Държавен вестник, бр. 17, 2009 г., стр. 17

Б Р О Й  17
Д Ъ Р Ж А В Е Н   В Е С Т Н И К
С Т Р .  17
Чл. 14. Ръководителите на организации при
преобразуване на техни структури уведомяват в
едномесечен срок съответния държавен архив
и съгласувано с него определят условията и реда
на съхраняване и опазване на документите на
реорганизираните структури.
Чл. 15. При наличие на документи на друга
организация се уведомява  съответният държа-
вен архив.
Раздел II
Приемане на документите в учрежденския
архив
Чл. 16. В учрежденския архив се приемат:
1. приключилите до 31 декември на текуща-
та година дела от деловодството и другите струк-
турни звена—не по-късно от 30 юни на следва-
щата календарна година;
2. аналогови аудио-визуални документи след
извършени монтаж и технически контрол.
Чл. 17. (1) Научно-техническите документи
се приемат в техническия архив след оконча-
телното им съставяне и оформяне и след прие-
мане от техническия съвет на организацията.
(2) Досиетата на обектите по капитално стро-
ителство се приемат в техническия архив след
въвеждане на обекта в експлоатация.
Чл. 18. (1) Приемането на делата в учреж-
денския архив се извършва по списък по обра-
зец съгласно приложение № 1.
(2) За приетите документи се изготвя прие-
мателно-предавателен протокол,  неразделна
част от който е списъкът.
Раздел III
Регистрация, отчетност, съхраняване,
използване на приетите документи
Чл. 19. (1) Форми за регистриране и отчита-
не на приетите дела с общоадминистративни и
научно-технически документи в учрежденския
архив са регистрите на постъпленията по обра-
зец съгласно приложение № 2 и списъците, с
които се приемат документите в учрежденския
архив по образец съгласно приложение № 1.
(2) Регистрите се водят от длъжностното
лице, отговарящо за учрежденския архив.
(3) Списъците се изготвят от предаващите
структурни звена.
Чл. 20. За учрежденски архив ръководите-
лят на организацията осигурява подходящи по-
мещения за приемане, съхраняване, обработва-
не и използване на документите.
Чл. 21. (1) Помещенията, определени за ар-
хивохранилища, трябва да отговарят на след-
ните оптимални изисквания:
1. да са пожарообезопасени;
2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изоли-
рани от пряко действие на слънчеви лъчи;
3. през тях да не минават канализационни,
топлопроводни и газоотоплителни пътища;
4. електрическата инсталация да е закрита;
не се допуска използване на открити освети-
телни и отоплителни уреди;
5. пространствената подредба да осигурява
лесен и удобен достъп до съхраняваните доку-
менти;
6. да е осигурено със средства за ограничава-
не на физическия достъп чрез надеждни зак-
лючващи системи и със средства за авариен
достъп.
(2) В архивохранилищата на учрежденските
архиви се поддържат постоянно следните пара-
метри на температурно-влажностен режим в
зависимост от физическия носител:
1. за документи на хартиен носител: темпе-
ратура от 16 до 18 °С и относителна влажност от
40 до 50 на сто;
2. филмови ленти: температура от 20 до 5 °С
и относителна влажност от 25 до 40 на сто;
3. магнитни носители: температура 18 °С и
относителна влажност 40 на сто.
(3) За контрол на температурно-влажност-
ните параметри е необходимо архивохранили-
щето да има термометър и влагомер или тер-
мохидрограф, като данните се записват ежед-
невно в дневник.
(4) Архивохранилищата на учрежденските
архиви се оборудват с метални стелажи или
метални шкафове.
Чл. 22. Два пъти годишно се извършва ос-
новно почистване на архивохранилищата, съ-
четано с дезинфекция, дезинсекция и дерати-
зация.
Чл. 23. В общия план на организацията за
управление при кризи се включва раздел за
действията и за учрежденския архив.
Чл. 24. (1) Подреждането на документите в
архивохранилищата се извършва по предвари-
телно изготвена схема, като се осигуряват сред-
ства за еднозначно идентифициране на место-
положението на документите.
(2) Делата с общоадминистративни доку-
менти се поставят и съхраняват в твърди пап-
ки или в кутии. Твърдите папки и подвърза-
ните томове се съхраняват във вертикално по-
ложение.
Чл. 25. (1) Оригиналите и копията на науч-
но-техническите документи се съхраняват в
отделни помещения.
(2) Оригиналните конструкторски докумен-
ти се съхраняват:
1. по формат и по възходящ ред на означения-
та за всеки формат и индекс на изделието или
индекс на организацията;
2. по възходящ ред на означенията в рамки-
те на индекса на изделието без разделяне по
формати.
(3) Оригиналните технологични документи
се съхраняват:
1. по вид технологични документи;