חברת החשמל לישראל בע_מ . התקשרויות לרכישת שירותים בידי אגף לוגיסטיקה ונכסים - חברת החשמל לישראל בע_מ לדעת משרד מבקר המדינה, התכנון והביצוע של ההתקשרות מ - 2004 , ובכלל זה הליכי מימוש האופציות, מעידים על ליקוי מתמשך בניהול הליך ההתקשרות, במעקב אחריה ובבקרה עליה. בהתנהלות זו לא מילאה החברה את חובתה למנוע בזבוז כספי ציבור. מן הראוי שהחברה תבחן את הגורמים לכשל במעקב אחר ההתקשרות ובבקרה עליה ותפיק לקחים בנוגע לאחראים להכנה, לאישור ולניהול הלקויים של ההתקשרות. כמו כן ראוי שהחברה תבחן אם קיימים ליקויים דומים בהתקשרויות בתחומים אחרים, ותדאג לתקנם לאלתר כדי להביא לידי חיסכון בהוצאותיה. במשך שנים נרכשו הכרטיסים ללא מכרז וללא בקשה לפטור ממכרז, בניגוד לאמור בחוק חובת המכרזים, בתקנותיו ובנוהל ההתקשרויות של החברה. כך נמנע מהחברה לקבל את ההצעה המיטבית ולשמור על שוויון ותחרות הוגנת בין הספקים הפוטנציאליים למתן השירות. היעדר המסמכים האמורים, המתעדים את עריכת המכרז לשם ההתקשרות, מונע שקיפות, החיונית לבקרה על תקינות תהליך ההתקשרות. משרד מבקר המדינה מעיר שהיה על החברה לשקול את השיקולים המקצועיים האמורים מלכתחילה בעת הכנת המכרז. כמו כן מן הראוי היה ששיקוליו המקצועיים של הסגן לתחבורה יתועדו בפרוטוקול הישיבה של ועדת המכרזים לשם מתן שקיפות להליך ההתקשרות. לדעת משר ד מבקר המדינה, עקב הגידול הניכר בהיקף הכספי של ההתקשרות שביקשה הנהלת האגף לאשר עם אישור מימוש האופציה הראשונה, היה עליה להכין מסמך ובו הסברים לשינויים בהתקשרות למרכיביה השונים על בסיס נתוני ביצוע מפורטים ובכללם הפעילויות שנוספו במהלך השנה. על ועדת המכרזים היה לדרוש מסמך זה לפני שדנה באישור המימוש של האופציה. בשל השינויים הניכרים שחלו בהיקף ההתקשרות ומכיוון שהיה הבדל גדול בין סוגי השירותים שנצרכו בפועל לסוגי השירותים שפורטו במסמכי המכרז, היה על ועדת המכרזים לדרוש הכנת אומדן עצמי חדש ומעודכן, ועל סמך תוצאותיו לשקול אם יש צורך בפרסום מכרז חדש. הביקורת העלתה כי החברה מימשה פעמיים את האופציה להארכת ההתקשרות בלי שהובאו לפני ו עדת המכרזים הכמויות והשיעורים של סוגי השליחויות בפועל, שהיו כאמור שונים מהמתוכנן. עוד נמצא כי לקראת סיום ההתקשרות, בסוף שנת 2006 ,, הכין האגף מפרט כמויות ואומדן עצמי למכרז להתקשרות נוספת בנושא משרד מבקר המדינה מעיר כי מן הראוי שהנהלת החברה תבחן אם אכן דרוש שרוב השליחויות יהיו שליחויות אקספרס, שהן יקרות הרבה יותר מן השליחויות האחרות, ואם יש מקום להנחות את עובדיה בעניין דרך השימוש בשירותי השליחים. מן הראוי שהחברה תבחן כיצד למצות את הדרכים העומדות לפניה כדי להגדיל את מספר ההצעות המתקבלות בהליכי ההתקשרויות שהיא מבצעת. נוסף על כך, עליה לדעת משרד מבקר המדינה, על החברה להקפיד שהכנ ת האומדן העצמי תהיה מקצועית וייבחנו בה מכלול הגורמים העדכניים הרלוונטיים. אומדן מבוסס משמש כלי אמין לבחינת סבירות ההצעות שהתקבלו במכרז, ואילו אומדן שאינו מבוסס דיו, המשמש בסיס לשינויים, פותח פתח להתנהלות בלתי תקינה. משרד מבקר המדינה מעיר כי על החברה לפעול למניעת רכישות שלא לפי נוהל התקשרויות. .לדעת משרד מבקר המדינה, החברה יכלה להציג לפני ועדת המכרזים את נתוני ביצוע השליחויות בפועל, שכן אגף לוגיסטיקה קיבל מהספק דוחות חודשיים מרוכזים, שבהם פורטו מספרי השליחויות מכל סוג שנעשו בפועל. אילו הסתמך האגף על נתוני הביצוע, אפשר היה לגלות כבר בעת ההכנה של מסמך הנימוק שלא נעשות כמעט שליחויות רגילות ודחופות, וכי התשלומים עבור שליחויות האקספרס גבוהים מאלה שתוכננו עבור שליחויות מסוג זה. . וגם הם לא התבססו על מספר השליחויות מכל סוג שבוצעו בפועל בשנים 2004- 2006 . לדעת משרד מבקר המדינה, רוטציה בקרב חברים בוועדות המכרזים חיונית בין היתר כדי שלא תיווצר זיקה - אף לא בעקיפין - בין חברי הוועדות לספקים של החברה. על החברה לקבוע נהלים בעניין תקופת הכהונה של חברי ועדות המכרזים ולנהוג על פיהם. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על החברה לבחון דרכים לערוך רוטציה בקרב כל חברי ועדות המכרזים ולהביא הצעות בנדון לדיון בדירקטוריון ולאישורו. חברות בוועדות מכרזים במשך זמן רב עלולה ליצור, ולו למראית עין, חשש להתנהלות בלתי תקינה ולפגיעה בעקרונות השוויון והיעילות העומדים ביסוד שיטת המכרזים. לכן על החברה לנקוט אמצעים למניעת תופעות כאלה. בתשובת החברה נאמר כי היא הייתה מודעת לבעיות שהיו בא גף ובהן בעיות בתחום ההתקשרויות. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי חלק מהליקויים שנמצאו קיימים כמה שנים, ולכן משהיה ידוע לה על הבעיות באגף היה עליה לנקוט מיד פעולות מתקנות. .1. לשם ניהול התקשרויות החברה דרוש מידע כולל עליהן, בין היתר, כדי לאתר התקשרויות שביצעו יחידות שלא מתוקף סמכותן; פיצול של התקשרויות שנעשה כדי להמנע ממכרז; התקשרויות של כמה יחידות עם אותו ספק; התקשרויות בנושא מסוים שביצעו כמה יחידות במחירים שונים בלי לנצל יתרונות לגודל. נמצא כי בחברה אין מידע מרוכז ונג יש על כל התקשרויותיה 10 ובכלל זה פרטים על ההליכים שבמסגרתם בוצעו ההתקשרויות, הגורם האחראי לכל התקשרות, הגורם שעמו נעשתה כל התקשרות, היקפן הכספי של ההתקשרויות, תנאיהן וניהולן. לחברה גם אין מידע על ההיקף הכספי השנתי של כל התקשרויותיה. בהיעדר מידע כזה נפגעת מאוד יכולת הפיקוח והבקרה של החברה על ביצוע ההתקשרויות ועל ניהולן. בלשכת המנכ"ל אין מערכת מידע המאפשרת קבלת מידע מרוכז על התקשרויות שהופנו לאישורו או לידיעתו של המנכ"ל, כגון היקף כל התקשרות והנימוקים לשינויים בהתקשרות. הבאת התקשרויות לאישור המנכ"ל ודיווח למנכ"ל על התקשרויות נועדו להפעיל בקרה נוספת עליהן. לפיכך מן הראוי שבעת אישורן או קבלת המידע עליהן יהיו למנכ"ל נתונים על התקשרויות קודמות שהובאו לפניו, וכך יוכל לקבל את ההחלטה המיטבית לחברה. לדעת משרד מבקר המדינה, בשל ההיקף העצום של פעילות החברה וריבוי יחידותיה ובשל החשיבות הארגונית, התפעולית והניהולית של מערכת משולבת לחברה, ובשים לב לפרק הזמן שחלף מאז החלה החברה בפיתוח מערכת ה- ERP , היה עליה לבחון דר כים חלופיות, אף אם הן זמניות, כדי להביא לכך שנתוני התקשרויות בהיקף כספי של מאות מיליוני ש"ח ינוהלו במערכת מידע ממוחשבת. זאת באופן שיתיישב עם פסק הדין של בית הדין לעבודה שנתן תוקף להסכם פשרה בין חח"י לבין ארגון עובדיה13. לדעת משרד מבקר המדינה, אף שבהליך של קבלת הצעות אין חובה לפנות למציעים בכוח מתוך רשימת מציעים, מן הראוי שהאגף ינהל רשימה כזאת שבה יהיה כל המידע הרלוונטי על הספקים הפוטנציאליים, ובכללו מידע על מידת עמידתם בהתחייבויותיהם בעבר בהתקשרויות עם החברה. ניהול הרשימה ופנייה לספקים על פיה בסבב מחזורי, ככל האפשר, יתרמו לסדרי מינהל תקין ולשמירה על עקרונות השוויון והתחרות ההוגנת בין כל הספק ים הפוטנציאליים בכל סוגי ההתקשרויות. .ולשינויים במסגרת שאישר הדירקטוריון. כמו כן היה על הדירקטוריון לפקח ביתר שאת על אופן איוש הוועדות בידי המנכ"ל לאחר שקיבל אישור מסגרת כאמור. בהליכי ההתקשרות של 19 מתוך29 ההתקשרויות שבדק משרד מבקר המדינה ערך האגף מכרז פומבי. מחלקת המכרזים תיקנה את האומדנים העצמיים של שש התקשרויות. האומדנים העצמיים של ארבע התקשרויות מתוך השש תוקנו לאחר שנפתחו הצעותיהם של המציעים, והאומדנים העצמיים של שתי ההתקשרויות האחרות תוקנו לאחר שהחברה ביטלה את המכרז והחלה בהליך של בקשת הצעות להתקשרות. לדעת משרד מבקר המדינה, על החברה לבחון את אופן הכנת האומדנים העצמיים ולקבוע דרכי פעולה לשיפור הליכי הכנתם. לדעת משרד מבקר המדינה, בשל הפער בין האומדנים, כ-1.2 מיליון ש"ח, היה על הוועדה לבחון את תהליכי ההכנה של שניהם, לוודא את סבירותם ומהימנותם, להפיק לקחים לגב י דרכי הכנת האומדנים ולפעול למניעת הישנות מקרים דומים בעתיד. לדעת משרד מבקר המדינה, יש לראות בחומרה את התנהלות האגף, משום שהחל בהתקשרות טרם הגשת הבקשה לאישורו של המנכ"ל. על הנהלת החברה להדק את הבקרה והפיקוח על היחידות ולהקפיד כי יפעלו על פי הוראות נוהל ההתקשרויות. הליקויים בתהליך ההתקשרות של אגף לוגיסטיקה ונכסים בחברת החשמל לישראל בע"מ מצביעים על הצורך של החברה להקפיד על ניהול ההתקשרויות לפי חוק חובת המכרזים ותקנותיו ולפי נוהלי החברה ולנקוט צעדים לשם שיפור הבקרה עליהן. כך תוכל החברה לבחור בדרך שוויונית, ביעילות ובמקצועיות את נותן השירות המתאים ביותר לצרכיה, תנצל את משאביה ניצול מיטבי ותחסוך בכספי ציבור. אי-דיווח למערכת המידע הממוחשבת פגע באפשרויות המעקב של החברה אחר תקינות הרכישות ובאפשרויות הבקרה עליהן.
על החברה לדייק בניסוח מסמכי המכרז וההסכם, ולוודא שיהיו ברורים וחד - משמעיים דיים. כן עליה לבחון את הגורמים לכשל במערך הבקרה של החברה, שלא התריע כי דרך חישוב התשלומים לספק ב' לא עלתה בקנה אחד עם דרך החישוב במסמך ההשוואה.