内容証明
日本郵便の内国郵便約款(以下、約款)の規定により、紙様式による内容証明の様式は以下のとおりである。
用紙は自由。約款に基づき作成されている、日本法令等が売り出している内容証明用の原稿用紙を利用すれば後述する文字数制限を使う必要はない。ただし、日本郵便での文書の保存期間は5年となるため、感熱紙は使用できない。公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的となった。
筆記具は自由だが、手書きで作成する場合は通常インクの出る筆記具を用いる。パソコンやワープロの使用も可能で、実務上はパソコンやワープロにより、裁判文書と同様に12ポイントで作成することが多い。手書きでの作成の場合、正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書は、コピー・カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的である。
内容証明では、使用可能な文字が以下のように限定される。 ひらがな・カタカナ 漢字 数字(算用数字・漢数字) 句読点、かっこ、記号。記号は、一般的なものに限る。 英字(アルファベット)は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できる。たとえばJRは「ジェイアール」と書いても誤りではなく認められるが、「JR」と書くことも認められる。
内容証明は日本語でのみ作成可能である。
内容証明の形式は自由でいいが、同時に提出しなければならない謄本2通には、以下のような制限事項がある。 表裏合わせてで1枚520字以内。1枚の表に520字を書いた場合、その裏に一文字でも何かを書くことは許されない。