De referentiebrief afsluiten De opmaak van een referentiebrief Een eerste opzet maken
Een brief met spel- of grammaticafouten en verkeerd gebruik van leestekens geeft niet alleen een negatief beeld van de kandidaat, maar ook van jou. Afhankelijk van het soort baan, cursus of opleiding waar de kandidaat zich voor heeft aangemeld kan een slecht nagekeken aanbevelingsbrief van negatieve invloed zijn.  Waarschijnlijk beschikt het tekstverwerkingsprogramma dat je gebruikt hebt wel over een spelling- en/of grammaticacontrolefunctie, maar je moet die functies nooit blindelings vertrouwen. Print een conceptversie van je brief en lees hem zorgvuldig. Door de brief van achteren naar voren te lezen zie je soms fouten die je wellicht over het hoofd hebt gezien toen je de brief gewoon van voren naar achteren las. Je kunt de brief ook hardop lezen. Dit kan je helpen grammaticale fouten te ontdekken, net als vreemde zinnen of structuren die verwarrend of moeilijk leesbaar zijn. Als je merkt dat je bij bepaalde delen hapert terwijl je ze hardop voorleest, ga dan na of je die zinnen kunt herschrijven om ze makkelijker leesbaar te maken. Je moet je brief afsluiten met een officiële slotzin zoals 'Hoogachtend', gevolgd door ruimte voor je handtekening. Daaronder moet je jouw volledige naam typen, net onder de plek waar je je handtekening gaat zetten. Eventueel kun je ook contactgegevens onder je getypte naam zetten, maar per se nodig is dat niet.  Nadat je de brief zorgvuldig hebt nagekeken en zeker weet dat hij geen fouten bevat, kun je een kopie printen op je briefpapier met logo, of op wit briefpapier van goede kwaliteit. Zet je handtekening onder de brief met blauwe of zwarte inkt. Maak een kopie van de ondertekende brief voor je eigen archief. Maak ook een kopie voor het persoonlijke archief van de kandidaat. Als je de brief vanuit je officiële functie als leidinggevende van de kandidaat stuurt, kan het zijn dat je een derde kopie moet maken voor het bedrijfsarchief. Vraag aan de kandidaat hoe je de brief aan de ontvanger moet versturen, en volg die aanwijzingen op. Als je de brief per e-mail verstuurt kun je overwegen daarnaast een geprint exemplaar van de brief per gewone post te sturen.  Met name als je een academische aanbevelingsbrief schrijft, of een aanbevelingsbrief voor het verkrijgen van een professionele vergunning, kan het zijn dat er aan het verzenden van de brief aanvullende eisen zijn verbonden. Soms kun je de brief gewoon aan de kandidaat geven, waarna hij of zij hem aan de geadresseerde zal doen toekomen, maar in andere gevallen moet je hem rechtstreeks naar de ontvanger zelf sturen en is het niet de bedoeling dat de kandidaat de brief zelf in handen krijgt. Het staat hoe dan ook meestal beter als je de brief rechtstreeks naar de geadresseerde stuurt, in plaats van via de kandidaat. Op die manier weet de uiteindelijke ontvanger dat de kandidaat de inhoud van de brief niet gewijzigd heeft. Let op de uiterste inzenddatum. Uiteraard wil je voorkomen dat je brief te laat komt of niet in behandeling wordt genomen. Dit zou een slechte indruk geven van de kandidaat of ervoor zorgen dat hij of zij mogelijk die droombaan niet krijgt of niet toegelaten wordt tot de door hem of haar gewenste opleiding. Het lijkt misschien persoonlijker om de brief met de hand te schrijven, maar een getypte brief staat veel professioneler. Een getypte brief is ook veel makkelijker te lezen voor de ontvanger.  Gebruik liever een speciaal tekstverwerkingsprogramma voor brieven dan het gewone schrijfprogramma op je computer. In de standaard tekstverwerkingsprogramma’s zul je bijvoorbeeld niet alle mogelijkheden vinden die je voor de opmaak van je brief nodig zult hebben. Als de kandidaat je vraagt de brief per e-mail te sturen, zul je toch apart een brief moeten typen die je met de hand kunt ondertekenen, zodat je de ondertekende brief vervolgens als bijlage in pdf met de e-mail mee kunt sturen, in plaats van simpelweg de brief in de e-mail zelf te typen. De tekstverwerkingsapplicatie die je gebruikt beschikt meestal over verschillende sjablonen waarmee je op een eenvoudige manier de juiste opmaak voor je brief kunt kiezen. Het klassieke sjabloon voor een zakelijke brief heeft normaal gesproken vaste marges en andere vooraf bepaalde instellingen, zodat je dat niet allemaal handmatig hoeft in te stellen.  In de meeste tekstverwerkingsapplicaties kun je kiezen uit verschillende standaardformaten voor brieven. Kies het model voor een formele, zakelijke brief en niet het formaat dat bedoeld is voor een persoonlijke of informele brief. Kies een traditioneel, makkelijk leesbaar lettertype, zoals Times New Roman of Helvetica. Meestal wordt er in het hoofdgedeelte van de brief voor gekozen twee regels open te laten tussen de alinea’s, zonder in te springen. Als je ervoor kiest om wel in te springen aan het begin van iedere alinea is het niet nodig om tussen de alinea’s twee regels open te laten. Bovenaan de eerste pagina van de brief typ je jouw naam en adres in; om precies te zijn in de rechterbovenhoek van de bladzijde. De naam en het adres van de ontvanger zet je links op dezelfde pagina.  Het is de bedoeling dat je in de brief ook aanvullende contactgegevens opneemt, zoals een telefoonnummer of e-mailadres waarop je rechtstreeks bereikbaar bent. Als je gebruikt maakt van een briefhoofd waar je contactgegevens al in staan is het in principe niet nodig om je naam en adres nog een keer op te nemen. Alleen als je briefpapier gebruikt dat naar je werkgever als geheel verwijst en niet naar jou persoonlijk, dan zul je wel ook je eigen gegevens toe moeten voegen. Onder het adres volgt als het goed is een regel voor de datum. Afhankelijk van het model dat je gebruikt is er mogelijk ook een regel voor het onderwerp. Als onderwerp kun je simpelweg invullen: 'Betreft: Aanbevelingsbrief voor' gevolgd door de naam van de kandidaat. In de meeste gevallen zul je de brief aan één specifieke persoon willen richten. Als de brief door meerdere mensen gelezen zal worden, richt hem dan simpelweg aan de 'Selectiecommissie' of aan de 'Toelatingscommissie'. Praat zo mogelijk even met de kandidaat om te weten te komen aan wie je de brief het beste kunt richten. Als je werkgever speciaal briefpapier heeft, of je hebt je eigen, persoonlijke briefpapier, zal dat ervoor zorgen dat de brief er een stuk professioneler uitziet. Zorg er in beide gevallen hoe dan ook voor dat je de brief op papier van goede kwaliteit print.  Het uiterlijk van de brief geeft zowel een indruk van de kandidaat als van jezelf. Je kunt er daarom het beste voor zorgen dat de brief er zo professioneel mogelijk uitziet. Wit papier van goede kwaliteit is prima. Gebruik nooit goedkoop kopieerpapier. Goed briefpapier kun je in iedere kantoorboekhandel of in een van de betere waterhuizen zeker vinden. Het is meestal een goed idee om eerst je gedachten over de kandidaat te ordenen voordat je de brief daadwerkelijk gaat schrijven. Maak een lijstje van eigenschappen die je in de brief op wilt nemen en kies daaruit vervolgens de sterkste punten.  Houd er rekening mee dat je brief normaal gesproken niet meer dan één pagina moet beslaan. Een academische aanbevelingsbrief kan wel tot maximaal twee pagina’s lang zijn. Dit geeft je ruimte voor ongeveer drie korte alinea’s in het kerngedeelte van je brief. Omdat ruimte het belangrijkste criterium is zul je op een efficiënte manier moeten schrijven, zodat ieder woord telt. Soms kan het een goed idee zijn om de kandidaat nog een keer te spreken terwijl je met de opzet van de brief bezig bent. Probeer wat meer te weten te komen over de baan of het studieprogramma waar hij of zij op solliciteert of zich voor wil aanmelden, en welke eigenschappen of vaardigheden op prijs worden gesteld door de persoon die de brief zal beoordelen. Als het goed is volgt onder het onderwerp van je brief een regel die begint met 'Geachte', gevolgd door de naam van de persoon die de brief zal ontvangen. In de daarna volgende openingszin noem je jouw naam, de naam van de kandidaat, en de reden van je brief.  Leg uit wat jouw relatie met de kandidaat is en hoe lang je hem of haar al kent. Als jij bepaalde kwalificaties hebt die je referentie waardevoller maken, dan moet je die ook noemen. Bevestig details die relevant zijn voor de sollicitatie of aanmelding van de kandidaat. Als je zijn of haar leidinggevende bent op professioneel gebied, dan zul je de naam van het bedrijf moeten noemen en zowel je eigen functie als de functie van de kandidaat (als die tenminste relevant is), hoe lang de kandidaat voor het bedrijf gewerkt heeft en hoe lang je zijn of haar leidinggevende bent geweest. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Mijn naam is Ben de Bie en ik werk als afdelingshoofd bij de Spijkerbroekenfabriek. Ik schrijf deze aanbevelingsbrief voor Jaap Jansen, die de afgelopen vijf jaar bij de Spijkerbroekenfabriek onder mijn leiding heeft gewerkt.' Neem meteen na je introductie een zin op waarin je de eigenschappen en/of de vaardigheden noemt die je meer in detail gaat beschrijven in het hoofdgedeelte van de brief.  Het soort vaardigheden of eigenschappen dat je in deze sectie opneemt is zowel afhankelijk van je relatie met de kandidaat als van het doel van je brief. Bij een zogenaamde karakterreferentie is het de bedoeling dat er in de brief uitsluitende karaktereigenschappen genoemd worden, terwijl een referentie voor een baan in de eerste plaats specifieke vaardigheden centraal moet stellen die de kandidaat beheerst en die hem of haar geschikt maken voor de baan in kwestie. Academische aanbevelingsbrieven zijn tot op zekere hoogte een combinatie van deze twee soorten brieven. Naast vaardigheden die de kandidaat geschikt maken voor een specifieke opleiding of studie, zou je ook karaktereigenschappen toe kunnen voegen, zoals zijn of haar intelligentie of het feit dat de kandidaat nieuwsgierig van aard is. Dit zou de laatste zin van je eerste alinea moeten zijn. Zet simpelweg de vaardigheden of eigenschappen op een rijtje – je gaat ze in de volgende alinea verder bespreken. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 'Op basis van mijn ervaring kan ik zeggen dat Jaap Jansen het uithoudingsvermogen, de organisatorische en communicatieve vaardigheden heeft om een waardevolle aanvulling te kunnen vormen voor uw bedrijf.' In de tweede alinea van je aanbevelingsbrief ga je meer details geven van elk van de vaardigheden of eigenschappen die je aan het eind van de inleidende alinea hebt genoemd.  Vergeet niet dat ruimte een belangrijk criterium is en dat de brief dus vooral niet te lang mag worden. Je kunt daarom het beste een concreet voorbeeld proberen te vinden dat minstens twee en zo niet alle drie de eigenschappen of vaardigheden die je in de inleiding genoemd hebt, illustreert. Iets concreets dat je van de kandidaat hebt waargenomen en waaruit de door jou genoemde vaardigheden of eigenschappen blijken is de meest efficiënte manier om duidelijk te maken wat je bedoelt. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Jaap Jansen heeft mij laten zien dat hij in staat is meerdere taken tegelijk te verrichten en een aantal verschillende handelingen met betrekking tot het monteren of bedrukken van buttons op hetzelfde moment uit de voeren. Hij bood bijvoorbeeld een keer vrijwillig aan om extra werk te doen toen hij voorzag dat de productie vertraging op zou lopen omdat meerdere andere werknemers ziek waren. Hij heeft regelmatig aanvullende verantwoordelijkheden op zich genomen en overgewerkt, terwijl hij op hetzelfde moment ook een actieve rol vervulde binnen zijn leefgemeenschap en zijn familie.' In je derde en laatste alinea kun je op een positieve manier eindigen door de vaardigheden of de eigenschappen die je in de kern van je brief benadrukt hebt nogmaals te noemen en samen te vatten. Daarnaast kun je aangeven dat jij van mening bent dat de kandidaat geschikt is voor de baan of voor de opleiding of het studieprogramma waar hij of zij zich voor wil aanmelden of op gesolliciteerd heeft.  Deze alinea hoeft niet langer te zijn dan twee of drie zinnen. In één zin kun je de kern van de brief samenvatten en de kandidaat aanbevelen. Je kunt ook een zin opnemen waarin je het voorbeeld uit de tweede alinea relateert aan jouw toekomstige werk. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Sindsdien houd ik bij het evalueren van het werk van mijn overige werknemers altijd het werk van Jaap Jansen in gedachten. Met zijn uithoudingsvermogen, organisatorische en communicatieve vaardigheden zou Jaap een waardevolle aanvulling vormen voor uw bedrijf.' In de laatste zin van je brief kun je het beste de makkelijkste manier noemen waarop de ontvanger contact met je kan opnemen, mocht hij of zij vragen hebben of de informatie uit de brief verder met je willen bespreken.  Noem een specifieke manier waarop de ontvanger contact met je kan opnemen, inclusief de dagen en tijdstippen waarop je wel of niet bereikbaar bent. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Mocht u nog vragen hebben of mijn ervaringen met Jaap op een meer uitgebreide manier willen bespreken, aarzel dan niet om telefonisch contact met mij op te nemen op nummer (020) 123 45 67. Op dit nummer ben ik meestal bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur.'
Kijk je brief zorgvuldig na. Zet je handtekening onder de brief. Verstuur de brief. Typ je brief op de computer met behulp van een tekstverwerkingsprogramma. Zoek het model van een zakelijke brief. Typ de naam en adresgegevens in. Gebruik als je het hebt briefpapier met een briefhoofd. Maak een eerste opzet. Stel zowel jezelf als de kandidaat voor. Noem vervolgens tenminste drie uitzonderlijk goede vaardigheden of eigenschappen die de kandidaat heeft. Geef voorbeelden ter illustratie. Schrijf je slotalinea. Nodig uit tot het stellen van vervolgvragen.
https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter
Finalizing the Reference Letter Formatting the Reference Letter Drafting the Reference Letter