Je voorstel schrijven Je voorstel indienen
Of je nu een voorstel wilt doen over het stroomlijnen van processen of over het reduceren van kosten, je moet een duidelijk beeld hebben van wat het probleem is. Vaak heb je daar zelf wel een beeld bij, maar als je een punt wilt maken en iets opgelost wilt krijgen, zorg dan dat je het probleem kernachtig kunt benoemen. Voordat je begint met het schrijven van je voorstel, is het belangrijk dat je alle feiten nagaat. Praat met betrokkenen. Dat kunnen bijvoorbeeld collega’s zijn, leidinggevenden, of klanten. Lees over vergelijkbare bedrijven en wat zij wellicht anders doen. Als je bijvoorbeeld vindt dat jouw bedrijf van cateraar zou moeten wisselen, praat dan met de medewerkers in de keuken die werken voor de huidige cateraar. Wat vinden zij? Hebben zij misschien ergens anders met andere cateraars gewerkt? Welke verschillen zien zij? Wat vinden jouw collega’s van de cateraar? Als je niet tevreden bent over het eten, zou dat zomaar jouw persoonlijke smaak kunnen zijn in plaats van dat de kwaliteit ondermaats is. Om jouw voorstel in te leiden, beschrijf je wat de huidige situatie is. Geef daarbij alle relevante feiten weer. Bijvoorbeeld wie betrokken zijn, datums en locaties. Geef in dit onderdeel nog geen waardeoordeel; beperk je tot een objectieve schets van de huidige situatie. In het voorbeeld van de cateraar kun je bijvoorbeeld schrijven: “Bedrijf X werkt sinds 7 jaar samen met Cateraar Y. Gedurende deze periode is het aantal maaltijden waaruit gekozen kan worden, gedaald van vijf naar twee. Het aantal vegetarische gerechten is afgenomen, en op sommige dagen worden er in het geheel geen vegetarische gerechten aangeboden.” Nadat je hebt aangegeven wat het probleem is, beschrijf je de oplossing die je voorstelt. Als jouw voorstel uit meerdere elementen bestaat, begin dan met het belangrijkste element uit jouw voorstel. Laat zien dat jouw bevindingen gebaseerd zijn op onderzoek. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: “Ik adviseer Bedrijf X om over te stappen op een andere cateraar. Bedrijf X heeft hierin meerdere opties. Cateraar W en Cateraar Z bieden allebei meer keuze in maaltijden en hebben een vergelijkbaar kostenniveau als de huidige aanbieder. Bovendien kan Cateraar Z in hogere mate tegemoetkomen aan de behoeften van onze medewerkers, aangezien zij een uitgebreid aanbod van vegetarische, veganistische en glutenvrije gerechten hebben. Hoewel Cateraar W minder veganistische gerechten biedt, zouden ook zij een goede optie zijn. Uit onderzoek eerder dit jaar blijkt dat 40% van onze medewerkers vegetariër is, 10% is veganist, en 2% van onze medewerkers volgt een glutenvrij dieet.” Beschrijf elke stap die genomen moet worden om het voorstel te implementeren. Geef daarbij per stap aan wat de kosten zijn die aan die stap verbonden zijn, en wat de doorlooptijd is. Wees transparant in welke kosten zeker zijn, en welke afhankelijk van bepaalde factoren. Desgewenst kun je de stappen nummeren. Geef vervolgens meer gedetailleerde informatie. Overschat de opbrengsten van jouw voorstel niet. Geef zo objectief mogelijk aan wat de verwachte opbrengsten zijn. ”Om van cateraar te wisselen, is het nodig om: 1. Het huidige contract met Cateraar Y op te zeggen; 2. Cateraar W en Cateraar Z uit te nodigen voor een proefsessie; 3. Een keuze te maken voor een van beide cateraars; 4. Een contract af te sluiten met de geselecteerde cateraar. De kosten van het nieuwe contract zijn naar verwachting vergelijkbaar met de kosten van het huidige contract met Cateraar Y. Indien wij ons houden aan de opzegtermijn die overeengekomen is in het huidige contract met Cateraar Y, zijn er geen kosten verbonden aan de opzegging. De overstap naar een andere cateraar kan dus kostenneutraal, waarbij mogelijk positieve effecten optreden in medewerkerstevredenheid doordat het aanbod in de kantine vergroot wordt.” Laat zien dat je je realiseert dat er mogelijke bezwaren kleven aan het voorstel. Is er bijvoorbeeld weerstand te verwachten van medewerkers? Wellicht zijn sommige collega’s enorm fan van de huidige cateraar. Geef aan wat gedaan kan worden om eventuele bezwaren weg te nemen en risico’s te minimaliseren. Als jouw voorstel betekent dat zaken aangekocht moeten worden of extra medewerkers ingezet moeten worden ten behoeve van de implementatie, geef dat dan aan. Geef ook aan welke tijdsbesteding nodig is. Je kunt dit doen in de vorm van een afvinklijstje. Bijvoorbeeld: ”Benodigd: werkgroep die de verschillende cateraars beoordeelt (4 medewerkers vanuit verschillende onderdelen van de organisatie), 2 uur voor de proefsessie, 3 uur om het beoordelingsrapport op te stellen.” Welke verandering je ook voorstelt, herhaal het aan het eind. Vat je drie belangrijkste punten samen en sluit af met één samenvattende zin. Zie dit als de managementsamenvatting. Bijvoorbeeld:  ”Zoals dit voorstel laat zien, heeft Cateraar Y het aanbod van gerechten in de afgelopen 7 jaar verkleind. Cateraar W en Cateraar Z bieden tegen dezelfde kosten een groter aanbod. Ik adviseer om een proefsessie te organiseren met deze twee cateraars met het doel om een nieuwe cateraar te selecteren voor ons bedrijf. De verwachting is dat hiermee medewerkerstevredenheid en retentie vergroot worden.” Benoem financiële en kwantitatieve voordelen. Zorgt jouw innovatie bijvoorbeeld voor kostenbesparing? Geef dat dan aan. Benoem kwalitatieve voordelen. Soms zijn de voordelen van een voorstel niet met harde cijfers aan te duiden. Als met jouw voorstel bijvoorbeeld de medewerkerstevredenheid vergroot wordt, geef dat dan aan. Kwalitatieve voordelen kunnen net zo waardevol zijn als kwantitatieve. Vraag een collega om jou feedback te geven op jouw voorstel. Misschien is je collega het volledig eens met jouw voorstel. Mocht jouw collega het niet helemaal eens zijn met je voorstel, denk dan na over diens bezwaren. Als je meent dat de bezwaren terecht zijn, stel dan je voorstel bij. Als je meent dat de bezwaren op zich terecht zijn, maar niet leiden tot een andere conclusie, benoem de bezwaren dan in de paragraaf waarin je de mogelijke bezwaren tegen het voorstel uiteen zet. Zodra je voorstel gereed is, en je hebt het door een ander laten proeflezen, loop er dan nog een keer grondig doorheen. Lopen alle zinnen goed, zitten er geen spelfouten in, is het bondig genoeg. Je wilt niet dat jouw voorstel te lang is, want dan leest het management het mogelijk niet. Maximaal twee pagina’s is een mooie lengte. Als je voorstel helemaal af is, stel dan vast bij wie je het moet indienen. In sommige organisaties is het duidelijk wie het te zeggen heeft over een bepaald onderwerp. In andere organisaties is dat minder duidelijk. Vraag na bij wie je moet zijn. Vaak zijn secretaresses hiervan goed op de hoogte. Zodra je de juiste persoon gevonden hebt, probeer dan een fysiek overleg met diegene te plannen om het voorstel door te spreken. Op die manier krijg je meer aandacht voor het voorstel dan wanneer je het op papier of per e-mail verstuurt.
Stel vast wat het probleem is. Doe onderzoek. Stel een probleembeschrijving op. Leg uit wat jouw oplossing is. Stel een plan op. Benoem welke bezwaren er zouden kunnen zijn. Geef aan wat nodig is om het voorstel te implementeren. Sluit af met de belangrijkste voordelen. Laat het voorstel lezen aan een collega. Schaaf bij. Dien het voorstel in bij het management.
https://www.wikihow.com/Write-a-Proposal-to-Management https://www.wikihow.com/Write-a-Proposal-to-Management
Crafting Your Proposal Sharing Your Proposal