CHỈ THỊ CỦA UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Về việc triển khai thực hiện Nghị định 75/2000/NĐ-CP

của Chính phủ và Chỉ thị số 01/2001/CT-TTG của Thủ tướng Chính phủ

về công chứng, chứng thực

Để đảm bảo việc triển khai thực hiện một cách đồng bộ và có hiệu quả Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000"về công chứng và chứng thực"; Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 05/03/2001 của Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo công tác triển khai thực hiện Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngay từ ngày 01/04/2001 trên địa bàn toàn Thành phố, UBND Thành phố yêu cầu các ngành, các cấp cần khẩn trương triển khai những nội dung cụ thể sau đây:

I. Sở Tư pháp Hà nội có trách nhiệm:

1. Là đầu mối tổng hợp, tham mưu cho UBND Thành phố các vấn đề có liên quan đến việc triển khai thực hiện công tác công chứng, chứng thực theo Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ và Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg.

2. Tổ chức tập huấn về công chứng, chứng thực cho các công chứng viên, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ của các phòng công chứng Nhà nước, các Trưởng phòng Tư pháp và cán bộ giúp việc chứng thực của UBND các quận, huyện trong toàn thành phố.

3. Phối hợp với UBND quận, huyện tổ chức tập huấn công tác chứng thực cho các đồng chí Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách công tác chứng thực và cán bộ giúp việc chứng thực của UBND các phường, xã, thị trấn. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm về nội dung của các hội nghị tập huấn này.

4. Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ và tổng hợp tình hình công tác chứng thực của UBND các quận, huyện, phường, xã trên toàn thành phố; Kiểm tra hoạt động của các Phòng công chứng.

II. Ban tổ chức chính quyền thành phố có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp, UBND các quận, huyện;

1. Lập kế hoạch rà soát đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực tại UBND các quận, huyện, phường, xã. Đề xuất các phương án sắp xếp, cân đối cán bộ để UBND Thành phố xem xét, quyết định.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và cấp chứng chỉ cho các cán bộ làm công tác chứng thực. Đến hết năm 2002 phải đảm bảo chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực của UBND các quận, huyện, phường, xã trong toàn thành phố.

III. UBND các quận, huyện có trách nhiệm:

1. Chỉ đạo chủ tịch UBND phường, xã, thị trấn trong địa bàn quận, huyện tổ chức thực hiện tốt việc chứng thực tại địa phương.

2. Ra quyết định uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp ký chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND quận, huyện, đã được quy định trong Nghị định 75/2000/NĐ-CP; Bố trí 01 cán bộ thuộc phòng Tư pháp giúp cho trưởng phòng Tư pháp thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

3. Bố trí địa điểm và các phương tiện phục vụ cho công tác chứng thực; Quy định lịch tiếp khách, đảm bảo thuận tiện cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, xã hội đến yêu cầu chứng thực.

4. Tổ chức tập huấn về chứng thực cho những đồng chí được phân công làm công tác chứng thực của UBND phường, xã, thị trấn trong địa bàn quận, huyện mình.

Các công việc nói trên tại điểm 2, 3 và 4 trên đây phải được hoàn thành trước ngày 31/3/2001.

IV. Uỷ ban Nhân dân phường, xã, thị trấn có trách nhiệm:

1. Phân công đồng chí Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND phụ trách công tác chứng thực và đăng ký chữ ký theo hướng dẫn của Sở Tư pháp. Chỉ những người đã đăng ký chữ ký mới được ký chứng thực.

2. Bố trí 01 cán bộ (cán bộ đang làm công tác hộ tịch) kiêm giúp việc chứng thực.

3. Chuẩn bị, sắp xếp cán bộ, địa điểm tiếp dân; niêm yết công khai thời gian làm việc, hồ sơ, thủ tục chứng thực. Việc chứng thực theo Nghị định 75/2000/NĐ-CP phải được thực hiện kể từ ngày 01/04/2001. Chủ tịch UBND phường, xã phải chịu trách nhiệm về chất lượng và lề lối hoạt động chứng thực tại UBND phường, xã, thị trấn.

V. Đối với việc công chứng, chứng thực bản sao:

1. Thủ trưởng các cơ quan thuộc thành phố đã cấp bản chính các văn bằng chứng chỉ, các giấy tờ, tài liệu có trách nhiệm tổ chức việc cấp bản sao cho nhân dân.

2. Thủ trưởng các cơ quan thuộc thành phố khi giải quyết các công việc có liên quan đến các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội khác và công dân, có trách nhiệm rà soát lại các quy định về hồ sơ, thủ tục, nếu có yêu cầu đương sự phải nộp bản sao các giấy tờ, tài liệu, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, tự đối chiếu bản chính với bản sao, không được yêu cầu đương sự phải công chứng, chứng thực bản sao đó.

VI. Việc đăng ký chữ ký của người thực hiện chứng thực tại UBND quận, huyện, phường, xã, thị trấn.

Việc quyết định phân công người ký chứng thực tại UBND quận, huyện, phường, xã, thị trấn phải được thực hiện bằng văn bản. Trong văn bản này phải có chữ ký mẫu của người được phân công ký chứng thực và được lập làm 03 bản: 01 bản niêm yết tại trụ sở UBND phường, xã, thị trấn; 01 bản gửi lưu tại phòng Tư pháp quận, huyện; 01 bản gửi lưu tại Sở Tư pháp. Mọi thay đổi liên quan đến người chứng thực đều phải thực hiện theo các bước đã nói trên.

Phòng Tư pháp các quận, huyện có trách nhiệm đôn đốc, tổng hợp văn bản phân công kèm theo chữ ký mẫu gửi về Sở Tư pháp trước 31/3/2001.

VII. Vấn đề cơ sở vật chất phục vụ cho việc công chứng, chứng thực.

UBND quận, huyện có trách nhiệm tập hợp các yêu cầu trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động chứng thực trên địa bàn gửi về Sở Tư pháp.

Sở Tư pháp có trách nhiệm tổng hợp yêu cầu của các quận, huyện; điều tra, khảo sát, phối hợp với Sở Tài chính- Vật giá xây dựng đề án trang bị tổng thể trình UBND Thành phố xem xét.

VIII. Công tác tuyên truyền:

Đài phát thanh và truyền hình Hà Nội, các Báo của thành phố có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức tuyên truyền pháp luật về công chứng, chứng thực, ý nghĩa của việc công chứng, chứng thực và thường xuyên đưa tin về các hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn toàn thành phố.

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/04/2001. Vì vậy UBND Thành phố yêu cầu các cấp, các ngành cần khẩn trương tập trung thực hiện nghiêm túc những nội dung đã nêu trên trong tháng 3 năm 2001. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh các vướng mắc phải báo cáo ngay bằng văn bản (qua Sở Tư pháp) để UBND Thành phố giải quyết, tháo gỡ./.