Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA PDAM TIRTA MON PASE ACEH UTARA
Dahlan Abdullah* 1 , Cut Yusra Novita 2 dan Cut Ita Erliana 3
1,2 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh
3 Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh Reuleut, Aceh Utara, Aceh - Indonesia
1 dahlan.unimal@gmail.com , 3 cutitha@gmail.com
Abstrak
Administrasi  persuratan  merupakan  kegiatan  operasional  rutin  dilakukan  oleh  setiap personal  dalam  suatu  organisasi  atau  perkantoran.  Setiap  kegiatan  baik  secara  personal maupun organisasi umumnya tertuang dalam suatu dokumen/surat. Lalu lintas dokumen, surat, nota,  memo,  dinas.  Bahkan  dari  mulai  tahap  rencana  sampai  dengan  akhir  kegiatan  atau laporan. Surat-surat tersebut  selain  berfungsi sebagai  sarana komunikasi antar personal,  unit ataupun  organisasi  yang  berfungsi  sebagai  bukti  formal  kegiatan  yang  dapat  dipertanggung jawabkan  (aspek  legalitas).  Salah  satu  permasalahan  yang  timbul  dalam  studi  kasus  pada PDAM Tirta Mon Pase adalah ketidak efisienan pengolahan dan pengarsipan data surat yang masih  menggunakan  sistem  manual.  Tujuan  yang  ingin  dicapai  melalui  perancangan  sistem yang berbasis komputer adalah dapat membantu pegawai pada PDAM Tirta Mon Pase dalam melakukan pengolahan dan pengarsipan data surat sehingga pencarian surat yang dibutuhkan lebih cepat.
Kata kunci : Sistem Informasi, Surat, Basis Data, DFD, ERD

## Abstract
Mailing  administration  are  routine  operations  performed  by  any  personnel  in  an organization or office. Each activity is both personal and organizational generally contained in a document/letter. Traffic documents, letters, notes, memos, office. Even from the start until the final  stages  of  planning  or  reporting  activities.  The  letters  are  in  addition  to  functioning  as  a means  of  interpersonal  communication,  unit  or  organization  that  serves  as  a  formal  proof  of activities  that  can  be  justified  (legality).  One  of  the  problems  that  arise  in  the  case  study  on PDAM  Tirta  Mon  PASE  is  inefficient  processing  and  data  archiving  letter  still  using  manual systems. Objectives to be achieved through the design of a computer-based system is that it can help employees on PDAM Tirta Mon Pase in doing the processing and archiving of data so that the letter mail search is needed more quickly. Keywords : Information Systems , Letter, Database, DFD, ERD

## 1. PENDAHULUAN
Komputer  merupakan  kebutuhan  bagi  masyarakat  yang  mengerti  pentingnya teknologi bagi  kehidupan  mereka.  Penerapan  teknologi  komputer  sebagai  alat  pengolah  data  informasi yang dapat dipahami. Kondisi ini memicu kalangan dunia umum untuk menempatkan teknologi komputer sebagai alat bantu dalam banyak hal, salah satunya seperti pada PDAM (Perusahaan Daerah  Air  Minum)  Tirta  Mon  Pase  Kabupaten  Aceh  Utara,  diperusahaan  tersebut  komputer sangat diperlukan untuk memproses dan menyajikan data-data penting yang diperlukan [1]. Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya bersumber pada dua sebab yaitu karena  mereka  tidak  tahu  cara  memecahkan  masalah  atau  karena  kekurangan  fakta  yang mendukung  berhubungan  dengan  masalah  tersebut.  Perkembangan  teknologi  dewasa  ini  tidak
terlepas  dari  upaya  manusia  yang  senantiasa  bertambah  dan  kelangkaan  sumber  daya  pemuas kebutuhan  telah  mendorong  manusia  untuk  dapat  menciptakan  suatu  cara  yang  efektif  dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya yang ada. Oleh karena itu penerapan teknologi yang bersifat  komputerisasi  dapat  digunakan  sebagai  alat  pengolahan  data  yang  rumit  sekalipun menjadi suatu informasi yang berharga dan sangat sederhana [2].
Salah  satu  pekerjaan  yang  dilakukan  oleh  PDAM  Tirta  Mon  Pase  Kabupaten  Aceh Utara  adalah  surat-menyurat  dan  menyimpan  arsip  atau  dokumen.  Kegiatan  ini  lebih  dikenal dengan  administrasi  kearsipan.  Meskipun  kearsipan  berperan  penting  dalam  administrasi, namun masih banyak kantor-kantor yang melakukan penataan arsip dengan tidah baik sehingga sulit menemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Begitu pula di PDAM Tirta Mon Pase Kabupaten Aceh Utara, dari hasil  pengamatan dan penelitian, PDAM mengalami kendala dalam hal pengarsipan surat, dimana surat-surat itu masih di agendakan didalam buku. Di mana dalam  buku  tersebut  dicatat  data  mengenai  surat  berdasarkan  nomor  register  yang  telah  di tentukan sehingga pencariannya tidak efisien dan efektif. Kelemahan dari sistem ini adalah buku tersebut  bisa  hilang  atau  rusak  yang  akan  menyulitkan  pegawai  untuk  menemukan  dan memeriksa kembali semua surat yang ataupun keluar di PDAM [3].
Sehubungan  dengan  keadaan  tersebut,  maka  sangat  perlu  di  PDAM  Tirta  Mon  Pase Kabupaten Aceh Utara dalam menata hal tersebut dengan menggunakan komputerisasi. Di mana dengan sistem ini dapat memudahkan pegawai dalam pengarsipan ataupun dalam menghasilkan informasi yang di butuhkan dengan  cepat sehingga terlihat lebih efiktifitas dan efisiensi  waktu kerja [4].

## 2. METODE PENELITIAN
Dalam  melakukan  penelitian  ini  menggunakan  metode  argumentasi,  melalui  informasi dari  data  yang  diperoleh  di  lapangan,  sehingga  menggambarkan  permasalahan  yang  akan  di bahas.
Dalam metode pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut :
a. Telaah  Kepustakaan  (Library  review),  yaitu  menelaah  data  yang  diperoleh  dari  referensi dengan  mencari  dan  membaca  buku-buku  yang  berkenaan  dengan  objek  penulisan  yang terlampir pada daftar pustaka.
b. Penelitian lapangan (Field Research), Penelitian ini dilakukan dengan dua cara      yaitu :
1. Wawancara (Interview)
Dalam  mengumpulkan penulis  melakukan tanya  jawab  dengan  jajaran  manajemen  dan pegawai  PDAM  Tirta  Mon  Pase  Kabupaten  Aceh  Utara  untuk  memberikan  data  yang diperlukan.
2. Pengamatan (Observasi)
Mengadakan  pendekatan  yang  dilakukan  dengan  mengamati  langsung  pada  PDAM Tirta Mon Pase Kabupaten Aceh Utara.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pengolahan surat pada PDAM Tirta Mon Pase masih dilakukan dengan secara manual baik surat masuk maupun surat keluar. Masih menggunakan  buku agenda atau register yang sudah berbentuk tabel untuk mencatat data surat berdasarkan  nomor registrasi yang telah ditentukan.  Sehingga  pencariannya  tidak  efisien  dan  tidak  efektif  juga  memungkinkan  buku tersebut hilang atau bisa rusak.
Sedangkan  untuk  pengarsipannya  tidak  dicatat  dibuku.  Hal  ini  dapat  menyulitkan petugas  untuk  menemukan  kembali  arsip  surat.  Maka  penulis  mencoba  merancang  sebuah sistem informasi yang bisa membantu petugas dalam mencari surat yang di butuhkan.
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
3.1 Analisa Dan Perancangan Sistem Baru
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai usaha untuk menggabungkan antara modul- modul kegiatan  yang  saling  berkaitan untuk menghasilkan  suatu  aplikasi  sistem program  yang outputnya dimungkinkan dapat digunakan untuk jangka pendek dan jangka panjang.
Adapun  perancangan  sistem  baru  yang  ingin  penulis  usulkan  adalah  dengan memanfaatkan  perangkat  komputer,  yang  biasa  disebut  dengan  istilah  sistem  yang  bersifat komputerisasi. Suatu sistem yang dapat membantu pengelolaan surat-menyurat dan pengurusan pengarsipan  surat  untuk  mempermudah  dan  mempercepat  proses  pengolahan  surat  yang  ada. Sehingga kelemahan-kelemahan yang memperlambat proses pekerjaan yang biasanya dilakukan secara manual akan mampu diatasi dan dapat meningkatkan kualitas dan efesiensi kerja.
Adapun  langkah-langkah  dalam  pembuatan  sistem  informasi  pengolahan  data  surat adalah:
a. Pembuatan  diagram  konteks  yaitu  diagram  tingkat  atas,  merupakan  diagram  dari  sebuah sistem  yang  menggambarkan  aliran-aliran  data  yang  masuk  dan  keluar  dari  sistem  dan yang masuk dan keluar dari entitas luar.
b. Menggambarkan  DFD  (Data  Flow  Diagram)  sistem  yang  merupakan  penjelasan  lebih detail lagi dari diagram konteks yang dimulai darilevel 0 sampai seterusnya.
c. Membuat  ERD  yang  menggambarkan  hubungan  yang  terjadi  antara  data-data  yang  telah disediakan.
d. Selanjutnya menggambarkan desain database dan interface input dan output sistem secara umum.
3.1.1 Diagram Konteks
Diagram  konteks  pada  sistem  informasi  ini  menceritakan  alur  dari  kerja  sistem.  Pada sistem  ini  proses  rekam  data  surat  atau  proses  pengagendaan  surat  diproses  dalam  sistem persuratan  dan  pengarsipan.  Operator  bertugas  mencatat  surat  masuk  dan  keluar  serta menambah data dokumen arsip dalam komputer untuk diproses.
Pengirim SISFO Persuratan Pada PDAM Direktur PDAM Kepala Bagian Memberikan Surat Masuk Surat Yang Disposisi Surat Yang Disposisi Surat Yang Disposisi Menerima Surat Balasan Menerima Dan Disposisi Surat Laporan Gambar 1. Diagram Konteks
3.1.2 DFD (Data Flow Diagram)
Diatas  telah  didefinisikan  bagaimana  gambar  dari  diagram  konteks  untuk  sistem informasi  persuratan.  Maka  selanjutnya  akan  digambarkan  komponen-komponen  DFD  dari diagram konteks tersebut. Dimana terdapat berbagai macam proses-proses, diantaranya:
Gambar 2. DFD Level 0
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
3.1.3 ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
3.2 Desain File Sistem
a. File Login
Tabel : Login Field index : Id_Petugas Tabel 1. Database Login
b. File Surat Masuk
Tabel : Surat Masuk Field Index : No_Surat Masuk Tabel 2. Database Surat Masuk c. File Surat keluar Tabel : Surat keluar Field Index : No_Surat Keluar Tabel 3. Database Surat keluar d. File Laporan Surat Masuk Tabel : Laporan Surat Masuk Field Index : No_Surat_Masuk Tabel 4. Database Laporan Surat Masuk
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
e. File Laporan Surat keluar Tabel : Laporan Surat keluar Field Index
: No_Surat_Keluar
Tabel 5. Database Laporan Surat keluar
3.3 Relasi Antar Tabel
Gambar 4. Relasi Antar Table
Keterangan : * . . : Primary Key (Kunci Utama) ** : Foreign Key (Kunci Tamu)
3.4 Desain Input Sistem
a. Form Login Petugas
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PDAM TIRTA MON PASE LOGIN User_Name : Id_Petugas : Password : MASUK BATAL
Gambar 5. Form Login Petugas

## b. Form Utama Antar Muka
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR Form Utama Antar Muka Surat Masuk Surat Keluar Pengarsipan Close Gambar 6. Form Utama Antar Muka c. Form Input Data Surat Masuk
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR No_Agenda : No_Surat : Mengolah Agenda Surat Masuk Tujuan : Asal Surat : Perihal : Tgl_Terima : Tgl_Surat : Sifat surat : Simpan Batal Edit Keluar
Gambar 7. Form Input Data Surat Masuk
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
d. Form Input Data Surat Keluar
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR No_Agenda : No_Surat :
Mengolah Agenda Surat Keluar Tujuan : Perihal : Hub,Dgn Surat No : Asal surat : Tgl_Surat : Sifat surat : Simpan Batal Edit
Keluar
Gambar 8. Form Input Data Surat Keluar 3.5 Desain Output Sistem
a. Output Data Surat Masuk
Gambar 9. Output Surat Masuk
b. Output Data Surat Keluar
Gambar 10. Output Data Surat Keluar

## 4. KESIMPULAN
Sekarang ini sistem informasi sudah menjadi suatu kebutuhan untuk mengolah secara cepat dan efisien.  Pada  sistem  ini  setiap  data  yang  diproses  haruslah  disimpan  didalam  database  yang sesuai sehingga apabila suatu saat nanti dibutuhkan kembali maka data tersebut dapat dicari dan ditampilkan dalam waktu yang relatif singkat.
Berdasarkan    dari  pembahasan  sistem  informasi  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  ini, dapat ditarik kesimpulan beberapa yaitu :
a. Sistem  informasi  yang  berbasis  komputerisasi  lebih  efisien  dan  efektif  dan  tidak memerlukan waktu yang lama dalam mencari dan menemukan data surat yang dibutuhkan.
b. Sistem  informasi  ini  dapat  menyelesaikan  masalah-masalah  dan  kendala-kendala  yang dihadapi pada sistem yang lama.
c. Penghematan  terhadap  biaya  pemeliharaan  arsip  data  yang  benar-benar  harus  terjaga, sehingga  apabila  dimasa  yang  akan  datang  diperlukan  cukup  dengan  memanggil  data tersebut untuk ditampilkan kembali.
d. Mempermudah  dan  meningkatkan  mutu  pelayanan  pada  suatu  perusahaan/instansi  yang mengimplementasikan database tersebut.

## 5. SARAN
Pada akhir penulis laporan ini penulis mencoba memberikan sedikit masukan yang berupa saran guna pengembangan sistem yang penulis buat, saran tersebut antara lain:
a. Berhubungan  dengan  perkembangan  teknologi  dan  kebutuhan  akan  informasi  yang  aktual dibidang  perusahaan/perkantoran,sekiranya  dari  PDAM  Tirta  Mon  Pase  Kabupaten  Aceh Utara mulai mempertimbangkan usulan perancangan sistem informasi pengolahan data.
b. Mengingat perkembangan software yang begitu maju saat ini,maka penulis juga mengimbau kepada  yang  lainnya  agar  dapat  mengembangkan  sistem    yang  penulis  rancang  sekarang guna mendapatkan suatu sistem yang baru yang sersifat up-to-date.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Fitriana,  Eka.  2011.  Laporan  Perancangan  Surat  Masuk  Surat  Keluar  Dan Pangarsipan  BKKP  Kota  Lhokseumawe.:  Universitas  Malikussaleh,  Laporan Kerja Praktek Tidak Dipublikasikan.
[2]. Jogiyanto HM, 1999. Pengenalan Komputer, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
[3]. Simamarta, Janner dan Iman Paryudi, 2006. Basis Data, ANDI, Yogyakarta.
[4]. PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum) Tirta Mon Pase Kabupaten Aceh Utara, sejarah, struktur organisasi, dan aktivasi Perusahaan.