משרד החוץ . התקשרות עם חברה לניהול ביטוח הבריאות של העובדים בנציגויות בארצות הברית בשלמו את סכומי ההוצאות החריגות על שירותים רפואיים שאינם כלולים בהסדר עם החברה הגדיל המשרד את הוצאותיו ולא נהנה מההנחות שהיו ניתנות לו אילו השירותים סופקו בידי הספקים שבהסדר. נוסף על כך, עובדיו עלולים לפרש את תשלום ההוצאו ת החריגות כעידוד לפנות לקבל שירותים מחוץ להסדר. לדעת משרד מבקר המדינה, המשרד אמנם בחן את שאלת ניגוד העניינים של יועץ הביטוח, אולם היה עליו לבדוק שאלה זו לפני מינויו ולא תשעה חודשים אחריו. . להעסקת יועצים נוספים, בניגוד להוראות תכ"ם, מנעה הליך תחרותי וגם אפשרות לבחור את היועץ המתאים ביותר. מבדיקת ריכוז הדוחות שהעבירה החברה הישראלית למטה המשרד ולקונסוליה בשנים 2007 ו- 2008 עולה כי שיעור ההנחות הממוצע שעליו דיווחה היה גבוה מ - 50% . כלומר על המש רד יהיה לשלם לה מענק הצטיינות בגין שנים אלה. עוד נמצא כי עד מועד סיום הביקורת שום גורם בקונסוליה או במשרד לא בדק ולא אימת את שיעור ההנחות שעליו דיווחה החברה כדי לקבוע אם יש לדרוש ממנה החזר מדמי הניהול או אם יהיה על המשרד לשלם לה מענק הצטיינות ולכן לתקצב אותו. .להחזר דמי הניהול ולתשלומם, כמפורט: חישוב מענק ההצטיינות יהיה בתום כל שנה בלי שנקבע מועד התשלום, ואילו חישוב דמי הניהול לקונסוליה והתשלום יהיו בתום "התקופה המלאה" של החוזים. החזר דמי הניהול הוגבל עד למחצית הסכום ששולם "בגין התקופה הראשונה" המוגדרת בשני החוזי ם כשנים עשר חודשים רצופים ממועד תחילת החוזה. הבדיקה העלתה שהקונסוליה ומטה המשרד לא בדקו ולא אימתו באופן שיטתי את המידע שבדוחות שהעבירה אליהם החברה הישראלית על דרישות השליחים, העמ"י והעמ"ז לקבל שירותים רפואיים ועל התשלומים עבור שירותים אלה. המשרד גם לא בדק ברשומות החברה את העברת התשלומים לספקים. לדעת משרד מבקר המדינה, היעדר בקרה ופיקוח על ההוצאות בגין השירותים והתביעות הרפואיות שעליהם דיווחה החברה הפך שניים מהיתרונות העיקריים שלה - מתן שירותי ניהול בעברית והי כולת לקיים עליה בקרה ביתר קלות משום שהיא פועלת בארץ - לחסרי משמעות. .לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שההתקשרות נועדה לספק שירותים רפואיים לעובדי המשרד בעשר הנציגויות שברחבי ארה"ב ולא רק לעובדי הקונסוליה, תקנה זו אינה מתאימה למתן הפטור האמור. לדעת משרד מבקר המדינה, נוסח תקנה14 מלמד כי היא נועדה לשימוש עצמי בנציגות או בסניף ולהתקשרות בעלת אופי מקומי. לגבי החוזים לניהול הסדרי הביטוח - מהות העניין, מורכבותו, היקף ההתקשרות ותחולתו מבחינת מספר הנציגויות ומספר המב וטחים הופכים את השימוש בתקנה זו לבלתי סביר. מן הראוי שהשימוש בתקנה זו יוגבל רק למקרים שבהם אין הצדקה להליך תחרותי של ממש ואין בו תועלת. מהמתואר לעיל עולה שהמשרד החל בהליך של מכרז סגור, אולם ועדת המכרזים לא בדקה את הצעותיהן של החברות למתן השירותים הרפואיים לעמ"י ולעמ"ז ולא אישרה את בחירת החברה הישראלית, כפי שנעשה בהסכם השליחים וכמתבקש מחוק חובת המכרזים והתקנות על פיו. לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד להקפיד שכל התקשרות עם גוף חיצוני תידון בוועדת המכרזים, ובהתאם לנסיבות יינתן פטור ממכרז על פי כל דין. יתר על כן, התנהלות המשרד בהליכי ההתקשרות עם החברה הישראלית בחוזה השליחים ובחוזה עמ"י ועמ"ז מעלה חשש להעדפה מגמתית של החברה, בניגוד לדינים. לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ היה לעגן בכתובים את ההליך שהתקיים בינו לבין שלוש החברות כדי להבטיח שקיפות והקפדה על סדרי מינהל תקין בהליך הגשת ההצעות. אם היה בכוונתו לבצע התמחרות, היה עליו להודיע על כך מראש לחברות. אף שסוגיית חוקיות הסדר ניהול הביטוח של אזרחים אמריקנים המועסקים בנציגויות של ישראל בידי חברה ישראלית היא סוגיה עקרונית, המשרד לא התייעץ בעניין זה עם המחלקה המשפטית או לחלופין עם עורך הדין המקומי, שכבר מספק שירותים משפטיים לקונסוליה. לדעת משרד מבקר המדינה, משרד החוץ לא היה צריך להסתמך בעניין קביעת החוקיות על עורך דין מטעם החברה הישראלית שהוא בעל עניין ויש לו מחויבות וחובת נאמנות לחברה הישראלית שהיא צד לחוזה והיא .מועמדת לספק את שירותי הביטוח. היה על המשרד לבדוק סוגיה זו באמצעות היועצים המשפטיים שלו. .יוצא אפוא שמדובר בעובדים שלהם זכויות שונות ובכל זאת החילו עליהם אותם תנאים בחוזה עם החברה הישראלית, למרות שכמה מהם מתאימים בעליל לעמ"י בלבד. להלן דוגמאות:
.אף שסדרי מינהל תקינים מחייבים רישום פרוטוקול של דיון שבו יירשמו, בין היתר, עיקרי הדברים, ההחלטות שהתקבלו ונימוקיהן, התברר שבדיון האמור לא נרשם פרוטוקול.