履歴書
用途によっては、以下に示した例の他に特技や趣味などの欄を設けた様式を使用したり、就職活動では大企業や中堅企業でエントリーシートと呼ばれる独自の様式を使用する場合があり、印鑑も必要とする場合がある(インキ浸透印による押印は不可とする企業も多い)。
氏名、ふりがな
性別(記入を求めない場合もある)
生年月日、満年齢
郵便番号、現住所
電話番号(固定・携帯電話)
電子メールアドレス(記入欄のない場合もある)
連絡先(現住所以外に連絡を希望する場合のみ記入)
学歴、職歴
資格、免許(運転免許証など)、検定○級(英検)、TOEIC○点など(資格名以外にも、認定団体の名称を書くことが多い)
賞罰(表彰歴および前科のこと。最近の市販履歴書(JIS規格など)では記入欄を設けていない)
志望の動機
本人の希望(給料、職種、勤務時間、勤務地など)
自己PR
通勤時間
扶養家族(配偶者除く)の人数(最近の市販履歴書には欄を設けていないものもある)
配偶者およびその扶養義務の有無(最近の市販履歴書には欄を設けていないものもある)
本人が未成年の場合は、保護者の氏名、郵便番号、住所、電話番号(最近の市販履歴書には記入欄を設けていないものもある)
誤字・脱字など書き損じた場合は、修正液や訂正印で書き直さずに、再び新しい用紙で書き直す。
履歴書を一律に指定する法律は無いため、求められる書式や作成方法は一定ではない。日本の場合、一部の企業や公共職業安定所(ハローワーク)などは「手書き」(自筆)で記載するよう指示しているが、パソコン(ワープロ・表計算など)で作成し、印刷したのを持参するか、電子メールに添付し送信するよう求める場合もある(パソコンやプリンターがなく、または電子メールが利用できない場合は、手書きでも構わない)。
求人情報などで履歴書の提出を求める場合、
手書きのみ(パソコンでの作成は不可)
手書き、パソコンでの作成のどちらも可
パソコンでの作成のみ(やむを得ない場合は手書きも可)
パソコンでの作成のみ(手書きは不可)
のどれにすればよいかを指定することがほとんどなく、応募者も判断に迷うため、インターネット上でも「パソコン」と「手書き」のどちらが良いかで論争が巻き起こっている。完全な結論には達していないものの、少なくとも現在は手書き→パソコンへの過渡期を迎えており、2005年時点で、パソコンを許容する企業も約95%を占めるようになった。
職歴・学歴は最新のものから逆時系列的に列挙
性別・年齢・顔写真・生年月日を要求することは、子役やモデルや俳優など、企業側が合理的理由による明確な説明責任が立証出来無い限り、年齢や容姿・人種などによる、人種差別・年齢差別・就職差別に繋がるので、記載は禁止かつ質問も違法である。よって、履歴書には記載・添付せず、入社が正式に決まり、初出社の社員登録時に誕生日を記入することになる。
また、生地、出身、就業可能資格(市民権・査証)確認以外の目的での国籍、信仰する宗教・宗派、家族構成、健康・障害者状態などによる就職差別も、同様に違法となるので、会社側は要求できないが、記載することは本人の自由である。
ただし、麻薬・覚醒剤などの違法薬物の使用の前歴の審査は厳しく、会社によっては採用決定前に会社の指定する検査機関で、薬物使用の有無を検査することを要求される。同様に、過去に重罪の犯歴がないかどうかを専門機関に調査させる会社もあるが、この場合も調査に必要な情報(現在及び過去の氏名と住所、生年月日、社会保障番号など)は会社には渡さず、調査機関のみに開示する。
履歴書のスペースに書ききれない、自己PRおよび「熱意」の表現として、「カバーレター」と呼ばれる、簡潔な手紙を添えることもある。