שנקר הנדסה. עיצוב. אמנות. (חל_צ) . היבטים בפעילות שנקר לא נמצא כל מסמך המעיד שבהחלטתו לאפשר ליועץ המשפטי לפעול לצורך גיוס התרומה מהקרן והסכמתו לתשלום עמלה בגין הצלחה, שיתף הנשיא בעלי תפקידים אחרים בשנקר, או למצער יידע אותם. נוכח ניסוח מכתב ההתחייבות שנעדר מכותבים נוספים והמותיר עמימות באשר לגורם העתיד ליהנות מדמי העמלה (הנשיא כתב: "הגורמים המטפלים בבקשתנו") ונוכח תגובות הנשיא 30 והיועץ המשפטי למשרד מבקר המדינה שמהן עלה כי הנשיא ידע שמדובר ביועץ המשפטי (הדבר הוכחש על ידי הנשיא בשלב מאוחר יותר - בפברואר 2010 ,) המסקנה המתבקשת היא שהעסקה, בשלב זה לפחות, התגבשה בין הנשיא ליועץ המשפטי בלבד. ממסמכי שנקר עולה כי באפריל 2002 , לאחר קבלת התרומה, חתמו יו"ר הוועד המנהל דאז והנשיא על המחאה עבור עמלה בסך כ- 650,000 ש"ח שניתנה ליועץ המשפטי. בספח ההמחאה צוין: "דמי טיפול ועמלה בקשר עם תרומת 'הקרן'". לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שמדובר היה בתשלום עמלה בסכום ניכר ליועץ המשפטי של המוסד, היה על יו"ר הוועד דאז שלא להסתפק בבדיקות ובבירורים שערך, אלא ליזום דיון בנושא בוועד המנהל לפני ביצוע התשלום. משרד מבקר המדינה מעיר כי כאמור הסבריהם של הנשיא ושל שנקר אינם נתמכים בכתב. יתרה מזו, יו"ר הוועד המנהל דאז, שלטענתם תשלום העמלה נקבע בשיתוף עמו, הודיע כאמור למשרד מבקר המדינה כי נודע לו לראשונה על ההתחייבות לשלם את העמלה ליועץ המשפטי רק כאשר נדרש לחתום על ההמחאה. הביקורת העלתה כי נשיא שנקר לא עדכן בכתובים את הוועד המנהל ואת חבר הנאמנים של שנקר בדבר פניות מל"ג לנשיאי המכללות ובכללם אליו בכל הנוגע למשך כהונתם ובדבר התארגנותם נגד הוראת מל"ג. כמו כן לא דיווח הנשיא על הפניות האמורות למבקר הפנים, שבדק באותה תקופה את נושא משך כהונתו ואת קיום הנחיות מל"ג בנושא. . משרד מבקר המדינה מעיר כי אי-העברת מידע מהותי שלנשיא יש בו עניין אישי - משך תקופת כהונתו - למוסדות המנהלים של שנקר ולמבקר הפנים, אינה עולה בקנה אחד עם כללי מינהל תקין וגם לא עם חובות הנשיא כלפי המוסדות המנהלים של בית הספר. למידע זה הייתה משמעות מיוחדת נוכח העובדה שבתקופה שבה התקבלו פניות מל"ג דנו כאמור מוסדות שנקר בהארכת כהונת הנשיא. משרד מבקר המדינה מעיר לנשיא כי היה עליו, כעומד בראש המוסד, לנהוג בשקיפות כלפי מוסדות שנקר ולהביא לפניהם במועד את המידע שהיה בידיו. גם אם לדעתו המידע אינו מוחלט או אינו סופי או זמני וגם אם הוא עומד בניגוד להשקפותיו, אין הדבר יכול להיות שיקול לעצם הצורך להציג את המידע. על אחת כמה וכמה, יש לנהוג בשקיפות כאשר מדובר במידע שיש בו משום נגיעה אישית בנשיא עצמו. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי ראוי היה שהוועד המנהל של שנקר יעמוד על משמעות אי -העברת המידע על ידי הנשיא הן בהיבט הענייני - הודעות מל"ג והצורך ליישמן, והן בהיבט של תקינות סדרי המינהל - חובתו של הנשיא לנהוג בשקיפות. על הוועד המנהל של שנקר להסיק את המסקנות ולקיים בקרה ופיקוח הדוקים יותר על ניהול בית הספר ועל הנהלתו וכן על הטיפול בהנחיות מל"ג. לא נמצאו אסמכתאות המעידות כי חבר הוועד המנהל קיבל ממל"ג מענה על תלונתו, וכי מל"ג נקטה פעולות כלשהן בעקבותיה. לדעת משרד מבקר המדינה, ראוי כי פניות עקרוניות ומהותיות שמל"ג מעבירה לנשיאי מכללות יועברו גם לוועד המנהל שלהן. בכך יובטח שמידע מהותי יהיה בידי המוסדות המנהלים של המכללות במועד הנכון. . עודף המידע שיש בה. לכן קיומה אינו מייתר את הצורך ברישום נאות של הפרוטוקול. לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר ששנקר ממלא תפקיד ציבורי וחלק ניכר מתקציבו מקורו בתקציב המדינה, ראוי שיפעל לפי אמות מידה הנדרשות מגופים ציבוריים וינהג לפי כללי מינהל תקין גם לעניין ניהול פרוטוקולים. הצורך בשמירת סודיות אינו פוטר את שנקר מחובה זו; עליו להפעיל מנגנונים שימנעו פגיעה בסודיות של הפרוטוקולים, וזאת בלי לוותר על תיעוד ראוי של הדיונים. על מוסדות שנקר לנקוט בהקדם את כל הצעדים הדרושים על מנת להבטיח רישום נאות של פרוטוקולים של ישיבות חבר הנאמנים והוועד המנהל ושל ישיבות מהותיות אחרות המתקיימות בשנקר. כמו כן עליו לקבוע נוהל מתאים לשמירת הקלטות של דיוניו. הביקורת העלתה כי בשנקר אין נהלים בנושאי העסקת קרובי משפחה, התקשרויות עסקיות בין בעלי תפקידים, עובדים, ספקים ונותני שירותים ודיווח על זיקות אלה. בתקנון האקדמי צוין רק כי "במקרה שקיים קשר משפחתי בין דיקן לבין ראש מחלקה באותה פקולטה, יהא ראש מחלקה כפוף לנשיא". עוד העלתה הביקורת כי למל"ג ולוות "ת אין הנחיות המחייבות את המוסדות להשכלה גבוהה לדרוש מעובדיהם ומבעלי התפקידים בהם להצהיר על קשרי משפחה או קשרים אחרים, לרבות קשרים עסקיים בינם לבין עצמם ובינם לבין ספקים ונותני שירותים. לדעת משרד מבקר המדינה, הליך בחירת מנכ"ל לשנקר הוא הליך רגיש ומשמעותי; על כך עמד גם בית הספר בעצמו. דווקא משום כך, היה על שנקר לתעד כראוי את ההליך, לרבות רישום של החלטות מהותיות של הוועדה, עיקרי דברים, עמדות החברים שקיבלו את ההחלטות והמידע הנוגע למועמדים. תיעוד שכזה יש בידו להבטיח את שקיפות ההליך והגינותו והוא גם יכול לאפשר ניתוח של ההחלטות שהתקבלו, אם הדבר יידרש. רגישות ההליך אינה עילה להימנעות מתיעודו, ובידי שנקר מצויים אמצעים ודרכים להגן על סודיותו. מהאסמכתאות בשנקר עולה כי בעת שביצע הקבלן את עבודתו בשנקר, התקשר הנשיא ישירות עם קבלן משנה שהיה אחראי מטעמו של הקבלן לביצוע העבודות בשנקר (להלן - קבלן המשנה), לצורך ביצוע עבודות שיפוץ פרטיות. ראוי כי שנקר יבחן את הצורך בשילוב נושאים מתכנית הביקורת שלא יושמה (חלק ב של דוח הביקורת) במסגרת דיונים שי קיים בעתיד בתכניות העבודה של מבקר הפנים. משרד מבקר המדינה העלה כי אף שטיוטת הדוח כללה כאמור ממצאים מהותיים, לא כינס יו"ר הוועד המנהל את הוועד המנהל לפני ישיבת חבר הנאמנים כדי לדווח לו על עיקרי טיוטת דוח הבדיקה ועל דרישת מל"ג וות"ת ולקבל את הנחיותיו לגבי המשך פעולותיו בנושא. לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח אופי הממצאים שעלו בטיוטת דוח הבדיקה ודרישת מל"ג וות"ת להביאם גם לפני חבר הנאמנים, היה על יו"ר חבר הנאמנים להביא לידיעת חבר הנאמנים כבר בדיון זה את עיקרי טיוטת דוח הבדיקה ולא לדחות את הדבר לישיבתו הקבועה הבאה, שנה לאחר מכן. משנת 2003 עוסקות מל"ג וות"ת בבחינת ההחלטה בנושא הניהול האקדמי של המכללות ובאופן אכיפתה באמצעות ועדות שונות שהן מינו, אולם במשך למעלה משבע שנים הן לא השלימו את הטיפול בנושא. לדעת משרד מבקר המדינה, החלטות מל"ג ו אי-נקיטת הצעדים לאכיפתן יצרו חוסר ודאות בשנקר ובמכללות נוספות. בשל כך נוצרה תובנה כי מל"ג וות"ת נוהגות בהנחיותיהן כ"הלכה ואין מורין כן". רפיון הידיים של מל"ג וות"ת אפשר לשנקר לפעול על פי רצונו ולהתעלם מהחלטות מל"ג וות"ת בעניין משך כהונת נשיא. "תפקודה של מלג מביא למסקנה כי עבודת המטה שעשתה לקראת קבלת ההחלטה בנוגע לקציבת כהונת נשיאי מכללות לא הושלמה, וכי מל"ג לא הביאה בחשבון את היבטיה המשפטיים של ההחלטה ואת המתחייב מכך ולא עמדה על בעיות אפשריות באכיפתה. דרך פעולה זו של מל"ג באשר לאכיפת הנחיותיה אינה עומדת באמות המידה של יעילות ומועילות הנדרשות מגוף זה. על מל"ג וות"ת להשלים ללא דיחוי נוסף את הפעולות לגיבוש מדיניותן בנושא ולהסדיר בהקדם את התוקף המשפטי של כל הנחיותיהן, לרבות נושא משך כהונת נשיאי המכללות. כמו כן עליהן לנקוט את כל הצעדים הדרושים לקיום הנחיותיהן על ידי המכללות ולהפיק את הלקחים הדרושים מתפקודן הכושל בנושא זה כדי למנוע את הישנותו. הנתונים האמורים לעיל מצביעים על שיעור גדל והולך של תלמידים לתואר ראשון הלומדים במכללות ועל היקפם הניכר של תקציבי המדינה הניתנים לגופים אלה. מנתונים אלה עולה גם החשיבות הרבה בקיום בקרה נאותה ושוטפת של הגורמים הממשלתיים המופקדים על הנושא - ובראשם מל"ג וות"ת - על פעילותן של המכללות. 3. כבר בדוח שהתפרסם במרס 200950 העיר מבקר המדינה על היעדר פיקוח ובקרה ראויים של מל"ג וות"ת על הנעשה במכללה האקדמית צפת. בדוח הודגש כי נוכח תפקידן הציבורי החשוב של המכללות האקדמיות ונוכח משקלן ההולך וגובר של המכללות מבחינת מספרן ומספר תלמידיהן והן מבחינת חלקן בהקצבות המדינה להשכלה גבוהה, ראוי כי מל"ג וות"ת ישפרו את מנגנוני הפיקוח והבקרה שלהן על פעילות המכללות ויוודאו שייקבעו בהן סדרי בקרה נאותים ושהן יפעלו לפי כללי מינהל תקין. אם יתברר שהמכללות אינן פועלות כראוי, על מל"ג וות"ת לממש את סמכויותיהן ולנקוט את כל הצעדים המתחייבים מהן. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על שנקר להרחיב את מאגר המועמדים הפוטנציאליים ולהימנע מאיתור מועמדים באמצעות גורמים ששנקר תלוי בהם לצורך פעולותיו, בין היתר בתחום התכנון והבנייה. לדעת משרד מבקר המדינה, על מוסדות שנקר להפיק לקחים מתהליך סיום כהונת המנכ"ל ולקבוע הסדרים ונהלים שימנעו מקרים דומים בעתיד. לדעת משרד מבקר המדינה, על הוועד המנהל להפיק את הלקחים מהממצאים בעניין הליכי סיום עבודת המנכ"ל הקודם והליכי הבחירה והמינוי של המנכ"ל החדש ולהנחות את הנוגעים בדבר בשנקר לגבש בהקדם נוהל בעניין מינויים ופיטורים של בעלי תפקידים בכירים בשנקר. לדעת משרד מבקר המדינה, העובדה שמשנת 2001 ועד שנת 2007 לא ידעו רואי החשבון של שנקר על קיומה של חברת שנטק מעוררת ספק באשר לשלמות המידע שהמציא להם שנקר לצורך הכנת דוחותיו הכספיים. נמצא כי אף שברור כי הגורמים הבכירים בשנקר - המנכ"ל דאז וסמנכ"ל הכספים - ידעו במועד זה או אחר על קיומה של חברת שנטק, הם התנערו מאחריותם לכך שהדוחות הכספיים של שנקר לא כללו דיווח עליה, כמתחייב. גורמים אלה הסתפקו בדברי הנשיא כי לשנקר אין השקעה בחברה ופטרו עצמם מהצורך לעמוד על דיוקם של הדברים שעשויים להיות בעלי משמעות מהותית לשנקר - לרבות מתן ביטוי מתאים להקמתה ופעילותה של חברת שנטק בדוחות הכספיים של שנקר. 3 . )(א הועלה כי אף שהדוחות הכספיים של שנקר לשנת 2006 תוקנו באפריל 2007 , לא המציא שנקר למשרד מבקר המדינה את דוחותיו הכספיים המתוקנים לשנה זו, שכללו לראשונה מידע על החזקתו בחברת שנטק, אלא את הדוחות הכספיים הקודמים, שלא כללו את החזקתו בחברה. רק בעקבות בקשה מפורשת של משרד מבקר המדינה המציא לו שנקר את הדוחות המתוקנים. . בדוחות רבים של משרד מבקר המדינה הוזכרה חשיבות רישום ראוי של פרוטוקולים על ידי גופים ציבוריים בשל עקרון השקיפות וכללי מינהל תקין. בדוחות הודגש שעל הפרוטוקול לשקף באופן מלא את עיקרי הדברים הנאמרים בדיונים ואת שיקולי הגופים השונים בהחלטותיהם41 . מהאמור לעיל עולה כי תשובת הנשיא לא תאמה במלואה את העובדות בנושא - לא בעניין מעורבותו בקביעת השכר של היועץ המשפטי ולא בעניין שירותים פרטיים שנתן לו. יצוין כי בשנקר לא נמצאו כל מסמכים המבססים את טענתו של הנשיא ולפיה בעלי תפקידים בשנקר ידעו שהוא נעזר בשירותיו של היועץ המשפטי לצרכיו האישיים; יו"ר הוועד המנהל דאז הכחיש כאמור כי ידע על כך. לדעת משרד מבקר המדינה, גם אם חלק מבעלי התפקידים בשנקר אכן ידעו על כך, הרי שהיה על הנשיא להביא את העניין לדיון במוסדות שנקר. זאת ועוד, גם אם הם ידעו על כך, הדבר לא פוטר אותו מהצורך לברר האם ההתקשרות הפרטית שלו עם היועץ המשפטי אינה מחייבת אותו להימנע ממעורבות בעניין תנאי העסקת היועץ המשפטי כיועצו של שנקר ומהצורך לקבוע הסדר הולם למניעת חשש לניגוד עניינים. יצוין כי ממסמכי שנקר עולה כי באפריל 1997 כבר קבע הוועד המנהל, בנוגע לפעולות לא תקינות אחרות שביצע הנשיא במסגרת רכישת ציוד לשנקר במטרה לפתח לימודי תואר שני בשנק... נעשו תוך חריגה ממינהל ]בנושא[ ר, כי "פעולותיו תקין ועל כך תירשם הערה בתיקו האישי של הנשיא... הוחלט להסתפק בהערה זו תוך תקווה ודרישה מהנשיא להקפיד בהמשך כהונתו על פעולותיו על פי כללי המינהל התקין". משרד מבקר המדינה מעיר לנשיא שנקר כי כנושא משרה בחברה היה עליו להימנע מכל פעולה שיש בה חשש לניגוד עניינים בין מילוי תפקידו בחברה ובין ענייניו האישיים. על הנשיא היה להודיע למוסדות שנקר בעוד מועד על כוונתו לבצע את ההתקשרויות האמורות עם היועץ המשפטי על מנת שיוכלו לשקול אם הדבר מעורר חשש להיווצרות ניגוד עניינים בין העסקה זו לבין החלטות שהנשיא נדרש להן באשר להעסקת היועץ המשפטי כיועצו של שנקר, למשל בעניין הגדלת שכרו ובעניין המשך העסקתו. כן ראוי היה להביא לידיעת מוסדות שנקר קשרים אלה, כדי שיילקחו בחשבון כאשר היועץ המשפטי מחווה את דעתו בענייני הנשיא לפני מוסדות שנקר. לדע ת משרד מבקר המדינה יש לראות בחומרה את פעולות הנשיא בעניין זה. עוד יצוין כי בתשובתו של הנשיא על פניית משרד מבקר המדינה הוא מסר מידע חלקי שכלל אי -דיוקים בעניין קשריו האישיים עם היועץ המשפטי ובעניין מעורבותו בהעלאת שכרו. הביקורת העלתה כי הנשיא לא דיווח למוסדות שנקר על התקשרויותיו האישיות האמורות עם היועץ המשפטי, לא לפניהן ולא אחריהן. ,משרד מבקר המדינה מעיר לשנקר כי חברה מוחזקת על ידו היא חלק מישותו ומשכך עליו להקפיד ולעמוד על פעולותיה לא רק לצורך צבירת מידע אלא בעיקר על מנת להבטיח כי האינטרסים שלו לא ייפגעו מפעולותיה. נשיא שנקר לא הקפיד על דיווחים שוטפים למוסדות שנקר כנדרש, ובכך לא מילא את חובתו כלפי שולחו - שנקר. לדעת משרד מבקר המדינה, על הוועד המנהל של שנקר להקפיד ולדרוש מנציגיו בחברות כאלו, ככל שיהיו, דיווח תקופתי קבוע בנוגע לפעילות החברות ומצבן הכספי ולהבהיר להם חובה זו בעת מינוים. מלבד הדיווחים התקופתיים, על שנקר לדרוש מנציגיו בחברות לדווח לו במועד על כל מקרה משמעותי או חריג שעשויות להיות לו השפעות על שנקר; פעולות כגון הפסקת תמיכה של השותף בחברה מוחזקת או העברת רשימת מוצרים שהם מקניינו הרוחני של שנקר נחשבות מקרים משמעותיים שיש לדווח עליהם במועד. גם הנחיה זו ראוי שתעוגן בנוהל. משרד מבקר המדינה מעיר כי המסר העולה מהשתלשלות העניינים בעת הקמתה של החברה הוא שהנשיא, שיזם והוביל את הקמת החברה, התעלם לחלוטין מהנחיות מל"ג, הוא לא מצא לנכון לבקש את אישורה של ות"ת לעסקה ואף לא טרח ליידע אותה על כך. על מוסדות שנקר להקפיד למלא את הנחיות מל"ג, ועל מל"ג לפעול בהתאם למעמדה כגוף המפקח על פעילות המוסדות להשכלה גבוהה ולקבוע מנגנוני בקרה ליישום הנחיותיה. מהמתואר לעיל עולה כי גם לאחר שאושר דוח מבקר הפנים של שנקר באוקטובר 2006 .נמשכה תופעת הרישום החסר של פרוטוקולים בישיבות של מוסדות שנקר לדעת משרד מבקר המדינה, יש לראות בחומרה תופעה זו שכן היא אינה עולה בקנה אחד עם סדרי מינהל תקינים ובכלל זה עם עקרון השקיפות. רישום חסר של פרוטוקולים, שאין בו אזכור של נושאים מהותיים ומחלוקות שהועלו בדיון, פוגע באמינותו של הפרוטוקול. בהיעדר מסמכים המתעדים באופן מלא את תוכן הישיבות לא ניתן לדעת מה הם הנושאים שנדונו, מה הן עמדותיהם של המשתתפים ומהו הבסיס להחלטות שהתקבלו. עריכת הקלטה ושמירתה אינה פוטרת את מ וסדות שנקר מהחובה לוודא שהפרוטוקולים אכן ישקפו נכונה ובאופן מלא את מהלך הדיונים. צירוף דוח או מסמכים לפרוטוקול גם הוא אינו פוטר את המוסדות מהחובה לכלול בפרוטוקול את עיקרי הדברים הנאמרים בדיון. באשר לסטנוגרמה, אמנם היא מתעדת באופן מדויק את מהלך הדיון, אולם היא אינה נגישה, אינה יעילה ואינה נוחה לשימוש בשל 2 . משרד מבקר המדינה בחן גם את תיעוד ניהול הדיונים של שתי ועדות שמינה שנקר: ועדת ביקורת מיוחדת לבדיקת תיקון הליקויים שעלו בדוח מבקר הפנים, וועדה לבחירת מנכ"ל חדש לשנקר43 . הבדיקה העלתה ששנקר לא הקפיד על תיעוד הדיונים של ועדות אלה. 1. מהשוואה שעשה משרד מבקר המדינה בין הקלטות של ישיבות אחדות של חבר הנאמנים ושל הוועד המנהל שהתקיימו לאחר דוח מבקר הפנים מאוקטובר 2006 לבין פרוטוקולים של אותן ישיבות עלה שלעתים הושמטו מהפרוטוקולים פרטים מהותיים, כך שהם לא שיקפו בצורה נאותה את תוכן הישיבות ואת ההחלטות שהתקבלו בהן. לדעת משרד מבקר המדינה, על הוועד המנהל לבחון ביסודיות את נושא חברת שנטק ואת היחסים המשפטיים וקשרי הגומלין של שנקר עמה לאחר העברת המניה שלו בחברה, ולהנחות את הגורמים המתאימים בשנקר לדון עם החברה בחובות ובזכויות של שנקר בחברה ובדרכי שיתוף הפעולה עמה ולהגדירם מחדש בהסכם ביניהם. 2. עוד ציינה הבודקת מטעם מל"ג כי "סוגיית ניגודי עניינים מהווה סוגיה רגישה ביותר, ולא בכדי התווספה בחוק החברות הדרישה לפרט בדוח המילולי ראוי שתאושר ]ועסקה כזו[ ...גילוי מלא של עסקאות שנעשו עם צדדים קשורים בשקיפות ומראש במוסדות המנהלים, ובמיוחד כאשר מדובר בתפקיד כה רגיש של יועץ משפטי". הממצאים האמורים לעיל מצביעים על ליקויים בתפקודם של נשיא שנקר והיועץ המשפטי של שנקר, שלא דיווחו למוסדות שנקר על ההתקשרות ביניהם בענייניו הפרטיים של הנשיא ועל כך שהיועץ המשפטי הו א גם בא כוחה של הקרן וגם מקבל העמלה. לאחר שהחליט שנקר לסיים את העסקתו של היועץ המשפטי שלו, ראוי שבבואו לבחור יועץ משפטי חדש הוא יפעל על פי עקרונות דיני המכרזים ויקיים הליך תחרותי שיבטיח בחירה של האדם הכשיר ביותר לתפקיד בתנאי התקשרות מיטביים. על אף היתרונות שבהעסקה ממושכת של אותו יועץ משפטי, על שנקר לשקול לקצוב את תקופת כהונתו; בכך יימנע שנקר מלהיקלע למצב של תלות יתר ביועץ וגם יאפשר כניסת כוחות רעננים לבית הספר. 2. הביקורת העלתה כי אף על פי שהמשא ומתן על הקמת חברת שנטק החל בסוף שנת 2000 , רק ביוני 2001 ,דיווח על כך הנשיא לוועד המנהל של שנקר לראשונה לאחר שכבר גובשה - בסיועו של היועץ המשפטי של שנקר - טיוטת מזכר הבנות בין הצדדים להקמת החברה. לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שנושא זה - הקמת חברה מוחזקת האמורה לעסוק בפיתוח ומסחור של מוצרי שנקר - הוא נושא חשוב ומשמעותי בעל היבטים משפטיים וכלכליים עם גורם חוץ - היה על הנשיא ובעלי התפקידים בשנקר הנוגעים בדבר להביאו לדיון בוועד המנ הל לקבלת החלטה לדעת משרד מבקר המדינה, על הוועדה המצומצמת היה לתעד את ישיבותיה כמתחייב מכללי מינהל תקין. בהיעדר מסמכים המ תעדים את תוכן הישיבות לא ניתן לדעת באילו נושאים דנה הוועדה ומה היו החלטותיה, ועל איזה בסיס עובדתי הוכן ההסכם. 3 . באוקטובר 2008 ביקש משרד מבקר המדינה מהנשיא להשיב על כמה שאלות הנוגעות למהות קשריו עם היועץ המשפטי, ובכללן השאלות האלה: האם היועץ המשפטי שימש או משמש יועץ משפטי אישי שלו, ואם כן האם הנשיא דיווח על כך למוסדות שנקר; וה אם הנשיא נמנע מלעסוק בעניינים הנוגעים להעסקתו ולשכרו של היועץ המשפטי.
לדעת משרד מבקר המדינה, היות והדיונים נסבו, בין היתר, על ממצאי הביקורת באשר לתשלום העמלה שבו היו מעורבים הנשיא ויו"ר הוועד דאז ותפקודם בעניין, היה על הוועד לחלק את הדיון לשניים: האחד בהשתתפות הנשיא והיו"ר ובו הם יציגו את גרסתם בנושא, והשני - דיון וקבלת החלטות ללא הנשיא והיו"ר. בכך היה הוועד מבטיח שלא יתעורר כל חשש להשפעה של הנשיא והיו"ר על קבלת ההחלטות בדיונים.