Getting Things Done
注意をしなければならない仕事それぞれについて、取るべき次のアクション(その仕事の最初の一歩)は何かを決める。たとえば、もし仕事が「プロジェクトレポートを書く」ならば、次のアクションは「Aさんにミーティングの時間について電子メールを打つ」か、「Bさんに電話してレポートに必要な内容を聞く」などとなる。仕事完了までにこなすステップや行動はいろいろあるが、その最初にすべきことは必ずあるはずで、これを「次のアクション」リストに入れ、今やっている仕事の次から次へと行う。
さらにこれらは起こす行動の状況に応じて分類したほうがよい。例えば、「オフィスでする」「電話する」「店でする」など。
彼によればもっとも実際的な方法は、まず何をしてどこまで達成すべきかを全部考え、そのあと一連の行動を計画なしで自動的に行うことだという。
またアレンは、われわれの頭や心理にある「思い出すシステム」は非効率で、その時その場所ですべきことを思い出すことはめったにないという。よって、「信頼できるシステム」の文脈にしたがって、すべき仕事を紙や電子機器に書き出して蓄積した「次の行動リスト」はわれわれの心を外側から支援する役割を果たし、われわれが正しいときに正しいことを思い出すことを確実にしてくれる。アレンによって説明されるGTDには、仕事の流れを円滑にする助けとなる個人の仕事管理のコツや方法が詳述されている。
何よりGTDで求められるのは、仕事・ビジネスを遂行する上で行わなければならない作業を明確化し、それを逐次処理で貫徹することにある。例えば途中経過で失敗した場合、その後のスケジュールが総崩れを起こすのは良くない傾向である。これを予防する上で、先回りしてリカバリーポイント(失地回復の場)を要所要所に設け、スケジュール管理することなどが挙げられる。