지자체기관명: 강원특별자치도 철원군
자치법규종류: 규칙 (일부개정)
공포일자: 2025-11-12 / 시행일자: 2025-11-12

# 철원군 기록관 운영규칙

## 제0조

제1장 총칙

## 제1조(목적)

제1조(목적) 이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조, 같은법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제10조 규정에 따라 철원군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

## 제2조(용어의 정의)

제2조(용어의 정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2012. 6. 1>
1. “기록물”이란 철원군 및 철원군의회 사무과(이하 “군”이라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수 한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2012. 6. 1>
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. <개정 2012. 6. 1>
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. <개정 2012. 6. 1>
4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. <개정 2012. 6. 1>
5. “처리과”란 기록물의 생산·수집과 사무처리를 담당하는 부서를 말한다.
6. “전자기록생산시스템”이란「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다. <개정 2012. 6. 1>
7. 자료란 다음 각 목의 어느 하나에 해당되는 자료를 말한다. <개정 2012. 6. 1>
가. 국내외 일반도서·행정도서·간행물·향토자료
나. 시청각 기록물(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드, 시디, 디브이디, 브이 - 테이프, 사진, 표본 등을 포함한다)
다. 행정자료(계획서, 지침, 회의, 행사, 연구보고서, 평가보고서, 지시, 사업실적 등을 포함한다)
라. 그 밖에 기록보존 가치가 있는 자료

## 제3조(적용범위)

제3조(적용범위) 기록관운영에 관하여 다른 법령 또는 자치법규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

## 제0조

제2장 구성 및 분장업무

## 제4조(소속 및 인원구성)

제4조(소속 및 인원구성) 
① 기록관은 기록물관리 업무담당부서의 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다.)은 기록관리 업무담당과장으로 한다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무 수행에 필요한 적정인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물 관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

## 제5조(자문위원의 위촉 등)

제5조(자문위원의 위촉 등) 
① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람을 철원군수(이하“군수”라 한다)가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하되, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

## 제6조(주요업무 및 업무분장)

제6조(주요업무 및 업무분장) 
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 소관기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행
13. 군의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영 <개정 2012. 6. 1>
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색·열람제공
21. 정보공개 접수창구
22. 기록물 편찬·전시·홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

## 제0조

제3장 기록물의 관리

## 제7조(기록물의 생산)

제7조(기록물의 생산) 
① 기록관장은 군에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산등록·관리기준을 작성·관리하여야 한다.

## 제8조(기록물의 등록)

제8조(기록물의 등록) 
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산 시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록 관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.

## 제9조(기록물의 정리)

제9조(기록물의 정리) 
① 기록관장은 군에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여 한다. <개정 2012. 6. 1>
③ 기록관장은 군의 처리과에서 생산한 기록물현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구 기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2012. 6. 1>

## 제10조(기록물의 이관)

제10조(기록물의 이관) 
① 처리과의 장은 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년이 경과한 기록물을 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등을 위해 필요한 경우 별지 제1호 서식에 의한 이관연기신청서를 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 때에는 당해기록물을 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다. <개정 2012. 6. 1>
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 별지 제2호 서식의 기록물인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

## 제11조(기록물의 보존)

제11조(기록물의 보존) 
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

## 제12조(기록물의 평가)

제12조(기록물의 평가) 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.

## 제0조

제4장 기록물 평가심의회

## 제13조(심의회 구성)

제13조(심의회 구성) 
① 제12조의 규정에 의한 기록물의 평가 및 폐기여부를 심의하기 위하여 철원군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.
② 심의회는 위원장 1인을 포함한 5인으로 하되 위원장은 기록관장이 되고, 부위원장은 위원 중에서 호선하며, 내부위원은 민원허가실장, 건설도시과장이 되고, 민간위원은 외부전문가로 2인을 기록관장의 추천에 의거 군수가 위촉한다. <개정 2021.02.03>
③ 심의회의 간사는 기록관 관리담당으로 하고, 서기는 기록물관리전문요원이 된다.

## 제14조(위원의 임기)

제14조(위원의 임기) 심의회 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 또는 해촉 등으로 인해 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원의 남은 기간으로 하고, 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

## 제15조(위원의 의무)

제15조(위원의 의무) 
① 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 자료를 사적으로 누설하거나 이용하지 말아야 하며, 기록관장은 서약서를 징구한 후 추천하여야 한다.
② 심의회 위원은 신중한 평가심의를 수행하여야 하며, 부득이하게 심의회에 참석할 수 없을 때에는 별지 제3호 서식에 의한 서면의견서를 제출하여야 한다.

## 제16조(심의회 기능)

제16조(심의회 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.
1. 기록물 보존가치의 평가 및 보존기간의 조정
2. 평가대상기록물에 대한 폐기·보류 심사결과의 적정여부 심의
3. 기타 보존기록물의 평가·관리에 관련하여 필요한 사항

## 제17조(심의기준 및 절차)

제17조(심의기준 및 절차) 
① 심의는 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록물은 폐기를 보류하거나 보존기간을 연장 보존·관리 될 수 있도록 하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정·결과 및 심사분석 관련 기록물
3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리·확정·증빙에 필요한 중요한 기록물
5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록
6. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록
7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
② 기록관장은 제1항에 의거 작성한 평가대상 기록물의 목록을 처리과로 송부하여 처리과의 의견을 수렴하여야 하며, 처리과의 기록물관리 책임자는 별지 제4호 서식에 의한 평가의견서를 기록관장에게 제출 하여야 한다.
③ 기록관리전문요원은 처리과 의견서의 적정성 여부 검토 등 평가심사를 수행하고, 그 내용을 기재한 뒤 별지 제5호 서식에 의한 기록물평가심사서를 작성하여 심의회에 제출하여야 한다.
④ 제2항 및 제3항에 의거 기록물 평가대상목록이 결정되면 7일 이상 철원군홈페이지에 공개하여 심의에 반영될 수 있도록 한다.
⑤ 기록관장은 제1항부터 제4항을 참고하여 재검토가 요구되는 기록물에 대하여는 각 소관부서에 해당 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.

## 제18조(심의회의 운영)

제18조(심의회의 운영) 
① 위원장은 기록물 평가심의가 필요한 경우에 심의회를 소집·개최할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.
③ 위원회는 별지 제6호 서식에 의한 회의록을 작성하여야 한다.

## 제19조(심의회의 운영절차)

제19조(심의회의 운영절차) 
① 심의회 위원장은 심의회 개최 7일 전까지 심의안건, 기록물평가의견서 및 평가심사서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우, 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다.
② 위원장은 심의 결과, 보존기간 또는 보존방법의 변경이 필요하다고 인정될 경우, 관련 단위과제의 보존기간 및 보존방법 등의 수정을 요구할 수 있다. 이 경우 기록관리전문요원은 해당 단위과제의 기록물 관리 속성을 변경·관리하여야 한다.
③ 위원장은 심의 종료 후 별지 제7호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성하고 별지 제8호 서식의 기록물평가심의회 의결서에 참석위원의 서명·날인을 받아 기록관장에게 제출하여야 한다.

## 제20조(위원의 수당)

제20조(위원의 수당) 심의회의 회의에 출석한 민간위원에 대하여는 예산의 범위 안에서「철원군 각종 위원회 구성 및 운영 등에 관한 조례」가 정하는 바에 따라 수당을 지급할 수 있다.

## 제0조

제5장 기록물의 폐기

## 제21조(폐기관련 사실의 기록 및 보존)

제21조(폐기관련 사실의 기록 및 보존) 심의회의 폐기결정부터 폐기 집행 등 폐기와 관련된 일련의 행위들은 기록으로 보존하여야 하며, 폐기목록과 기록물평가심의서는 영구로, 기록물평가심의회 회의록 등은 준영구로 책정 관리하도록 한다.

## 제22조(폐기의 엄격한 집행)

제22조(폐기의 엄격한 집행) 폐기 결정된 기록물은 반드시 폐기를 실시하여야 한다. 또한, 폐기 과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.

## 제23조(전자기록물의 폐기)

제23조(전자기록물의 폐기) 
① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.
② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

## 제0조

제6장 기록물의 전산화관리

## 제24조(보존시설 및 장비의 확보)

제24조(보존시설 및 장비의 확보) 
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 제60조제1항 관련 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

## 제25조(기록 관리시스템 및 장비구축)

제25조(기록 관리시스템 및 장비구축) 
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록 관리시스템과 관련 장비를 구축 하여야 한다.
② 기록 관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록 관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

## 제26조(기록 관리시스템의 점검 및 유지보수)

제26조(기록 관리시스템의 점검 및 유지보수) 
① 기록관장은 기록 관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록 관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

## 제27조(주요기록물의 전산화)

제27조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

## 제28조(전산화 기록물의 보존관리)

제28조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(디에이티 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 시디자료로 구분하여 관리한다.

## 제29조(전자기록물의 백업 및 보존)

제29조(전자기록물의 백업 및 보존) 
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

## 제0조

제7장 보안관리 및 점검

## 제30조(보안관리)

제30조(보안관리) 
① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

## 제31조(재난대비계획의 수립)

제31조(재난대비계획의 수립) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

## 제32조(점검)

제32조(점검) 
① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호에 해당하는 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호에 해당하는 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

## 제0조

제8장 기록물의 대출 및 열람

## 제33조(열람시간)

제33조(열람시간) 기록관의 보존기록물 열람시간은「철원군 지방공무원 복무조례」제13조에 따른 근무시간(이하 “공무원의 근무시간“으로 한다)으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 열람시간을 연장, 단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

## 제34조(열람 및 대출기준)

제34조(열람 및 대출기준) 
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.
1. 군의 공무원
2. 타 부처 소속 공무원 또는 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호에 해당하는 사람에게는 대출은 할 수 없으며, 기록관장이 지정한 장소에서 열람할 수 있다.

## 제35조(열람 준수사항)

제35조(열람 준수사항) 
① 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외부로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제9호 서식에 따른 보존기록물 열람기록부에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

## 제36조(대출의 한도 및 기간)

제36조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 보존기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내로 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제10호 서식에 따른 보존기록물 대출기록부에 필요한 사항을 기재하여야 한다.
4. 제2호의 규정에도 불구하고, 기록관장은 보존기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건 등은 달리 정할 수 있다.

## 제37조(열람·대출의 제한)

제37조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 기록물의 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 다른 사람에게 손해를 끼칠 우려가 있는 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하거나 정상적인 행정업무 추진이 곤란한 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

## 제38조(대출 기록물의 전대금지)

제38조(대출 기록물의 전대금지) 기록물을 대출 받은 사람은 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

## 제39조(대출기록물의 반납)

제39조(대출기록물의 반납) 
① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다.
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장하였을 때
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

## 제0조

제9장 행정자료실 운영

## 제40조(자료실의 운영)

제40조(자료실의 운영) 행정자료실(이하 “자료실”이라 한다)은 행정자료를 종합적으로 수집 관리하면서 다음 각 호에 해당하는 업무를 수행한다.
1. 자료의 수집, 분류, 정비, 보존 및 폐기에 관한 사항
2. 자료의 열람, 대출, 통제, 가공, 복사
3. 그 밖에 자료실의 운영에 관한 사항

## 제41조(자료의 수집 및 납본)

제41조(자료의 수집 및 납본) 자료실의 자료는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법에 따라 수집한다.
1. 국내외 일반도서는 기증, 교환, 관리전환 방법으로 수집할 수 있다. 다만, 직무 수행에 필요한 도서는 기록관장이 수요조사를 실시하여 예산의 범위 안에서 구입할 수 있다.
2. 외부기관(정부부처, 연구기관, 타 시·도 공공 또는 사회단체 등을 포한 한다)의 자료는 기증, 교환, 보관전환 방법에 의하여 수집할 수 있다.
3. 군에서 생산하는 자료는 소관부서에서 3부를 자료실에 납본하여야 한다.
4. 외부 기관으로부터 접수되는 자료는 기록관장이 자료실에 납본할 수 있다. 이 경우 기록관장은 해당부서에 납본사항을 통보한다.
5. 군정 주요행사 및 사업기록 등 영구 보존자료(기록사진 필름, 사업 슬라이드, 청중일지, 녹음테이프, 음반, 비디오 등을 포함한다)는 해당 부서장이 사업종료 즉시 정비하여 자료실에 관리 전환하여야 한다.
6. 기록관장은 읍·면에서 생산한 자료를 수집하여 관리할 수 있다.

## 제42조(자료의 분류)

제42조(자료의 분류) 자료실의 자료는 전산으로 등록 관리하고, 다음 각 호에 해당하는 방법으로 분류한다.
1. 국내외 일반도서는 십진분류법에 따라 분류한다.
2. 행정도서는 부문별로 분류 정리할 수 있다.
3. 그 밖의 자료는 이용 관리에 편리하도록 분류하여 보존한다.

## 제43조(열람·대출 및 반납)

제43조(열람·대출 및 반납) 
① 자료실의 소장 자료는 누구나 열람 또는 대출 받을 수 있다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자료는 대출을 제한할 수 있다.
1. 시중구입이 불가능한 행정자료 등 기타 중요문헌
2. 그 밖에 군수가 대출을 금지할 필요가 있다고 인정하는 도서
② 자료를 대출할 때에는 신분을 확인한 후 대출하여야 하며, 대출을 받고자 하는 사람은 별지 제11호 서식에 따른 대출신청서를 작성하여 제출하여야 한다. 다만, 작성한 내용이 변경되었을 경우에는 그 변경사항을 제출하여야 한다.
③ 열람시간은 공무원의 근무시간 이내로 하며, 대출한도는 1회 3권 이내로 하고, 대출기간은 대출일로부터 7일 이내로 한다.
④ 행정자료 및 도서를 열람·대출받은 사람은 열람·대출종료 즉시 반납하여야 한다.
⑤ 행정자료 및 도서를 열람·대출받은 사람이 열람 또는 대출 자료를 훼손 또는 분실하였을 때에는 기록관장이 요구하는 바에 따라 변상하여야 한다.

## 제44조(자료의 전산화 및 점검 등)

제44조(자료의 전산화 및 점검 등) 
① 수집된 자료는 전산화하고, 등록원부는 출력하여 보관한다.
② 기록관장은 연1회 이상 자료점검을 실시하여 계속 보존가치가 없다고 인정되거나 불가항력의 사유로 망실 또는 훼손된 자료에 대하여 심의회의 심의를 거쳐 폐기할 수 있다.

## 제0조

제10장 보  칙

## 제45조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

제45조(기록물 관리실태 점검 및 교육) 
① 기록관장은 군의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

## 제46조(시행세칙)

제46조(시행세칙) 이 규칙의 시행에 관하여 필요한 사항은 기록관장이 세칙으로 정할 수 있다.