משרד ראש הממשלה . שימור רשומות אלקטרוני - משרד ראש הממשלה - ממצאי מעקב נמצא שעד מועד סיום המעקב לא גיבש הצוות הנחיות לטיפול ברשומות אלקטרוניות במשרדים ממשלתיים וביחידות ממשלתיות המפעילים מערכות ממוחשבות לניהול מסמכים. נוסף על כך לא גובשו הנחיות לפרויקטים רוחביים של מחשוב בגופים ממשלתיים. 2. בסיכום ישיבת הצוות בפברואר 2006 נאמר כי הגנז יכין מסמך "ניהול רשומות ממוחשב במשרדי הממשל ה" ובו מוצגים עמדת הגנזך בנוגע לטיפול ברשומות וסיכום פעילות הצוות בתחום זה, וכי חברי הצוות יחתמו על המסמך. המעקב העלה שהגנז טרם הכין את המסמך. גנז המדינה הוא הגורם המוסמך לקבוע הנחיות ונהלים בנושא הטיפול ברשומות ושימורן, ומתפקידו לעשות כן. לדעת משרד מבקר המדינה, מתוקף תפקיד זה היה נדרש שהגנז יבחן בחינה מקצועית את נוהלי ההצלה ויקנה מעמד מחייב לאלה שיימצאו מתאימים. נוהלי ההצלה הופצו ללא אישור הגנזך, ולכן לא ניתן לראות בהם נהלים מחייבים. .המעקב העלה שהצוות לא גיבש תכנית מקיפה לשימור רשומות אלקטרוניות שהצטברו במשרדי הממשלה במשך שנים והמועדות לכליה בהיעדר טיפול נאות, אף כי ועדת השרים הטילה עליו כאמור תפקיד זה, ואף לא נמצא שהיקף הנושא נבחן. לדעת משרד מבקר המדינה, ביצועו של מהלך כזה מחייב מעורבות ושיתוף פעולה של כמה גורמים, בהם גורמי ניהול בכירים בעלי סמכות וגורמים מקצועיים בתחום הארכיונאות והמחשוב; קביעת הנחיות אחידות שיחייבו את כל המשרדים; גיבוש תכנית פעולה, היערכות להטמעתה ופיקוח על יישומה. יש לראות בחומרה את אי -קביעתן של הנחיות אחידות לטיפול ברשומות הממוחשבות ולשימורן , בייחוד בהתחשב בכך שמשר די הממשלה הקימו ומוסיפים להקים מערכות ממוחשבות לטיפול במסמכים. המעקב העלה שלפי רישומי הגנזך לשכותיהם של שרים שסיימו את תפקידם בשנים האחרונות לא העבירו לגנזך חומר ארכיוני אלקטרוני שנשלח או התקבל בדוא"ל. מן הראוי שנש"מ והחשכ"ל ינחו את הגופים הממשלתיים שמפעילים מערכות ממוחשבות לטיפול במסמכים לפעול בדרך שתבטיח שהמערכות הממוחשבות שהם מפעילים והמערכות שיפתחו יספקו פתרון התואם את הנחיות הגנז. זאת ועוד, ראוי לקבוע שמסמכי האפיון של המערכות יכללו דרישות בנושא שימור הרשומות האלקטרוניות. הביקורת העלתה שאף שלמשרדי הממשלה צרכים דומים, רוב המשרדים מפתחים או רוכשים בנפרד את המערכות הממוחשבות לטיפול ברשומות ובמסמכים הממוחשבים שלהם ועקב כך לא מנוצלים היתרונות לגודל במקטעי פעילות זו. בין היתר, לא מנוצלים היתרונות לגודל בתחום הכנת המכרזים וההתקשרויות עם ספקי שירות ובניצול הידע שנצבר בגופים הממשלתיים. מדיניות לפיתוח יישומים שמספקים צרכים משותפים לכל משרדי הממשלה במסגרת פעולה מערכתית רוחבית תאפשר גם לתכנן ביעילות את תהליכי יישום הנהלים, ההפקדה והגניזה של רשומות אלקטרוניות בגנזך, ואת הפתרון הטכנולוגי המתאים למטרה זו. היה ראוי שהגורמים הממשלתיים המופקדים על ניהולו היעיל של משק המדינה והמינהל הממשלתי - במשרד ראש הממש לה ובמשרד האוצר - ייזמו ויממשו מהלך רוחבי ומקיף בתחום ניהול הרשומות ושימורן בסביבה דיגיטלית בכל הגופים הממשלתיים. מהלך רוחבי זה דרוש כדי להטמיע שינויים טכנולוגיים בסביבת העבודה ולשפר את איכויות העבודה, הניהול והארגון הממשלתיים. הגורמים האמורים לא קידמו מהלך כאמור, אף לא בעקבות הביקורת הקודמת או בעקבות החלטת ועדת השרים, וזאת יש לראות בחומרה. ההשתהות בביצוע המהלך מונעת התייעלות וגורמת לנזקים נמשכים למשק המדינה. המעקב העלה שבעת הפרטת חברות ממשלתיות לא מועבר לגנזך חומר ארכיוני של החברות. עקב כך מידע חשוב עובר לידיים פרטיות ויש חשש שלא יהיה אפשר לאתרו. לדעת משרד מבקר המדינה נוכח מצב זה ומשום שלא כל החברות הממשלתיות הן מוסדות מדינה, על הגנז לגבש מדיניות ולקבוע דרכי פעולה, לרבות הכרזה על החברות הממשלתיות כמוסדות מדינה לעניין החוק, כדי להחיל את הפיקוח שלו עליהן, פעולה שיזם ב- 2003 .הגנז דאז ואשר לא הסתיימה . המעקב העלה כי גנזך המדינה והגורמים המופקדים על יחידת הגנזך במשרד ראש הממשלה המעיטו בחשיבות הנושא ולא פעלו בנחישות לתיקון הליקויים שהועלו בדוח הקודם. טרם נבחנו חלופות לפעולה וטרם נעשתה הערכה של המשאבים הדרושים להסדרת הנושא ואף לא ננקטו מהלכים ממשיים להתמודד ות עמו. המעקב העלה שהייתה הזנחה מתמשכת בכל הנוגע לשימור רשומות אלקטרוניות. הליקויים המהותיים שהעלתה הביקורת הקודמת עומדים בעינם. לנוכח ההתפתחויות התכופות החלות בתחום טכנולוגיית המידע נדרשת היערכות להשגת גישה אל כמות עצומה של רשומות ממשלתיות חשובות. בלעדיה עלול מידע ממלכתי רב לרדת לטמיון. יש במצב המתואר כדי לגרום פגיעה ממשית הן בהשגת מטרותיהם של חוקים כדוגמת חוק הארכיונים וחוק חופש המידע, התשנ"ח- 1998 , הן בחקר ההיסטוריה של העם והמדינה. ואכן, במועד סיום המעקב מסר משרד ראש הממשלה שקיבל כמה החלטות המעידות לדבריו שהוא "רואה חשיבות רבה בקידום הנושא ויפעל ככל יכולתו לקדמו כנדרש". התמודדות עם הבעיות שהעלה דוח זה תתאפשר ביתר קלות ככל שיוקדם הטיפול בהן וככל שתפותח התשתית הנדרשת לטיפול ברשומות אלקטרוניות ולשימורן. התמודדות זו מחייבת פעולה מערכתית ושיתוף פעולה בין-משרדי במסגרת תכנית מקיפה. ,הקושי לנהל ולשמר רשומות אלקטרוניות הנוצרות על ידי גופים ממשלתיים והחובה להבטיח גישה אליהן הם אתגר המחייב היערכות מתאימה. הקשיים בהתמודדות עם משימה זו גוברים ככל שמ תרחשים שינויים טכנולוגיים תכופים בתוכנה, בחומרה ובמערכות האחסון של המידע האלקטרוני. לנוכח מספרם ההולך וגדל של המסמכים, הנתונים החשובים והרשומות הנוצרים ומנוהלים במחשב, הולך וגובר הצורך שהגנזך והגופים הממשלתיים יתמודדו בלא דיחוי עם האתגר שתופעה זו מציבה. המעקב העלה שאף שעברו יותר משלוש שנים מאז הביקורת הקודמת טרם הושלמה הגדרת תפקידם של מנהלי הרשומות. נש"מ השיבה כי מדיניותה היא תפקוד למנהלי רשומות שהציגה במאי ]ה[ "ליישם את מודל 2003 ...". אך אין מדובר ב"שינוי תיאור תפקיד גרידא... אלא על הגדרת תפקיד חדש שאמור להיגזר משינויי חקיקה". לדעת משרד מבקר המדינה היה ראוי שהגנזך ונש"מ יפעלו לזרז את התהליך ולסיימו. בעניין זה מסר הגנז דאז למשרד מבקר המדינה בתשובתו משנת 2003 ש"יש מחדל ממדרגה ראשונה ואין תשובה לשאלה מה קורה עם כל החומר הממוחשב במדינה"; "בהיעדר סטנדרטים אחידים ותקינה, ישנן בכל משרד כמה סביבות מחשוב"; "אין בגנזך מערכת אשר תשדרג את החומר מדור לדור, ואם לא יפעלו עכשיו הרי שכולו יהפוך להיות חומר מת (כמו שקרה לחומר משנות ה-70.") עד מועד סיום המעקב לא הייתה התקדמות בעדכון החקיקה. 3. בסוף שנת 2004 נבחר במכרז ראש תחום טכנולוגיות שינהל את יחידת המחשוב בגנזך, שהוחל בהקמתה (להלן - המנמ"ר). בתחילת שנת 2005 החל המנמ"ר למלא את תפקידו, ואולם בסוף אותה שנה הוא התפטר. הגנז ביקש מגורמים במשרד ראש הממשלה ובחשכ"ל לסייע לו באיוש משרת המנמ"ר כדי לקדם את נושא שימור הרשומות האלקטרוניות. כמו כן ביקש הגנז לקבל תקציבים עבור פרויקטים בנושא ניהול הרשומות האלקטרוניות. ואולם עד מועד סיום המעקב לא אוישו המשרות האמורות. 5. לדעת משרד מבקר המדינה, בעידן מהפיכת המידע והסביבה הדיגיטלית, חסרה יחידת הגנזך ידע מקצועי הולם ומשאבים שיאפשרו לגנז להפעיל כיאות את הסמכויות שהחוק הפקיד בידיו. היה ראוי שהגנז יכין הנחיות בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן עבור הגופים שלפי חוק הארכיונים ותקנותיו הוא אמור להנחותם, ושהוא יפעל לשדרוג מיומנויות המחשוב של עובדי הגנזך הנוגעים בדבר. על הגנז להיערך להכנת תשתית ארגונית ופיזית מתאימה לקליטת מסמכים ורשומות אלקטרוניות מן הגופים הממשלתיים לשם גניזתם ברמה הטכנולוגית המתבקשת. היערכות מתאימה מחייבת קביעת מדיניות, דרכי פעולה וסדרי עדיפויות בהתבסס על המשאבים שיועמדו למטרה זו. .המעקב העלה כי הליקויים שצוינו בבי קורת הקודמת לא תוקנו וכי ההמלצות שצוינו בה לא יושמו, בכלל זה ההמלצות לקביעת דרכי פעולה וכללים לשמירה, לגניזה ולביעור של רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני ולקביעת הנחיות בדבר הגדרת המבנה האחיד של הרשומות האלקטרוניות. 2. המעקב העלה שהגופים הממשלתיים לא העביר ו כל חומר ארכיוני דיגיטלי לגנזך, למעט במקרים מעטים, אף שזה שנים הם מפיקים רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני בכמות הולכת וגדלה, ואף שהם מעבירים לגנזך רשומות המודפסות על נייר כדבר שבשגרה. ראוי לציין שממצא זה עולה גם מבדיקת רישומי הגנזך באשר לחומר ארכיוני שלשכ ות שרים הפקידו בגנזך בשנים האחרונות: החומר שהועבר לא כלל קבצים או מסמכים ממוחשבים, לרבות דואר אלקטרוני, על אף השימוש התכוף בכלים אלה (בעניין זה ראו גם בהמשך). המעקב העלה גם שהגנזך אינו ערוך לקליטת רשומות אלקטרוניות ולהצגתן, ואף אינו ערוך לקלוט רשומות ממערכות מידע ייעודיות המכילות קובצי נתונים גדולים המנוהלים באופן ממוחשב בלבד, כגון מרשם האוכלוסין ורשם החברות.
במעקב נמצא כי עד מועד סיום הביקורת לא נקבעו הוראות מחייבות לשימור הדוא"ל הנחשב חומר ארכיוני ולגניזתו, וממילא לא נעשות פעולות פיקוח כדי לוודא שהגופים הממשלתיים גונזים את הדוא"ל שנוצר בהם.