הנהלת בתי המשפט . ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט נמצא כי שלא בהתאם לנטען, הב"ה מחזיקה צווים המחוללים אוטומטית במערכת163. משכך, בידיה האפשרות לחולל צווים באופן אוטומטי ולשלוח א ת הצווים ואת הנתונים שמופיעים בהם באמצעות ממשק ממוחשב. צווי בית המשפט כוללים נתונים קריטיים לביצוע סמכויות גופי הממשל, אכיפה ומימוש זכויות עצורים. במועד סיום הביקורת, מתוך 25 צווים שמחוללים באופן אוטומטי יש ארבעה סוגי צווים שהמזכירות מעבירה בשלמותם בממשק ממוחשב - עיכוב יציאה מהארץ והתליית רישיון נהיגה וצווי הביטול שלהם. ישנם לכל הפחות כ-1.4 מיליון צווים, פקודות והודעות שחוללו באופן אוטומטי בשנים2017 - 2019165 . מתוכם, כ-300 ( אלף הועברו בממשק בשלמותם21% .) מממצאי השאלון שביצע משרד מבקר המדינה עולה, כי מתוך 57 ממשקים שמנהלים גופי הממשל עם הב"ה, רק ב -7 ממשקים שיטת הממשק ממוחשבת במלואה. לעומת זאת, עמדת הב"ה היא כי ישנם 14 ממשקיםכאלה 122 ,. דהיינו פעולות שלעמדת הב"ה יכולות להתבצע באמצעות ממשק ממוחשב, מבוצעות בפועל על ידי גופי הממשל באופן ידני. מומלץ שהב"ה תסיים את הטיפול בממצאים שהועלו בסקר הסיכונים ובבדיקת החדירה, ובפרט אלו שדרגת חומרתם גבוהה, על מנת להבטיח את ההגנה על המידע הרגיש האגור במערכת, שלמותו וזמינותו. כאמור, הב"ה לא הגדירה תבחין עבור "הרחבה משמעותית" של עבודת תחזוקה (שו"ש) כפרויקט או "פרויקט משמעותי" וממילא אינה מבצעת ניהול סיכונים פרויקטלי לשו"שים שהיו אמורים לעמוד בתבחין האמור. כמו כן, הב"ה לא מבצעת ניהול סיכונים לפני העלאת כל גרסה חדשה, שלא בהתאם לנוהל שלה. משרד מבקר המדינה ממליץ כי כדי למנוע כפילות מערכות , הב"ה תבחן מחדש את הפתרונות המוצעים במסגרת מרכב"ה. ככל שתמצא הב"ה שמערכת מרכב"ה אינה עונה לצרכיה, מומלץ כי תטמיע במערכת שרו"ת דוחות ביצוע אשר יאפשרו הצגה של אומדן התקציב המקורי של כל פעילות מול הביצוע בפועל, זאת כדי להבטיח זיהוי של חריגות תקציביות וטיפול בהן מבעוד מועד. לדעת משרד מבקר המדינה, בהיעדר ניהול סיכונים ברמת השו"שים וברמת הגרסאות, לא ניתן לזהות את הסיכונים בהם ולא ניתן לצמצם את הסיכוי להתרחשותם ואת מידת השפעתם אם יתממשו. משרד מבקר המדינה, ממליץ כי הב"ה תבצע תהליך ניהול סיכונים סדור עבור תהליכי פיתוח שו"שים בהתאם לנוהליה, שכן הרחבה משמעותית של המערכת אמורה להתנהל כפרויקט חדש (שבו נדרש בין היתר לבצע נ יהול סיכונים). הסתפקות בביצוע ניהול סיכונים רק בגרסאות מרכזיות ובשינויים תשתיתיים מרכזיים, ללא תבחין ברור להיותם כאלה, עלולה להביא לחריגות ניכרות מלוחות הזמנים, מהעלויות ומהתכולה, שנקבעו לביצוע השו"שים. איכות הבקרה התקציבית שמקיימת הב"ה אינה מיטבית שכן מערכת הבקרה שמשרתת אותה - מערכת שרו"ת אינה מתממשקת עם מערכת מרכב"ה, דבר המונע מהב"ה להציג את הביצוע התקציבי שלה מול התכנון. מוצע כי הב"ה תְמַפה את צווי בית המשפט ותבחן את היתכנות הפיכת סוגי צווים נוספים שמחוללים באופן ידני לאוטומטיים, ככל האפשר. על הב"ה להעביר לגופי הממשל צווים אוטומטיים בממשק ממוחשב, וככל שיידרש, גם את הנתונים שעל בסיסם מחוללים הצווים. הגברת השימוש בצווים האוטומטיים תקל על המזכירות את הכנת הצו, וכן תקל על גופי הממשל את הזנת הנתונים מהצו. מוצע כי הב"ה תגבש תוכנית ארצית להעלאת שיעור פתיחת התיקים באמצעות האתר ותבחן , בשיתוף משרד האוצר , שימוש בתמריצים לפתיחה מקוונת, כגון תשלום אגרה מופחתת, כפי שנעשה באוסטריה, ליטא, פולין וסלובניה135. מנתוני הב"ה עולה כי גופי הממשל פתחו 30% מהתיקים באמצעות ממשק ממוחשב. יתרה מכך, מן התרשימים עולה כי במהלך התקופה הנבחנת , רק תביעות תעבורה במשטרת ישראל והאפוטרופוס הכללי במשרד המשפטים פתחו תיקים באמצעות ממשק ממוחשב. עוד עלה כי למעט משרד הרווחה, השימוש באתר נט המשפט על ידי גופי ממשל הוא מזערי. עלה כי המזכירות אינה מתקנת במערכת את רישום סעיפי העבירה או את פרטי האישום במקרה של הגשת כתב אישום מתוקן או הסדר טיעון. משכך, רישום סעיפי העבירה בתיק בית המשפט אינו משקף את השינוי משלב הגשת כתב האישום לשלב גזר הדין. עלה כי מערך ההרשאות שהב"ה מגדירה אינו תואם את המבנה הארגוני של גופי הממשל ואת הרכב כוח האדם בהם. ההליך אינו מאפשר לגורמי אכיפת החוק אפשרות פשוטה, מיידית ובלתי תלויה להשיג מסמכים מתוך תיקי בית המשפט באמצעות האתר. ואולם, ההרשאות לשימוש באתר אינן חלופה אפקטיבית לממשקי עבודה ממוחשבים בין גופי הממשל להב"ה, וזאת מכמה טעמים: בחלוף עשור מתחילת השיח בנושא מוצע ל משרדי המשפטים וביטחון הפנים, בשיתוף הב"ה והגורמים הרלוונטיים, להסדיר את סוגיית השימוש בקובץ חקיקה אחיד. מן הראוי כי הב"ה תבחן את עמדתה בעניין הפגיעה בעקרון הפרדת הרשויות אם המזכירות תשלח את רכיבי הענישה באמצעות ממשק ממוחשב. מתן הרשאות לאתר נט המשפט למשתמשים בגופי ממשל באופן שאינו תואם את הליכי העבודה ואת חלוקת האחריות הפנימית בגופים אלו פוגע ביעילות האתר ובעבודת גורמי אכיפת החוק. במצב הדברים, השימוש באתר נט המשפט הוא חלופה שאינה נותנת מענה להיעדר ממשקים ממוחשבים. עד השלמת הממשקים הממוחשבים, על הב"ה להסדיר את הפערים הקיימים במערך מתן ההרשאות והשימוש באתר. מסירת פרוטוקולים והחלטות בשני ערוצים מקבילים (מקוון - במקרה של היעדרות נציג המדינה מאולם בית המשפט, או ידני - במקרה של נוכחותו שם) מסרבלת את הליכי העברת המידע בין הגופים. כמו כן, שיטת דיוור זו אינה מיטבית בכל הנוגע לצורך בשלמות מאגרי המסמכים של גופי הממשל ובמהימנותם. מומלץ כי הב"ה תמסור את כל המסמכים שנערכים באולם בית המשפט באופן מקוון. משרד מבקר המדינה מציין לחיוב את הבדיקה המקיפה שעשתה יה"ב על הב"ה בשנת 2018 , וממליץ לבצע במהלך שנת 2022 , בתיאום בין שני הגופים, מעקב אחר תיקון הליקויים שהועלו בבדיקה הראשונה. עוד מומלץ כי הב"ה תגבש תוכנית רב- שנתית לביצוע מבדקי איכות בהיבטי אבטחת מידע באופן שוטף. מהאמור לעיל עולה כי הגם שהב"ה הגדירה את החיבור ל-SOC הממשלתי יעד מרכזי ב- 2018, חיבור זה טרם הושלם. הב"ה מיישמת פתרון ביניים לשימוש ב-SOC באמצעות ספק חיצוני. מומלץ כי הב"ה תפעל בשיתוף יה"ב לפתרון הקשיים הטכניים האמורים לצורך השלמת החיבור ל-SOC ,הממשלתיזאת כדי לאפשר ניטור שיסייע במניעת אירועי אבטחת מידע ולקבל תובנות כלל -ממשלתיות שאין היא יכולה לקבל מהספק הפרטי. בשנת 2004 הגדירה הב"ה יעדים ברורים למערכת נט המשפט שתכליתם מעבר לתפיסה של "תיק אלקטרוני - בית משפט ללא נייר". תפיסה זו מתבססת על ניהול מקוון של ההליך המשפטי – כלומר על כך שהמזכירות והגורמים המעורבים בהליך יבצעו פעולות באופן ממוחשב. שינוי המודל ומעבר לעיקרון "בית משפט עם פחות נייר" אינו משנה מן הצורך כי הב"ה תפעל לפיתוח ממשקים ממוחשבים ואתר נט המשפט ו להגברת השימוש בהם לצורך ייעול הטיפול בהליכים משפטיים. הממצאים בפרק זה מעלים כי המזכירות, הציבור הרחב וגופי הממשל מבצעים את מרבית הפעולות באופן ידני וכי הממשקים שהב"ה מציעה אינם משנים את דפוסי העבודה הידניים ברוב המוחלט של גופי הממשל. עוד עולה כי הסיבות למצב הקיים הן: פערים בתהליכי העבודה הקיימים במזכירויות באמצעות המערכת; היעדר עידוד לאדם הפרטי לבצע פעולות באמצעות האתר; אי -הסדרת הליך קבלת ההחלטות למיסוד ממשקים ממוחשבים מול גופי ממשל; משכי הזמן לטיפול בבקשות לממשקים ממוחשבים; חסמים להקמת ממשקים ממוחשבים מול גופים אלו, כגון היעדר הליך היזון חוזר ושימוש בממשקים גנריים שאינם תואמים את צורכי גופי הממשל; האתר נט המשפט אינו חלופה מספקת לניהול מקוון על ידי גופי הממשל. עלה כי הב"ה הביעה התנגדות לפירוק פסק הדין ולשליחת נתוני העבירות בממשק, וכפועל יוצא מכך לקידוד עבירות אחיד. ואולם, היא לא פירטה את עמדתה בחוות דעת משפטית קונקרטית. מוצע כי הב"ה תסדיר נוהלי עבודה משותפי ם מול גופי הממשל להסברת דרכי השימוש בממשקים הממוחשבים הקיימים. מוצע כי הב"ה וגופי הממשל יְמַפו את תהליכי העבודה במלואם, וכן את הקשרים והזיקות בין כל תהליך ותהליך. לאחר מכן, ומתוך ראייה רחבה של מכלול תהליכי העבודה וזיקותיהם, יוכלו הב"ה וגופי הממשל לגבש תוכנית עבודה יעילה ומובנית לפיתוח ממשקי עבודה ממוחשבים. על הב"ה לפעול ליצירת הליך סדור לקבלת החלטות על שו"שים שהיא או גורמי ממשל מבקשים. בהקשר זה , עליה להסדיר את תחומי האחריות בין הוועדות השונות בהב"ה. כמו כן, עליה להרחיב את הפירוט במתווה הקיים וליתן מענה להיבטים הבאים: מיסוד שיתוף הפעולה מול גופי הממשל השונים, קביעת מתווה לגיבוש הסכמות בין הצדדים וזהות הגורם המכריע במקרים של חוסר הסכמה; קביעת לוחות זמנים ברורים לקידום הפיתוח, לפיקוח ולבקרה עליהם; העלאת שיקולים רלוונטיים שלא נשקלו עד כה בשלב אישור פיתוח הממשק, בהתאם להנחיות רשות התקשוב בתחום ובחינה פרטנית של תחולת עקרון הפרדת הרשויות בנוגע לכל ממשק מבוקש. מתשובת הב"ה עולה כי היא לא הגדירה תבחין לקביעת מידת המרכזיות של פעילות כזו או אחרת, ומשכך - אין היא עומדת בהנחיית רשות התקשוב הנוגעת לצורך להבחין בין הרחבה משמעותית ובין פעילות תחזוקה. הסתפקות בניהול גרסה כפרויקט אינה עונה על הצורך של הגדרה וזיהוי של השו"שים שיש לנהל כפרויקט נפרד. מומלץ כי הב"ה תקבע תבחין כמותי משלה להגדרת שו"ש כפרויקט או תאמץ את הגדרות רשות התקשוב. לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון ש הב"ה לא קבעה תבחין ל"הגדרה משמעותית" , ולפיכך אינה מנהלת תקציב פרטני לשו"שים העומדים בתבחין זה אלא מסתפקת בניהול מעקב על מסגרת ההתקשרות השנתית עם ספקי היישומים והתשתיות, אי אפשר לעקוב אחר ביצוע התקציב ברמת הגרסה, שכן גרסה היא אוסף שו"שים. במצב זה אף אי אפשר לזהות חריגות תקציביות. .מן הלוחות עולה כי המזכירות מסרה כ-59% מהמסמכים שנרשמו במאגר באמצעות אתר נט המשפט וכ -29% מהמסמכים באמצעות דואר רשום. שיעור דומה נמצא בשליחת משימת דיוור: כ-56% ממשימות הדיוורנשלחו באמצעות ה אתר וכ-31% ממשימות הדיוור נשלחו בדואר רשום. כשמסמך נשלח שלא באמצעות ממשק ממוחשב, המזכירות מזינה את נתוני מועד השליחה וההמצאה באופן ידני. מבין 53 מיליון מסמכים שהומצאו ונרשמו במאגר ההמצאות, ב-20% הייתה הזנת המועדים שגויה, כךשאי אפשר לדעת כמה זמן חלף ממועד השליחה עד מסירת המסמך159. נמצא כי הב"ה אינה מחייבת את המזכירות להזין במערכת הממוחשבת את כל ההמצאות שהיא מבצעת, ובפרט את מועד שליחתן ומסירתן ואת דרך מסירתן. כך, למשל, המזכירות עלולה שלא לרשום המצאות הנעשות באמצעות הפקס ובאופן דחוף. יוצא אפוא כי הב"ה אינה מנהלת את תיעוד דיוור המסמכים במלואו באמצעות המערכת. לאור החשיבות שבשמירה על תיעוד בנוגע לביצוע המצאה ומועדה, ועל מנת לממש את תכלית מערכת נט המשפט - ניהול תיקי בית המשפט באופן אלקטרוני - על הב"ה לוודא שכל ההמצאות נשמרות במערכת באופן אחיד ומסודר, ללא תלות בשיטת הדיוור. מומלץ כי הב"ה תאמץ את הנחיית רשות התקשוב בנוגע ל"הרחבה משמעותית" ותגדיר בנוהליה את ההבחנה בין שו"שים שוטפים לבין הרחבה משמעותית של מערכת קיימת, זאת באמצעות תבחין כמותי משלה או על פי הנחיית רשות התקשוב. במצב הדברים הנוכחי בו אין הגדרה לכך, לא ניתן להבטיח ניהול שו"שים כפרויקטים, גם אם מדובר בשו"שים עתירי תקציבים או מורכבים במיוחד. היעדר הממשקים מביא להקצאת משאבי ם חומריים, סביבתיים ואנושיים רבים אצל גופי הממשל. מוצע להב"ה לקדם ממשקים ממוחשבים להגשת בקשות ומסמכים על ידי גופי הממשל, חלף הגשה פיזית או באמצעות האתר. הגשת בקשות ומסמכים באמצעות ממשק אף עשויה לעקוף את הקשיים הקיימים בהליך ההגשה באתר (ראו בעניין זה בפרק על אתר נט המשפט כחלופה לממשק ממוחשב). יצוין כי מהתיעוד שהעבירה הב"ה עולה כי בעוד הגרסאות מנוהלות כפרויקטים, השו"שים המרכיבים אותן אינם מנוהלים בצורה מפורטת דיה (מבחינת לוחות הזמנים, הקשרים בין הפעילויות, משכי הפעילויות והמשאב ים הנדרשים). שו"שים בתוכנית העבודה הפרויקטלית (של הגרסה) כוללים משימה אחת או שתיים, ולעיתים מנוהלים כפרויקטים בפני עצמם (לרבות משאבים, תכולה, לוח זמנים, אחריות ועוד) - ללא תבחין הקובע מתי שו"ש ינוהל כפרויקט ומתי כמשימה. לדעת משרד מבקר המדינה, מומלץ כי הב"ה תנהל את השו"שים בהתאם לנוהליה המבוססים על הנחיות רשות התקשוב, תוך זיהוי הרחבות המערכת המשמעותיות אותן יש לנהל כפרויקט ולא כפעילויות שוטפות בשלב התחזוקה. במסגרת זו מומלץ כי אומדני עלויות יוכנו גם לעלויות שהב"ה נושאת מתקציבה. עוד נמצא כי על אף הודעתה של הב"ה בנושא זה למשרד מבקר המדינה לפני כעשור235, עד מועד סיום הביקורת הנוכחית הב"הלא ביצעה סקרי שביעות רצון בקרב משתמשי המערכת החיצוניים. בהיעדר נתונים בדבר שביעות הרצון מצד המשתמשים החיצוניים אין באפשרות הב"ה לדעת מה הם החסמים והקשיים העומדים בפניהם, וממילא אינה יכולה לטפל בהם. מומלץ כי הב"ה תבצע מעת לעת בחינה עצמאית ומקיפה של שביעות הרצון בקרב משתמשי המערכת הפנימיים והחיצוניים, על מנת לשפר את המערכת ולהתאימה לצרכיהם, תוך מיקוד בנושאים שנמצאו כמשפיעים ביותר על שביעות הרצון של המשתמשים.
נמצא כי הב"ה לא הסדירה את מלוא הסמכויות המשיקות בין שתי הוועדות. בעקבות זאת , הוועדה להעברת מידע דוחה את הפונים על הסף מבלי להגיש לוועדת שו"שים בקשה מפורטת לפיתוח במערכת לצורך הפקת מידע לשם מילוי סמכויותיהם כחוק189. כמו כן, המשרדים הרלוונטיים אינם יכולים להחיל על הבקשה הזאת את התמריצים הכספיים מכוח החלטת ממשלה 1933 . מוצע להב"ה להשלים את הסדרת הממשקים בין שתי הוועדות, היות ששתיהן עוסקות בהיבטים משלימים ליצירת ממשקי עבודה ממוחשבים מול גופים ציבוריים הדורשים העברת מידע. בהקשר זה מוצע כי ייקבע שעל הוועדה להעברת מידע להפנות פונים המבקשים נתון שאינו קיים במערכת הממוחשבת להגיש בקשה מתאימה לוועדת השו"שים, ולא לסרב להם באופן גורף. עוד מוצע כי שכשמופנית לשו"ש בקשה הקשורה למערכת נט המשפט וכוללת העברת מידע בין גופים, על ועדת שו"שים להנחות את מג יש הבקשה להעביר את בקשתו במקביל לוועדה להעברת מידע, או לחלופין, ליצור ממשק מקוון פנימי לבקשות אלו.