Microsoft Excel
Excelは表計算ソフトであるため、本来は表を作成して合計などの計算や、これを基にしたグラフの作成などに用いられるものである。「平均を求める」「標準偏差を求める」「文字列中のn番目の文字を取り出す」などの利用頻度の高い計算や検索の作業は、数百種類ある「関数」と呼ばれる手続きにまとめられており、この関数を組み合わせることで高度な計算も可能である。また結果のグラフ化も簡単な操作で行え、棒グラフや円グラフなど利用頻度が多いものから、株価チャートやパレート図など専門的なグラフも選択できる。
大量のデータ分析に特化した専用ソフトと比較し機能は劣るが、小売店の売り上げや在庫数を管理・分析する程度であれば関数で十分対応できるため、現場レベルで使用する簡易の分析ソフトとしても利用されている。大手オンライン講座プラットフォーム「コーセラ」のデータサイエンスとビジネス講座カテゴリーに「Microsoft Excel」のサブカテゴリーがあるなど、データサイエンス時代にはすっかり定着している。
1つのファイルで複数のワークシートを使用できることや、数値だけでなく文字列や日付を扱うことができることを利用して、データベースの入力や関数による計算をそれぞれ分担することも可能であり、店舗の在庫管理など簡易的な用途であれば本格的データベースソフトであるMicrosoft Accessの代用としても運用可能である。
一方で、サイズの大きいファイルを開いても比較的軽快に動作することや、多くのコンピュータにインストールされておりワークシート上にオブジェクト(図形や画像)を貼り込むことができるなどの点から、日本では特に計算などは行わず、ワークシートを方眼紙に見立てた申請書や設計書や進捗管理用の単なる表作成に使用されることも多く、「Excel方眼紙」などと揶揄されている。
Excel 2003までのGUIは他のアプリケーションでも標準的となっていたメニューバーとツールバーによる方式であったが、Excel 2007以降はリボンと呼ばれる独自方式に変更された。ユーザーからは賛否両論があった他、2003と同様のメニューに戻すアドインまで作成された。2007年当時はディスプレイの解像度が低いコンピュータやモニタが普及していたというのもユーザーの不満を買った一因であった。2021年現在においては、リボンへの慣れやディスプレイの大型化が進み、混乱は収束している。
なお、リボン領域の高さの問題に関しては、リボンの最小化をする(タブのみを表示する)設定に変更することで、ある程度解消できる。また、Excel 2010以降はユーザー設定でリボンのカスタマイズができるようになっている。
Excelでは、表計算ソフトという性質上、画面表示の厳密さよりも処理速度を優先しているため、画面上に表示される内容と印刷時の表示が必ずしも一致しない。かつ、表示や印刷結果はモニターの解像度(DPI)やプリンターのドライバーによっても変化するため、同じファイルであっても環境によって印刷プレビュー結果および印刷結果が異なることがある。
上記は意図的な設計理由に起因するものではあるが、Excelを表計算ソフトとして用いる限り、この制限が問題となるケースは少ない。しかし、印刷物を確認や納品に利用する場面では見切れに注意が必要となる。また、「Excel方眼紙」のように本来の用途として想定されていないレイアウト目的でExcelを使用してしまうと、この問題に悩まされることになる。