De tekst van je e-mail schrijven Een sterke onderwerpsregel verzinnen Outlook of een geïntegreerde kalenderapplicatie gebruiken
Jezelf voorstellen is noodzakelijk als je voor een groot bedrijf werkt of als je nog niet iedereen kent. Het is ook belangrijk om in deze korte intro te vermelden of er documenten of benodigdheden moeten worden ingevuld en/of meegenomen dienen te worden naar de vergadering. Maak je introductie persoonlijk of relevant voor het werk. Bijvoorbeeld: 'Hallo team, ik kijk uit naar de nieuwe programmalancering volgende week! Dit is essentiële informatie voor mensen om de vergadering bij te wonen, dus je wilt dat het duidelijk is en zich onderscheidt van de rest van de tekst. Houd twee lege regels aan boven en onder de tekst en/of zet deze in een vet lettertype.  Bijvoorbeeld: '6 oktober, 10:30 - 11:45 uur'. Als de vergadering online is, maak dan een lijst van de tijdzone, zodat mensen in verschillende tijdzones hem niet hoeven te missen vanwege eventuele miscommunicatie. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 6 oktober, 10:30 - 11:45 uur (UTC+1). Laat de locatie net zo goed opvallen als de datum en de tijd, vooral als jullie elkaar op een nieuwe plek ontmoeten, als het moeilijk te vinden is of als je weet dat sommige ontvangers niet bekend zijn met de omgeving. Voor virtuele vergaderingen (via een live forum of videochat), geef je een link naar het forum of videogesprek voor eenvoudige toegang. Wanneer je aanwijzingen geeft, wees dan zo gedetailleerd mogelijk. Bijvoorbeeld: 'Kom naar vergaderzaal 592 in het Timarengebouw (209 Hoofdstr.). Zaal 592 bevindt zich op de 12e etage van het gebouw, aan de zuidkant van het gebouw (aan je linkerhand nadat je uit de lift bent gestapt).' Laat de ontvangers weten wat het doel is van de vergadering. Geef een korte agenda voor de vergadering om te helpen bij het herkennen van de taken die vooraf moeten worden uitgevoerd. Je kunt eenvoudigweg het onderwerp aangeven (zoals 'Cybersecurity Update') of je kunt een tijdlijn aangeven:  10:30 - 10:45 Update van de status van het project 10:45 - 11:10 Vergelijk en selecteer passende voorstellen 11:10 - 11:30 Brainstormen en doelen voor lancering De belangrijkste dingen om te proeflezen zijn de datum, tijd en locatie van de vergadering, dus zorg ervoor dat je die correct hebt! Je kunt ook je inleiding, agenda of andere aantekeningen die je mogelijk hebt opgenomen proeflezen, om ervoor te zorgen dat je in ieder geval de basis hebt behandeld. Lees je e-mail hardop om er zeker van te zijn dat je schrijven duidelijk en beknopt is, voordat je het verstuurt. Het opnemen van deze details zorgt ervoor dat genodigden weten wanneer het is en wat er besproken moet worden, zonder zelfs maar de e-mail te hoeven openen. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Vergadering 8/12: Nieuwe rapportagerichtlijnen.' Als je wilt weten wie er naar de vergadering komt, vraag dan om een bevestiging in de onderwerpsregel. Op die manier weten ze dat ze zo snel mogelijk moeten reageren, zelfs voordat ze de e-mail openen. Je zou kunnen schrijven: 'Vrijdag 6/10 HR vergadering, gelieve z.s.m. te bevestigen.' Je zou ook kunnen schrijven: 'Alsjeblieft, RSVP: HR vergadering 6/10'. Als het een dringend of tijdgevoelig onderwerp is dat direct een vergadering rechtvaardigt, voeg dan een gevoel van urgentie toe aan de onderwerpsregel. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen schrijven in de trant van 'Spoedvergadering maandag 31/2': Cybersecurity'. Het is belangrijk om ook het onderwerp van de vergadering te vermelden om hen een idee te geven van wat ze kunnen verwachten. Als je voor een groot bedrijf werkt, kan het zijn dat de aanwezigheid van sommige mensen niet voor elke vergadering vereist is. Vermeld de relevante afdeling in de onderwerpsregel of laat de ontvangers weten of ze aanwezig moeten zijn. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Verplichte marketingvergadering 6/10'. Als de vergadering niet nodig is, zou je kunnen schrijven: 'Voorgestelde vergadering 6/10 over efficiënte onderzoekstactieken. Afkortingen lijken misschien efficiënt, maar ze zijn niet zo specifiek als volledige woorden en kunnen verwarring veroorzaken. Bijvoorbeeld: 'SEV' kan betekenen 'systemen en verwerking' of 'status en voortgang', afhankelijk van wie wel en niet bekend is met het jargon dat je gebruikt. Het is echter oké om veel voorkomende, algemeen gangbare afkortingen te gebruiken zoals 'RSVP,' 'HR,' en 'Wo'. Als je bedrijf gebruikmaakt van een communicatiedatabase met een geïntegreerde agenda, zoals Outlook, gebruik deze dan om je vergadering in te richten. Dat is meestal de gebruikelijkste manier om contact te onderhouden voor mensen met wie je werkt. Als je bedrijf geen gebruikmaakt van Outlook of iets dergelijks, dan kun je je werkgerelateerde e-mail gebruiken om de uitnodiging te versturen. Nadat je een nieuwe vergadering hebt aangemaakt, verschijnt het venster 'Agenda'. Klik op 'Agenda-assistent' en geef een beschikbare tijd en datum aan voor de vergadering. Zorg ervoor dat het een tijd is waarop jij en de beoogde aanwezigen beschikbaar zijn. Afhankelijk van de applicatie van je bedrijf, kan het nodig zijn om je kijk-instellingen aan te passen om ieders agenda te tonen (naast die van jezelf). Klik op de tekstbalk om handmatig namen in te voeren of door je adresboek te bladeren en hun namen uit de lijst te selecteren. Gebruik de functie 'Agenda-assistent' om de beschikbaarheid van andere mensen te controleren. Als er mensen zijn die niet aanwezig kunnen zijn, dan worden hun namen gemarkeerd. De assistent zal zelfs aanbevolen tijden tonen voor jou en de beoogde aanwezigen. Zorg ervoor dat de datum van de vergadering de datum is die je eerder hebt geselecteerd, en klik op de kalenderknop om eventuele wijzigingen aan te brengen. Gebruik vervolgens de pijlen omlaag rechts van de tijdlijsten, om de juiste begin- en eindtijd te selecteren. Het toevoegen van eindtijd houdt rekening met de tijd van de andere aanwezigen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en hun woon-werkverkeer of werk rond de vergadering kunnen plannen. Als je op deze knop klikt, keer je terug naar het algemene afsprakenvenster en zie je de geplande datum van de vergadering. Vanaf hier kun je een onderwerp, locatie en notities toevoegen. Als je je invoer niet op het afspraakscherm ziet staan, ga dan terug en herhaal het proces totdat het verschijnt. Laat de ontvangers in een paar korte woorden weten waar de vergadering over gaat (bijv. 'Aankomende test van product'). Wees specifiek over de locatie en geef aanwijzingen als het geen typische ontmoetingsplaats is of als het lastig is om er te komen. Voeg eventuele extra notities toe (zoals voorbereidend werk) die relevant zijn voor de vergadering.  Geef het adres van de locatie, zelfs als je denkt dat ze het al weten. Klik op 'Verzenden' als je klaar bent.
Schrijf een korte, vriendelijke introductie en een kort briefje. Vermeld de vergaderdatum en tijd op een aparte regel, zodat het opvalt. Geef de locatie aan na de datum en tijd. Deel het doel van de bijeenkomst. Proeflees je e-mail op zoek naar grammaticale en feitelijke fouten. Schrijf een korte, relevante onderwerpsregel met de datum en het onderwerp van de vergadering. Vraag om een bevestiging van de aanwezigheid in de onderwerpsregel. Laat ze in de onderwerpsregel weten of het een spoedvergadering is. Geef aan of de aanwezigheid wel of niet verplicht is. Gebruik volledige woorden in je onderwerpsregel om verwarring te voorkomen. Klik op 'Nieuwe vergadering' onder de Start-tab in Outlook. Selecteer een tijd en datum in het venster 'Agenda-assistent'. Voeg deelnemers toe door hun naam in te typen of door gebruik te maken van je adresboek. Stel de begin- en eindtijd van de vergadering in. Klik op 'Afspraak' onder het tabblad 'Vergadering' bovenaan het scherm. Wees specifiek bij het invoeren van het onderwerp, de locatie en de notities.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation
Crafting the Body of Your Email Writing a Strong Subject Line Using Outlook or an Integrated Calendar Application