QUYẾT ĐỊNH

V/v ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị

của cá nhân, tổ chức về cơ chế, chính sách và thủ tục hành chính

thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh

_______________________

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ về tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính;

Căn cứ Quyết định số 873/QĐ-UBND ngày 14 tháng 4 năm 2008 của Chủ tịch UBND tỉnh về giao nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về cơ chế, chính sách và thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 1858/2006/QĐ-UBND ngày 09 tháng 8 năm 2006 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh;

Căn cứ Quyết định 789/2006/QĐ-UBND ngày 22 tháng 3 năm 2006 của UBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về cơ chế, chính sách và thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế nội dung quy trình tiếp nhận, xử lý các vướng mắc về thủ tục hành chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn tỉnh được UBND tỉnh phê duyệt ban hành tại Quyết định số 1410/QĐ-UBND ngày 20 tháng 6 năm 2007.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Nguyễn Ngọc Thiện

QUY ĐỊNH

V/v tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về cơ chế,

chính sách và thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-UBND ngày 03/6/2008 của Chủ tịch UBND tỉnh)

_____________________________________

Chương I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

Văn bản này quy định quy trình, thủ tục tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về cơ chế, chính sách và thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đời sống của nhân dân thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh (dưới đây gọi chung là quy định hành chính).

Việc tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Một số khái niệm, định nghĩa

1. Quy định hành chính là những quy định về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh và đời sống của nhân dân, thuộc phạm vi quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật.

2. Thủ tục hành chính

- Xét trong quan hệ với thể chế hành chính: Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật mang tính chất thủ tục, là cách thức làm việc của bộ máy Nhà nuớc, của chuyên viên trong cơ quan Nhà nuớc. Thủ tục hành chính là một bộ phận cấu thành thể chế hành chính.

- Xét trong nội bộ của bộ máy hành chính: Thủ tục hành chính là cách thức giải quyết công việc của cơ quan hành chính Nhà nước, là trình tự thực hiện theo thẩm quyền của bộ mãy hành chính Nhà nước để giải quyết các công việc trong nội bộ của các cơ quan, tổ chức.

- Xét trong quan hệ với công dân, tổ chức: Thủ tục hành chính là các quan hệ giữa cơ quan quản lý Nhà nước với công dân, tổ chức; là trình tự thực hiện theo thẩm quyền trong quá trình giải quyết các công việc của dân theo yêu cầu bảo vệ quyền lợi của công dân, của Nhà nước cũng như thực hiện đúng nghĩa vụ của các bên.

3. Cá nhân là công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài có phản ánh, kiến nghị.

4. Tổ chức là doanh nghiệp, hội, hiệp hội doanh nghiệp, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức khác được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật có phản ánh, kiến nghị.

5. Phản ánh là việc cá nhân, tổ chức có ý kiến với cơ quan hành chính, nhà nước về những vấn đề liên quan đến quy định hành chính, bao gồm: những vướng mắc cụ thể trong thực hiện; sự không hợp pháp, không hợp lý, không đồng bộ, không thống nhất với hệ thống pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập và những vấn đề khác.

6. Kiến nghị là việc các cá nhân, tổ chức có phản ánh với cơ quan hành chính nhà nước theo quy định tại khoản 5 Điều này và đề xuất phương án xử lý hoặc có sáng kiến ban hành mới quy định hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, đời sống của nhân dân.

7. Tổ "Một cửa" là Tổ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về các quy định hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, đời sống của nhân dân; tiếp nhận - giao trả hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, do Văn phòng UBND tỉnh thành lập.

Điều 3. Hình thức, yêu cầu đối với phản ánh, kiến nghị

1. Hình thức phản ánh, kiến nghị: Cá nhân, tổ chức khi phản ánh, kiến nghị có thể thực hiện thông qua một trong những hình thức sau:

+ Trực tiếp đến Tổ "Một cửa" để trao đổi hoặc gửi văn bản;

+ Gọi điện thoại cho Tổ "Một cửa";

+ Gửi văn bản qua dịch vụ bưu chính viễn thông;

+ Gửi thông tin qua mạng máy tính điện tử (thư điện tử, trang tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử);

2. Yêu cầu: Phản ánh, kiến nghị phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt; trình bày rõ nội dung; thông báo tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của tổ chức, cá nhân có phản ánh, kiến nghị.

Điều 4. Địa điểm, thời gian tiếp nhận và thông báo kết quả xử lý

1. Địa điểm tiếp nhận: Mọi phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức dù gửi đến theo hình thức nào cũng phải qua Tổ "Một cửa", đặt tại Nhà Thường trực trụ sở Văn phòng UBND tỉnh - 16 Lê Lợi, thành phố Huế.

- Điện thoại số: 054.822244; Fax: 054.822803

- Email: bpmotcua@thuathienhue.gov.vn

- Cổng thông tin điện tử: http://www.thuathienhue.gov.vn

2. Thời gian tiếp nhận: Buổi sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 00, chiều từ 14 giờ 00 đến 16 giờ 30 các ngày trong tuần, trừ ngày Lễ và Chủ Nhật. Trường hợp gửi qua Email hoặc Cổng thông tin điện tử thì thực hiện 24/24 giờ.

3. Kết quả xử lý: Phải được gửi đến tổ chức, cá nhân liên quan bằng văn bản, điện thoại; thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử hoặc phương tiện thông tin khác.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ

Điều 5. Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị

Các phản ánh, kiến nghị được thực hiện thông qua các hình thức đều phải được chuyển đến Tổ "Một cửa" theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận trực tiếp tại Nhà Thường trực:

- Tổ "Một cửa" hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Quy định này. Trường hợp phản ánh, kiến nghị không theo đúng quy định nói trên thì không tiếp nhận và hướng dẫn cá nhân, tổ chức sửa đổi cho phù hợp.

- Phát hành Phiếu Tiếp nhận cho tổ chức, cá nhân.

- Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy trình sử dụng phần mềm.

- Chuyển văn thư để vào sổ văn bản đến, văn thư chuyển lãnh đạo Văn phòng phân công cho các chuyên viên liên quan xử lý để giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp tiếp nhận bằng điện thoại hoặc bằng Fax thì chuyên viên ghi chép trung thực nội dung vào sổ và phần mềm theo dõi.

2. Tiếp nhận qua văn thư:

- Trong quá trình xử lý văn bản đến, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm xác định các vấn đề liên quan phản ánh, kiến nghị để phân công chuyên viên thụ lý và yêu cầu văn thư sao, gửi cho Tổ "Một cửa" một bản để biết, sau đó chuyển văn bản gốc có phản ánh, kiến nghị cho chuyên viên thụ lý theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng;

- Tổ "Một cửa" tiến hành ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - xử lý theo quy trình sử dụng phần mềm để theo dõi;

3. Tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử tỉnh:

Phản ánh, kiến nghị tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử của tỉnh thể hiện dưới hai hình thức:

- Cá nhân, tổ chức trực tiếp phản ánh vào mục "ý kiến công dân, doanh nghiệp về thủ tục hành chính".

- Do Cổng thông điện tử tỉnh thu thập ý kiến phản ảnh trên báo chí rồi chuyển lại cho Tổ "một cửa".

Khi tiếp nhận theo hình thức này, Tổ "một cửa" thực hiện như sau:

a) Chuyên viên Tổ "Một cửa" ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - xử lý theo quy trình sử dụng phần mềm.

b) Lập Phiếu tiếp nhận và chuyển phản ánh, kiến nghị cho lãnh đạo Văn phòng phân công cho các chuyên viên liên quan xử lý để giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.

Điều 6. Xử lý phản ánh, kiến nghị

1. Đối với những vướng mắc về thủ tục hành chính đơn giản:

a) Tiếp nhận tại Nhà thường trực: Chuyên viên Tổ "một cửa" có trách nhiệm trực tiếp hướng dẫn, giải thích cho cá nhân, tổ chức rõ 01 lần. Đồng thời gửi văn bản chính thức hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận.

b) Tiếp nhận qua văn thư: Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm xác định đây là trường hợp vướng mắc đơn giản và chuyển cho chuyên viên Tổ "một cửa" cập nhật vào phần mềm, sổ theo dõi. Tổ "một cửa" chuyển chuyên viên thụ lý có văn chính thức thông báo, hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận.

c) Tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử tỉnh: Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm xác định trường hợp vướng mắc đơn giản và chuyển cho chuyên viên thụ lý nghiên cứu để xử lý theo quy định.

2. Đối với phản ánh, kiến nghị về thực hiện quy định hành chính do hành vi chậm trễ, phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính nhà nước, chuyên viên xử lý dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng ký gửi đến cơ quan có thẩm quyền xử lý theo đúng quy định của pháp luật. Văn bản yêu cầu không quá 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận và phải ghi rõ thời gian xử lý, báo cáo kết quả xử lý về UBND tỉnh. Đồng thời, chuyên viên xử lý có thông báo cho tổ chức, cá nhân biết nội dung phản ánh, kiến nghị đang được cơ quan chức năng xem xét, thụ lý.

3. Đối với phản ánh, kiến nghị về cơ chế, chính sách và thủ tục hành chính hoặc liên quan đến hai hay nhiều cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh hoặc UBND huyện, thành phố Huế mà các cơ quan này chưa thống nhất phương án xử lý, thì phải tuân thủ quy trình sau:

a) Lãnh đạo Văn phòng làm việc trực tiếp với cá nhân, tổ chức có liên quan thống nhất hướng xử lý, báo cáo UBND tỉnh.

b) Trường hợp các bên không thống nhất, Văn phòng báo cáo Lãnh đạo tỉnh xử lý.

Thời gian xử lý: không quá 15 ngày làm việc.

4. Đối với phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền cấp trên giải quyết: chuyên viên xử lý dự thảo văn bản trình Lãnh đạo UBND tỉnh ký gửi cơ quan có liên quan không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận phản ánh, kiến nghị. Đồng thời, chuyên viên xử lý có thông báo cho tổ chức, cá nhân biết nội dung phản ánh, kiến nghị đang được cơ quan chức năng xem xét, thụ lý.

5. Đối với phản ánh, kiến nghị có đủ cơ sở xem xét xử lý thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, khi tiến hành xử lý phải xem xét quy định hành chính được phản ánh, kiến nghị theo các tiêu chí sau:

- Sự cần thiết;

- Tính hợp lý, tính hợp pháp;

- Tính đơn giản, dễ hiểu;

- Tính khả thi;

- Sự thống nhất, đồng bộ với các quy định hành chính khác;

- Sự phù hợp với các điều ước quốc tế khác mà Việt Nam ký kết và gia nhập.

Thời gian trả lời cho tổ chức, cá nhân về hướng xử lý không quá 11 ngày làm việc, kể từ ngày nhận phản ánh, kiến nghị.

6. Ban hành văn bản xử lý (nếu cần)

7. Công khai kết quả phản ánh, kiến nghị thông qua Cổng thông tin điện tử, Trang thông tin điện tử; thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng; gửi công văn thông báo cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị.

Điều 7. Trách nhiệm của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành và Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế trong xử lý phản ánh, kiến nghị

1. Phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền giải quyết của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện và thành phố Huế: thời gian trả lời cho tổ chức, cá nhân tối đa 15 ngày làm việc.

- Chuyên viên thụ lý nghiên cứu tham mưu Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh gửi công văn yêu cầu xử lý hoặc trực tiếp làm việc với các cơ quan liên quan để thống nhất phương án giải quyết theo quy định; kết quả làm việc thể hiện bằng biên bản làm việc giữa các cơ quan liên quan. Thời gian giải quyết tối đa:

+ Chuyên viên: 03 ngày làm việc từ ngày nhận phản ánh, kiến nghị;;

+ Lãnh đạo Văn phòng và các cơ quan liên quan: 08 ngày làm việc.

- Sau khi có biên bản làm việc, chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản trả lời phản ánh, kiến nghị của UBND tỉnh trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký trả lời cho tổ chức, cá nhân. Thời gian giải quyết tối đa:

+ Chuyên viên: 03 ngày làm việc kể từ khi có biên bản làm việc;

+ Lãnh đạo Văn phòng: 01 ngày làm việc.

- Trường hợp các cơ quan liên quan không thống nhất phương án giải quyết thì Văn phòng có văn bản báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, nêu rõ quan điểm của các cơ quan liên quan, các căn cứ pháp lý và đề xuất hướng xử lý cụ thể. Chủ tịch UBND tỉnh có ý kiến chỉ đạo thực hiện hoặc tổ chức họp để bàn phương án xử lý; trên cơ sở đó, chuyên viên dự thảo văn bản trả lời kiến nghị của UBND tỉnh trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký trả lời cho tổ chức, cá nhân. Thời gian giải quyết tối đa:

+ Chuyên viên: 03 ngày làm việc (bao gồm việc dự thảo văn bản báo cáo của Chánh Văn phòng cho Chủ tịch UBND tỉnh, dự thảo văn bản trả lời kiến nghị của UBND tỉnh và tổ chức cuộc họp - nếu có);

+ Lãnh đạo Văn phòng: 01 ngày làm việc.

+ Chủ tịch UBND tỉnh: 01 ngày làm việc (trong trường hợp tổ chức họp thì thêm 03 ngày làm việc).

2. Phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh: thời gian trả lời cho tổ chức, cá nhân tối đa 15 ngày làm việc.

- Chuyên viên thụ lý nghiên cứu tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh chỉ định 01 ngành, địa phương nghiên cứu, tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phương án giải quyết. Dự thảo văn bản giao nhiệm vụ trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký ban hành. Thời gian giải quyết tối đa:

+ Chuyên viên: 03 ngày làm việc (bao gồm việc đề xuất cơ quan tham mưu, dự thảo văn bản giao nhiệm vụ);

+ Lãnh đạo Văn phòng: 0,5 ngày làm việc.

+ Chủ tịch UBND tỉnh: 0,5 ngày làm việc.

- Sau khi có văn bản tham mưu phương án xử lý của ngành, địa phương, chuyên viên thụ lý báo cáo đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh; Chủ tịch UBND tỉnh có ý kiến chỉ đạo thực hiện hoặc tổ chức họp để bàn phương án xử lý; trên cơ sở đó, chuyên viên dự thảo văn bản trả lời kiến nghị của UBND tỉnh trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký trả lời cho tổ chức, cá nhân. Thời gian giải quyết tối đa:

+ Các ngành, đơn vị được giao nhiệm vụ: 08 ngày làm việc (từ khi có văn bản giao nhiệm vụ của UBND tỉnh);

+ Chuyên viên thụ lý: 02 ngày làm việc (bao gồm việc báo cáo đề xuất, dự thảo văn bản trả lời kiến nghị);

+ Lãnh đạo Văn phòng: 0,5 ngày làm việc.

+ Chủ tịch UBND tỉnh: 0,5 ngày làm việc.

3. Phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền giải quyết của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các cơ quan Trung ương: thời gian thông báo cho tổ chức, cá nhân biết quá trình xử lý tối đa 05 ngày làm việc.

- Chuyên viên thụ ký kiểm tra hồ sơ, làm việc trựcd tiếp hoặc dự thảo văn bản trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký ban hành hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh thủ tục để gửi các cơ quan Trung ương giải quyết theo thẩm quyền. Thời gian giải quyết:

+ Chuyên viên: 03 ngày làm việc (từ khi phát hành văn bản hẹn trả lời);

+ Lãnh đạo Văn phòng: 01 ngày làm việc.

+ Chủ tịch UBND tỉnh: 01 ngày làm việc.

Điều 8. Lưu trữ hồ sơ

Chuyên viên thụ lý tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định về công tác lưu trữ hồ sơ của Văn phòng; thực hiện việc chuyển giao hồ sơ cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy trình lưu trữ văn bản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh

1. Kiện toàn cơ sở vật chất, thiết bị đảm bảo phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, các nhân về quy định hành chính; ban hành, mẫu hóa các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện tại Văn phòng UBND tỉnh (Phiếu tiếp nhận, Sổ tiếp nhận, văn bản trả lời kiến nghị, báo cáo...).

2. Quá trình thực hiện, thường xuyên nghiên cứu, rà soát, tham mưu UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung quy định cho phù hợp với điều kiện thực tế; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và trong đời sống nhân dân.

Điều 10. Trách nhiệm của Giám đốc các Sở, Ban, Ngành và Chủ tịch UBND cấp huyện

1. Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, xử lý dứt điểm, kịp thời, đúng hạn và đúng thẩm quyền phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về cơ chế, chính sách và thủ tục hành hành chính thuộc phạm vi quản lý.

2. Nghiên cứu, chủ động đề xuất UBND tỉnh các biện pháp xử lý, giải quyết phản ánh, kiến nghị; phổ biến, tháo gỡ khó khăn về các quy định hành chính làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của nhân dân thuộc địa phương và ngành mình quản lý.