החברה לאוטומציה במינהל השלטון המקומי בע_מ . היבטים ניהוליים - החברה לאוטומציה במינהל השלטון המקומי בע_מ משרד מבקר המדינה העיר למרכז השלטון המקומי כי כאשר הוא נמנע מלקדם את הפרטת החברה ולקיים את החלטת הממשלה הוא כופה על המדינה להחזיק בנכס שאין לה בו עניין. משרד מבקר המדינה מעיר למרכז השלטון המקומי כי עליו לקיים הסכמים שהוא התחייב להם ולממש את החלטת הממשלה להפרי ט את החברה. . בתשובתה הנוספת בינואר 2008 (להלן- התשובה הנוספת) השיבה החברה למשרד מבקר המדינה כי "מניות החברה המוחזקות על ידי מרכז השלטון המקומי הן קניינו של המרכז, ואין הוא כפוף להחלטות הממשלה בכל הנוגע לקניין זה. כבעל רוב המניות בחברה זכאי מרכז השלטון שלא להסכים למכירת מניות המיעוט בדרך שאינה נראית לו". לדעת משרד מבקר המדינה מאז דצמבר 2005 חלף די והותר זמן להשלמת איחוד הון המניות והליך ההפרטה. על מרכז השלטון המקומי והממשלה לממש את ההסכם שעליו חתמו. לדעת משרד מבקר המדינה טענת היו "ר אינה עולה בקנה אחד עם החלטות הדירקטוריון מיולי 2005 ומיוני 2006 , למנות מנכ"לים חדשים בלי לקבוע כי ניסיון בעבודה עם רשויות מקומיות דווקא הוא תנאי הכרחי לקבלת המשרה. משרד מבקר המדינה העיר להנהלת החברה כי ההחלטה למסור את פיתוח מערכת משאבי האנוש לחברות חיצוניות היא החלטה אסטרטגית החורגת ממדיניות החברה, ועל כן היה עליה להציג את העניין לפני הדירקטוריון בעוד מועד ולקבל את אישורו לכך. 2. בביקורת עלה שמר בלנק הועסק בחברה ללא חוזה העסקה. מנהלת משאבי אנוש מסרה למשרד מבקר המדינה שמשך ההעסקה של מר בלנק היה קצר מדי, ולכן החברה לא הספיקה להכין לו חוזה העסקה. משרד מבקר המדינה העיר לחברה בעניין זה שסדרי המינהל התקין מחייבים אותה לה כין למנכ"ל הסכם העסקה בכתב עוד לפני שהוא מתחיל לעבוד. מן האמור לעיל עולה שבמשך כשנתיים וחצי בלבד התחלפו בחברה ארבעה מנכ"לים, כל אחד מהם כיהן בתפקידו רק כמה חודשים ובחלק מהזמן היו"ר שימש בתפקיד ממלא מקום. בכל אותה עת שימש מר אלקסלסי כיו"ר של החברה. אין ספק שתחלופה תדירה של מנכ"לים אינה מאפשרת למנכ"ל להתעמק בצורכי החברה, להתמסר לטיפול בענייניה, לתכנן תכניות לטווח ארוך ולהתמודד בהצלחה בשוק התחרותי שהחברה פועלת בו. התחלופה התדירה של המנכ"לים בחברה השפיעה לרעה גם על דמותה של החברה בעיני לקוחותיה ובעיני אנשי המקצוע הפועלים בשוק חברות המחשוב ומערכות המידע. השפעה שלילית נוספת שהייתה לתחלופה זו היא ההוצאה הכספית הגדולה שנאלצה החברה להוציא על פיצויים למנכ"לים שפרשו. משרד מבקר המדינה מעיר, כי העובדה שבמשך שנים בתפקיד מהותי כמנכ"ל החברה משמשים מנכ"לים במשך תקופות קצרות אף מאלה המקובלים בתפקידים הביקורת העלתה שעל אף ההסכם הקיבוצי ניצלה החברה את קומפלוט כדי להעסיק עובדים בחברה עצמה או בתחומים שהחברה פועלת בהם. העסקת העובדים באמצעות קומפלוט איפשרה לחברה להעסיקם בתנאים שקבעה היא, שלא על פי הסכמים קיבוציים שהיא מחויבת להם. .נמצא שאף על פי שלקוחות קבועים וותיקים נטשו את החברה, הנהלת החברה לא בחנה בחינה יסודית וכוללת את מידת שביעות הרצון של לקוח ותיה ממוצריה ומרמת השירות שהיא נותנת. לדעת משרד מבקר המדינה תוצאות הסקר שנעשה באותה עירייה היו צריכים לשמש כ"תמרור אזהרה" שחייב את החברה לבחון כיצד לשפר את שירותיה ולהתייעל, כדי שלא לאבד את לקוחותיה. הסקר הנוגע למערכת הפיננסית עסק במרכיב אחד - מוקד ה תמיכה - של מערכת אחת בלבד מתוך המערכות הרבות שהחברה מפעילה; על החברה לטפל בתלונות שעלו בנושא האיכות הטכנולוגית של המערכת. משרד מבקר המדינה ממליץ לחברה לעשות סקר כולל שיבחן את מידת שביעות הרצון של לקוחותיה מהשירות שהיא נותנת, כדי לאתר את הבעיות הדורשות טיפול. לדעת משרד מבקר המדינה הפסדי החברה בשני המכרזים החשובים האלה, ובייחוד בעיריית ירושלים, שאת מערכותיה הפעילה החברה זמן רב, מצביעים על קושי שיש לחברה בהתמודדותה בשוק התחרותי הקיים ובשמירה על לקוחותיה. בינואר 2006 נבחרה עובדת ו' במכרז פנימי למנהלת משאבי אנוש של החברה; בד בבד הוסיפה העובדת לשמש מנהלת הלשכה של היו "ר. לדעת משרד מבקר המדינה לא ראוי שעובד אחד יועסק גם במשרת אמון וגם במשרה מקצועית - ביצועית. יש להפריד בין שני התפקידים. לדעת משרד מבקר המדינה חוות הדעת האמורה אינה עולה בקנה אחד עם ההסכם הקיבוצי, הקובע קביעה חד -משמעית שהחברה לא תשתמש בעובדי קומפלוט, במישרין או בעקיפין, בתחומים שבהם היא פועלת. יתר על כן, פעולה זו אינה ראויה, שכן כל בעלי החברה הם גופים ציבוריים, ובפעולה זו הם נותנים יד לעקיפת הוראות המחוקק. .יחד עם זאת, לדעת משרד מבקר המדינה, יש לבחון את המגמות השליליות, ביניהן - ירידה מדאיגה בהכנסות החברה; עזיבת לקוחות ובעיקר לקוחות חשובים כמו העיריות של ירושלים, רעננה וחדרה; היקף חובות גבוה מאד של לקוחות החברה ובעיקר, אלה שקיים קושי בגבייתם; גידול בהיקף החובות המסופקים; כמו כן על החברה לבחון את ההשלכות של התחרות הקשה מול חברות שלמוצריהן עדיפות טכנולוגית; חובתן של רשויות מקומיות לערוך מכרז לצורך התקשרויות לקבלת שירותי מחשוב, ושמשום כך אין לה כבר שליטה בלעדית בשוק הזה והתחלופה התדירה של בעלי התפקידים הבכירים בחברה שפוגעת בדמותה של החברה בעיני הלקוחות. משרד מבקר המדינה מציין, שכדי להעריך את יכולת ההמשכיות של החברה נדרש להביא בחשבון לא רק את נכסיה והתחייבויותיה כמו שהם מוצגים בדוחותיה הכספיים, אלא גם את תוצאות הפעולות העסקיות שלה ואת צפי הרווחים לשנים הבאות. הבעיות שתוארו לעיל משפיעות על עסקיה ש ל החברה, ועל כן העיר משרד מבקר המדינה להנהלת החברה, לדירקטוריון, ולבעלי המניות שלה שעליהם לבדוק בקפדנות את כל הנתונים הנוגעים למצבה הכספי של החברה, שכן אלה יקבעו אם תהיה רווחית בעתיד. מהלוח שלעיל עולה שבין השנים 2002 -2006 חלה ירידה חדה של כ - 32% בהכנסות החברה. בד בבד חל גידול חד ביתרת החובות של הלקוחות; סך הכול גדלו החובות הפתוחים של הלקוחות בשנים האלה בכ- 51% . ראוי לציין שהיקף חובות הלקוחות ב - 2006 שווה בערכו לכ - 60% מהכנסות החברה בשנה זו. עוד עולה מהלוח שבשנים אלה גדלו החובות המסופקים של החברה בכ- 140%. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי עליה להתקין כללים מסודרים לקבלת עובדים חדשים לחברה, הן עובדים שהח ברה מממנת את משכורתם והן עובדים שהרשויות המקומיות מממנות את משכורתם בהסכמי התקשרות עם החברה. אל לחברה להעסיק עובדים שאינם תורמים לה תרומה ישירה, ואל לה להעסיק עובדים אם אינה יכולה לפקח על עבודתם. אם החברה מעסיקה עובדים שלמעשה עובדים עבור מעסיק אחר, הדבר אינו עולה בקנה אחד עם מטרתה של החברה - לקדם את המחשוב ברשויות המקומיות. כמו כן יש מקום כי משרד הפנים יחווה דעתו באשר לדרך פעולתן האמורה של הרשויות המקומיות בתחום העסקת עובדים בתחום המחשוב. החברה הודיעה למשרד מבקר המדינה כי לאחר שהתמחור החדש הושלם ואושר הוא החל לשמש תשתית להחלטות עסקיות ושיווקיות המתקבלות בחברה. משרד מבקר המדינה המליץ לחברה להשלים את ניתוח הרווחים שלקוחותיה מכניסים לה, וזאת על מנת שיהיה בידיה מידע זמין ומלא באשר לכדאיות ההתקשרות עם הלקוחות ומה הם תנאי ההתקשרות הרצויים. משרד מבקר ה מדינה העיר לחברה - מבלי להיכנס לשאלת הצורך האמיתי בהעסקתו - כי העסקת היועץ א' למרות התנגדותו של מנכ"ל החברה מר קורפל מחדדת את בעיית חלוקת הסמכויות בין היו"ר למנכ"ל. משרד מבקר המדינה העיר לחברה שבהיעדר תמחור מקיף ומעודכן, הזיכויים וההנחות שנתנה ללקוחותיה היו עלולים להביאה לידי הפסדים שלא צפתה מראש, ובגללם היא הייתה עלולה להפלות בין לקוחותיה. אמנם משיקולי שיווק ותחרות יש מקום להחליט להוזיל מחירים, אולם על החלטה כזו להתבסס לא רק על תמחור מעודכן של שירותי החברה אלא גם על תכנית עבודה סדורה וארוכת טווח, שתקבע את מדיניות השיווק של החברה, את יעדיה ואת לוח הזמנים שלה ותבטיח שהחברה תהיה רווחית. הביקורת העלתה שלחברה אין תכנית כזו. עוד העלתה הביקורת שההחלטות לתת זיכויים והנחות אינן מתקבלות בפורום מסודר כלשהו - ועדת זיכויים והנחות או כדומה - ושלחברה אין נוהל הקובע מי רשאי לאשר זיכוי או הנחה, מה הן אמות המידה למתן ההנחה ומה הם התנאים שהרשות המקומית תצטרך לעמוד בהם כדי לקבל את הזיכוי או ההנחה. לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שדירקטוריון החברה הוא שיקבע את מדיניותה בנוגע למתן זיכויים והנחות ללקוחות. על פי מדיניות זו תקבע החברה נוהל שיבטיח שפעולתה בעניין תהיה תקינה. מאחר שהחברה לא נדרשה לפעול בשוק תחרותי, היא לא הקפידה לעדכן ולשדרג את מערכותיה ומוצריה, וכן לא הקפידה להכש יר את עובדיה לטפל במערכות ויישומים חדשים. תחום המחשוב על ענפיו הוא תחום המשתנה תדיר ומתפתח במהירות, ועל כן יש לעדכנו עדכון שוטף. חברה הקופאת על שמריה ואינה מעדכנת את מערכות המחשוב שלה זמן רב, יהיה עליה להשקיע משאבים רבים וזמן רב כדי להשיג את ההתפתחות הטכנולוגית. הנוהל קבע שהדירקטוריון הוא שיקבע את המבנה הארגוני של החברה. ואו לם הביקורת העלתה שההחלטה להקים את אגף השיווק וההחלטה לפרקו לא הוצגו לדירקטוריון, והוא ממילא לא אישר אותן. משרד מבקר המדינה העיר לחברה שמאחר שאין לה יחידה מקצועית שתפקידה העיקרי הוא לקבוע את האסטרטגיה השיווקית של החברה ואת יעדיה השיווקיים על פי תכנית עבודה מאושרת, היא מחמיצה את היכולת להתמודד בהצלחה בתחרות העסקית מול החברות האחרות הפועלות בשוק. מאחר שהנהלת החברה לא מצאה לנכון להעלות לפני הדירקטוריון את ההחלטה לפרק את אגף השיווק, לא היה הדירקטוריון יכול לערער על ההחלטה ולוודא שתחום השיווק יטופל כראוי. משרד מבקר המדינה סבור כי ראוי שהמצב האמור לפיו פעילותה העסקית של החברה נעשית ללא יחידה מקצועית שתפקידה העיקרי הוא לקבוע את האסטרטגיה שיווקית ואת היעדים שיווקיים על פי תכנית עבודה מאושרת - יובא לדיון ובחינה של הדירקטוריון, שכן המדובר בנושא עקרוני ומהותי אשר עשויות להיות לו השלכות על התוצאות העסקיות של החברה. משרד מבקר המדינה העיר לחברה כי כאשר היא מעסיקה עובדים ברשויות מקומיות ומאפשרת להן לממן את שכרם, היא עלולה לסייע לרשויות לעקוף את החוק הקובע כי חובה למנות את עובדי הרשות באמצעות מכרז פומבי19 . העסקת עובדים בדרך זו יוצרת רושם מטעה, שכן העובד מועסק במשרה שהיא לכאורה בגדר שירותים שהחברה מספקת לרשות המקומית, אך בפועל אינה כזו. החברה היא אמנם המעביד הפורמאלי אולם אין ביניהם קשר של ממש. משרד מבקר המדינה העיר לחברה כי כאשר העסיקה את יועץ א' במשך שנים ללא חוזה העסקה המוגבל בזמן ומגדיר את תנאי עבודתו ואת חובותיו, חרגה מסדרי המינהל התקין. משרד מבקר המדינה מציין שמסמך הכוונות נחתם שבוע לפני שהחל מר קורפל לשמש מנכ"ל. לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שהיה מדובר בפרויקט אסטרטגי הצפוי לקבוע את התפתחותה של החברה בעתיד ואשר כרוך בהשקעה של משאבים רבים, וכיוון שכבר ביולי 2005 נבחר מנכ"ל חדש לחברה, היה ראוי שהחברה תשהה את החתימה על מסמך הכוונות עד שהמנכ"ל החדש ייכנס לתפקידו ובכך לאפשר לו לבחון את הפתרון הטכנולוגי המוצע, שכן הוא שאמור לנהל את הפרויקט העיקרי של החברה. לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח חשיבותו האסטרטגית של הפרויקט, היקפו ועלותו היה על היו"ר לדווח לדירקטוריון שהחברה מתכוונת להתקשר עם חברת ההסבה - לפני שנחתם מסמך הכוונות. למצער היה עליו לדווח על מסמך הכוונות בדיונים שעסקו באישור הפרויקט ובתקציבו. דיווח כזה היה מאפשר לחברי הדירקטוריון ומנהלי החברה לדעת מה באמת נעשה בעניין הפרויקט. 1. לאחר שהחברה החליטה לשדרג את מערכותיה באמצעות הסבתן לתכנת Java היה עליה לבחון ספקים שונים המתמחים בתחום זה. החברה אמנם טענה כי בחנה שלושה ספקים, אולם כאמור שניים מהם לא עמדו בדרישתה הבסיסית. 2. החברה לא בדקה אם יש לחברת ההסבה ניסיון בארץ, ולא בדקה אם חברת ההסבה עבדה בעבר אצל לקוח שהיקף מערכותיו המוסבות דומה לזה של החברה. היא הסתפקה בשיחה טלפונית עם לקוח אחד בחוץ לארץ, ממנה עלה שהיקף המערכות שהוסבו אצלו היה קטן לאין שיעור מההיקף שהחברה נדר שה לו. לדוגמה, מספר התכניות שהוסבו אצל הלקוח האמור היה כ- 1,250 , ואילו בחברה יש להסב יותר מ - 40,000 תכניות. יצוין שמספר התכניות המוסבות משפיע על משך הזמן של ההסבה, וכן משפיע על היכולת לבדוק את היקף המקרים החריגים והשגויים הקורים בזמן ההסבה. 3. על פי הפרוטוקולים של דיוני ועדת הכספים ושל הדירקטוריון, הדירקטוריון לא ביקש מהנהלת החברה שתציג בפניו מידע נוסף, בעניינים חשובים, כמו שיטת הבחירה של הספק, ניסיונו, הדרך לקבוע את מחיר ההתקשרות, התוצאות של הצורך להפעיל מערכות כפולות - הנוכחית והמשודרגת - וכד'. לדעת משרד מבקר המדינה המעורבות המועטה שגילה הדירקטוריון בעניין הפרויקט כשאישר אותו אינה הולמת את היקפו של הפרויקט ואת חשיבותו האסטרטגית עבור החברה. משרד מבקר המדינה העיר לחברה כי בישיבות של ועדת הפיתוח, ועדת הכספים והדירקטוריון לא הציגה הנהלת החברה לדירקטוריון את פרויקט ההסבה במלואו: 1. החברה לא הבהירה שמדובר רק בשלב הראשון של הפרויקט, שבו תיעשה הסבה בלבד, ושאחריו יהיה על החברה לעשות שינויים בתכניות המחשב עצמן כדי שיהיו יעילות ומתקדמות יותר וכדי שיהיה אפשר לנצל ניצול מלא את הכלים של המערכת החדשה. 2. רשויות מקומיות שיש להן מרכז מחשבים עצמאי ושיבקשו להפעיל את המערכות המשודרגות של החברה יצטרכו לשדרג את המחשבים והתשתיות שברשותן ולהתאימם ל מערכות החדשות. לחברה לא היה מידע בנוגע לתוספת העלות הנדרשת מרשות מקומית כזו לצורך השדרוג האמור והיא לא הציגה את הבעיה בפני הדירקטוריון. מדובר בכ -80 רשויות מקומיות שיידרשו לרכוש מחשבים חדשים ורישיונות שימוש בתכנות שונות, וכן יידרשו לשדרג את תשתיות המחשוב שלהן ולהכשיר את עובדיהן להשתמש במערכות המשודרגות. משרד מבקר המדינה ציין כי על פי התיעוד שבידי החברה, המשך התפעול של המערכות הנוכחיות מלווה במגוון בעיות. כך למשל: חלק ממערכות ההפעלה וחלק ממערכות החמרה שבמערכות הנוכחיות הן ישנות ואי-אפשר לקבל עבורן תמיכה; עלויות החזקתן גבוהות וחברות מתחרות מציעות פתרונות חלופיים זולים. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי היה מקום שמידע זה יוצג לדירקטוריון. 3. כיווןשעל פי הערכת החברה תהליך הסבת המערכות כולן, לרבות הסבת המערכות ברשויות המקומיות, צפוי להימשך כמה שנים, תידרש החברה, בכל אותה תקופה, לספק שירות לשני סוגי מערכות - הנוכחית והמשודרגת. החברה לא הציגה בפני ועדת הפיתוח את תוספת העלות הצפויה לצורך הפעלת המערכות הכפולות. על אף הערה זו של משרד מבקר המדינה החליטה החברה להשקיע שוב בפרויקט גדול וחשוב - הסבת מערכותיה - בלי לבדוק את העניין לעומקו ובלי לבדוק מה הסיכוי שהרשויות המקומיות יסכימו לשדרג את מערכותיהן וכל זאת מתוך כוונה למנוע את המשך איבוד הלקוחות. בביקורת נמצא כי בפרוטוקול של הישיבה האמורה לא נרשמו הדברים שמר לייפר טען שאמר, וכן לא נרשמו בו דבריהם של המשתתפים בישיבה בעניין זה. החברה ציינה בתשובתה שאין היא מכחישה כי בוועדת הפיתוח אכן הסתייג מר לייפר מהמעבר ל- Java , אך עם זאת מר לייפר אינו איש מקצוע בתחום המחשוב, ועל כן .אחרים, ויתרה מכך העובדה שהתפקיד לא אויש בחלק מהתקופות במינוי קבוע - משפיעות על יכולת ההתמקצעות של המנכ"ל בתפקידו, ומקשות על מיצוי תהליכים ארוכי טווח בחברה. לדעת משרד מבקר המדינה, מצב דברים זה עלול לפגוע ביכולת הניהול התקינה של החברה. מן הראוי שהדירקטוריון ייתן על כך את דעתו ויפיק את הל קחים הנדרשים. .היא מסתייגת מהערותיו. משרד מבקר המדינה העיר לחברה שחוק החברות מחייב אותה להכין פרוטוקולים של ישיבות הדירקטוריון וועדותיו, והללו צריכים לשקף את עיקרי הדברים שנאמרו מפי המשתתפים בישיבה. אף שחלפו חמש שנים מאז פורסם החוק, לא התקינו משרד הפנים ומשרד האוצר את התקנות האמורות, שבלעדיהן לא ייכנס החוק לתוקף. מחדל זה מעכב את החלת החוק על "תאגיד מקומי" כהגדרתו בחוק. משרד מבקר המדינה מעיר כי הבחירה בחברת ההסבה בלי לעשות מכרז ראוי נעשתה תוך ניצול העובדה שטרם הותקנו התקנות האמורות והיא אינה עולה בקנה אחד עם כללי מינהל תקינים החלים על גוף ציבורי. .משרד מבקר המדינה העיר ליו"ר כי גם אם ההסכם כפוף לאישור הדירקטוריון, המנכ"ל צריך להיות שותף בגיבוש תנאי ההסכם ו לחתום עליו, שכן הוא בעל המשרה הבכיר האחראי לניהול הפרויקט ולהצלחתו. דברי יו"ר החברה כי הוא חותם על הסכמים משמעותיים "ללא המנכ"ל וחתימתו" מעידים על מעורבותו היתרה בניהול השוטף של החברה. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את פעולות החברה, שלא שיתפה את המנכ"ל בקבלת ההחלטות בעניין שדרוג המערכות והסבתן, בבחירת החברה שתעשה את ההסבה, במשא ומתן לקביעת תנאי החוזה ובחתימה על החוזה עצמו.
.ריכוז המידע הרלוונטי וניתוחו על ידי הדירקטוריון ומנכ"ל החברה. ראוי שהדירקטוריון והחברה יפיקו מכך לקחים לקראת ביצועם של פרויקטים אחרים בעתיד. בחילופים התדירים של מנכ"לי החברה יש כדי לפגוע בה. על דירקטוריון החברה לפעול לכך שבחברה יכהן מנכ"ל במשך פרק זמן שיאפשר הובלה ויישום של מהלכים ניהוליים ועסקיים ממשיים. נוכח העובדה שכבר אין לחברה שליטה בלעדית בתחום המחשוב של הרשויות המקומיות ונוכח התחרות המתגברת בתחום זה, על בעלי המניות של החברה ועל הנהלתה לבחון מחדש את יעדי החברה ואת תחומי פעילותה ולהתאים אותם לשוק התחרותי והמתקדם. יש מקום שהחברה תקיים סקר שביעות רצון בקרב לקוחותיה על מנת לשפר את יכולת התחרות שלה. הדבר נדרש בעיקר עקב השינויים שחלו לאחרונה בסביבה שבה פועלת החברה. על החברה לעגן את תהליכי קבלת ההחלטות בדבר הענקת הנחות וזיכויים בנהלים כתובים אשר יבטיחו פעולה מבוקרת, המתבססת בין היתר על פרמטרים עסקיים. בתחום קבלת עובדים יש מקום שהחברה תקיים בדק בית ותנקוט את הפעולות הדרושות על מנת להבטיח כי גיוס עובדים לחברה יושתת בעתיד על הליכי מיון ובחירה שוויוניים ושקופים.