## PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR BADAN PERTANAHAN NASIONAL (BPN) KABUPATEN KLATEN
Pasha Pradipta Putri , Purwanto, Wahyu Rusdiyanto Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta, Indonesia pasha.pradipta2015@student.uny.ac.id , purwanto@uny.ac.id , wahyu_rusdiyanto@uny.ac.id
Abstrak: Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Kantor  Badan  Pertanahan  Nasional (BPN)  Kabupaten  Klaten .    Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  dengan  pendekatan kualitatif. Informan kunci ( key informant ) penelitian yaitu Kepala Subbagian Tata Usaha.  Informan  pendukung  terdiri  dari  satu  pegawai  Subbagian  Tata  Usaha  dan tiga  pegawai  kearsipan.  Pengumpulan  data  menggunakan  teknik  observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dimulai dari pengumpulan data, reduksi  data,  penyajian  data,  dan  diakhiri  dengan  penarikan  kesimpulan. Keabsahan  data  ditentukan  menggunakan  teknik  triangulasi  sumber  dan  metode. Hasil  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  pengelolaan  arsip  dinamis  meliputi, pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Sistem  penyimpanan  arsip menggunakan  sistem  wilayah,  nomor,  dan  tanggal.  Asas  penyimpanan  arsip menggunakan  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi.  Peminjaman dan  penemuan  kembali  arsip  dilakukan  ketika  ada  pegawai  yang  hendak meminjam arsip. Pemeliharaan arsip belum dilakukan dengan baik.
Kata kunci: Pengelolaan, Arsip Dinamis, BPN Kabupaten Klaten
Abstract: The  Management  Of  Dynamic  Archives  In  The  Office  Of  National Land  Agency  (NLA)  Klaten  Regency.  This  research  aims  to  know  the management  of  dynamic  archives  in  the  Office  of  National  Land  Agency (NLA) Klaten .  This  research  belonged  to  descriptive  research  by  applying  qualitative approach.  Key  informant  of  this  research  is  the  Head  of  Sub  Administrative Division.  Supporting  informants  of  this  research  are  an  employee  of  sub administrative  division  and  three  employee  of  management  records.  The techniques  of  data  collection  of  this  research  were  observation,  interview,  and documentation.  The  data were  analyzed  by  using  data  collection,  data  reduction, data  presentation,  and  drawing  a  conclusion.  The  reliability  of  the  data  of  this research  were  resource  triangulation  and  method  triangulation.  The  findings reveal  that:  the  management  of  dynamic  archives  include,  the  management  of inbox  and  outbox.  The  system  of  archives  storage  uses  a  geographical  system,  a numerical,  and  a  chronological.  The  principle  of  archives  storage  uses  a combination  between  centralization  and  decentralization.  The  borrowing  and  re- finding  system  are  carried  out  when  there  is  an  employee  who  will  borrow  the archives. The maintenance of the archives are not good enough.

## Keyword: Management, Dynamic Archives, NLA Klaten

## PENDAHULUAN
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  mempunyai  dampak  yang  besar  dalam kegiatan perkantoran.  Bertambhnya kegiatan perkantoran berdampak pada jumlah informasi yang  diolah,  dibutuhkan  dan  dihasilkan.  Informasi  diperlukan  sebagai  bahan  pertimbangan
dalam  pemecahan  masalah,  pembuatan  keputusan  maupun  penentuan  tujuan  organisasi. Setiap kantor dituntut untuk dapat memberikan suatu informasi secara tepat, cepat dan akurat. Informasi  dodapatkan  dari  berbagai  media.  Salah  satu  sumber  informasi  yang  dapat digunakan  adalah  dokumen  baru  maupun  lama  yang  sudah  menjadi  arsip.  The  Liang  Gie (2009: 118) mendefinisikan arsip sebagai “kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan cepat diketemukan kembali”. Arsip memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan sebagai bahan pemecahan masalah, pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan.
Instansi  pemerintah pada umumnya mempunyai  fungsi  sebagai  penyedia layanan bagi masyarakat  umum.  Kelancaran  dan  keberhasilan  pelayanan  tersebut  tidak  terlepas  dari keberhasilan  dalam  pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  benar.  Pegawai  sebagai  pelaksana kearsipan  secara  langsung  akan  menentukan  baik  buruknya  kegiatan  pengelolaan  arsip. Menurut Kurniatun (2011: 142) dalam jurnalnya mengungkapkan bahwa “Pengelolaan arsip secara baik  yang akan  menunjang kegiatan administrasi  agar lebih lancar”. Semua pegawai diharapkan menyadari betapa pentingnya arsip dalam pelaksanaan kerja, terutama di instansi pemerintah yang mempunyai kegiatan pelayanan menuntut kesadaran para pegawai terhadap pentingnya pengelolaan arsip.
Pengelolaan  arsip  secara  tepat  oleh  suatu  oraganisasi  berpengaruh  positif  terhadap tingkat  kemudahan  dalam  penemuan  kembali  suatu  arsip.  Penemuan  kembali  arsip  menurut Ig. Wursanto (2007: 187) adalah “kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan  disimpan  dalam  kelompok  berkas  apa  disusun  menurut  sistem  apa  dan bagaimana  cara  mengambilnya”.  Fasilitas  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  arsip  juga merupakan kebutuhan  yang harus diperhatikan oleh suatu  organisasi. Fasilitas penyimpanan arsip,  fasilitas  pemeliharaan  dan  perawatan  arsip  yang  digunakan  harus  diperhatikan  agar tetap  layak  untuk  menjamin  keamanan  data  dan  informasi  yang  ada  didalamnya.  Beberapa hasil  penelitian  juga  menyebutkan  suasana  dan  lingkungan  kerja  yang  mendukung pengelolaan arsip berpengaruh positif bagi kinerja pegawai maupun keberhasilan pengelolaan arsip.
Indonesia  mengatur  pengelolaan  arsip  dalam  Undang-Undang  Nomor  7  Tahun  1971 tentang  Ketentuan-Ketentuan  Pokok  Kearsipan.  Undang-undang  tersebut  diperbaharui menjadi  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009  tentang kearsipan. Pembaharuan peraturan mengenai pengelolaan arsip dilakukan dengan tujuan agar pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik dan benar sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Berdasarkan peraturan yang telah dibuat pemerintah, seyogyanya organasisasi harus tertib dalam mengelola arsip.
Perlu  disadari  bahwa  mengelola  arsip  bukanlah  suatu  hal  yang  mudah,  tetapi memerlukan  suatu  penanganan  yang  serius.  Penyimpanan  arsip  perlu  memperhatikan pemilihan sistem kearsipan yang akan digunakan sehingga dapat efisiensi kerja dalam bidang kearsipan  dapat  tercapai.  The  Liang  Gie  (2009:  120)  membagi  sistem  penyimpanan  arsip berdasarkan abjad, pokok soal, wilayah, nomor, dan tanggal.
Pada  zaman  globalisasi  seperti  sekatang  ini,  masih  terdapat  beberapa  organisasi (pemerintah maupun swasta)  yang  mengelola  arsip  dengan  tidak baik  dan  tidak profesional. Pengelolaan arsip dalam suatu organisasi terkadang masih dipandang sebagai pekerjaan yang tidak  penting,  mereka  beranggapan  bahwa  pengelolaan  arsip  adalah  suatu  pekerjaan  yang mudah,  sehingga  banyak  suatu  organisasi  atau  perusahaan  yang  menyerahkan  urusan kearsipan  kepada  orang  yang  tidak  memiliki  latar  belakang  pendidikan  tentang  kearsipan. Padahal  ketidakberhasilan  dalam  pengelolaan  arsip  akan  menjadi  hambatan  besar  proses pencarian informasi yang menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.
Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten adalah salah satu lembaga Pemerintah  non  Kementerian  Indonesia  yang  bertugas  melaksanakan  tugas  Pemerintah  di bidang Pertanahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Peran lain kantor BPN meliputi: (a) melaksanakan penyusunan dan penetapan kebijakan di bidang pertanahan, (b)  perumusan  dan  pelaksanaan  kebijakan  di  bidang  survei,  pengukuran,  pemetaan,  (c) penetapan  hak  tanah,  pendaftaran  tanah,  pemberdayaan  masyarakat,  (d)    pengaturan, penataan,  pengendalian  kebijakan  pertanahan,  (e)    pengadaan  tanah,  (f)    pengendalian  dan penanganan  sengketa  dan  perkara  pertanahan,  (g)  pengawasan  atas  pelaksanaan  tugas,  (h) koordinasi  tugas,  pembinaan,  pemberian  dukungan  administrasi  kepada  seluruh  unit organisasi,  (i) pengelolaan data informasi  lahan  pertanian dan  pertanahan, (j) penelitian dan pengembangan,  serta  (k)  pengembangan  sumber  daya  manusia.  Kantor  BPN  Kabupaten Klaten  dibagi  menjadi  enam  bidang,  yaitu  Bidang  Tata  Usaha,  Infrastruktur  Pertanahan, Hubungan  Hukum  Pertanahan,  Penataan  Pertanahan,  Pengadaan  Tanah,  serta  Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  dengan  melihat  langsung  Kantor  BPN Kabupaten  Klaten  pada  tanggal  27  Desember  2018,  peneliti  mendapatkan  informasi  bahwa dalam  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  dinamis  di  kantor  tersebut  masih  belum  sepenuhnya baik  dan  tertib.  Kondisi  tersebut  disebabkan  oleh  berbagai  macam  faktor.  Faktor-faktor tersebut  antara  lain  Kantor  BPN  Kabupaten  Klaten  belum  memiliki  pegawai  yang  bertugas secara khusus sebagai arsiparis. Pengelolaan arsip hanya dilakukan oleh pegawai administrasi umum dan belum pernah mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan, sehingga
kurang  memahami  pengelolaan  arsip  yang  baik.  Menurut  Sutirman  (2010:  14)  menjelaskan mengenai  syarat  petugas  arsip  bahwa  “Petugas  kearsipan  dituntut  untuk  memiliki keterampilan dan prosedur yang benar dalam pengelolaan arsip, termasuk pada era Revolusi Industri 4.0 sekarang ini”.
Rendahnya  perhatian  dan  kesadaran  pegawai  terhadap  pentingnya  pemeliharaan  arsip, dapat dilihat dari kurangnya kesadaran pengelolaan arsip dari pegawai sehingga semakin hari arsip  semakin  menumpuk.  Penataan  arsip  masih  belum  tertata  dengan  baik,  terlihat  dari banyaknya arsip dinamis yang kurang tertata dengan baik dan rapi, bahkan ada beberapa arsip yang ditumpuk sembarangan di lantai. Kondisi tersebut tentu saja dapat meningkatkan resiko kerusakan  arsip.  Selain  itu,  kondisi  tersebut  juga  akan  mengakibatkban  kesulitan  dalam penemuan kembali arsip. Fasilitas penyimpanan seperti rak lemari arsip terlihat berdebu dan kurang terawat. Map untuk menyimpan arsip kondisinya terlihat kurang baik sehingga arsip di dalamnya menjadi cepat kotor dan relatif mudah rusak. Dampak negatif dari penataan dan pemeliharaan arsip yang belum dilakukan dengan baik adalah penemuan kembali arsip yang membutuhkan waktu tidak sebentar. Saat dilakukan observasi, pegawai berhasil menemukan arsip yang kami minta dengan waktu 2-5 menit. Menurut The Liang Gie, standar penemuan kembali arsip dikatakan baik apabila proses penemuannya berjalan maksimal 1 menit.
Permasalahan  lain  yang  ditemukan  adalah  ruang  penyimpanan  arsip  yang  belum memenuhi  standar.  Belum  terpenuhinya  standar  pada  ruang  penyimpanan  arsip  terlihat  dari ruangan  tempat  menyimpan  arsip  yang  relative  sempit  sehingga  tidak  dapat  menampung semua arsip yang ada. Fasilitas pemeliharaan dan perawatan arsip di kantor BPN Klaten juga tidak  lengkap,  seperti  belum  tersedianya  alat  pengukur  suhu,  alat  pengukur  temperatur  dan kelembaban  udara  ( thermohigrometer ).  Salah  satu  alat  yang  digunakan  untuk  menjaga kelembaban udara dan suhu udara agar tetap stabil adalah Air Conditioner (AC), pada kantor tersebut  terdapat  tiga  ruang  penyimpanan  arsip  namun  hanya  dua  ruang  penyimpanan  arsip yang  menggunakan  AC,  sedangkan  satu  ruang  penyimpanan  arsip  yang  lain  belum menggunakan AC.
Berdasarkan pemaparan permasalahan yang ada di Kantor BPN Kabupaten Klaten dan menyadari  betapa  pentingnya  peranan  arsip  tersebut  maka  dirasa  perlu  untuk  melakukan penelitian tentang “Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten”.
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  yang  telah  dikemukakan  tersebut  dapat diindentifikasi  beberapa  masalah  sebagai  berikut:  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  dinamis belum maksimal terlihat dari kecepatan penemuan kembali arsip rata-rata di atas dua menit,
belum adanya tenaga arsiparis, pegawai pengelola arsip belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan  tentang  kearsipan,  rendahnya  perhatian  pegawai  mengenai  pentingnya pemeliharaan  arsip,  penataan  arsip  yang  masih  belum  tertata  dengan  baik,  fasilitas pengelolaan  arsip  yang  belum  memadai,  dan  ruang  penyimpanan  arsip  belum  memadai karena  ruangan  berukuran  sempit.  Mengingat  keterbatasan  waktu,  biaya,  dan  tenaga,  maka fokus  penelitian  ini  dibatasi  pada  pengelolaan  arsip  dinamis  di  Kantor  Badan  Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten yang belum maksimal.

## METODE
Penelitian ini menggunakan peniltian deskritif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini  menggambarkan  keadaan  subjek  atau  objek  penelitian  berdasarkan  fakta-fakta  yang tampak  dan  apa  adanya.  Data  dan  informasi  yang  diperoleh  dideskripsikan  sesuai  dengan kenyataan  yang  ditemukan  di  lapangan  dan  disajikan  dalam  bentuk  kata-kata  atau  kalimat yang  kemudian  ditarik  menjadi  sebuah  kesimpulan.  Penelitian  ini  dilaksanakan  di  Kantor Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten  yang  beralamat  di  Jalan  Veteran Nomor  88,  Barenglor,  Klaten  Utara,  Klaten,  Jawa  Tengah.  Waktu  penelitian  dilaksanakan pada  bulan  September  sampai  dengan  bulan  Oktober  2019.  Pemilihan  informan  dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling. Peneliti memilih informan penelitian berdasarkan  kriteria  dan  pertimbangan  tertentu.  Dalam  penelitian  ini,  informan  yang  dipilih adalah  pegawai  yang  pekerjaannya  berkaitan  langsung  dengan  pengelolaan  arsip  dinamis  di Kantor  BPN  Klaten  sehingga  diharapkan  dapat  memberikan  data  dan  informasi  yang  tepat dan  komprehensif.  Informan  dalam  penelitian  ini  terdiri  dari  satu  informan  kunci  yaitu Kepala Subbagian Tata Usaha.  Informan pendukung dalam penelitain ini yaitu satu pegawai Subbagian  Tata  Usaha  dan  tiga  orang  pegawai  kearsipan  yang  tugas  pokok  dan  fungsinya secara langsung melaksanakan kegiatan kearsipan pada masing-masing gudang penyimpanan arsip.
Teknik  pengumpulan  data  menggunakan  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi. Instrumen  penelitian  yang  digunakan  berupa  pedoman  observasi,  pedoman  wawancara,  dan pedoman  dokumentasi.  Teknik  analisis  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah analisis deskriptif. Teknik analisis data ini dilakukan melalui tiga tahap yaitu (1) reduksi data, (2) penyajian data, dan (3) penarikan kesimpulan. Proses ini berlangsung terus-menerus pada setiap tahapan penelitian, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul.
Keabsahan data perlu dilakukan agar data yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan.  Teknik  keabsahan  untuk  menguji  kredibilitas  data  yang  digunakan
dalam  penelitian  ini  yaitu  dengan  menggunakan  teknik  triangulasi,  baik  triangulasi  sumber maupun triangulasi metode. Teknik triangulasi sumber adalah untuk menguji kredibilitas data yang  dilakukan  dengan  cara  membandingkan  data  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara antara informan  yang satu dengan informan penelitian  yang lain.  Teknik  triangulasi  metode digunakan  untuk  menguji  kredibilitas  data  dan  informasi.  Ametode  triangulasi  dilakukan dengan  cara  membandingkan  data  yang  diperoleh  dari  metode  wawancara,  observasi,  dan dokumentasi.  Langkah-langkah  tersebut  dilakukan  agar  data  dan  informasi    yang  diperoleh bersifat valid dan dapat diakui kebenarannya.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  perolehan  data  dan  informasi  dari  hasil  observasi,  wawancara,  dan dokumentasi  yang  telah  dilakukan  peneliti  secara  langsung  di  Kantor  Badan  Pertanahan Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten,  maka  pembahasan  hasil  penelitian  adalah  sebagai berikut:

## Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan  arsip  dinamis  dalam  suatu  organisasi  merupakan  kegiatan  penting  yang harus  mendapatkan  perhatian  karena  dapat  memperlancar  pekerjaan  dan  memberikan informasi sebagai dasar pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Pengelolaan arsip dinamis di kantor BPN Klaten meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

## 1. Pengelolaan Surat Masuk
Hasil penelitian yang telah dilakukan di Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten bahwa pengelolaan surat masuk yaitu surat masuk diterima di Bagian Tata  Usaha  untuk  dilakukan  pengendalian  surat  dengan  mencatat  pada  buku  agenda surat  masuk  dan  buku  kepala  kantor,  kemudian  surat  disampaikan  ke  Kepala  Kantor untuk  pengecekan.  Setelah  itu  surat  didisposisi  pada  lembar  disposisi  surat.  Kemudian surat  tersebut  diserahkan  kembali  ke  Bagian  Tata  Usaha  untuk  didistribusikan  kepada Seksi  yang  dituju  supaya  dapat  diproses  dan  ditindaklanjuti  sesuai  dengan  tujuan  surat disertai  dengan  bukti  penerimaan  atau  pengantar  surat  menggunakan  buku  ekspedisi. Pengelolaan  surat  masuk  tersebut  sesuai  dengan  pernyataan  Ida  Nuraida  (2012:  76) bahwa  surat  masuk  adalah  surat  yang  masuk  ke  dalam  suatu  instansi/perusahaan  atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik  yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau  dari  bagian  lain  pada  instansi/perusahaan  yang  sama.  Pengelolaan  surat  masuk mutlak dilakukan dengan baik supaya tidak terdapat surat yang hilang atau terselip.
2. Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar di Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten  yaitu  membuat  konsep  surat  terlebih  dahulu,  hasil  konsep  surat  diserahkan kepada  Kepala  Seksi  masing-masing  disertai  dengan  buku  pengantar  surat  untuk  dapat diperiksa, apabila sudah  benar maka surat  diketik  oleh pegawai  dan dimintakan nomor surat  serta  tanggal  surat  ke  Bagian  Tata  Usaha  dengan  disertasi  melakukan  pencatatan pada  buku  agenda  surat  keluar.  Kemudian  surat  tersebut  dimintakan  tanda  tangan kepada  Kepala  Seksi  atau  Kepala  Kantor,  setelah  itu  dicap  atau  stempel  oleh  pegawai, selanjutnya  Bagian  Tata  Usaha  meminta  satu  salinan  surat  keluar  tersebut  untuk  dapat diarsipkan.  Surat  keluar  yang  telah  selesai  dibuat  kemudian  dimasukkan  ke  dalam amplop untuk dapat dikirim ke alamat surat tersebut.
Proses  pengelolaan  surat  keluar  tersebut  sesuai  dengan  pernyataan  Ig.  Wursanto (2007: 111) bahwa langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengelola surat keluar adalah  menerima  dikte  atau  konsep  tertulis  dari  pimpinan,  membuat  konsep  surat, mencatat pada buku register keluar, mengetik surat dalam bentuk akhir, meminta tanda tangan pimpinan, mengecek surat yang akan dikirim, mendistribusikan surat.

## Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  di  Kantor  Badan  Pertanahan Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten,  mengenai  penataan  dan  penyimpanan  arsip  dapat dilakukan pembahasan sebagai berikut:

## 1. Pelaksanaan Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis
Arsip  yang telah selesai  diproses  kemudian disimpan pada masing-masing tempat penyimpanan  arsip.  Arsip  umum  seperti  surat,  dokumen  keuangan,  dokumen perencanaan, dan lain sebagainya disimpan pada box file yang dilengkapi dengan folder , sedangkan  arsip  yang  berhubungan  dengan  dokumen  pendaftaran  tanah  seperti  arsip buku tanah, arsip gambar ukur dan surat ukur, serta arsip warkah di tempatkan pada rak, mobile file, filling cabinet , dan almari.
Proses  penataan  dan  penyimpanan  arsip  tersebut  sesuai  dengan  pernyataan  Basir Barthos  (2013:  255)  mengenai  prosedur  yang  harus  dilakukan  sebelum  surat  disimpan dalam box  file yaitu  surat  yang  telah  diteliti,  disortir  disiapkan  dalam  bak  segera dipindahkan masuk ke dalam folder (map) yang bersangkutan (sesuai dengan kodenya). Cara memasukkan ke dalam folder sebagai berikut:
a. Muka surat menghadap ke depan folder
b. Kepala surat harus disebelah kiri
c. Penyimpanan menurut tanggal (yang terbaru berada di depan)
d. Arsip jawaban surat dijepitkan pada surat yang bersangkutan.

## 2. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem  penyimpanan  arsip  yang  digunakan  adalah  sistem  nomor,  sistem  wilayah, dan  sistem  tanggal.  Sistem  penyimpanan  tersebut  disesuaikan  dengan  aturan  pada masing-masing ruang penyimpanan arsip. Mengenai sistem nomor menggunakan nomor hak  milik,  sistem  wilayah  menggunakan  kecamatan  atau  desa,  dan  sistem  tanggal menggunakan  tahun  saja.  Tidak  ada  aturan  yang  baku  dalam  pemilihan  sistem penyimpanan arsip. Pegawai yang mengurusi arsip diberikan keleluasan dalam pemilihan sistem  penyimpananan.  Catatan  pentingnya,  pemilihan  sistem  penyimpanan  mampu memudahkan  pegawai  dalam  menyimpan  dan  menemukan  kembali  arsip  yang diperlukan. Asas penyimpanan arsip menggunakan asas campuran, yaitu sentralisasi dan desentralisasi.  Pengelolaan  arsip  aktif  dilakukan  secara  desentralisasi  di  setiap  Seksi, sedangkan pengelolaan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi di Bagian Tata Usaha. Perihal  asas  penyimpanan  arsip  dinamis  tersebut  sesuai  dengan  pernyataan  Agus Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2005:  22)  bahwa  “…pengelolaan  arsip  aktif  dilakukan secara  desentralisasi  dan  arsip  inaktif  secara  sentralisasi.  Prakteknya  banyak  organisasi yang menggunakan sistem pengorganisasian kombinasi ini”.
3. Perlengkapan Penyimpanan Arsip
Perlengkapan  penyimpanan  arsip  yang  digunakan  di  kantor  BPN  Klaten  yaitu ordner dan box  file (kotak  arsip)  dengan  dilengkapi folder yang  digunakan  di  setiap Seksi  dan  Subbagian,  kemudian  perlengkapan  penyimpanan  arsip  pada  masing-masing ruang arsip dokumen pendaftaran tanah meliputi album, spidol warna putih, spidol warna hitam, stapler untuk menyatukan file , sampul arsip ( folder ), perforator (pelubang kertas), kertas  karton,  benang,  dan  lem.  Perlengkapan  tersebut  digunakan  untuk  memudahkan dalam  penyimpanan  arsip  dan  bermanfaat  sebagai  pelindung  dari  kerusakan  maupun kehilangan  pada  arsip.  Perihal  perlengkapan  penyimpanan  arsip  dinamis  tersebut  telah sesuai  pernyataan  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2005:  79)  bahwa  perlengkapan penyimpanan  arsip  yaitu    map  ( folder )  dan  penyekat  (karton).  Perlu  dilakukan penyegaran  dan  pembaruan  peralatan  penyimpanan  kerasipan  di  kantor  BPN  Klaten mengingat arsip-arsip di kantor tersebut merupakan arsip yang mempunyai nilai tinggi di masyarakat.
4. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan  penyimpanan  arsip  yang  digunakan  seperti  di  ruang  arsip  buku  tanah menggunakan mobile  file,  filling  cabinet ,  dan  almari  besi.  Kemudian  peralatan  pada ruang arsip gambar ukur dan surat ukur, serta ruang arsip warkah menggunakan rak arsip besi  dan  rak  arsip  kayu.  Kondisi  semua  peralatan  cukup  baik,  namun  peralatan  tidak cukup  untuk  menampung  semua  arsip,  hanya  peralatan  pada  ruang  arsip  gambar  ukur dan  surat  ukur  yang  masih  dapat  menampung  arsip.  Perlu  penampanan  perlatan penyimpanan  arsip  agar  semua  arsip  tertata  dengan  rapi.  Perihal  penyimpanan  arsip  di kantor  BPN  Klaten  sudah  sesuai  dengan  dengan  teori  pertimbangan  dalam  memilih perlengkapan penyimpanan menurut Badri Munir Sukoco (2007: 99) sebagai berikut:
a. Jenis dokumen yang akan disimpan
b. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
c. Kebutuhan ruangan
d. Pertimbangan keamanan
e. Biaya peralatan
f. Biaya operasional penyimpanan
g. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratu
5. Ruangan dan Kondisi Lingkungan Penyimpanan Arsip
Mengenai  ruangan  penyimpanan  arsip  bahwa  pada  setiap  seksi  dan  Subbagian yang  menangani  arsip  umum  belum  memiliki  ruangan  khusus  untuk  menyimpan  arsip, sehingga hanya menjadikan ruangan kerja untuk menyimpan arsip  yang bersifat umum. Arsip  yang  berhubungan  dengan  dokumen  pendaftaran  tanah  seperti  arsip  buku  tanah, gambar  ukur  dan  surat  ukur,  serta  warkah  telah  memiliki  ruang  arsip  masing-masing, ketiga  ruangan  tersebut  kondisinya  terawat  hanya  saja  tidak  begitu  luas  untuk menampung  arsip. Kemudian dinding  ruangan belum terbuat  dari bahan  tahan api  serta belum terbebas dari gangguan rayap, tikus, dan serangga.
Mengenai  kondisi  lingkungan  penyimpanan  arsip  juga  harus  mendapat  perhatian dari  para  pegawai  agar  arsip  yang  telah  disimpan  dapat  terjaga  kondisi  arsip  dan keamanannya.  Sesuai  dengan  hasil  observasi  yang  telah  dilakukan  di  Kantor  Badan Pertanahan  Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten  bahwa  cahaya  yang  masuk  ke  dalam ruangan  sudah  cukup  baik  karena  sinar  matahari  tidak  langsung  mengenai  arsip  yang disimpan. Pencahayaan diperoleh dari cahaya matahari dan cahaya lampu yang menyala setiap jam kerja di setiap ruangan penyimpanan arsip. Keadaan temperatur udara dalam ruangan  sudah  baik  berkisar  antara  23°C  sampai  dengan  25°C,  warna  ruangan  sudah cukup baik yaitu warna Cream (tidak terlalu cerah dan tidak terlalu gelap) sehingga tidak
mengganggu  kerja  pegawai.  Kondisi  lingkungan  penyimpanan  arsip  kurang  terawat seperti rak dan almari arsip masih berdebu yang mengakibatkan kerusakan pada sebagian arsip yang tidak disimpan dalam album. Melihat kondisi tersebut, sebaiknya kantor BPN membuat jadwal pemeliharaan arsip secara rutin.
Dari  tiga  ruang  penyimpan  arsip  di  kantor  BPN,  hanya  ada  satu  AC  ( Air Conditioner )  di  ruang  arsip  buku  tanah  yang  masih  hidup,  sedangkan  di  ruang  arsip gambar  ukur  dan  surat  ukur  terpasang  AC  ( Air  Conditioner )  namun  kondisinya  sudah mati  serta  di  ruang  arsip  warkah  memang  belum  tersedia.  Keberadaan  AC  ( Air Conditioner )  berpengaruh  terhadap  arsip-arsip  yang  disimpan,  seperti  pernyataan  Basir Barthos (2013: 56) bahwa “…perlulah pula memasang AC, yang dipasang selama 24 jam terus-menerus.  AC  ini  selain  berfungsi  untuk  mengatur  kelembaban  dan  temperatur udara  juga  untuk  mengurangi  banyaknya  debu...”.  Kantor  BPN  perlu  memperbaiki  AC yang  rusak  dan  menyiapkan  alat  pengukur  temperatur  udara  dan  kelembaban  udara ( thermohigrometer ).

## Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis
Peminjaman  arsip  dilakukan  sewaktu  ada  pegawai  yang  berkepentingan  maupun  Kepala Seksi yang hendak meminjam arsip. Peminjam arsip harus mencatat terlebih dahulu di buku pinjam  arsip  atau  buku  bon  arsip.  Arsip  yang  berupa  dokumen  pendaftaran  tanah  sifatnya penting sehingga hanya pegawai tertentu yang dapat meminjam, bahkan pihak eksternal sama sekali  tidak  boleh  meminjam.  Jangka  waktu  peminjaman  arsip  tidak  ditentukan  lamanya, sehingga  apabila  kepentingan  dalam  meminjam  sudah  selesai,  maka  harus  segera dikembalikan. Perihal tersebut sesuai dengan pernyataan Dorotul Yatimah (2009: 209) bahwa peminjam arsip diharuskan mengisi daftar peminjam arsip. Setiap pegawai yang memerlukan arsip  harus  mencatat  pada  buku  pinjam  arsip.  Bagian  yang  perlu  diperhatikan  adalah  durasi peminjaman  arsip.  Kantor  BPN  Klaten  sebaiknya  mempunyai  aturan  tentang  durasi peminjaman  arsip.  Durasi  peminjaman  arsip  dapat  ditentukan  berdasarkan  jenis  dan  sifat arsip yang akan dipinjam.
Proses  penemuan  kembali  arsip  di  Kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN)  bahwa terlebih  dahulu  petugas  arsip  melihat  dan  menanyakan  arsip  apa  yang  ingin  ditemukan, selanjutnya petugas mencari  arsip tersebut  pada  album atau pada jilidan  yang terdapat  pada tempat  penyimpanan  arsip  ( mobile  file , filling  cabinet ,  almari  arsip,  maupun  rak  arsip). Kemudian  apabila  arsip  tersebut  tidak  ditemukan,  tindakan  yang  dilakukan  petugas  arsip dengan  mencari  pada  buku  pinjam  arsip  untuk  mengetahui  dan  menemui  pegawai
sebelumnya  yang  melakukan  peminjaman  arsip.  Kondisi  tersebut  sesuai  dengan  pernyataan Dewi Anggrawati (2005: 23) yang mengemukakan bahwa tata cara penemuan kembali arsip yaitu  apabila  permintaan  itu  langsung  dari  tata  usaha  pengolah  yang  bersangkutan,  maka petugas tata usaha pengolah dengan kode dan masalah yang sudah diketahui mencari melalui label  laci filing  kabinet , guide ,  dan foldernya .  Lebih  cepat  lagi  bila  indeks  arsip  diketahui, tinggal mencari folder dengan tab yang mencantumkan indeks tersebut.
Durasi  waktu  yang  diperlukan  untuk  menemukan  kembali  arsip  membutuhkan  waktu lebih dari satu menit, yaitu sekitar 2 (dua) sampai dengan 5 (lima) menit. Penyimpanan arsip yang  kurang  disiplin  menjadi  kendala  saat  penemuan  kembali  arsip.  Secara  garis  besar penemuan  kembali  arsip  di  Kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten belum dapat dikatakan baik, karena waktu penemuan kembali arsip lebih dari 1 (satu) menit. Agar  permasalahan  ini  dapat  diselesaikan,  kantor  BPN  Klaten  sebaiknya  harus  segera memulai  pengelolaan  arsip  secara  baik.  Salah  satu  cara  yang  dapat  dilakukan  yaitu mengirimkan pegawai yang mengurusi arsip untuk mengikuti pelatihan tentang kearsipan.

## Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis
Pemeliharaan  arsip  di  Kantor  BPN  Kabupaten  Klaten  menunjukkan  bahwa pemeliharaan  arsip  belum  dilaksanakan  dengan  baik.  Pemeliharaan  arsip  hanya  dilakukan oleh petugas arsip di ruang arsip gambar ukur dan surat ukur dengan melakukan pembersihan album  dari  debu  menggunakan  kemoceng  setiap  seminggu  sekali,  sedangkan  ruang  arsip buku  tanah  dan  ruang  arsip  warkah  kurang  begitu  diperhatikan.  Pemeliharaan  pada  ruang arsip warkah dilakukan dengan cara memberi kapur barus untuk mengusir serangga.
Pengamanan arsip dinamis di Kantor BPN Kabupaten Klaten sudah cukup baik dengan adanya  CCTV.  Pengamanan  arsip  dilakukan  langsung  oleh  semua  pegawai,  tetapi  yang bertanggung  jawab  secara  langsung  mengenai  keamanan  arsip  adalah  petugas  arsip  pada masing-masing  ruang  penyimpanan  arsip.  Arsip  yang  berhubungan  dengan  dokumen pendaftaran  tanah  sifatnya  sangat  penting,  sehingga  hanya  pegawai  tertentu  yang  dapat meminjam  dan  melihat  arsip  tersebut,  sedangkan  pihak  eksternal  tidak  diperbolehkan  untuk meminjam arsip tersebut. Kegiatan pengamanan arsip juga dilakukan dengan selalu menutup pintu  dan  mengunci  pintu  ruang  penyimpanan  arsip  ketika  jam  kerja  telah  selesai.  Perihal tersebut  sesuai  dengan  pernyataan  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2005:  92)  bahwa usaha pengamanan arsip  yaitu petugas  arsip harus betul-betul orang  yang dapat  menyimpan rahasia,  harus  dilakukan  pengendalian  dalam  peminjaman  arsip,  diberlakukan  larangan  bagi
semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya, dan arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang  telah  diuraikan,  maka  dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis di Kan Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten mencakup:
a. Pengelolaan  surat  masuk  dilakukan  di  Bagian  Tata  Usaha,  sedangkan  pengelolaan surat  keluar  pada  proses  pembuatannya  dilakukan  di  masing-masing  seksi. Pengelolaan  surat  keluar  di  Kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN)  Kabupaten Klaten  belum  dilaksanakan  dengan  tepat  karena  masih  mengalami  keterlambatan pembalasan surat.
b. Pelaksanaan  penataan  dan  penyimpanan  arsip  dilakukan  setelah  arsip  dilakukan pemrosesan.  Kemudian  untuk  menjaga  kondisi  arsip  agar  tidak  rusak  sehingga  perlu diletakkan  pada  album  arsip  atau  jilidan  arsip.  Selanjutnya  album  dan  jilidan  arsip tersebut disimpan dalam mobile file atau rak sesuai dengan jenis dan klasifikasi arsip.
c. Pelaksanaan  peminjaman  arsip  dilakukan  ketika  pegawai  maupun  Kepala  Seksi hendak  meminjam  arsip,  dengan  terlebih  dahulu  mencatat  pada  buku  pinjam  arsip.
Buku pinjam arsip ini digunakan sebagai bukti bahwa arsip telah dipinjam.
d. Pelaksanaan  penemuan  kembali  arsip  dilakukan  ketika  ada  pegawai  yang  hendak meminjam  arsip.  Penemuan  kembali  arsip  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama yaitu dua menit sampai dengan lima menit.
e. Pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  hanya  dilakukan  di  salah  satu  ruang  penyimpanan arsip dengan cara membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng.
f. Pelaksanaan pengamanan arsip dilakukan dengan cara memberikan izin hanya kepada pegawai  yang  berkepentingan  untuk  dapat  melihat  dan  meminjam  arsip.  Ruang penyimpanan arsip juga ditutup dan dikunci. Ruang arsip buku tanah juga dilengkapi CCTV yang terpasang di depan pintu masuk.

## DAFTAR PUSTAKA
Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono.  (2005). Manajemen  Kearsipan  Modern .  Yogyakarta: Gaya  Media.
Badri  Munir  Sukoco.  (2007). Manajemen  Administrasi  Perkantoran  Modern .  Jakarta: Erlangga.
Basir Barthos. (2013). Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT Bumi Aksara.
Dewi Anggrawati. (2005). Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan . Bandung: Armico.
Dorotul  Yatimah.  (2009). Kesekretarisan  Modern  dan  Administrasi  Perkantoran .  Bandung: Pustaka Setia.
Ida Nuraida. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran . Yogyakarta: Kanisius.
Kurniatun.  (2011).  “Peran  Pengelolaan  Arsip  Kartografi  dalam  Menunjang  Layanan Informasi di Arsip UGM”. Jurnal Kearsipan (Nomor 1). Hlm 142.
Sutirman. (2010). Inovasi Pembelajaran Kearsipan Digital di Era Industri. Makalah disajikan dalam  Orasi  Ilmiah  Dies  Natalis  ke-7  Fakultas  Ekonomi,  di  Universitas  Negeri Yogyakarta.
The Liang Gie. (2009). Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta: Liberty.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Wursanto, Ig. (2007). Kearsipan 2 . Yogyakarta: Kanisius.

## PROFIL SINGKAT
Pasha  Pradipta  Putri,  lahir  di  Sukoharjo  pada  tanggal  7  Januari  1997  dan  merupakan mahasiswi  program  studi  Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  Fakultas  Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta angkatan 2015.
Purwanto,  M.M.,  M.Pd.,  merupakan  dosen  program  studi  Pendidikan  Administrasi Perkantoran.  Lahir  pada  tanggal  3  April  1957.  Menempuh  pendidikan  S1  Pendidikan Administrasi di IKIP Yogyakarta lulus pada tahun 1982, S2 Manajemen di IPWI Jakarta lulus pada tahun 1996, dan S2 PTK di Universitas Negeri Yogyakarta lulus pada tahun 2010.
Wahyu  Rusdiyanto,  M.M.,  merupakan  dosen  program  studi  Pendidikan  Administrasi Perkantoran.  Lahir  pada  tanggal  11  Agustus  1991.  Menempuh  pendidikan  S1  Pendidikan Administrasi  di  UNY  dan  lulus  pada  tahun  2013.  Menempuh  pendidikan  S2  Manajemen  di UNS dan lulus pada tahun 2016.