PEMODELAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG DENGAN METODE BERBASIS OBYEK (OBJECT ORIENTED) STUDI KASUS: PT. AGS FOUR WINDS INDONESIA
Benny Saifulloh ) , Lis Suryadi 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : benny.saipulloh@gmail.com 1) , Lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pembelian  barang  langsung  adalah  kegiatan  mendapatkan  barang  atau  jasa  secara  langsung  tanpa  melalui proses  lelang  atau  tender.  Yang  dimaksud  di  sini  meliputi  software  dan  juga  hardware  untuk  kepentingan pekerjaan.  Tuntutan  terhadap  peningkatan  pelayanan  publik  yang  baik  dan  cepat  kepada  Pelanggan  menjadi suatu  yang  harus  dipenuhi  pada  Pt.  Ags  Four  Winds  Indonesia.  Untuk  menunjang  pekerjaan  para  pegawai kantor, fasilitas pengadaan yang dilakukan masih secara manual dan tidak sepenuhnya terkomputerisasi yang menimbulkan terjadi permasalahan seperti berkas bertambah banyak dan menumpuk, pencarian informasi atau data  lama,  perhitungan  dan  pencatatan  data  sering  salah,  proses  penyajian  laporan  pembelian  barang  tidak tepat waktu. Dari uraian permasalahan yang ada dapat diselesaikan dengan merubah proses pengolahan data yang  tradisional  ke  sistem  komputerisasi.  Metodologi  yang  digunakan  dalam  pembuatan  aplikasi  ini  dengan Bahasa  pemograman  VB.Net  2008  dan  database  MySQL  Server.  Dengan  menggunakan  aplikasi  ini  proses pembelian  barang  bisa  dapat  lebih  efektif,  efisien,  cepat,  akurat  sehingga  menjadi  bahan  pertimbangan  bagi pimpinan dalam mengambil keputusan
Kata  kunci: Sistem  Informasi,  pengadaan  barang, unified  modeling  language ,  Microsoft  Visual  Studio  2008, MySQL.

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  yang  berkembang  pesat  berakibat merubah  suatu  proses  bisnis  perusashaan,  dari system konvensional berubah ke sistem komputerisasi  dalam  melakukan  kegiatannya.  Hal ini  coba  di  implementasikan  oleh  bagian  pembelian PT.  Ags  Four  Winds  Indonesia yang  berdiri  pada tahun 2009, sebagai peruhaan Event Organizer . Sistem pembelian yang terjadi kerap mengalami  kendala  dalam  mengolah  data  dan informasi, maka penulis tergerah untuk mengembangkan  aplikasi  bisnis  berbasis  teknologi informasi
Kelompok  elemen  yang  saling  berinteraksi hingga  membentuk  satu  kesatuan.  Konsep  umum sistem  adalah  kumpulan  komponen  yang  saling berintreksi,  bekerja  sama  dalam  mencapai  tujuan dengan  menerima  masukan  serta  menghasilkan keluaran  dalam  proses  transformasi  yang  teratur ” [1].
Pembelian  adalah  kegiatan  utama  dalam menjamin  kelancaran  kegiatan  penjualan  pada perusahaan. Dengan melakukan pembelian, perusahaan  dapat  dengan  mudah  menyediakan sumber daya yang diperlukan  oleh organisasi secara efisien,  efektif.  Pengertian  pembelian  menurut menurut  Soemarso  (2007:08)  pembelian  merupakan kegiatan  yang  dilakukan  untuk  pengadaan  barang yang  dibutuhkan  perusahaan  dalam  menjalankan usahanya  dimulai  dari  pemilihan  sumber  sampai memperoleh barang.
Setelah  penulis  melakukan  penelitian  pada sistem  yang  berjalan,  permasalahan  yang  dihadapi adalah sebagai berikut:
a. Kesulitan dalam pencarian data, sehingga waktu yang dibutuhkan kurang efisien.
b. Tidak adanya laporan khusus pembelian barang, yang  mengakibatkan  sulitnya  membuat  laporan akhir pembelian barang.
c. Tidak adanya dokumen retur, sehingga pengembalian  barang  ke  supplier  kurang terorganisir dengan baik.
d. Proses  pembelian  yang  dikerjakan  seperti pencarian  data,  pembuatan  transaksi,  dan pembuatan  laporan  menghabiskan  waktu  yang cukup  lama  karena  banyaknya  pekerjaan  masih dilakukan secara manual yang masih menggunakan Ms.Office yaitu Excel dan Word.
e. Kurang  terjaminnya  keakuratan  dan  keamanan data,  seperti  kehilangan  data  dan  manipulasi data.
f. Cendrung  mengalami  keterlambatan  dalam pembuatan  laporan  karena  harus  mencari  arsip- arsip yang tidak tersusun dengan baik.
Melihat  permasalahn  diatas  maka  tujuan penulisan  penelitian  ini  adalah  merancang  sistem pembelian pada PT. Ags Four Winds Indonesia yang nantinya  ingin  dicapai  pada  rancangan  tersebut adalah sebagai berikut:
1) Menghasilkan  informasi  yang  dibutuhkan  secara cepat,  tepat  dan  akurat  sehingga  meningkatkan efektifitas dalam pengelolaan data.
2) Menciptakan  sebuah  sistem  yang  fleksibel, efisien, dan efektif.
3) Mempermudah  pembuatan  laporan  yang  cepat, tepat, dan akurat.
4) Menekankan  seminimal  mungkin  terjadinya kesalahan-kesalahan  dalam  proses  pencatatan maupun perhitungan.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Untuk  mendapatkan  data-data  yang  dibutuhkan, penulis  melakukan  pengumpulan  data  dengan beberapa metode sebagai berikut
a. Wawancara Pada  kegiatan  ini  diajukan  pertanyaan  dengan tipe  pertanyaan  terbuka  dan  terstruktur  untuk melangkapi data yang akan didapat. Wawancara dilakukan pada pihak yang terkait dengan obyek penelitian.
b. Observasi
Penulis  melakukan  observasi  langsung  dengan melakukan  pengamatan  langsung  terhadap aktivitas  atau  cara  kerja  bagian-bagian  terkait dalam  melakukan  proses  pembelian  yang selanjutnya  akan  dicatat  dan  dijadikan  sebagai bahan penelitian.
c. Studi Literatur Dalam  penelitian  ini  penulis  melakukan literature  review daribuku-buku  yang  ada  pada perpustakaan,  dari  web, e-book dan berupa jurnal,  prosiding  dan  yang  lainnya,  yang nantinya  akan  dijadikan  sebagai  bahan  acuan landasan kegiatan penelitian.
d. Analisa Dokumen Mengumpulkan  dokumen-dokumen  berjalan yang dimiliki oleh instansi dalam ruang lingkup penelitian, lalu  menganalisa dokumen-dokumen tersebut  dan  mengklasifikasikan  dokumen tersebut  menjadi  dokumen  masukan  dan dokumen keluaran.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisa Masalah
Dalam  menganalisis  permasalahan  yang  ada penulis menggunakan diagram tulang ikan ( fishbone diagram )  yang  merupakan  suatu  cara  untuk  secara visual  mengorganisasi  dan  menguji  semua  faktor yang  bisa  mempengaruhi  situasi  tertentu  dengan mengidentifikasi  semua  penyebab  yang  mungkin, yang menghasilkan suatu efek [3].
Berikut  ini  adalah  proses  pembelian  barang pada Pt. Ags Four Winds Indonesia:
Pemesanan barang didasarkan dari kebutuhan barang dari unit kerja yang tercantum pada form permintaan pembelian  barang. Form Permintaan  pembelian barang diserahkan Ke bagian pembelian, selanjutnya bagian  pembelian  akan  menverifikasi  kebutuhan barang  tersebut.  Kemudian  bagian  pembelian  akan segera  membuatkan  PO  lalu  menyerahkan  PO kepada supplier.

## Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Pembelian Dan Pemesanan Barang
Setelah  Supplier  menerima  PO,  Supplier  akan segera mengirimkan barang dengan menyertakan Delivery  Order (DO)  dan  Nota/faktur,  Barang dan  DO  ditujukan  pada  Bagian  Pembelian,  lalu bagian  pembelian  akan  melakukan  pengecekan terhadap barang yang telah sampai tersebut, Bila ternyata  barang  yang  dikirimkan  rusak,  kurang lengkap  atau  tidak  sesuai  dengan  pesanan  maka Bagian  Pembelian  akan  menyerahkan  kembali barang  tersebut  ke supplier. Bila  barang  yang diterima  sudah  sesuai,  maka  Bagian  Pembelian akan menandatangani DO lalu bagian pembelian akan  membuatkan  tanda  terima  barang  sebagai bukti  barang  telah  diterima  lalu  tanda  terima barang diserahkan ke supplier .
Setelah  barang,  DO  dan  Nota  diterima,  bagian pembelian  menyerahkan  fotocopy  DO  dan  Nota ke  bagian  keuangan  untuk  meminta  dana. Pembayaran  biasanya  dilakukan  dengan  cara transfer  langsung  ke  rekening  supplier,  lalu bagian pembelian akan menginformasikan kepada supplier jika sudah melakukan pembayaran.

## Gambar 5. Activity Diagram Pembayaran
Informasi  retur  didapat  dari  unit  kerja  yang memakai  barang,  selanjutnya  bagian  pembelian menindaklanjuti  dengan  membuatkan  surat  retur yang  berisikan  barang  yang  diretur  dan keterangan  retur  untuk  diserahkan  kepada supplier.
Gambar 6. Activity Diagram Retur Barang
Setiap  akhir  bulan,  Bagian  Pembelian  akan membuat  laporan  pembelian,  lalu  laporan diserahkan kepada pimpinan.
Gambar 7. Activity Diagram Pembuatan Laporan
3.3 Use C ase D iagram
Bagian Pembelian Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Unit Kerja
Gambar 8. Use Case Diagram Master
Pada use  case  diagram diatas  menggambarkan sistem usulan master .
Bagian Pembelian Supplier Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order (PO) Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Surat Retur
Gambar 9. Use Case diagram transaksi
Pada uscase  diagram diatas  menggambarkan sistem usulan transaksi.
Bagian Pembelian Pimpinan Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan barang Cetak Laporan Pembelian barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Rekap Pembelian
Gambar 10. Use Case Diagram Cetak Laporan
Pada uscase  diagram diatas  menggambarkan sistem usulan cetak laporan.

## 3.4 Rancangan Class Diagram
Gambar  diatas  merupakan  rancangan database yang  akan  diimplemntasikan  dalam  pembuatan sistem. Class Diagram adalah gambaran struktur dan  deskripsi class serta  hubungan  antar class tersebut. Class  Diagram terdiri  dari  nama class, attribute , dan juga operasi /method .

## 3.5 Rancangan Form
Gambar 12. Form Entry Data Barang
Form entry barang adalah form untuk memasukkan  data  barang  kedalam  sistem pembelian barang Pt. Ags Four Winds Indonesia. Form  ini  terdiri  dari  form  isian,  hapus  dan pencarian data barang.
Gambar 13. Form entry data supplier
Form entry supplier adalah  form  untuk memasukkan  data supplier kedalam  sistem pembelian barang Pt. Ags Four Winds Indonesia. Form  ini  terdiri  dari  form  isian,  hapus  dan pencarian data barang.
Form entry unit  kerja  adalah  form  untuk memasukkan  data  unit  kerja  kedalam  sistem pembelian barang Pt. Ags Four Winds Indonesia. Form  ini  terdiri  dari  form  isian,  hapus  dan pencarian data barang.

## Gambar 15. Form Entry Data Permintaan Barang
Form  permintaan  barang  adalah  form  untuk memasukkan  data  permintaan  barang  ke  sistem pembelian barang Pt. Ags Four Winds Indonesia. Pada  form  ini  terdapat  pilihan  unit  kerja, kemudian  nomor  form  yang  terisi  otomatis. Tedapat  detail  barang  yang  diminta  dari  data master  barang,  tinggal  menambahkan  jumlah barang.

## Gambar 16. Form Cetak Purchase Order
Form  Purchase  Order  adalah  form  untuk mencetak  Purchase  Order  (PO)  ke  sistem pembelian barang Pt. Ags Four Winds Indonesia. Pada  form  ini  ada  pilihan  nomor  permintaan barang  beserta  tanggalnya,  kode  unit  kerja beserta nama unit kerjanya, kode supplier beserta nama  dan  alamatnya.  Kemudian  terdapat  data detail  barang,  tinggal  mengisi  jumlah  dan harganya untuk cetak PO.
Gambar 17. Form Entry Data Penerimaan Barang
Form  Penerimaan  Barang  adalah  form  untuk memasukkan  data  penerimaan  barang  ke  sistem
pembelian barang PT. Ags Four Winds Indonesia Ada pilihan nomor PO dan detail barang beserta isian untuk jumlah terima barang.

## Gambar 18. Form Entry Pembayaran
Form  Pembayaran  Nota  adalah  form  untuk memasukkan  data  pembayaran  barang  ke  sistem pembelian  barang  PT.  Ags  Four  Winds Indonesia. Terdapat  pilihan  nomor  PO  untuk melihat  detail  supplier.  dan  juga  ada  detail barang.

## Gambar 19. Form Entry Data Retur
Form Retur Barang adalah form untuk mencetak surat  retur  barang  ke  supplier.  Ada  pilihan  data barang  yang akan di retur, PO, dan DO. Beserta jumlah retur dan keterangan alasan retur.

## 3.6 Hasil Cetakan Sistem

## Gambar 20. Form cetak laporan pemintaan barang
Form  cetak  laporan  permintaan  barang  adalah form untuk mencetak laporan permintaan barang dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.

## Gambar 21. Form Cetak Laporan Pembelian Barang
Form  cetak  laporan  pembelian  barang  adalah form  untuk  mencetak  laporan  pembelian  barang dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.
Gambar 22. Form Cetak Laporan Penerimaan Barang
Form  cetak  laporan  penerimaan  barang  adalah form untuk mencetak laporan penerimaan barang dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.
Gambar 23. Form Cetak Laporan Retur Barang
Form  cetak  laporan  Retur  barang  adalah  form untuk  mencetak  laporan    retur  barang  dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.
Gambar 24. Form Cetak Rekap Pembelian
Form cetak rekap pembelian barang adalah form untuk  mencetak  rekap  pembelian  barang  dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.

## 4. KESIMPULAN
Setelah  melakukan  analisis  dan  perancangan Sistem  Pembelian  Barang  pada  Kantor  Kementrian Agraria Dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kota  Administrasi  Jakarta  Pusat,  ada  banyak  hal yang  penulis  dapatkan  selama  melaksanakan  Tugas Akhir  ini,  hal-hal  yang  dapat  disimpulkan  tersebut diantaranya :
a. Dengan  tersedianya  informasi  permintaan barang,  maka  akan  tersedia  informasi  barang apa  saja  yang  diminta  tiap  unit  kerja,  tanggal berapa  permintaannya,  berapa  banyak  jumlah yang diminta.
b. Kesalahan-kesalahan  yang  disebabkan  oleh keterbatasan  manusia  ( human  error )  ataupun ketidaksengajaan  dapat  dikurangi  dengan penggunaan  sistem  komputerisasi,  karena sistem  melakukan  validasi  data  masukan  dan mengambil alih pekerjaan penghitungan.
c. Melihat  barang  apa  saja  yang  sudah  diterima, kapan  diterimanya  dan  berapa  banyak  jumlah barang  yang  diterima  membuat  informasi  ini dapat  dijadikan  kontrol  barang  antara  barang yang dipesan dengan barang yang diterima
d. Dengan tersedianya laporan permintaan, laporan  pembelian  dan  penerimaan  sangat
membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan  karena  informasi  yang  dihasilkan lebih  cepat  dan  tepat  serta  menghasilkan  data yang lebih akurat.
e. Semakin  berkembangnnya  perusahaan  maka arsip  perusahaan  akan  menjadi  lebih  banyak, dengan keterbatasan tempat yang ada diperlukan  media  penyimpanan  data  yang terkomputerisasi  sebagai  arsip  informasi  bagi perusahaan,  media  penyimpanan  data  sudah cukup, data tersimpan secara digital

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Isa,  Irwan.  2012. Reengineering  Sistem  Informasi , Yogyakarta: Graha Ilmu
[2] Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi , Yogyakarta: Andi Offset
[3] Michalko,  Michael,  2010, Cracking  Creativity  the Secret of Creativity Genius , Yogyakarta, Andi. 26
[4] Rosa,  A.S,  dan  Shalahuddin,  M,  2011. Modul
Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak , Bandung: Modula.
[5] Anhar,  2010. Panduan  Menguasai  PHP  &  Mysql , Jakarta: Media Kita, 45.
[6] Darmayuda,  Ketut,  2010. Pemrograman  Aplikasi Database  Dengan  Microsoft  Visual  Basic  .NET 2008 , Bandung:  Informatika, 3.