus berhati-hati  saat  menangani  surat-surat tersebut. (Parlina dan Elawati, 2020)
Pengelolaan surat dinas merupakan tugas penting, dan pengelolaan surat setiap instansi berbeda- beda.  Sebuah  organisasi  memiliki  dua jenis prosedur
manajemen korespondensi:  inbound  dan  outbound. Surat  masuk  adalah  surat  yang  diterima oleh  suatu  organisasi/perusahaan  dari orang  atau  organisasi  lain,  sedangkan surat  keluar  adalah  surat  yang  dikirim oleh suatu organisasi/perusahaan kepada pihak  lain.  Organisasi  atau  kantor  harus berurusan  dengan  manajemen  email setiap hari. (Nasution dan Kusmilawaty, 2022)
Secara  umum  salah  satu  tujuan organisasi  adalah  pengembangan,  dan untuk    berkembang,  organisasi  sebagai sistem  kerja  yang  terdiri  dari  beberapa fungsi  harus  bekerja  sama  untuk mencapai  tujuan  yang  dapat  dicapai. Setiap organisasi dan lembaga  baik besar maupun kecil pasti memiliki tujuan yang akan  dicapai.  Untuk  mencapai  tujuan
tersebut,  setiap  organisasi  dan  lembaga tidak  dapat  dipisahkan  dari  kegiatan administrasi.  Kegiatan  manajemen  ini dilakukan  untuk  melayani  unit-unit operasi  organisasi  secara  berurutan mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan.
Kegiatan organisasi pelayanan memegang  peranan  yang  sangat  penting dalam mewujudkan mutu dan kelancaran kegiatan  pelayanan,  baik  dari  segi struktur maupun mekanisme kerjanya.
Setiap kantor harus dapat bertindak cepat dan tepat untuk berusaha memberikan  pelayanan.  Kantor  harus dapat  mengelolanya  secara  cermat  dan akurat  serta  menghasilkan  informasi yang  dapat  digunakan  untuk  mengelola administrasi organisasi (Mardiyati,
2020).  Kantor  dirancang  untuk  menjadi efisien  dan  efektif  dalam  menjalankan fungsi administrasi. Salah satu
pendukung keberhasilan pencapaian tujuan  organisasi  atau  kelembagaan secara efektif dan efisien adalah kelancaran  dan  keteraturan  manajemen. Untuk menjaga ketertiban dan kelancaran pekerjaan,  harus  ada  lingkungan  kerja yang  layak,  yaitu.  lingkungan  kerja  di mana  orang  dapat  dengan  nyaman melakukan pekerjaan  mereka.  Distribusi waktu,  biaya  dan  personel  mekanisme kerja kantor harus diperhatikan.
Tujuan  dari  analisis  aktif  peran sekretariat daerah di lingkungan walikota medan  dalam  pengelolaan  surat  adalah
untuk  mengetahui  sistem  pengelolaan surat masuk dan keluar sekretariat daerah walikota  medan  dan  untuk  mengetahui hambatan  yang  menghalangi  peran tersebut sekretariat daerah di lingkungan pemerintah  kota  Medan  dalam  bidang administrasi pos. mengelola pesan masuk.  dan  surat  keluar  ke  Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan. Sebuah organisasi  atau  lembaga  yang  sibuk seringkali menghadapi masalah administrasi, terutama di bidang
persuratan.
Persoalan  yang  sering  terjadi antara lain yaitu pengelolahan surat yang belum benar dalam kegiatan administrasi menyebabkan pendistribusian surat yang kurang tepat tujuannya. Pengurusan surat memakan waktu yang lama dikarenakan padatnya  jadwal  sekretaris  daerah  serta banyaknya pengaduan masyarakat terkait dana  anggaran.
Dari  latar  belakang  yang  telah dikemukakan, penulis penetepan rumusan  masalah  “Bagaimana  Peran Sekretariat  Daerah  dalam  Pengelolaan Surat pada Kantor Wali Kota Medan”.

## Peran Sekretariat Daerah
Pasal  3  Peraturan  Walikota Medan  Nomor  48  Tahun  2020,  yang merinci  tugas  dan  tanggung  jawab sekretariat  daerah  kota,  menjelaskan bahwa  sekretariat  daerah  merupakan bagian  dari  pegawai  yang  berada  di
bawah tanggung jawab walikota.
Menurut  Pasal  4(1),  peranan  Sekretaris Daerah  adalah  membantu  Walikota dalam perumusan kebijakan dan koordinasi  administrasi  dalam  rangka pelaksanaan  amanat  Kanwil  dan  dalam mendukung  pelayanan  administrasi  dan pegawai  ASN.  (Organisasi,  2020)  Pasal 4(2) kemudian menjelaskan bahwa dalam menjalankan  tugas  tersebut,  Sekretaris Daerah  harus  memiliki  tugas  sebagai berikut:
a. Koordinasi pembangunan
politik daerah;
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan  tugas  satuan  kerja perangkat daerah;
c. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah;
d. Pelayanan administrasi dan pembinaan  pegawai  ASN  di lingkungan kantor wilayah; Dan
e. Melaksanakan  tugas  lain  yang diberikan  oleh  walikota  sesuai dengan  tugas  dan  tanggung jawabnya.
Beberapa  faktor  yang  mempengaruhi peran sekretaris daerah dalam
meningkatkan  amanah  dan  fungsinya, antara lain: (Rahmatiah, 2017)
a. Kepribadian mengacu pada keseluruhan cara seseorang
merespons dan berinteraksi dengan orang lain.
b. Harapan adalah bentuk dasar dari keyakinan, keyakinan bahwa apa yang diinginkan akan tersedia di masa  depan  atau  sesuatu  akan indah.
c. Fitur. Kepribadian dapat digambarkan sebagai sifat umum manusia di mana seorang manusia memiliki banyak karakteristik  yang  bergantung pada faktor-faktor dalam kehidupannya sendiri.
d. Kebutuhan  mengacu  pada  salah satu  aspek  psikologis  yang menggerakkan aktivitas biologis dan  menjadi  dasar  (penyebab) setiap manusia mencoba.
e. Kebijakan.  Proses  pengambilan keputusan utama organisasi, termasuk mengidentifikasi alternatif, seperti prioritas program  atau  pengeluaran,  dan memilihnya berdasarkan dampaknya.

## Pengertian Surat
Secara  umum  pengertian  surat  menurut Lamuddin Finoza (2010:3) mengungkapkan bahwa surat merupakan sarana  untuk  menyampaikan  maksud secara tertulis. (Dewi dan Octavia, 2018) Peran  dan  fungsi  surat  sangat  penting bagi  organisasi  karena  tanpa  surat, organisasi  tidak  dapat  bertindak  sesuai dengan visi dan misinya. Suatu organisasi dengan lalu lintas surat  yang
cukup tinggi dan manajemen yang sebaik mungkin  merupakan  ukuran  bahwa organisasi tersebut memiliki kinerja yang tinggi.

## Pengelolaan surat
Pengelolaan  surat  adalah  suatu proses  manajemen,  cara  atau  kegiatan yang  membantu  membentuk  kebijakan dan tujuan suatu  organisasi atau mengendalikan  hal-hal  yang  berkaitan
dengan  implementasi  kebijakan  dan tujuan dengan
menggunakan keterampilan orang lain. Sedangkan surat adalah  bentuk  pesan  tertulis    yang disampaikan dari satu pihak ke pihak lain untuk  menyampaikan  informasi.  Jadi surat  itu  penting  untuk  membantu mencapai tujuan organisasi.
Gambar  1.1  Prosedur  Pengelolaan  Surat di ADC SEKDA Medan
Penggolongan Surat Untuk dapat memahami penggolongannya,  terlebih  dahulu  harus memahami  klasifikasi  berbagai  jenis surat  yang  dapat  digunakan.(Melita  & Yulinasari,  2018)  Dengan  memahami klasifikasi jenis  surat menginformasikan kepada  penulis  tentang  jenis  surat  yang harus ditulis. Berikut terdapat penggolongan surat: 1. Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya
a. Surat  Pribadi  adalah  surat  dari perseorangan  kepada  organisasi. Pengiriman  surat  pribadi  harus menyebutkan    dirinya    dengan kata „saya‟ atau kata ganti orang pertama.
b. Surat resmi yang dikenal sebagai "surat  pemerintah"  adalah  salah
satu  yang  biasanya  digunakan oleh organisasi pemerintah untuk tujuan administratif. Surat pemerintah  harus  menggunakan bahasa  resmi  karena  merupakan dokumen yang resmi. c. Surat  bisnis  merupakan  jenis yang  banyak  digunakan  pihak pebisnis untuk berdagang, membeli,  dan  menjual.  Bahkan jika surat bisnis memiliki format yang  berbeda,  mereka  tetap mematuhi persyaratan surat formal. d. Istilah  "surat  sosial"  mengacu pada  surat  yang  digunakan  oleh
organisasi nirlaba, yayasan amal,
dan lembaga publik lainnya.
2. Penggolongan surat sesuai    dengan jumlah penerima
a. Surat  biasa  adalah  surat  yang khas,  karena  komunikasi  tertulis ini  ditujukan  kepada  individu atau sekelompok entitas terbatas.
b. Surat  yang  dikirim  ke  banyak orang  atau  organisasi  dikenal sebagai  surat  edaran  atau  surat pengumuman.
3. Penggolongan surat sesuai    dengan urgensinya
a. Surat  yang  diproses  secara  rutin dianggap  biasa.  Dengan  kata lain,  surat  tersebut  tidak  bersifat rahasia.  Kata  "normal"  dalam konteks ini menunjukkan bahwa tidak  ada  tenggat  waktu  yang mendesak  untuk  mengirim  atau menanggapi.  Dengan  demikian, ini  dapat  dikategorikan  sebagai
surat yang dapat diundur pelaksanaannya  jika  terdapat surat yang mendesak yang wajib segera dituntaskan.
b. Surat  segera  merupakan  surat yang  perlu  dijawab  cepat  akan tetapi tidak mendesak contohnya surat kilat. Surat kilat membutuhkan lebih banyak
ongkos  kirim  untuk  dikirim melalui pos daripada surat biasa, tanpa diragukan lagi.
c. Surat  kilat  adalah  jenis  surat yang menawarkan resolusi cepat. Surat ini harus didahulukan, baik secara  tertulis  maupun  melalui pos;  itu  harus  dikirim  sebelum semua surat lainnya.
4. Penggolongan surat sesuai    dengan Prosedur penangananya
a. Surat  masuk  adalah  salah  satu teknik komunikasi tekstual yang digunakan untuk menyampaikan pesan  atau  informasi  dari  satu pihak ke pihak lain.
b. Surat  keluar  adalah  surat  yang ditulis  oleh  bisnis,  organisasi, atau  badan  hukum  lainnya  dan diisi lengkap—bertanggal, diberi nomor, dicap, dan ditandatangani oleh  orang  yang  berwenang. Surat  keluar  sering  dikirim melalui pos atau kurir.
5. Penggolongan surat sesuai    dengan lingkupnya
a. Surat  intern  adalah  surat  yang hanya digunakan untuk korespondensi  internal  di  dalam perusahaan atau organisasi.
b. Surat  yang  dikirimkan  kepada orang yang tidak berada di kantor instansi  masing-masing  disebut surat eksternal.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan gabungan  antara  penelitian  faktual mendalam  dan  penelitian  deskriptif
kualitatif. Studi ini menawarkan informasi  yang  dikumpulkan  melalui melihat, berbicara,
dan
mendokumentasikan prosedur Wali Kota Medan  dalam  menangani  surat  masuk dan  surat  keluar.  Data  yang  digunakan adalah  pengamatan  langsung  yang dilakukan oleh para peneliti saat mereka bekerja untuk memperbaiki cara pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar  di Wali  Kota  Medan.  Selain  itu,  data  latar belakang  tentang  penanganan  surat masuk  dan  keluar  ditemukan  oleh  para sarjana  dari  catatan,  buku,  dan  jurnal  di Kantor Wali Kota Medan.
Data  yang  terkumpul  selama penelitian  memberikan  data  deskriptif
berupa  kata-kata,  sesuai  dengan  metode penelitian yang diterapkan. Menggunakan  metodologi  Penelitian kualitatif  ini,  peneliti  mengumpulkan data  pernyataan,  serta  gejala  dari lapangan selama mempelajari
manajemen  surat  di  Kantor  Wali  Kota
Medan  dan  pengelolaan  surat  dilakukan oleh  Sekretariat  Daerah.  (Kuswantoro  и съавт., 2022)
Metode  pengumpulan  data  yang umum  diaplikasikan  pada  penelitian  ini meliputi kombinasi observasi,
wawancara dan dokumentasi serta informasi  yang  diperoleh  dari  sekretaris daerah  dan  pengelola  surat  tentang
protokol  pengelolaan  surat  masuk  dan surat keluar di Kantor Wali Kota Medan.
Sebelum  mengunjungi  lokasi, peneliti  mengumpulkan  dan  mengulas teori-teori tentang praktik korespondensi dengan  maksud  membantu  peneliti lapangan  dalam mempelajari data. Peneliti juga melakukan analisis lapangan  tiga  tahap.  Peneliti  pertama- tama mereduksi data dengan mengumpulkan informasi terkait kegiatan yang terlibat dalam pemrosesan surat  di  Kantor  Wali  Kota  Medan.  Data disajikan  dalam  bentuk  penjelasan  dan tabel  pada  langkah  selanjutnya  setelah terkumpul.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Badan pemerintahan yang dikenal  dengan  Sekretariat  Daerah memegang  peranan  penting  dalam penyelenggaraan  pemerintahan  daerah. Menurut  Undang-Undang  Nomor  23 Tahun  2014,  “Tentang  Pemerintahan Daerah”, pemerintah daerah adalah wakil utama  negara  daerah  dan  bertanggung jawab  untuk  mengarahkan  pelaksanaan semua  kegiatan  publik  yang  berada  di bawah lingkup wilayah otonom. Perangkat daerah yang terdiri dari unsur pelaksana dan unsur pembantu mendukung  kepala  daerah.  Salah  satu bagian yang dibentuk, Sekretariat Daerah Medan,  diposisikan  secara  strategis karena  bertugas  membantu  Gubernur
dalam merumuskan kebijakan dan secara administratif mengkoordinasikan pekerjaan dinas dan dinas pemerintahan. Oleh karena itu, agar dapat menyelesaikan  tanggung  jawab  dengan baik,  Sekretariat  Daerah  harus  memiliki
perencanaan yang efektif, yang membutuhkan  budaya  kerja  yang  solid. Agar  karyawan  dapat  secara  efektif melaksanakan tugas masing-masing untuk penyediaan layanan internal, SDM menekankan pada pembinaan lingkungan kerja  yang  positif.  Untuk  pertumbuhan daerah  yang  terbaik  bagi  masyarakat,
baik dalam hal pembangunan
infrastruktur maupun pembangunan sosial di masyarakat, disediakan pelayanan  publik  eksternal.(Azizah  &
Farah & Kuswantoro, 2021) Alur  pengurusan  surat  masuk (Wali Kota), penerimaan dan
pendistribusian  surat  sesuai  dengan urutan, urutan dan lembar surat perintah awal (Wali Kota), dan pembuangan surat selanjutnya merupakan perbedaan dalam pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar. Terdapat beberapa proses penanganan surat masuk di Kantor Wali Kota Medan, khususnya sebagai berikut:
1. Penerimaan surat,
2. Penginputan surat,
3. Penyortiran surat,
4. Pengolahan surat,
5. Pengarahan surat,
6. Pencatatan surat,
7. Pendistribusian surat,
Standard Operating Procedure
(SOP)  yang  mengatur  penanganan surat masuk mencantumkan berbagai tahapan  pengelolaan  komunikasi keluar, antara lain
1. Mengirim dan menerima surat,
2. Mengoreksi surat,
3. Menjadwalkan  dan  melakukan pengarsipan surat,
4. Menyalin dan melakukan pendistribusian surat
Pada pengelolaan surat keluar di Kantor Wali Kota Medan bagian Aide De Camp Sekretariat  Daerah  tidak  ditemukan perbedaan  dalam  pengelolaan  surat keluar  secara  langsung  dimulai  dari penerimaan  surat,  pemeriksaan  surat, penandatanganan Sekretaris Daerah, pencatatan,  dan  mendistribusikan  surat. Tidak hanya itu, pengelolaan surat keluar juga  sudah  sesuai  dengan standart operational procedure (SOP) yang resmi dalam pengelolaan surat.
Penerimaan  Surat , penerimaan surat  pada  bagian  Aide  De  Camp Sekretariat  Daerah  kota  Medan  masuk dipusatkan  pada  satu  pintu.  Surat-surat itu  diterima  dari  beberapa  bagian  yang ada  di  kantor  Walikota  seperti  bagian umum.  Dalam  mekanisme  penerimaan surat  masuk,  cara  penerimaannya  yaitu secara  langsung  yang  diterima  dan ditandatangani oleh ajudan atau karyawan  di  bagian  Aide  De  Camp Sekretariat  Daerah,  surat  diterima  dari
organisasi  atau instansi  lain berupa fisik surat  dalam  wujud hardfile yang  masuk
ke kantor. Penginputan surat, penginputan  surat  masuk  menggunakan computer dengan mengaplikaskan Microsoft excel. Dalam proses
penginputan  surat  dibutuhkan  ketelitian dalam  memasukkan  nomor  atau  perihal yang  tertera  pada hardfile surat  yang masuk  ke  kantor  agar  tidak  terjadinya kesalahan. Jika salah dalam memasukkan nomor,  tanggal,  dan  perihal  surat  maka akan  menyulitkan  jika  mencari  arsip berkas yang ingin diketahui.
Penyortiran  Surat ,  surat-surat yang masuk dan sudah diinput kemudian dipilih,  diteliti  dan  ditelaah  kebenaran alamat  dan  suratnya.  Kemudian  surat masuk  tersebut  yang  sudah  di  input  ke dalam komputer dipisah bagian- bagiannya  seperti  paraf,  tanda  tangan, undangan, dan disposisi.
Pengolahan surat, setelah melakukan  penginputan  dan penyortiran surat,  surat  kemudian  diolah  dengan memasukkan ke bagian sekretaris daerah untuk mendapatkan pengarahan bagaimana  surat  untuk  di  tindak  lanjuti. Setelah  surat  ditindak  lanjuti,  kemudian surat dikeluarkan dari ruangan sekretaris daerah ke ruangan bagian Aide De Camp Sekretariat Daerah.
Pengarahan surat , setelah surat dikeluarkan  dari  ruangan  Sekretaris Daerah, surat dibagi ke bagian-bagiannya
oleh  ajudan  Sekretaris  Daerah  sesuai dengan arahan Sekretaris Daerah. Bagian-bagian yang dituju dalam hal ini yaitu buku ASPEM (Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat), buku ASMUM (Asisten Administrasi Umum), buku BKD (Badan Keuangan  Daerah),  buku  SK  (Surat Keputusan),  buku  EKBANG  (Ekonomi Pembangunan)  dan  buku walikota/wakil walikota. Hal  ini  dilakukan  agar meminimalisir terjadinya kesalahan dalam  pencatatan  dan  pendistribusian surat keluar.
Pencatatan surat , tahap selanjutnya yaitu mencatat surat kedalam buku  bagian-bagiannya  yang  sudah ditentukan.  Dalam  mencatat  surat,  yang perlu  diperhatikan  ialah  nomor  surat, tanggal surat, perihal surat, dan disposisi dari arahan Sekretaris Daerah. Pencatatan  surat  ini  sangat  penting dilakukan  karena  jika  ada  oknum  yang ingin  mencari  atau  ingin  mengetahui surat  telah  sampai  dimana,  maka  dapat dicari dalam buku agendanya.
Pendistribusian ,  tahap  akhir dari pencatatan surat ialah pendistribusian  surat  ke  bagian  yang telah  ditentukan  oleh  sekertaris  daerah. Bagian-bagian  tersebut  sesuai  dengan tujuan  dari  buku  agenda  yang  telah dicatat. Bagian-bagian tersebut yaitu:
1. Asisten Pemerintah meliputi;
a) Bagian Administrasi Pemerintah umum
b) Bagian Hubungan Masyarakat c) Bagian Hubungan KerjasamaAsisten Kesejahteraan dan Kemasyarakata d) Bagian Administrasi Kesejahteraan dan Kemasyarakatan Rakyat e) Bagian Agama dan Pendidikan f) Bagian Administrasi Kemasyarakatan 2. Asisten Perekonomian dan
Pembangunan, terdiri dari; a) Bagian Administrasi Pembangllnan b) Bagian Administrasi Surnber Daya Alam c) BagianAdministrasi Perekonornian
3. Asisten  Administrasi  Umum,
terdiri dari; a) Bagian Hukum
b) Bagian  Organisasi  dan Tatalaksana c) Bagian Keuangan d) Bagian Perlengkapan Aset e) Bagian Umum 4. Asisten Kesejahteraan dan
Kemasyarakatan, meliputi; a) Bagian Administrasi Kesejahteraan dan Kemasyarakatan Rakyat b) Bagian Agama dan Pendidikan c) Bagian Administrasi

## Kemasyarakatan
Kendala  Sekretariat  Daerah  dalam Pengelolaan  Surat  pada  Kantor  Wali Kota Medan
Berdasarkan  hasil  tanya-jawab  dan pengamatan  yang  sudah  dilakukan  di Kantor  Wali  Kota  Medan  diperoleh informasi  mengenai  kendala-kendala yang  dialami  Sekretariat  Daerah  dalam mengelola surat yaitu pada saat kegiatan pengelolaan  surat  dilakukan  terjadi kesalahan  dalam  administrasi  yang menyebabkan pendistribusian surat menjadi  kurang  tepat  tujuannya.  Hal  ini merupakan bentuk kelalaian dari petugas karena tidak teliti dalam tugasnya untuk menindaklanjuti  pendistribusian  surat sesuai tujuannya.
Kendala selanjutnya, pengurusan surat  memakan  waktu  yang  lama dikarenakan  padatnya  jadwal  sekretaris daerah. Terkait padatnya jadwal memang tidak  dapat  terhindarkan  dikarenakan banyaknya agenda yang harus dilaksanakan  oleh  Sekretaris  Daerah. Dan  akibatnya  kegiatan  pengelolaan surat menjadi terhambat. Surat-menyurat penting  bagi  organisasi  Menurut  Arlita dan  Nelisa  (2013:271),  karena  surat adalah  bagian  dari  sarana  komunikasi yang  mempercepat  kegiatan  organisasi. Tidak  hanya  mempercepat  kegiatan
organisasi,  surat  juga  berfungsi  sebagai
sarana informasi dan instruksi tugas.(Rahmi и съавт., 2018) Kendala  lain  yaitu  pencatatan surat  keluar  yang  dilaksanakan  masih dicatat  secara  manual  dengan  buku. Sebaiknya sudah menggunakan komputer dengan pegoperasian Microsoft excel agar lebih memudahkan pencarian surat dan lebih meminimalisir waktu  untuk  pengecekan  atau  pencarian data surat keluar.
Kendala  terakhir  yang  sering ditemukan  yaitu  banyaknya  pengaduan masyarakat  terkait  dana    anggaran. Disinilah  terbukanya  ruang  bagi  publik untuk  menyampaikan  pengaduannya baik itu berbentuk keluhan maupun saran
perbaikkan kedepannya terhadap
pelayanan  yang  telah  diberikan.  Tetapi berbagai  pelayanan  publik  memang kerap  kali  dirasa  masih  memiliki kekurangan.

## Upaya  Sekretariat  Daerah  dalam
Mengatasi  Kendala  pada  Pengelolaan
Surat pada Kantor Wali Kota Medan bagian  Aide  De  Camp  Sekretariat Daerah Berdasarkan uraian
kendala tersebut,  mengenai  usaha  yang  dapat dilaksanakan untuk mengatasi hambatan pada  Pengelolaan  Surat  pada  Kantor Wali Kota Medan bagian Aide De Camp Sekretariat Daerah yaitu:
1. Pentingnya dilakukan
pengendalian  dan  pengawasan oleh  karyawan  bagian  surat.  Agar mekanisme pengelolaan surat bisa berjalan dengan rapi dan mengurangi kesalahan dalam pendistribusian surat ke tujuannya.
2. Mengkonfirmasi  dan  interaktif terhadap  pengurusan  surat.  Ini penting dilakukan agar surat yang masuk  tidak  tertinggal  untuk ditindaklanjuti ke tahap berikutnya. 3. Merancang pengarsipan surat
keluar  yang  lebih  modern,  seperti menggunakan  komputer  atau  alat elektronikk lainnya agar memudahkan  pencarian  data  atau surat  yang  sudah  keluar  dari bagian  Aide De  Camp Sekretariat Daerah  dan  lebih  meminimalisir waktu  dalam  pengecekan  data surat keluar.
4. Memaksimalkan  bantuan  publik dengan  integritas  dan  hati  yang ikhlas  (Indriani,  2021).  Selain diwajibkan untuk berurusan dengan  masyarakat,  organisasi perangkat  daerah  juga  wajib memberi  bantuan  yang  optimal terhadap konsumen sebagai utama birokrasi yakni masyarakat karena itu  adalah  salah  satu  bagian falsafah dari value budaya kerja.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  pembahasan  dan hasil  penelitian  yang  telah  dijabarkan sebelumnya,  dapat  disimpulkan  bahwa peran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan surat pada Kantor Wali Kota Medan  adalah  membantu  Walikota dalam perumusan kebijakan dan koordinasi  administrasi  dalam  rangka pelaksanaan  amanat  Kanwil  dan  dalam mendukung  pelayanan  administrasi  dan pegawai  ASN.  Dalam  hal  pengelolaan surat    di  sekretariat  daerah  kantor  wali kota  Medan  sudah  dikategorikan  baik. Serta  alur pada proses penanganan surat telah  memenuhi  tahapan  administrasi yang baik, dengan urutan sebagai berikut: 1)  Penerimaan  surat,  2)  Penginputan surat, 3) Penyortiran surat, 4) Pengolahan surat,  5) Pengarahan surat, 6) Pencatatan surat, dan 7) Pendistribusian surat. Namun, terdapat beberapa kendala yang ditemukan dalam
pengelolaan  surat  di  sekretariat  daerah kantor  wali  kota  Medan  yaitu  adanya kesalahan  dalam  administrasi  yang menyebabkan pendistribusian surat
menjadi kurang tepat tujuannya.
Kemudian,  pengurusan  surat  memakan waktu  yang  lama  dikarenakan  padatnya
jadwal sekretaris daerah. Lalu,
pengelolaannya  masih  menggunakan pencatatan  surat  keluar  secara  manual dengan buku. Sebaiknya sudah menggunakan komputer dengan
pegoperasian  Microsoft  excel  agar  lebih
memudahkan  pencarian  surat  dan  lebih meminimalisir  waktu  untuk  pengecekan atau  pencarian  data  surat  keluar. Selanjutnya, kendala yang sering ditemukan  yaitu  banyaknya  pengaduan masyarakat terkait dana  anggaran.
Berdasarkan  kesimpulan  diatas, maka Saran yang dapat peneliti rekomendasikan  dalam  penelitian  ini, yaitu: 1) Pentingnya dilakukan pengendalian  dan  pengawasan  oleh karyawan bagian surat, 2) Mengkonfirmasi  dan  interaktif  terhadap pengurusan surat, 3) Merancang pengarsipan  surat  keluar  yang  lebih modern,  seperti  menggunakan komputer atau  alat  elektronikk  lainnya  serta  4) Memaksimalkan  bantuan  publik  dengan integritas  dan  hati  yang  ikhlas.  Dengan demikian,  alur  pengelolaan  surat  di sekretariat  daerah  kantor  wali  kota Medan  dapat  berjalan  secara  terstruktur dan sistematis.

## REFERENSI
Azizah,  N.,  &  Farah  &  Kuswantoro,  A. (2021).  Economic  Education
Analysis  Journal  Terakreditasi SINTA  5  Pengelolaan  Surat Masuk dan Surat Keluar How to Cite Sejarah Artikel. Pengelolaan  Surat  Masuk  dan Surat Keluar. Economic Education  Analysis  Journal , 10 (1), 65–81. https://doi.org/10.15294/eeaj.v1 0i1.42853 Dewi, D. P., & Octavia, L. (2018). Peran
Sekretaris  Dalam  Mengelola  Surat Masuk  Dan  Surat  Keluar  Pada Dinas  Perpustakaan  Dan  Arsip Daerah  Kota  Tangerang  Selatan.
Sekretari , 4 (2), 20. https://doi.org/10.32493/skr.v4i2.8 23 Indriani,  Y.  (2021). Peran  Bagian Organisasi  Sekretariat Daerah Dalam Meningkatkan Budaya Kerja  Di  Lingkungan  Sekretariat Daerah Kota … . 1 . http://eprints.uniska- bjm.ac.id/8385/
Kuswantoro, A., Maremitha Ungu, R. B., Rahmahwati, W. D., & Rahmawati,
F.  D.  (2022).  Manajemen  Surat Masuk  Dan  Surat  Keluar  Di Universitas Negeri Semarang Melalui  Siradi  (Sistem  Informasi Surat  Dinas). Jurnal  Pustaka Budaya , 9 (1), 42–49. https://doi.org/10.31849/pb.v9i1.77 16 Mardiyati, S. (2020). Sistem Pengelolahan  Data  Surat  Masuk dan Surat Keluar Kelurahan Curug.
Jurnal  Inovasi  Informatika , 5 (1), 11–23. https://doi.org/10.51170/jii.v5i1.28 Melita,  D.,  &  Yulinasari,  M.  (2018). Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan  Surat  Keluar  Pada  Dinas Perpustakaan  Provinsi  Sumatera Selatan. Jurnal Umum , 85–93. Nasution,  M.  H.,  &  Kusmilawaty,  K. (2022). Analisis Sistem Pengelolaan  Surat  Masuk  Dan Surat Keluar Pada Bagian Ekonomi Dan Pembangunan (Studi Kasus Di
Kantor  Walikota  Medan). Cermin: Jurnal Penelitian , 6 (1), 109. https://doi.org/10.36841/cermin_un ars.v6i1.1664
Organisasi, S. (2020). No Title . 1–77. Parlina,  L.,  &  Elawati,  E.  (2020).
Penanganan  pencatatan  surat  pada lembar  disposisi  pada  bagian  biro umum  sekretariat  provinsi  Jawa Barat. ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis , 6 (2), 172–179. Rahmatiah.  (2017).  Peranan  Sekertaris
Daerah Dalam Meningkatkan Pelaksanaan  Tugas  Pokok  Dan Fungsi Perangkat Sekretariat Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang. Jurnal Ilmiah
Pemerintahan , 5 (1), 27–33. https://jurnal.umsrappang.ac.id/pra ja/article/view/446/317 Rahmi,  L.,  Silvia,  A.,  &  Siwi,  M.  K. (2018). Analisis Prosedur Pengelolaan  Surat  Masuk  Dan Surat Keluar Di Dinas Kepenndudukan  Dan  Pencatatan Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar. Jurnal Ecogen , 1 (2), 379. https://doi.org/10.24036/jmpe.v1i2. 4758 Sejahtera,  T.  Y.,  &  Saing,  B.  (2007).
Untuk  Mewujudkan  Kabupaten .
65–82.