個人番号
個人番号を活用した情報の連携は情報提供ネットワークシステム(情報提供NS)を通して行われる。
情報提供NSではセキュリティ対策のため、直接個人番号は使用せず、個人番号をもとに生成される情報の連携を行う機関ごとに異なる機関別符号というものを使用する。情報提供NSには機関ごとに異なる機関別符号を紐づける役割があり、情報を連携する際は、情報提供NSが間に入り、情報提供機関と情報照会機関のそれぞれの機関別符号を変換して行う。この仕組みにより、同一人物を示す番号がすべての機関で異なることになる。
機関別符号の生成は、まず各機関がマイナンバーを住民基本台帳ネットワークシステム(住基ネット)に送付、住基ネットはマイナンバーと紐づく住民票コードを情報提供NSに送り、情報提供NSにおいて住民票コードから機関別符号に変換することで行われ、生成された機関別符号は各機関に通知される。
受け取りに来た男性に渡す利用案内パンフレットとともに帳票を同じクリアファイルに入れて保管してしまっていた事もあり、間違えて一緒に渡してしまったとのことである。帳票にはマイナンバーは記載されていなかった。同区は同日夕方、問題を指摘する匿名のメールが届き確認を進めていたとしているが、男性いわく、「あせるでもなく戸籍住民課庶務係から詳細を教えてほしいとだけ返信がきました」とのことである。また、男性は総務省のマイナンバー総合フリーダイヤルにも連絡したが、適切な対応は得られず、河野太郎デジタル大臣のツイッターへ書き込みをするも、結局、反応がなかったとのことである。同区は「今回の事案は、帳票を受け取った方および報道機関から情報提供があり、判明しました」と、問い合わせによって気付いたことを認めている。 6月21日、滋賀県愛荘町で、再入国した外国籍住民2名に対し、両者の個人番号と住民票コードを入れ違えて転記した。 6月30日、岡山県岡山市で、窓口にてマイナンバー入りの住民票を別人へ交付してしまったと公表。他人へ交付されてしまった者は、マイナンバー変更の手続きを取った。 7月14日、新潟県新潟市は、保育園入園資料の一つとして受領したマイナンバー記載書類を1通紛失したと発表した。書類には世帯全員分のマイナンバーを記載していた。 7月27日、厚生労働省沖縄労働局総務部労働保険徴収室の職員が、県下の労働保険事務組合に対し誤ったFAX番号を伝えた。
生まれたばかりの赤ちゃんにも個人番号が付番される。新生児の出生届によって住民票が作成されたあと、3週間から1か月後に、新生児の個人番号12桁が簡易書留で世帯主に通知される。