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**Case Identifier:** 0a009ae1-dcff-5868-bb0a-b2eab146aef2
**Source:** Vaud (VD)
**Court Level:** cantonal
**Decision Date:** 2021-01-01
**Language:** fr
**Title:** Vaud Tribunal cantonal Cour d'appel civile HC / 2016 / 1016
**Docket/Reference:** 
**URL:** https://entscheidsuche.ch/docs/VD_FindInfo/VD_TC_002_HC---2016---1016_nodate.html

## Full Text

TRIBUNAL
CANTONAL

	
 

 

 

 

JI14.030474-161166

517 

 

 

cour
d’appel CIVILE

_____________________________

Arrêt du
3 novembre 2016

______________________

Composition
:               M.             
Abrecht,
président

             
              MM.             
Colombini et Kaltenrieder, juges

Greffière
:              Mme             
Robyr

 

 

*****

 

 

Art.
8 CC ; 18 al. 1, 394 al. 3 CO ; 308 al. 1 let. a CPC

 

 

             
Statuant sur l’appel interjeté par
P.________Sàrl,
à Lausanne, demanderesse, contre le jugement rendu le 3 novembre 2015 par le Président du Tribunal
civil de l’arrondissement de Lausanne dans la cause divisant l’appelante d’avec l’Association
U.________, à Lausanne, défenderesse,
la Cour d’appel civile du Tribunal cantonal considère :

             
En fait :

 

 

A.             
Par jugement du 3 novembre 2015, dont les motifs ont été envoyés aux parties pour notification
le 6 juin 2016, le Président du Tribunal civil de l’arrondissement de Lausanne a rejeté
les conclusions prises par la demanderesse P.________Sàrl dans sa demande du 18 juillet 2014 dirigée
contre la défenderesse Association S.________ (I), dit que la poursuite n° [...] dirigée
contre la défenderesse est sans fondement (II), mis les frais judiciaires, arrêtés à
2'680 fr., à la charge de la demanderesse (III), dit que celle-ci versera à la défenderesse
la somme de 90 fr. à titre de remboursement de son avance de frais et que le solde de cette avance
de frais, arrêtée à 150 fr., sera restitué à la défenderesse (IV) et dit
que la demanderesse versera en outre à la défenderesse la somme de 8'000 fr. à titre de
dépens (V). 

 

             
En droit, le premier juge a constaté que les parties avaient été liées par un contrat
de mandat. Il a considéré qu’elles avaient convenu d’arrêter forfaitairement
la rémunération du mandataire à 10'000 fr. en se fondant sur le budget, qui ne mentionnait
pas qu’il pourrait être modifié et qui ne prévoyait pas le règlement d’heures
supplémentaires, et en tenant compte du fait que la demanderesse savait que la défenderesse
ne disposait pas d’un budget extensible et qu’elle n’avait pas réagi au courrier
de son employé G.________ du 17 octobre 2012. La demanderesse n’avait en outre pas démontré
que des circonstances exceptionnelles ou imprévisibles auraient rendu la réalisation d’heures
supplémentaires obligatoires et elle n’avait pas informé la défenderesse durant
l’exécution du mandat que le nombre d’heures prévu dans le contrat était dépassé.
Pour le surplus, la défenderesse n’avait pas de raison de douter de la validité de la
renonciation ressortant du courrier du 17 octobre 2012 dès lors qu’elle émanait de leur
interlocuteur principal durant toute l’exécution du mandat et que le supérieur de celui-ci
figurait en copie. Enfin, l’offre de la demanderesse pour l’édition 2013 proposait le
même budget que pour la première édition, malgré l’expérience faite. Le
premier juge a dès lors rejeté la demande tendant au paiement de 125 heures supplémentaires
pour l’édition 2012. 

 

             
Concernant la prétention en paiement de 20 heures pour l’établissement de l’offre
pour l’édition 2013, le premier juge a considéré que la défenderesse ne s’était
jamais engagée à mandater la demanderesse pour l’édition suivante, ni ne l’avait
laissé entendre, et que c’est cette dernière qui avait sollicité de pouvoir déposer
une offre pour l’édition 2013. Il a également retenu que le Comité de la défenderesse
avait voulu remettre en jeu le mandat de communication de manière transparente et loyale et qu’il
avait examiné l’offre de la demanderesse dans le cadre de l’appel d’offres qui
avait été mis en œuvre sans qu’il soit établi que les dés avaient été
jetés avant même l’appel d’offre. Le choix de mandater en définitive la société
T.________SA, auprès de qui travaillait désormais G.________, n’était ainsi pas
critiquable, étant admis qu’il s’agissait d’un domaine où les qualités
personnelles du mandataire jouaient un rôle prépondérant. Les conditions de la responsabilité
précontractuelle n’étaient dès lors pas remplies et la demanderesse ne pouvait prétendre
à être indemnisée pour les heures de travail réalisées dans la perspective de
l’obtention du mandat pour l’édition 2013.

 

             
Enfin, le premier juge a estimé que la demanderesse n’avait pas établi le dommage invoqué,
résultant des heures de travail qui auraient été effectuées par G.________ durant
les mois de janvier à avril 2013 pour l’édition 2013, alors qu’il travaillait encore
pour la demanderesse.

 

 

B.             
Par acte du 5 juillet 2016, P.________Sàrl
a interjeté appel contre ce jugement en concluant, avec suite de frais et dépens de première
et deuxième instance, principalement à sa réforme en ce sens que l’Association S.________
soit reconnue sa débitrice et lui doive immédiat paiement de la somme de 30'000 fr. avec intérêt
à 5% l’an dès le 9 août 2013 et que l’opposition formée au commandement
de payer n°  [...] soit définitivement levée à hauteur de ce montant, subsidiairement
à son annulation, la cause étant renvoyée au premier juge pour nouvelle décision
dans le sens des considérants, et, plus subsidiairement encore, à la réforme du chiffre
V du dispositif en ce sens que les dépens s’élèvent au maximum à 5'000 francs.

 

             
Par réponse du 14 septembre 2016, l’Association S.________, devenue l’Association U.________,
a conclu, avec suite de frais et dépens, au rejet de l’appel.

 

             
L’appelante a déposé une réplique le 26 septembre 2016 et l’intimée une
duplique le 10 octobre suivant.

 

             
Les parties se sont encore déterminées les 20 octobre et 2 novembre 2016.

 

 

C.             
La Cour d'appel civile retient les faits pertinents suivants, sur la base du jugement complété
par les pièces du dossier :

 

1.

1.1             
P.________Sàrl est une société anonyme dont le siège est à Lausanne. Elle a
notamment pour but les conseils, la réalisation et la formation en matière de communication
et de relations publiques dans le domaine économique, commercial, politique, social et culturel.
J.________ en est notamment administrateur, avec le pouvoir de signature à deux. 

 

             
G.________ a été employé au sein de P.________Sàrl en qualité de conseiller
en communication et relations publiques jusqu’au 30 avril 2013. Il bénéficiait à
cet égard d’une procuration collective à deux pour représenter la société
jusqu’en janvier 2013. 

 

1.2             
L’Association U.________ (ci-après :
l’Association) est une association à but non lucratif, non inscrite au registre du commerce
et dont le siège est à Lausanne. Elle a pour but d’organiser et de promouvoir la U.________
et de faire connaître ainsi les institutions [...] lausannoises à un plus large public. 

 

             
Il ressort des statuts de l’Association, librement accessibles sur son site internet, que les organes
de l’Association sont l’Assemblée générale, le Comité et l’Organe
de contrôle (art. 5). Le Comité est chargé de diriger l’Association, soit notamment
de prendre toutes les mesures utiles pour atteindre les objectifs qu’il s’est fixé (art.
22). A cet égard, il peut mandater toute personne, groupe de personnes, entreprise ou société
pour l’élaboration de la U.________ (art. 26). 

 

             
Le Comité est lui-même dirigé par le Président, élu par l’Assemblée
générale. L’Association est engagée par la signature du Président ou du vice-président.
L.________ a présidé jusqu’au 30 juin 2013, puis a été remplacée par N.________.

 

             
Pour les années 2012 à 2014, l’Association a engagé K.________ en qualité de
directeur de manifestation. 

 

2.

2.1             
En janvier 2012, l’Association a lancé
deux appels d’offres pour son édition de la U.________ fixée au 2 septembre 2012, l’un
pour la communication visuelle et l’autre pour les relations presse. 

 

             
Par courriel du 13 janvier 2012, K.________ a demandé à G.________ s’il était intéressé
par le mandat pour la communication visuelle. Il lui a précisé que le budget était modeste,
mais que la manifestation était devenue un des évènements phare de la culture vaudoise.
A cette époque, K.________ et G.________ n’avaient encore jamais été amenés
à collaborer et ne se connaissaient pas particulièrement.

 

             
Le 8 février 2012, P.________Sàrl a émis une offre pour les relations médiatiques
et le media planning.

 

2.2
              L’Association a
attribué à P.________Sàrl le mandat « relations presse », en raison
de la personnalité de G.________, de ses relations et de ses compétences, ainsi qu’en
raison du prix et des prestations offertes.

 

             
L’offre de P.________Sàrl proposait un large éventail de prestations qui couvraient la
période de préparation de la manifestation, la manifestation elle-même, ainsi que des
prestations ultérieures. P.________Sàrl offrait notamment d’élaborer « une
stratégie de Media Planning efficace dans le respect du budget proposé », mais également
des activités de coordination, de conseils, de contacts, de préparation de la communication,
de remaniement du dossier de presse et des communications de presse, de suivi, ainsi que des réponses
aux sollicitations ainsi qu’à d’éventuelles situation de crise, de préparation
de revue de presse, de constitution d’un press
book et de l’analyse des retombées
médiatiques. Le chiffre 4, « budget » de l’offre, était libellé
comme il suit :

 

             
«              Honoraires d’agence

 

             
Mesures

 

-    
Relations Médias et Media Planning (env.
50h)

             
Selon programme proposé, hors coût des
annonces et 

             
réservations d’emplacements, frais de graphiste et d’impression             
10'000.-

 

-    
Relation client, présence à la U.________
et gestion du mandat

             
              (env. 25h)             
offert

 

             
Total              10'000.-

 

             
Méthode de paiement

             
50% à la signature, 50% à la conclusion
du mandat (négociable)

 

             
TVA

             
(…)

 

             
Frais externes

             
Les éventuels frais d’intervenants tels que graphistes, photographes ou imprimeurs sont imputés
au client directement et sans majoration.

 

             
Frais et débours

             
Les frais et débours (photocopies, télécoms, déplacements, frais postaux), non compris,
sont facturés à prix coûtant. »

 

             
J.________ a expliqué que P.________Sàrl
avait conscience d’avoir un organisme à but non lucratif devant elle, ce qui justifiait les
5'000 fr. (25 heures) de prestations offertes. S’agissant des frais, K.________ a pour sa part
déclaré que G.________ lui avait dit qu’il s’agissait de petites choses et qu’il
ne fallait pas se faire du souci avec ça.

 

3.             
Il a été convenu que l’interlocuteur
principal de P.________Sàrl pour l’exécution de ce mandat serait G.________. Les relations
entre celui-ci et K.________ ont évolué pour prendre une tournure plus amicale en 2013, des
rencontres ayant parfois lieu entre eux pour d’autres motifs que le travail exclusivement. J.________
a déclaré que K.________ était heureux de pouvoir compter sur l’appui de G.________.

 

             
G.________ a ainsi effectué 80% du mandat et son interlocuteur au quotidien était K.________.
Environ 15% était assumé par des assistants qui produisaient les dossiers de presse ainsi que
les listes de presse et J.________, conseiller en communication, a assuré les 5% restants.

 

             
Les activités de P.________Sàrl se sont déployées avant, pendant et après la
manifestation conformément à l’offre qui avait été faite. J.________ a expliqué
que le cœur du mandat concernait les relations médias, soit la préparation et la gestion
des relations avec la presse, les autres tâches consistant dans des activités périphériques
accessoires. L’offre était à la fois très précise et suffisamment générale
pour comprendre toutes les prestations effectuées par P.________Sàrl. L’Association n’a
pour sa part formulé aucune demande excédant le cadre prévu contractuellement. 

 

             
Ainsi, les activités accomplies par P.________Sàrl avant et pendant la manifestation ont notamment
comporté des tâches de conseil, de gestion de crise, de définition de stratégie,
de choix des supports publicitaires, de préparation de la documentation en vue des conférences
de presse et la coordination avec les graphistes. Après la manifestation, P.________Sàrl a
également effectué des prestations conformément au contrat, soit en particulier celles
en relation avec les revues de presse et l’archivage. 

 

             
L’exécution du mandat a généré
un volume de travail plus important que celui prévu initialement. Tant J.________ que G.________
ont relevé qu’il s’agissait surtout d’une augmentation du volume de travail plus
que d’une augmentation du type de tâches à exécuter ou que des tâches qui n’étaient
pas prévues dans le contrat. G.________ a expliqué que, rétrospectivement, il n’était
pas possible de réaliser le mandat dans l’enveloppe prévue, que c’était un
beau projet de travailler sur la communication de la U.________ et qu’« on le fait par
plaisir tout en sachant que ce n’est pas la rétribution financière qui est le principal
moteur du mandat ». Il a encore exposé qu’il s’agissait d’un projet
complexe avec beaucoup d’acteurs concernés, qu’on ne savait jamais vraiment comment
les choses allaient se passer et qu’on savait qu’il y aurait un dépassement au niveau
des heures. G.________ a déclaré qu’ils avaient tous été surpris par l’engagement
nécessité pour l’exécution de ce contrat. Ils savaient que cela ne correspondrait
pas à des honoraires de 10'000 fr., sans toutefois penser que cela atteindrait un tel niveau. 

 

4.             
Outre un acompte initial de 3'240 fr., l’Association s’est acquittée de deux autres
paiements, en juillet et octobre 2012, respectivement de 3'240 fr. et 4'320 fr., pour un total de 10'800
fr., TVA comprise. La dernière facture, datée du 2 octobre 2012, indiquait « solde
du mandat 2012 ». 

 

5.
              Sur demande de J.________,
G.________ a préparé un récapitulatif des heures pour l’exécution du mandat
de l’Association. P.________Sàrl lui a ensuite demandé d’avertir l’Association
du dépassement horaire par rapport au contrat. 

 

             
Le 17 octobre 2012, G.________ a ainsi envoyé à K.________, J.________ figurant en copie, un
courriel intitulé « Bilan de notre action dans le cadre de la U.________», dont la
teneur partielle est la suivante : 

 

             
« Un petit mot pour te remercier de ta confiance et de l’excellent travail effectué ensemble !

 

             
J’ai fait le décompte de nos heures en vue du bilan de cette édition. Nous avons effectué
200 heures, représentant environ 40'000 francs d’honoraires. Nous nous étions engagés
à effectuer 75h de travail sur ce mandat, dont 25 étaient offertes. Au vu de la situation
budgétaire de la manifestation, nous ne formulerons naturellement aucune demande additionnelle concernant
cette édition. Aussi, il s’agissait d’une première édition et je suis certain
qu’il serait possible de réduire notre investissement sans incidence sur les résultats
dans le cadre d’une éventuelle deuxième édition. Néanmoins, on pourrait regarder
ensemble, à l’occasion pour voir si un réajustement du budget ou une contrepartie serait
envisageable.

 

             
(… ) »

 

             
Le même jour, K.________ a adressé à G.________ le courriel suivant : « Je
te remercie pour ton message et pour les précisions que tu me donnes sur le travail fourni qui fût
excellent de mon point de vue. Nous discuterons à la prochaine occasion de tout cela. »

 

             
P.________Sàrl n’a pour sa part pas réagi aux déclarations de son employé vis-à-vis
de l’Association.

 

             
Avant le courriel du 17 octobre 2012, P.________Sàrl n’avait jamais informé l’Association
d’un quelconque dépassement d’heures. A cette époque, l’essentiel des activités
liées au mandat avait déjà été réalisé. G.________ a déclaré
qu’à son avis, K.________ devait se rendre compte du dépassement d’heures. Il a
toutefois précisé qu’aucune notification formelle n’avait été adressée
à l’Association, que le décompte d’heures était tenu au sein de P.________Sàrl
et que l’Association n’était pas au courant du nombre d’heures de dépassement.
L.________ a déclaré que l’Association n’avait pas eu connaissance des discussions
entre G.________ et K.________ au sujet des heures supplémentaires. Quant à ce dernier, il
a confirmé que, jusqu’au 17 octobre 2012, P.________Sàrl n’avait donné
aucune information sur le nombre d’heures effectuées et sur un dépassement des heures
prévues. 

 

             
J.________ a indiqué qu’il connaissait
le dépassement par rapport à l’offre, car il suivait le time-sheet
en permanence. Il a déclaré que G.________ n’était pas autorisé à écrire
à l’Association que P.________Sàrl renonçait à toute prestation financière
supplémentaire, dès lors qu’il n’en avait jamais parlé avec sa direction.
Il a indiqué à ce sujet : « nous étions extrêmement fâchés
contre notre collaborateur en recevant ce mail ». Selon J.________, G.________ aurait dû
attirer l’attention de la cliente quant au problème de volume horaire constaté et ouvrir
la discussion pour obtenir une compensation. J.________ a précisé que, par « compensation »,
P.________Sàrl espérait obtenir l’édition suivante. Il a encore ajouté que,
pour lui, les discussions n’étaient pas closes et que si P.________Sàrl n’avaient
pas envoyé de facture complémentaire, c’était dans l’espoir de résoudre
cette problématique au travers de l’édition 2013.

 

             
G.________ a déclaré pour sa part qu’il avait envoyé le récapitulatif sur demande
de J.________ et qu’étant donné l’état financier de l’Association, ils
ne demandaient rien mais il fallait être en mesure d’en rediscuter pour une édition ultérieure.

 

6.
              G.________ a eu des contacts
avec K.________ au mois de février 2013 à propos de l’édition 2013 de la U.________.
Par courriel du 5 février 2013, G.________ a notamment indiqué que T.________SA serait
son nouvel employeur dès le 1er
juin 2013. Il a également abordé la question du budget du mandat de communication et avancé
le chiffre de 12'000 francs. A cette époque, ces échanges se sont fait par le biais du
courriel privé de G.________.

 

7.             
Le 26 février 2013, G.________ a donné à son employeur sa démission avec effet au
30 avril 2013. Il l’a informé qu’il avait d’ores et déjà annoncé
son départ à l’Association. Il a ensuite été engagé par une entreprise
concurrente, T.________SA. Q.________, directeur du nouvel employeur de G.________, a déclaré
que ce dernier n’était pas formellement lié aux mandats qu’il exécutait et
que la question de son portefeuille de clients n’était pas en jeu lors de son engagement.

 

8.             
Le 18 mars 2013, sur sollicitation de P.________Sàrl, une séance dite de « transition
et de passation de dossiers » a eu lieu entre G.________, J.________ et K.________. J.________
a expliqué qu’ils avaient discuté du bilan de l’édition 2012 et des objectifs
que le Comité avait fixés pour l’édition 2013. K.________ a notamment expliqué
que le budget était toujours de 10'000 fr et qu’il ne pouvait être augmenté. Pour
J.________, le fait que K.________ vienne à cette réunion signifiait qu’il était
d’accord d’envisager de travailler avec eux. Il a exposé qu’il y avait quelques
problèmes à régler pour l’édition 2013 par rapport à l’édition
2012 et qu’il était clair qu’ils allaient faire une offre. Il a encore déclaré
ce qui suit : « On s’est mis d’accord sur le fait qu’on allait faire
une offre pour l’édition 2013. La question ne s’est pas véritablement posée,
la chose était évidente dans le cadre des discussions ». G.________ a pour sa part
indiqué qu’à son souvenir, c’est J.________ qui avait proposé de faire une
offre, « ce qui était logique dans le but de conserver le mandat » en relation
avec la U.________. Egalement entendu sur ce point, K.________ a déclaré ne plus savoir qui
avait sollicité l’offre, tout en estimant naturel que P.________Sàrl le fasse. 

 

             
Par courriel du 31 mars 2013, P.________Sàrl a remis à l’Association une offre pour l’édition
2013. Cette offre proposait de créer un thème « DUO ». Le budget forfaitaire
envisagé était, tout comme pour l’édition 2012, de 10'000 francs. Dans le courriel
d’envoi de l’offre à K.________, J.________ précisait ceci : « Je
n’ai pas eu le temps d’en parler avec G.________ qui est en vacances encore une semaine,
mais je préfère vous l’envoyer tout de suite pour une première lecture, vu que potentiellement,
si vous souscriviez personnellement à la proposition « DUO ! », il vaut
mieux que vous puissiez, j’imagine, ensuite tâter le terrain rapidement auprès de votre
comité.» 

 

             
P.________Sàrl a allégué avoir travaillé environ 20 heures pour réaliser l’offre en
vue de l’édition 2013. Dans le cadre de son audition, G.________ a déclaré qu’hormis
des concours qui étaient rétribués, P.________Sàrl ne demandait pas de rémunération
pour les offres qu’elle adressait. K.________ a également déclaré que la première
offre n’avait pas été rémunérée et qu’il n’avait jamais été
prévu qu’il y ait une rémunération pour la seconde. 

 

             
Par courriel du 8 avril 2013, K.________ a informé P.________Sàrl que son offre serait discutée
en réunion de Comité qui aurait lieu le 17 avril 2013. 

 

             
Il ressort du procès-verbal de cette séance ce qui suit :

 

             
« G.________ change de société à la fin du mois d’avril pour commencer
début juin chez T.________SA. L’agence P.________Sàrl a d’ores et déjà
fait une nouvelle offre qui articule un montant de 10'000.- pour la communication. (18'000.- actuellement
budgété avec M. G.________).

 

             
Le directeur n’est pas favorable à cette proposition et souhaite poursuivre la collaboration
avec G.________ dans sa nouvelle société. En effet, le travail accompli par le chargé
de presse lors de l’édition 2012 a été très apprécié. Il signale
par ailleurs que la U.________ a signé pour une prestation d’une année (2012) et qu’aucune
déclaration de reconduction de mandat n’a été faite. 

 

             
L.________ estime que du moment où le Comité agit en toute légalité, rien n’empêche
la poursuite d’une collaboration avec G.________.

 

             
K.________ vérifie que l’agence de communication T.________SA est bien établie à
Lausanne et qu’elle serait prompte à une nouvelle collaboration (demande d’offre). Le
directeur approchera également d’autres société et indépendants ( [...]) avec
une demande de devis. »

 

             
K.________ a confirmé que l’appel d’offre avait été décidé par le
Comité, sur la base de sa proposition, qu’ils ne savaient alors pas s’il était
possible de mandater T.________SA dès lors qu’ils ne connaissaient pas le prix qui leur serait
demandé, raison pour laquelle un appel d’offres avait dû être fait. Il a également
précisé qu’ils avaient une somme précise au budget de l’ordre de 10'000 à
10'500 fr. qu’il aurait été difficile d’étendre. Quant à L.________,
elle a exposé que le Comité s’était posé la question de la reconduite automatique
du mandat à P.________Sàrl, le travail ayant été tout à fait satisfaisant. Toutefois,
ils étaient dans une période transitoire et ils voulaient « ouvrir pour avoir plus
de choix ». Même si le travail avait été bien fait, ils souhaitaient mettre
au concours, sans reconduction automatique, de même qu’ils l’avaient fait pour le graphiste,
pour disposer d’un réel choix. X.________, directrice des musées de la ville de [...]
et membre du Comité, a également confirmé que l’Association avait réellement
fait un appel d’offre ouvert, que cette démarche n’avait rien de fictif et qu’elle
n’avait aucune raison de faire réaliser des offres inutilement.

 

             
Par courriel du 17 avril 2013, K.________ a informé J.________ qu’en raison du départ
de G.________ de leur société, le Comité souhaitait lancer un appel d’offre auprès
de plusieurs prestataires, dont P.________Sàrl. Il a précisé que l’offre qu’ils
leur avaient fait parvenir répondait parfaitement au cahier des charges du mandat qu’ils allaient
faire parvenir aux autres prestataires. 

 

             
Par retour d’e-mail, J.________ a répondu ce qui suit : « C’est noté,
merci de l’information et au plaisir d’en reparler ». 

 

             
L’Association a ainsi lancé un appel d’offres auprès de deux prestataires supplémentaires
en date du 29 avril 2013, soit T.________SA et l’agence [...]. 

 

             
Cette dernière a soumis une offre le 2 mai 2013 pour un montant total de 10'500 fr. et T.________SA
a envoyé la sienne le 3 mai 2013, pour un prix global de 10'000 francs. Elle a présenté
comme « plus-value » l’expérience unique de G.________, « qui
a relevé avec succès le défi de la relation avec les médias pour l’édition
2012 » et qui serait le chef de projet, la personne de contact du mandat. Elle a également
signalé que Q.________ avait été responsable de la communication pour les [...] et avait
ainsi vécu différentes éditions de la U.________ en qualité de sponsor. 

 

             
Entendu comme témoin, Q.________ a expliqué que le cadre budgétaire de la manifestation
lui était connu au moment où sa société avait fait son offre : du fait de ses
activités précédentes et de ses relations privilégiées, il était pour ainsi
dire « de notoriété publique ». Il a également précisé que
le montant n’était pas un enjeu en ce qui concernait son agence, qu’il avait eu accès
aux données en lien avec le budget de l’Association comme tous les sponsors et qu’il
savait ainsi très clairement dans quel cadre il allait travaillait et quelles étaient les données
financières de l’opération. Q.________ a exposé que, dans son domaine, il fallait
se battre pour avoir des mandats, qu’il fallait faire des efforts commerciaux, ce qui n’avait
rien d’extraordinaire, et qu’entre 10'000 et 12'000 fr. s’agissant de ce type
de prestations, il s’agissait d’un défraiement plutôt que d’honoraires. 

 

             
Le 21 mai 2013, le Comité a choisi la société T.________SA. L.________ a déclaré
lors de son audition qu’il l’avait fait en toute connaissance de cause après avoir examiné
les trois offres. 

 

             
L’Association en a informé P.________Sàrl par courriel du 30 mai 2013, en indiquant
que G.________ y serait employé, « ce que le Comité a souhaité privilégier ».
X.________ a expliqué qu’elle avait elle-même voté pour T.________SA. Elle connaissait
Q.________ car elle avait travaillé avec lui et pouvait attester que ce dernier connaissait parfaitement
la culture et la communication en lien avec ce domaine spécifique. Elle a ajouté que le dernier
argument était la présence de G.________. K.________ a quant à lui précisé que
Q.________ avait une connaissance des musées car il avait réalisé un travail universitaire
sur le sujet et qu’au surplus, il avait travaillé aux [...], qui étaient un des sponsors
de la manifestation. 

 

             
Par retour de courriel, P.________Sàrl a exprimé son mécontentement. Dans ce courriel,
elle a évoqué le dépassement des heures effectuées dans le cadre de l’édition
2012 et son espoir de se voir attribuer l’édition 2013 en compensation de ces heures supplémentaires.
P.________Sàrl a en outre mis en garde l’Association quant à la clause de non-concurrence
contenue dans le contrat la liant à G.________.

 

9.             
Le 18 août 2013, la nouvelle présidente
N.________ a établi un « Petit topo sur l’affaire P.________Sàrl ».
Concernant l’offre de P.________Sàrl pour l’édition 2013, elle a notamment écrit
ce qui suit :

 

             
« Cette offre, au même prix que l’édition 2012, était assortie d’une
proposition appelée « Duo » qui visiblement ne nous a pas été soumise.
En substance, P.________Sàrl suggérait de créer douze couples de musées inédits
afin de favoriser la découverte des 24 institutions. L’offre de P.________Sàrl demandait
une contre-prestation de la U.________ sous la forme de 60 accès VIP et de la mention de l’agence
dans les partenaires. M. J.________ a demandé à plusieurs reprises un feed-back sur sa proposition
« DUO ». A ma demande, K.________ m’a expliqué qu’il trouvait cette
proposition tellement inappropriée qu’il n’avait pas jugé bon ni de vous en parler
(étiez-vous au courant ?) ni de la mentionner dans sa réponse négative à P.________Sàrl. »

 

10.             
Une procédure a opposé P.________Sàrl
et G.________ devant le tribunal de prud’hommes, notamment sur la problématique de la concurrence
déloyale. P.________Sàrl a réglé son litige par un accord avec, d’une part,
G.________ et, d’autre part, la société T.________SA, et prévoyant un dédommagement
financier en faveur de P.________Sàrl. 

 

11.             
Par courrier du 8 juillet 2013, P.________Sàrl
a fait part à l’Association de l’ensemble de ses prétentions, soit le paiement
des prestations supplémentaires effectuées pour l’édition 2012, le paiement des
heures relatives à l’établissement de l’offre pour la manifestation 2013 et, finalement,
le paiement des heures accomplies par G.________ durant la période du mois de janvier au mois d’avril
2013. En effet, à la lecture des pièces produites dans le cadre de la procédure devant
le tribunal des prud’hommes, P.________Sàrl a considéré que celui-ci avait travaillé
à son insu pour l’édition 2013 de la manifestation et qu’elle devait être
rémunérée pour ces heures de travail, dès lors que G.________ était encore son
employé à cette époque. Elle a réclamé le paiement de la somme de 4'320 fr.
à ce titre, correspondant à 20 heures de travail au tarif de 200 francs.

 

             
Par courrier du 26 août 2013, l’Association a répondu que son attention n’avait
jamais été attirée sur le fait que le nombre d’heures prévu dans l’offre
pour l’édition 2012 était dépassé et qu’il ne lui revenait par conséquent
pas d’en supporter les conséquences. Elle a en outre rappelé que la dernière facture
portait le libellé « solde du mandat 2012 », raison pour laquelle elle estimait
ne plus rien devoir à ce titre. S’agissant de l’édition 2013, l’Association
a fait valoir que – sauf accord contraire – l’établissement d’un devis ou
d’une offre était en principe gratuit. L’Association a ainsi fait valoir qu’elle
considérait cette réclamation en paiement à hauteur d’un montant équivalent
à 40% du budget pour l’ensemble de la manifestation comme infondée. 

 

             
A l’initiative de P.________Sàrl, une rencontre a été organisée le 1er
octobre 2013. 

 

             
Par courrier du 19 octobre 2013, l’Association a renouvelé son refus d’offrir quoi que
ce soit à P.________Sàrl. 

 

             
Le 19 novembre 2013, cette dernière a toutefois repris et détaillé ses prétentions
en incluant des considérations sur leur fondement juridique. Elle a conclu au paiement de 165 heures
au tarif de 200 fr. de l’heure, correspondant à la somme de 30'000 francs.

 

             
Par la suite, l’Association a indiqué être prête à entrer en matière sur
certains éléments, par gain de paix. Le 16 décembre 2013, P.________Sàrl a émis
une proposition transactionnelle qui a été refusée par le comité de l’Assocation.

 

             
Le 23 décembre 2013, P.________Sàrl a fait notifier à l’Association un commandement
de payer n° [...] d’un montant total de 35'640 fr., auquel il a été fait opposition
totale.

 

12.
              Le 18 juillet 2014, sur
la base d’une autorisation de procéder délivrée le 16 mai 2014, P.________Sàrl
a ouvert action en paiement contre l’Association auprès du Tribunal civil de l’arrondissement
de Lausanne. Elle a conclu, avec suite de frais et dépens, à ce que l’Association soit
sa débitrice et lui doive immédiat paiement de la somme de 30'000 fr. avec intérêts
à 5% l’an dès le 9 août 2013 et à la mainlevée définitive de l’opposition
formée au commandement de payer n° [...].

 

             
Dans sa réponse du 20 novembre 2014, l’Association a conclu au rejet des prétentions
de la demande, à ce que la poursuite précitée soit annulée et à ce qu’ordre
soit donné à l’office des poursuites de la radier.

 

             
L’audience de jugement s’est tenue le 27 octobre 2015, en présence de J.________ et
F.________ pour la demanderesse, ainsi que de N.________ et X.________ pour la défenderesse. G.________,
K.________, L.________ et Q.________ ont été entendus lors de cette audience.

             
En droit
:

 

1.

1.1             
L’appel est recevable contre les décisions finales de première instance (art. 308 al.
1 let. a CPC), dans les causes patrimoniales dont la valeur litigieuse, au dernier état des conclusions,
est de 10'000 fr. au moins (art. 308 al. 2 CPC). L'appel, écrit et motivé, est introduit dans
les trente jours à compter de la notification de la décision motivée ou de la notification
postérieure de la motivation (art. 311 al. 1 CPC). 

 

1.2             
En l'espèce, formé en temps utile par une partie qui y a un intérêt digne de protection
(art. 59 al. 2 let. a CPC) et portant sur des conclusions supérieures à 10'000 fr., l'appel
est recevable.

 

 

2.             
L'appel peut être formé pour violation
du droit ainsi que pour constatation inexacte des faits (art. 310 CPC). L'autorité d'appel peut
revoir l'ensemble du droit applicable, y compris les questions d'opportunité ou d'appréciation
laissées par la loi à la décision du juge et doit, le cas échéant, appliquer
le droit d'office conformément au principe général de l'art. 57 CPC (Jeandin, CPC commenté,
Bâle 2011, nn. 2ss ad art. 310 CPC). Elle peut revoir librement l'appréciation des faits sur
la base des preuves administrées en première instance (JdT 2011 III 43 consid. 2 et les réf. ;
Jeandin, op. cit., n. 6 ad art. 310 CPC).

 

 

3.             
L’appelante soulève différents
griefs contre le rejet par le premier juge de sa réclamation tendant au paiement de 125 heures supplémentaires
pour l’édition 2012, les premiers ayant trait à une constatation inexacte des faits et
les seconds à une violation du droit.

 

3.1

3.1.1             
L’appelante conteste l’appréciation
du premier juge selon laquelle l’offre pour l’édition 2012 était une offre globale,
qui ne prévoyait aucun supplément en cas de dépassement du nombre d’heures prévues.
Elle soutient que l’exclusion de tout supplément serait en contradiction avec la mention dans
l’offre d’un nombre spécifique d’heures. 

 

             
En l’espèce, le budget était de
10'000 fr. pour un ensemble d’activités détaillées, estimées à environ
50 heures, les heures consacrées à la relation client et à la présence à la
U.________ étant offertes, nonobstant le fait qu’elle était estimée à environ
25 heures. Il est ainsi patent que l’offre déposée le 8 février 2012 ne prévoyait
aucun supplément en cas de dépassement. Pour le surplus, la question de savoir si l’on
se trouve en présence d’un forfait relève du droit.

 

3.1.2             
L’appelante soutient également que l’intimée ne pouvait ignorer l’accomplissement
de ces heures supplémentaires. Elle se prévaut à cet égard du témoignage de
G.________. 

 

             
Si le témoin précité a certes exprimé qu’à son avis, K.________ devait
se rendre compte du dépassement des heures, il a toutefois précisé qu’à son
souvenir, il n’y avait pas eu de notification formelle sur un tel dépassement et que l’Association
n’était pas au courant du nombre d’heures effectuées en sus de celles prévues
dans l’offre. De son côté, K.________ a confirmé que, jusqu’au 17 octobre
2012, l’appelante n’avait jamais signalé de dépassement des heures effectuées.
On doit dès lors retenir qu’aucune information n’a été donnée à
l’intimée sur le dépassement des heures et l’on ne saurait admettre, sur la seule
base du témoignage de G.________, que l’intimée devait se rendre compte du dépassement
des heures, encore moins de leur quotité. 

 

3.1.3             
L’appelante fait valoir que le jugement
ne mentionne pas que ses prestations ont donné entière satisfaction à l’intimée.
Elle reproche également au premier juge de n’avoir fait aucune mention du courriel que l’intimée
a adressé à G.________ en réponse à son courriel du 17 octobre 2012. 

 

             
La critique est toutefois infondée dès lors que le jugement fait dûment état du courriel
de K.________ du 17 octobre 2012, par lequel celui-ci remercie G.________ pour l’excellent travail
fourni. Le jugement n’est donc nullement lacunaire sur ces deux points. 

 

 

3.2

3.2.1             
L’appelante conteste l’appréciation
du premier juge selon laquelle les parties au contrat, qualifié de manière incontestée
de mandat, ont convenu d’un prix forfaitaire. Elle soutient que l’offre du 8 février
2012 n’excluait pas des heures supplémentaires et que la volonté des parties était
de prévoir, au stade de l’offre, un budget sans exclusion d’ajustements possibles à
l’issue du mandat. Elle fait valoir que c’est également dans ce sens qu’a eu lieu
l’échange entre les parties à la fin du mandat, lorsque G.________ a communiqué
les heures travaillées à l’intimée et que celle-ci a évoqué une prochaine
discussion à ce sujet. 

 

3.2.2             
Aux termes de l'art. 394 al. 3 CO, une rémunération
est due au mandataire si la convention ou l'usage lui en assure une. Les parties au mandat sont libres
de décider à l’avance du prix de la rémunération du mandataire. Elles peuvent
le faire notamment en adoptant un prix total ou un forfait, convenu à l’avance pour l’ensemble
des prestations (Tercier/Favre/Conus, Les contrats spéciaux, 4e
éd., 2009, n. 5260 p. 789). Ce prix total ne pourra plus être modifié et ne dépend
pas du travail effectif nécessaire. En l’absence d’une disposition contraire, rien n’empêche
d’appliquer au mandat l’art. 373 al. 2 CO par analogie et d’accorder une augmentation
du prix total convenu si l’exécution du service promis est empêchée ou rendue difficile
à l’excès par des circonstances extraordinaires, imprévisibles ou exclues par les
parties (Werro, Commentaire romand, CO I, 2e
éd., 2012, n. 48 ad art. 394). 

 

             
Les parties peuvent également prévoir une rémunération calculée selon le temps
consacré à l’exécution (Tercier/Favre/Conus, loc. cit.). Elles peuvent décider
à l’avance des critères de la rémunération, par exemple le prix de l’heure
de travail ou le pourcentage de la valeur du résultat. La rémunération dépend alors
du nombre d’heures effectif ou de la valeur finale sur laquelle se calcul le pourcentage (Werro,
op. cit., n. 45 ad art. 394 CO). 

 

3.2.3             
Confronté à un litige sur l'interprétation de dispositions contractuelles, le juge doit
tout d'abord s'efforcer de déterminer la commune et réelle intention des parties, sans s'arrêter
aux expressions ou dénominations inexactes dont elles ont pu se servir, soit par erreur, soit pour
déguiser la nature véritable de la convention (art. 18 al. 1 CO). Déterminer ce qu'un
cocontractant savait ou voulait au moment de conclure relève des constatations de fait; la recherche
de la volonté réelle des parties est qualifiée d'interprétation subjective (TF 4A_567/2013
du 31 mars 2014, consid. 5 ; ATF 132 III 268 consid. 2.3.2). Au stade de l'interprétation
subjective, le juge peut prendre en considération le comportement ultérieur des parties dans
la mesure où il permet d'éclairer leur volonté réelle au moment de conclure (ATF
129 III 675 consid. 2.3). 

 

             
Si la volonté réelle des parties ne peut pas être établie ou s'il apparaît que
leurs volontés intimes divergent, le juge doit découvrir quel sens les parties pouvaient ou
devaient donner, de bonne foi, à leurs manifestations de volonté réciproques (principe
de la confiance). Il s’agit de l’interprétation dite objective, laquelle revêt
un caractère subsidiaire. Le principe de la confiance permet ainsi d'imputer à une partie le
sens objectif de sa déclaration ou de son comportement, même s'il ne correspond pas à
sa volonté intime. L'application du principe de la confiance est une question de droit (TF 4A_567/2013
précité et les réf. citées). Cette interprétation s'effectue non seulement d'après
le texte et le contexte des déclarations, mais également sur le vu des circonstances qui les
ont précédées et accompagnées, à l'exclusion des événements postérieurs
(TF 4A_116/2014 du 17 juillet 2014 consid. 5.1).

 

3.2.4             
En l’espèce, l’offre du 8 février
2012 prévoit sous chiffre 4 « budget » les honoraires de l’agence pour
un montant total de 10'000 francs. Ce montant couvre les « relations Médias et Media Planning
(env. 50h) » selon le programme proposé, hors coût des annonces et réservations
d’emplacements, frais de graphiste et d’impression, étant précisé que la « relation
client, présence à la U.________ et gestion du mandat (env. 25h) » est offerte. 

 

             
On ne saurait déduire de la mention dans le budget d’un nombre d’heures précis
que des heures supplémentaires n’étaient pas exclues. Au contraire, la clause litigieuse
ne mentionne pas que le budget pourrait être modifié, ni la façon dont seraient réglées
d’éventuelles heures supplémentaires. A cet égard, on notera que les frais externes
et les frais et débours ont expressément fait l’objet d’une précision selon
laquelle ils seraient dus en sus, les premiers imputés au client directement et sans majoration
et les seconds facturés à prix coûtant. Par ailleurs, comme le relève l’intimée,
la référence du nombre approximatif d’heures constitue tout au plus une explication de
la méthode de calcul du forfait, mais elle ne permet pas d’en déduire qu’un tarif
horaire aurait été convenu entre les parties et qu’il serait applicable aux éventuelles
heures supplémentaires. Cela est d’autant moins le cas que l’appelante savait dès
le départ que l’intimée disposait d’un budget modeste et qu’il n’était
pas extensible. Elle avait elle-même proposé dans son offre d’élaborer une « stratégie
de Media Planning efficace dans le respect du budget proposé ». Par ailleurs, il ressort
du dossier que l’aspect financier n’était pas le seul intérêt du mandat. Ainsi,
dès le départ, K.________ a expliqué que le budget était modeste mais que la manifestation
était devenu un événement phare de la culture vaudoise. Cela a été confirmé
par G.________, lequel a déclaré que c’était un beau projet de travailler pour la
U.________, qu’on le faisait par plaisir tout en sachant que ce n’était pas la rétribution
financière qui était le principal moteur du mandat et qu’il savait qu’il y aurait
un dépassement au niveau des heures. Quant au témoin Q.________, il a confirmé que le
cadre budgétaire de la manifestation était de « notoriété publique »
et que, dans ce domaine, il fallait se battre pour avoir des mandats et faire des efforts commerciaux,
ce qui n’avait rien d’extraordinaire. Il a encore précisé que, s’agissant
de ce type de prestations, un montant de 10'000 à 12'000 fr. constituait un défraiement
plutôt que des honoraires. 

 

             
On relèvera encore que, le 2 octobre 2012, l’appelante a adressé à l’intimée
une facture intitulée « solde du mandat 2012 », laquelle n’indique pas
que le montant réclamé correspondrait à un nombre d’heures déterminé et
ne réserve aucun ajustement ultérieur. Dans son courriel du 17 octobre 2012, G.________ relève
avoir fait un décompte des heures effectuées, soit 200, et note expressément qu’« au
vu de la situation budgétaire de la manifestation, nous ne formulerons naturellement aucune demande
additionnelle concernant cette édition. Aussi, il s’agissait d’une première édition
et je suis certain qu’il serait possible de réduire notre investissement sans incidence sur
les résultats dans le cadre d’une éventuelle deuxième édition. Néanmoins,
on pourrait regarder ensemble, à l’occasion pour voir si un réajustement du budget ou
une contrepartie serait envisageable». K.________ a répondu par retour de courriel qu’il
le remerciait pour son message et pour les précisions sur le travail fourni, « qui fût
excellent », tout en terminant son message en indiquant qu’ils discuteraient « à
la prochaine occasion de tout cela ». On ne peut déduire de cet échange que, dans
l’esprit des parties, une rémunération devait être négociée, selon le
contrat, en cas de dépassement d’heures. Au contraire, G.________ y exprime très clairement
qu’aucune demande additionnelle ne sera formulée pour l’édition 2012, ce qui confirme
que, dans l’esprit des parties, il s’agissait bien d’un contrat à forfait et qu’une
discussion, qui devait avoir lieu «  à l’occasion » sur une éventuelle
contrepartie, interviendrait hors accords contractuels. G.________ a d’ailleurs confirmé lors
de son audition que, par ce courriel, il ne demandait rien pour 2012, mais qu’il pourrait en être
rediscuté pour une édition ultérieure. Rien dans la réponse de K.________ ne permet
de retenir autre chose. On notera enfin que l’appelante n’a pas réagi au courriel de
G.________ du 17 octobre 2012, qu’elle a pourtant reçu en copie. 

 

             
On doit dès lors retenir que les parties avaient la volonté réelle de conclure un contrat
de mandat pour un montant forfaitaire, hors TVA, de 10'000 francs. La déclaration de partie
de J.________, selon laquelle certaines tâches non prévues mentionnées à l’allégué
20 de la demande faisaient partie du contrat pour autant qu’on reste dans le volume d’heures
défini, n’est pas déterminante au vu des éléments mis en évidence ci-dessus.
Une interprétation selon le principe de la confiance ne mènerait pour le surplus pas à
une autre conclusion. 

 

3.3             

3.3.1             
L’appelante conteste l’appréciation
des premiers juges selon lesquels elle aurait violé son devoir d’information, dès lors
qu’elle n’aurait pas communiqué à l’intimée durant l’exécution
du mandat que le nombre d’heures prévues était dépassé. 

 

3.3.2             
Il découle de l’obligation d’information
que le mandataire doit informer le mandant de tout ce qui est important pour ce dernier en relation avec
le contrat. Afin d’être utile au mandant, l’information doit être complète,
exacte et dispensée à temps. Le mandataire doit renseigner le mandat notamment sur les questions
relatives à l’exécution du mandat. L’information doit rendre le mandant à
même de dispenser des instructions adéquates (Werro, op. cit., n. 17 ad art. 398 CO). Le devoir
d’information vaut également en matière économique, ce qui implique qu’un
mandataire doit renseigner son mandant sur l’engagement financier que requiert le service pour
lequel il est sollicité, notamment en relation avec les coûts de sa prestation (Tercier/Favre/Conus,
op. cit., n. 5146 p. 772).

 

3.3.3             
En l’espèce, il n’est pas établi
que l’appelante ait donné une quelconque information à l’intimée sur le volume
d’heures effectuées pendant l’exécution du mandat, qui aurait permis à cette
dernière de prendre les mesures adéquates et de limiter ces heures par les instructions appropriées.
L’appelante soutient que l’intimée devait se rendre compte elle-même de ce dépassement.
Il a toutefois été retenu (cf. supra consid. 3.1.2) que l’on ne pouvait admettre sur
la seule base du témoignage de G.________ que l’intimée devait se rendre compte du dépassement
des heures, encore moins de leur quotité. Il est au demeurant très vraisemblable que, comme
le plaide l’intimée, l’appelante n’a pris conscience que tardivement de l’importance
des dépassements. Il résulte du témoignage de G.________ que J.________ lui avait demandé
de faire un récapitulatif des heures, qu’il a envoyé à K.________ par courriel du
17 octobre 2012, et qu’ils avaient « tous » été surpris par
l’engagement que cela signifiait. Il a exposé qu’ils savaient que l’exécution
du mandat ne correspondrait pas à 10'000 fr., mais qu’ils ne pensaient pas non plus que cela
ferait autant. Ces éléments confirment que l’intimée n’était pas en mesure
de se rendre compte du dépassement d’heures, qui a été une surprise pour l’appelante
elle-même. 

 

3.4

3.4.1             
Concernant l’édition 2012, l’appelante
reproche enfin au premier juge d’avoir considéré qu’elle avait en tout état
de cause renoncé à une facturation des heures supplémentaires au vu du courriel de G.________
du 17 octobre 2012, dont le contenu l’aurait liée. Elle fait valoir que le simple fait de
ne pas exiger le paiement n’est pas suffisant pour conclure à une volonté de remettre
la dette. 

 

             
A juste titre, l’appelante ne prétend plus ne pas avoir eu connaissance de ce courriel, ni
que G.________ n’était pas habilité à la représenter. Il ressort en effet de
l’instruction que J.________, administrateur de l’appelante, figurait en copie du courriel
en question, qu’il n’a pas réagi à ce message et que G.________ disposait d’une
signature collective à deux.

 

3.4.2             
Conformément au principe tiré de l’art. 8 CC, c’est le débiteur qui supporte
le fardeau de la preuve de la remise de dette. Le simple fait que le créancier n’a pas exigé
le paiement de la dette ou des intérêts ne constitue pas un indice suffisant pour conclure
à sa volonté de remettre la dette. A une attitude passive prolongée doivent s’ajouter
d’autres indices qui, dans leur ensemble, permettent de conclure à la volonté du créancier
de remettre sa dette. De manière générale, une renonciation du créancier à sa
créance ne peut être admise que si, en application des principes généraux sur la
formation des contrats, l’attitude des parties, interprétée selon le principe de la confiance,
peut être comprise dans le cas particulier comme une remise de dette conventionnelle (SJ 1987 p.
586 consid. 3a). Le juge ne doit retenir qu’avec prudence une offre de remise de dette exprimée
par actes concluants du créancier (TF 4C.447/2006 du 17 août 2007 consid. 6.1 et les réf.
citées). 

 

3.4.3             
En l’espèce, le fait d’exprimer clairement par écrit qu’aucune demande additionnelle
ne sera invoquée pour l’édition 2012 ne constitue ni une attitude purement passive, ni
un simple acte concluant, de sorte que la référence de l’appelante à l’arrêt
précité paru in SJ 1987 p. 586 ne lui est d’aucun secours. Le courriel de G.________
constitue bien une renonciation expresse à toute éventuelle prétention. Cette interprétation
est d’ailleurs corroborée par le fait que la facture envoyée le 2 octobre 2016,
soit peu de temps auparavant, est intitulée « solde du mandat 2012 » et ne mentionne
aucune réserve pour d’éventuelle prétentions. Comme le relève l’intimée,
il ne faut pas voir dans le courriel précité une remise de dette, mais plutôt une reconnaissance
de dette négative, soit la déclaration par laquelle une partie reconnaît qu’une
dette n’existe pas. A la différence de la remise de dette, cette reconnaissance ne provoque
pas l’extinction de la dette, mais se borne à la constater et a ainsi avant tout des effets
probatoires (Tercier/Pichonnaz, Le droit des obligations, 5e
éd., 2012, n. 1468 p. 327).

 

             
L’appel est ainsi infondé en ce qui concerne les prétentions relatives à l’édition
2012. 

 

 

4.

4.1             
L’appelante soutient que la chronologie
des événements démontrerait qu’il y a eu connivence entre l’intimée et
G.________ pour l’édition 2013. Son offre n’aurait même pas été étudiée
par le Comité de l’intimée. Celle-ci aurait dès lors procédé à un
appel d’offre « prétexte » et engagé sa responsabilité précontractuelle.
L’appelante réclame de ce fait le montant de 4'000 fr., correspondant au travail accompli
pour la participation à l’appel d’offre, soit 20 heures de travail.

 

4.2             
En vertu du principe de la liberté contractuelle,
chacun est libre d’entamer une négociation et de l’interrompre quand il le veut, même
sans justification. L’exercice de cette liberté est toutefois limité par les règles
de la bonne foi (TF 4A_615/2010 du 14 janvier 2010 consid. 4.1 ; TF 4C.409/2005 du 21 mars 2006
consid. 3.2, SJ 2006 I 433). La culpa
in contrahendo repose sur l'idée que l'ouverture
de pourparlers crée déjà une relation juridique entre partenaires et leur impose des devoirs
réciproques, soit en particulier celui de négocier sérieusement, conformément à
leurs véritables intentions (TF 4A_202/2011 du 16 juin 2011 consid. 2.2). Une partie ne
peut pas, par une attitude contraire à ses véritables intentions, éveiller chez l'autre
l'espoir illusoire qu'une affaire sera conclue et l'amener ainsi à prendre des dispositions dans
cette vue. Celui qui engage des pourparlers ne doit pas faire croire que sa volonté de conclure
est plus forte qu'en réalité (TF 4A_615/2010 précité et les réf. citées).

 

             
La partie qui ne respecte pas ces obligations répond non seulement lorsqu'elle a fait preuve d'astuce
au cours des pourparlers, mais déjà lorsque son attitude a été de quelque manière
fautive, qu'il s'agisse de dol ou de négligence, dans les limites tout au moins de la responsabilité
qu'elle encourt sous l'empire du contrat envisagé par les parties. Toutefois, ce n'est que dans
des situations exceptionnelles qu'une culpa
in contrahendo sera retenue en cas de rupture
des pourparlers. Il ne suffit pas que les négociations aient duré longtemps, ni que la partie
à l'origine de la rupture ait été au courant des investissements effectués par l'autre;
la partie qui engage des frais avant la conclusion du contrat le fait en principe à ses risques
et périls. Le comportement contraire aux règles de la bonne foi ne consiste pas tant à
avoir rompu les pourparlers qu'à avoir maintenu l'autre partie dans l'idée que le contrat serait
certainement conclu ou à n'avoir pas dissipé cette illusion à temps (TF 4A_615/2010
précité et les réf. citées).

 

4.3             
L’appelante souligne que K.________ et G.________
ont échangé des courriels début février 2013, soit avant la démission de ce
dernier de l’appelante, dont il ressort notamment que G.________ avait discuté avec son nouvel
employeur du mandat 2013 et qu’il avait communiqué à K.________ un budget pour le mandat
de communication de l’ordre de 12'000 francs. Le premier juge n’a nullement méconnu
ces pièces puisqu’il a expressément retenu que K.________ et G.________ avaient eu des
contacts en février 2013, que ce dernier avait « notamment abordé la question du
budget pour l’édition 2013 pour le compte de son nouvel employeur » et qu’à
cette époque, « les échanges entre G.________ et K.________ étaient essentiellement
en lien avec la poursuite du mandat de communication » (jugement p. 7). Il n’y a donc
pas de constatation lacunaire des faits sur ce point. 

 

             
Après ces premiers contacts, soit le 26 février 2013, G.________ a donné sa démission
à l’appelante avec effet au 30 avril 2013 pour aller travailler auprès d’une entreprise
concurrente, T.________SA. Il a informé l’appelante qu’il avait déjà annoncé
son départ à l’intimée. 

 

             
Le 18 mars suivant, sur sollicitation de l’appelante, une séance dite de « transition
et de passation de dossiers » a eu lieu entre G.________, K.________ et J.________. A cette
occasion, il a été discuté du bilan de l’édition 2012 et des objectifs de l’année
2013. Il ressort du témoignage de G.________, qui doit être préféré à la
déclaration de partie de J.________ compte tenu de son implication dans la procédure, que,
lors de cette rencontre, ce dernier a proposé à K.________ de faire une offre pour l’édition
2013. C’est dès lors en vain que l’appelante conteste avoir proposé d’établir
une offre. Au reste, on notera qu’il n’est pas contesté que c’est l’appelante
qui a sollicité la séance du 18 mars 2013 afin de discuter notamment de la transition vers
l’édition 2013 et qu’elle se proposait ainsi à l’évidence de faire une
offre pour cette nouvelle édition de la manifestation. 

 

             
Le 31 mars 2013, J.________ a envoyé à K.________ son offre avec proposition d’un thème
« DUO ». Dans son courriel d’accompagnement, il a précisé qu’il
n’avait pas eu le temps d’en parler avec G.________ mais qu’il préférait
l’envoyer tout de suite vu que potentiellement, si son destinataire souscrivait personnellement
à la proposition « DUO », il valait mieux qu’il puisse « tâter
le terrain rapidement auprès de son Comité». 

 

             
Le Comité de l’intimée s’est ensuite réuni le 17 avril 2012. Il ressort du
procès-verbal de la séance que l’appelante avait d’ores et déjà fait
une offre pour l’édition 2013 d’un montant de 10'000 fr., que le directeur K.________
souhaitait poursuivre la collaboration avec G.________ qui changeait de société, qu’aucune
déclaration de reconduction n’avait été faite et que rien n’empêchait
la poursuite d’une collaboration avec celui-ci, qu’il convenait toutefois de vérifier
si une collaboration avec le nouvel employeur de G.________ était possible et de requérir également
des offres d’autres sociétés. 

 

             
Il résulte non seulement du procès-verbal mais également du témoignage de K.________
que l’appel d’offre avait été décidé par le Comité : à
ce moment-là, ils ne savaient pas s’il serait possible de mandater T.________SA dès lors
qu’ils ne connaissaient pas le prix qui leur serait demandé, raison pour laquelle ils souhaitaient
procéder à un appel d’offres. Il y avait en effet une somme précise au budget, de
l’ordre de 10'000 fr. à 10'500 fr., qu’il était difficile d’étendre.
Quant à L.________, elle a précisé que le Comité s’était posé la
question de la reconduite automatique du mandat, le travail ayant été tout à fait satisfaisant,
mais qu’ils se trouvaient dans une période de transition et voulaient avoir plus de choix.

 

             
Par courriel du 17 avril 2013, K.________ a informé J.________ qu’en raison du départ
de G.________ de leur société, le Comité souhaitait lancer un appel d’offre auprès
de plusieurs prestataires et que leur offre répondait parfaitement au cahier des charges. J.________
l’a remercié de l’information par retour de courriel.

 

             
Ainsi, K.________ a lancé un appel d’offres auprès de deux autres agences, soit [...]
et T.________SA, lesquelles ont fait parvenir des offres pour des montants respectifs de 10'500 fr. et
10'000 francs. La présence de G.________ au sein de T.________SA a clairement été présentée
comme une « plus-value », ainsi que le travail de communication de Q.________ effectué
auparavant au sein de l’un des principaux sponsors de la manifestation. 

 

             
Lors de la séance du 21 mai 2013, le Comité de l’intimée a décidé d’attribuer
le mandat à T.________SA, « en toute connaissance de cause après avoir examiné
les trois offres », selon les déclarations de L.________.

 

             
Ainsi, contrairement à ce que soutient l’appelante, l’instruction de la cause ne permet
pas de retenir que l’intimée se serait engagée d’une manière ou d’une
autre envers elle quant à une reconduction du mandat pour l’édition 2013, ni qu’elle
lui aurait donné une quelconque assurance à cet égard avant que celle-ci ne dépose
son offre, qu’elle a elle-même sollicité de pouvoir produire. De même, l’appelante
ne pouvait escompter qu’aucune offre ne serait demandée auprès d’une autre agence
puisqu’aucune promesse n’avait été faite à cet égard. Par ailleurs, il
n’est pas singulier, mais au contraire fréquent dans une économie de marché, qu’un
mandant s’adresse à plusieurs prestataires pour obtenir l’offre la plus favorable. Q.________
a expressément expliqué qu’il s’agit d’un domaine dans lequel il faut se
battre pour avoir des mandats et qu’il faut concéder des efforts commerciaux pour les obtenir.
Lorsque K.________ a informé J.________ que le Comité avait décidé de lancer un appel
d’offres auprès de plusieurs prestataires, celui-ci s’est d’ailleurs contenté
de prendre note de l’information, sans nullement protester contre cette manière de procéder.
Par ailleurs, l’appelante savait dès le départ que la décision de confier le mandat
appartenait au Comité puisqu’elle a précisé à K.________ qu’elle lui
communiquait son offre sans attendre d’en avoir parlé avec G.________ afin qu’il puisse
« tâter le terrain rapidement auprès de son Comité». De plus, dès
lors que l’appelante savait, au moment d’élaborer son offre, que G.________ avait donné
sa démission et qu’il allait travailler pour une entreprise concurrente, elle pouvait se douter
que si cette dernière présentait une offre concurrentielle au niveau du prix, elle aurait des
chances sérieuses d’emporter le mandat. 

 

             
L’appelante prétend que si elle avait su dès le départ qu’une offre serait
aussi demandée au nouvel employeur de G.________, elle n’aurait pas consacré autant de
temps à la préparation de son offre et au développement du concept « DUO ».
Elle méconnaît cependant qu’elle a développé spontanément ce concept,
qui ne lui a nullement été demandé par l’intimée et dont celle-ci n’a
eu connaissance qu’au moment de la réception de l’offre. Pour le surplus, contrairement
à ce que plaide l’appelante, le maintien d’une relation avec G.________ était un
élément important dans le choix de l’offre, mais pas le seul puisque la gestion du budget
et du prix était également cruciale. A cet égard, l’appelante se plaint d’une
collusion visant à aligner le prix finalement proposé par T.________SA sur le sien. Outre que
des discussions sur le prix n’ont rien d’inhabituel et ne peuvent être qualifiées
de collusion, elles sont intervenues après le dépôt de l’offre de l’appelante
et sont sans relation de causalité avec le dommage dont elle se prévaut, soit le travail inutilement
déployé pour la préparation de l’offre. Par surabondance, on notera que Q.________
a expliqué que le cadre budgétaire de la manifestation lui était connu au moment où
sa société avait fait son offre du fait de ses activités précédentes au sein
des [...] et de ses relations privilégiées.

 

             
Enfin, le « Petit topo sur l’affaire P.________Sàrl» établi le 18 août
2013 par N.________ n’est pas suffisant pour retenir que l’offre de l’appelante n’aurait
pas été réellement examinée par le Comité. Cette note interne à l’intimée
a été établie postérieurement aux événements par la nouvelle présidente,
laquelle n’était pas présente aux séances concernées du Comité. Elle ne
saurait dès lors primer sur le témoignage de L.________, qui a déclaré que le Comité
avait choisi l’offre de T.________SA en toute connaissance de cause après avoir examiné
les trois offres. Par ailleurs, on doit constater que N.________ pose la question aux membres du Comité
de savoir s’ils étaient au courant, au vu de la déclaration de K.________ selon laquelle
« il trouvait la proposition tellement inappropriée qu’il n’avait pas jugé
bon d’en parler ». Le fait de ne pas en avoir parlé ne signifie pas que l’offre
écrite n’a pas été soumise dans son entier au Comité. Quoi qu’il en soit,
même s’il s’avérait que cette hypothèse était avérée, il n’empêche
que l’appelante n’avait reçu aucune assurance selon laquelle elle obtiendrait le mandat
pour l’édition 2013, qu’elle a proposé spontanément de faire une offre, qu’elle
a développé son concept de sa propre initiative et qu’elle a déposé son offre
avant même qu’un appel d’offres soit effectué. 

 

             
Partant, les frais inhérents à sa proposition ne sont pas le fait d’un appel d’offres
qui aurait été lancé fictivement et ils ne sont d’aucune manière imputables
à l’intimée. On ne saurait de toute manière retenir que l’appel d’offres
ait été purement de façade et que la décision de conclure avec un tiers aurait déjà
été prise au moment où l’appelante a préparé son offre. Les conditions
d’une culpa in contrahendo
ne sont donc pas réalisées. 

 

             
Cela étant, il n’est pas nécessaire d’examiner plus avant la question du dommage
en relation de causalité avec le prétendu défaut d’information, étant ici rappelé
que la responsabilité pour la confiance entraîne l’obligation de réparer uniquement
le dommage négatif, soit l’intérêt de la partie à la non-conclusion du contrat
(Kuonen, La responsabilité précontractuelle, Thèse 2007, nn. 1836ss).

 

             
Au vu de ce qui précède, l’appel est également mal fondé en ce qu’il
concerne la prétention en paiement de 20 heures pour l’établissement de l’offre
pour l’édition 2013.

 

 

5.             
L’appelante fait valoir qu’il ressort
tant des pièces que des déclarations que G.________ aurait déployé une activité
pour l’édition 2013 alors qu’il était encore employé auprès d’elle.
Elle soutient avoir établi la quotité de 20 heures de travail sur une période de
quatre mois et réclame de ce fait la somme de 4'000 fr. plus TVA, soit 4'320 francs. 

 

             
L’appelante considère qu’une
heure d’activité a en tout cas été établie et admise en se fondant sur l’allégué
n° 80, selon lequel « si l’activité a été effectivement fournie,
ce qui est contesté, elle correspond au maximum à une heure ». Cet allégué
fait suite à deux allégués selon lesquels l’activité de G.________ a consisté
à relire un document pour la RTS et à répondre brièvement à quelques courriels
(178) et qu’il n’était pas convenu que ces activités limitées donnent lieu
à une rétribution (179). On ne peut dès lors déduire aucun aveu de l’allégué
n° 180. Au reste, K.________ a déclaré concernant cet allégué que G.________
avait lu deux pages de contrat mais qu’il était incapable d’évaluer le temps que
cela avait pris. Quant à G.________, il a exposé que K.________ lui avait demandé son
avis sur une chose ou une autre en relation avec l’édition 2013, en particulier au sujet d’un
contrat de partenariat avec la RTS. Concernant l’allégué n° 180, il a indiqué
que le travail dont il était question devait correspondre environ à une heure. Ces témoignages
ne permettent dès lors pas de déterminer la nature du travail effectué, ni sa durée,
ni son tarif. C’est donc à juste titre que le premier juge a considéré que l’appelante
n’avait pas établi son dommage. 

 

 

6.             
Enfin, l’appelante fait valoir que le montant
des dépens qui a été mis à sa charge ne pouvait excéder 5'000 fr., au regard
de l’art. 5 TDC (tarif des dépens en matière civile du 23 novembre 2010; RSV 270.11.6).

 

             
L’art. 20 al. 1 TDC prévoit toutefois
que, dans les causes qui ont nécessité un travail extraordinaire, notamment lorsque les moyens
de preuve ont été longs et difficiles à réunir ou à coordonner, que le dossier
a pris une ampleur considérable ou que les questions de fait ou de droit ont été particulièrement
compliquées, le juge saisi peut fixer des dépens supérieurs à ceux prévus par
le tarif. 

 

             
En l’espèce, l’instruction a été complexe et a porté sur des circonstances
de fait différentes portant tant sur l’édition 2012 que sur l’édition 2013
de la U.________. De nombreuses pièces ont été requises par l’appelante et de nombreux
témoins ont dû être entendus. Les seules audiences ont duré respectivement 1 heure
et 7 heures, ce qui est exorbitant pour une procédure simplifiée. Le conseil de l’intimée
prétend avoir consacré 40 heures à la procédure. Le montant de 8'000 fr. alloué
par le premier juge correspond – au tarif horaire de 350 fr. réduit de 15% pour les causes
dont la valeur litigieuse ne dépasse pas 30'000 fr. (art. 3 al. 2 TDC), soit de 300 fr. –
à 26 heures de travail, qui apparaissent justifiées au vu de l’ampleur de la cause. Le
moyen est dès lors infondé. 

 

 

7.
              En
définitive, l’appel doit être rejeté et le jugement confirmé.

 

             
Les frais judiciaires de deuxième instance,
arrêtés à 900 fr. (art. 62 al. 1 TFJC [tarif des frais judiciaires civils du 28 septembre
2010; RSV 270.11.5]), seront mis à la charge de l'appelante, qui succombe (art. 106 al. 1 CPC).

 

             
L'appelante versera en outre à l'intimée la somme de 3’500 fr. à titre de dépens
de deuxième instance (art. 106 CPC).

 

 

Par
ces motifs,

la
Cour d’appel civile

prononce
:

 

             
I.             
L’appel est rejeté.

 

             
II.             
Le jugement est confirmé.

 

             
III.             
Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 900 fr. (neuf cents francs),
sont mis à la charge de l’appelante.

 

             
IV.             
L’appelante P.________Sàrl doit verser à l’intimée Association U.________
la somme de 3'500 fr. (trois mille cinq cents francs) à titre de dépens de deuxième instance.

 

             
V.             
L’arrêt est exécutoire.

 

Le
président :               La greffière
:

 

 

 

 

Du

 

             
Le présent arrêt, dont la rédaction a été approuvée à huis clos, est
notifié à :

 

‑             
Mes Nicolas Gillard et Françoise Martin Antipas (pour P.________Sàrl),

‑             
Me Irène Schmidlin (pour l’Association U.________),

 

             
et communiqué, par l'envoi de photocopies, à :

 

‑             
M. le Président du Tribunal civil de l’arrondissement de Lausanne.

 

 

             
La Cour d’appel civile considère que la valeur litigieuse est de 30’000 francs.

 

             
Le présent arrêt peut faire l'objet d'un recours en matière civile devant le Tribunal
fédéral au sens des art. 72 ss LTF (loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral –
RS 173.110), le cas échéant d'un recours constitutionnel subsidiaire au sens des art. 113 ss
LTF. Dans les affaires pécuniaires, le recours en matière civile n'est recevable que si la
valeur litigieuse s'élève au moins à 15'000 fr. en matière de droit du travail et
de droit du bail à loyer, à 30'000 fr. dans les autres cas, à moins que la contestation
ne soulève une question juridique de principe (art. 74 LTF). Ces recours doivent être déposés
devant le Tribunal fédéral dans les trente jours qui suivent la présente notification
(art. 100 al. 1 LTF).

 

 

             
La greffière :