Държавен вестник, бр. 48, 2008 г., стр. 24

С Т Р .  24
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
Б Р О Й  48
данни в АИС за свой подчинен служител в рам-
ките на предоставените му от вътрешните пра-
вила на администрацията права без участието
на служителя по чл. 39, ал. 1.
Раздел II
Поддържане на преписки от документи
Чл. 41. (1) Преписката е набор от тематич-
но свързани документи. В АИС се създава пре-
писка по документ:
1. с който е заявена електронна администра-
тивна услуга, включително когато самият до-
кумент е на хартиен носител, но изрично е зая-
вено желание за предоставяне на услугата по
електронен път;
2. с който се инициира процедура по обра-
ботка.
(2) В случаите по ал. 1, т. 1 преписката се
създава незабавно след регистрацията в офици-
алния документен регистър на документа—за-
явление за услуга.
(3) В случаите по ал. 1, т. 2 преписката се
създава съгласно процедура, която регламен-
тира обработката на съответния документ, опи-
сана във вътрешните правила на администра-
цията.
(4) Във всички случаи се поддържа указател
за връзка от документа към самата преписка.
Чл. 42. (1) Преписка винаги се създава при
изпълнение на електронна административна
услуга.
(2) Преписка може да не се създаде при из-
пълнение на административна услуга, заявена
с документ на хартиен носител, ако не е заявено
изрично искане за получаване на услугата по
електронен път и в тематично свързания набор
от документи има не повече от два документа.
(3) В случаите по ал. 2 със средствата на АИС
се поддържа двупосочен указател за връзка
между документа—заявление за услуга, и доку-
мента, който е резултат от предоставянето на
услугата.
Чл. 43. Преписката се състои от три разде-
ла—официален, вътрешен и контролен. Всеки
от разделите се представя със списък от връзки
към документи в АИС, класирани в съответния
раздел.
Чл. 44. (1) За всяка преписка в АИС се под-
държат следните данни:
1. наименование на преписка, обозначаващо
тематичната насоченост на документите в пре-
писката; наименованието се формира съгласно
вътрешните правила на администрацията;
2. пояснение към преписка—разширено пред-
ставяне на тематичната насоченост на докумен-
тите в преписката; пояснение се въвежда при
необходимост, съгласно вътрешните правила на
администрацията;
3. уникален идентификатор на преписка,
съвпадащ с уникален регистров идентифика-
тор на документа, по който е създадена пре-
писката;
4. идентификатор за достъп до преписката—
осигурява самостоятелно или в комбинация с
друг параметър персонализиран достъп през
интернет до съдържанието на официалния раз-
дел на преписка; идентификаторът се генерира
автоматично при създаване на преписка;
5. официален раздел—раздел на преписка, в
който са класирани:
а) документите, приети от администрацията;
б) документите, издадени от администрати-
вен орган или създадени в администрацията със
завършен цикъл на обработка;
в) потвърждението за приемане на заявлени-
ето и съобщение за нередовност и непълнота на
искането за предоставяне на административна
услуга с указания и срок за отстраняването им;
6. вътрешен раздел—раздел на преписка, в
който са класирани документи, създадени в ад-
министрацията, но с все още незавършен цикъл
на обработка, помощни и други документи, има-
щи отношение към тематиката на преписката;
7. контролен раздел—раздел на преписка, в
който са класирани само документи, които са
извадени поради грешка или друга причина от
официалния раздел;
8. време на създаване на преписка—регист-
рира се автоматично при създаване на препис-
ка и не подлежи на последващи промени;
9. създал преписката—данни, идентифици-
ращи чрез АИС служителя, създал преписката;
данните се регистрират автоматично и не под-
лежат на последващи промени.
(2) Уникалният идентификатор по ал. 1, т. 3
се вписва:
1. когато преписката се създава по документ,
вече регистриран в официалния документен
регистър;
2. когато документ, по който вече е създаде-
на преписка, се регистрира в официалния доку-
ментен регистър.
(3) Идентификатор за достъп до преписка
по ал. 1, т. 4 се генерира, когато преписка се
създава при регистрация на:
1. електронен документ, с който се заявява
електронна административна услуга или адми-
нистративна процедура;
2. хартиен документ, с който се заявява елек-
тронна административна услуга или админист-
ративна процедура с изрично декларирано же-
лание за предоставяне на административна ус-
лугата или резултата от административната
процедура по електронен път.
Чл. 45. (1) Документът, по който се създава
преписка, се класира автоматично в нейния
официален раздел.
(2) Административната информационна сис-
тема трябва да осигурява автоматично класи-
ране в контролния раздел за всички документи,
изваждани от официалния раздел на преписка.
(3) Вътрешните правила на администрациите
определят лицата, оправомощени да изваждат
документи от официалния раздел на преписката.