sg_verwaltungsgericht · B 2025/119 · 2025-11-04 · de
Entscheid Verwaltungsgericht, 04.11.2025
Verwaltungsgericht

Verfahren, Art. 12 Abs. 1 VRP, Art. 8 ZGB
Die Beschwerdeführerin hat auf dem kommunalen Bauamt Einsicht in Archivakten genommen. Das Bauamt hat deren Vertreter Kosten für Kopien in Rechnung gestellt. Der Rechnungsstellerin gelingt es allerdings nicht, das Gericht nach objektiven Gesichtspunkten mit einem ausreichenden Nachweis von der Tatsache zu überzeugen, dem Vertreter der Beschwerdeführerin die in Rechnung gestellten Kopien im A4 Format tatsächlich ausgehändigt zu haben. (Verwaltungsgericht, B 2025/119)

Kanton St.Gallen
Gerichte
Verwaltungsgericht
Abteilung III
Entscheid vom 4. November 2025
Besetzung Abteilungspräsidentin Lendfers; Verwaltungsrichterin Bietenharder,
Verwaltungsrichter Engeler; Gerichtsschreiber Scherrer
Geschäftsnr. B 2025/119
Verfahrens- A.__ AG,
beteiligte Beschwerdeführerin,
gegen
Verwaltungsrekurskommission des Kantons St. Gallen,
Unterstrasse 28, 9001 St. Gallen,
Vorinstanz,
Politische Gemeinde Z.__,
Beschwerdegegnerin,
Gegenstand Kopiergebühren

Das Verwaltungsgericht stellt fest:
A.
Die A.__ AG mit Sitz in Z.__/SG ist Eigentümerin des Stockwerkeigentumsanteils Nr. 0000_
der Liegenschaft Nr. 0001_ an der B.__-strasse 001/002_ in Z.__/SG. Für die A.__ AG ist
einzig C.__ zeichnungsberechtigt.
B.
Am 25. November 2022 nahm C.__ beim Departement für Bau und Umwelt der Stadt Z.__
(BUV) Einsicht in Bauakten und Baupläne der Liegenschaft Nr. 0001_. Am 29. November
2022 stellte ihm das BUV eine Grundgebühr für Kopien aus Archivakten von CHF 60 mit
einem Zuschlag von CHF 119 für 119 Kopien im A4-Format, zusammen CHF 179 in Rech-
nung (Nr. 41867). C.__ beglich die Rechnung nicht. Auch auf die Mahnungen vom 17. April
2023, 29. Juni 2023 und 9. November 2023 – letztere mit eingeschriebenem Brief zugestellt
– reagierte er nicht.
Im von der Stadt Z.__ daraufhin gegenüber C.__ eingeleiteten Betreibungs- bzw. Rechts-
öffnungsverfahren machte dieser geltend, im Zusammenhang mit dem genannten Grund-
stück weder Akten verlangt noch erhalten zu haben. Da keine Verfügung versandt bzw.
zugestellt worden sei, könne auch keine Verfügung in Rechtskraft erwachsen. Die Rech-
nung sei ihm erstmals über das Rechtsöffnungsgericht eröffnet worden. Er sei nie Eigentü-
mer des besagten Grundstücks gewesen. Die Einzelrichterin des Kreisgerichts D.__ ver-
weigerte am 3. Juni 2024 die Rechtsöffnung mit der Begründung, die Rechnung hätte auf
die A.__ AG – und nicht auf C.__ persönlich – ausgestellt werden müssen, da C.__ als
Vertreter der A.__ AG gehandelt habe.
Die Verwaltungsrekurskommission schrieb den von C.__ gegen die Rechnung Nr. 41867
am 7. Mai 2024 erhobenen Rekurs mangels Leistung des erhobenen Kostenvorschusses
am 5. Juni 2024 kostenlos ab (Verfahren I/2-2024/37).
C.
In der Folge stellte das BUV am 18. Juni 2024 die Gebühr von CHF 179 der A.__ AG in
Rechnung (Nr. 108331). Dagegen erhob diese am 2. Juli 2024 Rekurs bei der Verwaltungs-
rekurskommission (Verfahren I/2-2024/52). Die Verwaltungsrekurskommission wies das
Rechtsmittel und das Gesuch um Durchführung einer öffentlichen Verhandlung am 15. Mai
2025 ab. Sie auferlegte der A.__ AG amtliche Kosten von CHF 600. Eine mündliche Ver-
handlung sei weder zur Wahrung der Parteirechte notwendig noch erscheine sie zweck-
mässig, weil die Beurteilung der Angelegenheit nicht vom persönlichen Eindruck der Par-
teien abhänge und keinen für den Entscheid relevanten Mehrwert zu erbringen vermöchte.
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Das Vorbringen der A.__ AG, sie habe die gewünschten Akten nie erhalten und die Rech-
nung sei gefälscht und entspreche nicht der Wahrheit, sei unglaubhaft.
D.
Die A.__ AG (Beschwerdeführerin) erhob gegen den am 16. Mai 2025 versandten und von
ihr am 21. Mai 2025 entgegengenommenen Rekursentscheid der Verwaltungsrekurskom-
mission (Vorinstanz) mit Eingabe vom 4. Juni 2025 und Ergänzung vom 7. Juli 2025 beim
Verwaltungsgericht Beschwerde. Sie beantragt, nach öffentlicher Verhandlung seien der
angefochtene Entscheid der Vorinstanz und die Rechnung Nr. 108331 der Politischen Ge-
meinde Z.__ (Beschwerdegegnerin) aufzuheben. Die Beschwerdeführerin anerkennt, dass
ihr Vertreter am 25. November 2022 Einsicht in die Bauakten zum Grundstück Nr. 0001_
nahm. Jedoch seien die Kopien ihrem Vertreter weder im Anschluss an die Akteneinsicht
ausgehändigt noch – wie vereinbart – später überbracht oder zugestellt worden.
Die Vorinstanz verzichtete am 10. Juli 2025 auf eine Vernehmlassung. Die Beschwerde-
gegnerin beantragte mit Vernehmlassung vom 26. August 2025 die Abweisung der Be-
schwerde unter Kosten- und Entschädigungsfolgen zulasten der Beschwerdeführerin. De-
ren Darstellung, wonach eine Übergabe der gewünschten Kopien vereinbart worden sei,
entspreche nicht der Wahrheit. Hätte sich das Geschehen wie von der Beschwerdeführerin
geschildert zugetragen, hätte sie dies bereits bei Erhalt der Gebührenrechnung, der Mah-
nungen, spätestens aber im Rekursverfahren vor der Vorinstanz so dargelegt. Das Verdikt
der Vorinstanz, die Vorbringen der Beschwerdeführerin seien nicht glaubhaft, würden mit
der neuen Darstellung bekräftigt.
Die Beschwerdeführerin hat die Möglichkeit, sich zu den Eingaben der Vorinstanz und der
Beschwerdegegnerin zu äussern, nicht genutzt.
Darüber zieht das Verwaltungsgericht in Erwägung:
1.
Das Verwaltungsgericht ist zur Behandlung der Beschwerde in der Sache zuständig (Art. 59
Abs. 1 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege; sGS 951.1, VRP). Die Beschwer-
deführerin, deren Rechtsmittel gegen die von der Beschwerdegegnerin erhobenen Kopier-
gebühren die Vorinstanz abgewiesen hat, ist zur Erhebung der Beschwerde befugt (Art. 64
in Verbindung mit Art. 45 Abs. 1 VRP). Die Beschwerde gegen den von der Beschwerde-
führerin am 21. Mai 2025 entgegengenommenen Entscheid wurde mit Eingabe vom 4. Juni
2025 rechtzeitig erhoben und erfüllt zusammen mit der Ergänzung vom 7. Juli 2025 in
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formeller und inhaltlicher Hinsicht die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 64 in Verbindung
mit Art. 48 Abs. 1 und 2 VRP). Auf die Beschwerde ist einzutreten.
2.
In der Sache sind die tatsächlichen Grundlagen – Erstellen und Aushändigen von 119 A4
Kopien von Akten aus dem Archiv des Bauamts der Beschwerdegegnerin – der von der
Beschwerdegegnerin mit der Rechnung Nr. 108331 bei der Beschwerdeführerin erhobenen
Gebühren umstritten.
2.1.
Die Behörden ermitteln den Sachverhalt von Amtes wegen (Art. 58 Abs. 1 und Art. 64 in
Verbindung mit Art. 12 Abs. 1 VRP). Zur Pflicht, den Sachverhalt zu ermitteln, gehört die
(subjektive) Beweisführungslast, d.h. die Obliegenheit, den erforderlichen Beweis zu füh-
ren; diese Last trägt grundsätzlich die Behörde. Der Untersuchungsgrundsatz ändert nichts
an der objektiven Beweislast (vgl. BGer 2C_76/2024 vom 4. September 2024 E. 5.2). Die
Beweislast trägt nach der im öffentlichen Recht analog anwendbaren Bestimmung von
Art. 8 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (SR 210, ZGB) derjenige, der aus dem un-
bewiesen gebliebenen Sachverhalt Rechte ableiten will. Im vorliegenden Fall bedeutet dies,
dass vom Nichtbestehen der von der Beschwerdegegnerin geltend gemachten Gebühren-
forderung auszugehen wäre, sollten die ihr zugrunde liegenden Tatsachen unbewiesen
bleiben. In Bezug auf das Beweismass ist – mangels abweichender Regelung – davon aus-
zugehen, der Beweis gelte als erbracht, wenn der Richter nach objektiven Gesichtspunkten
von der Verwirklichung einer Tatsache überzeugt ist. Dieses Beweismass geht über jenes
der überwiegenden Wahrscheinlichkeit hinaus (vgl. dazu BGer 1C_170/2011 vom 18. Au-
gust 2011 E. 3.2 mit Hinweisen insbesondere auf BGE 112 Ib 65 E. 3 und 129 I 8 E. 2.1).
2.2.
Die Rechnung Nr. 108331 über CHF 179 umfasst CHF 60 für «Grundgebühr, über 25 Pläne
/ Dokumente» und CHF 119 für 119 «Kopien A4». Die Schilderungen zur tatsächlichen
Ausgangslage, wie sie sich aus den vorliegenden Akten ergibt, erscheinen widersprüchlich.
Auf der Rechnung ist vermerkt «Kopieren der Bauakten aus Archiv», «abgeholt durch Herr
C.__ am 25. November 2022» (act. 8/2). Dieser letzte Vermerk zur Abholung fand sich in
der ersten Rechnung Nr. 41867, die ansonsten in Rubrum und Gebührenauflistung mit der
Rechnung Nr. 108331 übereinstimmt, noch nicht (act. 6/1). In der Vernehmlassung im vo-
rinstanzlichen Verfahren hielt die Beschwerdegegnerin fest, C.__ habe am 22. November
2022 Einsicht in verschiedene die Liegenschaft Nr. 0001_ betreffende Bauakten und -pläne
aus dem Archiv genommen. Die verlangten Aktenkopien seien von den zuständigen Ver-
waltungsmitarbeitenden sofort angefertigt und ihm hiernach in Form
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von 119 Kopien im Format A4 unmittelbar zur Mitnahme ausgehändigt worden (act. 8/3,
Ziffern 3 und 10). Der Vertreter der Beschwerdeführerin machte im Rekurs geltend, er habe
am 25. November 2022 gewisse Akten eingesehen und um Kopien gebeten (act. 8/1). In
der Beschwerde brachte er vor, es seien vereinzelt Fotos erstellt und bei vielen anderen
Akten sei um Kopien gebeten worden. Es habe sich einerseits um Pläne (Format A1 und
A2), andererseits um normale Akten (Formate A3 und A4) gehandelt. Pläne würden vom
Bauamt der Beschwerdegegnerin seit Jahrzehnten immer extern zum Kopieren gegeben,
weil zum Kopieren von Grossformaten (A1 und A2) keine Geräte vorhanden seien. Nach
der Akteneinsicht sei er mit dem Leiter des Bauamts so verblieben, dass die gewünschten
Akten intern und extern kopiert und durch den Baukontrolleur am 1. Dezember 2022 um
13:30 Uhr an seiner Domiziladresse vorbeigebracht würden. Hintergrund dieser Vereinba-
rung war nach seiner Darstellung, dass der Baukontrolleur an jenem Datum ohnehin zu
einer Baukontrolle an besagter Adresse erwartet wurde. Am 1. Dezember 2022 habe er,
der Vertreter der Beschwerdeführerin, die Kopien aber nicht erhalten, es habe geheissen,
diese würden geschickt. Als Belege für diese Aussagen legte der Vertreter der Beschwer-
deführerin einerseits eine Kopie seiner Agenda ins Recht, in der am 1. Dezember 2022 um
13:30 Uhr ein Termin mit dem namentlich genannten Baukontrolleur vermerkt ist, sowie
andererseits eine unterschriftliche Bestätigung von E.__ vom 5. Juli 2025, in der dieser fest-
hält, verschiedene bauliche Projekte der Beschwerdeführerin zu begleiten und bei der Ak-
teneinsicht vom 25. November 2022 ebenfalls anwesend gewesen zu sein, und bestätigt,
man habe keine Kopien mitgenommen (act. 5, 5.1, 5.2). Im Ergebnis macht der Vertreter
der Beschwerdeführerin geltend, die Akten seien ihm weder anlässlich der Einsichtnahme
in die Akten ausgehändigt noch später zugestellt worden.
2.3.
2.3.1.
Einerseits wirkt zwar die Prozessführung durch den Vertreter der Beschwerdeführerin im
Zusammenhang mit den fraglichen Akten als umständlich und spitzfindig, seine Vorbringen
erscheinen jedoch nicht zwingend widersprüchlich. Seine Aussage im Rechtsöffnungsver-
fahren, er habe weder Akten verlangt noch erhalten und es sei ihm keine Rechnung zuge-
stellt worden, könnte er aus der Optik der Privatperson gemacht haben, an deren Adresse
die – ursprüngliche – Rechnung Nr. 41867 und die Mahnungen zugestellt wurden. Die Vor-
bringen im Rekurs- und im Beschwerdeverfahren gegen die – neue – Rechnung Nr. 108331
schliessen sich nicht gegenseitig aus. Im Rekursverfahren brachte er vor, die Kopien hätten
im Anschluss an die Einsichtnahme nicht mitgenommen werden können. Im Beschwerde-
verfahren ergänzt er die Darstellung des Sachverhalts mit der Behauptung, es sei eine
nachträgliche persönliche beziehungsweise postalische Aushändigung vereinbart worden,
die allerdings nie erfolgt sei. In diesem Zusammenhang erstaunt, dass der Vertreter der
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Beschwerdeführerin zwar anerkennt, um Kopien gebeten zu haben, sich aber offenbar
trotzdem damit abgefunden hat, sie nicht zu erhalten.
2.3.2.
Anderseits trifft die Behörde aufgrund des Anspruchs auf rechtliches Gehör eine Aktenfüh-
rungspflicht, die sich auf alle entscheidrelevanten Tatsachen erstreckt (vgl. BGE 138 V 218
E. 8.1.2; B. MÄRKLI, in: Rizvi/Schindler/Cavelti [Hrsg.], Gesetz über die Verwaltungsrechts-
pflege, Praxiskommentar, 2020, N 22 mit Hinweis auf VerwGE B 2018/219 vom 28. Februar
2019 E. 5.2). Weil erst die Akten die Überprüfung erstinstanzlicher behördlicher Anordnun-
gen durch die nachfolgenden Rechtsmittelinstanzen ermöglichen (vgl. BGE 142 I 86 E. 2.2
zum Umfang der Protokollierung), liegt die Aktenführung und insbesondere die Dokumen-
tation der Grundlagen, auf die sich eine Anordnung wie die vorliegende Gebührenrechnung
stützt, auch im Interesse der Behörde, welche – wie dargelegt – die objektive Beweislast
dafür trägt, dass die Rechnung zu Recht erging.
Die Beschwerdegegnerin hat sich die Erstellung der Kopien und insbesondere deren Aus-
händigung an den Vertreter der Beschwerdeführerin nicht unterschriftlich bestätigen lassen.
Ebenso wenig legt sie Dokumente – beispielsweise einen Agendaeintrag oder eine Akten-
notiz – vor, in welchen sie die Tatsache und den konkreten Gegenstand der Akteneinsicht
vom 25. November 2022 sowie die daran beteiligten Personen festgehalten hätte. Sie
macht auch keinerlei Angaben zu den konkreten Archivalien zum Grundstück Nr. 0001_,
aus denen beispielsweise ersichtlich würde, dass darin überhaupt Dokumente im Umfang
von 119 Seiten im Format A4 enthalten sind. Insbesondere behauptet sie auch nicht, dass
der Vertreter der Beschwerdeführerin nicht um Kopien von Akten mit einem grösseren For-
mat als A4 ersucht hat, obwohl dieser geltend macht, unter anderem um Kopien von Plänen
im Format A1 und A2 gebeten zu haben und erfahrungsgemäss Bauakten denn auch re-
gelmässig Pläne in grösseren Formaten umfassen. Den Vertreter der Beschwerdeführerin
hat schliesslich auch keine rechtliche Verpflichtung getroffen zu begründen, aus welchen
Gründen er auf die von ihm als nicht gerechtfertigt erachtete Rechnung Nr. 41867, die im
Betreibungsverfahren denn auch nicht als Grundlage für die Erteilung der Rechtsöffnung
taugte, und auf Mahnungen nicht reagierte.
2.4.
Mit Blick auf die noch sehr pauschalen Ausführungen des Vertreters der Beschwerdeführe-
rin im vorinstanzlichen Verfahren mag die Aushändigung von 119 Kopien im Format A4 an
den Vertreter der Beschwerdeführerin anlässlich seiner Einsichtnahme vom 25. November
2022 auf dem Bauamt noch als plausibel erschienen sein. Allerdings legt die Beschwerde-
gegnerin keine konkreten Belege dafür vor, dass sich der Sachverhalt entsprechend ihrer
Schilderung abgespielt hat. Damit stehen sich widersprüchliche Sachverhaltsdarstellungen
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gegenüber. Ausreichende objektive Gesichtspunkte, welche das Gericht von der Richtigkeit
der Darstellung des Sachverhalts durch die Beschwerdegegnerin überzeugen könnten, lie-
gen nicht vor. Deshalb fehlt es am Nachweis der für die Rechnungstellung erforderlichen
tatsächlichen Grundlagen durch die Beschwerdegegnerin.
Im Beschwerdeverfahren hat der Rechtsvertreter der Beschwerdeführerin zu seinen Be-
hauptungen konkrete Beweismittel eingereicht. Eine Drittperson, welche ihn bei der Ein-
sichtnahme in die Archivakten am 25. November 2022 begleitet hatte, bestätigt unterschrift-
lich, dass Fotos gemacht, aber keine Kopien mitgenommen worden seien (act. 5.2). Sodann
legt er einen Auszug aus seiner Agenda mit einem Termin vom 1. Dezember 2022, 13.30
Uhr, mit dem Baukontrolleur der Beschwerdegegnerin vor (act. 5.1). Die Beschwerdegeg-
nerin ihrerseits beschränkt sich darauf, die neuen Behauptungen des Vertreters der Be-
schwerdeführerin zu bestreiten. Zu den Beweismitteln äussert sie sich nicht. Insbesondere
stellt sie nicht ausdrücklich in Abrede, dass der Vertreter der Beschwerdeführerin bei der
Akteneinsicht von einer Drittperson begleitet wurde. Unter diesen Umständen erscheint die
Behauptung der Beschwerdegegnerin, dem Vertreter der Beschwerdeführerin seien die in
Rechnung gestellten 119 A4-Kopien am 25. November 2022 ausgehändigt worden, jeden-
falls nicht als belegt im Sinn des Regelbeweismasses.
3.
Zusammenfassend ergibt sich, dass es der Beschwerdegegnerin nicht gelingt, das Gericht
nach objektiven Gesichtspunkten mit einem ausreichenden Nachweis von der Tatsache zu
überzeugen, dem Vertreter der Beschwerdeführerin die in Rechnung gestellten 119 Kopien
im A4 Format tatsächlich ausgehändigt zu haben. Die Beschwerde ist dementsprechend
gutzuheissen. Der angefochtene Entscheid der Vorinstanz vom 15. Mai 2025 und die ihm
zugrunde liegende Rechnung der Vorinstanz Nr. 103881 vom 18. Juni 2024 sind aufzuhe-
ben.
4.
Bei diesem Ausgang des Verfahrens hat die finanzielle Interessen verfolgende Beschwer-
degegnerin die amtlichen Kosten des Rekurs- und des Beschwerdeverfahrens zu tragen
(Art. 95 Abs. 1 und 3 VRP). Die für den Rekursentscheid festgelegte Gebühr von CHF 600
bewegt sich innerhalb des erheblichen vorinstanzlichen Ermessensspielraums. Die Vorin-
stanz ist anzuweisen, der Beschwerdeführerin den für das Rekursverfahren geleisteten
Kostenvorschuss von CHF 600 zurückzuerstatten. Für das Beschwerdeverfahren erscheint
eine Entscheidgebühr von CHF 1'500 als angemessen (Art. 7 Ziff. 222 der Gerichtskosten-
verordnung, sGS 914.12). Der Beschwerdeführerin ist der von ihr für das Beschwerdever-
fahren geleistete Kostenvorschuss von CHF 1'500 zurückzuerstatten.
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Die obsiegende Beschwerdeführerin hat ihre Anträge sowohl im Rekurs- als auch im Be-
schwerdeverfahren unter Entschädigungsfolge gestellt. Sie war in beiden Verfahren jedoch
nicht berufsmässig vertreten, sondern hat durch ihr einzelzeichnungsberechtigtes Mitglied
des Verwaltungsrats gehandelt. Zwar ist der Organvertreter auch im st. gallischen Anwalts-
register eingetragen. Jedoch hat er das Verfahren nicht als Rechtsanwalt, sondern aus-
drücklich und unmittelbar im Namen der Beschwerdeführerin geführt. Dementsprechend
sind weder für das Rekurs- noch für das Beschwerdeverfahren ausseramtliche Kosten zu
entschädigen (Art. 98 Abs. 1, Art. 98bis und Art. 98ter VRP; vgl. dazu VerwGE B 2013/72
vom 11. März 2014 E. 3, B 2013/212 und 213 vom 19. Februar 2015 E. 7, B 2002/178 vom
24. April 2003 E. 3).
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Demnach erkennt das Verwaltungsgericht auf dem Zirkulationsweg zu Recht:
1.
Die Beschwerde wird gutgeheissen. Der angefochtene Entscheid der Vorinstanz vom
15. Mai 2025 und die ihm zugrundeliegende Rechnung vom 18. Juni 2024 werden aufge-
hoben.
2.
Die Beschwerdegegnerin bezahlt die amtlichen Kosten des Rekursverfahrens von CHF 600
und des Beschwerdeverfahrens von CHF 1'500. Die Vorinstanz wird angewiesen, der Be-
schwerdeführerin den für das Rekursverfahren geleisteten Kostenvorschuss von CHF 600
zurückzuerstatten. Der von der Beschwerdeführerin für das Beschwerdeverfahren geleis-
tete Kostenvorschuss von CHF 1'500 wird ihr zurückerstattet.
3.
Für das Rekurs- und das Beschwerdeverfahren werden keine ausseramtlichen Kosten ent-
schädigt.
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