典拠管理
この他には、他機関が運営する典拠ファイル中の同人物の識別子とリンクが記録されている(#協調的管理の節も参照)。このレコードに見られる構造は、ファイルの統一性・網羅性を確保するため、全レコードを通じて一貫して適用する。個人名にかぎらず、団体名や地名を含めた様々な名称について典拠管理が可能である。こうした種類の典拠ファイルのことを名称典拠 (name authorities) と呼ぶ。
このほか、書誌情報の「件名」を取り扱うものとして、各種概念や主題を取り扱う主題典拠 (subject authorities)がある。主題を取り扱う場合、対象の守備範囲や対象間の関係性(同義語、上位・下位概念など)について、知識体系の全体的な把握が必要となる。そのため、オントロジーに基づく統制語彙に依存する形で主題典拠ファイルを構築することになる。一例として「ガラス」という主題についての『Web NDL Authorities』レコードから引用する。
上位語・下位語・同義語等のリンクによって、主題典拠ファイルは木の枝のように各種概念の包含関係をカバーしうる。こうして構築された主題典拠は人工知能、特にエキスパートシステムが用いる知識ベースと似通った性質を持ち、一方の発展は他方の発展に役立つ。著名な主題典拠ファイルとしては『米国議会図書館件名標目表』(LCSH) があげられる。
資料を探す労力が軽減される。集中機能により、関連する文献が一覧できる。加えて、典拠ファイルそのものが簡易的な事典の役割も果たす(「情報機能」)。個人の生没年や、団体の名称の変遷を知ることができるほか、主題典拠では、念頭にあった概念より広義または狭義の単語を知ることができる。