משרד הבריאות . הקמת מערכת מידע לניהול האשפוז הסיעודי משרד מבקר המדינה מעיר כי הצגת המכרז כמיועד בעיקרו לתחזוקה לא הייתה מלאה, שכן מהסכם התחזוקה והפיתוח עולה שהוא ישמש גם לרכש של שירותי פיתוח. מן הראוי היה לכלול את המודולים המיועדים לפיתוח ופירוט הדרישות מהם בין מסמכי המכרז, ולצרף אליו את נוסח ההסכם. משרד מבקר המדינה העלה כי הנהלת המשרד לא דנה ולא החליטה אם לנהל את הפרויקט על ידי המשרד ולהעסיק כוח אדם חיצוני לביצועו, או לקיימו בדרך של מכרז לרכישת המערכת הסופית ( Turn Key).( ניהול הפרויקט בדרך שנקט המשרד אינו מאפשר למצות את היתרונות שבמכרז, ובהם קביעת עלות לתכולה מוגדרת למערכת ופיתוח על ידי גוף מקצועי ובעל ניסיון. משני ההסכמים של המשרד עם חברה ב ' לשנים 2007 -2008 עולה כי אין בהם מנגנון לדיווח תקופתי על התכולה של השירותים שעובדי החברה מספקים לו, ושתמורתם התחייב לשלם לחברה. ההסכמים צמצמו גם את הבקרה של המשרד על התמורה שקיבל בגין התשלומים ששלם לחברה ב': בהסכם מ - 2004 נקבע כי "בתום כל חודש תגיש החברה חשבונית מס תמורת שעות העבודה שבוצעו בחודש שחלף בצירוף דוח נוכחות לגבי נותני השירותים. הדיווח יועבר לנציג המשרד האחראי על עבודתו של נותן השירותים ויאשרו בחתימה", ואילו בהסכמים לשנים 2007 ו- 2008 .לא נכללה דרישה לדוחות נוכחות .תמונה ברורה של התכולות שסוכם לממש עד ל"עלייה לאוויר" ושל מצב פיתוחן והטמעתן. מהאמור לעיל עולה כי על אף שההחלטה להקים מערכת מידע חדשה לניהול האשפוז הסיעודי התקבלה ב- 1998 , החל פיתוח המערכת רק ב- 2004 , .שש שנים מאוחר יותר ב- 2001 החליט המשנה למנכ"ל דאז לפתח מערכת על פי הצעה שהגיש האגף לגריאטריה, אולם החלטה זו לא מומשה בשל מחלוקת בין האגף לגריאטריה לאגף המחשוב. בשנת 2004 החליט המשרד להקים מערכת על בסיס תכנת SAP . ההחלטה לא התבססה על ניתוח חלופות כנדרש לפי נוהל מפת"ח. בהתייחס לתשובת המשרד, חוזר ומעיר משרד מבקר המדינה כי המשרד לא הציג חלופות לפתרון, ערוכות ומנותחות כנדרש על פי נוהל מפת"ח. ניתוח החלופות אמור להיעשות בשלב האפיון, שהוא קודם לקבלת ההחלטה על התכנה שתעמוד בבסיס המערכת, כלומר בטרם נבחרה תכנת SAP . דווקא ברמה הזאת של הניתוח, המכונה בתשובת המשרד "הרמה העליונה", לא עשה המשרד שימוש במתודולוגיה של נוהל מפת"ח לצורך ביסוס החלטותיו. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי במסמכים שנמסרו לעיונו אין ביסוס לטענת המשרד כי נעשתה בחינה מקצועית ומעמיקה של הפתרון המבוסס על תכנת SAP. . .שלב הייזום הוא שלב מחייב ביציאה לפרויקט של פיתוח מערכת מידע את מסמך הייזום יש לבסס על השלד של עץ המערכת14 .בנוהל מפת"ח זהו מסמך המספק להנהלת המשרד בסיס להחליט אם וכיצד תפותח המערכת. למשרד מבקר המדינה לא הומצא, למרו ת בקשתו, מסמך הייזום של המערכת. התברר כי המשרד לא הכין מסמך אפיון למערכת אג"ם כנדרש על פי נוהל מפת"ח. הוראת תכ"ם - ספר מינהל כספי, קובעת כי ועדת ההיגוי המשרדית לענייני מחשוב, בראשות מנכ"ל המשרד או הסמנכ"ל למינהל, אמורה בין שאר תפקידיה לפקח על האגף למערכות מידע במשרד ולוודא שכל יישום חדש יפותח ויתועד לפי נוהל מפת"ח. משרד מבקר המדינה מעיר כי ראוי היה שהנהלת המשרד, באמצעות ועדת ההיגוי המשרדית לענייני מחשוב, תוודא כי ניהול ופיתוח המערכת ייעשה בהתאם להנחיות נוהל מפת"ח, דבר שלא נעשה. משרד מבקר המדינה מעיר כי ועדת ההיגוי היא דרג אסטרטגי העושה את עבודת המטה, קובע את היעדים ומכוון את הפעולות. הובלת הפרויקט נותרה למעשה בידי ועדת היגוי שנועדה לטפל בנושא גביית חובות ממאושפזים, שהיה רק אחד מהנושאים שהמערכת הייתה אמורה לתמוך בהם, ושאינה יכולה לבוא במקום ועדת היגוי. בהתייחס לתשובת המשרד מעיר משרד מבקר המדינה כי המשרד לא המציא תכנית עבודה מפורטת לכל משך הפיתוח של המערכת, ולכן אין בהתייחסו לתשובת המשרד מעיר משרד מבקר המדינה כי מכתב המינוי של הוועדה לנושא הגבייה עולה שמונתה "ועדת היגוי לגיבוש נוהל אחיד שיחייב את כל לשכות הבריאות בכל הקשור לגבייה בגין מתן שירותים גריאטריים". אין בכתב המינוי של הוועדה לנושא הגבייה אזכור לפרויקט המחשוב. כתב המינוי והרכב הוועדה מעידים שהמנדט שהיא קיבלה התמקד בהסדרת תהליך הגבייה ולא בניהול ופיקוח על פרויקט מחשוב. זאת ועוד, במסמכים שנמסרו למשרד מבקר המדינה אין עדות כי נושאים מרכזיים בפרויקט ובהם רכישת שירותים לפיתוח המערכת נדונו בוועדה לנושא הגבייה. משרד מבקר המדינה מצא שאף שפרויקט אג"ם מתנהל כבר ארבע שנים, בשנים 2005 -2008 לא תכנן לו המשרד תקנה ספציפית בתקציב. בסוף שנת 2005 , שבה הושקעו סכומים ניכרים בפיתוח, אושר תקציב בתקנה "פיתוח מערכת מחשב OTC ,". ביתר השנים 2006 -2008 , שבהן היו הוצאות ניכרות בגין פרויקט אג"ם, לא תוכננה בתקציב המשרד כל תקנה למימונו. התקנה שבאמצעותה מומנה כמחצית מעלות הפרויקט בשנים 2005 -2006 .אושרה, בכל אחת מהשנים, במהלך שנת התקציב משרד מבקר המדינה מעיר כי מימון פעולות פיתוח והטמעה של מערכת אג"ם מתקציבי "קניית שירותי אשפוז" ו"שירות לחולים כרוניים ופעולות מיוחדות", אינו מתיישב עם הוראות חוק יסודות התקציב, התשמ"ה - 1985 (להלן- חוק יסודות התקציב) לגבי עריכת שינויים בתקצוב של תכנית ולגבי דיווח על הוצאות שהוצאו בביצוע תכנית, שכן תקציבים אלה מיועדים למימון שירותי אשפוז ושירות לחולים כרוניים, ולא למימון פעולות פיתוח והטמעה של מערכת ממוחשבת. .כדי להבטיח את הזנתו. עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2008 , לא נדון הנושא בהנהלת האגף לגריאטריה, וממילא הוא לא נתן הנחיות לתיקון המצב. המשרד לא פעל על פי חוק חובת מכרזים ותקנותיו, והתקשר בלא מכרז עם חברה ב ' במטרה להקים באמצעותה את מערכת אג"ם. זאת ועוד, חברה ב' רשומה במאגר יועצי SAP , שנועד לפית וח מערכת מרכב"ה, והמשרד התקשר אתה כדי להקים את מערכת אג"ם, שאינה רכיב של מרכב"ה. השימוש שעשה המשרד במאגר יועצי SAP , שנועד כאמור למערכת אחת, כדי למצוא בו כוח אדם חיצוני למערכת אחרת, אף שהיא משתמשת בפלטפורמת SAP ., לא היה ראוי המשרד לא פעל במתכונת המתחייבת לפי נוהל מפת"ח, ולא פנה אל כל הספקים המועמדים במועד אחד ובמסמך אחיד המבוסס על אפיון המערכת. אגף המחשוב פנה במועדים שונים לשלו ש חברות, וצירף לפנייתו רק חלק מהמסמך המפורט להגשת הצעות, שהמשרד הכין עוד באוגוסט 2003 . המשרד גם לא המציא למשרד מבקר המדינה, על אף בקשתו, אף אחד מהמסמכים הבסיסיים שלדבריו הפנה אל החברות. להלן פרטים: מן האמור לעיל עולה כי ההליך שנקט המשרד לבחירת הספק שיקים את המערכת לא עלה בקנה אחד עם החקיקה והוראות חשכ"ל שמסדירים את ההתקשרויות של משרד ממשלתי: ההתקשרות לא הובאה לאישור ועדת המכרזים המשרדית לענ"א; המשרד לא נימק מדוע פנה אל שלוש החברות ואליהן בלבד; הנוסח ומועד הפנייה לחברות לא היו אחידים; הליך הפנייה לא תועד; אין מסמכים המתעדים את תהליך הבחירה בספק הזוכה - ההצעות לא הוגשו במתכונת אחידה ומוגדרת מראש שאפשרה להשוות ביניהן, לא היה מפרט לבדיקת ההצעות, ואין מסמך המנמק את בחירת הספק. בפועל, הגם שהנתונים הרפואיים -סיעודיים והסוציאליים מוקלדים למערכת זו השנה השלישית, לא נעשה בהם עד כה שימוש, לא לצרכים תפעוליים, כבסיס להחלטה של ועדת הסיווג, ולא לצרכי בקרה או לקביעת מדיניות. נתונים אלה חסרים לכ-50% מאוכלוסיית הפונים. גם שלמותם ואמינותם של הנתונים הקיימים אינן ודאיות, שכן האגף לגריאטריה החל לבדוק אותם רק במהלך הביקורת. בדיקה כזו, שנעשית זמן רב אחרי שהנתונים הוזנו, מצריכה מאמצים חריגים, ואינה מבטיחה כי לרשות האגף ומשרד הבריאות עומד מאגר נתונים אמין, שלם וזמין בכל עת ולכל צורך.
הבדיקה העלתה שאגף המחשוב לא תחקר את תהליך הפיתוח של המערכת, זאת על אף שהתגלו בפרויקט חריגות בעלויות.