Het versturen van pakketten Het creëren van een sponsorpakket Het identificeren van potentiële sponsoren
Het is wellicht verleidelijk om zoveel mogelijk pakketten naar zoveel mogelijk verschillende potentiële sponsoren te versturen door gebruik te maken van een standaard ontwerp, met als doel zoveel mogelijk sponsoren te bereiken. Dit is niet de juiste aanpak. Wees selectief en slim door alleen pakketten te sturen naar de bedrijven waarvan je denkt dat ze daadwerkelijk een samenwerking met je aan willen gaan. Personaliseer elke e-mail, elk pakket en alle correspondentie die je gaat versturen. Door je lui op te stellen zul je nooit de gewenste sponsor voor je project binnenhalen. Wacht een aantal dagen en bel daarna de personen die je een sponsorpakket hebt gestuurd. Informeer of ze jouw aanvraag goed hebben ontvangen en informeer eveneens of ze vragen hebben met betrekking tot de aanvraag. Wees er zeker van dat ze over jouw contactgegevens beschikken, zodat ze je kunnen bereiken als ze een beslissing hebben genomen. Hoe behandel je een bedrijf dat een bijdrage van € 10.000 levert anders dan een bedrijf dat een bijdrage levert van een paar honderd euro? Het verschil moet zichtbaar en substantieel zijn. Denk hierbij aan zowel de privileges die je aanbiedt aan de hand van publiciteit als de manier waarop je het bedrijf telefonisch benadert. De speciale behandeling zal de sponsor een goed gevoel geven en hierdoor hou je ze binnen boord. Een sponsorpakket moet altijd beginnen met een managementsamenvatting of de missie van het evenement waarvoor je een sponsor hoopt te vinden. Dit zou uit ongeveer 250 tot 300 woorden moeten bestaan en hierin beschrijf je in detail wat er gesponsord gaat worden, waarom je op zoek bent naar een sponsor en welke voordelen er voor de sponsor te behalen zijn.  Je managementsamenvatting is je enige kans om de aandacht van de potentiële sponsor te behouden. Schrijf dus een professionele brief en voeg een persoonlijke notitie toe om de potentiële sponsor het idee te geven dat je je daadwerkelijk goed in het bedrijf hebt verdiept. Dit zal de potentiële sponsor ook het vertrouwen geven dat je de gemaakte beloftes met betrekking tot de sponsoring zal nakomen gedurende de afgesproken periode. Vergeet niet de sponsor te bedanken voor het overwegen van je aanbod. Door een vriendelijke en professionele stijl in je brief te gebruiken, straal je professionaliteit uit en geef je aan serieus te zijn. Maak een overzicht van je budget, als je dat nog niet hebt gedaan en stel vervolgens vast wat je hoopt te genereren met behulp van de sponsoren. Maak de verschillende niveaus zodat de potentiële sponsoren zich hieraan kunnen committeren en maak duidelijk wat je vraagt voor elk niveau en waarom je sponsoring nodig hebt voor elk niveau. Maak duidelijk wat er voor de sponsor te behalen valt. Probeer indruk op de potentiële sponsoren te maken door gebruik te maken van je kennis over hun bedrijfsmodel, doelgroep en doelen. Maak zo goed mogelijk duidelijk hoe het bedrijf zal profiteren van de sponsoring. Je zou argumenten kunnen toevoegen met betrekking tot de publiciteit die de sponsoring zal opleveren en de mogelijkheden die er zullen zijn met betrekking tot promotie. Jouw oproep tot actie kan een formulier zijn dat de sponsor moet invullen en opsturen of een formulier met jouw contactgegevens en de vraag of ze contact met je willen opnemen om de sponsoring af te ronden. Zorg ervoor dat de potentiële sponsor een specifieke stap moet nemen om verder te gaan in het proces. De bal ligt als het ware bij hun en zij moeten de volgende stap nemen. Hoe makkelijker het is voor de potentiële sponsor om de volgende stap te nemen, hoe groter de kans is dat ze met je in zee gaan. Je schrijft marketeers, ondernemers en zakenlieden aan, geen academici. Het is dus niet noodzakelijk om een uiterst perfecte tekst aan te leveren om slim over te komen. Hou het kort en zakelijk, laat de argumenten duidelijk naar voren komen en omschrijf de voordelen voor het bedrijf. Kort, krachtig en vriendelijk. Maak gebruik van onderzoek gedaan door andere organisaties. Dit maakt je zoektocht makkelijker. Als je op zoek bent naar een sponsor voor een speciaal evenement zoals wandel- of loopevenement, kijk dan naar vergelijkbare evenementen bij je in de buurt en kijk wie daar de sponsoren waren. Dat zou een ideale plek zijn om te beginnen aan de zoektocht.   Als je evenement sportgerelateerd is, denk dan aan merken als Nike, Adidas, Livestrong en andere bedrijven die actief zijn in de sportwereld. Als je een muziekevenement of concert organiseert, denk dan aan lokale radiostations, muziekmagazines of andere ondernemingen die dezelfde interesses hebben. Als je een culinair festival of evenement organiseert, denk dan aan een culinair- of kookmagazine, een televisiekanaal dat zich specifiek richt op koken of andere grote ondernemingen in de voedingsmiddelenindustrie. Leg de lat hoog. Een lange lijst met potentiële sponsoren is natuurlijk geweldig, maar je wilt ook niet elke persoon of elk bedrijf waar je bekend mee bent benaderen om sponsor te worden. De lijst moet een lijst zijn met werkelijke en realistische potentiële sponsoren. Het gaat dus om personen of bedrijven waarvan je denkt dat ze daadwerkelijk jouw aanvraag zullen overwegen. Voeg aan de lijst ook bedrijven toe die in het verleden je al gesponsord hebben, bedrijven die soortgelijke ideeën hebben gesponsord en personen of bedrijven waarmee je een persoonlijke connectie hebt. Het beschikken over achtergrondinformatie over een potentiële sponsor zal je enorm helpen. Probeer voordelen voor de potentiële sponsor vast te stellen als ze jou daadwerkelijk gaan sponsoren. Maak je bekend met het demografisch gebied waarin het bedrijf actief is, het bedrijfsmodel en de doelen van de potentiële sponsor, zodat je een goed beeld krijgt van hoe je het desbetreffende bedrijf moet benaderen.  Om deze reden is het verstandiger om je te richten op lokale ondernemingen in plaats van grote internationale bedrijven zoals Nike. Hoewel het vaststaat dat een bedrijf als Nike niet om geld verlegen zit, zullen ze ongetwijfeld talloze aanvragen voor sponsoring per week binnenkrijgen. Dit geldt niet voor een lokaal radiostation of de sportwinkel in de buurt. Als je klantenbestand overlapt, kan dit potentiële inkomsten opleveren. Overweeg twee potentiële sponsoren tegen elkaar uit te spelen. Als één sportwinkel gevestigd aan de ene kant van de stad al heeft ingestemd met een bepaald sponsorniveau, deel dit dan met de sportwinkel aan de andere kant van de stad. Ze zullen de hint ongetwijfeld begrijpen.
Probeer selectief te zijn. Stuur elke potentiële sponsor op je lijst de individuele sponsorpakketten. Neem vervolgens telefonisch contact op. Benader iedere sponsor op een verschillende manier. Schrijf een managementsamenvatting. Maak een lijst van de verschillende niveaus van sponsoring. Zorg voor een oproep tot actie. Draai er niet omheen. Ga op zoek naar bedrijven die soortgelijke evenementen of activiteiten sponsoren. Maak een lijst van potentiële sponsoren. Doe grondig onderzoek naar elk bedrijf op je lijst. Wees je goed bewust van de wensen van elke potentiële sponsor.
https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships
Sending out Packets Creating a Sponsorship Packet Identifying Potential Sponsors