Accès aux documents administratifs

Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir la Cada en cas de refus.

Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir la Cada en cas de refus.

## Vérifier la définition d'un document administratif

Un document administratif est produit ou reçu par un **service de l'État**, une collectivité territoriale, un **établissement public** ou un **organisme privé chargé d'une mission de service public**.

Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, France Travail (anciennement Pôle emploi).

Il peut s'agir des documents suivants : **dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.**

Un document administratif peut prendre une forme **écrite**, d'enregistrement **sonore** ou **visuel** ou sous forme **numérique** ou **informatique**.

> **À savoir**
> Un document à caractère **juridictionnel** (par exemple, un jugement), un document **privé** (par exemple, un acte notarié), ou un document de **l'Assemblée nationale** ou du **Sénat** ne sont pas des documents administratifs.

## Vérifier quels documents administratifs sont communicables

Un **téléservice** permet de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :

La **communication** des **documents administratifs suivants** n'est **pas possible** ou est **soumise à conditions** :

- **Document inachevé**
  Par exemple, un brouillon.
  Un document est communicable uniquement sous sa forme définitive.
- **Document préparatoire à une décision**
  Un document préparatoire à une décision est communicable uniquement lorsque la décision qu’il prépare est intervenue.
- **Document dont le contenu a un caractère sensible**
  Par exemple, document d'instruction du Défenseur des droits, document dont la consultation ou la communication porterait atteinte à la sécurité publique.
  Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.
- **Document concernant une personne**
  Un document concernant une personne est communicable uniquement à cette personne ou à ses mandataires compte tenu du droit au de chacun au secret médical, au respect de sa vie privée, et au secret des affaires.
  Toutefois, le document est communicable si l'administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.
- **Archive publique couverte par un secret protégé**
  Le secret peut être protégé **entre 25 et 100 ans**.
  Par exemple, l'accès à un registre de naissance de l'état civil est possible au bout de 75 ans.

> **À savoir**
> L’administration n'a pas l'obligation de communiquer les documents que vous pouvez obtenir par vos propres moyens compte tenu de leur diffusion publique.

## Faire la demande de document administratif

### À qui s'adresser ?

Adressez-vous à **l'administration** ou à **l’organisme** qui **détient le document**.

Dans certaines administrations, une **personne** est **responsable de l'accès aux documents administratifs** (Prada) :

**Si le document souhaité est versé aux archives publiques**, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.

Consultez l'annuaire des services publics d'archives :

Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.

Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

### Comment faire la demande ?

Votre demande peut être **orale**.

Toutefois, il est recommandé d'envoyer **une lettre ou un mail** et de **conserver une copie datée** en cas d'absence de réponse de l'administration.

Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.

Votre demande doit être **précise** pour que l'administration identifie le document souhaité.

Indiquez si vous souhaitez **consulter** le document **sur place** ou **le recevoir** par courrier ou par mail.

> **À savoir**
> L'administration n'est pas obligée de répondre à une **demande abusive**. Par exemple, demande ayant pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée.

## Suivre l'instruction de la demande de document

### Cas général

L'administration doit vous communiquer le document dans un **délai d'un mois** suivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse **dans le délai d'1 mois** suivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée (**refus tacite**).

L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée.

### Votre demande concerne un dossier médical

Le délai de réponse dépend de l'ancienneté du dossier médical :

- **Si le dossier médical a moins de 5 ans**, l'administration doit **répondre** dans les **8 jours** suivant la réception de votre demande.
- **Si le dossier médical a 5 ans ou plus**, l'administration doit **répondre** dans les **2 mois** suivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande (**refus tacite**).

L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée.

## En cas d'accord de l'administration, consulter le document

### Quel mode de communication ?

Vous choisissez le mode de communication du document dans la limite des **possibilités techniques de l'administration**.

La communication du document ne doit pas nuire à sa **préservation** et à sa **bonne conservation**.

Ainsi, selon le document, l'administration peut proposer :

- La consultation sur place
- La reproduction
- L’envoi par mail

Si vous avez demandé de **nombreux documents**, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussi **étaler dans le temps** votre accès aux documents.

> **À savoir**
> Une administration peut aussi communiquer le document **en le mettant en ligne sur internet**, sous réserve qu'il soit communicable à toute personne et qu'il soit anonymisé si nécessaire.

### Quel coût ?

La **consultation sur place **est **gratuite**.

**L'envoi par mail** de la copie d'un **document au format numérique** est **gratuite**.

La **reproduction** est **payante**. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Coût de transmission

Support

Tarif maximum

Papier

0,18 € par page A4 (noir et blanc)

Cédérom

2,75 €

## En cas de refus de l'administration, saisir la Cada

### Dans quel délai ?

La saisine de la Cada se fait **dans les 2 mois** suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

> **À noter**
> Il est obligatoire de saisir la Cada avant de faire un recours contentieux. Toutefois, ce principe a des exceptions, par exemple en cas de saisine du juge des référés.

### Quel coût ?

La saisine de la Cada est **gratuite**.

### Comment ?

#### Cas général

Vous pouvez saisir la Cada par **formulaire en ligne, par lettre ou mail**.

Vous devez préciser :

- Votre identité
- Votre adresse
- L'objet de votre demande

Joignez une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

#### Série de 5 demandes ou plus

À partir de **5 demandes** de communications de documents **envoyées à différentes administrations**, et **ayant le même objet**, vous devez **les regrouper** pour saisir la Cada.

Vous pouvez saisir la Cada par formulaire **en ligne, par lettre ou mail**.

Vous devez préciser :

- Votre identité
- Votre adresse
- L'objet de votre demande
- Pour chaque administration saisie, son nom, son email (en l'absence d'email, son adresse postale), la date à laquelle vous l'avez saisie d'une demande de communication et, si nécessaire, la date de notification du refus de communication.

Joignez les documents établissant qu'au moins un refus a été opposé par l'une des administrations saisies.

> **À noter**
> Votre saisine de la Cada pour la série de demandes vaut recours administratif préalable obligatoire pour chacune des demandes composant la série.

## Suivre l'avis de la Cada sur la demande de document

### Accusé réception de votre demande

#### Cas général

Si nécessaire, la Cada vous invite à compléter votre demande.

La Cada **enregistre** votre demande lorsqu'elle est complète.

Elle en **accuse** alors **réception** sans délai.

#### Série de 5 demandes ou plus

Si nécessaire, la Cada vous invite à compléter votre demande groupée.

La Cada **enregistre** votre demande groupée lorsqu'elle est complète.

Elle en **accuse** alors **réception** sans délai.

L'accusé réception indique la liste des demandes relevant de la série.

> **À savoir**
> La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus.

### Réception de l'avis de la Cada

#### Cas général

La Cada vous notifie son avis par lettre ou par mail dans un **délai d'1 mois** à partir de l'enregistrement de votre demande.

La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document.

#### Série de 5 demandes ou plus

La Cada vous notifie son avis dans un **délai d'1 mois** à partir de l'enregistrement de votre demande.

La Cada notifie son avis dans le même délai à chacune des administrations correctement identifiées.

Les autres administrations vous informent de leur décision de se conformer ou non à l'avis de la Cada. Elles ont un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

> **À savoir**
> La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus. Toutefois, elle notifie son avis à chacune des administrations correctement identifiées.

> **À noter**
> Même en cas d'avis favorable de la Cada, **l'administration** a le **droit de confirmer son refus**.

## Si le refus de communication est confirmé, saisir le juge

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recours contentieux.

Vous pouvez saisir le juge administratif dans les **2 mois** suivant la décision implicite de refus de l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant **2 mois** à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

> **Exemple**
> Si la Cada enregistre votre demande le 1er octobre 2022, la décision implicite de refus intervient le 1er décembre 2022 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1er février 2023 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'État.