## SISTEM MONITORING PEMBIMBINGAN TUGAS AKHIR DI STMIK SINAR NUSANTARA SURAKARTA
R. Hadwi Prihatanto (hadwiprihatanto@gmail.com) Bebas Widada (bbswdd@yahoo.com ) Wawan Laksito Y. S (wlaksito@yahoo.com)

## ABSTRAK
STMIK Sinar Nusantara sebagai perguruan  tinggi di bidang Teknologi Informasi pada tiap tahunnya terdapat lebih kurang 250 mahasiswa yang mengajukan tugas akhir, kerja praktek atau skripsi.  Proses  pengajuan  tugas  akhir,  kerja  praktek  dan  skripsi  ini  selama  ini  di  manajemen dengan  software  excel.  Kendala  yang  timbul  selama  ini  masih  sulit  dalam  memantau  kegiatan pelaksanaan  Tugas  Akhir,  Kerja  Praktek  dan  Skripsi  oleh  ketua  Jurusan  ataupun  Pembantu Ketua  Satu.  Permasalahan  diatas  yang    akan  diangkat  dalam  penelitian  ini  dengan  rumusan masalah  “Bagaimana  pembuatan  sistem  monitoring  tugas  akhir  di  STMIK  Sinar  Nusantara. Lingkup  yang  dibahas  dalam  penelitian  ini    dimulai  dari  pengajuan,  penetapan  pembimbing, proses  bimbingan,  pendaftaran  ujian  dan  pencatatan  hasil  ujian.  Metode  pelaksanaan  skripsi pengumpulan  data  dilakukan  dengan  wawancara  dan  observasi.  Desain  sistem  dilakukan dengan  diagram  konteks,  dibuat  DFD,  HIPO.  Desain  database  menggunakan  pendekatan dengan  ERD.  Program  akan  dibuat  dengan  menggunakan  PHP  sedangkan  database  dengan menggunakan  MySQL.  Hasil  dari  penelitian  ini  berupa  Aplikasi  sistem  monitoring  tugas  akhir serta hardcopy dokumentasi naskah Sistem Monitoring Tugas Akhir.
Kata Kunci : Monitoring, Sistem Monitoring Tugas Akhir.

## I. PENDAHULUAN
Dalam  proses  pendidikan  di  perguruan tinggi,  Penyelenggara  pendidikan  tinggi  harus mampu melaksanakan standar yang ditetapkan oleh Dikti, serta harus dapat dijamin mutu pelaksanaanya.
Wujud penjaminan  mutu dapat diterapkan salah  satunya  pada  pelaksanaan  penyusunan tugas  akhir  yang  dilakukan  oleh  dosen  dan mahasiswa.  Kegiatan  tersebut  perlu  dilakukan monitoring yang jelas serta terencana sehingga  dapat  menunjang  proses  penjamin mutu  dilingkungan  STMIK  Sinar  Nusantara serta  pelaksanaan  manajemen  penjadwalan ujian tugas akhir.
Proses  monitoring  pelaksanaan  tugas akhir  yang  saat  ini  berjalan,  masih  dilakukan dengan formulir dan dokumen yang berbentuk kertas.  Dokumen-dokumen  tersebut  diisi  oleh mahasiswa  dan  dibawa  oleh  mahasiswa. Kondisi ini  timbul beberapa kendala yaitu:
- Dosen  kadang  lupa  mahasiswa  yang hampir selesai jumlahnya berapa.
- Kajur dan pembantu ketua I tidak bisa memonitoring  proses  pembimbingan tugas  akhir  yang  dilakukan  oleh mahasiswa beserta dosen.
Sebagai  lembaga  pendidikan  bidang Teknologi Informasi  STMIK perlu menerapkan komputerisasi yang terintegrasi sebagai wujud peningkatan akuntabilitas lembaga pada
publik. Sekaligus dapat menjadi referensi bagi mahasiswa  terhadap  aplikasi  pemanfaatan teknologi informasi.
Berdasarkan permasalahan diatas penulis tertarik  untuk  membuat  sistem  monitoring pelaksanaan  pembimbingan  tugas  akhir  yang dapat  menghubungkan  setiap  unit  yang  ada, serta  berkaitan  dalam  proses  monitoring pelaksanaan tugas akhir tersebut.

## II.  METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  dilakukan  adalah menggabungkan  data  primer  dan  sekunder. Sedangkan  metode  pengumpulan  datanya yaitu  metode  observasi,  wawancara  dan  studi pustaka.  Teknik  penelitian  yang  digunakan menggunakan  analisa  dan  desain  sistem, analisa kebutuhan sistem, perancangan sistem dengan  membuat  diagram  alir  data,  diagram konteks,  diagram  HIPO  dan  diturunkan menjadi  Data  Flow  Diagram  Level  0,1,2,3, Relasi Tabel untuk mengetahui relasi tabel dari sistem  yang  ada,  desain  teknologi  untuk menentukan kebutuhan hardware dan software.

## III.  TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Drs.Zulkifli Amsyah bahwa sistem adalah himpunan benda nyata atau abstrak (a set  of  thing) yang  terdiri  dari  bagian  -  bagian atau komponen-komponen yang saling
berkaitan,  berhubungan,  berketergantungan dan saling mendukung yang secara keseluruhan  bersatu  dalam  satu  kesatuan (emoty) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif. [1]
Sistem adalah jaringan daripada elemen  - elemen  yang  saling  berhubungan  membentuk satu  kesatuan  untuk  melaksanakan  suatu tujuan pokok dari sistem tersebut.
Sumber  dari  suatu  informasi  adalah  data. Data  merupakan  bentuk  jamak  dari  bentuk tunggal  data  atau  data  item.  Data  adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah  sesuatu  yang  terjadi pada saat tertentu.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih  berarti bagi yang menerimanya.
Berdasarkan  penjelasan  diatas  dapat disimpulkan  bahwa “  Sistem  Informasi  dapat didefinisikan  sebagai  suatu  sistem  di  dalam suatu  organisasi  yang  merupakan  kombinasi dari  orang-orang,  fasilitas,  teknologi,  media, prosedur-prosedur  dan  pengendalian  yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting,  memproses  tipe  transaksi  tertentu, memberi  sinyal  kepada  manajemen  dan  yang lainnya  terhadap  kejadian-kejadian  internal dan  eksternal  yang  penting  dan  menyediakan suatu  dasar  informasi  untuk  pengambilan keputusan yang cerdik. [2]
MySQL merupakan software sistem manajemen database (Database Management
System –  DBMS)  yang  sangat  populer dikalangan pemrogram web terutama dilingkungan linux dengan menggunakan script PHP.
PHP  merupakan  interpreter  yang  dapat dieksekusi sebagai program untuk  server  web atau  dijadikan  modul  dalam  server  web. Sedangkan  MYSQL  dan  PHP  merupakan kombinasi  piranti  (tool)  yang  banyak  dan umum  digunakan  dalam  pembangunan  dan pengembangan  situs  web  berbasis  database dalam sajian informasinya.
Monitoring dapat diartikan yaitu mengumpulkan  secara  teratur,  mengkaji  dan bertindak  atas  informasi  tentang  pelaksanaan suatu  proyek  atau  kegiatan,  yang  pada umumnya  digunakan  untuk  memeriksa  kinerja terhadap  target  serta  memastikan  kepatuhan terhadap peraturan. [3]
Tugas  Akhir  dapat  diartikan  Proyek Akhir/Skripsi  merupakan  kegiatan  terstruktur yang dimaksudkan untuk memberikan
kesempatan kepada mahasiswa untuk melatih menulis dan berkarya secara ilmiah berdasarkan hasil penelitian maupun eksperimen.
Skripsi adalah mata kuliah prasyarat untuk menyelesaikan  pendidikan  di  STMIK  Sinar Nusantara  jenjang  Studi  Strata  1  (S1) sedangkan Proyek Akhir untuk jenjang Diploma III.

## IV.  HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1  Flowchart Pembimbingan Tugas Akhir Flowchart  Pelaksanaan  Bimbingan  Tugas Akhir  sebagai  dasar  alur  perancangan  sistem monitoring  bimbingan,  yang  dapat  dijelaskan dalam Gambar 2.
Gambar 2. Flowchart Bimbingan Tugas Akhir

## 4.3  Perancangan ERD
4.3.1 ERD Tugas Akhir
ERD Tugas Akhir memberikan gambaran hubungan entitas many to many.
Gambar 3. ERD Tugas Akhir
4.3.2 ERD Kerja Praktek ERD Pengambilan
Kerja Praktek
menggambarkan  hubungan  entitas  many  to many.
Gambar 4. ERD Kerja Praktek
4.3.3 ERD Pengambilan Skripsi ERD Pengambilan
Kerja
Praktek menggambarkan  hubungan  entitas  many  to many.

## Gambar 5. ERD Pengambilan Skripsi
4.4  Perancangan Diagram Konteks Diagram  Konteks  dalam  Sistem  Informasi Monitoring Pembimbingan Tugas Akhir adalah sebagai berikut.

## Gambar 6. Diagram Konteks
4.5  Diagram  HIPO  ( Hierarchy    Plus  Input Output Process )
Diagram HIPO dapat digambarkan seperti Gambar 7. Diagram HIPO.
Gambar 7. Diagram HIPO
4.6  Diagram Arus Data Level 0 Diagram Arus Data Level 0
menggambarkan aliran arus data dari masing- masing  proses  yaitu  proses  data  master, proses  transaksi  dan  proses  laporan,  sesuai Gambar 8. Diagram Arus Data Level 0.

## Gambar 8. Diagram Arus Data Level 0
4.7  Diagram Arus Data Level Proses 1 Dari  DAD  Level  0,  diturunkan  ke  DAD level 1 proses 1, Level 1 proses 2, dan level 1 proses 3.
Gambar 10. Diagram Arus Data Level Proses 2
Gambar 11. Diagram Arus Data Level Proses 2
Lanjutan
Gambar 12. Diagram Arus Data Level Proses 3

## 4.8  Relasi Tabel
Relasi  tabel  merupakan  hubungan  yang terjadi  pada  suatu  tabel  dengan  lainnya  yang mempresentasikan  hubungan  antar  objek  di dunia  nyata  dan  berfungsi  untuk  mengatur operasi  suatu  database.  Relasi  tabel  yang dibentuk  dari  Sistem  Informasi  Pembimbingan Tugas Akhir adalah seperti Gambar 11. Relasi Tabel.
Gambar 13. Relasi Tabel 4.9  Desain Teknologi
Desain teknologi diperlukan sebagai
langkah untuk menentukan kebutuhan perangkat  keras  dan  perangkat  lunakyang
diperlukan  dalam  Sistem  Informasi  Monitoring Pembimbingan  Tugas  Akhir.  Perhitungan waktu  yang    selama  1  bulan  adalah  19.440 menit. Dengan demikian desain teknologi yang diperlukan  dari  sisi  perangkat  keras  dan perangkat  lunak  seperti  pada  Tabel 1.  Desain Teknologi  Perangkat  Keras  dan  Tabel  2. Desain Teknologi Perangkat Lunak.
Tabel 1. Desain Teknologi Perangkat Keras
Tabel 2. Desain Teknologi Perangkat Lunak
4.10  Pengujian
Untuk  dapat  Menjalankan  Sistem  ini maka user harus melalui login database mysql server  terlebih  dahulu  isikan    username  dan Password  sesuai  dengan  user  masing-masing akun  yang  telah  dibuatkan  oleh  administrator Sistem  Monitoring  Tugas Akhir  kemudian  pilih posisi  login  sebagai  apa  kemudian  tekan Login.

## Gambar 14. Implenetasi Halaman Depan
4.10.1  Implementasi  Abstraksi Modul ini berisi menu untuk menginputkan Abstraksi Tugas Akhir mahasiswa. Pertama kita login masuk sebagai
Kajur  untuk  menginput  abstraksi  sesuai dengan  Tugas  Akhir  yang  akan  diajukan seperti Skripsi, TA ataupun Kerja .
Gambar 15.  Halaman Input Abstraksi TA 4.10.2  Implementasi Pembimbing Modul  ini  berisi  Input  data  dosen pembimbing  mahasiswa  yang  diberikan  oleh Puket 1, dengan masuk login sebagai Puket 1 pilihlah  menu  Transaksi  kemudian  pilih Penetapan Pembimbing.
Pilihlah nama Pembimbing yang akan dijadikan Pembimbing mahasiswa tersebut, kemudian klik send. .

## Gambar 16. Halaman Input Pembimbing TA
4.10.3  Implementasi SK Pembimbing Modul ini berisi penginputan nomor SK oleh BAAK kampus unutk nomor SK SK Tugas Akhir  mahasiswa.  Pertama  login  masuk sebagai  BAAK  kemudian  pilih  Transaksi  lalu klik Pemasukkan SK Pembimbing, maka akan muncul  daftar  mahasiswa  dan  judul  Tugas Akhir  yang  akan  diberi  SK  Pembimbing,  lalu pilih  mahasiswa  yang  akan  diberi  SK Pembimbing.
Gambar 17. Halaman SK Pembimbing
4.10.4  Implementasi Bimbingan
Modul  ini  berisi  proses  bimbingan antara  mahasiswa  dengan dosen  pembimbing Tugas  Akhir.  Masuklah  login  sebagai  dosen pembimbing, lalu pilih menu “konsultasi” maka akan  muncul  data  mahasiswa  yang  akan  di beri  bimbingan.  Masukkan  data  bimbingan mahasiswa  pada  form  bimbingan  berikut
tanggal,  naskah,  isi  dan  capaian  bimbingan yang telah dilaksanakan.
Gambar 18. Halaman Form Bimbingan
4.10.5  Implementasi ACC Bimbingan Modul ini berisi menu untuk memvalidasi  atau  ACC  makalah  dan  program Tugas  Akhir  mahasiswa.  Masih  login  pada dosen  pembimbing  tadi  lalu  pilihlah  menu “ACC”  maka  akan  muncul  daftar  nama mahasiswa  bimbingan,  klik  mahasiswa  yang akan diberikan ACC.

## Gambar 19. Halaman ACC Bimbingan
4.10.6  Implementasi Daftar Ujian Modul  ini  berisi  Data  mahasiswa  yang telah layak untuk maju ujian Tugas Akhir, pilih mahasiswa  yang  akan  di  daftarkan  ujian Pendadaran  ataupun  ujian  Kerja  Praktek. Kemudian  isikan  data  persyaratan  ujian  pada Form  Pendaftaran  Pendadaran  apabila  syarat yang  diminta  lengkap  maka  akan  muncul “Daftar  telah  diterima”  apabila  syarat  belum lengkap akan munc ul keterangan “Syarat tidak komplit, Harus dilengkapi”.

## Gambar 20. Halaman Daftar Ujian TA
4.10.8  Implementasi Penguji
Modul ini berisi menu untuk memberikan penguji ujian Tugas Akhir, masuk login  sebagai  Puket  kemudian  pilih  menu “Penetapan Penguji” lalu klik mahasiswa yang akan diberi Penguji ujian.
Gambar 21. Halaman Penentuan Penguji Ujian 4.10.9  Implementasi Input Nilai Ujian
Modul  program  ini  berisi  menu  untuk penginputan    nilai  hasil  ujian  Tugas  Akhir. Masuk  login  sebagai  BAAK  kemudian  pilih “Hasil  Ujian”.  Kemudian  pilih  dan  klik  nama mahasiswa yang akan diinputkan nilai ujiannya.

## Gambar 22. Halaman Nilai Ujian
4.10.10  Implementasi Ambil Ijasah
Modul  program  ini  berisi  menu  untuk pendaftaran  pengambilan Ijasah. Masuk login sebagai  BAAK  kemudian  pilih  “Ambil  Ijasah”. Kemudian  pilih  tanggal  dan  masukkan  nim mahasiswa  yang  akan  mengambil  ijasah  lalu klik  send.  Selanjutnya  akan  muncul  Form Persyaratan  Pengambilan  Ijasah,  kemudian isikan  syarat-syarat  lalu  klik  send.  Apabila persyaratan  yang  di  masukkan  tidak  lengkap maka  akan  muncul  keterangan  “Ijasah  Tidak bisa diambil”.
Gambar 23. Halaman Ambil Ijasah
V PENUTUP

## 5.1  Kesimpulan
Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  berupa informasi dalam bentuk aplikasi program yang diimplementasikan menjadi sistem komputerisasi untuk membantu sirkulasi Bimbingan  Tugas  Akhir  di  STMIK  Sinar
Nusantara  Surakarta,  dengan  ini  diharapkan informasi  yang  diberikan  pada  bagian  BAAK, dosen,  mahasiswa,  Kajur  dan  Puket  dapat berjalan.  Dari  sistem  ini  akan  didapatkan informasi:
1.  Informasi  berupa  laporan  yang  dibuat tersebut  diatas  sangat  dibutuhkan  oleh pihak  STMIK  Sinar  Nusantara  Surakarta untuk  keperluan  pengambilan  keputusan dan  kegiatan-kegiatan  operasional  dalam usaha  pencapaian  sasaran  yang  hendak dicapai  oleh  pihak  kampus,  maupun pihak-pihak  lain  yang  membutuhkan  yaitu lebih berkualitas dan bernilai.
2.  Aplikasi program Sistem Monitoring
Bimbingan  Tugas  Akhir  di  STMIK  Sinar Nusantara  Surakarta  ini  juga  dilengkapi dengan  fasilitas  masukan  password  yang dalam penggunaannya setiap user (pemakai)  mempunyai  username  dan password sendiri-sendiri.
5.2  Saran
STMIK Sinar Nusantara Surakarta hendak memastikan  bahwa  Sistem  Komputerisasi Monitoring  Bimbingan  Tugas  Akhir  di  STMIK Sinar Nusantara Surakarta ini sangat bermanfaat  dan  sangat  membantu  sistem yang sedang digunakan saat ini.
Pihak  Kampus  STMIK  Sinar  Nusantara Surakarta  hendaknya  mengadakan  pelatihan terhadap  tenaga  BAAK  dalam  penggunaan perangkat  komputer  yang  lebih  maksimal, khususnya program aplikasi Sistem Monitoring Bimbingan Tugas Akhir ini, demi
memaksimalkan fungsi dari kemampuan sumber  daya  manusia  yang  ada  di  STMIK Sinar Nusantara Surakarta.
Pengembangan Sistem Monitoring Bimbingan  Tugas  Akhir  di  STMIK  Sinar Nusantara Surakarta sangatlah penting sebagai faktor  pendukung  dari  perkembangan pembimbingan  Tugas  Akhir  Mahasiswa  saat ini, oleh karena itu diharapkan peran serta dari semua  elemen  sekolah  untuk  berperan  aktif demi tercapainya tujuan-tujuan ke depan yang diharapkan  oleh  pihak  sekolah,  seperti  : pengelolaan  perpustakaan  secara  multiuser dan sebagainya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Zulkifli  Amsyah,  MLS,  Manajemen Sistem  Informasi,  PT.  Gramedia  Pustaka Utama, Jakarta, 1997.
[2] Jogiyanto , ”Analist and Design”
Balaipenerbit FE, Yogyakarta, 2001.
[3] Mercycorps,  Design,  monitoring  and Evaluation  Guide  Book,  tertulis Monitoring  In simple terms , Monitoring , 2003.