Getting Things Done
GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す。
収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
こういった作業を行うための手順の見直しをステップを追って行うことで、「あれもしなくちゃいけないし、これもやらなきゃいけないし...」といった混乱した状況から脱して、着実に作業を進めて行くのがGTDである。こういった手法は、一見仕事が連続した作業の繰り返しで「ここからここまでが1単位」という見通しがなかなか立て難い状況で役立つとされている。
アクションや覚えておくべきもののリストは、毎日や毎週あるいは随時など、見直すことがなければ役に立たない。リストを見直して、やり忘れているものがあればすぐ着手したほうがよい。またある特定の時点で十分な時間とエネルギーがある場合、リストの中から何が今もっともすべきことかを決定し、すぐやるほうがよい。ただし、ぐずぐず先延ばししがちな人ならば、リストの中の簡単なものから手をつけて後に大変なものが残りがちである。この解決のためには、リストの上から機械的に順番に着手するようにしたほうがいい。
GTDでは、最低週に一度、残っているアクションやプロジェクト、連絡待ちなどの仕事の進捗や要不要を評価し、新しく入った仕事や次に来る出来事などを次々収集・処理・整理してリストに加え、常に新しい状態にしなければならない。
アレンは「備忘録」をつくり、毎週頭の中から仕事やプロジェクトの記憶をすっきり整理してしまうことを勧めている。これは12か月分と31日分の43個のフォルダからなるもので、毎日その日の日付のフォルダを開けて仕事をこなして空にし、空になったフォルダは次の月のフォルダの中に入れるというものである。