AJAD : Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat. Vol. 3, No. 1, April 2023, pp. 56 – 61.

## DOI: 10.59431/ajad.v3i1.157

## C O M M U N I T Y   E N G A G E M E N T   A R T I C L E

## Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Bagi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) Mampang Prapatan Jakarta Selatan
Achmad Maezar Bayu Aji 1*     | Susy Rosida 2     | Samudi 3     | Yuni Eka Achyani 4     | Dwi Cahyo Hadi Kusumo 5     | Sukma Jaya 6     | Dicky Taruna 7
1*,2,3,4,5,6,7 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri, Jakarta Timur, DKI Jakarta, Indonesia.

## Correspondence
1* Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri, Jakarta Timur, DKI Jakarta, Indonesia. Email: achmad.azb@nusamandiri.ac.id

## Funding  information
Universitas Nusa Mandiri.
Received:  1 5   Feb  2023 Revised:  2 8   M a r   2023 Accepted:  1   April  2023            Published:  1 5   April  2023 E-ISSN: 2797-2356, P-ISSN: 2797-2364

## Abstract
Community Service is a medium to bridge the world of education with society. Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) Started as a gathering of Muslim youths, not only for spiritual interests but also  as  a  place  to  exchange  ideas  to  deal  with  problems  that  are  being  faced  together. Information technology media is one of the media that helps a lot in the world of business or organizations,  such  as  facilitating  the  processing  and  utilization  of  digital  archives.  This Community  Service  activity  aims  to  improve  the  performance  of  the  Remaja  Masjid  Baitul Halim,  especially  in  the  manufacture  and  management  of  the  archives  they  have.  This community service training introduces an application that has been made for archiving digital data  that  will  be  studied  by  Remaja  Masjid  Baitul  Halim.  The  training  was  carried  out  by Lecturers  and  Students  at  Nusa  Mandiri  University.  The  main  purpose  of  this  community service is to train Remaja Masjid Baitul Halim to tidy up digital archive data.

## Keywords
Community Service; Computer Training; Archiving Digital Data.

## Abstrak
Pengabdian  Kepada  Masyarakat  merupakan  suatu  media  untuk  menjembatani  dunia pendidikan  dengan  masyarakat.  Remaja  Masjid  Baitul  Halim  (RBH)  Bermula  dari  pemuda pemudi  Islam  berkumpul,  tidak  hanya  dalam  kepentingan  spiritual  namun  juga  menjadi tempat untuk bertukar pikiran untuk menghadapi masalah yang sedang dihadapi bersama. Media teknologi informasi yang merupakan salah satu media yang banyak membantu untuk dunia  bisnis  ataupun  organisasi,  seperti  untuk  mempermudah  pada  pengolahan  dan pemanfaatan arsip digital. Pada kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan  kinerja  para  Remaja  Masjid  Baitul  Halim  terutama  pada  pembuatan, pengelolahan  pada  arsip  yang  dimilikinya.  Pelatihan  pada  pengabdian  masyarakat  ini memperkenalkan  aplikasi  yang  sudah  dibuatk  untuk  pengarsipan  data  digital  yang  akan pelajari para Remaja Masjid Baitul Halim. Pelaksanaan pelatihan dilakukan oleh para Dosen dan Mahasiswa Universitas Nusa Mandiri. Tujuan utama dari Pengabdian kepada masyarakat ini adalah untuk melatih Remaja Masjid Baitul Halim untuk merapikan data arsip digital.
Kata Kunci Pengabdian Masyarakat; Pelatihan Komputer, Arsip Digital.
AJAD : Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat. Vol. 3, No. 1, April 2023, pp. 56 – 61.
Page 57 of 6

## 1  |  PENDAHULUAN
Dalam era perkembangan teknologi informasi yang pesat, segala sesuatu telah menjadi lebih mudah dan berbagai aktivitas telah  didukung  oleh  kemajuan  teknologi  tersebut.  Pengaruh  yang  tak  terhindarkan  dari  perkembangan  teknologi informasi yang semakin cepat di era globalisasi saat ini dapat dirasakan oleh organisasi dalam berbagai aspek. Salah satu aspek  yang  terpengaruh  adalah  cara  berkomunikasi,  terutama  dalam  dunia  desain  dan  kreativitas,  karena  adanya kemajuan  teknologi  media  komunikasi.  Pentingnya  peran  perguruan  tinggi  dalam  mendorong  pembangunan  dan menghadapi tantangan di era digitalisasi ini tidak dapat dipungkiri. Selain melaksanakan pendidikan dan penelitian, salah satu tanggung jawab penting perguruan tinggi adalah melakukan pengabdian kepada masyarakat. Hal ini sejalan dengan pasal 24 UU Diknas yang memberikan otonomi kepada perguruan tinggi untuk mengelola sendiri lembaganya sebagai pusat penyelenggaraan pendidikan tinggi, penelitian ilmiah, dan pengabdian kepada masyarakat.
Sebagai bagian dari pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, para dosen Fakultas Teknologi Informasi Universitas Nusa Mandiri  (UNM)  tetap  berkomitmen  untuk  melaksanakan  pendidikan,  penelitian,  dan  pengabdian  kepada  masyarakat, meskipun  dalam  situasi  pandemi  COVID-19  yang  sedang  terjadi.  Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  rutin dilakukan oleh seluruh dosen Universitas Nusa Mandiri [1].  Di sisi lain, Organisasi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) memiliki tujuan yang sesuai dengan bidangnya, yaitu melaksanakan dakwah Islam secara umum sesuai dengan tuntunan Rasulullah SAW dan berupaya membentuk kader-kader remaja Islami yang memiliki nilai-nilai yang baik. Namun, para pengurus dan anggota Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) di mitra mereka menghadapi masalah dalam pengarsipan berkas yang dimiliki karena belum memiliki sistem pengarsipan digital.
Untuk  mengatasi  permasalahan  ini,  perlu  dilakukan  peningkatan  diri  melalui  berbagai  metode,  salah  satunya  adalah dengan  mengimplementasikan  pengarsipan  digital  [2].  Dalam  konteks  ini,  Remaja  Masjid  Baitul  Halim  (RBH)  akan diberikan pelatihan dan pengetahuan tentang penggunaan aplikasi pengarsipan digital agar mereka dapat merapikan data arsip yang dimiliki menjadi bentuk digital. Diharapkan bahwa melalui kegiatan pelatihan ini, para Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam mengelola data digital dan mengoptimalkan penggunaan aplikasi pengarsipan digital untuk mempermudah proses pengarsipan berkas. Dengan adanya upaya peningkatan diri ini, diharapkan bahwa Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) akan mendapatkan manfaat yang signifikan dalam meningkatkan pengelolaan data digital mereka. Hal ini akan membantu mereka dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka sebagai organisasi yang bergerak dalam bidang dakwah dan pembentukan kader remaja Islami.
Sejumlah penelitian terdahulu telah dilakukan dalam bidang pengelolaan arsip digital yang relevan dengan topik diskusi ini.  Menurut  Habe  dan  Ahiruddin  (2017),  mereka  meneliti  tentang  sistem  pendidikan  nasional  dan  memberikan pemahaman tentang pentingnya pengelolaan arsip dalam konteks  Pendidikan [1]. Priatna (2021) juga mengeksplorasi peran  pengelolaan  arsip  digital  dalam  meningkatkan  kualitas  administrasi  universitas,  khususnya  Universitas Muhammadiyah  Ponorogo  [2].  Penelitian  Trihandayani  (2020)  memfokuskan  pada  program  arsiparis  sebagai  solusi pengelolaan  arsip  digital  di  BMKA  Masjid  Salman  ITB  [3].  Balqis  (2023)  menyelidiki  implementasi  sistem  informasi manajemen arsip  berbasis  web  dalam pengelolaan surat masuk dan keluar di MAN 1 Pasuruan  [4]. Fachzriati (2023) mengangkat pengelolaan kearsipan menggunakan sistem Myaka di SMP Bakti Mulya 400 Jakarta Selatan [5]. Selain itu, Fauzi dan Purwaningtyas (2023) menganalisis tren penelitian dalam jurnal IQRA (Jurnal Perpustakaan dan Informasi) pada periode 2017-2021 dengan menggunakan VOS Viewer [6]. Penelitian-penelitian ini memberikan pemahaman yang berharga tentang praktik pengelolaan arsip digital dan manfaatnya dalam berbagai konteks, termasuk pendidikan dan institusi keagamaan. Hasil penelitian tersebut dapat menjadi dasar referensi dan panduan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat yang fokus pada pelatihan pengelolaan arsip berbasis digital bagi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) di Mampang Prapatan, Jakarta Selatan.

## 2  |  METODE
Tahapan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan [7], yaitu:
1) Tim pelaksana melakukan kunjungan ke mitra terlebih dahulu untuk melakukan analisis mengenai kondisi mitra, peserta yang yang akan diberi pelatihan, dan
2) Menyusun rancangan kegiatan yang akan dilakukan, selanjutnya
3) Mengadakan pelatihan,
4) Evaluasi terhadap proses selama tahap persiapan sampai pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.
AJAD : Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat. Vol. 3, No. 1, April 2023, pp. 56 – 61.
Bentuk kegiatan yang akan dilakukannya dalam Pengabdian Masyarakat ini [7] adalah melalui:
1) Pemaparan teori dan praktek mengenai cara menggunakan Aplikasi digunakan sebagai media pelatihan.
2) Teknik yang digunakan dalam menyampaikan materi Pengabdian Masyarakat adalah menjelaskan materi dengan menggunakan aplikasi pengarsipan data digital.

## 3  |  HASIL DAN DISKUSI

## 3.1 Hasil
Kegiatan pengabdian masyarakat yang akan dilaksanakan adalah berupa pelatihan dengan tema “Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Bagi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) Mampang Prapatan Jakarta Selatan”. Peserta terdiri dari Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) dengan jumlah peserta sebanyak 20 orang. Kegiatan pengabdian masyarakat ini akan dilaksanakan pada hari sabtu tanggal 20 Mei 2023 pada pukul 09.00-12.00 WIB secara daring dan luring. Untuk yang berada dalam luring bertempat di Serambi Masjid Baitul Halim, Jl. KH. Marzuki Ishaq, Mampang Prapatan VII, Tegal Parang, Jakarta Selatan. Rt 006/006, Kode Pos 12790 untuk yang daring dengan menggunakan Zoom Meeting. Berikut merupakan beberapa dokumentasi kegiatan pengabdian masyarakat.

## Gambar 1. Kegiatan Pemberian Materi Secara Luring
Dari gambar 1 menjelaskan tentang bagaimana tutor dari kampus universitas nusa mandiri memberikan materi dalam bentuk  presentasi  kepada  para  peserta  pengabdian  masyarakat.  Diharapan  dengan  adanya  kegiatan  ini  dapat memudahkan remaja RBH untuk mengakses arsip digital kapan saja dan di mana saja. Untuk pengguna yang ingin berbagi arsip digital dengan remaja RBH lainnya atau kolega secara real-time.
Gambar 2. Kegiatan Pemberian Materi Secara Daring
Pada gambar ke 2 merupakan bentuk dokumentasi kegiatan yang dilakukan secara daring. Dengan menggunakan kegiatan secara daring mempermudah peserta dan tutor bagi yang tidak bisa hadir secara luring dan mendapatkan manfaat yang sama dengan yang dilakukan secara luring.
AJAD : Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat. Vol. 3, No. 1, April 2023, pp. 56 – 61.
DOI: https://doi.org/10.59431/ajad.v3i1.157
Gambar 3. Kegiatan Pemberian Materi Oleh Mahasiswa Universitas Nusa Mandiri
Pada gambar 3 di atas dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini turut melibatkan peran dari mahasiswa-mahasiswa Universitas Nusa Mandiri. Dengan adanya mahasiswa tersebut dapat membantu tutor jika ada peserta yang kurang paham atau  tidak mengerti materi  yang diberikan oleh  tutor.  Dan mahasiswa juga mendapatkan pengalaman dengan terlibat langsung dalam kegiatan pengabdian masyarakat.

## Gambar 4. Dokumentasi Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Dengan adanya kegiatan pelatihan pengelolaan arsip berbasis digital ini diharapkan para peserta mendapatkan manfaat dan ilmu yang baru cara melindungi arsip digital dari risiko kehilangan data atau kerusakan file, memberikan keamanan tambahan untuk pengguna yang ingin menjaga integritas arsip digital merek,, menyediakan kapasitas penyimpanan yang besar dan dapat diperluas sesuai kebutuhan pengguna. Ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan berbagai jenis arsip digital, seperti dokumen, gambar, atau video, dengan jumlah yang besar.

## 3.2 Diskusi
Berdasarkan  hasil,  peserta  membahas  tentang  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  berupa  pelatihan pengelolaan arsip berbasis digital bagi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) di Mampang Prapatan, Jakarta Selatan. Kegiatan ini melibatkan sebanyak 20 peserta dari RBH dan dilaksanakan secara daring dan luring pada hari Sabtu, tanggal 20 Mei 2023. Dalam gambar pertama, terlihat tutor dari Universitas Nusa Mandiri yang secara luring memberikan materi kepada
AJAD : Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat. Vol. 3, No. 1, April 2023, pp. 56 – 61.
DOI: https://doi.org/10.59431/ajad.v3i1.157
peserta. Materi ini disampaikan melalui presentasi dengan tujuan untuk memudahkan remaja RBH dalam mengakses arsip digital secara fleksibel dan praktis. Melalui pelatihan ini, diharapkan peserta dapat membagikan arsip digital secara real- time  dengan  sesama  anggota  RBH  atau  rekan  kerja  mereka.  Selain  pelatihan  luring,  gambar  kedua  menunjukkan dokumentasi kegiatan pelatihan yang dilakukan secara daring. Dengan menggunakan teknologi daring, peserta yang tidak dapat hadir secara fisik tetap dapat mengikuti kegiatan tersebut dan mendapatkan manfaat yang sama dengan peserta yang berada di tempat pelatihan secara luring. Dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini, mahasiswa dari Universitas Nusa Mandiri turut berperan sebagai pendukung, sebagaimana terlihat pada gambar ketiga. Mahasiswa ini membantu tutor  dalam  menjawab  pertanyaan  peserta  dan  memberikan  bantuan  kepada  mereka  yang  membutuhkan,  untuk memastikan pemahaman yang optimal terhadap materi yang disampaikan. Keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan ini juga  memberikan  mereka  pengalaman  berharga  dalam  terlibat  langsung  dalam  kegiatan  pengabdian  masyarakat. Terakhir,  gambar  keempat  merupakan  dokumentasi  keseluruhan  dari  kegiatan  pengabdian  masyarakat  tersebut. Pelatihan ini diharapkan memberikan manfaat dan pengetahuan baru kepada peserta, terkait dengan cara melindungi arsip  digital  dari  risiko  kehilangan  data  atau  kerusakan  file.  Selain  itu,  peserta  juga  diberikan  pemahaman  tentang pentingnya  menjaga  integritas  arsip  digital,  menyediakan  kapasitas  penyimpanan  yang  fleksibel,  dan  memungkinkan penyimpanan berbagai jenis arsip digital seperti dokumen, gambar, dan video dalam jumlah yang besar. Melalui kegiatan ini, peserta membahas secara mendalam mengenai pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat yang difokuskan pada pengelolaan arsip berbasis digital bagi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH). Mereka mengulas manfaat, proses, dan hasil dari pelatihan tersebut, sambil mengapresiasi peran aktif mahasiswa dalam mendukung kelancaran kegiatan tersebut.

## 4  |  KESIMPULAN
Setelah  rangkaian  Pelatihan  Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  yang  telah  diberikan  kepada  para  remaja  RBH, dapat  disimpulkan  bahwa  engelolaan  arsip  digital  dapat  menentukan  tingkat  aksesibilitas  file  yang  diunggah, seperti  menentukan  siapa  yang  dapat  melihat,  mengedit,  atau  mengunduh  file  tersebut.  Hal  ini  sangat  berguna untuk  menjaga privasi dan keamanan arsip digital dan dengan adanya  fitur Google Drive menjadi aplikasi  yang sangat cocok untuk pengelolaan arsip digital. Selain itu, Google Drive juga dapat diakses dari berbagai perangkat, seperti komputer, tablet, atau smartphone, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengakses arsip digital kapan saja dan di mana saja. Diharapkan kepada semua pihak, baik penanggung jawab, remaja RBH, untuk memberikan Pelatihan keterampilan teknologi komputer. Pelatihan tersebut bertujuan membantu para Remaja Masjid Baitul Halim  (RBH)  dalam  penggunaan  teknologi  komputer.  Khususnya  dalam  menggunakan  pengelolaan  arsip  untuk kepentingan  yang  dapat  digunakan  untuk  kepentingan  pribadi  maupun  organisasi  yang  sangat  bermanfaat  dan membantu mempermudah dalam menata dokumen-dokumen agar tersusun dan didokumentasikan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terimakasih  kepada  Bapak  Andi  Saryoko,  M.Kom  Selaku    Ketua    LPPM    Universitas  Nusa  Mandiri  yang      telah memberikan   kesempatan   penulis   untuk   melakukan kegiatan   pengabdian   yang   berkontribusi   kepada masyarakat.   Dan   juga   tidak   lupa petugas  Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) yang  telah  bersedia  turut  handil dalam kegiatan ini. Sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kegiatan ini.

## REFERENSI
[1] Habe,  H.,  &  Ahiruddin,  A.  (2017).  Sistem  Pendidikan  Nasional. Ekombis  Sains:  Jurnal  Ekonomi,  Keuangan  Dan Bisnis , 2 (1), 39-45. DOI: 10.24967/ekombis.v2i1.48.
[2] Priatna,  Y.  (2021).  Peran  Pengelolaan  Arsip  Digital  Universitas  Muhammadiyah  Ponorogo  Dalam  Upaya Peningkatan Kualitas Administrasi Universitas. Jurnal Pustaka Budaya , 8 (2), 64-73.
[3] Trihandayani,  D.  (2020).  Program  Arsiparis  sebagai  Solusi  Pengelolaan  Arsip  Digital  di  BMKA  Masjid  Salman ITB. WEBINAR ILMIAH MASJID II , 81.
[4] Balqis, A. (2023). IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP BERBASIS WEB PADA SURAT MASUK DAN KELUAR DI MAN 1 PASURUAN. Ulul Amri: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam , 2 (1), 120-131.
AJAD : Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat. Vol. 3, No. 1, April 2023, pp. 56 – 61.
Page 61 of 6
[5] Fachzriati,  M.  S. Pengelolaan  Kearsipan  Menggunakan  Sistem  Myaka  di  SMP  Bakti  Mulya  400  Jakarta Selatan (Bachelor's thesis, Jakarta: FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta).
[6] Fauzi,  A.,  &  Purwaningtyas,  F.  (2023).  ANALISIS  BIBLIOMETRIK  TREND  PENELITIAN  JURNAL  IQRA  (JURNAL PERPUSTAKAAN  DAN  INFORMASI)  PERIODE  2017-2021  MENGGUNAKAN  VOS  VIEWER. Jurnal  Indonesia: Manajemen Informatika dan Komunikasi , 4 (2), 763-780.
[7] Indrawati, B. (2020). Tantangan dan peluang pendidikan tinggi dalam masa dan pasca Pandemi Covid-19. Jurnal Kajian Ilmiah , 1 (1).
How to cite this article: Aji, A. M. B., Rosida, S., Samudi, Achyani, Y. E., Kusumo, D. C. H., Jaya, S., & Taruna, D. (2023). Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Bagi Remaja Masjid Baitul Halim (RBH) Mampang Prapatan Jakarta Selatan. AJAD : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 3(1), 56 – 61. https://doi.org/10.59431/ajad.v3i1.157.