משרד הביטחון . הליכים לאיוש משרות במשרד הביטחון מדבריהם של נציגי אמ "ש ניתן ללמוד, שהדיון המקדים משפיע על תוצאות המכרז. על אף שנציג האגף שיושב בדיון המקדים אינו חלק מוועדת הבוחנים, המידע שעולה בדיון המקדים עובר לכאורה לנציג המשרד בוועדת הבוחנים ומהווה חלק ממאגר השיקולים שלו ומאפשר לו לקבוע עמדה מוקדמת לגבי המועמדים. יודגש, כי התקשי"ר קובע, כי על חבר ועדה לפעול ללא דעה קדומה, ללא פניות וללא משוא פנים. משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש, כי במצב דברים זה, מתקיימת ועדת בוחנים בה הכוחות אינם שקולים מבחינת המידע המוקדם הקיים לחברי הוועדה. מעבר לכך, אם המידע שבידי נציג המשרד הוא חשוב ואינו מועבר ליתר חברי הוועדה ולמועמדים, קיים חשש שהבחירה של חברי הוועדה עלולה להיות לא מיטבית ואף מוטעית. משרד מבקר המדינה מעיר, כי מצב שבו מידע שעולה בדיון המקדים עובר לכאורה לנציג המשרד בלבד ולא לכל חברי ועדת הבוחנים, מנוגד לעיקרון השקיפות, שעל פיו מידע הנוגע למועמד צריך שיהיה מונח בפני כל חברי הוועדה (עוד בנושא זה ראו להלן). עוד יוער, כי בפסקה 11.463 (ב) בתקשי"ר נקבע כי "חבר ועדת בוחנים שקיבל מידע על כישלונו בעבר של מועמד, על ניסיון לא מוצלח עמו או הערכה אחרת כל שהיא, יודיע על כך למועמד ויאפשר לו להגיב על המידע", ועל כן יש להביא את מלוא המידע אודות כל מועמד בפני כל חברי הוועדה, ובפני המועמד עצמו לקבלת תגובתו. מן הדוגמאות דלעיל ע ולה, כי הציון שנציגי המשרד נתנו בתחום ההשכלה, אינו משקף את המצב לאשורו. הדבר מעורר ספק, שמא בחלק מהמקרים הציון ניתן כדי לקדם מועמד המועדף עליהם. יצוין, שבכל המכרזים דלעיל, המועמדים שקיבלו ציונים נמוכים, מנציגי המשרד בלבד, ובאופן שלא שיקף את השכלתם בפועל, גם לא זכו במכרזים 16 ,. עוד יצוין שעל פי הפרוטוקולים של הוועדות, מרכזות הוועדות שנחשפו לגיליונו ת הציונים של כל אחד מחברי ועדת הבוחנים לא העירו ליו"ר הוועדה על הבעייתיות במתן הציונים בתחום ההשכלה. נוכח זאת, משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש ולנש"ם, כי ראוי שנושא זה יובהר במסגרת נוהל ועדת הבוחנים. מכל האמור לעיל עולה, כי בחלק מהמכרזים ניתנים לנציגי המשרד מעמד והשפעה מרחיקי לכת על פני יתר חברי הוועדה. התנהלות זו פוגעת בשוויוניות שבהליך, ואינה עולה בקנה אחד עם מינהל תקין. כמו כן פוגע הדבר באמון הציבור במערכת. משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש, כי מאחר שוועדת הבוחנים היא הגורם היחיד בעל הסמכות לבחור את המועמד המתאים למשרה, הרי שהדיון המקדים, על השפעותיו, הוא תהליך שאינו ראוי ואין לו מקום במערכת הציבורית. משרד מבקר המדינה מעיר לסמנכ"ל וראש אמ"ש ולראש אגף הבח ינות והמכרזים בנש"ם, כי עליהם להפיק את הלקחים ממכרז זה במספר היבטים: א. בכל הנוגע לניסוח דרישות סף ועמידה בהן; ב. בנוגע להתנהלות חברי ועדת הבוחנים, ובמיוחד כאשר לנציג המשרד עמדת כוח והשפעה כתוצאה מתפקידו וממעמדו. בין היתר, יש לרענן ולהבהיר את נוהלי העבודה של ועדת הבוחנים, תוך מתן דגש לתפקידם של נציגי נש"ם בוועדה; ג. בנוגע להשתתפות חבר ועד עובדים בוועדת הבוחנים, כאשר אחד המועמדים גם הוא חבר ועד עובדים. נציגי נש"ם מסרו לנציגי משרד מבקר המדינה במהלך הביקורת, כי הנוהג בכל משרדי הממשלה, פרט למשרד הביטחון, הוא שב מצב כזה, כדי למנוע ניגוד עניינים, לא משתתף חבר ועד בוועדת הבוחנים, אלא עובד שהוועד ממנה לצורך המכרז. על כן, על אמ"ש ועל נש"ם להסדיר עניין זה בנוהל, שיקבע כיצד יש לנהוג במקרה כזה. עוד מעיר משרד מבקר המדינה, כי על אף שניתן לבחור לתפקיד במועמד שלא קיבל את מרב הנקודות, מקרה זה מציב שאלות בנוגע לתקינות ההליך: א. המועמדת שקיבלה ציונים יחסית נמוכים מאוד בתחומים של ידע מקצועי, השכלה והכש רה רלוונטיי ם וניסיון בתחום הרלוונטי, בקרב שניים משלושת חברי הוועדה זכתה לבסוף "פה אחד" במכרז; ב. המועמדת שדורגה ככשירה שנייה קיבלה באותם תחומים ציונים גבוהים מאוד, ואף אצל שניים מבין שלושת חברי הוועדה גם בתחומים האישיותיים ציוניה היו גבוהים משל הזוכה במכרז. פער כל כך משמעותי בין הציונים לבין ההחלטה הסופית מעלה תהיות לגבי ההחלטה בדבר הזוכה במכרז והאופן שבו התקבלה וכן מעלה תהיות כיצד התקבלה "פה אחד". גם העובדה שפרוטוקו ל הוועדה אינו מפרט דיו את נימוקי ההחלטה תורמת לכך שההחלטה וטעמיה אינם ברורים. משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש ולנש"ם, כי פרט להערה האמורה של נציג ועד העובדים, אף אחד מחברי ועדת הבוחנים לא ביקש לכלול בפרוטוקול הסתייגות כלשהי מהאופן שבו התייחס נציג המשרד למועמדות, ובכך אפשרו התנהלות של מכרז, שתוצאותיו מעוררות סימני שאלה לא מעטים. משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש, כי מצב שבו מאפשרים למועמד, שלגביו קיים ספק בנוגע לעמידתו בתנאי הסף, להתמודד במכרז, בלי שהדבר הובהר עד תום, פוגע לא רק בשוויוניות הליך המ כרז, אלא גם בכל המועמדים הפוטנציאליים שמצבם דומה ושנמנעו מלהגיש מועמדות, בידיעה שאינם עומדים בתנאי הסף. מעבר לכך, בחירה במועמד כזה פוגעת במטרה שהיא בחירת המועמד המתאים ביותר לתפקיד, ועלולה להצטייר במקרים מסוימים אף כמעניקה עדיפות למועמד מסוים. משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש, כי קיים מתאם גבוה בין הציונים הנמוכים שהעניק נציג המשרד לשתי המועמדות ובין המסקנות העולות ממסמך סיכום הדיון המקדים. עוד מעיר משרד מבקר המדינה, כי על אף שכל חבר ועדה צריך לדרג את המועמדים באופן עצמאי על פי התרשמותו, הרי שהפער הקיצוני בין הציונים שנתן נציג המשרד, וב ין הציונים שנתנו יתר חברי הוועדה מעורר חשש שהציונים שנתן נציג המשרד נועדו להשיג תוצאה התואמת את המסקנה שסוכמה בדיון המקדים. משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש, כי התעלמותו מסימני אזהרה כגון אלה, עלולה לפגוע בהגינות המכרזים ובשוויון ההזדמנויות של המתמודדים. על אף שכל חבר ועדה רשאי לדרג את המועמדים כראות עיניו, מן הראוי שיו"ר הוועדה יבחן עם יתר חברי הוועדה אם יש הצדקה לקיומם של פערים קיצוניים בציונים, ויקפיד לרשום בפרוטוקול את הנימוקים שחברי הוועדה נתנו לפערים אלה. בהתייחסותה מאוקטובר 2011 לממצאי הביקורת ציינה נש"ם, כי תנחה את "יו"ר הוועדה לפרט מצבים אלה בפרוטוקול ולנמק בסופם של דברים את בחירת המועמדים גם בהתייחס לפערים בהערכות". כאמור ועדת הבוחנים רשאי ת לבחור במועמד שלא קיבל את הניקוד הגבוה. עם זאת, משרד מבקר המדינה מעיר לאמ"ש ולנש"ם, שהחלטתה של ועדת הבוחנים אינה מובנת נוכח העובדה שהמועמד שקיבל מנציגי נש"ם ציון נמוך יותר בתחום הניסיון תואר לבסוף כבעל ניסיון ראוי יותר ועל כן נבחר לתפקיד. בהתעלם מהיתרונות שיש למועמדת הן בתחום ההשכלה (תואר שני במינהל עסקים כפי שמופיע כעדיפות במכרז) והן בניסיון הנדרש כמפורט לעיל, הרי שלמועמדים יש לכל הפחות נתונים דומים. בנסיבות אלה, הוועדה הייתה צריכה לשקול אם הטעמים של העדפה מתקנת אינם גוברים על התרשמותה מהמועמד שהוועדה בחרה לבסוף. אולם הוועדה לא עשתה כן, ובכך פעלה שלא בהתאם להוראות בדבר חובת מתן ייצוג הולם, הקבועות בחוק ובנוהלי המשרד עצמו. על נש"ם ועל המשרד לתת את הדעת לנושא הייצוג ההולם, ובמקום שאין בו ייצוג הולם לבני שני המינים, לפעול ביתר שאת להשגתו.
המכרז הוא תהליך משמעותי בשני מישורים עיקריים: האחד מול הפרט המועמד למשרה מסוימת - יש לאפשר לו התמודדות הוגנת ושוויון הזדמנויות; והשני מול הארגון - בחירת המועמד המתאים ביותר הן למשרה המוצעת והן לארגון. במגזר הציבורי יש לכך השלכות מרחיקות לכת בשל הקושי להביא לסיום העסקתו של מועמד בעל קביעות במערכת. מכאן, שקיימת משנה חשיבות לכך שכל עובדי המשרד היושבים בוועדות מכרזים יעברו הכשרה על ידי נש"ם בנוש א המכרזים. מעבר לכך, על חברי ועדת הבוחנים להקפיד על הנורמות המצופות מהם, ולנהוג באופן שיאפשר שמירה על כללי היושר, ההגינות והשוויון והימנעות ממשוא פנים ומניגוד עניינים. בהתאם לכללים הקיימים, ועדת הבוחנים היא הקובעת מי המועמד המתאים לתפקיד המוצע במכרז. זאת, בעיקר על בסיס התרשמותם מהמועמד בראיון שאורכו מוגבל. ספק אם זו הדרך המטבית לקבלת החלטה. על כן, על נש"ם לפעול לשיפור האפקטיביות של ועדת הבוחנים ודרכי עבודתה. נוסף על כך, הליקויים העולים במצב הקיים מצביעים על כך, שעל נש"ם לבחון כיצד לשפר מהותית את ההליך כולו , בדגש על איכות ואובייקטיביות המידע המוצג בפני ועדת הבוחנים על המועמדים, בין היתר, על ידי שיפור הכלים הקיימים והרחבת השימוש בכלי מיון נוספים. זאת כדי להגדיל את הסיכויים שוועדת הבוחנים תבחר במועמד המתאים ביותר למשרה ולארגון.