משרד האוצר . תכנון ויישום של תכניות עבודה - משרד האוצר אחד המרכיבים המרכזיים ביישומ ם של תהליכי תכנון ופעילות על פי תכניות עבודה המגובשות ברמה המשרדית הוא קיומה של משילות ניהולית המאפשרת הגדרה אחידה ואכיפה של הפעילות המשרדית בידי גורם מוסמך אחד. לדעת משרד מבקר המדינה, מהממצאים עולה שהמשילות הניהולית במשרד האוצר אינה מספקת ואינה מאפשרת הטמעת תהליכי עבודה רוחביים באופן יעיל. מן הראוי שמשימות שמחייבות שיתופי פעולה בין -אגפיים יופיעו בתכניות העבודה של כל אחד מהאגפים הרלוונטיים. מהביקורת עולה כי אין במשרד האוצר - ובכלל זה בלשכת המנכ"ל - גוף מרכז ומתכלל שאחראי למעקב, לבקרה ולהפקת לקחים בנושא יישום תכניות העבודה של כל אחד מאגפי המשרד. היעדר מנגנון כזה פוגע בעבודת המטה של המשרד בכל הנוגע לבחינת יישומן של תכניות העבודה ולבחינת השפעותיהן על השגת המטרות והיעדים ועל ביצוע הרפורמות והתהליכים שהמשרד מקדם. נמצא כי משרד האוצר - משרד מטה מרכזי העובד עם כל משרדי הממשלה באופן שוטף - טרם הטמיע מערכת לניהול תכניות העבודה באגפיו השונים. מערכת כזו, אם וכאשר תוטמע בכל אגפי המשרד, יכולה לייעל במידה ניכרת את התכנון, את הבקרה ואת שיתוף הפעולה במשרד. לדעת משרדמבקר המדינה, על הנהלת משרד האוצר לפעול לכך שכל אגפיו ינהיגו תכנון וחשיבה אסטרטגית רב -שנתיים שמהם ייגזרו תכניות העבודה השנתיות. מן הראוי שבפרקי זמן קבועים ימפ ה כל אגף את תחומי פעילות ו וינתח את יעדיו הרב-שנתיים ואת מידת התאמתם לפעילותו המרכזית. ניתוח זה יאפש ר לאגפים להתאים את מטרותיהם, את יעדיהם ואת משימותיהם לפעילויות הליבה שלהם ולקבוע סדרי עדיפויות חדשים ותכניות עבודה המותאמות יותר להשגת המטרות והיעדים. בדיקת משרד מבקר המדינה ה עלתה, כי אף שמדריך התכנון הופץ למשרדי הממשלה כבר בסוף שנת 2007 ועל פי החלטת הממשלה מסוף 2011 הם חויבו לפעול על פיו, ולמרות החשיבות שבקיומו של תהליך סדור ושיטתי להכנת תכניות עבודה שנתיות, במשרד האוצר טרם הושלם תהליך זה. נמצא כי קיימים הבדלים ניכרים בין האגפ ים והלשכות השונות במשרד האוצר באופן הכנתן והצגתן של תכניות העבודה ובהטמעת המתודולוגיה של מדריך התכנון בתכניות אלו. להלן כמה דוגמאות: לדעת משרד מבקר המדינה וכפי שעולה ממדריך התכנון, חשיבות רבה נודעת לשילוב הפעילויות השוטפות של האגפים במסגרת תכניות העבודה. הדבר יאפשר למקבלי ההחלטות לבחון את סדר העדיפויות בהתייחס ללוח הזמנים של כלל פעולות האגף. משרד מבקר המדינה מעיר כי מן הראוי שהנהלת משרד האוצר ומנהלי האגפים יטמיעו תהליך מסודר ושיטתי של תכנון ושל מדידה הכולל הכנת תכניות עבודה מפורטות ומסודרות. לשם כך עליהם לחייב את כל האגפים לפעול על פי המתודולוגיה של מדריך התכנון, כפי שקבעה הממשלה. בדיקת משרד מבקר המדינה העלת ה, כי אין אחידות בין ה אגפים שנבדקו בנוגע למעקב, לבקרה ולדיווח שיטתיים על יישום תכניות העבודה. להלן כמה דוגמאות: .הממצאים בדוח זה מלמדים כי משרד האוצר לא עשה די הצורך להטמיע תהליכי תכנון, בקרה ומדידה בכל אגפיו. במשרד אין גורם תכנון שמתווה תכנית אסטרטגית משרדית ומוודא שתכניות העבודה של האגפים נגזרו ממנה והותאמו לה. בשל אי-ההטמעה של תכנון ופיקוח מרכזי המשותף לכלל האגפים קשה לשפר את שיתוף הפעולה ביניהם, והדבר מלמד שהמשילות הניהולית אינה מספקת . משרד מבקר המדינה מעיר כי הממצאים מחייבים שתוגבר מעורבותו של שר האוצר בהטמעת תהליכי התכנון והבקרה המשרדיים. לדעת משרד מבקר המדינ ה, התמשכות הטמעת ם של תהליכי התכנון, הבקרה והמדידה והעסקת חברות הייעוץ לאורך זמן רב ללא הפקת לקחים - כל אלה מלמדים על ליקוי מתמשך בעבודת הנהלת המשרד בכל הנוגע ל תהליכי התכנון והניהול של המשרד. תכניות העבודה הן כלי ניהול חשוב למימוש יעדיהם של משרדי הממשלה וש ל ממשלת ישראל. הן מאפשרות למקבלי ההחלטות לתכנן את המשימות הנדרשות להשגת יעדיהם, לבחון את מידת השגתם , לשנות את התכניות בהתאם - ובכך לייעל את עבודת משרד י הממשלה . מן הראוי שמשרד האוצר יטמיע בהקדם תרבות של תכנון, של מדידה ושל בקרה, שכן הוא מוביל נושאים ורפורמות שהם בליבת הפעילות הכלכלית של מדינת ישראל ובהיקפים של מיליארדי שקלים. להיעדרן של תכניות עבודה מסודרות עלולה להיות השפעה מהותית על כלל המשק. יש לעקוב מעקב שיטתי ולהפיק לקחים בעניין התפוקות והתוצרים המתקבלים מהטמעת תהליכים באמצעות שירותי ייעוץ . בחינתם של תהליכי העבודה הפנימיים ה נלווים לפעילות זו תשפר את איכות שירות יה של החברה המייעצת, וזאת לאורך זמן וללא תלו ת בזהות ה ובזהות נושאי התפקידים במשרד עצמו. מהבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה עולה כי עם סיום ההתקשרות עם חברה א' לא ביצע משרד האוצר תהליך הפקת לקחים, ובכלל זה לא נבחנו ההתקשרות עם החברה , תהליכי העבודה עמה ותוצריה. עוד עולה כי, שלא כנדרש במסמכי המכרז, עד מועד סיום הביקורת לא המציאו חברות א' וב' להנהלת המשרד סיכום של תהליכי עבודתן, לא סיכום שנתי ולא חצי שנתי . לדעת משרד מבקר המדינה, תיעוד תהליך המעקב והבקרה ודיווח תורמים לקיומם של הליכי חשיבה ותכנון סדורים, להבניה של שיקול הדעת, לעמידה בחובת ההנמקה ולרציפותו ולשימורו של הזיכרון הארגוני בטווח הקצר והארוך. לנוכח היעדר המסמכים המתעדים עולה ספק בנוגע ליכולת הלמידה והפקת הלקחים מיישומן של תכניות העבודה. אשר לאגף המינהל, הפרדת דיווחי המעקב והבקרה הרבעוניים יאפשרו לו לבצע מעקב והפקת לקחים באופן יעיל יותר. כיום אין באגפי משרד האוצר שנבדקו רציפות בהטמעת תהליכי תכנון, מדידה ובקרה, וקיומם תלוי במידה רבה ביזמתם של בעלי התפקידים הבכירים באגפים. בשנים האחרונות החלו תהליכי הטמעה מסוג זה, אבל הופסקו בעקבות חילופי מנהלים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי משהחליטה הנהלת משרד האוצר לפעול בהתאם למדריך התכנון ומשנרכשו שירותיה של חברה א' למטרה זו , היה עלי ה להנחות את כלל אגפי המשרד לעבוד על פי מתודולוגיה זהה, שתאפשר יצירת שפה אחי דה ושתייעל את שיתוף הפעולה בין האגפים ואת יכולת המעקב, הבקרה והפקת הלקחים.