De intentie van de afzender begrijpen Extra ondersteuning krijgen Een antwoord schrijven
Het is verleidelijk om meteen te reageren, maar probeer eerst te kalmeren door een paar keer diep adem te halen. Dan vraag jezelf af of de e-mail werkelijk je aandacht verdient. Hoewel je je beledigd kunt voelen, mag je deze persoon niet laten dicteren hoe je je voelt of hoe de rest van je dag wordt.  Concentreer je op wat voor jou juist is. Vraag jezelf af: 'Wat wil ik hiermee bereiken? Wat zal er gebeuren als ik de confrontatie aan ga met deze persoon? Wat zal er gebeuren als ik dat niet doe?' We communiceren op verschillende manieren, en schrijven is niet iedereens sterkste vaardigheid. Wat de ene persoon een professionele, directe verklaring vindt, kan op de ander als onbezonnen of onbeleefd overkomen. Ga er niet meteen vanuit dat diegene het onbeleefd bedoelt.  Taal of regionale verschillen kunnen miscommunicatie veroorzaken. Wanneer mensen sarcasme of humor proberen te gebruiken in een e-mail, wordt het vaak verkeerd opgevat als lompheid. Reageer door om meer informatie te vragen, onder vermelding van de specifieke opmerkingen die je graag verduidelijkt wilt zien. Soms zijn onbeschofte berichten gewoon slecht geformuleerd. Bijvoorbeeld, je collega kan je een bericht hebben gestuurd met de tekst: 'Ik hoop dat je vandaag wél tijd hebt om je verslagen gedaan te krijgen.'  Je kunt dan reageren met: 'Al mijn rapporten zijn af behalve degene die morgen ingediend moet worden. Heb je vandaag een conceptexemplaar nodig voor een project?' Vraag niet om uitleg wat ze bedoelen en wees niet kortaf. Bijvoorbeeld, vraag niet, 'Wat heeft dit te betekenen?' of 'Wat wil je hiermee je zeggen?' Door met de persoon te gaan praten kun je beter horen wat de toon is van hun woorden. Ga naar hun werkplek of bel de persoon om gedeeld werk te bespreken of onderwerpen die gerelateerd zijn aan de e-mail. Vraag dan om uitleg over de botte opmerkingen in de e-mail.  Zeg: 'Ik heb nog eens nagedacht over het project en dacht dat het gemakkelijker zou zijn om er persoonlijk met je over te praten. Heb je even tijd?' Je kunt ook zeggen, 'Je e-mailadres suggereerde dat de specificaties al klaar hadden moeten zijn, maar de deadline zoals ik die heb gekregen geeft aan dat dit pas volgende week is. Werk ik met het verkeerde schema?' Als de e-mail bedreigingen bevat of een persoonlijke aanval, moet je er vervolgens een kopie van maken en het geval bespreken met je manager en de afdeling HR. Zorg ervoor dat het incident wordt gedocumenteerd door je werkplek en vraag om een onderzoek in te stellen. Vertel het als je vindt dat de inhoud van het e-mailbericht een vijandige werkomgeving creëert. Houd elke keer bij wanneer er zich een incident voordoet, om een gedragspatroon aan te kunnen tonen. Als je frequente onbeleefde e-mails krijgt die van invloed zijn op je werkomgeving, neem dan je verslagen van deze mails mee naar je manager of de afdeling HR. Neem kopieën mee van de e-mails, om te kunnen laten zien wat je bedoelt. Bij de beslissing aan wie je dit moet rapporteren denk je na over de situatie op je kantoor. Als bijvoorbeeld je manager een goede band heeft met de gewraakte persoon, dan kun je het best naar de afdeling HR gaan. Deze afdeling, of de leidinggevende van je manager, kan je helpen als je manager de afzender is van een onbeleefde e-mail. Voordat je het incident meldt, moet je kunnen uitleggen waarom je de e-mail onbeleefd vindt. Afhankelijk van wat er is gezegd, kan je worden gevraagd om een rapportage in te vullen over het incident, worden gevraagd om met een bemiddelaar/mediator om tafel te gaan, of overgeplaatst worden naar een andere afdeling. Het melden van de onbeleefde e-mail(s) aan de afdeling HR is de enige manier dat er iets aan het gedrag van je manager naar jou toe gedaan kan worden, als het blijft doorgaan. Je moet een bestand opbouwen van de e-mails. Als de e-mail geen reactie vereist, dan is niet reageren de beste optie. Overweeg om niet te reageren als je e-mails ontvangt die nergens op slaan en je aandacht niet vereisen. Bijvoorbeeld collega's kunnen soms veronderstellingen maken over je werkgewoonten. Reageer niet op een e-mail zoals, 'Het moet leuk zijn om extra lange lunches te nemen,' of 'Iedereen weet wel dat jouw vergaderingen echt niet de hele middag duren.' Zolang je manager de waarheid weet, kun je je verre houden van kantoordrama. Als een reactie nodig is, moet de toon professioneel zijn, zelfs als de afzender niet professioneel was. Lees je e-mail hardop voordat je die verstuurt, om er zeker van te zijn dat het professioneel en niet onbeleefd of emotioneel klinkt. Wees niet bot in je antwoord, omdat dat onbeleefd kan klinken. Je reactie moet rustig en professioneel zijn, dus schrijf het niet te gehaast. De meeste e-mails zijn niet tijdgevoelig, dus kun je de hele dag nemen om erop te reageren, als je dat wilt.  Nadat je je antwoord hebt geschreven, leg je die ongeveer een uurtje aan de kant. Als je weet dat je uit emotie hebt geschreven, ga dan verder met een andere taak, totdat je weer wat kalmer bent geworden. Voeg het e-mailadres als laatste toe, om te voorkomen dat je de e-mail per ongeluk verstuurt. Probeer niet op alles te reageren, en geef geen lange persoonlijke verdediging. Als je het onbeleefde gedrag wilt verpletteren, zorg dan dat je de e-mail gericht houdt op werk gerelateerde onderwerpen. Kies een werk gerelateerd onderwerp om je op te richten. Om ervoor te zorgen dat je e-mail professioneel is, bespreek je alleen feiten. Feiten bevatten specifieke dingen zoals wat voor werk is toegewezen en voltooid, vervaldatums, tijdlijnen, gegevens en gerelateerde onderwerpen.  Bijvoorbeeld, als de onbeleefde e-mail vroeg naar de status van een verslag, kun je zeggen: 'Bedankt voor de controle. Ik heb de nieuwe gegevens vanmorgen ontvangen, dus ben ik bezig met het bijwerken van mijn verslag. Het nieuwe rapport zal vanmiddag beschikbaar zijn.' Dit houdt de focus van de reactie op het werk dat je werden toegewezen en de voortgang van je project, niet op je reactie naar je onbeleefde collega. Het is verleidelijk om defensief of onbeleefd te reageren op een beledigende e-mail, maar het zal de situatie alleen maar verergeren. In plaats daarvan kun je je beter professioneel opstellen.  Beschuldig de ander niet van onbeleefd gedrag. Houd je gevoelens buiten de e-mail. Voordat je op verzenden drukt, vraag je jezelf af of je in enig deel van de e-mail jezelf aan het verdedigen bent.
Beslis of het je tijd en energie waard is. Vermijd veronderstellingen. Vraag de afzender om meer informatie. Praat met de afzender. Meld kwetsende taal of een persoonlijke aanval. Vertel het als onbeleefdheid uitmondt in intimidatie. Praat met de afdeling HR als je manager je een onbeleefde e-mail stuurt. Reageer niet als er geen reactie vereist is. Blijf professioneel. Neem de tijd bij het schrijven van je antwoord. Houd je bericht kort en simpel. Houd het bij de feiten en begin niet uit te wijden. Laat geen emoties doorklinken in je antwoord.
https://www.wikihow.com/Respond-to-Rude-Email-at-Work https://www.wikihow.com/Respond-to-Rude-Email-at-Work https://www.wikihow.com/Respond-to-Rude-Email-at-Work
Clarifying the Sender's Intent Getting Additional Support Writing a Response