Ngày 04 tháng 8 năm 1999, Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre đã ban hành chỉ thị số 15/CT-UB về việc tăng cường công tác Lưu trữ; công văn số 49/CV-VP-UB ngày 10/3/2000 về việc ghi ký hiệu văn bản quản lý hành chính nhà nước; công văn số 193/CV-VP-UB ngày 06/8/2001 về việc nhắc thực hiện trình bày thể thức văn bản quản lý Nhà nước và quy trình gửi công văn đến.

Qua thời gian thực hiện Chỉ thị của UBND tỉnh và công văn của VP HĐND và UBND tỉnh, công tác văn thư lưu trữ của tỉnh bước đầu có những chuyển biến tích cực. Lãnh đạo các cơ quan có nhận thức đúng vị trí, vai trò, công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước. Có những cơ quan đã chủ động đề xuất việc chỉnh lý tài liệu tích đống, chuẩn bị cho việc nộp lưu vào kho lưu trữ của tỉnh. Song cũng còn không ít đơn vị chưa quan tâm thực hiện đúng qui định về công tác văn thư - lưu trữ như: trình bày thể thức văn bản, văn bản gửi vượt cấp, gởi trực tiếp cho cán bộ nghiên cứu hoặc Thường trực UBND tỉnh, không qua bộ phận Văn thư của Văn phòng HĐND&UBND tỉnh; chưa bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tài liệu lưu trữ còn bảo quản phân tán, còn trong tình trạng tích đống chưa được chỉnh lý; cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chưa được đào tạo qua trường lớp hoặc kiêm nhiệm quá nhiều việc, chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng việc báo cáo thống kê định kỳ hằng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ v.v…

Ngày 15 tháng 4 năm 2001, Chủ tịch nước ký lệnh công bố Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2001. So với các văn bản qui phạm pháp luật trước đây về công tác Văn thư Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia có những qui định mới về công tác Lưu trữ.

Để việc thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thống nhất từ Trung ương đến địa phương và sớm khắc phục tồn tại nêu trên, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ của tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre chỉ thị các Ngành, các cấp trong tỉnh cần khẩn trương thực hiện các công việc như sau:

1/Đối với công tác Văn thư:

- Thủ trưởng các Sở, Ngành, đoàn thể tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị, Giám đốc các doanh nghiệp Nhà nước chịu trách nhiệm chỉ đạo Bộ phận văn thư của đơn vị mình kiểm tra chặt chẽ công tác ban hành văn bản theo hướng dẫn tại công văn của Văn phòng Chính phủ số 900/VPCP-HC ngày 14/3/1998 về việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý hành chính Nhà nước và Công văn số 1145/VPCP-HC của Văn phòng Chính phủ ngày 01/4/1998 về việc mẫu trình bày văn bản quản lý Nhà nước.

- Văn phòng HĐND và UBND tỉnh từ chối tiếp nhận những văn bản sai thể thức, do các Sở, Ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thị gởi trình UBND tỉnh phê duyệt hoặc tham mưu soạn thảo văn bản cho UBND tỉnh ký và ban hành; hoàn trả lại những văn bản gửi vượt cấp, văn bản xin phê duyệt nhưng chỉ gởi 01 bản, văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết.

2/ Đối với công tác Lưu trữ:

- Tài liệu của cơ quan tổ chức nào thì phải được đăng ký và quản lý tại cơ quan, tổ chức đó. Cơ quan, tổ chức cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn.

Sau một năm kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp và lưu trữ hiện hành (lưu trữ của cơ quan).

Mỗi cơ quan phải bố trí một kho, một phòng hoặc một diện tích nhất định để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm thu nhận tài liệu của cán bộ, các phòng ban trong cơ quan đến thời hạn nộp lưu, sau đó sắp xếp chỉnh lý, lưu trữ lâu dài.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp và lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Thời gian nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành (lưu trữ của cơ quan) vào lưu trữ lịch sử ( Trung tâm lưu trữ tỉnh) là 05 năm.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh sẽ thu nhận tài liệu lưu trữ lịch sử của các Sở, Ngành, đoàn thể tỉnh theo Quyết định số 1022/2000/QĐ-UB ngày 18/4/2000 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

- Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp Nhà nước phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo qui định sau đây:

+ Tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

+ Tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

+ Trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập thì khi chia tách, sáp nhập người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo qui định của cơ quan Trung ương.

+ Trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính thì việc quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo qui định của Chính phủ.

- Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản có ý nghĩa lịch sử, khi công trình hoàn thành, cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán công trình, cơ quan quản lý công trình có trách nhiệm nộp toàn bộ tài liệu thuộc công trình về Trung tâm Lưu trữ tỉnh 01 bộ, lưu tại cơ quan 01 bộ. Giao Giám đốc Sở Tài chính- Vật giá và cơ quan có công trình xây dựng kiểm tra và tổ chức thực hiện.

- Các đơn vị trực thuộc UBND tỉnh phải thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ chậm nhất là 31/01 hằng năm gởi về Trung tâm Lưu trữ để kịp thời tổng hợp báo cáo về Cục Lưu trữ Nhà nước.

3/- Trong năm 2002, UBND các huyện, thị xúc tiến thành lập Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND các huyện, thị; bố trí kho lưu trữ tài liệu Văn phòng HĐND&UBND các huyện, thị. Trước mắt bố trí một cán bộ lưu trữ chuyên trách để sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu của HĐND, UBND huyện, thị và các Ban, Ngành huyện, thị nộp về; đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc, các Xã, Phường, Thị trấn. Biên chế cán bộ lưu trữ trong tổng biên chế do UBND tỉnh giao cho huyện, thị.

4/- Giao Giám đốc Sở Tài chính-Vật giá căn cứ qui định hiện hành và công văn số 2569/TC-HCSN ngày 27/6/2000 của Bộ Tài chính về việc bố trí kinh phí cho các Trung tâm và các kho lưu trữ đế hướng dẫn các đơn vị điều chỉnh, bố trí nguồn chi từ dự toán của đơn vị được giao đầu năm, đảm bảo kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ thường xuyên và chỉnh lý tài liệu tích đống từ năm 1995 trở về trước.

- Đối với những cơ quan có khối lượng tài liệu lớn Trung tâm lưu trữ hướng dẫn đơn vị lập kế hoạch sắp xếp tài liệu, dự trù bổ sung kinh phí thông qua Sở Tài chánh- Vật giá trình UBND tỉnh quyết định.

- Về chế độ phụ cấp độc hại và bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm được hưởng theo qui định hiện hành. Giám đốc Sở Tài chánh- Vật giá hướng dẫn cụ thể để Thủ trưởng các đơn vị tổ chức thực hiện.

5/- Giao Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ, đồng thời tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu từ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh theo qui định hiện hành, theo dõi việc thực hiện Chỉ thị này và báo cáo định kỳ cho UBND tỉnh.

Thủ trưởng các Sở, Ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thị, Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước tỉnh thực hiện nghiêm chỉnh Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện có khó khăn điều gì báo cáo về UBND tỉnh để kịp thời chỉ đạo.

Những văn bản trước đây trái với tinh thần Chỉ thị này đều bãi bỏ./.