so_gerichte · ZZ.1995.40 · 1995-12-06 · de
Weisung des Obergerichts betreffend die Schriftgutverwaltung

Weisung des Obergerichts vom 6. Dezember 1995 betreffend die Schriftgutverwaltung der Gerichte

SOG 1995 Nr. 40

betreffend die Schriftgutverwaltung der Gerichte:

Das Obergericht des Kantons Solothurn erlässt, gestützt auf
§ 115 Abs. 2 des Gesetzes über die Gerichtsorganisation, folgende Weisung:

1. Diese Weisung regelt die Verwaltung des Schriftgutes der
Richterämter, der Untersuchungsrichterämter, der Jugendgerichte, der
Arbeitsgerichte, der Schätzungskommission und der übrigen
Verwaltungsgerichtsbehörden sowie des Obergerichtes.

2. Als Schriftgut gelten sämtliche Akten (Rechtsschriften,
Protokolle, Gutachten, Belege, Rechnungen, Informationen auf Bild-, Ton-,
elektronischen und andern Datenträgern), Karteien, Geschäftskontrollen und
Registraturen.

3. Das Schriftgut wird nach einem ständig nachgeführten
Registraturplan in Geschäftsgruppen gegliedert und abgelegt. Der
Registraturplan und spätere Änderungen sind dem Staatsarchiv zur Kenntnis zu
bringen.

4. Jedes Gericht bezeichnet die für die Aufbewahrung,
Amtsarchivierung und Aktenvernichtung verantwortliche Person und meldet diese
dem Staatsarchiv.

5. Das Schriftgut ist sicher aufzubewahren und vor dem
unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

6. Sämtliche Urteile und sonstigen prozesserledigenden
Entscheide sind in chronologischer Reihenfolge einzubinden. Die Urteilsbände
dürfen nicht vernichtet werden.

7. Jedes Gericht schliesst mit dem Staatsarchiv eine
schriftliche Vereinbarung über die Ablieferung der Akten an das Staatsarchiv
ab. Darin ist insbesondere zu regeln, welche Akten in welchem Zeitpunkt und in
welcher Form dem Staatsarchiv abzuliefern sind. Die verantwortliche Person
erstellt ein Ablieferungsverzeichnis, das Staatsarchiv ein Zugangsprotokoll.

Die Akten sind in jedem Fall spätestens 20 Jahre nach der
Erledigung des Falles dem Staatsarchiv nach vorheriger Entfernung des Ballastes
(Vorladungen, Mitteilungen, Empfangsbestätigungen, Doppel usw.) abzuliefern.
Soweit es die räumlichen Verhältnisse erfordern, können die Akten in einem
früheren Zeitpunkt abgeliefert werden.

8. Akten aus folgenden Verfahren sind nach 5 Jahren so zu
vernichten, dass Unberufene keinen Einblick erhalten: Strafverfügungssachen,
Schuldbetreibungs- und Konkurssachen, Aussöhnungssachen, Rechtshilfeverfahren.

Das Richteramt Bucheggberg-Wasseramt und das
Untersuchungsrichteramt Solothurn regeln in ihrer Vereinbarung mit dem
Staatsarchiv zusätzlich, welcher Teil dieser üblicherweise zu vernichtenden
Akten dem Staatsarchiv abzuliefern ist.

9. Die dem Staatsarchiv übergebenen Gerichtsarchivalien sind
während einer Sperrfrist von 50 Jahren seit der letzten Aufzeichnung für die
private Benutzung nicht zugänglich. Ausnahmebewilligungen erteilt das
aktenbildende Gericht.

Im übrigen gelten die Weisungen für das Staatsarchiv vom 11.
August 1992 (BGS 122.581) sinngemäss auch für die Gerichtsarchivalien.

10. Alle früheren Weisungen betreffend Archivierung und
Ausscheidung von Gerichtsakten und die Räumung der älteren Archivbestände sind
aufgehoben.

11. Diese Weisung tritt sofort in Kraft. Sie gilt auch für
alle bisher bei den Gerichten und im Staatsarchiv aufbewahrten Akten.

Obergericht, Urteil vom 6. Dezember 1995