Държавен вестник, бр. 49, 2006 г., стр. 66

С Т Р .  66
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
Б Р О Й  49
Посочените изисквания се прилагат съответ-
но към извършваните функции от митническите
органи по отношение на земеделските разходи.
II. Организация на контрола
1) Процедури по одобряване на молбите
(а) Разплащателната агенция изготвя подроб-
ни процедури за приемане, вписване и обработва-
не на молбите, включително и описание на всички
приложени документи;
(б) всяко длъжностно лице, отговорно за ото-
ризацията, трябва да има на свое разположение
подробен контролен лист за проверките, които
следва да извърши, като вписва, че тези проверки
са извършени; това потвърждение може да бъде
извършено и по електронен път; трябва да има до-
казателство за проверка от по-старши служител
по ред, утвърден от ръководителя на Разплаща-
телната агенция;
 (в) молбите се оторизират за плащане, след
като бъдат направени достатъчни проверки за
потвърждение, че са в съответствие с правилата
на Общността; тези проверки включват проверки-
те, изисквани от регламентите, определящи спе-
цифичните мерки, в съответствие с които помощ-
та е била поискана, и тези, изисквани по чл. 9 от
Регламент № 1290/2005 за предотвратяване и раз-
криване на измами и нередности в съответствие
със съществуващия риск; за Европейския селскос-
топански фонд за развитие на селските райони
(ЕСФРСР) има допълнителни процедури за пот-
върждаване, че критериите за разрешаване на по-
мощта са спазени и са в съответствие с всички при-
ложими правила на Общността, особено с прави-
лата, свързани с обществените поръчки и опазва-
нето на околната среда;
(г) ръководството на агенцията, на подходящо-
то за това ниво, редовно и своевременно се инфор-
мира за резултатите от извършения контрол, така
че да бъдат взети под внимание, преди помощта да
бъде изплатена;
(д) извършената работа подробно се описва  в
доклад, съпътстващ всяка молба, група от молби
или където е нужно в доклад, покриващ една сто-
панска година; докладът се придружава от пот-
върждение за допустимостта на одобрените мол-
би и за същността и обхвата на извършената ра-
бота; за ЕСФРСР има допълнително потвържде-
ние, че критериите за отпускане на помощ са спа-
зени и са в съответствие с всички приложими
правила на Общността, особено правилата, свър-
зани с обществените поръчки и опазването на
околната среда.
Ако някоя от физическите или администра-
тивните проверки не е пълна, а е извършена въз
основа на избрана извадка от молби, те се посоч-
ват, описва се методът за определяне на извадка-
та и в доклада се отразяват резултатите от всички
проверки и предприетите мерки при установени
несъответствия и нередности. Одобрените молби
се придружават от достатъчно документи, които
удостоверяват, че са извършени всички необхо-
дими проверки за тяхната допустимост;
(е) когато документите (на хартия или в елек-
тронен вид), отнасящи се до одобрените молби и
до извършените проверки, се съхраняват от други
органи, тези органи и Разплащателната агенция
създават процедури за осигуряване проследяемост-
та на всички документи, отнасящи се до определе-
ни плащания, направени от агенцията.
2) Процедури за плащане
Разплащателната агенция приема необходими-
те процедури, които гарантират, че плащанията са
извършени само по банкови сметки, принадлежа-
щи или на кандидата, подал молбата, или на негов
пълномощник. Плащането се извършва в рамките
на пет работни дни от датата, от която са отчислени
от Европейския фонд за гарантиране на селското
стопанство (ЕФГСС) и ЕСФРСР. Приемат се про-
цедури, които гарантират, че всички плащания, по
които не е извършен превод, са рекредитирани във
фондовете. Не се извършват плащания в брой. Пот-
върждавенето на одобрението от служителя или от
неговия контрольор може да се извърши по елект-
ронен път, ако е осигурено нужното ниво на сигур-
ност и идентичността на подписващия е въведена в
електронните регистри.
3) Счетоводни процедури
(а) счетоводните процедури гарантират, че
месечните, тримесечните (за ЕСФРСР) и годиш-
ните декларации са пълни и точни и са подадени
навреме, а ако е имало някакви грешки или про-
пуски, те са открити и поправени чрез проверки и
съгласуване, които се извършват периодично;
(б) осчетоводяването при интервенционно скла-
диране гарантира, че приемането на количествата
и свързаните с тях разходи са правилно и своевре-
менно извършени и записани за всяка обособена
партида в правилната сметка на всеки етап от одоб-
ряването на офертата до физическото разпореж-
дане на продукта, в съответствие с приложимите
регламенти и че качеството и видът на наличнос-
тите във всяко местонахождение могат да бъдат
определени по всяко време.
4) Процедури по аванси и гаранции
Плащането на аванси се отрязява отделно в сче-
товодната отчетност или вторичните документи.
Приема се процедура, която осигурява, че:
(а) се получават гаранции само от финансовите
институции, които изпълняват изискванията на
Регламент № 2220/85, одобрени са от съответните
власти и одобренията са валидни, докато гаранци-
ите бъдат изчистени или потърсени по искане на
агенцията;
(б) авансите са изчистени в определения срок, а
тези, които са просрочени, незабавно ще бъдат ус-
тановени и гаранциите ще бъдат потърсени.
5) Процедури за вземанията
Всички изисквания по т. 1—4 се прилагат съот-
ветно към налозите, активираните гаранции, въз-
становените плащания, определените приходи и
др., които Разплащателната агенция събира в пол-
за на ЕФГСС и ЕСФРСР.
Разплащателната агенция въвежда система за
определяне на пълния размер на вземанията, кой-
то е записан в счетоводната книга за вземанията.
В счетоводната книга за вземанията фигурират
всички предишни вземания до тяхното събиране.
Счетоводната книга за вземанията периодично се
проверява и просрочените вземания се събират.
6) Одиторска следа
Информацията за документите, доказващи ото-
ризацията, осчетоводяването и плащането на за-
явките и администрирането на авансите, гаранци-
ите и задълженията, се съхранява в агенцията, за
да се гарантира по всяко време достатъчно ясна
одиторска следа.