משרד המשפטים . ניהול ומימוש של עיזבונות מחו"ל לטובת מדינת ישראל נמצא כי עד מועד סיום הביקורת לא נכתב הנוהל הנוסף שנועד להסדיר את הליך מימוש העיזבונות של הנציגות בצרפת וממילא לא אושר, וכי הפעילות למימוש עיזבונות בנציגות נעשית ללא נוהל תומך, אף שמדובר בהיקף משמעותי של עיזבונות. עולה אפוא כי אין הסדרה מלאה בנוהל מתאים של הפעולות שעל נציגי האפוטרופוס הכללי לנקוט בהליכי כינוס ומימוש של העיזבונות ואין הנחיות ברורות אשר לפעולות שעליהם לבצע לשם כך בכל מדינה. משרד מבקר המדינה מעיר לאפוטרופוס הכללי, כי עליו לבחון אם הדין המקומי במדינות שהעיזבון ניתן בהן מקנה כלים נוספים לנציגי האפוטרופוס בביצוע עבודתם ולשלב את השימוש בו בהנחיותיו, ולא להסתפק בכלים שהדין בישראל מעניק בהקשר של עיזבונות שהתקבלו במקומות אחרים בעולם. 3. מנובמבר 2010 עד אפריל 2018 נפתחו במחלקה 17 תיקי עיזבונות שהמוטב הסופי בהם הוא קרן היסוד, והם טופלו בהתאם למתווה האמור. משרד מבקר המדינה בחן את אופן מימוש ההסכם שבין האפוטרופוס לקרן היסוד ב-15 תיקים שנבחרו באופן אקראי מתוך 17 התיקים שנפתחו. הוא מצא שלושה ליקויים מרכזיים כדלקמן: נמצא כי פעולת האפוטרופוס הכללי נעשית בלא שגובשה מדיניות ברורה לעניין ייזום ושימור של קשרים עם תורמים ומצווים פוטנציאליים. יצוין כי בחוק האפוטרופוס הכללי ובהחלטות הממשלה אין התייחסות לנושא זה. בהיעדר החלטה סדורה בדבר הסוג והאופי של הפעילות הנדרשת לשמירה על קשר עם מי שכבר העביר תרומה או הצהיר על כוונתו להוריש רכוש למדינה , פעילות האפוטרופוס כלפי מצווים ותורמים פוטנציאליים אינה אחידה: השינוי שהונהג במחלקה לא הועלה על הכתב ולא הופץ לעובדי המחלקה או לנציגויות. על אף השינוי, הנציגות בצרפת ממשיכה לפנות למצווים פוטנציאליים. משרד מבקר המדינה מעיר לאפוטרופוס הכללי כי עליו לכתוב הוראות מפורטות כיצד לשמור על קשר עם מצווים ותורמים ולהגדיר בהן בבירור אילו פעולות מותר לבצע ואילו פעולות מעוררות חשש להשפעה בלתי הוגנת או למעורבות אסורה. מתווה הפעילות הרגיל של האפוטרופוס מאפשר למפקחים במחלקה לפקח על מימוש העיזבון מראש, ואילו בהסדר שהושג עם קרן היסוד בהולנד, האפוטרופוס מפקח על ביצוע מיזמים ועל השימוש שנעשה בכספי העיזבון רק בדיעבד. כך מתווה הפעילות שהאפוטרופוס אישר בשנת 2010 יצר דרך פעולה שונה ולא שוויונית בהליך למימוש עיזבונות לטובת קרן היסוד בהשוואה להליך מימוש עיזבונות לטובת מוטבים אחרים, ובהם מוסדות לאומיים אחרים. .משרד מבקר המדינה מעיר לאפוטרופוס כי אין חולק על כך שהקרן היא מוסד לאומי , אך אין בכך כדי להצדיק חריגה מתהליך הפיקוח והבקרה שהאפוטרופוס נוקט כלפי גופים אחרים משבחר אדם להוריש את נכסיו למדינת ישראל עבור קרן היסוד ולא להורישם ישירות לקרן היסוד. משרד מבקר המדינה מ עיר לאפוטרופוס הכללי כי הגורמים האחראיים עלולים לפעול בחוסר תיאום ולתת הנחיות מקצועיות סותרות. על האפוטרופוס להסדיר את חלוקת התפקידים ואת התיאום כדי למנוע זאת. עוד על האפוטרופוס לדון לאלתר באופן מעמיק בנושא - לבחון את הפעלת הנציגויות בחו"ל, את הצורך בפעילו תן, את הרכב כוח האדם הדרוש בהן, בתפקידי הנציגויות ובמטרות שהנציגויות מיועדות לבצע. נמצא כי לא נקבע איזה תקן כוח אדם נדרש לכל נציגות ואילו תפקידים נדרשים לכל אחת מהן. הסדרת התקן והתפקידים נדרשת כדי לוודא מתן מענה לכלל היבטי העבודה הנדרשים בנציגויות, כדי שהעבודה השוטפת בנציגויות לא תפגע, כמתואר להלן: כאמור, על פי החוק והחלטות הממשלה, האפוטרופוס הכללי הוא הגורם המטפל בקבלת עיזבונות ונחלות לטובת מדינת ישראל. בתקנון הקונסולרי נכתב כי עובדי הנציגויות בחו"ל אינם מוסמכים לאשר צוואות, אולם, כאמור, העובדים שיוצ אים לחו"ל לא תודרכו בנושא זה. היות שמסתמן שצוואות נוספות מסוג זה יגיעו לטיפול האפוטרופוס, על משרד החוץ לרענן הנחייתו לנציגיו בחו"ל. משרד מבקר המדינה מעיר לאפוטרופוס הכללי כי מהדוגמאות שלעיל מסתמן שייתכן שבמדינות נוספות שהוטל בהן מס עיזבון נחתמו צוואות דומות לטובת מדינת ישראל ושייתכן שגם צוואות אלה מטופלות שלא באמצעות האפוטרופוס הכללי. על האפוטרופוס לבחון את הדרכים למניעת מקרים כאלו. .משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי לאחר שילוב נושא התרומות והעיזבונות בתקנון הקונסולרי, על הקונסולים המיועדים לשרת בנציגויות ישראל בחו"ל להכיר את ההנחיות החדשות בנושא ואת המצופה מהם בתחום זה. על האפוטרופוס לבחון עם משרד החוץ אם לשלב הדרכה מתאימה בנושא זה לקונסול ים היוצאים לחו"ל וכיצד לעשות כן. כמו כן, על משרד החוץ להפנות את תשומת לב שליחיו לתקנון בנושא זה. ללא העברת מידע ובלא תיאום בין האפוטרופוס ובין משרד החוץ אשר למצווים ותורמים פוטנציאליים, עלולה להיווצר כפילות ונפגעת היכולת לפעול באופן מיטבי לשמירת הקשר עם כל המצווים והתורמים הפוטנציאליים למדינת ישראל. על המחלקה ועל משרד החוץ להסדיר את התיאום השוטף ביניהם בנושא זה. אף שהקהילה היהודית בצרפת קטנה מהקהילה בארצות הברית, ואף ששתי הנציגויות מכניסות הכנסות דומות, בנציגות בצרפת מועסק כוח אדם גדול פי ארבעה מכוח האדם המועסק בנציגות בארצות הברית, והגדרת התפקיד של העובדים בנציגות בצרפת נרחבת הרבה יותר מהתפקיד שמבצעת בפועל העובדת בארצות הברית. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד המשפטים כי עליו להקפיד על תיעוד ההחלטות המתקבלות בעקבות ביקורת על מנת שניתן יהיה לעקוב אחריהן ואחר תיקון הליקויים שנמצאו בדוח הביקורת הפנימית. ההסדר פוגע בהכרח ביכולתו של האפוטרופוס למלא את תפקידו בתחום הבקרה והפיקוח שכן הוא מאפשר לקרן לקבל את כלל כספי העיזבון עוד טרם ביצוע המיזמים. בשנים 2010-2000 אירעו כמה מקרים בהם האפוטרופוס הכללי כלל לא ידע על צוואות לטובת מדינת ישראל שהמוטב הסופי בהן היה קרן היסוד והוא לא היה מעורב בהוצאתן לפועל. במקרים אלו הוציאה את הצוואות אל הפועל קרן היסוד אף שהאפוטרופוס הוא הגורם המטפל בקבלת עיזבונות ונחלות לטובת מדינת ישראל. הדוגמאות ה מפורטות להלן התרחשו במדינות אמריקה הלטינית ובהולנד.
משרד החוץ נדרש לרענן את ההנחיות לדיפלומטים ולקונסולים שעליהם להעביר ללא דיחוי למחלקה מידע ומסמכים רלוונטיים על תרומות ועיזבונות וכן כיצד יש לשמור את המסמכים בנציגויות.