QUYẾT ĐỊNH

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Phòng Công chứng số 5 thuộc Sở Tư pháp

tỉnh Đồng Tháp

__________

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15;

Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;

Căn cứ Nghị định số 150/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Căn cứ Nghị định số 78/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 09/2025/TT-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trong lĩnh vực tư pháp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp;

Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng số 5 thuộc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp.

Điều 1. Vị trí, chức năng

1. Vị trí

Phòng Công chứng số 5 là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập. Phòng Công chứng số 5 có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15, quy định pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Chức năng

Phòng Công chứng số 5 có chức năng thực hiện chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu và thực hiện quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Nhiệm vụ

a) Theo dõi, bảo đảm cho công chứng viên hành nghề tại đơn vị mình trong việc thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật, tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và thực hiện các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

b) Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê;

c) Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước và bảo đảm việc công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình thực hiện đúng quy định về ngày, giờ làm việc của tổ chức;

d) Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của tổ chức mình;

đ) Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 39 của Luật số 46/2024/QH15; bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 40 của Luật số 46/2024/QH15;

e) Tiếp nhận, quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại đơn vị mình;

g) Tạo điều kiện cho công chứng viên của đơn vị mình trong việc hành nghề công chứng, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;

h) Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về giao dịch đã công chứng; giấy tờ, tài liệu đã chứng thực;

i) Lập sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng, các loại sổ khác và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật;

k) Cung cấp thông tin để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 66 của Luật số 46/2024/QH15;

l) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

m) Sử dụng con dấu tại trụ sở của đơn vị mình và thực hiện quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu;

n) Tiếp nhận hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định theo quy định tại Điều 68 của Luật số 46/2024/QH15;

o) Thực hiện các nhiệm vụ theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

2. Quyền hạn

a) Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại Điểm a, Điểm c Khoản 1 Điều 37 của Luật số 46/2024/QH15 và người lao động khác làm việc cho đơn vị mình;

b) Thu phí công chứng, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng, chi phí khác theo quy định của Luật số 46/2024/QH15 và các quy định của pháp luật có liên quan;

с) Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức;

d) Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật để phục vụ hoạt động công chứng;

3. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật số 46/2024/QH15, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và Giám đốc Sở Tư pháp phân công.

Điều 3. Cơ cấu tổ chức

1. Phòng Công chứng số 5 gồm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và viên chức chuyên môn, nghiệp vụ.

2. Trưởng phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác được giao.

3. Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.

4. Viên chức chuyên môn, nghiệp vụ gồm: Công chứng viên, các viên chức nghiệp vụ theo vị trí việc làm.

Điều 4. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 5. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Sở Tư pháp; Trưởng phòng Công chứng số 5; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.