Thu mua

Thu mua là quá trình tìm kiếm và đồng ý với các điều khoản và mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ nguồn bên ngoài, thường thông qua quy trình đấu thầu cạnh tranh hoặc đấu thầu. Thu mua được sử dụng để đảm bảo người mua nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình ở mức giá tốt nhất có thể khi các khía cạnh như chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm được so sánh. Các tập đoàn và cơ quan công cộng thường xác định các quy trình nhằm thúc đẩy cạnh tranh công bằng và cởi mở cho doanh nghiệp của họ trong khi giảm thiểu rủi ro như tiếp xúc với gian lận và thông đồng.
Hầu như tất cả các quyết định mua bao gồm các yếu tố như giao hàng và xử lý, lợi ích cận biên và biến động giá cả. Thu mua thường liên quan đến việc đưa ra quyết định mua trong điều kiện khan hiếm. Nếu có sẵn dữ liệu âm thanh, thì nên sử dụng các phương pháp phân tích kinh tế như phân tích lợi ích chi phí hoặc phân tích tiện ích chi phí.
Tổng quan.
Một phân biệt quan trọng nên được thực hiện giữa các phân tích mà không có rủi ro và những người có rủi ro. Khi rủi ro có liên quan, trong chi phí hoặc lợi ích, nên sử dụng khái niệm giá trị tốt nhất.
Các hoạt động thu mua cũng thường được chia thành hai loại riêng biệt, chi tiêu trực tiếp và gián tiếp. Chi tiêu trực tiếp đề cập đến việc thu mua liên quan đến sản xuất bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm, chẳng hạn như nguyên liệu thô, các thành phần và các bộ phận. Thu mua trực tiếp, là trọng tâm trong quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của các công ty sản xuất. Ngược lại, thu mua gián tiếp liên quan đến việc mua lại không liên quan đến sản xuất: có được tài nguyên vận hành của Cameron mà công ty mua để cho phép hoạt động. Thu mua gián tiếp bao gồm nhiều loại hàng hóa và dịch vụ, từ các mặt hàng được tiêu chuẩn hóa như vật tư văn phòng và dầu nhờn máy cho đến các sản phẩm và dịch vụ phức tạp và tốn kém như thiết bị nặng, dịch vụ tư vấn và dịch vụ gia công. 
Chủ đề.
Thu mua so với tìm nguồn cung ứng so với mua lại.
Thu mua là một thành phần của khái niệm rộng hơn về tìm nguồn cung ứng và mua lại. Thông thường, thu mua được xem là có tính chiến thuật hơn (quá trình mua vật lý một sản phẩm hoặc dịch vụ) và tìm nguồn cung ứng và mua lại được xem là chiến lược và bao quát hơn.
Viện Quản lý cung ứng (ISM) định nghĩa nguồn cung cấp chiến lược là quá trình xác định các nguồn có thể cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho tổ chức mua lại. Thuật ngữ thu mua được sử dụng để phản ánh toàn bộ quá trình hoặc chu kỳ mua hàng, và không chỉ các thành phần chiến thuật. ISM định nghĩa thu mua là một chức năng tổ chức bao gồm phát triển thông số kỹ thuật, phân tích giá trị, nghiên cứu thị trường nhà cung cấp, đàm phán, hoạt động mua, quản lý hợp đồng, kiểm soát hàng tồn kho, giao thông, nhận và lưu trữ. Mua hàng đề cập đến chức năng chính của một tổ chức chịu trách nhiệm mua các vật liệu, dịch vụ và thiết bị cần thiết.
Đại học Quốc phòng Hoa Kỳ (DAU) định nghĩa thu mua là hành động mua hàng hóa và dịch vụ cho chính phủ. DAU định nghĩa mua lại như các khái niệm, bắt đầu, thiết kế, phát triển, kiểm tra, hợp đồng, sản xuất, triển khai, Logistics Support (LS), sửa đổi, và xử lý các loại vũ khí và các hệ thống khác, vật tư, dịch vụ (bao gồm cả xây dựng) để làm hài lòng Bộ Quốc phòng nhu cầu, dự định sử dụng trong hoặc hỗ trợ các nhiệm vụ quân sự.
Mua lại và tìm nguồn cung ứng là những khái niệm rộng hơn nhiều so với thu mua.
Nhiều mô hình kinh doanh tìm nguồn cung ứng tồn tại và mô hình mua lại tồn tại.
Quá trình mua lại.
Quá trình mua lại sửa đổi cho các hệ thống lớn trong công nghiệp và quốc phòng được thể hiện trong hình tiếp theo. Quá trình được xác định bởi một loạt các giai đoạn trong đó công nghệ được xác định và trưởng thành thành các khái niệm khả thi, sau đó được phát triển và sẵn sàng cho sản xuất, sau đó các hệ thống được sản xuất được hỗ trợ trong lĩnh vực này. 
Quá trình cho phép một hệ thống nhất định đi vào quy trình tại bất kỳ giai đoạn phát triển nào. Ví dụ, một hệ thống sử dụng công nghệ chưa được chứng minh sẽ bước vào giai đoạn đầu của quy trình và sẽ trải qua giai đoạn trưởng thành công nghệ kéo dài, trong khi một hệ thống dựa trên công nghệ trưởng thành và đã được chứng minh có thể tham gia trực tiếp vào phát triển kỹ thuật hoặc, có thể hình dung, thậm chí là sản xuất. Quá trình tự bao gồm bốn giai đoạn phát triển:
Tìm nguồn cung ứng mô hình kinh doanh.
Các quan chức thu mua ngày càng nhận ra rằng các quyết định của nhà cung cấp mua hàng của họ rơi vào sự liên tục từ các giao dịch mua đơn giản đến các hợp tác nhà cung cấp - nhà cung cấp chiến lược phức tạp hơn. Điều quan trọng là các quan chức thu mua phải sử dụng mô hình kinh doanh tìm nguồn cung ứng phù hợp với từng tình huống của người mua và người bán. Có bảy mô hình liên tục tìm nguồn cung ứng: nhà cung cấp cơ bản, nhà cung cấp được phê duyệt, nhà cung cấp ưa thích, mô hình dịch vụ dựa trên hiệu suất / quản lý, mô hình kinh doanh Vested, mô hình dịch vụ chia sẻ và quan hệ đối tác công bằng.
Phần mềm thu mua.
Phần mềm thu mua (thường được dán nhãn là phần mềm thu mua điện tử) quản lý các quy trình mua hàng điện tử hoặc thông qua điện toán đám mây.
Vòng đời thu mua.
Hầu hết các tổ chức nghĩ về quá trình thu mua của họ theo vòng đời. Các công ty tư vấn và chuyên gia khác nhau đã phát triển các khuôn khổ khác nhau. Một số bước phổ biến nhất từ các khung phổ biến nhất bao gồm:
Hiệu suất thu mua.
Viện thu mua và cung ứng điều lệ (CIPS) thúc đẩy mô hình "năm quyền", theo đó là "một công thức truyền thống thể hiện các mục tiêu cơ bản của thu mua và các tiêu chí chung để đo lường hiệu quả thu mua", đó là hàng hóa và dịch vụ được đo lường mua phải đúng chất lượng, đúng số lượng, giao đúng nơi, đúng thời điểm và thu được đúng giá. CIPS cũng cung cấp một danh sách thay thế của năm quyền là "mua [ing] hàng hóa hoặc dịch vụ đúng chất lượng, đúng số lượng, từ đúng nguồn, đúng thời điểm và đúng giá.
Ardent Partners đã xuất bản một báo cáo vào năm 2011, đưa ra một cái nhìn toàn diện, toàn ngành về những gì đang xảy ra trong thế giới thu mua tại thời điểm đó bằng cách dựa trên kinh nghiệm, hiệu suất và quan điểm của gần 250 cán bộ thu mua và các giám đốc thu mua khác. Báo cáo bao gồm hiệu suất thu mua chính và điểm chuẩn hoạt động mà các nhà lãnh đạo thu mua sử dụng để đánh giá sự thành công của các tổ chức của họ. Báo cáo này cho thấy bộ phận thu mua trung bình quản lý 60,6% tổng chi tiêu của doanh nghiệp. Biện pháp này, thường được gọi là "chi tiêu dưới sự quản lý", đề cập đến tỷ lệ phần trăm của tổng chi tiêu của doanh nghiệp (bao gồm tất cả chi tiêu trực tiếp và gián tiếp) mà một tổ chức thu mua quản lý hoặc ảnh hưởng. Ngoài ra, thuật ngữ này có thể được sử dụng để chỉ tỷ lệ phần trăm chi tiêu có thể chịu được ảnh hưởng bởi thu mua, "chi tiêu có thể đánh địa chỉ" là chi tiêu có khả năng bị ảnh hưởng. Bộ phận thu mua trung bình cũng đạt được mức tiết kiệm hàng năm là 6,7% trong chu kỳ báo cáo gần đây, chiếm 52,6% chi tiêu có thể giải quyết được và có tỷ lệ tuân thủ hợp đồng là 62,6%.
Mối quan hệ với tài chính.
Thu mua và Tài chính, như các chức năng trong cấu trúc doanh nghiệp, đã xảy ra bất hòa. Bản chất gây tranh cãi trong mối quan hệ của họ có lẽ có thể được quy cho lịch sử thu mua của chính nó. Trong lịch sử, Thu mua đã được coi là thuộc hạ của Tài chính. Một lý do đằng sau nhận thức này có thể được gán cho ngữ nghĩa. Khi Thu mua còn ở giai đoạn sơ khai, nó được gọi là một hoạt động thương mại trực tuyến. Và do đó, bộ phận thu mua được gọi là bộ phận "thương mại" chứ không phải bộ phận thu mua: từ "thương mại" được hiểu là có liên quan đến tiền. Và do đó, rõ ràng là thu mua sẽ trở thành câu trả lời trực tiếp cho Tài chính. Một yếu tố khác, không kém phần căn cứ về ngữ nghĩa, là các bộ phận thu mua (hay đúng hơn là các bộ phận thương mại) luôn được xem là những người tiêu tiền. Ấn tượng này là đủ để đặt thu mua trong chức năng Tài chính. Thật dễ dàng để biết lý do tại sao thu mua và Tài chính là các chức năng có lợi ích chung không thể hòa giải được. Trong khi Thu mua quan tâm cơ bản với việc chi tiêu hoặc giải ngân tiền, Tài chính, về bản chất, thực hiện vai trò cắt giảm chi phí. Đó là cơ bản lý do tại sao nguyện vọng của Thu mua đã liên tục được kiểm tra bởi các mệnh lệnh cắt giảm chi phí của Tài chính. Tuy nhiên, khái niệm này đã thay đổi khi nhiều nhân viên thu mua chính bắt đầu tranh luận về quyền tự chủ hơn và ít can thiệp hơn từ các bộ phận Tài chính.
Thu mua công.
Thu mua công nói chung là một lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế. Tại châu Âu, thu mua công chiếm 16,3% GDP cộng đồng năm 2013.
Thu mua công cộng xanh.
Trong thu mua công cộng xanh (GPP), các cơ quan hợp đồng và các thực thể tính đến các vấn đề môi trường khi đấu thầu hàng hóa hoặc dịch vụ. Mục tiêu là giảm tác động của việc thu mua đối với sức khỏe con người và môi trường.
Tại Liên minh châu Âu, Ủy ban đã thông qua truyền thông về thu mua công vì một môi trường tốt hơn, nơi đề xuất mục tiêu chính trị là thu mua công 50% xanh để các quốc gia thành viên đạt được vào năm 2010 Ủy ban Châu Âu đã khuyến nghị các tiêu chí GPP cho 21 nhóm sản phẩm / dịch vụ có thể được sử dụng bởi bất kỳ cơ quan công quyền nào ở Châu Âu .
GPP có thể được áp dụng cho các hợp đồng cả trên và dưới ngưỡng áp dụng Chỉ thị Thu mua. Chỉ thị Thu mua 2014 cho phép các cơ quan công quyền xem xét các vấn đề môi trường. Điều này áp dụng trong quá trình thu mua trước, như là một phần của chính quy trình thu mua và trong việc thực hiện hợp đồng. Các quy tắc liên quan đến loại trừ và lựa chọn nhằm đảm bảo mức độ tuân thủ tối thiểu theo luật môi trường của các nhà thầu và nhà thầu phụ. Các kỹ thuật như chi phí vòng đời, đặc điểm kỹ thuật của quy trình sản xuất bền vững và sử dụng các tiêu chí giải thưởng môi trường có sẵn để giúp các cơ quan hợp đồng xác định giá thầu ưu tiên môi trường.
Thu mua có thể truy cập.
Mục 508 Hoa Kỳ và tiêu chuẩn của Ủy ban Châu Âu EN 301 549 yêu cầu thu mua công để thúc đẩy khả năng tiếp cận. Điều này có nghĩa là mua các sản phẩm và công nghệ có các tính năng trợ năng được tích hợp để thúc đẩy truy cập cho khoảng 1 tỷ người trên toàn thế giới bị khuyết tật.
Thủ tục đấu thầu thay thế.
Có một số lựa chọn thay thế cho đấu thầu cạnh tranh truyền thống có sẵn trong thu mua chính thức. Một cách tiếp cận đã đạt được động lực ngày càng tăng trong ngành xây dựng và giữa các nền kinh tế đang phát triển là lựa chọn quy trình lập kế hoạch (SIP), cho phép các nhà phát triển dự án và người mua thiết bị thực hiện các thay đổi đáng kể theo yêu cầu của họ một cách dễ dàng. Quy trình SIP cũng cho phép các nhà cung cấp và nhà thầu đáp ứng với độ chính xác và khả năng cạnh tranh cao hơn do thời gian thực hiện thường dài hơn mà họ có đủ khả năng. Nghiên cứu của Đại học Tennessee cho thấy các phương pháp Yêu cầu Giải pháp và Yêu cầu liên kết (còn được gọi là yêu cầu đối tác hoặc yêu cầu hợp tác) cũng có được lực kéo như là lựa chọn thay thế khả thi và phương pháp hợp tác hơn để lựa chọn nhà cung cấp chiến lược - đặc biệt là thuê ngoài.
Gian lận.
Nhận thức được tác động tiêu cực của gian lận thu mua, OECD đã công bố các hướng dẫn về cách phát hiện và chống gian lận giá thầu.
Gian lận thu mua có thể được định nghĩa là có lợi thế không trung thực, tránh nghĩa vụ hoặc gây tổn thất cho tài sản công hoặc các phương tiện khác nhau trong quá trình thu mua của công chức, nhà thầu hoặc bất kỳ người nào khác tham gia thu mua. Một ví dụ là một cú đá lại, theo đó một đại lý không trung thực của nhà cung cấp trả cho một đại lý không trung thực của người mua để chọn giá thầu của nhà cung cấp, thường ở mức giá tăng cao. Các gian lận khác trong thu mua bao gồm: