De officiële conventies volgen De brief versturen naar de ontvanger De inhoud van je brief voorbereiden
Je begint met jouw naam en adres linksboven. Vervolgens een witregel en dan de naam en het adres van degene aan wie je de brief richt, ook aan de linkerkant. Vervolgens opnieuw een witregel en dan de datum waarop je de brief verstuurt (ook links). Als je vanuit eerdere correspondentie een kenmerk hebt, dan zet je dat onder de datum (met opnieuw een witregel ertussen). Vervolgens opnieuw een witregel en dan het onderwerp van je brief. Als je jouw verzoek per e-mail verstuurt, dan kun je dit alles overslaan en begin je met de aanhef. Het onderwerp en het kenmerk (als dat er is) zet je in de onderwerpregel van je e-mail. Als je bijvoorbeeld naar je docent mailt, kun je in de onderwerpregel zetten: ‘Tom de Vries Studentnummer 042142242 Verzoek uitstel scriptie’. Begin met ‘Geachte’ en dan ‘heer’ of ‘mevrouw’ en vervolgens de achternaam. In plaats van ‘heer’ of ‘mevrouw’ kun je soms ook iemands titel gebruiken. Bijvoorbeeld ‘Geachte professor De Wilde’.  Zelfs als je de geadresseerde kent, kies je voor een formele aanhef. Dus niet ‘Hallo Erik’ of iets dergelijks. Probeer je brief aan een specifieke persoon te richten. Als je de brief naar een instantie stuurt en je weet echt niet naar welke persoon binnen die instantie de brief moet, kies dan voor ‘Geachte heer/mevrouw’. Meestal is drie alinea’s voldoende. De eerste alinea is de opening en bestaat uit één of twee zinnen. In de tweede alinea leg je uit wat je verzoek is, in twee tot vier zinnen. De derde alinea is de afsluiting en bestaat uit één tot twee zinnen. Je kunt je brief bijvoorbeeld beginnen met: “Mijn naam is Tom de Vries en ik volg uw college Moderne Geschiedenis op de dinsdagochtenden.” Hierdoor weet je docent direct wie je bent en hoeft hij dat niet uit te zoeken. Onderschat het belang van een goede samenvatting niet. Herhaal je verzoek in één zin en geef een opening voor contact. Sluit bijvoorbeeld af met: “Mocht u vragen hebben naar aanleiding van mijn verzoek, dan hoor ik dat graag.”  Na de inhoud van je brief zelf, volgt de slotgroet. Het meest gebruikelijk is ‘Met vriendelijke groet’. In heel formele situaties kun je in plaats daarvan kiezen voor ‘Hoogachtend’. Alle andere opties, zoals ‘Groet’ of ‘Groetjes’ zijn te informeel.  Als je voor een bepaalde datum een reactie nodig hebt, geef dat dan aan in de afsluitende alinea. Schrijf bijvoorbeeld: “Aangezien ik uiterlijk (datum) een vlucht moet boeken om op tijd aanwezig te kunnen zijn bij de uitvaart van mijn grootvader, zou ik graag uiterlijk (datum) van u horen of u akkoord gaat met bovengenoemd verzoek”. Kies je bewoordingen zorgvuldig; probeer niet te opdringerig over te komen. Na de slotgroet volgt een komma. Daaronder laat je drie tot vier regels leeg. Daaronder komt jouw naam. De lege ruimte boven je naam gebruik je om je handtekening te zetten. Mail je de brief, dan laat je de witregels weg. Je naam komt in dat geval direct onder de slotgroet. Maak, zodra je brief helemaal af is, een kopie van je brief. Als je je brief per post verstuurt, maak dan een kopie van de ondertekende versie. Heb je geen kopieerapparaat, dan kun je een foto maken van de ondertekende brief en die opslaan. Als je de brief per post verstuurt op een latere datum dan op de brief vermeld is, noteer dat dan op jouw kopie van de brief. Bewaar de kopie voor jouw eigen administratie. Breng je brief naar het postkantoor of naar een brievenbus of postpunt van het postbedrijf van jouw keuze. Als je zeker wilt weten dat jouw brief aangekomen is, kies dan voor verzending met ontvangstbevestiging. Daar betaal je extra voor. Als je de brief per post verstuurt, zorg dan de brief op een goede kwaliteit printer uitgeprint is. Als er vlekken of inktlijnen op zitten, print de brief dan opnieuw uit. Vaak is dit de beste manier om jouw verzoek in te dienen, aangezien dit de minste moeite kost en erg betrouwbaar is. Controleer het e-mailadres van de geadresseerde voordat je de e-mail verstuurt, en zorg voor een duidelijke onderwerpregel.  De ontvanger kan zien wanneer je de e-mail verstuurd hebt. Wees je hiervan bewust, vooral als je er een handje van hebt om ‘s nachts e-mails te versturen. Hou je e-mail formeel. Wees in je e-mail net zo formeel als je zou zijn in een brief. Dit betekent ook dat je mailt vanaf een zakelijk ogend e-mailadres. Vermijd een adres met getallen en bijzondere tekens. Maak zo nodig een nieuw, zakelijk e-mailadres aan. Iets als ‘tom.devries@gmail.com’ is prima. Verstuur je brief niet per fax, tenzij de geadresseerde daar expliciet om gevraagd heeft. Als je je brief per fax verstuurt, bewaar dan de verzendbevestiging die het faxapparaat print nadat je brief verstuurd is. Als je het uitstel heel dringend is, of je hebt kort voor de deadline uitstel nodig, dan kan het beter zijn om degene aan wie je uitstel vraagt te bellen in plaats van dat je mailt of een brief stuurt. Als je belt in plaats van schrijft, kies dan nog steeds voor een formele toon en leg op een gestructureerde manier uit waarom je om uitstel vraagt. Maak van tevoren aantekeningen en hou die bij de hand als je belt. Begin met het opstellen van de brief zodra je weet dat je uitstel nodig hebt. Daarmee geef je de ontvanger zoveel mogelijk tijd om een beslissing te nemen over jouw situatie. Je laat hiermee ook merken dat je voorbereid bent, ook al vraag je om een aanpassing van de planning. Hou rekening met alle omstandigheden en dien een realistisch verzoek in. Als je om te weinig extra tijd vraagt, kan het zijn dat je nog een keer om uitstel moet vragen. Als je een tweede keer om uitstel vraagt, geeft dat de indruk dat je geen overzicht hebt. Voorkom dat dus; schat de hoeveelheid extra tijd die je nodig hebt liever wat te hoog in.  Afhankelijk van de situatie kan het zijn dat jouw brief leidt tot onderhandelingen. In dat geval is het handiger om in eerste instantie meer extra tijd te vragen dan je nodig hebt. Daarmee creëer je ruimte om te onderhandelen. Als degene aan wie je toestemming voor uitstel vraagt je niet zoveel tijd wil geven als waar je om gevraagd hebt, kun je vervolgens een compromis sluiten en nog steeds op een voor jou werkbaar uitstel uitkomen.  Schat jouw tempo in op basis van wat je al gedaan hebt en wat je nog moet doen. Als je bijvoorbeeld al drie maanden bezig bent met een project, zou je redelijk goed in moeten kunnen schatten hoeveel je nog moet doen en hoeveel tijd dat kost. Hou rekening met beperkingen die gelden voor de ontvanger. Het kan goed zijn dat degene aan wie jij uitstel vraagt, zelf ook deadlines moet halen die door jouw uitstel in de knel komen. Zo moeten docenten aan een hogeschool of universiteit vaak voor een bepaalde datum de cijfers aanleveren, en stemmen zij daar de deadline voor scripties op af. Controleer de huidige deadline voordat je vraagt om aanpassing van de deadline. Je wilt niet de indruk wekken dat je het overzicht niet hebt door te laten merken dat je niet precies weet wat er van je verwacht wordt wanneer je om uitstel vraagt. Meestal is een deadline er niet voor niets, dus als je om uitstel vraagt moet je daar een goede reden voor hebben. Denk goed na over wat die goede reden is, en zet deze eerlijk op papier. Lieg of overdrijf niet; dat gaat je niet helpen.  Een goede reden zou kunnen zijn dat je grondig en zorgvuldig te werk wilt gaan. Als je bijvoorbeeld werkt aan een project dat impact heeft op de veiligheid van anderen, kan het zinvol zijn om dat aan te geven wanneer je om uitstel vraagt. Als je meerdere redenen hebt om te vragen om uitstel, kies dan de belangrijkste en richt je daarop. Als je bijvoorbeeld meer tijd wil om op een aanbieding van een baan te reageren, geef dan aan dat je meer tijd nodig hebt om uit te zoeken wat de verhuiskosten voor jou zijn (als dat inderdaad zo is) in plaats van dat je zegt dat je een aanbieding van een andere werkgever afwacht. Door details te geven, komt je brief geloofwaardiger en professioneler over. Dit is vooral van belang als je je brief richt aan een overheidsinstantie of aan een ander orgaan waarvan je de mensen nog nooit ontmoet hebt.  Als bijvoorbeeld je grootvader overlijdt twee dagen voordat je je scriptie in moet leveren, geef dan aan dat je uitstel vraagt in verband met ‘familieomstandigheden’ in plaats van het vagere ‘omstandigheden’. Je zou zelfs kunnen aangeven dat je grootvader overleden is en hoe lang je daardoor afwezig bent.  Zorg dat je papierwerk in orde is voordat je het verzoek om uitstel indient. Vooral wanneer jouw verzoek gericht is aan de overheid of een andere officiële instelling, is het goed om aan te geven welke acties en aanvragen je tot nu toe ondernomen hebt. Als je kunt laten zien dat je tot nu toe de juiste stappen gevolgd hebt, werkt dat alleen maar in je voordeel. Niemand wil een brief lezen waarin alleen gezeurd wordt. Beschrijf negatieve gebeurtenissen kort en bondig, en richt je vooral op de positieve oplossing die je voorstelt. Als je bijvoorbeeld vindt dat het salarisaanbod te laag is, kun je schrijven: “Ik heb meer tijd nodig om uw aanbod te overwegen. Ik denk echter dat ik met een hoger salaris de functie beter zou kunnen uitoefenen.” Neem goed de tijd om je brief helemaal door te lezen. Let op eventuele spelfouten of zinnen die niet goed lopen. Gebruik de grammatica- en spellingcontrole op je computer. Laat zo mogelijk de brief ook door een ander lezen voordat je deze verstuurt. Neem hier echt de tijd voor; met spelfouten komt je brief onverzorgd over en dat helpt jouw verzoek niet.
Gebruik de juiste volgorde in de kop. Gebruik een volledige en correcte aanhef. Maak correct gebruik van alinea’s. Schenk aandacht aan de afsluitende alinea. Voeg je naam en handtekening toe. Maak een kopie van je brief. Verstuur de brief per reguliere post. Verstuur de brief per e-mail. Bel. Schrijf de brief zo snel mogelijk. Stel vast hoeveel extra tijd je nodig hebt. Wees je bewust van de regels. Geef een goede reden waarom je om uitstel vraagt. Benoem relevante details als onderdeel van je verzoek. Kies voor een positieve brief. Lees je brief volledig door voordat je deze verstuurt.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension
Following Formal Letter Writing Conventions Sending the Letter to the Recipient Crafting the Content of the Letter