משרד החוץ . טיפול משרד החוץ בנכסים בחו"ל ובתחזוקתם מהנתונים שנמסרו לאגף התברר במהלך הביקורת שבמקרים מסוימים אין הלימה בין רישום מצאי יצירות האומנות במערכת עינב ובין מצאי יצירות האומנות שהיו בנציגויות: במקצת הנציגויות נמצאו יצירות אומנות שלא עודכנו במערכת עינב, ואילו באחרות הופיעו במערכת יצירות שלא אותרו בנציגויות. במהלך הביקורת נמצא כי המידע במערכת עינב אינו מלא: בנציגויות בניו יורק ובוושינגטון חסרים במערכת - צילומים של 101 תמונות מקוריות, 2 פסלים ו-20 חפצי אמנות; בנציגויות בגואטמלה ובמוסקבה אין צילומים של כל התמונות המקוריות וחפצי האומנות; בשגרירות בבוקרשט חסר צילום חזותי של 3 תמונות מקוריות ופסל. כמו כן, ישנן 67 .יצירות מקוריות שאין במערכת מידע על האומן שיצר אותן במערכת לא מעודכנים נתונים רלוונטיים נוספים ובהם ערכן של היצירות בעת הרכישה וערכן הנוכחי, ומהנתונים אין דרך לדעת אם הן עברו הערכת שמאי. המצב בו מערכת עינב אינה מעודכנת לגבי פרטי יצירות האמנות פוגעת ביכולת לקיים פיקוח ובקרה נאותים על מצאי יצירות האומנות בנציגויות ובבתי השרד. מפעולות בקרה שביצע משרד החוץ בשנים 2017 ו-2018 על ריכוז ורישום המידע על הנכסים בנציגויו ת עולה שחלק מהנציגויות לא ניהלו כנדרש את הרישום במערכת עינב ומידע על נכסים שהיה אמור להיכלל במערכת לא הוזן כנדרש. להלן הפרטים: ההנחיות לאחזקת מבנים בחו"ל עוסקות רק בחובות התחזוקה בפועל של הנכסים. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ שההנחיות אינן כוללות הוראות הנוגעות לאופן תכנון עבודות התחזוקה לאורך שנים, בראייה מתכללת של כלל הנכסים. מן הראוי שמשרד החוץ ישלים את החסר האמור של הוראות לתכנון שנתי ורב -שנתי של תחזוקת נכסים בחו"ל. הדבר יכול להיעשות באמצעות אימוץ הוראות התכ"ם או באמצעות גיבוש הוראות פנימיות הכוללות גם את היבטי התכנון וההנחיות המוסדרים בהוראות תכ"ם. עולה אפוא כי בתקציב שהוקצה למחלקה לשנים 2014 עד2018 אין כל התייחסות למודל התחזוקה. משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת משרד החוץ כי מודל תמחור עקרוני של הוצאות תחזוקה שוטפות נחוץ לקיום הליכי תכנון ותקצוב נאותים וכן לטיפול סדור ומבוקר בנכסים שבבעלות המשרד. בביקורת נמצא כי היוזמה של החטיבה בנושא זה לא הבשילה: גורמי המשרד לא אימצו במלואו או בחלקו את המודל שהכין האגף. כך, המודל שהציעו הגורמים המקצועיים באגף לא שימש כלי מקצועי לתכנון התקציב ולביצועו. עד מועד סיום הביקורת, בחלוף כמעט חמש שנים מאז הועלו הליקויים התברואתיים והבטיחותיים, לא שופצו המבנים בשגרירות באבוג'ה. .מהנתונים שרוכזו ב לוח עולה כי בין השנים 2014 ו-2015 ובין השנים 2016 ו-2017 ירדבסיס התקציב בכ-46% . בין השנים 2014 ל-2017 חלה ירידה בתקציב המתוגבר בשיעור של כ -40% .יצוין כי התקציב שנדרש בכל השנים היה נמוך אף מהעלות הכספית הנדרשת לתחזוקה שוטפת על פי מודל התחזוקה (9.3 ,)מיליון ש"ח ואין בו התייחסות ל עלות הנדרש ת להחזרת כלל הנכסים למצב כשיר ותקין. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ , כי עליו לאמץ דרך לחישוב עלויות התחזוקה השוטפת של הנכסים בחו"ל שתאפשר גיבוש מסגרת תכנונית ותקציבית ראויה. מאחר שדרך חישוב כזאת לא אומצה, הנושא ממשיך להיות מנוהל ללא המסגרת התכנונית והתקציבית הנדרשת. כך נפגעת יכולתם של האגף והמחלקה לבצע את תפקידם באופן מיטבי ולנהל את פעולות התחזוקה השוטפת בצורה שתיתן מענה לצורכי הנציגויות. .בביקורת נמצא כי בין השנים 2013 ו-2018 הגיעו31 נכסים (נציגויות ובתי שרד) למצב של תחזוקת שבר: תיקון תקלות שאירעו באופן פתאומי או בלתי צפוי המחייבות טיפול. מבין נכסים אלה נעשה שיפוץ מלא ב -10 מבנים, שיפוץ חלקי ב-10 מבנים וב-11 .מבנים לא בוצע שיפוץ כלל .רק ב-2018, כ-13 שנה לאחר שהחלו הסדקים להופיע, הודיע משרד החוץ על התחלת פעולות לתיקונם. ההנחיות הפנימיות שעל פיהן פועל משרד החוץ נעדרות תורה סדורה ומפורטת לתכנון עבודות התחזוקה של כלל הנכסים בחו"ל, ובעיקר הנחיות לגיבוש תוכנית עבודה שנתית ורב-שנתית. המקרים המתוארים ממחישים שתי תוצאות בעייתיות הנובעות מהתחזוקה החסרה של נכסים שמשרד החוץ מנהל בחו"ל: האחת, תחזוקה חסרה של נכסים פוגעת במקרים מסוימים ביכולתם של הנציגים למלא את תפקידם כיאות. השנייה, תחזוקה חסרה הובילה למצב שבו קיים ספק אם ניתן להמשיך ולהשתמש בנכסים מסוימים שמצבם קרוב למצב של שבר. כך, למעשה, האגף אינו מסוגל למעשה לתת מענה ממשי לצרכים דחופים. המשך התנהלות זו עלול להוביל בסופו של דבר להידרדרות נוספת במצב התחזוקה של נכסים נוספים בחו"ל, ובסופו של דבר לנקודת שבר שבה יידרש המשרד להקצות תקציב גדול יותר מהתקציב הדרוש היום כדי להחזיר את הנכסים למצב תחזוקה ושימוש תקינים. מצבם של נכסים אחדים המשמשים את נציגויות ישראל בחו"ל גרוע מאוד ולא ראוי שנציגי המדינה ישוכנו בהם. במצב הקיים מתקשה הנהלת המשרד לספק את כל צורכי התחזוקה והדבר מוביל לכך שעם חלוף הזמן יוסיף ויידרדר מצבם של נכסים נוספים. לפיכך על הנהלת המשרד לבחון דרכי פעולה שיאפשרו שיפור של מערך התחזוקה הקיים, לעבור לתחזוקה מונעת ולבלום הישנות של ליקויים, כפי שתואר לעיל. לנוכח העלויות של פעולות תיקון לעומת פעולות מניעה, על הנהלת המשר ד לשוב ולבחון בשיתוף אגף התקציבים במשרד האוצר פתרונות אפשריים ליישום. על פי ממצאי הסקר משנת 2011 , יצירות אומנות מקוריות רבות ניזוקו במהלך השנים מפגעי הזמן, מתחזוקה לא נאותה ומהצבתן בצורה מרושלת ומוזנחת בתנאים בלתי הולמים. .ממצאיו של דוח זה משקפים ליקויים בטיפול של משרד החוץ במאות נכסים הנתונים לאחריותו בחו"ל. אף על פי שגיבוש תוכנ יות עבודה שנתיות ורב -שנתיות הכרחי לתכנון סדור ולניהול מיטבי של מאות נכסי המדינה בחו"ל המטופלים על ידי משרד החוץ, אין לאגף תכנון מקיף ומפורט בנושא תחזוקת הנכסים. התכנון החסר מביא לידי פער בין פעולות התחזוקה הנדרשות ועלותן ובין פעולות התחזוקה שנעשות בפועל בנכסים והתקציב שהוקצה להן. מציאות זו משקפת הימנעות מטיפול בנכסים ומביצוע פעולות המנע הנדרשות, אשר חוסכת בעלויות בטווח הקצר. אולם התנהלות זו כרוכה בסיכון כלכלי, משום שבמקרים רבים צפוי המשרד להידרש לפעולות תיקון נרחבות בעתיד ועלותן עשויה להיות גבוהה במידה ניכרת מהעלות שנחסכה בטווח הקצר. התנהלות זו אף פוגעת לעיתים ביכולתם של נציגי המדינה למלא את תפקידם הייצוגי כנדרש. במצב קבוע זה של משאבים מוגבלים, על משרד החוץ ועל אגף התקציבים לבחון במאמץ משותף דרכי פעולה לתיקון ליקויים בתחזוקת כלל הנכסים בחו"ל ולמניעת הישנותם. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי מידע מלא ועדכני על מצב התחזוקה של מאות הנכסים והמצאי בהם שירוכז במערכת מחשוב ייעודית הכרחי לניהול מקצועי ולפיקוח ובקרה על תחזוקתם הנאותה. בתחום זה נדרשת פעולת בדיקה ותיקון שבעקבותיה יעודכנו באופן שוטף כל השינויים הנוגעים לנכסים בנציגויות ישראל בחו"ל. על המשרד לבדוק מהו מקור הפער בין מצאי היצירות לבין המלאי שתועד במערכת עינב טרם עדכון הרשימות. במקרים שיצירות אומנות לא נמצאו בנציגויות או בדירות השרד אף שהיו רשומות במערכת עינב, על המשרד לבצע בדיקה מעמיקה כדי לברר את הנסיבות שהביאו לכך ולפעול לאיתור היצירו ת החסרות ולהשבתן. עוד עליו לנקוט את כל האמצעים הנדרשים כדי למנוע פערים דומים בעתיד, ולוודא שרישום יצירות האומנות בנציגויות ימשיך להתעדכן.
קליטה נאותה של מערכת מרכב"ה בכל הנציגויות והפעלתה האפקטיבית מחייבת ניהול מידע מלא ועדכני על כלל הנכסים של המשרד ומצב תחזוקתם. על כן חשיבות פעולת התיקון, הדרושה להזנת המידע במערכת עינב, לעדכונו ולשיפורו בכלל הנציגויות, מקבלת משנה תוקף.