# Swiss Caselaw Document

**Case Identifier:** 5828f976-311f-5242-bbc7-fb2729d4b818
**Source:** Zürich Steuerrekursgericht (ZH)
**Court Level:** cantonal
**Decision Date:** 2019-04-16
**Language:** de
**Title:** Direkte Bundessteuer 2016 sowie Staats- und Gemeindesteuern 2016
**Docket/Reference:** DB.2019.3
**URL:** https://www.strgzh.ch/assets/entscheide/1-db.2019.3--1-st.2019.3.pdf

## Full Text

Steuerrekursgericht  
des Kantons Zürich 

1. Abteilung 

1 DB.2019.3 
1 ST.2019.3 

Entscheid 

16. April 2019 

Mitwirkend: 

Einzelrichter Walter Balsiger und Gerichtsschreiber Marius Obertüfer 

A ,    
Steuergemeinde B, 

vertreten durch C AG,  

In Sachen 

gegen 

Beschwerdeführerin/ 
Rekurrentin,  

1.  S c h w e i z e r i s c h e   E i d g e n o s s e n s c h a f t ,    

2.  S t a a t   Z ü r i c h ,    

vertreten durch das kant. Steueramt,  
Division Nord, 
Bändliweg 21, Postfach, 8090 Zürich,  

Beschwerdegegnerin,  

Rekursgegner,  

Direkte Bundessteuer 2016 sowie Staats- und Gemeindesteuern 2016 

betreffend 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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hat sich ergeben: 

A.  A  (nachfolgend  die  Pflichtige)  wurde  vom  kantonalen  Steueramt  gemäss 

Einschätzungsentscheid  bzw.  Berechnungsmitteilung  vom  19. Oktober  2018  für  die 

Direkte  Bundessteuer  2016  mit  einem  steuerbaren  Einkommen  von  Fr. 205'100.- 

(satzbestimmend:  Fr. 218'200.-)  und  für  die  Staats-  und  Gemeindesteuern 2016  mit 

einem steuerbaren Einkommen von Fr. 200'200.- (satzbestimmend: Fr. 213'200.-) und 

einem  steuerbaren  Vermögen  von  Fr. 2'204'000.-  (satzbestimmend:  Fr. 3'333'000.-) 

veranlagt bzw. eingeschätzt. Abweichend von der Steuererklärung liess das kantonale 

Steueramt  unter  anderem  als  "Übrige  Berufsauslagen"  nicht  die  effektiv  geltend  ge-

machten Fr. 14'947.- zum Abzug zu, sondern gewährte lediglich den Pauschalabzug in 

der Höhe von Fr. 4'000.-. 

B. Die dagegen erhobenen Einsprachen vom 20. November 2018, in welchen 

die  Pflichtige  beantragen  liess,  die  übrigen  Berufsauslagen  von  Fr.  4'000.-  auf 

Fr. 8'347.- zu erhöhen, wies das kantonale Steueramt mit Einspracheentscheiden vom 

3. Dezember 2018 ab. 

C.  Mit  Beschwerde  und  Rekurs  vom  3. Januar  2019  liess  die  Pflichtige  ihren 

Einspracheantrag wiederholen.  

Das  kantonale  Steueramt  schloss  mit  Beschwerde-  und  Rekursantwort  vom 

31.  Januar  2019  auf  Abweisung  der  Rechtsmittel.  Die  Eidgenössische  Steuerverwal-

tung (ESTV) liess sich nicht vernehmen.  

Auf die Vorbringen der Pflichtigen wird – soweit rechtserheblich – in den nach-

folgenden Erwägungen eingegangen. 

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Der Einzelrichter zieht in Erwägung: 

1. a) Das kantonale Steueramt verweigerte der Pflichtigen in den Einsprache-

entscheiden  den  Abzug  von  übrigen  Berufsauslagen  im  effektiv  geltend  gemachten 

Umfang von Fr. 8'347.- und gewährte ihr nur den gemäss ihrem Einkommen maximal 

zulässigen  Pauschalabzug  in  der  Höhe  von  jeweils  Fr. 4'000.-.  Es  begründete  seinen 

Entscheid damit, dass die Arbeitgeberin der Pflichtigen, die Universität Zürich, über ein 

genehmigtes Spesenreglement verfüge, nach welchem sämtliche Kosten, die zur Aus-

übung des Berufs erforderlich seien, gegen Beleg zurückerstattet würden. Die Beurtei-

lung,  welche  Kosten  tatsächlich  für  die  Ausübung  des  Berufs  notwendig  seien,  sei 

demnach  bereits  von  der  Arbeitgeberin  vorgenommen  und  von  der  Steuerpflichtigen 

akzeptiert  worden.  Mithin  seien  die  von  der  Arbeitgeberin  nicht  erstatteten  Kosten  ei-

gentliche Lebenshaltungskosten und könnten nicht zum Abzug zugelassen werden.  

b)  Die  Pflichtige  lässt  dem  beschwerde-  und  rekursweise  entgegenhalten, 

dass  ihre  effektiven  übrigen  Berufsauslagen  im  Umfang  von  Fr. 8'347.-  zum  Abzug 

zuzulassen  seien.  Die  Begründung  des  kantonalen  Steueramts  sei  nicht  statthaft,  da 

es  nach  dessen  Auffassung  aus  steuerlicher  Sicht  gar  keine  übrigen  Berufsauslagen 

mehr  gebe,  da  entweder  die  Arbeitgeberin  die  Spesen  bezahle  und  jene  Kosten,  die 

sie  nicht  bezahle,  keine  Berufsauslagen  seien.  Es  frage  sich  demnach,  weshalb  es 

überhaupt einen pauschalen Abzug von maximal Fr. 4'000.- gebe. 

2. a) aa) Der Einkommenssteuer unterliegen alle wiederkehrenden und einma-

ligen Einkünfte (Art. 16 Abs. 1 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer vom 

14.  Dezember  1990  [DBG]  bzw.  §  16  Abs.  1  des  Steuergesetzes  vom  8.  Juni  1997 

[StG]).  Steuerbar  sind  insbesondere  alle  Einkünfte  aus  privatrechtlichem  oder  öffent-

lich-rechtlichem  Arbeitsverhältnis  mit  Einschluss  der  Nebeneinkünfte  wie  Entschädi-

gungen  für  Sonderleistungen,  Provisionen,  Zulagen,  Dienstalters-  und  Jubiläumsge-

schenke, Gratifikationen, Trinkgelder, Tantiemen, geldwerte Vorteile aus Mitarbeiterbe-

teiligungen und andere geldwerte Vorteile (Art. 17 Abs. 1 DBG bzw. § 17 Abs. 1 StG).  

bb) Steuerpflichtiges Einkommen setzt immer – aus Sicht der steuerpflichtigen 

Person  –  zunächst  einen  Vermögenszugang  voraus.  Steuerbar  ist  dieser  nur  dann, 

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wenn  er  zu  einer  Steigerung  der  wirtschaftlichen  Leistungsfähigkeit  der  steuerpflichti-

gen  Person  führt.  Von  den  Bruttoeinkünften  sind  somit  von  Anfang  an  die  mit  dem 

Vermögenszugang  unmittelbar  kausal  verbundenen  Vermögensabgänge  abzuziehen. 

Kein  Reinvermögenszufluss  liegt  einmal  vor,  wenn  der  Vermögenszugang  mit  einer 

korrespondierenden  Verpflichtung  zur  Rückgabe  oder  zur  Übertragung  eines  anderen 

Vermögenswerts  belastet  ist  (wobei  vorausgesetzt  wird,  dass  die  Verpflichtung  zur 

Rückzahlung auch tatsächlich eingefordert wird). 

b) aa) Kein Einkommen stellen regelmässig Spesenentschädigungen dar. Als 

Spesen  gelten  Auslagen,  welche  dem  Arbeitnehmer  bei  der  Vornahme  einzelner 

dienstlicher Verrichtungen erwachsen und grundsätzlich während der Arbeitszeit anfal-

len  (Erich  Bosshard,  StR  1995,  561,  auch  zum  Folgenden).  Werden  die  Kosten  zu-

nächst  vom  Arbeitnehmer  übernommen  und  anschliessend  vom  Arbeitgeber  in  Form 

einer Spesenentschädigung zurückerstattet, so stellt dies in steuerlicher Hinsicht nach 

Art. 16 f. DBG bzw. §§ 16 f. StG kein Einkommen dar, da kein Vermögenszugang beim 

Arbeitnehmer vorliegt (E. 2 a/bb; Richner/Frei/Kaufmann/Meuter, Handkommentar zum 

DBG, 3. A., 2016, Art. 17 N 52 DBG, und Kommentar zum Zürcher Steuergesetz, 3. A., 

2013, § 17 N 46 ff. StG).  

bb)  Zu  den  typischen  (echten)  Spesen  gehören  etwa  Reisekosten  privater 

oder  öffentlicher  Verkehrsmittel  im  Rahmen  eines  konkreten  Dienstauftrags,  Entschä-

digungen  für  auswärtige  Verpflegungskosten,  Entschädigungen  für  auswärtige  Über-

nachtungskosten  in  Hotels  usw.  oder  Entschädigungen  für  Kleinauslagen,  die  einen 

Zusammenhang zur Arbeitstätigkeit haben (z.B. Telefonspesen, Portospesen, Parkge-

bühren, Trinkgelder; vgl. Bosshard, StR, 1996, 562; Neuer Lohnausweis  - Wegleitung 

der  Schweizerischen  Steuerkonferenz  und  der ESTV  zum  Ausfüllen  des  Lohnauswei-

ses bzw. der Rentenbescheinigung [Formular 11]). Die vom Arbeitnehmer beglichenen 

Kosten  für  Arbeitsgeräte  und  Arbeitskleidung  (Spezialkleidung)  gehören ebenso  dazu 

wie  die  Aufwendungen  für  geschäftlich  verwendetes  Papier,  Briefmarken,  die  Organi-

sation von Firmen- und Kundenanlässen, Geschäftsausflügen und den Kauf von Wer-

begeschenken, etc.  

cc)  Die  vom  Arbeitgeber  bezahlten  Spesenentschädigungen  sind  grundsätz-

lich  im  Lohnausweis  separat  auszuweisen.  Der  Arbeitgeber  kann  darauf  verzichten, 

wenn er über ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Spesenreglement verfügt. In 

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solchen Fällen ist der Arbeitgeber von der betragsmässigen Bescheinigung der Spesen 

in den Lohnausweisen entbunden, sofern es sich dabei nicht um Pauschalspesen, d.h. 

Spesen  die  ungeachtet  der  effektiven  Zahl  der  Kostenereignisse  (Mahlzeiten,  Über-

nachtungen  usw.)  und  der  effektiven  Höhe  der  Kosten  für  einen  bestimmten  Zeitab-

schnitt  (z.B.  monatlich)  pauschal  festgelegt  werden,  handelt.  Bei  Vorliegen  eines  ge-

nehmigten  Spesenreglements  ist  dem  Arbeitgeber  zudem  das  Auszahlen  vom 

Reglement abweichender Spesen untersagt (vgl. Neuer Lohnausweis - Wegleitung der 

Schweizerischen  Steuerkonferenz  und  der  ESTV  zum  Ausfüllen  des  Lohnausweises 

bzw. der Rentenbescheinigung [Formular 11]). 

c)  Von  den  Spesen  strikt  zu  trennen  sind  Berufskosten.  Berufskosten  sind 

Auslagen, die dem Arbeitnehmer allgemein für die Verrichtung einer Tätigkeit erwach-

sen,  diese  als  Ganzes  erst  ermöglichen  und  auch  ohne  einen  konkreten  Auftrag  

angefallen wären. Berufskosten sind Aufwendungen, die grundsätzlich vor dem eigent-

lichen  Arbeitsbeginn  oder  nach  Beendigung  der  eigentlichen  Arbeitstätigkeit  anfallen 

bzw.  allgemein  während  der  Arbeitstätigkeit  benötigt  werden  (ausführlich  Bosshard,  

StR, 1996, 561, mit weiteren Hinweisen). Berufskosten können, je nach Ausgestaltung 

und  Umfang,  vollumfänglich  oder  teilweise  vom  Einkommen  abgezogen  werden  (vgl. 

Art. 26 DBG sowie § 26 StG).  

3. a) Wenn das kantonale Steueramt nun im Ergebnis die effektiv geltend ge-

machten  Berufsauslagen  einzig  unter  Hinweis  auf  das  genehmigte  Spesenreglement 

den steuerlich nicht abzugsfähigen Lebenshaltungskosten zuordnet (E. 1a), so weicht 

es  die  strikte  Trennung  von  Berufskosten  und  Spesen  auf.  Wäre  die  Argumentation 

des Steueramts zutreffend, so wäre tatsächlich fraglich, wieso überhaupt der pauscha-

le Abzug bei den übrigen Berufskosten gesetzlich vorgesehen ist (E. 1b).  

b)  Die  Auffassung  des  Steueramts  basiert  auf  der  Annahme,  dass  das  ge-

nehmigte  Spesenreglement  sämtliche  Kosten,  die  zur  Ausübung  des  Berufs  erforder-

lich sind, regelt, was in dieser Absolutheit unzutreffend ist. Vielmehr regelt das Spesen-

reglement  lediglich  diejenigen  Auslagen,  die  den  Angestellten  in  Ausübung  ihrer 

Tätigkeit  am  Arbeitsort  oder  auf  Dienstreisen  anfallen  und  gemäss  Spesenreglement 

erstattet werden (vgl. § 3 des Spesenreglements der Universität Zürich bzw. § 64 der 

Vollzugsverordnung  zum  Personalgesetz  vom  19. Mai  1999  [VVO]).  Es  betrifft  mithin 

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nur  die  sogenannten  echten  Spesen  und  nicht  auch  die  weiteren  zur  Ausübung  des 

Berufs  notwendigen  Auslagen.  Unter  letzterem  Begriff  können  namentlich  auch  die 

Berufskosten  subsumiert  werden,  die  theoretisch  auf  freiwilliger  Basis  ebenfalls  (teil-

weise)  vom  Arbeitgeber  übernommen  werden  können,  dann  allerdings  entsprechend 

als  Lohnbestandteil  auszuweisen  und,  soweit  sie  nicht  abzugsfähig  sind,  auch  vom 

Steuerpflichtigen als Einkommen  zu versteuern sind (Madeleine Simonek, Die steuer-

rechtliche Rechtsprechung im Jahre 2008, ASA 79, 137 ff.).  

c) Da Spesen und Berufsauslagen klar zu trennen sind, hätte das Steueramt 

deshalb  im  Rahmen  der  Verfahrensleitung  den  Sachverhalt  betreffend  die  geltend  

gemachten  Berufskosten  detailliert  prüfen  müssen  (Art. 123  Abs. 1  DBG  bzw.  § 132 

Abs. 1 StG) und dies nicht mit dem pauschalen Hinweis auf das genehmigte Spesen-

reglement  unterlassen  dürfen.  Die  Nichtqualifikation  als  Spesen  nach  dem genehmig-

ten Spesenreglement der Universität Zürich gilt diesbezüglich lediglich als Indiz dafür, 

dass  die  entsprechenden  Aufwendungen  den  Lebenshaltungskosten  zuzurechnen 

sind.  Es  rechtfertigt  sich  indessen  nicht,  alleine  gestützt  darauf  auf  eine  eingehende 

Prüfung zu verzichten.  

d)  Trotz  der  unterlassenen  Überprüfung  durch  das  kantonale  Steueramt  er-

scheint  es  vorliegend  nicht  gerechtfertigt,  die  Sache  zunächst  zur  weiteren  Untersu-

chung  und  zum  Neuentscheid  zunächst  an  die  Vorinstanz  zurückzuweisen  (§ 149 

Abs. 3 StG; für das Bundessteuerrecht: Richner/Frei/Kaufmann/Meuter, Art 143 N 26 ff. 

DBG),  da  Fehler,  die  ebenso  gut  von  der  Rekurs-  bzw.  Beschwerdeinstanz  behoben 

werden können, nicht zu einer Rückweisung führen dürfen (RB 1983 Nr. 56). Im vorlie-

genden Beschwerde- bzw. Rekursverfahren ist demnach zu prüfen, ob die geltend ge-

machten  effektiven  Berufsauslagen  als  übrige  Berufskosten  (und  damit  abzugsfähige 

Gewinnungskosten) i.S.v. Art. 26 Abs. 1 lit. c DBG bzw. § 26 Abs. 1 lit. c StG zu qualifi-

zieren sind.  

4. a) aa) Nach Art. 25 DBG bzw. § 25 StG werden zur Ermittlung des Reinein-

kommens  von  den  gesamten  steuerbaren  Einkünften  die  zur  Erzielung  notwendigen 

Aufwendungen abgezogen. Abzugsfähig im Bereich der unselbstständigen Erwerbstä-

tigkeit sind – neben den Auslagen für den Arbeitsweg und den Mehrkosten der auswär-

tigen Verpflegung – die "übrigen für die Ausübung des Berufes erforderlichen Kosten" 

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(sog. übrige Berufskosten; Art. 26 Abs. 1 lit. c DBG bzw. § 26 Abs. 1 lit. c StG). Unter 

die übrigen Berufskosten fallen gemäss Art. 7 der Verordnung des EFD über den Ab-

zug der Berufskosten unselbständig Erwerbstätiger bei der direkten Bundessteuer vom 

10. Februar  1993  (SR  642.118.1)  bzw.  der  Verfügung  der  Finanzdirektion  über  die 

Pauschalierung  von  Berufsauslagen  Unselbständigerwerbender  vom  19. März  2015 

(ZStB  Nr. 17/204)  beispielsweise  Berufskleider,  Berufswerkzeuge,  Fachliteratur,  ein 

privates Arbeitszimmer sowie Beiträge an Berufsverbände. 

bb)  Nur  die  "notwendigen"  Aufwendungen  können  als  Berufskosten  einkom-

mensmindernd  berücksichtigt  werden.  Notwendig  bzw.  abzugsfähig  sind  diejenigen 

Aufwendungen,  die  ihren Grund  in  der  beruflichen Tätigkeit  haben  bzw.  die  durch  die 

Einkommenserzielung  verursacht  werden,  sei  es,  dass  sie  zum  Zweck  der  Einkom-

menserzielung aufgewendet werden oder Folge der einkommenserzielenden Tätigkeit 

bilden (Reich/von Ah/Bawand, in: Kommentar zum Schweizerischen Steuerrecht, Bun-

desgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinde, 

3.A., 2017, Art. 9 N 8 f. StHG). Als (berufsnotwendige) Gewinnungskosten gelten indes 

nicht sämtliche Aufwendungen, die irgendeinen Zusammenhang zur ausgeübten Tätig-

keit aufweisen bzw. im weiteren Sinn ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben. Nach der 

Rechtsprechung des Verwaltungsgerichts erscheinen als berufsnotwendig vielmehr nur 

solche Kosten, welche in einem qualifiziert engen, d.h. rechtlich erheblichen (wesentli-

chen)  Zusammenhang  zur  ausgeübten  Tätigkeit  stehen.  Erforderlich  ist  mit  anderen 

Worten ein wesentlicher Zusammenhang zwischen Art, Grund und Zweck der Ausgabe 

einerseits  und  der  Natur  der  beruflichen  Tätigkeit  andererseits,  während  Aufwendun-

gen,  die  vorwiegend  mit  der  allgemeinen  Lebenshaltung  zusammenhängen,  sog.  Le-

benshaltungskosten,  vom  Abzug  ausgeschlossen  sind  (RB 1990  Nr. 32  =  StE 1991 

B 22.3 Nr. 38; RB 1991 Nr. 21 [Leitsatz]; StE 2000 B 22.3 Nr. 71).  

cc) Berufskosten können entweder in ihrem effektiven Ausmass oder als Pau-

schalbetrag geltend gemacht werden. Für namentlich Fahrtkosten, Verpflegungskosten 

und übrige Berufskosten, sind solche Pauschalen vorgesehen (Richner/Frei/Kaufmann/ 

Meuter, Art. 26 N 113 ff. DBG und § 26 N 109 ff. StG, auch zum Folgenden). Die steu-

erpflichtige Person hat sämtliche Aufwendungen der entsprechenden Kategorie nach-

zuweisen, wenn sie die effektiven Kosten geltend macht. Es genügt nicht, die den Pau-

schalbetrag  übersteigenden  Aufwendungen  nachzuweisen.  Allgemein  gilt  dabei,  dass 

steueraufhebende oder –mindernde Tatsachen vom Pflichtigen zu beweisen sind. Auf-

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grund der allgemeinen Beweislastregel (ASA 62, 720 E. 5b; BGE 121 II 257 E. 4c/aa) 

ist  andernfalls  zu  Ungunsten  des  für  derartige  Tatsachen  beweisbelasteten  Steuer-

pflichtigen anzunehmen, die behaupteten Tatsachen hätten sich nicht verwirklicht. 

b) Die Pflichtige lässt beantragen, ihr seien die übrigen Berufskosten von pau-

schal Fr. 4'000.- auf effektiv Fr. 8'347.- anzupassen. Gemäss ihren Ausführungen setzt 

sich dieser Betrag im Einzelnen aus den folgenden Positionen zusammen: 

übrige Berufsauslage effektiv 

Bücher und Fachzeitschriften 

Beiträge und Mitgliedschaften 

Reiseauslagen 

Repräsentationsspesen 

Total 

Betrag  

Fr. 

Fr. 

326.78 

927.69 

Fr.  5'697.33 

Fr.  1'395.20 

Fr.   8'347.00 

Zur  beruflichen  Notwendigkeit  der  einzelnen  Positionen  lässt  die  Pflichtige 

beschwerde- und rekursweise ausführen, dass sie Bücher und Fachzeitschriften für die 

diversen Vorträge und Studien im Bereich D und E benötige. Die Mitgliedschaftsbeiträ-

ge  dienten  ebenfalls  der  beruflichen  Tätigkeit,  um  sich  auf  dem  Laufenden  halten  zu 

können  und  um  Zugriff  auf  diverse  Fachartikel  zu  erhalten,  die  für  die  Arbeit  an  der 

Universität  benötigt  würden.  Die  Auslagen  für  Reisekosten  an  Vorträge,  Konferenzen 

etc.  seien  ihr  zudem  von  ihrer  Arbeitgeberin  nur  teilweise zurückvergütet  worden.  Sie 

stünden in direktem Zusammenhang mit ihren Studien und Forschungen. Zu den gel-

tend  gemachten  Repräsentationsspesen  lässt  die  Pflichtige  schliesslich  ausführen, 

dass sie sich als F der Universitätsabteilung regelmässig mit anderen Professoren und 

Forschern treffe und austausche. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse würden direkt in 

ihre Arbeit als F miteinbezogen, weshalb also auch die Repräsentationsspesen im di-

rekten Zusammenhang mit der unselbständigen Erwerbstätigkeit stünden.  

c) Die grösste Position der geltend gemachten Berufsauslagen betrifft die Rei-

seauslagen, weshalb es sich vorliegend rechtfertigt, diese Position zunächst einer ein-

gehenden  Untersuchung  zu  unterziehen. Wie der  Detailaufstellung  zu  entnehmen  ist, 

setzt  sich diese  Position  aus  einer  Vielzahl  von  Forschungsreisen-  und -aufenthalten, 

Tagungs-,  Vortrags-  und  Sitzungsteilnahmen  etc.  zusammen,  an  denen  die  Pflichtige 

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unbestrittenermassen  teilnahm.  Insgesamt  sind  ihr  in  der  Steuerperiode  2016  in  die-

sem  Zusammenhang  Aufwendungen  über  Fr. 18'537.06  entstanden,  wobei  sie  von 

ihrer  Arbeitgeberin  den  Betrag  über  Fr. 12'839.73  zurückerstattet  erhielt  und  sie  nun-

mehr  die  nicht  zurückerstattete  Differenz  über  Fr. 5'697.33  als  Berufskosten  geltend 

macht.  Gemäss  den  eingereichten  Belegen  stehen  die  der  Pflichtigen  entstandenen, 

nicht  zurückerstatteten  Reiseauslagen  etwa  im  Zusammenhang  mit  Transport,  Über-

nachtungs- und Verpflegungskosten, Visagebühren etc., wobei ihr einen Grossteil da-

von  im  Zusammenhang  mit  einem  ca.  zweimonatigen  Forschungsaufenthalt  in  den 

USA  angefallen  ist.  Der  nicht  zurückerstattete  Betrag  und  die  damit  zusammenhän-

gend geltend gemachten Reiseauslagen belaufen sich auf Fr. 4'324.91. Diesbezüglich 

eingereicht wurden Quittungen für ein Flugticket (ohne Preisangabe), das ESTA-Visum 

(USD 14.-), die Fahrzeugmiete (total USD 2'334.80), die Übernachtungen (Fr. 80.- pro 

Nacht pro Person; insgesamt Fr. 9'480.- für zwei Personen bzw. Fr. 4'740.- pro Person 

für  59  Übernachtungen)  sowie 

für  einen  Drucker  und  Adapter 

(insgesamt  

ca.  UDS  80.-).  Die  Pflichtige  führte  allgemein  nicht  näher  aus,  welche  der  genannten 

Positionen in welchem Umfang von ihrer Arbeitgeberin übernommen wurden bzw. wie 

sich die effektiv insgesamt geltend gemachten Fr. 5'697.33 konkret berechnen. 

d) aa) Die bei der Pflichtigen angefallenen Reiseauslagen stehen unbestritte-

nermassen im direkten Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit im In- und Ausland als Pro-

fessorin der Universität Zürich. Anstellungsverhältnisse von Professoren und Professo-

rinnen sind öffentlich-rechtlicher Natur. Die gesetzlichen Grundlagen für das öffentlich-

rechtliche  Anstellungsverhältnis finden  sich  in  der  Personalverordnung der  Universität 

Zürich vom 29. September 2014 (PVO-UZH) sowie im allgemeinen kantonalen Perso-

nalgesetz und den damit zusammenhängenden Verordnungen des Kantons Zürich (§ 2 

PVO-UZH).  Gestützt  auf  §  86  der  Ausführungsverordnung  zum  Finanzreglement  der 

Universität Zürich (Finanzhandbuch, FHB) vom 31. Januar 2013 erliess die Universität 

Zürich, 

ihr  vom  kantonalen  Steueramt  genehmigtes  Spesenreglement  vom 

6. Juni 2013. Allgemein kann davon ausgegangen werden, dass die Universität analog 

Art.  327a  Abs.  1  des  Obligationenrechts  sämtliche  durch  die  Ausführung  der  Arbeit 

notwendig entstehenden Auslagen ersetzt und bei Arbeiten an auswärtigen Arbeitsor-

ten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen für Transport, Übernach-

tung, Verpflegung etc. übernimmt. Dies sofern die Auslagen mit entsprechender Quit-

tung 

geltend 

gemacht 

und 

die 

allgemeinen  Rahmenbedingungen 

des 

Spesenreglements  eingehalten  werden.  Die  allgemeinen Rahmenbedingungen  betref-

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fen  namentlich  die Notwendigkeit.  Angestellte  sind  verpflichtet,  ihre  Spesen möglichst 

auf das Notwendigste zu beschränken. Aufwendungen, die nicht notwendig sind,  sind 

von den Angestellten selbst zu tragen (§ 4 Spesenreglement).  

bb) Wenn nun gewisse Auslagen der Pflichtigen mit Bezug auf Forschungsrei-

sen, Vortragsteilnahmen etc. nicht als Spesen gemäss Spesenreglement zu qualifizie-

ren  sind,  bedeutet  dies  nicht  automatisch,  dass  diese  Ausgaben  dennoch  standard-

mässig  als  abzugsfähige  Berufsauslagen  nach  DBG  und  StG  gelten.  Gefordert  ist 

vielmehr auch in solchen Fällen, dass der Pflichtigen die Kosten allgemein bei der Ver-

richtung der dienstlichen Tätigkeit erwachsen und zudem ein wesentlicher Zusammen-

hang zur ausgeübten Tätigkeit besteht (E. 4a/bb). Mit Bezug auf längere beruflich be-

dingte  Auslandaufenthalte  heisst  dies  namentlich,  dass  nicht  sämtliche  während  des 

Aufenthalts angefallenen Kosten entweder als Spesen oder als Berufsauslagen geltend 

gemacht  werden  können.  Lebenshaltungskosten,  die  der  Pflichtigen  anlässlich  eines 

solchen  Aufenthalts  –  z.B.  an  Wochenenden,  in  der  Freizeit  etc.  –  entstehen,  sind 

steuerlich nicht abzugsfähig, auch wenn sie sich letztendlich aus beruflichen Gründen 

im  Ausland  befindet.  Beachtlich  ist  zudem  auch,  dass  die  Pflichtige  sämtliche  Tatsa-

chen zu beweisen hat, welche die Steuerschuld mindert oder aufhebt. Eine gegenteili-

ge Standartvermutung ist gesetzlich nicht vorgesehen. Die Pflichtige hat demnach die 

Qualifikation der Auslagen als Berufsauslagen i.S.v. Art. 26 DBG bzw. § 26 StG nach-

zuweisen, respektive die Folgen der Beweislosigkeit zu tragen (E. 4a/cc). 

cc)  Den  geforderten  Nachweis  vermag  die  Pflichtige  vorliegend  nicht  im  gel-

tend gemachten Umfang zu erbringen. Sie hat lediglich nachgewiesen, dass die unter 

der  Bezeichnung  Reiseauslagen  geltend  gemachten  Aufwendungen  von  insgesamt 

Fr. 5'697.33 in einem direkten Zusammenhang zur beruflichen Tätigkeit stehen. Alleine 

damit ist jedoch noch nicht nachgewiesen, dass diese Aufwendungen allesamt als we-

sentliche allgemeine Auslagen für die Verrichtung ihrer dienstlichen Tätigkeit zu qualifi-

zieren  sind.  Letzteres  ist  gemäss  eingereichter  Belege  höchstens  mit  Bezug  auf  die 

ESTA-Gebühr sowie den Auslagen für den während des Forschungsaufenthalts ange-

schafften  Drucker  und  Adapter  (insgesamt  ca. USD  100.-  bzw.  Fr. 100.-)  zu  bejahen 

(E. 4c).  Vergleichbare  weitere  derartige  Auslagen  innerhalb  der  Position  Reiseausla-

gen, sind nicht ersichtlich. Kein Raum besteht hingegen, um die angefallenen, jedoch 

nicht nach Spesenreglement vergüteten Auslagen für Transport, Übernachtung etc. als 

übrige  Berufsauslagen  vom  steuerbaren  Einkommen  abzuziehen.  Gerade  mit  Bezug 

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auf den längeren Aufenthalt der Pflichtigen ist offensichtlich, dass gewisse Aufwendun-

gen teilweise als Lebenshaltungskosten zu qualifizieren sind (z.B. die teilweise private 

Nutzung des Mietautos an Wochenenden).  Diese Positionen sind deshalb gesamthaft 

in  steuerlicher  Hinsicht  als  Mischausgaben  zu  qualifizieren,  die  sowohl  beruflich  als 

auch  privat  veranlasst  und  entsprechend  aufzuteilen  sind  (Richner/Frei/Kaufmann/ 

Meuter, Art. 34 N 25 DBG). Vieles spricht dafür, bei der Aufteilung auf das Spesenreg-

lement bzw. die von der Arbeitgeberin vorgenommene Ausscheidung abzustellen und 

demnach  die  (nach  geltendem  Arbeitsrecht)  nicht  zurückerstatteten  Auslagen  steuer-

lich  als  Lebenshaltungskosten  zu  qualifizieren.  Dem  Spesenreglement  kommt  somit, 

zumindest was die geltend gemachten Reiseauslagen anbelangt, ein gewisser Vorprü-

fungscharakter zu, da sowohl bei Spesen wie auch bei Berufsauslagen dem Kriterium 

der Notwendigkeit viel Gewicht beigemessen wird (E. 4a/bb).  

5. a) Alleine der Umstand, dass der Pflichtigen Aufwendungen anlässlich von 

Seminarteilnahmen bzw. Forschungsaufenthalten etc. angefallen sind (sog. Reiseaus-

lagen), führt zusammengefasst nicht zur Vermutung, dass sämtliche in dieser Zeit an-

gefallenen Aufwendungen entweder als Spesen gelten oder aber als übrige Berufsaus-

lagen  steuerlich  abzugsfähig  sind.  Auch  in  solchen  Fällen  ist  grundsätzlich  davon 

auszugehen, dass die entsprechenden Aufwendungen, soweit nicht  bereits durch das 

Spesenreglement abgegolten, als nicht abzugsfähige Lebenshaltungskosten gelten. Es 

obliegt der Pflichtigen, den geforderten qualifiziert engen rechtlich erheblichen Zusam-

menhang  zur  Berufstätigkeit  und  somit  die  Abzugsfähigkeit  i.S.v.  Art.  26  DBG  bzw. 

§ 26 StG nachzuweisen, was ihr  vorliegend lediglich mit Bezug auf die ESTA-Gebühr 

sowie  den  in  den  USA  gekauften  Drucker  und  Adapter  gelungen  ist  (insgesamt  ca. 

USD 100.- bzw. ca. Fr. 100.-). Abgesehen davon besteht kein Grund dafür, die Reise-

auslagen  der  Pflichtigen  im  gesamthaft  effektiv  geltend  gemachten  Umfang  von 

Fr. 5'697.33 als übrige Berufsauslagen i.S.v. Art. 26 Abs. 1 lit. c DBG bzw. § 26 Abs. 1 

lit. c StG von ihrem steuerbaren Einkommen abzuziehen.  

b)  Da  die  geltend  gemachten  Reiseauslagen  höchstens  im  äusserst  be-

schränkten Umfang von ca. USD 100.- bzw. ca. Fr. 100.-  als effektive übrige Berufs-

auslagen  zum  Abzug  gebracht  werden  können,  müssen  die  übrigen  effektiv  geltend 

gemachten Positionen (E. 4b) nicht im Detail auf ihre Notwendigkeit hin überprüft wer-

den. Dies deshalb, weil sie gesamthaft mit Fr. 2'749.67 (Fr. 2'649.67 zzgl. Reiseausla-

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gen von Fr. 100.-) ohnehin unter dem vorliegend der Pflichtigen pauschal zugestande-

nen Abzug von Fr. 4'000.- liegen. 

c) Diese Erwägungen führen zur Abweisung von Beschwerde und Rekurs. 

6.  Ausgangsgemäss  sind  die  Verfahrenskosten  der  Pflichtigen  aufzuerlegen 

(Art. 144 Abs. 1 DBG und § 151 Abs. 1 StG). Parteientschädigungen wurden nicht be-

antragt  und  stehen  der  Pflichtigen  bei  diesem  Verfahrensausgang  auch  nicht  zu 

(Art. 144 Abs. 4 DBG i.V.m. Art. 64 Abs. 1 - 3 des Bundesgesetzes über das Verwal-

tungsverfahren vom 20. Dezember 1968 und § 152 StG i.V.m. § 17 Abs. 2 des Verwal-

tungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959/6. September 1987). 

Demgemäss erkennt der Einzelrichter: 

1.  Die Beschwerde wird abgewiesen. 

2.  Der Rekurs wird abgewiesen. 

[…] 

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