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翌々年度の主管ブロックの各校での会議がもたれるがこれを準々備委員会と称している。 準備委員会の段階ではすでに各部門を担当する大学は決まっており、会場確保のための活動が開始される。つまり、どこの大学が翌々年度の事務主管校を引き受けるのか、どの部門をどこの大学が主管するかという話し合いは、準備委員会のさらに前年度に行われている。これらの話し合いはブロック内の大学の理事、幹事、評議委員がそれぞれ集まって公式・非公式の協議を重ねていくのであるが、各種目のクラブ同志でも話し合われる必要があり、これらの作業は繁雑を極める。