情報ライフサイクル管理
ビジネス記録において、ライフサイクルを構成する以下のような5つのフェーズと1つの例外がある。
作成と受容
配布
使用
保守
廃棄
作成と受容とは、記録が生み出される過程である。これには、組織内の様々なレベルで生み出される場合と、外部の情報源から得られる場合がある。例えば、通信文、定型文書、報告書、図、コンピュータの入出力、その他がある。
配布とは、生成・受信した情報を管理する過程である。これには、組織内外への配布が含まれ、ある組織から出て行った情報は、他の組織とのトランザクション(取引)の記録となる。
使用は情報が組織内部で配布された後のことで、ビジネス上の決定を生み出したり、別の活動に繋がっていったり、その他の目的で使われたりする。
保守は情報の管理を意味する。ファイリング、検索、転送などの過程を含む。「ファイリング」という言葉は、情報を所定の保管場所に放り込むことのように思われがちだが、それだけではない。ファイリングは実際には、事前定義された順序で情報を並べ、組織にとって役立つ形のシステムとしてそれを管理することである。情報をファイリングする健全な手法を確立できないと、その検索や使用が不可能になる。情報の転送とは、要求に応え、ファイルを検索し、相手がその情報にアクセスする権限をもっているかを確認した上でアクセスを提供する過程である。ファイルから削除されるまでの間、誰がどんな目的で使ったか、返却されたか、他の人も必要に応じてアクセスできるかなど、情報はその所在を常に監視される。
廃棄は、情報がほとんどアクセスされないか、所定の保存期間が過ぎると実施される。
情報ライフサイクル管理とは、情報の生成から廃棄までのライフサイクルに渡って、その効率的管理のためのある種のポリシーを適用するプラクティスである。このプラクティスは記録管理・情報管理の専門家らが30年に渡って蓄積してきたもので、紙などの物理的形態の情報(マイクロフィルム、ネガ、写真、録音物、録画物、その他)の管理がその起源である。
ILM は「記録」の最初から最後まで、あらゆる場面を扱う。それは記録(記録管理)の古典的定義による情報一般に適用され、あらゆる情報資産に適用される。情報が存在する間、業務上の取引の文書化や何らかのビジネスニーズを満足することで、情報は記録として認識されるようになる。そういった意味では、ILM は ECM(エンタープライズコンテンツ管理)の包括的アプローチの一部にもなっている。
しかし、一般に「ビジネス」という言葉は非常に広い意味があり、商業活動や企業だけに関わるものではない。