Het in kaart brengen en opzetten van je briefing De kwestie beschrijven De briefing controleren Conclusies en aanbevelingen doen
Voordat je begint met het schrijven van je briefing is het belangrijk om te weten wie het gaat lezen. Dit stuurt de keuzes die je in het document zult gaan maken. Voordat je van start gaat moet je over de volgende vragen nadenken en als je de antwoorden niet al weet, probeer dan het volgende te achterhalen:  Wie zal dit document lezen? De overheidsambtenaren? Bedrijfsleiders? Journalisten? Een combinatie van deze? Hoeveel weet de lezer al over dit probleem? Weten ze er überhaupt iets van? Wat moet het lezerspubliek weten? Welke autoriteit heeft de lezer over de kwestie? Welke veranderingen kan hij/zij maken? Voordat je begint met het schrijven van je briefing, moet je (hetzij in gedachten of in een overzicht), de belangrijkste punten die je wilt aangeven in kaart brengen. Omdat een briefing meestal niet langer is dan een of twee pagina's moet het beknopt zijn. Beleidsmakers hebben het erg druk, en jou kwestie is niet de enige die ze op hun bord krijgen. Er is geen ruimte voor overbodige informatie of langdradige uitleg. Beslis bij voorbaat over je belangrijkste punten voor het maken van een beknopte briefing. Hoewel de opmaak van een briefing niet overdreven complex hoeft te zijn, kun je jezelf tijd besparen door het downloaden van een van de vele gratis online sjablonen voor het maken van briefing-documenten in MS Word. Een sjabloon kan je helpen bij het organiseren van je gedachten en het sneller opstellen van een briefing. Als je geen sjabloon gebruikt, dan moet je beginnen met het schrijven van een naam, de datum en onderwerpsregels.  De naam correspondeert met de persoon aan wie de briefing is gericht. De datum komt overeen met de datum van indiening van de briefing. De onderwerpsregel dient in een paar woorden het hoofdonderwerp van de briefing te beschrijven, zoals 'De prevalentie van pesten op school in de regio Utrecht.' Hierdoor weet de lezer weet, zonder het document zelfs maar vluchtig te hoeven inkijken, wat het probleem is dat zal worden behandeld. Sommige briefings bevatten een samenvatting aan het begin van de briefing, waarin de hele tekst in een paar punten worden samengevat. Beslissen of je dit zou willen doen, en zo ja, reserveer dan ruimte voor deze sectie.  Voor een zeer drukke lezer biedt de samenvatting de belangrijkste punten van tevoren, waardoor het vluchtig doornemen van de rest van het document makkelijker wordt. Een goed gemaakte briefing is vaak beknopt genoeg om dit gedeelte overbodig te maken. Zijn er echter problemen die onmiddellijke maatregelen vereisen, dan kan dit een manier zijn om te wijzen op de urgentie van de briefing, door de termijn duidelijk aan te geven in de samenvatting. De samenvatting mag niet meer dan drie tot vier punten beslaan. Het volgende deel van de briefing dient de kwestie of het probleem tot in detail te beschrijven. Begin met een korte opening, meestal aangemerkt als 'Probleem' of 'Doel', die in een of twee zinnen de belangrijkste kwestie omschrijft waar de briefing zich op richt en/of waarom je deze briefing hebt opgesteld. Je kunt bijvoorbeeld iets schrijven als: 'Er is een stijging van het aantal gewelddadige pest-incidenten op scholen in de regio Utrecht. Het huidige disciplinaire beleid is mogelijk niet toereikend voor de aanpak van dit probleem.' Het volgende gedeelte, 'Overwegingen' of 'Achtergronden' dient gedetailleerde informatie te bieden over de status van het probleem of de kwestie, gericht op de recente ontwikkeling en/of de huidige stand van zaken.  Deze sectie dient de informatie te omvatten die nodig is voor de lezer om een besluit over deze kwestie te kunnen nemen. Gegevens die niet nodig zijn voor dit doel kunnen, hoe interessant ook, worden weggelaten. Als je dit niet alreeds hebt gedaan, doe dan enig onderzoek voordat je deze sectie gaat schrijven. De gegevens in deze sectie moeten zo nauwkeurig, specifiek en up-to-date zijn als mogelijk.  Vertaal eventueel de informatie voor je publiek om dit gedeelte duidelijk en eenvoudig weer te geven. Vermijd jargon, technische taal of informatie die niet direct van belang zijn voor het publiek.  Gebruik statistieken en gegevens waar passend, maar leg dingen in termen uit die je publiek snel en gemakkelijk zal kunnen begrijpen. Je mening over deze situatie en/of wat er aan zou moeten worden gedaan, hoort niet in deze sectie thuis. Houd het strikt bij de feiten. Je kunt er echter voor kiezen om te discussiëren over de voors en tegens van de verschillende voorgestelde of huidige acties, waarbij je de sterkte en zwakke punten van elk aangeeft. Een briefing zou niet meer dan twee pagina's mogen beslaan. Als de briefing langer is geworden dan dit, dan dien je in de controlefase eerst op zoek te gaan naar stukken die weggelaten kunnen worden.  Zoek naar informatie die niets met het onderwerp te maken hebben, of minder belangrijk zijn en verwijder dat materiaal, vooral als het geen betrekking heeft op de oplossing(en) die je aanbiedt. In hetzelfde licht geldt dat er geen belangrijke stukjes informatie mogen ontbreken, nodig voor het duidelijk en overtuigend maken van je betoog. Je moet wellicht bepaalde stukjes informatie omwisselen voor een ander. Probeer jezelf in de schoenen te plaatsen van een politicus of bureaucraat bij het bewerken van je tekst. Denk na over hoeveel informatie deze personen elke dag krijgen. Draag niet bij aan het probleem. Maak deel uit van de oplossing door het verstrekken van de informatie die nodig is om een besluit te nemen -- niet meer en niet minder. Let tijdens de bewerkingsfase op technische taal of jargon waardoor je briefing minder toegankelijk wordt. Zelfs als je geprobeerd hebt om dit te vermijden bij het schrijven van de briefing, is het mogelijk dat er toch wat complexe termen hun weg in het document hebben gevonden.  Vooral als je een expert bent op een onderwerp waarover je schrijft, is het gemakkelijk om even te vergeten dat voor jou alledaagse taal, wellicht moeilijk te begrijpen is voor anderen.  Houd er rekening mee dat het voor mensen die niet al te vertrouwd zijn met een onderwerp, ook niet altijd direct duidelijk is waarom iets belangrijk is. Beleidsmakers kunnen meestal geen deskundigen zijn over elk onderwerp waar ze beslissingen over moeten nemen. Zorg ervoor dat de belangrijkste feiten die je hebt opgenomen logischerwijs voortkomen uit de kwestie zoals je die hebt samengevat. Controleer ook dubbel of alle oplossingen die je voorstelt daadwerkelijk over die belangrijkste overwegingen gaan. Nadat je de lengte en de flow van de briefing hebt gecontroleerd, neem je de tekst nog eenmaal zorgvuldige door, om er zeker van te zijn dat er geen fouten in zijn geslopen. Een briefing met spelling-, stijl- of grammaticale fouten wordt minder serieus geworden door de lezer. Wellicht doe je meer goed dan kwaad door het indienen van een dergelijke briefing, omdat het je perspectief in diskrediet kan brengen. Je briefing moet afgerond worden met secties als 'Conclusie' en/of 'Aanbevelingen' of 'Volgende stappen'. Een dergelijke afsluiting hoort duidelijk te maken waarom deze kwestie door je lezer als belangrijk moet worden beschouwd.  Probeert de kwestie rechtstreeks te koppelen aan het eigenbelang van de lezer, om je briefing overtuigender te maken. Bijvoorbeeld, Je zou iets kunnen zeggen als: 'Incidenten met pesten leidt ertoe dat ouders een particuliere school gaan overwegen. Ze zijn gekoppeld aan lagere test scores en slagingspercentages, waardoor onze scholen minder doeltreffend lijken is in de ogen van de samenleving. Ze verminderen de kansen van de regio voor het geven van financiering met overheidssubsidies en particuliere financiering.' Veel briefings bieden een voorgestelde oplossing voor het probleem dat is beschreven, waarbij de kwestie wordt gekoppeld aan een wijziging van het beleid, ter verbetering van de situatie.  Sommige briefings geven een overzicht van de voorgestelde oplossing(en) in een sectie met het label 'Aanbevelingen', maar sommige schrijvers prefereren 'Volgende stappen,' omdat ze vinden dat dit een zachtere uitstraling heeft en minder aanmatigend of agressief overkomt. Vergeet niet dat het de lezer is die het laatste woord heeft en de beslissing neemt over de kwestie, niet jij. Deze sectie hoeft niet 'evenwichtig' te zijn, zoals de sectie achtergrond/overwegingen. Dit kan zijn een plek zijn om je mening te geven over de vraag wat er moet worden gedaan. Opgemerkt moet echter worden dat je niet hoeft te voorzien in een bepaalde oplossing. Je kunt ook gewoon een aantal opties neerleggen met hun voors en tegens, en er bij de lezer op aandringen om deze keuzes te overwegen, en op de een of andere wijze actie te ondernemen om dit probleem aan te pakken. Je hoeft niet noodzakelijkerwijs aan te geven welke actie het meest geschikt zou zijn. Je voorstellen in dit laatste gedeelte moeten logisch voortvloeien uit de informatie in de vorige gedeelten. Gebruik de feiten die je hebt voorgelegd om te laten zien waarom de oplossing die je voorstelt een goede oplossing is. Zorg ervoor dat elke oplossing die je voorstelt duidelijk is en rechtstreeks verband houdt met de kwestie zoals je die hebt geschetst. Bijvoorbeeld, stel dat je in het vorige gedeelte hebt gewezen op het gebrek aan pestenpreventieprogramma's. In dit gedeelte is het dan zinvol om een dergelijk programma voor te stellen en misschien andere scholen te wijzen op hun effectiviteit. Als je nog geen preventieprogramma's hebt genoemd, dan komt een oplossing als deze voor het gevoel uit het niets.
Ken je publiek. Plan de belangrijkste punten. Overweeg het gebruikt van een sjabloon. Verzin een naam, datum en onderwerpsregels. Overweeg een samenvatting bij te voegen. Construeer een inleiding die een overzicht geeft van de kwestie. Geef een overzicht van de belangrijkste feiten/achtergronden. Laat je eigen mening erbuiten. Maak de briefing beknopter. Verwijder technische taal. Zorg dat de structuur logisch is. Controleer je werk zorgvuldig op fouten. Maak het relevant. Stel een oplossing voor. Gebruik feiten om je argument te ondersteunen.
https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper
Mapping Out and Setting Up Your Paper Describing the Issue Editing the Paper Offering Conclusions and Recommendations