Je voorstel opschrijven Je voorstel toelichten Tot een besluit komen
Hoe je in jouw organisatie een voorstel moet indienen bij de directie, kan beschrijven zijn in een werkinstructie of directiereglement. Het is belangrijk dat je de afgesproken werkwijze volgt als je wilt dat jouw voorstel behandeld wordt door de directie.  Veel organisaties hebben de spelregels voor het indienen van een voorstel op papier staan. Als je niet weet waar je dit in jouw organisatie kunt vinden, dan is het secretariaat van de directie een goede start. Ga na of je iemand anders moet vertellen welk voorstel je indient. Informeer in ieder geval jouw leidinggevende, ook al staat dat niet in de afgesproken werkwijze. Als je nog nooit bij een directievergadering geweest bent, kijk dan of je naar zo’n vergadering kunt voordat je jouw voorstel indient. Misschien gaat jouw leidinggevende wel met een ander voorstel naar de directie, en mag jij meegaan. Je kunt dan zien hoe tijdens zo’n vergadering een voorstel besproken wordt. Als je je voorstel schriftelijk in moet dienen, kan het zijn dat jouw organisatie hiervoor een specifiek formulier voorschrijft. Soms gelden er regels voor de volgorde van onderwerpen in het voorstel, soms is het voorstel zelf vormvrij, maar moet je een bepaald voorblad invullen en bij je voorstel voegen.  Het kan zijn dat het formulier te vinden is op het intranet van jouw organisatie of op een gezamenlijke harde schijf. Kun je het niet vinden, vraag er dan naar bij het secretariaat van de directie. Als er geen formulier of template voorgeschreven wordt, zorg dan dat je zelf een goede structuur geeft aan je voorstel. Geef je voorstel een titel die duidelijk weergeeft waar het voorstel over gaat, leg uit waarom je het voorstel doet, wat het voorstel is, en wat de gevolgen zijn van het voorstel. Bij informele organisaties kun je soms tijdens de vergadering zelf nog het voorstel indienen (en dat hoeft dan vaak niet schriftelijk). Bij veel organisaties moet je het voorstel een paar dagen van tevoren indienen, of zelfs een paar weken.  Kijk ook hoe je het voorstel moet indienen. Moet je het bijvoorbeeld naar een bepaalde persoon mailen? Als je een afwezigheidsmelding krijgt nadat je het voorstel verstuurd hebt, zorg dan dat je het voorstel ook naar de vervanger stuurt. Zorg dat je het voorstel compleet indient, en in het juiste bestandsformaat (bijvoorbeeld pdf). Het zou jammer zijn als jouw voorstel teruggestuurd krijgt en je vervolgens de deadline mist. Leg duidelijk uit wat je wilt. Een goed voorstel is kort en bondig, en beschrijft nauwkeurig wat jij wilt dat de directie gaat doen, of welk standpunt jij wilt dat de directie inneemt. Gebruik actieve woorden en zorg dat elk woord relevant is.  Aan de ene kant wil je alle relevante details opnemen. Aan de andere kant wil je niet dat de directie verzuipt in de hoeveelheid informatie. Probeer de gulden middenweg te vinden. Zorg in ieder geval dat alle essentiële informatie in het voorstel staat. Als je genoeg voorbereidingstijd hebt, kan het slim zijn iemand anders mee te laten kijken. Laat het voorstel door een collega lezen en vraag of die nog overbodige dingen ziet in het voorstel. Als je een vaag voorstel indient, is de kans kleiner dat het voorstel aangenomen wordt. Directieleden zullen niet snel voor een voorstel stemmen als ze niet snappen wat het betekent, of als het op meerdere manieren geïnterpreteerd kan worden. In het algemeen wil je in je voorstel zo min mogelijk ruimte laten voor interpretatie. Als je bijvoorbeeld wilt dat jouw bedrijf overstapt van schoonmaakmiddel ABC naar schoonmaakmiddel XYZ, noem die merken dan specifiek. Als de directievergadering niet openbaar is, is het vaak de bedoeling dat je buiten de vergaderzaal wacht tot je aan de beurt bent. Stuur een berichtje naar de notulist zodra je er bent, zodat hij of zij weet dat hij of zij je naar binnen kan roepen als je aan de beurt bent. Als de spreker voor jou de vergaderzaal verlaat, kun je vaak direct naar binnen. Kijk daarbij de directie aan, om te zorgen dat ze weten dat je er bent. Wanneer je aan de beurt bent, zal de voorzitter jou het woord geven. Zeg “Dank u wel”. Afhankelijk van wat in jouw organisatie gebruikelijk is, blijf of ga je zitten, of ga je voor de groep staan. Als je een presentatieprogramma gebruikt, ga dan naast het beeldscherm staan. Zorg dat je niet tussen het beeldscherm en de aanwezigen in staat. Als de aanwezigen jou niet kennen, vertel dan wie je bent. Leg vervolgens uit waarom je er bent.  Hou je introductie kort. Je hoeft niet je levensgeschiedenis te vertellen; vaak is het voldoende om te zegen wat jouw functie of jouw rol in de organisatie is. Zeg dat je een voorstel ingediend hebt en wat het onderwerp van het voorstel is. Geef aan welke documenten met het voorstel meegestuurd zijn. Eventueel kun je vragen of iedereen in de gelegenheid is geweest om het voorstel te lezen. Daarmee kun je bepalen hoe uitgebreid je je voorstel toe moet lichten. Leg uit wat het voorstel inhoudt en waarom je het voorstel doet. Eindig met één zin waarin je samenvat welk besluit je vraagt van de directie. Vaak staat er een bepaalde tijdsduur voor de behandeling van het agendapunt. Hou daar rekening mee. Zorg dat je met jouw toelichting ruim binnen de tijd blijft, zodat er tijd over is voor discussie.  Je voorstel moet altijd positief geformuleerd zijn. Vertel de directie wat jij vindt dat ze moeten doen; niet wat jij vindt dat ze niet moeten doen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik vraag u te besluiten om het gebruik van schoonmaakmiddel ABC te beëindigen en in plaats daarvan schoonmaakmiddel XYZ in te kopen.” Het kan zijn dat een of meerdere leden van de directie vragen hebben over het voorstel. Beantwoord die.  Hou je antwoorden kort en bondig. Als je de vraag niet goed begrijpt, vraag dan om toelichting. Of herhaal de vraag en je eigen bewoordingen, en toets bij de vraagsteller of dat is wat hij of zij bedoelt. Nadat alle vragen gesteld en beantwoord zijn, zal de voorzitter de discussie afronden. De voorzitter zal vervolgens aan de aanwezigen vragen wat zij van het voorstel vinden. Als je bijvoorbeeld het voorstel hebt gedaan om van schoonmaakmiddel te wisselen, zal de voorzitter iets zeggen als “Moet onze organisatie overstappen van schoonmaakmiddel ABC naar schoonmaakmiddel XYZ?” De voorzitter zal zo’n vraag aan de rest van de directie als ja/nee-vraag stellen. De leden van de directie krijgen nu de kans hun mening over het voorstel te geven.  Laat de directieleden uitpraten. Je krijgt misschien dingen te horen waar je het helemaal niet mee eens bent. Het is dan toch belangrijk om de ander uit te laten praten. Richt je reactie aan de voltallige directie. Als je reageert op een argument, richt je dan tot alle aanwezig en niet tot één persoon. Meng je in het gesprek. In een heel formele vergadering kan het zijn dat je moet wachten tot je het woord krijgt. In meer informele vergaderingen kun je direct reageren op anderen. Blijf respectvol, ook als je het totaal niet eens bent met wat een ander zegt. Als directieleden zich in grote lijnen kunnen vinden in je voorstel, maar moeite hebben met een of twee punten, overweeg die dan aan te passen. Als je bijvoorbeeld voorstelt om te wisselen van schoonmaakmiddel per 1 juni, en de directie vindt het voorstel zo goed dat ze dan eerder willen wisselen, stel dan voor om per een eerdere datum te wisselen. Leg daarbij wel uit wat de risico’s daarvan zijn, bijvoorbeeld dat de organisatie dan met grote voorraden van het oude schoonmaakmiddel blijft zitten. Zorg dat je alleen aanpassingen voorstelt waarvan je zeker weet dat ze haalbaar zijn. Laat daarbij merken dat die alternatieven goed doordacht zijn. Als je de indruk geeft dat je ze ter plekke verzint, kunnen directieleden gaan twijfelen aan de onderbouwing van je voorstel. Als je immers zo makkelijk naar een alternatief over kunt stappen, waarom heb je dat dan niet meteen voorgesteld? Nadat de voorzitter vindt dat alle meningen voldoende aan de orde gekomen zijn, zal hij overgaan tot stemming. Dat kan door handopsteken of een mondeling ‘voor’ of ‘tegen’. Alleen de leden van de directie kunnen stemmen. Jij zelf dus niet.  Als in de discussie blijkt dat iedereen het met elkaar eens is, kan de voorzitter de stemming overslaan en eenvoudigweg vragen of iemand bezwaar heeft tegen het voorstel. Als jouw voorstel afgewezen wordt, ga daar dan niet in de vergadering de discussie over aan. Praat liever naderhand met degenen die tegen het voorstel waren, en kijk of je met aanpassingen tot een beter voorstel kunt komen dat wél aangenomen wordt. Als jouw voorstel aangenomen wordt, kan aan jou gevraagd worden om in concept het besluit te schrijven. Dat is vaak een samenvatting van de conclusie van je voorstel, met de eventuele aanpassingen die tijdens de vergadering besproken zijn. Het is slim om van tevoren al zo’n concept-besluit op te stellen. Je moet dan na de vergadering misschien nog wat dingen aanpassen, maar het besluit kan dan wel snel na de vergadering definitief gemaakt worden. Jij en jouw organisatie kunnen dan sneller aan de slag met het uitvoeren van het besluit.
Ga na wat de regels binnen jouw organisatie zijn. Ga na of je een bepaald formulier of template moet gebruiken. Ga na of er een termijn geldt waarbinnen je het voorstel moet indienen. Gebruik heldere taal. Zorg dat jouw voorstel concreet is. Zorg dat je op tijd aanwezig bent. Wacht tot je het woord krijgt. Zeg waarom je er bent. Licht je voorstel toe. Vraag de aanwezigen of zij vragen hebben. Laat de voorzitter aan het woord. Geef de directie de ruimte om met argumenten te komen. Neem deel aan de discussie. Overweeg aanpassingen. Kijk hoe er gestemd wordt over het voorstel. Help mee het besluit te schrijven.
https://www.wikihow.com/Make-a-Motion-at-a-Board-of-Directors-Meeting https://www.wikihow.com/Make-a-Motion-at-a-Board-of-Directors-Meeting https://www.wikihow.com/Make-a-Motion-at-a-Board-of-Directors-Meeting
Writing Your Motion Presenting Your Motion Reaching a Resolution