Държавен вестник, бр. 48, 2008 г., стр. 39

Б Р О Й  48
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
С Т Р .  39
2. време на завеждане в хранилище—време
на завеждане на хартиен документ в архивно
хранилище;
3. служител, приемащ документ—автома-
тично въведени данни, идентифициращи чрез
АИС служител във ведомство; като стойност
се въвеждат данните на служителя, регистри-
рал факта по приемане от него на документ на
физически носител и фиксирал поемане на от-
говорността по неговото съхранение в храни-
лището.
(2) С извършване на регистрацията по ал. 1
отговорността за наличието на документа в
хранилището или регистрацията на факта, че се
намират в друго лице, се поема от служителите,
поддържащи хранилището на съответната ад-
министрация.
Чл. 138. (1) Всяко предаване и приемане на
хартиени документи или други физически но-
сители на информация между служители на
съответната администрация се регистрира в
АИС без възможност за последваща корекция
на въведените данни.
(2) Служителят, който предава документа,
регистрира в АИС на администрацията следни-
те данни относно предавания документ:
1. време на предаване—въвежда се времето
на предаване на документ на физически носител
от служител, отговарящ за неговото съхранение;
2. служител, предаващ документ—въвеждат
се автоматично данни, идентифициращи чрез
АИС служител във ведомство, регистрирал
факта на предаване на документ на физически
носител.
(3) Служителят, който приема документа,
регистрира в АИС на администрацията следни-
те данни относно приемания документ:
1. време на приемане—въвежда се време на
приемане на документ на физически носител;
2. служител, приемащ документ—въвеждат
се автоматично данни, идентифициращи чрез
АИС служител, регистрирал факта на приема-
не от него на документ на физически носител.
(4) В случаите по ал. 1 може да се въвеждат
и допълнителни данни за състоянието, обема и
други характеристики на документите съглас-
но вътрешните правила на администрациите.
Чл. 139. (1) Приетите документи на хартиен
носител, които не е възможно да бъдат скани-
рани, се предават за по-нататъшна обработка
съобразно вътрешните правила на админист-
рацията.
(2) Документи по ал. 1 се предават незабав-
но в регистратурата след приключване на пос-
ледния етап от обработката им съгласно изпъл-
няваната услуга или процедура.
Чл. 140. Изнасянето и връщането в архив-
ното хранилище на документи на хартиен но-
сител или на други физически носители на ин-
формация от служители на съответната ад-
министрация се извършва при спазване на ус-
ловията по чл. 138.
Чл. 141. (1) При предоставяне на съхранява-
ни в хранилището документи на хартиен или
друг тип физически носител на информация на
лица, които не работят в съответното ведомст-
во, служителят по поддръжка на хранилището
отразява за съответния документ в АИС на
администрацията следните данни:
1. време на предаване—въвежда се време-
то на предаване на документ на физически но-
сител от служител, отговарящ за неговото съх-
ранение;
2. служител, предаващ документ—въвеждат
се автоматично данни, идентифициращи чрез
АИС служител в администрацията, регистри-
рал факта на изнасяне на документ на физичес-
ки носител от хранилището във връзка с преда-
ването му на външно лице;
3. време за връщане—предвиждано време на
връщане на документ на физически носител;
4. физическо лице—данни, еднозначно иден-
тифициращи физическо лице, което не е потре-
бител на ведомствена АИС и което получава
документ на физически носител от служител на
ведомство.
(2) Служителят по поддръжка на хранили-
щето съставя на хартиен носител предавателен
протокол, съдържащ данни, еднозначно иден-
тифициращи документа като физически обект,
и регистрираните данни по ал. 1.
(3) Протоколът се подписва от служителя
по поддръжка на хранилището и от приемащо-
то лице и се съхранява в хранилището в папка
с надпис “Протоколи за предадени хартиени
документи и други физически носители на ин-
формация”.
(4) Папката по ал. 3 се съхранява в хранили-
щето като самостоятелна архивна единица.
(5) Протоколът по ал. 2 се изготвя със сред-
ствата на АИС по образец, установен с вътреш-
ните правила на администрацията.
Чл. 142. При връщане в хранилището на
документ на хартиен или на друг физически
носител на информация от лице, което не
работи в съответната администрация, служи-
телят по поддръжка на хранилището извърш-
ва следното:
1. отразява в АИС, че съответният документ
или друг физически носител на информация е
върнат и вече е наличен в хранилището;
2. отбелязва в протокола за предаването
му, съхранен в папката “Протоколи за преда-
дени хартиени документи и други физически
носители на информация”, в присъствие на
лицето, което връща документа, че е получил
обратно съответния документ като физичес-
ки обект.
Чл. 143. (1) Служителят по поддръжка на
хранилището на съответната администрация
изготвя ежедневно списък на документите на
хартиен носител и на други физически носите-
ли на информация, за които срокът за връщане
в хранилището е изтекъл.