Държавен вестник, бр. 28, 2024 г., стр. 9

БРОЙ  28	
Д Ъ Р Ж А В Е Н  В Е С Т Н И К 	
СТР.  9  
(5) Оригиналните научноизследователски 
документи се съхраняват по реда на постъп-
ването им в техническия архив.
(6) Оригинали, изпълнени на формат, по-
малки от А0, се съхраняват в разгънат вид 
или на рула.
(7) Допуска се сгъването на оригинали на 
проектни документи.
(8) Копията на научно-техническите доку-
менти се съхраняват в папки, съдържащи не 
повече от 150 листа с формат А4. При по-голям 
обем документите се обособяват в няколко тома.
(9) Допуска се и полистно съхранение на 
копия на научно-технически документи.
Чл. 24. Аналогови аудио-визуални документи 
се съхраняват в кутии, като:
1. снимките се съхраняват в индивидуални 
пликове;
2. отделни части от филми (отделни кадри) 
се съхраняват в класьори;
3. микрофилмите се съхраняват навити на 
некорозивни метални или пластмасови ролки, 
поставени в кутии; проверяват се на всеки 
две години и при необходимост се правят копия; 
нестабилните (ацетатните) филми се изолират 
от другите и се дублират;
4. магнитни аудиоленти се съхраняват далече 
от магнитни полета.
Чл. 25. (1) Електронните документи се съх-
раняват в електронния архив.
(2) За всеки електронен документ се под-
държат следните данни:
1. номер – уникален регистрационен иден-
тификатор (УРИ);
2. индекс на делото от номенклатурата на 
делата, в което е класиран документът;
3. заглавие – вид на документа, автор, ад-
ресат, тема; 
4. приложени файлове – списък (наимено-
вание, съдържание);
5. срок за съхранение по номенклатурата на 
делата/списъка на видовете документи;
6. дата на регистриране на документа; 
7. вид на файловия формат за съответния 
документ;
8. подпис на документа, включително подпи-
сите на служителите, изготвили и съгласували 
документа;
9. вид на създаващия софтуер;
10. обем на документа и приложенията 
към него.
(3) Всеки електронен документ трябва да 
притежава следните характеристики:
1. да представя цялата информация и връзки, 
съществуващи в електронния документ;
2. да е определен от международен, наци-
онален или публично разпространен формат;
3. да е с дълготрайна годност и широко 
разпространение;
4. да позволява директно използване и лес-
но трансформиране в други формати, които 
са годни за използване от съществуващата 
софтуерна или хардуерна среда;
5. да е максимално независим от конкретна 
софтуерна или хардуерна среда.
(4) Дългосрочното опазване и съхранение на 
електронните документи се осъществява чрез: 
1. осигуряване на материална и техноло-
гична база; 
2. осигуряване на съхранението им на 
отделна машина и по възможност в друга 
защитена мрежа в съответствие с Наредбата 
за минималните изисквания за мрежова и 
информационна сигурност;
3. осигуряване на условия, гарантиращи 
мрежовата и информационната сигурност в 
съответствие с изискванията на Наредбата за 
минималните изисквания за мрежова и инфор-
мационна сигурност; 
4. осигуряване на постоянна хардуерна и 
софтуерна поддръжка. 
(5) С цел опазване и съхранение на електрон-
ните документи в институциите се използват 
отделно или комбинирано методи, осигуряващи 
тяхното физическо съхранение, автентичност, 
интегритет и използваемост, като миграция и 
емулация.
Чл. 26. В помещенията, определени за архи-
вохранилища, се съхраняват само документи. 
Чл. 27. Достъп до архивохранилищата имат 
само длъжностните лица, отговарящи за съх-
ранението и използването на документите от 
архива, и в тяхно присъствие – лица, отори-
зирани да извършват контрол по опазването 
и съхранението на документите.
Чл. 28. (1) Документите в учрежденския 
архив се използват от служителите съгласно 
вътрешните правила.
(2) Външни потребители използват доку-
ментите след разрешение от ръководителите 
на институциите съгласно разпоредбите на 
Закона за достъп до обществена информация. 
(3) Изнасянето на документи извън институ-
циите за нуждите на специализирани държавни 
органи се извършва съобразно действащото 
законодателство и след писмено разрешение 
от ръководителя на институцията.
(4) За всяко изнасяне и връщане на документи 
извън институциите се изготвя предавателно-
приемателен протокол, в който се описват 
документите, определя се срокът за използване 
и се декларира ангажиментът за връщането им 
в учрежденския архив.
(5) При установяване на липси и увреждания 
след връщането на документите в учрежден-
ския архив се съставя протокол и писмено се 
уведомява ръководителят на институцията, а за 
документите – обект на Националния архивен 
фонд – съответният държавен архив.
Чл. 29. (1) За всяко посещение и използване 
на документите в учрежденския архив се води 
дневник по образец съгласно приложение № 4.