Của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ số 109/1998/TT-TCCP ngày 28 tháng 5 năm 1998 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 28/TCCP-ĐP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn quản lý, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp

Ngày 17 tháng 3 năm 1995, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 28/TCCP-ĐP hướng dẫn việc thực hiện Nghị định số 119/CP ngày 16/9/1994 của Chính phủ về việc quản lý, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp.

Qua 3 năm thực hiện, Tổng cục Địa chính thấy nhiệm vụ được giao của Trung tâm địa giới Quốc gia (là đơn vị thuộc Tổng cục) gặp nhiều bất cập do quy định tại mục II-4 của Thông tư trên. Vì vậy, Tổng cục Địa chính đã có Công văn số 840/CV-ĐC ngày 14 tháng 5 năm 1998 đề nghị Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ xem xét lại mục này để Tổng cục Địa chính tổ chức thực hiện tốt hơn các công việc được giao liên quan đến địa giới hành chính các cấp.

Mặt khác, tính từ thời điểm kết thúc nghiệm thu (5/1996) hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp của 53 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đến nay thời gian tuy chưa nhiều, nhưng số lượng đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã đã tăng lên đáng kể. Song, vì ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khi được lập các đơn vị hành chính mới đã không đồng thời xây dựng bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính theo mục II.3 của Thông tư hướng dẫn. Vì vậy, ngày càng tạo ra sự không đồng bộ khá lớn giữa số lượng bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính so với số lượng đơn vị hành chính hiện có.

Để khắc phục tình hình trên nhằm mục đích thực hiện tốt Nghị định số 119/CP ngày 16/9/1994 của Chính phủ; Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ sửa đổi mục II-3 và II-4 tại Thông tư số 28/TCCP-ĐP ngày 17/3/1995 như sau:

3. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh):

Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp phải được bảo quản và lưu trữ đảm bảo an toàn lâu dài. Tuỳ theo tình hình cụ thể của địa phương, toàn bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp được bảo quản và lưu trữ tại Ban Tổ chức Chính quyền hoặc Sở Địa chính.

Chế độ trách nhiệm về quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp được thực hiện như quy định tại mục (2) của Thông tư số 28/TCCP-ĐP ngày 17/3/1995.

Khi được Chính phủ cho phép thành lập đơn vị hành chính mới, địa phương có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Tổng cục Địa chính (Trung tâm địa giới quốc gia), Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (Vụ Chính quyền địa phương) thống nhất kế hoạch để lập bộ hồ sơ, bản đồ cho những đơn vị hành chính mới và bổ sung chỉnh sửa các bộ hồ sơ, bản đồ đã có cho các đơn vị hành chính liên quan.

Hàng năm, chậm nhất đến ngày 25 tháng 12, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh phải báo cáo tình hình hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp do mình quản lý lên Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

4. Đối với các cơ quan Trung ương:

Căn cứ Điều 4 bản quy định của Chính phủ, bồ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp được lưu trữ tại:

- Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1 bộ cấp tỉnh).

- Tổng cục Địa chính (các bộ từ cấp xã đến cấp tỉnh lưu tại Trung tâm địa giới Quốc gia).

- Cục lưu trữ Nhà nước (các bộ từ cấp xã đến cấp tỉnh).

Nhằm đảm bảo tính: pháp lý, chính xác, đầy đủ và thống nhất của các bộ hồ sơ, bản đồ; đồng thời để bổ sung vào hệ thống hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính hiện đang lưu trữ tại các cơ quan Trung ương và địa phương được thống nhất, đầy đủ và kịp thời như quy định tại Nghị định số 119/CP ngày 16/9/1994 của Chính phủ và tiết kiệm kinh phí cho Nhà nước. Từ nay Tổng cục Địa chính (Trung tâm Địa giới Quốc gia) chủ trì phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (Vụ Chính quyền địa phương), căn cứ báo cáo của các tỉnh có sự thay đổi về địa giới và điều chỉnh thành lập mới các đơn vị hành chính, tranh chấp đất đai và có liên quan đến địa giới hành chính, tiến hành lập kế hoạch nội dung công việc cần xử lý và dự trù kinh phí để thực hiện. Việc lập bộ hồ sơ, bản đồ các đơn vị hành chính mới và bổ sung, chỉnh sửa bộ hồ sơ, bản đồ đã có của các đơn vị hành chính khác có liên quan, cũng như việc chuẩn bị các loại bản đồ cần thiết phục vụ báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét giải quyết những tranh chấp về đất đai liên quan đến địa giới hành chính khi có yêu cầu, nguồn kinh phí do Nhà nước cấp (thông qua kế hoạch hàng năm của Tổng cục Địa chính).

Các bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính làm mới hoặc chỉnh sửa chỉ bổ sung lưu trữ tại cơ quan trung ương và địa phương theo quy định, sau khi đã được Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ công nhận đạt yêu cầu.

Các cơ quan Trung ương khi có nhu cầu sao chụp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp để khai thác, sử dụng (tại Tổng cục Địa chính hoặc Cục lưu trữ Nhà nước) phải được sự đồng ý của Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

Hàng năm Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có trách nhiệm tổng hợp tình hình về quản lý, sử dụng và thay đổi về địa giới hành chính, báo cáo lên Thủ tướng Chính phủ.