רשות השידור הישראלי (בפירוק) . הטיפול בארכיונים של רשות השידור ההחלטה שקיבל סמנכ"ל טכנולו גיות חורגת מההסכם עם האוניברסיטה ולכן מצריכה תוספת מימון של הרשות. במועד סיום הביקורת, חמש שנים לאחר חתימת ההסכם עם האוניברסיטה, טרם הושלם המיפוי של יתר הסרטים שיש להמירם. משרד מבקר המדינה מעיר כי למיפוי זה נודעת חשיבות גם מבחינת היערכות הרשות להשלמת השימור של הסרטים שהאוניברסיטה לא תממן. במועד סיום הביקורת, כחמש שנים לאחר שסיכמה הרשות עם האוניברסיטה כי על הרשות להגיש את הרשי מה האמורה, האחראים ברשות להכנתה טרם הכינו רשימה עם פירוט התכנים, אף שהגשתה היא תנאי מקדים להמרת הסרטים. למותר לציין שהרשימה גם לא עודכנה לגבי התכניות ששודרו בשנים 2013 -2009 . במועד סיום הביקורת עדיין לא הוסבו נתוני המערכת לאחזור מידע לשם הטמעתם בתכנת הניהול, למרות חשיבות ההסבה לקידום פרויקט הדיגיטציה, ואף שהדבר יאפשר לחסוך את העלות הכרוכה בהמשך ההתקשרות עם מפעילי המערכת. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת מכרזים כי בשל היקפו הכספי של המכרז לשיקום סרטי הפילם היה ראוי כי היא תדרוש מסמנכ"ל טכנולוגיות להמציא לעיונה אומדן תקציבי מפורט המתבסס על נתונים ותחשיבים רלוונטיים בטרם אישור תקציב המכרז. האומדן חיוני הן לצורך הערכת עלויות הפרויקט והן ככלי למעקב אחר הוצאות הפרויקט על מנת למנוע חריגה ממנו. במועד סיום הביקורת ביולי 2013 עדיין לא חתמה הרשות על נספח הטלוויזיה מול חברה א', ולכן החברה לא יכולה להתחיל בהמרת חומרי הארכיון. משרד מבקר המדינה מעיר לרשות כי עליה לפעול בהקדם להסדרת ההתקשרות עם החברה. משרד מבקר המדינה בדק את שעות העבודה על פי הדיווחים שביומני העבודה לחודשים יולי -ספטמבר 2013 , לגבי השיקום של כ-300 סרטים. נמצא כי השיקום של ספלייס בסרט היה 7.6 דקות בממוצע, כלומר בערך פי ארבעה מהממוצע שהושג בפיילוט. מהמסמכים עולה כי ארכיוני הרדיו והטלוויזיה אינם עומדים בדרישות הבטיחות למניעת שרפות, אף על פי שהסרטים המאוחסנים בהם הם דליקים. בארכיונים לא הותקנו מערכות גילוי אש ואף לא מערכות לכיבוי אש, אף על פי שמנהל המדור למניעת דלקות ברשות הכבאות והממונה על תחום הבטיחות והגהות ברשות התריעו לפני הנהלת הרשות על הצורך בכך. לנוכח חשיבות החומרים השמורים בארכיוני הרשות, על הנהלת רשות השידור לפעול לאלתר לביצוע דרישות הבטיחות לגילוי מוקדם ולכיבוי של שרפות. משרד מבקר המדינה מעיר לרשות הכבאות כי עליה לאכוף את דרישות הבטיחות ברשות השידור בהתאם לקבוע ב חוק הרשות הארצית לכבאות והצלה, התשע"ב - 2012 , ובכלל זה לבחון את האמצעים שיש לנקוט על מנת לזרז את התאמת התנאים השוררים בארכיונים לדרישות הבטיחות למניעת שרפות, לרבות האפשרויות של הגבלתו או הפסקתו של השימוש במבנים עד להתאמתם לדרישות האמורות. נמצא כי בשנת 2008 אירעה תקל ה בדיסק הקשיח שבו נשמרו ההקלטות של שידורי הרדיו באותה שנה, ובגינה נמחקו חומרים ששודרו במשך תשעה חודשים בשנה זו בלא שניתן לשחזרם. הדבר מעיד על החשיבות של גיבוי החומרים. ואולם התברר כי רק בשנת 2012 הקצה סמנכ"ל טכנולוגיות תקציב לגיבוי של כל מערך ההקלטות של שידורי הרדיו. 2. : שידורי הטלוויזיה ממועד הקמת הערוץ הראשון ועד ינואר 2013 , המועד שבו החל הערוץ לשדר בפורמט דיגיטלי13HD , השידור היה אנלוגי ולרוב החומרים ששודרו אין גיבוי. יצוין כי לחלק מהחומרים המוקלטים יש עותק אנלוגי אולם הוא נשמר יחד עם המקור. החומרים השמורים באולמות הארכיונים של הרשות נתונים בסכנת כליה בשל היעדר התנאים הנדרשים לאחסון נאות, עייפות החומר של הפורמטים השונים, שחיקה של הסרטים מהשימוש התכוף בהם מתוקף כך שהארכיונים הם ארכיונים מפיקים ומשום שלא מתקיימות דרישות הבטיחות להגנה מפני שרפות. על הנהלת הרשות לנקוט את האמצעים הנדרשים לאחזקת חומרים ארכיוניים בהתאם לתנאי השימור והגניזה הנדרשים על ידי גנז המדינה, וכן עליה לפעול לאלתר לעמידה בהוראות הבטיחות למניעת שרפות. משרד מבקר המדינה העיר למנהל הרדיו כי עליו לפעול לכך שחומרי ההקלטות שאינם נמצאים בארכיון הרדיו יאותרו ויטופלו כדי שאפשר יהיה להמיר אותם לפורמט דיגיטלי ולאחסנם בארכיון. כמו כן עליו לפרסם הנחיה ל עובדי הרדיו בנוגע לחובתם להפקיד בארכיון קטעי שידור בתום הקלטתם או השימוש בהם. במועד סיום הביקורת עדיין לא ביצע הגנז סקר ניהול רשומות בארכיון הטלוויזיה. משרד מבקר המדינה העיר לגנז כי במסגרת תפקידו לבדוק חומר ים ארכיוניים במוסדות המדינה ולפקח על אופן שימורם, ולנוכח החשיבות הנודעת לחומרים השמורים בארכיונים של רשות השידו ר, ראוי שיבחן את האפשרות לבצע סקר ניהול רשומות בארכיון הטלוויזיה וכן לעדכן את הסקר בארכיון הרדיו, מאחר שכבר עברו 11 .שנים ממועד ביצועו התברר כי במועד סיום הביקורת - חמש שנים לאחר מועד חתימת החוזה עם האוניברסיטה, ועשר שנים לאחר שהוועד המנהל החליט לבצע את פרויקט הדיגיטציה להצלת ארכיוני הרשות - טרם הוחל בביצוע פרויקט ההמרה בארכיון הטלוויזיה ואילו הפרויקט ברדיו הופסק לפי שעה (ראו להלן). בשל העיכוב בפיתוח מערכת קסם, במועד הביקורת עדיין לא הייתה לארכיון הרדיו גישה לתוצרי פרויקט הדיגיטציה, ולא ניתן היה להשתמש בהם. כל עוד לא יושלם פיתוח המערכת להנגשת תוצרי פרויקט הדיגיטציה ייאלץ ארכיון הרדיו להמשיך את עבודת איתור הסרטים בשיטת הקִטלוג הישנה. במועד סיום הביקורת עדיין לא החליטה הנהלת הרשות כיצד לשמר את החומרים שבארכיון זה. בחודשים ינואר-יולי 2012 ,התקיימו דיונים והתכתבויות בין גורמים שונים ברשות ובכלל זה דיונים עם חברה א', בנוגע למועד התחלת פרויקט הדיגיטציה בארכיון הטלוויזיה ובנוגע להכנות ולהתאמות הנדרשות מהרשות לצורך כך. מהמסמכים עולה כי נקבעו כמה תאריכים להתחלת הפרויקט: מרץ ואפריל 2012 וכן ינואר 2013 .. אולם במועד סיום הביקורת טרם הוחל בביצוע הפרויקט מהטבלה עולה כי במועד סיום הביקורת עדיין לא בוצעו שלושה משבעת שלבי ההכנה לפרויקט ושלב אחד בוצע חלקית בלבד. אמנם הנהלת הרשות קיימה ישיבות ואף קיבלה החלטות לקידום הפרויקט, אך היא לא עקבה אחר התקדמות ביצוען כדי להבטיח עמידה בלוח הזמנים שנקבע. לדעת משרד מבקר המדינה פיקוח של הנהלת הרשות על ביצוע החלטותיה הוא חיוני לקידום פרויקט הדיגיטציה בטלוויזיה. להלן פירוט הפעולות שטרם בוצעו או טרם הסתיימו: משרד מבקר המדינה מעיר שאמנם הושגה המטרה של שימור החומרים שהומרו, אולם טרם הושגה מטרה אחרת - מתן אפשרות להשתמש בחומרים אלה. במועד סיכום הביקורת ביולי 2013 רשות השידור ונציגי תכנית מורשת עדיין לא הגיעו להסכמה לגבי נוסח ההסכם ובעיקר לגבי הבעלות על תוצרי המיזם. משרד מבקר המדינה מעיר כי עיכוב בחתימת ההסכם עלול להביא לעיכובים נוספים בביצוע פרויקט הדיגיטציה, שחלק ממימונו הוא מתקציב תכנית מורשת. מהאמור עולה כי גם השלב של הכנת התשתית הפיזית - הקמת חדר השרתים והצטיידות באמצעי אחסון - מתעכב במידה ניכרת. על הנהלת הרשות לפתור לאלתר את סוגיית התכנה שתורכב בחדר השרתים ולקדם את הכנת התשתית להתחלת הפרויקט שבלעדיה לא ניתן להתחיל בהמרת חומרי ארכיון הטלוויזיה. לדעת משרד מבקר המדינה על מנכ"ל הרשות להידרש באופן מידי לסוגיית הסבת נתוני המערכת לתכנת הניהול ולקבוע לוח זמנים לסיום ההסבה - כדי שיהיה אפשר להפיק את רשימת התכניות ולהתחיל בפרויקט הדיגיטציה, שעיכובו עלול להסב נזק בלתי הפיך לחומרי ה ארכיון. על הרשות להעביר לאוניברסיטה בהקדם את רשימת הסרטים המלאה שבארכיון הטלוויזיה ולהיערך להשלמת ההמרה של הסרטים שאין בכוונת האוניברסיטה לממן את המרתם.
בעקבות הפסקת הטיפול במכרז להקמת ארכיון דיגיטלי נדרשו ארכיוני הרדיו והטלוויזיה למצוא פתרונות חלופיים לפתרון הכולל שאותו אמור היה לספק מכרז הארכיון הדיגיטלי, כמפורט להלן: