De brief schrijven De brief voorbereiden
Bovenaan de brief vermeld je de datum. Daaronder staat de aanhef. Als je niet weet tot wie je je moet richten, schrijf dan 'Geachte heer, mevrouw'. Als je de werkgever van de sollicitant bent, gebruik dan het briefpapier van het bedrijf of de organisatie. Gebruik de eerste alinea om jezelf voor te stellen. Vermeld je naam, beroep en relatie met de aanvrager. Vermeld ook de status van je eigen burgerschap.  Vermeld ook hoe lang je de aanvrager kent, eventuele referentiedata, locaties, functiebenamingen, etc. Een voorbeeld: 'Mijn naam is Michael de Vries. Ik ben Nederlands staatsburger en HR-manager bij Unilever.'  Als je werkgever bent, kun je zeggen: "Ik ben Caroline Smit, assistent-directeur human resources bij ABC NV, waar ik de afgelopen drie jaar, van april 2012 tot nu, leiding heb gegeven aan Andrea de Jong". In de tweede alinea geef je specifieke voorbeelden die ondersteunen wat de aanvrager probeert te bewijzen aan de immigratieambtenaren. De aanvrager kan bijvoorbeeld een getuigenis van goede karaktereigenschappen nodig hebben voor naturalisatie of om uitzetting te voorkomen. Misschien heeft de aanvrager je nodig om vast te stellen dat zijn of haar romantische relatie geen schijnvertoning is. Of de aanvrager moet misschien bewijzen dat de vervolging in zijn land van herkomst trauma's heeft veroorzaakt. Wees zo concreet mogelijk, ongeacht de reden.  Schrijf bijvoorbeeld: 'Ik ken maar weinig mensen met zoveel mededogen als Andrea de Jong. Nadat ze nog maar twee weken naar de kerk kwam, werd ze al vrijwilliger voor de soepkeuken en binnen twee maanden was ze de belangrijkste vrijwilliger van de weekendshift. In deze positie hielp mevrouw de Jong een man die zwaar depressief en suïcidaal was. Na mij te hebben gebeld, bleef ze twee uur bij de man tot ik medisch personeel kon oproepen om me te helpen'. Je kunt ook worden opgeroepen om een brief te schrijven over de relatie van de aanvrager met een echtgenoot. Soms beweren immigratiebeambten dat een huwelijk een schijnvertoning is om één partij te helpen een visum te krijgen. In deze situatie moet je iets vertellen over de relatie van de aanvrager. 'De band die Andrea de Jong heeft met haar nieuwe echtgenoot, Adam Smit, is indrukwekkend. Als hun vriendin en buurvrouw van de afgelopen twee jaar heb ik ze de afgelopen twee jaar samen zien tuinieren, lange wandelingen maken en bijna elke avond eten ze samen. Toen ze naar mijn bruiloftsfeest kwamen, hielden elkaars hand vast en socialiseerden ze makkelijk met de gasten. Het was alsof ik mij en mijn man in een vroeg stadium van ons huwelijk zag.' Als je schrijft om bewijs van misbruik te bewijzen, leg dan uit waarom je denkt dat de aanvrager een trauma heeft opgelopen in zijn of haar thuisland. Je moet medische diagnoses vertalen naar lekentaal. Verstrek specifieke informatie. Meld bijvoorbeeld dat de aanvrager lijdt aan nachtmerries, gewichtsverlies en andere angstproblemen. Als de aanvrager een werknemer of vrijwilliger is, vermeld dan de werkzaamheden en functie van de aanvrager. Voeg informatie toe over de data en locatie van de tewerkstelling.  Het is ook belangrijk om een mening te geven over de eerlijkheid en betrouwbaarheid van de aanvrager, door specifieke informatie te geven. Zeg bijvoorbeeld niet alleen: 'Mevrouw de Jong heeft een goed karakter en geeft om mensen.' Dat is te vaag. Geef details om de lezer te laten zien waarom je denkt dat de aanvrager die karaktertrekken heeft. Zeg in plaats daarvan bijvoorbeeld: 'De eerste zes maanden reed mevrouw de Jong de shuttlebus van de daklozenopvang naar de soepkeuken in de stad. Ze was op tijd en altijd vriendelijk tegen zowel het personeel als onze klanten. Een keer verloor een klant zijn portemonnee in de bus. Nadat mevrouw de Jong hem gevonden had, gaf ze hem onmiddellijk aan mij. Al het geld zat er nog in.' De brief dient te worden afgesloten met een sterke aanbeveling zodat de aanvrager krijgt wat hij of zij vraagt. Als de aanvrager uitzetting wil voorkomen, dan kun je zeggen: 'Op basis van mijn goede vriendschap met mevrouw de Jong, raad ik ten zeerste aan dat ze niet wordt uitgezet.' Als de brief dient ter ondersteuning van naturalisatie, dan kun je zeggen: 'Naar mijn mening is mevrouw de Jong een aanwinst voor het land. Ik raad aan om haar zo snel mogelijk te naturaliseren als staatsburger van Nederland'. Je moet de overheidsambtenaar die je brief leest een middel geven om contact met je op te nemen. Vermeld je telefoonnummer en e-mailadres aan het einde van de brief. Als je postadres niet al op het briefpapier staat, vermeld dat dan hier. Geef ook aan welke tijden goed zijn om contact met je op te nemen. Na het toevoegen van je contactgegevens schrijf je 'Hoogachtend,' en na een paar witregels zet je je naam neer. Gebruik blauwe of zwarte inkt. Je hoeft de brief niet naar een notaris te brengen, maar dat mag wel. Een notarieel bekrachtigde brief neemt elke twijfel over je handtekening weg. Als de aanvrager al middenin de uitwijzingsprocedure zit, dan moet je de brief wel notarieel bekrachtigen.  Als je dit wilt doen, wacht dan met het ondertekenen en breng de brief naar een notaris. Zorg voor voldoende persoonlijke identificatie. Een geldig rijbewijs of paspoort moet voldoende zijn. Om een notaris bij je in de buurt te vinden, gebruik je deze website. Notarissen zijn ook te vinden bij de meeste grote banken en in gerechtsgebouwen. De eerste stap van het schrijven van de brief is om uit te vinden bij welke procedure de aanvrager van de brief betrokken is. Referentiebrieven kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt tijdens uitzettingsprocedures. De brief kan ook worden gebruikt als onderdeel van de naturalisatieaanvraag van een persoon. Andere eventuele redenen voor de brief zijn:  Om een relatie te bewijzen, zoals een bonafide huwelijk Als bevestiging van een arbeidscontract of verblijf Als bewijs van misbruik (emotioneel of fysiek) Om een legitieme angst voor vervolging van een asielzoeker te bevestigen Voel je vrij om de aanvrager te vragen om een lijst met punten samen te stellen die hij of zij graag in de brief wil hebben. De aanvrager kan bijvoorbeeld willen dat je jouw ervaring met hem of haar als collega deelt, dat je laat zien dat de aanvrager interesse heeft in de Nederlandse geschiedenis, of een specifieke persoonlijke anekdote geeft. Daarnaast kun je de aanvrager ook om een cv of andere achtergrondinformatie vragen. Deze informatie kun je gebruiken als leidraad voor het schrijfproces. Je kunt met Google voorbeelden van immigratiebrieven vinden op het internet. Pas elk voorbeeld aan zodat het aan jouw specifieke doeleinden voldoet. Breng oprechtheid en geloofwaardigheid over in je brief. Een voorbeeld van een werkgeversverklaring is te vinden op deze website.
Vul de datum en aanhef in. Schrijf een inleiding. Beschrijf de karaktertrekken van de aanvrager. Leg indien relevant de werkethiek uit. Sluit af met een oprechte aanbeveling. Voeg je contactgegevens toe. Onderteken de brief. Begrijp om wat voor soort immigratieproces het gaat. Neem contact op met de aanvrager. Zoek voorbeelden.
https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter-for-Immigration https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter-for-Immigration
Writing the Letter Preparing to Write the Letter