רשות מקרקעי ישראל . ניהול מערכות המידע - מינהל מקרקעי ישראל משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי עליו לשפר את פעולות המעקב והבקרה על מצב החובות וגילם. יש להפיק דוחות אלו באופן קבוע, לנתח את הנתונים שנמצאים בהם ולקבל החלטות בדבר מדיניות הגבייה ותכנית הגבייה. המינהל לא עשה פעולות אלו ומן הראוי לקיימן כחלק מתהליכי העבודה שלו. משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי ראוי שיעשה שימוש במערכת המידע שברשותו המאפשרת קיום מעקב ובקרה. על המינהל לבנות תכנית גבייה ולהפיק דוחות מעקב שיאפשרו לו לשפרה. לדעת משרד מבקר המדינה, על המינהל לשפר את הפיקוח והבקרה של עובדיו בתחום זה ולהיעזר במערכת הממוחשבת לבקרה שוטפת. כמו כן עליו לשלב פעולות בקרה ממוחשבות בתהליך מתן האישורים ולנקוט את כל האמצעים הדרושים למניעת הישנות תופעות כאלה. נמצא כי דוח החייבים במערכת עכ"א כולל חובות שהושמטו בדוחות אחרים. כמו כן היו אי -התאמות בין הדוחות לבין הנתונים במערכת. העובדה שבשני מאגרי מידע של המינהל נמצאים נתונים שיש ביניהם הבדלים ניכרים בנוגע לסכו מי חובות הדח"ש מעוררת ספקות בנוגע למהימנותם. משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי עליו לדאוג לכך שנתוני חובות הדח"ש הרשומים במאגריו יהיו זהים בכל המאגרים. לדעת משרד מבקר המדינה - נוכח ריבוי הליקויים שהועלו מן הראוי שהמינהל יבחן את היקף כוח האדם הנדרש לביצוע ביקורת בחשבויות, כדי להבטיח קיום בקרה נאותה על פעולותיו. משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי עליו לפעול לזירוז הפיתוח של מרכז המידע. כמו כן עליו למנות לאלתר אחראי ארצי לגביית חובות, ולחדש את התכנית לגביית החובות תוך שימוש במרכז המידע החדש. עוד העיר משרד מבקר המדינה כי ניהול החובות חייב להיות מעודכן ולשקף את מצבם האמִתי. שדרוג ניהול החובות במערכת עכ"א הוא חיוני ועשוי לתרום לשיפור הגבייה של המינהל. משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי ריבוי הנתונים השגויים הרשומים במערכת ובדוחות המופקים על ידה מחייב, מחד גיסא, את צמצום מספר מקרי ההתערבות ידנית בבסיס הנתונים, ומאידך גיסא - בחינה לוגית של המערכת הקיימת עד שדרוגה או החלפתה למניעת כשלים כגון איפוס תאריכים בצורה אוטומטית, ללא התרעה על חריגים. הביקורת העלתה כי גם הנוהל שפרסם המינהל לא קוים: במבנה הארגוני של אגף מידע יש בתקן משרה של ראש "תחום בקרה, אבטחת מידע ומשימות מיוחדות", ואולם תפקידיו העיקריים של העובד המשובץ בה הם סיוע בהעסקת כוח אדם חיצוני באגף ו תיאום בין המינהל לבין גופים ציבוריים המעוניינים לקבל ממנו מידע על פי חוק חופש המידע, כך שלמעשה הוא אינו מטפל באבטחת מידע. לדעת משרד מבקר המ דינה, נוכח ההיקף הכספי הנרחב של פעולות המינהל, היה ראוי להעלות לראש סדר העדיפויות את פיתוח המערכת הכספית כדי שהפעולות יפוקחו ויבוקרו באופן יעיל. על החשכ"ל ועל המינהל לנקוט את כל הצעדים הדרושים ולהטמיע במינהל מערכת כספית באמצעות מרכב"ה או מערכת אחרת ולסיים את הסחבת בעניין שנמשכת כבר למעלה מחמש שנים. נמצא כי בין חשבונות המחשב הפעילים שהמינהל לא ביטל היו חשבונות של עובדים שלא עבדו בו כבר שנים, וביניהם עובד בכיר בעל הרשאות רבות במיוחד. משרד מבקר המדינה העיר למינהל, כי באין תכנית עב ודה שנתית אין להנהלת המינהל בסיס לבניית תקציב שנתי, ואין באפשרותה לבצע את עבודתה כראוי. עוד העיר לו משרד מבקר המדינה, כי מלבד העובדה שהדבר נוגד את דרישות נוהל מפת"ח והוראות תכ"ם, היעדר תכנית שנתית למחשוב הוא כשל יסודי בניהול מערכות המידע במינהל שכן בהיעדר תכנית עבודה שנתית לא ניתן לדעת מהן התשומות הדרושות לאגף, מהם התקציבים הנדרשים לו, מהם לוחות הזמנים לכל פרויקט ועוד. הביקורת העלתה כי תכניות העבודה של אגף מידע בשנים 2007 -2009 לא היו מפורטות דיין ולא התאימו לדרישות נוהל מפת"ח: נרשמו בהן רק שמות המשימות ללא כל פירוט; כ"אחראי לביצוע, שותפים, ואחראי בקרה" הוגדרו אגף מידע ולפעמים גם אגף אחר בלי ציון פרטי הצוות האחראי לפיתוח באגף; כמו כן לא הוגדר תקציב לכל משימה; לא נקבע מועד התחלתה, אלא רק מועד סיומה, וגם לא הוגדרו משתמשים צפויים וממשקים למערכות אחר ות. ממסמך שהכין אגף מידע בנובמבר 2008 התברר כי תכניות העבודה של אגף מידע אינן משקפות במלואן את המשימות המבוצעות בו; צוינו בו עשרות משימות בנושאים של תשתיות, מערכות מידע וטכנולוגיות שיושמו ב- 2008 ולא נכללו בתכנית העבודה של אותה שנה. .משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי על אגף מידע להכין תכניות עבודה שנתיות מפורטות, כנדרש בנוהל מפת"ח, שישקפו את מלוא פעילותו. על ההנהלה לדון בתכניות ולאשר אותן, ועל המינהל לפעול לפיהן. בדרך זו גם יתאפשר לקיים בקרה נאותה על ביצוע תכניות העבודה. הביקורת העלתה כי גורמי ניהול במינהל ובכללם מנהלי המחוזות אינם משתמשים במערכת בקרת הפע ילויות, והפעולות הידניות אינן נבדקות. התברר כי מערכת בקרת פעילויות אופיינה ונכתב ה ביזמת אגף מידע ככלי בקרה לגורמי ניהול במינהל בלי שבוצע ניתוח צרכים עם המשתמשים, ולדעתם המערכת אינה מתאימה להם. כל חודש נרשמות כ- 40,000 פעולות חריגות חדשות, וריבוי ן מקשה את בדיקתן. שנים רבות לא עשה אפוא המינהל שימוש בכלי לבקרת פעולות חריגות שפיתח אגף מידע, והוא מונח כאבן שאין לה הופכין. הנהלת המינהל המודעת זה שנים להימנעות מהשימוש במערכת בקרת פעילויות לא עשתה דבר בנדון.
משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי אי -קיום בקרה על הפעולות הנעשות באמצעות המערכת הממוחשבת מונע גילוי של טעויות או שימוש לרעה. לפי כך על הנהלת המינהל ליזום בדיקה באשר לסיבות לאי - השימוש במערכת ולפעול לתיקונה או לאפיונה מחדש בשיתוף עם המשתמשים; לחילופין, אם יתברר שאי -השימוש נובע מאי -הטמעה כנדרש - עליה לפעול לאלתר להטמעתה ולשימוש בה ככלי בקרה.