Een e-mailverzendlijst opstellen Je publiek in gedachten houden Je e-mail structureren
In de Verenigde Staten is het verkopen en kopen van een lijst met e-mailadressen van potentiële donors illegaal volgens de CAN SPAM-wet van 2003. Er zijn bedrijven waarbij je voor eenmalig gebruik een lijst kunt 'huren', maar dit kan erg duur zijn, omdat je waarschijnlijk duizenden e-mailadressen moet kopen om zelfs maar een kleine opbrengst te zien. Het is waarschijnlijk beter om dat geld op iets anders in te zetten en te zoeken naar meer solide manieren om je e-maillijst op te bouwen. Elke keer dat jouw non-profitorganisatie betrokken is bij een evenement of dat organiseert, zorg er dan voor dat je een manier aan mensen biedt om zich aan te melden voor je e-maillijst. Zet een pen, een klembord en een paar vellen papier neer met ruimte voor geïnteresseerde partijen om hun naam en e-mailadres op te schrijven. Zorg ervoor dat het papier duidelijk maakt dat ze zich aanmelden voor je e-maillijst. Probeer met een loterij of wedstrijd meer namen te krijgen. Probeer tijdens het evenement een loterij of wedstrijd te organiseren voor degenen die zich aanmelden voor je e-maillijst. Zorg ervoor dat je non-profitorganisatie sterk aanwezig is op sociale media - van Twitter tot Facebook tot Instagram. Het is gemakkelijk om mensen via sociale media te bereiken en als je boeiende inhoud hebt, kunnen mensen je berichten of oproepen voor donaties gaan delen. Vraag je volgers om zich aan te melden voor je e-maillijst, zodat ze nooit een belangrijke aankondiging missen. Je website moet bezoekers de mogelijkheid geven om zich aan te melden voor je e-maillijst. Het hoeft niet flitsend te zijn, maar het moet gemakkelijk te vinden en te in te vullen zijn. Een officiële brief per post van een organisatie aan een persoon is door deze manier van communiceren vaak formeel en afstandelijk. Een e-mail, net als een blog, is echter minder formeel van toon.  Gebruik 'jij' als je de lezer aanspreekt. Gebruik informele uitdrukkingen, zodat de lezer zich met je kan verbinden, zoals "Het kost handen vol geld" of "Hij was nog een klein ventje". Gebruik directe, eerlijke, open taal als je de lezer aanspreekt, zodat die zich verbonden voelt en jou als authentiek ziet. Gebruik basislettertypen en stroomlijn de visuele aantrekkingskracht van de e-mail. Gebruik geen fancy, cursief lettertype - alleen een standaard lettertype is genoeg. En gebruik niet twee verschillende lettertypen voor de koppen en tekst. Gewoon vetgedrukt of een stukje tekst groter maken dan de rest, legt prima nadruk. Je e-mail moet ook gemakkelijk leesbaar zijn vanuit het oogpunt van taal - je schrijfvaardigheid moet op een behoorlijk leesniveau zijn. Word niet breedsprakig of ingewikkeld. Je tekst moet duidelijk, foutloos (geen grammatica of spelfouten) en gemakkelijk te lezen zijn. Als je ervoor wilt zorgen dat jouw e-mails worden geopend of vaststellen wat voor soort mensen je e-mails vaker lezen dan anderen, hoef je niet te wachten op antwoorden of donaties. Als je je aanmeldt voor een e-maildienst als MailChimp, kun je elke keer dat je een e-mail verzendt een hele lijst met verschillende statistieken meten om zo je-mails aan je echte lezers aan te kunnen passen.  Je kunt statistieken bekijken zoals klikfrequenties, hoe vaak wordt geopend en leesrapporten. Weten hoe vaak een bericht is geopend is vooral handig om te bepalen welke onderwerpregels populair zijn, waardoor het aantal mensen dat je e-mails leest, toeneemt. Een andere reden waarom een e-maildienst nuttig is als je regelmatig veel e-mails verzendt waarin om donaties wordt gevraagd, is dat je e-mailprovider achterdochtig kan worden en je zelfs als een potentiële spammer kan afsluiten. Het kost ook veel tijd om lijsten samen te stellen, je verzendlijst op te splitsen om aan de vereisten van je e-mailaccount te voldoen (de meeste e-mailproviders stellen een limiet van ongeveer 50 ontvangers per e-mail in), te reageren op individuen en e-mails te behandelen die terugkomen van inactieve e-mailadressen. Controleer je e-maillijst regelmatig om er zeker van te zijn dat je deze verzendt naar mensen die de e-mail waarschijnlijk lezen en zorg er vooral voor dat mensen die belangstelling hebben getoond erop staan. Je statistieken zullen op deze manier verbeteren en je zult minder tijd verspillen. Gebruik een andere toon voor verschillende groepen donateurs. Als je bijvoorbeeld een groep mensen hebt die regelmatig op je e-mails reageert, stuur die dan een e-mail met een persoonlijke toon. Stel een andere lijst samen met een informele toon voor lezers waarvan je weet dat ze je e-mails meestal niet openen. En zorg voor een e-mail met een verklarende toon voor de eerste keer dat je iemand een e-mail stuurt. Met een e-maildienst kun je ook individuele e-mails maken met de namen van je geadresseerden, zoals 'Beste Hans'. Om je publiek betrokken te houden, wil je hen mogelijk aanmoedigende gegevens verstrekken om te laten zien hoe hun geld werkte of gaat werken. Deze informatie kan in de openingsalinea, de oproep tot actie, of beide staan. Mensen geven graag opnieuw als ze weten dat ze al goed doen. Vergeet niet om donateurs persoonlijk te bedanken nadat je een gift hebt ontvangen. Dit is een eenvoudige handeling die in de toekomst een herhalingsdonatie kan garanderen. Je moet deze e-mail zo snel mogelijk verzenden; beschouw het als een soort ontvangstbewijs. Als je elke maand een groot aantal donateurs bijschrijft, kun je overwegen een sjabloon te maken zodat je deze in een e-mail-concept kunt plakken en snel kunt aanpassen. Een kop is de eerste regel van een e-mail en functioneert als titel. Slechts ongeveer 15% van de e-mails wordt ooit geopend, dus het schrijven van een goede kop is erg belangrijk om de aandacht van die 15% vast te houden en mensen te dwingen te blijven lezen. In de meeste e-mailaccounts kun je de eerste regel van een e-mail in het veld naast het onderwerp lezen, dus koppen zijn niet alleen een reden om een e-mail te blijven lezen, ze zijn vooral een reden om er een te openen.  Gebruik om de aandacht te trekken actieve werkwoorden en zelfstandige naamwoorden, evenals vetgedrukte, gecentreerde tekst en een groter lettertype. Houd de kop kort en duidelijk, zodat het doel van je e-mail vanaf het begin duidelijk is. Dwing de lezers om te denken dat het lezen van deze e-mail nuttig, actueel en relevant voor hun leven zal zijn. Beantwoord de vraag waarop de lezer het antwoord wil weten: wat levert het mij op?  Je onderwerpregel kan de lezer uitdagen, een oproep tot actie zijn, een onderwerp van een actueel evenement zijn of, als jouw organisatie alleen in de buurt werkt, over een lokale plaats of evenement gaan. Een goed voorbeeld van een koptekst is "Amsterdam Gaat naar de Rechter om Gasregels." Kom meteen ter zake. Lezers willen zich niet halverwege afvragen waar je e-mail over gaat, want dat is een reden om de e-mail te verwijderen zonder een donatie te doen. Wees in deze alinea heel duidelijk wat je wilt dat de lezer doet en waarom je deze e-mail verzendt.  In deze eerste alinea moet je de lezers om hun gift vragen. Hoewel je het misschien in een persoonlijk gesprek voorzichtig wilt laten weten dat je geld wilt, moet je in e-mails direct 'vragen'. Laat dit verzoek eruit springen, zoals in vet of groter lettertype.  Laat lezers via je 'vraag' weten wat hun geld zal doen. Als een kleine hoeveelheid iets zal doen, zo niet alles, vertel het hen dan. Als € 50 bijvoorbeeld 100 kinderen voedt, krijg je misschien meer reacties dan als je zegt dat je € 1.000 nodig hebt om een hut te bouwen. Laat weten dat het ok is om nee te zeggen. Statistieken tonen aan dat meer mensen geven als ze zich vrij voelen om de keuze te maken om iets te geven, in plaats van zich onder druk gezet te voelen om dat te doen.  Beschrijf je doel in deze eerste alinea en leg het ook uit, zodat duidelijk is dat je geld wilt hebben om iets te doen, niet alleen omwille van het hebben van geld. Micro-inhoud is alle korte zinnen en sub-koppen die een e-mail opsieren. Je wilt je micro-inhoud gebruiken om je belangrijkste punten te markeren, zodat lezers die graag voor het lezen eerst door de e-mail willen scannen zich geroepen voelen om de tekst te lezen.  Micro-inhoud omvat koppen, sub-koppen, de onderwerpregel, links en knoppen. Gebruik actieve werkwoorden, beschrijvende bijwoorden en zelfstandige naamwoorden. Je doel is om ze de feitelijke tekst te laten lezen. Een goede kop kan er als volgt uitzien: "Doneer € 50 om een dolfijn te redden" Maak ze vetgedrukt of groter zodat ze opvallen. Ze staan meestal aan het begin van alinea's of nieuwe secties. Schrijf eenvoudige sub-koppen. Je kunt wel of geen sub-koppen gebruiken, maar ze zijn wel handig om op te nemen als je vindt dat een kop te kort is. Volg dezelfde principes - kort, uitvoerbaar, vetgedrukt. Je e-mail wordt aantrekkelijker voor lezers, als je een verhaal vertelt. De inhoud van je e-mail bevat dit verhaal. Vergeet niet dat verhalen een begin, een midden en een eind hebben. Om lezers te dwingen financieel bij je zaak aan te sluiten kun je het beste een emotioneel geladen verhaal gebruiken, een waargebeurd verhaal binnen je organisatie of over de gevolgen van wat je doet. Schrijf de 'body' van je e-mail in korte alinea's. Dit moet omdat lezers afhaken door de enorme hoeveelheid e-mails die ze ontvangen. Door de lengte van je e-mail te beperken, val je op.  Beperk je tot een of twee hoofdpunten. Hou het kort, hoe vaak je de e-mail ook moet bewerken of reviseren om dit voor elkaar te krijgen. Sla de geschiedenis van waarom je om geld vraagt over. Het nut dat je in de openingsalinea aangeeft en je verhaal in de hoofdalinea's zijn voldoende om uit te leggen waarom je geld nodig hebt. Het kan verleidelijk zijn om veel links aan je e-mail toe te voegen, maar dit kan afleiden en de lezer afleiden van je hoofdboodschap: een donatie krijgen. Een eenvoudige manier om de nieuwsgierige lezer van informatie te voorzien zonder veel afleidende links toe te voegen, is door alle relevante informatie op je website te hebben en vervolgens alleen een link naar je website op te nemen. Als er bijvoorbeeld onderzoek is waaruit blijkt dat je uitspraken waar zijn, kun je, in plaats van direct een link te plaatsen naar een lange, ingewikkelde studie waarin de lezer zich kan verliezen, een link naar die studie op je website plaatsen (zorg ervoor dat de optie om te doneren prominent aanwezig is). Misschien kun je een of twee afbeeldingen toevoegen om je punt te benadrukken, maar dit is niet nodig. Kleuren en afbeeldingen kunnen e-mails als spam laten aanvoelen. Zet afbeeldingen alleen bovenaan of onderaan en beperk het gebruik ervan tot de gevallen waarin je vindt dat een afbeelding absoluut noodzakelijk is om je punt te over te brengen of sympathie op te wekken.  Een nuttige afbeelding kan iets zijn waarop jouw goede doel de effecten van donaties ervaart, zoals een arm meisje dat voor de eerste keer nieuwe kleren krijgt. Je logo op een onopvallende plaats, zoals een benedenhoek, invoegen kan een uitzondering op deze regel zijn, omdat het directe lezersherkenning oplevert. Het laatste deel van een e-mail is de 'call-to-action'. Door deze te laten opvallen, kunnen lezers die al scannen voordat ze alle redenen lezen waarom ze zouden moeten doneren. Dit is nodig om lezers te informeren waarom je ze e-mailt, zodat ze betrokken blijven. Wees duidelijk over hoe je de donatie kunt doen.  Als een lezer niet weet waarom hij een e-mail leest, is de kans veel groter dat hij die negeert. Zorg ervoor dat deze laatste 'vraag' opvalt in de rest van de e-mail en wees heel duidelijk over wat je vraagt. Maak daar een aparte alinea van, vetgedrukt of in een groter/ander lettertype en met een felgekleurde link of donatieknop. Als lezers op de knop of link moeten klikken, moet je dit duidelijk maken. Als ze de e-mail moeten beantwoorden voor verdere instructies, zeg dat dan heel duidelijk: "Klik op de knop om nu een aap te redden!" of "Klik op de antwoordknop en vul de donatiegegevens in." Het is logischer voor lezers om op dat moment op een link te kunnen klikken, en je krijgt op deze manier waarschijnlijk meer donaties, dus probeer een link of knop aan je organisatie te koppelen. Maak een website of online donatiepagina zodat lezers online kunnen bijdragen. Dit is wat lezers sowieso van een donatie-e-mail verwachten. Als je e-mail lang is, is die niet makkelijk te scannen. Het kort houden van alinea's en kopjes zorgt ervoor dat je e-mail goed gescand wordt voordat de lezer beslist om verder te lezen of niet.
Koop geen e-maillijst. Verzamel namen op evenementen. Gebruik sociale netwerken. Maak het makkelijk. Houd de toon informeler dan in een brief. Maak woorden gemakkelijk te lezen. Meld je aan voor een e-maildienst. Zorg ervoor dat de mensen op je lijst om jouw doel geven. Personaliseer door te segmenteren. Neem gegevens op die je fondsenwervingsactie ondersteunen. Zeg na het ontvangen van een donatie dankjewel. Schrijf een sterke koptekst. Vertel je hele verhaal in de eerste alinea. Gebruik je micro-inhoud verstandig. Vertel een verhaal. Schrijf korte alinea's. Gebruik links en knoppen, maar blijf bij de boodschap. Wees voorzichtig met afbeeldingen. Schrijf een concrete volgende stap/oproep tot actie. Hou het kort.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-Donations https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-Donations https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-Donations
Building an Email List Keeping Your Audience in Mind Structuring Your Email