משרד התרבות והספורט . בדיקת תלונות ובחינת היבטים בפעולתה של לשכת שרת התרבות והספורט נש"ם לא הבהירה בהנחיותיה לעובדי המדינה שעליהם לנהל תכתובות הנוגעות לעבודתם רק באמצעות הדוא"ל המשרדי . .בבדיקת דרך פעולתה של לשכת שרת התרבות והספורט עלו שני נושאים עקרוניים שיש להסדיר אותם ולחדד את ההנחיות בעניינם. הנושא האחד הוא שימוש של עובדים בדוא"ל פרטי לצורכי עבודה. שימוש כזה עלול לפגוע בביטחון המידע המועבר באמצעות דוא"ל כאמור, לפגוע ביכולת של משרדי הממשלה לתעד את פעולותיהם וגם לפגוע ביכולת של גורמי ביקורת חיצוניים, כמו משרד מבקר המדינה והחשב הכללי, לפקח על הפעולות. על גנז המדינה ונש"ם, האחראים להסדר ת נושא ניהול המידע במשרדי הממשלה , לקבוע בהקדם הנחיות מחייבות בסוגיית ניהול הדוא"ל הארגוני, ובפרט הנחיות המחייבות להשתמש בדוא"ל כאמור ולא בדוא"ל פרטי לצורכי עבודה. הנושא השני הוא ביצוע בדיק ות גלאי שקר ביוזמתם של עובדים המועסקים בלשכת שר ת התרבות והספורט במשרות אמון, בלי ש השרה נקטה עמדה נחרצת דייה על מנת להניא אותם מלעשות זאת. מכיוון שביצוע בדיקות כאמור עלול לגרום לפגיעה חמורה בזכותם של עובדי מדינה לפרטיות - יש מקום שהיועמ"ש ונציב שירות המדינה יחדדו את הנחיותיהם בנושא , לרבות את ההנחיות לגבי ביצוע בדיקות פרטיות ביוזמה של העובדים במקרים של הדלפות ושל משברי אמון. עובדים במשרות אמון במשרד התרבות, שהם בחלקם צעירים, תלויים תלות יתרה בתקינות יחסיהם עם השרה בכל הנוגע להמשך העסקתם, ולכן ייתכן שיבצעו בדיק ת גלאי שקר ביוזמתם, עקב רצונם לרצות את השרה ולהוכיח לה כי מקור ההדלפה אינו בהם. בכך הם עלולים להיקלע למצב שבו הם מוותרים, כביכול מבחירתם , על זכותם לכבוד ולפרטיות. הנחיית היועמ"ש אינה עוסקת בביצוע בדיקת גלאי שקר ביוזמת העובד, ועל כן לא נמצא ליקוי בדרך פעולתה של השרה ושל גורמים אחרים במשרד התרבות בעניין זה. עם זאת, נוכח מעמדם של העובדים במשרות אמון ונסיבות העסקתם, כמתואר לעיל, טוב הייתה עושה השרה א ילו הייתה נוקטת עמדה נחרצת יותר על מנת להניא את עובדי לשכתה מביצוע בדיקות גלאי שקר ביוזמתם. ייתכן כי בחירתה של השרה לעיין בתוצאת בדיק ה כזאת, גם אם מדובר בעיון שטחי בלבד, ולציין לפני עובדי הלשכה כי אחת העובדות ביצעה את הבדיקה ונמצאה דוברת אמת, הביאה חלק מעובדי הלשכה לידי מחשבה כי כדי להפיס את דעתה של השרה ולהוכיח לה כי מקור ההדלפה אינו בהם - יש לבצע בדיקות גלאי שקר פרטיות. נוכח ממצאי הביקורת המתוארים לעיל ונוכח האפשרות לפגיעה חמורה בזכותם של עובדי מדינה לפרטיות - יש מקום שהיועמ"ש ונציב שירות המדינה יחדדו את הנחיותיהם בנושא בדיקות גלאי שקר, לרבות ההנחיות לגבי ביצוע בדיקות כאלה ביוזמה של העובדים במקרים של הדלפות ושל משברי אמון. בשל ההדלפות מלשכת השרה ומשבר האמון שפקד את הלשכה ביצעו אפוא 4 מ-13 העובדים המועסקים בלשכת השרה במשרות אמון בדיקות גלאי שקר על חשבונם, כדי להציג את תוצאותיהן לשרה. השימוש בדוא"ל פרטי פוגע לא רק בביטחון המידע המועבר באמצעותו, אלא כאמור גם ביכולת של משרדי הממשלה לתעד את פעולותיהם, לשקף אותן, לשמר את רשומותיהם ולבצע בקרה פנימית על פעולתיהם. נוסף על כך פוגע שימוש כזה ביכולת של גופים חיצוניים, למשל משרד מבקר המדינה והחשב הכללי, לפקח על פעולותיהם של המשרדים. על המעורבים בהסדרת הנושא של ניהול המידע במשרדי הממשלה לקבוע בהקדם הנחיות מחייבות בסוגיית ניהול הדוא"ל הארגוני, ובפרט הנחיות האוסרות על שימוש בדוא"ל פרטי ל צורכי עבודה. בבדיקה לא נמצא כי מספרם של עובדי לשכת השרה המועסקים במשרת אמון חרג מהמספר שקבעה נש"ם. וכן לא נמצא כי עובדי לשכת השרה עבדו שעות נוספות רבות וקיבלו עבורן תמורה, בלי שניתן להם אישור לכך. הבדיקה העלתה כי במשך כל תקופת כהונתו השתמש הרמ"ט לשעבר בדוא"ל הפרטי שלו לצורכי עבודתו במשרד, וכי מיעט להשתמש בדוא"ל המשרדי שנפתח לשימושו. יש להעיר לרמ"ט לשעבר כי דרך פעולה זו אסורה בתכלית האיסור - היא מנוגדת לנוהלי אבטחת המידע במשרד התרבות, אינה מאפשרת תיעוד של פעולות המשרד ופוגעת בביצוע הבקרה עליהן - מצד משרד מבקר המדינה או מצד כל משרד ממשלתי אחר.
מאז ניתנו הנחיות אלה לא בחן גנז המדינה את מידת יישומן, וממילא לא קיבל ממשרדי הממשלה מידע על פעולותיהם בעניין.