Het elimineren van afleiding Met behulp van een schema Een lijst gebruiken
Willekeurig je e-mail controleren kan een “start-stop-start”-patroon creëren in je werkdag, en leiden tot verspilde tijd. Vermijd het de hele dag door constant openen van je e-mailprogramma, zeker als het de bedoeling is dat je je op een hele andere taak concentreert. Rooster 3 momenten op de dag in voor het controleren van je e-mail: aan het begin van de ochtend, na de lunch en halverwege de middag. Dit zorgt ervoor dat je niet de hele dag afgeleid wordt door een continue stroom e-mails, en dat je tijd apart hebt gezet om te besteden aan het afhandelen van je e-mails. Hetzelfde principe kan worden toegepast op andere vormen van communicatie, zoals je voicemail, sms'jes of telefoontjes. Probeer niet om altijd maar bereikbaar te zijn, behalve als je een belangrijk bericht of telefoontje verwacht. Dit beperkt eventuele onderbrekingen van je workflow en helpt je om je aan je schema te houden. Kies indien mogelijk in ieder geval een uur van je werkdag dat je telefoon en de internetverbinding uitstaat. Op deze wijze kun je je waar nodig volledig op je werk concentreren, zonder eventuele afleiding van je telefoon of internet. Jezelf deze afleiding besparen kan ook helpen bij het schrijven van een scriptie of een uitgebreid  rapport. Door het geluid van je telefoon uit te zetten, zorg je ervoor dat je geen excuus hebt om je telefoon elke vijf minuten te controleren, of meegezogen te worden in het scrollen door sociale media. Probeer anderen niet aan te moedigen om je af te leiden en wees zelf geen afleiding voor anderen, door aan iedereen in de buurt te laten weten dat je aan het werk bent. Dit kan betekenen dat je je deur sluit of een bordje ophangt met een mededeling dat je niet gestoord wilt worden  Je kunt ook een e-mail rondsturen op kantoor om iedereen eraan te herinneren dat bepaalde tijden stille werktijden op kantoor zijn. Heb je eenmaal een lijst met taken (of een werkrooster) gemaakt, en daarbij veiligheidsmaatregelen genomen om te voorkomen dat je wordt afgeleid, put dan uit je wilskracht en concentratie om je aan je routine te houden. De meeste mensen weten het verschil wel tussen goed gebruikte tijd en verspilde tijd, dus pas op dat je niet in een tijdverspillingsval trapt. Gebruik je schema als steun, en aan het eind van de dag zal je kunnen genieten van het gevoel iets bereikt te hebben, en je tijd goed te hebben besteed. Schrijf dit op een vel papier of gebruik een kalender op je computer voor het creëren van vakken voor elk uur van je werkdag, of de uren van de dag dat je wakker  bent. Dit kan van negen tot vijf zijn of van tien tot zeven. Hoewel je niet elke tijdsperiode tot op de minuut nauwkeurig in hoeft te vullen, kan het wel nuttig zijn om er zeker van te zijn dat elk uur van je dag in je schema is opgenomen.  Begin met elk uur van de dag te vullen met de vereiste taak voor die dag. Je kunt beginnen met de belangrijkste taken om daarna verder te werken tot je bij de minst belangrijke taken bent aangekomen. Beschouw je jezelf als een ochtendmens, dan kun je besluiten om de lastiger taken eerder op de dag in te roosteren, maar weet je dat je meestal na de lunch pas goed op gang komt, dan kun je besluiten om de gecompliceerdere taken wat later op de dag in te plannen. Probeer je schema aan te passen aan je eigen behoeften en werkgewoonten, omdat op die manier de kans op succes van het schema als je het gaat gebruiken groter zal zijn. Je kunt een sjabloon maken voor je schema op een whiteboard of een kalender (op je mobiele apparaat), zodat je het elke dag bij kunt werken, afhankelijk van je schema voor die dag. Het kan moeilijk zijn om je langer dan 1-2 uur te concentreren op een taak of een groep taken. Zorg dat je om het uur of om de twee uur een pauze inlast van 10 minuten, zodat je geen overwerkt of overspannen gevoel krijgt. Tijdens deze mini-pauze zou je even op moeten staan en wat door het kantoor lopen, of met een collega gaan praten in de kantine. Je kunt even een kop koffie halen of buiten een korte wandeling maken. Probeer de pauzes niet langer te maken dan 10 minuten of minder, zodat je schema niet overhoop wordt gehaald. Je kunt ook elk uur 10 keer diep ademhalen om je geest weer helder te maken en even te pauzeren.  Dit kan je helpen om een ander perspectief te krijgen op de taak die je doet of gaat doen, en zorgt ervoor dat je even op jezelf gericht bent, ondanks je drukke werkdag. Het is beter om de tijd te nemen en elke taak meteen correct af te handelen, dan je door je agenda te haasten en vluchtig aan elke taak aandacht te besteden. Snel even je e-mails doorlopen kan leiden tot aanhoudende e-mailuitwisselingen, zeker als je cryptische of verwarrende e-mails naar klanten stuurt. Trap even op de rem en neem de tijd om duidelijke e-mails te schrijven, of om de aantekeningen van school goed door te nemen. Door een taak de eerste keer meteen goed te doen, kun je op de lange duur veel verspilde tijd besparen. Soms hebben we de ondersteuning nodig van anderen om ons te blijven focussen op de taken die gedaan moeten worden. Vraag een goede vriend, ouder, broer of zus, of een collega om je af en toe even te controleren of je je wel aan je schema houdt. Ze kunnen je dan een kop koffie brengen of iets aardigs zeggen, zodat je even de tijd kunt nemen voor een glimlach of om wat te lachen, waarna je weer verder gaat met je dagelijkse taken. Hoewel je het druk kunt hebben, kan een kort moment van gezelligheid met een vriend(in) je stemming verbeteren en leiden tot beter timemanagement. Begin met een vel papier en een pen. Denk na over de taken die je voor die dag wilt inplannen of de verplichtingen die je hebt, en schrijf ze allemaal op. Dit kan een lijst zijn als “boodschappen, de was, schoonmaken, huiswerk” of “statusrapportage voor klanten, e-mails, vergadering, papierwerk.” Voeg zoveel taken als je kunt verzinnen toe aan de lijst, van de kleinere tot de grotere taken. Probeer aan elke verplichting of taak voor die dag te denken, zodat je er zeker van bent dat het op je prioriteitenlijst komt te staan. Een manier om slimmer te werken is door je eerst te concentreren op de hoogste prioriteit en daarna de lijst af te werken tot aan de punten met de laagste prioriteit. Dit heet de 80/20-regel waarbij de activiteiten die je het grootste voordeel gaan bieden 80% van je tijd horen in te nemen. De activiteiten die je het minst opleveren horen ongeveer 20% van je tijd in te nemen. Neem je lijst door en geef elke taak een nummer, van de hoogste naar de laagste prioriteit. Daarna hoor je ze op volgorde te plaatsen, zodat ze op volgorde van hoog naar laag zijn geordend, gelet op prioriteit en wat elke taak je oplevert. Heb je eenmaal een genummerde en geordende lijst van prioriteiten, maak dan kleinere groepen van taken die samen een bepaald proces vormen. Bijvoorbeeld, maak een groep van taken zoals het reageren op e-mails en het bellen van klanten die samen een proces vormen van een uur, en noem het “klantencontact.” Je kunt vervolgens elke taak binnen die toegewezen tijdsperiode soepel en gemakkelijk afwerken. Probeer dit te doen voor al je taken, zodat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende processen en je niet je tijd hoeft te verspillen aan het uitvogelen welke taak je nu moet gaan afwerken. Het groeperen van gerelateerde taken zal je helpen bij het verbeteren van je timemanagement en het verminderen van je stress, terwijl je de prioriteitenlijst doorwerkt. Volgens de wet van Parkinson zal minder tijd hebben voor het afronden van een taak ervoor zorgen dat je minder tijd nodig hebt om die taak te doen. In plaats van het te ruim toebedelen van tijd, beperk je de tijd die je vrijmaakt voor elke taak, zodat je gedwongen bent om die taak sneller af te ronden. Je kunt hier voorzichtig mee beginnen, door langzamerhand minder tijd uit te trekken voor elke taak, tot je het ideale punt bereikt waarbij je niet het gevoel hebt dat je je moet haasten, maar ook geen tijd over hebt om te treuzelen of te verspillen. Na verloop van tijd zal je een goed gevoel hebben ontwikkeld voor timemanagement, zeker als je gedwongen wordt om niet meer dan een beperkte hoeveelheid tijd te besteden aan elke taak. Dit is handig als je geneigd bent om dezelfde routine aan te houden, of als je elke dag te maken het met een gelijksoortige lijst van taken. Heb je eenmaal alle taken van je een lijst afgevinkt, meestal aan het eind van je werkdag, dan hoor je jezelf een kleine beloning te geven. Dit kan een lekker dinertje zijn, een glas wijn of tijd voor plezier en ontspanning. Het belonen van jezelf zal ervoor zorgen dat je over de motivatie beschikt om elke dag al je taken af te ronden. Je kunt ook bepalen wat je beloning zal zijn voor je aan de dag begint, zodat je de beloning kunt gebruiken als motivatie voor het afronden van je taken. Stel dat je bijvoorbeeld moet studeren voor een test en plannen hebt om te gaan eten met vrienden. Gebruik die plannen voor dat etentje dan als reden om te blijven studeren en deze taak vandaag nog af te ronden, zodat je het etentje niet hoeft mis te lopen.
Vermijd het lukraak controleren van je e-mails. Zet je telefoon en internetverbinding uit. Laat anderen om je heen weten dat je niet gestoord wilt worden. Probeer om je niet van je routine af te laten leiden. Maak een schema voor elk uur van je dag. Geef jezelf 10 minuten pauze, om de een à twee uur. Probeer elke taak meteen de eerste keer correct af te ronden. Vraag een vriend of collega om je af en toe even bij de les te houden. Creëer een lijst van je taken voor de dag. Orden de taken van de hoogste naar de laagste prioriteit. Maak groepen van bij elkaar horende taken. Geef jezelf minder tijd voor elke taak. Beloon jezelf als de lijst volledig is afgerond.
https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time
Eliminating Distractions Using a Schedule Using a List