Het voorstel schrijven Een effectiever voorstel maken Voordat je het voorstel schrijft
Begin je voorstel als een brief: met een korte alinea waarin je opsomt dat je het werk voor de klant wilt doen en dat jij voor deze klus de beste keuze bent (je kunt later uitleggen waarom dan precies). Op dit punt is het goed om 'warm' en persoonlijk over te komen, maar let er wel op dat je altijd professioneel blijft.  Noem de klant bij naam. Als je elkaar al op informele basis kent, is het prima om voornamen te gebruiken. Gebruik anders 'meneer' of 'mevrouw'. Je wil de klant laten zien dat dit voorstel speciaal voor hen bedoeld is. Er zijn veel voorbeelden beschikbaar van wat exact nodig is in een voorstel. Baseer je op de gesprekken die je al over het werk hebt gehad om de klant in een paar zinnen te laten zien dat je weet waar je het over hebt. Laat zien dat je het probleem dat opgelost moet worden, de taken die de klant je wil laten uitvoeren en de strekking van het werk (lange termijn werk, eenmalige actie, enz.) begrijpt. Wees hier heel specifiek over het werk, maar ga niet te diep in op details als geld, uren, en zo verder – dat komt later. Hier verkoop je jezelf als degene die het best is voor deze klus. Wijs op zaken als je opleiding, je ervaring en de klussen die je al geklaard hebt en waarop je positieve feedback hebt ontvangen. Je kunt ook naar je houding en waarden verwijzen, hoewel dit je meer concrete kwalificaties niet mag overvleugelen. Onthoud dat je misschien met andere consultants concurreert. Probeer te laten zien hoe je voor de klant een aantoonbaar voordeel in termen van geld en tijd oplevert. Op deze manier geef je jezelf een beetje voorsprong ten opzichte van een concurrent met gelijkwaardige of zelfs betere kwalificaties, die zichzelf iets minder nadrukkelijk presenteert. Zet in heldere termen en met specifieke details op een rijtje wat je voor de klant gaat doen om zijn probleem op te lossen. Geef de exacte resultaten aan die de klant op basis van jouw consultancy mag verwachten. Wees specifiek over je methodiek en tijdpad. Om problemen op een later moment te voorkomen, is het ook wijs om te omschrijven wat jij tijdens het werk van de klant verwacht als het gaat om personeel, toegang tot werkplekken en apparatuur. Benoem bijvoorbeeld de mensen waarvan je verwacht dat ze fulltime zullen werken, zet de sectoren waar je toegang tot moet hebben op een rijtje, enz. Je wilt als consultant het probleem van mission creep vermijden, waarbij je verantwoordelijkheden in de loop van de tijd langzaam groter worden zonder dat je extra gecompenseerd wordt. Isoleer het probleem dat je gaat oplossen en geef zo duidelijk mogelijk aan dat aanverwante zaken niet in dit voorstel begrepen zijn. Een goeie manier om dit te presenteren is met een opsomming – hierdoor is het voor de klant heel lastig om de relevante informatie over het hoofd te zien. Dit hangt af van wat je doet en wie je klant is. Onthoud dat het kan zijn dat je met andere consultants concurreert, dus houd je vergoeding competitief voor de markt en jouw situatie. Geef ook andere extra kosten aan die de klant aan je moet vergoeden, zoals maaltijden, hotelovernachtingen, vervoer, enz. Het is goed om een goedkeuringssysteem te hanteren (je kunt bijvoorbeeld specificeren dat je aan het einde van elke maand je bonnetjes inlevert). Hierdoor wordt het voor de klant lastiger om betaling te weigeren door te zeggen dat "ze nooit akkoord zijn gegaan met zoveel kosten." Net als bij een academische thesis, is het doel van de afsluitende alinea om een snelle en bondige samenvatting van de rest van het voorstel te geven. Herhaal je geschiktheid voor de klus, je voorbereiding voor de consultancy en je vertrouwen in het behalen van de gewenste resultaten. Op deze plek kun je, net als in de openingsalinea, een beetje 'warmer' zijn en de klant met zijn naam aanspreken. Als je klaar bent, teken en dateer je het voorstel en laat ruimte voor de handtekening van de klant. Hou je voorstel zo kort als het kan zijn om jezelf en de klus behoorlijk neer te zetten. Het gaat hier om kwaliteit, niet om kwantiteit. Je wilt elke aanvechting, die de klant zou kunnen hebben om te stoppen met lezen en het voorstel van een ander te pakken, vermijden, dus zorg ervoor dat je voorstel snel te lezen is. Voor de meeste voorstellen is twee pagina's voldoende. Als je in je voorstel naar omvangrijke gegevensbestanden verwijst, hecht die dan als bijlage aan je voorstel, zodat je het daadwerkelijke voorstel kort kunt houden. Hoewel je natuurlijk altijd ruimte voor je kwalificaties wil maken, ben jij niet degene die in het voorstel het belangrijkst is – dat is je klant. Ook al praat je over jezelf, zet dat dan neer in termen van hoe goed jij aan de behoeftes van de klant voldoet (niet hoe geweldig je bent). Vermijd lange uiteenzettingen over je loopbaan (of de geschiedenis van je bedrijf, als je geen zelfstandig consultant bent). Veel klanten (vooral in bedrijven) worden de hele dag doodgegooid met lege, betekenisloze frasen, die mensen papagaaien om belangrijk te klinken. Bespaar je klanten deze onnodige ergernis. Schrijf je voorstel in plaats daarvan in heldere, bondige taal. Maak het niet mooier dan het is door ingewikkeld klinkend jargon te gebruiken. Doe gewoon 'opwindende beloftes'. Voorbeelden van jargon zijn 'best practices', 'synergie', 'ontwrichtend', 'geoptimaliseerd' en nog veel meer – elke bedrijfstak heeft z'n eigen termen. Deze woorden zijn krachteloos geworden door over-gebruik en vage toepassing. Dit lijkt misschien muggenzifterig, maar het is essentieel. Ook als je niet adviseert in een positie waarvoor je moet kunnen schrijven, laat professioneel geschreven communicatie zien dat je tijd en energie in je presentatie hebt gestoken. Vergissingen betekenen niet dat je minder gekwalificeerd bent voor het werk, maar ze betekenen wel dat je niet genoeg opgelet hebt bij het maken van je voorstel. In een strakke tweestrijd tussen twee consultants, kan dit de doorslag geven. Loop, als je klaar bent met je voorstel, nog een keer door alles heen, en pas waar nodig de grammatica aan. Laat, als je nog tijd hebt, een vriend of familielid er ook doorheen gaan – zij zien fouten die je gemist hebt eerder dan jij, omdat ze niet bij het schrijfproces betrokken waren. Voor een consultancyvoorstel geldt hetzelfde als voor een cv – het is voor het binnenhalen van werk geen goed idee om het gewoon aan zoveel mogelijk ontvangers rond te sturen. Elk voorstel moet toegesneden zijn op de klant die je binnen tracht te halen. Hoe meer je over de klant weet, des beter kun je een voorstel schrijven, dus de eerste stap is altijd 'jezelf onderwijzen'. Je kunt dit op veel manieren doen:  Het beste en meest directe is om de klant gewoon te ontmoeten en het voorgestelde werk te bespreken. Maak nauwkeurig aantekeningen en vraag zo veel en zo specifiek mogelijk, zodat je precies weet waar het om gaat. Hierna kun je dit met telefoontjes en e-mails opvolgen om eventueel overgebleven vragen beantwoord te krijgen. Het kan, als je het voorstel aan het schrijven bent (zie hieronder), goed zijn om zelf alvast wat onafhankelijk onderzoek te doen. Als je bijvoorbeeld wil laten zien dat jouw diensten de klant verder zullen helpen, is het een goed idee om marktonderzoeken te vinden die je punt ondersteunen. Je wil niet als consultant aan boord komen om door je klant onder druk gezet te worden om werk te doen dat je niet overeengekomen bent. Het is belangrijk dat de klant een zo helder mogelijk beeld heeft wat hij van jou mag verwachten – zo kun je je voorstel verwoorden op een manier waarop je werk zich beperkt tot wat afgesproken is. Dingen  om in de gaten te houden zijn onder andere:  Je exacte taken en het resultaat dat de klant hoopt te bereiken De exacte tijdlijn voor je werk Specifieke mijlpalen, die op bepaalde data gehaald moeten zijn Soms moet je met verschillende mensen praten. Als je bijvoorbeeld hoopt dat je kan adviseren in een geschil tussen het management en een werknemer, is het goed om met vertegenwoordigers van beide partijen te spreken en ook met de klant die jou in wil huren. Dit is misschien wel de meest belangrijke informatie van alles. Als de klant niet bereid is te betalen wat jij denkt dat het werk moet kosten, heeft het geen zin om een voorstel te schrijven. Kom met de klant voordat je gaat schrijven overeen hoeveel (en hoe vaak) je betaald zult worden. Op die manier kun je in je voorstel verwijzen naar deze eerder gemaakte afspraken, die de klant moet tekenen en waarmee de klant voor het inhuren van jou akkoord moet gaan.  Naast de vergoeding voor je diensten, moet je met de klant ook afspraken maken over secundaire kosten, die je zul maken terwijl je het werk uitvoert (bijvoorbeeld brandstof, benodigdheden, reiskosten, enz.) Het is in jouw belang om de klant akkoord te laten gaan met het vergoeden van dergelijke kosten. Schrijf geen adviesvoorstel, als de klant onduidelijk blijft over hoeveel je vergoed zult krijgen (of 'wanneer'). Veel consultants zeggen "het is makkelijker om een bevestiging van dienstverlening te schrijven dan een voorstel tot dienstverlening." Hou je voor ogen dat een consultancyvoorstel exact is wat het lijkt: een 'voorstel' dat geen garantie op werk biedt. Het is heel goed mogelijk dat een klant van veel verschillende consultants voorstellen vraagt en er een uitkiest. Dus, kijk of het lukt om je door te klant in te laten huren voordat je een voorstel schrijft. Zo hoeft de klant, als je het opstuurt, alleen maar te bevestigen dat je kunt beginnen – niet beslissen of je het werk al of niet krijgt.
Begin je voorstel door je te richten tot de potentiële klant. Omschrijf het werk in de eerste alinea. In de tweede alinea omschrijf je jouw kwalificaties. In de volgende alinea omschrijf je het werk dat je voorstelt. Omschrijf ook wat je niet zult doen tijdens je consultancy. Stel een prijs voor de consultancy voor. Sluit af met het samenvatten je voorstel. Hou het kort en bondig. Blijf je op de klant richten. Vermijd buzzwords. Let op spelling en grammatica. Kom zoveel mogelijk te weten over de klus waar het om gaat. Kom overeen wat jouw rol exact zal zijn. Zoek uit wat het financiële commitment van de klant is. Ga als het kan zonder voorstel aan het werk.
https://www.wikihow.com/Create-a-Consulting-Proposal https://www.wikihow.com/Create-a-Consulting-Proposal https://www.wikihow.com/Create-a-Consulting-Proposal
Writing the Proposal Making a More Effective Proposal Before Writing the Proposal