稟議書
内部統制の評価手続や業務監査において、稟議書が監査対象となることがある。決裁権限規定に照らして適切な決裁権限者による決裁が行われているか、稟議内容が適切に文書化されているか、適切に整理・保管されているかなどが検討される。
また、会計監査や税務調査においても、会計処理や税務処理の前提となる事実(意思決定の経緯、取引の目的・内容など)を把握するため稟議書が閲覧されることもある。
稟議書の書式は、組織により異なる。各組織の内部文書とされることが多いため、書式は各組織ごとに、独自に定められている。下記に一例を挙げる。
(題名)業務用自動車の購入について (本文)標記の件、下記の通り自動車を購入したくお伺いいたします。 記
理由 配送用自動車が老朽化しており、買い替えの必要が生じたため。
価格 ***円
以下、購入先の業者名、予算は**円計上してあったが、実績(実際の額)は**円で差額が**円、といった内容を記載し、見積書を添付する。
また、上記のような物品購入の場合、ある一定の基準額があり、それを超える場合に稟議書を書く企業が多いようである。
また、人事異動・昇進、契約の締結など、組織の決裁を仰ぐあらゆる事柄に稟議書が使われる。
まず、稟議を起案する本人、そしてその上席の上司、最終的には決裁権を持つ者の印鑑(またはサイン)をもらうことによって決裁とするのである。決裁権者は概ね金額によって決まる。例えば**万円以上の契約の場合は社長の決裁が必要、といった具合に社内で基準をつくっている。