מטלות רוחב ומטלות בין-משרדיות . רישום נישואין במועצות הדתיות התברר כי למרות החשיבות הרבה הטמונה בעדכון הרשימה, מחלקת נישואין במשרד לא מבצעת מעקב אחר המועצות הדתיות במקרים שבהם הודיעה להן כי המועמד שנרשם אצלן לנישואין מופיע ברשימה. נמצא גם כי למרות הנחיות היועמ"ש, שלפיהן רושם הנישואין חייב לדווח על הוצאת שמו של אדם מן הרשימה, לא תמיד הקפידו המועצות הדתיות לעדכן את מחלקת נישואין במשרד על החלטת בית הדין שקבעה כי בני הזוג כשרים להתחתן. מכאן שמ חלקת נישואין במשרד אינה מעודכנת בטיפול של המועצות הדתיות במעוכבים. כמו כן, היא אינה משמשת כבקרה נוספת לעדכון הרשימה, שנותרים בה גם שמות אנשים שאינם עוד בגדר מעוכבי נישואין. משרד מבקר המדינה מעיר כי על מחלקת נישואין במשרד לנקוט פעולות מעקב שיבטיחו כי המידע על מועמדים שאינם עוד מעוכבי נישואין יועבר אליה מהמועצות הדתיות או מהנהלת בתי הדין הרבניים, כך תוכל לוודא שהמועצות הדתיות לא חיתנו את מי שבית הדין לא ביטל את עיכוב הנישואין שלו. 3. במהלך הביקורת נודע למשרד מבקר המדינה כי המשרד לא היה ער לכך שהרשימה כוללת גם בעלי דרכון זר. לפיכך, במשך כל השנים ל א בדק המשרד אם שמות של אזרחים זרים שביקשו להינשא בישראל כדמו"י מופיעים בה. משרד מבקר המדינה העיר על כך למשרד, ורק לאחר מכן הוא החל להצליב שמות של אזרחים זרים מול הרשימה. משרד מבקר המדינה מעיר כי לאור חשיבותה של הרשימה בהליך הרישום לנישואין, על המשרד ועל הנהלת בתי הדין הרבניים להסדיר ביניהם את עדכון המידע המצוי בה. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד כ י עליו לרענן את הוראות הנוהל בנוגע להחזר האגרות במקרה של ביטול תיק הנישואין, ולאכוף את ביצוען. 1. משרד מבקר המדינה שב ובדק את יישומן הלכה למעשה של הנחיות היועמ"ש בעניין הוספת שמות בני משפחה שלא היו צד בהליך המשפטי, לרשימת מעוכבי הנישואין. נמצאו עשרות מקרים שבהם הורו בתי הדין הרבניים למנהל בתי הדין הרבניים לכלול ברשימה גם בני משפחה של בעל דין שאינם צד בהליך ושלא נרשמו לנישואין כלל. המנהל אכן הוסיף את השמות לרשימה, בניגוד להנחיות היועמ"ש, בלי שהורה על פתיחת הליך נפרד לבירור מעמדם של בני המשפחה האמורים. 2. נמצא גם כי מנהל בתי הדין הרבניים חרג לפעמים מסמכותו לנהל את רשימת מעוכבי הנישואין ומחובתו לעמוד בכללי הצדק הטבעי ומ תן זכות טיעון: הוא הוסיף לה מיזמתו, ללא הוראה מבית הדין, שמות של אנשים שלא היו צד בהליך, בלי ליידעם על כך ובלי לאפשר להם להציג את טענותיהם. משרד מבקר המדינה מעיר כי יש להקפיד לעדכן את הרשימה, כדי למנוע פגיעה מיותרת באנשים שעילת עיכוב הנישואין לגביהם כבר אינה קיימת. משרד מבקר המדינה מצא כי מזכירי בתי הדין הרבניים לא הקפידו להמציא למנהל בתי הדין הרבניים את ההחלטות לביטול הסיבה לעיכוב הנישואין, והדבר מנע או עיכב את מחיקת השם מרשימת מעוכבי הנישואין. .1. בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה כי יש מבין מזכירי בתי הדין שלא הקפידו להעביר את החלטות בית הדין בדבר מעמדם הא ישי של המתדיינים לידיעת המנהל, ואף שהחלטת בתי הדין קבעה כי שמותיהם צריכים להיכנס לרשימה, הדבר לא נעשה. משרד מבקר המדינה מעיר כי עובדה זו עלולה לפגוע באמינותה של הרשימה ולגרום להטעיית הציבור בעניין זה. הליקויים הללו אף עלולים לפגוע בתוקפם ההלכתי של נישואין, אם התברר בדיעבד כי אחד מבני הזוג ששמו לא הופיע ברשימה הנו פסול חיתון. יצוין כי מבקר המדינה כבר העיר על תופעה דומה בשנת 199035 . על מנהל בתי הדין הרבניים מוטלת אפוא החובה לקבוע כללים שיחייבו את מזכירי בתי הדין הרבניים לדווח לו באורח קבע, כדי להבטיח את שלמותה ואמינותה של הרשימה. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד כי עליו לפעול לגיבוש וריכוז המידע הנוגע לבני הקהילה. זאת כדי להבטיח טיפול יעיל, אחיד ושוויוני במבקשים להינשא ולהסדיר את נושא קבלת ההחלטות הקובעות את מעמדם האישי של בני הקהילה, שהנו נושא רגיש ומורכב ביותר. נמצא אפוא כי על אף שחלפו יותר מ -20 שנה ממועד מתן פסק הדין בבג"ץ איילין וחרף הצהרת המדינה בפני בית המשפט העליון, המכון טרם הוקם. כמו כן, עדיין לא הוקם מאגר שישמש את רושמי הנישואין בבואם לקבוע את מעמדם האישי של בני הקהילה המבקשים להינשא. משרד מבקר המדינה מעיר כי על היועמ"ש לתת דעתו לכך שהצהרות חוזרות ונשנות של המדינה בפני בית המשפט העליו ן לא קוימו, אחרי יותר משני עשורים מאז ניתנו לראשונה. 2. הביקורת העלתה שממצאיהם של תשעת הרבנים מבררי היהדות בנוגע ליהדותם של זוגות שהופנו אליהם, אינם מתועדים באופן מסודר וממוחשב ושתיקי הנישואין אינם סרוקים. בהיעדר מאגר מידע מסודר וממוחשב, הרב הראשי ליהודי א תיופיה ותשעת הרבנים מסתמכים אך ורק על ידע אישי, על תחקור זקני הקהילה, בני המשפחה ומכרים של בני המשפחה ועל בדיקת תיקי הנישואין של בני המשפחה שנישאו בארץ. התנהלות זו מקשה על התחקות אחר החלטות שהתקבלו בעבר בנוגע לבני אותה משפחה. נמצא כי ההתנהלות הזאת הובילה ל א אחת להחלטות נוגדות ומנוגדות לגבי יהדותם של בני אותה משפחה. מצב כזה עלול ליצור פגמים מהותיים בהחלטות, שמטבע הדברים משליכות על ייחוסם של בני הזוג ושל ילדיהם, על מעמדם האישי ועל עתידם. האפשרות המעשית של בני הקהילה לערער על קביעותיו של הרב בנוגע למעמדם האישי כרוכה בקשיים, בשל המידע החסר והקושי לאתר גורמים הבקיאים בתולדות הקהילה. (ב) לשאלה בשאלונים אשר ביררה באיזו תדירות המועצות הדתיות מעבירות את עותקי תעודות הנישואין למחלקת נישואין במשרד, השיבו 40% ;כי הן מעבירות אותם פעם בחודש26% השיבו כי הן שולחות אותם פעם בשבועיים לכל היותר; ו -18% אמרו כי הן שולחות אותם אחת לרבעון. (ג) בדיקת משרד מבקר המדינה שנגעה לתעודות נישואין שהיו מצויות במחלקת נישואין במשרד, העלתה כי בשנתיים האחרונות נשלחו אל המשרד תעודות של זוגות שנישאו לפני שנים רבות. כך למשל בספטמבר 2010 התקבלה במחלקה תעודת נישואין של זוג שנישא בספטמבר 1996, כ-14 .שנים לאחר מועד הנישואין משרד מבקר המדינה מעיר למשרד כי עליו לוודא שהמועצות הדתיות ממלאות אחר הוראות הנוהל ומעבירות אליו עותקים מתעודות הנישואין במועדים שנקבעו, כדי שיוכל להעבירן לרשות האוכלוסין ובכך להבטיח את שינוי הסטטוס של בני הזוג במרשם האוכלוסין. מהאמור עולה כי בהיעדר רישום ממוחשב של תעודות הנישואין, יש למחלקת נישואין קושי לאתרן, לשחזר מה נעשה איתן ולגלות אם נעשה בהן שימוש לרעה. הועלה כי רק במהלך קיום הביקורת, ביולי 2011 , החלה מחלקת נישואין במשרד לרשום את מספרי תעודות הנישואין שנשלחו אליה מהמועצות הדתיות בקובץ ממוחשב. ממועד זה התבצע הרישום הממוחשב גם לגבי תעודות משנים קודמות, ועד למועד סיום הביקורת הועלו למאגר תעודות שהתקבלו במחלקה החל משנת 2009 . אולם מספרי התעודות שמונפקות למועצות הדתיות עדיין נרשמים באופן ידני, ולכן תתקשה מחלקת נישואין במשרד להצליב בין מספרי התעודות שנשלחו לבין מספרי התעודות שהתקבלו אצלה. תעודת נישואין היא מסמך רשמי של המדינה המעיד על מעמדו האישי של האזרח, ולכן על המשרד לשפר את הפיקוח בנושא זה. בראש ובראשונה, עליו לקבוע הליך עבודה סדור ומובנה בינו ובין המועצות הדתיות בדבר אספקת התעודות ושמירתן. משרד מבקר המדינה מעיר כי יש מקום לנהל את המידע באמצעות מערכת ממוחשבת, כדי שיהיה בידי המשרד כלי ראוי לביצוע מעקב ובקרה וכדי שיוכל לוודא כי הוראות הדין נשמרות. .משרד מבקר המדינה מעיר כי על המשרד ללמוד את המקרה ביסודיות, להפיק ממנו לקחים וליזום בקרות במועצות הדתיות שיפקחו על נ ושא האגרות ותיעוד ההכנסות המתקבלות בגינן, כמתחייב מכללי המינהל התקין וכדי למנוע אי-סדרים כספיים. בדיקה ממוחשבת שעשתה אחת המועצות הדתיות בעניין זה ב - 2009 העלתה כי "לא נמצאו קבלות תשלום ל -136 תיקי נישואין (אי -רישום הכנסה משוער של כ -82 אלף ש"ח)". בעקבות הממצ א הזה התברר שמחלקת הנישואין במועצה גבתה את האגרות מהזוגות שפתחו תיקי נישואין אך הכספים לא הועברו לקופת המועצה. הנושא טופל במסגרת הליך משפטי. מכאן שהמועצות הדתיות אינן פועלות באופן אחיד בכל הנוגע למתן ההנחות, ואינן פועלות על פי ההוראות שנקבעו בחוזרי המנכ"ל מ- 2002 ומ- 2009 . משרד מבקר המדינה מעיר כי על המשרד לפעול לאכיפת ההוראות בנושא הזכאות להנחות, וכן להבהיר ולחדד את ההוראות תוך מתן הנחיות מפורשות ופירוט האסמכתאות הנדרשות לקבלת כל אחת מההנחות. הועלה כי מועצות דתיות פועלות לעתים שלא בהתאם לנוהל רישום נישואין, ומעבירות את תעודות הנישואין למשרד באיחור ניכר. משרד מבקר המדינה בדק באמצעות רשות האוכלוסין את הרישום בדבר מעמדם האישי של זוגות שנישאו בין השנים 2003 -2010 ואשר תעודות הנישואין שלהם נשלחו למשרד באיחור ניכר, דהיינו בין שנה לשמונה שנים מיום קיום טקס החו"ק. הבדיקה העלתה כי חלק מבני הזוג עדיין רשומים במרשם האוכלוסין כפנויים, אף על פי שכבר נישאו. משרד מבקר המדינה מצא כי רבנים רבים מפרסמים את שירותיהם כעורכי חו"ק באתרים שונים ברשת האינטרנט. לא נמצאו מקרים שבהם ננקטו הליכים משמעתיים נגד הרבנים שעברו על האיסור, למרות שהראיות על כך גלויות ואינן מצריכות מאמץ לאיסופן. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד לרענן את הנהלים הנוגעים לחובת עורך החו"ק להעביר למועצה הדתית את הכתובה מיד לאחר מועד החתונה, ואף לדרוש זאת מעת לעת ממועצות דתיות שלא הקפידו על כך. זאת על מנת למנוע עיכוב בהנפקת תעודת הנישואין ובעדכון המעמד האי שי של בני הזוג במרשם האוכלוסין - בשל אי -קבלת עותק הכתובה. .יוצא אפוא שהנחיות הנוהל בנוגע למועד משלוח העתקים של תעודת הנישואין למשרד אינן עולות בקנה אחד עם הוראות החוק. כך למשל העתק תעודת נישואין של זוג שנישא בשבועיים הראשונים של החודש יישלח לפי הנוהל רק בתחילת החודש הבא, ולא בתוך 14 ימים מיום הנישואין כנדרש בחוק. על המשרד לתקן את הנחיות הנוהל בהתאם להוראות החוק. מן הממצאים עולה כי חלק מהמועצות הדתיות אינן מיישמות את ההנחיות המפורשות שפרסמו הרה"ר והמשרד כמה פעמים בעשור החולף, המורות לרשום לנישואין בני זוג יוצאי אתיופיה באזור מגוריהם. התנהלות זו פוגעת בכבוד האדם, מנציחה את האפליה ומנוגדת לעקר ון השוויון, הנמנה עם עקרונות היסוד של המשפט הישראלי ומחייב כי הרישום לנישואין במועצות הדתיות ייעשה באורח שווה לכל יהודי בעבר קבע בית המשפט העליון28 " :כישירותי הדת, המסופקים על -ידי המועצה הדתית, מהווים חלק מהותי מהצרכים המוניציפאליים שבאותו מקום ... ועליה לספקם לכל דורש, ללא הבדל מין, השקפת עולם, השכלה או כל הבחנה אחרת שהיא". משרד מבקר המדינה מעיר למשרד שעליו לאכוף את הנחיותיו ולהבטיח שכל המועצות הדתיות יספקו לבני הקהילה האתיופית את שירותי רישום הנישואין - כפי שהן מספקות אותם לכל יהודי אחר. משרד מבקר המדינה מעיר כי יש להשלים בהקדם את טיוב הנתונים ברשימה, ולהמשיך לעשו ת כן באופן סדור ושיטתי במועדים קבועים שיקבעו, כדי להבטיח שלא ייכללו בה שמות של אנשים שלא לצורך. .לדעת משרד מבקר המדינה, על מנהל בתי הדין הרבניים לפעול להשמטה שיטתית של שמות הנפטרים מרשימת מעוכבי הנישואין, על ידי הצלבת השמות ברשימה עם מאגר הנפטרים המנוהל ברשות האוכלוסין. מתשובותיהן של המועצות הדתיות לשאלונים עולה כי 19% מהן לא מספקות כל מידע בכתב על הליך הרישום לנישואין, וכי רובן המוחלט מפיץ דף הסבר או עלון רק בשפה העברית. רק אחדות מהן דאגו לתרגם את המ ידע לשפות אחרות. רק 59% מהן מפרסמות את המידע ברשת האינטרנט. בקרב מרביתן מענה טלפוני הוא אחד האמצעים למסור מידע על פתיחת תיקי נישואין, בקרב 27% מהן זה הערוץ היחיד. במסגרת הבדיקה מצא משרד מבקר המדינה כי ההמתנה למענה הטלפוני במחלקות הנישואין עלולה להיות ממושכ ת מאוד (לעתים יותר מ -30 .)דקות לדעת משרד מבקר המדינה, נוסף על אמצעי הפצת המידע המסורתיים, הכוללים בין היתר פרסום עלוני הסברה ומתן שירות טלפוני, רצוי שהמועצות הדתיות יפיצו את המידע באמצעות רשת האינטרנט המספקת שירות בזמינות גבוהה ומידע רחב, כדי להקל על עצמן ועל ציבור הנרשמים. זאת ועוד, מאחר שבתחום מדינת ישראל מתגוררות אוכלוסיות הדוברות שפות זרות ושליטתן בשפה העברית חלקית, ראוי כי המידע על הליך הרישום יתפרסם גם בשפות שונות, ובעיקר באנגלית, רוסית ואמהרית. מצב כזה, שבו רישומי המשרד אינם מעודכנים, פוגע ביכולתו לפקח על פעילותן של המועצות הדתיות בכל הנוגע לכוח האדם, לקיים בקרה על הנושא ולבצע מעקב תקציבי. על המשרד לפעול ללא דיחוי מול המועצות הדתיות לקבלת עדכון שוטף על עובדיהן, ובהן מדריכות הכלות. מהנתונים שהתקבלו מהמשרד עולה כי באותן 32 מועצות דתיות מועסקות 43 מדריכות כלות. שש14 מ-43 המדריכות המועסקות במועצות הדתיות ו -13 מדריכות (שחלקן משמשות גם כבלניות) המועסקות במחלקות הדת במועצות האזוריות והמקומיות, הן נשות הרבנים רושמי הנישואין באותן המועצות ומחלקות הדת. משרד מבקר המדינה מעיר כי על המשרד להחיש פרסום נהלים בנושא העסקת עובדים במועצות הדתיות ולוודא שהן יפעלו לפיהם מכאן ואילך. כן על המשרד לקבוע יחד עם הייעוץ המשפטי שלו הסדרים למניעת ניגוד העניינים של המדריכות אשר נקלטו בעבר בתקן ויש להן קרובי משפחה העובדים במחלקות הנישואין. 1. : מתן הנחה שלא על פי הנהלים (א) מרבית המועצות הדתיות (כ-73% ) ענו בשאלונים כי הן אינן מקפידות לדרוש את כל המסמכים הדרושים למתן ההנח ה לסטודנטים - תעודת סטודנט בתוקף ואישור לימודים - ובדרך כלל הן דורשות רק אחד מהם. לעניין היקף הלימודים הנדרש מהסטודנט, כמחצית מהמועצות הדתיות השיבו כי לימודים בכל היקף מזכים בהנחה. עוד עולה מהתשובות כי שיעור ההנחה הניתנת לסטודנטים אינו קבוע, והסכומים שהמו עצות הדתיות גובות מהם נעים בין 135 ל-430 .ש"ח אחת המועצות הדתיות אף גובה אגרה בסכום של 650 ש"ח במקום600 ש"ח, ולאחר הנחה- 410 .ש"ח גביית תשלומים מהאזרח ללא אסמכתה חוקית אינה תקינה ועל המשרד לפעול להסדרת נושא גביית התשלומים הנוספים במסגרת הליך הרישום לנישואין ולעגן את החלטותיו בדין. כמו כן, ראוי לשקול את האפשרות להשיב כספים שנגבו שלא כדין. משרד מבקר המדינה מעיר לרה"ר כי עליה להקפיד לאכוף את החלטותיה בנוגע לקבלת תמורה עבור עריכת חו"ק ובנוגע לאיסור לפרסם ברבים שירותי עריכת חו"ק, גם באמצעות הפצת הכללים בקרב הציבור הרחב. .בתשובות לשאלונים השיבו 24% מהמועצות הדתיות שהן אינן מציידות את המועמדים שנשלחו לבירור יהדות בהפניה מטעמן. עקב כך המועמדים נדרשים לשלם את האגרה האמורה בבית הדין הרבני. (א) בשנת 2010 נגבו במחלקת הגבייה של אחת המועצות המקומיות שאין בה מועצה דתית כ- 304,000 ש"ח בגין פתיחת תיקי נישואין- והם לא נגבו במועצה דתית סמוכה, כנדרש בהוראות המנכ"ל מ- 1996 . (ב) עד לאוקטובר 2010 , זוגות שנישאו באמצעות אחת המועצות האזוריות, שאין בה מועצה דתית, שילמו את האגרה במועצה הדתית הסמוכה לה. החל מאותו חודש הזוגות משלמים את האגרה במשרדי המועצה האזורית, כך שההכנסות מאגרות הנישואין (כמו גם אגרות כשרות) נכנסות לקופתה. יצוין כי עוד באותו חודש פנה מנכ"ל המשרד לראש המועצה האזורית וביקש ממנו להפסיק את גביית אגרות הכשרות והנישואין במשרדי המועצה. הוא ציין כי "נכון להיום אין למועצה האזורית כל סמכות שבחוק או סמכות אחרת לגבות כספי אגרות בתחום שירותי הדת". אולם נמצא כי עד למועד סיום הביקורת, בספטמבר 2011 , המשיכה המועצה האזורית לגבות את האגרות. משרד מבק ר המדינה מעיר לרה "ר ולמשרד כי רשימת רושמי הנישואין צריכה להיות אמינה, שלמה ועדכנית, ולשם כך עליהם לקבוע סדרי עבודה משותפים שיסדירו עדכון שוטף ושיטתי של הרשימה. כמו כן, יש לשקול לפרסם אותה באתרי האינטרנט של הרה"ר והמשרד, כדי שהמידע יהיה נגיש לציבור הרחב. מנתוני המ שרד מאוגוסט 2011 עולה כי רק ב -32 מועצות דתיות מכלל המועצות הדתיות מועסקות מדריכות כלות. מבירור טלפוני שעשה משרד מבקר המדינה בשבע מועצות דתיות אחרות, שנבחרו באופן אקראי, עולה כי בכולן מועסקות מדריכות כלות שאינן רשומות במצבת כוח האדם של המועצות הדתיות שבידי המשרד. כך למשל, באחת המועצות הדתיות שתי רבניות וחמש מדריכות כלות מועסקות בתפקיד זה בלי שיש למשרד כל מידע על העסקתן כאמור. מכאן שאין בידי המשרד נתונים מדויקים לגבי כלל המועצות הדתיות המעסיקות מדריכות. מועצות דתיות שמחייבות את כל הכלות לקבל הדרכה בהיקף גדול של שעות, חורגות מהנחיית הרה"ר, שלפיה היא כוללת הדרכה בסיסית בלבד. משרד מבקר המדינה מעיר כי הפעולות של המועצות הדתיות בתחום הדרכת כלות לא נעשות על בסיס הנחיות מפורטות המתייחסות לתוכני ההדרכה ולמספר שעות ההדרכה. כל זמן שהמועצות הדתיות נדרשות לפעול בתחום זה, על הרה"ר להבטיח שהן יפעלו בהתאם להנחייתה מ- 2004 בדבר החיוב בהדרכה בסיסית בלבד, כפי שהתחייבה בתגובתה לעתירה לבג"ץ. עוד יש לבחון, תוך מתן משקל להיבטים ש ל יעילות, חיסכון ומתן מענה לכלות החפצות בכך, אם יש מקום להעביר לבני הזוג את ההדרכה הבסיסית באופן כתוב או בלומדה ממוחשבת, ולאפשר רק לכלות ולחתנים המעוניינים בכך לקבל הדרכה נוספת בעל פה מגורמים מוסמכים במועצה הדתית. כ-50% מהמועצות הדתיות השיבו בשאלונים כי הן דורשות רק אחד מהמסמכים האמורים, ו-9% מהן השיבו כי הן גם דורשות שלפחות אחד ההורים של בני הזוג יופיע בפני רושם הנישואין. מכאן עולה שמספר בלתי מבוטל של מועצות דתיות אינן נוהגות לפי הוראות הנוהל. נמצא כי אחדות מן המועצות הדתיות והלשכות הפרטיות שנבדקו לא דרשו תעודות רווקות ממועמדים שלא התגוררו בתחומיהן, בניגוד לנדרש בנוהל, והסתפקו בהחתמת שני עדים על הצהרה בדבר מעמדם האישי. העובדה שלא כל המועצות הדתיות מקפידות על קיום הוראות הנוהל אינה תקינה ופוגעת בערך השוויון, שכן מועמדים שאינם נדרשים להציג תעודת רווקות פטורים מפגישה עם רושם הנישואין במקום מגוריהם ומתשלום של 135 ש"ח תמורת הנפקתה. על המשרד לאכוף אפוא על המועצות הדתיות והלשכות הפרטיות את הדרישה להנפיק תעודות רווקות, ולהבטיח שיפעלו בהתאם להוראות ובאורח שווה בעניין זה. כן על הרה"ר ועל המשרד לבחון אם יש מקום לשנות את הליך קבלת תעודת הרווקות, באופן שיקל על הציבור. .התברר כי תיקי הנישואין, המכילים כאמור גם את תעודות הנישואין, נשמרים בארכיב של המועצה הדתית, או בארכיב אזורי, או באחד החדרים במחלקת הנישואין במועצה הדתית - ואין להם כל גיבוי. בפועל, מסמכים אלה חשופים לסכנות התכלות בשל רטיבות, מים או שרפה - כפי שקרה בשנת 2005 ,בבית הדין הרבני בתל אביב שבו נשרפו אלפי תיקים וכפי שקרה גם באחת המועצות הדתיות שארכיבה עלה באש, ובכלל זה תעודות הנישואין שנשמרו בו. עוד הועלה כי המועצה הדתית ברמלה עדיין מסרבת לקיים במלואו את הליך הרישום לנישואין של בני הקהילה האתיופית, ואילו המועצה הדתית בפתח תקווה מסרבת לרשום את אלה שעברו גיור מלא או גיור לחומרה ורושמת רק את בני קהילת ביתא ישראל. נמצא כי רק באוקטובר 2009 פרסם המשרד חוזר מנכ"ל והפיצו בין כל המועצות הדתיות, ובו נמסרה ההודעה בדבר מינוים של ארבעת הרבנים האמורים למבררי יהדות של בני הקהילה. עוד נמצא כי בחוזר המנכ"ל מ - 2009 נכתב בטע ות כי ארבעת הרבנים שנוספו הוסמכו לשמש גם כרושמי נישואין, אף שהוסמכו למבררי יהדות בלבד. טעות זו תוקנה בעקבות הביקורת, בדצמבר 2011.
אולם התברר כי עד למועד סיום הביקורת, בספטמבר 2011 , ואף על פי שהרבנים שמונו כבר החלו לכהן בתפקידם, לא פרסם המשרד חוזר מנכ"ל מ עודכן, ומכאן עולה חשש שלא כל המועצות הדתיות מודעות למינוים של חמשת הרבנים שנוספו. כמו כן, לא היה פרסום בכלי התקשורת המיידע את בני הקהילה על מוקדי קבלת הקהל הנוספים שנועדו לשרתם. רק בחוזר מנכ"ל שפורסם בדצמבר 2011 הופיעה רשימת תשעת הרבנים מבררי היהדות, הכולל ת את פרטי ההתקשרות עמם ואת המועצות הדתיות שבהן הם מקבלים קהל. במקביל פורסם המידע באמצעי התקשורת השונים בשפה האמהרית. (ב) משרד מבקר המדינה בירר באמצעות השאלונים כמה מבין המועצות הדתיות נעזרות ברבנים שמונו למבררי יהדות של בני הקהילה. הועלה כי 43% מהמועצות הד תיות דורשות מבני זוג ממוצא אתיופי להמציא להן אישורי יהדות אך ורק מהרב כתנאי לרישומם לנישואין על ידי רושם הנישואין שלהן; 25% השיבו שהן נעזרות בתשעת הרבנים שנוספו לשם כך; 12% השיבו כי הן לא רושמות אצלן את בני הזוג לנישואין אלא מפנות את המבקשים להירשם לנישואי ן ולנהל את כל הליך הרישום בלשכתו של הרב; 5% השיבו שהן מנהלות לבני הקהילה הליך בירור יהדות רגיל ככל מועמד אחר הנדרש לאישור יהדות; (כל היתר, 15% , סימנו את התשובה "אחר"). גם המשרד היה מודע לתופעה, וכפי שציין היועץ המשפטי של המשרד בדצמבר 2010 , רבות מהמועצות הד תיות עדיין מפנות את בני הקהילה לקבל אישור יהדות מהרב בלבד.