分類
対象を相互排他的かつ包括的に区分することを「区分の原則」とよぶ。上の映画のジャンルによる分類の例でも理解できるように、「区分の原則」を守ることは現実には困難な場合が多い。だが、区分の原則が守れているか否かを常に意識することは重要である。 (たとえば,多肢選択式の質問票で,選択肢が包括的な区分になっておらず,どの項目にも該当しない(回答できない)場合がある。また,複数項目に該当するのに1つだけ回答するように指示されている場合も,回答に困る。
(現代のようにデータベースを道具として使いつつ分類作業(区分作業)をする場合は、あらかじめ、データベースの設計の段階で、複数の区分肢に当てはまる対象が現れることを想定して、それに対応できるようにデータベース設計をしておく必要がある。(たとえば項目名をあらかじめ追加しておくなど。たとえば映画なら、たとえば「ジャンル1」「ジャンル2」...などと、複数のジャンル枠をあらかじめ用意しておいて、個々の担当者レベルで該当するジャンル名を複数記入できるようにしておく方法などがある。)。ただし、そのような対応をする前に、一度、本当に区分の原則が守れないのか、よく考える必要もある。だが理詰めでよくよく検討して、やはり「区分の原則」はこの分野では守れない、ということが明らかならば、守れないという前提で区分方式を用意(したりデータベース設計をしたり)せざるを得ない。
区分をするためには、何らかの観点に基づく必要がある。たとえば(あくまで一例だが)映画をジャンルで区分する場合は、この「ジャンル」が区分の観点である。区分をするための観点のことを「区分原理」(または「区分特性」)と呼ぶ。
整理整頓や情報アクセスとの関連では、一般論として言えば、さまざまなモノ(物理的な存在)はあらかじめ概念的に分類することによって、物理的にも整理整頓することができるような状態になる。利用する側は、諸々のものがあらかじめ分類された上で、分類体系に沿って配置されていると、求めているモノに迅速にアクセスすることができ、再び取り出すことが容易になり、一般論としては、その時間が短縮される。たとえば図書館では多数の(無数の)書籍が図書分類法に基づいて分類されることによって、図書館スタッフは、ある一冊をどの書架に配置したらよいか判断できるようになり、結果として類似の内容の書籍の多くが近い場所に収まることになる。図書館利用者の側にとっては、書籍が分類されていることで、書架の前で、次から次へと複数の本を手にとり、パラパラと目次や本文の一部などを確認して、好みの一冊を選ぶことができるようになる。(もしも、類似の書籍が図書館内の離れた場所に、あまりにバラバラに離れた状態で配置されると、利用者は探しているうちに迷子になったり時間がかかりすぎて、複数の書籍をチラと確認した上で選ぶ、ということもできなくなる。)
分類しグループ化することの別の効能としては、(あらかじめ適切な分類法を選択しておけば、の話ではあるが)分類済みの要素は、グループまとめて同一の扱い方をできることである。