住民記録システム
住民記録システムでは、一般的に住民一人一人のデータに市町村独自の個人コードを付して運用、管理する方法がとられている(住民基本台帳ネットワークシステムでの住民票コードとは異なる)。個人コードは、内部の業務処理において個人を特定するための整理番号としての性格が強く、個人番号、住民コード等と名づけて呼んでいる団体もある。
現在、市町村が住民記録システムで使用している個人コードの桁数は、人口規模によっても相違するが、概ね7桁から10桁の範囲で設定されており、各団体により独自のルールが付されている。個人コードは、新たに転入した住民や出生した住民に対して、市町村窓口でコンピュータで自動附番させる。住民が他の市町村へ転出したり、あるいは死亡したときは、その住民の個人コードは欠番とし、同じコードを使用することが無いのが一般的である。ただし、一度転出した住民が再転入してきた場合は、この転入者が以前転出した住民と同一人物であることを確認した場合は、同じ個人コードを使用する団体もある。