Een referentie schrijven Een mondelinge referentie geven
Als iemand jou benadert om een referentie te geven, bedenk dan of je dat echt wil doen. Als je goede ervaringen hebt met die persoon en je dingen over hem of haar kunt zeggen die gaan helpen bij het krijgen van de baan, bied dan aan om een positieve brief te schrijven.  Bied niet aan een brief te schrijven als je niets positiefs kunt schrijven. Je wil niet juist de kansen van de ander verkleinen.  Bied alleen aan een referentie te geven als je langere tijd met die persoon samengewerkt hebt. Het is lastig te beoordelen hoe iemand is als je maar kort met diegene hebt samengewerkt.  Zorg dat je zeker weet dat jij de juiste persoon bent om de referentie te geven. Ga na of er binnen jouw bedrijf regels zijn over het geven van een referentie voor collega’s. Vraag degene voor wie je de brief schrijft, voor wat voor baan de brief is en welke eigenschappen daarvoor belangrijk zijn. Zet ook op een rij wat je weet over degene voor wie je de brief schrijft en wat daarvan past bij de baan.  Vraag degene voor wie je de brief schrijft om wat voor baan het gaat. Welke werkzaamheden horen bij de baan? Welke vaardigheden zijn daarvoor belangrijk? Welke persoonlijke eigenschappen?  Lees je e-mails met de ander nog eens door om te kijken wat de werkwijze van de ander is. Waaruit blijkt zijn of haar professionaliteit en geschiktheid voor de nieuwe baan? Als je er toegang toe hebt, kun je ook beoordelingsverslagen gebruiken. Verwerk alle informatie die je verzameld hebt in een brief. Dat hoeft nog geen perfecte brief te zijn. Zet de hoofdlijnen op papier. Op die manier vergeet je de belangrijkste dingen niet. Schrijf de brief op een positieve manier.  Een referentie is een of twee pagina’s lang. Als je de brief langer maakt, is de kans groot dat de toekomstige werkgever niet de hele brief leest. Die kan dan belangrijke informatie missen.  Begin je brief met een korte introductie. Daarin staat de naam van degene voor wie je de brief schrijft, de baan waar diegene naar solliciteert, en dat je diegene aanbeveelt voor die baan. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: “Graag beveel ik Chris Smit aan voor de positie van productmanager. Chris heeft een grote bijdrage geleverd aan mijn werk / dit bedrijf en ik denk dat hij erg waardevol zal zijn voor uw team.” Vervolgens leg je in een tot drie alinea’s uit hoelang je de persoon al kent, in welke rol jullie hebben samengewerkt, wat de belangrijkste vaardigheden van die persoon zijn en hoe de nieuwe werkgever kan profiteren van die vaardigheden. Licht toe waarom de persoon de beste kandidaat is voor de baan.  Je kunt het karakter van de persoon beschrijven in de brief, maar neem liever geen persoonlijke informatie op. Persoonlijke informatie is vaak erg subjectief. Wil je toch iets opnemen, overleg dat dan met degene voor wie je de brief schrijft.  Sluit je brief af met een alinea waarin je samenvat dat je de persoon van harte aanbeveelt. Geef in deze alinea ook aan dat je beschikbaar bent voor het beantwoorden van eventuele vragen die de toekomstige werkgever heeft. Schrijf bijvoorbeeld: “Gebaseerd op mijn ervaringen met Chris Smit, beveel ik hem van harte aan voor de functie van productmanager bij Product Management B.V. Indien u vragen heeft in verband met deze brief, dan kunt u mij bereiken op telefoonnummer 012-3456789 of e-mailadres mijnnaam@gmail.com.” Zorg dat je positieve taal en actieve werkwoorden gebruikt om de persoon voor wie je de brief schrijft, te beschrijven. Dat helpt om een aantrekkelijker beeld van die persoon te schetsen.  Gebruik werkwoorden zoals samenwerken, bereiken en bevorderen.  Gebruik zelfstandige naamwoorden zoals teamspeler, aanwinst en verantwoordelijkheid.  Gebruik bijvoeglijke naamwoorden zoals betrouwbaar, intelligent en sympathiek.  Je kunt deze woorden samen in een zin gebruiken zoals: “Chris en ik hebben samengewerkt in een marketingproject en hij heeft een belangrijke bijdrage geleverd in het werven van meerdere nieuwe klanten. Hij heeft een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en is een sympathieke teamspeler die een positieve impact op uw bedrijf zal hebben.” Je wil de kandidaat zo goed mogelijk neerzetten en niet de indruk wekken dat je maar wat verzint. De scheidslijn tussen eerlijk zijn en overdrijven is dun. Je hoeft niet te zeggen dat de persoon geweldig is als dat niet waar is. Kies voor positieve eigenschappen die de persoon ook daadwerkelijk heeft. Bijvoorbeeld: “Chris is een van de meest verantwoordelijke en collegiale collega’s die ik ken.” Als je iemands technische vaardigheden beschrijft, kun je iets gebruiken als “Chris behoort tot de top 5% van productmanagers waar ik mee samengewerkt heb.” Zodra je de brief in concept klaar hebt, kun je beginnen met het fijnslijpen van je brief. Zorg dat zinnen goed lopen, dat de opbouw logisch is en kijk of er nog dingen ontbreken die je wel wil opnemen. Controleer ook op spelfouten en grammatica. Het is belangrijk dat je brief er verzorgd uitziet.  Zorg dat je herziene versie de juiste opbouw heeft, met een introductie, hoofdinhoud en een afsluiting. Zorg ook dat je taalgebruik zakelijk is, oprecht en positief en dat je de kandidaat zo goed mogelijk voor het voetlicht brengt.  Overweeg om de brief hardop te lezen zodat je beter eventuele fouten kunt ontdekken en om te zorgen dat de brief professioneel klinkt.  Zorg dat de informatie die je in de brief opneemt, toegespitst is op de nieuwe baan. Voordat je de brief kunt versturen, moet je zorgen dat deze goed opgemaakt is. Je brief wordt dan sneller serieus genomen door de potentiële toekomstige werkgever.  Als je de brief vanuit jouw functie schrijft, gebruik voor de brief dan het briefpapier van jouw bedrijf.  Als je briefpapier van je bedrijf gebruikt, staat het adres van de afzender al op de brief. Gebruik je blanco briefpapier, begin dan bovenaan met je adres. Onder jouw adres komt het adres van de geadresseerde, dus de werkgever bij wie de persoon voor wie je de brief schrijft, solliciteert. Als de brief algemener is en degene voor wie je de brief schrijft deze graag bij meer sollicitaties wil gebruiken (of diegene gaat nog niet solliciteren, maar wil wel graag alvast een referentie), dan kun je de adressering weglaten. Hou er in je brief dan rekening mee dat de inhoud ook neutraler moet zijn. Vervolgens noteer je de plaats (stad) waar je de brief schrijft, en de datum. Daaronder komt een onderwerpregel, waarin je iets vermeldt als “Betreft: Referentie Chris Smit voor vacature productmanager”. Daaronder komt de aanhef, de inhoud van de brief, en de afsluiting. Onder je naam kun je je functie en contactgegevens (telefoon en/of e-mailadres) neerzetten. Zorg dat je boven je naam ruimte laat voor je handtekening. Lees, voordat je de brief verstuurt, deze nog een keer goed door. Het liefst een dag of twee nadat je de brief geschreven hebt. Je kijkt er dan met een frisse blik naar, en ziet misschien fouten die je eerst niet zag. Bij sommige bedrijven mag je niet onbeperkt over iemands werk praten. Bepaalde werkzaamheden kunnen vertrouwelijk zijn. Ga na wat je wel en niet mag vertellen, voordat je akkoord gaat met het geven van een mondelinge referentie. Als een medewerker of collega je vraagt om een referentie te geven, doe dat dan alleen als je een positieve referentie kunt geven. Als je goede ervaringen hebt met de ander en vindt dat diegene inderdaad geschikt is voor de baan, ga dan akkoord met het geven van een referentie.  Bied niet aan om referent te zijn als je niet een positief verhaal hebt over de ander. Je wil de kansen van de ander op de baan niet verkleinen.  Ga alleen akkoord te praten met een toekomstige werkgever als je langere tijd met de ander hebt samengewerkt. Het is moeilijk vragen te beantwoorden over hoe de ander werkt en waar diegene goed in is, als je elkaar nog maar een paar maanden kent.  Zorg dat je zeker weet dat jij de juist persoon bent om de referentie te geven. Misschien is een collega die langer met de ander heeft samengewerkt, veel geschikter. Vraag aan de ander voor wat voor baan de referentie is, en welke eigenschappen daarvoor belangrijk zijn.  Vraag informatie over de vacature. Wat voor functie is het, wat is de cultuur bij het bedrijf, en hoe denkt degene voor wie je de referentie geeft, dat zijn of haar ervaring goed aansluit bij die functie?  Ga na wat jouw eigen ervaringen met de ander zijn. In welke projecten hebben jullie samengewerkt, welke positieve eigenschappen zie jij bij de ander? Als je er toegang toe hebt, kun je ook beoordelingsverslagen gebruiken.  Lees je e-mails met de ander nog eens door om te kijken wat de werkwijze van de ander is. Waaruit blijkt zijn of haar professionaliteit en geschiktheid voor de nieuwe baan? De meeste mondelinge referenties worden telefonisch gegeven. Plan een telefonische afspraak in met de mogelijk toekomstige werkgever van degene voor wie je de referentie geeft. Een afspraak inplannen in plaats van zomaar even bellen, geeft je de kans om op een rustig moment te bellen, zonder afleiding. Op die manier kun je beter een samenhangende, positieve referentie geven.  Vraag degene voor wie je de referentie geeft om contactinformatie van de toekomstige werkgever, of vraag diegene om jouw contactinformatie aan die werkgever te geven. Zorg dat je de telefonische afspraak plant op een moment dat je ook echt tijd hebt. Vaak is zo’n telefoongesprek maar kort (10 tot 15 minuten), maar plan voor de zekerheid ruim de tijd in. Zodra je een afspraak gepland hebt, kun je op een rij zetten welke informatie je wil geven. Zet de belangrijkste dingen (digitaal) op papier. Op die manier zorg je dat je niets vergeet tijdens het gesprek. Omdat je niet weet welke vragen de toekomstige werkgever gaat stellen, kun je het best alle belangrijke informatie op een rij zetten. Zowel over de persoonlijkheid van degene voor wie je de referentie geeft, als over zijn of haar vaardigheden. Maar ook in welke rollen jullie hebben samengewerkt en hoelang jullie hebben samengewerkt. Door eerlijke en volledige antwoorden te geven, geef je een goed beeld van de kandidaat. Die kan dan zomaar de baan krijgen die hij of zij wil.  Zorg dat je niet overdrijft. Je hoeft echt niet te zeggen dat degene voor wie je de referentie geeft ‘de geweldigste collega ooit’ is. Zeggen dat diegene ‘een van de beste collega’s is met wie je ooit hebt samengewerkt’ klinkt een stuk overtuigender. Weet dat als je merkbaar twijfelt bij het beantwoorden van vragen, het overkomt alsof je oneerlijk bent. Als je geen goed antwoord hebt op een vraag, ga dan niet iets verzinnen. Zeg liever dat je niet op die manier hebt samengewerkt met je collega. Als je vragen beantwoordt van de toekomstige werkgever, wil je degene voor wie je de referentie geeft, in een zo positief mogelijk daglicht stellen. Daarmee kan diegene nèt een streepje voor krijgen op andere kandidaten voor de baan.  Er zijn veel werkwoorden, zelfstandige naamwoorden en bijvoeglijke naamwoorden die geschikt zijn om degene voor wie je de referentie schrijft, te beschrijven. Hoe concreter je daarbij kunt zijn, hoe beter.  Je kunt bijvoorbeeld iets zeggen als “Chris is creatief en oplossingsgericht” of “Hij communiceert zijn ideeën duidelijk.”  Zorg dat je de vaardigheden benoemt die de persoon nodig gaat hebben in de nieuwe baan. Praat alleen over dingen die van belang zijn voor hoe de ander de nieuwe baan zal uitvoeren. Bijvoorbeeld over uitstekende leiderschapskwaliteiten of hoe goed hij of zij is om het creëren van een teamverband. Praat niet over het privéleven van degene over wie je de referentie geeft, omdat jij en diegene daardoor allebei minder professioneel lijken.  Praat niet over privézaken zoals religie, burgerlijke staat, leeftijd of gezondheid. Als je persoonlijke informatie geeft, kan dat de kansen van de ander op de baan verkleinen. Het geven van persoonlijke informatie kan jouw bedrijf een fikse boete opleveren. Zodra je alle vragen van de toekomstige werkgever beantwoord hebt, rond je het telefoongesprek af. Vraag of je gesprekspartner nog vragen heeft, en bied aan dat hij of zij je nogmaals kan bellen mochten er later toch nog vragen zijn. Bedank ten slotte je gesprekspartner voor het gesprek.
Bied aan een positieve brief te schrijven. Verzamel informatie om in je brief te zetten. Stel een brief op in concept. Gebruik positieve en actieve woorden. Wees eerlijk en overdrijf niet. Werk je brief bij en controleer deze. Maak je brief op. Lees de brief nog een keer goed door. Ga na of er binnen jouw bedrijf regels zijn over het geven van een referentie voor collega’s. Ga akkoord met het geven van een mondelinge referentie. Vraag degene voor wie je de referentie geeft, om informatie. Plan een telefonische afspraak in. Maak notities voor het telefoongesprek. Beantwoord vragen grondig en eerlijk. Gebruik positieve en beschrijvende woorden. Vermijd persoonlijke onderwerpen. Rond het gesprek af.
https://www.wikihow.com/Give-a-Positive-Reference-for-an-Employee https://www.wikihow.com/Give-a-Positive-Reference-for-an-Employee
Writing Giving a Verbal Reference