典拠管理
図書目録は古くは紙製のカードなどとして、後にはオンラインで(OPAC)実現されている。図書目録には資料を検索する「発見機能」のほか、例えば特定の著者の著作を網羅的に示す「集中機能」などが求められるが、同一の著者であっても、資料の記述によって異なる表記がなされる場合が多い。例えばウィリアム・シェイクスピアを例に取ると、
Shakespeare, William
W.シェイクスピア
沙士比阿
などは全て同じ著者を示す。「シェイクスピア」の資料を探した時に他の表記の資料が発見できなければ、目録はその機能を果たすことができない。そこでこれらの各種表記(「参照形」と呼ぶ)は全て結び付けられて管理されなければならない(名寄せ)。
そこで、一意に設定された「標目」を設定し、その他の別名を記録した典拠レコードを作成して管理する。例えば、国立国会図書館が運営する『Web NDL Authorities』は標目を「姓, 名, 生年-没年」という形式にしており、以下のようにして典拠レコードを構築している。
このとき、生年・没年など、著者を識別するのに有益な情報とともに記録し、同名の別人物との混同を避ける(排他性の確保)。出典となった資料の書誌情報もしばしば合わせて記録される。