## ANALISIS MANAJEMEN PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS DI PUSKESMAS RUMBAI PEKANBARU
NUR MAIMUN, DESRI NOVITA YANTI, FINKHA FAHIRA, PUTRI YAHYA,

## TRISNA AMALIA
Fakultas Kesehatan, Universitas Hang Tuah Pekanbaru nurmaimun@htp.ac.id
Abstrak  : Rekam  medis  yang  baik  menggambarkan  suatu  pelayanan  yang  baik,  sedangkan rekam  medis  yang  kurang  baik  menggambarkan  tingkat  pelayanan  medis  yang  kurang  baik, Pengelolaan  rekam  medis  pada  tingkat  puskesmas  pada  dasarnya  sama  dengan    pengelolaan rekam  medis  rumah  sakit.  Tanpa  didukung  suatu  sistem  pengelolaan  rekam  medis  yang  baik dan  benar,  tertib  administrasi  tempat  pelayanan  kesehatan  tidak  akan  berhasil  sebagaimana yang diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam  upaya  pelayanan  kesehatan  yang  bermutu.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui manajemen pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas rumbai pekanbaru. Jenis penelitian ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  rancangan  pendekatan  studi  kasus  ( case  study ), dimana di dalamnya peneliti menyelidiki secara cermat suatu peristiwa, aktivitas, proses, atau sekelompok  individu.  Informan  dalam  penelitian  ini  berjumlah  4  (Empat)  orang  yaitu  kepala Puskesmas,  Kepala  Rekam  Medis  dan  Petugas  Rekam  Medis.  jenis  dan  teknik  pengumpulan data  (data  primer  dan  sekunder).  Pengolahan  data  dangan  teknik  observasi,  wawancara  dan untuk menjaga keabsahan data yang dikumpulkan, dilakukan triangulasi. Teknik analisis data dengan  analisis  kualitatif.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  sumber  daya  manusia  dalam pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas rumbai pekanbaru berjumlah petugas 3 orang, pengelolaan  rekam  medis  terkait    fungsi  dan  manfaat  rekam  medis  setelah  dilakukan pemusnahan sudah jauh lebih baik dari sebelumnya, perubahan penomoran dalam pengelolaan rekam medis dari family folder ke personal.  Pengelolaan Sistem Rekam Medis sesuai dengan Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  yang  digunakan  dan  sesuai  akreditasi.  Alur  sudah  ada, ketersediaan  sarana  dan  prasarana  dalam  pengelolaan  rekam  medis  dengan  pengadaan  dari puskesmas  sendiri,  anggaran  dari  kapitasi  sebesar  40%  untuk  operasional.  ada  kerjasama antara  rekam  medis  dengan  unit  pelayanan/poli  lain,  ada  penanggung  jawab  masing-masing Tim  UKP  dan  pencatatan  data  klinis  ada  keterkaitan  antara  petugas  menggunakan  SOAP. Disarankan menambah  jumlah petugas rekam medis dengan latar belakang pendidikan sesuai standar  yang  telah  ditentukan,  memberikan  pelatihan  dan  pendidikan  yang  dibutuhkanan mengenai rekam medis kepada petugas yang  ada, menambah sarana dan prasarana penunjang rekam medis yang dibutuhkan sesuai standar yang telah ditentukan Kata kunci: Manajemen Pengelolaan, Sistem Rekam Medis, Puskesmas.

## A.Pendahuluan
Puskesmas  menjadi  rujukan  pertama  pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat,  sehingga harus  dapat  menjaga  kepercayaan  masyarakat.  Semua  fasilitas  pelayanan  kesehatan  wajib menyelenggarakan rekam medis. Dengan pelayanan rekam medis yang berkualitas pasien akan merasa  puas,  karena  pasien  dilayani  dengan  cepat,  tepat  dan  aman  oleh  pihak  puskesmas Puskesmas  dalam  melaksanakan  fungsinya  diharapkan  melaksanakan  pencatatan,  pelaporan, dan  evaluasi  terhadap  akses,  mutu,  dan  cakupan  Pelayanan  Kesehatan  (Depkes,  2014).  Salah satu  komponen  pelayanan  kesehatan  untuk  menentukan  mutu  pelayanan  kesehatan  adalah tersedianya  data  atau  informasi  rekam  medis  yang  akurat.  Rekam  medis  adalah  berkas  yang berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes RI No. 269, 2008).
Penelitian  (Nuraini,  2015)  menyatakan  bahwa  mutu  pelayanan  kesehatan  memiliki kaitan dengan rekam medis berasal dari aspek administratif, dokumentasi, keuangan, edukasi, riset, keuangan, dan aspek hukum. Maka dari itu, unit rekam medis perlu dikelola dengan baik dan  profesional  agar  menghasilkan  suatu  informasi  yang  bermutu,  sehingga  pelayanan
kesehatan  menjadi  prima  dan  berguna  sebagai  bahan  pertimbangan  manajemen  dalam pengambilan keputusan.
Penyelenggaraan  rekam  medis  merupakan  proses  kegiatan  yang  dimulai  pada  saat diterimanya  pasien  diteruskan  dengan  kegiatan  pencatatan  data  medis  pasien.  Selama  pasien mendapatkan pelayanan medis di puskesmas dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis  yang  meliputi  penyelenggaraan  penyimpanan  serta  pengeluaran  berkas  rekam  medis dari tempat penyimpanan. Rutinitas di instalasi rekam medis tidak terlepas dari berkas rekam medis untuk melayani permintaan atau peminjaman berkas rekam medis karena pasien datang berobat  atau  untuk  keperluan  lainnya.  Hal  tersebut  harus  terdokumentasi  dengan  baik  dan benar.  Sistem  pengelolaan  rekam  medis  meliputi  assembling  (penataan  dan  pemeriksaan dokumen  rekam  medis), coding (pemberian  kode),  indexing  (tabulasi),  filing  (penyimpanan) dan  analysing/reporting  (mengubah  data  menjadi  informasi)  Pengelolaan  rekam  medis  yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan pedoman dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap  catatan  rekam  medis.  Masalah  seperti  ini  dapat  terjadi  terhadap  suatu  fasilitas pelayanan  kesehatan  yang  tidak  menjalankan  sistem  pengelolaan  rekam  medis  dengan  baik (Depkes, 2006).
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Frenti  Giyana  (2012),  mengatakan  bahwa  dalam  proses pengelolaannya  di  bagian  assembling  masih  banyak  dokumen  yang  tidak  lengkap,  dari  20 dokumen  4  dokumen  lengkap.  Di  bagian  koding,  indeksing,  tidak  adanya  monitoring  untuk mereview  keakuratan  data.  Di  bagian  filling, miss  file dan  tempat  yang  belum  sesuai  standar sedangkan  dibagian analysing ,  SIM  belum  berjalan  dengan  optimal,  Kurangnya  SDM, pelatihan  dan  sarana  prasarana  dalam  pendukung  kerja  petugas  pengelolaan  rekam  medis sehingga  mengakibatkan  banyak  dokumen  yang  belum  lengkap  dan  waktu  pengembalian berkas  lebih  dari  tempo  yang  ditentukan  sehingga  menghampat  proses  selanjutnya.  Rekam Medis mempunyai tujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan  pelayanan  kesehatan  di  Puskesmas.  Maka  dari  itu,  unit  rekam  medis  perlu dikelola  dengan  baik  dan  profesional  agar  menghasilkan  suatu  informasi  yang  bermutu, sehingga  pelayanan  kesehatan  menjadi  prima  dan  berguna  sebagai  bahan  pertimbangan manajemen  dalam  pengambilan  keputusan.  Penelitian  ini  akan  menganalisis  manajemen pengelolaan sistem rekam medis pada Puskesmas Rumbai Pekanbaru.

## B.Metodologi Penelitian
Jenis  penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  rancangan  pendekatan  studi kasus  ( case  study ).  Sebagai  subjek  penelitian  berjumlah  3  (Tiga)  orang  yang  dapat memberikan  keterangan,  meliputi  kepala  Puskesmas,  Kepala  Rekam  Medis  dan  Petugas Rekam  Medis.  Instrumen  penelitian  menggunakan  pedoman  wawaancara  dan  observasi. Pengolahan data menggunakan Triangulasi Sumber, metode, teori/data.

## C.Hasil dan Pembahasan

## 1. Sumber Daya Manusia (Kuantitas dan Kualitas)
Hasil wawancara kepada informan mengenai sumber daya manusia berjumlah petugas 3 orang,    1  orang  D  III  rekam  medis,  1  tamatan  AKPER,  1  SLTA.    DIII  akper,  petugas  belum ada  mengikuti  Pelatihan  rekam  medis  hanya  seminar,  workshop  dan  studi  banding. Keterampilannya  sesuai  dengan  pendidikannya.  Sumber  daya  manusia  unsur  manajemen, dapat  dilihat  dari  kesiapan  sumber  daya  baik  dari  kualitas  mapun  kuantitas  yang  sangat diperlukan untuk proses pelayanan di puskesmas. Sumber daya manusia merupakan komponen dari organisasi dan  instansi  yang mempunyai arti yang sangat penting.  Sumber daya manusia menjadi sumber penentu dari perencanaan tujuan suatu organisasi dan instansi. Tanpa adanya sumber  daya  manusia  suatu  organisasi  dan  instansi  tidak  akan  bisa  berjalan  dengan sebagaimana  mestinnya  dikarenakanan,  proses  usaha  pencapaian  tujuan  melalui  kerja  sama dengan orang lain (Peraturan Menteri kesehatan RI Nomor 55 tahun 2013).
Pengembangan  diri  dibutuhkan  pendidikan  dan  pelatihan  disertai  dengan  pengetahuan agar setiap manusia sebagai pekerja menjadi professional dibidang tugasnya. Pelatihan rekam medis  dimaksutkan  untuk  meningkatkan  kinerja  petugas  rekam  medis.  Dengan  adanya
pelatihan  diharapkan  petugas  mencintai  pekerjaanya  dan  mempunyai  semangat  atau  motivasi yang  tinggi  untuk  menyelesaikan  pekerjaannya  (Fathoni,  2006).  Hasil  wawancara  berikutnya manfaat  dan  fungsi  rekam  medis  setelah  dilakukan  pemusnahan  sudah  jauh  lebih  baik  dari sebelumnya karena puskesmas sudah melakukan pemusnahan. Rekam medis merupakan suatu dokumen atau catatan berisikan fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit, dan  pengobatan  masa  lalu  yang  diisi  oleh  tenaga  kesehatan  tertentu  yang  memberikan pelayanan  kesehatan  kepada  pasien  tersebut.  Rekam  medis  memiliki  fungsi  untuk menyediakan  informasi  kesehatan  bagi  semua  tenaga  kesehatan  yang  terlibat  dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada seorang pasien (Wirajaya MK, Nuraini N, 2019).
Hasil wawancara berikutnya mengenai perubahan penomoran dalam pengelolaan rekam medis  dari  family  folder  ke  personal.  Sistem  penomoran  merupakan  system  identifikasi  yang berguna  untuk membedakan berkas rekam medis antara satu pasien dengan  yang lain. Sistem identifikasi adalah suatu cara untuk memberikan pertanda  atau penciri  yang  unik (antara satu dengan  lainnya)  pada  berkas  rekam  medis  agar  dengan  cepat  dan  tepat  dapat  ditemukan  dan dikenali Kembali (Sudra, 2013). Family folder merupakan catatan tentang kondisi Kesehatan, sebagai  akibat  masalah  Kesehatan  atau  penyakit  yang  tersimpan  pada  satu  map  dokumen rekam  medis.  Personal  folder  adalah  jenis  penyimpanan  berkas  rekam  medis  dimana  satu berkas  rekam  medi  digunakan  oleh  satu  pasien  sejak  awal  hingga  akhir  perawatan  diberikan, maupun  sejak  pasien  mendaftar  pertama  kali  hingga  menjadi  pasien  inaktif  (Mediana  Hasna, 2019).

## 2. Alur Rekam Medis
Hasil  wawancara    terhadap  informan,  bahwa  alur  mulai  dari  pasien  mendaftar, penyerahan rekam medis sampai ke bagian pengolahan untuk pengkodingan diagnose, sampai diserahkan  ke  bagian  pemantauan  untuk  diperiksa  kelengkapan  berkas  rekam  medis  pasien, dan  ketahap  penyimpanan  untuk  diarsipkan.  Alur  rekam  medis  merupakan  suatu  komponen yang sangat penting. Alur pasien menggambarkan tentang bagan pelayanan pasien mulai  dari pasien  masuk  hingga  pasien  keluar.  Sedangkan  alur  berkas  rekam  medis  dimulai  dari dikeluarkannya  berkas  saat  pasien  masuk  hingga  berkas  tersebut  disimpan  dalam  tempat penyimpanan.  Alur pasien dan berkas rekam  medis dapat membantu petugas dalam melayani pasien.  Alur  tersebut  dapat  menjadikan  pelayanan  yang  cepat  dan  tepat  (Agni  Hadi  P,  dkk, 2015).
Standar  Operasional  Prosedur.  Hasil  wawancara    terhadap  informan  petugas menjalankan  tugas  Pengelolaan  Sistem  Rekam  Medis  sesuai  dengan  Standar  Operasional Prosedur  (SOP)  yang  digunakan  dan  sesuai  akreditasi.  SPO  pada  dasarnya  adalah  pedoman yang  berisi  prosedur-prosedur  operasional  sesuai  standar  yang  ada  didalam  suatu  organisasi yang  digunakan  untuk  memasukkan  bahwa  setiap  keputusan,  langkah,  atau  tindakan,  ada penggunaan  fasilitas  pemprosesan  yang  dilaksanakan  oleh  orang-orang  didalam  suatu organisasi,  telah  berjalan  dengan  efektif,  konsisten,  standar  dan  sistematis.    Prosedur  kerja disusun  oleh  para  pelaksana  pelayanan  di  puskesmas  yang  mengacu  kepada  peraturan  dan perundang-undangan yang berlaku, serta ditetapkan oleh keputusan kepala puskesmas, karena prosedur kerja merupakan dokumen  (Tambunan, 2013).
SOP  memberikan  Langkah  yang  benar  dan  terbaik  berdasarkan  konsensus  Bersama dalam melaksanakan segala kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan Kesehatan  sesuai  dengan  standar  profesi.  Salah  satu  prosedur  dalam  rekam  medis  adalah Analisa  masuk  dan  keluar,  analisa  diagram,  mengumpulkan  data,  mengindeks  penyakit  dan operasi dan asuransi serta surat-surat. Apabila prosedur sudah direncanakan dan diuji penting untuk mencatata tata kerja dalam tulisan, menggambarkan setiap langkah demi langkah secara terperinci (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015).

## 3. Sarana dan Prasarana
Hasil  wawancara  ketersediaan  sarana  dan  prasarana  dalam  pengelolaan  rekam  medis dengan  pengadaan  dari  puskesmas  sendiri,  yakni  anggaran  dari  kapitasi  sebesar  40%  untuk operasional.  Sarana  dan  prasarana  merupakan  segala  sesuatu  yang  dipakai  sebagai  alat  untuk
mencapai makna dan tujuan serta merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sebagai  contoh  sarana  dan  prasarana  pada  pelayanan  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan adalah  alat  tulis  kantor,  komputer,  mesin  cetak,  lokasi,  bangunan,  ruang  penyimpanan  rekam medis (Siswati, 2018).
Sarana  dan  prasarana  dalam  pengelolaan  sistem  rekam  medis  di  puskesmas menggunakan dana kapitasi meliputi kegiatan penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban. Dana kapitasi dimanfaatkan untuk jasa  pelayanan dan biaya operasional pelayanan  kesehatan.  Jasa  pelayanan  dimanfaatkan  untuk  pembayaran  jasa  pelayanan kesehatan  bagi  tenaga  kesehatan  dan  tenaga  non  kesehatan  yang  melakukan  pelayanan, sedangkan  biaya  operasional  pelayanan  kesehatan  digunakan  untuk  obat,  alat  kesehatan,  dan bahan  medis  habis  pakai,  serta  kegiatan  operasional  pelayanan  kesehatan  lainnya. Dana kapitasi  adalah  dana  yang  dibayarkan  oleh  BPJS  Kesehatan  kepada  puskesmas  sebagai penyelenggara pelayanan kesehatan bagi peserta JKN. Dana tersebut dibayarkan dimuka setiap bulan  tanpa  memperhitungkan  banyaknya  pasien  peserta  JKN  yang  berobat  dan  jenis pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  oleh  puskesmas (Perpres  No.  32  Tahun  2014,  Pasal  12 ayat (1) s.d. ayat (3).

## D.Penutup
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  diambil  kesimpulan  bahwa  :  Sumber daya manusia (kuantitas dan kualitas) dalam pengelolaan sistem rekam medisnya berjumlah (3 orang),  1 orang D III rekam medis, 1 tamatan AKPER, 1 SLTA.  DIII akper. Petugas belum ada mengikuti Pelatihan rekam medis hanya seminar, workshop dan studi banding. Fungsi dan manfaat  rekam  medis  setelah  dilakukan  pemusnahan  sudah  jauh  lebih  baik  dari  sebelumnya. Pada pengelolaan penomoran rekam medis dari family folder ke personal. Adanya Alur Rekam Medis  Dalam  Pengelolaan  Sistem  Rekam  Medis  di  Puskesmas  Rumbai  Pekanbaru,  Petugas menjalankan  tugas  pengelolaan  sistem  rekam  medis  sesuai  dengan  Standar  Operasional Prosedur (SOP) yang digunakan dan sesuai akreditasi, Dalam pengelolaan sistem rekam medis di  puskesmas  rumbai  pekanbaru  ketersediaan  sarana  dan  prasarana  dalam  pengelolaan  rekam medis  dengan  pengadaan  dari  puskesmas  sendiri,  yakni  anggaran  dari  kapitasi  sebesar  40% untuk operasional, Adanya Kerjasama Dalam Pengelolaan Sistem Rekam Medis di Puskesmas Rumbai  Pekanbaru  kerjasama  antara  rekam  medis  dengan  unit  pelayanan/poli  lain,  ada penanggung jawab masing-masing Tim UKP dan pencatatan data klinis ada keterkaitan antara petugas menggunakan SOAP.

## Daftar Pustaka
Agni  Hadi  P,  dkk,  2015, Pengembangan  Alur  Pasien  dan  Berkas  Rekam  Medis  sebagai Optimalisasi  Sistem  Informasi  Rekam  Medis ,  Jurnal  Kedokteran  Brawijaya  Program Studi  Magister  Manajemen  Rumah  Sakit  Fakultas  Kedokteran  Universitas  Brawijaya Malang,  Vol. 28, Suplemen No. 2, 2015
Depkes,   (2014). “Pusat Kesehatan Masyarakat”. Jakarta. ……… (2006). Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di Indonesia . Jakarta : Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.
Frenti  Giyana.  2012. Analisis  Sistem  Pengelolaan  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Rumah  Sakit Umum Daerah Kota Semarang . Jurnal Kesehatan Masyarakat. Vol. 1, No. 2:48-61. Nuraini,  Novita.  (2015). Analisis  Sistem  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  di  Instalasi  Rekam Medis RS “X” Tangerang Periode April – Mei 2015. Jurnal ARSI, 1 (3), 147 – 158. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis . Peraturan  Menteri  kesehatan  RI  Nomor  55  tahun  2013 Tentang  Penyelenggaraan  Pekerjaan Rekam Medis
Perpres  No.  32  Tahun  2014,  Pasal  12  ayat  (1)  s.d.  ayat  (3)  Tentang Pengelolaan  dan Pemanfaatan  Dana  Kapitasi  Jaminan  Kesehatan  Nasional  pada  Fasilitas  Kesehatan Tingkat Pertama Milik Pemerintah Daerah
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  46  Tahun  2015 Tentang  Akreditasi
Puskesmas,  Klinik  Pratama,  Tempat  Praktik  Mandiri  Dokter,  dan  Tempat  Praktik Mandiri Dokter Gigi . www.depkes.go.id.
Siswati.  (2018). Manajemen  unit  kerja  II  perencanaan  SDM  unit  kerja  RMIK.  Diakses  dari http://www.bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wpcontent/uploads/2018/09/Manajemen- Unit-Kerja-II_SC.pdf.
Sudra,     RI.     2011, Rekam     Medis .  Tangerang   Selatan:   Universitas Terbuka Mediana  Hasna,  2019, Perubahan  Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Dari  Family Folder  Menjadi  Personal  Folder  di  Puskesmas  Tumang ,  Diploma  Thesis,  Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Malang
Tambunan, Rudi M, Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) , Jakarta: Maistas Publishing, 2013 Wirajaya MK, Nuraini N. Faktor Faktor yang Mempengaruhi Ketidaklengkapan Rekam Medis Pasien  pada  Rumah  Sakit  di  Indonesia. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia. 2019;7