מטלות רוחב ומטלות בין-משרדיות . מערך הגיור הממלכתי בישראל על אגף הגיור להאיץ את הקמת מערכת המחשוב החדשה ולהתארגן לקראת הנחיית המחוזות לגבי אופן איסוף הנתונים והזנתם, כיוון שהם משמשים מקור מידע של האגף. מערכת מחשוב טובה צריכה לספק לאגף הגיור ולכל הגורמים השותפים להליך הגיור את המידע הנחוץ להם; כלי זה ישפר את השירות הניתן לפונים להתגייר ולמתגיירים עצמם. קיים חשש כי בשל תנאי הסף שנקבעו נדחים גם נתינים זרים שאין להם מניעים זרים, וכל כוונתם היא להצטרף לעם היהודי או להינשא לבני זוגם היהודים אך ורק על פי ההלכה היהודית. כנות כוונתם של אלה להתגייר וההיבט האזרחי של בקשתם אינם נבחנים במסגרת תת-ועדת החריגים או במסגרת הוועדה עצמה, כיוון שבקשתם נדחית על הסף. להלן הפרטים: תנאי הסף נקבעו כאמור על ידי ועדת החריגים וסוכמו בנוהל- על דעת שר הפנים, שר המשפטים והרב הראשי - בהתאם למדיניות ההגירה של מדינת ישראל. נוכח זאת בחר מבקר המדינה שלא לחוות דעתו על הקביעות המהותיות בנוהל. עם זאת, הוא מוצא לנכון להביא לידיעת הגורמים האמורים את הטענות שלפיהן התנאי הקובע כי לא תידון בקשה לגיור של נתין זר הנמצא במעמד ארעי (א/5 ) פחות משנה, פוגע בעיקר בבני זוג של אזרחי ישראל, ובפרט באלה שמבקשים להינשא אך ורק על פי ההלכה היהודית. זאת כדי שיוכלו לשוב ולשקול אם יש מקום לערוך שינויים במגבלה האמורה. עם זאת, הביקורת מצאה כמה בקשות שהגיעו לדיון בוועדת החריגים אחרי שחלפו למעלה משלושה חודשים מיום שהוגשו, ולעתים אף למעלה משנה. הביקורת העלתה כי העיכוב חל בשלב שבין קיום הריאיון עם רכז המחוז (אחרי שנמצא שהבקשה עומדת בתנאי הסף) ועד העברת התיק לדיון בוועדת החריגים. הביקורת גם העלתה כי ביוני 2012 פנתה עורכת דין בשם תשעת מרשיה לוועדת החריגים, וקבלה על כך שטרם התקבלו תשובות הוועדה לתשע הבקשות שהגישה כשנתיים קודם לכן. עד מועד סיום הביקורת, אוגוסט 2012 ., לא שלחה ועדת החריגים תשובה עניינית לעורכת הדין נמצא כי אף על פי שאגף הגיור מצהיר בתכנית העבודה שלו כי הוא האחראי לשיבוץ המתגיירים, בפועל הוא כמעט אינו מעורב בנושא ופעילות זו נעשית בעיקר על ידי המכונים עצמם, כמפורט: לדעת משרד מבקר המדינה, במצב הדברים שתואר הייתה לאגף הגיור ולמשרד הקליטה אחריות משותפת לנושא התמיכות במכונים המכינים מועמדים לגיור. לפיכך, היה עליהם לפעול במשותף למניעת העיכוב בהעברת התמיכות. נמצא כי עד מועד סיום הביקורת, באוגוסט 2012 , קיבל רק מכון אחד מקדמה לתמיכה המגיעה לו, על סך כ- 850,000 ש"ח. סכום זה הוא כ- 30% מסך כספי התמיכות שאושרו לכלל המכונים לשנת 2011 (3 מיליון ש"ח). מכאן שהליכי הטיפול הת ארכו מעל ומעבר למועדים המאוחרים ביותר לביצוע שנקבעו בנוהל התמיכות, וגרמו לעיכוב ניכר בהעברת התמיכות למכונים. 1. : הליכי הפיקוח והבקרה משרד מבקר המדינה בדק את הליכי הפיקוח והבקרה שמקיים אגף הגיור על מכוני הגיור, ומצא כי הם אינם מנוהלים לפי סדרי עבודה שיטתיים ומובנים, כמפורט: .הביקורת העלתה כי אין לאגף הגיור תכנית עבודה תקופתית בנושאי פיקוח ובקרה, וכי הוא פועל ללא סדרי פיקוח שיטתיים. יצוין כי עד מועד סיום הביקורת גם לא הייתה לו תכנית עבודה לשנת 2012 בנושא הפיקוח והבקרה על המכונים. הנחיית הרב הראשי נועדה ליצור סדר ואחידות בתהליך ההכרה בגיור לא ממלכתי, ולפיכך על הנהלת בתי הדין הרבניים להתאים את הנחיותיה ופעילותה להנחיות הרב הראשי ולוודא שההנחיות בעניין זה יבוצעו במלואן. .הביקורת העלתה כי לבית הדין המיוחד לקטינים לא הייתה מ ערכת נתונים ממוחשבת, וכי כל המידע על המתגיירים הקטינים נוהל באופן ידני. רק עם סיום הליך הגיור הועברו נתוניהם של הקטינים שהתגיירו לאגף הגיור, לצורך הזנתם למערכת הממוחשבת ולהוצאת תעודת המרה. הועלה כי עם העברת פעילותו של בית הדין לירושלים, ביוני 2012 , הועברולאגף הגיור תיקי גיור של קטינים שלא סיימו את ההליך. מעיון בכמה מהתיקים עולה כי חסרים בהם מסמכים המלמדים באיזה שלב הופסק הליך הגיור. מכאן שאין אפשרות לקיים מעקב ובקרה אחר הליכי הגיור של כלל הקטינים. מהאמור לעיל עולה שהנחיות מנהל בתי הדין הרבניים בדבר אישור הליך גיור שלא נערך במסגרת מערך הגיור הממלכתי, אינן עולות בקנה אחד עם הנחיית הרב הראשי. .נמצא כי המידע הנמצא במערכת אביבים אינו מלא ולא תמיד מעודכן. כך, למשל, חסר מועד לתחילת תוקף רישיון הישיבה בישראל; וחסרה היסטוריית רישיונות הישיבה בישראל. בעקבות זאת, בכמה מקרים דחתה ועדת החריגים על הסף וללא הצדקה בקשות לגיטימיות, או לחילופין דנה בבקשות שעל פי הנוהל צריך היה לדחותן על הסף: לדוגמה, בקשות של מבקשים להתגייר שעל פי המידע במערכת אביבים היו במעמד תיי ר אושרו על ידיה, והמבקשים להתגייר רואיינו אצל רכז המחוז; ענייניהם של המבקשים הובאו לדיון בתת -ועדת החריגים, ובמהלך הדיונים דיווחה נציגת משרד הפנים כי לפי המידע שברשותה, המבקשים אינם במעמד תייר אלא נמצאים בשלבים ראשונים של הליך מדורג להסדרת מעמדם כבני זוג של אזרחים ישראלים. (ב) הביקורת העלתה כי מיולי 2011 , מועד פרסום ההנחיה של הרב הראשי, ועד יוני 2012 נפתחו בבתי הדין הרבניים 44 תיקים לאישור גיורים שנערכו בבתי דין פרטיים בארץ, וזאת בניגוד להנחיית הרב הראשי. 35 מהם הועברו לבחינתו ולהחלטתו של ה רב הראשי, ואילו תשעה מהם לא הועברו אליו, ובית דין רבני אף אישר את הגיור. להלן דוגמאות: 1. עד שנת 2005 היו עובדי מחלקת מילות וטבילות שייכים למועצו ת הדתיות שבשטח שיפוטן נמצא מקווה הטהרה. בשנת 2005 הורתה נש"ם למשרד ראש הממשלה להעסיק את עובדי מחלקת מילות וטבילות כעובדי מדינה - לפי שעות עבודה ולא לפי תפוקות. הביקורת העלתה כי עובדי המחלקה אמנם נקלטו כעובדי מדינה, אולם העסקתם לא הוסדרה במלואה ועד מועד סי ום הביקורת הם מועסקים עדיין לפי תפוקות. במצב הזה ישנו קושי להשיג את אחד מעובדי המחלקה במקרים שבהם יש צורך לבצע טבילה בודדת או טבילות מעטות, והדבר עלול לגרום לעיכוב בטבילה. פנייתו של מנהל אגף הגיור אל נש"ם, בפברואר 2012 ., לא הביאה לשינוי המצב משרד מבקר המד ינה מעיר כי על נש "ם ועל משרד ראש הממשלה להסדיר את אופן העסקתם של עובדי מחלקת מילות וטבילות, בהתאם להנחיות נש "ם שניתנו כבר בשנת 2005 , ולוודא שאופן העסקתם אינו פוגע בשירות הניתן לאוכלוסיית המתגיירים. נכון למועד סיום הביקורת, אוגוסט 2012 , טרם הסתיימו הבדיקות וההכנות הנדרשות למימוש התכנית להקמת כיתות ללמידה מרחוק, וממילא טרם הוחל ביישומה. נמצא כי היעדר משפחה מלווה מהווה לעתים חסם המעכב את סיום הליך הגיור, כמפורט: על אגף הגיור לבחון את הסיבות שבגללן הופיעו מתגיירים בפני בית הדין בלא שהייתה להם משפחה מלווה מתאימה, ולפעול כדי למנוע הישנות מקרים כאמור. נמצא כי עד מועד סיום הביקורת לא נעשתה במכונים המכשירים לגיור ביקורת כספית על ידי משרד רואה חשבון. זאת אף שהתמיכה ניתנת מדי שנה, ובמהלך השנים הצטברה לכמה מיליוני שקלים. הביקורת העלתה כי במשך השנים עסקו כמה גורמים ב שאלת אופן העסקת דייני הגיור, והוגשו המלצות להסדרת הנושא. אולם הלכה למעשה, עד מועד סיום הביקורת, אוגוסט 2012 , טרם בוצעה החלטת הממשלה מ- 2008 :. להלן פירוט השתלשלות העניינים .משרד מבקר המדינה מעיר כי על משרד ראש הממשלה ועל נש"ם לעקוב אחר עומסי העבודה בבתי הדין, לבחון את התקן שנקבע, את היקף כוח האדם הקיים ואת האיוש מחדש של תקנים של דיינים שסיימו את כהונתם, וכל זאת בהתאם לצורך. התברר כי אין אחידות בין המחוזות בהזנת הנתונים למערכת הממוחשבת, ועל כן הנתונים שבידי אגף הגיור אינם שלמים. במצב כזה המערכת אינה יכולה לשמש כלי עבודה אמין בידי האגף. לדוגמה: על פי נתוני המערכת לשנת 2010 למדו בכל המכונים651 תלמידים ו-389 מהם התגיירו; אולם באותה שנה הנפיקה המערכת כ - 3,700 .תעודות המרה ניתוח הנתונים שהוזנו על ידי המחוזות העלה כי ברשימותיהם נכללו 22 .מכוני גיור שלא היו מוכרים כלל לאגף הגיור מאחר שהנתונים המצויים במערכת הממוחשבת הם חלקיים, אין למנהל האגף כלי ניהולי משמעותי לפיקוח ולבקרה על הליך הגיור, להפקת דוחות בכל רגע נתון ולאיתור מועמדים שפנו לקבל מידע על הליך הגיור אך לא המשיכו בו. משרד מבקר המדינה מעיר כי הטיפול של משרד ראש הממשלה במכרז לרכישת שירותי הטפת דם למתגיירים היה לקוי, ואף גרם עיכוב בסיום הליכי הגיור ועגמת נפש למתגיירים רבים. על משרד ראש הממשלה לבחון את הליקויים ולהפיק מהם את הלקחים הנדרשים, כדי למנוע הישנות מקרים דומים בעתיד. כן עליו לפעול ל אלתר לסיום בחינת ההצעות שהוגשו במכרז, שהליכיו החלו לפני יותר משנה. הביקורת העלתה כמה ליקויים בפעולות שביצעה ועדת המכרזים של משרד ראש הממשלה לקידום רכישת שירותי המוהלים לבי צוע הטפות דם, כמפורט להלן: .משרד מבקר המדינה מעיר כי על אגף הגיור, בסיוע גַנָּז המדינה, להשלים את המהלך שהחל בו - איתור, סריקה וריכוז ממוחשב של מסמכי הגיור שהונפקו בארץ על ידי כלל מוסדות המדינה, רבני הערים וארגונים אחרים - כדי לאפשר נגישות מלאה לתעודות ההמרה. כמו כן, על אגף הגיור לקבוע סדרי עבודה שיאפשרו לכלל הגורמים העוסקים בגיור לעדכן אותו באופן שוטף ושיטתי בדבר כל הגיורים שהם מבצעים, ובכלל זה להעביר אליו העתקים של מסמכי הגיור. משרד מבקר המדינה מעיר כי הדפסת התעודות המוקדמות היא פעולה פסולה, שכן בשל החתימה האלקטרונית המצורפת להן הן זהות לגמרי לתעודות החתו מות בחתימה אלקטרונית אשר מונפקות לאחר אישור השלמתו של הליך הגיור על כל שלביו, והדבר עלול להטעות ואף להיות מנוצל לרעה במקרים שהליך הגיור לא אושר. הנפקת תעודת המרה היא השלב הסופי המעיד על סיום הליך הגיור הממלכתי ועל סגירת תיק הגיור, ועל כן יש להנפיקה על פי כל הכללים ורק לאחר סיום כל השלבים הנדרשים. אי-הקפדה בעניין זה או דילוג על אחד השלבים עלולים לעורר ספקות בדבר מעמדו האישי של המתגייר ובעתיד גם בדבר צאצאיו. זאת ועוד, על אגף הגיור להמשיך לפעול לקיצור פרק הזמן שבין מועד סיום כל שלבי הגיור ועד מועד הנפקת תעודת ההמרה. .מהנתונים עולה כי במהלך השנים 2009 -2011 היה עיכוב בהנפקת תעודת ההמרה לחלק מהמתגיירים, וכי בשנת 2012 חל שיפור בקצב הנפקת התעודות. עוד עולה כי כשליש ( 24%-34% ) מתעודות ההמרה שהנפיק אגף הגיור במהלך השנים 2009 - 2011 , הונפקו עבור מתגיירים שחלקם סיימו את הליך הגיור עוד לפני שנת 2009 . מכאן שהנתונים לגבי מספר המתגיירים שפורסמו לציבור בשנים אלה היו גבוהים ממספר המתגיירים האמיתי באותה שנה. משרד מבקר המדינה מעיר כי הליך גיור תקין מסתיים בהנפקת תעודת המרה. על אגף הגיור לפעול לכך שלכל מתגייר שהשלים את השלבים הנדרשים תונפק תעודת המרה במהירות האפשרית. משרד מבקר המדינה מעיר לגורמים האחראים שעליהם להחיש את טיפולם בפרסום האמור, עקב חשיבותו לציבור העולים. יתרה מכך, עליהם ליידע את ציבור העולים בדבר החשיבות שבבירור יהדותם מבעוד מועד. משרד מבקר המדינה מעיר כי בשל העובדה שאגף הגיור מעביר תקציב ותמיכות למכונים הוא רשאי לקבוע לה ם תנאים הנוגעים לאופן התנהלותם הכספית, בין היתר בנושא גביית תשלומים מהלומדים. משרד מבקר המדינה מעיר כי כדי שלא להכביד על המתגיירים, על אגף הגיור לנקוט פעולות להגדלת מספר המקוואות, בהתאם למגבלות החלות עליו על פי כל דין, כך שתהיה פריסה נאותה של מקוואות בכל רחבי הארץ. משרד מבקר המדינה בדק את הליך הנפקת תעודות ההמרה ומצא תעודות המרה חתומות בחתימה אלק טרונית של ראש מערך הגיור בעשרות תיקי גיור שנפתחו באגף הגיור, זאת בעוד שהתאריך שהן נשאו היה מוקדם יותר מהמועד שבו אישר נציג הרב הראשי את השלמתו של הליך הגיור כנדרש - התעודות הללו לא נמסרו למתגייר. עוד נמצא כי לאחר אישורו של נציג הרב הראשי הונפקה תעודה נוספת, זהה לתעודה הראשונה למעט התאריך שהיא נושאת (שהוא מאוחר יותר). איחור עובדים המעניקים שירות לציבור, ובעיקר דייני גיור המכריעים בסוגיות אישיות ורגישות, פוגע בהתנהלות בית הדין לגיור, בתקינות ההליכים המתנהלים בו ובקהל המתגיירים. לדעת משרד מבקר המדינה, אם יתברר שעדיין קיימת תופעה של איחורים, על אגף הגיור לשקול יחד עם הרב הראשי לנקוט צעדים משמעתיים ואחרים כדי למגר את התופעה וכדי להבטיח שדייני הגיור יפתחו את ימי הדיון במועדם. .משרד מבקר המדינה מעיר כי לנוכח העובדה שהדרישה למשפחה מלווה היא תנאי לסיום מוצלח של הליך הגיור, על אגף הגיור לקיים באופן סדור ומובנה פעולות הנחיה, הדרכה וייעוץ למשפחות המלוות. מתן מענה ראוי בתחום זה מחייב קיום ערוצי קשר שוטפים בין האגף למשפחות. נוסף לכך, יש צורך בחוברת הדרכה שתשמש את המשפחות בליווי המתגייר, ולפיכך על האגף לבחון אם ניתן לעשות שימוש בחוברות שהופקו בעבר או שיש להפיק חוברת חדשה. לדעת משרד מבקר המדינה, על אגף הגיור לבחון את ההשלכות שיש לשינוי המהותי בתפקיד שליח בית דין על המתגיירים, ולבדוק אם ההגדרה החדשה והאופן שבה היא מיושמת תואמים את ההנחיה בדבר סיוע בכל שלבי הליך הגיור. על אגף הגיור להציג את תוצאות בדיקתו לרב הראשי, כדי שהלה יחליט כיצד ראוי להסדיר את הנושא ולעגן אותו בכללי הדיון32 . היעד של הגדלת מספר המתגיירים מקרב העולים שאינם יהודים על פי ההלכה נקבע במטרה לאפשר לעולים אלה להשתלב השתלבות מלאה בחברה הישראלית, ובין היתר להינשא בישראל כדת משה וישראל. משרד מבקר המדינה ממליץ לאגף הגיור לפעול, בשיתוף אנשי מקצוע וגופים נוספים שעוסקים בתחום הגיור, לבחינת הגורמים לאי-העמידה ביעד שנקבע בהחלטות הממשלה ו לפעול להשגתו, ובכלל זה לפעול לצמצום הנשירה של מתגיירים מתהליך הגיור. נמצא כי החלטת הממשלה לא יושמה: שמה של ועדת השרים לא שונה, לא הוקמה ועדת ההיגוי, וממילא לא נמסרו דיווחים לוועדת השרים. לפיכך גם לא התקיימו פעולות המעקב והבקרה אחר עבודת מערך הגיור, בניגוד לנדרש בהחלטת הממשלה. בכך אף נפגעה היכולת לשפר את פעולות מערך הגיור בהתאם ליעדים שהוצבו לו. מכאן שנושא הגיור, שוועדת חלפון והממשלה בהחלטתה קבעו כי הוא ראוי לטיפולן של ועדת שרים ושל ועדת היגוי, לא קיבל את ההתייחסות הראויה. בפועל, התפוגגו ההחלטות בדבר הקמת ועדת שרים ּוועדת היגוי שהיו אמורות להבטיח את קידום נושא הגיור. משרד מבקר המדינה מצא אי -התאמות בין ההליכים המתקיימים הלכה למעשה לבין הוראות מסוימות בכללי הדיון; עוד נמצא כי אף שבמערך הגיור נעשו שינויים מהותיים, כללי הדיון לא עודכנו או תוקנו בהתאם, והשינויים לא עוגנו בהם כנדרש. נמצא כי לבד מחמשת בתי הדין הקיימים, פועלים שני בתי דין נוספים: בית דין מיוחד לגיור קטינים שמושבו בירושלים ורק הוא דן בגיור קטינים מכל רחבי הארץ, ללא קשר למקום מגוריהם; ובית דין לגיור חיילי צה"ל, שמושבו בירושלים ובתל אביב לסירוגין. אף שבתי דין אלה הוקמו קודם לפרסום כללי הדיון, פעילותם לא עוגנה בהם. .מהתרשימים עולה כי כרבע מהמתגיירים (בממוצע) לא השלימו את הליך הגיור כי נשרו ממנו באחד השלבים. כן עולה מהם כי מכלל המתגיירים שניגשו לבית הדין בשנים 2008 -2011 , שיעור המתגיירים שלא קיבלו אישור לסיום הליך הגיור הוא 6%-16% . לדעת משרד מבקר המדינה, כללי הדיון אמנם מאפשרים לשנות את חלוקת האזורים של בתי הדין, אך אינם מאפשרים הקמת הרכבים שנועדו לשרת אוכלוסיות מוגדרות. מכאן שקיים שוני מהותי בין תפקידיו של שליח בית הדין שנקבעו בכללי הדיון, לבין התפקידים שמילא מאז 2010 - .מועד הפיכתו לרכז מחוז נמצא כי למרות זאת לא עודכנו כללי הדיון כנדרש. אמנם אגף הגיור פועל בנושא זה בהתאם לחוק, אולם סדרי המינהל התקין והרגישות הקשורה בהליך גיור קטינים מחייבים כי כללי הדיון יותאמו במלואם להוראות החוק שנקבעו בנושא זה. מהאמור עולה כי המידע בדבר נתינים זרים הוסר מאתר האינטרנט של אגף הגיור, וכך נוצר עומס עבודה מיותר על האגף. לדעת משרד מבקר המדינה פרסום המידע באינטרנט יבטיח גם את תקינות פעילותה של ועדת החריגים שהיא רשות ציבורית, יגביר את שקיפות פעולותיה וייעל את עבודתה. משרד מבקר המדינה מעיר כי הממצאים שלעיל מלמדים על כך שהאגף לא יישם כנדרש את החלטת הממשלה ואת התכניות והתפקידים שקבע לעצמו בתחום משפחות וקהילות מלוות למתגיירים. על אגף הגיור לרכז את הטיפול במערך המשפחות המלוות, לקבוע מנגנונים שיבטיחו שלכל מתגייר תימצא משפחה מלווה מתאימה ולקדם את הקמת התשתית למערך ארצי של משפחות וקהילות מלוות, כפי שקבע בתכנית העבודה שלו. כמו כן על האגף לבחון כיצד ניתן להסדיר את ההתקשרות עם העמותה, או עם גורמים מתאימים אחרים. הטבילה במקווה היא השלב הסופי של הליך הגיור, ובלעדיה אי -אפשר להשלים את ההליך. משרד מבקר המדינה מעיר כי כדי שיושלם ההליך הארוך, הכרוך בשינוי מהותי באורח חיי המתגיירים, וכדי שהם יוכל ו להגשים את מטרתם, על אגף הגיור למפות את המתגיירים הממתינים לטבילה, לאתר את הגורמים לעיכוב בהשלמת ההליך ולנקוט פעולות ממשיות שיביאו לקיצור ההמתנה. מצב זה, שבו מתגיירים מכל רחבי הארץ יכולים לטבול אך ורק בארבעה ישובים, גורם לטרחה מרובה בקרב מי שמתגורר במקומות מרוחקים מישובים אלה, ואף עלול לעכב את הטבילה. כך לדוגמה: 73 מבין340 (כ- 21% ) המתגיירים שטרם טבלו קיבלו אישור לטבילה מבית הדין בירושלים במהלך החודשים ינואר 2011 עד יוני 2012 . מאחר שאיןהֶסְדר עם מקווה טהרה באזור ירושלים, הם יידרשו להגיע לאחד המקוואות שבהסדר. משרד מבקר המדינה מעיר כי כדי למנוע צווארי בקבוק המכבידים על התנהלותה התקינה של ועדת החריגים, וכדי למנוע התמשכות בלתי סבירה של טיפול בבקשות, על יו"ר הוועדה ועל מנהל אגף הגיור לאתר את הסיבות הגורמות לעיכוב ולטפל בהן; כמו כן, עליהם לוודא שהוועדה עומדת בנהלים ומשיבה לכלל הפונים אליה בפרק הזמן שנקבע, כלומר בתוך שלושה חודשים. עוד העלתה הביקורת כי בין ינואר 2008 ליוני 2012 התחילו הורים ל -133 ילדים מאומצים בהליך גיור ילדיהם אולם נשרו במהלכו, וסיבות הנשירה לא נבדקו. יצוין כי באותה תקופה סיימו את הליך הגיור 446 קטינים מאומצים. לדעת משרד מבקר המדינה, הנושרים גילו עניין התחלתי בהליך הגיור, ועל כן ראוי כי אגף הגיור יביא בפני ראש מערך הגיור ובפני הרב הראשי את הנתונים הנוגעים לאותם קטינים מאומצים שהליך גיורם לא הושלם. זאת כדי לנתח את הסיבות לנשירתם ולצמצם מקרים כאלה בעתיד, ולבחון אם יש מקום לפנות להוריהם של הקטינים כדי לסייע להם להשלים את הליכי הגיור של ילדיהם. העיכובים במינויו של ראש מערך הגיור ובהסמכת הרב החותם על תעודות ההמרה פגעו במתגיירים, שנאלצו להמתין לקבלת תעודות ההמרה שלהם למרות שהשלימו את הליך הגיור. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד ראש הממשלה ולנש "ם כי לנוכח החשיבות העליונה והאחריות שניתנה לסמכות התורנית העומדת בראש מערך הגיור, ולנוכח העובדה שמועד פרישתו של ראש המערך הקודם היה ידוע, היה עליהם לפעול מראש למינוי חדש ולהבטיח פעולה רצופה בתחום זה. מן הראוי שהם ישלימו לאלתר את ההליכים שניתן לבצע בתקופת בחירות, ומיד לאחריה יפעלו לאיוש המ שרה. עד בחירת ראש מערך הגיור וכניסתו לתפקיד, עליהם להבטיח כי החתימה על תעודות ההמרה תתבצע באופן רציף וללא עיכובים. הביקורת העלתה כי חלק מהזוגות הנרשמים לנישואין נחשפים לראשונה לעובדה כי הם אינם מוכרים כיהודים על ידי הרה"ר במסגרת הליך בירור יהדות שנעשה סמוך למועד הנישואין. במקרים רבים, הדבר מתברר להם אחרי שקבעו כבר את מועד הנישואין. כדי להינשא כדת משה וישראל עליהם להתחיל בהליכי הגיור, אשר נמשכים חודשים רבים, ולעתים בשל כך הם נדרשים לדחות את הנישואין. במקרים מיוחדים, נעשה להם הליך גיור מקוצר. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת החריגים כי אם ייקבעו בעתיד נהלים חדשים העלולים להשליך על פניות המּונָּחות זה מכבר על שולחנה, עליה להקפיד לקבוע הוראות מעבר מסודרות שיובאו לידיעת כלל המבקשים והעובדים הנוגעים בדבר וימנעו אי-ודאות. מהאמור לעיל עולה כי למרות החלטת הממשלה מ - 2008 ולמרות ההתחייבות בפני בית הדין להשלמת הטיפול בנושא, רק בשלהי 2012 , בחלוף כארבע שנים מהחלטת הממשלה, הוסדרה העסקת כלל הדיינים בהיקפי משרה קבועים. . נמצא כי לא התקבל אישור מאגף כוח אדם במשרד ראש הממשלה או מנש"ם להעסקת עובדי מחלקת מילות וטבילות במשימות הללו, החורגות מהגדרת תפקידם. יתרה מזאת, אופן התשלום יצר מצב שבו רכיב שכר תלוי תפוקות הפך בסיס לתשלום עבור עבודות אחרות שאינן קשורות לאותן תפוקות. לדעת משרד מבקר המדינה, גם אם מנהל האגף סבור כי משיקולי יעילות וחיסכון נכון להעסיק את העובדים בתפקידים נוספים, עליו להסדיר את העסקתם ואת אופן תשלום שכרם בגין העבודה הנוספת עם הגורמים המוסמכים לכך. בראשית שנת 2012 התנהלו באגף הגיור ובמשרד ראש הממשלה תכתובות בדבר זהות החברים שיכהנו בוועדת האיתור, נוסף על אלה שבעניינם החליטה הממשלה. אולם עד מועד סיום הביקורת טרם התכנסה הו ועדה, וממילא טרם פורסמה מודעה פומבית המזמינה מועמדים מתאימים לפנות אליה. כיוון שכך התעכב איוש משרתו של ראש מערך הגיור, חרף חשיבותו בניהול נושא רגיש ומורכב זה.
.במקרים שבהם מתקבלות באגף הגיור פניות ממתגיירים הזקוקים לסיוע באיתור משפחה מלווה, הוא מפנה אותם לרכז. לאגף אין שום התקשרות בכתב עם העמותה הפרטית, ובהיעדר מחויבות הדדית בינו לבין העמותה, קיים חשש שהשירות יופסק ושפעילותו החשובה של הרכז מטעם העמותה תיעצר. לדעת משרד מבקר המדינה, אסור להסתמך על פעילות התנדבותית בנושא חשוב זה.