覚書
覚書はどのような書式でもよい場合と、オフィスあるいは組織で定められた書式を使用する場合がある。特に法律分野においては、覚書は取引条件や契約の記録となり、ポリシーメモ(policy memo)、了解覚書(MOU、memorandum of understanding)、合意覚書(MOA、memorandum of agreement)、基本定款(memorandum of association)などがある。他に備忘録(memos)、ブリーフィング・ノート(briefing notes)、報告書(reports)、書簡(letters)、仮契約書(binders)なども覚書である。それらは1ページの場合もあるし複数ページにわたる場合もある。例えば相手が大臣または上級幹部の場合、書式は厳格に定められ分量は1ないし2ページ程度に制限されるだろう。相手が同僚の場合、書式はより自由である。最も一般的には、覚書は上司向けの手書きメモである。
ディーン・アチソン(Dean Acheson)の有名な言葉に「覚書は相手に知らせるためではなく、書き手を守るために書かれる」がある。チャールズ・ペータース(Charles Peters)は、「官僚が覚書を書く理由は、書いている間は仕事をしているように見え、またひとたび書き終えると彼らが仕事をしたことの証明となるからである」と述べた。
覚書の一種類として、政策意思決定分野において政策分析結果を提供する文書である「政策ブリーフィング・ノート」(policy briefing note)がある(司法・行政分野では、政策課題文書(policy issues paper)、政策覚書(policy memoranda)、内閣提出用覚書(cabinet submission)などとして知られる)。通常ブリーフィング・ノートは「参考情報として」または「意思決定のため」に作成される。