משרד ראש הממשלה . ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה נמצא, כי למרות השינויים הטכנולוגיים המפליגים שחלו משנות השמונים של המאה העשרים בסביבת העבודה הממשלתית, לא עדכנה הנציבות את הוראותיה למשרדי הממשלה ולא קבעה כללים לניהול רשומות אלקטרוניות ואף לא אימצה כללים המתאימים לפעילות משרדי הממשלה שקבעו בעניין זה גורמים אחרים. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על הנציבות לקבוע כללים לגבי רשומות אלקטרוניות לרבות לגבי ההתכתבות בדואר האלקטרוני, שימור התכתובת ותיוקה (בעניין השימוש בדואר אלקטרוני ראו להלן). הביקורת הנוכחית העלתה, כי עד שנת 2007 לא היה לגנזך מנהל מערכות מידע. לכן חסר הגנזך את היכולת המקצועית להיערך להדרכת משרדי הממשלה בכל הנוגע לניהול הרשומות האלקטרוניות וכן את היכולת המקצועית להיערך להכנת תשתית טכנולוגית בגנזך לקליטת רשומות אלקטרוניות מהמשרדים. משרד מבקר המדינה מעיר כי תקצוב שלב ההקמה הראשון אינו ערובה להצטרפות משרדי הממשלה לפרויקט. מן הראוי שבטרם ישקיע משרד האוצר כספים נוספים בהקמת המערכת, יבחן את נכונותם של משרדי הממשלה לאמץ אותה ויקבל התחייבות לעשות כן מהנהלות המשרדים המעוניינות בה. לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שעיקר העבודה נעשית באמצעות מערכות ממוחשבות, יש להגדיר מנהל רשומות כאחראי לרשומות אלקטרוניות. הגדרה של אחראי שמנהל רק רשומות פיזיות מנציחה את המצב בעבר. עולה חשש שאם תתקבל המלצה לפיה יוגדר תפקיד של ממונה על ניהול רשומות שאינו מנהל רשומות אלקטרוניות, ייבחרו או יקודמו לתפקיד זה עובדים שאינם יכולים להתמודד עם דרישותיו הטכנולוגיות ויקובע המצב הקיים במשרדי ממשלה רבים של העדר ניהול מקצועי של הרשומות האלקטרוניות. משרד מבקר המדינה מעיר שאין הצדקה לסחבת רבת שנים בטיפול הנציבות בנושא; בין שתחליט לאשר את המלצות הוועדה השנייה ובין שלא, עליה להחליט בתוך זמן קצר על שיטה מתאימה ולנקוט צעדים להפעילה. הואיל ורוב הרשומות הנוצרות כיום על ידי העובדים במשרדי הממשלה הן אלקטרוניות, ראוי שהאחראים לרשומות יוכשרו לתפקידם או שמלכתחילה יידרשו להגיע אחרי הכשרה מתאימה לתפקיד. הצבת עובדים חסרי ידע מקצועי די הצורך היא מחדל שעלול לפגוע בעבודה השוטפת של המשרדים ולגרום לאבדן מידע בעל ערך מקצועי והיסטורי. על גופי המטה בממשלה ועל הנהלות המשרדים לוודא שלתפקידי האחראים לרשומות ימונו עובדים בעלי יכולת מקצועית מתאימה ומעמד הולם בהיררכיה של המשרד, כדי שיוכלו להדריך את עובדי המשרד ומנהליו. המערכת הממוחשבת של הגנזך: הביקורת העלתה כי המערכת טעונה שדרוג, שכן היא אינה מאפשרת לקלוט רשומות אלקטרוניות רבות ולארגן אותן באופן שיאפשר לעיין בהן בעתיד ולאחזר את המידע האגור בהן. המערכת אינה מסוגלת לקלוט את כל הרשומות האלקטרוניות שמשרדי הממשלה צריכים להפקיד בגנזך. מסמך האפיון הנדרש על פי נוהל מפת"ח הוא רכיב חיוני בכל פרויקט מחשוב - הוא מושתת על אפיון תהליכי העבודה של הלקוחות שאליהם מכוונת מערכת המחשוב ועל התייחסות ל דרכים לייעל את תהליכי עבודתם. מסמך האפיון הוא בסיס להחלטה אם לקיים מכרז לבחירת ספק שייתן את הפתרונות הנדרשים והוא מגדיר את הדרישות במכרז. באגף החשכ"ל נעשות פעולות לקראת קיום מכרז בנוגע לפרויקט סע"ר בלי שקודם לכך הוכן מסמך אפיון, כנדרש בנוהל מפת"ח. משעה שנכתב מסמך הייזום לפרויקט סע"ר ב- 2005 , נאסף ידע בניהול רשומות אלקטרוניות אצל הגנזך, ויש לבחון אפוא כיצד ניתן להשתמש בו בתהליך התכנון של המערכת הממוחשבת. מן הראוי לשלב בתכנון הפרויקט את הסמנכ"לים לענייני מינהל, שהם הגורמים הבכירים המופקדים על העבודה המינהלית במשרדי הממשלה, ולא להותיר אותו בידי המנמ"רים, שתפקידם לתת פתרונות טכנולוגיים. עוד יש לקבוע גורם מרכזי ברמה הממשלתית, כמו מנכ"ל משרד ראש הממשלה, שיפקח על התקדמותו של הפרויקט וייצור מחויבות של משרדי הממשלה להטמעתו. משרד מבקר המדינה מעיר, מסמך הג נזך עוסק באופן מפורט ובהיר בסוגיות שונות הנוגעות לניהול הדוא"ל ויש לו חשיבות רבה עבור משרדי הממשלה כתשתית לניסוח נוהל מחייב לעובדים. עם זאת, במועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 , הגנזך הסתפק בפרסום המסמך באתר האינטרנט שלו והוא לא עוּבד לנוהל מחייב. נוהל מחייב צ ריך לקבוע באופן ברור את חובות העובדים ואת אחריות המנהלים בנושא שהנוהל עוסק בו ואת מועד כניסתו של הנוהל לתוקף. מסמך הגנזך לא נוסח כנוהל מחייב ולא כלל את כל הפרטים הרלוונטיים לשם כך. (ב) כשם שהנציבות קבעה כללים בעידן שבו השתמשו משרדי הממשלה במסמכי נייר, כך היה עליה לפעול כדי ליצור כללים הנוגעים לשימוש בדוא"ל. נדרשת קביעת כללים אחידים למשרדי הממשלה וליחידותיה לניהול הדוא"ל ותיעודו. בין השאר, נדרש לנסח כללים המציינים מה מכלל המסרים של הדוא"ל שייכים למשרד וכיצד על העובד לנהוג בהם כדי לתייקם במערכת המשרדית הממוח שבת לניהול מסמכים. על הגנז ועל הנציבות לפעול עם ההנהלות של משרדי הממשלה לפרסום נוהל מחייב לניהול דוא"ל ולאחר מכן להטמיעו בתהליכי העבודה שלהם. ללא כללי עבודה אין בקרה על מידע שמועבר באמצעות הדוא"ל וקיים חשש לאובדן מידע על פעולות שנעשו בארגון ועל הרקע להן, אם ההנחיות להן ניתנו באמצעות הדוא"ל והן לא נשמרו בצורה שיטתית. נמצא כי למעט במערכת "נשר" של משרד החוץ, שהטמיע במערכת ניהול המסמכים שלו את הדרישה למיין מסמכים שונים לפי פרקי הזמן שנקבע בדין שיש לשמור אותם, במערכות של המשרדים לעיל לא נעשה מיון כזה. יודגש כי המנמ"רים של המשרדים אינם הדרג המתאים לתת התחייבות מסוג זה - הם אינם קובעים את המדיניות המינהלית או התקציבית של המשרד הממשלתי ואינם מוסמכים להתחייב בשם המשרד. בלא קבלת התחייבות מפורשת ומוסמכת להטמעת מערכת סע"ר מאת הנהלות המשרדים אין ודאות שתוטמע במשרדי הממשלה אף אם יושקעו כספים רבים בהקמתה. לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שהנציבות תקבע נהלים לעובדים בדבר הפרדת חומר ששייך למשרד מחומר פרטי ששייך לעובד, גם כאשר מדובר בחומר שנמצא במערכת הממוחשבת ובדוא"ל. מן המתואר לעיל עולה כי שלושת גופי המטה - משרד ראש הממשלה - הגוף האחראי לעבודת הממשלה, הגנזך והנציבות הכפופים לו - לא פעלו באפקטיביות כדי לטפל בניהול הרשומות האלקטרוניות מהבחינה המערכתית. בשנת 2010 עדיין לא נוסדה תשתית להנחיות ולכללים אחידים לניהול הרשומות האלקטרוניות שבמשרדי הממשלה, והם נעדרי תשתית של כוח אדם מקצועי שהוכשר לטפל בנושא. אמנם בגנזך החלו בפעולות להכנת תכנית אסטרטגית לקידום תחום זה, אולם עדיין אין בגנזך קליטה של רשומות אלקטרוניות ממשרדי הממשלה, למעט במקרים מסוימים ובהיקף קטן; הנציבות הקימה ועדות שתפקידן היה להמליץ על הטיפול בנושא, ב ייחוד במה שקשור להגדרת התפקיד של האחראי לרשומות במשרד הממשלתי; הוועדה הראשונה שהוקמה בשלהי שנות התשעים חשפה ליקויים במערכת הממשלתית, ואלה נותרו על כנם משך השנים וצפו ועלו שוב לאחר כעשור, עם הכנת המלצותיה של ועדה שנייה. עובדה היא שבעשורים האחרונים מפיקים מ שרדי הממשלה רשומות אלקטרוניות רבות מבעבר. כך נוצר בתחום זה פער מהותי בין האחריות המינהלית והמקצועית המוטלת על הגנז ועל משרדי הממשלה לבין האופן שבו הם מתמודדים עמה. במצב הדברים הזה רשומות המתעדות את פעולות הממשל עלולות לרדת לטימיון. לפיכך, חוקרים, הציבור הר חב ומוסדות המדינה לא יוכלו לעיין במסמכים האלה ולהיעזר בהם. מבדיקת חמשת המשרדים עלה כי מסמכים אלקטרוניים שעל המשרדים לשמור לצמיתות אינם מועברים לגנזך, שכאמור ממילא אינו ערוך לקלוט מסמכים בהיקף גדול. הבדיקה הפרטנית העלתה כי כאשר אין למשרד כללים לניהול רשומות אלקטרוניות, איתור מסמך מותנה לעתים בעובד שיצר אותו. עניין זה עשוי לעלות, בין השאר, כשמסמך נשמר על ידי עובד מחוץ למערכת ניהול המסמכים של המשרד או כשהמסמך נמצא בתיבת הדואר האלקטרוני של העובד בנפרד ממנה. משנת 2000 ,, כשהציגה הוועדה לנציבות את הליקויים המחייבים תיקון לא פעלה הנציבות לתקנם ואף לא עדכנה את תפקיד האחראי לרשומות במשרדי הממשלה. לדעת משרד מבקר המדינה, החלטת הנציבות שלא לאשר את המלצות הוועדה לא הסירה ממנה את האחריות למצוא מתכונת אחרת להסדרת הנושא בתוך זמן סביר. .ניהול רשומות של משרדי הממשלה ושימורן נובע מהחובה שחלה עליהם לפעול על פי חוק, בסדירות ובשקיפות, ולשמר חומר ארכיוני. על כל משרד לתעד את עבודתו ואת קשרי הגומלין שלו עם גופים חיצוניים לו, לרשום החלטות, הנמקות ופרוטוקולים של דיונים, לתעד את עבודת המטה שעליה מסתמכות ההחלטות והמדיניות הנקבעת ולשמור הסכמים. הדבר נחוץ כדי שניתן יהיה להשתמש ברשומות ולאחזר אותן לפי צורך. עוד מוטלת עליהם חובה לשמור על סודיות המידע משיקולים של ביטחון ומשיקולים של צנעת הפרט ולדאוג שישמש רק את הגורמים המוסמכים לקבלו. משרד מב קר המדינה מעיר, אמנם המנמ"רים יכולים למלא תפקיד של מתווכים בין ועדות ההיגוי למשרדים, אולם יש להקפיד כי הליכי התכנון המהותיים ייעשו במישרין בשיתוף מנהלי היחידות של משרדי הממשלה ועובדיהן. דחיקת רגליהם של המשתמשים במערכות המחשב ושל הגורמים המופקדים על העבודה המינהלית במשרדי הממשלה בשלב התכנון של מערכת סע"ר מהווה ליקוי יסודי בתכנון המערכת הממוחשבת. יצוין שהגדרת הדרישות למערכת צריכה להתבסס על סיווג של תהליכי העבודה ועל בחינה כיצד ניתן לייעלם ולהתאימם לצורכי המשרד. תפקידם של הממונים על העבודה המינהלית נמשך לאחר הקמת מערכת המחשוב, בפעולות להטמעתה בקרב העובדים. על המערכת הממשלתית לבחון ביסודיות את אבטחת המידע של הדוא"ל ולנסח נהלים לכל משרדי הממשלה שימנעו חשיפת מידע למי שאינו רשאי לעיין בו. אף על פי שבישיבת הוועדה הוצהר כי צורכי השעה דוחקים והוטלו על משרדי הממשלה משימות שאת תוצריהן היה עליהם להגיש ליו"ר הוועדה, משרד ראש הממשלה לא מינה לה יו"ר חדש, שיעמוד על דעתו ויבקש שהתוצרים יוגשו לו כדי להמשיך את שיתוף הפעולה הבין-משרדי. הגנז שמונה למלא את מקום יו"ר הוועדה לא כינס מחדש את נציגי המשרדים לישיבה משותפת. מאחר שהוועדה לא התכנסה מאז ישיבתה הראשונה ועד למועד סיו ם הביקורת, אוגוסט 2010 , היא ממילא לא דנה בהמלצות שהגישה חברת הייעוץ. דרישות הנציבות לתפקיד האחראי לרשומות נקבעו בשנות השבעים, כשרוב רשומות המשרדים היו רשומות נייר. למרות השינוי הגדול שחל בתחום והפיכתן של רוב הרשומות לאלקטרוניות, לא שינתה הנציבות את דרישות התפקיד כדי להתאימן לעידן האלקטרוני ולא כללה בהן דרישה להכשרה טכנולוגית של העובד. עקב כך משרדי ממשלה רבים מינו לתפקיד עובדים שאין להם יכולת מקצועית להתמודד עם רשומות העידן האלקטרוני. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על משרד ראש הממשלה להמשיך את שיתוף הפעולה הבין -משרדי שהחל בישיבה הראשונה. מהלכים שמשפיעים על פעולת כל משרדי הממשלה, כמו אלה שהגנז מתכנן, דורשים שיתוף פעולה ביניהם ומחויבות של הממשלה כולה לקידום המהלך. המנהלים המופקדים על ענייני המינהל בהם, למעט אנשי משרד החוץ, השיבו שאין למשרדיהם הוראות בדבר ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן ונהלים בעניין דואר אלקטרוני. מהשיחות עמם עלה שהם לא היו ערים לכך שקביעת הוראות מחייבות לעובדי המשרד בעניינים אלה היא באחריותם.
עשרה משרדים מן התריסר ציינו שאין להם נהלים בתחום הרשומות האלקטרוניות. משמעות הדבר היא שמשרדים אלה לא קבעו לעובדים כללים מחייבים בתחום זה. משרד מבקר המדינה מעיר כי מן הראוי שאת ההוראות לניהול מסמכים אלקטרוניים המשרתים את צורכי משרדי הממשלה יכינו גורמי המטה בממשלה - הנציבות והגנזך עליהם ממונה משרד ראש הממשלה. על גופי המטה לגבש נוהל עבודה אחיד ומחייב לניהול הרשומות ושימורן. על סמך נוהל כללי זה יגבש כל משרד נוהל פנימי על פי מבנה המשרד וצרכיו הייחודיים. עם זאת, במציאות שבה סיכומו של הנוהל הממשלתי מתמשך כבר זמן רב, נדרשות ההנהלות של משרדי הממשלה לנסח כללי עבודה זמניים כדי לצמצם את הנזק האפשרי מהתנהלות ללא תשתית נורמטיבית.