内容証明
以下における1枚あたりの行数も同じ。 横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的である。また、以下の様式もある。 縦書き1行20字以内、1枚26行以内。 横書き1行13字以内、1枚40行以内。 横書き1行26字以内、1枚20行以内。 句読点や記号を1個1字と計算する。記号は一般的な記号に限る。単位を表す記号などは通常認められるが、カタカナで「パーセント」「キログラム」などと書く方が確実である。句読点については文末文頭にあるものも1字と数える。このため、手書きの場合は文頭に句読点が来ることもある。パソコンやワープロで文書を作成する場合、禁則処理を外すか、もしくは1行の文字数を規定よりも1文字減らした設定(1行を20字にして書こうとしている場合は1行を19字に設定するということ)で文書を作成する必要がある。 パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算する。 後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えない。 行の追加挿入は認められない。
内容証明が複数頁にわたる場合綴じたもののつなぎ目に契印を押す。文書自体に押印があるときはその押印と同じ印章で押印をするのが普通。
郵便に付する際、正本1通と謄本2通を作成する必要がある。正本は相手に送達され、謄本の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却される。
文書以外の資料等の同封は認められない。内容証明では文書の存在そのものが証明されるものからである。
基本的にはなんでも書けるのだが、主に下記のような法律がらみのトラブルの解決、特に「契約解除」・「債権回収」に用いられることが多い。
借家契約の家賃請求、解約、家主死亡の通知
借地契約関係の通知
不動産売買の契約解除(手付倍返し)等の通知
商品売買時の料金未払い、商品の不着、破損に対する抗議、クーリングオフの通知
ブラック企業に対する退職届、賃金未払い請求
債権回収の督促状、若しくは時効により債権消滅の通知
損害賠償請求(交通事故や不倫などの不貞行為の慰謝料請求)
債務免除
債権譲渡の通知
債権の時効中断
検察、警察、都道府県労働局等司法警察員への告訴、告発状
詐欺の返金請求