zh_verwaltungsgericht · VB.2021.00734 · 2022-02-23 · de

Vernichtung und Berichtigung von Personendatenund Zugang zu Personendaten | Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren betr. Steuerdaten. Zuständigkeit der 2. Abteilung (E. 1). Gegenstandslosigkeit des Antrags betreffend die Einholung weiterer Stellungnahmen bei verschiedenen Fachstellen (E. 2.). Verfassungsmässiger und gesetzlicher Anspruch auf Schutz vor Missbrauch persönlicher Daten (E. 3.1). Die in einer Weisung der Finanzdirektion für Steuerakten festgehaltene Aufbewahrungsfrist von mindestens 25 Jahren ist zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben angemessen und basiert auf einer hinreichenden gesetzlichen Grundlage, wobei es Betroffenen nach Ablauf der 25-jährigen Minimalfrist grundsätzlich möglich sein muss, im Einzelfall darzulegen, weshalb an einer weiteren Aufbewahrung ihrer Personendaten kein hinreichendes bzw. überwiegendes öffentliches Interesse mehr besteht (E. 3.2). Mit rechtskräftiger Entscheidung der Finanzdirektion wurde entschieden, dass die 11-stellige (sprechende) AHV-Nummer des Beschwerdeführers nur noch für bereits erstellte Datenbestände zu Archivzwecken bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zulässig sei, weshalb die Beschwerde insoweit begründet erscheint, als dass die steueramtliche Weiterverwendung auf neu erstellte Datenbestände und die unvollständige Verwendung derselben auf ältere Datenbestände beanstandet wird (E. 3.3). Keine Korrektur des Informationsbestands von bereits rechtskräftig veranlagten Steuerperioden und in ihrer Gesamtheit für den Bearbeitungszweck richtigen Informationen (E. 3.4). Die Vorinstanz hat den vorgegebene Gebührenrahmen nicht verlassen und weder das Äquivalenz- noch das Kostendeckungsprinzip verletzt, jedoch ist die vorinstanzliche Kostenverteilung ausgangsgemäss zu korrigieren (E. 3.5). Ausgangsgemässe Regelung der Kosten- und Entschädigungsfolgen (E. 4). Teilweise Gutheissung.

Zürich Verwaltungsgericht 23.02.2022 VB.2021.00734
Zurich Verwaltungsgericht 23.02.2022 VB.2021.00734
Zurigo Verwaltungsgericht 23.02.2022 VB.2021.00734

Verwaltungsgericht des Kantons Zürich: VB.2021.00734
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Geschäftsnummer:
VB.2021.00734
Entscheidart und -datum:
Endentscheid vom 23.02.2022
Spruchkörper:
2. Abteilung/2. Kammer
Weiterzug:
Dieser Entscheid ist rechtskräftig.
Rechtsgebiet:
Steuerrecht
Betreff:
Vernichtung und Berichtigung von Personendaten
und Zugang zu Personendaten
Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren betr. Steuerdaten.
Zuständigkeit der 2. Abteilung (E. 1).
Gegenstandslosigkeit des Antrags betreffend die Einholung weiterer Stellungnahmen bei verschiedenen Fachstellen (E. 2.).
Verfassungsmässiger und gesetzlicher Anspruch auf Schutz vor Missbrauch persönlicher Daten (E. 3.1).
Die in einer Weisung der Finanzdirektion für Steuerakten festgehaltene Aufbewahrungsfrist von mindestens 25 Jahren ist zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben angemessen und basiert auf einer hinreichenden gesetzlichen Grundlage, wobei es Betroffenen nach Ablauf der 25-jährigen Minimalfrist grundsätzlich möglich sein muss, im Einzelfall darzulegen, weshalb an einer weiteren Aufbewahrung ihrer Personendaten kein hinreichendes bzw. überwiegendes öffentliches Interesse mehr besteht (E. 3.2).
Mit rechtskräftiger Entscheidung der Finanzdirektion wurde entschieden, dass die 11-stellige (sprechende) AHV-Nummer des Beschwerdeführers nur noch für bereits erstellte Datenbestände zu Archivzwecken bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zulässig sei, weshalb die Beschwerde insoweit begründet erscheint, als dass die steueramtliche Weiterverwendung auf neu erstellte Datenbestände und die unvollständige Verwendung derselben auf ältere Datenbestände beanstandet wird (E. 3.3).
Keine Korrektur des Informationsbestands von bereits rechtskräftig veranlagten Steuerperioden und in ihrer Gesamtheit für den Bearbeitungszweck richtigen Informationen (E. 3.4).
Die Vorinstanz hat den vorgegebene Gebührenrahmen nicht verlassen und weder das Äquivalenz- noch das Kostendeckungsprinzip verletzt, jedoch ist die vorinstanzliche Kostenverteilung ausgangsgemäss zu korrigieren (E. 3.5).
Ausgangsgemässe Regelung der Kosten- und Entschädigungsfolgen (E. 4).
Teilweise Gutheissung.
Stichworte:
AHV-NUMMER
AUFBEWAHRUNG
AUFBEWAHRUNGSPFLICHT
AUSKUNFTSBEGEHREN
BERICHTIGUNGSBEGEHREN
DATENSCHUTZ
LÖSCHUNGSBEGEHREN
PERSONENDATEN
RECHTSKRAFT
Rechtsnormen:
Art. 50c Abs. III AHVG
Art. 13 Abs. II BV
Art. 1 Abs. I lit. b IDG
Art. 3 Abs. V IDG
Art. 5 Abs. II IDG
Art. 7 Abs. II lit. e IDG
Art. 8 Abs. I IDG
Art. 11 Abs. I IDG
Art. 20 Abs. II IDG
Art. 21 Abs. I IDG
Art. 21 Abs. I lit. d IDG
Art. 161 Abs. II IDG
§ 109d StG
§ 216 Abs. III StG
§ 242 Abs. III StG
§ 264 StG
Publikationen:
- keine -
Gewichtung:
(1 von hoher / 5 von geringer Bedeutung)
Gewichtung: 3
Verwaltungsgericht
des
Kantons Zürich
2. Abteilung
VB.2021.00734
Urteil
der 2. Kammer
vom
23. Februar 2022
Mitwirkend: Abteilungspräsident Andreas Frei
(Vorsitz)
, Verwaltungsrichterin Elisabeth Trachsel,
Verwaltungsrichterin Viviane Sobotich,
Gerichtsschreiber Felix Blocher.
In Sachen
A,
Beschwerdeführer,
gegen
Kantonales Steueramt,
Dienstabteilung Recht,
Beschwerdegegnerin,
betreffend
Vernichtung und Berichtigung von Personendaten
und Zugang zu Personendaten,
hat sich ergeben:
I.
Mit Entscheid vom 3. Mai 2019 wies die Finanzdirektion das
kantonale Steueramt an, die 11-stellige AHV-Nummer von A spätestens nach
30 Tagen ab Rechtskraft dieses Entscheids nicht mehr zu verwenden und
diese bei den bisher erstellten und A betreffenden Dokumenten nur noch aus
Gründen der Dokumentenarchivierung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu
verwenden. Der Entscheid wurde A am 6. Mai 2019 zugestellt und erwuchs demzufolge
am 5. Juni 2019 unangefochten in Rechtskraft.
Nachdem A auf entsprechende Anfrage hin Zugang zu eigenen
Personendaten gewährt worden war, stellte dieser mit Eingabe vom 28. Dezember
2020 diverse Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren betreffend seiner
in den Akten und Fachapplikationen des kantonalen Steueramts auffindbaren
Personen- bzw. Steuerdaten.
In der Folge übermittelte das kantonale Steueramt die im
Informationsbestand "ARTS" über A gespeicherten Personendaten der
Steuerperiode 2014 und 2015 und schrieb den diesbezüglich gestellten Antrag mit
Verfügung vom 1. März 2021 als gegenstandslos geworden ab. Die übrigen Anträge
wies es in derselben Verfügung ohne Kostenfolgen ab.
II.
Den hiergegen erhobenen Rekurs hiess die Finanzdirektion
am 1. Oktober 2021 insoweit gut, als dass das kantonale Steueramt angewiesen
wurde, A in einer im Entscheid näher beschriebenen Weise Zugang zu den eigenen
Personendaten im Informationsbestand von zwei steueramtlichen Fachapplikationen
zu gewähren. Im Übrigen wies sie den Rekurs ab, auferlegte A zwei Drittel der
Staatsgebühren und sprach ihm keine Entschädigung zu.
III.
Mit Beschwerde vom 25. Oktober 2022 erneuerte A
(nachfolgend: der Beschwerdeführer) seine Auskunfts-, Löschungs- und
Berichtigungsbegehren und rügte die Umsetzung des Rekursentscheids vom 3. Mai
2019 durch das kantonale Steueramt. Weiter rügte er die Höhe der vorinstanzlich
einverlangten Schreibgebühren. Überdies beantragte er, dass bei der Einholung
von Stellungnahmen von Fachstellen wie dem Datenschutzbeauftragten das
Steuergeheimnis konsequent zu wahren sei und diesen keine detaillierten
Steuerunterlagen zu übermitteln oder hierzu vorgängig ein anfechtbarer
Zwischenentscheid zu erlassen sei.
Sowohl die Finanzdirektion als auch das kantonale Steueramt
beantragten am 16. November 2021 bzw. 19. November 2021 die Abweisung der
Beschwerde, wobei das kantonale Steueramt noch den weitgehend leeren
Bildschirmausdruck des mit der 13-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers in
der Fachapplikation "ZP/Napeduv" verknüpften Datenbestands
nachreichte und um die Zusprechung einer Parteientschädigung ersuchte.
Mit Replik vom 1. Dezember 2021 hielt der Pflichtige an
seinen Anträgen fest und rügte, dass der nachgereichte Bildschirmausdruck nur
den Informationsbestand zeige, welcher mit der (neuen) 13-stelligen AHV-Nummer
verknüpft sei, weshalb dieser keine Klarheit darüber verschaffe, inwieweit noch
seine 11-stellige AHV-Nummer mit den Informationsbeständen der Fachapplikation
"ZP/Napeduv" verknüpft sei.
Die Kammer
erwägt:
1.
Da die vorliegend zu
beurteilenden
Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren
ausschliesslich Steuerdaten betreffen und die Begehren (bis auf die
beanstandete Gebührenerhebung durch die Vorinstanz) keinen Streitwert
aufweisen, erfolgt die Beurteilung der Beschwerde durch die in Steuersachen
zuständige Kammer der 2. Abteilung des Verwaltungsgerichts.
2.
Da vorliegend keine Stellungnahmen von Fachstellen wie dem
Datenschutzbeauftragten einzuholen sind, sind die diesbezüglichen
Verfahrensanträge des Beschwerdeführers gegenstandslos geworden.
3.
3.1
Gemäss
Art. 13 Abs. 2 der Bundesverfassung der Schweizerischen
Eidgenossenschaft vom 18. April 1999 (BV) hat jede Person Anspruch auf
Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten. Auf kantonaler Ebene konkretisiert
das Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007
(IDG) diesen grundrechtlichen Anspruch. Es bezweckt unter anderem den Schutz
der Grundrechte von Personen, über welche die öffentlichen Organe des Kantons
Daten bearbeiten (§ 1 Abs. 1 lit. b IDG) und vermittelt dem
Einzelnen Rechtsansprüche zum Schutz eigener Personendaten. Nach § 21
Abs. 1 lit. d IDG kann eine von einer widerrechtlichen Bearbeitung
ihrer Personendaten betroffene Person vom betreffenden öffentlichen Organ verlangen,
dass es die Widerrechtlichkeit dieser Datenbearbeitung feststellt. Dieser
Anspruch steht neben den weiteren in § 21 Abs. 1 IDG vorgesehenen
Ansprüchen zum Schutz eigener Personendaten, nämlich der Berichtigung oder
Vernichtung unrichtiger Personendaten (lit. a), der Unterlassung
widerrechtlicher Datenbearbeitung (lit. b) und der Beseitigung der Folgen
widerrechtlichen Bearbeitens (lit. c). Überdies hat gemäss § 20 Abs. 2 IDG
jede Person Anspruch auf Zugang zu den eigenen Personendaten.
3.2
3.2.1
Der
Beschwerdeführer fordert, dass sämtliche über ihn bearbeitete Personendaten zu
Steuerperioden vor dem Jahr 2005 zu vernichten seien. Zur Begründung führt er
zusammenfassend aus, dass die gemäss der Weisung der Finanzdirektion über die
elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuerakten sowie die Vernichtung
von Papierakten vom 26. November 2020 vorgesehene Aufbewahrungsfrist von
mindestens 25 Jahren aufgrund der in der Regel kürzeren steuerrechtlichen
Verjährungsfristen etc. unverhältnismässig lange und nicht zweckmässig sei, die
Aufbewahrungsfrist nicht auf einer hinreichenden Gesetzesgrundlage beruhe und
die in der Weisung vorgesehene Formulierung überdies zu offen formuliert sei,
da sie nur eine minimale Aufbewahrungsfrist vorsehe.
3.2.2
Nach § 21 lit. a und b IDG kann eine betroffene Person vom
öffentlichen Organ verlangen, dass es unrichtige Personendaten berichtigt oder
vernichtet und das widerrechtliche Bearbeiten von Personendaten unterlässt. Als
Bearbeiten wird dabei jeder Umgang mit Informationen verstanden, mithin auch
die Aufbewahrung (vgl. § 3 Abs. 5 IDG). Entgegen dem Wortlaut besteht ein Recht
auf Vernichtung nicht nur dann, wenn Personendaten unrichtig sind, sondern auch
dann, wenn Daten widerrechtlich bearbeitet wurden. Dies ist namentlich dann der
Fall, wenn das öffentliche Organ Daten ohne gesetzliche Grundlage bearbeitet,
widerrechtlich beschafft oder die Bearbeitung eine unverhältnismässige
Einschränkung der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person darstellt (Rolf
H. Weber, Datenschutz v. Öffentlichkeitsprinzip, Zürich 2010, N. 571).
Denn die Existenz dieser aufgrund der fehlenden gesetzlichen Grundlage
widerrechtlich erstellten Information muss unabhängig davon, ob ihr Inhalt
richtig ist oder nicht, beseitigt werden können (VGr, 25. April 2019, VB.2018.00488,
E. 2.1). Sodann sind Personendaten nur insoweit zu bearbeiten – und damit auch
aufzubewahren – als dies zur Erfüllung einer gesetzlich umschriebenen Aufgabe
geeignet und erforderlich erscheint (§ 8 Abs. 1 IDG). Datenbearbeitungssysteme
und -programme sind so zu gestalten, dass möglichst wenig Personendaten
anfallen, die zur Aufgabenerfüllung nicht notwendig sind (§ 11 Abs. 1 IDG,
sogenannte Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit).
3.2.3
Wie bereits im vorinstanzlichen Entscheid ausführlich dargelegt wurde, kann
die Finanzdirektion gemäss § 109d des Steuergesetzes vom 8. Juni 1997 (StG)
Vorschriften im Zusammenhang mit der elektronischen Erfassung und Aufbewahrung
von Steuerakten erlassen, wovon sie mit der zitierten Weisung Gebrauch gemacht
hat. Sodann greift eine längere Aufbewahrung personenbezogener Daten nur
geringfügig in die Rechte der betroffenen Personen ein, weshalb eine
Delegationsnorm in einem formellen Gesetz eine hinreichende Gesetzesgrundlage
darstellt und die Aufbewahrungsfrist selbst auch in einer Weisung bzw.
Verwaltungsverordnung festgehalten werden kann. Der Beschwerdeführer legt
diesbezüglich auch nicht dar, inwiefern ihn eine längere Aufbewahrungsfrist in
massgeblicher Weise in seinen Rechten tangiert und er ein schützenswertes
Interesse an der Vernichtung aufweist.
Eine (mindestens) 25-jährige Aufbewahrungspflicht
erscheint sodann zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben aus mehreren Gründen
angemessen: Gemäss § 5 Abs. 2 IDG können Informationen und Findmittel noch während
höchstens zehn Jahren aufbewahrt werden, nachdem sie das öffentliche Organ
nicht mehr benötigt. Da das Recht, Nachsteuern festzusetzen, erst 15 Jahre nach
Ablauf der betroffenen Steuerperiode erlischt (vgl. § 161 Abs. 2 StG),
erscheint eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 25 Jahren ohne Weiteres
gerechtfertigt, zumal verschiedene Konstellationen denkbar sind, wo selbst nach
25 Jahren noch auf alte Steuerakten zurückgegriffen werden muss, beispielsweise
bei Steuervergehen (vgl. § 264 StG), bei Steuerhinterziehungsfällen mit
bereits erlassenem Strafbescheid (vgl. § 242 Abs. 3 StG) und bei
Steueraufschubstatbeständen (vgl. z.
B. § 216 Abs. 3 StG). Weiter ist nicht auszuschliessen, dass
zur Plausibilisierung von Einschätzungen nachfolgender Steuerperioden
Quervergleiche mit früheren Steuerperioden angestellt werden, weshalb auch
Akten von bereits definitiv und unabänderlich eingeschätzten Steuerperioden
noch von Interesse sein können. Ferner werden Steuerakten oft auch ausserhalb
eines steuerrechtlichen Verfahrens von Gerichten und Behörden beigezogen, z.
B. in Scheidungsverfahren
zur Berechnung der güterrechtlichen Ansprüche. Die denkbaren Konstellationen,
wo auf frühere Steuereinschätzungsakten zurückgegriffen werden muss, sind zu
vielfältig und zu wenig vorhersehbar, als dass eine kürzere Aufbewahrungsdauer
oder eine einzelfallbezogene Festlegung der Aufbewahrungsfristen praktikabel
wäre, zumal es sich bei den Steuereinschätzungen und -erhebungen um
ausgesprochene Massengeschäfte handelt. Zu Recht hat hierauf bereits die
Vorinstanz hingewiesen.
3.2.4
Da nach dargelegter Sachlage keineswegs auszuschliessen ist, dass
Steuerunterlagen in Einzelfällen auch noch nach mehr als 25 Jahren rechtliche
Relevanz entfalten könnten, erscheint es sodann auch angemessen, lediglich eine
Mindestfrist für die Aufbewahrung festzulegen. Müsste mit einer fixen
Aufbewahrungsfrist allen denkbaren Konstellationen Rechnung getragen werden,
würden sich ansonsten noch wesentlich längere Aufbewahrungsfristen
rechtfertigen, weshalb mit der Statuierung einer Mindestfrist den Bedürfnissen
nach einer möglichst zurückhaltenden Aufbewahrung von Personendaten besser
Rechnung getragen werden kann als mit einer (noch höheren) fixen
Aufbewahrungsfrist. Allerdings muss es den Betroffenen nach Ablauf der
25-jährigen Minimalfrist grundsätzlich möglich sein, im Einzelfall darzulegen,
weshalb an einer weiteren Aufbewahrung ihrer Personendaten kein hinreichendes
bzw. überwiegendes öffentliches Interesse mehr besteht. Unschädlich ist auch,
dass sich die zitierte Weisung nur auf das zentrale elektronische Archivsystem
des kantonalen Steueramtes (ARTS) und nicht auf damit verknüpfte Daten der
verschiedenen Fachapplikationen bezieht, lieg es doch gerade im Wesen eines
zentralen elektronischen Archivsystems, dass dieses die Datensätze
verschiedener Anwendungen zentral zusammenführt.
Nach dem Gesagten stellt die Bearbeitung bzw. Aufbewahrung
von Personendaten zu Steuerperioden vor dem Jahr 2005 keine widerrechtliche
Datenbearbeitung dar. Die pauschalen Ausführungen des Beschwerdeführers sind
auch nicht geeignet, in seinem konkreten Einzelfall nachzuweisen, weshalb an
einer weiteren Aufbewahrung seiner Personendaten kein öffentliches Interesse
mehr besteht bzw. diesem überwiegende private Interessen entgegenstehen sollten.
Nachdem bereits die Vorinstanz ihre Entscheidung ausführlich motiviert hatte,
ist auch keine Verletzung der Begründungspflicht ersichtlich und kann ansonsten
vollumfänglich auf die diesbezüglich nach wie vor zutreffenden vorinstanzlichen
Erwägungen verwiesen werden.
3.3
3.3.1
Der Beschwerdeführer beantragt weiter, dass in Nachachtung des
Rekursentscheids vom 3. Mai 2019 seine 11-stellige AHV-Nummer in den
Informationsbeständen der steueramtlichen Fachapplikationen "C3" und
"ZP/Napeduv" zu entfernen sei. Seine 11-stellige AHV-Nummer sei
überdies offenkundig falsch erfasst, nachdem die letzten drei Ziffern jeweils
mit "000" angegeben seien und die richtige Zifferfolge aus der früher
verwendeten steueramtlichen "Register-Nr." ersichtlich sei. Sodann
rügte er, dass ihm bislang lediglich ein Bildschirmausdruck betreffend der
Verknüpfung von Datenbeständen mit seiner 13-stelligen AHV-Nummer aus der
vorgenannten Fachapplikation "ZP/Napeduv" zugekommen sei, ihm jedoch
auch noch der mit seiner 11-stelligen AHV-Nummer verknüpfte Ausdruck
zuzustellen sei.
3.3.2
Mit am 5. Juni 2019 in Rechtskraft erwachsenem Entscheid vom 3. Mai 2019
hat die Finanzdirektion verfügt, dass die (sogenannt sprechende) 11-stellige
AHV-Nummer des Beschwerdeführers spätestens nach 30 Tagen ab Rechtskraft des
Entscheids – somit ab dem 6. Juli 2019 – nicht mehr zu verwenden sei und
diese bei den bisher erstellten und den Beschwerdeführer betreffenden
Dokumenten nur noch aus Gründen der Dokumentenarchivierung bis zum Ablauf der
Aufbewahrungsfrist verwendet werden dürfe. Die damalige Entscheidung gründete
auf der Überlegung, dass mit der Einführung der neuen, nichtsprechenden
13-stelligen Versichertennummer inskünftig weitere Rückschlüsse auf den
Versicherten vermieden werden sollten (vgl. Art. 50c Abs. 3 des Bundesgesetzes
über die Alters- und Hinterlassenenversicherung vom 20. Dezember 1946 [AHVG]),
weshalb eine unbefristete Weiterverwendung der alten AHV-Nummer auch im
Steuerbereich vom Gesetzgeber nicht beabsichtigt ist. Zugleich gestand die
Finanzdirektion aber ausdrücklich eine Weiterverwendung der sprechenden
11-stelligen AHV-Nummer für bereits erstellte Datenbestände zu Archivzwecken
bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu.
3.3.3
Der rechtskräftige Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 verlangt
damit entgegen der Ansicht des Beschwerdeführers keineswegs die Entfernung der
11-stelligen AHV-Nummer aus allen Datenbeständen des Steueramts, sondern
verbietet lediglich deren inskünftige Weiterverwendung in neu erstellten
Datenbeständen. Ebenso wenig lässt sich aus der damaligen Entscheidung
herauslesen, dass frühere Datenbestände nicht mehr mit der 11-stelligen
AHV-Nummer verknüpft sein dürften: Sinn und Zweck der AHV-Nummern im
Steuerrecht ist und war gerade, die Datenbestände mit einer bestimmten Person
zu verknüpfen. Die AHV-Nummer dient im Steuerrecht damit gerade und
hauptsächlich dem Zweck der Archivierung, indem sie die Archivdatenbestände
auffindbar macht (sogenanntes Findmittel). Damit ist auch die fortbestehende
Nutzung der alten 11-stelligen AHV-Nummer für die Archivierung
alter
Datenbestände vom Archivierungszweck erfasst und zulässig. Unzulässig ist
hingegen die Neuverknüpfung der 11-stelligen AHV-Nummer mit Datensätzen, welche
erst nach der im Entscheid vom 3. Mai 2019 angesetzten Frist in die Fachapplikationen
eingepflegt wurden. Für das vorliegende Verfahren unbeachtlich ist hingegen der
weitergehende Mitbericht des kantonalen Datenschutzbeauftragten vom
31. Oktober 2018, welcher eine Weiterverwendung der 11-stelligen
AHV-Nummer in den operativen Systemen des kantonalen Steueramts generell
beanstandet hatte. Dieser Mitbericht wurde zwar in die damalige
Entscheidfindung miteinbezogen, war für die Finanzdirektion jedoch nicht
bindend. Nachdem der Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 in Rechtskraft
erwachsen ist, ist dieser – und nicht die teilweise abweichende Einschätzung
des Datenschutzbeauftragten – massgeblich und hätte sich der Beschwerdeführer auf
dem Rechtsmittelweg wehren müssen, wenn er die Würdigung des Mitberichts des
Datenschützers bei der Entscheidfindung für ungenügend gehalten hätte.
3.3.4
Die 11-stellige AHV-Nummer des Beschwerdeführers ist zumindest in der
Fachapplikation "C3" unvollständig mit "XXX.XX.XXX.000"
wiedergegeben worden. Bei den als fehlerhaft gerügten letzten drei Ziffern
handelt es sich um eine Ordnungsnummer samt Prüfziffer, weshalb der Wert
"000" grundsätzlich nicht vergeben wurde. Entsprechend ist der Wert
offenkundig unrichtig und im Sinn der wirklichen AHV-11-Nummer des
Beschwerdeführers zu berichtigen. Die steueramtliche Nutzung der (unvollständig
wiedergegebenen) 11-stelligen AHV-Nummer bewegt sich ansonsten aber im Rahmen
der bereits rechtskräftig entschiedenen Vorgaben der Finanzdirektion, soweit
lediglich alte Datenbestände betroffen sind. Allerdings ergibt sich aus dem als
Beschwerdebeilage eingereichten Auszug aus der Fachapplikation "C3",
dass auch nachfolgende Steuerperioden – zumindest die Steuerperiode 2020 – noch
mit der alten, 11-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers verknüpft wurden,
was nicht mehr durch den im Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019
abgedeckten Archivierungszweck gedeckt ist. So ist in der zitierten
Entscheidung ausdrücklich die Rede davon, dass eine Verwendung der 11-stelligen
AHV-Nummer ausschliesslich "bei den
bisher
erstellten …
Dokumenten" und "nur noch aus Gründen der Dokumentenarchivierung bis
zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist" zulässig sei (Hervorhebung
hinzugefügt). Damit ist eine Verknüpfung ab der Steuerperiode 2019 (zumindest
für alle 30 Tage nach der Rechtskraft des Entscheids der Finanzdirektion vom 3.
Mai 2019, das heisst alle ab dem 6. Juli 2019 erstellten Datenbestände)
unzulässig. Eine Verwendung auf nachfolgend erstellte Datenbestände und
Steuerperioden – und sei es nur im Sinn einer Datenverknüpfung – ist damit
ausdrücklich ausgeschlossen worden. Sodann hat es das kantonale Steueramt
bislang versäumt, eine Nichtverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer in der
Fachapplikation "ZP/Napeduv" durch Vorlage eines entsprechenden
Bildschirmausdrucks nachzuweisen, nachdem hierzu lediglich die
"aufklappbare Liste" der Verknüpfungen mit der neuen, 13-stelligen
AHV-Nummer vorgelegt wurde. Wie sich aber aus den Erwägungen des angefochtenen
Entscheids der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2021 ergibt, hätte dem Beschwerdeführer
auch die "aufklappbare Liste" in Bezug auf seine 11-stellige
AHV-Nummer zugestellt werden müssen. Nur so kann der Beschwerdeführer
überprüfen, ob das kantonale Steueramt der Auflage der Finanzdirektion vom 3.
Mai 2019 nachgekommen ist und keinerlei neuen Informationsbestände mit der
alten, sprechenden 11-stelligen AHV-Nummer verknüpft hat.
Die Beschwerde erscheint damit
insoweit begründet, als dass die steueramtliche Weiterverwendung der alten
11-stelligen AHV-Nummer auf neu erstellte Datenbestände und die unvollständige
Verwendung derselben auf ältere Datenbestände beanstandet wird.
3.3.5
Unbehelflich sind hingegen die Ausführungen des kantonalen Steueramts in
seiner Verfügung vom 1. März 2021, wonach die Fachapplikation "C3"
selbst keine Daten enthalte, alt sei und seit Jahren nicht mehr aktiv
bewirtschaftet werde, weshalb noch die alte 11-stellige AHV-Nummer
implementiert und automatisch vom anderen Grundsystemen abgefüllt werde. Der
Umstand, dass die alte 11-stellige AHV-Nummer weiterhin automatisch von anderen
Grundsystemen abgefüllt wird, entbindet das kantonale Steueramt nicht von der
Umsetzung des rechtskräftigen Entscheids der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019,
wonach eine Verknüpfung der alten 11-stellige AHV-Nummer mit neueren
Datenbeständen nicht mehr erlaubt ist. Sollte die technische Umsetzung das
kantonale Steueramt vor besondere Schwierigkeiten stellen, hätte es bereits im
damaligen Verfahren und spätestens im vorliegenden Verfahren hinreichend
Gelegenheit gehabt, hierauf hinzuweisen und einen adäquaten Zeitraum für die
technische Implementierung der geforderten Anpassungen zu benennen.
3.3.6
Das kantonale Steueramt ist deshalb dazu aufzufordern, innert einer
angemessenen Vollzugsfrist von 30 Tagen nach der Rechtskraft dieser
Entscheidung, die Verknüpfungen ihrer den Beschwerdeführer betreffenden
Datenbestände mit der alten 11-stelligen AHV-Nummer zu entfernen und diese aus
allen Datenbeständen zu löschen, welche nach der mit dem Entscheid der
Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 angesetzten Frist erstellt wurden. Ausgenommen
sind in die Steuerakten aufgenommene Dokumente Dritter und des Beschwerdeführers
selbst, in welchen die alte AHV-Nummer noch erscheint und welche schon aus
Gründen der Datenintegrität nicht abzuändern sind (zur Datenintegrität vgl.
auch E. 3.4.2 nachfolgend). Die früheren Datenbestände sind (soweit sie
überhaupt mit der alten AHV-Nummer verknüpft wurden) mit der korrekten und
vollständigen 11-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers zu verknüpfen oder
die entsprechende Verknüpfung ist zu entfernen. Auch hier sind aber schon aus
Gründen der Datenintegrität keine bereits archivierten Dokumente nachträglich
zu korrigieren, wo versehentlich die unvollständige AHV-Nummer des
Beschwerdeführers erfasst wurde. Sodann ist dem Beschwerdeführer als Vollzugsmeldung
nach Fristablauf ein aktueller Bildschirmausdruck der Fachapplikationen
"ZP/Napeduv" mit der "aufklappbaren Liste" zur 11-stelligen
AHV-Nummer und ein aktueller Registerauszug "Personen-Übersicht" samt
"ID-Mapping" der Fachapplikation "C3" zuzustellen.
3.4
3.4.1
Weiter wird vom Beschwerdeführer verlangt, dass eine im Informationsbestand
der steueramtlichen Fachapplikation "ZP/Napeduv" seit 2008
aufgeführte Angabe zu einer Liegenschaft und für die Steuerperiode 2019 die
Angaben zu Ertrag und effektiven Kosten gemäss seiner Steuerdeklaration zu
berichtigen seien.
3.4.2
Das kantonale Steueramt hat sich bereits
bereit erklärt, die Bezeichnung der Liegenschaftenart für kommende
Einschätzungen und Veranlagungen bei entsprechender Mitteilung des
Beschwerdeführers anzupassen oder andernfalls als "unbekannt" zu
berichtigten. Hingegen besteht keine Veranlassung, die in der Vergangenheit
erfolgte Erfassung für überwiegend bereits rechtskräftige Steuerperioden
nachträglich zu korrigieren: Einzelinformationen mit falschen Aussagen führen
nicht zwangsläufig zu unrichtigen Personendaten, sofern und solange die
Gesamtheit der Informationen die tatsächlichen Gegebenheiten im Hinblick auf
den Bearbeitungszweck richtig wiedergibt und die Informationen in dieser
Gesamtheit verwendet werden. So hat das Bundesgericht im Anwendungsbereich des
Datenschutzgesetzes des Bundes eine Pflicht zur Nachführung einer Datensammlung
insbesondere für den Fall verneint, wenn die Datensammlung Informationen
enthält, die im Zeitpunkt ihrer Einführung im Sinn einer Momentaufnahme richtig
sind, sich aber nachträglich aufgrund von anderen und neuern Informationen als
unzutreffend erweisen (BGr, 2. Mai 2001, 1A.6/2001, E. 2.c; vgl. zum
Ganzen auch VGr, 7. Januar 2021, VB.2020.00340, E. 3.1).
Die bis dahin
erstellten Daten werden deshalb nicht schon fehlerhaft, sondern geben schlicht
den jeweiligen Verfahrens- bzw. Kenntnisstand der Steuerbehörde wieder. Es
würde weder der Transparenz noch der Datenintegrität dienlich sein, wenn solche
Datenerhebungen nachträglich verändert oder gelöscht werden müssten, zumal
Veränderungen von Informationen gemäss § 7 Abs. 2 lit. e IDG erkennbar und
nachvollziehbar bleiben müssen. Vielmehr reicht es vorliegend völlig aus, wenn
die vom Beschwerdeführer gerügte fehlerhafte Erfassung der Liegenschaftenart
inskünftig korrigiert wird, was von den Steuerbehörden bereits zugesichert
wurde (vgl. zum Ganzen auch VGr, 16. Juni 2021, VB.2021.00287, E. 4.5 [nicht
auf www.vgrzh.ch veröffentlicht]). Erst recht nicht anzupassen oder zu
berichtigen sind die für die rechtskräftig eingeschätzte bzw. veranlagte
Steuerperiode 2019 gespeicherten Angaben zu Ertrag und effektiven Kosten. Die
diesbezüglich im Informationsbestand beanstandeten Angaben geben zudem die
vorgenommene Veranlagung und nicht die Steuerdeklaration des Beschwerdeführers
wieder, weshalb nicht ersichtlich ist, inwiefern sie fehlerhaft sein sollten,
selbst wenn es bei der Übernahme der Angaben des Beschwerdeführers aus der
Steuererklärung allenfalls zu einem Übertragungsfehler gekommen sein sollte,
welcher (bei entsprechendem Rechtsschutzinteresse) gegebenenfalls bereits im
Rechtsmittelverfahren zur damaligen Veranlagung bzw. Einschätzung hätte gerügt
werden müssen.
3.5
3.5.1
Der Beschwerdeführer bringt weiter vor, dass die vorinstanzliche und zu
zwei Dritteln ihm auferlegte Schreibgebühr dem Äquivalenzprinzip widerspreche.
3.5.2
Die Gebührenregelung des IDG gilt lediglich
für das erstinstanzliche Verfahren vor dem ersuchten öffentlichen Organ,
während für das anschliessende Rechtsmittelverfahren das jeweilige
Verfahrensrecht Anwendung findet (Urs Thönen in: Baeriswyl/Rudin, § 29 IDG
N. 6).
Die zu erhebenden Schreibgebühren bestimmen sich demgemäss
nach der Gebührenverordnung für die Verwaltungsgebühren vom 30. Juni 1966 (LS
682), wobei für die Erstausfertigung grundsätzlich Fr. 15.- und für jede weitere
gedruckte Ausfertigung Fr. 3.- pro A4-Seite zu verrechnen sind. Als
Schreibgebühr werden sodann die gesamten für die Ausfertigung eines Schriftstücks
erhobenen Gebühren bezeichnet, also nicht bloss die eigentlichen Kosten des
Drucks und der Vervielfältigung, sondern auch die hierbei anfallenden
Sekretariatsarbeiten etc.
Bei der Festsetzung der
Verfahrenskosten muss das Äquivalenzprinzip beachtet werden, wonach die Kosten
nicht in einem offensichtlichen Missverhältnis zum objektiven Wert der
bezogenen Leistung oder des abgegoltenen Vorteils stehen dürfen und sich in
vernünftigen Grenzen bewegen müssen. Ferner muss das Kostendeckungsprinzip beachtet
werden, wonach die Gesamteingänge den Gesamtaufwand für den betreffenden
Verwaltungszweig nicht oder bloss geringfügig übersteigen sollen (Kaspar Plüss
in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des
Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014, [Kommentar VRG], § 13 N. 27 f.).
Da der Behörde innerhalb des
gesetzlich vorgegebenen Gebührenrahmens ein weites Ermessen zukommt, sind die
vorinstanzlich festgelegten Verfahrenskosten selbst ihm Rahmen einer
Ermessenskontrolle nur zurückhaltend zu überprüfen (Plüss in: Kommentar VRG, §
13 N. 25 mit weiteren Hinweisen und N. 95 f.). Sodann bewegen sich die in der
genannten Gebührenverordnung vorgesehenen Ansätze in ähnlicher Höhe wie die
entsprechenden Gebühren von Bundesbehörden (vgl. z.
B. Art. 12 der Verordnung über Kosten und
Entschädigungen im Verwaltungsstrafverfahren vom 25. November 1974) und genügen
in der Regel auch dem Äquivalenz- und Kostendeckungsprinzip (vgl. zum Ganzen
auch VGr, 24. April 2018, VB.2018.00148, E. 2 und 4.2 f).
3.5.3
Vorliegend waren demnach für die achtseitige Erstausfertigung des
Entscheids der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2021 insgesamt Fr. 120.- (8 x Fr.
15.-) und für die beiden weiteren Exemplare gemäss Mitteilungssatz je Fr. 24.-
(8 x Fr. 3.-) zu bezahlen, woraus sich eine Schreibgebühr von Fr. 168.- (Fr.
120.- + 2 x Fr. 24.-) ergibt. Hinzu kommen sodann die Schreibgebühren für die
beiden einseitigen prozessleitenden Verfügungen vom 30. März 2021 und vom 7.
Mai 2021, welche jeweils in einer Erstausfertigung und zwei weiteren Exemplaren
auszufertigen waren, womit zusätzlich ein Betrag von Fr. 42.- (2 x Fr. 15.- und
6 x Fr. 3.-) zu verrechnen war. Hieraus resultiert die vorinstanzlich in
Rechnung gestellte Schreibgebühr von Fr. 210.-. Da weder der vorgegebene
Gebührenrahmen verlassen wurde noch im Sinn der dargelegten Rechtslage eine
Verletzung des Äquivalenz- und Kostendeckungsprinzip ersichtlich ist, ist die
Beschwerde auch diesbezüglich abzuweisen.
3.5.4
Zu korrigieren ist jedoch ausgangsgemäss die vorinstanzliche
Kostenverteilung, nachdem der Beschwerdeführer mit seiner Beschwerde
hinsichtlich der beanstandeten Weiterverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer
durchdringt. Gemäss
§ 13 Abs. 2 VRG
sind die Kosten nach Massgabe des Obsiegens
und Unterliegens aufzuerlegen,
weshalb es sich vorliegend rechtfertigt, dem lediglich teilweise obsiegenden
Beschwerdeführer die Hälfte der vorinstanzlichen Verfahrenskosten aufzuerlegen.
Eine Umtriebsentschädigung steht ihm nach wie vor nicht zu, da er eine solche
vor Vorinstanz nicht beantragt hat, er nur teilweise mit seinen Vorbringen
durchdringt und bei fehlender externer Vertretung grundsätzlich ohnehin nur der
objektiv notwendige und nicht bloss geringfügige Aufwand entschädigungsfähig
ist (vgl. § 17 Abs. 2 lit. a VRG).
4.
4.1
In Berücksichtigung des Zeitaufwands des Gerichts und
der Schwierigkeiten des Falls rechtfertig sich für das verwaltungsgerichtliche
Verfahren die Erhebung einer Gerichtsgebühr von Fr. 1'500.- zuzüglich
Zustellkosten (vgl. § 2 in Verbindung mit § 3 Abs. 2 der Gebührenverordnung des
Verwaltungsgerichts vom 3. Juli 2018 (GebV VGr).
4.2
Gemäss § 65a Abs. 2 in Verbindung mit
§ 13 Abs. 2 und § 17 Abs. 2 VRG sind die Kosten- und
Entschädigungen des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens ebenfalls nach Massgabe
des Obsiegens und Unterliegens zu verteilen und steht einer ganz oder teilweise
obsiegenden Partei eine Entschädigung nur bei entsprechendem Antrag und externer
Vertretung oder besonderem Aufwand zu. Entsprechend sind die Verfahrenskosten
auch im Beschwerdeverfahren hälftig aufzuteilen und keiner der Parteien eine
Entschädigung zuzusprechen. Insbesondere ist auch dem um eine Entschädigung
ersuchenden kantonalen Steueramt keine Entschädigung zuzusprechen, nachdem sich
dessen Aufwendungen innerhalb seiner üblichen Amtstätigkeit bewegen und es
ohnehin nur teilweise obsiegt.
Demgemäss erkennt
die
Kammer
:
1.    Die
Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Der Beschwerdegegner wird im Sinn der
Erwägungen angewiesen, innert 30 Tagen nach Rechtskraft dieses Entscheids die
11-stellige AHV-Nummer des Beschwerdeführers für alle ab dem 6. Juli 2019
erstellten Dokumente und Datenbestände nicht mehr zu verwenden und aus den nach
diesem Stichtag erstellten Datenbeständen zu entfernen sowie in den übrigen
Datenbeständen mit der vollständigen und korrekten 11-stelligen AHV-Nummer zu
verknüpfen oder die entsprechende Verknüpfung ist zu entfernen. Dem
Beschwerdeführer ist als Vollzugsmeldung innert 40 Tagen nach Rechtskraft
dieses Entscheids ein aktueller Bildschirmausdruck der Fachapplikation "ZP/Napeduv"
mit der "aufklappbaren Liste" zur 11-stelligen AHV-Nummer und ein
aktueller Registerauszug "Personen-Übersicht" samt
"ID-Mapping" der Fachapplikation "C3" zuzustellen. Im
Übrigen wird die Beschwerde abgewiesen.
2.    In
Abänderung der vorinstanzlichen Kostenauflage werden die Kosten des
Rekursverfahrens von Fr. 610.-, bestehend aus einer Staatsgebühr von Fr. 400.-
und Schreibgebühren von Fr. 210.-, dem Beschwerdeführer zur Hälfte, d.
h.
im Betrag von Fr. 305.-, auferlegt, und im übrigen Umfang auf die
Staatskasse genommen.
3.    Die
Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf
Fr. 1'500.--;    die übrigen Kosten betragen:
Fr.      70.--
Zustellkosten,
Fr. 1'570.--
Total der Kosten.
4.    Die
Gerichtskosten werden dem Beschwerdeführer und dem Beschwerdegegner je zur Hälfte
auferlegt.
5.    Es
werden weder für das Rekurs- noch das Beschwerdeverfahren Partei- bzw.
Umtriebsentschädigungen zugesprochen.
6.    Gegen
dieses Urteil kann Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten nach
Art. 82 ff. des Bundesgerichtsgesetzes erhoben werden. Die Beschwerde
ist innert 30 Tagen, von der Zustellung an gerechnet, beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14,
einzureichen.
7.    Mitteilung an …