מטלות רוחב ומטלות בין-משרדיות . רישום נישואין במועצות הדתיות התברר כי למרות החשיבות הרבה הטמונה בעדכון הרשימה, מחלקת נישואין במשרד לא מבצעת מעקב אחר המועצות הדתיות במקרים שבהם הודיעה להן כי המועמד שנרשם אצלן לנישואין מופיע ברשימה. נמצא גם כי למרות הנחיות היועמ"ש, שלפיהן רושם הנישואין חייב לדווח על הוצאת שמו של אדם מן הרשימה, לא תמיד הקפידו המועצות הדתיות לעדכן את מחלקת נישואין במשרד על החלטת בית הדין שקבעה כי בני הזוג כשרים להתחתן. מכאן שמ חלקת נישואין במשרד אינה מעודכנת בטיפול של המועצות הדתיות במעוכבים. כמו כן, היא אינה משמשת כבקרה נוספת לעדכון הרשימה, שנותרים בה גם שמות אנשים שאינם עוד בגדר מעוכבי נישואין. משרד מבקר המדינה מעיר כי על מחלקת נישואין במשרד לנקוט פעולות מעקב שיבטיחו כי המידע על מועמדים שאינם עוד מעוכבי נישואין יועבר אליה מהמועצות הדתיות או מהנהלת בתי הדין הרבניים, כך תוכל לוודא שהמועצות הדתיות לא חיתנו את מי שבית הדין לא ביטל את עיכוב הנישואין שלו. 3. במהלך הביקורת נודע למשרד מבקר המדינה כי המשרד לא היה ער לכך שהרשימה כוללת גם בעלי דרכון זר. לפיכך, במשך כל השנים ל א בדק המשרד אם שמות של אזרחים זרים שביקשו להינשא בישראל כדמו"י מופיעים בה. משרד מבקר המדינה העיר על כך למשרד, ורק לאחר מכן הוא החל להצליב שמות של אזרחים זרים מול הרשימה. משרד מבקר המדינה מעיר כי לאור חשיבותה של הרשימה בהליך הרישום לנישואין, על המשרד ועל הנהלת בתי הדין הרבניים להסדיר ביניהם את עדכון המידע המצוי בה. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד כ י עליו לרענן את הוראות הנוהל בנוגע להחזר האגרות במקרה של ביטול תיק הנישואין, ולאכוף את ביצוען. 1. משרד מבקר המדינה שב ובדק את יישומן הלכה למעשה של הנחיות היועמ"ש בעניין הוספת שמות בני משפחה שלא היו צד בהליך המשפטי, לרשימת מעוכבי הנישואין. נמצאו עשרות מקרים שבהם הורו בתי הדין הרבניים למנהל בתי הדין הרבניים לכלול ברשימה גם בני משפחה של בעל דין שאינם צד בהליך ושלא נרשמו לנישואין כלל. המנהל אכן הוסיף את השמות לרשימה, בניגוד להנחיות היועמ"ש, בלי שהורה על פתיחת הליך נפרד לבירור מעמדם של בני המשפחה האמורים. 2. נמצא גם כי מנהל בתי הדין הרבניים חרג לפעמים מסמכותו לנהל את רשימת מעוכבי הנישואין ומחובתו לעמוד בכללי הצדק הטבעי ומ תן זכות טיעון: הוא הוסיף לה מיזמתו, ללא הוראה מבית הדין, שמות של אנשים שלא היו צד בהליך, בלי ליידעם על כך ובלי לאפשר להם להציג את טענותיהם. משרד מבקר המדינה מעיר כי יש להקפיד לעדכן את הרשימה, כדי למנוע פגיעה מיותרת באנשים שעילת עיכוב הנישואין לגביהם כבר אינה קיימת. משרד מבקר המדינה מצא כי מזכירי בתי הדין הרבניים לא הקפידו להמציא למנהל בתי הדין הרבניים את ההחלטות לביטול הסיבה לעיכוב הנישואין, והדבר מנע או עיכב את מחיקת השם מרשימת מעוכבי הנישואין. .1. בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה כי יש מבין מזכירי בתי הדין שלא הקפידו להעביר את החלטות בית הדין בדבר מעמדם הא ישי של המתדיינים לידיעת המנהל, ואף שהחלטת בתי הדין קבעה כי שמותיהם צריכים להיכנס לרשימה, הדבר לא נעשה. משרד מבקר המדינה מעיר כי עובדה זו עלולה לפגוע באמינותה של הרשימה ולגרום להטעיית הציבור בעניין זה. הליקויים הללו אף עלולים לפגוע בתוקפם ההלכתי של נישואין, אם התברר בדיעבד כי אחד מבני הזוג ששמו לא הופיע ברשימה הנו פסול חיתון. יצוין כי מבקר המדינה כבר העיר על תופעה דומה בשנת 199035 . על מנהל בתי הדין הרבניים מוטלת אפוא החובה לקבוע כללים שיחייבו את מזכירי בתי הדין הרבניים לדווח לו באורח קבע, כדי להבטיח את שלמותה ואמינותה של הרשימה. משרד מבקר המדינה מעיר למשרד כי עליו לפעול לגיבוש וריכוז המידע הנוגע לבני הקהילה. זאת כדי להבטיח טיפול יעיל, אחיד ושוויוני במבקשים להינשא ולהסדיר את נושא קבלת ההחלטות הקובעות את מעמדם האישי של בני הקהילה, שהנו נושא רגיש ומורכב ביותר. נמצא אפוא כי על אף שחלפו יותר מ -20 שנה ממועד מתן פסק הדין בבג"ץ איילין וחרף הצהרת המדינה בפני בית המשפט העליון, המכון טרם הוקם. כמו כן, עדיין לא הוקם מאגר שישמש את רושמי הנישואין בבואם לקבוע את מעמדם האישי של בני הקהילה המבקשים להינשא. משרד מבקר המדינה מעיר כי על היועמ"ש לתת דעתו לכך שהצהרות חוזרות ונשנות של המדינה בפני בית המשפט העליו ן לא קוימו, אחרי יותר משני עשורים מאז ניתנו לראשונה. 2. הביקורת העלתה שממצאיהם של תשעת הרבנים מבררי היהדות בנוגע ליהדותם של זוגות שהופנו אליהם, אינם מתועדים באופן מסודר וממוחשב ושתיקי הנישואין אינם סרוקים. בהיעדר מאגר מידע מסודר וממוחשב, הרב הראשי ליהודי א תיופיה ותשעת הרבנים מסתמכים אך ורק על ידע אישי, על תחקור זקני הקהילה, בני המשפחה ומכרים של בני המשפחה ועל בדיקת תיקי הנישואין של בני המשפחה שנישאו בארץ. התנהלות זו מקשה על התחקות אחר החלטות שהתקבלו בעבר בנוגע לבני אותה משפחה. נמצא כי ההתנהלות הזאת הובילה ל א אחת להחלטות נוגדות ומנוגדות לגבי יהדותם של בני אותה משפחה. מצב כזה עלול ליצור פגמים מהותיים בהחלטות, שמטבע הדברים משליכות על ייחוסם של בני הזוג ושל ילדיהם, על מעמדם האישי ועל עתידם. האפשרות המעשית של בני הקהילה לערער על קביעותיו של הרב בנוגע למעמדם האישי כרוכה בקשיים, בשל המידע החסר והקושי לאתר גורמים הבקיאים בתולדות הקהילה. (ב) לשאלה בשאלונים אשר ביררה באיזו תדירות המועצות הדתיות מעבירות את עותקי תעודות הנישואין למחלקת נישואין במשרד, השיבו 40% ;כי הן מעבירות אותם פעם בחודש26% השיבו כי הן שולחות אותם פעם בשבועיים לכל היותר; ו -18% אמרו כי הן שולחות אותם אחת לרבעון. (ג) בדיקת משרד מבקר המדינה שנגעה לתעודות נישואין שהיו מצויות במחלקת נישואין במשרד, העלתה כי בשנתיים האחרונות נשלחו אל המשרד תעודות של זוגות שנישאו לפני שנים רבות. כך למשל בספטמבר 2010 התקבלה במחלקה תעודת נישואין של זוג שנישא בספטמבר 1996, כ-14 .שנים לאחר מועד הנישואין משרד מבקר המדינה מעיר למשרד כי עליו לוודא שהמועצות הדתיות ממלאות אחר הוראות הנוהל ומעבירות אליו עותקים מתעודות הנישואין במועדים שנקבעו, כדי שיוכל להעבירן לרשות האוכלוסין ובכך להבטיח את שינוי הסטטוס של בני הזוג במרשם האוכלוסין.
מהאמור עולה כי בהיעדר רישום ממוחשב של תעודות הנישואין, יש למחלקת נישואין קושי לאתרן, לשחזר מה נעשה איתן ולגלות אם נעשה בהן שימוש לרעה. הועלה כי רק במהלך קיום הביקורת, ביולי 2011 , החלה מחלקת נישואין במשרד לרשום את מספרי תעודות הנישואין שנשלחו אליה מהמועצות הדתיות בקובץ ממוחשב. ממועד זה התבצע הרישום הממוחשב גם לגבי תעודות משנים קודמות, ועד למועד סיום הביקורת הועלו למאגר תעודות שהתקבלו במחלקה החל משנת 2009 . אולם מספרי התעודות שמונפקות למועצות הדתיות עדיין נרשמים באופן ידני, ולכן תתקשה מחלקת נישואין במשרד להצליב בין מספרי התעודות שנשלחו לבין מספרי התעודות שהתקבלו אצלה. תעודת נישואין היא מסמך רשמי של המדינה המעיד על מעמדו האישי של האזרח, ולכן על המשרד לשפר את הפיקוח בנושא זה. בראש ובראשונה, עליו לקבוע הליך עבודה סדור ומובנה בינו ובין המועצות הדתיות בדבר אספקת התעודות ושמירתן. משרד מבקר המדינה מעיר כי יש מקום לנהל את המידע באמצעות מערכת ממוחשבת, כדי שיהיה בידי המשרד כלי ראוי לביצוע מעקב ובקרה וכדי שיוכל לוודא כי הוראות הדין נשמרות.