ch_vb · du 30 mai 1994 · 1994-05-30 · de


#ST# Instructions
concernant la coordination et la coopération
des bibliothèques et des centres de documentation
de l'administration fédérale
du 30 mai 1994
Le Conseil fédéral suisse,
en application de l'article 8, 1er alinéa, du règlement du 23 juin 1969'' de la
Bibliothèque centrale du Parlement et de l'administration fédérale,
édicté les instructions suivantes:
Section 1: But et champ d'application
Article premier But et moyens
1 Les présentes instructions visent à promouvoir la coordination et la collabora-
tion entre les bibliothèques et centres de documentation de l'administration
générale de la Confédération.
2 A cette fin, il convient en particulier:
a. 
d'éviter les doubles emplois, notamment en assurant la coordination entre
les domaines d'activité;
b. 
de coordonner l'utilisation des moyens techniques, notamment des systèmes
informatiques;
c. 
d'assurer la formation du personnel et le perfectionnement de ses connais-
sances;
d. 
d'assurer l'échange d'informations entre les bibliothèques et centres de
documentation de l'administration fédérale;
e. 
de favoriser l'application de normes nationales et internationales;
f. 
d'établir une collaboration étroite avec la Bibliothèque nationale suisse.
Art. 2 
Champ d'application et définitions
1 Sont soumis aux présentes instructions les bibliothèques et centres de docu-
mentation des unités administratives de l'administration fédérale (art. 58 de la loi
sur l'organisation de l'administration2), à l'exception des services du Parlement,
des PTT, des CFF, du domaine des EPF et de la Bibliothèque nationale suisse.
2 Est réputé bibliothèque ou centre de documentation tout service qui rassemble
des documents descriptifs et non individualisés à l'intention du public ou d'un
cercle défini de destinataires, et qui les met à leur disposition.
') RS 432.22
2> RS 172.010
760 
1994-294

Coordination et coopération des bibliothèques et des centres de documentation
«jR 
de l'administration fédérale
Section 2:
Service de coordination des bibliothèques et centres de documentation de
l'administration fédérale (SCBC)
Art. 3 
Tâches
1 Le Service de coordination des bibliothèques et centres de documentation de
l'administration fédérale (service) est l'organe chargé d'assurer la coordination et
la collaboration interdépartementales dans le domaine des bibliothèques et de la
documentation.
2 Le service assume notamment les tâches suivantes:
a. 
il fait en sorte ques les bilbiothèques et centres de documentation de
l'administration fédérale présentent un grand confort d'utilisation; il encou-
rage une description claire des tâches et une mise à contribution efficace du
personnel et des moyens techniques et financiers;
b. 
il coordonne l'utilisation de l'informatique dans don domaine d'activité et
avise l'Office fédéral de l'informatique des décisions qu'il prend en la
matière;
c. 
il suit l'évolution de son domicile d'activité, participe aux travaux d'organes
spécialisés nationaux et internationaux et assure la diffusion des nouvelles
connaissances auprès des bibliothèques et centres de documentation;
d. 
il se charge, en collaboration avec l'Office fédéral du personnel et la
Bibliothèque nationale suisse, de la formation spécialisée et du perfectionne-
ment des connaissances du personnel des bibliothèques et centres de
documentation;
e. 
il veille à l'entretien et à l'accessibilité des catalogues pour toute l'ad-
ministration;
f. 
il veille à ce que d'autres services administratifs et des tiers aient, dans la
mesure du possible, un accès libre et aisé aux fichiers des bibliothèques et
centres de documentation de la Confédération;
g. 
il favorise la coordination et la collaboration avec des bibliothèques et
centres de documentation externes.
3 Le service établit, en collaboration avec la Conférence de documentation, les
instructions ou directives techniques nécessaires, notamment en ce qui concerne
l'utilisation de systèmes informatiques, les règles de catalogage, le respect de
certaines normes et l'utilisation de moyens d'accès (thésaurus).
Art. 4 
Subordination et direction
1 Le service est subordonné à la Chancellerie fédérale. Dans son domaine, il
assume ses tâches de manière indépendante.
2 Le service est dirigé par le chef de la Bibliothèque centrale du Parlement et de
l'administration fédérale.
761

Coordination et coopération des bibliothèques et des centres de documentation
de l'administration fédérale
Section 3:
Conférence de documentation de la Confédération (CDC)
Art. 5 
Composition
1 La Conférence de documentation (conférence) se compose du chef du service
ainsi que d'un représentant de chacun des départements et de la Chancellerie
fédérale. La conférence est présidée par le chef du service.
2 Les départements et la Chancellerie fédérale nomment des représentants et des
suppléants en leur conférant les compétences décisionnelles nécessaires et garan-
tissent une présence à chaque séance.
3 Peuvent également participer à la conférence avec voix consultative un représen-
tant de la Bibliothèque nationale suisse, un représentant des services du Parle-
ment et un représentant de l'Office fédéral de l'informatique.
4 La conférence est libre d'associer, à titre temporaire ou permanent et avec voix
consultative, des représentants d'autres unités administratives, des tribunaux
fédéraux ou d'autres organisations.
Art. 6 
Tâches
1 La conférence assiste et conseille le service, prend part à l'élaboration des
décisions et assure l'échange d'informations.
2 Elle assume notamment les tâches suivantes:
a. 
elle soumet au service des affaires à traiter;
b. 
elle approuve des directives techniques à l'intention du chancelier de la
Confédération (art. 9);
c. 
elle autorise des dérogations à l'application des directives techniques;
d. 
elle participe à l'élaboration de programmes de formation;
e. 
elle assiste et conseille les unités administratives qui le souhaitent.
Art. 7 
Séances
1 Le président convoque la conférence en cas de besoin, mais au moins deux fois
par an.
2 Le président fait parvenir l'ordre du jour aux participants au moins dix jours
avant la séance.
3 Le président se charge de faire établir et envoyer un procès-verbal de décision.
Art. 8 
Décisions
1 En principe, la conférence ne peut prendre de décision que sur des affaires
inscrites à l'ordre du jour.
2 Les décisions sont prises à la majorité simple. La majorité des personnes
présentes et habilitées à voter suffit. En cas d'égalité, la voix du président est
prépondérante.
762

Coordination et coopération des bibliothèques et des centres de documentation
de l'administration fédérale
Art. 9 
Instructions et directives techniques
1 Lorsque la conférence adopte des instructions ou des directives techniques à
l'unanimité, celles-ci sont édictées par le chancelier de la Confédération sur
proposition de la conférence.
2 Lorsque l'unanimité ne peut être obtenue, l'arbitrage de la Conférence des
secrétaires généraux est sollicité.
Art. 10 
Dérogations
Les dérogations accordées en vertu de l'article 6, 2e alinéa, lettre c doivent être
décidées à l'unanimité. Si un département ou la Chancellerie fédérale dés-
approuvent le refus d'une dérogation, ils peuvent demander au Conseil fédéral de
trancher.
Section 4: Dispositions finales
Art. 11 
Exécution
1 Les départements et la Chancellerie fédérale veillent, dans leur domaine de
compétence, à la mise en œuvre des instructions du service et des décisions de la
conférence.
2 Ils prennent des mesures organisationnelles pour assurer la coordination et la
circulation de l'information dans leur domaine de compétence.
Art. 12 
Entrée en vigueur
Les présentes instructions entrent en vigueur le 15 juin 1994.
30 mai 1994 
' 
Au nom du Conseil fédéral suisse:
Le président de la Confédération, Stich
Le chancelier de la Confédération, Couchepin
N36851
763

Schweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften
Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées
Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali
Instructions concernant la coordination et la coopération des bibliothèques et des centres
de documentation de l'administration fédérale du 30 mai 1994
In
Bundesblatt
Dans
Feuille fédérale
In
Foglio federale
Jahr
1994
Année
Anno
Band
3
Volume
Volume
Heft
28
Cahier
Numero
Geschäftsnummer
---
Numéro d'affaire
Numero dell'oggetto
Datum
19.07.1994
Date
Data
Seite
760-763
Page
Pagina
Ref. No
10 107 853
Das Dokument wurde durch das Schweizerische Bundesarchiv digitalisiert.
Le document a été digitalisé par les. Archives Fédérales Suisses.
Il documento è stato digitalizzato dell'Archivio federale svizzero.