המשרד לשירותי דת . היבטים בפעילות אגף הזהות היהודית במשרד לשירותי דת המתעניינים הפוטנציאלי, מומלץ לכלול באתר האגף מידע על הפעילויות שהוא מממן, על ייעודן ועל מיקומן ברחבי הארץ ועל דרכי ההתקשרות עם הגופים המפעילים את התוכניות, והכול לטובת הציבור. נוכח שיעור הניצול הנמוך של תקציב האגף, והגם שניכרת מגמת עליה בניצול התקציב, מומלץ שהמשרד והאגף יבחנו את התכנון התקציבי של פעילויות האגף וכן את החסמים העומדים בפני מימוש מלוא התקציב. נמצא כי האגף לא קבע קריטריונים לבחינת התאמת הפעילויות שהוא ממנן לתכלית החלטת הממשלה, דבר שגם יאפשר לשקף את אופן ביצוע פעילותו ולפעול מתוך ראיה מערכתית כוללת. באתר המרשתת של המשרד יש דף המפרט את הפעילויות שבמימון האגף. אולם, אין בפרסום זה הפניות לעמותות המפעילות אותן, מועדיהן, המיקום שלהן, עלויות למשתתף וכדומה. מבקר המדינה רואה בחיוב את הפרסום של כלל הפעילויות באתר המשרד. עם זאת, לצורך הפצה רחבה של דבר פעילויות האגף לציבור עוד נמצא כי האגף אינו מרכז נתונים מפורטים על הפעילויות שמקיימת כל עמותה, ולכן לא ניתן לנתח אותן ולעמוד על מהותן: במה הן מתמקדות; כמה אנשים משתתפים בכל פעילות; האם קיימות כפילויות של הפעילויות לאותה אוכלוסייה - בין שבין עמותות ובין שבפעילויות של אותה עמותה; האם יש תחומים שאינם מקבלים ביטוי ומנגד תחומים שמבוצעים ביתר. מוצע כי בנוסף לפעולות ליווי הפרויקטים ופיקוח עליהם שמקיים המשרד יקבעו מדדים שיאפשרו ניתוח של הפעילויות שיזם האגף ותיבחן עמידתו במטרות שקבעה הממשלה בהחלטתה. עוד מוצע כי האגף יקבע קריטריונים לבחירת פעילויותיו, ויכלול אותם בתוכנית העבודה שלו שיאשר המשרד. האגף אומנם דורש מהארגונים המפעילים את הפרויקטים לבצע פעולות של הערכה ומדידה כמותיים אך בהיעדר קביעת יעדי תוצאה ספציפיים שיבחנו את איכות הפעילות של כל פרויקט, הערכת מידת השגת מטרות הפעילות אינה מיטבית. משרד מבקר המדינה רואה בחיוב את עריכת המחקר החלוץ של מדידה והערכה של פרויקט בתחום הזהות היהודית. ראוי כי מהלך זה יניב מסקנות שיביאו לשיפור איכות הפעילויות שמפעיל האגף. יש מקום שהאגף יבחן את ההמלצות בעקבות הפיילוט ויקבע מתכונת לביצוע מדידה והערכה לכלל הפרויקטים שהוא מפעיל. בכלל זה מומלץ כי האגף יקבע גם יעדים איכותניים למידת המועילות של הפעילויות ולתרומתן לחיזוק הזהות היהודית, ויבחן את העמידה שלהן ביעדים. נוסף על כך, ראוי לשקול שילוב של משובים מטעם הציבור שיאפשרו לאגף להעריך את מידת שביעות הרצון של המשתתפים בפעילויותיו. ראוי שהאגף יקפיד לאשר מראש שילוב של קבלני המשנה בהתקשרויותיו עם העמותות, כפי שנקבע בהסכמי ההתקשרות עמן. מומלץ שיהיה בידי האגף מסד נתונים על קבלני המשנה שיכלול פירוט של הפעילויות שהם מבצעים ופרטי האוכלוסיות הנהנות מפרויקטים אלה. 11-כפל תשלום של האגף עבור פעילויות במימונו: בביקורת נמצא כי ב ש"ח לשתי עמותות שונות 28,000 מקרים שילם האגף סכום כולל של באותו 2018 עבור אותה פעילות שהתקיימה בחודשים יולי עד אוגוסט מקום ובאותה השעה. יש לראות בחיוב את הפעולות הנקודתיות שנקט האגף בהקשר למקרה האמור. מומלץ שהאגף יסדיר תהליך בדיקה שיטתי שימנע תשלום לשתי עמותות שונות עבור אותה פעילות. אמנם האגף ביצע פעולות לתיאום מול משרד החינוך לצורך מניעת מימון מקביל ואולם התיאום לא כלל בדיקה בכל הנוגע לביצוע באמצעות קבלני משנה. מומלץ כי האגף יגבש מנגנון לתיאום מול משרדים אחרים שיסדיר את הפיקוח והבקרה על אופן הבדיקה מול משרדים אחרים. ראוי שמנגנון זה יכלול התייחסות לאפשרות שהפעולות מבוצעות באמצעות קבלני כדי להבטיח ביצוע, פיקוח ובקרה, על המשרד לשירותי דת לשקול ליישם את הוראות נוהל שר האוצר בדבר פיקוח ובקרה על תמיכות במוסדות ציבור ועל מיזמים המבוצעים בדרך של התקשרות חוזית. על המשרד לשירותי דת לשקול להקצות לפחות חצי אחוז מהתקציב המיועד להתקשרויות בתחום הזהות היהודית לטובת ביצוע פיקוח ובקרה איכותניים וכמותיים. בביקורת עלה כי עם כניסתו הסדר למניעת ניגוד עניינים למנהל האגף: המשרד לא ביקש ממנהל האגף למלא שאלון לאיתור 2014 לתפקיד בשנת ניגוד עניינים אף שהוא נמצא בתפקיד הכרוך בהפעלת שיקול דעת הגם שהוא לא נכלל בשלוש הדרגות המחייבות; מנהל האגף לא דיווח על הזיקה האפשרית הקיימת בגין עיסוקיו בעבר ולא הוכן עבורו הסדר למניעת ניגוד עניינים. עלה שבפועל המשיכה ועדת ההיגוי לפעול ואף קיבלה החלטות כבדות משקל הנוגעות לדרישות ממפעיל השירותים, זאת אף שלא מונתה לשם כך, ואף שבין חבריה היו גם בעלי עניין - הם עצמם נציגי עמותה א' שבנוגע אליה קיבלו את ההחלטות. , בפרק הזמן שבו היה ההסכם החדש עם עמותה א' עדיין 30.3.16 -כך, ב בתוקף, החליטה ועדת ההיגוי לשנות בדיעבד חלק ממרכיבי ההסכם: היא החליטה שמפגשי קבוצות ההורים יכללו גם מפגשים בנושא זוגיות, ושפעילות מנחי הזוגות תכלול גם הדרכות לכלות ולחתנים. יצוין כי שני המרכיבים החדשים לא נכללו בהסכם החדש ולא במפרט השירותים אשר נכלל במכרז הפומבי. דרישות אלו הרחיבו למעשה את מגוון הפעילויות של הזוכה במכרז, ולכן הורחבה גם היכולת של הזוכה לעמוד בדרישות הסף שנקבעו וגם ולבצע בפועל את הדרישות. ייתכן שספקים פוטנציאליים נוספים היו ניגשים למכרז לו ידעו שאלו הם תנאי ההתקשרות בסופו של דבר. משנה של העמותות שאיתן הוא מתקשר, וכי במסגרת התיאום יפורטו הנתונים על הפעילויות, כמו למשל הגורם המעביר את הפעילות; שעות ומיקום הפעילות; בעלי התפקידים בכל עמותה; ופעילויות הממומנות בידי משרדי הממשלה השונים וכיוצ"ב. נמצא כי מנהל האגף אישר דרישות תשלום ללא בדיקה שהפעילויות אכן התבצעו אלא על בסיס סיורים ופגישות שעשה. ואולם הסיורים והפגישות לא לוו במתכונת של פיקוח ולא גובש בעקבותיהם סיכום ובו דיווח על הפעילויות המתוכננות ועל אלו שבוצעו. גם לא הוצגו סיכומי הסיורים. מוצע שמנהל האגף יסדיר את המתכונת לפיקוח ובקרה על הפעילויות המתוכננות ועל אלו שבוצעו, וכי הוא יתעד את הסיורים שהוא מקיים. על היועץ המשפטי של המשרד לשירותי דת לרענן את הכללים הנוגעים לדיני מכרזים והסכמים לפני האגף ולפני חברי ועדת המכרזים. על חשבות המשרד לקיים מעקב ובקרה אחר השינויים בהסכמי האגף עם עמותות. מוצע שהאגף יגבש מנגנון בקרה על התשלומים לעמותות ועל הפעילויות שלהן בהתאם להסכמים שחתם איתן. העמותות אשר היו זכאיות 13 בביקורת נמצא כי, שתי עמותות מבין לקבלת כספי התמיכה מהאגף בתוכנית "בתים יהודיים" קיבלו תמיכה גם ממשרד החקלאות בגין תקנת התמיכה ב"גרעיני משימה עירוניים", הכוללת פעילות דומה בבתים פרטיים. ראוי כי האגף ומשרד החינוך ישקלו למסד מנגנון תיאום משותף שיפרט את הבדיקות שיש לבצע טרם ההחלטה על פעילות כזו או אחרת של האגף בתחומים המשיקים למשרד החינוך, ואת הפעילויות שיש להביא לאישור משרד החינוך או לאישור שר החינוך. על אף פרק הזמן שחלף נכון היה שמנהל האגף ימסור גילוי נאות על נסיבות ההיכרות שלו עם העמותה המסוימת, וכי יפנה ליועץ המשפטי של המשרד כדי לברר אם קיימת מניעה או מגבלה להשתתפותו בהליך לבחירת הספק הזוכה, ואם הוא נדרש להנחיות ייעודיות באשר למעורבותו בהליך או שמא אין מניעה בגלל הזמן שחלף. ראוי כי האגף ישקול לדרוש מהעמותות להגיש בקביעות תוכניות עבודה פרטניות, כדי שיוכל להשוות אותן לדוחות הביצוע ולאתר את הפערים. עליו לעמוד על הפערים ככל שקיימים בין התכנון לביצוע, לדרוש הסבר על הסיבה לפערים ולשלם לעמותה רק עבור פעילויות שהושלמו בהתאם להסכם. ראוי גם שיקפיד על אישור העבודות של כל קבלני המשנה כנדרש. עולה כי בחודשים שנבדקו שילם האגף עבור פעילויות שלא 7 מלוח תאמו את תנאי ההסכם. ההתקשרויות של האגף שהחלו בפטור ממכרז, העמותות שהפעילו את הפרויקט הן אלו שזכו במכרז, בהתקשרות אחת זכו במכרז שתי עמותות (העמותה שהפעילה את ההתקשרות ועמותה נוספת) ובשתי התקשרויות התחלף הספק. מוצע שוועדת המכרזים של המשרד תנתח את החסמים שהביאו לכך שמפעילי הפרויקטים בפטור ממכרז הם אלה שזכו בדרך כלל במכרזי ההמשך ולא פעם היו מתמודדים יחידים, ותבחן האם די בצעדים שננקטו בכדי לאפשר הרחבת ההזדמנות לשיתוף מפעילים נוספים. תחרות במכרזים שבהם מתמודדים מספר רב של ספקים, תועיל גם מהבחינה הכלכלית והאיכותית. עלה כי האגף לא פנה לעמותות לקבלת הסבר על הזהות הכמעט מלאה בין שתי הצעות המחיר.
ראוי שהאגף ישקול לבחון את תופעת החריגה השיטתית מהרף העליון של הצעות המחיר שהוגשו לו כדי להפיק מכך לקחים, כך שלהבא יוגשו לו הצעות תקינות שיאפשרו תחרות.