המכון למחקר ביולוגי . ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל בביקורת נמצא כי קידומו של מר א' לא הובא לדיון לפני הוו עדה המייעצת והוועדה המוסדית והוא בוצע שלא בהתאם להוראות הנוהל של המכון. בביקורת עלו ליקוייםבנוגע להליכי קידום מסוימים שקיים המכון. מומלץ כי נש"ם ועוזר השר יבחנו מינויים אלו ובייחוד דרכי בקרה על עבודת ועדת הד ירוג המוסדית, ובכלל זה השתתפות נציגים מטעמם בדיוני הוועדה. בביקורת נמצא כי עוזר השר לא הגביל את מספר הדרגות הניתנות מדי שנה בתקן הפתוח במכון ולא פיקח על תהליך הקידום. כמו לא התקיים במטה עוזר השר דיון בהמלצות ראש מדור תכנון תקציבים בנוגע למערבות מטה עוזר השר בנושא תהליך הקידום בתקן הפתוח במכון. מומלץ כי עוזר השר יפקח על תהליכי הקידום במכון, יבצע בקרה בנושא ויבקרם ; וכיבחן אם יש מקום שנציג מטעמו יהיה חבר בוועדה המוסדית. לתוספת דרגה יש השפעה ארוכת טווח על התקציב וממילא השפעה על תקציבו השנתי של המכון. למרות משמעויות אלה ונוכח ההיקף הנרחב של מתן דרגות, בביקורת נמצא כי למכון אין נתונים על המשתמע מהקידומים בדרגה מהבחינה התקציבית. משרד מבקר המדינה ממליץ כי המכון יבחן וינתח באופן שוטף את המשתמע, מהבחינה התקציבית, מקידום העובדים בתקן הפתוח. לפי מכסות נש"ם, המכון יכול היה למנות 25 עובדים שלא בדירוג המחקר לתפקיד רמ"ד ו-13 עובדים לתפקיד מוביל טכני או טכנאי בכיר. עלה כי המכון מינה 26 עובדים לתפקיד רמ"ד ו-17 עובדים לתפקיד מוביל טכני או טכנאי בכיר. כלומר, המכון חרג בחמ ישה מינויים מהמכסה המאושרת. מבדיקת דוחות התקן עולה כי למעט עשרה תפקידים - תפקיד מנהל המכון, שני תפקידי סמנכ"ל, ראש שטח אחד, ושישה תפקידי ראשי תחום - הם לא מציגים במסגרת תיאור המשרה את התפקיד הארגוני. לדוגמה, חוקרים בתפקידי ראשי תחום, ראשי מחלקה או ראשי שטח מוגדרים כ"עובד מחקר אקדמי" ללא ציון התפקיד לאשורו. כמו כן, בדוח התקן של שנת 2020 נמצאה אי-התאמה בין הפרטים שצוינו בדוח לגבי שתי משרות לבין השיבוץ בפועל. להלן הפירוט: על המכון לפרט בדוח התקן שהוא מגיש לנש"ם את רשימת המשרות שבמכון ולוודא כי פרטי בעלי התפקידים המצוינים בדוח תואמים לשיבוצם בפועל. .בביקורת נמצא כי המכון לא יישם את המ"ב שינוי ארגוני במסגרת השינויים שבוצעו. למשל, המכון לא הגדיר את הצורך בתפקידים שנוצרו ובכלל זה את מהות השינויים, את תכליתם הארגונית ואת הבעיות שיש לפתור, לא מיפה את הפערים ולא העריך את המשאבים הנדרשים לביצוע השינויים וזאת ביחס למצב הארגוני הקיים. שינויים אלה לא לוו בפירוט טבלאי של כל משאבי כוח האדם במכון ולא בתרשים מבנה ארגוני הכולל את מדרג התפקידים ואת תמהיל העובדים. כמו כן, השינויים לא הובאו לידיעתו ולאישורו של עוזר השר טרם ביצועם. עוד נמצא בביקורת כי השינויים הובאו לאישורה של נש"ם בהדרגה החל משנת 2015 ובמשך השנים באמצעות שינויים בתקנים פרטניים כאשר נדרש אישורה להוספה או לשדרוג של תקן מסוים. עקב כך לא עמדה לרשות נש"ם מבעוד מועד תמונת מצב מקיפה בנושא כלל השינויים ומטרתם. על המכון להביא לאישור עוזר השר שינויים ארגוניים קודם לביצועם כנדרש בהמ"ב המכון. מומלץ כי נש"ם תוודא כי השינויים הארגוניים המבוקשים מובאים לידיעתו של עוזר השר ותקבל את עמדתו לפני שתקבל החלטה בנושא. מומלץ כי שינויים ארגוניים יבוצעו כמכלול ולא לשיעורין, ולאחר שיהיה למכון מבנה ארגוני מאושר, זאת על מנת שיהיה בידי עוזר השר ונש"ם לראות את תמונת הארגון בשלמותה ובכך לאפשר לבחון את נחיצותו של השינוי וא ת המשתמע ממנו במישור הארגוני והתקציבי. על המכון, לאחר תיאום עם עוזר השר וקבלת אישורו לכך, לפעול לגיבוש מבנה ארגוני סדור ולהביאו לאישור נש"ם. בדרך זו יטויבו הבקרה והפיקוח על נושא כוח האדם במכון ועל השינויים המתרחשים בו. בביקורת נמצא כי תהליך האיתור, המיון והגיוס של עובדים, שמבצע המכון בהתאם לנוהל שלו משנת 1997, הינו חלקי בכל הקשור להסדרת הליכי האיתור. מומלץ כי המכון יפעל לעדכון הנוהל, כפי שנדרש על ידי נש"ם בשנים 2017 ו-2019 ; וכי נש"ם תוודא כי המכון מסדיר את הנוהל עלפי המאפיינים שהיא הגדירה, תוך התייחסות לשלבי האיתור , המיון, הגיוס והקליטה השונים. בביקורת נמצא כי המכון אינו מפרסם את כל המשרות באתר המרשתת שלו, וכי הוא אינו מנהל מאגר נתונים שניתן ללמוד ממנו כמה משרות פורסמו באתר, כמה מהמועמדים שנקלטו הגיעו בעקבות פרסום זה, ומה החלק היחסי שלהן מכלל המשרות המאוישות. מומלץ כי המכון ינהל מסד נתונים (על בסיס המידע הנמצא בתיקי המועמדים) שיאפשר ללמוד מהו האפיק שבאמצעותו נקלטו העובדים. בביקורת נמצא כי במכון פעל עד אוגוסט 2018 מבקר פנים, אשר מילא את תפקידו נוסף על עבודתו כחוקר במכון. על המכון לתעד את הליכי הקידום בדרגה לעובדים בתקן הפתוח בפרוטוקול המשקף את הדיונים שהתקיימו בנושא, ובכלל זה לכלול בפרוטוקול למצער את פרטי המידע שניתן למסור למועמד מתוך ישיבות ועדות מינוי או קידום כפי שנקבעו בבג"ץ בר-אילן. בביקורת נמצא כי בדצמבר 2019 דנה הוועדה בקידומו בדרגה של אחד מהעובדים בדירוג המח"ר שב"תקן הפתוח" והחליטה לאשר קידום זה, אף שהתקשי"ר ונוהל ועדת הדירוג המוסדית אינם מקנים לה סמכות לעשות כן67 . נמצא כי הודעת מנהל המכון דאז לא לוותה בבחינה של משמעות השינוי, לא עוגנה בנוהל המכון ולא קיבלה אישור נש"ם. בביקורת עלה כי מאוגוסט 2018 , המועד שבוהמבקר הפנימי סיים את תפקידו , לא מונה אחר במקומו. על נש"ם לבחון את תהליך מינוי המבקר הפנימי במכון ולפעול להשלמתו. בביקורת נמצא כי בשאלון למועמד שאותו נדרשים למלא המועמדים במכון הם נשאלים "האם יש לך קרובי משפחה במכון הביולוגי", וכי המועמדים אינם נשאלים על קרובי משפחה בכלל שירות המדינה. על המכון לעדכן את השאלון למועמד ולהתאימו לזה הנדרש על ידי נש"ם. מומלץ כי נש"ם תבחן את החלטת הוועדה המוסדית בעניין קידומם של שני חברי הוועד. הרכב הוועדה שמינה מנהל המכון דאז לא היה בהתאם לנוהל המכון; ולפיכך הוועדה שהקים לא הייתה מוסמכת לאשר את הקידום. מומלץ כי המכון יבחן, בתיאום עם עוזר השר ונש"ם, את ההשפעות התקציביות של יישום נוהל קציבת קדנציה. אם ועדת הדירוג המוסדית מבקשת לסטות מהמלצת הוועדה המייעצת, עליה לנמק את הסטייה כאמור ולהציג ולפרט את הנימוקים העומדים בבסיס עמדתה. בביקורת עלה כי המכון לא השלים הליך ל אישור אמות המידה מול נש"ם, בהתאם להנחיות הממונה על מעהב"ט בנש"ם, למתן המינוי לעובדים לתפקידי רמ"ד, טכנאי בכיר ומוביל טכני. עוד עלה בביקורת כי הפרוטוקולים של הליכי המינוי לתפקידי רמ"ד, טכנאי בכיר ומוביל טכני אינם כוללים פירוט של אמות מידה למינוי, של השיק ולים שנשקלו, של נימוקי הבחירה בעובדים מסוימים ושל נימוקים לאי -בחירה בעובדים האחרים. אשר למינוי חוקרים לתפקיד רמ"ד, לא ניתן לדעת אם היו מועמדים נוספים על אלה שנבחרו ומי הם היו. על המכון לקבוע אמות מידה סדורות וברורות למתן המינויים לתפקידי רמ"ד, מוביל טכני וטכנאי בכיר. מומלץ לעגן את התהליך למתן המינויים בנוהל, ולקבל את אישור נש"ם לכך. שלא בהתאם לפרקטיקה הנהוגה במכון - שבמסגרתה, ככלל, הוועדה המייעצת דנה בבקשה לקידום, בוחנת אם היא עומדת באמות המידה הנדרשות, מגבשת את המלצתה בנושא ולאחר מכן מועברת הבקשה לדיון בוועדה המוסדית - במקרה זה לא התכנסה הוועדה המייעצת, התיק לא הובא לפניה לפני אישורה של הדרגה וממילא המלצה של הוועדה המייעצת לא הונחה לפני הוועדה שאישרה את הקידום; והוועדה שאישרה את הקידום לא הייתה מוסמכת לאשר אותו. בביקורת עלה כי מנהל המכון דאז פעל להעניק ליו"ר הוועד את הדרגה שלא על בסיס הישגים מקצועיים של העובד בתקופת שהותו בדרגתו האחרונה כפי שהיה עליו לעשות. מומלץ כי נש"ם תבחן את תהליך מתן הדרגה ליו"ר הוועד ואת הליקויים שעלו בתהליך זה. בביקורת עלה כי המכון לא הסדיר את פעילותן של הוועדות המייעצות בהוראות או בנהלים הקובעים בין היתר את הרכבן, תפקידיהן, סמכויותיהן, את אופן תיעוד עבודתן בפרוטוקול המשקף את עמדותיהם של חברי הועדות, ואת אופן הצגת המלצותיהן לפני הוועדה המוסדית. מומלץ כי המכון יפעל להסדיר את פעילות הוועדות המייעצות. נמצא כי באוקטובר 2019 הועסקו בשטח המכון בסך הכול24 בני משפחה. יש לציין כי ארבעה מהעובדים לא דיווחו למכון על הקרבה המשפחתית. מומלץ כי המכון יחדד וידגיש את חובת הצהרת המועמד על קרבה כאמור. כמו כן, ולנוכח העובדה כי במכון מועסקים עובדים באמצעות חברת LSRI ,ובאמצעות חברות קבלניות מומלץ שהמכון יבדוק את כלל הזיקות בין קרובי משפחה המועסקים במכון ויפעל להסדרתם בהתאם לכללי שירות המדינה והתקשי"ר. עלה כי נוהל קציבת קדנציה אושר במכון ללא בחינת ההשפעה התקציבית שלו ושלא בשים לב לעובדה כי על פי נוהל מינויים תוספות השכר ממשיכות להיות משולמות גם לאחר שהעובד סיים את תקופת כהונתו בתפקיד. בשנת 2019 ובמחצית הראשונה של שנת2020 מינה מנהל המכון דאז 13 עובדים לתפקיד רמ"ד ומוביל טכני בלא שקדמה לתהליך המינוי הודעה בכתב לשטחים במכון, ובלא שהתכנסה ועדה לשם דיון במינוי, כפי שנעשה בשנים שקדמו לכך. לא נמצא אם ניתנו לחלק מהעובדים83 .המלצות קודם לביצוע המינוי כאמור, בהתאם להחלטת הממשלה, המכון הביולוגי, בהיותו מכון מחקר ביטחוני, פטור מחובת מכרז פומבי, לפי חוק המינויים, לאיוש משרות. משרד מבקר המדינה ממליץ כי המכון יפעל בהתאם להוראות שנקבעו בהוראות התקשי"ר לעניין זה, בכל הנוגע לגיוס עובדים מנהליים וזוטרים. בביקורת עלה כי אין במכון אסמכתאות מלאות המתעדות את שלבי איתור העובדים החדשים, את רשימת המועמדים שהתמודדו לתפקידים ואת תהליך הסינון הראשוני של קורות החיים. כמו כן אין במכון מקורות מידע שניתן ללמוד מהם כיצד אותרו המועמדים. בביקורת נמצא כי תקופת כהונתם של שבעה משמונת חברי הוועדה ארכה יותר משלוש שנים, ותקופת כהונתם של חמישה משמונת החברים חורגת מהתקופה המרבית של שש שנים, וזאת ללא האישור החריג שנדרש לכך מאת נציב שירות המדינה. כמו כן, לא בוצעה ההחלפה ההדרגתית מדי שנה של חלק מחברי הוועדה כנדרש בתקנון הוועדה העליונה. להלן הפרטים בנוגע למשך הכהונה של חברי הוועדה54 : על המכון לתעד את תהליך איתור העובדים ומיונם בדרך שתאפשר בקרה עליו ועל תקינות ההליך. מומלץ כי המכון יבחן את האפשרות להסדיר בנהליו את סוגיית מעורבותם של ממליצים בתהליכי קבלת החלטות בנוגע לקליטת עובדים חדשים. משרד מבקר המדינה ממליץ כי בכל הנוגע לכ-130 (40% ) מ-330 עובדי המכון העוסקים במקצועות טכניים, וכן בדירוגי מח"ר מינהלי ומשפטי, נש"ם תוביל עבודת מטה בשיתוף ועדת השירות ומטה עוזר השר , לבחינת נחיצותו של הפטור מחובת המכרז בגיוס כוח אדם למכון במשרות אלו, ותציע במידת הצורך הליך חלופי לפטור ממכרז במקרים הרלוונטיים. עוד מומלץ כי המכון ינהל במסגרת כל תהליך גיוס שהוא מקיים תיק ובו מלוא המסמכים הנדרשים ויעבד נתונים הנוגעים לתהליך הגיוס שיאפש רו לו למפות מגמות עיקריות בהקשר זה. .עוד נמצא כי הרכב הוועדה אינו עולה בקנה אחד עם ההרכב הנדרש בתקנון הוועדה העליונה, וכי בוועדה לא מכהן ראש אגף משאבי אנוש במשהב"ט, ואילו למוסד מחקר ביטחוני אחר יש שני חברים בוועדה במקום חבר אחד. על נש"ם להתאים את הרכב חברי הוועדה ואת משך כהונתם לכללים שנקבעו בתקנון. מהנתונים עולה כי הגם שהמכון מפרסם משרות פנויות באתר המרשתת שלו, כ - 61% מכלל העובדים שגייס המכון בשנים2013 - 2020 ואינם עוסקים במחקר עבדו קודם לכן במכון באמצעות חברות כוח האדם או ספקים אחרים שנתנו שירותים למכון. בביקורת עלה כי שלא בהתאם לתקנון הוועדה העליונה ולמרות היותה גורם הבקרה היחיד על פעולת הוועדות המוסדיות, הוועדה העליונה לא ביצעה הליכי בקרה על עבודת הוועדות המוסדיות בגופי המחקר הביטחוניים. כמו כן, הוועדה העליונה לא קיימה מפגשים עם הוועדות המוסדיות בגופי המחקר ובכך לא מומשה האפשרות ליצור החלפת דעות ומכנה משותף בין הגורמים העוסקים בקידום עובדי מחקר במוסדות המחקר של מערכת הביטחון. יצוין כי ליקויים דומים נמצאו גם בביקורת הקודמת אולם בביקורת הנוכחית נמצא כי הם עדיין לא תוקנו. על הוועדה העליונה, לקיים בקרה על עבודת הוועדות המוסדיות הפועלות בגופי המחקר השונים של מערכת הביטחון כפי שנקבע בתקנון הוועדה. בביקורת עלה כי הוועדה העליונה לא נימקה ולא תיעדה את החלט ותיה בפרוטוקול. להחלטות הוועדה ולנימוקיה יש חשיבות רבה מהבחינה הארגונית, והאישית וכן יש לה השפעות תקציביות ארוכות טווח. חשיבותו של הפרוטוקול מתעצמת כאשר ישיבות הוועדה סגורות. מומלץ כי נש"ם תבחן את המתכונת המתאימה לתיעוד עבודת הוועדה ולהצגת שיקוליה ונימוקיה. בכלל זה יש מקום שנש"ם תביא בחשבון את העקרונות שנקבעו בבג"ץ בעניין אוניברסיטת בר-אילן בהתייחס לפרטי מידע שצוינו בישיבות ועדות מינוי או ועדות קידום שניתן יהיה למסור למועמד. נדרש שפרטי מידע אלו, למצער, ייכללו בפרוטוקול של הוועדה העליונה. בביקורת נמצא כי יו"ר הוועדה לא הכין סיכום סטטיסטי שנתי וסיכום של הלקחים שהופקו מעבודת הוועדה. בכך נפגע מנגנון הבקרה על עבודת הוועדה העליונה. על יו"ר הוועדה להכין דוח סטטיסטי שנתי כפי שנקבע בהוראות התקנון. .ממצאי הדוח מעלים ליקויים בניהול כוח אדם במכון בעיקר בנושאים אלה: תמהיל כוח האדם במכון הוא בדמות "פירמידה הפוכה" מבחינת היחס בין מספר החוקרים למספר עמיתי המחקר; המכון לא קבע הוראת ארגון המגדירה את אופן חלוקת הסמכויות והתפקידים והמתווה את הדרך לייזום שינויים במבנה הארגוני ; המכון ביצע שינויים ארגוניים בלי להגדיר את הצורך בהם ואת תכלית השינוי; כשני שלישים מהעובדים שאינם חוקרים שהמכון גייס בשנים 2013 - 2020 עבדו קודם לכן במכון באמצעותחברות כוח אדם או ספקים, שנתנו שירותים למכון; ניתנו לעובדי המכון דרגות שלא בהתאם לאמות המידה לקידום בתקן הפתוח, ובכלל זה מנהל המכון דאז היה מעורב בקידום חברי ועד, ונמצאו ליקויים בתהליכי העבודה של הוועדה המייעצת והוועדה המוסדית המאשרת את הקידום בדרגות; מספר תוספות השכר שניתנו כפועל יוצא מקידומים לתפקידים חרג מהמכסה המרבית, והן ניתנו בלי שנבחנו ההשפעות התקציביות הנובעות מכך וללא אישור עוזר השר. בביקורת עלו גם ליקויים באופן תפקודה של הוועדה העליונה לדירוג עובדי מחקר המנוהלת בנש"ם, ובפיקוח ובבקרה של נש"ם ושל יחידת עוזר השר על ניהול כוח אדם במכון. מטה עוזר השר ציין בתגובתו על טיוטת דוח הביקורת כי הוא מברך על הביקורת ורואה בה כלי חשוב; כי יפעל לתיקון הליקויים שזוהו; וכי עוד לפני פרסום טיוטת הדוח פעל מטה עוזר השר להידוק הבקרה בנושאי תקציב וכוח אדם, תוך איזון ושמירה על עקרון העצמאות של יחידת הסמך. מנהל המכון ציין בתגובתו על טיוטת דוח הביקורת כי בכוונתו לפעול "להטמעת התנהלות מקצועית, תוך הקפדה על הכללים בניהול משאבי אנוש, בדגש על אותם תהליכים המועלים בדוח המבקר ובהתאמות הנדרשות לאופי הפעילות של המכון". נש"ם בתגובתה על טיוטת דוח הביקורת ציינה כי תוצרי דוח הביקורת ישמשו עבורה "בסיס לתוכנית עבודה", וכי "הפערים המוצגים ביחידה רבים ולפיכך המכון למחקר ביולוגי יהיה יחידה במיקוד" מבחינת נש"ם בשנת העבודה 2022 . ,על המכון לפעול בהתאם לכללי מינהל תקין, להוראות התקשי"ר, להוראות משהב"ט לנהליו שלו ולכלל ההוראות החלות עליו. נוכח ממצאי הדוח, מומלץ כי נש"ם ועוזר השר יגבירו את מעורבותם בפיקוח ובבקרה על ניהול כוח האדם במכון - החל בקביעת המבנה הארגוני של המכון וכלה בפיקוח ובבקרה על קליטת כוח האדם למכון וקידומו בדרגות ובתפקידים, בהתאם לצורכי המכון ובשים לב למשתמע מכך מהבחינה התקציבית. מומלץ כי שר הביטחון יפעל לכך שהוועדה שהוקמה לצורך בחינה מקיפה של המכון הביולוגי תשלים את עבודתה. מומלץ כי הוועדה תבחן גם את תמהיל כוח האדם של המכון ואת היחס הנכון בין חוקרים לעמיתי מחקר בשים לב לצרכים העולים מתוכניות העבודה. מומלץ כי לצד בחינת הנושא על ידי הוועדה, גם נש"ם תבחן את יחס התקינה של חוקרים - עמיתי מחקר במכון. מומלץ שהמכון, עוזר השר ונש"ם יבחנו את מידת הרלוונטיות של נוהלי המכון ויקבעו למכון מסד נורמטיבי שלם ומעודכן. עלה כי מנהל המכון דאז קבע תנאים עודפים על תנאי קליטתו של העובד שלא בהתאם להחלטת ועדת הקליטה שבה השתתף. מומלץ כי נש"ם תבקר את אופן קליטת העובדים במכון וב כלל זה את הדירוג ודרגת הכניסה שלהם בהלימה לתפקיד שאליו נקלטו. בנוסף, נמצא כי המכון הגדיל את היקף הניקוד (המשקף תוספות שכר לתפקיד) בהיקף של 75% לעומת שנת 2014 ואף חרג בכ -30% מההיקפים שחושבו בהתאם למכסת הניקוד המרבית. למרות הגידול הניכר במספר המינויים לתפקידים המזכים בתוספות השכר שביצע המכון משנת 2014 ., הוא לא בחן את המשתמע מכך מהבחינה התקציבית עוד נמצא כי שינויים נרחבים אלה, שיש להם השפעות ארוכות טווח מהבחינה התקציבית, לא הובאו לאישורו של עוזר השר. נמצא כי ועדת הדירוג המוסדית ומנהל המכון דאז אישרו את קידומם בדרגה של עובדים, חברי ועד, בלא שאלה עמדו באמות המידה המקצועיות הנדרשות לשם קידום ובלא ההישגים המקצועיים הנדרשים. החלטת הוועדה המוסדית תועדה בלי שניתן לדעת אם התקיימה הצבעה בעניין.
לא עלה מפרוטוקול הדיון, כי הוועדה נימקה את הסטייה מהמלצת הוועדה המייעצת ובפרט בכל הנוגע לעמידת המועמד בקריטריון הראשון הנדרש לקידום.