מטלות רוחב . מידע מסווג - אבטחתו בארכיונים ומניעת פרסומו נמצא כי הגם שמתקיים התהליך הנדרש בכתיבת ספרים כדין, כלומר הגשתם לצנזורה ולוועדת השרים לפרסומים לפני פרסומם, במהלך הפקת הספר נחשפים למידע מסווג גורמים השותפים להפקה שאינם מורשים מבחינה ביטחונית להיחשף למידע כזה. משרד מבקר המדינה מציין כי על הגנז להקפיד על קבלת דוחות שנתיים כנדרש שכן בארכיונים אלו קיימים חומרים מסווגים שעלולה להיות לחשיפתם השפעה על ביטחון המדינה. נוסף לכך, במסגרת גיבוש הצעת חוק הארכיונים החדש, מוצע לבחון את מתכונת הדיווח הנדרשת מארכיונים ציבוריים ואת דרכי קבלת המידע מארכיונים פרטיים - ובפרט בכל הנוגע לחומרים מסווגים. מהאמור עולה כי נוכח הקושי לכנס את ועדת השרים כנדרש בחוק, ארכיון המדינה מטיל חיסיון על חלקי תיקים שתקופת ההגבלה שלהם תמה, בלי לבקש את אישורה. בעת חיקוקו של חוק הארכיונים עמדה לנגד עיניו של המחוקק זכות הציבור לעיין בחומרים הארכיוניים. אולם, בביקורת נמצא כי חומרים ארכיוניים רבים שתמה תקופת הגבלתם אינם נחשפים לעיון הציבור, בין היתר בשל הקושי בכינוס ועדת השרים. הן ארכיון המדינה והן שלוחותיו - ובייחוד ארכיון צה"ל - מחזיקים בחומרים מסווגים. אף על פי כן לא קיימת אחידות דעים לגבי סמכות הצנזורה לבדוק חומרים ארכיוניים מסווגים שעברו תהליך חשיפה לפני העלאתם למרשתת. משום כך הארכיונים פועלים בעניין בדרכים שונות - ארכיון המדינה מעביר לבדיקת הצנזורה מסמכים שנחשפו לפני העלאתם למרשתת, ואילו ארכיון צה"ל, ארכיון שב"כ וארכיון בן-גוריון אינם נוהגים כך. זאת ועוד, במציאות הטכנולוגית של ימינו, שבה מסמך ארכיוני שנחשף עולה בפועל לאתר המרשתת של הארכיון, מיטשטשים הגבולות בין "עיון" בחומר ארכיוני שנחשף לבין "פרסום". הדבר מעלה את שאלת הצורך בבדיקתו של אותו החומר על ידי שני גורמים נפרדים. על הגנז, בשיתוף הצנזורית הצבאית הראשית ומנהלת ארכיון צה"ל, להעלות ליועץ המשפטי לממשלה את סוגיית המחלוקת לגבי סמכות הצנזורה לבדוק חומרים ארכיוניים מסווגים, כדי שיכריע בה. על היועץ המשפטי להביא בחשבון בשיקוליו שני אינטרסים ציבוריים חשובים: הימנעות מלחשוף לציבור מידע שעלול לפגוע בביטחון המדינה ושאיפה ליעילות ולהימנעות מבזבוז משאבי ציבור. חוק הארכיונים ותקנותיו אינם מסייגים החזקת חומרים ארכיוניים מסווגים בארכיונים ציבוריים ופרטיים, ובפועל, חומרים מסווגים נמצאים באותם ארכיונים. מכיוון שהחוק להסדרת הביטחון אינו חל על ארכיונים אלה, הם פועלים בעניין אבטחתם - אבטחה פיזית, אבטחת מידע ומתן הרשאות הגישה לחומר - ללא הנחיה של גורם ממלכתי מוסמך. עקב כך החומרים המסווגים שבהם נגישים לגורמים בלתי מוסמכים ועלולים אף להיות נגישים לגורמים עוינים. משמעות הדבר היא שמידע מסווג, שהושקעו מאמצים בהסתרתו, עלול להגיע לידי האויב ובכך לסכן את ביטחון המדינה. יודגש כי גודל הסיכון הנובע ממצב זה אינו ידוע, משום שכאמור, לפני הגנז אין תמונת מצב מלאה לגבי כלל החומרים הארכיוניים, לרבות חומרים מסווגים, המצויים בארכיונים אלה. מן האמור עולה כי המצב הנוכחי טומן בחובו סיכון ממשי לחשיפת מידע מסווג. על שב"כ - האחראי לשמירת הסוד במדינה - להוביל עבודת מטה בסוגיית הימצאות חומרים ארכיוניים מסווגים, לרבות של מוסדות המדינה, בארכיונים ציבוריים ופרטיים, ולקבוע דרך פעולה לטיפול בבעיה זו. על עבודת המטה להיעשות בשיתוף המשרד לביטחון הפנים, האחראי על החוק להסדרת הביטחון, וכן בשיתוף הגנז, המלמ"ב, היועץ המשפטי לממשלה והגורמים המשפטיים הרלוונטיים. משרד מבקר המדינה מציין לחיוב את הפעילות של המלמ"ב למניעת דליפתם של חומרים מסווגים המצויים בארכיונים השונים, ובייחוד בארכיונים הציבוריים ובארכיונים הפרטיים, נוכח מציאות שבה אין גורם מקצועי המוסמך על פי חוק לעשות כן. עם זאת, משרד מבקר המדינה מעיר כי הסמכות לבצע פעילות זו אינה מוסדרת בחוק, והפעולות שהמלמ"ב מבצע להקטנת הסיכון לדליפת מידע מסווג תלויות בהסמכת הגנז ובהסכמתם של מנהלי הארכיונים. על המל"ל, בשיתוף גורמים רלוונטיים אחרים, להוסיף ולפעול לקידום הסדרת האחריות לטיפול בכלל החומרים המסווגים שבארכיונים הציבוריים והפרטיים, בכל רמות הסיווג. משרד מבקר המדינה ער לקשיים ביישום הוראות החוק, הן לגבי חשיפה יזומה בתום תקופת ההגבלה והן לגבי כינוסה של ועדת השרים לשם הטלת חיסיון. מוצע כי הגנז, בשיתוף ארכיון צה"ל, משרד המשפטים, משרד רה"ם ומזכירות הממשלה, יפעלו על מנת למצוא פתרון למצב לא תקין זה לרבות גיבוש מנגנון חלופי והסדרתו. מהאמור עולה כי ארכיון צה"ל מטיל חיסיון על תיקים שלמים שתקופת ההגבלה שלהם תמה, בלי לבקש את אישורה של ועדת השרים, זאת בהתבסס על עמדת היועץ המשפטי למערכת הביטחון. הדבר לא מתיישב עם לשון החוק הקובעת את הצורך באישורה של ועדת השרים, והוא אף מנוגד לעמדותיהם של הגנז ושל משרד רה"ם בעניין זה. בביקורת עלה כי אף שעברו כשלוש שנים מאז שהוקם צוות סופרי הצללים וכשנתיים מאז שהביע בג"ץ תקווה כי המלצות הצוות יוגשו בהקדם - לא הגיש צוות סופרי צללים את המלצותיו, וממילא טרם הסתיים הטיפול בנושא והוא לא סוכם על ידי היועץ המשפטי לממשלה. כיוון שעל פי רוב חומרים ארכיוניים נחשפים כיום לעיון הציבור באמצעות העלאתם ישירות לאתר המרשתת של הארכיון, כאמור לעיל, עולה השאלה אם יש צורך בבדיקתם על ידי שני גורמים - צוותי חשיפה של הארכיון המאשרים את העיון בחומרים, וגורמים מטעם הצנזורה המאשרים את פרסומם.
יוצא אפוא שפעילות המלמ"ב בארכיונים הציבוריים והפרטיים למניעת חשיפת מידע שעלול לפגוע בביטחון המדינה מתבצעת מתוקף הרשאה של גנזי המדינה לשעבר ובהסכמה של מנהלי הארכיונים, אך אינה מוסדרת בחקיקה.