Reageren op tekstberichten Persoonlijk met iemand spreken Reageren met een e-mail
E-mails, brieven en zelfs persoonlijke gesprekken kunnen een veel formelere structuur krijgen. Vanwege de korte, beperkte aard van tekstberichten, is ontspannener taal vaak geschikter en geeft dit het gesprek een persoonlijker lading.  Je kunt bijvoorbeeld 't' gebruiken in plaats van 'het' om ruimte te besparen, een bericht sneller te typen en een ontspannen toon over te brengen. De regels voor interpunctie zijn vaak veel soepeler in sms-berichten. Zo kan een strikte naleving van het kommagebruik het gesprek gekunsteld en formeel over laten komen. Ga er niet altijd van uit dat een sms-gesprek zo informeel kan zijn, maar als de andere persoon informele taal gebruikt, kun je op dezelfde manier reageren, om hem of haar op zijn of haar gemak te stellen. Als je het sms-gesprek gaande wilt houden, kun je door het stellen van open vragen de andere persoon meer laten zeggen en zijn of haar mening over iets vragen. Vragen stellen die genoeg hebben aan een kort ja of nee, kan een gesprek doen uitdoven.  Als je bijvoorbeeld met iemand praat over een zakelijke aangelegenheid, dan kan je hem of haar iets vragen als: 'Wat vind je van het nieuwe project?' Als je meer inzicht wilt hebben in wat iemand over een onderwerp denkt, probeer dan iets te sms'en als: 'Ik ben het met je eens, maar waarom denk je dat dat zo is?' Sms'jes moeten relatief kort zijn, maar korte of abrupte antwoorden kunnen een gevoel geven dat je boos bent op de andere persoon. Als je reageert op een bericht van een andere persoon, geef hem dan een echte reactie die ten minste een of twee zinnen lang is. Soms is het volkomen acceptabel om te reageren met 'ok' als het zinvol is in de context. Maar vermijd een enkele 'k' als antwoord, omdat dit kortaf en onbeleefd over kan komen. Door het onpersoonlijke karakter van sms'jes kunnen mensen een toon of een emotie interpreteren via afkortingen. Je kunt je betekenis duidelijk overbrengen door interpunctie en emoticons op te nemen als je bericht voor tweeërlei uitleg vatbaar lijkt.  Je kunt bijvoorbeeld reageren met 'Begrepen, bedankt. :)' zodat het bericht niet het gevoel geeft dat je boos bent of kortaf overkomt. Soms kan een punt aan het eind van een woord of zin overkomen alsof je gefrustreerd bent. Het kan bijvoorbeeld veel ontspannener klinken om te zeggen: 'Nee, dat doet het niet' dan om te zeggen: 'Nee. Dat doet het niet.' Voordat je op verzenden drukt, neem je even de tijd om het bericht te bekijken. Controleer op typefouten en zorg ervoor dat je de informatie goed overbrengt en de juiste toon gebruikt. Wanneer je eenmaal een bericht hebt verstuurd, kun je het niet meer terugnemen! Dus is het beter om je sms van tevoren nog even te controleren. Meerdere meldingen en een reeks sms-berichten kunnen de ontvanger ergeren en frustreren. Stuur een reactie dat alles bevat wat je wilde zeggen, in plaats van meerdere, korte berichten te sturen.  Het is oké om nog een bericht toe te voegen als je vergeten bent iets te vermelden of als je iets wilt verduidelijken. Als iemand niet reageert op twee berichten achter elkaar, dan wil diegene misschien niet met je praten of weg van de telefoon. Hoe dan ook, geef de ander de tijd en ruimte om te antwoorden. Sms-berichten zijn bedoeld om kort en bondig te zijn. Als een sms te beperkt is om je gedachten adequaat te uiten, vraag dan aan de persoon of hij of zij je kan bellen, zodat jullie kunnen uitweiden over de zaak of het volledig kunnen bespreken. Probeer iets te sms'en als: 'Dit zou makkelijker uit te leggen zijn via de telefoon. Bel me even als je de tijd hebt, bedankt!' Als iemand met je praat, maak dan oogcontact met hem of haar en let op wat hij of zij je vertelt. Dit laat zien dat je luistert en begrijpt wat de ander probeert te zeggen.  Richt je aandacht volledig op de spreker zodat deze zich op zijn gemak voelt. Leun wat naar voren of vraag de persoon om op een rustiger plek verder te praten, als je moeite hebt om te horen wat er gezegd wordt. Lichaamstaal kan net zoveel zeggen als woorden. Wanneer iemand met je praat, let dan op hun lichaamstaal om een beter idee te krijgen van hoe je moet reageren.  Als iemand bijvoorbeeld blijft rondkijken of aan het wiebelen is op zijn voeten, dan kan hij nerveus of bang zijn. Je kunt dan vragen of de persoon in orde is, in plaats van te reageren op wat ze zeggen. Luister ook naar hoe iets gezegd wordt. Als iemands luid of agressief spreekt, dan kan die persoon boos of agressief reageren op het gesprek. Het kan zijn dat je een andere aanpak moet kiezen als je reageert, om te voorkomen dat de situatie verder escaleert. Als je zo opgewonden of enthousiast bent om te reageren voordat iemand klaar is met praten, zal hij of zij het merken en wellicht boos worden of zich ergeren. Wacht tot de ander klaar is met spreken en je alles hebt gehoord wat de persoon wou zeggen, voordat je begint met het plannen van je reactie. Het is erg onbeleefd om iemand met je eigen gedachten te interrumperen terwijl diegene aan het woord is. Als je met iemand praat, laat diegene zijn of haar verhaal dan afmaken voordat je reageert. Op die manier heb je alle feiten en informatie die de persoon wou overbrengen, zodat je een weloverwogen en doordacht antwoord kunt geven. Soms zullen mensen een extra beetje informatie toevoegen nadat ze klaar zijn met hun gedachte. Ze kunnen bijvoorbeeld iets zeggen als: 'Oh wacht, ik ben iets vergeten te zeggen'. Laat ze dan afmaken wat ze wilden zeggen. Voordat je antwoord geeft, neemt je even de tijd om na te denken over alle informatie die je hebt gekregen. Als je een antwoord geeft dat niet goed doordacht is, kan het de persoon laten zien dat je niet echt luistert naar wat hij of zij heeft gezegd. Even een moment nemen om na te denken over je reactie zorgt er ook voor dat je een intelligent antwoord kunt geven. Als je niet helemaal kon horen of begrijpen wat iemand heeft gezegd, probeer dan niet te reageren met een gedeeltelijke of onjuiste interpretatie. Vraag liever wat de ander heeft gezegd of bedoelt, zodat je een echt antwoord kunt geven.  Als je niet zeker weet wat iemand van plan is of als je hem of haar wilt toestaan uit te leggen wat hij of zij werkelijk bedoelt voordat je reageert, stel dan een open vraag zoals: 'Wat bedoel je daarmee?'  Het is nooit verkeerd om iemand te vragen iets nogmaals te zeggen, als je niet volledig hebt begrepen wat er is gezegd. Nadat je hebt nagedacht over wat er tegen je gezegd is en je hebt nagedacht over hoe je wilt reageren, spreek dan duidelijk en zelfverzekerd. Gebruik geen vage of tegenstrijdige taal om te proberen slimmer of gevatter te klinken. Mensen waarderen oprechtheid, dus geef ze een oprechte reactie die hen laat zien dat je geïnteresseerd bent en dat je de persoon begrijpt.  Zorg ervoor dat ze opletten zodat je jezelf niet hoeft te herhalen. Let op of iemand anders iets wil zeggen en geef hem of haar dan ook de ruimte om dat te doen. Laat de persoon ook reageren op wat je hebt gezegd. Loop niet zomaar weg of beëindig het gesprek direct nadat je de kans hebt gehad om te spreken. Zelfs als je hebt nagedacht over wat je wilde zeggen, is er altijd de mogelijkheid dat iemand het niet met je eens is. Dat is oké! Wees er gewoon op voorbereid dat iemand je woorden betwist of er geringschattend over doet.  Houd je hoofd koel en verlies je geduld niet als iemand je probeert te provoceren. Laat iemand zijn overtuigingen en meningen uitspreken. Probeer niemand te dwingen om je mening te accepteren. Het is belangrijk dat je uit beleefdheid en professionaliteit tijdig op een e-mail reageert. Je hoeft niet onmiddellijk te reageren, maar wel binnen twee dagen. Zelfs als de e-mail niets met jou te maken had of foutief werd verstuurd, kun je het best de afzender wel beantwoorden (span uitgezonderd), zodat deze weet dat je niet de juiste persoon bent. E-mails zijn vaak formeler dan een sms of een telefoontje. Start je e-mail met een 'Hallo' of een 'Hoi' voor de naam van de persoon, om de e-mail goed te openen. Als de persoon op wie je reageert de voorkeur geeft aan een bepaalde begroeting of vraagt om hem of haar bij de naam te noemen, doe dat dan. Als de persoon bijvoorbeeld liever heeft dat je de verkorte versie van zijn of diens naam gebruikt, zoals 'Rob' in plaats van 'Robert', doe dat dan. Je reactie op je e-mail moet correct zijn qua grammatica, spelling en interpunctie. Overmatig gebruik van het uitroepteken kan er echter voor zorgen dat je onoprecht of te enthousiast lijkt. Vermijd het gebruik ervan, tenzij het gepast is. Een uitroepteken is een goede manier om iemand te feliciteren of enthousiasme over te brengen, maar als je ze te veel gebruikt, verliezen ze hun effect. Houd je lettertypekeuze in een klassiek lettertype zodat je e-mail professioneel overkomt. Gebruik geen meerkleurige lettertypes of een lettertype zoals Comic Sans wanneer je een e-mailbericht stuurt. Een klassieke keuze is om een 10 of 12 punts Arial of Times New Roman te gebruiken. Het kan vaak nuttig zijn om de e-mail tegelijkertijd ook naar andere personen te kopiëren, zodat je hen kunt opnemen in een discussie. Een onnodige CC naar een leidinggevende of collega kan de persoon waarop je in eerste instantie reageert echt van streek of boos maken. Als het nodig is om iemand anders in de e-mailketen op te nemen, dan kun je de optie 'blind copy' of 'BCC' gebruiken, zodat geadresseerden van elkaar niet weten wie verder nog een mail heeft gekregen. Als het juiste antwoord is om iedereen in het groepsbericht te beantwoorden, kies dan voor 'Allen beantwoorden' wanneer je je antwoord verstuurt. Maar als je een specifiek onderwerp of probleem aan een persoon moet vragen of uitleggen, reageer dan direct op die persoon. Als er een grote groep mensen onderdeel is van de e-mailketen, maar je hoeft er maar een paar te beantwoorden, kies dan gewoon die mensen om op te reageren. Korte e-mails die geen bijdrage leveren aan een gesprek zijn niet nodig. Tenzij de afzender je vraagt om te bevestigen dat je een e-mail hebt ontvangen en begrepen, is het sturen van een e-mail met de boodschap 'Bedankt' onnodig en vervelend. Een spelfout of grammaticale fout kan je e-mail onprofessioneel doen lijken. Neem even de tijd om je reactie te lezen voordat je op verzenden klikt. Controleer op correcte spelling en grammatica en zorg ervoor dat je het bericht naar de juiste persoon stuurt.  Vertrouw niet blindelings op de spellingscontrole om alles te corrigeren! Lees je e-mail hardop voordat je hem verstuurt, zodat je kunt horen hoe hij klinkt. E-mailprogramma's vullen vaak automatisch e-mailadressen in terwijl je in de adresbalk voor de ontvangers typt, wat ertoe kan leiden dat je per ongeluk een e-mail naar de verkeerde persoon stuurt.
Gebruik eenvoudige taal als je aan het sms'en bent. Stel open vragen om een gesprek gaande te houden. Stuur liever geen antwoorden die kort zijn of uit één woord bestaan. Gebruik interpunctie en emoticons om een toon over te brengen. Lees het bericht nogmaals over voordat je het verstuurt. Stuur niet meerdere berichten achter elkaar. Vraag om even te bellen als het gesprek te ingewikkeld wordt voor een sms. Luister goed als iemand tegen je praat. Besteed aandacht aan non-verbale signalen. Vermijd het plannen van je reactie terwijl iemand praat. Wacht tot de ander klaar is met praten voordat jij iets zegt. Denk na over je reactie, zodat je het zelfverzekerd kunt brengen. Stel vragen als je verduidelijking of meer informatie nodig hebt. Spreek direct en duidelijk als je reageert. Houd er rekening mee dat iemand het niet met je eens is. Reageer binnen 48 uur op een e-mail. Gebruik een professionele begroeting in een e-mail reactie. Gebruik uitroeptekens spaarzaam. Vermijd rare lettertypes in een e-mail. Let op aan wie je de e-mail nog meer stuurt als CC (een kopie). Beslis op wie je wilt reageren in een groepsmail. Stuur geen e-mail alleen maar om te bedanken, tenzij het nodig is. Proeflees je e-mail en controleer de e-mail van de geadresseerde voordat je de mail verstuurt.
https://www.wikihow.com/Respond https://www.wikihow.com/Respond https://www.wikihow.com/Respond
Replying to Text Messages Speaking to Someone In-Person Sending an Email Response