vd_findinfo · HC / 2021 / 585 · 2021-07-13 · fr

ASSISTANCE JUDICIAIRE, ADMISSION PARTIELLE, AVOCAT D'OFFICE, INDEMNITÉ{EN GÉNÉRAL} | 122 al. 1 let. a CPC (CH), 326 CPC (CH)

Vaud Tribunal cantonal Chambre des recours civile 13.07.2021 HC / 2021 / 585

TRIBUNAL
CANTONAL
TD20.006472-210724
193
CHAMBRE
DES RECOURS CIVILE
_________________________________________
Arrêt du
13 juillet 2021
__________________
Composition
:               M.
Pellet
,
président
M.
Sauterel et Mme Merkli, juges
Greffière
:              Mme
Laurenczy
*****
Art.
122 al. 1 let. a et 326 CPC
Statuant à huis clos sur le recours interjeté par
D.________
,
à [...], contre le prononcé rendu le 9 avril 2021 par la Présidente du Tribunal civil
de l’arrondissement de La Côte arrêtant l’indemnité de son conseil d’office,
Me
F.________
,
à [...], la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal considère :
En fait :
A.
Par prononcé du 9 avril 2021, la Présidente du Tribunal civil de l’arrondissement de
La Côte (ci-après : la présidente) a fixé l’indemnité de fin de mission
de conseil d’office de D.________ allouée à Me F.________ à 5'682 fr. 55, débours
et TVA inclus, pour la période du 5 juin 2020 au 6 janvier 2021 (I), a dit que le bénéficiaire
de l’assistance judiciaire était, dans la mesure de l’art. 123 CPC, tenu au remboursement
de l’indemnité de son conseil d’office, mise à la charge de l’Etat (II) et
a rendu le prononcé sans frais (III).
En droit, la présidente a retenu qu’après examen des opérations et évaluation
de celles-ci sur la base du dossier, et malgré les contestations de D.________, le temps annoncé
par Me F.________ pour le traitement de l’affaire apparaissait comme correct et justifié au
vu des explications circonstanciés de l’avocate, sous réserve d'une réduction de
cinq minutes.
B.
a)
Par acte du 30 avril 2021, D.________ a fait
recours contre ce prononcé en concluant à sa réforme en ce sens que les honoraires de
Me F.________ soient arrêtés à 12 heures et 30 minutes, que le dédommagement
pour les frais et préjudices causés par l’avocate soit déterminé « à
la valeur équivalent en franc suisse de 7h de travail », que tous les frais d’avocat
soient couverts par l’assistance judiciaire « jusqu’à après le divorce »,
qu’elle « rentre dans [s]es frais » et que « l’émolument
de modération » soit à la charge de Me F.________. A l’appui de son mémoire,
elle a produit vingt-cinq pièces.
b)
Dans sa réponse du 8 juillet 2021, Me F.________ a conclu, sous suite de frais et dépens, au
rejet du recours et a produit une pièce.
C.
La Chambre des recours civile fait sien dans son entier l'état de fait du prononcé, complété
par les pièces du dossier, dont il ressort notamment ce qui suit :
1.
Par prononcé du 6 juillet 2020, la présidente a accordé à D.________ le bénéfice
de l’assistance judiciaire, avec effet au 5 juin 2020, dans le cadre de la procédure de divorce
qui l’opposait à son mari, et a désigné Me F.________ en qualité de conseil
d’office.
2.
a)
Par courrier du 6 janvier 2021, Me F.________ a informé la présidente de la résiliation
de son mandat au motif que la confiance indispensable à sa poursuite avait été définitivement
rompue entre elle et sa cliente. Elle a par ailleurs requis une prolongation de délai pour le dépôt
de la duplique, initialement fixé au 11 janvier 2021, afin de permettre à D.________ de retrouver
un avocat.
b)
Par courrier séparé de la même date, Me F.________ a déposé sa liste des opérations
en vue de la fixation de son indemnité de conseil d’office, en faisant état d’un
temps consacré au dossier de 28 heures. Elle a indiqué dans son envoi que la nouvelle liste
remplaçait celle produite le 23 juin 2020 dans le cadre des mesures protectrices de l’union
conjugale. Elle a ajouté renoncer à toute rémunération dans le cadre desdites mesures,
qui avaient pris fin par l’audience du 5 juin 2020.
3.
Par prononcé du 10 février 2021, la présidente a relevé Me F.________ de sa mission
et a désigné en remplacement Me [...] comme conseil d’office de D.________.
4.
a)
Par courriers des 8 et 30 mars 2021, D.________ s’est déterminée sur la liste des opérations
produite par Me F.________. Elle a produit différentes pièces à l’appui desdites
déterminations, à savoir une levée du secret médical du 24 juin 2020, des échanges
de courriels entre elle et son conseil datés des 17, 23, 24 juin 2020, 3 et 6 juillet 2020, 10,
18, 27 août 2020, 7, 23, 25, 28 septembre 2020, 8, 12, 22 à 24, 26, 27 octobre 2020, 8
et 30 novembre 2020, 3, 7 et 8 décembre 2020 ainsi que des captures d’écran de sa boîte
de réception de courriers électroniques montrant des échanges entre les 27 et 28 octobre
2020.
b)
Par courrier du 15 mars 2021, Me D.________ a fait part de ses remarques quant aux critiques formulées
par D.________. Elle a produit un bordereau de seize pièces.
c)
Le 1
er
avril 2021, D.________ a encore produit des courriels échangés avec son avocate le 4 janvier
2021.
En droit
:
1.
1.1
La décision arrêtant la rémunération du conseil d'office au sens de l'art. 122
al. 1 let. a CPC (Code de procédure civile du 19 décembre 2008 ; RS 272) est une décision
sur les frais qui ne peut être attaquée séparément que par un recours selon l'art.
110 CPC (Tappy, Commentaire romand, Code de procédure civile, 2
e
éd., Bâle 2019, n. 21 ad art. 122 CPC).
L'art. 122 al. 1 let. a CPC règle la rémunération du conseil d'office. Cette disposition
figure au chapitre qui réglemente l'assistance judiciaire et qui comprend les art. 117 à 123
CPC. En appliquant par analogie l'art. 119 al. 3 CPC, lequel prévoit la procédure sommaire
lorsque le tribunal statue sur la requête d'assistance judiciaire, on en déduit que ladite
procédure est également applicable lorsque le tribunal statue sur l'indemnité du conseil
d'office. Partant, le délai pour déposer un recours est de dix jours (art. 321 al. 2 CPC).
Etant tenu de rembourser l'assistance judiciaire dès qu'il est en mesure de le faire (art. 123 al.
1 CPC), le bénéficiaire de l'assistance judiciaire dispose à titre personnel d'un droit
de recours contre la rémunération équitable de son conseil juridique commis d'office accordée
selon l'art. 122 al. 1 let. a CPC (parmi d’autres : CREC 31 juillet 2020/161 ; Tappy,
op. cit
.,
n. 22 ad art. 122 CPC).
1.2
En l’espèce, le recours est formé en temps utile par une partie disposant d’un
intérêt digne de protection (art. 59 al. 2 let. a CPC).
Cela étant, les conclusions tendant à ce que le dédommagement pour les frais et préjudices
causés par l’avocate soit déterminé « à la valeur équivalent en franc
suisse de 7h de travail », à ce que tous les frais d’avocat soient couverts par l’assistance
judiciaire « jusqu’à après le divorce », à ce qu’elle « rentre
dans [s]es frais » et à ce que « l’émolument de modération » soit
à la charge de Me F.________ (ci-après : l’intimée) sont irrecevables. En effet,
le prononcé attaqué ne porte pas sur un dédommagement pour un prétendu préjudice,
de sorte que D.________ (ci-après : la recourante) ne saurait porter cette question devant
l’autorité de recours. En outre, l’octroi de l’assistance judiciaire ne peut se
faire de manière anticipée pour toute la durée d’une procédure, ce qui découle
notamment pour les instances de recours et d’appel de l’art. 119 al. 5 CPC, qui prévoit
que l’assistance judiciaire doit faire l’objet d’une nouvelle requête pour la
procédure de recours. Enfin, la présente procédure ne relève pas de la modération
(art. 49 ss LPav [loi sur la profession d'avocat du 9 juin 2015 ; BLV 177.11]), contrairement à
ce qui ressort tant de l’intitulé que de la dernière conclusion de son recours.
2.
2.1
Le recours est recevable pour violation du droit (art. 320 let. a CPC) et constatation manifestement
inexacte des faits (art. 320 let. b CPC). L’autorité de recours dispose d’un plein pouvoir
d’examen s’agissant de la violation du droit (Jeandin, Commentaire romand du CPC, 2
e
éd., Bâle 2019, nn. 2 ss ad art. 320 CPC ; Spühler, Basler Kommentar ZPO, 3
e
éd., 2017, n. 26 ad art. 319 CPC). Elle revoit librement les questions de droit soulevées par
le recourant et peut substituer ses propres motifs à ceux de l’autorité précédente
ou du recourant (Jeandin,
op.
cit.
, n. 2 ad art. 320 CPC ; Hohl, Procédure
civile, tome II, 2
e
éd., 2010, n. 2508 p. 452). S’agissant des faits retenus par le premier juge, le pouvoir d’examen
de la Chambre des recours est en revanche limité à l’arbitraire (TF 4D_30/2017 du 5 décembre
2017 consid. 2.2 et les réf. citées ; Jeandin,
op.
cit.
, nn. 4 et 5 ad art. 321 CPC et les réf.
citées).
2.2
2.2.1
En procédure de recours, les conclusions, les allégations de faits et les preuves nouvelles
sont irrecevables (art. 326 CPC).
L'irrecevabilité de faits ou moyens de preuve nouveaux vaut également pour les procédures
soumises à la maxime inquisitoire (TF 4A_604/2014 du 30 mars 2015 consid. 3.2.2). Tel est notamment
le cas pour les recours en matière d'assistance judiciaire (TF 5D_70/2020 du 3 août 2020
consid. 2.3.2
in fine
;
TF 5A_863/2017 du 3 août 2018 consid. 2.3 ; en matière d’indemnité du
conseil d’office : TF 5D_16/2016 du 13 mai 2016 consid. 4.3).
La voie du recours prohibe donc expressément la présentation de faits et de preuves nouveaux,
mais ce principe est assorti de plusieurs exceptions ; notamment l'intéressé qui n'a (valablement)
pas été entendu devant le premier juge est admis à invoquer des
nova
,
à tout le moins ceux qui existaient déjà en première instance (pseudo-
nova
;
ATF 145 III 422 consid. 5.2). Par ailleurs, des
nova
sont recevables lorsqu'ils résultent de la décision de l'autorité précédente
(cf. art. 99 LTF ; ATF 139 III 466 consid. 3.4, JdT 2015 II 439 :
in
casu
motif de récusation ; TF 5A_863/2017
précité consid. 2.3). Il peut s’agir notamment de faits et moyens de preuve qui se rapportent
à la procédure conduite devant l’autorité précédente, telle une prétendue
irrégularité affectant la composition de l’autorité ayant rendu la décision
querellée. En revanche, il ne peut être tenu compte de faits ou moyens de preuve nouveaux survenus
postérieurement au prononcé de la décision entreprise, c’est-à-dire de véritables
nova
(ATF 139 III 120 consid. 5.1.2 ad art. 99 LTF ; TF 5A_778/2018 du 23 août 2019 consid.
2.3, non publié à l’ATF 145 III 474).
2.2.2
La recourante a produit à l’appui de son mémoire des échanges de courriels déjà
versés au dossier de première instance, exception faite des échanges des 5 et 6 janvier
2021 (pièce 1c), du 1
er
septembre 2020 (pièce 14), des 25 et 28 août 2020 (pièce 15b) ainsi que des captures
d’écran de la boîte de réception de messagerie relative aux courriels des 8 juillet
et 10 août 2020 (pièce 19), du 19 au 31 août 2020 (pièce 15a) et des 5 et 8
juin 2020 (pièce 24). Dans la mesure où la recourante a eu la possibilité de se déterminer
devant l’autorité de première instance et où elle n’a pas produit les pièces
1c, 14, 15a, 15b, 19 et 24 alors qu’elle aurait pu le faire, celles-ci sont irrecevables, de même
que les faits qui en découlent.
Quant au courriel du 11 décembre 2020 envoyé par l’intimée à sa cliente, soit
la pièce 17 produite à l’appui de la réponse, elle est également irrecevable
dès lors qu’elle ne figure pas au dossier de première instance, ce qui entraîne
aussi l’irrecevabilité des faits qui en ressortent.
3.
3.1
Le conseil d’office a droit à une rémunération équitable pour ses opérations
et débours (art. 122 al. 1 let. a CPC).
Pour fixer la quotité de l'indemnité, l'autorité doit tenir compte de la nature et de
l'importance de la cause, des difficultés particulières que celle-ci peut présenter en
fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre
des conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de
la responsabilité qu'il a assumée (TF 5D_4/2016 du 26 février 2016 consid. 4.3.3
et les réf. citées). En matière civile, le défenseur d'office peut être amené
à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées
devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse
ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises
en compte (ATF 122 I 1 consid. 3a ; ATF 117 Ia 22 consid. 4c et les réf. citées).
Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent
être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d'une part revoir le travail
allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques
concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le
cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur ; d'autre part, il peut également
refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. L'avocat
d'office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires
à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral
(ATF 109 Ia 107 consid. 3b ; TF 5D_4/2016 précité consid. 4.3.3). L'avocat doit cependant
bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du
travail qu'il doit consacrer à l'affaire (ATF 118 Ia 133 consid. 2d ; ATF 109 Ia 107 consid.
3b).
3.2
3.2.1
La recourante reproche date par date le temps retenu par l’autorité de première instance
pour certaines opérations, de sorte que ses griefs seront examinés les uns après les autres
en suivant l’ordre du mémoire de recours, étant précisé que la recourante a
également pu se déterminer sur la liste des opérations litigieuse les 8 et 30 mars
2021 devant le premier juge.
3.2.2
La recourante critique tout d’abord la manière dont Me F.________ a exercé son mandat,
en particulier s’agissant de sa résiliation peu avant l’échéance d’un
délai, entraînant des démarches pour retrouver un avocat. Cet argument est irrecevable
dans le cadre de la présente procédure, la recourante devant démontrer en quoi le premier
juge aurait retenu à tort certaines opérations, ce qu’elle ne fait pas. Elle émet
une critique générale sans exposer en quoi le grief aurait une portée sur l’issue
du litige.
Au surplus, la résiliation du mandat par l’intimée est fondée sur la rupture du
lien de confiance, ce qui ressort des pièces du dossier (notamment courrier du 6 janvier 2021),
l'avocate rappelant dans ses déterminations du 15 mars 2021 en première instance que sa cliente
avait notamment et contrairement à son avis interjeté appel au Tribunal cantonal contre des
mesures superprovisionnelles, ne saisissant pas la distinction entre mesures superprovisionnelles et
mesures provisionnelles. Par ailleurs, l’intimée avait renoncé à bien plaire à
toute facturation dans le cadre de la procédure de mesures protectrices de l'union conjugale pour
laquelle elle avait été initialement mandatée. Quant à la diligence relative aux
opérations entreprises en lien avec la résiliation du mandat par l'avocate, elle est également
attestée par les pièces au dossier, en particulier par la demande de prolongation de délai
demandée pour le dépôt de la duplique (cf. courrier du 6 janvier 2021).
3.2.3
La recourante se limite en outre à substituer son appréciation à celle du premier juge
quant à l’utilité ou à la durée nécessaire des opérations, ce qui
ne saurait suffire au regard des explications circonstanciées de l'avocate sur lesquelles la décision
entreprise s'est fondée. Ainsi, la recourante ne motive pas en quoi précisément la durée
de 1h40 des opérations du 4 au 6 janvier 2021 serait très largement exagérée
et n'aurait pas lieu d'être, ni pour quel motif elle invoque en procédure de recours l'activité
déployée par son conseil d'office le 23 juillet 2020 alors qu’elle indique être
d’accord avec le temps annoncé par l’intimée à cette date (« Je
suis d’accord avec 1 heur[e] »). Les griefs concernant ces opérations sont dès
lors mal fondés.
3.2.4
S'agissant des opérations du 30 novembre au 22 décembre 2020 relatives à la question des
vacances de Noël 2020 de la fille de la recourante, celle-ci soutient que les lettres à la
partie adverse et au tribunal avaient le même contenu tant concernant les informations transmises
que les preuves, de sorte que ces activités ne justifieraient pas les 6h35 minutes « estimées »
par le conseil d'office, mais uniquement 2 heures de travail. La recourante produit pour en attester
de nombreux échanges de courriels, qui ne sont cependant pas propres à établir son allégation
et donc la réduction sollicitée. A titre d'exemple, le courriel du 30 novembre 2020
adressé par la recourante à son avocate soulève à lui seul un bon nombre de questions
et de propositions concernant le déroulement des vacances de Noël 2020 (notamment les dates
du droit de visite). La recourante y fait également état de nombreuses informations. Le grief
est partant rejeté.
3.2.5
La recourante conteste la facturation de 10 minutes pour l'activité du 8 novembre 2020, à
savoir « courriel à cliente avec annexe ». Elle estime que ce courriel de quelques
lignes n'aurait engendré pas plus de 3 minutes de travail. Dans ses déterminations devant le
premier juge, le conseil d'office avait indiqué qu'elle avait reçu un courrier du tribunal,
qu'elle en avait pris connaissance, qu'elle l'avait scanné puis adressé à sa cliente,
avant de l'intégrer dans le dossier puis dans le « time-sheet », cette opération
prenant ainsi au minimum 10 minutes. Au vu de ces explications fournies par l’intimée, la
facturation porte aussi sur des travaux de secrétariat (scannage, classement et « time-sheet »)
au tarif d'un avocat d'office, ce qui n'est pas admissible (notamment CREC 3 septembre 2014/312
consid. 3c) et qui justifie une réduction de moitié du temps déployé pour cette opération.
On retiendra ainsi 5 minutes pour l’activité du 8 novembre 2020.
3.2.6
La recourante considère, s'agissant de la réponse aux écritures de la partie adverse du
28 octobre 2020, qu'il n'y aurait eu que quatre courriels reçus par l'avocate de sa cliente et cinq
courriels envoyés à cette dernière ; elle estime le temps consacré à ce poste
à 1h30 au lieu des 2h15 annoncées. L'intimée a admis dans ses déterminations de première
instance, en fournissant les pièces idoines, qu'il y avait eu sept courriels de la cliente –
et non pas huit comme indiqué – et six envoyés à celle-ci. Le conseil d'office a
justifié le temps indiqué dans la liste des opérations, soit 2h15, en exposant, pièces
à l'appui, avoir dû revoir le budget sur « excel » de sa cliente et de
la fille de celle-ci, en le complétant, en refaisant la mise en page et en l'intégrant dans
la réponse, y compris les références aux pièces de la procédure et la réalisation
du bordereau de pièces (« finalisation dossier et envoi »). L'avocate a indiqué
qu'elle avait passé en réalité plus de 14 heures sur cette écriture, mais qu'elle
n'avait comptabilisé que ce qui était raisonnable. Au vu de ces explications, les 2h15 annoncées
ne paraissent pas justifiées. En effet, la facturation doit être réduite de 5 minutes
s'agissant du courriel compté en trop. On déduira aussi 30 minutes s'agissant des travaux
de secrétariat qui ne peuvent être comptabilisés au tarif d'un avocat d'office, notamment
la confection d’un bordereau de pièces (cf. CREC 3 septembre 2014/312 consid. 3c et la
jurisprudence constante à cet égard). Le temps indiqué pour cette opération sera
dès lors réduite de 35 minutes au total.
3.2.7
La recourante requiert la réduction de 10 à 5 minutes du temps consacré aux deux courriels
réceptionnés par l’intimée le 27 octobre 2020, en soutenant que ces deux courriels
auraient été très courts et n'auraient pas été suivis de réponse de la
part de l’avocate. La recourante considère également les courriels des 26 octobre 2020
(20 minutes), 12 octobre 2020 (10 minutes) et 8 octobre 2020 (10 minutes) comme étant courts, respectivement
restés sans réponse de la part de l’intimée.
Celle-ci a indiqué dans ses déterminations de première instance qu'elle comptabilisait
5 minutes pour chaque courriel reçu puis inséré dans le « time-sheet ». Il
faut en inférer que cette facturation concerne avant tout la prise de connaissance du courriel,
qui, indépendamment de la longueur du message ou d'une réponse immédiate, peut justifier
à tout le moins la partie essentielle du temps qui lui y est consacré par la teneur d’un
tel message. Plus précisément, il ressort de la liste des opérations produite que les
courriels de la cliente des 26 et 27 octobre 2020, qui, indépendamment de la longueur, soulèvent
des questions dont la prise de connaissance justifie le temps facturé, ont été comptabilisés
à hauteur de 5 minutes chacun, soit un total de 20 minutes pour le 26 octobre 2020 et de 10
minutes pour le 27 octobre 2020. Cela est aussi illustré par le courriel facturé 5 minutes
le 28 août 2020, que la recourante conteste, et dont l’intimée a relevé qu'il constituait
la réponse de sa cliente à son courriel de la veille. Or l’argumentation de la recourante
n’est pas suffisante pour considérer que les courriels précités étaient superflus
et qu’il n’y avait pas lieu de tenir compte des informations qu’ils contenaient. Elle
n’apporte aucun élément pour étayer ses allégations. Il est rappelé au
demeurant que les pièces 15a et 15b produites par la recourante pour prouver ses allégations
quant à l’activité du 28 août 2020 sont irrecevables (consid. 2.2.2
supra
).
Cependant, on réduira de 15 minutes au total le temps annoncé pour les opérations
des 12, 26 et 27 octobre 2020 pour tenir compte de l'insertion dans le « time-sheet »
des courriels reçus et envoyés, comme allégué par l’intimée, ce qui relève
d’un pur travail de secrétariat (consid. 3.2.5
supra
).
S'agissant de l'opération facturée le 8 octobre 2020, la réduction admise par l'avocate
dans ses déterminations en première instance a été effectuée par le premier
juge comme cela ressort de la décision entreprise. Il n’y a dès lors pas lieu d’y
revenir.
3.2.8
La recourante considère que les opérations du 25 octobre 2020 concernant le projet de réponse
devraient être réduites de 10 minutes, dès lors que la « page de garde »,
soit la page récapitulative envoyée avec la liste des opérations détaillées,
n'indiquerait que 3h30 pour les opérations de cette date et non les 3h40 mentionnées dans la
partie détaillée. En première instance, l’intimée a justifié les 10 minutes
supplémentaires par le courriel de demande d'informations complémentaires adressé à
sa cliente, ce que la recourante ne conteste pas, se limitant à indiquer – sans l'établir
– dans quelle mesure elle avait contribué à la réponse à la partie adverse.
Dans ces conditions, il n'y a pas lieu de revenir sur ce poste de la facturation.
3.2.9
La recourante fait valoir que les indications figurant dans la liste des opérations pour les 22,
23 et 24 octobre 2020 seraient fausses, dès lors qu’il n’y aurait pas eu de travail
de recherches et que l’ensemble des opérations effectuées à ces dates n’auraient
pas requis plus de 10 minutes. L’intimée a justifié son activité en première
instance, singulièrement la « recherche de documents remis et dossier », par
le fait qu’elle avait dû chercher dans le dossier les nombreuses pièces, partiellement
lisibles, envoyées par la recourante, l'imprimante de celle-ci étant défectueuse. Dans
la mesure où cette réponse est corroborée par les pièces au dossier, la Chambre de
céans constatant en effet que certains documents, notamment des courriels, sont mal imprimés
(en particulier la pièce 11 du recours et la pièce 5 des déterminations de première
instance), le grief de la recourante est mal fondé.
3.2.10
S'agissant de l’activité déployée par le conseil d'office le 28 septembre 2020,
la recourante conteste que les opérations aient porté sur le projet de réponse et affirme
que les échanges concernaient le report du délai réponse ; elle relève qu'elle avait
transmis des informations à son conseil qui justifieraient 10 minutes de travail seulement
au lieu des 2h35 facturés.
Lesdites opérations sont intitulées « 2 courriels de cliente, un courriel à
cliente avec annexe projet réponse (première partie), budget et questions ». Dans ses
déterminations de première instance, l’intimée a établi qu'une première
partie de la réponse avait été élaborée en septembre 2020 en produisant une
capture d’écran relative au travail effectué sur le projet de réponse. La recourante
n’amène aucun élément qui permettrait de remettre en question les explications qui
précèdent, de sorte que son grief tombe à faux.
3.2.11
La recourante conteste également devoir supporter le report du délai de réponse et assumer
le retard de son conseil, qui a expliqué avoir demandé un délai pour déposer une
réponse circonstanciée dans l'intérêt de sa cliente. Les allégations de la recourante
ne sont pas propres à remettre en cause cette explication, soit la nécessité d’un
report dans l’intérêt de la cliente, en particulier au vu de certaines informations et
pièces demandées à la recourante selon les courriels échangés (notamment le
28 septembre 2020).
3.2.12
La recourante critique la facturation de 10 (
recte
:
15) minutes le 23 septembre 2020, en comparant la longueur des courriels avec celle du 7 septembre
2020, dont elle admet la facturation de 10 minutes. Il en est de même du courriel facturé le
1
er
septembre 2020, qui ne mériterait pas plus de 5 minutes selon elle puisqu'il ne concernerait que
des informations de type organisationnel (adresse et horaire pour le dépôt d'un dossier chez
l'avocate).
Au regard des déterminations de l’intimée sur ces critiques, établis par pièces
en première instance déjà, faisant état de trois courriels le 23 septembre ainsi
que d'un courriel du 31 août 2020 ajouté sous le poste du 1
er
septembre 2020, la facturation peut être admise. On relève au demeurant que le contenu du courriel
du 1
er
septembre 2020 n’a été produit par la recourante qu’en procédure de deuxième
instance et que la pièce est irrecevable (consid. 2.2.2
supra
).
3.2.13
La recourante conteste la comptabilisation des opérations des 25 et 27 août 2020, facturés
10, respectivement 25 minutes, au regard de la brièveté des messages adressés au tribunal
concernant des délais. Dans la mesure où l’intimée a justifié en première
instance ces opérations par la rédaction de ces courriers, leur impression et par la nécessité
de les remettre à la poste en recommandé, soit par des travaux de secrétariat pour ce
qui est de l’impression et de la remise à la poste (consid. 3.2.6
supra
),
il y a lieu de les réduire à 5, respectivement 10 minutes, soit une réduction de 20 minutes
au total.
3.2.14
La recourante critique le poste « courriel de cliente et courriel à cliente, diverses
recherches dans le dossier » du 18 août 2020, que l'avocate d'office a facturé 25
minutes au total. Celle-ci s'est déterminée devant le premier juge en se référant
notamment à l'opération de scannage effectuée à cette occasion. Il se justifie par
conséquent de réduire le temps indiqué de 5 minutes pour cette opération qui relève
d'un travail de secrétariat (consid. 3.2.6
supra
).
3.2.15
La recourante conteste les activités du 10 août 2020, facturées à 10 minutes.
L’intimée s’est déterminée de manière convaincante sur les trois courriels
et les diverses informations à prendre en compte en première instance et la recourante n’apporte
aucun élément pour s’écarter de l’appréciation du premier juge à
ce sujet (voir aussi concernant le temps consacré aux courriels consid. 3.2.7
supra
),
de sorte que le grief est rejeté.
3.2.16
La recourante soutient qu'elle ne « reconnaît » pas les opérations du 16 juillet
2020, facturées 45 minutes pour le poste « Prise de connaissance écritures et pièces,
inscription délai, lettre à cliente en vue de la conférence du 23 juillet 2020 ».
Dès lors que la recourante n’apporte aucun élément qui permettrait de considérer
cette opération comme superflue, on peut l’admettre, la conférence du 23 juillet
2020 ayant par ailleurs bel et bien eu lieu. De plus, la pièce 19 produite à titre de moyen
de preuve pour ce grief est irrecevable (consid. 2.2.2
supra
).
3.2.17
L'activité du 6 juillet 2020, dont la durée de 10 minutes est contestée par la recourante,
mais expliquée par l'avocate par la nécessité de la prise de connaissance de la correspondance,
de l'enregistrement de documents scannés dans le dossier avant de noter l'opération dans le
« time-sheet », sera réduite de moitié, soit de 10 à 5 minutes, dans
la mesure où, comme exposé ci-avant, le travail de secrétariat ne doit pas être rémunéré
(consid. 3.2.5 et 3.2.7
supra
).
3.2.18
La recourante conteste que la prise de rendez-vous du 3 juillet 2020 pour la conférence du 23 juillet
2020 ait nécessité 15 minutes. A nouveau, l'avocate explique ces opérations par le forfait
de 5 minutes prévu dans son « time-sheet », qui comprendrait la recherche dans
son agenda d’une date de rendez-vous et l'insertion dans le « time-sheet »
des opérations effectuées. Cette activité consistant pour l'essentiel en travaux de secrétariat
ne peut pas être prise en compte à titre d’activité déployée par l’avocat
et ne sera par conséquent pas admise, ce qui justifie la suppression du temps consacré à
ce poste.
3.2.19
L'opération du 24 juin 2020 concernerait selon la recourante une courte lettre à la psychologue
pour la levée du secret médical, alors que l'intimée relève qu'il s'agit de trois
courriers et un document de levée du secret médical justifiant le temps indiqué de 30
minutes. La pièce 22 produite par la recourante, soit des échanges de courriels et un document
de levée du secret médical daté du 24 juin 2020, atteste de ce que cette facturation est
justifiée. Le grief de la recourante tombe ainsi à faux.
3.2.20
S’agissant des opérations du 17 juin 2020 contestées par la recourante, qui estime qu’elles
nécessiteraient tout au plus 10 minutes de travail au lieu des 30 minutes annoncées, elles
ont été expliquées par l’intimée en première instance par les nombreuses
annexes fournies dans les courriels, qu'il a fallu imprimer et intégrer dans le dossier. Comme déjà
relevé, le travail de secrétariat ne doit pas être pris en compte et l’on réduira
de moitié cette facturation, les travaux d'impression n'entrant pas en ligne de compte. Le temps
retenu pour les opérations du 17 juin 2020 sera dès lors de 15 minutes.
3.2.21
Enfin, la recourante conteste la facturation du 8 juin 2020 de 10 minutes, dès lors qu'elle
n'aurait pas reçu de réponse de la part de son conseil. L’intimée s'est déterminée
devant le premier juge en ce sens que le courriel de l'intéressée avec trois annexes portait
sur des échanges de courriers avec la partie adverse. La facturation peut être admise pour
le motif exposé ci-avant (consid. 3.2.7
supra
)
et faute d’argument étayé de la recourante.
4.
4.1
Il s'ensuit que le recours doit être partiellement admis et le prononcé entrepris réformé
en ce sens que l’indemnité de Me F.________ est fixée à 4'680 fr., correspondant
à 26 heures de travail, soit une réduction de 115 minutes au total du temps retenu par le premier
juge. S’ajoutent à ce montant les débours forfaitaires de 234 fr. (5 % ; art.
3bis al. 1 RAJ [règlement du 7 décembre 2010 sur l’assistance judiciaire en matière
civile ; BLV 211.02.3]) ainsi que la TVA (7,7 %) sur le tout de 378 fr. 40, soit 5'292 fr. 40 au
total.
4.2
Dans la mesure où la recourante avait sollicité une réduction à 12h30 du temps consacré
au dossier par l’intimée, soit une diminution de 15h25, et qu’elle obtient finalement
une réduction de 1h55, les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à
100 fr. (art. 69 al. 3 et 70 al. 3 TFJC [tarif des frais judiciaires civils du 28 septembre 2010
; BLV 270.11.5]), seront mis à la charge de la recourante à raison de sept huitièmes,
par 87 fr. 50, et de l'intimée à raison d’un huitième, par 12 fr. 50 (art.
106 al. 2 CPC). L'intimée versera ainsi à la recourante la somme de 12 fr. 50 à titre
de restitution partielle de l'avance de frais fournie par celle-ci (art. 111 al. 2 CPC).
Il n’y a pas lieu à l’allocation de dépens de deuxième instance dès lors
que l’intimée a agi seule dans sa propre cause et que les conditions n’en sont pas réalisées
(art. 95 al. 3 CPC).
Par
ces motifs,
la
Chambre des recours civile du Tribunal cantonal,
prononce
:
I.
Le recours est partiellement admis.
II.
Le prononcé est réformé au chiffre I comme il suit :
«
I.
FIXE
l’indemnité de fin de mission
de conseil d’office de D.________ allouée à Me F.________ à 5'292 fr. 40 (cinq mille
deux cent nonante-deux francs et quarante centimes), débours et TVA inclus, pour la période
du 5 juin 2020 au 6 janvier 2021 ; »
Le prononcé est confirmé
pour le surplus.
III.
Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 100 fr. (cent francs), sont
mis par 87 fr. 50 (huitante-sept francs et cinquante centimes) à la charge de la recourante D.________
et par 12 fr. 50 (douze francs et cinquante centimes) à la charge de l’intimée Me
F.________.
IV.
L’intimée Me F.________ doit verser à la recourante D.________ la somme de 12 fr. 50
(douze francs et cinquante centimes) à titre de restitution de l’avance de frais de deuxième
instance.
V.
Il n’est pas alloué de dépens de deuxième instance.
VI.
L’arrêt est exécutoire.
Le
président :               La greffière
:
Du
L'arrêt qui précède, dont la rédaction a été approuvée à huis
clos, est notifié à :
‑
Mme D.________,
‑
Me F.________.
La Chambre des recours civile considère que la valeur litigieuse est inférieure à 30'000
francs.
Le présent arrêt peut faire l'objet d'un recours en matière civile devant le Tribunal
fédéral au sens des art. 72 ss LTF (loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral ;
RS 173.110), cas échéant d'un recours constitutionnel subsidiaire au sens des art. 113 ss LTF.
Dans les affaires pécuniaires, le recours en matière civile n'est recevable que si la valeur
litigieuse s'élève au moins à 15'000 fr. en matière de droit du travail et de droit
du bail à loyer, à 30'000 fr. dans les autres cas, à moins que la contestation ne soulève
une question juridique de principe (art. 74 LTF). Ces recours doivent être déposés devant
le Tribunal fédéral dans les trente jours qui suivent la présente notification (art. 100
al. 1 LTF).
Cet arrêt est communiqué, par l'envoi de photocopies, à :
‑
Madame la Présidente du Tribunal civil de l’arrondissement de La Côte.
La greffière :