משרד החוץ . הקונסוליה ונציגות הקבע ליד האו_ם בניו יורק לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח ההוצאות הגבוהות על שכר לימוד בבתי הספר הפרטיים, ראוי שהמשרד יבחן את האפשרות לקבוע שכר לימוד מרבי על פי מקום השירות, וכן ראוי שיקבע אמות מידה ברורות וחד-משמעיות לחריגה מהסכום המרבי שנקבע. שליח שיבחר לשלוח את ילדיו לבית ספר ששכר הלימוד בו גבוה מהסכום המרבי שייקבע יידרש לשלם בעצמו את ההפרש. נמצא שכמעט כל העובדים דיווחו בשנת 2008 על הוצאות גבוהות באופן ניכר מהקצובה שהם זכאים לה בשנה, בסכומים שבין כ -600 דולר ל - 8,000 דולר, ואילו המשרד שילם להם את סכום הקצובה בלבד. עוד נמצא כי הדיווח של השליחים על הוצאות ייצוג לא כלל מספיק פרטים. כך למשל לא צוינו בדיווחים שמות האורחים ותפקידם, ולכן אי -אפשר לבדוק אם ההוצאות הוצאו במסגרת התפקיד ועל פי הוראות התקנון. עוד נמצא שקצין המינהלה לא בדק את הקבלות המצורפות לדיווח, משום שלא היו מפורטות ועל פיהן אי -אפשר לדעת עבור מה היו ההוצאות. משרד מבקר המדינה העמיד את משרד החוץ על החובה לאשר תשלומים רק על סמך קבלות ובהן מידע מלא ומפורט שיאפשר הבחנה בין אירוח שבוצע במסגרת התפקיד לאירוח פרטי. אישור תשלום על סמך קבלות לא מפורטות ודיווח חסר, עושה פל סתר את המטרה שבבסיס תשלום דמי הייצוג. אשר לתשלום דמי ייצוג בגין הוצאות אירוח בבית, על הוועדה הבין-משרדית לגבש הסדרים מידתיים להחזר הוצאות אלה הניתנים לפיקוח ולבקרה. משרד מבקר המדינה מברך על השינויים שנעשו בהוראות התקנון בדבר המותר והאסור בגיוס כספים למימון אירועי יום העצמאות. על המשרד להקפיד שכל הנציגויות יפעלו על פי הוראות אלה בחגיגות יום העצמאות הבאות. . לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לקבוע מנגנוני פיקוח ובקרה שימנעו אפשרות לרכישות בניגוד להוראות. .לקונסוליה ולנציגות באו"ם הוקצו בתקן שש משרות להעסקת עובדי משק בית בבתיהם של ראשי הנציגויות. נמצא שלסגן השגרירה לאו"ם הוקצו 1.75 .משרות לעבודות ניקיון, יותר מפי שלושה מכפי שנקבע בתקנון .קיום קשר שוטף בין הנציגות ל משרד ושיח ביניהם, לשם עדכונים על המתרחש בארץ השירות ועל עמדותיהם של אישים עמם מנהלת הנציגות את השיח הדיפלומטי ולהעברת הנחיות מהמשרד על פי דיווחים אלה. על המשרד אפוא, להקפיד ולדרוש משליחיו דיווח שוטף ומפורט, כדי שמהות הדיווחים ותדירותם לא יהיו נתונות לשיקול דעתו הבלעדי של ראש נציגות. על המשרד גם להבהיר לעובדים במטה כי עליהם לתת לנציגויות משוב על הערכות המצב והדיווחים שהם מקבלים מהן. נמצא שבישיבות הסגל של הקונסוליה נרשם פרוטוקול, אולם לא הייתה אחידות ברישום, הפרוטוקולים לא נתנו תמונה מלאה ואמינה של מה שהתרחש בדיון והם לא נשלחו למשתתפים. עוד נמצא כי בישיבות הסגל של הנציגות באו"ם לא נ רשמו פרוטוקולים. משרד מבקר המדינה העיר למשרד החוץ כי ע ד להכנסת השיפורים במערכת המחשוב עליו לנקוט את כל האמצעים הדרושים כדי שיהיה בידיו מידע מעודכן על איוש משרות העמ"י על מנת שיוכל לפקח על איושן. עליו לקדם במהירות את שיפור מערכות המידע שבהן מנוהל מערך כוח האדם כך שהנתונים הנוגעים לעובדים בחו"ל יהיו אמינים, מלא ים ותואמים. הבדיקה העלתה שאחדים מהשליחים לא עברו מסלול הכשרה והדרכה או שעברו מסלול הכשרה חלקי, לכמה מהם לא היה ניסיון קודם מתאים לתפקיד שלו מונו, ומרביתם יזמו פגישות עם עובדי המשרד המנוסים בתחומי התפקיד החדש ועם בעלי תפקידים מחוץ למשרד כדי להשלים מידע שלא קיבלו בהדרכה. בהיעדר הכשרה מתאימה על השליח להקדיש פרק זמן ארוך, לעתים שנה, כדי להכיר את תחומי אחריותו, ורק כעבור אותו פרק זמן הוא יכול לתכנן את תפקידו ולהפיק יותר מעבודתו. עוד נמצא שמקצת השליחים עסקו בחלק ניכר משבוע ההתארגנות המוקדמת בהתארגנות אישית, ולא נותר להם די זמן לחפיפ ה המקצועית. חלק מהשליחים סברו שזמן ההתארגנות קצר מדי ואינו מספיק לחפיפה ראויה בעניינים המקצועיים. לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ להקפיד שכל עובד שמונה לתפקיד בחו"ל ישתתף בתכנית השתלמות מובנית ומותאמת לתפקיד ולמקום השירות שתקנה לו הבנה של התפקיד וכלים להתמודד עם סוגיות שעולות בעת השירות בחו"ל. כמו כן, מן הראוי שהמשרד יקבע פרק זמן שיאפשר חפיפה מספקת בעניינים המקצועיים במובחן מפרק הזמן הדרוש להתארגנות אישית מוקדמת. 1. נמצא כי שלושה מ-12 השליחים ששירתו בקונסוליה ובנציגות באו"ם וסיימו את תפקידם בשנים 2005 -2007 לא הכינו דוח סיום תפקיד, למרות הוראות התקנון, ועקב כך חסַר לעובדים שהחליפו אותם כלי שהיה יכול לסייע להם להכיר ולהבין את עבודת הנציגות ומאפייניה הייחודיים ואת תפקידיהם ולקבל מידע על האישים הרלוונטיים לעבודתם בפרק זמן קצר יחסית. המחלקות הרלבנטיות במשרד לא עמדו על כך שעובדים אלה יכינו דוח סיום תפקיד גם לאחר ששבו משליחותם בחו"ל. 2. עוד העלתה הבדיקה שמנהלי המחלקות לא תמיד תחקרו את העובדים שסיימו את שירותם בחו"ל, וגם כאשר נעשה תחקיר, הוא לא סוכם ולכן לא הועבר לגורמים במשרד שנקבעו בתקנון. בכך נמנעה מהאגפים הרלוונטיים האפשרות לקבל סיכום על השירות ולחקור נושאים שבתחום אחריותם, לשם עדכון והשלמת מידע ולשם הפקת לקחים. לדעת משרד מבקר המדינה, אי-ההקפדה על הכנת דוח סיום תפקיד ועל תחקור העובד המסיים את שירותו פוגעת בשימור הקשרים עם אישים מקומיים ותורמת לאבדן הזיכרון הארגוני בנציגות ובמשרד. מן הראוי שהמשרד יקפיד שכל שליח המסיים את תפקידו יכין דוח ובו כל הפרטים הנדרשים לפני סיום תפקידו במקום השירות. כמו כן על מנהלי המחלקות הרלוונטיות להקפיד על ביצוע התחקיר, סיכומו ומשלוח הסיכום לגורמים הנוגעים בדבר. .לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ להנחות את הנציגויות בחו"ל לקלוט עובדים מקומיים בדרך של פרסום פומבי כדי לקיים הליך שוויוני - לתת הזדמנות לכל המעוניין להציע מועמדות למשרה ולבחור את המועמד המתאים ביותר לתפקיד. משרד מבקר המדינה העיר למשרד החוץ שראוי כי הערכות מצב יהיו מפורטות ומתועדות, וכי הן יועברו בצורה מסודרת ובאופן שוטף לבעלי התפקידים הנוגעים בדבר במטה המשרד, והעברתן לא תהיה תלויה בקיומם של ביקורים רשמיים בניו יורק. זאת על מנת להבטיח שכל מי שאמור להתעדכן במשרד יקבל את ההערכות וינחה את הנציגויות בעניינים שבהם עוסקות ההערכות. לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שכל נציגות היא הזרוע הארוכה של משרד החוץ באזור משכנה, יש חשיבות לדיווחים ולמשוב בכתב לשם לדעת משרד מבקר המדינה, הסברי מנהל אגף משאבי אנ וש והדרכה מצביעים אף הם על הצורך בפרסום פומבי. על המשרד להקפיד לכוון את הפרסום לישראלים שממילא עתידים להעתיק מושבם לחו"ל, למשל בשל לימודים או בשל שליחות של בני משפחתם מטעם המדינה. לשם כך עליו לפרסם את המשרות הפנויות באתר המשרד ובאתרי אינטרנט מתאימים אחרים. . לדעת משרד מבקר המדינה על משרד החוץ לבחון את נחיצות הספרייה ואת התאמתה לצורכי הנציגויות. אם יתברר כי אין צורך בספרייה יש לבטל גם את המשרה בתקן לשם היעילות והחיסכון בכספי ציבור. לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שקצובת הייצוג נקבעת על פי הדרג בלבד בלי שמובאים בחשבון מהות התפקיד, המשימות העיקריות המוטלות על בעל התפקיד, צורכי האירוח במסגרת התפקיד ומקום השירות, ונוכח העובדה שהדיווחים על הוצאות אירוח אינם מפורטים דיים והקבלות המצורפות אליהם לא נבדקו (ראו להלן), נהפכה הקצובה למעשה להטבת שכר. על המשרד לבחון מחדש את אמות המידה שלפיהן נקבע שיעור קצובת הייצוג ולהביא לדיון בוועדה הבין-משרדית ולאישורה אמות מידה המותאמות לצורכי התפקידים ולמקום השירות.
.עבודת הנציגות, בכלל זה פעולות ראש הנצי גות, ולקבוע את חלוקת התקציב על פי סדר העדיפויות כדי שתוכל לשמש לאגף כלי עבודה למעקב אחר ביצוע הפעולות הדרושות להשגת היעדים. כיוון שכל נציגות היא הזרוע הארוכה של משרד החוץ באזור משכנה, יש חשיבות לדיווחים ולמשוב בכתב לשם קיום קשר שוטף בין הנציגות למשרד ושיח ביניהם, לשם עדכונים על המתרחש בארץ השירות ועל עמדותיהם של אישים עמם מנהלת הנציגות את השיח הדיפלומטי ולהעברת הנחיות מהמשרד על פי דיווחים אלה. על המשרד אפוא, להקפיד ולדרוש משליחיו דיווח שוטף ומפורט, כדי שמהות הדיווחים ותדירותם לא יהיו נתונות לשיקול דעתו הבלעדי של ראש נציגות. על המשרד גם להבהיר לעובדים במטה כי עליהם לתת לנציגויות משוב על הערכות המצב והדיווחים שהם מקבלים מהן. הביקורת של משרד מבקר המדינה על תחומי מינהל וכספים העלתה שככלל שתי הנציגויות פועלות על פי סדרי מינהל תקין. עם זאת הועלו כמה ליקויים שחלקם נוגעים לכלל נציגויות ישראל בחו"ל ולכן על המשרד לעשות לתיקונם באופן מערכתי. במהלך הביקורת החלו המשרד והוועדה הבין-משרדית לשכ ר ולתנאי שירות בחו"ל שבמשרד האוצר לנקוט צעדים לתיקונם של חלק מהליקויים. עם זאת על משרד החוץ לפעול לתיקונם של כמה ליקויים נוספים ולהקפיד על פעולה תקינה בהתאם לתקנון שירות החוץ ולהוראות שכר ותנאי שירות בחו"ל של הוועדה הבין-משרדית.