Majalah Farmaseutik Vol. 18 No. 1 : 85-89 ISSN-p : 1410-590x
ISSN-e : 2614-0063

## Strategi  Perencanaan  dan  Pengadaan  Obat  Dalam  Penanganan  Pandemi Covid-19 di Instalasi Farmasi Rsud Bali Mandara
Strategy  Planning  and  Procurement  Drug  in  The  Covid-19  Pandemic  in  Pharmacy  Department  Bali Mandara Hospital
Gusti Ayu Putu Puspikaryani, I Gusti Ayu Made Iin Kristanti, I Made Agus Yogeswara Wibawa *
RSUD Bali Mandara Provinsi Bali Corresponding author: I Made Agus Yogeswara Wibawa; Email: farmasi.balimandara@gmail.com Submitted: 29-11-2021 Revised: 31-12-2021 Accepted: 05-01-2022

## ABSTRAK
World  Health  Organization  (WHO)  menyatakan  penyakit  virus  Corona-19  sebagai  global pandemi. Perencanaan dan pengadaan persediaan obat di instalasi farmasi harus dilakukan secara baik  agar  rumah  sakit  terhindar  dari  masalah  kehabisan  persediaan  obat  di  gudang  farmasi. Penelitian  ini  melihat  penerapan  strategi  pengendalian  persediaan  obat  di  Rumah  Sakit  dengan menerapkan kombinasi metode ABC, metode konsumsi, dan metode epidemiologi. Pengambilan data dilakukan dari bulan Januari - Juli 2021. Data yang digunakan pada penelitian ini bersumber dari data  sekunder.  Dilakukan  pengelompokan  obat  dengan  menggunakan  Metode  ABC  ke  dalam  3 kelompok, yaitu kelompok A untuk persentase 0 - 70%, kelompok B untuk persentase > 70 - 90%, dan kelompok C untuk persentase > 90 - 100%. Hasil analisis ABC yang dilakukan untuk RSUD Bali Mandara Bulan Januari - Juli tahun 2021 diperoleh obat kelompok A sebanyak 38 item (17,43%), kelompok  B  sebanyak  43  item  (19,72%),  dan  kelompok  C  sebanyak  137  item  (62,84  %).  Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perencanaan dan pengadaan dengan menggunakan metode ABC, metode konsumsi dan metode epidemiologi cukup efektif untuk mengatasi kekosongan obat Covid- 19 dan obat untuk gejala penyertanya.
Kata  kunci: Covid-19;  Obat  Covid-19;  Perencanaan  dan  Pengadaan  Obat;  Metode  ABC;  Metode Konsumsi; Metode Epidemiologi

## ABSTRACT
The World Health Organization (WHO) has declared the Corona-19 virus disease as a global pandemic. Planning and procurement of drug supplies in pharmacy department must be carried out properly  so  that  hospitals  avoid  the  problem  of  running  out  of  drug  supplies  in  pharmacy warehouses. This study looks at the implementation of drug inventory control strategies in hospitals by applying a combination of ABC methods, consumption methods, and epidemiological methods. Data collection was carried out from January - July 2021. The data used in this study were sourced from  secondary  data.  Drugs  were  grouped  using  the  ABC  method  into  3  groups,  group  A  for percentage 0 - 70%, group B for percentage > 70 - 90%, and group C for percentage > 90 - 100%. The results of the ABC analysis for the Bali Mandara Hospital in January - July 2021 obtained of group A 38 items drugs (17.43%), group B 43 items drugs (19.72%), and group C 137 items drugs (62.84 %). The results of this study indicate that planning and procurement using the ABC method, consumption method and epidemiological method are quite effective in overcoming the shortage of Covid-19 drugs and drugs for accompanying symptoms. Keywords : Covid-19; Covid-19 drug; drug procurement and planning; ABC methods; Consumption methods; Epidemiological methods

## PENDAHULUAN
World  Health  Organization  (WHO)  pada tanggal  11  Maret  2020  menyatakan  penyakit virus  Corona-19  sebagai  global  pandemi. Indonesia  menyatakan  bahwa  penyakit  ini merupakan  penyakit  yang  mengakibatkan kedaruratan  kesehatan  pada  masyarakat  serta
bencana non alam yang menyebabkan kematian dan kerugian ekonomi yang tinggi. Oleh karena itu,  perlu  dilakukan  usaha  penanggulangan termasuk  pencegahan  dan  pengendalian (Kemenkes, 2020).
Perencanaan  dan  pengadaan  obat merupakan satu tahap awal yang penting dalam
Gusti Ayu Putu Puspikaryani, et al
menentukan  keberhasilan  tahap  selanjutnya, sebab  tahap  perencanaan  berguna  untuk menyesuaikan  antara  kebutuhan  pengadaan dengan  dana  yang  tersedia  untuk  menunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit (Krisnangtyas et al ., 2013). Apabila perencanaaan  dan  pengadaan  obat  dikelola dengan  sistem  yang  kurang  baik,  akan menyebakan  terjadinya  penumpukan  obat  dan kekosongan stok obat.
Perencanaan dan pengadaan persediaan obat di instalasi farmasi harus dilakukan secara baik  agar  rumah  sakit  terhindar  dari  masalah kehabisan  persediaan  obat  di  gudang  farmasi. Hal ini yang sering kali, sehingga obat tersebut harus  dibeli  di  apotek  luar  rumah  sakit (Febriawati,  2013).  Oleh  karena  itu,  perlu dilakukan  strategi  dalam  perencanaan  dan pengadaan obat terutama obat Covid-19 dalam menangani pandemi Covid-19.
Strategi  perencanaan  meliputi  beberapa proses,  yaitu  membuat  tim  perencanaan  obat terpadu  yang  melibatkan  unsur  terkait  dan membangun komitmen bersama untuk mencapai suatu tujuan dalam sebuah organisasi. Proses  ini  dilakukan  mempertimbangkan anggaran,  prioritas,  sisa  persediaan,  data pemakaian  periode  lalu,  waktu  tunggu pemesanan,  dan  rencana  pengembangan. (Dirjen  Binfar,  2006)  Perencanaan  merupakan proses menganalisa, memperkirakan kebutuhan,  menetapkan  target  yang  terukur, serta menentukan strategi, tanggungjawab, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan. (WHO, 2012).
Analisis  ABC  adalah  adalah  metode pengklasifikasian barang berdasarkan peringkat  nilai  dari  nilai  tertinggi  hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang  disebut  kelompok  A,  B,  dan  C  (Wahyuni, 2015).  Menurut  Widya  (2019),  analisis  ABC membuat pihak manajemen lebih berfokus pada barang-barang  yang  memiliki  nilai  kritis  dan nilai  penggunaan  lebih  tinggi  sehingga  dapat ditangani  lebih  efisien.  Hal  ini  mendukung dengan  hasil  penelitian  Raisya  (2016)  yang menyatakan bahwa analisis nilai ABC ini, dapat mengidentifikasi  jenis-jenis  obat  yang  dimulai dari  golongan  obat  yang  membutuhkan  biaya terbanyak.
Proses  pengadaan  memegang  peranan penting  dalam  kesinambungan  pelayanan rumah  sakit  dan  menjamin  ketersediaan  obat setiap  kali  dibutuhkan  (Muhia et  al ,  2017).
Metode pengadaan yang digunakan oleh fasilitas kesehatan  adalah  tender  terbuka,  tender terbatas,  negosiasi  kompetitif,  atau  pengadaan langsung.  Menurut  Adelheid  (2018),  tim  yang terlibat dalam proses pengadaan obat menurut hasil  wawancara  adalah  kepala  instalasi farmasi,  kepala  gudang,  kasubid  logistik,  dan kasubid penunjang medik, sedangkan frekuensi pemesanan atau pengadaan obat ke distributor dilakukan  sebulan  sekali  atau  dalam  keadaan tertentu  dapat  dilakukan  sekali  dalam seminggu.
Menurut  Muhia  (2017),  kendala  yang sering  dihadapi  dalam  proses  pengadaan  obat adalah kurangnya ketersediaan dana, birokrasi, lemahnya  metode  peramalan  kebutuhan  dan transportasi  obat  dari  pemasok  ke  pengguna. Menurut  Fadhila  (2013),  rumah  sakit  perlu melakukan penyesuaian sistem informasi untuk menghasilkan  informasi  mengenai  jumlah penggunaan setiap dalam periode tertentu agar memudahkan  dalam  penyusunan  kebutuhan obat dan perlu menerapkan metode pengendalian  persediaan  untuk  menghindari stock out dan pembelian cito.

## METODE
Penelitian  ini  menggunakan  desain penelitian  kuantitatif.  Penelitian  ini  melihat penerapan  strategi  pengendalian  persediaan obat  di  Rumah  Sakit  dengan  menerapkan kombinasi metode ABC, metode konsumsi, dan metode  epidemiologi.  Metode  epidemiologi merujuk pedoman tatalaksana Covid-19 edisi 3, terapi  gejala,  dan  terapi  penyakit  penyerta. Pengambilan data dilakukan dari bulan Januari - Juli 2021. Data yang digunakan pada penelitian ini bersumber  dari  data  sekunder.  Pengumpulan data  sekunder  dilakukan  di  instalasi  farmasi rumah  sakit  dengan  melakukan  penelusuran dokumen farmasi rumah sakit, antara lain:
Pedoman
pelayanan
dan pengorganisasian  Instalasi  Farmasi  Rumah Sakit;  Kebijakan  dan  panduan  tentang perencanaan  dan  pengadaan  obat  di  Rumah Sakit; Standar Prosedur
Operasional perencanaan  dan  pengadaan  obat  di  Rumah Sakit;  Formularium  Rumah  Sakit  tahun  2021; Laporan  perencanaan  dan  pengadaan  obat; Lembar  pemesanan  ( defecta )  obat  harian Rumah Sakit. Penerapan  Metode  ABC  berdasarkan histori  pemakaian  dilakukan  dengan  tahapan
hitung histori pemakaian obat Januari - Juli 2021 dalam  Microsoft  excel  dan  diurutkan  dari jumlah pemakaian
terbanyak;
Hitung persentase  total  pemakaian  masing-masing obat;  Hitung  persentase  kumulatif  pemakaian masing-masing obat;  Berdasarkan perhitungan persentase
kumulatif, dilakukan pengelompokan  obat  ke  dalam  3  kelompok, yaitu  kelompok  A  untuk  persentase  0  -  70%, kelompok B untuk persentase > 70 - 90%, dan kelompok C untuk persentase > 90 - 100%

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan Obat Covid-19 Rumah Sakit dilakukan  oleh  penanggung  jawab  perbekalan farmasi berdasarkan data rekapan penggunaan obat  yang  telah  terintegrasi  dalam  sistem informasi  rumah  sakit.  Sistem  akan  mengolah data  penggunaan  obat  Covid-19  untuk disesuaikan  dengan  batas  minimal  dan maksimal  obat  yang  harus  tersedia  dengan menggunakan  aplikasi  Microsoft  Excel.  Daftar obat  Covid-19  yang  akan  dibeli  dicetak  setiap harinya  menggunakan  dasar  data  penggunaan obat sebelumnya yang sangat dinamis. Daftar ini menjadi  dasar  untuk  pembelian  obat  yang dilakukan setiap hari.
Perencanaan obat di RS dilakukan setiap akhir bulan, yang kemudian akan dibagi lagi ke dalam perencanaan mingguan. Perencanaan ini disusun dengan mengelompokkan menggunakan  metode  ABC,  metode  konsumsi, dan  metode  epidemiologi  dengan  melihat pemakaian  obat  pada  periode  1  minggu sebelumnya,  dan  sisa  persediaan  obat. Perencanaan  dengan  metode  ABC,  metode konsumsi, dan metode epidemiologi memberikan  informasi  yang  cukup  akurat tentang jumlah obat yang harus dibeli. Metode ini  menganalisis  kecenderungan  penggunaan obat dan membuat asumsi tentang faktor-faktor yang  diperkirakan  dapat  mempengaruhi permintaan  untuk  masing-masing  obat  selama periode  kuantifikasi  (USAID,  2011).  Kebijakan perencanaan  obat  di  instalasi  farmasi  rumah sakit  bertujuan  untuk  mencegah  kekosongan selama  pemesanan  (King,  2011).  Proses  ini diawali dari informasi ketersediaan obat Covid- 19,  jumlah  stok  minimal,  rata-rata  pemakaian perhari, rata-rata pemakaian maksimal per hari dengan  mempertimbangkan lead  time obat. Lead  time obat  rumah  sakit  ditetapkan  sama untuk semua obat, yaitu 2 (dua) hari. Penentuan Reorder  point (ROP)  dilakukan  dengan
menjumlahkan  jumlah  stok  minimal  dengan buffer stok,  sedangkan  jumlah  stok  minimal diperoleh  dari:  rata – rata  pemakaian  perhari dikali leadtime .  Penghitungan  jumlah buffer stock diperoleh  dari  rata-rata  pemakaian terbanyak  perhari  di  kurang  rata-rata pemakaian perhari kemudian dikalikan dengan lead time . Analisa  dengan  menggunakan  metode ABC menunjukkan hasil pengelompokkan, yaitu kelompok  A  sebanyak  38  item,  kelompok B sebanyak 43 item, dan kelompok C sebanyak 137  item.  Setelah  didapat  kelompok  obat yang  tergolong Fast  Moving, dilakukan perhitungan  jumlah buffer  Stock agar  bisa dilakukan keputusan
dalam melakukan pengadaan.
Pengadaan  Obat  Covid-19  Rumah  Sakit dilakukan  oleh  bagian  perbekalan  farmasi sesuai  dengan  Pedoman  Pelayanan  Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  yang  ditetapkan  oleh direktur RS. Proses pengadaan dan pemesanan obat Covid-19 dilakukan dibawah tanggungjawab seorang apoteker penanggungjawab perbekalan farmasi.
Pengadaan  sediaan  farmasi  di  Rumah  Sakit dilakukan  seusai  dengan  data  perencanaan dengan  menggunakan  metode  konsumsi  yang telah  diintegrasikan  dalam  SIMRS.  Proses pengadaan
dilaksanakan oleh penanggungjawab  perbekalan  farmasi  dibantu tenaga teknis kefarmasian. Obat yang termasuk dalam daftar pengadaan adalah obat-obat yang termasuk  dalam  Formularium  RS  dan permintaan dari dokter.
Pengadaan  obat  di  Rumah  Sakit dilakukan  oleh  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit. Pengadaan dilakukan melalui supplier obat yang telah disetujui oleh rumah sakit melalui proses pembelian. Penentuan jumlah yang dibutuhkan berdasarkan jumlah minimal dan maksimal obat yang  ada  dalam  persediaan,  menyesuaikan antara  jumlah  kebutuhan  dengan  ketersediaan dana, pemilihan pemasok, menyiapkan kontrak dengan pemasok, memantau status pemesanan, menerima dan memeriksa obat yang dibeli, dan pembayaran  (WHO,  2012).  Kepala  Instalasi Farmasi  akan  memastikan  bahwa  setiap tahapan  sesuai  dengan  prosedur  yang  telah ditetapkan.  Pengadaan  obat  di  Rumah  Sakit terbatas  pada  obat-obat  yang  masuk  dalam formularium,  namun  jika  ada  permintaan  dari dokter melalui peresepan maka akan dilakukan pengadaan tidak terencana (Gabra, 2016).
Gusti Ayu Putu Puspikaryani, et al
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perencanaan dan pengadaan
dengan menggunakan  metode  ABC,  metode  konsumsi dan  metode  epidemiologi  cukup  efektif  untuk mengatasi kekosongan obat Covid-19 dan obat untuk gejala penyertanya. Karena hal ini sangat berpengaruh pada pelayanan Covid-19 bila obat tersebut  terdapat  kekosongan.  Apabila  terjadi kekosongan  stok  obat  Covid-19  dan  stok  obat untuk  gejala  penyertanya ,  maka  dapat mempengaruhi keberlangsungan terapi pasien. Pasien akan terlambat mendapatkan terapi atau terjadi  putus  terapi Covid-19 dan  gejala penyertanya. Ketersediaan  obat  Covid-19 sangat  berdampak  dalam  meningkatkan  taraf hidup pasien serta dapat membantu menurunkan  angka  kematian.  Apabila  masih terdapat kekosongan obat Covid-19 di Instalasi Farmasi  hal  tersebut  disebabkan  oleh kekosongan pada distributor.

## KESIMPULAN
Proses  perencanaan  obat  Covid-19  di RSUD  Bali  Mandara  dilakukan  dengan menggunakan  metode  ABC,  metode  konsumsi, dan  metode  epidemiologi.  Hasil  analisis ABC yang dilakukan untuk RSUD Bali Mandara Bulan  Januari – Juli  tahun  2021  diperoleh obat  kelompok  A  sebanyak  38  item  (17,43%), kelompok  B  sebanyak  43  item  (19,72),  dan kelompok C sebanyak 137 item (62,84 %).

## UCAPAN TERIMAKASIH
Puji  dan  syukur  kami  panjatkan  kepada Tuhan  Yang Maha Esa, karena atas  berkat dan rahmat-Nya,  kami  dapat  menyelesaikan  karya tulis ilmiah ini. Terima kasih juga kami ucapkan kepada  RSUD  Bali  Mandara  selaku  tempat kami  bertugas  saat  ini  yag  telah  memberikan fasilitas data untuk menyelesaikan karya ilmiah ini.
Gambar 1. Tabel Buffer Stock

## DAFTAR PUSTAKA
Amalia  T.,  Ramadhan  D.  K.,  2019, Analisi Kegiatan  Pengelolaan  Sediaan  Farmasi, Alat  Kesehatan  dan  Bahan  Medis  Habis Pakai  Berdasarkan  PERMENKES  RI Nomor 72 Tahun 2016 Di RS X Kabupaten Bekasi, Jurnal  Inkofar, Volume  1  No.  2, Indonesia, 13-20 Direktorat  Jenderal Bina  Kefarmasian dan  Alat Kesehatan,  2010, Pedoman  Pengelolaan Perbekalan  Farmasi  di  Rumah  Sakit , Jakarta Febriawati,  Henni,  2013, Manajemen  Logistik
Farmasi Rumah Sakit , Gosyen Publishing, Yogyakarta
Gebicki  M., Mooney  E.,  Chen  S.  J.,  Mazur  L.  M., 2014, Evaluation  of  Hospital  Medication Inventory Policies, Health Care Management  Science, Health  Care Management  Science volume 17,  USA, 215 – 229 Huda R. D., Sumijatun, Trigono A., 2021, Analisis Sistem Pengelolaan Perbekalan Farmasi di RS Darurat Penanganan Covid-19 Wisma Atlet  Kemayoran  Tahun  2020, Jurnal Manajemen  Dan  Administrasi  Rumah Sakit  Indonesia,  Vol.  5  No  1,  Indonesia, 97-106
Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia, 2016, Peraturan  Menteri  Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 tahun 2016 tentang  Standar  Pelayanan  Kefarmasian di Rumah Sakit , Jakarta Khan Z., K arataş Y., Rahman H., Anti COVID-19- 19 Drugs: Need for More Clinical Evidence and Global Action, Adv Ther, 2575 – 2579 King P. L., 2011, Understanding Safety Stock and Mastering Its Equations , APICS Magazine July/August, 33-36 Kumar, S., Maj, Chakravarty A., 2015, ABC – VED analysis of expendable medical stores ata tertiary  care  hospital ,  Medical  Journal Armed Forces India 71, India, 24 – 27.
Mahdiyani  U.,  Wiedyaningsih  C.,  Endarti  D., 2018, Evaluasi  Pengelolaan  Obat  Tahap Perencanaan  dan  Pengadaan  di  RSUD Muntilan  Kabupaten  Magelang  Tahun 2015 – 2016 , JMPF Vol. 8 No. 1, Indonesia, 24 – 31 Migbaru,  S.,  Vigeremu  M.,  Woldegerima  B., Shibesi  W.,  2016, ABC-VEN  Matrix Analysisof  pharmaceutical  in  Tikur Anbessa Specialized Hospitalfor the years 2009-2013 ,  Indian  Journal  of  Basic  and Applied  Medical  Research;  March  2016: Vol.- 5 Issue-2, Ethiopia, 734-743. Nesi  G.,  Kristin  E.,  2018, Evaluasi  Perencanaan Dan Pengadaan Obat di Instalasi Farmasi RSUD  Kefamenanu  Kabupaten  Timor
Tengah Utara , Jurnal Kebijakan Kesehatan  Indonesia:  JKKI  Volume  07, Indonesia, 147-153 Nibong  C.  R.,  Febi  K.,  Kolibu,  Mandagi  C.  K.  F., Analisis  Perencanaan  Dan  Pengadaan Obat  di  Puskesmas  Sario  Kota  Manado, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Sam Ratulangi, Manado, 1-11 Organization  for  Economic  Cooperation  and
Development.  2013. Health  at  a  Glance: OECD Indicators , OECD Publishing Republik  Indonesia,  2009, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit , Jakarta Romero  A.,  2013. Managing  Medicines  in  the Hospital Pharmacy: Logistics Inefficiencis, Proceedings  of  the  World  Congress  on Engineering and Computer Science 2013 Vol II, San Fransisco, 23-25 Safriantini D., Ainy A., Mutahar R., 2011, Analisis Perencanaan  Dan  Pengadaan  Obat  DI puskesmas  Pembina  Palembang,  Jurna Ilmiah Kesehatan Masyarakat, Volume 2, Indonesia, 30-37 Wibowo, A., 2014, Metodologi Penelitian Praktis Bidang  Kesehatan ,  PT  Raja  Grafindo Persada, Jakarta