QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

______

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 90/TTr-STP ngày 05 tháng 7 năm 2019 và Tờ trình số 96/TTr-STP ngày 17 tháng 7 năm 2019.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 02 tháng 8 năm 2019.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Chính phủ;

- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;

- Thường trực Tỉnh ủy;

- Thường trực HĐND tỉnh;

- Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;

- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;

- UBMTTQVN tỉnh, các Đoàn thể tỉnh;

- TAND tỉnh, VKSND tỉnh, Cục THADS;

- Cổng TTĐT của tỉnh, Công báo tỉnh;

- Báo Lạng Sơn; Đài PT&TH tỉnh;

- PCVP UBND tỉnh, các Phòng CV, TT TH-CB;

- Lưu: VT, NC (HTMĐ)

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Phạm Ngọc Thưởng

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH LẠNG SƠN

_______

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_______________________

QUY CHẾ

Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

(Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 22/7/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Các hoạt động cung cấp, cập nhật, tra cứu, sử dụng thông tin công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập cho người, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, đến thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, Lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp;

b) Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

c) Tổ chức, cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.

2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Tổ chức hành nghề công chứng được chuyển nhượng, bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động;

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu;

5. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế này.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Cung cấp, tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có liên quan để quản lý, cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng, gồm:

a) Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn do Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp cung cấp;

b) Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp;

c) Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn do cơ quan Thi hành án Dân sự các cấp cung cấp;

d) Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản do các Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp;

đ) Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do các Sở, ngành, UBND các cấp cung cấp;

e) Thông tin khác có liên quan đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo quy định của pháp luật.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong vòng 01 ngày làm việc, Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.

2. Đối với thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng thì trong vòng 01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn.

3. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có, thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong vòng 01 ngày làm việc phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong vòng 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 8. Thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng

1. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:

a) Thông tin về hợp đồng giao dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày, tháng năm hợp đồng, giao dịch;

b) Thông tin về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

Đối với cá nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

Đối với tổ chức: Tên gọi tổ chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện theo pháp luật (chức vụ, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ của người đại diện).

c) Thông tin về tài sản, cụ thể:

Đối với tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập các thông tin sau: Địa chỉ tài sản; số giấy chứng nhận, nơi cấp, ngày cấp, số thửa đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất;

Đối với tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác thì nhập các thông tin sau: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

d) Các thông tin khác có liên quan.

2. Đối với Di chúc thì nhập các thông tin sau:

a) Thông tin về người lập di chúc: Thông tin họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú.

b) Thông tin về tài sản và các thông tin khác: thực hiện theo điểm c, d khoản 1 điều này.

3. Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện trước khi phát hành văn bản công chứng.

Trường hợp phát hiện các sai sót của người nhập sau quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, người nhập thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, phòng chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót chính xác với thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.

Điều 9. Lưu trữ thông tin dữ liệu công chứng

1. Thông tin dữ liệu công chứng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.

2. Thông tin dữ liệu công chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

3. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo đúng hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng và quy định của Quy chế này.

Điều 10. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2. Trước khi ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.

3. Người tra cứu khi phát hiện thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho Công chứng viên để xem xét việc công chứng hợp đồng giao dịch đó.

4. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để xử lý theo quy định của pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết;

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa giải chấp trên cơ sở dữ liệu công chứng thì công chứng viên vẫn được tiếp tục công chứng; ngay sau khi công chứng hợp đồng thế chấp, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 11. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. Các cơ quan nhà nước có liên quan được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5 Quy định này khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế này.

3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Sở Thông tin và truyền thông có trách nhiệm quản trị hạ tầng máy chủ, duy trì, chủ động sao lưu dữ liệu định kỳ, an toàn, an ninh thông tin đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên tục phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.

Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý công chứng của cơ quan, tổ chức.

2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở, ngành khác có liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới thực hiện việc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.

3. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.

Điều 14. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn có trách nhiệm tham gia vào cơ sở dữ liệu công chứng; cập nhật đầy đủ vào cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm để duy trì, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động;

b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;

c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; lưu trữ dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế này.;

d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;

đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng;

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;

g) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;

h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công;

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin./.