# Swiss Caselaw Document

**Case Identifier:** 3280da09-5a3b-5790-bcf5-8819166fecae
**Source:** Bundesgericht ()
**Court Level:** federal
**Decision Date:** 2015-08-20
**Language:** de
**Title:** Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) Empfehlungen nach BGÖ 20.08.2015
**Docket/Reference:** 
**URL:** https://entscheidsuche.ch/docs/CH_EDOEB/CH_EDÖB_006_empfehlung-vom-20aug_2015-08-20.pdf

## Full Text

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter 

EDÖB  

 

 Feldeggweg 1, 3003 Bern 

Tel. 058 463 74 84, Fax 058 465 99 96 

www.edoeb.admin.ch 

 

 
 

Bern, 20. August 2015 

 
 
 

Empfehlung 
nach Art. 14 des Öffentlichkeitsgesetzes 

 
im Schlichtungsverfahren zwischen 

 
X 

(Antragsteller) 
 

und 
 

Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) 
 

I. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte stellt fest: 

1. Der Antragsteller (Privatperson) hat mit E-Mail vom 8. Dezember 2014 bei der Botschafterin an 

der Schweizer Vertretung in Bangkok/Thailand (nachfolgend Botschafterin) um Zustellung des 

Protokollentwurfs zu der von ihr einberufenen Sitzung vom 17. November 2014 in der 

Schweizer Botschaft mit den Elternbeiräten der Schweizer Schule in Bangkok ersucht.  

2. Gleichentags liess die Botschafterin dem Antragsteller ein Protokoll per E-Mail zukommen. 

3. Da dieses Protokoll lediglich einen Teil des Sitzungsinhaltes vom 17. November 2014 

wiedergab, bat der Antragsteller mit E-Mail vom 9. Dezember 2014 die Botschafterin um 

Zustellung des Protokollentwurfs des anderen, noch fehlenden Teils, welcher gemäss ihrer 

Ankündigung zu Beginn der Sitzung ebenfalls protokolliert worden sei. 

4. Mit E-Mail vom 15. Dezember 2014 erklärte die Botschafterin dem Antragsteller, sie habe auf 

ein „offizielles, öffentliches Protokoll verzichtet“. 

5. Mit E-Mail vom 21. Dezember 2014 teilte der Antragsteller der Botschafterin mit, dass er 

weiterhin wünsche, Einsicht in den ihm noch nicht offengelegten Teil des Protokolls nehmen zu 

können. Dieser E-Mail fügte er einen Brief an die Botschafterin hinzu, in welchem er ausführlich 

die Vorgeschichte der besagten Sitzung vom 17. November 2014 sowie seine Gründe, weshalb 

er Einsicht in das vollständige Protokoll haben möchte, darlegte und schliesslich gestützt auf 

das Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung (Öffentlichkeitsgesetz, BGÖ; 

SR 152.3) um Einsicht in das vollständige Protokoll der Sitzung ersuchte. 

6. Da der Antragsteller in den darauf folgenden 20 Tagen gemäss Art. 12 Abs. 1 BGÖ keine 

materielle Antwort der Botschafterin auf sein Zugangsgesuch erhielt, reichte er am 

15. Januar 2015 einen Schlichtungsantrag beim Eidgenössischen Datenschutz- und 

Öffentlichkeitsbeauftragten (Beauftragter) ein. 

7. Mit E-Mail vom 16. Januar 2015 bestätigte der Beauftragte gegenüber dem Antragsteller den 

Eingang des Schlichtungsantrages und forderte gleichentags das gemäss Art. 10 Abs. 2 BGÖ 

i.V.m. Art. 8 Abs. 1 der Verordnung über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung 

(Öffentlichkeitsverordnung, VBGÖ; SR 152.31) hierfür zuständige Eidgenössische Departement 

 

 

 

2/7 
 

für auswärtige Angelegenheiten EDA dazu auf, die betroffenen Dokumente sowie eine 

ausführliche und detailliert begründete Stellungnahme einzureichen. 

8. Mit E-Mail vom 16. Januar 2015 nahm das EDA Stellung zum Zugangsgesuch und teilte dem 

Antragsteller gestützt auf Art. 5 Abs. 3 Bst. b und c BGÖ mit, dass es sich beim verlangten 

Protokoll „um ein ‘nicht fertig erstelltes‘ Dokument handelt, bzw.um eine interne Notiz zum 

persönlichen Gebrauch“, weshalb das verlangte Dokument nicht herausgegeben werden könne. 

9. Am 20. Februar 2015 reichte das EDA dem Beauftragten die verlangten Dokumente und eine 

Stellungnahme ein. Darin stellte es sich erneut auf den Standpunkt, beim verlangten 

Sitzungsprotokoll handle es sich um ein zum persönlichen Gebrauch bestimmtes Dokument 

gemäss Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ und damit nicht um ein amtliches Dokument im Sinne des 

Öffentlichkeitsgesetzes.  

Zur Begründung brachte das EDA vor, im Rahmen der Aufsicht über die Schweizer Schule in 

Bangkok, welche der Schweizer Vertretung obliege, gehöre zu den Aufgaben der Botschafterin 

unter anderem die Information des für die Oberaufsicht zuständigen Bundesamtes für Kultur 

BAK über organisatorische und strukturelle Probleme sowie die Vermittlung bei schulinternen 

Konflikten oder bei Differenzen zwischen der Schule und anderen Kreisen der Schweizer 

Gemeinschaft. Dabei liege es allein in der Kompetenz der Botschafterin zu entscheiden, mit 

welchen Mitteln und Vorgehensweisen sie ihre Aufsichts- und Vermittlerfunktion am besten 

wahrnehmen könne und insbesondere, ob eine Sitzung notwendig sei und, wenn ja, ob ein 

Sitzungsprotokoll erstellt und verschickt werden solle. 

Darüber hinaus sei die fragliche Sitzung in zwei Teile gegliedert gewesen, nämlich in einen 

Informationsaustausch und in die anschliessende Wahl des neuen Vorsitzenden des 

Elternbeirates. Dabei habe die Botschafterin im Sinne eines offenen Informationsaustausches 

und einer Aussprache auf eine Traktandenliste verzichtet. Ihr Entscheid, nur von jenem Teil der 

Sitzung, welcher der Wahl des neuen Vorsitzenden des Elternbeirates gewidmet war, ein 

eigentliches Protokoll zu erstellen, sei vor dem Hintergrund der konfliktgeladenen Situation zu 

sehen. Diese Trennung gehe aus dem Gesamtdokument, welches zwischen „Notizen“ und 

„Protokoll der Wahl“ unterscheide, klar hervor, wobei die Notizen betreffend den ersten Teil der 

Sitzung auch nicht durch die Botschafterin signiert oder autorisiert und schliesslich nicht im 

Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurden. Andernfalls wäre ein entsprechendes 

Protokoll den Sitzungsteilnehmenden für allfällige Bemerkungen oder Korrekturen und 

schliesslich auch dem BAK als Oberaufsichtsbehörde in einer abschliessenden, konsolidierten 

Fassung zugestellt worden. 

Weiter bedeute alleine die Tatsache, dass die Botschafterin ihre Sitzungsnotizen nicht 

eigenhändig zu Papier brachte, nicht, dass es sich dabei nicht trotzdem um persönliche Notizen 

handle, welche vom Geltungsbereich des Öffentlichkeitsgesetzes ausgenommen seien. 

Persönliche Notizen könnten selbst dann vorliegen, wenn sie nicht nur der Autorin, sondern 

einem eng begrenzten Personenkreis als Arbeitshilfsmittel dienen bzw. zwischen Untergebenen 

und Vorgesetzten ausgetauscht werden.  

Schliesslich sei ein weiterer Beleg dafür, dass es sich beim nachgesuchten Dokument um zum 

persönlichen Gebrauch bestimmte Notizen handle, darin zu sehen, dass gestützt auf den in den 

Notizen als „Protokoll“ betitelten Teil ein neues Dokument, nämlich das offizielle und von der 

Botschafterin mit ihrem Kürzel autorisierte Wahlprotokoll, erstellt wurde. Somit habe das 

Dokument auch bezüglich der Erstellung des Wahlprotokolls lediglich als Arbeitshilfsmittel 

gedient.  

Im Ergebnis erfülle das fragliche Dokument damit insgesamt das Kriterium des 

Arbeitshilfsmittels, welches der Botschafterin im Rahmen ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit 

der Schweizer Schule als Gedankenstütze gedient habe. Es sei daher nicht als amtliches  

 

 

 

3/7 
 

Dokument im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes zu qualifizieren, weshalb eine Herausgabe 

ohne weitere Begründung verweigert werden könne. 

10. Auf die weiteren Ausführungen des Antragstellers und des EDA sowie auf die eingereichten 

Unterlagen wird, soweit erforderlich, in den folgenden Erwägungen eingegangen. 

II. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte zieht in Erwägung: 

A. Formelle Erwägungen: Schlichtungsverfahren und Empfehlung gemäss Art. 14 BGÖ 

11. Der Antragsteller reichte ein Zugangsgesuch nach Art. 10 BGÖ bei der Schweizer Botschafterin 

in Bangkok/Thailand ein. Dieses wurde zuständigkeitshalber an das EDA weitergeleitet, 

welches den Zugang zum verlangten Dokument verweigerte. Der Antragsteller ist als 

Teilnehmer an einem vorangegangenen Gesuchsverfahren zur Einreichung eines 

Schlichtungsantrags berechtigt (Art. 13 Abs. 1 Bst. b BGÖ). Der Schlichtungsantrag wurde 

formgerecht (einfache Schriftlichkeit) und fristgerecht (innert 20 Tagen nach Empfang der 

Stellungnahme der Behörde) beim Beauftragten eingereicht (Art. 13 Abs. 2 BGÖ). 

12. Das Schlichtungsverfahren findet auf schriftlichem Weg oder konferenziell (mit einzelnen oder 

allen Beteiligten) unter Leitung des Beauftragten statt, der das Verfahren im Detail festlegt.1 

Kommt keine Einigung zustande oder besteht keine Aussicht auf eine einvernehmliche Lösung, 

ist der Beauftragte gemäss Art. 14 BGÖ gehalten, aufgrund seiner Beurteilung der 

Angelegenheit eine Empfehlung abzugeben.  

B. Materielle Erwägungen  

13. Der Beauftragte prüft nach Art. 12 Abs. 1 der Verordnung über das Öffentlichkeitsprinzip der 

Verwaltung (Öffentlichkeitsverordnung, VBGÖ; SR 152.31) die Rechtmässigkeit und die 

Angemessenheit der Beurteilung des Zugangsgesuches durch die Behörde. Er prüft damit im 

Schlichtungsverfahren einerseits beispielsweise, ob die für das Zugangsgesuch zuständige 

Behörde den Begriff des amtlichen Dokumentes (Art. 5 BGÖ) sowie die in Art. 7 f. BGÖ 

vorgesehenen Ausnahmeklauseln oder die Bestimmungen in Bezug auf den Schutz der 

Personendaten (Art. 9 BGÖ) rechtmässig angewendet hat. Andererseits prüft er in jenen 

Bereichen, in denen das Öffentlichkeitsgesetz der Behörde bei der Bearbeitung eines 

Zugangsgesuches einen gewissen Ermessensspielraum verleiht (z.B. Art der Einsichtnahme in 

amtliche Dokumente), ob die von der Behörde gewählte Lösung auf die Umstände des 

jeweiligen Falls abgestimmt und angemessen ist. Dabei kann der Beauftragte entsprechende 

Vorschläge im Rahmen des Schlichtungsverfahrens machen (Art. 12 Abs. 2 VBGÖ) oder 

gegebenenfalls eine entsprechende Empfehlung erlassen (Art. 14 BGÖ).2 

14. Der Beauftragte weist darauf hin, dass die Botschafterin dem Antragsteller auf sein 

Zugangsgesuch vom 8. Dezember 2014 hin mit E-Mail vom gleichen Tag bereits jenen Teil des 

vorliegend zu beurteilenden Dokuments hat zukommen lassen, welcher mit „Protokoll der 

kurzfristig einberufenen Sitzung des Elternbeirates zur Wahl eines neuen Elternbeauftragten 

durch den Elternbeirat“ überschrieben ist und als eigentliches Sitzungsprotokoll der anlässlich 

                                                      
1 Botschaft zum Bundesgesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung (Öffentlichkeitsgesetz, BGÖ) vom 12. Februar 2003, 

BBl 2003 1963 (zitiert BBl 2003), BBl 2003 2024. 
2 GUY-ECABERT, in: Brunner/Mader [Hrsg.], Stämpflis Handkommentar zum BGÖ, Bern 2008 (zit. Handkommentar BGÖ), Art. 

13, Rz 8. 

 

 

 

4/7 
 

der Sitzung vom 17. November 2014 durchgeführten Wahl des neuen Elternbeauftragten von 

der Botschafterin mit ihrem Kürzel und dem Datum, 21. November 2014, versehen wurde. Da 

dieser Teil des vorliegend zu beurteilenden Dokuments demnach bereits zugänglich gemacht 

wurde, äussert sich der Beauftragte zu diesem Teil nicht mehr. Gegenstand des vorliegenden 

Schlichtungsverfahrens bildet damit nur noch jener Teil des verlangten Dokuments, welcher den 

Ablauf und die Inhalte der Sitzung vom 17. Dezember 2014 vor und nach der Wahl des neuen 

Elternbeauftragten dokumentiert. 

15. Zur Begründung der Zugangsverweigerung stützte sich das EDA gegenüber dem Antragsteller 

auf Art. 5 Abs. 3 Bst. b BGÖ (nicht fertig gestelltes Dokument) sowie auf Art. 5 Abs. 3  

Bst. c BGÖ (zum persönlichen Gebrauch bestimmtes Dokument) (vgl. Ziffer 8). Anlässlich des 

Schlichtungsverfahrens beschränkte das EDA seine Begründung sodann auf Art. 5 Abs. 3  

Bst. c BGÖ (zum persönlichen Gebrauch bestimmtes Dokument) (vgl. Ziffer 9). Der Beauftragte 

äussert sich im Folgenden somit lediglich zur Anwendbarkeit von Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ. 

16. Nach Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ gelten Dokumente, die zum persönlichen Gebrauch bestimmt 

sind, nicht als amtliche Dokumente im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes. Art. 1 Abs. 3 VBGÖ 

bestimmt weiter, dass ein als zum persönlichen Gebrauch bestimmtes Dokument jede 

Information gilt, die dienstlichen Zwecken dient, deren Benutzung aber ausschliesslich der 

Autorin, dem Autoren oder einem eng begrenzten Personenkreis als Arbeitshilfsmittel 

vorbehalten ist, wie Notizen oder Arbeitskopien von Dokumenten.  

17. Nach der Botschaft zum Öffentlichkeitsgesetz können Dokumente, die zum persönlichen 

Gebrauch bestimmt sind, in zwei Kategorien unterteilt werden.3 Erstens fallen darunter 

Informationen, die zwar dienstlichen Zwecken dienen, deren Gebrauch aber ausschliesslich 

dem Verfasser vorbehalten bleibt (z.B. Dispositionen für die Ausarbeitung eines Textes, zur 

Verfassung eines Berichts bestimmte Kurzzusammenfassungen, Sitzungsnotizen, eine 

Audioaufnahme zur Erstellung eines Sitzungsprotokolls sowie persönliche handschriftliche oder 

elektronische Aufzeichnungen auf einem amtlichen Dokument). Zweitens fallen darunter 

Informationen, die nicht dienstlichen Zwecken dienen (z.B. Bilder aus Privatbesitz an den 

Bürowänden sowie Briefe und elektronische Nachrichten, die persönlich an eine Amtsperson 

adressiert wurden, und nicht mit einer Dienstsache zusammenhängen). Diese zweite Kategorie 

ist für den vorliegenden Fall nicht relevant, da es sich beim betroffenen Dokument offensichtlich 

um ein solches handelt, welches einem dienstlichen Zweck dient. 

18. Das vorliegend zu beurteilende Sitzungsprotokoll ist nicht bloss in Form von persönlichen 

Notizen abgefasst, sondern sauber zusammengetragen, strukturiert und damit – im Gegensatz 

zu persönlichen Notizen – gedanklich weiterentwickelt worden.4 Das als Wortprotokoll 

abgefasste Dokument gibt die einzelnen Wortmeldungen anlässlich der Sitzung vom  

17. November 2014 und damit den inhaltlichen Verlauf dieses Treffens wieder und stellt damit 

gewissermassen ein inhaltlich verkürztes bzw. zusammengefasstes Spiegelbild des Treffens 

des Elternbeirates mit der Botschafterin dar und geht damit nach Ansicht des Beauftragten weit 

über blosse persönliche Notizen bzw. über eine persönliche Disposition hinaus. 

19. In den Materialien zur Öffentlichkeitsverordnung wird ausgeführt, der eng begrenzte 

Personenkreis sei zu bejahen, wenn Dokumente, die als Arbeitsgrundlage oder 

Arbeitshilfsmittel dienen, innerhalb eines Teams oder zwischen Mitarbeiterinnen oder 

Mitarbeitern und Vorgesetzten ausgetauscht werden.5  

Das Kriterium „eng begrenzter Personenkreis“ ist nach Ansicht des Beauftragten jedoch für sich 

                                                      
3  BBl 2003 2000.   
4  Vgl. dazu auch BVGE 2011/52 E.5.2.2. 
5  Bundesamt für Justiz, Verordnung über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung – Erläuterungen, 24. Mai 2006, S. 3.   

 

 

 

5/7 
 

allein betrachtet noch nicht ausschlaggebend, damit ein Dokument als zum persönlichen 

Gebrauch gemäss Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ bestimmt gelten kann. Ansonsten könnte das 

Öffentlichkeitsgesetz für alle Geschäfte, an welchen nur ein eng begrenzter Personenkreis 

beteiligt ist, ausgehebelt werden.6 Wesentlich sind vielmehr der Charakter und die Qualität des 

Dokumentes, was sich nicht zuletzt auch daraus ergibt, weshalb bzw. zu welchem Zweck ein 

solches erstellt wurde. 

20. Der Charakter eines Dokuments als Sitzungsprotokoll spricht nach Ansicht des Beauftragten 

von vornherein eher gegen die Vermutung, dass es sich hierbei um ein Dokument zum 

persönlichen Gebrauch i.S.v. Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ handeln kann. Dies gilt umso mehr, als 

es sich vorliegend um ein Protokoll handelt, welches die Botschafterin im Rahmen der 

Aufsichtstätigkeit der Schweizer Vertretung über die Schweizer Schule in Bangkok in ihrer Rolle 

als Vermittlerin anfertigen liess. Damit ergibt sich ohne Weiteres der dienstliche Zweck des 

Dokuments i.S.v. Art. 1 Abs. 3 VBGÖ bzw. der Zusammenhang mit einer öffentlichen Aufgabe 

i.S.v. Art. 5 Abs. 1 Bst. c BGÖ. Dazu kommt, dass ein Sitzungsprotokoll Gesprächsinhalte 

wiedergibt, die klassischerweise nicht vom Verfasser des Protokolls selbst stammen, sondern 

welche in Worte gefasste Gedanken und Haltungen von Gesprächsteilnehmern dokumentieren 

und damit gerade fremdes Gedankengut darstellen, dessen Disposition üblicherweise nicht im 

freien Ermessen des Dokumentenerstellers oder der vorsitzenden Person eines Treffens oder 

letztlich der mit dem Zugangsgesuch befassten Behörde liegt.  

Auch aus der Nicht-Zustellung des Protokolls an die Sitzungsteilnehmer lässt sich nach Ansicht 

des Beauftragten grundsätzlich nichts ableiten, was für das Vorliegen eines Dokuments zum 

persönlichen Gebrauch sprechen würde. Eine solche Schlussfolgerung würde ohnehin von 

vornherein am Mangel leiden, dass es damit – entgegen dem Konzept des 

Öffentlichkeitsprinzips – wieder dem freien Ermessen der Behörde obliegen würde zu 

entscheiden, ob ein Sitzungsprotokoll als offizielles Dokument mit dienstlichen Zweck gestützt 

auf das Öffentlichkeitsgesetz zugänglich wäre oder nicht. 

21. Der vorliegend zu beurteilende Teil des Dokuments aus der Sitzung vom 17. November 2014 ist 

überschrieben mit dem Titel „Versammlung Elternbeirat der Schweizer Schule Bangkok“. Nach 

einigen Eckdaten zu diesem Treffen (Datum, Zeit, Ort), dem Hintergrund des Treffens sowie der 

Einleitung, ist das Dokument in Form eines Wortprotokolls über etwas mehr als fünf Seiten 

abgefasst. Dabei lässt sich anhand der verschiedenen Wortmeldungen der Verlauf der Sitzung 

recht detailliert nachvollziehen. Bereits vor diesem Hintergrund erscheint es dem Beauftragten 

nicht nachvollziehbar, dass das EDA die entsprechenden Dokumenteninhalte als „Notizen“ und 

nicht als „Protokoll“ verstanden wissen will. Daran vermag seiner Ansicht nach auch der 

Umstand nichts zu ändern, dass im Dokument einleitend darauf hingewiesen wird, dass 

„Notizen und Protokoll“ von der Protokollführerin Z erstellt wurden, wobei sich „Protokoll“ 

offensichtlich nur auf den bereits zugänglich gemachten Teil mit der Wahl des neuen 

Elternbeauftragten und „Notizen“ auf den vorliegend zu beurteilenden Rest des Dokuments zu 

beziehen scheint. Die Bezeichnung eines Dokuments als „Notiz“ kann für sich alleine 

genommen nicht automatisch bedeuten, dass das zu beurteilende Dokument als zum 

persönlichen Gebrauch bestimmt zu qualifizieren wäre.   

22. Für den Beauftragten ist ausserdem nicht nachvollziehbar, dass in einem einzigen Dokument, 

welches anlässlich eines Treffens durch ein und dieselbe Person erstellt wurde, der eine Teil 

als offizielles Wahlprotokoll gelten soll und von der Botschafterin auf Gesuch des Antragstellers 

hin umgehend zugänglich gemacht wurde, der übrige Teil des Dokuments jedoch von seinem 

Charakter her völlig abweichend als persönliche Notizen qualifiziert und damit als Dokument 

                                                      
6  Empfehlung EDÖB vom 10. November 2014: SIF / Korrespondenz, Ziffer 25.   

http://www.edoeb.admin.ch/oeffentlichkeitsprinzip/00889/01153/index.html?lang=de&download=NHzLpZeg7t,lnp6I0NTU042l2Z6ln1acy4Zn4Z2qZpnO2Yuq2Z6gpJCDdoN2gmym162epYbg2c_JjKbNoKSn6A--

 

 

 

6/7 
 

zum persönlichen Gebrauch einem Zugang von vornherein entzogen sein soll. Eine solche 

stark abweichende Qualifikation verschiedener Sitzungsinhalte im Hinblick auf ihren Charakter 

und die sich daraus ergebende Zugänglichkeit widerspricht auch der Konzeption des 

Öffentlichkeitsgesetzes, wonach ein bestimmtes Dokument zunächst als amtlich oder nicht 

amtlich im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen zu qualifizieren, und sodann ein Katalog mit 

Ausnahmebestimmungen zu prüfen ist, nach welchen der Zugang einzuschränken, 

aufzuschieben oder zu verweigern ist. Darüber hinaus zieht der Beauftragte mit Blick auf die 

protokollierten Aussagen grundsätzlich in Zweifel, dass eine solche Zweiteilung der Sitzung von 

vornherein vorgesehen war. Vielmehr lassen die protokollierten Gesprächsinhalte vermuten, 

dass die anlässlich dieses Treffens durchgeführte Ersatzwahl des Elternbeauftragten spontan 

erfolgte. Es ist deshalb davon auszugehen, dass die Protokollführerin von vornherein ein 

Protokoll der gesamten Sitzung – und damit auch der anlässlich dieser Sitzung spontan 

durchgeführten Ersatzwahl – erstellen sollte. Schliesslich gibt der Beauftragte zu bedenken, 

dass es nicht mit der Zielsetzung des Öffentlichkeitsgesetzes vereinbar wäre, eine solche 

Zweiteilung der im verlangten Dokument enthaltenen Inhalte und insbesondere deren völlig 

unterschiedliche Qualifikation als zugänglich oder nicht zugänglich in das freie Ermessen der 

das Dokument erstellenden Behörde zu legen. Ein solches Ermessen über die Zugänglichkeit 

eines Dokuments bzw. einzelner Dokumenteninhalte wollte der Gesetzgeber mit der Einführung 

des Öffentlichkeitsprinzips gerade eliminieren.7 

23. Im Ergebnis kommt der Beauftragte zum Schluss, dass es sich beim verlangten 

Sitzungsprotokoll nicht um ein Dokument handelt, welches gemäss Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ als 

zu persönlichen Gebrauch bestimmt zu qualifizieren ist. Daran vermögen auch die Vorbringen 

des EDA anlässlich des Schlichtungsverfahrens nichts zu ändern (vgl. Ziffer 9). Vielmehr 

handelt es sich um ein amtliches Dokument i.S.v. Art. 5 Abs. 1 BGÖ, für welches die 

gesetzliche Vermutung des Zugangs gilt. 

24. Zusammengefasst gelangt der Beauftragte damit zu folgendem Zwischenergebnis:  

Beim verlangten Sitzungsprotokoll handelt es sich nicht um ein Dokument, das zum 

persönlichen Gebrauch bestimmt ist. 

25. Nach Art. 9 Abs. 1 BGÖ sind amtliche Dokumente, welche Personendaten enthalten, nach 

Möglichkeit vor der Einsichtnahme zu anonymisieren. Das verlangte Sitzungsprotokoll enthält 

die vollen Namen der Sitzungsteilnehmer und der Protokollführerin. Diese sind – mit Ausnahme 

des Namens der Botschafterin selbst sowie des Namens der Protokollführerin – vor der 

Zugänglichmachung zu anonymisieren bzw. zu pseudonymisieren.8 Die Botschafterin kann 

aufgrund ihrer Stellung und Funktion als Person des öffentlichen Lebens nicht den gleichen 

Umfang auf Schutz ihrer Privatsphäre geltend machen. Darüber hinaus hat sie im Rahmen ihrer 

Vermittlungsfunktion in quasi-hoheitlicher Funktion gehandelt. Die Protokollführerin ist als für 

das Dokument redaktionell hauptverantwortliche Verwaltungsangestellte an dessen Erstellung 

massgebend beteiligt und muss sich nach der neusten Rechtsprechung des Bundesverwal-

tungsgerichts gefallen lassen, dass ihr Name in diesem Zusammenhang bekannt wird.9 Eine 

Anonymisierung der übrigen Sitzungsteilnehmer rechtfertigt sich demgegenüber trotz des 

Umstandes, dass der Antragsteller selbst an der Sitzung vom 17. November 2014 

teilgenommen hat und die Sitzungsteilnehmer bereits kennt. Aufgrund des in Art. 2 VBGÖ 

verankerten Grundsatzes des gleichen Zugangs für jede Person (sog. „access to one, acess to 

                                                      
7  Statt vieler vgl. Urteil des BVGer A-1784/2014 vom 30. April 2015, E. 6.1; in diesem Sinne auch BRUNNER/MADER, 

Handkommentar BGÖ, Art. 3, Rz 66. 
8  Durch eine Pseudonymisierung werden die Namen nicht einfach abgedeckt, sondern z.B. durch Pseudonyme (wie z.B. 

Kürzel) ersetzt, damit ersichtlich bleibt, welche Aussagen des Sitzungsprotokolls von derselben Person stammen. 
9  Urteil des BVGer A-6054/2013 vom 18. Mai 2015, E. 4.2.2. 

 

 

 

7/7 
 

all“-Prinzip) gilt es sicherzustellen, dass das verlangte Dokument auch jeder weiteren 

einsichtswilligen Person in demselben Umfang offengelegt werden kann. Daher sind die Namen 

der übrigen Sitzungsteilnehmenden gemäss Art. 9 Abs. 1 BGÖ zu anonymisieren. 

III. Aufgrund dieser Erwägungen empfiehlt der Eidgenössische Datenschutz- und 

Öffentlichkeitsbeauftragte:  

26. Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten gewährt den Zugang zum 

noch nicht offengelegten Teil des verlangten Sitzungsprotokolls vom 17. November 2014, 

nachdem es die Namen der Sitzungsteilnehmer – mit Ausnahme des Namens der Botschafterin 

selbst und jenem der Protokollführerin – anonymisiert bzw. pseudonymisiert hat. 

27. Der Antragsteller und die Botschafterin können innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt dieser 

Empfehlung beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten den Erlass 

einer Verfügung nach Art. 5  des Bundesgesetzes über das Verwaltungsverfahren 

(Verwaltungsverfahrensgesetz; VwVG; SR 172.021), verlangen, wenn sie mit der Empfehlung 

nicht einverstanden sind (Art. 15 Abs.1 BGÖ). 

28. Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten erlässt eine Verfügung, 

wenn es mit der Empfehlung nicht einverstanden ist (Art. 15 Abs. 2 BGÖ). 

29. Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten erlässt die Verfügung innert 

20 Tagen nach Empfang dieser Empfehlung oder nach Eingang eines Gesuches um Erlass 

einer Verfügung (Art. 15 Abs. 3 BGÖ). 

30. Diese Empfehlung wird veröffentlicht. Zum Schutz der Personendaten der am 

Schlichtungsverfahren Beteiligten wird der Name des Antragstellers anonymisiert  

(Art. 13 Abs. 3 VBGÖ). 

31. Die Empfehlung wird eröffnet: 

 

- X 

Gemäss Absprache per E-Mail 

 

- Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA  

3003 Bern  

Einschreiben mit Rückschein 

 

- Ehem. Schweizer Botschafterin in Thailand  

Einschreiben mit Rückschein via Öffentlichkeitsberater EDA 

 

 

 

 

 

 

Hanspeter Thür