משרד האוצר . מינהלת הגמלאות מבדיקת הקובץ האמור לעיל התברר למינהלה כי ל-54 מבין236 גמלאים שקיבלו קצבה נוספת מקופות ציבוריות בלי שהודיעו על כך למינהלה, היה צורך לבצע הפחתת קצבה בגין כפל קצבאות, בסכום חודשי כולל של כ - 55,000 ש"ח; וכך נעשה. לפי חישובי המינהלה, הסכום הכולל של תשלומי היתר ששולמו ל -54 הגמלאים הללו הוא כחמישה מיליון ש"ח; חלק מתשלומי היתר הם בסכומים של מאות אלפי ש"ח לכל גמלאי. נמצא שהמינהלה לא בדקה לגופו של עניין אם יש מקרים שבהם ניתן לדרוש מהגמלאים הללו להחזיר לה רטרואקטיבית את סכומי היתר ששילמה להם בגין שנים קודמות, לפי הכללים הקבועים בפסיקה. זאת ועוד, לחלק מ-236 הגמלאים הללו הייתה גם השתכרות מקופה ציבורית לפני הגיעם לגיל 60 שלא דיווחו עליה כחוק למינהלה. המינהלה לא ביצעה חישוב לפי החוק לצורך הפחתת קצבתם בגין השתכרות, וממילא לא חישבה את סכום החוב שהיא זכאית לקבל מגמלאים אלה בגין תשלומי יתר ששולמו להם בעבר. בעקבות פעולות הבקרה האמורות שביצעה המינהלה, היא לא בדקה לגופו של עניין כל אחד מהמקרים שבהם אותר חוב לכאורה של גמלאים למינהלה; כדי להגיע לכלל מסקנה אם יש לדרוש ממי מהגמלאים החזר של סכומי היתר ששולמו להם. לדעת משרד מבקר המדינה, בקרה באמצעות שאלונים כרוכה בעבודה ידנית רבה, והצלחתו של המהלך תלויה במידה רבה בשיתוף פעולה מצד הגמלאים שאליהם נשלחו השאלונים. לעומת זאת, המינהלה יכולה להתבסס על בקרה ממוחשבת לגבי אוכלוסיית הגמלאים לפי ההיתר שנתן שר האוצר לעניין זה. נוסף על כך, על המינהלה לבדוק לגופם את חובות הגמלאים כדי שתוכל לברר אם יש מקום שיחזירו לה כספים. . משרד מבקר המדינה מציין באשר לכך כי נתוני הרשות על הכנסות של נישומים שכירים (ובכלל זה גמלאים) מתעדכנ ים אחת לשנה, בהסתמך על דוחות שנתיים שמגישים המעבידים לרשות. כשם שניתן היה להשתמש בנתונים אלה לבדיקת כפל קצבאות, כן ניתן היה להשתמש בהם גם כדי לבדוק את קצבאותיהם של הגמלאים שיש להם השתכרות מאוצר המדינה או מקופות ציבוריות. המינהלה מסרה למשרד מבקר המדינה כי הישיבה האמורה התקיימה באוגוסט 2006 , אולם לא נמצא במשרד האוצר פרוטוקול של הישיבה, נוסח כתוב של ההחלטה שהתקבלה בה ונימוקים שהתבססה עליהם. 4. למינהלה ולחשכ"ל ידוע על מקרים שבהם גמלאים של שירות המדינה עוקפים את הוראות החוק בעניין הפחתת קצבתם בגין השתכרות מאוצר המדינה או מקופות ציבוריות. הדבר נעשה באמצעות העסקתם כעובדי חברות כוח אדם, באמצעות עבודה כעצמאים או באמצעות חברות שהקימו, המקבלות מקופות ציבוריות, תשלומים שאינם נחשבים משכורת, כנגד חשבוניות. אף על פי כן לא פעלו המינהלה והחשכ"ל למניעת מקרים אלה. לדעת משרד מבקר המדינה, היה על החשכ"ל לעקוב באופן שוטף אחר יישום החלטת הממשלה האמורה ולפעול בשיתוף אגפים אחרים במשרד האוצר לחידוש המשא ומתן בעניין זה עם ההסתדרות ולחלופין לבחון פתרונות אחרים. הממצאים בדוח זה מלמדים שסדרי הבקרה וההתנהלות של מינהלת הגמלאות טעונים שיפור, וכי נדרש להעמיד לרשותה בסיס מידע מקיף ועדכני. על החשכ"ל לנקוט את הצעדים הדרושים כדי לוודא שהליקויים שהעלה מבקר המדינה בדוח זה יתוקנו. נוכח הממצאים שהועלו בבדיקות שביצעו המינהלה והגופים במערכת הביטחון, ובביקורת שביצע משרד מבקר המדינה לגבי המשטרה ושב"ס, מן הראוי שהחשכ"ל והמינהלה יבצעו בהקדם ביקורות שיטתיות בגופים אלה. כמו כן עליהם לקבוע הסדרים לעריכת השוואות נתונים שוטפות בין המינהלה לגופים במע רכת הביטחון, לגבי כפל קצבאות והשתכרות מקופה ציבורית; במקרים שנמצא כי שולמו תשלומי יתר לגמלאים יש לבדוק אם ניתן לדרוש מהם החזרים רטרואקטיביים, לפי הכללים הקבועים בפסיקה. .בידי המינהלה נתונים שאפשר ללמוד מהם אם בוצע ניכוי רטרואקטיבי לאותם גמלאים. בספטמבר 2005 ביצעה המינהלה השוואת נתונים עם צה"ל לגבי גמלאי צה"ל המקבלים קצבה נוספת מהמינהלה, כדי לבדוק אם בוצע חישוב לעניין הפחתת קצבאותיהם בגין כפל קצבאות. הועלה, כי בידי המינהלה לא נשמרו נתונים על מספר הגמלאים שבעקבות הבדיקה היה צורך להפחית את קצבאותיהם ועל סכום הקצבאות החודשיות שנחסכו. אף שעברו למעלה משנתיים ממועד הבדיקה האמורה, לא ערכה המינהלה מאז השוואת נתונים נוספת עם צה"ל.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המינהלה לבנות בהקדם מסד נתונים אפקטיבי ועדכני, שיאפשר לפתור את הליקויים שצוינו לעיל. עוד קודם לבניית מסד זה על המינהלה לבדוק את דרישות התשלום שמגישים לה הגופים הזכאים לקבל ממנה תשלומי השתתפות ולא להעביר להם את התשלומים באופן אוטומטי. נוסף על כך ראוי שלא תאפשר לגופים אלה לפגר בתשלומים, כדי למנוע היווצרות חובות. על המינהלה לשנות את הגישה לפיה אין גובים ריבית והפרשי הצמדה בגין חובות. לא זו בלבד שריבית והפרשי הצמדה הם "מחיר הכסף" ואין מקום לוותר עליהם, אלא שגביית הריבית וההצמדה ישמשו גו רם מרתיע כלפי בעלי החובות ויבטיחו שיישמר ערכו הריאלי של החוב ליום התשלום בפועל.