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Présentation de la Chancellerie diplomatique
Ce terme traditionnel désigne la petite équipe de diplomates proprement dits qui sont les plus proches collaborateurs de l’Ambassadeur. Elle est à ce titre, « l’état-major » du chef de mission et la plaque tournante de l’ensemble de sa mission.Sur tous les dossiers, elle prépare son travail et agit sous ses instructions directes.
La Chancellerie est donc le centre d’analyse politique, le noyau décisionnel et le centre de coordination de l’action de tous les services français en Hongrie.
Avec à sa tête, le Premier Conseiller, cette équipe diplomatique comprend conseillers, secrétaires et attachés en nombre variable : une quinzaine à l’ambassade de Washington ou dans les délégations auprès des Nations unies ou de l’Union européenne ; le plus souvent un ou deux seulement, ce qui est le cas pour la Hongrie.
Le Premier ConseillerVéritable « numéro deux », il assiste et supplée éventuellement l’Ambassadeur dans toutes ses fonctions. L’Ambassadeur ayant en priorité vocation pour les tâches extérieures (démarches, représentation, communication), il revient à son adjoint de faire pendant ce temps " tourner la machine ".Il centralise la correspondance et en vérifie la cohérence. Il veille à la coordination entre les services techniques. Il supervise l’administration quotidienne. Il est presque toujours " officier de sécurité ", responsable de la protection des agents et des documents. En cas d’absence du chef de mission, il le remplace en qualité de " chargé d’affaires".
L’équipe diplomatiqueLe travail de la Chancellerie peut se diviser en plusieurs types d’activités. Elle participe au travail de représentation de l’Ambassadeur devenant ainsi un lien privilégié et direct entre les Gouvernements français et hongrois, les Parlements et toutes les institutions publiques des deux pays. Elle joue ainsi un rôle essentiel pour le renforcement des relations bilatérales, notamment lors de la préparation des visites ministérielles ou de hautes personnalités françaises en Hongrie. Elle est aussi un « observateur engagé », devant régulièrement rédiger analyses et compte-rendus (sous la forme de télégrammes diplomatiques, de dépêches ou de messages) sur les événements politiques, économiques, culturelles et sociales en Hongrie, lui permettant d’anticiper certaines évolutions. Dans le sens inverse, il lui revient de présenter les positions françaises, d’effectuer des démarches auprès des autorités hongroises et de mettre en œuvre une politique d’influence auprès de ses contacts institutionnels et de la société civile hongroise.
Le service du chiffre est le cœur de la chancellerie, puisqu’il achemine l’essentiel de la correspondance. Aujourd’hui, le cryptage des télégrammes est automatique et la transmission instantanée.
Le Centre d’archives et de documentation (CAD) envoie, reçoit et classe l’ensemble de la correspondance. Le courrier non chiffré, c’est-à-dire les lettres (que l’on appelle " dépêches ") emprunte la valise diplomatique.
Le service de presse et de traduction est directement rattaché à l’Attaché de presse, qui fait partie de la Chancellerie.
La section consulaire et le service commun de gestion sont chargés de toutes les affaires consulaires, financières et administratives. La section consulaire est l’interlocuteur privilégié de la Communauté française ou des Français de passage pour toutes les formalités administratives. Son chef est également régisseur d’avances et de recettes (la régie encaisse les droits de chancellerie et règle les dépenses de l’ambassade) ainsi que le chef du service commun de gestion. Le service commun de gestion est chargé de gérer le budget de l’Ambassade - sachant que, de plus en plus, les ambassadeurs ont à cœur de se pencher eux-mêmes sur la gestion de leur poste. La réforme en cours tend à déconcentrer la gestion financière de Paris vers les postes. Elle fait du chef de mission un véritable ordonnateur secondaire jouissant d’une plus grande souplesse dans l’emploi des crédits, avec les responsabilités correspondantes.