Effectief opleidingsmateriaal ontwikkelen Een communicatieplatform kiezen De medewerker aansturen
Als er uitgebreide instructies op papier zijn, is het voor de medewerkers makkelijker om antwoorden op hun vragen te vinden. E-mail dit handboek naar de medewerker of zet het op een gezamenlijke harde schijf of gedeelde cloud. In het handboek beschrijf je in ieder geval:  De werkzaamheden die bij de functie horen De spelregels die bij het bedrijf gelden Hoe software en online communicatiemiddelen gebruikt moeten worden voor het werk Hoe medewerkers hun leidinggevende kunnen bereiken Probeer te bedenken wat voor vragen de medewerker zou kunnen hebben en tegen welke problemen hij of zij aan zou kunnen lopen. Neem de antwoorden op die vragen en de oplossingen voor die problemen op in het opleidingshandboek. Hoe uitgebreider je bent, hoe makkelijker het voor de medewerker is om het vak te leren.  Zeg bijvoorbeeld niet “Verstuur je werk zodra je klaar bent”, maar liever “Klik op de button ‘Versturen’ om je werk op te sturen wanneer je het klaar hebt. Daarmee wordt jouw werk opgeslagen en keer je terug naar het hoofdmenu.” Leg ook uit hoe de medewerker zijn uren kan schrijven, welke kosten hij eventueel mag declareren en bij wie hij moet zijn als er iets mis gaat. Vertel je medewerker niet alleen wát hij moet doen, maar ook hoeveel hij moet doen. Is er een minimale productie per dag, of per week? Welke deadlines gelden er? Hoe vaak moet de medewerker jou informeren over de voortgang? Wees daar duidelijk over naar je medewerker. Je kunt bijvoorbeeld zeggen “We verwachten dat je vijf telefoontjes per uur afhandelt” of “Je moet tussen 9 uur ’s ochtends en 5 uur ’s middags minimaal één keer per uur kijken of je nieuwe e-mails hebt ontvangen.” Als de medewerker bepaalde software of apparatuur moet gebruiken, zorg dan voor duidelijke instructievideo’s of afbeeldingen die uitleggen hoe de medewerker de software of apparatuur moet gebruiken.  Om uit te leggen hoe een bepaald computerprogramma werkt, helpt het als je een schermopname maakt van elke stap in het proces. Diagrammen en tekeningen kunnen nuttig zijn voor medewerkers die speciale apparatuur moeten installeren. Als je veel telewerkers hebt, kun je overwegen om een bedrijf in te huren dat een online opleidingsmodule maakt waarmee je een deel van het opleidingsproces automatiseert (‘e-learning’). Zo’n bedrijf helpt je om een op jouw bedrijf afgestemd platform te ontwikkelen waarop jouw medewerkers zelf aan de slag kunnen en kunnen leren aan de hand van video’s en interactieve hulpmiddelen.  Grote aanbieders van personeelsdiensten kunnen vaak online opleidingsmodules maken, maar er zijn ook kleine bedrijven die hierin gespecialiseerd zijn. Hoewel dit een duurdere optie is, bespaart het je op langere termijn veel tijd als je vaak medewerkers moet opleiden. Zelfs als een medewerker telewerkt, kan hij of zij misschien wel naar kantoor komen voor een training. Dat is vaak de snelste en meest effectieve manier om telewerkers die dichtbij een kantoor of filiaal van jou bedrijf wonen, de kneepjes van het vak te leren. Als de telewerker ver weg woont, is dit niet altijd mogelijk. Telefonische training of een training per video geeft een persoonlijker karakter aan de opleiding en kan helpen om belangrijke details voor de functie te verduidelijken. Als je wekelijks belt of videobelt met jouw medewerker, kun je zijn of haar voortgang goed monitoren terwijl je de medewerker nog steeds veel flexibiliteit van de functie.  Conferencecalls werken goed voor telewerkers die betrokken zijn bij bijvoorbeeld strategie of marketing, omdat je op die manier makkelijk kunt praten over plannen, en ideeën kunt uitwisselen. Als jij en je medewerker in verschillende tijdzones zijn, zorg dan dat je een tijdstip kiest dat uitkomt voor jullie allebei. Bekende software waarmee je via internet kunt bellen of videobellen is bijvoorbeeld Skype of Slack. Voor werk dat samenwerking of veelvuldige communicatie tussen collega’s vereist, kan instant messaging heel handig zijn. Collega’s kunnen hiermee snel contact leggen met elkaar.  Als jouw telewerkende medewerker vragen heeft over het werk, kan hij of zij jou bereiken via de instantmessagingdienst en op die manier snel antwoord krijgen. Bovendien kun je via instant messaging snel feedback geven. Er zijn veel gratis instantmessagingdiensten beschikbaar, bijvoorbeeld WhatsApp, Line en Spark. Instant messaging is minder zinvol als jouw telewerkende medewerker op heel andere tijden werkt dan de rest van het team. E-mail is een goede manier om te communiceren als de telewerker op andere uren werkt, in een heel andere tijdzone, of zijn eigen rooster bepaalt. Mededelingen, opleidingsmateriaal, links en bijlagen stuur je eenvoudig per e-mail. Maak afspraken over hoe snel je een reactie verwacht op e-mails. Geef de medewerker taken die hij in een bepaalde volgorde moet uitvoeren, en stel een deadline per taak. Hiermee geef je de telewerker richting, en weet de medewerker wat van hem of haar verwacht wordt. Zeg bijvoorbeeld: “Ik wil graag dat je aan het eind van je eerste week weet hoe deze software werkt. We verwachten dat je de eerste maand in totaal € 10.000 aan opdrachten binnenhaalt.” Geef de eerste paar weken regelmatig constructieve feedback op de werkzaamheden van de medewerker. Als je merkt dat de medewerker de werkzaamheden snapt, dan kun je geleidelijk aan minder feedback geven. Met constructieve feedback help je de medewerker om zich het vak snel eigen te maken.  Zeg bijvoorbeeld: “Jouw ontwerpen zijn heel goed, maar ik denk dat je je beter kunt beperken tot één kleurenschema. Dat past beter bij ons merk.” De eerste taak is bij voorkeur iets kleins. Een overzichtelijke taak die snel afgerond kan worden. Bijvoorbeeld een kort artikel of een eenvoudige spreadsheet die binnen een dag gemaakt kan worden. Op die manier kun je snel feedback geven. Moedig de medewerker aan om vragen te stellen. Vraag de medewerker ook wat hij van het inwerkprogramma vindt. Daar kun je van leren. Als er dingen onduidelijk zijn in het opleidingsmateriaal bijvoorbeeld, kun je die aanpassen voor de volgende keer.  Als de medewerker met een vraag naar jou toe komt, geef dan zo goed mogelijk antwoord. Als het antwoord in het opleidingshandboek staat, verwijs de medewerker dan naar het juiste hoofdstuk. Als de medewerker helemaal geen vragen stelt, vraag dan aan de medewerker hoe het gaat. Lukt het allemaal met de opleiding en de werkzaamheden? Zijn er misschien nog dingen onduidelijk? Als je graag meer algemene feedback wilt, overweeg dan om een online onderzoek te doen. Met een korte vragenlijst kun je al veel nuttige informatie boven water krijgen. Blijf zowel tijdens de inwerkperiode als daarna in contact met alle telewerkers. Informeer hen over ontwikkelingen binnen het bedrijf. Met nieuwsbrieven, webinars of wekelijkse conferencecalls blijven je telewerkers betrokken bij het bedrijf. Het is makkelijk voor telewerkers om zich buitengesloten te voelen. Omdat ze niet op een bedrijfslocatie komen, missen ze nieuws wat daar bij de koffieautomaat gedeeld wordt. Moedig telewerkers en niet-telewerkende collega’s aan om met elkaar in contact te blijven via socialmedia en instant messaging, en kies ervoor om wat vaker te videobellen in plaats van 'gewoon' te bellen.
Stel een opleidingshandboek samen voor de medewerker. Leg gedetailleerd uit wat de werkzaamheden inhouden. Stel doelstellingen vast. Voeg instructievideo’s toe en afbeeldingen. Investeer in een webbased opleidingsprogramma voor grote bedrijven. Vraag ze om voor opleidingen naar kantoor te komen als dat kan. Organiseer conferencecalls voor een meer persoonlijke opleiding. Gebruik een instantmessagingdienst om snel vragen te kunnen beantwoorden. Gebruik e-mail als de medewerker zijn eigen uren bepaalt. Geef de medewerker doelstellingen die hij of zij moet halen. Geef in het begin veel feedback. Vraag om feedback aan de medewerker. Communiceer regelmatig met alle telewerkers.
https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees
Creating Effective Training Materials Choosing a Communication Platform Supervising the Employee