## Jurnal Teknologi Terpadu
Journal of Integrated Technology
https://journal.nurulfikri.ac.id/index.php/JTT ISSN : 2477-0043 ISSN ONLINE : 2460-7908
Diterima 30 Januari 2020, Direvisi 8 Juli 2020, Diterima untuk publikasi 28 Juli 2020

## ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI SDM MENGGUNAKAN SENTRIFUGO DI PESANTREN PETIK YBM PLN

## Fauzi Hafsar, Rusmanto, Reza Aldiansyah
Sistem Informasi, STT Terpadu Nurul Fikri Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia salmanalfauzi@gmail.com, rusmanto@gmail.com, reza.aldi@gmail.com

## Abstract
Human Resources Information System (HRIS) is a utilization of Information Systems (IS) to help implementation of Human  Resource  Management.  The  Application  of  HR  Management  is  used  by  Companies  or  Organizations  in carrying  out  managerial  functions  such  as  managing  employee  data,  evaluating  employee  performance,  leave requests,  service  requests,  and  so  on.  Based  on  this,  one  of  the  Organizations  namely  Pesantren  Information  and Communication Technology Foundation Baitul Maal PLN (Pesantren PeTIK YBM PLN) wants to take advantage of the  SISDM application  to assist  the  running  of  managerial  functions  in  his  organization..    The aim  of  research  is analyzing the process of HR Management in Pesantren PeTIK before the implementation of HRIS using sentrifugo so that it gets improvement after implementing  sentrifugo in Pesantren PeTIK. The  study has involved the descriptive quantitative analysist methode, where the primary data source was from some interviews and questionnaires. After the implementation of Sentrifugo, it is expected that the HRIS would be enhanced and transformed from manual to digitally  centralized.  Referring  to  the  results  of  the  research,  there  is  a  need  to  conduct  further  research  on  the implementation of sentrifugo at Islamic Boarding school of PeTIK (Pesantren PeTIK ) .
Keywords: HRIS, HR Management, Managerial Functions, Sentrifugo, Descriptive Quantitative Analysis .

## Abstrak
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan pemanfaatan Sistem Informasi (SI) untuk membantu pelaksanakan Manajemen Sumber Daya Manusia (Manajemen SDM). Penerapan Manajemen SDM ini dimanfaatkan perusahaan atau organisasi dalam menjalankan fungsi managerial seperti halnya mengelola data pegawai, penilaian kinerja  pegawai,  permintaan  cuti,  permintaan  layanan,  dan  lain  sebagainya.  Berdasarkan  hal  tersebut,  salah  satu organisasi yaitu Pesantren Teknologi Informasi dan Komunikasi Yayasan Baitul Maal PLN (Pesantren PeTIK YBM PLN) hendak memanfaatkan aplikasi SISDM tersebut guna membantu jalannya fungsi manajerial di organisasinya. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  proses  manajemen  SDM  di  Pesantren  PeTIK  sebelum diimplementasikannya SISDM menggunakan sentrifugo sehingga mendapatkan perbaikan setelah mengimpelementasikan  sentrifugo  di  Pesantren  PeTIK.  Penelitian  dilakukan  menggunakan  metode  analisis kuantitatif  deskriptif,  dimana  sumber  data  primer  berasal  dari  wawancara  dan  kuesioner.  Setelah  diterapkannya sentrifugo, diharapkan adanya perbaikan sistem SDM dari manual menjadi digital dan tersentral. Merujuk kepada hasil  penelitian  tersebut,  ke  depannya  perlu  dilakukannya  penelitian  lebih  lanjut  tentang  implementasi  sistem informasi SDM dengan sentrifugo di PeTIK
Kata Kunci : SISDM, Manajemen SDM, Fungsi Manajerial, Sentrifugo, Analisis Kuantitatif Deskriptif.

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Sistem  Informasi  Sumber  Daya  Manusia  (SISDM) merupakan  Sistem  Informasi  yang  dimanfaatkan perusahaan  atau  organisasi  dalam  menjalankan fungsi  manajerial  seperti  halnya  mengelola  data pegawai, penilaian kinerja pegawai, permintaan cuti, permintaan layanan, dan lain sebagainya [1].
Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  /  MSDM merupakan  pengakuan  tentang  pentingnya  tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia yang sangat  penting  dalam  memberi  kontribusi  bagi tujuan-tujuan organisasi, dan penggunaan beberapa fungsi dan kegiatan untuk memastikan bahwa SDM tersebut  digunakan  secara  efektif  dan  adil  bagi kepentingan individu, organisasi dan masyarakat [2] .
Berdasarkan penjelasan tersebut, penulis melakukan peninjauan  studi  literatur  dengan  merujuk  kepada salah  satu  karya  ilmiah  [3]  dimana  hasil  penelitian tersebut  merupakan  Laporan  Tugas  Akhir  tentang Sentrifugo  yang  memiliki  tujuan  penelitian  Untuk mengotomatisasi proses dan meningkatkan efisiensi pekerjaan  bagi  Organisasi  Pakistan  Air.  Selain  itu, hasil dari penelitian yang telah dilakukannya adalah Terciptanya  sistem  manajemen  karyawan  berbasis web di Pakistan Air.
Atas pernyataan tersebut Sentrifugo mampu menjadi sistem  manajemen  karyawan  di  suatu  organisasi. Penulis  melakukan  penelitian  yang  memiliki keterkaitan  erat  terhadap  sumber  rujukan.  Adapun dengan  tujuan untuk  menerapkan  salah  satu  fungsi manajerial  disebuah  organisasi  yaitu  penilaian kinerja  karyawan.  Salah  satu  organisasi  yaitu Pesantren  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi Yayasan Baitul Maal PLN (Pesantren PeTIK YBM PLN)  PeTIK  [4],  hendak  memanfaatkan  aplikasi SISDM  tersebut  guna  membantu  jalannya  fungsi manajerial di Organisasinya.
Diketahui  bahwa,  penilaian  kinerja  pegawai Pesantren  PeTIK  saat  ini  menggunakan  sistem penilaian  manual  tidak  dengan  menggunakan aplikasi,  akan  tetapi  dengan  metode  penilaian grading dan multi rater . Metode penilaian tersebut merupakan  metode  penilaian  kinerja  pegawai dengan menggolongkannya ke dalam kategori yang sudah  disepakati.  Penerapan  penilaian  tersebut dilakukan setahun sekali dengan menilai diri sendiri, atasan langsung dan tim penilai.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan  penjelasan  yang  telah  diuraikan,    ada beberapa  rumusan  masalah  yang  dianalisis  oleh penulis, yakni :
1. Bagaimana  proses  Manajemen  SDM  Pesantren PeTIK khususnya pada proses penilaian pegawai sebelum diterapkannya sentrifugo?
2. Bagaimana  proses  implementasi  sentrifugo  di Pesantren PeTIK?
3. Apa  perbaikan  yang  didapatkan  manajemen PeTIK  setelah  mengimplementasikan  SISDM dengan sentrifugo?
1.3 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini yaitu:
1. Mengetahui  hasil  analisis  proses  manajemen SDM  yaitu  proses  penilaian  kinerja  yang  ada  di Pesantren PeTIK.
2. Mengimplementasikan  sentrifugo  di  Pesantren PeTIK.
3. Mengetahui hasil dari perbaikan yang didapatkan oleh manajemen
PeTIK setelah mengimplementasikan  sentrifugo  di  Pesantren PeTIK.
1.4 Manfaat
Manfaat yang akan dihasilkan dari penelitian adalah sebagai berikut:
1. Memberikan  kemudahan  kepada  manajer  atau pegawai  dalam  menjalankan  proses  Manajemen SDM.
2. Memperoleh  manfaat  berupa  informasi  akan kinerja yang dimiliki oleh setiap pegawai dengan melakukan proses penilaian kinerja antarpegawai.

## 2. METODE
2.1 Tahapan Penelitian
Tahapan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  penulis digambarkan  pada  gambar  2.1.  Adapun  penjelasan tahapan tersebut adalah:
2.1.1 Studi Pendahuluan
Tahapan  pertama  yang  dilakukan  adalah  studi pendahuluan.  Studi  pendahuluan  memiliki  dua  sub proses  berbeda  yang  dapat  diuraikan  sebagai berikut:
a. Studi Literatur
Studi  literatur  adalah  proses  mengumpulkan informasi  dari  berbagai  sumber  yaitu  jurnal,  dan hasil  penelitian  lain  yang  terkait  dengan  penelitian yang dilakukan ini.
b. Studi Lapangan
Studi  Lapangan  adalah  proses  yang  dilakukan dengan melakukan observasi terhadap objek
penelitian  sehingga  dapat  diketahui  permasalahan yang terdapat di lapangan.
Gambar 1 Tahapan Penelitian

## 2.1.2 Analisis dan Perancangan
Tahapan  ini  dilakukan  dengan  melakukan  analisa terhadap kondisi saat ini terhadap objek  penelitian, sehingga  dapat  diketahui  permasalahan  yang dihadapi saat ini, serta merancang solusi atas analisa permasalahan yang telah dilakukan.
2.1.3 Implementasi dan Evaluasi Sistem
Tahapan  ini  dilakukan  dengan  menerapkan  hasil rancangan  yang  sebelumnya  telah  dirumuskan.
Proses  penerapan  ini  dilakukan  dengan  disertai proses evaluasi.
Tahapan  evaluasi  sendiri  dilakukan  mengetahui hasil dari tahapan penerapan yang telah dilakukan.

## 2.1.2 Kesimpulan dan Saran
Setelah perapan dan evaluasi dilakukan, selanjutnya adalah melakukan penarikan kesimpulan dan saran atas proses tersebut.
2.2 Jenis Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian implementasi SISDM menggunakan aplikasi sentrifugo  yang  diterapkan  di  Pesantren  PeTIK YBM PLN.

## 2.3 Lingkungan Pengembangan
Penelitian  ini  dilakukan  oleh  penulis  di  Pesantren PeTIK  YBM  PLN,  Jl.  Mandor  Basar  No.54 Rangkapanjaya Pancoran Mas, Depok 16435

## 2.4 Alat dan Bahan
Adapun  alat  dan  bahan  yang  dibutuhkan  dalam penelitian ini, antara lain :
1. Laptop
Dipergunakan untuk melakukan percobaan terhadap aplikasi 2. Sentrifugo 3.2 Aplikasi  SISDM  yang  digunakan  selama  proses penelitian berlangsung
3. LAMPP (Linux Apache, MySQL, PHP dan Perl) Aplikasi Web  Server yang  bisa  dijalankan  di komputer lokal
4. Linux OS 18.04 ( Server ) Perangkat yang digunakan dalam proses implementasi 5. Gadget ( notes , tethering , chat )
Digunakan  untuk  menyimpan  hasil  wawancara, menambatkan  jaringan  internet,  dan  untuk  sarana komunikasi

## 3. URAIAN PENELITIAN
3.1 Studi Pendahuluan
Pada  tahapan  ini,  kegiatan  yang  dilakukan  yaitu berupa  studi  pendahuluan.  Studi  pendahuluan sendiri membagi ke dalam dua jenis tahapan, yang masing-masing jenis studi yaitu sebagai berikut:
3.1.1 Studi Literatur Studi  literatur  dilakukan  dengan  mengumpulkan berbagai  informasi  dari  berbagai  sumber  karya ilmiah seperti jurnal, dan hasil penelitian lain yang terkait dengan penelitian ini dalam rentan waktu tiga hingga lima tahun sebelumnya. Seperti halnya teori manajemen SDM, teori SISDM, dan teori lainya.

## 3.1.2
Studi Lapangan Studi  Lapangan  dilakukan  dengan  melakukan pengamatan dengan melakukan wawancara. Wawancara  dilakukan  sejak  penelitian  ini  dimulai sekitar bulan jui tahun 2019. Bentuk dari wawancara yang dilakukan terdapat beberapa macam diantaranya yaitu wawancara secara offline dengan mengajukan  beberapa  pertanyaan  secara  langsung kepada  kepala  SDM  Pesantren  PeTIK  dan wawancara online yaitu dengan meminta kesediaannya  untuk  mengisi questioner yang
dikirimkan berupa soft file dari beberapa pertanyaan yang sudah ada.

## 3.1.3 Analisis dan Perancangan
Tahapan  ini  penulis  melakukan  kegiatan  berupa analisis  terhadap  sistem  yang  sedang  berjalan  di PeTIK  dengan  melaksanakan  wawancara  kepada bagian  SDM  di  PeTIK,  sehingga  dapat  diketahui hasil  berupa  permasalahan  yang  dihadapi  saat  ini terhadap  sistem  yang  berjalan  saat  ini.  Serta merancang  Sistem  sesuai  dengan  hasil  yang diperolah  dari  melakukan  analisis  terhadap  sistem yang berjalan saat ini.
3.1.4 Implementasi dan Evaluasi Sistem
Pada  tahapan  ini  penulis  melakukan  proses implementasi terhadap sistem yang telah dirancang. Kegiatan  yang  terkandung  dalam  tahapan  ini  di antaranya  adalah  instalasi  aplikasi  SISDM  (yang telah dilakukan) dan dilanjutkan dengan melakukan uji coba terhadap sistem seperti halnya memasukkan data  pegawai  ke  dalam  sistem  dan  menggunakan data  pegawai  tersebut  pada  modul  yang  dilakukan pada penelitian ini. Selanjutnya melakukan evaluasi terhadap  uji  coba  yang  dilakukan  terhadap  sistem tersebut untuk dapat mengetahui hasil dari proses uji coba yang dilakukan telah berjalan dengan baik dan sesuai  harapan.  Proses  uji  coba  yang dilakukan  ini adalah  dengan  menggunakan  aplikasi  sentrifugo, pada komputer server yang PeTIK miliki.

## 3.1.5 Kesimpulan dan Saran
Setelah  dilakukannya  uji  coba,  penulis  dapat memberikan  penarikan  kesimpulan  dan  saran  atas proses uji coba yang telah dilakukan.

## 4. ANALISIS DAN PERANCANGAN

## 4.1 Analisis Masalah
Pada  bahasan  ini  menjelaskan  terkait  hasil  studi lapangan  yang  didapat  penulis  setelah  melakukan wawancara  dengan  pihak  manajer  SDM  Pesantren PeTIK. Diketahui bahwa penilaian kinerja pegawai Pesantren  PeTIK  saat  ini  menggunakan  sistem penilaian  manual  tidak  dengan  menggunakan aplikasi,  akan  tetapi  dengan  metode  penilaian grading dan multi rater . Metode penilaian tersebut merupakan  metode  penilaian  kinerja  pegawai dengan menggolongkannya ke dalam kategori yang sudah  disepakati.  Penerapan  penilaian  tersebut dilakukan setahun sekali dengan menilai diri sendiri, atasan  langsung  dan  tim  penilai.  Seperti  gambar berikut:
Gambar 2.  Penilaian Kinerja Pegawai Di Pesantren PeTIK

## 4.2 Software Requirement Specification (SRS)
Bahasan kali ini akan menjelaskan terkait fungsi fungsi  apa  saja  yang  terdapat  pada  aplikasi sentrifugo  HRIS  sentrifugo  [5].  Penjelasan tersebut dipaparkan
melalui
Software Requirement  Specification (SRS)  diantaranya sebagai berikut

## 4.3 Use Case Diagram
Use case diagram utama menggambarkan  aktivitas  pada kegiatan  implementasi  sistem informasi  SDM  menggunakan sentrifugo dalam proses penilaian kinerja pegawai. Use case diagram tersebut  digambarkan pada gambar 4.3
Gambar 4. Use Case Diagram

## 5. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Tampilan dari aplikasi  pada bagian penilaian kinerja karyawan ditampilkan pada gambar 5.1.
Pada  gambar  5.1  merupakan  proses  pengujian terhadap  aplikasi  sentrifugo  yang  dapat  dijelaskan sebagai berikut :
Gambar 5. Menu penilaian kinerja karyawan

## 5.1 Alur Penilaian Kinerja
Alur  penilaian  kerja  pada  aplikasi  sentrifugo dijelaskan dalam beberapa tahap berikut :
1. Buka
browser → akses http://localhost/sentrifugo_3.2/indexs.php/ → masukan username dan password → klik “ LOG IN ”  →  tampil Dashboard →  klik  menu “ Appraisals ” → tampil form penilaian kinerja → mengisi form penilaian kinerja → klik “ save as draft ”  →  tampil  draft  penilaian  kinerja sementara.
2. Dashboard → klik menu “ Appraisals ” → tampil draft penilaian  kinerja  →  edit  untuk menambahkan deskripsi penilaian kinerja → klik “ send  to  line  manager ”  →  klik  “ print ”  → dokumen  akan  langsung  tercetak  →  Klik account user → klik “ logout ”.
5.2 Evaluasi dan Rekomendasi
5.2.1 Evaluasi
Berdasarkan
proses implementasi aplikasi sentrifugo yang dilakukan di Pesantren PeTIK YBM PLN dapat diketahui bahwa:
1. Proses  implementasi  yang  dilakukan  tidak menemui  kesalahan  ataupun gangguan  pada  saat melakukan implementasi aplikasi, juga pada saat melakukan proses penilaian kinerja karyawan.
2. Hasil  wawancara  peneliti  dengan  manajemen PeTIK  setelah  pengimplementasian  aplikasi sentrifugo, didapatkan informasi adanya perbaikan manajemen SDM, antara lain :
a) Tersentralisasinya  data  induk  karyawan  ke sistem database yang  terkomputerisasi  atau digitalisasi  sehingga  mempermudah  untuk mencari  data  serta  mengakses  data  yang dibutuhkan Pesantren PeTIK.
b) Ada proses penilaian kinerja karyawan, data penilaian  bisa  dilakukan  kapanpun  dan  di manapun. Data tidak dapat diubah oleh pihak manapun  secara  manual  dan  manajemen PeTIK  mampu  mengukur  hasil  kerja berdasarkan komponen penilaian yang tersedia.
5.2.2 Rekomendasi
Berdasarkan  pada  proses  implementasi  aplikasi sentrifugo yang dilakukan di Pesantren PeTIK YBM PLN,  rekomendasi  yang  penulis  berikan  berupa tahapan mapun langkah yang dapat diterapkan oleh Pesantren PeTIK yaitu :
1. Integrasi  modul  pengajuan  cuti  pegawai  pada sentrifugo  dengan  proses  pengajuan  cuti  yang ada di Pesantren PeTIK.
2. Integrasi modul absensi pada sentrifugo dengan perangkat absesnsi di pesantren PeTIK.
3. Integrasi  modul  penggajian  pada  sentrifugo dengan sistem Penggajian yang ada di Pesantren PeTIK.

## 6. KESIMPULAN DAN SARAN

## 6.1 Kesimpulan
Setelah  penelitian  ini  selesai  dilakukan,  penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa:
1. Proses  penilaian  kinerja  pegawai  sebelum diterapkannya  sentrifugo  di  Pesantren  PeTIK yaitu  dengan  menggunakan file kertas.  Hal tersebut  didukung  juga  dengan  hasil  analisis terhadap  proses  Manajemen  SDM  di  Pesantren PeTIK  berupa print  out dokumen  penilaian kinerja pegawai yang didapatkan dari hasil studi lapangan.
2. Proses  implementasi  sentrifugo  di  Pesantren PeTIK adalah sebagai berikut:
a. Langkah  pertama  yang  dilakukan  ialah analisis  kebutuhan  terdahap  sistem  guna melakukan proses perancangan yang diperlukan  untuk  mengidentifikasi  sistem yang dibutuhkan
b. Langkah  berikutnya,  proses  implementasi tersebut  dapat  dilakukan  dengan  beberapa tahapan,  diantaranya  instalasi,  konfigurasi, pengujian  oleh  penulis  dan  pengujian  yang juga dilakukan oleh pengguna.
3. Berdasarkan  kepada  hasil  wawancara  yang dilakukan guna mengetahui hasil dari perbaikan yang didapatkan oleh manajemen PeTIK setelah mengimplementasikan  sentrifugo  di  Pesantren PeTIK adalah
a. Tersentralisasinya  data  induk  pegawai  ke dalam sistem database di Pesantren PeTIK.
b. Proses  penilaian  yang  fleksibel  (bisa  kapan dan  dimana  saja)  dan  menjamin  keaslian terhadap data yang ada.
4. Tersedianya  kode  sumber  ( Open  Source ), sentrifugo  dapat  dikembangkan  lebih  lanjut untuk memaksimalkan penggunaannya.

## 6.2 Saran
Meskipun penerapan sentrifugo SISDM telah dapat membantu Pesantren PeTIK dalam mengelola SDM khususnya proses penilaian kinerja pegawai, namun penulis  belum  membahas  modul  -  modul  lain  dari sentrifugo,  sehingga  penulis  memberikan  saran penelitian lebih lanjut tentang implementasi sistem informasi  SDM  dengan  sentrifugo  di  PeTIK  untuk modul pengajuan cuti pegawai, modul absensi, dan modul penggajian.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] T.  Sutabri, Konsep  Sistem  Informasi . Yogyakarta: Andi Publisher, 2012.
[2] Priyono, Manajemen Sumber Daya
Manusia . Sidoarjo: Zifatama Publisher, 2019.
[3] A.  Shakoor,  “Sentrifugo  Final  Project
Report,” 2017.
[4] A.  PeTIK,  “Sejarah  PeTIK,”  2018.
[Online]. Available: https://petik.or.id/sejarah.
[Accessed: 20-Jun-2020].
[5] “Sentrifugo :  Open  Source  HRMS,” Sapplica , 2020. [Online]. Available: http://www.sentrifugo.com/.