Quy trình

Quy trình (tiếng Hán: 規程- tiếng Anh: Procedure) là "trình tự" (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được "quy định", mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị ("quản lý và cai trị"). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo...
Khái niệm.
1. Từ nguyên: Quy trình - 規程
+ Quy - 規, là Quy định - 規定.
+ Trình - 程, là Trình tự - 程序, Thứ tự - 次序, Cách thức - 格式.
+ "Đối lập" với Quy trình là Tùy tiện, Cảm hứng, Cảm giác, Tùy nghi.
Nguồn gốc của Quy trình.
Quy trình có thể bắt nguồn từ một ý tưởng, kinh nghiệm sống, kinh nghiệm nghề nghiệp hay thành tựu của một công trình khoa học.
- Quy trình với Quá trình: Theo định nghĩa trong ISO 9000 thì Quá trình ("Process") được định nghĩa là ""tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra", Quy trình ("Procedure") được định nghĩa là "cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc quá trình". Như vậy, theo định nghĩa của tổ chức ISO, Quá trình chỉ mang tính mô tả hệ thống hoặc tương tác, có thể ẩn chứa "Trình tự" nhưng hoàn toàn không có tính bó buộc tuân thủ như "Quy trình".
Mặt khác, một Quá trình có thể chứa nhiều Quy trình, hoặc một Quy trình có thể chứa nhiều Quá trình và Quy trình.
Hiện nay có một thực tế là nhiều học giả lại xem khái niệm Process là Quy trình, thực chất Process là Quá trình. Đây là sự nhầm lẫn về học thuật có thể sẽ được các nhà từ điển học làm rõ trong tương lai, thậm chí chúng (Quá trình và Quy trình) cũng không thể xem là "từ đồng nghĩa", vì "Quá trình sản xuất ô tô" không thể đồng nghĩa với "Quy trình sản xuất ô tô".
- Quy trình với Lộ trình: Lộ trình không có tính bắt buộc thực hiện toàn diện và chặt chẽ như Quy trình, ví dụ: Lộ trình điểm định khí thải xe máy
- Quy trình với Chương trình: Bản chất của Chương trình là mô tả nội dung, ví dụ như Chương trình văn nghệ, Chương trình đào tạo…. Theo đó các nhà tổ chức có thể linh động thay đổi thứ tự thực hiện, miễn sao hoàn thành Chương trình đã đề ra. Ngược lại, bản chất của Quy trình là sự bắt buộc phải thực hiện theo đúng trình tự đã đề ra ("Làm trái quy trình là vi phạm kỷ luật"). Do đó, Quy trình và Chương trình có sự khác biệt rất rõ về bản chất của khái niệm. Quy trình là định hướng tiệm cận của chương trình.
Chương trình đào tạo có thể chứa Quy trình đào tạo. Ví dụ: "Chương trình đào tạo" Tổ trưởng sản xuất có chứa nội dung "Quy trình làm việc" của Tổ trưởng sản xuất"."
Đặc tính của Quy trình.
1. Ưu điểm của quy trình (QT):
2. Nhược điểm của QT:
a. Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính. Tuy nhiên, theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì hồ sơ hành chính là những tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả thực hiện. Do đó, trong Quy trình không tồn tại (hay quá ít) các hoạt động khai thác "thủ pháp hành chính" khi quản trị Quy trình là một trong những điểm yếu mang tính hệ thống của QT.
Ngoài ra, thủ tục "kiểm soát tài liệu" còn là một trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Do vậy, một nhà Quy trình học toàn diện là người luôn quan tâm đầu tư việc xây dựng, kiểm soát và khai thác triệt để "Bộ biểu mẫu, hồ sơ – thủ tục hành chính" của Quy trình, đáp ứng các mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.
b. Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ.
c. Khó kiểm soát chất lượng.
d. Mặc nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn tri thức khởi phát.
III. Phân loại Quy trình:
Sự phân loại này không xét đến quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, chỉ xét đến cấu trúc vật liệu của sản phẩm hoặc các ứng dụng khoa học bên trong Quy trình, bao gồm 2 dạng như sau:
1. Quy trình đơn giản: là loại Quy trình hoạt động tạo ra các sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật liệu, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học, hoặc đơn thuần chỉ mang tính lắp ráp cơ học; bao gồm các dạng thức hoạt động như:
a. Quy trình kinh doanh, Quy trình bán hàng, mua hàng, Quy trình chăm sóc khách hàng….
b. Quy trình sản xuất quần áo, xe đạp, điện thoại, đồng hồ….
c. Quy trình đào tạo công nhân cơ khí, công nhân may, chuyên viên seo, chuyên viên IT….
d. Quy trình làm việc của Tổ trưởng, Giám sát, Quản đốc….
e. Quy trình chế tạo, sản xuất vũ khí….
2. Quy trình phức hợp: là loại Quy trình sản xuất các sản phẩm phức hợp (kết hợp phức tạp) nhiều cấu trúc vật liệu khác nhau hoặc ứng dụng thành tựu của nhiều ngành khoa học chuyên sâu; bao gồm các Quy trình như: QT sản xuất tàu không gian, máy bay, ô tô, xe máy, điện thoại….
3. Quy luật chuyển hóa của Quy trình:
3.1. Quy luật chuyển hóa của Quy trình phức hợp: Quá trình hoàn thiện, cải tiến tăng năng suất ("cải tiến liên tục – Continual improment") của một Quy trình phức hợp có thể phát triển đến một mức độ nhất định, nếu tiếp tục yêu cầu tăng năng suất thì Quy trình phức hợp ấy sẽ tịnh tiến dần chuyển thành Quy trình đơn giản, khi quá trình sản xuất chỉ còn mang tính lắp ghép cơ học, bởi hầu hết các nguyên liệu bán thành phẩm đều do các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện.
- Ưu điểm:
a. Có thể nhanh chóng đẩy mạnh quy mô và tốc độ sản xuất;
b. Đơn giản hóa tiêu chuẩn tuyển dụng, cả đội ngũ quản lý và công nhân lao động.
- Nhược điểm:
a. Giảm tính bảo mật.
b. Dễ tạo ra đối thủ tiềm năng.
- Kết luận: Mức độ hoàn thiện cao nhất của Quy trình phức hợp là quá trình chuyển dần thành Quy trình đơn giản. Đây là nguyên lý cơ bản định hướng cho quá trình hoàn thiện hoặc nâng cấp một Quy trình phức hợp đã có.
3.2. Quy luật chuyển hóa của Quy trình đơn giản: Nếu một Quy trình đơn giản đáp ứng yêu cầu tăng năng suất liên tục thì Quy trình đơn giản ấy sẽ chuyển dần thành hệ thống dây chuyền tự động hóa, không còn sự tham gia của con người vào Quy trình sản xuất ấy.
IV. Phương pháp thiết lập Quy trình:
V: Phương pháp mô tả Quy trình:
VI. Phương pháp vận hành quy trình.
VII. Phương pháp hoàn thiện quy trình.
4. Một số định hướng hoàn thiện quy trình.
VIII. Phương Pháp nâng cấp quy trình.
IX. Phương pháp phá hủy Quy trình.
X. Phân cấp lao động của nhà Quy trình học: Lao động của nhà quy trình học là dạng thức hoạt động trí tuệ cao cấp của xã hội loài người, do đó cần có sự nghiên cứu, khảo sát, đánh giá và phân loại toàn diện và chính xác hơn. Tạm thời, các nhà quy trình học có thể phân chia thành 2 thứ bậc như sau:
Nhận xét:
XI. Phẩm chất của nhà Quy trình học.
Hiện tượng "đúng quy trình" tại Việt Nam.
Từ những năm 2010 tại Việt Nam câu nói "đã làm việc "đúng quy trình"" được đem ra trả lời với ý nghĩa rằng ai đó không chịu trách nhiệm về sự cố hay tai nạn nào đó. Một số sự kiện "đúng quy trình" gần đây có: 
Những sự kiện trên được phân tích rằng ""Quy trình là do con người thực hiện", và trong bổ nhiệm quan chức đã bị lợi dụng để "nâng đỡ không trong sáng"" , núp bóng quy trình để cài cắm con cháu, người thân vào chức vụ nhất định . Nó thể hiện rằng công tác cán bộ còn nhiều khe hở, lỗ hổng, tồn tại nhiều hạn chế, yếu kém; chưa có cơ chế để kiểm soát quyền lực, chống chạy chức, chạy quyền một cách hiệu quả .