公文書
行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録を含む。)であって、
当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、
当該行政機関が保有しているもの
ただし、次のものは除外
官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
特定歴史公文書等
研究所(博物館)その他の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
公文書管理法には、各省庁は管理規則を設けなければならないと書いている。管理規則は、総理大臣の同意のもと設ける。総理大臣は行政文書の管理に関するガイドラインで具体的な内容を定めている。各省庁は、この基準に従って行政文書の管理規則を設けている。主要な文書については明確に最低保存期間が定められている。各省庁は、あまり重要でない文書の保存期間を一年未満とすることができる。また、期間を延長して保存することもできる。文書管理者は公文書を整理する義務があり、また、保存期間が満了した行政文書ファイル等は、国立公文書館等への移管、または内閣の同意を得た上で廃棄の措置をとるべきことを定められている。ただし、保存期間が一年未満のものは、内閣総理大臣の同意なく廃棄してよい。また、保存期間を一年未満とすることができる文書は、保存期間満了後に速やかに廃棄するよう決められている。しかし、保存期間が一年未満の行政文書について、国会で政府が"廃棄した"と答弁しても、実際には廃棄されていないことがあり、あとから行政文書が発見されることがある。