הנהלת בתי המשפט . ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט נמצא כי שלא בהתאם לנטען, הב"ה מחזיקה צווים המחוללים אוטומטית במערכת163. משכך, בידיה האפשרות לחולל צווים באופן אוטומטי ולשלוח א ת הצווים ואת הנתונים שמופיעים בהם באמצעות ממשק ממוחשב. צווי בית המשפט כוללים נתונים קריטיים לביצוע סמכויות גופי הממשל, אכיפה ומימוש זכויות עצורים. במועד סיום הביקורת, מתוך 25 צווים שמחוללים באופן אוטומטי יש ארבעה סוגי צווים שהמזכירות מעבירה בשלמותם בממשק ממוחשב - עיכוב יציאה מהארץ והתליית רישיון נהיגה וצווי הביטול שלהם. ישנם לכל הפחות כ-1.4 מיליון צווים, פקודות והודעות שחוללו באופן אוטומטי בשנים2017 - 2019165 . מתוכם, כ-300 ( אלף הועברו בממשק בשלמותם21% .) מממצאי השאלון שביצע משרד מבקר המדינה עולה, כי מתוך 57 ממשקים שמנהלים גופי הממשל עם הב"ה, רק ב -7 ממשקים שיטת הממשק ממוחשבת במלואה. לעומת זאת, עמדת הב"ה היא כי ישנם 14 ממשקיםכאלה 122 ,. דהיינו פעולות שלעמדת הב"ה יכולות להתבצע באמצעות ממשק ממוחשב, מבוצעות בפועל על ידי גופי הממשל באופן ידני. מומלץ שהב"ה תסיים את הטיפול בממצאים שהועלו בסקר הסיכונים ובבדיקת החדירה, ובפרט אלו שדרגת חומרתם גבוהה, על מנת להבטיח את ההגנה על המידע הרגיש האגור במערכת, שלמותו וזמינותו. כאמור, הב"ה לא הגדירה תבחין עבור "הרחבה משמעותית" של עבודת תחזוקה (שו"ש) כפרויקט או "פרויקט משמעותי" וממילא אינה מבצעת ניהול סיכונים פרויקטלי לשו"שים שהיו אמורים לעמוד בתבחין האמור. כמו כן, הב"ה לא מבצעת ניהול סיכונים לפני העלאת כל גרסה חדשה, שלא בהתאם לנוהל שלה. משרד מבקר המדינה ממליץ כי כדי למנוע כפילות מערכות , הב"ה תבחן מחדש את הפתרונות המוצעים במסגרת מרכב"ה. ככל שתמצא הב"ה שמערכת מרכב"ה אינה עונה לצרכיה, מומלץ כי תטמיע במערכת שרו"ת דוחות ביצוע אשר יאפשרו הצגה של אומדן התקציב המקורי של כל פעילות מול הביצוע בפועל, זאת כדי להבטיח זיהוי של חריגות תקציביות וטיפול בהן מבעוד מועד. לדעת משרד מבקר המדינה, בהיעדר ניהול סיכונים ברמת השו"שים וברמת הגרסאות, לא ניתן לזהות את הסיכונים בהם ולא ניתן לצמצם את הסיכוי להתרחשותם ואת מידת השפעתם אם יתממשו. משרד מבקר המדינה, ממליץ כי הב"ה תבצע תהליך ניהול סיכונים סדור עבור תהליכי פיתוח שו"שים בהתאם לנוהליה, שכן הרחבה משמעותית של המערכת אמורה להתנהל כפרויקט חדש (שבו נדרש בין היתר לבצע נ יהול סיכונים). הסתפקות בביצוע ניהול סיכונים רק בגרסאות מרכזיות ובשינויים תשתיתיים מרכזיים, ללא תבחין ברור להיותם כאלה, עלולה להביא לחריגות ניכרות מלוחות הזמנים, מהעלויות ומהתכולה, שנקבעו לביצוע השו"שים. איכות הבקרה התקציבית שמקיימת הב"ה אינה מיטבית שכן מערכת הבקרה שמשרתת אותה - מערכת שרו"ת אינה מתממשקת עם מערכת מרכב"ה, דבר המונע מהב"ה להציג את הביצוע התקציבי שלה מול התכנון. מוצע כי הב"ה תְמַפה את צווי בית המשפט ותבחן את היתכנות הפיכת סוגי צווים נוספים שמחוללים באופן ידני לאוטומטיים, ככל האפשר. על הב"ה להעביר לגופי הממשל צווים אוטומטיים בממשק ממוחשב, וככל שיידרש, גם את הנתונים שעל בסיסם מחוללים הצווים. הגברת השימוש בצווים האוטומטיים תקל על המזכירות את הכנת הצו, וכן תקל על גופי הממשל את הזנת הנתונים מהצו. מוצע כי הב"ה תגבש תוכנית ארצית להעלאת שיעור פתיחת התיקים באמצעות האתר ותבחן , בשיתוף משרד האוצר , שימוש בתמריצים לפתיחה מקוונת, כגון תשלום אגרה מופחתת, כפי שנעשה באוסטריה, ליטא, פולין וסלובניה135. מנתוני הב"ה עולה כי גופי הממשל פתחו 30% מהתיקים באמצעות ממשק ממוחשב. יתרה מכך, מן התרשימים עולה כי במהלך התקופה הנבחנת , רק תביעות תעבורה במשטרת ישראל והאפוטרופוס הכללי במשרד המשפטים פתחו תיקים באמצעות ממשק ממוחשב. עוד עלה כי למעט משרד הרווחה, השימוש באתר נט המשפט על ידי גופי ממשל הוא מזערי. עלה כי המזכירות אינה מתקנת במערכת את רישום סעיפי העבירה או את פרטי האישום במקרה של הגשת כתב אישום מתוקן או הסדר טיעון. משכך, רישום סעיפי העבירה בתיק בית המשפט אינו משקף את השינוי משלב הגשת כתב האישום לשלב גזר הדין. עלה כי מערך ההרשאות שהב"ה מגדירה אינו תואם את המבנה הארגוני של גופי הממשל ואת הרכב כוח האדם בהם. ההליך אינו מאפשר לגורמי אכיפת החוק אפשרות פשוטה, מיידית ובלתי תלויה להשיג מסמכים מתוך תיקי בית המשפט באמצעות האתר. ואולם, ההרשאות לשימוש באתר אינן חלופה אפקטיבית לממשקי עבודה ממוחשבים בין גופי הממשל להב"ה, וזאת מכמה טעמים: בחלוף עשור מתחילת השיח בנושא מוצע ל משרדי המשפטים וביטחון הפנים, בשיתוף הב"ה והגורמים הרלוונטיים, להסדיר את סוגיית השימוש בקובץ חקיקה אחיד. מן הראוי כי הב"ה תבחן את עמדתה בעניין הפגיעה בעקרון הפרדת הרשויות אם המזכירות תשלח את רכיבי הענישה באמצעות ממשק ממוחשב. מתן הרשאות לאתר נט המשפט למשתמשים בגופי ממשל באופן שאינו תואם את הליכי העבודה ואת חלוקת האחריות הפנימית בגופים אלו פוגע ביעילות האתר ובעבודת גורמי אכיפת החוק. במצב הדברים, השימוש באתר נט המשפט הוא חלופה שאינה נותנת מענה להיעדר ממשקים ממוחשבים. עד השלמת הממשקים הממוחשבים, על הב"ה להסדיר את הפערים הקיימים במערך מתן ההרשאות והשימוש באתר. מסירת פרוטוקולים והחלטות בשני ערוצים מקבילים (מקוון - במקרה של היעדרות נציג המדינה מאולם בית המשפט, או ידני - במקרה של נוכחותו שם) מסרבלת את הליכי העברת המידע בין הגופים. כמו כן, שיטת דיוור זו אינה מיטבית בכל הנוגע לצורך בשלמות מאגרי המסמכים של גופי הממשל ובמהימנותם. מומלץ כי הב"ה תמסור את כל המסמכים שנערכים באולם בית המשפט באופן מקוון. משרד מבקר המדינה מציין לחיוב את הבדיקה המקיפה שעשתה יה"ב על הב"ה בשנת 2018 , וממליץ לבצע במהלך שנת 2022 , בתיאום בין שני הגופים, מעקב אחר תיקון הליקויים שהועלו בבדיקה הראשונה. עוד מומלץ כי הב"ה תגבש תוכנית רב- שנתית לביצוע מבדקי איכות בהיבטי אבטחת מידע באופן שוטף. מהאמור לעיל עולה כי הגם שהב"ה הגדירה את החיבור ל-SOC הממשלתי יעד מרכזי ב- 2018, חיבור זה טרם הושלם. הב"ה מיישמת פתרון ביניים לשימוש ב-SOC באמצעות ספק חיצוני. מומלץ כי הב"ה תפעל בשיתוף יה"ב לפתרון הקשיים הטכניים האמורים לצורך השלמת החיבור ל-SOC ,הממשלתיזאת כדי לאפשר ניטור שיסייע במניעת אירועי אבטחת מידע ולקבל תובנות כלל -ממשלתיות שאין היא יכולה לקבל מהספק הפרטי. בשנת 2004 הגדירה הב"ה יעדים ברורים למערכת נט המשפט שתכליתם מעבר לתפיסה של "תיק אלקטרוני - בית משפט ללא נייר". תפיסה זו מתבססת על ניהול מקוון של ההליך המשפטי – כלומר על כך שהמזכירות והגורמים המעורבים בהליך יבצעו פעולות באופן ממוחשב. שינוי המודל ומעבר לעיקרון "בית משפט עם פחות נייר" אינו משנה מן הצורך כי הב"ה תפעל לפיתוח ממשקים ממוחשבים ואתר נט המשפט ו להגברת השימוש בהם לצורך ייעול הטיפול בהליכים משפטיים. הממצאים בפרק זה מעלים כי המזכירות, הציבור הרחב וגופי הממשל מבצעים את מרבית הפעולות באופן ידני וכי הממשקים שהב"ה מציעה אינם משנים את דפוסי העבודה הידניים ברוב המוחלט של גופי הממשל. עוד עולה כי הסיבות למצב הקיים הן: פערים בתהליכי העבודה הקיימים במזכירויות באמצעות המערכת; היעדר עידוד לאדם הפרטי לבצע פעולות באמצעות האתר; אי -הסדרת הליך קבלת ההחלטות למיסוד ממשקים ממוחשבים מול גופי ממשל; משכי הזמן לטיפול בבקשות לממשקים ממוחשבים; חסמים להקמת ממשקים ממוחשבים מול גופים אלו, כגון היעדר הליך היזון חוזר ושימוש בממשקים גנריים שאינם תואמים את צורכי גופי הממשל; האתר נט המשפט אינו חלופה מספקת לניהול מקוון על ידי גופי הממשל. עלה כי הב"ה הביעה התנגדות לפירוק פסק הדין ולשליחת נתוני העבירות בממשק, וכפועל יוצא מכך לקידוד עבירות אחיד. ואולם, היא לא פירטה את עמדתה בחוות דעת משפטית קונקרטית. מוצע כי הב"ה תסדיר נוהלי עבודה משותפי ם מול גופי הממשל להסברת דרכי השימוש בממשקים הממוחשבים הקיימים. מוצע כי הב"ה וגופי הממשל יְמַפו את תהליכי העבודה במלואם, וכן את הקשרים והזיקות בין כל תהליך ותהליך. לאחר מכן, ומתוך ראייה רחבה של מכלול תהליכי העבודה וזיקותיהם, יוכלו הב"ה וגופי הממשל לגבש תוכנית עבודה יעילה ומובנית לפיתוח ממשקי עבודה ממוחשבים. על הב"ה לפעול ליצירת הליך סדור לקבלת החלטות על שו"שים שהיא או גורמי ממשל מבקשים. בהקשר זה , עליה להסדיר את תחומי האחריות בין הוועדות השונות בהב"ה. כמו כן, עליה להרחיב את הפירוט במתווה הקיים וליתן מענה להיבטים הבאים: מיסוד שיתוף הפעולה מול גופי הממשל השונים, קביעת מתווה לגיבוש הסכמות בין הצדדים וזהות הגורם המכריע במקרים של חוסר הסכמה; קביעת לוחות זמנים ברורים לקידום הפיתוח, לפיקוח ולבקרה עליהם; העלאת שיקולים רלוונטיים שלא נשקלו עד כה בשלב אישור פיתוח הממשק, בהתאם להנחיות רשות התקשוב בתחום ובחינה פרטנית של תחולת עקרון הפרדת הרשויות בנוגע לכל ממשק מבוקש. מתשובת הב"ה עולה כי היא לא הגדירה תבחין לקביעת מידת המרכזיות של פעילות כזו או אחרת, ומשכך - אין היא עומדת בהנחיית רשות התקשוב הנוגעת לצורך להבחין בין הרחבה משמעותית ובין פעילות תחזוקה. הסתפקות בניהול גרסה כפרויקט אינה עונה על הצורך של הגדרה וזיהוי של השו"שים שיש לנהל כפרויקט נפרד. מומלץ כי הב"ה תקבע תבחין כמותי משלה להגדרת שו"ש כפרויקט או תאמץ את הגדרות רשות התקשוב. לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון ש הב"ה לא קבעה תבחין ל"הגדרה משמעותית" , ולפיכך אינה מנהלת תקציב פרטני לשו"שים העומדים בתבחין זה אלא מסתפקת בניהול מעקב על מסגרת ההתקשרות השנתית עם ספקי היישומים והתשתיות, אי אפשר לעקוב אחר ביצוע התקציב ברמת הגרסה, שכן גרסה היא אוסף שו"שים. במצב זה אף אי אפשר לזהות חריגות תקציביות. .מן הלוחות עולה כי המזכירות מסרה כ-59% מהמסמכים שנרשמו במאגר באמצעות אתר נט המשפט וכ -29% מהמסמכים באמצעות דואר רשום. שיעור דומה נמצא בשליחת משימת דיוור: כ-56% ממשימות הדיוורנשלחו באמצעות ה אתר וכ-31% ממשימות הדיוור נשלחו בדואר רשום. כשמסמך נשלח שלא באמצעות ממשק ממוחשב, המזכירות מזינה את נתוני מועד השליחה וההמצאה באופן ידני. מבין 53 מיליון מסמכים שהומצאו ונרשמו במאגר ההמצאות, ב-20% הייתה הזנת המועדים שגויה, כךשאי אפשר לדעת כמה זמן חלף ממועד השליחה עד מסירת המסמך159. נמצא כי הב"ה אינה מחייבת את המזכירות להזין במערכת הממוחשבת את כל ההמצאות שהיא מבצעת, ובפרט את מועד שליחתן ומסירתן ואת דרך מסירתן. כך, למשל, המזכירות עלולה שלא לרשום המצאות הנעשות באמצעות הפקס ובאופן דחוף. יוצא אפוא כי הב"ה אינה מנהלת את תיעוד דיוור המסמכים במלואו באמצעות המערכת. לאור החשיבות שבשמירה על תיעוד בנוגע לביצוע המצאה ומועדה, ועל מנת לממש את תכלית מערכת נט המשפט - ניהול תיקי בית המשפט באופן אלקטרוני - על הב"ה לוודא שכל ההמצאות נשמרות במערכת באופן אחיד ומסודר, ללא תלות בשיטת הדיוור. מומלץ כי הב"ה תאמץ את הנחיית רשות התקשוב בנוגע ל"הרחבה משמעותית" ותגדיר בנוהליה את ההבחנה בין שו"שים שוטפים לבין הרחבה משמעותית של מערכת קיימת, זאת באמצעות תבחין כמותי משלה או על פי הנחיית רשות התקשוב. במצב הדברים הנוכחי בו אין הגדרה לכך, לא ניתן להבטיח ניהול שו"שים כפרויקטים, גם אם מדובר בשו"שים עתירי תקציבים או מורכבים במיוחד. היעדר הממשקים מביא להקצאת משאבי ם חומריים, סביבתיים ואנושיים רבים אצל גופי הממשל. מוצע להב"ה לקדם ממשקים ממוחשבים להגשת בקשות ומסמכים על ידי גופי הממשל, חלף הגשה פיזית או באמצעות האתר. הגשת בקשות ומסמכים באמצעות ממשק אף עשויה לעקוף את הקשיים הקיימים בהליך ההגשה באתר (ראו בעניין זה בפרק על אתר נט המשפט כחלופה לממשק ממוחשב). יצוין כי מהתיעוד שהעבירה הב"ה עולה כי בעוד הגרסאות מנוהלות כפרויקטים, השו"שים המרכיבים אותן אינם מנוהלים בצורה מפורטת דיה (מבחינת לוחות הזמנים, הקשרים בין הפעילויות, משכי הפעילויות והמשאב ים הנדרשים). שו"שים בתוכנית העבודה הפרויקטלית (של הגרסה) כוללים משימה אחת או שתיים, ולעיתים מנוהלים כפרויקטים בפני עצמם (לרבות משאבים, תכולה, לוח זמנים, אחריות ועוד) - ללא תבחין הקובע מתי שו"ש ינוהל כפרויקט ומתי כמשימה. לדעת משרד מבקר המדינה, מומלץ כי הב"ה תנהל את השו"שים בהתאם לנוהליה המבוססים על הנחיות רשות התקשוב, תוך זיהוי הרחבות המערכת המשמעותיות אותן יש לנהל כפרויקט ולא כפעילויות שוטפות בשלב התחזוקה. במסגרת זו מומלץ כי אומדני עלויות יוכנו גם לעלויות שהב"ה נושאת מתקציבה. עוד נמצא כי על אף הודעתה של הב"ה בנושא זה למשרד מבקר המדינה לפני כעשור235, עד מועד סיום הביקורת הנוכחית הב"הלא ביצעה סקרי שביעות רצון בקרב משתמשי המערכת החיצוניים. בהיעדר נתונים בדבר שביעות הרצון מצד המשתמשים החיצוניים אין באפשרות הב"ה לדעת מה הם החסמים והקשיים העומדים בפניהם, וממילא אינה יכולה לטפל בהם. מומלץ כי הב"ה תבצע מעת לעת בחינה עצמאית ומקיפה של שביעות הרצון בקרב משתמשי המערכת הפנימיים והחיצוניים, על מנת לשפר את המערכת ולהתאימה לצרכיהם, תוך מיקוד בנושאים שנמצאו כמשפיעים ביותר על שביעות הרצון של המשתמשים. נמצא כי הב"ה לא הסדירה את מלוא הסמכויות המשיקות בין שתי הוועדות. בעקבות זאת , הוועדה להעברת מידע דוחה את הפונים על הסף מבלי להגיש לוועדת שו"שים בקשה מפורטת לפיתוח במערכת לצורך הפקת מידע לשם מילוי סמכויותיהם כחוק189. כמו כן, המשרדים הרלוונטיים אינם יכולים להחיל על הבקשה הזאת את התמריצים הכספיים מכוח החלטת ממשלה 1933 . מוצע להב"ה להשלים את הסדרת הממשקים בין שתי הוועדות, היות ששתיהן עוסקות בהיבטים משלימים ליצירת ממשקי עבודה ממוחשבים מול גופים ציבוריים הדורשים העברת מידע. בהקשר זה מוצע כי ייקבע שעל הוועדה להעברת מידע להפנות פונים המבקשים נתון שאינו קיים במערכת הממוחשבת להגיש בקשה מתאימה לוועדת השו"שים, ולא לסרב להם באופן גורף. עוד מוצע כי שכשמופנית לשו"ש בקשה הקשורה למערכת נט המשפט וכוללת העברת מידע בין גופים, על ועדת שו"שים להנחות את מג יש הבקשה להעביר את בקשתו במקביל לוועדה להעברת מידע, או לחלופין, ליצור ממשק מקוון פנימי לבקשות אלו. מממצאי הסקר החיצוני שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי כשני שלישים מהמשתמשים החיצוניים שבעי רצון ממערכת נט המשפט. עם זאת, לדעת רובם (87% ) נדרשים שינויים במערכת. יודגש כי הנושאיםבהם קיים צורך לבצע שיפורים הם רבי- השפעה על השימוש במ ערכת ועל שביעות הרצון הכללית, ובהם: נוחות השימוש במערכת; מוקד התמיכה הטכנית; ועיצוב המערכת . בנושאים אלה רק כמחצית מהמשיבים הביעו שביעות רצון חיובית. .תקלות משביתות: מממצאי הסקר שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי 61% מכלל המשיבים ציינו כי בשנה שקדמה לקיום הסקר (אוקטובר 2019 - ספטמבר2020 ) נתקלו בתקלה אחת לפחות שמנעה את המשך השימוש במערכת (תקלה משביתה). יצוין כי המדובר גם בתקלות מקומיות שחווה המשתמש היחיד וגם בתקלות רוחביות במערכת. עורכי דין חוו תקלות ( 62% ) רבותיותר ממשתמשים שאינם עורכי דין ( 49% .)3% ;מהמשיבים דיווחו כי נתקלו בתקלות מסוג זה מדי יום19% - בין פעם בשבוע למספר פעמים בשבוע; 20% - ;יותר מפעם בחודש, אך לא בכל שבוע28% - ;כפעם בחודש30% - .פחות מפעם בחודש שינויים נדרשים: מממצאי הסקר שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי רוב המשתמשים במערכת (87% ) סבורים שיש להטמיע בה אפשרויות נוספות על הקיימות. להלן בתרשים האפשרויות שיש להטמיען במערכת, לדעת עורכי הדין המשתמשים בה. בביקורת עלה כי הגם שהאפשרות החדשה להגשת מסמכים מרחוק עשויה לשפר את השירות לציבור בעלי הדין שאינם מיוצגים בהליך המשפטי, היא אינה נותנת להם מענה מלא, בהיעדר אפשרות להגשת כתב תביעה או מסמך אחר הפותח הליך. עקב כך בעלי הדין שאינם מיוצגים אינם פטורים מהנפקת כרטיס חכם לצורך הגשה אלקטרונית או מביצוע הגשה ידנית. במועד סיום הביקורת, טרם הופעל הגמ"מ (הגורם המאשר הממשלתי). כתוצאה מכך, השימוש המלא במערכת נט המשפט, אשר עשוי להינתן בחינם על בסיס תעודת הזהות החכמה, כרוך בפועל בתשלום לגורמים המסחריים המנפיקים את התעודות האלקטרוניות לחתימה. עובדה זו מאלצת בעלי דין לא מיוצגים ואחרים שאין בידם כרטיס חכם להגיש מסמכים ידנית, או לשלם עבור הנפקת כרטיס חכם לצורך הגשה אלקטרונית. מממצאי השאלון שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי מתוך 19 ,יחידות בגופי ממשל 14 יחידות לא מנהלות את עבודתן מול הב"ה בממשקים ממוחשבים. יוצא אפוא כי מתוך 8 גופי ממשל, רק שני גופים מנהלים את עבודתם במלואה באמצעות ממשקים ממוחשבים, ואילו היתר מנהלים את עבודתם באמצעות ממשקים באופן חלקי בלבד או באופן שאינו ממוחשב כלל. מוצע כי הב"ה תבחן מדוע הממשקים הממוחשבים המוצעים על ידה אינם משנים את דפוסי העבודה הידניים של גופי הממשל מולה. בהתאם , עליה לפעול לכך שכלל ממשקי העבודה שגופי הממשל מנהלים ע ימה יתבצעו באמצעות ממשק ממוחשב וכי היא תגבש ת וכנית מקיפה למול כל הגופים שמטרתה מעבר מלא לממשקים ממוחשבים. מסקירת מכלול הממשקים לניהול מקוון של ההליך המשפטי עולה כי במהלך השנים 2017 - 2019 :מרבית הפעולות עדיין נעשות באמצעים ידניים (פתיחת תיקים70% , הגשת בקשות: 64% :, זימונים ודיונים83% :ואילו דיוור מסמכים34% .) בדומה לתהליך הגשת הבקשות באמצעות אתר נט המשפט, חישוב האגרה לא יכול לכלול ריבוי בקשות. בעקבות זאת, הליך תשלום האגרה על ידי המגיש ובדיקתו על ידי המזכיר ות נעשה בעיקרו באופן ידני. מוצע כי הב"ה תסדיר את האפשרות לתשלום אגרה בתוך סימון מספר הבקשות הנדרשות לחישוב ו בתוך ביצוע חישוב אגרות באופן מקוון. עוד מוצע לבחון את האפשרות לפשט את תעריפי האגרות, בפרט בכל הנוגע לאגרות שהשימוש בהן מועט. מומלץ כי הב"ה תמשיך לקדם הקמה ופיתוח של ממשקים ממוחשבים למול גופי ממשל. עוד מומלץ כי לצד הממשק גנרי, תבחן הב"ה הקמה ופיתוח של ממשקים לדיוור המסמכים אשר יתאמו את צ ורכי גופים אלו. מבקר המדינה חוזר וממליץ להב"ה כי עליה להסדיר את האפשרות להגיש מסמך הכולל מספר בקשות במאוחד, ולסמן או לתעד כל בקשה בנפרד, ללא תלות באופן הגשתה. ללא תיעוד בקשות בהתאם למהותן אין בידיה מידע מלא על מספר הבקשות המוגשות לה, והיא מתקשה בבקרת יעילות הטיפול בהן. בשנים 2017 - 2019 העלות של שירותי דואר ומשלוחים הייתה כ-28 מיליון ש"ח בממוצע בשנה. יצוין כי עלות תחזוקת מערכת נט המשפט הייתה כ-40 מיליון ש"ח בשנה162 . לשם הגדלת החיסכון הכספי וייעול תהליכי עבודה לאור הצורך בהגברת השימוש בשיטות דיוור מקוונות (ממשק ממוחשב ואתר נט המשפט), על הב"ה לטייב את נתוני המערכת על דיוור מסמכים, מועדי מסירתם והמצאתם. נמצא כי מטה ישראל דיגיטלית הציג בינואר 2020 פתרון לחילוץ רכיבי ענישה מתוך גזרי דין, פתרון המאפשר לשלוח תוצאות משפט בממשק ממוחשב, אך הפתרון לא קודם. מומלץ כי הנהלת בתי המשפט, משרד התחבורה, משטרת ישראל וגופי הממשל הנוספים המעורבים בפרויקט יפעלו לקידום הממשק הממוחשב להגברת יכולת האכיפה נגד נהגים פסולי רישיון נהיגה. לשם כך, עליהם לוודא מיהו המשרד שיקבל אחריות על קידום פיתוחו. בסקר עלה צורך לאפשר הגשת מסמכים דרך הטלפון הנייד; לאפשר החלפת סיסמה דרך היישומון; ולשפר את יישומון "תיק טק", המיועד לציבור הרחב, כדי שיכיל את כל האפשרויות שמכיל יישומון "נט המשפט", המיועד לעורכי דין. משרד מבקר המדינה ממליץ להב"ה להנגיש את כלל המידע האפשרי ולאפשר מגוון פעולות רחב ככל הניתן באמצעות היישומונים לטלפון הנייד, המשמש כלי נגיש לאזרח, תוך שיפור מתמיד של היישומונים והתייחסות לדרישות המשתמשים. עוד מוצע כי היישומונים יאפשרו לכל הפחות הגשה של מסמכים שהב"ה מאפשרת להגיש באמצעות מחשב ללא חתימה אלקטרונית מאושרת. .מן הלוח עולה כי בשנים 2017 – 2019, בחלוף17 שנים מאפיון מערכת נט המשפט וקביעת מטרותיה, מרבית התיקים (כ-70%, שהם כ-1.8 מיליון מתוך2.6 מיליון) נפתחו באמצעות הגשה פיזית בדלפק המזכירות. מוצע כי הב"ה, בשיתוף כל הגופים הרלוונטיים המעורבים בהליכים משפטיים, יקבעו מערך אחיד של סימון ושל תיעוד מסמכים אלו לטובת מי שאינם מחזיקים בהם. עוד מומלץ כי הב"ה תבחן את הצורך בהתאמת המערכת המסווגת הפנימית לסריקת מסמכים מסווגים ואחסונם, לאחר שמיעת עמדות גופי האכיפה הרלוונטיים, כדי לאפשר שמירת המסמך כפי שהוצג בדיון גם לצורך הליכי ערעור. עלה כי יכולתה של הב"ה לקבל החלטות מבוססות עובדות נפגעת בשל מחסור בנתונים הבאים: סיבת סגירת תיק, סוג עניין, משך זמן דיון בתיק, סוג דיון, זמן הכנה לדיון, סוג בקשה שהוגשה ומשקל התיק. אלו חסרים במערכת או רשומים במערכת אך אינם מהימנים. משכך, עבודתה של הב"ה מושפעת במספר היבטים: פגיעה ביעילות הניתוח ובטיוב תהליכי עבודה של המזכירויות ושל השופטים לצרכים פנימיים ולשם השוואה בין - לאומית; פגיעה בטיפול בבקשות מכוח חוק חופש המידע, התשנ"ח-1998 ; עלויות נוספות של משאבי מחקר. .מנתוני האיחוד האירופי וממחקרי הרשות השופטת עולה כי בכמה מהתחומים יש פער בין הרשות השופטת בישראל לאיחוד האירופי : מגמת קצב סילוק התיקים בישראל בערכאה ראשונה בשנים 2012 - 2018 אינה יציבה ומשתנה לפי סוג העניין; מלאי התיקים התלוי ועומד בישראל בערכאה הראשונה נמוך או נושק ל- 100% , משמע, נפתחים יותר תיקים מאשר נסגרים, ומלאי התיקים הממתינים להכרעה הולך וגדל; אורך חיי התיקים בישראל בעניינים אזרחיים ומסחריים גבוה מזה שבאיחוד האירופי בכל הערכאות - בערכאה ראשונה חציון אורך חיי התיק גדול בכ-200 יום לעומת אורכו באירופה, בערכאה שנייה בכ-60 יום ובערכאה עליונה בכ-40 יום53. הב"ה מחזיקה במאגר מידע עשיר ומגוון על זכויות וחובות של הפרט והמדינה עקב ניהול הליך משפטי, ומשכך היא נדבך חשוב ביישום החלטה 1933 על ידי כלל משרדי הממשלה. מן הצד האחד , על גופי הממשל להעביר להב"ה מידע באופן ממוחשב לייעול עבודת המזכירויות, ומן הצד האחר , עליהם לקבל מהב"ה מידע באופן ממוחשב כדי לשפר את עבודתם. משכך, על גופי הממשל להסדיר למול הב"ה תוכנית מעבר לעבודה מלאה באמצעות ממשקים ממוחשבים. בקשות לפיתוח ממשק המטופל ות במשך יותר משנתיים, ובפר ט שתי הבקשות שמשך טיפולן נמשך כ-8 שנים, מחייבות את הב"ה לייעל ולקצר את משך הטיפול בממשקים ממוחשבים מול גופי ממשל. בין היתר מוצע כי הב"ה תרשום את כל הבקשות המוגשות לוועדת השו"שים ו את מועד הגשתן ללא תלות בעמדת ועדות המשנה; תקבע משך זמן מרבי למתן מענה; תבדוק אם הצדדים עמדו בלוח הזמנים לביצוע משימותיהם. מוצע כי במסגרת ועדת ההיגוי הב"ה ומשרד המשפטים יקבעו לוחות זמנים ליישום כל ממשק שיאושר וישקפו את המשימות בתוכניות העבודה של אגפי המחשוב של הגופים, בהתאם לדרישות ניהול פרויקט נאות בתחום זה. בפרט עליהם לקבוע לוחות זמנים בהתאם לחלוקת האחריות לביצוע שלבי פיתוח הממשק. .סקרי שביעות הרצון שקיימה הב"ה היו "מוכווני גרסה", כלומר לא בדקו את שביעות הרצון הכללית מהמערכת, אלא את שביעות הרצון מהשינויים שנוספו בין גרסה לגרסה. יוצא מכך שבידי הב"ה אין נתונים על שביעות הרצון הכללית מהמערכת מצד משתמשיה, מאז הקמתה ב-2010 ועד מועד סיום הביקורת- באוקטובר 2020 . כמו כן, בשניים מתוך שלושת הסקרים שנערכו בשנים 2016 - 2017 , לא הגיעו מספר המשתתפים בסקר למדגם המייצג שהוגדר ע"י הב"ה. על רשות התקשוב ועל רשות האוכלוסין והרשות להגנת הפרטיות, להשלים את הפעולות הנדרשות להפעלת הגמ"מ, כדי לאפשר ביצוע חתימה אלקטרונית מאושרת בחינם, על בסיס תעודת הזהות החכמה. כמו כן, מומלץ כי הרשות להגנת הפרטיות, רשות האוכלו סין ורשות התקשוב יבחנו בשיתוף עם הב"ה חלופות להזדהות מייצגים ולביצוע חתימה אלקטרונית מאושרת שלא באמצעות כרטיס חכם (לדוגמה בהזדהות ביומטרית). יוצא אפוא כי כשליש בלבד מהשופטים המכהנים ( 280 שופטים מתוך כ -750 ) השתתפו בשנים האחרונות בהשתלמויות שעסקו במישרין בהגנת הפרטיות בעת כתיבת פסקי דין. כמו כן, מאז הצעת בית המשפט העליון לערוך השתלמויות ריענון בנושא לא ערך מרכז ההדרכה בחינה מסודרת של טיב ההכשרה הקיימת, בדגש על הצורך בעדכונה לאור התפתחות הטכנולוגיה ולעידוד ההשתתפות בה בשל השינויים המהירים בתחום בשנים האחרונות. נמצא כי לא נקבעו נהלים מפורטים ברמה הארצית המנחים את השופט ואת צוותו אילו פרטים רגישים במסמכי תיק בית המשפט המיועדים לפרסום לציבור עליהם לחסות וכיצד. על הב"ה לתת מענה למורכבות העולה בעת פרסום מסמכים מתיק בית המשפט, על מנת לאזן בין עקרון פומביות הדיון לזכות לפרטיות. מומלץ להגביר ולרענן את השתלמויות השופטים בתחום זה, ולספק הנחיות קונקרטיות לגבי שיטת חיסוי פרטים אישיים, רגישים ורפואיים בהליכים משפטיים. הביקורת העלתה כי מתוך 2.6 מיליון תיקים שנפתחו בין השנים2017 - 2019 , הב"ה לא פרסמה כ- 900,000 ,מהתיקים (כשליש) באתר בשל החלה גורפת של מניעת הפרסום לרבות על עצם קיומם. עוד עולה כי בתיקים שנפתחו ישנם כ- 321,000 ( תיקים12% ) ,שהוטל עליהם חיסיון גורף כתוצאה מסיווג התיק ולא בשל מניעה קונקרטית. . מהתרשים ומן הנתונים עולה כי הגם שראוי לפרש בצמצום את מניעת הפרסום, בשליש מהתיקים החליטה הב"ה שלא לפרסמם באופן גורף, ולהפוך את החריג לברירת המחדל. יודגש כי מבדיקת מבקר המדינה עולה שההחלטה לא לפרסם כוללת סוגי תיקים שלא חלה עליהם חובת חיסוי גורפת ומלאה, כגון תיקי עבירות מין, תיקי קטינים, אנשים עם מוגבלות או תיקי בית המשפט לענייני משפחה. החלטה זו אינה עולה בקנה אחד עם הדין משני טעמים: האחד, משום שבתיקים שבהם הכלל הוא פרסום, המזכירות לא בודקת אם התקבלה החלטה קונקרטית לאיסור פרסום בתיק הספציפי, אלא נסמכת על ההחלטה הגורפת בהתאם לסוג ההליך. השני, בשל קיומה של חלופה שפגיעתה פחותה - פרסום ההליך תוך חיסוי הפרטים הנדרשים בדין. עוד יוער כי הטלת החיסיון הגורף באתר נט המשפט אינה עולה בקנה אחד עם שיטת פרסום התיקים באתר בית המשפט העליון ובמאגרים המשפטיים המסחריים, כמפורט: לאור החובה לפרש את מניעת הפרסום בצמצום, על הב"ה לפעול לפרסום תיקי בית המשפט באתר האינטרנט תוך הסרת פרטים מזהים, ולמנוע אי-פרסום תיקים באופן גורף בסוגי תיקים שלא חל בהם איסור פרסום מכללא, ואין החלטה שיפוטית קונקרטית. משרד מבקר המדינה ממליץ כי הב"ה תחזור לקיים דיוני בקרה כדי לפקח כראוי על ניצול התקציב הקיים ועל ביצוע תוכנית העבודה. במהלך השנים לא קיימה ועדת מעקב מחשוב דיונים לבחינה ואישור של שו"שים. מהאסמכתאות שהעבירה הב"ה למשרד מבקר המדינה עולה כי בשנים 2015 - 2020 הוצגו לוועדת מעקב מחשוב פעם אחת, בחודש אוקטובר2016 , השו"שים המתוכננים לביצוע במהלך גרסה מסוימת. שינויים נדרשים: מממצאי הסקר שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי לדעת 78% מהמשיבים נדרש להטמיע במערכת שינויים או אפשרויות נוספות שעשויים לתרום תרומה ממשית לטיוב העבודה. במצב הנוכחי, הב"ה נותנת גישה למייצגים על בסיס תקנות העיון, ואלו אינן כוללות הנחיות אופרטיביות בדבר ניהול הגישה של המייצגים לתיקים. גם בטופסי הב"ה או בהודעת מנהל בתי המשפט לעיל לא נמצאה התייחסות מפורשת לנושא זה. ואומנם, אין הב"ה יכולה, מבחינה מעשית, לנהל באופן יזום את הרשאות הגישה של כלל הגורמים המייצגים בעשרות אלפי התיקים המתנהלים, שכן מידע זה אינו בשליטתה. אף על פי כן, כדי להבטיח כי ההרשאה הניתנת לגורמים מייצגים מוסרת בעת הצורך, משרד מבקר המדינה ממליץ להב"ה לפרסם הנחיות משלה בעניין הרשאות הגישה למערכת ו לחדד זאת בטפסים הרלוונטיים. בהנחיות אלה יש לכלול התייחסות לתדירות הנדרשת לעדכון רשימת המורשים וכן למקרים שבהם יש לגרוע את הרשאות המשתמשים. בהיעדר הנחיות או מדיניות כלשהי בעניין זה, עלולים להיחשף פרטים לגורמים שאינם מורשים תוך פגיעה בפרטיות בעלי הדין. כן מומלץ כי הב"ה תבצע הליך בדיקה תקופתי של ההרשאות לעיון במידע במערכת שניתנו למשתמשים שונים (למשל באמצעות שליחה עיתית של רשימת ההרשאות לכל "משפחה" וחסימת המשתמשים שדווחו בידי ה"משפחה" ככאלו שאינם זכאים עוד להרשאה). מממצאי הסקר הפנימי שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי כ-60% מהמשתמשים הפנימיים שבעי רצון ממערכת נט המשפט. עם זאת, לדעת רובם (78% ) נדרשים שינויים במערכת. יודגש כי לנושאים שבהם יש צורך לבצע שיפורים יש השפעה רבה על השימוש במערכת ועל שביעות הרצון הכללית, ובהם נושא מהירות התגובה של המערכת, שנמצא כמשפיע ביותר על שביעות הרצון הכללית - 62% מהמשיבים הביעו לגביו אי-שביעות רצון. לכן, גופי ממשל המשתמשים בגזרי הדין ובפסקי הדין חייבים להזין ידנית למערכות הממוחשבות שלהם נתונים מתוך אותם המסמכים. המדובר ברכיבי ענישה שגופי הממשל נדרשים לבצעם, לפקח על ביצועם, לדווח עליהם או לסייע באכיפתם, בהתאם לחוק170 . ,הזנה ידנית של רכיבי ענישה מרובי מלל עלולה להביא לטעויות בהזנת הנתונים לפגיעה בשלמותם, לפערים בנתונים בין מערכות גופי אכיפת החוק או לפגיעה בניהול מרשם כנדרש בדין. למותר לציין כי הזנה שגויה של רכיבי ענישה משמעותה פגיעה ביישום ובאכיפה של החלטות שיפוטיות מכוח חובת כיבוד החוק, שהן לחם חוקה של מערכת המשפט. .מנתוני הב"ה עולה כי למרבית גופי הממשל נשלחו זימונים באמצעים פיזיים (משטרת ישראל, משרד המשפטים , לרבות הפרקליטות ויחידות נוספות, משרד הרווחה ור שות המיסים). עוד ניתן להיווכח כי גופי הממשל אינם נוטים להשתמש באתר נט המשפט כאמצעי לקבלת זימונים. כדי למנוע חשיפה של תכנים אישיים או מסווגים לציבור הרחב, מומלץ כי הב"ה תמשיך לקדם את הטיפול בעניין סיווג שגוי של מסמכים בדרכים האלה: עדכון נהלים לבקרה על סיווג מסמכים; פיתוח ויישום של כלים לבקרה ולהתראה אוטומטית על סוגי מסמכים שנדרשת בחינה מדוקדקת של רמת החיסיון שיש לקבוע להם, וזאת בד בבד עם קידום פ תרון הבינה המלאכותית; הדרכת בעלי תפקידים הנוגעים בדבר; קיום הליכי בקרה על עבודת המזכירויות בתחום. יצוין כי בשנים 2017 - 2019 הוגשו למזכירויות כ-27 ,מיליון בקשות ומסמכים64% מהם הוגשו באופן ידני במזכירות. יצוין כי בדגימת המסמכים שביצע משרד מבקר המדינה עלה ששיעור המסמכים המוגשים על ידי הציבור הרחב109 בדרך זו עומד על%51 . לאור חשיבות עקרון פומביות הדיון ולנוכח היקף ההחלטות בפתקית שאותרו בשנים 2017 - 2019 - 58% מסך ההחלטות השיפוטיות - מומלץ כי הב"ה תכין תוכנית מדורגת לפרסום ההחלטות בפתקית שניתנו לפני אוקטובר 2020. בשנים 2017 - 2019 הוגשו כ-27 מיליון בקשות ומסמכים ותויקו במערכת149. כ-17 מיליון מסמכים הוגשו באמצעות המזכירות ( 64% ), כ -10 מיליון מסמכ ים הוגשו באתר נט המשפט (כ-35% ), וכ- 21,000 מסמכים הוגשו באמצעות ממשק (פחות מ-1%.) מוצע להב"ה לקדם ממשקים ממוחשבים להגדרת גורם מסייע בתיקים עבור גופי ממשל המפקחים על עורכי דין המייצגים מטעמם, ובכך לאפשר להם גישה מלאה לתיקי בית המשפט. .על הב"ה לקבוע מדדים לניהול מקוון של ההליך המשפטי. בעקבות זאת, הציבור הרחב וגופי הממשל יוכלו להחזיק בתיק אלקטרוני מלא ושלם, ככל ה אפשר, בתוך חיסכון במשאבים חומריים, סביבתיים ואנושיים. כמו כן, עליה לאסוף נתונים על עמידה במדדים אלו בראייה רב-שנתית ו בתוך גידול מתמיד בביצוע פעולות ממוחשבות מצד המשתמשים. משכך, על הב"ה להכין למול גופי הממשל תוכנית עבודה מפורטת, כולל לוחות זמנים, לפיתוח ממשקים ממוחשבים לפתיחת תיקים, הגדרה ועדכון של גורמים בתיק, הגשת בקשות, דיוור מסמכים ושליחת זימונים. עד הקמת ממשקים אלו ולטובת משתמשים מן הציבור הרחב, עליה לשפר את העברת המידע באמצעות האתר ולעודד את השימוש בו. לנוכח האמור, מומלץ כי הב"ה תקדם ממשקים ממוחשבים להעברת זימונים הכוללים את מכלול הנתונים שדורשים גופי הממשל, כגון זהות המוזמן, מקום הדיון ודחיפותו. עד שיוקמו ממשקים אלו ובשים לב לשיעור הגבוה של העברת זימונים באופן פיזי, עליה לשפר את הצגת הנתונים על דיונים באתר. משכך, הממשק הממוחשב לא משמש הממשק העיקרי או הבלעדי בעבודת גופי הממשל, אלא הוא מחייב בפועל שימוש בפקס ובדיקות חוזרות ונשנות באתר נט המשפט, לצורך השלמת הזימונים עבור דיונים דחופים או ביטולם183 . על הב"ה למצוא פתרון מחשובי שימנע עריכה שכזו. בכך תסייע המערכת בשמירת המועד הקובע לעניין הרשות לתקן טעות סופר ותשפר את היכולת של הב"ה ושל בעלי הדין לעקוב אחר החלטות שתוקנו כדין. במסגרת הפתרון עליה להקפיד על הפרדה בין מסמכים מרגע שהמסמך המקורי נחתם והומצא. עוד עליה לוודא שנשמרת זיקה בין המסמך המקורי למסמך המתוקן. על הב"ה להמשיך לקדם ממשקים ממוחשבים לפתיחת כל סוגי התיקים על ידי גופי ממשל, ולפעול בפרט לקבלת קובץ דיגיטלי של כתב האישום ושל נתוני סעיפי העבירה מגורמי התביעה בפרקליטות ובמשטרת ישראל. בכך תפקיד את האחריות למהימנות הנתונים בידי מקור המידע שבתביעה. מבדיקת מבקר המדינה עולה כי בשנים 2017 – 2019, בכמיליוןמתיקי בית המשפט נרשם מידע על כ-1.1 מיליון תיקים חיצוניים. המידע כולל את סוג התיק החיצוני של גוף הממשל (תיק תביעה, תיק חקירה וכיו"ב) ואת המספר הסידורי של התיק החיצוני. אף על פי כן, מבין כ-,000922 תיקים פליליים ותיקי מעצרים עיקריים141 . שנדרש לרשום בהםמספר תיק חיצוני של גורמי החקירה, רק בכ- 362,000 תיקים (39% .) נרשמו תיקים חיצוניים לשם שמירה על סופיות ההליך המשפטי וניהולו המסודר למול גופי אכיפת החוק, מומלץ שהב"ה תמצא פתרון מִחשובי המחייב את המזכירות בעת פתיחת תיק לבדוק אם נדרש רישום תיק חיצוני. עוד עליה לערוך בקרה על טיב הביצוע של פעולה זו. נמצא כי מ בין כ-3.8 מיליון בעלי דין שתיקיהם נפתחו בשנים 2017 - 2019 ושהזדהו באמצעות תעודת זהות ישראלית, זהותם של כמיליון בעלי דין (%29) לא אומתהבקובץ מרשם האוכלוסין144. יוצא אפוא כי יש נתונים רבים על אודות בעלי דין, נתונים שהם מהותיים להליך המשפטי, אך אינם מהימנים ואינם מתוקנים במשך תקופות ארוכות. אי-זיהוי של בעלי דין עשוי , בין היתר, לפגוע ביכולת המדינה לאכוף פסקי דין ולגבות אגרות בית משפט והוצאות אשר נפסקו למי מן הצדדים. כך, למשל, עלה כי בשנת 2018 , בכ-330 מבין תיקי בית המשפט שהועברו למרכז לגביית קנסות לשם גבייה, תיקים בסך כולל של כ-39 ,מיליון ש"חהיה מספר תעודת הזהות שגוי , והמרכז לגביית קנסות לא יכול היה לפעול לגבות את הקנס. אין במערכת ברירת מחדל המאפשרת חיסוי של סוגי מסמכים רגישים מעצם טבעם עם הגשתם - מפני הציבור ו מפני בעלי הדין האחרים , זאת עד קבלת החלטה שיפוטית בשאלת הותרת חסיונם על כנו. לאחר הגשת המסמך, קביעת רמת החיסיון של מסמך נעשית באופן ידני במזכירות. משכך, מסמכים רגישים עלולים להיות גלויים לבעלי הדין עם הגשתם באמצעות האתר או בממשק. מומלץ כי הב"ה תאפשר פתיחת כל סוגי התיקים באתר תוך מתן מענה מִחשובי לזיהוי מורשה הפתיחה או לחיסוי התיק עם הגשתו. בביקורת נמצא כי בחלק ממחוזות בתי המשפט קיימת היענות רבה לפתיחת תיק באופן מקוון, בעוד במחוזות אחרים ההיענות מצומצמת133 . לנוכח היקפם של התיקים הפליליים, רישום העבירות המיוחסות לנאשם באופן ידני יוצר עומס על המזכירות בשלב פתיחת התיקים. רישום ידני אף מקשה על ניתוח תיקי בית המשפט לפי העבירות המיוחסות לנאשם בשל ההסתברות לרישום לא תקין. בחלוף 17 שנים מאפיון מערכת נט המשפט, הב"ה לא פיתחה ממשק ממוחשב להגשת מסמכים ובקשות על ידי גופי ממשל. כפועל יוצא מכך, בשנים 2017 - 2019 , כ-95% מהבקשות ומהמסמכים של גופי הממשל הוגשו באופן פיזי. במצב זה, אין בידי הב"ה את הכלים הנדרשים למימוש עקרון היסוד שעליו התבססה המערכת - ניהול תיקי בית משפט באופן אלקטרוני. להלן כמה דוגמאות: עקב הדרישה לחתימה אלקטרונית בהגשת מסמכים, לא ניתן לבצע הגשה אלקטרונית של מסמכים באמצעות היישומונים ואף לא של מסמכים שהב"ה מאפשרת להגישם ללא צורך בחתימה אלקטרונית ע"י בעלי דין שאינם מיוצגים 111. מבדיקת מבקר המדינה נמצא, כי קיימת אפ שרות של עריכת מסמכים לאחר שנחתמו והומצאו כדין. מידת החשיבות המיוחסת להשלמת חיבור בית המשפט העליון למערכת נט המשפט עולה גם מממצאי סקר שביעות הרצון שביצע משרד מבקר המדינה בקרב משתמשים חיצוניים. עולה כי כ-66% מעורכי הדין המשיבים הצביעו על חיבור בית המשפט העליון למערכת כאחת האפשרויות הנדרשות ביותר. במועד סיום הביקורת, כעשור לאחר הפעלת מערכת נט המשפט, בית המשפט העליון עדיין מנהל את התיקים במערכת נפרדת, המבוססת על תיקי נייר. תהליך אפיון הדרישות הסתיים במהלך תקופת הביקורת, ובתקופה זו טרם הסתיים פיתוח החיבור של בית המשפט העליון למערכת נט המשפט. מומלץ כי הב"ה תשלים את כלל הפעולות הנדרשות לצורך חיבור בית המשפט העליון למערכת נט המשפט ותפעל לחברו למערכת. לשם שמירה על שלמות המידע על הליכים משפטיים וכדי לאפשר איתור ואחזור של מידע, מוצע שהב"ה תבסס הליכי ם לעדכון של מערכת נט המשפט בנוגע לתיקים ולמסמכים המסווגים ולרישום על אודותיהם. כך יירשמו כל סוגי התיקים שנפתחו במערכת נט המשפט, אף אם אין הם מנוהלים בה מטעמים של אבטחת מידע. עוד מומלץ כי הב"ה תפעל לנהל את כלל התיקים המסווגים במערכת ממוחשבת מסווגת (לעניין זה, אפשר לבחון פרקטיקה מקובלת בגופי ממשל אחרים המנהלים מערכות ממוחשבות מסווגות) . מומלץ כי במסגרת עדכון הנהלים הנוגעים להליכי אימוץ, האזנות סתר וביטחון המדינה תתייחס הב"ה לנושאי הרישום ו התיעוד של תיקים, דיונים, פרוטוקולים והחלטות בהליכים אלו במערכת נט המשפט תוך שמירה על אבטחת המידע. חרף ההרשאה להציג מוצגי וידאו, הגבילה הב"ה את סוגי הקבצים שניתן להגישם מרחוק באמצעות אתר נט המשפט לקובצי PDF בלבד. במועד סיום הביקורת, לשם הגשת אלפי מוצגי וידאו ואודיו, על המגיש להגיע באופן פיזי למזכירות בית המשפט. אף לאחר הגשת מוצגי הווידאו והאודיו לבית המשפט הם לא נשמרים במערכת אלא בהעתק פיזי. משמע, הב"ה אינה מחזיקה במערכת הממוחשבת מוצגים שאינם קובצי מסמכים. לצורך הגברת השימוש בערוצי הגשה דיגיטליים, שמירה על שלמות המידע בהליך המשפטי המתנהל במערכת הממוחשבת ומימוש של פרויקט הדיגיטציה של ההליך הפלילי, מוצע שהב"ה תאפשר הגשה מקוונת של קובצי אודיו ווידאו, תרחיב את מגוון סוגי הקבצים הנשמרים במערכת ותְתַייקם כנהוג בקובצי מסמכים. מומלץ כי הב"ה תשלים, בתאום עם הרשויות המקומיות ומרכז השלטון המקומי, את הנדרש כדי לחבר למערכת נט המשפט את ארבעת בתי המשפט לעניינים מקומיים שטרם חוברו אליה. הב"ה הגבילה את גודל הקבצים שאפשר להגיש באמצעות האתר ל-30 מגה בייט לכל היותר. בעקבות זאת ובשונה מהליך ההגשה למזכירות , האפשרות להגיש מסמכים שהדין מאפשר להגישם, מוגבלת - המגיש חייב לפצל מראש את הקבצים. מוצע כי הב"ה תגבש עבור בעלי הדין פתרון מִחשובי להגשה מרחוק של קבצים גדולים, תוך הקפדה על רישומם במערכת ועל תיעודם. בהיעדר רישום מסודר במערכת של מסמכים חסויים המוצגים בפני בית המשפט ושאינם נסרקים למערכת, אין בידי הב"ה מידע שלם על מסמכים או מוצגים רלוונטיים להליך המשפטי. משכך, הרשות השופטת אינה יכולה לוודא שמסמך חסוי שהוצג במהלך הדיון נשמר, וכי היא תוכל לערוך בַקרה על החזקת המסמך החסוי ולוודא כי תוכל לקבל אותו לידיה עם התקדמות ההליך המשפטי, לרבות בהליכי ערעור. היות שמשקל התיקים והנתונים ה נכללים באורך חיי התיק בפועל (כגון משך זמן דיון פרונטאלי ומשכי זמן היערכות לדיונים) אינם מופיעים במערכת, אין בידי הב"ה כלים להעריך מדוע יש פער באורך חיי תיקים בין ישראל לאיחוד האירופי ואם הפער נובע ממשקלם של תיקים אלו. בביקורת עלה שאי אפשר להבטיח כי ההרשאה שניתנה לגורמים מייצגים בעת מתן ההרשאה מוסרת בעת הצורך (לדוגמה בעת מעבר עורך דין למשרד אחר). עמדת הב"ה שלפיה אין לאפשר חיפוש במערכת לפי פרטי הצדדים בשל הגנה על פרטיותם אינה עולה בקנה אחד עם העובדה שהב"ה מעבירה את מידע זה לאתרים מסחריים, והם מציעים את אפשרויות חיפוש אלו. לכן מומלץ כי המידע באתר נט המשפט יונגש במלואו, תוך מתן אפשרויות חיפוש מלאות וביצוע אחזור וניתוח מידע מתקדם, אשר יבטיחו לציבור הרחב גישה מלאה למידע המשפטי שאינו מסווג, כך שכל אזרח יוכל ליהנות מהמידע המצוי באתר, ללא תלות ברכישת מנוי בתשלום מגורמים מסחריים. עולה אפוא כי לּו היו נפתחים בשנים 2017 - 2019 כל תיקי בתי המשפט באמצעות ממשק ממוחשב או אתר נט המשפט, אזי היו נחסכות להב"ה בממוצע כמיליון שעות עבודה בכל שנה129. מבין 2.6 מיליון תיקים שנפתחובפועל בשנים 2017 - 2019 , הגבילה הב"ה את פתיחת %37 מהתיקים באתר בשל סוג התיק132 , זאת משוםשמבין 285 סוגי תיקים שנפתחו בבתי המשפט במהלך תקופת הביקורת, 277 סוגי תיקים מנוהלים במערכת נט המשפט. מבין 277 סוגי תיקים אלה הגבילה הב"ה אתהאפשרות לפתוח תיקים באמצעות האתר ב-128 סוגי תיקים (כ-46% .) משרד מבקר המדינה הפיץ בספטמבר 2020 ,שאלון שביעות רצון מהמערכת לקלדניות לעובדי המזכירויות ולבעלי תפקידים אחרים. יצוין כי משרד מבקר המדינה ביקש להפיץ את השאלון גם בקרב שופטים, רשמים ועוזרים משפטיים, אך לבקשת הב"ה, הסקר לא הופץ לגורמים אלו. על שאלון הסקר שהופץ בקרב 2,767 עובדי הב"ה השיבו 286 עובדים228 :%54 ;מהם עובדי המזכירויות%26 - ;קלדנים%9 - מזכירים ראשיים, סגניהם או מזכירים בכירים; 11% - עובדים אחרים. רובם המכריע של המשיבים ( 94% ) משתמשים במערכת בכל יום. הביקורת העלתה כי בינואר 2020 הוקמה בהב"ה ועדת שו"שים המרכזת את כלל המידע הנדרש בנושא פיתוח שו"שים, מתעדפת אותו, ומאשרת אותו בהתאם לנתונים שהוצגו בפניה. עם זאת, עלה בביקורת כי אגף מערכות מידע אינו מציג לוועדת-העל לניהול השו"שים את הערכת שעות העבודה לביצוע שו"ש, אלא רק את רמת מורכבותו . מומלץ כי גופי אכיפת החוק, רשות האוכלוסין ורשות התקשוב יסדירו את הליך קישור הזהויות למי שאינם מחזיקים בתעודת זהות ישראלית או שאי אפשר לזהותם עם פתיחת ההליך המשפטי, על בסיס מאגר אחיד של ניהול זהויות. המאגר ינוהל בהתאם למעמדו המוכר של האדם ברשות האוכלוסין, כמופיע בתעודה הזרה בעניינו. מומלץ כי רשויות אלו יבטיחו באמצעות ממשק ממוחשב שקישור הזהויות יהיה זמין באופן מקוון לכל גופי הממשל. עוד מומלץ כי גופי הממשל יבטיחו את עדכניות המאגר, ככל האפשר, באמצעות קישור זהויות רציף, לרבות יצירת קישור לזהות האמיתית ביחס לבלתי מזוהים ועדכון מספרי המסמכים המזהים בנוגע לזרים. מוצע כי הב"ה תרחיב את השימוש בממשק פתיחת תיקים באופן ממוחשב, כך שרישום נתוני התיקים יהיה אוטומטי, ככל ה אפשר. במסגרת זו תוכל הב"ה לאכוף למול גופי אכיפת החוק את קבלת נתוני התיקים החיצוניים ולהעביר את האחריות על מסירת נתונים אלו למקור המידע.
משתמש שלא נשלחה עבורו בקשת הסרה או שהרשאתו טרם הועברה ל"משפחה" אחרת יכול להמשיך לבצע פעולות במערכת מטעם "המשפחה" הקודמת.