QUYẾT ĐỊNH

Ban hành bản qui định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

_____________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân (sửa đổi) được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21 tháng 6 năm 1994.

- Căn cứ Chỉ thị số 242/CT-TW ngày 10/11/1976 của Ban Bí Thư Trung Ương Đảng về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ của Ngụy quyền ở Miền Nam.

- Căn cứ Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/09/1997 của Thủ Tướng Chính phủ về việc Tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới.

- Theo đề nghị của Ông Chánh văn phòng UBND tỉnh và Giám Đốc Trung tâm thông tin Lưu trữ tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo quyết định này bản qui định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (gồm tài liệu lưu trữ của ngụy quyền sài gòn do Văn phòng UBND Tỉnh tiếp thu quản lý từ sau ngày miền nam hoàn toàn giải phóng 30/04/1975 và tài liệu lưu trữ từ năm 1975 đến nay).

Điều 2: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có yêu cầu khai thác sử dụng, Giám đốc Trung tâm thông tin Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Điều 3: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TG

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Ngô Quang Thọ

QUY ĐỊNH KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ TỈNH

(Ban hành kèm theo Quyết Định số 18 ngày 28 tháng 8 năm 1999 của Ủy ban Nhân dân tỉnh)

________________________________

Thực hiện pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội Đồng nhà nước ban hành và Chỉ thị 726/TTg ngày 04/09/1997 của Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới.

Thực hiện chủ trương của Cục Lưu trữ nhà nước, UBND Tỉnh ban hành qui định khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Trung Tâm thuộc văn phòng UBND Tỉnh bao gồm: Các tài liệu của ngụy quyền để lại do Văn phòng UBND Tỉnh tiếp thu quản lý từ sau ngày 30/04/1975, Tài liệu Lưu trữ UBND Cách Mạng Tỉnh Mỹ Tho và UBND tỉnh Tiền Giang từ 30/04/1975 đến nay với các qui định sau:

I. Nguyên tắc, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:

Điều 1: Chỉ được nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu địch trước 1975 và tài liệu từ 1975 đến nay phục vụ lợi ích cho Nhà nước, công tác của cơ quan và những lợi ích chính đáng của nhân dân. Tuyệt đối cấm việc nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trái với mục đích trên hay lợi dụng sự nghiên cứu ấy với mục đích không chính đáng, không lành mạnh.

Điều 2: Người đến nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu và tư liệu nhất thiết phải có giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc chính quyền địa phương, chỉ được nghiên cứu tại chỗ (tức là tại kho lưu trữ của Trung Tâm), khi cần thiết có thể chụp lại tài liệu hồ sơ có chứng thực lưu trữ, ghi rõ mục đích yêu cầu, nội dung tài liệu cần nghiên cứu. (Nếu là cán bộ các phòng, ban, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh cũng phải có ý kiến xác nhận của thủ trưởng đơn vị).

Đối với tài liệu có nội dung “mật” và quan trọng như chính trị, an ninh, quốc phòng, nhân sự... thì phải thỉnh thị và được phép UBND tỉnh và có ý kiến của Giám đốc Trung tâm.

II/ Trách nhiệm người khai thác sử dụng tài liệu:

Điều 3: Người đến nghiên cứu sử dụng tài liệu phải chấp hành đầy đủ và nghiêm chỉnh nguyên tắc, thủ tục về khai thác sử dụng tài liệu. Nếu vi phạm vào những điều quy định này thì tùy lỗi nặng nhẹ mà bị phê bình hoặc đình chỉ không cho phép được tiếp tục nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng tùy tính chất, mức độ sẽ bị đề nghị về cơ

Điều 4: Người nghiên cứu khai thác tài liệu phải có ý thức bảo quản và bảo vệ tài liệu. Tuyệt đối không được dập, xóa, sửa chữa, thêm bớt, ghi chép trực tiếp lên tài liệu và mục lục tài liệu và không được rút các văn bản, hình ảnh, bản đồ ra khỏi tài liệu.

Nếu người nghiên cứu phạm những thiếu sót nghiêm trọng (đánh cắp tài liệu, thiếu ý thức bảo vệ tài liệu...) thì lập biên bản và kịp thời báo cho Giám đốc Trung tâm giải quyết.

Điều 5: Những vấn đề cần sao, in, trích dẫn... phải có “phiếu đề nghị” nói rõ sao, in, trích dẫn văn bản nào, về vấn đề gì? và phải được Giám đốc trung tâm đồng ý mới được sao, in, trích dẫn.

Toàn bộ những tờ ghi, trích dẫn, sao in, chụp là tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ Trung tâm và phải được quản lý chặt chẽ.

Điều 6: Khi nghiên cứu tài liệu nhất là tài liệu địch cần hết sức cẩn thận, tránh làm rách, làm bẩn hoặc làm xáo trộn trật tự tài liệu trong các cặp, hộp, hồ sơ. Sau khi nghiên cứu xong tài liệu thuộc cặp hồ sơ nào phải để đúng vào cặp ấy, hồ sơ ấy tránh làm lẫn, lộn xộn.

III/ Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:

Điều 7: Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm quản lý chặt chẽ an toàn và đầy đủ toàn bộ tài liệu và mục lục tài liệu có trong kho phục vụ và đáp ứng kịp thời khi có yêu cầu và phải kiểm tra tình trạng và sự thiếu đủ của tài liệu với sự có mặt của người đến nghiên cứu, khai thác tài liệu.

Điều 8: Chỉ cung cấp tài liệu phục vụ nghiên cứu khai thác cho những người đã có đầy đủ thủ tục đến nghiên cứu khai thác. Thường xuyên nhắc nhở người khai thác sử dụng chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc, thủ tục và nội quy nghiên cứu khai thác.

Điều 9: Khi lấy tài liệu ra khỏi giá, tủ, cặp hộp phải để tấm thể đánh dấu. Khi đưa tài liệu trở lại phải để đúng vào vị trí tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp của tài liệu trong kho.