Source: https://www.gesetze-im-internet.de/bnoto/__35.html
Legislation: bnoto

Title: § 35 Führung der Akten und Verzeichnisse

Description:
Bundesnotarordnung (BNotO)
Teil 1 - Das Amt des Notars
Abschnitt 4a - Führung der Akten und Verzeichnisse
§ 35 Führung der Akten und Verzeichnisse

Paragraph: 35

Full Text:
Bundesnotarordnung (BNotO)
Teil 1 - Das Amt des Notars
Abschnitt 4a - Führung der Akten und Verzeichnisse
§ 35 Führung der Akten und Verzeichnisse

(1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen,
dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit
gewährleistet sind. Er ist befugt, in den Akten und Verzeichnissen die
zur Durchführung der Amtsgeschäfte erforderlichen personenbezogenen
Daten, einschließlich solcher besonderer Kategorien, zu verarbeiten.
Dies umfasst insbesondere

1.  Kontaktdaten der Beteiligten,

2.  Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erhoben wurden, und

3.  Daten, die für den Gegenstand des Amtsgeschäfts erforderlich sind oder
    die auf Wunsch der Beteiligten aufgenommen werden sollen.

(2) Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder
elektronisch führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines
Gesetzes vorgeschrieben ist. Zusätzlich darf er für die Aktenführung
Hilfsmittel verwenden, deren Vertraulichkeit ebenfalls zu
gewährleisten ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt.
Werden Akten einer anderen Stelle zur Verwahrung übergeben, hat dies
auch die zugehörigen Hilfsmittel zu umfassen.

(3) Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb
seiner Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung
der Aufsichtsbehörde führen. Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt
bleiben. Außer im Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine
gemeinsame Führung nur im Zusammenschluss mit anderen Notaren
erfolgen. Die Genehmigung nach Satz 1 ist zu erteilen, wenn
sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Absatzes 1 und des
Satzes 2 eingehalten werden. Die Genehmigung kann mit
Nebenbestimmungen verbunden werden. Vor der Erteilung oder der
Aufhebung der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. Die Führung
bei der Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.

(4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der
Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im
Elektronischen Notariatsaktenspeicher führen.

(5) Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen
herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3
Satz 3 bei dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. Absatz 3
Satz 1 und Absatz 4 bleiben unberührt.

(6) Zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist bietet die
verwahrende Stelle die Einträge im Urkundenverzeichnis sowie die in
der elektronischen Urkundensammlung und in der Sondersammlung
verwahrten Dokumente dem zuständigen öffentlichen Archiv nach den
jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften zur Übernahme an. Im Übrigen
ist die verwahrende Stelle verpflichtet, nach Ablauf der
Aufbewahrungsfristen die in Papierform geführten Akten und
Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und
Verzeichnisse zu löschen. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht, solange im
Einzelfall eine weitere Verwahrung durch die verwahrende Stelle
erforderlich ist.

Collections: bundestag_gesetze
BNotO
Level: 4.0