משרד החוץ . העסקת עובדים מקומיים בנציגויות ישראל בחו"ל - ביקורת מעקב .בביקורת המעקב נמצא כי בתקופה האמורה, מספר עובדי אית "ן שהשתתפו בקורסי .הכשרה בתחומים שונים במטה היה 316 (52% מכלל העובדים שגויסו), על פי החלוקה .הזאת: הכשרות בתחום הקונסולרי- 127 , בתחום הקשר- 106 , בתחום הכספים- 57 , נאמני .בטיחות- 10 , עבודה במערכת מרכב"ה- 10 ועוד6 עובדים קיבלו הדרכות מקוצרות של .כמה שעות. יצוין כי ייתכן שחלק מהעובדים השתתפו בכמה הכשרות, ולכן ייתכן שמספר .העובדים שהוכשרו בפועל אף קטן מ-316 . מנתוני משרד החוץ והתרשים עולה כי ביוני2021 היו למשרד כ-157 משרות עמ"ז .לא מאוישות ברחבי העולם, שהן כ-10% מכלל המשרות שנקבעו בתקנים לגבי .עמ"ז בנציגויות, כדלהלן: בנציגויות ביבשת אמריקה לא אוישו 36 משרות מלאות ו- .20 משרות חלקיות, באסיה והפסיפיק - 39 משרות מלאות ו-16 ,משרות חלקיות .באירופה - 27 משרות מלאות ו-33 משרות חלקיות, ובאפריקה - 17 משרות מלאות .ו-8 .משרות חלקיות .3. בביקורת המעקב עלה כי בשנים2019 ועד לנובמבר2021 דנה ועדת שכר עמ"ז רק .בבקשות יזומות שהעלו הנציגויות לפניה, ולא בחנה, כנדרש בתקנון, את נתוני השכר .בכל הנציגויות. נמצא כי בשנים אלו בחנה הוועדה את השכר בכשליש מהנציגויות. .עובדי עמ"ז הם נדבך חשוב בפעילות השוטפת של הנציגויות, ועדכוני השכר .לגביהם נדרשים כדי לעמוד בחוקים ובכללים המקומיים, לשמור על כוח האדם .הקיים בנציגויות ולגייס כוח אדם מיומן ומקצועי לתחומי העיסוק השונים. נוכח זאת .נדרש המשרד לעדכן את שכרם מדי פעם בפעם, במטרה ל הביא לשכר הוגן .המבוסס על נתונים כלכליים אובייקטיביים ותואם את החוק המקומי, וכל זאת .בהתחשב במגבלות התקציב של המשרד. בביקורת המעקב עלה כי בשנים 2019 . ועד לדצמבר2021 לא פיקחה ועדת שכר עמ"ז באופן יזום על השכר בכשני שליש .מהנציגויות. בשנים אלה הוועדה עדכנה את השכר בנציגויות שבהן היה הכרח חוקי .לעשות כן או במקרים של שחיקה מהותית בשכר. יצויין כי בדצמבר 2021 במהלך .הביקורת עודכן כאמור השכר ב -88 .נציגויות וכלל הבקשות נידונו .מוצע כי המשרד, בשיתוף אגף התקציבים במשרד האוצר ּוועדת חו"ל, ישלים בחינה .של שכר עמ"ז בכלל הנציגויות, ואת ההשפעות שיש לשכר הנוכחי על איוש משרות .עמ"ז ברחבי העולם ועל יכולתן של הנציגויות למלא את תפקידן באופן מיטבי. .מומלץ כי בחינה כזו תבוצע במסגרת בחינת התקן של כלל כוח האדם בנציגויות. .עד להשלמת הבחינה הכוללת, על ועדת שכר עמ"ז לקיים בכל שנה בחינה שוטפת .של שכר עמ"ז בכלל הנציגויות, כמתחייב בתקנון. פרקי הזמן שהומלצו להעסקת עובדי אית"ן נועדו לבנות בנציגויות מערך תומך יציב .ומקצועי. אולם בפועל נמצא כי קיימת עזיבה מוקדמת, לפני המועד שנקבע בהסכם .ההעסקה, ומשך הכהונה הממוצע עומד על פחות ממחצית מהתקופה המצופה. העזיבה .המוקדמת עלולה להשפיע על מקצועיות כוח האדם המסייע בהפעלה תקינה של .הנציגויות ולגרום לכך שהוא יהיה פחות מנוסה ומיומן. ( מהנתונים עולה שלפחות קרוב למחצית עובדי אית"ן שגויסו בתקופה האמורה289 מ- .605 .) לא עברו הכשרה במטה לפני העסקתם בנציגויות .עוד נמצא כי נוסף על ההכשרות הפרונטליות, המשרד בנה לומדות המאפשרות למידה .עצמית מרחוק בתחום הקונסולרי ובתחומי הדיפלומטיה הציבורית, הדיפלו מטיה .התרבותית, כלכלה וכספים. עם זאת, בתחומים אחרים דוגמת קשר, בטיחות ומערכות .המחשוב לא נבנו לומדות. .מהלוח עולה כי בשנת 2018 לא אושרו כ-21% מהבקשות לעדכון שכר, בשנת2019 . לא אושרו כ-45% מהבקשות כאמור, ובשנת2020 לא אושרו44% מהבקשות. יצוין .כי לגבי חלק מהבקשות שאושרו, אושר עדכון חלקי. עם זאת, עולה כי בשנת 2021 .כל הבקשות נענו. .בביקורת המעקב נמצא כי בשלהי שנת 2020 גובש ניסוי (פיילוט) של הליך מובנה למיונם .וגיוסם של עובדי אית"ן. ההליך כלל את שלבי המיון שלהלן לפי סדר הפעולות שמבצע .המשרד: (א) פרסום מכרז פומבי; (ב) סינון ראשוני של קורות החיים; (ג) כינוס ועדת .קבלה בנציגות או במטה ובחירת מועמד אחד מועדף; (ד) מבחני מיון. עוד עלה כי במסמך .שהופץ לנציגויות באפריל 2021 מתוארים השלבים לגיוס עובדי אית"ן שאינם בני זוג. ולפי .המסמך, לכל משרה יש לבצע ריאיון לפחות לשני מועמדים, לבחור מועמד מתאים ולאחר .מכן להפנות אותו למבחנים במכון מיון חיצוני. ביצוע מבחני מיון לפני קליטתו של מועמד כעובד בשירות המדינה אולפני קידומו של .עובד בתפקיד היא דבר שבשגרה המקובל בשירות המדינה אשר תכליתו היא בחירת .המועמד או העובד המתאימים ביותר לביצוע התפקיד. ביצוע מבחני המיון לאחר בחירת .המועמד המועדף אינו עולה בקנה אחד עם הליכי הגיוס המקובלים בשירות המדינה, עם .הנקבע באוגדן ההנחיות של נש"ם, ועם היותם של מבחני המיון כלי האמור לסייע באבחון .המועמדים ובדירוגם לפני ההחלטה על קבלתם או קידומם. .מוצע כי משרד החוץ יפעל להתאים את תהליך הקבלה לנקבע באוגדן הנחיות של נש"ם, .ויבצע את מבחני המיון בשלב סינון המועמדים ולפני קבלת ההחלטה על בחירת המועמד .המועדף. .עובדי אית"ן הם נדבך חשוב בעבודת הנציגויות, והם ממלאים תפקידים רבים ומגוונים, .לרבות תפקידים רגישים המחייבים מקצועיות רבה, ותפקידים שיש בהם רגישות ביטחונית. .מילוי תפקידים אלה מחייב הכשרה סדורה, והיעדר הכשרה כאמור לכמחצית עובדי אית"ן .עלול לפגוע ביכולתן של הנציגויות למלא את תפקידן באופן מיטבי. על המשרד להבטיח .כי כלל עובדי אית"ן יוכשרו כראוי לתפקידם, ללא קשר למקום גיוסם או למועד גיוסם. .בעניין זה, מומלץ להמשיך ולפתח את מערך הלומדות המקוון בנושאים רלוונטיים נוספים .הנחוצים להכשרתם של עובדי אית"ן, גם לשם מתן מענה הכשרתי ראוי בתקופת .הקורונה. .מוצע כי ימונה גורם במשרד החוץ שיישא באחריות הכוללת לכך שכלל עובדי אית"ן .המגויסים לתפקידים השונים בנציגויות יקבלו את ההכשרה המתאימה במועד ובתכולות .הנדרשות, וכי יאוגם כלל המידע בעניין זה לרבות מיפוי הפערים. עוד מוצע לנהל את .מערך ההכשרות של עובדי אית"ן באמצעות המערכת הייעודית הממוחשבת של אגף .מש״א, דבר שיאפשר לגורם המשרדי המרכז את הטיפול בנושא לבצע מעקב ובקרה .בעניין ביצוע ההכשרות ומועדיהן. .נמצא כי ועדת חו"ל, שהוסמכה בשות"ש לפקח על שכר עמ"ז, לא פיקחה על תנאי .העסקתם של עמ"ז בנציגויות. . מומלץ כי במסגרת הבחינה הכוללת של התקינה בנציגויות, המשרד יבחן גם את סוגיית .ההעסקה של עמ"ז במקצועות ייחודיים וזאת גם בהתחשב באילוצים התקציביים ובחסמים .שהעלו הנציגויות ביכולתן לממש את מתווה ההעסקה לפי סולם 400 . זאת, על מנת לתת .מענה לצורך בשימור עמ"ז איכותיים ולאפשר לנציגויות לגייס כוח אדם איכותי ומקצועי. .עלה כי המשרד גיבש הליך מובנה לגיוס עובדי אית"ן. עם זאת, מבחני המיון הנערכים .לגיוס עובדי אית"ן נעשים לאחר שוועדת הקבלה בחרה במועמד המועדף וכי 100% . .מהמועמדים שנבחרו לתפקיד אושרו על ידי החברה החיצונית .ניהול אלפי עובדים הפזורים ב-108 נציגויות ברחבי העולם מחייב הבניית מפתח תקנון .מקומי ואזורי בהתחשב במקום של כל נציגות ובמאפייניה, וכן בהתחשב בשינויים .העולמיים המשפיעים על שירות החוץ. מוצע כי המשרד יבצע עבודת מטה לניתוח .מאפיינים וצרכים של הנציגויות, ולקביעת היחס הנדרש בין התפקידים המיועדים .לשליחים ובין התפקידים המיועדים לעובדי אית"ן ועמ"ז, ובהתאם לכך יקבע קריטריונים .ומפתחות תקן, ויפעל ליישומם בנציגויות ישראל ברחבי העולם. את עבודת המטה מומלץ .לעדכן מדי פעם בפעם כדי להבטיח שהתקן המוקצה לנציגויות השונות- ייתן מענה הולם .לצורכיהן ויותאם באופן מיטבי לכל נציגות בהתחשב במשימות שעליה למלא. מוצע כי .בעבודת המטה המשר ד יבחן גם את הניסיון שנצבר במגזר הממשלתי בתקופת הקורונה, .תקופה שבה במשרדים רבים שולב גם דפוס עבודה מרחוק, ואת השפעת דפוס זה על .קביעת התקן המשרדי במטה ובנציגויות. .ביקורת המעקב העלתה כי אגף מש"א ואגף התקשוב של המשרד פיתחו מערכת מחשוב .חדשה (מערכת אדם) אשר מותאמת לצרכים הייחודיים של ניהול כוח האדם במשרד .ומאפשרת לנהל את מערך ההעסקה של עובדי המשרד במטה ובנציגויות. כמו כן, היא .מאפשרת הפקת נתונים בפילוחים שונים, לרבות קבלת תמונת מצב עדכנית בזמן אמת .של כוח האדם בכל נציגות. .עם זאת, נמצא כי בשמונה מתוך 108 הנציגויות ( 7.4% ,) הותקנה מערכת מרכב"ה .המשמשת את משרדי הממשלה גם לניהול כוח אדם. בנציגויות אלו נעשה שימוש .במערכת רק לניהול הפיננסי, ולא לניהול כוח האדם, מאחר שלא הותקנה בהם תת- .המערכת (המודול) לניהול כוח אדם (HR). .נמצא שתנאי ההעסקה של עובדי אית"ן הוסדרו בהנחיית נש"ם והסכם ההעסקה, לרבות .בעניין אופן ההעסקה, קביעת דרגה וקידום בדרגה, תנאי השירות (כמו תוספת קושי .שירות וקושי שירות ייחודי), התאמת יוקר המחיה, השתתפות בהוצאות הדיור והשכלה. .עם זאת, תנאים אלו לא שולבו בתקנון המשרד. עקב כך מסמך יסוד זה של משרד החוץ .אינו משקף את מצב הדברים לאשורו. .מוצע כי משרד החוץ יעדכן את התקנון בעניין תנאי העסקתם של עובדי אית"ן בהתאם .להסכמים שנחתמו והנחיית נש"ם. מומלץ כי משרד החוץ ישלים, בשיתוף נש"ם, את הבחינה של התאמת מערכת מרכב"ה .לניהול כוח האדם בכל הנציגויות, תוך התייעצות עם הגורמים הרלוונטיים לנושא, ובהם .גורמי הביטחון, ויפעל לקידום הקמת מערכת ממוחשבת לניהול כוח אדם בכלל הנציגויות .אשר תאפשר גם לנש"ם חיבור אליה.
.נמצא כי בשנת 2021 החל המשרד בתָּכְנִית הרצה (ניסוי) להערכת עובדי אית"ן ב-32 . נציגויות שנקבעו, וכן הוכן שאלון הערכה המנוהל על אותה מערכת שבה מתנהלת .הערכת עובדי המשרד. השאלון כולל מדדי ההערכה של מקצועיות, מאפייני תפקוד .וביצוע, גישה לתפקיד, השקעה ומחויבות והתנהלות בין-אישית. כל ממונה נדרש לדרג .את הביצועים ואת התפקוד של העובדים הכפופים לו בכל אחד מהמדדים, בהתאם .לסרגל שנקבע בטופסי ההערכה. בתום ביצוע ההערכה המנהל הישיר אמור להזין את .הטפסים למערכת הערכת העובדים המשרדית, לבדיקת המטה. אם נדרשים תיקון או .השלמות, טופס ההערכה מוחזר לנציגות לטיוב הנתונים ולאחר מכן מוחזר למטה ונשמר .במערכת ובתיקו האישי של העובד.