משרד הכלכלה והתעשייה . האגף לאיגוד שיתופי - משרד התעשייה, המסחר והתעסוקה .בקיבוץ. אשר על כן מחובתו של הרשם המופקד על התנהלותן התקינה של האגודות ועל הגנת האינטרסים של חבריהן, לעשות לאכיפתן של תקנות הסיווג ותקנות הערבות ההדדית ולפקח על יישומן, כדי למנוע מצב של התנהלות שאינה תקינה לאורך שנים, כפי שהיה במהלך התקופה עד להתקנתן. חוות הדעת המצרפת דוח הכולל נתונים מלאים על מצבו של הקיבוץ חשובה מאוד, משום שהיא כוללת את הכנסות החברים, ובכך מאפשרת לאגף לבדוק אם הקיבוץ מקיים בפועל את דרישות תקנות הערבות ההדדית, שהיא תנאי לסיווגו כקיבוץ מתחדש על פי תקנות הסיווג. .לא סיכם את בדיקת התלונה וממצאיה, ולא הודיע בכתב למתלוננים על תוצאות הטיפול בתלונה. למעשה לא השיב האגף באופן קונקרטי על טענות המתלונן, והותיר חלקים מהותיים מטענותיו ללא מענה. ואולם, התברר כי חלק מהחקירות שניהל האגף לא הגיעו לכלל סיום על אף שחלף זמן רב מאז תחילתן, או שהסתיימו רק לאחר זמן ניכר: במהלך השנים 2005 -2007 הסתכם מספר החקירות שהאגף קיים או החל בהן (ביזמתו או על פי בקשה) ב -328 . הבדיקה העלתה כי נכון למועד סיום הביקורת, ספטמבר 2008 , לא הוגשו דוחות חקירה סופיים ל-28 חקירות (כ-9%.) יצוין כי 11 מתוכן החלו עוד בשנים 2005 -2006 , כלומר לפני שנתיים ומעלה. באשר ל-300 החקירות שהסתיימו- התברר כי 49 מהן יוצא, אפוא, כי רק לאחר למעלה משנה וחצי מיום קבלת התלונה סיים האגף את טיפולו בנושא רגיש זה, כאשר במהלך אותה תקופה כיהן בוועדת הביקורת חבר שהיה פסול מלכהן בה. זאת וע וד, למרות שהחקירה כשלעצמה לא הייתה מורכבת, ונדרש בה בירור עובדתי קצר בלבד, היא נמשכה שמונה חודשים תמימים - זמן בלתי סביר בנסיבות אלה. הביקורת העלתה כי אין אחידות בתיעוד של מסמכים הנוגעים לחקירה. בדוחות מסוימים יש פירוט של המסמכים ששימשו את החוקר והם מצורפים לדוח, בדוחות אחרים המסמכים מאוזכרים, אך אינם מצורפים, ולעתים אין אזכור של המסמכים כלל, וממילא הם אינם מצורפים. לפעמים מציינים החוקרים בדוחות כי החקירה כללה פגישה עם גורמים שונים, ואולם אין בתיק תרשומות של פגישות אלה. הביקורת העלתה כי האגף לא פרסם נוהל ובו הנחיות מחייבות וברורות בנוגע לאופן ביצוע הבדיקה, מתי יכול המפקח להסתפק בתשובת האגודה על התלונה, ומתי עליו לקיים בדיקה עצמאית משלו. יתרה מזו - המפקח אינו נדרש לכתוב דוח מסכם שידווח על מסקנותיו, על דרכי הבדיקה ועל הנתונים שהובילו אותו למסקנות שהגיע אליהן. מבדיקת תיקי האגודות עולה גם שבדיקת התלונות או הסיבות להימנעות מהבדיקה אינם מתועדים במסמכים. הדבר פוגע הן באיכות בדיקת התלונות, והן באמון הציבור בהליך הבדיקה. תשובת המפקח אינה מדווחת על הבדיקה שערך לבירור התלונה, ואינה מציינת מה היו מסקנות האגף לגבי התלונות הספציפיות. במקום זה הסתפק האגף בצירוף תשובתו של הוועד ושל מספר חברים, שלא השיבו באופן קונקרטי על טענות רבות שהועלו בתלונות. כן צורף לתשובה דוח מבקר הפנים שהשיב על עניין אחד בלבד שהועלה בתלונה, אך לא בנושאים האחרים. משרד מבקר המדינה העלה כי כבר באוגוסט 2008 הודיע הוועד הממונה לאגודה ולאגף כי החליט לסיים את תפקידו, ולהעביר את ניהול האגודה לידי וועד נבחר. בנובמבר 2008 , לאחר מועד שיגור טיוטת דוח הביקורת של משרד מבקר המדינה לתגובת האגף, הודיע מנהל יחידת הפיקוח לוועד הממונה כי כהונתו עומדת להסתיים, והורה לוועד לקיים אספה כללית לבחירת ועד חדש. ואולם האגף לא כרך את ההוראה בתלונות שהוגשו, ובכך שסיום כהונת הוועד מייתר את המשך הבדיקה. האגף גם לדעת משרד מבקר המדינה ראוי היה שהמידע האמור יהיה בידי האגף לצורך מעקב שוטף אחר התהליך וזירוזו. ראוי היה שהאגף יעשה שימוש בסנקציות העומדות לרשותו בחוק, וכן במ שלוח הערות ותזכורות לקיבוצים, או לבאי כוחם, בדבר התמשכות התהליך בשלביו השונים, דבר שלא נעשה. (ב) בשלושה מקרים נוספים דחה המפקח תלו נה על סמך תגובת האגודה, אך זאת בלי שבדק את נכונותה ואמינותה. יתרה מזו - בשניים מהמקרים לא השיבה האגודה באופן קונקרטי על טענות המתלונן, וחלקים מהותיים מטענותיו נותרו ללא מענה (ראה להלן - קיבוץ א). האגף לא קבע נוהל שיגדיר את הבדיקות שייעשו לצורך מתן חוות הדעת (למשל - הסתמכות על ההשקעות בקיבוץ ובתאגידיו; הרכב ההלוואות בקיבוץ ובתאגידיו והשפעתם על המצב הכספי בעתיד וכו'). האגף גם לא הורה על קיום מתכונת דיווח אחידה של חוות הדעת בעניין ההיתכנות הכלכלית. עולה מכאן כי האגף לא אכף את תקנות רשויות האגודה בדבר המצאת פרוטוקול אסיפה כללית שנתית, וזאת על אף שהנתונים הצביעו על התנהלות לא תקינה של רשויות האגודה (ראו גם להלן - ביקורי פיקוח שוטפים באגודות). . הביקורת העלתה כי עד נובמבר 2007 לא עשה האגף שימוש באופן שוטף ושיטתי בנתוני הנספחים לדוחות הכספיים שהועברו אליו ע"י האגודות. בנובמבר 2007 החל האגף בבדיקת נתונים אלה ב אמצעות מיקור חוץ (ראו להלן - המצאת דוחות כספיים מבוקרים לרשם ובדיקתם).
משרד מבקר המדינה מעיר כי עקב חשיבותם של הנספח וסקירת המנהלים מן הראוי שהרשם ישקול להמליץ לשנות את תקנות רשויות האגודה ויגדיר את הנספח ואת סקירת המנהלים "דוחות החייבים אישור של האסיפה הכללית".