חברת דואר ישראל בע_מ . ניהול הנכסים וההתקשרויות - חברת דואר ישראל בע_מ משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר כי עליה לפעול לטיוב מערכת המחשוב באופן שיקל על אנשי מחלקת הנכסים להפיק, באופן מובנה ואמין, את הדוחות והנתונים הנדרשים להם במסגרת עבודתם וכדי שיוכלו לספק דוחות ניהוליים להנהלה ולהבטיח את אמינות נתוני המערכת. משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת החברה כי עליה לחזק ולהגדיר במפורש את כללי הממשל התאגידי באופן שתימנע בעתיד היווצרותו של מצב מעין זה, שבו בעל תפקיד בחברה יכול על דעת עצמו להורות להקל בתנאי החוזה. רצוי לשקול כי בעתיד העברתו של נכס מקרקעין לקונה תותנה באישורה של ועדת הנדל"ן שבחברה או של ועדה אחרת מטעמו של דירקטוריון החברה. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בשנים 2012 ו-2013 בוצעו הערכות שווי לחלק קטן מנכסי החברה, אולם מאז לא חלה כל התקדמות בנושא ומרבית הנכסים טרם הוערכו מחדש. על הנהלתה של חברת הדואר לשקול את הצגתם של נתוני השווי המעודכן של הנכסים שברש ותה באמצעות הוספת ביאור לדוחות הכספיים, זאת בהתאם להמלצת תקן החשבונאות הבין -לאומי. הדבר יתרום לשיפור איכות המידע המובא לפני הנהלת החברה, לפני רשות החברות ולפני קוראי הדוחות הכספיים שלה בעניין הנכסים שבהם היא מחזיקה ושוויים הכלכלי המעודכן. .הועלה כי בפועל דמי השכירות ש משלמת החברה בעד נכס זה גבוהים בהרבה ממחירם בשוק. במכתב ששלח מנהל הנכסים של החברה בדצמבר 2016 לחברי ועדת הנדל"ן נכתב כי נדרש אישורם לתשלום של דמי שכירות חודשיים בסך 16,804 ש"ח צמודים למדד, זאת אף שהשמאי הממשלתי אמד את דמי השכירות החודשיים ב - 11,000 ש"ח38. יוצ א אפוא שסכומם של דמי השכירות ששולמו בפועל גבוה בכ -50% מהסכום שנקבע בחוות הדעת של השמאי הממשלתי. במכתב צוין כי הנושא הועבר לטיפולו של עורך דין חיצוני, וכי לא ניתן להפסיק זמנית את תשלומי שכר הדירה מאחר שאי-תשלום עלול לשמש עילה לפינוי הנכס. משרד מבקר המדינה מעיר כי הצורך של החברה לספק שירות לאוכלוסייה במקומות השונים הוא מובן, אך מחובתה למצוא איזון ראוי בינו ובין העמידה בכללי מינהל תקין וכן עליה לשמור על בטיחות העובדים והלקוחות. מבדיקת משרד מבקר המדינה עלה כי "מודול הנדל"ן" במערכת ה -SAP - מערכת המחשב הנוכחית שבה משתמשת מחלקת הנכסים - אינו מאפשר לשלוף בצורה מהירה וקלה, על פי דוחות מובנים, נתונים חשובים אשר נדרשים לאנשי המחלקה לצורך עבודתם השוטפת. לדוגמה, אי-אפשר להוציא מהמערכת דוח תשואה (הכנסות משכירות חלקי שווי הנכס) שילמד על מידת הרווחיות של כל נכס. כמו כן המערכת מסורבלת ואינה מאפשרת לקבל תמונת מצב על כל נכס בנפרד, אלא מפיקה עבור כל נכס כמה שורות, ויש צורך לייצא נתונים מהמערכת לתוכנת "אקסל" ולאחר מכן להתחיל למיין ולטייב חלק מהנתונים. עוד עולה כי המערכת אינה מאפשרת הוצאת דוח תזרים מזומנים מסודר עבור כל נכס ומציגה באופן שגוי אירועים חד-פעמיים. מבדיקה שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי להתקשרות עם חברות ב' וג' לא קדם הליך מכרזי בהתאם לנדרש בדין, אלא ההתקשרות נעשתה בפטור ממכרז. על הנהלת החברה לפעול לאלתר לגביית דמי השימוש האמורים, ובכלל זה עליה לבחון ביסודיות את האפשרות לגבייה רטרואקטיבית של חובות העבר. הדירקטוריון נדרש לפקח על עניין זה. משרד מבקר המדינה מעיר כי לנוכח השילוב בין פרק הזמן הארוך שבו חברה ד' נותנת שירותים לחברה, התלונות הרבות שהתקבלו ועלויות העסקתה לעומת חלופה תפעולית אחרת על פי אומדנה של חברת הדואר, מתעורר הצורך כי חברת הדואר תבחן את נושא תפעול השליחויות באזור המרכז. הדברים מקבלים משנה תוקף לאחר שהחברה עברה לפעול בשיטת הליסינג וכן שדרגה את מערכות המחשוב שלה. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי למרות מגמת השיפור שהציגה, בייחוד בתחילת שנת 2017 ובמסגרת הרישום ברמ"י, עדיין אין די בכך. לנוכח היקפם הגדול של הנכסים שטרם הוסדר רישומם המלא נדרשת החברה להגביר את מאמציה להסדיר את רישום נכסיה ברשם המקרקעין. .נכסים פנויים להשכרה הערכת מח' .הנכסים .לגבי שכ"ד .לחודש .(בש"ח) הערכה לגבי .מס' החודשים .שבהם הנכס יושכר .בשנת 2017 סה"כשכ"ד . מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בשנים האחרונות לא הוכן דוח מנהלים המפרט את משך הזמן שבו עמד כל נכס ריק ובין אילו תאריכים, וכן את ההפסדים שמקורם באי-השכרת כל נכס. משרד מבקר המדינה מעיר כי לא נמצא שהחברה ביצעה עבודת מטה שבמסגרתה ביצעה השוואה סדורה ומקיפה בין הנכסים הריקים של החברה ובין הנכסים שהיא שוכרת או משכירה, הן מבחינת המקום הגאוגרפי של הנכסים והן מבחינת העלויות. העובדה כי החברה שוכרת נכסים רבים בעת שחלק מנכסיה עומדים ריקים, בלי שבוצעה השוואה מקיפה של עלויות ונבחנו אלטרנטיבות זולות יותר, מעידה כי החברה אינה פועלת ביעילות הנדרשת. אילו הייתה מתבצעת בחינה מעין זו, היה אפשר להציג את ממצאיה לגורמים הרלוונטיים בחברה ואף להביא לחיסכון פוטנציאלי ניכר בעלויות, ובכלל זה בארנונה. חשוב כי החברה תיישם את התכנית לפינוי שטחים בפועל בלא דיחוי ותוודא כי נכסיה מנוצלים באופן המיטבי וביעילות. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי יש להסדיר בנוהל את המעקב אחר מצב הנכסים, וכמו כן יש למסור להנהלה עדכונים סדורים בנושא באמצעות מחלקת הנכסים. נוסף על כך, על ועדת הנדל"ן של החברה לדרו ש קבלת דיווחים שוטפים בנושא זה ולטפל בליקויים שהועלו בדיווחים אלה. משרד מבקר המדינה מעיר עוד כי נוהלי אגף הלוגיסטיקה אינם מעודכנים כלל ומרביתם הוכנו בשנת 2002 , וכי הצעות שהעלו עובדי האגף לעדכון הנהלים הללו טרם נדונו. משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר על שהיא לא עמדה ביעד שקבעה לעצמה - להשלים את הטיפול ברישום של כ -90% מנכסיה עד סוף שנת 2015 . על אף חשיבות הנושא, עד אוקטובר2016 נרשמו כיאות רק23 (כ-7% ) מכלל נכסיה. לנוכח אחריותה הציבורית של החברה, עליה להסדיר לאלתר את רישומן התקין של זכויותיה על נכסי המקרקעין שלה. העובדה שזה שנים רבות לא הוסדר רישום הנכסים ולא הוקצו המשאבים הנדרשים לצורך תכלית כה חשובה מעידה על כשל ניהולי. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי נכון למועד סיום הביקורת, דצמבר 2016 ., לא נמצא כי קיים בחברה נוהל פיקוח על נכסים במהלך הביקורת התברר כי החברה משתמשת בנכסים יקרי ערך לביצוע פעולות תפעוליות שונות שניתן היה לבצע במקומות זולים יותר בלי לפגוע באופן תפקודה ובשירות הניתן על ידה. נוכח המציאות בישראל, שבה מחד גיסא מחירי הנדל"ן במקומות אטרקטיביים עלו בעשרות אחוזים בשנים האחרונות ומאידך גיסא לעתים הגישה של רכבי החברה למקומות אלו נעשית קשה יותר ויותר (והדבר גורם לבזבוז רב של דלק וזמן), ראוי היה כי חברת ה דואר תבצע בחינה כלכלית של כל החלופות לאותם נכסים יקרים ותפעל באופן אפקטיבי יותר - למשל באמצעות השכרתם, השבחתם או מכירתם למרבה במחיר - לכך שאותן פעילויות תפעוליות יבוצעו במקומות שבהם שווי נכסי הנדל"ן נמוך בהרבה. הדבר נועד לאפשר לחברה לחסוך כספים ולשפר את הת זרים הכספי שלה בלי לפגוע באופן תפקודה ובשירות שהיא נותנת לציבור. משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת החברה כי תהליך אסטרטגי וחשוב שכזה מחייב אותה כבר עתה, לשקול את מימושם או השכרתם של המבנים המשמשים כיום את בתי המיון, כולם או חלקם, וכי היא תיערך לכך. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי אף שפרויקט המכונות האוטומטיות טרם הבשיל רכשה החברה את כלי הרכב הללו, אולם ניתבה אותם לצורך שימושים אחרים. ראוי היה שהחברה תקפיד להתאים את עיתוי הוצאותיה בהתאם לשימושים שלשמם הן נועדו ובתזמון הנכון. משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר כי בשל האופן שבו פעלה בכל הנוגע לגביית דמי השימוש בנכסים מסוכניה היא הפסידה סכומי כסף ניכרים. אופן פעילות זה מנוגד לכללי מינהל תקין ואינו עולה בקנה אחד עם המצופה מחברה ממשלתית, אשר מחויבת לוודא כי לא ייעשה שימוש בנכסיה ללא כל תמורה. .1. בפברואר2016 שכרה חברת הדואר נכס באום אל-פחם, במקום סוכן שעזב את אותו הנכס, וזאת אף שלא היה לנכס זה היתר בנייה, ואף שהמחלקה המשפטית של החברה התנגדה לשכירתו. לא זו בלבד שעצם השימוש במבנה שלא נית ן היתר לבנייתו אינו תקין מהבחינה החוקית, אלא שבגין שכירת המבנה נחשפה החברה לסיכונים שונים הנוגעים לליקויים בבטיחותו של המבנה. 2. סוכנות החברה אשר פועלת בעיירה ג'סר -א-זרקא, שוכנת אף היא במבנה שטרם התקבל היתר לבנייתו. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי גם אם המעבר לכלי רכב גדולים הוא נחוץ לשיטתה, הרי שיש לאשרו בדרך המינהלית המתאימה. משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי עליה ליישם בהקדם את המלצות דוח הביקורת הפנימית ולהפיק את הלקחים הנדרשים על מנת למנוע את הישנותו של כישלון מעין זה בפרויקט כה חשוב ואסטרטגי. כאמור, הדבר מקבל משנה תוקף נוכח העובדה כי למועד סיום הביקורת החברה נמצאת בעיצומו של תהליך המעבר לבית המיון הנפחי, תהליך אשר דורש התקשרויות בעלות מאפיינים טכנולוגיים דומים ובהיקפי מימון ניכרים. משרד מבקר המדינה מעיר כי על החשב הכללי, החברה ורמ"י, לפעו ל במשותף למימוש ההסכם משנת 2005 ולפינוי הנכס בהקדם, על מנת להחזיר את המגרש למדינה כנדרש. משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר כי עליה לעדכן את הוראות הנוהל ולוודא כי עובדיה יפעלו לפיו. משרד מבקר המדינה מעיר כי מדובר בפרויקט חשוב, שיאפשר ללקוחות החברה לאסוף את החבילות שהזמינו ללא מגבלת שעות פתיחה, ויתרום לשיפור השירות ללקוחות ולתד מיתה של חברת הדואר כמי שמתאימה את עצמה לעידן הדואר המודרני ולשינויים הנדרשים בתחום הטכנולוגי. לפיכך, על מנכ"ל החברה והדירקטוריון לפעול לקידום הפרויקט. . משרד מבקר המדינה מעיר לרשות החברות כי העבודה שיזמה הייתה רוחבית והתבצעה מול כמה חברות ממשלתיות, והיא התמקדה כאמור בבחינת הפוטנציאל העסקי והכלכלי של נכסים אלו ולא עקבה אחר יישום תכנית להפחתת סיכונים בחברה, אשר אמורה לכלול את כלל הסיכונים הקשורים בניהולם של נכסים אלו. כבר בשנת 2007 קבע מבקר המדינה48 כי תפקיד הפיקוח של רשות החברות אינו מצומצם כלל ועיקר. בדוח זה נכתב כי "הרשות הודיעה בתשובתה כי אין לעשות שימוש במילה 'פיקוח' באשר לתפקידיה, שכן תפקיד הפיקוח אינו נכלל בתפקידי הרשות המפורטים בחוק... לדעת משרד מבקר המדינה, אי - אפשר לקבל את תפיסת הרשות, משום שפעילותה השגרתית רצופה אלמנטים רגולטוריים. דווקא בתקופה שבה נעשות פעולות להפרטת החברה הממשלתיות, יש להגביר את השימוש ההולם בכלים הרגולטוריים שבידי הרשות... מן הראוי שהרשות תנקוט את הצעדים הנדרשים כדי לשפר את כלי הניהול ואת סדרי הבקרה שלה על החברות הממשלתיות". משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת החברה כי עליה לפעול לצמצום משמעותי של התופעה המתמשכת מזה שנים של התקשרויות בפטור במכרז, להקפיד לפעול על פי דיני המכרזים שתכליתם שמירה על עקרונות השוויון והחיסכון בכספי ציבור, ועל הצגת ההתקשרויות לוועדת המכרזים מבעוד מועד. משרד מבקר המדינה מציין כי הדרישה להציג את הערכות השווי האמורות במסגרת ביאור בדוחותיה בלבד אינה משפיעה על שווי הנכסים במאזן בחברה, ולמותר לציין שאינה פותחת פתח לגידול ברווח הכולל כפועל יוצא מהשערוך, כפי שחוששת רשות החברות. הדבר מומלץ על ידי התקן החשבונאי וחשוב להעמיד מידע שכזה לרשות קוראי הדוחות של החברה, בייחוד לנוכח העובדה שוועדת השרים החליטה להעמיד למכירה חלק ניכר ממניותיה של חברת הדואר44. משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר על אופן תפקודה - כפי שבא לידי ביטוי, בין היתר, בטיפולה בנכסים האמורים בראשון לציון, באשדוד ובנתניה - שאינו עולה בקנה אחד עם אמות המידה הנדרשות ממנה בתחום היעילות והחיסכון. הליקויים שתוארו בפרקים הקודמים מעידים על הצורך לייעל את הטיפול בנכסי החברה ולחסוך ממון רב לחברה. סוגיית השבחתם של נכסי המקרקעין של החברה וניהולם באופן יעיל וחסכוני מקבלת משנה תוקף נוכח מצבה הכספי של החברה בשנים האחרונות והכוונה להפריטה. הדבר יתרום להתייעלותה של החברה, יגדיל את ערכה ויעלה את שווי התמורה הפוטנציאלית שתתקבל במסגרת ההנפקה. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי למועד סיום הביקורת - דצמבר 2016 - טרם הבשיל הפרויקט של המכונות האוטומטיות וטרם הוצבו מכונות אלו לטובת ציבור הלקוחות. נמצא כי לא בוצעה בחינה ממשית ויסודית כדי לוודא שמצב זה מתקיים. יתרה מזו, מהרישא של חוות דעת זו ניתן להבין, לכאורה, שקודם כול נבחרו הספקים ורק לאחר מכן הובא הנושא לייעוץ המשפטי על מנת לקבל הכשר בדיעבד להתקשרות בפטור ממכרז. מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בשנים האחרונות הועברו כל כלי הרכב הלבנים 29 של החברה לשיטת ליסינג תפעולי, וכי בשנת 2018 יועברו שאר רכבי החברה לשיטת הליסינג אף הם. תהליך תפעולי זה, אשר במועד סיום הביקורת נמצא בעיצומו, עשוי לייתר את הצורך של החברה להחזיק בחמישה מרכזים אשר כל אחד מהם משתרע על פני כמה דונמים, אולם לא נבחן אם אמנם בנסיבות אלה ניתן לנצלם באופן מיטבי ומשתלם יותר. להלן דוגמאות: הועלה כי בשנים האחרונות לא ביצעה החברה כל עבודה כלכלית לבחינת הצורך בהפעלת כלל מרכזי התחבורה, בייחוד נוכח העובדה כי מרכזים אלה משתרעים על שטחים גדולים ויקרים, וכי צי כלי הרכב הלבנים של החברה הועברו לליסינג זה מכבר, ונוכח הכוונה להעביר גם את שאר כלי הרכב של החברה לליסינג. משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר שעליה לפעול בהקדם בהתאם לממצאים של בחינה כלכלית מסודרת ומקיפה בדבר הצורך בהפעלת מרכזי התחבורה, כולם או חלקם, ולהביא לניצול מרבי של זכויותיה, בין באמצעות מימוש ובין באמצעות השכרה, במגרשים המשמשים כיום כמרכזי תחבורה באמצעות יישום המלצותיה של הבחינה הכלכלית כאמור. זאת תוך התאמה למתכונת ההפעלה החדשה של רכבי החברה בליסינג. על אגף הלוגיסטיקה לבצע בדיקה כלכלית מקיפה לגבי הנכסים ולהציג להנהלה חלופות בעניין השימוש בהם. .מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי העבודה הכלכלית לב דיקת כדאיות פתיחת הסניף האמור התבצעה בשנת 2007 , שנתיים וחצי קודם לפתיחת הסניף. לא נמצא שבוצעה עבודה כלכלית מעודכנת בסמוך לתקופת ההתקשרות. דוגמה זו מלמדת שלו החברה הייתה מיישמת את האמור בנהליה והייתה מבצעת בדיקה כלכלית מעודכנת קודם כניסתה לסניף, יתכן שהיה נמנע בזבוז ממון רב על שיפוץ הנכס, שזמן קצר לאחר מכן היא אף נטשה אותו. בשנים האחרונות קיבלה החברה החלטות בנושא פתיחת סניפים חדשים בלא שווידאה כי הדבר כדאי מבחינה כלכלית. בביקורת נמצא כי כמה מהתהליכים האמורים בוצעו באופן חלקי ולקוי, תוך גרימת נזק כספי לקופת החברה. להלן דוגמאות: ראוי שלפני ביצוען של עסק אות להשכרת נכסים כה מרכזיים ואסטרטגיים, תבצע החברה עבודה כלכלית אשר במסגרתה יוצגו למקבלי ההחלטות בחברה ההשפעות הכלכליות של אותן עסקאות. זאת, בין השאר, על מנת להקנות להם כלים שיאפשרו להם לנהל את תקציב החברה באופן נאות ומדויק יותר. משרד מבקר המדינה מעיר כי הסקירה שביצעה החברה הציגה באופן כללי- אסטרטגי את הכדאיות של המעבר למרכזים אזוריים, ולא התבססה על בחינה כלכלית שבמסגרתה מנתחת החברה ספציפית את עלויות המעבר לכל מרכז ומרכז. יתרה מכך בהתאם לנוהל "פתיחת יחידה בחברה" היה עליה לבצע בדיקה כלכלית ספציפית כאמור, וזאת כדי לספק מידע מלא ושלם למקבלי ההחלטות בחברה בעניין נכסים אלה דווקא. האמור בתשובתה של החברה אינו עולה בקנה אחד עם הממצאים שהועלו. חתימתה של החברה על הסכם השכירות היתה ב- 29.1.09 , שנה וחצי לאחר שבוצעה העבודה הכלכלית. כמו כן בעבודה הכלכלית האמורה נ בחנה גם סוגיית ההכנסות, וייתכן שאילו החברה הייתה מנתחת אותן לקראת הפעלת הסניף היה באפשרותה למנוע נזק כספי. יצוין כי הסוכנות שב-"שער ראשון" נפתחה מחדש למרות שהתנועה באזור זה דלילה יותר מהתנועה באזור סניף הלאום.
משרד מבקר המדינה מעיר לחברת הדואר כי העובדה שהיא משתמשת במבנים השוכנים באזורי ביקוש יקרים כל כך להפעלת מוקדי השירות שלה אינה עולה בקנה אחד עם אמות המידה של ניהול חסכוני ויעיל. החברה הייתה יכולה להפעיל מוקדים אלו במקומות זולים בהרבה, והדבר היה מאפשר לה להשכיר או לממש את הנכסים הנוכחיים תמורת ממון רב. יתרה מזו, נוכח ההתפתחויות בתחום הטכנולוגיה והעסקים, המאפשרות לתת שירותים גם למקומות מרוחקים בעזרת אמצעים מתקדמים, בחרו חברות רבות להעביר את מוקדי השירות הטלפוני שלהן לאזורים מרוחקים וזולים. על חברת הדואר לשקול ליזום מהלך דומה, שיאפשר חיסכון ניכר בעלויותיה ואף לתרום להגדלת היקף התעסוקה בפריפריה.