Source: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
Legislation: hgb

Title: § 257 Aufbewahrungsfristen

Description:
Handelsgesetzbuch (HGB)
Drittes Buch - Handelsbücher
Erster Abschnitt - Vorschriften für alle Kaufleute
Dritter Unterabschnitt - Aufbewahrung und Vorlage
§ 257 Aufbewahrungsfristen

Paragraph: 257

Full Text:
Handelsgesetzbuch (HGB)
Drittes Buch - Handelsbücher
Erster Abschnitt - Vorschriften für alle Kaufleute
Dritter Unterabschnitt - Aufbewahrung und Vorlage
§ 257 Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet
aufzubewahren:

1.  Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
    Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse,
    Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
    Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2.  die empfangenen Handelsbriefe,

3.  Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,

4.  Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden
    Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft
betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in
Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem
Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies
den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und
sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1.  mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich
    und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie
    lesbar gemacht werden,

2.  während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit
    innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern
hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch
ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können
auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre,
die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die
sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre
aufzubewahren. Abweichend von Satz 1 sind bei Personen oder
Gesellschaften, die

1.  Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes sind,
    einschließlich Zweigstellen nach § 53 des Kreditwesengesetzes,

2.  der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes
    unterliegen oder

3.  Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 des
    Wertpapierinstitutsgesetzes sind,

die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen zehn Jahre
aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs,
in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar
aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß
festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der
Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt
worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Vorlegung im

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HGB
Level: 5.0