Je overdracht organiseren Aan lange-termijn ontwikkeling denken De overdrachtsperiode beheren
Je zou moeten beginnen met een nauwgezette discussie met je leidinggevende om vast te stellen hoe hij of zij wil dat je de overdracht inricht. Afhankelijk van je werk en hoe je leidinggevende over je werk denkt, kan je gevraagd worden om uitgebreid aan de overdracht bij te dragen. Dit zou kunnen beteken dat de nieuwkomer een paar dagen of langer met je meeloopt.  Meestal moet je in ieder geval een formeel overdrachtsrapport voorbereiden. Bespreek dit met je leidinggevende en zoek uit hoeveel tijd je eraan zou moeten besteden en waarop de overdracht speciaal gericht zou moeten zijn. Zodra je helder hebt wat je leidinggevende wil, kun je een concept-overdracht gaan opzetten. Dit helpt je om georganiseerd te blijven en alle verschillende taken en informatie, die je tijdens de overdracht moet doorgeven, te categoriseren. Dit document moet in ieder geval het volgende omvatten:  Gedetailleerde informatie over je dagelijkse activiteiten, taken en prioriteiten. Een opzet van de belangrijkste onderdelen van de positie. Een duidelijk overzicht van wat van je opvolger wordt verwacht. Een lijst met essentiële, over te dragen bestanden. Dit zou bijvoorbeeld een bepaald contract of een werkprogramma kunnen zijn. Als je weet dat je binnenkort vertrekt, kan het handig zijn om een beetje extra tijd te steken in het opruimen van losse eindjes. Het geeft voldoening om dit te doen en je helpt je opvolger om met een schone lei te beginnen. Door dit te doen verzeker je jezelf ook van een vertrek op uitstekende voorwaarden en met een goede reputatie.  Het zal niet altijd lukken, maar als je iets hebt wat bijna niet meer te realiseren is, stop er dan wat extra tijd in en werk het weg. Iemand die nieuw is en met een zaak te maken krijgt die bijna niet meer te redden is, kan moeite hebben om de zaak af te sluiten, omdat hij of zij de ins en outs niet kent. Probeer, voordat je opvolger aantreedt, wat tijd te maken om met je collega's over de overdracht te praten en vraag of zij denken of iets is waar je de nadruk op zou moeten leggen. Als zich iets ontwikkelt waar jij geen weet (meer) van hebt, is dit een goeie gelegenheid om dat uit te vinden en te bespreken.  Nieuwe ontwikkelingen hebben waarschijnlijk geen invloed meer op jouw laatste dagen, maar als je ervan weet, kun je ze onder de aandacht van je opvolger brengen. Dit is ook een gelegenheid om zeker te weten dat iedereen weet dat je weggaat en wanneer. Vertel je collega's over de overdrachtsperiode, zodat ze daar rekening mee kunnen houden. Je zult tijdens de overdracht waarschijnlijk niet zo productief meer zijn, dus het is een goed idee om je collega's op tijd in te lichten. De laatste stap van de voorbereiding op je overdracht is het afmaken van een formeel overdrachtsdocument. Je kunt voortborduren op het concept-document, maar probeer uitgebreider te zijn en neem alle belangrijke informatie op. Je moet met je leidinggevende door het document heen lopen, en ook met collega's die ermee te maken gaan krijgen. Probeer dit tenminste een paar dagen voordat je opvolger begint op te sturen. De inhoud verschilt van baan tot baan, maar zou het volgende kunnen omvatten:  Een lijst en tijdschema voor de te verrichten werkzaamheden Een bespreking van lopende zaken Een agenda van aanstaande gebeurtenissen en deadlines Wachtwoorden en login-informatie Een lijst met handige contacten  Een handleiding om bestanden en mappen op de computer te vinden Probeer de overdracht te zien als een mogelijkheid om echt bij te dragen aan iemands kans op succes. Je doet meer dan alleen maar je werk doorgeven, maar je probeert ook om de professionele ontwikkeling van je opvolger en de gezondheid van je leidinggevende op lange termijn te verbeteren.  Doe dit door te wijzen op mogelijke relevante opleidingsmogelijkheden. Misschien mocht jij toen je begon een aantal opleidingen doen, die je hielpen om ingewerkt te raken en jezelf te ontwikkelen. Wees er zeker van dat je dit tegen je opvolger zegt en moedig hem of haar aan om de mogelijkheden te onderzoeken. Als je tijd doorbrengt met de persoon die jouw positie gaat overnemen, moet je niet alleen gericht zijn op de technische aspecten van het werk. Elke werkplek bevindt zich in een unieke werkomgeving en –cultuur die voor een nieuwkomer behoorlijk overweldigd en verwarrend kan zijn. Let erop dat je tijd hebt om de nieuweling ook te informeren over hoe dingen op kantoor geregeld zijn.  Ga bij iedereen langs met je opvolger en stel hem of haar voor. Let er goed op dat je de rol van de nieuwe werknemer en van alle andere werknemers goed voor het voetlicht brengt. Als de functiebeschrijving voor je opvolger afwijkt van die van jou, of als de verantwoordelijkheden en prioriteiten ergens anders op gericht zijn, zorg er dan voor dat iedereen daarvan op de hoogte is. Als je echt je best wil doen, zou je je opvolger je contactinformatie kunnen geven. Je zou kunnen zeggen dat hij of zij altijd contact mag opnemen, als er iets groots speelt waarbij een beetje begeleiding nodig is. Niet iedereen zal dit graag doen en het hangt ook af van jouw relatie met je voormalige werkgever.  Vaak kan een groot probleem al met een simpel e-mailtje worden opgelost. Hulp aanbieden, als je al bent vertrokken, maakt een goede indruk en helpt je reputatie vooruit. Je zou nog aanwezig kunnen zijn, op het moment dat je opvolger begint, zodat je een uitgebreidere overdracht kunt doen. De lengte hiervan varieert, maar soms krijg je een paar dagen of meer om de nieuwe persoon op gang te helpen. Over het algemeen geldt hoe meer tijd je voor een volledige overdracht hebt, des te meer informatie je kunt doorgeven. Je gaat ongetwijfeld dingen vergeten, maar als er iemand achter je aan loopt ben je in ieder geval in staat om iemand zoveel mogelijk van de dagelijkse dingen te laten zien. Tijdens de overdracht is het goed om er voor te zorgen dat alle belangrijke gegevens en documenten persoonlijk worden overgedragen. Hierdoor ben je zeker dat de belangrijkste zaken behandeld zijn en dat de prioriteiten duidelijk zijn. Documenten persoonlijk overhandigen betekent dat je complexe informatie voordat je vertrekt kunt bespreken.  De mogelijkheid om belangrijke informatie toe te lichten en om daarover vragen te beantwoorden is essentieel voor een goede overdracht. Dit geeft je ook de gelegenheid om nuance en context te verschaffen, die anders misschien over het hoofd zou zijn gezien. Als je op kantoor bent met je opvolger, wees dan altijd attent en proactief. Doe je best om problemen boven water te krijgen en op te lossen. Je opvolger is misschien nog niet helemaal op zijn gemak of tijdens de eerste dagen nog onder de indruk, en wil je misschien niet lastigvallen met vragen.  Zorg ervoor dat duidelijk is dat je er bent om te helpen en dat je graag vragen beantwoordt. Door dit te doen, creëer je een situatie waarin de overdracht een gezamenlijke verantwoordelijk van jou en je opvolger is. Het laatste wat je doet voordat je deur achter je dicht trekt en de overdracht afrondt, is om een laatste overdrachtsvergadering met je opvolger te hebben. Vraag je opvolger om alle nog levende vragen mee te nemen en alle aantekeningen die hij of zij heeft gemaakt. Deze bijeenkomst is een prima gelegenheid voor de nieuwkomer om zeker te zijn dat alles over de rol en verantwoordelijkheden bekend is.  Alle nog bestaande onduidelijkheden kunnen op dit moment worden verhelderd. Het zou, afhankelijk van waar je werkt, wijs kunnen zijn om je leidinggevende of supervisor voor deze vergadering uit te nodigen. Je moet je leidinggevende in ieder geval op de hoogte stellen wanneer en waar de vergadering plaatsvindt en vragen of er iets is wat ze zouden willen toevoegen.
Bespreek de overdracht met je leidinggevende. Maak op tijd een opzet van je overdrachtsdocument. Ruim de losse eindjes op. Praat met je collega's. Schrijf een formeel overdrachtsdocument. Wijs op beschikbare ondersteuning en opleiding. Hou rekening met het werkklimaat. Geef je contactinformatie. Neem zoveel mogelijk de tijd. Draag sleuteldocumenten persoonlijk over. Doe je best om te helpen. Organiseer een laatste overdrachtsvergadering.
https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office
Organising Your Handover Thinking of Long-Term Development Managing the Handover Period