משרד החוץ . פעילות מערך ההסברה והדיפלומטיה הציבורית במשרד החוץ הממצאים מלמדים כי חטיבת הדוברות מתקשה למלא את תפקידה ולספק דוברים שיתראיינו לערוצי תקשורת ממדינות ששפתן גרמנית וצרפתית. יוצא אפוא שלמשרד יש קשיים בביצוע מיזמים מערכתיים שמקורם, בין היתר, בתלות בתוספות לבסיס התקציב המיועדות לפרויקטים, המועברות אד-הוק ולטווח הקצר בלבד. במצב זה של חוסר ודאות תקציבית המשרד מנוע מהתקשרויות ארוכות טווח עם שותפים, ואף נאלץ להפסיק לתקצב מיזמים שכבר הוחל בביצועם. הדבר גורם לעיכוב באישור תכניות העבודה ולוחות הזמנים שנקבעו מלכתחילה לפרויקטים, וכך נפגעת העשייה המשרדית בתחומי הדיפלומטיה הציבורית. לדעת משרד מבקר המדינה על משרד החוץ לבחון עם משרד האוצר את האפשרות לשלב את התקציבים הפרויקטליים בבסיס התקציב של משרד החוץ, כדי שהמשרד יוכל ליישם פרויקטים כאמור בחו"ל באופן רציף ולממש פרויקטים רב-שנתיים. .מן התרשים עולה כי בשנים 2013 ו- 2015 לא ניתנה כלל תוספת למיזמים. ממסמכי האגף עולה כי תקציבי המיזמים הם הראשונים להיפגע מקיצוצים רוחביים במשך השנה, ולכן קשה להסתמך עליהם במסגרת התחייבויות ארוכות טווח. בדוח האמור נכתב כי החל"ץ לא הציגה למשרד החוץ תכנית אסטרטגית, תכניות עבודה, דוחות וסיכומים מפורטים, וכי ועדת ההיגוי לא ביצעה כל הליך של ביקורת בנושאים אלו. זאת אף שגורמי המשרד הוזמנו לפגישות בחל"ץ אך הם "לא גילו בכך כל עניין". אולם בדוח הסופי שהוגש מטעם החל"ץ למשרד ביוני 2015 לסיכום שנת 2014 נכתב כי כמה וכמה "כשלים וחסמים" סיכלו את פעילותה וגרמו למעשה להפרת התחייבויות החל"ץ כלפי המשרד. בכל תקופת ניהול המיזם המשותף הגישה החל"ץ למשרד רק דוח פעילות אחד, והמשרד שילם לה תמורתו מיליון ש"ח. על אף האמור בתגובת המשרד, לא נמצא כי השר היה מעורב בדיונים בנושא המשך תמיכת המשרד בפרויקט משנת 2013 ואילך, ואף לא נמצא כי מערך הדיפלומטיה הציבורית התנגד להמשך הפעלת המיזם החל באותה עת. נמצא כי פעולות רבות למיתוג ישראל מתוקצבות על ידי כמה וכמה משרדי ממשלה ללא תיאום מוסדר ביניהם. אולם משרד החוץ לא כינס פורום תיאום וייעוץ בין -משרדי להפעלת מיזמים בתחומי הדיפלומטיה הציבורית. יוצא אפוא כי על אף המלצת הדוח מ- 2011 , המשרד לא הקים פורום רב- משרדי בהשתתפות נציגים מכל הגופים הממלכתיים העוסקים הלכה למעשה בתחומי הדיפלומטיה הציבורית. על אף המלצת הדוח מ- 2011 וכאמור בתגובת המשרד לעיל, גם המכרז לאספקת שירותי אירוח משנת 2015 נוגע לאירוח משלחות על ידי משרד החוץ בלבד. משרד מבקר המדינה מציין לחיוב כי מדיווחי מחלקת דיפלומטיה דיגיטלית בסיכום שנת העבודה 2014 עולה כי במשך שלוש שנות פעילותה היא השיגה חלק ניכר מיעדי פעילותה שנקבעו משנת 2012 ואילך, ובעקבות כך חלה התקדמות של ממש יחסית לשנים קודמות , והדבר בא לידי ביטוי בהבלטת נוכחותו של משרד החוץ במרשתת ובהגברת החשיפה למסריו ברשתות החברתיות. עם זאת, למטה המשרד ולנציגויות אין מערכת לניטור מסרים במרחב המקוון. להלן הפרטים:. אולם הבדיקה העלתה כי הנחיות ראש אגף תקשורת והסברה וההדרכות האמורות לא הופנמו דיין בקרב חלק מהעובדים, וכי בשנת 2015 פרסמו במרחב המקוון כמה עובדים ביקורת על הממשלה ועל מדיניותה. פרסומים אלו אף נחשפו באמצעי התקשורת. לדעת משרד מבקר המדינה ולאור הנחיות פורום ההסברה הלאומי משנת 2012 , ראוי שמטה ההסברה הלאומי יגבש עם הגופים החברים במערך ההסברה הלאומי כללים מחייבים עבור כלל העובדים ב גופי ההסברה הממשלתיים לגבי גבולות הפעילות המקצועית והאישית המותרת להם במרשתת בכלל וברשתות החברתיות בפרט. כמו כן ראוי שמטה ההסברה הלאומי ומשרד החוץ יביאו לידיעת גופים רלוונטיים נוספים את הצורך לשקול להטמיע כללים אלו בהוראות התקשי"ר. כמו כן ובשים לב לייחודיות תפקידים של עובדי משרד החוץ הממונים על ההסברה והדיפלומטיה הציבורית בחו"ל, על משרד החוץ לנקוט פעולות אפקטיביות שימנעו מעובדים שחרגו מהנחיותיו לגבי גבולות השימוש במרחב המקוון לפרסם להבא מידע במרשתת העלול לגרום נזק תודעתי לתדמית ה מדינה, לתושביה ולרשויותיה. לדעת משרד מבקר המדינה ובשים לב להנחיית ראש הממשלה משנת 2014 ולצרכים ההסברתיים העדכניים, על הנהלת המשרד לבחון את האפשרות להביא לאישור ראש הממשלה והממשלה תכנית חדשה שמטרתה למנף מחדש את פרויקט המיתוג ולהפעילו במתכונת של פרויקט בין-משרדי. על אף הקשיים שעמם נאלצו חלק מהנציגויות האמורות להתמודד במסגרת התקשרותן עם חברות יחסי הציבור, ואף שהן נחלו הצלחה חלקית בלבד, מערך הדיפלומטיה הציבורית לא הציג להנהלת המשרד חלופות להתקשרויות אלה. אדרבה, המערך המשיך לכלול עד שנת 2015 בתכניות העבודה השנתיות שלו את המשימה של העסקת חברות יחסי ציבור בתשע מדינות במערב אירופה ובאיחוד האירופי בבריסל - ולא רק בבריטניה - בתקציב של 10 מיליון ש"ח. על אף האמור בנוהל החירום במהלך ניסיונות איתור ניצולים ישראלים באסון רעש האדמה בנפאל, שאירע באפריל 2015 , לא טיפלו עובדי מרכז המצב בפניות שהתקבלו מישראלים באתר המשרד במרשתת בנוגע לאיתור קרוביהם באזור האסון. על אף הנחיית מנכ"ל המשרד משנת 2011 , המשרד לא בחן אם הסטודנטים קידמו את השגת היעדים שלשמם השתתפו בפרויקט. מהוראות הפ ק"א ומנוהלי המשרד עולה כי פעילות חטיבת דו"ץ בקרב גורמי התקשורת הבין -לאומית וגורמי הדיפלומטיה הציבורית בחו"ל חופפת בהיבטים מסוימים את תחומי פעילותו של אגף תקשורת והסברה במשרד החוץ. תחקירי משרד החוץ וחטיבת דו"ץ על פעילותם במבצע "צוק איתן" מלמדים כי אין בין ה גופים האמורים תיאומי ציפיות לגבי המידע שכל אחד מהם נדרש להעביר לעמיתו, וכי ממשק העבודה ביניהם בעתות חירום לא הופעל כראוי. לאור המלצות דוחות מבקר המדינה מהעבר ולנוכח לקחי מבצע "צוק איתן" מקיץ 2014 , על ראש מערך דיפלומטיה ציבורית במשרד החוץ ועל דובר צה"ל להגדיר את החסמים המונעים שיתוף פעולה מלא בין הגופים בעתות שגרה ובעתות חירום, ועליהם לפעול יחד להסרת החסמים ולגיבוש כל אלה: נוהל פעילות משותף, תכניות עבודה שנתיות ותכניות פרויקטליות. כמו כן, על מטה ההסברה הלאומי לשקף בנהליו את חלוקת התפקידים והאחריות בין משרד החוץ ובין חטיבת דובר צה"ל בתחומי החפיפה והשיתוף בהתאם להסכמות שיגובשו ביניהם. לדעת משרד מבקר המדינה על משרד החוץ להציב נציג מטעמו בחמ"ל הוויזואלי של חטיבת דו"ץ בעתות חירום שיבהיר לה בזמן אמת מהם החומרים החזותיים הנדרשים לפעילותו המדינית-הסברתית. יצוין כי כבר בדוח מ- 2012 העיר משרד מבקר המדינה למשרד החוץ ולחטיבת דו"ץ, בין היתר, על שלא קיימו תחקירים משותפים של אירועים ביטחוניים- הסברתיים. מן הממצאים עולה כי ישנם הבדלים בין תחקיר משרד החוץ ובין תחקיר חטיבת דו"ץ על פעילותם במבצע "צוק איתן". לאור המלצות מדוחות קודמים מעיר משרד מבקר המדינה למשרד ולחטיבת דו"ץ כי עליהם לבצע תחקירים משותפים לגבי פעילותם בתחום הסברת החוץ ולמנות צוות משותף ליישום המלצות תחקירים אלו. בשש השנים שעברו מאז הקמתם של משרדי ההסברה, לא הייתה חלוקת תפקידים ברורה ומוסכמת ביניהם ובין משרד החוץ, והדבר גרם לפגיעה בריכוז המאמץ הלאומי בתחום הסברת החוץ. להלן הפרטים: אולם נוהל מטה ההסברה הלאומי לא קבע כי משרד החוץ אחראי לקשר עם ארגונים כאמור, כפי שנקבע בהחלטת הממשלה. יתר על כן, החל בשנת 2009 היו משרד ההסברה והתפוצות והמשרד לנושאים אסטרטגיים מעורבים בפרויקטים שונים בחו"ל באמצעות ארגונים יהודיים ואחרים שאתם התקשר ללא תיאום מוסכם עם משרד החוץ כדלקמן: הנוהל האמור גם אינו מסדיר את ממשק העבודה בין משרד החוץ ובין חטיבת דו"ץ בעתות שגרה ובעתות חירום, והדבר פוגע באפקטיביות של הסברת החוץ. להלן הפרטים: בתחקיר משרד החוץ בנושא פעילותו במבצע "צוק איתן" מנובמבר 2014 נכתב כי במהלך המבצע הוא לא היה מתואם עם פעילות ההסברה שקיימו באותה עת משרד התפוצות והמשרד לנושאים אסטרטגיים. זה שנים רואה הדרג המדיני בפעילות הממשלתית בנושא הסברת החוץ מרכיב חיוני בביטחון הלאומי ובחוסן הלאומי. הפעילות בנושא זה הוסדרה כבר בהחלטת הממשלה משנת 2007 , הקובעת, בין היתר, כי משרד החוץ הוא הגוף האמון על ההסברה המדינית ועל מיתוג ישראל בחו"ל. אף על פי כן, המשרדים החדשים שהוקמו החל בשנת 2009 והוסמכו לעסוק אף הם בהסברה ובדיפלומטיה הציבורית לא קיבלו את הסכמת משרד החוץ לכל הפעולות שהם עשו בתחומים אלה. לדעת משרד מבקר המדינה, לנוכח החפיפה בין תחומי האחריות של משרד החוץ מצד אחד ובין אלה של משרד התפוצות והמשרד לנושאים אסטרטגיים והסברה מצד אחר וכן לנוכח פעילות ההסברה שכל אחד מהם מבצע בנפרד, נדרשת מעורבות מקצועית של מטה ההסברה הלאומי בהסדר ת תחומי פעילותם. עקב החשש לכפילות ארגונית-מינהלית ולפגיעה ביעילות התפקודית של שני המשרדים האמורים, על מטה ההסברה הלאומי להרחיב את הנוהל שהוא הפיץ בשנת 2013 ולהגדיר תחומי אחריות מובהקים של כל אחד מהמשרדים העולים בקנה אחד עם החלטת הממשלה משנת 2007 , לקבוע כלל ים שיסדירו את תחומי החפיפה ואת קשרי הגומלין ביניהם, למסד סדרי דיווח ותיאום בין משרד החוץ ובין המשרדים האמורים בנוגע לפעולות בתחומי הסברת החוץ, ולפקח על יישום החלטותיו בכל אחד מן המשרדים. הבדיקה העלתה כי הנציגויות מתקשות לממן פעולות בתחומי הדיפלומטיה הציבורית מהתקציב שמקצה להן המערך המדיני. יוער כי ביעדי המשרד לשנת 2015 אין כלל התייחסות לתחומי התרבות, האמנות והמדע, ולכן אין בהירות בנוגע ל"אינטרסים של משרד החוץ, כפי שהוגדרו על ידי הנהלת המשרד". במצב הקיים ראוי אפוא, כי הנהלת המשרד תחווה דעתה בנוגע לפרשנות התקנון בעניין יעדי הדיפלומטיה הציבורית בתחומי התרבות והאמנות. תקנון שירות החוץ אינו מסדיר את פעילותה של מחלקת מידע והפקה במרשתת, בייחוד בנוגע להפקת עזרי המחשה חזותיים. על אף העיסוק הניכר של המחלקה בהפקת סרטוני תדמית, התקנון אינו קובע את יעדי הפעילות של המחלקה בתחום זה, לר בות בנוגע לממשקי העבודה שאמורים להיות בינה ובין יחידות בתוך המשרד ועם גופים מחוץ לו. בתוך כך העלתה הביקורת כי המחלקה לא הגדירה יעדי הצלחה מדידים לתוצרים שהיא הפיקה. בהיעדר מדדים כאמור המחלקה לא קבעה סדרי עדיפויות שלפיהם אפשר לקבוע אם יש לתת קדימות להפקת סר טים תיעודיים וסרטונים קצרים או להפצת סרטים וסרטונים שהפיקו גורמים אחרים. לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שהמשרד יסדיר בתקנון את פעילות המחלקה האמורה ויקבע עבורה מדדים, מתווה עבודה וסדרי עדיפויות. לדעת משרד מבקר המדינה, על הנהלת המשרד להטמיע את הנוהל בנוגע לעבודת מרכז המצב במרשתת בעתות חירום בקרב העובדים, התורנים והכוננים במרכז המצב ותוך פיקוח על עבודתם בזמן אמת. לא נמצא כי משרד החוץ הנחה את העובדים מהם גבולות השימוש בטלפון הנייד לשם העברת מסרי ם אישיים בעניינים מקצועיים רגישים שיש להם נגיעה לענייני הסברה והדיפלומטיה הציבורית. כמו כן, המשרד לא קבע נהלים לעניין שימור, תיעוד ואחזור של המידע המועבר בערוצים האמורים. לדעת משרד מבקר המדינה על הנהלת המשרד לבחון את הדרכים הקיימות לשמר ידע באמצעי המדיה הדיגיטלית ולקבוע מדיניות בת-יישום בנושא זה. נמצא כי אגף קשתו"ם לא קבע שום מדדים להערכת פוטנציאל ההצלחה של אירוע תרבות ישראלי במדינות השונות שיוכלו לשמש את הנציגויות לצורך הזמנת האמנים להציג את יצירותיהם בחו"ל. אולם על פי תקנון שירות החוץ, ההתקשרות עם גוף או עם יחיד לצורך ביצוע פעולת תרבות אינה בגדר תמיכה כאמור אלא בגדר רכישת שירות מגופים אלו, שניתן לפטור אותה מחובת קיום מכרז בהתאם לעילת הפטור המתאימה שבתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג- 1993 . על אף הצורך שעלה כבר בשנת 2011 לשלב את אגף מש"ב בפעילויות אגף תקשורת והסברה, ובפרט בפרויקט המיתוג, אשר הודגש גם בתכנית העבודה של האגף לשנת 2014 , אין ממשקי עבודה פעילים בין האגפים האמורים. נוסף על כך, הגם שתכנית העבודה של אגף מש"ב אינה כוללת מטרות בתחומי הדיפלומטיה הציבורית, הוא מעוניין לפעול בתחומים אלה בנפרד ושלא במסגרת מערך הדיפלומטיה הציבורית, תוך ביזור המאמץ ההסברתי והמשאבים הנדרשים לו. לנוכח תגובת המשרד כאמור, סבור משרד מבקר המדינה כי על הנהלת המשרד לתת את דעתה על האופן שבו ראוי לשתף את אגף מש"ב ב"מיתוג ישראל", וכן לשתפו בפעולות ההסברה המדינית שמבצעות הנציגויות בחו"ל בהנחיית מערך הדיפלומטיה הציבורית. לדעת משרד מבקר המדינה, לאור הצורך לחסוך בעלויות, ראוי שמשרד החוץ ירכז מאמץ במיתוג הכלכלי, התיירותי והתרבותי של ישראל, ולשם כך עליו לכנס באופן שגרתי וסדור פורום בין -משרדי לצו רך קביעת אסטרטגיית פעילות משותפת, וכן לצורך תיאום מסרים, שיתוף בתכניות עבודה וסיעור מוחות במסגרת מיתוג ישראל. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד על שבמשך שנתיים הוא לא ניצל תקציב של5 מיליון ש"ח לשם מימוש הייעוד שקבע לו משרד ראש הממשלה עקב סחבת שמקורה בממשקי עבודה פנים-משרדיים בלתי תקינים. על המשרד להפיק מכך את הלקחים הנדרשים למניעת הישנותו של כשל מעין זה בתפקודו. הביקורת העלתה כי בשלהי שנת 2015 אחד מארבעת המיזמים המערכתיים עדיין לא הוצא לפועל, מיזם אחד בוצע באופן חלקי ושני מיזמים אחרים לא השיגו את יעדיהם בטווח הארוך. להלן הפרטים: ראש אגף תקשורת והסברה דאז טען בדיונים פנימיים במשרד שהתועלת שהופקה ממיזם זה אינה מצדיקה את עלותו הגבוהה . נציג הייעוץ המשפטי אמר בדיון מאפריל 2011 בוועדת הע מותות המשרדית כי "יש עמותה שאמורה לקיים פעילים בחו"ל. אין לנו שליטה על מה הם יעשו או לא יעשו". בפרוטוקול הדיון האמור נכתב עוד כי המשרד אינו יכול להתקשר עם העמותה האמריקאית עקב מגבלות החוק בארה"ב, ולכן הוא גם אינו יכול להנחות את אותה עמותה "בשום דרך שהיא". עם זאת בהחלטת ועדת העמותות נקבע כי נציגי המשרד יוודאו כי הושגו היעדים במישור ההסברתי. לדעת משרד מבקר המדינה על משרד החוץ לבחון בשיתוף משרדי הממשלה נוספים העוסקים באירוח משלחות מחו"ל אפשרות להקמת מערכת אירוח משותפת. מערכת כזאת תסייע בריכוז המאמצים ההסברתיים של כלל המשרדים באופן יעיל ומועיל תוך איגום המשאבים בנסיבות המתאימות וניצול מיטבי שלהם לטובת העניין. לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שלמשרד תהיה מערכ ת מחשוב לניטור מסרים שליליים נגד ישראל במרשתת אשר תותאם לצורכי המחלקה לדיפלומטיה דיגיטלית בעתות שגרה ובעתות חירום. ראוי גם שהמשרד יעמיד לרשות הנציגויות מערכת ניטור שבאמצעותה הן יוכלו לייעל את פעילותן במרחב המקוון ולהגיב באופן יעיל וממוקד על פרסומים ומסרים שליליים נגד ישראל שהופצו במרשתת בכלל וברשתות החברתיות בפרט. בתגובת אגף משפט במשרד החוץ נכתב כי "ברוב המקרים נבחרים האירועים אשר נחשבים לעילית התרבות הישראלית וכזו הראויה לייצג את מדינת ישראל, בהתאם לשיקוליו המקצועיים של אגף קשתו"ם". אולם שיקוליו המקצועיים של אגף קשתו"ם אינם באים לידי ביטוי בבחירת האמנים אשר ישתתפו באירועי החשיפה , מאחר שבוחרות אותם ועדות מקצועיות שאינן מתמחות בייצוג מדינת ישראל . השיקולים והנימוקים שלפיהם מתקבלות החלטותיהן של הוועדות האמורות אינם מתפרסמים בפומבי, וההחלטות לגופן אינן ניתנות לערעור. לדעת משרד מבקר המדינה על הנהלת המשרד לבצע בדיקה מקיפה ובלתי תלויה בנושא הפעלת המיזם המשותף, לרבות בעניין הגורמים אשר תרמו להפסקתו. כמו כן, לאור עמדת מערך הדיפלומטיה הציבורית השוללת שיתוף פעולה עתידי עם החל"ץ ומעדיפה "שותפויות בפורמטים אחרים", על המערך לגבש מתווה להשגת המטרות שהוגדרו למיזם המשותף, ובראשן פישוט וייעול של תהליכי העבודה של המערך, ולהציגו לפני הנהלת משרד החוץ כדי שתוכל לקבוע מדיניות ברורה בעניין זה. לנוכח התנגדותו של אגף תקשורת והסברה להעסקת חברות יחסי ציבור ברוב הנציגויות בחו"ל, סבור משרד מבקר המדינה כי על מערך הדיפלומטיה הציבורית לקבל מהנציגויות את עמדתן בנושא זה ולהציג את העמדות השונות לפני הנהלת המשרד. בהתייחס לעמדה האמורה על הנהלת המשרד לקיים דיון מהותי בעניין זה ולהכריע בדילמות המקצועיות הכרוכות בסוגיית העסקת חברות יחסי ציבור בחו"ל. לדעת משרד מבקר המדינה על המשרד לשקול מחדש את החלוקה התקציבית בין המערך המדיני ובין מערך הדיפלומטיה הציבורית וכן את סמכויות הפיקוח והמעקב של מערך הדיפלומטיה הציבורית על הפעילות המתבצעת בתחומי אחריותו המקצועית בנציגויות בחו"ל. לדעת משרד מבקר המדינה, על המערך המדיני לפעול בהתאם להמלצת נוהל התקצוב, ולדרוש מראשי הנציגויות לקבוע יעדים, תוצרים והישגים מצופים לפעילויות שהם מבצעים בתחומי הדיפלומטיה הציבורית. כמו כן, על ראשי האגפים המרחביים במערך המדיני להנחות את הנציגויות לדווח באופן שוטף למטה על מדדי ההצלחה של הפעולות האמורות, כדי שניתן יהיה להעריך את מידת מועילותן ולוודא שהן עומדות ביעדים שהוגדרו להן. אף שהממשלה והנהלת מ שרד החוץ הכירו בחשיבות הרבה שיש לפיתוח השיח עם הציבור דובר הערבית במדינות המזרח התיכון באמצעות הוספת דוברים לאמצעי התקשורת בערבית, המשרד מתקשה לאייש משרות פנויות המיועדות לכך בחטיבת דוברות - הן בעובדי המשרד והן בעובדים שמחוצה לו. יוצא אפוא כי המשרד נעדר יכ ולת ממשית למלא תפקיד מערכתי בכל הנוגע לשיח עם גורמי התקשורת הישראלית והזרה בערבית. כבר בדוח מ - 2011 העיר מבקר המדינה כי המשרד לא פעל לעגן את סמכויותיו ואת אחריותו של אגף תקשורת והסברה בתקנון שירות החוץ. במועד סיום הביקורת, כארבע שנים לאחר פרסום הדוח, הפרקים בתקנון המסדירים את תפקידיו ונוהלי פעילותו של האגף עדיין אינם משקפים את מבנהו העדכני, את סמכויותיו ואת היקף אחריותו. למשל, שלוש מחלקות מרכזיות - פעילות בחברה האזרחית; מידע והפקה; ודיפלומטיה דיגיטלית - אינן נזכרות בתקנון כלל, אין להן הגדרות תפקיד רשמיות ואף לא בוצעה הסדרה מחייבת של פעילויותיהן. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ על אי -ביצוע פעולות לתיקון ליקוי ים נשוא המלצות דוח מבקר המדינה כמתחייב מהוראת סעיף 21 ג בחוק מבקר המדינה, התשי"ח - 1958 . בנסיבות אלה על משרד החוץ לפעול ]נוסח משולב [ בהתאם להמלצת הדוח מ- 2011 , לתקן את התקנון ולעגן את סמכויותיו ואחריותו של אגף תקשורת והסברה בתקנון שירות החוץ. על אף המורכבות בעבודת חטיבת הדוברות אין לה תכנית עבודה שנתית הנוגעת לכלל הפעילויות שעליהן היא מופקדת, לרבות מטרות ויעדים מדידים בנוגע לראיונות בכלי התקשורת הזרים. יתר על כן, החטיבה לא עקבה אחר מספר כמות הראיונות שהתקיימו עם דובריה במטה ובנציגויות, כדי לוודא שהם פועלים די הצורך באמצעי התקשורת. יצוין כי ממצאי בדיקות שעשה משרד מבקר המדינה במשרד החוץ בעבר אשר פורסמו בדוח מ- 2012 , העלו שמחלקת תקשורת ערבית לא תוגברה בכוח אדם מקצועי, על אף האמור בעניין זה בהחלטת הממשלה משנת 200714. לדעת משרד מבקר המדינה לאור החשיבות הרבה שהמשרד מייחס לפיתוח השיח עם הציבור דובר הערבית עליו לפעול לתגבור חטיבת הדוברות בעובדים מקצועיים שימלאו תפקידי דוברות בשפה הערבית. האמור לעיל מלמד שחלוקת המשאבים בין מערך הדיפלומטיה הציבורית ובין המערך המדיני אינה מספקת את כל צורכי הפעילות בתחומי ההסברה, התרבות והמדע של הנציגויות בחו"ל. בנסיבות אלו נאלצות הנציגויות לפנות בבקשות סיוע לאגפים התפקודיים במערך הדיפלומטיה הציבורית, הגם שעל פי נוהל התקצוב, תקציבי האגפים האמורים מיועדים למימון הוצאות מיזמים גלובליים ולא לפעולות מ קומיות של הנציגויות. יתרה מזו, למערך הדיפלומטיה הציבורית יש יכולת מוגבלת לפקח על התקציבים שהועברו למערך המדיני ולוודא שהם משמשים להשגת היעדים שלשמם הוקצו ולא להשגת יעדים אחרים של המערך המדיני. ממסמכי המשרד עולה כי בעת מבצע "צוק איתן" בקיץ 2014 מיעט דובר .המשרד לתקשורת בערבית להתראיין לכלי התקשורת בשפה זו , ואילו עובדים .אחרים שאינם דוברי השפה התראיינו לכלי התקשורת האמורים באנגלית. גם .עובדים אחרים בשירות החוץ שהם דוברי ערבית נמנעים על פי רוב מלשמש .דוברים רשמיים של המשרד לכלי התקשורת בערבית. לאור הנחיות שר החוץ לשעבר, ראוי שחטיבת דוברות תבדוק את תוצאות הימנעות המשרד מלהתראיין לכלי תקשורת בשפה הערבית במהלך מבצע "צוק איתן", תעריך אם הדבר משרת את יעדיה של הסברת החוץ לקהלי יעד במזרח התיכון, ותציג לפני הנהלת המשרד את ממצאי הבדיקה בנושא.
על אף החלטת הנהלת המחלקה לדיפלומטיה דיגיטלית כאמור, בשנת 2015 , ארבע שנים לאחר הקמת המחלקה, היא טרם גיבשה תורת עבודה שיטתית לפעילות עובדי המשרד ברשתות החברתיות בעתות שגרה ובעתות חירום עם גופים במישור הממשלתי ובזירה החוץ-ממשלתית.