書誌レコードの機能要件
実体はその特性を表した属性を持つ。英語の小説ならば「英語」「小説」という属性を持つ作品ということになる。属性は、著作、表現形、体現形、個別資料、および実体の第2、第3グループそれぞれに定義されている。著作では12、表現形で25、体現形で38、個別資料は9の属性を持つ。著作にはタイトル、想定する利用者、成立の背景などが含まれる。表現形では言語、改訂性、表現形に与えられた論評などが含まれる。体現形では、出版地・頒布地、体現形識別子(ISBNなど)、入手条件、図書であれば書体や活字のサイズも含まれる。個別資料には個別資料識別子(受入番号など)、フィンガープリント、個別資料の出所、個別資料の状態などが含まれている。
夏目漱石 - こころ(ISBN 978-4087520095)- 請求記号△△△ 著作の属性:タイトル - こゝろ 表現形の属性:言語 - 日本語 体現形の属性:体現形識別子 ISBN 978-4087520095 個別資料の属性:個別資料識別子 - 請求記号△△△
「電子書籍」「電子雑誌」といった新しい媒体の登場、また内容は同一で媒体のみ変化するものも出てきた。こうした急激なデジタル化を受けて、紙と電子媒体の間で統合的にデータを管理する必要性が出てきた。 目録作成にかかる作業量、経費をおさえるためにミニマル・レベルの標準が必要とされ、そして何よりも単なるデータの集合ではなく利用者にとって価値のある目録作成のための標準が望まれていた。従来の目録作成では、出版物すなわち物理的なものを元に作られてきたため、同じ著作であっても書名が異なるものや、全く別の著作であっても書名が同じのものが存在することから、検索する上で問題が出てくる。たとえばある著作を検索するときに、書名が異なるものが検索にヒットしない、あるいは無関係の著作が多数表示され目的のものを選択するのに不都合が起きるなどである。このような問題から著作というものは目録作成において重要なものと認識されてはいたが、抽象的な概念であるため定義が曖昧になるといった難点があった。
目録規則の改訂にとどまらず、目録法の枠組みを根本的に見直す必要に迫られていた。これに応じて1992年9月に書誌レコードの機能要件研究グループが発足。1997年9月、研究グループはIFLA目録部会常任委員会に最終報告書を提出、承認を受けた。