Datasets:

Edi-G

/

kunnskapsbase

like 0

KB0013283,Melde studenter til undervisningsaktivitet via bildet Plassering av student på undervisningsparti,Undervisning,"Hvis det hverken er mulig at studentene melder seg til undervisningsaktivitet via Studentweb eller at de kan meldes via rutine så er det en mulighet for å melde studenter til undervisningsaktivitet manuelt i bildet Plassering av student på undervisningsparti. Dette er også en effektiv måte å flytte studenter fra ett parti til et annet på. Bildet ligger i modulen Undervisning/Bilder/Plassering av student på undervisningsparti Dobbeltklikk på student du vil partiplassere i venstre del (navnet blir uthevet) Dobbeltklikk på undervisningsaktivitet du vil plassere vedkommende i, nr på aktivitet oppdateres på studenten Lagre Kolonnene K B L ute til høyre på undervisningsaktiviteten viser hhv Kapasitet, Brukt og Ledig"

KB0012004,Innpasse tidligere internt avlagt emne i utdanningsplanen,Godkjenningssaker,"Man trenger ikke lage godkjenningssaker for å innpasse interne eksamener, men sørg for å benytte merknadsfeltet til å dokumentere det man gjør (beskrevet lenger ned på siden). Henvis gjerne til journalnr i 360. Student samlebilde Søk opp studenten, og sørg for å knytte innpassingen av interne emner til riktig studieprogram Klikk på knappen Utdanningsplan til høyre i Student samlebilde Utdanningsplan bildet - koble de tidligere interne emnene til utdanningsplan (innpasses) Arkfanen Interne emner utenom plan på høyre side i utdanningsplanbildet Emnene som er aktuelle ligger under overskriften Emner som ikke er tilknyttet studieprogram Trykk på den grå pil-knappen til venstre for emnekoden for emnet som skal innplasseres. Det valgte emnet legger seg i arbeidsområdet i midten av skjermbildet: Fyll ut manglende informasjon om emnet i arbeidsområdet: Emnekombinasjon – som det eksterne emnet skal knyttes til Emnekategori – styrer hvilken overskrift emnet vil komme under på vitnemålet. Merknad – brukes for å dokumentere det som gjøres. Skriv inn relevant informasjon slik at andre kan se hvorfor emnet er lagt til. Hvis noe skal erstattes er merknad spesielt viktig. Lagre Knowledge List Page 166 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Emnet legges til i studentens utdanningsplan i venstre del av bildet."

KB0011980,Registrere tilbud/avslag på kursdeltaker,Videreutdanning,"Brukerveiledningen må oppdateres med ny EWUweb Etterutdanningskurs samlebilde / arkfanen Deltakere Etter at søknaden er behandlet må status registreres på kursdeltaker Tilbud I innvilget IT ikke gitt tilbud Eksamen J Deltaker skal ta eksamen (forutsetning for at kursdeltaker blir vurderingsmeldt vha FS439.001). Privat faktura J Deltaker skal ha privat faktura, benyttes av rutinen for å fakturere kursavgiften Tekster som vises i EVU web avhengig av hva som er satt på ulike felt i EVUkurs samlebilde: Setter status S eller I på deltaker i Deltaker arkfanen: Svar Når studenten svarer Ja i EVUWeb, settes Svar = J i FS Brukerveiledningen må oppdateres med ny EWUweb Etterutdanningskurs samlebilde / arkfanen Deltakere Etter at søknaden er behandlet må status registreres på kursdeltaker Tilbud I innvilget IT ikke gitt tilbud Eksamen J Deltaker skal ta eksamen (forutsetning for at kursdeltaker blir vurderingsmeldt vha FS439.001). Privat faktura J Deltaker skal ha privat faktura, benyttes av rutinen for å fakturere kursavgiften Tekster som vises i EVU web avhengig av hva som er satt på ulike felt i EVUkurs samlebilde: Setter status S eller I på deltaker i Deltaker arkfanen: Svar Når studenten svarer Ja i EVUWeb, settes Svar = J i FS"

KB0013620,Oversikt over om vurderingsmeldte studenter har betalt semesteravgift/er semesterregistrert 301.011,Semesterregistrering/Betaling,"Rapport 301.011 (Vurdering/Rapporter/Melding/Vurderingsmeldte studenter - kullfordelt) gir ulike oversikter over vurderingsmeldte studenter; AAngi emne og semester, la normalt Komb (vurderingskombinasjon) så med ALLE B Alle vurderingsmeldte – blankt Semesterregistrerte (dvs betalt og semesterregistrert – ett klikk = «hukk» Kun betalt semesteravgift – to klikk = «svart boks» (se tekst understreket nede i «rapportvisningen») Kun ikke betalt semesteravgift finn først de som har betalt semesteravgift (se over) høyreklikk i «rapportvisningen» (det hvite området), velg Filtrer Teksten i Filtrer vinduet skal være (kan kopieres og limes inn herfra) (endre J til N på semavg)(semavg = 'N' And (Not Permisjon = 'J') And (Not Sluttet = 'J') And (Not Ferdig = 'J') C Må hukkes av og angis hvis du skal kontrollere mot betalt semesteravgift D Knowledge List Page 170 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Hvis du ønsker å vise kun studenter av ett kjønn. Kjønnsfordelingen kommer uansett i bunnen, kvinneandelen angis i parentes. E Hvis du ønsker studiepoengproduksjon med i rapporten – for å se produksjonen må rapporten overføres Excel Feltene under ""Vis"" i bestillingsdelen av bildet, kan fjerne hukkes av slik som i eksempelet over så er det mindre informasjon på skjermen om hver student. NB! Hvis du ønsker å få med deg studentens hjemstedsadresse, feks for eksport til Excel og bruk ved fakturerer av kursavgift Klikk på ""konvolutt-ikonet"" og velg ""Persons hjemstedsadresse"""

KB0011926,Studentbevis-appen og dato for høstsemester,Semesterregistrering/Betaling,"Vi har fått noen henvendelser fra studenter som har vært tidlig ute med betaling og registrering for høstsemesteret 2018, og som savner gyldig studentbevis for høst 2018 i Studentbevis-appen. I dag vises gyldige høstsemester i appen fra og med 1. august. Tidligere i år var det ute en høring om Studentbevis-appen og dato for høstsemester. På bakgrunn av høringssvarene fra institusjonene er det besluttet å gå for at høstens kvittering skal vises som gyldig for alle fra og med 1. juli. Grunnet stort trykk på integrasjonsteamet hos UNIT, får vi ikke endret dette før til neste år. Appen vil derfor ikke skifte til høstsemesteret 2018 før 1. august. Dette skal ikke utgjøre noe problem for studentene. Transportselskaper og andre tilbydere av rabatter mm. har regler for hvor lenge semesterkvitteringen for vårsemesteret gjelder, og dette omfatter som regel tida fram til semesterstart. Slik sett utgjør ikke overgang fra lapp til app noen forskjell."

KB0012048,Kontrollrapport av emnesamlinger og student vurdering,Vurdering/Kvalifikasjon,"Det er laget en kontrollrapport med FS-data for å fange opp studenter som får dobbel uttelling på sin karakterutskrift i forbindelse med emnesamlinger og emner som inngår i disse. Rapporten er tilgjengelig i Tableau. Kilde for utplukk: Emnesamlinger fra Emnesamlingsprotoll. Rapporten viser studenter som er registrert i emnesamlingsprotokoll, men som ikke har emnene til emnesamlingen i sin emnesamlingsprotokoll - og som har gyldig vurdering i (ett eller flere av) emnene som inngår i emnesamlingen. Disse er markert i rapporten med Kontroll. Filter bak rapporten: EMNE: Status vekttall på vitnemål: J, Vektingstall > 0 EMNESAMLING: Status vekttall på vitnemål: J, Status gyldig: J Student vurdering: Status gyldig vurdering: J Logg inn i Tableau med feide-bruker. https://rapport-dv.uhad.no/#/site/UiA/workbooks/2606/views NB! For å åpne rapporten må du logge inn med FS-bruker og -passord."

KB0012050,Opprette undervisningsenhet,Undervisning,"Opprette undervisningsenheter – rutine 408.001 Frist høstsemester: 1. april Frist vårsemester: 1. oktober NB! For emner som går over to terminer (eller flere) skal det opprettes undervisningsenhet for alle terminer samtidig – se punkt 2 under. Undervisningsenhet brukes som grunnlag for oppretting av vurderingsenhetene (Eksamenskontoret har ansvaret for å opprette vurderingsenhetene). Undervisnings- og vurderingsenhetene er grunnlag i Studentweb, slik at studentene kan undervisnings- og vurderingsmelde melde seg. Undervisningsenhet er grunnlag for oppretting av rom i Canvas. NB! Rutinen henter opplysninger fra arkfanen Und.termin i emne samlebilde, J i feltet ""Generere und.enheter"" er en forutsetning for at emnet tas med i rutinen. Det er viktig at settes N på emner hvor det ikke skal opprettes undervisningsenhet hver termin. 1. Kjør rutinen for kommende semester/undervisningstermin Velg Utplukk på sted (eller emne/studieprogram) Studienivå normalt kjøres på 000-599 (for å utelukke EVU- og PhD emner), eller kjøre bare for EVU emner 800-899) Campus la stå på ALLE Emnetype normalt kan denne stå på ALLE (VURDERING er verdien for ""emner med eksamen"") Angi undervisningstermin Feltet Et terminnr angir hvilke terminer det skal opprettes undervisningsenhet for. Uten hukk så opprettes for alle terminer for aktuelt semester - anbefales. Videre må det alltid vurderes hva som er ønskelig å ta med Undervisningsaktiviteter - Hvis det brukes undervisningsaktiviteter på emner kan det være effektivt å kopiere med inndelingen. Personroller - Tenk nøye gjennom om personroller skal kopieres med, siden også avsluttede roller kopieres, og at man risikerer at mange ""ikke gyldige"" roller kopieres. Uansett om man kopierer med personroller eller ikk; det må alltid ryddes i personroller på undervisningsenhet etter kopiering. (Fra og til periode settes til samme ukedag/ukenr som for forrige semester.) Sett J for Eksport LMS og Rom-mal: C-STANDARD (NB! Rommal må være fylt ut for å opprette rom for emnet i Canvas) Sett hukk for ta med rom-mal fra siste år Husk at hvis man bruker undervisningsaktiviteter som grunnlag for rom i Canvas, skal det ikke ligge rom-mal på undervisningsenheten. De to valgene om omhandler Timeplan har ikke betydning for UiA. Knowledge List Page 174 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time 2. Kjør rutinen for neste semester/undervisningstermin og angi terminnr 2 (eller høyere) Det skal opprettes undervisningsenhet for andre termin for to-/flerterminsemner (eller høyere terminnr hvis flere enn 2 terminer for emnet) samtidig med første termin. Studentene kan dermed undervisnings- og vurderingsmelde melde seg til alle terminer for emnet samtidig. Utplukk og avhukking gjøres som beskrevet i punkt 1, unntatt: Undervisningstermin – settes til neste termin (eller lenger frem – avhengig av hva du angir i feltet Et terminnr) Et terminnr: hukk av og angi termin (normalt 2, men noe emner har flere terminer)"

KB0011990,Excel gjøre rader om til kolonne forekomst,Tips,"Har ett excel ark med flere rader pr unik nøkkel, som man ønsker stablet om til kolonner (eks mange rader under hverandre med kvalifikasjoner for student (student er nøkkel) Gjøre hver radene om til en kolonne forekomst på studenten, slik at det blir en rad pr student med antall kolonner tilsvarende antall rader. (undervise blir det et antall like linjer pr student tilsvarende antall linjer – disse slettes etterpå. Må lage en teller pr student så vi vet antall rader pr student Formel finn.rad og kolonner kombineres Eksempel: Eksempel liste alle grader per student i Excel.xlsx"

KB0012006,Erstatte et emne i utdanningsplanen,Godkjenningssaker,Se utfyllende brukerveiledning her

KB0011911,Filtrering i bilder og rapporter,Tips,"** UNDER ARBEID *** I FS kan man bruke filter for å avgrense forekomstene i en rapport eller bilde på bestemte måter. For å få frem filtreringsbildet må du stå i et bilde eller en rapport, høyreklikk og velge 'Filtrer..'. Man må være forsiktig det er ikke mulig å la rutine hoppe over visse forekomster ved å filtrere ut disse. Under Columns ser du feltene fra FS som er tilgjengelige å filtrere på i aktuelt bilde/rapport. Du kan velge felt enten ved å trykke i lista eller skrive feltnavnet rett inn."

KB0013282,Bruk av undervisningsaktivitet - oppretting,Undervisning,"Når er det mest aktuelt å bruke undervisningsaktivitet emner hvor foreleser ønsker egne undervisningsrom (Canvas) for grupper/partier innen emnet (eks studenter fra ulike studieprogram-tar emnet, og det er ønskelig at de har ulike rom avhengig av hvilket studieprogram/EVU-kurs de går på) emner hvor foreleser ønsker studentene fordelt på seksjoner/grupper (Canvas) innen emnet/rommet (eks dele studentene inn i seminargrupper som har forelesning ulike dager). Studentene har undervisning i samme rom, men foreleser kan kommunisere med studenter i de ulike gruppene (og studenter kan kommunisere seg i mellom innen gruppene) praksisemner (primært ved Lærerutdanningen og sykepleie) For å opprette undervisningsaktivitet er det en forutsetning av det er opprettet undervisningsenhet. At det er opprettet undervisningsaktiviteter vises i arkfanen Aktivitet i Undervisningsenhet samlebilde. Unntaksvis er det aktuelt å styre påmeldingsperioden, så den avviker fra standard periode som er VÅR semester: 10.12.xx – 01.02.xx HØST semester: 10.06.xx – 01.09.xx 1. Undervisningsaktivitet samlebilde Forklaring av noen felt som ikke er helt opplagte: Nr 1 Felt Forklaring Aktivitetskode angir hierarkiet for aktivitetene for emnet. Toppen bør være 0 (""rota"" i hierarkiet), deretter 1, 2 osv. Eventuelt 1-1, 1-2 osv hvis flere nivåer (sjelden) Knowledge List Page 179 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Aktivitet eier angir hvilken aktivitet som ligger over i hierarkiet, ofte 0 Nr 2 Sekvensnr sorteringsrekkefølge av aktivitetene på samme nivå i undervisningshierarkiet Forts. neste sem: om aktiviteten fortsetter (normalt N, J hvis emne med flere terminer) Publiseres om aktiviteten skal publiseres i studieplan el. (brukes ikke på UiA) Ekvivalent om aktiviteter på underordnet nivå er likeverdige (normalt J på toppen, N på underliggende) Nr 3 Knowledge List Page 180 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Disiplin hvis generell teoriundervisning TEORI (eller UNDERVISN) Form formen til aktiviteten (storgrp, forelesning FOR, gruppe, seminar, praksis osv) Partinr sett partinr til aktiviteten, bruk Aktivitetskode eller Sekvensnr NB! Disiplin, Form og Partinr MÅ fylles ut for at studenter skal kunne knyttes til aktiviteten (gir ""eplet"" i strukturen på høyre side) Nr 4 - NB! ikke for toppen, kun for nivåene som det skal knyttes studenter til Kan ønskes av student Avgjør om studenten kan velge selv i studentweb, når antall prioriteringer ikke er fylt ut er det 3 som er default Kapasitet Antall plasser på partiet Feltene Fylles sist ved fordeling og Gjennomføres kun ved høy søking – la stå på N Knowledge List Page 181 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Nr 5 LMS Alltid N på toppen/«rota» i hierarkiet J på alle underliggende aktiviteter som skal overføres til Canvas LMS rom-mal Alltid blank på toppen/«rota» i hierarkiet C-STANDARD på de aktivitetene som skal overføres som rom til Canvas blank på de aktivitetene som skal overføres som seksjon til Canvas Undervisningsaktivitet samlebilde arkfanene Undakt og Undakt praksis Viser de undervisningsaktiviteter som ligger under den aktiviteten du står på. Det er også mulig å opprette/vedlikeholde undervisningsaktiviteter herfra. 2. Ulike måter å opprette undervisningsaktiviteter på 2.1. Kopier i undervisningsaktivitet samlebilde (""Første gang på ett emne"" - kopier fra et annet emne, eller fra forrige semester på emnet) Hent opp ett emne med undervisningsaktivitet, sjekk at du står på topp-undervisningsaktiviteten Husk å ha en enten arkfanen Undakt eller arkfanen Undaktpraksis aktiv Trykk Ctrl+K for å kopiere Husk å minimum endre emnekode/versjonskode Lagre deretter: Endre navn på alle undervisningsaktivitetene Legg inn nok antall plasser Registrer J/N på om undervisningsaktivitet skal velges av studenten selv i Studentweb Registrer rommal = C-STANDARD hvis det skal genereres rom for undervinsingsaktiviteten (alltid J på eksport LMS) Knowledge List Page 182 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Ex. på emne med undervisningsaktivitet: ENE109-G 2020 HØST 2.1. Opprett toppen i undervisningsaktivitet samlebilde, og bruk knappen Gen./red. partier for å generere underliggende aktiviteter – deretter angi parameter for de underliggende undervisningsaktivitetene som skal opprettes Sett markøren i toppen av bildet (på feks emnekoden) og trykk enter for å lagre. (Hvis du ikke gjør det, så kommer du inn i bildet generer parti på nytt. 2.3. Opprett undervisningsaktivitet samtidig som du oppretter undervisningsenhet via rutine 408.001 forutsetter at det finnes undervisningsaktiviteter forrige semester, kopierer diss med Beskrivelsen for oppretting av undervisningsenhet via denne rutinen 2.4. Opprett undervisningsaktivitet ved å kopiere fra en annen via rutine 408.003 Beskrivelsen for kopiering av undervisningsaktivitet via denne rutinen Hvordan man melder studenter til undervisningsaktivitet er beskrevet i egen brukerveiledning Annen nyttig dokumentasjon Slik ser det ut i Studentweb når studenten skal velge undervisningsaktivitet Hva i FS fører til hva i Canvas UNITs FS brukerveiledning om Undervisningsaktivitet"

KB0011991,Klargjøre Studentweb for oppretting av faktura for semesteravgift,Semesterregistrering/Betaling,For at studenter skal kunne generere faktura selv må følgende gjøres i Studentweb før semesterstart: Modulegenskaper FAKFRIST (Før 10. juni og 10. desember: FAKFRIST settes til 01.09 eller 01.02 - NØDVENDIG????? Etter 01. september og 01. februar: FAKFRIST: 01.12 eller 01.06) Før 10. juni og 10. desember: FAKFRIST settes til 01.12 eller 01.06 SABETFRIST Før 10. juni og 10. desember: SABETFRIST settes til 01.09 eller 01.02 SEMAVG_DFør 10. juni og 10. desember: SEMAVG_D settes til riktig semesteravgift-type. Må avklares med SiA og økonomiavdelingen For at studenter skal kunne generere faktura selv må følgende gjøres i Studentweb før semesterstart: Modulegenskaper FAKFRIST (Før 10. juni og 10. desember: FAKFRIST settes til 01.09 eller 01.02 - NØDVENDIG????? Etter 01. september og 01. februar: FAKFRIST: 01.12 eller 01.06) Før 10. juni og 10. desember: FAKFRIST settes til 01.12 eller 01.06 SABETFRIST Før 10. juni og 10. desember: SABETFRIST settes til 01.09 eller 01.02 SEMAVG_DFør 10. juni og 10. desember: SEMAVG_D settes til riktig semesteravgift-type. Må avklares med SiA og økonomiavdelingen

KB0011970,Kontroll om kursdeltaker allerede er student på studieprogrammet,Videreutdanning,"Rutinen 439.001 – Oppretting av kursdeltaker som student Når rutinen kjøres må man være oppmerksom på de som kommer med – i kolonnen Studierett (se bildet under), de må følges opp via Student samlebilde. Disse har nemlig en studierett på studieprogrammet fra før, men den kan være utgått. Hent opp studenten i student samlebilde Hvis studentstatus er UTGÅTT Sett ny tildato (lik den i rutinen over) og sett studentstatus AKTIV Endre kull vha Endringsfunksjon Hvis studentstatus er AKTIV Sett ny tildato (lik den i rutinen over) Vurdere å endre kull vha Endringsfunksjon"

KB0011940,FS registrering som gir kull-rom i Canvas,FS-Canvas,Følgende må registreres i FS for at det skal opprettes kull-rom i Canvas: Studieprogram samlebilde Eksport = J Rom-mal = blankt Kull samlebilde Eksport = J Rom-mal = C-STANDARD WS-tjenestenr = 1 NB: Arkfanen Personrolle i kull samlebilde: registrere studieprogramleder som skal ha tilgang til rommet med personrollen STPRGLEDER NB: Arkfanen Klasser i kull samlebilde - hvis kullet er inndelt i klasser må det på hver klasse registreres: Eksport = J Rom-mal = blankt Hvem får tilgang til kull-rommet Studenter som har en aktiv studierett til kullet Fagpersoner med rollen STPRGLEDER i arkfanen Personrolle i Kull samlebilde for kullet (se bruk av fagpersonroller i FS) Forklaring av feltet Rom-mal: Blankt opplysningene overføres som «account» i Canvas C-STANDARD opplysningene overføres som «course» i Canvas Følgende må registreres i FS for at det skal opprettes kull-rom i Canvas: Studieprogram samlebilde Knowledge List Page 186 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Eksport = J Rom-mal = blankt Kull samlebilde Eksport = J Rom-mal = C-STANDARD WS-tjenestenr = 1 NB: Arkfanen Personrolle i kull samlebilde: registrere studieprogramleder som skal ha tilgang til rommet med personrollen STPRGLEDER NB: Arkfanen Klasser i kull samlebilde - hvis kullet er inndelt i klasser må det på hver klasse registreres: Eksport = J Rom-mal = blankt Hvem får tilgang til kull-rommet Studenter som har en aktiv studierett til kullet Fagpersoner med rollen STPRGLEDER i arkfanen Personrolle i Kull samlebilde for kullet (se bruk av fagpersonroller i FS) Forklaring av feltet Rom-mal: Blankt opplysningene overføres som «account» i Canvas C-STANDARD opplysningene overføres som «course» i Canvas

KB0012094,Studierettstatus - koder i bruk,Oppfølging av studenter,"Studierettstatus - angir hvordan studieretten er tildelt. Kode Navn studierettstatus Kommentar BILATERAL Bilateral avtale Utveksling (brukes kun av Int.kontor) COTUTELLE Cotutelle PhD DROPPTAK Doktorgrad opptak PhD ERASMUS+ Erasmus+ Utveksling (brukes kun av Int.kontor) EURASIA Eurasia Utveksling (brukes kun av Int.kontor) EVU Etter- og videreutdanning EVU Knowledge List Page 188 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time FJERNUND Fjernundervisning Studenter om følger enkeltemner ved UiA via nettet, ikke fysisk på campus NORDPLUS Nordplusprogrammet Utveksling (brukes kun av Int.kontor) ORDOPPTAK Ordinært opptak Normalen ved nyregistrering OVERGANG Overgang internt Internt overført fra ett annet studium. Studenten skal gis studentstatus OVERGANG på ""den nye studieretten"". INDIVID Individbaserte avtaler Utveksling - unntaksvis (brukes kun av Int.kontor) PRIVATIST Privatist Unntaksvis (brukes kun av opptakskontoret) Se også Studentstatus - koder i bruk Studierettstatus - angir hvordan studieretten er tildelt. Kode Navn studierettstatus Kommentar BILATERAL Bilateral avtale Utveksling (brukes kun av Int.kontor) COTUTELLE Cotutelle PhD Knowledge List Page 189 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time DROPPTAK Doktorgrad opptak PhD ERASMUS+ Erasmus+ Utveksling (brukes kun av Int.kontor) EURASIA Eurasia Utveksling (brukes kun av Int.kontor) EVU Etter- og videreutdanning EVU FJERNUND Fjernundervisning Studenter om følger enkeltemner ved UiA via nettet, ikke fysisk på campus NORDPLUS Nordplusprogrammet Utveksling (brukes kun av Int.kontor) ORDOPPTAK Ordinært opptak Normalen ved nyregistrering OVERGANG Overgang internt Internt overført fra ett annet studium. Studenten skal gis studentstatus OVERGANG på ""den nye studieretten"". INDIVID Individbaserte avtaler Utveksling - unntaksvis (brukes kun av Int.kontor) PRIVATIST Privatist Unntaksvis (brukes kun av opptakskontoret) Knowledge List Page 190 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Se også Studentstatus - koder i bruk"

KB0011910,Forhåndsdefinér verdier i felt – gjør utfyllingen av skjermbilder raskere,Tips,Ved å forhåndsdefinere verdier i felt i et bilde i FS kan du spare mange tastetrykk ved utfylling. Dette gjøres for hvert skjermbilde/arkfane via Profil- knappen Eksempel opprette undervisningsmelding i arkfanen Undmeld i Student samlebilde: Stå i arkfanen Undmeld Sett inn ny rad (Ctrl+N) Klikk på Profil-knppen på verktøylinje Scroll deg ned til du finner de aktuelle feltene og fyll ut ønskede verdier: NB! År termin ligger litt lenger opp i felt-listen. Fyll gjerne ut dem også! Klikk OK for å lagre Neste gang du skal sett inn ny rad med undervisningsmelding er de feltene du har definert allerede utfylt!

KB0012024,Legge veivalg/studieretning og emner i students utdanningsplan,Utdanningsplan,"Søk opp student eller kullet du ønsker å gjøres endringer for i Utdanningsplan bildet Finn student du ønsker å legge inn veivalg/studieretning på Legge inn veivalg/studieretning - klikk på knappen Endringsfunksjoner Velg Nytt veivalg, og angi veivalg som vist her: Legge inn emner i planen - klikk på knappen FS718.002 Gen emne i plan Hukk av for Obligatorisk emner/planelementer i plan Når du ser at resultatet blir ""som forventet"", så endre til Ja for Oppdater database Punkt 2 kan gjøre pr student eller for hele kullet samlet"

KB0012090,Kontrollrapport for emnekombinasjoner i FS,Studieplaner/Emnekombinasjoner,"Rapporten er tilgjengelig i Tableau. Rapporten viser alle studieprogram som er registrert med kull for 2018 høst, og om disse har registrert emnekombinasjon for 2018 høst. Det er også lagt inn en kontroll på om navnet på emnekombinasjonskoden inneholder tekst med riktig årstall. Rapporten står default med visning av de studieprogram som mangler emnekombinasjon. Logg inn i Tableau med feide-bruker. https://rapport-dv.uhad.no/#/site/UiA/workbooks/2587/views NB! For å åpne rapporten må du logge inn med FS-bruker og -passord. Viser til brukerveiledning/forklaring til rapporten her."

KB0012320,"Oversikt over undervisningsmeldte studenter på et emne, studieprogram eller sted",Oppfølging av studenter,"Rapporten 451.002 - Adresseliste undervisningspåmeldte, kan brukes for å få en oversikt over alle studenter undervisningsmeldt på et emne, et studieprogram eller sted for ett semester. Ta utplukket med over i excel for videre bearbeiding"

KB0011974,Opplasting av dokumentasjon i EVUWeb,Videreutdanning,"Brukerveiledning må oppdateres med ny EVUweb Slik fungerer dokumentopplastingen for søkerne: Søker laster opp dokumenter samtidig som de sender søknaden Bildet Opplasting av dokumenter kommer opp etter at de har søkt ett kurs, men de kan velge å gå videre uten å laste opp dokumentene. Det er tre typer dokumentasjon som kan lastes opp: Utdanning Praksis Annet Søker kan «når som helst gå inn og laste opp/endre opplastede dokumenter Valget Mine dokumenter i venstre side (må være innlogget) Informasjon om dokumentopplasting er lagt på forsiden av EVUWeb og i kvitteringseposten som søker mottar etter sendt søknad. Slik ser man dokumentasjonen i FS Dokumentasjonen som søker har lastet opp ligger i personens dokumentarkiv(Person/Personbilder/Dokumentarkiv)"

KB0012421,Finne språk/målform på vurderingsenhet,Vurdering/Kvalifikasjon,"For å sjekke hvor mange oppgavevarianter som må lages for de ulike vurderingsenhetene i aktuell termin kan rapport FS529.001 benyttes. Denne vil vise en akkumulert oversikt over de ulike oppgavevariantene (språk) som studentene har valgt på alle emner tilhørende utplukket sted. Rapporten FS565.001 gir kandidatlister med individuelle opplysninger, inkludert språk/målform, per student for en valgt vurderingsenhet. Rapporten kan bestilles med utplukk på sted eller emne. For å åpne en av rapportene velg Fil i menyen, deretter Åpne vindu (eller trykk Ctrl+O) og skriv inn rapportnummeret, eksempelvis 529001."

KB0011938,Bestilling av semesterkvittering i Studentweb,Semesterregistrering/Betaling,"Studentene kan bestille semesterkvittering via Studentweb Menyvalg – Mer/Bestillinger Under menyvalget Bestillinger/Semesterkvittering Etter at studenten har bestilt semesterkvittering, ligger det informasjon med dato for bestillingen. Studenten har mulighet til å slette bestillingen inntil semesterkvitteringen er skrevet ut og det er satt hukk for «Oppdater kvittering skrevet» via rapporten Semesterkvittering (352.001). Bestillingen ligger ""på vent"" inntil studenten har betalt og semesterregistrert seg (studenten får ingen beskjed om dette). Når semesterkvittering er skrevet ut ligger det informasjon med dato for bestilling og dato for utskrift. Rutinen for utskrift av semesterkvittering er som tidligere."

KB0012011,Vitnemålsportalen,Vurdering/Kvalifikasjon,"I vitnemålsportalen kan studenter hente ut sine resultater fra høyere utdanning og dele dem med potensielle arbeidsgivere og andre relevante parter. Vitnemålsportalen skal i størst mulig grad erstatter bruk av karakterutskrift. Vitnemålsportalen er sikker, og hvis mottaker laster nedresultatene som pdf-fil vil den være digitalt signert. Slik fungerer det for studenten Innlogging via Feide eller Min-ID Studenten får opp alle sine resultater og kan velge (hukke av for) hvilke resultater som skal deles, gjennom følgende steg: Angi hvem du ønsker å dele med (epost til den som skal motta og hvor lenge): Slik fungerer det som mottaker: Mottaker får en epost Resultatene for vedkommende kommer opp, du kan åpne signert dokument ved å klikke på lenken, Beviset på at dokumentet er signert elektronisk er: Den blå linjen øverst Stempelet nede til høyre Dokumentet er kun gyldig i sin opprinnelige elektroniske form, slik det fremkommer i Vitnemålsportalen, med tilhørende elektronisk signatur."

KB0012063,Endring av undervisningssemester på emne,Undervisning,"Hvis emnet endre antall undervisnimgsterminer:Til flere semester: Hvis et emne endrer undervisningsterminer til flere semester, så kan und.termin endres på det eksisterende emnet.Til færre semester: Hvis et emne endrer undervisningterminer til færre terminer bør det opprettes ny versjon/nytt emne. Emne samlebilde: Endre på fanen Und.termin. Opprett ny rad(er) for nytt undervisningssemester: Husk å sett N på Generere und.enheter på gammel termin Endre på fanen Und.termin periode. Opprett ny rad for oppstartstermin for studieåret emnet skal gis med nytt semester (I År-termin fra skal termin alltid være HØST pga publisering i studieplaner) Opprett rad for å sette slutt termin på gammelt semester, som skal være semesteret før start på den første raden du oppretter NB! Det må ikke være ""hull"" i disse periodene, da blir det feil ved visning på studieplaner på nett. Eksamenskontoret må få beskjed så de endrer semester på fanen Vurd.tid. Hvis emnet endre antall undervisnimgsterminer:Til flere semester: Hvis et emne endrer undervisningsterminer til flere semester, så kan und.termin endres på det eksisterende emnet.Til færre semester: Hvis et emne endrer undervisningterminer til færre terminer bør det opprettes ny versjon/nytt emne. Emne samlebilde: Endre på fanen Und.termin. Opprett ny rad(er) for nytt undervisningssemester: Husk å sett N på Generere und.enheter på gammel termin Endre på fanen Und.termin periode. Opprett ny rad for oppstartstermin for studieåret emnet skal gis med nytt semester (I År-termin fra skal termin alltid være HØST pga publisering i studieplaner) Opprett rad for å sette slutt termin på gammelt semester, som skal være semesteret før start på den første raden du oppretter Knowledge List Page 201 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time NB! Det må ikke være ""hull"" i disse periodene, da blir det feil ved visning på studieplaner på nett. Eksamenskontoret må få beskjed så de endrer semester på fanen Vurd.tid."

KB0014518,Bruk av emnesamlinger,Vurdering/Kvalifikasjon,

KB0014507,Faktura for studieavgift for utvekslingsstudenter utenfor EU/EØS,Opptak,"Fra høsten 2023 er det innført studieavgift for internasjonale studenter utenfor EU/EØS-området. Problemstillingen består av to deler: Opprettelse, utstedelse og oppfølging av faktura UBW benyttes for dette, og at det gjøres i Økonomiseksjonen Distribusjon av selve fakturadokumentetFS’ dokumentarkiv kan være godt egnet for dette, siden fakturaen da vil være tilgjengelig for søkeren i Søknadsweb Framgangsmåte for opplasting og distribusjon av faktura i FS: Åpne bildet Dokumentarkiv samlebilde, enten fra Person-menyen i FS, eller vha overgangsfunksjon fra Søknad samlebilde. Sjekk at riktig søker er angitt i bildet, og marker fanen «Last inn dokument» Benytt parametere som angitt i dette bildet: Dokument sendt: Vi sender dokument til søker, ikke motsatt Lagre pdf-fakturaer mottatt fra Økonomiseksjonen på lokalt område på egen PC. Gi de gjerne et fornuftig navn: invoice{søkernummer}.pdf eller lignende. Hvordan er ikke så nøye men lag et system dere kjenner igjen Trykk på Diskett-ikonet (!) for å laste opp riktig fakturadokument Dato sendt = dagens dato Dato dokument kan slettes: Ta godt i, gjerne noen måneder/et halvt år fram i tid Merk av for «Publiser Studentweb» Type dokument = FAKTURA (lurt å velge dette, da benyttes «Invoice» i forklaringsteksten i Søknadsweb Periode: Registrer fra dagens dato til noen måneder fram i tid, gjerne et halvt år. Legg inn 201 i Institusjonsnummer I Søknadsweb vil dette framkomme slik: Dokumentet åpnes ved å trykke på lenken. Dette er en ren distribusjon av dokumenter. Det er ingen oppfølging av dette etter at betaling er gjort, og dokumentet blir liggende i dokumentarkivet fram til slettedato, så søkerne må her selv holde rede på dette."

KB0013675,Sjekkliste når biblioteket spør om alt er klart før de overfører emner til Leganto,FS-team internt,"Leganto (pensumlisteverktøyet) henter informasjon om emner for neste semester fra FS, og følgende må være på plass for at webservicen skal gi best mulig data: Opprettet undervisningsenheter for aktuelt semester (sjekk i undervisningsenhet samlebilde om antall virker fornuftig sammenlignet med året før) - fristen er hhv 1/4 og 1/10 Lagt inn info termin for aktuelt semester i arkfanen Info termin i Emne samlebilde (kjøre rutinen 200.015 for emner) Biblioteket etterspør dette hvert semester etter 1. april (for HØST) og etter 1. oktober (for VÅR)."

KB0012029,Visning av eksamensavvikling i Studentweb,Vurdering/Kvalifikasjon,"For at det skal komme varsel om eksamensavvikling i Studentweb, så må det ligge Additional comments Eksamensavvikling = J i vurderingskombinasjon samlebilde Da vises info om oppmeldingen/eksamensdato vises på forsiden i Studentweb Eksamensdato vises når man går inn på emnet under aktive emner"

KB0012075,Info om forsinket sensur i Studentweb,Vurdering/Kvalifikasjon,"Eksamenskontoret kan legge inn informasjon om forsinket sensur i FS. Denne informasjonen finner studentene på emnet i Studentweb, ikke under Resultater: Aktive emner – velg aktuelt emne Alternativt via Studier/Utdanningsplan – velg aktuelt emne (bytt eventuelt semester), og klikk på Vis detaljer"

KB0012005,Innpasse planlagt internt emne i utdanningsplanen,Godkjenningssaker,Se utfyllende brukerveiledning her

KB0012034,Studenter tilknyttet emne i utdanningsplan 727.004,Utdanningsplan,"Benyttes når man har behov for å finne ut hvilke studenter som har ett emne i sin utdanningsplan Programstudent/Rapporter/Kontrollrapporter Utplukk Angi emne Vurder om du vil se alle terminer eller bare en (undervisning og/eller vurdering) Rapport Brukt stort sett Studentrapport De to andre alternativene - Tallrapport kull og Tallrapport prioritet gir kun antall studenter Rapporten viser bla hvilket studieprogram, kull en student til hører hvilken termin studenten tar/tok emnet"

KB0012435,Sende brev til Digital postkasse fra FS,Personopplysninger,"Det er mulig å sende brev til studenters Digital postkasse ved utsendelse av brev FS. Før man benytter funksjonen må man vurdere om det er nødvendig. Det bør være brev/vedtak/bekreftelser eller annet noe varig verdi for studentene. Vi ønsker ikke at studentenes digitale postkasse skal fylles med informasjon som ikke hører hjemme der. Brev/vedtak/bekreftelser fra FS som inneholder fødselnummer kan være hensiktsmessig å sende til Digital postkasse, disse skal ikke sendes som vanlig epost. I dialogboksen som kommer opp når du trykker på ""Skriv"", velger du hvordan brevet skal sendes ut: Ved å sette 1 på Brev og hukk for Digital postkasse så sendes brev til digital postkasse hvis studenten har, for studenter som ikke har digital postkasse sendes det ut et vanlig brev istedenfor (automatisk). Alternativ kan du også sette 1 på E-post så sendes brevet som vanlig epost i tillegg (skal ikke gjøres hvis brevet inneholder fødselsnummer). Etter at du trykker Skriv ut/send meldinger kommer følgende dialog boks frem - klikk deg gjennom de tre stegene:"

KB0012012,Oppnådd kvalifikasjon kontra utstedt vitnemål,Vurdering/Kvalifikasjon,"Kladd - Under utarbeidelse Eksamenskontoret setter oppnådd grad når kravene i utdanningsplanen er fullført. Dato for siste sensur settes som dato for oppnådd kvalifikasjon. Hvis student gir beskjed om utsettelse av utstedelse av vitnemål registreres dette, og vitnemål utstedes ikke. Merknaden om dette fremkommer i student samlebilde (og i bildet oppnådd kvalifikasjon protokoll) For å være sikker på at alle kvalifikasjoner er opprettet før rapportering til dbh i februar og oktober, kjør rutine 651 002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert på sted fakultet eller institutt uten hukk på kun aktive studenter for aktuelle kull. Studenter forbedrer karakter og vitnemål skal utstedes Dato for kvalifikasjon oppnådd endres ikke Det opprinnelige vitnemålet oppdateres med ny(e) karakter(er) På vitnemålet fremkommer det av en fotnote at karakter er forbedret etter at grad er oppnådd Konsekvens rapportering av kvalifikasjon til DBH: Kvalifikasjonen rapporteres for det semesteret som kandidaten oppnådde kvalifikasjonen (kravet i utdanningsplanen ble fullført), uavhengig av når vitnemålet utstedes. Sakset fra epost: «Det skal genereres vitnemål på kandidater som ber om utsettelse slik at det ligger klart til utskriving i kvalifikasjonsprotokollen, men det skrives ikke ut før kandidaten ber om det. Kandidaten blir da rapportert som fullført det semesteret de faktisk fullførte. Når han/hun evt. har fått en ny og forbedret karakter blir da det opprinnelige vitnemålet oppdatert og skrevet ut. Det da ikke rapportert som ny oppnåelse.»"

KB0012581,Deaktivering av FEIDE-bruker/uka-brukerkonto og epostkonto når studierett deaktiveres/avsluttes,Personopplysninger,"Når en students studierett settes til en status som er definert som Aktiv student = N (som f.eks. FULLFØRT, UTGÅTT, SLUTTET, UTESTENGT), så beholdes FEIDE-brukernavn og epostkonto som aktiv i 63 dager (""gracetime""). Det betyr at 63 dager etter at studenter kommer over til Cerebrum med en ikke-aktiv studentstatus så mister de student-tilknytningen/student-affilation (ex. Student satt FULLFØRT den 25/1, mistet dermed student-affilation den 29/3). Når de mister denne tilknytningen, ""deaktiveres"" Feide-konto automatisk. 1. Når de mister student-affilation, så mister de mulighet for FEIDE innlogging, men de har fortsatt aktiv uia-konto og epost og kan logge inn på eks office365/bruke uia-eposten. 2. For å stenge uia-konto må IT gjør følgende manuelt (uklart hvor ofte de gjør dette og om student får noe varsel) - Sperrer brukeren -> IT gir uiahjelp beskjed om dette -> uiahjelp må henvise til studiekonsulent hvis studenten ønsker å gjenåpne studieretten - Etter ca 10 dager slettes brukeren. Det innebærer at innholdet knyttet til uia-konto slettes. Brukernavnet finnes og vil bli aktivert igjen hvis studenten får en ny aktiv studierett (ved nattlig rutine) Det er punkt 2 over som fører til at brukernavn og epost slettes fra FS."

KB0011992,Registrering av studenter som følger emner via nett,Personopplysninger,"Registrering av studenter som aldri er fysisk tilstede på Campus, men tar emner online, normalt som en del av ett samarbeid med UiA. Ofte styrt av avtaler fakultet har inngått med andre institusjoner om samarbeid enten med lærere på institusjonen eller med studenter. Eksempler: lærere på Makerereuniversitetet og studenter ved University of Nebraska Omaha) Fakultetet må sende over følgende informasjon om studentene til fs-hjelp:- fornavn- etternavn (navn må settes i to separate felt, så for å sikre riktig registrering)- kjønn- fødselsdato- statsborgerskap- hjemstedsadresse (må fremgå gate/vei og postnr/poststed) - ""entydig""/presis adresse er en forutsetning for at de kan opprettes som student i FS- privat epost- mobilnr (nødvednig fordi IT-avd sender ut SMS når brukernav/epostkonto er opprettet)- emnet de skal ta Fakultetet må også gi beskjed om fakultetet betaler semesteravgiften, om studenten betaler selv eller er fritatt (fordi vedkommende betaler i hjemlandet). For fs-teamet: Det gjøres ikke opptakssaksbehandling (avklart med opptakskontoret) Bestill Snr Studentgrunnlag UTV Studieprogram ENKEMNE Studierettsstatus FJERNUND Legges inn med sluttdato studierett Registrer Emnebegrensning, Undervisnings- og vurderingsmelding Avklare semesteravgift/registerkort, betales normalt av fakultet eller fritatt Gi fakultet beskjed når student er opprettet."

KB0012045,Sammenheng studieplaner på nett og info i FS,Studieplaner/Emnekombinasjoner,Se oversikt over sammenhenger info i FS og studieplaner på nett. For informasjon om vedlikehold av tekster til studieplaner/emnebeskrivelser se brukerveiledning Vedlikehold av informasjon til studieplaner på nett.

KB0012426,Rapport over vurderingsmeldte studenter inkl studieprogram 521.002,Utdanningsplan,Rapporten viser studenter som er vurderingsmeldt til ett emne et semester og hvilket studieprogram og kull de er tilknyttet - datagrunnlag Melding Etter at sensur er registrert må man velge Protokoll som datagrunnlag Ved å velge Emnevalg som datagrunnlag vises studenter som har emnet i planen aktuelt semester.

KB0012057,Hurtigtaster i FS,Tips,"Hurtigtaster i et bilde Valg Tast Funksjon Søk Ctrl+F Setter bildet i søkemodus med grå bakgrunn Blanke søkefelt Ctrl+L Sletter forrige søk i bildet når en går tilbake til søkemodus (blanker ut spørrebuffer) Registrere Ctrl+R Setter bildet i registreringsmodus, hvit bakgrunn Ny rad Ctrl+N Setter inn nye forekomster i aktivt vindu Kopiere rad Ctrl+K Kopierer rad med event akrivt underbilde Oppdater Enter Lagre og gå til øvre del av bildet (Ctrl+S lagre og bli på samme sted ) Knowledge List Page 218 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Finne mobilnr (kontakt-informasjon) Ctrl+I Åpner bildet kontaktinformasjon. Herfra kan det sendes epost og SMS Kopier fødselsnr Ctrl+Shift+C Kopierer fødselsnummer Lim inn f. nr. Ctrl+Shift+V Limer inn fødselsnummer Lukk Ctrl+W Lukker det aktive vinduet Profil Ctrl+B Åpner dialogboks for endring av forhåndsverdier («lynet») Tekstfelt Ctrl+T Åpner vindu med hele innholdet i tekstfeltet Kopier tekst Ctrl+C Kopierer merket tekst til utklippstavle Klipp ut tekst Ctrl+X Klipper ut merket tekst til utklippstavle Lim inn Ctrl-V Limer inn innhold fra utklippstavle Hurtigtaster i rapport/rutine Valg Tast Funksjon Knowledge List Page 219 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Skriv Ctrl+P Dialogboks for å forberede utskrift Datafil Ctrl+S Lagre/kopiere til klippebord Profil Ctrl+B Dialogboks for endring av forhåndsverdi (ex. sette år/termin) Rapport Ctrl+R Lag rapport Lukk Ctrl+W Lukker det aktive vinduet Hurtigtaster for å bla mellom arkfaner i samlebilder Ctrl+1 gir skilleark 1, osv. Ctrl+Shift+0 gir skilleark 10 Ctrl+Shift+1 gir skilleark 11, osv Andre nyttige knapper Tast Funksjon F2 Dialogboks med forklaring til innholdet i feltet man står i Ctrl+Tab Knowledge List Page 220 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Bytter mellom åpne FS bilder Ctrl+O Oppgi ordre. Snarvei rett til rutine eller funksjon"

KB0013774,Bruk av undervisningsaktivitet - melde studenter,Undervisning,"For å bruke undervisningsaktivitet er det en forutsetning av det er opprettet undervisningsenhet. At det er opprettet undervisningsaktiviteter vises i arkfanen Aktivitet i Undervisningsenhet samlebilde. Melde studenter til undervisningsaktivitet 3.1 Studentweb Der det er mulig er det ønskelig at studentene selv melder seg til undervisningsaktivitet via Studentweb. Forutsetningen for at dette skal fungere er at undervisningsaktivitetene er opprettet i forkant av semesterregistreringsperioden. Da er studentene nødt til å velge undervisningsaktivitet når de undervisningsmelder seg. Slik ser det ut i Studentweb når studenten skal velge undervisningsaktivitet 3.2 Via rutine - 456.001 Beskrivelse for å melde studenter til undervisningsaktivitet via rutine 3.3 Manuelt i bildet Plassering av student på undervisningsparti Beskrivelse av bildet Plassering av student på undervisningsparti 3.4 Manuelt i undervisningsaktivitet samlebilde/arkfanen ""Student på parti"" Legg til ny rad og registrer studentens fødselsnummer, lagre Hvordan man oppretter undervisningsaktiviteter er beskrevet ien egen brukerveiledning Annen nyttig dokumentasjon Slik ser det ut i Studentweb når studenten skal velge undervisningsaktivitet Hva i FS fører til hva i Canvas UNITs FS brukerveiledning om Undervisningsaktivitet"

KB0012049,Bruk av emnekategorier (under revisjon),Undervisning,"Emnekategorier i fag-/studieplaner, Studentweb og på vitnemål Universitetet opererer i dag med ulik begrepsbruk i studieprogrammene. Dette fremkommer i emnekombinasjonene, på Studentweb, i studieplanene og på vitnemålene. I dette notatet gis en mal for begrepsbruk på norsk og engelsk. Utvekslingsopphold fører til eksternvurderinger, og disse tilordnes den emnekategorien som emnene de erstatter ville fått. Halvårsstudium/One-semester programme og årsstudium/One-year programme: Det benyttes ikke emnekategori i FS for halvårs- og årsstudier. Bachelorgrad: Studieretning øverst på vitnemålet benyttes der dette er hensiktsmessig. Følgende begreper benyttes for bachelorprogram og selvvalgt bachelor ved Universitetet i Agder: Ingen emnekategori: Dersom alle emner i et studieprogram er obligatoriske, benyttes ikke emnekategori OBL - Obligatoriske emner/Compulsory courses: Brukes for obligatoriske emner som ikke inngår i en fordypningsenhet. Eventuell bacheloroppgave kan inngå i obligatoriske emner dersom den ikke inngår i fordypningsenheten, jmf forskriften § 6,4. FORDYP - Fordypningsenhet/ Major subject: Ihht definisjon i Forskrift for studier og eksamen ved Universitetet i Agder § 1 s) Det angis ikke fagspesifikasjon for fordypningsenheten, ettersom dette vil fremgå av navnet på programmet. Eventuell bacheloroppgave inngår som del av denne emnekategorien, jmf forskriften § 6.4. Unntak: I rammeplanen for førskolelærerutdanning defineres fordypningsenhet på en annen måte enn i forskriften. Fordypningsenhet i førskolelærerutdanningen skal benyttes i samsvar med rammeplanen. BRED-{fagområde} - Breddeenhet/Minor subject: Breddeenheten benevnes alltid med fagspesifikasjon. Engelsk årsstudium som breddeenhet i en bachelorgrad vil da ha følgende benevnelse: Breddeenhet: Engelsk. Minimumskravet til breddeenheten er 30 sp. Dersom omfanget er mindre enn 30 sp, kategoriseres emnene som «Øvrige emner». SPES-{fagområde} - Spesialisering/Specialization: Emner innen samme fagområde som hovedområdet for programmet. Spesialiseringen benevnes alltid med fagspesifikasjon som samsvarer med som er brukt i studiebeskrivelsen i studieplanen. ØVRIGE - Øvrige emner/ Other courses: Ex-phil og ex-fac samt andre emner som ikke inngår i noen av de andre emnekategoriene. 4-årig grunnskolelærerutdanning: Obligatoriske emner/ Compulsory courses: Gjelder Pedagogikk og elevkunnskap i GLU 1-7 og 5-10 samt matematikk (30 sp) og norsk (30 sp) GLU 1-7 og obligatorisk del i ALU. Undervisningsfag/National curriculum subjects: Undervisningsfag benevnes med fagspesifikasjon. Skolerelevante fag/Subjects relevant to teaching: Skolerelevante fag benevnes med fagspesifikasjon, for eksempel Skolerelevant fag: Spesialpedagogikk. 5-årig grunnskolelærerutdanning (master): Må avklares med Avd. for LU/FUA Obligatoriske emner/ Compulsory courses: Gjelder Pedagogikk og elevkunnskap i GLU 1-7 og 5-10 samt matematikk (30 sp) og norsk (30 sp) GLU 1-7, samt praksisemner. Undervisningsfag/National curriculum subjects: Undervisningsfag benevnes med fagspesifikasjon. Skolerelevante fag/Subjects relevant to teaching: Skolerelevante fag benevnes med fagspesifikasjon, for eksempel Skolerelevant fag: Spesialpedagogikk. Knowledge List Page 223 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time 2-årig Mastergrad: Studieretning øverst på vitnemålet benyttes der dette er hensiktsmessig. Ingen emnekategori: Dersom alle emner i et studieprogram er obligatorisk, benyttes ikke emnekategori. OBL - Obligatoriske emner/ Compulsory courses: Brukes i studieprogram med spesialisering hvor en del av studieprogrammet er obligatorisk. Masteroppgaven legges i emnekategorien «obligatoriske emner». SPES-{fagområde}Spesialisering/ Specialization: Her inngår emner innen samme fagområde som hovedområdet for programmet. Spesialiseringen benevnes alltid med fagspesifikasjon som samsvarer med den som er brukt i studiebeskrivelsen i studiehåndboka. ØVRIGE - Øvrige emner/ Other courses: Valgemner som ikke er tilknyttet spesialisering. 5-årig integrert master: Erstattet av 3+2-ordningen SPES - Spesialisering/ Specialization: Et 5-årig integrert masterprogram kan ha spesialiseringer både på bachelor- og masternivå. Spesialiseringen angis uten fagspesifisering, da studieretning vil angi retningen. For øvrig benyttes samme emnekategorier som angitt for henholdsvis bachelorgrad og 2-årig mastergrad. «Obligatoriske emner» vil omfatte emner på begge nivåene."

KB0014552,Knytte Kvalifikasjonsgrunnlag til opptaksstudieprogram,FS-team internt,Hvis det ikke kommer fram noe under Grunnlag for søkerne i Søknad samlebilde så er det fordi det ikke er knyttet Kval.grunnlag til opptaksstudieprogrammet (studietypenr'et). Dette må gjøres i bildet Opptak - Bilder - Studieprogram/Kvote - Kvote (Kvote/Kvoterunde/Lovlige kvalifikasjonsgrunnlag) - se eksempel her:

KB0014257,Praksisadministrasjon - FS eller Arbeidslivsportalen - ALP?,Undervisning,"1 - Administrasjon av praksis i FS Forberedelser i FS: Opprette undervisningsaktiviteter: https://uia.service-now.com/sp?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0013282 Plassere studenter på aktivitet: DVAP – Digitalt valg av praksissted i FS Hensiktsmessig der studentene i stor grad selv kan velge eller påvirke hvor de ønsker å ha sin praksis. Kan med fordel benyttes ved store studentgrupper hvor det hvor det har mindre betydning i hvilken gruppe studentene havner i. Førstemann til mølla, men med mulighet for forhåndsplassering av studenter av særlige årsaker (reisevei, barnepass osv.) Praksisplassering ved rutiner i FS Hensiktsmessig der det har mindre betydning i hvilken gruppe studentene havner. Rutinen kan kjøres for å danne et utgangspunkt for plassering, som seinere kan endres av saksbehandler. Det er også her mulig å forhåndsplassere studenter hvis det foreligger særlige årsaker (reisevei, barnepass osv.) Manuelt i FS Hensiktsmessig når det er saksbehandler som avgjør hvor studentene skal ha sin praksisperiode, eller hvor plasseringen gjøres på grunnlag av særskilte vurderinger, er avhengig av faglærers vurderinger og/eller anbefalinger. Veiledning for melding av studenter til undervisningsaktivitet: https://uia.service-now.com/sp?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0013774 2 - Administrasjon av praksis i ALP - Arbeidslivsportalen Arbeidslivsportalen (ALP) er spesielt for egnet praksissteder som har studenter fra flere emner og/eller institusjoner samtidig. ALP involverer praksisstedene bl.a. ved at de selv angir kapasitet etter å ha fått en henvendelse fra saksbehandler ved UiA som koordinerer praksisperioden ved UiA. ALP er ikke hensiktsmessig ved ikke rammeplanstyrt praksis (arbeidslivspraksis) før videre utvikling og tilpasning av ALP er gjort av Sikt. Sikt har laget egne brukerveiledninger for ALP, beregnet for studiestedbrukere (UiA), praksisstedbrukere og studenter: https://www.unit.no/arbeidslivsportalen Forberedelser i FS: Knowledge List Page 226 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Opprette undervisningsenheterDet skal IKKE opprettes undervisningsaktiviteter i FS – dette gjøres av ALP Studenter må være meldt til undervisning før man starter arbeidet i ALP Plassere studenter på praksissted i ALP Plassering med utgangspunkt i ønske fra studenteneHensiktsmessig der studentene i stor grad selv kan velge eller påvirke hvor de ønsker å ha sin praksis. Manuell tildeling av praksissted gjort av saksbehandler."

KB0012073,Registrering av sensorinformasjon i FS,Fagperson,Se dokument

KB0011946,Undervisningsmelding med opptak,Undervisning,"For at studenter skal overføres Canvas må de være undervisningsmeldt med opptak: Kval JTilbudsstatus ISvar JOpptatt JPubliser opptak J Anbefaler at du legger inn forhåndsdefineringer av disse feltene via Profil-knappen Hovedregelen er at studenter får opptak når de undervisningsmelder seg i Studentweb. Meldes studentene opp manuelt i FS, så må man passe på at feltene nevnt over fylles ut - slik at emnet ser slik ut i student samlebilde/arkfanen Und.meld: For emner hvor det er satt opp opptak etter at studenten melder seg i Studentweb, må studenter gis opptak i etterkant."

KB0012027,Rapport studenter i kull (301.010),Oppfølging av studenter,"Hente alle studenter knyttet til ett kull/klasse Endre hvilken studentgruppe du henter fram via «Vis ikke studenter som» til høyre, og følg med på overskriften over resultatet («Ikke permisjon ... osv» - i skjermprinten over) Når ett valg er hukket av betyr at gruppen ikke er med i utplukket (NB!! ved spørring på studieprogram UTVEKSL, må man huske å hukke av for ""er på utveksling"". Begrense med betalt semesteravgift/semesterregistrering Inkludere studiepoeng produksjon i rapporten Det er det som kommer under ""Innenfor plan"" som er aktualt (dvs studiepoeng produksjon knyttet til emner i utdanningsplanen) For å se progresjonen til studenten; sammenlign for eksempel: ""Plan totalt"" med ""Best totalt+Oppm sem""."

KB0012501,Rapport over studieprogramledere,Fagperson,Med rapport 202.001 (Person/Personrapporter) kan man ta ut oversikt over de som ligger med en bestemt personrolle - feks STPRGLEDER (studieprogramleder):NB! Studieprogram hvor det ikke er lagt inn studieprogramleder kommer ikke med på rapporten. Angi Utplukk som vist her Under Vis - hukk av for hva du ønsker ut på rapporten (tar du den til Excel kommer alt med) Kjør (ctrl+R)

KB0012001,Endre navn på emner/studieprogram,Emne - etablering og endring,"Navneendringer på emner og studieprogram skal meldes til fs-hjelp@uia.no, med følgende informasjon: emne/studieprogram det gjelder nytt navn på både norsk og engelsk Hvilken termin (år/semester) navneendringen gjelder fra Referanse til vedtaket Rutine i FS - utføres av FS-teamet Emner (ex. FYS126) 1. Nytt og gammelt navn legges inn i arkfanen Navnehistorikk med riktig termin med en gang navneendring er vedtatt. Følgende steder henter navnet fra Navnehistorikk: Vitnemål og karakterutskrift (henter navn basert på når studenten tok emnet) Studieplaner på uia.no (henter basert på studieår, info termin) Utdanningsplan Følgende steder henter navnet fra toppen av emne samlebilde: Studentweb Vurderingsenhet (og visning av denne i student samlebilde og utdanningsplan) Vurderingskombinasjon samlebilde 2. Legg emnet inn i dokumentet Emner og studieprogram som skal endre navn.docx (ligger påminnelse i ToDo om semestersnuing 9/6 og 9/12). 3. Navnet må endres i toppen av emne samlebilde ved åpning av semester når navneendring skal tre i kraft. Det gjeldende navnet skal deretter slettes fra fanen navnehistorikk. Studieprogram (ex MASTVELF eller BACEMK) 1. Nytt og gammelt navn legges inn i arkfanen Navnehistorikk med riktig termin med en gang navneendring er vedtatt. Følgende steder henter navnet fra Navnehistorikk: Vitnemål og karakterutskrift (henter navn basert på hvilket kullet studenten går) Studieplaner på uia.no (henter basert på studieår, info termin) Studentweb Knowledge List Page 232 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Følgende steder henter navnet fra toppen av studieprogram samlebilde: Student samlebilde/arkfanen Kv.prot 2. Legg studieprogrammet inn i dokumentet Emner og studieprogram som skal endre navn.docx (ligger påminnelse i ToDo om semestersnuing 9/6 og 9/12). 3. Navnet må endres i toppen av studieprogram samlebilde ved åpning av semester når navneendring skal tre i kraft. Det gjeldende navnet skal deretter slettes fra fanen navnehistorikk. NB! Når studieprogram endrer navn må det avklares om kvalifikasjonen også endrer navn. Hvis den gjør det må det legges inn poster med navnehistorikk i Kvalifikasjon samlebilde/Navnehistorikk og det skal ikke ligge navn på kvalifikasjonen i arkfanen Kvalifikasjon i Studieprogram samlebilde (testet på BACUTV juni22)"

KB0012067,Tidsplan innreisende utvekslingsstudenter,Utveksling,"Aktivitet / Kilde Frist/periode Frist/periode Ansvarlig Forberede opptak 25.04 05.10 DON/AMB Nomination: 01.05 Knowledge List Page 234 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time 15.10 AMB Opprette kull og klasser,inkl Canvas-parametere Søknadsweb: 01.05 15.10 AMB Saksbehandlet i opptak inkl OpSt.valg: 01.06 25.11 AMB Tilbud sendes 05.06 01.12 Knowledge List Page 235 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time 159.001 01.07 15.12 AMB Endelig tall (Studenter kan trekke seg i løpet av sommeren) ca 01.08 Script for emne i plan 01.07 – 01.08 15.12 – 31.12 DON Registerkort = Betalt Settes aut. av 159.001 Settes aut. av 159.001 DON Registerkort = Registrert Knowledge List Page 236 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Innen 01.09 Innen 01.02 DON Aktivitet / Kilde Frist/periode Frist/periode Ansvarlig Forberede opptak 25.04 05.10 DON/AMB Nomination: 01.05 15.10 AMB Knowledge List Page 237 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Opprette kull og klasser,inkl Canvas-parametere Søknadsweb: 01.05 15.10 AMB Saksbehandlet i opptak inkl OpSt.valg: 01.06 25.11 AMB Tilbud sendes 05.06 01.12 159.001 01.07 Knowledge List Page 238 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time 15.12 AMB Endelig tall (Studenter kan trekke seg i løpet av sommeren) ca 01.08 Script for emne i plan 01.07 – 01.08 15.12 – 31.12 DON Registerkort = Betalt Settes aut. av 159.001 Settes aut. av 159.001 DON Registerkort = Registrert Innen 01.09 Innen 01.02 Knowledge List Page 239 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time DON"

KB0012401,Utestengte studenter - hvordan dette vises i FS/Studentweb,Personopplysninger,"Utestengelse (RUST) - slik vises et vedtak om utestengelse i student samlebilde Vedtaket om utestengelse/sanksjon registreres i egne bilder i FS, som kun saksbehandlere på Utdanningsavdelingen har tilgang til. I student samlebilde vises utestengelsen med melding opp til høyre i bildet. Når til-dato for utestengelsen passeres slettes meldingen automatisk (og registreringen av vedtaket). Studentstatusen endres til UTESTENGT og til-dato registreres av Utdanningsavdelingen. Dette endres av Utdanningsavdelingen når til-dato passeres. Dette gjøres for å deaktivere IT-bruker. Vedtaket om utestengelse fører til at studenten ikke kan melde seg til undervisning og/eller vurdering (avhengig av hva utestengelsen omhandler) – dette får vedkommende beskjed om i Studentweb: Eventuelle allerede registrerte undervisnings- og/eller vurderingsmeldinger må slettes i forbindelse med at vedtaket registreres."

KB0013277,Melde studenter til undervisningsaktivitet,Undervisning,"Når er det mest aktuelt å bruke undervisningsaktivitet ordinære emner hvor foreleser ønsker egne undervisningsrom (Canvas) for grupper/partier innen emnet (eks studenter fra ulike studieprogram tar emnet, og det er ønskelig at de har ulike rom avhengig av hvilket studieprogram de går på) ordinære emner hvor foreleser ønsker studentene fordelt på seksjoner/grupper (Canvas) innen emnet/rommet (eks dele studentene inn i seminargrupper som har forelesning ulike dager) praksisemner (primært ved Lærerutdanningen og sykepleie) Normalt melder studentene seg til undervisningsaktivitet samtidig som de melder seg til undervisning i emnet i Studentweb. I de tilfeller dette ikke er mulig/ønskelig, så kan de meldes opp via en rutine: 456.001 Påmelding av klasse til undervisning/partiplassering (Undervisning/rutiner) Samme rutine som brukes for å undervisningsmelde studenter fra et kull/klasse. NB! Studentene skal være undervisningsmeldt før de meldes til undervisningsaktivitet (parti). Utplukk: Angi Studieprogram/Kull/Klasse Fordeling: Bruk ""Et parti""Valget ""Flere partier"" lar FS plassere studentene ut fra valgte kriterier, dette er effektivt, men da må man passe på hva man gjør! Undervisninsenhet/parti Oppgi emnet og angi Disiplin, Und.form og Parti som du ønsker å melde studentene til (utplukket) Anbefaler at du har hukk av for Krev undervisningsmelding (for å kontrollere at de er undervisningsmeldt) og Sperr partiplassering mot sletting i Studentweb"

KB0014598,Forkunnskapskrav – Registrering i FS,Vurdering/Kvalifikasjon,"I bildet forkunnskapskrav kan man registrere at visse krav skal være oppfylt for at studenten skal kunne melde seg til vurdering i et emne. En student blir hindret i å melde seg opp til vurdering i et emne i Studentweb dersom forkunnskapskravet ikke er oppfylt. Det er derfor viktig at kun reelle forkunnskapskrav blir registrert, og at man ikke registrerer anbefalte forkunnskaper som forkunnskapskrav. Registrering av forkunnskapskrav: Åpne Forkunnskapskrav samlebilde (Studieelementer -> Bilder -> Krav/Regler) og opprett en ny rad. Legg inn kravnummer 1, emne-ID, og start-termin for når kravet skal gjelde fra Marker fanen Emne, og legg inn det emnet / de emnene som skal utgjøre kravetDer man registrerer flere emner som krav, må studenten innfri alle emnene som inngår i kravet. Emner med alternative forkunnskapskrav For hvert emne kan det registreres flere forkunnskapskrav. Forkunnskapskrav med forskjellig løpenummer vil fungere som alternative krav, det vil si at minst ett av dem må være oppfylt for at studenten skal få melde seg til emnet. Registreringen gjøres på samme måte som første krav, men kravene må registreres med neste ledige kravnummer: Individuell dispensasjon fra forkunnskapskrav Forkunnskapskravene gjelder ikke for manuell registrering av vurderingsmeldinger. Dersom en student ikke oppfyller de kravene som er angitt i FS, men av individuelle årsaker likevel skal kunne avlegge eksamen, kan studenten meldes manuelt til eksamen. Gi i så fall beskjed til eksamenskontoret om dette. Studenten kan selv melde seg til vurdering dersom unntak fra kravet registreres som en godkjenningssak, se veiledningen Registrering av godkjent forkunnskapskrav Avslutning av forkunnskapskrav Dersom et registrert forkunnskapskrav ikke lenger skal gjelde, skal ikke forkunnskapskravet slettes. I stedet legger man inn til-termin i kravets gyldighetsperiode."

KB0013059,Utarbeide manntall for studentvalg,Datauttrekk,"FS er kilde for manntall til studentvalgene ved UiA. Ved rektorvalg utgjør studentene en valgkrets, mens ved valg til fakultetsstyrer og studentparlament, er det en valgkrets for hvert fakultet og Avdeling for lærerutdanning. Disse valgkretsene krever egne manntall. Denne veiledningen beskriver hvordan man tar ut manntall for de ulike enhetene. Tilordning av stemmerettssted 7-10 dager etter at registreringsfristen er gått ut, må man kjøre rutinen FS357.001 Oppdatering av registerkortopplysninger for å plassere studentene i riktig valgkrets: Dersom parameterne som er relevant for DBH-rapporteringen (de fem første avkrysningsboksene oppe til høyre) ikke allerede er kjørt for det aktuelle semesteret, må dette gjøres. Når dette er gjort, kjører man rutinen på nytt, men hvor man deaktiverer rapporteringsparameterne, markerer for Stemmerettsted og kjører rutinen på nytt. Denne rutinen gjennomløper alle studentene og tildeler stemmerettsted ut fra en samlet vurdering av studentenes studieretter. Dersom studenten har flere studieretter, vil FS plassere studenten på fakultet etter samme definisjon som DBH benytter til rapportering av studenter med flere studieretter. Dersom studenter med flere studieretter ønsker å avlegge sin stemme ved et annet fakultet enn det FS har beregnet, vil studenten måtte melde fra om dette i løpet av den perioden manntallet ligger ute til gjennomsyn. Eventuelle endringer gjøres da direkte i valgsystemet. Selve manntallet hentes ut fra FS vha rapporten FS378.001 Manntallsliste. Rapporten kjøres en gang for hvert fakultet. Det skilles ikke her mellom campus/geografisk sted. Rapporten kjøres for studienivåintervallet 070 – 899 (fra forkursnivå til videreutdanning høyere grad. Doktorgradskandidater har ikke stemmerett i studentvalgene. Her er rapportparameterne markert: Når rapporten er kjørt, eksporteres datagrunnlaget til et Excel regneark og legges over i Teams på et område som er avtalt med valgstyrets sekretær. Dokumentet anses å være tilstrekkelig sikret i Teams, så fjerning av informasjon i regnearket er ikke nødvendig. NB! Legg manntallene for de ulike enhetene over i hvert sitt regneark. Gi filene et navn som entydig representerer innholdet. Filene kan fex. kalles Manntall_Studenter_HH_V2020.xls. Kun ansatte som har en rolle i valget skal ha tilgang til teamet: Valgstyrets sekretær, organisasjonskonsulent i STA, IT-avdelingens systemansvarlig for valgsystemet og representant i FS-teamet som utarbeider manntall. Medlemmer i valgstyret etter behov. Underrett teamet når manntall er lagt ut."

KB0012074,Registrere oppgavetittel i Studentweb,Undervisning,"Følgende felter må være fylt ut for at det skal være mulig for studenter å registrere oppgavetittel i Studentweb: - Emne samlebilde; 'J' i Oppgave/avhandl.- Vurderingskombinasjon samlebilde; 'J' i Oppdater tittel Studentweb.- Vurderingsenhet samlebilde; Utfylt Frist oppd. tittel. Hvis vurderingskombinasjonen består av flere deler kan du registrere enten på den delen som gjelder oppgaven eller på samlet del/helheten. Det er ikke nødvendig å registrere begge steder. Studenten registrerer tittel i Studentweb: Tittelen studenten registrerer smitter mellom helhet og del på vurderingsmeldingen i FS:- tittel skrevet inn på helhet, smitter umiddelbart til oppgave-del.- tittel skrevet inn på oppgave-del, smitter umiddelbart til helhet."

KB0012062,Melde kull (eventuelt klasse) til undervisning,Undervisning,Ved hjelp av rutinen 456.001 kan man melde ett kull eller en klasse til undervisning (forutsetter at undervisningsenheten er opprettet) Rutinen ligger under modulen Undervisning/Rutiner/456.001 Påmelding av klasse til undervisning/partiplassering

KB0012465,Skrive ut karakterutskrift (600.001) til mange på en gang,Vurdering/Kvalifikasjon,"Via rapporten 600.001 kan man skrive ut karakterutskrift til en gruppe studenter (f.eks ett kull) på en gang via å laste opp en fil som inneholder fødselsnummer på studentene. Slik lager du fila som skal benyttes for utskrift: 1. Søk fram gruppen med studenter for eksempel via Student samlebilde eller en rapport (301.010) Eksempel utplukk: 2. Kopier med deg utplukket til Excel, ved å klikke på symbolet «Datafil» (1) på verktøylinja, og pass på feltene merket med rødt under (2-4) og klikk OK (5): 3. Åpne Excel, og Lim inn (hurtigtast Ctrl+V) 4. Merk de to kolonnene som inneholder fødsels- og personnummer (klikk på bokstavene i kolonneoverskriften) 5. Kopier med deg innholdet (hurtigtast Ctrl+C) 6. Start Notisblokk (sstartknappen og skriv Notisblokk) 7. Lim inn fødsels- og personnummer (OK å ha med kolonneoverskrifter 8. Lagre fila i en mappe lokalt på PC’n C-disk (forutsetning for å finne den igjen i FS) 9. Gå til FS, og rapport 600.001, og hukk av for Hent personer fra flettefil (1) 10. I vinduet som kommer opp, følg trinnene 2-4 på bildet under for å hente fila. Husk at du må finne lokal C-disk på PC, som heter C on UIA….. 11. I neste vindu, sjekk at de fire ringene under er hukket av, og klikk på Importer 12. Studentene fra fila synes nå oppe i høyre hjørne 13. Skriv ut karakterutskrift «som vanlig»"

KB0011977,Avslutte et EVU-prosjekt i etterutdanningskurs samlebilde,Videreutdanning,"Utdatert, må vedlikeholdes (Fronter brukes ikke lenger) Når et prosjekt er avsluttet skal man sette: Aktivt: Settes til N Dersom kurskode skal gjenbrukes, må man også passe å sette: Eksport LMS Settes til N I Fronter Fronterrommet/ rommene for kurset må stenges – huk av og klikk på steng rom nederst i bildet. Dersom fagansvarlige ønsker å ha tilgang til rommet etter av prosjektet er avsluttet, må rommet holdes åpent. De som ønsker tilgang til rommet legges inn manuelt."

KB0012684,Innlogging i TimeEdit,Tekniske problemer (innlogging/nedetid),"TimeEdit benytter FEIDE til innlogging. Normalt vil studenter og ansatte få opprettet en FEIDE-bruker med tilknytning til UiA i det studier eller ansattelsesforhold tar til. I enkelte tilfeller kan personer med annen tilknytning enn student/ansatt ha behov for å logge på TimeEdit, eksempelvis eksternt tilknyttede i forbindelse med rombooking. Dersom gruppetilhørighet er en annen enn ""employee"", ""student"" eller ""affiliate"" må det vurderes om tilknytninga i SAP kan endres, eventuelt så må support hos TimeEdit kontaktes for å legge til aktuell gruppe i Feidekonfigurasjonen."

KB0012696,Opprette FS brukerveiledning - artikkel i kunnskapsbasen,FS-team internt,"https://uia.service-now.com/sp?id=kb_home Klikk på de tre prikkene - Opprett artikkel Fyll ut Kunnskapsbase = FS-hjelp Kategori - velg den som passer best Short description - tittel på brukerveiledningen Article body - Skriv inn teksten Meta - legg inn eventuelt andre ord du ønske rat artikkelen skal være søkbar på Klikk på Save for å lagre, og deretter på Publish. Hvis du ikke publiserer blir den ikke synlig for andre"

KB0011969,Registrering av eksterne studenter som skal ta emner uten at de søker via Søknadsweb,Doktorgrad,"Hovedregelen er at studenter skal søke via Søknadsweb, men det er noen tilfeller hvor studenter ikke trenger å søke via Søknadsweb for å ta emner ved UiA. Dette er tilfeller der det ofte er avtaler med samarbeidsinstitusjoner hvor fakultetene avklarer hvilke studenter som skal komme til UiA, og er ikke nødvendig med saksbehandling på Opptakskontoret. Eksempler på slike studentgrupper er: - eksterne studenter på phd-emner, men som IKKE er tatt opp på ett av våre phd program- studenter som skal følge emner som fjernundervisning (avtalt mellom UiA og annen institusjon)- studenter som kommer hit etter avtale på fakultet for å ta et bestemt emne/kurs (ikke nødvendig med opptak)- innreisende utvekslingsstudenter som kommer etter at søknadsfristen er gått ut- internship internasjonaltkontor som ikke har søkt via Søknadsweb Fakultene må sende oversikt over personer til fs-hjelp@uia.no, for registrering i FS. Følgende opplysninger må fremkomme: etternavn fornavn- NB! det er ønskelig at navn dokumenteres (for å unngå feilregistrering og mulige duplikater) statsborgerskap epost mobilnr inkl landkode (benytte av IT-avd til utsending av info om brukernavn) hjemstedsadresse; gateadresse, postnr, poststed og land (ikke PO box) Personer uten norsk fødselsnr/dnr: fødselsdato kjønn Personer med norsk fødselsnr/dnr: fødselsnummer/dnr (- NB! må ikke sendes samlet i en epost) FS-teamet: Opprette person (person/student + mobilnr) og student (student), hvis ikke opprettet allerede. Hvis utenlandsk må det bestilles SNR. Angi Studentgrunnlag UTV/DRG (ikke GSK grunnlag) Opprette studieprogramstudent ENKEMNE/EKSTERN-DR (718.001, husk campus) Tidsavgrens til det semesteret vedkommende tar emner Knowledge List Page 251 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Student samlebilde: Legg inn emnet vedkommende skal ta i EMNEBEGR Meld til undervisning og vurdering (hvis vurd.enhet opprettet) Hovedregelen er at disse ikke skal betale semesteravgift, og det opprettes normalt ikke registerkort på dem (de kan gjøre det via studentweb)."

KB0012381,Registrering av obligatorisk aktivitet via Fagpersonweb,Vurdering/Kvalifikasjon,All registrering av obligatorisk aktivitet (eksamenskrav) skal gjøres via i Fagpersonweb Beskrivelse av hvordan dette gjøres finner du her Det er viktig at informasjon om foreleser ligger oppdatert i bildet undervisningsenhet samlebilde i FS. Minner også om at Fagpersonweb som system har annen nyttig informasjon for foreleser/emneansvarlige: oversikt over studenter karakterstatistikker kontaktinfo – inklusiv studieprogram- og kulltilhørighet visning av språkform for de oppmeldte

KB0012053,Emnekombinasjoner,Studieplaner/Emnekombinasjoner,"Kortversjon: Hva er emnekombinasjoner? Emnekombinasjoner definerer rammene for hva et studieprogram skal inneholde. Emnekombinasjonene bygges opp i et hierarki som kan inneholde helt enkle strukturer med felles obligatoriske emner for alle som følger et studieprogram, til svært kompliserte strukturer med mye valg helt ned til enkeltemnenivå. Hva brukes de til? De styrer blant annet hva studenter med utdanningsplaner skal kunne velge blant på StudentWeb Danner de generelle kravene for å gjennomføre et program - og gjennom det oppnå en kvalifikasjon. Presenterer studieplanrammene på uia.no Se utfyllende veiledning her."

KB0012032,Veivalg for utdanningsplan 728.002,Utdanningsplan,Benyttes når man har behov for å finne ut hvilke studenter som har valgt/blitt tatt opp på ulike veivalg/bredder i et studieprogram. Programstudent/Rapporter Utplukk Angi studieprogram Angi kull (bekreftede planer) Aktive studenter Ja/Nei Vurder om kunde veivalg studenten er opptatt på skal vises eller alle veivalg Veivalg på underliggende nivå – velg en emnekombinasjon Rapporten viser bla Hvem som er tatt opp på de ulike veivalgene Hvilket kull studenten til hører

KB0012428,Studenter pr studieprogram eller sted som har betalt semesteravgift/semesterregistrert 724.001,Utdanningsplan,"724.001 – Studieprogramstudenter Semesteravgiftbetalende studenter pr studieprogram eller på sted, uavhengig av kull"

KB0012971,Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som saksbehandler,Godkjenningssaker,"Flyt - saksflytsystem Flyt er en webapplikasjon laget for å bedre den digitale saksflyten fra en sak opprettes og til den avsluttes i arkiv. Applikasjonen skal forenkle kommunikasjonen mellom søker, saksbehandlere og fagpersoner som er tilknyttet en sak. Kommunikasjon mellom student og saksbehandler skjer via Flyt og Studentweb. Saksbehandler kan også ved behov opprette deloppgaver i en sak og kommunisere via Flyt med fagpersoner eller andre administrativt ansatte. Man kan ha ulike roller i Flyt og hvordan man bruker applikasjonen varierer etter hvilken rolle man har. Rollen saksbehandler Som saksbehandler får du melding når du har blitt tildelt en ny sak i Flyt. Når du logger inn kommer du til en oversikt over dine saker. Kolonnen Nytt indikerer om det har skjedd ny aktivitet i saken siden sist du var innlogget. Saksbehandlingen av en godkjenningssak vil hovedsakelig foregå via Flyt og saksbehandler har en rekke muligheter i en åpen sak. 1. Saksbehandler kan tildele saken videre til en annen saksbehandler. Hvis du har fått en sak ved en feil eller av andre årsaker har behov for å gi saken til noen andre kan du trykke på knappen 'Endre' og velge saksbehandler fra listen. Ny saksbehandler oppdateres automatisk i FS og i Public360. 2. Saksbehandler kan ved behov opprette deloppgaver i en sak og kommunisere via Flyt med fagpersoner eller andre administrativt ansatte. Når du oppretter en ny deloppgave angir du en beskrivelse av saken, setter frist og deloppgaveansvarlig. Du kan også velge å gi tilgang til ett eller flere av dokumentene tilknyttet saken. Den ansvarlige får et varsel om at de har blitt tildelt en deloppgave. Deloppgaven blir lagt til som et nytt avsnitt under saksdetaljer. Flere deloppgaver kan opprettes ved behov. Eventuell dialog med deloppgaveansvarlig blir lagt til som et nytt avsnitt, interne meldinger. Når deloppgaveeier sender deg en melding eller løser saken får du varsel om dette. 3. Saksbehandler kan kommunisere med studenten via Flyt. En student har ingen rolle i Flyt, og vil på sin side få meldingene i Studentweb. Du kan sende melding til studenten ved å trykke på knappen 'Melding til søker'. Studenten får et varsel på e-post om at det er en ny melding fra saksbehandler i Studentweb. Studenten kan svare via saken i Studentweb og saksbehandler får svaret i Flyt. Når studenten laster opp et nytt dokument kommer det varsel om mottatt ettersending til saksbehandler. Saksbehandler får også en melding om at nytt dokument er mottatt i 360. Saksbehandler kan også selv laste opp ekstra vedlegg utover det studenten allerede har gjort i sin søknad. Alle dokumenter går automatisk videre til saken i Public360. 4. Avslutning av sak. Når all nødvendig dokumentasjon er innhentet og kommunikasjon er avsluttet må saken avsluttes i Flyt. Når du avslutter saken i Flyt kan du velge å fylle ut sakens merknadsfelt. Innholdet i dette feltet blir tilbakeskrevet til merknadsfeltet i Godkjenningssak samlebilde. Ingen andre saksopplysninger overføres til FS. I stedet blir alle dokumenter, samt eventuell dialog med student og deloppgaveeier, overført til arkivsystemet. Avsluttede saker låses for redigering i Flyt og slettes automatisk fra Flyt etter 3 måneder. I FS vil saken fortsatt ha status BEHANDLES og skal først settes som BEHANDLET når de eksterne emnene er registrert i studentens utdanningsplan. Se lenke til egen veiledning for dette nederst på siden. Se også disse veiledningene:Godkjenningssaker annen utdanning - generell beskrivelseGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som fordelerGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som deloppgaveeier Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i Public360Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i godkjenningssak og person eksternstudiumGodkjenningssaker annen utdanning - registrering i utdanningsplanen"

KB0012316,Registrere utsettelse av vitnemål,Vurdering/Kvalifikasjon,"Når en student som har fullført studiet, skal det utstedes kvalifikasjon, selv om studenten ønsker å utsette utstedelse vitnemål. Studenten kan søke om utsettelse i ett år. For de som søker om utsettelse av vitnemål skal etter at kvalifikasjonen er opprettet (studentstatus satt til FULLFØRT) endre studentstatus til UTDPLANOK og tildato inntil ett år etter kvalifikasjon oppnådd/vitnemål er utstedt. merknaden VTM-UTSETTELSE registreres enten via arkfanen MrkR i student samlebilde eller via arkfanen Vitnemål og DS i utdanningsplan bildet. Disse merknadene oppdaterer hverandre. Studenten må betale semesteravgift det semesteret vedkommende forbedrer karakter/tar tilleggsemner. Med tilleggsemner menes emner innenfor det studieprogrammet vedkommende har studierett på. Eksempel registrert merknad VTM-UTSETTELSE: Beskrivelse av hvordan studenter som har fått utstedt vitnemål, men som søker om å få ta opp/ta tilleggsemner finner du her."

KB0014373,Sjekkliste for plassering av student på praksissted,Undervisning,"( U T K A S T P R 9. J A N 2 0 2 3) Denne sjekklisten dekker både manuell plassering av studenter og Digitalt Valg Av Praksissted i Studentweb (DVAP) NB: Ved DVAP er det tre viktige ting å huske på: Registrer startperiode for valget FØR semesterstart – hvis ikke vil studentene kunne begynne å melde seg til praksis før man er ferdig med planleggingen Gi hvert enkelt parti et navn som gjør studentene i stand til å velge praksissted Sett J i feltet for «Kan ønskes av student» Ut over dette er det god informasjon til studentene om hvordan valgene foretas, hvilke steder som kan velges, at det er 1.mann til mølla som gjelder osv.. 1 - Sjekk at undervisningsenhet er opprettet Hvis DVAP: Registrer påmeldingsperiode forvalg av praksissted i Studentweb Dersom dette ikke gjøres, er emnet åpen for påmelding til semesterstart, og man må slette undervisningsmeldingene før man setter i gang valget i Studentweb 2 – Opprett overordnet forekomst av undervisningsaktivitet, og registrer relevante opplysninger Her kan det være hensiktsmessig å gi undervisningsaktiviteten et intuitivt navn, fex. «Observasjonspraksis Barnehagelærerutdanning». 3 – Generer undervisningspartier ved å trykke på knappen til høyre i bildet Registrer antall partier du trenger for denne praksisperioden(man kan legge til flere partier seinere) Legg inn maks antall deltakere per parti – dette kan revideres for hvert enkelt parti senereDette er kun begrensende for studenter i Studentweb. Saksbehandler trenger ikke å forholde seg til kapasitet ved manuell registrering Legg inn startnummer for første parti – normalt 1 Legg inn intevall – normalt 1 Legg inn periode for undervisning/praksisperioden Hvis DVAP: Merk av for «Kan ønskes av student» Hvis man merker av for «Kopiering av aktivitetsnavn fra eieraktivitet, vil man ikke få med partinummer i aktivitsnavnet. Dette betyr mindre, da man ofte likevel vil endre dette, fex ved å gi partiet navn etter praksisstedet, praksistypen osv. Trykk på OK, og få følgende resultat: Nedre del av bildet: Navigasjonstre: Knowledge List Page 260 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time 4 – Søk fram undervisningsaktiviteten på nytt, og legg inn relevant informasjon for hvert parti: Stedkode for praksisstedet – finnes i Sted SamlebildeManglende stedkoder meldes fs-hjelp@uia.no Gi hvert parti et dekkende navn (navn på praksisted, type praksis eller annet relevant) Legg inn kapasitet for hvert parti dersom det avviker fra det man la inn når man genererte dem Legg inn evt. avvikende periode for undervisning (praksisperioden) Legg inn aktuell veiledere og fagpersoner i fanen PersonrolleEkstern veileder: Personrolle PRAKSLÆRERIntern veileder: Personrolle avklares i løpet av vår 2023 Hvis DVAPKan ønskes av student = JAntall prioriteringer er normalt 3 (ev det antall steder man ønsker at studentene skal kunne søke)Sett riktig kapasitet for hvert enkelt parti, slik at man unngår overbooking 5 – Plasserering av student på undervisningsparti ( eget bilde i Undervisningsmodulen) Ramme 1: De undervisningsmeldte studentene Ramme 2: Praksisstedene Ramme 3: Den markerte studentens registrerte praksishistorikk Ramme 4: Fagpersoner knyttet til det aktuelle praksisstedet – intern eller ekstern Selve praksisfordelingen foregår slik: Marker studenten som skal plasseres – studentens navn vises i fet skrift Vurder evt. tidligere praksishistorikk som må hensyntas ved plasseringen:Fex: Skal studenten være på samme sted som tidligere? Eller absolutt ikke? Dobbetklikk på det stedet studenten skal være i praksisDersom man i bildet undervisningsaktivitet samlebildet har registrert personrollen som Default veileder, blir veilederen i ramme 4 merket med grønn skrift, og kommer automatisk med i partiet Legg til veileder fra ramme 4 ved å dobbeltklikke på ett eller flere av navnene i svart skrift 6 - Aktuelle rapporter Aktuelle rapporter for å få ut partiplasseringen finne man i Undervisningsmodulen -> Rapporter -> Studenter på parti/praksisplassering"

KB0011978,Fakturering av kursavgift på EVU kurs,Videreutdanning,"Regnskapskontoret har utviklet et Excel ark, hvor studentene som skal faktureres for kursavgift legges inn. regnskapskontoret kan dermed massefakturere kursavgift for de kursene som har det. Regnearket for massefaktutering Finne studenter som skal faktureres for kursavgift, ta utgangspunkt i undervisningsmeldte studenter på det emnet som har kursavgift 1. Finne undervisningsmeldte studenter Finn undervisningsmeldte studenter på de emner somskal betale kursavgift - bruk rapport 451.002 (Adresseliste undervisningspåmeldte): Fyll ut emne og aktuelt semester Klikk på symbolet for konvolutt, i vinduet som kommer opp - Velg Personens hjemstedsadresse og klikk OK Kjør rapporten For å sjekke om noen er meldt til vurdering på et emne, men ikke til undervisning, og dermed også skal faktureres for kursavgift, kan rapporten 454.001 kjøres. 2. Kopier med deg innholdet fra rapporten til Excel Kopier innholdet med til Excel (klikk på Datafil (Disketten) velg arkfanen Datafil, klikk på Kopi til utklippstavle (hukk av for Kolonneheading) og velg OK) Rydd i adressekolonnene, noen har registrert adressen i kolonnen ""adrlin1"", da må den flyttes til ""adrlin2"" Slett unødvendige kolonner så regnearket passer med de kolonene som skal kopieres inn i malen for massefakturering 3. Overfør studentene til malen for massefaktuering: I malen for massefakturering: Kopier navnelisten inn i arkfanen ""Deltakerliste"" Fyll inn opplysningene i arkfanen ""Inndata"", og følg fremgangsmåten beskrevet i arkfanen."

KB0012030,Utdanningsplan - startside oppfølging og vedlikehold av planen,Utdanningsplan,"Det finnes mange ulike bilder, rapporter og rutiner som kan brukes for å følge opp/vedlikeholde studentens utdanningsplan. Her prøver vi å samle forklaring på de viktigste. NB! Det er viktig å huske på følgende når man jobber med utdanningsplan og emnekombinasjoner: Når studenter overføres fra opptak til student blir emner lagt i plan med utgangspunkt i hvilke emner som ligger i emnekombinasjonen på det tidspunktet. Endringer som gjøres i emnekombinasjonen etter dette tidspunktet påvirker ikke utdanningsplanen til studentene. Vanlige endringer som gjøres i utdanningsplanen i ettertid Bytte kull Legge emner inn/ta emner ut/erstatte et emne med ett annet Legge til veivalg/studieretning Legge til emnekategori Mer om Utdanningsplan bildet Rapporter som gir oversikt over studenter/kull Rutiner for vedlikehold av utdanningsplanRutiner er effektive hvis du skal gjøre endringer for eksempel for et helt kull For Godkjenning av annen utdanning finnes det et eget e-læringskurs."

KB0013294,Studenter som ikke få logget inn på studentweb,Personopplysninger,"Det må være registrert GSK-konklusjon (generell studiekompetanse) eller Studentgrunnlag for at studenter skal få logget inn i Studentweb. De får en litt ""kryptisk"" feilmelding, hvis dette mangler. Kontakt fs-hjelp for registrering av dette."

KB0014875,Sjekkliste: FS-teamets oppgaver ved gjennomføring av studentvalg,FS-team internt,"Før valg av kandidater til studentenes valgte organer igangsettes, mottar vi en kjøreplan fra valgstyrets sekretær, for tiden Elin Gauslaa. I planen vises tidspunkt og ansvar for oppgavene som skal utføres i forbindelse med valg. Dette er en sjekkliste for FS-teamets oppgaver slik de er beskrevet i kjøreplanen. Påminnelse om betaling og registrering innen frist. Se veiledningen for påminnelse om frist for bekreftelse av utdanningsplan og betaling av semesteravgift: https://uia.service-now.com/sp?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0011929 Klargjøre studentmanntall: Kjør FS357.001 Oppdatering av registerkoropplysninger. Kjør kun for stemmerettsted. Endre eksisterende verdier. Ta ut studentmanntallene ved FS378.001 for aktuell termin. Krev betalt sem.avg =J Krev registrering = J Nivå 060 – 899 (alt utenom videregående nivå og doktorgrad) Fakultetsstyrevalg: Ett manntall per fakultet + Avdeling for lærerutdanning Rektorvalg: Ett manntall for alle på UiA Legg manntallene for hver enhet i hver sin fane i Excel, og lagre det i Teams Oppdateringer av manntall etter at det er levert IT gjøres ikke i FS, men direkte i valgsystemet. Se detaljert veiledning her: https://uia.service-now.com/sp?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0013059 Kontroll av valgbarhet for kandidater Kandidatoversikt mottas fra STA i puljer etter hvert som kandidatene melder seg. Sjekk at kandidaten er valgbar på oppgitt fakultet, og skriv OK i merknadsfeltet. Dersom studenten er valgbar på flere fakulteter: Skriv dette i merknadsfeltet. Send regneark med merknader tilbake til STA. Lagre en lokal kopi i Teams. Påminnelse om frist for å stemme i valget Send påminnelse senest 3 – 4 dager før fristen for å stemme går ut (pga treg postgang). Lag fødselsnummerfil fra manntallet som er lagret i Teams."

KB0011984,Registrere etter-/videreutdanningskurs - etterutdanningskurs samlebilde,Videreutdanning,"Hvis det er EVU kurstilbud som ikke er studiepoenggivende og/eller man ønsker å benytte EVUweb for søking til kurs (også studiepoenggivende kurs), så må kurstilbudet først opprettes i Etterutdanningskurs samlebilde. Det er to alternative måter å opprette dette på: A. Søk opp ett «tilsvarende» kurs, og kopiere dette (ctrl+K) Søk opp ett eksisterende kurs, plasser markøren i feltet kurskode Ha eventuelt aktiv den arkfanen du ønsker å kopiere info fra Trykk ctrl+K Endre kurskode og tidskode, trykk lagre Gjør øvrige endringer av opplysninger (navn, periode mm) – se under B. Opprette kurset fra «bunnen» av Stå i registreringsmodus (ctrl+R) og trykk ny rad (ctrl+N) Registrer de nødvendige opplysningene – se under Trykk lagre 1. Kurskode: Primært prosjektnr, alternativt annen kode som betegner kurset Tidskode: År semester (ex. 2024 VÅR) Kurskode og Tidskode sammen gir kurset unik identifikasjon – bruk lik struktur Kurstype: ETTER+VID (eller VIDEREUTD) for at rutinen FS439.001 skal finne kurset. Aktivt: J – forutsetning for at kurset skal vises på EVUweb og i nedtrekkslister i rapporter/rutiner Nettbasert underv J Eksport LMS: J og C-STANDARD for at det skal opprettes kursrom i Canvas 2. Epost Epost det linkes til på EVU web URL Linkes til på EVU web Bbc kvittering Settes N 3. Søknad/opptak Kan tilbys: J Forbeholdt foretak: N (se hjelpetekst (F2) hvis aktuelt med J) Krev fødselsnummer: J - søker må oppgi fødselsnummer, default i FS hos oss Knowledge List Page 268 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Opptak EVUweb: J (N hvis kun registrering av deltakere i bildet) Periode opptak EVUweb: Perioden kurset er synlig i EVUweb, bør ha en til-dato frem i tid da dette påvirker opptak og muligheten til å registrere ja-svar for søker. Frist søknad: Settes så det er tid til å saksbehandle opptak, og gi rimelig svarfrist Svarfrist: Settes litt før eller lik til-dato periode for opptak (obligatorisk hvis N på Automatisk ja-svar) Automatisk tilbud: N (hvis J får søker beskjed i EVUweb om å bekrefte tilbudet– se under) Automatisk jasvar: N (hvis J får søker beskjed i EVUweb om opptak til kurset – se under) Steng automatisk: N Automatisk venteliste: N Automatisk meld.vurdering: N 4. Vurderingsrettede kurs Studieprogram: registreres av FS-teamet (via prosjektmeldingen) Kull/klasse: registreres av FS- teamet (via prosjektmeldingen) Studierettsstatus: EVU Studierettperiode: periode som overføres til student samlebilde vha rutinen FS439.001 - bruk 02.01 / 02.08 som startdato og 31.01. / 31.08 som sluttdato Kursets varighet: kursets periode, perioden for overføring til Canvas Rapporteringsår: året kurset slutter (kurs som slutter etter 15.10: rapporteringsår neste år) Kontotildeling. N Mal opprette URL til kurset i EVUweb; https://evuweb.fsweb.no/evuweb/pamelding/KURSKODE,TIDSKODE?inst=201 Kurskode og tidskode fra kurset legges inn i adressen over."

KB0012134,Oppfølging av studenter - studiepoengproduksjon,Oppfølging av studenter,"Rapporten FS301.010 kan benyttes til å følge opp studenter i forhold til studieproduksjon. Eksempel utfylling av bildet: Sortere på beståtte studiepoeng i planen - høyreklikk i rapportresultatet, velg Sorter Filtrere på beståtte studiepoeng i planen - høyreklikk i rapportresultatet, velg Filtrer"

KB0012040,Registrering av politiattester,Personopplysninger,"Student bestiller politiattest i Studentweb. Når attesten mottas, laster studenten opp attesten via skjema i ServiceNow. Lenke finnes på denne siden: https://www.uia.no/studier2/opptak/linkeblokksamling/politiattest Attester kontrolleres for merknader og registreres deretter i FS av en robot. UiA Hjelp behandles attester som må ses på manuelt. ---- Manuell registrering Politiattester registreres i Student Samlebilde som Lisens. Siden en lisens er en tillatelse, skal det kun registreres lisens på studenter med politiattest uten merknader! Dersom man mottar politiattester med merknader, skal disse umiddelbart sendes behandlingsansvarlig (Studiesekretariatet) for saksbehandling og oppfølging. Kortversjon: Definer Innsettingsvalg (se beskrivelse av Innsettingsvalg under) Søk fram student i student samlebilde, kontroller studieprogram Marker fanen Lisens, og trykk Ctrl/N (for Ny rad) og Enter (Innsettingsvalg vil sette inn nødvendig informasjon) Full versjon: Slå opp studenten i student samlebilde Kontroller at du står i riktig studieprogram på studenten (det som krever politiattest) Marker fanen Lisens, og lag en ny rad (Ctrl/N): Studentens studieprogram vil automatisk komme opp i lisensforekomsten. Fra og med mars 2023 er lisenstypen POL erstattet av andre og mer finmaskede lisenstyper. Normalt skal den lisenstypen som er knyttet til studieprogrammet komme opp i nedtrekkslisten. Det er kun mulig å registrere lisens på forhåndsregistrerte kombinasjoner av Studieprogram og Lisenstype. Dersom man forsøker å registrere en lisens på et studieprogram hvor dette ikke er påkrevet, vil man få feilmelding: Send melding til fs-hjelp@uia.no for å få registrert ny lisenstype. Noen studenter leverer attester til studier der dette ikke er påkrevd, og vi vil da kontrollere om det aktuelle studieprogrammet er omfattet av bestemmelsene om politiattest. Dersom du bruker funksjonen «Varsle feil», vil meldingen komme til rett sted. Skriv inn en kort beskrivelse, fex. «Jeg fikk denne feilmeldingen da jeg forsøkte å registrere politiattest på student nummer 21xxxx». Makulering UiA har ingen oppbevaringsplikt for politiattestene etter at de er registrert, og de skal makuleres. Vi anbefaler at man venter med makuleringen til medio november (i tilfelle det er behov for å finne tilbake til papirversjonen). Synlig i Studentweb for studenten Studenten vil se i StudentWeb at politiattesten er registrert: Etter at de er semesterregistrert, og betalt semesteravgift, vil de se på ""startsiden"" i StudentWeb følgende tekst: ""Gyldig politiattest for studieprogrammet XXXX er aktiv i perioden XXXX""."

KB0012021,Rapporter til oppfølging av studenter/utdanningsplan,Oppfølging av studenter,"Her er noen rapportere som er hensiktsmessige å bruke når man skal kontrollere utdanningsplan/følge opp studenter: Oversikt over studenter i et kull, inkl studiepoengproduksjon Studenter i studiekull 301.010 Oversikt over hvilke studenter som har et emne i planen Studenter tilknyttet emne i utdanningsplan 727.004 Oversikt over hvilke studenter som er tilknyttet en emnekombinasjon Studenter tilknyttet emnekombinasjon 727.003 Oversikt over hvilke studenter som har valgt ulike veivalg/bredder Veivalg for utdanningsplan 728.002 Oversikt over studiepoengproduksjon og karakterer for kull (klasse) Karakteroversikt for klasse 315.002 Oversikt over utdanningsplan for student, mulighet for å vise kun godkjente/ikke godkjente planer Utdanningsplan for student 727.001 Oversikt over undervisningsmeldte studenter på et studieprogram eller et sted Undervisningsmeldte studenter 451.002 Oversikt over vurderingsmeldte studenter på emne, og studieprogram de går på vises Arbeidsliste 2 - vurderingsmelding 521.002 Oversikt over hvilke studenter på et studieprogram som har bestått/ikke bestått et/flere emner Resultatliste vurdering - studieprogramstudenter 316.001 Knowledge List Page 273 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Kontroll på om studenter har betalt semesteravgift Semesterregistreringsopplysninger Adresseliste (inkl semesterregisteringsopplysninger) (rapport 729.001 eller 301.010) Antall undervisningsmeldte studenter Undervisningspåmeldingstall 480.001 Antall studenter med et emne i utdanningsplanen Emnevalgfordeling for utdanningsplan 753.001 Oversikt over hvilke kull/klasser det er aktive studenter i Hjelp for å finne studenter som ligger i «gamle» kull, som bør følges opp/vurderes flyttet i kull. Rapporten viser også kull uten aktive studenter, disse kullene kan deaktiveres. Aktive studiekull/klasser 300.002 Oversikt resultater for studenter på et studieprogram(f.eks finne alle på et program som ikke har bestått ett emne) Resultatliste vurdering - Studieprogramstudenter 316.001 Til bildet Udanningsplan"

KB0011924,Sletting av vurderingsmeldinger,Vurdering/Kvalifikasjon,"Rutine for sletting av eksamensmeldinger FS-teamet kjører rutinen. Slette vurderings- og undervisningsmeldinger på studenter uten aktiv studierett: - Kjør 515.001 med kryss på ""Avsluttet studierett i gitt termin"" og hukk på ""Slett vurderingsmeldinger"" og ""Slett undervisningsmeldinger"". Studenter som er eksamensmeldt men ikke har betalt semesteravgift: (registrert i fs innen 18. februar/september), får sine eksamensmeldinger og undervisningsmeldinger slettet ca 19. etter reg. fristen A. Sende epost til studenter med status AKTIV som er vurderingsmeldt, men ikke har betalt (""varsel"") Epost (se tekst under) til de det gjelder sendes ut som forvarsel. 1. Finn de som er vurderings og/eller undervisningsmeldt og som ikke har betalt Rutine 515001 kjøres uten oppdatering ca den 10. og med oppdatering ca den 18. Eksamens type ORD og EKSTRA, og Reell tid. Utplukk Studienivå 0-599. Angi reell tid, kjør både for ORD og EKSTRA - se bildet, og en gang med bare vurderingsmeldinger Gjør tilsvarende utplukk for EVU (studienivå 800-899) - som sendes til EVU-konsulenten 2. Se epost med påminnelse til studenter med AKTIV studierett(AKTIV minus EVU, -DR, UTVEKSL, UNG, PERMISJON) Lag fnr-fil som benyttes for å sende ut epost, det gjøres via rapporten 214.001 Avsender no-reply@uia.no Se tekst under 3. De som ikke har aktiv studierett må sjekkes PERMISJON og ingen aktiv studierett sende disse en egen epost, de som kan ta eksamen mens de har permisjon må betale meldinger slettes med rutinen sammen med de aktive som ikke har betalt (pkt B) UTESTENGT/TRUKKET/SLUTTET/UTGÅTT og ingen aktiv studierett ikke sende disse noen epost meldinger slettes med rutinen sammen med de aktive som ikke har betalt (pkt B) FULLFØRT og ingen aktiv studierett Knowledge List Page 275 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time ikke sende disse noen epost sjekk om de skal ta opp emner/har utsatt vitnemål, i såfall må de få ENKEMNE studierett B. Slette undervisnings- og vurderingsmeldinger til alle som fortsatt ikke har betalt (inkl de som ikke har AKTIV status) ca den 18. hhv februar og september kjøres 515001 med oppdatering (se utplukk over) Sjekk lista med de som har blitt slettet, og legg evt inn igjen oppmeldinger hvis de ikke skal slettes. NB! Sjekk UNG-studenter (stud.grl) som er fritatt for semesteravgift - de skal det ikke slettes meldinger på NB! Kjør også rutinen for neste termin med registreringstermin dette semesteret for å få slettet meldinger i emner som varer i to semester. Studenter med aktiv studierett: Tekst epost:- NB endre datoer, semester og år Påminnelse ikke betalt semesteravgift Hei! Du er meldt opp til undervisning og/eller eksamen høsten 2022, men vi har pr 7.9 ikke registrert at du har betalt semesteravgiften for dette semesteret.Er betalingen fortsatt ikke registrert hos oss innen 14.9 blir dine undervisnings- og/eller eksamensmeldinger slettet. Faktura for semesteravgift oppretter du i Studentweb, selv om ordinær frist er gått ut. Har du betalt semesteravgiften en av de siste dagene kan du se bort fra denne eposten. Hvis du ikke er student ved UiA dette semesteret, kan du også se bort fra denne eposten. Vennlig hilsenUtdanningsavdelingen Nynorsk Påminning ikkje betalt semesteravgift Du er meldt opp til undervisning og/eller eksamen hausten 2022, men vi har pr 7.9 ikkje registrert at du har betalt semesteravgifta for dette semesteret. Er betalinga framleis ikkje registrert hos oss innan 14.9 blir dine undervisnings- og/eller eksamensmeldingar for slettet. Faktura for semesteravgift genererer du i Studentweb, sjølv om ordinær frist er gått ut. Har du betalt semesteravgiften ein av dei siste dagane kan du se bort frå denne eposten. Dersom du ikkje er student ved UiA dette semesteret, kan du også sjå bort frå denne eposten. Vennleg hilsenUtdanningsavdelingen In english: Reminder not paid semester fee We have not registered your payment of the student fee at UiA for the autumn term 2022. If the payment is still not registered with us by 14.9, your course registration and registration for courses/examination for this semester will be deleted. You generate the invoice in Studentweb. If you have paid the semester fee one of the last days, please ignore this email. Best RegardsUtdanningsavdelingen Studenter med permisjon og ingen annen aktiv studierett: Tekst epost:- NB endre datoer, semester og år Påminnelse ikke betalt semesteravgift Hei! Du er registrert med permisjon høsten 2022, og meldt opp til undervisning og/eller eksamen. Dersom du er innvilget permisjon etter lov om universiteter og høyskoler § 4-3 d og § 4-3 e, kan du gå opp til eksamen i emner du ikke fikk tatt før permisjonstiden hvis du oppfyller vilkår for å gå opp til eksamen og krav om forkunnskaper. For adgang til slik eksamen, må du betale semesteravgift. Pr 7.9 har vi ikke registrert at du har betalt semesteravgiften for dette semesteret. Er betalingen fortsatt ikke registrert hos oss innen 14.9 blir dine undervisnings- og/eller eksamensmeldinger for semesteret slettet. Faktura for semesteravgift oppretter du i Studentweb, selv om ordinær frist er gått ut. Har du betalt semesteravgiften en av de siste dagene kan du se bort fra denne eposten. Hvis du ikke er student ved UiA dette semesteret, kan du også se bort fra denne eposten. Vennlig hilsenUtdanningsavdelingen Knowledge List Page 276 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Reminder not paid semester fee Hei! You are registered with leave in autumn 2022 and registered for courses and/or exams. If you have been granted a leave of absence in accordance with the Act relating to universities and university colleges § 4-3 d and § 4-3 e, you can sit the exam in subjects you were not allowed to take before the leave period if you meet the conditions for sitting the exam and requirements for prior knowledge. For access to such an exam, you must pay the semester fee. We have not registered that you have paid the semester fee for this semester. If the payment is still not registered with us by 17 September, your course registration and/or exam notices for the semester will be deleted. You create an invoice for the semester fee in Studentweb, even if the ordinary deadline has passed. If you have paid the semester fee on one of the last days, you can ignore this email. If you are not a student at UiA this semester, you can also ignore this email. Best RegardsUtdanningsavdelingen Annet Noen på EVU har senere betalingsfrist enn 1.2 og 1.9. Phd-kandidater som tar doktorgradskurs trenger ikke å betale. Begrens slettingen til emner innen studienivå 0 - 799. Dr-gradsemnene er registrert med nivå over 899, EVU har nivå 800-899. Sjekk doktorgradsstudenter som tar emner på master-nivå. De må betale hvis emnet ikke inngår i doktorgraden. I perioden 1. feb og 1. sept og ut semesteret: Hent opp alle med betalt J og registrert N i bilde Registerkort et par ganger i uka og bla gjennom. Sett Registrert J og type MANUELL på de som betaler som er eksamensmeldt. Eksamenskontoret ordner det."

KB0011902,Logg av Programkiosken/tilkoblingen til serveren der FS innloggingen ligger,Tekniske problemer,"Av og til når det er problemer med å logge på FS, ligger problemet i tilkoblingen til sereren der FS innloggingen ligger. Da kan det løse problemet hvis man logger av denne tilkoblingen eksplisitt ( normalt skjer det når man logger av FS). Dette gjør du Klikk på ^ tegnet nede i høyre hjørne av skjermen Velg ikonet for Tilkoblinger til RemoteApp og skrivebord Velg Koble fra UHAD FS Programkiosk Vent 1 min og prøv å logge inn i FS på nytt"

KB0012344,Opprette ekstern sensor i FS,Fagperson,"Hvis personen som skal være ekstern sensor ikke finnes i FS fra før (søk på fødselsnummer i bildet Person/Fagperson), må vedkommende registreres i FS. Kort beskrivelse av prosessen 1. Fakultet sender ut lenke til skjemaet til person om har sagt seg villig til å være sensor. Det er utviklet to digitale skjemaer for innhenting av personopplysninger for nye eksterne sensorer. A. For ekstern sensor med norsk fødselsnummer (innlogging via ID-Porten og deretter oppslag i folkeregister og KRR (kontakt og reservasjonsregisteret))https://uia.servicenow.com/sp?id=sc_cat_item&sys_id=b69b5a121b9aa4506048a688bd4bcbb9 B. For ekstern sensor uten norsk fødselsnummer (ingen innlogging, sensor fyller ut informasjonen selv)https://uia.service-now.com/sp/?id=sc_cat_item&sys_id=be2401381b566c106048a688bd4bcbd2 2. Når skjemaet er fylt ut av sensor, opprettes personen i FS som person og fagperson av en robot arbeidsstedet som vedkommende oppgir legges i merknadsfeltet i fagperson samlebilde lønnsopplysninger utover ltr 59 går til eksamenskontoret (SN) hvis noe i FS registreringen feiler, går det feilmelding til fs-hjelp (SN) 3. Personen er opprettet i FS, og dermed klar til at fakultetet oppretter sensor/kobler til sensorkommisjon. Pr i dag får ikke fakultetet noe beskjed om at personen er opprettet i FS, men må følge med i Faperson samlebilde. Skjemaene skal kun benyttes for innmelding av eksterne sensorer - ikke for andre som skal registreres i FS. Ansatte som er registrert i SAP med en vitenskapelig stillingskode (og fødselsnr/Dnr) opprettes som fagperson i FS av integrasjon. Vitenskapelig som ikke ennå har fått fødselsnummer/Dnr må foreløpig opprettes manuelt i FS. Skjemaene ligger ikke søkbare i selvbetjeningsportalen i SN. Dette er valgt av sikkerhetsmessige årsaker, siden det er en robot som automatisk registrerer alle skjema som kommer inn om person i FS. Man må derfor sende ut lenken til skjemaet til de nye sensorene."

KB0011930,Sommersemester,Semesterregistrering/Betaling,"Studenter som tas opp til studer om sommeren tas opp til enten etablerte studieprogrammer, eller som enkeltemnestudenter. Eksempler på etablert studieprogram er EUROPA - European Integration. Eksempler på enkeltemnetilbud er NO-216 Norsk språk, litteratur og kultur. Studieprogram Studentene tas opp via Opptakskontoret. Det opprettet nytt kull for studieprogrammet med HØST som starttermin og SOM som kulltermin. Studierettperiode settes til 10.06 - 31.08. Dette kan endres dersom det er nødvendig ifm studiegjennomføringen. Enkeltemner Studentene tas opp på ulike måter, ofte med utgangspunkt i påmeldingsskjema. Liste over studenter som tas opp sendes til fs-hjelp@uia.no Disse opprettes som studenter på studieprogrammet ENKEMNE, med starttermin HØST og kulltermin SOM. Studierettperiode settes til 10.06 - 31.08. Dette kan endres dersom det er nødvendig ifm studiegjennomføringen. Undervisning og vurdering FS-teamet registrerer emnebegrensning, undervisnings- og vurderingsmeldinger for hver student. Dersom det er ønskelig å kunne skille ulike grupper av sommerstudenter fra hverandre, kan det opprettes ulike klasser for dette. Ta kontakt med FS-hjelp dersom dette er aktuelt. Semesteravgift Semesteravgift som er betalt i forbindelse med sommersemester gjelder også for påfølgende høstsemester. Canvas Undervisningsenheter som registreres på termin SOM i FS blir merket som høstsemester i Canvas. Hvis emner som har undervisningsenhet på sommer også skal tilbys påfølgende høsttermin, må man benytte undervisningsaktiviteter for at de to studentgruppene ikke skal havne i samme rom i Canvas. Lånekassen Studenter på vurderingsenhet SOM rapporteres til Lånekassen som HØST. Studenter som søker støtte for sommersemester må behandles manuelt i arbeidsflaten. UiA-hjelp og Fakultet for teknologi og realfag legger inn ""Møtt"" for å bekrefte til Lånekassen. Bruk ja-svar lister fra opptaket til det. Ikke møtt fra oppropslister kan ikke brukes fordi de mister ikke studieplassen pga ikke møtt på oppropet. FagpersonwebUndervisningsenheter for sommer ligger synlige på forsiden i Fagpersonweb i perioden 16/6-1/9"

KB0011943,Oversikt bruk av personroller i FS,Fagperson,"FS skal så langt det lar seg gjør benyttes som autoritativ kilde for personroller for vitenskapelig ansatte på studieprogram, kull, emne, undervisningsenhet, undervisningsaktivitet og etterutdanningskurs). Informasjonen benyttes videre i bla. Canvas, Fagpersonweb og til oversikt/utsendelse av informasjon til de aktuelle i andre sammenhenger. NB! Administrativt ansatte skal ikke legges inn i FS med personrolle, i de tilfeller disse har behov for tilgang til Canvas, skal de gis en manuell bruker i Canvas- 'studierådgiver' den gir rettigheter til bla. å legge ut informasjon i rom. Kontakt Canvas ansvarlig ved fakultetet. NB! Fagpersonen må først være registrert i Fagperson og Fagperson samlebilde Vitenskapelig ansatte importeres fra SAP (via IT-avdingens brukeradministrasjon). Det betyr at ansatte i stillingskoder som er definert som vitenskapelig stilling (Universitetslektor, Amanuensis, Professor osv) opprettes i FS automatisk. Stillingskode og sted vedkommende er tilsatt oppdateres ved endringer. Denne jobben kjøres en gang i døgnet. NB! Hvis en bruker er opprettet manuelt i Canvas, med brukernavn som SIS-ID fører det til at personen ikke overføres fra FS. Den manuelle brukeren - i Canvas må slettes/endres til riktig SIS-ID før personen blir overført fra FS. Registreringen av personrolle i FS kan skje på to måter: A. I de ulike samlebildene, arkfanen Personrolle (Personen må ligge i fagperson samlebilde) - ANBEFALES eller B. I fagperson samlebilde, arkfanen Personrolle - Registreringsmåtene oppdaterer hverandre, så en rolle registrert under i fagperson samlebilde legger seg i riktig samlebilde og motsatt.- Personroller skal vedlikeholdes og legges inn med til-dato når de ikke lenger gjelder. - NB! Ved oppretting av personrolle skal det ikke legges inn til-dato. Rollen skal avgrenses når vedkommende ikke lenger har rollen. Pr sept 20 så overføres også tidsavgrensede roller til Canvas. Følgende personroller skal benyttes i FS: Studieprogram samlebilde STPRGLEDER - rollen Studieprogramlederbenyttes for å angi studieprogramleder (1 pr program). Benyttes for å ha oversikt over studieprogramlederne (rapport 202.001 og i Tableaurapporter) Gir tilgang til Canvas som studieprogramleder i studieprogramrom (se også Kull under) Gir tilgang til studieprogrammet i Fagpersonweb Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som studieprogramleder. Det skal kun være en studieprogramleder med aktiv rolle av gangen Det skal ikke registreres andre personroller enn studieprogramleder i studieprogram samlebilde Kull samlebilde (- Bare nødvendig hvis kullrom i Canvas) STPRGLEDER - rollen Studieprogramleder benyttes for å angi studieprogramleder for kullet (1 pr kull). Gir tilgang til Canvas som studieprogramleder i kullrom Gir tilgang til kullet i Fagpersonweb Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert Knowledge List Page 281 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som studieprogramleder Det skal ikke registreres andre personroller enn studierpogramleder i kull samlebilde Emne samlebilde EMNEANSV - rollen Emneansvarligbenyttes for å angi emneansvarlig (1 pr emne). NB! Rollen FORELESER skal ikke benyttes i Emne samlebilde Benyttes for å ha oversikt over emneansvarlig (bla av eksamenskontoret) Canvas: gir tilgang tilsvarende foreleser registrert på undervisningsenhet Fagpersonweb: gir tilgang til emnet (i oppstartsbildet vises emner for inneværende semester, andre emner må søkes opp) Det skal kun være en emneansvarlig med aktiv rolle av gangen Det skal ikke registreres andre personroller enn emneansvarlig i emne samlebilde Registrere ny: Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert. Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som emneansvarlig. Prioritet=1 for at riktig rollen skal overføres FS og at den skal hentes ut på rapporter i FS (ikke nødvendig i forhold Canvas) NB! Når en emneansvarlig slutter så registreres til-dato og Prioritet=1 slettes. I tillegg må personen slettes manuelt som emneansvarlig i Canvas.NB! Pr sept 20; hvis en som registreres som emneansvarlig allerede ligger som foreleser på undervisningsenheten på emnet, så overføres ikke emneansvarlig rollen. Da må rollen som foreleser slettes i FS og slettes manuelt i Canvas, for at rollens om emneansvarlig skal overføres. (Dette skyldes en feil i importen i Canvas) Undervisningsenhet samlebilde FORELESER - rollen Foreleser Benyttes for å angi ""hovedforeleser(e)"" på emnet. Den/de invitere andre inn som observatører i rommet i Canvas - ""de som kan komme til å undervise litt"" . FS rollen FORELESER gir svært vide rettigheter i Canvas (lærer), og bør ikke innehas av så mange. NB! Rollen EMNEANSV skal ikke benyttes i Undervisningsenhet samlebilde NB! Hvis en ansatt er registrert som emneansvarlig i Emne samlebilde, bør IKKE vedkommende registreres som foreleser på undervisningsenheten (på grunn av integrasjonen med Canvas). Gir tilgang til Canvas som foreleser på emnet Fagpersonweb: gir tilgang til emnet (i oppstartsbildet vises emner for inneværende semester, andre emner må søkes opp) Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert Nye fagpersoner må legges inn med rolle på en undervisningsenhet for inneværende semester for å få tilgang til Canvas (semester snus i Canvas 1/1 og 1/8 (?)) Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som foreleser i løpet av semesteret Det skal ikke registreres andre personroller enn foreleser (og assistent) i undervisningsemhet samlebilde EMNEANSV - rollen Emneansvarlig Benyttes for å angi emneansvarlig undervisningsaktivitet for at emneansvarlig skal få tilgang til Canvas rom som er opprettet på bakgrunn av undervisningsaktiviteten. ASSISTENT - rollen Assistent - brukes i liten gradbenyttes for å angi studentassistent(er) Knowledge List Page 282 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Gir tilgang til Canvas som assistent på emnet (mindre rettigheter enn som foreleser). Gir ikke tilgang til Fagpersonweb. Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert. Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som assistent i løpet av semesteret Undervisningsaktivitet samlebilde FORELESER - rollen Foreleserbenyttes for å angi ansvarlig undervisningsaktiviteten. Undervisningsaktivitet kan benyttes til å dele emner (undervisningsenheter) inn i flere rom/seksjoner i Canvas. Gir tilgang til Canvas som emneansvarlig/foreleser på aktivitetene Fagpersonweb: benyttes hvis oppmøteregistrering via Fagpersonweb Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert Nye fagpersoner må legges inn med rolle på en undervisningsaktivitet for inneværende semester for å få tilgang til Canvas (semester snus i Canvas 1/1 og 1/8 (?)) Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som foreleser i løpet av semesteret Registreres på samme måte som i undervisningsenhet samlebilde. Etterutdanningskurs samlebilde FORELESER - rollen Foreleser Gir tilgang til Canvas som foreleser på kurset Fra-dato når rollen gjelder fra. NB vedkommende får ikke tilgang til rommet i Canvas før datoen er passert Til-dato skal ligge blank, inntil en ansatt eventuelt slutter som foreleser i løpet av semesteret. Registreres på samme måte som i undervisningsenhet samlebilde."

KB0013749,Sende ut bekreftelse på studenttillitsvalgt fra FS,Personopplysninger,"Det er opprettet maler FS for å sende ut bekreftelse på studenttillitsvalgt. Det er ikke mulig å redigere teksten i malen, derfor er det opprettet ulike maler for de tre siste studieårene. Mal for nytt studieår vil bli lagt ut ca 1. mai. ISS BEKREFTELSE 4 – Bekreftelse på studenttillitsvalgte 2022/23 ISS BEKREFTELSE 5 – Bekreftelse på studenttillitsvalgte 2021/22 ISS BEKREFTELSE 6 – Bekreftelse på studenttillitsvalgte 2020/21 Skal det skrives ut bekreftelse for ett tidligere studieår, eller for kun ett semester må malene som ligger på Studenttillitsvalgte - Universitetet i Agder (uia.no) benyttes. Bruk av malen i FS Søk opp student i Student samlebilde Høyreklikk (i øvre del av bildet) Velg Lag brev/meldinger (FS210.001) Språk: AUTOMATISK – gjør at informasjonen sendes ut på det språket som studenten har valgt å bli tilskrevet på Brevtype: velg mal for riktig år ISS BEKREFTELSE 4 – Bekreftelse på studenttillitsvalgte 20xx/xx Arkfanen Brev viser bekreftelsen som sendes til digitalpostkasse Arkfanen E-post viser e-posten som sendes til studenten. NB! E-posten er kun informasjon om at bekreftelsen er sendt til digital postkasse, den inneholder ikke selve bekreftelsen. (hvilke av disse to arkfanene som er ""blå"" avgjøres av hva du har valgt som default ""medium for utsending"", som settes i vinduet Meldingsinformasjon - se informasjon under) Klikk på Skriv ikonet oppe på verktøylinjen Vinduet Meldingsinformasjon kommer opp: Avsender - La ditt navn/din epost stå - Hukk av for Arkiver melding og angi antall måneder (anbefaler minimum 12). Dette betyr at og hvor dokumentasjonen lagres i studentens Dokumentarkiv. Knowledge List Page 284 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Medium for utsending - Sett 1 for både E-post og Brev (betyr at begge sendes ut parallelt) - Klikk på Konvolutt-ikonet og velg Personens hjemstedsadresse som adressevalg (hvis det ikke allerede står i ruten til høyre) - Hukk av for Send til digital postkasse. (For studenter som ikke har digital postkasse vil brevet bli sendt pr post til hjemstedsadressen registrert i FS) - Klikk på Skriv ut/send meldinger Vinduet Send brev kommer opp: - Klikk på Forhåndsvis før utsending for å se hvordan brevet som sendes digital postkasse ser ut - Hvis alt OK, trykk Send og deretter Avslutt Studenten vil motta en epost med informasjon om at bekreftelsen er sendt ut, og deretter motta epost fra sin digitale postkasse om at brevet er kommet dit (tar litt tid, ofte ca 1 time). Eposten og bekreftelsen (pdf-fila) lagres i studentens dokumentarkiv så lenge som angitt i vinduet Meldingsinformasjon (Antall måneder lagring). Slik ser det ut i dokumentarkivet i FS: Slik ser det ut under Dokumenter i Studentweb:"

KB0011882,FS registrering som gir EVU-kursrom i Canvas,FS-Canvas,Etterutdanningskurs samlebilde Eksport = J Rom-mal = C-STANDARD WS-tjenestenr = 1 Kurstype må være ETTER+VID eller VIDEREUTD Dagens dato må være innenfor Kursets varighet Hvem får tilgang til kurs-rommet Deltakere som med Tilbud = I og Svar = J og brukernavn Fagpersoner med rollen FORELESER i arkfanen Personrolle (se bruk/registrering av fagpersonroller i FS)

KB0012020,Rutiner for vedlikehold av studenters/kulls utdanningsplan,Utdanningsplan,Endringer som gjøres i emnekombinasjonen etter at den er overført til en student påvirker ikke utdanningsplanen til studenten(e). Derfor må utdanningsplanen vedlikeholdes manuelt etter overføring til student. Legg inn nye emner i studenten(e)s plan Generering av emner i plan 718.002 Slette/erstatt feil emne(r) som ligger i studenten(e)s plan Sletting/bytting av emner i utdanningsplan 718.003 Legge spesialisering og tilhørende emner i utdanningsplanen Legge spesialisering og emner i en student/ett kulls utdanningsplan

KB0013567,UiA Hjelp - Gjennomgang før studiestart,FS-team internt,"Sist revidert 12.08.2021 DON Denne lista er en ønskeliste fra UiA Hjelp, supplert av punkter som FS-teamet mener er viktig. Vi forutsetter at de ansatte i UiA Hjelp har tatt det digitale grunnkurset. Saksområde / Spørsmål Løsning / Svar FS: Ikke lag overlappende brukerveiledninger til det som vi allerede har dokumentert Vi kan ikke ta ansvar for endringer i dokumenter vi ikke har kontroll på. Vis hvor brukerveiledningene er. Meld fra fs-hjelp@uia.no hvis det trengs nye Hvordan vi kan søke opp studenten? – Navn, studentnummer, fødselsnummer. Trunkere med «%». Henvise til grunnkurs Knowledge List Page 289 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time FS: Når blir brukerkonto opprettet? Dagen etter at studenten har fått tildelt studierett. (Altså ikke fra-dato studierett) FS: Vise hvem som har gjort en saksbehandling Klikk på initialene til brukeren. Lære å hente informasjon fra de ulike fanene i studentbildet – «Adr, Bilde, Und.meld, Vurd.Mld» for å få en forståelse av studenten. Henvise til grunnkurs Hvordan kan vi se om studenten har semesterregistrert seg og betalt semesteravgiften? Vise fanen Reg.kort og bildene Registerkort og Fakturareskontro Henvise til grunnkurs Gå inn å manøvrere seg på Studentweb via FS Demonstrere uten oppdatering Hvordan finne fram til karakterutskrift, utdanningsplan – skrive ut og eventuelt laste de opp til student web gjennom «dokumentarkiv». Karakterutskrift er ikke så aktuelt. Digitalt signert karakterutskrift bestilles i Studentweb. Generell prosedyre, fex ved bekreftelser mm: Skriv ut – Signer – Scann - Last opp til dokumentarkiv - Send SMS til studenten Knowledge List Page 290 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Hvordan lage brev – sende de digitalt eller laste de opp Informasjon: Lagre og last opp til dokumentarkiv. Formell bekreftelse: Digital postkasse Hvordan finne fram til fakturakopi/Kvittering Studentene finner selv dette i Studentweb. Fakturareskontro FS205.001 Faktura FS352.001 Semesterkvittering Konsekvenser av å ikke være meldt opp til undervisning eller vurdering – canvas Manglende undervisningsmelding i FS gir manglende tilgang til emner i Canvas Manglende studierett i FS gir manglende tilgang til kullrom i Canvas Manglende vurderingsmelding: Søknad og «svarteliste» Manglende planbekreftelse/semesterregistrering: Søknad og «svarteliste» Bakgrunnsinformasjon om hvordan FS henter informasjon og hvor ofte. FS -> Studentweb – studentdata: Sanntid FS -> Studentweb – bakgrunnsdata: Hver natt FS -> Fagpersonweb: Sanntid FS -> Studieplaner: Noen ganger daglig, og i hvert fall hver natt Epost-adresse og mobilnummer: KORR. Knapp i FS. NB: Ikke reversibel Navn og postadresse: Folkeregisteret 3x/år Lånekassen generelt i forhold til FS. Knowledge List Page 291 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Hvilken informasjon lånekassen får: Studentstatus (daglig) Eksamensresultater (ukentlig) Godkjenningssaker (hver 14. dag) Hvilken informasjon Lånekassen IKKE får: Utdanningsplan Undervisningsmeldinger Lage favoritter av snarveier Henvise til grunnkurset"

KB0012035,Generering av emner i utdanningsplan 718.002,Utdanningsplan,Benyttes hvis man skal oppdatere utdanningsplanen til ett en student eller ett kull. Programstudent/Rutiner Utplukk Kan kjøres på en student eller ett kull/klasse Generer emner i plan Les setningene utenfor hver avhukking nøye Den første skal alltid hukkes av De 4 neste (omhandler emner som er en del av plan) skal ofte hukkes av (men vurder!) De 4 neste (omhandler emner uavhengig av plan) skal ofte ikkehukkes av (men vurder!) Det 3. siste omhandler fra hvilken termin endringer skal gjøres i plan – vurder nøye hvis du skal endre utdanningsplan tilbake i tid Den nest siste skal ofte ikke hukkes av (men vurder!) Den siste skal merkes av for obligatoriske emner NB!Kjør med Nei for Oppdater database og se hva som skjer med de ulike valgene.

KB0011971,Studierettsperiode - fra- og tildato på studieretten,Opptak,"Startdato Startdato på studierettsperioden settes ved overføring av søker/kursdeltaker til student samlebilde. Opptakssemester HØST startdato settes til 02.08 Opptakssemester VÅR startdato settes til 02.01 Sluttdato Sluttdato - som hovedregel skal det ikke settes sluttdato på studieretten. NB! Følgende studenter skal ha sluttdato - da benyttes hhv 31.01 og 31.08 semesteret etter planlagt siste eksamen: Etter- og videreutdanning (EVU/ulike studieprogram) Innkomne utvekslingsstudenter (studieprogram UTVEKSL) Realfagskurset (studieprogram REALFAGWEB) og forkurs ingenør (FORK-ING) Eksterne PhD studenter som tar enkeltemner (studieprogram EKSTERN-DR) Privatister (PRIVATIST) Enkeltemne studenter, skal ha følgende datoer på studieretten (ORDOPPTAK/studieprogram ENKEMNE): VÅR: 04.01 - 13.08HØST: 14.08 - 03.01 Når sluttdato passeres settes Studentstatus automatisk til UTGÅTT Hovedregel - eksempel Unntak – eksempel Startdato Startdato på studierettsperioden settes ved overføring av søker/kursdeltaker til student samlebilde. Opptakssemester HØST startdato settes til 02.08 Opptakssemester VÅR startdato settes til 02.01 Sluttdato Sluttdato - som hovedregel skal det ikke settes sluttdato på studieretten. NB! Følgende studenter skal ha sluttdato - da benyttes hhv 31.01 og 31.08 semesteret etter planlagt siste eksamen: Etter- og videreutdanning (EVU/ulike studieprogram) Innkomne utvekslingsstudenter (studieprogram UTVEKSL) Realfagskurset (studieprogram REALFAGWEB) og forkurs ingenør (FORK-ING) Eksterne PhD studenter som tar enkeltemner (studieprogram EKSTERN-DR) Knowledge List Page 294 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Privatister (PRIVATIST) Enkeltemne studenter, skal ha følgende datoer på studieretten (ORDOPPTAK/studieprogram ENKEMNE): VÅR: 04.01 - 13.08HØST: 14.08 - 03.01 Når sluttdato passeres settes Studentstatus automatisk til UTGÅTT Hovedregel - eksempel Unntak – eksempel"

KB0012334,Dbh rapporterting - rutiner som må kjøres før rapportering av studenter,FS-team internt,"Før hver rapportering av registrerte studenter til DBB må følgende rutiner gjøres i FS: 357.001 oppdatere registerkort Skal gå som nattlig kjøring, men kjør en ekstra gang samme dag som rapportering NB! Hukk for Endre eksisterende verdier 161.001 sette møtt status til J på semesterregistrerte studenter Finn aktuelle opptakstyper for semesteret NB! Skal ikke kjøres på EXCHANGE og UTVEKSL-UT Kjør opptaksrapport 195.001 for å finne opptakstypene (eller bare kjør 161.001 for de som ligger i lista unntatt EXCHANGE og UTVEKSL-UT) NB! Studenter som har fått møtt status N ved studiestart, og som etterpå semesterregistrerer seg får ikke endret status til J. Studenter som har fått møtt status J ved studiestart, og som ikke semesterregistrerer seg får ikke endret status til N. Dvs. møttstatus og semesterregistrerte vil ikke stemme 100% overens. NB!Hvis rutinen 159.001 kjøres etter at studenter har fått satt N på møtt fordi de ikke er semesterregistrerte, så blir de studenter som står med møtt=N til TRUKKET (av rutinen 159.001). Dette kan skape problem hvis ett opptak er midt i overføringsprosesen når det er innspurt i DBH-rapporteringen (kan primært skje med EVU-opptak)"

KB0011981,Opprette studieprogram for EVU tilbud,Videreutdanning,"Gjøres av FS-teamet På grunn av rapportering til DbH, må alle EVU kurs må knyttes opp mot ett studieprogram i FS. Kode for studieprogram som brukes på EVU kurs skal starte med V- (unntak FB-MASTMBA og HV-MASTLED) Navn bør være så generelle at flere kurs kan knyttes til det samme studieprogrammet. Finansieringsprosenten fra EVU-kurset (prosjekmeldingen) registreres på studieprogrammet, denne kan endres pr semester. Opprette kull – kull samlebilde Studieprogram og kull registreres i EVUkurs samlebilde Sjekk at studierettstatus er satt til EVU"

KB0013773,EVU prosjektmelding og studieprogram på EVU kurs/emner/tilbud,FS-team internt,"Prosjektmeldingen kommer som en TASK i SN - til fs-hjelp Som hovedregel skal ikke studieprogram/kull knyttes til EVU opptaksstudieprogram før systemgruppa har fått prosjektmelding via SN, eller beskjed fra fakultetet om hvilke prosjektmelding EVU-tilbudet er knyttet til. Dette pga finansieringsprosenten. Prosjektmeldingen er kilden til finansieringsprosenten på EVU-tilbudet, som registreres i FS på studieprogrammet kurset er knyttet til. Finansieringsprosenten er grunnlag for resultatbasert finansiering på studiepoengproduksjon, derfor er det nødvendig å ha kontroll på den før man oppretter kull og overfører studenter. Riksrevisjonen foretar kontroller av at registrert finansieringsprosent stemmer med dokumentasjonen (budsjett som følger prosjektmeldingen). Hovedfunksjonen for EVU prosjektmeldingen er å få opprettet prosjektet i økonomisystemet. Basert på kursets navn og opplysninger om emner som er tilknyttet (oppgitt i prosjektmeldingen) må det vurderes om kurset skal knyttes til et eksisterende studieprogram eller om det skal opprettes nytt. Her må man ofte rådføre seg med EVU-rådgiver. Det er ønskelig med så få EVU studieprogram som mulig - vi forsøker å lage ""generelle samle studieprogram"" på fag/områder og knytte flere emner til det (eksempel V-BARNBEVE) Benytte eksisterende studieprogram A. Lik finansieringsprosent i prosjektmeldingen som den som er registrert i FS. Ikke nødvendig å endre noe på finansieringsprosenten (under Hele-knappen) Studieprogram samlebilde Legg kommentar i kommentarfeltet med prosjektnr og semester - eksempel ""Prosjektnr 801827 22V"" (under Hele-knappen) Kommentaren er nyttig hvis man ikke får koblet studieprogram/kull til studietypenr på dette tidspunktet. Da kan man slå opp her når opptak senere spør etter studieprogram/kull. Kull samlebilde Opprett nytt kull for aktuelt semester og eventuell klasse (vurder og se hva som er gjort før/spør EVU-konsulent). Klasse brukes mer på EVU enn ordinære studieprogram, for å skille ulike kurs innenfor samme studieprogram ett semester. Opptaksstudieprogram samlebilde/arkfanen Opptakstermin for aktuelt kurs (studietypenr/søkerkoden) Legg inn studieprogram, studierettstatus og kull, samt eventuelt klasse og emnekombinasjon EVU prosjektmeldingen Registrer studieprogram, kull/klasse samt kommenter om opplysningene er tilknyttet studietypenr i prosjektmeldingen og avslutt prosjektmeldingen (oppretter av meldingen får epost) Knowledge List Page 298 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time B. Ulik finansieringsprosent i prosjektmeldingen mot den som er registrert i FS Gjenta alle punktene over, men i tillegg må finansieringsprosenten på studieprogrammet endres: Studieprogram samlebilde/arkfanen Rapportering Opprett ny post med den tidligere finansieringsprosenten (fra feltet Finansierings% under Hele-knappen) Legg inn den nye finansieringsprosenten i feltet Finansierings% (under Hele-knappen) NB! Hvis flere prosjektmeldinger som knyttes til samme studieprogram, skal alltid den laveste finansieringsprosenten registreres i FS. Opprette nytt studieprogram Hvis man ikke finner et studieprogram i FS som det er naturlig å bruke - ta kontakt med EVU-rådgiver og avklar om det må opprettes et nytt studieprogram (viktig å finne en ""generell"" kode og navn) - må det opprettes ett nytt ""paraply"" studieprogram. Finn ett lignende eksisterende studieprogram i FS og kopier dette (ctrl+K) og lagre. Endre opplysninger på det nye studieprogrammet Gjør ellers det samme som under punkt A over Retningslinje for studieprogram for EVU Siden alle studenter må knyttes til ett studieprogram, må det opprettes studieprogram i FS for EVU tilbud selv om det ikke er studieprogram i ""tradisjonell"" forstand - studieprogram under 30 studiepoeng skal ikke vedtas i styret, så de kan vi opprette i FS basert på prosjektmelding. Det er ønskelig at man i størst mulig grad benytter «paraply studieprogram» innenfor fagområder (ex. Barn og bevegelse på HI og Digital transformasjon på SV) slik at antall EVU studieprogram ikke blir flere enn nødvendig. Ett ""paraply"" studieprogram trenger ikke bestå av kurs/emner som bygger på hverandre, det kan bestå av kurs/emner som tas uavhengig av hverandre, men de må tilhøre samme fagområde."

KB0012010,Opprette og skrive ut vitnemål,Vurdering/Kvalifikasjon,"Utskrift av vitnemål Oppretting Kvalifikasjon opprettes med rutinen 651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert. Sjekk at det er huket av for , oppdater deretter database. Klikk på overgangsknapp . Sjekk at emner og godkjenninger ligger med korrekt emnekode / riktig antall studiepoeng i bildet Oppnådd kvalifikasjon. Klikk på overgangsknapp for å komme videre til rutinen 655.001 Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll. Sjekk at det er huket av for og oppdater database. (Merk at studieretten ikke må termineres i tilfeller der studenter ønsker å holde tilbake vitnemålet et år). Utskrift For vitnemål eldre (fullført 2014 eller tidligere) - bruk rapport 610.001 Vitnemål. Det skrives ut på A3-papir. For nye vitnemål (fullført 2015 eller senere) - bruk rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter. Husk å klikke når vitnemålet og DS er printet ut. Trykk Lag rapport og deretter på knapp Lag vitnemål / Lag Diploma Supplement. I forhåndsvisningsvinduet, trykk på slik at bildet Generering/arkivering av vitnemål kommer opp: I utskriftsvinduet, velg Properties. I vinduet som kommer opp velger du Jobbtype: Dokumentserver. På kopimaskinen vil filen dermed automatisk overføres til dokumentserveren, du finner den her: Dersom du er i tvil om hvilken fil som ligger her, kan du trykke Trykk , velg aktuell skuff (disse er merket) og 2-sidig kopi Topp mot topp: Husk å slette filen etter at den er skrevet ut. Det er samme prosedyre for både vitnemål og DS. det er kun papiret som er forskjellig. Gamle vitnemål: Bruk rapport 610001 Vitnemål , og skriv ut på A3-ark"

KB0011999,Fritak for en vurderingskombinasjon,Godkjenningssaker,Det kan gis for en del av en vurderingskombinasjon på bakgrunn av tidligere utdanning. Godkjenningssak samlebilde Opprette ny sak INNPASS Angi emnekode og koden til vurderingskombinasjonen det gis fritak for Angi i merknadsfeltet hvorfor fritaket gis Godkjenning av obligatorisk aktivitet (utføres av eksamenskontoret) Fritak for obligatorisk aktivitet registreres

KB0011937,Oppmeldingsmail Rapport 535 001,Vurdering/Kvalifikasjon,"For å prøvekjøre, send til deg selv med rapport FS535.001, og send til eksamenskontoret (Linda) for gjennomgang NB! må gjøres vha utplukk Fil (fungerer ikke når man velger utplukk enkeltperson Tekstene ligger i modul Semesterregistrering -> bilder -> Webapplikasjon - tekster Kode: (VMBREV%) VMBREV_HEADER VMBREV_SUBJ VMBREV_AVSLUTNING Husk å endre datoer, også på engelsk og nynorsk tekst Avsender no-reply@uia.no settes i FS-system Hent alle som har betalt semesteravgift (registerkort samlebilde).Hvis noen mangler studieprogram; flett inn studieprogrammet fra ark med alle aktive studenter som kan hentes opp i student samlebilde Ta vekk de samme EVU kurs/studenter som IKKE fikk påminnelsesepost (spør den som sendte ut denne eposten), fordi mange her blir oppmeldt av eksamenskontoret senere. Behold FB og HV Ta vekk alle på studieprogram UTVEKSL Om høsten, ta vekk FORK og FORK-K fordi de har alle eksamenene om våren. Det samme gjelder REALFAGING Ta vekk FRIEMNER dersom det er noen, men behold ENKEMNE Avhengig av tidspunktet for gjennomføring av rutine kan det være enkelte studenter er i permisjon, sluttet eller lignende. Disse skal vaskes vekk. = Utvalget som skal ha epost - lag fnr-fil i excel, lagre som txt-fil (tabulatordelt). Teksten i eposten: Tema: Angående vurderingsmelding ved UiA Fristen for oppmelding til eksamen/vurdering er nå gått ut, og vi har registrert følgende oppmeldinger for NAVN: LSU301 Ledelse, samarbeid og utviklingsarbeid 2018-Vår 15sp PRA03803 Praksis i egen barnehage, vår 3. år 2018-Vår 0sp Knowledge List Page 302 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time SRE101 Samfunn, religion, livssyn og etikk 2018-Vår 20sp Du er kun meldt opp i den/de eksamener som står nevnt ovenfor. Hvis ingen emner står nevnt, betyr det at du ikke er meldt opp til noen emner. Ved feil eller mangler knyttet til ordinære eksamener, ta kontakt med eksamenskontoret snarest, og aller senest 14. februar (eksamen@uia.no) Informasjon om eksamensdatoer, nødvendige forberedelser til digital eksamen, med mer finner du på www.uia.no/eksamen Frist for å trekke seg fra en eksamen er 14 dager før. Minner om at du til enhver tid selv kan se hvilke emner du er meldt opp til under ""aktive emner"" på StudentWeb. Hilsen Eksamenskontoret"

KB0011939,FS registrering som gir emne-rom i Canvas,FS-Canvas,"Følgende må registreres i FS for at det skal opprettes emne-rom i Canvas Emne samlebilde WS-tjenestenr = 1 (ansvar FS-teamet)Verdien 1 angir at emnet skal overføres Canvas Emnet i seg selv blir ikke noe «rom» i Canvas – se undervisningsenhet samlebilde) Undervisningsenhet samlebilde (ansvar fakultet) NB! Fakultet har ansvar for å opprette undervisningsenhet og vedlikeholde fagpersoner Eksport = J Rom-mal = C-STANDARD (NB! Må fylle ut) Hvem får tilgang til emne-rommet Studenter som er undervisningsmeldt (med opptak) – de som ligger i arkfanen Studenter med opptak Fagpersoner med rollen FORELESER/ASSISTENT i arkfanen Personrolle (se bruk/registrering av fagpersonroller i FS) Undervisningsenheter som registreres på termin SOM i FS blir merket som høstsemester i Canvas, jfr brukerveiledning om sommersemester. Undervisningsaktivitet samlebilde (ansvar fakultet) Deler studentene i emne-rommet inn i seksjoner (for fagpersoner) i Canvas: Opprette undervisningsaktiviteter for emnet. På toppnivået/""rota"" av undervisningsaktiviteten legges alltid: LMS = N LMS rom-mal = blank Knowledge List Page 304 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Studenter og fagpersoner må legges til de ulike aktivitetene/partiene LMS = J LMS rom-mal = blank (NB! hvis rom-mal fylles ut blir det opprettet rom og ikke bare seksjon) Forklaring av feltet Rom-mal: Blankt opplysningene overføres som «seksjon/account» i Canvas» C-STANDARD opplysningene overføres som «rom/course» i Canvas»"

KB0012017,Permisjon,Personopplysninger,"Det er fakultetene/avdeling for lærerutdanning som har ansvar for saksbehandling av permisjonssøknader. Permisjonssøknader skal saksbehandles og besvares i 360, og deretter skal eventuelle vedtak om permisjon registreres i FS. Permisjon Permisjon betyr at studenten ikke benytter seg av studieretten i et helt semester og kun er passiv student. Hvis en student skal ha permisjon, skal han/hun ikke semesterregistrere seg eller betale semesteravgift. Merk at en student kan betale semesteravgift når han/hun er i permisjon, for å beholde SiA-bolig. Søknadsfrister 1. september for høstsemesteret1. februar for vårsemesteret Når kan en student få permisjon? Det innvilges ikke permisjon i første semester etter opptak. Permisjon innvilges kun for hele semestre, så man kan ikke søke permisjon for bare en del av et semester. Hvis det oppstår forhold som gjør at en student må ta et opphold i studiene etter at søknadsfristen for permisjon er gått ut, blir han/hun likevel regnet som student resten av semesteret. Hvis en student ikke kan ta eksamen, må han/hun selv sørge for å få trukket seg fra eksamen eller få levert dokumentasjon på gyldig fravær innen fastsatte frister. Regelverk Retten til permisjon er hjemlet i § 20 i Forskrift om studier og eksamen ved Universitetet i Agder: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2005-06-22- 833/KAPITTEL_5#KAPITTEL_5 og i Lov om universiteter og høyskoler § 4-3 d og § 4-3 e: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-04-01-15/KAPITTEL_1- 4#KAPITTEL_1-4 Angående permisjon ved fødsel (avklart med Lånekassen 15/2-22) Hvis man får innvilget foreldre stipend fra Lånekassen trenger man ikke å betale semesteravgiften. Det er viktig at studenten sender med dokumentasjon om innvilget permisjon når de søker Lånekassen om foreldrestipend. Søknadsprosess Studenten får informasjon om regelverk, søknadsprosess og frister via lenke på uia.no; www.uia.no/student/nyttige-verktoey/permisjo Registrering av permisjon i FS Permisjonen registreres i FS når den er innvilget i henhold til gjeldene rutiner og søknaden er besvart i 360. Student samlebilde NB! Kontroller at du står i riktig studieprogram dersom studenten har flere studieretter. Opprett en ny post (Ctrl+N) i arkfanen Perm og fyll inn disse feltene: Periode (til-dato skal settes til 09.06.xx for vårsemesteret og 09.12.xx for høstsemesteret) - slik at studenten har aktiv status når Studentweb for neste semester åpner hhv 10.06 og 10.12. Prosent (alltid 100%) JournalnrNB! Personopplysninger som permisjonsårsak ol, skal ikke ligge i FS. Feltene Fraværsårsak og Merknad skal derfor ikke fylles ut. Denne Knowledge List Page 306 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time informasjonen skal ligge i 360. Overgang til 360 fra student samlebilde: høyreklikk og velg ""Åpne og vis person i arkivsysem"". Endre eventuelt kull på studenten – benytt Endringsfunksjoner. (Se brukerveiledning: «Bytte kull på en student») Lagre endring Når permisjonen starter (fra-permisjonsdato passeres) endres studentstatus til PERMISJON og rød tekst med permisjonsperioden framkommer i øvre del av student samlebilde - nattlig rutine. Til-dato på periode Studierett skal ikke fylles ut ved registrering av permisjon Når permisjonen er ferdig (til-permisjonsdatoen passeres) endres studentstatus til AKTIV – nattlig rutine. Tekst med informasjon og permisjonsperioden vises ikke lenger etter utløp av permisjon. Historikk Permisjonshistorikken blir liggende under arkfanen Perm. Det er derfor viktig å registrere alle permisjoner i denne fanen."

KB0012007,Godkjenningssaker annen utdanning - generell beskrivelse,Godkjenningssaker,"Arbeidsflyten i forbindelse med godkjenning og innpassing av annen utdanning er i korte trekk slik: Studentene sender søknad via Studentweb. Godkjenningssak opprettes automatisk i FS, saksflytsystemet FLYT og i arkivsystemet Public360. Saksbehandler behandler saken i FS og Flyt. Kommunikasjon med student og ev fagpersoner skjer via Flyt. Saken avsluttes i Flyt, Public 360 og til slutt i FS. Rutinene her gjelder etter at student er tatt opp og etter at ekstern utdanning er fullført . Forhåndsgodkjenning av ekstern utdanning; enten i forkant av opptak eller forhåndsgodkjenning av ikke fullførte eksterne emner/utdanninger for allerede opptatte studenter gjøres ikke. Studentene søker om godkjenning av emner tatt ved UiA eller ved andre utdanningsinstitusjoner (også utenlandske) via Studentweb. Søknadskjema er tilgjengelig fra menyvalget ""Søknader"". Her kan de også laste opp nødvendig dokumentasjon som vitnemål og karakterutskrifter. Se egen informasjonsside til studentene. UiA studenter som reiser ut på utveksling, trenger ikke å søke via Studentweb, da registrers utvekslingsoppholdet i etterkant. Når en student har sendt inn søknadsskjema via Studentweb opprettes det automatisk en godkjenningssak av typen GODKJ_INNP ""Godkjenning og innpassing av annen utdanning"" i FS. Videre blir denne saken automatisk overført til saksflytsystemet Flyt. Her vil saken fordeles og saksbehandleren som blir tildelt saken får beskjed om at det er en ny søknad som må behandles. Når en sak tildeles en saksbehandler i Flyt blir den også overført til arkivet og journalnummer tilbakeskrives til FS. (Har ikke studenten sendt søknaden fra Studentweb, må saksbehandler opprette godkjenningssaken i Godkjenningssak samlebilde og sak i 360 manuelt.) Saksbehandlingen vil hovedsakelig foregå via Flyt. Kommunikasjon mellom student og saksbehandler skjer via Flyt og Studentweb. Saksbehandler kan også ved behov opprette deloppgaver i en sak og kommunisere via Flyt med fagpersoner eller andre administrativt ansatte. Når en sak er ferdig behandlet avsluttes saken i Flyt. Da sendes alle saksdokumenter, inkludert kommunikasjon gjort via Flyt, til Public 360. Her må saksbehandler manuelt ferdigstille/avskrive saken og sende vedtak til studenten. Til slutt registreres godkjenningen i utdanningsplanen i FS og godkjenningssaken avsluttes der også. Se egne veiledninger for behandling i de ulike systemene Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som fordelerGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som saksbehandlerGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som deloppgaveeierGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Public360 Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i godkjenningssak og person eksternstudiumGodkjenningssaker annen utdanning - registrering i utdanningsplanen"

KB0012018,Sluttmelding,Personopplysninger,"Før 1. september/1. februar:Studenter som har fått tilbud om studieplass på sommeren og ønsker å slutte før 1. september, skal sende e-post til opptak@uia.no. Opptakskontoret registrerer dette som Tilbud svar=N, og studentstatus oppdateres til TRUKKET via rutine 159.001. Etter 1. september/1.februar:Det er fakultetene/avdeling for lærerutdanning som har ansvar for saksbehandling av sluttmeldingene. Sluttmeldingene skal registreres i 360, og deretter skal sluttmeldingen registreres i FS (se under). Sluttmeldinger mottas fortløpende gjennom hele året – det er ingen spesielle frister. Når en student leverer sluttmelding for et studium, sier han/hun fra seg studieretten på studieprogrammet og kan ikke lenger ta emner som hører til studiet (da må det i så fall søkes om nytt opptak). Studenten får informasjon om regelverk og lenke til sluttmelding via uia.no; https://www.uia.no/student/nyttige-verktoey/sluttmelding Registrering i FS Denne registreringen skal kun gjennomføres dersom en student har levert sluttmelding, den skal være registrert i 360. Student samlebilde NB! Kontroller at du står i riktig studieprogram dersom studenten har flere studieretter. Sett studentstatus til SLUTTET Sett sluttdato i periodefeltet for studierett (til-dato) Lagre endring Slett undervisningsmeldinger for inneværende og fremtidige semester NB! Kun for aktuelt studieprogram Gi beskjed til eksamenskontoret om å slette alle vurderingsmeldinger knyttet til det aktuelle studieprogrammet Kontroller om det er registrert permisjon som kommer i konflikt med sluttmelding. Perioden for permisjon må justeres så den samsvarer med sluttmelding. Registrer merknad via arkfanen MrkR (inkl henvisning til journal-nr fra 360) - NB! Ingen andre opplysninger enn journalnr skal registreres. Svar student via 360 Når studentstatus og sluttdato er registrert vises informasjonen i øvre høyre del av student samlebilde. Informasjon om at studenten har sluttet vises også i utdanningsplanen. Refusjon av semesteravgift Frist for å få refundert semesteravgiften er 15. februar for vårsemesteret og 1. oktober for høstsemesteret (eller annen dato oppgitt i epost i forbindelse med kontroll før DBH rapportering). Skjema for refundering av semesteravgift finnes via lenke på uia.no; www.uia.no/student/administrer-dinestudier/semesteravgift-refusjon. Der står det at skjemaet må sendes inn pr post. Avklart med regnskap at de godtar innsending pr epost, så lenge attestasjon og anvisning er på papir. NB! På skjema står det at studenter som slutter kun får refundert semesteravgift dersom sluttårsak skyldes dokumentert sykdom. Det finnes ikke hjemmel for å kreve dette i Forskrift om studier og eksamen ved Universitetet i Agder, så alle studenter kan søke om refusjon av semesteravgiften innen gitte frister. Det jobbes med en ny løsning for refusjon av semesteravgift. Knowledge List Page 309 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Samlet oversikt over henviste lenker Informasjon om sluttmelding på uia.no:www.uia.no/student/nyttige-verktoey/sluttmelding Informasjon om refusjon av semesteravgift på uia.no:www.uia.no/student/administrer-dine-studier/semesteravgift-refusjon"

KB0011948,Hvordan får studenter tilgang til Canvas,FS-Canvas,"For at en student kan komme over i Canvas, må følgende være registrert på studenten i FS: aktiv studierett på et studieprogram som er merket med eksport LMS =J og kull som er merket med eksport LMS = J og WS-tjenestenr = 1 undervisningsmelding (med opptak) (undervisningsenheten eller undervisningsaktiviteten må være merket med eksport LMS = J/Rom-mal = C-STANDARD) brukernavn/epost (importeres fra IT natten etter at brukeren er opprettet) Endring i undervisningsmeldinger overføres fra FS til Canvas hver time. Nye studenter overføres fra FS til Canvas hvert døgn. NB! Hvis studentstatus ikke lenger er aktiv (ikke kodene AKTIV, PERMISJON eller UTDPLANOK) så får ikke studenten lenger tilgang til rom i Canvas (fordi vedkommende ikke har aktiv studierett), vedkommende får logget inn i Canvas (så lenge it-brukeren fortsatt er aktiv), men har altså ikke tilgang til noen emner. En student som ikke lenger har aktiv studierett er ikke synlig i canvas-rom for foreleser og medstudenter selv om vedkommende er undervisningsmeldt, studenten ligger som det som kalles ""konkludert"" i Canvas (avklart med Canvas 22.12.23). Brukerveiledningen Hva i FS fører til hva i Canvas gir mer informasjon om vilkår om oppretting av rom basert på FS data og overføring av forelesere/emneansvarlige/studieprogramledere"

KB0011945,Opprette fagperson i FS,Fagperson,"Alle som skal gis en personrolle i FS må ligge i personbildene Person/Fagperson og Fagperson samlebilde. Alle ansatte i en vitenskapelig stillingskode overføres fra SAP (lønnssystemet) til FS hver natt med følgende informasjon: - fødselsnummer - navn- sted- stillingstittel- brukernavn/epostNB! Det må settes J i feltet Aktiv, alle overføres med N som default verdi. NB! Vilkår for at fagperson overføres til Canvas: Må finnes i Fagperson samlebilde Sted ansatt fylt ut med instituttnivå - hvis vedkommende er overført som timelønnet (inst.kode = 71 el.l.), må instituttkoden endres til instituttets kode) (Feltet Arbeidssted blir dermed fylt ut, skal ikke fylles ut manuelt) Status Aktiv=J (NB! Står N for personer overført fra SAP) Ha brukernavn i FS (for nye overføres denne fra IT hver natt - vedlikeholdes i bildet Person / Student) Må ha minst en aktiv fagpersonrolle Hvis fagpersonen ikke er overført automatisk fra SAP, må vedkommende registreres i FS manuelt: Opprett ny forekomst i Person/Fagperson Registreringsmodus (Ctrl+R) og Ny rad (Ctrl+N) Legg inn fødselsnummer og navn (for utenlandske uten norsk Dnr – kontakt FS-hjelp) Legg inn uia-brukernavn (feltet Brukernavn) og uia-epostadresse (feltet Epost) - Brukernavn/epost er et vilkår for overføring til Canvas Lagre Opprett ny forekomst i Fagperson samlebilde fra Person/Fagperson bildet; Søk opp person i Person/Fagperson bildet Klikk i nedre del av bildet (blanke delen under grå strek) og Ny rad (Ctrl+N) Registrer Sted ansatt (styrer hvilket fakultet fagperson blir synlig under i nedtrekkslister) Lagre Eller opprett ny forekomst i Fagperson samlebilde Registreringsmodus (Ctrl+R) og Ny rad (Ctrl+N) Legg inn fødselsnummer og Sted ansatt Knowledge List Page 312 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Lagre Hvis Sted ansatt endres til eksternt sted etter at fagperson er overført Canvas, så beholder vedkommende Canvas tilgangen (LU og enkelte forelesere/ praksisveiledere). NB! Er det ønskelig at fagpersonen er synlige i nedtrekkslister for flere fakultet, så registreres de i arkfanen Und.semester i Fagperson samlebilde. Informasjon om bruk av fagpersonrolle i FS se her. NB! Studieadministrativt ansatte skal ikke reg"

KB0011929,Påminnelse ved manglende semesterregistrering,FS-team internt,"Påminnelse ved manglende semesterregistrering / betaling. Epost sendes fra adressen no-reply@uia.no, slik at ingen betjente epostadresser mottar melding om feilsendinger o.a. Servicetorget må varsles når epost sendes ut, slik at de er forberedt på å håndtere store mengder retur, eller besvare spørsmål frå studenter utløst av utsendelsen. Arkiver i 8 måneder etter utsendelse Sender kun ut påminnelsen 1 gang mellom 23.-28. før fristen E Emne: Husk fristen 1. september Denne e-posten sendes alle studenter hvor vi har registrert mangler i betaling av semesteravgift og/eller semesterregistrering dette semesteret. Studenter på utveksling skal også betale semesteravgift og semesterregistrere seg. Dersom du har betalt eller lagt betalingen til forfall i nettbank på frist, registrert og/eller bekreftet din utdanningsplan den aller siste tiden, eller du av andre grunner ikke skal være registrert som student dette semesteret, kan du se bort fra denne påminnelsen. Studenter som kun skal ta utsatt eksamen kan også se bort fra denne eposten. Universitetet i Agder minner om at siste frist for betaling av semesteravgift, semesterregistering/bekrefte utdanningsplan samt melde seg til eksamen er 1. september for høstsemesteret og 1. februar for vårsemesteret. Dette må gjøres for at du skal kunne følge obligatorisk undervisning og avlegge eksamener, og må være på plass for at du skal ha stemmerett ved ev. valg som skal avholdes i løpet av semesteret. Oppmeldingsfristen gjelder både ny/utsatt og ordinær eksamen. Etter å ha logget inn i Studentweb, vil du kunne se status på betaling og registrering/bekreftet plan. Her vil du også kunne se eventuelt forslag til eksamensoppmelding. Husk at det kan ta noen dager fra betaling er gjort til den er registrert i Studentweb. Dersom du har avsluttet dine studier ved Universitetet i Agder, oppfordrer vi deg til å levere skriftlig sluttmelding her: http://www.uia.no/student/nyttigeverktoey/sluttmelding Vennlig hilsenUtdanningsavdelingen UiA Emne: Hugs fristen 1. september Denne e-posten er sendt alle studentar der vi har registrert manglar i betaling av semesteravgift og/eller semesterregistrering dette semesteret. Studentar på utveksling skal også betale semesteravgift og semesterregistrere seg. Dersom du har betalt eller lagt betalinga til forfall i nettbank på frist, registrert og/eller stadfesta din utdanningsplan den aller siste tida, eller du av andre åsaker ikkje skal være registrert som student dette semesteret, kan du sjå bort frå denne påminninga. Studentar som ber e skal ta utsett eksamen kan også sjå bort frå denne eposten. Universitetet i Agder minner om at siste frist for betaling av semesteravgift, stadfesting av utdanningsplan og melde seg til eksamen er 1. september for haustsemesteret og 1. februar for vårsemesteret. Dette må du gjere for at du skal kunne følgje obligatorisk undervisning og avlegge eksamenar, og må vere på plass for at du skal ha stemmerett ved ev. val som skal haldast i løpet av semesteret. Oppmeldingsfristen gjeld både ny/utsett og ordinær eksamen. Etter å ha logga inn i Studentweb, vil du kunne sjå status på betaling og registrering/stadfesta plan. Her vil du også kunne sjå ev. forslag til eksamensmelding. Hugs at det kan ta nokre dagar frå betaling er gjort til den er registrert i Studentweb. Dersom du har avslutta dine studiar ved Universitetet i Agder, ber vi deg å levere skriftlig sluttmelding her: http://www.uia.no/student/nyttigeverktoey/sluttmelding. Knowledge List Page 314 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Vennleg helsingUtdanningsavdelinga UiA Emne: Remember the deadline 1st September This e-mail is sent to all students where we have registered deficiencies in the payment of semester fees and/or semester registration this semester. If you have paid and/or registered for this semester very recently, or you are not going to be registered as a student this semester for other reasons, you can ignore this reminder. Students who will only take postponed exams can also ignore this email. The University of Agder reminds you that the deadline for payment of semester fees, semester registration and registration for the exam is 1 September for the autumn semester and 1 February for the spring semester. This must be done in order for you to be able to follow compulsory teaching and take exams, and must be done for voting if elections are to be hold during the semester. The registration deadline applies to both new/postponed and ordinary exams. In Studentweb you will be able to see the status of payment and registration. Here you will also be able to see any proposals for exam registration. Remember that it can last a few days from the time payment is made until it is registered in Studentweb. If you have finished your studies at the University of Agder, we encourage you to submit a written notice of termination here: http://www.uia.no/student/nyttige-verktoey/sluttmelding Regards, Division of Academic Affairs UiA Utvalg Alle aktive studenter minus studenter med gyldig registerkort (J/J på betalt/registrert) minus aktive studenter på programmet ENKEMNE med studierett til 1; 1/2 eller 2; 1/9 påfølgende termin minus aktive studenter med studierettstatus EVU (fakultet ene gir beskjed om hvilke kurs som skal purres/holdes utenom - dette må de minnes på) minus aktive studenter på programmet PRIVATIST minus aktive studenter på programmet UTVEKSL minus doktorgradskandidater aktive studenter på programmet 1; %-DR og 2; DR-% minus andre med tildato 1/2 eller 1/9 som det ikke er naturlig at er med ----------------------------------- er lik Purreliste ----------------------------------- [IM1]Husk å endre til februar for vår semesteret"

KB0014260,Bestilling av ny FS-bruker,Brukeradministrasjon,"Nye brukere til FS skal meldes inn leder/personalkonsulent (el.) samtidig med bestilling av IT-bruker (via ServiceNow skjema). Når skjemaet lagres, fører det til en bestilling til FS-hjelp sammen med øvrig informasjon som er nødvendig for å kunne opprette ny bruker. Skjemaet finnes på denne lenken: https://uia.service-now.com/sp?id=sc_cat_item&sys_id=2fef8cab1bb3e810b5bd86e07e4bcb61 Ansatte kan ikke bestille bruker eller FS-tilganger til seg selv. Hvis det er en spesiell årsak til til at skjemaet over ikke benyttes, må bestillingen komme fra SAK-/FS-kontaktperson ved fakultetet, eller vedkommendes fagansvarlig eller teamleder. Bestillinger sendt til personlige epostadresser videresendes direkte til fs-hjelp@uia.no. Vitenskapelig ansatte skal ikke ha FS-tilgang. Unntak fra dette må klareres utdanningsdirektør Greta Hilding."

KB0012970,Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i godkjenningssak og person eksternstudium,Godkjenningssaker,"Godkjenningssak samlebilde Etter at studenten har søkt om godkjenning via Studentweb, opprettes godkjenningssaken automatisk i FS med nødvendige felter fylt ut. Saksnummeret fra arkiv ligger i feltet journalnummer. Koblingen til Flyt vises via Flyt-id. For å komme til saken i Flyt trykker du på knappen Vis sak i Flyt oppe til høyre i bildet eller du kan gå direkte til https://fsweb.no/flyt/login. Se egen veiledning for saksbehandlingen i Flyt. Sjekk alltid om studenten har resultater fra andre norske FS-institusjoner ved å trykke på knappen ""Hent ekstern norsk utdanning"". Jobben tar 1-2 minutter, søk frem studenten på nytt for å sjekke om resultatutvekslingen er ferdig. Hvis studenten søker om godkjenning av utdanning fra utlandet eller en norsk institusjon som ikke bruker FS må resultatene registreres manuelt i bildet Person eksternstudium. Se eget avsnitt nedenfor (Manuell registrering av eksterne resultater). I arkfanen Eksternstudium er det nå automatisk opprettet rader for de institusjonene det er hentet resultater fra. Kryss av for institusjonen(e) det er aktuelt å bruke. I arkfanen Omfang skal man registrere omfanget av innpassingssaken, hvor mange studiepoeng det gjelder. Hak av i ""Inngår"" til høyre for de emnene som er relevante for saken og angi vektingen som godkjennes i saken. For å avslutte godkjenningssaken settes status behandling til 'BEHANDLET'. Dato ferdigbehandlet blir automatisk oppdatert. Fortsett registrering ved å koble godkjente eksterne emner i utdanningsplanen, se lenke til egen veiledning under. Person eksternstudium Resultater som er hentet automatisk blir registrert i bildet person eksternstudium og er merket med reg.kilde = 'AUTOMATISK'. Eksterne emner kommer over med kategorien EMNE. Merk at dersom studenten har tatt f.eks. to emner der det er full vektingsreduksjon på det ene, blir begge emner overført, men det ene emne vises med 0 studiepoeng. Eksterne grader kommer over med kategorien KVAL (Kvalifikasjon) - disse bruker vi ikke. Manuell registrering av eksterne resultater Hvis en student har søkt om godkjenning av emner som ikke er hentet inn automatisk må de registreres manuelt. 1. Opprett eksternstudium og registrer eksternt lærestedLegg til en ny rad i øvre del av bildet person eksternstudium. Feltene fødselsnummer og institusjonsnummer må fylles ut. Den eksterne institusjonen kan søkes opp ved å trykke på den grå knappen ved siden av institusjonsfeltet. Hvis institusjonen ikke finnes i FS fra før må den opprettes som ny felleskode (send e-post til fshjelp).2. Registrer resultater som er avlagt under eksternstudiet Knowledge List Page 317 Run By : Sijamek Malek Mohammadi Nuri 04/03/2024 10:41:40 Central European Time Legg til en ny rad under fanen Resultater. Feltene nr, kategori og reg.kilde fylles ut automatisk. Endre kategori hvis det du registrerer er noe annet enn et emne. Fyll inn (minimum?) emnekode, emnenavn, år og semester resultatet er oppnådd, vekting, resultat og karakterregel. Det anbefales å fylle ut så mye informasjon som mulig, da blir det enklere for senere saksbehandlere å få oversikt over saken, samt at det forenkler eventuell vitnemålsutskriving. Emnet skal alltid fremkomme med bestått på vitnemålet. Fortsett registrering ved å koble godkjente eksterne emner i utdanningsplanen, se lenke til egen veiledning under. Rydding i ev allerede manuelt registrert norsk utdanning Det kan skje at resultater som hentes automatisk allerede er registrert manuelt ved en tidligere anledning. Hvis det er registrert resultater både manuelt og automatisk fra samme institusjon vil rammen Kontroll få rød skrift og J i feltet Krever kontroll. Sjekk om om det er noe blant de manuelt registrerte resultatene som også har kommet over automatisk. Hvis ekstern utdanning er registrert tidligere og inngår i en utdanningsplan eller en kvalifikasjon kan du ikke uten videre fjerne det manuelt registrerte resultatet. Som hovedregel kan du la begge resultatene ligge og benytte det nyeste/automatiske innhentede resultatet videre i din saksbehandling. Er du usikker eller ønsker å rydde opp kan du ta kontakt med fshjelp. Se også disse veiledningene: Godkjenningssaker annen utdanning - generell beskrivelseGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som fordeler Godkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som saksbehandlerGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Flyt som deloppgaveeierGodkjenningssaker annen utdanning - behandling i Public360Godkjenningssaker annen utdanning - registrering i utdanningsplanen"