Een goed begin Tot slot Kort en bondig
De ontvanger zou een goed idee moeten hebben van waar de email over gaat—nog voordat hij/zij de email geopend heeft. Houd het kort en bondig; een lange onderwerpregel kan nogal hinderlijk zijn. Voor een inleidende email volstaat het over het algemeen om te schrijven: "Introductie - Jouw Naam".  Zorg ervoor dat dat je onderwerpregel als eerste invoert! Vaak bewaart men de onderwerpregel voor het laatst; dit kan ervoor zorgen dat je helemaal vergeet de onderwerpregel te schrijven. Mobiele apparaten laten meestal slechts 25-30 tekens van de onderwerpregel zien—houd het dus kort. Begin niet met "Hallo" of "Hey". Je kunt dat soort begroetingen gebruiken als je de persoon eenmaal hebt leren kennen. Begin liever met een beproefde en betrouwbare groet. Gebruik de voornaam van de ontvanger niet in je aanhef.   "Geachte heer/mevrouw"— Dit is altijd een goede optie. "Aan alle betrokken/"Aan wie het aanbelangt"—Gebruik deze optie alleen als je niet zeker weet wie de email zal ontvangen. In de eerste zin dien je jezelf voor te stellen aan je ontvanger. Dit helpt hen de rest van de email te associëren met een naam.   "Mijn naam is…" Voeg eventueel je titel toe. Als je meerdere titels hebt, schrijf ze dan niet allemaal uit. Kies gewoon voor de belangrijkste of meest relevante. Niemand vindt het leuk om al zijn emails te lezen, dus zorg ervoor dat je de ontvanger bedankt voor het lezen van die van jou. Deze eenvoudige hoffelijkheid zal het humeur van de ontvanger aanzienlijk verbeteren, en de kans vergroten dat jij antwoord krijgt.   "Bedankt dat u de tijd genomen heeft om deze email te lezen." "Ik waardeer dat u er de tijd voor genomen heeft om deze email te lezen." Vraag de ontvanger om je terug te mailen of bellen, om over je verzoek na te denken, of wat dan ook. Een vraag stellen is ook een goede manier om iemand bij jouw mail te betrekken.   "Laten we een keer afspreken voor lunch." "Wat vindt u van…?" "Ik kijk uit naar uw antwoord." "I look forward to your response" Als je een zakelijke email afsluit, zorg er dan voor dat de slotgroet dankbaar doch beknopt is. Een eenvoudige slotgroet zorgt ervoor dat de email professioneel blijft, maar geeft ook blijk van jouw dankbaarheid.   "Met vriendelijke groet(en)" "Hoogachtend" "Bedankt" "Bij voorbaat dank, " Niet: "Groetjes", "Mvg", etc. Als je je maildienst niet zo ingesteld hebt dat je mails automatisch ondertekend worden, zorg er dan voor dat je afsluit met je naam, titel, en contactgegevens. Overdrijf het niet met vijf telefoonnummers, twee emailadressen, en drie websites. Houd het simpel, zodat de ontvanger weet hoe hij/zij op de beste manier contact met jou op kan nemen. Zet geen citaten of motto's in je ondertekening.   Jan Janssen   jan.janssen@mail.nl 06 123 456 78   www.janjanssenswebsite.nl Voordat je op "Verzenden" drukt dien je even de tijd te nemen om je email te proeflezen. Corrigeer eventuele foutjes in de spelling en grammatica. Aangezien deze email de eerste correspondentie tussen jou en de ontvanger is, wil je dat de eerste indruk zo goed mogelijk is. Spel- en grammaticale fouten zullen afbreuk doen aan de professionaliteit van je email. Laat de ontvanger weten hoe je achter zijn/haar contactgegevens gekomen bent. Dit laat zien dat je hiervoor de juiste kanalen gebruikt hebt, en dat je het niet op slinkse wijze verkregen hebt.   "Uw kantoormanager heeft me uw emailadres doorgestuurd." "Ik heb dit emailadres op uw website gevonden." "Die-en-die zei dat ik contact met u op moest nemen." Het geheugen van de ontvanger opfrissen kan tot meer betrokkenheid leiden.   "We hebben elkaar kort gesproken op de conferentie vorige week." "We hebben elkaar gisteren over de telefoon gesproken." "Ik heb uw presentatie over … gezien." Hierdoor kun je een verstandhouding opbouwen, en voorkomen dat jullie zakelijke emails te kil klinken. Om gezamenlijke interesses te vinden moet je misschien op onderzoek uitgaan. Bekijk bijvoorbeeld eens op Facebook, Twitter, of LinkedIn.   Laat de ander weten hoe je erachter bent gekomen dat jullie een interesse delen—doe je dat niet, dan lijk je wel een stalker. Probeer de gezamenlijke interesses het liefst zakelijk te houden. Denk bijvoorbeeld aan iets in jullie branche, of een professionele passie die jullie delen. Wacht niet te lang om ter zake te komen. Een email waarin pas na zes paragrafen duidelijk wordt waar het over gaat zal door niemand uitgelezen worden. Leg luid en duidelijk uit wat je wilt, en waarom je contact opneemt met de ontvanger. Als je om advies vraagt of een ander verzoek doet, zorg er dan voor dat dat behapbaar is—zeker als dit jullie eerst contact is.   "Ik zou graag meer willen weten over…" "Ik zou graag eens met u afspreken om… te bespreken." "Ik zou graag uw mening horen over…" Van de hak op de tak springen zorgt ervoor dat de ontvanger zijn/haar interesse zal verliezen, of zal vergeten waarom je ook al weer gemaild hebt. Houd je inleidende email simpel, en vraag de ontvanger slechts om één ding.
Zorg voor een goede onderwerpregel. Begin met een zakelijke aanhef. Stel jezelf voor. Bedank de ontvanger voor zijn/haar tijd. Roep op tot actie. Beëindig de email. Onderteken de mail. Proeflees je mail. Leg uit hoe je aan het emailadres van de ontvanger gekomen bent. Praat over de laatste keer dat jullie elkaar ontmoet hebben (indien van toepassing). Deel een gezamenlijke interesse. Leg uit waarom je contact opgenomen hebt. Houd de email gefocust op één onderwerp.
https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email
Starting Strong Signing Off Keeping it Concise