ch_vb · 2008-1568 5593 · 1998-11-25 · de


2008-1568 
5593 
Instructions 
concernant la coordination et la collaboration 
entre les bibliothèques de l’administration fédérale 
du 25 juin 2008 
 
Le Conseil fédéral suisse 
édicte les instructions suivantes: 
1 
But et champ d’application 
1.1 
But 
1 Les présentes instructions ont pour but de promouvoir la coordination et la collabo-
ration entres les bibliothèques de l’administration fédérale dans l’intérêt des utilisa-
teurs. 
2 Pour atteindre ce but, il convient en particulier: 
a. 
de coordonner l’utilisation des moyens techniques, notamment des systèmes 
informatiques; 
b. 
de favoriser l’application de normes nationales et internationales et de pro-
grès techniques dans le domaine de l’information et de la documentation; 
c. 
d’éviter les doubles emplois, notamment en assurant la coordination entre les 
domaines d’activité; 
d. 
d’assurer l’échange d’informations dans le domaine de l’information et de la 
documentation de l’administration fédérale; 
e. 
d’assurer la formation et le perfectionnement du personnel; 
f. 
d’établir une collaboration étroite avec la Bibliothèque nationale suisse, les 
bibliothèques universitaires suisses et les autres bibliothèques, notamment de 
l’agglomération bernoise. 
1.2 
Champ d’application 
1 Les présentes instructions s’appliquent aux bibliothèques des unités administrati-
ves de l’administration fédérale centrale et de l’administration fédérale décentralisée 
au sens de l’art. 6 de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du 
gouvernement et de l’administration1. 
 
 
1 
RS 172.010.1

Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de 
l’administration fédérale 
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2 Par bibliothèque on entend tout service qui rassemble des documents descriptifs et 
non individualisés à l’intention du public ou d’un cercle défini de destinataires, et 
qui les met à sa disposition. 
3 Les présentes instructions ne s’appliquent pas: 
a. 
au domaine des EPF; 
b. 
à la Bibliothèque nationale suisse. 
2 
Gestion et tâches de la Bibliothèque Am Guisanplatz 
1 La Bibliothèque Am Guisanplatz (BiG) gère et coordonne les bibliothèques de 
l’administration fédérale et veille à ce qu’elles collaborent dans le domaine de 
l’information et de la documentation. 
2 Elle a notamment pour tâches: 
a. 
de gérer l’utilisation de l’informatique dans son domaine d’activité moyen-
nant le recours au prestataire de services informatiques; 
b. 
de veiller à l’entretien des catalogues de toute l’administration et à leur 
accessibilité; 
c. 
de permettre à d’autres unités administratives et à des tiers d’avoir un accès 
aussi libre et aisé que possible aux fichiers des bibliothèques de l’adminis-
tration fédérale; 
d. 
de suivre l’évolution dans son domaine d’activité, de participer aux travaux 
d’organes spécialisés nationaux et internationaux et de veiller à ce que les 
bibliothèques soient informées des nouvelles connaissances; 
e. 
de veiller, en collaboration avec l’Office fédéral du personnel et la Biblio-
thèque nationale suisse, à la formation et au perfectionnement du personnel 
des bibliothèques; 
f. 
de favoriser l’aménagement des bibliothèques de l’administration fédérale 
en espaces conviviaux, l’établissement de descriptions claires des tâches et 
le recours efficace au personnel et aux ressources; 
g. 
de favoriser la coordination et la collaboration avec des bibliothèques ne fai-
sant pas partie de l’administration fédérale. 
3 Elle édicte les instructions nécessaires à l’accomplissement des tâches énumérées à 
l’al. 2. 
4 Elle établit, en collaboration avec la Conférence de documentation de la Confédé-
ration (CDC), les instructions ou les directives techniques nécessaires, notamment 
en ce qui concerne l’utilisation de systèmes informatiques, les règles de catalogage, 
le respect de certaines normes et l’utilisation de thésaurus.

Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de 
l’administration fédérale 
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3 
Conférence de documentation de la Confédération (CDC) 
3.1 
Composition 
1 La CDC se compose du chef de la BiG ainsi que d’un représentant de chacun des 
départements et de la Chancellerie fédérale. Elle est présidée par le chef de la BiG. 
2 Les départements et la Chancellerie fédérale nomment leurs représentants et les 
suppléants de ces derniers et leur confèrent les compétences décisionnelles nécessai-
res. 
3 Un représentant de la Bibliothèque nationale suisse, un représentant des Services 
du Parlement et un représentant du prestataire de services informatiques peuvent 
participer aux séances de la CDC avec voix consultative. 
4 La CDC peut faire appel, à titre de conseillers, à des représentants d’autres unités 
administratives, des tribunaux fédéraux ou d’autres organisations. 
3.2 
Tâches 
1 La CDC assiste et conseille la BiG, prend part à l’élaboration des décisions et 
assure l’échange d’informations. 
2 Elle a notamment pour tâches: 
a. 
d’examiner les affaires présentées par la BiG; 
b. 
de présenter les affaires à la BiG pour traitement; 
c. 
d’adopter des instructions techniques à l’intention du secrétaire général du 
DDPS; 
d. 
d’autoriser des dérogations à l’application d’instructions techniques; 
e. 
de participer à l’élaboration de programmes de formation; 
f. 
d’assister et de conseiller les unités administratives qui le souhaitent. 
3.3 
Séances 
1 Le président convoque la CDC en cas de besoin, mais au minimum deux fois par 
an. La CDC peut également être convoquée à la demande d’un représentant des 
départements ou de la Chancellerie. 
2 Les participants doivent recevoir la convocation et l’ordre du jour au moins dix 
jours avant la séance. 
3 Les décisions de la CDC sont consignées dans un procès-verbal; ce dernier doit 
parvenir aux participants au plus tard deux semaines après la séance.

Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de 
l’administration fédérale 
5596 
3.4 
Prise des décisions 
1 La CDC ne peut prendre de décision que sur des affaires inscrites à l’ordre du jour. 
2 Elle prend ses décisions à la majorité simple des personnes présentes qui sont 
habilitées à voter. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. 
3.5 
Instructions et directives techniques 
1 Lorsque la CDC adopte des instructions ou des directives techniques à l’unanimité, 
elle les soumet au secrétaire général du DDPS pour signature. 
2 Lorsqu’il n’y a pas unanimité, elle les soumet à la Conférence des secrétaires 
généraux pour décision. 
3.6 
Octroi de dérogations 
Les décisions concernant l’octroi de dérogations au sens du ch. 3.2, al. 2, let. d, 
doivent être prises à l’unanimité. Si un département ou la Chancellerie fédérale 
désapprouve le refus d’une dérogation, il peut être demandé à la Conférence des 
secrétaires généraux de trancher. 
4 
Dispositions finales 
4.1 
Exécution 
1 Les départements et la Chancellerie fédérale veillent, dans leur domaine de compé-
tence, à la mise en œuvre des instructions de la BiG et des décisions de la CDC. 
2 Ils prennent des mesures organisationnelles pour assurer la coordination et la 
circulation de l’information dans leur domaine de compétence. 
4.2 
Abrogation du droit en vigueur 
Sont abrogées: 
1. 
les instructions du Conseil fédéral du 30 mai 1994 concernant la coordina-
tion et la coopération des bibliothèques et des centres de documentation de 
l’administration fédérale2; 
2. 
la directive technique no 1 de la Chancellerie fédérale du 20 mai 19963; 
 
2 
FF 1994 III 760 
3 
Non publiée dans la FF.

Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de 
l’administration fédérale 
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3. 
l’ordonnance du DMF (DDPS) du 29 décembre 1989 concernant le système 
militaire de documentation (MIDONAS)4; 
4. 
les instructions du 15 juin 1990 concernant la collaboration avec 
MIDONAS5. 
4.3 
Entrée en vigueur 
Les présentes instructions entrent en vigueur le 1er janvier 2009 et ont effet jusqu’au 
31 décembre 2014. 
25 juin 2008 
Au nom du Conseil fédéral suisse: 
 
Le président de la Confédération, Pascal Couchepin 
La chancelière de la Confédération, Corina Casanova 
 
 
4 
Non publiée dans le RO. 
5 
Non publiées dans la FF.

Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de 
l’administration fédérale 
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Schweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften
Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées
Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali
Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de
l'administration fédérale
In
Bundesblatt
Dans
Feuille fédérale
In
Foglio federale
Jahr
2008
Année
Anno
Band
1
Volume
Volume
Heft
30
Cahier
Numero
Geschäftsnummer
---
Numéro d'affaire
Numero dell'oggetto
Datum
29.07.2008
Date
Data
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5593-5598
Page
Pagina
Ref. No
10 142 019
Die elektronischen Daten der Schweizerischen Bundeskanzlei wurden durch das Schweizerische Bundesarchiv
übernommen.
Les données électroniques de la Chancellerie fédérale suisse ont été reprises par les Archives fédérales suisses.
I dati elettronici della Cancelleria federale svizzera sono stati ripresi dall'Archivio federale svizzero.