配達原簿
集合住宅で、転居届を出さずに転出した場合は、転出したことを郵便局員が把握できないので、原簿に名前が残ったままになる。その次に入居した人は、原簿上は、前に住んでいた人の同居人という扱いになる。(住民側から申し出ない限り、前の住民の名前が消されることは基本的にはない)
原簿に記載されていない人宛ての郵便物が到着した場合は、返送と判断することもあるが、配達員が宛先住所を訪問したり居住確認のお伺いというハガキを使うなどして確認を行うこともある。入居したことを配達員が確認したものについては、随時、原簿に追記される。
原簿を更新するため古くなった原簿は、必ずシュレッダーで廃棄処分される(個人情報保護のための措置)。
2007年の民営化までは手書きの原簿も多かったが、民営化と同時に「配達総合情報システム」が変更され、システム接続のパソコン用プリンタで印字された原簿を使うようになった。