公文書館
公文書館法による公文書館、国立公文書館法による国立公文書館がある。国の担当部局はどちらも内閣府大臣官房である。公文書館は指定管理者を含む国、地方公共団体が、国立公文書館は独立行政法人がその管理者である。
公文書館法は1977年にできた。同法第4条において公文書館は、「歴史資料として重要な公文書等(国が保管していた歴史資料として重要な公文書その他の記録を含む。次項において同じ。)を保存し、閲覧に供するとともに、これに関連する調査研究を行うことを目的とする施設」と定義されている。
2011年より公文書管理法が施行されたことにより、歴史的な価値を持つ公文書を公文書館に移管することが義務づけられた。
専門職員については、公文書館法4条2項において「公文書館には、館長、歴史資料として重要な公文書等についての調査研究を行う専門職員その他必要な職員を置くものとする。」と規定されているが、そのための資格などについては言及されていない。認定機関や最低学歴についての規定もない。4年制大学の専攻や大学院に養成課程がある。
また県史や市史などは多くの自治体で編纂されているが、刊行が終わると編纂室などは廃止され、収集された史料も散逸してしまう事例もある。本来は歴史資料館や公文書館などで保管し、活用されるべきとされている。近年は頻繁に市町村合併が行われていることから、公文書の移管や管理予算について意見の一致を得ず、合併前にあった公文書室の存続が危うくなることもある。
保存する場合でも、公文書館が整備されていない自治体が多い現状では図書館の司書や博物館の学芸員が公文書の整理・保存業務を担わざるを得ないのが現状である。文書資料の整理保存には学芸員の専門性とは異なる専門性や資質が要求されるし、同様に文書資料を扱うといっても司書のように刊行・冊子化され、定型性の高い資料を扱うことに慣れた者には非定型的な雑多な文書資料の扱いは手に余ることが多く、業務上後回しにされ、文字通り「お蔵入り」の扱いを受けていることもまれではない。日本においてもアーキビスト職の確立が必要、という主張もある。
47都道府県で公文書館が設置されているのは、2020年高知県に設置されたことにより40都道府県である。岩手県、石川県、山梨県、愛媛県、長崎県、熊本県、鹿児島県では設置されていない。これらの県では保有する公文書を、県庁舎の書庫などに保管している。