נתיבי ישראל - החברה הלאומית לתשתיות תחבורה בע_מ . מכרזים והתקשרויות - מעצ - החברה הלאומית לדרכים בישראל בע_מ 1. הביקורת העלתה, כי בשמונה מקרים ההצעות שהתקבלו במכרזים חרגו מהאומדן ב- 78%-17.39 % . בחברה לא היה מנגנון מובנה לניתוח הסיבות לפערים הניכרים בין הצעות הקבלנים לאומדן של החברה. קיומו של מנגנון כזה, המעוגן בנוהלי החברה, יאפשר להפיק לקחים ולצמצם ככל האפשר את הפערים הללו, משרד מבקר המדינה העיר לחברה כי תנאי הסף חייבים להיכלל בנוהל כתוב ומפורט בחברה ולא רק בפרסומיה לציבור. נמצא כי עד מועד סיום הביקורת, אוקטובר 2007 , לא השתמשה החברה בכלי זה לבחירת ספק מועדף ולא בחרה ספקים על פי אמות מידה שנקבעו בנוהל להערכת ספקים. הביקורת העלתה כ י למערכת לא הוזנו נתוני ההתקשרויות שהועברו מיחידת הסמך. כמו כן אי-אפשר לשחזר באמצעות התוכנה הקיימת בחברה את יתרת היקף העבודות של כל ספק. כלומר, לא היה בידי החברה כלי אמין ועדכני לבדיקת היקף העבודות של כל ספק. לפיכך אי -אפשר היה לדעת אם הספקים שנבחרו אכן היו בעלי היקף עבודה מצומצם לעומת ספקים אחרים. .שאם לא כן אומדני החברה לגבי הפרויקטים השונים לא יהיו עוד כלי חשוב בתהליך קבלת החלטות או יגרמו לתקצוב לא נכון של ההתקשרויות. .4. נמצאו תשעה מקרים שבהם המזמין (מנהל הפרויקט) ביקש הצעות מחיר לביצוע העבודה, ורק אחר כך הועבר הנושא לאישור ועדת התקשרויות, בניגוד לסדרי בקרה פנימיים נאותים. לדעת משרד מבקר המדינה, ההנחות הגדולות שנתנו המציעים, 62% ו- 78% .מהמחירים שפרסמה החברה, מעלות חשש שהמחירון של החברה לא היה ריאלי עד מועד סיום הביקורת לא נמצאו מסמכים המעידים על קיום דיון מעמיק בחברה לקביעת כללים ונהלים בנושא, כפי שהמליץ המומחה. הביקורת העלתה כי אף שבסמכות ועדת החריגים לאשר שינויים והגדלות כמויות עד 5 מיליון ש "ח, אם יש לכך כיסוי תקציבי, ועדת החריגים אינה משתמשת בסמכות זו, אלא רק ממליצה לוועדת מכרזים. החברה הסבירה למשרד מבקר המדינה בתשובתה מ- 6.12.07 כי ועדת מכרזים היא הגוף המוסמך לעסוק בהגדלה של היקף ח וזים ולקבל החלטות בנושא ולא ועדת חריגים. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי אם הגוף הבלעדי שמוסמך להחליט לגבי הגדלת היקף החוזה הוא ועדת מכרזים, אזי עליה לשנות את נהליה ולוודא כי עניינים אלה יובאו להחלטת ועדת מכרזים. על החברה להקפיד על סדרי בקרה נאותים, המחייבים הפרדה בין סמכויות קבלת ההחלטות של מזמיני ההתקשרויות ובין סמכויות קבלת ההחלטות של ועדת ההתקשרויות. עליה להקפיד שעבודות חריגות יובאו לאישור ועדת חריגים מראש ולא בדיעבד, כמתחייב על פי סדרי מינהל תקין, וכן לדאוג לנהל מעקב אחר ההחלטות האופרטיביות של ועדת מכרזים. על דירקטוריון החברה לדון בממצאי הביקורת, ולוודא כי הליקויים שנמצאו והוצגו בדוח זה יתוקנו. . משרד מבקר המדינה העיר לחברה כי אפשר להקדים תשלומים לספקים, אולם הקדמות התשלום חייבות להיעשות בהתאם לאמות המידה שיהיו מעוגנות בנהלים כתובים וברורים. משרד מבקר המדינה מעיר כי הגשת בקשה בדיעבד לאישור חריגים לוועדת החריגים ולוועדת מכרזים מנוגדת לנוהל חריגים ולסדרי מינהל תקין. נמצא כי לא הוגש דוח מסקנות והמלצות ערוך בידי סמנכ"ל תכנון וביצוע, אף שהיה עליה להגישו למנכ"ל עד 31.7.07 .לפי החלטת ועדת מכרזים נמצא כי רוב הפניות לוועדת חריגים לאישור עבודות חריגות, הגדלות כמות וכדומה לא נעשו מראש כפי שנקבע בנוהל חריגים, אלא בדיעבד (ראו דוגמאות להלן). . הביקורת העלתה כי מנהלי הפרויקטים אינם מכינים אחת לרבעון דוח לעיון ולבחינה של ועדת החריגים כנדרש, וועדת החריגים אינה דורשת מהם דוח כזה. מכאן שוועדת החריגים גם אינה מגישה את מסקנותיה והמלצותיה לעיון ולדיון של ועדת מכרזים. .עוד נמצא כי לא מנוהל מעקב אחרי ביצוע הנחיות אופרטיביות של ועדת מכרזים להמשך הטיפול של גורמים מקצועיים בחברה. הנוהל של החברה להתקשרות עם בעל מקצוע מומחה פוטר לחלוטין התקשרויות לרכישת שירותיהם של בעלי מקצוע מחובת מכרז. מאחר שעל פי התקנות, הסמכות לפטור מחובת המכרז נתונה לוועדת המכרזים, היה על החברה להביא את הנוהל לאישורה של הוועדה. על הוועדה לבחון אם ראוי לאשר את הנוהל כלשונו או לבצע בו שינויים. לדעת משרד מבקר המדינה, עליה לבחון אם יש בעלי מקצוע מסוימים או היקפים מסוימים של עסקאות שההתקשרות עמם יכולה להיות נושא למכרז, וזאת כדי להגדיל את שוויון ההזדמנויות של נותני שירותים בכוח.
לדעת משרד מבקר המדינה, המלצת המזמין על ספק מועדף לפני הדיון בוועדת ההתקשרויות כקבוע בנוהל ובחירת הספק שעליו המליץ המזמין ברוב הדיונים בוועדת ההתקשרויות עלולה לתת משקל יתר לעמדת המזמין, לפגוע בעקרונות השוויון והיעילות ובסדרי בקרה פנימיים נאותים. סדרי בקרה פנימיים נאותים מחייבים הפרדה בין סמכויות קבלת ההחלטות של המזמין ובין סמכויות קבלת ההחלטות של ועדת ההתק שרויות: על המזמין לקבוע את סוג העבודה הנדרשת וועדת ההתקשרויות צריכה להיות הגורם הבלעדי הבוחר את הספק.