## Journal of Applied Informatics and Computing (JAIC)
Vol.2, No.2, Desember 2018, pp. 24~28 e-ISSN: 2548-6861

## Strategi Perencanaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi di Lingkungan Perguruan Tinggi
Agung Budi Prasetyo 1 *, * Prodi Multimedia, Politeknik Negeri Media Kreatif
agung@polimedia.ac.id 1 Article Info ABSTRACT Article history: Received : 08-11-2018 Revised : 28-11-2018 Accepted: 04-11- 2018 Nowadays,  many  universities  trying  to  implement  Information  System  and Information Technology to support academic activities, but the some how there is still lacking. The problems come up when universities was mistake when initialize of  what they needs. Utilization of  applications of SI / IT that are not  yet optimal include the lack of contribution, integration and innovation is suspected to be the cause factor. The most important thing to plan SI / IT is understanding the current condition to initialize the business needs through SWOT and Critical Success Factors analysis.  The  analysis  will  generate  McFarlan  portfolio  matrix  to  determine  the required  applications  by  dividing  it  into  4  quadrants:  support,  key  operational, strategic and high potential. The result of this application portfolio planning is a list of  required  applications  now,  in  the  future  and  mapping  each  of  the  proposed applications based on each function or part of the organization. From that results is expected gradually all academic activities can be automated through the presentation of  accurate  information  and  up-to-date  also  able  to  provide  one  stop  service  for academic  activities  than  it  can  reduce  the  operational  costs  to  support  academic activities. Keyword: Critical Success Factor, IS/IT, SWOT,
McFarlan Matrix, One Stop Service.
Copyright © 2018 Journal of Applied Informatics and Computing.
All rights reserved.

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  dunia  pendidikan  yang  sangat  pesat mendorong  para  pelaku  pendidikan  dituntut  berjuang  untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan value atau nilai yang kompetitif. Dalam kondisi seperti ini, sistem informasi muncul  sebagai  sebuah  disiplin  yang  penting  untuk menyelesaikan masalah serta untuk membantu pengambilan keputusan  manajerial  dalam  sebuah  infrastruktur  yang terencana [1].
Untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi baik terhadap internal organisasi maupun eksternal organisasi maka  perguruan  tinggi  memerlukan  langkah-langkah perencanaan strategis SI/TI [2]. Ada komponen pokok yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan Renstra SI/TI yaitu bagaimana mendefinisikan kebutuhan akan sistem informasi dan  teknologi  informasi  yang  mendukung  kebutuhan perguruan tinggi secara umum [3]. Pada kenyataannya setiap perguruan  tinggi  memiliki  kebutuhan  yang  unik  akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas pada jenis maupun  karakteristik  informasi  saja,  namun  lebih  jauh  lagi menyangkut  relevansi informasi  yang dihasilkan,  kecepatan
alir  informasi  dari  satu  bagian  ke  bagian  lain  dalam organisasi,  kualitas  keakuratan  informasi,  target  nilai ekonomis informasi yang diperoleh, batasan biaya yang harus dikeluarkan  dalam  pengolahan  informasi,  struktur  para pengguna informasi, dan lain sebagainya [4].
Melihat  bahwa  dalam  sistem  informasi  banyak  sekali terlibat  komponen-komponen  internal  organisasi  dan komponen-komponen  eksternal  lain,  maka  perlu  adanya strategi  khusus  untuk  menjamin  terjadinya  aliran  informasi yang  efektif  dan  berkualitas  [5].  Tantangan  yang  harus dihadapi  pengambil  keputusan  adalah  membuat  sebuah strategi  yang  selain  harus  dapat  dengan  mudah diimplementasikan,  dapat  pula  secara  cepat  dan  mudah beradaptasi  (fleksibel)  dengan  perubahan-perubahan  yang ada, baik yang disebabkan oleh komponen-komponen internal perusahaan maupun karena aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya [6].
Dari  uraian  tersebut  diatas  memunculkan  pertanyaan: Bagaimana  menganalisis  dan  menginterpretasikan  situasi yang  ada  sekarang  untuk  kemudian  dibuat  perencanaan portofolio  aplikasi  mendatang  di  lingkungan  perguruan tinggi.  Serta  bagaimana  menentukan  portofolio  aplikasinya
JAIC
25
dan  prioritas  apa  saja  yang  dibutuhkan  untuk  memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa mendatang.
Sasaran  yang  ingin  dicapai  dalam  pembuatan  strategi perencanaan  IS/IT  adalah  memberikan  masukan  pada pengambil  keputusan  tentang  perlunya  perencanaan  sistem informasi strategis sebagai suatu bagian yang bersifat penting dan  saling  berinteraksi  antara  satu  bagian  dengan  bagian lainnya  sehingga  diharapkan  dalam  jangka  panjang  akan mampu memperbaiki dan menyempurnakan kinerja yang ada pada perguruan tinggi [2].

## II. M ETODE P ENELITIAN
Model perencanaan strategis adalah suatu kerangka acuan yang  digunakan  untuk  melakukan  perencanaan  strategis. Model  perencanaan  strategis  diantaranya  adalah  model perencanaan  strategis  untuk  organisasi  bisnis  dan  model perencanaan  strategis  untuk  sistem  informasi  /  teknologi informasi  (SI/TI).  Untuk  menghasilkan  output  yang berkualitas  dalam  perencanaan  sistem  informasi  strategis, berbagai hal yang harus dilakukan yaitu masukan (input) yang dibutuhkan oleh tim penyusun IT Strategy dan proses analisa yang  harus  dilakukan.  Secara  garis  besar,  ada  dua  aspek utama  yang  harus  dicermati:  aspek  internal  dan  aspek eksternal.  Dalam  aspek  internal,  ada  empat  hal  utama  yang harus dianalisa [7]:
1) Struktur  Organisasi;  mempelajari  fungsi-fungsi  apa saja  yang  ada  dalam  organisasi  dan  bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut.
2) Proses  dan  Prosedur;  mempelajari  bagaimana  proses dan  prosedur  penciptaan  produk  atau  jasa  yang ditawarkan organisasi secara mendetail.
3) SDM dan Budaya
Organisasi; mempelajari karakteristik  manusia  sebagai  implementor  sistem yang  diterapkan  organisasi,  terutama  hal-hal  yang melatar belakangi terbentuknya budaya organisasi.
4) Sumber  Daya  dan  Infrastruktur  Organisasi; mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki organisasi seperti aset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.
5) Business Rule yang menjadi acuan pada suatu proses bisnis,  dimana  lebih  menitikberatkan  kepada privileges setiap entitas atau pelaku/pengguna sistem informasi.
Setelah  melakukan  analisa  faktor  internal  maka  langkah selanjutnya adalah mengetahui faktor eksternal organisasi. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari yaitu sebagai berikut:
1) Produk dan jasa (pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah organisasi didirikan.
2) Pasar dan pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
Untuk  memperoleh  data  dari  perusahan  sebagai  bahan penelitian,  dilakukan  beberapa  tahapan  pengumpulan  data yang  terdiri  dari  wawancara,  pengumpulan  dokumen perusahan, dan pengamatan langsung terhadap proses bisnis yang  ada  dalam  perusahaan.  Dalam  proses  wawancara  alat bantu  yang  dapat  digunakan  berupa  daftar  pertanyaan  yang diajukan kepada narasumber dari perusahaan [8].
Dalam menganalisis  data  dengan menggunakan pendekatan  proses,  yaitu  dengan  melihat  pada  tahapan formulasi strategi bersaing. Berdasarkan konsep strategi dan alat  analisis  yang  digunakan,  maka  dapat  kerangka  analisis dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 1. Kerangka Analisis Penelitian

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis eksternal  yang akan  digunakan  dalam penelitian ini menggunakan kerangka analisis seperti yang dikemukakan oleh Rue dan Holland [9]. Pada analisa ini membahas tentang faktor-faktor lingkungan yang secara langsung maupun tidak langsung mempunyai pengaruh pada industri. Aspek politik yang  diperkirakan  akan  ikut  berpengaruh  adalah  ketentuan- ketentuan  pemerintah  baik  yang  berasal  dari  pusat  seperti undang-undang,  peraturan  pemerintah,  keputusan  menteri maupun  dari  daerah  seperti  kebijakan  pemerintah  daerah, peraturan daerah dan sebagainya. Aspek ekonomi yang dinilai mempunyai  pengaruh  diantaranya  adalah  pertumbuhan ekonomi nasional, laju inflasi serta pertumbuhan pendapatan perkapita  dari  penduduk  dan  globalisasi  ekonomi.  Aspek teknologi  adalah  pengaruh  kemajuan  dan  perkembangan teknologi  terhadap  kinerja  perusahaan.  Perkembangan
26
teknologi  yang  cepat  mampu  merubah  cara  kerja  menjadi lebih efektif dan efisien atau bahkan dapat menghambat bila ternyata  belum  dapat  menguasainya.  Aspek  sosial  adalah aspek-aspek  dari  adat  kebiasaan  masyarakat  baik  yang mendukung  maupun  yang  mengancam  pertumbuhan perusahaan.

## B. Analisis Lingkungan Internal
Untuk  menganalisis  keadaan  internal  perusahaan  dipakai analisis  lingkungan  internal  yang  membahas  mengenai visi, misi dan falsafah perusahaan, struktur organisasi, keuangan, produk  perusahaan,  pemasaran,  sumber  daya  manusia  dan teknologi.  Analisis  lingkungan  internal  berguna  untuk mengetahui  kekuatan  dan  kelemahan  yang  dimiliki perusahaan.  Analisis  internal  ini  mencakup  penelitian terhadap  kuantitas  dan  kualitas  sumber  daya  yang  tersedia dalam  perusahaan,  juga  dimaksudkan  untuk  mengenali sumber-sumber  keunggulan  bersaing  perusahaan  dan bagaimana upaya dari perusahaan untuk mencapainya.

## C. Analisis SWOT
Analisis SWOT menekankan kepada tujuan pembentukan strategi  yaitu  diharapkan  mendapatkan  kesesuaian  antara kemampuan  internal  perusahaan  khususnya  kekuatan  dan kelemahannya  dengan  situasi  eksternal  yang  berwujud kesempatan dan ancaman yang akan dihadapi perusahaan.
Menurut  Thompson  dan  Strickland[10],  bahwa  analisis SWOT menyediakan informasi sesungguhnya tentang situasi yang dihadapi oleh organisasi dan langkah-langkah apa yang harus  dilakukan.  Oleh  Bryson  [11],  bahwa  analisis  SWOT dapat  diterapkan  di  sektor  publik  dan  nirlaba  dalam organisasi,  fungsi,  dan  komunitas.  Adapun  hasil  analisis SWOT  dapat  digambarkan  dalam  gambar  diagram  grand strategy dan alternatif strategi dapat ditentukan pada matrik TOWS sebagai berikut:
Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths (TOWS) Matrix  merupakan  matching  tools  yang  penting  untuk membantu mengembangkan empat tipe strategi. Keempat tipe strategi tersebut adalah:
a. SO  Strategies:  dimana  menggunakan  kekuatan internal  perusahaan  untuk  meraih  peluang-peluang yang ada di luar perusahaan.
b. WO  Strategies:  bertujuan  untuk  memperkecil kelemahan internal perusahaan dengan memanfaatkan peluang-peluang eksternal.
c. ST  Strategies:  dimana  perusahaan  berusaha  agar mampu menghindari atau mengurangi dampak dari ancaman-ancaman eksternal.
d. WT  Strategies:  merupakan  taktik  untuk  bertahan yang  diarahkan  untuk  mengurangi  kelemahan- kelemahan internal serta menghindar dari ancaman- ancaman lingkungan.
Setelah  semua  data  terkumpul  langkah  selanjutnya  yaitu menganalisa  data  yang  sudah  diperoleh  dari  perusahaan tersebut. Untuk analisis TOWS/SWOT matriks, tahap dalam membentuk TOWS/SWOT Matrix adalah sebagai berikut:
1) Buat daftar peluang kunci eksternal perusahaan
2) Buat daftar ancaman kunci eksternal perusahaan
3) Buat daftar kekuatan kunci internal perusahaan
4) Buat daftar kelemahan kunci internal perusahaan
5) Cocokkan kekuatan-kekuatan internal dan peluang- peluang  eksternal  dan  catat  hasilnya  dalam  sel  SO Strategies
6) Cocokkan  kelemahan-kelemahan  internal  dan peluang-peluang eksternal dan catat hasilnya dalam sel WO Strategies
7) Cocokkan kekuatan-kekuatan internal dan ancaman- ancaman eksternal dan catat hasilnya dalam sel ST Strategies
8) Cocokkan  kelemahan-kelemahan  internal  dan ancaman-ancaman  eksternal  dan  catat  hasilnya dalam sel WT Strategies.
Keterangan:
 Strategi  SO  adalah  mengoptimalkan  kekuatan dalam memanfaatkan peluang
 Strategi  WO  adalah  mengatasi  kelemahan dengan memanfaatkan peluang
 Strategi  ST  adalah  memanfaatkan  kekuatan dalam menghadapi ancaman
 Strategi  WT  adalah  meminimalkan  kelemahan dalam menghadapi tantangan.

## D. Analisis Critical Success Factor (CSF)
Critical Success Factor adalah  suatu teknik  yang  populer dan  berguna  dalam  pengembangan  strategi  bisnis.  Critical Success  Factor  muncul  dalam  bentuk  identifikasi  faktor- faktor  yang  harus  diperhatikan  oleh  manajemen  maupun elemen  organisasi  untuk  dapat  mencapai  visi  dan  misi organisasi.
Menurut Ward, J. dan Peppard, J [12], CSF didefinisikan sebagai  kumpulan  tindakan  kunci  yang  mana  hasil  dari tindakan  tersebut,  apabila  sesuai  dengan  yang  diharapkan, dapat  menjamin  keberhasilan  performansi  kerja  organisasi. Semua  aktifitas  kunci  tersebut  harus  dapat  berjalan  secara benar  dan  sesuai  untuk  memastikan  tujuan  dari  organisasi dapat  dicapai.  Dengan  melakukan  analisis  CSF  dapat membantu  organisasi  untuk  mengkristalkan  tujuan  dan strategi organisasi yang berdampak pada terbentuknya urutan prioritas tindakan yang harus dilakukan.
Kekuatan 1. ………………. 2. ………………. Kelemahan 1. ………………. 2. ………………. Peluang 1. ………………. 2. ………………. Strategi [SO] 1. ………………. 2. ………………. Strategi [WO] 1. ………………. 2. ………………. Ancaman 1. ………………. 2. ………………. Strategi [ST] 1. ………………. 2. ………………. Strategi [WT] 1. ………………. 2. ……………….
JAIC

## E. Pembentukan Portofolio Aplikasi
Aplikasi  merupakan  seperangkat  solusi  bisnis  yang disediakan  oleh  teknologi  informasi,  misalnya  proses otomasi,  proses  inovasi  dan  sistem  pendukung  keputusan. Aplikasi biasanya berbentuk sistem software yang melibatkan antar  muka,  mekanisme,  data  dan  database  yang  digunakan untuk suatu tujuan tertentu [12].
Portofolio aplikasi adalah kumpulan daftar aplikasi sistem informasi yang ada, yang direncanakan dan sistem informasi yang  potensial  untuk  mendukung  keberhasilan  pencapaian tujuan organisasi. Sistem informasi yang ada dalam portofolio merupakan  kumpulan  ideal  sistem  informasi  yang  harus dimiliki  organisasi  untuk  mencapai  keunggulan  kompetitif organisasi.
Maksud  pembentukan  portofolio  aplikasi  adalah  untuk mengidentifikasi  aplikasi-aplikasi  apa  yang  dibutuhkan organisasi  dan  seberapa  jauh  kontribusi  setiap  aplikasi terhadap pencapaian visi dan misi organisasi. Dengan adanya portofolio  aplikasi  ini  dapat  memudahkan  organisasi  untuk membuat  perencanaan  dan  prioritas  pengembangan  sistem informasi organisasi yang sesuai dengan kondisi, kebutuhan, strategi dan kebijakan bisnis organisasi.
Pengelompokan portofolio aplikasi adalah  suatu kegiatan klasifikasi  aplikasi  ke  dalam  kategori  aplikasi  tertentu. Kategorisasi  aplikasi  dapat  dilihat  dari  kontribusi  setiap aplikasi  terhadap  pencapaian  visi  dan  misi  organisasi. Kategorisasi  portofolio  aplikasi  dibedakan  ke  dalam  empat kategori sebagai berikut [6]:
1) Strategic
Aplikasi yang termasuk kategori strategic adalah aplikasi yang sangat diperlukan oleh organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif.
2) Key Operational
Aplikasi yang termasuk kategori Key Operational adalah aplikasi  yang  sangat  dibutuhkan  organisasi  dalam mendukung operasional organisasi sehari-hari. Ketiadaan  aplikasi  ini  dapat  menimbulkan  gangguan operasional organisasi.
3) Support
Aplikasi yang termasuk kategori Support adalah aplikasi yang  dapat  meningkatkan  efisiensi  operasional organisasi,  namun  ketiadaan  aplikasi  ini  tidak memberikan  gangguan  yang  berarti  bagi  operasional organisasi.
4) High Potential Aplikasi  yang  termasuk  kategori  High  Potential  adalah aplikasi  yang  dapat  menciptakan  suatu  peluang  tidak langsung  untuk  mencapai  keunggulan  kompetitif organisasi.
Secara  lebih  spesifik  portofolio  aplikasi  dapat dikelompokkan kedalam suatu composite matrix sebagaimana tampak pada gambar berikut.
Gambar 3. McFarlan Matrix Sumber: Data primer yang diolah, 2018
Untuk mengembangkan aplikasi yang sudah disusun dalam portofolio  kuadran  McFarlan,  perlu  dilihat  skala  prioritas sesuai  dengan  kebutuhan  yang  paling  mendesak  di lingkungan  Polimedia.  Langkah  pertama  yang  perlu diterapkan  adalah  dengan  melakukan  iterasi  pada  keempat kuadran  tersebut  yaitu  dengan  mengambil  masing-masing prioritas  tertinggi  dari  masing-masing  kuadran  lalu dibandingkan  dengan  anggaran  yang  sudah  ditetapkan  oleh pihak manajemen Polimedia, apabila aplikasi tersebut sesuai dengan  budget  yang  sudah  dianggarkan  maka  ditempatkan sebagai  pilihan  utama,  begitu  seterusnya  apabila  masih  ada sisa anggaran yang sudah ditetapkan maka dilakukan iterasi pemilihan  aplikasi  lagi,  iterasi  baru  bisa  dikatakan  berhenti apabila  salah  satu  dari  entitas  pembanding  yaitu  prioritas aplikasi dan anggaran itu habis.
1) Urutkan  skala  prioritas  dari  prioritas  dengan  nilai tertinggi  sampai  prioritas  dengan  nilai  terendah  di masing-masing kuadran dimulai dari kuadran strategic sebagai starter point-nya.
2) Ambil  prioritas  tertinggi  di  masing-masing  kwadran simpan  sebagai  nilai  pertama  dari  masing-masing kuadran.
3) Sesuaikan  masing-masing  prioritas  dengan  anggaran yang ada.
4) Apabila  tidak  ada  kesesuaian  antara  prioritas  yang dipilih  dengan  anggaran  yang  ada  maka  diambil aplikasi yang mempunyai nilai prioritas lebih kecil.
5) Urutkan hasil kesesuaian antara prioritas dan anggaran tadi  yang  kemudian  bisa  dijadikan  sebagai  alternatif pilihan pengembangan aplikasinya.
6) Apabila masih ada sisa entitas anggaran maka ulangi langkah pertama.
Untuk  aplikasi  pada  kuadran  high  potential  tidak disertakan  dalam  tahapan  iterasi  dikarenakan  aplikasi  high potential  adalah  aplikasi  bersifat  penelitian,  dan  anggaran penelitian  tidak  dimasukkan  ke  dalam  anggaran pengembangan  perangkat  lunak  penunjang  kegiatan akademik.

## 28

## IV. K ESIMPULAN
Semakin  meningkatnya  persaingan  di  masa  depan membuat  setiap  institusi  pendidikan  harus  menilai  kembali kemampuan mereka agar mampu bersaing menghadapi masa depan.  Faktor-faktor  yang  mempengaruhi  baik  itu mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung harus terus  dipantau.  Dari  pemantauan  ini  dapat  dibuat  suatu rencana  strategis  untuk  menghadapi  persaingan  tersebut. Selain  itu  membuat strategi perencanaan SI/TI  memberikan awareness kepada pimpinan agar bisa mengalokasikan budget dengan  baik,  mendapatkan  keunggulan  kompetitif,  serta mendefinisikan arsitektur sistem informasi di dalam institusi.
D AFTAR P USTAKA
[1] P. Widyaningsih, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi Pendidikan Tinggi Menggunakan Analisis Critical Success,” pp. 1–39, 2012.
[2] Jogiyanto Hartono, “Sistem Informasi Strategik Untuk Keunggulan Kompetitif : Memenangkan Persaingan Dengan Sistem Teknologi Informasi | GarisBuku.com,” 2005. [Online]. Available: http://garisbuku.com/shop/sistem-informasi-strategik-
untuk-keunggulan-kompetitif/. [Accessed: 27-Nov-2018].
[3] H. . Jogiyanto, “Sistem Teknologi Informasi,” Sist. Teknol. Inf. , 2009.
[4] W. Syafitri, “Perencanaan Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi Universitas Lancang Kuning Menggunakan Metode Ward And Peppard,” Teknol. Inf. Komun. Digit. Zo. , vol. 7, no. 1, pp. 31–43, 2015.
[5] A. L. Lederer and V. Sethi, “The Implementation of Strategic Information Systems Planning Methodologies,” MIS Q. , 1988.
[6] F. W. McFarlan, “Information technology changes the way you compete,” Harv. Bus. Rev. , 1984.
[7] H. Nugroho, “IT Adoption Model For Higher Education,” J. Theor. Appl. Inf. Technol. , vol. 30, no. 12, 2017.
[8] D. Tantra, L. W. Santoso, and J. S. Surabaya, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Perusahaan Jasa Ekspedisi PT . X,” pp. 1–8, 2010.
[9] L. W. Rue and P. G. Holland, Strategic management : concepts and experiences . McGraw-Hill, 1989.
[10] A. A. Thompson and A. J. (Alonzo J. . Strickland, Strategic management : concepts and cases . Irwin McGraw Hill, 1999.
[11] J. M. Bryson, B. C. Crosby, and F. Ackermann, “Strategic Planning For Public And Nonprofit Organizations,” J. Web Librariansh. , 2003.
[12] J. Ward and J. O. E. Peppard, Strategic Planning for Information Systems . 2002.