Държавен вестник, бр. 48, 2008 г., стр. 25

Б Р О Й  48
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
С Т Р .  25
Чл. 46. Административната информационна
система осигурява:
1. включването на един и същ документ в
съответните раздели на произволен брой пре-
писки;
2. включването на една и съща преписка във
вътрешните раздели на произволен брой други
преписки.
Чл. 47. За всеки документ или преписка,
класирани в раздел на преписка, се поддържат
следните данни в АИС:
1. време на включване в раздел—регистрира
се автоматично при извършване на включване-
то и не подлежи на корекции;
2. извършил включването—данни, иденти-
фициращи чрез АИС служителя, извършил
включването в преписката; данните се регист-
рират автоматично;
3. номер в раздел—пореден номер на включ-
ване на документ или преписка в раздел на
преписка; номерът се генерира автоматично при
включване на документ в раздел.
Чл. 48. (1) Със средствата на АИС се под-
държа указател за връзка към преписка от:
1. документа, по който е създадена препис-
ката;
2. всеки документ, възобновяващ изпълне-
нието на услуга или административна процеду-
ра, във връзка с която е създадена преписката;
3. всеки документ, създаден в официалния
раздел на преписката.
(2) Указателят за връзка по ал. 1 се залича-
ва, ако съответният документ се изключи от
официалния раздел.
Чл. 49. Документи, както и цели преписки
могат да бъдат включвани и изключвани без
ограничения от вътрешния раздел на преписка.
Чл. 50. (1) Документи на хартиен носител,
които не позволяват качествено сканиране и се
поддържат в състава на преписка, се придвижват
физически между служителите чрез предаването
им или чрез куриерска служба съобразно етапите
на обработка по съответната процедура.
(2) Предаването и контролът на движението
на документите по ал. 1 се осъществява по реда
на чл. 138.
(3) Документ на хартиен носител, който
няма връзка с по-нататъшното движение по
преписката, се връща в хранилището, където
се съхранява.
Раздел III
Ведомствена номенклатура на видовете
документи
Чл. 51. Ведомствената номенклатура на ви-
довете документи се поддържа със средствата
на АИС.
Чл. 52. (1) За всеки елемент на номенклату-
рата се поддържат следните данни:
1. уникален регистров идентификатор (УРИ)
на вид документ—когато документът е форма-
лизиран, се вписва УРИ, издаден от регистъра
на регистрите и данните, а когато документът
е с неструктурирано съдържание, се вписва УРИ
от официалния документен регистър;
2. наименование на вид документ—кратко
представяне на същността на вид документ; впис-
ва се съответният текст на наименованието;
3. пояснение на вид документ—пояснение
към краткото представяне на същността на вид
документ, осигуряващо неговата еднозначна
идентификация; вписва се съответният текст на
пояснението;
4. начин на обработка—въвежда се:
а) започване предоставяне на услуга или
изпълнението на процедура—когато докумен-
тът е заявление или иницииращ документът на
процедура;
б) продължаване предоставянето на услуга-
та или изпълнението на процедурата—когато
документът е отговор на запитване или друг
документ от страна на администрацията;
в) документ, постъпил във връзка с услуга-
та или процедура, който не е отговор на за-
питване, или друг документ от страна на ад-
министрацията;
5. овластено лице—данни за овластеното
лице, което може да подписва съответния вид
документ, разпоредбата на нормативен акт или
препратка към документ—вътрешен нормати-
вен акт, от който произтичат правомощията му;
6. архивна стойност—представя задължени-
ето на съответната администрация да осигури
предоставянето на документа на Националния
архивен фонд за съхранение; възможните стой-
ности са: “с архивна стойност”, “без архивна
стойност”, “за оценка от експертна комисия”;
7. класификация във ведомствената номен-
клатура на схемите за съхранение на докумен-
тите—представя класификационния раздел на
ведомствената номенклатура на схемите за съ-
хранение на документите, с който се управлява
престоят в нея и предаването на документа в
Националния архивен фонд; вписва се наиме-
нованието на раздел от ведомствената номенк-
латура на схемите за съхранение на документи-
те или думите “не се класифицира”;
8. уникален регистров идентификатор на
приложение за визуализация и/или за редакти-
ране—уникален регистров идентификатор, под
който приложението за визуализация и/или за
редактиране е вписано в списъците на акреди-
тираните лица и сертифицираните системи, ако
има такова вписано приложение;
9. образец за вид документ—съдържа файл
във формат, използван от администрацията за
създаване на файлово съдържание на съответ-
ния вид документ.
(2) За вид документ от ведомствената но-
менклатура на видовете документи, регистри-
ран и в регистъра на информационните обекти,
съдържанието на данните по ал. 1, т. 1—3 и 8
съвпадат с аналогичните обстоятелства на ин-
формационен обект от вид “документ”.