公文書
例えば、外務省行政文書管理規則細則(2011年(平成23年)4月1日)では、"正本以外の行政文書で正本と内容が同一であるもの(以下「写し」という。原本以外の文書が保存すべき正本として指定されている場合は,原本を含む。)の保存期間は,特段の指定のない限り,1年未満とみなす。"、"保存期間が1年未満である行政文書については,当該文書が行政文書ファイルに編纂されている場合であ っても,文書管理者の判断で廃棄することができる。"と決められている。
内閣府は、文書管理者を"各行政機関の課長・参事官・室長など"と書いている。
行政文書ファイル管理簿は、インターネットで公表されている。
情報公開・個人情報保護審査会は、2001年度(平成13年度)(行情)答申第145号で、政府職員などの私的メモや下書きは一般的には行政文書には当たらないが、国政上の重要な事項に係る意思決定が記録されている場合などについては、行政文書になるとしている。
保存期間1年未満の行政文書は行政文書ファイル管理簿に登録されないことがある。
また、職員が行政文書として保存しているものでなくても、会計検査院から提出を求められることがある。
2022年2月10日ごろまで、決裁終了後の決裁文書の修正については規則になかった。実務上、決裁プロセスにおいては対象となる文書の正本が確定しておらず、決済完了後に差し替えを行う場合があった。ただし、大きな修正は改竄と見做される。