Als groep omgaan met problemen Deelnemen aan een samenwerking Een samenwerkingsverband formeren
Een samenwerkingsverband is gestoeld op de samenwerking tussen mensen met verschillende prioriteiten. Conflicten zijn derhalve niet te voorkomen. Bespreek ze dus in alle eerlijkheid, en niet achter gesloten deurtjes.  Maak duidelijk dat conflictbeslechting niet bedoeld is om te bepalen wie er gelijk heeft, en wie niet. Richt de discussie op hoe de situatie of het proces in kwestie opgelost kan worden, en hoe de samenwerking het vizier op de toekomst kan houden. Als je ziet dat een groepslid vijandig of apathisch wordt, vraag hem dan privé wat daar de oorzaak van is. Bespreek de oorzaak tijdens de volgende vergadering, als deze met het samenwerkingsverband te maken heeft. Het doel van een samenwerking is om een doel te bereiken, niet om iedereen met hetzelfde perspectief te indoctrineren. Je moet deze verschillen bespreken, oké. Maar soms zul je moeten toegeven dat het conflict niet beslecht wordt, en dat er ofwel voor een compromis gekozen moet worden, of voor een andere koers. Als een groepslid zelden vergaderingen bijwoont, of zich niet aan zijn verantwoordelijkheden houdt, probeer er dan achter te komen waarom niet. En los het op:  Vraag het groepslid of er problemen zijn met andere leden van de groep, zodat je die eventueel openlijk kunt bespreken. Als het lid iemand van een andere organisatie is, zorg er dan voor dat die organisatie hem/haar niet te veel werk voorschotelt. Herinner zijn/haar baas eraan dat een bepaalde mate van toewijding afgesproken is. Vraag de baas ook om een schriftelijke versie van de werklast van het groepslid.  Als het groepslid weigert om mee te werken, of niet over de benodigde kwaliteiten beschikt, ga dan op zoek naar een vervanger. Hij/zij kan zich hierdoor beledigd voelen, maar het is cruciaal om de samenwerking goed te laten verlopen. Als groepsleden gewend zijn om bepaalde zaken iets anders aan te pakken, of er andere definities van bepaalde termen op nahouden, neem dan de tijd om deze misverstanden uit de weg te ruimen.  Stel de definities van problematische termen schriftelijk op. Pas het taalgebruik van de taakomschrijving aan, zodat iedereen het kan begrijpen, en zodat iedereen het ermee eens is. Onderzoek hoe je effectief kunt vergaderen, en deel je resultaten met de voorzitter, begeleider, of facilitator. Doe je best om het vertrouwen en de betrokkenheid van de leden hoog te houden.  Zelfs kleine gebaren als versnaperingen kunnen er al voor zorgen dat iemand zich nauwer betrokken voelt bij de samenwerking.  Als de vergadering moeizaam verlopen omdat de voorzitter niet al te vaardig is, kies dan een nieuwe. Iemand die het vertrouwen van de hele groep geniet, en die over de vaardigheden beschikt om de discussie te voeren zonder iemand te beledigen. Er zijn veel manieren om dit probleem te verhelpen. Je kunt verscheidene dingen proberen voordat je besluit om iemand uit de groep te zetten. Dit laatste kan namelijk kwaad bloed zetten binnen de groep.  Manipulatief en overheersend gedrag kan veroorzaakt worden door angst.Als de leden een andere organisatie vertegenwoordigen, dan kunnen ze ervoor vrezen dat de zelfstandigheid verloren gaat als ze dat niet doen. Probeer onderliggende oorzaken te ontdekken, en te bespreken met de groep. Of vraag, als het een persoonlijk probleem betreft, of ze dat in hun eigen tijd op willen lossen. Als een groepslid niet van zich laat horen als hij/zij het ergens mee oneens is, of als er sprake is van belangenverstrengeling, gebruik de vergadering dan om iedereen even het woord te gunnen. Probeer van iedereen te horen wat hij/zij te zeggen heeft. Gebruik een andere structuur voor het discussiesysteem. Probeer ervoor te zorgen dat de meer argumentatieve personen de vergadering niet overnemen. Stel duidelijke doelen en methoden schriftelijk vast om verwarring te beperken. Als leden nog steeds discussiëren over de schriftelijke doelen, neem dan de tijd om ze wederom iets aan te passen. Dit kan duiden op een verlangen naar concrete prestaties. Vaak wijst het niet eens op daadwerkelijke onenigheid over de uiteindelijke doelen. Probeer het eens te worden over specifieke resultaten, en redelijke plannen van aanpak voor op de korte termijn. Als de leiders van groepsleden uit andere organisaties druk uitoefenen om snel resultaten te boeken, herinner hen er dan aan dat de samenwerking onder een eigen autoriteit werkzaam is. Plannen is een broodnodige stap in elk samenwerkingsverband. Soms kan het nodig zijn om als groep een externe mediator binnen te halen. De mediator zal een of twee vergaderingen faciliteren om het conflict te beslechten. Zodra hij/zij persoonlijk betrokken wordt dient hij/zij te worden vervangen. Maak in de volgende gevallen gebruik van een mediator:  Als een groepsleider direct bij een conflict betrokken is. Als er onenigheid bestaat over of er wel of geen conflict is. Als er sprake is van culturele verschillen, dan is een mediator nodig die beide perspectieven begrijpt. Als onpartijdigheid essentieel is, zoals bij belangenverstrengelingen. Als de groep slecht is in het oplossen van conflicten. Overweeg om een mediator in de arm te nemen die de groep kan trainen om conflicten beter te beslechten. Dit is beter dan telkenmaal op zoek te moeten naar een mediator om geschillen te slechten. Het doel van de samenwerking zou bij alle deelnemers duidelijk moeten zijn. Zorg ervoor dat je het precieze doel van het project begrijpt, ook als de samenwerking slechts een simpel schoolproject omvat, of een ander doel voor op de korte termijn. Ben jij bereid om in het weekend door te werken? Begrijpt iedereen de specifieke taken die van hen verlangd worden? In plaats van alles zelf proberen te doen is het beter om te verdelen en te heersen. Laat iedereen zijn/haar sterke punten ontdekken, en werk eraan om deze in te zitten om het gezamenlijke doel te bereiken. Als je je overweldigd voelt, of als je denkt dat iemand anders jouw hulp kan gebruiken, laat je dan horen. Als je ieder groepslid een bepaalde rol toebedeeld, zoals ‘researcher’ of ‘voorzitter’, dan verloopt de delegatie van de taken sneller, en lijkt het minder arbitrair. Stop even en luister naar de anderen, zeker als jij het gevoel hebt alsof je meer bijdraagt dan anderen. Denk echt even na over hun ideeën voordat je reageert. De samenwerking gedijt beter als iedereen de waarde van andermans deelname erkent en waardeert.  Als sommige leden te veel praten, pas het systeem dan aan. Laat een klein groepje met iemand praten, zorg voor een duidelijke volgorde. Een grote groep kan mensen tot een paar minuutjes per statement beperken. Om verlegen mensen aan te moedigen van zich te laten horen kun je hen vragen naar hun input. Vraag hen naar een onderwerp waar ze veel van weten, of geïnteresseerd in zijn. Samenwerking verloopt het beste als er een sfeer van vertrouwen heerst. Als je denkt dat iemand niet handelt in het belang van de groep, probeer de redenen hiervoor dan te achterhalen. Zorg ervoor dat je niet te hard of bevooroordeeld te werk gaat. Als je iemand onterecht de zwarte piet toespeelt, dan zal de sfeer gemakkelijk om kunnen slaan. Bespreek de problemen openlijk, niet achter iemands rug om. Mensen die samenwerken moeten de mogelijkheid hebben om ideeën en informatie uit te kunnen wisselen. Gebruik online wiki’s, discussies via email, of gedeelde documenten om de leden up-to-date te houden. Zorg er voor dat de groep elkaar ook buiten het werk om treft. Jullie zullen beter samen kunnen werken als jullie elkaar beter leren kennen. Verzoek dat de groepsleden elkaar in groepsverband spreken over de manieren waarop de samenwerking kan verbeteren. Houd regelmatige ontmoetingen om mijlpalen te bespreken, en bespreek hoe men elkaar het beste kan bereiken als iemand achterloopt. Voor samenwerkingen op de lange termijn dien je regelmatig te checken of iedereen gelukkig is met de geboekte vooruitgang.  Probeer feitelijke statistieken te gebruiken om de vooruitgang in kaart te brengen. Vraag de leden niet of ze onderzoek gedaan hebben, maar controleer hoeveel werk ze daadwerkelijk verricht hebben. Als een groepslid zijn/haar werk niet doet, probeer dan samen de onderliggende oorzaken te ontdekken. Bekijk de volgende sectie voor specifieke voorbeelden. Onenigheid is geen enkel groepsverband vreemd. Als zich conflicten voordoen, probeer dan om met iedereen overeenstemming te bereiken over de te varen koers. Het komt soms voor dat er geen consensus bereikt kan worden, en dat de groep verder moet gaan. Zorg er dan in ieder geval voor dat de leden die het met elkaar oneens zijn accepteren dat de groep een redelijke poging ondernomen heeft om tot een compromis te komen. Als een groepslid verontwaardigd achterblijft, dan bemoeilijkt dat de verdere samenwerking. Zelfs als er hevige onenigheid is tussen de groepsleden dien je je emoties in toom te houden, en de mensen te vergeven die het niet met jou eens zijn. Goed getimede humor kan een geweldig instrument zijn om een situatie onschadelijk te maken. Gebruik alleen grapjes die niemand beledigen, of hoogstens alleen jezelf. Beledig mensen ook niet door grapjes te maken als iemand echt van streek is. Je kunt samenwerken met mensen van non-profit organisaties, bedrijven, de publieke sector, of individuen. Wie je ook kiest, het is belangrijk om eerst onderzoek naar hen te doen. Bespreek openlijk of de groep zich toe kan leggen op het type samenwerking dat jij voor ogen hebt.  Als je tevens op zoek bent naar een financiële partner, nodig dan geen organisaties uit die financieel gezien aan het sukkelen zijn. Nodig uit geen overheidsinstanties uit die aan het bezuinigen zijn. Als een groep of individu berucht is om zijn/haar slechte werkrelaties, vertrouwenskwesties, of achterbaksheid, mijd hen dan. Zorg ervoor dat alle betrokken groepen begrijpen waarom het verband nodig is, en wat de exacte doelen zijn. Zorg ervoor dat elke groep zich op een bepaalde mate van betrokkenheid toeleggen voor je begint.  Bepaal een tijdlijn voor de samenwerking. Je zult snel tegen problemen oplopen als de ene groep slechts een paar vergaderingen verwachtte, en de andere verwachtte dat het een jaar zou duren. Maak duidelijk wat je van de samenwerking verwacht. Nogmaals, de betrokken organisaties dienen op de hoogte te zijn van het aantal benodigde mankrachten, en hoeveel tijd er van hen verwacht wordt. Ook dienen ze te weten in hoeverre er sprake is van leiderschap. Kies een doel waar de groepsleden zich voor in willen zetten. De samenwerking dient zich te richten op de gemeenschappelijke doelen van alle leden; niet op de missieverklaring van één organisatie. Ga op zoek naar mensen met relevante ervaring en voldoende geloofwaardigheid en vertrouwen binnen hun eigen organisatie. Haal geen onkundige mensen binnenboord omdat ze zich vrijwillig aanbieden, of omdat je persoonlijk bevriend met hen bent.  Laat de groep niet uitpuilen met leden. Hoe meer leden je hebt, hoe trager de samenwerking zal verlopen. Kies voldoende mensen om je doelen te bereiken, maar niet meer. Los mogelijke problemen zo snel mogelijk op. Als het doel grote organisatorische veranderingen omvat voor de leden, dan dient elke organisatie een eigen leider aan te stellen. Neem een juridisch adviseur in de arm als je van plan bent om als samenwerkingsverband fondsen te werven. Overweeg om mensen van buiten de kernorganisaties binnen te halen als dat nodig is. Een lid van het schoolbestuur, de gemeente, of de bedrijfstak kan nodig zijn om jullie van inzichten te voorzien waar je anders geen toegang toe zou hebben. Heeft iedereen evenveel gewicht in de schaal te leggen wat de besluitvorming betreft? Is er een iemand die zich in een bepaalde sector gespecialiseerd heeft, en is diegene ook een volwaardig lid? Laat iedereen weten hoeveel tijd er van hen verwacht wordt, zowel wat betreft de te bezoeken vergaderingen als werk daarbuiten. Bespreek ook de gang van zaken wat betreft het werven van nieuwe leden, en het verwijderen van bestaande leden. Duik niet gelijk in het diepe. Je zult tijd besparen en de effectiviteit verhogen als je eerst schriftelijk de grondbeginselen van het verband duidelijk maakt. Doe dit tijdens de eerste bespreking. Besluit al deze elementen:   Missie en doel. Dit zou al opgesteld moeten zijn, maar misschien moet je nog even de tijd nemen om de details en de verwoording te bespreken. Voeg een tijdlijn toe, en mijlpaaldoelstellingen.  Leiderschap en proces van besluitvorming. Dit zijn zeer belangrijke elementen. Iedereen moet het erover eens zijn wie de leiding heeft, en wat dat leiderschap precies inhoudt. Worden besluiten gemaakt op basis van consensus (discussie tot volledige overeenstemming) of een ander systeem?  Waarden en aannamen. Als een organisatie een bepaalde grens heeft die niet overschreden mag worden, of aanneemt dat een bepaalde route genomen wordt, dan is nu de tijd om dat te formaliseren. Probeer risicovolle scenario’s in kaart te brengen voor elke groep, en bespreek wat te doen als een van die scenario’s zich voordoet.  Ethisch beleid. Als er sprake is van belangenverstrengeling, hoe zou het samenwerkingsverband dat probleem dan op moeten lossen? Met wie kan het verband financiële relaties aangaan? Geldt het beleid van elke organisatie voor de acties van alle handelingen van het samenwerkingsverband? En zo niet, hoe zullen jullie die discrepantie dan proberen te slechten? Gefeliciteerd, je eerste samenwerkingsverband is up and running! Het is echter nog steeds aan ieder lid, en met name aan de groepsvoorzitter, om ervoor te zorgen dat het samenwerkingsverband gezond blijft.  Gebruik de grondbeginselen om discussies en conflicten op te lossen. Bespreek eventuele veranderingen aan de grondbeginselen als jullie doelen of tijdlijn aangepast dienen te worden. Zorg dat er sprake is van een vertrouwensband tussen de leden. Als persoonlijke problemen de kop opsteken, of als sommige leden niet voldoende ruimte krijgen, dan dient het discussieproces aangepast te worden. Iedereen moet evenveel gelegenheid hebben om bij te dragen, en om conflicten openlijk te bespreken. Breng een systeem tot stand waarin de leden verantwoordelijk gehouden kunnen worden, en waarin feedback uitgewisseld kan worden. Houd regelmatig contact. Maak notulen van alle beslissingen, en benoem afwezige leden. Bied leden de kans om, naast de vergaderingen, in een meer ontspannen, informele setting met elkaar te praten.
Bespreek conflicten openlijk. Probeer niet elk verschil op te lossen. Bespreek onderliggende oorzaken van een geringe participatie. Los ruzies over gebruiken, taal, en stilistische keuzes op. Verbeter saaie, of ineffectieve vergaderingen. Pak manipulatieve en argumentatieve groepsleden aan. Beperk discussie over doelen of strategieën. Ga om met de druk die andere organisaties het verband opleggen. Neem een mediator in de arm voor ernstigere conflicten. Begrijp het precieze doel, en de tijdlijn. Help de taken te delegeren. Laat iedereen deelnemen aan de discussie. Ga van het goede uit. Stel communicatiemethoden voor. Houd de groepsleden verantwoordelijk voor wat ze doen, en wissel feedback uit. Ga, indien mogelijk, op zoek naar consensus. Verbrand je schepen niet achter je. Kies de juiste groepen. Stel een duidelijk doel op. Betrek er de juiste mensen bij. Maak voor iedereen duidelijk wat zijn/haar rol in het geheel is. Stel de grondbeginselen van het samenwerkingsverband op. Behoud de collaboratieve omgeving.
https://www.wikihow.com/Collaborate https://www.wikihow.com/Collaborate https://www.wikihow.com/Collaborate
Dealing with Issues as a Group Participating in a Collaboration Forming a Collaboration