テレワーク
2020年9月に出産予定の20歳代小学校教員は同年4月上旬、事務作業を自宅でできないか上司に相談したところ、「特別扱いはできない」と拒否された。前月・3月末には管理職ら数人が夜の会食をしており「感染防止の意識が低く、同じ部屋で働くことが苦痛だった」と明かす。緊急事態宣言が出された2020年4月7日以降は職場全体で在宅勤務が認められたが、同年5月に学校が再開されると電車で1時間かけて通うことになるとも伝えられた。また、共同通信は2020年6月に「妊婦の約4割が在宅ではなく出勤を主とする働き方をしている」ことが、民間企業によるアンケート調査で分かったと伝えた。医療従事者に限ると6割を超えたと言う。同ニュースではアンケートの結果、勤務態勢が「出勤、出勤が多め」と答えた全体の約4割のうち、フルタイムで働く人は約29%と最多で、時短勤務は約6%、パート・アルバイトは約4%。医療従事者ではフルタイムが4割以上だったであるとも伝えられている。
テレワークセンターは、一般的に車で移動したり、公共交通機関を利用したりする人が多い場所の近くに設置されているオフィスである。通常は、生産性を最大限に高めるために、オフィス設備や高速インターネット接続を完備している。中には、受付や管理者などのサポートスタッフを配置しているところも見られる。例えば、ワシントンの首都圏には、メリーランド州に7カ所、バージニア州に8カ所、ワシントンD.C.に3カ所、ウェストバージニア州に1カ所のテレワークセンターが設置されている。テレワークセンターは、通勤時間を短縮しながら、従来のオフィス環境で仕事をすることができる。テレワークセンターの中には、個々の企業が設立したものもあれば、多くの組織が利用するために独立した組織が設立したものも存在する。また、テレワークセンターは、自宅で仕事をするスペースがない人や、自宅で仕事をする気がない人には魅力的なものである。そして、雇用主に労働力のためのより正式な構造を維持する能力を提供している。
このようなワークアレンジメントは、サービスのカスタマイズや仮想的な組織化へと向かう現在の傾向に伴い、より一般的になる可能性が高くなっている。分散型ワークは、コスト削減、競争上の優位性と敏捷性の強化、希少な人材へのアクセス、従業員の柔軟性、有効性、生産性の向上など、企業にとって大きな可能性を提供している。それは欧米、特にヨーロッパで人気を得ている。重要性は増加しているが、分散型ワークはアジアではまだ広く受け入れられていない。
企業にとっては、在宅勤務は人材プールの拡大、病気の蔓延の防止、不動産フットプリントを含むコストの削減、生産性の向上、二酸化炭素排出量とエネルギー使用量の削減、障害を持つアメリカ人法(ADA)への準拠と、米国人であれば税額控除を受けることができる手段となり、離職率と欠勤率の削減、従業員の士気の向上、事業継続戦略の強化、複数の時間帯にまたがるビジネスへの対応能力の向上、文化的適応力の強化といったメリットが有る。フルタイムのテレワークを導入することで、従業員一人当たり約20,000ドルのコスト削減になるという試算もある。
テレワーカーのうち、特に「在宅勤務」をしている人は、ワークライフバランスの改善、二酸化炭素排出量と燃料使用量の削減、年間15~25日分の労働時間(通勤に費やしていた時間)の解消、出張費と仕事関連のコストを年間数千ドル節約できることを実感することができる。働きがいのある仕事をしている人(40%)と、そうしたいと考えている人(79%)によるハーフタイムのテレワークによって、企業、地域社会、従業員において年間6,500億ドル以上を節約することができる。
テレワークをしない同僚は、自分もテレワークを認められていないと不公平だと考える可能性があるため、憤慨したり、嫉妬したりすることがみられる。しかし、在宅勤務に関するメタ分析では、対人行為や仕事上の孤立感が少ないにもかかわらず、在宅勤務者と同僚との関係や在宅勤務者と上司との関係が否定的であることを支持する結果は得られなかった。75%の管理職は従業員を信頼していると答えているが、3分の1は「念のため」従業員と会うことができるようにしたいと答えている。
在宅勤務をしている労働者は、自身は価値があると思われるために、より多くの成果を出さなければならないというプレッシャーを感じ、自分の仕事量が他の人より少ないという考えを減らすことができる可能性がある。このような成果を出さなければならないプレッシャーは、限られた同僚との関係や孤立感からくる社会的サポートの欠如と同様に、テレワーカーの仕事へのエンゲージメントの低下につながる。さらに、チームメイトとの質の高い関係は、テレワーカーの仕事への満足度を低下させ、テクノロジーを介した交流への不満が原因となっている可能性がある。しかし、チームビルディングのための同僚サポートやバーチャルなソーシャルグループは、仕事の満足度の向上に直接的な影響を与えていた。これは、チームワークによる技能多様性の向上と、より多くの人間関係によるタスク重要性の向上によるものと考えられている。
テレワークと満足度に関する一貫性のない所見は、より複雑な関係性によって説明できる可能性がある。
新型コロナウイルス感染症の流行に関連して、毎日新聞は2020年4月26日、「在宅勤務求める妊婦に『特別扱いできぬ』 新型コロナが浮き彫りにする職場の意識」との見出しで、妊娠中の肺炎には重症化の可能性も指摘され、政府は経済団体に配慮を要請したが、「特別扱いできない」とこれまで通りの勤務を求める職場も多いと伝えた。専門家は「各職場の働き方改革に取り組む姿勢が浮き彫りになっている」と指摘している。
同記事によると、ある銀行で働く妊娠中の30代女性は、感染リスクを下げるため顧客対応の少ない担当への配置転換か休職ができないか上司に相談したところ、「あなたの後任の同僚がコロナにかかってもいいということ?」と返答されて言葉を失った。女性は「同僚が感染してもいいなんて考えているわけがない。ただ、もし赤ちゃんに悪影響があったら......」と不安を吐露する。しかし、「長くここで働きたいので、人間関係を考えると無理は言えない」と途方に暮れると言う。
コミュニケーションのための技術は、対面でのオフィスでのやりとりを再現できるほどには進歩していない。つまり、コミュニケーションの失敗が増える可能性がある。メディアリッチネス理論(英語版)によると、対面でのコミュニケーションは、豊かな情報を処理する能力を備えている。これは、曖昧な問題を明確にすることができ、即時にフィードバックを提供することができ、個人に適したコミュニケーション(ボディランゲージ、声のトーンなど)があるということである。在宅勤務では、電話や電子メールなど、さまざまなタイプのメディアを使用してコミュニケーションをとる必要がある。そして、電子メールにはタイムラグがあり、すぐにフィードバックを得ることができない。また、電話での会話では、電話の相手やチームの感情を推し量ることが難しくなる。このように、典型的な組織のコミュニケーションパターンは、在宅勤務では変化する。例えば、コンピュータ会議を利用したコンピュータ媒介型コミュニケーションを使用しているチームは、対面式のグループよりもグループの意思決定に時間がかかる。
労働者は、コミュニケーションを行うにあたって、対面でのやりとり、電話での会話、対面での部門会議に満足する傾向が見られるが、電子メールやインターネットはコミュニケーションの満足度を高めない。ある研究では、チーム内のバーチャルワーカーは、対面のオフィスでのコミュニケーションよりもテクノロジーを媒介としたコミュニケーションに満足していたという結果が出ているが、このことから、テレワークは対面のコミュニケーションに比べて「豊かなコミュニケーション」の要素を持っていない可能性があることが示唆されている。
職務特性理論に関する他の研究では、仕事のフィードバックは、他の仕事の特性と比較して、全体的な仕事の満足度と最も強い関係があるように思われる。テレワーク中のコミュニケーションは、対面でのやりとりのように即時性や豊かさはない。テレワーク時のフィードバックの少なさは、仕事への関与度の低さと関連している。このように、知覚された上司のサポートやリーダーとテレワーカーの間の関係の質が低下すると、テレワーカーの仕事の満足度は低下していく。管理職とテレワーカーとのコミュニケーションの重要性は、管理職がテレワークをすると個人の仕事への満足度が低下することがわかった研究で明らかになっている。 日本ではテレワーク時にセキュリティに気を付けていない人の割合が61.7%という調査結果も出ている。。
管理職は、最初の数ヶ月間はテレワーカーの生産性が低下していると考える可能性がある。この生産性の低下は、「従業員、同僚、マネージャーが新しい仕事の様式に慣れる」段階で生じる。生産性の低下は、不適切なオフィス環境が原因である可能性もある。さらに、1999年の調査では、「通常のオフィスでは1日のうち70分が、中断されたり、コピー機の周りでしゃべったり、その他の気晴らしによって無駄にされている」ということがわかっている。2008年の調査によると、雇用主の3分の2以上が在宅勤務者の生産性向上を報告している。
安全ではないコンピュータやネットワーク接続から情報を盗むことを生業とするハッカーにとって、テレワーカーは組織の最も機密性の高いデータへ扉を開くことになる可能性がある。セキュリティとプライバシーは、技術者が作成できるあらゆるセキュリティ対策の一歩先を行くハッカーの能力のおかげで、最近ではますます希少価値の高いものとなっている。セキュリティ侵害は、標準的なオフィス環境では十分に大きな脅威であるが、在宅勤務や外出先で働く従業員がいる組織では、そのリスクはさらに大きなものとなる。
データ保護と情報セキュリティが組織にとって重要であり、機密データ保護という全体的な目標を達成するためには、従業員の行動が重要であることをテレワーカーに伝えることが組織にとって重要である。セキュリティ問題に対する意識の向上とトレーニングを行っているにもかかわらず、多くの従業員がセキュリティリスクを抑止するために必要な予防措置を講じていないのが現状である。
真のセキュリティは、セキュリティポリシーから始まるものである。情報セキュリティの専門家は、セキュリティポリシーが在宅勤務/テレワーク、そして誰がテレワークをすることができるか、テレワークをする人が利用できるサービス、情報の制限、本人確認/認証/認可、機器とソフトウェアの仕様、完全性と機密性、メンテナンスガイドライン、および堅牢なユーザー教育をカバーしていることを確認しなければならないとされている。
国土交通省が行った平成17年度(2005年度)テレワーク実態調査によれば、2005年時点で日本には狭義のテレワーカーが674万人いる。政府は2003年7月策定の「eJAPAN戦略II」で、2010年に日本の労働人口の2割をテレワーカーにする目標をかかげている。
一方で、この数字は過大であるという指摘もある。一例として、「調査は本人の自覚によらず定義に当てはまるかで判断しているため、例えば週に8時間以上自宅へ持ち帰り残業を行えばテレワーカーとなる」(佐藤、2008)を挙げる。
日本は通勤者のための公共交通機関網が他国と比較して広範囲に発達していることや、企業の人事評価制度の問題などから、2019年までの日本ではテレワークの普及が遅れていたが、2019新型コロナウイルス (SARS-CoV-2) の感染が世界的に拡大する中、2020年4月7日に東京都などで、改正・新型インフルエンザ等対策特別措置法に基づく緊急事態宣言が発出されると、人との接触機会が多い満員電車の解消などのため、テレワークが推奨された。準備期間はほとんどなかったにも関わらず、テレワークに切り替える会社も相次いだ。単純な解雇や自宅待機者も含まれるため全てがテレワークによる減少とは限らないものの、丸の内や八重洲など比較的大企業のオフィスが周辺に存在する東京駅の利用者は、朝7時台47.8%減、8時台67.7%減となった。