## APLIKASI PENGELOLAAN SURAT KELUAR MENGGUNAKAN SEQUENTIAL SEARCH DAN SELECTION SORT PADA KPU KOTA BLITAR
Nilal Haming, Sri Lestanti, Saiful Nur Budiman Program Studi Teknik Informatika S1, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Islam Balitar, Jalan Majapahit Blitar, Indonesia amingperdana29@gmail.com

## ABSTRAK
Penggunaan  sistem  informasi  bisa  mencakup  berbagai  hal  termasuk  sebagai  media  inventaris  kantor agar pekerjaan semakin mudah dan cepat. Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) sangat membutuhkan sebuah sistem  yang  dapat  membantu  menyelesaikan  pekerjaan  menyangkut  persuratan  terutama  surat  keluar  karena Bagian  Umum  di  KPU  Kota  Blitar  mengalami  kendala  dalam  melakukan  penomoran  surat,  pemilihan  lokasi penyimpanan  dokumen,  permintaan  persetujuan  atasan  dan  penyisipan  tanda  tangan  digital  masih  dilakukan secara manual. Karena selama ini Kantor KPU Kota Blitar tidak pernah dilakukan proses sorting dan searching dokumen  secara  otomatis  maka  perlu  diadakan  pembangunan  sistem  informasi  pengarsipan  surat  keluar  yang dapat  melakukan  pembuatan,  penyuntingan,  penghapusan  dan  penyimpanan  surat  secara  elektonik.  Aplikasi pengelola  surat  keluar  menggunakan sequential search dan selection sort pada  KPU  Kota  Blitar  bisa  dibuat dengan  menerapkan  alur Software Development Life Cycle ( SDLC )  yang  diimplementasikan  menggunakan bahasa  pemrograman web pada framework Laravel .  Konversi  file  dari  tampilan web menjadi DOCX dapat dilakukan dengan pemformatan file menggunakan library yang ada dalam Laravel . Secara umum Aplikasi yang dibuat  sudah  memenuhi  kebutuhan  fungsional  yang  telah  di  desain  meliputi  kelola  surat  perintah,  kelola  surat undangan,  minta  persetujuan,  memberi  persetujuan  dan  kelola  user.  Metode selection sort telah  diuji  melalui pengoperasian langsung dari aplikasi dan bisa menghasilkan sorting yang baik dengan total 6 proses dan lebih mempercepat  komputasi  disbanding  metode bubble sort yang  menghasilkan  9 proses .  Begitu  juga  dengan pengujian  metode sequential search yang  menghasilkan  4  proses  komputasi  dibanding  binary  search  yang menghasilkan 11 proses komputasi dengan data yang sama. Pengujian Black Box juga diterapkan dengan hasil yang sangat baik yaitu mencapai 95% untuk kesesuaian dan 90% untuk tingkat kenormalan aplikasi.
Kata kunci :  Surat Keluar, Selection Sort , Sequential Search , SDLC , Laravel , Black Box Testing

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  hingga  saat ini  menyebabkan  perubahan  distribusi  informasi  dari konvensional menjadi berbasis elektronik. Penggunaan  komputer  terjadi  hampir  pada  semua aspek kehidupan. Pada umumnya komputer digunakan  untuk  melakukan  pengelolaan  data, menyimpan  berkas,  menulis  dokumen,  melakukan perhitungan dan lain sebagainya (Lubis dkk., 2020).
Salah  satu  kebutuhan  terbesar  saat  ini  adalah kebutuhan  akan  sistem  informasi.  Sistem  informasi yang  baik  akan  membuat  seseorang  menjadi  lebih produktif  karena  pekerjaan  yang  dilakukan  semakin mudah  dan  cepat  (Anggraeni,  2017).  Pembuatan sistem  informasi  mengacu  pada  kebijakan  masing- masing perusahaan atau instansi sehingga dibutuhkan suatu pendalaman standar operasional terlebih dahulu untuk membuatnya.
Agar  pekerjaan  semakin  mudah  dan  cepat, dibutuhkan  otomasi  kerja  dari  sebuah  sistem informasi.  otomasi  ini  juga  dapat  mengurangi kesalahan  kerja  yang  terjadi  akibat human  error (Cahya  Pambudi,  2018).  Sistem  informasi  yang  baik memiliki  fungsi-fungsi  otomatis  di  dalamnya  yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengguna.
Tempat  penelitian  yang  berlokasi  di  kantor
Komisi Pemilihan
Umum (KPU) sangat membutuhkan  sebuah  sistem  yang  dapat  membantu menyelesaikan  pekerjaan  menyangkut  persuratan terutama surat keluar, kerena hal tersebut yang paling sering  dilakukan.  Bagian  Umum  KPU  Kota  Blitar mengalami  kendala  dalam  proses  pengarsipan  surat keluar  yang  selama  ini  dalam  melakukan  penomoran surat,  pemilihan  lokasi  penyimpanan  dokumen, permintaan  persetujuan  atasan  dan  penyisipan  tanda tangan digital masih dilakukan secara manual. Proses pengarsipan surat secara manual tersebut dinilai tidak efisien  dan  tidak  tertib  dalam  penyimpanan  dan pengelolaan  dokumennya.  Tidak  hanya  masalah pembuatan dan penyimpanan surat saja, permasalahan  juga  muncul  Ketika  Bagian  Umum harus  pelakukan  pengurutan  ( sorting )  dan  pencarian ( searching )  surat.  Dokumen  yang  sudah  disimpan selama  ini  tidak  pernah  dilakukan  proses sorting karena selain penamaan dokumen yang tidak standar, lokasi  penyimpanan  juga  tidak  menentu.  Proses searching dokumen  selama  ini  juga  masih  dilakukan secara  manual  dengan  melihat  satu  persatu  dokumen dan hal ini akan memakan banyak waktu.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Kajian Penelitian
Metode sorting dibahas  dalam  penelitian  yang dilakukan  oleh  (Sitepu  dkk.,  2017)  yang  bertujuan untuk  membandingkan  antara  metode Bubble  Sort dengan Selection  Sort .  Algoritma Bubble Sort dan Selection Sort menggunakan Array List multidimensi mampu  mengurutkan  data  multi  kriteria  yang memiliki  lebih  dari  satu  kriteria  prioritas.  Jumlah iterasi Selection Sort pada setiap pengujian data lebih sedikit  dibandingkan  dengan Bubble  Sort , dan  waktu eksekusi Selection  Sort pada  setiap  pengujian  data juga  lebih  cepat  jika  dibandingkan  dengan  waktu eksekusi Bubble Sort.
Penelitian  oleh  (Retnoningsih,  2018)  juga melakukan  perbandingan  metode  sorting  antara Insertion Sort dan Bubble Sort untuk  mengurutkan data berupa angka. Kedua metode tersebut dibandingkan  dengan  cara  mengukur  waktu  yang dibutuhkan  untuk  melakukan  pengurutan  pada  data acak. Hasil yang didapat adalah metode insertion sort lebih unggul pada jumlah data yang sedikit yaitu pada sejumlah  sepuluh  elemen  data  membutuhkan  waktu 0,003  detik,  lima  puluh  elemen  data  membutuhkan waktu  0,013  detik,  sedangkan  metode selection sort lebih  unggul  pada  jumlah  data  yang  lebih  banyak yaitu  pada  sejumlah  lima  ratus  elemen  data membutuhkan waktu 1,083 detik.
Penelitian  ketiga tentang sorting dilakukan oleh (Saputro  &  Khasanah,  2018)  yang  membandingkan antara  metode Selection Sort dan Bubble Sort untuk pengurutan  data  angka.  Penelitian  ini  berhasil melakukan  proses sorting terhadap  tiga  kelompok bilangan,  kelompok  pertama  rentang  1  s/d  100, kelompok kedua rentang 100 s/d 1000, dan kelompok ketiga  rentang  1000  s/d  1000000.  Dari  hasil  analisa waktu  yang  telah  dilakukan  menunjukkan  bahwa metode Selection Sort membutuhkan  waktu  yang lebih  singkat  dibandingkan  dengan  metode Bubble Sort dimana Selection Sort membutuhkan  rata-rata waktu  sekitar  0,031 detik,  sedangkan  metode Bubble Sort membutuhkan  rata-rata  waktu  sekitar  0,078 detik.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Sihotang, 2018), bertujuan untuk mengatasi masalah Pengadilan Tinggi Medan yang masih menggunakan sistem yang konvesional  dalam  surat  menyurat  sehingga  sangat diharapkan  agar  sistem  ini  dapat  berjalan  dengan baik.  Pengagendaan  surat  berdasarkan  perancangan sistem  yang  telah  disusun  berdasarkan use  case diagram , activity dan class diagram serta bahasa pemrograman PHP , database MySQL. Dalam  tahap penulisan coding , digunakan tools Dreamweaver dan menjalankan program menggunakan Xampp Control. Metode searching dalam  penelitian  berjudul “Implementasi Algoritma Sequential Searching untuk Pencarian Nomor Surat pada Sistem Arsip Elektronik”  oleh  (Sonita  &  Sari,  2018)    menerapkan metode Sequential Searching untuk  melakukan pencarian  nomor  surat  pada  aplikasi  persuratan.
Metode Sequential Search terbukti  dapat  di  terapkan pada  pencarian  arsip  berdasarkan  nomor  arsip  dan berjalan dengan baik sesuai perencanaan. Permasalahan  pada  sistem  arsip  yang  masih  manual dapat  teratasi  dengan  adanya  sistem  arsip  elektronik ini  sehingga  menjadi  lebih  efisien  dari  segi penyimpanan, pengolahan dan proses.
Penelitian  sistem  administrasi  persuratan  Biro Organisasi  Sekretariat  Daerah  Provinsi  Jawa  Jateng oleh  (Wahyuningsih  &  Nada,  2019)  bertujuan  untuk mengatasi  permasalahan  arsip  yang  tidak  terkelola dengan  baik,  surat  terlambat  hingga  surat  tidak diterima  oleh  penerima  yang  seharusnya  dan  surat yang  rusak  saat  distribusi.  Aplikasi  administrasi persuratan  dibuat  pada  basis web menggunakan metode SDLC Waterfall dengan framework
Codeigniter .
Perancangan sistem dengan menggunakan  pemodelan UML lebih  mudah  karena alurnya jelas sehingga mempermudah ketika implementasi  ke  dalam  sistem  dan  telah  berhasil membantu  staff  dan  karyawan  di  bidang  persuratan dengan  lebih  efisien  dan  cepat  sehingga  manajemen surat lebih teratur dan dapat diakses kapanpun.

## 2.2. Selection Sort
Sorting (pengurutan) adalah proses mengurutkan  data  dengan  aturan  tertentu,  sehingga tersusun secara teratur sesuai  dengan aturan tersebut. Pada  dasarnya  ada  dua  aturan sorting yang  biasa digunakan  yaitu ascending (mengurutkan  data  dari data  terkecil  sampai  data  terbesar)  dan descending (mengurutkan  data  dari  yang  terbesar  sampai  data yang  terkecil).  Proses  yang  terjadi  dalam  pengurutan data adalah proses perbandingan data dan pertukaran data.
Gambar  15. Flowchart Selection Sort (Sumber: Sitepu dkk., 2017)
Selection Sort merupakan  metode  pengurutan yang  membandingkan  elemen  yang  sekarang  dengan elemen  berikutnya  sampai  ke  elemen  yang  terakhir. Pada  pengurutan ascending ,  jika  ditemukan  elemen lain  yang  lebih  kecil  dari  elemen  sekarang  maka dicatat  posisisnya  dan  langsung  ditukar.  Konsep proses Selection Sort adalah  mencari  (memilih)  nilai terkecil  dan  menukarnya  dengan  elemen  paling  awal (paling  kiri)  pada  setiap  tahap  untuk  kasus pengurutan ascending dan sebaliknya jika descending. (Sitepu dkk., 2017).
Gambar 2. Flowchart Sequential Search (Sumber: Sonita & Sari, 2018)
Sequential
Search merupakan proses membandingkan setiap elemen array secara beruntun dimulai  dari  elemen  pertama  hingga  elemen  yang dicari  ditemukan  atau  hingga  elemen  terakhir  dari array .  Metode Sequential Search atau  biasa  disebut pencarian  beruntun  dapat  dipakai  untuk  melakukan pencarian  data  baik  pada array yang  sudah  urut maupun yang belum urut. Langka-langkah Sequential Search adalah sebagai berikut:
1. membaca array data
2. menentukan data yang dicari
3. Mulai  dari  data  pertama  sampai  dengan  data terakhir,  data  yang  dicari  dibandingkan  dengan masing-masing  data  di  dalam array .  Jika  data yang  dicari  tidak  ditemukan  maka  semua  data atau elemen array dibandingkan sampai selesai. Jika  data  yang  dicari  ditemukan maka perbandingan akan dihentikan.
Proses  pencarian  data dengan  metode  ini  cukup sederhana  dan  mudah.  Pencarian  data  dilakukan dengan  mencocokkan  data  yang  dilakukan  secara berurut  satu  demi  satu  dimulai  dari  data  ke-1  hingga data  pada  urutan  terakhir.  Jika  data  yang  dicari mempunyai  nilai  yang  sama  dengan  data  yang  ada dalam  kelompok  data,  berarti  data  telah  ditemukan. Jika  data  yang  dicari  tidak  ada  yang  cocok  dengan data  dalam  sekelompok  data,  data  tersebut  tidak  ada dalam sekelompok data (Sonita & Sari, 2018).
Setiap aplikasi yang digunakan pasti hanya bisa membaca  atau  menjalankan file dengan  ekstensi tertentu  yang  mereka  dukung  saja.  Sebagai  contoh, dalam  aplikasi MS  Word bisa  mengelola file dengan ekstensi  “. docx ”,  dalam  aplikasi adobe  reader bisa mengelola file “. pdf ” dan lain sebagainya. User sering kali  memerlukan  perubahan  ekstensi file untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Ketika  sedang  berurusan  dengan  web  dan  ingin membuat file dokumen berdasarkan tampilan HTML , maka  dibutuhkan  fungsi  konversi  file. Phpdocx menawarkan  cara  yang  cukup  canggih  untuk memasukkan  konten  berformat HTML ke  dalam dokumen Word (Wu dkk .,  2018).  Terdapat  dua metode  untuk  memasukkan HTML ke  dalam dokumen Word yaitu  metode add  external  file dan embed HTML . Metode add  external  file memungkinkan penyisipan  dokumen docx , HTML , RTF ,  atau MHT eksternal  ke  dalam  dokumen word yang  akan ditunjuk dengan memperhatikan Teknik-teknik pemformatannya. Metode
embed HTML
memungkinkan penyisipan HTML ke dalam dokumen Word yang  dituju  dan  mendukung  hampir  semua  tag HTML dan CSS .  Metode  ini  mengubah HTML menjadi WordML dan  kompatibel  dengan docx reader apapun  seperti LibreOffice , OpenOffice , Google Docs , dan lainnya

## 3. METODE PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah Research  and
Development ( R&D ) yang dipakai untuk pengembangan  lebih  lanjut  dari  sebuah  hasil penelitian  atau  produk  penelitian.  Penelitian  ini bertujuan  untuk  mengubah  metode  pengarsipan  lama di  KPU  Kota  Blitar  yang  masih  melakukan  segala kegiatan  secara  manual  menjadi  otomatis.  Setiap penelitian  yang  dihasilkan  oleh  tiap  generasi  pasti masih  punya  kekurangan  yang  dapat  terus  dierbaiki dan  ditingkatkan  kualitasnya  agar  lebih  tepat  guna dan  berdaya  guna,  maka  dari  itu  penelitian R&D
merupakan  penelitian  dengan  jangka  waktu  yang panjang (Samsu, 2017).
Metode Research  and  Development digunakan untuk  membuat  suatu  produk  tertentu  dan  menguji efektif  tidaknya  produk  tersebut  (Arifin,  2020). Produk  yang  dimaksud  tidak  selalu  berupa  benda fisik  seperti  buku,  perangkat  keras  atau  alat  peraga tapi  juga  bisa  berupa  perangkat  lunak. Research  and Development juga  bisa  berarti  menyempurnakan produk  yang  sudah  ada  dengan  penuh  tanggung jawab sesuai aturan yang berlaku.

## 3.2. Prosedur Pengembangan
Perlu dilakukan penyesuaian pada jenis penelitian Research  and  Development ( R&D )  karena dalam  penelitian  ini  yang  dikembangkan  adalah perangkat lunak berbasis web. Prosedur pengembangan  yang  dipilih  untuk  penelitian  ini adalah  pengembangan  perangkat  lunak berdasarkan Software Development Life Cycle (SDLC) merupakan siklus  hidup  pengembangan  perangkat  lunak  yang digunakan  untuk  membangun  suatu  sistem  yang terdiri  dari  tahap  analisis,  desain,  pengembangan, pengujian dan tahap pembuatan laporan (Pressman & Maxim,  2019).  Berdasarkan  pertimbangan  tersebut, prosedur pengembangan yang dipakai dalam penelitian  ini  dibuat  dalam  5  tahap  seperti  pada gambar.
Gambar 3. Prosedur Pengembangan (Sumber : Pressman & Maxim, 2019)

## 3.3. Tahap Analisis
Pada  tahap  ini  dilakukan  beberapa  kegiatan yaitu  studi  literatur  dan  analisa  kebutuhan.  Studi literatur berguna untuk dapat menemukan kasus yang dapat  ditangani  oleh  sistem  dan  juga  mengartikan sebuah  sistem.  Analisa  kebutuhan  sistem  dan membuat batasan sistem menggunakan observasi juga harus  dilakukan.  Dengan  begitu,  pengembang mengetahui  denan  tepat  kondisi  di  lapangan  yang akan dijadikan sistem.
Tahap  analisis  kemudian  dilanjutkan  dengan kegiatan  pengumpulan  data  dimana  data  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  meliputi  data pengguna  aplikasi,  data  kebutuhan  perangkat  lunak persuratan  KPU  Kota  Blitar,  data  surat  perintah  dan data  surat  undangan.  Data  pengguna  aplikasi diperoleh melalui observasi dengan tujuan mengetahui  siapa  saja  yang  berhak  menggunakan aplikasi surat keluar.
Data  kebutuhan  perangkat  lunak  diperoleh dengan  melakukan  wawancara  tentang  bagaimana alur  persuratan  selama  ini  lalu  menterjemahkan hasilnya  menjadi use  case diagram yang  berisi kebutuhan-kebutuhan  fungsional  perangkat  lunak yang dikembangkan.  Hasil lembar observasi ini akan dipakai sebagai dasar pada tahap desain menggunakan UML .  Wawancara  yang  tepat  akan menghasilkan aplikasi yang tepat pula

## 3.4. Tahap Desain
Tahap  desain  dikerjakan  dengan  menggunakan bahasa  pemodelan  perangkat  lunak  yang  disebut UML ( Unified Modeling Language ). UML merupakan pengganti dari metode analisis berorientasi object dan design  berorientasi  object  yang  dibuat  sekitar  awal tahun  90-an  dan  telah  melalui  proses  standarisasi dengan OMG ( Object  Management  Group )  sehingga UML menjadi bahasa standar pemodelan pengembangan  perangkat  lunak  (Putra  &  Andriani, 2019).  Terdapat  4  desain  UML  yang  dibuat  dalam penelitian  ini,  yaitu use case , flowchart , ERD dan diagram skenario.
Use  Case  Diagram adalah  sebuah  model diagram UML yang  digunakan  untuk  pengembangan suatu  sistem  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  demi menjelaskan berbagai proses yang berlangsung dalam suatu  sistem  serta  mendokumentasikannya.  Diagram use case menggambarkan secara singkat siapa (aktor) yang  menggunakan  sistem  dan  apa  ( case )  yang  bisa dilakukan.  Use  case  penelitian  ini  telah  disesuaikan dengan kondisi pelaksanaan kegiatan persuratan yang ada di KPU Kota Blitar.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Format Surat Perintah
Isi  dan  format  penulisan  surat  perintah  dalam aplikasi  mengacu  pada  format  surat  asli  yang digunakan  di  KPU  Kota  Blitar  seperti  pada  gambar. Komponen  yang  harus  ada  di  dalam  surat  perintah seperti nomor surat, dasar, nama pegawai yang diberi tugas,  jabatan,  keperluan,  hari,  tanggal,  tempat,  lama tugas  dan  nama  pengikut  sudah  diterapkan  ke  dalam aplikasi. Surat perintah ini dibuat oleh Bagian Umum dan  disetujui  oleh  Ketua  KPU,  namun  jika  Ketua KPU  berhalangan,  maka  bisa  diwakilkan  oleh Sekretaris KPU.
Penomoran  surat  yang  digunakan  dalam  surat perintah  harus  mengikuti  format  yang  ada  di  KPU Kota  Blitar.  Terdapat  5  komponen  penyusun  nomor surat  dimulai  dari  sebelah  kiri  yaitu  nomor  surat, kode bagian diikuti dengan “ST”, kode lokasi, bulan dan  terakhir  adalah  tahun.  Nomor  surat  akan  dibuat secara otomatis oleh aplikasi.

## 4.2. Format Surat Undangan
Isi  dan  format  penulisan  surat  undangan  dalam aplikasi  mengacu  pada  format  surat  asli  yang digunakan  di  KPU  Kota  Blitar  seperti  pada  gambar. Komponen  yang  harus  ada  di  dalam  surat  undangan seperti  nomor  surat,  sifat,  jumlah  lampiran,  perihal, tujuan, kalimat pembuka, hari, tanggal, tempat, waktu dan catatan surat sudah diterapkan ke dalam aplikasi. Surat  undangan  ini  dibuat  oleh  Bagian  Umum  dan disetujui  oleh  Ketua  KPU,  namun  jika  Ketua  KPU berhalangan,  maka  bisa  diwakilkan  oleh  Sekretaris KPU.
Penomoran  surat  yang  digunakan  dalam  surat undangan  harus  mengikuti  format  yang  ada  di  KPU Kota  Blitar.  Terdapat  5  komponen  penyusun  nomor surat  dimulai  dari  sebelah  kiri  yaitu  nomor  surat, kode bagian diikuti dengan “SU”, kode lokasi, bulan dan  terakhir  adalah  tahun.  Nomor  surat  akan  dibuat secara otomatis oleh aplikasi.

## 4.3. Penyimpanan Surat
Aplikasi surat keluar ini mendukung penyimpanan otomatis untuk memudahkan pengguna dan  standarisasi  administrasi.  Sebelum  disetujui  oleh Ketua  atau  Sekretaris  KPU,  surat  yang  sudah  dibuat melalui  aplikasi  akan  disimpan  secara  otomatis dengan  format  file  “. doc ”.  Setelah  disetujui  oleh Ketua  atau  Sekretaris  KPU,  surat  yang  telah  dibuat akan  disimpan  secara  otomatis  dengan  format “. docx ”.
Dokumen  surat  perintah  akan  disimpan  pada direktori “C:/surat/surat_perintah/nomor surat”, nomor  surat  akan  menyesuaikan  dengan  masing- masing  nomor  surat  perintah.  Dokumen  surat undangan akan disimpan pada direktori “C:/surat/surat_undangan/nomor  surat”,  nomor  surat akan  menyesuaikan  dengan  masing-masing  nomor surat  undangan.  Pengguna  aplikasi  tidak  perlu membuat  direktori-direktori  tersebut  saat  memasang aplikasi,  secara  otomatis  aplikasi  akan  membuat direktori tersebut di drive “C”.

## 4.4. Kelola Surat Perintah
Menu  kelola  surat  perintah  memiliki  4  fungsi yaitu  lihat,  buat,  ubah  dan  hapus  surat  perintah. Fungsi  lihat  surat  dapat  diakses  oleh  Bagian  Umum, Sekretaris  dan  Ketua  KPU.  Surat  perintah  yang muncul  pada  Bagian  Umum  adalah  semua  surat perintah,  surat  yang  muncul  pada  akun  Sekretaris KPU  hanya  surat  yang  harus  ditandatangani  oleh Sekretaris, begitu juga yang muncul pada akun Ketua KPU  adalah  surat  yang  harus  ditandatangani  oleh Ketua saja.
Gambar 5. Kelola Surat Perintah
Fungsi  “buat  surat  perintah”  bisa  dipakai  oleh Bagian Umum dengan menekan tombol “Buat Surat” pada  menu  “surat  perintah”.  Komponen  yang  harus dimasukkan  dalam  membuat  surat  perintah  adalah, nama  petugas,  jabatan,  keperluan,  hari,  tanggal, pengikut,  tempat,  lama  kegiatan,  kode  lokasi  dan dasar  penulisan  surat.  Setelah  selesai  dibuat,  Bagian Umum  bisa  memilih  siapa  yang  akan  memberi persetujuan surat tersebut.
Gambar 6. Buat Surat Perintah

## 4.5. Kelola Surat Undangan

## Gambar 7. Kelola Surat Undangan
Menu  kelola  surat  undangan  memiliki  4  fungsi yaitu  lihat,  buat,  ubah  dan  hapus  surat  undangan. Fungsi  lihat  surat  dapat  diakses  oleh  Bagian  Umum, Sekretaris  dan  Ketua  KPU.  Surat  undangan  yang muncul  pada  Bagian  Umum  adalah  semua  surat undangan yang sudah dibuat, surat yang muncul pada
akun  Sekretaris  KPU  hanya  surat  yang  harus ditandatangani  oleh  Sekretaris,  begitu  juga  yang muncul  pada  akun  Ketua  KPU  adalah  surat  yang harus ditandatangani oleh Ketua saja.
Fungsi “buat surat  undangan” bisa dipakai oleh Bagian Umum dengan menekan tombol “Buat Surat” pada menu “surat undangan”. Komponen yang harus dimasukkan  dalam  membuat  surat  undangan  adalah, perihal,  tujuan,  sifat  surat,  kota  tujuan,  tempat  acara, kode  lokasi,  hari,  tanggal,  waktu,  pembuka  surat, catatan  surat,  dan  lampiran  surat  jika  ada.  Setelah selesai  dibuat,  Bagian  Umum  bisa  memilih  siapa yang akan memberi persetujuan surat tersebut.

## Gambar 8. Buat Surat Undangan
4.6. Implementasi Pengarsipan DOCX Otomatis Surat  yang  selesai  dibuat  oleh  Bagian  Umum akan  dimintakan  persetujuan  melalui  aplikasi  ke Ketua  KPU  atau  Sekretaris  KPU  (Jika  Ketua berhalangan).  Surat  yang  belum  disetujui  tidak  bisa diubah  formatnya  ke DOCX oleh  bagian  umum, namun  Ketua  atau  Sekretaris  bisa  mengunduhnya dalam  bentuk DOCX untuk  dibaca  lalu  diputuskan untuk  ditolak  atau  disetujui.  Setelah  disetujui, icon status  surat  tersebut  pada  akun  Bagian  Umum  akan berubah sehingga bisa diunduh dalam bentuk DOCX.

## Gambar 9. Perubahan Status Surat Pada Bagain Umum

## 4.7. Pemberitahuan Otomatis
Surat yang sudah di kirimkan kepada Ketua atau Sekretaris KPU akan muncul pemberitahuan otomatis pada aplikasi Ketua atau Sekretaris KPU. Ketika surat yang  dikirimkan  sudah  di  tindak  lanjuti,  maka pemberitahuan  akan  berkurang  otomatis  sesuai dengan berapa surat yang sudah di tindak lanjuti.
Gambar 10. Contoh Pemberitahuan Otomatis

## 4.8. Pengujan Black Box
Berikut  ini  adalah  hasil  pengujian Black Box Testing pada  aplikasi  dengan  melibatkan  10  orang penguji  yang  terdiri  dari  pegawai  KPU  Kota  Blitar sebanyak  5  orang  dan  masyarakat  di  luar  KPU sebanyak 5 orang:
Tabel 1. Rekap Kesesuaian dan Tingkat Kenormalan
No. Menu Kesesuaian Tingkat Kenormalan 1 Kelola surat perintah 95% 95% 2 Kelola surat undangan 95% 95% 3 Minta persetujuan 100% 100% 4 Memberi persetujuan 100% 100% 5 Kelola user 95% 95% Rata-Rata 95% 90% 4.9. Implementasi dan Pengujian Selection Sort
Surat  yang  telah  dibuat  bisa  diurutkan menggunakan  algoritma  selection sort pada  menu “ Selection Sort ”.  Pada  awal  membuka  menu, pengguna  akan  ditampilkan  seluruh  surat  yang  ada dalam posisi acak.
Gambar 11. Halaman Selection Sort Pengguna  hanya  perlu  menekan  tombol  “ sort ” lalu  dokumen  surat  akan  diurutkan  dan  ditampilkan iterasi  yang  dihasilkan  oleh  algoritma selection sort tersebut.
Gambar 12. Hasil pengujian iterasi selection sort dalam aplikasi
Pada  menu  ini  diimplementasikan  algoritma selection sort dengan  perubahan  iterasi  yang  juga diperlihatkan  untuk  pengguna.  Posisi  awal  urutan surat undangan adalah surat dengan nomor  187; 166; 189;  170  berdasarkan  algoritma selection sort maka dilakukan pengecekan seperti tabel berikut.
Tabel 2. Tabel Kebenaran Pengujian Selection Sort Perulangan / Iterasi Nomor Surat Pengecekan Jawaban 1 187 ; 166 ; 189 ; 170 187 < 166 ? Tidak, tukar isi index 1 dengan 2 166 ; 187 ; 189 ; 170 166 < 189 ? Ya 166 ; 187 ; 189 ; 170 166 < 170 ? Ya
Iterasi 1 selesai karena sudah melakukan pengecekan index ke-1
sampai ke-4. Urutan terbaru setelah iterasi 1 adalah 166 ; 187 ; 189 ; 170 2 166 ; 187 ; 189 ; 170 187 < 189 Ya 166 ; 187 ; 189 ; 170 187 < 170 ? Tidak, Tukar isi index 2 dengan 4
Iterasi 2 selesai karena sudah melakukan pengecekan index ke-2
sampai ke-4. Urutan terbaru setelah iterasi 2 adalah 166 ; 170 ; 189 ; 187 3 166 ; 170 ; 189 ; 187 189 < 187 Tidak, tukar isi index 3 dengan 4
Iterasi 3 selesai karena sudah melakukan pengecekan index ke-3 sampai ke-4.
Urutan terbaru setelah iterasi 3 adalah 166 ; 170 ; 187 ; 189
Maka  dari  algoritma selection sort diperoleh  hasil akhir  iterasi  menjadi  166;  170;  187;  189  dengan jumlah iterasi sebanyak 3.
Kode  sumber  untuk  tampilan  halaman selection sort
bisa
dilihat
di
direktori “ C:\xampp\htdocs\kpu\resources\views\sort ”.  Logika yang  digunakan  untuk  halaman sorting bisa  dilihat pada controller “ sort_Controller.php ” yang ada pada direktori “ C:\xampp\htdocs\kpu\app\Http\Controllers\” .
Gambar 13. Kode Sumber selection sort
Dari controller tersebut  terlihat  bahwa  kode sumber  yang  ditulis  sudah  menerapkan  desain algoritma selection sort pada method “ selection _ sort ” dengan  menerapkan  pengulangan  dan  pengecekan dimana  jika  data  di  depan  lebih  kecil  dari  data  yang ada  di  belakang,  maka  data  tersebut  akan  ditukar posisinya.
Jika  dibandingkan  dengan  metode  sorting  lain seperti bubble sort , selection sort memiliki kelebihan yaitu  jumlah  proses  yang  lebih  sedikit  sehingga memperingan komputasi.
Tabel 3. Tabel Kebenaran Pengujian Buble Sort
Perulangan / Iterasi Nomor Surat Pengecekan Jawaban 1 187 ; 166 ; 189 ; 170 187 < 166 ? Tidak, tukar isi index 1 dengan 2 166 ; 187 ; 189 ; 170 187 < 189 ? Ya 166 ; 187 ; 189 ; 170 166 < 170 ? Ya Iterasi 1 selesai karena sudah melakukan pengecekan index ke-1 sampai ke-4. Urutan terbaru setelah iterasi 1 adalah 166 ; 187 ; 189 ; 170 2 166 ; 187 ; 189 ; 170 166 < 187 ? Ya 166 ; 187 ; 189 ; 170 187 < 189 ? Ya 166 ; 187 ; 189 ; 170 189 < 170 ? Tidak, tukar index 3 dengan 4
Iterasi 2 selesai karena sudah melakukan pengecekan index ke-1
sampai ke-4.
Urutan terbaru setelah iterasi 2 adalah 166 ; 187 ; 170 ; 189
3 166 ; 187 ; 170 ; 189 189 < 187 ? Ya 166 ; 187 ; 170 ; 189 187 < 170 ? Tidak, tukar index 2 dengan 3 166 ; 170 ; 187 ; 189 187 < 189 ? Ya Iterasi 3 selesai karena sudah melakukan pengecekan index ke-3
sampai ke-4.
Urutan terbaru setelah iterasi 3 adalah 166 ; 170 ; 187 ; 189
Dari tabel diatas dapat kita lihat bahwa selection sort memiliki jumlah proses yang menurun pada tiap iterasinya,  sehingga  meskipun  keduanya  punya jumlah  iterasi  yang  sama  namun  jumlah  prosesnya berbeda. Selection sort menghasilkan  6  proses sedangkan bubble sort menghasilkan 9 proses dengan data  yang  sama,  ini  berarti selection sort dapat mempercepat komputasi.
4.10. Implementasi  dan  Pengujian Sequential Search Sequential search yang telah didesain, diterapkan  pada  aplikasi  pada  menu  “ Sequential Search ”. Pada  menu  ini  pengguna  bisa  memasukkan indek  pencarian  (nomor  surat,  perihal  surat,  tujuan surat) dan menekan tombol “ Search ”.
Gambar 14. Hasil pencarian Sequential Search menggunakan perihal surat
Gambar 15. Hasil pencarian Sequential Search menggunakan tujuan surat
Gambar 16. Hasil pencarian Sequential Search menggunakan nomor surat
Pada  gambar  13  adalah  contoh  pencarian  surat dimana  yang  di  masukan  adalah index perihal  surat, pada gambar 14 adalah contoh pencarian menggunakan index tujuan  surat,  sedangkan  pada gambar 16 adalah contoh pencarian surat menggunakan index nomor  surat,  setelah  itu  aplikasi akan  mencari  surat  tersebut  menggunakan  algoritma sequential search yang  telah  ditanamkan.  Jika  surat yang  dicari  ditemukan,  aplikasi  akan  menampilkan pada index ke berapa surat tersebut ditemukan karena algoritma sequential search akan  menampung  semua nomor  surat  pada array dan  melakukan  pencarian secara sequential.
Berdasarkan  gambar  20  bisa  kita  lihat  bahwa data  awal  nomor  surat  (masih  sama  seperti  saat sorting ) adalah 187; 166; 189; 170. Aplikasi berhasil menemukan  nomor  surat  yang  dicari  yaitu  189 menggunakan  algoritma sequential search dengan perulangan  yang  terjadi  bisa  dilihat  pada  tabel berikut.
Tabel 4. Tabel Kebenaran Pengujian Sequential Search
Perulangan ke- Aray index ke- Data Pengecekan Jawaban 1 1 187 Data = 189 ? Tidak 2 2 166 Data = 189 ? Tidak 3 3 189 Data = 189 ? Ya, simpan index ke-3 4 4 170 Data = 189 ? Tidak
Berdasarkan perulangan yang dilakukan aplikasi menggunakan  algoritma sequential search maka diperoleh  hasil  pencarian  nomor  surat  189  sebanyak 1x yaitu pada index ke-3 dan perulangan ke-3.
Dibandingkan dengan binary search , sequential search memiliki jumlah iterasi dan proses yang lebih sedikit  sehingga  dapat  mempercepat  komputasi, seperti pada tabel dibawah ini.
Tabel 5. Tabel Kebenaran Pengujian Binary Search Iterasi 1 = Melakukan sorting data.
Jika menggunakan selction sort maka total proses = 6 6 proses Mencari titik tengah array dengan rumus: = round (Jumlah data / 2) = 4 / 2  Titik tengah = 2 2 proses
Iterasi 3 = Melakukan searching pada data yang sudah diurutkan.
Data yang dicari = 189 ; titik tengah = index ke-2 = 170 Karena data yang dicari > titik tengah, maka arah pencarian ke
kanan Perulangan ke- Data Pengecekan Jawaban 1 166 ; 170 ; 187 ; 189 Data = 189 ? Tidak 2 166 ; 170 ; 187 ; 189 Data = 189 ? Tidak 3 166 ; 170 ; 187 ; 189 Data = 189 ? Ya, simpan index ke-3
Pencarian sudah selesai, data ketemu di perulangan ke-3 iterasi ke- 3
Total  proses  yang  dipakai  dalam  binary  search adalah  11  proses  sedangkan sequential search hanya 4.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa sequential search dapat  mempercepat  komputasi  dibandingkan binary search untuk pencarian surat di KPU. Kode sumber untuk tampilan halaman sequential search bisa dilihat di direktori “ C:\xampp\htdocs\kpu\resources\views\search ”. Logika yang digunakan untuk halaman searching bisa dilihat pada controller “ search_Controller.php ” yang ada
pada
direktori
“ C:\xampp\htdocs\kpu\app\Http\Controllers\” .
Gambar 17. Kode sumber Sequential Search
Dari controller tersebut  terlihat  bahwa  kode sumber  yang  ditulis  sudah  menerapkan  desain algoritma sequential  search pada  method  “ index ” dengan  melakukan  pengecekan  pada  seluruh  surat yang ada dan menyimpan index dimana surat tersebut ditemukan,  jika  tidak  ada index yang  ditemukan berarti  surat  yang  dicari  tidak  terdapat  pada  basis data.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berikut  ini  adalah  beberapa  kesimpulan  yang dapat  diambil  dari  pengerjaan  penelitian  mulai  awal hingga  selesai:  Aplikasi  pengelolaan  surat  keluar menggunakan sequential search dan selection sort pada  KPU  Kota  Blitar  bisa  dibuat  dengan menerapkan  alur Software  Development  Life  Cycle (SDLC) mulai  tahap  analisis,  desain,  pengembangan, pengujian  dan  tahap  pembuatan  laporan.  Kode sumber aplikasi dengan memadukan bahasa pemrograman web dan Framework Laravel .    Secara umum  Aplikasi  yang  dibuat  sudah  memenuhi kebutuhan  fungsional  yang  telah  di  desain  meliputi kelola  surat  perintah,  kelola  surat  undangan,  minta persetujuan,  memberi  persetujuan  dan  kelola user , Konversi file dari tampilan web menjadi DOCX dapat dilakukan  dengan  pemformatan file menggunakan library yang ada dalam Laravel . Layout isi file mulai dari  kop  surat  hingga  tanda  tangan  disusun sedemikian  rupa  sehingga  mirip  dengan  format aslinya,  Metode selection sort dan sequential search diaplikasikan  ke  dalam  kode  program  dengan menerapkan cara kerjanya masing-masing yang sudah di  desain  sebelumnya  menggunakan flowchart dimana  kode  program  ditulis  menggunakan  bahasa pemrograman php dengan perulangan dan percabangan di dalamnya. Metode selection sort telah diuji  melalui  pengoperasian  langsung  dari  aplikasi dan  bisa  menghasilkan sorting yang  baik. Selection sort menghasilkan  total  6  proses  dan  ini  lebih menghemat  komputasi  dari  metode bubble sort yang menghasilkan 9 proses. Begitu juga dengan pengujian metode sequential search yang  menghasilkan  hasil searching yang  sesuai  dengan  desain. Sequential search menghasilkan 4 proses sedangkan metode lain seperti  binary  search  menghasilkan  11  proses  yang menunjukkan bahwa sequential search dapat mempercepat  komputasi.  Hasil  pengujian  melalui pengoperasian  aplikasi  juga  dibuktikan  dengan  tabel kebenaran  yang  ditulis  secara  manual  berdasarkan algoritma selection sort dan sequential search dan mendapat  hasil  yang  sesuai  antara  desain,  algoritma dan output pada aplikasi

## 5.2. Saran
Berikut  ini  adalah  saran-saran  yang  dapat digunakan  untuk  memperbaiki  penelitian  ini  di  masa depan:  Aplikasi  surat  keluar  bisa  dikembangkan  lagi untuk  jenis  surat  lain,  Backup database secara berkala bisa dibuat menjadi otomatis untuk mencegah kehilangan  data,  Surat  yang  selesai  dibuat  bisa mengirimkan  notifikasi  pada smartphone Ketua  atau Sekretaris  KPU,  Server  yang  digunakan  bisa  diubah
menjadi cloud server sehingga  dapat  diakses  dari mana saja melalui internet.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Lubis, M. R., Susanti, E., Wirapraja, A., Siregar, M. N. H., Simarmata, J., Fadhillah, Y., Giap, Y. C.,  Abdillah,  L.  A.,  Purba,  R.  A.,  &  Muttaqin, M.  (2020). Pengenalan  Teknologi  Informasi . Yayasan Kita Menulis.
[2] A nggraeni,  E.  Y.  (2017). Pengantar  Sistem Informasi . Penerbit Andi.
[3] C ahya  Pambudi,  C.  (2018). Rancang  Bangun Sistem  Informasi  Pengelolaan  Data  Transaksi Hotel (Studi Kasus Hotel Perdana Yogyakarta) . Universitas Teknologi Yogyakarta.
[4] S itepu, R. R., Yusman, M., & Febriansyah, F. E.
(2017).  Implementasi  Algoritma  Bubble  Sort Dan  Selection  Sort  Menggunakan  Arraylist Multidimensi  Pada  Pengurutan  Data  Multi Prioritas. Jurnal Komputasi , 5 (1).
[5] S ihotang,  H.  T.  (2018).  Sistem  Informasi Pengagendaan  Surat  Berbasis  Web  Pada Pengadilan Tinggi Medan. Journal Of
Informatic Pelita Nusantara , 3 (1).
[6] W ahyuningsih,  Y.,  &  Nada,  N.  Q.  (2019). Perancangan  Sistem  Administrasi  Persuratan Biro  Organisasi  Sekretariat  Daerah  Provinsi Jawa  Jateng. Seminar  Nasional  Science  and Engineering National Seminar , 1 (1).
[7] S onita,  A.,  &  Sari,  M.  (2018).  Implementasi algoritma  sequential  searching  untuk  pencarian nomor  surat  pada  sistem  arsip  elektronik. Pseudocode , 5 (1), 1–9.
[8] Retnoningsih,  E.  (2018).  Algoritma  Pengurutan Data  (Sorting)  Dengan  Metode  Insertion  Sort dan  Selection  Sort. Information  Management For  Educators  And  Professionals:  Journal  of Information Management , 3 (1), 95–106.
[9] Saputro,  F.  E.,  &  Khasanah,  F.  N.  (2018). Teknik  Selection  Sort  dan  Bubble  Sort Menggunakan  Borland  C++. Jurnal  Mahasiswa Bina Insani , 2 (2), 136–145.
[10] Wu,  L.,  Fisch,  A.,  Chopra,  S.,  Adams,  K., Bordes,  A.,  &  Weston,  J.  (2018).  Starspace: Embed  all  the  things! Proceedings  of  the  AAAI Conference on Artificial Intelligence , 32 (1).
[11] Pressman,  R.,  &  Maxim,  B.  (2019). Software Engineering:  A  Practitioner’s  Approach  9th Edition.