מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע_ר) . היבטים בהתנהלות המכון הטכנולוגי בחולון משרד מבקר המדינה מעיר כי מהאמור עולה כי המנכ"ל הוא היחידי שיכול להחליט על הגדלות ועל העברות לתקציבים במהלך השנה. לפיכך, כל בקשה לממן מהרזרבה פעילות אקדמית או מינהלית שלא תוקצבה מראש צריכה לקבל את אישורו של המנכ"ל. יוצא אפוא שההחלטה נתונה אך ורק בידיו של ה מנכ"ל. משרד מבקר המדינה מעיר כי גם פעולות אלו של המנכ"ל מהוות עקיפה למעשה של סמכויות נשיא המכון. .הביקורת העלתה כי נעשו החלטות והתקשרויות ללא ידיעתו של הנשיא היוצא להלן הפרטים: בביקורת הועלה כי בכל שנה מנפיק המכון לספק הזמנ ת רכש באישורם של המנכ"ל ושל מנהל הכספים, ללא כל מכרז. לדבריו של הנשיא היוצא, הוצאות אלו בוצעו ללא אישורו ובלי שדווח לו על ההתקשרות המתמשכת. דהיינו, היה זה המנכ"ל ולא הנשיא היוצא שהחליט אלו מנהלים מהאקדמיה יקבלו ייעוץ. משרד מבקר המדינה מעיר כי הדעת נותנת שאם המנכ"ל אכן יצר קשר עם גורמים רשמיים במוסדות בחו"ל וקבע עמם מראש מועדים לפגישות, לביקורים ולהשתלמות, בוודאי לא היתה אמורה להיות סטייה של יותר מ -%50 מהתכניות המתוכננות, בייחוד כאשר הנסיעות נעשו בסמוך לאחר הגשת הבקשות עם "התכנית" לאישור הנשיא. על כל פנים, לפי סדרי מינהל תקין, ואף לפי הכללים הקבועים בנוהל הנסיעות, אין לקבל מצב שבו אדם המשמש בתפקיד בכיר יגיש את אותן התכניות לנסיעות לחו"ל ללא לוח זמנים מוגדר ותחום וללא ציון אף לא שם של אדם אחד שהוא מתכוון להיפגש עמו במסגרת השתלמות ממומנת האורכת כמה שבועות. ברור שהכינוי "תכנית משוערת" לתכנית המרוקנת מכל תוכן ממשי, אין בו די כדי לתת מענה כלשהו לעניין ליקוי חמור זה. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את העובדה שהנשיא הקודם והנשיא היוצא לא קיימו את חובתם מתוקף תפקידם לבדוק את יעדי הנסיעות החוזרים בכל הבקשות ואת לוחות הזמנים שלהן. היה עליהם לסרב לבקשות לנסיעות לחו"ל המרוקנות מכל תוכן ממשי כאמור, ובוודאי שלא הייתה "תכנית מפורטת", כנדרש לפי נוהל הנסיעות. מילוי חובתם זו היה בו די לכאורה כדי לאשר ולממן רק נסיעות בתפקיד המועילות למכון. להלן שתי דוגמאות לפערים בין המועדים שצוינו בבקשה לנסיעה ובין הביצוע בפועל: משרד מבקר המדינה מעיר למכון כי בניגוד לטענותיו אלה, נוהל הרכש נוגע גם לשירות ולביצוע עבודה. זאת ועוד, על פי הנוהל יינתן פטור ממכרז לספק שהוכר כבלעדי לאספקת ס וג השירות או בהתקבל המלצה מקצועית על רכישת שירות מספק מסוים, והמלצה כזאת כאמור לא התקבלה. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי ממסמכי המכון עלה שהנשיא היוצא לא קיבל ייעוץ מהספק בתקופת כהונתו אלא כמה שנים לפני כן, וגם אז בהיקף שולי36. )(ב דוגמה נוספת להתנהלות הזאת ניתן לראות גם בנושא יציאה של עובדים ללימודים במימון המכון. המכון טען כי ההחלטות בנושא זה היו על דעת הנשיא, גם אם בחלק מהמקרים אין לכך עיגון בכתב. אולם בישיבת הוועד המנהל וועדת הביקורת מאוגוסט 2013 ציין הבודק המיוחד כי "נשיא המכון אמור להיות הגורם המאשר את היציאה ללימודים של עובדי המכון במימון תקציבי של המכון... עובדות מינהליות א ו[ לימודיהן של- ]ב מהווים הוצאה כספית שנשיא המכון לא נטל חלק בתהליך קביעתה". יצוין כי לפי חישובי צוות הביקורת סכום ההוצאה, לרבות הגילום, הוא כ- 300,000 ש"ח37 . 2. הדיווחים הידניים המוגשים ליחידת משאביאנוש מועברים כמו שהם למדור שכר, דבר התורם לטעויות ברישום זכויות העובדים, כפי שיפורט להלן. 3. מדור שכר מעדכן את תלוש השכר רק לפי הדיווחים החודשיים שיחידת משאבי אנוש מגישה לו. נמצא כי כל דיווח חודשי ידני שלא הוגש במועדו, לא עודכן באותו החודש לא בתלוש השכר ו לא במערכת השכר, ואף לא בחודשים העוקבים. זאת ועוד, במקרים רבים דיווחים שהועברו למנהל יחידת משאבי אנוש לא עודכנו בתלושי השכר של המנכ"ל ושל עובדים אחרים המדווחים באופן ידני. בבדיקת דיווחי המנכ"ל לתקופה ינואר 2004 - אפריל 2013 נמצא כי נרשם פער של 57 ימי חופשהו-6 ימי מחלה שחלקם לא דווחו למנהל יחידת משאבי אנוש וחלקם דווחו ולא עודכנו לא במערכת השכר של המכון ולא בתלוש השכר של המנכ"ל. עוד נמצא כי ב -14 מהמקרים היו דיווחיו של המנכ"ל הגורם לרישום השגוי או לאי -הרישום בכלל. למשל, בספטמבר 2008 , בתאריכים 17.9.08 - 7.9.08, י צא המנכ"ל לחופשה פרטית בחו"ל שלא במסגרת נסיעותיו שדווחו כנסיעות "השתלמות ועדכון ידע" (ראו לעיל), אך בדיווח החודשי שהגיש למנהל יחידת משאבי אנוש לא רשם המנכ"ל כי נעדר מעבודתו באותו החודש. מבדיקת דיווחיהם של עובדים המדווחים באופן ידני לתקופה ינואר 2009 - דצמבר 2012 נמצא כי גם בדיווחים שלהם נרשמו פערים. בדיווחים של עובד אחד נרשם פער של 6 ימי חופשה ויום מחלה אחד, ובאלה של עובד אחר- 11 ימי חופשה ויום מחלה אחד. בנוגע לשניהם נמצא כי כל ימי ההיעדרות דווחו בטופס הידני, אך לא עודכנו לא במערכת השכר של המכון ולא בתלושי השכר שלהם. משרד מבקר המדינה מעיר כי דיווחי המכון לוות"ת לא היו מדויקים בלשון המעטה. המכון נמנע מלדווח לוות"ת שהוא מעסיק מרצים, שלא עברו ועדת מינויים כנדרש, בתנאי העסקה של סגל אקדמי בכיר ואף העניק להם גמול הצטיינות בניגוד לנוהל. נמצא כי בשנות הלימודים התשס"ט-התשע"ב בחרה הוועדה הפנימית 4-3 מרצים מצטיינים שאינם חברי סגל אקדמי במכון, ומעולם לא עברו את ועדת המינויים של המכון. עוד נמצא כי לשניים מהמרצים האמורים אף אין תקן, והם מועסקים בחוזה אישי; הכול בניגוד לנוהל הצטיינות. בסיום הדיון התקבלה החלטה בוועד המנהל כי תיבחן האפשרות לבנות את רוב החניות בחניון התת-קרקעי, אך לא התקבלה כל החלטה בעניין המימון לבניית 300 מקומות חניה שייצא מתקציב המכון. כמו כן לא התקיים כל דיון בקשר לעלות הבנייה ולא הועלתה השאלה אם בתקציב המכון אכן יימצא מימון לצורך הזה. יו"ר הוועד המנהל דאז הציג בדיון את חוזה ההפעלה וביקש מהוועד המנהל לאשר אותו. לא הנשיא דאז ולא יו"ר הוועד המנהל ציינו בפני הוועד המנהל כי המכון יידרש למימון בנייתם של 300 מקומות חניה. יוצא אפוא כי הוועד המנהל אישר את חוזה ההפעלה בלי שהתבקש במפורש לאשר את המימון הנוסף ולקבוע הוראות או תנאים הנוגעים להיקף המימון האמור ולמקורותיו. .בביקורת נמצא כי באוגוסט 2009 החליטה הוועדה הפנימית במכון על ביטול דירוג קבוצות ההצטיינ ות וקבעה כי תהיה קבוצת מצטיינים אחת הזכאית לגמול הצטיינות שישולם בתשלום חד -פעמי שווה לכל מצטיין; החלטה זו של הוועדה הפנימית עומדת בניגוד לקבוע בנוהל בנוגע לשנים אלו התשס"ט-התשע"א ולשנת הלימודים התשע"ב ואף בניגוד להסכם הקיבוצי שבו הוסכם כי ייקבע תגמול חודשי על פי דירוג ארבע הקבוצות. לדעת משרד מבקר המדינה, כל שינוי מהוראות ההסכם הקיבוצי צריך לקבל אישור מיוחד של הוות"ת שכאמור העבירה למכון תוספת הקצבה לעניין זה; אולם הדבר לא נעשה. כאמור, המכון קיבל מהוות"ת את תוספת ההקצבה שחלק ממנה נועד לתשלום גמול הצטיינות בשנת הלימודים התשע"ב. כמו כן, המנכ"ל התחייב כי המכון ימלא אחר הוראותיו של ההסכם הקיבוצי ואחר הוראות הוות"ת כלשונן. משרד מבקר המדינה מעיר כי למרות האמור לא שולמו בפועל גמולי הצטיינות בשנת הלימודים התשע"ב לא באופן שנקבע בנוהל ההצטיינות ובהסכם הקיבוצי ולא לפי הסכומים שנקבעו. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את התנהלותו של המכון, בייחוד לנוכח התחייבותו של המנכ"ל לוות"ת בעניין זה. מהדיווח של המנכ"ל למחלקת הכספים נמצא שב- 31.12.08 הוא היה בניו יורק (שלא לפי הבקשה שהגיש עובר לנסיעה), אך הוא לא דיווח למשאבי אנוש על יום זה כיום השתלמות וגם לא כיום חופשה ולכן קיבל עבורו תשלום תמורת יום עבודה. חרף זאת, דרש המנכ"ל החזר בסך 395 ש"ח עבור שכירת רכב באותו יום48 על שמו ועל שם בנו שגר בניו ג'רזי. עוד נמצא כי המנכ"ל הגיש קבלה למחלקת כספים על סך 1,186 ( ש"ח312 )דולר עבור רכב שכור לתקופה 11.1.09 -4.1.09 . הרכב נשכר בנמל התעופה הבין-לאומי של מקסיקו ועל טופס השכרת הרכב חתום המנכ"ל עצמו, אך שם הנהג, כתובתו, מספר רישיון הנהיגה שלו וכרטיס האשראי שבאמצעותו נעשה התשלום הם של בנו. הרכב השכור היה רכב גדול עם שבעה מקומות ישיבה, שלאדם אחד או לזוג אין כל צורך בו. לקבלה בגין שכירת הרכב צורפה חשבונית מ- 10.1.09 על סך247 ש"ח עבור גלישה באינטרנט בשני חדרים במלון49 במקסיקו שבו שהה. יוצא איפה שהמנכ"ל היה בחופשה מ - 31.12.08 עד 11.1.09 , דהיינו12 יום מתוך התקופה ששהה בחו"ל. כאמור תמורת תקופה זאת קיבל המנכ"ל החזר הוצאות, ובעד חלק גדול מהימים קיבל תשלום תמורת ימי עבודה. מן הראוי לציין כי על פי הבקשה לנסיעה שהמנכ"ל הגיש לאישור הנשיא, הוא היה אמור להיות בהשתלמות באוניברסיטה בניוארק במשך כל שבוע העסקים, מ- 5.1.09 עד 9.1.09 . אולם מן הקבלות ניתן לראות כי הוא שהה במקסיקו במשך כל השבוע הזה בחופשה משפחתית. לפי חישובי הביקורת המנכ"ל יכול היה להשתתף בכל התקופה האמורה בארבעה ימי השתלמות לכל היותר. עוד ראוי לציין כי מדור שכר שבמחלקת כספים זיכה אותו בסך של 1,110 דולר בגין אש"ל לעשרה ימי השתלמות כפי שהנשיא אישר בבקשה לנסיעה; וזאת למרות העובדה שבחזרתו לארץ דיווח המנכ"ל, רק ליחידת משאבי אנוש ולא למחלקת כספים, על שמונה ימי השתלמות בלבד. במסמכי המכון לא נמצא אישורו של הנשיא או של סגנו לפרסום זה. לדעת משרד מבקר המדינה, גם אם נוהל מורשי חתימה מאפשר למנכ"ל להחליט על השתתפותו של המכון במימון פרסום אקדמי, על חוזה ההשתתפות צריך לחתום גם גורם אקדמי במוסד. 5. תקצוב מחלקות אקדמיות : הביקורת העלתה כי תקציב מעבדה א40 - מחלקה אקדמית השייכת לפקולטה א, כך לדבריה של ראש המעבדה- אינו מנוהל בידי המנהל האדמיניסטרטיבי של הפקול טה כיתר תקציבי פקולטה א, ואין הוא חלק מתקציביה. נמצא כי מעבדה א מתנהלת כמחלקה חיצונית ועצמאית; המנכ"ל קובע את תקציבה וראש המעבדה אמונה על ניהולו וניצולו. מהאמור עולה כי המנכ"ל עקף את ניהול פקולטה א בכל הנוגע לתקצובה של מחלקה אקדמית - מעבדה א. .6. מערכת היחסים בין ראשי האקדמיה למנכ"ל : כאמור, בהסכם ההעסקה של המנכ"ל עם המכון נקבע כי הוא יטפל בנושאים מינהליים ויהיה כפוף במישרין לנשיא המכון ויפעל על פי הנחיותיו. למרות זאת, מממצאי הביקורת מצטיירת תמונה עגומה המגלה מערכת יחסים בעייתית של המנכ"ל עם הנשיא הקודם, עם הנשיא היוצא, עם המשנה לנשיא ועם סגן הנשיא לעניינים אקדמיים. בתכתובות ובתרשומות חוזרות ועולות טענות של בעלי תפקידים אלו על נטרולם ומידורם בנושאים המצויים בסמכותם, על השתלטותו, התערבותו ופלישתו של המנכ"ל לתחומים אקדמיים המצויים בתחומי אחריותם ועל פעולות של המנכ"ל הנעשות ללא שיתוף וללא שקיפות, לרבות בתחום האקדמי, כאילו היה מנהל יחיד. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים כי דבריהם בישיבה האמורה, בנוגע לקיומה של שנת ניסיון לכהונתו של פרופ' גולן, אינם נתמכים בפרוטוקולים של ועדת האיתור, של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים, שהחליטו לבחור בפרופ' גולן לתפקיד נשיא המכון, וכן בהודעתם לוות"ת על מינויו. יתרה מזאת, על פי הנחיות המל"ג והוות"ת ולפי תקנון המכון נשיא נבחר ל ארבע שנים, ואין לפיהם כל אפשרות להתנות ולקבוע מראש תקופת כהונה אחרת או "שנת ניסיון". העמדת נשיא בניסיון עלולה לפגוע בעצמאותו של הנשיא וביכולתו למלא את התפקידים המוטלים עליו ללא מורא ובלי שירגיש תלות בגורמים אחרים במוסד. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים כי בפרוטוקולים של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים לא תועד כי דיווחו לחברי הוועד המנהל או לחבר הנאמנים על קיומה של מחלוקת עם הנשיא היוצא בנושא זה, שבעטייה הנשיא היוצא לא חתם על הסכם ההעסקה שלו, והיה עליהם לדווח על כך. 2. )(א התנהלותו של המנכ"ל : מתכתובות בדואר אלקטרוני שבמכון עולה כי בתקופת כהונתו של הנשיא היוצא התגלעו בינו לבין המנכ"ל מחלוקות שהלכו והחריפו. מהאמור בפרקים הקודמים 43 עולה כי נוצר מצב שבו המנכ"ל התערב בנושאים שאינם בתחום סמכותו, בניגוד למנגנוני הסמכות וההיררכיה האקדמיים, ולא הסכים לקבל את השינויים בדרכי העבודה שהנשיא היוצא החליט עליהן. כאמור, בכל נסיעותיו לאורך השנים המנכ"ל קבע את יעדי הנסיעה, את מספר ימי הביקור בכל אוניברסיטה ואת המדינות שאליהן נסע. זאת ועוד, בקשותיו הוגשו סמוך למועד הנסיעה, ובכך לא השאיר המנכ"ל די זמן ומקום לשינויים. לדעת משרד מבקר המדינה, בהתנהלותו זו יצר המנכ"ל מציאות שבה הנשיא לא בחן את הבקשה לעומק אלא אישר אותה ואת מימונה (שלרוב המכון כבר חויב בו) באופן אוטומטי. גם אם נשיאי המכון אישרו את הנסיעות במגבלות אלה, אין זה מוריד מאחריותו של המנכ"ל למלא אחר הנהלים, לנהוג באופן יעיל וחסכוני, ובוודאי להקפיד שלא לפגוע בטוהר מידות. לדעת משרד מבקר המדינה, ספק רב אם המנכ"ל היה צריך להרחיק עד ארה"ב ל"השתלמויות" של יותר מ-22 יום בשנה כדי לקבל תובנות בנושאים אלה. אפשר היה להסתפק בביקורים ובפגישות במוסדות בארץ, ובמידת הצורך לקיים פגישות בחו"ל במקומות קרובים יותר, למשל באיר ופה. זאת ועוד, הנושאים האלה לא צוינו מבעוד מועד בבקשותיו, ולו ברמז, כמטרות ההשתלמויות. ברוב הבקשות צוין שמטרת ההשתלמות הייתה "על מנת להתרשם וללמוד מפעילותם המינהלית" וגם "לשמור על קשרי עמהן". על כל פנים, המנכ"ל כתב את המסמך בדיעבד, ב- 30.4.13 , לאחר שהחלה הביקורת של משרד מבקר המדינה, ובוודאי אין בו די כדי להיות בסיס לאישור מלכתחילה של הנסיעות לחו"ל, שחלקן נעשו לפני שנים רבות. יתרה מזאת, כמה מהנושאים אף אינם קשורים לתפקידו כמנכ"ל, והם נוגעים לתחום האקדמיה וההוראה, למשל לימוד על שימוש באמצעי הוראה. מעבר לכך, ל א נמצאו מסמכים כלשהם התומכים במצג שהמנכ"ל הציג בפני הנשיאים השונים בנוגע לנסיעותיו המקצועיות ולקשריו המקצועיים עם האוניברסיטאות השונות שבהן לטענתו ביקר51 . הביקורת העלתה כי אין המנכ"ל מקיים קשר מקצועי מתועד עם אף לא גורם אחד באוניברסיטאות שבהן הוא מבקר באופן תדיר במשך הרבה שנים. באף לא אחת מנסיעותיו תיאם מראש את בואו ולא נמצאו מסמכים המעידים שנפגש עם גורם מקצועי כלשהו בביקוריו באוניברסיטאות. לדעת משרד מבקר המדינה, על מחלקת כספים, בראשותו של מנהל הכספים, לבצע בקרה על המסמכים המוגשים לה בגין התנהלות הנסיעות בפועל ולבקש הסברים לדרישות החזר שאינן היגיוניות. למשל, הגשת קבלות עבור הוצאות במקסיקו בימים מסוימים בד בבד עם דיווח ליחידת משאבי אנוש ולנשיא שההשתלמות התקיימה באותם הימים ממש בארה"ב. יתרה מכך, בנוהל גם נקבעה מעורבותה של מחלקת כספים. נש יא המכון, בבואו לאשר בקשה לנסיעה לחו"ל בתפקיד, צריך לבדוק אם ניתן בכלל מהבחינה התקציבית לאשר אותה. על מחלקת כספים, כגורם האחראי לנושא, להאיר את עיניו בעניין החריגה מהוראות הנוהל הדורשת את אישורו בנפרד. משרד מבקר המדינה מעיר כי מתשובתו של מנהל הכספים עולה כי הוא מעביר את האחריות לדבר לנשיא המכון. אולם תפקידה של מחלקת כספים, שגם מעורבותה קבועה בנוהל הנסיעות, הוא לקבל מסמכים ולבדוק אותם, בייחוד כשהם מוגשים באיחור רב, לאמת אותם עם דיווחי המנכ"ל ליחידת משאבי אנוש על ימי חופשה ולעדכן את הנשיא על כל חריגה. מנהל הכספים חוטא לתפקידו כאשר הוא טוען כי אין זה מתפקידו לבדוק ולאשר את היקף הנסיעות ואת עלותן. לנוכח כל האמור, בהתנהלותו של המנכ"ל בכל הנוגע לנסיעות לחו"ל עולה חשש לפגיעה בטוהר המידות. מן הראוי שהמנכ"ל, כמי שאמון על התנהלותו התקינה של המכון ואחראי לשמירה על כספי המוסד, ישקול בחיוב את החזרתם של הכספים שקיבל באופן שאינו עולה בקנה אחד עם נוהלי המכון. אילולא ינהג המנכ"ל כאמור, על המכון לבחון את כל הנושא לעומק, לרבות את האפשרות לדרוש מהמנכ"ל להשיב את החזרי ההוצאות שקיבל עבור נסיעותיו לחו"ל לכאורה בתפקיד; וכן את עלות ימי ההיעדרות בגין נסיעותיו, שנרשמו כהשתלמות ולא כחופשה. (א) הועלה כי אף שביקש המנכ"ל בבקשותיו "אישור יציאה להשתלמות שנתית ועדכון ידע בחו"ל", הוא לא כלל בבקשותיו פרטים מהותיים שמהם ניתן להסיק מהי אותה "השתלמות" שלמטרתה התבקש המימון; מהו אותו "נושא חיוני למכון" של כל השתלמות; ומה היתרון המובהק בכך שהיא תיעשה דווקא בחו"ל ולא בארץ. עוד נמצא כי בקשותיו לא כללו "תכנית מפורטת" אלא רק רשימה קצרה של כמה אוניברסיטאות בארה"ב ובקנדה, ללא ציון גורם כלשהו באותן אוניברסיטאות שעמו המנכ"ל היה בקשר או שנוגע להשתלמותו של המנכ"ל במקום. יצוין גם שלא צורפו לבקשות מסמכים כלשהם המלמדים על הפרטים החסרים כמו הזמנות מטעם האוניברסיטאות שבהן ביקש המנכ"ל לקיים את ה"השתלמות ועדכון הידע". עוד נמצא כי רוב הבקשות שהגיש המנכ"ל היו עבור השתלמות באותן האוניברסיטאות, והן מצויות בסמוך למקום מגוריהם של ילדיו. יש להוסיף כי מהבקשות עצמן היה ברור שחלק מהנסיעה יועדה לכאורה לחופשה פרטית של המנכ"ל; בכל בקשה התבקש אישור לכמה ימי השתלמות, לרבות "אש"ל/ לינה", מתוך הימים שהמנכ"ל ישהה בחו"ל. לדעת משרד מבקר המדינה היה על מנהל הלוגיסטיקה, שמתוקף תפקידו מנהל את מכירת הציוד במכון, להימנע מהשתתפות במכירה, בייחוד כאשר עובד הכפוף לו ישירות ניהל לבדו את המכירה. בהתנהלות הזאת עולה החשש להימצאותו של מנהל המשק והאחזקה בניגוד עניינים בכל הנוגע לניהול תהליך מכירה תקין. במכירה הזאת נמצא כי מנהל המשק והאחזקה לא החזיק בהערכה של שווי הרכב שנמכר ובעצם לא ידע אם סכום המכירה חייב במכרז או פטור ממנו. הצעות המחיר שנרשמו בפרוטוקול התקבלו מסוכנויות רכב שממילא משאירות לע צמן מרווח מסוים כדי להרוויח מהמכירה, ומראש מגישות הצעות מחיר נמוכות. יתרה מזאת, הצעת המחיר שהגיש הקונה הפרטי ונרשמה בפרוטוקול היא הצעתו של מנהל הלוגיסטיקה במכון והיא הייתה ההצעה הגבוהה ביותר. לא נמצאו מסמכים המעידים על קיומה בכתב של ההצעה הזאת. זאת ועוד, מ נהל הלוגיסטיקה הוא מנהלו הישיר של מנהל המשק והאחזקה שניהל את המכירה. גם כאן היה זה הגורם שניהל את המכירה, דהיינו מנהל המשק והאחזקה, שהחליט לבדו על מכירת הרכב לקונה הפרטי. נמצא כי בידו של מנהל הלוגיסטיקה לא הייתה מצויה הערכה של שווי הרכב שנמכר ובעצם לא ידע אם סכום המכירה חייב במכרז או פטור ממנו. המכון לא פנה בכתב למציעים בבקשה לקבל הצעות מחיר כנדרש בתקנות חובת המכרזים. עוד נמצא כי הצעות המחיר שנרשמו בפרוטוקול לא נתקבלו בכתב. לדבריו של מנהל הלוגיסטיקה, הצעות המחיר שהתקבלו היו הצעות של סוכנויות רכב שממילא משאירות לעצמן מרווח מסוים כדי להרוויח מהמכירה, ומראש מגישות הצעות מחיר נמוכות. יתרה מזאת, הצעת המחיר שהגיש הקונה הפרטי ונרשמה בפרוטוקול היא הצעתו של קרוב משפחתו של המנכ"ל והיא הייתה ההצעה הגבוהה ביותר. זאת ועוד, מנהל הלוגיסטיקה לבדו החליט על מכירת הרכב לקונה הפרטי. משרד מבקר המדינה מעיר כי מאחר שדבר מכירת הרכב לא פורסם ברבים, נראה שהפנייה לקרוב משפחה של המנכ"ל נעשתה לכאורה בתיווכ ו של המנכ"ל ; השתתפותו של קרוב משפחתו של המנכ"ל בהליך המכירה פסולה, ועל המנכ"ל היה להימנע מכך. מאחר שלא נהג כך, העמיד המנכ"ל את מנהל הלוגיסטיקה של המכון במצב של חשש לניגוד עניינים משום שהוא הממונה עליו. זאת ועוד, בבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה נמצא כי עבור ר כב של עמותה שנהג בו נהג יחיד נדרשת הפחתה של 14%-10% מהמחיר במחירון ולא של 20% כפי שניתנה במכירת הרכב האמור. על פי חישובי צוות הביקורת, הרכב נמכר במחיר הנמוך בכ- 8,500 .ש"ח משוויו על פי המחירון באותה העת לדעת משרד מבקר המדינה, מחלקת כספים, בראשותו של מנהל הכספים הכפוף ישירות למנכ"ל, האמורה לשמש גם גורם בקרה ושומר סף, צריכה לבצע בקרה על המסמכים המוגשים לה לצורך החזרי הוצאות ולבחון את מהות ההוצאות. בהתאם לכך, היה עליה לבדוק שמקום השהייה בפועל תואם לבקשה ולהשוות את היקף ימי השהות בחו"ל לזה הקבוע בנוהל. עוד היה על מחלקת כספים לדרוש את האישורים המתאימים בטרם אישרה למנכ"ל החזר של הוצאות החורגות מן הקבוע בנוהל, אך היא לא מילאה נאמנה את תפקידה. יתרה מכך, היא אישרה כאמור החזר הוצאות לנסיעות שעבורן טרם התקבל במחלקה אישורו של נשיא המכון. לדוגמה, בנוגע לאחת הנסיעות, מפירוט המסמכים שבידי משרד מבקר המדינה עולה כי מנהל הכספים אישר תשלום מקדמה בסך 2,000 דולר על חשבון הנסיעה, וזאת בלי לראות את אישורו של הנשיא לנסיעה. לדעת משרד מבקר המדינה, מחלקת כספים "הכשירה" חלק מההוצאות שאינן מסוג ההוצאות שהמכון אמור לשאת בהן. .המנכ"ל בתשובתו לא סיפק כל הסבר למחיר הגבוה שהוא חויב בו; המחיר גבוה באופן ניכר מן התשלום שהוא היה משלם עבור שני לילות לּו לקח את החדר היקר ביותר בבית המלון. כמו כן, הוא לא הכחיש כי באותה העת שהתה משפחתו המורחבת יחד אתו באותו המלון. (ז) מקרה נוסף שבו עלה ספק בנוגע לאמיתות הדיווחים של המנכ"ל הוא בקשה להחזר הוצאות דלק. במהלך הנסיעה ביולי-אוגוסט 2011 הגיש המנכ"ל למחלקת כספים קבלות להחזר הוצאות דלק לתקופה של תשעה ימים ( 9.8.11 -1.8.11 ) שבהם ביצע שבעה תדלוקים (כ-390 ליטרים) בסך של432 דולר. מדיווחי המנכ"ל למחלקת כספים עולה כי מדובר בתדלוק של שני רכבים של בני משפחתו. מהקבלות שהגיש המנכ"ל התברר כי כל התדלוקים היו באזור העיר בוסטון שבה הייתה אמורה להיות ההשתלמות. לא ברור כיצד תדלוקים אלו ובהיקף כזה קשורים להוצאות ההשתלמות. (ו) בגין נסיעה ביולי -אוגוסט 2011 הגיש המנכ"ל למחלקת כספים קבלה על חיוב כרטיס האשראי ביום 17.8.11 על סך 2,280 ( ש"ח 664.9 דולר), שעליו נכתב בכתב יד כי הוא עבור שני לילות בחדר אחד בבית מלון. על הקבלה לא צוינו סוג החדר, עלותו ללילה ומספר ימי השהייה וכן פירוט הסכומים; כל שנכתב היה רק הסכום הכולל ששולם. הביקורת העלתה ספק בדבר המחיר הגבוה שחויב עבור שני לילות במלון דרכים. בבדיקה שערך משרד מבקר המדינה עולה כי המחיר ששולם אינו תואם את רמת המחירים הנהוגה כיום במלון האמור לחדר זוגי - עד 89 דולר ללילה בתקופת הקיץ שהיא העונה הבוערת, ו -150 דולר ללילה עבור החדר היקר ביותר במלון50 . מתכתובות בדואר האלקטרוני שנאספו בנושא זה נמצא כי באותו מועד שהה המנכ"ל בארה"ב יחד עם משפחתו המורחבת. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל על שדיווח על שהייה של עשרה ימים בקנדה וביקש לקבל תשלום אש"ל עבורם (בתעריף הגבוה), בזמן שהקבלות הרלוונטיות מקורן בארה"ב (תעריף נמוך יותר). (ה) ישנן קבלות שמדור שכר במחלקת כספים שינה את סוג המטבע על גבי הקבלות, ללא כל הסבר לשינוי. כאמור, אין למכון נוהל בנושאים אלה. בביקורת נמצא כי המנכ"ל אישר שהמכון יעביר את התשלומים ישירות למוסד האקדמי. עוד נמצא כי לשתי העובדות לא נרשמה זקיפת הטבה שבגינה הן חייבות במס (ראו להלן). בביקורת נמצא כי המנכ"ל הנחה את מחלקת כספים לגלם59 את ההוצאה של שתי העובדות, כך שהמכון ישא בנטל המס ולא הן. זאת ועוד, בחמישה מתוך תשעה תשלומים שהעביר המכון עבור שכר הלימוד של שתי העובדות, לא נרשמה הכנסה זקופה בתלושי השכר שלהן בגין תשלומים אלו, ולא שולם מס כנדרש בפקודת מס הכנסה. כמו כן לא בוצע גילום להכנסות זקופות אלו, שעל פי חישובי צוות הביקורת עומד על כ- 50,000 .ש"ח ממצאי הביקורת בנושא זה מצביעים על כך שמחלקת כספים והעומד בראשה משמשים למעשה גורם המכשיר את פעילותו והחלטותיו של המנכ"ל. על המכון לקבוע נוהל בעניין תשלומי שכר הלימוד, כפי שנעשה באוניברסיטת ת ל אביב. נוהל כזה עשוי לסייע בידי המכון לצמצם את האפשרות שיוצאו כספים רבים רק על פי החלטתו של אדם אחד ולהבטיח כי התהליך כולו יהיה תואם לנורמות ציבוריות רצויות. מהאמור עולה כי גם בישיבה זו, כמו בישיבת חבר הנאמנים הקודמת ב - 5.9.11 שבה נבחר הנשיא היוצא, לא סיפק יו"ר חבר הנאמנים נתונים מספיקים למשתתפים בישיבה. משרד מבקר המדינה חוזר ומדגיש כי כדי למנוע שונות ותהליכי בחירה פגומים במכון או במכללה אקדמית אחרת, על המל"ג ועל הוות"ת להחיל על המכללות הוראות ברורות הנוגעות לאופן בחירת נשיא. משרד מבקר המדינה מע יר ליו"ר ועדת האיתור ד"ר גלייטמן כי גם בפרוטוקול הישיבה השנייה לא נכתבו הדברים שנאמרו בה והנימוקים לבחירתו של פרופ' יעקובוב לנשיא. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי הליקויים שהתגלו בפעילותה של ועדת האיתור הקודמת עולים ושבים ביתר שאת. משרד מבקר המדינה מעיר כי בביקורת לא נמצאו האישורים שמנהל יחידת משאבי אנוש מזכיר בתשובתו. מאחר שהוא לא הציג את האישורים האמורים ואף לא צירפם לתשובתו, מן המסמכים שהוצגו בפני הביקורת, שהיו אלה כאמור רק אישוריו של המנכ"ל, עולה כי המנכ"ל לבדו הוא שאישר את ההוצאות האמורות. לדעת משרד מבקר המדינה, לוח הזמנים האמור העמיד בספק את יכולתם של מועמדים מתאימים וראויים להגיש בתוך זמן כה קצר את מועמדותם לתפקיד המבוקש. כמו כן עלה ספק שוועדת האיתור, הוועד המנהל וחבר הנאמנים יוכלו להתכנס בפרק זמן קצר מאוד ויצליחו לקיים תהליך תקין ומושכל לבחירת נשיא למכון. לוח הזמנים הצפוף העלה גם את החשש להישנותם של הליקויים שהתגלו בתהליך בחירתו של פרופ' גולן לנשיא, בפרט משום האמור כי במשך חמישה חודשים לא פעל הוועד המנ הל להקמתה של ועדת איתור. נוסף לכך, עלה חשש שתהליך בחירה זה הוא למראית עין, ומטרתו להכשיר את בחירתו של הנשיא בפועל פרופ' יעקובוב לתפקיד נשיא המכון. משרד מבקר המדינה מעיר כי גם אם יחליט המכון לשאת בעלויות גבוהות הכרוכות בלימודים אקדמיים של עובדיו, הרי יש לעגן את התנהלותו בנושא בנוהל סדור שבו נלקחים בחשבון כל ההיבטים הציבוריים של העניין. אשר לחוות הדעת בנושא זה, הרי זו ניתנה ארבע שנים ויותר לאחר מועד קבלת ההחלטה בנושא זה. יתרה מכך, חוות הדעת אף מטילה את ההחלטה בנושא זה על קבוצת אנשים, במקרה זה הנהלת המכון, ולא כפי שקרה בפועל, דהיינו המנכ"ל לבדו הוא שהחליט בנושא זה. בביקורת נמצא כי בשנת 2009 אישר המנכ"ל הוצאה בסך של כ- 234,000 ש"ח עבור לימודי תואר ראשון של שתי עובדות מינהליות ועבור עלות הגילום של התשלומים בשכרן. יתרה מכך, נמצא כי בשנת 2011 אישר המנכ"ל את מימון לימודי התואר השני של אחת מהעובדות האמורות ואת עלות הגילום של התשלום בשכרה; בסך הכול כ- 62,000 ש"ח נוספים. ההוצאות אושרו על פי בקשת המנהל הישיר של העובדות, אך זאת כאמור באמצעות גורם מאשר אחד - המנכ"ל. משרד מבקר המדינה מעיר כי המנכ"ל אישר לבדו את ההוצאות האמורות. מן הראוי שאת ההחלטות על הו צאות בסדרי גודל החורגים מכמה אלפי שקלים בודדים יקבלו כמה גורמים, כפי שנהוג בנוהל השתלמות עובדים, תוך כדי שימת דגש על שקיפות מלאה ועל בקרה ופיקוח. לדעת משרד מבקר המדינה, כאחד מהעובדים הבכירים במכון המנכ"ל צריך לשמש דוגמה לשאר העובדים. מתוקף תפקידו עליו לוודא שהטופס שנקבע בנוהל יוכן ויהיה בשימוש שוטף במכון. היעדר תלונות מצד מחלקת כספים אין בו כדי להכשיר את המצב הקיים ולמנוע את תיקון הטעון שיפור בהתנהלות, בוודאי לא כאשר מדובר במנכ"ל שמתוקף תפקידו אמור לדאוג להתנהלותו התקינה של המכון, גם כאשר אין מגיעות אליו תלונות בנושא. 6. :מבדיקת החזרי ההוצאות שהגיש המנכ"ל עולים הממצאים האלה (א) כאמור, מתוך 109 ימים שבהם שהה המנכ"ל בחו"ל, ב -57 ימים נמצאה אי-התאמה בין מקום השהייה המתוכנן שדווח בבקשה ובין מקום השהייה בפועל. הביקורת העלתה כי הדיווח ליחידת משאבי אנוש והד יווח למחלקת כספים היו אחרים. ליחידת משאבי אנוש דיווח המנכ"ל על 50 ימי השתלמות ועל 7 ימי חופשה, אך בדיווח למחלקת כספים דרש המנכ"ל אש"ל עבור כל הימים ( 57 .) מחלקת כספים שילמה למנכ"ל שלא כדין הוצאות אש"ל עבור ימי חופשה. העלות של שבעת הימים היא 2,660 .ש"ח משרד מבקר המדינה מעיר כי קבלת עובדים וקידומם צריכים להיעשות על פי נורמות ציבוריות מקובלות. לדעת משרד מבקר המדינה, אין זה ראוי שבגוף הנתמך מכספי המדינה, אדם אחד (במקרה זה המנכ"ל) יקבע אילו עובדים יקודמו למשרות ניהוליות ללא כל תהליך תחרותי שנועד למקסם את התועלות למוסד ולהבטיח את קליטתו או קידומו של העובד העונה על צורכי המוסד באופן מיטבי. באיוש משרותיו, בפרט משרות ניהוליות שחשיבותן הרבה מקבלת משנה תוקף, על המכון לפעול לקליטת עובדים ולקידום עובדיו בדרך של מתן שוויון הזדמנויות ושל תחרות הוגנת. אין זה מתקבל על הדעת שבמוסד הנהנה מתקצוב ציבורי נדיב, כמו המכון, אין בנמצא נוהל קבלת עובדים וקידומם הנשען על נורמות ציבוריות. על הוות"ת, המתקצבת גופים מעין אלה, לעמוד על כך שייכתב נוהל מסודר של קבלת עובדים וקידומם התואם לנורמות הציבוריות הרלוונטיות. משרד מבקר המדינה מעיר כי ניתן היה להימנע מהעלויות הרבות הכרוכות בהסדר זה שהוטלו על קופת המכון הממומנת מכספי הציבור. יו"ר הוועד המנהל ויו"ר חבר הנאמנים היו אמורים, כנאמני ציבור, להבטיח את ניצולם הנכון של כספי הציבור שהועמדו לרשותו של המכון. תחת זאת, בהתנהלותם זו הם גרמו להוצאה למכון: מתן פיצויים נוספים לפרופ' ל' ש"נדחף" לסיים את תפקידו בטרם הסתיים חוזה ההעסקה שלו, ומינוי שני סגני נשיא במקום משנה לנשיא, כשעלות העסקתו של סגן נשיא נוסף מסתכמת בכמה מאות אלפי שקלים בשנה. בהתנהלותם זו התערבו בנושא הנתון לסמכותו הבלעדית של הנשיא ו"תרמו" להטלת התחייבות כספית ניכרת על קופת המכון הממומנת מכספי ציבור. משרד מבקר המדינה מעיר כי התנהלות שבה אין הנשיא שותף ל החלטות על חלוקת התקציב ולאישורו אינה תקינה ואינה עולה בקנה אחד עם סדרי מינהל תקין. התנהלות כזאת אינה מאפשרת לנשיא להטמיע את מדיניותו ואת סדרי העדיפות שלו הנוגעים לניהול המוסד. התנהלותו של המנכ"ל בנושא - בכך שהחליט כפוסק אחרון לגבי חלוקת התקציב ובכך שהגיש לוות"ת תקציב שהנשיא לא היה שותף לו ושלא נדון ולא אושר בוועד המנהל - מהווה למעשה עקיפה של סמכויות הנשיא ושל הוועד המנהל הקבועות בתקנון הוות"ת ובתקנון המכון. משרד מבקר המדינה מעיר לוועד המנהל שההוראה בנוהל מורשי חתימה שאישר, ועל פיה חתימתם המשותפת של המנכ"ל ושל מנהל הכספים יש בה די כדי לחייב את המכון לכל התקשרות ובכל סכום, היא אחת מהסיבות שהביאו לידי מצב זה שבו הנשיא אינו שותף להוצאות משמעותיות ומתמשכות (כאמור לעיל), ושבו המנכ"ל הפך לדמות מרכזית במכון השולטת על תקציביו ועל ניצולם, עם מנהל הכספים הכפוף לו. לדעת משרד מבקר המדינה, יש לבח ון כיצד ניתן לערב את הנשיא או נציג מטעמו בתהליכים האלה או לפחות ליצור איזון ובקרה ראויים בנושא. למשל, מן הראוי לשקול אפשרות לפצל את מורשי החתימה לשתי קבוצות, קבוצה אקדמית וקבוצה מינהלית, ולקבוע מדרג כלשהו. לפעולות הנוגעות לאקדמיה או לפעולות הכרוכות בהוצאה כספית שהוועד המנהל יקבע את גובהה, תידרש חתימתם המשותפת של שני מורשי חתימה, אחד אקדמי ואחד מינהלי. להוצאות הכרוכות בהוצאה גבוהה יותר תידרש גם חתימתו של הנשיא. 1. על הבעייתיות בהתנהלות התקציבית בתקופת כהונתו של הנשיא היוצא ניתן ללמוד מתרשומות של שיחות שצוות הביקורת קיים עם בעלי תפקידים במכון ומתכתובות ביניהם. 2. בנוסף לאמור לעיל, בביקורת עלה כי בשל הוראתו של המנכ"ל נמנע אחראי מחשוב מלהתקין לנשיא היוצא גישה למערכת מ מוחשבת לריכוז נתוני שכר ועלויות שכר, אף שהנשיא ביקש את התקנתה. משרד מבקר המדינה מעיר כי רצוי היה שד"ר בר -לב היה נותן את חוות דעתו בעניין המועמד המתאים לאחר שנכח בישיבה, אפילו באו פן אלקטרוני; כך הוא יכול היה להתרשם גם מהראיונות שנערכו למועמדים ולא רק מהחומר הכתוב שקיבל, בפרט שרואיינו גם מועמדים חיצוניים למכון. בפרק זה הועלו ליקויים מהותיים מאוד בפעולות היו"רים הנוגעות לתהליך סיום כהונתו של הנשיא היוצא. התנהלותם הביאה לידי מצב שבו הפסקת כהונתו של הנשיא היוצא ומועד סיום כהונתו לא אושרו פורמלית, והעמידה בספק את תוקף מינויו של הנשיא בפועל שמונה תחתיו. בעניין זה פעלו היו"רים תוך התעלמות מההנחיות והכללים, ואף אם היו"רים סברו כי בהתנהלותם זו הם מסייעים למכון, הם ניהלו את תהליך סיום כהונת הנשיא היוצא באופן כושל ופגום. משרד מבקר המדינה מעיר כי הרכבה של ועדת האיתור משנת 2013 היה חסר עוד יותר מזה של קודמותיה. לא היה חבר בה נציג סגל, ולא היו חברים בה נציג ציבור שאינו חבר במוסדות המנהלים ולא נציג סטודנטים כפי שהיה בוועדת האיתור משנת 2007 . בפרוטוקול של ועדת האיתור לא פורטו הדברים שנאמרו בישיבה, דבריהם של המועמדים, השאלות שנשאלו ודברי חבריה. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר ועדת האיתור ד"ר גלייטמן כי הדבר עומד בניגוד להמלצותיו של מבקר המדינה. לדעת משרד מבקר המדינה, שימוש מושכל בכספי המכון מחייב מילוי אחר כל הוראותיו של נוהל הנסיעות; יישום מלא של הנוהל יאפשר גם שקיפות מלאה ובקרה מיטבית על הבקשות ועל אישורן. מתוקף תפקידם ואחריותם לניהולו התקין של המכון, היה על המנכ"ל למלא באופן מדויק אחר הוראות הנוהל. כמו כן היה על הנשיא הקודם ועל הנשיא היוצא לדרוש ממנו לעמוד בכולן, לרבות פירוט הנימוקים לנחיצותן של הנסיעות. עצם העובדה שהנסיעות היו "חוזרות ודומות במהותן", כדברי המנכ"ל, מעלה ספק רב בעניין נחיצותן ותרומתן למכון שהיו אמורות להצדיק את מימונן. לנוכח זאת, הייתה גם חשיבות מיוחדת לצירוף "תכנית מפורטת" ופירוט של "הנושאים החיוניים" שיידונו בנסיעות חוזרות לאותם המקומות. הכול נכון גם אילולא התברר שילדיו של המנכ"ל מתגוררים בסמוך לאותן אוניברסיטאות. (ב) לבד מהיעדר אסמכתה או ראיה כלשהי לכך שהמנכ"ל אכן ביקר באוניברסיטאות שרשם בתכנית שאושרה לו, נמצא כי ב -57 מתוך109 הימים ( 52% ) שבהם המנכ"ל דיווח שיהיה בהשתלמות הוא כלל לא שהה במקום המתוכנן שנרשם בבקשה. הדבר עולה מהמסמכים שהגיש המנכ"ל למחלקת כספים בתום הנסיעה ומחזק את החשש שמדובר בנסיעות פרטיות. (2) ב- 13.7.10 הגיש המנכ"ל בקשה להשתלמות של 14 יום באוניברסיטאות במונטריאול, בבוסטון ובניו המפשייר. לפי הבקשה, ההשתלמות הייתה אמורה להתקיים בימים 14.8.10 -20.7.10 . לאחר שחזר ארצה, המנכ"ל דיווח ליחידת משאבי אנוש כי תאריך חזרתו היה 18.8.10 . אולם מהקבלות שהמנכ"ל הגיש למחלקת כספים, שישה חודשים לאחר שובו מהנסיעה, עולה כי בניגוד לדיווח שמסר הוא שהה שבועיים באירלנד ( 24.8.10 -12.8.10 ) וחזר לארץ רק ב- 25.8.10 . המנכ"ל גם הגיש קבלה בסך של כ- 1,230 ( ש"ח עבור שהייה של יומיים בבית מלון באירלנד 24.8.10 -23.8.10 ) כהוצאה עבור ימי השתלמות. יוצא אפוא כי המכון מימן למנכ"ל את הטיסה לאירלנד, שני ימי אש"ל והוצאות אחרות, כשמדובר בנסיעה בתפקיד שהנשיא לא אישר ולכאורה היה המנכ"ל בחופשה פרטית. כמו כן, על פי רישומי ביקורת הגבולות שבמשרד הפנים חזר המנכ"ל מדבלין לארץ ב- 25.8.10 , ולא כמו שדיווח כאמור, דהיינו ב- 18.8.10 . יתרה מזאת, עבור ימים אלה קיבל המנכ"ל שכר ולא נוכו לו ימי חופשה כנדרש. משרד מבקר המדינה מעיר כי המנכ"ל נדרש להעביר ליחידת משאבי אנוש דיווח אמת על ימי ההשתלמות ועל ימי החופשה, ובייחוד אם מדובר בהשתלמות המשלבת גם חופשה. יתרה מכך, למרות דבריו של המנכ"ל בנושא, דיווח שגוי ליחידת משאבי אנוש בהחלט עשוי לגרור בעקבותיו טעויות בנוגע לתשלומים ולימי חופשה. כל זאת, כאשר המנכ"ל נדרש להצהיר מדי חודש אך ורק על הימים שהחסיר מפאת מחלה , יציאה למילואים או לח ופשה; אם אין הוא מצהיר על חופשה, הוא זוכה לתשלום שכר כאילו ביום עבודה עסקינן (ראו להלן בפרק "דיווחי נוכחות של בכירים במכון"). משרד מבקר המדינה מעיר למכון כי עליו להכין נוהל המסדיר את הפעולות הנדרשות לתהליך הכנת התקצי ב ואישורו, ובכלל זה את שיתופם של המחלקות האקדמיות, של סגן הנשיא לעניינים אקדמיים ושל הנשיא בתהליך. משרד מבקר המדינה מעיר כי טענתו של המכון שבמסמכי עקרונות הניהול חסרו שליטה ובקרה מרכזיים אינה עולה בקנה אחד עם הצעתו של הנשיא היוצא המבוססת על שקיפות בקבלת ההחלטות ועל אישורם של הנהלת המכון ושל הוועד המנהל כגורמי בקרה מרכזיים. יצוין כי תגובת המנכ"ל למסמכי עקרונות הניהול, ולפיה הוא -המנכ"ל- לא יקבל שינוי בדרכי עבודתו שעל פיהן הוא פועל 14 ,שנה מצביעה על אי הכרה שלו בסמכות הנשיא, דהיינו בסמכותו של הממונה עליו. לדעת משרד מבקר המדינה, לנשיא ולסגניו שהם הגורמים האקדמיים הבכירים במכון, צריכה להינתן גישה בלתי מוגבלת לצפייה בכל המערכות הממוחשבות המרכזות את נתוני המכון, בפרט כאשר הם מבקשים זאת. מן הראוי היה שהגורמים המינהליים במכון, ובראשם המנכ"ל, יאפשרו זאת. (א) מפרוטוקולים שהמציא יו"ר ועדת הביקורת למשרד מבקר המדינה עלה כי ועדת הביקורת כלל לא התכנסה בשנת 2012 , וממילא לא בדקה בה את העניינים הכספיים והמשקיים של המכון, כנדרש בתקנון וכמתחייב מתוקף תפקידה20. משרד מבקר המדינה מעיר כי על יו"ר ועדת הביקורת לכנס את הוועדה באופן סדיר כדי שתוכל לבצע את המוטל עליה. כמו כן, עליו לדאוג להכנת פרוטוקולים לכל ישיבותיה. מפרוטוקולים של ישיבות ועדת הביקורת, של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים עלה כי שניים מתוך שבעה דוחות ביקורת פנימיים שהגישו המבקרים הפנימיים לוועדת הביקורת ולהנהלת המכון במהלך השנים 2013 -2009 כלל לא נדונו בוועדת הביקורת ובוועד המנהל. עוד עולה כי בשנים 2007- 2011 ובשנת 201321 לא הגישה ועדת הביקורת דוח שנתי לחבר הנאמנים על הנושאים שבדקה, וזאת בניגוד לקבוע בתקנון. רק ב- 22.3.12 .הובא לאישור חבר הנאמנים דוח ביקורת פנימי מאחר שהמנכ"ל קיבל את רוב הוצאותיו הצפויות עוד בטרם נסע, לא היה לו כל תמריץ להגיש את דוח ההוצאות הכספי במועד שנקבע לכך, והוא אכן הגיש אותו באיחור. במקרה אחד הגיש המנכ"ל את המסמכים באיחור של כ -10 ,חודשים ובכמה מקרים היו חסרים מסמכים שאף לא הוגשו. עוד נמצא כי במכון לא הוכן טופס לדיווח כזה, כך שדוח ההוצאות הכספי כלל לא הוגש או שנכתב בכתב ידו של המנכ"ל. לדעת משרד מבקר המדינה תשובתו של המנכ"ל מאפשרת להעלות טענות ל"שינויים בתכנית", בכל פעם שהממצאים אינם מתיישבים עם המסמכים שהגיש המנכ"ל עצמו. מכל מקום, אין בה כדי לתת מענה כלשהו לחשש שנוצר, שלפיו לא הייתה שום מטרה מוגדרת - ובוודאי לא נושא חיוני למכון - ב'השתלמויות' חוזרות וחריגות אלה, מלבד לשמש אמצעי לנסוע לחופשות פרטיות. )(ב נמצא כי המנכ"ל הגיש קבלות על הוצאות אישיות גם עבור הימים שדיווח שהיה בחופשה פרטית. לדוגמה, באחת הנסיעות דיווח המנכ"ל ליחידת משאבי אנוש על שהייה בחופשה בימים 31.7.11 ו- 21.8.11 והגיש קבלות בסך של כ-570 ש"ח עבור נסיעות במוניות, כאשר קבלה אחת הייתה על שם בנו ו היא שולמה בכרטיס האשראי של הבן. ברישומיו של מנהל יחידת משאבי אנוש נמצאו טעויות ביתרות ימי החופשה וימי המחלה של כל אחד מחברי צוות הניהול הבכיר. למשל, בנוגע למנכ"ל נמצא כי ב - 30.9.12 עמדה לזכותו יתרה של460 ימי מחלה. היתרה הזאת גבוהה ב-70 ימים מהמספר המקסימלי של ימי מחלה ( 390 ) שאליו יכול היה המנכ"ל להגיע לולא החסיר יום עבודה אחד בגין מחלה במהלך 13 .שנות עבודתו במכון; דבר שלא קרה לפי חישובי צוות הביקורת יתרת ימי המחלה שאמורה הייתה לעמוד לזכותו של המנכ"ל על פי דיווחיו היא 368 יום. גם יתרת ימי החופשה של המנכ"ל המופיעה ברישומים אלה גדולה ב-37 ימים מהיתרה לפי חישובי צוות הביקורת53 . משרד מבקר המדינה מעיר כי למעקב שוטף אחר מצבו הכספי והתקציבי של כל ארגון יש חשיבות רבה. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל ולחברי הוועד המנהל כי גם אם סברו שיש מקום מצומצם בלבד לשיקול דעתם בנוגע לתקציב, חובתם הייתה לבקש מהנשיא להביא לאישורם את תקציב המכון המוצע ואת תקן העובדים הכלולים בו ולהניח על שולחנם דיווחים תקופתיים על ההוצאות בפועל מול התקציב, כנדרש. דיווח ודיון לאחר סיום השנה, במסגרת אישור הדוחות הכספיים, אינו תחליף לדיונים כאמור במהלך השנה. עוד מעיר משרד מבקר המדינה ליו" ר הוועד המנהל כי תקציב המכון לא נדון ולא אושר בוועד המנהל בכל שנות כהונתו29 בתפקיד זה. מאחר שעל פי תקנון המכון נושא זה מצוי בתחומי סמכותו העיקריים של הוועד המנהל בכל הנוגע להתנהלות המכון, הרי שהוא, יו"ר הוועד המנהל, התרשל ולא מילא את תפקידו העיקרי. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי ייצוג חברי ועדה חסרים באמצעות ייפוי כוח אינו אפשרי על פי תקנון המכון ונהליו, ולא היה כל מקום להתירו בייחוד בדיון בנושא מהותי כל כך. המסמך המסכם אינו חתום, והוא לא הועבר לאישורם של כל חברי ועדת האיתור בטרם הוצג לחבר הנאמנים. אולם מדברי חברי הוועד המנהל לצוות הביקורת עולה כי לא נמסר להם מידע מלא וגם לא נמסר להם שהיו חילוקי דעות בוועדת האיתור. מהאמור ומפרוטוקול הדיון עולה כי יו"ר הוועד המנהל ד"ר גלייטמן ויו"ר ועדת האיתור וחבר הנאמנים ד"ר בר-לב, שפירטו לפני חברי הוועד המנהל את עבודת הוועדה, לא הביאו לידיעתם של חברי הוועד המנהל, כשדנו בהמ לצותיה, מידע שהיה נחוץ לשיקול דעתם ושהיה אמור לסייע בידם לקבל החלטה מושכלת; מידע כמו המחלוקות שהתגלעו בדיון, התנגדויות של מי מהחברים לבחירתו של פרופ' גולן ונימוקי ההחלטות שהתקבלו. משרד מבקר המדינה מעיר כי חבר הנאמנים הוא הגוף המוסמך לקבל החלטה בדבר מינוי נשיא, ולצורך קבלת ההחלטה נדרשים נתונים להתבסס עליהם, וכך גם כשבאים להחליט אם לקבל או לדחות את ההמלצות של ועדת האיתור ושל הוועד המנהל. מתפקידו של יו"ר חבר הנאמנים היה לוודא שנת ונים אלה יוצגו למשתתפים בישיבה. מתן מידע שלם והתנהלות בשקיפות מלאה הם שניים מבין העקרונות הבסיסיים של מינהל תקין. לא כל המסמכים והמידע הרלוונטיים הונחו לפני הגורמים המכריעים בבואם לשקול ולבחור נשיא, לרבות קורות חיים של המועמדים ופרוטוקולים של ועדת האיתור (שמהם ניתן להסיק כי היו דעות חלוקות קודם להחלטה להפוך את ההצבעה ל'פה אחד'). משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל וליו"ר חבר הנאמנים כי בהתנהלותם זו מנעו מחברי חבר הנאמנים מידע חיוני שעשוי היה להשפיע על החלטתם. 5. משרד מבקר המדינה העיר בעבר 27 כי בבואם של דירקטורים לאשר עסקה מהותית ראוי שיקיימו פגישה ויקבלו החלטות תוך כדי שימוש ב"תבונתם הקיבוצית". עליהם להחליף דעות ולקיים דיון פורה, מקיף ומעמיק, ובדרך זו להפיק את מלוא התועלת מהניסיון, מהידע ומהתבונה המצטברים של כל אחד מהחברים. הביקורת העלתה כי לצורך הדיון ב- 5.9.11 בחבר הנאמנים חתמו ארבעה מחבריו על ייפויי כוח וקבעו את עמדתם מראש בלי ששמעו את הנימוקים שהועלו בדיון, בלי שקיימו דיון מקיף ומעמיק וכאמור אף בלי שקיבלו טרם הדיון את הנתונים הדרושים. יו"ר חבר הנאמנים צריך היה למנוע את הדבר ולא לאפשר "ייצ וג" כאמור שאינו עולה בקנה אחד עם נוהלי המכון. בביקורת נמצא כי המועצה האקדמית במכון כלל לא התכנסה בשנות הלימודים התשס"ט-התשע"א ( 2011 -2009 ), וממילא לא נבחרה ועדה פנימית מטעמה לנושא גמול הצטיינות. בשנים אלו פעלה במכון ועדה פנימית שמ נתה שלושה חברים בלבד ובראשה עמד הנשיא הקודם. בשנת הלימודים התשע"ב פעלה במכון ועדה פנימית חדשה בראשותו של סגן הנשיא. ועדות אלה לא דיווחו לוות"ת כנדרש בנוהל. נמצא כי הוות"ת לא אישרה את חוזה ההפעלה וביקשה במהלך 2006 הבהרות ותיקון של סעיפים שונים בחוזה. את הערותיה של הוות"ת ואת היעדר אישורה את חוזה ההפעלה שנחתם היו אמורים הנשיא דאז ויו"ר הוועד המנהל דאז להניח על שולחנו של הוועד המנהל, אך הדבר לא נעשה עד יולי 2007 עת התכנס הוועד המנהל. עד דצמבר 2013 לא אישרה הוות"ת את חוזה ההפעלה (ראו להלן). הנשיא דאז ויו"ר הוועד המנהל דאז היו אמורים לעדכן את הוועד המנהל גם בנוגע לכך שהמכון אמור לממן מתקציבו את בנייתו של חלק הארי של החניון, ולשם כך נדרש אישורה של הוות"ת; אולם גם דבר זה לא נעשה. בתשובתה של הוות"ת נכתב: "לאחר כ-6 שנים, בשנת 2012 , פנתה הנהלת המכון לוות"ת וטענה שנקלעה למצב בו היא מחויבת לבצע השקעה כספית משמעותית בהשתתפות במימון החניונים שייבנו במסגרת הפרויקט". .משרד מבקר המדינה מעיר כי על המכון, כמוסד המקבל תקצוב נדיב מקופת הציבור, מוטלת החובה להתנהל באופן אחראי וחסכוני ובשקיפות מלאה בכל הקשור לדיווח נוכחות ולתשלום שכר לעובדיו. לכן, מן הראוי שכל עובדי המכון המינהליים ידווחו מדי יום, ככל הניתן, על שעות עבודתם באמצעות המערכת הממוחשבת. כמו כן, ובייחוד לנוכח הטעויות הרבות ברישומים הידניים הנוגעים למנכ"ל, על הנשיא לאשר את דיווחיו הידניים של המנכ"ל ואת הרישומים הנעשים ביחידת משאבי אנוש על ימי החופשה ועל ימי המחלה של המנכ"ל. בביקורת עלו ליקויים רבים ברישום ימי חופשה וימי מחלה של צוות הניהול הבכיר, הנובעים מהרישום הידני. להלן הפרטים: 1. מנהל יחידת משאבי אנוש והמנכ"ל ממלאים טופס היעדרות עבור עצמם, מאשרים אותו בחתימתם ומעבירים אותו ללא בקרה של הממונה עליהם למדור שכר לעדכון תלוש השכר; וזאת שלא לפי הקבוע בנוהל דיווח נוכחות, שלפיו על המנהל לאשר בכל חודש את דיווחי עובדיו. הועלה כי המכון לא הכין נוהל לקבלת עובדים ולקידומם, והמנכ"ל קידם עובדים ואייש את המשרות הניהוליות ללא כל תהליך מובנה על פי נוהל כאמור. לפי מכתבו של המנכ"ל לנשיא בפועל 55 "הוחלט" בשנים האחרונות על איושן של כמה משרות ללא תהליך תחרותי כלשהו. לדבריו, העובדים האלה הוכשרו במהלך השנים אם בהכשרה אקדמית אם תוך כדי מילוי תפקידים אחרים שלדעתו יש בהם די כדי להכשירם לתפקידים האמורים. לדעת משרד מבקר המדינה, אם המנכ"ל מבקש להמיר תקופה של השתלמות מקצועית בחו"ל בחופשה פרטית, עליו לבקש אישור לכך מהגורם המאשר, ובוודאי אין כל הצדקה שעבור תקופה זו יקבל החזר הוצאות מהמכון. חמור מכך, הועלה כי במסגרת דיווחיו לשלושה גורמים במכון (לנשיא, ליחידת משאבי אנוש ולמחלקת כספים) דיווח המנכ"ל לכל אחד מהם על מספר ימי השתלמות אחר ללא כל הסבר ובלי שצירף פירוט על מקומות ההשתלמות בפועל, אם בכלל דיווח. משרד מבקר המדינה מעיר לנשיא הקודם ולנשיא היוצא על כך שאישרו את בקשות המנכ"ל בסמוך למועדי הנסיעות, ובלי שהעירו לו על כך שלא קיבלו את הבקשה במועד הנדרש למען יוכלו לקבל פרטים בנוגע לנסיעה ולבדוק את נחיצותה. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל כי עליו להיות דוגמה להתנהלות תקינה במכון, ובייחוד להתנהלות על פי נוהלי המוסד. אין להסכים למצב שבו הוא מרשה לעצמו להעביר את בקשותיו לאישור נסיעות לחו"ל שלא לפי המועד הקבוע בנוהל הנסיעות. (ג) עוד עלה כי ב-6 מתוך9 הנסיעות הזמין המנכ"ל את כרטיס הטיסה בטרם הגיש את הבקשה בכתב לנשיא, וגם זאת בניגוד לקבוע בנוהל. לדעת משרד מבקר המדינה, מתוקף תפקידו היה על המנכ"ל לדאוג להכין טופס אישור נסיעה מובנה ומפורט דיו, הכולל בתוכו את כל הסעיפים הרלוונטיים שנשיא המכון אמור לשקול בבואו לאשר נסיעה, ולוודא שיהיה בשימוש המכון. היעדר שימוש בטפסים מובנים ומפורטים אפשר למנכ"ל להגיש בקשות שלא ניתן ללמוד מהן פרטים מהותיים על מהות הנסיעה. אישורם של הנשיא הקודם ושל הנשיא היוצא שניתן לבקשות כאלה כמוהו כמתן יד חופשית למנכ"ל לפעול לפי שיקול דעתו, ללא כל אפשרות לבקר בקרה של ממש את פעולותיו; והכול במימונו של המכון הניזון כאמור מתקצוב ציבורי. משרד מבקר המדינה מעיר כי האמור לא עולה בקנה אחד עם ההמלצות עליהם מסר יו"ר הוועד המנהל למינוי שני סגנים, פרופ' א ופרופ' ב. את ההמלצות האלה לא ניתן היה ליישם כל עוד פרופ' ל' מכהן כמשנה לנשיא, משום שמינוי שני סגני נשיא נוספים היה מגדיל את מצבת המשנה והסגנים של המכון לשלושה אנשים. 1. מהפרוטוקולים של הוועד המנהל עולה כי בשנים 2013 -2010 לא הגישו הנשיא הקודם, הנשיא היוצא והנשיא המכהן, כל אחד בכהונתו שלו, את תקציב המכון המוצע ואת תקן העובדים הכלולים בו לאישור הוועד המנהל. הוועד המנהל מצדו לא ביקש את התכניות התקציביות השנתיות, וממילא גם לא דן בהן ולא אישר אותן. 2. עוד עולה מהפרוטוקולים של הוועד המנהל כי בשנים האמורות הוא לא דן בדוחות מעקב תקציביים שוטפים במהלך השנה, וממילא לא דן אם נדרשים שינויים תקציביים במהלך שנת התקציב. הוועד המנהל קיבל דיווח מרואה החשבון החיצוני ומהמנכ"ל על ההכנסות וההוצאות לאחר תום השנה, בעת הדיון והאישור של הדוחות הכספיים של השנה החולפת. משרד מבקר המדינה מעיר כי דיווח כזה הנעשה לאחר סיום השנה, אינו תחליף לדיון בתקציב לפני תחילת השנה ובמהלכה. ממסמכי המכון עלה כי ביוני 2011 אישר הנשיא הקודם להעלות את שכרו של המנכ"ל. אולם מתכתובות בדואר אלקטרוני בין המנכ"ל לפרופ' גולן עלה כאמור כי ב - 2.2.12 ביקש ממנו המנכ"ל להרחיב את תכולת תפקידו לתפקיד סגן נשיא ומנכ"ל ולהעלות את שכרו בהתאם. יצוין כי העלאת השכר שאישר הנשיא הקודם לא כללה את הרחבת התפקיד המבוקשת. עוד יצוין כי באותה העת כיהנו במכון שני סגני נשיא שנכנסו לתפקידם זמן קצר לפני כן (ראו להלן), כך שמצבת הסגנים במכון28 הייתה מלאה ולא היה צורך במינוי סגן נשיא נוסף. על כל פנים, עצם העובדה שסוגיות כאלו מונחות לפתחו של הנשיא בתור הממונה על המנכ"ל מוכיחה מדוע כה חשוב שאדם אכן יימנע מלהתערב במינוי הממונה עליו. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי לא היה זה בסמכותו למנות את פרופ' יעקובוב לנשיא בפועל, והיה עליו להביא קודם לכן את הנושא לדיון בפני הוועד המנהל המוסמך להמליץ על מינוי נשיא, ולאישורו של חבר הנא מנים המוסמך לאשר בחירה ומינוי של נשיא. התנהלותו זו הביאה לידי מצב שבו תוקף המינוי של פרופ' יעקובוב לנשיא בפועל מוטל בספק. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים על כי התעלמו מסמכויותיו של חבר הנאמנים בכל הנוגע לאישור הפסקת כהונתו של פרופ' גולן ולאישור מינויו של פרופ' יעקובוב כנשיא בפועל. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים ולחברי הוועד המנהל כי בתקנון המכון אין כל הנחיות הנוגעות למינוי "נשיא בפועל", ומונח זה כלל אינו קיים בו; כך גם בהנחיות המל"ג ובתקנון הוות"ת. על כן הליך כזה אינו תקף על פי התקנונים וההנחיות. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל כי היה עליו להגיש לנשיא דוחות מסודרים בכתב לאחר כל נסיעה, כפי שנקבע בנוהל הנסיעות. יתרה מזאת, הנוהל אינו קובע איזושהי אפשרות לקבל פטור מחובה זו. יש להוסיף ולהעיר כי התנהלות על פי הנוהל הייתה מבהירה מן הסתם עם מי נפגש המנכ"ל ביו תר מ -100 ימי ההשתלמות בחו"ל שמימן לו המכון, אם אכן נפגש עם גורמים רשמיים כלשהם בנסיעותיו, והייתה מאפשרת את הבקרה הראויה והנדרשת בתחום זה. משרד מבקר המדינה מעיר גם כי המנכ"ל ציין שהוא נסע לצורך התרשמות ולימוד מפעילותן המינהלית של האוניברסיטאות, לכן ביקר בא וניברסיטאות מובילות. אולם ברוב נסיעותיו ציין המנכ"ל את אותן האוניברסיטאות. לדוגמה, ב-8 מתוך9 נסיעות הוא דיווח כי יבקר באוניברסיטת ANTIOCH בארה"ב- כ-30 ימי ביקור לעומת יום ביקור אחד בלבד באוניברסיטת הרווארד. זאת ועוד, לדעת משרד מבקר המדינה, האוניברסיטה האמורה שלומדים בה כ - 1,000 סטודנטים בלבד, אינה עונה לכאורה על ההגדרה המקובלת של אוניברסיטה מובילה בתחומה שיש לחזור אליה שוב ושוב. בביקורת נמצא כי אף שנסע לחו"ל תשע פעמים בשנים 2012 -2008 לא הגיש המנכ"ל אף לא דוח אחד על ההשתלמות לנשיא המכון. מצד אחד בבקשות לא נכללו הפרטים הנדרשים על מהות הנסיעה ולא נמסרו שמות של גורמים שהמנכ"ל ביקש להיפגש עמם, ומצד אחר לא הוגש אף לא דוח אחד על ההשתלמות לאחר הנסיעה. מכיוון שכך, אין בנמצא מסמכים המעידים שהמנכ"ל אכן עשה/עבר השתלמויות במקומות שנסע אליהם על חשבון המכון. לדעת משרד מבקר המדינה, דבריו של המנכ"ל מרוקנים מכל תוכן את ההוראה בנוהל הנוגעת לתקרת מספר הנסיעות ומספר ימי ההשתלמות ומשקפים זלזול מופגן בהוראות הנוהל שנועדו לשמור על הכספים של המוסד שהוא מנהל, לרבות כספי הציבור המועברים אליו בנאמנות. הביקורת רואה בחומרה הן את עצם ההגשה של הבקשות החריגות כדבר שבשגרה וללא נימוקים מיוחדים הנעשית דווקא בידי המנכ"ל האמון , בין היתר , על התנהלות יעילה וחסכונית של המכון, והן את אישורם של הנשיא הקודם ושל הנשיא היוצא בלי שבדקו את הבקשות האלו באופן מעמיק. בהתנהלותם זו נפרצו כליל גדרות הנוהל, ולמנכ"ל אושר שוב ושוב מספר ימי השתלמות החורג באופן קיצוני מהוראות הנוהל, בלי שנבחן ונקבע אם חריגה דרסטית כזו אכן מוצדקת. (א) משרד מבקר המדינה העלה כי באחת מהנסיעות (ינואר 2011 ) לא נמצא במסמכי המכון אישורו של הנשיא הקודם לנסיעה, כנדרש בנוהל. חרף האמור, מחלקת כספים אישרה את החזר הוצאותיו של המנכ"ל בנסיעה זו - כ- 17,500 ש"ח. על הגורמים המוסמכים במכון לבחון את הנושא על כל היבטיו, לרבות השאלה אם נדרשת החזרת ההוצאות שקיבל המנכ"ל עבור נסיעה זו, ולנקוט את הצעדים הנדרשים בנושא. משרד מבקר המדינה מעיר כי עד לאותו מועד לא נמצא שהוגשו תלונות בכתב על תפקודו של פרופ' גולן כנשיא. פרופ' ב, שכיהן באותה העת כסגן נשיא, היה צריך לפנות למוסדות המנהלים ולא למנכ"ל. עצם הפנייה למנכ"ל מצביעה על כך שהמנכ"ל הוא הגורם המשפיע במכון והמעורב גם בנושאים אקדמיים גם בגלל קשריו עם יו"ר חבר הנאמנים, וכי כל נושא שמועלה צריך לעבור דרכו. משרד מבקר המדינה מעיר שהקוורום שנכח בישיבה אינו תואם לנדרש בתקנון המכון, ולפיכך אין להחלטותיו כל תוקף משפטי. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי לא שיתף את חברי הוועד המנהל בטענות שהיו לו וליו"ר חבר הנאמנים הנוגעות לתפקודו של הנשיא היוצא עד סמוך לפגישת הוועד המנהל האמורה. כמו כן, הוא לא שיתף את כל חברי הוועד המנהל בפגישה המקדימה שבה אותם בעלי תפקידים שהוזמנו שטחו את טענותיהם בנוגע לתפקודו של הנשיא היוצא. יוצא אפוא שחברי הוועד המנהל נאלצו לקבל החלטות ב ישיבת הוועד בעניין "הדחתו" של בעל התפקיד העליון במוסד, בלי שהוכנו לכך וחלקם אף בלי ששמעו את הטענות שהעלו בעלי התפקידים במכון משום שלא נכחו באותה פגישה מקדימה. לדעת משרד מבקר המדינה, אם היו ליו"רים טענות הנוגעות לפעילותו ולהתנהלותו של פרופ' גולן כנשיא, אפשר היה לצפות מהם שייתנו לכך ביטוי כלשהו בישיבות הוועד המנהל וחבר הנאמנים שהתקיימו במ הלך כהונתו. אולם במקום זאת, כפי שעולה מהפרוטוקולים הם רק שיבחו אותו. כל התנהלות אחרת, לרבות בקשה מבעל תפקיד להתפטר בלי ליידע אותו על הטענות נגדו ובלי לאפשר לו להתייחס אליהן, אינה הגיונית ומנוגדת לכללי ההגינות המחייבים. משרד מבקר המדינה מעיר כי הדעת נותנת שאם הנשיא מבקש למצוא סיבות כדי להפסיק את כהונתו של המשנה לנשיא, הוא יפנה לראשי האקדמיה במכון ולא למנכ"ל; הרי הסיבות שפורטו בעיקרן אקדמיות, ואין להן כל נגיעה לנושאים המינהליים שהמנכ"ל אחראי להם. מהאמור עולה כי המנכ"ל ניסה להשפיע על תכנית הלימודים האקדמית ולהוסיף קורס בחירה אקדמי. בכך עולה חשש כי ניסה להתערב בנושא אקדמ י, בניגוד לסמכותו. לדעת משרד מבקר המדינה, הדברים מעלים חשש שהמנכ"ל, שכשנה קודם לכן פעל למינויו של פרופ' גולן הממונה עליו, היה למעשה "נושא הדגל" - גורם מרכזי שפעל גם בתהליך סיום כהונתו. המסמך שריכז המנכ"ל מסכם הגדרות, תפקידים וסמכויות של נשיא המכון ושל המנכ"ל, שנקבעו בתיאום בין המנכ"ל ובין האדם שהתמנה לאחר מכן לנשיא בפועל, עוד לפני שהוועד המנהל דן בטענות שהועלו נגד הנשיא היוצא, ובוודאי לפני שהחליט על התהליכים להפסקת כהונתו ועל מינויו של פרופ' יעקובוב. לדעת משרד מבקר המדינה, העובדה שהיה זה המנכ"ל שהכין את המסמך מעלה שוב את החשש כי גם במינוי זה, מינוי נוסף של גורם הממונה עליו, היה המנכ"ל מעורב. הדברים האלה מעידים על מעורבותו ושליטתו של המנכ"ל גם בתחום ניהול בעלי תפקידים באקדמיה ובנושאים אקדמיים במכון. בביקורת עלה כי תקציב המכון המפורט לא הועבר לעיונו ולאישורו של הנשיא היוצא. לדעת משרד מבקר המדינה המנכ"ל כפוף לנשיא המכון, לכן הוא חייב בדיווח בכתב לנשיא כמתחייב מנוהל הנסיעות (ראו להלן בתת-פרק "דוח סיכום ביקור"). הביקורת העלתה כי אף שחברי הוועד המנהל היו תמימי דעים בנוגע להתאמתם ולצירופם של שניים מהמועמדים, לא הועלה הנושא בישיבותיהם של הוועד המנהל או של חבר הנאמנים, שהתקיימו לאחר מכן, וממילא הם לא צורפו לוועד המנהל ולחבר הנאמנים. משרד מבקר המדינה מעיר ליו" ר הוועד המנהל וליו"ר חבר הנאמנים כי אי - צירופם של חברים חדשים פגם בתהליכי קבלת ההחלטות. לנוכח הרכבו החסר של הוועד המנהל, היה על יו"ר הוועד המנהל לפעול להגדלת מספר החברים בוועד המנהל ולוודא כי הרכבו תואם להנחיותיה של הוות"ת ומקובל עליה. בביקורת עלה כי עקב המספר המועט של חברי הוועד המנהל, 40% מחבריו (שניים מתוך חמשת החברים שהוועד המנהל מונה מ- 1.9.10 ) הם נציגי עיריית חולון. מכאן שייצוג העירייה בוועד המנהל הוא כפול מהמותר. בחבר הנאמנים ייצוג העירייה הוא 25% (4 מתוך16 .) הועלה כי תקנון המכון לא תוקן בהתאם לאמור ואין הוא עומד בהוראותיה של הנחיית המייסדים. לדוגמה, אין הוא כולל את ההוראה שלפיה הוועד המנהל יוכל להאריך את תקופות הכהונה של מייסדיה לתקופה של שלוש שנים בכל פעם. יוצא אפוא שהנחיית המייסדים אינה חלה לכאורה על המכון. ב- 9.11.10 כתבה היועצת המשפטית של המכון (להלן - היועמ"ש) למנכ"ל כי הכהונה השלישית של ד"ר בר -לב כחבר בחבר הנאמנים מסתיימת ב - 1.10.11 , והוא יוכל לכהן כיו"ר חבר הנאמנים עד ליום זה. כאמור, במועד הביקורת, שלוש שנים לאחר מכן, ד"ר משה בר-לב עדיין מכהן כיו"ר חבר הנאמנים. כך גם לגבי יו"ר הוועד המנהל ויו"ר ועדת הביקורת. יצוין כי גם אם הנחיית המייסדים הייתה חלה על המכון, עדיין לא היו יכולים שלושת היו"רים להמשיך לכהן בתפקידם לאחר 1.10.11 . הביקורת העלתה כי נכון לנובמבר 2013 ,11 מתוך16 החברים בחבר הנאמנים מכהנים משנת 199917 ,, לרבות יו"ר חבר הנאמנים ויו"ר הוועד המנהל. לפיכך חברותם המתמשכת של 11 חברים אלה בחבר הנאמנים היא בניגוד לתקנונים ולהנחיות המחייבות, והיה עליהם לפרוש מחברותם בחבר הנאמנים ומיתר מוסדות המכון. .משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר חבר הנאמנים כי מאחר שלא נעשו סבבי פרישה כנדרש, לרבות פרישתו שלו עצמו, כ - 70% מחברי חבר הנאמנים מכהנים בתפקידם בניגוד להנחיות כאמור. לדעת משרד מבקר המדינה, על יו"ר חבר הנאמנים ועל יו"ר הוועד המנהל, החברים בחבר הנאמנים מעבר לזמ ן המותר, לפרוש לאלתר מחברותם ומכהונתם במוסדותיו של המכון כמתחייב מתקנונו ומהנחיות הוות"ת. על חבר הנאמנים לקבוע סדרי פרישה הדרגתיים ליתר החברים המכהנים גם הם בניגוד להנחיות ולתקנון.
משרד מבקר המדינה מעיר כי היה על הוועדה לפיקוח ואכיפה לפעול באופן אקטיבי ולוודא שתקנוני המוסדות, לרבות תקנון המכון, תואמים להנחיותיה של הוות"ת ולתקנונה; אך דבר זה לא נעשה, וממילא הוועדה גם לא אכפה את יישום התקנונים. אי קיומן של ההנחיות במכון תרם, בין השאר, לליקויים הרבים בתפקוד המוסדות המנהלים, כפי שיפורט בהמשך הדוח.