עיריית ביתר עילית . הקצאת מקרקעין לעמותות בביתר עילית נמצא כי במועד סיום הביקורת עמותות ממשיכות להחזיק שלא כדין . העירייה 2012 בשלושה מתוך חמישה מבנים שהוקצו לתקופה קצרה בשנת להחזיר לחזקתה את המבנים האמורים, או 2018-2013 לא פעלה בשנים להקצותם מחדש. לא השלימו את 5 הביקורת העלתה כי אף שהעמותות המפורטות בלוח פיתוח הקרקע גם בחלוף שש עד שבע שנים ממועד אישור ההסכם במועצת העירייה, העירייה לא פעלה לביטול ההסכמים ולהחזרת הקרקע לחזקתה, כנדרש בנוהל יו"ש. בתיקי העמותות שמנהל אגף הנכסים בעירייה אין אסמכתה לארכה כלשהי שהעירייה נתנה להן להשלמת הפיתוח. משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה להסדיר את הנושא בהתאם לנוהל. הביקורת העלתה כי מנהל אגף הנכסים שכיהן בתפקיד זה עד ינואר (להלן - מנהל אגף הנכסים דאז), לא פיקח על השימוש במקרקעין 2019 שהקצתה העירייה, כנדרש בנוהל יו"ש. לעירייה אין טופס פיקוח, ולא כל מסמכים המתעדים ביקורים במקרקעין. משרד מבקר המדינה מעיר כי על העירייה להקפיד לפעול בהתאם לנוהל יו"ש ולוודא כי גורמים המוסמכים מטעמה מפקחים על השימוש שנעשה במקרקעין שהקצתה. בביקורת עלה כי מנהל אגף החינוך לא הצהיר בשאלון שהגיש ביוני על היותו חבר ועד ומורשה חתימה בעמותה ז', ולא על היותו 2016 אחד ממייסדי עמותה ט"ו - בניגוד להנחיית היועמ"ש לממשלה ובניגוד לחוזר מנכ"ל משרד הפנים. נמצא כי במועד סיום הביקורת, אישר הממונה דאז על היישובים ביו"ש ). על פי 30%( שהגישה העירייה לאישורו 43 הסכמים בלבד מבין 13 הנתונים שהעבירה הממונָה על היישובים ביו"ש למשרד מבקר המדינה , האישורים ניתנו כעבור שנה וחצי עד שלוש וחצי שנים 2019 בינואר ממועד ההגשה למשרד הממונה, והטיפול באישור ההקצאה נמשך יותר משנתיים וחצי בממוצע לבקשה. יתר הבקשות עודן נמצאות בבדיקת הממונָה. ההסכמים הנותרים שטרם קיבלו את אישור הממונָה על 30 יצוין כי היישובים ביו"ש הוגשו למשרד הממונה על היישובים ביו"ש בשנים . 2018 עד2012 מהאמור לעיל עולה כי כל ההסכמים להקצאת המקרקעין בעיר, לרבות האמורים, שקיבלו את אישור הממונה על היישובים ביו"ש, עוכבו 13-ה אצל הממונה במשך שנים. כפועל יוצא מהתנהלות העירייה בכל הקשור לאי-הגשת הבקשות לממונה ומעיכוב הממונה באישור ההסכמים שהועברו לטיפולו, הסכמי ההקצאה שטרם אושרו על ידו, הינם הלכה למעשה, על פי הפסיקה, חסרי תוקף. על משרד הפנים לקבוע בנוהל יו"ש מסגרת זמנים לטיפול בבקשות על ידי הממונה על היישובים ביו"ש, באופן שהאישור יינתן בזמן סביר ומבלי לפגוע בשירותים חיוניים להם נזקקים התושבים, תוך עמידה בעקרונות המינהל התקין, הסבירות והיעילות. בנוסף, על מנת ליעל את הבדיקות המבוצעות אצל הממונה ובמשרד הפנים, על המשרד לשקול להבהיר לרשויות המקומיות אילו מסמכים יש לצרף לבקשות לאישור הסכמי הקצאות קרקע. כן, מוצע כי משרד הפנים ישקול לגבש נוסח אחיד של הסכם הקצאה (כדוגמת תקנון אחיד לעמותות) ולבחון מסלול מקוצר לאישור הסכמי הקצאות בנוסח האחיד או דרכי ייעול אחרים לתהליך האישור. לדעת מבקר המדינה, מומלץ שמשרד הפנים יבחן, בשיתוף הגורמים המוסמכים בהחלטת הממשלה האמורה, אפשרויות להקלת הנטל הבירוקרטי בהליך הגשת הבקשה, ויפעל לעודד שיתוף מידע בין עיריות לבין גופים ממשלתיים המנפיקים את האישורים הנדרשים. כמו כן יש מקום שהמשרד יפעל למיסוד טופסי בקשה מקוונים לרשות המקומית ולממונה, שיהיו מקושרים לגורמים המנפיקים את האישורים הנדרשים בהליך ההקצאה. שמשרד הפנים יבחן את דרישות הנוהל והנחיותיו ויתקפן, כדי לשפר את השירות לציבור בהקצאות מקרקעין, ובפרט לאור התמשכות תהליכי האישור. זאת בצד בחינת מתכונת הבקרה של המאסדר (הרגולטור) על תקינות הליך ההקצאה והפיקוח ברשויות המקומיות. כמו כן, מוצע כי משרד הפנים יבחן את דרישות הנוהל, בפרט להמצאת אישור על ניהול תקין של רשם העמותות, בכל הנוגע לעמותות חדשות, תוך תאום עם הרשם ככל שיידרש. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת ההקצאות ולמועצת העירייה כי מכיוון שמקרקעין הם משאב מוגבל, ושצורכי הציבור גדלים עם הזמן, בתי אב, יש להקצות 30 ומכיוון שהעירייה קבעה ופרסמה תנאי סף של את המקרקעין רק לעמותות העומדות בתנאי הסף שנקבע. על דירוג העדיפות להיעשות רק לגבי העמותות שעמדו בכל תנאי הסף. ), העירייה 2007( מהביקורת עולה כי ממועד כניסת נוהל יו"ש לתוקף הקצאות 43 העבירה לאישור הממונה על היישובים ביו"ש הסכמים של . 2007 בלבד מכלל ההקצאות שנעשו לאחר עד למועד סיום הביקורת נמצא כי העירייה הגישה למשרד הממונה על ההסכמים המחייבים 18 היישובים ביו"ש ארבעה הסכמים בלבד מתוך ). ממועד אישור המועצה את הסכמי ההקצאה ועד 22%( את אישורו 2019 להעברת ההסכם לאישור הממונה או עד לסיום ביקורת זו, במרץ לפי המוקדם מביניהם, חלפו בממוצע שנתיים וחצי. כל זאת, לאחר שהחזקה על המקרקעין נמסרה לעמותות וחלקן כבר פועלות בהם. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את העברת החזקה על המקרקעין ללא אישור הגורם המוסמך, קרי הממונה על היישובים ביו"ש. משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה כי עליה להעביר לבחינת הממונה את כל ההסכמים המחייבים את אישורו לאלתר, וכי עליה להקפיד על העברת החזקה במקרקעין רק לאחר קבלת האישור מהגורם המוסמך. עולה חשש כי התצהיר שחתם עליו נבחר ציבור ד' יש בו כדי דיווח חסר בכל הנוגע לתפקידיו בעמותה ב'. 2015 בדיקת תיק עמותה ח' באתר רשם העמותות העלתה כי בינואר קבע רשם העמותות שהעמותה לא פעלה כל פעילות ממשית לקידום מטרותיה המאושרות. עוד נמצא כי הקמת בית כנסת אינה נמנית עם מטרות העמותה. הביקורת העלתה כי לשניים מעובדי העירייה הבכירים היה עניין ההקצאות שנבדקו. להלן הפרטים: 30 בשלוש מתוך משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה כי עליה לעדכן ברשימותיה ובספר הקצאות את כלל ההקצאות ולהביא לידי ביטוי בפרסומיה גם את דבר ההקצאות שלא מומשו. עם זאת, בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה כי גם רשימה זו אינה כוללת את כלל ההקצאות, שכן חסרות בה הקצאות המעניקות זכות שימוש במבני חינוך לתקופה שאינה עולה על חמש שנים. משרד מבקר המדינה ממליץ לעירייה לקיים סקר למיפוי צורכי הקהילות השונות, כדי לוודא כי המפתח הנהוג כיום אכן תואם את הרכב האוכלוסייה ואת צרכיה העדכניים. ההקצאות שנבדקו בוצעו בהתאם לפרוגרמה. עם זאת, 30- מ 29 ' הקצתה העירייה לעמותה א 2017 הביקורת העלתה כי בספטמבר , אף שהפרוגרמה לאזור זה טרם אושרה C מקרקעין באזור גבעה במועצת העירייה. מבקר המדינה רואה בחיוב את גיבוש הפרוגרמות לשני האזורים המאוכלסים ואת פעולות העירייה לניצול המרבי של המקרקעין בדרך של הקצאת גגות של מבנים ציבוריים כגון גני ילדים לטובת מבני דת , ורק C וכדומה. עם זאת, על העירייה להשלים את הפרוגרמה לגבעה לאחר מכן להמשיך ולהקצות מקרקעין בגבעה זו. לא הבשילו 3- ו2 ההקצאות שנבדקו מרשימות 43- מ13 עולה כי 2 מלוח לכדי הקצאה בפועל. מכאן עולה שברשימות אלו, שנועדו לשקף לציבור את ההקצאות בפועל, נכללו גם הקצאות שלא מומשו. נמצא כי בפרוטוקולים של ועדת ההקצאות אין ביטוי להסתמכות הוועדה על רשימות ההקצאות לצורך קבלת החלטותיה, כנדרש בנוהל יו"ש. משרד מבקר המדינה ממליץ לעירייה לשקף בפרוטוקולים את החומרים שעמדו לפני חברי ועדת ההקצאות, ובכלל זה המסמכים המפורטים בנוהל יו"ש. לזימון שנשלח לחברי מועצת העירייה לקראת דיוני המועצה באישור הקצאות מצורף רק פרוטוקול ועדת ההקצאות. מהפרוטוקולים של ישיבות מועצת העירייה שבהן אושרו ההקצאות שנבדקו עולה כי החלטות המועצה התבססו רק על פרוטוקולי ועדת ההקצאות המפרטים את מועדי הפרסומים, את דבר העמידה של העמותה בתבחינים, את היעדר ההתנגדויות ואת המלצת מהנדס העיר. על רשם העמותות לפעול כדי לקבל מעמותה י' דוחות כנדרש. דוחות אלה חיוניים ביתר שאת, משום שהעמותה מחזיקה בנכס ציבורי. דנה ועדת ההקצאות בבקשות 2018 - 2012 הביקורת העלתה כי בשנים עמותות להקצאת קרקע לבנייה - ומועצת העירייה אישרה 17 של ) לא קיבלה את פירוט המקורות הכספיים 94%( מהן 16-אותן - אף שמ המוכחים לפיתוח הקרקע. להלן דוגמאות: בקשות 13 מתוך 4-, ב 2014 - 2012 הביקורת העלתה כי בשנים ), אותן הגישו עמותות המנהלות מוסדות 31%( להקצאות שנבדקו חינוך, לא נכללו מסמכים המוכיחים כי לעמותות ניסיון בהקמת מוסדות חינוך ובהפעלתם. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת ההקצאות ולמועצת העירייה על שאישרו הקצאות מקרקעין לעמותות ללא קבלת אישורים ממשרד החינוך או הוכחה אחרת לניסיון, בניגוד לתבחינים שקבעה מועצת העירייה ובניגוד לנוהל יו"ש. ) אינן 90%( מההקצאות שנבדקו 30 מתוך 27 הביקורת העלתה כי עומדות בתנאי אחד או יותר מהתנאים שנקבעו בנוהל יו"ש. בעת הקצאת מקרקעין על העירייה להקפיד לפעול בהתאם לנוהל יו"ש ולקיים הליך שוויוני ושקוף, רק לעמותות העומדות בכללים ובתבחינים שנקבעו, ורק לאחר קבלת כל המסמכים הנדרשים. על העירייה לבחון השלמת התיעוד הנדרש בכל הנוגע להקצאות שאושרו בעבר. מהאמור עולה חשש לשימוש שאינו למטרות ציבוריות בנכס שהעירייה הקצתה לעמותה למטרות ציבוריות. על העירייה להקפיד על הקצאת מקרקעין בהתאם לנוהל יו"ש ולהוראות רשם העמותות. על העירייה להגביר את הפיקוח על השימוש הנעשה במקרקעין שהוקצו, ולוודא כי השימוש יהיה למטרות ציבוריות שלשמן נועדה ההקצאה ובהתאם לנוהל יו"ש ולהסכמי ההקצאה, וכן לפרסם לציבור את הנהלים. נמצא כי נבחר ציבור ב' לא הצהיר בכתב על זיקתו בפני חברי .5 המועצה והדבר אף לא קיבל ביטוי בפרוטוקולים לפי כלל ביתר עילית היא עיר חרדית המאכלסת קהילות חרדיות שונות ושיעור . כפועל יוצא מכך, הביקוש 18 גבוה של תושבים צעירים עד גיל למוסדות חינוך בעיר גבוה. בערים חרדיות - מוסדות אלה מנוהלים בידי עמותות פרטיות ולא בידי הרשות המקומית, כמקובל בדרך כלל בשלטון המקומי. כמו כן, קיים ביקוש גבוה למקרקעין להקמת מוסדות דת - בתי כנסת ומקוואות. השירותים האמורים הם שירותים חיוניים לאוכלוסיית העיר. כפועל יוצא, העירייה מתמודדת עם הליכי הקצאה רבים, בשונה מכלל הרשויות המקומיות. לפיכך נדרשים הגורמים המוסמכים, הן בעירייה והן במשרד הפנים, לקדם את נושא ההקצאות ביעילות, בשיתוף פעולה ובהקפדה על מינהל תקין. לדעת מבקר המדינה, מכיוון שחלפו כשני עשורים מאז קביעת נוהל ההקצאות של משרד הפנים - שממנו נגזר גם נוהל יו"ש, יש מקום משרד מבקר המדינה רואה בחומרה מצב שבו העירייה מאפשרת לעמותה שקיבלה מקרקעין ציבוריים למטרות לימוד - ללא תמורה - הסתכמו, 2019 להשכיר אותם לקופת חולים, ולהפיק הכנסות שעד יולי מיליון ש"ח (כולל מע"ם), הגם שהכנסות אלו 2.1-לפי עמותה י"ז, בכ מימנו לדברי העמותה את עלות הבניה. על העירייה לבחון את הסכם ההקצאה עם עמותה י"ז ולפעול בהתאם לסמכויות המוקנות לה כדי לוודא שהשימוש במבנה ייעשה בהתאם לכללי ההקצאה. כמו כן, מוצע כי העיריה תבחן את סוגיית מיקום המרפאות ושירותי הבריאות בעיר על כלל היבטיו. בעניין זה ראה המחדד הצורך בהסדרת מקרקעין 402013 גם דוח מבקר המדינה ממאי ברחבי הרשות לטובת מרפאות ושרותי בריאות בעיר. נמצא כי נבחר ציבור ג' לא הצהיר בכתב על זיקותיו ותפקידיו האחרים, לרבות בעמותה י"ג ובעמותה ג', בפני חברי המועצה והדבר אף לא קיבל .5 ביטוי בפרוטוקולים לפי כלל מהמתואר לעיל עולה כי נבחרי הציבור האמורים לא הצהירו בכתב על זיקתם לעמותות שמועצת העירייה אישרה להן הקצאות מקרקעין; וכי הם פעלו שלא בהתאם לתקנון המועצות המקומיות ולכללים למניעת ניגוד עניינים של נבחרי ציבור ברשויות המקומיות. כמו כן עולה כי גם בהקצאות שאושרו לאחר פרסום חוות הדעת של הוועדה למניעת פעלו נבחרי הציבור שלא בהתאם לחוות דעת זו. 2007-ניגוד עניינים ב משכך, התנהלותם זו לא עלתה בקנה אחד עם ההנחיות המחייבות, אשר מטרתן למנוע מצבים של פגיעה בטוהר המידות ולחזק את אמון הציבור בהחלטות המועצה. על היועמ"ש לעירייה לרענן את הנהלים וההנחיות בנוגע לזיקות ולניגודי עניינים ולחדד את החובה לנקוט הקפדה יתרה על מילוים כלשונם, לשם מניעת הימצאות נבחרי הציבור בניגוד עניינים. על העירייה לשקף בפרוטוקולים של דיוני ועדת ההקצאות ומועצת העירייה את מהלך הדיון, ובכלל זה עליה לתעד הצהרות על ניגוד עניינים ויציאה של חברים מדיונים בהקשר זה. נמצא כי נבחר ציבור א' לא הצהיר בכתב על זיקתו בפני חברי המועצה .5 והדבר אף לא קיבל ביטוי בפרוטוקולים לפי כלל 16- ועדת ההקצאות דנה ב 2018 - 2012 הביקורת העלתה כי בשנים ) בקשות של עמותות להקצאת מקרקעין לבנייה - 94%( 17 מתוך ומועצת העירייה אישרה אותן - אף שלא התקבלו מהעמותות פרטים בסיסיים על תוכניות הפיתוח למקרקעין שהוקצו, כנדרש בנוהל יו"ש. בניגוד לנדרש בנוהל יו"ש, בהקצאות שנבדקו בביקורת לא קיבלה העירייה מהעמותות שהוקצו להן הנכסים דוחות כספיים או מסמכים אחרים בכל שנות החזקתן בנכסים. מבדיקת תיקי העמותות המנוהלים באגף הנכסים, נמצא כי בעניין המבנים שהוקצו ונבדקו לא קיבלה העירייה מהעמותות 13 חמישה מתוך אסמכתאות לרכישת ביטוח למלוא תקופת השימוש - בניגוד לנדרש בנוהל יו"ש. היעדר ביטוח עלול להביא לחשיפה לתביעות במקרה של נזק או פגיעה. משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה כי עליה לפעול בהתאם לנוהל יו"ש. מומלץ כי העירייה תקבע רשימת פעולות ומסמכים הנדרשים לפיקוח ותבחן אם חלק מן המסמכים האלה, מצויים במרשתת והיא יכולה לקבלם באופן עצמאי כגון: דוחות כספיים, אישור ניהול תקין ואישורי מס. בכל מקרה עליה לוודא קבלת כלל המסמכים בהתאם לנוהל מהעמותות. על העירייה לבחון את כלל המסמכים, לשמור את התיעוד לפעילות הפיקוח בתיקי העמותות בעירייה ולהקפיד על קבלת האסמכתאות הנדרשות בנושא הביטוח. משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה כי לא פעלה לאכוף על עמותה י"ז את תנאי הסכם ההקצאה, אף שהעבירה לצד שלישי נכס שנבנה על מקרקעין שהוקצו לה בלבד בידי העירייה, בניגוד לנוהל יו"ש ובניגוד לייעוד המקרקעין, ובכך הפֵרה את ההסכם הפָרה יסודית. נבחר ציבור ה' לא השתתף בדיונים שנידונו בהם ההקצאות לעמותה י"ד, .5 אך נמצא כי לא הצהיר למועצה בכתב על ניגוד עניינים, כנדרש בכלל ) העירייה 10%( ההקצאות שנבדקו 30 מתוך 3-הביקורת העלתה כי ב אישרה את ההקצאות אף שלא קיבלה משלוש העמותות את פירוט התמיכה הציבורית הקודמת שהן קיבלו. עוד העלתה הביקורת כי שתיים משלוש העמותות האמורות, שהעירייה , קיבלו בעבר מבנים 2014 ובמרץ 2013 הקצתה להן מקרקעין באוגוסט מהעירייה - עמותה ב' קיבלה שתי הקצאות ועמותה ג' קיבלה שש הקצאות - וכי ההקצאות הקודמות לא השתקפו בפרוטוקולי הדיונים של ועדת ההקצאות ושל מועצת העירייה. משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה כי יש לפרט לוועדת ההקצאות מידע מלא הנוגע לסיוע ציבורי קודם שהעמותות המבקשות זכו לו. ), ועדת 13%( ההקצאות שנבדקו 30 הביקורת העלתה כי בארבע מתוך ההקצאות ומועצת העירייה אישרו הקצאות אף שלא קיבלו מהעמותות אישור על ניהול תקין עד למועד ההקצאה. מעיון בתיקי רשם העמותות עולה כי לשלוש מתוך ארבע העמותות האמורות כלל לא היה אישור על ניהול תקין במועדים הרלוונטיים להקצאות. להלן דוגמאות: ) ועדת 37%( ההקצאות שנבדקו 30 מתוך 11-הביקורת העלתה כי ב ההקצאות המליצה לאשר את הבקשות - ומועצת העירייה אישרה אותן - אף שלא צורפו להן מסמכי תקציב מאושר או הצעות תקציב כנדרש. מבדיקת תיק עמותה ד' באתר רשם העמותות עולה כי הן במועד הגשת ) והן במועד אישור ההקצאה (פברואר 2015 הבקשה להקצאה (יוני ), וכך גם במועד סיום הביקורת, לא היה לעמותה אישור על 2016 ניהול תקין. עוד עולה מהתיק כי רשם העמותות סירב להעניק לעמותה , מכיוון ש"מעיון בדוח 2016 ולשנת 2015 אישור על ניהול תקין לשנת הכספי והמילולי... עולה כי לעמותה אין פעילות, ובכך אינה מקדמת , לאחר מועד סיום הביקורת, 2019 את מטרותיה הרשומות". באוקטובר . 2019 קיבלה העמותה אישור על ניהול תקין לשנת במסמכי הבקשה שקיבלה העירייה נכתב כי לעמותה ה' לא הייתה כל פעילות קודם להגשת הבקשה. בתיק העמותה בעירייה צוין כי העמותה לא צירפה לבקשה כל דוחות כספיים, וכי לא הגישה לעירייה אישור על ניהול תקין. ועד מועד סיום הביקורת קיבלה עמותה ה', 2009 עוד נמצא כי מאז . 2011 , אישור על ניהול תקין רק לשנת 2007-שהוקמה כאמור ב ההקצאות שנבדקו אושרה בידי 30 בביקורת נמצא כי אחת מתוך העירייה אף שזו לא קיבלה מהעמותה אישור על ניהול פנקסי חשבונות ולא אישור 1976-ורשומות לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, התשל"ו על ניכוי מס במקור. 30 מתוך 6 הביקורת העלתה כי ועדת ההקצאות המליצה לאשר ) - וכי מועצת העירייה אישרה אותן 20%( הבקשות להקצאות שנבדקו - אף שהעמותות המבקשות לא הציגו דוחות כספיים מבוקרים, כנדרש בנוהל יו"ש. ) אישרה 47%( ההקצאות שנבדקו 30 מתוך 14-הביקורת העלתה כי ב העירייה את ההקצאות אף על פי שלא קיבלה את כלל מסמכי הייסוד של העמותות המבקשות. ) נמצא כי מועצת העירייה אישרה 20%( שנבדקו 30 מקרים מתוך 6-ב את ההקצאות ללא עמידה בתנאי הסף שנקבע להוכחת צורך. להלן דוגמאות: בתי אב בלבד, 12- החתימות שצורפו היו מ 31 הביקורת העלתה כי משמע העירייה אישרה את ההקצאה אף שעמותה ו' לא עמדה בתנאי הסף שקבעה העירייה עצמה. הביקורת העלתה כי מועצת העירייה אישרה את בקשת עמותה ז' אף שלא קיבלה את רשימת המתפללים הצפויים להתפלל בבית הכנסת, כנדרש בנוהל יו"ש ובתנאי הסף שקבעה העירייה לעניין זה. ביתר עילית היא עיר חרדית המתאפיינת במגוון של קהילות חרדיות . בערים חרדיות מוסדות 18 ובשיעור גבוה של תושבים צעירים עד גיל חינוך מנוהלים על ידי עמותות פרטיות ולא על ידי הרשות המקומית, כמקובל בשלטון המקומי. בשל כל אלו קיים בעיר ביקוש רב למוסדות חינוך. בעיר קיים גם ביקוש גדול למקרקעין להקמת מוסדות דת - בתי כנסת ומקוואות. השירותים האמורים לעיל הם שירותים חיוניים לאוכלוסיית העיר, ומכאן שהעירייה מנהלת הליכי הקצאה רבים. לפיכך על הגורמים המוסמכים בעירייה ובמשרד הפנים לקדם את נושא ההקצאות ביעילות, בשיתוף פעולה ובהקפדה על כללי מינהל תקין. על עיריית ביתר עילית לפעול לתיקון הליקויים הנוגעים להקצאות מקרקעין ולפיקוח על ההקצאות, אשר פורטו בדוח ביקורת זה. בכלל זה, על העירייה להכין ספר הקצאות מעודכן ומלא ולפרסמו לציבור, לוודא השלמת מלוא המסמכים הנדרשים מהעמותות לצורך ההקצאה, לבחון את התמשכות תהליכי ההקצאה ולפעול לקיצורם, לקבל את אישור הממונה על היישובים ביו"ש להקצאות המקרקעין ולהסדיר את הפיקוח על השימוש שעושות העמותות במקרקעין שהוקצו להן. על היועץ המשפטי לעירייה לרענן את הנהלים וההנחיות בנוגע לזיקות ולניגודי עניינים ולחדד את החובה לנקוט הקפדה יתרה על מילוים כלשונם לשם מניעת הימצאות נבחרי הציבור ועובדי העירייה בניגוד עניינים ועל מנת לחזק את אמון הציבור בהחלטות העירייה. על העירייה לתעד בפרוטוקולים של דיוני ועדת ההקצאות ומועצת העירייה את מהלך הדיון, לרבות הצהרות על ניגוד עניינים ויציאה של חברים מדיונים. על העירייה ועל העומד בראשה לתת את הדעת על הליקויים העולים מן הדוח, להפיק מהם לקחים ולהקצות את נכסי העירייה כמתחייב מאחריותם הציבורית לשמירת נכסי הציבור ומחובת הנאמנות שלהם כלפי הציבור. בחלוף כשני עשורים מקביעת נוהל ההקצאות של משרד הפנים, שממנו נגזר גם נוהל יו"ש, ולנוכח התמשכות תהליכי אישור ההקצאות, יש מקום שמשרד הפנים יבחן את הדרישות וההנחיות של הנוהל ויתקף אותן לצורך שיפור השירות לציבור בנושא הקצאות מקרקעין. בד בבד, מוצע כי המשרד יבחן את מתכונת הבקרה שלו, כמאסדר, על תקינות הליך ההקצאה והפיקוח עליה ברשויות המקומיות. אף על פי כן, מעיון בכתב המינוי שנתן ראש העירייה למפקחת הכספית עולה כי הלה הנחה לקבל מהעמותות דוחות כספיים רק אחת לחמש שנים. נוהל יו"ש מחייב קבלת דוחות כספיים בכל שנת כספים, ולא אחת לחמש שנים. על העירייה להנחות את המפקחת הכספית לדרוש לקבל את הדוחות הכספיים האמורים מדי שנה בשנה, כמתחייב מנוהל יו"ש. , תשעה חודשים בלבד לאחר החתימה 2015 הביקורת העלתה כי במאי על הסכם ההקצאה, חתמה עמותה י"ז על הסכם עם קופת חולים, ולפיו ש"ח לחודש. 52,325 מ"ר במבנה תמורת 455 תשכיר לקופה שטח של בביקור שערכו נציגי משרד מבקר המדינה בשטח נצפה שלט המבהיר כי במבנה פועל סניף של קופת החולים: נמצא כי נבחר ציבור ב' לא הצהיר בכתב על זיקתו בפני חברי .5 המועצה והדבר אף לא קיבל ביטוי בפרוטוקולים לפי כלל נמצא כי נבחר ציבור ב' לא הצהיר בכתב על זיקתו בפני חברי .5 המועצה והדבר אף לא קיבל ביטוי בפרוטוקולים לפי כלל מהמקובץ עולה כי שלוש הקצאות מקרקעין אושרו לעמותות הקשורות לשני עובדי עירייה בכירים שלא הצהירו על זיקתם לעמותות. התנהלותם זו לא עלתה בקנה אחד עם ההנחיות המחייבות, אשר מטרתן, בין היתר, לחזק את אמון הציבור בהחלטות המועצה. משרד מבקר המדינה מעיר לעירייה כי עליה להקפיד על התנהלות המחויבת מהוראות נוהל יו"ש, הנחיות היועמ"ש לממשלה ונוהל משרד הפנים. על היועמ"ש לעירייה לבחון את נושא הסדרי ניגוד העניינים על כלל היבטיו ולפעול להטמעתו בקרב נבחרי הציבור ועובדי העירייה.
הביקורת העלתה כי רשימות ההקצאות, שהוצגו כאמור למשרד מבקר המדינה במהלך הביקורת כ"ספרי הקצאות", אינן מעודכנות כנדרש 262 מתוך 154-, בתאים הנוגעים ל 1 בנוהל יו"ש. בעמודות רשימה ) לא מצוינים מלוא הפרטים. בעניין חלק 59%( ההקצאות המפורטות מההקצאות חסרים פרטים בנוגע לנעשה בפועל, ובהם מועד ההקצאה; המידע הכלול 2 גודל השטח; ייעוד ההקצאה והגוף המקבל. ברשימה הינו שם העמותה, מספר העמותה, כתובת, מגרש, ייעוד ותאריך המידע הכלול הינו שם המוסד, 3 האישור במועצת העירייה. ברשימה כתובת, ייעוד, מגרש ומספר עמותה, אך אין מידע על מצב הטיפול בבקשות ועל מועד אישור ההקצאות במקרים שאושרו. בשלוש הרשימות חסרים פרטים על תקופת ההקצאה, על בקשות להארכת הזמן לפיתוח המקרקעין ועל החלטות שהתקבלו בנושא זה, וכן חסרים פרטים על ביטול הבקשות (אם בוטלו) ועל החזרת הקרקע לעירייה במקרים אלו.