## Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA)

## Muhammad Hasrialdy Qamalpasha Muchransyah
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Kampus Dramaga Bogor 16680

## Siti Rahmawati
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Kampus Dramaga Bogor 16680

## ABSTRACT
Library  and  Deployment  Center  for  Agricultural  Technology  (PUSTAKA)  is  implementing  good governance  and  reform  of  the  bureaucracy  but  the  distribution  of  employees  not  comply  with  existing workload. The solution of these problem is make an improvement in management of personnel, carrying out more targeted, have a clear and continous pattern. The objectives of the research are to analyze the effective working time used by the employees on staff level of PUSTAKA, and to analyze the ideal number of the employees needed on staff level of PUSTAKA using the regulation of Minister Empowerment State Aparatus  and  Bureaucracy  Reform  number  75  year  2004.  The  method  used  in  calculating  workload using full time equivalent and calculating needs of employee using regulation of Minister Empowerment State  Aparatus  and  Bureaucracy  Reform  number  75  year  2004.    The  results  shows  that  the  effective working time of employees is 90.652,5 minutes or 237 effective working days during the year and the number of employees needed of each sub-section/sub-field in general not in accordance with the needs of the ideal employee.
Keywords:  Library, Needs of Employees, Workload.

## ABSTRAK
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) sedang melaksanakan tata kelola pemerintahan yang baik dan reformasi birokrasi tetapi pendistribusian pegawai belum mengacu pada  beban  kerja  yang  ada.  Solusi  dari  permasalahan  ini  adalah  dengan  melakukan  perbaikan  dalam pelaksanaan  manajemen  kepegawaian  yang  lebih  terarah,  memiliki  pola  yang  jelas  serta berkesinambungan.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  menganalisis  waktu  kerja  efektif  pegawai  pada tingkat staf PUSTAKA, menganalisis jumlah kebutuhan pegawai pada tingkat staf yang ideal di PUSTAKA menggunakan keputusan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi no 75 tahun 2004.  Metode yang digunakan dalam menghitung beban kerja menggunakan Full  Time  Equivalent dan kebutuhan pegawai menggunakan Peraturan Menteri Pemberdayaan dan Aparatur Negara No 75 Tahun 2004.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  waktu  kerja  efektif  yang  dimiliki  oleh  pegawai  adalah 90.652,5 menit atau 237 hari kerja efektif selama setahun dengan  lima hari kerja dan jumlah kebutuhan pegawai setiap sub bagian/bidang pada umumnya masih belum sesuai dengan kebutuhan pegawai yang ideal.
Kata kunci:  Beban Kerja, Kebutuhan Pegawai, Perpustakaan.

## I. Pendahuluan
Salah  satu  unit  kementerian  yang  ada  di  Indonesia  adalah  Kementerian Pertanian, yang memiliki salah satu unit kerja eselon satu yaitu Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian yang membawahi tiga belas unit eselon dua, salah satunya adalah Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA). PUSTAKA pada tahun 2015 melaksanakan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan  reformasi  birokrasi.  Berdasarkan  Peraturan  Pemerintah  No  101  Tahun  2000 tentang  Pendidikan  dan  Pelatihan  Jabatan  Pegawai  Negeri  Sipil good  governance adalah  kepemerintahan  yang  mengembangkan  dan  menerapkan  prinsip-prinsip profesionalitas,  akuntabilitas,  transparansi,  pelayanan  prima,  demokrasi,  efisiensi, efektivitas, supremasi hukum, dan dapat diterima oleh seluruh masyarakat. Reformasi birokrasi sesuai dengan pengertian yang diterbitkan oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia  dalam  situsnya  adalah  upaya  untuk  melakukan  pembaharuan  dan perubahan  mendasar  terhadap  sistem  pemerintahan  terutama  yang  menyangkut aspek-aspek  kelembagaan  (organisasi),  ketatalaksanaan,  dan  sumberdaya  manusia aparatur.
PUSTAKA merupakan satu-satunya pusat perpustakaan yang khusus menyimpan tentang  arsip-arsip  pertanian  yang  ada  di  Indonesia.  Pegawai  PUSTAKA  berjumlah  89 orang pegawai dan harus melayani masyarakat Indonesia yang berjumlah sekitar 237 juta jiwa (data Badan Pusat Statistik, 2014). Kesimpulan yang di dapat bahwa pegawai PUSTAKA  memiliki  beban  kerja  yang  tergolong  tinggi.  Salah  satu  dari  prinsip good governance yang  diterbitkan  oleh  Peraturan  Pemerintah  No  101  Tahun  2000  adalah profesional,  artinya  pegawai  negeri  sipil  (PNS)  dituntut  untuk  bekerja  secara profesional.  Namun  kenyataan  pada  unit  kerja  PUSTAKA  yang  dihadapi  adalah profesionalisme  yang  ada  masih  belum  sepenuhnya  terpenuhi,  karena banyak  terjadi ketidaksesuaian  antara  kompetensi  pegawai  dengan  jabatan  yang  didudukinya. Pendistribusian  pegawai  saat  ini  belum  mengacu  pada  beban  kerja  yang  ada.  Solusi dari  permasalahan  ini  adalah  melakukan  perbaikan  dalam  pelaksanaan  manajemen kepegawaian  yang  lebih  terarah,  memiliki  pola  yang  jelas  serta  berkesinambungan. Analisa beban kerja (workload analysis) perlu mendapat perhatian serius karena pada prinsipnya  bertujuan  untuk  membuat  proses  organisasi  lebih  efektif  dan  efisien. Menurut Asri dan Pratiwi (2012), efisiensi dalam bidang sumber daya manusia terkait dengan  beban  kerja  yang  ditanggung  suatu  unit  organisasi  dalam  suatu  organisasi. Output  yang  diharapkan  setelah  menganalisa beban  kerja  masing-masing  PNS  adalah pihak  PUSTAKA  dapat  mengetahui  jumlah  pegawai  yang  efisien  dan  efektif  untuk masing-masing  Sub  Bagian/Sub  Bidang.  Berdasarkan  Zulpikar  dan  Faozan  (2009), beban kerja memuat tiga kondisi yakni fit (beban kerja sama dengan jumlah pemangku jabatan), overload (beban  kerja  lebih  besar  dibandingkan  dengan  jumlah  pemanggu jabatan),  dan underload (beban  kerja  lebih  kecil  dibandingkan  dengan  jumlah pemangku  jabatan) . Beban  kerja  tinggi  akan  berdampak  terjadinya  inefisiensi  kerja. Beban  kerja  rendah berarti  kelebihan tenaga  kerja.  Pegawai PUSTAKA  sendiri  merasa kalau beban yang diberikan oleh atasannya tinggi karena pegawai yang terlalu sedikit, karena itu perlu dilakukan perhitungan jumlah pegawai yang ideal berdasarkan analisis beban kerja pada unit kerja PUSTAKA. Menurut Setiawan (2006), perencanaan pegawai merupakan  proses  analitis  atas  kebutuhan  organisasi  saat  ini  dan  untuk  masa  yang
akan datang, terutama bila akan  dikaitkan dengan kondisi yang turbulens serta penuh ketidakpastian.
Berdasarkan uraian-uraian tersebut, maka dilakukan penelitian dengan tujuan: 1) Menganalisis  waktu  kerja  efektif  yang  digunakan  pegawai  pada  tingkat  staf  Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian; 2) Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai pada tingkat staf yang ideal di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian.

## II. Metode Penelitian
PUSTAKA  memiliki  Visi  "Menjadi  lembaga  pelayanan  informasi  terdepan  dan terpercaya  dalam  mendukung  penelitian  dan  pengembangan  inovasi  pertanian". Dengan visi tersebut maka misi yang diemban PUSTAKA adalah:
1. Melakukan  penyediaan,  pengelolaan  dan  pelayanan  informasi  ilmu  pengetahuan dan teknologi (IPTEK) Pertanian secara prima sesuai dengan kebutuhan pengguna,
2. Meningkatkan literasi informasi,
3. Meningkatkan  kinerja  perpustakaan  dan  profesionalisme  pengelola  perpustakaan, dan
4. Meningkatkan kinerja dokumentasi informasi dan komunikasi IPTEK Pertanian.
Visi  ke  3  dengan  jelas  mengatakan  meningkatkan  profesionalisme  pengelola perpustakaan  akan  tetapi  perhitungan  jumlah  pegawai  belum  mengacu  pada  beban kerja  yang  ada.  PUSTAKA  dipimpin  oleh  Kepala  Pusat  dengan  jabatan  eselon  II  yang memiliki  kelompok  fungsional  dan  empat  bagian/bidang.  Masing-masing  bagian/ bidang dipimpin oleh eselon III dengan jabatan kepala bagian/bidang. Masing-masing sub  bagian/sub  bidang  dipimpin  oleh    eselon  IV  dengan  jabatan  kepala  sub  bagian/ bidang dengan masing-masing bagian/bidang memiliki staf. Masing-masing staf  pada setiap Sub Bagian/Sub Bidang dihitung beban kerjanya, sehingga didapat waktu kerja efektif,  waktu  penyelesaian  tugas,  dan  kebutuhan  pegawai,  dari  ketiga  hal  tersebut akan  didapat  jumlah  pegawai  yang  tepat.  Hasil  penelitian  ini  akan  memberikan implikasi manajerial yang kemudian akan disarankan kepada pihak PUSTAKA. Kerangka pemikiran penelitian diauraikan secara lengkap pada Gambar 1.
Penelitian  ini  dilaksanakan  di  Pusat  Perpustakaan  dan  Penyebaran  Teknologi Pertanian.  Lokasi  penelitian  beralamat  di  Jl.  Ir.  H.  Juanda  No  20,  Bogor,  16122.  Data primer diperoleh melalui sumber primer melalui  wawancara. Data sekunder diperoleh melalui  studi  literatur,  dokumen-dokumen  lain  dari  instansi  terkait,  internet,  buku, skripsi,  dan  jurnal  yang  relevan  dengan  penelitian  ini.  Metode  pengambilan  sample menggunakan total sampling atau sensus, yaitu menggunakan seluruh jumlah populasi dijadikan  objek  penelitian,  dengan  mengambil  seluruh  populasi  berjumlah  42  orang pegawai.  Penetapan  jumlah  responden  sesuai  dengan  kaidah  statistika  dalam pengambilan sampel sosial yaitu minimal 30 data atau sampel agar mendekati sebaran normal (Walpole 1995).
Gambar 1. Kerangka Pemikiran Penelitian
Keterangan: = Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian  ini  meneliti  tentang  kebutuhan  pegawai.  Kebutuhan  pegawai menggunakan  Peraturan  Menteri  Pemberdayaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi Birokrasi  No  75  Tahun  2004,  selanjutnya  akan  dilakukan  analisis  deskriptif  dari  hasil penelitian yang didapat.
Langkah  pertama  adalah  memasukan  data  mengenai  rata-rata  waktu penyelesaian  tugas-tugas  pokok  pekerjaan  staf  ke  dalam  rumus  perhitungan  tenaga kerja  berdasarkan  beban  kerja.  Data  tersebut  digunakan  untuk  mendapatkan  Waktu Penyelesaian  Tugas  (WPT)  yang  dikonversikan  selama  satu  tahun.  WPT  dikonversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit pertahun. Menurut Moekijat  (2008),  jumlah  tenaga  kerja  yang  diperlukan  untuk  menyelesaikan  suatu jabatan  atau  pekerjaan  dapat  ditentukan  yaitu  dengan  menentukan  jumlah  waktu sungguh-sungguh  yang  diperlukan  untuk  menyelesaikan  jabatan.  Kebutuhan  pegawai didapat  dengan  cara  menentukan  standar  kemampuan  rata-rata  pencapaian  waktu untuk  menyelesaikan  tugas-tugas  pokok  serta  kuantitas  beban  tugas  dalam  setahun dapat  diketahui  beban  kerja  untuk  setiap  tugas-tugas  pokok.  Besarnya  frekuensi melakukan  aktifitas  dalam  satuan  waktu  menunjukkan  besarnya  beban  kerja.  Beban
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) Visi dan Misi PUSTAKA Kepala PUSTAKA Bagian
Umum
Bidang Penyebaran Teknologi Pertanian Bidang Program dan Evaluasi Bidang Perpustakaan Fungsional Perhitungan Beban Kerja Jumlah Pegawai yang Ideal Implikasi Manajerial Waktu Kerja Efektif Waktu Penyelesaian Tugas Kebutuhan Pegawai
kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan.  Langkah-langkah  perhitungan  kebutuhan  tenaga  kerja  berdasarkan  beban kerja  dengan  pendekatan  tugas  per  tugas  jabatan  sesuai  Keputusan  Menteri Pendayagunaan  Aparatur  Negara  Nomor  75  Tahun  2004  tentang  Pedoman Perhitungan  Kebutuhan  Pegawai  berdasarkan  beban  kerja  dalam  rangka  Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut:
1. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu  kerja  yang  dimaksud  adalah  waktu  kerja  efektif,  artinya  waktu  kerja yang  secara  efektif  digunakan  untuk  bekerja.  Waktu  kerja  efektif  terdiri  atas  hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D ))
Keterangan : A= Jumlah Hari Menurut Kalender B = Jumlah Hari Sabtu dan Minggu dalam Setahun C = Jumlah Hari Libur dalam Setahun D = Jumlah Cuti Tahunan
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.
b. Jam  kerja  efektif  adalah  jumlah  jam  kerja  formal  dikurangi  dengan  waktu  kerja yang  hilang  karena  tidak  bekerja (allowance )  seperti  buang  air,  melepas  lelah, istirahat,  makan,  dan  sebagainya. Allowance diperkirakan  rata-rata  sekitar  30 persen  dari  jumlah  jam  formal.  Dalam  menghitung  jam  kerja  efektif  sebaiknya digunakan ukuran 1 (satu) minggu.
2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas  pokok  dengan  standar  kemampuan  rata-rata  waktu  penyelesaian  tugas tersebut.
Standar Kemampuan Rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari  satuan  waktu  yang  digunakan  atau  satuan  hasil.  Standar  kemampuan  dari satuan  waktu  disebut  dengan  Norma  Waktu  sedangkan  standar  kemampuan  dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil.
Rumusnya adalah:
Norma Waktu =
..................................................................................(1)
Norma Hasil =
...................................................................................(2)

## 3. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan hasil kerja
Hasil  kerja  adalah  produk  atau  output  jabatan  dengan  menghitung  formasi dengan  mengidentifikasi  beban  kerja  dari  hasil  kerja  jabatan  satu  jenis.  Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu:
Analisa beban kerja = ∑
........................................(3)
4. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan
Metode  ini  untuk  menghitung  kebutuhan  pegawai  pada  jabatan  yang  hasil kerja  dalam  jabatan  banyak  jenisnya.  Rumus  menghitung  dengan  pendekatan metode ini yaitu:
Analisa beban kerja = ∑ ∑ …………………….......................................(4)

## 5. Menghitung Kebutuhan Pegawai
Kebutuhan  pegawai  dengan  demikian  dapat  dihitung  setelah  waktu penyelesaian  tugas  ditentukan.  Rumus  perhitungan  jumlah  kebutuhan  pegawai yaitu:
KP =
∑ ∑ ....................................................................................................(5) Keterangan:   KP =  Kebutuhan Pegawai WKE =  Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
Langkah  ketiga  menghitung Full  Time  Equivalent (FTE).  FTE  didapat  dari  beban kerja  responden  selama  satu  tahun  dibagi  dengan  watu  kerja  efektif  selama  satu tahun.  Perhitungan  FTE  digunakan  untuk  mendapat  kebutuhan  pegawai  yang  efektif dan  efisien.  Berdasarkan  Adawiyah  dan  Sukmawati  (2013)  hasil  FTE  akan dikelompokkan ke dalam tiga kategori yakni underload (FTE<1,00) , fit (FTE=1,00-1,49) , dan overload (FTE>1,5) .
Setelah  ketiga  langkah  tersebut  dilakukan  selanjutnya  tabel-tabel  yang  ada dianalisis  secara  deskriptif.  Analisis  deskriptif  kualitatif  menurut  Sugiyono  (2010) merupakan proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi dengan cara mengorganisasikan ke  dalam  kategori.  Analisis  data  merupakan  proses  penyederhanaan  data  ke  dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.

## III. Hasil dan Pembahasan
III.1. Karakteristik Responden
Pegawai  Pusat  Perpustakaan  dan  Penyebaran  Teknologi  Pertanian  (PUSTAKA) terdiri  dari  berbagai  demografi  yang  heterogen  oleh  karena  itu  perlu  dijabarkan mengenai  karakteristik  responden  dari  seetiap  pegawai  yang  dijadikan  responden dalam penelitian ini. data karakteristik responden dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Karakteristik Responden
No Variabel Karakteristik Responden Frekuensi Persentase (%) 1 Jenis Kelamin Laki-Laki Wanita 31 11 73,81 26,19 Total 42 100,00 2 Usia < 34 tahun 35-39 tahun 40-44 tahun 45-49 tahun 50-55 tahun 55> tahun 2 10 6 4 7 13 4,76 23,81 14,29 9,52 16,67 30,95 Total 42 100,00 3 Pendidikan Terakhir SMP sederajat SMA sederajat D3 S1 S2 1 12 8 16 5 2,38 28,57 19,05 38,09 11,90 Total 42 100,00

## Jenis Kelamin
Berdasarkan Tabel 1 sebagian besar responden berjenis kelamin laki-laki dengan 73,81%  sedangkan  perempuan  dengan  26,19%.  Hal  ini  dapat  berlaku  sebaliknya dikemudian hari karena PUSTAKA tidak ditentukam kuota untuk jenis kelamin.
Usia
Usia  responden  yang  diteliti  sangat  bervariasi  yang  paling  muda  berumur  29 tahun sampai dengan yang paling tua berumur 57 tahun. Tingkat usia responden paling tertinggi berada pada rentang usia > 55 tahun dengan 13 orang pegawai (30,95 %), dan rentang usia paling sedikit adalah < 34 tahun dengan 2 orang pegawai (4,76%). Hal ini terjadi  karena  sedikitnya  pegawai  negeri  sipil  (PNS)  muda  yang  diberikan  oleh Kementerian  Pertanian,  dan  juga  banyaknya  PNS  senior  yang  belum  memasuki  usia pensiun yang ditetakan undang-undang.
Tingkat Pendidikan
Sebagian  besar  responden  memilki  tingkat  pendidikan  akhir  Strata  1  (S1) sebanyak  16  orang  pegawai  (38,09%)  dan  yang  paling  sedikit  berlatar  belakang pendidikan Sekolah Menengah Pertama (SMP) dan sederajat sebesar 1 orang pegawai (2,38%).    Hal  ini  dapat  terjadi  karena  banyak  jabatan  pekerjaan  di  PUSTAKA memerlukan keterampilan pendidikan minimum S1 dalam pengerjaannya.
III.2. Waktu Kerja Efektif
Berdasarkan  peraturan  yang  dikeluarkan  oleh  Kementerian  Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 75 Tahun 2004 didapat cara perhitungan hari kerja efektif adalah dengan rumus sebagai berikut:
Jumlah Hari menurut kalender tahun 2014                                     365 Hari
Jumlah Hari minggu tahun 2014 104  Hari Jumlah Hari libur tahun 2014 12  Hari Jumlah cuti dalam 1 tahun 12  Hari   + Hari libur dan cuti 128  Hari 128 Hari – Hari kerja Efektif 237 Hari
Jumlah  hari  efektif  kerja  pada  tahun  2014  adalah  237  hari  kerja  dengan perhitungan  365  hari  kalender  dikurangi  104  hari  Sabtu  dan  Minggu,  selanjutnya dikurangi  12  hari  libur  nasional    dan  12  hari  cuti  tahunan.  Untuk  jam  kerja  pegawai adalah  pukul  7.30  sampai  pukul  16.00  dipotong  waktu  istirahat  selama  satu  jam dengan jumlah hari kerja dalam seminggu adalah lima hari.
Perhitungan  jam  kerja  efektif  yang  dikeluarkan  oleh  peraturan  menteri pemberdayaan dan aparatur negara adalah jumlah jam kerja dalam satu hari dikurangi allowence dari  jam  kerja  efektif  dalam  satu  hari  sebesar  15%.  Besarnya  waktu alowence sebesar  15%  ini  adalah  berdasarkan  Karo  (2014). Allowance adalah  waktu pribadi  dan  waktu  tidak  produktif  yang  dijalankan  pegawai  untuk  buang  air  kecil, beribadah, mengobrol dan melakukan hal lainnya. Jam kerja dalam satu hari dipotong waktu istirahat adalah 7,5 jam, dikurangi dengan 15% dari jam kerja sebesar 1,125 jam sehingga  didapat  6,375  jam  kerja  dalam  satu  hari  atau  382,5  menit  efektif  bekerja. Jumlah  menit  efektif  bekerja  dalam  satu  tahun  adalah  90.652,5  menit  yang  didapat dari  hasil  perkalian  237  hari  kerja  efektif  dikali  382,5  menit  kerja  efektif  dalam  satu hari.
III.3. Analisis Kebutuhan Pegawai
Selain mendasari perhitungan analisis pada beban kerja yang ada, analisis jumlah kebutuhan  tenaga  kerja  ini  pun  akan  mendasari  pendekatan  tugas  per  tugas  jabatan seperti  yang  tercantum  pada  Modul  Pedoman  Perhitungan  Kebutuhan  Pegawai Berdasarkan  Beban  Kerja  dalam  Rangka  Penyusunan  Formasi  Pegawai  Negeri  Sipil (Kep.  Men.  PAN  Nomor  :  KEP/75/M.PAN/7/2004).  Adapun  langkah-langkah  analisis kebutuhan pegawai sebagai berikut:
1. Menentukan waktu kerja efektif
Berdasarkan  perhitungan  waktu  kerja  efektif  pada  tujuan  sebelumnya, didapatkan waktu kerja efektif adalah 237 hari kerja atau 90.652,5 menit kerja selama satu tahun.
2. Menyusun waktu penyelesaian tugas
Waktu Penyelesaian Tugas (WPT) didapat dari hasil pengalian beban tugas yang dilakukan  dalam  satu  tahun  dengan  standar  kerja  rata-rata  pegawai  dalam menyelesaikan  satu  tugas  pekerjaan.  Contoh  dari  bidang  penyebaran  teknologi pertanian  sub  bidang  publikasi  diambil  pekerjaannya  adalah  merekam  dan
menggandakan  bahan  pengolahan  naskah  penerbit  badan  litbang  pertanian.  Satu orang pegawai membuat 2 berkas dilakukan dalam waktu 4 jam atau 240 menit.
Norma waktu =
= 120 menit
Beban Tugas  (BT)  dan  Standar  Kemampuan  Rata-rata  (SKR)  waktu  penyelesaian setiap  elemen  tugas  diperoleh  dari  hasil  wawancara  terhadap  semua  pegawai  yang diteliti.  Selanjutnya,  beban  tugas  dikalikan  dengan  standar  kemampuan  tugas  dan didapatlah  waktu  penyelesaian  tugas  (WPT),  waktu  penyelesaian  tugas  dijumlahkan semuanya dalam satu sub bagian/bidang yang akan didapat ∑ .

## 3. Pengukuran kebutuhan pegawai Bagian Umum
Jumlah  karyawan  Sub  Bagian  Keuangan  berjumlah  tujuh  orang  pegawai  yang terdiri  dari  tujuh  jabatan  pekerjaan  berbeda.  Sub  Bagian  Kepegawaian  berjumlah empat  orang  pegawai  yang  terdiri  dari  dua  jabatan  pekerjaan  yang  berbeda.  Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan (RTP) berjumlah enam orang pegawai dengan satu  pegawai  sedang  dibebastugaskan  karena  belajar,  jadi  jumlah  pegawai  yang  aktif berjumlah  lima  orang  pegawai  dengan  lima  jabatan  pekerjaan.  Perhitungan  FTE  dari masing-masing jabatan dapat dilihat  pada perhitungan di bawah ini.
Sub Bagian Keuangan
Verifikator Keuangan = = 0,89 ≈ 1 orang pegawai Pembuat Daftar Gaji = orang pegawai Bendahara Penerimaan = = 0,61 ≈ 1 orang pegawai Bendahara Pengeluaran = = 2,38 ≈ 2 orang pegawai Pengadministrasi Keuangan = = 0,5   ≈ 1 orang pegawai Analis Tindak Lanjut LHP = = 0,3   ≈ 1 orang pegawai Petugas SAK = = 0,89 ≈ 1 orang pegawai Kepegawaian Pengadministrasi Kepegawaian = = 1,44 ≈ 1 orang pegawai Pengadministrasi dan Penyaji Data  = = 1,24 ≈ 1 orang pegawai Rumah Tangga dan Perlengkapan Petugas SIMAK BMN = = 0,31 ≈ 1 orang pegawai Teknisi = = 0,33 ≈ 1 orang pegawai Montir = = 0,68 ≈ 1 orang pegawai Agendaris = = 0,52 ≈ 1 orang pegawai Pramu Gudang = = 0,41 ≈ 1 orang pegawai

## Tabel 2. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Umum
Sub Bagian Aktual Pegawai (orang) Kebutuhan Pegawai (orang) Selisih Pegawai (orang) Keuangan 7 8 -1 Verifikator Keuangan 1 1 0 Pembuat Daftar Gaji 1 1 0 Bendahara Penerimaan 1 1 0 Bendahara Pengeluaran 1 2 -1 Pengadministrasi Keuangan 1 1 0 Analis Tindak Lanjut LHP 1 1 0 Petugas SAK 1 1 0 Kepegawaian 4 2 +2 Pengadministrasi Kepegawaian 1 1 0 Pengadministrasi dan Penyaji Data 1 1 0 RTP 6 5 +1 Petugas SIMAK BMN 1 1 0 Teknisi 1 1 0 Montir 2 1 +1 Agendaris 1 1 0 Pramu Gudang 1 1 0 Keterangan: (+) = Kelebihan Pegawai (-) = Kekurangan Pegawai
Berdasarkan Tabel 2, Bagian Umum belum ideal antara aktual pegawai yang ada dan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja. Sub Bagian Keuangan pada jabatan pekerjaan  bendahara  pengeluaran  mendapat  nilai  FTE>1,49  yang  berarti overload sehingga  bendahara  pengeluaran  membutuhkan  satu  orang  tambahan  pegawai dikarenakan banyaknya keperluan belanja kantor yang harus dihitung dan dibayarkan. Pada  Sub  Bidang  Kepegawaian,  dua  pekerjaan  jabatan  yang  ada  masing-masing kelebihan satu orang pegawai meskipun pada perhitungan FTE berada dalam kategori fit tetapi masing-masing jabatan pekerjaan memiliki dua orang pegawai sehingga akan lebih  efektif  dan  efisien  jika  masing-masing  jabatan  pekerjaan  dikerjakan  oleh  satu orang  saja.  Sub  Bidang  RTP  kelebihan  satu  orang  pegawai  pada  jabatan  pekerjaan montir,  hal  ini  dapat  dilihat  dari  perhitungan  FTE  yang  berada  dalam  kategori underload ditambah lagi jabatan pekerjaan montir sendiri memiliki dua orang pegawai sehingga akan lebih efektif jika hanya dipegang oleh satu orang pegawai.
4. Pengukuran kebutuhan pegawai Bidang Perpustakaan
Jumlah  karyawan  Sub  Bidang  Pelayanan  Perpustakaan  berjumlah  tiga  orang pegawai dengan satu jabatan pekerjaan. Sub  Bidang Sumber Daya Perpustakaan satu orang  pegawai  dengan  satu  jabatan  pekerjaan.  Perhitungan  FTE  dari  masing-masing jabatan dapat dilihat  pada perhitungan di bawah ini.
Pelayanan Perpustakaan
Petugas Perpustakaan =
= 4,19 4 orang pegawai Sumber Daya Perpustakaan Petugas Perpustakaan = = 1,58 2 orang pegawai

## Tabel 3. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bidang Perpustakaan
Sub Bagian Aktual Pegawai (orang) Kebutuhan Pegawai (orang) Selisih Pegawai (orang) Pelayanan Perpustakaan 3 4 -1 Petugas Perpustakaan 3 4 -1 Sumber Daya Perpustakaan (SDP) 1 2 -1 Petugas Perpustakaan 1 2 -1 Keterangan: (+) = Kelebihan Pegawai (-) = Kekurangan Pegawai
Berdasarkan  Tabel  3,  Bidang  Perpustakaan  belum  sesuai  antara  aktual  pegawai yang  ada  dan  kebutuhan  pegawai  berdasarkan  beban  kerja.  Sub  Bidang  Pelayanan Perpustakaan dengan jabatan pekerjaan petugas perpustakaan perlu menambah satu orang pegawai lagi karena nilai FTE yang sangat tinggi yakni 4,19 dan aktual pegawai yang  ada  juga  hanya  tiga  orang  pegawai  jadi  setiap  pegawai  dapat  dikategorikan overload .  Banyaknya  waktu  yang  terpakai  untuk  menjilid  buku  yang  rusak  dan banyaknya bahan pustaka yang harus ditata dan dirapihkan kembali banyak memakan waktu  penyelesaian  tugas  yang  ada.  Sub  Bidang  SDP  perlu  menambah  satu  orang pegawai  dengan  nilai  FTE  1,58  berada  pada  kategori overload. Lamanya  waktu penyelesaian tugas untuk menyiapkan bahan bibliografi sesuai dengan subjek yang ada dan banyaknya dan waktu yang cukup lama untuk pembuatan alih media dari bentuk fisik  ke  bentuk  digital  adalah  dua  deskripsi  pekerjaan  yang  paling  menyita  banyak waktu.
5. Pengukuran kebutuhan pegawai Bidang Program dan Evaluasi
Jumlah karyawan Sub Bidang Program memiliki tiga orang pegawai dengan tiga jabatan  pekerjaan.  Sub  Bidang  Evaluasi  dan  Pelaporan  memiliki  tiga  orang  pegawai dengan  satu  jabatan  pekerjaan.  Perhitungan  FTE  dari  masing-masing  jabatan  dapat dilihat  pada perhitungan di bawah ini.
Program
PPDRA = = 0,46 ≈ 1 orang pegawai Penyusun Rencana Kegiatan = = 0,6 ≈ 1 orang pegawai Pengadministrasi dan penyaji data    = = 2,5 ≈ 3 orang pegawai Evaluasi dan Pelaporan Penyusun Laporan = = 2,26 ≈ 2 orang pegawai
Tabel 4. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bidang Program dan Evaluasi
Sub Bagian Aktual Pegawai (orang) Kebutuhan Pegawai (orang) Selisih Pegawai (orang) Program 3 5 -2 PPDRA 1 1 0 Penyusun Rencana Kegiatan 1 1 0 Pengadministrasi dan Penyaji Data 1 3 -2 Evaluasi dan Pelaporan 3 2 +1 Penyusun laporan 3 2 +1 Keterangan: (+) = Kelebihan Pegawai (-) = Kekurangan Pegawai
Berdasarkan  Tabel  4,  Bidang  Program  dan  Evaluasi  masih  terdapat  ketidak- sesuaian  antara  beban  kerja  dan  kebutuhan  pegawai  yang  ada.  Sub  Bidang  Program pada  jabatan  pekerjaan  pengadministrasi  dan  penyaji  data  memiliki  nilai  FTE  yang sangat  tinggi  dengan  2,5  masuk  dalam  kategori overload sehingga  perlu  menambah dua orang  pegawai  karena  pegawai  yang  ada  saat  ini hanya  ada  satu  orang  pegawai, sementara  pada  pekerjaan  menyajikan  dokumen  kegiatan  untuk  bahan  pembuatan laporan  bulanan  membutuhkan  waktu  penyelesaian  tugas  yang  cukup  banyak.  Sub Bidang Evaluasi dan Pelaporan pada jabatan pekerjaan penyusun laporan memiliki nilai FTE  yang  tinggi  akan  tetapi  jumlah  pegawai  yang  ada  melebihi  nilai  perhitungan  FTE sehingga  untuk  masing-masing  pegawai  sendiri  masuk  dalam  kategori underload dengan mengurangi satu orang pegawai akan membuat kerja pegawai lebih efektif dan efisien  karena  pada  deskripsi  pekerjaan  yang  ada  dengan  dua  orang  pegawai  saja sudah cukup.
6. Pengukuran kebutuhan pegawai Bidang Penyebaran Teknologi Pertanian
Jumlah karyawan Sub Bidang Publikasi berjumlah delapan orang pegawai dengan dua jabatan pekerjaan. Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Promosi Ilmu Pengetahuan  dan  Teknologi  (TKTI)  berjumlah  tujuh  orang  pegawai  dengan  empat jabatan  pekerjaan.  Perhitungan  FTE  dari  masing-masing  jabatan  dapat  dilihat    pada perhitungan di bawah ini.
Publikasi
Pengadministrasi Umum = = 4,5 ≈ 5 orang pegawai Pramu Dokumentasi dan Informasi   = = 3,41 ≈ 3 orang pegawai TKTI Pendayagunaan Hasil Litbang = = 3,19 ≈ 3 orang pegawai Pengumpul Data = = 1,46 ≈ 1 orang pegawai Analisis Data dan Informasi = = 0,37 ≈ 1 orang pegawai Pramu Pameran dan Peragaan = = 1,06 ≈ 1 orang pegawai
Tabel 5. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bidang Penyebaran Teknologi Pertanian
Sub Bagian Aktual Pegawai (orang) Kebutuhan Pegawai (orang) Selisih Pegawai (orang) Publikasi 8 8 0 Pengadministrasi Umum 5 5 0 Pramu Dokumentasi dan Informasi 3 3 0 TKTI 7 6 +1 Pendayagunaan Hasil Litbang 3 3 0 Pengumpul Data 2 1 +1 Analisis Data dan Informasi 1 1 0 Pramu Pameran dan Peragaan 1 1 0 Keterangan: (+) = Kelebihan Pegawai (-) = Kekurangan Pegawai
Berdasarkan  Tabel  5,  diketahui  pada  Sub  Bidang  Publikasi  sudah  ideal  hal tersebut menunjukkan bahwa Sub Bidang Publikasi memiliki kecocokan antara jumlah pegawai dan beban tugas pada masing-masing jabatan pekerjaan, meskipun memiliki nilai  FTE  yang  tinggi  pada  masing-masing  jabatan  pekerjaan  sudah  diimbangi  dengan pegawai  aktual  yang  sama,  Sub  Bidang  Publikasi  hanya  perlu  meningkatkan  kualitas pegawai sehingga tujuan dari organisasi tercapai. Sub Bidang TKTI kelebihan pegawai satu orang pegawai pada jabatan pekerjaan pengumpul data meskipun nilai FTE yang ada pada jabatan pekerjaan tersebut masuk dalam kategori fit tetapi jabatan pekerjaan pengumpul  data  memiliki  dua  orang  pegawai  sehingga  akan  lebih  efektif  dan  efisien jika jabatan pekerjaan pengumpul data dikerjakan oleh satu orang saja.
Sub  Bagian  Kepegawaian  kelebihan  dua  orang  pegawai,  Sub  Bagian  RTP kelebihan  satu  orang  pegawai,  Sub  Bidang  Evaluasi  dan  Pelaporan  kelebihan  satu orang pegawai, dan Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi kelebihan satu orang pegawai. Sub Bagian Keuangan kekurangan satu orang pegawai Sub Bidang Pelayanan Perpustakaan kekurangan satu orang pegawai, Sumber Daya Perpustakaan kekurangan satu  orang  pegawai,  dan  Sub  Bidang  Program  kekurangan  satu  orang  pegawai.  Sub bidang publikasi sudah ideal antara beban kerja dan pegawai aktual yang ada.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada pegawai negeri sipil tingkat staf di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) yang berkaitan dengan analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai, terdapat Tiga kategori Full Time Equivalent yaitu underload, overload, dan fit. Implikasi manajerial yang dapat diberikan untuk tiga kategori tersebut adalah :
1. Underolad, mayoritas  pegawai  PUSTAKA  berada  pada  kategori underload seperti pada  jabatan  pekerjaan  verifikator  keuangan,  bendahara  penerimaan, pengadministrasi keuangan, analis tindak lanjut laporan hasil penerimaan, petugas SAK, jabatan pekerjaan pada Sub Bagian Kepegawaian, jabatan pekerjaan pada Sub Bagian  Rumah  Tangga  dan  Perlengkapan,  jabatan  pekerjaan  penghimpun  dan pengolah data rencana anggaran, penyusun rencana kegiatan dan anggaran, analis data  dan  informasi,  perlu  memperluas  deskripsi  pekerjaan  yang  ada  agar  lebih maksimal dalam penggunaan waktu kerjanya.
2. Overload, pada  jabatan  pekerjaan bendahara  pengeluaran,  petugas  perpustakaan baik  pada  Sub  Bidang  Pelayanan  Perpustakaan  dan  Sub  Bidang  Sumber  Daya Perpustakaan,  pengadministrasi  dan  penyaji  data,  sebaiknya  ditambah pegawainya,  atau  jika  pihak  PUSTAKA  belum  dapat  menambah  pegawai  karena terkendala  distribusi  pegawai  dapat  membagi  sebagian  tugasnya  kepada  pegawai lain dalam Sub Bagian/Sub Bidang yang sama.
3. Fit, pada  jabatan  pekerjaan  pembuat  daftar  gaji,  pengadministrasi  umum,  pramu dokumentasi dan informasi, pengumpul data, dan pramu pameran dan peragaan, pihak PUSTAKA perlu menambah motivasi dan kinerja pegawai aga selaras dengan visi dan misi PUSTAKA.

## IV. Kesimpulan
Waktu  kerja  efektif  yang  dimiliki  oleh  pegawai  pada  tingkat  staf  pada  Bagian Umum,  Bidang  Perpustakaan,  Bidang  Program  dan  Evaluasi,  dan  Bidang  Penyebaran Teknologi Pertanian adalah 90.652,5 menit dengan  lima hari kerja dari Senin sampai Kamis  pukul  07.30  sampai  pukul  16.00  dan  Jumat  pukul  07.30  sampai  pukul  16.30. Berdasarkan perhitungan didapatkan 237 hari kerja efektif selama setahun.
Sub  Bagian  Kepegawaian  kelebihan  dua  orang  pegawai,  Sub  Bagian  RTP kelebihan  satu  orang  pegawai,  Sub  Bidang  Evaluasi  dan  Pelaporan  kelebihan  satu orang pegawai, dan Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi kelebihan satu orang pegawai. Sub Bagian Keuangan kekurangan satu orang pegawai Sub Bidang Pelayanan Perpustakaan kekurangan satu orang pegawai, Sumber Daya Perpustakaan kekurangan satu  orang  pegawai,  dan  Sub  Bidang  Program  kekurangan  satu  orang  pegawai.  Sub bidang publikasi sudah ideal antara beban kerja dan pegawai aktual yang ada.

## V. Daftar Pustaka
[BPS]  Badan  Pusat  Statistik.  2014.  Penduduk  Indonesia  menurut  Provinsi  1971,  1980, 1990,  1995,  2000,  2010  [internet].  [diakses  2015  Februari  20].  Tersedia  pada http://www.bps.go.id/linkTabelStatis/view/id/1267.
[LIPI]  Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  Indonesia.  2012.  Apa  Itu  Reformasi  Birokrasi? [internet].  [diakses    2015  Februari  20].  Tersedia  pada  http://u.lipi.go.id/ 1351657451.
[PUSTAKA]  Pusat  Perpustakaan  dan  Penyebaran  Teknologi  Pertanian.  2014.  Sekilas Tentang  PUSTAKA  [internet].  [diakses  2015  April  24].  Tersedia  pada http://pustaka.litbang.pertanian.go.id/tentangPustaka.php?aboutID=1.
__________________________________________________________.  2014.  Visi  dan Misi  PUSTAKA  [internet].  [diakses  2015  April  24].  Tersedia  pada http://pustaka.litbang.pertanian.go.id/tentangPustaka.php?aboutID=2.
Adawiyah  dan  Sukmawati.  2013.  Analisis  Beban  Kerja  Sumber  Daya  Manusia  dalam Aktibitas Produksi Komoditi Sayuran Selada (Studi Kasus: CV Spirit Wira Utama). Jurnal  Manajemen  dan  Organisasi [internet].  [diunduh  2015  Juni  23].  Tersedia pada http://manajemen.fem.ipb.ac.id/images/uploads/Volume_VI_No_2_ Agustus_2013_4.pdf.
Asri  dan  Pratiwi.  2012.  Analisis  Beban  Kerja  untuk  Menentukan  Jumlah  Optimal Karyawan  dan  Pemetaan  Kompetensi  Karyawan  Berdasar  Pada Job  Description (Studi Kasus: Jurusan Teknik Industri, ITS, Surabaya). Jurnal Teknik ITS [internet]. [diunduh 2015 maret 4]. Tersedia pada http://ejurnal.its.ac.id/index.php/teknik/ article/download/1824/601-ved=0CB8QFjAA&usg=
AFQjCNEX6VWI41utTRnjq9kxmBPP5b216A.
Karo  G  K.  2014.  Pengukuran  Produktivitas  Karyawan  dengan  Metode  Full  Time Equivalent  (FTE)  PT  Astra  International  Tbk  Divisi  Astra  Motor  Penempatan Jakarta  Homda  Center. Journal  of  Industrial  Engineering  and  Management
System [internet]. [diunduh 2015 Juni 6]. Tersedia pada http://repository.ubm.ac.id:8080/338/1-
07_Gidion_Karo_Karo.pdf&ved0CBoQFjAAahUKEwjawee0IjGAhUIG6YKHXyhAKk &usg=AFQjCNEuyVXzmAs7xZr-TseV0pXF5xdWOg.
Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI. 2004. Peraturan Menteri  Pemberdayaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi  Nomor KEP/75/M.PAN/2004  tentang  Pedoman  Perhitungan  Kebutuhan  Pegawai Berdasarkan  Beban  Kerja  dalam  rangka  Penyusunan  Formasi  Pegawai  Negeri Sipil. Jakarta: Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI [internet]. [diunduh 2015 Maret 4]. Tersedia pada http//:www.menpan.go.id. Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. Bandung (ID): CV. Mandar Maju.
Presiden  Republik  Indonesia.  2000.  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  no  101 Tahun  2000  (101/2000)  Tentang  Pendidikan  dan  Pelatihan  Jabatan  Pegawai Negeri  Sipil.  Jakarta:  Presiden  Republik  Indonesia  [internet].  [diunduh  2015
Maret 4]. Tersedia pada http://psdg.bgl.esdm.go.id/kepmen_pp_uu/ pp_101_2000.pdf.
Setiawan.  2006.  Analisis  Perkiraan  Kebutuhan  Pegawai  dalam  Upaya  Pencapaian Kinerja  Organisasi  yang  Berkelanjutan  dengan  Metode  Pendekatan  Analisis Regresi. Jurnal  Ilmu  Administrasi [internet].  [diunduh  2015  Juni  23].  Tersedia pada
http://www.stialanbandung.ac,id/index.php?option=com_content&view153:ana lisis-perkiraan-kebutuhan-pegawai-dalam-upaya-pencapaian-kinerja-organisasi- yang-berkelanjutan-dengan-metode-pendekatan-analisis- regresi&catid=32:volume-iii-no-4-tahun-2006&ltmd=63. Sugiyono. 2010. Memahami Penelitian Kualitatif . Bandung (ID): Alfabeta. Walpole, R E. 1995. Pengantar Statistika . Jakarta (ID): Gramedia Pustaka Utama. Zulpikar  dan  Faozan.  2009.  Analisis  Beban  Kerja  dan  Arah  Penataan  Organisasi Perangkat  Daerah:  Studi  pada  Tiga  Satuan  Kerja  PerangkatDaerah  Kabupaten Musi Rawas. Jurnal Ilmu Administrasi [internet]. [diunduh 2015 Juni 23]. Tersedia pada https://harisfaozan.files.wordpress.com/2010/11/analisis-beban-kerja- arah-penataan-opd-zulpikar-haris-faozan-2009.pdf.