Portable Document Format
紙資料をイメージスキャナなどを使って電子文書にする場合も、PDFが利用されることが多い。
紙資料を電子文書化するとき、PDFを利用しない場合には、TIFFなどの画像ファイルとして保存する方法と、OCRソフトウェアを使ってテキストとして保存する方法がある。画像ファイルとして保存された電子文書は画面上で見る場合には紙資料と同じ内容が再現できるものの、文章や文字をコピーすることができないなどテキストの再利用に大きな制限がある。また、OCRソフトウェアを使って作成したテキストファイルではテキストの再利用は可能となるが、OCRソフトウェアの精度の問題もあり、元の内容を完全に再現できない場合が多い。
PDFを利用すれば、紙資料をスキャンした画像の上にOCRソフトウェアで変換して作成した透明テキストを重ね、1つのファイルとして保存することができる。こうしたPDFの文書では、画面上で見る場合には紙資料の内容を完全に再現でき、不完全ではあるがテキストの再利用もできる。例えば、Acrobatにはバージョン6.0以降のStandard版以上でOCR機能が標準で搭載されるようになった。
LZWアルゴリズムで圧縮するもの。
テキストストリーム内では、文字は文字コード(番号)によって記述される。WinAnsi、MacRomanのほか東アジアの各種言語のエンコーディングが定義されているほかに、フォント自身に独自のエンコーディングを持つことも出来る。 基礎がType1フォントを前提に作られたので、TrueTypeフォントなどを記述する場合は、非常に複雑な記述になる。
日本語のエンコード
文字コードについては、全ての文字列が独自のルールで英数字にエンコードされる。英語文書の場合はある程度解読できるが、多バイト文字になると非常に複雑なルールでエンコードしなければならない。
それで得られるメリットは、処理系にかかわらず文字を正確に区別できることで、例えばJIS90形式の文字とJIS2004形式の文字はJIS、Unicode上では同じ文字コードでありながら字形が異なる文字があり、普通の処理系ではどちらかのフォントしか表示できないが、PDF上では一緒に記述できることが挙げられる。
しかしながら例えばWindows 2000とWindows Vista間ではMS明朝、MSゴシックのフォントのバージョンは異なり、フォントを埋め込まないようにPDFを作成すると、片方の環境では文字が全面的に文字化けするケースがある。
また、フォントが埋め込まれているため文字化けしていないように見えても、文面をクリップボードにコピーしてエディタに貼り付けると、テキストストリームが異機種のエンコーディングになっていて文字化けするケースもある。
Adobe製品は比較的問題が起こりにくいが、サードパーティー製品や海外製のソフトウェアでは現在もこの種の問題に遭遇することがある。
PDFファイルは 印刷可能なあらゆる文書から生成でき、表示や印刷は各社が無料、有料で配布しているソフトウェアを利用する。
主な物にアドビが無料で配布しているAcrobat Reader(旧Adobe Reader)がある。
また、AppleのmacOS, iPadOS, iOSではOSレベルでPDFの表示、編集、作成、印刷に対応している。
PDFファイルには、情報の機密性を保つために、閲覧パスワード(ユーザパスワード)と編集パスワード(オーナーパスワード)、公開鍵方式の暗号化を設定することができる。
閲覧パスワードが設定されていると、利用者は正しい閲覧パスワードを入力しないとPDFファイルを開けない。編集パスワードが設定されている場合、閲覧だけならパスワード入力は不要であるが、次の作業をするには正しい編集パスワードを入力して設定を解除しなければならない。
編集
印刷
テキストや画像などのコピー
この機能を使うことにより、ユーザの画面上では表示できるものの、コンテンツ内の文章をコピー・アンド・ペーストできないようしたり、文書内の写真の印刷ができないよう設定した文書を配布したりできる。
また、電子署名を付け、文書の改竄を防止する機能も持つ。
しかしPDFのパスワードを解除するソフトウェアも多く流通しており、2014年現在ではPDF 1.6などの古い形式のファイルは1秒もかからずパスワードが解除されてしまうケースがある。数年後にはツールで解読されてしまうということを考慮する必要がある。