THÔNG TƯ

Hướng dẫn thi hành Thông tư số 36-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc Quản lý và kiểm soát chỉ tiêu quỹ tiền lương thuộc khu vực không sản xuất

________________________

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Kính gửi:

Các ông Bộ trưởng các Bộ,

Các ông Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ,

Các ông Trưởng viện Kiểm sát nhân dân tối cao và Chánh án tòa án nhân dân tối cao,

Các ông Chủ tịch ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh và khu vực Vĩnh Linh,

Các ông Giám đốc và Ty trưởng các Sở, Ty tài chính,

Tại thông tư số 39-TTg ngày 07 tháng 05 năm 1963, Thủ tướng Chính phủ đã quy định chế độ quản lý và kiểm soát chỉ tiêu quỹ tiền lương thuộc khu vực không sản xuất.

Sau khi đã thống nhất ý kiến với bộ Lao động; bộ Nội vụ và Ngân hàng Nhà nước trung ương, bộ Tài chính giải thích thêm một số điểm và hướng dẫn việc lập, xét duyệt và chấp hành chỉ tiêu quỹ tiền lương thuộc khu vực không sản xuất vật chất của Nhà nước (sau đây gọi tắt là quỹ tiền lương) để các cơ quan, đoàn thể trung ương và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh thi hành.

I. GIẢI THÍCH MỘT SỐ ĐIỂM THUỘC NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ KIỂM SOÁT QUỸ TIỀN LƯƠNG

A. VỀ NỘI DUNG QUỸ TIỀN LƯƠNG:

Nội dung quỹ tiền lương ghi ở điểm 1 và 2 mục II trong thông tư số 36-TTg: gồm toàn bộ số tiền dùng để trả lương cấp bậc và phụ cấp lương (sau đây gọi tắt là lương) và trả công lao động (theo các thang, bảng, mức lương đã được Nhà nước quy định) cho cán bộ, công nhân, viên chức (sau đây gọi tắt là nhân viên) của các cơ quan, các cấp thuộc khu vực không sản xuất vật chất của Nhà nước từ cấp huyện, thị xã, khu phố trực thuộc các thành phố trở lên (kể cả số nhân viên được cấp trên tăng cường cho xã và hợp tác xã nông nghiệp mà vẫn do cấp trên thực tiếp trả lương). Tất cả số tiền dùng để trả luơng và trả công nói ở trên, không kể thuộc nguồn kinh phí nào (hành chính sự nghiệp, nhà ăn, nhà trẻ, công đoàn, bảo hiểm xã hội, hay kinh phí lấy thu để chi của các đội văn công, chiếu bóng v.v…) và trả cho nhân viên thường xuyên hay tạm thời, đã được ghi vào kế hoạch hay chưa, đều phải được các cấp có thẩm quyền xét duyệt và ghi vào chỉ tiêu quỹ tiền lương của từng năm kế hoạch.

Sỡ dĩ số nhân viên chưa được ghi vào kế hoạch lao động mà tiền lương và tiền công trả cho họ vẫn phải tính vào quỹ tiền lương là để nhằm phản ảnh thực tế quỹ tiền lương và để cho việc quản lý và kiểm soát chi tiêu quỹ đó được chặt chẽ.

Tiền lương của nhân viên thường xuyên và tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch lao động nói ở trên, gồm toàn bộ tiền lương và tiền công trả cho nhân viên thường xuyên làm một số công việc có tính chất lâu dài nhưng chưa được tính vào kế hoạch lao động, và trả cho nhân viên phù động; hợp đồng làm một số công việc có tính chất thời vụ, theo mùa hay linh tinh đột xuất từ một ngày trở lên, trước đây do kinh phí sự nghiệp đài thọ.

Để việc lập kế hoạch quỹ tiền lương của khu vực không sản xuất vật chất theo đúng nội dung như đã nói trong điểm 1 và 2 mục II thông tư 36-TTg, các khoản tiền sau đây đều phải được các cấp có thẩm quyền xét duyệt và ghi vào chi tiêu quỹ tiền lương:

a) Tiền lương trả cho nhân viên thường xuyên và tạm thời đã được ghi vào kế hoạch lao động của Nhà nước và bộ Nội vụ hay ủy ban hành chính khu, thành phố, tỉnh duyệt cho mỗi đơn vị trong từng năm kế hoạch. Số nhân viên đó bao gồm nhân viên đã được tuyển dụng chính thức, nhân viên còn trong thời kỳ tập sự, nhân viên chưa được tuyển dụng chính thức nhưng đang làm được tuyển dụng chính thức nhưng đang làm một số công việc thường xuyên lâu dài (loại này, trước đây gọi là nhân viên hợp đồng, phù động lâu năm).

b) Tiền lương và tiền công trả cho nhân viên thường xuyên làm một số công việc lâu dài và nhân viên tạm thời làm một số công việc theo mùa, thời vụ hay đột xuất linh tinh, chưa được ghi vào kế hoạch lao động của Nhà nước và ngoài chỉ tiêu lao động đã được bộ Nội vụ hay ủy ban hành chính khu, thành phố, tỉnh ấn định cho mỗi đơn vị, nếu cơ quan trực tiếp sử dụng họ làm việc từ năm ngày trở lên (tiền lương tính từ ngày bắt đầu làm việc).

Tất cả tiền lương và tiền công nói trong điểm a và b trên đều phải ghi vào dự toán quỹ tiền lương ngay từ đầu năm và phải được Hội đồng Chính phủ phê chuẩn.

c) Tiền lương và tiền công trả cho nhân viên tạm thời được thuê mượn làm một số công việc linh tinh đột xuất, nếu cơ quan trực tiếp sử dụng họ dưới năm ngày thì cũng phải ghi vào quỹ tiền lương. Nhưng do đầu năm chưa tính toán được cụ thể nên dự trù tiền lương của họ sẽ ghi gộp cả vào phần dự trù chỉ tiêu chung về công việc đó trong dự toán cả năm. Đến quý nào cần thuê mượn người thì cơ quan phải lập dự toán cụ thể phần tiền lương theo nhu cầu quý ấy để gửi cơ quan tài chính xét duyệt.

d) Ngoài các khoản tiền nói trên, mỗi đơn vị còn được sử dụng một số tiền, tối đa không quá 5‰ (năm phần nghìn) quỹ tiền lương của nhân viên thường xuyên đã được ghi vào kế hoạch để chỉ về thuê mượn phù động tạm thời thay thế cho nhân viên thường xuyên như tạp vụ, vệ sinh, cấp dưỡng, giữ trẻ vì đau ốm, thai sản… phải nghỉ việc. Số tiền này, nếu có chi thì cũng phải ghi vào quỹ tiền lương.

Còn các khoản tiền lương, tiền công thuê mượn từ một ngày trở lên, những cơ quan sử dụng không trực tiếp quản lý lao động hay trong tiền lương, tiền công lại gồm cả tiền bù hao phí nguyên vật liệu và công cụ lao động (không kể công cụ nhỏ như: cuốc, cưa, dao…) thì không phải ghi vào tiền lương. Những khoản tiền này trước đây do kinh phí nào đài thọ thì nay vẫn ghi vào loại kinh phí đó.

Ví dụ: Bộ A mượn một số thợ mộc, thợ nề và giao nguyên vật liệu cho họ để sửa chữa cơ quan, nếu phải làm từ năm ngày trở lên thì số tiền trả công cho họ phải được duyệt và ghi vào chỉ tiêu quỹ tiền lương ngay từ đầu năm, nếu làm dưới năm ngày thì tiền lương ghi chung vào chi phí sửa chữa. Đến quý nào phải chi trả công về sửa chữa thì cơ quan mới phải lập dự toán chi quỹ tiền lương cho quý đó. Nhưng nếu bộ A lại đặt khoán cho một số người hoặc tổ chức nào đó, hay thuê người làm nhưng trong tiền công trả cho họ lại gồm cả tiền bù hao phí nguyên vật liệu, công cụ lao động thì số tiền công khoán và công thuê mượn không phải ghi vào quỹ tiền lương. Số tiền này, trước đây ghi vào mục nào, thì nay vẫn ghi vào mục ấy.

B. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT CHỈ TIÊU QUỸ TIỀN LƯƠNG (MỤC III THÔNG TƯ 36-TTG).

Chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương hàng năm của Nhà nước là một pháp lệnh, các bộ, các cơ quan, đoàn thể trung ương và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh phải tôn trọng và nghiêm chỉnh chấp hành, chẳng những không được chi vượt quá chỉ tiêu đã được duyệt, mà còn phải phấn đấu để thực hiện dưới mức chỉ tiêu mà vẫn bảo đảm hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ công tác được giao. Cụ thể các bộ, các cơ quan đoàn thể trung ương, và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc sau đây:

1. Không được chi vượt quá chỉ tiêu, hạn mức quỹ tiền lương đã được duyệt:

a) Chỉ được chi trong phạm vi chi tiêu, hạn mức quỹ tiền lương đã được duyệt cho nhân viên thường xuyên thuộc kế hoạch, và nhân viên thường xuyên; nhân viên tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch.

b) Trong từng loại tiền lương trên, cũng không được chi vượt quá chi tiêu, hạn mức của lương cấp bậc; phụ cấp lương và chỉ tiêu lương bình quân.

2. Không được tự ý điều chỉnh giữa các loại chỉ tiêu, hạn mức quỹ tiền lương đã được duyệt:

a) Không được tự ý điều chỉnh chi tiêu, hạn mức quỹ tiền lương của ngành này với ngành khác, ví dụ:

Không được điều chỉnh chỉ tiêu, hạn mức quỹ tiền lương của ngành các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội với chỉ tiêu, hạn mức quỹ tiền lương của ngành giáo dục, hay chỉ tiêu, hạn mức của ngành giáo dục với chỉ tiêu, hạn mức của ngành y tế… hoặc ngược lại.

b) Không được tự ý điều chỉnh giữa chỉ tiêu, hạn mức lương cấp bậc với phụ cấp lương hoặc ngược lại đã được duyệt cho một ngành (quản lý Nhà nước hay giáo dục v.v…)

c) Không được dùng tiền lương của nhân viên thường xuyên đã được ghi vào kế hoạch để trả lương cho nhân viên thường xuyên và tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch.

d) Không được tự ý điều chỉnh hạn mức quỹ tiền lương giữa quý trước với quý sau; nếu vì lý do nào đó mà hạn mức quỹ tiền lương quý trước còn thừa thì cũng không được dùng để tăng thêm biên chế hay tăng lương cho nhân viên của quý sau. Nhưng về mặt cấp phát, thì so hạn mức quỹ tiền lương đã được duyệt cho quý trước, nếu còn thừa thì sẽ được chuyển trừ vào hạn mức quỹ tiền lương được duyệt của quý sau.

Riêng đối với ngành các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị và xã hội thì không được điều chỉnh giữa kế hoạch chi quỹ tiền lương tháng trước với kế hoạch chi quỹ tiền lương tháng sau. Nếu vì lý do nào đó mà kế hoạch chi quỹ tiền lương tháng còn thừa thì cũng giải quyết như trường hợp hạn mức quỹ còn thừa nói ở trên.

3. Nguyên tắc giải quyết một số trường hợp xin chi vượt chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương (điểm c, mục III thông tư 36-TTg).

Chỉ tiêu lao động; quỹ tiền lương được Hội đồng Chính phủ duyệt cho mỗi bộ, cơ quan; đoàn thể trung ương và các khu, thành phố; tỉnh và mỗi bộ, cơ quan; đoàn thể trung ương và các khu, thành phố; tỉnh duyệt cho các đơn vị trực thuộc nói trong điểm c, mục III; thông tư 36-TTg, bao gồm chỉ tiêu tổng số lao động và quỹ tiền lương; và chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương của từng ngành (quản lý Nhà nước, Giáo dục, Y tế v.v…) Nó có ý nghĩa rất quan trọng nhằm bảo đảm sự phát triển cân đối giữa các ngành trong khu vực không sản xuất; và thông qua việc thực hiện chỉ tiêu lao động quỹ tiền lương mà thúc đẩy các cơ quan; các cấp hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu công tác đã được Nhà nước quy định trong từng năm kế hoạch. Do đó, việc chi tiêu và điều chỉnh quỹ tiền lương của mỗi đơn vị, mỗi cấp phải trong phạm vi chỉ tiêu đã được duyệt cho từng ngành và chỉ tiêu tổng số. Bởi vậy, khi xét cho chi vượt chỉ tiêu quỹ tiền lương đã được duyệt, các bộ và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh phải căn cứ vào các nguyên tắc sau đây:

a) Thủ trưởng các bộ, các cơ quan; đoàn thể trung ương, ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh và thủ trưởng đơn vị dự toán trực thuộc các bộ, cơ quan đoàn thể trung ương và trực thuộc các khu, thành phố, tỉnh, chỉ được quyết định tăng thêm chỉ tiêu lao động tiền lương cho các đơn vị trực thuộc nếu việc tăng thêm đó chưa vượt quá chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương đã được Hội đồng Chính phủ, hay cấp trên duyệt cho ngành đó của đơn vị hay cấp mình.

Ví dụ: chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương ngành giáo dục của bộ A trong năm 1963 được Hội đồng Chính phủ duyệt là: 2.000 người và quỹ tiền lương 1.400.000đ. Như vậy, bộ A chỉ được cho các đơn vị giáo dục trực thuộc tăng thêm chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương trong phạm vi 2.000 người và 1.4000.000đ quỹ tiền lương đã được duyệt, không được rút chỉ tiêu của ngành khác để tăng cho giáo dục.

b) Bộ Nội vụ và bộ Tài chính chỉ xét quyết định cho tăng thêm chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương, nếu việc xin tăng của các bộ và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh chưa vượt quá chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương đã được Hội đồng Chính phủ duyệt cho một ngành (quản lý Nhà nước, giáo dục, y tế…) của cấp trung ương hay cấp địa phương.

c) Nếu các bộ, các cơ quan, đoàn thể trung ương, ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh xin tăng vượt chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương của một ngành, đã được Hội đồng Chính phủ duyệt cho ngành đó của cấp trung ương hay cấp địa phương thì phải được Ủy ban kế hoạch Nhà nước xét và trình Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Ví dụ: Chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương năm 1963 của ngành giáo dục cấp trung ương được Hội đồng Chính phủ duyệt là 15.000 người và quỹ tiền lương 10800.000 đồng. Trong sáu tháng đầu năm; bộ Nội vụ và bộ Tài chính mới phân phối hết 14-600 người và quỹ tiền lương là 10.512.000đ cho các bộ, cơ quan, đoàn thể. Đến quý 3-1963, do nhu cầu công tác phát triển nên một số bộ xin tăng thêm bình quân cả năm 300 biên chế giáo dục và 216.000 đồng quỹ tiền lương. Như vậy, việc xin tăng thêm biên chế, quỹ tiền lương của một số bộ vẫn chưa vượt quá chỉ tiêu đã được Hội đồng Chính phủ duyệt cho ngành giáo dục cấp trung ương, nên bộ Nội vụ và bộ Tài chính có thể xét giải quyết (trường hợp b).

Cũng ví dụ trên, nhưng nếu các bộ lại xin tăng bình quân cả năm những 600 người và 432.000đ quỹ tiền lương thì như vậy, là việc xin tăng thêm biên chế, quỹ tiền lương của một số bộ đã vượt quá chỉ tiêu của Hội đồng Chính phủ quy định cho cấp trung ương là 200 người và 144.000đ quỹ tiền lương. Trường hợp này, phải được Ủy ban kế hoạch Nhà nước xét và trình Thủ tướng Chính phủ quyết định (trường hợp c).

4. Đăng ký nhân viên lĩnh lương:

a) Mỗi năm một lần, sau khi dự toán quỹ tiền lương được duyệt, các đơn vị dự toán cấp 1 phải đăng ký tại cơ quan tài chính cùng cấp về tổng số nhân viên công tác của đơn vị mình (kể cả các đơn vị trực thuộc). Tổng số đó, gồm cả số nhân viên ốm đau nghỉ việc hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, nhân viên đi học chưa cắt biên chế vẫn lĩnh lương ở đơn vị, nhân viên chờ công tác, nhân viên biệt phái đi hoặc ở cơ quan khác biệt phái đến mà đơn vị mình trực tiếp trả lương.

Tổng số nhân viên ghi trong bảng đăng ký của mỗi đơn vị phải trong phạm vi chỉ tiêu lao động đã được duyệt và phải phân theo từng ngành (quản lý Nhà nước, giáo dục…) loại chức vụ, thang bậc, mức lương (1)

b) Trong quá trình thực hiện, nếu được cơ quan có thầm quyền cho tăng hoặc giảm biên chế, đề bạt cán bộ hoặc cho nhân viên thôi việc, hay phải chi thêm một khoản phụ cấp lương mới được Nhà nước ban hành v.v…, do đó mà có sự thay đổi về số nhân viên công tác, thay đổi về chức vụ, bậc lương, mức lương so với lần đăng ký đầu năm (tăng hoặc giảm), thì các đơn vị phải đăng ký bổ sung ngay tại cơ quan tài chính cùng cấp về những trường hợp mới thay đổi đó. Công văn đăng ký bổ sung phải đính kèm các quyết định đề bạt, điều động, cho thôi việc, điều chỉnh lương v.v… của cơ quan có thẩm quyền để tiện việc xét giải quyết.

Nội dung các quyết định đính kèm nói ở trên, phải ghi rõ: họ tên, chức vụ, thang bậc mức lương của nhân viên trước khi được đề bạt, điều động và chức vụ, thang bậc mức lương của nhân viên sau khi được đề bạt; điều động, ngày tháng được hưởng theo thang, bậc, mức lương mới.

Cơ quan tài chính chỉ chấp nhận việc đăng ký bổ sung và cấp phát thêm tiền lương khi đã nhận được đầy đủ các giấy tờ, chứng từ hợp lệ quy định trên.

Để thống nhất khái niệm về những danh từ: nhân viên thường xuyên và tạm thời, nhân viên trong và ngoài kế hoạch, lương và phụ cấp lương và chữ “ngành” dùng trong thông tư này chúng tôi sẽ giải thích trong bản phụ lục đính kèm.

II. VIỆC LẬP, XÉT DUYỆT VÀ CHẤP HÀNH CHỈ TIÊU HẠN MỨC, QUỸ TIỀN LƯƠNG

A. LẬP VÀ XÉT DUYỆT DỰ TOÁN QUỸ TIỀN LƯƠNG.

1. Cả năm:

a) Cuối mỗi năm, cùng với thời gian lập dự toán ngân sách năm sau các đơn vị dự toán phải căn cứ vào đường lối, phương châm, nhiệm vụ công tác và sổ kiểm tra về kế hoạch lao động, quỹ tiền lương của Nhà nước đề ra cho năm tới mà lập dự toán quỹ tiền lương cho năm sau của đơn vị mình. Dự toán quỹ tiền lương hàng năm của mỗi đơn vị chia làm hai phần: tiền lương của nhân viên thường xuyên đã được ghi vào kế hoạch lao động và tiền lương của nhân viên thường xuyên và tạm thời làm việc từ 5 ngày trở lên nhưng chưa được ghi vào kế hoạch lao động.

Bước đầu, do chưa tính để phân tách được số ngày nghỉ vì ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… để khấu trừ phần tiền lương về những ngày nghỉ trên mà chuyển ghi vào chỉ tiêu của quỹ bảo hiểm xã hội ngày từ đầu năm, cho nên dự toán quỹ tiền lương hàng năm của mỗi đơn vị nói ở trên là tính bao gồm cả phần tiền trả cho nhân viên về những ngày họ nghỉ vì ốm đau, thai sản… phải nghỉ việc. Nhưng trong quá trình thực hiện từng tháng thì quỹ tiền lương lại không chi mà do quỹ bảo hiểm xã hội chi, nên số tiền trả cho nhân viên ốm đau, thai sản… đã tính trong dự toán quỹ tiền lương sẽ thừa. Số thừa này sẽ nộp lại cho ngân sách để giảm chi cho dự toán quỹ tiền lương.

Dự toán chi quỹ tiền lương nói ở trên phải đính kèm với dự toán ngân sách cả năm của đơn vị để gửi tới cơ quan tài chính cùng cấp.(2)

- Các sở, ty Tài chính có nhiệm vụ xét và tổng hợp dự toán quỹ tiền lương của cấp mình (gồm cả dự toán quỹ tiền lương của nhân viên thường xuyên đã được ghi vào kế hoạch lao động và nhân viên thường xuyên tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch lao động) đính kèm với dự toán ngân sách chung của địa phương để trình ủy ban hành chính cùng cấp xét duyệt và báo cáo bộ Tài chính.

- Bộ Tài chính có nhiệm vụ xét và tổng hợp dự toán quỹ tiền lương trong toàn quốc để đính kèm với dự toán ngân sách của Nhà nước trình Hội đồng Chính phủ xét duyệt.

b) Sau khi được Hội đồng Chính phủ phê chuẩn, bộ Tài chính có nhiệm vụ thông báo chỉ tiêu quỹ tiền lương của năm kế hoạch đó (gồm chỉ tiêu tổng số tiền lương, lương cấp bậc, phụ cấp lương và lương bình quân của từng ngành) cho các bộ, cơ quan trung ưong và các khu, thành phố, tỉnh.(2b)

c) Sau khi nhận được thông báo chỉ tiêu quỹ tiền lương đã được duyệt, các bộ, cơ quan trung ương và các đơn vị dự toán cấp I trực thuộc các khu, thành phố, tỉnh phải lập bản dự toán quỹ tiền lương chính thức theo chỉ tiêu đã được duyệt (có chia ra bốn quý) của đơn vị mình (kể cả các đơn vị trực thuộc) đính kèm bảng đăng ký tổng số nhân viên lĩnh lương để gửi đến cơ quan Tài chính cùng cấp.(3)

Trong phạm vi chỉ tiêu quỹ tiền lương đã được duyệt; các bộ, cơ quan trung ương và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh có nhiệm vụ phân phối cụ thể cho các đơn vị trực thuộc thi hành.

- Trong khi dự toán quỹ tiền lương cả năm của các đơn vị dự toán chưa được Chính phủ chính thức phê chuẩn, thì cơ sở tạm thời để làm căn cứ cấp phát tiền lương cho mỗi đơn vị là số nhân viên có mặt lĩnh lương kỳ thứ hai của tháng 12 năm trước (kể cả số nhân viên đi học; đi công tác đột xuất mà cơ quan vẫn trực tiếp trả lương và số nhân viên ốm đau, thai sản… nghỉ việc cả tháng, nếu có). Ngoài số nhân viên có mặt nói trên, nếu vì nhu cầu công tác cần thiết mà đơn vị cần phải bổ sung cán bộ ngay thì phải được Thủ tướng Chính phủ (nếu là đơn vị dự toán trung ương), hay ủy ban hành chính khu, thành phố, tỉnh (nếu là đơn vị dự toán địa phương) cho phép, thì cơ quan tài chính mới cấp thêm phần tiền lương cho số nhân viên mới được tăng của mỗi đơn vị.

2. Từng quý:

a) Trên cơ sở dự toán quỹ tiền lương cả năm (có chia ra bốn quý) đã được duyệt, chậm nhất là ngày 15 tháng cuối mỗi quý các bộ, cơ quan trung ương và các đơn vị dự toán cấp I trực thuộc các khu, thành phố, tỉnh đã phải có kế hoạch hạn mức quỹ tiền lương chi tiết quý sau của đơn vị mình (gồm cả các đơn vị trực thuộc), đính kèm với hạn mức chi quý của ngân sách để gửi tới cơ quan tài chính cùng cấp xét duyệt.(4)

b) Hạn mức chi quỹ tiền lương hàng quý phải lập theo những nguyên tắc sau đây:

- Đối với ngành các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị và xã hội: Hạn mức chi quỹ tiền lương không được vượt quá 1/4 (một phần tư) dự toán quỹ tiền lương từng tháng không được vượt quá 1/3 (một phần ba) hạn mức quỹ tiền lương quý đã được duyệt cho từng quý.

- Nếu có trường hợp số lao động hiện có đầu năm của đơn vị lại nhiều hơn chỉ tiêu lao động đã được Hội đồng Chính phủ hay cấp có thẩm quyền duyệt cho đơn vị trong năm kế hoạch đó, thì số biên chế dôi ra so với chỉ tiêu nói trên; không được tính để lập dự toán và cấp phát tiền lương.

Đơn vị có trách nhiệm tích cực giải quyết số biên chế dôi ra này, và phải báo cáo ngay với bộ Nội vụ (nếu là đơn vị dự toán trung ương) hay ủy ban hành chính cùng cấp (nếu là đơn vị dự toán địa phương) biết tình hình và lý do về số biên chế dôi ra đó. Sau khi đã tích cực giải quyết mà vẫn không hết số người vượt quá chỉ tiêu, thì phải được cơ quan có thẩm quyền thỏa thuận và xét duyệt như đã quy định trong điểm C mục III của thông tư 36-TTg và điểm 3 mục B phần I của thông tư này, thì đơn vị dự toán mới được lập dự toán quỹ tiền lương riêng cho số biên chế dôi ra để gửi tới cơ quan tài chính xét và cấp phát.

- Nhưng nếu số người hiện có mặt lại ít hơn chỉ tiêu lao động đã được duyệt cho năm kế hoạch đó, thì hạn mức chi quỹ tiền lương của những tháng, quý chưa thực hiện đủ chỉ tiêu lao động này, chỉ được lập và chi theo số lao động hiện có và khả năng thực tế sẽ tăng lên từng tháng, quý cho đến khi số lao động được bổ sung bằng mức chi tiêu được duyệt.

Ví dụ: số nhân viên quản lý Nhà nước của Bộ A có mặt đến 31-12-1962 là 100 người. Nhưng chỉ tiêu lao động ngành quản lý Nhà nước của Bộ A năm 1963 lại được duyệt 120 người, mà khả năng của bộ A thì đến tháng 2 chỉ có thể bổ sung được 10 người và tháng ba mới được thêm 10 người nữa. Như vậy, hạn mức chi quỹ tiền lương quý 01-1963 của ngành quản lý Nhà nước thuộc Bộ chi được lập và chi như sau:

Tháng 1-1963: 100 người

--- 2-1963: 110 ---

--- 3-1963: 120 ---

- Đối với các ngành giáo dục, y tế, văn hóa v.v…: Trong các ngành sự nghiệp, có một vài ngành như: y tế, giáo dục…, việc phân phối chỉ tiêu quỹ tiền lương hàng quý, hàng tháng phải trên cơ sở khối lương công tác của tháng, quý đó, cho nên không thể áp dụng nguyên tắc phân phối dự toán quỹ tiền lương tháng, quý như đối với ngành cơ quan quản lý Nhà nước. Còn một số ngành sự nghiệp khác (xiếc, tuồng, kịch, nghiên cứu khoa học…) tuy công tác cũng có những biến động, nhưng những biến động đó không đòi hỏi phải tăng thêm biên chế, nên cũng áp dụng nguyên tắc phân phối dự toán quỹ tiền lương tháng, quý như đối với ngành cơ quan quản lý Nhà nước. Nhưng để việc phân phối dự toán quỹ tiền lương của các ngành sự nghiệp được áp dụng theo một nguyên tắc chung cho tất cả các loại sự nghiệp trong khi mới thực hiện chế độ quản lý quỹ tiền lương của Thủ tướng Chính phủ, việc phân phối dự toán quỹ tiền lương tháng, quý của các ngành sự nghiệp, bước đầu tạm thời căn cứ vào nhu cầu lao động của công tác trong từng tháng, quý, miễn là khi phân phối chỉ tiêu cả năm ra bốn quý thì tổng số hạn mức 4 quý không vượt quá chỉ tiêu cả năm và tổmg số kế hoạch ba tháng không được vượt quá hạn mức chi quý. Sau này, sẽ căn cứ vào tính chất công tác cụ thể của từng loại sự nghiệp mà quy định lại cách phân phối dự toán cho hợp lý.

- Đối với nhân viên thường xuyên và tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch lao động: Việc lập hạn mức chi quỹ tiền lương hàng quý của nhân viên thường xuyên chưa được ghi vào kế hoạch lao động và nhân viên tạm thời (kể cả tạm thời trên năm ngày và dưới năm ngày) sẽ căn cứ vào nhu cầu lao động cần sử dụng trong từng quý để lập kế hoạch hạn mức quỹ tiền lương. Tức là quý nào có sử dụng lao động thì mới lập hạn mức quỹ tiền lương cho quý đó, những quý không sử dụng lao động thì thôi.

c) Chậm nhất là sau một tuần kể từ khi nhận được hạn mức quỹ tiền lương quý của các đơn vị dự toán gửi tới cơ quan tài chính phải xét duyệt xong và thông báo ngay hạn mức chi quỹ tiền lương đã được duyệt đó cho các đơn vị dự toán biết, đồng thời sao gửi cho Ngân hàng Nhà nước cùng cấp một bản để làm căn cứ cấp phát. Bản sao gửi Ngân hàng này có giá trị như một lệnh chi quỹ tiền lương của quý đó.(5)

d) Trong phạm vi hạn mức chi quỹ tiền lương quý đã được cơ quan tài chính xét duyệt và thông báo, các đơn vị dự toán cấp I phải tiến hành phân phối lại hạn mức cho các đơn vị trực thuộc và sao gửi cho Ngân hàng Nhà nước cùng cấp biết để Ngân hàng làm các thủ tục chuyển hạn mức nơi cấp phát và gửi cơ quan tài chính một bản để theo dõi.

3. Thống nhất phương pháp ghi dự; quyết toán quỹ tiền lương của nhân viên thường xuyên và tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch lao động:

Đối với tiền lương của nhân viên thường xuyên và tạm thời chưa được ghi vào kế hoạch lao động của Nhà nước, ngoài việc phải lập dự toán quỹ tiền lương chi tiết theo các biểu mẫu đính kèm thông tư này, vẫn phải ghi trong dự toán ngân sách chung của đơn vị theo các loại, khoản, hạng chi như cũ, nhưng cần chú ý một số điểm thay đổi như sau:

- Đối với một số đơn vị có sử dụng nhân viên thường xuyên và tạm thời nhưng chưa được ghi vào kế hoạch lao động, tiền lương trả cho họ trước đây vẫn ghi gộp chung vào mục kinh phí sự nghiệp hay nghiệp vụ…. thì nay phải tách riêng phần tiền lương của các nhân viên này, để ghi vào mục 26 (mục lương và phụ cấp lương sẽ được bổ sung trong mục lục dự toán 1964) của các loại, khoảng, hàng chi đó. Khi ghi tiền lương của các nhân viên trên các mục 26 thì phải ghi thành hai tiết như sau:

Tiết 1: Tiền lương từ năm ngày trở lên (tính từ ngày đầu).

Tiết 2: Tiền lương dưới năm ngày.

Ví dụ: Trong năm 1962, ngành quản lý Nhà nước của bộ A có sử dụng một số nhân lực để làm một số công việc theo thời vụ (từ năm ngày trở lên), tiền công trả cho họ là 3.000đ nhưng lại ghi gộp cả vào mục 11 nghiệp vụ phí. Ngoài ra, trong năm 1962 ngành quản lý Nhà nước của bộ A còn thuê mượn một số nhân công để làm một số công việc linh tinh đột xuất dưới năm ngày. Tiền công trả cho họ là 1.200 đồng, nhưng lại ghi gộp cả vào mục 8 công vụ phí, thì nay số tiền công thuê mượn nhân công của hai trường hợp trên đều phải ghi vào dự toán ngân sách, như sau:

- Loại IV khoản 50 - Mục 26.

1. Lương trên năm ngày 3.000đ.

2. Lương dưới năm ngày 1.200đ.

B. Chấp hành hạn mức và chỉ tiêu quỹ tiền lương.

1. Nguyên tắc và thủ tục cấp phát tiền lương hàng tháng:

a) Hạn mức chi quỹ tiền lương từng quý đã được duyệt cho mỗi đơn vị mới chỉ là kế hoạch chi quỹ tiền lương, còn việc cấp phát từng tháng lại phải căn cứ vào số nhân viên công tác đã được duyệt hiện có trong từng tháng. Bởi vậy, các đơn vị dự toán muốn rút tiền lương đúng như kế hoạch tháng đã ghi trong thông báo của hạn mức quý thì nhất thiết phải có đầy đủ các giấy tờ chứng từ của cơ quan có thẩm quyền quyết định (như đã nói ở điểm b mục đăng ký nhân viên lĩnh lương) và cơ quan tài chính duyệt trên các chứng từ đó thì Ngân hàng Nhà nước mới cấp phát.

Các chứng từ nói trên phải gửi tới Ngân hàng Nhà nước (nơi cấp phát tiền) trước ba ngày của kỳ trả lương đó, để Ngân hàng có đủ thời gian kiểm soát và chuẩn bị phân phối tiền, bảo đảm việc cấp phát được nhanh chóng.

Nếu không đủ các chứng từ của cơ quan có thẩm quyền và duyệt xác nhận của cơ quan tài chính thì mặc dù kế hoạch tiền lương tháng đó còn thừa. Ngân hàng cũng chỉ được cấp phát theo số nhân viên hiện có của kỳ lương thứ hai cuối tháng trước.

Ví dụ: Hạn mức chi quỹ tiền lương quý 4-1963 của bộ A được duyệt:

- Tháng 10: 100 người

- Tháng 11: 110 ---

- Tháng 12: 120 ---

Tháng 10-1963 Ngân hàng Nhà nước đã cấp phát tiền lương đủ cho 100 người, đến tháng 11-1963 bộ A muốn xin cấp phát tiền lương cho 110 người như đã ghi trong hạn mức quý, thì phải có đủ chứng từ của cơ quan có thẩm quyền quyết định bổ sung thêm 10 người và duyệt xác nhận của cơ quan tài chính, nếu không, Ngân hàng chỉ cấp phát cho 100 người, là số có mặt lĩnh lương cuối tháng trước.

Ngược lại, tuy hạn mức quý đã được duyệt rồi, nhưng do điều kiện nào đó mà số nhân viên rút đi hoặc quỹ tiền lương rút đi so với hạn mức được duyệt thì đơn vị cũng phải báo cáo cho cơ quan tài chính và Ngân hàng Nhà nước, để Ngân hàng giảm bớt cấp phát tiền mặt; nếu trong thực tế có rút mà đơn vị vẫn lĩnh theo hạn mức được duyệt, thì khi phát hiện ra, đơn vị đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

b) Bất kể vì lý do nào, Ngân hàng Nhà nước cũng không được cấp phát vượt quá kế hoạch tiền lương từng tháng, ghi trong hạn mức quý đã được duyệt, nếu chưa được cơ quan tài chính xác nhận và thông báo lại hạn mức quỹ tiền lương.

c) Tiền lương hàng tháng của các đơn vị nhất thiết phải phát làm 2 kỳ trừ một số trường hợp như đã quy định trong thông tư số 13-TT-LB ngày 16-09-1961 của liên bộ Ngân hàng – Tài chính.

Tiền lương của tháng nào phải thanh toán dứt khoát tháng đó, tránh tình trạng để hai, ba tháng mới thanh toán một lần dễ sinh ra nhầm lẫn.

2. Giám đốc và kiểm tra thực hiện:

a) Giám đốc và kiểm tra việc thực hiện chi tiêu quỹ tiền lương và các chi tiêu khác có liên quan đến chi tiêu quỹ tiền lương ở mỗi cơ quan, mỗi cấp, chủ yếu là nhiệm vụ của thủ trưởng cơ quan và cấp đó.

Ít nhất mỗi quý một lần, thủ trưởng cơ quan phải tiến hành kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ quản lý và việc thực hiện các chi tiêu quỹ tiền lương của đơn vị mình, nhằm tăng cường công tác quản lý của đơn vị và thúc đẩy công tác giám đốc, kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc.

Các bộ phận tài vụ và kế toán của mỗi cơ quan là những đơn vị công tác chuyên môn có nhiệm vụ phục vụ thủ trưởng cơ quan trong công tác lập, quản lý và theo dõi việc thực hiện kế hoạch quỹ tiền lương của cơ quan mình, và làm các báo cáo định kỳ, và bất thường về thực hiện chỉ tiêu lao động, quỹ tiền lương gửi cơ quan tài chính cùng cấp.

b) Cơ quan tài chính có nhiệm vụ giám đốc và kiểm tra việc chi tiêu quỹ tiền lương của các cơ quan, các cấp nhằm bảo đảm thực hiện đúng đắn các chính sách, chế độ và thực hành tiết kiểm chi tiêu quỹ tiền lương; thúc đẩy việc giám đốc, kiểm tra của các cơ quan, các cấp và giiúp các cơ quan, các cấp cải tiến và nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý quỹ tiền lương.

Trong khi xét duyệt dự, quyết toán và kiểm tra, thẩm kê tại chỗ, nếu cần, cơ quan tài chính được phép xem xét tất cả các tài liệu, chứng từ có liên quan đến việc chỉ tiêu quỹ tiền lương của các đơn vị (trừ một số đơn vị có tính chất cơ mật của Nhà nước sẽ có quy định riêng).

3. Chế độ báo cáo định kỳ về thực hiện hạn mức và chỉ tiêu quỹ tiền lương:

a) Sau khi chi quỹ tiền lương, hàng tháng và cả năm, các đơn vị dự toán phải làm báo cáo tình hình thực hiện hạn mức và chỉ tiêu quỹ tiền lương đính kèm với quyết toán tháng và tổng quyết toán cả năm của đơn vị mình để gửi tới cơ quan tài chính cùng cấp.(6) (7)

Hàng quý và cả năm, các sở, ty Tài chính phải tổng hợp báo cáo của các đơn vị dự toán cấp mình để báo cáo ủy ban hành chính cùng cấp và bộ Tài chính.

Nếu đến thời hạn (đã ghi rõ trong mẫu báo cáo) mà cơ quan tài chính chưa nhận được, hoặc nhận chưa đủ các báo cáo, hoặc báo cáo không đúng mẫu như đã quy định, thì thi hành như đoạn 5 điểm B mục IV của thông tư 36-TTg ngày 07-05-1963 của Thủ tướng Chính phủ đã quy định: “sau khi đã báo cáo thủ trưởng đơn vị dự toán biết trước ít nhất một tuần lễ và trình Thủ tướng Chính phủ (nếu là đơn vị dự toán trung ương) hay ủy ban hành chính cùng cấp (nếu là đơn vị dự toán địa phương) cơ quan tài chính có thể hoãn cấp phát phần phụ cấp lương không có tính chất thường xuyên: phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp giảng bài, phụ cấp đi công tác lưu động v.v… cho đến khi nhận được đủ các báo cáo”.

4. Chế độ kỷ luật đối với việc chi sai chế độ quản lý và chính sách tiền lương (điểm 3 mục B, phần IV thông tư 36-TTg).

- Nếu ra lệnh chi sai chế độ, chính sách như: tự động chi vượt quỹ tiền lương; tự động tăng lương, điều chỉnh, đề bạt không đúng chính sách, lấy quỹ tiền lương, chi vào việc khác chưa được Chính phủ quy định v.v… mà việc vi phạm đó mới là lần đầu, chưa gây lãng phí lớn về mặt tài chính, thì cơ quan tài chính phải đình chỉ ngay việc cấp phát đối với những khoản chi dự toán không đúng chính sách, chế độ đó. Đồng thời phải ra lệnh thu hồi trả lại công quỹ số tiền đã chi không đúng chính sách chế độ; nếu vì lý do nào đó mà không thu hồi được hoặc thu hồi không đủ thì người ra lệnh chi sai phải bồi thường đầy đủ cho công quỹ số tiền mà mình đã ra lệnh chi. Mặt khác, cơ quan tài chính phải ghi những nhận xét về vi phạm chế độ, chính sách vào thông tri duyệt y quyết toán để báo cho thủ trưởng đơn vị đó kiểm điểm rút kinh nghiệm.

- Nếu những vi phạm trên, xẩy ra nhiều lần, biểu hiện ý thức không tôn trọng chế độ, nguyên tắc đã được Chính phủ quy định, gây thiệt hại cho công quỹ, thì ngoài việc đình chỉ cấp phát và thu hồi số tiền đã chi sai như đã nói trên, cơ quan tài chính còn phải tiến hành kiểm tra tại chỗ để thu thập tình hình, đánh giá mức độ sai phạm để làm báo cáo đề nghị hình thức kỳ luật lên ủy ban hành chính (nếu là đơn vị dự toán địa phương) hay Thủ tướng Chính phủ (nếu là đơn vị dự toán trung ương) quyết định.

- Trường hợp thủ trưởng cơ quan, đơn vị hay ủy ban hành chính ra lệnh chi không đúng như đã nói trên, mà trường phòng tài vụ, kế toán, kế toán viên hay giám đốc , ty trưởng các sở, ty Tài chính không tích cực đề bạt ý kiến của mình, cuối cùng cũng không đòi lệnh chi viết, không báo cáo lên cơ quan tài chính cấp trên mà cứ xuất chi thì cũng phải chịu trách nhiệm cùng với thủ trưởng cơ quan bồi thường công quỹ những khoản đã chi sai và phải chịu kỷ luật về mặt hành chính như đã nói ở trên.

III. THỜI HẠN THI HÀNH

Để các cơ quan, các cấp có đủ thời gian phổ biến và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc quán triệt đầy đủ tinh thần thông tư quy định chế độ quản lý và kiểm soát chi tiêu quỹ tiền lương của Thủ tướng Chính phủ và thông tư hướng dẫn thi hành của bộ Tài chính, việc lập, xét duyệt và chấp hành chi tiêu quỹ tiền lương theo quy định trong thông tư này, sẽ thi hành kể từ niên khoá 1964.

Nhận được thông tư này, đề nghị các bộ, các cơ quan trung ương và ủy ban hành chính các khu, thành phố, tỉnh nghiên cứu áp dụng và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thi hành. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn trở ngại gì xin trao đổi với bộ Tài chính để giải quyết…

(Mẫu số 1,2, 2b, 3, 4, 5, 6, 7 không đăng công báo).