## PENYUSUTAN SEBAGAI SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN ARSIP DI BALAI DIKLAT KEAGAMAAN SEMARANG

## Riskha Nur Fitriyah Balai Diklat Keagamaan Semarang
riskhafitriyah@gmail.com
Abstrak  -  Penyusutan  Sebagai  Salah  Satu  Fungsi  Manajemen  Arsip  di  Balai  Diklat  Keagamaan Semarang . Penyusutan arsip dalam suatu organisasi atau instansi harus dilakukan untuk mengurangi arsip in aktif  yang  tidak  memiliki  nilai  guna  arsip.  Terdapat  tiga  fungsi  manajemen  arsip  dalam  organisasi  atau instansi,  yaitu  fungsi  penciptaan,  fungsi  penggunaan  serta  fungsi  pemeliharaan  dan  penyusutan.  Penelitian ini  dilakukan  untuk  mendeskripsikan  proses  penyusutan  arsip  in  aktif  dan  mengidentifikasi  kendala  yang dihadapi pada Bagian Tata Usaha di Balai Diklat Keagamaan Semarang. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif, dimana peneliti ikut terlibat secara langsung sebagai instrumen penelitian. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan yaitu kualitatif. Salah satu ciri dari metode kualitatif adalah peneliti ikut terlibat secara  langsung  sebagai  instrumen  penelitian.  Observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  merupakan  teknik pengumpulan  data  yang  dilakukan.  Dari  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  didapatkan  bahwa  kegiatan penyusutan  arsip  dilakukan  di  Unit  Kearsipan  (Bagian  Tata  Usaha)  dengan  3  tahapan,  yaitu  pemindahan arsip, pemyerahan dan pemusnahan. Adapun kendala yang dihadapi adalah minimnya sarana dan prasarana, kurangnya dukungan dari Pimpinan dan kurangnya kemampuan SDM.

## Kata kunci : penyusutan, manajemen arsip dan arsip in aktif
Abstract - Depreciation as One of the Functions of Archive Management in Semarang Religious Training Center. Depreciation of  records in within an organization should be undertaken to reduce inactive records that  have  no  archival  value.  Three  archive  management  functions  within  the  organization  consist  of creation,  use,  maintenance  and  depreciation.  This  study  aims  to  determine  the  process  depreciation  of inactive records and obstacles encountered in the implementation of records management in institutions of Religious  Training  Semarang.  The  method  of  the  research  is  case  study  with  descriptive  qualitative.  The research  showed  the  result  that  depreciation  of  record  activities  in  the  Unit  Archives  (Administrative Section)  with  3  stages,  are  removal  of  records,  submission  and  disposal  of  archives.  The  obstacles encountered  are  inadequate  of  facilities  and  infrastructure,  lack  of  leadership  support  and  lack  of  human resources capability.
Keyword : Depreciation, archive management and the records is active

## PENDAHULUAN
Pengertian  arsip  secara  umum  yaitu  rangkaian  kegiatan  maupun  peristiwa  yang  tersimpan dalam  beragam  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi,  informasi  dan komunikasi.  Pada  umumnya,  arsip  diciptakan  atau  dibuat  serta  diterima  oleh  semua  organisasi maupun  instansi  seperti  lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan  dan  perseorangan  dengan  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara  (KMA,  2010).  Arsip  juga  dapat  diartikan  sebagai informasi  yang  terekam  mengenai  segala  sesuatu  tentang  pelaksanaan  fungsi  dan  tugas  pokok
sebuah  organisasi  ataupun  instansi.  Sumber  informasi  faktual  dan  objektif  yang  tentang  berbagai bidang program dan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi juga merupakan salah satu  arti  dari  arsip.  Fungsi  arsip  bagi  suatu  organisasi  maupun  instansi  terbagi  menjadi  arsip dinamis  dan  arsip  statis.  Arsip  dinamis  adalah  sumber  informasi  manajemen  yang  sah  dalam mendukung  setiap  administrasi  yang  akuntabel  dan  transparan.  Tahap  penciptaan,  tahap penggunaan,  tahap  pemeliharaan  dan  tahap  penyusutan  arsip  merupakan  empat  instrumen  pokok dalam pengelolaan arsip yang berfungsi sebagai pengontrol dalam setiap praktik kearsipan  (Azmi, 2016).
Aset suatu lembaga maupun instansi yaitu terselenggaranya praktik kearsipan secara baik dan benar. Selain itu, arsip juga dapat bermanfaat untuk bahan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.  Berdasarkan  fungsi  dan  kegunaannya,  arsip  dibedakan  menjadi  dua.  Pertama  yaitu  arsip dinamis  dan  kedua  arsip  statis.  Arsip  yang  masih  digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan penciptaan  arsip  dan  disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  dinamakan  arsip  dinamis.  Arsip dinamis terbagi menjadi dua, yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang masih  digunakan  oleh  pengguna  arsip  secara  terus  menerus,  sedangkan  arsip  inaktif  diartikan sebagai  arsip  dinamis  yang  frekuensi  penggunaan  dalam  praktik  kearsipan  telah  mengalami penurunan.  Sedangkan  arsip  yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  dengan  nilai  guna  kesejarahan yang telah habis  masa retensinya serta berketerangan permanen,   yang kemudian diverifikasi  oleh ANRI atau lembaga kearsipan di daerah dinamakan arsip statis (Rachmaji, 2016).
Dalam  KMA  No.  44  Tahun  2010,  diterangkan  bahwa  terdapat  lima  siklus  kehidupan  arsip yang dimulai dari tahap penciptaan, tahap penggunaan, tahap penyimpanan dan penemuan kembali, tahap  pemeliharaan  serta  tahap  penyusutan.  Tahap  penyusutan  dapat  dilakukan  dengan  cara pemindahan  arsip,  pemusnahan  arsip  dan  pelestarian  arsip  yang  permanen  (penyerahan  kepada lembaga  arsip).  Adapun  tujuan  utama  dilakukan  proses  penyusutan  arsip  yaitu  untuk mengendalikan  arus  akumulasi  penambahan  arsip  di  sebuah  organisasi,  lembaga  maupun  instansi yang cukup tinggi. Proses penyusutan arsip juga dapat menjamin keselamatan arsip pada arsip yang bernilai  permanen  dalam  retensinya  sebagai  bukti  pertanggung  jawaban  secara  nasional  (KMA, 2010).
Tumpukan  akumulasi  arsip,  baik  arsip  aktif  maupun  in  aktif  di  sebuah  organisasi,  lembaga maupun instansi menjadi gambaran nyata betapa pentingnya peran seorang pengelola arsip maupun arsiparis yang memiliki ketekunan, kemauan, ketrampilan, ketelitian, kompetensi serta profesional dalam menangani arsip. Padatnya kegiatan diklat di BDK Semarang menyebabkan arsip, baik aktif maupun  in  aktif  tercipta  dalam  jumlah  yang  cukup  banyak  setiap  tahunnya.  Pertambahan  volume
arsip yang banyak dari tahun ke tahun mengakibatkan kurangnya efisien dalam penyimpanan arsip bahkan  seringkali  terjadi  kondisi  arsip  kacau  yang  tidak  tertata.  Jika  kondisinya  sudah  seperti  ini, harus  dilakukan  proses  penyusutan  arsip.  Hasil  observasi  di  ruang  arsip  inaktif  pada  Bagian  Tata Usaha,  ditemukan  adanya  penumpukan  arsip  inaktif  yang  tidak  dikelola  dengan  baik,  belum dilakukan penilaian dan penyusutan arsip. Arsip terlihat masih tercampur antara arsip sebagai bahan buktiotentik  yang  bersifat  permanen,  arsip  yang  harus  musnah  serta  non  arsip.    Dengan  kondisi arsip yang demikian, maka sangat sulit untuk melakukan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
Undang  –  Undang  No.  43  Tahun  2009  tentang  kearsipan  menekankan  bahwa  praktik kearsipan  di  suatu  lembaga,  organisasi  maupun  instansi  harus  menjamin  perlindungan  dan penyelamatan  arsip  melalui  tindakan  manajemen  arsip  secara  tertib,  mengingat  pentingnya  arsip sebagai sumber informasi dan pusat ingatan (UU No. 49, 2009). Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk  meneliti  tentang  penyusutan  arsip  sebagai  salah  satu  fungsi  dalam  manajemen  kearsipan. Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mendeskripsikan  proses  penyusutan  arsip  in  aktif dan  mengidentifikasi  kendala  yang  dihadapi  pada  Bagian  TU  sebagai  Unit  Kearsipan  dalam melakukan  kegiatan  penyusutan  arsip  agar  tercipta  arsip  yang  tertata  rapi  sehingga  memudahkan dalam penemuan kembali, baik untuk arsip aktif, arsip inaktif maupun arsip statis.
Manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara memanfaatkan  sumber  daya  organisasi  melalui  fungsi  perencanaan  ( planning ),  fungsi pengorganisasian  ( organizing ),  fungsi  penggerakan  ( actuating )  dan  fungsi  pengendalian ( controlling ). Dalam hal  ini arsip menjadi  salah  satu  sumber daya  yang sangat  penting bagi  suatu organisasi,  lembaga  maupun  instansi.  Informasi  yang  cepat,  akurat  dan  lengkap  serta  digunakan sebagai  bahan pengambilan keputusan  yang baik dan benar merupakan salah satu  kegunaan arsip. Untuk  itulah  manajemen  arsip  di  suatu  organisasi,  lembaga  maupun  instansi  sangat  diperlukan. Manajemen  arsip  harus  dilaksanakan  dengan  memperhatikan  prinsip  –  prinsip  kearsipan  untuk mencapai  tujuan  yang  diharapkan  (Sutirman,  2019).  Pelaksanaan  fungsi  manajemen  dalam mengelola keutuhan daur hidup ( life cycle ) arsip disebut dengan manajemen arsip. Daur hidup ( life cycle )  arsip  dimulai  dari  tahap  penciptaan  ,  tahap  penggunaan,  tahap  pemeliharaan  dan  tahap penyusutan arsip (Arsip Nasional Republik Indonesia, 1999).
Tahap penciptaan arsip ( record creation ) meliputi proses penulisan/pembuatan surat, memo, petunjuk,  laporan,  print  out  dari  komputer/laptop,  film,  rekaman  dan  lain  sebagainya  yang kemudian  disampaikan  kepada  orang  lain  dalam  suatu  instansi  maupun  kepada  pihak  eksternal  di luar instansi. Berikutnya yaitu tahap penggunaan arsip, arsip digunakan dalam pelaksanaan praktik kearsipan,  dasar  pengambilan  keputusan,  peran  manajerial,  sebagai  alat  pembuktian,  bahan
pertimbangan, sebagai referensi dan keperluan legal tertentu. Selanjutnya tahap pemeliharaan arsip, pada  tahap  ini  setelah  arsip  digunakan  kemudian  disimpan  dan  dapat  digunakan  kembali  saat dibutuhkan.  Pemeliharaan  arsip  dilakukan  dengan  cara  dijaga  kebersihannya,  keamanannya  serta diberi  pestisida  agar  tidak  rusak.  Arsip  disimpan  menurut  klasifikasinya  baik  sebagai  arsip  aktif, arsip  inaktif,  bersifat  permanen  maupun  sementara  sesuai  jangka  waktu  penyimpanannya.  Arsip juga dapat disimpan dalam filling cabinet, folder (map) dan rak arsip. Jangka waktu penyimpanan arsip  ditentukan  dalam  jadwal  retensi  arsip,  apabila  arsip  telah  habis  sesuai  masa  retensinya dilakukan  pemindahan  arsip.  Sedangkan  arsip  yang  tidak  memiliki  nilai  guna  dilakukan pemusnahan  melalui  penghancuran,  peleburan  atau  pembuangan  sesuai  prosedur  yang  berlaku (Suraja, 2006).
Sesuai  dengan  UU  No.  49  Tahun  2009,  dijabarkan  tentang  proses  penyusutan  arsip  yang dimulai  dengan  kegiatan  pemindahan  arsip  in  aktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan. Selanjutnya  dilakukan  pemusnahan  arsip  untuk  arsip  yang  telah  habis  masa  retensinya  dan  tidak memiliki nilai guna. Pelaksanaan proses pemusnahan arsip harus sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan. Kegiatan proses penyusutan arsip  yang terakhir adalah dengan melakukan penyerahan arsip statis oleh instansi pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi banyaknya jumlah arsip yang tercipta dalam suatu organisasi, lembaga maupun instansi adalah dengan pemyusutan arsip. Penilaian arsip dengan pemilahan mana arsip yang dapat dipindahkan, dimusnahkan atau diserahkan sesuai dalam jadwal  retensi  arsip  adalah  langkah  pertama  dalam  proses  penyusutan  arsip,  kegiatan  ini  dapat berjalan  dengan  lancar  apabila  dilakukan  sesuai  dengan  prosedur  yang  baik,  benar  dan  dukungan fasilitas  yang  cukup.  Proses  penyusutan  arsip  dilakukan  untuk  penghematan  dan  efisiensi  tempat serta  waktu,  pendayagunaan  arsip  yang  maksimal,  pengawasan  arsip  yang  bernilai  guna  tinggi, penyelamatan bahan bukti organisasiterutama untuk arsip statis serta memenuhi persyaratan hukum dan perundangan yang berlaku (Sudjono, dkk, 2007).

## METODE
Penelitian  dilakukan  dengan  menggunakan  metode  kualitatif,  dimana  dalam  penelitian menekankan  pada  kedalaman  hasil  dan  peneliti  terlibat  secara  langsung  sebagai  instrumen penelitian.  Metode  kualitatif  dapat  dikatan  sebagai  suatu  penelitian  kontekstual  yang  menjadikan manusia  sebagai  instrumen,  serta  disesuaikan  dengan  situasi  yang  wajar  dalam  kaitannya  dengan pengumpulan  data  yang  bersifat  kualitatif.  Observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  merupakan teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dalam  penelitian  ini.  Metode  kualitatif  membenarkan
peneliti  untuk  dapat  mengambil  kesimpulan  dari  penelitian  berdasarkan  informasi  dari  informan. Informan ditentukan secara purposive, yaitu teknik pengambilan sumber data dengan pertimbangan tertentu (Creswell, 2010).
Dalam  penelitian  ini,  pemilihan  informan  dilakukan  dengan  pertimbangan:  (1)  memiliki kompetensi  untuk  memberikan  informasi  mengenai  proses  pemindahan,  penyusutan  dan penyerahan  arsip,  (2)  terlibat  dalam  kegiatan  pemindahan,  penyusutan  dan  penyerahan  arsip. Informan  ditentukan  sejumlah  6  orang  yang  memenuhi  persyaratan.  Pengamatan  langsung dilakukan  pada  saat  proses  penilaian,  pemindahan,  pemusnahan  sampai  penyerahan.  Penelitian dilakukan  selama  3  bulan.  Uji  keabsahan  data  dilakukan  dengan  triangulasi,  peneliti  melakukan pengecekan  serta  membandingkan  data  yang  terima  dari  hasil  pengamatan  langsung,  wawancara dan hasil dokumentasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Proses Penyusutan Arsip di Balai Diklat Keagamaan (BDK) Semarang
Balai  Diklat  Keagamaan  Semarang  merupakan  Unit  Pelaksanan  Teknis  yang bertanggungjawab  kepada  Kepala  Badan  Penelitian  dan  Pengembangan  serta  Pendidikan  dan Pelatihan (Badan Litbang dan Diklat) Kementerian Agama. Balai Diklat Keagamaan Semarang mempunyai  tugas  menyelenggarakan  pendidikan  dan  pelatihan  tenaga  administrasi,  tenaga teknis  dan  tenaga  keagamaan  di  lingkungan  Kementerian  Agama.  Dalam  melaksanakan tugasnya, Balai Diklat Keagamaan Semarang menyelenggarakan fungsi (1) penyusunan rencana dan  program  diklat,  (2)  penyelenggaraan  diklat,  (3)  pelaksanaan  evaluasi  dan  pelaporan  hasil diklat  serta  pelaksanaan  urusan  administrasi  dan  rumah  tangga.  BDK  Semarang  juga menyelenggarakan  jenis  Diklat  Pengelola  Arsip,  oleh  karena  itu  ruang  arsip  pada  Bagian  TU otomatis menjadi laboratorium arsip saat diklat berlangsung. Arsip  yang masih menumpuk dan kacau harus segera di lakukan penilaian, pemililahan serta penyusutan arsip.
Penyusutan  arsip  merupakan  salah  satu  peranan  penting  untuk  mengatasi  masalah bertumpuknya/bertimbunannya arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna  itu  harus  di  pilah  –  pilah  untuk  dapat  dipindahkan,  dimusnahkan  maupun  diserahkan untuk  memberi  kemungkinan  bagi  tersedianya  tempat  penyimpanan  dan  pemeliharaan  yang lebih  baik  terhadap  arsip-arsip  yang  mempunyai  nilai  guna.  Proses  kegiatan  penyusutan  arsip pada Bagian Tata Usaha sebagai Unit Kearsipan di Balai Diklat Keagamaan Semarang dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip yang sesuai dengan KMA RI No. 120 Tahun 2013 tentang jadwal retensi arsip fasilitatif dan substantif di lingkungan Kementerian Agama. Dalam Jadwal
Retensi Arsip ini, memuat unsur-unsur, judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seri arsip,  jangka  simpan  arsip,  dan  nasib  akhir  dari  suatu  arsip  apakah  disimpan  permanen  atau dimusnahkan.  Jika  arsip  tersebut  termasuk  arsip  statis  ataupun  arsip  yang  bernilai  permanen maka arsip tersebut akan diserahkan ke badan arsip.
Penyusutan  arsip  yang  dimaksud  di  lingkungan  Balai  Diklat  Keagamaan  Semarang  adalah kegiatan untuk mengurangi arsip. Proses penyusutan arsip dimulai dari (1) kegitan pemindahan arsip  inaktif  dari  setiap  unit  pengolah  (Seksi  Tenaga  Teknis,  Seksi  Tenaga  Administrasi  dan Keuangan)  ke  bagian  Tata  Usaha  sebagai  Unit  Kearsipan,  (2)  kegiatan  pemusnahan  arsip dinamis inaktif dan (3) kegiatan penyerahan arsip dilakukan oleh BDK Semarang kepada Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

## 1. Proses Pemindahan Arsip In aktif
Prosedur  pemindahan  arsip  yang  berstatus  inaktif  diperlukan  untuk  memindahkan  arsip inaktif  dari  sentral  file  yang  terdapat  di  unit  kerja  ke  pusat  arsip  atau record  center .  Agar pemindahan  arsip  tidak  mengalami  kendala  sebaiknya  dilakukan  dengan  pemilahan, pemeriksaan dan penilaian. Kegiatan pemilahan, pemeriksaan dan penilaian dilaksanakan untuk mengetahui  apakah  arsip-arsip  sudah  benar  inaktif  atau  belum.  Sedangkan  penentuan  arsip inaktif  berdasarkan  jadwal  retensi  arsip  dan  dilakukan  dengan  melihat  kolom  retensi  aktif  di dalam  jadwal  retensi  arsip.  Setelah  diperiksa  dan  ditentukan  sebagai  arsip  inaktif  maka  arsip- arsip  tersebut  harus  didaftar  secara  lengkap,  baik  judul  serinya  atau  jenis  arsipnya,  tahun, volume,  kondisi,  penataan,  sistem  penyimpanan  yang  digunakan.  Penataan  arsip  inaktif dilakukan  sesuai  dengan  daftar  yang  telah  disusun,  hal  ini  dilakukan  untuk  menjaga  agar penataan dilakukan sebagaimana penataan aslinya (Sanora, 2016).
Pemindahan  arsip  di  BDK  Semarang  adalah  kegiatan  fisik  memindahkan  arsip  inaktif  dari unit pengolah ke unit kearsipan yang telah dirancang dalam periode waktu yang telah ditentukan dalam  KMA  RI  No.  120  Tahun  2013  tentang  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA).    Pemindahan  arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan: (1) penyeleksian arsip inaktif, (2) pembuatan daftar arsip inaktif  yang  akan  dipindahkan  dan  penataan      arsip      inaktif  yang  akan  dipindahkan  dan  (3) pembuatan  berita  acara  pemindahan  arsip  in  aktif  dari  unit  pengolah  (Seksi  TT,  seksi  TA  dan keuangan).

## Gambar 1. Pemindahan Arsip in aktif

## 2. Proses Penataan Arsip in aktif di record center
Arsip  in  aktif  dari  ketiga  unit  pengolah,  yaitu  seksi  TA,  seksi  TT,  dan  ruang  keuangan terkumpul dalam sebuah ruangan di Unit Kearsipan/bagian Tata Usaha yang dinamakan record center . Record  center merupakan  pusat  arsip  sebagai  sarana  penyimpanan  arsip  inaktif.  BDK Semarang memiliki ruangan sebagai record center di lantai 2 bagian Tata Usaha bersebelahan dengan  ruang  server.  Di  dalam record  center semua  arsip  in  aktif  di  tata  dan  dipilih berdasarkan  nilai  guna  sesuai  JRA.  Arsip  in  aktif  yang  masih  dalam  masa  simpan  dan permanen dimasukkan ke dalam boks arsip selanjutnya disusun dalam rak arsip. Semua daftar arsip  in  aktif  dicatat  berdasarkan  fungsi  dan  kegunaannya,  setiap  boks  arsip  diberi  label  dan nomor  urut  daftar  arsip  in  aktif.  Arsip  in  aktif  yang  sudah  tidak  memiliki  nilai  guna  di  catat dalam daftar arsip musnah.
Gambar 2. Ruang record center BDK Semarang

## 3. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip merupakan tindakan eksternal yang dilakukan dari instansi kepada Arsip Nasional  atau  badan  arsip  daerah.  Dokumen  instansi  yang  wajib  diserahkan  kepada  Arsip Nasional  atau  badan  arsip  daerah  yaitu  dokumen  instansi  yang  memiliki  nilai  histories  yang penggunaanya  berkaitan  dengan  kegiatan  pemerintahan,  kegiatan  pembangunan  nasional, kehidupan  kebangsaan  yang  sering  disebut  sebagai  arsip  statis  (Ayu  &  Windarti,  2013). Kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan di BDK Semarang berdasarkan ketentuan KMA RI No.  120  Tahun  2013  tentang  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA).    Bagi  arsip  dengan  keterangan “PERMANEN  atau  DINILAI  KEMBALI”  dalam  JRA  dapat  dilakukan  penyerahan  di  Badan Arsip.  Penyerahan  arsip  in  aktif  ke  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Prov.  Jawa  Tengah  sudah dilakukan  BDK  Semarang  pada  Tahun  2014  sebanyak  173  boks  arsip  dengan  Berita  Acara (BA) Penyerahan  yang ditanda tangani  oleh Kepala BDK Semarang dan  Kepala  Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah .
4. Pemusnahan Arsip
Proses pemusnahan arsip dilakukan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Proses penyusutan  arsip  dapat  dilakukan  dengan  cara  sebagai  berikut:  (1)  arsip  yang  akan dimusnahkan dibuatkan daftar arsipnya, yang berisi jenis arsip, jumlah arsip, dan keterangan isi arsip  dapat  diketik  dalam  bentuk  word  atau  excel;  (2)  melakukan  pembentukan  panitia pemusnahan  arsip,  panitia  pemusnahan  arsip  terdiri  dari  arsiparis,  pengelola  arsip,  dan  unit hukum;  (3)  pembuatan  surat  persetujuan  pemusnahan  arsip  yang  di  tandatangani  pejabat terkait.  Apabila  pemusnahan  arsip  sudah  disetujui  maka  dibuatlah  berita  acara  pemusnahan arsip sesuai dengan format yang sudah ditentukan, (4) Eksekusi, pemusnahan dilakukan dengan cara membakar arsip yang akan dimusnahkan dengan disaksikan oleh kepala dinas, kepala unit kearsipan dan satu orang pihak dari biro hukum. Pada saat pemusnahan arsip dilakukan, panitia akan  melakukan  dokumentasi  sebagai  barang  bukti  bahwa  pemusnahan  arsip  telah  dilakukan (Fitri dan Marlini, 2013) .
Pemusnahan  arsip  di  BDK  Semarang  dilakukan  dengan  penilaian  dan  pemeriksaan  di record  center .  Untuk  arsip  yang  sudah  tidak  memiliki  nilai  guna,  telah  habis  masa penyimpanannya dan di JRA dengan keterangan “MUSNAH” dapat dipisahkan menjadi arsip yang akan dimusnahkan dengan mencatat dalam daftar arsip musnah. Pemusnahan arsip pernah dilakukan  pada  tahun  2013  sesuai  dengan  ketentuan  dan  prosedur  dalam  KMA  No.  44  tahun 2010  tentang  Pedoman  Penilaian  Kearsipan  di  lingkungan  Kementerian  Agama.  Pemusnahan arsip  dilakukan  di  PT.  Barutama  Kudus  dengan  dicacah  menjadi  bubur  kertas.  Segala  bentuk
kegiatan  penyusutan  arsip  dilakukan  sesuai  dengan  jadwal  retensi  arsip.  Dengan  kata  lain instrumen dalam melakukan penyusutan juga sesuai dengan jadwal retensi arsip yang berlaku.

## Gambar 3. Proses pemusnahan arsip di PT. Barutama Kudus
Gambar 4. Proses peleburan arsip yang telah dimusnahkan

## B. Kendala Dalam Proses Penyusutan Arsip
Beberapa kendala yang ditemukan selama proses penyusutan arsip di BDK Semarang antara lain:
1. Kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) dalam bidang kearsipan
Ketiadaan  petugas  kearsipan  yang  memiliki  latar  belakang  pendidikan  kearsipan merupakan  kendala  terbesar  yang  dialami  oleh  BDK  Semarang.  BDK  Semarang  tidak mempunyai pegawai  khusus    yang    fokus    mengurus pengelolaan    arsip.    Selama    ini BDK  Semarang memperdayakan pegawai    dari    sub bagian    tata  usaha    yang      belum memiliki  ketrampilan  khusus  maupun  latar  pendidikan  yang  sesuai  mengenai pengelolaan
arsip untuk mengurus pengelolaan arsip. Secara teori, hal tersebut dapat mengganggu  proses pengelolaan  arsip,  karena pengelolaan  arsip  tidak  dikerjakan  oleh  orang yang memiliki pengetahuan  tentang  cara pengelolaan  arsip.  Pengelola  arsip  hanya  bekerja sesuai      dengan apa      yang      sudah      menjadi kebiasaan    sebelumnya,      bukan      atas      dasar pengetahuan kearsipan.  Petugas  yang  mengelola arsip  hanya    mendapatkan  informasi  dari  beberapa kegiatan  Orientasi  Persuratan  dan  Kearsipan  dari  Badan  Litbang  dan  Diklat  Kementerian Agama,  Diklat  Pengelola  Arsip  serta  hasil  studi  banding  ke  kantor  Arsip  dan  Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Pegawai yang menangani persuratan ada 2 orang, dan 1 orang yang diperbantukan untuk mengelola arsip sehingga sulit melakukan kegiatan penyusutan  yang membutuhkan keahlian seorang  arsiparis  atau  tenaga  yang  ahli  di  bidang  kearsipan.  Dengan  keadaan  kurangnya tenaga,  sulit  melakukan  penyusutan  arsip  dengan  tenaga  yang  hanya  sedikit,  sementara  hal yang akan dikerjakan tidak sedikit.
2. Kurangnya Perhatian dari Pejabat Terkait
Beban  pekerjaan  yang  cukup  banyak  dari  Kepala  maupun  Kasubbag  TU  BDK Semarang,  kadang  berakibat  kurangnya  perhatian  terhadap  penataan  dan  kondisi  arsip. Peralatan  dan  perlengkapan  yang  dibutuhkan  untuk  menyusutkan  arsip  sering  kurang terpenuhi, seperti boks arsip, masker, penyedot debu, sarung tangan, dan ruang khusus untuk memusnahkan arsip atau penyimpan arsip usul musnah kepada pihak ketiga.
3. Ruangan untuk record center terlalu kecil
Ruang pusat arsip BDK Semarang ada di ruang Tata usaha lantai 2 Gedung Kantor dengan  luas  kurang  dari  yang  dipersyaratkan,  tanpa  AC  dan  berdebu.  Penerangan  dibuat minim untuk menghindari ada jamur yang berkembang karena intensitas cahaya yang agak tinggi.  Untuk  arsip  keuangan  dari  awal  berdirinya  BDK  Semarang  di  Tahun  1986  sampai sekarang  belum  pernah  ada  penyusutan,  karena  belum  dapat  persetujuan  dari  pihak keuangan,  padahal  sesuai  dengan  KMA  RI  No.  120  Tahun  2013    tentang  Jadwal  Retensi Arsip (JRA) ada beberapa dokumen yang dapat dimusnahkan. Sehingga dari tahun ke tahun arsip  keuangan  semakin  bertambah  banyak  dan  menumpuk  sedangkan  ruangan penyimpanan arsip di record center sangat kecil dan sangat terbatas.

## KESIMPULAN
Tahap  penyusutan  arsip  di  BDK  Semarang  sesuai  dengan  prosedur  perundang  –  undangan yang berlaku di  lingkungan Kementerian Agama. Kegiatan penyusutan arsip  meliputi kegiatan:  a) Pemindahan arsip ke record center . Pemindahan ini dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan sebagai record center . Arsip yang dipindahkan merupakan arsip inaktif dari seksi TA, seksi TT dan keuangan.;  b) Penyerahan ke Arpus Prov. Jawa  Tengah. Arsip  yang diserahkan  adalah arsip  yang sesuai  JRA  mempunyai  keterangan  “PERMANEN  atau  DINILAI  KEMBALI”  yang  mempunyai nilai  arsip  yang  abadi,  artinya  arsip  tersebut  disimpan  untuk  selamanya;  c).  Pemusnahan  adalah kegiatan  menghancurkan  arsip  inaktif  yang  sudah  masuk  masa  retensi  dan  tidak  lagi  digunakan secara  fisik  dan  informasinya.  Metode  pemusnahan  yang  dilakukan  dengan  cara  pencacahan  dan pembuburan yang dilakukan oleh pihak ketiga yaitu PT. Barutama Kudus.
Kendala  terbesar  yang  dihadapi  dalam  proses  penyusutan  arsip  adalah  kurang  SDM  atau tenaga  di  bidang  kearsipan.  Namun  kendala  bisa  diatasi  dengan  memohon  bantuan  bimbingan arsiparis  dari  Badan  Arpus  Prov.  Jawa  Tengah.  Dukungan  pejabat  terkait  perihal  penataan  arsip sebaiknya  terus  menerus  dilakukan  agar  dapat  tercipta  kinerja  organisasi,  khususnya  BDK Semarang yang dinamis, kondusif dan professional sehingga dapat digunakan sebagai percontohan untuk  peserta  diklat  kearsipan.  Ruang  penyimpanan  arsip  in  aktif  di  record  center  terlalu  kecil, sehingga banyak arsip keuangan yang belum dapat tertampung dan tertata.

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. (1999). Modul manajemen arsip dinamis (Edisi Pertama) . Jakarta: ANRI.
Ayu, G., & Windarti, O. (2013). Penanganan Arsip Pada Bagian Umum Dan Akuntansi Pt . Bank Sumsel Palembang . 3 (1), 1–21.
Azmi. (2016). Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis. Jurnal Kearsipan , Volume 11 , hal 15 – 38.
Creswell, J. W. (2010). Research Design Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed Edisi Ke-3 . Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Fitri dan Marlini. (2013). Penyusutan Dan Nilai Guna Arsip Di Umit Kearsipan Dinas Prasarana Jalan, Tata Ruang Dan pemukiman Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan , Vol. 2 (No. 1).
KMA. KMA No. 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Pentaan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama . , (2010).
Rachmaji. (2016). Peran Akuisisi Arsip Statis BUMN Terhadap Khazanah Arsip Statis BUMN di Indonesia. Jurnal Kearsipan , Volume 11 , 1–14.
Sanora, N. A. (2016). Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Timur. Universitas Mulawarman , (2), 4042–4056. Retrieved from http://ejournal.an.fisip-unmul.ac.id/site/wp-content/uploads/2016/06/Jurnal (06-16-16-04-48- 38).pdf
Sudjono. dkk. (2007). Penilaian dan Penyusutan Arsip . Jakarta: Universitas Terbuka.
Suraja. (2006). Manajemen Kearsipan . Malang: Dioma.
Sutirman, S. (2019). Urgensi Manajemen Arsip Elektronik. Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi , 13 (1). https://doi.org/10.21831/efisiensi.v13i1.7861
UU No. 49 Tahun 2009. UU No. 49 Tahun 2009 tentang Kearsipan .

## UCAPAN TERIMA KASIH
Artikel  ini  merupakan  hasil  dari  penelitian  yang  telah  dilakukan.  Penulisan  artikel  ini  tidak  akan pernah terwujud tanpa bantuan dari berbagai pihak. Ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi pada semua proses pelaksanaan penelitian dan penerbitan artikel ini.

## PROFIL PENULIS
Riskha Nur Fitriyah, S.Si, M.Pd adalah widyaiswara pada Balai Diklat Keagamaan Semarang, yang sebelumnya memiliki pengalaman menjadi pengelola arsip selama 8 tahun.