משרד החוץ . התקשרות עם חברה לניהול ביטוח הבריאות של העובדים בנציגויות בארצות הברית בשלמו את סכומי ההוצאות החריגות על שירותים רפואיים שאינם כלולים בהסדר עם החברה הגדיל המשרד את הוצאותיו ולא נהנה מההנחות שהיו ניתנות לו אילו השירותים סופקו בידי הספקים שבהסדר. נוסף על כך, עובדיו עלולים לפרש את תשלום ההוצאו ת החריגות כעידוד לפנות לקבל שירותים מחוץ להסדר. לדעת משרד מבקר המדינה, המשרד אמנם בחן את שאלת ניגוד העניינים של יועץ הביטוח, אולם היה עליו לבדוק שאלה זו לפני מינויו ולא תשעה חודשים אחריו. . להעסקת יועצים נוספים, בניגוד להוראות תכ"ם, מנעה הליך תחרותי וגם אפשרות לבחור את היועץ המתאים ביותר. מבדיקת ריכוז הדוחות שהעבירה החברה הישראלית למטה המשרד ולקונסוליה בשנים 2007 ו- 2008 עולה כי שיעור ההנחות הממוצע שעליו דיווחה היה גבוה מ - 50% . כלומר על המש רד יהיה לשלם לה מענק הצטיינות בגין שנים אלה. עוד נמצא כי עד מועד סיום הביקורת שום גורם בקונסוליה או במשרד לא בדק ולא אימת את שיעור ההנחות שעליו דיווחה החברה כדי לקבוע אם יש לדרוש ממנה החזר מדמי הניהול או אם יהיה על המשרד לשלם לה מענק הצטיינות ולכן לתקצב אותו. .להחזר דמי הניהול ולתשלומם, כמפורט: חישוב מענק ההצטיינות יהיה בתום כל שנה בלי שנקבע מועד התשלום, ואילו חישוב דמי הניהול לקונסוליה והתשלום יהיו בתום "התקופה המלאה" של החוזים. החזר דמי הניהול הוגבל עד למחצית הסכום ששולם "בגין התקופה הראשונה" המוגדרת בשני החוזי ם כשנים עשר חודשים רצופים ממועד תחילת החוזה. הבדיקה העלתה שהקונסוליה ומטה המשרד לא בדקו ולא אימתו באופן שיטתי את המידע שבדוחות שהעבירה אליהם החברה הישראלית על דרישות השליחים, העמ"י והעמ"ז לקבל שירותים רפואיים ועל התשלומים עבור שירותים אלה. המשרד גם לא בדק ברשומות החברה את העברת התשלומים לספקים. לדעת משרד מבקר המדינה, היעדר בקרה ופיקוח על ההוצאות בגין השירותים והתביעות הרפואיות שעליהם דיווחה החברה הפך שניים מהיתרונות העיקריים שלה - מתן שירותי ניהול בעברית והי כולת לקיים עליה בקרה ביתר קלות משום שהיא פועלת בארץ - לחסרי משמעות. .לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שההתקשרות נועדה לספק שירותים רפואיים לעובדי המשרד בעשר הנציגויות שברחבי ארה"ב ולא רק לעובדי הקונסוליה, תקנה זו אינה מתאימה למתן הפטור האמור. לדעת משרד מבקר המדינה, נוסח תקנה14 מלמד כי היא נועדה לשימוש עצמי בנציגות או בסניף ולהתקשרות בעלת אופי מקומי. לגבי החוזים לניהול הסדרי הביטוח - מהות העניין, מורכבותו, היקף ההתקשרות ותחולתו מבחינת מספר הנציגויות ומספר המב וטחים הופכים את השימוש בתקנה זו לבלתי סביר. מן הראוי שהשימוש בתקנה זו יוגבל רק למקרים שבהם אין הצדקה להליך תחרותי של ממש ואין בו תועלת. מהמתואר לעיל עולה שהמשרד החל בהליך של מכרז סגור, אולם ועדת המכרזים לא בדקה את הצעותיהן של החברות למתן השירותים הרפואיים לעמ"י ולעמ"ז ולא אישרה את בחירת החברה הישראלית, כפי שנעשה בהסכם השליחים וכמתבקש מחוק חובת המכרזים והתקנות על פיו. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד להקפיד שכל התקשרות עם גוף חיצוני תידון בוועדת המכרזים, ובהתאם לנסיבות יינתן פטור ממכרז על פי כל דין. יתר על כן, התנהלות המשרד בהליכי ההתקשרות עם החברה הישראלית בחוזה השליחים ובחוזה עמ"י ועמ"ז מעלה חשש להעדפה מגמתית של החברה, בניגוד לדינים. לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ היה לעגן בכתובים את ההליך שהתקיים בינו לבין שלוש החברות כדי להבטיח שקיפות והקפדה על סדרי מינהל תקין בהליך הגשת ההצעות. אם היה בכוונתו לבצע התמחרות, היה עליו להודיע על כך מראש לחברות. אף שסוגיית חוקיות הסדר ניהול הביטוח של אזרחים אמריקנים המועסקים בנציגויות של ישראל בידי חברה ישראלית היא סוגיה עקרונית, המשרד לא התייעץ בעניין זה עם המחלקה המשפטית או לחלופין עם עורך הדין המקומי, שכבר מספק שירותים משפטיים לקונסוליה. לדעת משרד מבקר המדינה, משרד החוץ לא היה צריך להסתמך בעניין קביעת החוקיות על עורך דין מטעם החברה הישראלית שהוא בעל עניין ויש לו מחויבות וחובת נאמנות לחברה הישראלית שהיא צד לחוזה והיא .מועמדת לספק את שירותי הביטוח. היה על המשרד לבדוק סוגיה זו באמצעות היועצים המשפטיים שלו. .יוצא אפוא שמדובר בעובדים שלהם זכויות שונות ובכל זאת החילו עליהם אותם תנאים בחוזה עם החברה הישראלית, למרות שכמה מהם מתאימים בעליל לעמ"י בלבד. להלן דוגמאות: .אף שסדרי מינהל תקינים מחייבים רישום פרוטוקול של דיון שבו יירשמו, בין היתר, עיקרי הדברים, ההחלטות שהתקבלו ונימוקיהן, התברר שבדיון האמור לא נרשם פרוטוקול. מהמתואר לעיל עולה שהמחלקה המשפטית, שהייתה אחראית לבחינת סעיפי חוזה עמ"י ועמ"ז ולאישורו, לא נתנה את הדעת לכך שחלק מהסעיפים בחוזה החלים על העמ"ז מחילים דינים ישראליים על אזרחים אמריקנים; סעיפים אלה אינם סבירים ואינם עולים בקנה אחד עם הוראות התקנון. לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שהמחלקה המשפטית תבדוק היטב את החוזה שייחתם בעתיד בעניין ביטוח הבריאות של העמ"ז כדי לוודא שסעיפיו סבירים ומתיישבים עם הוראות התקנון ועם הדין המקומי. לדעת משרד מבקר המדינה, היה ראוי לבחון נושאים אלה עוד לפני ההתקשרות בחוזה השליחים בשנת 2006 . בדצמבר 2008 התקיים דיון בוועדת המכרזים על התקשרות עם מועמד יחיד לייעוץ בביטוח. שכרו הוערך בפחות מ- 43,000 ש"ח אולם לא הוצגו לוועדה שלושה ספקים לפחות או חוות דעת של גורם מוסמך שאין שלושה ספקים כאלה. הוועדה בחרה בו ונימקה זאת בהיותו בעל מומחיות וניסיון שצבר במשרד הביטחון ולכן סברה שהעסקתו תזרז את הכנת המכרז לביטוח בריאות של השליחים. בביקורת התברר כי לפני חתימת חוזה עמ"י ועמ"ז ב- 2007 אותו יועץ המליץ בחוות דעת שנתן למשרד להתקשר עם החברה הישראלית, ולמרות זאת מפרוטוקול הישיבה עולה שהוועדה לא הביאה בשיקוליה עניין זה. לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שהיועץ המליץ בעבר למשרד על החברה הישראלית, וכיוון שהמשרד החליט לבחון מחדש את ההתקשרות עם החברה הישראלית היה על ועדת המכרזים לבחון קבלת חוות דעת מקצועית ממומחה נוסף. כמו כן, פעולת הוועדה בלא שבחנה אפשרות .בחוק נקבע כי הדרך הראויה והנכונה להתקשר עם ספק לקבלת שירותים היא באמצעות מכרז. דרך זו מטרתה להבטיח הזדמנות שווה לכל המעוניין להשתתף במכרז ולהבטיח שייבחר הספק המתאים ביותר, במחיר ה ראוי ביותר ותוך מקסום התועלת הכלכלית. בחירת חברה לביטוח בריאות של עובדי המשרד בחו"ל יכולה להיעשות גם באמצעות מכרז סגור - פנייה למספר ספקים ותחרות ביניהם. התברר שהמשרד התקשר עם חברה ישראלית לניהול ביטוח הבריאות לשליחים לפי תקנת פטור שאינה מתאימה, ואילו לגבי עמ"י ועמ"ז - שלא על פי דיני המכרזים. על המשרד להקפיד שכל התקשרות עם גוף חיצוני תיעשה על פי כל דין. מהתנהלות המשרד עולה חשש להעדפה מגמתית של החברה הישראלית, בניגוד לדינים. הקונסוליה ומטה המשרד לא קיימו בקרה מספקת על המידע שבדוחות החברה הישראלית ועל היקף ה הנחות שהחברה השיגה מספקיה, ולא נבדקה מפעם לפעם כדאיות המשך ההתקשרות עמה. לכן עלול להיגרם נזק כספי למדינה. על המשרד להקפיד לשמור על הקופה הציבורית בכל הנוגע להתקשרויות לרכישת שירותים רפואיים בעבור עובדיו ולהפעיל עליהן בקרה ופיקוח יעילים. באוקטובר 2009 , מועד סיום הביקורת, היה משרד החוץ בעיצומה של בדיקת ביטוח הבריאות לעובדים בארה"ב. עליו להביא בחשבון את הממצאים שעלו בדוח זה וליישם את ההמלצות בעניין זה בכל התקשרות עתידית. ראוי שמשרד החוץ יבחן את יתר חוזי ההתקשרות שלו לביטוח בריאות לעובדי שאר הנציגויות בחו"ל בהתאם לנאמר בדוח זה. לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ ליצור מנגנון פיקוח הולם על הדיווחים ולבדוק את נתוני ההנחה מדי שנה כדי לוודא אם שיעור ההנחה הממוצע הוא יותר או פחות מ -50% , ובהתאם לתוצאות הבדיקה עליו להיערך מבחינה תקציבית לתשלום מענק הצטיינות לחברה הישראלית או לדרוש החזר מדמי הניהול. בדיקת ניסוח התנאים בחוזה מלמדת על אי-בהירות ועל אי -אחידות לגבי התקופה הקובעת לחישוב מענק ההצטיינות ולחישוב התקופה הקובעת לדעת משרד מבקר המדינה, כדי להימנע מהליקויים שעליהם הצביע, על משרד החוץ לבדוק היטב את חלופות הביטוח לקראת ההתקשרות לביטוח בריאות של כל העובדים בארה"ב ולהיערך לכך מבחינה כספית, ארגונית ומשפטית לפני קבלת החלטה על החלופה. על המשרד להנחות את עובדיו לקיים התייעצות עם הגורמים המקצועיים הרלוונטיים לפני ההתקשרות עם גוף חיצוני. נמצא שכספי מחצית "פרמיית הצל" המשולמים בידי העמ"ז הועברו לחשבון קרן הריפוי, וההוצאות הרפואיות שלהם ושל בני משפחותיהם שולמו בידי המשרד באמצעות הקרן, אף שהיא לא נועדה למימון הוצאות אלה. לדעת משרד מבקר המדינה, ספק אם המשרד רשאי על פי הכללים הקיימים להשתמש בקרן הריפוי למימון הוצאותיהם הרפואיות של העמ"ז. על המשרד לבחון זאת ולהסדיר את פעולותיו בהתאם. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד לשלם את ההוצאות הרפואיות על פי תנאי החוזים עם החברה הישראלית ולוודא שהעובדים שדרישותיהם להחזר הוצאות על טיפולים רפואיים נדחו, שילמו את חובם לספקים. הוראות התקנון מתייחסות לחברת ביטוח ולתשלומי פרמיה ואינן מתייחסות לאפשרות של ביטוח השליחים באמצעות חברה לניהול שירותים רפואיים. על המשרד להתאים את התקנון להסדרי ביטוח הבריאות השונים.
לא נמצא שבהליך שקדם לחוזה השליחים הכין המשרד כתב דרישות או מפרט ואומדן של ההוצאות הצפויות. המשרד גם לא הכין טיוטת חוזה ולא קבע את התנאים להשתתפות במכרז.