## Journal of S ocial and Economics Research
Volume 5, Issue 2, December 2023
P-ISSN: 2715-6117             E-ISSN: 2715-6966 Open Access at: https://idm.or.id/JSER/index.php/JSER

## ANALYSIS OF EMPLOYEE WORKLOAD IN THE AFTERSALES DEPARTMENT OF KIA HARAPAN INDAH

## ANALISIS BEBAN KERJA KARYAWAN PADA DEPARTEMEN AFTERSALES KIA HARAPAN INDAH
Nabila Dwi Lestari 1 , Angelia  Merdiyanti 2 ,  Yulius Jatmiko  Nuryatno 3 1,2,3 Program Studi Administrasi Bisnis Otomotif,  Politeknik STMI  Jakarta
E-mail: angelia.merdiyanti@gmail.com 2 ARTICLE  INFO ABSTRACT Correspondent Angelia Merdiyanti angelia.merdiyanti@gmail.
com
Key words:
workload, Full Time Equivalent (FTE), optimal workforce Website: https://idm.or.id/JSER/inde x.php/JSER
Page: 318 - 333
This study aims to measure the workload and the optimal number of  workers  to  complete  the  work  at  the  KIA  Harapan  Indah Aftersales  Department.  The  research  method  used  is  Full Time Equivalent  (FTE)  on  6  (six)  job  positions.  FTE  value measurement  is done by calculating the workload of all employees in one position during a certain period of time. This requires data on the frequency  of each work unit, the time required to complete a  job, and  the  number  of people doing a  job. The  results  of the workload  measurement  show  that  the  total  workload  for  part admin, service advisor, technician,  foreman, cashier and security are  70202 minutes,  262766 minutes,  640965 minutes,  296685 minutes,  105512 minutes, and 114672 minutes respectively. The FTE values for the positions of part admin,  cashier and security are  0.75,  1.02,  and  1.08  respectively,  which  shows  that  the workload  of these  positions  is in  the  normal  criteria.  While the FTE  index for  the  positions  of  service  advisor, technician,  and foreman shows the workload on the overload criteria with values of 2.21, 5.07, and 2.46 respectively. Based  on the  calculation  of labor  requirements,  it  is  obtained  that  the  optimal  number  of workers  for  Part  Admin  is  1  person,  Service  Advisor  and Foreman  is  3  people each,  Technician  is 7  people,  Cashier is  1 person, and Security is 2 people.
INFO ARTIKEL ABSTRAK Koresponden
Angelia Merdiyanti angelia.merdiyanti@gmail. com Kata kunci: beban kerja, Full Time Equivalen t (FTE), tenaga kerja optimal Website: https://idm.or.id/JSER/inde x.php/JSER
Hal: 318 - 333
Penelitian ini bertujuan  mengukur  beban  kerja  dan jumlah tenaga  kerja  optimal  untuk  menyelesaikan  pekerjaan  pada Departemen  Aftersales  KIA  Harapan  Indah.  Metode penelitian yang digunakan adalah Full Time Equivalent (FTE) pada  6  jabatan,  yaitu part  admin,  service  advisor,  technician, foreman,  cashier dan security .  Pengukuran  nilai  FTE dilakukan  dengan  menghitung  beban  kerja  seluruh karyawan  dalam  satu  jabatan  selama  periode  waktu tertentu.  Untuk  itu  diperlukan  data  frekuensi  setiap  unit pekerjaan,  waktu  untuk  menyelesaikan  suatu  pekerjaan, dan jumlah  orang  yang  melakukan  suatu  pekerjaan.  Hasil pengukuran  menunjukkan total  beban  kerja  untuk  jabatan part  admin,  service  advisor,  technician,  foreman,  cashier dan security masing-masing sebesar  70202 menit, 262766 menit, 640965  menit,  296685  menit,  105512  menit,  dan  114672 menit.  Adapun  nilai FTE  untuk  jabatan part  admin , cashier dan security berturut-turut  sebesar 0,75, 1,02, dan 1,08 yang menunjukkan  beban  kerja  berada  pada  kriteria  normal. Sedangkan  indeks  FTE  untuk  jabatan service  advisor, technician,  dan  foreman  menunjukkan  beban  kerja  pada kriteria  overload  dengan  nilai masing-masing sebesar  2,21, 5,07, dan 2,46. Berdasarkan perhitungan  kebutuhan  tenaga kerja diperoleh jumlah karyawan optimal untuk jabatan Part Admin dan cashier masing-masing  1  orang,  untuk  jabatan Service  Advisor dan Foreman masing-masing  sebanyak  3 orang,  untuk  jabatan  Technician  sebanyak  7  orang,  dan untuk jabatan Security sebanyak 2 orang.
Copyright © 2023 JSER. All rights reserved.

## PENDAHULUAN
Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  memegang  peranan  penting  dalam  kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu mengelola SDM-nya dengan baik agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Salah satunya melalui pemberian beban kerja yang efektif  sehingga diharapkan mampu meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Dalam standar kerja perusahaan, beban kerja karyawan sudah ditentukan berdasarkan jenis pekerjaannya. Jika beban kerja terlalu banyak atau terlalu sedikit akan  menyebabkan  kekurangan  atau  kelebihan  tenaga kerja.  Dengan  demikian, perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih  banyak untuk menambah atau mengurangi karyawannya.
Dealer  KIA  Harapan Indah  merupakan  salah  satu  dealer  resmi  di  bawah  PT Indomobil Trada Nasional yang menjual kendaraan dan suku cadang dengan merk dagang  Kreta  Indo  Artha  (KIA).  Kegiatan  bisnis  yang  dijalankannya  meliputi aktivitas  3S,  yaitu  Penjualan  Mobil  ( Sales ) , Jasa  Reparasi  atau  Perbaikan  Mobil
( Services ), serta Penjualan Suku Cadang ( Spare Parts ). Namun dalam menjalankan bisnisnya,  pengelolaan  SDM  atau  tenaga  kerjanya  dirasa  belum  optimal.  Salah satunya di departemen aftersales di mana masih ditemukan adanya ketidaksesuaian dalam penjadwalan proses perbaikan kendaraan. Hal ini mengakibatkan terjadinya keterlambatan  penyelesaian  proses  perbaikan  ( services )  karena  kurangnya ketersediaan spare parts yang mengakibatkan terjadi penumpukan kendaraan di stall serta kurangnya  kecepatan  dalam  pelayanan  dan  proses  perbaikan  yang menimbulkan  antrean  dan  penambahan  waktu  kerja. Kejadian  tersebut  diduga terjadi karena adanya ketidaksesuaian antara beban kerja dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia. Oleh karena itu, perencanaan jumlah SDM harus disesuaikan dengan beban  kerja  yang  tersedia  agar  tidak  berdampak  negatif  pada  kinerja  secara keseluruhan dan menyebabkan kerugian kepada perusahaan.
Menurut data perusahaan, jumlah tenaga kerja di departemen aftersales sebanyak 12 karyawan yang  terdiri  dari  2  orang parts admin , 2  orang service advisor , 4  orang technician , 1 orang foreman , 1  orang cashier dan 2 orang security . Dengan semakin meningkatnya jumlah unit  entry pada kegiatan services sebagaimana terlihat pada Gambar  1  mengakibatkan  beban  kerja  yang  diterima  karyawan  pun  semakin bertambah.
Gambar 1. Jumlah unit  entry kegiatan services pada periode Juli  - Desember 2022
Mahawati (2021) menyatakan bahwa beban  kerja  adalah jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan, baik secara fisik maupun mental, yang termasuk dalam tugas  pekerjaannya.  Beban  kerja  yang  berlebihan  menunjukkan  bahwa  jumlah karyawan tidak  sebanding  dengan  jumlah pekerjaan yang  diberikan.  Akibatnya, karyawan  dapat  mengalami  kelelahan  fisik  dan  mental,  yang  pada  gilirannya menyebabkan penurunan produktivitas. Dengan tugas yang tidak sedikit  tersebut, tentunya diperlukan jumlah tenaga kerja yang sesuai dan tepat. Dalam menentukan jumlah SDM yang sesuai untuk departemen aftersales , beberapa faktor penting adalah beban  kerja,  deskripsi  pekerjaan, dan  jam  kerja  perusahaan. Tujuan  penentuan jumlah tenaga kerja ini adalah untuk memastikan bahwa jumlah tenaga kerja yang diperlukan  sesuai  dengan  kemampuan  dan  kapasitas  karyawan  serta  untuk meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  beban  kerja.  Berdasarkan  permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan pengukuran beban kerja sebagai dasar perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang optimal. Analisis  beban kerja sangat penting untuk
224 193 218 247 273 312 0 50 100 150 200 250 300 350 U n it E n tr y Bulan
menghitung  tepatnya  berapa  banyak  karyawan  yang  dibutuhkan  guna menyelesaikan semua tugas pekerjaan di departemen aftersales .

## Perencanaan Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) merupakan perpaduan antara kemampuan intelektual dan fisik seseorang. SDM juga berperan penting dalam daya saing, baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek.  SDM harus  mempunyai kekuatan lebih  karena SDM merupakan perencana, pelaksana dan penentu keberhasilan tujuan yang telah ditetapkan  perusahaan  (Yusup,  2021).  Perencanaan  SDM  seperti  dijelaskan Wulandari  (2020)  merupakan  peta  organisasi  untuk  menjaga  organisasi  tetap kompetitif dan unggul. Perencanaan SDM membantu perusahaan menemukan orang yang tepat, untuk pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat. Dalam perencanaan SDM tidak hanya sekedar mengisi posisi atau jabatan pada organisasi yang kosong, tetapi  juga  memperhatikan kesesuaian  orang  dengan  organisasi. Tujuan  adanya perencanaan SDM yaitu untuk mengurangi ketidakpastian dalam mengelola tenaga kerja guna mencapai tujuan perusahaan. Melalui perencanaan SDM yang tepat akan mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi  pendayagunaan SDM, memastikan kebutuhan SDM yang kompeten, dan mendorong terbangunnya sistem  informasi SDM yang akurat (Wiliana, 2021).

## Analisis Beban kerja
Dalam perencanaan SDM, salah satu teknik yang digunakan adalah analisis beban kerja. Menurut Mahawati (2021), beban kerja didefinisikan sebagai tugas pekerjaan yang diberikan kepada karyawan, baik bentuk kerja fisik maupun mental, serta harus diselesaikan. Setiap tugas pekerjaan membawa tanggung jawab, dan setiap karyawan memiliki kemampuan tersendiri untuk menyelesaikan tugas pekerjaannya tersebut. Affandi dkk. (2021) mengatakan bahwa beban kerja merupakan faktor penting yang harus  diperhatikan  oleh  setiap  perusahaan  karena  tugas  yang  diberikan  akan memengaruhi  produktivitas  karyawan  dan  perasaan  nyaman  dalam  bekerja. Sementara Lestari  (2022) mendefinisikan beban  kerja  sebagai  kemampuan tubuh dalam menerima pekerjaan. Beban kerja yang diterima oleh  tubuh manusia harus sesuai dan seimbang dengan kemampuan fisik dan kemampuan psikologis  tenaga kerja tersebut.
Menurut Utami dkk.  (2021), ada beberapa faktor yang memengaruhi beban kerja. Pertama adalah faktor eksternal  beban  kerja yang  berasal dari  luar  tenaga kerja. Faktor eksternal beban kerja termasuk di antaranya tugas yang dikerjakan, alur kerja, tingkat  kesulitan  pekerjaan, tingkat  emosi  pekerja, dan  tanggung  jawab mereka terhadap pekerjaan. Selain  itu,  terdapat juga  faktor  organisasi  kerja  yang  dapat memengaruhi beban kerja, seperti jam kerja, waktu istirahat, sistem kompensasi, dan waktu istirahat. Kedua adalah faktor internal yang berasal dari dalam tubuh tenaga kerja  sebagai  reaksi  terhadap  beban  kerja  dari  luar,  seperti  kondisi  kesehatan, motivasi, persepsi, dan kepuasan karyawan.
Atas  dasar  itulah,  maka  pengukuran  beban  kerja  perlu  dilakukan  oleh  setiap perusahaan  guna  menentukan  jumlah  pekerja  yang  dibutuhkan  dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang diberikan pada setiap pekerja. Pengukuran beban  kerja didefinisikan  sebagai  teknik  memperoleh  informasi  secara sistematis tentang  produktivitas  dan  efisiensi  unit  perusahaan  atau  pemegang  pekerjaan dengan  menggunakan  metode  analisis  jabatan, analisis  beban  kerja  atau  teknik
manajemen lainnya. Tujuan dari pengukuran beban kerja adalah agar besarnya beban setiap pekerjaan dapat diketahui sehingga dapat menjadi bahan evaluasi manajemen dalam  mengoptimalkan  pendayagunaan SDM-nya sekaligus  dapat  menghindari terjadinya kelelahan dan kecelakaan kerja (Agustinawati dkk., 2019).
Metode Full Time Equivalent (FTE)
Salah satu teknik  dalam pengukuran dan analisis beban kerja adalah metode Full Time  Equivalent (FTE).  Metode  FTE  didasarkan  pada  waktu  kerja  dengan  cara menghitung lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tugas tertentu, kemudian waktu tersebut  diubah  menjadi nilai  indeks  FTE.  Metode  analisis  FTE digunakan untuk menghitung jumlah rasio beban kerja. Metode perhitungan beban kerja  dengan  FTE  adalah  metode  di  mana  waktu  yang  digunakan  untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dibandingkan terhadap waktu kerja efektif yang tersedia.  Metode  FTE  memiliki  keunggulan yaitu  dapat mengoptimalkan kinerja karyawan dengan mengidentifikasi jumlah tenaga kerja optimal yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Metode FTE ini bertujuan untuk menyederhanakan pengukuran kerja dengan cara mengubah  jam  beban  kerja  ke  dalam  jumlah  kebutuhan  tenaga  kerja  yang dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  pekerjaan  tertentu.  Melalui  perhitungan  dan analisis secara berlanjut akan menghasilkan output berupa jumlah kebutuhan tenaga kerja  sesuai  dengan  kebutuhan  perusahaan  dan  memperoleh aktivitas produksi secara efektif (Permata Sari dkk., 2019).

## METODOLOGI PENELITIAN

## Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer didapatkan melalui wawancara dan observasi kepada 12 (dua  belas)  karyawan departemen aftersales yang  terdiri  dari parts  admin, service advisor, technician, foreman, cashier, dan security. Teknik wawancara tidak terstruktur dimulai  dari  pertanyaan  umum  dalam  area  yang  luas  pada  penelitian.  Jenis wawancara tidak terstruktur bersifat fleksibel dan memungkinkan peneliti mengikuti minat dan pemikiran informan. Peneliti menyimak apa yang dikatakan oleh sumber data yang  merupakan salah  satu  pihak  terkait seperti  atasan dalam  perusahaan. Setelah mendengarkan jawaban sumber data, maka peneliti dapat melakukan tanya jawab yang lebih terarah pada suatu tujuan, beserta data yang dibutuhkan. Adapun observasi dilakukan dengan mengamati pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan pada departemen aftersales secara cermat dan mencatat serta merekam seluruh hal yang terjadi di seputar objek penelitian yang berkaitan dengan informasi yang ingin diperoleh. Pada penelitian ini, peneliti mengumpulkan data-data berupa:
1. Tugas Pokok dan Fungsi Karyawan departemen aftersales .
2. Frekuensi untuk mengerjakan tugas pokok dan fungsi karyawan.
3. Jumlah karyawan yang mengerjakan.
4. Total waktu kerja perhari.
5. Total waktu kelonggaran ( allowance ).
6. Waktu kerja efektif yang tersedia.

## Pengolahan Data
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Full Time Equivalent (FTE). Pengukuran nilai FTE dilakukan dengan menghitung beban kerja
seluruh pegawai dalam satu unit kerja selama periode tertentu. Nilai yang dihasilkan menunjukkan jumlah beban kerja dan juga jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Satu FTE  setara dengan satu  orang yang bekerja penuh  waktu  dalam  satu  tahun  kalender  berjalan. Oleh  karena itu,  FTE  sering dikaitkan  dengan  beban  kerja  dalam  organisasi.  Indeks  nilai  FTE  dikategorikan menjadi  tiga,  yaitu: underload ,  normal  dan overload. Masing-masing  bagian mempunyai rentang nilai sebagaimana tampak pada Tabel di bawah ini:
Tabel 1. Kriteria  Nilai FTE Indeks FTE Kriteria Keterangan < 0,75 Underload Beban kerja yang dibebankan masih kurang atau lebih kecil dari kemampuan kerja minimal seorang karyawan. 0,75 – 1,25 Normal Beban kerja sudah sesuai dengan kemampuan kerja seorang karyawan. > 1,25 Overload Beban kerja yang dibebankan terlalu banyak atau lebih besar dari kemampuan kerja minimal seorang karyawan.
Langkah-langkah Perhitungan Beban Kerja dengan Metode Full Time Equivalent (FTE)
1. Menetapkan unit kerja yang akan diteliti Menentukan  tugas  dari  suatu  unit  kerja  termasuk  dengan  kategori  tenaga kerjanya. Unit  kerja yang  akan diteliti  adalah departemen aftersales dengan  6 (enam) jabatan.
2. Menetapkan dan menghitung waktu kerja efektif Menetapkan waktu kerja yang tersedia dalam 1 (satu) tahun. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas  per  tugas  jabatan  sesuai  Peraturan  Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja sebagai berikut:
− Hari kerja efektif, yaitu total hari dalam 1 tahun kalender masehi dikurangi hari libur nasional dan daerah, hari libur atau cuti yang diberikan perusahaan, dan akhir pekan.
− Jam kerja efektif, yaitu total jam kerja dikurangkan dengan waktu kerja yang hilang  karena  tidak  bekerja  ( allowance )  seperti  ke  toilet,  makan  siang, perenggangan, dan sebagainya.
− Waktu kerja efektif = ( 𝐴 − ( 𝐵 + 𝐶 + 𝐷 )) Keterangan:
a. Jumlah hari dalam 1 tahun dimana dalam penelitian ini yaitu tahun 2022
b. Jumlah hari minggu pada tahun tersebut
c. Jumlah cuti nasional dalam 1 tahun
d. Jumlah cuti yang diberikan perusahaan dengan asumsi seluruh karyawan menggunakan cuti tersebut dengan tidak menambahkan sakit dan izin diluar jumlah hari yang diberikan.
3. Menentukan dan menetapkan waktu kelonggaran ( allowance ) Waktu  kelonggaran  ( allowance )  merupakan  waktu  yang  diberikan  untuk karyawan  melakukan  aktivitas  yang  tidak  terkait  dengan  pekerjaan  yang dilakukan, meliputi:  istirahat, shalat, makan, ke  toilet,  dan sebagainya. Waktu
kelonggaran di departemen aftersales KIA Harapan Indah didapatkan dari waktu untuk ke  toilet, waktu ibadah, waktu makan, serta waktu laporan harian yang apabila  diakumulasikan  menjadi  100  menit  berdasarkan  hasil  diskusi  dan disetujui oleh kepala bengkel. Berikut uraian waktu kelonggaran di departemen aftersales KIA Harapan Indah:
Tabel 2. Waktu Kelonggaran  ( Allowance ) No. Aktivitas Frekuensi Waktu (menit) Total Waktu (menit) 1 Toilet 3 5 15 2 Ibadah 2 10 20 3 Makan 1 45 45 4 Laporan 1 20 20 Total Waktu Kelonggaran  (Menit) 100
4. Menetapkan dan menghitung beban kerja Dalam menetapkan beban kerja membutuhkan beberapa data, yaitu:
a. Frekuensi setiap unit pekerjaan. Jumlah pengamatan dilakukan selama sebelas hari dan dilakukan tahap demi tahap diuji kecukupan datanya.
b. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Waktu  standar  dinyatakan  sebagai  waktu  yang  dibutuhkan  oleh  seorang pekerja  yang  memiliki  tingkat  kemampuan  rata-rata untuk  menyelesaikan suatu pekerjaan. Waktu standar tersebut sudah mencakup waktu kelonggaran yang  diberikan  dengan  memerhatikan  situasi  dan  kondisi  yang  harus diselesaikan.  Dalam  penelitian  ini,  data  waktu  penyelesaian  pekerjaan dikumpulkan  dengan cara observasi,  di  mana dari  hasil  observasi  tersebut dihitung waktu siklus  rata-rata kemudian dimasukan ke dalam perhitungan beban kerja.
c. Menghitung total beban kerja karyawan dengan metode FTE  menggunakan rumus (Sukirman dkk., 2021):
Keterangan:
1. Total waktu aktivitas: frekuensi suatu pekerjaan x waktu menyelesaikan x jumlah  karyawan yang  mengerjakan x  jumlah  hari  kerja  efektif  dalam setahun.
2. Total  Waktu Kelonggaran (Allowance) : waktu kelonggaran x  jumlah hari kerja dalam setahun.
3. Total waktu kerja tersedia: jumlah hari kerja efektif dalam setahun x jumlah jam kerja sehari.
5. Menghitung kebutuhan tenaga kerja Pada langkah ini  dihitung  kebutuhan tenaga kerja yang  optimal  untuk  suatu posisi  tertentu  dengan  pendekatan  berdasarkan  tugas  per  penugasan  kerja. Pendekatan ini merupakan hasil perhitungan FTE untuk mengukur permintaan
tenaga kerja. Total beban kerja dibagi  dengan waktu yang sebenarnya tersedia (Hardi & Retnowati, 2021).
Tabel 3. Kebutuhan Tenaga Kerja No. Interval Jumlah Tenaga Kerja 1. 0 – 1,0 1 orang 2. 1,0 – 2,0 2 orang 3. 2,0 – 3,0
3 orang
4. 3,0 – 4,0
4 orang
5. 4,0 – 5,0 5 orang 6. dst. Sumber: Hudaningsih & Prayoga (2019)

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Penetapan Jabatan Pekerjaan yang Diteliti
Pada departemen aftersales terdapat enam jabatan dengan jumlah karyawan sebanyak 12 orang yang terdiri dari:
− 2 orang Part Admin
− 2 orang Service Advisor
− 4 orang Technician
− 1 orang Foreman
− 1 orang Cashier
− 2 orang Security

## Penetapan Waktu Kerja Efektif
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam satu tahun (365 hari) dikurangi dengan jumlah hari Minggu dalam satu tahun, jumlah hari libur nasional dalam satu tahun (68 hari), dan jumlah cuti dalam satu tahun (12 hari) dengan asumsi karyawan tidak mengalami sakit  atau izin  di  luar dari  jumlah hari cuti yang diberikan. Jam kerja normal setiap hari adalah 8 jam (Senin s.d. Jumat) dan 6,5 jam pada hari Sabtu. Dengan demikian, diperoleh  jam kerja efektif FTE perusahaan dalam satu tahun, yaitu hari kerja efektif dikalikan jam kerja normal per hari.
Tabel 4. Waktu Kerja Efektif Hari Kerja Senin - Jumat Sabtu Total Hari  Jumlah Hari Dalam Setahun 365 Hari Hari Libur Jumlah  Hari  Minggu  dan Libur  Nasional Dalam Setahun 68 Hari Cuti Perusahaan Dalam Setahun 12 Hari Total Hari Kerja Efektif 232 Hari 53 Hari Jam Kerja Dalam Sehari (Menit) 480 Menit 390 Menit Jam Kerja Efektif  Tenaga Kerja (Menit) 111.360 Menit  20.670 Menit
Total Waktu Kerja Tersedia 132.030 Menit
Sumber : Data Diolah

## Penetapan dan Perhitungan Beban Kerja Karyawan
Total  beban  kerja  untuk  tiap  jabatan pada  departemen aftersales adalah sebagai berikut:
Tabel 5. Total Beban Kerja Part Admin No (a) Jenis Pekerjaan (b) Periode (c) Frekuensi (d) Durasi (Menit) (e) Tenaga Kerja (f) Konversi (g) Beban Kerja (d x e x f x g ) 1  Mendistribusikan sparepart kepada teknisi atau foreman atau pelanggan dengan cepat dan tepat Harian 13 7 1 285 25935 2  Melakukan pengawasan persediaan dan pengadaan sparepart Harian 1 15 1 285 4275 3  Melakukan penataan gudang sparepart yang efisien dan bersih Mingguan 1 52 1 52 2704 4  Membuat laporan perubahan lokasi baru ke Part Center Mingguan 1 19 1 52 988 5  Membuat laporan penjualan sparepart dalam bentuk disket ke Part Center Harian
1
12 1 285 3420 6  Melakukan Stock Opname Bulanan 1 120 1 12 1440 7  Membuat laporan bulanan kepada kepala bengkel Bulanan 1 46 1 12 552 8  Melakukan ordering part ke part center jika sudah sampai batas minimum stok Mingguan 2 12 1 52 1248 9  Memperhatikan setiap barang masuk atau keluar sesuai dokumen yang terlampir Harian 13 8 1 285 29640 Total Jumlah Beban Kerja (Menit) 70202 Sumber: Data Diolah
Tabel 6. Total Beban Kerja Service  Advisor No (a) Jenis Pekerjaan (b) Periode (c) Frekuensi (d) Durasi (Menit) (e) Tenaga Kerja (f) Konversi (g) Beban Kerja (d x e x f x g ) 1 Membuat pendaftaran service Harian 13 10 1 285 37050 2 Menerima telepon dari pelanggan terkait booking service Harian 5 11 1 285 15675 3 Memeriksa tersedianya kapasitas bengkel, dan spare part Harian 13 4 1 285 14820 4 Menanyakan dan mendengarkan keluhan pelanggan Harian 13 10 1 285 37050 5 Melakukan diagnosa kendaraan Harian 13 12 1 285 44460 6 Filing faktur service Harian 1 14 1 285 3990 7 Melakukan penagihan kerjasama service Minggua n 1 23 1 52 1196 8 Memberikan estimasi biaya perbaikan dan perkiraan waktu menyelesaikan kendaraan Harian 13 9 1 285 33345 9 Melakukan penyerahan kendaraan yang sudah selesai dilakukan perbaikan dan memberikan penjelasan terhadap perbaikan yang dilakukan kepada pelanggan Harian 13 10 1 285 37050 10  Memberikan saran yang profesional dalam hal perawatan kepada pelanggan Harian 13 6 1 285 22230 11  Melakukan promosi service dengan memberikan penjelasan tentang jenis - jenis service yang ada di workshop Harian 13 4 1 285 14820 12  Membuat laporan bulanan dan mengirimkannya melalui Dealer Management System Bulanan 1 90 1 12 1080 Total Beban Kerja (Menit) 262766 Sumber: Data Diolah
Tabel 7. Total Beban Kerja Technician
No (a) Jenis Pekerjaan (b) Periode (c) Frekuensi (d) Durasi (Menit) (e) Tenaga Kerja (f) Konversi (g) Beban Kerja (d x e x f x g ) 1 Melakukan perbaikan kendaraan pelanggan Harian 13 120 1 285 444600 2 mempersiapkan tools, materials, dan meminta parts kepada parts administrator Harian 13 15 1 285 55575 3 Mendiagnosa permasalahan kendaraan dengan melakukan test drive untuk mendengar dan melihat bagian yang rusak Harian 13 10 1 285 37050 4 Memberikan informasi pekerjaan tambahan kepada service advisor Harian 13 10 1 285 37050 5 Menjaga kebersihan kendaraan dengan memasang seat cover, sterring cover, dan over fender sebelum pekerjaan dilakukan Harian 13 7 1 285 25935 6 Memeriksa kelengkapan dan kebersihan tool dan equipment Harian 13 11 1 285 40755 Total Beban Kerja (Menit) 640965 Sumber: Data Diolah Tabel 8. Total Beban Kerja Foreman No (a) Jenis Pekerjaan (b) Periode (c) Frekuensi (d)  Durasi (Menit) (e) Tenaga Kerja (f) Konversi (g) Beban Kerja (d x e x f x g )
1 Menerima work order dan mempersiapkan kendaraan yang akan diperbaiki Harian 1 3 9 1 285 33345 2 Menunjuk teknisi yang memiliki keahlian sesuai kebutuhan Harian 1 3 4 1 285 14820 3 Memeriksa dan membantu pekerjaan teknisi Harian 1 3 16 1 285 59280 4 Memberitahukan kepada service advisor mengenai progres perbaikan kendaraan Harian 1 3 8 1 285 29640 5 Melakukan test drive bersama teknisi Harian 1 3 10 1 285 37050 6 Mengawasi keselamatan kerja Harian 1 3 13 1 285 48165 7 Mengawasi kebersihan stall dan area bengkel Harian 1 3 8 1 285 29640 8 Memproses warranty claim yang diberikan kepada pelanggan sesuai dengan prosedurnya Harian 1 14 1 285 3990 9 Memeriksa penggunaan alat pelindung kerja dan pemakaian equipment Harian 1 3 11 1 285 40755 Total Beban Kerja (Menit) 296685

## Sumber: Data Diolah
Tabel 9. Total Beban Kerja Cashier No (a) Jenis Pekerjaan (b) Periode (c) Frekuensi (d) Durasi (Menit) (e) \ Tenaga Kerja (f) Konversi (g) Beban Kerja (d x e x f x g ) 1 Membuat tanda terima untuk setiap tagihan yang masuk Harian 3 6 1 285 5130 2 Memeriksa dokumen tagihan, antara lain : PO, Surat jalan, Invoice faktur pajak Mingguan 1 14 1 52 728 3 Memilih tagihan yang sudah jatuh tempo untuk dibayarkan Mingguan 1 3 1 52 156 4 Melayani pembayaran dari customer melalui cash dan kartu kredit Harian 13 18 1 285 66690 5 Mencetak dan memberikan faktur pajak penjualan kepada pelanggan Harian 13 3 1 285 11115 6 Filing Dokumen Mingguan 1 20 1 52 1040 7 Membuat slip setoran bank sesuai dengan giro/cek/tunai Harian 1 11 1 285 3135 8 Membayarkan BKK dari petty cash Harian 2 5 1 285 2850 9 Melakukan reimbursment jika jumlah plafond tersisa minimal 30% Mingguan 1 19 1 52 988 10 Melakukan pengecekkan terhadap petty cash Harian 3 16 1 285 13680 Total Beban Kerja (Menit) 105512 Sumber: Data Diolah Tabel 10. Total Beban Kerja Security No (a) Jenis Pekerjaan (b) Periode (c) Frekuensi (d)  Durasi (Menit) (e) Tenaga Kerja (f) Konversi (g)  Beban Kerja (d x e x f x g ) 1 Memandu kendaraan tamu dan karyawan di area parker Harian 13 6 1 285 22230 2 Mengawasi atau memperhatikan tamu yang dating Harian 13 8 1 285 29640 3 Melakukan patroli secara teratur di area perusahaan Harian 3 19 1 285 16245 4 Menerima unit baru yang dikirim dari pabrik Bulanan 2 28 1 12 672 5 Mendata kendaraan customer yang menginap dan unit baru yang ada di area perusahaan Harian 2 20 1 285 11400 6 Menjaga keamanan aset perusahaan dan inventaris Harian 2 13 1 285 7410 7 Melakukan koordinasi dengan seluruh tenaga kerja yang ada di area Perusahaan Harian 3 8 1 285 6840 8 Melaporkan jika ditemukan sesuatu yang tidak sesuai dengan peraturan Harian 1 14 1 285 3990 9 Melaksanakan penertiban di lingkungan Perusahaan Harian 3 19 1 285 16245 Total Beban Kerja (Menit) 114672 Sumber: Data Diolah

## Penetapan Kriteria Nilai FTE
Berdasarkan data total beban kerja tiap-tiap jabatan, maka dapat ditetapkan kriteria nilai FTE untuk masing-masing jabatan pekerjaan pada departemen aftersales sebagai berikut:
Tabel 11. Penentuan Beban Kerja Dengan Metode FTE per Jabatan No (a) Jabatan (b) Total Waktu Aktivitas (Menit) (c) Allowance (Menit) (d) Waktu Kerja Tersedia (Menit) (e) FTE (c + d)/e Kriteria 1 Part Admin 70202 28500 132030 0,75 normal 2 Service Advisor 262766 28500 132030 2,21 overload 3 Technician 640965 28500 132030 5,07 overload 4 Foreman 296685 28500 132030 2,46 overload 5 Cashier 105512 28500 132030 1,02 normal 6 Security 114672 28500 132030 1,08 normal Sumber: Data Diolah
Menurut Alyafi Dg Matiro dkk. (2021), beban kerja yang diberikan kepada seluruh tenaga kerja terjadi dalam tiga kondisi, yaitu (1) kondisi underload ketika beban kerja yang diberikan lebih  kecil  atau sedikit  dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja yang  tersedia,  (2)  kondisi normal ketika  beban  kerja  yang  diterima sama dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia, dan (3) kondisi overload ketika beban kerja yang diterima lebih besar dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia.
Berdasarkan tabel  di  atas, maka diketahui  bahwa beban kerja untuk  jabatan part admin, cashier dan security masuk ke dalam kriteria normal dengan nilai FTE < 0,75. Artinya  beban  kerja  yang  dibebankan  sudah  sesuai  dengan  kemampuan  kerja minimal  seorang  karyawan. Sementara, beban kerja untuk jabatan service advisor , technician , dan foreman berada pada kriteria overload dengan nilai FTE > 1,25. Artinya beban kerja yang dibebankan terlalu banyak atau lebih besar dari kemampuan kerja minimal seorang karyawan. Inegbedion dkk. (2020) mengatakan Beban kerja yang terlalu berlebihan akan mengakibatkan dampak yang tidak baik, di antaranya dapat menimbulkan kelelahan secara fisik maupun mental. Sedangkan, beban kerja yang terlalu  sedikit,  di  mana pekerjaan yang  terjadi  karena pengurangan gerak,  akan menimbulkan kebosanan.
Oleh karena itu, guna mengoptimalkan kinerja seluruh tenaga kerja pada departemen aftersales ,  maka  jabatan  pekerjaan yang  mengalami  beban  kerja overload dapat melakukan  penyusunan  kembali job  description- nya sehingga  beban  kerja  yang diterima karyawan sesuai dengan kemampuan kerjanya. Selain itu, perusahaan juga dapat  melakukan  penambahan tenaga  kerja  pada  jabatan yang overload sesuai kebutuhan  optimalnya  agar  beban  kerja  lebih  merata  dan  tidak  berlebihan. Sedangkan  untuk  jabatan  pekerjaan  yang  beban  kerjanya  normal  dapat  terus dipertahankan  jumlah karyawan dan  jenis  pekerjaannya. Adapun  jika  terdapat jabatan  dengan  beban  kerja  yang underload dapat  dilakukan  perluasan  atau pengayaan pekerjaan agar karyawan tidak banyak menganggurnya.

## Penentuan Kebutuhan Tenaga Kerja Optimal
Penentuan jumlah tenaga kerja pada departemen aftersales dilakukan dengan mempertimbangkan nilai indeks total FTE dan beban kerja yang harus ditanggung karyawan untuk setiap divisi kerja. Berikut ini merupakan tabel perbandingan jumlah tenaga kerja aktual dan ideal untuk tiap-tiap jabatan pada departemen aftersales :
Tabel 12. Perhitungan  Kebutuhan Tenaga Kerja yang Optimal
No Jabatan Total Waktu Aktivitas (Menit) (c) Allowance (Menit) (d) Waktu Kerja Tersedia (Menit) (f) Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja (c / (f – d)) Jumlah Tenaga Kerja Optimal (orang) Jumlah Tenaga Kerja Aktual (orang) 1 Part Admin 70202 28500 132030 0,7 1 2 2 Service Advisor 262766 28500 132030 2,5 3 2 3 Technician 640965 28500 132030 6,2 7 4 4 Foreman 296685 28500 132030 2,9 3 1 5 Cashier 105512 28500 132030 1,0 1 1 6 Security 114672 28500 132030 1,1 2 2

## Sumber: Data Diolah
Setelah  melakukan  perhitungan  beban  kerja  dengan  metode  FTE,  maka  dapat diketahui beban kerja karyawan dan jumlah karyawan yang ideal untuk mengisi jabatan pada unit kerja divisi aftersales di perusahaan.
1. Part Admin
Dengan nilai FTE  75% yang menyatakan bahwa beban kerja untuk jabatan ini berada  pada  kriteria  normal,  tetapi  dari  perhitungan  jumlah  tenaga  kerja optimalnya menunjukkan bahwa untuk jabatan part admin hanya membutuhkan satu orang tenaga kerja saja. Padahal aktualnya, perusahaan memiliki dua orang tenaga kerja untuk jabatan ini. Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan rotasi jabatan ke jabatan lain yang beban kerjanya overload atau memberlakukan jam kerja yang lebih pendek guna menghindari waktu menganggur selama bekerja.
2. Service Advisor
Dengan  nilai  FTE  221%  dan  perhitungan  jumlah  tenaga  kerja  optimal, menunjukkan bahwa untuk jabatan service advisor memerlukan tiga orang tenaga kerja. Namun, aktualnya perusahaan hanya memiliki dua orang tenaga kerja saja untuk  jabatan  ini  sehingga  beban  kerja  menjadi overload .  Oleh  karena  itu, perusahaan  dapat  merotasi  karyawan  dari  jabatan  lain  untuk  memenuhi kebutuhan pada  jabatan ini.  Perusahaan juga dapat  mengurangi beban  kerja dengan menyederhanakan proses bisnis yang berjalan untuk jenis pekerjaan ini.

## 3. Technician
Dengan  nilai  FTE  507%  dan  perhitungan  jumlah  tenaga  kerja  optimal, menunjukan bahwa untuk jabatan technician membutuhkan tujuh orang tenaga kerja. Namun, tenaga kerja aktual hanya empat orang saja. Hal ini mengakibatkan proses pelayanan service menjadi lebih lambat karena beban kerja technician yang overload . Oleh karena itu, perusahaan dapat menambah tenaga kerja pada jabatan ini  atau memberlakukan  penambahan jam  kerja untuk  memenuhi  kebutuhan layanan service .
4. Foreman
Dengan nilai FTE 246% dan perhitungan jumlah tenaga kerja optimal menunjukkan bahwa jabatan foreman membutuhkan tiga orang tenaga kerja. Namun, aktualnya perusahaan hanya memiliki  satu orang tenaga kerja untuk jabatan ini sehingga beban kerja menjadi overload . Oleh karena itu, perusahaan dapat mengalokasikan tambahan tenaga kerja pada  jabatan ini  atau mengurangi beban  kerja  dengan mengalokasikan beberapa pekerjaan ke  jabatan lain, terutama untuk  pekerjaan yang  sifatnya  administratif atau  bukan  merupakan kompetensi  utama  jabatan tersebut.
5. Cashier
Dengan nilai  FTE  102% dan perhitungan jumlah tenaga kerja  optimal,    untuk jabatan cashier tidak perlu ada penyesuaian jumlah tenaga kerja. Hal ini karena beban kerja untuk jabatan ini sudah sesuai dengan kemampuan kerja karyawan.
6. Security
Dengan nilai  FTE  108% dan perhitungan jumlah tenaga kerja  optimal,  maka  untuk jabatan security tidak perlu ada penambahan jumlah tenaga kerja dari sebelumnya. Hal ini dikarenakan jumlah security yang ada sudah cukup untuk menjalankan tugas jabatan sebagaimana yang ditetapkan oleh perusahaan.

## SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil  pengukuran beban kerja  dengan metode  Full  Time  Equivalent (FTE) pada setiap jabatan di departemen aftersales KIA Harapan Indah, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan pengukuran  beban  kerja  diketahui  bahwa  beban  kerja  untuk jabatan Part Admin sebesar 70202 menit dengan nilai FTE 0,75 (kriteria normal), untuk  jabatan Service Advisor sebesar  262766 menit dengan  nilai  FTE  2,21 (kriteria overload), untuk jabatan Technician sebesar 640965 menit dengan nilai FTE  5,07 (kriteria  overload),  untuk  jabatan Foreman sebesar  296685 menit dengan nilai FTE 2,46 (kriteria overload), untuk jabatan Cashier sebesar 105512 menit  dengan  nilai  FTE  1,02 (kriteria  normal),  dan  untuk  jabatan Security sebesar 114672 menit dengan nilai FTE 1,08 (kriteria normal).
2. Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja, jumlah tenaga kerja optimal pada departemen aftersales untuk jabatan Part Admin sebanyak 1 orang, untuk jabatan Service Advisor dan Foreman masing-masing sebanyak 3 orang, untuk jabatan Technician sebanyak 7 orang, untuk jabatan Cashier sebanyak 1 orang, dan untuk jabatan Security sebanyak 2 orang.

## DAFTAR PUSTAKA
Affandi, A.,  Rozi,  A.,  &  Sunarsi,  D.  (2021). Manajemen SDM Strategik:  Strategi Mengelola Karyawan di Era 4.0 (Wahyudi, Ed.). Bintang Visitama Publisher.
Agustinawati, K. R., Made, I., Dinata, K., Dewa, I., Inten, A., & Primayanti, D. (2019). Hubungan Antara Beban  Kerja Dengan  Kelelahan Kerja Pada  Pengerajin Industri Bokor Di Desa Menyali. Dalam MEDIKA UDAYANA (Vol. 9, Nomor 9). https://ojs.unud.ac.id/index.php/eum.
Alyafi Dg  Matiro, M.,  Mau, R.  S., Rasyid, A., Abdul Rauf, F., &  Koresponden, P. (2021). Pengukuran Beban Kerja Menggunakan Metode Full Time Equivalent
(FTE) Pada Divisi Proses PT. Delta Subur Permai. JAMBURA INDUSTRIAL REVIEW Moh. Alyafi Dg. Matiro dkk, 1(1), 2021. https://doi.org/10.XXXXX/jirev.vXiX.XX-XX.
Hardi,  P.,  &  Retnowati.  (2021).  Analisis  Beban  Kerja  Sumber  Daya  Manusia Perusahaan (S. F. Manalu, Ed.). Ppm Manajemen.
Hudaningsih, N.,  &  Prayoga,  R.  (2019). Analisis  Kebutuhan Karyawan Dengan Menggunakan  Metode  Full  Time  Equivalent  (FTE)  Pada  Departemen Produksi Pt. Borsya Cipta Communica. Tambora, 3.
Inegbedion, H., Inegbedion, E., Peter, A., & Harry, L. (2020). Perception of workload balance and employee job satisfaction in work organisations. Heliyon, 6(1). https://doi.org/10.1016/j.heliyon.2020.e03160.
Lestari, S. (2022). Kesehatan dan Keselamatan Kerja (Susanto M. Ady, Ed.). Pradina Pustaka.
Mahawati, E. (2021). Analisis Beban Kerja dan Produktivitas Kerja (R. Watrianthos,
Ed.). Yayasan Kita Menulis.
Permata Sari, N.,  Widyastuti  Suwarsono, L.,  &  Nur Aisha,  A. (2019). Penentuan Jumlah  Kebutuhan  Tenaga  Kerja  Teknisi  Provisioning  Pt  Telkom  Akses Dengan Menggunakan Metode Full Time Equivalent.
Sukirman, S., Mashabai, I., & Adiasa, I. (2021). Analisis Beban Kerja Pekerja Pada Gedung  1 Departemen Produksi  PT. Sunthi Sepuri  Menggunakan Metode Full Time Equivalen (FTE). Performa: Media Ilmiah Teknik Industri, 20(1), 21. https://doi.org/10.20961/performa.20.1.44825.
Utami, T. N., Susilawati, & A Ayu, D. (2021). Manajemen Stress Kerja. CV Merdeka Kreasi Group.
Wiliana, E.  (2021). Manajemen Sumber Daya Manusia (A. A.  Seto &  Jenita, Ed.).
Penerbit Insania.
Wulandari, F. (2020). Manajemen Sumber Daya Manusia. CV Gerbang Media Aksara.
Yusup. (2021). Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi (S. Norawati, Ed.). LD Media.