משרד החוץ . השירות הקונסולרי במשרד החוץ 1. משרד החוץ אינו מקיים בשגרה בקרה שו טפת על הפעולות הנוטריוניות שעושים הנציגים הקונסולריים והדיפלומטיים בחו"ל, כפי שעושה משרד המשפטים בדבר הפעילות הנוטריונית בישראל. האפשרות להיוועץ בנתיב כדי לבחון את מהימנות המסמכים שהגיש וכדי לבדוק אם המבקש מוכר לנתיב לא נידונה בתכתובת האמורה, אף שיש ברשות נתיב אמצעים וידע מקצועי לבחינת זכאותו של המבקש מכוח הוראות חוק השבות. הביקורת העלתה כי טרם הוקם ממשק מתוקשב בין מערכות המידע הממוחשבות של הרשות ושל המשרד ובין אלו של נתיב. במצב זה משרד החוץ אינו מקבל מידע מקוון ושוטף מנתיב, הדרוש לנציגיו לצורך הכרעה בבקשות לניפוק אשרות כניסה לישראל. לדעת משרד מבקר המדינה שיתוף פעולה סדיר בין נתיב ובין המשרד עשוי להועיל לעבודת המדורים הקונסולריים בנציגויות במדינות שבהן פועל נתיב ואף למנוע הכרעות שגויות של הקונסולים בבקשות לאשרות כניסה לישראל. ראוי אפוא שהמשרד ונתיב יגדירו מתכונת עבודה משותפת, ויפעלו ליצור קשר ישיר וסדור בין מערכות המידע של שני הגופים ובין שליחי הגופים המכהנים בנציגויות. עד הקמת הממשק המקוון על משרד החוץ ונתיב לסכם ביניהם כיצד להעביר למשרד בא ופן שוטף את רשימת ההחלטות שקיבל נתיב בבקשות לקבלת אשרת עולה, ואת המניעים להן. 2. )(א במהלך הביקורת שקיים משרד מבקר המדינה בנציגויות בקייב ובמוסקבה עלה כי נציגויות אלה אכן לא דרשו לקבל מהעובדים הזרים את המסמכים האמורים שאינם נכללים בתקנון, אף על פי שהם נדרשים בנוהל הרשות. בביקורת שהייתה בנציגות בטביליסי עלה כי היא דרשה אמנם לקבל חוזה עבודה המתורגם לשפה שאותה מבין העובד, אולם ללא אישור נוטריוני על התרגום. הביקורת העלתה כי המידע שמקבלות הנציגויות מהרשות אינו שלם ובהעדרו עלול הנציג לשגות בהחלטתו להעניק אשרת כניסה לישראל (ראו להלן). בשגרירויות בקייב ובמוסקבה אין שיתוף פעולה מלא ושוטף בין המדורים ובין נתיב. יש מקרים שבהם כבר הגישו בעבר המבקשים בנציגויות לקבל אשרת כניסה לישראל (שאינן כלולות בהסכם הפטור של ישראל עם מדינות אלה) גם בקשות לקבלת אשרת עולה בנתיב, אך לא תמיד מקבל הקונסול מידע רלוונטי מנתיב בנושא. על אף שנציגי נתיב מו סרים לקונסולים בקביעות פרטים על החלטות סירוב לבקשות האמורות מחמת עבר פלילי, הם אינם מוסרים לקונסולים פרטים על החלטות סירוב מנימוקים אחרים. משרד מבקר המדינה בדק מדגם אקראי של 53 תיקים מתוך175 התיקים, ומצא ליקויים. בדיקת משרד מבקר המדינה שנעשתה בנציגויות בקייב, במוסקבה ובטביליסי העלתה כי העמ"י מאריכים תוקף של דרכונים ומשנים בהם פרטים, כגון מחיקת הגבלות על תוקף הדרכון, בלא שהק ונסול מעורב בכך. יש לציין שהסמכויות לנציגים בחו"ל מכוח חוק הדרכונים לא הואצלו לעמ"י. גם התקנון אינו מסדיר את סמכויותיהם של העמ"י בעניין הפעולות הללו, שאינן מצריכות אישור וחתימה של הקונסול. נוהלי הרשות והתקנון הקונסולרי בדבר מתן אשרות כניסה נועדו לקיים את החובות ואת התנאים שנקבעו לכך בחוק הכניסה לישראל, ולמנוע כניסת גורמים לא רצויים לארץ ואת שהייתם בה. אולם ממצאי הבדיקה העלו ליקויים בתחום זה. השירות הקונסולרי נמנה עם הגופים הביצועיים מכוח חוק הכניסה, והוא מנפק אשרות כניסה רבות מאוד. לפיכך על משרד החוץ ועל הרשות לוודא שכל המידע הרלוונטי שברשותם יעמוד גם לרשות כ ל הנציגויות בחו"ל והגופים בישראל העוסקים בנושא. 5. הבדיקה העלתה כי בשנת 2013 הפנו23 מתוך24 לשכות הרשות בישראל למעלה מ- 1,000 מבקשי אשרות עבודה ממולדובה לקבלתן בשגרירות בקייב, אף על פי שכבר בדצמבר 2009 נפתחה קונסוליה בקישינב, בירת מולדובה. יצוין כי השפות הרשמיות והמדוברות באוקראינה ובמולדובה אינן דומות, ולכן מתקשים העובדים המקומיים במדורים בקייב לטפל בבקשות ובמסמכים הכתובים בשפה המולדובנית, שמקורה לטיני. מפאת חשיב ותה של הפעילות הנוטריונית בנציגויות בחו"ל ומפאת ההשלכות המשפטיות האפשריות על הצדדים הנוגעים בדבר ועל צדדים שלישיים, ראוי שאגף משפט יבחן את הצורך להגדיל את היקף ההכשרה הנוטריונית של עובדי המשרד ולקיים הדרכות עתיות, בייחוד בנציגויות שבהן מתבצעת פעילות זו בהיקף נרחב. על אף שהאגף מסכם מדי שנה את נתוני הפעולות שתועדו במערכת ה קונסולרית במהלך הטיפול בבקשות הפונים, הוא לא קבע קריטריונים הניתנים למדידה באמצעות המערכת לצורך הערכת תפקודם של הקונסולים ושל העובדים. ממילא האגף אינו משתמש בנתוני המערכת הקונסולרי ת לשם מתן משוב מקצועי ואישי לעובדי המדורים על אופן מילוי תפקידם. לדעת משרד מבקר המדינה ראוי כי האגף יקבע מדדים כמותיים ואיכותיים לצורך בקרה על כלל הפעילות הקונסולרית בנציגויות בחו"ל באמצעות המערכת הקונסולרי ת. מן הראוי גם שהאגף ישקול לקבוע קריטריונים לשימוש במערכת לצורך הערכה מקצועית של העובדים ומתן משוב על איכות עבודתם. אף על פי כן, חלק מהמדורים נוהגים לבער את תיקי הטיפול בבקשות לשירותים קונסולריים בתוך תקופה של 6-3 חודשים ממועד גמר הטיפול. עקב כך לא יכלו הנציגויות בחו"ל לתת מענה ענייני לכמה פניות מצד מחלקת אשרות ברשות, שביקשה לברר מהן הסיבות למתן אשרות לאזרחים זרים שלא היו זכאים לכך. הנציגויות טענו שאי -אפשר לאחזר את המידע המבוקש עקב ביעור המסמכים הרלוונטיים. בבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה במדור הקונסולרי שבשגרירות בקייב ביוני 2013 , אי-אפשר היה לבחון מסמכים הנוגעים לשירותים קונסולריים שנ יתנו לפני שנת 2011 ., כיוון שהם לא נשמרו משרד מבקר המדינה מעיר לאגף כי עליו לוודא את הטמעת הוראות התקנות ונוהלי התקנון הקונסולרי בעניין זה ולפקח על יישומם, כדי למנוע ביעור שלא כדין של רשומות הנוגעות למתן שירותים קונסולריים בנציגויות.
עם זאת, בעלי תפקידים דיפלומטיים, לרבות שגרירים, הממלאים במידת הצורך את מקומם של הקונס ולים בקבלת החלטות ובחתימה על מסמכים קונסולריים, אינם מקבלים הכשרה קונסולרית מלאה טרם צאתם לשליחות. יתרה מכך, בעלי תפקידים דיפלומטיים שמונו לתפקידם שלא מקרב עובדי המשרד, אינם מקבלים הכשרה כלשהי בתחום זה, פרט ליום עיון בנושא מסמכים נוטריוניים (ראו להלן).