## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## Rancang Bangun Aplikasi Pendataan Kendaraan Operasional Menggunakan Metode Prototipe

## Astri Aprilia Pratiwi, Muhammad Iqbal
Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Sistem Komputer,  Universitas Pembangunan Panca Budi, Medan, Indonesia Email: 1 astrip508@gmail.com, 2 muhammadiqbal@dosen.pancabudi.ac.id Email Penulis Korespondensi: astrip508@gmail.com
Abstrak − PT.  HM  Sampoerna  Tbk  merupakan  perusahaan  tembakau  terkemuka  di  Indonesia  serta  afiliasi  dari  perusahaan tembakau terkemuka di dunia, Philip Morris International yang memiliki banyak kenderaan operasional untuk mendukung proses pendistribusian produk-produk mereka namun proses pengelolaan kendaraan operasional untuk perawatan atau perbaikan masih belum  maksimal.  Kendaraan  operasional  yang  kurang  terawat,  sewaktu-waktu  dapat  menimbulkan  masalah  pada  kendaraan sehingga  menyebabkan  kerugian  yang  besar  bagi  perusahaan. Perawatan  kendaraan  operasional harus  dilakukan  secara  berkala agar kegiatan operasional perusahaan tidak terganggu dan untuk menjaga kendaraan tetap baik dan prima melakukan perjalanan untuk  mendistribusikan  produk-produk  perusahaan.  Penulis  mengembangkan  aplikasi  pendataan  kendaraan  operasional menggunakan metode prototipe yaitu pengembangan  perangkat lunak dengan cepat untuk mempresentasikan gambaran dari ide dan  masalah  yang  ada  lalu  memperoleh  umpan  balik  dari  pengguna  sehingga  prototipe  dapat  segera  diperbaiki.  Perancangan aplikasi  menggunakan  DFD  dan  ERD  dan  didapatkan  hasil  dari  penelitian  ini  adalah  aplikasi  dapat  memberikan  informasi mengenai  riwayat  perbaikan  kendaraan  operasional,  mengingatkan  staf  pengelola  data  kendaraan operasional untuk  melakukan perawatan secara berkala.
Kata Kunci : Rancang Bangun; Aplikasi; Kendaraan Operasional; Metode Prototipe
Abstract − PT. HM Sampoerna Tbk is a leading tobacco company in Indonesia as well as an affiliate of the world's leading tobacco company, Philip Morris International, which has many operational vehicles to support the process of distributing their products but the process of managing operational vehicles for maintenance or repair is still not optimal. Operational vehicles that are poorly maintained can cause problems with the vehicle at any time, causing large losses for the company. Operational vehicle maintenance must be carried out regularly so that the company's operational activities are not disrupted and to keep the vehicle in good condition and primed for traveling to distribute the company's products. The author develops an operational vehicle data collection application using the prototype method, namely rapid software development to present an overview of existing ideas and problems and then obtain feedback from users so that prototypes can be repaired immediately. The application design uses DFD and ERD and the results obtained from this research are applications that can provide information about the history of operational vehicle repairs, remind operational vehicle data management staff to carry out periodic maintenance.
Keywords : Development; Application; Operational Vehicle; Prototype Method

## 1. PENDAHULUAN
Dalam sebuah perusahaan, kenderaan operasional merupakan salah satu sarana yang digunakan untuk membantu aktifitas  kerja  dan  meningkatkan  produktifitas  perusahaan.  Kendaraan  operasional  yang  kurang  terawat,  sewaktu- waktu  dapat  menimbulkan  masalah  pada  kendaraan  sehingga  menyebabkan  kerugian  yang  besar  bagi  perusahaan. Perawatan  kendaraan  operasional  harus  dilakukan  secara  berkala  agar  kegiatan  operasional  perusahaan  tidak terganggu dan untuk menjaga kendaraan tetap baik dan prima melakukan perjalanan untuk mendistribusikan produk- produk  perusahaan.  Kendaraan  operasional  atau  kendaraan  dinas  merupakan  pendukung  seluruh  kegiatan  guna pencapaian tujuan secara efisien dan efektif[1].
PT.  HM  Sampoerna  Tbk  merupakan  perusahaan  tembakau  terkemuka  di  Indonesia  serta  afiliasi  dari  perusahaan tembakau terkemuka di dunia, Philip Morris International. PT. HM Sampoerna Tbk Medan bertanggung jawab untuk mendistribusikan produk-produk tembakau seperti sigaret kretek tangan (SKT), sigaret kretek mesin (SKM) dan igaret putih mesin yang diproduksi oleh Philip Morris Indonesia diwilayah Propinsi Sumatera Utara hingga Propinsi Aceh. Oleh karenanya, PT HM Sampoerna Tbk Medan memiliki banyak kenderaan operasional untuk mendukung proses pendistribusian  produk-produk  mereka  namun  proses  pengelolaan  kendaraan  operasional  untuk  perawatan  atau perbaikan masih belum maksimal. Salah satunya banyak yang terlewat waktu perbaikan atau sulitnya mendapatkan informasi  riwayat  perbaikan  sebuah  kendaraan  operasional.  Hal  ini  menimbulkan  sebuah  kendala  atau  masalah dikemudian  hari terutama apabila supir tidak  memberikan informasi  yang jelas dan utuh  terkait kondisi  kendaraan operasional.
Afriansyah dan Susanty dalam penelitiannya yang berjudul Rancang Bangun Aplikasi Mobile Pemeriksaan Kendaraan Operasional  mengusulkan  pengembangan  aplikasi mobile dengan  metode waterfall yang  dapat  digunakan  oleh pengemudi di lapangan untuk mencatat kondisi fisik dan status kelayakan dari kendaraan operasional[2]. Penelitian yang  dilakukan  oleh  putra  dkk  mengembangkan  sistem  informasi  pengelolaan  kendaraan  dinas  dengan  metode Software Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari dua bagian yaitu aplikasi web dan aplikasi mobile dimana sistem  ini  mengolah  data  penanggung-jawab,  pemeliharaan  dan  penggunaan  kendaraan  dinas[3].  Penelitian  yang dilakukan oleh  Astianie dkk membangun aplikasi perbaikan kendaraan operasional berbasis dekstop menggunakan metode research and development ( R&D ) yang mengolah data antara lain data pegawai, kendaraan, bengkel, dan data perbaikan[4].

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Teknologi  informasi  telah  menjadi  kebutuhan  bagi  setiap  masyarakat  untuk  menjalankan  aktivitas  sehari-hari termasuk juga bagi organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatan bisnis. Teknologi berkembang pesat dalam implementasi  di  banyak  perusahaan  seperti  penerapan  sistem  informasi  yang  merupakan  sebagai  sistem  yang dirancang  khusus  untuk  membantu  menjalankan  operasional  bisnis  perusahaan[5].  Dengan  demikian  PT.  HM Sampoerna Tbk Medan membutuhkan pendekatan teknologi informasi yaitu aplikasi perangkat lunak untuk mengelola data  kendaraan  operasional  termasuk  data  perawatan  dan  perbaikan  kendaraan  agar  informasi  mengenai  riwayat perawatan maupun perbaikan kendaraan operasional mudah didapatkan dengan cepat dan efektif. Menurut Ali Zaki dan  Smitdev  Community,  Aplikasi  merupakan  komponen  yang  bermanfaat  sebagai  media  untuk  menjalankan pengolahan  data  ataupun  berbagai  kegiatan  lainnya  seperti  pembuatan  ataupun  pengolahan  dokumen  dan  file[6]. Aplikasi  berbasis  komputer  adalah  sebuah  media  untuk  proses  pengolahan  dari  data  mentah  menjadi  pesan  yang bermakna  dan  selanjutnya  dipakai  menjadi  alat  bantu  pengambil  keputusan.  Aplikasi  tidak  dapat  berdiri  sendiri melainkan harus didukung perangkat keras dan pengguna, prosedur dan basis data yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam perusahaan[7].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Pengumpulan Data
Penulis menggunakan beberapa metode dalam proses pengumpulan data pada PT HM Sampoerna Tbk Medan agar penelitian dapat berjalan sesuai dengan alur proses yang ada yaitu :
1. Metode Observasi
Obervasi bertujuan untuk mengumpulkan informasi kebutuhan sistem dengan cara mengamati alur proses secara langsung ditempat penelitian agar penulis mengetahui sistem yang sedang berjalan pada PT HM Sampoerna Tbk Medan. Dengan metode ini, penulis dapat mengetahui kekurangan yang ada dan hasil analisis ini sebagai dasar pengembangan sistem yang diharapkan untuk menentukan rancangan sistem yang baru.
2. Metode Wawancara
Wawancara bertujuan  mengumpulkan informasi dengan cara tanya jawab dengan beberapa pihak yang terlibat dalam  penanganan  kendaraan  operasional  pada  PT  HM  Sampoerna  Tbk  Medan  baik  secara  langsung  maupun menggunakan formulir daring ( online ).
3. Metode Studi Pustaka
Studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan pengetahuan secara teoritis dalam proses pembuatan aplikasi baik dari buku maupun penelitian-penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya.

## 2.2 Metode Perancangan
Penulis menggunakan metode prototipe dalam perancangan aplikasi pendataan kendaraan operasional di PT HM Sampoerna Tbk Medan. Metode ini membuat penulis lebih mudah mengembangkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Gambar 1 . Diagram Metode Prototipe[8]
Prototipe  adalah  versi  awal  dari  sebuah  tahapan  sistem  perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk  mempresentasikan gambaran  dari  ide,  mengeksperimenkan  sebuah  rancangan,  mencari  masalah  yang  ada  sebanyak  mungkin  serta mencari solusi terhadap penyelesaian masalah tersebut[8] [9]. Menurut Rosa A.S dan M. Shalahuddin menyebutkan bahwa model prototype dapat digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas  spesifikasi  kebutuhan  yang  diinginkan  pelanggan  kepada  pengembang  perangkat  lunak.  Menurut Malatista  dkk  menyebutkan  bahwa  dasar  dari  pemikiran  ini  adalah  membuat  prototipe  secepat  mungkin,  lalu memperoleh umpan balik dari pengguna sehingga prototipe dapat segera diperbaiki setelah mendapatkan umpan balik. Semua rancangan diagram atau model yang dibuat tidak diharuskan telah sempurna dan final[10].

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## 2.3 Tahapan Perancangan
Tahapan perancangan yang dilakukan sesuai dengan tahapan pada metode prototipe. Berdasarkan kajian teoritis tentang metode prototipe di atas, secara umum terdapat tiga kategori tahapan yang digunakan dalam metode prototipe

## 2.3.1 Tahap Pengumpulan Data
Tahap ini disebut juga dengan tahap mendengarkan pelanggan atau pengguna ( listen to customer ). Pada tahap ini penulis  melakukan  pengumpulan  dengan  metode  yang  telah  dijelaskan  di  atas  yaitu  observasi  dan  wawancara. Selanjutnya  rencana  kebutuhan  yang  diperlukan  oleh  penulis  dalam  pengumpulan  data  disajikan  dalam  tabel  1  di bawah ini.
Tabel 1. Perencanaan Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Penulis a. Mengetahui dan mendapatkan data proses pemakaian kendaraan operasional. b. Mengetahui dan mendapatkan data proses penanganan  perbaikan  atau  perawatan  kendaraan operasional. c. Mengetahui dan mendapatkan data supir maupun data kendaraan operasional. Bagian Admin a. Mekanisme pengelolaan pemakaian kendaraan operasional. b. Mekanisme pengelolaan
perbaikan/perawatan kendaraan operasional.
Berdasarkan perencanaan kebutuhan di atas, selanjutnya penulis melakukan perancangan analisa sistem agar proses pembuatan aplikasi pendataan kendaraan operasional ini dapat berjalan dengan baik.

## 2.3.2 Perancangan Analisa Sistem
Dalam proses perancangan analisa sistem  ini, penulis  menggunakan teknik perancangan Data Flow Diagram (DFD). DFD adalah upaya membentuk konsep sistem atau aplikasi komputer melalui media grafis sehingga pengguna mudah memahami alur data yang berjalan dalam sebuah sistem atau aplikasi dan mentransformasikan ke tujuan yang lain[11]. DFD yaitu diagram yang menggunakan notasi berupa simbol-simbol untuk menggambarkan arus data pada suatu sistem. DFD digambarkan mulai dari level 0, level 1 hingga level 2[12].
1. DFD Level 0
DFD level 0 berada di tingkatan paling tinggi, yang menjelaskan satu lingkaran besar yang mewakili sistem yang berinteraksi dengan eksternal entitas[12]. Rancangan DFD level 0 ini menunjukkan aliran data secara keseluruhan pada  aplikasi  yang  akan  dibangun.  Rancangan  DFD  level  0  pada  aplikasi  pendataan  kendaraan  operasional  ini melibatkan satu pengguna yaitu administrator yang mengolah data supir, kendaraan, pemakaian kendaraan, dan perbaikan  kendaraan  operasional.  Selanjutnya,  aplikasi  akan  menampilkan  laporan  rekapitulasi  pemakaian  dan perbaikan. Adapun rancangan DFD level 0 pada aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 1 di bawah ini.
Gambar 1. DFD Level 0
2. DFD Level 1 Untuk melihat lebih rinci alur proses alur pengolahan data dari DFD level 0, maka diturunkan menjadi DFD level 1. Adapun rancangan DFD level 1 pada aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 2 di bawah ini.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 2. DFD Level 1
3. Perancangan Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang memuat rangkuman entitas yang diolah dalam sebuah sistem atau aplikasi serta hubungan antar entitasnya[15]. Berikut rancangan ERD dalam pengembangan aplikasi ini.
Gambar 3. Perancangan ERD

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Login Aplikasi
Aplikasi pendataan kendaraan operasional yang penulis rancang ini hanya memiliki satu jenis pengguna yaitu administrator. Halaman login berfungsi untuk menjaga keamanan data yang diinputkan. Hasil halaman logi dapat dilihat pada gambar 6 di bawah ini.
Gambar 6. Tampilan Halaman Login

## 3.2 Beranda
Halaman beranda  menampilkan informasi terkait dengan kendaraan operasional antara lain  jumlah  kendaraan, jumlah  kendaraan  yang  ada,  jumlah  kendaraan  yang  sedang  dipakai  (keluar),  jumlah  kendaraan  yang  sedang diperbaiki.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 7. Tampilan Halaman Beranda

## 3.3 Data Supir
Data supir dapat diakses melalui menu data supir. Pada halaman ini akan tampil informasi data supir yang telah diinput (gambar 8). Terdapat tombol tambah data untuk menambah data supir serta tombol edit dan hapus pada setiap baris data supir yang tampil.

## Gambar 8. Halaman Tampil Data Supir

## 3.4 Data Kendaraan
Data  kendaraan  dapat  diakses  melalui  menu  data  kendaraan.  Pada  halaman  ini  akan  tampil  informasi  data kendaraan operasional yang telah diinput (gambar 9). Terdapat tombol tambah data untuk menambah data kendaraan serta tombol edit dan hapus pada setiap baris data kendaraan yang tampil.

## Gambar 9. Halaman Tampil Data Kendaraan Operasional

## 3.5 Data Pemakaian
Data pemakaian kendaraan dapat diakses melalui menu data pemakaian. Pada halaman ini akan tampil informasi data pemakaian kendaraan operasional yang telah diinput (gambar 10). Terdapat tombol tambah data untuk menambah data pemakaian kendaraan serta tombol kembali dan hapus pada setiap baris data pemakaian kendaraan yang tampil. Tombol  kembali  berfungsi  untuk  menentukan  tanggal  selesai  pemakaian  kendaraan  beserta  kilometer  yang  telah dilalui (gambar 11).

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 10. Halaman Tampil Data Pemakaian Kendaraan Operasional
Gambar 11. Halaman Pengembalian Pemakaian Kendaraan Operasional

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan di atas, maka dapat dibuat beberapa hasil data kendaraan operasional pada PT HM Sampoerna Tbk Medan dapat diolah dengan baik oleh aplikasi pendataan kendaraan operasional ini. Dan Aplikasi ini dapat mengingatkan staf pengelola kendaraan operasional untuk melakukan perawatan kendaraan secara berkala. Serta Aplikasi  ini  dapat  menyajikan  informasi  riwayat  perbaikan  kendaraan  operasional  dengan  cepat  sehingga  staf pengelola kendaraan operasional dapat memberikan informasi yang akurat terkait kondisi kendaraan kepada supir.

## REFERENCES
[1] N. Botutihe, “Analisis Mekanisme Penggunaan Kendaraan Operasional Pada Kantor Sekretariat Daerah Kota Gorontalo,” Publik  (Jurnal  Ilmu  Administrasi) ,  vol.  6,  no.  2,  pp.  79–86,  2017,  Accessed:  May  20,  2023. [Online]. Available: https://journal.umgo.ac.id/index.php/Publik/article/view/76
[2] Afriansyah and M. Susanty, “Rancang Bangun Aplikasi Mobile Pemeriksaan Kendaraan Operasional,” IJCIT (Indonesian Journal on Computer and Information Technology) , vol. 7, no. 1, pp. 68–72, 2022, Accessed: May 19, 2023. [Online]. Available: https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ijcit/article/view/11833/pdf
[3] I. M. D. K. Putra, K. S. Wibawa, and A. A. N. H. Susila, “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Kendaraan Dinas,” JITTER-  Jurnal  Ilmiah  Teknologi  dan  Komputer ,  vol.  3,  no.  3,  pp.  1311– 1322, 2022, doi: https://doi.org/10.24843/JTRTI.2022.v03.i03.p06.
[4] N.  Astianie,  T.  Afrizal,  and  Rosdiana,  “Membangun  Aplikasi  Perbaikan  Kendaraan  Operasional  Pada Kelurahan Munjul,” in Semnas Ristek (Seminar Nasional Riset dan Inovasi Teknologi) , 2022, pp. 554–559. doi: https://doi.org/10.30998/semnasristek.v6i1.5771.
[5] A. B. Nasution and E. Astuti, “Implementasi Sistem Informasi Quality Control Pada Produksi Granit Tile Berbasis Web (Studi Kasus PT. Jui Shin Indonesia),” Jurnal Sistem Informasi Kaputama (JSIK) , vol. 1, no.
2, pp. 38–45,
2017, Accessed: May 23, 2023. [Online]. Available:
https://jurnal.kaputama.ac.id/index.php/JSIK/article/view/32
[6] J. Suhimarita and D.  Susianto, “Aplikasi  Akutansi Persediaan Obat  Pada  Klinik Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Lampung,” Jurnal Sistem Informasi  Akuntansi (JUSINTA) ,  vol. 2, no. 1, pp. 24–33,
2019, Accessed: May 28, 2023. [Online]. Available:
https://jurnal.dcc.ac.id/index.php/jusinta/article/view/235
[7] R. R. Putra and T. W. Pribadi, “Perancangan Aplikasi Berbasis Komputer Untuk Proses Manajemen Mutu Pada  Pembangunan  Kapal  Baru,” Jurnal  Teknik  ITS ,  vol.  5,  no.  2,  pp.  129–135,  2016,  doi: http://dx.doi.org/10.12962/j23373539.v5i2.20920.
[8] P. Yoko, R. Adwiya, and W. Nugraha, “Penerapan Metode Prototype dalam Perancangan Aplikasi SIPINJAM Berbasis Website pada Credit Union Canaga Antutn,” Jurnal Ilmiah Merpati (Menara Penelitian Akademika Teknologi Informasi) , vol. 7, no. 3, pp. 212–223, 2019, doi: https://doi.org/10.24843/JIM.2019.v07.i03.p05.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 2, Juni 2023, Hal 262 - 267 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 714 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
[9] E. W. Fridayanthie, H. Haryanto, and T. Tsabitah, “Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Informasi  Penggajian  Karyawan  (Persis  Gawan)  Berbasis  Web,” Paradigma  -  Jurnal  Komputer  dan Informatika , vol. 23, no. 2, pp. 151–157, Sep. 2021, doi: 10.31294/p.v23i2.10998.
[10] U. Pratiwi, K. Wijaya, and Fajriyah, “Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Administrasi Pembayaran  Karate  Berbasis  Website  Studi  Kasus  Lemkari  Prabumulih,” Jurnal  Pengembangan  Sistem Informasi dan Informatika , vol. 2, no. 3, pp. 157–173, 2021, doi: https://doi.org/10.47747/jpsii.v2i3.563.
[11] I. Solikin, M. Sobri, and R. A. Saputra, “Sistem Informasi Pendataan Pengunjung Perpustakaan (Studi kasus : SMKN 1 Palembang),” JURNAL ILMIAH BETRIK : Besemah Teknologi Informasi dan Komputer , vol. 09, no. 03, pp. 140–151, 2018.
[12] R.  A.  Y.  Manurung  and  A.  D.  Manuputty,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Lembaga  Kemahasiswaan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga,” JURNAL SITECH : Sistem Informasi dan Teknologi , vol. 3, no. 1, pp. 9–20, 2020, [Online]. Available: http://www.jurnal.umk.ac.id/sitech
[13] E. Helmud, “Optimasi Basis Data Oracle Menggunakan Complex View Studi Kasus : PT. Berkat Optimis Sejahtera (PT. BOS) PangkalPinang,” Jurnal Informanika , vol. 7, no. 1, pp. 80–86, 2021.
[14] D. D. J. T. Sitinjak, Maman, and J. Suwita, “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kursus Bahasa  Inggris  Pada  Intensive  English  Course  Di  Ciledug  Tangerang,” Jurnal  IPSIKOM :  Insan Pembangunan Sistem Informasi dan Komputer , vol. 8, no. 1, 2020.
[15] M. Tabrani, suhardi, and H. Priyandaru, “Sistem Informasi Manajemen Berbasis Website Pada UNL Studio Dengan Menggunakan Framework Codeigniter,” JURNAL ILMIAH M-PROGRESS , vol. 11, no. 1, pp. 13–21, 2021.