AKAR (Arsip Keluarga) sebagai Perintis Preservasi Memori Sosial Masyarakat

## ABSTRACT
This  article  discusses  the  results  of  a  study  entitled  AKAR  (Family Record): Application as a Pioneer for the Preservation of Society Social Memory. Based on our research in RW Punukan, Wates Village, Wates District,  Kulon  Progo  Regency,  DI  Yogyakarta  basically  society understanding  about  family  records,  but  do  not  yet  have  an awareness  of  managing  family  records  properly.  This  research  uses descriptive  qualitative  method.  Data  collection  was  carried  out  in  3 ways,  namely  participatory  observation,  in  depth  interviews  and literature studies.The next step after data collected is processed then reduced  and  interpreted.  Researcher  use  triangulation  of  data  to ensure the truth of the research.  As a solution to the problems faced by  Indonesian  families.  Researchers  create  effective  and  efficient family  records  storage  applications.  Steps  to  use  storage  and preservation of the family records with AKAR application are: capture (through  textual  archive  media),  registration  (registering  family records),  classification  (classifying  records  based  on  the  classification that  has  been  provided),  storage  (storing  records  based  on classification)  and  use  and  tracking  (using  and  tracking  family records).

## INTISARI
Artikel yang berjudul AKAR (Arsip Keluarga): Aplikasi sebagai Perintis
Preservasi  Memori  Sosial  Masyarakat  membahas  tentang  pioner genealogi dan pengelolaan arsip keluarga secara digital dengan lokasi penelitian  di  RW  Punukan,  Kelurahan  Wates,  Kecamatan  Wates, Kabupaten Kulon Progo, DI Yogyakarta.  Masyarakat mengerti tentang arsip keluarga namun belum mempunyai kesadaran dalam mengelola arsip  keluarga  dengan  baik.  Metode  penelitian  ini  menggunakan metode  kualitatif  deskriptif.  Pengumpulan  data  dilakukan  melalui  3 cara, yaitu observasi partisipatif, in depth interview dan studi literatur.
Tahapan setelah data dikumpulkan adalah data diolah yang kemudian direduksi  dan  diinterpretasi.  Untuk  menjamin  kebenaran  peneliti melakukan  triangulasi  data.  Sebagai  solusi  dari  permasalahan  yang dihadapi  oleh  keluarga  Indonesia.  Peneliti  menciptakan  aplikasi penyimpanan  arsip  keluarga  yang  efektif  dan  efisien.  Adapun  tahap penyimpanan  dan  preservasi  arsip  keluarga  dengan  aplikasi  AKAR adalah: capture (alih media arsip tekstual), registration (mencatat arsip keluarga), classification (mengklasifikasikan  arsip  berdasarkan klasifikasi  yang  telah  disediakan), storage (penyimpanan  arsip berdasarkan  hasil  klasifikasi)  dan use  and  tracking (penggunaan  dan penelusuran arsip keluarga).

## 1,2,3,4 Universitas Gadjah Mada
Submitted: 2/11/2020 Received: 28/12/2020
*Correspondence: Titi Susanti titi.susanti@ugm.ac.id
KEYWORDS: storage records familly preservation
KATA KUNCI: penyimpanan arsip keluarga pelestarian
1 Titi Susanti, 2 Walda Khoiriyah, 3 Mijil Larasati, 4 Supriyati
CITE THIS ARTICLE: Susanti, T., Khoiriyah, W., Larasati, M., & Supriyati. (2020). AKAR (Arsip Keluarga) sebagai Perintis Preservasi Memori Sosial Masyarakat
. Jurnal Diplomatika , 4
( 1), 39-48.

## PENDAHULUAN
Arsip  personal  dapat  menjadi  representasi  eksistensi  dari  masing - masing  anggota keluarga.  Karena  arsip  personal  dalam  konteks  ilmu  kearsipan  dapat  dikategorikan sebagai  arsip  keluarga.  Selain  itu,  arsip  keluarga  juga  mencerminkan  eksistensi identitas lintas generasi dan peran sertanya di dalam masyarakat. Arsip keluarga yang disebut  dengan  family  papers  oleh  Asosiasi  Arsiparis  Amerika  (Society  of  American Archivists,  2019)  menjelaskan  bahwa “ records  created  or  collected  by  a  group  of individuals who are closely related by ancestry and relating to their personal and private affairs”. Fungsi arsip keluarga tidak hanya pada aspek computeractive kependudukan maupun  kepemilikan  harta  benda  yang  diperlihatkan  pada  dokumen - dokumen administrasi,  tetapi  juga  berkorelasi  dengan  aspek  lingkungan  dimana  keluarga tersebut berdiam dan beraktivitas. Hal ini dapat diperlihatkan dalam arsip surat - surat pribadi hingga buku harian sebagaimana penjelasan Rosenberg (2011) bahwa “ family archive  illustrates  how  letters  or  diaries  can  be  harnessed  to  not  only  illuminate  a personal  history  but  also  reflect  the  history  but  also  reflect  the  history  of  the  time  and place from which they derive” .
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  di  RW  Punukan,  Kelurahan  Wates, Kecamatan  Wates,  Kabupaten  Kulon  Progo,  DI  Yogyakarta  pada  tahun  2019 menunjukkan  bahwa  setiap  keluarga  di  daerah  tersebut  sudah  mengetahui  secara umum  tentang  arsip  keluarga,  namun  belum  memiliki  kepedulian  dalam  mengelola arsip  keluarga  dengan  tepat  dan  cepat  agar  arsip  keluarga  dapat  digunakan    dalam jangka  waktu  yang  lama.    Hal  ini  serupa  dengan  penjelasan  dalam  buku  Preserving Records  karya  International  Records  Management  Trust  yang  memaparkan  bahwa preservasi adalah elemen penting dalam keseluruhan operasi program arsip termasuk arsip  keluarga.  Tujuan  preservasi  arsip  adalah  untuk  memperpanjang  masa  manfaat dari  arsip  melalui  sarana  atau  metode  mengidentifikasi  dan  merawat  atau  menyalin materi  yang  rusak  untuk  mengembalikan  akses  informasi  arsip  agar  terciptanya nilai kebermanfaatan dari arsip tersebut.
Di era society 5.0 sekarang ini, arsip yang tercipta tidak hanya arsip konvensional saja,  tetapi  juga  akan  menghasilkan  arsip  elektronik  dimana  akan  melibatkan  peran manusia  di  dalamnya.  Menurut  Australian  Archives  dalam  buku  Managing  Electronic Records,  arsip  elektronik  adalah  arsip  yang  dicipta  dan  dipelihara  sebagai  bukti  dari transaksi,  aktivitas,  dan  fungsi  lembaga  atau  individu  yang  ditransfer  dan  diolah  di dalam dan di antara sistem komputer atau digital. Pengaruh teknologi informasi sangat terlihat jelas dalam bidang kearsipan, yang mana disisi lain pemanfaatan dari pengaruh teknologi informasi masih belum optimal. Sistem kearsipan yang kurang serta fasilitas yang tidak memadai membuat kearsipan di Indonesia berjalan cukup lamban.
Era  ini  beriringan  dengan  tujuan  dunia,  yaitu  Sustainable  Development  Goals. Salah satu fungsi konkret arsip dalam mengimplementasikan SDGs yaitu pada nomor 11, Sustainable Cities and Communities ,  adalah  menjadi  alat  pendukung  negara  untuk negara dan komunitas berkembang yang berkelanjutan di Indonesia. Salah satu upaya tersebut  adalah  untuk  menyelamatkan  memori  kolektif  bangsa.  Dalam  kasus  ini keluarga adalah komunitas terkecil dalam suatu sosial masyarakat untuk mendukung negara menjadi negara berkembang.
Dalam konteks Indonesia, pengelolaan arsip keluarga menjadi salah satu program kampanye  Gerakan  Sadar  dan  Tertib  Arsip  Nasional  (GSTAN)  yang  dicanangkan  oleh Arsip Nasional RI (A. Indonesia, 2017) pada tahun 2017. Strategi yang dilakukan dalam GSTA  adalah  dengan  meningkatkan  partisipasi  masyarakat  dalam  pengelolaan, penyelamatan,  hingga  penggunaan  arsip.  Peran  keluarga  sangat  besar  dalam menanamkan  pemahaman  dan  kesadaran  urgensi  pengelolaan  arsip  personal,  baik dalam  rangka  kemudahan  dalam  urusan  administrasi  maupun  sebagai  wujud
pelestarian  warisan  budaya  kepada  generasi  mendatang.  Selain  itu,  kesadaran berkearsipan  di  tingkat  individu  masyarakat  Indonesia  pun  belum  menunjukkan indikasi ketertiban berdokumentasi sehingga kerap ditemukan kasus sengketa perdata, khususnya bidang pertanahan.
Kajian awal tentang arsip keluarga dilakukan oleh Azmi (2015), beliau mengkaji pengelolaan  arsip  keluarga  dengan  pendekatan life  cycle  theory dimulai  dari bagaimana  penciptaan  arsip  keluarga  dengan  menekankan  pada  akurasi  data  yang terekam  dalam  arsip,  penyimpanan  arsip  dengan  pendekatan  klasifikasi  subjek  atau pokok masalah dari masing - masing arsip, dan pemeliharaan arsip dengan sarana dan prasarana  standar  kearsipan.  Dalam  hal  arsip  yang  bernilai  kesejarahan,  Azmi merekomendasikan  agar  masyarakat  menyerahkan  kepada  lembaga  kearsipan,  di tingkat nasional atau tingkat daerah. Oleh karena kajian tersebut bersifat konseptual, maka  perlu  dilakukan  kajian  lanjutan  untuk  dapat  menganalisis  implementasi  dari pengelolaan arsip yang direkomendasikan oleh Azmi.
Kajian  tentang  arsip  keluarga  dilakukan  oleh  Titiek  Suliyati  (2018)  yang membahas  mengenai  kebutuhan  dan  kesadaran  pengelolaan  arsip  keluarga  di Indonesia  menggunakan  pendekatan life cycle theory .  Urgensi  arsip  keluarga  untuk kelancaran  aktivitas  keluarga  ternyata  belum  memperhatikan  pengelolaan  arsip keluarganya  masing - masing.  Arsip  keluarga  tercipta  dari  semua  aktivitas  yang dilakukan  oleh  seluruh  anggota  keluarga  mulai  dari  pernikahan  terjadi  hingga kematian  salah  satu  anggota  keluarga.  Setelah  diciptakan  maka  berikutnya  arsip keluarga  digunakan  untuk  kebutuhan  aktiitas  keluarga.  Beberapa  kebutuhan penggunaan  arsip  keluarga  seperti  untuk  kebutuhan  pendidikan  mulai  dari pendaftaran TK hingga Perguruan Tinggi, kebutuhan karier untuk melamar pekerjaan, kebutuhan keluarga untuk menelusuri silsilah, kebutuhan keuangan untuk peminjaman atau kredit, kebutuhan kesehatan, kebutuhan pengurusan waris hingga kebutuhan alat pembuktian  jika  terjadi  sengketa  kepemilikan.  Penyimpanan  arsip  keluarga  dapat dilakukan dengan mengklasifikasikan arsip keluarga berdasarkan sistem subjek seperti pendidikan,  keuangan,  kepemilikan,  kesehatan  dan  lain  sebagainya.  Kajian  tersebut sudah  mulai  menunjukkan  bagaimana  model  pengelolaan  arsip  keluarga  dapat dilakukan  oleh  keluarga  di  Indonesia,  tetapi  masih  terbatas  pada  lingkung konvensional.
Pada perkembangaannya pengelolaan arsip keluarga tidak hanya terbatas dalam pengelolaan secara konvensional. Kebutuhan aktivitas keluarga mulai dari pendidikan, keuangan, kesehatan, dan karier yang saat ini lebih banyak membutuhkan arsip secara digital  membutuhkan  model  pengelolaan  arsip  keluarga  secara  digital.    Kajian  yang dilakukan oleh penulis ini dilakukan mengamati dan menganalisis model pengelolaan arsip digital yang dapat dilakukan oleh masyarakat dalam lingkup keluarga, khususnya di  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Seperti  diketahui  bahwa  pengelolaan  arsip  keluarga merupakan kajian kearsipan yang sangat spesifik dan dapat menghasilkan keragaman metode, maka diperlukan panduan umum yang berisi prinsip - prinsip pengelolaan arsip digital keluarga yang mudah dipahami dan disesuaikan dengan kondisi masing - masing keluarga.
Kajian  arsip  keluarga  telah  dilakukan  tim  penulis  di  Punukan,  Kulonprogo,  DI Yogyakarta telah dilakukan selama dua tahun, dimulai dari tahun 2018 sampai dengan 2019.  Pada  tahun  2018  kegiatan  penelitian  yang  dilakukan  lebih  fokus  mengenai pentingnya penataan dan pengelolaan arsip keluarga secara konvensional. Sementara pada  tahun  2019,  menekankan  pada  digitalisasi  arsip  (mengalih  mediakan  arsip konvensional  menjadi  elektronik).  Tujuan  utama  dari  kajian  ini  adalah  menciptakan model  produk  aplikasi  yang  memudahkan  masyarakat  dalam  mengelola  dan melakukan  preservasi  arsip  keluarga  dengan  memanfaatkan  perangkat  gadget.
Penyimpanan  arsip  keluarga  berbasis  gadget  merupakan  upaya  untuk  memudahkan masyarakat dalam menata dan menemukan kembali arsip keluarga saat diperlukan.
Hingga  hasil  kajian  ini  dikeluarkan,  keberadaan  aplikasi  cloud  server  yang berfungsi  sebagai  pengelola  arsip  keluarga  masih  belum  banyak  ditemukan.  Dalam penyimpanan  arsip  keluarga  yang  telah  dialih  mediakan,  masyarakat  umumnya menyimpan dalam PC atau server komputer jinjing. Hal ini menjadi tidak efisien dalam penemuan  kembali  informasi  sebab  harus membuka  PC  atau  server komputer jinjing dan  menelusuri  dalam  folder - folder  tertentu.  Adanya  aplikasi  AKAR  yang  dapat dipergunakan  melalui  fasilitas  gadget  mengefisienkan  masyarakat  dalam  mengalih mediakan, menyimpan, dan menemukan kembali arsip keluarga.

## METODE PENELITIAN
Kajian  ini  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif  studi  kasus,  yaitu  menganalisis penataan  arsip  keluarga  di  masyarakat.  Daerah  yang  dijadikan  sebagai  tempat penelitian adalah RW Punukan, Kelurahan Wates, Kecamatan Wates, Kabupaten Kulon Progo, DI Yogyakarta.  Lama penelitian yang dilakukan adalah dua tahun dimulai dari tahun  2018  tentang  penataan  arsip  dan  2019  tentang  pengelolaan  arsip  digital.  Oleh karena penelitian deskriptif studi kasus maka pengumpulan data dilakukan dengan tiga metode yaitu:
1. In - depth interview atau wawancara mendalam dengan beberapa narasumber di Kota Yogyakarta terkait pengelolaan dan penyimpanan arsip di lingkup keluarga. Masing - masing narasumber diminta untuk menjelaskan secara terperinci terkait pengelolaan  dan  penyimpanan  arsip  pada  keluarga  sesuai  dengan  sarana  dan metode yang telah mereka terapkan;
2. Observasi  partisipasi,  yaitu  dengan  mengamati  secara  langsung  bagaimana keluarga menata dan menyimpan arsip keluarganya, khususnya arsip yang telah dialih mediakan;
3. Kajian  Pustaka,  digunakan  untuk  memperkuat  data - data  yang  telah  diperoleh melalui wawancara. Pemilihan bahan untuk dijadikan kajian pustaka  difokuskan pada topik arsip keluarga dan preservasi.
Alat  yang  digunakan  dalam  kajian  ini  adalah  pedoman  interview  kearsipan  keluarga. Pedoman  interview  bersifat  klarifikatif.  Pedoman  interview  bersifat  terbuka  dan terstruktur.  Dalam  menganalisis  data  yang  diperoleh,  peneliti  menggunakan  teknik triangulasi.  Menurut  Denzin  (2015),  triangulasi  merupakan  kombinasi  berbagai metode  untuk  mengkaji  fenomena  yang  saling  terkait  dari  sudut  pandang  dan perspektif yang berbeda.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Arsip Keluarga dan Memori Sosial
Baik  arsip  kependudukan,  arsip  personal,  dan  arsip  keluarga.  Salah  satu  kajian  arsip yang kurang diperhatikan, tetapi berdampak besar untuk keberlangsungan kehidupan adalah kajian arsip keluarga. Arsip keluarga selalu dikorelasikan dengan arsip personal atau personal records, Richard Pearce dan Moses (2005) mendifinisikan arsip keluarga sebagai dokumen yang dibuat, diperoleh, atau diterima oleh seseorang dalam seluruh aktivitasnya dan nantinya akan dipreservasi berdasarkan aturan original order. Istilah arsip  pribadi  atau  personal  ini  menunjukkan  bahwa  semua  bahan  dokumenter,  atau bagian yang tidak dapat dipisah - pisahkan dari pribadi pencipta arsip. Arsip ini bersifat pribadi  atau  nonpublik  sehingga  tidak  berhubungan  dengan  atau  berdampak  pada pelaksanaan  tugas - tugas  konstitusional,  resmi  atau  seremonial  lainnya.  Yongsheng Chen dan Huanning Su (2017) juga menjelaskan bahwa “ documents record almost every aspect  of  human  life,  which  can  be  seen  as  a  very  important  tool  for  descendants  who
research the development of human society. From documents, people are able to review human history, society and science. That is the value of preserving documents” . Arsip  keluarga  berupa  surat  dan  foto  biasanya  menjadi  sumber  utama  para sejarawan  untuk  menuliskan  memori  sosial  yang  terjadi  di  masyarakat  pada  waktu tertentu.  Dibandingkan  arsip  dan  data  dari  pemerintah,  arsip  keluarga  lebih  banyak menyediakan  sumber  informasi  yang  lengkap  tentang  bagaimana  gambaran  kondisi kehidupan  pada  suatu  waktu  tertentu.  Rosenberg  (2011)  dapat  menjabarkan bagaimana  penderitaan  beberapa  orang  Yahudi  di  Jerman  dan  Prancis  sebelum  dan selama Perang Dunia II dengan menggunakan arsip keluarga sebagai bahan utamanya. Arsip keluarga tersebut juga dapat membuka seluruh rangkaian hubungan baru dengan yang  sebelumnya  tidak  diketahui  kerabat  sedarah  tersebar  di  seluruh  dunia.  Arsip keluarga tersebut dapat menjadi proyek ingatan kreatif, dan juga dengan individu yang tertarik  dengan  sejarah  komunitas  mereka.  Deborah  Morrison  (2014)  juga menjelaskan bahwa sejarah Canada lebih banyak menggunakan materi arsip mulai dari berita dari koran lama hingga koleksi arsip keluarga yang berupa foto dan surat - surat yang berisikan foto dan pengalaman keluarga mereka dalam Perang Dunia Pertama. Bahkan di Indonesia, sumber informasi tokoh - tokoh besar untuk peristiwa yang tidak  banyak  dipublikasikan  secara  umum  didapatkan  dari  arsip  yang  dimiliki  oleh anak dan keluarga para tokoh - tokoh tersebut.  Seperti sumber sejarah dari salah satu anggota  Kongres  Pemuda  I  yang  diadakan  pada  tanggal  30  April - 2  Mei  1926,  yaitu Emma  Peradiredja  yang  didapatkan  dari  cacatan  pribadinya.  Catatan  pribadi  yang ditulis dari tahun 1921 - 1978 itu diserahkan oleh Amarawati Poeradiredja anak Emma Peradiredja  (2019).  Seluruh  aktivitas  yang  dilakukan  oleh  Emma  Peradiredja  seperti aktif  dalam  memperjuangkan  nasib  perempuan  di  bidang  pendidikan  pada  Kongres Pemuda I, hadir  pada Kongres Pemuda II, menjadikan rumahnya menjadi markas saat revolusi fisik, mengungsi di Cisurupan hingga ditangkap pada tahun 1949 digambarkan secara lengkap dari catatan harian tersebut.
Sejarah  komunitas  juga  banyak  mendapatkan  sumber  dari  arsip  keluarga  yang dimiliki oleh komunitas tersebut. Seperti kisah Gerwani yang akhirnya banyak diangkat oleh  para  sejarawan  yang  berasal  dari  foto,  surat  atau  arsip  lisan  yang  didapatkan langsung dari anggota keluarganya. Arsip keluarga tersebut dapat menunjukkan nilai - nilai  arsip  yang  sejajar  dengan  signifikansi  historisnya.  Hal  Ini  memberikan  ilustrasi yang berarti tentang bagaimana arsip keluarga, mulai dari foto, surat, hingga rekaman suara,  berfungsi  sebagai  sumber  infomasi  yang  dapat  menunjukkan  hubungan antarpribadi dan hubungan sosial masyarakat.

## Jenis Arsip Keluarga
Arsip di Indonesia tidak hanya berupa arsip tekstual, tetapi juga bisa berupa arsip bentuk khusus yaitu kartografi, kearsitekturan, arsip audio - visual, dan arsip elektronik. Sejatinya,  arsip  merupakan  data  dengan  karakteristik  unik  yang  harus  terjamin keautentikan,  keabsahan,  kepercayaan,  kelengkapan,  dan  kegunaannya  yang  harus dikelola  secara  utuh  dan  lengkap.  Setiap  kegiatan  manusia  pasti  akan  menghasilkan arsip.  Bang  Li  dan  Zhao  Li  (2017)  mengkategorikan  arsip  personal  yang  biasanya terdapat di dalam keluarga terdiri dari:
1. Buku harian, jurnal atau catatan pribadi lainnya yang berfungsi sebagai padanan fungsional  dari  buku  harian  atau  jurnal  yang  tidak  disiapkan  untuk  aktivitas bisnis atau resmi organisasi.
2. Arsip  kependudukan  yang  terdiri  dari  akta  kelahiran,  KTP,  kartu  keluarga,  akta perkawinan, akta perceraian, dan akta kematian. Arsip kependudukan berfungsi sebagai  bukti  pengakuan  keberadaan  keluarga  atau  anggota  keluarga  di  dalam sebuah Negara.
3. Arsip  pendidikan  yang  terdiri  dari  raport,  sertifikat  atau  penghargaan,  ijazah, surat  keterangan  nilai  dan  arsip  lain  yang  berkaitan  dengan  pendidikan.  Arsip pendidikan  berfungsi  sebagai  bukti  aktivitas  pendidikan  anggota  keluarga  baik yang formal maupun non - formal.
4. Arsip keuangan yang terdiri dari bukti - bukti keuangan mulai dari rekening yang dimiliki,  bukti  pembayaran  pembelian  barang  yang  memiliki  garansi  atau  nilai yang  cukup  besar,  hingga  angsuran  asuransi  atau  hutang  yang  dimiliki.  Arsip keuangan berfungsi sebagai bukti aktivitas keuangan anggota keluarga.
5. Arsip kesehatan yang terdiri dari hasil rongten, hasil lab, hasil riwayat penyakit atau catatan penting terhadap penyakit yang di derita membantu keluarga untuk mendeteksi  penyakit  anggota  keluarga  jika  dibutuhkan.  Hal  tersebut  juga memberikan  akurasi  data  kesehatan  bagi  rumah  sakit  atau  fasilitas  kesehatan baru jika anggota keluarga pindah tempat tinggal.
6. Arsip aset keluaraga yang terdiri dari surat kepemilikin benda bergerak dan tidak bergerak.  Surat  kepemilikan  benda  bergerak  seperti  Bukti  Pemilik  Kendaraan Bermotor  Motor,  Bukti  Pemilik  Kendaraan  Bermotor  Mobil  maupun  kendaraan lain.  Surat  kepemilikan  benda  tidak  bergerak  seperti  Sertifikat  Tanah,  Izin mendirikan Bangunan (IMB) atau sertifikat lainnya.
7. Arsip  lain - lain  yang  terdiri  dari  foto,  video  atau  rekaman  suara  keluarga  yang merupakan  bukti  keberadaan  anggota  maupun  keluarga  yang  nantinya  dapat dijadikan sumber informasi terkait sejarah keluarga maupun genealogi.
Kajian arsip keluarga merupakan kajian yang langka sekaligus penting dalam lingkup kearsipan  di  Indonesia.  Namun  pada  kenyataannya  masyarakat  belum  sepenuhnya mengerti  terkait  pengelolaan  dan  preservasi  arsip  yang  baik.  Dalam  hal  ini  penulis melakukan  pembuktian  melalui  interview  dan  observasi  partisipatif  di  RW  Punukan, Kelurahan  Wates,  Kecamatan  Wates,  Kabupaten  Kulon  Progo,  DI  Yogyakarta  terkait cara pengelolaan dan preservasi arsip keluarga.
Berdasarkan  hasil  interview  dan  observasi  pastisipatif  tersebut,  pada  dasarnya masyarakat  setempat  mengerti  tentang  arsip  keluarga,  namun  belum  mempunyai kesadaran  dalam  mengelola  dan  menyimpan  arsip  keluarga  dengan  baik.  Arsip keluarga  menjadi  penting  karena  erat  kaitannya  dengan  administrasi  kependudukan maupun  sejarah  genealogi  yang  menegaskan  identitas  individu  dalam  suatu masyarakat.  Arsip  keluarga  yang  ada  di  Dusun  Punukan  disimpan  berdasarkan  per kepala keluarga, hal itu terjadi karena di dalam satu rumah terkadang terdiri lebih dari satu  kepala  keluarga.  Anak  yang  sudah  menikah  dan  memiliki  anak  beberapa  yang masih tinggal bersama orangtua mereka.
Arsip tersebut masih berupa arsip konvensional. Tim pengabdian Program Studi Pengelolaan  Arsip  dan  Rekaman  Informasi  yang  terjun  langsung  ke  lapangan  yang terdiri dari Dosen dan Mahasiswa Alih Program melakukan proses alih media menjadi arsip  digital  untuk  dijadikan  database  percobaan  aplikasi  AKAR.  Arsip  Keluarga  yang ada di RW Punukan, Kelurahan Wates, Kecamatan Wates, Kabupaten Kulon Progo, DI Yogyakarta dapat dikategorikan menjadi beberapa jenis, yaitu:
1. Arsip Identitas Pribadi, arsip personal yang dimiliki setiap anggota keluarga yang merupakan tanda pengenal pribadi anggota keluarga di lingkungan sosial tertentu. Arsip yang termasuk dalam kategori ini seperti KTP, SIM, kartu pelajar, kartu mahasiswa, kartu pegawai, paspor, visa, dan kartu anggota organisasi.
2. Arsip Kesehatan, arsip yang berhubungan dengan informasi dan data terkait kesehatan dari anggota keluarga. Arsip yang termasuk dalam kategori arsip kesehatan yakni kartu asuransi kesehatan (BPJS dan KIS), kartu berobat ke RS atau Puskesmas, dan hasil haboratorium atau rontgen.
3. Arsip Pendidikan, arsip yang berhubungan dan tercipta dari pendidikan anggota
keluarga  baik  yang  formal  maupun  non  formal.  Arsip  yang  tergolong  dalam kategori arsip pendidikan yakni sertifikat pelatihan, ijazah dan raport.
4. Arsip  Keuangan,  arsip  ini  berhubungan  dengan  informasi  terkait  data  keuangan baik milik personal atau keluarga. Arsip yang termasuk dalam kategori tersebut adalah  kuitansi,  kuitansi  pembayaran  tagihan  listrik,  kuitansi  pembayaran tagihan  telepon,  kuitansi  pembayaran  tagihan  air,  buku  tabungan,  Kartu  ATM, sertifikat deposito, hingga polis asuransi.
5. Arsip Kekayaan atau Asset, arsip ini berhubungan dengan data terkait informasi kekayaan atau asset yang dimiliki. Arsip yang masuk dalam kategori ini Sertifikat Tanah (Bangunan atau IMB), Bukti Setoran Pajak (PBB), BPKB, STNK, dan Surat Sewa Tanah.
6. Arsip  Kependudukan,  arsip  ini  berhubungan  dengan  data  terkait  informasi kependudukan. Arsip yang masuk dalam kategori ini Kartu Keluarga, Buku Nikah, Akta Cerai, Akta Kelahiran, dan Akta Kematian.
7. Arsip Lain - lain, arsip yang masuk dalam kategori ini seperti piagam penghargaan, foto keluarga dan video keluarga.
Selanjutnya,  setiap  arsip  keluarga  yang  telah  diklasifikasikan  menjadi  beberapa kategori  tersebut  akan  di  input  ke  sistem  berdasarkan  pengklasifikasian  arsip  di aplikasi  AKAR.  Tahapan  pengolahan  tersebut  akan  disimpan  pada  aplikasi  sebagai wujud preservasi arsip.

## Pengelolaan Arsip Digital Keluarga melalui Aplikasi AKAR
Rendahnya kepedulian terhadap preservasi arsip serta adanya peningkatan kebutuhan informasi di era society 5.0 khususnya alih media dan preservasi arsip keluarga sebagai memori  sosial  masyarakat  menjadi  alasan  penulis  untuk  menciptakan  aplikasi penyimpanan arsip keluarga yang efektif dan efisien bernama AKAR (Arsip Keluarga). Hal  tersebut  cocok  dengan  kebutuhan  pengelolaan  arsip  digital  keluarga  dengan menggunakan aplikasi AKAR yang telah dirancang dari kajian penelitian ini.
Adapun  tahap  pengelolaan  dan  preservasi  arsip  digital  keluarga  dalam  aplikasi AKAR  adalah: capturing (alih  media  arsip  tekstual), registration (mencatat  arsip keluarga), classification (mengklasifikasikan  arsip  berdasarkan  klasifikasi  yang  telah disediakan), storage (penyimpanan  arsip  berdasarkan  hasil  klasifikasi)  dan use and tracking (penggunaan  dan  penelusuran  arsip  keluarga).  Tampilan  pada  aplikasi  AKAR adalah sebagai berikut
Langkah - langkah  dalam  penyimpanan  Arsip  Keluarga  menggunakan  aplikasi  AKAR adalah sebagai berikut:
1. Capturing : Terdapat metode pengolahan arsip menggunakan Digitalisasi dan Born- Digital yang kemudian user memasuki tahap Digitasi (mengkonversi format data, misalnya  format  foto  dari  .jpg  ke  .png).  Digitalisasi  (Lee,  2001)  sebagai  proses mengubah dari bentuk fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis  menjadi  representasi  elektronik  atau  gambar  yang  dapat  diakses  dan disimpan  secara  elektronik.  Born - Digital  merupakan  arsip  yang  penciptaannya langsung  menggunakan  media  elektronik  seperti  gadget  atau  gawai.  Tahap  ini menentukan apakah arsip keluarga harus dibuat dan disimpan atau tidak. Hal ini termasuk  pada  arsip  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  keluarga.  Selain  itu  pada tahap  ini  juga  memutuskan  arsip    mana  yang  diambil,  yang  pada  gilirannya menyiratkan  keputusan  tentang  siapa  yang  mungkin  memiliki  akses  ke  arsip keluarga tersebut dan berapa lama arsip keluarga akan disimpan.
2. Registration : Mencatat dan mendeskripsikan arsip keluarga yang terdiri dari foto, video,  dan  arsip  tekstual.  Deskripsi  yang  ada  di  dalam  tahapan  ini  terdiri  dari pemberian judul dan penjelasan isi informasi arsip
3. Classification :  Mengklasifikasikan  arsip  berdasarkan  pola  klasifikasi  yang  telah disediakan. Terdapat 2 fitur klasifikasi secara garis besar yaitu:
a. Memori  Personal,  yang  diklasifikasikan  berdasarkan  kategori  pendidikan, keuangan, kesehatan, aset, kependudukan, serta dapat menambah catatan;
b. Memori Keluarga, yang akan diklasifikasikan berdasarkan kategori foto dan video. Terdapat fitur arsip keluarga lainnya yaitu Pohon Keluarga yang akan menunjukkan silsilah genealogi pada setiap keluarga.
4. Storage :  Menyimpan  arsip  dan  memastikan  bahwa  arsip  yang  disimpan  berada adalam kondisi terlindungi, dapat diakses dan dikelola dengan pengelolaan yang efektif dan efisien.  Penyimpanan digital atau digital storage menjadi pilihan dari berbagai  lapisan  masyarakat  maupun  organisasi.  Selain  itu  yang  ramah  dengan pengguna  yaitu  yang  dapat  digunakan  mengguankan  versi  mobile  juga  menjadi pilihan yang ramah masyarakat.
5. Use and Tracking: Menjamin  bahwa  arsip  digital  keluarga  yang  disimpan  dapat digunakan  informasinya  dan  dapat  ditelusuri  dimana  lokasi  penyimpanannya dengan mudah.
Tahapan - tahapan  di  atas  dioperasikan  pada  fitur  aplikasi  AKAR.  Adapun  fitur  yang terdapat di dalam aplikasi AKAR adalah sebagai berikut :
1. Memori  Personal,  mengirim  file/gambar  bisa  dengan  cara  scan  camera  atau unggah file/gambar. Proses pengiriman dokumen terdapat form yang harus diisi, berupa  nama  file  dan  penjelasan  file.  Pada  memori  personal,  dapat  dilakukan penambahan  kategori  selain  kategori  yang  sudah  ada  dengan  cara  pilih  tambah kategori;
2. Memori Keluarga, pengiriman foto bisa dengan cara scan camera maupun ungguh gambar.  Sedangkan,  untuk  video  hanya  bisa  dengan  cara  unggah  video.  Pada memori keluarga, dapat dilakukan penambahan album foto maupun album video dengan cara pilih tambah kategori;
3. Klasifikasi Arsip, aplikasi AKAR mengklasifikasikan arsip menjadi memori pribadi dan memori keluarga. Dalam masing - masing klasifikasi arsip terdapat klasifikasi kategori yang telah disediakan, juga dapat menambah klasifikasi kategori baru;
4. Scan, penambahan  memori  pribadi  dan  memori  keluarga  bisa  dengan  cara  scan camera.  Dokumen  yang  akan  disimpan,  di  scan  dan  diunggah  secara  langsung dengan mengisi form penjelasan dari file/gambar tersebut;
5. Unggah,  penambahan  memori  pribadi  dan  memori  keluarga  dengan  cara
mengunggah file/gambar yang sudah ada. Penambahan dokumen pribadi disertai dengan mengisi form berupa penjelasan dari file/gambar tersebut;
6. Unduh  Arsip,  memori  pribadi  dan  memori  keluarga  yang  sudah  disimpan  di aplikasi AKAR dapat diunduh dengan cara memilih menu download atau memilih icon download yang terdapat pada masing - masing file;
7. Bantuan,  petunjuk  aplikasi  AKAR  yang  menjelaskan  cara  penggunaan  aplikasi. Petunjuk cara mengunggah file memori pribadi, memori keluarga, dan menambah silsilah anggota keluarga baru.
Selain  di  dalam  aplikasi  AKAR  terdapat  pohon  genealogi  yang  menampilkan  silsilah genealogi  pada  setiap  keluarga.  Pada  pohon  genealogi  pengguna  dapat  menambah hubungan  kekerabatan  dengan  cara  memilih  hubungan  kekerabatan  terlebih  dahulu, misal ayah. Ketika menambah anggota keluarga baru, perlu memasukkan data pribadi, seperti  nama  lengkap,  status  (hidup  atau  meninggal),  tanggal  kelahiran,  tempat kelahiran, tanggal kematian, tempat pemakaman.
Sistem keamanan yang digunakan dalam aplikasi AKAR diklasifikasikan dari segi user dan admin. Terdapat 2 sistem keamanan yaitu:
1. Token, Prototype keamanan berbasis pengamanan service to services yang dapat memproses dan mengamankan data yang diterima dari client sebelum di simpan ke  database  server.  Hal  itu  dapat  dilakukan  dengan  cara  mengenkripsi  serta menyisipkan  security  token  pada  pesan  SOAP  request  dan  response  dengan memanfaatkan dua standar keamanan yang telah ada yaitu XML Encryption dan XML  Signature.  Sedangkan  jalur  komunikasi  antara  user  ke  service  client menggunakan  keamanan  berbasis  SSL  (Security  Socket  Layer)  atau  disebut protocol HTTPS. Beberapa proses yang dilakukan:
a. Memastikan integritas pesan;
b. Mengotentikasi pengguna;
c. Memvalidasi password;
d. Memberikan respon ke client;
e. Mengenkripsi, mendekripsi, menandatangani, dan memverifikasi data XML.
2. Menggunakan hash, pengamanan menggunakan hash memungkinkan admin tidak dapat  mengakses  dokumen  user.  Admin  hanya  dapat  melihat  daftar  user,  nama file dokumen, dan menghapus user. Hashing merupakan metode untuk mengubah sebuah string atau data dalam sebuah kode yang ditujukan untuk merahasiakan data dan berjalan dalam 1 arah. Artinya kita  tidak dapat melihat nilai atau data aslinya, kecuali dengan mencocokan data antara karakter yang sudah di hashing dengan karakter  yang  sudah di hashing lainnya. Pada bagian ini, password  user perlu menggunakan hash agar admin tidak dapat melihat nilai atau data asli dari user.

## KESIMPULAN
Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah  masyarakat  membutuhkan  media  untuk mempreservasikan  arsip  digital  mereka  sebagai  bentuk  pelestarian  arsip  jangka panjang.  Untuk  itu  dibutuhkan  aplikasi  yang  memudahkan  masyarakat  untuk mengelola  arsip  keluarga,  khususnya  arsip  yang  telah  dialih  mediakan  (digitalisasi) maupun born - digital. Aplikasi AKAR dapat menjadi salah satu solusi untuk pengelolaan arsip digital keluarga berbasis mobile. Pengelolaan arsip digital keluarga menggunakan aplikasi  AKAR  terdiri  dari  tahapan capturing (alih  media  arsip  tekstual), registration (mencatat  arsip  keluarga), classification (mengklasifikasikan  arsip  berdasarkan klasifikasi  yang  telah  disediakan), storage (penyimpanan  arsip  berdasarkan  hasil klasifikasi)  dan use  and  tracking (penggunaan  dan  penelusuran  arsip  keluarga). Aplikasi AKAR dapat disebut sebagai media perintis preservasi dan pengelolaan arsip
memori sosial masyarakat. Mengelola memori dari ranah keluarga dapat menunjukkan adanya  eksistensi  identitas  lintas  generasi  dan  peran  sertanya  keluarga  di  dalam masyarakat.

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  (2017).  Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  7  Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. Indonesia.
Azmi.  (2015).  Pengelolaan  Arsip  Keluarga:  Suatu  Kajian  Kearsipan.  Jurnal  Kearsipan 10:5 - 22.
Chen,  Yongsheng,  Huaning,  Su.  (2017). The Value and Problems of Digital Preservation for Historical Documents in China .  Amerika  Serikat:  University  of  Akron  Press Managed.
Denzin, Norman K, dan Lincoln, Yvonna Sessions. (2005). The Handbook of  Qualitative Research . Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Effendi, Sofian, dan Tukiran (ed.). (2014). Metode Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES.
Hannah  Little.  (2011). Identifying  The  Genealogical  Self .  Archival  Science  Journal 11:241 - 252.
Lee, Stuart. D. (2001). Digital Imaging: a practical handbook . London: Facet Publishing Li,  B.,  &  Li,  Z.  (2017). The  Personal  Receiving  Document  Management  and  The Realization  Of  Email  Function  in  OAS. 020174,  020174.  https:// doi.org/10.1063/1.4982539
Nur  Janti.  (2019,  Desember  20).  Khazanah  Arsip  Lima  Tokoh  Indonesia.  Historia. Diakses dari https://historia.id/sains/articles/khazanah - arsip - lima - tokoh - indonesia - Pzd9M
Moleong,  L.  J.  (2013).  Metodologi  Penelitian  Kualitatif  (Revisi).  Bandung:  PT  Rosda Karya.
Oliver,  G.  (2014).  International  records  management  standards:  the  challenges  of achieving  consensus.  Records  Management  Journal,  24(1), 22 – 31. https:// doi.org/10.1108/RMJ - 01 - 2014 - 0002
Pearce,  R.  and  M.  (2005). A  Glossary  of  Archival  and  Therminology. Chicago:  The Society of American Archivists.
Rosenberg,  Victor.  (2011). The Power Of A Family Archive .  Archival  Science  Journal 11:77 - 93.
Sutabri, T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Stiawan, D. (2005). Sistem Keamanan Komputer, Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Republik Indonesia. (2009). Undang - undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Yanto Samadikun. (2013). Tata Kelola Arsip Keluarga. Khazanah Volume 6 Nomor 2: 22 - 34.