משרד החוץ . הטיפול בנכסים בחו_ל, רכישות וניהול מצאי לדעת משרד מבקר המדינה במצב המתואר אגף הכספים חורג מתפקידו ומעורב בביצוע התקציב, וכך אין מי שיבדוק את תקינות פעולותיו. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד לפעול לריכוז תקנות התקציב על הטיפול בנכסים חו"ל בידי החטיבה, שהיא הגוף המקצועי בתחום זה. לדעת משרד מבקר המדינה, כדי למנוע את הכפילות ברישום ואת ההצגה הלא נכונה של ההוצאות מן הראוי שכל ההחזרים יירשמו בתקנות של הכנסות. לדעת משרד מבקר המדינה, יש לקבוע במידת האפשר אמות מידה ברורות לרכישה ולהחלפה של פריטי ריהוט וציוד כדי לא להשאיר את ההחלטה רק לשיקול הדעת של החטיבה ושל קציני המינהלה. על המשרד לבחון את כדאיות האחסון של רהיטים שאינם בשימוש על פי שיקולים של עלות האחסון לעומת התועלת שבו. אם הוחלט לאחסן את הרהיטים יש להקפיד על תנאי אחסון נאותים כדי שאפשר יהיה לחזור לעשות בהם שימוש בעת הצורך או למכרם. לדעת משרד מבקר המדינה, כדי שתוכנית עבודה שנתית תהיה בסיס מהימן לפעולות של המחלקות ולתקצובן וכדי שתהיה בה שקיפות מרבית יש לציין בה את מרב הפרטים שיידרשו לביצוע המשימות. ממסמכי המשרד אי -אפשר לדעת מה נעשה בריהוט המשומש שלא נ מכר. על המשרד לדרוש מקציני המינהלה דיווח על מצב הרהיטים והציוד ולהשקיע מאמץ למכור את אלה שיש סיכוי למכרם. הבדיקה העלתה כי חלק מהפריטים שנרכשו בשנים אלה כמו כלי רכב, מכונות צילום, מקררים, פינת ישיבה ושולחן לסלון לא נרשמו ברשימת המצאי. לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח חילופי הגברי התדירים בנציגויות והעובדה שהמשרד מממן בכל שנה רכישות של פריטי ריהוט וציוד וכלי רכב עבור הנציגויות בסכומים ניכרים, חשוב להשלים את רשימות המצאי של הפריטים, האמורות לשמש כלי מעקב ובקרה. כשהמשרד משכן נציגויות ונציגים בנכסים שבבעלותו עליו להשקיע סכומי כסף ניכרים באופן חד -פעמי, אולם הוא חוסך את ההתמודדות עם הבעיות המתוארות לעיל. לדעת משרד מבקר המדינה, בהתבסס על ניתוח כדאיות כלכלית של רכישה לעומת שכירה ועל התנאים השוררים במדינת היעד, על המשרד לשקול רכישת נכסים מתאימים לנציגויות ולמגורי ראשי הנציגויות במקום לשכרם. החטיבה מופקדת, בין היתר, על תחזוקה שוטפת ועל שיפוץ של נכסי המדינה בחו"ל, על הספקת הריהוט והציוד לנציגויות ולדירות השרד, על רכישת כלי רכב ועל ניהול המצאי שלהם. עליה להקפיד שיהיו לה תכניות עבודה שנתיות מפורטות עם רשימת הפעולות ואומדן ההוצאות בגינן. על המשרד לפעול לרכז את סעיפי התקציב על נכסי המדינה בחו"ל בתקנות שבתקציב החטיבה ואת כל ההוצאות על כל מיזם. בכל שנה מממן המשרד רכישת פריטי ריהוט, ציוד וכלי רכב במיליוני שקלים. על המשרד לפעול לעדכון כל הפרטים ברשימת המצאי הממוחשבת כדי להגביר את הפיקוח והבקרה עליו. המשרד שוכר או רוכש מבנים בחו"ל לשימושם של משרדי נציגות ולמגורי שליחים. ההחלטה אם לרכוש או לשכור נכס תלויה בעיקר בתקציב שהעמיד לרשותו משרד האוצר למטרה זו ובתנאים השוררים במדינת היעד. כדי שיפעל באופן מושכל בכל פעם שעליו לרכוש או לשכור נכס, ראוי שהמשרד ייערך לכך בעוד מועד על ידי בדיקה מדוקדקת של תנאי המקום ובחינת הכדאיות הכלכלית של שכירה וקנייה של נכסים במדינת היעד כדי למנוע את בזבוז משאבי המדינה. מממצאי הביקורת עולה שאחד משני הנכסים שהושכרו מניב תשואה נמוכה ממה שניתן היה להשיג; מן הנכסים שהושאלו לגופים ישראלים אין הכנסות; בגין הנכסים שהמשרד משקיע באחזקתם הוציא כ - 80,000 דולר בשנה. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד להחליט אילו נכסים למכור, ואת אלה שיישארו עליו לתחזק ולהשכיר כדי שיצמצם את הוצאותיו. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד לבצע בקרה על הניהול הכספי של הנכס ועל מצבו הפיזי. המשרד בזבז אפוא שש שנים על הידיינויות לרכישת מגרש ובסופן נותר בלי מגרש מתאים לבניית המתחם. מן המתואר לעיל עולה, כי החטיבה אמנם בדקה הצעות מחיר של כמה חברות בנייה, אולם הליך בחירת חברת הבנייה שתבנה את המתחם על המגרש הפרטי היה לקוי. החטיבה אמנם קיימה דיון בכל הצעות המחיר אולם בדיון השתתף נציג של אחת החברות, דבר הנוגד כללי מינהל תקין. יתר על כן, מהנדס החטיבה הוא שבדק את ההצעות, פסל חלק מהן ואף ניהל משא ומתן עם אחת החברות המציעות. בכך הייתה פגיעה בעיקרון שוויון ההזדמנויות ובהוגנות כלפי המציעים האחרים. השגרירות בניגריה עברה מהעיר לאגוס לעיר הבירה החדשה אבוג'ה. המשרד היה נחוש לרכוש מגרש ולבנות עליו את המתחם. אולם הבחירה הייתה מוטעית וההליכים נמשכו זמן רב. זמן יקר ומשאבים רבים בוזבזו בלי שנבנו מגורי קבע. לדעת משרד מבקר המדינה, כאשר המשרד מתכנן לרכוש מבנה קיים או לרכוש מגרש ולבנות עליו מבני קבע לנציגות עליו לעשות עבודת הכנה יסודית תוך התייעצות עם בעלי מקצוע מקומיים ולנקוט את כל האמצעים האפשריים כדי שהמעבר למבני הקבע החדשים יהיה, ככל האפשר, בלא מגורים זמניים. .)(א למחלקת הבינוי אין תכנית עבודה שנתית. המחלקה מכינה מפעם לפעם במהלך השנה רשימה של מיזמים בביצוע ומיזמים מתוכננים. היא מתעדכנת במשך השנה על מיזמים שבביצוע ועל התחלה במיזמים חדש ים. הרשימה אינה כוללת אומדני הוצאות במיזמים המתוכננים ונתונים על ההוצאות במיזמים שבביצוע, שלפיהם, בין היתר, אמור להיקבע התקציב של החטיבה, ואין בה פרטים על הפעולות שיש לעשות בהם. אין ברשימה גם כל הנמקה לנחיצות המיזמים. (ב) במחלקת נכסים לא גובשה תכנית עבודה שנתית לשנת 2006 , ובמקומה הכין כל ראש ענף רשימות של נציגויות ותיאור כללי ביותר של המשימות שיש לבצע בהן (להלן - רשימת משימות) כמו "שיפוץ" נציגות, "אבזור" בית שגריר ו"טיפול יסודי" בדירת קונסול כללי. במרביתן לא היו אומדני הוצאות.
(ה) באותה תכנית עבודה תוכננו כמה ביקורים של עובדי המחלקה ביעדים שונים בחו"ל אולם לא צוינו בה מטרות הנסיעות, הנימוקים לבחירת היעדים ואומדן ההוצאות בגינן. לדוגמה, פורטו בתכנית כמה נציגויות שאליהן ייסע ראש ענף אסיה ואירו - אסיה ל"ביקור התרשמות" בלי שניתן הסבר מדוע בחרו דווקא באלה ומה הציפיות שלהם מן הנסיעה. לדעת משרד מבקר המדינה, יש חשיבות לציון הסיבות לבחירת היעדים הן כדי שהנסיעה תהיה מועילה והן לצורכי מעקב ובקרה של המשרד.