지자체기관명: 대전광역시 대덕구
자치법규종류: 규칙 (일부개정)
공포일자: 2025-06-27 / 시행일자: 2025-07-01

# 대전광역시 대덕구 기록관 운영 규칙

## 제0조

제1장 총칙

## 제1조(목적)

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 대전광역시 대덕구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제2조(정의)

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2014.8.14.> 
  1. "대전광역시 대덕구 기록관(이하 "기록관"이라 한다)"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 
2. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

## 제3조(적용범위)

제3조(적용범위) 이 규칙은 대전광역시 대덕구(이하 "구"라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2014.8.14.>

## 제0조

제2장 구성 및 분장업무

## 제4조(소속 및 인원구성)

제4조(소속 및 인원구성)  
① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고 그 부서의 장이 기록관장이 된다. 
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. 
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리 책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.

## 제5조(주요업무 및 업무분장)

제5조(주요업무 및 업무분장)  
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2014.8.14.> 
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행 
2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 
3. 기록물관리기준표의 관리 
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 
11. 기록물 정수점검 및 실태조사 
12. 기록물관리 지도·교육·운영계획의 수립 및 시행 
13. 구의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 
15. 기록관의 시설 및 장비관리 
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공 
18. 소관 비전자기록물의 전자화 
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 
20. 소관 기록물의 검색·열람 제공 
21. 정보공개 접수창구 
22. 기록물 편찬·전시·홍보 
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리 
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다. <개정 2014.8.14.>

## 제0조

제3장 기록물의 관리

## 제6조(기록물의 생산)

제6조(기록물의 생산)  
① 기록관장은 구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조부터 19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서ㆍ회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성 관리하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제7조(기록물의 등록)

제7조(기록물의 등록)  
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. 
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.

## 제8조(기록물의 정리)

제8조(기록물의 정리)  
① 기록관장은 구의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
③ 기록관장은 구의 전년도 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제9조(기록물의 이관)

제9조(기록물의 이관)  
① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 
② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고활용의 목적이 달성된 경우에는 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

## 제10조(비밀기록물의 이관)

제10조(비밀기록물의 이관) 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. 
  1. 일반문서로 재분류한 경우 
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 
3. 생산 후 30년이 지난 경우

## 제11조(기록물의 보존)

제11조(기록물의 보존)  
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리 부서 등을 구분하여 문서 보존실(이하 "문서고"라 한다)에 배치하여야 한다. 
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 문서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. 
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 문서고에 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

## 제12조(비밀기록물의 보존)

제12조(비밀기록물의 보존)  
① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치·운영하여야 한다. 
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담관리 요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

## 제13조(기록물의 평가 및 폐기)

제13조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제0조

제4장 기록물평가심의회 구성·운영

## 제14조(기록물평가심의회의 기능)

제14조(기록물평가심의회의 기능) 기록관장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 대전광역시 대덕구기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성·운영하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
  1. 영 제43조 규정에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 
2. 그 밖에 보존기록물의 폐기, 재분류 등과 관련하여 필요한 사항

## 제15조(심의회의 구성 등)

제15조(심의회의 구성 등)  
① 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다. <개정 2014.8.14.> 
② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 통합돌봄과 및 경제과 주무 팀장 2명과 기록물평가에 적합한 민간전문가 2명으로 한다. <개정 2010.1.8., 2011.7.20., 2014.12.19., 2017.12.29., 2018.10.1., 2019.7.26., 2020.6.19., 2021.4.9., 2022.12.16., 2025.6.27.> 
③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. 
④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 임기로 한다. 
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록관의 기록물팀장이 된다. <개정 2014.12.19., 2019.7.26.>

## 제16조(회의 및 의결 등)

제16조(회의 및 의결 등)  
① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다. 
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 
③ 간사는 심의회의 사무 처리와 관련하여 별지 제1호서식·제2호서식 및 제4호서식을 작성·관리하여야 한다. 
④ 간사는 심의회가 열리기 일주일전에 위원에게 심의회에 필요한 자료를 전자우편 등으로 송부하여 사전에 충분한 검토를 할 수 있게 하여야 한다.

## 제17조(기록물 생산기관 협의)

제17조(기록물 생산기관 협의) 기록관장은 제14조제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기를 결정 시는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제1호서식인 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제18조(수당 등)

제18조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 위촉위원에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 해당 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우는 그러하지 아니하다. <개정 2014.8.14.>

## 제19조(비밀엄수의무)

제19조(비밀엄수의무) 위원장 및 위원은 심의회의와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 아니 된다.

## 제20조(결과의 공표)

제20조(결과의 공표) 위원장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기 결정된 기록물 목록을 구 홈페이지를 통하여 공표하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제0조

제5장 기록물의 전산화관리

## 제21조(보존시설 및 장비의 확보)

제21조(보존시설 및 장비의 확보)  
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. 
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리 시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

## 제22조(기록관리시스템 및 장비구축)

제22조(기록관리시스템 및 장비구축)  
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
② 기록관리시스템은 구의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)

제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)  
① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. 
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

## 제24조(주요기록물의 전산화)

제24조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 구의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제25조(전산화 기록물의 보존관리)

제25조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

## 제26조(전자기록물의 백업 및 보존)

제26조(전자기록물의 백업 및 보존)  
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. 
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

## 제0조

제6장 보안관리 및 점검

## 제27조(보안관리)

제27조(보안관리)  
① 기록관장은 기록관의 전산실 및 문서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 및 「보안업무규정 시행규칙」에 따른 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
② 기록관의 전산실 및 문서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 별지 제5호서식에 의거 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.

## 제28조(긴급사태 대비)

제28조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 문서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

## 제29조(점검)

제29조(점검)  
① 기록관의 전산실 및 문서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. 
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검 
2. 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검 
② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다. <개정 2014.8.14.>

## 제0조

제7장 기록물의 열람 및 대출

## 제30조(열람시간)

제30조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2014.8.14.>

## 제31조(열람 및 대출의 자격)

제31조(열람 및 대출의 자격)  
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2014.8.14.> 
1. 구 공무원 
2. 다른 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 
② 제1항제2호에 따른 다른 부처 등의 공무원은 열람만을 할 수 있으며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

## 제32조(열람 준수사항)

제32조(열람 준수사항)  
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. <개정 2014.8.14.> 
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기 
2. 열람실 밖으로 무단 반출 
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위 
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 
② 기록관 보존기록물을 열람·복사하고자 하는 자는 별지 제6호서식을 작성, 기록관 안에서 하여야 하며, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며 열람·복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다. 
③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

## 제33조(대출 및 열람)

제33조(대출 및 열람) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 
  1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 
3. 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제7호서식에 의한 보존기록물 열람대장에, 대출하고자 하는 자는 별지 제8호서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다.

## 제34조(열람·대출의 제한)

제34조(열람·대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. <개정 2014.8.14.> 
  1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우 
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우 
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

## 제35조(대출 기록물의 전대금지)

제35조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

## 제36조(대출기록물의 반납)

제36조(대출기록물의 반납)  
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. 
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시 
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

## 제0조

제8장 보 칙

## 제37조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

제37조(기록물 관리실태 점검 및 교육)  
① 기록관장은 구의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2014.8.14.> 
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 구의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <개정 2014.8.14.>

## 제38조(운영세칙)

제38조(운영세칙) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.