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Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

L'organisme a-t-il mis en place des procédures documentées pour le traitement des non-conformités ?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

L'organisme a-t-il identifié les différents types de non-conformités environnementales ?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

L'organisme assure-t-il l'analyse des non-conformités environnementales ? Comment?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

Le traitement des non-conformités est-il organisé ? Comment?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

L'organisme a-t-il mis en place des fiches d'incident ?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

Existe-t-il une méthodologie d'étude des causes ? Laquelle ?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

Est-ce que l'organisme suit l'efficacité des actions correctives et préventives ?

Fiche de détection et de suivi des non-conformités, Rapport d'incident, Rapport d'audit interne, Rapport de revue de direction, Rapport de réunion de recherche des causes.

Les responsabilités ont-elles été clairement définies?

Voir tous les points de la norme

Comment déterminez-vous les opportunités d'amélioration ?

Ensemble des plans d'actions

Comment planifiez-vous les actions d'amélioration ?

Compte rendu de revue de direction, liste des personnes/fonctions présentes (et suppléance), plan d'action, revue d'opportunités, revue des risques, tableaux de performance, planification des actions prises, liste des ressources attribuées pour ces actions, ordres du jour, relevé de décisions ...

Comment le top management revoit-il le système de management environnemental ? À quels intervalles?

Programme d'audit - Couverture des audits par rapport aux exigences - Fréquence des audits

Comment conduisez-vous vos audits internes ? À quelle fréquence ?

Liste des AES - Liste des opportunités et risques

Sur quelles bases avez-vous établi votre programme d'audit ?

Programme d'audit

Quels sont les critères d'audit?

Motivation - Compétence - Capacité - Objectivité et impartialité

Comment avez-vous choisi les auditeurs internes ?

Retour d'expérience - Changement des pratiques -Adaptations des processus ...

Comment utilisez-vous les informations collectées lors des audits ?

Compte rendu d'audit

Comment vous assurez-vous de la transmission des résultats d'audit?

Plan d'action - Fiche de non-conformité

Comment mettez-vous en œuvre les actions appropriées ?

Liste des aspects environnementaux significatifs et opérations associées, Liste des points de contrôles associés

Quels sont les éléments que vous surveillez ?

Indicateurs, Tableau de bord, Rapport de conformité aux obligations.

Quels sont vos objectifs, les résultats attendus et les moyens mis en place ?

Tableau comparatif des résultats, Revue de direction

Quels sont les critères de performance ? Comment évaluez-vous votre performance environnementale ?

Liste des équipements de mesure, fiche de vie

Quels équipements de mesure utilisez-vous ? Comment les suivez-vous ?

Processus communication, Processus écoute clients

Comment déterminez-vous les besoins de communication pour l'interne comme l'externe en complément des exigences de la norme?

Plan de communication

Votre communication intègre-t-elle le qui fait quoi, où, quand, comment?

Liste des parties intéressées, Compte rendu de réunion avec les parties intéressées

Auprès de quelles parties prenantes communiquez-vous ?

Plan de communication, Constat de demande de la part des parties intéressées, Compte rendu d'activités (GEREP, GIDAF... ) envoyés aux autorités, Bilan environnemental, Internet

Comment les exigences des parties intéressées sont-elles intégrées dans la planification de la communication ?

Données environnementales

Comment vous assurez-vous de la qualité des informations environnementales reportées suite à l'analyse des données?

Méthodes utilisées et sources des données environnementales

Comment vous assurez-vous que les informations communiquées sont fiables, claires, transparentes, crédibles et appropriées ?

Supports, affichage, e-mails, vidéo, journal interne, réunion ...

Comment communiquez-vous sur les données du SME?

Liste des remontées, suggestions, initiatives pour l'amélioration du SME

Comment prenez-vous en compte les initiatives qui contribuent à l'amélioration du SME ?

Accueil des nouveaux arrivants, Résultats d'audit terrain, Causerie - un quart d'heure HSE, Leçon ponctuelle suite à un accident, Comptes rendus de tests de situations d'urgence, Compte rendu d'audits système

Quelles sont vos dispositions en matière de sensibilisation ?

Fiches de progrès, Remontées d'info sur des écarts environnementaux, les indicateurs, les résultats, la performance, Suivi du nombre de suggestion par le personnel.

Comment vous assurez-vous que les personnes/personnels sont bien sensibilisés aux enjeux du système (SME) ?

CR d'accueil sécurité/environnement pour les entreprises externes, Audit terrain.

Comment déployez-vous votre culture environnement auprès des sous-traitants et fournisseurs ?

Tableau de compétences identifiées pour les besoins de la performance environnementale.

Comment déterminez-vous les compétences nécessaires ?

Tableau de compétences identifiées pour les besoins de la performance environnementale.

Pour les personnes internes? Pour les personnes externes ?

Périodicité de révision, réajustement suite à une situation d'urgence, suite à un changement opérationnel ou managérial.

Comment vous assurez-vous que les compétences sont toujours adaptées ? Revoyez-vous ces points ?

Liste des personnes/fonctions/services qui impactent la performance environnementale, Définitions de fonctions, de postes, Organigramme.

Quelles sont les liens entre les compétences et les rôles et responsabilités ?

Définitions de fonction, de poste. Comptes rendus d'entretiens, tests de connaissance à l'embauche, à la prise de poste pour les externes. Les sessions d'accueil « sécurité/environnement ». Examen des dossiers individuels du personnel (CV, habilitations, qualifications ...)

Sur quels éléments les personnes sont considérées comme compétentes ?

Tableau global de compétence de l'entreprise (tous postes confondus). Plan de formation

Comment palliez-vous les manquements ou lacunes dans les compétences des personnes?

Plan de formation. Plan de carrière. Programmes de formation, habilitations, qualifications. Liste de formateurs compétents, organismes reconnus par l'organisation Mesure d'efficacité de la formation

Comment mesurer l'efficacité de ces actions ? Preuves de ces suivis ? Comment revoyez-vous ces points (fréquence, périodicité, événement. .. ) ; est-ce que vous respectez uniquement l'exigence légale d'entretien périodique avec le personnel ou allez-vous au-delà ?

Budget - Suivi budgétaire - Gestion des compétences - Bilan social

Comment déterminez-vous les ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières) ?

Procédure d'identification des situations d'urgences.

Quel est votre processus d'identification des situations d'urgences ?

Procédures opérationnelles en réponse aux situations d'urgences.

Quel est le plan d'action pour répondre aux situations d'urgences ?

Équipements de maîtrise des accidents, et plans de maintenance entretiens associés : bassins de confinements, RIA, systèmes de sprinklage, etc.

Quelle est votre organisation pour prévenir les situations d'urgence (formation/compétence/équipements de surveillance... ) ?

Liste des consignes de gestion des situations d'urgence.

Quelles sont vos différentes procédures/consignes de situations d'urgences ?

Équipements de surveillance et programme de maintenance associés : sondes, détecteurs, etc. Niveau de compétence/sensibilisation des collaborateurs.

Quels sont vos équipements spécifiques pour prévenir les accidents et réduire leurs impacts s'ils surviennent ?

Programme des tests.

Avez-vous réalisé les tests comme planifiés ? Comment élaborez-vous cette planification ?

CR des tests, Analyse environnementale.

Les résultats des tests ont-ils fait l'objet d'un retour d'expérience ?

Plan d'action.

Quelles sont les améliorations mises en œuvre?

Liste des processus amont et aval retenus dans le domaine d'application. Critères d'évaluation des fournisseurs et sous-traitants et modalité de sélection.

Pour les processus amont/aval : quels sont les critères de choix et d'évaluation des prestataires ?

Exigence dans les contrats, plan de prévention, résultats d'audit réalisés in situ, par voie documentaire .. . ) et contrôle interne.

Pour les processus externalisés : - Quels sont les critères associés à la maîtrise de ces processus externalisés ? - Quels sont les critères de choix et d'évaluation des prestataires ?

Check-list de point de contrôle. Analyse / tableau de bord ...

Quels enregistrements conservez-vous pour démontrer la maîtrise de vos processus?

Plan de surveillance - Points de contrôle - Audits

Quelles sont les modalités de surveillance de votre maîtrise opérationnelle ?

Plan de prévention, protocole de sécurité, contrat, accueil. ..

Quelles sont les exigences environnementales communiquées aux « fournisseurs ,, ? Quelles sont les modalités de communication et de vérification de leur compréhension ?

Liste des aspects environnementaux significatifs, les obligations de conformités, les risques et opportunités et leur processus correspondant. Liste des procédures et autres consignes de maîtrise opérationnelle.

Comment avez-vous identifié les processus devant faire l'objet d'une maîtrise opérationnelle ? Quels moyens de maîtrise avez-vous prévu ?

Liste des critères de contrôle pour chaque processus. Veille réglementaire. Tableau de bord des indicateurs de performance environnementale.

Avez-vous défini les critères de contrôle et de surveillance des processus? Avez-vous défini des critères de pilotage et de performance ?

Sur le terrain : qualité de la maîtrise opérationnelle. Habilitation et formation du personnel - Grille de compétences.

Comment vous assurez-vous que le personnel a la compétence nécessaire et les moyens pour mettre en œuvre une maîtrise opérationnelle cohérente ?

Cartographie des processus associés au cycle de vie - Analyse environnementale appliquée au cycle de vie.

Avez-vous identifié les processus associés au cycle de vie de vos activités/produits/services?

Analyse environnementale appliquée au cycle de vie - Évaluation des risques et opportunités.

Avez-vous identifié les AES/IES associés aux processus liés au cycle de vie ? Quels sont les risques et opportunités associés ?

Domaine d'application et liste des étapes amont et aval retenus comme étant maîtrisables ou influençables (voir analyse environnementale). Processus et informations documentés rattachés aux processus externalisés.

Avez-vous défini la maîtrise opérationnelle nécessaire sur l'ensemble de la chaîne de la valeur (amont/aval. ..) ? Faut-il des compétences et des informations documentées spécifiques ?

Domaine d'application et critères argumentés.

Comment avez-vous identifié le degré de maîtrise et d'influence des processus amont et aval?

Les informations demandées par la norme. Les informations documentées nécessaires déterminées par l'organisme. La description des éléments principaux du SME.

L'organisme a-t-il mis en place une procédure de gestion des informations documentées du SME ?

Plan d'action.

Quelles actions sont mises en œuvre pour traiter les aspects environnementaux significatifs, les risques et opportunités ?

Plan d'action.

Comment sont déployées les actions ?

Affichage - Réunion - Intranet - Processus métier

Quelles sont les modalités de communication des plans d'action ?

Listes de parties intéressées et des enjeux

Comment la chaîne de valeur est-elle prise en compte ?

Charge de travail - Fiche de fonction - Nombre de personnes impliquées

Comment sont déterminées les responsabilités ?

Plan stratégique - Plan de progrès global - Charge de travail.

Comment sont prises en compte la cohérence des actions (notamment avec d'autres systèmes) et la cohérence des délais et des ressources ?

Preuve de mesure d'efficacité (indicateurs)

Comment est mesurée l'efficacité des actions ?

Prise en compte dans les plans d'actions : des aspects et impacts environnementaux, des risques et opportunités, des non-conformités aux obligations, les situations d'urgences, les objectifs et des éléments de la politique.

Quels sont les éléments d'entrée pour élaborer les objectifs/plans d'action?

Fonction des pilotes des actions

À quel niveau sont-ils déployés ? Comment sont-ils déployés ?

Plan d'action de mise en conformité et suivi de l'indicateur sur le taux de conformité

Modalités de traitement des non-conformités par rapport aux obligations ?

Retour d'expérience suite à un accident, gestion du changement. ..

Quelles sont les modalités de mise à jour des plans d'action ?

Plan d'action.

Des plans d'action sont-ils établis pour : - traiter les aspects et impacts environnementaux significatifs ? - traiter les risques et opportunités - traiter les non-conformités par rapport aux obligations d'exigence ?- traiter les situations d'urgence ?

Plan d'action.

Des plans d'action concernent-ils également la chaîne de valeur ?

Indicateurs de mesure d'efficacité des plans d'action et de suivi.

Comment est mesurée l'efficacité des plans d'action ?

Liste d'enjeux et de parties intéressées. Méthodologie de priorisation

Comment prenez-vous en compte les questions des paragraphes 4.1 (Enjeux) et 4.2 (Parties intéressées) ?

Liste des aspects et impacts significatifs. Liste des obligations de conformité. Méthodologie de priorisation

Comment prenez-vous en compte les questions des articles 6.1.2 et 6.1.3 ?

Plan d'action.

Quels sont les éléments pris en comptes dans votre planification ?

Liste des situations d'urgence. Plan d'action.

Comment planifiez-vous les actions liées à vos situations d'urgence ?

Analyse de conformité.

Comment évaluez-vous votre respect des exigences de conformité ?

Date de mise à jour.

À quelle fréquence ?

Plan d'action.

Quelles suites donnez-vous en cas de non respect ?

Procédure pour évaluer le respect des obligations.

Qui est informé et comprend le niveau de conformité atteint ?

Veille réglementaire et veille sur les autres exigences, notamment les exigences des parties intéressées qui devront être identifiées.

Comment sont identifiées les obligations de conformité ?

Procédure d'identification des exigences des parties intéressées.

Quelles sont les exigences des parties interessées ?

Modalité de diffusion et de prise en compte dans les activités, produits et services dans les processus métier, les procédures et autres documents (enregistrements des résultats). Intégration des obligations de conformité dans le plan d'action pour application dans le processus métier.

Comment sont déployées les obligations de conformité dans l'organisme et dans les processus métier ?

Tableau d'analyse de l'état de conformité.

Quels sont les critères de pertinence des obligations de conformité ?

Preuve de mise à jour des obligations de conformité, périodicité de mise à jour. Exemple d'opportunité exceptionnelle suite à un changement d'obligations issues de la législation et/ou des parties intéressées.

Modalités de mise à jour de ces informations?

Liste de critères de hiérarchisation. Seuil de criticité. Fiche de justification de la cotation. Historique des cotations

Comment sont hiérarchisés les aspects et impacts environnementaux ?

Liste des risques et opportunités et plan d'action.

Comment sont pris en compte les risques et opportunités liés aux aspects environnementaux significatifs ?

Liste des risques et opportunités et plan d'action.

Quels types de risques et opportunités sont pris en compte ?

Plan d'urgence avec les aspects et impacts correspondants.

Quelles situations d'urgence sont prises en compte du point de vue des aspects/impacts environnementaux ? (Risques technologiques et risques naturels)

Organigramme. Fiches mission détaillées ou non. Lettres de mission pour des projets spécifiques. Procédures.

Comment les responsabilités et autorités sont-elles définies et attribuées pour les rôles pertinents ?

- Fiche de mission. - Bilan de son activité - Compte rendu de la revue de direction.

Quels sont les rôles, responsabilités et autorités du représentant de la direction ?

- Procédures documentées. - Compte rendu d'activités. - Affichage

Comment sont communiquées les responsabilités et autorités de chacun?

- Compte rendu d'activités. - Plan de formation. - Budget

Comment l'organisme identifie-t-il ses besoins en ressources humaines, financières pour assurer les responsabilités ?

Délégation de pouvoir

L'organisme a-t-il mis en place des délégations de pouvoir?

- Liste des suppléances. - Tableau des compétences

L'organisme a-t-il prévu des remplaçants, des suppléants pour les fonctions clés notamment?

--Consignes sécurité. Fiche de fonction

En situation d'urgence, accidentelle, le personnel (dont le responsable environnement et la hiérarchie) connaît-il sa limite d'intervention et de prise de décision ?