文書管理システム
メタデータは一般に各文書に付随して格納される。例えば、文書がシステムに格納された日付、格納を行ったユーザー名(ID)などがメタデータとして含まれる。文書内容からメタデータを自動的に抽出するシステムもあれば、ユーザーにメタデータを追加させるシステムもある。文書をスキャンした画像ファイルに対して光学文字認識を行うシステムもある。内容をコンピュータが認識できるテキストとすることで、そこから検索用のキーワードを抽出したり、全文検索を可能にするなどの可能性が生まれる。抽出したテキストもメタデータの一部として元の画像ファイルごとに格納されるか、検索用に集中管理される。
文書管理システムには、格納、バージョン、メタデータ、セキュリティ、索引、検索機能といった構成要素がある。以下では、これらについて解説する。
Howard と Pettersen(2001年)の研究対象となったあるプロジェクトでは、コミュニケーション手段としてEDMを三番目の手段としていた(上位手段は電話と会議、下位手段は電子メール、紙の文書、ファックスなど)。Rene Brohm(2005年)は学位論文でシアターモデルを提案した。シアターモデルとは、文書管理システムを劇場のステージに対比させて説明するものである。すなわち、ステージ上の演劇での相互作用と文書管理システムの機能の類似性を論じている。
Marin と Poulter(2004年)によれば、全てのデータや情報が集中型のデータベース(あるいはイントラネット)に置かれ、それを組織の全員が使う場合、ITと情報配布に明確な関係が生じる。彼らは、情報へのアクセスが容易であればあるほど、組織内に流通する情報量が増えるとした。
このコミュニケーション・ツールを改良する別の方法もある。Hansen と Haas(2001年)はEDMを競争のある市場に見立てた。それによると、情報提供者は情報共有の戦略を持つべきであり、ユーザー(従業員)にシステムを使わせる戦略も必要であるとした。
Yan と Garcia-Molina(1999年 pp.2)が提案した方法は、人々が必要な(興味のある)情報を表すクエリ群を含んだ長期的プロファイルを提示するというものである。これにより、得られる情報の質が向上するとした。つまり、事前に明らかになっているプロファイルに基づいて、情報が配布されるのである。それによって検索時間やコストが削減される。
ワークフローは複雑な問題であり、文書管理システムによってはワークフロー・モジュールが組み込まれている。ワークフローにはいくつかの種類があり、EDMが適用される環境によってワークフローが異なる。手動ワークフローは、ユーザーが文書を見てそれを誰に送るかを判断する。ルールベースのワークフローは、管理者がフローを規定するルールを作成する。例えば、請求書は決済プロセスを経て支払い部門に送られる。各部門がルールを作成して固有のワークフローを構築できるものもある。例えば、送られてきた請求書の金額によって最終的な送付先を変えるなどのルールが考えられる。