מפעל הפיס . סדרי מינהל וארגון - מפעל הפיס עולה חשש כי מעורבות היו"ר, אם ישירה ואם באמצעות המז כיר וראש מטה המנכ"ל, בנושא חוות הדעת שהוזמנה על ידי מנהלת אגף משאבי אנוש, נועדה לסכל בירור שחובת מפעל הפיס הייתה לעשותו בעקבות חוות דעת זו, אך לא נעשה. חוות הדעת שהוזמנה עוסקת בעניין אישי ורגיש, אולם למען הסדר התקין וכדי למנוע קבלת החלטה לא שקולה או ממניעים זרים, היה על היו"ר להעביר את חוות הדעת לעיונה ולבחינתה של מנהלת אגף משאבי אנוש, שהזמינה אותה. יש להעיר ליו"ר שבחר לשמור את חוות הדעת אצלו מבלי שנימק את החלטתו, ומבלי שלכל הפחות התייעץ בעניין זה עם מנהלת משאבי אנוש. בכך נהג בחוסר שקיפות. . משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר כי לא ניתן לקבל את הסבריו, הנשענים על נימוקים טכניים. מטרת חוות הדעת המשפטית שהזמינה מנהלת אגף משאבי אנוש הייתה לבחון את נחיצות ההליכים שיש לנקוט נגד היועמ"ש; מניעת הגישה אל חוות הדעת של כל הנוגעים בדבר, לרבות מנהלת אגף משאבי אנוש, מנעה מהם לבחון את האפשרות להגיש תלונה. ראוי היה שהיו"ר ימנע עצמו ממעורבות בהליך במיוחד לאור העמדה שנקט לגבי המשך העסקת היועמ"ש. .בביקורת נמצא כי היו"ר הציג את הפרויקט למועצה, אך לא הציג לה נתונים בסיסיים אודותיו, כמו למשל : מספר השנים שהפרויקט אמור להימשך, היקף תקציבו הכולל, כמו גם היכרותו המוקדמת עם הגורם שאמור להוביל את הפרויקט. נוסף לכך המועצה לא עמדה על כך שייקבעו גבולות ההתקשרות לביצוע הפרויקט. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הדירקטוריון על שביקש לאשר את הפרויקט ולא ציין את היכרותו והפגישות הקודמות עם הפרויקטור, ולוועדת המכרזים, על שלא בדקה א ם אכן הכרחי להתקשר עמו והאם לא ניתן לקבל הצעות מכמה מציעים, כך שתיבחר ההצעה הטובה מכולן. בהעדפת הפרויקטור, ללא בחינה המצדיקה צורך זה, יש פגיעה בשקיפות ובעקרון שוויון ההזדמנויות, ודרך זו אינה ראויה לגוף שמטרותיו ציבוריות. עולה חשש שההיכרות המוקדמת של היו"ר עם הפרויקטור עמדה ברקע החלטת היו"ר לקדם את הפרויקט בכלל ובאמצעותו בפרט. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת המכרזים כי אישרה תקציב גדול לפרויקט ניסיוני, קצר טווח יחסית, הנדרש גם להשקעת משאבים בפיתוח טכנולוגי עתידי של יישום דיגיטלי; בכך נפתח פתח להתקשרות הניסיונית להפוך עד מהרה להתקשרות קבועה תחת הכותרת "התקשרות המשך", דבר שאמנם קרה. בביקורת עלה שהיו"ר לא הציג גילוי נאות ולא ציין שהוא כבר החל לעבוד עם חברת הספרים לקידום הפרויקט, ולמעשה כבר קבע שהיא תהיה החברה שתוביל אותו ושממנה ירכוש מפעל הפיס את הספרים שיחולקו לחיילים. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת המכרזים של מפעל הפיס על שאישרה את ההתקשרות, שיועדה לניסיון ולתקופה קצרה ובסכום ראשוני של מיליון ש"ח, מבלי שקבעה יעדים לעמידה בניסיון ומבלי שהבהירה כי אישור ההתקשרות הניסיונית אינו מחייב התקשרות ארוכה עם אותה חברה. עולה מכך שההתקשרות לתקופת הניסיון הייתה פתח להתקשרות קבע ארוכה עם החברה. הוועדה גם לא דרשה ממנהל הפרויקטים לנמק את דרישתו להתקשר עם החברה ולוותר על עריכת מכרז, ולא דרשה ממנו לקבל הצעות מכמה ספקים לבחירת החברה שתספק שירות זה. בכך נמנע מתן הזדמנות שווה לחברות נוספות להתמודד על הפרויקט. ביוני 2011 דיווח היו"ר לדירקטוריון בעל פה על עיסוקיו הנוספים . נמצא כי הדיווח של היו"ר לדירקטוריון היה חלקי וחסרו בו כמה מעיסוקיו הנוספים . כמו כן הוא לא דיווח על הכנסותיו מהעיסוקים הנוספים46. הדירקטוריון לא דן בכך ולא נתן אישורו לעיסוקיו הנוספים של היו"ר. יצוין כי הבדיקה עצמה נערכה כשלושה שבועות לאחר שהמנכ"ל הקודם כבר סיים את תפקידו. כאמור, בביקורת נמצא שהמזכיר לא מילא את ההנחיות שקיבל בכל הנוגע לדיווח הנוכחות שלו: הוא לא הקפיד על חתימה יום -יומית באמצעות שעות הנוכחות, לעתים דיווח בדיעבד, לעתים באופן לא ישיר (באמצעות מזכירתו) מבלי שהוא עצמו אישר את הדיווח, ולא תמיד אישר היו"ר, כמנהלו הישיר, את הדיווחים כנדרש (כאשר דיווח באופן ידני). עוד נמצא ש המזכיר הורה לאגף משאבי אנוש להזין במערכת הנוכחות, מראש, את מלוא שעות העבודה שלו לפי היקף משרתו (וללא קשר לדיווחי הנוכחות שלו). המזכיר הודיע למנהלת אגף משאבי אנוש, בדוא"ל, כי אינו מתכוון לדווח על שעות העבודה שלו ו אף דרש כי הדבר לא יפגע בשכרו. ראש מטה המנכ"ל השיב לה כי העביר את פנייתה לידיעת יו"ר הדירקטוריון, וזה החליט כי יש לקבל את דיווח השעות הידני של מזכיר המפעל כפי שהוצג עד לאותו מועד, ובמקביל הודיע כי יבקש מהמזכיר להסדיר את דיווחי השעות שלו. נמצא כי עד למועד סיום הביקורת לא החתים המזכיר את שעון הנוכחות ודיווח על שעות עבודתו באופן ידני ובדיעבד. מפעל הפיס המשיך לשלם למזכיר את מלוא שכרו בהתאם לדיווחיו אלו. משרד מבקר המדינה מעיר למזכיר המפעל כי הוא בעל תפקיד בכיר במפעל ואמור לשמש מופת לשמירה על סדרי המינהל התקין, אולם תחת זאת הוא כפה הנחיות פסו לות על הדרג הביצועי: הורה לעובדי אגף משאבי אנוש לבצע פעולות שמשמעותן תשלומי שכר ללא בקרה, תוך פגיעה בסדרי המינהל התקין. משרד מבקר המדינה מעיר כי אין מדובר רק בהטמעה של התיקונים בנוהל - לכאורה פעולה של מה בכך, אלא בהגדרה מחודשת של תהליכי העבודה בתחום הרכש ובמעורבות עמוקה של המזכיר בתהליכי עבודה מקצועיים של המפעל, שעשה זאת תוך מתן הנחיות ישירות לדרג הביצוע הזוטר עד שהנוסח הסופי הניח את דעתו. בכך התערב המזכיר באופן בלתי תקין בעבודת דרגי העבודה במפעל. על הממונה על השכר לבחון את כל ההסכמי ם הקיימים של בכירים המועסקים במפעל, ואם יימצאו חריגות מהנחיותיו עליו לדרוש שישיבו כספים אלה. כמו כן עליו לקיים שגרה קבועה של בקרת שכר הבכירים במפעל. משרד מבקר המדינה מעיר לממונה על השכר על שלא פיקח כראוי על שכר הבכירים במפעל. יו"ר הדירקטוריון עדכן את החברים שהנושא נדון בוועדת המכרזים של המפעל ונדחה ברוב קולות, אולם הוא לא פירט את הסיבות שבגללן דחתה ועדת המכרזים את בקשת הדירקטוריון ולא ציין כי החליטה לפתוח בהליך רכש של קבלת שלוש הצעות מחיר. הוא גם לא עדכן את חברי הדירקטוריון כי למעשה המפעל כבר החל לעבוד עם משרד עורכי הדין האמור. משמעות הדבר כי לפני הדירקטוריון, שהיה אמור לקבל החלטה מהותית וחריגה, לא עמד מלוא המידע, לרבות מדוע מדובר במקרה מיוחד. .משרד מבקר המדינה מעיר כי הליך אישור של פטור ממכרז בוועדת המכרזים אינו הליך פורמלי אלא מהותי , ובהתאם היה מצופה ש המזכיר יניח לפני הוועדה את מלוא המידע הנוגע לבקשה, כמו לדוגמה מהי המומחיות הייחודית שיש רק למשרד זה, ויעדכנה שהמפעל כבר החל לעבוד עם משרד עורכי הדין עוד לפני הדיון בוועדת המכרזים.
בבדיקה נמצא כי עוד לפני הדיון בוועדת המכרזים העבירו היו"ר והמזכיר חומר ומסמכים לאותו משרד עורכי דין שהחל לעבוד איתם, ונוסף לכך חברי הוועדה הדירקטוריונית 50 אף נפגשו עם משרד זה. למרות זאת המזכיר והיו"ר לא יידעו את הוועדה בדבר העובדה שלמעשה המפעל כבר החל לעבוד עם אותו משרד.