ne_gerichte · ARMC.2018.93 · 2019-01-30 · fr
ARMC.2018.93


A.Par contrat
de bail à loyer signé le 11 mars 2010, la société A.________ SA,
représentée par la gérance B.________ SA, a remis en location, dès le 1eravril 2010, à C.________ (ci-après : la locataire) un local commercial  rue
(aaaa), à Z.________, dans lequel la locataire exploite un salon de coiffure.
Le bail est renouvelable tacitement d'année en année. Le loyer mensuel sélève
à 1'350 francs, plus 250 francs dacompte de charges. Selon les décomptes
établis par la gérance, les frais accessoires à la charge de la locataire se
montaient à 3'167.65 pour 2011 et 3'166.6 5 pour 2012. Au cours de lannée
2013, les locaux ont été rachetés par X.________ SA (ci-après : la
bailleresse), qui a confié la gérance à D.________ SA.

B.Le 8 décembre
2014, D.________ SA a transmis à la locataire un décompte individuel de frais
accessoires pour lannée 2013, présentant un montant de 3'634.25 francs à sa
charge, soit, après déduction des acomptes versés par la locataire à hauteur de
3'000 francs, un solde de 634.25 francs.Par courrier du 5 janvier 2015, la locataire a demandé le détail
du décompte, qui lui a été transmis à une date indéterminée en 2015 (selon la
bailleresse, le décompte a été envoyé encore en janvier 2015).

C.Le 22 décembre
2015, la locataire a reçu un décompte de frais accessoires pour lannée 2014,
dont il résultait un solde de 604.61 francs en faveur de la bailleresse. Le 5
novembre 2015, la locataire a requis le détail de ce décompte. Sa demande est
restée sans réponse de la part de la bailleresse.

D.Par courrier
recommandé du 24 juin 2016, la bailleresse a sommé la locataire de sacquitter
du loyer du mois davril 2016 et de régulariser les comptes de charges 2013,
2014 et 2015, ceci dans un délai de trente jours. Cette sommation comprenait,
en annexe, le décompte des frais accessoires pour lannée 2015. Par courrier du
16 juillet 2016, la locataire a requis le décompte détaillé des charges 2015 et
indiqué quafin «déviter toutes représailles», elle
règlerait le jour même les soldes des décomptes 2013 et 2014. Le 7 novembre
2016, la bailleresse a fait parvenir à la locataire un tableau récapitulant les
différentes surfaces et les charges ainsi quune liste des frais accessoires pour
2015.

E.Le 29 mars 2017,
la locataire a saisi le tribunal civil dune requête en contestation des frais
accessoires pour les années 2013, 2014 et 2015. Elle faisait notamment valoir
quelle navait jamais obtenu dexplications sur laugmentation des charges (en
particulier de conciergerie) et que plusieurs montants semblaient erronés
(frais de chauffage et deau). La locataire concluait à ce que la bailleresse
soit condamnée à lui remettre les décomptes de frais et accessoires pour les
années 2013, 2014 et 2015, avec lensemble des pièces justificatives, et à ce
que le tribunal civil constate, sur cette base, linexactitude des décomptes
établis pour les années en question.

F.Dans sa réponse du
9 mai 2017, la bailleresse a conclu au rejet des conclusions prises par la
locataire. Sagissant des pièces justificatives requises, elle a exposé que ces
documents se trouvaient dans ses locaux, à quelques mètres de ceux de la
locataire et à disposition de cette dernière. La bailleresse a invoqué la
prescription de toute éventuelle prétention concernant le décompte de 2013,
faute pour la locataire de lavoir contesté en temps utile.

G.a) Le 15 juin
2017, le tribunal civil a imparti un délai à la bailleresse pour produire les
décomptes détaillés des frais accessoires, avec les pièces justificatives, pour
les années 2013 à 2015.

b) Le 30 juin 2017, X.________ SA a
transmis au tribunal des pièces comptables pour les années 2014 et 2015. Elle
na pas produit les pièces justificatives pour 2013, exposant que ces documents
navaient pas pu être retrouvés et quils devaient être en possession de la
gérance.

H.a) A laudience du
6 juillet 2017, la locataire a chiffré ses conclusions sagissant des montants
payés en trop, selon elle, pour les charges 2014 et 2015 et réservé ses conclusions
concernant le décompte de frais accessoires 2013, dans lattente dobtenir les
pièces justificatives sollicitées. La bailleresse a conclu au rejet de la
demande.

b) Suite à une réquisition du
tribunal civil, D.________ SA a indiqué quelle ne disposait pas non plus des
documents requis pour lannée 2013.

c) A laudience du 19 octobre 2017,
la locataire a conclu, sagissant du décompte 2013, à ce que la bailleresse
soit condamnée à lui restituer les sommes de 634.15 francs et 3'000 francs. La
bailleresse a confirmé ses conclusions tendant au rejet de la demande.

I.Par jugement du tribunal civil du 23 octobre 2018, le
tribunal civil a condamné X.________ SA à payer à C.________ la somme de
4'413.35 francs (soit 91.80 francs pour les frais accessoires de 2015, 687.30
francs pour 2014 et 3'634.25 francs pour 2013), ainsi quune indemnité de
dépens de 2'970 francs. Les frais de la cause, arrêtés à 1'000 francs, ont
également été mis à la charge de la bailleresse. En substance, sagissant des
points contestés au stade du recours, le tribunal civil a considéré que la
prescription nétait pas acquise en rapport avec le décompte de frais
accessoires de 2013, daté du 8 décembre 2014, puisque le délai quinquennal de
larticle 128 ch. 1 CO nétait pas atteint. Même si on appliquait le délai de
prescription dun an résultant de larticle 67 CO, la créance nétait pas non
plus prescrite, dans la mesure où la locataire navait jamais reçu les pièces
justificatives qui lui auraient permis de formuler sa prétention. Sagissant
des frais accessoires pour lannée 2015, le tribunal civil a indiqué avoir
repris la numérotation présentée par la bailleresse pour les factures, ainsi
que les clés de répartition telles que mentionnées dans le tableau produit à
lappui de sa réponse, celles-ci «nétant pas contestées».
Ensuite, pour chacun des postes faisant lobjet dune contestation, le tribunal
a examiné si les factures acquittées par la bailleresse pouvaient ou non être
mises à la charge des locataires, dune part, et, dautre part, quelle clé de
répartition devait être retenue pour déterminer ce que la locataire devait à ce
titre. Ainsi, pour le chauffage, la première juge a estimé que la clé de
répartition utilisée par la bailleresse dans son tableau navait pas été expliquée
en audience et quelle nétait pas compréhensible. Il fallait donc sen tenir à
la surface louée, comme le faisait le précédent bailleur, et retenir un facteur
de 41/624. Le tribunal civil a procédé de la même manière pour les frais
accessoires de 2014.

J.Le 23 novembre 2018, X.________ SA recourt contre ce
jugement. En résumé, elle soutient, pour le décompte 2013, que laction en
répétition de lindu était prescrite pour la part des charges versées à titre
dacomptes avant novembre 2015, soit 3'000 francs, car la locataire, à qui le
décompte détaillé avait été transmis «courant janvier 2015»,
disposait de suffisamment déléments pour examiner si la répartition des
charges était appropriée et/ou pouvait, si elle lestimait nécessaire, demander
des pièces justificatives à réception de ce décompte, voire consulter celles-ci
directement chez la bailleresse. La locataire nen avait rien fait et navait
jamais contesté le décompte. Linterprétation du tribunal civil, selon laquelle
la prescription navait jamais commencé à courir, était ainsi erronée.
Concernant les décomptes 2014 et 2015, la recourante se plaint dune violation
des règles de procédure, en ce sens que lautorité de première instance se
serait écartée sans raison des clés de répartition figurant dans les décomptes
produits, alors que la locataire les avait admises. Au sujet des frais
accessoires pour 2015, la recourante soutient quen application des clés de
répartition admises, 177.50 francs de plus doivent être mis à la charge de
lintimée pour le chauffage, 67.20 francs pour leau et 149.17 francs pour la
ventilation. En outre, lintimée doit supporter la somme de 689.95 francs pour
la conciergerie, dans la mesure où certaines factures ont été écartées sans
motif. Pour 2014, la recourante estime que 306.25 francs de plus doivent être
imputés à lintimée pour le chauffage et 126.61 francs pour leau. Au total, la
recourante considère par conséquent quun montant de 3'928.48 francs (3'000 +
126.61 + 306.25 + 67.20 + 177.50 + 101.75 + 149.17) doit être déduit du montant
alloué à lintimée en première instance, qui devrait ainsi être réduit à 484.87
francs.

K.Dans sa réponse du 20 décembre 2018, lintimée conclut au
rejet du recours, sous suite de frais et dépens.

L.La recourante a déposé une réplique le 11 janvier 2019,
accompagnée de trois pièces. Le 16 janvier 2019, lintimée a indiqué que la
réplique spontanée namenait pas de commentaires de sa part.

C O N S I D E R A N T

1.a) Le recours est recevable contre les décisions finales de
première instance qui ne peuvent faire lobjet dun appel (art. 319 let. a
CPC), soit notamment, comme en lespèce, dans les affaires patrimoniales dont
la valeur litigieuse, au dernier état des conclusions, est inférieure à 10'000
francs (cf. art. 308 al. 2 CPC). Le recours, écrit et motivé, a été déposé dans
le délai légal (art. 321 al. 1 CPC). Il est recevable.

2.Selon l'article 320 CPC, le recours est recevable pour
violation du droit(let. a) et constatation manifestement inexacte des faits (let. b). Sagissant de
la violation du droit, lautorité de recours dispose dun plein pouvoir
dexamen (Freiburghaus/Afheldt,in:
Sutter-Somm/Hasenböhler/Leuenberger, ZPO Komm., 3eéd., 2016, n. 12
ad art. 320 CPC). Le grief de constatation manifestement inexacte des faits se
recoupe avec celui d'arbitraire, au sens de l'article 9 Cst., dans
l'appréciation des preuves ou dans l'établissement des faits, le pouvoir
d'examen conféré à l'instance de recours étant le même que celui du Tribunal
fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (Jeandin,in:
CR CPC, 2èmeéd., n. 4 à 6 ad art. 320). L'ARMC n'a donc pas à
substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge (cf.
notamment arrêt de lARMC du 01.11.2017 [ARMC.2017.73]
cons. 3).

3.Les conclusions, les allégations de faits
et les preuves nouvelles sont irrecevables en procédure de recours (art. 326
al. 1 CPC).Partant, les pièces
produites par la recourante à lappui de sa réplique sont irrecevables.
Cette irrecevabilité est cependant sans influence sur le sort de la cause, les
faits quil se serait agi de démontrer résultant déjà du dossier.

4.a) La procédure simplifiée s'applique aux affaires
patrimoniales dont la valeur litigieuse ne dépasse pas 30000 francs (art. 247
al. 1 CPC). De larticle 247 al. 2 let. b ch. 1 CPC, il résulte que le tribunal
établit doffice les faits, lorsque la valeur litigieuse ne dépasse pas 30'000
francs, dans les «autres litiges portant sur des baux à loyer», qui
comprennent les litiges relatifs aux frais accessoires. Il s'agit là de la
maxime inquisitoire simple et non de la maxime inquisitoire illimitée de
l'article 296 al. 3 CPC ; la doctrine et la jurisprudence la qualifient aussi
de maxime inquisitoire sociale (ATF 141 III 569cons. 2.3.1 et 2.3.2; arrêts du TF du02.03.2017
[4A_36/2017]cons. 6 et du11.01.2016
[4A_476/2015]cons. 3). Elle a pour but de protéger la partie faible au
contrat, de garantir l'égalité entre les parties au procès et d'accélérer la
procédure (ATF
125 III 231cons. 4a). Les parties doivent recueillir elles-mêmes les
éléments du procès. Le tribunal ne leur vient en aide que par des questions
adéquates, afin que les allégations nécessaires et les moyens de preuve
correspondants soient précisément énumérés, mais il ne se livre à aucune investigation
de sa propre initiative (arrêt du TF du11.01.2016
[4A_476/2015]cons. 3). Ainsi, conformément à la jurisprudence rendue sous
l'empire des articles 274d al. 3 et 343 al. 4 aCO, en première instance, les
parties doivent renseigner le juge sur les faits de la cause et lui indiquer
les moyens de preuve propres à établir ceux-ci. De son c.é, le juge doit les
informer de leur devoir de coopérer à la constatation des faits et à
l'administration des preuves. Il doit les interroger pour s'assurer que leurs
allégués de fait et leurs offres de preuves sont complets s'il a des motifs
objectifs d'éprouver des doutes sur ce point.

b)
Dans un litige relatif à des frais accessoires, le Tribunal fédéral a rappelé
que la maxime inquisitoire sociale na pas pour vocation de remédier à toutes
les carences des parties à la procédure ; sil ne garde pas les pièces ou n'est
plus en mesure de présenter les documents nécessaires, le bailleur ne peut s'en
prendre qu'à lui-même (arrêt du TF du11.02.2015
[4A_556/2014]cons. 2 ;ATF 141 III 569cons. 2.3.2).

5.Les frais accessoires sont dus pour les prestations fournies
par le bailleur ou un tiers en rapport avec l'usage de la chose (art. 257a al.
1 CO). Pour les habitations et les locaux commerciaux, on entend par frais
accessoires les dépenses effectives du bailleur pour des prestations en rapport
avec l'usage de la chose, telles que frais de chauffage, d'eau chaude et autres
frais d'exploitation, ainsi que les contributions publiques qui résultent de
l'utilisation de la chose (art. 257b al. 1 CO). Le bailleur ne peut facturer au
locataire que le coût effectif des frais accessoires ; de ce principe du coût
effectif, il découle que le bailleur doit prouver le montant des frais quil
réclame (Lachat, Bail à loyer, 2008, p. 338). Le décompte de frais
accessoires doit comporter les éléments suivants : la liste et le total
des frais à charge des locataires, la clé de répartition entre locataires, la
part des frais à charge du locataire, le montant des acomptes payés au cours de
la période concernée et le solde dû par le locataire ou le trop perçu à
rembourser par le bailleur (Lachat, op. cit., p. 340;Bieriin: Droit du
bail à loyer et à ferme, Commentaire pratique, 2eéd., n. 92
ad art. 257a/257b CO). Le locataire a le droit de prendre connaissance des
pièces justificatives qui fondent une prétention du bailleur aux frais
accessoires (art. 257b al. 2 CO). Larticle 8 al. 2 OBLF précise que le
locataire ou son mandataire doit être admis à consulter les pièces
justificatives originales et à demander des renseignements sur létat des
stocks de combustible au début et à la fin de la période de chauffage. Le but
de ces normes est de donner au locataire la possibilité de sassurer de
lexactitude du décompte établi par le bailleur. Il résulte de ce droit de regard
du locataire que le bailleur doit lui remettre tous les justificatifs. Laccès
du locataire aux documents comptables est garanti aussi bien dans le système
des acomptes provisionnels, après la remise du décompte annuel, que pour les
forfaits (Lachat, op. cit., pp. 346 s.). Le locataire peut prétendre à
la remise des documents probants aussi longtemps que sa prétention en
restitution nest pas prescrite (Lachat, op. cit., p. 347;Bieri, op. cit., n.
111 ad art. 257a-257b CO).

6.a) Sagissant des
frais accessoires 2013, la recourante invoque la prescription des prétentions
en restitution de la locatairepour la part des charges versées à titre
dacompte avant novembre 2015, soit 3'000 francs.

b)
Selon la jurisprudence du Tribunal fédéral, lorsquil sagit de résoudre la
question de la prescription d'une prétention en répétition d'acomptes de
charges ou frais accessoires payés en trop, il convient de distinguer deux
hypothèses : avant la présentation du décompte (comprenant la présentation du
solde) et son acceptation par l'autre partie, l'erreur doit être corrigée selon
les règles contractuelles, de sorte que le délai de prescription est de cinq
ans, en vertu de l'article128 ch. 1 CO; après
l'établissement du décompte et son acceptation, la correction du décompte et la
prétention en découlant se fait sur la base des dispositions en matière
d'enrichissement illégitime, de sorte que le délai (relatif) est d'une année
(art.67 al. 1 CO) (arrêts du TF du29.06.2011
[4A_267/2011]cons. 2.2 et du29.04.2002
[4C.24/2002]cons. 3.3.2). Bien que certains auteurs ne se réfèrent quau
critère de la présentation/non présentation du décompte, lorsquils commentent
larrêt du 29 avril 2002 à propos du délai de prescription de la répétition des
frais accessoires (cf.Lachat, op. cit., p.
349 ;Lachat, Commentaire romand, Code des obligations I, 2eéd., 2012 [ci-après : Lachat, CR-CO], n. 12 ;Weber, Basler
Kommentar, 6èmeéd., 2015, n. 8 ad art. 257a CO ;Burkhalter/Martinez-Favre,
Commentaire SVIT du droit du bail, Lausanne 2011, n. 9a ad art. 257c CO),il résulte de cet arrêt, ainsi que de larrêt du 19 juin 2011, que
létablissement du décompteet son acceptationsont décisifs pour
déterminer le fondement de laction et le délai de prescription applicable (cf.Bieri, op. cit., n. 149 et 158 ad art.257a-257b
CO, avec des références).

c)
Par la présentation du décompte de frais accessoires et la reconnaissance du
solde, soit labsence de contestation du décompte par le locataire dans le
délai fixé ou la reconnaissance expresse du solde, les parties concluent une
convention entraînant novation : les prétentions et contre-prestations
portées en compte séteignent par compensation (art. 117 al. 2 CO ;Bieri,
op. cit., n. 149 ad art.257a-257b CO). En effet,
comme cela résulte de larrêt du Tribunal fédéral du 29 avril 2002 précité, la
présentation du solde et sa reconnaissance fixe la relation entre parties sur
de nouvelles bases ; dès quune partie a reconnu le solde, elle est tenue par
cette reconnaissance, et non plus par la relation contractuelle existant sur le
fond. La correction ultérieure ne doit donc pas être faite selon le fondement
de la relation contractuelle originelle, mais sur la base des règles sur
lenrichissement illégitime (arrêt du TF du29.04.2002
[4C.24/2002]cons. 3.3.2, citéinCahiers
du bail 4/02 p. 144 ss). Une nouvelle créance prend naissance, à concurrence du
solde. Même sil a reconnu ce dernier, le locataire pourra en contester
ultérieurement lexactitude, voire réclamer la restitution des montants
indûment payés, car la novation suppose une cause valable. Après
reconnaissance, même tacite, du solde, le fardeau de la preuve quant à
linexactitude du décompte incombera toutefois au locataire (arrêt du TF du19.04.2016
[4A_606/2015]cons.5.1 ;Bieri, op. cit., nn. 149 et 158ad art.257a-257b CO).Le courrier que le bailleur adresse au locataire, présumant
lacceptation tacite du décompte par le preneur à défaut pour ce dernier de le
contester dans le délai de 30 jours, ne remplit pas les exigences dun accord.
Il sagit dun délai dordre permettant au locataire de consulter les pièces
justificatives, de contrôler lexactitude du décompte et deffectuer, le cas
échéant, le paiement. Le silence du locataire ne reste toutefois pas sans
conséquence, puisquil vaudra reconnaissance tacite du solde (Bieri, op.
cit., n. 150ad art.257a-257b CO).

d)
En lespèce, il ne résulte pas du dossier que la locataire aurait accepté,
expressément ou tacitement, le décompte de frais accessoires qui lui a été
adressé pour lannée 2013. Comme relevé ci-dessus, par courrierdu 8 décembre 2014, la gérance a transmis
à lintimée un décompte individuel de frais accessoires pour 2013, présentant
un montant de 3'634.25 francs à sa charge, soit, après déduction des acomptes
versés à hauteur de 3'000 francs, un solde de 634.25 francs en faveur de la
bailleresse. Par courrier du 5 janvier 2015, la locataire a demandé le détail
du décompte, car elle ne comprenait pas pourquoi les charges avaient augmenté
par rapport à lannée précédente, alors quelle navait observé aucun
changement. Ce décompte lui a été transmis à une date indéterminée en 2015,
dans le courant du mois de janvier 2015 selon la recourante. On peut déjà
relever que le deuxième document qui lui a été envoyé contenait uniquement le
total des frais accessoires pour limmeuble, sans clé de répartition entre les
locataires. Lintimée na certes pas formellement contesté lexactitude de ces
documents, se contentant de ne pas verser le montant réclamé. La bailleresse
navait toutefois pas stipulé, lorsquelle a adressé le décompte (puis le
décompte détaillé) à la locataire, quà défaut de contestation de sa part dans
un certain délai, son silence serait interprété comme une reconnaissance tacite
du solde (cf.a contrariolarrêt du TF du19.04.2016 [4A_606/2015]cons. 5.2 et 5.3). Par ailleurs, la
locataire ne sest pas comportée dune manière dont la bailleresse aurait pu
déduire une acceptation tacite du décompte en question, puisquelle ne sest
pas acquittée spontanément du solde exigé. Ce nest quun an et demi plus tard,
en juillet 2016  après avoir reçu une sommation de paiement par courrier
recommandé , que lintimée a procédé au versement du solde, tout en précisant
quelle sexécutait afin déviter des représailles de la part de la bailleresse,
soit la résiliation de son contrat de bail. On sait que lorsque le locataire a
du retard pour s'acquitter d'un terme ou de frais accessoires échus, le
bailleur peut lui fixer par écrit un délai de paiement et lui signifier qu'à
défaut de paiement dans ce délai, il résiliera le bail (art.257d CO). Même si la sommation du 24 juin 2016 ne
contenait pas encore de menace de résiliation, on peut concevoir que lintimée
ait craint cette issue, préférant ainsi sacquitter du montant réclamé, même si
elle lestimait infondé. De même, contrairement à ce que la recourante semble
laisser entendre, on ne peut pas retenir que lintimée aurait accepté le
décompte 2013, en novembre 2015, lorsquelle a exigé des détails concernant le
décompte 2014, sans rappeler quelle contestait toujours le décompte 2013. Dans
ces conditions, rien ne permet de considérer que lintimée aurait reconnu
tacitement le décompte de frais accessoiredun montant de 3'634.25 francsque la bailleresse lui a présenté pour
2013. Contrairement à ce quexpose la recourante au stade de la réplique,
lattitude de lintimée ne saurait sinterpréter comme une contestation du
solde dû uniquement, à lexclusion des acomptes de 3'000 francs versés en 2013.
Au demeurant, le fait que la bailleresse nait exigé le paiement du solde
réclamé pour 2013 (et 2014) quen juillet 2016 tend à démontrer quelle était
consciente que ces décomptes faisaient toujours lobjet dun désaccord entre
les parties.

e) Faute dacceptation dun décompte
de charges, qui vaudrait novation, larticle67 COne trouve donc pas application. La prétention en remboursement
des charges payées en trop reste ainsi de nature contractuelle et se prescrit
par cinq ans, selon larticle128 CO(cf.arrêt du TF du29.06.2011
[4A_267/2011]cons. 2.2).Lorsque lintimée a ouvert action, le 29 mars 2017, la prescription nétait dès
lors pas acquise.

7.a) Après létablissement du décompte et son
acceptation  soit après reconnaissance du solde , les corrections du décompte
restent possibles. Dans ce cas, les prétentions se prescrivent conformément aux
règles applicables en matière denrichissement illégitime, soit dans un délai
dune année dès la connaissance de la cause de lenrichissement illégitime
(art. 67 al. 1 CO;Bieri, op. cit. n. 158 ad art. 257a/257b CO).La
connaissance propre à faire courir le délai annal existe lorsque le créancier a
acquis un degré de certitude tel sur les faits fondant son droit de répétition
que l'on peut dire, selon les règles de la bonne foi, qu'il n'a plus de raison
ou n'a plus de possibilité de recueillir davantage d'informations. Seule compte
la connaissance effective de la prétention, non le moment auquel le créancier
aurait pu connaître son droit de répétition en faisant preuve de l'attention
requise par les circonstances (Fornage/Werro, Jurisprudence choisie en
matière de droit des contrats, 2012,in: La pratique contractuelle
3, Symposium en droit des contrats, p. 180 [commentaire de larrêt du TFdu29.06.2011[4A_267/2011]; arrêt du TF du03.10.2006
[4C.250/2006]cons. 2.5). Ledies a quocoïncide rarement avec la
date de présentation du décompte ; en principe, ce nest quau moment de
laccès aux pièces justificatives que le locataire aura les informations
nécessaires (Bieri, op. cit., n. 159 ad art. 257a/257b CO). Le simple
fait de tarder à exercer sa prétention en justice nest pas, en tant que tel,
constitutif dun abus de droit (ATF 126 III 337cons. 7b). Avant lécoulement du délai de prescription, la perte de son droit
par le créancier qui a tardé à exercer sa prétention ne peut être admise
quavec réserve et en cas de circonstances tout à fait particulières, sous
peine de vider la prescription de son sens (arrêt du TF du18.06.2007
[4C.426/2006]cons. 2.5).

b) En lespèce, suivant le même raisonnement
que celui des juges fédéraux dans larrêt du29.06.2011 [4A_267/2011]précité, la première juge a laissé
ouverte la question de savoir si lintimée avait finalement accepté le décompte
 et donc celle du délai de prescription applicable , considérant que même si
lon appliquait le délai de larticle67 CO, la prétention de la locataire ne serait pas non plus prescrite.
Ce raisonnement est conforme au droit. En effet, bien que la locataire ait reçu
un décompte et une facture individuels en décembre 2014 et un extrait plus
détaillé pour lensemble de limmeuble, dans le courant de lannée 2015, ces
documents ne lui permettaient pas de comprendre laugmentation de plusieurs
postes (eau, chauffage, électricité, conciergerie) par rapport aux années
précédentes. En particulier, la part des frais de conciergerie mis à sa charge
avait doublé par rapport à 2011 et 2012, alors que la clé de répartition ne
semblait pas avoir changé et que laugmentation totale des frais de
conciergerie ne sétait pas accrue dans la même proportion. Sur la base de ces
seuls décomptes, on ne peut pas retenir que la locataire aurait acquis un degré
de certitude tel sur les faits fondant son droit de répétition, selon les
règles de la bonne foi, qu'elle n'avait plus de raison ni de possibilité de
recueillir davantage d'informations. Le fait quelle ait refusé de payer les
soldes réclamés par la bailleresse, à tout le moins jusquà ce quelle reçoive
une sommation laissant poindre la menace dune résiliation de son bail, tend à
le confirmer. Par ailleurs, lanalyse des frais accessoires pour les autres
années montre quen loccurrence, seul lexamen des pièces justificatives
(notamment des factures) était susceptible de mettre en évidence les anomalies
entachant les décomptes établis par la recourante. En dautres termes, les
pièces justificatives étaient nécessaires pour permettre à la locataire de
connaître son droit de répétition. Dans la mesure où il nest pas démontré que
la locataire aurait jamais eu accès aux pièces justificatives pour 2013  que
la recourante elle-même na jamais pu retrouver ni présenter (cf. plus haut) ,
la fixation abstraite dune date à partir de laquelle on devrait considérer que
la locataire était en mesure daccéder à ces pièces et de connaître
effectivement sa prétention serait illogique, sinon arbitraire (puisquon
ignore si -et jusquà quand- ces pièces ont existé, le cas échéant). La
première juge na donc pas constaté les faits de manière manifestement
inexacte, ni violé le droit en retenant que la locataire navait jamais disposé
des éléments nécessaires pour formuler sa prétention. Enfin, on ne voit pas en
quoi le fait que la locataire a actionné la bailleresse sans disposer des
pièces justificatives constituerait la preuve «quelle détenait tous
les éléments utiles pour déposer», puisque, précisément, la première
conclusion de laction échelonnée formée par la locataire consistait à obtenir
de la part de la bailleresse la production de ces pièces justificatives.

c) Dans ces conditions, on doit
considérer que les prétentions de lintimée ne sont pas non plus prescrites
sous langle de larticle67 CO.

d) A défaut pour la bailleresse
davoir conservé les pièces justificatives établissant les frais accessoires
pour 2013, cest à juste titre quelle a été condamnée à rembourser à lintimée
lentier des acomptes versés et le solde encaissé, soit 3'634.25 francs au
total (cf. arrêt du TF précité du11.02.2015 [4A_556/2014]).

8.a) Dans un second grief, la recourante estime quen
sécartant des clés de répartition admises par la locataire, le tribunal civil
a violé les règles de procédure applicables. Plusieurs montants
supplémentaires, correspondant aux clés de répartition non contestées,
devraient ainsi, selon elle, être mis à la charge de la locataire. La
recourante fait également valoir que 689.95 francs de plus doivent être
supportés par lintimée, sagissant des frais de conciergerie pour 2015.

b)
La loi ne règle pas la question de la clé de répartition des frais entre les
divers locataires. Le principe de la dépense effective sy applique évidemment,
mais non dans le sens dun calcul effectif des coûts liés à lobjet pris
isolément, sous réserve des prescriptions cantonales (Burkhalter/Martinez-Favre, op. cit., n. 26d ad art. 257-257b CO).Les frais accessoires
peuvent être répartis entre les locataires sur la base de décomptes individuels
(compteurs individuels deau chaude, par exemple) ou en fonction de clés de
répartition (Lachat, op. cit., p. 344). A cet égard, le bailleur dispose
dune certaine marge dappréciation ; il peut appliquer une ou plusieurs clés,
ainsi que répartir les frais, par exemple, selon les volumes chauffés ou au
prorata de millièmes de copropriété. Pour les locaux commerciaux, une
répartition selon le type dactivité est parfois pratiquée, afin de tenir
compte de lutilisation accrue de certaines prestations par le preneur (Bieri,
op. cit., n. 95 ad art. 257a/257b CO ;Lachat, op. cit., p. 346 ;Burkhalter/Martinez-Favre, op. cit., n. 26d ad art. 257-257b CO). La clé de répartition
doit être objective et équitable (cf. arrêt du TF du29.06.2011
[4A_267/2011], où une clé de répartition facturant 10 % des frais pour une
surface inférieure à 5 % a été qualifiée derronée). Il appartient en dernier
ressort au juge dapprécier si une répartition est admissible et équitable,
étant précisé que les locataires ne peuvent prétendre à une égalité au centime
près (Bieri, op. cit., n. 97 ad art. 257a/257b CO ;Burkhalter/Martinez-Favre, op. cit., n. 26d ad art. 257-257b CO).

c)
Comme rappelé plus haut, la maxime inquisitoire sociale sapplique au présent
litige. Cette maxime n'oblige certes pas le juge à instruire d'office le litige
lorsqu'un plaideur renonce à expliquer sa position et ne signifie pas que le
tribunal a le loisir de mener desinvestigations de sa propre initiative. Toutefois, si le juge a des motifs objectifs de
soupçonner que les allégués et offres de preuves d'une partie sont lacunaires,
et qu'il a connaissance, sur la base des déclarations des parties et/ou du
dossier, de moyens de preuve pertinents, il n'est pas lié par l'offre de preuve
de cette partie (ATF 139 III 13cons. 3.2 ; arrêt du TF du11.01.2016
[4A_476/2015] cons. 3, qui précise que lorsque
les parties sont représentées par un avocat, le juge doit faire preuve de
retenue).

d)
En lespèce, dès lors que la fixation des frais accessoires à la charge dun
locataire fait en partie appel au pouvoir dappréciation du juge, qui doit
vérifier que la répartition semble admissible et équitable, il est douteux
quune clé de répartition puisse être considérée comme un simple fait non
contesté, soustrait (sauf exception) à lobjet de la preuve, comme paraît le
soutenir la recourante. Une telle approche paraît dautant moins défendable
dans un litige soumis à la maxime inquisitoire sociale, dans lequel le juge
peut sécarter des allégués et des offres de preuves dune partie, sil a des
motifs objectifs den douter. Quoi quil en soit, le tribunal civil na en
lespèce pas été au-delà de ce que la maxime inquisitoire sociale lui
permettait, en considérant que la clé de répartition utilisée par la recourante
nétait pas compréhensible et quil convenait de retenir, en lieu et place,
celle utilisée par le précédent bailleur, telle quelle ressortait dune pièce
produite par la locataire à lappui de sa demande. La clé de répartition
retenue par la première juge ressort ainsi des pièces déposées par lintimée et
ne découle pas dune administration doffice des preuves. La violation des
règles de procédure invoquée par le recourante nest dès lors pas établie.

e)
Au demeurant, malgré la formulation quelque peu ambiguë figurant au cons. 18in
finedu jugement entrepris, on comprend, à la lecture des considérants qui
suivent, que le tribunal civil na pas appréhendé les clés de répartition comme
un fait établi. Il sagissait seulement de présenter et dexaminer les frais
accessoires en se référant à la numérotation et aux clés de répartition
mentionnées dans les pièces littérales produites par la bailleresse, auxquelles
la locataire sétait également référées dans ses plaidoiries. Cela ne signifie
toutefois pas que le tribunal adhérait au contenu de ces pièces. De même, la
déclaration du conseil de la locataire à laudience du 6 juillet 2017, selon
laquelle, «dans ses calculs, il na pas remis en cause la clé de
répartition et quil a repris le salaire du concierge malgré le fait quil ny
ait aucune pièce le justifiant», doit être replacée dans son
contexte. A ce moment-là, faute de disposer dinformations suffisantes de la
part de la bailleresse, le conseil de lintimée a repris la clé de répartition
appliquée par la bailleresse, afin de parvenir à chiffrer ses conclusions. On
ne peut pas déduire de cette déclaration que la clé de répartition
constituerait un fait admis par la locataire, soustrait à lexamen du juge.

f)
Contrairement à ce que soutient la recourante, il ny a dès lors pas lieu de
maintenir les clés de répartition qui auraient été admises et de recalculer les
charges imputables à lintimée sur cette base. Au demeurant, la recourante nallègue
pas eta fortiorine démontre pas que les clés de répartition appliquées
par la première juge seraient arbitraires. Il ny a dès lors pas lieu de sen
écarter. Les calculs des frais de chauffage, deau et de ventilation (non
retenus) effectués par le première juge pour les années 2014 et 2015 ne prêtent
pas le flanc à la critique.

g)
Concernant le poste «conciergerie», la recourante remet en
cause lappréciation de la première juge, qui a écarté certaines factures, au
motif que la bailleresse ne sétait pas expliquée sur le partage des tâches
entre le concierge E.________ et la société F.________, alors que les frais de
conciergerie ne pouvaient être reportés sur les locataires que pour autant
quils découlent du contrat de travail et des tâches prévues dans le cahier des
charges. A défaut dêtre en mesure de se forger une opinion sur le bien-fondé
du travail effectué par lentreprise F.________, qui semblait se superposer au
travail effectué par le concierge E.________, la première juge a décidé de ne
prendre en compte que les factures admises par la locataire. Cette
appréciation, conforme aux principes selon lesquels il appartient au bailleur
de prouver ses frais, dune part, et que seuls les frais en lien avec les
tâches habituelles peuvent être facturées dans le décompte, dautre part (cf.Bieri,
op. cit., n. 74 adart. 257a/257b CO), nest en tout cas pas arbitraire.

9.a) Vu ce qui précède, le recours est mal
fondé. La recourante, qui succombe, supportera les frais judiciaires de la
procédure de recours (art. 106 CPC ; le litige porte sur des locaux
commerciaux et la procédure nest donc pas gratuite : art. 53TFrais). Elle
versera une indemnité de dépens à lintimée, fixée à 2'085.79 francs, frais et
TVA compris, sur la base du mémoire dhonoraires produit par ladite intimée. Vu
la nature du litige et les questions juridiques soulevées, lactivité indiquée
ne paraît pas excessive. Au surplus, le montant des honoraires entre dans la
fourchette de larticle 61TFrais(jusquà 2'500 francs pour les procédures patrimoniales dont la valeur
litigieuse est inférieure à 8'000 francs).

Par ces motifs,L'AUTORITé DE
RECOURS EN MATIERE CIVILE

1.Rejette le
recours.

2.Met les frais
judiciaires de la procédure de recours, arrêtés à 800 francs, à la charge de X.________
SA.

3.Condamne X.________
SA à verser à C.________, pour la procédure de recours, une indemnité de dépens
de 2'085.79 francs.

Neuchâtel, le 30 janvier 2019

1L'action pour cause
d'enrichissement illégitime se prescrit par un an à compter du jour où la
partie lésée a eu connaissance de son droit de répétition, et, dans tous les
cas, par dix ans dès la naissance de ce droit.

Se prescrivent par cinq ans:

1. les loyers et fermages, les intérêts de capitaux et
toutes autres redevances périodiques;

2. les actions pour fournitures de vivres, pension
alimentaire et dépenses d'auberge;

3.1les
actions des artisans, pour leur travail; des marchands en détail, pour leurs
fournitures; des médecins et autres gens de l'art, pour leurs soins; des
avocats, procureurs, agents de droit et notaires, pour leurs services
professionnels; ainsi que celles des travailleurs, pour leurs services.

1Nouvelle teneur selon
le ch. II art. 1 ch. 4 de la LF du 25 juin 1971, en vigueur depuis le 1erjanv. 1972 (RO19711461; FF1967II 249). Voir aussi les disp. fin. et trans. tit. X à la fin du texte.

1Lorsque, après la réception de la chose, le
locataire a du retard pour s'acquitter d'un terme ou de frais accessoires
échus, le bailleur peut lui fixer par écrit un délai de paiement et lui
signifier qu'à défaut de paiement dans ce délai il résiliera le bail. Ce délai
sera de dix jours au moins et, pour les baux d'habitations ou de locaux
commerciaux, de 30 jours au moins.

2Faute de paiement dans le délai
fixé, le bailleur peut résilier le contrat avec effet immédiat; les baux
d'habitations et de locaux commerciaux peuvent être résiliés moyennant un délai
de congé minimum de 30 jours pour la fin d'un mois.