# Swiss Caselaw Document

**Case Identifier:** cb9a8c1f-dc3f-5ff2-a2e7-68e57782c7be
**Source:** Zürich (ZH)
**Court Level:** cantonal
**Decision Date:** 2021-04-29
**Language:** de
**Title:** Zürich Verwaltungsgericht 29.04.2021  VB.2020.00366
**Docket/Reference:** 
**URL:** https://entscheidsuche.ch/docs/ZH_Verwaltungsgericht/ZH_VG_001_-VB-2020-00366_2021-04-29.html

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				Geschäftsnummer: 	VB.2020.00366	 
	Entscheidart und -datum: 	Endentscheid vom 29.04.2021
	Spruchkörper: 	4. Abteilung/4. Kammer
	Weiterzug: 	Dieser Entscheid ist rechtskräftig.
	Rechtsgebiet: 	Übriges Verwaltungsrecht
	Betreff: 

	Durchführung des Ehevorbereitungsverfahrens/Rechtsverweigerung bzw. -verzögerung (Nebenfolgen)

	
[Das Zivilstandsamt leitete im Herbst 2019 das Ehevorbereitungsverfahren der Beschwerdeführenden ein, verzichtete in der Folge jedoch darauf die ausländischen Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft zu schicken. Die Vorinstanz schrieb den dagegen erhobenen Rechtsverzögerungsrekurs der Beschwerdeführenden als gegenstandslos geworden ab. Strittig sind die Nebenfolgen des vorinstanzlichen Entscheids.]

Indem das Zivilstandsamt für das Weiterleiten der Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft einen Nachweis über seinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz verlangte und das Migrationsamt gleichzeitig die entsprechende Kurzaufenthaltsbewilligung nur erteilen wollte, wenn die Beschwerdeführenden hätten nachweisen können, dass ihre Heirat innert nützlicher Frist erfolgen könne, dies das Zivilstandsamt jedoch erst dann bestätigen wollte, nachdem es die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers weitergeleitet gehabt hätte, wurde den Beschwerdeführenden der Abschluss ihres Ehevorbereitungsverfahrens und die darauf folgende Trauung verunmöglicht. Durch diese Rechtsverweigerung wurde ihr in Art. 14 BV bzw. Art. 12 EMRK garantiertes Recht auf Eheschliessung verletzt (E. 3.3.1 ff.). Die Beschwerdeführenden sind im Rekursverfahren als obsiegend zu betrachten. Die Höhe der Parteientschädigung im Rekursverfahren ist willkürlich (E. 3.4). Die Vorinstanz hat das Gesuch der Beschwerdeführenden um Gewährung der unentgeltlichen Rechtsverbeiständung zu Unrecht abgewiesen (E. 4).

Gegenstandslosigkeit UP/Gutheissung URB.
Gutheissung.

			 	
				Stichworte:
	
						EHEVORBEREITUNGSVERFAHREN
GRUNDRECHTSVERLETZUNG
PARTEIENTSCHÄDIGUNG
RECHT AUF EHE
RECHTSVERZÖGERUNG
UNENTGELTLICHE RECHTSPFLEGE (UP/URB)

					
	
	Rechtsnormen:
	
						§ 16 VRG
§ 17 Abs. 2 lit. a VRG
§ 19 Abs. 1 lit. b VRG

					
	
	Publikationen:
	
						- keine -
					
	Gewichtung:

					(1 von hoher / 5 von geringer Bedeutung)
	
						Gewichtung: 2
					

			 

	 	
			

			

	
  Verwaltungsgericht

  des
  Kantons Zürich

  4. Abteilung

  	
   

  	
  

  

VB.2020.00366

 

 

 

Urteil

 

 

 

der 4. Kammer

 

 

 

vom 29. April 2021

 

 

 

Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Marco Donatsch, Verwaltungsrichter
Reto Häggi Furrer, Gerichtsschreiber
Christoph Raess.   

 

 

 

In Sachen

 

 

1.    A, 

2.    B, 

 

beide vertreten durch RA C, 

Beschwerdeführende,

 

 

gegen

 

 

Zivilstandsamt der Stadt Zürich, 

Beschwerdegegner, 

 

 

betreffend
Durchführung des Ehevorbereitungsverfahrens/

Rechtsverweigerung bzw. -verzögerung (Nebenfolgen),

hat sich ergeben:

I.  

A. A ist
ein 1996 geborener Staatsangehöriger Sri Lankas. Er reiste am 1. November
2014 in die Schweiz ein, wo er erfolglos um Asyl ersuchte. In der Folge lebte
er als abgewiesener Asylbewerber in der Schweiz. 2017 lernte er B kennen, eine 1999
geborene Schweizer Bürgerin. Am 27. September 2019 bestätigte das
Zivilstandsamt der Stadt Zürich, dass das Vorbereitungsverfahren zur
Eheschliessung von A und B eingeleitet wurde. Das Zivilstandsamt verfügte Ende
Oktober 2019 über sämtliche Zivilstandsdokumente von A, verzichtete jedoch
vorerst darauf, die Dokumente zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft in
Sri Lanka weiterzuleiten.

B. Am
10. Dezember 2019 teilte das Zivilstandsamt der damaligen
Rechtsvertreterin von A auf deren Nachfrage hin Folgendes mit: 

 "Die Dokumente von Ihrem
Klient werden an die Schweizer Botschaft geschickt, sobald wir einen Nachweis
über den rechtmässigen Aufenthalt vorliegen haben. Leider können wir Ihnen
jedoch keine Angaben über eine frühestmöglichen Trautermin machen, da dies erst
nach der Beglaubigung der Dokumente durch die Botschaft abgemacht wird."

Am 16. Januar 2020 forderte der neue Rechtsvertreter
von A, Rechtsanwalt C, das Zivilstandsamt auf, A's Zivilstandsdokumente
umgehend an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten sowie ihm die vollständigen
Akten zuzustellen. In der Folge unterliess es das Zivilstandsamt trotz wiederholten
Nachfragens durch Rechtsanwalt C, Letzterem Einsicht in die Akten betreffend A
zu gewähren sowie dessen Zivilstandsdokumente zur Beglaubigung an die
Schweizerische Botschaft in Sri Lanka weiterzuleiten.

II.  

A. Am
14. Februar 2020 reichten A und B eine mit
"Rechtsverweigerungs-/Rechtsverzögerungsbeschwerde" betitelte Eingabe
bei der Direktion der Justiz und des Innern (Gemeindeamt) ein und beantragten
Folgendes:

           "1.
Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich sei anzuweisen, 

a.    umgehend ein
vollständiges Dossier mit sämtlichen bisher angefallenen 

Akten
inkl. Verzeichnis zusammenzustellen und dieses sodann

b.    umgehend den
Beschwerdeführenden zur Einsicht zuzustellen.

2. Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich
sei anzuweisen, die ihm vorliegenden Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers
umgehend an die zuständige schweizerische Botschaft zur Überprüfung /
Beglaubigung weiterzuleiten.

3. Den Beschwerdeführenden sei für das
vorliegende Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege zu bewilligen,
und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts ein
unentgeltlicher Rechtsvertreter zu bestellen.

Unter
Kosten- und Entschädigungsfolgen (zzgl. MWST) zulasten des
Beschwerdegegners."

B. Mit
Rekursantwort vom 2. März 2020 teilte das Zivilstandsamt dem Gemeindeamt
mit, dass A's Zivilstandsdokumente nun an die Schweizer Botschaft geschickt und
Rechtsanwalt C Akteneinsicht gewährt würde.

C. Mit
Verfügung vom 10. März 2020 entschied das Gemeindeamt Folgendes:

 "I. Die Aufsichtsbeschwerde
wird infolge der durch den Beschwerdegegner zwischenzeitlich eingeleiteten
Prüfung beziehungsweise Beglaubigung der Urkunden des Beschwerdeführers und der
zwischenzeitlich eingeleiteten Akteneinsicht sowie der damit einhergehenden
Gegenstandslosigkeit von der Geschäftskontrolle abgeschrieben.

II. Es werden keine Verfahrenskosten erhoben

III. Der Beschwerdegegner wird verpflichtet, dem
Beschwerdeführer eine Parteientschädigung von insgesamt Fr. 300.-- zuzüglich
7,7 % Mehrwertsteuer zu bezahlen, wobei die Zahlung direkt an den
Rechtsvertreter des Beschwerdeführers zu erfolgen hat, wenn der
Beschwerdeführer an seinen Rechtsvertreter keinen Kostenvorschuss leisten
musste.

IV. Das Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege wird
als gegenstandslos geworden abgeschrieben. Das Gesuch um unentgeltliche
Rechtsvertretung wird abgewiesen."

Am 12. März 2020 erteilte
das Migrationsamt A wiedererwägungsweise eine Kurzaufenthaltsbewilligung zur
Vorbereitung der Heirat.

III.  

Am 29. Mai 2020 liessen A und B Beschwerde beim
Verwaltungsgericht führen und Folgendes beantragen:

 "1.
Die Verfügung des Gemeindeamtes der Direktion der Justiz und des Innern vom 10.
März 2020 sei aufzuheben und zurückzuweisen.

2. Eventualiter sei der
Beschwerdegegner anzuweisen,

a. umgehend ein vollständiges
Dossier mit sämtlichen bisher angefallenen Akten inkl. Verzeichnis
zusammenzustellen und dieses sodann

b. umgehend dem Rechtsvertreter
der Beschwerdeführenden zur Einsicht zuzustellen.

3. Der Beschwerdegegner sei zu
verpflichten, die Beschwerdeführenden mit CHF 1'484.85 (inkl. MWST und Spesen)
für das vorinstanzliche Verfahren zu entschädigen.

4. Es sei den Beschwerdeführern 1
+ 2 für das vorinstanzliche Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege
zu gewähren, und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts
ein unentgeltlicher Rechtsbeistand zu bestellen.

5. Der unentgeltliche
Rechtsvertreter sei für das vorinstanzliche Verfahren mit CHF 1'484.85 (inkl. MWST
und Spesen) zu entschädigen. Es sei festzuhalten, dass die Beschwerdeführenden
keiner Rückzahlungspflicht unterstehen.

6. Es sei den Beschwerdeführern 1
+ 2 für das Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege zu gewähren,
und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts ein
unentgeltlicher Rechtsbeistand zu bestellen.

unter Kosten- und Entschädigungsfolgen zulasten des
Beschwerdegegners (zzgl. MWST)."

Mit Vernehmlassung vom 8. Juni 2020 beantragte das
Gemeindeamt die Abweisung der Beschwerde unter Entschädigungsfolge. Ebenso
schloss das Zivilstandsamt der Stadt Zürich mit Beschwerdeantwort vom
7. Juli 2020. Mit Schreiben vom 9. Juli 2020 liessen sich A und B
erneut vernehmen. Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich hielt mit Schreiben vom
21. August 2020 an seinem Antrag fest. Am 2. September 2020
heirateten A und B, weshalb A in der Folge eine Aufenthaltsbewilligung erteilt
wurde. Am 6. April 2021 zog das Verwaltungsgericht die
migrationsrechtlichen Akten von A bei. Am 9. April 2021 reichte
Rechtsanwalt C seine Honorarnote ein. A und B verzichteten am
28. April 2021 ausdrücklich auf Akteneinsicht beim Verwaltungsgericht.

Die Kammer erwägt:

1.
 

1.1 Das
Verwaltungsgericht ist für Beschwerden gegen Rekursentscheide der kantonalen
Aufsichtsbehörde über die Zivilstandsämter zuständig (§§ 41 ff. des
Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in
Verbindung mit Art. 90 Abs. 1 f. der eidgenössischen
Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] sowie
§ 12a Abs. 2 und § 20a der kantonalen Zivilstandsverordnung vom
1. Dezember 2004 [LS 231.1]). 

Gemäss § 41 Abs. 1
in Verbindung mit § 19 Abs. 1 lit. b des
Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 (VRG, LS 175.2) kann
mit Beschwerde die unrechtmässige Verzögerung oder Verweigerung einer
anfechtbaren Anordnung gerügt werden. Der Rechtsweg für die Rechtsverzögerungs-
bzw. Rechtsverweigerungsbeschwerde folgt jenem, der auch gegen die aus Sicht
der beschwerdeführenden Person verzögerte oder verweigerte Anordnung zur
Verfügung stünde (VGr, 23. Dezember 2019, VB.2019.00742, E. 1.1
– 24. Mai 2018, VB.2017.00751, E. 1.4 mit Hinweisen).

Die Beschwerdeführenden
warfen dem Beschwerdegegner vor, er habe den Abschluss ihres
Ehevorbereitungsverfahrens verzögert, indem er sich geweigert habe, die
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweiz Botschaft
in Sri Lanka weiterzuleiten (vgl. Art. 99 Abs. 2 des
Zivilgesetzbuches vom 10. Dezember 1907 [SR 210], Art. 67 ZStV).
Die Eingabe vom 14. Februar 2020 der Beschwerdeführenden stellte somit
einen Rechtsverzögerungsrekurs im Sinn von § 19 Abs. 1 lit. b
VRG dar, welcher von der Vorinstanz mit Verfügung vom 10. März 2020 in der
Hauptsache als gegenstandslos geworden abgeschrieben wurde. Für die Behandlung
einer gegen diese Verfügung erhobenen Beschwerde ist das Verwaltungsgericht
nach dem Gesagten zuständig.

1.2 Der
Beschwerdegegner gewährte den Beschwerdeführenden am 2. März 2020 Einsicht
in die Akten ihres Ehevorbereitungsverfahrens. Am 5. März 2020 schickte
der Beschwerdegegner zudem die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft in Sri
Lanka. Deshalb hat die Vorinstanz den Rechtsverzögerungsrekurs der
Beschwerdeführenden am 10. März 2020 zu Recht als gegenstandslos geworden
abgeschrieben. Entgegen der Ansicht der Beschwerdeführenden hatte die
Vorinstanz nicht zu prüfen, ob der Beschwerdegegner seiner Aktenführungspflicht
nachgekommen ist, da mit einem Rechtsverzögerungsrekurs nur verlangt werden
kann, dass die verfügende Behörde das Verfahren beförderlich weiterzuführen
hat. Soweit die Beschwerdeführenden beantragen, die Verfügung vom
10. März 2020 der Vorinstanz sei aufzuheben und "zwecks formell
richtigen Entscheides" an diese zurückzuweisen, ist demnach auf ihre
Beschwerde nicht einzutreten. 

1.3 Da die
weiteren Sachurteilsvoraussetzungen erfüllt sind, ist im Übrigen auf die
Beschwerde einzutreten.

2.
 

2.1 Die
Beschwerdeführenden ersuchen darum, die Akten des verwaltungsgerichtlichen
Verfahrens VB.2020.00273, die entsprechenden Akten des Migrationsamts und der
Sicherheitsdirektion sowie sämtliche bisher angefallenen Akten des
Beschwerdegegners betreffend ihr Ehevorbereitungsverfahren beizuziehen. Das
Verwaltungsgericht hat am 6. April 2021 die Akten des Migrationsamts betreffend
den Beschwerdeführer beigezogen. Da sich der Sachverhalt somit als genügend
erstellt erweist, kann auf den Beizug weiterer Akten verzichtet werden. 

2.2 Auf die
beantragte Einsicht in sämtliche Akten des vorliegenden Verfahrens verzichteten
die Beschwerdeführenden am 28. April 2021 ausdrücklich. Falls sie nach
Rechtskraft dieses Urteils doch noch Einsicht in die Akten des
Beschwerdegegners nehmen möchten, steht es ihnen frei, ihr Akteneinsichtsrecht
nach dem Informations- und Datenschutzgesetz vom 12. Februar 2007 geltend
zu machen (§ 8 Abs. 1 VRG).

2.3 Was das
prozessuale Anliegen der Beschwerdeführenden um koordinierte Behandlung des
vorliegenden Verfahrens mit dem verwaltungsgerichtlichen Verfahren
VB.2020.00273 anbelangt, ist sodann festzuhalten, dass das Verfahren
VB.2020.00273 bereits rechtskräftig erledigt ist und das dort gestellte
identische Koordinationsgesuch abgewiesen wurde (VGr, 3. Juli 2020,
VB.2020.00273, E. 1.3 [nicht publiziert]).

3.
 

Die Beschwerdeführenden verlangen, der Beschwerdegegner
sei zu verpflichten, die Beschwerdeführenden mit Fr. 1'484.85 (inkl. MWST
und Spesen) für das vorinstanzliche Verfahren zu entschädigen.

3.1 Nach
§ 17 Abs. 2 lit. a VRG kann im Rekursverfahren die unterliegende
Partei oder Amtsstelle zu einer angemessenen Entschädigung für die Umtriebe
ihres Gegners verpflichtet werden, namentlich wenn die rechtsgenügende
Darlegung komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechtsfragen besonderen
Aufwand erforderte oder den Beizug eines Rechtsbeistands rechtfertigte. Dabei
genügt es, wenn die Gegenpartei überwiegend obsiegt bzw. mit ihren Begehren mehrheitlich
durchdringt. Bei Gegenstandslosigkeit eines Verfahrens ist zu berücksichtigen,
wer die Gegenstandslosigkeit bzw. das gegenstandslos gewordene Verfahren
verursacht hat und welche Partei vermutlich obsiegt hätte (Kaspar Plüss, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum
Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014,
§ 17 N. 31, auch zum Folgenden).

Der Entscheidinstanz steht bei der Festsetzung und
Bemessung der Parteientschädigung ein Ermessen zu. Mit der Beschwerde an das Verwaltungsgericht können nur
Rechtsverletzungen und für den Entscheid erhebliche unrichtige oder ungenügende
Sachverhaltsfeststellungen gerügt werden; Ermessensentscheide der
Vorinstanz kann das Verwaltungsgericht nur auf das Überschreiten,
Unterschreiten oder den Missbrauch des Ermessens überprüfen, hingegen nicht auf
die Angemessenheit des Entscheids (§ 50 in Verbindung mit § 20
Abs. 1 lit. a und b VRG).

3.2 Die
Beschwerdeführenden beantragten mit ihrem Rechtsverzögerungsrekurs die Ausrichtung
einer Parteientschädigung. 

Die Vorinstanz führte in ihrer Verfügung aus, es ergebe
sich kein klares Bild, welche Partei die Gegenstandslosigkeit des Verfahrens
verursacht habe bzw. vermutlich obsiegt hätte. Die Rüge der verspäteten
Akteneinsicht sei berechtigt gewesen, jene bezüglich einer Pflicht zur
Übermittlung der eingereichten Dokumente aber nicht. Eine Parteientschädigung
der Beschwerdeführenden soll unter diesen Umständen nach Billigkeit erfolgen,
auch wenn im vorliegenden Fall weder die rechtsgenügende Darlegung
komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechtsfragen einen besonderen
Aufwand erforderten, noch der Beizug eines Rechtsbeistands erforderlich bzw.
gerechtfertigt gewesen sei. Dass ein Recht auf Akteneinsicht bestehe, sei
allgemein bekannt und offenkundig. Die verlangte und ausgebliebene
Akteneinsicht könne mit ein paar wenigen Ausführungen (auch ohne Zuhilfenahme
eines Rechtsbeistands) bei der Aufsichtsbehörde gerügt werden. Darüber hinaus
hätten sich die Ausführungen bezüglich der vermeintlichen Pflicht zur
Übermittlung der eingereichten Dokumente eines nota bene illegal anwesenden Ausländers
als unbegründet erwiesen. Insgesamt erscheine es als angemessen, eine Stunde
als Aufwand zu entschädigen. Dementsprechend sprach sie den Beschwerdeführenden
eine Parteientschädigung von insgesamt Fr. 300.- (zzgl. MWST) zu
(Dispositiv-Ziff. III, auch zum Folgenden). Die Vorinstanz verfügte zudem,
dass die Zahlung direkt an den Rechtsvertreter zu erfolgen habe, wenn die
Beschwerdeführenden an ihren Rechtsvertreter keinen Kostenvorschuss haben
leisten müssen.

3.3 Um
beurteilen zu können, ob die Vorinstanz den Beschwerdeführenden eine
Parteientschädigung für das Rekursverfahren zu entrichten hatte, ist zu prüfen,
welche Partei im Rekursverfahren als überwiegend obsiegend zu betrachten ist. 

3.3.1 Aus den Akten ergibt sich dazu Folgendes:

3.3.1.1
Nachdem der Beschwerdegegner am 27. September 2019 die Einleitung des
Vorbereitungsverfahrens zur Eheschliessung der Beschwerdeführenden bestätigt
hatte, verfügte Ersterer Ende Oktober über sämtliche Zivilstandsdokumente des
Beschwerdeführers. Der Beschwerdegegner verzichtete jedoch vorerst darauf, die
Dokumente zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten. 

3.3.1.2
Mit Schreiben vom 1. November 2019 teilte der Beschwerdegegner den
Beschwerdeführenden mit, das Vorbereitungsverfahren könne nicht fortgesetzt
werden, da der rechtmässige Aufenthalt des Beschwerdeführers "zurzeit bzw.
bis zum voraussichtlichen Trauungstermin nicht belegt" sei, und setzte
ihnen eine Frist von 60 Tagen zur Einreichung eines gültigen Aufenthaltstitels
bzw. einer Bestätigung über seinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz. Am
14. November 2019 stellte der Beschwerdeführer dem Migrationsamt des
Kantons Zürich ein Gesuch um Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung zwecks
Eheschliessung. Mit Schreiben vom 25. November 2019 forderte das
Migrationsamt die Beschwerdeführenden auf, eine Angabe des Zivilstandsamts über
"das voraussichtlich frühestmögliche Datum für die Heirat" einzureichen.

3.3.1.3
Am 10. Dezember 2019 teilte der Beschwerdegegner der damaligen
Rechtsvertreterin des Beschwerdeführers auf deren Nachfrage hin mit, dass die
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft geschickt
würden, sobald ein Nachweis über den rechtmässigen Aufenthalt vorliege. Sodann
können erst nach der Beglaubigung der Zivilstandsdokumente durch die Botschaft
Angaben über einen frühestmöglichen Trautermin gemacht werden. Gleichentags
teilten die Beschwerdeführenden dem Migrationsamt mit, dass der Beschwerdegegner
nicht abschätzen könne, wie lange das Ehevorbereitungsverfahren dauern werde.
Mit E-Mail vom 16. Dezember 2019 erkundigte sich das Migrationsamt selber beim
Beschwerdegegner, wie lange die Beglaubigung durch die Botschaft
erfahrungsgemäss dauere. Der Beschwerdegegner antwortete gleichentags, die
Beglaubigung dauere "ca. 2 bis 6 Monate". Am 7. Januar 2020
erkundigte sich das Migrationsamt beim Beschwerdegegner erneut nach dem
Verfahrensstand. Mit E-Mail vom 9. Januar 2020 antwortete der Beschwerdegegner,
er hätte "in diesem Fall noch gar keine Dokumente zur Beglaubigung
gesendet", weil der Beschwerdeführer noch keinen Nachweis über seinen
rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz eingereicht habe. Ohne diesen Nachweis
werde keine Dokumentenprüfung veranlasst. 

3.3.1.4
Mit Verfügung vom 10. Januar 2020 wies das Migrationsamt das Gesuch um
Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung ab und begründete dies wie folgt:
Aufgrund der E-Mails des Beschwerdegegners vom 16. Dezember 2019 und
9. Januar 2020 sei klar, "dass die Heirat nicht innert nützlicher
Frist erfolgen" könne. Es sei zum damaligen Zeitpunkt zudem nicht bekannt
gewesen, ob die Dokumente überhaupt beglaubigt werden könnten, weshalb keine
konkrete Angabe vorliege, wann die Eheschliessung erfolgen könne. 

3.3.1.5
Am 16. Januar 2020 forderte der neue Rechtsvertreter des
Beschwerdeführers, Rechtsanwalt C, den Beschwerdegegner auf, die
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die Schweizer Botschaft
weiterzuleiten sowie ihm die vollständigen Akten zuzustellen. Am
22. Januar 2020 teilte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C mit, im Dossier
der Beschwerdeführenden befänden sich nur die Geburtsurkunde,
Ledigkeitsbescheinigung und die Wohnsitzbescheinigung des Bräutigams sowie ein
Rückschein. Weiter teilte der Beschwerdegegner mit, die Frist zum Nachweis des
legalen Aufenthaltsstatus sei ausnahmsweise bis am 31. Januar 2020
verlängert worden. Sollte bis zu diesem Zeitpunkt der Nachweis nicht erbracht
werden, werde das Dossier abgeschrieben. Der Beschwerdegegner schloss mit dem
Hinweis, dass bis dahin auch keine Dokumente an die Schweizer Vertretung
gesendet würden, da dies mit Kosten, welche durch den Beschwerdeführer getragen
werden müssten, verbunden wäre. Mit E-Mail selbigen Datums erklärten sich die
Beschwerdeführenden sinngemäss bereit, die Kosten für die Beglaubigung der
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zu tragen, und forderten den
Beschwerdegegner auf, die Dokumente weiterzuleiten. Am 23. Januar 2020
teilte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C mit, die Identitätskarte des
Beschwerdeführers sei beim Staatssekretariat für Migration angefordert worden.
Sobald diese vorliege, würden alle Dokumente an die Schweizer Vertretung in Sri
Lanka zur Beglaubigung geschickt.

3.3.1.6
Am 27. Januar 2020 beantragte der Rechtsvertreter der
Beschwerdeführenden dem Beschwerdegegner die Erstreckung der Frist zum Nachweis
des legalen Aufenthalts und forderte ihn erneut auf, ihm sämtliche Akten zur
Einsicht zuzustellen. Nachdem der Beschwerdegegner weder die Akten zugestellt
noch bestätigt hatte, dass die Zivilstandsdokumente zur Beglaubigung eingereicht
worden seien, wandte sich Rechtsanwalt C am 6. Februar 2020, zugestellt am
7. Februar 2020, an den Beschwerdegegner und bat um Mitteilung, ob die
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft
weitergeleitet worden seien. Zudem forderte er den Beschwerdegegner auf, ihm
die vollständigen Akten, einschliesslich der Korrespondenz mit anderen
Behörden, betreffend die Beschwerdeführenden zu übermitteln. In der Folge liess
sich der Beschwerdegegner nicht mehr vernehmen.

3.3.1.7
Am 14. Februar 2020 erhoben die Beschwerdeführenden
Rechtsverzögerungsrekurs an die Vorinstanz und beantragten, der
Beschwerdegegner sei anzuweisen, ihnen Einsicht in die Akten des
Ehevorbereitungsverfahren zu gewähren und die ihm vorliegenden
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die Schweizer Botschaft
zur Beglaubigung weiterzuleiten. Am 17. Februar 2020 bestätigte die
Vorinstanz den Beschwerdeführenden den Eingang ihrer Beschwerde und setzte dem
Beschwerdegegner Frist für eine Stellungnahme bis zum 28. März 2020.

3.3.1.8
Am 27. Februar 2020 wandte sich Rechtsanwalt C an den Beschwerdegegner
und bat ihn, sein Fristerstreckungsgesuch vom 27. Januar 2020 zu
entscheiden. Mit E-Mail vom 28. Februar 2020 verlängerte der
Beschwerdegegner "ausnahmsweise und ohne Präjudiz die Frist zum Nachweis
des rechtmässigen Aufenthalts [des Beschwerdeführers] bis 30. Juni
2020". Dem Rechtsvertreter des Beschwerdeführers wurde sodann mitgeteilt,
dass die vom Beschwerdeführer eingereichten Zivilstandsdokumente an die
zuständige Schweizer Vertretung weitergeleitet würden. Die Vorinstanz werde
zudem entsprechend informiert. Mit Schreiben vom 2. März 2020 bestätigte
der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C den Inhalt seiner E-Mail vom
28. Februar 2020 und liess ihm eine Kopie der weitergeleiteten Dokumente
zukommen.

3.3.1.9
Am 2. März 2020 nahm der Beschwerdegegner Stellung zur
"Rechtsverweigerungs-/Rechtsverzögerungsbeschwerde" vom
14. Februar 2020. Er führte aus, der Bräutigam habe keinen rechtmässigen
Aufenthalt in der Schweiz. Da das Ehevorbereitungsverfahren nur abgeschlossen
werden könne, wenn der rechtmässige Aufenthalt nachgewiesen sei, sei darauf
verzichtet worden, die Dokumente der Schweizerischen Vertretung einzusenden. Im
Verlauf des Verfahrens und auch nach Ankunft der Aufsichtsbehörde habe sich
ergeben, dass es in solchen Fällen angezeigt sei, die Beglaubigung der
Dokumente parallel zur Einholung des Nachweises des rechtmässigen Aufenthalts zu
veranlassen. Die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers würden daher nun an
die Schweizerische Vertretung weitergeleitet werden. Dies sei bisher nicht
geschehen, obwohl es dem Rechtsvertreter versprochen worden sei. Sodann führte
der Beschwerdegegner aus, es könne nicht mehr eruiert werden, weshalb den
Beschwerdeführenden die Akteneinsicht verweigert worden sei. Der Grund für
diese Unterlassung sei aber auf keinen Fall eine gewollte Rechtsverzögerung und
schon gar keine Rechtsverweigerung. Die aus den heimatlichen Dokumenten und
Korrespondenz mit Rechtsvertretenden bestehenden Akten würden dem
Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden zugestellt.

3.3.1.10
Mit E-Mail vom 5. März 2020 teilte ein Vertreter des Beschwerdegegners dem Migrationsamt
unter anderem mit, dass sie zuerst darauf verzichtet hätten, die
Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft in Sri
Lanka zu schicken, da sie die Praxis hätten, die Zivilstandsdokumente nur
einzuschicken, wenn der Aufenthalt der betroffenen Person rechtmässig sei. Nun
hätten sie diese Praxis aber geändert und die Zivilstandsdokumente seien
gleichentags an die Schweiz Botschaft geschickt worden. 

3.3.1.11
Am 10. März 2020 erging die bereits erwähnte Verfügung der Vorinstanz.
Am 12. März 2020 hob das Migrationsamt während des hängigen
Rekursverfahrens seine Verfügung vom 10. Januar 2020 auf und erteilte dem
Beschwerdeführer eine Kurzaufenthaltsbewilligung zur Vorbereitung der Heirat.

3.3.2
Aus dem Vorstehenden erhellt, dass die Rüge der verspäteten Akteneinsicht
berechtigt war. Der Beschwerdegegner war gehalten, den Beschwerdeführenden
Einsicht in ihre Akten zu gewähren. Indem er dies unterliess, hat er das
Rechtsverzögerungsverfahren vor der Vorinstanz verursacht. Diesbezüglich sind
die Beschwerdeführenden als obsiegend zu betrachten.

3.3.3
Indem der Beschwerdegegner für das Weiterleiten der Zivilstandsdokumente
des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft einen Nachweis über seinen
rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz verlangte und das Migrationsamt
gleichzeitig die entsprechende Kurzaufenthaltsbewilligung nur erteilen wollte,
wenn die Beschwerdeführenden hätten nachweisen können, dass ihre Heirat innert
nützlicher Frist erfolgen könne, dies der Beschwerdegegner jedoch erst dann
bestätigen wollte, nachdem er die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers
weitergeleitet gehabt hätte, wurde den Beschwerdeführenden der Abschluss ihres
Ehevorbereitungsverfahrens und die darauf folgende Trauung verunmöglicht. Durch
diese Rechtsverweigerung wurde ihr in Art. 14 BV bzw. Art. 12 der
Europäischen Menschenrechtskonvention (SR 0.101) garantiertes Recht auf
Eheschliessung verletzt (vgl. VGr, 1. September 2020, VB.2020.00189,
E. 2.3.1 mit Hinweisen; Christoph Raess, Die Grundrechtsbeeinträchtigung,
Zürich etc. 2020, N. 258 ff.). Die vom Beschwerdegegner gewährten
Fristverlängerungen waren nicht ausreichend, um den Beschwerdeführenden den
Abschluss ihres Ehevorbereitungsverfahrens zu ermöglichen, da der oben
beschriebene Zirkel damit nicht durchbrochen werden konnte. Der
Beschwerdegegner wäre deshalb gehalten gewesen, die Zivilstandsdokumente des
Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten.
Dies gilt umso mehr, als die Beschwerdeführenden sich bereit erklärt hatten,
die Kosten für die Beglaubigung auf jeden Fall zu tragen, auch wenn das
Migrationsamt in der Folge davon abgesehen hätte, dem Beschwerdeführer eine
Kurzaufenthaltsbewilligung zu erteilen. Dazu kommt, dass die Beglaubigung der
Zivilstandsdokumente für die Beschwerdeführenden nach Ansicht der Vorinstanz
auch dann mit einem tatsächlichen Vorteil verbunden gewesen wäre, wenn das
Migrationsamt in der Folge keine Kurzaufenthaltsbewilligung erteilt hätte, da
der Beschwerdeführer nach der Beglaubigung seiner Zivilstandsdokumente in der
Datenbank "Infostar" hätte aufgenommen werden können (vgl. Art. 15a
ZStV). Offenbar hat der Beschwerdegegner bereits selber erkannt, dass seine
Praxis bezüglich des Weiterleitens der Zivilstandsdokumente verfassungswidrig ist
und hat entsprechende Anpassungen vorgenommen (vgl. E. 3.3.1.9). 

Zusammenfassend zeigt sich, dass es der Beschwerdegegner
in verfassungswidriger Weise unterlassen hat, die Zivilstandsdokumente des
Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten. Nachdem die
Beschwerdeführenden dagegen Rechtsverzögerungsrekurs an die Vorinstanz erhoben
hatten, leitete der Beschwerdegegner die Zivilstandsdokumente doch noch weiter
und führte somit die Gegenstandslosigkeit des berechtigten Rechtsverzögerungsverfahrens
herbei.

3.4 Nach dem
Gesagten sind die Beschwerdeführenden im Rekursverfahren als obsiegend zu
betrachten. Der Beizug eines Rechtsvertreters war schon zur Darlegung des
komplizierten Sachverhalts gerechtfertigt. Damit war den Beschwerdeführenden
eine angemessene Parteientschädigung auszurichten.

Der von der Vorinstanz veranschlagte und entschädigte
Aufwand von einer Stunde ist willkürlich, da insbesondere die Darlegung des
rechtserheblichen Sachverhalts aufwändig war und rechtliche Ausführungen zu
einer vom Verwaltungsgericht noch nicht entschiedenen Frage gemacht werden
mussten (vgl. E. 3.3.3). Die zugesprochene Parteientschädigung ist deshalb
rechtsverletzend. Der Beschwerdegegner ist zu verpflichten, Rechtsanwalt C für
das Rekursverfahren eine angemessene Parteientschädigung in der Höhe von
Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen.

4.
 

Die Beschwerdeführenden
rügen sodann eine Verletzung von Art. 29 Abs. 3 BV und bringen vor,
die Vorinstanz habe den Beizug eines unentgeltlichen Rechtsbeistands zu Unrecht
als unnötig qualifiziert.

Nach § 16 Abs. 2
VRG haben Private, welchen die nötigen Mittel fehlen und deren Begehren nicht
offensichtlich aussichtlos erscheint, Anspruch auf die Bestellung eines
unentgeltlichen Rechtsbeistands, wenn sie nicht in der Lage sind, ihre Rechte
im Verfahren selbst zu wahren. Mittellos ist, wer nicht in der Lage ist, die
Gerichtskosten aus seinem Einkommen – nach Abzug der Lebenshaltungskosten –
innert angemessener Frist zu bezahlen (Plüss, § 16 N. 20). 

Die Beschwerdeführenden sind mittellos und im Rekursverfahren
als obsiegend zu betrachten. Zudem war die Rechtsvertretung angesichts der sich
stellenden Rechtsfragen und zur Darlegung des Sachverhalts notwendig. Den
Beschwerdeführenden ist deshalb für das Rekursverfahren unentgeltliche
Rechtsverbeiständung zu gewähren und ihnen Rechtsanwalt C als unentgeltlicher
Rechtsbeistand beizugeben. Mit der Zusprechung einer Parteientschädigung von
Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) sind die von Rechtsanwalt C im Rekursverfahren
geltend gemachten Kosten abgegolten.

5.
 

Nach dem Gesagten ist die Beschwerde gutzuheissen, soweit
darauf einzutreten ist. In Abänderung von Dispositiv-Ziff. IV des
vorinstanzlichen Entscheids wird das Gesuch der Beschwerdeführenden um
Gewährung der unentgeltlichen Rechtsverbeiständung gutgeheissen und ihnen in
der Person von Rechtsanwalt C ein unentgeltlicher Rechtsbeistand für das
Rekursverfahren beigegeben. In Abänderung von Dispositiv-Ziff. III des
vorinstanzlichen Entscheids wird der Beschwerdegegner verpflichtet,
Rechtsanwalt C eine Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) für
das Rekursverfahren zu bezahlen.

6.
 

6.1 Ausgangsgemäss sind Gerichtskosten dem
Beschwerdegegner aufzuerlegen und ist dieser zu verpflichten, dem
Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden für das Beschwerdeverfahren eine
angemessene Parteientschädigung von insgesamt Fr. 500.- (zzgl. MWST)
zu bezahlen (§ 65a
Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 1 und § 17
Abs. 2 lit. a VRG).

6.2 Die Beschwerdeführenden ersuchen für das
Beschwerdeverfahren um Gewährung unentgeltlicher Prozessführung und
Rechtsverbeiständung nach § 16 Abs. 1 und 2 VRG. Durch die Kostenbelastung des
Beschwerdegegners wird das Gesuch um unentgeltliche Prozessführung gegenstandslos.
Die Beschwerdeführenden sind sodann mittellos, die Beschwerdeerhebung war
begründet, und die Rechtsvertretung erweist sich als notwendig. Demnach ist das
Gesuch um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutzuheissen und den
Beschwerdeführenden in der Person ihres Rechtsvertreters ein unentgeltlicher
Rechtsbeistand zu bestellen. 

6.3  Gemäss § 9 Abs. 1 der
Gebührenverordnung des Verwaltungsgerichts vom 3. Juli 2018
(LS 175.252) wird der unentgeltlichen Rechtsvertretung der notwendige
Zeitaufwand nach den Stundenansätzen des Obergerichts für die amtliche
Verteidigung entschädigt, wobei die Bedeutung der Streitsache und die
Schwierigkeit des Prozesses berücksichtigt und Barauslagen separat entschädigt
werden. Die Entschädigung beträgt nach § 3 der Verordnung (des
Obergerichts) über die Anwaltsgebühren vom 8. September 2010
(LS 215.3) seit dem 1. Januar 2015 in der Regel Fr. 220.- pro
Stunde.

Der Rechtsvertreter macht für das Beschwerdeverfahren
insgesamt einen Aufwand von 15 Stunden und 25 Minuten sowie Spesen im
Betrag von Fr. 71.30 geltend. Da im verwaltungsgerichtlichen Verfahren nur
noch über die Nebenfolgen des vorinstanzlichen Entscheids zu befinden war, ist
der geltend gemachte Aufwand zu hoch. Insgesamt erscheint ein Aufwand von 6
Stunden angemessen, weshalb die Kostennote des Rechtsvertreters entsprechend zu
kürzen ist. Somit ist der unentgeltliche Rechtsbeistand der Beschwerdeführenden
insgesamt mit Fr. 1'498.40 (inkl. MWST) zu entschädigen. Nach Anrechnung
der Parteientschädigung für das Beschwerdeverfahren von Fr. 538.50 (inkl. MWST)
verbleibt ein aus der Gerichtskasse auszurichtender Beitrag von Fr. 959.90
(inkl. MWST).

6.4 Abschliessend
gilt es die Beschwerdeführenden auf § 65a Abs. 2 in Verbindung mit
§ 16 Abs. 4 VRG aufmerksam zu machen, wonach eine Partei, der
unentgeltliche Rechtspflege gewährt wurde, Nachzahlung leisten muss, sobald sie
dazu in der Lage ist. Der Anspruch des Kantons verjährt zehn Jahre nach
Abschluss des Verfahrens.

7.
 

Gegen dieses Urteil steht das gleiche Rechtsmittel zur
Verfügung, wie wenn es (auch noch) um die Hauptsache ginge, das heisst, es kann
Beschwerde in Zivilsachen nach Art. 72 ff. des Bundesgerichtsgesetzes
vom 17. Juni 2005 (BGG, SR 173.110) erhoben werden. Da der Streitwert
weniger als Fr. 30'000.- beträgt, wäre die Beschwerde nur zulässig, wenn
sich eine Rechtsfrage von grundsätzlicher Bedeutung stellt (Art. 74
Abs. 1 lit. b und Abs. 2 lit. a BGG). Ansonsten steht die
subsidiäre Verfassungsbeschwerde nach Art. 113 ff. BGG offen. Sollten
beide Rechtsmittel ergriffen werden, müsste dies in derselben Rechtsschrift
erfolgen (Art. 119 Abs. 1 BGG).

Demgemäss erkennt die
Kammer:

1.    Die
Beschwerde wird gutgeheissen, soweit darauf eingetreten wird. 

In Abänderung von Dispositiv-Ziff. IV des
vorinstanzlichen Entscheids wird das Gesuch der Beschwerdeführenden um
unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutgeheissen. Den Beschwerdeführenden wird
Rechtsanwalt C als unentgeltlicher Rechtsbeistand für das Rekursverfahren
beigegeben. 

In Abänderung von Dispositiv-Ziff. III des
vorinstanzlichen Entscheids wird der Beschwerdegegner verpflichtet,
Rechtsanwalt C eine Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) für
das Rekursverfahren zu bezahlen. 

2.    Die Gerichtsgebühr
wird festgesetzt auf 

Fr.    500.--;    die übrigen Kosten betragen:

Fr.    120.--     Zustellkosten,

Fr.    620.--     Total der Kosten.

3.    Die
Gerichtskosten werden dem Beschwerdegegner auferlegt.

4.    Das Gesuch der Beschwerdeführenden um
unentgeltliche Prozessführung wird als gegenstandslos geworden abgeschrieben,
dasjenige um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutgeheissen und ihnen in der
Person von Rechtsanwalt C für das Beschwerdeverfahren ein unentgeltlicher
Rechtsbeistand beigegeben.

5.    Der Beschwerdegegner wird verpflichtet,
Rechtsanwalt C für das Beschwerdeverfahren eine Parteientschädigung von
Fr. 500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen.

6.    Rechtsanwalt
C wird mit Fr. 959.90 (inkl. MWST) aus der Gerichtskasse entschädigt. Die
Nachzahlungspflicht bleibt vorbehalten.

7.    Gegen dieses Urteil kann im Sinn der
Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab
Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14.

8.    Mitteilung an …