Opties voor de taal en opmaak instellen De voorbereiding van het schrijven van een zakelijk memo Het opstellen van je zakelijke memo
Over het algemeen zal je taal eenvoudig en simpel moeten zijn, maar niet al te zakelijk. Gebruik niet een al te alledaagse gesprekstoon in je memo.  Vermijd bijvoorbeeld het schrijven van dingen als, "Hé jongens! TGIF, of niet? Maakt niet uit, ik wilde even een belangrijke zakelijke aangelegenheid bespreken." In plaats daarvan is het beter om meteen ter zake te komen: "Dit is het voortgangsverslag voor Project Z". Het is ook het best om een neutrale toon aan te houden en emotioneel geladen taal te vermijden. Doe je best om te verwijzen naar feiten en bewijsmateriaal ter ondersteuning van je beweringen.  Kom liever niet aan met claims zoals, "Ik denk dat we allemaal veel gelukkiger zouden zijn als we op vrijdag casual kleding mogen dragen." Beter is het om onderzoek te doen naar studies over een mogelijk hoger moreel op kantoor wanneer werknemers meer autonomie krijgen in hun kledijkeuze, en die in je memo te noemen. Wanneer je naar bewijs gaat verwijzen of refereert aan een bron, zorg er dan voor dat je taal gebruikt waardoor de lezer weet wat je aan het doen bent. Probeer bijvoorbeeld het volgende: "Volgens onze bevindingen,..." of "Uit onderzoek van de EPA blijkt dat...". Je memo moet gemakkelijk te lezen zijn, dus is het beter om uiterst kleine lettertypes te vermijden — 11 of 12-punts is standaard. Kies ook een eenvoudige lettertype, zoals Times New Roman. Dit is niet het moment om te gaan spelen met 'leuke' lettertypes, zoals Comic Sans (er zullen grappen over gemaakt gaan worden als je deze kiest!). Marges van 1 inch zijn gangbaar voor bedrijfsmemo's, hoewel sommige tekstverwerkingsprogramma's vooraf opgemaakte creditnota sjablonen hebben met iets bredere marges (bijvoorbeeld 1,25 inch). Bedrijfsmemo's worden meestal niet gemaakt met een dubbele regelafstand 2. Om het aantal pagina's laag te houden, kun je het best single-spacing gebruiken, maar laat wel lege regels tussen de afzonderlijke alinea's of paragrafen. Er is meestal geen noodzaak om alinea's te laten inspringen. Als je meerdere mensen in je team op de hoogte moet brengen van een belangrijke zakelijke aangelegenheid, dan is het versturen van een memo een uitstekend idee. Je kunt zelfs een memo sturen als je met slechts één persoon communiceert, bijvoorbeeld, als je een de correspondentie graag zwart op wilt hebben.  In sommige gevallen is het echter wellicht eenvoudiger om gewoon rechtstreeks te overleggen met de persoon in kwestie. Sommige informatie kan ook te gevoelig zijn om in een memo te zetten. Afhankelijk van je specifieke doel, zal de inhoud en de organisatie van je memo veranderen. De meeste memo's worden om de volgende redenen geschreven:  Als voorstel van een idee of oplossing. Bijvoorbeeld, als je een oplossing denkt te hebben wat betreft de planningsproblemen voor overuren, dan kun je deze ideeën in een memo schrijven en naar je leidinggevenden sturen. Om taken te verdelen. Het sturen van een memo kan bijvoorbeeld een efficiënte methode zijn voor het toewijzen van verantwoordelijkheden voor een aanstaande conferentie, waarvoor je afdeling als host fungeert. Als verslag. Je kunt ook een memo sturen om je collega's bij te praten over een gebeurtenis die zich onlangs heeft voorgedaan, een update te geven over een project, als voortgangsverslag of als verslag van de bevindingen van een onderzoek. Wellicht ben je bezig met een heleboel projecten tegelijkertijd en geneigd om een memo te verzenden om je collega's, superieuren of klanten op de hoogte te houden van alles waar je momenteel mee bezig bent. Houd echter in gedachten dat bedrijfsmemo's op één probleem gericht moeten zijn. Ze moeten beknopt, duidelijk en gemakkelijk te lezen zijn door drukke personen. Dus is het belangrijk dat belangrijke informatie niet over het hoofd wordt gezien. Door de memo gefocust te houden zal je bericht goed worden ontvangen en begrepen. De inhoud, stijl en de toon van je memo zal afhangen van de beoogde doelgroep, dus denk goed na over iedereen wie je memo ontvangt. Bijvoorbeeld, je zult een ander type memo schrijven als je collega's wilt informeren over de plannen voor een verrassingsfeestje voor de mensen in het kantoor met zomerverjaardagen, vergeleken met die voor je leidinggevende over de resultaten van je maanden durende onderzoek. Er zijn veel verschillende soorten zakelijke correspondentie. De standaardprocedure voor een memo is om het document ook als zodanig een titel te geven.  Bijvoorbeeld: type 'Memo' of 'Memorandum' bovenaan de pagina.  Het is aan jou of je de titel links wilt uitvullen of wilt centreren. Een goede vuistregel is het als voorbeeld gebruiken van de bedrijfsmemo's die je zelf hebt ontvangen, en de opmaak kopiëren. Het eerste deel van je memo hoort vier belangrijke stukjes informatie te bevatten. In latere stappen vind je meer gedetailleerde informatie over elk onderdeel.  AAN: de namen en titels van iedereen die je memo ontvangt. UIT: vermeld je volledige naam en de titel. DATUM: vermeld de volledige en juiste datum - vergeet niet om het jaar te vermelden. ONDERWERP: geef een korte, maar specifieke beschrijving waar het memo over gaat. Weet dat het ook gebruikelijk is om het onderwerp aan te geven met "m.b.t.:" (een afkortingen van met betrekking tot) of "Betreft:". Zorg ervoor dat je iedereen erin opneemt die moet worden geïnformeerd. Beperk de verspreiding van je memo tot degenen die het moeten weten.  Het is een slechte zakelijke praktijk om je memo naar iedereen binnen het bedrijf te sturen als het slechts betrekking heeft of van invloed is op een paar personen.  Mensen raken al snel overweldigd door enorme aantallen memo's en zullen ze wellicht gaan negeren of ze niet zorgvuldig lezen. Zelfs als je je baas tutoyeert, is het beter om schriftelijke correspondentie formeler te houden. Bijvoorbeeld, misschien noem je haar wel "Susan" wanneer jullie elkaar tegenkomen in de hal, maar ten behoeve van je memo, spreek je haar aan als "Mevrouw Willems" of "Dr. Willems". Houd dit in gedachten wanneer je de informatie invult voor iedereen op de lijst met geadresseerden: neem er de volledige namen en zakelijke titels van betrokkenen in op. Als je een memo stuurt naar iemand buiten je kantoor, is het ook belangrijk om de juiste aanspreektitel te achterhalen. Neem de tijd om hun profiel te onderzoeken; hun persoonlijke informatie wordt waarschijnlijk wel aangegeven op de website van hun bedrijf.  Hebben ze bijvoorbeeld een doctoraat? Zo ja, dan is het over het algemeen een goed idee om naar hen te verwijzen als Dr. Wat is hun titel? Zijn ze bijvoorbeeld een vicepresident of een decaan? Zo ja, dan moet je hen als zodanig aanspreken in je memo. Het is de bedoeling dat je onderwerpsregel kort is, maar ook duidelijk en niet te algemeen.  Bijvoorbeeld: "Nieuwe klant" is vrij vaag, en als iemand op zoek is in de eigen bestanden van een paar weken of dagen geleden, dan zullen ze het moeilijk krijgen om je memo te vinden. Iets beter zou zijn, "Voorgangsverslag over onderzoek naar uitbreiden klantenbestand". Het is aan jou of je een memo wilt beginnen met een aanhef, zoals "Geachte mevrouw Winters" of "Lieve collega's". Houd echter wel in gedachten dat deze groeten niet worden verwacht in een zakelijk memo. Dit is bedoeld als een snelle en efficiënte manier om belangrijke informatie over te dragen, en het moet duidelijk zijn voor je publiek wie wel en niet de memo krijgt. Omschrijf duidelijk je doel voor het schrijven en verzenden van het memo. Bijvoorbeeld, "Ik schrijf dit omdat...". De introductie dient een kort overzicht te geven van wat de ontvangers van het memo kunnen verwachten. Er is geen behoefte om alle details en/of bewijs in de eerste paragraaf van je memo te plaatsen. Houd het beknopt —een paar zinnen of een korte paragraaf zijn genoeg. Na de introductie bevat een zakelijk memo meestal twee tot vier alinea's extra alvorens af te sluiten. De inhoud en de organisatie zullen variëren, afhankelijk van je onderwerp. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de informatie in de kern te ordenen naar belang van de tekst, of als je een procedure uitlegt, deel dan de kerndelen van je memo op in stukken, om te corresponderen met de verschillende stadia van het proces. Je zakelijke memo moeten duidelijk paragrafen hebben. Het is gebruikelijk voor bedrijfsmemo's om in duidelijke secties te worden onderverdeeld, zodat de geadresseerden de informatie gemakkelijk kunnen lezen en in zich opnemen. Je kunt hen verder helpen bij het begrijpen van de belangrijkste punten uit je memo door het aanbrengen van kopjes per paragraaf. Zorg ervoor dat de focus van elke paragraaf duidelijk is voor je publiek. Je zou bijvoorbeeld alle volgende paragrafen kunnen meenemen bij het schrijven over een aanstaande kantoorverhuizing: "Nieuwe locatie voor ons hoofdkantoor," "Belangrijke richtlijnen voor het inpakken van het kantoor", en "Tijdlijn voor de voltooiing van de kantoorverhuizing." De eerste zin van elke paragraaf of alinea moet het publiek duidelijk maken wat het belangrijkste punt van die paragraaf zal zijn. De afzonderlijke alinea's of paragrafen van je memo moeten gericht zijn op slechts één idee. Mogelijk vindt je het handig om gebruik te maken van opsommingstekens of lijsten, om de belangrijke punten naar voren te halen. Dit kan lezers helpen om zich te concentreren op de belangrijkste punten, en het memo sneller en efficiënter te lezen. Een typisch zakelijk memo mag niet langer zijn dan één tot twee pagina's. Deze standaard-paginalimiet geldt voor een document met gewone tekenafstand en lege regels tussen paragrafen. Over het algemeen is het niet nodig om samen te vatten wat je net in je memo hebt geschreven, vooral niet als je erin bent geslaagd om het binnen een pagina te houden. Was de informatie die je hebt geschetst echter ingewikkeld, of als je een memo hebt gestuurd die langer is dan normaal, dan kan het nuttig voor je zijn om kort de belangrijkste punten samen te vatten. Zelfs als je vindt dat het niet nodig is om het memo samen te vatten, dan nog zal je de tekst moeten afsluiten. Denk na over het volgende:  Wat is het doel van het memo? Wil je dat de geadresseerden iets gaan doen? Moeten ze reageren op een bepaalde dag? Zo ja, vermeld dit dan duidelijk. Als er geen verdere actie vereist is, schrijf dan een eenvoudige slotzin, zoals "Ik wil dit graag verder bespreken" of "Laat me weten of je vragen of opmerkingen hebt". Het is over het algemeen niet nodig je volledige naam of handtekening toe te voegen aan het eind van je memo. Houd er echter wel rekening mee dat je het best het voorbeeld van collega's kunt volgen.  Als het gangbaar is om formeel te ondertekenen (bijvoorbeeld, "met vriendelijke groet, mevrouw Smit"), doe dit zelf dan ook. Zelfs als je de handtekening overslaat, kun je opnemen nog wel je initialen aan het eind van het document plaatsen. Als je bijlagen bijsluit met je memo, zoals tabellen, grafieken of rapporten, vermeld dit dan wel aan het eind van je memo. Bijvoorbeeld, "bijlage: tabel 1".  Je zult ook moeten verwijzen naar de bijlagen in de hoofdtekst van de memo. Bijvoorbeeld, als je je medewerkers op de hoogte stelt van een aanstaande kantoorverhuizing, dan kun je iets als het volgende schrijven: "Het is de bedoeling dat we aan het einde van dit kwartaal klaar zijn met de verhuizing. Zie de bijgevoegde tabel 1 voor een meer gedetailleerd tijdschema." Voordat je het memo verstuurt, moet je de tekst zorgvuldig proeflezen. Controleer of je zinnen grammaticaal correct zijn, dat er geen fouten in spelling of interpunctie voorkomen, en dat de inhoud duidelijk is.  Overweeg om het nog even niet te versturen na het eerste proeflezen, als het niet dringend is. Als je het memo na een uur of twee nogmaals bekijkt, merk je wellicht fouten op die je in eerste instantie over het hoofd hebt gezien. Als de memo gevoelige informatie bevat, neem dan het bedrijfsbeleid door om te zien wie het memo voor je kan doornemen en definitieve goedkeuring kan geven over de inhoud.
Vermijd al te informele taal. Vermijd emotionele taalgebruik. Gebruik aanwijzingen. Kies een passende stijl voor en grootte voor het lettertype. Gebruik standaardmarges voor je memo. Gebruik de enkele regelafstand voor je document. Vraag je af of de memo wel moet worden verzonden. Bepaal wat je doel is met het memo. Beperk het onderwerp. Denk na over je publiek. Label je memo. Schrijf de kop van je memo. Stel je lijst met ontvangers zorgvuldig op. Gebruik de correcte namen en titels voor de mensen op je lijst met geadresseerden. Ga na wat de juiste titels zijn van de mensen waar je een extern memo naartoe stuurt. Stel de onderwerpsregel zorgvuldig samen. Sla eventueel de aanhef over. Stel de eerste, inleidende sectie van de memo op. Zorg dat de inleiding kort blijft. Beslis over de organisatie van de kern van je memo. Beslis of je onderverdelingen en titels wilt opnemen. Schrijf specifieke subtitels. Neem onderwerpszinnen op in elk van de alinea's van de kern van het memo. Overweeg het gebruik van opsommingstekens. Houd het beknopt. Beslis of je een samenvattende alinea nodig hebt. Doe er een afsluitende paragraaf of alinea bij. Onderteken het memo desgewenst. Maak een opmerking over eventuele bijlagen. Neem het memo zorgvuldig door.
https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Memo https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Memo https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Memo
Making Language and Formatting Choices Preparing to Write Your Business Memo Composing Your Business Memo