משרד החוץ . פתיחת השגרירויות בזאגרב, בבלגרד ובברטיסלבה וניהולן .מן המתואר לעיל עולה שהמשרד אמנם החל את פעולות איתור המבנה למשרדי השגרירות כשנה וחצי לפני שהשגרירות החלה לפעול, אך הוא נאלץ לשכן את המשרדים בבית מלון למשך כמה חודשים ולשלם על כך עשרות אלפי דולרים. כמו כן, המבנה שנשכר עבור השגרירות אוכלס לפני שהיה מוכן לכך. לא נמצא תיעוד ולא ניתנו הסברים מדוע שנה לאחר איתור המבנה הראשון חזר בו המשרד מהכוונה לשכור אותו, אף שאילו נשכר, סביר להניח שהיו נמנעות הוצאות מיותרות, השגרירות הייתה מתחילה את פעילותה במקומה הקבוע, והיה נחסך מעובדי השגרירות הצורך לפעול בבית מלון במשך חמישה חודשים, ולפעול במבנה השגרירות קודם שתוקנו כל הליקויים שהיו בו. .דוח איוש התקן אמור להתעדכן בזמן אמת כדי שישקף את מצבת העובדים בשגרירות. קצינות המינהלה בזאגרב ובבלגרד, שעליהן מוטלת האחריות לניהול תקין של תקן העובדים המקומיים, לא עדכנו במשך שנתיים את דוח איוש התקן. לדעת משרד מבקר המדינה היה ראוי שהמשרד יעקוב אחר השינויים בנציגויות וידאג לעדכון הדוחות. נמצא כי השגרירות בזאגרב מימנה חלק מההוצאות על הופעת להקת המחול מתקציב המשרד שיועד לקבלת הפנים ולא למימון אירוע תרבותי, בניגוד לתקנון. עוד נמצא, שהשגרירות לא הפרידה ברישומיה בין התרומות שגויסו לקבלת הפנים לבין אלה שגויסו לאירוע התרבות, ולכן לא ניתן לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות הקשורות לכל אירוע. יתר על כן, אסור היה לשגרירות לאסוף תרומות שלא באמצעות ארגון ציבורי ולהפקיד אותן בחשבון הבנק שלה; העמותה הוקמה לאחר שהשגרירות גייסה את התרומות. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על השגריר לדעת כי אין לקבל תרומות מחברות שאין להן זיקה לישראל ולהנחות את עובדי השגרירות בהתאם. זאת גם משום שהחזרת התרומות עלולה לפגוע בתורמים. לדעת משרד מבקר המדינה, גם ההיתר לגיוס תרומות לאיר ועי תרבות לרגל יום העצמאות אינו ראוי ואינו יאה למדינת ישראל, ועל המשרד להסדיר עניין זה בכללים ולאכפם. לדעת משרד מבקר המדינה, במקום שבו ההתקשרות עם עורך דין היא על בסיס קבוע, על השגרירות לבחון מפעם לפעם אם ההתקשרות עדיין נחוצה ולשקול את הפסקתה. (ב) באוקטובר 2004 .ביקרו המפכ"ל ומנהל מבדק הפנים בשגרירות בבלגרד בסיכום הביקור המליץ המפכ"ל שקצין המינהלה שיחליף את קצין המינהלה דאז יתאים לדרישות התפקיד ויהיה מנוסה דיו. נוסף על כך, לאחר מינויה אך בטרם נכנסה קצינת המינהלה המיועדת לתפקידה, התריע קצין המינהלה האזורי היושב בפריז, במכתבו למנהל מחלקת מבדק פנים באפריל 2005 ,, כי היא חסרת ניסיון ובלי הכשרה מתאימה לבצע את התפקיד של קצינת מינהלה. לדעת משרד מבקר המדינה השגרירות פעלה בניגוד לתקנון בכך שגייסה תרומות ללא אישור מראש של המשרד. זאת ועוד, השימוש בכספי תרומות שלא למטרה שלשמה נתרמו וללא קבלת הסכמתם של התורמים אינו תקין. המשרד ידע, גם אם בדיעבד, על גיוס התרומות בניגוד לנהלים, ולמרות זאת אישר להעביר את יתרתן לשימוש שוטף של השגרירות, ובכך פעל בניגוד לנוהל שהוא עצמו קבע. משרד מבקר המדינה כבר התריע לפני משרד החוץ על אופן השימוש בתרומות, בדוח הביקורת על השגרירות בלונדון 13 . משרד החוץ השיב אז למשרד מבקר המדינה כי "יחדד את ההנחיות הקיימות בנושא". מן המתואר לעיל עולה כי השגרירויות בזאגרב ובבלגרד הוציאו כספים למימון קבלת הפנים לרגל יום העצמאות עוד בטרם התקבלו התרומות למימון ההוצאות בניגוד לתקנון. כאמור, החוק הקרואטי אינו מאפשר לדווח על העסקת עובדים ולשלם תשלומים סוציאליים, בדיעבד. משמעות האיחור בחתימה על החוזים ובדיוו ח לרשויות השלטון בקרואטיה על תחילת עבודתם בשגרירות היא אפוא כפולה. ראשית, העובדים איבדו זכויות סוציאליות בגין החודשים שבהם לא דיווחה השגרירות על עבודתם לרשויות ולא הפרישה עבורם תשלומים סוציאליים. שנית, השגרירות פעלה בניגוד לתקנון. לדעת משרד מבקר המדינה קצינות המינהלה בשתי השגרירויות פעלו באורח לא תקין בכל הנוגע לחוזים. זאת ועוד, המשרד ידע על הצורך בחתימה על החוזים, ואף שהיה בידיו המידע הנדרש להכנתם, הוא לא פעל די לזירוז החתימה. על המשרד להקפיד שהשגרירויות לא יעסיקו עמ"זים בלא לחתום עמם על חוזה העסקה ובלא לתת להם את כל הזכויות הסוציאליות המתחייבות על פי דין מקומי. מהאמור לעיל עולה שאף שהשגריר הודיע למשרד מראש על תרומות שגויסו עבור האירוע, התעלם המשרד מהודעתו; על אף זאת, בעקבות הודעת קצינת המינהלה הוא העיר לשגריר על שפעל בניגוד לנהלים. .בידי המשרד אין סיכום כולל של ההוצאות השנתיות של כל אחת מהשגרירויות. לדעת משרד מבקר המדינה מן הראוי שיהיו בידיו נתונים על כל ההוצאות של כל שגרירות בנפרד כדי שישמשו לו כלי בקרה ופיקוח. מהאמור לעיל עולה שהתשלום עבור השימוש באולמות מומן מהתמורה שהתקבלה ממכירת הכרטיסים. השגרירויות לא דיווחו למשרד על מימון השימוש באולמות אף על פי שגם התמורה ממכירת הכרטיסים לקהל הרחב סייעה במימון האירועים. .לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לפעול ע ל פי התקנות והתקשי"ר ולמנות לאלתר ועדת מתנות שתפעל לפי ההוראות. במשרד החוץ יש חשיבות מיוחדת לקיומה של ועדה כזו, מאחר שלפני שליחים נקרות הזדמנויות רבות למפגשים שבהם אפשר שיינתנו להם מתנות. על המשרד להנחות את שליחיו בחו"ל לנהוג במתנות שקיבלו על פי כל דין ולדאוג לכך שהשליחים ידווחו לו על קבלתן.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד להפיק לקחים מהליקויים בתפקודן של שתי קצינות המינהלה בשגרירויות בזאגרב ובבלגרד ולמנות לנציגויות קציני