ch_vb · <td class="metadataCell">80000109</td> · 1992-12-31 · de


Archivisches Suchen und
moderne Informatik
Von Andreas Kellerhals-Maeder
Einleitung
Fast seit alters beklagen die Archivare die Flut von Schriftgut, welche in
die Archive geschwemmt wird, um dort vielfaltige Probleme zu verur-
sachen1. Diese Aktenflut ist in den letzten Jahren nicht kleiner geworden
- im Gegenteil. Die Informatik verspricht zwar bereits seit längerer Zeit
das «papierlose Büro», hat aber bis heute sowohl die Informations- wie
die Papierflut vermehrt. Die Hoffnung besteht aber, dass sie auch ohne
«papierloses Büro» zur Lösung des Problems «Informationsüberflutung»
beitragen wird, das sie, wenn nicht verursacht, so doch verschärft hat.
Die Selbstverständlichkeit des EDV-Einsatzes im Büro - von der ein-
fachen 
Textverarbeitung 
bis 
zu 
komplexen 
multifunktionalen
Büroinformationssystemen als informationstechnischer Unterstützung
aller Verwaltungsarbeiten - hat immerhin dazu geführt, dass man heute
nicht mehr 
eine grundsätzlich 
mögliche 
Archivwürdigkeit 
ma-
schinenlesbarer Daten gegenüber ihrer im voraus angenommenen Wert-
losigkeit nachweisen muss2.
Die Archivierung maschinenlesbarer Daten ist denn auch seit einigen
Jahren ein Dauerthema archivarischer Diskussionen im In- und Ausland,
die sich allerdings häufig v.a. um die Archivierung gleichförmiger Mas-
sendaten (statistische Daten etc.) drehten. In Zukunft wird es aber in er-
ster Linie um die Archivierung elektronischer Sachakten gehen, denn es
PAPRITZ 1964 zitiert den Bamberger Archiworstand Oesterreicher, welcher zu
Beginn des 19. Jh.s geschrieben hat: "Nach den in meiner Anleitung zur Ar-
chivwissenschaft aufgestellten richtigen Grundsätzen gehören Akten ganz und gar
nicht in ein Archiv."
BUCHMANN 1988:74: "Auch bei sehr strenger Anwendung von Bewertungskrite-
rien können maschinenlesbare Daten nicht pauschal als uninteressant etikettiert und
dadurch den Archiven ferngehalten werden."
65

ist wegen der zunehmenden Verbreitung von Textverarbeitungs- und Bü-
roautomationssystemen seit einiger Zeit absehbar, dass das Verwaltungs-
schriftgut seinen Charakter ändern und 'richtige' elektronische Akten
nicht nur zu archivieren sein könnten, sondern sinnvollerweise in elek-
tronischer Form archiviert werden müssen.
Die Informatik wird nicht nur den Rohstoff archivischer Arbeit verän-
dern; wie schon bisher wird sie auch weiterhin die Arbeitsmittel der Ar-
chivarinnen fundamental verändern. Dies alles verursacht neue Pro-
bleme, wirft neue Fragen auf; es eröffnet aber auch neue Perspektiven:
technische wie methodische3.
In diesem Artikel sollen verschiedene Aspekte aus dem Problemkreis
"Archiv und Informatik" beleuchtet werden: Nach einigen Bemerkungen
zur Archivinformatik im allgemeinen und den Bemühungen des Bundes-
archivs betreffend die Entwicklung einer Strategie zur Archivierung
elektronischer Akten wird das Archivinformatiksystem EDIBAR des
Bundesarchives im besonderen kritisch gewürdigt. Anschliessend wird
ein neueres Forschungsprojekt zur Entwicklung eines Prototyps eines
intelligenten archivischen Retrievalsystems vorgestellt; dieser Teil, an-
knüpfend an methodische Überlegungen zur spezifisch archivischen
Suchstrategie bzw. den entsprechenden Ordnungsprinzipien, wird aller-
dings teilweise im Hypothetischen verbleiben.
Informatik im Archiv
Informatik im Archiv4 ist kein isolierter oder isolierbarer Anwen-
dungsbereich der EDV. Die Archiv-Informatik sollte Teil eines EDV-
Gesamtkonzeptes einer Verwaltung oder eines Betriebes sein, so wie das
Archiv als Aktenaufbewahrungsstelle eng verbunden ist mit allen ande-
ren aktenproduzierenden und informationsverarbeitenden Verwaltungs-
stellen. Diese Verbundenheit des Archivs mit den Aktenproduzenten
Viele Anregungen und Ideen verdankt dieser Aufsatz DOLLAR 1992a und BEAR-
MAN 1991, bzw. BEARMAN 1992. Diese Werke ebenso wie die Diskussionen
mit D. Bearman im Bundesarchiv in Bern wirkten sehr inspirierend; sie sollen des-
halb hier zu Beginn dieses Aufsatzes erwähnt werden, ohne dass bei jeder Gele-
genheit noch einzeln auf sie verwiesen wird.
Vgl. zur Einführung allgemein GREEN 1991.
66

stellt 
eine 
Eigenheit 
dar, 
welche 
das 
Archiv 
von 
anderen
Dokumentationsstellen unterscheidet: die grundsätzliche Möglichkeit ja
Notwendigkeit, die aufzubewahrenden und zu vermittelnden Infor-
mationen bereits während deren Entstehung auszuwählen und ihre
Struktur mitzuformen.
Beim Informatikeinsatz im Archiv sind die drei folgenden funktionalen
Zielsetzungen unterscheidbar: die Haupteinsatzbereiche Eigenverwal-
tung und Büroautomation5, Archivinformatik i.e.S. als Automatisie-
rung spezifischer Archivfunktionen, und die Archivierung elektroni-
schen 'Schriftgutes16.
Aus den Hauptaufgaben eines Archivs - Sicherung, Bewertung, Er-
schliessung, Aufbewahrung und Vermittlung - leiten sich die konkreten
Einsatzgebiete der Archivinformatik ab: Zur Sicherung gehören die
Bemühungen, Archivierungsverfahren für elektronische Akten zu ent-
wickeln und die Anstrengungen, von den Amtsstellen maschinenlesbare
Registraturpläne und Ablieferungsverzeichnisse zu erhalten, welche die
Funktion von Erschliessungshilfcn übernehmen können. Auf der Basis
solcher maschinenlesbarer Ablieferungsverzeichnisse kann aufgebaut
werden, um mit EDV-Unterstützung traditionelle archivische Findmittel
zu erstellen. Die eigentliche Bewertung als intellektuelle Entscheidung
über die Archivwürdigkeit von Schriftgut lässt sich dagegen mit der
heutigen Informatik nur schwer automatisieren. Einfacher ist der Infor-
matikeinsatz in den Bereichen Aufbewahrung und Vermittlung, wenn es
um Fragen der Magazinverwaltung und Ausleihkontrolle geht. Die
informatisene Unterstützung der Vermittlung als 
fragenspezifische
Erschliessung der Archivbestände dagegen ist wieder schwieriger zu rea-
lisieren.
Zusammengefasst können allgemein zwei Anwendungsziele der Archi-
vinformatik unterschieden werden:
Auf den Aspekt der Büroautomation im Archiv soll im folgenden nicht näher einge-
gangen werden, da diese Problematik sich im Archiv nicht wesentlich anders prä-
sentiert als bei anderen Verwaltungsstellen.
Heute ist viel von Multimedia-Applikationen die Rede; der Begriff Schriftgut müss-
te notfalls entsprechend erweitert werden, z.B. zu Schrift-, Ton- und Bildgut. Zur
Vermeidung sprachlicher Schwerfälligkeit wird im weiteren trotz allem immer wie-
der von 'Schriftgut' statt von Multimediagut die Rede sein.
67

• 
Zur teilweisen oder vollständigen Automatisierung sind ar-
chivische Funktionen wie die Magazinverwaltung, die Aktenausleihe,
die Ausscheidung kassierter Akten etc. geeignet, kurz: Aufgaben, wel-
che klar beschreibbar und nicht von wechselnden Faktoren abhängig
sind, die sich leicht formalisieren lassen und regelmässig durchgeführt
werden.
• 
Bei komplizierteren Aufgaben kann die Informatik eine sinnvolle
Unterstützung anbieten. In diesen Bereich fallen v.a. Funktionen wie
Retrieval und Bewertung, Aufgaben also, welche i.d.R. eine gewisse
'Intelligenz' erfordern. In unmittelbarer Zukunft wird es wohl noch
nicht möglich sein, diese Aufgaben ganz zu automatisieren.
Unabhängig von diesen Anwendungszielen lassen sich auch Leistungs-
ziele formulieren, die mittels informatischer Applikationen erreicht wer-
den sollen, z.B.:
• 
Sicherstellung herkömmlicher Aufgabenwahrnehmung: Diese soll
wenn möglich rationeller und effizienter als bisher erfolgen können.
• 
Qualitative Verbesserung der Aufgabenwahrnehmung: Ein mo-
dernes Informations-System muss benutzerfreundlich, wenn möglich so-
gar natürlichsprachlich sein und qualitativ bessere Suchergebnisse lie-
fern. Sowohl das Werkzeug wie die Arbeitsleistung kann verbessert
werden.
• 
Eröffnung neuer Möglichkeiten: In weiteren Bereichen wird der
Informatik-Einsatz neue Möglichkeiten überhaupt erst eröffnen, z.B.
einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf archivische Hilfsmittel
oder gar auf archiviertes Schriftgut über moderne Kommunikationsnetz-
werke.
Unabhängig von Anwendungs- und Leistungszielen gilt die Ar-
chivinformatik als Werkzeug, das helfen soll, archivische Aufgaben bes-
ser und effizienter zu erledigen. Einzelne Aufgaben lassen sich über-
haupt nur noch oder gar erst dank der Archivinformatik bewältigen, an-
dere können zumindest auf eine neue Art und Weise wahrgenommen
werden.
Aus dem Werkzeugcharakter der Informatik leitet sich in der Regel ab,
dass ihr Einsatz nicht einfach die Art und Weise diktieren darf, wie ar-
chivische Arbeiten zu erledigen sind, sondern dass die Informatik sich
68

den bestehenden Methoden und Arbeitstechniken grundsätzlich anzu-
passen hat. Es scheint mir durchaus richtig, dass weder die Archivarin-
nen noch die Archivbenutzerinnen sich einfach nach der Technik richten
müssen; man muss sicher versuchen, die neue Technik den erprobten
Methoden anzupassen. Aber: Der Einsatz der EDV muss auch informati-
schen Grundsätzen Rechnung tragen, und wenn das Nachdenken über
den Einsatz der Informatik zur Erkenntnis führt, dass neue Wege der
Problemlösung oder Arbeitsbewältigung effizienter und realisierbar
sind, so muss man solche Erkenntnisse fruchtbar umzusetzen versuchen.
Es muss eine Übereinstimmung zwischen archivgerechtem und informa-
tikgerechtem Arbeiten gesucht werden. Die Herausforderung durch die
Informatik besteht gerade darin, dass man gegebenenfalls bereit sein
muss, das Archiv in elektronischer Umgebung neu zu erfinden und einen
Paradigmenwechsel zu vollziehen7.
Informatik im Bundesarchiv heute
3.1 
Archivierung elektronischen Schriftgutes
Nachdem bereits die Weisung betreffend die Abgabe von Schriftgut an
das Bundesarchiv (1980)8 die datenträgerunabhängige Archivierungs-
pflicht für die Amtsstellen der Bundesverwaltung fixiert hat, haben die
Weisung betreffend die Archivierung und Benutzung der elektronisch ge-
speicherten Daten der Bundesverwaltung im Bundesarchiv von 1984 und
die entsprechenden archivinternen Richtlinien für die Erfassung, Bewer-
DOLLAR 1992b:2 schreibt unter der Überschrift "What Librarians and Archivists
Have in Common": "Peggy Johnson [Automation and Organizational Change in Li-
braries, Boston 1991:156] argues there is a library paradigm shift underway in
which new technologies are transforming how 'libraries are viewed, experienced,
and organized.' As Pat Battin put it, libraries are being 'reinvented in the electronic
environment.' [quoted in Peggy Johnson, p. 40]".
Weisung betreffend die Abgabe von Schriftgut an das Bundesarchiv, hg. vom
Schweizerischen Bundesarchiv, 30.6.1970 (3. Aufl. 1980): Punkt 132 definiert Ak-
ten folgendennassen: "Der Begriff Akten umfasst: - das eigentliche Schriftwerk
[...], - elektronische Datenträger [...]" und hält fest (Punkt 121), dass die Archivie-
rung elektronischer Datenträger in einer speziellen Weisung noch genauer zu re-
geln sei..
69

tung und Archivierung von EDV-Datenbeständen der Bundesverwaltung
im Bundesarchiv (1987)9 die Struktur archivierungsfähiger Daten10
ebenso wie diejenige der Datenträger11 festgelegt und gleichzeitig die
Bewertung der Datenbestände, das Übernahmeverfahren und den
Unterhalt der Daten, die Erstellung und den Unterhalt der Findmittel im
Archiv sowie die Benutzung der Daten geregelt.
Für die Archivierung sequentieller Daten ist die bestehende Lösung ein
erster Ansatz. Die bestehenden Weisungen und Richtlinien bedürfen
aber dringend einer (eigentlich: einer ständigen) Aktualisierung, um den
sich wandernden technischen Rahmenbedingungen angepasst zu bleiben.
Eine solche Revision ist in nährerer Zukunft auch zu erwarten. In die-
sem Zusammenhang sind auch erste Schritte gemacht, um das Bundesar-
chiv infrastrukturmässig aus seiner Abhängigkeit von externen Rechen-
zentren zu lösen. Mit einer archiveigenen Bandstation ist die hausinterne
Verarbeitung (Qualitätskontrolle, Kontrolle der Übereinstimmung von
Datenbeschreibungen und Daten, Kopierarbeiten etc.) flacher Dateien
jetzt möglich.
Nun sind die Probleme zu lösen, die sich bei der Archivierung von
elektronischen Sachakten und Datenbanken ergeben, nicht zu reden von
den Problemen im Zusammenhang mit virtuellen, Hyper- oder Multime-
dia-Dokumenten (Compound Documents)12. Die Fragen betreffend die
9 
ABEDIB-Weisung vom 2.S.1984, gemeinsam vom Bundesarchiv und dem Bundes-
amt für Organisation ausgearbeitet. Die dazugehörenden Richtlinien folgten am
27.5.1987.
Neben den technischen Fragen muss man sich aus archivischer Sicht auch Gedan-
ken machen, über die Auswahl des Datenmaterials für die Überlieferungsbildung,
vgl. dazu grundlegend BÜTOCOFER 1991b.
10 
Punkt 2.1 der Weisung: "Datenbestände [...] die unabhängig von der Hauptanwen-
dung und ohne besondere Voraussetzungen [...] ausgewertet werden kommen".
11 
Punkt 2.2 der Weisung: "ausschliesslich Magnetbänder"
12 
Virtuelle Dokumente bestehen nur auf dem Bildschirm oder als Papierkopien als
physische Einheit; im Grunde sind sie zusammengesetzt aus Textfragmenten und
Verweisen auf Datenbanken oder andere dokumentenfremde Informationsquellen.
Compound documenU/Multimediadokumente verbinden verschiedene informations-
tragende Medien zu einer Einheit, z.B. Text, (bewegtes) Bild und Ton.
Hypermediadokumente vereinigen Charakteristika von virtuellen und multimedialen
Dokumenten. Sie haben neben einer linearen Struktur (Text) noch eine vordefi-
nierte Zweitstruktur, welche ein Beziehungsnetz von einzelnen Textelementen zu
anderen (textfremden) Informationen schafft (Text, Bild, Ton), die nach Bedarf ak-
70

Speichermedien können dabei zwar weitgehend als gelöst betrachtet
werden. Es sind heute einerseits andere EDV-technische Probleme, wie
sie sich aus der existierenden Systemvielfalt ergeben, anderseits Pro-
bleme der logischen Ordnung und einer möglichen Erschliessung, wel-
che einer zukunftsträchtigen und richtungsweisenden Lösung harren.
Ausgehend von der reglementarisch fixierten Pflicht zur bundeszentralen
Archivierung 
von 
Verwaltungsakten 
und 
der 
amtsstelleneigenen
Beschaffungsautonomie sowohl im Hardware- als im Softwarebereich
ergibt sich als wesentliches informatisches Problem die Portabilität
elektronischer Akten aus den EDV-Systemen in den Verwaltungsstellen
in ein Archiv-Informationssystem. Als Grundsatz könnte gelten: elek-
tronische Akten müssen in einer Form archiviert werden, welche unab-
hängig ist von der ursprünglichen Hardware- und Softwareumgebung.
Die Einhaltung allgemein anerkannter Standards und Normen scheint
dabei die einfachste und kostengünstigste Lösung zu sein. Allerdings
sind noch lange nicht in allen Bereichen entsprechende Standardisierun-
gen erreicht, noch sind sie immer absehbar. Die Archivare sind also ge-
zwungen, sich um die Formulierung ihrer Bedürfnisse und deren Um-
setzung in EDV-Normen aktiv zu bemühen13. Eine andere Lösung
würde in der Aufhebung der zentralen Archivierung liegen: die Amts-
stellen würden dann ihre eigenen Akten innerhalb ihrer EDV-Systeme
selber aufbewahren und für ihre bleibende Lesbarkeit und Verstehbarkeit
besorgt sein; eine zentrale Archivstelle würde die Wahrnehmung dieser
Aufgaben nur noch beratend begleiten und die Durchführung überwa-
chen14.
tiviert werden können, so dass neben einer herkömmlichen sequentiellen auch eine
'assoziative' Lektüre möglich ist.
13 
NATIONAL ARCHIVES TECHNICAL PAPER 8/1990, DOLLAR 1992.
14 
DOLLAR 1992a:71: Unter Berücksichtigung von Kostenfaktoren wird die Rolle
von Archiven neu zu bestimmen sein. Die Archive "könnten sich auf die Entwick-
lung von Programmen, Werkzeugen, Richtlinien und Regulierungen konzentrieren,
die den Zugang zu verschiedensten Datenbasen und Informationssystemen erleich-
tern [...] den Zugang regulieren. Aus diesen Gründen müssten zentralisierte
Archiveinrichtungen als finale Endarchive definiert werden. Nur dann, wenn eine
Organisation nicht länger für die Aufbewahrung und Übertragung auf neue Tech-
nologien einstehen kann, wären die zentralisierten Archiveinrichtungen der Ort für
die physische Aufbewahrung von elektronischen Akten." Das würde m.E. die
Rolle zentraler Archive im Lebenszyklus von Schriftgut nur zeitlich verschieben,
ihre Aufgaben im Grunde aber nicht auflieben. Eine systemunabhängige Archivie-
rung müsste einfach zu einem späteren Zeitpunkt realisiert werden.
71

Zu den archivarischen Anforderungen an elektronische Sachakten und
die sie begleitenden Metadaten13 gehört sicher die Erhaltung einer sach-
systematischen, vorgangsorientierten Ordnung während des Prozesses
der Informationsproduktion. Allerdings musste noch Ende der 1980er
Jahre festgestellt werden, dass marktgängige Büroautomationssysteme
die Anforderungen an "amtszentrale Registraturen oder an die bun-
deszentrale Langzeitarchivierung, insbesondere an die Dossierbildung
nach einem sachsystematischen Registraturplan" nicht zu erfüllen ver-
mochten. Da die geschäftsbezogene, vorausschauende Ordnung des
Schriftgutes wesentlich ist, gilt bis heute die Regel, dass archivwürdiges
Schriftgut in Papierform in einer herkömmlichen Registratur aufbewahrt
und später in dieser Form ins Archiv abgeliefert werden muss16. Mit der
Weiterentwicklung der Büroautomationssysteme, um die sich die Archi-
vare ebenfalls aktiv kümmern sollten, wird sich die Situation ändern.
Die heute bestehende Notlösung der Archivierung von Papierkopien
muss überwunden werden.
Aus diesem Grund beschäftigt sich eine vom Bundesarchiv geleitete in-
terdépartementale Arbeitsgruppe ARELDA (Archivierung elektronischer
Daten) mit den Fragen rund um die Archivierung von Büroautomations-
daten. Ziel dieser Arbeitsgruppe ist es, ein Verfahren zu entwickeln für
die Archivierung elektronischer Sachakten. Logischerweise muss dieses
Verfahren bereits bei der Aktenproduktion ansetzen, damit die zu archi-
vierenden Daten einmal auch in der gewünschten Form und mit den
notwendigen quellengenerierten Metadaten zusammen vorliegen werden.
Diese Metadaten sollen als Informationen über die archivierten elektro-
nischen 
Sachakten 
den 
institutionellen 
und 
geschäftsbezogenen
Entstehungszusammenhang dokumentieren und als erstes Findmittel die-
nen. Soweit möglich sollen sie automatisch während des Prozesses der
Aktenentstehung gesammelt und nicht, wie die heutigen Findmittel,
nachträglich zusammengestellt werden. Anders ist die Les- und Versteh-
barkeit elektronischer Akten nicht sicherzustellen. Denn: "Überliefe-
rungsbildung kann angesichts der Büroautomation nicht mehr unbewus-
15 
Mit Metadaten sind Daten gemeint, welche die Struktur, den Inhalt der eigentlichen
Daten beschreiben, also: Daten Ober Daten.
16 
Vgl. das REALISIERUNGSKONZEPT 1989:23, zusammengefasst dargestellt in
GRAF 1990.
Vgl. auch die grundsätzliche Auseinandersetzung mit diesem Thema in MENNE-
HARITZ 1988.
72

ster Nebeneffekt sein, sondern muss geplant und gezielt in den Ar-
beitsprozess im Büro eingegliedert werden"17.
Die genannte Arbeitsgruppe ARELDA eruiert in diesem Zusammenhang
zuerst einmal empirisch, welche Büroautomationssysteme überhaupt in
Gebrauch sind, was für Daten und welche Mengen von Akten damit
produziert werden, wie diese geordnet sind (Registraturplan, Indexie-
rung durch die Sachbearbeiter), welche Zugriffshäufigkeiten festzustel-
len sind, wie die Speicherungsmöglichkeiten sind etc. Parallel zu dieser
Informationssammlung wird versucht, die juristischen und archivisch-hi-
storischen Anforderungen an eine Langzeitarchivierung und spätere Nut-
zung elektronischer Akten zu formulieren und die technischen
Möglichkeiten zu eruieren, welche die Erfüllung dieser Anforderungen
gewährleisten, damit die relevanten Schritte eines Geschäftsganges je-
derzeit rekonstruiert werden können. Absicht ist es, die Überliefe-
rungsbildung in einem offenen System sicherzustellen, welches durch
Einhaltung allgemein anerkannter EDV-Normen und -Standards eine
allgemeine Akzeptanz finden und einen (Meta-)Datenaustausch in alle
Richtungen erlauben wird18. Mit einem solchen Vorgehen wird die Si-
cherstellung künftigen Archivgutes (elektronische Sachakten und Meta-
daten), analog zur Bewertung an der Quelle, aus dem archivischen Be-
reich vorverlegt in den Bereich administrativer Geschäftserledigung und
Aktenproduktion19.
Die Digitalisierung bereits archivierter Akten, wie sie in verschiedenen
aufwendigen ausländischen Grossprojekten für klar umrissene Bestände
mit Erfolg gewagt worden ist20, steht aber als beständeübergreifendes
Unternehmen zur Zeit nicht zur Diskussion, selbst wenn sie aus konser-
vatorischer Sicht interessant sein und für viele Bestände eine Alternative
oder Ergänzung zu teuren Restaurierungs- und Konservierungsmassnah-
men oder herkömmlichen Mikroverfilmungen darstellen könnte. Eine
17 
MENNE-HARTTZ 1990:94.
18 
Die Anstrengungen im Rahmen der Bundesverwaltung sind natürlich nicht isoliert
zu sehen. Vgl. etwa die ähnlichen Überlegungen, die in den USA angestellt wer-
den: NATIONAL ARCHIVES TECHNICAL INFORMATION PAPER 8/1990.
19 
Vgl. DOLLAR 1992
20 
Vgl. u.a. Spanisches Nationalarchiv: Digitalisierung von Beständen aus dem Ar-
chivo General de Indias in Sevilla, National Archives der USA: Digitalisierung von
Beständen aus der Zeit des amerikanischen Bürgerkriegs.
73

Digitalisierung einzelner Bestände(teile) im Rahmen von Forschungspro-
jekten dagegen ist nie auszuschliessen.
3.2 
Teilweise Automatisierung der Verwaltung herkömmlichen
Archivgutes: Das EDIBAR-System
Der Einsatz der EDV hat auch im Bundesarchiv nicht mit der Archivie-
rung maschinenlesbarer Daten begonnen, sondern mit der Verwaltung
herkömmlichen Schriftgutes: Nach der Entwicklung eines beständeüber-
greifenden Personennamennachweissystems (PERSEIS: Personennamen:
Ein Informationssystem) in den frühen 1970er Jahren21 war es der Ak-
tenzuwachs ohne gleichzeitige Personalzunahme, welcher den weiteren
Einsatz der neuen Technologien in den 1980er Jahren wünschbar werden
Hess, damit die vorhandenen Mittel effizienter eingesetzt, die Arbeit ra-
tionalisiert werden konnte. Die eigentliche Planung für die Entwicklung
eines archivischen Arbeitsinstrumentes begann vor rund 10 Jahren (1983
Voranalyse, 1985 Konzeptbericht). 1987 konnten erste Teile des
angestrebten benutzerfreundlichen, 
"umfassenden, 
aufeinander 
ab-
gestimmten Instrumentariums zur Verwaltung und Kontrolle der Be-
stände und ihrer Benutzung" in Betrieb genommen und der Öffent-
lichkeit vorgestellt werden22. Seither ist das EDIBAR-System weiterent-
wickelt und durch neue Komponenten ergänzt worden. Gleichzeitig hat
sich aber auch der state-of-the-art im Informatik-Bereich wesentlich ver-
ändert, 
und die Vorstellungen von Benützerfreundlichkeit 
oder
Natürlichsprachlichkeit haben sich verschoben. Aus dem Wandel der
Vorstellungen und Erwartungen ergibt sich, dass das vor fünf Jahren
moderne und noch heute dem Archivpersonal in verschiedenen Berei-
chen äusserst hilfreiche EDIBAR-System weiterentwickelt werden muss.
3.2.1 Der bt-Zustand
Das EDIBAR-System ist ein für die Benutzung durch das Archiv-
personal konzipiertes Archiv-Informatiksystem für die Verwaltung von
Papierakten, das aus verschiedenen, einander ergänzenden Komponenten
21 
CADUFF1978.
22 
CADUFF 1989:213-272, hier: S. 218.
74

besteht. Tabelle 1 zeigt die wichtigsten archivischen Aufgaben, die mit
diesen verknüpften Ordnungsmittel (Findmittel) und die entsprechenden
EDV-Applikationen (fett = EDIBAR-Teil, normal = sonstige Applika-
tionen [des Bundesarchivs oder anderer Anbieter]).
Kernstück eines Archiwerwaltungssystems sollte eine relationale Daten-
bank sein, deren verknüpfte Tabellen die Informationen enthalten, wel-
che für die logische und physische Ordnung der Archivbestände notwen-
dig sind.
Grundlage für das EDIBAR-System ist das ORACLE-Datenbank-Mana-
gementsystem. Die Teile BAK (Bestände- und Akzessionsverwaltung23),
BAKMAG (Magazinverwaltung) und BAKBV (Benützerverkehr) ent-
halten die wichtigsten Daten aus dem Archiv und die dazu passenden
Recherche-Instrumente (-RE)24. Bei KOMP handelt es sich um eine
Übersicht über die Kompetenzen und Aufgaben des Bundes, wie sie aus
den organisations- oder anderen bundesrechtlichen Erlassen oder auch
aus Geschäftsberichten etc. eruiert werden können. In zeitraubender
Kleinarbeit wird die Verbindung zwischen den rechtsordnungsbezogenen
KOMPentenzentabellen und den beständebezogenen BAKtabellen herge-
stellt; diese Arbeiten sollten in näherer Zukunft abgeschlossen werden
können25.
23 
Akzession: Ablieferung von Akten ans Archiv, Zur Begrifflichkeit vgl. MENNE-
HARTTZ 1992.
24 
Eine aktualisierte Beschreibung des EDIBAR-Systems findet sich in CADUFF et.
al. 1990.
25 
SCHÄRER 1976.
75

TAB. 1: (VOR-) ARCHIVISCHE TÄTIGKEITEN UND ENTSPRECHENDE
ORDNUNGSMITTEL
Tätigkeit
Geschäftserle-
digung, Sach-
bearbeitung
Ablieferung/
Akzession
Bewertung/
Kassation
Erschliessung
Vermittlung
Ort der
Ausübung
Amtsstelle/
Registratur
Zwischenarchiv
Archiv
Ordnungs-
mittel
(logische)
Registraturplan
[ZAC], Geschäfts-
kontrolle
[GEKO-BV]
Abgabevezeich-
nisse [ZAC}
Kassationsliste
(Abgabsver-
zeichnis)
Abgabever-
zeichnisse
Repertorien [REP]
Inventare, Indices
[SYBU, KOMP,
BAKl-RB), BAK-
BV-ftE, DONA-
BAR, NFP23, EX
PERTENSY-
STEMJ
Ordnungs-
mittel
(physische)
Magazinverwal-
tung (Standort
grundsätzlich
[BAKMAG]
Benutzerverwal-
tung (aktueller
Standort)
[BAK-BV]
Neben diesen eigentlichen EDIBAR-Teilen verfügt das Bundesarchiv
über das bereits erwähnte Personennamen-Nachweis-System PERSEIS
und über verschiedene, selbständige Kleinapplikationen, welche bei-
spielsweise die klassische archivische Erschliessung (REP als Arbeits-
hilfe für die Erstellung von Repertorien) oder, im vorarchivischen Be-
reich, die Erfassung von Registraturplänen oder Abgabeverzeichnissen
(ZAC) unterstützen. Ebenfalls für den Einsatz im vorarchivischen Be-
reich ist das vom Bundesarchiv entwickelte komplette Geschäftskontroll-
76

system (GEKO-BV) gedacht. Neben dieser Eigenentwicklung beteiligt
sich das Bundesarchiv auch an entsprechenden Projekten für die Ausar-
beitung ähnlicher Geschäftskontrollsysteme auf unterschiedlichsten Sy-
stemplattformen.
Betrachten wir allein das EDIBAR-System, so verfügt das Bundesarchiv
schon mit diesem über ein Informatik-System, welches es erlaubt, ar-
chiviertes herkömmliches Schriftgut physisch unter Kontrolle zu halten
(von der Akzessionierung bis zur Ausleihe) und logisch zugänglich zu
machen.
Mit EDIBAR sind verschiedene Arbeitsschritte automatisiert worden
(z.B. Fristenkontrolle und Mahnwesen bei Aktenausleihen, Magazin-
raumbewirtschaftung). Die Kontrolle des Benützerverkehrs ermöglicht
zudem eine einfache Ermittlung und Auswertung der Benutzungsfre-
quenzen für die einzelnen Archivbestände. Das EDIBAR-System er-
möglichte es weiter - gleichsam als Nebenprodukt -, eine Systematische
Beständeübersicht26 zusammenzustellen, welche jederzeit nach Bedarf
aktualisiert, d.h. um die Neuzugänge ergänzt werden kann. Ihre
Integration ins Retrievalsystem von EDIBAR bleibt allerdings noch zu
realisieren.
3.2.2 Unmittelbare Ausbaupläne: DONABAR - IZBAR
Bevor wir uns der Retrievalmethode des EDIBAR-Systems und mög-
lichen methodischen Erweiterungen zuwenden, sollen die EDIBAR-Er-
weiterungsabsichten des Bundesarchivs vorgestellt werden, die sich teils
im Stadium konkreter Detailplanung, teils im Stadium konzeptioneller
Entwürfe befinden.
Das DONABAR-Projekt ist in der Planung am weitesten fortge-
schritten. Es steht vor seiner Realisierung. In Rahmen dieses Projektes
sollen in den nächsten Jahren alle Detailfindmittel (z.B. Abgabe-
/Zugangsverzeichnisse) im Bundesarchiv digitalisiert und als maschi-
nenlesbare Findmittel im Rahmen des EDIBAR-Systems zugänglich ge-
macht werden.
26 
BÜTKOFER 1991a.
77

In BAK sind bis heute die wichtigsten inhaltlichen und formalen Anga-
ben zu den Beständen (Signatur), Generationen (Geltungsdauer eines
Registraturplans) und Akzessionen (Zeitraum enthaltener Akten und
Gruppentitel vertretener Registraturplanpositionen je Aktenablieferung)
enthalten. Die letzten Schritte einer Recherche, d.h. insbesondere die
Ermittlung der gesuchten Akteneinheiten innerhalb einer Akzession,
müssen immer noch in den papierenen Detailfindmitteln gemacht wer-
den. Nach deren Digitalisierung müsste eine Recherche im EDIBAR-Sy-
stem nicht mehr auf der Ebene der Gruppentitel der einzelnen Abga-
beverzeichnisse abgebrochen, sondern sie könnte am Bildschirm bis zur
Ermittlung einzelner Dossiertitel vollendet werden.
Dank der zunehmenden Verbreitung der im Auftrag des Bundesarchivs
entwickelten Einzelplatz-Applikation ZAC (Zugangs- und Abgabever-
zeichnis-Computer), welche im Bedarfsfall zusammen mit der nötigen
Hardware einzelnen Amtsstellen zur Vorbereitung von Aktenablieferun-
gen und zur Erstellung der begleitenden Abgabeverzeichnisse leihweise
abgegeben wird, erhielt das Bundesarchiv in den letzten Jahren eine
ständig wachsende Zahl maschinenlesbarer Abgabeverzeichnisse. Diese
könnten im Rahmen des DONABAR-Projektes direkt ins EDIBAR-Sy-
stem integriert werden.
Diesen modernen Abgabeverzeichnissen, welche in der Regel auch qua-
litativ heutigen archivischen Ansprüchen zu genügen vermögen, steht
aber eine riesige Menge papierener Abgabeverzeichnisse unterschiedli-
cher Qualität gegenüber. Diese müssen durch Abschreiben oder mit ei-
nem Scanner und anschliessender OCR-Bearbeitung in ein brauchbares
Datenformat überführt werden, bevor sie in die EDIBAR-Datenbank in-
tegriert werden können. Diese Arbeit wird etliche Arbeitsjahre dauern,
und es hängt wesentlich von den finanziellen Mitteln und den zur Verfü-
gung stehenden Arbeitskapazitäten ab, in welchem zeitlichen Rahmen
dieses Projekt vollendet werden kann.
Nach Abschluss des DONABAR-Projektes, der logischen Weiterführung
von EDIBAR, wäre das archiv-informatische Arbeitsinstrument für die
Verwaltung archivierter Papierakten gemäss Anfangskonzept grund-
sätzlich vollendet. Ein weiterer Schritt wird noch sein, die archivierten
elektronischen Akten selbst in ein erweitertes Archiv-Informatik-System
einzubinden.
78

Die datenmässige Ausweitung des EDIBAR-Systems durch Integration
maschinenlesbarer Detailfîndmittel und - später - elektronischer Sachak-
ten kann nicht die einzige Zukunftsperspektive sein. Im Rahmen einer
Ideenskizze IZBAR ist bereits der Frage nachgegangen worden, wie das
Bundesarchiv zu einem fachbereichsspezifischen 
Informationsversor-
gungszentrum 
entwickelt 
werden 
könnte27. 
Ein 
solches
fachbereichsspezifisches 
Informationsversorgungszentrum 
müsste
selbstverständlich den Zugang zu den Akten der Bundesverwaltung
eröffnen. Gleichzeitig sollte auch der Zugang zu anderen Archiven - im
Rahmen eines Archiwerbundes ähnlich dem bereits bestehenden Bi-
bliotheksverbund - bzw. zu Bibliotheken, (kommerziell betriebenen) öf-
fentlich 
zugänglichen 
Datenbanken 
(Nachrichtenagenturen,
H[istorisches]L[exikon der ]S[chweiz], Kulturgüterdatenbank, Informa-
tionssammlungen aus Forschungsprojekten etc.) oder anderen Infor-
mationsquellen 
ermöglicht 
werden. 
Umgekehrt 
müsste 
von
Informationsversorgungszentren anderer Fachbereiche aus nach Bedarf
auf die Akten und Daten der Bundesverwaltung zugegriffen werden kön-
nen. Damit könnten Benutzerinnen zwischen Literatur- und Quellen-
studium hin und herwechseln, könnten Bundes- und Kantonsakten, die
häufig eine materielle Einheit bilden, im gleichen Arbeitsgang konsul-
tiert bzw. den Endbenutzerinnen zu einer computerunterstützen Analyse
und Auswertung on-line zur Verfügung gestellt werden28.
Im eigentlichen Bereich der Vermittlung elektronischen Schriftgutes von
eidgenössischen Amtsstellen müssten in einem zukünftigen Informa-
tionsversorgungszentrum neue Retrievalmöglichkeiten geschaffen wer-
den, welche auf der Grundlage einer umfassenden Sammlung von Meta-
daten zur Dokumentation der Entstehungsprozesse von Akten vielfältige
Zugänge zu diesen erlauben würden. Die Erschliessung als Bearbeitung
definitiv bewerteter, abgeschlossener Archivbestände müsste sich in den
Entstehungsprozess des Schriftgutes vorverschieben, wie es in einer
elektronischen Umgebung eigentlich naheliegend ist. Die eigentlichen
Sachakten würden dann nicht mehr nur als archivischer Rohstoff dienen,
27 
Zur Idee des Informationsversorgungszentrums vgl. den Bericht der COMMISSION
FEDERALE POUR L'INFORMATION SCIENTIFIQUE 1988.
28 
Vgl. das Recherchebeispiel in Tabelle 2, das eine Kompetenz berührt, die teilweise
von den Kantonen wahrgenommen wird.
Allg. zu den Bedürfhissen der Forscherinnen: MICHELSON 1992.
79

sondern sie könnten gleichzeitig selber auch Findmittelfunktionen über-
nehmen29.
Das EDIBAR-Retrievalkonzept
Die Erschliessung von Archivbeständen und die Benutzung der Find-
mittel während eines Suchprozesses stehen naheliegenderweise in einem
engen wechselseitigen 
Verhältnis. 
Nur was während der Er-
schliessungsarbeit an Informationen in ein Findmittel einfliesst, kann
später während einer Recherche die Informationssuchenden weiterfüh-
ren. Während der Erschliessung werden Informationen über die Her-
kunft, den Charakter und Inhalt von Beständen und deren Teilen ge-
sammelt. In den archivischen Verzeichnissen entsteht ein konzentriertes
Abbild der Akten selbst30, ohne allerdings deren eigene ursprüngliche
Informationsfülle bewahren zu können. Diese Konzentrierung der Infor-
mation setzt Entscheidungen voraus - ähnlich der Bewertung - über die
Trennung des Wichtigen vom Unwichtigen.
Die Benützungsbedürfnisse ihrerseits wecken Wünsche nach spezifischer
Erschliessung des Archivmaterials. Der ständige Wandel der Interessen
von Forscherinnen verweist aber auf eine grundsätzliche Problematik:
Es ist schwierig vorauszusagen, nach welchen Kriterien Archivmaterial
erschlossen werden sollte, damit auch künftigen Generationen von Ar-
chivbenutzern der Zugang zu ihnen entsprechend ihren eigenen
29 
Vgl. BEARMAN 1992.
Bereits der EDIBAR-Konzeptbericht von 1985 formuliert weitsichtig eine solche
Perspektive: "Das BAR ist möglicherweise gezwungen, in Zukunft auf traditionelle
und bewährte Arbeitsverfahren und -ergebnisse zu verzichten."
Es wird auch von den Ergebnissen der Arbeitsgruppe ARELDA abhängen, wie
viele Informationen aus dem Schriftgutproduktionsprozess gesichert und als archi-
vische Erschliessungshilfen genutzt werden können. Als Beispiel für Dokumente,
welche eine solche Doppelfunktion haben, können die Geschäftsberichte genannt
werden: Als Verwaltungsdokumente gehören sie, obwohl publiziert, sicher auch ins
Archiv. Sie können aber auch als Findmittel benutzt werden, geben sie doch Auf-
schluss Ober die tatsächlich wahrgenommenen Kompetenzen und Aufgaben (vgl.
SCHÄRER 1976).
30 
Nach INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES 1990:1.
80

Interessenlagen sinnvoll erleichtert werden kann. Heute sind die archivi-
schen Findmittel angebotsorientiert und verlangen von den Benut-
zerinnen spezifische eigene Suchanstrengungen mit Ungewissem Aus-
gang: erst am Schluss eines Suchprozesses zeigt sich, ob Akten gefunden
werden können, welche die Beantwortung einer Frage ermöglichen31.
Dazu kommt: Die archivischen Suchstrategien unterscheiden sich nach
archivarischem Selbstverständnis methodisch grundsätzlich von bi-
bliothekarischen oder dokumentarischen Suchstrategien, weil Archivgut
organisch gewachsen und nicht nach sachlichen Kriterien bewusst ge-
sammelt worden ist. Methodisch muss deshalb ein archivisches Retrie-
valkonzept auf dem allseitig anerkannten Provenienzprinzip und dem Re-
spect des fonds aufbauen - so auch im Rahmen des EDIBAR-Systems.
Recherchieren setzt deshalb bei den Fragenden immer ein spezifisches
Wissen um die Struktur des archivierten Materials voraus, welches pri-
mär nach abliefernden Informationsproduzenten (Verwaltungsstellen)
und sekundär, innerhalb der Gruppen von Informationen gleicher Her-
kunft, nach einer hierarchisch-geschäftsbezogenen 
Sachgliederung
(Registraturplan) 
geordnet 
ist, 
welche 
die 
den 
informations-
produzierenden Stellen übertragenen Aufgaben (Kompetenzen) wider-
spiegelt.
Eine themenbezogene Recherche im EDIBAR-System läuft 
fol-
gendermassen ab (vgl. Tabelle 2): In einem ersten Schritt muss eine
Frage in Kompetenz-Begriffe übersetzt werden, d.h. im Rahmen des
EDIBAR-Teiles KOMP, einer Art vorgangsbezogener Pertinen-
zordnung, muss die der Frage entsprechende Kompetenz eruiert werden.
Diesem Vorgehen liegt die Überlegung zugrunde, dass nur der
Aufgabenbezug Grundlage für eine sinnvolle Ordnung archivierten oder
archivwürdigen Schriftgutes sein könne.
In einem zweiten Schritt muss festgestellt werden, welcher Kompetenz-
träger (mit einer Kompetenz/Aufgabe beauftrage Amtsstelle) während
eines bestimmten Zeitraumes mit der eruierten Kompetenz betraut war.
Das Schriftgut eines Kompetenzträgers formt zusammen einen Bestand.
Systemtechnisch entspricht dieser zweite Schritt der Recherche dem
Übergang von KOMP zu BAK, logisch demjenigen von einer Hand-
lungsordnung zu einer Organisationsordnung.
31 
DOLLAR 1992a:84ff.
81

Im dritten Schritt ist das Schriftgut des ermittelten Kompetenzträgers ge-
nauer zu befragen. Dieses Schriftgut ist seit dem Stadium seiner Produk-
tion gemäss einem Registraturplan geordnet; Auszüge aus diesem Re-
gistraturplan begleiten als Abgabeverzeichnisse die einzelnen Aktenab-
lieferungen dieser Amtsstelle, und die kumulierten Abgabeverzeichnisse
stellen eine Art Rohdetailfindmittel für einen Bestand dar. Ordnungs-
prinzip für die Registraturpläne sollte wiederum die Aufgabenverteilung
sein. Konkret: jeder Registraturplan sollte in seiner Gliederung die
wichtigsten Aufgaben einer Verwaltungsstelle spiegeln. Entsprechend
dem Kompetenzprinzip müsste man eigentlich zwischen einzelnen Posi-
tionen eines Registraturplanes und den einzelnen Kompetenzen einer
Amtsstelle eine klare Verbindung herstellen können. Gestützt auf eine
solche Beziehung, selbst wenn diese in der Praxis nicht so eindeutig
herzustellen ist, müsste im weiteren Verlauf des Rechercheprozesses nur
noch auf diejenigen Akzessionen eines Bestandes verwiesen werden,
welche auch entsprechendes Schriftgut enthalten. Im Rahmen der BAK-
RE-Applikation wird aber auf eine solche, in der Praxis nur in den sel-
tensten Fällen sauber herzustellende Verknüpfung von Kompetenzen mit
Registraturplanpositionen ganz verzichtet, d.h. dass während des Re-
chercheprozesses immer auf das ganze Schriftgut einer Verwaltungsstelle
verwiesen wird. Es bleibt den Benutzerinnen vorbehalten, eine Fein-
ausscheidung möglicherweise relevanten Schriftgutes vorzunehmen.
Hilfreich sind dabei v.a. die Randdaten der einzelnen Akzessionen, wel-
che auf den Zeitraum hinweisen, aus dem das Schriftgut stammt. An-
hand dieser Randdaten und anhand der Haupttitel der einzelnen
Abgabeverzeichnisse kann eine erste Feinausscheidung in Frage kom-
menden Archivmaterials im Rahmen des EDIBAR-Systems vorgenom-
men werden. Zudem verweist EDIBAR in diesem Stadium auch auf Be-
stände, welche erst theoretisch bestehen, zu denen aber noch nie Akten
abgeliefert worden sind32; ein Suchprozess kann so in mehrfacher Hin-
sicht in Sackgassen führen (vgl. die schematische Zusammenstellung in
Tabelle 3). Die Resultate werden nach der im Rahmen von DONABAR
zu realisierenden Integration der bestehenden Detailfindmittel ins EDI-
BAR-System wesentlich positiver ausfallen.
Nach der Eruierung potentiell wichtiger Bestände und eventuell einzel-
ner Akzessionen muss die weitere Recherche vor der im Rahmen des
DONABAR-Projektes 
geplanten 
Digitalisierung 
der 
Abgabever-
zeichnisse in den papierenen Detailfindmitteln zu Ende geführt werden.
32 
1966 ist im Bundesarchiv eine Zusammenstellung aller Amtsstellen erarbeitet wor-
den (Basis: Staatskalender etc.) und jeder Amtsstelle ist eine Bestandessignatur zu-
geordnet worden. Diese dauernd ergänzte Beständesübersicht ist in EDIBAR inte-
griert worden.
82

EDIBAR liefert dann wieder die Angaben zu den Standorten der einzel-
nen Akzessionen im Magazin.
Tab. 2: RECHERCHE IM EDIBAR-SYSTEM I
Frage 
"Ich interessiere mich für die
Geschichte des Kokainkonsums in
der Schweiz."
Stichwort 
Kokain
Kompetenz 
Betäubungsmittelverkehr 1925-52
Betäubungsmittelgesetz 1952-
[2]
Kompetenz- 
1 Gesundheitsamt 1925-52 [11]
träger 
Zollverwaltung 1925-52 [12]
Kommission für die Ausführung
des Betäubungsmittelgesetzes
1925-52 [13]
2 Gesundheitsamt 1952-79 [21]
Bundesamt für Gesundheitswesen
1979- 
[22]
Bundesanwaltschaft 1952- 
[23]
Schweiz. Zentralstelle für die
Bekämpfung illegalen Betäu-
bungsmittelverkehrs 1952-
[24]
Zollverwaltung 1952-79 [25]
Eidg. Zollverwaltung 1979-
[26]
Kantone 1952- 
[27]
83

Bestände
(Signatur)
11
12
13
21
22
23
Akzessionen
(Anzahl)
24
25
26
27
111
112
113
121
231
——
wie
——
—
5
3
38 -
44 -
1 -
[12]
- 1
- 1
4
0
0
E 3300 (A) Gesundheitsamt 1896-
1935 / 1921-79 [111]
E 3300 (B) Gesundheitsamt 1936-
39 / 1921-79 [112]
E 3300 (C) BA Gesundheitswesen
1940- 
/ 1979- 
[113]
E 3301 (-) [7] Personen-
dosimetrie
Zollverwaltung -> Ober-
zolldirekt ion
E 6350 (A) [7] Amtsbücher
E 6350 (B) [121]
E 6355 (-) [7] Schweiz.
Zolltarif
wie [11]
Teil von [11] +
E EDI, 1004 (-) Abt. Gifte,
Daten aus RAGÏDOS
E 4320 (A) [7] Polizeidienst
E 4320 (B) [7] Polizeidienst
E 4320 (C) [7] Polizeidienst
E 4321 (A) [7] Rechtsdienst
E 4325 (-) [7] Zentrale Dienste
E 4327 (-) Bundesanwaltschaft
1889 - [231]
davon zum Thema Betau
bungsmittel
84

Schlagwort
Kompetenzen
Kompetenzträger
Bestände
Akzessionen
t
0
0
o
0
• ••••
o oooo
0 oooo
oooo
oooo
oooo
oooo
oooo
oooo
00
00000
00000
00000
00000
00000
00000
00000
00000
oooo
I
«5
0 
positives Suchresultat
Q negatives Suchergebnis

Der oben beschriebene Suchweg zeigt eine komplette Recherche in unse-
rem heutigen elektronischen Suchsystem. Für einen erfahrenen Archiva-
ren ist es nicht notwendig, alle diese Schritte wirklich im EDIBAR-Sy-
stem nachzuvollziehen. In den meisten Fällen weiss er bereits aufgrund
einer gestellten Frage bzw. seiner Rückfragen, welche Amtsstellen mit
ihrem Schriftgut für die Beantwortung zu berücksichtigen sind; er wird
also erst auf der Ebene der Bestände ins elektronische Retrievalsystem
einsteigen und mit dem Überblick über die vorhandenen Akzessionen
weiterarbeiten. In KOMP und in demjenigen Teil von BAK, welcher die
Übersicht über die Amtsstellen enthält, ist viel archivarisches Experten-
wissen formalisiert, das heute auch noch in den Köpfen der langjährigen
Archivmitarbeiter gespeichert ist. Liegen für den Archivar-Experten die
Vorteile von EDIBAR also nicht in erster Linie in dessen Retrievalkom-
ponenten, so sind diese für die Archivbenutzerinnen ohne Vermittlung
durch das Archivpersonal noch zu kompliziert. Hier besteht ein Aus-
baubedarf, und im Hinblick auf eine solche notwendige Erweiterung des
Benützerlnnenkreises sind auch die nachfolgenden methodischen Über-
legungen zu verstehen.
Mögliche Erweiterungen der Retrievalstrategie
Grundsätzlich denken wir an zwei Arten der Erweiterung anzubietender
Retrievalmöglichkeiten:
1. 
Das bei Archivbesucherinnen häufig fehlende methodische und
sachliche Wissen um archivische Suchmöglichkeiten verursacht einen
grossen Betreuungsaufwand - eine repetitive Vermittlung von elemen-
tarem Basiswissen. Dieser liesse sich vermindern durch ein intelligentes
wissensbasiertes System, welches die Teilergebnisse einer Recherche
kommentieren und weitere Schritte vorschlagen bzw. deren Konsequen-
zen erläutern könnte. Dies würde es Benutzerinnen erlauben, ihren
Kenntnissen entsprechend selbständig durch die vorhandenen Findmittel
zu navigieren, ohne dauernd von der Unterstützung des Archivpersonals
abzuhängen. Sie würden bei längeren Arbeiten dabei eine Vertrautheit
mit den Archivbeständen gewinnen, welche sie sich wegen des heute
86

fehlenden direkten Zugangs auf ungleich schwierigere Art erwerben
müssen.
2. 
Beschränkungen des Informationsgehaltes, wie sie sich aus der
herkömmlichen Erschliessung durch Informationsverdichtung in Ak-
tensurrogaten ergeben, könnten überwunden werden, wenn man die
Akten selbst auch als "Findmittel" befragen könnte. Mit einem kombi-
nierten Suchinstrument, welches die Vorteile des bestehenden, hier-
archisch organisierten EDIBAR-Systems mit den neuen Möglichkeiten
eines intelligenten Volltext-Retrievalsystems verbinden würde, d.h. mit
einem System, welches sich sowohl auf strukturierte Informationen über
- wie auf unstrukturierte Informationen in den Akten stützt, liessen sich
erhebliche Verbesserungen und eine zeitgemässe Gestaltung eines nach
heutigen 
Vorstellungen 
benutzerfreundlichen, 
natürlichsprachlichen
Informationssystems realisieren.
5.1 
Sprachanalytischer Ansatz (NFP 23)
Seit gut zwei Jahren beteiligt sich das Schweizerische Bundesarchiv, zu-
sammen mit dem Institut dalle Molle pour les études sémantiques et co-
gnitives (ISSCO) in Genf und dem Istituto dalle Molle di studi
sull'intelligenza artificiale (IDSIA) in Lugano mit dem Projekt Speci-
fication and Prototyping of a System for the Intelligent Management of
Information 
am 
Nationalen 
Forschungsprogramm 
23, 
Artificial
Intelligence and Robotics.
Ausgangspunkt unserer Überlegungen für den Entwurf des For-
schungsplanes ist die Vorstellung gewesen, dass in Zukunft Massen
maschinenlesbarer Informationen zur Verfügung stehen werden, welche
sinnvollerweise auch in dieser Form archiviert werden sollten. Die tech-
nischen und wirtschaftlichen Fragen, die mit der Aufbewahrung grosser
Datenmengen verbunden sind, können heute grundsätzlich als gelöst
gelten. Völlig offen ist es dagegen noch, welche Form diese maschi-
nenlesbaren Dokumente haben und wie sie geordnet sein werden. Die
Eigenschaft der Maschinenlesbarkeit elektronischer Akten eröffnet aber
auf alle Fälle neue Möglichkeiten der Analyse und des Zugriffs - sei es
auf ungeordnet abgespeicherte und nur indexierte oder auf klar struktu-
rierte und mit herkömmlichen Aktenzeichen versehene Dokumente.
87

Im Rahmen des genannten NFP-23-Projektes sind zwei methodische An-
sätze ausgewählt worden zur Sicherstellung oder gar Erweiterung und
Verbesserung archivischer Retrievalmöglichkeiten in einer elektroni-
schen Umgebung: die automatische Verarbeitung natürlichsprachlicher
Dokumente und der Einsatz wissensbasierter Systeme. Die Expertensy-
stemteile würden dabei Funktionen des heutigen EDIBAR-Systems in
verbesserter Form übernehmen; die sprachanalytischen Teile müssten
die auf herkömmliche Art nicht erreichbare Präzision der Suche durch
Berücksichtigung von Dokumenteninhalten erhöhen.
Tabelle 4 zeigt die geplante Struktur des ganz in Prolog programmierten
Prototyps, welcher ursprünglich eine enge Verflechtung der beiden Ele-
mente - Expertensystem und Sprachverarbeitung - vorsah, die sich auch
funktional bestens ergänzen können.
Tab. 4: Struktur des Prototyps
DOKUMENT-> DOKUMENT-
ZERGLIE-
DERUNG
-> 
TEXT-
ANALYSE
- > 
EXPERTEN
SYSTEM
EXPERTEN
- > SYSTEM
FRAGEZER-
GLJEDERUNG/
-> 
-ANALYSE
BENUTZER-
RECHERCHE 
- >
- > ERKENNEN 
- >
DOKUMENTEN-
STRUKTUR
-> 
1NDEX1E- 
->
RUNG
DOKUMENTE
- > 
ANALYSE
DOSSIERS 
- >
PRÄZISIERUNG
- > DER FRAGE - >
INDEXIERUNG
-> 
DER FRAGE 
->
FRAGEFORMU-
OBERFLÄCHE 
- >
FRAGE
BEANT-
WORTEN
LIERUNG
Im Rahmen des NFP-23-Projektes sind, den zur Verfügung stehenden
Personalkapazitäten entsprechend, zuerst der Dokumentenparser und die
88

Textanalyse ausgearbeitet worden33. Die Analyse der Fragen wird sich
analog der Textanalyse vollziehen; sie stellt deshalb keine weiteren Pro-
bleme. Die Ausarbeitung einer ergonomischen Benutzeroberfläche stellt
v.a. ein technisches Problem dar; sie war deshalb nie von grosser Dring-
lichkeit. Die Expertensystemteile sollten erst in einer zweiten Phase des
Projekts in Angriff genommen werden. Da die vorgesehene Wei-
terfinanzierung nicht bewilligt worden ist, können sie im Rahmen dieses
Forschungsprojektes nun nicht mehr realisiert werden und bleiben als
Pläne auf dem Papier bestehen.
Der Hauptteil unserer Arbeit hat sich also auf die Verarbeitung von
maschinenlesbaren Dokumenten konzentriert. Damit eine automatische
Fragebeantwortung in einigermassen akzeptabler Zeit zu erreichen ist,
müsste die Analyse des Schriftgutes im Rahmen der Akzessionierungs-
arbeiten durchgeführt werden. Die Resultate dieser Analyse - die Do-
kumentenprofile, eine Art komplexer Indexeinträge - würden an-
schliessend in einer Datenbank aufbewahrt.
Um eine Frage zu beantworten, genügt es, diese auf die gleiche Weise
zu analysieren wie die archivierten Dokumente. Das Resultat der Frage-
analyse - das Frageprofil - kann dann mit den Dokumentenprofilen
verglichen werden. Finden sich vergleichbare Profile, so ist die Frage
positiv beantwortet. Es bleibt dabei offen, wie weit sprachliche
Deckungsgleichheit zwischen Fragen und Quellen überhaupt erwartet
werden kann (man denke nur an die Änderungen des Sprachgebrauchs:
Atomkraftwerk > Kernkraftwerk, technische Zusammenarbeit > Ent-
wicklungshilfe etc.). Führt dieser Ansatz aber - wie wir glauben - zu po-
sitiven Ergebnissen, so liesse sich ein enorm flexibles Retrievalinstru-
ment entwickeln, weil der Inhalt von Dokumenten plötzlich als
"Findmittel " zur Verfügung stehen würde.
33 
Am Projekt haben drei Forscher mitgearbeitet: Der Computerlinguist Michael Hess
für die ISSCO, der Systemanalytiker Jean-Luc Cochard für die IDSIA und der Ver-
fasser als Historiker und Vertreter des Bundesarchvs.
89

5.1.1 Dokumentenparser34
In diesem Kapitel soll der Verlauf der Analyse der rohen Dokumente bis
zur Erstellung eines passenden Dokumentenprofils beschrieben werden.
Diese Dokumentenanalyse besteht aus mehreren Arbeitsschritten. Sie
beginnt mit der Analyse der Dokumentenstruktur und des Dokumen-
tentyps.
Tab. 5: 
ORIGINALDOKUMENT
DIRECTION FEDERALE DES FORETS 
Aux
Inspections cantonales
3001 Berne 
des forêts
Laupenstrasse 20
Case postale 5662
Tél.: 031 / 61 80 91
n.réf.: 267 AB/ef
Berne, mai 1989
Inventaire complet des vues aériennes des dégâts causés par
les tempêtes
Messieurs
Die Dokumente stehen uns in einem 'hart'-formatierten ASCII-Format
zur Verfügung (keine Tabulatoren, keine Paragraphenbezeichnungen,
nur Leerschläge und alle Zeilen mit abgeschlossen)35. Das uns
34 
Parser, dt. Zerteiler; Programm, das eine Zeichenfolge einliest und diese syntak-
tisch analysiert bis ein Ableitungsbaum als Output ausgegeben werden kann. Die
Verwendung des Begriffs hier verweist auf die strukturelle Ähnlichkeit dieses Ar-
beitsschrittes der Dokumentenerkennung mit demjenigen der Syntaxanalyse.
35 
Aus methodischen Gründen ist der Ansatz dieses Forschungsprojektes auf franzö-
sischsprachige Dokumente beschränkt, da die französische Sprache nicht so frei
zusammengestellte Nominalkomposita kennt wie das Deutsche und da auch die
Syntaxstruktur klarer definiert ist.
Da aktuelle Dokumente der Verwaltung dem Amtsgeheimnis unterliegen, war es
schwieriger als ursprünglich geplant, eine ausreichende Zahl von maschinen-
lesbaren Dokumenten in französischer Sprache zu finden. Die Sektion Förde-
rungsmas8nahmen der Abteilung Walderhaltung und Jagd der Eidg. Forstdirektion
(Bundesamt für Umwelt, Wald und Landschaft) hat schliessiich Dokumente aus ih-
90

zur Verfügung stehende elektronische Schriftgut zeigt, dass es bereits
für einfachste Dokumente eine enorme Formvielfalt gibt. Dieser Um-
stand hat uns gezwungen, die Erkennung des Dokumententyps zu
beschränken auf die Erkennung von Briefen und von Protokollen. Wer-
den in den Büroinformationssystemen vermehrt internationale Normen
und Standards eingehalten, so wird sich die Dokumentenarchitektur bes-
ser definieren und bei einer automatischen Analylse auch leichter wie-
dererkennen lassen36.
rem Büroautomationssystem zur Verfügung gestellt. Wir danken Herrn R. Gerber,
Sektionschef, für dieses Entgegenkommen, dank dem wir uns eine Arbeitsbasis von
rund 500 ASCII-Dokumenten beschaffen konnten, 120 davon in französischer
Sprache. Die deutschsprachigen Dokumente konnten wir v.a. für die Strukturana-
lyse benutzen. Daneben verfügen wir noch über eine parallele Datenbank, welche
die strukturierten Informationen enthält, wie sie zusammen mit den Dokumenten im
Büroautomationssystem verwendet werden (Titel, Verfasser, Datum, Stichworte).
Auch aus diesen Informationen konnten wir interessante Einsichten über die Nut-
zungsgewohnheiten gewinnen.
36 
Wir denken etwa an folgende Standards: SGML (Standard Generalized Markup
Language, ISO 2709) zur Standardisierung des Dokumentenaufbaus, nur für Text-
dokumente geeignet. ODA/ODIF (Office Document Architecture/Interchange For-
mat, ISO 8613), ebenfalls eine Norm zur strukturierten Dokumentengestaltung. Die
ODA/ODIF-Regeln könnten an sich in SGML ausgedrückt werden. Vgl. etwa
APPELT 1990.
91

Tab. 6: 
ZERGLIEDERTES DOKUMENT
Bloc: orig(l,l), 29 * 1, 
orig(Spalte, Zeile
DIRECTION FEDERALE DES FORETS 
[Position der linken
oberen Blockecke]),
Bloc: orig(37,l), 23 * 4, 
n*m [Blocklänge *
Aux 
Anzahl Zeilen].
Inspections cantonales
des forêts
Bloc: orig(1,3), 20 * 5,
3001 Berne
Laupenstrasse 20
Case postale 5662
Tél.: 031 / 61 80 91
n.réf.: 267 AB/ef
Bloc: orig(40,9), 15 * 1,
Berne, mai 1989
Bloc: orig(l,12), 49 * 3,
Inventaire complet des vues aériennes des dégâts
causés par les tempêtes
Eine sequentielle Lesart würde unverständliche Informationen liefern:
... 'cantonales1 '3001' 'Berne' 'des' 'forêts' ... Während der Dokument-
analyse muss also die menschliche Fähigkeit simuliert werden, blockar-
tig angeordnete, sinnmässig zusammengehörige Informationen als Ein-
heiten zu erfassen. Dieser Vorgang ähnelt dem Vorgehen von OCR-Sy-
stemen, die Zonen mit hoher Pixeldichte von anderen trennen; der
Unterschied liegt darin, dass für unseren Prototyp die Buchstaben die
'Pixels' sind. Der Dokumentenparser liefert als Resultat die Angaben,
die in Tabelle 6 enthalten sind.
92

Tab. 7:
TEXTGRAMMATIK37
Objekt
-> 
Definition
(Beschreibung jeden Objektes durch die Aufzählung der
obligatorischen, fakultativen, 
einmal oder mehrmals
auftauchenden Elemente)
Textsorte
Brief
Rundschreiben
Adresse
Post_Scriptum
{...> | Brief | 
Normaler_Brief | Rundschreiben
(Briefkopf),
(Telefonnummer),
(Adresse),
Datierung +,
Referenz
Betreff,
(Post_Scriptum),
(Verteiler) | Amt | Firmen-
name | Personenname, (Strasse), Ort.
(['PS'])
Da eine automatische linguistische Analyse ganzer Dokumente die
Möglichkeiten heutiger 
Computerlinguistik 
übersteigt, 
muss die
sprachliche Analyse auf Dokumententeile mit hoher Informationsdichte
beschränkt werden können, z.B. auf die Betreff-Angaben. Um dieses
Ziel zu erreichen, muss jedem Block eine Etikette 'angeheftet' werden,
welche dessen funktionale Bedeutung beschreibt. Dieser Vorgang basiert
auf einer «Textgrammatik», welche das Resultat der Analyse von rund
hundert Briefen darstellt. Die Grundform dieser «Textgrammatik» ist in
Tabelle 7 dargestellt.
Durch die Angabe von Relationen (die Absenderangabe findet sich links
von der Adressangabe, das Datum findet sich unter der Aderessangabe
37 
(Begriff) - optional
Begriff + - ein- oder mehrmaliges Vorkommen möglich
Begriff * - kein oder mehrmaliges Vorkommen möglich
Begriffl | Begriff? - alternatives Vorkommen
[Begriff] - konkretes Erscheinungsbild
"Begriff1 - Vorkommen genau in dieser Form
Begriffl, Begrifft | Begrifft - Begriffl und 2 oder BegrifO
93

etc.) und durch die Angabe eines möglichen Spektrums des Inhaltes die-
ser Strukturelemente (Datum kann sich zusammensetzen aus Teilen von
123..JanFebMärz.. etc.) gelingt es, die Dokumentenstruktur zu erfassen
Tab. 8: 
DOKUMENTENSTRUKTUR UND -INHALT:
ANALYSERESULTAT
Brief
(Rundschreiben
(Absender("DIRECTION FEDERALE DES FORETS
3001 Berne
Laupenstrasse 20
Case postale 5662"),
Telefon("031 / 61 80 91"),
Referenz("267 AB/ef"),
Adresse
(Verteiler("Aux Inspections cantonales
des forêts")),
Datierung("Berne, mai 1989"),
Betreff("Inventaire complet des vues
aériennes des dégâts causés
par les tempêtes"),
Anrede("Messieurs"),
5.1.2 Die automatische linguistische Analyse38
Im Rahmen einer umfassenden Analyse von natürlichsprachlichen
Dokumententeilen kommt an erster Stelle die morphologische Analyse.
Diese ist bei einer flexionsreichen Sprache wie dem Französischen von
grosser Bedeutung. Im Rahmen unseres NFP-23-Projektes ist ein Mor-
38 
Vgl. für die folgenden Ausführungen zur Morphologie: COCHARD 1992, für den
syntaxo-semantischen Teil: HESS 1992.
94

phologieanalyseprogramm entwikkelt worden, welches es erlaubt, mehr
als ÎOO'OOO Wortformen zu verstehen.
Die Dokumententeile, die gewöhnlich die grösste Informationsdichte
aufweisen, werden sprachlich analysiert. Viele Systeme beschränken
sich dabei auf eine statistische Auswertung. Sie entfernen zuerst alle
Funktionswörter und alle häufig auftauchenden Wörter. Die übrigen Be-
griffe werden auf ihre Stammform reduziert, wie z.B.
(1) 
inventaire, inventori sation, inventorier --->
inventaire
Die Fragen werden als Bool'sehe Kombinationen von Begriffen formu-
liert. Die Frage etwa
(2) 
Existe-t-il un inventaire des vues aériennes des dégâts
causés par les tempêtes?
würde als Bool'sehe Kombination der Begriffe
(3) 
inventaire & vue_aérienne & dégât & tempête.
formuliert. Ein solches Retrievalsystem würde als Antwort einerseits
zwar richtigerweise auf Dokumente verweisen, deren Betreffangabe fol-
gendermassen lautete:
(4) 
Inventaire complet des vues aériennes de dégâts causés
par une tempête.
Leider würden anderseits auch Dokumente angezeigt, deren Betreffzeile
lauten könnte:
(5) 
Inventaire complet et vues aériennes de dégâts causés
par une tempête
Eine solche Antwort ist unbefriedigend wegen ihrer mangelnden Präzi-
sion, die sich, sind erst einmal Tausende elektronischer Dokumenten ar-
chiviert, verheerend auswirken würde, müssten doch schier endlose
Referenzlisten von Hand bearbeitet werden, damit man die nützlichen
von den unnützen Dokumenten trennen kann.
Um die Präzision der Retrievalresultate zu erhöhen, wird die linguisti-
sche Analyse um eine syntaktische und semantische Analyse ergänzt.
Das stellt uns vor verschiedene Probleme:
• 
Die öffentliche Verwaltung beschäftigt sich mit fast allen Le-
bensbereichen, so dass wir mit Dokumenten konfrontiert sind, deren
Sprache allgemein und von enormer Vielfalt ist.
95

• 
Die syntaktische Struktur einer Frage wird sich kaum in der glei-
chen Form in den Dokumenten wieder finden lassen, da alles sich in
verschiedenen syntaktischen Konstruktionen formulieren lässt. Meist
werden wohl die Fragen allgemeiner formuliert sein als die Betreffzeilen
von Dokumenten.
• 
Selbst einfache Sätze sind häufig mehrdeutig, wenn man sie sorg-
fältig analysiert.
Um die Möglichkeiten heutiger Computerlinguistik nicht überzustrapa-
zieren, werden also nur Informationsdichte Dokumententeile einer syn-
takto-semantischen Analyse unterworfen, deren Ergebnis anschliessend
in eine normalisierte Logik übertragen wird.
Tab. 9: 
SYNTAKTISCHE 
VARIANTEN 
FÜR 
DIE
FORMULIERUNG EINES SACHVERHALTES
6a 
Inventaire des vues aériennes de dégâts causés par une tempête
6b 
Inventaire des vues aériennes de dégâts qui ont été causés par
une tempête
6c 
Vues aériennes inventorisées de dégâts causés par une tempête
7a 
Droit de douane sur l'importation de légumes du Marché commun
en Suisse
7b 
Droit de douane sur des légumes importées du Marché commun en
Suisse
Die gemeinsame Bedeutung der Betreffangaben (7a-b) kann logisch in
folgender Form dargestellt werden39:
(8) 
droit(sk-1,sk-2),d1,p1,s1
douane(sk-2,sk-3),d1,p1,s1
importâtion(sk-3,sk-4(sk-5,sk-6),d1,p1,s1
Iégume(sk-4),d1,p1,s1
marché(sk-5),d1,p1,s1
conmun(sk-5),d1,p1,s1
sui sse(sk-6),d1,p1,s1
39 
sk-n ist eine sogenannte Skolem-Konstante; jedem Begriff wird eine eigene solche
fortlaufend nummerierte Konstante zugeordnet. Die Angaben dl, pi, si verweisen
auf den Ort im Dokument, an welchem sich ein Begriff befindet (dl = im 1.
Dokument, pl = im 1. Absatz, sl = im 1. Satz etc.).
96

In einem Lexikon sind die entsprechenden Begriffe mit ihren obligato-
rischen (fett) und fakultativen (normal) Attributen definiert:
(9) importation(de qc [objet], de(2> [origine], en [but])
importer(qn [agent], qc [objet], de [origine], en [but])
importer(qc/qn [agent], qn [objet])
douane(sur qc [objet])
droit(de qc [objet])
Es ist weiter möglich, Variablen zu definieren, welche die Art und
Weise, den Ort oder die Zeit wiedergeben. Mit diesen Angaben können
die Betreffe 7a-b folgende Form annehmen:
(10) 
objet(droit,sk-1,sk-2),d1,p1,s1
Objet(douane,sk-2,sk-3),d1,p1,s1
action(importati on,sk-3,sk-4,sk-5,sk-6),dl,p1,s1
objet(légume,sk-4),d1,p1,s1
propriété(marché,sk-5),d1,p1,s1
propriété(commun,sk-5),d1,p1,s1
propri été(suisse,sk-6),d1,p1,s1
Ein solches Vorgehen erlaubt eine sehr genaue Beantwortung von Fra-
gen. Es ist sogar möglich, Antworten auf sehr allgemein formulierte
Fragen zu finden, wie etwa auf diejenige über
(11) le droit de douane protectionniste sur l'importation de
légumes en Suisse,
welche logisch in nachstehender Form repräsentiert wird:
(12) droit(Dr,D) n douane(D.I) n protectionniste^) n
importation(I,L,_,S) n légume(L) n Suisse(S)
und durch den Verweis auf die Dokumente 7a-b beantwortet werden
kann. Die Frage
(13) Existe-t-il un inventaire des vues aériennes des dégâts
causés par les tempêtes?
dagegen kann nicht durch den Verweis auf ein Dokument mit der Be-
treffzeile
(14) 
Inventaire des vues aériennes des forêts dévastées par
une tempête
beantwortet werden. Da solche sprachlichen Inkongruenzien häufig sind,
hatten wir einen Weg zu finden, der verbindert, dass negative Antwor-
ten die Regel werden. Dank der Möglichkeit einer graduellen Ab-
stumpfung lässt sich der Präzisionsanspruch des Retrievalsystems
schrittweise reduzieren (15-17). Die gesuchten Begriffe müssen sich
97

dann nicht mehr innerhalb eines einzelnen Satzes oder eines einzelnen
Abschnittes befinden.
(15) 
vue(V,D),d,p,s
aérienne(V)d,p,s
inventaire(I,V),d,p,s
dégât(D),d,p,s
tempéte(T),d,p,s
caused,0),d,p,s
(16) 
vue(_,_),d,p,_
aérienne(_)fd,p,_
inventaire(_,_),d,p,_
dégât(_),d,p._
tempête(_),d,p,_
cause(_,_),d,p,_
(17) 
_ _ _ _
aérienne(_),d,_,_
inventaire( , 7,d, ,
dégât(_).d,:,:
tempête(_),d,_,_
cause(_,_),d,~,_
Damit werden die herausgearbeiteten Beziehungen zwischen den Be-
griffen allerdings hinfällig, doch behält unser Prototyp immer noch die
Präzision eines konventionellen Retrievalsystems.
5.2 
Wissensbasierte Systeme (Expertensysteme)40
Expertensysteme sind wissensbasierte und regelgeleitete Systeme, wel-
che versuchen, gemäss den ihnen zur Verfügung gestellten Informa-
tionen (Fakten und Regeln) eigenständig einen Weg durch einen Pro-
blemraum zu finden. Sie haben bereits mit Erfolg einen grossen Anwen-
40 
Es war von Anfang an klar, dass eine sprachliche Analyse von einzelnen
Dokumenten nicht einen sinnvollen selbständigen Zugang zu Archivmaterial schaf-
fen kann, da die archivische Grundeinheit das Dossier ist. Deshalb sah das NFP
23-Projekt immer vor, neben den computerlinguistischen Teilen auch Expertensy-
stemteile im geplanten Prototyp zu integrieren, welchen die Aufgabe zukommen
würde, den kompetenz- und institutionenbezogenen Zugang zum Archivmaterial zu
sichern.
Neben dem Expertensystemteil im NFP 23-Projekt hat das Bundesarchiv in Zusam-
menarbeit mit der ETHZ noch ein Projekt'entworfen, welches im Rahmen des
Schwerpunktprogrammes Informatik hätte realisiert werden sollen. Im folgenden
werden die Ideen beider Projekte ohne weitere Unterscheidung zusammengefasst
und vorgestellt.
98

dungskreis in der Praxis gefunden, und auch kommende Büroinformati-
onssysteme werden sich ihre Vorteile zu Nutzen machen41. Sie können
im Rahmen des Information Retrieval wertvolle Unterstützung bieten.
Wichtiger Bestandteil eines Expertensystems ist dessen Wissensbasis. Es
ist klar, dass sich heute in einem Expertensystem nur spezifisches Fach-
wissen sinnvoll formalisieren lässt, nicht allgemeines Weltwissen. Da
sich öffentliche Verwaltungen heute praktisch mit allen Lebensbereichen
auseinandersetzen, ist es kaum möglich, alles benutzte Fachwissen in ei-
nem archivischen Expertensystem zu erfassen, um in einem intelligenten
Retrievalsystem methodische und themenspezifische Unterstützung an-
bieten zu können. Es ist eine 'arbeitsteilige' Lösung anzustreben.
Einerseits werden die einzelnen Amtsstellen - das Bundesarchiv mit
eingeschlossen - in Zukunft intelligente Büroinformationssysteme ver-
wenden, welche die Erledigung der anfallenden Geschäfte sowohl ver-
waltungsseitig wie fachseitig unterstützen werden. Ihre Wissensbasen
werden einerseits, wahrscheinlich für die ganze Bundesverwaltung weit-
gehend einheitlich, juristisch-administratives Wissen umfassen, anderer-
seits höchst unterschiedliches fachlich-inhaltliches Wissen, das jede
Amtsstelle für ihre spezifische Aufgabenerledigung benötigt42. In diese
Systeme wird durch das integrierte Regelwerk ein Handlungskonzept
eingebaut, was neue Probleme bezüglich ihrer Archivierung aufwirft; sie
stellen zudem die Forschung vor neue (hermeneutische) Probleme, da
Teile des Entscheidungsprozesses in Form von Programmcodes, nicht
mehr in Dokumentenform vorliegen.
Ergänzend zu zukünftigen amtsstellenzentrierten Expertensystemen zur
Unterstützung der Verwaltungsarbeit müsste das Archiv ein eigenes
wissensbasiertes Retrievalsystem entwickeln, welches auf der Basis me-
thodisch-archivkundlichen Wissens über erfolgversprechende Suchstra-
tegien den Benutzerinnen einen möglichst anwendungsfreundlichen,
selbständigen Zugang zum Archivgut ermöglichen sollte. Unter metho-
disch-archivkundlichem Wissen ist sowohl Wissen über die Bestände-
struktur, Kompetenzverteilung und Organisationsstruktur der ak-
tenabliefernden Verwaltung zu verstehen wie auch Erfahrungen aus be-
41 
Vgl. etwa SCHMIDT 1989.
42 
MICHELSON 1991.13ff gibt einen Überblick Ober Anwendungsbeispiele in der
amerikanischen Bundesverwaltung (Steuerverwaltung, Sozialversicherung, Finanz-
verwaltung).
99

reits gemachten Recherchen (heute in BAK-BV enthaltene Informatio-
nen), welche helfen könnten, nachfolgende Recherchen zu optimieren.
Dieser konzeptionell-zukunftsorientierten Perspektive steht eine gegen-
wartsorientiert-pragmatische gegenüber: Es wäre theoretisch möglich,
ausgehend von den in der EDIBAR-Datenbank enthaltenen Fakten, be-
reits heute ein flexibleres Retrievalinstrument zu entwickeln, welches
die Erschliessung bereits archivierter Bestände verbessern würde.
Ausgehend vom Recherche-Beispiel in Tabelle 2 lässt sich andeuten,
was eine wissensbasierte Unterstützung der archivischen Suche bedeuten
könnte: Bereits die Umsetzung einer Frage in ein Schlagwort oder eine
Kompetenz könnte, in Verbindung mit dem oben vorgestellten compu-
terlinguistischen Ansatz, wirkungsvoll unterstützt werden. Begriffsgrup-
pen aus einer Frage könnten etwa als Suchbegriffe mit der Systemati-
schen Rechtssammlung verglichen werden. Entsprechende Fundstellen
(Gesetzestitel, Titel eines Gesetzesabschnittes, Titel eines Artikels, Ver-
weis auf ein zweites Gesetz in einer Fussnote etc.) könnten vom
Retrievalsystem entsprechend ihrer Stellung in einem hierarchisch
strukturierten Text gewichtet werden. Sollte eine Suche zu keinen posi-
tiven Ergebnissen führen, so könnte das Retrievalsystem weitere Such-
bereiche vorschlagen (Geschäftsberichte, Parlamentsprotokolle, Staats-
kalender etc.) oder die Benutzerinnen nach zusätzlichen Informationen
befragen (vgl. Tabelle 4).
Nach ersten Entscheidungen könnten aufgrund gefundener Informa-
tionen die zuständigen Amtsstellen automatisch ermittelt werden.
Wie der Suchbaum zeigt, sind während der Recherche auf verschiedenen
Ebenen Entscheidungen zu treffen: Sollen alle möglichen Kompe-
tenzträger und alle Bestände in die Recherche eingeschlossen werden?
Eine Auswahl einzelner Kompetenzträger bzw. die Priorisierung der Re-
cherche hat inhaltliche Konsequenzen, denn die einzelnen Amtsstellen
befassen sich unter je einem spezifischen Gesichtspunkt mit "Kokain",
und entsprechend wird ihr Schriftgut andere Informationen zum Thema
liefern, etwa gesundheitliche Aspekte in den Vordergrund rücken oder
solche der Strafverfolgung. Durch die Berücksichtigung der geplanten
Arbeitsintensität (Zeitungsartikel - Dissertation) liesse sich die Re-
cherche anders gestalten: Das System könnte vorschlagen, einen Tei-
laspekt auszuwählen, ev. je nach Quellenlage, Anzahl in Frage kom-
100

mender Dossiers oder nach thematischen Einschränkungen, oder es
könnte ohne Rückfrage eine Übersicht über alle Fundstellen liefern.
Bei der manuellen Recherche erweisen sich ausserdem viele anfänglich
offene Suchwege, manchmal bereits auf der Ebene der Kompetenzträger,
als Sackgassen. Ein intelligentes System würde z.B. Regem enthalten
wie "wenn eine Amtsstelle noch keine Akten ans Archiv abgeliefert hat,
dann zeige dies mit einem Vermerk an".
Beim Schritt von der Ebene der Kompetenzträger zur Übersicht über de-
ren Schriftgut muss man beachten, dass die Akzession nur eine orga-
nisatorische Hilfsgrösse darstellt, welche vom logisch-thematischen Ge-
sichtspunkt aus keine sinnvollen Informationen liefert. Ein intelligentes
Retrievalsystem müsste demnach das Schriftgut einer Amtsstelle als Ein-
heit behandeln. Die gestellte Frage der Benutzerinnen bedeutet die we-
sentliche Eingrenzung: es ist nicht alles Schriftgut einer Amtsstelle für
die Recherche relevant. Die im EDIBAR-System grundsätzlich mögli-
che, allerdings manuell vorzunehmende Eingrenzung auf Akzessionen,
welche Schriftgut zu einer bestimmten Registraturplanposition (hier:
Betäubungsmittel) enthalten, könnte automatisiert werden; dies wird erst
nach der Digitalisierung aller Detailfindmittel sinnvoll möglich sein
(Betäubungsmittel und/ oder Kokain). Es könnte auch automatisch auf
verschiedene Spezialfindmittel (z.B. Namenkarteien) aufmerksam ge-
macht werden, welche in Zukunft ebenfalls maschinenlesbar und inte-
graler Bestandteil des archivischen Retrievalsystems sein werden.
Bei einer allgemein gehaltenen Frage könnte ein wissensbasiertes
Retrievalsystem die Benutzerinnen auch darauf aufmerksam machen,
dass das Rechercheresultat aus dem EDIBAR-System in erster Linie auf
Akten aus dem Gesetzesvollzug verweist. Ist man eher am Prozess der
Rechtssetzung interessiert, so würde sich eine andere Vorgehensweise
aufdrängen, welche im Rahmen eines erneuerten oder zukünftigen Re-
trievalsystems natürlich auch zu unterstützen wäre. Dies würde rück-
blickend ebenfalls eine Nacherfassung von Informationen voraussetzen,
vorausblickend würde es die rechtzeitige Sicherstellung solcher Infor-
mationen im Rahmen des Verfahrens zur Archivierung elektronischer
Sachakten voraussetzen (als Metadaten).
Im EDIBAR-System ebenfalls nicht direkt ersichtlich ist, dass man in
vielen Fällen zusätzlich auch die Akten der Generalsekretariate oder die
Handakten einzelner Magistraten oder Chefbeamter konsultieren müsste.
101

Sind die Detailfindmittel einmal digitalisiert, so würde die Recherche
automatisch auch diese Bestände miterfassen. Die Bedeutung einzelner
solcher Bestände könnte bewertet werden, so dass darauf nur hin-
gewiesen wird, wenn sich nicht nur eine sprachliche Deckungsgleichheit
feststellen liesse. Die Bewertung würde z.B. Bestände mit inhaltlich in-
teressanten Dossiers von solchen unterscheiden helfen, die nur Doppel
und Abschriften enthalten, materiell die Nachforschung also nicht wei-
terführen.
Ginge man davon aus, dass die bestehende hierarchische Organisation
des Suchprozesses im EDIBAR-System nicht zwingend weiter erhalten
bleiben muss, so könnte man eine Recherche sinnvollerweise bei der je-
weils auf der Basis der Systematischen Rechtssammlung aktuell zu er-
mittelnden Kompetenzverteilung einsetzen lassen, von dort aus in einem
nächsten Schritt die Kompetenzträger ermitteln und anschliessend - be-
vor man das Schriftgut selber in die Recherche miteinbezieht - anhand
von Geschäftskontrolldaten heraussuchen, welche Geschäfte für die Be-
antwortung einer Frage von Belang sind. Die Geschäftskontrolldaten
könnten bereits erste Querbezüge zu anderen Amtsstellen anzeigen. Erst
zuletzt würde dann eine möglichst klar eingegrenzte Teilmenge des
Schriftgutes 
- 
Registraturplanpositionen 
- 
Dossiertitel
(Abgabeverzeichnisse) - Dokumente - durch das Retrievalsystem analy-
siert. Solche Vorstellungen sind zwar zukunftsgerichtet, gehen sie doch
von Daten aus, welche heute in dieser Form gar nicht zur Verfügung
stehen. Gleichzeitig dienen sie aber auch dem Zweck, die archivischen
Vorstellungen zu konkretisieren, welche Daten den Archivarinnen nütz-
lich sein könnten für die arbeitsökonomisch noch realisierbare Erschlies-
sung der Bestände; mit Variationen Hesse sich auf dem heutigen System
aufbauen. Die Daten müssten neu geordnet werden, damit die Struktur
der inhaltlich-erschliessenden Informationen nicht vermischt würde mit
denjenigen, die sich aus den Bedürfnissen der physischen Verwaltung
des Archivgutes ergibt. Mit verhältnismässig einfachen Veränderungen
könnte das bestehende System verbessert werden, bevor KI-Applikatio-
nen zum Einsatz kämen. Später könnte dann ein archivisches Experten-
system, kombiniert mit einer automatischen computerlinguistischen Do-
kumentenanalyse, als Ausbauperspektive ins Auge gefasst werden für
ein "Archiv 2000 Informationsversorgungssystem".
102

Schlussbemerkung
"Die Informationstechnologien werden die archivische Arbeit in den
kommenden Jahren in einem heute noch kaum vorstellbaren Ausmass
verändern"43 und es wird praktisch jeder Bereich archivischer Tätigkeit
von diesen Veränderungen betroffen sein. Es geht dabei nicht nur um
die Entwicklung neuer Hilfsmittel, sondern die ganze Methodik steht
zur Diskussion. Es geht um die informatikgerechte Gestaltung künftiger
Archivarbeit.
Das Bundesarchiv befindet sich dabei in der komfortablen Lage, bereits
über ein umfassendes Archiv-Informationssystem zu verfügen. Mit den
gewandelten Vorstellungen und Bedürfnissen und den neuen technischen
Möglichkeiten ergibt sich aber jetzt ein gewisser Ausbau- und Erneue-
rungsbedarf. Es ist deshalb an der Zeit, das Erreichte kritisch zu würdi-
gen und darüber nachzudenken, wie zukunftsweisende Verbesserungen
in Richtung auf ein vollelektronisches benutzerfreundliches Informa-
tionsversorgungszentrum realisiert werden könnten.
In diesem Artikel haben wir uns fast ausschliesslich mit der Re-
trievalkomponente des EDIBAR-Systems befasst, der Komponente, wel-
che, von einem methodischen Standpunkt aus betrachtet, zu den interes-
santesten und anspruchsvollsten Teilen eines Archivinformatiksystems
gehört. Eine mögliche Ausweitung eines archivischen Suchinstrumentes
in Richtung auf einen methodischen Pluralismus müsste logischerweise
auch Konsequenzen haben auf die Art der Erschliessung von
Archivmaterial. 
Heute 
ist 
das 
Bundesarchiv 
an 
verschiedenen
Forschungsprojekten und Arbeitsgruppen beteiligtund kümmert sich ak-
tiv um die Zukunftsgestaltung. Damit ist der Zeitpunkt gegeben, ver-
schiedene neue Trends etwas zusammenzufassen und ihre Auswirkungen
zu überdenken. Informatischem Optimismus muss dabei oft mit etwas
Skepsis begegnet werden. Gleichzeitig darf man aber nicht verkennen,
dass sich bei allen Schwierigkeiten auch konkrete positive Entwicklun-
gen abzeichnen, wie wir sie hier skizziert haben. Erst das eigene Enga-
gement hilft, solche Trends - auch in archivischem Sinn - zu stärken. In
dieser offenen Situation werden die Archivarinnen dauernd herausge-
43 
DOLLAR 1992a: 1.
103

fordert, und diese Herausforderungen verleihen unserem Beruf einen
grossen Reiz.
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106

Résumé
Les Archives sont depuis un certain temps déjà confrontées à un flot
toujours croissant de dossiers, que l'introduction récente de systèmes in-
formatiques dans les services administratifs n'a pas réussi à diminuer.
L'informatique offre bien cependant, là aussi, des possibilités de diriger
dans une certaine mesure ce flux d'informations vers des canaux con-
trôlés.
Suite à ces considérations introductives, objet du premier chapitre de
l'article, le deuxième chapitre distingue trois domaines d'utilisation de
l'informatique aux Archives: la bureautique, l'informatique d'archives
proprement dite, en tant qu'automatisation ou soutien électronique de
fonctions archivistiques spécifiques, et l'archivage des documents élec-
troniques. L'informatique d'archives sert, pour une part, à la rationali-
sation des procédures archivistiques, pour une autre part aussi, à
l'amélioration qualitative de l'expédition des tâches traditionnelles; elle
permet encore, parallèlement, d'offrir de nouveaux services.
Le troisième chapitre présente un aperçu du développement de
l'archivage des données électroniques au plan fédéral, en portant une
attention particulière aux efforts actuels d'amélioration de la procédure
de versement pour permettre la sauvegarde, non seulement des données,
mais aussi des documents électroniques eux-mêmes. Suit une apprécia-
tion critique du système informatique d'archives actuel, EDIBAR,
complétée par la description des projets concrets de développement que
les Archives fédérales ont l'intention de réaliser dans les années à venir.
Enfin, des idées pour la mise sur pied d'un centre d'information pour un
domaine spécifique sont proposées à la discussion.
Le quatrième chapitre analyse les stratégies archivistiques de questionne-
ment reposant sur le principe de provenance et du respect des fonds et
les possibilités de questionnement dans le système EDIBAR.
Dans la foulée de cette analyse et partant du principe que des documents
électroniques seront archivés à l'avenir, le cinquième chapitre propose
des élargissements possibles de la stratégie archivistique de questionne-
ment. L'occasion de ces réflexions est offerte par l'achèvement d'un
projet de recherche que les Archives fédérales ont pu réaliser conjointe-
ment avec l'Institut pour les études sémantiques et cognitives (ISSCO)
107

de Genève et l'Istituto dalle Molle di studi sull'intelligenza artificiale
(IDSIA) de Lugano, dans le cadre du Programme national de recherche
23 "Artificial Intelligence and Robotics". Dans ce projet de recherche,
des méthodes de linguistique computationnelle ont été mises en relation
avec celles des systèmes d'experts, pour développer un prototype de
système de questionnement intelligent, capable de répondre aux besoins
des Archives, en respectant les principes archivistiques mentionnés au
chapitre 4. Ce prototype reconnaît la structure des documents électro-
niques, il isole les éléments porteurs de sens (indication de l'objet du
document, etc.) et analyse ceux-ci de telle sorte qu'il puisse automati-
quement générer, pour chaque document, une entrée d'index complexe
prenant en considération non seulement des notions isolées mais aussi
des informations syntaxiques, qui complètent la caractérisation du do-
cument. Il s'ensuit que la précision de la réponse peut être considé-
rablement augmentée. Même si le prototype réalisé ne peut encore traiter
automatiquement qu'un type de document (lettre), les résultats obtenus
sont encourageants et appellent de nouvelles recherches.
Compendio
Da parecchio tempo gli archivi sono confrontati con un flusso di docu-
menti sempre crescente, che la recente introduzione dei sistemi in-
formtici nell'amministrazione non è riuscita a ridurre. Tuttavia
l'informatica permette di canalizzare e di tenere sotto controllo il flusso
delle informazioni.
Dopo alcune considerazioni introduttive, nel secondo capitolo si distin-
guono 
tre 
campi 
d'applicazione 
dell'informatica 
nell'archivio:
l'automazione degli uffici, l'informatica d'archivio in senso stretto
(intesa cioè come automatizzazione o come supporto elettronico di fun-
zioni archivistiche specifiche) e l'archiviazione di documenti informatiz-
zati.
L'informatica per uso archivistico serve in parte a garantire l'esecuzione
dei compiti tradizionali, in parte a migliorarla qualitativamente, per-
108

mettendo contemporaneamente di assumere nuovi compiti e di fornire
nuove prestazioni.
Nel terzo capitolo è presentato per sommi capi lo sviluppo
dell'archiviazione di dati informatizzati a livello federale, con partico-
lare riguardo agli sforzi compiuti attualmente per lo sviluppo di una mi-
gliorata procedura di consegna per gli atti elaborati elettronicamente. Ne
segue un apprezzamento critico dell'attuale sistema d'archivio infor-
matico EDIBAR, corredata dalla presentazione di concreti progetti
d'ampiamento che l'Archivio federale intende realizzare nei prossimi
anni. Il capitolo si conclude presentando, affinchè siano discusse, di-
verse idee riguardo alla creazione di un centro d'informazione specializ-
zato.
Nel quarto capitolo sono analizzate le strategie archivistiche "retrieval" e
le loro possibilità di applicazione, basate sul principio di provenienza e
sul rispetto del fondo nel sistema EDIBAR.
In relazione con quest'analisi e partendo dal principio che in avvenire
saranno archiviati altri documenti elettronici, il quinto capitolo propone
possibili ampliamenti della strategia archivistica retrieval. Spunto con-
creto di discussione è la fine di un progetto di ricerca che 1' Archivio fe-
derale ha realizzato congiuntamente ali'Institut pour les études séman-
tiques et cognitives (ISSCO) di Ginevra e all'Istituto dalle Molle di studi
sull'intelligenza artificiale (IDSIA) di Lugano, nel quadro del Pro-
gramma nazionale di ricerca 23 "Artificial Intelligence and Robotics".
Nel progetto sono messi in relazione applicazioni di linguistica compu-
tazionale e sistemi di esperti per sviluppare il prototipo di un sistema
retrieval intelligente, in grado di soddisfare le necessità ed i principi ar-
chivistici. Il prototipo riconosce le strutture dei documenti elettronici,
isola gli elementi significanti (indicazione dell'oggetto del documento,
ecc.) e li analizza in modo da potere generare automaticamente per ogni
documento una complessa registrazione dell'indice, che non contenga
solo singoli concetti bensì che tenga presente anche i loro rapporti sin-
tattici. In tal modo la precisione delle risposte può essere sostanzial-
mente migliorata. Nonostante il prototipo realizzato possa trattare auto-
nomamente un solo tipo di documenti (lettere), i risultati sono incorag-
gianti ed invitano al proseguire le ricerche.
109

Schweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften
Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées
Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali
Archivisches Suchen und moderne Informatik
In
Studien und Quellen
Dans
Etudes et Sources
In
Studi e Fonti
Jahr
1992
Année
Anno
Band
18
Volume
Volume
Autor
Kellerhals-Maeder, Andreas
Auteur
Autore
Seite
65-100
Page
Pagina
Ref. No
80 000 109
Das Dokument wurde durch das Schweizerische Bundesarchiv digitalisiert.
Le document a été digitalisé par les. Archives Fédérales Suisses.
Il documento è stato digitalizzato dell'Archivio federale svizzero.