Excel importeren in Access (voorbereiding) De Wizard gebruiken voor het afronden van het importeren Excel importeren in Access
Je zult een Microsoft Office-pakket moeten kopen en downloaden met zowel Excel als Access. Je kunt dit online doen via de Microsoft-website.  Zodra de programma's zijn gedownload, klik je op 'Start' in Windows en selecteer je 'Alle programma's'.  Klik op 'Microsoft Office' en selecteer vervolgens 'Access' (of 'Excel') uit het drop-down menu. Mogelijk hebt je al een Excel-spreadsheet dat iemand je heeft gestuurd of dat je elders hebt gedownload. Met Office op je computer kun je het openen. Het zal gemakkelijker zijn als je een paar eenvoudige stappen doorloopt voordat je het Excel-werkblad in Access gaat importeren. Het gaat erom dat je gegevens consistent zijn tussen geïmporteerde werkbladen.  Het is een goed idee om ervoor te zorgen dat de eerste rij in het Excel-werkblad je kolomheaders (of veldnamen) bevat, en dat deze zeer duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Bijvoorbeeld: voor een kolom met de achternamen van mensen, kun je de kolomheader/veldnaam benoemen als 'Achternaam.' Wees duidelijk en nauwkeurig, omdat dit het gemakkelijker zal maken wanneer je de kolomkoppen in twee Excel-werkbladen met elkaar gaat vergelijken. In Access kun je overeenkomstige velden tussen twee of meer werkbladen koppelen. Stel dat je een Excel-sheet hebt met salarisgegevens. Het bevat voor- en achternamen, adressen en salarissen van mensen. Stel dat je bijvoorbeeld dat werkblad vanuit Access wilt vergelijken met een tweede Excel-werkblad met gegevens over de financiële bijdragen voor een campagne. Dit tweede werkblad bevat namen, adressen, en donaties van mensen. Wat je met Access kunt doen is het vergelijken van verschillende kolomkoppen met elkaar. Je kunt headers van namen koppelen om te zien waar mensen met dezelfde naam voorkomen in beide databases. Controleer de Excel-werkbladen om ervoor te zorgen dat elk type gegeven op dezelfde manier wordt behandeld, en schoon ze op voordat je deze importeert in Access. Ze moeten, zoals Access dat noemt, 'relationeel' zijn. Bijvoorbeeld, als in de hypothetische spreadsheet met salarisgegevens de voornaam, achternaam en middelste initiaal in één kolom staan, maar in het tweede werkblad alleen de voornaam en de achternaam in afzonderlijke kolommen staan, dan registreert Access dit als geen match. De headers/kolomvelden dienen gelijk te zijn. Om dit probleem op te lossen, kun je gegevens in een kolom in Excel splitsen, zodat het niet als 'geen match' in Access wordt aangeduid.  Je kunt bijvoorbeeld de voornaam opsplitsen in een eigen kolom, de middelste initiaal in een eigen kolom en de laatste naam in een eigen kolom. Als dit in het tweede werkblad op dezelfde manier is gedaan, dan zal een koppeling tussen bijvoorbeeld achternaam en achternaam in Access, een match moeten genereren wanneer de namen hetzelfde zijn. Om een kolom in Excel te splitsen, markeer je de kolom met gegevens die je wilt splitsen. Klik op 'Gegevens' in het hoofdmenu van Excel. Klik op 'Tekst naar kolommen'. In het algemeen kies je de optie 'Gescheiden'. Klik op Volgende. Nu ben je klaar om het proces van de splitsing van samengevoegde gegevens in één kolom in meerdere kolommen te voltooien.  Kies hoe de gegevens in de kolom is 'gescheiden'. Dit betekent dat elk stukje informatie in de kolom door iets wordt gescheiden. De meest voorkomende keuzes zijn een spatie, een komma of een puntkomma. De informatie is vaak slechts gescheiden door een spatie. Zoals in het volgende voorbeeld: De naam 'John A. Doe' wordt weergegeven in één kolom. De eerste naam John wordt gescheiden van de middelste eerste A door een spatie. De achternaam Doe is gescheiden van de middelste eerste A door een spatie. Dus kies je spatie als scheidingstekens in de wizard. Klik op Volgende. Klik op Voltooien. Het programma splitst John, A. en Doe in drie kolommen. Vervolgens kun je de nieuwe kolommen nieuwe headernamen geven om aan te geven welke gegevens ze bevatten (achternaam, voornaam, enz.). Het is een goed idee om meerdere lege kolommen rechts van de gegevens die je opsplitst te maken, voordat je dit doet, want het zal de gegevens in de nieuwe lege kolommen duwen (in plaats van kolommen die al gegevens bevatten). Om het importeren van je werkblad te voltooien, moet je de stappen in de wizard doorlopen.  Kies het werkblad in de werkmap van Excel dat je wilt importeren. Dit is soms eenvoudig omdat het Excel-werkblad slechts één blad is. Soms maken mensen echter meerdere werkbladen in één Excel-werkblad, die je kunt bekijken door te klikken op de tabs aan de onderkant van het werkblad. Als dit het geval is moet je de Access-wizard vertellen welke spreadsheet je kiest. Klik op Volgende. De volgende pagina heeft een vak met de vraag, of de eerste rij in het Excel-blad kolomkoppen heeft. Dit is de rij in een werkblad waarmee de gegevens in elke kolom (zoals achternaam, adres, salaris, enz.) worden aangegeven. Het is een goed idee om eerst het Excel-werkblad op te schonen om ervoor te zorgen dat de eerste rij kolomkoppen duidelijke kolomkoppen heeft. Vink daarna 'Ja' aan dat de eerste rij kolomkoppen bevat. Dit is de eenvoudigste benadering. Klik op Volgende. Als de eerste rij geen kolomkoppen bevat, dan vraagt het volgende venster of je de velden in Access wilt hernoemen (dit zijn de kolomkoppen). Als je elk veld niet reeds een duidelijke en gemakkelijk te herkennen naam hebt gegeven voordat je bent gaan importeren (aanbevolen), dan kun je dat hier alsnog doen. Er zijn slechts nog een paar stappen te gaan wat betreft het importeren. In het volgende venster van de wizard wordt gevraagd of je een primaire sleutel wilt aangeven.  Je hoeft dit niet te doen, maar het is wel mogelijk. Een primaire sleutel betekent dat het Access elke rij met gegevens een uniek nummer toewijst. Dit kan later handig zijn wanneer je de gegevens sorteert. Klik op Volgende.  Het laatste scherm van de wizard heeft een plek voor een standaardnaam. Je kunt de naam van het Excel-blad dat je wilt importeren wijzigen (het wordt een 'tabel' in Access aan de linkerkant van de pagina, als je klaar bent met het importeren). Klik op 'Importeren'. Klik op 'Sluiten'. Je ziet je tabel aan de linkerkant van het scherm staan. Die wordt nu geïmporteerd in Access. Als je een koppeling wilt maken met meer dan één gegevensverzameling, herhaal dit proces dan met een andere of meerdere Excel-werkbladen. Nu ben je klaar om de gegevens in de werkbladen in Access te vergelijken. Ga naar het startmenu, Kies Microsoft Office en klik op Microsoft Access. Je moet een nieuwe lege Access-database openen om er het Excel-werkblad in te importeren.  Kies 'Lege desktop database' om een nieuwe database te maken vanuit het Access-programma. Geef hem een nieuwe naam als je wilt. Klik op 'Maken'. De volgende stap is het ophalen van het Excel-werkblad (of meerdere) in de Access-database.  Klik op 'Externe gegevens' in de knoppenbalk vanuit de Access database manager. Kies 'Excel' In sommige versies van Access vind je deze functie door te klikken op 'Bestand' in het hoofdmenu en 'Externe gegevens ophalen'.  Wanneer 'Bestandsnaam' wordt weergegeven, klik je op 'Bladeren'. Hiermee kun je het Excel-werkblad vinden op je computer. Laat het selectievakje met 'De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database' aangevinkt Deze staat standaard aangevinkt. Wanneer je het Excel-werkblad dat je wilt importeren op je computer hebt gevonden, klik je erop. Klik op 'OK'. De wizard voor het importeren van Excel naar Access wordt geopend.
Open beide programma's op je computer. Schoon je Excel-werkblad op voordat je deze importeert in Access. Splits informatie in een kolom in Excel. Ga verder met het splitsen van samengevoegde kolommen met de wizard. Doorloop de stappen in de wizard in Access. Rond het importeren af. Open het Access-programma op je computer. Importeer een Excel-werkblad in Access.
https://www.wikihow.com/Import-Excel-Into-Access https://www.wikihow.com/Import-Excel-Into-Access https://www.wikihow.com/Import-Excel-Into-Access
Preparing to Import Excel into Access Using the Wizard to Complete the Importing Process Importing Excel into Access