## ANALISIS PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI DINAS KEPENNDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN TANAH DATAR
Laila Turahmi. T, Armida, S, Menik Kurnia Siwi Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonoi Unversitas Negeri Padang Email: lailaturahmi00@gmail.com
Abstract: This research aims to determine the management procedures, incoming and outgoing mail in the Department ofPopulation  and  Civil  Registration  Tanah  Datar.  This  research  was  a  descriptive  research  with  qualitative methods.The  types  of  data  used  in  this  study  were  a  primary  data  and  secondary  data.  Data  collection  techniques used:observation,  interviews,  and  documentation.  Technique  authenticity  of  data  used  triangulation techniques.Determination  of  informants  of  this  research  used  purposive  sampling  technique.  The  results  of  this research weremanagement procedures, incoming and outgoing mail was not optimal for the management of the mail was not inaccordance with the guidelines used by the Department of Population and Civil Registration Tanah Datar. Obstaclesencountered  in  the  management  letter  that  was  often  receive  supplementary  letter,  the  rediscovery  of  the archiverequires a long time, and archival storage room was not yet available. From these results Office of Population andCivil Registration Tanah Datar, it is advisable to carry out management activities in accordance with the letter of theguidelines  have  been  used,  as  well  as  an  effective  complementary  equipment  in  the  rediscovery  of  the  archives, andheld a special space for archive storage.
Keywords: Procedures, Inbox, and Outgoing Mail

## PENDAHULUAN
Organisasi  merupakan  tempat  berkumpulnya  sekelompok  orang,  untuk  melaksanakan  serangkaian  kegiatan dengan  cara  bekerjasama,  dengan  maksud  mewujudkan  suatu  tujuan  yang  telah  ditetapkan.  Kegiatan  di  suatu organisasi  atau  lembaga  akan  berjalan  dengan  baik,  apabila  terdapat  komunikasi  yang  efektif  diantara  anggotanya. Komunikasi yang efektif perlu ditunjang dengan kemampuan berkomunikasi yang baik, serta media komunikasi yang tepat. Perkembangan zaman yang semakin maju, memberikan perubahan yang pesat terhadap media komunikasi. Pada saat  ini  banyak  media  komunikasi  elektronik  yang  bermunculan,  seperti  telepon,  faksimile, email ,  dan handphone . Selain  media  komunikasi  elektronik  tersebut,  alat  komunikasi  yang  sering  digunakan  oleh  organisasi  dalam menyampaikan  informasi  yaitu  surat.  Surat  menurut  Silvia,  dkk  (2016:104)  yaitu  suatu  alat  yang  digunakan  untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pengirim pesan kepada penerima pesan dengan maksud tertentu.
Surat  sebagai  alat  komunikasi  tertulis,  sangat  penting  bagi  sebuah  organisasi  atau  lembaga.  Kegiatan  surat menyurat di dalam organisasi atau lembaga, termasuk ke dalam kegiatan tata usaha. Pentingnya surat bagi organisasi atau  lembaga,  tidak  terlepas  dari  fungsi  surat  itu  sendiri.  Menurut  Priansa  dan  Garnida  (2013:97)  fungsi  surat dibedakan  menjadi  fungsi umum  dan  fungsi  khusus.  Fungsi  umum  surat  yaitu  sebagai media komunikasi  dan  sebgai bukti hitam di atas putih. Sedangkan fungsi khusus surat sebagai bukti historis, wakil organisasi, alat pengingat, alat dokumentasi,  dan  sebagai  pedoman.  Surat  yang  diterima  oleh  suatu  organisasi  atau  lembaga  memiliki  jenis  yang beragam. Menurut Ramelan (2005:8) jenis surat dapat dibedakan berdasarkan (1) Isi surat seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. (2) Tujuan surat seperti surat persuasif dan surat informatif. (3) Wujud surat seperti kartu pos, surat bersampul, dan warkat pos. (4) Besarnya audien seperti surat untuk banyak orang, untuk sekelompok orang, dan surat untuk perorangan. (5) Kerahasiaan surat seperti surat biasa, konfidensial, rahasia, dan sangat rahasia.
Dalam  kegiatan  pengelolaan  surat  menyurat,  setiap  organisasi  atau  lembaga  memiliki  cara  pengelolaan  yang berbeda.  Sistem pengurusan  surat  yang  sering  digunakan  oleh  suatu  organisasi  yaitu  sistem  buku  agenda dan  sistem kartu  kendali.  Menurut  Rahmawati  (2014:34)  sistem  buku  agenda  merupakan  kegiatan  pengurusan  surat  seperti mencatat,  mengendalikan  serta  menyampaikan  surat  menggunakan  buku  agenda.  Sedangkan  sistem  kartu  kendali merupakan kegiatan pengurusan surat seperti mencatat, mengendalikan serta menyampaikan surat menggunakan kartu kendali.  Kegiatan  pengurusan  surat  di  dalam  organisasi  memerlukan  waktu  yang  lama  serta  ketelitian  para  petugas pengelola surat, agar kegiatan pengurusan surat berjalan dengan baik.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar merupakan salah satu organisasi atau lembaga yang melaksanakan kegiatan pengelolaan surat menyurat, dalam menjalankan kegiatan organisasinya.
Tabel  1.  Daftar  Rekapitulasi  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil
Kabupaten Tanah Datar. Tahun Jumlah Surat Surat Masuk Surat Keluar Surat Susulan 2015 1170 749 421 6 2016 1236 975 261 2 2017 1330 1092 238 4 2018 (Januai-Februari) 161 158 3 0
Sumber: Observasi 2018.
Berdasarkan data rekapitulasi surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar, terlihat bahwa jumlah surat yang dikelola setiap tahunnya  meningkat. Meningkatnya jumlah surat  yang  dikelola  tersebut  diiringi dengan  pengelolaan  surat  susulan.  Surat  susulan merupakan  surat  yang  diterima untuk  merujuk  surat  sebelumnya.  Berdasarkan  hasil  observasi  awal  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar,  pedoman  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yaitu Peraturan  Bupati Tanah  Datar  Nomor  44 Tahun  2012 tentang  Pedoman  Pengelolaan  Arsip  Dinamis dan  Arsip  Statis Pemerintahan Kabupaten Tanah Datar. Pedoman tersebut menjelaskan bahwa sistem pengelolaan surat menggunakan sistem  kartu  kendali.  Sedangkan  prosedur  pengelolaan  surat  masuk  terdiri  dari  tahap  penerimaan,  penyortiran, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan surat. Dalam pengelolaan surat keluar prosedur pengelolaan surat  dimulai  dari  tahap  pembuatan  konsep  surat,  pengetikan  konsep,  pemarafan  surat,  penandatanganan  surat, pencatatan surat, pengiriman, dan penyimpanan surat.
Akan  tetapi  prosedur  yang  telah  dicantumkan  dalam  pedoman  tersebut,  tidak  dilaksanakan  dalam  kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar oleh pegawai pengelola surat di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar.  Hal  ini  mengakibatkan  kegiatan  pengelolaan  surat  tidak  berjalan  dengan  baik. Berdasarkan penjelasan di atas, tujuan peneliti ini adalah untuk menjelaskan prosedur dan kendala pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Kepndudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar.

## METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini yaitu penelitian deskriptif kualitatif, penelitian ini menggali fakta secara mendalam. Penelitian ini  memaparkan  data  yang  diperoleh  dari  hasil  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi  mengenai  prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar. Jenis  data  yang  digunakan  yaitu  data  primer  yang  diperoleh  oleh  peneliti  selama  di  lapangan  tentang  prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar. Serta data sekunder yang diperoleh oleh peneliti dari dokumen, buku, maupun jurnal yang berkaitan dengan  prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar. Knik
Teknik  penentuan  sumber  data  dalam  penelitian  ini  menggunakan purposive sampel,  yaitu  teknik  penentuan sampel  dengan  menggunakan  kriteria  tertentu.  Sumber  data  yang  dipilih  dalam  penelitian  ini  yaitu,  mereka  yang mengetahui,  melaksanakan,  serta  bertanggung  jawab  dalam  kegiatan  pengelolaan  surat  menyurat  di  kantor  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar.  Informan  dalam  penelitian  ini  Sekretaris,  Kepala  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Pelaksana Pengelola Surat, dan Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar. Sedangkan infoman kunci, Sekretaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar.
Analisis data yang peneliti lakukan sebelum ke lapangan yaitu mengumpulkan dan membaca teori-teori tentang prosedur surat menyurat, yang bertujuan untuk membantu peneliti saat di lapangan. Selanjutnya peneliti melaksanakan analisis  di  lapagan  dengan  tiga  tahap,  tahap  pertama  peneliti  mereduksi  data  dengan  cara  mengumpulkan  data-data penting yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan surat di Dinas Kepedudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah  Datar. Tahap  selanjutnya  setelah  data-data  terkumpul,  data  tersebut  disajikan  dalam  bentuk  penjelasan,  tabel, maupun  grafik.  Pada  tahap  akhir,  data-data  yang  telah  disajikan  kemudian  dibandingkan  dengan  data  yang  lain  dan diperoleh suatu kesimpulan.
Untuk  menguji  kredibilitas  data  yang  diperoleh  penelitian  ini  menggunakan  teknik  triangulasi.  Dengan  cara menggabungkan  hasil  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi  serta  membandingkan  data  yang  diperoleh  dari Sekretaris, dengan data yang diperoleh dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, maupun data yang diperoleh dari  petugas pengelola  surat  yang  terkait  dengan  prosedur  pengelolaan  surat masuk  dan  surat keluar  di kantor  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Hasil
Berdasarkan penelitian yang dilakukan  di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar,  dapat  diketahui  pedoman  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  surat  menyurat  di  kantor  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  yaitu  Peraturan  Bupati  Tanah  Datar  Nomor  44  Tahun  2012  tentang Prosedur Penyelenggaraan Arsip Dinamis dan Arsip Statis Pemerintahan Kabupaten Tanah Datar. Sistem pengelolaan surat  menyurat  yang  digunakan  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  yaitu sistem  buku  agenda.  Kegiatan  pengelolaan  surat  di  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Tanah  Datar  tidak  sesuai  dengan  prosedur  yang  digunakan.  Berdasarkan  pedoman  yang  digunakan,  prosedur  surat masuk dan surat keluar dicatat di dalam kartu kendali, sedangkan dalam pelaksanaannya menggunakan buku agenda. Prosedur  pengelolaan  surat  masuk  terdiri  dari  tahap  penerimaan,  pencatatan,  pengarahan,  dan  penyimpanan  surat. Sedangkan  prosedur  pengelolaan  surat  keluar  terdiri  dari  tahap  pengetikan  surat,  pemarafan  surat,  penandatanganan surat, penomoran surat, penyimpanan surat dan penyampaian surat.
Sistem  penyimpanan  surat  yang  digunakan  oleh  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Tanah Datar  yaitu  sistem  nomor,  yang  dilihat  dari  kode  indeks  surat.  Sistem  nomor  yang  digunakan  oleh  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar menurut Peraturan Bupati Tanah Datar Nomor 44 Tahun 2012 yaitu:
000  (Umum)
100 (Pemerintah) 200 (Politik) 300 (Keamanan) 400 (Kesejahteraan) 500 (Perekonomian) 600 (PU) 700 (Pengawasan) 800 (Kepegawaian)
900 (Keuangan)
Peralatan  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  surat  menyurat  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten Tanah Datar yaitu buku agenda, lembar disposisi, rak arsip, kotak arsip, hanging map , stop map , komputer, dan printer. Selama melaksanakan kegiatan pengelolaan surat menyurat, kendala yang dialami oleh pegawai pengelola surat  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  yaitu,  penemuan  kembali  arsip memerlukan  waktu  yang  lama,  bagian  penerima  surat  sering  menerima  surat  susulan,  serta  belum  terdapat  ruangan khusus untuk penyimpanan arsip.

## Pembahasan

## Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Kependudukan dan  Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar
Prosedur  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten  Tanah  Datar  tidak  terlaksana  sesuai  dengan  pedoman  yang  digunakan.  Hal  ini  disebabkan  karena  sistem pengelolaan  surat  yang  dilaksanakan  berbeda  dengan  pedoman  yang  digunakan.  Pedoman  yang  digunakan  yaitu, Peraturan  Bupati Tanah  Datar  Nomor  44 Tahun  2012 tentang  Pedoman  Pengelolaan  Arsip  Dinamis dan  Arsip  Statis Pemerintahan  Kabupaten  Tanah  Datar.  Dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  surat,  Dinas  Kepndudukan  dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar menggunkan sistem buku agenda untuk mengelola surat.
Dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan surat masuk maupun surat keluar masih terdapat prosedur yang tidak dilaksanakan  seperti,  tahap  penyortiran  dan  pengendalian  pada  surat  masuk.  Prosedur  pengelolaan  surat  masuk
menurut  Hidayat  dan  Jumiati  (2016:98)  yaitu  tahap  penerimaan  surat,  penyortiran  surat,  pencatatan  surat, mengagendakan surat, pengarahan dan penerusan surat, penggandaan surat, dan penyimpanan surat. Menurut Akhmad (2012:42)  penyortiran  merupakan  tahap  mengelompokkan  atau  memisahkan  surat  yang  masuk  ke  dalam  klasifikasi yang  telah  ditetapkan.  Tahap  penyortiran  surat  ini  bertujuan  untuk  menentukan  prioritas  penyelesaian  surat, mempermudah pengendalian serta pengawasan terhadap surat masuk, dan mengetahui jumlah surat masuk. Karena di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  tahap  penyortiran  tidak  dilaksanakan,  sehingga mengakibatkan  surat-surat  yang  perlu  segera  ditindaklanjuti  terlambat  untuk  diproses.  Prosedur  lain  yang  belum dilaksanakan yaitu tahap pengendalian. Menurut Peraturan Bupati Tanah Datar Nomor 44 Tahun 2012 (2012:24) tahap pengendalian  merupakan  kegiatan  menerima,  menyampaikan,  menyusun,  dan  menyimpan  kartu  kendali,  lembar pengantar  surat,  dan  lembar  disposisi  dari  setiap  unit  yang terlibat  dalam  pengelolaan  surat.  Tahap  pengendalian  ini tidak terlaksana karena Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipiil Kabupaten Tanah Datar menggunakan sistem buku agenda dalam pengelolaan surat masuk.
Menurut pedoman yang digunakan, yaitu Peraturan Bupati Tanah Datar Nomor 44 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan  Arsip  Dinamis  dan  Arsip  Statis  Pemerintahan  Kabupaten  Tanah  Datar  (2012:12)  menyatakan  bahwa kegiatan pengelolaan surat keluar dimulai dari tahap pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat, pemarafan dan persetujuan  surat,  penandatanganan  surat,  pencatatan  surat,  penyimpanan  surat,  dan  pengiriman  surat.  Sedangkan menurut  Yatimah  (2009)  tahap  pengelolaan  surat  keluar  yaitu  pendiktean  konsep  surat,  pembuatan  konsep  surat, persetujuan  konsep  surat,  pengetikan  surat,  penyuntingan  surat,  penandatanganan  surat,  penomoran  surat, penyimpanan  surat,  dan  pengiriman  surat.  Dalam  pengelolaan  surat  keluar  terdapat  langakah-langkah  yang  belum dikerjakan  sesuai  teori,  ketika  surat  diketik,  kemudian  diberikan  kepada  Sekretaris  untuk  diparaf,  tanpa  dilakukan penyuntingan  surat  terlebih  dahulu.  Menurut  Yatimah  (2009:131)  penyuntingan  merupakan  tahap  pemeriksaan kembali  surat  yang  telah  diketik  kemudian  diperiksa  terlebih  dahulu  tata  bahasa  dan  tata  letak  bagian-bagian  surat. Penyuntingan  surat  ini  bertujuan  agar  tidak  terdapat  kesalahan  dan  kerancuan  dalam  surat.  Selain  itu  juga  terdapat prosedur yang telah dilaksanakan tapi belum optimal, yaitu tahap penyimpanan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilaksanakan  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Tanah  Datar,  prosedur  penyimpanan arsip  yang  dilakukan  adalah penerimaan  surat masuk  yang  selesai diproses  dan duplikat  surat  keluar,  selanjutnya  surat  yang  telah  diterima tersebut  dikumpulkan  dalam  sebuah stop  map ,  jika  surat yang terkumpul di dalam stop map sudah banyak, surat dapat diarsip berdasarkan kode indeksnya. Kode indeks yang digunakan  yaitu  kode  nomor.  Kegiatan  penyimpanan  arsip  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten  Tanah  Datar  tidak  berjalan  sesuai  dengan  teori  yang  dikemukakan  oleh  Amsyah  dalam  Ramdani  dan Syahyuman  (2012:220)  menyatakan  bahwa  sistem  penyimpanan  dimulai  dari  tahap  pemeriksaan  surat,  menentukan indeks surat, menentukan kode indeks surat, membuat kartu tunjuk silang, dan penyortiran. Sebaiknya surat yang akan disimpan sebelum dimasuk ke dalam hanging map, diperiksa terlebih dahulu bentuk atau isi suratnya agar tidak terjadi kesalahan  dalam  penyimpanan  surat.  Kesalahan  dalam  penyimpanan  surat  akan  memberikan  dampak  yang  buruk dalam  penemuan  kembali  surat.  Hal  ini  sesuai  dengan  Azizah  (2012:383)  penyortiran  juga  bertujuan  untuk menghindari kesalahan penyimpanan, dengan adanya penyortiran akan mempermudah penyimpanan surat karena surat telah dikelompokkan berdasarkan kode indeksnya.
Agar terlaksananya pekerjaan dengan baik, maka perlu ditunjang dengan peralatan yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan  pada  saat  bekerja.  Dalam  kegiatan  pengelolaan  dan  penyimpanan  surat  peralatan  merupakan  hal  yang sangat  penting  untuk  disediakan.  Dengan  adanya  peralatan  yang  memadai  akan  menentukan  keberhasilan  serta kelancaran pengelolaan dan penyimpanan surat. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan di kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar,  peralatan  pengelolaan  dan  penyimpanan surat yang digunakan yaitu buku agenda, lembar disposisi, stop map, hanging map, odner, kotak arsip, rak arsip, ATK, meja, kursi, komputer, dan mesin print. Semua peralatan tersebut dalam kondisi yang baik.
Ketika melaksanakan kegiatan  pengelolaan  dan  penyimpanan  surat,  peralatan  yang  disediakan  sudah  memadai. Akan  tetapi  penggunaan  dan  pemanfaatan  dari  peralatan  tersebut  yang  belum  dilakukan  secara  maksimal.  Hal  ini terlihat  dari  penyusunan  arsip  surat  yang  belum  rapi.  Selain  itu  dalam  melaksanakan  tugas  pengelolaan  dan penyimpanan  surat  terdapat  beberapa  peralatan  yang  belum  tersedia  seperti guide,  filing  cabinet, dan  mesin penghancur  kertas.  Dengan  adanya guide ,  akan  mempermduah  penemuan  kembali  arsip.  Sedangkan  dengan  adanya
filing  cabinet akan  menghemat  ruang  untuk  menyimpan  arsip  dibandingkan  rak  arsip,  karena  Dinas  Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar tidak memiliki ruang khusus untuk menyimpan arsipnya

## Kendala  Dalam  Prosedur  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  diperoleh  informasi  mengenai  kendala-kendala  yang  dialami  selama  melaksanakan kegiatan  pengelolaan  surat  yaitu,  pada  saat  kegiatan  pengelolaan  surat  masuk  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  sering  menerima  surat  susulan.  Surat  susulan  yang  sering  diterima  perihalnya  tentang permintaan data. Surat susulan ini sering diterima karena, surat sebelumnya terlambat dibalas. Hal ini merupakan salah satu  kelalaian  dari  para  pegawai  yang  telah  ditunjuk  untuk menindaklanjuti  surat  tersebut.Menurut  Arlita dan  Nelisa (2013:271)  surat  menyurat  penting  bagi  organisasi,  karena  surat  merupakan  salah  satu  alat  komunikasi  yang  akan memperlancar  kerja  organisasi.  Selain  memperlancar  kerja  organisasi,  surat  juga  berperan  sebagai  alat  media pemberitahuan dan perintah tugas. Kendala lain yang dialami dalam kegiatan pengelolaan suat masuk dan surat keluar yaitu kegiatan penyimpanan surat yang berlum terlaksana secara maksimal.
Kegiatan  penyimpanan  surat  tidak  berjalan  dengan  optimal  karena,  surat-surat  yang  selesai  diproses  dan ditindaklanjuti  tidak  diserahkan  oleh  pegawai  yang  memproses  surat  tersebut  ke  bagian  sekretariat.  Hal  ini mengakibatkan surat-surat yang diterima dan dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar banyak tidak disimpan arsipnya. Hal ini memberikan dampak buruk dalam penemuan kembali arsip, yang memerlukan  waktu  yang  lama.  Kendala  lainnya  pada  saat  pengisian  buku  agenda,  nomor  indeks  surat  tidak  dibuat, sehingga  penemuan  kembali  surat  sulit.  Sebab  penyimpanan  arsipnya  berdasarkan  nomor  kode  indeks.  Selain  itu, Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  juga  menggunakan  sistem  tunggal  dalam penyimpanan  arsipnya.  Penemuan  kembali  arsip  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Tanah Datar yaitu ± 10 menit. Menurut Wirawanty (2014) batas waktu penemuan serta pengukuran sistem arsip yang sesuai dengan standar yaitu ± 1 menit.
Berdasarkan  uraian  di  atas  adapun  upaya  yang  dapat  dilakukan  untuk  mengatasi  kendala  dalam  prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar yaitu:  (1)  Pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  menurut  pedoman  yang  digunakan  yaitu Peraturan  Bupati  Tanah  Datar  Nomor  44  Tahun  2012.  (2)  Kegiatan  pengendalian  dan  pengontrolan  perlu  dilakukan oleh  petugas  pengelola  surat.  Supaya  kegiatan  penyimpanan  surat  dapat  terlaksana  dengan  baik  dan  meminimalisir penerimaan  surat  susulan.  (3)  Penggunaan  kartu  kendali  dalam  penemuan  kembali  arsip,  karena  kartu  kendali  lebih efisien  dalam  penemuan  kembali  arsip  dari  pada  buku  agenda.  (4)  Menyediakan  ruang  khusus  untuk  penyimpanan arsip, sehingga arsip dapat tersusun dengan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.

## SIMPULAN
Hasil  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa:  (1)  Prosedur  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Tanah  Datar  tidak  berjalan  dengan  baik,  karena  prosedur  yang dilaksankan  tidak  sesuai  dengan  pedoman  yang  digunakan.  (2)  Kendala  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar yaitu seringnya menerima surat susulan, penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang lama, peralatan dan perlengakapan penemuan arisp tidak efektif, dan ruang khusus penyimpanan arisp belum tersedia.

## DAFTAR PUSTAKA
Akhmad, Jaenudin. 2012. Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Printing.
Arlita,  Roza  dan  Nelisa,  Melta.  2013.  Problematika  Korespondensi  Resmi  Bagi  Pegawai  Kantor  Perpustakaan  Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tanah Datar. Jurnal Informasi Perpustakaan dan  Kearsipan . Vol 2. Nomor 1.
Asriel, Armida Silvia, Armiatai, dan Frista, Leo. 2016. Manajemen Kantor. Jakarta: Kencana.
Azizah,  Mardiah  dan  Rahmah,  Elva.  2012.  Peyimpanan  Arsip  Dinamsi  Aktif  di  Bagian  Tata  Usaha  SMA  Pertiwi  1
Kota Padang. Jurnal Informasi Perpustakaan dan  Kearsipan. Volume 1. Nomor 1.
Hidayat, Sugeng dan  Jumiatin, Ummi. 2016. Prosedur Pengelolaan Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang. Jurnal Sekretaris. Volume 3. Nomor 1.
Peraturan Bupati Tanah Datar Nomor 44 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamsi dan Arsip Statis Pemerintahan Kabupaten Tanah Datar.
Priansa, Donni Juni dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta. Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta Graha Ilmu.
Ramdani  dan  Syahyuman.  2012.  Pengelolan  Arsip  Dinamis  Aktif  di  Kantor  Cabang  Perum  Pegadaian  Marapalam.
Jurnal Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Volume 1. Nomor 1. Ramelan. 2005. Pedoman Lengkap Menulis Surat Bisnis Modern. Jakarta: PPM.
Wirawanty, Farida. 2014. Tata Kelola Penyimpanan Arsip Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Penemuan Kembali Arsip di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kabupaten Pamekasan.
Yatimah,  Durotul.  2009. Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  Bidang  Keahlian:  Kesekretarisan  Modern  dan Administrasi Perkantoran. Bandung: CV. Pustaka Setia.