Държавен вестник, бр. 15, 2012 г., стр. 114

СТР.  114	
Д Ъ Р Ж А В Е Н  В Е С Т Н И К 	
БРОЙ  15
професионална квалификация по професия-
та „Офис секретар“ с придобиване на втора 
степен на професионална квалификация или 
„Деловодител“ с придобиване на първа степен 
на професионална квалификация, обучението 
им се зачита и се организира надграждащо 
обучение. Съдържанието на това обучение 
се определя след сравнение на компетен-
циите и резултатите от ученето, описани 
в държавните образователни изисквания 
(ДОИ) за придобиване на квалификация по 
съответните професии.
2. Описание на професията
2.1. Трудови дейности, отговорности, лич-
ностни качества, особености на условията на 
труд, оборудване и инструменти, изисквания 
за упражняване на професията, определени в 
законови и подзаконови актове (здравословно 
състояние, правоспособност и др.)
Офис мениджърът извършва трудовата си 
дейност в предприятие или организация във 
всички сфери на стопанството, като спазва 
всички законови и нормативни актове, ка-
саещи конкретната дейност.
Офис мениджърът обработва информа-
ционните потоци, координира и осигурява 
безпроблемно протичане на деловата дейност 
на звената в предприятието или офиса. Той 
координира бизнес кореспонденцията на 
ръководителя и организацията (писма, фак-
сове, електронна поща и други документи), 
като спазва приетите стандарти; предава и 
получава информация по факс и интернет; 
прави копия; поддържа деловодство в изря-
ден и удобен за употреба вид и води архив.
Офис мениджърът планира и организира 
своята дейност в съответствие с план-графи-
ка, проявява инициативност за подобряване 
организацията и ефективността на работата 
в офиса. Своевременно отговаря на телефон-
ните обаждания, дава точна и изчерпателна 
информация по поставените въпроси или 
насочва разговора към съответния отдел 
или специалист.
Офис мениджърът регистрира телефон-
ните обаждания. В случай че прекият ръко-
водител или търсеният служител отсъства, 
записва: дата, име, предмет на обаждането, 
за кого е и телефон за обратна връзка. Той 
организира работни срещи с клиенти, пред-
ставители на технически служби, държавна 
администрация, контролни органи и други 
лица във връзка с дейността на предприяти-
ето, като спазва деловия тон на общуване. 
Той участва в набирането на информация 
от страната и чужбина за областта, в която 
работи фирмата, и запознава с нея други-
те служители по предварително зададени 
указания. Подпомага дейностите по про-
веждане на рекламни кампании, панаири, 
изложения и др., свързани с представянето 
на предприятието. Организира командиров-
ки, семинари, посещения на предприятия на 
представители на предприятието и гости от 
страната и чужбина. 
Офис мениджърът следи за техническата 
изправност на офис оборудването, органи-
зира и контролира аварийните ремонти и 
изготвя график за планови ремонти. Той 
координира дейностите по осигуряване на 
канцеларски и други материали за звената 
в предприятието. Той координира дейност-
ите, свързани с подбора и назначаването на 
персонал в администрацията и други звена 
на предприятието. Организира и контролира 
провеждането на първоначален и периодичен 
инструктаж на работниците и служителите. 
Определя потребностите от обучение, квали-
фикация и преквалификация на персонала 
и организира това обучение. Наблюдава 
работата на работниците и служителите и 
прави предложения за наказания и награди. 
Офис мениджърът носи отговорност за 
офис организацията, координацията, ко-
респонденцията и телефонното обслужване 
на дейността на предприятието. Отговаря 
за качественото и в срок изпълнение на 
поставените задачи, за опазване на повери-
телна фирмена информация и за спазване 
на технологичната дисциплина и вътрешния 
ред. Той отговаря за средства и предмети 
на труда и носи финансова отговорност 
за зачислената електронноизчислителна 
техника и други материални средства в съ-
ответствие с българското законодателство. 
Когато работи с технически средства, той 
спазва инструкциите и носи отговорност за 
безопасно обслужване и предотвратяване на 
аварии и инциденти.
Работното време на офис мениджъра е с 
нормална продължителност в съответствие 
с Кодекса на труда.
При изпълнение на дейностите е мно-
го важно офис мениджърът да притежава 
добри комуникативни умения за водене на 
преговори, способности за работа в екип 
и толерантност при работа с клиентите и 
персонала на предприятието, да проявява 
предприемачески умения. Той трябва да 
умее да убеждава, да проява коректност, да 
не предизвиква конфликти, да има добра 
организация и умения за вземане на бързи 
и адекватни решения, да проявява наблюда-
телност, прецизност и отговорност, да спазва 
етичните норми.
2.2. Възможности за продължаване на 
професионалното обучение
Придобилите трета степен на професио-
нална квалификация по професията „Офис 
мениджър“ могат да се обучават за придо-
биване на квалификация по професии от 
професионалното направление „Админи-
страция и управление“, като обучението по 
общата задължителна професионална под-