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Legislation: ersdig

Title: § 36 Personalakten und Beurteilungen

Description:
Gesetz über den Zivildienst der Kriegsdienstverweigerer (ErsDiG)
Abschnitt 4 - Rechtsstellung der Dienstpflichtigen
§ 36 Personalakten und Beurteilungen

Paragraph: 36

Full Text:
Gesetz über den Zivildienst der Kriegsdienstverweigerer (ErsDiG)
Abschnitt 4 - Rechtsstellung der Dienstpflichtigen
§ 36 Personalakten und Beurteilungen

(1) Über jeden Dienstpflichtigen ist eine Personalakte zu führen. Sie
ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische
Maßnahmen nach den Artikeln 24, 25 und 32 der Verordnung (EU) 2016/679
des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum
Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener
Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie
95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1;
L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2) in der jeweils
geltenden Fassung vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Zur
Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in
Dateisystemen gespeicherten Daten, die den Dienstpflichtigen
betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem
unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); hierzu
gehören auch die die Feststellung der Tauglichkeit betreffenden
Unterlagen aus der Tauglichkeitsakte. Nicht Bestandteil der
Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem
Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere
Unterlagen über die Abrechnung ärztlicher Untersuchungen und
Behandlungen; Zugang zu Letzteren haben nur der ärztliche Dienst und
das für die Heilfürsorge zuständige Personal. Personalaktendaten
dürfen ohne Einwilligung des Dienstpflichtigen nur verarbeitet werden:

1.  für die Durchführung dieses Gesetzes,

2.  für die Einleitung und Durchführung eines Verfahrens zur Rücknahme
    oder zum Widerruf der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer.

Satz 5 gilt auch für die Verarbeitung von Personalaktendaten in
Dateisystemen.

(2) Personenbezogene Daten über Dienstpflichtige dürfen nur erhoben
werden, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder
Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung
organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere
auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes,
erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Fragebogen,
mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen vom
1\. Januar 1994 an der Genehmigung durch die zuständige oberste
Dienstbehörde.

(3) Zugang zur Personalakte dürfen nur Personen haben, die für
Personalangelegenheiten zuständig sind, und nur soweit dies zu Zwecken
der Durchführung dieses Gesetzes erforderlich ist, sowie Personen, die
mit dem in Absatz 1 genannten Rücknahme- oder Widerrufsverfahren
befasst sind, und nur soweit dies zu Zwecken dieser Verfahren
erforderlich ist. Ohne Einwilligung des Dienstpflichtigen darf die
Personalakte an andere Stellen und an Ärztinnen und Ärzte im
Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Bildung, Familie,
Senioren, Frauen und Jugend weitergegeben werden, soweit dies im
Rahmen der Zweckbestimmung des Dienstverhältnisses erforderlich ist.
Ärztinnen und Ärzten, die im Auftrag des Bundesamtes ein medizinisches
Gutachten erstellen, darf die Personalakte ohne Einwilligung des
Dienstpflichtigen vorgelegt werden. Für Auskünfte aus der Personalakte
gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht,
ist von einer Weitergabe abzusehen. Auskünfte an eine dritte Person
dürfen ohne besondere gesetzliche Regelung nur mit Einwilligung des
Dienstpflichtigen erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer
erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz
berechtigter, höherrangiger Interessen der dritten Person oder die
Durchführung des in Absatz 1 genannten Rücknahme- oder
Widerrufsverfahrens dies erfordern. Inhalt, Empfängerinnen und
Empfänger der Auskunft sind dem Dienstpflichtigen schriftlich
mitzuteilen. Eine Pflicht zur Benachrichtigung besteht nicht, wenn die
um Auskunft ersuchende Stelle gegenüber dem Bundesamt erklärt, dass
die Benachrichtigung die öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährden
oder das Gemeinwohl beeinträchtigen würde. Ein automatisierter
Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch
besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.

(4) Der Dienstpflichtige ist zu Beschwerden, Behauptungen und
Bewertungen, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden
können, sowie zu Werturteilen vor deren Aufnahme in die Personalakte
zu hören. Seine Äußerung ist zur Personalakte zu nehmen. Die Vorgänge
nach den Sätzen 1 und 2 sind auf Antrag des Dienstpflichtigen nach
drei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten, es
sei denn, sie sind in eine dienstliche Beurteilung aufgenommen worden
oder unterliegen nach anderen gesetzlichen Bestimmungen einer längeren
Tilgungsfrist. Die Frist für die Entfernung wird regelmäßig durch
Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens gegen den
Dienstpflichtigen unterbrochen.

(5) Die Personalakte des Dienstpflichtigen ist nach Beendigung des
Zivildienstverhältnisses so lange aufzubewahren, wie dies insbesondere
zur Erfüllung der Dienstpflicht oder aus versorgungsrechtlichen
Gründen erforderlich ist. Sie ist spätestens bei Vollendung des 60.
Lebensjahres zu vernichten, sofern sie nicht vom Bundesarchiv
übernommen wird. Für die in Dateisystemen gespeicherten Informationen
gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend. § 12 Absatz 4 Satz 1 und 2 des
Kriegsdienstverweigerungsgesetzes bleibt unberührt.

(6) Das Recht des Dienstpflichtigen auf Auskunft gemäß Artikel 15 der
Verordnung (EU) 2016/679 umfasst auch das Recht auf Einsicht in die
vollständige Personalakte. Dies gilt auch nach Beendigung des
Zivildienstverhältnisses. Soweit keine dienstlichen Gründe
entgegenstehen, werden Kopien oder Ausdrucke aus der Personalakte
angefertigt. Dem Dienstpflichtigen ist auf Verlangen ein Ausdruck der
Personalaktendaten zu überlassen, die zu seiner Person automatisiert
gespeichert sind.

(7) Der Dienstpflichtige hat ein Recht auf Auskunft auch über
personenbezogene Daten über ihn, die in anderen Akten enthalten sind
und für sein Dienstverhältnis verarbeitet werden, soweit gesetzlich
nichts anderes bestimmt ist. Das Recht auf Auskunft umfasst auch das
Recht auf Einsicht in die Akten. Keine Einsicht wird gewährt, soweit
die anderen Akten personenbezogene Daten Dritter oder
geheimhaltungsbedürftige nicht personenbezogene Daten enthalten, die
mit den Daten des Dienstpflichtigen derart verbunden sind, dass eine
Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich
ist.

(8) Bevollmächtigten des Dienstpflichtigen ist Auskunft aus der
Personalakte zu erteilen, soweit dienstliche Gründe nicht
entgegenstehen. Das Recht auf Auskunft umfasst auch das Recht auf
Einsicht in die vollständige Personalakte. Entsprechendes gilt für
Hinterbliebene des Dienstpflichtigen und für Bevollmächtigte der
Hinterbliebenen, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht
wird.

(9) Das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und
Jugend bestimmt durch Rechtsverordnung, die nicht der Zustimmung des
Bundesrates bedarf, nähere Einzelheiten über

1.  die Anlage und Führung der Personalakte des Dienstpflichtigen, auch
    für die Zeit nach der Beendigung des Zivildienstverhältnisses,

2.  das Verfahren der Weitergabe, Aufbewahrung und Vernichtung oder den
    Verbleib der Personalakten einschließlich der Übermittlung und
    Löschung oder des Verbleibs der in Dateisystemen gespeicherten
    Informationen sowie die hieran beteiligten Stellen,

3.  die Einrichtung und den Betrieb automatisierter Dateisysteme
    einschließlich der Zugriffsmöglichkeiten auf die gespeicherten
    Informationen,

4.  die Erteilung von Auskünften aus der Personalakte oder aus einem
    automatisierten Dateisystem und

5.  die Befugnis von Personen im Sinne des § 203 Absatz 1 Nummer 1 und 2
    des Strafgesetzbuches, die im Rahmen der unentgeltlichen ärztlichen
    Versorgung des Dienstpflichtigen tätig werden, vom Dienstherrn mit der
    Untersuchung des Dienstpflichtigen oder mit der Erstellung von
    Gutachten über ihn beauftragt worden sind, dem Arztgeheimnis
    unterliegende personenbezogene Daten zu offenbaren.

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