情報ライフサイクル管理
ほとんどアクセスのない記録は、所定の保存期間までは不活性記録ファシリティに移される場合もある。保存期間は、情報管理に関する規制や法令に基づき、その組織が独自に規則を作成する。ただし保存期間には、ビジネス上のニーズやその情報自体の価値なども考慮される。その情報にどんなニーズもなくなり、価値が無くなったと判断された場合、その内容に適した方法で廃棄されるべきである。廃棄方法には、例えば他者がその古い情報にアクセスできないようにするだけの場合もある。
長期記録は、その組織にとって価値が変わらないとされている記録である。25年間保存するとか、無期限または永久的に保存するという場合もある。永久 (permanent) という言葉は政府関係以外ではあまり使わない(一般に不可能と考えられるため)。価値が変わらない記録については、保存期間の間は常にアクセス可能にし続ける必要がある。これは、紙やマイクロフィルムなら比較的簡単で、適切な環境の安全な保管場所を用意すればよい。しかし、電子的記録ではことはそう簡単ではない。電子的記録に固有の懸念として、そのフォーマットや媒体が今後もずっとアクセス可能であり続けるかという問題がある。特に電子媒体には、アクセス機器が入手できなくなる問題の他にも、媒体自体の劣化の問題もある。そのため、アクセス可能であり続けるようにするには、定期的に新たな媒体へ内容をコピーするという方針と手続きを確立しておく必要がある。
例外とは、通常発生しない突発的な問題である。例えば、証拠保全がある。その場合、その記録を廃棄できないように管理システムそのものを改変するよう命じられることがある。
多くの記録が企業のビジネスと関係すると思われるが、全てがそうだというわけではない。多くの記録された情報は、履歴上のイベントや重要な時点を文書化するのに役立つ。それは例えば、出生、死亡、医療記録、学歴などである。例えば、eサイエンスはILMに関連して勃興しつつある分野である。
2004年、ITおよびストレージ業界(SNIA)は以下のような幅広い観点で「情報ライフサイクル管理」の新たな定義をする試みを開始した。
情報ライフサイクル管理は、情報が生まれてから最終的に処置されるまで、情報のビジネス価値と最も適切かつ費用効果が高いITインフラストラクチャの整合をとるためのポリシー、プロセス、ツールから成る。アプリケーション、メタデータ、情報、データと対応したサービス水準と経営方針を通して、情報とビジネスプロセスの整合が図られる。