Afleiding vermijden Efficiënt gebruikmaken van je tijd Weten hoe je je tijd doorbrengt
De grootste bedreiging voor het nuttig besteden van je tijd is constante afleiding. Probeer op een rij te krijgen welke activiteiten of personen de neiging hebben om je tijd te verspillen. Of het nu een vriend is die maar doorgaat met praten of een hardnekkige gewoonte die je van je werk houdt, je kunt manieren vinden om deze tijdverspillers te voorkomen.  Als je een groot deel van je tijd besteedt aan iets dat geen wenselijk resultaat voor je oplevert, dan is het waarschijnlijk gewoon een afleiding in je leven die je beter kunt vermijden. In een kantooromgeving zal je waarschijnlijk veel van je collega's als afleiding beschouwen. Voorkom kletspraat of gesprekken over het weer wanneer je iets af moet krijgen. Houd echter in gedachten dat je houding op kantoor net zo belangrijk voor je carrière is als tijdmanagement, dus wees niet onbeleefd. Als je vindt dat je veel tijd kwijt bent aan lange telefoongesprekken, dan moet je je telefoongewoonten aanpassen. Vaak kun je meer bereiken door iemand in persona te spreken, dan telefonisch, dus stop met lange telefoongesprekken. Veel telefoongesprekken bestaan uit overbodig en onnodig geklets, met name aan het begin of het einde van het gesprek. Mensen hebben de neiging om hun focus te verliezen en af te dwalen aan de telefoon, dus wees je daar bewust van. Bij gesprekken in persoon bestaat er meer de noodzaak om het uitsluitend over werkkwesties te hebben. Dit is omdat geen van beide partijen wordt omringd door afleiding tijdens een vergadering. Veel mensen gebruiken het internet als cruciaal instrument om taken die gedaan moeten worden te volbrengen. Net zo veel mensen maken zich echter schuldig aan het afdwalen naar nutteloze nieuwsartikelen, sportverslagen en foto's van beroemdheden, jonge katten of puppy's. Blijf geconcentreerd wanneer je online bent. Er zijn programma's beschikbaar die bepaalde toepassingen, websites en domeinen blokkeren, en daarmee kunnen helpen om internet-gerelateerde afleiding te verminderen.  Vermijd Facebook, Twitter en andere sociale netwerksites, wanneer je verondersteld wordt om met iets anders bezig te zijn. Googlen van verschillende onderwerpen is ook een gevaarlijke tijdverkwister. Je denkt misschien dat je snel even iets gaat opzoeken, maar voordat je het weet ben je meer dan drie uur verzeild geraakt in de verste uithoeken van het internet. Je bent waarschijnlijk wel vertrouwd met het bordje dat je aan de deur van je hotelkamer kunt hangen. Dit bordje kan even effectief zijn binnen een kantooromgeving of werkplek. Je kunt een dergelijk bordje zelf afdrukken en aan de deur van je werkruimte hangen, wanneer nodig. Dit maakt een einde aan de prietpraat die je van je werk houdt. Als je vanuit huis werkt, is het essentieel dat je een speciale werkruimte hebt. Werk niet in de gemeenschappelijke ruimtes van je huis, omdat televisie, de telefoon of een spelcomputer je gemakkelijk van je werk kunnen houden. Er zijn soorten afleiding die je soms gewoon niet kunt voorkomen. Soms is het je baas die even een time-out neemt van de werkdag voor een praatje, of misschien een ouder familielid die constant hulp nodig heeft bij eenvoudige taken. Wat deze onvermijdelijke afleiding ook moge zijn, als je er van tevoren ruimte voor vrijmaakt, nemen ze minder van je essentiële tijd weg die je nodig hebt voor andere noodzakelijke projecten en activiteiten. Vertrouw niet op je geheugen bij het doen van je taken. Schrijf alles op wat je moet doen op één plek, en raadpleeg deze lijst vaak om je doelen te bereiken.  Zelfs als een taak minder groot of alledaags lijkt, noteer je die. Je agenda moet worden gevuld met kleine opmerkingen als 'Stefan bellen', 'Winstmarges opzoeken' of 'Chef e-mailen'. Zorg ervoor dat je altijd een notitieblok bij je hebt en taken opschrijft als ze voorbij komen. Je denkt dat je het wel zult herinneren om ze straks op te schrijven, maar de kans is groot dat je het vergeet. De eenvoudige toevoeging van een agenda of planner aan je verzameling organisatorische gereedschappen, helpt je om je tijd efficiënt te organiseren. Schrijf elke nieuwe deadline, opdracht of vergadering op die wordt toegevoegd aan je planning. Neem elke ochtend even de tijd om je agenda voor de dag te bekijken, zodat je weet wat er voor je ligt. Orden je planning door het overvragen van jezelf te voorkomen en niet te veel projecten of gebeurtenissen in een keer op je te nemen. Controleer je agenda voordat je akkoord gaat met iets, om er zeker van te zijn dat je er de tijd voor hebt. Dit houdt je tijd georganiseerd zonder je reguliere planning uit het oog te verliezen. Deel je tijd productief in, door het verwijderen van elementen die je kunnen afleiden of ervoor kunnen zorgen dat je afdwaalt en achter raakt op je schema. Houd televisie en games weg van waar je studeert of de administratie doet, zodat je je zult concentreren op de taken die eerst moeten worden gedaan en je de leuke dingen voor later bewaart. Beheer je tijd verstandig door de meest belangrijke of tijdgebonden taken als eerste uit te voeren. Markeer deze in je planning met een speciale kleur markeerstift of een kleine sticker. Plan taken met topprioriteit als eerste en geef jezelf voldoende tijd om ze te voltooien, en werk vervolgens aan minder tijdgevoelige dingen rond de als belangrijkste aangegeven taken.  Wees bereid om van tijd tot tijd je prioriteiten te veranderen. Dingen kunnen er op het laatste moment tussenkomen en vereisen je onmiddellijke aandacht. Je zult van tijd tot tijd moeten stoppen met wat je aan het doen bent en je energie en tijd richten op deze onverwachte taken. Zorg er gewoon voor dat het niet te vaak voorkomt. Als je merkt dat je consequent je prioriteiten gedurende de dag aan het herschikken bent, dan is er iets mis. Hoewel kleine aanpassingen in je planning kunnen worden verwacht, betekenen voortdurende aanpassingen waarschijnlijk dat je in beginsel je prioriteiten niet op orde hebt. Geef jezelf een realistische hoeveelheid tijd om elke taak te voltooien. Als je denkt dat iets een half uur tot een uur in beslag zal nemen, geef jezelf dan een vol uur. Wees realistisch over hoe lang iets duurt om te voorkomen dat je overweldigd raakt of achter raakt op je schema. Het is altijd veiliger om het zeker voor het onzekere te nemen en jezelf meer tijd te geven dan je nodig zult hebben. Als je eerder klaar bent met je taak, dan ben je vrij om de volgende taak aan te pakken – wat uiteindelijk geen invloed op je productiviteit hoeft te hebben. Vergeet niet om tijd in te plannen voor de dagelijkse dingen, zoals eten en douchen. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is belangrijk om tijd vrij te houden voor deze zaken, naast de andere geplande taken, om ervoor te zorgen dat je ze niet overslaat en je door die dingen niet achterloopt op je schema. Gebruik eenvoudige reminders naast je dagelijkse planner, om te helpen bij het onthouden van de belangrijke taken of deadlines. Gebruik post-its of spraak- of tekstwaarschuwingen op je mobiele telefoon, om je te herinneren aan de dingen die je op dat moment moet gaan doen, of dat je iets hebt gepland. Een dergelijk back-upsysteem helpt voorkomen dat je dingen vergeet.  Voorkom afhankelijkheid van andere mensen om ergens aan te denken. Ze zijn waarschijnlijk net zo vergeetachtig als jij bent. Als iets buitengewoon belangrijk is, stel dan meerdere herinneringen in voor jezelf. Je kunt één post-it of telefoonalarm over het hoofd zien, maar meerdere niet. Vraag iemand anders om hulp en delegeer kleinere taken, indien nodig. Je totale planning zal ervan profiteren als je je trots kunt inslikken en iemand vraagt om je te helpen bij een paar kleine klusjes rond het huis, of met het koken van het avondeten op een drukke doordeweekse avond.  Zorg ervoor dat je verantwoordelijkheden delegeert aan gekwalificeerde mensen. Het is niet genoeg om iemand te vragen voor een bepaalde taak. Je wilt wel dat ze die taak goed uitvoeren. Maak er geen gewoonte van om je werk bij anderen neer te leggen. Het weerspiegelt geen tijdmanagementvaardigheden. Het komt eerder over alsof je gewoon lui en ongemotiveerd bent. Van tijd tot tijd is het nodig om vanaf een afstand naar je werk te kijken en te analyseren wat je hebt bereikt, hoe goed je hebt gepresteerd en hoe lang het duurde. Je bewust zijn van deze aspecten van je werk en leven, kan je helpen om wijzigingen aan te brengen in je planning en het dagelijkse patroon van je werkwijze, wat verrassend effectieve resultaten oplevert. Te hard of te lang doorwerken kan leiden tot een burn-out, waardoor het moeilijk is om je te concentreren op zelfs de eenvoudigste taken. Dus neem af en toe even de tijd om te vieren wat je hebt bereikt, en beloon jezelf met iets waarvan je echt geniet.  Zorg ervoor dat je pauzetijd is gewijd aan genieten. Zet je werktelefoon uit en beantwoord geen e-mails. Als je werk vermengt met je vrijetijd, dan beloon je jezelf niet en lukt het niet om een burn-out te vermijden. Als je van maandag tot vrijdag werkt, houd je weekend dan vrij. Als je drie maanden lang aan één project hebt gewerkt, neem dan een korte vakantie als je klaar bent. Ga na wat je dagelijks doet en maak een notitie van hoeveel tijd je eraan besteedt. Je kunt wel eens verrast zijn door hoeveel tijd je eigenlijk verspilt op een dag, in vergelijking met de werkelijke hoeveelheid werk die je verricht. Vergeet niet om alledaagse taken bij te houden, zoals het maken van het ontbijt, huishouden, douchen, enz. Zodra je weet wat je elke dag doet en hoeveel tijd je daaraan besteedt, schrijf je dit op. Door al deze informatie te verzamelen en tegelijk op één pagina te zien, kun je patronen en mogelijk zelfs gebieden zien waar je je tijd aan verspilt.  Wees uitvoerig en duidelijk bij het maken van aantekeningen. Plaats afzonderlijke gebeurtenissen niet bij elkaar, vergeet de kleine taken niet en zorg ervoor dat je exacte tijdsaanduidingen gebruikt voor het bijhouden van je dagbesteding. Het kan nuttig zijn om bepaalde soorten activiteiten te categoriseren. Schrijf huishoudelijke karweitjes bijvoorbeeld in blauw, activiteiten in rood en recreatieve activiteiten in zwart. Dit zal je helpen visualiseren hoe je je tijd besteedt. Spendeer je een uur per dag aan niets doen? Twee uur om te beslissen waar je gaat eten? Acht uur surfen op het internet? Zoek naar patronen in hoe je je tijd doorbrengt en bepaal wat wel en niet nodig is.  Verspil je je tijd vanwege je gebrek aan zelfbeheersing? Ben je een uitsteller? Neem je te veel verantwoordelijkheid op je schouders? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf moet stellen terwijl je beoordeelt hoe je je tijd besteedt.  Je merkt wellicht dat je door de dag heen activiteiten opbreekt op een manier die niet zinvol is. Bijvoorbeeld, het is waarschijnlijk niet verstandig om een half uur te werken en daarna 10 minuten te besteden aan triviale zaken, om vervolgens weer een half uur te werken. Je zult meer geconcentreerd en productief zijn als je een uur werkt en triviale werkzaamheden op een later tijdstip behandelt. Het is beter om je taken aan te pakken door ze in 'blokken te verdelen'. Dit is een methode waarbij je een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd plant voor een enkele taak, zonder enige afleiding. Nu je precies weet waar je je tijd aan besteedt, begin je met het maken van actieve aanpassingen aan je schema. Zorg ervoor dat je gebieden kunt aanwijzen waar je niet minder tijd aan kunt besteden. Enkel omdat iets lang duurt betekent niet dat het verspilde tijd is. Als je echter vier of vijf persoonlijke e-mails verstuurt tijdens je officiële e-mails, dan kun je de hoeveelheid tijd die je aan e-mails besteedt zeker verkleinen. Wat je tijdmanagementprobleem ook moge zijn, er is altijd een oplossing voor. Zodra je hebt besloten waar je tijd verkwist of hoe je je tijd moet besteden, zal je een geplande inspanning moeten verrichten om je tijdmanagement te wijzigen.  Als je te veel tijd bezig bent met het huishouden of koken van je maaltijden en je kunt het je veroorloven, huur dan eventueel een huishoudelijke hulp of een kok in. Voor sommige mensen is hun tijd meer waard dan hun geld. Misschien besteed je een groot deel van je dag doelloos surfend op internet. Je kunt de toegang tot bepaalde internetsites of sociale netwerkaccounts (terwijl je verondersteld wordt om aan iets anders te werken), beperken.
Ga na welke afleidingen je hebt in je leven. Vermijd lange telefoongesprekken. Surf niet overdreven op het web. Hang een 'Niet storen'-bordje op. Maak tijd vrij voor onvermijdelijke afleiding. Noteer alles. Gebruik een agenda. Vermijd dubbele verplichtingen. Vermijd afleiding. Deel je taken in naar belangrijkheid. Wees realistisch. Plan je basisbehoeften. Gebruik een herinneringssysteem. Vraag om hulp. Beoordeel je productiviteit. Beloon jezelf. Houd je dagelijkse activiteiten bij. Noteer al je activiteiten in een notitieblok. Ga na hoe je je tijd besteedt. Overweeg aanpassingen. Als je drie uur per dag besteedt aan het versturen van werk-gerelateerde e-mails, dan is het onwaarschijnlijk dat je deze hoeveelheid tijd zult kunnen terugdringen. Wijzig je gewoonten en normen.
https://www.wikihow.com/Organize-Your-Time-Wisely https://www.wikihow.com/Organize-Your-Time-Wisely https://www.wikihow.com/Organize-Your-Time-Wisely
Avoiding Distractions Using Your Time Efficiently Identifying How You Spend Your Time