Getting Things Done
カレンダーも約束や仕事の追跡のために重要である。しかし、アレンは、カレンダーは「ハード・ランドスケープ」と彼が名づけた仕事のためにとっておくべきだと勧めている。ハード・ランドスケープは、ある決まった締め切りまでに絶対にすべき仕事や、時間や場所が決まってしまった会議や約束のことである。すべき仕事はカレンダーではなく、次のアクションリストに書かれるべきである。
GTDの鍵になるものはファイリングシステムである。ファイリングは簡単で、単純で、楽しく苦痛にならないシステムでなければならない。紙1枚に書いたものでも、見直すために必要なら、これまで作ったフォルダに属さないものならば新しいフォルダを作る必要がある。アレンの推薦するものはアルファベット順の単純なファイリングシステムであるが、情報の貯蔵や見直しができるだけ簡単で早く済むものならどういったものでもよい。
追いかけなければならない仕事や覚えておくべき仕事、取り掛かっている途中の仕事(公私問わず)をすべて残らず書き出し、「バケット」の中に集める。「バケット」は紙、メモ帳、PDA、パソコン、現実の整理箱やパソコン画面上の電子メールの整理箱でもかまわない。すべき仕事に関する雑然とした想念を頭から全部追い出し、これらメモ帳や整理箱やパソコンなどに記録し、整理できる状態にする。「バケット」の中身は、週に最低一度は整理して空にする必要がある。