משרד האוצר . מינהל הרכש הממשלתי משרד מבקר המדינה רואה בחומרה רכש עצמאי על ידי משרד שעה שקיים מכרז מרכזי בתוקף, דבר המהווה הפרה ברגל גסה של חובות הקבועות בתקנות חובת המכרזים. גם כאשר משרד סבור כי המוצר הדרוש לו אינו נכלל ברשימת המוצרים שניתן לרכוש במסגרת המכרז המרכזי הרלוונטי, אין כל מקום לבצע התקשרות עצמאית לרכישתו. על המשרד להעלות את הסוגיה לפני מינהל הרכש ולבקש להכניס את המוצר למכרז. לחלופין, עליו לפנות לוועדת הפטור ולבקש פטור מרכישת המוצר באמצעות המכרז המרכזי. לא נמצא כי מינהל הרכש פועל כנגד משרדים ויחידות סמך ה"עוקפים" את ההתקשרויות שנעשו באמצעות המכרזים המרכזיים ללא קבלת פטור כנדרש על פי התקנות. המינהל מסתפק בשליחת מכתבים בלבד לאותם משרדים המפירים את תקנות חובת המכרזים והוראות התכ"ם. משרד מבקר המדינה מעיר למינהל הרכש כי עליו לבחון את דרכי ההתמודדות עם הגופים המפירים על מנת להבטיח את קיום הוראות הדין ולוודא שימוש אפקטיבי במכרזים המרכזיים וכדי למנוע הפרות שיש בהן כדי לפגוע ביעילות הרכש ואף פותחות פתח לגלישה במדרון חלקלק, העלול להביא למעשי שחיתות. משרד מבקר המדינה מעיר כי גיבוש תבניות מסמכים אחידות להכנת מכרז וחוזה התקשרות יקצרו את הזמן הדרוש להכנת מסמכים אלו על ידי המשרדים, ובכך יביא ו לייעול ולקיצור תהליכי הכנתם ופרסומם של מכרזים במשרדי הממשלה. על מינהל הרכש בשיתוף הלשכה המשפטית לפעול בהקדם להשלמת כתיבת התבניות. נמצא כי דוחות סיכום ההתקשרות שהכין מינהל הרכש אינם כוללים סקירה וניתוח של נתונים על אודות היקפי הרכש של המשרדים. נוסף על כך, הדוחות גובשו מספר חודשים מצומצם לפני סיום תקופת ההתקשרות המקורית ולא שנה לפני תום המכרז, כפי שקובע הנוהל, דבר שמצמצם את זמן ההחלטה בנוגע להמשך ההתקשרות. מעבר למענה שנותן מינהל הרכש לפניות ולתלונות של המשרדים במהלך תקופת ההתקשרות, מן הראוי כי יגבש תוכנית בקרה מסודרת. תוכנית זו תכלול למשל ביצוע ביקורות עומק וסקרי שביעות רצון על מכרזים מרכזיים אחת לתקופה , קיום פורומים קבועים עם מנהלי הרכש ועם ספקים כדי לשמוע את דעתם בנוגע למכרזים קיימים ועתידיים, וכדומה. משרד מבקר המדינה מעיר כי על מינהל הרכש להקפיד שפרק הזמן שבין פרסום הכוונה להוצאת המכרז לבין מועד פרסומו יהיה קצר, שאם לא כן, נמנעת מהמשרדים השונים האפשרות לרכוש את השירותים או המוצרים הנחוצים להם במשך תקופה ארוכה. כמו כן, עליו להתאים את כותרות המכרזים לתכולתם, אחרת כותרת המכרז בפני עצמה תמנע ממשרד ממשלתי לערוך התקשרות ולרכוש מוצרים או שירותים על פי צרכיו, אף שאין כוונה לעורכי המכרז ליצור מצב מסוג זה. מתשובות מנהלי הרכש במשרדים עולה כי מינהל הרכש אינו עומד בלוחות הזמנים שהוא קובע לפרסום מכרזים מרכזיים, ואינו מודיע למשרדים די זמן מראש על יציאה למכרז עתידי או על כוונתו שלא לחדש מכרזים מרכזיים קיימים. בבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי אין במינהל הרכש נוהל המסדיר את הפעולות שיש לבצע בתהליכי ניהול ההתקשרות, הפיקוח, הבקרה והפקת הלקחים מביצוע מכרזים מרכזיים. עוד עולה כי אין הור את תכ"ם שקובעת כי על המשרדים להעביר למינהל הרכש אחת לתקופה חוות דעת על הספקים הזוכים במכרז מרכזי ומידע על אודות עמידת הספקים בתנאי ההתקשרות מבחינת איכות המוצרים, לוחות הזמנים, איכות השירות ועוד . גם כשיש החלטה של המינהל שלא לממש אופצייה במכרז קיים שעומד להסתיים, עליו להכין דוח סיכום התקשרות המפרט את הסיבות להפסקת המכרז או לאי-חידושו, אשר יתרום לתהליכי הפקת הלקחים. כמו כן, על מינהל הרכש להודיע למשרדי הממשלה די זמן מראש על אי-מימוש אופצייה במכרז קיים כדי לאפשר להם להתארגן בהתאם לכך (למשל, פרסום מכרז בעצמם). ב. בסוף חודש מאי 2017 סיימה את תפקידה מנהלת מינהל הרכש ועד למועד סיום הביקורת - פברואר 2018 - טרם מונה לה מחליף קבוע. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את השארתו של מינהל הרכש ללא מנהל במשך זמן כה רב. . עוד עולה כי לרוב מתמנ ה לתפקיד מנהל מינהל הרכש חשב כחלק מסבב חשבים 17 ,למספר מצומצם של שנים, ובדרך כלל ללא ידע נחוץ וללא התמחות בתחומי הרכש והלוגיסטיקה. נוסף על כך, קצב תחלופת מנהלי מינהל הרכש בעשור האחרון הינו גבוה, ו משנת 2005 עמדה תקופת האיוש הארוכה ביותר של תפקיד זה על ארבע שנים. שאר המנהלים התמנו לתקופות של שלושה חודשים, עשרה חודשים, שנה וחצי, שנתיים וארבעה חודשים, ושלוש שנים ושלושה חודשים. התחלופה הגבוה ה של מנהלי מינהל הרכש והעובדה שבדרך כלל אין הם מגיעים מתחום הרכש מקש ות על תפקוד רציף ויעיל, על למידת התפקיד ועל השלמת רפורמות במינהל הרכש ובמשרדי הממשלה, ופוגעות ביכולת לגבש חזון ולהתוות מדיניות בתחום הרכש הממשלתי. על אגף החשכ"ל לבחון האם ראוי להשאיר את תפקיד מנהל מינהל הרכש במסגרת סבב החשבים, או שמא יש להעדיף למנות מנהל המתמחה בתחום הרכש. .מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בטרם הועברו חלק מעובדי מינהל הרכש לחברת ענבל לא שקל אגף החשכ"ל פתרונות נוספים למבנה מינהל הרכש, כגון הפיכת ו ליחידת סמך או לחברה ממשלתית שמתמחה ברכש , כפי שנעשה במדינות מובילות בעולם וכפי שהמליצה ועדת המשילות . השינוי הארגוני במינהל הרכש למעשה פתח יחידה שלמה של המינהל בחברת ענבל, שעובדיה מנותקים פיזית ומקצועית ממינהל הרכש. הדבר מתבטא, בין היתר, בשייכות ארגונית שונה ובמתכונת העסקה שונה. לאור המלצות הוועדות השונות, סקר הסיכונים והניסיון בעולם, על אגף החשכ"ל ונש"ם לבחון יחד את הפתרון המיטבי למבנה מינהל הרכש שיאפשר ניהול רכש ממשלתי יעיל וחסכוני. נמצא כי רשימת השמות של מנהלי הרכש שמסר מינהל הרכש אינה מעודכנת, ולא כללה שמות ופרטי התקשרות עדכניים עם מנהלי הרכש. משרד מבקר המדינה מעיר כי אחד מתפקידיו הבסיסיים של מינהל הרכש הוא יצירת ממשק עם מנהלי הרכש במשרדים הממשלתיים וביחידות הסמך כדי להדריכם, לבחון את צורכיהם ולאסוף נתונים על אודות הרכש הממשלתי. היעדר נתונים עדכניים מונע ממינהל הרכש למלא את תפקידו זה. על מינהל הרכש לעדכן באופן מיידי את רשימת פרטי מנהלי יחידות הרכש שברשותו, מאחר שהיא מהווה את התשתית לפעילותו מול משרדי הממשלה ויחידות הסמך, ולדאוג לעדכנה באופן סדיר ושוטף.
א. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי משך הזמן הנדרש על מנת לאייש משרות תקן במינהל הרכש הוא ארוך מאוד, עד כדי שנים אחדות לעיתים. זאת בין היתר נוכח התמשכות ההליכים מול נציבות שירות המדינה בעניין זה. למשל, התפקיד של מנהל תחום מתודולוגיה, הכשרה והדרכה במינהל הרכש אינו מאויש יותר משנתיים בשל קשיים שבהם נתקל המינהל בגיוס כוח אדם ובעבודה מול הנציבות.