De eerste alinea schrijven Je e-mail voorbereiden De tweede alinea schrijven De e-mail afsluiten
Start je e-mail op de eerste regel met “Geachte mevrouw De Vries" of “Geachte heer De Vries”, afhankelijk van de naam en het geslacht van de contactpersoon. Schrijf niet “Hoi” of “Hallo”. Gebruik dezelfde formele aanhef als je zou doen bij een zakelijke brief. Als je niet weet wat het geslacht is van de persoon aan wie je je e-mail richt, kies dan voor “Geachte heer/mevrouw De Vries” of voor “Geachte heer of mevrouw De Vries”. Vertel de geadresseerde hoe je heet en wat jouw rol is (bijvoorbeeld student bedrijfskunde aan Universiteit X). Geef aan dat je solliciteert naar een stageplek. Als er een formele vacature is voor een stageplek, geef dan aan waar je die vacature gezien hebt (op welke website of via welke contactpersoon bijvoorbeeld). Als je via een medewerker van het bedrijf van de stageplek gehoord hebt, noem dan diens naam. Schrijf bijvoorbeeld: “Van uw collega (naam) begreep ik dat bij uw bedrijf een stageplek beschikbaar is”. De duur van je stage is vaak afhankelijk van wat jouw school of universiteit voorschrijft. Geef aan wanneer je zou kunnen beginnen met je stage, wanneer deze zou eindigen, en of die data flexibel zijn of niet. Geef aan hoeveel uur je stage zou kunnen lopen, en of je op vaste dagen beschikbaar moet zijn voor school. Leg uit waarom je een stageplek zoekt. Wordt de stageplek voorgeschreven door school of wil je stage lopen omdat je daarmee meer ervaring opdoet? Is het een meeloopstage of een afstudeerstage? Geef aan wat je graag wilt leren tijdens je stage. Geef aan wat je waardeert aan het bedrijf. Noem geen negatieve kanten van het bedrijf of negatieve berichtgeving over het bedrijf. Hou je e-mail positief. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: “(Naam van het bedrijf) heeft een goede reputatie als het gaat om (kwaliteit van de dienstverlening), en ik heb bewondering voor (de manier waarop uw bedrijf dierenwelzijn bevordert).” Voor zakelijke correspondentie is het belangrijk dat je een zakelijk ogend e-mailadres gebruikt. Vermijd bijnamen, onnodige symbolen en cijfers. Bij voorkeur gebruik je je eigen naam, of een variatie daarop. Iets als 'sofie.jansen@gmail.com' is uitstekend. Als jouw huidige e-mailadres gekoppeld is aan een socialmediaprofiel waarop onprofessionele content staat, gebruik dan een ander e-mailadres voor je sollicitatie. Pas voor de zekerheid ook je privacy-instellingen op social media aan. Je wilt niet dat jouw toekomstige baas ziet hoe jij stomdronken aan de bar hangt. Voordat je naar een stageplek solliciteert is het belangrijk om meer over het bedrijf te weten te komen waarbij je wilt solliciteren. Ga naar de website van het bedrijf. Lees nieuwsberichten over het bedrijf. Als het bedrijf een eenvoudig verkrijgbaar product maakt, zoals koffie, probeer dat product dan uit. Gebruik de informatie die je op deze manier verkrijgt bij het opstellen van je e-mail. Toekomstige werkgevers waarderen het als sollicitanten iets weten over hun bedrijf en laten zien dat zij die kennis coherent kunnen weergeven. Het helpt als je iemand kent binnen het bedrijf. Gebruik sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook om werknemers van het bedrijf te zoeken. Als je werknemers van het bedrijf vindt, kijk dan wat hun functie in het bedrijf is. Benader hen op beleefde wijze en vraag of zij bereid zouden zijn om jou tips te geven voor het solliciteren naar een stageplek bij hun bedrijf.  Op LinkedIn kun je zien bij welk bedrijf de contacten van jouw contacten werken. Aarzel niet om jouw contacten te vragen om jou te introduceren bij hun contacten. Wees daarbij bescheiden en vraag niet dezelfde persoon meerdere keren om jou bij mensen te introduceren. Sommige universiteiten hebben online databanken waarin hun alumni staan. Via deze databanken kun je zoeken naar personen met een bepaalde functie of bij een bepaald bedrijf. Alumni die hun contactgegevens laten vermelden in een dergelijke databank, staan er vaak voor open om een e-mail of telefoontje van studenten te ontvangen. Wanneer je een ingang gevonden hebt bij een bedrijf en contact maakt, geef dan aan dat je geïnteresseerd bent in een stage. Vraag hoe de organisatiestructuur van het bedrijf eruit ziet, wat de bedrijfscultuur is, wat de doelstellingen van het bedrijf zijn, enzovoorts. Als er een vacature gepubliceerd is voor de stageplek, staat daarbij vaak een contactpersoon vermeld. Gebruik in dat geval het e-mailadres dat vermeld is in de vacature en richt je e-mail aan de genoemde persoon. Als er geen contactpersoon vermeld wordt, of je stuurt een e-mail zonder dat er een vacature gepubliceerd is, bel dan naar het bedrijf om te vragen wie verantwoordelijk is voor de werving van stagiairs. Als niemand hier specifiek verantwoordelijk voor is, richt je e-mail dan aan de manager van de afdeling human resources of personeelszaken. Als je met iemand bij het bedrijf gesproken hebt voordat je je e-mail stuurt, kun je dat vermelden aan het begin van je e-mail. Als je geen naam van een contactpersoon kunt vinden, kies dan voor de aanhef “Geachte heer/mevrouw”. Je wilt dat jouw e-mail opvalt in de overvolle mailbox. Zet in de onderwerpregel bijvoorbeeld “Sollicitatie voor stage – Sofie Jansen”. Als het bedrijf in de vacaturetekst van de stage een bepaalde tekst voor de onderwerpregel voorschrijft, gebruik die dan. Geef in een paar zinnen aan wat voor vakken je gevolgd hebt, welke relevante werkervaring je hebt en over welke relevante vaardigheden je beschikt. Leg uit hoe jouw kennis en ervaring waarde toevoegt voor het bedrijf. Geef aan hoe jouw eerdere werkervaring of vrijwilligerswerk bijdraagt aan jouw geschiktheid voor deze stageplek. Benadruk hoe jij een bijdrage kunt leveren aan het bedrijf. De ontvanger moet ervan overtuigd raken dat jij de juiste persoon bent voor de stageplek.  Benoem wat jouw toegevoegde waarde was in een vorige baan. In plaats van “In mijn vorige stage werkte ik op de marketingafdeling” kun je beter schrijven “Als marketing-stagiair heb ik nieuwe content gecreëerd, waaronder digitale brochures, en heb ik socialmediakanalen beheerd voor een bedrijf met 200 medewerkers." Vaardigheden kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met social media of het organiseren van evenementen. Geef aan welke successen je behaald hebt op school of daarbuiten. Als je een leidende rol hebt (gehad), beschrijf dan jouw verantwoordelijkheden en wat je bereikt hebt. Ben je bijvoorbeeld voorzitter geweest van een commissie? Heb je een sportteam gecoacht? Hou de beschrijving van deze rollen kort, zodat de ontvanger niet verdwaald raakt in details. In plaats van bijvoeglijke naamwoorden te gebruiken om jezelf te beschrijven, kun je beter concrete voorbeelden geven om te laten zien wat je kunt. Kies in plaats van “Ik ben een ambitieuze student” liever voor “Ik behoor tot de top-10 van mijn klas”. Vermeld je telefoonnummer en je e-mailadres. Het laatste lijkt misschien overbodig omdat je je sollicitatie per e-mail verstuurt, maar voor het geval jouw e-mail uitgeprint wordt is het verstandig om het e-mailadres wel in de tekst te vermelden. Als je telefonisch beperkt beschikbaar bent (bijvoorbeeld vanwege lessen/colleges), geef dat dan aan. Het is beleefd om de lezer te bedanken dat hij/zij de tijd heeft genomen om jouw e-mail te lezen. Eindig je e-mail met “Met vriendelijke groet”. Als je weet dat het een heel formele organisatie is, kun je in plaats daarvan kiezen voor “Hoogachtend”. Ook al ken je de geadresseerde persoonlijk, kies niet voor “Groetjes” of “Liefs”. Onder deze afsluiting zet je je volledige naam. Je voor- en achternaam dus; niet alleen je voornaam. Voeg jouw actuele curriculum vitae (cv) toe als bijlage bij de e-mail. Zorg dat jouw cv in pdf is, en niet in bijvoorbeeld Word. Pdf heeft als voordeel dat de opmaak niet afhankelijk is van de computerinstellingen van de ontvanger. In pdf ziet jouw cv er bij de ontvanger net zo uit als op jouw computer, ongeacht het gebruikte systeem. Soms geeft een werkgever aan dat zij bijlagen niet openen, in verband met beveiligingsvoorschriften. Kies er in dat geval voor om onder de afsluiting van jouw e-mail uitgebreider jouw ervaring te benoemen, en verwijs daarnaar in je e-mail (“Hieronder vindt u …”). Als je geen reactie krijgt op jouw e-mail, mail (of liever: bel) dan opnieuw om te vragen naar de status. Vraag of de geadresseerde de e-mail in goede orde ontvangen heeft, en wanneer je een reactie op jouw sollicitatie zou kunnen verwachten. Schrijf bijvoorbeeld: “Geachte mevrouw De Vries, Mijn naam is Sofie Jansen. Ik mail u naar aanleiding van mijn sollicitatie voor de stageplek bij afdeling X van uw bedrijf. Graag hoor ik of u mijn e-mail van (datum) in goede orde heeft ontvangen. Mocht u meer informatie willen over mij of over hoe ik een bijdrage kan leveren aan uw bedrijf, dan hoor ik dat graag. Met vriendelijke groet, Sofie Jansen”.
Kies voor een formele toonzetting. Stel jezelf voor. Geef je beschikbaarheid aan. Geef het doel van de stage aan. Benoem wat je interessant vindt aan het bedrijf. Maak een professioneel e-mailadres aan. Doe onderzoek naar het bedrijf. Zoek een ingang. Stel vast wie de ontvanger is. Kies voor een duidelijk onderwerp. Benoem jouw vaardigheden en ervaring. Benoem successen. Geef aan hoe je bereikbaar bent. Sluit de e-mail af. Voeg je cv toe als bijlage. Informeer naar de status.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship
Writing Paragraph One Preparing to Write Your Email Writing Paragraph Two Closing the Email