רשות השידור הישראלי (בפירוק) . ניהול פרויקט המעבר לשידור דיגיטלי ברשות השידור נמצא כי ממצאים אלה לא נדונו בוועדת הביקורת. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על ועדת הביקורת לקיים דיון לבחינת הליקויים והסיבות להם ולהפיק לקחים כדי למנוע את הישנותם. הרחבת ההתקשרות עם החברה לצורך המשך החלפתו של הציוד האנלוגי היא בניגוד לחוות הדעת האמורה של הייעוץ המשפטי. על הנהלת הרשות לבחון פתרונות לסוגיה זו בתיאום עם הייעוץ המשפטי. )(א בספטמבר 2012 , טרם ביטול המכרז, הגישה חברה ג לרשות את תכנית עיצוב התפאורה לאולפן עבורה שילמה הרשות כ- 442,000 ש"ח. מאחר שהמכרז לאספקה, להתקנה ולתחזוקה של ציוד התפאורה בוטל וטרם חודש, אי -אפשר להשתמש בתכנית זו. (ב) הנהלת הרשות החליטה לשדר בפורמט HD שני אירועים במהלך השנים 2013 -2012 : האולימפיאדה והבחירות אולם מאחר שאולפן א' לא היה מוכן לשידור היא נאלצה לבצע התאמות בתפאורה 14 ובאמצעים הטכנולוגיים שברשותה, ועלותן הסתכמה בכ-1.4 .מיליון ש"ח התברר כי בחדר הבקרה והשידור, שצוי ד בטכנולוגיות מתקדמות, לא נעשה שימוש במשך כחצי שנה - מאוגוסט 2012 , לאחר שידור האולימפיאדה, ועד שידור הבחירות בינואר 2013 - מכיוון שבאולפן א', המיועד לשמש אולפן שידור בפורמט HD ., לא הותקנה תפאורה קבועה משרד מבקר המדינה מעיר כי כדי למנוע ביטול מכרזים וכן עדכונים ותיקונים הכרוכים בתוספות תקציב, על היחידות הצורכות לבצע תכנון מקצועי ומפורט ככל האפשר, המבוסס על מידע ממוסמך ועל נתונים מפורטים, וכל זאת לפני הגשת בקשות לוועדות המכרזים. לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שהנהלת הרשות וחברי ועדת המכרזים יקבעו הנחיות המפרטות את אופן הכנת האומדנים של עלויות ההתקשרות, את רמת פירוט המרכיבים הנדרשים ואת המסמכים והנתונים שעליהם יש לבסס את האומדנים. בנוגע להתקשרויות שהיקפן הכספי גדול והן מצריכות ידע והתמחות בתחומים מקצועיים שבהם אין לוועדת המכרזים הידע הנדרש, על הוועדה לשקול למנות יועץ מקצועי שיסייע לה בקבלת ההחלטות. כמו כן ראוי כי סכום ההתקשרות יועלה במקרים חריגים בלבד, ולא כדבר שבשגרה, כדי שהרשות תוכל לנהל את ענייניה הכספיים באופן תקין ויעיל ובהתאם לתקציבה. על הרשות גם למנוע מצבים שבהם תינתן לספק אחד עדיפות על פני ספקים אחרים. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את ההתנהלות הלקויה, הרשלנית והלא מקצועית של היחידות הצורכות בשלבי המכרז השונים, כעולה מממצאי הביקורת הפנימית: היחידות הצורכות הציגו לוועדה אומדנים ראשוניים שאינם מבוססים על בדיקות ונתונים, ובדיעבד התברר כי עלות ההתקשרויות בפועל גבוהה מהאומדנים במידה ניכרת. דרך פעולה זו יש בה כדי להטעות את ועדת המכרזים, והיא מעידה על נורמה פסולה ברשות ועל היעדר זהירות בהוצאת כספי הציבור. הצגת האומדנים הלא מבוססים נגרמה גם בשל כשלי תכנון: אי -הכנת תכנית עבודה מפורטת, היעדר אומדן תקציב ריאלי ואי -מינוי אחראי לפרויקטים. על הרשות לאשר ולתקצב את הפעולות הדרושות להשלמת הפרויקט רק לאחר סיום שלב התכנון. נמצא כי חלק מהליקויים שהועלו בביקורת הפנימית בשנת 2013 דומים לליקויים שכבר הועלו בדוח הביקורת הקודמת משנת 2012 ., שוועדת הביקורת לא דנה בהם עובדה זו מחזקת את חשיבות הדיון והמעקב של ועדת הביקורת על דוחות הביקורת הפנימית למניעת הישנות הליקויים, ובייחוד אם נושא הביקורת הוא מרכזי ברשות ועלויותיו גבוהות. נמצא כי למרות הדיווחים על החריגות מעלות הפרויקט עוד במהלך ביצועו, ל א ביקש הוועד המנהל מסמנכ"ל טכנולוגיות להגיש לו אומדן עדכני ומפורט של יתר העלויות עד להשלמת הפרויקט. הבדיקה העלתה כי הסכם הבינוי נחתם ב- 29.11.11 , ובו נקבע כי הקבלן מתחייב להשלים את המבנה בתוך 90 יום ממועד קבלתו של צו התחלת עבודה; ואילו בהסכם לאספקת הציוד נקבע כי מועד אספקתו יהיה עד 16.10.11 , ומועד התקנתו יהיה לא יאוחר מ- 7.11.11 . יוצא אפוא שההסכם לבניית חדרי הבקרה שבהם יותקן הציוד נחתם אחרי המועד שנקבע להתקנת הציוד. הדבר מעיד על היעדר תכנון של שלבי הפרויקט ועל היעדר תיאום בין יחידות מקצועיות של הרשות. בפועל החלה אספקת הציוד במאי 2012 , ואולם בניית חדרי הבקרה והציוד הושלמה רק בסוף נובמבר 2012 . התברר כי עד מועד סיום הביקורת, כשנה לאחר המועד שקבע הוועד המנהל להשלמת הפרויקט, הפרויקט טרם הושלם. 3. המעבר לטכנולוגיית שידור דיגיטלי מצריך התאמת מערכות ברשות לטכנולוגיה זו וכרוך בעלויות נוספות. התברר כי פעולות אלה לא נכללו בתקציב הפרויקט. להלן דוגמאות: מהנתונים בטבלה עולה כי האומדן הכספי של ההתקשרות שהיחידות הצורכות הציגו לוועדת המכרזים, בכל שלושת המכרזים, היה באופן עקבי נמוך בשיעור ניכר מהסכום שאישרה הוועדה לבסוף להתקשרות עם החברות. ההפרש בין אומדן ההתקשרות במכרזים האמורים לבין ההיקף הכספי שאושר לביצוע היה כ -19 מיליון ש"ח (כ- 190% .) לדעת משרד מבקר המדינה, בשל היעדר תכנית עבודה ולוח זמנים נפגעה יכולתה של הנהלת הרשות לעקוב אחר התקדמות פרויקט ה -HD ואחר השגת היעדים שנקבעו. על הרשות לבחון אילו שלבים נותרו לסיום הפרויקט ולהכין תכנית עבודה מפורטת, לוחות זמנים ותקציב לביצועם. התברר כי ברשות אין נוהל לאופן הכנת אומדן לשם פרסום מכרז פומבי לרכישת טובין או לביצוע עבודה. כמו כן, בטופס הבקשה לאישור מכרז אין דרישה לצרף מסמכים ותחשיבים התומכים באומדן שווי ההתקשרות או לצרף מפרט התומך בבקשה. מהמסמכים שעמדו לרשות משרד מבקר המדינה עולה כי קודם שאישרה ועדת המכרזים את פרסום המכרז ואישרה את היקפו הכספי, לא הציגו לה הי חידות הצורכות את הנתונים ואת המסמכים שעל בסיסם קבעו את אומדן העלות של ההתקשרות המבוקשת, אף שמדובר בפרויקט שעלויותיו ניכרות. הוועדה אף לא דרשה מהגורמים האחראיים להציג לפניה מידע זה. צפוי היה שוועדת המכרזים תאשר את העלות המשוערת של מכרז התפאורה - עד כ-9 מיליון ש"ח- רק לאחר שיוגש לה מפרט, ולו ראשוני, של מרכיבי העבודה ושל הציוד הנדרשים, מתוך ציון עלותם המשוערת. יצוין כי במסמכי הרשות אמנם נמצא מפרט ועלויות משוערות של מרכיבי מכרז התפאורה (בסך של כ-9 )מיליון ש"חשהכין מרכז התפאורה, ואולם הוא לא נשא תאריך ולא הוצג לפני ועדת המכרזים. 1. הביקורת העלתה כי בשנים 2010- 20138 פעלה רשות השידור מבלי שהייתה לה תכנית עבודה שנתית. עוד נמצא כי על אף חשיבותו, מורכבותו ועלויותיו הגבוהות של פרויקט ה-HD ,, הרשות לא קבעה תכנית עבודה מפורטת לביצועו, לא הגדירה את שלביו לא קבעה לוח זמנים ואבני דרך לביצועו. יוצא אפוא ששמונה חודשים לאחר אישור תקציב המכרז החליטה הוועדה להעלות את תקציבו בכ -5 ( מיליון ש"ח 55% ), אף שלא היו לפניה נתונים על עלות הפריטים שנדרשו במפרט ובכתב הכמויות. לוועדה אף לא הייתה יכולת לבחון את ההצדקה להעלאה זו ואת הטענה בדבר השינויים המקצועיים שב יקשה חטיבת החדשות, כיוון שלא הוצגו לפניה לא פירוט העלויות של הבקשה הראשונית ואף לא עלויות המפרט האמור הכולל את השינויים. משרד מבקר המדינה מעיר כי אם אכן מטרת הפנייה לחברה א הייתה להעריך את עלות המכרז, לא ברור מדוע הסכום שהוגש לאישור הוועדה לא תאם את הסכום שבהצעת החברה, אלא היה נמוך ממנו במידה ניכרת, ועל סמך מה נקבע הסכום שהתבקשה הוועדה לאשר. יש לציין כי לו הוגש לוועדה אומדן המבוסס על הצעת המחיר של חברה א, הייתה מחלקת שירותי אמנות מחויבת להביא את ההתקשרות גם לאישורה של "ועדת 250 אלף" עוד לפני פרסום המכרז. משרד מבקר המדינה מעיר כי בדרך זו נעקף מנגנון נוסף של פיקוח ובקרה. משרד מבקר המדינה העלה ליקויים משמעותיים בתכנון פרויקט המעבר לשידור דיגיטלי, בניהולו, בביצועו ובבקרה עליו - ליקויים שאינם מתיישבים עם כללי המינהל התקין ועם החובה לפעול בחיסכון ויעילות. אופן תפקודם של הגורמים שהיו מעורבים בתהליכי המכרזים של הפרויקט היה בלתי תקין, והוא מעיד על היעדר זהירות בהוצאת כספי ציבור. היעדרה של תכנית עבודה הכוללת לוח זמנים פגע ביכולתה של הנהלת הרשות לעקוב אחר התקדמות פרויקט ה -HD ואחר השגת היעדים שנקבעו. על הרשות לבחון אילו שלבים נותרו לסיום הפרויקט ולהכין תכנית עבודה מפורטת לביצועם. מן הראוי שהנהלת הרשות וחברי ועדת המכרזים יקבעו הנחיות מפורטות בדבר אופן הכנת האומדנים של עלויות ההתקשרות, רמת הפירוט של המרכיבים הנדרשים במכרז בהתאם להיקף ההתקשרות והגשת המסמכים והנתונים שעליהם מבוססים האומדנים לוועדת המכרזים. ראוי כי סכומי התקשרויות יועלו במקרים חריגים בלבד ולא כדבר שבשגרה, כדי שהרשות תוכל לנהל את ענייניה הכספיים באופן תקין ויעיל ובהתאם לתקציבה. בפרויקט כה מרכזי הכרוך בעלויות כה גבוהות יש לבקרה של הנהלת הרשות ושל מוסדותיה משנה חשיבות כדי להבטיח שהפרויקט יבוצע ביעילות ובחיסכון. פרויקט ה -HD הוא פרויקט מרכזי וראשון בהתחדשות הטכנולוגית המתוכננת ברשות, שהיקפה הכספי נאמד בכ -330 מיליון ש"ח, ועל הרשות להפיק את הלקחים מהליקויים בביצועו כדי למנוע את הישנותם בפרויקטים עתידיים. .במסגרת פרויקט המעבר משידור אנלוגי לש ידור דיגיטלי בפורמט HD החליטה הרשות להקים מתחם HD , שיכלול מרכז שידור - ובו חדר בקרה מרכזי, חדרי עריכה ופיקוח, חדרי שרתים, אולפן שידור, חדרי הלבשה ואיפור וחדרי מנוחה - וחדרים נוספים לציוד טכנולוגי המסייע לשידור. פרויקט זה הוא הגדול בפרויקטים של הרשות, ובשנים 2013 -2010 הסתכמו עלויותיו בכ -28 מיליון ש"ח. הו א כולל התקשרויות בתחומים שונים: תשתית, בינוי, טכנולוגיה, מחשוב ועיצוב, וביישומו שותפות יחידות רבות ברשות. משרד מבקר המדינה מעיר כי דיווחים בעל -פה, גם אם הם נתמכים בחומרים כתובים, אינם תחליף לדוחות מרוכזים של המנכ"ל בכתב. דוחות בכתב מטרתם להציג את מצב הפרויקט בכל שלב, לאפשר למוסדות לעקוב אחריהם ולפקח על הפעולות שבוצעו ושטרם בוצעו. לדעת משרד מבקר המדינה, על המנכ"ל להקפיד ולדווח על הפעילות השוטפת של הרשות בכתב ובמועדים קבועים. משרד מבקר המדינה העלה כי עד נובמבר 2012 אישרה ועדת המכרזים להאריך את הסכם ההתקשרות עם החברה ארבע פעמים בסכום כולל של 17.1 מיליון ש"ח כמפורט: מהמתואר לעיל עולה כי בפועל זהו פרויקט מתמשך, ולכן הרשות תצטרך לרכוש פריטי ציוד נוספים המותאמים למערכת שסופקה לה. בעקבות זאת התחרות בין ספקי הציוד הפוטנציאליים עלולה להצטמצם במידה ניכרת, וצמצומה עלול להשפיע על מחיריהם של פריטי ציוד נוספים שתרכוש הרשות בתהליך ההתחדשות הטכנולוגית. נמצא כי מספטמבר 2011 , מועד מינויו של מנכ"ל הרשות המכהן, לא הגיש המנכ"ל לוועד המנהל, כמשתמע מלשון החוק, דוחות על פעילותה השוטפת של הרשות, לרבות על פרויקט ה -HD ., ואילו הוועד המנהל לא דרש אותם מהמנכ"ל 1. נמצא כי לא מונה מנהל לפרויקט. אף שמונו שישה בעלי תפקידים ברשות לטפל בפרויקט מהיבטיו השונים, על איש מהם לא הוטלה האחריות לניהול מתכלל של הפרויקט. עוד התברר כי המשרה של אחראי לפרויקטים בלשכת סמנכ"ל טכנולוגיות אינה מאוישת משנת 2005 , כך שהחל במועד ביצוע פרויקט ה -HD בשנת 2010 ועד מועד סיום הביקורת לא היה אחראי לפרויקטים שעקב אחר ביצוע הפעולות בפרויקט. משרד מבקר המדינה מעיר, כי על הרשות להבטיח שפרויקטים ינוהלו בהתאם לנוהל ולפעול למינוי מידי של אחראי לפרויקטים ושל ועדת פרויקטים, ובייחוד כאשר הרשות כבר החלה בתהליך של התחדשות טכנולוגית שעתידה להיות רחבת היקף.
לא נמצאו מסמכים המעידים כי נעשתה בק רה על ביצוע כל אחת מאבני הדרך שנקבעו בהסכם לרכישת הציוד, וכי ניתן אישור מהיחידה הרלוונטית ברשות להמשיך לאבן הדרך הבאה כפי שנקבע בהסכם. כמו כן לא נמצאו מסמכים בנוגע לדרכי ביצוע העבודה במכרז הבינוי ואף לא לוחות הזמנים, כפי שנקבע בהסכם. משרד מבקר המדינה מעיר לרשות כי בפרויקט מרכזי מעין זה, שעלויותיו אינן מבוטלות, יש חשיבות לבקרה, והיעדרה עלול לפגוע בביצוע העבודה ובאיכותה. על הרשות להקפיד על קיום הבקרות הנדרשות כדי להבטיח שהעבודות יבוצעו ביעילות ובחיסכון.