THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với hợp tác xã nông nghiệp

___________________________

Căn cứ vào Luật Hợp tác xã ban hành ngày 20/3/1996 có hiệu lực từ ngày 1/1/1997; để công tác quản lý tài chính của các hợp tác xã nông nghiệp đi vào nề nếp, Liên Bộ Tài chính- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với hợp tác xã nông nghiệp như sau:

A. QUY ĐỊNH CHUNG

1- Thông tư này áp dụng cho các hợp tác xã nông nghiệp, hợp tác xã nông nghiệp kinh doanh tổng hợp; nghề muối và các hợp tác xã có hoạt động tương tự làm dịch vụ thâm canh đất, giống cây trồng, thuốc trừ sâu, phân bón cho nông nghiệp (dưới đây gọi tắt là hợp tác xã).

2- Trên cơ sở đặc điểm và điều kiện hoạt động của mình, hợp tác xã căn cứ vào các quy định của Thông tư này xây dựng Điều lệ hợp tác xã để thông qua Đại hội xã viên làm cơ sở thực hiện, đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ và đúng pháp luật.

B. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. CÁC NGUỒN VỐN SỬ DỤNG CHO SẢN XUẤT KINH DOANH

Nguồn vốn hợp tác xã sử dụng cho sản xuất kinh doanh gồm:

1. Nguồn vốn chủ sở hữu.

1.1-Vốn góp của xã viên:

Xã viên gia nhập hợp tác xã phải góp vốn điều lệ theo quy định của nghị quyết Đại hội xã viên ghi trong điều lệ để làm thủ tục đăng ký kinh doanh.

Xã viên có thể góp vốn bằng tiền. Nếu góp bằng tài sản hoặc bằng công lao động phải quy thành tiền theo thời giá tại địa phương, do đại hội xã viên quy định.

Xã viên có thể góp đủ 1 lần hoặc góp làm nhiều lần, nhưng lần đầu phải góp tối thiểu 50% mức vốn quy định, số còn lại góp trong thời hạn không quá 12 tháng.

Vốn góp của xã viên được điều chỉnh theo quyết định của Đại hội xã viên như sau:

+ Điều chỉnh tăng vốn góp: khi hợp tác xã huy động thêm vốn góp của xã viên để tăng vốn điều lệ; hoặc kết nạp xã viên mới.

+ Điều chỉnh giảm vốn góp: khi hợp tác xã trả lại vốn góp cho xã viên; hoặc Đại hội xã viên quyết định trích vốn góp để bù lỗ sản xuất kinh doanh trong năm.

Hợp tác xã phải mở sổ kế toán ghi chép kịp thời vốn góp của từng hộ xã viên.

1.2- Vốn được chuyển giao từ hợp tác xã cũ hoặc từ chính quyền xã:

Khi hợp tác xã cũ chuyển đổi hoạt động theo Luật Hợp tác xã thì giá trị các tài sản trực tiếp phục vụ chung cho sản xuất kinh doanh và số vốn, quỹ còn lại của hợp tác xã cũ được xử lý như sau:

- Đối với các khoản vốn quỹ còn lại phân bổ đều thành vốn góp của từng xã viên.

- Đối với tài sản phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh như công trình thuỷ lợi, công trình điện, nhà kho, sân phơi, bến bãi v.v.

+ Trường hợp đại bộ phận xã viên (trên 50%) hợp tác xã cũ tham gia hợp tác xã mới thì chuyển thành vốn chủ sở hữu chung của hợp tác xã mới, không chia cho từng xã viên.

+ Trường hợp hợp tác xã mới được thành lập chỉ có một nhóm dưới 50% xã viên của hợp tác xã cũ tham gia nhưng sử dụng, khai thác các tài sản nói trên thì UBND xã, phường quyết định việc xử lý những tài sản này. Trường hợp, hợp tác xã mới tiếp nhận hoặc thuê lại những tài sản này thì hạch toán theo các quy định hiện hành về việc tiếp nhận hoặc thuê lại tài sản phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh. Số tiền thuê trong năm được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ của hợp tác xã.

1.3- Các quỹ hợp tác xã: Các quỹ hợp tác xã là nguồn vốn sở hữu tập thể của hợp tác xã chưa sử dụng đến.

Hợp tác xã có các quỹ trích từ lợi nhuận sau thuế: quỹ phát triển sản xuất kinh doanh, các quỹ dự phòng tài chính và quỹ khác do đại hội xã viên quyết định. Mức trích và việc chi dùng các nguồn quỹ của hợp tác xã phải được đại hội xã viên quyết định theo những nội dung dưới đây:

- Quỹ phát triển sản xuất kinh doanh: dùng để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đổi mới kỹ thuật, công tác khuyến nông, đào tạo bồi dưỡng cán bộ hợp tác xã.

- Quỹ dự phòng tài chính: dùng để bù đắp những thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn gây ra theo quyết định của đại hội xã viên.

- Quỹ khác (nếu có) dùng để chi phúc lợi xã hội và khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của hợp tác xã.

1.4-. Vốn công trợ (khoản tài trợ của Nhà nước, quà biếu tặng của các tổ chức cá nhân).

2- Nguồn vốn vay và các nguồn vốn chiếm dụng.

2.1- Nguồn vốn vay:

- Vay của ngân hàng và các tổ chức tín dụng.

- Vay của xã viên và các tổ chức, cá nhân khác theo thoả thuận.

Các hợp đồng vay vốn có số vốn vay bằng hoặc lớn hơn 50% vốn điều lệ hợp tác xã phải do đại hội xã viên thông qua; dưới 50% vốn điều lệ do ban quản trị hợp tác xã quyết định.

2.2- Nguồn vốn chiếm dụng, bao gồm: Các khoản nợ chưa phải thanh toán, các khoản thu nhập chưa đến kỳ phân phối... Hợp tác xã có trách nhiệm hoàn trả đúng hạn các khoản nợ nói trên khi đến hạn thanh toán nợ.

3. Các nguồn vốn huy động khác bao gồm: vốn góp cổ phần (nếu có), vốn nhận liên doanh, liên kết...

II. QUẢN LÝ TÀI SẢN, VỐN BẰNG TIỀN

Tài sản trong hợp tác xã nông nghiệp bao gồm: các công trình kiến trúc, nhà, xưởng, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm và các loại vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi) .v.v.

Tài sản trong hợp tác xã được phân chia thành hai loại: tài sản cố định và tài sản lưu động.

1. Tài sản cố định.

1.1- Tài sản cố định trong hợp tác xã: gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình.

- Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định) có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 1 năm, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, dịch vụ, nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, vườn cây ăn quả và cây công nghiệp dài ngày...

Những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng nhưng là tài sản chủ yếu tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của hợp tác xã thì được xác định là tài sản cố định:

+ Lợn nái sinh sản, lợn đực giống.

+ Bàn ghế, tủ làm việc văn phòng, ti vi, máy vi tính.

+ Xe, thuyền vận chuyển.

Riêng diện tích cây công nghiệp ngắn ngày trồng 1 năm thu hoạch 2-3 năm như: mía, chuối, dứa, dâu tằm tuy có giá trị trên 5 triệu đồng nhưng không hạch toán là tài sản cố định. Chi phí trồng và chăm sóc vườn cây này được phân bổ vào chi phí sản xuất theo thời gian thu hoạch của vườn cây.

- Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể nhưng giá trị đầu tư lớn và tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh như chi phí thành lập hợp tác xã, chi mua bằng phát minh sáng chế, chi phí chuyển giao công nghệ .v.v.

1.2- Quản lý, sử dụng tài sản cố định:

Việc quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định trong hợp tác xã thực hiện theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính và hướng dẫn cụ thể dưới đây:

- Hợp tác xã phải xây dựng quy chế quản lý sử dụng tài sản cố định ở từng khâu, từng bộ phận sản xuất kinh doanh và toàn hợp tác xã; mở sổ sách theo dõi nguyên giá, khấu hao và phản ánh kịp thời mọi biến động tăng, giảm về số lượng, chất lượng và giá trị còn lại của từng tài sản cố định.

- Mọi tài sản cố định do hợp tác xã đầu tư, xây dựng, mua sắm sử dụng cho sản xuất kinh doanh đều phải khấu hao tính vào giá thành sản phẩm dịch vụ để thu hồi vốn. Khấu hao tài sản cố định được tính theo công thức sau:

Nguyên giá tài sản cố định

Mức khấu hao hàng năm

=

_____________________

Số năm sử dụng

Số năm sử dụng của tài sản cố định được căn cứ vào tuổi thọ kỹ thuật theo thiết kế, hiện trạng và tuổi thọ kinh tế của tài sản cố định. Trường hợp không quy định trong thiết kế kỹ thuật thì do ban quản trị hợp tác xã quyết định.

- Những tài sản cố định sau đây không trích khấu hao cơ bản:

+ Tài sản cố định được đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách, nguồn vốn và công lao động do dân góp (không đầu tư bằng vốn của hợp tác xã) phục vụ chung cho xã hội, không phục vụ riêng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của hợp tác xã như: đê, kè, cầu, cống, kênh mương, đường giao thông...

+ Tài sản cố định đã trích khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn còn tiếp tục sử dụng.

+ Tài sản cố định không cần dùng, chưa dùng, chờ thanh lý.

+ Tài sản cố định phục vụ các công trình phúc lợi của hợp tác xã như nhà trẻ, nhà truyền thống v.v...

+ Tài sản cố định thuê ngoài sử dụng.

- Hợp tác xã thực hiện chế độ sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn đối với từng loại tài sản cố định:

+ Việc sửa chữa tài sản cố định do bộ phận sử dụng đánh giá tình trạng kỹ thuật, lập dự toán và đề xuất, kiến nghị ban quản trị quyết định.

+ Chi phí sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng tài sản cố định được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng vụ, hàng năm.

+ Chi phí sửa chữa lớn được hạch toán như sau:

* Tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng tài sản cố định đó trong năm nếu chi phí phát sinh nhỏ.

* Tính vào chi phí chờ kết chuyển để phân bổ dần cho các năm nếu chi phí phát sinh lớn.

- Hợp tác xã được đầu tư đổi mới tài sản cố định, chủ động thanh lý, nhượng bán những tài sản cố định không cần dùng để phát huy hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh.

Việc xây dựng, mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn (mức cụ thể phải được ghi trong điều lệ hợp tác xã) Ban quản trị phải có phương án được đại hội xã viên thông qua; mức nhỏ hơn do Ban quản trị quyết định và báo cáo đại hội xã viên ngay năm đó.

Đối với tài sản cố định mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay, hợp tác xã phải trả nợ đúng hạn theo khế ước bằng nguồn vốn khấu hao tài sản cố định (kể cả vốn khấu hao tài sản đầu tư bằng nguồn vốn chủ sở hữu của hợp tác xã) và quỹ đầu tư phát triển kinh doanh của hợp tác xã.

Việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định được thực hiện thông qua hội đồng thanh xử lý tài sản, công nợ của hợp tác xã. Thành phần hội đồng có đại diện ban quản trị, ban kiểm soát và kế toán trưởng.

- Trường hợp có biến động tăng, giảm tài sản cố định do mua sắm, xây dựng, chuyển nhượng, tổn thất mất mát... phải lập đầy đủ các biên bản giao nhận, thanh lý. Ban nghiệm thu, thanh lý gồm: đại diện ban quản trị, kế toán trưởng, ban kiểm soát hợp tác xã và đại diện bên giao nhận ký xác nhận vào biên bản, định rõ trách nhiệm và các biện pháp xử lý đối với những hành động gây lãng phí, tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn thất, hư hỏng, mất mát tài sản cố định của hợp tác xã.

- Những người được giao quản lý sử dụng tài sản phải có hiểu biết chuyên môn, kỹ thuật sử dụng và bảo quản; có trách nhiệm bảo vệ, bảo đảm tài sản cố định sử dụng được lâu bền và nâng cao hiệu suất sử dụng.

- Cuối năm hợp tác xã phải tổ chức kiểm kê tài sản cố định. Nếu phát hiện tài sản thừa, thiếu phải xác định rõ nguyên nhân. Tài sản thừa thì hạch toán tăng vốn, tài sản thiếu phải xác định trách nhiệm bồi thường, số chênh lệch thiếu còn lại hạch toán giảm vốn.

2- Tài sản lưu động.

Tài sản lưu động trong hợp tác xã bao gồm: tài sản lưu động là hàng hoá tồn kho và vốn bằng tiền.

2.1- Tài sản lưu động là hàng hoá tồn kho, bao gồm: các loại vật tư, nhiên liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, bán thành phẩm, sản phầm dở dang...

Hợp tác xã phải tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản, quản lý, sử dụng tài sản có hiệu quả.

- Thủ kho có trách nhiệm trước Ban quản trị hợp tác xã trong việc bảo quản toàn bộ tài sản lưu động của hợp tác xã ở kho, bãi.

- Mọi trường hợp nhập, xuất kho đều phải lập đầy đủ các chứng từ và ghi chép sổ sách có liên quan (phiếu nhập, xuất kho, các sổ kho, vật liệu sản phẩm hàng hoá...).

- Giá trị tài sản hạch toán nhập kho là giá mua cộng với chi phí vận chuyển, bảo quản và các chi phí liên quan về đến kho.

- Hợp tác xã xây dựng định mức hao hụt trong bảo quản đối với từng loại tài sản lưu động cho từng ngành hàng, từng chu kỳ sản xuất phù hợp với điều kiện của hợp tác xã và giao trách nhiệm quản lý cho thủ kho. Những trường hợp hao hụt quá mức quy định không có lý do chính đáng, cần quy rõ trách nhiệm cho người quản lý phải bồi hoàn.

- Toàn bộ giá trị những tài sản lưu động đã xuất dùng đều phải tính vào chi phí của đối tượng sử dụng trong kỳ sản xuất kinh doanh, dịch vụ của hợp tác xã.

Những trường hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ với khối lượng lớn, có thời gian sử dụng từ một năm trở lên thì tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng trong 2 năm.

- Định kỳ hợp tác xã phải tổ chức kiểm kê tài sản lưu động. Nếu phát hiện tài sản thừa, thiếu phải xác định rõ nguyên nhân. Tài sản thừa thì hạch toán tăng vốn, tài sản thiếu phải xác định trách nhiệm bồi thường, số chênh lệch thiếu sau khi bồi thường hạch toán giảm vốn.

- Khi kiểm kê cuối năm, nếu các loại nguyên liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, vật tư, hàng hoá, thành phẩm tồn kho có giá trên thị trường thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ sách kế toán thì hợp tác xã được lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng giảm giá là khoản chênh lệch giữa giá trị vật tư giảm giá hạch toán trên sổ sách kế toán với giá trị lượng vật tư giảm giá tính theo giá thị trường thời điểm ngày 31 tháng 12. Hợp tác xã được hạch toán khoản dự phòng giảm giá này vào chi phí kinh doanh trong kỳ trước khi lập báo cáo tài chính năm. Việc trích lập và sử dụng khoản dự phòng này thực hiện theo Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính "Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi tại doanh nghiệp".

2.2- Vốn bằng tiền: là bộ phận của tài sản lưu động dưới hình thái tiền tệ bao gồm:

- Tiền mặt (kể cả ngân phiếu và ngoại tệ) tồn quỹ.

- Số dư tiền gửi ngân hàng (gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ).

- Vàng bạc, đá quý, trái phiếu có giá.

Hợp tác xã xây dựng quy chế quản lý thống nhất và mở sổ sách theo dõi chặt chẽ các hoạt động thu, chi tiền mặt, tiền gửi, ngân phiếu, ngoại tệ.

Thủ quỹ thường xuyên cập nhật thu, chi, thực hiện đúng quy chế quản lý tiền mặt.

Định kỳ (hàng tháng) phải tổ chức kiểm quỹ tiền mặt và thực hiện đối chiếu số dư các tài khoản của hợp tác xã với ngân hàng.

III. QUẢN LÝ DOANH THU

1- Doanh thu của hợp tác xã bao gồm:

1.1- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh: là toàn bộ giá trị sản phẩm hàng hoá, dịch vụ mà hợp tác xã đã bán, cung cấp cho các hộ xã viên và khách hàng được các hộ xã viên và khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán (chưa thu được tiền).

Doanh thu được tính bằng tiền. Trường hợp thu bằng hàng hoá, dịch vụ (đổi hàng) thì phải tính thành tiền để hạch toán.

1.2- Doanh thu từ các hoạt động khác: là các khoản thu hỗ trợ về giá của Nhà nước (khuyến nông, trợ giá điện,...), thu cho thuê hoặc do thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thu về lãi cho vay vốn, lãi tiền gửi, lãi hoạt động liên doanh góp vốn với đơn vị khác; thu từ hoạt động mua bán công trái, trái phiếu và các khoản thu bất thường khác.

Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ phải có các hoá đơn, chứng từ và phải phản ánh đầy đủ kịp thời vào sổ kế toán của hợp tác xã theo Quyết định số 1017 TC/CĐKT ngày 12/12/1997 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán cho các hợp tác xã nông nghiệp.

2. Các khoản thu không được hạch toán vào doanh thu gồm:

- Tiền thu hồi công nợ, thu tạm ứng, thu tiền góp cổ phần của xã viên hoặc các khoản đầu tư liên doanh của các tổ chức cá nhân khác.

- Các khoản hỗ trợ đầu tư của Nhà nước:

+ Nhà nước hỗ trợ về giao thông, thủy nông: hạch toán tăng vốn.

+ Trợ giá cước vận chuyển hỗ trợ chi phí cho vùng núi, biên giới: hạch toán giảm phí.

- Tiền hoặc tài sản do tổ chức, cá nhân tặng hợp tác xã: hạch toán tăng vốn.

- Trường hợp trong kỳ hợp tác xã đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền nhưng chưa xuất hàng thì trị giá số hàng này không được ghi vào doanh thu mà chỉ hạch toán là khoản tiền đã thu trước của khách hàng.

3. Một số nội dung cần chú ý về quản lý và hạch toán doanh thu.

- Đối với hàng hoá nhận bán đại lý (ký gửi) của các đơn vị khác thì doanh thu là khoản thu về hoa hồng đại lý mà hợp tác xã được hưởng.

- Hợp tác xã nhận gia công vật tư, hàng hoá thì doanh thu tính theo giá gia công ghi trên hoá đơn của khối lượng sản phẩm gia công hoàn thành trong kỳ được bên thuê gia công chấp nhận thanh toán.

- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hợp tác xã sản xuất ra dùng để biếu tặng hoặc tiêu dùng trong nội bộ hợp tác xã thì doanh thu tính theo giá thành sản xuất (giá vốn) sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đó.

- Đối với hoạt động cho thuê tài sản có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì hợp tác xã hạch toán số tiền thu trước này như một khoản nợ phải trả. Hàng năm tính doanh thu cho thuê tài sản bằng tổng số tiền cho thuê chia cho số năm cho thuê tài sản đã nhận tiền.

- Đối với hoạt động dịch vụ giao khoán trong hợp tác xã thì doanh thu là số tiền phải thu ghi trong hợp đồng giao nhận khoán đến hạn phải trả.

- Đối với hoạt động tín dụng, doanh thu là lãi tiền cho vay đến hạn phải thu trong kỳ.

- Hợp tác xã có doanh thu bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh doanh thu.

IV. QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ TIÊU THỤ

1. Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong hợp tác xã.

Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong hợp tác xã bao gồm các khoản chi trực tiếp cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh và chi phí gián tiếp.

Hợp tác xã phải ghi chép, phản ánh mọi chi phí thực tế phát sinh của từng dịch vụ từng ngành sản xuất kinh doanh. Việc quản lý và hạch toán chi phí thực hiện theo hướng dẫn như sau:

1.1- Chi phí trực tiếp:

- Chi phí vật tư bao gồm: chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, dụng cụ... Việc quản lý chi phí vật tư được thực hiện qua 2 khâu: mức tiêu hao vật tư và giá vật tư.

+ Mức tiêu hao vật tư: các loại vật tư sử dụng vào sản xuất kinh doanh phải được quản lý chặt chẽ theo quy định của hợp tác xã về định mức tiêu hao của từng loại vật tư cho từng sản phẩm.

+ Giá vật tư: dùng để hạch toán và xác định chi phí vật tư là giá thực tế, bao gồm:

Giá vật tư mua ngoài: giá mua ghi trên hoá đơn của người bán hàng cộng chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản và hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi.

Giá vật tư tự chế gồm: giá nguyên liệu thực tế xuất kho cộng với chi phí thực tế trong quá trình tự chế.

Giá các loại vật tư nguyên liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản thu mua... nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo chế độ quy định. Trường hợp vật tư mua của người trực tiếp sản xuất không có hoá đơn, thì người mua hàng phải lập bảng kê, ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, chủ nhiệm hợp tác xã duyệt chi.

- Chi phí khấu hao tài sản cố định (theo quy định tại điểm 1 mục II của Thông tư này).

- Chi phí tiền công: bao gồm tiền công trả cho xã viên hợp tác xã và lao động thuê ngoài trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của hợp tác xã phù hợp với giá cả thị trường thời điểm thuê (nếu trả bằng hiện vật thì quy ra bằng tiền).

Công cán bộ quản lý đội, tổ của từng dịch vụ, ngành nghề được tính theo quy định tại điểm 4.b mục này - quy định về công cán bộ quản lý hợp tác xã.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí sửa chữa tài sản cố định, chi phí điện, nước trả chi nhánh điện, xí nghiệp thuỷ nông; tiền thuê bốc vác vận chuyển hàng hoá; các dịch vụ mua ngoài khác và chỉ hạch toán theo số được chi, có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lý theo quy định.

+ Khoản chi xúc tiến thương mại, hợp tác xã hạch toán vào chi phí những khoản sau: thu nhập thông tin về thị trường, khách hàng và hàng hoá xuất khẩu, thuê tư vấn kinh tế thương mại, hoạt động tìm kiếm thị trường xuất khẩu, tổ chức gian hàng hội chợ triển lãm ở nước ngoài. Các khoản chi đầu tư lập văn phòng đại diện, chi nhánh kho ở nước ngoài, hợp tác xã hạch toán tăng tài sản cố định.

+ Khoản chi giao dịch hoặc hoa hồng môi giới xuất khẩu: nếu hợp tác xã xuất khẩu trực tiếp hoặc ủy thác xuất khẩu thì được hạch toán vào chi phí sản xuất khoản chi này.

Ban quản trị hợp tác xã xây dựng quy chế, định mức chi và phải công bố công khai làm căn cứ để quản lý điều hành và giám sát. Chủ nhiệm quyết định mức chi và chịu trách nhiệm trước đại hội xã viên về quyết định của mình.

1.2- Chi phí gián tiếp (chi quản lý hợp tác xã) bao gồm:

- Chi phí vật tư văn phòng.

- Chi khấu hao tài sản cố định văn phòng.

- Chi tiền công cán bộ quản lý hợp tác xã: việc chi tiền trả công cán bộ quản lý hợp tác xã dựa trên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong năm của hợp tác xã, được xác định theo 2 phương pháp: từ 1%-5% doanh thu hoặc 20-25% thu nhập (doanh thu - chi phí trực tiếp). Việc lựa chọn phương pháp tính và tỷ lệ cụ thể trả công do Đại hội xã viên quyết định tuỳ theo điều kiện cụ thể của hợp tác xã.

+ Việc tính tiền công theo hướng dẫn tại các bảng kê dưới đây:

BẢNG 1: Tính quỹ tiền công chi cho cán bộ quản lý hợp tác xã theo doanh thu

Mức doanh thu (triệu đồng)

Tỷ lệ (%) trích trên doanh thu

50  260

5%

Trên 260  2.000

3% mức doanh thu tăng thêm so với 260 triệu

Trên 2.000  12.000

2% mức doanh thu tăng thêm so với 2.000 triệu

Trên 12.000

1% mức doanh thu tăng thêm so với 12.000 triệu

Ví dụ: Doanh thu năm 1999 của hợp tác xã là 2.500 tr đồng, nguồn quỹ trả công trích theo doanh thu được tính như sau:

(260 tr x 5%) + (1.740 tr x 3%) + (500 tr x 2%) = 75,2 triệu đồng.

BẢNG 2: Tính quỹ tiền công chi trả cho cán bộ quản lý hợp tác xã theo thu nhập

Mức thu nhập (triệu đồng)

Tỷ lệ (%) trích theo thu nhập

10  270

25%

Trên 270

20%

+ Căn cứ vào quỹ tiền công chi trả cho cán bộ quản lý nói trên, hợp tác xã lấy tiền công chủ nhiệm là hệ số 1 để tính tiền công cho từng chức danh cán bộ quản lý hợp tác xã, theo bảng số 3.

BẢNG 3: Định mức trả công cán bộ quản lý theo chức danh

Chức danh cán bộ

Hệ số trả công

Chủ nhiệm

1

Phó Chủ nhiệm

0,8

Uỷ viên Ban quản trị

0,7

Trưởng ban Kiểm soát

(Uỷ viên Ban Kiểm soát hưởng lương theo khối lượng công việc cụ thể được giao)

0,7 - 0,8

Kế toán trưởng

0,8

Kế toán viên

0,6

Thủ quỹ; thủ kho, cán bộ kỹ thuật

0,5

Tổ trưởng tổ dịch vụ

Đội trưởng các đội tiếp nhận dịch vụ, đội sản xuất

được gắn vào doanh thu thực hiện

0,4

0,3

- Chi phí sửa chữa tài sản văn phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện thắp sáng, điện thoại...

- Các khoản chi phí bằng tiền khác như: chi trả lãi vay vốn từ các tổ chức, cá nhân, chi phí bán hàng, thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế giá trị gia tăng phải nộp Nhà nước.

Riêng chi phí tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch phục vụ sản xuất kinh doanh của hợp tác xã, chi phí hội nghị phải có mục tiêu rõ ràng, hiệu quả, tiết kiệm và không vượt mức khống chế theo quy định tại Thông tư số 18/2002/TT-BTC ngày 20/2/2002 của Bộ Tài chính.

- Chi phí công tác phí cho cán bộ, xã viên HTX: Tuỳ theo điều kiện cụ thể hợp tác xã vận dụng Thông tư số 94/1998/TT-BTC ngày 30/6/1998 của Bộ Tài chính để xây dựng chế độ công tác phí cho cán bộ, xã viên được ban quản trị hợp tác xã cử đi công tác nhưng không vượt mức quy định.

Cuối năm chi phí quản lý hợp tác xã được tổng hợp chung và phân bổ để tính giá thành từng sản phẩm, dịch vụ của hợp tác xã theo tiêu thức doanh thu hoặc chi phí của từng hoạt động.

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích lập theo điểm 2.1 mục II Thông tư này, dự phòng nợ phải thu khó đòi trích lập theo điểm 2.2 mục V Thông tư này.

- Các khoản chi phí khác như: chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, chi phí thu nợ...

Hợp tác xã được tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp đối với những chi phí phát sinh theo quy định tại Thông tư số 18/2002/TT-BTC ngày 20/2/2002 của Bộ Tài chính.

Không được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ các khoản sau:

- Các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật như: Luật lao động, luật thuế, luật môi trường, luật giao thông, vi phạm chế độ báo cáo thống kê, tài chính kế toán và các luật khác. Nếu do hợp tác xã vi phạm thì tiền phạt được khấu trừ vào lãi sau thuế của hợp tác xã; nếu do nhóm người hoặc cá nhân vi phạm thì nhóm người hoặc cá nhân phải nộp phạt.

- Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm tài sản cố định. Khoản chi trả lãi vay vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong thời kỳ công trình chưa hoàn thành đưa vào sử dụng thì hạch toán vào chi phí đầu tư xây dựng cơ bản.

- Các khoản chi tạm ứng, chi trả nợ và tiền vay khác.

- Các khoản chi thuộc nội dung chi của các quỹ hợp tác xã.

2. Giá thành sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá vốn hàng hoá bán ra, dịch vụ cung cấp trong kỳ)

Giá thành sản phẩm, dịch vụ bao gồm: chi phí trực tiếp; chi phí gián tiếp (chi quản lý) được xác định như sau:

- Giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ được tính theo phương pháp: bình quân gia quyền của giá thành sản xuất sản phẩm trong kỳ và giá thành sản phẩm tồn kho đầu kỳ; hoặc được xác định bằng chi phí sản phẩm dở dang đầu kỳ, cộng chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh trong kỳ, trừ chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ.

- Chi phí quản lý hợp tác xã phát sinh được phân bổ hết vào giá thành sản phẩm trong kỳ. Trường hợp do chu kỳ sản xuất sản phẩm dài hoặc sản xuất mang tính đặc thù, tuỳ theo tình hình cụ thể hợp tác xã được phân bổ chi phí quản lý đảm bảo phù hợp với khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ, sản phẩm tồn kho và sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Tùy theo điều kiện sản xuất kinh doanh hợp tác xã xác định đối tượng và chọn phương pháp phù hợp để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

V. QUẢN LÝ CÔNG NỢ VÀ THANH TOÁN

1. Các khoản nợ phải trả.

a- Nợ phải trả phát sinh do đi vay hoặc phát sinh trong quá trình mua bán vật tư, sản phẩm hàng hóa phải được phân loại theo đối tượng nợ và tính chất nợ, bao gồm: phải trả ngân hàng, các tổ chức tín dụng, phải trả người bán hàng, phải trả Nhà nước, phải trả xã viên và các khoản phải trả khác; nợ ngắn hạn, nợ dài hạn.

b- Hợp tác xã phải mở sổ chi tiết theo dõi từng chủ nợ, nội dung từng khoản vay, thời hạn vay và từng lần thanh toán.

Kế toán theo dõi trả nợ vay, thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng tiền vay đúng mục đích, trả nợ kịp thời không để phát sinh nợ quá hạn.

2. Các khoản phải thu.

2.1- Các khoản nợ phải thu trong hợp tác xã gồm:

- Phải thu của khách hàng: là những nông sản phẩm hợp tác xã bán cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội và cá nhân ngoài hợp tác xã mà họ chưa thanh toán tiền hoặc chưa thanh toán đủ tiền.

- Phải thu của hộ xã viên, nông dân: là các khoản chi phí hợp tác xã làm dịch vụ như: tưới tiêu nước, bảo vệ thực vật, thú y, khoa học kỹ thuật, vật tư ứng trước ... mà hộ xã viên, nông dân chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán hết cho hợp tác xã.

- Phải thu khác: là những khoản phải thu của cá nhân, đơn vị trong và ngoài hợp tác xã về tiền bồi thường vật chất, tiền vốn vay mượn có tính chất tạm thời...

2.2- Hợp tác xã phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nợ, từng nội dung nợ và từng lần thanh toán. Những khoản nợ bằng hiện vật, hợp tác xã phải theo dõi để thu hồi hiện vật để bảo toàn được vốn khi giá cả biến động.

- Đối với khoản nợ phải thu của khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ phải kiểm tra đối chiếu số phải thu, số đã thu, số còn lại và xác nhận nợ với hợp tác xã bằng văn bản.

- Đối với khoản nợ phải thu của hộ xã viên, hợp tác xã phải mở sổ thanh toán cho từng hộ để thống nhất quản lý, theo dõi các khoản phải thu và phần đã thanh toán.

Hợp tác xã cần hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán cho từng đối tượng nợ; trường hợp tổ trưởng đứng ra vay thì đối tượng nợ là các tổ trưởng không được hạch toán thu nợ xã viên qua các đội, tổ...

- Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ đã quá hạn thanh toán 2 năm trở lên, hợp tác xã đã đối chiếu, đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn chưa thu hồi được; hoặc khoản nợ quá hạn chưa tới 2 năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, người nợ đã bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử.

- Đối với khoản nợ này, hợp tác xã phải tích cực đôn đốc và áp dụng các biện pháp thu hồi nợ như: báo nợ, gửi đơn yêu cầu toà án giải quyết.

Khi lập báo cáo tài chính năm, hợp tác xã được lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi và hạch toán vào chi phí quản lý hợp tác xã trong năm. Mức trích lập dự phòng tuỳ theo tổn thất có thể xẩy ra đối với từng khoản nợ, nhưng tổng mức lập dự phòng tối đa bằng 20% tổng số nợ phải thu của hợp tác xã ở thời điểm ngày 31 tháng 12.

Việc trích lập, sử dụng khoản dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi thực hiện theo Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính "Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi tại doanh nghiệp".

- Nợ phải thu không có khả năng thu hồi được là các khoản nợ hợp tác xã phải thu của người nợ, nhưng người nợ là tổ chức đã giải thể, phá sản, đã ngừng hoạt động không có khả năng chi trả; người nợ là cá nhân đã chết, mất tích, đang thi hành án phạt tù hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử nhưng có đủ căn cứ chứng minh là không đòi được nợ; khoản nợ đã quá hạn trên 3 năm, hợp tác xã đã áp dụng mọi biện pháp nhưng không thu hồi được nợ ...

Hàng năm hợp tác xã lập hội đồng thanh xử lý tài sản, công nợ để xem xét xử lý xoá các khoản nợ trên. Khoản tổn thất do xoá nợ được hạch toán giảm trừ vào khoản dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, nếu thiếu thì hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm. Trường hợp hạch toán vào chi phí kinh doanh mà hợp tác xã bị lỗ thì hội đồng quản trị hợp tác xã báo cáo đại hội xã viên cho hạch toán giảm vốn.

3. Quản lý, theo dõi tạm ứng và thanh toán tạm ứng.

Tạm ứng là khoản tiền mà hợp tác xã ứng trước cho cán bộ, xã viên để thực hiện các nhiệm vụ đã được chủ nhiệm hợp tác xã phê duyệt.

Nội dung tạm ứng trong hợp tác xã gồm: tạm ứng đi mua vật liệu, dụng cụ, vật tư sản phẩm hàng hoá, mua tài sản cố định; tạm ứng tiền công, tiền đi công tác... Việc theo dõi hạch toán tạm ứng được thực hiện theo các quy định sau:

- Người nhận tạm ứng phải là cán bộ hoặc xã viên trong hợp tác xã.

- Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền xin tạm ứng, lý do tạm ứng, mục đích sử dụng tiền tạm ứng, thời gian thanh toán ghi rõ ngày hoàn lại số tiền đã tạm ứng và phải được chủ nhiệm hợp tác xã ký duyệt. Kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ xuất quỹ.

- Tiền tạm ứng được thanh toán ngay sau khi hoàn thành công việc. Nếu việc thanh toán chậm quá ngày quy định ghi trên giấy tạm ứng thì người ứng tiền và kế toán theo dõi tạm ứng phải chịu trách nhiệm phạt chậm trả theo qui chế quản lý tài chính kế toán của hợp tác xã.

- Người nhận tạm ứng phải sử dụng tiền đúng nội dung ghi trên giấy tạm ứng, thanh toán đúng hạn và có đầy đủ các chứng từ gốc. Người nhận tạm ứng chưa thanh toán số tiền tạm ứng lần trước thì không được tạm ứng tiếp lần thứ hai.

- Hợp tác xã mở sổ theo dõi tạm ứng chi tiết đến từng đối tượng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.

4. Theo dõi, quản lý, thanh toán thuế Nhà nước.

Hợp tác xã chủ động kê khai, tính toán xác định số thuế phải nộp theo luật thuế hiện hành, theo dõi số phải nộp, số đã nộp, số còn phải nộp chi tiết từng khoản thuế theo mẫu báo cáo tài chính hợp tác xã nông nghiệp và không được trì hoãn việc nộp thuế.

5. Theo dõi, quản lý, thanh toán với xã viên và người lao động.

Thanh toán với xã viên và người lao động trong hợp tác xã gồm khoản tiền công, tiền lãi, các khoản khác mà hợp tác xã phải trả.

Hợp tác xã phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng, từng khoản tiền phải trả. Những khoản trả công bằng sản phẩm phải mở sổ chi tiết theo dõi số lượng, đơn giá và số tiền phải trả; đồng thời hợp tác xã phải mở sổ thanh toán với hộ xã viên để thực hiện việc công khai tài chính với hộ và thực hiện quy chế dân chủ đối với xã viên, không được thanh toán qua các đội, tổ.

VI. PHÂN PHỐI LÃI CỦA HỢP TÁC XÃ

Lãi là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của hợp tác xã trong một năm bao gồm toàn bộ lãi trong kỳ hợp tác xã được phân phối như sau:

- Bù các khoản lỗ năm trước của hợp tác xã phát sinh theo quy định của luật thuế.

- Nộp thuế thu nhập theo luật thuế hiện hành của Nhà nước.

- Trừ các khoản tiền vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của hợp tác xã.

- Trả lợi tức cho các nhà đầu tư góp vốn vào hợp tác xã.

- Số lãi còn lại được phân phối như sau:

+ Trích lập các quỹ theo quy định tại phần B mục I Thông tư này.

+ Chia lãi cho xã viên theo mức vốn góp.

VII. BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Cuối mỗi kỳ kế toán (cuối vụ, cuối năm) kế toán hợp tác xã phải cộng sổ, khoá sổ kế toán, tiến hành kiểm kê tài sản; đối chiếu số dư tài khoản với ngân hàng; đối chiếu công nợ phải thu, phải trả và lập các báo cáo tài chính phục vụ cho việc quản lý, điều hành của hợp tác xã và quản lý của Nhà nước đối với hợp tác xã.

Hợp tác xã có trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo quy định tại Quyết định số 1017-TC/QĐ/CĐKT ngày 12/12/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các hợp tác xã và gửi Phòng Nông nghiệp & phát triển nông thôn, cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan tài chính huyện (quận), chi cục thuế huyện (quận).

Cơ quan tài chính huyện (quận) và phòng Nông nghiệp& phát triển nông thôn huyện (quận) có trách nhiệm tổng hợp báo cáo gửi Sở Tài chính-Vật giá, Sở Nông nghiệp & phát triển nông thôn. Các Sở có trách nhiệm tổng hợp báo cáo, phân tích tình hình tài chính kinh doanh, tình hình sử dụng vốn... của hợp tác xã và nhận xét kiến nghị gửi Bộ Tài chính (Cục Tài chính doanh nghiệp), Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn (Vụ Chính sách Nông nghiệp & Phát triển nông thôn).

VIII. CÔNG KHAI TÀI CHÍNH VÀ KIỂM TRA TÀI CHÍNH TRONG HỢP TÁC XÃ

1. Công khai tài chính.

Định kỳ (6 tháng 1 lần và cả năm) chủ nhiệm hợp tác xã có trách nhiệm báo cáo tài chính công khai cho xã viên và trước Đại hội xã viên hợp tác xã.

Nội dung chủ yếu báo cáo công khai tài chính gồm:

- Tổng thu: các nguồn thu cụ thể - Biểu 03-HTX/NN (Quyết định số 1017 TC/CDKT)

- Tổng chi: các khoản chi cụ thể - Biểu 03-HTX/NN (Quyết định số 1017 TC/CDKT)

Chi tiết thu, chi từng ngành nghề, từng dịch vụ và từng sản phẩm; kết quả lãi, lỗ của các hoạt động trên.

- Kết quả phân phối lãi theo điều lệ hợp tác xã và nghị quyết của đại hội xã viên theo Biểu 06 HTX/NN (Quyết định số 1017 TC/CĐKT) và cách xử lý lỗ (nếu có).

- Các khoản công nợ trong hợp tác xã: nợ cũ, nợ mới phát sinh, nợ quá hạn, nợ đến hạn và nợ khó đòi.

- Số lượng, giá trị sản phẩm, vật tư tồn kho; tiền mặt tồn quỹ; sản phẩm tồn đọng khó tiêu thụ và vật tư tài sản không dùng đến, đề xuất phương án xử lý để sử dụng vốn phù hợp và có hiệu quả.

2. Kiểm tra tài chính kế toán.

- Kế toán trưởng hợp tác xã có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra công tác kế toán nội bộ hợp tác xã.

- Ban kiểm soát hợp tác xã có trách nhiệm giám sát, kiểm tra những hoạt động về tài chính kế toán theo quy định của điều lệ hợp tác xã. Kiểm tra, kiểm soát định mức quản lý sử dụng vật tư, tài sản, vốn, quỹ hợp tác xã; quản lý thu, chi và phân phối thu nhập trong hợp tác xã; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, chấp hành chính sách chế độ tài chính của Nhà nước.

- Cơ quan quản lý Nhà nước về tài chính đối với hợp tác xã nông nghiệp có nhiệm vụ kiểm tra việc chấp hành các chế độ tài chính, kế toán của hợp tác xã.

IX. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Bộ Tài chính (Cục Tài chính doanh nghiệp), Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn (Vụ Chính sách Nông nghiệp & Phát triển nông thôn) có nhiệm vụ chỉ đạo Sở Tài chính - Vật giá, Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này đến hợp tác xã; thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ quản lý tài chính đối với hợp tác xã và thực hiện chế độ thưởng phạt theo quy định hiện hành.

2- Ban quản trị hợp tác xã nông nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện đúng những quy định đã nêu trong Thông tư.

3- Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với những quy định tại Thông tư này đều bãi bỏ.

Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc, các ngành, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các hợp tác xã kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính và Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn để có hướng dẫn bổ sung cho phù hợp.