Doelen en doelstellingen omschrijven Vooruitgang boeken Rollen en richtlijnen vaststellen
Het aanwijzen van het uiteindelijke of belangrijkste carrièredoel van de protegé zal helpen om duidelijke doelstellingen te creëren om aan te werken. Als jij de protegé bent, bespreek dan je carrièredoelen met je mentor en vermeld vervolgens je carrièredoel als een hoofddoel van het begeleidingsplan. Als je de mentor bent, bespreek dan de carrièredoelen van de protegé met hem of haar, om de ander te helpen ideeën te ontwikkelen en om te zetten in een definitieve verklaring. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen schrijven als: 'Mijn einddoel is om een vaste professor te worden en over te stappen naar een administratieve rol, zoals decaan of vicepresident.' voor de korte termijn (de komende 5-10 jaar van de carrière van de protegé). Dit kunnen zaken zijn die de protegé binnen de komende 1, 2, 3, 5 of zelfs 10 jaar zou willen bereiken. Maak een lijst van elk kortetermijndoel en de voorgestelde tijdlijn voor het bereiken ervan.  Je zou bijvoorbeeld iets kunnen schrijven als: 'Promotie krijgen binnen mijn eerste jaar in dienstverband.' Je zou ook iets kunnen schrijven als: 'Publiceer een boek gebaseerd op mijn onderzoek binnen vijf jaar.' Bespreek welke vaardigheden belangrijk zijn voor het succes van de protegé in het gekozen vakgebied. Maak vervolgens een lijst van deze vaardigheden en identificeer manieren waarop de protegé eraan kan werken.  Als de protegé bijvoorbeeld zijn leiderschapsvaardigheden wil ontwikkelen, kan hij/zij dit doen door zich vrijwillig in te zetten voor speciale projecten of commissies, meer het woord te voeren tijdens vergaderingen en boeken over leiderschap te lezen. Als je de mentor bent, kun je ook enkele vaardigheden voorstellen waarvan je denkt dat ze nuttig zijn voor de carrièredoelen van de protegé. Neem in het plan alle workshops, conferenties of andere professionele ontwikkelingsevenementen op die de protegé ten goede kunnen komen. Geef ook aan wanneer de evenementen worden gehouden en welke belangrijke deadlines de protegé moet kennen, zoals een deadline voor het indienen van een congresstuk. Je zou bijvoorbeeld in het begeleidingsplan iets kunnen opnemen als: 'Dien een voorstel in voor de jaarlijkse schrijversconferentie voor 15 januari.' Als je de mentor bent en op een vergadering of evenement bent waar je protegé ook aanwezig is, stel ze dan voor aan andere professionals. Het uitbreiden van de professionele sociale kring van de protegé is een belangrijk doel om de professionele ontwikkeling van hem of haar te bevorderen en te helpen bij het bereiken van gestelde doelen.  Zeg iets als: 'Hallo, Dr. Carlson! Heb je George al ontmoet? Hij is onze nieuwste aanwinst bij human resources.' De mentor kan er ook baat bij hebben om de protegé te introduceren bij mensen in de eigen professionele kring, omdat dit de bestaande professionele relaties kan vernieuwen en versterken. Regelmatige voortgangsbesprekingen zullen helpen om ervoor te zorgen dat er goede vooruitgang wordt geboekt, dus stel een schema op voor deze controles. Als je de mentor bent, evalueer je protegé dan eens in de zes maanden. Als je de protegé bent, stel dan voor om de zes maanden een evaluatie uit te voeren door deze met je mentor te bespreken en in je plan op te nemen. Laat de mentor en de protegé gedurende zes maanden het begeleidingsplan, de doelen en de doelstellingen opnieuw bekijken om te zien wat de protegé heeft bereikt of waar hij/zij naartoe werkt.  Als de protegé bijvoorbeeld een doel heeft gesteld om tegen het einde van het jaar een paper te publiceren, dan moet er tegen het eind van de eerste zes maanden van de beoordeling enig tastbaar bewijs zijn dat de protegé naar dat doel toe beweegt, zoals het feit dat een paper door een wetenschappelijk tijdschrift is geaccepteerd of op zijn minst tegen die tijd een paper heeft ingediend bij een tijdschrift. Als je de mentor bent, zorg dan voor aanmoediging en feedback over de voortgang van de protegé. Je kunt dit doen door aantekeningen te maken over wat ze hebben bereikt en deze aantekeningen in de vorm van een brief te plaatsen. Als je de protegé bent, identificeer dan alle doelen die je niet hebt bereikt en vraag om begeleiding van je mentor, vooral als je worstelt met een van je doelen. Nadat jullie het begeleidingsplan samen hebben bekeken, kunnen jullie het plan waar nodig aanpassen, zoals het wijzigen van de voltooiingsdatum van de doelen, het wijzigen van de doelen of het toevoegen van nieuwe doelen. Gebruik de notities die de mentor tijdens de beoordeling heeft gemaakt en eventuele zorgen van de protegé, om het plan aan te passen.  Stel dat de protegé een doel heeft gesteld om binnen het komende jaar drie professionele ontwikkelingsworkshops te volgen, maar slechts twee geschikte workshops heeft gevonden, dan zou je het doel kunnen bijstellen en het als behaald kunnen beschouwen. Of, als de protegé bij de eerstejaarscontrole al één van de tweejarige doelen heeft bereikt, dan zou er een nieuw doel gesteld kunnen worden om naartoe te werken. Zodra jij en je mentor tevreden zijn met het nieuwe of herziene plan, kunnen jullie het allebei ondertekenen om het officieel te maken. Zorg ervoor dat jullie beiden akkoord gaat met de doelen en andere doelstellingen die in het plan staan, en maak eventuele wijzigingen die nodig zijn voordat je het ondertekent. Het is prima om elkaar tijdens de eerste ontmoeting tussen jou en de mentor of protegé te leren kennen en dit kan zelfs helpen om een positieve relatie op te bouwen. Maak een afspraak op een bepaalde tijd en plaats. Breng dan ongeveer 30-60 minuten door met een informeel gesprek. Stel elkaar vragen om een verstandhouding op te bouwen. Vraag bijvoorbeeld aan je mentor of protegé waar die vandaan komt, waar die naar school is geweest, naar vrijetijdsbesteding en eventuele huisdieren. Als jullie voor het eerst gaan samenwerken, plan dan een gesprek om de basisdoelen vast te stellen waar jullie naartoe willen werken. Dit kunnen brede doelen zijn die je later toespitst, om de meer specifieke professionele doelen van de protegé te bepalen. Sommige dingen die de mentor en de protegé als doelen voor hun relatie kunnen noemen zijn:  Het verhogen van de snelheid waarmee de protegé zijn of haar rol leert en competentie bereikt Het bevorderen van leiderschapsontwikkeling Verminderen van stress en het voorkomen van een burn-out Het verbeteren van de motivatie van de protegé en de arbeidstevredenheid Het verhogen van de kans dat de protegé op lange termijn bij het bedrijf blijft. Als jullie eenmaal een aantal doelen hebben vastgesteld, zoek dan uit wat de relatie inhoudt door te specificeren waar elk afzonderlijk verantwoordelijk voor is. Vermeld deze verantwoordelijkheden duidelijk zodat er geen misverstand bestaat over ieders rol.  Als jij bijvoorbeeld de protegé bent, dan kun je iets schrijven als: 'Als protegé ben ik verantwoordelijk voor het zoeken naar mogelijkheden en ervaringen om mijn leerproces te verbeteren, het regelmatig communiceren met mijn mentor en voor het regelmatig beoordelen van mijn vooruitgang.' Als je de mentor bent, zou je iets kunnen schrijven als: 'Als mentor ga ik ermee akkoord om mijn protegé te ondersteunen en aan te moedigen, feedback te geven over de vooruitgang van mijn protegé en regelmatig met elkaar te overleggen.' Probeer elkaar 3-4 keer te ontmoeten in de loop van zes maanden, of vaker indien gewenst. Vaker vergaderen kan helpen om goede vooruitgang te boeken, vooral in de eerste 1-2 jaar van je relatie. Andere dingen waar je rekening mee moet houden bij het plannen van je bijeenkomsten zijn:  Waar jullie vergaderen Het niveau van formaliteit van de vergaderingen Wat in de vergaderingen zal worden behandeld Wanneer jullie weer afspreken
Schrijf de doelstellingen voor de lange termijn van de protegé op. Geef doelstellingen aan Maak een lijst van vaardigheden waar de protegé aan wil werken. Geef professionele ontwikkelingsevenementen aan voor de protegé om bij te wonen. Plan introducties bij contacten die de protegé ten goede kunnen komen. Evalueer de protegé tweejaarlijks om diens vooruitgang te controleren. Maak waar nodig aanpassingen in het begeleidingsplan en de doelen. Bekijk het plan samen en laat beide partijen het ondertekenen. Neem de tijd om elkaar te leren kennen voordat jullie gaan samenwerken. Bespreek de gewenste resultaten voor de relatie. Stel vast wat ieders verantwoordelijkheden zijn. Geef aan hoe vaak jullie elkaar zullen ontmoeten.
https://www.wikihow.com/Develop-a-Mentoring-Plan https://www.wikihow.com/Develop-a-Mentoring-Plan https://www.wikihow.com/Develop-a-Mentoring-Plan
Outlining Goals and Objectives Ensuring Good Progress Establishing Roles and Guidelines