De e-mail opmaken en beginnen De ontvanger overwegen Een begroeting kiezen
De eerste regel moet de begroeting zijn die je hebt gekozen, gevolgd door de naam van de persoon. Gebruik indien mogelijk een titel voor de persoon, zoals de heer, mevrouw of Dr., gevolgd door hun voor- en achternaam. Over het algemeen plaats je een komma na de begroeting. In formele brieven kun je een dubbele punt gebruiken, maar dat is meestal te formeel voor een e-mail, zelfs een formele. In de meeste gevallen volstaat een komma, maar je kunt een dubbele punt gebruiken als je een begeleidende brief in een e-mail schrijft. De begroeting staat op een aparte regel bovenaan, dus zodra je hem hebt geschreven, druk je op de Entertoets om naar de volgende regel te gaan. Als je regeleinden gebruikt in plaats van inspringingen om alinea's te maken, moet je een lege regel tussen de begroeting en de eerste alinea plaatsen. Als je iemand voor het eerst schrijft moet je een inleiding geven, zelfs als je de persoon in het echt kent. Als je de persoon een idee geeft van wie je bent, moedig je hem aan om te blijven lezen.  Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Mijn naam is Jessica Hills en ik ben de marketingdirecteur voor XYZ Company." Je kunt ook vermelden hoe je de persoon kent: "Mijn naam is Robert Smith, en ik zit in uw marketingklas (Marketing 101 die op dinsdag en donderdag om 12.00 uur bijeenkomt)." Als je de persoon al kent en eerder hebt geschreven, kun je de eerste zin als groet gebruiken. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Bedankt dat je zo snel contact met me hebt opgenomen" of "Ik hoop dat het goed met je gaat." De meeste formele e-mails moeten snel ter zake komen. Dat betekent dat in je eerste of tweede zin de reden moet worden vermeld waarom je naar de ontvanger schrijft. Vergeet niet zo beknopt mogelijk te zijn bij het beschrijven van je doel. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Ik schrijf om u te vragen om hulp bij een marketingprobleem' of 'Ik schrijf u omdat ik problemen heb in de klas en ik hoopte dat u suggesties zou hebben voor extra materiaal om te lezen. " Zelfs als je een ‘formele’ e-mail schrijft hangt het van de ontvanger af hoe formeel je moet zijn. Je gebruikt bijvoorbeeld niet hetzelfde niveau van formaliteit bij het schrijven van een professor als wanneer je gaat solliciteren. Wanneer je voor het eerst contact opneemt met iemand is het voor de zekerheid beter om formeler te zijn dan nodig is. Doe wat onderzoek om de naam van de persoon te achterhalen, als je deze nog niet weet. Als je de naam van de persoon kent is de begroeting persoonlijker, zelfs terwijl je formele technieken voor je e-mail gebruikt. Als de persoon je al een e-mail heeft gestuurd, is het prima om zijn begroetingsstijl over te nemen. Als hij/zij bijvoorbeeld ‘Hallo’ en je voornaam gebruikt is het acceptabel om in dezelfde stijl te antwoorden, door ‘Hallo’ en de voornaam van de persoon te gebruiken. ‘Beste’ (gevolgd door de naam van de persoon) is om een reden een oude standaard. Het is formeel zonder afstandelijk te zijn en omdat het zo vaak wordt gebruikt, wordt het vaak onzichtbaar in een groet, wat goed is. Je wilt niet dat je begroeting opvalt omdat het ongepast is. Dit is een relatief formele begroeting die je in zakelijke e-mails kunt gebruiken, vooral als je de naam van de persoon niet kent. Het is echter altijd beter om indien mogelijk de naam van de persoon te achterhalen. Je kunt ook ‘Geachte lezer’ gebruiken als de e-mail bijzonder formeel is en je de naam van de persoon niet kent. Deze begroeting kan echter voor sommige mensen onaangenaam zijn. E-mails zijn over het algemeen minder formeel dan brieven, dus je kunt vaak wegkomen met zoiets als ‘Hallo’ in een ietwat formele e-mail. Als je bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar je docent, iemand waarmee je werkelijk communiceert, zou ‘Hallo’ of ‘Dag’ prima moeten kunnen. Hoewel ‘Hallo’ acceptabel kan zijn in een semi-formele e-mail, is ‘Hoi’ dat waarschijnlijk niet. Het is een zeer informele begroeting, zelfs in gesprekken, dus je moet het vermijden in elk type formele e-mail. Zelfs als je je baas bijvoorbeeld redelijk goed kent, is het waarschijnlijk het beste om ‘Hoi’ te vermijden wanneer je hem e-mailt. Soms, als je naar iemand schrijft, ken je alleen de titel binnen het bedrijf of de organisatie. In dat geval kun je alleen de titel van de persoon in plaats van de naam van de persoon gebruiken, zoals 'Geachte aanwervingsmanager', 'Geachte aanwervingscommissie' of 'Geachte professor'. Voeg indien mogelijk 'Mr. ', 'Mrs. ', 'Dr. ' of 'Professor' toe voor de naam van de persoon om het formeler te maken. Gebruik ook de achternaam of volledige naam van de persoon om formeler te zijn, in plaats van alleen de voornaam van de persoon.
Plaats de begroeting op de eerste regel. Plaats een komma. Ga naar de volgende regel. Stel jezelf indien nodig in de eerste zin voor. Kom meteen ter zake. Bepaal hoe formeel je moet zijn. Zoek de naam van de persoon. Volg de formaliteit van de persoon. Val terug op ‘Beste’. Probeer ‘Goedendag’ als je de naam van de persoon niet weet. Overweeg ‘Hallo’ of ‘Dag’ in iets minder formele e-mails. Vermijd ‘Hoi’. Gebruik indien nodig een titel in plaats van een naam. Voeg de titel van de persoon toe om het formeler te maken.
https://www.wikihow.com/Start-a-Formal-Email https://www.wikihow.com/Start-a-Formal-Email https://www.wikihow.com/Start-a-Formal-Email
Formatting and Beginning the Email Considering the Recipient Choosing a Greeting