Държавен вестник, бр. 15, 2012 г., стр. 120

СТР.  120	
Д Ъ Р Ж А В Е Н  В Е С Т Н И К 	
БРОЙ  15
за упражняване на професията, определени 
в законови и подзаконови актове (здравос-
ловно състояние, правоспособност и др.)
Офис секретарят извършва трудовата си 
дейност в предприятия от различни отрасли 
на стопанството, държавната администрация 
и финансовите институции, като познава 
и спазва всички законови, подзаконови и 
нормативни актове, касаещи конкретната 
дейност.
Офис секретарят изпълнява технически 
функции по осигуряване и обслужване рабо-
тата на ръководни лица. Получава постъп-
ващата кореспонденция, систематизира я в 
съответствие с установения ред и я предава 
за разглеждане от ръководителя или кон-
кретните изпълнители. При изпълнение на 
служебните задачи офис секретарят приема и 
пренасочва телефонни обаждания, приема и 
изпраща факсове, обработва, систематизира 
и предава своевременно на ръководителя 
получената информация. Приема и предава 
документи за подпис от ръководителя и лични 
заявления на персонала от предприятието. 
Осигурява приема на външни посетители 
при ръководителя в съответствие с устано-
вения ред.
Офис секретарят осъществява организаци-
ята по подготовка на заседания и съвещания, 
като осигурява необходимите материали и 
уведомява участниците за времето, мястото 
и дневния ред. Той посреща и настанява 
партньорите и/или клиентите, участва в 
работни срещи, като стенографира или про-
токолира информацията. След приключване 
на срещата систематизира информацията и 
я оформя по подходящ начин за ползване от 
ръководителя или друг персонал от предпри-
ятието. Преди провеждане на работни срещи, 
заседания и др. организира отпечатването 
и размножаването на различни материали.
Офис секретарят организира подреж-
дането и поддържането на кабинета в 
съответствие с изискванията и осигурява 
снабдяването с необходимите канцеларски 
и офис материали. Той подготвя пътувани-
ята на ръководителя и на придружаващите 
го лица в страната и в чужбина, попълва 
стандартни отчетни документи, свързани 
с разходите по обслужване на дейността в 
офиса. Подпомага координирането и изпъл-
нението на задачите, включени в седмичния 
или дневния план-график на ръководителя. 
Осъществява писмена кореспонденция и 
бизнес комуникация както на български, 
така и на чужд език.
Офис секретарят съставя, оформя, сор-
тира, подрежда бизнес кореспонденцията 
и личните дела по установената номенкла-
тура на документите и осигурява тяхното 
съхраняване, архивиране или предаване в 
деловодството. Приема, регистрира и предава 
след резолюция от ръководителя входящите 
документи по съответните направления. 
Изпраща приключената документация по 
адреси. Води отчетност, като поддържа 
картотека или база данни с подходящ про-
грамен продукт за получената и изпратената 
кореспонденция. При приключване на ра-
ботния ден подробно обобщава резултатите 
от извършената през деня работа и подготвя 
работното място за следващия ден.
Офис секретарят отговаря за ефективното, 
правилното и без щети използване на иму-
ществото, за недопускане на разхищения и 
злоупотреби при използването на различни 
материали и консумативи, за качеството на 
организацията по техническото обслужване 
на работни срещи и съвещания. Той носи 
отговорност за нанесени вреди, причинени 
от несвоевременно предадена информация, 
както и за допуснати грешки при съставя-
не, обработване, получаване и предаване 
на бизнес кореспонденцията. Длъжен е да 
опазва фирмените тайни и поверителната 
информация и носи отговорност, ако ги раз-
пространява или използва за лични облаги. 
Работното място на офис секретаря е 
в работно помещение, което е обзаведе-
но с офис мебели (бюро, стол, столове за 
посетителите, шкафове за документи и 
канцеларски материали, кухненски бокс и 
инвентар), оборудвано с компютър, скенер, 
копирна машина, телефон, факс, уред за 
унищожаване на документи, мултимедия, 
кафе машина. Той трябва да използва офис 
оборудването съгласно инструкциите за без-
опасни условия на труд и за противопожарна 
безопасност. При изпълнение на служебните 
задачи използва текстообработваща програ-
ма, програма за електронни таблици, пре-
зентационна програма, електронна поща и 
намира информация в интернет. Ежедневно 
е длъжен да архивира работната докумен-
тация, изготвена с помощта на компютър, 
на магнитен носител.
Работното време на офис секретаря е 
с нормална продължителност в съответ-
ствие с Кодекса на труда. Следва да има 
представителен външен вид, съдействащ за 
изграждането и поддържането на доброто 
име на организацията.
Офис секретарят трябва да притежава 
умения за работа в екип, умения за рабо-
та с клиенти, да проявява инициативност, 
прецизност, коректност, отговорност и 
деликатност, да спазва етични норми на 
поведение, да има комуникативни способ-
ности, организираност, лоялност и да не е 
конфликтна личност.
2.2. Възможности за продължаване на 
професионалното обучение