지자체기관명: 충청남도 천안시
자치법규종류: 규칙 (일부개정)
공포일자: 2024-12-30 / 시행일자: 2025-01-01

# 천안시 기록관 운영 규칙

## 제0조

제1장 총칙

## 제1조(목적)

제1조(목적) 이 규칙은  「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및  같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 천안시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

## 제2조(정의)

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 
  1. “기록물”이라 함은 시 본청, 소속행정기관 및 하부행정기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 
3. “천안시기록관”(이하 “기록관”이라 한다)이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 
4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

## 제3조(적용범위)

제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청, 소속행정기관 및 하부행정기관(이하 “시”라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

## 제0조

제2장 구성 및 분장업무

## 제4조(소속 및 인원구성)

제4조(소속 및 인원구성)  
① 기록관은 기록물관리업무 담당부서의 소속으로 하며, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다. 
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. 
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리업무를 수행하도록 하여야 한다.

## 제5조(자문위원의 위촉 등)

제5조(자문위원의 위촉 등)  
① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. 
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

## 제6조(주요업무 및 업무분장)

제6조(주요업무 및 업무분장)  
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 
2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 
3. 기록관리기준표의 관리 
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관 이관 
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 
8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 
9. 기록물 정수점검 및 실태조사 
10. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 
11. 기록관의 시설 및 장비관리 
12. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 
13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 
14. 소관 비전자기록물의 전자화 
15. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 
16. 소관 기록물의 검색·열람제공 
17. 정보공개 접수창구 
18. 기록물 편찬·전시·홍보 
19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

## 제0조

제3장 기록물의 관리

## 제7조(기록물의 생산)

제7조(기록물의 생산)  
① 기록관장은 시에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. 
② 기록관장은  「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

## 제8조(기록물의 등록)

제8조(기록물의 등록)  
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. 
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비 전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.

## 제9조(기록물의 정리)

제9조(기록물의 정리)  
① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. 
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. 
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

## 제10조(기록물의 이관)

제10조(기록물의 이관)  
① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제3호서식에 따른 기록물이관 및 연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. 
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. 
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

## 제11조(기록물의 보존)

제11조(기록물의 보존)  
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. 
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. 
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

## 제0조

제4장 기록물 평가심의회

## 제12조(적용범위 및 심의회 구성 등)

제12조(적용범위 및 심의회 구성 등)  
① 기록물 평가의 적용범위는 천안시 기록관에서 보존 관리하고 있는 기록물로 한다. 
② 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항,  영 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기를 위한 천안시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. 
③ 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 해당업무 소관 실·국장이 되며, 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 및 민간전문가로 구성하되 2명 이상 민간전문가를 포함시켜야 한다. <개정 2013.7.22, 2014.12.11. 천안시 행정기구 및 정원 조례 시행규칙 일부개정, 2018.7.23., 2024.6.21., 2024.12.30.> 
④ 심의회의 사무처리를 위하여 간사를 두며, 간사는 기록물관리담당주사가 된다. 
⑤ 위원회의 위원은 시장이 임명 또는 위촉하고 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

## 제13조(심의회 운영 등)

제13조(심의회 운영 등)  
① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하고, 재적위원 과반수의 출석으로 개의하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 
② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의 의결한다. 
1. 보존기간 경과 폐기대상 기록물의 폐기심의 검토 및 확정 
2. 보존기간 변경 기록물의 평가 심의 
3. 그 밖에 보존기록물의 심의와 관련하여 필요한 사항. 
③ 심의회의 회의에 참석한 위촉직 위원에 대하여는  「천안시 각종위원회 실비변상 조례」가 정하는 바에 따라 예산의 범위 안에서 수당과 여비 등의 실비를 지급할 수 있다. 
④ 심의회는 별지 제4호서식의 기록물평가심의서에 따라 심의한다.

## 제14조(평가심의 기준)

제14조(평가심의 기준) 평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여야 한다. 
  1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물 
2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정 결과 및 심사분석 관련 기록물 
3. 다수 시민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물 
4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리 확정증빙에 필요한 기록물 
5. 민원 증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록 
6. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법령상 보존이 필요한 기록물 
7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

## 제15조(평가대상 기록물 심사)

제15조(평가대상 기록물 심사)  
① 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 처리부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. 
② 기록물 관리 전문요원은 제14조 각 호의 기준에 따라 평가대상기록물의 목록에 대해 보존기간 재 책정 및 폐기 또는 보류에 대한 심사결과 재검토가 요구되는 기록물에 대하여는 처리부서의 의견을 청취하여 평가 심사의 내실을 기할 수 있다.

## 제16조(심의회 심의)

제16조(심의회 심의)  
① 기록관장은 심의회가 개최되기 전에 심의안건, 평가대상기록물 목록 및 의견서, 기타 기록물 평가 심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다. 
② 위원들은 영 제26조에서 규정한 기록물 보존기간별 책정기준과 역사적·증거적·행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 적합한지 심의하여야 한다. 
③ 위원들은 기록물평가 심의 과정에 필요하다고 판단될 때에는 기록물관리 기준표의 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 하며, 기록물관리 전문요원은 심의 결과를 적정성 여부를 재검토 하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.

## 제17조(심의회 관련 기록물 보존)

제17조(심의회 관련 기록물 보존)  
① 심의회 계획서·회의록을 비롯하여 기록물폐기 집행에 이르는 일련의 행위들은 기록으로 보존하여야 한다. 
② 기록물 평가대상 목록(특히 폐기목록)과 심의회 심사·심의서는 영구로 하고, 회의록 등은 준영구로 책정하여 관리한다.

## 제18조(기록물 폐기의 엄격한 집행)

제18조(기록물 폐기의 엄격한 집행) 기록관장은 심의회에서 폐기로 결정된 기록물은 반드시 소각·파쇄·용해 등의 방식으로 폐기를 실시하여야 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 조치하여야 한다.

## 제0조

제5장 기록물의 전산화관리

## 제19조(보존시설 및 장비의 확보)

제19조(보존시설 및 장비의 확보)  
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표 1의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경 기준을 갖추어야 한다. 
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

## 제20조(기록관리시스템 및 장비구축)

제20조(기록관리시스템 및 장비구축)  
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. 
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

## 제21조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)

제21조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)  
① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. 
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

## 제22조(주요기록물의 전산화)

제22조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

## 제23조(전산화 기록물의 보존관리)

제23조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 시디(CD)자료로 구분하여 관리한다.

## 제24조(전자기록물의 백업 및 보존)

제24조(전자기록물의 백업 및 보존)  
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. 
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

## 제0조

제6장 보안관리 및 점검

## 제25조(보안관리)

제25조(보안관리)  
① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. 
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

## 제26조(긴급사태 시의 대비)

제26조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

## 제27조(점검)

제27조(점검)  
① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. 
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검 
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리 
② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다. 
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 점검 
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

## 제0조

제7장 기록물의 대출 및 열람

## 제28조(열람시간)

제28조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

## 제29조(열람 및 대출의 자격)

제29조(열람 및 대출의 자격)  
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 
1. 시 직원 
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

## 제30조(열람 준수사항)

제30조(열람 준수사항)  
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다. 
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기 
2. 무단으로 열람실 외로의 반출 
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위 
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 문서보존실 보존기록물 열람 대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다. 
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

## 제31조(대출의 한도 및 기간)

제31조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물은 별지 제2호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에 기재 후 대출하되, 다음 각 호의 규정에 따라 대출한다. 
  1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다. 
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

## 제32조(열람·대출의 제한)

제32조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 
  1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우 
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우 
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

## 제33조(대출 기록물의 전대금지)

제33조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

## 제34조(대출 기록물의 반납)

제34조(대출 기록물의 반납)  
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. 
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시 
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우

## 제0조

제8장 행정자료실 설치 운영

## 제35조(행정자료실의 설치)

제35조(행정자료실의 설치) 기록관장은 행정자료실(이하“자료실”이라 한다)에 행정자료 및 일반도서의 보존·정리와 이용자의 편익을 위하여 그 업무에 적합한 시설을 설치·운영하여야 한다.

## 제36조(운영관리)

제36조(운영관리)  
① 자료실의 효율적 운영을 위하여 관리직원을 둔다. 
② 자료실에는 별지 제7호서식에 따른 행정자료실 운영일지를 비치하고 기록 관리한다.

## 제37조(비치자료)

제37조(비치자료)  
① 자료실에 비치하는 자료는 다음 각 호와 같다. 
1. 행정자료 
가. 시에서 발행하는 일체의 간행물 및 행정수행자료(계획서, 지침, 회의, 행사계획, 해외출장보고서, 연구보고서, 평가보고서 등), 특수자료(조감도, 모형도, 사진, 지도), 시청각자료(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드 사진, 시디(CD), 디브이디(DVD), 향토자료 등 
나. 타 기관 단체로부터 수령하는 일체의 간행물 
다. 각급 기관·단체에서 발행하는 통계연보, 통계월보, 지역통계, 자료집, 그 밖의 통계에 관한 간행물 
라. 타 기관 단체에서 시행하는 시책자료, 계획서, 연구서, 편람, 신문, 잡지, 시청각자료(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드사진, 시디(CD), 디브이디(DVD) 등) 
마. 그 밖에 자료실에 비치가 필요하다고 인정하는 자료 
2. 도서 
가. 전문기술도서 
나. 그 밖의 간행물

## 제38조(자료의 수집)

제38조(자료의 수집)  
① 시 소관업무와 관련하여 발간한 간행물이나, 시청각 자료를 발간·제작한 때에는 3부를 자료실에 제출하여야 한다. 
② 해외연수 및 공무 국외여행을 마친 공무원이 그 결과물로 작성한 논문 또는 보고서와 여행 중에 수집한 일반도서 및 간행물 중에서 활용가치가 있다고 판단되는 자료는 1부 이상을 기록관장에 지체없이 제출하여야 한다. 
③ 국내외 도시 및 외부기관(중앙부처, 연구기관, 타 시·도, 타 시·군, 공공단체 또는 기타단체)의 자료는 기증, 교환, 관리전환의 방법에 의하여 수집한다. 
④ 시정 주요행사 및 사업기록 등 영구보존 자료는 사업종료 후 정비하여 자료실에 관리전환 하여야 한다. 
⑤ 자료실에서는 수집된 자료를 별지 제8호서식에 따른 행정자료 비치목록에 등재하여야 한다.

## 제39조(일반도서 구입)

제39조(일반도서 구입) 기록관장은 직원의 업무연찬 및 정서함양과 시정자료로 활용할 가치가 있다고 판단되는 일반도서, 간행물 등을 예산의 범위 안에서 구입·비치할 수 있다

## 제40조(행정자료의 관리)

제40조(행정자료의 관리) 행정자료 중 도서자료는 행정관련 자료와 일반도서 자료로 구분하며 도서 분류기준인 한국십진법에 따라 정리한다.

## 제41조(자료의 열람 및 대출)

제41조(자료의 열람 및 대출)  
① 행정자료의 열람은 시 산하 공무원 및 일반인은 누구나 할 수 있고 열람시간은 공무원의 근무시간을 원칙으로 하며, 행정자료의 대출은 시 소속공무원에 한하여 할 수 있다. 다만, 일반인으로서 신분이 명확한 경우에는 대출할 수 있다. 
② 행정자료의 대출은 도서자료에 한하며, 1인 3권, 기간은 10일 이내로 하며 1회에 한하여 연장할 수 있다. 
③ 자료를 열람, 대출하고자 할 때에는 별지 제5호서식에 따른 행정자료 대출(열람)대장에 기재하여야 한다.

## 제42조(자료의 반납)

제42조(자료의 반납) 행정자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하며, 기간연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하고 이를 이행하지 않을 경우에는 자료대출을 금지 할 수 있다.

## 제43조(자료의 변상)

제43조(자료의 변상)  
① 행정자료를 열람 또는 대출 받은 자가 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다. 
② 동일한 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해자료의 현 시가에 상당하는 현금으로 변상하여야 하며, 연구보고서, 학술지 등 그 시가를 환산하기 어려운 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.

## 제44조(자료의 폐기)

제44조(자료의 폐기)  
① 기록관장은 2년에 1회 이상 행정자료 및 일반도서의 정수점검을 실시하여야 하며, 더 이상 보존·활용가치가 없다고 인정되거나, 불가항력의 사유로 망실 또는 훼손된 일반도서 및 행정자료는 폐기할 수 있다. 
② 제1항에 따라 폐기하고자 하는 행정자료 및 일반도서는 별지 제6호 서식의 자료 및 도서 폐기대장에 폐기목록을 작성하여 천안시 기록물심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

## 제0조

제9장 보칙

## 제45조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

제45조(기록물 관리실태 점검 및 교육)  
① 기록관장은 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. 
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

## 제46조(세부사항)

제46조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.