QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định về quy trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ

tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

___________________________

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, các cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 85/2003/NĐ-CP ngày 18 tháng 07 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 06 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quy trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bị bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Chủ tịch Hội đồng văn bằng, chứng chỉ; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

(đã ký)

Phạm Vũ Luận

QUY ĐỊNH

Về quy trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ

tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

(Ban hành kèm theo Quyết định số 7176/QĐ-BGDĐT

ngày 09 tháng11 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

___________________________

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Văn bản này quy định về quy trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm: sản xuất, dán tem bảo hiểm, bảo quản, huỷ, hồ sơ, xử lý hồ sơ và việc cấp phôi văn bằng chứng chỉ (sau đây viết tắt là VBCC).

Điều 2. Sản xuất phôi VBCC

Căn cứ chỉ tiêu tuyển sinh hằng năm do Vụ Kế hoạch Tài chính, Vụ Đại học và Sau đại học, Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp, Vụ Giáo dục Trung học, Vụ Giáo dục Thường xuyên, Vụ Giáo dục Quốc phòng cung cấp và số lượng phôi VBCC do các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo đăng ký, Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất phôi VBCC các loại, báo cáo lãnh đạo Bộ phê duyệt sau khi có thẩm định của Hội đồng VBCC; quản lý sản xuất phôi VBCC.

Điều 3. Dán tem bảo hiểm phôi VBCC

1. Tem bảo hiểm phôi VBCC được thiết kế theo mẫu thống nhất và in tại một cơ sở in được nhà nước cho phép. Số lượng tem bảo hiểm in hằng năm phải tương ứng với số lượng phôi VBCC đã được phê duyệt trong kế hoạch sản xuất phôi VBCC.

2. Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo đặt in tem bảo hiểm phôi VBCC, dán tem bảo hiểm cho từng phôi VBCC và đóng số seri cấp phôi VBCC.

Điều 4. Bảo quản phôi VBCC

1. Cơ sở vật chất và trang thiết bị để bảo quản phôi VBCC

a) Khu vực bảo quản phôi VBCC là nơi cất và lưu giữ phôi VBCC. Khu vực bảo quản phôi VBCC phải bảo đảm đủ diện tích và đáp ứng được các yêu cầu về môi trường và an ninh;

b) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản phôi VBCC gồm: tủ, két, giá, kệ, bàn ghế, máy điều hoà, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hoả, thuốc chống ẩm mốc và các sinh vật gây hại.

2. Bảo quản, kiểm tra định kỳ việc bảo quản phôi VBCC

a) Định kỳ hằng tuần và hằng tháng, lãnh đạo Văn phòng kiểm tra vệ sinh và an ninh khu vực bảo quản phôi VBCC;

b) Định kỳ hằng quý, Thường trực Hội đồng VBCC kiểm tra chất lượng, tình trạng bảo quản phôi VBCC, báo cáo Thứ trưởng phụ trách về việc bảo quản phôi VBCC;

c) Định kỳ hằng quý, hằng năm, Văn phòng chịu trách nhiệm phun thuốc diệt sinh vật gây hại và bảo dưỡng các phương tiện được trang bị để bảo quản phôi VBCC.

Điều 5. Hủy phôi VBCC

1. Phôi VBCC bị lỗi trong quá trình in, bị hư hỏng, do ban hành mẫu mới hoặc các lý do khác để không còn được sử dụng thì phải bị huỷ.

2. Để huỷ phôi VBCC phải thành lập Hội đồng huỷ phôi VBCC. Thành phần Hội đồng hủy phôi VBCC bao gồm đại diện Hội đồng VBCC, Văn phòng, Thanh tra, Vụ Pháp chế và đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp in phôi VBCC.

3. Chủ tịch Hội đồng VBCC đề nghị danh sách thành viên Hội đồng hủy phôi VBCC, trình lãnh đạo Bộ quyết định.

4. Việc hủy phôi VBCC phải được lập biên bản trong đó ghi rõ thành phần Hội đồng hủy phôi VBCC, lý do hủy, số lượng và loại phôi VBCC bị hủy, ngày và nơi hủy, trình tự, kết quả hủy. Biên bản hủy phôi VBCC phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy phôi VBCC và được lưu trữ trong hồ sơ quản lý phôi VBCC.

Điều 6. Quy trình tiếp nhận văn bản đề nghị cấp phôi VBCC

1. Cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo có nhu cầu cấp phôi VBCC trực tiếp nộp văn bản đề nghị cấp phôi VBCC hoặc gửi văn bản qua đường bưu điện về bộ phận nhận và giải quy trình cấp phát phôi VBCC, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Trong trường hợp văn bản nộp trực tiếp Văn phòng Bộ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đã đầy đủ giấy tờ theo quy định tại Điều 8 của Quy định này thì vào sổ và ghi phiếu nhận hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục số 1) cho người đến nộp hồ sơ. Nếu hồ sơ không đầy đủ giấy tờ theo quy định tại Điều 8 của Quy định này thì thông báo và trả lại hồ sơ ngay cho người đến nộp hồ sơ.

3. Trong trường hợp hồ sơ được nộp qua đường bưu điện, bộ phận một cửa, một dấu thuộc Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định tại Điều 8 của Quy định này thì vào sổ để xử lý hồ sơ, nếu hồ sơ không đầy đủ theo quy định thì có trách nhiệm chuyển phiếu báo (theo mẫu tại Phụ lục số 2) kèm theo hồ sơ đến Phòng hành chính thuộc Văn phòng để trả lại đơn vị nộp hồ sơ.

Điều 7. Xử lý hồ sơ

1. Ngay trong ngày nhận được hồ sơ, nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định tại Điều 8 của Quy định này thì bộ phận một cửa, một dấu thuộc Văn phòng có trách nhiệm gửi hồ sơ đến Vụ Giáo dục Trung học nếu là hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông; Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp nếu là hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp; Vụ Đại học và Sau đại học nếu là hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp cao đẳng, bằng tốt nghiệp đại học, bằng thạc sĩ, bằng tiến sĩ; Vụ Giáo dục Thường xuyên nếu là hồ sơ đề nghị cấp phôi VBCC Giáo dục thường xuyên; Vụ Giáo dục Quốc phòng nếu là hồ sơ đề nghị cấp phôi chứng chỉ Giáo dục Quốc phòng.

2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ do bộ phận một cửa, một dấu thuộc Văn phòng chuyển đến, Vụ Đại học và Sau đại học, Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp, Vụ Giáo dục Trung học, Vụ Giáo dục Thường xuyên, Vụ Giáo dục Quốc phòng phải thẩm định hồ sơ, chuyển Phiếu ý kiến về việc cấp phôi VBCC (theo mẫu tại Phụ lục số 3) và toàn bộ hồ sơ tới bộ phận một cửa, một dấu thuộc Văn phòng, trong Phiếu ý kiến về việc cấp phôi VBCC phải ghi rõ đồng ý hay không đồng ý cấp phôi VBCC, nếu không đồng ý thì phải nêu rõ lý do hoặc các yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.

3. Ngay trong ngày nhận được Phiếu ý kiến về việc cấp phôi VBCC của Vụ Đại học và Sau đại học, Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp, Vụ Giáo dục Trung học, Vụ Giáo dục Thường xuyên, Vụ Giáo dục Quốc phòng gửi đến, Văn phòng có trách nhiệm tổ chức cấp phôi văn bằng, chứng chỉ theo số lượng, loại phôi VBCC đã ghi trong phiếu ý kiến về việc cấp phôi VBCC hoặc thông báo cho đơn vị nộp hồ sơ về việc không cấp phôi VBCC hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.

Điều 8. Yêu cầu về hồ sơ đề nghị cấp phôi VBCC

1. Hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ thông, gồm có: Giấy giới thiệu người đến nộp hồ sơ (nếu hồ sơ nộp trực tiếp); Công văn đề nghị cấp phôi văn bằng, trong đó ghi rõ số lượng và loại phôi văn bằng đề nghị cấp; Quyết định giao chỉ tiêu tuyển sinh; Biên bản điểm trúng tuyển và Quyết định danh sách thí sinh trúng tuyển; Báo cáo kết quả sử dụng số phôi bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ thông đã được cấp từ trước.

2. Hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, bằng thạc sĩ, gồm có: Giấy giới thiệu người đến nộp hồ sơ (nếu hồ sơ nộp trực tiếp); Công văn đề nghị cấp phôi văn bằng, trong đó ghi rõ số lượng, và loại phôi văn bằng đề nghị cấp; Quyết định giao chỉ tiêu tuyển sinh; Biên bản điểm trúng tuyển và Quyết định danh sách thí sinh trúng tuyển; Báo cáo kết quả sử dụng số phôi bằng tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, bằng thạc sĩ đã được cấp từ trước.

Đối với hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tốt nghiệp giáo dục thường xuyên trình độ cao đẳng, đại học cần bổ sung thêm văn bản cho phép hoặc phê duyệt đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo; hợp đồng đào tạo theo phương thức giáo dục thường xuyên.

3. Hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng tiến sĩ, gồm có: Giấy giới thiệu người đến nộp hồ sơ (nếu hồ sơ nộp trực tiếp); Công văn đề nghị cấp phôi văn bằng, trong đó ghi rõ số lượng phôi văn bằng đề nghị cấp; Quyết định giao chỉ tiêu tuyển nghiên cứu sinh và danh sách trúng tuyển nghiên cứu sinh; Hồ sơ bảo vệ luận án tiến sĩ theo quy định của Quy chế đào tạo tiến sĩ; Báo cáo kết quả sử dụng số phôi bằng tiến sĩ đã được cấp từ trước.

4. Hồ sơ đề nghị cấp phôi chứng chỉ, gồm có: Giấy giới thiệu người đến nộp hồ sơ (nếu hồ sơ nộp trực tiếp); Công văn đề nghị cấp phôi chứng chỉ, trong đó ghi rõ số lượng và loại phôi chứng chỉ đề nghị cấp; Quyết định công nhận kết quả kiểm tra; Danh sách học viên tốt nghiệp; Báo cáo kết quả sử dụng số phôi chứng chỉ đã được cấp từ trước.

Điều 9. Cấp bổ sung phôi VBCC

1. Đơn vị có yêu cầu cấp bổ sung phôi VBCC do bị hư hỏng, viết hỏng, viết sai trực tiếp nộp hồ sơ đề nghị cấp bổ sung phôi VBCC hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện về bộ phận một cửa, một dấu thuộc Văn phòng. Hồ sơ gồm:

a) Công văn đề nghị cấp bổ sung phôi VBCC. Công văn phải ghi rõ số lượng, loại phôi, lý do đề nghị cấp bổ sung;

b) Biên bản huỷ phôi VBCC. Biên bản huỷ phôi VBCC phải nêu rõ số lượng, số hiệu, loại phôi VBCC đã huỷ, lý do hủy và có xác nhận của lãnh đạo đơn vị.

2. Sau khi nhận hồ sơ, bộ phận một cửa, một dấu thuộc Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ thực hiện việc cấp bổ sung phôi VBCC theo quy trình quy định tại Điều 7 của Quy định này.

3. Khi phát hiện có những dấu hiệu bất thường trong đề nghị cấp bổ sung phôi VBCC như thất thoát phôi VBCC, có những dấu hiệu tiêu cực trong sử dụng phôi VBCC thì Văn phòng chuyển hồ sơ tới thường trực Hội đồng VBCC để thẩm định hoặc đề xuất thanh tra, kiểm tra.

Điều 10. Địa điểm nhận phôi VBCC

1. Các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo từ Thừa Thiên - Huế trở ra phía Bắc nhận phôi VBCC tại trụ sở Bộ Giáo dục và Đào tạo, địa chỉ số 49 Đại Cồ Việt, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.

2. Các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo từ Đà Nẵng trở vào phía Nam nhận phôi văn bằng, chứng chỉ tại Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo, địa chỉ số 3 Công trường quốc tế, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 11. Chi phí cấp phát phôi VBCC và quản lý chi phí cấp phát phôi VBCC

1. Chi phí cấp phát phôi VBCC được thực hiện theo quy định của pháp luật về tài chính để bảo đảm cho các hoạt động cấp phát phôi VBCC bao gồm: tư vấn, thiết kế, thẩm định và phê duyệt mẫu; các công đoạn sản xuất phôi, in tem bảo hiểm; bảo quản phôi; huỷ phôi; thẩm định hồ sơ và tổ chức cấp phôi VBCC; thanh tra, kiểm tra.

2. Các đơn vị được cấp phôi VBCC có trách nhiệm thanh toán chi phí cấp phát phôi VBCC bằng tiền mặt, bằng séc hoặc chuyển khoản theo quy định sau:

a) Đối với thanh toán bằng tiền mặt: thanh toán trực tiếp tại bộ phận một của một dấu thuộc Văn phòng, địa chỉ số 49 Đại Cồ Việt, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội;

b) Đối với thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản: gửi theo địa chỉ Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, tài khoản số: 140.120.640.1515 Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Bách khoa, Hà Nội.

3. Chánh Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm quản lý chi phí cấp phát phôi VBCC bao gồm: xây dựng định mức thu, chi cấp phát phôi VBCC trình lãnh đạo Bộ phê duyệt; lập các sổ thu, chi việc sản xuất, cấp phát phôi VBCC theo đúng quy định, đảm bảo thực hiện việc thu, chi cấp phát phôi VBCC theo đúng nguyên tắc tài chính; thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định của Nhà nước; định kỳ hằng tháng, quý, năm báo cáo lãnh đạo Bộ và Hội đồng VBCC về thu, chi tài chính trong việc sản xuất, cấp phát phôi VBCC.

Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng

1. Trình lãnh đạo Bộ phê duyệt kế hoạch sản xuất phôi VBCC trước ngày 20 tháng 12 hằng năm.

2. Quản lý sản xuất phôi, dán tem và lập hồ sơ quản lý cấp phôi VBCC.

3. Tổ chức, chỉ đạo các đơn vị thuộc Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện cấp phôi VBCC theo đúng quy trình và đảm bảo thời hạn quy định tại Điều 6, Điều 7 của Quy định này.

4. Quản lý chặt chẽ số lượng phôi đã in; phôi VBCC xuất ra khỏi kho phải có đầy đủ phiếu thu tiền, phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người nhận và lãnh đạo Văn phòng ký duyệt.

5. Lập sổ theo dõi việc cấp phôi VBCC, sổ phải đóng dấu giáp lai và có chữ ký xác nhận, đóng dấu của lãnh đạo Văn phòng.

6. Hằng tháng kiểm kê, đối chiếu số seri và phiếu cấp phôi VBCC, báo cáo Thường trực Hội đồng VBCC về kết quả kiểm tra, đối chiếu.

7. Theo dõi chi tiết việc thực hiện cấp phôi VBCC để kịp thời báo cáo Hội đồng VBCC và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.

8. Thông báo đầy đủ tên đơn vị, số lượng, chủng loại phôi được phép cấp và cung cấp đầy đủ phôi VBCC cho Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh để Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh cấp phôi VBCC cho các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo từ Đà Nẵng trở vào Nam.

9. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ cấp phôi VBCC.

10. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan báo cáo lãnh đạo Bộ và Hội đồng VBCC tình hình sản xuất, cấp phôi VBCC; tình hình cấp phôi VBCC của Văn phòng đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh; tình hình sử dụng phôi VBCC của các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo.

Điều 13. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan thuộc Bộ

1. Các Vụ Đại học và Sau đại hoc, Giáo dục Trung học, Giáo dục Chuyên nghiệp, Giáo dục Thường xuyên, Giáo dục Quốc phòng có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Văn phòng xây dựng kế hoạch sản xuất phôi VBCC hằng năm;

b) Có ý kiến chính xác về số lượng, chủng loại phôi VBCC đối với đề nghị cấp phôi VBCC của các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo phù hợp với chỉ tiêu tuyển sinh đã phê duyệt;

c) Thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phôi VBCC, hồ sơ đề nghị cấp bổ sung phôi VBCC theo thời hạn quy định;

d) Phối hợp với Văn phòng báo cáo lãnh đạo Bộ và Hội đồng VBCC tình hình cấp phôi VBCC, tình hình sử dụng phôi VBCC của các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo.

2. Hội đồng VBCC có nhiệm vụ tư vấn và thẩm định về VBCC, giúp Bộ trưởng trong việc xây dựng và thực hiện các quy định về điều kiện, trình tự, thủ tục sản xuất, dán tem bảo hiểm, huỷ, thanh tra, kiểm tra, cấp phôi VBCC; việc thu hồi, huỷ VBCC, phối hợp với Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị có liên quan thực hiện các quy định trong văn bản này.

3. Theo chức năng nhiệm vụ được giao, Thanh tra Bộ, Ban Thanh tra nhân dân, Hội đồng VBCC thực hiện thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với tất cả các khâu sản xuất, thu, chi tài chính, cấp phôi VBCC tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. Cán bộ công chức trong cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo nếu phát hiện có sai sót về việc cấp phát phôi VBCC cần thông báo kịp thời đến Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thường trực Hội đồng VBCC để kịp thời giúp lãnh đạo Bộ chấn chỉnh, xử lý.