מטלות רוחב . מידע מסווג - אבטחתו בארכיונים ומניעת פרסומו נמצא כי הגם שמתקיים התהליך הנדרש בכתיבת ספרים כדין, כלומר הגשתם לצנזורה ולוועדת השרים לפרסומים לפני פרסומם, במהלך הפקת הספר נחשפים למידע מסווג גורמים השותפים להפקה שאינם מורשים מבחינה ביטחונית להיחשף למידע כזה. משרד מבקר המדינה מציין כי על הגנז להקפיד על קבלת דוחות שנתיים כנדרש שכן בארכיונים אלו קיימים חומרים מסווגים שעלולה להיות לחשיפתם השפעה על ביטחון המדינה. נוסף לכך, במסגרת גיבוש הצעת חוק הארכיונים החדש, מוצע לבחון את מתכונת הדיווח הנדרשת מארכיונים ציבוריים ואת דרכי קבלת המידע מארכיונים פרטיים - ובפרט בכל הנוגע לחומרים מסווגים. מהאמור עולה כי נוכח הקושי לכנס את ועדת השרים כנדרש בחוק, ארכיון המדינה מטיל חיסיון על חלקי תיקים שתקופת ההגבלה שלהם תמה, בלי לבקש את אישורה. בעת חיקוקו של חוק הארכיונים עמדה לנגד עיניו של המחוקק זכות הציבור לעיין בחומרים הארכיוניים. אולם, בביקורת נמצא כי חומרים ארכיוניים רבים שתמה תקופת הגבלתם אינם נחשפים לעיון הציבור, בין היתר בשל הקושי בכינוס ועדת השרים. הן ארכיון המדינה והן שלוחותיו - ובייחוד ארכיון צה"ל - מחזיקים בחומרים מסווגים. אף על פי כן לא קיימת אחידות דעים לגבי סמכות הצנזורה לבדוק חומרים ארכיוניים מסווגים שעברו תהליך חשיפה לפני העלאתם למרשתת. משום כך הארכיונים פועלים בעניין בדרכים שונות - ארכיון המדינה מעביר לבדיקת הצנזורה מסמכים שנחשפו לפני העלאתם למרשתת, ואילו ארכיון צה"ל, ארכיון שב"כ וארכיון בן-גוריון אינם נוהגים כך. זאת ועוד, במציאות הטכנולוגית של ימינו, שבה מסמך ארכיוני שנחשף עולה בפועל לאתר המרשתת של הארכיון, מיטשטשים הגבולות בין "עיון" בחומר ארכיוני שנחשף לבין "פרסום". הדבר מעלה את שאלת הצורך בבדיקתו של אותו החומר על ידי שני גורמים נפרדים. על הגנז, בשיתוף הצנזורית הצבאית הראשית ומנהלת ארכיון צה"ל, להעלות ליועץ המשפטי לממשלה את סוגיית המחלוקת לגבי סמכות הצנזורה לבדוק חומרים ארכיוניים מסווגים, כדי שיכריע בה. על היועץ המשפטי להביא בחשבון בשיקוליו שני אינטרסים ציבוריים חשובים: הימנעות מלחשוף לציבור מידע שעלול לפגוע בביטחון המדינה ושאיפה ליעילות ולהימנעות מבזבוז משאבי ציבור. חוק הארכיונים ותקנותיו אינם מסייגים החזקת חומרים ארכיוניים מסווגים בארכיונים ציבוריים ופרטיים, ובפועל, חומרים מסווגים נמצאים באותם ארכיונים. מכיוון שהחוק להסדרת הביטחון אינו חל על ארכיונים אלה, הם פועלים בעניין אבטחתם - אבטחה פיזית, אבטחת מידע ומתן הרשאות הגישה לחומר - ללא הנחיה של גורם ממלכתי מוסמך. עקב כך החומרים המסווגים שבהם נגישים לגורמים בלתי מוסמכים ועלולים אף להיות נגישים לגורמים עוינים. משמעות הדבר היא שמידע מסווג, שהושקעו מאמצים בהסתרתו, עלול להגיע לידי האויב ובכך לסכן את ביטחון המדינה. יודגש כי גודל הסיכון הנובע ממצב זה אינו ידוע, משום שכאמור, לפני הגנז אין תמונת מצב מלאה לגבי כלל החומרים הארכיוניים, לרבות חומרים מסווגים, המצויים בארכיונים אלה. מן האמור עולה כי המצב הנוכחי טומן בחובו סיכון ממשי לחשיפת מידע מסווג. על שב"כ - האחראי לשמירת הסוד במדינה - להוביל עבודת מטה בסוגיית הימצאות חומרים ארכיוניים מסווגים, לרבות של מוסדות המדינה, בארכיונים ציבוריים ופרטיים, ולקבוע דרך פעולה לטיפול בבעיה זו. על עבודת המטה להיעשות בשיתוף המשרד לביטחון הפנים, האחראי על החוק להסדרת הביטחון, וכן בשיתוף הגנז, המלמ"ב, היועץ המשפטי לממשלה והגורמים המשפטיים הרלוונטיים. משרד מבקר המדינה מציין לחיוב את הפעילות של המלמ"ב למניעת דליפתם של חומרים מסווגים המצויים בארכיונים השונים, ובייחוד בארכיונים הציבוריים ובארכיונים הפרטיים, נוכח מציאות שבה אין גורם מקצועי המוסמך על פי חוק לעשות כן. עם זאת, משרד מבקר המדינה מעיר כי הסמכות לבצע פעילות זו אינה מוסדרת בחוק, והפעולות שהמלמ"ב מבצע להקטנת הסיכון לדליפת מידע מסווג תלויות בהסמכת הגנז ובהסכמתם של מנהלי הארכיונים. על המל"ל, בשיתוף גורמים רלוונטיים אחרים, להוסיף ולפעול לקידום הסדרת האחריות לטיפול בכלל החומרים המסווגים שבארכיונים הציבוריים והפרטיים, בכל רמות הסיווג. משרד מבקר המדינה ער לקשיים ביישום הוראות החוק, הן לגבי חשיפה יזומה בתום תקופת ההגבלה והן לגבי כינוסה של ועדת השרים לשם הטלת חיסיון. מוצע כי הגנז, בשיתוף ארכיון צה"ל, משרד המשפטים, משרד רה"ם ומזכירות הממשלה, יפעלו על מנת למצוא פתרון למצב לא תקין זה לרבות גיבוש מנגנון חלופי והסדרתו. מהאמור עולה כי ארכיון צה"ל מטיל חיסיון על תיקים שלמים שתקופת ההגבלה שלהם תמה, בלי לבקש את אישורה של ועדת השרים, זאת בהתבסס על עמדת היועץ המשפטי למערכת הביטחון. הדבר לא מתיישב עם לשון החוק הקובעת את הצורך באישורה של ועדת השרים, והוא אף מנוגד לעמדותיהם של הגנז ושל משרד רה"ם בעניין זה. בביקורת עלה כי אף שעברו כשלוש שנים מאז שהוקם צוות סופרי הצללים וכשנתיים מאז שהביע בג"ץ תקווה כי המלצות הצוות יוגשו בהקדם - לא הגיש צוות סופרי צללים את המלצותיו, וממילא טרם הסתיים הטיפול בנושא והוא לא סוכם על ידי היועץ המשפטי לממשלה. כיוון שעל פי רוב חומרים ארכיוניים נחשפים כיום לעיון הציבור באמצעות העלאתם ישירות לאתר המרשתת של הארכיון, כאמור לעיל, עולה השאלה אם יש צורך בבדיקתם על ידי שני גורמים - צוותי חשיפה של הארכיון המאשרים את העיון בחומרים, וגורמים מטעם הצנזורה המאשרים את פרסומם. יוצא אפוא שפעילות המלמ"ב בארכיונים הציבוריים והפרטיים למניעת חשיפת מידע שעלול לפגוע בביטחון המדינה מתבצעת מתוקף הרשאה של גנזי המדינה לשעבר ובהסכמה של מנהלי הארכיונים, אך אינה מוסדרת בחקיקה. נוכח חוסר הבהירות אם החוק להסדרת הביטחון בגופים ציבוריים חל על "הארכיונים המהווים חלק מארכיון המדינה", בפועל הם אינם מונחים ישירות על ידי קצין מוסמך כמוגדר בחוק וממילא מינוי ממונה הביטחון שלהם אינו מאושר על ידי קצין מוסמך. למשרות העובדים בארכיונים אלו לא נקבע סיווג ביטחוני, אף שכאמור, בכל אחד מהארכיונים מופקדים חומרים מסווגים של מוסדות המדינה. במצב דברים זה, קבעו ארכיונים אלה את סדרי האבטחה . להלן הפרטים: 14בעצמם כמיטב הבנתם, לעיתים בסיוע המלמ"ב משרד מבקר המדינה מעיר לגנז כי אף שארכיון מרכז רבין, ארכיון בגין וארכיון בן-גוריון מוגדרים בחקיקה חלק מארכיון המדינה, הוא לא העלה את סוגיית אבטחת המידע בארכיונים אלו לפני הגורמים הרלוונטיים כדי שהללו יטפלו בכך. במצב זה קיים סיכון שמידע מסווג המצוי בהם ייחשף לגורמים שאינם מוסמכים, ואף לגורמים עוינים. בביקורת עלה כי קיימת אי-הסכמה בקרב גורמים שונים לגבי חובת המפקיד לחשוף מידית ובאופן יזום חומר ארכיוני שתקופת ההגבלה לגביו הסתיימה. להלן הפרטים: מאחר שמדובר בסוגיה משפטית מורכבת ושנויה במחלוקת, על הגנז לפנות ליועץ המשפטי לממשלה על מנת שיכריע בשאלה אם החוק להסדרת הביטחון חל על "הארכיונים המהווים חלק מארכיון המדינה", וזאת מכוח תחולת החוק על משרד רה"ם וכדי להגשים את תכליתו - שמירה על מידע מסווג בגופים הכפופים לחוק. לחלופין עליו לבחון כיצד נכון להסדיר את נושא אבטחת המידע בארכיונים המהווים חלק מארכיון המדינה. זאת כדי להבטיח שחומרים מסווגים המצויים אצלם יאובטחו כראוי, ושגורמי הארכיון החשופים אליהם יהיו בעלי סיווג מתאים. בביקורת נמצא כי בניגוד לכללי שב"כ לסיווג ביטחוני, למנהל ארכיון בן-גוריון אין סיווג ביטחוני כלשהו. מנהל ארכיון בן-גוריון נחשף אפוא לחומרים מסווגים ללא שקיבל הכשר ביטחוני לכך. נמצא כי ארכיון המדינה וארכיון צה"ל לא חשפו תיקים רבים ובהם חומרים מסווגים שתקופת ההגבלה שלהם הסתיימה ושהאחריות לחשיפתם מוטלת עליהם. הדבר בולט בייחוד בארכיון צה"ל, נוכח ההיקף הרב של חומרים ארכיוניים כאלה המופקדים בו. חשיפת חומר ארכיוני לאחר תום תקופת ההגבלה היא חשובה בשל זכות הציבור לעיין בחומר זה. נוכח אי-ההסכמה לגבי החובה לבצע חשיפה יזומה בכלל, ובייחוד מיד בתום תקופת ההגבלה, על הגנז, בשיתוף היועצים המשפטיים של ארכיון המדינה, על משרד רה"ם ועל מערכת הביטחון להידרש לנושא ולפעול מול משרד המשפטים להבהרתו. בביקורת נמצא כי הארכיונים המהווים חלק מארכיון המדינה, ושמצויים בהם חומרים מסווגים, אינם נכללים ביחידות משרד רה"ם ואינם מצוינים מפורשות בתוספות לחוק להסדרת הביטחון. כמו כן, בקרב הגופים המבוקרים קיימות דעות שונות לגבי השאלה האם מעצם הגדרתם של ארכיונים אלה "חלק מארכיון המדינה" חל עליהם החוק להסדרת הביטחון (שחל על ארכיון המדינה). להלן הפרטים: בביקורת עלה כי בארכיון המדינה יש מערכת מידע המורשית להכיל חומרים ברמת סיווג של עד "שמור", ואולם אין מערכת מידע המורשית להכיל חומרים ברמת סיווג "סודי" ומעלה. מבקר המדינה מציין לחיוב את קליטת הרשומות הדיגיטליות והנגשתן לציבור באתר המרשתת של ארכיון המדינה. עם זאת, בהיעדר מערכת מידע ברמת סיווג "סודי" ומעלה בארכיון המדינה המאפשרת עבודה של כמה עובדים בו-זמנית, יש לארכיון יכולת מעטה מאוד לקלוט חומרים ארכיוניים דיגיטליים המסווגים ברמת סיווג כזאת, וממילא יש לו יכולת מוגבלת לבצע להם חשיפה. על הגנז, בשיתוף משרד רה"ם ושב"כ, לבחון פתרונות לחסמים המונעים את אפיונה של מערכת לקליטת חומר ארכיוני דיגיטלי ברמת סיווג "סודי" ומעלה בארכיון המדינה ואת אחסונו של חומר כזה. בנוסף, מומלץ כי הגנז ישקול שימוש באמצעים מתקדמים נוספים על מנת לייעל ולזרז את תהליך החשיפה של מסמכים מסווגים. בביקורת עלה כי ברוב המקרים שבהם הוטל חיסיון על חומרים ארכיוניים בתום תקופת ההגבלה, הדבר נעשה ללא אישורה של ועדת השרים, בין היתר עקב קשיים בכינוסה. להלן הפרטים: סיכום בארכיון המדינה ובשלוחותיו וכן בארכיונים ציבוריים ופרטיים מצויים חומרים ארכיוניים מסווגים. זאת, אף שחלק ניכר מהם אינם כפופים להסדרי ביטחון מידע ממלכתיים או שכפיפותם להסדרים אלה מוטלת בספק. מצב זה טומן בחובו סכנה לגילויו של מידע מסווג ולפגיעה בביטחון המדינה. הפעילות שמקיים המלמ"ב על מנת למנוע את גילוים של חומרים אלה לעין הציבור היא אומנם חשובה אך אינה מבוצעת מכוח חוק והיא תלויה בהסמכת הגנז ובהסכמתם של מנהלי הארכיונים. סכנה לגילויו של מידע מסווג קיימת גם בתהליך כתיבתם של ספרים על ידי נבחרי ציבור ועובדי ציבור בהווה ובעבר. הגם שטרם פרסום הספרים קיימת חובה להעבירם לאישור הצנזורה ולאישור ועדת השרים לענייני פרסומים, אין זה מן הנמנע שסוד ידלוף לגורמים שאינם מורשים תוך כדי תהליך הכתיבה וההבאה לדפוס. צוות שהקים היועץ המשפטי לממשלה כדי לבחון את הסוגיה דן בנושא מזה למעלה משלוש שנים ואולם טרם הגיש המלצותיו. בדוח זה עלתה גם סוגיית מעורבות הצנזורה בארכיונים. במציאות הטכנולוגית הקיימת מיטַשְטְשים הגבולות בין עיון בחומר ארכיוני לבין פרסומו, שכן העיון במסמכים ארכיוניים שנחשפו נעשה על פי רוב באתר המרשתת של הארכיון. הדבר מוביל לשאלת הצורך בקיומן של שתי בדיקות נפרדות - של מחלקת החשיפה ושל הצנזורה - כפי שמתבצע בארכיון המדינה. נדרשת בחינה ממצה של שני המושגים הללו - עיון ופרסום - בכל הנוגע למהותם ולהתאמת ההסדרים החלים עליהם למציאות הנוכחית. בעידן בו השימוש בניירת הולך ונעלם, נדרשת היערכות לאומית לניהול ארכיונים באופן דיגיטלי. בכלל זה יש לוודא כי המערכות המשמשות ארכיונים אלו מוגנות מפני חדירה אליהן, כי הן מאפשרות שינוע מאובטח של מידע מסווג ורגיש, וכי הן כוללות מנועי חיפוש מתקדמים לטובת הציבור. נוכח הרגישות הביטחונית הגלומה בתפוצתם הנרחבת של חומרים מסווגים, כפי שעלה בדוח זה, וחוסר הבהירות לגבי הכללים החלים על אבטחתם, קיימת חשיבות לטיפול בממצאי דוח זה בהקדם האפשרי. במסגרת זאת, יש להקפיד כי יתקיים איזון ראוי בין זכות הציבור לדעת וחופש הביטוי לבין השמירה על הסוד וביטחון המדינה. בביקורת עלה כי גם כאשר כללי הפרסום והצנזורה מקוימים במלואם, נחשפים גורמים בלתי מורשים למידע מסווג עקב היותם שותפים לתהליך כתיבתם והפקתם של ספרים לפני הגשתם לצנזורה ולוועדת השרים לפרסומים. נוסף על כך, מדיוני צוות סופרי צללים עולה כי יש בעיות ניכרות בכללים הקיימים, בישימות של הוראות חוק העונשין ובאפשרות לאכוף אותן. משרד מבקר המדינה מעיר כי הנושא אינו מקודם דיו, אף על פי שהן בג"ץ והן השופט שמינה שר הביטחון דאז הכירו בחשיבותו. על היועץ המשפטי לממשלה לוודא כי צוות סופרי הצללים ישלים את עבודתו. אשר למשרד המשפטים, לאחר שיבחן את המלצות הצוות עליו לגבש פתרונות ברי אכיפה למניעת חשיפת חומר מסווג לפני מי שאינו מורשה לכך בעת כתיבת ספרים על ידי עובדי ציבור מכהנים ועובדי ציבור לשעבר. מן האמור עולה כי קיים שוני בין הנעשה בארכיון המדינה ובין הנעשה בשלוחותיו בנוגע לבדיקת חומרים על ידי הצנזורה לפני העלאתם למרשתת, וזאת אף שבארכיון המדינה ובשלוחותיו - ובייחוד ארכיון צה"ל - קיימים חומרים מסווגים. בביקורת נמצא כי זה שנים לא הגישו מנהלי הארכיונים הציבוריים דוחות שנתיים לגנזי המדינה, כפי שנקבע בתקנות הארכיונים הציבוריים. אשר לגנזים, הם לא דרשו את קבלתם של דוחות אלו וממילא גם לא דיווחו לממשלה על שדוחות כאלה לא התקבלו. הארכיונים הציבוריים והפרטיים אינם מנויים בתוספות לחוק להסדרת הביטחון, ולפיכך אינם מחויבים לנהוג לפי כללי שב"כ לאבטחת מידע בעניין אופן הטיפול במידע המסווג שברשותם וקביעת האנשים המורשים להיחשף לו (התאמה ביטחונית). זאת, אף שיש בהם חומרים מסווגים. להלן דוגמאות: הצנזורה בודקת חומרים ארכיוניים שמצויים בארכיון המדינה טרם העלאתם לאתר המרשתת של הארכיון. זאת, כיוון שהיא רואה בהעלאה כאמור פרסום. לעומת זאת, הצנזורה אינה בודקת חומרים לפני העלאתם לאתרי המרשתת של שלוחותיו של ארכיון המדינה (הן ארכיונים המהווים חלק מארכיון המדינה והן שלוחות של ארכיון המדינה בגופים הביטחוניים). להלן פרטים: בביקורת נמצא כי בפועל, סמוך לחתימה על האמנה הועברו התפקידים הכרוכים בהחזקת החומר הארכיוני בארכיון בן-גוריון, לרבות החומר המסווג, מהמכון למורשת בן-גוריון לאוניברסיטה, בדרך שאינה עולה עם חוק דוד בן-גוריון ובאמנה. להלן הפרטים: משרד מבקר המדינה מעיר למכון למורשת בן-גוריון כי בכך שבפועל האוניברסיטה קיבלה עליה להחזיק את הארכיון, לרבות החומר המסווג, הרי שמדובר ב"העברת תפקידיו" של המכון "הכרוכים בהחזקת החומר הארכיוני" לאוניברסיטה, דבר שאינו עולה בקנה אחד עם לשון החוק, גם אם נעשה מתוך כוונה טובה. על הגנז ומנהל המכון למורשת בן-גוריון ואוניברסיטת בן-גוריון לגבש הצעה להסדרת האחריות להחזקת החומר הארכיוני בארכיון בן-גוריון.
בביקורת עלה כי בארכיון בן-גוריון (המהווה חלק מארכיון המדינה) נמצאים תיקים שעליהם כתב צוות המלמ"ב כי הם סגורים לעיון לתמיד. עוד עלה, כי בארכיון יד יערי (ארכיון ציבורי) קיימים תיקים המכילים חומרים ארכיוניים שעל חלקם כתב המלמ"ב "סגור", ללא ציון תאריך יעד לפתיחה או לבדיקה מחדש. משרד מבקר המדינה מעיר כי אין כל הוראת חוק המאפשרת להטיל חיסיון ללא הגבלת זמן על חומרים ארכיוניים, ולכן סגירתם כאמור על ידי המלמ"ב אינה עולה בקנה אחד עם הוראות החקיקה.