Deel 1: Over de juiste vaardigheden beschikken
Als receptionist ben je het visitekaartje van het bedrijf-- --jij bent degene met wie de klant het eerste spreekt, en naar wie medewerkers toe komen voor informatie en planning. Naast het aannemen van gesprekken en het doorverwijzen van bezoekers heb je vaak te maken met klanten, organiseer je allerlei gebeurtenissen, regel je afspraken, etc. Omdat dit veel verantwoordelijkheden geeft is het belangrijk dat je als receptionist goed georganiseerd bent, zodat je meerdere dingen tegelijk kunt doen. Als je niet in staat bent verschillende taken tegelijk op je te nemen en die in de juiste volgorde af te handelen, hou je het niet lang vol als receptionist.  Een goede manier om georganiseerd te zijn is door te investeren in een archiveringssysteem waarmee jij goed kunt werken. Het is belangrijk dat je weet welke papieren en informatie je baas, collega's en klanten nodig kunnen hebben. Bewaar al deze informatie in verschillende mappen -- op het bureaublad van je computer of op papier. Deel je systeem in op de manier die voor jou het beste werkt -- als je daarvoor plaknotities in neonkleuren nodig hebt, is het ook prima. Georganiseerd zijn betekent ook dat je jezelf kunt motiveren--je hebt niemand nodig die je zegt hoe je iets moet doen, of om je op het juiste pad te houden. Als je goed georganiseerd bent weet je precies welke taken je op een dag af moet hebben, en welke dingen prioriteit hebben. Zorg dat je (heel veel) telefoonnummers bij de hand hebt, bijvoorbeeld die van collega's, aannemers, verkopers, hulpdiensten, enz. Je zult ze stuk voor stuk op een bepaald moment nodig hebben. Sla de telefoonnummers op in een speciaal computerprogramma of in een Rolodex. Het belangrijkste stuk technologie waarmee een receptionist te maken heeft is de telefoon--en al die knopjes en lijnen die daarmee te maken hebben. Computervaardigheden zijn ook onontbeerlijk--de meeste receptionisten moeten weten hoe je e-mails verzendt en moeten goed met een tekstverwerker om kunnen gaan. Het is ook nuttig als je weet hoe je spreadsheets maakt en programma's kunt gebruiken die specifiek zijn voor het bedrijf waar je werkt.  Hou in gedachten dat je zeer waarschijnlijk ook met de kopieermachine, scanner en printer moet kunnen omgaan (en problemen moet kunnen oplossen die je collega's ondervinden als ze met deze apparaten werken). Als je weet wat voor apparaten er bij jou gebruikt worden, duik dan in de handleidingen zodat je de meest voorkomende problemen kunt oplossen. Er wordt op gerekend dat de receptionist te allen tijde achter zijn/haar bureau zit--het bedrijf krijgt een slechte naam als niemand de telefoon opneemt, of als de wachttijden erg lang zijn. Maak van betrouwbaar zijn je prioriteit--als je baas weet dat hij op je kan bouwen en dat je er altijd bent om te helpen maak je jezelf onmisbaar. Een belangrijk deel van receptionist zijn is het luisteren naar andere mensen-- aan de telefoon, als een klant een vraag stelt aan de balie, of wanneer er informatie aan je wordt doorgegeven. Als je goed kunt luisteren kun je efficiënter werken--je zult problemen makkelijker kunnen oplossen als je meteen begrijpt wat iemand aan je vraagt, en je kunt klanten beter doorverwijzen naar de afdeling waar ze geholpen kunnen worden. Als je baas je vraagt iets te doen, maak dan notities van de bijzonderheden. Als een klant belt, zorg dan dat je zijn informatie opschrijft (naam, contactgegevens, wat hij wil, enz.). Notities helpen je georganiseerd te blijven en herinneren je aan alle kleine dingen die op een dag voorbij komen. Schrijf je notities op in een notitieboekje of in een notebook en hou dat altijd bij je. Het zal je verbazen hoe nuttig dat is, vooral als je wilt weten wat die persoon die vijf uur geleden belde ook al weer wilde. Zorg dat je boodschappen in detail uitschrijft en dat je naleest wat je hebt geschreven. Herhaal de boodschap en/of de contactgegevens terwijl je het opschrijft zodat je zeker weet dat je de juiste informatie hebt. ". Zorg dat de telefoon na één of twee keer overgaan wordt opgenomen. Het is niet goed om mensen langer dan een minuut in de wacht te zetten (dat is langer dan je misschien denkt).  Luister goed naar de naam van de persoon waar degene die belt om vraagt. Herhaal het als je het zeker wilt weten. Vraag of de beller de naam kan spellen als het moeilijk te verstaan is. Verbind het gesprek netjes door met een standaard zin, zoals "Een momentje alstublieft, ik verbind u door met meneer Smit". Of als diegene in gesprek is: "Meneer Smit is op dit moment in gesprek. Wilt u even wachten of zal ik de boodschap doorgeven?". Bedank de beller beleefd en verbind het gesprek door. Je moet misschien tekenen voor een levering. Zorg dat je handtekening leesbaar is. De bezorger heeft misschien aanwijzingen nodig waar hij het pakket moet neerleggen. Zorg dat je de juiste medewerkers contacteert voor zulke zaken. Nadat de bezoeker heeft verteld wie hij is en naar wie hij op zoek is, leg je contact met die persoon en vertel je wie er is. Een standaard zin die je daarvoor kunt gebruiken is: "Meneer Smit, Mevrouw Jansen van XYZ b.v. is hier voor de afspraak van 2 uur". Probeer altijd een voor- en achternaam te geven, en het bedrijf dat diegene vertegenwoordigt. Het is handig om te vragen of hij/zij een afspraak heeft. Meneer Smit zal dan verdere instructies geven waar je de klant kunt laten wachten en hoe lang dat zal duren. Je kunt de bezoeker dan vertellen: "Meneer Smit komt er zo aan". Of: "Meneer Smit zegt dat hij een vergadering aan het afronden is en dat hij er over 5 minuten aan komt. Gaat u even zitten".
Zorg dat je over uitstekende organisatorische vaardigheden beschikt. Zorg dat je een beetje technische kennis hebt. Wees betrouwbaar. Wees een goed luisteraar. Maak overal notities van. Beantwoord de telefoon beleefd met een standaard begroeting, zoals "Goedemorgen, u spreekt met ____(jouw naam), van ____(naam van het bedrijf), waarmee kan ik u van dienst zijn? Begroet pakketbezorgers met dezelfde professionaliteit en beleefdheid als elke andere bezoeker. Ontvang klanten die naar het bedrijf komen effectief en beleefd.
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Receptionist
Having the Right Skills