משרד המשפטים . סדרי מינהל בבתי הדין הרבניים - משרד המשפטים עד מועד סיום הביקורת לא נקטה הנהלת בתי הדין צעדים נגד העובדים שלא הודיעו על קרבתם לעובדי בתי הדין בעת קבלתם לעבודה. בדיקה מדגמית שביצע משרד מבקר המדינה ברישומים של יומני הפעילות לחודש יוני 2006 של בית הדין בירושלים העלתה שבעה מקרים ובהם נעשו פעולות מחיקה של נתונים בלי שנרשמו פרטי הזיהוי של המשתמש מבצע הפעולה. אם יהיה צורך לערוך בדיקה לגבי הפעולות או לברר אם נעשו שינויים מורשים בנתונים ומי עשה אותם, הרי שבהעדר הפרטים המזהים לא ניתן יהיה לזהות את האחראי לפעולה. מצב זה נוגד את עקרונות אבטחת המידע. לדעת משרד מבקר המדינה, יש לבדוק בשיטתיות ובאופן מושכל את הגישות שנעשות למערכת הממוחשבת, שליפות המידע מתוכה והשינויים הנעשים בנתונים במיוחד נוכח הנתונים הרגישים שמכילה המערכת הממוחשבת של בתי הדין הרבניים. על הנהלת בית-הדין לאמץ נוהל דיווח עדכני, ולהקפיד על בדיקת יומני הפעולה באורח קבוע ועל העברת דיווח לדרג מוסמך על תוצאות הבדיקה. בדיקת דוחות הנוכחות שערך משרד מבקר המדינה העלתה שהעובד איחר במרבית הימים בחודשים ינואר-אוקטובר 2007 . עד אוקטובר 2007 טרם מונה עובד לתפקיד המזכיר הראשי בבית הדין בפת ח תקווה. חסרונו פוגע קשות בתפקוד בית הדין ובציבור המתדיינים הבא בשעריו שאינו מקבל את השירות המגיע לו. המצב גם פוגע בשוויון ומהווה הפרה בוטה של החקיקה ושל הוראות הרשויות המוסמכות השונות שעסקו בפרשה והורו לפעול לשיבוץ אישה בבית הדין בפתח תקווה. העובדת מועסקת כעת בהנהלת בתי הדין בירושלים. משרד מבקר המדינה מעיר, כי הייצוג לנשים בבתי הדין, אף אם נביא בחשבון אילוצים הלכתיים, אינו מניח את הדעת. אין לקבל אפליית נשים בעבודה בגוף ממלכתי. מן הראוי שהנהלת בתי הדין תפעל לאלתר להגברת השוויון בין המינים בשיבוץ עובדים בבתי הדין הרבניים בכללותם. 1. הביקורת העלתה, כי אף שכל הכניסות למערכת המ מוחשבת אמורות להיות מתועדות ביומני הפעילות, בנוהל לא נקבע מהו מקרה של "כניסה חריגה" ולא נקבע מהן פעולות חריגות. זאת על אף שבנוהל נקבע שיעשו בדיקות של הפעולות החריגות מול המשתמש. ואכן הביקורת העלתה, שלא נעשתה בקרה שוטפת לשם ניתוח הרישומים ביומני הפעילות; ואף לא גורם אחד עבר על היומנים ובדק את המתועד בהם. כתוצאה מכך, הנהלת בתי הדין לא הפיקה ולא קיבלה דוחות בקרה בנושא אבטחת המידע ולא בדקה אם נעשה שימוש לרעה במערכת הממוחשבת. עד למועד סיכום הביקורת, בסוף אוקטובר 2007 , לא נקטה הנהלת בתי הדין צעדים כלשהם; בתיק האישי של העובדת נמצאה טיוטת מכתב (לא חתומה) מיולי 2007 ., ובו כלולה התראה על מעשיה לא נמצא בתיק העובד תיעוד אם ננקטו צעדים נגדו בגין הפרות משמעת ועבירות שהוא ביצע כאמור כגון: אי -גביית אגרות, העדרו מבית הדין בשעות העבודה ואלימות. לדעת משרד מבקר המדינה על שר המשפטים לממש את סמכויותיו על פי החוק כדי למנוע את מצב אפליית הנשים והפגיעה המתמשכת בתפקוד בית הדין בפתח תקווה. משרד מבקר המדינה מעיר, כי פרוטוקולים מודפסים המשקפים באופן ברור ומדויק יותר את הנעשה בתיק, מהווים כלי עזר חשוב הן לדיינים החייבים להתעדכן בהשתלשלות העניינים, והן לציבור המתדיינים שנעזר בהם על מנת לשקול את המשך צעדיו בעתיד. הביקורת העלתה שלמרות הרגישות הרבה של המידע בהנהלת בתי הדין, הוראות התכ"ם לא קוימו. לא נעשה סקר סיכונים למיפוי הסיכונים למערכת הממוחשבת ולא נבחנה הדרך למנוע או למזער אותם. על הנהלת בית הדין לעשות סקר סיכונים למערכת הממוחשבת, כנדרש על פי ההוראות. הביקורת העלתה, שהפרק האמור לוקה בחסר ואין בו את מכלול הנושאים הקשורים לאבטחת מאגרי המידע, לדוגמה בנושאים הבאים: תדירות החלפת סיסמאות הכניסה למערכת הממוחשבת; ניתוק המערכת לאחר מספר ניסיונות כניסה כושלים; מבנה הסיסמה והרכבה (אורך הסיסמה ושילוב של אותיות, מספרים ותווים אחרים); הצפנת קובץ הסיסמאו ת; השמדה של מצעים מגנטיים היוצאים משימוש ושל תדפיסי מחשב מיותרים; פיקוח על הכניסה לחדר המחשבים; וסדרי הפעולה במקרה של שיבושים או השבתת המערכת. טענותיו של המזכיר הראשי נגד העובד, לא מצאו ביטוי בגיליון ההערכה; גם לא ברור מדוע המליץ המזכיר הראשי לתת לו מעמד של עובד קב וע, אם אכן התנהגותו הייתה בלתי הולמת, כפי שעולה ממכתבו. .משרד מבקר המדינה מעיר כי לאחר מתן פסק הדין על ידי בית הדין, על המזכירות לקבוע סידור גט סמוך עד כמה שניתן למועד פסק הדין; בשום מקרה אין לדחות את קביעת המועד ללא תאריך; באותם המקרים בהם הצדדים או אחד מהם לא פונים לבית הדין בבקשה להמשך הטיפול, על המזכירות לעקוב אחר השתלשלות העניינים בתיק ולהביאו בפני בית הדין למתן החלטה בהתאם. בדיקת משרד מבקר במדינה העלתה, כי בשלושה תיקים בבית הדין בתל אביב התארכו ההליכים במספר חודשים (מארבעה עד תשעה חודשים) בגלל הגשת סיכומים באיחור, וזאת למרות בקשת בית הדין מהמזכירות לעקוב אחר הגשתם. רק בעקבות הבקשות שהגיש לבית הדין אחד מהמתדיינים למתן פסק דין בהעדר סיכומים, הייתה התקדמות בטיפול בתיקים. הביקורת העלתה, כי ממאי 2006 , לאחר מתן פסק הדין דלעיל, נפתחו בבתי הדין הרבניים 257 תיקי בוררות14 .בנושאים שאינם בתחום סמכותם על פי הדין הבדיקה העלתה כי לגבי 26 מ-54 ( 48% ) התיקים שנדגמו בבית הדין בתל אביב היה במערכת הממוחשבת רישום שגוי של מועד סגירת תיקים.
כאמור, הרישום השגוי במערכת הממוחשבת עלול להטעות את הנהלת בתי הדין ואת המזכירויות הנותנות שירות, את הציבור בכלל ואת המתדיינים בפרט - בנוגע למצב הטיפול בתיקים ואף ליצור תמונה שגויה של הנתונים. על מזכירי בתי הדין הרבניים מוטלת האחריות לאמיתו ת הנתונים במערכת הממוחשבת כדי שאלה ישקפו את מצב הטיפול בתיקים כהווייתו.