Държавен вестник, бр. 115, 2002 г., стр. 82

С Т Р .  82
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
Б Р О Й  115
Указания за попълване на регистъра:
1. Регистърът се води по календарни години. При
започване на нова календарна година или се започва
нов регистър, или се продължава старият, като по сре-
дата на поредния празен ред се записва новата кален-
дарна година.
2. Номерацията на изготвените в организационната
единица материали е поредна в рамките на една кален-
дарна година и започва от 1. Поредният номер се запис-
ва като трета част на регистрационния номер на мате-
риала по чл. 71.
3. Графа 1 се използва за създаване на собствена
система за завеждане на материалите, която е валидна
само в рамките на организационната единица. Ако няма
такава система, графата или остава празна, или в нея се
записва поредният номер на материала за текущата
календарна година.
4. В графа 2 се записва пълният регистрационен
номер на материала по чл. 71.
5. В графа 3 се записва датата на регистриране на
изготвения в организационната единица материал или
датата на получаване на материал от друга организаци-
онна единица.
6. В графа 4 се записват:
а) нивото и датата на класификация на материала;
б) при промяна на нивото на класификация на ма-
териала—новите ниво и дата на класификация на ма-
териала.
Ако материалът е получен от друга организационна
единица, се записва и номерът на уведомителния доку-
мент за промяна на нивото на класификация.
7. В графа 5 се записват:
а) датата на изтичане на срока на класификация;
б) промените в датата на изтичане срока на класи-
фикация, съответстващи на промените на нивото на
класификация на материала, записани в графа 4.
8. В графа 6 се записват:
а) при получаване на материал—организационната
единица, от която е получен документът;
б) при регистриране на материал—име и фамилия
на лицето, изготвило документа или представило мате-
риала за регистриране.
9. В графа 7 се записва кратко за какво се отнася
документът или предназначение на материала.
10. В графа 9 се записва броят на листовете в един
екземпляр на документа. В случай че документът има
приложения, се записват: общият брой на листовете в
един екземпляр на документа (включително на прило-
женията), броят на приложенията и броят на листовете
в приложенията във формат “20-2/4”.
11. В графа 10 се записват:
а) видът на носителя (например: листове, тетрадка,
книга, дискета, компакт диск, хард диск, лента и т.н.),
ако се завежда носител на информация;
б) видът на предмета, съоръжението и т.н. (напри-
мер: криптор, анализатор на сигнали), ако се завежда
материал, различен от документ.
12. В графа 11 се записва резултатът от работата по
обработка на документа (материала), например: док-
лад №, докладна записка №, писмо №, копие №, контро-
лен лист № и т.н. В графата може да се записва и датата
на приключване на документите.
13. В графа 12 се записват:
а) номерът на сбора от документи и томът, в който
е поставен документът;
б) организационната структура или мястото, къде-
то се намира материалът, ако той не се мести.
14. В графа 13 се записват датата и номерът на ек-
спедиционното писмо.
15. В графа 14 се записва организационната едини-
ца, на която се изпраща материалът. Ако материалът е
в няколко екземпляра, записва се кой екземпляр за коя
организационна единица се изпраща.
16. В графа 15:
а) ако са унищожени екземпляри или копия на до-
кумента (материала), записват се “Унищожени”, номе-
рът на документа за унищожаване, датата и номерата
на унищожените екземпляри;
б) ако материалът е унищожен след премахване
нивото на класификация, записват се “Унищожен”,
номерът на документа и датата на унищожаване;
в) ако документът е предаден в архив, записват се
“Архив” и номерът на документа, с който е предаден в
архива.
17. В графа 16 могат да се записват допълнителни
данни относно отчетността на материала.
18. В регистъра за всеки материал се оставят доста-
тъчно свободни редове за последващо записване на
данни в някои от графите (например: 4, 5, 15).
Приложение № 3
към чл. 70, т. 2
(наименование на организационната единица)
Номер на регистратурата __________
Номенклатурен номер на регистъра __________
РЕГИСТЪР
НА ОТЧЕТНИ ДОКУМЕНТИ И/ИЛИ СБОРОВЕ ОТ ДОКУМЕНТИ
Започнат на  ____________________
Завършен на ____________________
Срок за съхраняване __________