情報ガバナンス
情報ガバナンスを行うためには、次の様な情報ガバナンスシステムが必要になる。
情報を取得・作成した時点から、処分・廃棄する時点までの情報のライフサイクルの管理。
情報の利用に関するポリシーや手順の策定、実施、周知。
保有している情報の種類、保有場所、フォーマットの把握。
情報の質とビジネスにおける正確な価値の把握。
情報がどのように保管されているか、情報を使用するために何が必要かを把握する。
情報がどのような場合にアーカイブされ、どのような場合に所定のポリシーに従って削除されるのかを把握
必要なときに必要な場所で情報が利用できるようにする
情報のセキュリティや安全なアクセス、機密性を確保する。
周知や研修の実施により、関係者による順守を徹底する。
柔軟性を保ち、常に進化することで、情報のフォーマットや通信手段の変化に対応できるようにする。
継続的な改善を行う。
情報ガバナンスを行うことで、業務効率化による売り上げアップや顧客満足度の向上、コンプライアンス対策につながる。その一方で、チャットやSNSなどを利用して社員が顧客や取引先とやりとりした情報などの外部データもコントロールする必要があるため、徹底が難しい。