## Penyelarasan Proses Bisnis Perusahaan dengan Sistem Enterprise Resource Planning Menggunakan Software Odoo
Muhammad Satrio, Agus Nana Supena*, Ahmad Arif Nurrahman
Prodi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Islam Bandung, Indonesia

## A R T I C L E   I N F O
Article history : Received  : 25/9/2023 Revised : 14/12/2023 Published  : 19/12/2023
Creative Commons Attribution- NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
Volume : 3
No. : 2 Halaman  : 139 - 146 Terbitan  : Desember 2023

## A B S T R A K
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem untuk mengelola sumber daya perusahaan berupa aplikasi program terintegrasi. Salah satu software open source yang mempunyai fitur ERP yaitu Odoo, karena interface nya user friendly dan modul-modul yang digunakan pada Odoo sesuai dengan kebutuhan. Dengan menerapkan  Odoo  pada  perusahaan  dapat  membantu  perusahaan  dalam melakukan  proses  bisnis  menjadi  efektif  dan  efisien.  Dalam  membantu menyelaraskan  proses  bisnis  saat  ini  dengan  proses  bisnis  usulan  dibutuhkan metode  pendukung  untuk  mengimplementasikannya  salah  satunya  dengan metode ASAP ( Accelerated SAP ). Metode ASAP ( Accelerated SAP ) merupakan metode  yang  dapat  membantu  dalam  mengimplementasikan  sistem  ERP. Tahapan metode ASAP ( Accelerated SAP ) yaitu project prepatation (persiapan awal)  dengan  melakukan  identifikasi  masalah, business  blueprint (cetak  biru proses bisnis) dengan melakukan perancangan proses bisnis saat ini dan usulan), Realization (realisasi)  melakukan  konfigurasi  dengan software Odoo),  final preparation  (persiapan  akhir)  melakukan  pengujian  dengan software Odoo). Modul-Modul yang digunakan yaitu modul Inventory, Accounting, Webstie, E- commerce, Live chat, Project , CRM ( Customer Relationship Management ) dan Purchase .
Kata Kunci : ERP (Enterprise Resource Planning); metode ASAP (Accelerated SAP); Software Odoo.

## A B S T R A C T
ERP  is  a  system  used  to  manage  company  resources  through  integrated application  programs.  One  open-source  software  with  ERP  features  is  Odoo, known for its user-friendly interface and customizable modules that suit specific needs. Adopting Odoo can improve the company's business processes' efficiency and effectiveness. To align the current business processes with proposed ones, the company can utilize the ASAP (Accelerated SAP) methodology as a supporting method  for  implementation.  The  ASAP  (Accelerated  SAP)  methodology  is designed  to  facilitate  ERP  system  implementation.  Its  stages  include  project preparation  (initial  preparation  with  problem  identification),  business  blueprint (designing current and proposed business processes), realization (configuration with  Odoo  software),  and  final  preparation  (testing  with  Odoo  software).  The modules used may include Inventory, Accounting, Website, E-commerce, Live chat, Project, CRM (Customer Relationship Management), and Purchase.
Keywords  : ERP  (Enterprise  Resource  Planning),  ASAP  (Accelerated  SAP) method, Odoo Software
@ 2023 Jurnal Riset Teknik Industri Unisba Press. All rights reserved.

## A. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi memungkinkan suatu perusahaan untuk mengelola data dan informasi dalam skala yang besar. Sistem merupakan jaringan program yang berhubungan dan melakukan suatu kegiatan atau mencapai suatu tujuan [1]. Sistem informasi saat ini sangat mengandalkan penggunaan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Dalam mengelola sistem informasi, perusahaan perlu memperhatikan  beberapa  aspek  seperti  keamanan  informasi,  integrasi  data,  privasi,  manajemen  proyek  dan pengembangan sumber daya manusia untuk memahami teknologi informasi.
Sistem informasi dalam organisasi berperan sebagai penghubung antara kebutuhan pengolahan transaksi sehari-hari  yang  mendukung  fungsi  operasional  dan  manajerial,  serta  kegiatan  strategis  organisasi  [2]. Fungsinya  adalah  untuk  menyediakan  laporan-laporan  yang  dibutuhkan  oleh  pihak  eksternal tertentuPengelolaan  sistem  informasi  yang  baik  dapat  memberikan  keuntungan  bagi  perusahaan  dalam pengambilan  keputusan,  efisiensi  operasional,  komunikasi  internal  dan  eksternal  dan  meningkatkan keunggulan bersaing menghadapi kompetitor-kompetitornya.
PT Nusantara Artha Persada Bandung dikhususkan untuk penjualan dan jasa pemasangan Security System dan Audio Visual. Produk yang dijual PT Nusantara Artha Persada seperti CCTV, Alarm System, Access Control, Automation dan Audio. Lokasi perusahaan berada di Komplek Wartawan, Jl. Pikiran Rakyat No.21A, Baleendah, Kec.  Baleendah,  Kabupaten  Bandung,  Jawa  Barat  40375.  Perusahaan  ini  menjalakan  proses  bisnisnya  dengan melakukan persediaan produk dan pelayanan jasa seperti pemasangan security system.
Perusahaan menghadapi kendala dalam menjalankan proses bisnis karena kurangnya sistem informasi yang memadai untuk mengolahnya. Transaksi sebanyak 35-50 per bulan pada perusahaan dan tidak menentu mengakibatkan karyawan sering kali kesulitan dalam mengelola datanya. Proses bisnis yang berjalan saat ini yaitu,  konsumen melakukan  pembelian secara  langsung  ataupun melalui  whatsapp  yang  kemudian  di input secara manual dengan Ms. Excel. Akibat dari itu beberapa aktivitas dalam pertukaran sistem informasi tidak tersedia di operator lain sehingga tidak dapat di monitor secara langsung.
Kesalahan  kerap  terjadi  karena  input  data  yang  dilakukanberulang  oleh  setiap  operator  sehingga menyebabkan data yang berbeda dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu tidak adanya database yang membuat pegawai sulit untuk menemukan dan mengelompokkan file dan stock yang sering dilakukan pengecekan berulang karena tidak adanya keterangan stock produk. Selanjutnya proyek dan maintenance tidak dapat dimonitor secara langsung oleh petugas maupun pegawai karena tidak terhubung satu sama lain. Analisis PIECES banyak digunakan dalam penelitian pada perusahaan atau organisasi karena merupakan pendekatan yang mudah dipahami dan ringan, serta tidak membutuhkan data yang banyak [3].
Rumusan masalah dalam penelitian ini berdasarkan pada latar belakang masalah yang terjadi yaitu, (1) Bagaimana proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini di PT Nusantara Artha Persada?, (2) Bagaimana sistem informasi yang sedang berjalan di PT Nusantara Artha Persada?, (3) Bagaimana cara menyelaraskan proses bisnis yang sedang berlangsung dengan proses bisnis usulan?
Berikut  merupakan  tujuan  umum  dari  pelaksanaan  penelitian  pada  perusahaan  PT  Nusantara  Artha Persada, diantaranya (1) Identifikasi proses bisnis yang sedang berlangsung di PT Nusantara Artha Persada, (2) Mengidentifikasi sistem informasi yang sedang berjalan PT Nusantara Artha Persada, (3) Menyelaraskan proses bisnis yang sedang berlangsung dengan proses bisnis usulan software Odoo.

## B. Metode Penelitian
Penelitian  yang  dilakukan dalam merancang sistem informasi  berupa  database dengan menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dengan menggunakan software Odoo. aplikasi ERP open source merupakan Program dengan lisensi yang memberikan pengguna kebebasan untuk melakukan beberapa hal, seperti  menjalankan  program  untuk  berbagai  tujuan,  mempelajari  dan  mengubah  program,  serta mendistribusikan salinan program asli atau hasil modifikasi tanpa harus membayar royalti kepada pengembang sebelumnya [4].
ERP  merupakan  sistem  yang  mencakup  seluruh  fungsi  dalam  sebuah  organisasi  dan  didukung  oleh beberapa  modul  yang  saling  berhubungan  dan  terintegrasi  untuk  mendukung  proses  bisnis  internal  suatu organisasi [5]. Adapun metode yang digunakan adalah metode Accelerated SAP (ASAP) yang mendukung
penerapan  sistem  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  yang  berfokus  pada  koordinasi  proses  bisnis  di perusahaan.  Penerapan  ERP  dengan  metode  ASAP  melibatkan  5  fase  utama,  tetapi  dalam  penjelasan selanjutnya hanya akan membahas 4 fase, yaitu project preparation, business blueprint, realization, dan final preparation [5].
Tahapan penelitian  digambarkan kedalam  bentuk flowchart  yang merupakan  uraian langkah-langkah dalam menyelesaikan permasalahan dan mempermudah untuk membaca alur dari penelitian yang dilakukan. Tahapan penelitian dapat dilihat pada Gambar1.
MULAI Menentukan rumusan masalah dan tujuan penelitian Menentukan Batasan Masalah Pengumpulan data Identifikasi Masalah Identifikasi Proses Bisnis Proses bisnis yang sedang berlangsung Proses bisnis yang diajukan Konfigurasi Software Odoo Sistem Sesuai ? SELESAI Pengujian Software Odoo Kesimpulan dan Saran Ya Tidak Metode Accelerated SAP Analisis Fit & Gap Tahap 1: Project Preparation Tahap 2: Bussiness Blueprint Tahap 3: Realization Tahap 4: Final Preparation Tinjauan Pustaka Analisis Manfaat Biaya
Gambar 1. Flowchart Metodologi Penelitian
Tahap pertama yaitu project preparation atau tahap pengumpulan data, selanjutnya bussiness blueprint merupakan proses bisnis saat ini dan proses bisnis usulan. proses bisnis adalah kumpulan aktivitas, peristiwa, dan titik  keputusan yang saling berhubungan yang melibatkan berbagai aktor dan objek yang menciptakan nilai bagi konsumen atau pelanggan [6]. Penggambaran proses bisnis menggunakan BPMN (Business Process Modeling  Notation)  adalah  diagram  proses  bisnis  berdasarkan  teknologi  flowchart  yang  disesuaikan  untuk membuat model grafis dari aliran proses bisnis [7]. Selanjutnya realization mulai dari install Odoo dan modul Odoo. Tahap terakhir yaitu project preparation dimana merupakan tahap akhir uji implementasi Odoo.

## C. Hasil dan Pembahasan

## Analisis Keputusan
Penyelarasan  aliran  informasi  perusahaan  saat  ini  dengan  aliran  informasi  sistem  ERP  Software  Odoo dilakukan dengan menghubungkan suatu entitas kepada sistem sehingga didapat aliran informasi yang masuk dan  keluar.  diagram  aliran  data  (DFD)  adalah  model  logika  data  atau  proses  yang  digunakan  untuk menggambarkan sumber dan tujuan data saat bergerak melalui sistem dan untuk menunjukkan di mana data
disimpan dan proses yang memanipulasi data [8]. Proses yang berlangsung di perusahaan dan software Odoo berbeda  sehingga  diperlukan  beberapa  penyesuaian  yang  harus  dilakukan  perusahaan.  Penyelarasan  aliran informasi perusahaan saat ini dengan aliran informasi sistem ERP Software Odoo dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Penyelarasan Proses Bisnis
No. DFD Saat ini DFD Sistem ERP Software Odoo Entitas Aliran Informasi Entitas Aliran Informasi 1 Customer Masukan: Customer Masukan: 1. Identitas Konsumen 1. Data Registrasi 2. Pesanan 2. Order 3. Pembayaran Keluaran: Keluaran: 1. Produk 1. Verifikasi Akun 2. Informasi Pembayaran 2. Invoice 3. Produk 2 Admin Marketing & Gudang Masukan: Admin Marketing Masukan: 1. Surat PO 1. Quotation 2. Informasi Pembayaran 2. Konfirmasi Order 3. Surat Jalan Survei 3. Invoice Keluaran: Keluaran: 3 1. Data Pesanan 1. Informasi Akun 2. Konfirmasi Pemasangan 2. Data Order 3. Data Pembayaran 3. Laporan Transaksi 4. Data Konsumen Admin Gudang Masukan: 1. Purchase Order 2. Mengelola Stok Produk
3. Pembayaran Vendor
4. Pengiriman Produk Keluaran: 1. Data Penerimaan Produk 2. Invoice Order 3 Admin Pembukuan Masukan: - - Keluaran: 1. Melakukan Pencatatan 4 Teknisi Masukan: Teknisi Masukan: 1. Surat Jalan Survei 1. Konfirmasi Project 2. Survei Project atau Maintenance 3. Menerima Produk Keluaran: Keluaran: 1. Pemasangan 1. Konfirmasi Selesai Pemasangan 5 Vendor Masukan: Vendor Masukan: 1. Surat PO 1. Purchase Order 2. Pembayaran 2. Pembayaran Keluaran: Keluaran:
1. Data Pengiriman 1. Pengiriman Produk 2. Invoice 2. Invoice Order 6 - Ekspedisi Luar Perusahaan Masukan: 1. Produk 2. Informasi Pengiriman Keluaran: 1. Data Produk Terkirim

## Analisis Fit/Gap (Kesesuaian)
Analisis kesesuaian/kesenjangan adalah fase analisis sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang dirancang  untuk  memenuhi  atau  tidak  memenuhi  kebutuhan  bisnis  [9].  Evaluasi  dimulai  dari website dan didasarkan  pada  kebutuhan  masing-masing  bisnis,  termasuk  penjualan,  pesanan,  faktur,  pembayaran, inventaris, pembelian, penerimaan produk, pesanan pengiriman, dan laporan. Persyaratan tersebut dievaluasi apakah sesuai dengan proses bisnis saat ini, perlu penyesuaian kembali (partial fit), atau  tidak sesuai ( gap ). Analisis fit/gap dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Analisis fit/gap (Kesesuaian) No. Bussiness Requirement Kebutuhan Fulfilment Keterangan (Proses bisnis saat ini) G P F (Proses bisnis usulan dengan sistem Odoo) 1 Webstie Pelanggan dapat membeli produk melalui webstie dan admin marketing dapat melihat order tersebut
✓ Sistem pada Odoo dapat melakukan integrasi secara real time sehingga penjualan dapat langsung di lihat oleh admin marketing 2 Sales Order Saat adanya penjualan admin marketing tidak perlu melakukan pengecekan stok kembali karena sudah tersedia ✓ Sistem pada Odoo dapat melakukan integrasi setiap modul sehingga jumlah produk yang dijual sesuai dengan kuantitas yang tersedia 3 Invoice Saat admin marketing membuat invoice ( draft ), pelanggan dapat melihat dan membayar tagihannya
✓ Sistem pada Odoo akan mengirimkan invoice secara otomatis untuk menampilkan jumlah yang harus dibayarkan pada saat membeli produk 4 Purchase Order Pembelian menggunakan dokumen pembelian produk yang ditunjukkan kepada vendor dan saat menerima produk otomatis kuantitas produk bertambah ✓ Sistem pada Odoo akan mencetak dokumen pembelian kepada vendor secara otomatis dan terintegrasi secara otomatis dengan modul Inventory 5 Inventory Admin marketing dapat melihat stok yang tersedia di gudang ✓ Sistem pada Odoo dapat terintegrasi dengan modul penjualan ( sales ) dan pembelian ( purchase ) sehingga stok produk akan secara real time dan dapat dilihat langsung oleh admin marketing
6 Delivery Order Admin gudang dapat melihat data pelanggan seperti alamat pengiriman dan dapat menggunakan kurir lain untuk melakukan pengiriman ✓ Sistem pada Odoo dapat melakukan integrasi secara langsung sehingga dapat melihat data pelanggan saat order dan dapat menggunakan kurir diluar perusahaan dengan menambahkan
tracking yang kemudian akan di infokan melalui SMS 7 Report Order Admin marketing dapat melihat laporan penjualan produk, pemasukan, dan pengeluaran ✓ Sistem pada Odoo akan menganalisa setiap laporan penjualan secara real time 8 Live chat Pelanggan dan bagian lainnya dapat berkomunikasi secara langsung ✓ Sistem pada Odoo terdapat modul live chat yang memungkinkan pelanggan dan bagian lain dapat berkomunikasi secara langsung pada sistem 9 Project Penjualan produk dan jasa dapat terintegrasi langsung dengan teknisi dan dapat dipantau secara langsung oleh admin marketing ✓ Sistem pada Odoo dapat melakukan integrasi langsung jika ada penjualan yang menggunakan jasa dan otomatis akan ada
Project dan Task muncul pada Project yang dapat dipantau secara langsung oleh admin marketing Keterangan: G : Tidak sesuai dengan kebutuhan proses bisnis P : Perlu dilakukan kostumisasi kembali agar bisa sesuai dengan kebutuhan proses bisnis
F : Sistem yang dirancang sudah sesuai dengan kebutuhan proses bisnis

## Analisis Manfaat Biaya
Analisis manfaat biaya untuk implementasi Odoo di perusahaan, masih terdapat beberapa aset yang dimiliki perusahaan yang masih memadai untuk penerapan Odoo seperti komputer, wifi dan daya listrik. Benefits yang didapatkan yaitu penghematan kertas, development cost dilakukan dengan melihat perangkat komputer yang harus  ditambahkan  sebanyak  1  unit  untuk  penggunaan customer melakukan  transasksi.  Biaya  penambahan komputer  1  unit.  Setelah  itu  pembelian software Odoo  sebanyak  3 user .  Selanjutnya  pelatihan  penerapan software Odoo  sebesar.  Selain develompment  cost terdapat operational  cost yang  harus  dikeluarkan perusahaan berupa maintenance baik software dan komputer yang digunakan[10].
Tabel 3 . Analisis Manfaat Biaya (tahun)
Benefits Penghematan Kertas Rp             400.000 Development Cost Pembelian software Odoo Rp        3.955.032 Perangkat Komputer (1 unit) Rp        7.000.000 Pelatihan Penerapan Software Rp           500.000 Total Development Cost Rp     11.455.032 Operational Cost Maintance Rp        1.000.000 Total Cost Rp      12.055.032
Berdasarkan hasil analisis manfaat biaya yang telah dilakukan, perusahaan perlu mengeluarkan cost sebesar  Rp.12.055.032  untuk  implementasi  Odoo.  Penerapan  Odoo  di  perusahaan  diharapkan dapat menaikkan income perusahaan karena pemasaran produk lebih luas dan meningkatkan service yang diberikan oleh perusahaan.

## D. Kesimpulan
Berdasarkan hasil  penelitian rancangan implementasi menggunakan  sistem ERP pada  perusahaan PT  Nusantara  Artha  Persada,  dapat  disimpulkan  sebagai  berikut,  (1)  Proses  bisnis  yang  sedang berlangsung  masih  belum  terintegrasi  satu  sama  lain  antar  bagiannya  dan  dapat  memakan  waktu  lebih banyak  untuk  pertukaran  sistem  informasinya.  Permasalahan  lainnya  yaitu  risiko  kehilangan  data  akan semakin besar karena tidak adanya sistem basis data. Terdapat biaya pengeluaran kertas untuk mencetak dokumen  dan  dapat  terjadi  double  input  jika  terjadi  kesalahan  saat  melakukan  transaksi,  (2)  Sistem informasi  saat  ini  yang  berjalan  masih  menggunakan  Ms.  Excel  di  mana  hanya  dapat  dilakukan  untuk transaksi yang jumlahnya tidak banyak dan dalam skala kecil, biasanya Ms. Excel hanya digunakan untuk perhitungan saja. Tidak adanya database akan mempengaruhi perusahaan dalam mengelola hasil transaksi dan  mencari  informasi  pada  pelanggan  maupun  hasil  penjualan  karena  masih  ditulis  di  logbook  untuk hasil  penjualannya,  (3)  Penyelarasan  sistem  informasi  dilakukan  dengan  menggunakan  metode Accelarated SAP (ASAP) dimulai dari tahap project preparation yaitu pengumpulan data yang ada pada perusahaan, lalu bussiness blueprint di mana bagian paling penting dalam penyelarasannya. Penyelarasan dilakukan pada data flow diagram yang merupakan proses yang terjadi pada sistem. Setelah itu melakukan konfigurasi dengan software Odoo mulai dari install Odoo, modul-modul Odoo yang akan digunakan dan customize.  Modul  yang  dikonfigurasikan  yaitu  modul  sales,  website,  purchase,  crm,  contacts,  project, accounting, inventory dan livechat. Selanjutnya melakukan tahap akhir atau project preparation di mana dilakukan  tahap  pengujian  software  Odoo  dan  dilakukan  analisis  fit/gap  apakah  software  Odoo  sesuai dengan kebutuhan proses bisnis yang berjalan saat ini atau tidak.

## Acknowledge
Penelitian ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa dukungan, bantuan, dan doa dari semua pihak. Oleh  karena  itu,  saya  ucapkan  terima  kasih  yang  sebesar -besarnya  kepada  Ibu,  Bapak  dan  Kakak yang  selalu memberikan  semangat  serta  dukungan  baik  secara  moral maupun  materi,  Bapak  Agus Nana  Supena,  S.Si.,  M.T.  dan  Bapak  Ahmad  Arif  Nurrahman,  S.T.,  M.T.,  IPM.  selaku  dosen pembimbing  yang  telah menyediakan  waktu,  tenaga,  dan  piki ran  dalam membimbing saya  selama penelitian, Teman-teman family industry angkatan 2019  yang telah bersama-sama berjuang hingga sampai tahap ini.

## Daftar Pustaka
[1] H. M. , Jogiyanto, Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis . Yogyakarta: ANDI, 2005.
[2] T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi, 2012.
[3] James. Wetherbe, “PIECES Analysis,” 2012.
[4] Wong dan Whaly, Buku Ajar Keperawatan Pediatrik , 6th ed., vol. 1. Jakarta: EGC, 2004.
[5] O’Brien dan Marakas, Management System Information . New York: McGraw Hill, 2010.
[6] Khan, Implementing SAP with an ASAP Methodology Focus . San Jose New York: Writers Club Press, 2002.
[7] M. , L. R. M. , M. J. and R. H. A. Dumas, Fundamentals of Business Process Management , 2nd ed. Berlin: Springer, 2018.
[8] White, Introduction to BPMN. IBM Corporation . 2004.
[9] Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya . Yogyakarta: Gava Media, 2008.
[10] P. and K. L. K. Kotler, Marketing Managemen , 15th ed. Pearson Education, Inc, 2016.