חברת דואר ישראל בע_מ . ניהול הנכסים וההתקשרויות - חברת דואר ישראל בע_מ משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר כי עליה לפעול לטיוב מערכת המחשוב באופן שיקל על אנשי מחלקת הנכסים להפיק, באופן מובנה ואמין, את הדוחות והנתונים הנדרשים להם במסגרת עבודתם וכדי שיוכלו לספק דוחות ניהוליים להנהלה ולהבטיח את אמינות נתוני המערכת. משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת החברה כי עליה לחזק ולהגדיר במפורש את כללי הממשל התאגידי באופן שתימנע בעתיד היווצרותו של מצב מעין זה, שבו בעל תפקיד בחברה יכול על דעת עצמו להורות להקל בתנאי החוזה. רצוי לשקול כי בעתיד העברתו של נכס מקרקעין לקונה תותנה באישורה של ועדת הנדל"ן שבחברה או של ועדה אחרת מטעמו של דירקטוריון החברה. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בשנים 2012 ו-2013 בוצעו הערכות שווי לחלק קטן מנכסי החברה, אולם מאז לא חלה כל התקדמות בנושא ומרבית הנכסים טרם הוערכו מחדש. על הנהלתה של חברת הדואר לשקול את הצגתם של נתוני השווי המעודכן של הנכסים שברש ותה באמצעות הוספת ביאור לדוחות הכספיים, זאת בהתאם להמלצת תקן החשבונאות הבין -לאומי. הדבר יתרום לשיפור איכות המידע המובא לפני הנהלת החברה, לפני רשות החברות ולפני קוראי הדוחות הכספיים שלה בעניין הנכסים שבהם היא מחזיקה ושוויים הכלכלי המעודכן. .הועלה כי בפועל דמי השכירות ש משלמת החברה בעד נכס זה גבוהים בהרבה ממחירם בשוק. במכתב ששלח מנהל הנכסים של החברה בדצמבר 2016 לחברי ועדת הנדל"ן נכתב כי נדרש אישורם לתשלום של דמי שכירות חודשיים בסך 16,804 ש"ח צמודים למדד, זאת אף שהשמאי הממשלתי אמד את דמי השכירות החודשיים ב - 11,000 ש"ח38. יוצ א אפוא שסכומם של דמי השכירות ששולמו בפועל גבוה בכ -50% מהסכום שנקבע בחוות הדעת של השמאי הממשלתי. במכתב צוין כי הנושא הועבר לטיפולו של עורך דין חיצוני, וכי לא ניתן להפסיק זמנית את תשלומי שכר הדירה מאחר שאי-תשלום עלול לשמש עילה לפינוי הנכס. משרד מבקר המדינה מעיר כי הצורך של החברה לספק שירות לאוכלוסייה במקומות השונים הוא מובן, אך מחובתה למצוא איזון ראוי בינו ובין העמידה בכללי מינהל תקין וכן עליה לשמור על בטיחות העובדים והלקוחות. מבדיקת משרד מבקר המדינה עלה כי "מודול הנדל"ן" במערכת ה -SAP - מערכת המחשב הנוכחית שבה משתמשת מחלקת הנכסים - אינו מאפשר לשלוף בצורה מהירה וקלה, על פי דוחות מובנים, נתונים חשובים אשר נדרשים לאנשי המחלקה לצורך עבודתם השוטפת. לדוגמה, אי-אפשר להוציא מהמערכת דוח תשואה (הכנסות משכירות חלקי שווי הנכס) שילמד על מידת הרווחיות של כל נכס. כמו כן המערכת מסורבלת ואינה מאפשרת לקבל תמונת מצב על כל נכס בנפרד, אלא מפיקה עבור כל נכס כמה שורות, ויש צורך לייצא נתונים מהמערכת לתוכנת "אקסל" ולאחר מכן להתחיל למיין ולטייב חלק מהנתונים. עוד עולה כי המערכת אינה מאפשרת הוצאת דוח תזרים מזומנים מסודר עבור כל נכס ומציגה באופן שגוי אירועים חד-פעמיים. מבדיקה שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי להתקשרות עם חברות ב' וג' לא קדם הליך מכרזי בהתאם לנדרש בדין, אלא ההתקשרות נעשתה בפטור ממכרז. על הנהלת החברה לפעול לאלתר לגביית דמי השימוש האמורים, ובכלל זה עליה לבחון ביסודיות את האפשרות לגבייה רטרואקטיבית של חובות העבר. הדירקטוריון נדרש לפקח על עניין זה. משרד מבקר המדינה מעיר כי לנוכח השילוב בין פרק הזמן הארוך שבו חברה ד' נותנת שירותים לחברה, התלונות הרבות שהתקבלו ועלויות העסקתה לעומת חלופה תפעולית אחרת על פי אומדנה של חברת הדואר, מתעורר הצורך כי חברת הדואר תבחן את נושא תפעול השליחויות באזור המרכז. הדברים מקבלים משנה תוקף לאחר שהחברה עברה לפעול בשיטת הליסינג וכן שדרגה את מערכות המחשוב שלה. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי למרות מגמת השיפור שהציגה, בייחוד בתחילת שנת 2017 ובמסגרת הרישום ברמ"י, עדיין אין די בכך. לנוכח היקפם הגדול של הנכסים שטרם הוסדר רישומם המלא נדרשת החברה להגביר את מאמציה להסדיר את רישום נכסיה ברשם המקרקעין. .נכסים פנויים להשכרה הערכת מח' .הנכסים .לגבי שכ"ד .לחודש .(בש"ח) הערכה לגבי .מס' החודשים .שבהם הנכס יושכר .בשנת 2017 סה"כשכ"ד . מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בשנים האחרונות לא הוכן דוח מנהלים המפרט את משך הזמן שבו עמד כל נכס ריק ובין אילו תאריכים, וכן את ההפסדים שמקורם באי-השכרת כל נכס. משרד מבקר המדינה מעיר כי לא נמצא שהחברה ביצעה עבודת מטה שבמסגרתה ביצעה השוואה סדורה ומקיפה בין הנכסים הריקים של החברה ובין הנכסים שהיא שוכרת או משכירה, הן מבחינת המקום הגאוגרפי של הנכסים והן מבחינת העלויות. העובדה כי החברה שוכרת נכסים רבים בעת שחלק מנכסיה עומדים ריקים, בלי שבוצעה השוואה מקיפה של עלויות ונבחנו אלטרנטיבות זולות יותר, מעידה כי החברה אינה פועלת ביעילות הנדרשת. אילו הייתה מתבצעת בחינה מעין זו, היה אפשר להציג את ממצאיה לגורמים הרלוונטיים בחברה ואף להביא לחיסכון פוטנציאלי ניכר בעלויות, ובכלל זה בארנונה. חשוב כי החברה תיישם את התכנית לפינוי שטחים בפועל בלא דיחוי ותוודא כי נכסיה מנוצלים באופן המיטבי וביעילות. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי יש להסדיר בנוהל את המעקב אחר מצב הנכסים, וכמו כן יש למסור להנהלה עדכונים סדורים בנושא באמצעות מחלקת הנכסים. נוסף על כך, על ועדת הנדל"ן של החברה לדרו ש קבלת דיווחים שוטפים בנושא זה ולטפל בליקויים שהועלו בדיווחים אלה. משרד מבקר המדינה מעיר עוד כי נוהלי אגף הלוגיסטיקה אינם מעודכנים כלל ומרביתם הוכנו בשנת 2002 , וכי הצעות שהעלו עובדי האגף לעדכון הנהלים הללו טרם נדונו. משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר על שהיא לא עמדה ביעד שקבעה לעצמה - להשלים את הטיפול ברישום של כ -90% מנכסיה עד סוף שנת 2015 . על אף חשיבות הנושא, עד אוקטובר2016 נרשמו כיאות רק23 (כ-7% ) מכלל נכסיה. לנוכח אחריותה הציבורית של החברה, עליה להסדיר לאלתר את רישומן התקין של זכויותיה על נכסי המקרקעין שלה. העובדה שזה שנים רבות לא הוסדר רישום הנכסים ולא הוקצו המשאבים הנדרשים לצורך תכלית כה חשובה מעידה על כשל ניהולי. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי נכון למועד סיום הביקורת, דצמבר 2016 ., לא נמצא כי קיים בחברה נוהל פיקוח על נכסים במהלך הביקורת התברר כי החברה משתמשת בנכסים יקרי ערך לביצוע פעולות תפעוליות שונות שניתן היה לבצע במקומות זולים יותר בלי לפגוע באופן תפקודה ובשירות הניתן על ידה. נוכח המציאות בישראל, שבה מחד גיסא מחירי הנדל"ן במקומות אטרקטיביים עלו בעשרות אחוזים בשנים האחרונות ומאידך גיסא לעתים הגישה של רכבי החברה למקומות אלו נעשית קשה יותר ויותר (והדבר גורם לבזבוז רב של דלק וזמן), ראוי היה כי חברת ה דואר תבצע בחינה כלכלית של כל החלופות לאותם נכסים יקרים ותפעל באופן אפקטיבי יותר - למשל באמצעות השכרתם, השבחתם או מכירתם למרבה במחיר - לכך שאותן פעילויות תפעוליות יבוצעו במקומות שבהם שווי נכסי הנדל"ן נמוך בהרבה. הדבר נועד לאפשר לחברה לחסוך כספים ולשפר את הת זרים הכספי שלה בלי לפגוע באופן תפקודה ובשירות שהיא נותנת לציבור.
משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת החברה כי תהליך אסטרטגי וחשוב שכזה מחייב אותה כבר עתה, לשקול את מימושם או השכרתם של המבנים המשמשים כיום את בתי המיון, כולם או חלקם, וכי היא תיערך לכך.