Portable Document Format
PDFは、文字のレイアウトが崩れにくいため、最終成果物として公開するのには適している。しかし文字列の抽出や他形式にコンバートを試みると困難に直面する。というのはプレーンなPDFでは、ある文字列のブロック、隣接または上に重なる文字列やグラフィックとの論理的な対応関係を示す情報が乏しいためである。 言い換えれば、PDF上では文字列が、変換元文書にあったコンテキストを無視した文字の羅列になってしまうのである。これはKindleをはじめとする、画面の小さいビューアー用フォーマットへの変換を困難にする。また視覚障碍者向けの拡大表示、読み上げなどアクセシビリティにとって障壁となる。
これに対応するため、PDFには「タグ」機能が追加され、PDFへの変換時に文字列がどの順番で読まれるべきか、見出しとの関係などの情報が追加されるようになったが、紙をスキャンして作成されたPDFではタグは軽視されることが多い。
(PDF 1.2より) FDF形式はデータをサーバに送り、応答を受け取り、フォームに内容を反映するのに使用できる。また単体ファイルとしてエクスポートさせ、PDFのインタラクティブ フォームに取り込む使い方も出来る。 PDF 1.3からは、FDFはアノテーション(注釈)を適用対象のPDFから独立して格納するコンテナーとして定義できるようになった。典型的なFDFはX.509 certificatesや認証リクエスト、ディレクトリ設定、タイムスタンプサーバー設定、その他添付のPDFファイルなどの情報をネットワーク送信のためカプセル化する。 FDFのMIMEコンテントタイプは application/vnd.fdf で, ファイル拡張子は.fdfになる。Macのファイルタイプは'FDF'。 FDFの単体ファイルへのインポート、エクスポートはフリーウェア系PDFソフトウェアでは広く実装しているとは言えない。その例としては、Evince、Okular、Poppler、KPDF, Sumatra PDF が挙げられる。ただしEvince、Okular、PopplerはAcroformsにデータを代入して保存させることなら出来る。単体FDFのインポートを実装しているソフトウェアとしてはAcrobat Readerがあり、インポート、エクスポート両方を実装するものとしてはFoxit ReaderとPDF-XChange Viewer Freeが挙げられる。PDFファイルへのFDFデータの保存についてはpdftkにも実装されている。
マークアップ言語XMLの応用技術であるXSL-FOを利用すると、Apache FOPやXSL Formatterなどのソフトウェアを利用してPDFファイルに変換できる。XSL-FOはXSLTなどを利用して各種XML文書から生成できるため、XSL-FOを利用することで各種XML文書からPDFファイルを作成できる。
Microsoft Officeや一太郎などで作成した文書データも、PDF化されることが多い。PDFの文書は、Microsoft Officeなど文書作成時に使ったソフトウェアをインストールしていないコンピュータでも表示・印刷でき、コンピュータの環境によってレイアウトが変わる可能性も小さくなる。
Microsoft Officeの文書はPDF化しなくても、マイクロソフトから無償配布されている表示専用ソフトウェア(Word ViewerやExcel Viewerなど)で表示させることができる。しかしこうしたソフトウェアは、Acrobat ReaderなどのPDF表示用ソフトウェアと比べると、対応しているOSが限られていることもあり、インストールされていない、またはできない場合が多い。そのため、不特定多数の人を対象にした文書はPDF化することで正しく表示される可能性が高くなる。
PDFの作成には、Microsoft Officeからはプリンタとしてインストールされる「Adobe PDF」や「Acrobat Distiller」を利用してPDFを作成することができる。なお、32bit版Officeについては、Acrobatに含まれるマクロの「PDF Maker」を利用し、より簡単なPDFの作成が可能になっている。
ユニバーサルアクセスへの対応を目的としたファイル形式。視力や運動能力に障害のある人にも利用できるように特化させたもの。
PDFは、Acrobat Readerに代表されるPDFビューアー(表示用のソフトウェア)がインストールされているコンピュータであれば元のレイアウトどおりに表示・印刷できる。Acrobat Readerは Windows、macOS、Android、iOS など各種オペレーティングシステム (OS) に対応したものが無償で配布されており、他のPDF閲覧ソフトも数多く存在するため、PDFファイルは多くの環境で閲覧・印刷できる。
PDF以外のテキスト形式の電子文書は、ほかのコンピュータ上で元のレイアウトを保持したまま表示・印刷するのは難しい。例えば、WordやExcelなどMicrosoft Officeの文書は、対応するソフトウェアをインストールすれば閲覧することは可能だが、バージョンや設定が違っていたり、フォントの有無が原因で編集者が意図した通りのレイアウトを保てない場合がある。HTML の文書は多くのコンピュータで閲覧できる。しかし、レイアウトの制限が大きい上、OSやウェブブラウザの種類・設定でレイアウトが変わりやすい。
そのため、厳密にレイアウトを保持する必要のある文書はPDF化することが多い。ただし、フォントの設定によっては、PDFでも元のレイアウトを保持できない場合がある。この問題は、フォントを埋め込むことで回避できる。