18/2001 Sb. m. s.
Sdělení Ministerstva zahraničních věcí o sjednání Memoranda o porozumění o zřízení Národního fondu

18
SDĚLENÍ
Ministerstva zahraničních věcí

Ministerstvo zahraničních věcí sděluje, že dne 12. října 1998 bylo v Praze podepsáno Memorandum o porozumění o zřízení Národního fondu.
Memorandum vstoupilo v platnost na základě svého článku 18 dnem podpisu.
Anglické znění a český překlad Memoranda se vyhlašují současně.


PŘEKLAD
MEMORANDUM O POROZUMĚNÍ O ZŘÍZENÍ NÁRODNÍHO FONDU
Vzhledem k tomu, že posílená předvstupní strategie má všem kandidátským zemím střední a východní Evropy umožnit stát se nakonec členy Evropských společenství a za tímto účelem se před přistoupením co nejvíce přiblížit k acquis communautaire;
Vzhledem k tomu, že základním rysem posílené předvstupní strategie je Partnerství pro vstup, které mobilizuje všechny formy pomoci kandidátským zemím v jediném rámci;
Vzhledem k důležitosti zkvalitnění stávajících řídících systémů pro dosažení cílů stanovených v Partnerství pro vstup;
Proto se
Evropské společenství, zastoupené Evropskou komisí, dále jen „Komise“, na straně jedné, a
Vláda České republiky jednající jménem České republiky, dále jen „Příjemce“, na straně druhé,
dohodly takto:
Článek 1
Definice
Decentralizovaný realizační systém (DIS)
Realizační systém programu Phare, kdy část řízení a povinností byla přenesena na partnerskou zemi s tím, že Komise si ponechává konečnou odpovědnost podle Smluv ES.
Ústřední finanční a kontraktační jednotka (CFCU)
Realizační orgán DIS v rámci státní správy, který má na starosti vedení výběrových řízení, uzavírání smluv a provádění úhrad v souvislosti s projekty budování institucí a také v souvislosti s jinými projekty, je-li to konkrétně stanoveno. Technickou realizaci pro tyto projekty provádí SPO.
Implementační agentura (IA)
Realizační orgán DIS v rámci státní správy, který má na starosti vedení výběrových řízení, uzavírání smluv, provádění úhrad a technickou realizaci projektů investiční podpory a také jiných projektů, je-li to konkrétně stanoveno.
Společný monitorovací výbor (JMC)
Výbor sestávající se z NAO, NAC a zástupců Komise, pověřený revidováním programů Phare.
Národní koordinátor pomoci (NAC)
Úředník státní správy pověřený programováním u Příjemce. NAC také zajišťuje úzkou vazbu mezi procesem přistoupení k EU a využíváním finanční pomoci Společenství a odpovídá za sledování a vyhodnocování programů Phare.
Národní schvalující úředník (NAO)
Úředník státní správy, který stojí v čele Národního fondu. NAO nese celkovou odpovědnost za hospodaření s finančními prostředky Phare.
Národní fond (NF)
Subjekt centrální státní pokladny v rámci Ministerstva financí, jehož prostřednictvím plynou finanční prostředky Společenství Příjemci.
Perseus
Platný systém finančního výkaznictví Evropské komise.
Schvalující úředník programu (PAO)
Úředník státní správy, který stojí v čele IA nebo CFCU. PAO nese odpovědnost za činnost IA/CFCU a za řádné hospodaření s finančními prostředky realizovaných projektů.
Vedoucí úředník programu (SPO)
Úředník státní správy (příslušné ministerstvo/agentura), který má na starosti technickou realizaci projektů v těch případech, kdy za administrativní a finanční realizaci projektů nese odpovědnost CFCU.
Článek 2
Národní fond a Národní schvalující úředník
§ 1
Příjemce zřídí Národní fond jako subjekt centrální státní pokladny v působnosti Národního schvalujícího úředníka (dále jen NAO) na Ministerstvu financí za účelem řízení pomoci Společenství alokovanou Příjemci v rámci Decentralizovaného realizačního systému (dále jen DIS).
§ 2
Národní schvalující úředník je úředník s postavením ministra nebo státního tajemníka, kterého jmenuje Příjemce. Národní schvalující úředník nesmí současně zastávat funkci Národního koordinátora pomoci. Národní schvalující úředník může své povinnosti přenést maximálně na dva další úředníky, ale zůstává v poslední instanci odpovědný za všechny povinnosti svěřené mu tímto Memorandem o porozumění a dalšími smlouvami.
Článek 3
Povinnosti Národního schvalujícího úředníka
§ 1
Národní schvalující úředník nese celkovou odpovědnost za hospodaření s finančními prostředky Phare. Musí zajistit respektování pravidel, předpisů a postupů Phare týkajících se zadávání zakázek, výkaznictví a finančního hospodaření a fungování příslušného informačního systému výkaznictví a projektu. Národní schvalující úředník plně nese celkovou odpovědnost za finanční prostředky programu Phare až do doby jeho uzavření.
§ 2
Příslušnou finanční kontrolu provádí národní orgán finanční kontroly. Národní schvalující úředník vede systém finančního výkaznictví pro všechny finanční prostředky Phare. Je odpovědný Komisi za využívání těchto finančních prostředků. Při vykonávání těchto povinností nese Národní schvalující úředník odpovědnost za tyto úkoly:
(i) vyžádání finančních prostředků od Komise a hospodaření s nimi,
(ii) jmenování Schvalujících úředníků programu (PAO) v každé Implementační agentuře (IA), popř. i v Ústřední finanční a kontraktační jednotce (CFCU), po projednání s Národním koordinátorem pomoci,
(iii) uzavírání Finančních dohod, které podepíše s každou z Implementačních agentur, popř. i s CFCU vybraných a schválených Komisí,
(iv) zajištění toku státních a dalších spolufinancujících zdrojů tak, jak je stanoveno ve Finančních memorandech programů Phare,
(v) zajištění pravidelné aktualizace systému finančního výkaznictví (Perseus) finančních prostředků Phare a řádného respektování výkaznických postupů ze strany IA, popř. i CFCU,
(vi) převedení finančních prostředků do Implementační agentury (IA), popř. i do Ústřední finanční a kontraktační jednotky (CFCU) podle mechanismu stanoveného ve Finanční dohodě,
(vii) účast ve Společném monitorovacím výboru spolu s Komisí a Národním koordinátorem pomoci,
(viii) zpětné získání nevyužitých finančních prostředků od IA/CFCU při ukončení programu.
§ 3
Za technické a administrativní otázky realizace programu, včetně provádění výběrových řízení a uzavírání smluv, nese plnou odpovědnost Implementační agentura, CFCU nebo příslušné ministerstvo/agentura.
§ 4
Nesplnění kterékoliv povinnosti stanovené v tomto Memorandu o porozumění povede k navrácení finančních prostředků Phare Komisi.
Článek 4
Vyžádání finančních prostředků od Komise
§ 1
Komise převede zálohu, stanovenou jako procentní podíl z celkového rozpočtu Finančního memoranda, která bude podléhat decentralizovanému hospodaření, do Národního fondu po podepsání Finančního memoranda za předpokladu splnění podmínek uvedených v čl. 13 (bankovní účty). Záloha obvykle nemůže překročit 20 % celkového rozpočtu programu.
§ 2
Výše zálohy a následných finančních plnění i náležitosti podmiňující tato plnění budou konkretizovány ve Finančním memorandu. Pokud k tomu Komise nedá svůj výslovný předchozí souhlas, nelze vznášet požadavky na finanční plnění, pokud souhrnná výše finančních prostředků uložených v Národním fondu, CFCU a Implementačních agenturách přesáhne 10 % celkového platného rozpočtu programu, který bude řízen decentralizovaným způsobem.
§ 3
Žádost o zálohu a další finanční plnění, která musí být potvrzena a schválena Národním schvalujícím úředníkem, se předkládá Komisi ke schválení a převedení. Mezi náležitosti, které dokládají požadavek na další finanční plnění, patří:
(i) výkaz výdajů s uvedením kumulativní výše smluvních a vyplacených částek, rozepsaný podle podprogramů, projektů a popř. i dílčích projektů, prokazující vazbu mezi plánovaným rozpočtem (tj. Finančním memorandem) a skutečně provedenými výdaji a úhradami na základě finančních výkazů předložených ze strany IA/CFCU. Pro tyto účely by také měla být přiložena tabulka znázorňující vazbu mezi IA/CFCU a projektem, který řídí,
(ii) řádné finanční výkazy (Perseus), ze kterých jsou zřejmé uzavřené smlouvy a úhrady,
(iii) vzájemně sladěné výpisy bankovních účtů odpovídající bankovním účtům založených Národním fondem a IA/CFCU. Je nutné také sdělit výši úroku připsaného k částkám na bankovních účtech,
(iv) postupové zprávy uvedené v čl. 9,
(v) písemné prohlášení NAO, že informace uvedené v žádosti o další finanční plnění jsou správné a že realizace pomoci Phare zaznamenává pokrok uspokojivé rychlosti a v souladu s cíli stanovenými ve Finančním memorandu.
§ 4
NAO vydá ihned po skončení výplatního období Finančního memoranda závěrečné písemné prohlášení doplněné o všechny náležité podklady, ve kterém uvede celkovou alokovanou a vyplacenou částku. Další přílohou je závěrečný sladěný bankovní výpis uvádějící aktuální zůstatek na účtech NF a IA/CFCU.
§ 5
Komise si ponechává právo vyžádat si další informace, které podpoří převody finančních prostředků.
§ 6
Národní schvalující úředník může ve výjimečných případech žádat o zálohu vyšší než 20 %, pokud lze s pomocí výhledu cash flow vycházejícího ze seznamu závazků přijatých Implementačními agenturami doložit, že požadavky na cash flow překročí v následujícím období 20 %.
§ 7
Přesná ustanovení a podmínky pro převod finančních prostředků budou uvedena ve Finančním memorandu.
§ 8
Národní fond vede evidenci všech záloh a finančních plnění přijatých ve prospěch realizace jednotlivých programů, podprogramů, projektů a popř. i dílčích projektů financovaných z Phare.
Článek 5
Přerozdělení finančních prostředků
§ 1
NAO může na základě doporučení Společného monitorovacího výboru požádat o přerozdělení finančních prostředků z jednoho podprogramu do jiného v rámci stejného Finančního memoranda (úprava programu). K uskutečnění může dojít pouze po schválení ze strany Komise na základě podrobného zdůvodnění.
V případě přerozdělení částky menší než 15 % částky Finančního memoranda, a nejde-li přitom o úpravu cílů stanovených ve Finančním memorandu, vydá souhlas s přerozdělením Delegace Evropské komise. Přerozdělení již musí být uvedeno v následném výkazu výdajů [článek 4 § 3 (i)], ke kterému musí být přiložena kopie souhlasu Delegace.
§ 2
V případě přerozdělení částky menší než 15 %, které však znamená i změnu cílů uvedených v příslušném Finančním memorandu, nebo pokud navrhované přerozdělení přesahuje 15 % nebo pokud jde o utlumení stávajícího projektu nebo o vytvoření nových projektů zahrnujících změnu cílů uvedených v příslušném Finančním memorandu, je nezbytné žádost o přerozdělení předložit ke schválení Evropské komisi. Žádost pak podléhá novému rozhodnutí Komise.
§ 3
Je-li to účelné, může NAO požádat o přerozdělení finančních prostředků z jednoho podprojektu do jiného v rámci stejného projektu, a to na základě doporučení Monitorovacího podvýboru. Přerozdělení se může uskutečnit pouze na základě schválení Delegace Komise na základě podrobného zdůvodnění. V případě, že přerozdělení zahrnuje změnu cílů uvedených v příslušném Finančním memorandu nebo pokud jde o utlumení stávajících dílčích projektů nebo o vytvoření nových dílčích projektů zahrnujících změnu cílů uvedených v příslušném Finančním memorandu, je nezbytné žádost o přerozdělení předložit ke schválení Komisi. Přerozdělení již musí být uvedeno v následném výkazu výdajů [článek 4 § 3 (i)], ke kterému musí být přiložena kopie souhlasu Delegace.
Článek 6
Převod prostředků do Implementačních agentur
§ 1
Převod finančních prostředků do Implementačních agentur, popř. i CFCU se provádí na základě odhadovaného cash flow.
§ 2
IA předloží žádost o převod finančních prostředků Národnímu fondu podle svých potřeb uvedených v příslušné Finanční dohodě. Ustanovení Finanční dohody pak nahradí příslušná stávající Memoranda o porozumění o zřízení CFCU podepsaného s Komisí.
§ 3
Na základě žádosti a náležitých podkladů ověří Národní schvalující úředník úroveň vyplácení prostředků z předchozí tranše IA a v případě oprávněnosti této žádosti NAO schválí uvolnění další tranše finančních prostředků. IA může provádět úhrady pouze na základě uzavřených smluv.
§ 4
V poslední instanci nesou za řádné provedení převodů na základě správných informací odpovědnost vůči Komisi Národní fond a NAO.
§ 5
Podrobně bude převod finančních prostředků popsán ve Finanční dohodě, která bude uzavřena mezi Národním fondem a Implementační agenturou a schválena Komisí.
§ 6
Národní fond vede evidenci všech převodů finančních prostředků provedených za účelem realizace jednotlivých programů, podprogramů, projektů a popř. i dílčích projektů financovaných z Phare.
Článek 7
Úhrady
V případech, kdy Národní fond působí v projektu jako plátce, provádí platby dodavatelům na základě požadavku Implementačních orgánů (CFCU/IA) v souladu s manuálem DIS a dalšími pokyny Komise. NF informuje o platbách CFCU/IA, které pak bez prodlení údaje zanesou do systému Perseus.
Článek 8
Finanční kontrola
§ 1
Příslušnou finanční kontrolu v souvislosti s realizací Finančních dohod uzavřených s každou IA, popř. i s CFCU provádí kompetentní státní orgán finanční kontroly. Každý rok se Komisi zasílá plán auditu a shrnutí nálezů vyplývajících z provedených auditů. Zprávy z auditu musí být Komisi k dispozici.
§ 2
Účty a činnosti všech příslušných realizačních struktur může pravidelně kontrolovat externí auditor působící na základě smlouvy s Komisí, aniž by byly dotčeny odpovědnosti Komise a Evropského účetního dvora stanovené ve Všeobecných podmínkách vztahujících se k Finančnímu memorandu připojenému k Rámcové dohodě uzavřené mezi Českou republikou a Komisí dne 6. srpna 1997.
Článek 9
Výkaznictví
§ 1
Národní schvalující úředník zajistí, aby NF (tam, kde mu to přísluší), Implementační agentury a CFCU vedly funkční systém technického a finančního výkaznictví (Perseus, včetně mj. údajů o průběhu předkvalifikačních kol a výběrových řízení) všech finančních prostředků Phare, včetně prostředků převedených do Implementačních agentur a popř. i CFCU.
§ 2
Národní fond kromě toho zpracovává podle článku 4 § 3 (iv) výkazy o finanční situaci programu, zprávy o plánu nadcházejících výběrových řízení, o provedených vyhodnocení výběrových řízení a udělených smlouvách, o způsobu realizace projektů, o případně vzniklých problémech a perspektivách do budoucna a o všech dalších nezbytných informacích vyžádaných Komisí. Národní fond dále zpracovává čtvrtletní výkazy o výše uvedených záležitostech, je-li o to požádán Komisí za účelem doplnění výkazů uvedených v článku 4.
Článek 10
Personální zabezpečení
Příjemce na vlastní náklady zajistí, aby ke včasnému a správnému provedení úkolů svěřených Národnímu fondu byly k dispozici nezbytné personální zdroje.
Článek 11
Umístění a vybavení
Příjemce na vlastní náklady zajistí nezbytné prostory, kancelářský nábytek a další vybavení Národního fondu v rámci Ministerstva financí.
Článek 12
Provozní náklady Národního fondu
Provozní náklady Národního fondu hradí Příjemce.
Článek 13
Bankovní účty
§ 1
Pro každé Finanční memorandum založí Národní fond bankovní účet buď v centrální bance nebo bankovní účet zaručený vládou. Tomuto bankovnímu účtu budou přiřazeny podúčty, ze kterých budou Implementační agentury/CFCU oprávněny provádět úhrady. V případech, kdy tento systém nelze realizovat, může být mezi službami Komise a Národním fondem dohodnuto jiné specifické uspořádání. Bankovní účet musí být zásadně úročený.
§ 2
Komise musí být o výši úroku připsaného k bankovním účtům informována pokaždé, když NF požádá o další finanční plnění, a také ke konci programu. Úrok může být do programu reinvestován, pokud se tak Komise na základě návrhu NAO rozhodne.
§ 3
Bankovní účet bude provozován na základě dvojího podpisového práva, kdy se vyžaduje podpis Národního schvalujícího úředníka a vrchního účetního.
§ 4
Národní fond sděluje Komisi všechny směrodatné informace o účtech v Národním fondu i o všech ostatních účtech v Implementačních agenturách i jinde, do kterých byly převedeny prostředky Phare. Směrodatné informace zahrnují mj. název a sídlo banky, číslo účtu, jméno (jména) držitelů účtu, úrokové sazby a veškeré další informace, které Komise považuje za směrodatné.
Článek 14
Zadávání zakázek
§ 1
Zadávání zakázek probíhá v souladu s manuálem DIS a zajišťuje volný přístup, spravedlivou konkurenci a transparentnost tak, jak je stanoveno v Hlavě IX Finančních předpisů vztahujících se na celkový rozpočet Evropských společenství a v předpisech Phare.
§ 2
Komise může případ od případu schválit derogaci povinnosti uplatňovat standardní pravidla Phare, pokud je taková možnost předvídána ve Finančních předpisech a v předpisech Phare a upravena ve Finančním memorandu.
§ 3
Národní fond zajistí respektování příslušných pravidel a postupů zadávání zakázek.
Článek 15
Kontrola a vyhodnocení
§ 1
Příjemce ustaví Společný monitorovací výbor (JMC). Výbor sestává z Národního koordinátora pomoci, NAO a Komise. JMC zasedá alespoň jednou ročně a posuzuje všechny programy financované z Phare. Na základě kontrolních zpráv posoudí JMC pokrok programů směrem ke splnění operačních cílů stanovených pro přistoupení ve Finančním memorandu. JMC doporučuje podle potřeby změny priorit a popř. i přerozdělení finančních prostředků Phare tak, aby se zajistilo splnění stanovených cílů.
§ 2
Ke sledování programů ustaví JMC Monitorovací podvýbor. Ten se sestává z Národního koordinátora pomoci, NAO, Schvalujícího úředníka programu každé Implementační agentury a Komise. Podvýbor podrobně posuzuje pokrok dosažený každým programem a jeho komponenty a smlouvy v souladu s manuálem DIS a mj. se zaměří na směrodatnost a navržené řešení, účinnost, efektivnost a pravděpodobný dopad, a to na základě zpráv vypracovaných pro PAO a Komisi i na základě jakýchkoli dalších směrodatných vyhodnocení. Podvýbor mj. posuzuje skutečný výstup ve srovnání s plánem, rychlost realizace a uzavírání smluv, finanční toky a řídící struktury programů a projektů. Podvýbor předkládá doporučení ke zlepšení, a pokud Implementační agentura bez řádného zdůvodnění tato doporučení nesleduje, pak přijme kroky k nápravě. Podvýbor je odpovědný JMC a před jeho výročním zasedáním předkládá celkovou podrobnou zprávu o všech programech.
§ 3
Bez ohledu na jakékoliv kontrolní zprávy vypracované na žádost JMC si může Komise a NAO v každé fázi programového cyklu vyžádat, ať již společně, nebo každý zvlášť, nezávislé hodnocení. Hodnocení také měří dopady a vhodnost při plnění cílů. Pro tyto účely se uplatní vyhodnocovací metodika Komise, která pokrývá celé spektrum základních vyhodnocovaných záležitostí, jako jsou směrodatnost, navržené řešení, účinnost, efektivnost, účelnost a trvalá udržitelnost.
Článek 16
Účetnictví a audit
§ 1
Národní fond vede podvojné účetnictví nebo systém analytického účetnictví, který zahrnuje všechny smluvní a jiné finanční operace související se všemi programy financovanými z Phare v České republice.
§ 2
Účty a činnosti všech příslušných realizačních struktur, včetně Národního fondu, mohou být pravidelně podrobovány kontrole externím auditorem působícím na základě smlouvy s Komisí, a to bez újmy povinnostem Komise a Evropského účetního dvora stanoveným ve Všeobecných podmínkách vztahujících se k Finančnímu memorandu připojenému k Rámcové dohodě uzavřené mezi Českou republikou a Komisí dne 6. srpna 1997.
§ 3
Písemná evidence celého finančního hospodaření, průběhu výběrových řízení a zadávání smluv musí být zachována po dobu pěti let od uzavření programu.
Článek 17
Urovnání sporů
§ 1
Všechny otázky týkající se provádění nebo výkladu tohoto Memoranda podléhají konzultacím mezi Příjemcem a Komisí a v nezbytném případě vedou k doplnění tohoto Memoranda.
§ 2
V případě nesplnění některého závazku stanoveného v tomto Memorandu o porozumění nebo v souvisejících pokynech, kdy v příslušné době nedojde k přijetí dostatečných opatření k nápravě, může Komise po poradě s Příjemcem pozastavit financování programů realizovaných s pomocí systému zavedeného tímto Memorandem a žádat refundaci finančních prostředků Phare.
§ 3
V případě, že konzultace nepovedou ke smírnému urovnání, se strany mohou uchýlit k rozhodčímu řízení podle Přílohy B ke Všeobecným podmínkám vztahujícím se k Finančnímu memorandu připojenému k Rámcové dohodě uzavřené mezi Českou republikou a Komisí dne 6. srpna 1997.
Článek 18
Závěrečná ustanovení
Toto Memorandum může být doplněno nebo pozměněno pouze písemnou formou na základě společného souhlasu obou stran.
Toto Memorandum nabude platnosti dnem podpisu obou stran.
V Praze 12. 10. 1998
Za vládu České republiky
Mgr. Ivo Svoboda v. r.
ministr financí
V Praze 12. 10. 1998
Za Evropské společenství
Hans Van Den Broek v. r.
člen Evropské komise