נושאים מערכתיים . מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי הממשלה ולחברות הממשלתיות המפעילים קופות .מאוישות לבחון את האפשרות להשתמש בלקוח סמוי כדי לבקר את תהליך קליטת .הכספים המבוצע אצלם. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות לוודא שאישור דוח ההוצאות על .כרטיסי האשראי יתבצע על ידי בעל תפקיד בלתי תלוי או בכיר יותר מאשר המשתמש .בכרטיס האשראי. כן מומלץ שהחברות הממשלתיות יחדדו את הנהלים בנושא ויפ עלו .ליישומם. .מתרשים 46 עולה כי ב-20 (67% ) מתוך30 חברות ממשלתיות המשתמשות בכרטיסי .אשראי, הבקרה על השימוש בכרטיסי האשראי אינה מבוצעת על ידי בעל תפקיד בלתי .תלוי או בכיר יותר מאשר המשתמש בכרטיס האשראי. .מוצע כי אלתא, המכון הגיאופיסי ונתיבי איילון יבחנו את האפשרות ליישום בקרה על .השימוש בכרטיסי אשראי , כך שככ ל הניתן גורם בכיר מהמשתמש בכרטיס האשראי .יאשר את תוצאות הבקרה שמבצעים אנשי המטה. .החברה לאספקת פחם מסרה בתשובתה לשאלון כי היא לא מבצעת לאחר שידור המס"ב .בקרה על הסכומים שאושרו ונחתמו טרם העברתם. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברה לאספקת פחם ליישם בקרה לאחר שידור המס"ב .על הסכום שאושר ונחתם לפני השידור. .על פי התשובות על השאלון, לרוב משרדי הממשלה (20 ,91% ) והחברות הממשלתיות .(28 ,55% ) אין מדיניות כלל לגבי הוצאה לחופשה רציפה. אשר לשתי חברות ממשלתיות .אחרות (4% ), הן דיווחו שקיימת בחלק מיחידותיהן מדיניות הוצאה לחופשה רציפה, אך .לא ביחידות הרגישות: כספים, גזברות ושכר. משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי הממשלה ולחברות הממשלתיות שטרם הטמיעו .בקרות לגילוי ולאיתור חריגות במערכות השכר, הנוכחות ומשאבי אנוש לבצע זאת, כדי .ללמוד בזמן אמת או בדיעבד שקיימת פעולה החורגת מהגדרות הבקרה במערכות וכדי .למנוע מקרי מעילה. .משרד מבקר המדינה מציין כי יישום בקרות הוא הכרחי על מנת להפחית את הסיכון .המובנה בתהליך השכר, ובקרות ממוחשבות יעילות יותר מבקרות ידניות. מומלץ לחל"י, .לחברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת ול רותם לבחון שנית את האפשרות ליישום בקרות .ממוחשבות בנושא השכר . .משרד מבקר המדינה מציין כי דיווח כאמור לממונה על השכר אינו מייתר את הצורך של .החברה בביצוע בקרות עצמאיות על נתוני השכר לאיתור חריגים העשויים להעיד על .קיומה של מעילה . מומלץ לחברה להגנות מצוקי חוף הים התיכון לבחון שנית את .האפשרות ליישום בקרות בנושא . .האחריות לתהליך הגבייה ונאותות היתרות הרשומות בכרטיסי הלקוחות מונחת בראש .ובראשונה על הארגון, ולכן לא ניתן להסתמך על הבקרה המבוצעת על ידי רואה החשבון .המבקר או על תהליך גבייה שוטף בלבד. מומלץ למשרד הבריאות, לחברה לפיתוח עכו .העתיקה ונצרת, לפארק אריאל שרון ולקרן למורשת הכותל לבחון שנית ביצוע בקרה .יזומה של קבלת אישורי יתרה שנתיים מלקוחותיהם על מנת להקט ין את הסיכון למעילות. משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי ממשלה ולחברות ממשלתיות אלו, בהתאם לאופי .פעילותם, לבחון יישום בקרה לקבלת אישורי יתרה שנתית מלקוחותיהם כדי לוודא כי .יתרת החשבון המופיעה בספרי הארגון מתאימה ליתרת החשבון המופיעה בספרי הלקוח. .בדרך זו ניתן יהיה לגלות אי-סדרים ברישום תקבולים אשר עלולים לנבוע גם ממעילה. .מתרשים 40 עולה כי15 (79% ) משרדי ממשלה ו-19 (46% ) חברות ממשלתיות ענו שהם .לא מיישמים בקרה לקבלת אישור יתרה שנתי מלקוחותיהם. .מתרשים 41 עולה כי14 (34% ) חברות ממשלתיות ענו שהן לא מיישמות בקרה המגבילה .את מקבל התקבול מלבצע פקודות יומן במערכת. משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות שלא מבצעות בקרות אנליטיות .חודשיות בנושא שכר, להטמיע בקרות השוואה חודשיות כדי לחשוף חריגות בשכר או .ברכיביו ולנתחן על מנת לוודא תקינות השכר. מתרשים42 עולה כי על אף הוראת התכ"ם 6 (32% ,) משרדי ממשלה, ובהם משרד האוצר .ענו שניתן לקבל המחאות שאינן "למוטב בלבד", ומשרד האוצר אף השיב כי ניתן לקבל .המחאות ללא ציון שם המוטב; 18 (44% ) חברות ממשלתיות ענו שהן מאפשרות לקבל .המחאות שאינן "למוטב בלבד", ו-4 (10% ) חברות ממשלתיות ענו שניתן לקבל המחאות .ללא ציון שם מוטב. מצבים אלו חושפים את משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות .להסטת התקבולים המתקבלים מלקוחותיהם. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת לבחון את האפשרות .לביצוע בקרות מפצות על מנת להקטין את הסיכון הגלום בכך שמקבל התקבול יכול .לבצע פקודות יומן. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות ממשלתיות א לו ליישם בקרה להגבלת העובד .מקבל התקבול מביצוע פקודות יומן במערכת. בדרך זו ניתן יהיה למנוע הסתרה של .מעילות המבוצעות דרך גלגול חוב מכרטיס אחד למשנהו. .משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי ממשלה ולחברות ממשלתיות אלו, בהתאם לאופי .פעילותם, לבצע התאמה שוטפת של יתרות כרטיסי הנהלת החשבונות של לקוחותיהם. .התאמה שוטפת תוכל לגלות אי-סדרים ופעילויות חריגות בכרטיסי הלקוחות, כגון ריבוי .זיכויים או ביטולים וגלגול יתרות. .מתרשים 39 ( עולה כי ארבעה21% ( ) משרדי ממשלה וחמש12% ) חברות ממשלתיות ענו .שהם לא מיישמים בקרה לביצוע התאמה שוטפת של יתרות כרטיסי הנהלת חשבונות של .לקוחותיהם. .לאור חשיבותן הרבה של בקרות אלה בהפחתת סיכוני מעילה, משרד מבקר המדינה .ממליץ למשרדי הממשלה ולחברות הממשלתיות שלא מיישמים את הבקרות שהוזכרו, .ליישמן. כמו כן מומלץ כי החשכ"ל יעדכן את הוראת התכ"ם כך שתתייחס לצורך בליווי .גורם מוסמך בכל תהליך השמדת מלאי. ( על פי תשובות משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות, שלושה 15% ) משרדי .ממשלה212 ( וחברה ממשלתית אחת5% )213 לא יישמו בקרה זו. .מתרשים 45 עולה כי על פיהתשובות לשאלון, ב -12 (30% ) מתוך40 חברות ממשלתיות .המבצעות העברות בנקאיות, אין רשימה סגורה של חשבונות בנק של ספקים שרק אליהם .ניתן להעביר כספים. משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות שאין להן רשימה סגורה של חשבונות .בנק של ספקים שאליהם אפשר להעביר כספים, ליישם בקרה זו, המבטיחה כי העברת .כספים תיעשה רק למוטבים המוקמים במערכת הנהלת החשבונות ומוגדר להם חשבון .בנק. .מן השאלון עלה כי שלושה (14% ) משרדי ממשלה171 ( וחברה ממשלתית אחת2%)172 .השיבו שהם לא משווים בין רשימת מקבלי שכר לבין רשימת העובדים הפעילים. .משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי הממשלה ולחברות הממשלתיות אשר אינם משווים .בין רשימת מקבלי השכר לבין רשימת העובדים בדיווחי הנוכחות או במערכת משאבי .אנוש, ליישם בקרת בדיקת השוואה בין רשימת מקבלי השכר ובין רשימת העובדים באופן .סדיר ושוטף. מהתשובות לשאלון עלה כי כל משרדי הממשלה משלמים משכורות או מפרעות על .חשבון שכר באמצעות מס"ב 165 . . ,לעומת זאת48 (94% ) חברות ממשלתיות השיבו כי הן משלמות משכורות באמצעות .מס"ב, 4 (8% ) חברות ממשלתיות166 דיווחו כי הן משלמות משכורות גם באמצעות העברות .בנקאיות ו-2 (4% ) חברות ממשלתיות167 .דיווחו כי הן משלמות משכורות גם בהמחאות .בעניין מפרעות על חשבון שכר דיווחו 30 חברות ממשלתיות שהן מבצעות זאת באמצעות .מס"ב, 8 גם באמצעות העברה בנקאית168 ו-9 חברות ממשלתיות169 דיווחו שהן מעבירות .מפרעות גם באמצעות המחאות. .על החברות הממשלתיות אשר משלמות משכורות או מפרעות על חשבון השכר לא .באמצעות מס"ב להקפיד על בקרות מפצות כדי להפחית סיכונים וכדי למנוע מקרי .מעילה. משרד מבקר המדינה ממליץ לכלל החברות הממשלתיות לשלם משכורות .ומפרעות באמצעות מס"ב, בשילוב הבקרות הנאותות לסוג תשלום זה. משרד מבקר המדינה מציין כיחשוב שהממונה הישיר יאשר את השינויים שבוצעו בפועל .ברכיבי השכר של העובד, בין שהממונה יזם אותם ובין לאו. .מוצע כי שבע החבר ות האמורות לעיל 246 יבחנו הגדרת הפרדת תפקידים ממוחשבת או .לחלופין הגדרת בקרות מפצות בתהליך. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות להפריד הרשאות בין בעלי תפקידים .שונים בתהליך מעגל העבודה של עובד. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות אשר אין להן רשימה סגורה של חשבונות בנק של .ספקים, לבחון שנית אם ניתן לבצע בקרה ממוחשבת אשר תבטיח כי תשלום לספק יבוצע .רק לחשבון הבנק שהוגדר במערכת. אם לא ניתן לעשות כן, מומלץ שהחברות יבצעו .בקרות מפצות מתאימות כדי לוודא שלא בוצע תשלום לגורם שונה מהרצוי. משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות להפריד תפקידים בין מבצע התאמות .הבנקים לבין בעלי גישה לאמצעי תשלום או לגבייה של הארגון. כמו כן מומלץ לחברות .הממשלתיות לכתוב נוהל בנושא ולפעול ליישומו. מומלץ שרשות החברות הממשלתיות .תכתוב הנחיה מקצועית מתאימה בנושא. משרד המבקר המדינה מציע לחברה לאספקת פחם ולחלד לבחון את האפשרות .לחסום במערכת הזנה של חשבונית כפולה על מנת לצמצם את הסיכון המובנה .בתהליך. .מתרשים 44 עולה כי ב-21 (42% ) חברות ממשלתיות לבעל התפקיד המבצע את התאמות .הבנקים יש גישה גם לאמצעי תשלום של הארגון או לגבייה. במצב זה, בעל התפקיד יוכל .לבצע פעולות לא מבוקרות ולחשוף את הארגון למקרי מעילה. משרד מבקר המדינה מעיר למשרדי הממשלה המבצעים תהליך התאמת בנקים בתדירות .הנמוכה יותר מפעם בשבוע לבצע את התהליך באופן שוטף ולכל הפחות פעם בשבוע .בהתאם להוראות תכ"ם, כדי לאתר טעויות ומקרי מעילה בתוך זמן קצר. כמו כן מומלץ .לחברות הממשלתיות לבצע התאמת בנקים באופן שוטף ולכל הפחות פעם בשבוע, .לכתוב נוהל בנושא ולפעול ליישומו. .משרד מבקר המדינה ממליץ לרשות החברות לבחון את שדרוג מערכת אנפ"ה או .החלפתה, כך שתוכל לקלוט במועד את מלוא הדיווחים אשר החברות הממשלתיות .נדרשות להעביר לרשות, ובהם סקרי הסיכונים, וכן לנתח את הפערים והחריגות העולים .מדוחות אלו. .מתרשים 24 עולהלדוגמה כי 52% מהארגונים אשר השיבו על הסקר צופים כי הם .משתמשים או ישתמשו בטכנולוגיית בלוקצ'יין124 להתמודדות עם סיכוןהמעילות . .מתרשים 25 עולה כי נכון לפברואר2021 רוב משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות .(91% ממשרדי הממשלה ו -78% מהחברות הממשלתיות) לא השתמשו בטכנולוגיות .חדשניות להתמודדות עם מעילות. .מומלץ כי רשות החברות ומנהל הסיכונים הראשי יבחנו את הצורך בקידום ובהטמעה של .טכנולוגיות חדשניות לאיתור מעילות ומניעתן הן בחברות הממשלתיות והן במשרדי .הממשלה, בהתאמה. .משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי הממשלה ולחברות הממשלתיות שלא דורשים .חתימת ממונה בעת שינוי ברכיבי שכר, ליישם אותה במסגרת תוכנית הפחתת סיכונים. .( מן השאלון עולה כי ארבע8% ) חברות ממשלתיות173 השיבו שהן לא מבצעות בקרה .אנליטית חודשית של השוואות שכר העובד. .מתרשים 34 ( עולה כי בארבעה 18% )ממשרדי הממשלה ובשלוש ( 6% )מהחברות .הממשלתיות לא נדרשת חתימת ממונה בעת שינוי ברכיבי שכר של עובד. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחלד לבחון יישום של בקרה אנליטית כדי לחשוף חריגות .בשכר או ברכיביו ולנתחן על מנת לוודא את תקינות השכר . .מהתשובות לשאלון בנושא רכש ומלאי עלה כי שלוש (6% ) חברות ממשלתיות182 לא .דורשות מהספק אישור פרטי חשבון הבנק ואף לא תצלום המחאה מבוטלת. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות שלא דורשות אישורים לאימות פרטי .חשבון הבנק של הספקים, לפעול לקבלת מסמכים מאמתים טרם הקמת הספק .במערכת. .משרד מבקר המדינה מציין כי בדיקה מול צד שלישי לגבי הנאותות ו הנכונות של .הנתונים חזקה יותר מהסתמכות על מסמכי הספק, ולכן מוצע כי חנ"י ורותם יבחנו .את ההיתכנות של יישום הבקרה האמורה על מנת להפחית את הסיכון המובנה .בתהליך. מתרשים23 עולה כי ב-7 (32% ) ממשרדי הממשלה וב-12 (25% )מהחברות ה ממשלתיות .אין בקרות ממוחשבות לאיתור חריגות ומגמות. .לאור החשיבות הרבה בבקרות ממוחשבות למניעת מעילות ולאיתורן, מומלץ כי משרדי .הממשלה והחברות הממשלתיות יבחנו יישום של בקרות כאלו בסביבת המחשוב שלהם. .מתרשים 26 עולה כי על פי התשובות לשאלון, משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות .מיישמים את עקרון הפרדת הסביבות בפיתוח מערכות. משרד מבקר המדינה מציין את .ההקפדה על עיקרון זה. .משרד מבקר המדינה ממליץ לנמל חיפה לפנות לרשות החברות על מנת לקבל את .עמדתה ואישורה לחריגה האמורה מהוראות חוזר ניהול סיכונים. .משרדי ממשלה : מתשובות משרדי הממשלה לשאלון ומתגובותיהם עלה כי במשרדי .הממשלה לא קיימת הנחיה רוחבית מחייבת לגבי מינוי ועדת היגוי לניהול סיכונים כלל- .משרדית. .על אף התפקידים הרבים המוטלים על ועדת ההיגוי המשרדית לניהול סיכונים המפורטים .בהוראות תכ"ם כאמור, בהוראת ניהול סיכונים שעודכנה ב-2016 לא הוגדרה ועדת ההיגוי, .ובכלל זאת הרכבה, תפקידיה וסמכויותיה. .משרד מבקר המדינה ממליץ לחשכ "ל להסדיר בהוראת ניהול הסיכונים את הגדרת ועדת .ההיגוי, הרכבה, תפקידיה וסמכויותיה. .משרד מבקר המדינה מציע לערים לוודא כי עד לבחינה שתעשה במסגרת שדרוג .המערכת, מתבצעות בה בקרות מפצות מתאימות להפחתת הסיכון המובנה .בתהליך.
.מומלץ לבחון יישום מנגנון של שתי חתימות על כל חשבונית לפני התשלום. יש לציין .כי החתימה השנייה יכולה להיות של כל גורם בלתי תלוי ולא בהכרח של גורם בכיר .יותר.