Verandering van je benadering Je gewoonten veranderen Het terugdringen van bulk e-mail Zelf filters instellen
Markeer berichten die je als spam beschouwt zodat deze automatisch in de toekomst niet meer in je postvak terechtkomen. Wanneer je spam ontvangt, selecteer dan het bericht en markeer het als spam. Hierdoor wordt de afzender als spammer aangeduid en alle volgende berichten komen dan terecht in de spam-map.  De meeste webmail clients (zoals Gmail en Hotmail) hebben al een spamfilter ingebouwd waarmee automatisch spam van je inbox naar de spam-map wordt verplaatst. Spamfilters zijn in staat om spam te herkennen aan hun tekst en groot aantal ontvangers. Spamberichten zijn willekeurige, massaal verstuurde e-mails, vaak voor marketingdoeleinden of oplichterij. Omdat spamberichten virussen kunnen bevatten is het een goed idee om het bericht niet te openen om het te markeren als spam. Het is beter om de mail gewoon te verwijderen in plaats van een virus op te lopen omdat je een bericht als spam wilt aanmerken als spam. Andere e-mail clients kunnen soms beschikken over krachtiger spamfilters en andere mogelijkheden. Als je niet onder de indruk bent van je e-maildienst, probeer dan een andere.  Gmail wordt over het algemeen beschouwd als een van de meer effectieve als het gaat om het uitfilteren van spam, en heeft een groot aantal gereedschappen beschikbaar om je e-mails te kunnen beheren. Als je e-mailadres vereist dat je een specifieke client gebruikt, maar je wilt toch een andere proberen, forward je e-mail dan zodat je e-mails kunt ontvangen op het andere adres via een andere client. Geef alleen je e-mail door aan websites die je vertrouwt en die goed bekend staan. Geef nooit je e-mailadres, behalve als het echt belangrijk is. Een e-mailadres is één van je persoonlijke vormen van contact, zoals je mobiele of vaste telefoonnummer. Door verantwoordelijk om te gaan met het aanmelden voor websites zal vaak helpen bij het verminderen van e-mails.  Hoewel een website waar je een e-mailadres achterlaat je misschien niet zelf zal mailen, kan het gebeuren dat deze wel verkopen aan een ander bedrijf dat je vervolgens spam gaat sturen. Bedrijven waar je buiten internet om je e-mailadres achterlaat kunnen dat ook doen. Wees met name op je hoede voor beruchte organisaties zoals reisbureaus en loterijen. Omdat ze precies weten waar je naar op zoek bent zullen ze al snel je gegevens doorverkopen aan gerelateerde bedrijven of diensten. Je kunt soms geneigd zijn om je e-mailadres op een website te plaatsen. Dit kan je eigen website zijn of in een reactie op een andere website (zoals nieuws websites of blogs). Een andere, veel gemaakte fout is het posten van je e-mailadres op forums. Er zijn trollen die het web afschuimen op zoek naar e-mailadressen en vervolgens die adressen verkopen aan bedrijven die spam versturen. Door het nemen van een paar maatregelen kun je ervoor zorgen dat dit niet gebeurt.  Een veel gebruikte oplossing is door de e-mail volledig uit te schrijven in plaats als e-mailadres. Dus bijvoorbeeld, 'jackjohn@e-mail.com' wordt dan 'jackjohn at e-mail dot com'. Als je op je eigen website je e-mailadres wilt plaatsen, maak dan een link die automatisch een e-mail genereert voor jou, in plaats van het vermelden van het e-mailadres. Dit heet een 'mailto:' link. Het is maar al te gemakkelijk om veel tijd te steken in het controleren van al je e-mails de hele dag door. Dit is een veel voorkomend probleem, zeker in een kantooromgeving. Daarom is het een goed idee om te proberen je gewoonten te veranderen en minder tijd te gaan spenderen aan het verwerken van je e-mail. Stel beperkingen in en geef jezelf slechts 2 of 3 korte momenten gedurende de dag waarbij je het jezelf toestaat om je e-mail te controleren.  Bijvoorbeeld, controleer je e-mail om 9 am, 1:30 pm en 5:00 pm, en besteed er niet meer dan 10 minuten aan per keer. Als je de eigenaar bent van een zaak of een manager, dan kun je deze regels ook opleggen aan het personeel om de productiviteit op te schroeven. Een slechte gewoonte is om uit beleefdheid te antwoorden op e-mail. Ze behandelen het als een gesprek maar het zorgt er alleen maar voor dat iedereen nog meer e-mail krijgt. Voel je niet verplicht om op een e-mail te antwoorden met iets als 'nog een fijne dag ' of 'bedankt'. Reageer alleen om aan te geven dat je het bericht hebt ontvangen, als dat belangrijk is. Bijvoorbeeld, als iemand je wat papierwerk heeft gestuurd, dan kun je beter alleen reageren door het ingevulde of nagekeken werk te retourneren, of een mail te sturen wanneer ze het kunnen verwachten. E-mails zijn handig voor snelle, korte berichten. Het soort waarbij er niet meer dan twee of drie uitwisselingen van berichten nodig is om een conversatie af te ronden. Als het nodig is om veel meer berichten te sturen, dan is het handiger om dit telefonisch af te handelen of een afspraak te maken met de persoon in kwestie, zodat je elkaar alle e-mails en veel tijd bespaart. Als je wilt helpen bij het reduceren van de tijd die je besteed aan e-mail en de hoeveelheid e-mails die anderen moeten lezen, probeer dan een limiet aan te brengen in het aantal mails dat je per dag mag versturen. Hierdoor ga je beter nadenken over welke berichten wel of niet belangrijk genoeg zijn om te versturen.  Als je bijvoorbeeld straks een bericht naar je baas moet sturen, dan ben je misschien minder geneigd om iedereen te laten weten dat je dochter met een nieuw bedrijf is gestart. Als je hetzelfde bericht naar iedereen wilt sturen, dan zijn er betere methoden. Probeer eens om een post-it te pakken op ieders lunchbox in de koelkast, bijvoorbeeld. Afgezien van spam zijn nieuwsbrieven een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan een grote toestroom van e-mail. Wanneer je accounts aanmaakt op verschillende sites (zoals kranten en webwinkels waar je ooit iets hebt gekocht) waar je verplicht bent om een e-mailadres op te geven, dan maken deze sites je automatisch abonnee op hun nieuwsbrieven.  Om te stoppen met het ontvangen van nieuwsbrieven, is alles wat je hoeft te doen het openen en naar beneden gaan van het bericht. Het is verplicht om onderaan een nieuwsbrief een link te plaatsen waarmee het voor de ontvanger mogelijk wordt om zich af te melden voor de nieuwsbrief. Klik op de link waarmee je je kunt uitschrijven of afmelden en je e-mailadres wordt verwijdert van de mailinglijst, zodat je geen nieuwsbrieven van die website meer ontvangt. Je spamfilter zal deze berichten niet uitfilteren, omdat deze van legitieme websites afkomstig zijn. Accounts van sociale media zoals Facebook en Twitter, staan vaak zo ingesteld om je elk keer e-mails te versturen wanneer je een bericht, vermelding (mention), vind-ik-leuk, fav of reactie ontvangt. Als je genoeg hebt van het verspillen van je tijd met kijken op je mobiel, elke keer deze aangeeft dat er een vind-ik-leuk is binnen gekomen, wijzig dan de instellingen van je account zodat je alleen een bericht krijgt als er iets belangrijks is gebeurt, of zodat je helemaal geen notificaties krijgt van gebeurtenissen. In plaats van het ontvangen van deze constante notificaties kun je beter aan het eind van de dag je account handmatig controleren op activiteiten. Dit is beter dan door een zee van e-mails te moeten waden. Een andere optie, mocht je veel gebruik maken van sites waar je een e-mailadres op moet geven of je wilt de standaard bulkberichten wel ontvangen, is om een apart e-mailadres aan te vragen voor het ontvangen van die specifieke berichten. Geef dit door aan websites en bedrijven en gebruik je privé of zakelijke e-mail waar het voor bedoeld is. Je kunt dit ook omdraaien en een nieuw e-mailadres aanvragen voor privé en zakelijk gebruik. De meeste webmail clients hebben een filter-optie voor uitfilteren van berichten. Berichtfilters werken op dezelfde manier als spamfilters, met als verschil dat de eerste handmatig wordt ingesteld door de gebruiker. Je kunt een filter maken voor specifieke e-mailadressen op zo'n manier dat elke keer als je een bericht van dat account ontvangt, het automatisch in de prullenbak terecht komt. Om filters te creëren ga je naar de instellingen van je account en selecteer je de 'Filter'-optie. Nu kun je het e-mailadres aangeven welke uitgefilterd moet worden en waar deze naartoe moet worden omgeleid (zoals naar de prullenbak of een specifieke map in je account). Als je constant ongewenste e-mails ontvangt vanaf bepaalde e-mailadressen (zoals die ergerlijke dagelijkse moppen die je krijgt van een jolige collega of klasgenoot), dan kun je overwegen om deze uit je inbox te filteren. In dit geval zal je waarschijnlijk willen filteren op het e-mailadres van de afzender en niet op website. Je kunt vervolgens ervoor zorgen dat de berichten, afkomstig van die e-mailadressen in een aparte map terecht komen of naar junkmail worden verplaatst. Als het spam lukt om door de mazen van standaard filters te komen, dan kun je ervoor kiezen om je eigen filters in te stellen, waarbij gecontroleerd wordt op veel in spam voorkomende frasen. Hierbij filter je op de inhoud van de onderwerpregel van het e-mailbericht.  Voorbeelden hiervan kunnen de volgende woorden bevatten 'Cialis', 'Viagra' of 'penis'. Zorg ervoor dat je geen woorden gebruikt die soms goed en soms verkeerd zijn. Misschien ben je moe van e-mails over aanbiedingen, maar door het woord 'aanbieding' te gebruiken als reden om een bericht naar de prullenbak te verwijzen is geen goed idee. Het kan gebeuren dat je juist wel geïnteresseerd bent in een bepaalde aanbieding. Een andere optie is om filters in te stellen die de inhoud controleren van een e-mail op sleutelwoorden of uitdrukkingen, en deze mail vervolgens eventueel omleiden. Dit is handig als je genoeg ervan hebt om e-mails te krijgen over een bepaald onderwerp wat veel in het nieuws is, of als je weet dat er veel berichten binnen gaan komen over iets wat gaande is. Bijvoorbeeld, stel je hebt een modebedrijf en je hebt net een nieuw shirt gelanceerd voor de populaire serie 'Rainbow Unicorn Fighting Squad'. Je kunt een filter instellen zodat berichten die gaan over dat shirt doorgestuurd worden naar een speciale map, zodat je die e-mails kunt afhandelen zonder dat de andere belangrijk mails die je binnen, krijgt uit het oog verliest.
Leer je e-mailprogramma om spam te herkennen. Probeer een andere e-maildienst. Vermijd websites en diensten die je vragen om een e-mailadres. Plaats je e-mailadres niet op websites. Controleer je e-mail op specifieke tijden. Vermijd het e-mailen om beleefd te zijn. Probeer zoveel mogelijk te communiceren via andere kanalen. Beperk het aantal berichten dat je per dag mag versturen. Afmelden van nieuwsbrieven. Wijzig je sociale media instellingen. Stel een aparte e-mailadres in voor spam. Maak je eigen filter. Filteren op afzender. Filteren op onderwerp. Filteren op inhoud.
https://www.wikihow.com/Reduce-Email https://www.wikihow.com/Reduce-Email https://www.wikihow.com/Reduce-Email https://www.wikihow.com/Reduce-Email
Changing Your Approach Changing Your Habits Reducing Bulk Emails Setting Up Filters