지자체기관명: 광주광역시
자치법규종류: 규칙 (일부개정)
공포일자: 2025-10-23 / 시행일자: 2025-10-23

# 광주광역시 기록관 운영 규칙

## 제0조

제 1 장  총      칙

## 제1조(목적)

제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 광주광역시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

## 제2조(적용범위)

제2조(적용범위) 이 규칙은 광주광역시(이하 “시”라 한다) 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

## 제3조(정의)

제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이라 함은 시와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

## 제0조

제 2 장  구성 및 분장업무

## 제4조(소속 및 인원구성)

제4조(소속 및 인원구성) 
① 기록관은 총무과에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.<개정 2015.6.1., 2018.07.24.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 이 경우, 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.

## 제5조

제5조<삭제 2014.6.15>

## 제6조(주요업무 및 업무분장)

제6조(주요업무 및 업무분장) 
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 소관기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색·열람제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 기록물 편찬·전시·홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

## 제0조

제 3 장  기록물의 관리

## 제7조(기록물의 생산)

제7조(기록물의 생산) 
① 기록관장은 시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록법 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

## 제8조(기록물의 등록)

제8조(기록물의 등록) 
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.

## 제9조(기록물의 정리)

제9조(기록물의 정리) 
① 기록관장은 시 및 소속기관의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.<개정 2014.6.15>
③ 기록관장은 시 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2014.6.15>

## 제10조(기록물의 이관)

제10조(기록물의 이관) 
① 처리과는 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위에서 보관한 후 기록물 철 단위로 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 “별지 제1호 서식”에 의한 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.<개정 2014.6.15>
②  제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2025.10.23.>
③  직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다. <개정 2025.10.23.>

## 제11조(기록물의 보존)

제11조(기록물의 보존) 
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

## 제12조(기록물의 폐기)

제12조(기록물의 폐기) 
① 모든 기록물은 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
② 처리과 및 소속행정기관의 장은 기록관장의 기록물 폐기계획에 따라 “별지 제2호 서식”에 의한 기록물평가심의서에 폐기목록을 첨부하여 기록관장에게 제출하여야 한다.

## 제13조(간행물의 수집 및 제출)

제13조(간행물의 수집 및 제출) 
① 처리과 및 소속기관에서는 간행물을 발간할 때에는 발간등록번호를 부여받아, 발간일로부터 15일 이내에 해당 간행물의 3부를 기록관에 제출하여야 한다. 이 경우, 특별한 사유가 없는 경우 행정 간행물 내용을 수록한 CD 등을 함께 제출하거나, 행정전산망을 이용하여 제출해야 한다.
② <삭제 2014.6.15>
③ 처리과 및 소속기관의 장은 중앙정부 또는 유관기관 등으로부터 받은 간행물을 다른 처리과에 재배부할 때에는 기록관에 우선 배부하여야 한다.
④ 기록관장은 송부받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지 간행물을 파기할 수 있다.<신설 2014.6.15>

## 제0조

제 4 장  기록물평가심의회

## 제14조(구성)

제14조(구성) 
① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위해서는 광주광역시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 위원장 1인을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하며, 민간전문가는 2인 이상으로 한다. 다만 위촉직위원의 경우 성별균형이 유지되도록 노력하여야 한다.<개정 2014.6.15>
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 한다.
④ 심의회의 위원은 다음 각 호의 해당하는 자로 구성한다.
1. 시 소속 기록물 평가관련 부서의 장 또는 담당<개정 2014.6.15>
2. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련전공자로 지식과 경험이 풍부한 민간전문가 중 시장이 위촉한다.
⑤ 위촉위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.<개정 2014.6.15>

## 제15조(기능)

제15조(기능) 
① 심의회는 다음 각 호의 역할을 수행한다.<개정 2014.6.15>
1. 보존기간 만료 기록물의 보존기간 재책정 및 보류 심의<개정 2014.6.15.>
2. 보존기간 만료 기록물의 폐기심의<개정 2014.6.15.>
3. 그 밖에 필요한 사항<개정 2014.6.15>

## 제16조(회의)

제16조(회의) 
① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 그 의장이 된다.
② 심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 기록물폐기 결정에 대하여는 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다.

## 제17조(간사 등)

제17조(간사 등) 심의회의 운영에 관한 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1인을 두되, 간사는 담당사무관이 되고, 서기는 업무담당자가 된다.

## 제18조(경비지급)

제18조(경비지급) 시 소속 공무원이 아닌 위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

## 제0조

제 5 장  기록물의 전산화 관리

## 제19조(보존시설 및 장비의 확보)

제19조(보존시설 및 장비의 확보) 
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여「공공 기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.<개정 2014.6.15>
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

## 제20조(기록관리시스템 및 장비구축)

제20조(기록관리시스템 및 장비구축) 
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 시 및 소속기관의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

## 제21조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)

제21조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) 
① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

## 제22조(주요기록물의 전산화)

제22조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 시 및 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

## 제23조(전산화 기록물의 보존관리)

제23조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

## 제24조(전자기록물의 백업 및 보존)

제24조(전자기록물의 백업 및 보존) 
① 기록물관리담당자는 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업(back-up)진행 상태를 수시로 점검하고, 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다.<개정 2014.6.15>
② <삭제 2014.6.15>

## 제0조

제 6 장  보안관리 및 점검

## 제25조(보안관리)

제25조(보안관리) 
① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.<개정 2014.6.15>
② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.<개정 2014.6.15>

## 제26조(긴급사태 시의 대비)

제26조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.<개정 2014.6.15>

## 제27조(점검)

제27조(점검) 
① <삭제 2014.6.15>
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

## 제0조

제 7 장  기록물의 대출 및 열람

## 제28조(열람시간)

제28조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

## 제29조(열람 및 대출의 자격)

제29조(열람 및 대출의 자격) 
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 및 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 다만, 일반도서와 간행물은 그러하지 아니하다.

## 제30조(열람 준수사항)

제30조(열람 준수사항) 
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

## 제31조(대출의 한도 및 기간)

제31조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자하는 사람은 기록물 대출대장에 대출 기록물 철 명, 대출사유, 대출자의 소속 및 성명을 기재하고 대출업무 담당자의 확인을 받아야 한다.<개정 2014.6.15>
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

## 제32조(열람·대출의 제한)

제32조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

## 제33조(대출 기록물의 전대금지)

제33조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

## 제34조(대출 기록물의 반납)

제34조(대출 기록물의 반납) 
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

## 제35조(분실 등의 신고)

제35조(분실 등의 신고) 기록물을 열람·대출 받은 자가 해당 기록물의 관리 부주의로 인하여 분실 또는 훼손하였을 경우 사유서를 첨부하여 기록관장에게 지체 없이 신고하여야 한다.

## 제0조

제 8 장  보    칙

## 제36조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

제36조(기록물 관리실태 점검 및 교육) 
① 기록관장은 시 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

## 제37조(세부사항)

제37조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.