19/2001 Sb. m. s.
Sdělení Ministerstva zahraničních věcí o sjednání Memoranda o porozumění o využívání Národního fondu pro program ISPA

19
SDĚLENÍ
Ministerstva zahraničních věcí

Ministerstvo zahraničních věcí sděluje, že dne 13. prosince 2000 bylo v Praze podepsáno Memorandum o porozumění o využívání Národního fondu pro program ISPA.
Memorandum vstoupilo v platnost na základě svého článku 17 dnem podpisu.
Anglické znění a český překlad Memoranda se vyhlašují současně.


PŘEKLAD
MEMORANDUM O POROZUMĚNÍ O VYUŽÍVÁNÍ NÁRODNÍHO FONDU
PRO PROGRAM ISPA
Vzhledem k tomu, že posílená předvstupní strategie má umožnit všem kandidátským zemím střední a východní Evropy stát se v konečném důsledku členy Evropského společenství a za tímto účelem se před přistoupením co nejvíce přiblížit k acquis communautaire;
Vzhledem k tomu, že základním rysem posílené předvstupní strategie jsou Partnerství pro vstup a Národní program přípravy České republiky na členství v EU, které mobilizují všechny formy pomoci kandidátským zemím v jediném rámci;
Vzhledem k tomu, že mezi Komisí a každým kandidátským státem střední a východní Evropy bylo pro program PHARE uzavřeno Memorandum o porozumění o zřízení Národního fondu;
Vzhledem k tomu, že předvstupní strategie obsahuje ustanovení pro nástroj předvstupních strukturálních politik (ISPA), který bude zaměřen na přizpůsobení se kandidátských zemí infrastrukturním normám Společenství a na poskytování finančního příspěvku na opatření v oblasti životního prostředí a dopravní infrastruktury;
Vzhledem k tomu, že článek 8 Rámcové dohody podepsané mezi Komisí a Českou republikou zajišťuje základ pro použití této Rámcové dohody na ISPA;
Vzhledem k tomu, že nařízení Rady 1267/99, zakládající nástroj předvstupních strukturálních politik,1) předpokládá, že v každé přijímající zemi má být jmenován ústřední orgán, Národní fond, jehož prostřednictvím budou plynout finanční prostředky Společenství poskytované z ISPA;
Vzhledem k tomu, že ve Finančním Memorandu ISPA se konstatuje, že povinnosti Národního schvalujícího úředníka jsou zakotveny v Memorandu o porozumění uzavřeném mezi Komisí a přijímajícími zeměmi;
Vzhledem k tomu, že je nezbytné rozšířit působnost mechanismu Národního fondu na ISPA při zohlednění realizačních postupů tohoto nástroje,
Proto se
Evropské společenství, zastoupené Evropskou komisí, dále jen „Komise“, na straně jedné, a
Česká republika, zastoupená vládou České republiky, dále jen „Příjemce“, na straně druhé,
dohodly takto:
Článek 1
Definice
Decentralizovaný implementační systém
Implementační systém, v němž byla část řízení a povinností přenesena na přijímající zemi, zatímco Komise si ponechává konečnou odpovědnost v souladu se smlouvami ES.
Praktický průvodce
Praktický průvodce pro Phare, ISPA, SAPARD, který stanoví harmonizované postupy uzavírání kontraktů pro všechny předvstupní nástroje.
Národní koordinátor ISPA (NIC)
Úředník státní správy pověřený operativním programováním, realizací a monitorováním projektů na straně Příjemce. NIC rovněž zajišťuje úzkou vazbu mezi celkovým procesem přistoupení a využíváním finanční pomoci Společenství a odpovídá za monitorování projektů ISPA.
Národní schvalující úředník (NAO)
Úředník státní správy, který stojí v čele Národního fondu. NAO nese celkovou odpovědnost za hospodaření s finančními prostředky ISPA na straně Příjemce.
Národní fond (NF)
Útvar ústřední státní pokladny v rámci Ministerstva financí, jehož prostřednictvím plynou finanční prostředky ISPA k Příjemci.
Sektorový schvalující úředník (SAO)
Úředník státní správy, který zpravidla stojí v čele Implementační agentury ISPA. SAO odpovídá za činnost IA a za řádné hospodaření s finančními prostředky projektů k realizaci. Podle ustanovení článku 6 tohoto Memoranda o porozumění může přenést některé své odpovědnosti za zadávání zakázek či jiné záležitosti na konečného příjemce.
Implementační agentura
Implementační orgán v rámci státní správy, který má na starosti výběrová řízení, uzavíraní smluv, provádění úhrad a technickou realizaci opatření podporovaných z ISPA. Tento úřad odpovídá „orgánu odpovědnému za realizaci“, jak je definován v příloze III. 2, paragrafu II Finančního Memoranda ISPA.
Konečný příjemce
Orgán, organizace či správní orgán mající užitek z projektu, pokud je pověřen Sektorovým schvalujícím úředníkem.
Monitorovací výbor ISPA
Hlavní monitorovací orgán pro realizaci projektů ISPA za účasti Komise, Příjemce a mezinárodních finančních institucí. Tomuto výboru předsedá Národní koordinátor ISPA. Rovněž jsou zastoupeni Implementační agentury, koneční příjemci, jakož i Národní schvalující úředník.
Článek 2
Národní fond a Národní schvalující úředník
1. Rozsah činnosti a povinnosti Národního fondu a Národního schvalujícího úředníka, již ustanovené v kontextu Phare, jsou rozšířeny na ISPA.
2. Národní fond jako útvar ústřední státní pokladny v odpovědnosti Národního schvalujícího úředníka (dále jen NAO) na Ministerstvu financí bude řídit pomoc ISPA alokovanou Příjemci v souladu s decentralizovaným implementačním systémem.
3. Národní schvalující úředník nesmí současně zastávat funkci Národního koordinátora ISPA. Národní schvalující úředník může přenést své povinnosti maximálně na dva další úředníky, ale zůstává v poslední instanci zodpovědný za všechny povinnosti svěřené mu tímto Memorandem o porozumění.
Článek 3
Povinnosti Národního schvalujícího úředníka
1. Národní schvalující úředník nese celkovou odpovědnost za hospodaření s finančními prostředky ISPA. Musí zajistit respektování pravidel a postupů ISPA týkajících se zadávání zakázek, výkaznictví a finančního hospodaření, jakož i fungování vhodného informačního systému výkaznictví a podávání informací o projektech. Národní schvalující úředník plně nese celkovou zodpovědnost za finanční prostředky ISPA alokované na projekty, dokud Komise nezaplatí zůstatek pomoci ISPA.
2. Národní schvalující úředník vede systém finančního výkaznictví pro všechny prostředky ISPA. Je plně zodpovědný Komisi za využívání těchto finančních prostředků. Při plnění těchto povinností odpovídá Národní schvalující úředník za následující úkoly:
(i) žádání a řízení finančních prostředků od Komise;
(ii) jmenování Sektorového schvalujícího úředníka v každé Implementační agentuře (IA) po konzultaci s Národním koordinátorem ISPA;
(iii) uzavírání Finančních dohod, které bude podepisovat s každou Implementační agenturou;
(iv) zajišťování toku národních a dalších zdrojů spolufinancování tak, jak je stanoveno ve Finančních Memorandech pro opatření podporované z ISPA;
(v) zajišťování pravidelné aktualizace systému finančního výkaznictví pro prostředky ISPA a náležité respektování postupů pro výkaznictví na straně IA;
(vi) převádění finančních prostředků Implementačním agenturám (IA) v souladu s mechanismem uvedeným ve Finanční dohodě;
(vii) účast v monitorovacím výboru ISPA spolu s Komisí a Národním koordinátorem ISPA;
(viii) zpětné získávání nevyužitých finančních prostředků od IA při ukončení opatření ISPA a nesprávně vyplacených prostředků.
3. Za technické a administrativní otázky realizace opatření ISPA, včetně provádění výběrových řízení a uzavírání smluv, nese plnou odpovědnost Implementační agentura.
4. Nesplnění jakékoliv povinnosti stanovené v tomto Memorandu o porozumění povede k navrácení finančních prostředků ISPA Komisi.
Článek 4
Vyžádání finančních prostředků od Komise
1. První splátka zálohy bude Komisí převedena do Národního fondu po podpisu Finančního Memoranda Příjemcem za předpokladu, že budou splněny podmínky článku 13 (bankovní účty). Tato první platba nesmí přesáhnout 10 % celkové pomoci pro opatření. Zbytek se vyplatí po podpisu první smlouvy, v normálním případě první smlouvy o díle. Platí obecné pravidlo, že záloha činí až 20 % pomoci ISPA.
2. Žádost o průběžné a konečné platby, kterou potvrdí a schválí Národní schvalující úředník, se předkládá Komisi ke schválení a převodu. Platební požadavky, spolu s informacemi o fakturách připojených k žádosti a informacemi o provedených prověrkách a kontrolách, jak jsou specifikovány v ISPA Finančním Memorandu, musí být použity. Platí obecné pravidlo, že žádosti o průběžné platby by měly být předkládány třikrát ročně, nejpozději do 1. března, 1. července a 1. listopadu.
3. NAO musí předložit Komisi žádost o konečnou platbu do šesti měsíců od vypršení konečného termínu dokončení díla stanoveného ve Finančním Memorandu.
4. Komise si ponechává právo žádat o doplňující informace jako podklad pro převod finančních prostředků.
5. Přesná ustanovení a podmínky pro převod finančních prostředků Komisí budou uvedena ve Finančním Memorandu.
6. Národní fond vede evidenci všech průběžných a konečných plateb obdržených od Komise ve prospěch realizace jednotlivých opatření podporovaných z ISPA.
Článek 5
Převod prostředků Implementačním agenturám
1. Finanční dohody, které mají být uzavřeny mezi Národním fondem a Implementační agenturou, stanoví podrobná ustanovení pro převody finančních prostředků z Národního fondu na podúčty Implementačních agentur. Nicméně žádný převod finančních prostředků by neměl být učiněn před jmenováním Sektorového schvalujícího úředníka a podpisem Finanční dohody s Implementační agenturou.
2. Národní fond a NAO nesou konečnou odpovědnost vůči Komisi za to, že převody jsou řádně provedeny a že se zakládají na správných informacích.
3. Národní fond si vede záznamy o všech převodech učiněných za účelem realizace jednotlivých opatření podporovaných z ISPA.
Článek 6
Finanční dohody
1. Národní schvalující úředník uzavírá finanční dohody s každým Sektorovým schvalujícím úředníkem stojícím v čele Implementační agentury odpovědné za ISPA. Tyto dohody se budou vztahovat na veškerá opatření spolufinancovaná z ISPA v sektoru příslušné Implementační agentury.
2. Ve finančních dohodách musí být uveden Sektorový schvalující úředník (SAO) jmenovaný Národním schvalujícím úředníkem po konzultaci s Národním koordinátorem ISPA a specifikován počet osob, jimž mohou být postoupeny určité povinnosti schvalujícího úředníka.
3. Finanční dohody stanoví odpovědnost Sektorového schvalujícího úředníka za následující:
(i) řádné administrativní, finanční a technické řízení a monitorování projektů ISPA v rámci sektoru;
(ii) podepisování smluv;
(iii) realizaci projektů na základě pravidel pro zadávání zakázek zakotvených v manuálu Practical Guide;
(iv) ověřování faktur před platbou dodavatelům;
(v) udržování funkčního systému technických a finančních hlášení;
(vi) vedení samostatné účetní soustavy nebo odpovídající účetní kodifikace veškerých příslušných transakcí u každého opatření spolufinancovaného z ISPA;
(vii) pravidelné předkládání informací o finančním a hmotném pokroku Národnímu fondu, které jsou nezbytné pro to, aby Národní fond mohl předkládat žádosti o platby Komisi v souladu s požadavky Finančního Memoranda;
(viii) prokázání Národnímu fondu, že výše uvedené informace jsou přesné a že mohou být řádně doloženy původní dokumentací, která je v držení Implementační agentury;
(ix) vedení výše uvedené dokumentace po dobu pěti let po poslední platbě ve vztahu k projektu.
4. Sektorový schvalující úředník zůstává po celou dobu odpovědný za předávání informací o finančním a věcném pokroku Národnímu fondu, jak je definováno v bodech (vii) a (viii) odstavce 3 výše. Pokud byly ostatní povinnosti přeneseny, informace o finančním a věcném pokroku by měly příslušné úřady nejdříve předložit SAO. SAO by měl udržovat dostatečnou míru dohledu nad těmito úřady a měl by obdržet dostatečné informace doložené originální dokumentací tak, aby mohl prokázat, že tyto informace jsou přesné.
5. Finanční dohody rovněž obsahují podrobná ustanovení týkající se převodu finančních prostředků a uspořádání bankovních účtů při uplatňování článků 5 a 13 tohoto Memoranda o porozumění.
Článek 7
Výkaznictví
1. Národní schvalující úředník zajistí, že NF a Implementační agentury budou udržovat funkční systém technického a finančního výkaznictví pro veškerá opatření podporovaná z ISPA, včetně finančních prostředků převáděných Implementačním agenturám.
2. Národní fond dále sestavuje pravidelné zprávy o pokroku týkající se finančního stavu opatření, harmonogramu nadcházejících výběrových řízení, vykonaných hodnocení výběrových řízení a udělených smlouvách, postupu realizace projektu, případně vzniklých problémů, budoucích perspektiv a jakýchkoliv dalších potřebných informacích vyžádaných Komisí.
Článek 8
Neoprávněné platby a nesrovnalosti
1. Národní fond odpovídá za vrácení jakékoliv částky, zaplacené nesprávně či neoprávněně, Komisi, a to v souladu s podmínkami Finančního Memoranda.
2. Národní fond odpovídá za předložení Komisi informací požadovaných v souladu s Dohodou se zřetelem na nesrovnalosti, zpětné získávání prostředků nesprávně obdržených z ISPA a na kontroly na místě podle přílohy k Finančnímu Memorandu.
Článek 9
Používání Euro
1. Národní fond odpovídá za zajištění správného používání Euro v hlášeních o výdajích předkládaných Komisi.
2. Směnným kurzem, který je používán, je finanční zúčtovací kurz Komise platný pro měsíc, v němž jsou hlášené výdaje evidovány v účetních dokumentech odpovědných orgánů majících na starosti finanční řízení projektu.
Článek 10
Personál
Příjemce na vlastní náklady zajistí, že budou k dispozici nezbytné lidské zdroje pro včasné a řádné provádění úkolů svěřených Národnímu fondu.
Článek 11
Umístění, vybavení
Příjemce na vlastní náklady poskytne nezbytné prostory, vybavení kanceláří a další zařízení pro Národní fond v rámci Ministerstva financí.
Článek 12
Provozní náklady Národního fondu
Provozní náklady Národního fondu hradí Příjemce.
Článek 13
Bankovní účty
1. Národní fond otevře bankovní účet v centrální bance nebo v bance zaručené vládou pro každý sektor (doprava a životní prostředí). Tyto bankovní účty musí mít podúčty odpovídající každému opatření, z nichž jsou IA oprávněny k provádění plateb. V případech, kdy nebude možné realizovat tento systém, může být mezi službami Komise a Národním fondem dohodnuto jiné specifické uspořádání. Tyto účty musí být v zásadě úročeny. Komise poskytne dodatečné pokyny, pokud jde o použití úrokových výnosů.
2. Bankovní účty a podúčty jsou vedeny na základě systému dvojího podpisového práva. Jmenování osob pověřených k podpisu vyžaduje souhlas NAO, co se týče bankovních účtů, a souhlas SAO v případě podúčtů.
3. Národní fond sděluje Komisi veškeré příslušné informace o účtech Národního fondu. Tyto příslušné informace obsahují mj. název a sídlo banky, číslo účtu, jméno (jména) majitelů účtu, úrokové sazby a jakékoliv další informace, které Komise považuje za přiměřené.
Článek 14
Zadávání zakázek
1. Zadávání zakázek bude probíhat v souladu s Praktickým průvodcem zajišťujícím volný přístup, spravedlivou soutěž a transparentnost, jak je to stanoveno v příloze III. 1, paragrafu XI, ISPA Finančních Memorand.
2. Komise může případ od případu schválit odchýlení se od pravidel Praktického průvodce po prošetření Řídícím výborem ISPA.
3. Implementační agentura zajistí respektování příslušných pravidel a postupů zadávání zakázek. Sektorový a národní schvalující úředník smí vykonávat kontrolní funkci.
Článek 15
Finanční kontrola, účetnictví a audity
1. Příslušnou finanční kontrolu v souladu s ustanoveními Finančního Memoranda provádí kompetentní národní orgán finanční kontroly. Každý rok se Komisi zasílá plán auditu a přehled nálezů vyplývajících z provedených auditů. Zprávy z auditů musí být Komisi k dispozici.
2. Účty a činnosti všech příslušných implementačních struktur mohou být v pravidelných intervalech kontrolovány vnějším auditorem působícím na základě smlouvy s Komisí, aniž by byly dotčeny odpovědnosti Komise a Evropského účetního dvora, které jsou uvedeny v ustanoveních týkajících se finanční realizace ISPA Finančního Memoranda.
3. Národní fond vede podvojné účetnictví nebo systém analytického účetnictví zachycující veškeré smluvní či jiné finanční operace týkající se opatření podporovaných z ISPA v České republice.
4. Písemné záznamy z celého finančního hospodaření, provádění výběrových řízení a uzavírání smluv jsou uschovávány po dobu pěti let od uzavření projektu.
Článek 16
Konzultace, urovnávání sporů
1. Veškeré otázky týkající se provádění nebo interpretace tohoto Memoranda o porozumění podléhají konzultaci mezi Příjemcem a Komisí a v případě potřeby povedou ke změně tohoto Memoranda o porozumění.
2. V případě neplnění některého závazku stanoveného v tomto Memorandu o porozumění a nepřijetí dostatečných nápravných opatření v příslušné době může Komise po konzultacích s Příjemcem pozastavit financování opatření realizovaných v rámci systému založeného tímto Memorandem o porozumění a vyžádat si vrácení finančních prostředků ISPA.
3. Pokud konzultace nepovedou k urovnání smírčí cestou, mohou se strany uchýlit k rozhodčímu řízení podle přílohy B Všeobecných podmínek týkajících se Finančního memoranda, které jsou přiloženy k Rámcové dohodě uzavřené mezi Českou republikou a Komisí 12. července 1996.
Článek 17
Závěrečná ustanovení
Toto Memorandum o porozumění může být pozměněno pouze písemnou formou na základě vzájemného souhlasu smluvních stran.
Toto Memorandum o porozumění vstoupí v platnost dnem podpisu obou stran.
V Praze dne 13. 12. 2000
Za vládu České republiky
Doc. Ing. Pavel Mertlík, CSc. v. r.
ministr financí
V Praze
dne 13. 12. 2000
Za Evropské společenství
Ramiro Cibrián v. r.
vedoucí Delegace Evropské Komise, Praha

1) Úř. Věst. č. L 161, 26. 6. 1999, s. 73.