De workshop opzetten De workshop geven Follow-up na de workshop De workshop voorbereiden
Geef jezelf voldoende tijd om de ruimte in te richten en je comfortabel te voelen in de ruimte. Mogelijk moet je voordat je met de workshop begint ook de a/v-technicus, cateraars, of je teamleden ontmoeten. Geef jezelf zoveel mogelijk tijd voor het geval dat je problemen moet oplossen of last-minute aanpassingen moet maken aan je workshopplan. Computers, laptops, projectoren en luidsprekers moeten van tevoren worden afgesteld. Je wilt tenslotte dat je workshoptijd effectief is: je wilt het niet besteden aan het klungelen met techniek. Kijk indien mogelijk of de a/v-technicus van de locatie je kan ondersteunen bij het instellen. Je bent misschien niet bekend met de technologische mogelijkheden van de ruimte, en een expert kan alles mogelijk efficiënter inrichten. De manier waarop je de stoelen neerzet, hangt af van de grootte van de groep, de grootte van de kamer en de activiteiten die je hebt gepland. Idealiter is de groep klein genoeg om in een cirkel of halve cirkel te zitten: dit zal helpen om een goede verstandhouding op te bouwen en het gesprek te vergemakkelijken. Als iedereen naar de voren moet kijken om videoclips of een live demo te bekijken, is een halve cirkel of rechte rijen misschien meer geschikt. Als je notitieboeken of ander materiaal hebt om uit te delen, leg deze dan van tevoren op de tafels of stoelen om tijd te besparen tijdens de workshop. Zorg ervoor dat ze in de juiste volgorde liggen en dat ze duidelijk zijn gelabeld. Andere materialen die je mogelijk in je workshop nodig hebt, zijn onder andere:  Snacks en drankjes. Naamkaartjes en markeerstiften. Pennen en potloden. Als je vroeg bent kun je je voorbereiden, ontspannen en deelnemers leren kennen vóór de start van de workshop. Dit helpt bij het opbouwen van relaties met de deelnemers. Zodra iedereen zit moet je de workshop inleiden. Zorg ervoor dat je hen je naam verteld, en hoe ze jou mogen aanspreken. Vertel kort over waarom je als expert over dit onderwerp moeten worden beschouwd, en waarom je hierin geïnteresseerd bent. Leg aan je deelnemers uit wat het doel van de workshop is en waarom het belangrijk is. Het is ook een goed idee om een globaal overzicht te geven van de workshopinhoud, zodat ze zijn voorbereid. Probeer dit deel te beperken tot slechts een paar minuten.  Overweeg om humor te gebruiken om de stemming te verlichten en iedereen op hun gemak te stellen, zelfs als je onderwerp serieus is. Leg je deelnemers uit wat de materialen in de ruimte zijn en wat ze ermee moeten doen. Je kunt mensen bijvoorbeeld vragen om hun naamkaartje in te vullen, een kopje koffie te pakken, en ervoor te zorgen dat ze hun hand-outs bij de hand hebben. Als je liever wilt dat je deelnemers hun papieren of laptops niet meteen pakken, kun je hen vertellen wanneer ze die materialen nodig zullen hebben. Vraag je deelnemers om zichzelf voor te stellen. Beperk de introducties tot een paar zinnen door iedereen te vragen twee of drie specifieke vragen te beantwoorden, zoals hun naam en wat ze hopen te halen uit de workshop. Je wilt niet dat de ijsbrekers te lang duren, maar het is belangrijk dat je deelnemers zich op hun gemak voelen om voor de groep te praten. Je kunt ook iedereen vragen het ijs te breken door een luchtige vraag te beantwoorden, zoals 'Wat is je favoriete film?' of 'Wat is je favoriete slechte nummer?' Dit is wanneer al je zorgvuldige voorbereidingen in actie worden gezet. Houd je overzicht voor je en probeer je aan je planning te houden. Vertel je deelnemers direct wat je doet en waarom. Je lesplan hoeft geen verrassing te zijn en je deelnemers stellen het op prijs als ze weten waarom je de workshop op deze manier hebt ingericht. Je zou ze bijvoorbeeld kunnen vertellen:  "Eerst gaan we onze casestudies doornemen om er zeker van te zijn dat we hun nuances begrijpen. Daarna gaan we uiteen in kleine groepen om een ideale oplossing voor het probleem te vinden." "We nemen de tijd om de belangrijkste termen te leren die nuttig zullen zijn bij het leren van dit nieuwe computerprogramma. Nadat ik deze termen heb uitgelegd, doen we een quiz om er zeker van te zijn dat iedereen het heeft begrepen. Daarna zullen we de zaken ter discussie stellen." "Stel jezelf alsjeblieft voor aan de persoon die naast je zit. Over een paar minuten speel je een rollenspel van een mentor-student interactie met je partner." Het is goed om een plan voor je workshop te hebben, maar wees bereid om de inhoud van je workshop te veranderen op basis van de reacties en ervaringen van je deelnemers. Plan wat vrije tijd in je lesplan zodat je op vragen, zorgen en interesses kunt inspelen. Je kunt zelfs opties bieden voor activiteiten waarop je deelnemers kan stemmen. Hierdoor kun je je concentreren op wat er echt toe doet en overbodige of onnodige inhoud overslaan. Volg altijd op met een soort groepsactiviteit nadat je informatie deelt, zodat je de informatie versterkt. Interactief groepswerk is een bijzonder effectieve methode om probleemoplossende technieken aan te leren.  Een workshop is niet hetzelfde als een lezing en je wilt aandacht hebben voor de gedachten en meningen van je workshopdeelnemers. Laat ze elkaar lesgeven op hetzelfde moment dat jij ze lesgeeft. Dit kun je bijvoorbeeld zo doen:  Geef informatie in kleine delen en laat deelnemers vervolgens vragen stellen. Verdeel de deelnemers in groepen om een taak te voltooien en vraag hen om aan de hele groep te rapporteren. Laat een videoclip zien en vraag dan aan deelnemers om hun reacties te delen. Geef advies over hoe om te gaan met een moeilijke situatie en vraag vervolgens kleine groepen deelnemers om het scenario uit te spelen. Laat een expert een techniek demonstreren en vraag je leerlingen vervolgens om een gezamenlijke quiz over de techniek te doen. Je wilt niet elke fase van de workshop micromanagen. Je deelnemers kunnen zich gaan vervelen of ergeren. Houd er rekening mee dat een workshop anders is dan een lezing of een typische vergadering: het is een format gebaseerd op interactie, activiteiten en groepswerk. Het inplannen van pauzes helpt mensen om de informatie te verwerken en er over na te denken. Laat deelnemers weten hoe vaak ze pauzes krijgen en hoe lang de pauzes zijn. Hierdoor kunnen deelnemers hun toiletgebruik, telefoontjes en andere persoonlijke behoeftes inplannen. Sla geen pauzes over, ook als je te weinig tijd hebt. De aandachtsspanne begint af te nemen na 20 minuten van dezelfde activiteit. Zie dit als een kans voor creativiteit in plaats van als een probleem. Verander je activiteiten, vraag je deelnemers om hun stoelen opnieuw in te delen of plan minstens om de 20-30 minuten een pauze in om iedereen betrokken en gemotiveerd te houden. Zelfs als je een serieus onderwerp behandelt, kan humor een geweldige manier zijn om informatie te benadrukken en iedereen alert te houden. Bedenk manieren waarop je humor op een verantwoordelijke, ethische manier kunt verwerken in je presentaties, discussies en activiteiten. Dit zal je deelnemers ook aanmoedigen om te ontspannen, en alert en comfortabel te blijven. Zorg ervoor dat al je workshopdeelnemers gelijk en respectvol worden behandeld. Dat wil zeggen dat leiderschapsrollen (zoals gespreksleider) gelijk moeten worden verdeeld over de workshopdeelnemers. Moedig rustige, verlegen deelnemers aan om te spreken. Je wilt dat iedereen zich gehoord en gerespecteerd voelt. Je wilt daarnaast ook niet dat de stem van één deelnemer (of je eigen stem) het gesprek domineert. De meeste workshops verlopen soepel. De deelnemers willen ten slotte aanwezig zijn en iets leren. Er kunnen zich echter scenario’s voordoen waarbij iemand niet wil deelnemen, of iemand een collega beledigt. Wees hoe dan ook professioneel en moedig respectvol gedrag aan door zelf respectvol te handelen. Wees duidelijk over wat je van je deelnemers verwacht. Als je een deelnemer hebt die zich misdraagt of een collega probeert te pesten, overweeg dan om die persoon apart te nemen. Benadruk het belang van je workshop en vertel hen dat je volwassen, professioneel gedrag van hen verwacht. Leg alles uit wat je deelnemers in de sessie hebben geleerd. Dit helpt te benadrukken hoe ver ze zijn gekomen en welke nieuwe vaardigheden ze hebben opgedaan. Verwijs expliciet naar de doelstellingen di e je in het begin van de workshop hebt benoemd, en leg uit hoe je vindt dat de deelnemers de doelstellingen hebben bereikt. Feliciteer je deelnemers met hun arde werk en hun nieuwe kennis. Ontwerp een evaluatieformulier dat je deelnemers tijdens de laatste minuten van de workshop kunnen invullen. Zorg ervoor dat je hen voldoende tijd geeft om te reageren en je vragen zorgvuldig te overwegen. Directe feedback zal je niet alleen helpen om je workshop te verbeteren, maar ook om de kennis die je deelnemers hebben opgedaan te versterken. Goede vragen zijn onder andere:  Wat is het gestelde doel van deze workshop? Heeft de workshop het gestelde doel bereikt? Welke activiteiten hebben je het meest bijgedragen aan het leren? Welke het minste? Had de workshop een goede lengte? Welke workshopmaterialen (hand-outs, lezingen, quizzen, etc.) waren het meest nuttig? Welke waren het minst nuttig? Hoe heb je geleerd van deze workshop? Hoe denk je dat je collega's hebben geleerd of gegroeid? Hoe zou je deze workshop in de toekomst veranderen? Eventuele suggesties voor verbeteringen? Zijn er onderwerpen waar je een workshop over wilt volgen? Vraag workshopdeelnemers of je in de toekomst contact met hen kunt opnemen voor hun input. Sommige mensen hebben tijd nodig om terug te kijken op hun workshopervaringen. Door enkele dagen of weken later contact op te nemen met deelnemers van de workshop kan nieuwe inzichten opleveren. Je kunt aanvullende vragen stellen, zoals:  Hoe goed heb je de informatie die je in de workshop hebt geleerd onthouden? Merk je dat je nog steeds aan de workshop denkt? Hoe heeft de workshop je op het werk geholpen? Waren er manieren waarop het je meer had kunnen helpen? Welke materialen heb je sinds de workshop nuttig gevonden? Welke materialen heb je weggegooid of ben je vergeten? Als er genoeg deelnemers geïnteresseerd zijn in meer geavanceerde versies van je workshop, overweeg dan om een tweede workshop in te plannen. In de vervolgworkshop kun je meer van hun vragen beantwoorden, dieper ingaan op het onderwerp, of je bezighouden met meer diepgaande versies van de technieken die je in deel 1 hebt behandeld. Zorg ervoor dat je vervolgworkshop geen herhaling is, en dat deze geschikt is voor meer gevorderde deelnemers. Of je nu een vaardigheid aanleert, informatie geeft, of het bewustzijn vergroot, stel de doelen van je workshop op. Wat wil je dat de deelnemers van je workshop leren? Deze analyse kan resulteren in een lijst van specifieke vaardigheden die je wilt aanleren, concrete onderwerpen die je zal behandelen, of simpelweg een gevoel dat je bij je deelnemers wilt stimuleren. Denk goed na over wat je wilt bereiken en waarom het belangrijk is. Een aantal voorbeelden van workshopdoelstellingen zijn:  Leer hoe je een overtuigende sollicitatiebrief schrijft. Leer hoe je slecht nieuws aan een patiënt kunt vertellen. Leer 5 technieken om een onwillige leerling aan het praten te krijgen in de klas. Leer hoe je een effectieve PowerPointpresentatie maakt. Kennen de deelnemers elkaar, of zijn het vreemden? Zullen ze binnenkomen met kennis over je onderwerp, of zullen ze er volledig onbekend mee zijn? Kiezen ze er zelf voor om je workshop bij te wonen, of is het een vereiste voor hun werk? De antwoorden op deze vragen zullen invloed hebben op de manier waarop je je workshop organiseert. Als je publiek elkaar bijvoorbeeld al kent kun je mogelijk snel beginnen met groepsactiviteiten. Als ze vreemden van elkaar zijn moet je misschien wat tijd inplannen voor ijsbrekers en introducties. Dit zijn de momenten waarop deelnemers het meest wakker en alert zijn.  Je wilt dat je deelnemers volledig betrokken en bewust zijn. Vermijd indien mogelijk het plannen van avondworkshops na een werkdag als iedereen moe en ongeduldig is. Deel flyers uit, hang posters op, of neem contact op met geschikte bedrijven om deelname aan je workshop te stimuleren. Een pakkende titel helpt, net als een korte uitleg waarom je workshop belangrijk en nodig is. Zorg ervoor dat je afbeeldingen en tekst op je flyers hebt staan om de aandacht van mensen te trekken. Een workshop is niet hetzelfde als een grote lezing. Je wilt dat je groep klein genoeg is zodat ze al hun vragen kunnen stellen, hun vaardigheden kunnen oefenen, en samen kunnen werken. Maar je wilt ook dat de workshop groot genoeg is om het interessant te houden. Idealiter heeft een workshop 8-15 deelnemers. Soms kun je de groepsgrootte niet kiezen. Als je een heel grote groep hebt, zoek dan creatieve manieren om ervoor te zorgen dat de grootte niet overweldigend wordt. Zo kan een groep van 40 deelnemers worden opgedeeld in 5 kleinere groepen van elk 8 deelnemers. Je kunt ook co-facilitators en co-presentatoren inschakelen bij grotere groepen. Sommige workshops vereisen dat deelnemers zich voorbereiden voordat de workshop plaatsvindt. Misschien moeten ze krantenartikelen bestuderen, een kort verhaal schrijven, of elkaars werk lezen. Zorg ervoor dat je verwachtingen vanaf het begin duidelijk zijn als je deelnemers huiswerk moeten maken voordat de workshop plaatsvindt. Zorg ervoor dat je harde deadlines stelt als je deelnemers van tevoren werk moeten inleveren bij de groep. Wees duidelijk over waar en hoe je deelnemers hun werk moeten inleveren. Zullen ze je papieren exemplaren moeten inleveren, of zal je het materiaal per e-mail verspreiden? De meeste workshops duren vrij kort. Ze kunnen zo kort zijn als 30 minuten of zo lang als drie dagen. Maar wat er ook gebeurt, je hebt maar een korte tijd om je kennis over te dragen aan de deelnemers. In plaats van absoluut alles in korte tijd te willen behandelen, moet je nadenken over de belangrijkste vaardigheden, technieken en informatie die je wilt dat je publiek opdoet. Geef daar de prioriteit aan in je lesplan. Volwassenen leren op allerlei manieren: visueel, mondeling, door hands-on te oefenen, of door een combinatie hiervan. Onthoud dat je de leerstijlen van je deelnemers van te voren misschien niet kent, dus je wilt diverse materialen hebben. Afhankelijk van het onderwerp en het doel van je workshop kun je papieren hand-outs, audiovisuele hulpmiddelen, computer-gebaseerde lesplannen en rollenspelactiviteiten voorbereiden. Lezingen, casestudy's, lijsten met sleuteltermen en quizzen zijn allemaal mogelijke leermiddelen die je kunt voorbereiden. Je kunt deze hand-outs het beste ruim van tevoren voorbereiden. Op die manier kun je typefouten of andere fouten verbeteren. Zorg ervoor dat je een groot, gemakkelijk te lezen lettertype gebruikt. Geef elk document een duidelijk label en datum zodat je deelnemers deze hand-outs in de toekomst kunnen gebruiken.  Als je lange lezingen geeft, overweeg dan om deze handouts vooraf aan de groep te geven, zodat ze goed voorbereid zijn.  Als je veel documenten uitdeelt, overweeg dan om je deelnemers een map te geven om hun papieren netjes en georganiseerd te houden. Als je deze workshop vaak genoeg geeft, wil je misschien zelfs je materialen samenvoegen in een gebonden boek dat je aan je deelnemers geeft. Als je van plan bent een diavoorstelling, videoclips of geluidsfragmenten te presenteren, moet je deze van tevoren voorbereiden. Test ze thuis om er zeker van te zijn dat ze werken. Zorg ervoor dat ze een indeling hebben die in je ruimte kan worden gebruikt. Het is verstandig om contact op te nemen met de a/v-technici van je locatie om ervoor te zorgen dat je materialen kunnen worden gepresenteerd. Niet alle projectoren werken bijvoorbeeld met Macintosh-computers. En sommige ruimtes hebben mogelijk geen geluidsprojectie. Zorg ervoor dat je locatie geschikt is voor elke technologie die je wilt gebruiken. Als je van je deelnemers verwacht dat ze een geautomatiseerde quiz afleggen of deelnemen aan een online discussieforum, moet je dit materiaal van tevoren organiseren. Bedenk of je deelnemers hun eigen pc of apparaten moeten meenemen en laat ze dat weten. Als je van je deelnemers verwacht dat ze online activiteiten uitvoeren, moet je de a/v-technicus van je locatie raadplegen. Je moet ervoor zorgen dat de ruimte is voorzien van draadloos internet, en mogelijk moet je van te voren om het wachtwoord van het netwerk vragen. Afhankelijk van het onderwerp en de omvang van je workshop, kun je andere teamleden inschakelen om het leren te faciliteren. Een expert kan een live demonstratie geven van een nieuwe medische techniek; een gastspreker kan misschien een levendige anekdote vertellen over waarom je workshoponderwerp belangrijk is; en een assistent kan je misschien helpen bij het managen van een grote groep. Zorg ervoor dat als je hulp van iemand nodig hebt, je ze ruim van te voren benaderd. Hoe beter ze zijn voorbereid, hoe beter je workshop zal zijn. Interactie tussen de deelnemers onderscheidt de workshop van andere manieren van leren. Brainstorm over educatieve groepsactiviteiten die passen bij de doelstellingen van je workshop. Houd er rekening mee dat activiteiten in duo’s, kleinere groepen, of als een volledige groep kunnen worden gedaan. Zorg ervoor dat je alle deelnemers voldoende mogelijkheden biedt om zinvol bij te dragen aan de workshop. Mogelijke groepsactiviteiten zijn:  Debatten. Verdeel de workshop in twee groepen en laat elke groep hun standpunt beargumenteren. Think-pair-share. Stel je deelnemers een discussievraag. Laat ze er zelf over nadenken, vervolgens hun gedachten met een partner delen, en uiteindelijk hun conclusies met de hele groep delen. Vraag-en-antwoordsessies. Als je veel informatie wilt presenteren, betrek je deelnemers dan in de discussie door hen vragen te stellen over het materiaal. Je kunt deze vragen zelf beantwoorden of andere workshopdeelnemers laten antwoorden. Rollenspelactiviteiten. Geef de deelnemers een rol om de nieuwe technieken die ze leren te oefenen. Brainstormsessies. Vraag je deelnemers om zoveel mogelijk ideeën te roepen. Schrijf ze allemaal op een schoolbord of whiteboard. Vraag dan aan je deelnemers om te evalueren wat ze hebben bedacht. Mensen kunnen zich beter concentreren op taken wanneer ze de kans hebben om korte pauzes te nemen. Ze zullen ook beter onthouden wat ze hebben geleerd. Plan ten minste één pauze van 5 minuten per uur in workshop. Dit verkort je tijd met je deelnemers, maar maakt die tijd wel waardevoller. Activiteiten duren vaak 10-20% langer dan we inschatten. Als je denkt dat een vraag-en-antwoordsessie 10 minuten duurt, kan het heel goed 12 minuten of langer duren. Plan voldoende tijd in voor elke belangrijke activiteit of onderwerp dat je wilt behandelen. Weersta de drang om zoveel mogelijk activiteiten in je workshop te proppen: je deelnemers zullen zich moe en gehaast voelen. Als je bang bent dat je workshop vroegtijdig zal eindigen, kun je altijd een aantal optionele extra activiteiten voorbereiden. Als je er tijd voor over houdt, geweldig! En zo niet, dan kan het geen kwaad. Workshops kosten veel werk en energie. Help het energieniveau van je deelnemers op peil te houden door ze te voorzien van gezond eten en drinken. Idealiter worden de kosten van deze snacks gedekt door het inschrijfgeld voor deelnemers of door de organisatie die jou heeft gevraagd de workshop te leiden. Je hoeft niet zelf te betalen voor snacks. Probeer junkfood te vermijden. Ongezond voedsel kan korte uitbarstingen van energie geven, maar veroorzaakt dan zeer snel een energiecrash. Dat zal je deelnemers vermoeien en vervelen. Streef naar het stimuleren van gezonde snacks zoals fruit, groenten, hummus en volkoren brood.
Wees op tijd. Stel alle apparatuur in voordat deelnemers aankomen. Zet de stoelen van tevoren klaar. Deel materialen uit. Begroet deelnemers als ze binnenkomen. Introduceer jezelf en de workshop. Begin met ijsbrekers. Voer je lesplan uit. Wees flexibel. Gebruik interactieve oefeningen om informatie te geven. Praat niet te veel. Houd je aan de geplande pauzes. Schakel elke 20-30 minuten over van activiteit. Verlicht de stemming. Behoud een respectvolle, democratische sfeer. Wees voorbereid op het onverwachte. Sluit de workshop af met een samenvatting van wat ze hebben geleerd. Krijg direct na de sessie feedback. Neem een paar dagen of weken later contact op met de deelnemers. Plan indien nodig een vervolgworkshop. Stel het doel van de workshop vast. Bepaal wie je publiek is. Plan je workshop in de ochtend of vroege middag. Verspreid het woord over je workshop. Werf 8-15 deelnemers voor je workshop. Bereid je deelnemers voor op de workshop. Geef prioriteit aan je doelen voor de workshop. Bereid verschillende leermiddelen voor. Bereid papieren hand-outs voor. Orden je audiovisuele materialen. Organiseer je computer-gebaseerde materialen. Vind experts, sprekers en assistenten. Stel de groepsactiviteiten vast. Plan tijd in voor pauzes. Vermijd het volproppen van je planning. Zorg voor catering.
https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop
Setting Up the Workshop Running the Workshop Following Up After the Workshop Preparing for the Workshop