差し込み印刷
通常、データソースは、テンプレート内の変数ごとにフィールドまたは列を持つスプレッドシートまたはデータベースである。差し込み印刷プロセスが実行されると、ワードプロセッシングシステムは、固定テキストをそのまま使用して、データベース内の各行の出力ドキュメントを作成している。
通常、メールのマージプロセスには次の手順が必要である。
メイン文書とテンプレートを作成する。
データソースの作成。
メイン文書で差し込みフィールドを定義する。
データをメイン文書とマージする。
保存/エクスポート。
一般的な使用法は、たとえば「名」のフィールドを使用してテンプレートが作成される「パーソナライズされた」レターを作成することである。テンプレート化された手紙には「Dear <Given Name> 様」と書かれており、実行されると、差し込み印刷はデータベース内の各レコードに対して手紙を作成するため、手紙はより個人的なものに見える。バリアブルデータ印刷によく使われる。また、顧客関係管理データベースからアドレスラベルを作成したり、関連情報(ユーザー名やパスワードなど)を含む大量の電子メールに使用したりすることもできる。