文書管理システム
将来の必要性を考慮して文書をどう保持するか。保存(アーカイビング)とは、文書と関連するメタデータを(その組織の定義に従って)ある期間を経た後に動的リポジトリから除去し、別の場所にまとめて保存しておくことである。電子文書でも紙の文書でも、アーカイブは文書の移動を伴う。紙の文書であれば文書用の倉庫、電子文書であればオフラインの記録媒体に移される。
EDM は複数の人間が共同で利用する。各文書は適切なユーザーが処理しなければならない。そのため、あるユーザーがある文書を処理中の場合、他のユーザーが同じ文書にアクセスするのをブロックしなければならない。
文書をどれだけの期間維持できるか。これは、その組織が情報や文書の維持(特にその期間)をどう定義するかというポリシーの問題である。これは組織としての記録管理の慣習による規則である。