zh_verwaltungsgericht · VB.2023.00545 · 2024-05-30 · de

Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister | [Nachdem ein Vertrauensanwalt die Authentizität der von der Beschwerdeführerin bei der Schweizer Vertretung in der Demokratischen Republik Kongo eingereichten Dokumente verneinte, verweigerte das Gemeindeamt des Kantons Zürich die Eintragung der Beschwerdeführerin im schweizerischen Personenstandsregister und folglich auch die Eintragung ihrer Ehe zum Beschwerdeführer.] Mit dem Entscheid über die Eintragung in das schweizerische Personenstandsregister fällte der Beschwerdegegner einen Vorentscheid, der in Bezug auf die Eintragung der Ehe der Beschwerdeführenden die Wirkung eines materiellen Endentscheids hat. Der Antrag auf "Eintragung der Ehe" stellt somit keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstandes dar (E. 1.3). Dass die Echtheitsüberprüfung des Vertrauensanwalts den Beschwerdeführenden nicht von Amtes wegen zugestellt wurde, stellt keine Verletzung des rechtlichen Gehörs dar, da sie hätten Akteneinsicht nehmen können und ihnen zum Ergebnis der Echtheitsüberprüfung das rechtliche Gehör gewährt wurde (E. 2.1-2.3). Nachdem die Beschwerdeführenden vor Verwaltungsgericht neue Originaldokumente einreichten, ist die Sache an die Vorinstanz zurückzuweisen, damit sie in geeigneter Weise prüft, ob diese richtig sind und den neuesten Stand belegen (E. 4.4). Kostenauflage an die Beschwerdeführenden, da die Rückweisung alleine wegen der Einreichung von neuen Beweismitteln im Beschwerdeverfahren erfolgt (E. 5.1-5.2). Teilweise Gutheissung und Rückweisung an die Vorinstanz.

Zürich Verwaltungsgericht 30.05.2024 VB.2023.00545
Zurich Verwaltungsgericht 30.05.2024 VB.2023.00545
Zurigo Verwaltungsgericht 30.05.2024 VB.2023.00545

Verwaltungsgericht des Kantons Zürich: VB.2023.00545
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Geschäftsnummer:
VB.2023.00545
Entscheidart und -datum:
Endentscheid vom 30.05.2024
Spruchkörper:
4. Abteilung/4. Kammer
Weiterzug:
Dieser Entscheid ist rechtskräftig.
Rechtsgebiet:
Übriges Verwaltungsrecht
Betreff:
Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister
[Nachdem ein Vertrauensanwalt die Authentizität der von der Beschwerdeführerin bei der Schweizer Vertretung in der Demokratischen Republik Kongo eingereichten Dokumente verneinte, verweigerte das Gemeindeamt des Kantons Zürich die Eintragung der Beschwerdeführerin im schweizerischen Personenstandsregister und folglich auch die Eintragung ihrer Ehe zum Beschwerdeführer.]
Mit dem Entscheid über die Eintragung in das schweizerische Personenstandsregister fällte der Beschwerdegegner einen Vorentscheid, der in Bezug auf die Eintragung der Ehe der Beschwerdeführenden die Wirkung eines materiellen Endentscheids hat. Der Antrag auf "Eintragung der Ehe" stellt somit keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstandes dar (E. 1.3). Dass die Echtheitsüberprüfung des Vertrauensanwalts den Beschwerdeführenden nicht von Amtes wegen zugestellt wurde, stellt keine Verletzung des rechtlichen Gehörs dar, da sie hätten Akteneinsicht nehmen können und ihnen zum Ergebnis der Echtheitsüberprüfung das rechtliche Gehör gewährt wurde (E. 2.1-2.3). Nachdem die Beschwerdeführenden vor Verwaltungsgericht neue Originaldokumente einreichten, ist die Sache an die Vorinstanz zurückzuweisen, damit sie in geeigneter Weise prüft, ob diese richtig sind und den neuesten Stand belegen (E. 4.4). Kostenauflage an die Beschwerdeführenden, da die Rückweisung alleine wegen der Einreichung von neuen Beweismitteln im Beschwerdeverfahren erfolgt (E. 5.1-5.2).
Teilweise Gutheissung und Rückweisung an die Vorinstanz.
Stichworte:
ECHTHEIT VON AUSL. DOKUMENTEN
PERSONENSTANDSREGISTER
ÜBRIGES BESONDERES VERWALTUNGSRECHT
Rechtsnormen:
Art. 16 Abs. 1 lit. b ZStV
Art. 16 Abs. 1 lit. c ZStV
Publikationen:
- keine -
Gewichtung:
(1 von hoher / 5 von geringer Bedeutung)
Gewichtung: 4
aaVerwaltungsgericht
des
Kantons Zürich
4. Abteilung
VB.2023.00545
Urteil
der 4. Kammer
vom
30. Mai 2024
Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle
(Vorsitz)
, Verwaltungsrichter Reto Häggi Furrer, Verwaltungsrichter
Martin Bertschi,
Gerichtsschreiber
Dumenig Stiffler.
In Sachen
1.    B, wohnhaft in der Demokratischen Republik Kongo,
2.    A,
beide vertreten
durch C,
Beschwerdeführende,
gegen
Gemeindeamt des Kantons Zürich,
Beschwerdegegner,
betreffend Aufnahme
in das schweizerische Personenstandsregister,
hat sich ergeben:
I.
A, geboren 1967, Schweizerbürger mit Heimatort D, Kanton
Zürich, heiratete am 20. August 2022 in E – gemäss der Eheurkunde – B,
geboren 1972, Staatsangehörige der Demokratischen Republik Kongo (im Folgenden:
Kongo). Anhand der Dokumente, die sie bei der Schweizer Vertretung in E
einreichten, und der Echtheitsüberprüfung durch deren Vertrauensanwalt prüfte
das Zürcher Gemeindeamt die Anerkennung der Eheschliessung. Mit als
Teilentscheid bezeichneter Verfügung vom 15. Juni 2023 verweigerte es die
Aufnahme von B in das schweizerische Personenstandsregister Infostar, weil die
Echtheitsüberprüfung ergeben habe, dass bestimmte der eingereichten Dokumente
nicht authentisch seien.
II.
Hiergegen erhoben B und A am 4. Juli 2023 Rekurs bei
der Direktion der Justiz und des Innern, die das Rechtsmittel mit Verfügung vom
15. August 2023 abwies und die Verfahrenskosten in der Höhe von
Fr. 510.- den Genannten auferlegte.
III.
Gegen diese Verfügung erhoben B und A am
18. September 2023 Beschwerde beim Verwaltungsgericht, worin sie die
Eintragung der Ehe in das schweizerische Register beantragten. Das Gemeindeamt
verzichtete auf eine Beschwerdeantwort, die Direktion beantragte in ihrer
Vernehmlassung Abweisung der Beschwerde. Mit Eingaben vom 9. und
20. Oktober 2023 reichten B und A weitere Unterlagen ein. Am
20. Oktober 2023 leistete B die ihr wegen Wohnsitzes im Ausland auferlegte
Kaution von Fr. 1'570.-.
Die Kammer
erwägt:
1.
1.1
Das Verwaltungsgericht ist für Beschwerden
gegen Rekursentscheide einer Direktion über Anordnungen des Beschwerdegegners
betreffend die Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister
zuständig (§§ 41 ff.
des
Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in
Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 des Bundesgesetzes vom
18. Dezember 1987 über das Internationale Privatrecht [SR 291],
Art. 90 Abs. 2 der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004
[ZStV, SR 211.112.2] und § 12 Abs. 1 der Kantonalen
Zivilstandsverordnung vom 1. Dezember 2004 [LS 231.1]). Die örtliche
Zuständigkeit des Kantons Zürich – des Heimatkantons des Beschwerdeführers –
ergibt sich aus Art. 23 Abs. 1 ZStV.
1.2
Die Prozessvoraussetzungen sind erfüllt;
namentlich hält sich der Beschwerdeantrag im Rahmen des Streitgegenstands (vgl.
dazu sogleich E. 1.3) und hat die Beschwerdeführerin die ihr auferlegte
Kaution fristgerecht geleistet.
1.3
Der
Beschwerdegegner hat die Aufnahme der Beschwerdeführerin in das schweizerische
Personenstandsregister verweigert. Es handelt sich dabei nicht etwa um einen
Teilentscheid: Der Beschwerdegegner beurteilte vielmehr eine Vorfrage vorweg
und fällte damit einen materiellen Grundsatzentscheid, der grundsätzlich als
Vorentscheid zu bewerten ist. Indem der Beschwerdegegner die Vorfrage und damit
im Ergebnis auch die Eintragung der Eheschliessung verneinte, erliess er einen
anfechtbaren Endentscheid (Martin Bertschi, in: Alain Griffel [Hrsg.],
Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG],
3. A., Zürich etc. 2014 [Kommentar VRG], § 19a N. 16, 19; BGE
133 V 477 E. 4.1.2 f.). Sein Entscheid unterscheidet sich
nicht von einem materiellen Endentscheid, in dem ein Gesuch aufgrund der
Verneinung eines einzigen von mehreren kumulativ vorauszusetzenden Kriterien
abgewiesen wird. Im Fall der Aufhebung dieses Entscheids und der Eintragung der
Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister ist das Verfahren betreffend
Eintragung der Eheschliessung weiterzuführen, andernfalls entfällt es. Somit
betrifft der angefochtene Entscheid keinen unabhängigen Teilaspekt, und das
Verwaltungsgericht könnte in der Hauptsache reformatorisch entscheiden (vgl.
Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 64 N. 7). Daher stellt es keine
unzulässige Erweiterung des Streitgegenstands dar, wenn der Beschwerdeantrag
sich nicht auf die Aufnahme in das Personenstandsregister beschränkt, sondern
die "Eintragung der in der Demokratischen Republik Kongo [...]
geschlossenen Ehe in das Schweizer Register" fordert. Auf die Beschwerde
ist somit einzutreten.
1.4
In der
Eingabe vom 9. Oktober 2023 merken die Beschwerdeführenden an, die neuen
Dokumente, die sie einzureichen beabsichtigten, ermöglichten es den
Vorinstanzen, "mit der Eintragung der Ehe
[...]
fortzufahren, damit der Rechtsbehelf
gegenstandslos wird". Darin ist kein Beschwerderückzug zu sehen: Ein
solcher hat ausdrücklich, unmissverständlich und vorbehaltlos zu erfolgen
(Alain Griffel, Kommentar VRG, § 28 N. 21).
2.
2.1
Die
Beschwerdeführenden machen geltend, dass "die Verwaltungsbehörden"
ihren Anspruch auf rechtliches Gehör (Art. 29 Abs. 2 der
Bundesverfassung vom 18. April 1999 [BV, SR 101]) verletzt hätten, indem
ihnen keine Kopie der Echtheitsüberprüfung vorgelegt worden sei. Nicht gerügt
wird eine Verletzung des Akteneinsichtsrechts, was damit übereinstimmt, dass
die damals schon rechtskundig vertretenen Beschwerdeführenden im Verfahren vor
den zürcherischen Behörden, insbesondere im erstinstanzlichen Verfahren, keine
Akteneinsicht einforderten.
2.2
Wird ein
Verfahren durch ein Gesuch eingeleitet, ist der betreffenden Person
ausnahmsweise etwa dann vor dem Entscheid ein besonderes, spezifisches
Anhörungsrecht einzuräumen, wenn die tatsächlichen Grundlagen ergänzt werden
(Bernhard Waldmann, Das rechtliche Gehör im Verwaltungsverfahren, in: Isa­belle
Häner/Bernhard Waldmann [Hrsg.], Das erstinstanzliche Verwaltungsverfahren,
Zürich etc. 2008, S. 55 ff., 66; vgl. auch VGr, 25. Oktober
2017, VB.2017.00588, E. 2.1.2). Die Behörden sind nicht verpflichtet, die
Akten (bzw. einzelne Aktenstücke) den Einsichtsberechtigten von Amtes wegen
auszuhändigen oder zuzustellen (Griffel, § 8 N. 16; Regina
Kiener/Bernhard Rütsche/Mathias Kuhn, Öffentliches Verfahrensrecht, 3. A.,
Zürich/St. Gallen 2021, N. 636).
2.3
Im
vorliegenden Fall nahm der Beschwerdegegner die Echtheitsüberprüfung zu den
Akten und informierte die Beschwerdeführenden vor dem Erlass der Verfügung in
zwei Schreiben darüber, welche Dokumente die Schweizer Botschaft im Kongo als
nicht authentisch erachtet und daher nicht beglaubigt hatte, wobei sie ein
Formular zu den Anforderungen beilegte und auf die Möglichkeit von Rückfragen
bei der Botschaft hinwies. Mit Schreiben ihres Rechtsvertreters vom
23. Mai 2023 äusserten sich die Beschwerdeführenden denn auch dazu.
Ungeachtet dessen, dass der Beschwerdegegner die Gründe der Botschaft nicht im
Einzelnen darlegte, wurde damit der Anspruch der Beschwerdeführenden auf
rechtliches Gehör gewahrt. Die entsprechenden Ausführungen der Vorinstanz sind
nicht zu beanstanden.
2.4
Eine
Verletzung des Gehörsanspruchs durch die Vorinstanz ist ebenfalls nicht
ersichtlich.
2.5
Wie sich
in der Folge zeigt, ist die Sache ohnehin an die Vorinstanz zurückzuweisen,
womit die Beschwerdeführenden erneut ein Akteneinsichtsgesuch stellen könnten.
Ihr nicht in einem kantonalen Anwaltsregister eingetragener Rechtsvertreter hat
jedoch kein Recht auf Zustellung der Akten, sondern hätte diese auf Gesuch hin
vor Ort einzusehen.
3.
3.1
Eine
ausländische Person, deren Daten nicht abrufbar sind, wird in das
Personenstandsregister unter anderem dann aufgenommen, wenn sie von einem in
der Schweiz zu beurkundenden Zivilstandsereignis betroffen ist (Art. 15a
Abs. 2 lit. a ZStV). Die Beschwerdeführerin muss in das
Personenstandsregister aufgenommen werden, damit ihre Ehe mit dem
Beschwerdeführer und sie als Ehefrau eingetragen werden können.
3.2
Personenstandsdaten,
die nicht abrufbar sind, müssen mit Dokumenten nachgewiesen werden
(Art. 16 Abs. 4 ZStV e contrario). Vor der Eintragung in das
Personenstandsregister prüft die Zivilstandsbehörde unter anderem, ob die
Identität der beteiligten Personen nachgewiesen ist und die zu beurkundenden
Angaben richtig, vollständig und auf dem neusten Stand sind (Art. 16 Abs. 1
lit. b und c ZStV). Die Aufnahme einer ausländischen Person in das
Personenstandsregister darf nur erfolgen, wenn zweifelsfrei feststeht, dass sie
ihre eigenen Daten nachweist. Bestehen Zweifel über die Identität der Person,
weil sie keinen Ausweis (Pass, Identitätskarte) vorlegt, sie unter
verschiedenen Namen aufgetreten ist oder unglaubwürdige Angaben macht, unklare
oder ungenügende Personendaten ihre eindeutige Identifizierung nicht erlauben,
die Personendaten widersprüchlich (streitig) sind oder der begründete Verdacht
besteht, dass sie Dokumente missbräuchlich benutzt, so ist die Aufnahme in das
Personenstandsregister bis zur definitiven Klärung zu verweigern (zum Ganzen
Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen [EAZW], Weisung
Nr. 10.08.10.01 vom 1. Oktober 2008 [Stand 1. Januar 2011],
Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister, Personenaufnahme
[im Folgenden: Weisung EAZW], Ziff. 1.2.5).
3.3
Die
notwendigen Dokumente für eine Eintragung von Staatsangehörigen des Kongo
richten sich nach dessen Familienrecht. Der Beschwerdegegner betrachtet die
nachträgliche Registrierung einer Geburt durch Gerichtsbeschluss als
Statusentscheid, weshalb der Beschluss und nicht der ausländische
Zivilregisterauszug dem Eintrag in das Schweizer Zivilstandsregister zugrunde
zu legen ist.
Gemäss dem Merkblatt "Naissance en RDC
(Congo-Kinshasa) de parents mariés: inscription dans le registre suisse de
l'état civil" vom 1. Oktober 2021 (im Folgenden: Merkblatt;
www.eda.admin.ch/kinshasa > Service > État civil > Mariage/partenariat
enregistré > Après un mariage/partenariat célébré à l'étranger), haben
Personen, deren Geburt nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 90 Tagen
registriert wurde, die folgenden Dokumente einzureichen:
Nachregistrierungsbeschluss ("jugement supplétif d'acte de naissance"),
Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") sowie die auf
den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde ("acte de
naissance établi sur la base du jugement supplétif"). Alternativ können
vor 1987 geborene Personen einen "acte de notoriété supplétif" sowie
dessen "ordonnance d'homologation"
einreichen. Das Merkblatt
lautet gleich wie das Aide-mémoire, das den Beschwerdeführenden abgegeben
wurde. Es ist als Verwaltungsverordnung zu qualifizieren, worunter generelle
Dienstanweisungen für eine Behörde zu verstehen sind, die nicht als
Rechtsquelle im herkömmlichen Sinn gelten und deren Hauptfunktion die
Sicherstellung einer einheitlichen, rechtsgleichen und sachrichtigen
Rechtsanwendung der Verwaltungsbehörden ist. Die Gerichte weichen nicht ohne
triftigen Grund von solchen Verordnungen ab, wenn diese eine überzeugende
Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben darstellen (vgl. BGE 146 I 105
E. 4.1 und VGr, 8. Juni 2023, VB.2022.00573, E. 2.3.1, je mit
Hinweisen).
3.4
Das
Vorgehen des Beschwerdegegners ist im Grundsatz nicht zu beanstanden. Es
entspricht der Verwaltungsverordnung, die ihrerseits ohne Weiteres als
Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben aufzufassen ist (vgl. auch Weisung
EAZW, Ziff. 1.2.4 f., 2.3, 2.3.2).
3.5
3.5.1
Die Beschwerdeführenden machen eine Verletzung ihrer Rechte auf Achtung des
Privat- und Familienlebens sowie auf Ehe geltend (Art. 13 Abs. 1 und
Art. 14 BV; Art. 8 und 12 der Europäischen Menschenrechtskonvention
[EMRK, SR 0.101]). Sodann werfen sie dem Beschwerdegegner eine formelle
Rechtsverweigerung in der Form des überspitzten Formalismus vor (Art. 29
Abs. 1 BV).
3.5.2
Weil die Geburt der Beschwerdeführerin offenbar nicht innert Frist
registriert worden war, reichte sie zur Aufnahme ihrer Personalien unter
anderem einen Nachregistrierungsbeschluss, eine Rechtskraftbescheinigung sowie
eine auf diese Grundlagen gestützte Geburtsurkunde ein. Der Beschwerdegegner
verweigerte die Eintragung, weil gemäss den Angaben des Vertrauensanwalts der
Schweizer Vertretung im Kongo der Nachregistrierungsbeschluss und die
Rechtskraftbescheinung nicht authentisch seien: Bezüglich des Nachregistrierungsbeschlusses
verweist der Vertrauensanwalt auf Anmerkungen, Stempel und Unterschrift zu
diesem; bezüglich der Rechtskraftbescheinigung habe die Verifizierung beim
zuständigen Gericht ergeben, dass das dort unter der angegebenen Nummer
erfasste Dokument auf den Namen nicht der Beschwerdeführerin, sondern einer
anderen Person eingetragen worden sei.
3.5.3
Die Beschwerdeführenden bringen nichts vor, was diesen Befund in Frage
stellen könnte: In einer Eingabe im Rekursverfahren machten sie ohne weitere
Erläuterungen geltend, der Nachregistrierungsbeschluss sei authentisch und die
Rechtskraftbescheinigung laute auf den Namen der Beschwerdeführerin – wobei
Letzteres ohnehin unbestritten ist. Im Beschwerdeverfahren äussern sie sich
nicht zum Vorwurf fehlender Authentizität, sondern sie reichen im Gegenteil mit
ihrer Eingabe vom 20. Oktober 2023 gleichartige neue Dokumente ein, die
nun als Grundlage der Eintragung dienen sollen. Sie machen auch keine
Ausführungen zu den konkreten Dokumenten oder zu deren Beschaffung, aus denen
sich Rückschlüsse auf eine allfällige Untauglichkeit der von den
schweizerischen Behörden aufgestellten Anforderungen ziehen liessen. Ebenso
wenig ergeben sich Hinweise auf überspitzten Formalismus aus den Akten: Zwar
ist der Bericht des Vertrauensanwalts sehr knapp gehalten, doch ist er in sich
schlüssig; zudem ist feststellbar, dass der ursprüngliche Datumsstempel auf der
Rückseite des Nachregistrierungsbeschlusses überdeckt wurde. Schliesslich ist
nicht ersichtlich, weshalb die Anforderung eines amtlichen Identitätsnachweises
für die Eintragung ins Personenstandsregister die Grundrechte auf Ehe, Privat-
und Familienleben verletzen sollte. Der Beschwerde ist somit insoweit nicht zu
folgen.
4.
4.1
Mit
Eingabe vom 20. Oktober 2023 reichten die Beschwerdeführenden neue
Originaldokumente zu den Akten: das vierseitige Urteil Nr. … vom
30. August 2023 des Tribunal de Paix de E (Kongo) bezüglich der
Nachregistrierung der Geburt der Beschwerdeführerin; die Bestätigung von dessen
Mitteilung ("acte de signification du jugement") vom 30. August
2023; die Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") Nr. …
vom 6. Oktober 2023 des Tribunal de Grande Instance de E; die auf den
Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde Nr. … vom
10. Oktober 2023 des Zivilstandsamts F (Kongo).
4.2
Streitgegenstand
des vorliegenden Verfahrens ist die Eintragung der Beschwerdeführerin in das
Personenstandsregister. Eine Änderung des Streitgegenstands liegt allerdings
nicht nur vor, wenn ein neues oder erweitertes Rechtsbegehren gestellt wird,
sondern auch dann, wenn der Rechtsgrund ausgewechselt, d.
h. die gleiche
Rechtsfolge aus einem wesentlich verschiedenen Sachverhalt, verbunden mit einem
anderen Rechtssatz, abgeleitet wird (Bertschi, Vorbemerkungen zu §§ 19–28a
N. 47). Ein solcher Fall ist hier nicht gegeben, weil zwar ein neuer Nachregistrierungsbeschluss
vorgelegt wird, dieser aber gerade jene Daten belegen soll, die im Verfahren
streitig sind.
4.3
Entscheidet
das Verwaltungsgericht als erste Gerichtsinstanz, können neue Tatsachen im
Rahmen des Streitgegenstands uneingeschränkt geltend gemacht werden. Die
Bezeichnung und Einreichung neuer Beweismittel ist ohnehin ohne Weiteres
zulässig (§ 52 in Verbindung mit § 20a Abs. 2 VRG; Marco
Donatsch, Kommentar VRG, § 52 N. 13, 16). Auch insofern steht der
Berücksichtigung der neu eingereichten Dokumente nichts entgegen.
4.4
Die neu
eingereichten Dokumente sind nach Art. 16 Abs. 1 lit. b und c
ZStV bzw. Ziff. 1.2.5 Weisungen EAZW in geeigneter Weise daraufhin zu
prüfen, ob sie richtig sind und den neuesten Stand belegen. Die Angelegenheit
ist somit an den Beschwerdegegner zurückzuweisen, damit er nach Überprüfung der
neuen Dokumente erneut über die Eintragung der Beschwerdeführerin in das
Personenstandsregister entscheide (§ 64 Abs. 1 VRG).
4.5
Im
Hinblick auf diese Entscheidung sind folgende Grundlagen besonders zu erwähnen:
4.5.1
In sachlicher Hinsicht ist anzumerken, dass die Beschwerdeführerin –
abgesehen von den bereits erwähnten Dokumenten – das Duplikat einer
Geburtsbescheinigung des Spitals, den Mitgliedschaftsausweis einer Kirche
(gemäss dem Vertrauensanwalt: einen Taufschein) und Duplikate ihrer
Sekundarschulzeugnisse eingereicht hat, die vom Vertrauensanwalt der Schweizer
Vertretung im Kongo als authentisch bezeichnet werden; damit liegen die gemäss
Merkblatt vorzulegenden Dokumente vor, unter Vorbehalt der hier streitigen Papiere.
Auch scheint die Beschwerdeführerin über einen Pass zu verfügen. Dagegen finden
sich in den Akten, von den nicht authentischen Dokumenten abgesehen, keine
Hinweise darauf, dass ihre Identität nicht der angegebenen entsprechen würde.
4.5.2
Bezüglich der Rechtsgrundlagen ist zunächst zu erwähnen, dass sich der
Entscheid über die Eintragung der Beschwerdeführerin im Personenstandsregister
indirekt auf Ehe und Familienleben auswirken kann, die grundrechtlich geschützt
sind. Das ist bei der Auslegung der anwendbaren Bestimmungen zu
berücksichtigen. Was diese betrifft, ist hervorzuheben, dass die
Zivilstandsbehörde nach Art. 16 Abs. 5 ZStV die betroffenen Personen
informiert und berät sowie nötigenfalls zusätzliche Abklärungen veranlasst. Ist
es einer ausländischen Person unmöglich oder unzumutbar, Angaben über ihren
Personenstand mit Urkunden zu belegen, so wird geprüft, ob eine Erklärung zum
Nachweis nicht streitiger Angaben nach Art. 41 des Zivilgesetzbuchs (SR
210) entgegengenommen werden kann (Art. 15a Abs. 3 ZStV; vgl. auch
Ziff. 1.2.4 f. und 2.2 Weisungen EAZW sowie Art. 17 ZStV).
4.5.3
Schliesslich ist mit Blick auf die Frist gemäss Art. 16 Abs. 2
ZStV zu berücksichtigen, dass die fraglichen Dokumente im Original am
20. Oktober 2023 an das Verwaltungsgericht versandt wurden.
5.
5.1
Die Rückweisung zur erneuten Entscheidung
ist in Bezug auf die Regelung der Nebenfolgen als Obsiegen zu behandeln, sofern
die infolge der Rückweisung vorzunehmende neue Beurteilung zu einer Gutheissung
des Antrags führen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Kosten
allerdings nicht nach dem Unterlieger-, sondern nach dem Verursacherprinzip
aufzuerlegen: Kosten, die Beteiligte etwa durch nachträgliches Vorbringen von
Tatsachen und Beweismitteln verursachen, die sie schon früher hätten geltend machen
können, sind ihnen ohne Rücksicht auf den Verfahrensausgang zu überbinden
(§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 2
VRG). Im vorliegenden Fall erwies sich die Beschwerde gegen die Verweigerung
der Eintragung gestützt auf die ursprünglich eingereichten Dokumente wegen des
Fehlens einer nachvollziehbaren Begründung als aussichtslos. Die Rückweisung
erfolgt allein wegen der Vorlage neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Dabei
handelt es allerdings um Dokumente der gleichen Art wie die älteren, ohne dass
die Beschwerdeführenden das Auswechseln der Beweisgrundlagen begründen würden.
Sollte es sich nun um authentische Dokumente handeln, ist folglich davon
auszugehen, dass diese schon zuvor hätten beschafft werden können. Entsprechend
sind den Beschwerdeführenden die Verfahrenskosten aufzuerlegen (vgl. Donatsch,
§ 52 N. 16; vgl. Kaspar Plüss, Kommentar VRG, § 13 N. 63).
Sie werden mit dem einbezahlten Kostenvorschuss verrechnet.
5.2
Die
teilweise Gutheissung der Beschwerde erfolgt einzig wegen der Einreichung neuer
Dokumente im Beschwerdeverfahren. Die Vorinstanz hat angesichts des ihr
bekannten Sachverhalts korrekt entschieden. Die Kostenauflage zulasten der
Beschwerdeführenden im angefochtenen Rekursentscheid ist daher
aufrechtzuerhalten (vgl. Plüss, § 13 N. 64).
6.
Zur Rechtsmittelbelehrung des nachstehenden Dispositivs ist Folgendes zu
erläutern: Beim vorliegenden Urteil handelt es sich um einen
Rückweisungsentscheid.
Ein solcher wird grundsätzlich als
Zwischenentscheid qualifiziert, der sich nur unter den Voraussetzungen von
Art. 93 Abs. 1 BGG weiterziehen lässt (BGE 133 V 477
E. 4.1.3). Zwischenentscheide sind vor Bundesgericht nur dann mit Beschwerde
in Zivilsachen (Art. 72 ff. BGG) anfechtbar, wenn sie einen nicht
wiedergutzumachenden Nachteil bewirken können (lit. a) oder wenn die
Gutheissung der Beschwerde sofort einen Endentscheid herbeiführen und damit
einen bedeutenden Aufwand an Zeit oder Kosten für ein weitläufiges
Beweisverfahren ersparen würde (lit. b).
Demgemäss
erkennt
die Kammer
:
1.    Die
Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Dispositiv-Ziff. I der Verfügung
der Direktion der Justiz und des Innern vom 15. August 2023 sowie die
Verfügung des Beschwerdegegners vom 15. Juni 2023 werden aufgehoben. Die
Sache wird im Sinn der Erwägungen an den Beschwerdegegner zurückgewiesen.
2.    Die
Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf
Fr.1'500.--;     die übrigen Kosten betragen:
Fr.      70.--
Zustellkosten,
Fr. 1'570.--
Total der Kosten.
3.    Die
Gerichtskosten werden den Beschwerdeführenden unter solidarischer Haftung
füreinander auferlegt.
4.
Gegen dieses Urteil kann im Sinn der
Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab
Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14.
5.    Mitteilung an:
a)    die
Parteien;
b)    die
Direktion der Justiz und des Innern;
c)    das
Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen zuhanden des Bundesamts für Justiz.