60/2003 Sb. m. s.
Sdělení Ministerstva zahraničních věcí o sjednání Finančního memoranda - Smlouva mezi Evropskou komisí a Českou republikou o poskytnutí pomoci formou nástroje předvstupních strukturálních politik (ISPA) pro níže uvedené opatření: Vyhodnocení připravenosti Národního fondu a implementačních agentur ISPA na implementaci ISPA v rámci rozšířeného decentralizovaného implementačního systému (EDIS)

60
SDĚLENÍ
Ministerstva zahraničních věcí

Ministerstvo zahraničních věcí sděluje, že dne 14. prosince 2001 v Bruselu a dne 26. února 2002 v Praze bylo podepsáno Finanční memorandum - Smlouva mezi Evropskou komisí a Českou republikou o poskytnutí pomoci formou nástroje předvstupních strukturálních politik (ISPA) pro níže uvedené opatření: Vyhodnocení připravenosti Národního fondu a implementačních agentur ISPA na implementaci ISPA v rámci rozšířeného decentralizovaného implementačního systému (EDIS).
Finanční memorandum vstoupilo v platnost na základě článku 5 Dodatku C Rámcové dohody mezi vládou České republiky a Evropskou komisí o účasti České republiky na programu pomoci Evropského společenství ze dne 12. července 1996*) dne 26. února 2002.
Nedílnou součástí Finančního memoranda je Příloha I – Popis opatření, Příloha II – Finanční plán a Příloha III. Do textu Přílohy II a Přílohy III lze nahlédnout na Ministerstvu zahraničních věcí a Ministerstvu financí.
Anglické znění Finančního memoranda a Přílohy I a jejich překlad do českého jazyka se vyhlašují současně.


PŘEKLAD
Opatření ISPA č. 2001/CZ/16/P/PA/004
FINANČNÍ MEMORANDUM
Smlouva mezi Evropskou komisí
a Českou republikou
o poskytnutí pomoci formou
nástroje předvstupních strukturálních politik (ISPA)
pro níže uvedené opatření
Vyhodnocení připravenosti Národního fondu a implementačních agentur ISPA
na implementaci ISPA v rámci rozšířeného decentralizovaného implementačního
systému (EDIS)
FINANČNÍ MEMORANDUM
Evropská Komise, dále jen „Komise“, jednající jménem Evropského společenství, dále jen „Společenství“, zastoupená generálním ředitelem pro regionální politiku, p. Guyem Crauserem, jménem Komise
na jedné straně a
vláda České republiky, dále jen „příjemce“
na straně druhé,
se dohodly takto:
Článek 1
Opatření uvedené v článku 2 níže se implementuje a financuje z rozpočtových prostředků Společenství v souladu s ustanoveními uvedenými v tomto memorandu. Opatření uvedené v článku 2 níže se implementuje v souladu se Všeobecnými podmínkami, které jsou přílohou rámcové dohody podepsané mezi Komisí a příjemcem, a jsou doplněny podmínkami tohoto memoranda a ustanoveními, která jsou jeho přílohou.
Článek 2
Popis opatření
Nástroj předvstupních strukturálních politik (ISPA) formou grantu přispívá na financování níže uvedeného opatření dle popisu v příloze I:
Číslo opatření:2001/CZ/16/P/PA/004Název:Vyhodnocení připravenosti Národního fondu a implementačních agentur ISPA na implementaci ISPA v rámci rozšířeného decentralizovaného implementačního systémuDoba trvání:Datum zahájení: datum, kdy Komise podepíše toto finanční memorandumDatum ukončení: 31. prosinec 2003Místo:Česká republika
Článek 3
Závazek (vyčleněné prostředky)
1. Nejvyšší veřejné nebo ekvivalentní výdaje, které lze uvažovat pro účely výpočtu pomoci, činí 680 902 EUR.
2. Podíl pomoci Společenství poskytované pro opatření je stanoven na 100 % celkových veřejných nebo ekvivalentních výdajů, jak je stanoveno ve finančním plánu v příloze II.
3. Nejvyšší částka pomoci z ISPA je stanovena ve výši 680 902 EUR.
4. Částka 544 722 EUR je poskytována z rozpočtu roku 2001 podle rozpočtového předpisu B7-020. Závazky pro následné splátky budou odvozeny od původního nebo revidovaného finančního plánu pro dané opatření, podle stavu implementace opatření a rozpočtových možností.
Článek 4
Platby
1. Pomoc Společenství kryje platby na opatření, pro které příjemce uzavřel právně závazné smluvní závazky a pro které byly specificky přiděleny nutné finanční prostředky. Tyto platby se musí týkat služeb popsaných v příloze I.
2. Platby provedené před datem podpisu tohoto finančního memoranda ze strany Komise nesplňují podmínky pro poskytnutí pomoci z ISPA.
3. Opatření uvedené v příloze I a platby prováděné orgánem odpovědným za implementaci opatření budou ukončeny nejpozději 31. prosince 2003.
4. Zpráva vyžadovaná pro vyplacení doplatku bude předložena nejpozději 6 měsíců po tomto datu.
5. Záloha je stanovena ve výši 340 451 EUR a bude převedena takto:
– částka 170 226 EUR bude vyplacena, jakmile příjemce podepíše toto memorandum;
– zbytek bude vyplacen po podpisu první smlouvy o technické asistenci.
Článek 5
Dodržování právního řádu a politik Společenství
Opatření se implementuje v souladu s příslušnými ustanoveními Evropských dohod a přispívá k plnění politik Společenství.
Článek 6
Duševní vlastnictví
Příjemce a orgán zodpovědný za implementaci, uvedený v příloze I, bod 3, zajistí, aby byla z jejich strany získána veškerá nutná práva duševního vlastnictví ke studiím, výkresům, plánům, propagačním a jiným materiálům, vyrobeným v souvislosti s plánováním, implementací, monitorováním a hodnocením projektu. Zaručí, že Komise nebo kterýkoli orgán nebo osoba, které Komise deleguje, budou mít k těmto materiálům přístup a budou mít právo je využívat. Komise bude tyto materiály využívat pouze pro své vlastní účely.
Článek 7
Povolení a oprávnění
Příslušné orgány příjemce musí včas a v souladu s vnitrostátními právními předpisy vydat veškeré druhy povolení a/nebo oprávnění nutných pro implementaci opatření.
Článek 8
Specifické podmínky týkající se opatření
Specifická zadání pro jednotlivé úkoly technické asistence i jakákoli odchylka od plánovaného opatření podle příloh 1, 1a a 1b vyžadují souhlas Komise.
Článek 9
Prováděcí ustanovení popsaná v přílohách tohoto finančního memoranda tvoří jeho nedílnou součást.
Nedodržení podmínek a prováděcích ustanovení bude Komise posuzovat podle postupu stanoveného v příloze III.1, část VIII.
Článek 10
Závazné znění tohoto finančního memoranda představuje tento dokument, podepsaný níže.
V Praze dne 26.2.2002
Za příjemce:
Hana Heidlerová v.r.
Národní koordinátor ISPA
V Bruselu dne 14.12.2001
Za Společenství:
Guy Crauser v.r.
vrchní ředitel
Seznam příloh
Příloha IPopis opatření Příloha IIFinanční plánPříloha IIIPříloha III.1Prováděcí finanční předpisy ISPAPříloha III.2Ustanovení, která upravují oprávněné náklady na opatření čerpající pomoc ISPAPříloha III.3Vzor pro žádosti o platby, pro hlášení finančního a fyzického pokroku a žádost o změnu Příloha III.4Smlouva o minimálních požadavcích na finanční kontrolu u opatření čerpajících pomoc ISPA Příloha III.5Smlouva o nesrovnalostech a vracení částek neoprávněně přijatých v rámci ISPA Příloha III.6Požadavky na informování a publicitu

PŘEKLAD
PŘÍLOHA 1
Popis opatření (technická asistence)
(shrnutí)
Kód Komise č.: 2001/CZ/16/P/PA/004
1. NÁZEV OPATŘENÍ
Vyhodnocení připravenosti Národního fondu a implementačních agentur ISPA na implementaci ISPA v rámci rozšířeného decentralizovaného implementačního systému (EDIS)
2. ORGÁN PŘEDKLÁDAJÍCÍ ŽÁDOST (Národní koordinátor ISPA)
2.1. Jméno: p. Čestmír Sajda, náměstek ministra pro místní rozvoj
2.2 Adresa: Staroměstské náměstí 6, 110 15, Praha 1
E-mail: ondrej.pravda@mmr.cz
3. ORGÁN ZODPOVĚDNÝ ZA IMPLEMENTACI (definovaný v části II (2) přílohy III.2)
3.1. Název: Ministerstvo financí CFCU (Ústřední fin.a kontr. jednotka)
3.2 Adresa: Letenská 15, 118 10, Praha 1
E-mail: jan.slavicek@mfcr.cz
4. KONEČNÝ PŘÍJEMCE (pokud se liší od orgánu uvedeného v bodě 3)
4.1. Název: p. Eduard Janota (NAO, Národní schvalující úředník)
4.2 Adresa: Letenská 15, 118 10, Praha 1
E-mail: jan.gregor@mfcr.cz
5. MÍSTO
Česká republika
6. POPIS
V zájmu zvýšení efektivnosti implementace ISPA a přípravy kandidátských zemí na budoucí řízení Strukturálních fondů a Fondu soudržnosti považuje Komise za vysokou prioritu decentralizaci řídících odpovědností (dále jen EDIS) na národní implementační struktury, které by měla Česká republika dosáhnout před koncem roku 2002.
V případě udělení EDIS nebude požadován předem daný souhlas Komise k nabídkovým a kontraktačním řízením. Udělování souhlasů ex-ante je odpovědností delegace Komise v Praze v rámci dekoncentrace řízení ISPA ze strany Komise.
Přechod na EDIS je možný až v okamžiku, kdy budou splněny podmínky a kritéria stanovené v článku 12 a v příloze nařízení Rady 1266/99 o koordinování pomoci kandidátským zemím v rámci předvstupní strategie („koordinační nařízení“). Tyto podmínky a kritéria vyžadují zejména uspokojivé řídící kapacity a finanční kontrolní postupy v dané zemi.
Na pomoc při vedení přípravných prací kandidátských zemí byl vypracován pracovní dokument Komise „Příprava na rozšířenou decentralizaci“. Tento dokument podrobněji uvádí, jak Komise vykládá kritéria a podmínky koordinačního nařízení a poskytuje kontrolní formuláře pro příslušné orgány. Komise předala kandidátským zemím také další dokument, nazvaný „Mapa EDIS pro ISPA a PHARE“.
V České republice byly vybudovány implementační struktury pro řízení projektů ISPA. Existuje zde Národní fond (NF), v jehož čele stojí Národní schvalující úředník (NAO), spolu s implementačními agenturami pro každý sektor, jež podléhají sektorovým schvalujícím úředníkům (SAO), které jmenuje NAO. Kromě toho kontrolní odbor na ministerstvu financí, který je odpovědný ministru financí, odpovídá za kontrolu všech vládních odborů a institucí implementujících EDIS.
Podrobný popis existujících implementačních struktur včetně delegování odpovědností na konečné příjemce je uveden v příloze 1b tohoto finančního memoranda.
Výše uvedené orgány budou vyžadovat expertní technickou podporu pro (i) identifikaci oblastí, ve kterých struktury a postupy dosud nejsou schopny plnit požadavky na EDIS, (ii) pomoc při rozvoji nutném pro nápravu takových nedostatků a (iii) nežli NAO předloží Komisi žádost o udělení EDIS České republice ověření toho, že přípravy byly řádně dokončeny, ke spokojenosti NAO.
7. CÍLE
Obecným cílem tohoto opatření je poskytnout technickou asistenci pro zhodnocení orgánů, které tvoří součást implementační struktury ISPA, pokud jde o efektivitu jejich řízení a kontrolních funkcí ve všech fázích cyklu životnosti projektu pro schválená nebo předpokládaná opatření ISPA v rámci EDIS, a pomoc ohledně možných postupů nápravy zjištěných nedostatků.
Specifické cíle
První fáze pomoci - vyhodnocení mezer - by měla spočívat v systémovém auditu každého orgánu, aby se tak vyhodnotilo, do jaké míry jsou v současné době plněny požadavky EDIS a aby byly určeny specifické akce, změny a zlepšení nutné pro plnění těchto požadavků.
Ve druhé fázi - příprava EDIS - budou poradci / experti pracující v rámci opatření spolupracovat s příslušnými orgány na vybudování struktur a postupů nutných pro splnění požadavků EDIS. K tomuto účelu obdrží státní správa technickou asistenci, která bude podporovat zřízení systému k plnění požadovaných funkcí (programování projektů, řízení projektů, implementace projektů, nabídková řízení, uzavírání smluv, řízení cash flow, finanční kontrola, monitoring a vyhodnocování projektů ISPA) dle potřeby.
Třetí fáze - hodnocení splnění požadavků - bude obsahovat hodnocení určené NAO a týkající se toho, zda orgány dosáhly zlepšení nutných ke splnění podmínek EDIS před podáním formální žádosti Komisi.
Čtvrtá a konečná fáze (mimo rozsah tohoto opatření) - příprava rozhodnutí Komise - bude zahrnovat analýzu a ověřovací audit vedoucí k rozhodnutí Komise (prominutí předběžného schvalování) - které provedou zúčastněné složky Komise (DG REGIO, delegace Komise v Praze).
Podrobnosti o plánovaných činnostech jsou uvedeny v indikativních pravomocích v příloze 1b tohoto finančního memoranda.
Očekávané výsledky
Úkoly a výsledky, které mají realizovat poskytovatelé pomoci v rámci projektu:
– řízení projektů ISPA a kontrolní postupy v Národním fondu a implementačních agenturách budou v souladu s požadavky pro EDIS;
– rozvinou se české odborné znalosti řízení projektů ISPA, plánování, kontroly, řízení úspěchu (a případného neúspěchu) zdrojů projektů ISPA a jiných témat týkajících se efektivní přípravy, monitoringu a hodnocení pomoci ISPA v souladu s českými předvstupními prioritami;
– budou vyvinuty vhodné systémy pro technické plánování, plánování času, nákladů, hodnocení rizik, kontrolní grafy a řešení problémů u projektů ISPA v průběhu celého projektového cyklu (se zaměřením na kontroly a kontrolní cesty);
– ve spolupráci s kontrolním odborem ministerstva financí bude NAO jako vedoucí představitel Národního fondu ujištěn o tom, že projektové řízení a kontrolní postupy ISPA v implementačních agenturách a Národním fondu samotném jsou v souladu se všemi platnými požadavky;
– asistence a rady kontrolnímu odboru v celém procesu auditu, včetně poradenství o vhodných opatřeních, která má management přijmout v reakci na zjištění auditu i přípravy auditorských zpráv pro NAO a příslušné orgány ES;
– rozvoj národních odborných znalostí příslušných institucí (NF, IA a kontrolní odbor) při plánování resp. řízení a kontrole projektů ISPA.
8. PLÁN IMPLEMENTACE
Předpokládá se, že celé opatření bude dokončeno do konce roku 2002. Výplaty na podepsané smlouvy by měly být zcela dokončeny do 31. prosince 2003, což je konečné datum opatření.
Plán veřejných zakázek je uveden v příloze Ia.
Podrobný plán prací a harmonogram uvádí příloha Ib.
9. NÁKLADY A POMOC (V EURO)
Orientační rozpis rozpočtu oprávněných nákladů podle kategorií:
Audity ve fázi I133 200 EURExperti pro fázi II151 000 EURAudity ve fázi III200 000 EURDiety99 202 EURCestovné41 600 EURPřeklady a tlumočení52 900 EURPronájem konferenční místnosti3 000 EUR
Celkové nákladyPříspěvek soukromého sektoruNeoprávněné výdajeCelkové oprávněné nákladyGrant ISPAProcento  grantu %680 90200680 902680 902100 %
11. ÚČAST MEZINÁRODNÍCH FINANČNÍCH INSTITUCÍ
Žádná.

PŘÍLOHA 1.a
Prozatímní plán veřejných zakázek
Nabídkové řízení č.Popis nabízených prací a služebDruh smlouvy (práce, dodávky, služby)Prozatímní měsíc zahájení nabídkového řízení (měsíc/rok)Míra úhrad faktur pro specifickou smlouvuIAudity ve fázi ISlužbylistopad 2001100 %IIExperti na asistenci při činnostech fáze IISlužbylistopad 2001100 %IIIAudity ve fázi IIISlužbylistopad 2001100 %IVPřeklady a tlumočeníSlužbylistopad 2001100 %
Specifické podmínky pro udělení smluv budou zveřejněny v Úředním věstníku Evropských společenství a/nebo na internetu.

PŘÍLOHA I.b
Indikativní pravomoci
(Souhrn)
Kód Komise č. 2001/CZ/16/P/PA/004
Vyhodnocení připravenosti Národního fondu a implementačních agentur ISPA na implementaci ISPA v rámci rozšířeného decentralizovaného implementačního systému (EDIS)
1. Základní údaje
a. Partnerská instituce
Ministerstvo financí České republiky / Národní schvalující úředník
b. Seznam příjemců
Národní schvalující úředník (NAO), odbor Národního fondu, kontrolní odbor (ministerstvo financí);
Implementační agentury odpovědné za implementaci pomoci ISPA v rámci pověření sektorových schvalujících úřadníků (SAO).
Existují tři implementační agentury odpovědné za implementaci pomoci ISPA:
(i) Centrum regionálního rozvoje a (ii) Státní fond životního prostředí pro sektor životního prostředí a (iii) ministerstvo dopravy a spojů pro sektor dopravy.
V sektoru životního prostředí odpovídá Centrum regionálního rozvoje1 za implementaci projektů ISPA z alokace roku 2000. Pro projekty v oblasti životního prostředí po roce 2001 včetně byl funkcí implementační agentury pověřen Státní fond životního prostředí. Navrhuje se zahrnout Centrum regionálního rozvoje do realizace EDIS, vzhledem k jeho zkušenostem z nabídkových řízení a uzavírání smluv na projekty v oblasti infrastruktury financované z ES.
Vzhledem k povaze delegování odpovědnosti na nynější konečné příjemce v sektoru dopravy, zejména Ředitelství silnic a dálnic a České dráhy, bude nutné přezkoumat a vyhodnotit delegování pravomocí na tyto orgány a implementační možnosti těchto orgánů, v rámci auditu ministerstva dopravy a spojů (viz vysvětlení delegování odpovědností na konečné příjemce v části c níže).
c. Současná situace
Pro zvýšení efektivity implementace ISPA a přípravu kandidátských zemí na budoucí správu Strukturálních fondů a Fondu soudržnosti považuje Komise za vysokou prioritu decentralizaci řídících odpovědností (dále jen EDIS) na Národního schvalujícího úředníka (NAO) a Národní fond (NF), sektorové schvalující úředníky (SAO) a příslušné zaměstnance a implementační agentury (IA) dle předpokladu v článku 12 nařízení Rady 1266/1999 („koordinační nařízení“), které by měla Česká republika dosáhnout ve druhé polovině roku 2002.
Přechod na EDIS je možný až v okamžiku, kdy budou splněny podmínky a kritéria stanovené v koordinačním nařízení, a zejména v okamžiku, kdy budou existovat uspokojivé řídící kapacity a finanční kontrolní postupy. Na pomoc při vedení přípravných prací kandidátských zemí byl vypracován pracovní dokument Komise „Příprava na rozšířenou decentralizaci“ a „Mapa EDIS pro ISPA a PHARE“. Tento dokument podrobněji uvádí, jak Komise vykládá kritéria a podmínky koordinačního nařízení, poskytuje kontrolní formuláře pro příslušné orgány a doporučuje postupy při přípravě na EDIS.
V České republice byly vybudovány implementační struktury pro řízení projektů ISPA. Tyto struktury zahrnují různé odbory na ministerstvu financí a oborových ministerstvech odpovědných za dopravu, životní prostředí a místní rozvoj.
Ke koordinačním strukturám patří Národní koordinátor ISPA a Národní koordinátor pomoci, který přebírá celkovou odpovědnost za pomoc financovanou z EU. Národní koordinátor ISPA je náměstek ministra na ministerstvu pro místní rozvoj. Národní koordinátor pomoci je náměstek ministra na ministerstvu financí a není jím náměstek ministra, který jedná jako Národní schvalující úředník.
Implementační struktury zahrnují tyto subjekty:
(i) Národní fond (NF), v jehož čele stojí (ii) Národní schvalující úředník (NAO); sektoroví schvalující úředníci (SAO) pro sektor dopravy a životního prostředí - které jmenuje NAO - a příslušní pracovníci; (iii) implementační agentury jmenované SAO a (iv) kontrolní odbor na ministerstvu financí, který je odpovědný ministru financí a kontroluje všechny vládní odbory a instituce implementující EDIS. Podle nového zákona o finanční kontrole ve státní správě a novelách některých zákonů (zákon o finanční kontrole) „ministerstvo financí jako ústřední metodologický úřad pro finanční kontrolu metodologicky reguluje a koordinuje výkon finanční kontroly ve státní správě.“ Kontrolní odbor ministerstva financí by měl proto během přechodu na EDIS mít kontrolní a poradenskou funkci.
Ústřední finanční a kontraktační jednotka (CFCU) je součástí centra pro zahraniční pomoc na ministerstvu financí a je implementační agenturou pro PHARE, zejména pro opatření na budování institucí. CFCU není obvyklou součástí implementační struktury ISPA. Vzhledem k charakteru tohoto opatření souvisejícímu s budováním institucí však bude CFCU jednat jako implementační agentura a kontraktační orgán.
V sektoru životního prostředí existují dvě implementační agentury - Centrum regionálního rozvoje - CRR (projekty ISPA 2000) a Státní fond životního prostředí - SFŽP (projekty ISPA 2001 a dále). Předpokládá se úzká spolupráce CRR a SFŽP.
Podle memoranda o porozumění o využití Národního fondu pro ISPA, uzavřeného mezi Komisí a českou vládou, mají implementační agentury možnost delegovat určité úkoly, včetně úkolů spojených s nabídkovými a kontraktačními řízeními, na konečné příjemce, ale přitom si zachovávají celkovou odpovědnost za jejich příslušné sektory. Povaha takového delegování musí být popsána ve finanční dohodě uzavřené mezi každým SAO a NAO.
V sektoru dopravy delegovala implementační agentura některé odpovědnosti, zejména ty, jež se týkají nabídkových a kontraktačních řízení, na konečné příjemce, jmenovitě Ředitelství silnic a dálnic a České dráhy. Je třeba poznamenat, že tyto subjekty jsou příjemci mnoha projektů ISPA, které již byly schváleny nebo v budoucnosti schváleny budou. Z tohoto důvodu bude opatření přímo prošetřovat implementační připravenost těchto subjektů.
V sektoru životního prostředí dozorují nabídková a kontraktační řízení konečných příjemců Centrum regionálního rozvoje i Státní fond životního prostředí, které budou kontrolovat i implementaci projektů. Těmito konečnými příjemci jsou obvykle obce nebo společnosti ve vlastnictví obcí. Implementační agentura odpovídá za předkládání dokladů delegaci Komise v Praze, pro získání předběžného schválení ze strany Komise.
Významnou charakteristikou sektoru životního prostředí je stručně řečeno to, že každý projekt ISPA bude mít jiného konečného příjemce. Z tohoto důvodu by se mělo šetření administrativní připravenosti zaměřit na implementační agentury, zejména na způsob, jakým vykonávají své odpovědnosti vůči obcím, spíše než na šetření připravenosti jednotlivých konečných příjemců. Poradci / experti pak zhodnotí rozsah a integritu mechanismů pro delegování odpovědností a řádný dozor (zejména specifické finanční dohody nebo memoranda o porozumění mezi IA a konečnými příjemci), nikoli subjekty využívající toto delegování. V případě potřeby mohou poradci / experti provádět určité vzorkové kontrolní práce v subjektech, na které byly delegovány určité úkoly.
Subjekty, které tvoří část implementační struktury, budou vyžadovat expertní technickou asistenci pro (i) určení oblastí, ve kterých dosud struktury a postupy nejsou schopny plnit požadavky na EDIS, (ii) pomoc rozvoji nutnému pro nápravu těchto nedostatků a (iii) ověření toho, zda byly přípravy před předložením formální žádosti Komisi provedeny ke spokojenosti NAO.
d. Podkladová dokumentace
– Pracovní dokument „Příprava na rozšířenou decentralizaci programů Phare a ISPA“, služby Komise 21/12/00
– Mapa EDIS pro ISPA a PHARE
– Kontrolní formulář EDIS zaslaný Národnímu schvalujícímu úředníkovi 07/06/2001
– Praktická příručka pro kontraktační postupy Phare, ISPA a SAPARD
– nařízení Rady ES/1266/1999 a ES/1267/1999, 21. červen - koordinační nařízení a nařízení ISPA
– nařízení Rady ES/1260/1999, 21. červen (Strukturální fondy); nařízení 438/2001 (Řídící a kontrolní systémy) a nařízení 448/2001 (Finanční opravy)
– Příloha III finančních memorand ISPA
– Finanční nařízení ze dne 21/12/1977 ve znění pozměněném a doplněném tímto dokumentem jako příloha II - zejména Hlava IX.
2. Cíle
Obecným cílem tohoto opatření je poskytnout technickou asistenci pro účinné vyhodnocení připravenosti NAO a kontrolního odboru, NF, SAO a IA pro výkon jejich řídící a kontrolní funkce ohledně specifikace, programování, implementace, monitoringu a hodnocení schválených a předpokládaných opatření ISPA v rámci EDIS, a pomoc při případné nápravě zjištěných nedostatků.
První fáze pomoci - hodnocení mezer - by mělo zahrnovat vlastní hodnocení každé instituce a následné systémové audity provedené s pomocí externí asistence pro vyhodnocení míry, v jaké jsou v současné době plněny požadavky EDIS, a určení specifických akcí, změn a zlepšení nutných k zajištění souladu s těmito požadavky.
Ve druhé fázi - příprava EDIS - budou poradci / experti pracující v rámci opatření spolupracovat s příslušnými orgány na vypracování struktur a postupů nutných ke splnění požadavků EDIS. K tomuto účelu administrativa obdrží technickou asistenci, která bude podporovat vybudování systému, který by dle potřeby plnil požadované funkce (programování projektů, řízení projektů, implementace projektů, nabídková řízení, uzavírání smluv, řízení cash flow, finanční kontrola, monitoring a hodnocení projektů ISPA).
Třetí fáze - hodnocení míry splnění požadavků - bude zahrnovat hodnocení pro potřeby NAO, týkající se toho, zda zúčastněné orgány dosáhly zlepšení nutných ke splnění podmínek pro EDIS před podáním formální žádosti Komisi.
Čtvrtá a konečná fáze (mimo rozsah tohoto opatření) - příprava rozhodnutí Komise - bude zahrnovat analýzu a ověřovací audit vedoucí k rozhodnutí Komise (prominutí předběžného schvalování) - které provedou zúčastněné složky Komise.
3. Očekávané výsledky
K úkolům a výsledkům, které mají realizovat poskytovatelé pomoci podle projektu patří:
– řízení projektů ISPA a kontrolní postupy v SAO, IA a NF budou v souladu s požadavky pro EDIS;
– rozvinou se odborné znalosti České republiky ohledně řízení projektů ISPA, plánování, kontroly, řízení úspěchu (a případného neúspěchu) zdrojů projektů ISPA a jiných témat týkajících se efektivní přípravy, monitoringu a hodnocení pomoci ISPA v souladu s českými předvstupními prioritami;
– budou vyvinuty vhodné systémy pro technické plánování, plánování času, nákladů, hodnocení rizik, kontrolní grafy a řešení problémů u projektů ISPA v průběhu celého projektového cyklu (se zaměřením na kontroly a kontrolní cesty);
– AO a NF budou ujištěni o tom, že projektové řízení a kontrolní postupy ISPA v SAO, IA a NF samém jsou v souladu se všemi platnými požadavky;
– pomoc a rady kontrolnímu odboru v průběhu procesu auditu, příprava vhodných opatření, která má management přijmout podle zjištění auditu, i auditorských zpráv pro NAO a příslušné orgány ES;
– rozvoj národních odborných znalostí příslušných institucí (NF, SAO, IA, kontrolní odbor) při řízení a kontrole projektů ISPA.
4. Činnosti
a. Všeobecný popis
První fáze: vlastní hodnocení NF s IA spolu se SAO a jejich spolupracovníky. Je třeba zdůraznit, že vzhledem k implementační struktuře v sektoru dopravy by tato fáze měla za prvé zahrnovat prošetření delegace pravomocí na konečné příjemce a za druhé by hodnocení mělo být rozšířeno i na konečné příjemce. V sektoru životního prostředí by měl být prošetřen vztah mezi implementační agenturou a konečným příjemcem, aniž by hodnocení zahrnovalo dané konečné příjemce. NIC by měl koordinovat a vést IA a SAO. Na konci fáze jedna by měly proběhnout vyhodnocovací audity těchto subjektů zaměřené na jejich připravenost plnit požadavky EDIS, následně by měla být vypracována závěrečná zpráva a požadavky na asistenci.
Druhá fáze: poradenství a spolupráce s národními orgány o akcích nutných k implementaci doporučení.
Třetí fáze: externí auditoři podají NAO hodnocení toho, zda subjekty dosáhly zlepšení nutných ke splnění podmínek pro EDIS, nežli NAO předloží formální žádost Komisi.
b. Podrobný plán prací a harmonogram.
Celková doba trvání celého úkolu je odhadována na 8 kalendářních měsíců, s vkladem zhruba 52 osobodnů.
Audit znamená plně finanční a systémový audit každé cílové instituce.
Pro každou instituci se audit zaměří zejména na tyto oblasti, které představují hlavní oblasti pro EDIS:
– řídící struktura a organizace a zejména:
– závazek NAO nést plnou odpovědnost za fondy ISPA
– existence jasných a přiměřených organizačních schémat
– pomocí písemných dohod jasně definované delegace pravomocí (zejména finanční dohody mezi NAO a IA a dohody mezi IA a konečnými příjemci)
– pracovníci (statut, pravomoci, přiměřený počet, úkoly a odpovědnosti definované písemně, školicí programy
– oddělení funkcí: žádný úředník nemůže mít nikdy odpovědnost za jakýkoli projekt pro více než jednu z pravomocí pro schvalování plateb,platby a účetnictví; každý úkol musí být vždy prováděn pod dozorem druhého úředníka a musí existovat důkazy o přezkumu práce
– existence písemného řízení
– musí existovat podrobné manuály vysvětlující postupy a identifikující podpůrnou dokumentaci:
– pro nabídková řízení a uzavírání smluv
– pro příjem, záznam a zpracování nároků (od dodavatelů, od IA pro NF, od NF pro EK)
– musí existovat podrobný kontrolní formulář pro kontroly záloh
– nabídková a kontraktační řízení: pravidla by měla být v souladu s pravidly uvedenými v Praktické příručce Komise pro PHARE, ISPA a SAPARD - kontraktační postupy (pravidla pro inzerci, nabídková řízení, technické hodnocení, účast a udělování smluv). Zvláštní pozornost by měla být věnována nabídkovým řízením, s přihlédnutím k čl. 108 odst. 2, hlava IX finančního nařízení ze dne 21/12/19977 (základ čl. 12 odst. 2 nařízení Rady 1266/99). Předběžné kontroly dokumentace nabídek a smluv by měly být podrobně analyzovány (tato funkce předběžného schvalování může být delegována na nezávislý orgán);
– monitoring implementace projektů: existence vhodného systému pro hlášení pokroku v každém projektu podle definovaných ukazatelů (fyzické i finanční ukazatele). Výkaznický systém musí sdílet NF a IA a musí být kontrolován proti účtům;
– řízení a kontrola fondů: audit by měl zejména prověřit systém bankovních účtů a povolovacích řízení, koordinace ISPA a fondů spolufinancování, systém dvojího podpisu, kontroly záloh, platby, kontrolní postupy a nakládání s úroky. Povolování plateb musí být prováděno na základě podrobných kontrolních ověřovacích formulářů, mimo jiné ohledně oprávněnosti, úplnosti a správnosti podpůrných dokumentů, data příjmu, shody faktur se smlouvami a s certifikacemi ze strany kontrolního orgánu nezávislého na dodavateli, ohledně identity žadatele a fyzické kontroly;
– účetní postupy a registrační systém a historie pro audit: účetní systém musí být založen na závazcích a uvádět pro každý jednotlivý projekt celkové náklady, budoucí výdaje, platby a zůstatek. Musí existovat kontrolní postupy k zajištění úplnosti, přesnosti a existence účtů. Musí být používán přesný převodní kurz eura. Musí být vedena složka projektu s veškerou dokumentací pro audit projektu (historie);
– IT zpracování a bezpečnost výpočetní techniky: pokud je používán počítač, bude přístup k počítačovému systému chráněn a kontrolován, tak aby:
– byly veškeré údaje zadávané do systému řádně ověřeny (chyby budou zjištěny a opraveny)
– žádné údaje nemohly zadat, změnit nebo ověřit jiné osoby nežli oprávnění úředníci s přidělenými hesly;
– aby bylo jméno každého úředníka, který zadává nebo mění údaje či programy, zaznamenáno v operačním deníku. Hesla budou měněna pravidelně, aby se předešlo zneužití. Počítačové systémy budou chráněny před neoprávněným přístupem pomocí fyzických kontrol a data budou chráněna kopiemi uloženými na zvláštních chráněném místě. Zadávání dat bude kontrolováno logickými kontrolami zaměřenými na zjištění rozporných nebo zvláštních údajů.
– interní audit a externí audit: musí existovat interní audit, jehož cílem je zajistit, aby systém vnitřní kontroly řízení projektů ISPA pracoval efektivně. Vnitřní audit může provádět NF a IA nebo centrální kontrolní orgán či všechny tyto subjekty. V každém případě by měl být vnitřní audit nezávislý na řídících funkcích. Vnitřní audit bude prováděn v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy. Bude existovat centrální orgán pro harmonizaci, podporu a hodnocení práce provedené týmy vnitřního auditu na každém ministerstvu / orgánu;
– kontroly na místě;
– prevence a řešení nesrovnalostí podle přílohy III finančního memoranda.
Ohledně souladu národní legislativy pro veřejné zakázky se směrnicemi Společenství budou auditoři vycházet výhradně ze zpráv hodnocení tohoto souladu ze strany GŘ pro vnitřní trh, pravidelných zpráv Komise nebo jiných později definovaných zdrojů. Není nutné provádět přímé hodnocení textů právních předpisů.
Podrobnější informace budou uvedeny o oblastech, které mají projít auditem na počátku úkolu.
– Výše uvedené oblasti budou předmětem auditu a další implementace doporučení ke zlepšení (4 - 8 expertů obeznámených s postupy Společenství) v určených institucích: (i) Národní fond a (ii) implementační agentury spolu s pracovníky SAO.
– V první fázi poskytnou NF a IA své vlastní hodnocení a následně smluvně sjednaní externí auditoři přezkoumají zjištění těchto vlastních hodnocení, provedou analýzy stávající situace ve čtyřech hlavních institucích (NF, IA) v každé z hlavních funkcí / oblastí, které jsou považovány za významné pro EDIS. Na konci této fáze budou auditoři schopni podat zprávu o nedostatcích a doporučení k implementaci; po této zprávě budou určeny hlavní oblasti, ke kterým budou poradci / experti přizváni na podporu implementace. Práce externích auditorů bude dokončena ve 2-3 týdnech.
– Až poté, co auditoři dokončí výše uvedený krok (přezkum vlastního hodnocení institucí, analýza a definice doporučení k implementaci), budou schopni předat informace NAO k formulaci připomínek a doporučení, včetně návrhu vymezení kompetencí pro fázi 2, po němž budou určení experti připraveni podporovat implementaci; to proběhne v 1-2 týdnech pro přenos informací a schůzky. Celková doba trvání práce auditorů ve fázi 1 se odhaduje na 3-5 týdnů, se vstupem 148 člověkodnů.
– Ve druhé fázi zahájí experti ES spolu s národními úředníky implementační práce na určených hlavních oblastech pro čtyři hlavní struktury; opět po jednotlivých strukturách nebo funkcích, v průměru asi 35 člověkodnů pro každou strukturu / funkci, podle výsledného výkonu, 8 jmenovaných expertů). Bude následovat závěrečná zpráva o stavu implementace.
– Jakmile jmenovaní experti dokončí asistenci, měli by předat výsledky Národnímu schvalujícímu úředníkovi ke schválení. NAO po potvrzení rozešle zprávy všem zúčastněným subjektům. V případě potřeby budou organizována setkání odborů Komise, jmenovaných expertů a příslušných institucí, případně lze rozhodnout o změnách nebo dodatečných akcích.
– Celková doba trvání práce expertů ve fázi 2 se odhaduje na 10-12 týdnů, se vstupem 150 osobodnů.
– Třetí fáze: hodnocení splnění požadavků u výsledků pro NAO ze strany externích auditorů. Bude následovat formální žádost Evropské komisi o EDIS.
– Celková doba trvání práce expertů ve fázi 3 se odhaduje na 4 - 5 týdnů, se vstupem 216 osobodnů.
– Rozpis doby trvání a vstupů ve fázích 2 a 3 uvedený výše je indikativní a může být změněn podle výsledků fáze 1.
5. Požadavky na poradce / experty
a. Všeobecné požadavky
Externí auditoři budou pracovat za pomoci ministerstva financí České republiky, v Národním fondu, ale budou také úzce spolupracovat se členy kontrolního odboru, s NIC a jeho spolupracovníky na ministerstvu pro místní rozvoj a s externími experty, kteří budou poskytovat technickou asistenci při implementaci doporučení pro implementační agentury.
Bude zajištěna úzká koordinace s již prováděnými činnostmi (SAPARD) i s paralelními a budoucími činnostmi (Phare a ISPA).
b. Hlavní specifické požadavky
i. Externí auditoři
– prokázané auditorské zkušenosti zejména z auditů shody
– znalost postupů a terminologie ES; prokázané řídící a organizační schopnosti;
– dobré komunikační schopnosti a zkušenosti s poradenskou činností;
– plynulá angličtina a schopnost vypracovávat dokumenty v angličtině
– zkušenosti a znalosti v oblasti veřejných zakázek
i. Jmenovaní experti
– prokázané odborné znalosti a zkušenosti příslušných politik ES, zejména ISPA, PHARE, SAPARD, Strukturálních fondů a Fondu soudržnosti;
– znalost postupů a terminologie ES;
– prokázané řídící a organizační schopnosti;
– dobré komunikační schopnosti a zkušenosti s poradenskou činností;
– plynulá angličtina a schopnost vypracovávat dokumenty v angličtině
– zkušenosti a znalosti v oblasti veřejných zakázek.
6. Požadavky na výkaznictví
Auditoři i experti pracující jménem NAO budou předkládat tyto zprávy v anglickém jazyce:
1. Zpráva o vyhodnocení mezer (Gap Assessment Report, GAR) bude pro každou cílovou instituci a postup jasně identifikovat prvky nedodržení požadavků EDIS a doporučená opatření (s harmonogramem). Zpráva by měla zahrnovat tabulku určující všechny požadavky na vnitřní kontrolu a specifikující odpovědné oddělení. Dodavatel rovněž poskytne zvláštní návrh přidělení pravomocí pro fázi 2 pro uzavření smlouvy se specialistou na implementaci GAR.
2. Pro fázi 2 bude vypracována průběžná a konečná zpráva, popisující práci provedenou jmenovanými experty.
3. Na konci fáze 3 bude externí auditor muset vypracovat zprávu o hodnocení míry splnění požadavků. Tato zpráva bude samostatně pro každou instituci, pro kterou se navrhuje EDIS, uvádět zjištění a závěry auditu a stanovisko externího auditora ohledně toho, jak je zajištěno splnění minimálních kritérií a podmínek pro rozšířený decentralizovaný implementační systém.
Zpráva by měla zahrnovat všechny otázky týkající se auditu, které jsou dle názoru dodavatele relevantní pro dosažení obecného cíle auditu. Zpráva by měla rovněž uvádět veškerá doporučení.
Zpráva o hodnocení míry splnění požadavků bude základem žádosti o EDIS pro příslušnou IA, kterou NAO předloží Komisi.
Externím auditorům bude poskytnut model zprávy o hodnocení míry splnění požadavků.
Zprávy by měl podepsat NAO a měly by být předloženy těmto osobám:
JménoFunkceAdresaTelefonE-mailp. Eduard JanotaNAOMinisterstvo financí,  Letenská 15, Praha 1p. Čestmír SajdaNICMinisterstvo pro místní rozvoj,  Staroměstské nám.6, Praha 1p. Tomáš PotměšilNACMinisterstvo financí,  Letenská 15, Praha 1pí. Martina MotlováSAO pro sektor životního prostředíMinisterstvo životního prostředí,  Vršovická 65, Praha 10p. Vladimír SokolíkSAO pro  sektor dopravyMinisterstvo dopravy a spojů České republiky P.O.Box 9 Nábř. Ludvíka Svobody 12/22, Praha 1p. Guy Crausergen. ředitel, Evropská komiseGŘ pro regionální politiku A v. Tervuren 41 p. R. Cibrián vedoucí delegace Komise v Praze Delegace Evropské komise v Praze, Pod hradbami 17 Praha 6
Každá zpráva bude předložena v anglickém i českém znění a bude obsahovat stručný souhrn hlavních fakt.
7. Monitoring a vyhodnocení
NIC a zaměstnanci ministerstva pro místní rozvoj České republiky provedou monitoring a vyhodnocení tohoto opatření technické asistence.
Další audity může provést Komise a Účetní dvůr nebo mohou být provedeny na základě jejich pověření.

*) Rámcová dohoda mezi vládou České republiky a Evropskou komisí o účasti České republiky na programu pomoci Evropského společenství ze dne 12. července 1996 byla vyhlášena pod č. 207/1997 Sb.
1 Centrum odpovídá rovněž za implementaci projektů Phare.