文書管理システム
文書のセキュリティは文書管理システムにとっては不可欠である。文書の種類ごとにアクセス制限をどうするかが複雑に決められていることが多い。
多くの文書管理システムは、他のアプリケーションとの連携が可能であり、アプリケーションを通して文書を検索して取り出し、修正を加えた文書を文書管理システムに戻すといったことが可能である。連携が可能なアプリケーションとしては、オフィススイートや電子メールやグループウェアなどが一般的である。
文書が人から人へと渡される場合、そのフローはどうあるべきか。
Carzaniga と Wolf(2001年)の論文“Content-based networking: a new communication infrastructure”において、電子文書管理について考察している。そこで、コミュニケーション基盤としてのコンテンツベースのネットワークが提案されている。ユーザーは関心のあることを表明し、それをネットワークにメッセージとして入力する。そして、ネットワークが適切な人々に適切な情報を配信する。Sprague(1995年)では、より詳細な文書管理方式が提案されており、それを電子文書管理(electric document management、EDM)と称した。彼の定義によれば、文書管理とは「組織の目的に適った文書の生成/格納/構成/転送/検索/操作/更新/廃棄」(pp.32)であり、EDM によって人々のコミュニケーションが改善されるとした(pp 42-43)。
EDMとコミュニケーションの関係については他にも例がある。Hansen と Haas(2001年)は、電子文書について情報提供者と情報利用者の役割の観点を論じている。また、Thorpe と Mead(2000年)でもEDMとコミュニケーションの明確な関係を研究している。彼らは、EDMシステムがコミュニケーションのパターンを変革することを示した。彼らが研究した3つのプロジェクトでは、そのうちの2つがEDMを中心としていた(残る1つは3カ月で中止となった)。
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