Twee weken van tevoren het evenement organiseren Maanden van tevoren beginnen met plannen Een dag van tevoren de puntjes op de i zetten Op de dag zelf het evenement soepel laten verlopen
Uiterlijk twee weken van tevoren moet de datum vaststaan, de locatie, de hoofdgast, de vrijwilligers tijdens het evenement en de naam van het evenement. Zorg dat al deze belangrijke zaken zwart-op-wit bevestigd zijn. Bespreek samen met je team het definitieve budget en de dagplanning door. Als er nog vragen zijn over het budget of de planning, is dit het moment om die boven water te krijgen. Weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt?  Ga samen met je team en je vrijwilligers gedetailleerd door de planning. Klopt alles? Waar zitten eventueel nog knelpunten in de planning, en hoe los je die samen op? Zorg ervoor dat er geen problemen zijn binnen het team. Je hoeft niet allemaal elkaars beste vrienden te zijn, maar zorg dat mensen goed met elkaar kunnen samenwerken. Als het een heel groot evenement is, dan zul je meerdere coördinatoren nodig hebben waarbij één persoon het totale overzicht houdt. Het is belangrijk dat de bezoekers van het evenement zich welkom voelen. Zorg voor een ontvangstcomité van een of twee personen die bij de ingang iedereen welkom heten en vragen kunnen beantwoorden van bezoekers. Je zit waarschijnlijk met je evenement op Facebook en op Instagram, maar er zijn ook andere websites waarop je je evenement kunt aankondigen. Bijvoorbeeld Meetup en Nearify. Als je online tickets wil verkopen, zijn er verschillende websites via welke je dat kunt regelen, zoals GO-tickets. Welke social media goed zijn om te gebruiken, hangt af van wie je doelgroep is. Snapchat en Weibo voor jongeren, Instagram voor oudere jongeren, Twitter voor 30’ers en 40’ers, LinkedIn voor (veelal hoger opgeleide) werkenden. Een evenement organiseren kost veel geld. Dat wil je niet allemaal zelf betalen. Als je entree heft kun je daar een deel van je uitgaven mee terug krijgen, maar ook sponsoren kunnen financieel een steentje (of een steen) bijdragen. In ruil voor een financiële bijdrage kun je bijvoorbeeld de namen van sponsoren vermelden op de poster of je website, maar je zou ook sponsoren de mogelijkheid kunnen geven om hun eigen promotiemateriaal uit te laten delen tijdens het evenement. Zorg dat je alle bonnetjes en facturen bewaart. Je gaat die allemaal nodig hebben. Hoe overzichtelijker je dit vanaf de start bijhoudt, hoe makkelijker het later is om later bepaalde facturen terug te vinden en de boekhouding te doen. We hebben al eerder de poster genoemd. Daarnaast kun je denken aan flyers, advertenties in lokale bladen, persberichten, enzovoorts. Zorg dat mensen weten wat voor geweldig evenement jij organiseert. Je wil hierbij volledig zijn in de praktische informatie die mensen nodig hebben. Geef genoeg inzicht in de inhoud van je evenement om mensen nieuwsgierig te maken. Bedenk wie jouw doelgroep is en kies de media die daarbij aansluiten. Hierboven hebben we het al gehad over verschillende social media. Voor papieren media geldt hetzelfde: ga na welke kranten of tijdschriften jouw doelgroep leest, en ga daarin adverteren. Afhankelijk van je evenement zijn dat bijvoorbeeld prijzen die je uit wil rijken, pennen en notitieblokken, cadeautjes die je als bedankje geeft aan sprekers en vrijwilligers, enzovoorts. Vergeet ook de vanzelfsprekende dingen niet, zoals tafels en stoelen, tafelkleden, geluidsapparatuur en wegwijsborden. Neem hier goed de tijd voor. Stop niet met dingen bedenken totdat je minimaal vijf dingen bedacht hebt waar je nog niet aan gedacht had. Pennen, verbanddozen, verlengsnoeren, flipovers, kapstokken, enzovoorts. Zorg dat er foto’s en video’s gemaakt worden. Zorg dat er vervoer is voor de sprekers. Zorg dat er eten is voor de schoonmaakploeg. Vink af wat je al hebt geregeld, zodat je weet wat je nog moet regelen.  Bestel tijdig eten en drinken, of zorg dat je dit ter plekke kunt bereiden (vergeet de koffie niet – en de melk, de suiker, zoetjes, lepeltjes en koekjes). Als er tijdens de je evenement eten is voor de bezoekers (hapjes of een maaltijd) zorg dan dat je rekening houdt met dieetwensen (vegetarisch bijvoorbeeld, maar ook glutenvrij is tegenwoordig populair). Ga na of er op de locatie voldoende tafels stoelen, microfoons, beamers, podiums, enzovoorts aanwezig zijn. Zorg zo nodig voor extra apparatuur. Verzamel de telefoonnummers, adressen en e-mailadressen van je teamleden. Maak ook een lijst met contactgegevens van sprekers en andere gasten, en van alle leveranciers. Als iemand niet op komt dagen of te laat is, scheelt deze lijst je een hoop zoekwerk naar het juiste telefoonnummer. Stel dat de cateraar niet op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Wat doe je dan? Je gaat op je telefoon naar je superhandige lijst en belt ze. O, ze dachten dat je die 100 kilo barbecuevlees zelf op zou komen halen? Ach, waarom ook niet. Je geeft het adres aan Tim, hij springt in de auto en regelt het. Een crisis is voorkomen. En voor de volgende keer weet je dat je een andere cateraar moet regelen, of in ieder geval duidelijker afspraken moet maken. Zorg dat je weet waar de parkeerplaatsen zijn, de toiletten, kleedkamers, ingangen en nooduitgangen. Kijk ook welke winkels er dichtbij zijn en waar je zo nodig op het laatste moment nog extra stokbrood kunt halen. Zorg dat je de locatie en de directe omgeving op je duimpje kent. Praat met je contactpersoon van de locatie. Zij kennen de locatie beter dan wie dan ook. Zijn er zaken waar je rekening mee moet houden? Volume van de muziek of een voorgeschreven sluitingstijd bijvoorbeeld? Als je weet wat het doel is, geeft dat een goed handvat om je evenement vorm te geven. Wil je kennis overdragen over een bepaald thema? Wil je donateurs werven voor een goed doel? Of gewoon een groot feest geven? Probeer het doel zo concreet mogelijk te maken: wat wil je bereiken, en waarom. Het doel is je missie. Jouw pad naar succes. Als je precies weet wat je wil, is het veel makkelijker om dat te bereiken. Wat is het precies dat je wil bereiken? Hiermee bedoelen we niet hoeveel mensen je wil dat er komen, of dat het evenement überhaupt plaatsvindt, maar wat je wil bereiken met je evenement. Als je bijvoorbeeld donateurs wil werven voor een goed doel, ben je dan tevreden als je 5 nieuwe donateurs hebt, of 50, of 500? Of wil je dat mensen overtuigd raken van een bepaald idee? Of dat mensen maanden later nog steeds de video’s van jouw feest liken op Facebook? Bedenk drie dingen waarvan jij wil dat ze gebeuren als een gevolg van het evenement. Dat kunnen financiële doelen zijn, sociale doelen en persoonlijke doelen. Jij hebt de regie. Een evenement organiseren gaat niet in je eentje. Je hebt teamleden nodig met verschillende vaardigheden. Mensen die je kunnen helpen met het opstellen van een draaiboek en het budget, die uitnodigingen en posters kunnen maken, maar ook mensen die op de dag zelf aanwezig zijn om bijvoorbeeld de gasten welkom te heten en om na afloop schoon te maken. Jouw team helpt jou de klus te klaren. Als het even kan, zorg dan dat je mensen om je heen verzamelt die je kent en die je vertrouwt.  Zorg dat je je teamleden op de hoogte houdt van je plannen. Als anderen weten wat de bedoeling is, kunnen ze jou beter helpen en zullen ze gemotiveerder zijn om samen met jou te werken aan je doel. Als het niet lukt om vrijwilligers te werven, huur dan mensen in. De locatie waar je je evenement organiseert kan je daar waarschijnlijk bij helpen. In je budget moeten alle mogelijke uitgaven en inkomsten zitten. Ook sponsorgelden neem je hierin op. Als je geen budget opstelt zit je aan het eind van de rit met een stapel bonnetjes en een lege bankrekening. Wees vanaf het eerste moment realistisch. Daarmee voorkom je vervelende verrassingen. Zoek naar manieren om je kosten laag te houden. Bijvoorbeeld een goedkopere locatie, of zelf de aankleding verzorgen. Een eenvoudige bijeenkomst die top georganiseerd is, laat meer indruk achter dan een groots georganiseerd feest dat een flop blijkt. Dit is het allerbelangrijkste bij het organiseren van je evenement. Naast je thema, zijn datum en locatie doorslaggevend voor de keuze van mensen of ze willen komen of niet. Je wil een datum kiezen waarop veel mensen kunnen, en een locatie die voor jouw doelgroep goed bereikbaar en aantrekkelijk is. Hou er ook rekening mee dat de locatie voor jou betaalbaar moet zijn.  Pak de kalender erbij en bedenk wie jouw publiek is. Richt je je op huismoeders en -vaders? Dan is een doordeweekse ochtend een goede keuze. Richt je je op studenten? Kies dan een locatie die goed met de trein of de fiets bereikbaar is. Sommige locaties moeten ver van tevoren geboekt worden. Zodra je weet waar je je evenement wil houden, neem dan contact op met die locatie en vraag of zij beschikbaar zijn op de datum die jij wil. Regel dit zo snel mogelijk; populaire locaties zitten maanden van tevoren al vol. De logistiek van alles. Hoeveel parkeerruimte heb je nodig en hoeveel is er beschikbaar? Is de locatie toegankelijk voor gehandicapten? Hoeveel bruikbare ruimtes heeft de locatie? Wat voor apparatuur heb je nodig? Wat voor extra spullen heb je nodig (water voor de sprekers, naambordjes, folders, enzovoorts) en voor welke moet je extra betalen? Hoeveel mensen heb je nodig om alles soepel te laten verlopen? Het is belangrijk om samen met team door de hele lijst te lopen en te kijken wat je nog mist. Tegen welke praktische problemen kun je aanlopen, en hoe kun je die op voorhand oplossen? Denk alvast na over een poster waarop je de datum en tijd van het evenement vermeldt, de locatie, de hoofdgast of -gasten, de naam van het evenement en het thema van het evenement. In dit stadium hoef je nog geen definitieve poster te ontwerpen, maar het is goed om alvast een concept te maken om te zien hoe gaaf het wordt en dat je als basis kunt gebruiken voor ander promotiemateriaal. Denk na over andere manieren om je evenement te promoten. E-mail? Flyeren? Social media? Bedenk hoe je mensen kunt stimuleren naar je evenement te komen, en hoe je ze tijdens het evenement daar kunt houden. Zie je door de bomen het bos nog? Haal diep adem en open Excel. Maak een eerste planning van de activiteiten tijdens je evenement. Welke activiteiten ga je allemaal organiseren, en hoe passen die allemaal in die ene dag. Maak verschillende tabbladen om je gedachten te ordenen. Hoe voller de Excel wordt, hoe overzichtelijker het in je hoofd wordt. Maak een tijdlijn voor elke activiteit. Wanneer start en eindigt de activiteit, wie is voor welk moment nodig, welke attributen heb je wanneer nodig voor welke activiteit. Je overzicht van activiteiten groeit op deze manier gaandeweg uit naar een volledig draaiboek. Je kunt het. Het is ongelooflijk belangrijk om rustig te blijven en niet te gaan stuiteren. Je hebt maanden van voorbereiding achter de rug; alles is geregeld. Het komt allemaal goed. Hoe rustiger jij bent, hoe rustiger jouw team is en hoe soepeler het evenement verloopt. Echt, je kunt het. Je hebt alles geregeld. Alle mogelijke problemen heb je in kaart gebracht, en als iets mis gaat weet je wat je moet doen. Ga na of al je teamleden weten hoe ze bij de locatie moeten komen, welke ingang ze moeten nemen, en hoe laat ze daar moeten zijn. Je wil niet vijf minuten voor aanvang telefoontjes krijgen van verdwaalde teamleden. Ook als niemand meer vragen heeft, controleer je of iedereen weet wat hij of zij moet doen. Kijk of de samenwerking nog steeds goed loopt, en los het op als dat niet zo is. Zorg dat je gastenlijst compleet is; verwerk de laatste aanmeldingen en afmeldingen. Hou er rekening mee dat niet iedereen die zich aanmeldt ook daadwerkelijk aanwezig gaat zijn. Afhankelijk van het soort evenement kan het zomaar zijn dat 30% van degenen die zich aangemeld hebben, het toch af laten weten. Bel VIP-gasten of stuur ze een berichtje om hen eraan te herinneren dat ze verwacht worden. Je zal merken dat een aantal van hen het alweer glad vergeten was. Zijn de ruimtes schoon en beschikbaar? Is alle apparatuur aangesloten en werkt het? Controleer of er je genoeg vrijwilligers hebt. Hoe loyaal je team ook is, er kan altijd iemand ziek worden. Regel zo nodig vervanging. Als je bij binnenkomst iedereen een tas gaat geven, zorg dan dat je die van tevoren gevuld hebt. Bijvoorbeeld met een flesje water, een notitieblok, een pen, een flyer en informatie die de bezoekers nodig hebben zoals het tijdschema van de verschillende activiteiten. Je kunt ook een klein aandenken in de tassen doen. Daarmee laat je zien dat het een goed uitgedacht en georganiseerd evenement is. Met zo’n cadeautje voelen bezoekers zich gewaardeerd. Je kunt dit voor alle bezoekers doen, of alleen voor de hoofdgasten en je vrijwilligers. Het draaiboek op je telefoon is handig, maar een papieren draaiboek helpt je om beter overzicht te houden, zeker als het flink wat pagina’s zijn. In het draaiboek staat alle benodigde informatie. Van minuut tot minuut ligt daarin vast hoe jouw evenement verloopt. Als echt supergeorganiseerd wil zijn, dan kun je een draaiboek maken voor alle sprekers en vrijwilligers. Daarin zet je dan de informatie die voor de sprekers of de vrijwilligers relevant zijn. Voor de vrijwilligers kan dat bijvoorbeeld een overzicht zijn wanneer welke apparatuur waar nodig is, of een schoonmaakprotocol. Op de afvinklijst staan in ieder geval je telefoon, de lijst met contactgegevens en het draaiboek. Maak een afvinklijst, controleer de lijst, controleer de lijst nog een keer, en neem alles mee wat meegenomen moet worden. Als jouw teamleden thuis spullen hebben die ze mee moeten nemen, herinner ze daar dan aan. Het zou jammer zijn als je er tijdens het evenement pas achter komt dat de 12.000 kartonnen bekers voor de koffie nog ergens op een zolder staan. Controleer of iedereen aanwezig is en of alle apparatuur werkt. Heeft iemand nog vragen? Als je er tijd voor hebt, ga dan rond met de koffie en hou een peptalk. Je team kan het. Jij kunt het. Zorg dat je teamleden herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door een gekleurde badge. Bezoekers weten dan bij wie ze moeten zijn als ze vragen hebben. Binnen en buiten. Wil je ballonnen op de brievenbus? Lampionnen op het toilet? Posters op de deuren en in de gangen? Als je meerdere ruimtes hebt, zorg dan voor een goede bewegwijzering.  Een spandoek bij de ingang helpt bezoekers duidelijk te maken waar ze moeten zijn. Zorg ook dat de parkeerplaats goed aangegeven is. Maak een ontvangstbalie. Zorg dat het voor sprekers en bezoekers duidelijk is waar ze zich kunnen melden. Hierboven hebben we het al gehad over een welkomstcomité; zorg dat een of meerdere van je teamleden klaarstaan om bezoekers te verwelkomen. Zet muziek aan. Zeker als het aan het begin wat rustig is, helpt muziek om ongemakkelijke stiltes te voorkomen. Als een spreker laat is, zorg dan dat degene die verantwoordelijk is voor die activiteit iets regelt zodat bezoekers zich niet verloren voelen. Als een pauze langer duurt dan gepland, zorg dan dat je team weet dat het programma aangepast moet worden. Er gebeuren altijd dingen waardoor je van je planning af moet wijken. Zorg dat je daarover met je team communiceert zodat iedereen weet dat het even anders loopt en hoe dat opgelost wordt. Je wil natuurlijk zelf ook iets hebben waarmee je terug kunt denken aan deze geweldige dag. Bovendien vinden de meeste mensen het leuk om op de foto te komen. Maak ook mooie foto’s van spandoeken van sponsoren, de ingang en overzichtsfoto’s met groepen mensen. Wie weet kun je die foto’s gebruiken als promotiemateriaal voor je volgende evenement. Als je het nog beter wil doen, huur dan een professionele fotograaf in. Jij hebt al genoeg te doen, en hoe goed jouw iPhone of Samsung ook is, een professionele fotograaf schiet nóg betere plaatjes. Wanneer je bezoekers na een geslaagd evenement naar huis gaan, geef ze dan een aandenken mee, als je dat niet al bij aankomst hebt gedaan. Ook een flyer waarin je een volgend evenement aankondigt is goed om uit te delen. Je kunt je bezoekers ook een link meegeven naar een online enquête waarmee zij feedback kunnen geven. Als je bezoekers jou laten weten wat ze goed vonden aan het evenement en wat minder goed, kun je de volgende keer een nóg beter evenement neerzetten. Ook als de locatie verantwoordelijk is voor de schoonmaak, zorg dat je het netjes achterlaat. Haal ook alle posters, ballonnen en andere aankleding weg. Verdeel het werk onder je teamleden; vele handen maken licht werk.  Controleer of je bezoekers niets hebben achtergelaten. Als waardevolle spullen zijn achtergebleven, laat de locatie dan weten dat je die meeneemt, zodat je de spullen terug kunt geven wanneer de eigenaar zich meldt. Als iets beschadigd is geraakt tijdens het evenement, laat dat dan weten aan jouw contactpersoon van de locatie. Ze komen er toch wel achter, en dan kun je daar maar beter direct open over zijn. Ruim het afval zo goed mogelijk op. Zorg in ieder geval dat alle afval in prullenbakken of afvalzakken zit. De locatie kan het afval dan af laten voeren. Afhankelijk van het type evenement, kan dat helemaal niets zijn, of een lange lijst aan bedankjes die uitgedeeld en bonnetjes die verwerkt moeten worden. Hier zijn een paar ideeën om je op weg te helpen:  Bedank alle teamleden, in het bijzonder de sponsoren en de vrijwilligers. Zonder hen was het niet gelukt. Rond de boekhouding af. Doe dat zo snel mogelijk. Hoe sneller je dit achter de rug hebt, hoe beter. Organiseer een bedankfeestje voor je vrijwilligers en sponsoren. Je wil dat zij zich gewaardeerd voelen en je wil hen laten weten hoe belangrijk zij zijn. Breng gehuurde materialen terug. Stuur VIP-gasten een bericht waarin je laat weten hoe enorm je het waardeert dat zij aanwezig waren. Publiceer de mooiste foto’s op de website van het evenement. Wat vonden zij goed gaan, wat minder goed? Wat kan de volgende keer nóg beter? Wat zou je zelf anders gedaan hebben? Wat werkte goed, en wat niet? Zou je nog een keer zo’n evenement organiseren? Wat heb je geleerd? Als je feedback ontvangt, doe daar dan wat mee. Als je geen feedback van de bezoekers krijgt, vraag dan je teamleden wat zij vonden van het evenement en van de samenwerking.
Zorg dat alles geregeld is. Roep je team bijeen. Delegeer werkzaamheden naar meerdere mensen en zorg dat iemand met ervaring dat coördineert. Zorg dat de informatie over je evenement op internet actueel is. Verzamel sponsoren. Maak reclame voor je evenement. Verzamel de benodigdheden voor je evenement. Zorg dat je op alles voorbereid bent. Stel een lijst op van contactgegevens. Ga met je teamleden naar de locatie. Stel vast wat het doel is van het evenement. Vul je doel verder in. Werf vrijwilligers. Stel een budget op. Bepaal een datum en een locatie. Denk na over de logistiek. Denk na over marketing. Organiseer jezelf. Blijf kalm. Doe een laatste controle met je team. Controleer alle uitnodigingen en reacties daarop. Ga naar de locatie en controleer of alles in orde is. Maak de bezoekerstasjes klaar. Print het draaiboek uit. Maak een afvinklijst van dingen die je mee moet nemen naar de locatie. Wees ruim op tijd aanwezig. Maak de aankleding klaar. Zorg dat je team weet wat er gebeurt. Maak foto’s. Geef een afscheidscadeautje aan je bezoekers. Maak schoon. Handel alle zaken af die na het evenement moeten gebeuren. Verzamel feedback van bezoekers, vrijwilligers en sprekers.
https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event
Organising 2 Weeks Beforehand Planning Months Ahead Working 24 Hours Before the Event Managing the Day of the Event