公用文作成の要領
これらの通達によって定められた例外規定の主なものを挙げる。
次のものは常用漢字表にない漢字を用いた専門用語等であるが、他にいいかえることばがなく、しかもかなで書くと理解することができないと認められるようなものについては、その漢字をそのまま用いてこれにふりがなをつける。 砒(ひ)素、禁錮(こ)・蛾(が)など、
次のものは常用漢字表にあるがかなで書く。 おそれ(虞・恐れ)、かつ(且つ)、したがって(従って(接続詞))、ただし(但し)、ただし書(但書)、ほか(外)、また(又)、よる(因る)
また、これらとは別に明文の規定はないものの、慣習的に「漢字」で記述するか「かな」で記述するかによって意味が変わったり使い分けたりすることとされている次のような語については、それぞれとる意味に従って漢字とかなを使い分けるとされている。
「時」と「とき」
「者」・「物」と「もの」
さらに、常用漢字表が制定された1981年(昭和56年)には、内閣官房によって本通達について「第1 用語用字について」の「2 用字について」を中心に「本通達のうち当然改められることとなる部分」について、必要な読み替えを行ったり収録を省略するといった措置を講じた上で頭注を付した「読み替え版」が作成された。この「読み替え版」は、文化庁編集の『公用文の書き表し方の基準 資料集』 などに収録されて一般に公開されている。現在では通常こちらが流布しているので、この読み替え版による限り、本通達制定後の様々な国語表記関係の告示・訓令等の制定・改正によって生じた内容の不整合のうち、最も問題となる常用漢字関係の告示・訓令等の諸規定との不整合は生じない。
ただし、この「読み替え措置」については、読替によって収録が省略された部分の中に現行の内閣告示等の規定と矛盾するとは考えられず収録を省略する意義が認められない記述が含まれているとの指摘もあり、「収録が省略された部分は廃止されたと考えてよいのだろうか」などとその法的性格について疑問を呈されることもあったが文化庁が戦後の国語表記基準の流れをとりまとめた資料「戦後国語施策の流れ」では「一部改正」と付記された上で現在も有効なものとして掲載されている。
『公用文の書き表し方の基準 資料集』 とは、国語表記全般に関連する告示・訓令・通達のほか国語審議会の答申なども収録している書籍であり、国の中で国語表記に関する事項を取り扱う部署である文化庁文化部国語課が編纂している。文部省(現文部科学省)及び文化庁は、本通達を広く周知させるためにさまざまな出版物を刊行してきており、本通達を含めた公用文関連の告示・訓令・通達・国語審議会答申などの存在及び内容を容易に知ることができるようになっている。それらの中で現在その中心となっているのが同書である。同書の表題は、『公用文の書き表し方の基準 資料集』となっているが、戸籍法及び同法施行規則(法務省令)といった国語政策には関連するものの公用文の表記に直接関連するとは言い難い人名漢字に関する法令なども収録している。
同書は、もともとは、本通達制定後しばらく経過した1954年(昭和29年)に(旧)文部省が1950年(昭和25年)12月から昭和40年代にかけて「国語の改善と国語教育の進行に関する施策を普及徹底する」ことを目的として 刊行していた『国語シリーズ』の中の「基礎資料を収集すること」を目的としていた資料編 の最初の1冊として刊行された『公用文の書き方 資料集』 が起源である。その後この書籍は、公用文の表記に関わるさまざまな法令・告示・訓令・通達等の制定改正に伴って内容を改めながら、以下の版が刊行されてきた。
1954年(昭和29年) 初版
1957年(昭和32年) 改訂版
1960年(昭和35年) 三訂版
1964年(昭和39年) 四訂版