Het opmaken van je brief Het ontwerpen van je brief Het versturen van je brief
Als je de brief schrijft op je computer, check de sjablonen dan in het tekstverwerkingsprogramma dat je gebruikt. De meeste tekstverwerkingsprogramma’s hebben een aantal verschillende sjablonen.   Gebruik een standaard sjabloon voor zakelijke brieven waar de datum op staat, jouw adres en het adres van de geadresseerde. Als je een zakelijk of persoonlijk briefhoofd hebt dat je wilt gebruiken voor je brief, zorg dan dat het sjabloon genoeg ruimte heeft daarvoor. Het makkelijkste om te doen, zeker wanneer je je brief naar een lange lijst ontvangers verstuurt, is om een mailinglijst te maken met een spreadsheet. Je kunt dan de ‘mail merge’ functie in je tekstverwerkingsprogramma gebruiken om de velden in je brief in te vullen.   Je mailinglijst moet zowel de voor- en achternaam van de geadresseerde bevatten als het volledige adres en eventueel andere contactgegevens in jouw sjabloon. Bekijk je mailinglijst opnieuw om ervoor te zorgen dat je geen spelfouten hebt gemaakt in de namen en adressen. Een traditionele zakelijke brief heeft zowel een alinea voor je naam (of het naam van je bedrijf) en adres als een alinea voor de naam en het adres van de geadresseerde. Wanneer je je adres invoert, gebruik dan je huidige adres en niet het nieuwe adres waar je naar toe verhuist. Als je ‘mail merge' gebruikt, volg dan de opmaakrichtlijnen in je tekstverwerkingsprogramma. Meestal betekent dit dat je aanhalingstekens moet gebruiken voor de kolom in de spreadsheet waar het programma de informatie uithaalt, zoals “voornaam achternaam”. Het sjabloon bevat meestal een dubbele spatie na de laatste regel van het adres, gevolgd door een aanhef. Dit kan simpelweg de naam van de geadresseerde zijn, gevolgd door een komma, of ‘Beste’, gevolgd door de naam van de geadresseerde en een komma. Vermijd het gebruik van ‘Beste’ als aanhef wanneer sommige van je contactpersonen organisaties, andere bedrijven of overheidsinstanties zijn. Deze aanhef wordt meestal alleen gebruikt voor individuen. Wanneer je je brief opmaakt, is het meestal het best om eerst je afsluiting af te maken voordat je het middenstuk van de brief schrijft. Het woord dat je in de afsluiting gebruikt, hangt af van je relatie met de geadresseerden.  Als je een brief schrijft om de adreswijziging van je bedrijf door te geven, moet je een formele afsluiting gebruiken, zoals ‘Hoogachtend’. Als je echter een combinatie hebt van persoonlijke en zakelijke contactpersonen, kun je beter iets minder formeels gebruiken, zoals ‘Bedankt’. Begin je brief met een mededeling waarin je de geadresseerde informeert waar de brief over gaat. Dit hoeft niet lang te zijn. Meestal is een enkele zin zoals ‘Met deze brief stel ik u graag op de hoogte van mijn toekomstige adreswijziging’ genoeg.  Gebruik geen ingewikkeld taalgebruik in je introductie. De brief moet op één pagina passen, dus het moet kort en direct zijn. In je introductie moet je de geadresseerden laten weten wanneer ze precies je nieuwe adres moeten gebruiken in plaats van je oude.  Zorg dat je de geadresseerden genoeg tijd geeft om de brief te ontvangen, hun bestand up te daten en eventuele brieven naar het juiste adres te kunnen versturen. Geef de geadresseerden het nieuwe adres dat ze kunnen gebruiken voor alle toekomstige correspondentie met jou. Meestal is het het best om een opmaak te gebruiken zoals de opmaak op de envelop, zodat het makkelijk voor hen is om te zien en te kopiëren.   Je kunt je oude adres ook vermelden, door bijvoorbeeld te zeggen dat je oude adres wijzigt naar je nieuwe adres. Bedenk echter dat dit verwarrend kan zijn. Zeker wanneer je een hoop zakelijke contactpersonen hebt of contactpersonen bij de overheid waar je de brief aan verstuurt, kan de verkeerde informatie onbedoeld worden overgenomen door een secretaris. Het is ook een goed idee om je contactpersonen te laten weten welke eventuele andere contactgegevens veranderen en welke hetzelfde blijven. Dit is vooral belangrijk als ze contact met je moeten opnemen tijdens de verhuizing. Afhankelijk van de omstandigheden van je verhuizing, is er misschien andere informatie die je contactpersonen moeten weten, zoals of er anderen zijn die met je mee verhuizen, of dat je bedrijf openblijft tijdens de verhuizing.  Als je bedrijf bijvoorbeeld voor korte tijd sluit wegens de verhuizing, moet je dit de geadresseerden laten weten zodat ze daar rekening mee kunnen houden, of dat nu klanten, leveranciers of andere cliënten zijn. Als je een uitverkoop houdt wegens de verhuizing, kun je dat aan je contactpersonen laten weten. Om je brief af te sluiten, gebruik je een dubbele spatie na je laatste paragraaf en bedank je in een simpele zin de ontvanger. Als ze een businesspartner zijn, kun je ook een aantekening maken waarin je ze bedankt voor het zaken doen. Als je bedrijf verhuist bijvoorbeeld, kun je schrijven ‘Bedankt voor uw aandacht. Ik waardeer uw bijdrage aan dit bedrijf enorm en kijk uit naar onze samenwerking in de toekomst.’ Nadat je de ontvanger hebt bedankt, kun je een telefoonnummer of e-mailadres vermelden waarmee de ontvanger contact met je op kan nemen indien ze vragen hebben. Dit is vooral belangrijk als je bedrijf gaat verhuizen. Je kunt alle vragen of zorgen over de verhuizing doorverwijzen naar een speciaal telefoonnummer of naar een bepaald e-mailadres. Met name wanneer je bedrijf verhuist, moet je meer dan één brief hebben. Op die manier kun je één brief speciaal maken voor cliënten of klanten, een andere brief voor zakenpartners en weer een andere voor leveranciers of handelaars. Overweeg meerdere brieven als je eventueel relevante informatie hebt die je aan één bepaalde doelgroep wilt mededelen. Op die manier krijgt niemand informatie die ze niet nodig hebben. Controleer je brief, voordat je hem voltooit, op schrijffouten, spelfouten of grammaticale fouten die je brief er minder professioneel uit laten zien en hem moeilijker leesbaar maken. Controleer met name het adres en zorg dat het klopt. Je wilt je contactpersonen geen adreswijziging sturen die ze het verkeerde adres geeft. Wanneer je ‘mail merge’ gebruikt voor bulkmail, bespaart dat je een hoop tijd. Maar het is ook mogelijk dat het er fouten zitten in het transfereren van de data naar je brieven.  Controleer alle velden en zorg dat ze matchen en horen bij dezelfde ontvanger. Je moet bijvoorbeeld zorgen dat de naam en het adres van de ontvanger die in het adresveld staan matchen met de naam in de aanhef. Wanneer je tevreden bent over de opmaak van je brieven en ze bevatten geen fouten, print ze dan uit op goed kwaliteitspapier en onderteken ze met de hand met blauwe of zwarte inkt. Daarna zijn ze klaar om te versturen. In de meeste gevallen moet je zorgen dat je contactpersonen hun brieven twee tot vier weken voor de verhuizing ontvangen.  Als je internationale contactpersonen hebt, moet je waarschijnlijk rekening houden met twee tot drie maanden tijd voordat je brieven aankomen.
Zoek een sjabloon voor een zakelijke brief. Maak een mailinglijst. Stel een alinea op voor het adres. Gebruik een aanhef. Voltooi je afsluiting. Schrijf een korte introductie. Vermeld een datum waarop de verhuizing plaatsvindt. Vermeld je nieuwe adres. Vermeld eventuele andere relevante informatie. Bedank de ontvanger. Vermeld de manier waarop mensen contact met je op kunnen nemen. Stel meerdere brieven op. Lees je brief met zorg opnieuw. Zorg dat de gegevens van de geadresseerden kloppen. Print je brieven uit en onderteken ze. Kondig je verhuizing op tijd aan.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Change-of-Address https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Change-of-Address https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Change-of-Address
Formatting Your Letter Drafting Your Letter Sending Your Letter