משרד האוצר . היבטים בהתקשרויות משרדי הממשלה בתחום התקשוב מרבית המנמ"רים נוהגים לתת מש קל בקביעת ציון האיכות של המציע לניסיון העבר שלו עימם או עם משרדים אחרים. ואולם, המידע בנושא זה אינו מנוהל בממשלה במרוכז - בין במינהל הרכש ובין ברשות התקשוב. בהיעדר ניהול של המידע, בכל הצעה למכרז אמור המשרד לאמת את המידע שמסר מגיש ההצעה בדבר ניסיונו הקודם עם משרדים אחרים. זאת ועוד, ייתכן שלמשרד לא יהיה מידע על ניסיון קודם כושל שהיה למציע עם משרד אחר, מאחר שהמציע לא ציין בהצעתו את התקשרו תו עם אותו משרד בעבר. על רשות התקשוב והחשכ"ל לשקול להקים מאגר מידע ממשלתי שבו יירשמו חוות הדעת של המנמ"רים על טיב עבודת הספקים, בדומה למאגרים שהוקמו בארצות הברית. מאגר כזה יכול לתרום לשיפור רמת השירות של הספקים בהתקשרויות הקיימות ולסייע בבחירת הספקים הטובים ביותר בהתקשרויות עתידיות. ככל שיוקם מאגר מידע בנושא, מומלץ להרחיב אותו גם להתקשרויות שאינן בהכרח בתחום התקשוב. משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב ולמינהל הרכש כי הערוצים לשיתוף ידע ממשלתי שבהם משתמשים המנמ"רים על מנת לברר אם משרדים אחרים פרסמו או עומדים לפרסם מכרז בנושאים שמשרדם מתעניין בהם לוקים בחסר. להלן פירוט: 1. בירור בפורומים מקצועיים, לרבות פורום מנמ"רים וק בוצות הווטסאפ, מותנה בתגובות המשתתפים סמוך למועד הפנייה. זאת ועוד, המידע בפורומים ובקבוצות אינו מתועד ואינו מנוהל באופן המאפשר את אחזורו וניתוחו במועד אחר על מנת לאתר צרכים משותפים לכלל המשרדים. 2. בירור באתר האינטרנט הממשלתי מניב רק את המידע שהמשרד פרסם לציבור, ואינו כולל מידע רב שהמשרד צבר בתהליך פרסום המכרז ובהתקשרות עצמה. ואולם, המידע שנצבר עשוי לקצר את תהליך המכרז של המשרד האחר , כגון סקר שוק, איסוף דרישות הלקוח ותובנות מהמכרז. מנתונים שהתקבלו מרשות התקשוב באוגוסט 2018 עולה, כי כמחצית ממנהלי הרכש המועסקים באגפי מערכות מידע במשרדים הם עובדים חיצוניים (נותני שירותים) ולא עובדי מדינה. זאת אף שעובדים אלה נושאים באחריות ישירה להעסקת עובדים ולניהולם, להקצאת כספים , לניהול התקציב ולהתקשרויות עם ספקים . מנהלי הרכש הללו עשויים להימצא במצב של ניגוד עניינים בין חובותיהם הכרוכות בתפקיד שהם ממלאים במסגרת שירות המדינה לבין חובותיהם עקב עבודתם בגופים החיצוניים המעסיקים אותם. מהאמור לעיל עולה כי משרדי ממשלה שהזמינו פיתוחים לא תמיד מיידעים את המשרדים האחרים בפיתוח המוזמן על מנת שהמשרדים האחרים יוכלו להשתמש בפיתוח החדש ללא עלות או לבקש מהספק את הפיתוח בעלות מופחתת. זאת אף שמערכות שפותחו עבור הממשלה הינן רכוש של המדינה ומותר להעבירן בין היחידות הממשלתיות. עקב כך משרדים נוספים מתקשרים עם אותם הספקים לצורך פיתוח דומה ומשלמים עבורו. ממכלול התשובות שהתקבלו עולה כי כמה משרדים ניסו לשתף את המערכות שהם פיתחו עם משרדים אחרים, או ביקשו לקבל מערכת ממשרד אחר, אך לא תמיד הניסיון צלח. כמו כן, משרדים אחרים טענו שלא היו יכולים לשתף את הפיתוחים שעשו כיוון שהפעילות של המשרדים שונה מאוד זו מזו. על רשות התקשוב למפות את הסיבות לחוסר השיתוף ולהתמודד עם החסמים המונעים את קיומו. .3. קטלוג המערכות מכיל נתונים כלליים החלים רק על המערכות העיקריות הקיימות בכל משרד, ואינו כולל מידע על כל ההתקשרויות שביצע כל אחד מהמשרדים ואת מסמכי ההתקשרות. נוכח השימוש המועט שעושים המנמ"רים באפשרות להקים ועדות מכרזים משותפות בתחום התקשוב, על מינהל הרכש לחזור ולהצביע בפניהם על האפשרות להעלות לפני החשכ"ל את הצורך בהקמת ועדות אלה. על מינהל הרכש ורשות התקשוב לנקוט פעולות לעידוד משרדי ממשלה להקים ועדות מכרזים בין-משרדיות בהתאם לתקנות במקרים שבהם למשרדים אחדים נדרש רכש דומה. הדברים אמורים בפרט כאשר מדובר במשרדים קטנים, מאחר שמהלך כזה יתרום למיצוי היתרון לגודל ויביא לחיסכון בעלויות. . משרד מבקר המדינה מעיר לנש"ם ולמשרד האוצר כי נוכח הגדרת התפקיד הרחבה והחשש לניגוד עניינים כאמור לעיל, עליהם לפעול לאייש את תפקיד אחראי רכש תקשוב בעובד מדינה בכל אגפי מערכות המידע. משרד מבקר המדינה מעיר לחשכ"ל כי נוכח הבקשות החוזרות והנשנות של רשות התקשוב, עוד משנת 2016, לדון בצורך בתיקון התקנות בתחום התקשוב, ונוכח דברי המנמ"רים כי המצב הקיים מקשה עליהם לבצע רכש טכנולוגי ולקדם חדשנות באגפיהם, עליו לסיים את בחינת הנושא ולהכריע בו, בשיתוף המשנה ליועץ המשפטי לממשלה, וכן לתעד את הנימוקים שעל בסיסם קיבל את החלטתו. משרד מבקר המדינה מעיר כי מטרת הפרסום האמור היא למנוע ממשרדי הממשלה לפרסם מכרז באותו נושא, אך הנתונים שמפרסם מינהל הרכש בדבר המכרזים העתידיים כלליים מדי וכוללים רק את כותרת המכרז, מועד פרסומו העתידי וכמה מילים בעניין נושא המכרז. לכן פרסום זה אינו נותן מענה מלא בנושא המכרזים העתידיים, שכן אין בו מידע על תוכן המכרז העתידי והיקפו .
התברר כי חלק מהמנמ"רים אינם שולחים את בקשותיהם למי נהל הרכש באמצעות מערכת ה-CRM , אלא ישירות לדואר האלקטרוני של אחד מהעובדים במינהל. בקשות אלו אינן מוזנות למערכת ה -CRM .לאחר קבלתן, ובכך נפגע שיתוף המידע המקצועי של המינהל