Държавен вестник, бр. 48, 2008 г., стр. 40

С Т Р .  40
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
Б Р О Й  48
(2) При просрочване на срока за връщане на
документа служителят по поддръжка на храни-
лището ежедневно извършва неформално на-
помняне на лицето, у което се съхранява доку-
ментът, съответно физическият носител на
информация, за незабавно връщане на докумен-
та чрез телефонно обаждане, кратко текстово
съобщение (SMS), съобщение по електронната
поща или по друг подходящ начин.
(3) Ако срокът за връщане е надвишен с
повече от две седмици, служителят по поддръж-
ка на хранилището изпраща покана за незабав-
но връщане на съответния документ на хартиен
носител или на физическия носител на инфор-
мация, като дава и краен срок за това.
(4) Поканата се изготвя със средствата на
АИС на съответната администрация по обра-
зец, утвърден с вътрешните правила на адми-
нистрацията.
(5) При неспазване на срока по ал. 3 служи-
телят по поддръжка на хранилището изготвя
списък на лицата, които са поканени и не са
върнали документи или други физически носи-
тели на информация, по образец, утвърден с
вътрешните правила на администрацията, и го
предава на прекия си ръководител за предпри-
емане на съответни мерки за връщане на доку-
мента, съответно на физическия носител, и
реализиране на дисциплинарна или друга отго-
ворност на лицето, което съхранява документа.
Чл. 144. (1) Служителят по поддръжка на
хранилището изготвя справки за получени до-
кументи и други физически носители на инфор-
мация от служители на администрацията във
връзка с напускане, инвентаризация на храни-
лището и други.
(2) Справките се изготвят по образец, утвър-
ден с вътрешните правила на съответната ад-
министрация.
Чл. 145. (1) Ръководителят на администра-
цията ежегодно организира провеждането на
инвентаризация на хранилището си съгласно
процедури, утвърдени с вътрешните правила на
администрацията.
(2) В процедурата по инвентаризацията се
проверява наличността на всички документи и
физически носители на информация и на тези,
предоставени на служители на администрация-
та и на външни лица.
Раздел IV
Издаване на документи на хартиен носител
Чл. 146. (1) За подписване и извеждане на
документи само на хартиен носител се прилага
процедурата по глава шеста, раздел IV, като:
1. екземплярът за подписване в АИС, създа-
ден съгласно чл. 100, се разпечатва и подписва
саморъчно от оправомощеното лице в два хар-
тиени екземпляра;
2. екземплярът за подписване в АИС се ре-
гистрира и уникалният му регистров идентифи-
катор се полага на двата подписани хартиени
екземпляра;
3. в АИС се отбелязва лицето, извършило
подписването на хартия, и сканираното изобра-
жение на подписан хартиен екземпляр се въ-
вежда в АИС като съдържание на екземпляра
за подписване;
4. единият подписан хартиен екземпляр се
подпечатва и се изпраща до адресата му;
5. другият подписан хартиен екземпляр се
съхранява в архивохранилището по препис-
ката.
(2) Лицето, което извършва действията по
ал. 1, т. 2 и 3, както и лицето, което съхранява
и полага печат на документа, се определят с
вътрешните правила на администрацията.
Чл. 147. (1) Служителят по регистрацията
проверява пълнотата на комплекта документи
и правото на овластеното лице да подписва от
името на администрацията.
(2) Ако при проверката по ал. 1 се открие
недостатък, комплектът документи се връща
за отстраняването му.
(3) Ако при проверката по ал. 1 не се открие
недостатък, служителят по регистрацията по-
лага печата на администрацията върху само-
ръчния подпис и отразява в описанието на из-
давания документ в АИС, че е издаден подпи-
сан документ на хартиен носител.
Чл. 148. (1) По искане на адресата или на
упълномощено от него лице издаденият доку-
мент на хартиен носител му се предава след
вписване в АИС на следните данни:
1. име и единен граждански номер на лице-
то, получаващо документа;
2. дата на получаване.
(2) Лицето, получаващо документа, поставя
саморъчен подпис върху разпечатан документ—
протокол за предаване, съдържащ уникалния
регистров идентификатор на документа, наи-
менованието му и данните по ал. 1.
Чл. 149. (1) Издаден документ на хартиен
носител се изпраща на получателя му само чрез
пощенска услуга, предоставяна от лицензиран
пощенски оператор или куриерска служба на
администрацията.
(2) Пощенската услуга по ал. 1 включва над-
лежно документиране на изпращането на по-
щенската пратка и на факта на получаването,
когато пощенската услуга е с изискан документ
за доставяне.
(3) Ако доставката е неуспешна, служителят
по регистрацията взема необходимите мерки
за повторно изпращане на издадения документ
на хартиен носител с внасяне на съответните
корекции в адреса, избора на типа на пощен-
ската услуга или пощенския оператор.
(4) При повторна невъзможност за доставя-
не на издадения хартиен документ служителят
по регистрацията уведомява за това служителя,
отговорен за издаване на документа.
(5) Съдържанието на документите по изпъл-
нение на пощенската услуга за доставяне на
издадения документ на хартиен носител, ако има
такива, се отразяват в неговото описание в АИС.