QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ

trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bình Dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức Văn thư Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 539/TTr-SNV ngày 01/10/2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bình Dương (kèm theo)

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Nguyễn Hoàng Sơn

QUY ĐỊNH

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Dương

(Ban hành kèm theo Quyết định số 34/2010/QĐ-UBND

ngày 11/10 /2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Chương I

QUY ÐỊNH CHUNG

Điều 1. Vị trí

Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Chi cục) là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ (sau đây gọi tắt là Sở). Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

Chi cục có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Chức năng

Chi cục có chức năng giúp Giám đốc Sở tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Nhiệm vụ

Chi cục giúp Giám đốc Sở thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Nhiệm vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ

a) Tham mưu giúp cho Giám đốc Sở trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm, các chương trình, đề án, dự án về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách quy định về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, ban hành “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh”, “Danh mục tài liệu hết giá trị tại lưu trữ lịch sử tỉnh”;

d) Thẩm định, trình Giám đốc Sở phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;

đ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

e) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

g) Phối hợp Thanh tra Sở giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

h) Thực hiện một số nhiệm vụ: báo cáo thống kê theo quy định, báo cáo đột xuất, sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2. Nhiệm vụ lưu trữ lịch sử của tỉnh

a) Hướng dẫn các thủ tục cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu lưu trữ đúng theo quy định của pháp luật;

b) Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Quản lý, bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.

3. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công.

Điều 4. Quyền hạn

1. Được ban hành các văn bản hướng dẫn và kiểm tra thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ được phân công theo thẩm quyền quy định của pháp luật, của Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ;

2. Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành;

3. Ký kết các hợp đồng, các văn bản giao dịch trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của pháp luật;

4. Bố trí sử dụng cán bộ công chức, viên chức và ký hợp đồng làm việc để phục vụ công việc của đơn vị.

Chương II

TỔ CHỨC VÀ BIÊN CHẾ

Điều 5. Tổ chức

1. Lãnh đạo Chi cục

Chi cục có Chi cục Trưởng và 01- 02 Phó Chi cục Trưởng.

Chi cục Trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục. Chi cục Trưởng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Sở và tiêu chuẩn chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý theo quy định pháp luật.

Phó Chi cục Trưởng là người giúp việc Chi cục Trưởng, chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được Chi cục Trưởng phân công phụ trách. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Chi cục Trưởng do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định.

2. Các phòng giúp việc lãnh đạo Chi cục:

- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

- Phòng Quản lý kho và khai thác tài liệu;

- Phòng Thu thập và Chỉnh lý tài liệu;

- Phòng Hành chính - Tổng hợp.

Mỗi phòng có 1 Trưởng phòng và 1 Phó Trưởng phòng. Các chức vụ này do Chi cục Trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm.

Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng do Chi cục Trưởng quy định trên cơ sở Quy định này và các văn bản pháp luật có liên quan.

Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ ở mỗi giai đoạn, Chi cục Trưởng có thể đề nghị Giám đốc Sở trình Ủy ban nhân dân tỉnh thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp.

Điều 6. Biên chế

Biên chế của Chi cục thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp của tỉnh, do Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu.

Chi cục Trưởng bố trí, sử dụng công chức, viên chức của đơn vị phù hợp với chức danh, tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức nhà nước theo quy định của pháp luật.

Chương III

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 7. Chế độ làm việc

1. Chi cục làm việc theo chương trình, kế hoạch công tác hàng năm được Giám đốc Sở giao và theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định trong bản Quy định này.

2. Chi cục làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Chi cục Trưởng điều hành mọi hoạt động của Chi cục theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục và chịu trách nhiệm cao nhất trước Giám đốc Sở Nội vụ về toàn bộ hoạt động của Chi cục.

3. Các Phó Chi cục Trưởng là người giúp việc cho Chi cục Trưởng, được Chi cục Trưởng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công. Khi Chi cục Trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục Trưởng được Chi cục Trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục.

Chi cục Trưởng có thể ủy quyền cho Phó Chi cục Trưởng giải quyết các công việc cụ thể khác, nhưng Phó Chi cục Trưởng không được ủy quyền lại cho công chức, viên chức dưới quyền.

4. Các phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng điều hành giải quyết công việc trong bộ phận thuộc lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và các nhiệm vụ khác được Chi cục Trưởng giao, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng về kết quả công việc được giao.

5. Chi cục tổ chức giao ban định kỳ giữa lãnh đạo Chi cục và các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng để nắm tình hình thực hiện nhiệm vụ thời gian qua và triển khai nhiệm vụ cho thời gian tới.

6. Chi cục thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Giám dốc Sở, Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

7. Hàng năm Chi cục tổ chức tổng kết hoạt động văn thư, lưu trữ và đề ra phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tiếp theo.

8. Chi cục phải chấp hành các quy định của Đảng, Nhà nước đối với lĩnh vực hoạt động của tổ chức Đảng và Đoàn thể. Có trách nhiệm phối hợp và tạo điều kiện để các tổ chức Đảng, Đoàn thể tham gia giám sát, quản lý hoạt động của cơ quan.

Điều 8. Mối quan hệ công tác

1. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Chi cục chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Chi cục có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo tình hình công tác chuyên môn cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất.

2. Đối với Sở Nội vụ:

Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở. Chi cục có trách nhiệm thông tin, báo cáo tình hình công tác định kỳ và theo yêu cầu đột xuất, tham mưu đề xuất với Sở về lĩnh vực công tác do Chi cục phụ trách. Chi cục có trách nhiệm phối hợp với các phòng, đơn vị có liên quan thuộc Sở để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Sở; có mối quan hệ phối hợp chặt chẽ với các phòng và đơn vị trực thuộc Sở trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

3. Đối với các sở, ban, ngành của tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị:

Chi cục có mối quan hệ phối hợp với các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị để kiểm tra, hướng dẫn, thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

Trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, Chi cục được yêu cầu các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị báo cáo tình hình các vấn đề có liên quan bằng văn bản hoặc trực tiếp trao đổi để triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ.

4. Đối với Phòng Nội vụ các huyện, thị:

Chi cục có mối quan hệ với Phòng Nội vụ huyện, thị để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, đồng thời kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc nhắc nhở thực hiện tốt chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Việc sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ bất kỳ điều khoản nào trong bản Quy định này do Chi cục Trưởng báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.