QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH NGHỆ AN

Ban hành quy chế về công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tỉnh Nghệ An

______________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 21/6/1994.

- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 - 4 - 2001;

- Căn cứ Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24-1-1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn về tổ chức lưu trữ các cấp;

- Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tỉnh Nghệ An”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Các ông: Chánh Văn phòng HĐND -UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị; Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

TM. UBND TỈNH NGHỆ AN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

LÊ DOÃN HỢP

QUY CHẾ

Về công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tỉnh Nghệ An

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 46/2002/QĐ-UB ngày 10-5-2002

của UBND tỉnh Nghệ An)

_________________

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. 1. Quy chế này cụ thể hóa nội dung Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04- 4-2001 cho phù hợp để quản lý công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

2. Mọi hoạt động quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu trên địa bàn tỉnh phải tuân theo các quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24-01-1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ và nội dung của bản quy chế này.

Điều 2. 1. "Tài liệu lưu trữ" là bản chính, bản gốc, bản thảo đã được duyệt ký, bản sao hợp pháp của các văn bản, các ấn phẩm sách báo đặc biệt; các tài liệu quản lý Nhà nước; tài liệu chuyên môn; tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, bản vẽ kỹ thuật, bản đồ...); tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; Tài liệu ghi âm, ghi hình, micro phim; tài liệu điện tử và tài liệu được làm ra bằng phương pháp ghi tin khác có giá trị được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức, đơn vị) và của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, được lựa chọn đưa vào bảo quản trong hệ thống lưu trữ Nhà nước, phục vụ cho hoạt động thực tiên và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử.

2. "Công tác Lưu trữ tài liệu" bao gồm: thu thập tài liệu, chỉnh lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Tài liệu lưu trữ tỉnh Nghệ An là những di sản quý báu của dân tộc việt Nam nói chung, của nhân dân Nghệ An nói riêng, không một tổ chức, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng, tiêu hủy trái phép hay làm hư hại tài liệu lưu trữ.

Chương II

NỘI DUNG QUẢN LÝ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

Điều 4. Về công tác lập hồ sợ:

1. Tất cả công chức, viên chức làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải lập hồ sợ công việc về phần mình phụ trách; Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan, tổ chức phải tuân theo đúng quy định của Nhà nước và tiến hành theo hướng dẫn của cán bộ lưu trữ.

2. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản với nhau về một vấn đề, một sự việc, sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trật tự thời gian một cách khách quan và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.

3. Hồ sơ tên gọi bao gồm các tập lưu "Văn bản đi" ở mỗi cơ quan đơn vị được phân loại thành từng tập hồ sơ có cùng 1 loại tên gọi giống nhau như: tập Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo v.v... Tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc 1 năm. Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đầy đủ (bản chính, phụ lục, các bản vẽ kèm theo nếu có), sắp xếp thèo tên gọi tài liệu và số thứ tự đăng ký văn bản và chịu trách nhiệm lập các hồ sơ tên gọi đó.

4. Hồ sơ nguyên tắc :

a) Hồ sơ nguyên tắc là: Tập bản sao đúng quy định gồm những văn bản quy phạm pháp luật như: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định; hướng dẫn các chế độ, chính sách, các quy chế quy định của Nhà nước. Mỗi công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt nghiệp vụ nhất định để lập thành hồ sơ nguyên tắc, làm căn cứ giải quyết công việc.

b) Hồ sơ nguyên tắc thuộc tư liệu của cơ quan, không được chiếm dụng làm của riêng. Khi nghỉ hưu, hoặc thuyên chuyển công tác phải bàn giao cho người thay thế mình để tiếp tục quản lý công việc đó, không nhất thiết phải nộp vào lưu trữ.

Điều 5. Thành phần phông lưu trữ Nhà nước ở tỉnh Nghệ An bao gồm:

1. Tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế Nhà nước, các đơn vị thuộc lực lượng an ninh, quốc phòng.

2. Các tài liệu lưu trữ của các tổ chức hoạt động tiền khởi nghĩa, các tài liệu cũ của chế độ phong kiến.

3. Tài liệu lưu trữ của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu, các gia đình dòng họ qua các thời kỳ lịch sử (nếu có).

Điều 6. 1. Mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh phải có lưu trữ hiện hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi thẩm quyền được giao.

2. Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn, kiểm trạ, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ của đơn vị, cá nhân trong cơ quan và lưu trữ hiện hành.

b) Chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, bảo quản tài liệu an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ. cơ quan có hiệu quả.

c) Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

d) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo thời hạn nộp lưu do Nhà nước quy định.

Điều 7. 1. Lưu trữ lịch sử địa phương bao gồm: Trung tâm lưu trữ tỉnh; lưu trữ huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh (gọi chung là lưu trữ huyện).

2. Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn kiểm, tra, đôn đốc các cơ quan là nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu để giao nộp; thu thập, bổ sung, sưu tầm tài liệu trong phạm vi trách nhiệm được giao.

b) Tổ chức chỉnh lý, phân loại giá trị tài liệu sắp xếp hệ thống, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu.

c) Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo thống kê lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

d) Bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu của xã hội.

Điều 8. Tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị như quy định tại Điều I của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia (nếu có) thì báo với lưu trữ lịch sử và được giúp đỡ, quản lý theo những quy định sau:

1. Khuyến khích việc hiến tặng, ký gửi vào lưu trữ lịch sử.

2. Việc hiến tặng, ký gửi vào lưu trữ nào do chủ sở hữu tài liệu lựa chọn và quyết định.

3. Chủ sở hữu tài liệu có thể đề nghị lưu trữ lịch sử hướng dẫn về nghiệp vụ và kỹ thuật bảo quản.

4. Trong trường hợp bán tài liệu thì chủ sở hữu tài liệu ưu tiên bán cho lưu trữ lịch sử để phục vụ cho lợi ích chung của dân tộc. Giá bán do chủ sở hữu tài liệu và lưu trữ lịch sử thỏa thuận.

5. Cá nhân, gia đình, dòng họ đã hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu cho lưu trữ lịch sử thì sẽ được ưu tiên phục vụ, sử dụng.

6. Việc chuyển tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ ra nước ngoài phải thực hiện theo quy định của pháp luật.

Chương III

THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Mục 1. Giao nộp, sưu tầm tài liệu lưu trữ

Điều 9. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

1. Hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong được giữ lại tại cá nhân, đơn vị trực thuộc trong thời gian nhiều nhất là 01 năm để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ. Những hồ sơ, tài liệu có giá trị phải được sắp xếp đúng quy định, thống kê và giao nộp vào lưu trữ.

2. Trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải lập thành danh mục gửi cho cơ quan lưu trữ nhưng thời hạn giữ lại không được quá 01 năm.

3. Mọi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

4. Bộ phận văn thư "đi, đến" khi kết thúc công việc cuối năm phải làm biên bản giao nộp tất cả các tập lưu văn thư "đi", các quyển sổ đãng ký công văn "đi", "đến" (hoặc mục lục tài liệu "đi", "đến" đã vào máy vi tính) vào lưu trữ hiện hành của cơ quan để tiếp tục quản lý.

5. Đối với hồ sơ tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản thuộc ngân sách Nhà nước thì các chủ dự án phải chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các tài liệu liên quan đến dự án (kể từ khâu đầu tư cho đến quyết toán công trình).

Bộ hồ sơ công trình xây dựng cơ bản nộp vào lưu trữ phải là bản chính và phải được sắp xếp theo thứ tự bản danh mục tổng hợp.

Điều 10. Thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức các cấp vào lưu trữ lịch sử được quy định như sau:

1. Sau 5 năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc địa phương.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu của các ngành Công an, Bộ chỉ huy Quân sự tỉnh, Bộ chỉ huy bộ đội Biên phòng tỉnh sau 50 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, trừ những tài liệu chưa giải mật.

Điều 11. Lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, lưu trữ xã có trách nhiệm thu thập, sưu tầm và bảo quản tài liệu từ các nguồn sau đây:

1. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cùng cấp ở địa phương.

2. Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập (đối với lưu trữ tỉnh).

3. Các tài liệu của các tổ chức tiền khởi nghĩa, tài liệu thời phong kiến.

4. Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.

5. Các nguồn tài liệu có giá trị khác ở địa phương.

Điều 12. Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu vào lưu trữ tĩnh, lưu trữ huyện, lưu trữ xã do Chủ tịch UBND cùng cấp quy định theo mẫu hướng dẫn của cơ quan lưu trữ Trung ương.

Điều 13. Việc quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức giải thể, chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính; thay đổi địa giới được thực hiện như sau:

1. Cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản:

a) Cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập.

b) Cơ quan tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

2. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; chia tách sáp nhập đơn vị hành chính do cơ quan lưu trữ cấp trên hướng dẫn cụ thể.

Điều 14. Khi giao nộp tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện, lưu trữ xã, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu phải thực hiện những quy định sau:

1. Tài liệu giao nộp phải được phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ;

2. Phải giao nộp đầy đủ công cụ thống kê, tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu;

3. Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;

4. Lập 02 bản "Biên bản nộp lưu" và 02 bản "Mục lục hồ sơ nộp lưu". Cơ quan, tổ chức nộp lưu giữ 01 bản, lưu trữ lịch sử giữ 01 bản.

Mục 2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

Điều 15. Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại các kho lưu trữ phải được phân loại, chỉnh lý theo đúng yêu cầu do cơ quan lưu trữ Trung ương quy định.

Điều 16. Các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm:

1. Xác định thời hạn bảo quản tài liệu theo 2 mức độ sau:

a) Hồ sơ, tài liệu có giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn;

b) Hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn cần bảo quản trong một khoảng thời gian nhất định tính bằng đơn vị năm cụ thể:

2. Loại ra những hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 17. Dựa theo bảng thời hạn bảo quản mẫu của cơ quan lưu trữ Trung ương, Trung tâm lưu trữ tỉnh phối hợp với các ngành, các cấp nghiên cứu, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho từng ngành, các cấp để chỉ đạo việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cổ trách nhiệm ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn chung của cơ quan lưu trữ tỉnh và cơ quan quản lý các cấp, các ngành.

Điều 18. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị:

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức, đơn vị phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị về các việc sau:

a) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị cần bảo quản;

b) Xác định những hồ Sơ, tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

2. Thành phần của Hội đồng:

a) Đối với cơ quan, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng;

b) Đối với các cơ quan khác do cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm Chủ tịch Hội đồng;

c) Các thành viên khác gồm đại diện của lãnh đạo các đơn vị có tài liệu và đại diện lưu trữ cơ quan từ trình độ chuyên viên lưu trữ trở lên.

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan, tổ chức có tài liệu có thể mời đại diện của lưu trữ cấp trên tham gia Hội đồng.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng.

a) Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của cơ quan có tài liệu hoặc danh mục tài liệu (nếu có) và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần thiết) để xác định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản và loại ra để tiêu hủy;

b) Lập biên bản đề nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét quyết định;

c) Tập thể Hội đồng họp để thảo luận và biểu quyết về danh mục hồ sơ tài liệu giữ lại và loại ra để tiêu hủy và biểu quyết về biên bản họp Hội đồng.

4. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ "Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị" bao gồm:

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị.

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

d) Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền;

đ) Biên bản tiêu hủy tài liệu và các tài liệu có liên quan;

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.

Điều 19. Việc kiểm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan trước khi quyết định tiêu hủy được quy định như sau:

1. Lưu trữ tỉnh kiểm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị của lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh;

2. Lưu trữ huyện kiểm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị của lưu trữ xã và các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện.

3. Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh kiểm tra thẩm định tài liệu hết giá trị của các đơn vị trực thuộc.

Điều 20. Việc quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

1. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh;

2. Người đứng đầu các cơ quan, sở, ban, ngành ở cấp tỉnh, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức khác là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Trung tâm lưu trữ tỉnh;

3. Chủ tịch UBND huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Trung tâm lưu trữ tỉnh;

4. Chủ tịch UBND xã quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ xã, sau khi có ý kiến bằng văn bản của lưu trữ huyện.

5. Người đứng đầu cơ quan tổ chức không là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan.

Điều 21. Căn cứ hướng dẫn của cơ quan lưu trữ Trung ương, Trung tâm lưu trữ tỉnh hướng dẫn cụ thể về thủ tục thẩm định kiểm tra và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Chương TV

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 22. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:

1. Các cơ quan, tổ chức thực hiện thống kê và báo cáo thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo chế độ thường xuyên và đột xuất khi cần thiết.

2. Nội dung của thống kê lưu trữ phải thực hiện bao gồm thống kê về tài liệu, cơ sở vật chất và cán bộ làm công tác lưu trữ. Trình tự thực hiện như sau:

a) Lưu trữ của các xã, huyện, sở, ban, ngành trong tỉnh gửi báo cáo thống kê lưu trữ về lưu trữ tỉnh.

b) Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về cơ quan lưu trữ Trung ương.

Điều 23. Bảo quản tài liệu lưu trữ: hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức phải được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh các quy định sau đây:

1. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật.

2. Thực hiện các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

3. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

4. Thực hiện chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;

5. Thực hiện các biện pháp chống côn trùng, nấm mốc; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

6. Thực hiện chế độ bảo mật, chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

7. Yêu cầu, thông số kỹ thuật kho lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ do cơ quan lưu trữ Trung ương quy định.

Chương V

SỬ DỰNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 24. Mọi cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam và người nước ngoài được sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình.

Điều 25. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quy định sau:

1. Các quy định của Nhà nước về sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ;

2. Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

3. Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

Điều 26: 1. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, xã được sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội sau 10 năm kể từ năm kết thúc công việc, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

2. Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước, danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm, bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, lưu trữ xã do các lưu trữ xây dựng kế hoạch bảo quản và sử dụng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cung cấp phê duyệt.

Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ thuộc diện đặc biệt quý hiếm do cơ quan lưu trữ Trung ương quy định.

Điều 27. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu:

1. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước:

a) Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh.

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, xã cho phép sử dụng tài liệu (thuộc danh mục bí mật, tài liệu đặc biệt quý hiếm) lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, huyện, xã.

c) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không nêu ở điểm a, b, khoản 1 của Điều này cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức của mình.

2. Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ thuộc cấp quản lý.

3. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 28. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Đối với người trong nước:

a) Cán bộ, công chức xin sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan lưu trữ hoặc ở cơ quan khác phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị nơi mình công tác;

b) Công dân xin sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin phép có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.

2. Đối với người nước ngoài:

Người nước ngoài xin sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam phải có:

a) Đơn xin đọc tài liệu lưu trữ bằng tiếng Việt;

b) Hộ chiếu và giấy phép nhập cảnh vào Việt Nam;

c) Đề cương nghiên cứu bằng tiếng Việt trong trường hợp nghiên cứu chuyên đề;

d) Văn bản giới thiệu của cơ quan nơi làm việc tại Việt Nam hoặc giấy chứng nhận của cơ quan chính quyền địa phương nơi thường trú ở Việt Nam nếu cá nhân nước ngoài không có cơ quan đón tiếp làm việc tại Việt Nam.

Điều 29. Việc sao tài liệu lưu trữ quy định như sau:

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nào thì cho phép sao tài liệu lưu trữ đó;

2. Chỉ cho phép sao tài liệu tại cơ quan có tài liệu;

3. Việc sao tài liệu do cơ quan có tài liệu thực hiện;

4. Người xin sao tài liệu có trách nhiệm thanh toán phí sao tài liệu lưu trữ.

5. Người phục vụ khai thác tài liệu phải giữ lại giấy giới thiệu và ghi lại những hồ sơ hoặc số liệu đã phục vụ để theo dõi.

Điều 30. Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ:

1. Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, huyện, xã, có quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cấp mình. Chứng thực tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý.

2. Trường hợp lưu trữ có con dấu riêng thì sử dụng con dấu đó để đóng dấu xác nhận. Trường hợp không có con dấu riêng thì sử dụng con dấu của cơ quan quản lý trực tiếp để đóng dấu xác nhận.

3. Thủ tục và thể thức chứng thực tài liệu lưu trữ do cơ quan lưu trữ Trung ương quy định.

Điều 31. Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

1. Tài liệu lưu trữ thuộc các lưu trữ lịch sử phải được giới thiệu rộng rãi để phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc bí mật Nhà nước.

2. Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu lưu trữ được thực hiện như sau:

a) Chủ tịch UBND tỉnh, huyện, xã cho phép công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ thuộc cấp quản lý.

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

3. Nguyên tắc, trình tự, thủ tục công bố tài liệu lưu trữ theo sự hướng dẫn của cơ quan lưu trữ Trung ương.

4. Phí khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước.

Điều 32. Việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài được quy định như sau:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước được mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật, trừ tài liệu đặc biệt quý, hiếm; tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm trả lại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đã mang đi sử dụng tại nước ngoài cho cơ quan lưu trữ sau khi về nước.

3. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu ra nước ngoài do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo quy định của pháp luật, phải báo cáo bằng văn bản cho Bộ Công an, Tổng cục Hải quan và cơ quan lưu trữ Trung ương.

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 33: Nội dung quản lý Nhà nước về lưu trữ bao gồm:

1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ;

2. Soạn thảo trình UBND tỉnh ban hành hoặc ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ;

3. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ;

4. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong tỉnh.

5. Thống kê Nhà nước về lưu trữ;

6. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ;

7. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ

8. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

9. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.

10. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.

Điều 34. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng, nhiệm vụ sau:

1. Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất công tác lưu trữ của tỉnh;

2. Trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ ở sở, ban, ngành cấp tỉnh, các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh; UBND huyện;

3. Trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Điều 35. Lưu trữ huyện có chức năng, nhiệm vụ sau:

1. Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện quản lý thống nhất công tác lưu trữ của huyện;

2. Trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ tại các phòng, ban ở huyện; các cơ quan trực thuộc UBND huyện; UBND xã, phường, thị trấn.

3. Trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện.

Điều 36. Lưu trữ xã giúp UBND xã quản lý tài liệu HĐND - UBND xã và các bộ phận, đơn vị ở xã.

Điều 37. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị phải bố trí đủ số lượng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. Người được bố trí làm công tác lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn chức danh viên chức lưu trữ.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đảm bảo kinh phí cho các hoạt động lưu trữ và ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin để hiện đại hóa công tác lưu trữ. Sở Tài chính - Vật giá phối hợp với các cơ quan chức năng cân đối mức kinh phí hợp lý cho hoạt động lưu trữ, đề xuất UBND tỉnh duyệt cấp kinh phí hàng năm.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 38. Giao cho: Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND cấp huyện, xã, Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện Quy chế này.

Điều 39. 1. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm tức nội dung bản Quy chế này.

2. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác lưu trữ sẽ được xét khen thưởng; Nếu vi phạm thì tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Trong quá trình thực hiện, có gì vướng mắc, phản ánh kịp thời về Văn phòng HĐND- UBND tinh để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp.