504/2021 Sb.
Vyhláška, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě

504
VYHLÁŠKA
ze dne 14. prosince 2021,
kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 19 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb., § 36 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb., a § 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 424/2010 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 298/2016 Sb.:

ČÁST PRVNÍ
Změna vyhlášky, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
Čl. I
Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:
1. V § 1 odstavec 1 zní:

„(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.“.
Poznámka pod čarou č. 4 zní:

„4) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.“.
2. V § 1 odst. 2 větě první se slova „je vedena“ nahrazují slovy „(dále jen „druhotná evidence“) se vede“ a na konci textu věty první se doplňují slova „v systému evidence archiválií“.
3. V § 1 odst. 2 větě druhé se slova „Národního archivního dědictví“ zrušují.
4. V § 1 odst. 3 se za slovo „dědictví“ vkládají slova „(dále jen „ústřední evidence“)“ a na konci textu odstavce 3 se doplňují slova „v systému evidence archiválií“.
5. V § 1 odst. 4 větě první se slova „evidence se aktualizuje“ nahrazují slovy „ , druhotná a ústřední evidence se aktualizují“ a věta druhá se zrušuje.
6. V § 2 odst. 3 se slova „druhotné evidenci“ nahrazují slovy „základní evidenci jen v listinné podobě“.
7. V § 2 odst. 4 se za slovo „archiválií“ vkládají slova „ , které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě,“.
8. V § 2 se odstavec 5 zrušuje.
9. V § 6 odst. 3 se na konci písmene z) čárka nahrazuje tečkou a písmena aa) až cc) se zrušují.
10. V § 6 se za odstavec 3 vkládá nový odstavec 4, který zní:

„(4) Evidenční list vždy dále obsahuje
a) jméno zpracovatele evidenčního listu,
b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,
d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.“.
Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 5 až 8.
11. V § 7 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „archivních pomůcek“ zrušují.
12. V § 8 odst. 1 se slova „Národního archivního dědictví“ zrušují.
13. V § 8 odst. 3 se na konci textu věty první doplňují slova „nebo v digitální podobě“ a věta druhá se nahrazuje větou „Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.“.
14. V § 8 se odstavec 4 zrušuje.
Dosavadní odstavce 5 a 6 se označují jako odstavce 4 a 5.
15. V § 9 odstavce 1 až 4 znějí:

„(1) Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě.
(2) Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií.
(3) Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.
(4) Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě.“.
Poznámka pod čarou č. 1 se zrušuje.
16. V § 9 se odstavce 5 až 9 a 11 zrušují.
Dosavadní odstavec 10 se označuje jako odstavec 5.
17. V § 10 odst. 4 písm. d) se slova „ústřední evidenci památek“ nahrazují slovy „Ústředním seznamu kulturních památek České republiky“.
18. V příloze č. 2 se slova „druhotné evidence Národního archivního dědictví“ nahrazují slovy „druhotné evidence“ a slova „evidenčního listu Národního archivního dědictví“ se nahrazují slovy „evidenčního listu“.
19. V příloze č. 3 se v příloze č. 1 badatelského řádu ve vzoru badatelského listu slovo „nepovinné“ pod slovem „e-mail“ nahrazuje slovy „povinné v případě nahlížení prostřednictvím národního nebo jiného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě“.
ČÁST DRUHÁ
Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby
Čl. II
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:
1. V § 2 odst. 3 písm. d) se slova „vnitřní organizační jednotce“ nahrazují slovy „organizační součásti“.
2. V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní:

„(3) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby.“.
3. V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje.
4. V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje.
5. V § 6 odstavec 3 zní:

„(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.“.
6. V § 16 odst. 1 se slova „záhlaví, v němž je uvedeno“ zrušují.
7. V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta „Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.“.
8. V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní:

„(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.“.
9. V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou „Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.“.
10. V § 20 odst. 1 se slova „ , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2“ zrušují.
11. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.“.
12. V § 23 odstavec 4 zní:

„(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je
a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3).“.
13. V § 23 odst. 6 se za slovo „databáze“ vkládají slova „a datové věty“.
14. Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní:

„§ 26a
Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis
Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“.

ČÁST TŘETÍ
ÚČINNOST
Čl. III
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2022, s výjimkou čl. II bodu 8, který nabývá účinnosti dnem 1. února 2022.

Ministr:
Hamáček v. r.