משרד החוץ . התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ - ביקורת מעקב בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה שבשנים 2018 - 2021 התקיימו ארבעה מחזורים של .קורסי צוערים מדיניים, ובהם גוייסו 83 צוערים. נמצא כי באותן שנים פרשו מהמשרד, .לאחר שהגיעו לגיל הפרישה או מרצון, 98 עובדים. .מנתוני משרד החוץ והתרשים עולה כי בשנים 2018 - 2021 מספר הצוערים שגויסו היה .84% ממספר הפורשים. זאת נוסף על הקיצוץ בתקן כוח האדם, שבעקבותיו נכון לינואר .2022 לא אוישו74 משרות, שהן7% .מהמשרות בתקן המאושר .מביקורת המעקב עולה כי משרד החוץ מימש באופן חלקי את האמור בתגובתו על הדוח .הקודם לפיה כוח האדם ינוהל לאור תחזית מפורטת לכמה שנים מראש , בהתחשב .בתחזיות פרישה . עוד נמצא שלמשרד אין תחזית כוח אדם ותוכנית מפורטת רב-שנתית .הכוללת את מספר הצוערים הנדרשים לו בכל שנה לאיוש הנציגויות, בין היתר בהתחשב .בתחזית הפרישה ובפערים שבין המצבה לתקן. עקב כך, למרות קיום קורסי ההסמכה .וקורסי הצוערים, המשרד נמצא בתת איוש. .מוצע כי משרד החוץ ימשיך לבחון באופן פרטני כל בקשה להקדמת החזרה לארץ, תוך .איזון בין הצורך להתחשב בצרכים האישיים של השליחים, ובין הנזק שייגרם למשרד .וליכולתו לממש את תפקידו כהלכה. .בביקורת המעקב עלה כי על אף המלצות הוועדה להתאמת משרד החוץ לאתגרי העתיד .(פרויקט 2025) ומסקנות צוות החשיבה - המשרד פעל נקודתית לגיבוש תנאי סף לקידום .עובדים ולמעבר בין תפקידי ניהול, אולם לא הניע מהלך רוחבי לשינוי אופן הניהול של .ההון האנושי במשרד ולא יישם את יתר ההמלצות - לא הרפורמה, לא של הוועדה .להתאמת משרד החוץ לאתגרי העתיד (פרויקט 2025 ) שהוגשו בשנת2018 ולא של צוות .החשיבה משנת 2021 . .מהלוח עולה כי משנת 2014 ועד לשנת2021 עברו משירות לשירות100 .עובדים .מרביתם ( 69% ) עברו מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי. זאת, על אף .הסיכום של נציב שירות המדינה מ- 2014 שלא יאושרו מעברים נוספים משירות .לשירות. .מוצע כי משרד החוץ יבצע מיפוי רב שנתי של צורכי הגיוס שלו ובהתאם לכך יגבש תוכנית .ארוכת טווח לפתיחת קורסי צוערים מדיניים ומינהלתיים שתיתן מענה לאתגרי המשרד .המשתנים במטה ובנציגויות. זאת בהתבסס בין היתר על המצבה החסרה ועל תחזית .הפרישה השנתית של עובדיו. בהתאם לכך, על משרד החוץ לקדם, בשיתוף משרד .האוצר, פתיחת קורסי צוערים וקורסי הסמכה בתדירות שתית ן מענה הולם לצורכי .המשרד. .בביקורת המעקב נמצא כי בשנים 2018 - 2021 שבו ארצה לפני תום תקופת השליחות 13 .מ-490 ,השליחים שהוצבו בנציגויות. כלומר, שליחים אלה כיהנו בתפקידם פחות משנתיים .פרק הזמן המזערי שנקבע בתקנון לשירות בנציגויות. .בביקורת המעקב נמצא כי נכון לשנת 2021, כ-100 מכ-400 עובדים שעברובשנים .2019-2008 מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי לפי הסכם המעבר סיימו .בהצלחה קורס הסמכה. עוד נמצא כי נכון לשנת 2021 , ישכ-128 עובדים שעברו .מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי שאינם עומדים בתנאי הסף לשרת .בנציגויות או שאינם מעוניינים לצאת לשליחות בנציגויות. .בביקורת המעקב נמצא כי הוראות ההסכם הקיבוצי משנת 2014 ,הקובעות כי ככלל .תקופת השהייה במטה בין תקופות השליחות לא תהיה יותר מארבע שנים מיושמת בחלק .מהמקרים. בנוגע למטה המשרד - אשר בו מכהנים 22 :עובדים בדרג ניהולי בכיר20 . סמנכ"לים, ראש מערך וראש אגף- החיל המשרד את החלטת הממשלה לקציבת כהונה .על שבע משרות בכירים ( 31% ). המשרות שהכהונה בהן נקצבה הןסמנכ"ל המזרח .התיכון ותהליך השלום, סמנכ"ל אגף אפריקה, סמנכ"ל אגף אסיה והפסיפיק, סמנכ"ל .המרכז למחקר מדיני, סמנכ"ל אגף אירופה, סמנכ"ל מש"א והמפקח הכללי של משרד .החוץ. .עוד נמצא בביקורת המעקב כי מאחר שהגבלת תקופת הכהונה הוחלה במטה על שבע .מ-22 המשרות כאמור, ומאחר שהמשרד אינו מיישם את הנקבע בהסכם הקיבוצי לעניין .קציבת הכהונה בתפקידים במטה בין שליחויות - 20 ,מנהלים בכירים בתפקידי סמנכ"ל .ראש מערך, ראש חטיבה, מנהל מחלקה וסגן מנהל מחלקה כיהנו בשנים 2020 - 2021 . בתפקידם במטה שש עד שמונה שנים ברצף, במקום עד ארבע שנים. המשמעות המעשית .של מצב דברים זה היא פגיעה בעקרון התחלופה, שכן לא מתפנים די תפקידים בכירים .ההולמים את כישוריהם ודרגותיהם של עובדים בכירים המסיימים תקופת כהונה בנציגויות .וחוזרים למטה. .מנתוני משרד החוץ והלוח עולה כי כמעט רבע (23%) מ-287 הצוערים שנקלטו במשרד .בשנים 1997 - 2017 עזבו אותובתקופה זו, וכי שיעור הצוערים שעזבו בתוך פחות מחמש .שנים מכלל העוזבים בתקופה האמורה היה 60% . כמו כן עולה כי רק18% מהעוזבים .השלימו תקופת שירות של עשר שנים ומעלה. .מוצע כי משרד החוץ יסדיר בתקן17 את המשרות המשולבות, יקבעתנאי סף שהמועמדים .לאייש משרות אלה יידרשו לעמוד בהם, ויוודא כי העובדים שייבחרו לכהן במשרות אלה .יוכשרו כנדרש - הן בתחום המדיני והן בתחום המינהלי - כדי שיוכלו למלא את התפקיד .באופן מיטבי. הצורך בהנעת מהלך מקיף ונרחב לשינוי אופן הניהול של המשאב האנושי במשרד החוץ .הוכר על ידי המשרד זה מכבר. נוכח האמור, מוצע שמשרד החוץ ישוב ויבחן את המלצות .הוועדה להתאמת משרד החוץ לאתגרי העתיד (פרויקט 2025 ) ומסקנות צוות החשיבה .ויפעל ליישום ההמלצות והמסקנות המתאימות, תוך הידברות עם כלל הגורמים .הרלוונטיים - נש"ם, משרד האוצר ונציגות העובדים - ושיתופם במהלך. .מוצע כי משרד החוץ יבחן, בשיתוף נש"ם, את הליקויים בעקרון התחלופה הקיים ויגבש .פתרונות שיאפשרו את הצבתם של עובדים בכירים המסיימים תקופת כהונה בנציגויות .בתפקידים ההולמים את דרגתם וניסיונם במטה המשרד או בגופים ממשלתיים אחרים. .עוד מוצע כי המשרד יבחן אם יש מקרים המתאימים ליישום הנקבע בהסכם הקיבוצי .משנת 2014 , המאפשר מעבר מיידי לשליחות בנציגות אחרת, בלי לשרת במטה בין שתי .השליחויות. זאת כדי לצמצם את כמות העובדים החוזרים בכל שנה לשירות במטה בלי .שנמצא להם תפקיד הולם בו. .עלה כי עשור לאחר החתימה על הסכם המעבר (בשנת 2008 ) יש במשרד החוץ כ- .130 עובדים הנכללים בתקן החוץ המינהלי, אף שאינם כשירים לפי התקנון .להשתלב בעבודה בנציגויות. נתון זה פוגע ביכולת המשרד לאייש את המשרות .בחו"ל ולמעשה יוצר תת-איוש קבוע בשירות החוץ המינהלי. מוצע כי משרד החוץ, .נש"ם ומשרד האוצר יגבשו פתרון כדי להסדיר את בעיית התקן וההצבה בשירות .החוץ המינהלי, בהינתן המשך העסקתם של העובדים האמורים בשירות החוץ. .בביקורת המעקב עלה כי מספר המשרות בנציגויות בתקן ירד מ-424 בשנת2012 ל-366 . בשנת2022 , הגם שנוספו שבע נציגויותבשנים אלו, וכי הוא מבוסס בעיקר על מבנה .הצבה היסטורי ונובע מאילוצי תקציב וכוח אדם שנכפו על המשרד במשך שנים. עוד עלה .כי ההמלצות שהועלו בפרויקט 2025 ובהצעת אגף מש"א לשינוי מבני ועדכון התקן .הנדרש ל נציגויות - לא יושמו. .מוצע כי משרד החוץ יבחן, בשיתוף משרד האוצר ונש "ם, את התקן הנדרש על מנת .למימוש ייעוד המשרד ותפקידיו ואת המשימות והאתגרים הניצבים לפניו. בבחינה זו יש .להביא בחשבון את מכלול הנושאים העומדים לפתחו של משרד החוץ, את פריסת .הנציגויות וה נחיצות הפיזית של כל השליחים בהן, את השינויים העולמיים בזירה .הדיפלומטית, הזירה המדינית, הזירה התקשורתית והזירה הציבורית ואת הלקחים מתקופת .הקורונה, לרבות האפשרות לעבודה מרחוק. על פי תוצרי הבחינה מוצע לתרגם לתוכנית .עבודה מעשית שתאפשר לקבוע את תקן כוח האדם במטה ובנציגויות למציאות המשתנה .מצד אחד ולמגבלות התקציב מצד שני. .בביקורת המעקב עלה כי על אף המכרזים שפרסם המשרד, בינואר 2022 אוישו בפועל .בנציגויות 335 משרות, לעומת תקן של366 משרות בנציגויות, דהיינו31 .משרות לא אוישו .יוצא אפוא כי שיעור המשרות שלא אוישו בנציגויות לא השתנה מאז פורסם הדוח הקודם. .עוד עלה כי בהתאם לנתוני משרד החוץ מנובמבר 2021 , שיעור הנציגויות המאוישות על .ידי שני שליחים ומטה מכלל הנציגויות היה כ-50% . בביקורת המעקב נמצא כי בנוגע לעובדי המטה במשרד החוץ, קיימת בדרך כלל התאמה .בין נתוני המערכת הפנימית לנתוני מערכת מרכב"ה, כך שנש"ם חשופה לנתוני העובדים .במטה, לרבות כתבי המינוי שלהם, שכר ם, ניצול התקציב להעסקתם, השכלתם ודירוגם. .בהתאם לכך באפשרותה לקיים בקרה ומעקב על ניהול כוח האדם במטה. עם זאת, .בתקופת הקיץ בכל שנה (שעשויה להימשך מיוני ועד ספטמבר) מתבצעת תחלופה בין .עובדי המטה לעובדים בנציגויות בהיקף של כ-25% - 30% , נוצרים פערים ואין חפיפה .מלאה בין הנתונים הקיימים במרכב "ה לאלו שבמערכת הפנימית. במצב דברים זה, .בתקופה שבה מיושמות החלטות רבות המשפיעות על התקינה והאיוש, הנתונים העומדים .לרשות נש"ם אינם משקפים את מצב הדברים, ונפגעת יכולתה לקיים בקרה ומעקב .מיטביים. .בנוגע לעובדי המשרד בנציגויות, לא קיים מנגנון של התאמה, בין המערכת הפנימית .למרכב"ה, ולפיכך נש"ם אינה חשופה לנתונים על ניהול כוח האדם בנציגויות, לרבות .המבנה הארגוני של הנציגות, שיבוץ העובדים בה, המשרות, הדרגות והתפקידים של .השליחים והעובדים המקומיים. נוכח זאת נש"ם אינה יכולה לבצע בדיקות עצמאיות ולקיים .בקרה על ניהול כוח האדם בנציגויות, ונדרשת לפנות למשרד מדי פעם בפעם לקבלת .מידע עדכני. דבר זה מקשה עליה למלא את תפקידה באופן עצמאי. .מוצע כי משרד החוץ בשיתוף נש"ם ושירות הביטחון הכללי ישלימו את הבדיקה שתאפשר .לנש"ם לקבל נתונים מלאים ועדכניים על ניהול התקן ומצבת כוח האדם גם בנציגויות , .ויישמו פתרון שיאפשר חיבור ממוחשב וישיר של מערכות המידע של המשרד למערכות .של נש"ם גם לגבי העובדים המשרתים בנציגויות. יש לפעול להתאמת הפת רון לדרישות .אבטחת המידע של הגורמים המוסמכים. יישום המענה בנושא זה הוא תנאי לקיום בקרה .ומעקב של נש "ם גם בעניין ההצבה והמינויים של עובדים אלו. עד למציאת הפתרון מוצע .כי המשרד יסדיר את הממשק בין המערכת הפנימית שלו ומערכת מרכב"ה באופן שכל .שינוי המבוצע במערכת הפ נימית יעודכן במקביל במערכת מרכב"ה, כך שהמערכות יהיו .תואמות בלי שיהיה צורך בעדכון ידני, הגורם לעיכוב בעדכון ולחשש לטעויות אנוש. .בביקורת המעקב עלה כי ב שנים 2018 - 2021 פרסם משרד החוץ 49 מכרזים בין-משרדיים .ופומביים, ובאמצעותם נקלטו 120 עובדים. נוסף על כך עלה כי בשנים2017 - 2021 קיים .המשרד קורסי הסמכה ומינהל, ובהם הוכשרו 43 עובדים; עובדים אלה יועדו להשתלב .בתפקידי מינהל בנציגויות ולצמצם את תת-האיוש של המשרות בהן. עם ז את, פעולות אלו .לא הביאו להפחתה בתת-האיוש כאמור, כמפורט להלן. .נמצא כי תופעת תת-האיוש של משרות השליחים בנציגויות גדלה לעומת האמור בדוח .הקודם, וכי משרד החוץ עודנו מתמודד עם קשיים בהצבת שליחים בחלק מנציגויותיו. .בביקורת המעקב עלה כי ההצעות שבמסמך העמדה של אגף מש"א מאוקטובר 2019 לא .אומצו. מוצע כי המשרד ימשיך במאמציו לגיוס עובדים - באמצעות פרסום מכרזים לגיוס צוערים, .ובמכרזים בין -משרדיים ופומביים - לשם איוש המשרות החסרות וביצוע מש ימותיו .בנציגויות. כמו כן, מוצע כי במסגרת עבודת המטה שבכוונת המשרד לבצע כאמור, .הכוללת את עדכון מפתח התקינה, הוא יכין תוכנית עבודה בת יישום למתן מענה מתאים .לצורכי הנציגויות, ובכלל זה לצורך השוטף בפתיחת קורסי הצוערים. מוצע שתוכנית זו .תכלול צעדים לשיפור בהיקף איוש משרות השליחים בנציגויות, בפרט בנציגויות שבהן .על פי הגדרת המשרד תנאי השירות הם קשים. .בביקורת המעקב עלה כי מתחילת שנת 2015 ועד לנובמבר2021 קיבל משרד החוץ .לשירות החוץ המינהלי והשירות המדיני 126 עובדים- 13 לשירות החוץ המינהלי ו-113 . לשירות המדיני. עוד עלה כי המשרד אכן מקפיד למנות למשרות בשירות החוץ עובדים .העומדים בתנאי הכשירות: 124 עובדים התקבלו לאחר שעברו קורס צוערים, ושני עובדים .התקבלו למסלול המינהלי ועברו כנדרש קורס הסמכה לשירות החוץ המינהלי.
.בביקורת המעקב נמצא כי בתקן משרד החוץ הוגדרו שבע משרות בנציגויות כמשרות .משולבות, אך נכון לנובמבר 2021 שבע המשרות לא אוישו. כן נמצא כי29 ,שליחים8% . מהתקן בנציגויות ביצעו בפועל בשנת2021 תפקידים משולבים- 23 שליחים בדירוג .המדיני מ ילאו גם תפקיד מינהלי, ושישה שליחים בדירוג החוץ המינהלי מ ילאו גם תפקיד .מדיני אף שמשרותיהם לא הוגדרו בתקן "כמשרות משולבות". כמו כן עלה כי המשרות .המשולבות מוגדרות באופן גנרי -כללי, וכי לא הוגדרו תנאי סף המתאימים לתפקידים .המשולבים, לרבות כשירות העובד למלא במשולב ובמקביל תפקיד מדיני ומינהלי.