Je document maken Je analyse plannen Je analyse uitvoeren
Afhankelijk van je publiek zijn sommige indelingen wellicht effectiever dan andere. Als dit niet reeds door je werkgever is aangegeven, kies dan een formaat waarvan je denkt dat dit geschikt is voor je publiek.  Als je publiek het document gaat lezen tijdens het uitvoeren van een taak, dan is een technische handleiding of instructieblad bestaand uit opsommingstekens en eventueel diagrammen mogelijk het meest effectief.  Aan de andere kant, als je professionals wilt informeren over nieuw onderzoek op hun vakgebied, dan is een artikel of nieuwsbrief mogelijk het best. Voordat je het daadwerkelijke  document gaat schrijven, maak je een overzicht om de inhoud ervan te organiseren en plannen. Dit zal het schrijven niet alleen makkelijker maken, maar het is ook een goede manier om ervoor te zorgen dat de informatie die je het belangrijkst vindt aanwezig is, en dat het op een manier geordend is die zinvol zal zijn voor je publiek. Overzichten zijn ook een goede manier voor het verzinnen van de titels voor de verschillende paragrafen in je document, dat nuttig is voor lezers bij het identificeren van de belangrijkste stukken informatie die ze zoeken. Een van de meest waardevolle dingen aan publieksanalyse is dat het je de mogelijkheid biedt om een manier van schrijven te kiezen die boeiend en doeltreffend is voor het bereiken van je doelgroep. De juiste woorden en zinsbouw kan een groot verschil maken bij het overdragen van je boodschap op het publiek.  Bijvoorbeeld, als je publiek hoog is opgeleid en/of goed onderlegd in het onderwerp waar je over schrijft, dan is het gebruik van zeer specifieke en technische vocabulaire mogelijk aanvaardbaar of zelfs nuttig. Als je publiek niet veel afweet van het onderwerp, dan kun je dergelijke taal het best vermijden. Evenzo geldt dat als je doelgroep je document waarschijnlijk zal lezen tijdens het uitvoeren van een specifieke taak of in een werkomgeving met veel afleiding, het gebruik van korte, eenvoudige zinnen aan te raden is. Als ze je tekst thuis lezen en hun onverdeelde aandacht kunnen geven, dan kan het variëren van de zinslengte en structuur de tekst boeiender en plezieriger maken. Nog belangrijker is het om te weten wat je publiek hoopt te leren uit het document dat je maakt, zodat je ervoor kunt zorgen dat de meeste benodigde informatie wordt gepresenteerd op een manier die gemakkelijk te vinden en begrijpen is. Met andere woorden, wie gaat de tekst lezen? Je kunt waarschijnlijk nog geen gedetailleerd antwoord geven op deze vraag; dat is waarom je een publieksanalyse doet. Je zou echter wel in staat moeten zijn om in algemene bewoordingen antwoord te kunnen geven op de vraag.  Bijvoorbeeld, zal je document worden gelezen door iemand die planken probeert te installeren? Werknemers van een bepaald bedrijf? Computerprogrammeurs die proberen om een bug in nieuwe software weg te werken? Vraag je af waarom dit publiek je document zal willen lezen. Welke taak helpt het hen uitvoeren, of wat moeten ze weten? Afhankelijk van de lezer, zijn er verschillende soorten informatie die nuttig kunnen zijn om je document zo nuttig en/of overtuigend mogelijk te maken.  Je zult bijna altijd willen achterhalen wat je publiek weet over het onderwerp en in hoeverre ze er belangstelling voor hebben.  Afhankelijk van het publiek, de situatie en het type document dat je voorbereidt, is er veel overige informatie die mogelijk waardevol kan zijn, zoals waar het publiek je document waarschijnlijk zal lezen, en een verscheidenheid van demografische factoren zoals leeftijd, geslacht, onderwijs, professionele achtergrond, culturele achtergrond enzovoort. Je doelgroep-analyse kan formeel zijn (dat wil zeggen met behulp van een enquête of andere vragenlijst, gestructureerde interviews, enz.) of informeel (d.w.z. op basis van meer informele gesprekken met leden van het publiek). De beste methode is afhankelijk van het publiek dat je probeert te bereiken, hoeveel informatie je over hen nodig hebt, en wat voor bronnen je beschikbaar hebt voor het uitvoeren van je analyse. Soms zal je informatie kunnen vinden die iemand anders al heeft verzameld in de vorm van enquêtes of marketingonderzoek, in plaats van zelf gegevens te gaan verzamelen. Je analysetool is het instrument dat je gaat gebruiken om gegevens te verzamelen, bijv. een enquête of interviewvragen. De inhoud dient te worden aangestuurd door het brainstormen in stap twee.  Probeer vragen te vermijden die je participanten in een bepaalde richting sturen, ook al denk jij dat dat de juiste antwoorden zijn. Bijvoorbeeld: 'Nu je hebt gezien hoe effectief ons product kan zijn, hoe waarschijnlijk is het dan dat je het zult aanschaffen?' of 'Wat vind je van het repressieve fiscale beleid van de president?' Vermijd meervoudige vragen. Vragen die meerdere antwoorden vereisen kunnen de deelnemers verwarren, of resulteren in onbetrouwbare gegevens. Je kunt bijvoorbeeld vragen: 'Hoe vaak lees je artikelen over wetenschap en deel je die met andere mensen?' Deel dit liever op in twee afzonderlijke vragen: ' Hoe vaak lees je artikelen over wetenschap?' en 'Hoe vaak deel je artikelen over wetenschap met andere mensen?' Als je een enquête gebruikt, houd die dan zo eenvoudig en beknopt mogelijk. Heb je besloten welke vragen je wilt stellen, dan is het tijd mom te beslissen aan wie je die vragen gaat stellen. Als je niet iedereen van je lezers in je analyse kunt opnemen, kies dan een groep personen waarvan je het idee hebt dat die representatief zijn voor het publiek dat je hoopt te begrijpen.  Als je bijvoorbeeld verwacht dat je publiek voornamelijk uit vrouwen zal bestaan, kies dan een daarmee overeenkomstige steekproef. Andere kenmerken die handig zouden kunnen zijn bij het selecteren van je participanten, zijn dingen als een beroep of werkgever (vooral als je iets schrijft voor mensen binnen een bepaald vakgebied), etnische achtergrond, de plaats of wijk waarin ze wonen, of het lidmaatschap van een bepaalde organisatie. Welke kenmerken het belangrijkst zijn zal variëren afhankelijk van het type document dat je maakt en het publiek dat het hopelijk zal lezen. Neem de vragen, interviews, of gesprekken af met potentiële leden van het publiek.  Maak je gebruik van een enquête, dan wil je mogelijk dat de deelnemers anoniem blijven, zeker als je hen vragen stelt over gevoelige of persoonlijke onderwerpen. Dan is het waarschijnlijker dat je eerlijke antwoorden krijgt.  Als je deelnemers persoonlijk een interview afneemt, dan is het wellicht handig om uitleg te vragen of te zoeken naar meer informatie, met vragen als, 'Kunt u me daar meer over vertellen?' of 'Kunt u me vertellen waarom u daar zo over denkt.' Tegelijkertijd is het van belang hoe je de interviews afneemt, omdat dit de wijze van antwoorden van de deelnemers kan beïnvloeden, dus zal je je best moeten doen om niet je eigen mening door te laten schemeren of de or participanten het gevoel te geven dat ze op een bepaalde manier moeten antwoorden.  Voor interviews of informele conversaties is het vaak een goed idee om het gesprek op te nemen voor latere referentie, mits de participanten ermee instemmen. Maak nooit een opname van een gesprek met iemand zonder diens toestemming, want dit kan juridische consequenties hebben. Nu is het tijd om naar alle verzamelde informatie te kijken en na te gaan wat het over je publiek zegt. Hoe veel weet men van het onderwerp waarover je wilt schrijven en zijn ze erin geïnteresseerd? Hoe oud is de gemiddelde persoon in je steekproef? Welk deel van je publiek heeft een abonnement op de publicatie waarvoor je schrijft?  Moet je diepgaande statistische analyses van je gegevens uitvoeren, dan zijn er softwareprogramma's, zoals Stata of SPSS, die je daarbij kunnen helpen. Deze programma's zijn echter wel duur, en voor de meeste doeleinden is het berekenen van eenvoudige percentages meer dan voldoende. Veel gebruikte toepassingen zoals Excel, kunnen je helpen bij het ordenen en analyseren van je gegevens. Door je vragen in de bovenste rij van het gegevensblad te plaatsen en reacties van elke deelnemer in de rijen eronder, zal je snel een overzicht krijgen van het aantal reacties dat je op elke vraag hebt gekregen. Indien je analytische tool gebruikmaakt van open vragen, zoals vragen zonder een beperkt aantal mogelijke antwoorden (bijvoorbeeld 'Wat vind je van bedrijf X?'), dan zal je waarschijnlijk de reacties van mensen willen classificeren in categorieën (bijvoorbeeld: 'sceptisch', ' vijandig', 'onzeker', of 'positief') zodat je kunt samenvatten hoe grote groepen deelnemers hebben gereageerd (bijv. 'de meerderheid had een negatief beeld van bedrijf X'). Nadat je je gegevens hebt geanalyseerd, verzamel je je bevindingen in één document als overzicht van wie je publiek is en wat hun behoeften zijn. Dit helpt bij het ordenen van je gedachten en het vormen van een samenhangend beeld van wie je publiek is. Online zijn voorbeelddocumenten te vinden om een goed publieksprofiel te maken.
Denk na over het formaat. Maak een overzicht. Zet de toon. Behandel de behoeften en doelstellingen van het publiek. Beslis wie je publiek is. Beslis wat je moet weten over je publiek. Beslis hoe je de analyse uit gaat voeren. Creëer je eigen analysetool. Selecteer je steekproef. Verzamel je data. Analyseer je bevindingen. Maak een publieksprofiel.
https://www.wikihow.com/Conduct-Audience-Analysis https://www.wikihow.com/Conduct-Audience-Analysis https://www.wikihow.com/Conduct-Audience-Analysis
Creating your document Planning your analysis Conducting your analysis