העמותה לתכנון, פיתוח ושימור אורבני - ירושלים . סדרי ניהול בעמותה - העמותה לתכנון, פיתוח ושימור אורבני - ירושלים בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה כי העמותה ביצעה את כל ההתקשרויות הללו בשווי כולל של 13 מיליון ש"ח, בשנים 2005 -2012 , בלי שקיימה הליך בחירה שקוף ושוויוני ובלא שתיעדה את הליך הבחירה. נוסף על כך, העמותה לא נימקה את המשך ההתקשרויות ואת הגדלת היקפן ולא הסבירה מדוע לא בחנה את האפשרות להתקשר עם יועץ אחר, כפי שמחייבה הנוהל. משרד מבקר המדינה מעיר כי אין בידי העמותה מסמכים המתעדים את תהליכי ההתקשרויות עם משרד עו"ד ב', וכן את הנימוקים להארכת תוקפן של ההתקשרויות ולהגדלת היקפן הכספי. כמו כן נמצא כי חלק מההתקשרויות אושרו בדיעבד, אחרי שביצע משרד עו"ד ב' את העבודה הנוספת. לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי היה שבחירת משרד עו"ד ב' תיעשה בהליך שקוף ושוויוני. לדעת משרד מבקר המדינה, אין להתעלם מנימוקיה של ועדת הכספים להמשך ההתקשרות בנוגע להליך הבוררות. אולם אין להסכים להעסקה ארוכת טווח של משרדי עורכי דין באותה עמותה בהיקף כספי ניכר. לפיכך על מוסדות העמותה לבחון גם את האפשרות להעסיק משרדי עורכי דין אחרים בתחומים שאינם קשורים להליך הבוררות ובמקרים שבהם לעמותה אין חשיפה לתביעות בהיקף ניכר. .משרד מבקר המדינה העלה כי העמותה התקשרה עם עובדים לשם מתן שירותי ייעוץ לעמותה, עם תום העסקתם בעמותה, ללא הליך בחירה שוויוני וללא בחינת הצעות חלופיות: האמור לעיל מעלה חשש שהעסקת עובדי העמותה לשעבר כיועצים נועדה בין היתר להגדיל את מצבת כוח האדם בעמותה, תוך עקיפת מגבלות התקנים שהקצה לה משרד התחבורה. משרד מבקר המדינה העיר כי העמותה לא תיעדה כראוי את הליך המכרז הסגור, שנמשך שנה וחצי, ועל כן אי-אפשר לדעת כיצד נבחרו משרדי עורכי דין שנכללו ברשימה האמורה. אין בידי העמותה עותק של הפניות שלטענתה שלחה למשרדים המופיעים ברשימה. כמו כן, העמותה לא הבהירה מה היו תנאי הסף, האם היו דרישות נוספות, ומתי וכיצד דורגו המשרדים. הועלה כי עורכי דין ממשרד עו"ד א' נכחו ב -11 מהדיונים של ועדות ההתקשרויות והכספים בעניין הארכתן והגדלת היקפן של ההתקשרויות עם משרדם וכן בעניין איתור יועץ משפטי חדש (ראו להלן). לדעת משרד מבקר המדינה, הנסיבות המתוארות לעיל - היעדר אסמכתאות לטענת העמותה בדבר פרסום מודעות בעיתונות, הגשת הצעה אחת בלבד של מועמדת אשר עבדה עם יועץ של העמותה, וההקלה בתנאי המכרז - מעלות חשש לאי - תקינות בהליכי המכרז. משרד מבקר המדינה מעיר כי העמותה לא נימקה מדוע החליטה לקיים מכרז סגור ולא מכרז פומבי, שלא על פי חוות דעתו של יועמ"ש העירייה. משרד מבקר המדינה מעיר לעמותה, כי היא חייבת לפעול לפי הנהלים ולהעמיד לנגד עיניה את טובת העמותה; אל לה לפעול לפי הנחיות גורמים חיצוניים. הועלה גם כי את ההסכמים בין העמותה לבין משרד עו"ד א' אישרה מטעם העמותה שותפה במשרד עו"ד א'. לדעת משרד מבקר המדינה, אין זה ראוי שעורך דין יטפל בעניינים מטעם העמותה מול משרד עורכי דין שבו הוא שותף; זאת כדי למנוע חשש לניגוד עניינים. משרד מבקר המדינה מעיר כי הוא רואה בחומרה את הגדלת היקף ההתקשרות במאות אלפי שקלים ללא אישור מוקדם של ועדת הכספים, הנדרש לפי נוהלי העמותה. לדעת משרד מבקר המדינה אם הניסיון והידע של היועצים הם חיוניים לפעילות העמותה, תמוהה בחירת העמותה לסיים את העסקתם. מכל מקום, היה עליה להתקשר עם יועצים על ידי הליכים שוויוניים ותחרותיים. משרד מבקר המדינה מעיר כי העמותה לא פרסמה את המכרז באופן פומבי וגלוי לציבור הרחב; ואפשר לראות בכך את הסיבה להגשת הצעה יחידה. בכך נוצרו היעדר שקיפות והיעדר שוויון הזדמנויות, ו נפגע תהליך הבחירה. לדעת משרד מבקר המדינה, על העמותה היה לבחון מדוע הוגשה רק הצעה אחת למשרה כה בכירה. משרד מבקר המדינה מעיר כי בבדיקה שעשה לא הובהר מי החליט לבצע מכרז סגור, מתי התקבלה ההחלטה ומה היו הנימוקים לקיום מכרז סגור בשנית, אף שההליך הראשון בוטל עקב חוות הדעת של יועמ"ש העירייה המחייבת לפרסם מכרז פומבי. הביקורת העלתה כי הפרוטוקולים של ישיבות ועדת כוח אדם לא היו חתומים. זאת ועוד, בנספחים המתוקנים לא צוין מועד חתימתם, ולכן אי-אפשר לדעת אם אישר משרד התחבורה את השינויים בתקן סמוך להחלטת הוועדה, או שהשינויים יושמו עוד קודם קבלת אישורו, שלא כמתחייב מההסכם עם העמותה. משרד מבקר המדינה העיר לעמותה, כי סדרי מינהל תקין מחייבים שעל מסמכים הקובעים שינויים מסוג זה יצוינו מועדי חתימתם. .הביקורת העלתה כי בשנים 2010 -2011 שילמה העמותה שכר לעובדים שלא בהתאם למפורט בנספח להסכם. שכר חמשת הבכירים - מנכ"ל העמותה, ראשי היחידות ומנהלי התחומים הבכירים - היה גבוה ב - 40%-60% מהשכר המפורט בטבלת התקן והשכר, וגם שכר יתר עובדי העמותה היה גבוה בעשרות אחוזים (מ - 25% ועד 66% .) מהמפורט בטבלת התקן והשכר לדעת משרד מבקר המדינה, כדי להגדיל את מספר המועמדים המתאימים, מן הראוי היה לשקול את העלאת השכר המוצע קודם פרסום המכרז, ולא לאחר בחירת המועמד לתפקיד, דבר שיש בו פגיעה בתקינות הליך המכרז. משרד מבקר המדינה מעיר לעמותה כי שלא כאמור בנספח המתוקן, ועדת כוח אדם לא דנה בשינוי המפורט בנספח, ומכאן שמשרד התחבורה אישר משרה חדשה ללא דיון מוקדם בוועדה. אשר לעמותה - היא קיימה תהליך מלא של בחירת סגן מהנדס, אף שלא הייתה משרה כזאת בתקן. משרד מבקר המדינה מעיר כי העמותה ומשרד התחבורה פעלו בניגוד לשני ההסכמים עם העירייה, ולפיהם השתתפות המשרד בתקציב פעולות הצוות מותנית בשמירה על תקן כוח אדם ועל רמות השכר שנקבעו בטבלת התקן והשכר. משרד מבקר המדינה העיר לעמותה, למשרד התחבורה ולעירייה, כי הואיל והעמותה מתפקדת הלכה למעשה כעמותה פרטית, חוזרי משרד הפנים ועקרונות השכר המקובלים במגזר הציבורי, לרבות התשלומים הנלוו ים, אינם חלים עליה אוטומטית. לפיכך, תשלומי השכר לעובדים צריכים להיות מעוגנים בהסכמים מפורטים וברורים. לדעת משרד מבקר המדינה, משהסכימו רשם העמותות, משרד התחבורה והעירייה כי יש לפעול לשינוי מבני של העמותה, עליהם לעשות זאת בהקדם. עוד מעיר משרד מבקר המדינה, כי העירייה ומשרד התחבורה העבירו לעמותה את מלוא התקציב למימון שכר העובדים, אף על פי שהשכר ששולם לעובדים לא היה בהתאם להסכם. יתר על כן, חברת הבקרה מטעם משרד התחבורה מצאה חריגות בשכר עובדי העמותה היא הודיעה על כך למשרד ביוני 2009 ., והמשרד הורה לקזז את השכר ואולם הוא המשיך להעביר לעמותה את הכסף לתשלום שכר העובדים ללא שינוי, ומנהל אגף תשתיות עיר וניות במשרד אף הורה באוגוסט 2011 לחברת הבקרה כדלקמן: "ברצוננו להבהיר כי החל מסוף חודש יוני אין צורך לבצע את העבודות כמפורט להלן: בדיקת הסכמים, בדיקות בנושא שכר עבודה, בדיקות דרישות תשלום באמצעות יועץ משפטי". מכאן שהבקרה אף הופחתה. לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי היה שנחיצות דרישה זו תלובן בדיון פנימי, וכן שהדיון בעניין והנימוקים לדרישה זו יתועדו. משרד מבקר המדינה מעיר כי העמותה, משרד התחבורה והעירייה לא קבעו בנוהל התקשרויות ומכרזים אילו מעקרונות דיני המכרזים חלים על העמותה, ואילו התקשרויות פטורות ממכרז. על העמותה לבחון את תהליכי בחירת היועצים הנהוגים בה ולקיים תהליכים שיבטיחו את עקרונות השוויון, התחרות בין מציעים, התחלו פה בין יועצים והשקיפות; על משרד התחבורה ועל העירייה להדק את הפיקוח על פעילות העמותה. משהסכימו רשם העמותות, משרד התחבורה והעירייה כי יש לפעול לשינוי מבני של העמותה, עליהם לעשות זאת בהקדם. .מממצאי הביקורת עולה כי מחד גיסא, באופן עקיב ומעורר תמיהות, במכרזים שפרסמה העמותה הוגשו הצעה אחת בלבד או הצעות ספורות של מועמדים מוכרים או מקורבים, ומאידך גיסא קבעה העמותה תנאֵי סף מופרזים שיש בהם כדי למנוע ממועמדים ראויים להציע את עצמם. על העמותה לבחון את תקינות התנהלותה לאו ר העובדה שבמכרזים למשרות אטרקטיביות לכאורה מתקבלות הצעות ספורות בלבד, ולנוכח העובדה שבמקרים רבים נבחר מועמד הקשור לעמותה בדרך זו או אחרת. לדעת משרד מבקר המדינה, אין מקום לכך שמשרד התחבורה יתערב בבחירת יועצים של העמותה וייתן הוראות בנושא. מן הראוי שהעמותה תקבל החלטות בעניין זה באופן עצמאי. משרד מבקר המדינה מעיר כי ועדת הכספים החליטה להגדיל את ההתקשרות עם משרד עו"ד א' בכ - 100% מסכום ההתקשרות הקודמת, אף שהגדילה את היקף שעות העבודה ב- 70% בלבד (מ -105 ל-182 ). כמו כן, ועדת הכספים לא נימקה את הצורך בהגדלת היקף ההתקשרות ואת הצורך בהמשך ההתקשרות דווקא עם משרד עו"ד א', אף שנוהלי העמותה מחייבים הנמקה בנסיבות אלה. לדעת משרד מבקר המדינה, סדרי בקרה פנימיים נאותים מחייבים שעותק של הפניות אשר נשלחו למשרדי עור כי הדין ואישורים על שליחתן יישמרו בידי העמותה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי הדרישה במודעה לישות משפטית אחת, שמעסיקה ארבעה בעלי תפקידים מסוימים, מציבה תנאֵי סף קשים המסננים יתר על המידה את המועמדים הפוטנציאליים. האמור מעלה תמיהות בעיקר נוכח טענת העמותה בדבר המחסור במהנדסים. יצוין כי העמותה לא נימקה את הדרישה ליותר מחמש שנות ניסיון.