De eerste voorbereidingen treffen De inhoud beheren Vertrouwen en expertise uitstralen
Seminars kun je in diverse vormen tegenkomen. Praat met de organisator van de sessie en vraag naar hun verwachtingen voor het verhaal dat je gaat houden. Ze willen wellicht dat je een tekst gaat bespreken die je vooraf hebt uitgedeeld. Of misschien hebben ze liever dat je een lezing houdt met minder interactie met het publiek. Je zou kunnen vragen, 'Is het seminar gericht op onderzoek of bedoeld voor een meer interactieve ervaring van het publiek?' Weet voor wie je gaat spreken en pas je informatie aan hun belangstelling en ervaringsniveaus aan. Als je onbekend bent met de groep, vraag dan aan de organisator van het seminar om je meer informatie te geven over de mogelijke achtergronden van het publiek. Als je eerder hebt gewerkt met deze groep, maak dan gebruik van wat je over hen weet, om je toespraak aan te laten sluiten bij wat hen en jou het meest van nut is.  Bijvoorbeeld, bij een wetenschappelijke toespraak voor een groep van specialisten is het wellicht niet nodig om al je jargon uit te leggen en kun je sneller diepgaande onderwerpen bespreken.  Afhankelijk van je publiek kun je ook direct controversiële onderwerpen bespreken of je daar juist verre van houden. Je kunt zelfs wat vroeg naar de locatie gaan om met een aantal van de aanwezigen te praten, om zo een beter gevoel te krijgen van de groep, vóór je het seminar gaat houden. Je zou een van de aanwezigen kunnen vragen, 'Wat is in het bijzonder de reden waarom je dit seminar bij wilt wonen?' Zorg ervoor dat je gemakkelijk kunt omgaan met alle technologie die je nodig hebt. Dit kan betekenen dat PowerPoint heel goed kent. Of misschien moet je oefenen hoe je dia's kunt wisselen met behulp van een automatische clicker of prompter. Je kunt zelfs nadenken hoe je de microfoon plaatst, als je er een wilt gebruiken. Als je bijvoorbeeld van plan bent om een diapresentatie te gebruiken, dan moet je ervoor zorgen dat de kamer is voorzien van een goed projectiesysteem. Als je begint met het uitwerken van je presentatie, vraag je dan af of je doelgroep daadwerkelijk kan omgaan met de visuele middelen. Bijvoorbeeld, als je dia's gebruikt, dan moeten ze zichtbaar, duidelijk en gemakkelijk leesbaar zijn. Gebruik een groot lettertype en duidelijke belettering. Gebruik niet te veel extra beeldmateriaal en neem er alleen een minimale hoeveelheid tekst in op.  Houd er rekening mee dat het publiek gemiddeld 1-2 minuten doet over het meelezen met een dia. Prop je presentatie dus niet vol met dia's, anders zal je nooit aan het eind van de presentatie komen. In plaats daarvan kies je afbeeldingen die de informatie die je biedt rechtstreeks overdragen aan je publiek.  Je kunt ook andere visuele stijlen gebruiken, zoals modellen, posters, folders of brochures. Voel je niet gedwongen om het te houden bij dia's, maar overweeg in plaats daarvan om je creatieve kant te gebruiken, als de indeling van het seminar dit ondersteunt. Als je seminar zich zal richten op het bespreken van een paper, is het een goed idee om in overleg met de organisator een kopie van de tekst te verstrekken aan al het mogelijk aanwezige publiek, in ieder geval een paar dagen vóór de bijeenkomst. Hierdoor kunnen aanwezigen van tevoren doordachte vragen stellen en opmerkingen maken. Het geeft je de mogelijkheid om meteen dieper in het materiaal te duiken, omdat je uit kunt gaan van een bepaald niveau van algemene kennis. Indien de paper die je uitdeelt een werk in uitvoering is, zou je dit kunnen zeggen op het ontwerp zelf en dit vervolgens herhalen aan het begin van je seminar. Op deze manier weet het publiek dat je openstaat voor opbouwende kritiek en andere ideeën. Als je eenmaal een tekstschema hebt gemaakt en je beeldmateriaal is voorbereid, zal je zo vaak mogelijk willen oefenen. Vraag vrienden en familieleden om als testpubliek te fungeren. Maak een video van jezelf en speel die vervolgens af, zodat je verbeterpunten kunt aangeven. Oefen tot je je helemaal comfortabel voelt met het materiaal en proces.  Na elke oefensessie maak je aantekeningen over de onderdelen die goed werken, en die delen waar je nog aan moet werken. Het is een goed idee om wat vroeg in de zaal te zijn voor je seminar, zodat je kunt zien hoe de kamer is opgesteld. Je kunt ook je presentatie uploaden en hand-outs of brochures uitdelen. Dit geeft je ook een laatste gelegenheid om de organisator van het seminar te leren kennen en eventuele problemen glad te strijken. Als je 15-30 minuten voor het begin arriveert, dan geeft dat je meestal genoeg tijd om alle voorbereidingen te treffen voor de sessie. Begin je seminar door op het podium te gaan staan of naar voren in de ruimte te lopen en jezelf een volledige introductie te geven. Vertel het publiek wat over je professionele achtergrond. Leg kort uit waarom je geïnteresseerd bent in het project dat je vandaag gaat bespreken. Dit is bedoeld om het publiek gewend te laten raken aan je stem en te beginnen met het opbouwen van vertrouwen tussen jou als spreker en het publiek. Als iemand anders je heeft geïntroduceerd, dan kun je misschien een paar korte opmerkingen maken over je passie voor dit project en je dank uitspreken naar de organisatoren voor de gelegenheid om vandaag deze lezing te kunnen geven. Je toespraak hoort zich op een logische wijze van het ene punt naar het andere te bewegen. Zelfs als je het hele gesprek uit je hoofd hebt geleerd, is het wellicht handig om er een spiekbriefje of kaartjes met punten bij te houden. Dit kan je ook helpen met het aanhouden van het juiste tempo. Een goede vuistregel bij het geven van een seminar is de volgende: 'Vertel wat je gaat vertellen. Houd je toespraak. Vat samen wat je net hebt verteld.' Bijvoorbeeld, als je een seminar geeft over een chronologische onderwerp, zoals de ontwikkeling van de Amerikaanse Burgeroorlog, geef je het publiek voldoende hints voordat je de overgang maakt tussen de verschillende perioden. Het kan heel verleidelijk zijn om direct van je dia's te lezen, maar weersta die drang. Gebruik je dia's liever als onderbouwing van de grotere punten die je behandelt. Als je genoeg hebt geoefend, zal je voorgang met de dia's je ook laten weten of je nog op schema bent. Bijvoorbeeld, heb je een dia met een foto van Lincoln, dan kun je daar vervolgens op voortborduren, door het bespreken van zijn tijd als president of zijn persoonlijke achtergrond. Deze informatie hoeft niet naast de afbeelding te staan. Zodra je ermee akkoord bent gegaan om het seminar te geven, moet je erachter zien te komen wat je tijdsbeperkingen zijn en bij de opzet van je presentatie daar rekening mee houden. Streef naar een presentatie die exact lang genoeg is of maximaal vijf minuten langer. Zorg dat je niet te lang doorgaat. Als je merkt dat je tijd op is, zoek dan naar een snelle manier om je toespraak af te ronden, en bied aan om meer uit te leggen tijdens de vragensessie. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen, 'Ik zie dat de tijd op is, maar ik beantwoord met veel plezier eventuele vragen naar aanleiding van deze kwesties.' Begin met het herhalen van de vraag, om ervoor te zorgen dat iedereen in het publiek kan horen waar je antwoord op geeft. Neem vervolgens, indien nodig, even de tijd voor het formuleren van je antwoord voordat je iets zegt. Probeert je antwoord waar mogelijk terug te koppelen naar de algehele presentatie, misschien informatie toevoegend waar dit niet mogelijk was als gevolg van de beperkte tijd of beperkingen van de indeling.  Probeer iedereen te bedanken voor hun vraag nadat je antwoord hebt gegeven. Als een bepaalde persoon de vragensessie probeert te domineren, dan kun je aanbieden om naderhand nog even vragen te spreken. Als je het antwoord op een specifieke vraag niet weet, dan is het oké om dat te zeggen, zoals: 'Dat is een heel goede vraag, maar ik heb onvoldoende informatie om daar antwoord op te geven.' Kijk de kamer rond als je aan het spreken bent en maak tijdens je presentatie zo veel mogelijk oogcontact met bijna iedereen in de kamer. Als je merkt dat je naar slechts een deel van de kamer aan het staren bent, dwing jezelf dan om in de andere richting te kijken. Kijk evenzo niet alleen maar naar de achterkant van de zaal, maar daadwerkelijk naar de aanwezigen, zodat je kunt meten wat hun reactie is op wat je vertelt. Door je video-oefensessies weet je of je stem wankelt of ver genoeg draagt. Proberen je stem te projecteren, zodat je indien nodig kunt spreken zonder microfoon. Doe het ook langzaam aan en spreek elk woord zorgvuldig uit, zodat iedereen verstaat wat je zegt. Het kan helpen om 'Spreek duidelijk' in de marges van je presentatienotities te schrijven. Dit zal je halverwege de presentatie eraan herinneren om duidelijk te blijven spreken. Als je fouten maakt tijdens je toespraak, is de kans groot dat je publiek het niet eens heeft gemerkt. Maar als je je daar toch zorgen over maakt, dan kun je die fout zeer kort even aanstippen alvorens verder te gaan met het schema van je presentatie. Dit is nog een andere mogelijkheid om het vertrouwen te winnen van je publiek. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Ik heb gemerkt dat de cijfers uit kolom drie niet helemaal actueel zijn, en een nauwkeuriger getal zou ... zijn.' Houd je armen en handen onder controle en friemel niet met een pen of een ander item. Let op je manier van lopen en probeer je af en toe wat te verplaatsen, maar niet zo dat het afleidend werkt. Let er tijdens het analyseren van je lichaamstaal op of je acties je mogelijk afleiden van de inhoud van je verhaal, en probeer ze in dat geval te minimaliseren of weg te laten.
Begrijp de verwachte notatie. Denk na over je publiek. Ga na welke technologie wordt geleverd en wat je nodig hebt. Creëer publieksvriendelijke dia's en visuele hulpmiddelen. Deel materialen op voorhand uit, indien nodig. Oefen met het geven van je seminar met behulp van het tekstschema. Zorg dat je op tijd op de locatie van het seminar bent. Introduceer jezelf. Volg een lijst met punten waarover je wilt spreken. Geef ook andere inhoud dan alleen visuele hulpmiddelen. Houd je aan de gegeven spreektijd. Beantwoord alle vragen zo volledig mogelijk. Houd stabiel en consistent oogcontact. Spreek duidelijk en met gezag. Blijf rustig na een fout. Let op je lichaamstaal.
https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar
Making Your Initial Preparations Managing Your Content Projecting Confidence and Expertise