מטלות רוחב . הטיפול בצמצום הנטל הביורוקרטי בשירות הציבורי מממצאי הביקורת עולה חשש כי חלק מנכי הנפש מוותרים על סל השיקום עקב הנטל הביורוקרטי הכרוך בקבלתו, ומכאן החשיבות לפישוט התהליך ולקיצורו על ידי משרד הבריאות: עליו לוודא כי מרבית נכי הנפש שיימצאו על ידיו מתאימים לקבל סל שיקום, יקבלו אותו ולא יוותרו עליו בגלל הנטל הביורוקרטי. על משרד הבריאות היה לפשט את ההליכים לקבלת סל השיקום, ובכלל זה היה עליו לפשט ולהנגיש את הטפסים שעל נכי הנפש למלא, למנות מספיק אנשי מקצוע שיוכלו ללוות את נכי הנפש, לוודא שהם מקבלים את סל השיקום כפי שאישרה ועדת השיקום, ולדאוג לקצר עד כמה שניתן את פרק הזמן מהמועד שוועדות השיקום קיבלו את החלטותיהן ועד לקבלת השירותים בפועל. אולם רק חלק מכל אלה נעשה, גם זאת באיחור ניכר, כמפורט להלן. 1. טפסים לקבלת סל שיקום : לא כל נכי הנפש מקבלים את כל המרכיבים בסל השיקום; היקף הסל נקבע בהתאם לבקשה של הנכה ובהתאם לצרכיו, שעליהם מעידים בעלי מקצוע. התברר כי על נכה הנפש למלא טופס ארוך העולה על 20 עמודים. בטופס נכללים13 חלקים אשר את רובם יכולים למלא רק גורמים מקצועיים, בהם דוח רפואי שעל הפסיכיאטר המטפל למלא, דוחות שעל הביטוח הלאומי למלא, ובקשה לטיפול שיניים שעל רופא למלא. כמו כן, נכה הנפש נדרש לצרף לטפסים השונים מסמכים ומידע רב - למשל, לטופס הפרטים האישיים. מקורותיהם של חלק מהמסמכים והמידע מצויים אצל גופים ציבוריים אחרים80 . ברור מאליו כי מדובר במשימות לא פשוטות ובוודאי לנכה נפש; ולכן חיוב נכה הנפש לספק מידע זה הוא נטל ביורוקרטי מיותר. גם ראש האגף לבריאות הנפש מסר למשרד מבקר המדינה במאי 2011 כי נכה הנפש נזקק לסיוע של גורם מקצועי במילוי הטופס. יצוין שכאשר גורם מוסדי, כמו מוסד אשפוז, מפנה את הנכה לוועדת השיקום, איש מקצוע מהמוסד מסייע לו בכך, אולם חלק מנכי הנפש שפונים למשרד הבריאות באופן עצמאי או באמצעות בני משפחה מתקשים למצוא גורם מקצועי שיסייע להם במילוי הטופס. נמצא כי בשנת 2009 סיימו הגורמים המקצועיים במשרד הבריאות לנסח מחדש את טופס הפנייה של נכי הנפש. אולם עד למועד סיום הביקורת - ספטמבר 2011 - טרם החל השימוש בנוסח החדש של הטופס. עוד נמצא כי עד מועד זה, עקב מחסור בכוח אדם מקצועי, לא סייע משרד הבריאות במילוי הטופס לנכי הנפש שפנו אליו באופן עצמאי או בא מצעות בני משפחה, והדבר הקשה עליהם לקבל את סל השיקום שלו הם זכאים. . יוצא אפוא כי גם בתחום זה החליטה הממשלה על התנעת תהליך, אולם העשייה היא רק בחיתוליה. . נמצא כי אגף ההכשרה מפעיל מערכת ממוחשבת שלא ניתן להפיק ממנה מידע הדרוש לניתוח ארגוני, שכן היא אינה מאפשרת מעקב ובקרה על לוחות הזמנים של כל הבקשות, מצבן (באיזה שלב הן בתהליך האישור), מה קרה בכל שלב וכן הלאה. זאת ועוד, לא ניתן לעדכן את מוסדות הלימוד בדבר התקדמות תהליך האישור. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי עד למועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 ., טרם החלה לפעול יחידת המטה לדעת משרד מבקר המדינה, על הרשויות המקומיות, באמצעות מרכז השלטון המקומי, לזרז את הטיפול בנושא. עד אז על הרשויות המקומיות לעשות שימוש בקבצים המועברים אליהן ממילא על ידי הביטוח הלאומי. לחלופין, עליהן להציע לתושבים המבקשים הנחה בארנונה אפשרות לחתום על מכתב המסמיך אותן לפנות לביטוח הלאומי בשם התושבים ולקבל ממנו את המידע הדרוש. .מהבדיקה ומהסברי הביטוח הלאומי למשרד מבקר המדינה עולה שעל אזרחים רבים מוטל נטל ביורוקרטי עודף שכן ניתן היה לוותר על פנייתם לביטוח הלאומי לקבלת אישור על גובה התשלום עבור רשות המסים ולהעביר את המידע הדרוש בין גופים אלו באופן מקוון או באמצעות ייפוי כוח. ראוי אפוא שרשות המסים והביטוח הלאומי יפעלו לצמצום נטל זה, בין באמצעות חיבור מאגרי מידע ובין באמצעות ייפוי כוח כפי שפורט לעיל. משרד הבריאות דורשמנכי נפש המבקשים לממש את זכאותם לקבל סל שיקום, לספק לו מסמך מהביטוח הלאומי הקובע את אחוזי הנכות שלהם ואת סעיפי הנכות. הנכים הזכאים אמנם מקבלים מהביטוח הלאומי אישור כי הם זכאים לקצבת נכות, אך באישור לא מצוינים אחוזי הנכות שנקבעו עבורם; בשל כך הם נדרשים לפנות שוב לביטוח הלאומי ולבקש מסמך נוסף שיענה על דרישותיו של משרד הבריאות. להערכת משרד הבריאות, דרישה זו כשלעצמה גורמת לעיכוב של חודש וחצי עד חודשיים בטיפול שלו בנכי נפש. ראוי כי משרד הבריאות יפעל להסדיר את קבלת המידע מהביטוח הלאומי בעניינם של נכי הנפש, בכפוף לשמירה קפדנית על הסודיות הרפואית. .4. משרד הבינוי והשיכון : משרד הבינוי והשיכון (להלן - משרד השיכון) דורש מאלה המבקשים סיוע לדיור ציבורי 42 , להמציא אישור מהביטוח הלאומי כי המבקשים מקבלים ממנו קצבה 43 . משרד השיכון דורש מנכים המבקשים "דיור ציבורי המיועד לנכים" להוכיח את נכותם באמצעות הצגת טופס ממצאי הבדיקה הרפואית מלשכת הבריאות המחוזית. נכי נפש, הזכאים אף הם לדיור ציבורי, נדרשים להציג מסמך מהביטוח הלאומי הקובע את אחוזי הנכות שלהם. אך כל המידע האמור מצוי כבר בידי משרדי הממשלה ומוסדותיה, ואם הייתה הסדרה בין - מוסדית, ניתן היה לקבל את המידע בהרשאת המבקש וללא הטרחתו. 5. שירות התעסוקה : שירות התעסוקה מתנה את הרישום הראשוני של דורשי עבודה, בהצגת מסמכים שחלקם מופקים על ידי משרדי ממשלה או גופים ציבוריים אחרים - מסמכים שהוא יכול היה לקבל את המידע הכלול בהם בלי להטריח את דורשי העבודה. במקרה של רישום אחוזי נכות או תביעה להבטחת הכנסה, שירות התעסוקה דורש מהם לגשת לביטוח הלאומי ולהביא אישור. בדרך דומה נוהג שירות התעסוקה גם בנכי משרד הביטחון: הוא דורש מהם להביא מסמך ממשרד הביטחון המפרט את אחוזי הנכות שלהם, ובכך גורם להם נטל ביורוקרטי מיותר. שירות התעסוקה דורש מדורשי העבודה - גם במהלך הטיפול השוטף בהם - להציג מסמכים, למשל תעודות בדבר מקצועות ריש וי והסמכה ותעודות מקצוע, לרבות תעודות סיום של קורסי הכשרה מקצועית, הכוללים מידע שהוא יכול היה לקבל בפנייה לגוף ציבורי אחר, בלי להטריח אותם. אף על פי שהרשויות המקומיות קיבלו את המידע האמור, חלק ניכר מהן לא עשו בו שימוש, בין היתר בטענה שהזנת הקבצים במערכת הממוחשבת כרוכה בעלות עבורן 37 ; ודרשו מהתושבים שביקשו הנחה להמציא אישורים מהביטוח הלאומי על זכאותם לקצבה או לגמלה. בבדיקה שעשה הביטוח הלאומי בשנת 2010 , הוא מצא שבכל שנה שולחות רשויות מקומיות יותר ממיליון וחצי תושבים לסניפיו, לקבל מידע שכבר נמצא אצלן. בכך הטילו אותן רשויות מקומיות על תושביהן נטל מיותר. יתרה מזאת, יש חשש שחלק מהתושבים הזכאים לא קיבלו את ההנחה שלה הם זכאים, מאחר שלא המציאו מסמכים כנדרש. הדרישות של הרשויות המקומיות מכבידות גם על סניפי הביטוח הלאומי, שנאלצים להקדיש חלק נכבד משעות קבלת הקהל שלהם להנפקת אישורים כאלה עבורן. מפברואר 2010 התנהלו דיונים בין הביטוח הלאומי לבין מרכז השלטון המקומי כדי לחבר את הרשויות המקומיות למאגרי המידע הרלוונטיים של הביטוח הלאומי, ללא צורך בהזנת נתונים. אולם הדיונים התנהלו בעצלתיים, וי זמת הביטוח הלאומי לשיתוף הרשויות המקומיות במידע באופן שיאפשר להן לתת את ההנחות לתושבים הזכאים התעכבה. במועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 ., טרם הסתיים הטיפול בנושא .6. רשות האכיפה והגבייה : בשביל לפתוח תיק מזונות, רשות האכיפה והגבייה דורשת מזוכָה בתביעת מזונות להמציא אישור מהביטוח הלאומי על כך שהיא אינה מקבלת ממנו קצבת מזונות44. יצוין כי הרשות מקושרת למאגרי מידע של הביטוח הלאומי45 , שבאמצעותם היא מקבלת מידע ע ל חייב, ובכלל זה על מקורות הכנסה וגובהה, על מעסיק, על מספר חשבון בנק ועל מצב תעסוקתי, אולם היא אינה מקבלת מידע על הזכאיות לקצבת מזונות. בהיותו חלק מן השירות הציבורי, כל גוף ציבורי צריך לראות בעצמו אחראי לשפר באופן מתמיד את איכות השירות שהוא נותן לציבור, גם בהיעדר החלטת ממשלה המורה לו לעשות כן. בכלל זה, כל גוף כזה נדרש לפעול למיצוי זכויות האזרחים באופן יזום ואקטיבי. נדרש על כן כי הגופים הציבוריים יפעלו לצמצום הנטל הביורוקרטי המוטל על אזרחים ובעלי עסקים בשל דרישות לקבלת מידע המצוי ממילא בידי גופים ציבוריים אחרים. הדרך הטובה ביותר לכך, בהיבט של צמצום הנטל הביורוקרטי, היא באמצעות חיבור מאגרי המידע של הגופים הציבוריים, כך שנתונים מתאימים ועדכניים של האזרחים הפונים יהיו גלויים לפני הגופים הציבוריים הרלוונטיים. כל עוד לא הוסדר פתרון הולם, מן הראוי שהגופים הציבוריים אשר נדרשים למידע יאפשרו לפונים אליהם להסמיכם באמצעות ייפוי כוח ולהתיר להם לפנות לגוף הציבורי האחר כדי לקבל ממנו את המידע הנחוץ לטיפול בבקשה. בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה כי תשלומי אגרות שביצעו אזרחים בשביל מערך בתי המשפט ורשות האכיפה והגבייה, תשלומים עבור קבלת אישור ממשטרת ישראל בדבר היעדר מרשם פלילי או תיקים תלויים ועומדים ("תעודת יושר"), ו אישור בדבר היעדר הרשעות תנועה (להלן - אישורי המשטרה) נעשו במועד סיום הביקורת באמצעות בולי הכנסה. בדיקת היקף התופעה על ידי משרד האוצר ביולי 2010 העלתה כי מספר אישורי המשטרה שנדרשו מהמשטרה בשנת 2009 עמד על 94,000 , וכי בכל שנה כ - 50,500 תושבים פנו לרשות האכיפה והגבייה כדי לקבל פירוט תיקים, תדפיסי חשבון והחלטות רשם וכ- 9,000 תושבים שילמו עבור שירותים שונים בבתי המשפט. הליקוי בעניין אישורי המשטרה חמור אף יותר, שכן לא רק ששיטת התשלום ארכאית ומטריחה את האזרחים לשווא, מתברר ש תקנות המרשם הפלילי ותקנת השבים, התשמ"ו - 1986, שעל פיהן נגבו התשלומים "על ידי הדבקת בולי הכנסה על גבי טופס הבקשה 48 ", כבר אינן בתוקף שנים רבות. .3. : עבודת מטה מתשובות המנכ"לים על השאלון עולה כי עבודת המטה שעליה התבססו כאשר ביצעו פעולות לצמצום הנטל הביורוקרטי, לא נעשתה באופן שיטתי ומאורגן ולא כללה את כל השלבים הדרושים לעבודת מטה ראויה, ולהלן הפרטים: הפעולות לצמצום הנטל נעשו ברוב המקרים בלי שהגופים הציבוריים ערכו, טרם ביצוען, מיפוי של ההליכים הביורוקרטיים המתקיימים בהם; רק שבעה מ-17 המנכ"ליםדיווחו שערכו מיפוי או סקר של ההליכים במשרד; ברוב המקרים לא התבססו הפעולות לצמצום הנטל על מדד שממנו ניתן להסיק על סדרי עדיפויות ועל מידת האפקטיביות של הפעולות שננקטו; שלושה מנכ"לים בלבד דיווחו על שימוש במדד כלשהו, כל אחד מהם דיווח על שימוש במדד אחר. מניתוח התשובות עולה גם כי המנכ"לים פעלו בשיטות שונות לאיתור הליכים ביורוקרטיים המטילים נטל מיותר. 11 מ-17 המנכ"לים שהשיבו על השאלונים דיווחו כי הנהלת הגוף הציבורי קיימה ישיבות מטה או "סיעורי מוחות" בנושא זה. נמצא שאין גורם המרכז את תהליך אישור הבקשות להכרה בקורסים: הטיפול המינהלי -אדמיניסטרטיבי בבקשות נעשה על ידי הממונים המחוזיים, ואילו הפיקוח נעשה על ידי המפקחים במחוז שאינם כפו פים לממונים המחוזיים או למנהל המחוז, אלא לממונה על הפיקוח באגף ההכשרה. לממונה המחוזי, שמבקש בדיקה של המוסד בידי המפקחים במחוז כחלק מתהליך האישור, אין כל מידע על מועד ההגעה של המפקח למוסד, הוא לא יודע אם הבדיקה הייתה תקינה ומה היו ממצאיה. במקרים שבהם המפקח מוצא ליקויים בבדיקתו, הממונה המחוזי מקבל ממנו חוות דעת רק לאחר תיקון הליקויים. משרד מבקר המדינה בדק באופן אקראי 81 בקשות לקורסים שהוגשו במחוזות - תל אביב והמרכז וחיפה והצפון על מנת לבחון את משך הטיפול של המפקח בבקשות. רק ב-35 מהבקשות תיעד אגף ההכשרה את הנתונים הנוגעים לתהליך אישורן באופן שאִפשר את הביקורת. ב -24 מבין35 התיקים נמצא שמשך הטיפול של המפקח בבקשות74 עלה באופן ניכר על 21 יום, ואף הגיע ליותר משלושה חודשים. יוצא אפוא שהיעדר גורם שמרכז את כל תהליך הטיפול בבקשות תורם לסרבולו ולהתמשכותו בלא הצדקה. יצוין שחלק מהמידע המאפשר מיון כזה, למשל שנת ייסוד המוסד ומידע על מצבו הכלכלי ואיתנותו, נמצא ממילא באגף ההכשרה או בידי גופים ציבוריים אחרים, אך האגף לא עשה בו שימוש ולא ניצל אותו לניתוח ותעדוף. . נמצא כי בוחני תנועה התעכבו בהזנת ההודעות למחשב לעתים יותר מארבעה שבועות. משרד מבקר המדינה בדק את היקף התופעה ומצא כי מדובר במספרים גדולים מאוד: על פי נתוני משרד התחבורה, במהלך 2010 הורדו מהכביש 20,640 כלי רכב. אולם בפועל, נתוניהם של 8,097 ( כלי רכב%39.2 ) הוזנו לאחר יותר מיומיים76 ועד שבועיים מיוםהבדיקה הראשונה של כלי הרכב על ידי בוחן התנועה. נתונים לגבי 1,157 כלי רכב ( 5.6%) .הוזנו לאחר יותר משלושה שבועות מיום הבדיקה הראשונה בוחני התנועה שהזינו באיחור את הנתונים במחשב גרמו למחזיקים בכלי הרכב טרחה מיותרת, מאחר שבחלק מהמקרים הוזנו הודעות אי-השימוש כבר אחרי שכלי הרכב תוקנו. הנזק היה גדול יותר במקרים שבהם שוטרי תנועה עיכבו כלי רכב כאלה ורשמו למחזיקים בהם דוחות על אי-תקינות הרכב, בהתבסס על הרישום במחשב. נזק כאמור נגרם גם במקרים שבהם רצו בעלי כלי רכב כאלה לשנות את הבעלות על הרכב או לחדש את רישיון הרכב ולא יכלו לעשות כן עקב הרישום השגוי במחשב. נזק גם נגרם לעצמאים ולחברות אשר היו זכאים להחזרי מס מרשות המסים עבור הוצאות דלק, ולא קיבלו את ההחזרים עבור התקופה שכלי הרכב שברשותם הופיע במחשב כלא תקין - אף שבפועל היה תקין.
נמצא כי אף שהמנכ"לים של הגופים הציבוריים התבקשו בשאלון במפורש לצרף מסמכים המתעדים את דיוני ההנהלה בעניין זה, רק ארבעה מהם עשו זאת. היעדר פרוטוקולים ומסמכים הכוללים מידע, מסקנות, הנחיות וסדרי עבודה, פוגע בשימור ידע וניסיון הנצברים בארגון ופוגע בשיתוף כלל היחידות בארגון.