市民討議会
出席者が確定し、討議会当日を迎える。討議会は1日または2日行われるのが一般的である。なお、参加者の利便性に配慮し、週末や休日を利用する場合が多い。
グループ分け
当日出席した住民を5~6人のグループに分ける。また、グループ内で、進行係・記録係・発表係など役割分担も決める。また、その際に自己紹介が行われる場合も多い。
討議テーマの提示
主催者側から当日討議されるテーマが発表される。出席要請時に通知する場合もある。
情報提供
専門家や行政などから、データなどを用いて客観的に現状や課題について説明が行われる。
アイデア記入
討議テーマに基づいた各人の解決アイデアを付箋などの用紙に記入する。時間を決めて、より多数のアイデアを記入するようにする。このアイデアを出す方法は、いわゆるKJ法と呼ばれるものである。
グルーピング
グループ全員のアイデアを提出し、似たようなものを分ける。
討議
グルーピングされたアイデアを元に、より良い課題解決に向けて、グループで討議を行う。
まとめ
討議の結果を3つくらいのアイデアに集約する。
結論記入
まとめた内容を、模造紙などの大型の紙に記入する。記入したものは、見やすいように壁などに掲示する。
発表
グループごとに記入された討議結果を発表する。
投票
全ての発表を終えた後、他のグループも含め全ての結果の中から、自分が良いと思ったアイデアに各自が投票する。一般的に結論が記入された模造紙などの大型の紙にシールを貼る形式が多い。
以上で討議の1サイクルが終了する。休憩時間をはさみ、メンバーをシャッフルして、また別の討議テーマに臨み、上記サイクルを繰り返す。
日本では各自治体において、地方自治への住民参加の拡大を目指してきた。行政でも市民参加推進の部署を設置したり、各種の行政課題に対する審議会や公聴会の実施、更にはタウンミーティングや住民アンケートなどを行ったりしてきた。
また、一方で、政治参加への意識向上のため、投票率を上げる運動や公開討論会など、民間団体が主宰する活動を含めて多くの取り組みが行われてきた。
しかしながら、各種の審議会や公聴会では、行政が出席依頼する人が各種団体の長や、自治会の役員などいつも決まった住民である場合が多く、どの会議に出てもほとんど同じ顔ぶれという状況が往々にして生まれてしまっていた。
また、政治(多くの場合選挙)への関心を高めるために、「選挙に行こう」運動なども行われてきたが、啓発活動にコストがかかるもののこれといった成果が出てこなかった。公開討論会においても、候補者の対応次第で成立しなかったり、開催しても一般参加者を集める方法が難しかったり(往々にして参加者が少なく、主催者側が動員に大変な苦労をしている場合が多い)、とても成功しているとは言える状況ではない。
こうした中取り入れられた市民討議会の手法は、それまでサイレントマジョリティとされた、サラリーマンやパートの主婦、学生など、意見を表明したくてもなかなかできない人たちの意見を吸い上げることができることが最大の特長である。また、一般公募と異なり、時間・金銭に余裕があって意見を言いたい人だけが集まることを避けられるという利点もある。このように細かく配慮された公平性により、老若男女を問わず参加できる手法であり、極めて画期的であると言える。