Het opmaken van een zakelijke brief Het schrijven van de zakelijke brief
Een zakelijke brief vertegenwoordigt jouw bedrijf. Dus het moet er onderscheidend uitzien en van hoge kwaliteit zijn. Het bedrijfslogo of het merk moet er ook op staan. Je kunt een briefhoofd maken met de layouts in Microsoft Word. Zorg ervoor dat je jouw bestaande logo of merk gebruikt in het briefhoofd. Je moet een zakelijke brief altijd op een computer maken.   Maak een nieuw document aan en stel de marges van het document in op 2,5 cm.  Gebruik een schreef lettertype zoals Times New Roman, Georgia of Ariel. Zorg ervoor dat je een lettergrootte gebruikt dat niet groter is dan 12, maar ook niet kleiner dan 10. De brief moet niet moeilijk te lezen zijn vanwege een verkeerd lettertype of grootte. Zorg ervoor dat je een enkele regelafstand gebruikt. De blok vorm is de meest gebruikte opmaak voor zakelijke brieven. Het is ook het makkelijkst om mee te werken. Elke kop moet tegen de linkermarge staan en na elke kop komt er een spatie. Beginnend van boven naar onder, moet je zakelijke brief de volgende koppen hebben:  De huidige datum, of de datum waarop je de brief verstuurt. De datum is belangrijk aangezien het gebruikt kan worden voor jouw administratie en die van de geadresseerde. Ook kan het dan wettelijk gebruikt worden. Dus zorg ervoor dat de datum klopt. Het adres van de afzender. Dit is jouw adres, opgemaakt in een standaard adresopmaak. Als je adres al in het briefhoofd staat, kun je deze stap overslaan. Het adres van de geadresseerde. Dit bestaat uit de naam en het adres van de persoon aan wie je de brief schrijft. Het gebruik van De heer/Mevrouw is optioneel. Dus als je bijvoorbeeld aan Nina de Vries schrijft, kun je het Mevrouw gedeelte weglaten. De aanhef. Dit kan ‘Geachte mevrouw de Vries’ zijn of ‘Geachte Nina de Vries’. Als je niet zeker weet wie de brief zal lezen, gebruik dan ‘Geachte heer of mevrouw’. Je kunt ook ‘L.S.’ gebruiken, maar enkel als laatste middel voor wanneer je geen idee hebt wie je brief zal lezen. Het middenstuk van de brief. Hierop focussen we meer verderop in dit artikel. De afsluiting van de brief, met handtekening. Dit kan ‘Hoogachtend’ zijn of ‘Met vriendelijke groeten’. De toon van de brief moet altijd professioneel zijn, ongeacht je doelgroep. Maar je moet misschien je taalgebruik of woordkeuze aanpassen afhankelijk van de geadresseerde. Als je naar de personeelsafdeling schrijft van een ander bedrijf, moet je wat formeler zijn in je taalgebruik. Maar als je naar een specifieke klant schrijft, kun je een wat informeler of casual taalgebruik toepassen.  Het bepalen van je doelgroep betekent ook dat je helder kunt zijn naar je doelgroep toe. Vermijd het gebruik van terminologie die je lezer niet begrijpt. Een klant kent bijvoorbeeld waarschijnlijk niet de afkortingen die worden gebruikt voor het ruimtevaartprogramma van je bedrijf, dus gebruik die niet in de brief. De gouden regel voor het schrijven van een goede zakelijke brief is om helder, bondig en beleefd te zijn. Bedenk wat het doel van de brief is. Is het om je klanten te informeren over jullie nieuwe lokatie? Is het om een klant te herinneren over een onbetaalde rekening of openstaand saldo? Of om te reageren op de klacht van een klant? Met dit doel in gedachten, moet je een concept maken voor de eerste zin die je lezer direct laat weten waar de brief over gaat. Wees niet vaag over het doel van je brief. Wees recht door zee.  Begin met ‘Ik’ als je je mening wilt geven als bedrijfseigenaar. Gebruik ‘Wij’ als je namens een bedrijf of organisatie schrijft.   Focus je op een directe stelling zoals: ‘Met deze brief willen we u informeren’ of ‘Met deze brief willen we u verzoeken’. Je kunt een ‘Ik’ stelling ook gebruiken als je de brief schrijft als bedrijfseigenaar. Zoals: ‘Ik neem contact op met u wegens’ of ‘Ik heb laatst gehoord dat…en zou graag meer willen weten over…’ Als je bijvoorbeeld (als bedrijfseigenaar) een brief schrijft naar Nina de Vries over een onbetaalde rekening van vorige maand, kun je beginnen met: ‘Ik neem via deze brief contact met u op wegens een openstaand saldo van maart 2015 op uw rekening.’ Of, als je als medewerker van een bedrijf reageert op de klacht van een klant over het ruimtevaartprogramma van het bedrijf, kun je de brief beginnen met: ‘We hebben uw klacht ontvangen over ons ruimtevaartprogramma naar Mars.’ Misschien schrijf je de brief om een klant te laten weten dat ze een wedstrijd hebben gewonnen, of een plek bij een opleiding. Begin met een zin zoals: ‘Met genoegen informeer ik u…’ of ‘Wij delen u graag mee dat…’ Als je slecht nieuws moet brengen, begin dan met een zin zoals: ‘Het spijt ons u te moeten informeren dat…’ of ‘Na zorgvuldige afweging, heb ik besloten om niet…’ In algemeen taalgebruik passen we vaak de passieve vorm toe. Maar de passieve vorm maakt wat je schrijft saai en verwarrend. De actieve vorm is veel effectiever in een zakelijke brief omdat het een assertievere toon neerzet.  Een voorbeeld van een passieve vorm is bijvoorbeeld: ‘Welke specifieke klachten kan ik voor u oplossen?’ Het onderwerp van de zin, de klant (‘u’) staat aan het eind van de zin, in plaats van aan het begin van de zin. Een voorbeeld van de actieve vorm is bijvoorbeeld: ‘Wat kan ik doen om uw klachten te oplossen?’ Deze versie van de zin, in de actieve vorm, is voor de lezer veel duidelijker en makkelijker om te begrijpen. Het gebruik van de passieve vorm kan een goede manier zijn om je boodschap over te brengen zonder aandacht te schenken aan een vergissing of twijfelachtig punt. Maar gebruik dit alleen dan. In het algemeen is de actieve vorm veel effectiever in zakelijke brieven. Misschien heb je eerder deze maand contact opgenomen met Nina de Vries met een waarschuwing over haar onbetaalde rekening. Of misschien uitte een klant vorige maand zijn frustratie over het ruimtevaartprogramma op een conferentie. Als je al contact hebt gehad met de lezer, erken dit dan. Het herinnert de lezer aan jullie eerdere contact en laat de zakelijke brief meer urgent en belangrijk lijken. Gebruik een zin zoals: ‘In vervolg van mijn brief over uw onbetaalde rekening’ of ‘Dank u voor uw betaling in maart’. Of ‘Het was erg nuttig om tijdens de conferentie in mei te horen over uw standpunt ten opzichte van het ruimtevaartprogramma.’ Zet een positieve toon bij de lezer door een beleefd verzoek te doen of hen hulp aan te bieden in de vorm van een samenwerkende relatie.  Zeg dat je een bedrijfseigenaar bent die een klant verzoekt om een rekening te betalen. Gebruik een zin zoals: ‘Ik stel het op prijs als u zo snel mogelijk uw onbetaalde rekening voldoet.’ Zeg dat je schrijft namens je bedrijf. Gebruik een zin zoals: ‘Graag maken we een afspraak voor een persoonlijke ontmoeting tussen u en ons hoofd Personeelszaken’. Je kunt ook aanbieden om eventuele vragen of zorgen van je lezers te beantwoorden. Gebruik een zin zoals: ‘Ik beantwoord graag eventuele vragen of zorgen die u heeft betreffende uw rekening.’ Of, ‘Wilt u dat wij u voorzien van meer details over het programma?’ Voeg een call to action toe, voor jezelf en voor de lezer. Dit kan een verzoek om betaling voor een bepaalde datum zijn, of een notitie over het maken van een formele afspraak met de lezer.  Voeg een zin toe waar je de geadresseerde aanspreekt in de toekomst. ‘Ik kijk er naar uit om u volgende week te zien bij de budget meeting.’ Of ‘Ik kijk er naar uit om dit verder met u te bespreken tijdens ons bezoek aan het hoofdkantoor.’  Let op eventuele documenten die je wilt toevoegen aan je brief. Voeg een zin toe zoals ‘In de bijlagen vindt u de openstaande rekening’ of ‘Toegevoegd vindt u een kopie van ons ruimtevaartprogramma.’ Beëindig de brief met een afsluitende zin. Gebruik ‘Hoogachtend’ voor klanten of cliënten. Gebruik ‘Hoogachtend’ in formele brieven naar personen die je niet kent. Gebruik alleen ‘Vriendelijke groeten’ of ‘Met vriendelijke groeten’ als je naar iemand schrijft die je goed kent of mee samenwerkt. Al je nauwkeurige opmaak en woorden zijn voor niets geweest als de brief vol staat met spellingsfouten!  Let op eventueel gebruik van de passieve vorm, en probeer om de zin aan te passen naar de actieve vorm. Let op eventuele lange, onduidelijke en gecompliceerde zinnen. In een zakelijke brief is minder meestal meer, dus kort de lengte van je zinnen indien mogelijk in.
Gebruik een professioneel briefhoofd. Open een tekstverwerkingsprogramma. Gebruik de blok vorm. Bepaal wie je doelgroep is. Geef het doel van de brief aan in de eerste zin. Gebruik de actieve vorm in plaats van de passieve vorm. Wijs op een eerdere gebeurtenis of een eerder gesprek met de lezer, indien van toepassing. Doe een verzoek of bied hulp aan. Sluit de brief af. Lees de brief opnieuw.
https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter-to-Customers https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter-to-Customers
Formatting the Business Letter Writing the Business Letter