Quản lý chi phí trên cơ sở hoạt động

Quản lý chi phí trên cơ sở hoạt động (tiếng Anh: "Activity-Based Costing Management", viết tắt: "ABC"; thuật ngữ khác là Activities Base Management - ABM) được phát triển để cung cấp thông tin chi phí chính xác hơn về các quy trình và hoạt động kinh doanh, về sản phẩm, dịch vụ và khách hàng mà các quy trình này phục vụ.
Những hệ thống ABC tập trung vào các hoạt động tổ chức và xem nó như yếu tố cơ bản để phân tích hành vi của chi phí trong các tổ chức. Những nhà kế toán quản trị không còn phải lo lắng về việc phải phân bổ chi phí như thế nào (đây là lĩnh vực truyền thống của hạch toán chi phí) cho các mục tiêu của hoạt động báo cáo tài chính. Ngày nay họ gắn chi tiêu về các nguồn lực của tổ chức với các hoạt động và quy trình kinh doanh được thực hiện bởi các nguồn lực đó.
Nguồn thông tin của ABC.
Các yếu tố làm phát sinh chi phí của hoạt động được thu thập từ những hệ thống thông tin doanh nghiệp khác nhau (chẳng hạn sản xuất và quản lý tồn kho, mua bán, bố trí sản xuất, xử lý đơn hàng, và quản lý bán hàng) có thể giúp xác định chi phí của cho sản phẩm, dịch vụ và khách hàng là những đối tượng đòi hỏi phải có các hoạt động của tổ chức. Các quy trình này cung cấp những ước tính tốt về số lượng và chi phí đơn vị của các hoạt động và các nguồn lực được sử dụng cho từng sản phẩm, dịch vụ và khách hàng.
Những ứng dụng của ABC.
Hai cải tiến quan trọng trong học thuyết ABC trong những năm qua cho phép thông tin ABC được tích hợp với các hoạt động cải thiện lợi nhuận và gia tăng giá trị. Sự phân loại chi phí ABC (chẳng hạn theo đơn vị, lô, sản phẩm, hoạt động đảm bảo khách hàng và hoạt động đảm bảo năng lực sản xuất) cho phép xác định tất cả các chi phí của tổ chức tới từng cấp độ quản lý và phân cấp, nơi mà có thể xác định được ảnh hướng nhân – quả. Cấp bậc chi phí ABC này cho phép kết nối một cách rõ ràng với những tiến bộ hiện thời trong lĩnh vực quản trị vận hành. Các nhà quản lý ngày nay có thể nhận thức được những lợi ích tài chính hữu hình từ những nhà máy tập trung.
Tại các nhà máy này, việc sản xuất những sản phẩm với số lượng lớn (nhiều các hoạt động theo cấp đơn vị nhưng tương đối ít những hoạt động theo lô, theo sản phẩm và hoạt động đảm bảo khách hàng) được biệt khỏi việc sản xuất những sản phẩm chuyên biệt hóa và khối lượng thấp (tương đối ít các hoạt động ở cấp đơn vị nhưng nhiều hoạt động theo đợt và theo sản phẩm). Những sản phẩm với số lượng lớn có thể được sản xuất trên những thiết bị được tối ưu hóa để thực hiện các hoạt động ở mức đơn vị một cách có hiệu quả (nhưng lại có thể cực kỳ không hiệu quả đối với việc thực hiện các hoạt động ở cấp độ theo lô và theo sản phẩm).
Ngược lại những sản phẩm có tính đa dạng cao, khối lượng sản xuất thấp được sản xuất trên những thiết bị có hiệu quả cao đối với những hoạt động ở cấp bậc lô và sản phẩm (ví dụ một cửa hiệu công việc với nhân viên có kỹ năng cao và những thiết bị có công năng chung) nhưng lại có thể rất kém hiệu quả với những hoạt động ở cấp đơn vị vì chi phí lao động đơn vị và thời gian máy móc cao hơn rất nhiều so với những thiết bị chuyên biệt hóa và tự động hóa sản xuất cao.
Tuy nhiên, ngoài những nhà máy tập trung, nhu cầu về các cơ sở sản xuất riêng biệt cho khối lượng lớn và sản xuất chuyên biệt có thể được giảm bớt nhờ việc tận dụng năng lực của các hệ thống sản xuất linh hoạt (FMS). FMS và những công nghệ sản xuất dựa trên nền tảng thông tin – (chẳng hạn thiết kế với sự hỗ trợ máy tính – CAD và bố trí sản xuất với sự hỗ trợ máy tính) làm giảm đáng kể chi phí thực hiện những hoạt động ở cấp độ sản phẩm và cấp bậc lô sản phẩm (chẳng hạn chuyển đổi từ sản xuất loại sản phẩm này sang sản xuất loại sản phẩm khác, lên chương trình sản xuất, kiểm tra sản phẩm, vận chuyển nguyên vật liệu, và thiết kế sản phẩm) mà vẫn đảm bảo hiệu quả của sản xuất tự động hóa với tốc độ cao.
Sự phân tích chi phí trên cơ sở hoạt động (ABC) đã chỉ ra được chỗ để đầu tư vào những công nghệ sản xuất dựa trên cơ sở thông tin hiện đại (và đắt tiền) thông qua việc xác định các chi phí phát sinh gắn liền với việc thực hiện những hoạt động ở cấp độ sản phẩm và lô sản xuất mà sử dụng công nghệ sản xuất truyền thống. Các chi phí đó có thể là mục tiêu để cắt giảm với việc đầu tư vào công nghệ sản xuất tích hợp với máy tính.
Cấp bậc chi phí ABC cũng kết nối với sự hoàn thiện không ngừng và những hoạt động sản xuất tinh giản (lean production), lý thuyết sản xuất đã lan tràn trong tư duy sản xuất của thế giới phương Tây, khởi nguồn từ các công ty có tư tưởng đổi mới của Nhật Bản. Một số người thích diễn đạt các quyết định quản lý dựa trên cơ sở thông tin ABC là quản lý trên cơ sở hoạt động, hay ABM. Hoạt động quản lý dựa trên thông tin ABC bao gồm những quyết định:
Những quyết định đó góp phần làm giảm số lượng các hoạt động mà tổ chức cần để thực hiện các yêu cầu. ABC cũng bao gồm những hoạt động có tác động đến hiệu quả của các hoạt động và, một cách tiềm năng, loại bỏ nhu cầu thực hiện các hoạt động không tạo ra giá trị cho khách hàng. Ví dụ, các doanh nghiệp có thể tái cơ cấu và cải thiện các quy trình kinh doanh, và đầu tư vào những công nghệ mới giúp làm giảm chi phí thực hiện các hoạt động cơ bản...