지자체기관명: 광주광역시 남구
자치법규종류: 규칙 (일부개정)
공포일자: 2020-06-24 / 시행일자: 2020-06-24

# 광주광역시 남구 기록관 운영 규칙

## 제0조

제1장 총칙

## 제1조(목적)

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의하여 광주광역시 남구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2015.3.30.>

## 제2조(정의)

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1.“기록물”이라 함은 광주광역시 남구(이하“남구”라 한다) 본청, 직속기관, 하부행정기관 및 광주광역시 남구의회가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2015.3.30.>
2.“기록물 관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가,  폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 수반되는 모든 업무를 말한다.
3. “광주광역시 남구 기록관(이하“기록관”이라 한다)”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존 시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물 관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다) 및 전문 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.  <개정 2015.3.30.,2018.12.31.>
4.“기록관리시스템”이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. <개정 2018.12.31.>

## 제3조(적용범위)

제3조(적용범위) 이 규칙은 남구에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

## 제0조

제2장 구성 및 분장업무

## 제4조(소속 및 인원구성)

제4조(소속 및 인원구성) 
① 기록관은 기록물 관리업무 담당부서에 설치하고 그 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물 관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물 관리업무를 수행하여야 한다.

## 제5조(주요업무 및 업무분장)

제5조(주요업무 및 업무분장) 
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용  <개정 2015.3.30.>
3. 기록관리기준표의 관리  <개정 2015.3.30.>
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물 평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 관리 <개정 2013.3.8.>
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육ㆍ운영계획의 수립 및 시행
13. 남구의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영 <개정 2018.12.31.>
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
21. 정보공개 접수창구
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다. <개정 2015.3.30.>

## 제0조

제3장 기록물의 관리

## 제6조(기록물의 생산)

제6조(기록물의 생산) 
① 기록관장은 남구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록 될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하“영”이라 한다) 제17조부터 19조까지의 규정에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서ㆍ회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성 관리하여야 한다.

## 제7조(기록물의 등록)

제7조(기록물의 등록) 
① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 경우 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. <개정 2015.3.30.>
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. <개정 2015.3.30., 2018.12.31. >

## 제8조(기록물의 정리)

제8조(기록물의 정리) 
① 기록관장은 남구의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2013. 3. 8>
③ 기록관장은 남구의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물 관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2013. 3. 8>

## 제9조(기록물의 이관)

제9조(기록물의 이관) 
① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.  <개정 2015.3.30.>
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.  <개정 2015.3.30.>

## 제10조(비밀기록물의 이관)

제10조(비밀기록물의 이관) 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

## 제11조(기록물의 보존)

제11조(기록물의 보존) 
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

## 제12조(비밀기록물의 보존)

제12조(비밀기록물의 보존) 
① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금 장치를 설치·운영 하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급 인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

## 제13조(기록물의 평가 및 폐기)

제13조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대해서는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물 평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.  <개정 2015.3.30.>

## 제0조

제4장 기록물평가심의회 구성ㆍ운영

## 제14조(기록물 평가심의회의 기능)

제14조(기록물 평가심의회의 기능) 기록관장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 광주광역시 남구 기록물 평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다. 다만, 심의회는 다음 사항을 심의 한다. <개정 2015.3.30.>
1. 영 제43조 규정에 의한 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 보존기록물의 폐기, 재분류 등과 관련하여 필요한 사항  <개정 2015.3.30.>

## 제15조(심의회의 구성 등)

제15조(심의회의 구성 등) 
① 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하며, 민간전문가 2명을 포함하여야 한다.  <개정 2015.3.30.>
② 심의회의 위원장은 자치행정국장으로 하되 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.  <개정 2015.3.30., 2018.8.7., 2020. 6. 24.>
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다.  <개정 2015.3.30.>
1. 남구 소속 기록물 평가관련 부서의 장
2. 남구 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 공무원을 간사로 함  <개정 2015.3.30.>
3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람 중 구청장이 위촉한다.  <개정 2015.3.30.>
④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 임기로 한다.

## 제16조(회의 및 의결 등)

제16조(회의 및 의결 등) 
① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제3호 서식에 의한 기록물 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.  <개정 2015.3.30., 2018.12.31.>
④ 간사는 심의회의 사무 처리와 관련하여 별지 제1호, 제2호 서식까지 및 제4호 서식을 작성·관리 하여야 한다.  <개정 2015.3.30.>
⑤ 간사는 심의회가 열리기 일주일 전에 위원에게 심의회에 필요한 자료를 전자우편 등으로 송부하여 사전에 충분한 검토를 할 수 있게 하여야 한다.

## 제17조(기록물 생산기관 협의)

제17조(기록물 생산기관 협의) 기록관장은 제14조제1호에 따른 보존 기간의 재책정, 보류 또는 폐기 결정시는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제1호 서식인 기록물 평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

## 제18조(수당 등)

제18조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 해당 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우는 그러하지 아니한다. <개정 2015.3.30.>

## 제19조(비밀엄수의무)

제19조(비밀엄수의무) 위원장 및 위원은 심의회와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안된다.

## 제20조(결과의 공표)

제20조(결과의 공표) 위원장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기 결정된 기록물 목록을 남구 홈페이지를 통하여 공표하여야 한다.

## 제0조

제5장 기록물의 전산화관리

## 제21조(보존시설 및 장비의 확보)

제21조(보존시설 및 장비의 확보) 
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영〈별표 6〉의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업 공간, 열람 공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. <개정 2018.12.31.>

## 제22조(기록 관리시스템 및 장비구축)

제22조(기록 관리시스템 및 장비구축) 
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2018.12.31.>
② 기록관리시스템은 남구의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. <개정 2018.12.31.>

## 제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)

제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) 
① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. <개정 2018.12.31.>
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수 할 수 있다. <개정 2018.12.31.>
[제목개정 <2018.12.31.>]

## 제24조(주요기록물의 전산화)

제24조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 남구의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

## 제25조(전산화 기록물의 보존관리)

제25조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

## 제26조(전자기록물의 백업 및 보존)

제26조(전자기록물의 백업 및 보존) 
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

## 제0조

제6장 보안관리 및 점검

## 제27조(보안관리)

제27조(보안관리) 
① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 및「보안업무규정 시행규칙」에 의한 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 별지 제5호 서식에 의거 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.

## 제28조(긴급사태 대비)

제28조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

## 제29조(점검)

제29조(점검) 
① 기록관의 전산실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 <개정 2015.3.30.>
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입출력 대장을 관리하여야 한다.

## 제0조

제7장 기록물의 열람 및 대출

## 제30조(열람시간)

제30조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

## 제31조(열람 및 대출의 자격)

제31조(열람 및 대출의 자격) 
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2015.3.30.>
1. 남구 공무원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 <개정 2015.3.30.>
② 제1항제2호의 경우 타 부처 등의 공무원은 열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

## 제32조(열람 준수사항)

제32조(열람 준수사항) 
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손 또는 파기 <개정 2015.3.30.>
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람·복사하고자 하는 사람은 기록관 안에서 별지 제6호 서식을 작성하여야 하며, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며 열람·복사에 필요한 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다.  <개정 2015.3.30.>
③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

## 제33조(대출 및 열람)

제33조(대출 및 열람) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차레만 연장할 수 있다. <개정 2015.3.30.>
3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제7호 서식에 의한 보존기록물 열람대장에, 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다. <개정 2015.3.30.>

## 제34조(열람ㆍ대출의 제한)

제34조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 <개정 2015.3.30.>
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우  <개정 2015.3.30.>
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우 <개정 2015.3.30.>
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

## 제35조(대출 기록물의 전대금지)

제35조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

## 제36조(대출 기록물의 반납)

제36조(대출 기록물의 반납) 
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

## 제0조

제8장 보 칙

## 제37조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

제37조(기록물 관리실태 점검 및 교육) 
① 기록관장은 남구의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 남구의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

## 제38조(운영세칙)

제38조(운영세칙) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.