Công chứng Nhà nước là một hoạt động quản lý của Nhà nước thực hiện việc chứng nhận các văn bản, sự kiện có tính chất pháp lý nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan Nhà nước và tổ chức kinh tế Nhà nước, tập thể, tư nhân, tổ chức xã hội phù hợp với hiến pháp và pháp luật của Nhà nước, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi góp phần tăng cường pháp chế XHCN.

Để đáp ứng yêu cầu thiết thực hiện nay của nhân dân cũng như các tổ chức cơ quan Nhà nước và thực hiện theo Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ tư pháp hướng dẫn các việc làm công chứng trong cả nước, nay UBND tỉnh yêu cầu Sở Tư pháp, Ban tổ chức chính quyền và UBND các huyện, thị tiến hành ngay các việc sau đây:

1. Thành lập Phòng công chứng Nhà nước chuyên trách trực thuộc UBND tỉnh, bước đầu có từ 5 đến 7 người bao gồm công chức viên chuyên trách và nhân viên phục vụ.

- Đối với cấp huyện, thị không thành lập phòng công chứng mà UBND tỉnh ra quyết định giao cho 1 thành viên UBND huyện, thị phụ trách công tác công chứng, ký công chứng và đóng dấu của UBND cấp mình, cơ quan tư pháp cử cán bộ chuyên trách giúp UBND chuẩn bị thực hiện việc làm công chứng.

Phòng công chứng Nhà nước là cơ quan chuyên môn của UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng in hình quốc huy, do UBND tỉnh ra quyết định thành lập sau khi có đề nghị và KH thành lập của cơ quan tư pháp cùng cấp.

Công chứng viên và nhân viên phục vụ của Phòng công chứng Nhà nước là người trong biên chế Nhà nước. Riêng về công chứng viên phải là công dân Việt Nam, có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao, công minh liêm khiết, có trình độ đại học pháp lý hoặc tương đương đã được bồi dưỡng về nghiệp vụ công chứng.

Ban tổ chức chính quyền tỉnh và Sở Tư pháp phối hợp thống nhất về tổ chức nhân sự và hướng dẫn hoạt động cho phòng công chứng Nhà nước tỉnh và công chứng huyện, thị.

2. Về thẩm quyền thực hiện của việc công chứng Nhà nước.

a) Phòng công chứng Nhà nước tỉnh:

Đối với phòng công chứng Nhà nước tỉnh thực hiện đầy đủ mười việc làm công chứng Nhà nước sau đây:

1. Chứng nhận chữ ký.

2. Chứng nhận giấy uỷ quyền và giấy thế chấp tài sản trong hợp đồng vay tín dụng có giá trị tài sản trên 10 triệu đồng.

3. Chứng nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

4. Chứng nhận các bản dịch giấy tờ, tài liệu.

5. Chứng nhận các hợp đồng chuyển dịch tài sản và các hợp đồng có tính chất pháp lý khác.

6. Chứng nhận di chúc.

7 Chứng nhận văn bản thuận phân chia tài sản thừa kế.

8. Chứng nhận tài sản chung của vợ chồng, chứng nhận tài sản riêng của vợ hoặc chồng.

9. Nhận giữ giấy tờ tài liệu.

10. Chứng nhận kháng nghị hàng hải.

b) Công chứng Nhà nước các huyện, thị

Đối với huyện, thị, Chủ tịch UBND tỉnh có thể giao cho UBND các huyện, thị thực hiện 1 số việc làm công chứng Nhà nước sau đây: (thực hiện 5 hành vi công chứng).

1. Chứng thực chữ ký.

2. Chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu (không được chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi quyền hạn của phòng công chứng Nhà nước tỉnh).

3. Chứng nhận giấy uỷ quyền và giấy thế chấp tài sản trong hợp đồng vay tín dụng có giá trị tài sản trên 10 triệu đồng.

4. Chứng nhận các hợp đồng chuyển dịch tài sản và các hợp đồng có tính chất pháp lý khác.

Các hợp đồng chuyển dịch tài sản gồm: hợp đồng mua, ban, cho, tặng, đổi,...nhà, xe có động cơ (ôtô), môtô, tàu. thuyền vận chuyển và các tài sản khác thuộc thẩm quyền của cấp huyện, thị quản lý.

- Các hợp đồng có ý nghiã pháp lý khác gồm: hợp đồng vay, mượn, thuê, gia công giữa các tư nhân với nhau.

5. Chứng nhậ di chúc và văn bản thuận phân chia tài sản thừa kế.

Công chứng tỉnh, huyện, thị không được thực hiện các việc làm công chứng sau đây:

- Chứng nhận bản sao các bản án, trích lục bản án, quyết định các toà án.

- Chứng nhận bản sao các giấy tờ cá nhân như: chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ Đảng, thẻ đoàn viên, hội viên của các đoàn thể tổ chức xã hội khác.

- Chứng nhận bản sao các giấy tờ về hộ khẩu.

- Chứng nhận bản sao các văn bản pháp quy.

3. Về lệ phí công chứng:

Công dân, các cơ quan, tổ chức phải nộp lệ phí công chứng theo quy định khi yêu cầu thực hiện các việc làm công chứng tại các phòng công chứng Nhà nước.

Ngoài lệ phí công chứng, người yêu cầu thực hiện các việc làm công chứng còn phải thanh toán các chi phí cần thiết để thực hiện các việc làm công chứng như: công tác phí để thực hiện các việc làm công chứng ngoài trụ sở phòng công chứng nhà nước, các chi phí về giám định, sao lục nếu có.

Sau khi có sự thống nhất của Bộ Tư pháp và Bộ tài chính, Sở Tư pháp và Sở tài chính thông báo cụ thể về lệ phí công chứng để các phòng công chứng các cấp thực hiện được thống nhất. Trong lúc chưa có hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ tài chính thì Sở Tư pháp và Sở tài chính đề nghị UBND tỉnh ban hành quy định tạm thời về lệ phí công chứng.

4. Quản lý hoạt động công chứng Nhà nước:

Công chứng Nhà nước là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh do UBND tỉnh trực tiếp lãnh đạo quản lý trong phạm vi toàn tỉnh.

Sở Tư pháp giúp UBND tỉnh quản lý tổ chức và hoạt động về công chứng Nhà nước toàn tỉnh, xây dựng kế hoạch và hoàn thiện công tác công chứng trình UBND tỉnh quyết định, lựa chọn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho công chứng viên và những cán bộ được giao thực hiện các việc làm công chứng, kiểm tra việc tuân theo pháp luật và các quy định của Nhà nước về công chứng Nhà nước.

Hoạt động công chứng Nhà nước là việc làm rất mới, rất phức tạp trong khi đội ngũ cán bộ còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm, yêu cầu UBND các cấp, ban tổ chức chính quyền tỉnh và các ngành nội chính tích cực hỗ trợ để phòng công chứng Nhà nước được hoàn thành sờm và hoạt động có hiệu quả./.