## PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN GUDANG MATERIAL PENUNJANG DI PT XYZ

## Benedictus Rahardjo*
Fakultas Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri, Universitas Kristen Petra. Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya 60236.
(Received: February 7, 2017 / Accepted: July 17, 2017)

## Abstrak
Studi ini membahas tentang pembuatan sistem dan standar untuk mengontrol sistem gudang  agar memudahkan pencarian  material  dan  pengontrolan  gudang.  Gudang  material  penuh  dan  susahnya  pencarian  material dikarenakan  tidak  adanya  prosedur  yang  mengatur  bagaimana  seharusnya  gudang  tersebut  beroperasi. Penelitian ini menggunakan metode pengamatan langsung di lapangan serta tanya jawab terhadap pihak-pihak yang  berhubungan  dengan  gudang  material.  Hasil  dari  pengamatan  kemudian  disusun  menjadi  sistem manajemen baru dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP), aturan-aturan, serta tata letak material baru. Berdasarkan SOP yang ada kemudian dibuatlah kartu stok dan table material induk sebagai alat controling pada gudang. Controling dilakukan dengan tujuan agar gudang berjalan sesuai SOP yang ada dan tidak kembali pada permasalahan yang lama.
Kata Kunci : Sistem Manajemen Gudang, SOP, Layout.

## Abstract
This study has been done to create a system and standard to control the warehouse system for ease finding tools and control the  warehouse. The  warehouse is full and finding tools  is hard because there is no  regulation to control how the warehouse should be running. This project uses direct observation in the field and Q&A against the  department  which  have  relation  with  supporting  tools  warehouse.  The  results  of  the  observations  then organized into a new management system in form of Standard Operating Procedure (SOP), rules, and new layout for tools. Based on existing SOP,  stock card and parent material  table is made  as for controlling tool for the warehouse. Controlling is done with the aim that the warehouse goes according to SOP and did not return to the old problems.
Keywords : Warehouse Management System, SOP, Layout.

## Pendahuluan
PT  XYZ  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dalam bidang jasa offset printing , mulai untuk produk dari etiket, label, sampai  dengan  beraneka  ragam  kemasan  yang  terbuat  dari duplex carton box . Bermacam-macam produk yang diproduksi menjadikan PT XYZ membutuhkan penanganan gudang yang baik. Gudang merupakan bagian yang penting dari suatu proses produksi, dikarenakan gudang merupakan tempat penyimpanan material produksi. Manajemen gudang sangat diperlukan agar aliran rantai pasok dapat berjalan dengan baik. Tata letak juga memegang  peranan  penting  dan  memiliki  banyak  dampak strategis bagi perusahaan. Tata letak mempengaruhi perusahaan dari segi kapasitas, aliran  material,  fleksibilitas, biaya,  kualitas lingkungan  kerja,  dan  lain  sebagainya.  PT  XYZ  sedang mengembangkan  gudang  untuk  material  penunjang  yang dibutuhkan ketika melakukan
proses  produksi.  Gudang  material  lama  akan  dibuat  menjadi Gudang Material Penunjang yang dikembangkan dan bertujuan untuk  mempermudah  dan  memperlancar  proses  produksi. Gudang Material Penunjang ini berisi material yang dibutuhkan mesin ketika beroperasi, maupun acuan warna dalam produksi. Material ini mempunyai masa hidup ( shelf life ), karena itu harus tersedia ketika akan produksi. Gudang Material  Penunjang  ini juga diharuskan dapat menangani dan mengatur material yang dibutuhkan untuk produksi, tidak seperti gudang material lama yang  bersifat  hanya  sebagai  tempat  peletakan  barang  selesai pakai  tanpa  pengontrolan  material  di  dalamnya. Gudang Material Penunjang diharapkan mempunyai suatu sistem yang dapat memperlancar keluar masuknya barang dan dapat dicari dengan  mudah.  Untuk  itulah  tata  letak  penempatan  barang dalam  Gudang  Material  Penunjang  perlu  diatur  dengan  baik. Pelabelan barang dalam Gudang Material Penunjang juga harus benar dan mudah untuk menemukan barang yang dicari.
-------------------------------------------------------------
*) Penulis Korespondensi.
Email : beni@petra.ac.id

## Metode Penelitian
Pada bagian ini akan dibahas metode-metode yang akan digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dalam penelitian ini.

## Sistem Manajemen Gudang
Gwynne  Richards  (2011)  mendefinisikan  gudang sebagai  fasilitas  khusus  yang  bersifat  tetap,  yang dirancang  untuk  mencapai  target  tingkat  pelayanan dengan  total  biaya  yang  paling  rendah.  Manajemen pergudangan  dirancang  bertujuan  untuk  mengontrol kegiatan pergudangan yang diharapkan dari pengontrolan ini  adalah  terjadinya  pengurangan  biaya-biaya  yang  ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang  yang  efektif  dan  efisien,  serta  kemudahan  dan keakuratan informasi stok barang di gudang.

## Fixed Location System
Menurut  Arnold  (2008) fixed  location  system adalah sistem  penempatan  barang  pada  lokasi  yang  telah  ditentukan sebelumnya  dan  tidak  dapat  dicampur  dengan  barang-barang yang  berbeda  jenis  dari  yang  telah  ditentukan.  Barang  yang disimpan  kelihatan  rapi  dan  gampang  ditemukan.  Metode  ini biasanya  dipakai  oleh  gudang  kecil  yang  tidak  terlalu menyimpan banyak barang di dalamnya.

## Floating Location System
Menurut  Arnold  (2008) floating  location  system adalah sistem  yang  membuat penempatan  barang pada gudang dapat diletakkan  pada  lokasi  yang  berbeda-beda.  Tidak  adanya penentuan  tempat  dalam  peletakan  barang  membuat penggunaan  tempat  yang  ada  tersedia  menjadi  lebih  efisien. Barang  pada  gudang  dapat  diletakkan  dimana  saja,  yang penting ter- update lokasinya pada sistem.

## Standard Operating Procedure (SOP)
Sebuah prosedur operasi yang standar atau biasa disingkat SOP  sangatlah  dibutuhkan  dalam  dunia  industri.  SOP  yang sudah  dibentuk  haruslah  diteliti  dan  dibandingkan  dengan keadaan  sesungguhnya  di  lapangan,  guna  memastikan  semua kegiatan berjalan sesuai standar (Tompkins and Smith, 1998).
SOP  tidaklah  harus  dalam  bentuk  dokumen.  Salah  satu contoh SOP selain dokumen yaitu bulletin form , seperti dibahas oleh  Rahardjo  dan  Rahardjo  (2013).  Dalam  penelitiannya, mereka  menyatakan  bahwa bulletin  form dapat  digunakan sebagai SOP bagi operator mesin yang mengoperasikan mesin setiap  harinya.  Dengan  begitu,  peningkatan yield yang  telah dicapai  dapat  stabil  dan  memiliki  kecenderungan  untuk meningkat.

## Perbaikan Tata Letak Gudang
Tata letak gudang  sangatlah penting untuk diperhatikan, karena  dapat  berhubungan  langsung  dengan  lamanya  waktu penyelesaian aktivitas dan kesalahan stok. Hapsari et.al. (2011) membuktikan  betapa  pentingnya  perbaikan  tata  letak  gudang, karena pada kondisi awalnya produk sulit untuk dicari, karena belum  adanya  penataan  untuk  penempatan  produk  dan pengaturan alokasi space . Oleh sebab itu, diperlukan penataan gudang  yang  memperhatikan  tingkat turn  over dan  sifat  dari masing-masing  kelompok  jenis  produk,  serta space yang
tersedia.
Irawan  (2014)  menunjukkan  bahwa  permasalahan  yang terjadi  dikarenakan  SOP  tidak  dijalankan  dengan  baik. Leopatria  dan  Palit  (2013)  menyatakan  bahwa  rancangan perhitungan  dan  perbaikan  nota-nota  yang  dibuat  dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada gudang.

## Hasil dan Pembahasan
Pembuatan  rancangan  sistem  manajemen  Gudang Material Penunjang dilakukan untuk mengatur gudang material yang  ada  saat  ini.  Pembuatan job  description staf,  SOP, instruksi  kerja,  peraturan,  maupun  tata  letak  penempatan material  merupakan  rancangan  sistem  manajemen  Gudang Material Penunjang.
PT  XYZ  memiliki  berbagai  macam  produk  dan membutuhkan  berbagai  macam  material  penunjang  yang berbeda-beda untuk setiap produknya.

## Material pada Gudang
Material  penunjang  yang  dibutuhkan  untuk  proses produksi  secara  umum  terdiri  dari  7  jenis  yaitu  pisau  plong, dieline , map approval , contoh cetakan, klise emboss/ hotstamp , plate , dan polymer . Map approval , contoh cetakan, dan dieline akan  diletakkan  pada map besar,  sedangkan polymer akan diletakkan  pada  dus-nya.  Jenis  material  dan  dimensinya  yang akan disimpan pada Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada  Tabel  1.  Material  pada  gudang  mempunyai  masa  hidup ( shelf  life )  dan  harus  dikontrol  agar  tidak  membuat  gudang menjadi penuh.
Tabel 1. Jenis dan Dimensi Material
Jenis Material Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm) Plate 113 0.2 93 Pisau plong 115 3 83 Klise Emboss 15 0.5 7 Dus Polymer 113 5 83 Map Besar 116 2 88

## Kondisi Awal Gudang Material
Gudang  material  awal  terbagi  menjadi  2  lokasi penyimpanan yaitu gudang pisau yang menyimpan pisau plong dan  gudang dieline yang  menyimpan dieline , map approval , dan  contoh  cetakan.  Material  lain  ada  yang  diletakkan  pada lantai  produksi,  tempat  pembuatan  pisau,  maupun  sepanjang jalan menuju produksi.

## Sistem Awal Gudang Material
Pada  gudang  pisau  terdapat  1  staf  yang  membantu penyimpanan  dan  pengeluaran  pisau  plong.  Pada  gudang dieline juga terdapat 1 staf yang mengeluarkan dan menyimpan dieline , contoh cetakan, dan map approval . Pada kedua gudang tidak terdapat sistem pencatatan keluar masuk material. Berikut sistem gudang material pada PT XYZ :
• Penerimaan barang
Penerimaan material dilakukan pada saat material yang baru selesai  dibuat/  dibeli  dan  ketika  bagian  produksi  selesai memakai material tersebut maka akan dikembalikan kepada staf gudang.
• Penyimpanan barang
Material  yang  baru  dibuat/  dibeli  akan  disimpan  dahulu pada  gudang  sampai  ketika  dibutuhkan  oleh  produksi. Material yang telah selesai dipakai juga akan disimpan oleh staf gudang.
• Pengeluaran barang
Staf gudang  mengeluarkan  material dan  mengantarkannya ke bagian produksi yang memakai material tersebut ketika ada permintaan.

## Permasalahan pada Gudang Material
Dari  pengamatan,  wawancara,  dan  informasi  yang didapatkan, ada  beberapa permasalahan pada gudang  material yang  sekarang.  Gudang  pisau  yang  penuh  dan  pencarian material  yang  susah  setiap  kali  dibutuhkan  merupakan permasalahan  pada  gudang  material  sekarang.  Permasalahan yang ada pada gudang material harus diselesaikan sampai pada akar  permasalahannya.  Hal  ini  dilakukan  agar  masalah  awal tidak kembali lagi dan membuat penyelesaian masalah menjadi sia-sia.  Alat fishbone diagram  dapat  digunakan  untuk membantu mencari akar permasalahan yang ada dan menyele- saikan permasalahan sampai akarnya.
Berdasarkan  hasil  pengamatan  dan  wawancara,  melalui alat fishbone diagram,  pada  akhirnya  akar-akar  permasalahan digolongkan ke dalam  sisi man dan method saja, dikarenakan kedua faktor tersebutlah yang paling berpengaruh menyebabkan  masalah  terjadi. Fishbone diagram  untuk
mencari  akar  permasalahan  dapat  dilihat  pada  Gambar  1  dan Gambar 2.
Gambar 1 menjelaskan akar permasalahan dari penyebab- penyebab  yang  membuat  gudang  penuh.  Sebagian  besar  akar permasalahan dari permasalahan gudang penuh adalah karena disebabkan  tidak  adanya  aturan  yang  dibuat  untuk  mengatur gudang  material.  Dari  sisi  “ man ”  staf  gudang  material  tidak berfungsi  sebagai  pengontrol  material,  tetapi  lebih  ke  arah persiapan  material  untuk  produksi.  Material  untuk  produk- produk lama banyak yang tidak terpakai dan tidak dikeluarkan dari gudang membuat tumpukan material semakin banyak. Staf gudang  tidak  ada  yang  mempunyai  inisiatif  untuk  melakukan perubahan atau perbaikan pada gudang materialnya.
Gambar 2 menjelaskan akar permasalahan dari sisi “ man ” yang membuat pencarian material susah pada gudang material adalah  karena  staf  bergantian  setiap shift -nya  menyebabkan buruknya  informasi  soal  penempatan  material  yang  keluar masuk pada gudang selama jam kerja shift -nya ketika berganti shift .  Staf  tidak  saling  menginformasikan  untuk  peletakan material  yang  masuk  keluar,  hanya  memberi  tahu  bahwa material apa saja yang masuk dan keluar. Label yang tidak jelas dikarenakan  penamaan  material  oleh  staf  gudang  sering disingkat  juga  membuat  pencarian  akan  material  yang dibutuhkan semakin susah.
Dari sisi “ method ” yang menjadi akar masalahnya adalah tidak adanya aturan  yang  jelas  mengenai  bagaimana  penataan material pada rak, tidak ada perintah atau aturan untuk mencatat material keluar masuk, dan tidak ada aturan mengenai kejelasan stok opname .  Tidak  berjalannya  inspeksi/  stok opname juga membuat  material  semakin  banyak  dan  membuat  pencarian material bertambah susah.
Gambar 1. Fishbone Diagram Gudang Penuh GUDANG PENUH Staf kurang inisiatif, hanya menunggu perintah Material tidak terpakai masih disimpan karena belum rusak Staf tidak pernah melaporkan kondisi gudang Material masuk tidak pernah dicatat Tidak ada aturan tentang hal ini Tidak ada aturan mengenai lama penyimpanan Staf tidak berfungsi sebagai pengontrol material Tugas utama staf kearah persiapan material MAN METHOD
Gambar 2. Fishbone Diagram Pencarian Material Susah
Tabel 2. Job Description Staf JABATAN : STAF GUDANG MATERIAL PENUNJANG DEPARTEMEN : PPIC DIVISI : SUPPLY CHAIN LOKASI : SEPANJANG A. FUNGSI JABATAN
Mengendalikan dan mengontrol ketersediaan semua material penunjang yang diperlukan di proses produksi ( Offset - Finishing 1) untuk memastikan kelancaran proses produksi sebuah job.

## B. TANGGUNG JAWAB UTAMA
1. Mengatur dan mengontrol material penunjang yang dibutuhkan untuk proses produksi.
2. Melakukan pendataan stok material.
3. Memeriksa keadaan setiap material dalam keadaan siap pakai atau tidak.
4. Membuat surat permintaan, pemusnahan, dan perbaikan material.
5. Mengkonfirmasikan kepada marketing tentang order produk dari material yang tidak terpakai selama 1 tahun.
6. Melakukan investigasi jika terjadi lonjakan permintaan kebutuhan tool pendukung  dan melaporkan hasilnya kepada Inventory Planner .
C. KEWENANGAN & HAK
1. Memberikan keputusan untuk menerima material atau tidak berdasarkan kelengkapannya.
2. Mengajukan pengadaan tool pendukung kepada Inventory Planning dan Control.
3. Menagih kepada pihak peminjam tool untuk pengembalian tool . 4. Meminta informasi kendala pemenuhan tool dari dept. purchasing .
5. Menerima pelatihan/ training dari HRD sesuai dengan yang diajukan oleh PPIC Process .

## D. LAPORAN
1. Laporan penggunaan tool (3 Bulan)
2. Jadwal kedatangan tool (3 Bulan)
3.
Laporan stok tool (3 Bulan)
4. Laporan deadstock tool (3 Bulan)

## Usulan
Saran  yang  akan  diajukan  bertujuan  untuk  membuat gudang  material  yang ada  saat  ini  menjadi  lebih  baik. Usulan yang  akan  diberikan  didasarkan  dengan  kebutuhan  gudang material agar dapat berfungsi sebagai pengatur dan pengontrol material.

## Rancangan Job Description
Gudang  Material  Penunjang  haruslah  ditangani  oleh orang  yang  fokus  hanya  pada  pengaturan  dan  persiapan material  penunjang  untuk  produksi  seperti  staf  gudang  bahan
baku  yang  fokus dalam penyediaan  bahan  baku. Staf  Gudang Material  Penunjang  harus  mempunyai job  description yang jelas  agar  dapat  berfungsi  sebagaimana  mestinya  dalam pengoperasian  gudang.  Rancangan job description untuk  staf Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada Tabel 2.
Rancangan Standard  Operating  Procedure Gudang Material Penunjang
Ada 2 SOP yang dibuat untuk Gudang Material Penunjang yaitu  SOP  penerimaan,  penyimpanan,  dan  pengeluaran material,  dan  SOP  pemusnahan  material.  Pada  SOP
PENCARIAN MATERIAL  SUSAH MAN Staf bergantian setiap shift Informasi penempatan tidak jelas antar staf Penataan material pada  rak sembarangan Tidak ada aturan tentang pengaturan material Tidak pernah ada inspeksi material Tidak ada aturan tentang hal ini Tidak ada aturan tentang hal ini Fokus staf terpecah karena merangkap pekerjaan lain Pekerjaan ringan jika hanya simpan-keluar material Label pada material tidak lengkap Penulisan label disingkat-singkat
Tidak ada pencatatan  material keluar-masuk
METHOD
penerimaan,  penyimpanan,  dan  pengeluaran  material,  dapat dilihat  bahwa  yang  pertama  dilakukan  adalah  staf  Gudang Material  Penunjang  melihat  jadwal  induk  produksi  dari  PPIC agar dapat mengetahui produksi untuk produk mana yang jalan duluan. Setelah cek jadwal, maka staf harus mengecek material pada gudang apakah material penunjangnya tersedia atau tidak.
Jika tidak tersedia atau kapasitas material habis, maka staf gudang  akan  melakukan  pengadaan  material  mengikuti instruksi kerja penyediaan material yang bisa dilihat pada Tabel 3.  Staf  Gudang  Material  Penunjang  selanjutnya  menyiapkan material yang akan dipakai untuk produksi ketika material ada dan  menunggu  produksi  mengambil  material  tersebut.  Ketika produksi  mau  mengambil  material,  maka  staf  gudang  harus mengikuti  instruksi  kerja  pengeluaran  dan  pengembalian material yang bisa dilihat pada Tabel 4.
Dalam  SOP  pemusnahan  material  hal  yang  dilakukan pertama kali  adalah staf gudang  mendata dahulu  material apa saja yang sudah tidak pernah keluar atau terpakai dalam kurun waktu  1  tahun.  Setelah  selesai  membuat list materialnya  staf gudang  akan  mengajukannya  ke  divisi marketing .  Hal  ini dilakukan  karena marketing yang  lebih  memahami  dan  bisa memutuskan  persoalan  pesanan  dari customer .  Dari  data material  yang  diajukan,  hanya  material  yang  disetujui  oleh marketing yang akan dibuat BAP (Berita Acara Pemusnahan) dan diajukan ke marketing , GM, dan HR-GA untuk mendapat persetujuan  pemusnahan.  Data  material  yang  tidak  disetujui, materialnya  akan  tetap  disimpan  dan  akan  diajukan  kembali untuk  pemusnahan  jika  tidak/  belum  dipakai  6  bulan  setelah pengajuan pertama.
Tabel 3. Instruksi Kerja Penyediaan Material NO. AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB 1. Staf gudang mendapat/ melihat jadwal induk. Staf gudang 2. Staf gudang membaca peraturan penanganan material. Staf gudang 3. Staf gudang mengecek material pada gudang. Staf gudang Note :
Staf gudang akan diinformasikan langsung oleh PPIC untuk membuat PO request material baru jika merupakan Order Baru/ Repeat Order Baru.
4. Jika kapasitas material kurang/ material tidak ada, maka staf gudang harus menginformasikan ke staf PPIC dan membuat PO material ke R&D. Staf gudang 5. Staf gudang meminta estimasi tanggal ketersediaan material kepada R&D. Staf gudang 6. Staf gudang mengambil material dan melakukan serah terima dari R&D. Staf gudang 7. Staf gudang meletakkan material di tempat dropship pada kantor gudang material penunjang. Staf gudang 8.
Staf gudang melakukan update data pada list / tabel induk material.
Staf gudang
Note :
Material pada dropship tidak harus diletakkan pada rak material jika jeda waktu dengan mulai produksi berdekatan (± 2 hari). Staf gudang
9 Staf gudang langsung menyiapkan material untuk produksi ketika kapasitas masih cukup pada tempat dropship .
Staf gudang
Tabel 4. Instruksi Kerja Pengeluaran dan Pengembalian Material
NO. AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB 1. Kasie produksi meminta material ( tools ) penunjang produksi kepada staf gudang material penunjang.
Kasie Produksi
Note :
Jika tool penunjang yang diminta tidak tersedia, staf wajib memberikan estimasi tanggal ketersediaan tool penunjang.
2. Staf gudang meminta kasie produksi untuk menunjukkan PO produksi sebagai bukti permintaan material. Staf gudang 3. Staf gudang mengkonfirmasi permintaan material dan memperlihatkan peraturan peminjaman kepada kasie produksi. Staf gudang
4.
Setelah kasie produksi selesai membaca peraturan peminjaman material, staf gudang dan kasie produksi bersama-sama memeriksa material penunjang yang telah disiapkan. Staf gudang & Kasie Produksi 5. Staf gudang meminta tanda tangan kasie produksi pada kartu stok sebagai tanda setuju material telah sesuai dan membaca peraturan peminjaman. Staf gudang 6. Staf gudang melakukan serah terima material ke kasie produksi. Staf gudang 7. Staf gudang mencatat status material keluar pada list material. Staf gudang 8. Ketika jadwal produksi suatu produk telah selesai, staf gudang mengingatkan pada kasie produksi untuk mengembalikan material. Staf gudang 9. Kasie produksi mengembalikan material pada gudang. Kasie Produksi 10. Staf gudang memeriksa kelengkapan material dan meminta tanda tangan kasie produksi pada kartu stok sebagai bukti pengembalian material. Staf gudang 11. Staf gudang memeriksa keadaan material yang dikembalikan masih baik atau tidak.
Staf gudang
12. Staf gudang membuat berita acara pemusnahan jika material sudah tidak dapat dipakai dan memisahkan material pada tempat khusus. Staf gudang 13. Staf gudang memeriksa kapasitas material yang tersisa (untuk material yang mempunyai kapasitas penggunaan). Staf gudang 14. Staf gudang mengajukan pemusnahan material jika kapasitas yang tersisa terlalu sedikit untuk produksi dan memisahkan material pada tempat khusus. Staf gudang 15. Jika masih ada kapasitas, staf gudang meletakkan material kembali pada rak dan mencatat status material. Staf gudang
Tabel 5. Aturan bagi Staf
ATURAN/ KEWAJIBAN YANG BERLAKU BAGI STAF GUDANG MATERIAL PENUNJANG
1. Staf wajib memperlihatkan/ membacakan peraturan yang ada kepada peminjam.
2. Staf wajib melihat PO dari peminjam sebelum memberikan material yang mau dipinjam.
3. Staf wajib meminta tanda tangan peminjam pada kartu stok pada saat meminjam maupun mengembalikan.
4. Staf wajib memeriksa kelengkapan material yang diberikan (khususnya map besar yang berisi dieline , map approval , contoh cetakan, dan plate ). 5. Staf berhak menolak pengembalian, jika material yang dikembalikan belum lengkap.
6. Staf wajib membuat surat kehilangan material dan ditanda tangan oleh peminjam jika menghilangkan material.
7. Staf wajib memeriksa kembali kelengkapan material yang telah dikembalikan peminjam.
8. Staf wajib menjaga keselamatan dan keamanan dirinya dalam bekerja.
9. Kecelakaan kerja yang disebabkan staf karena melanggar aturan/ SOP yang berlaku menjadi tanggung jawab staf sendiri.
10. Staf wajib melaporkan segala bentuk kerusakan yang terjadi pada alat, kelengkapan, dan material.
11. Aturan ini berlaku selama staf menjalankan tugasnya sebagai pengelola Gudang Material Penunjang dan tidak bertentangan dengan tugas utama staf.
12. Segala bentuk pelanggaran peraturan yang dilakukan staf akan dikenakan sanksi sesuai yang berlaku.

## Tabel 6. Aturan bagi Peminjam
ATURAN / KEWAJIBAN YANG BERLAKU BAGI PEMINJAM
1. Adanya PO yang wajib dibawa dan diperlihatkan sebagai syarat melakukan peminjaman.
2. Material yang dipinjamkan akan dipastikan dahulu kelengkapannya oleh staf dan peminjam, peminjam menandatangani kartu stok ketika meminjam material dan sebagai tanda setuju bahwa material yang dipinjamkan telah sesuai.
3. Material harus dikembalikan lengkap sesuai dengan yang telah diberikan oleh staf, jika tidak lengkap maka material tidak akan diterima oleh staf (kecuali kehilangan).
4. Peminjam harus melaporkan keadaan material yang dipinjamnya jika ada kerusakan pada material yang dipinjamnya.
5. Peminjam harus bertanggung jawab terhadap material yang dipinjamnya selama di luar (tidak boleh hilang), bukan berarti tidak boleh dipinjamkan kepada departemen lain.
6. Peminjam dapat menyerahkan tanggung jawab material yang dipinjam pada orang lain yang akan mengembalikan material tersebut.
7. Aturan di atas harus dibaca terlebih dahulu oleh peminjam sebelum melakukan peminjaman material.
8. Menandatangani kartu stok juga menandakan bahwa peraturan telah dibaca dengan seksama.
9. Peraturan dapat dicetak dan diberikan kepada peminjam jika dibutuhkan.
10. Segala bentuk kesalahan yang disebabkan kelalaian dan pelanggaran peraturan oleh peminjam menjadi tanggung jawab peminjam.

## Tabel 7. Aturan Penanganan Material

## ATURAN PENANGANAN MATERIAL
1. Material baru, material selesai pakai, atau material yang disiapkan untuk pemin-jaman harus diletakkan di tempat dropship sebelum diletakkan/dikeluarkan.
2. Material yang berada pada tempat dropship harus sudah didata dan dipindahkan ke gudang material maksimal 4 jam setelah material diberikan. 3. Pelabelan nama pada material ditulis selengkap-lengkapnya sesuai dengan PO.
4. Pemindahan material harus dilakukan dengan hati-hati terutama untuk material yang berat, staf harus selalu memperhatikan keselamatan kerja.
5. Staf harus menggunakan alat bantu tangga untuk material yang diletakkan pada rak bertingkat.
6. Staf meletakkan material secara urut berdasarkan kode barang.
7. Dieline/diecut berupa kertas akan disiapkan oleh staf selaku penyedia material penunjang, dieline/diecut kertas akan diganti dengan yang baru ketika proses produksi berikutnya akan berjalan (staf harus membuang yang lama dan tidak memerlukan BAP).
8. Material yang disimpan pada gudang haruslah material yang belum melewati masa pakai, belum rusak, dan masih ada kapasitas produksi.
9. Staf dilarang keras menyimpan material dengan kondisi rusak, melewati masa pakai, dan kapasitas terlalu sedikit untuk produksi tanpa alasan yang kuat (harus segera diajukan ke marketting dan RnD untuk pembaruan atau pemusnahan).
10. Atasan (PPIC) akan menginspeksi Gudang Material Penunjang setiap 3 bulan sekali (dapat berubah sesuai kebutuhan) pada saat stok opname berlangsung agar tetap terkontrol dan berjalan sesuai fungsinya.
11. Segala bentuk pelanggaran peraturan yang dilakukan akan dikenakan sanksi sesuai yang berlaku.

## Rancangan  Aturan  dan  Wewenang  Gudang  Material Penunjang
Aturan  dan  wewenang  yang  dibuat  lebih  bertujuan kearah penerapan proses agar menjadi lebih maksimal dan terkontrol.  Aturan  dan  wewenang  yang  berlaku  bagi  staf, peminjam  (produksi),  maupun  material.  Aturan  yang berlaku  bagi  staf  dapat  dilihat  pada  Tabel  5.  Aturan  yang berlaku  bagi  peminjam  dapat  dilihat  pada  Tabel  6  dan aturan  yang  berlaku  untuk  penanganan  material  dapat dilihat pada Tabel 7.

## Perancangan Tata Letak
Layout untuk  Gudang  Material  Penunjang  akan  terbagi  2
yaitu  gudang  material  dan  kantor  Gudang  Material Penunjang. Layout yang  digunakan  sebagai  gudang material  adalah  gudang  pisau  untuk    menyimpan  pisau plong,  map  besar,  dan  dus polymer . Layout untuk  kantor Gudang Material Penunjang adalah ruangan untuk material- material lain yang tidak masuk dalam gudang beserta kantor staf. Layout untuk kantor Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada Gambar 3 dan gudang material pada Gambar 4. Material  pada  gudang  material  akan  diletakkan  pada  rak yang  sebelumnya  digunakan  pisau  plong  dan  akan  dibagi tempat  peletakannya.  Rak  yang  digunakan  adalah  rak tumpuk 3 dengan baris ke samping sebanyak 22. Kapasitas rak dan pembagiannya dapat dilihat pada Tabel 8.
Gambar 3. Kantor Gudang Material Penunjang (Tampak Atas)
Gambar 4. Gudang Material (Tampak Atas)
Tabel 8. Kapasitas Rak
KAPASITAS RAK KANAN KAPASITAS RAK KIRI TOTAL KAPASITAS RAK UKURAN (cm) KOLOM RAK UKURAN (cm) KOLOM DUS POLYMER 204 1 2 3
1 2 3 PISAU PLONG 952 A 110 36 36 55 M 66
13 13 33 MAP BESAR 975 B 113 37 37 56 N 99 19 19 49
C 112
37 37 56 O 99
19 19 49 PISAU PLONG D 110 36 36 55 P 99 33 33 49 DUS POLYMER E 99 33 33 49 Q 99
33 33 49 MAP BESAR F 99 33 33 49 R 99
33 33 49 EKSTRA RAK G 99 33 33 49 S 99
33 33 49 MATERIAL AFKIR H 99 33 33 49 T 99 33 33 49 I 99 33 33 49 U 180 60 36 90 J 99 19 19 49 V (TEMPAT KHUSUS) 180 60 36 90 K 99 19 19 49 L 68 13 13 34
Pada  Tabel  8  dapat  dilihat  bahwa  pembagian  rak  dan kolom  untuk  material  pisau  plong,  map  besar,  dan polymer telah  dilakukan.  Pisau  plong  akan  diletakkan  pada  kolom paling  bawah  dan  kolom  tengah  (kolom  1  &  2).  Hal  ini dilakukan  lantaran  pisau  plong  merupakan  material  terberat daripada material yang lainnya (±20 Kg). Tinggi setiap kolom pada rak sebesar 84 cm yang membuat map besar tidak dapat masuk  (tinggi  map  besar  87  cm).  Sedangkan  dus polymer tingginya hanya berkisar 83 cm dan bisa masuk pada kolom manapun.

## Pelabelan dan Penyusunan Material
Pelabelan  nama  material  pada  Gudang  Material Penunjang  akan  dibuat  berdasarkan  nama  produk  dan  kode barang produk tersebut. Hal ini dilakukan agar memudahkan mencari  material,  serta  dapat  mencocokkan  apakah  material yang dicari sudah sesuai dengan kode barangnya atau tidak. Contoh pelabelan nama material pada fisik material :
• IN TONGJIE LUBANG – T037-0032
• IN JASMINE TEA – T037-0002
• GB NAGOYA – T039-0010
Penyusunan  material  akan  menggunakan  penggabungan antara  metode floating  location  system dan fixed  location system yang  dirasa  lebih  memungkinkan  dan  cocok  untuk diterapkan  disesuaikan  dengan  kondisi  perusahaan.  Rak material  akan  diberikan  abjad,  mulai  dari  A-V  seperti  pada Tabel  2,  kolom  paling  bawah  akan  mendapatkan  tambahan angka  1,  kolom  tengah  akan  mendapat  tambahan  angka  2, dan  kolom  paling  atas  akan  mendapat  tambahan  angka  3. Satu  rak A akan terdiri dari kolom  A1,  A2, dan  A3,  begitu juga dengan rak lainnya. A1 berarti rak A untuk kolom paling bawah, A2 berarti rak A untuk kolom tengah, dan A3 berarti rak  A  untuk  kolom  paling  atas.  Penataan  material  pada  rak diurutkan dari kode barangnya agar  memudahkan pencarian material.  Penataan  selalu  dimulai  dari  rak  A1,  kemudian  ke A2, dan baru ke B1 (pengaturan sesuai materialnya, jika map besar,  maka  dimulai  dari  rak  A3).  Setelah  meletakkan material  tersebut,  staf  Gudang  Material  Penunjang  akan meng- update pada tabel induk material untuk posisi material berada pada kolom mana. Tabel induk material dapat dilihat pada Tabel 9.
Karena  merupakan  penggabungan  dua  metode  dari floating location system yang memakai sistem pengalokasian dan fixed  location  system yang  menggunakan  metode
pengurutan  berdasarkan  kode  barangnya,  maka  sistem penataan  ini  juga  mempunyai  kelemahan.  Kelemahan  pada sistem  ini  adalah  ketika  ada  pertambahan  material  baru  dan tidak ada tempat kosong sesuai dengan kode barangnya, maka harus  menggeser  material  yang  sudah  tertata  sebelumnya. Untuk  mengatasi  kelemahan  ini,  maka  material  baru  akan diletakkan dahulu pada rak ekstra (rak U) sampai ada material yang  keluar  dan  memberikan space kosong  yang  dirasa cukup  untuk  menggeser  material  atau  sampai  pada  saatnya stok opname nantinya  (3  bulan  sekali).  Pada  saat  stok opname ,  staf  Gudang  Material  Penunjang  dapat  mengatur kembali  raknya  bersamaan  dengan  mencocokkan  data  pada tabel  materialnya.  Kolom  rak  bagian  kiri  yang  paling  dekat dengan  pintu  (rak  V)  akan  digunakan  sebagai  rak  khusus material afkir (material yang rusak, sudah habis kapasitasnya, atau yang mau dimusnahkan). Seperti yang dapat dilihat pada Tabel  8  sebelumnya,  untuk  kolom  rak  paling  atas  (semua kolom  3,  tidak  termasuk  rak  U  dan  V)  dipakai  untuk penempatan map besar yang juga akan disusun dan di update seperti pisau plong. 2 kolom keatas dan 3 kolom kesamping paling belakang (tepatnya kolom 1 dan 2 rak J, K, L, M, N, O) pada rak akan digunakan untuk meletakkan polymer yang juga disusun dan di update seperti pisau plong.
Tabel 9. Tabel Induk Material NO KODE BARANG NAMA JOB JENIS MATERIAL ISI MASA HIDUP BATAS PAKAI SISA KAPASITAS KONDISI TERAKHIR KELUAR LOKASI 1 G029- 0142 IN TBB 15 BKS RD4RB1RL1 MAP BESAR DIELINE , CONTOH CETAKAN, MAP APPROVAL 20-07- 17 B 20-08-16 KELUAR 2 G029- 0142 IN TBB 15 BKS RD4RB1RL1 PISAU PLONG 250,000 100,000 B 09-08-16 A2 3 G029- 0142 IN TBB 15 BKS RD4RB1RL1 PLATE 70,000 10,000 B 07-07-16 LYL 4 G029- 0142 IN TBB 15 BKS RD4RB1RL1 POLYMER R 15-07-16 V2 5 G029- 0200 IN TBB 30 ERECTOR RP1 MAP BESAR DIELINE , CONTOH CETAKAN, MAP APPROVAL 13-03- 17 B 13-04-16 F3 6 G029- 0200 IN TBB 30 ERECTOR RP1 PISAU PLONG 250,000 100,000 B 12-05-16 B2 7 G029- 0200 IN TBB 30 ERECTOR RP1 PLATE 70,000 5,000 B 13-06-16 6L 8 G029- 0200 IN TBB 30 ERECTOR RP1 HOTSTAMP R 20-08-16 EMB3 9 M027- 1681 GB INDOMIE MKGS SQN ARAB MAP BESAR DIELINEa , CONTOH CETAKAN, MAP APPROVAL 20-07- 17 B 20-08-16 G3
10
M027- 1681 GB INDOMIE MKGS SQN ARAB PISAU PLONG 250,000 50,000 B 09-08-16 C2 11 M027- 1681 GB INDOMIE MKGS SQN ARAB PLATE 70,000 5,000 B 07-07-16 4E
12 M124-
0001 IN CHOKI-CHOKI CHOCO CASHEW 20X11G MAP BESAR DIELINE , CONTOH CETAKAN, MAP APPROVAL 15-08- 17 B 15-07-16 F3
13
M124- 0001 IN CHOKI-CHOKI CHOCO CASHEW 20X11G PISAU PLONG 1,000,000 100,000 B 13-04-16 B2
14
M124- 0001 IN CHOKI-CHOKI CHOCO CASHEW 20X11G PLATE 70,000 100,000 B 12-05-16 4E
15
M124- 0001 IN CHOKI-CHOKI CHOCO CASHEW 20X11G HOTSTAMP B 13-06-16 EMB3
Tabel 10. Kartu Stok

## KARTU STOK
NAMA JOB : IN BAKMI MEWAH RASA 110 GR.N3 KODE BARANG : M027-1700 ITEM STATUS KELUAR MASUK KELUAR MASUK KELUAR MASUK KELUAR Plate V 13-06-16 15-06-16 Agus Agus Map Besar V 13-06-16 17-06-16 Agus Edi - Map Approval - Contoh Cetakan V - Dieline V Polymer / Blanket Klise Emboss V 15-06-16 17-06-16 Edi Edi Klise Hotstamp Pisau Plong V 15-06-16 17-06-16 Edi Edi

## Rancangan Operasional Sistem Manajemen Gudang
Rancangan  ini  dibuat  untuk  mengontrol  Gudang Material  Penunjang  agar  masalah  yang  sama  tidak  terjadi kembali. Pembuatan kartu stok dilakukan untuk mengetahui material  apa  saja  yang  lagi  keluar  dari  gudang.  Selain  itu, pembuatan kartu stok sebagai kontrol terhadap posisi material agar  material  tidak  diletakkan  sembarangan  pada  lantai produksi. Kartu stok juga berfungsi sebagai pencocokan data material dengan stok fisik ketika dilakukannya stok opname . Kartu stok dibuat untuk setiap job yang jalan pada PT XYZ dan  berisi list kelengkapan  material  yang  digunakan  untuk menjalankan  produksi  produk  tersebut.  Kartu  stok  dapat dilihat pada Tabel 10.
Tidak  semua  produk  memakai  semua  material penunjang.  Material  yang  dipakai  produk  tersebut  akan dicentang  pada  kolom  status  ketika  material  tersebut  ada. Untuk dieline biasanya hanya ada 1 dan dapat dipakai untuk proses  produksi  dari offset sampai finishing 1.  Kolom  yang berisi  nama  dibawah  tanggal  pada  kartu  stok  dipakai  untuk tanda tangan peminjam. Seperti  yang dilihat pada  Tabel 10, material map besar di pinjam oleh Agus (Kepala regu offset ) dan  dikembalikan  oleh  Edi  (Kepala  sie finishing 1).  Map besar diserahkan ke bagian finishing 1 dan tidak dikembalikan pada Gudang Material Penunjang dahulu, hal ini diperboleh- kan  dengan  aturan  orang  terakhir  yang  memakai  akan mengembalikan. Jika produksi tidak mengembalikan material sampai waktu pada PO  sudah  selesai,  staf Gudang  Material Penunjang wajib menagih material tersebut pada produksi.
Penelitian  ini  berkontribusi  dalam  menyatukan penggunaan fixed dan floating location system . Berdasarkan pemilihan location  system yang  sesuai  dengan  kondisi perusahaan,  sangatlah  memungkinkan  jika  menggabungkan kedua tipe location system yang sebelumnya telah dijelaskan. Hal  ini  dikarenakan  berguna  untuk  menggolongkan  barang berdasarkan kode dan alokasi sistem secara bersamaan.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  analisa  dan  pembahasan,  terdapat  5 usulan yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan yang ada. Usulan tersebut adalah sebagai berikut:
•  Rancangan job  description staf  bertujuan  membuat  staf fokus  pada  pekerjaannya  dan  lebih  mampu  mengontrol gudang material.
•  Rancangan  SOP  yang  dibuat  diharapkan  mampu mengontrol dan menilai kinerja staf.
•  Rancangan  peraturan  yang  dibuat  bertujuan  agar  Gudang Material  Penunjang  berjalan  sebagaimana  mestinya  tanpa ada halangan berarti dari pihak-pihak lain.
•  Pelabelan  dan  penyusunan  material  didesain  sedemikian rupa agar menyelesaikan persoalan pencarian material yang susah.
•  Rancangan  operasional  Gudang  Material  Penunjang dilakukan  agar  dapat  mengontrol  gudang  dan  material didalamnya  agar  tidak  terjadi  hal  yang  tidak  diinginkan seperti  kehilangan  material  dan  ada  pertanggung  jawaban yang jelas.
Dengan adanya tabel induk material sebagai pengontrol material  dan  kartu  stok  sebagai  operasional  gudang, diharapkan permasalahan pada gudang material dapat teratasi dan tidak terjadi kembali.

## Daftar Pustaka
Richards,  G.  (2011).  Warehouse  Management:  A  Complete Guide  to  Improving  Efficiency  and  Minimizing  Costs In the Modern Warehouse. London: Kogan Page.
Arnold,  J.  R.  Tony.  (2008).  Introduction  to  Material Management, (6th ed). New Jersey: Pearson Education, Inc.
Tompkins,  J.A.,  and  Smith,  J.D.  (1998).  The  Wrehouse Management  Book,  (2nd  ed).  North  Carolina: Tompkins Press.
Rahardjo, B. dan Rahardjo, J., Peningkatan Yield Departemen XYZ pada PT X, Jurnal Titra , 1(2), 2013, pp. 199- 206.
Hapsari, et.al. ,  Perbaikan  Tata  Letak  Gudang  Peralatan Rumah  Tangga  di  Surabaya, Prosiding  Seminar Nasional Industrial Service , 2011.
Irawan,  A.,  Analisa  Discrepancy  pada  Perusahaan  Jasa Manajemen  Warehouse  di  PT.  Cipta  Krida  Bahari Samarinda, Ekonomia , 3(3), 2014, pp. 269-278. Leopatria,  M.  dan  Palit,  H.C.,  Perancangan  Sistem Manajemen Gudang Tepung di PT X , Jurnal Titra , 1(2), 2013, pp. 49-56.