За издвоениот документарен материјал, на кој му изминале роковите за чување, имателот изработува посебен лист и го информира Архивот, кој дава согласност за негово уништување. Согласно со утврдениот законски рок, имателот е должен да го предаде архивскиот материјал во Архивот во изворна, одбрана, средена и евидентирана состојба. Одделението за инспекциски надзор кај иматели за извршениот увид во состојбата со документарниот и архивскиот материјал, составува записник. Во записникот се даваат предлог-мерки што имателот е должен да ги преземе заради отстранување на утврдените недостатоци и пропусти со рокови за нивно спроведување. Ако при вршењето на инспекцискиот надзор, инспекторот утврди дека имателот сторил прекршок или кривично дело, поднесува барање до директорот на ДАРМ за поведување прекршочна или кривична постапка против одговорното лице.