THÔNG TƯ

Quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý

chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

đối với cơ quan hành chính nhà nước

___________________

Căn cứ Nghị định số 28/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 03 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;

Căn cứ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg;

Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước như sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (dưới đây viết tắt là HTQLCL); trình tự, thủ tục cấp (cấp mới, cấp lại, cấp mở rộng, cấp thu hẹp, cấp điều chỉnh), đình chỉ, hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (dưới đây viết tắt là Giấy chứng nhận) đối với cơ quan hành chính nhà nước, nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với:

1. Tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn thực hiện việc tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước.

2. Tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá thực hiện việc đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước.

3. Các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện việc xây dựng, áp dụng HTQLCL.

4. Các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Cấp mới” là hình thức cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận lần đầu với thời hạn hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp cho cơ quan hành chính nhà nước.

2. “Cấp lại” là hình thức cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận thay thế với thời hạn hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp khi Quyết định và Giấy chứng nhận đã được cấp hết thời hạn hiệu lực.

3. “Cấp mở rộng” là hình thức cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận mở rộng phạm vi áp dụng HTQLCL (bao gồm cả phạm vi đã được chứng nhận và phạm vi mở rộng) cho cơ quan hành chính nhà nước trong thời hạn hiệu lực của Quyết định và Giấy chứng nhận đã được cấp.

4. “Cấp thu hẹp” là hình thức cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL cho cơ quan hành chính nhà nước trong thời hạn hiệu lực của Quyết định và Giấy chứng nhận đã được cấp khi:

a) Có lĩnh vực hoạt động không duy trì áp dụng HTQLCL;

b) Có lĩnh vực hoạt động không còn được thực hiện do cơ quan thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ.

5. “Cấp điều chỉnh” là hình thức cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận điều chỉnh cho cơ quan hành chính nhà nước trong thời hạn hiệu lực của Quyết định và Giấy chứng nhận đã được cấp khi:

a) Có thay đổi về tên cơ quan;

b) Vừa mở rộng vừa thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL;

c) Các trường hợp khác liên quan đến thay đổi nội dung Quyết định và Giấy chứng nhận đã được cấp.

Chương II

HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Điều 4. Điều kiện hoạt động đối với chuyên gia tư vấn/đánh giá

Chuyên gia tư vấn/đánh giá thực hiện hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Đã tốt nghiệp đại học.

2. Có chứng chỉ đào tạo về quản lý hành chính nhà nước chương trình tương đương ngạch chuyên viên trở lên hoặc chương trình do Bộ Khoa học và Công nghệ quy định.

Chuyên gia tư vấn, đánh giá đã tốt nghiệp hệ chính quy chuyên ngành hành chính tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh được miễn điều kiện này.

3. Có chứng chỉ đào tạo về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 đối với chuyên gia tư vấn;

4. Có chứng chỉ đào tạo về đánh giá HTQLCL (chứng chỉ Auditor hoặc Lead Auditor) đối với chuyên gia đánh giá;

5. Có thâm niên công tác từ 03 năm trở lên và có kinh nghiệm tư vấn xây dựng HTQLCL (đã tham gia tư vấn chính cho ít nhất 05 đơn vị xây dựng HTQLCL và đã được chứng nhận) đối với chuyên gia tư vấn;

6. Có thâm niên công tác từ 05 năm trở lên và có kinh nghiệm đánh giá HTQLCL (đã thực hiện đánh giá HTQLCL với tư cách là trưởng đoàn đánh giá cho ít nhất 10 đơn vị) đối với chuyên gia đánh giá;

7. Có tư cách đạo đức tốt, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Chuyên gia tư vấn/đánh giá đáp ứng các điều kiện nói trên sẽ được cấp thẻ chuyên gia tư vấn/chuyên gia đánh giá. Ngoại trừ chuyên gia tư vấn độc lập, chuyên gia tư vấn/đánh giá chỉ được xem xét, cấp thẻ khi thuộc biên chế chính thức (viên chức hoặc lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn) của 01 tổ chức tư vấn/tổ chức chứng nhận tương ứng.

Điều 5. Điều kiện hoạt động đối với tổ chức tư vấn

Tổ chức tư vấn thực hiện hoạt động tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Là doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp khoa học và công nghệ hoặc tổ chức khác hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, được thành lập theo quy định của pháp luật.

2. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn xây dựng HTQLCL (đã tư vấn cho ít nhất 10 đơn vị xây dựng HTQLCL và đã được chứng nhận).

3. Có chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 đang còn hiệu lực do tổ chức chứng nhận đã đăng ký lĩnh vực hoạt động theo quy định tại Thông tư số 08/2009/TT-BKHCN ngày 08/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ (dưới đây viết tắt là Thông tư số 08/2009/TT-BKHCN) cấp.

4. Luôn có ít nhất 03 chuyên gia tư vấn thuộc biên chế chính thức (viên chức hoặc lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn) đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

Điều 6. Điều kiện hoạt động đối với chuyên gia tư vấn độc lập

1. Chuyên gia tư vấn độc lập là chuyên gia tư vấn không thuộc bất kỳ tổ chức tư vấn hoặc tổ chức chứng nhận nào được thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước khi đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

2. Cán bộ công chức đáp ứng được điều kiện quy định tại Điều 4 của Thông

tư có nhu cầu đăng ký là chuyên gia tư vấn độc lập phải được sự đồng

ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ quan nơi công tác; trường hợp là lãnh đạo cơ quan, phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan chủ quản cấp trên.

Điều 7. Điều kiện đối với tổ chức chứng nhận

Tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Là doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp hoạt động dịch vụ kỹ thuật hoặc chi nhánh của tổ chức chứng nhận nước ngoài tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, được thành lập theo quy định của pháp luật.

2. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực đánh giá chứng nhận HTQLCL (đã thực hiện đánh giá chứng nhận HTQLCL cho ít nhất 20 đơn vị).

3. Đã đăng ký lĩnh vực hoạt động theo quy định tại Thông tư số 08/2009/TT-BKHCN.

4. Có chứng chỉ công nhận đủ năng lực đánh giá, chứng nhận HTQLCL tại Việt Nam phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17021:2008 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17021:2006 do tổ chức công nhận hợp pháp của Việt Nam hoặc tổ chức công nhận là thành viên của Diễn đàn Công nhận quốc tế IAF (International Accreditation Forum), Hiệp hội Công nhận Thái Bình Dương (PAC - The Pacific Accreditation Cooperation) cấp.

5. Luôn có ít nhất 03 chuyên gia đánh giá thuộc biên chế chính thức (viên chức hoặc lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn) đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

Điều 8. Trình tự, thủ tục cấp Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia đủ điều kiện hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước

1. Tổ chức có nhu cầu tham gia hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước lập 01 hồ sơ đăng ký gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ đăng ký gồm:

a) Giấy đăng ký tham gia hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này);

b) Bản sao Quyết định thành lập hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký

kinh doanh/Giấy đăng ký hoạt động;

c) Bản sao chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này (đối với tổ chức tư vấn);

d) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký lĩnh vực hoạt động và bản sao chứng chỉ công nhận theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 7 của Thông tư này (đối với tổ chức chứng nhận);

đ) Danh sách chuyên gia tư vấn/đánh giá (theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Thông tư này) và các chứng chỉ, tài liệu liên quan sau đây đối với mỗi chuyên gia:

- Bản sao Quyết định tuyển dụng/Hợp đồng lao động;

- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ theo quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 4 của Thông tư này;

- Tóm tắt tiểu sử cá nhân, quá trình công tác, kinh nghiệm hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục III của Thông tư này);

- 02 ảnh mầu (cỡ 2x3 cm);

e) Báo cáo quá trình hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL của tổ chức (theo mẫu quy định tại Phụ lục IV của Thông tư này).

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

2. Cá nhân có nhu cầu tham gia hoạt động tư vấn độc lập HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước lập 01 hồ sơ đăng ký gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ đăng ký gồm:

a) Giấy đăng ký tham gia hoạt động tư vấn HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này);

b) Tóm tắt tiểu sử cá nhân, quá trình công tác, kinh nghiệm hoạt động tư vấn HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục III của Thông tư này) kèm theo bản sao các bằng cấp, chứng chỉ theo quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 4 của Thông tư này và 02 ảnh mầu (cỡ 2x3 cm).

c) Văn bản theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Thông tư này (nếu có).

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

3. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiến hành thẩm xét hồ sơ, tổ chức kiểm tra thực tế trong trường hợp cần thiết, cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động cho tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận (theo mẫu quy định tại Phụ lục V của Thông tư này) và cấp thẻ cho các chuyên gia tư vấn/đánh giá (theo mẫu quy định tại Phụ lục VI của Thông tư này) nếu tổ chức, cá nhân đủ điều kiện. Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia có hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp.

Trường hợp không đủ điều kiện, tổ chức, cá nhân sẽ được thông báo lý do bằng văn bản.

Điều 9. Điều kiện, trình tự, thủ tục cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước

1. Điều kiện cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia.

Tổ chức, chuyên gia đã được cấp Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia nếu có nhu cầu tiếp tục tham gia hoạt động tư vấn/đánh giá HTQLCL phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này và đã thực hiện tư vấn cho ít nhất là 05 cơ quan hành chính nhà nước (đối với tổ chức tư vấn);

b) Duy trì năng lực đánh giá, chứng nhận HTQLCL theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Thông tư này và đã thực hiện đánh giá chứng nhận cho ít nhất là 10 cơ quan hành chính nhà nước (đối với tổ chức chứng nhận);

c) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, chuyên gia tư vấn phải thực hiện tư vấn cho ít nhất là 03 cơ quan hành chính nhà nước (đối với chuyên gia tư vấn và chuyên gia tư vấn độc lập);

d) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, chuyên gia đánh giá phải thực hiện ít nhất là 10 cuộc đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước (đối với chuyên gia đánh giá).

2. Trình tự, thủ tục cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia.

a) Trước khi Giấy xác nhận hết hạn hiệu lực 01 tháng, tổ chức cần lập hồ sơ đăng ký cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ đăng ký cấp lại bao gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại Giấy xác nhận;

- Bản báo cáo tình hình hoạt động tư vấn/đánh giá của tổ chức và hoạt động duy trì, nâng cao năng lực tư vấn/đánh giá trong thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận;

- Bản sao chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này (đối với tổ chức tư vấn);

- Bản sao chứng chỉ công nhận theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Thông tư này (đối với tổ chức chứng nhận);

- Danh sách chuyên gia tư vấn/đánh giá kèm theo các chứng chỉ, tài liệu liên quan theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 8 của Thông tư này;

- Bản sao thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá đã được cấp (đối với các chuyên gia đã được cấp thẻ).

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

b) Trước khi Giấy xác nhận hết hạn hiệu lực 01 tháng, chuyên gia tư vấn độc lập cần lập hồ sơ đăng ký cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia, gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ đăng ký cấp lại bao gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại Giấy xác nhận;

- Bản báo cáo tình hình hoạt động tư vấn và hoạt động duy trì, nâng cao năng lực tư vấn trong thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận;

- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ theo quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 4 của Thông tư này và 02 ảnh mầu (cỡ 2x3 cm);

- Bản sao thẻ chuyên gia tư vấn đã được cấp.

Trong quá trình thẩm xét hồ sơ, nếu cần thiết bản sao các văn bản, chứng chỉ sẽ được xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có công chứng.

c) Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiến hành thẩm xét hồ sơ, tổ chức kiểm tra thực tế trong trường hợp cần thiết, cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia nếu tổ chức, chuyên gia đủ điều kiện. Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia có hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp.

Trường hợp không đủ điều kiện, tổ chức, chuyên gia sẽ được thông báo lý do bằng văn bản.

d) Trong thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận, tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận có nhu cầu đăng ký cấp thẻ bổ sung cho các chuyên gia, lập hồ sơ đăng ký và gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Hồ sơ gồm có:

- Công văn đề nghị cấp thẻ;

- Danh sách chuyên gia đề nghị cấp thẻ kèm theo các chứng chỉ và tài liệu liên quan theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 8 của Thông tư này.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng xem xét, cấp thẻ cho các chuyên gia đủ điều kiện với thời hạn hiệu lực theo Giấy xác nhận của tổ chức tư vấn/chứng nhận tương ứng.

Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, chuyên gia đã được cấp Giấy xác nhận, thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá

1. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập:

a) Được quyền tư vấn xây dựng HTQLCL đối với các cơ quan hành chính nhà nước khi được yêu cầu;

b) Được thu chi phí hoạt động tư vấn theo thoả thuận trên cơ sở quy định chung của Bộ Tài chính;

c) Tổ chức tư vấn chỉ được cử các chuyên gia đã được cấp thẻ chuyên gia tư vấn theo quy định tại Điều 8, 9 của Thông tư này thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với các cơ quan hành chính nhà nước;

d) Chuyên gia tư vấn phải đeo thẻ chuyên gia khi thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước;

đ) Thực hiện đầy đủ hoạt động tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước theo quy định chung của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trên cơ sở:

- Kết quả của Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 ban hành kèm theo Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ (dưới đây viết tắt là Đề án 30);

- Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố cho từng loại hình cơ quan hành chính tại địa phương và mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có hệ thống cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương công bố cho từng loại hình cơ quan ngành dọc này (dưới đây viết tắt là mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng);

e) Quá trình tư vấn tại cơ quan hành chính phải được thực hiện theo đúng thời gian, tiến độ trong kế hoạch tư vấn đã được hai bên thoả thuận và phê duyệt;

Sau mỗi đợt tư vấn, chuyên gia tư vấn phải lập biên bản làm việc về các nội dung công việc đã thực hiện trong đợt tư vấn với sự xác nhận của hai bên.

Trường hợp cơ quan hành chính không thực hiện theo đúng kế hoạch tư vấn mà không có lý do xác đáng, tổ chức tư vấn/chuyên gia tư vấn độc lập gửi báo cáo bằng văn bản về cơ quan chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Sở Khoa học và Công nghệ tại địa phương và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để phối hợp xử lý.

g) Không được ký hợp đồng đánh giá chứng nhận hoặc có tác động dưới bất kỳ hình thức nào đến tổ chức chứng nhận đánh giá HTQLCL của cơ quan hành chính nhà nước do mình tư vấn;

h) Thực hiện đúng quy định đối với Tổ chức tư vấn được cấp Giấy xác nhận; duy trì, nâng cao năng lực hoạt động tư vấn trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận;

i) Chịu sự kiểm tra, giám sát của đơn vị chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng địa phương khi thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước tại các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc địa phương đó;

k) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận, định kỳ tháng 11 hàng năm báo cáo hoạt động tư vấn về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (theo mẫu quy định tại Phụ lục VII của Thông tư này) và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.

2. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá:

a) Được thực hiện đánh giá chứng nhận HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước khi được yêu cầu và đánh giá giám sát sau chứng nhận;

b) Được thu chi phí đánh giá chứng nhận và đánh giá giám sát theo thoả thuận trên cơ sở quy định chung của Bộ Tài chính;

c) Chỉ được cử các chuyên gia đã được cấp thẻ chuyên gia đánh giá theo quy định tại Điều 8, 9 của Thông tư này tiến hành đánh giá HTQLCL đối với các cơ quan hành chính nhà nước; bảo đảm tính độc lập, khách quan trong suốt quá trình đánh giá và chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước;

d) Chuyên gia đánh giá phải đeo thẻ khi thực hiện đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước;

đ) Thực hiện đầy đủ hoạt động đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trên cơ sở:

- Kết quả của Đề án 30;

- Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng;

e) Thực hiện đánh giá tại cơ quan hành chính theo đúng thời gian, tiến độ trong kế hoạch đánh giá đã được hai bên thoả thuận và phê duyệt.

Trường hợp cơ quan hành chính không thực hiện theo đúng kế hoạch mà không có lý do xác đáng, tổ chức chứng nhận báo cáo bằng văn bản về cơ quan chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Sở Khoa học và Công nghệ tại địa phương và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để phối hợp xử lý.

g) Sau khi hoàn thành việc đánh giá, lập báo cáo kết quả đánh giá (theo mẫu quy định tại Phụ lục VIII của Thông tư này) để cơ quan hành chính nhà nước hoàn chỉnh hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận.

Tổ chức chứng nhận gửi công văn đề nghị cấp Giấy chứng nhận cho cơ quan hành chính nhà nước, trong đó nêu rõ lĩnh vực hoạt động đã được đánh giá phù hợp tiêu chuẩn và kèm theo báo cáo kết quả đánh giá nêu trên về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

h) Kiến nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp (cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng), đình chỉ hoặc huỷ bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận của cơ quan hành chính nhà nước sau khi đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát hoặc phát hiện cơ quan hành chính nhà nước không thực hiện theo đúng các quy định của Thông tư này;

i) Tổ chức chứng nhận và chuyên gia đánh giá không được ký hợp đồng tư vấn hoặc thực hiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước;

k) Định kỳ hàng năm, tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá giám sát HTQLCL đã được cấp Giấy chứng nhận, thời gian giữa hai lần đánh giá không quá 12 tháng;

l) Trong thời gian hiệu lực của Giấy xác nhận, định kỳ tháng 11 hàng năm, báo cáo tình hình hoạt động đánh giá về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (theo mẫu quy định tại Phụ lục VII của Thông tư này) và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu;

m) Chịu sự kiểm tra, giám sát của đơn vị chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng địa phương khi thực hiện hoạt động đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước tại các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc địa phương đó.

Điều 11. Huỷ bỏ hiệu lực của Giấy xác nhận, thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá

1. Trong trường hợp có bằng chứng xác thực về việc tổ chức, chuyên gia không đáp ứng yêu cầu, hoặc vi phạm các quy định tại Thông tư này và các quy định có liên quan khác, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ xem xét, ra thông báo huỷ bỏ hiệu lực của Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia đã cấp.

Tổ chức, chuyên gia bị huỷ bỏ hiệu lực của Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia chỉ được đăng ký cấp lại Giấy xác nhận và thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá sau 01 năm, kể từ khi có thông báo huỷ bỏ hiệu lực.

2. Trường hợp chuyên gia không còn hoạt động trong tổ chức đã đăng ký hoặc dừng không hoạt động tư vấn/đánh giá, tổ chức tư vấn/chứng nhận có trách nhiệm thu hồi thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá và thông báo bằng văn bản về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để huỷ bỏ hiệu lực của thẻ chuyên gia đã cấp.

Chương III

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP, ĐÌNH CHỈ, HUỶ BỎ HIỆU LỰC

CỦA GIẤY CHỨNG NHẬN

Điều 12. Trình tự, thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận

1. Trong thời hạn 01 tháng, sau khi được tổ chức chứng nhận đánh giá và xác nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 bằng văn bản, cơ quan hành chính nhà nước lập hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận và gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Quá thời hạn nêu trên, kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận sẽ không còn giá trị.

2. Hồ sơ đề nghị gồm có:

a) Công văn đề nghị cấp Giấy chứng nhận (nêu rõ tên cơ quan, địa chỉ, điện thoại, fax, lĩnh vực hoạt động áp dụng HTQLCL đề nghị cấp Giấy chứng nhận);

b) Báo cáo tóm tắt quá trình xây dựng, áp dụng HTQLCL (theo mẫu quy định tại Phụ lục IX của Thông tư này);

c) Báo cáo kết quả đánh giá chứng nhận của tổ chức chứng nhận (theo quy định tại điểm g) khoản 2 Điều 10 của Thông tư này).

3. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm xét hồ sơ, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận (theo mẫu quy định tại Phụ lục X của Thông tư này) nếu cơ quan hành chính nhà nước đáp ứng yêu cầu quy định. Giấy chứng nhận có hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp.

Trường hợp không đáp ứng yêu cầu, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thông báo bằng văn bản cho cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức chứng nhận liên quan.

Điều 13. Trình tự, thủ tục cấp lại, điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi của Giấy chứng nhận

1. Cấp lại Giấy chứng nhận:

a) Trước khi Giấy chứng nhận hết hiệu lực 01 tháng, cơ quan hành chính nhà nước tiến hành đánh giá chứng nhận lại, lập hồ sơ gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận. Hồ sơ gồm :

- Công văn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận;

- Bản sao Quyết định và Giấy chứng nhận đã được cấp;

- Tự nhận xét về mức độ phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của HTQLCL đối với hoạt động của cơ quan trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận;

- Báo cáo kết quả đánh giá chứng nhận lại của tổ chức chứng nhận (theo quy định tại điểm g) khoản 2 Điều 10 của Thông tư này).

b) Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng xem xét hồ sơ và báo cáo kết quả đánh giá, kiến nghị của tổ chức chứng nhận, cấp lại Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận có hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp nếu cơ quan hành chính nhà nước đáp ứng yêu cầu quy định.

Trường hợp không đáp ứng yêu cầu, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thông báo bằng văn bản cho cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức chứng nhận liên quan.

2. Cấp điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi của Giấy chứng nhận:

a) Trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận, khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL, trong thời hạn 01 tháng kể từ khi được tổ chức chứng nhận đánh giá và xác nhận việc mở rộng, thu hẹp, điều chỉnh phạm vi áp dụng HTQLCL bằng văn bản, cơ quan hành chính nhà nước lập 01 bộ hồ sơ gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi của Giấy chứng nhận. Hồ sơ gồm :

- Công văn đề nghị điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi của Giấy chứng nhận;

- Báo cáo kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận (theo quy định tại điểm g) khoản 2 Điều 10 của Thông tư này).

b) Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng xem xét hồ sơ và báo cáo kết quả đánh giá, kiến nghị của tổ chức chứng nhận, cấp Quyết định kèm theo Giấy chứng nhận điều chỉnh hoặc mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL với thời hạn hiệu lực theo Giấy chứng nhận đã cấp nếu cơ quan hành chính nhà nước đáp ứng yêu cầu quy định.

Trường hợp không đáp ứng yêu cầu, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thông báo bằng văn bản cho cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức chứng nhận liên quan.

Điều 14. Đình chỉ, huỷ bỏ hiệu lực của Giấy chứng nhận

1. Giấy chứng nhận bị đình chỉ hiệu lực khi cơ quan hành chính nhà nước vi phạm một trong các trường hợp sau:

a) Không thực hiện đánh giá giám sát định kỳ sau chứng nhận đúng thời gian quy định;

b) Không thực hiện khắc phục các điểm không phù hợp đúng thời hạn đã được quy định trong báo cáo đánh giá giám sát định kỳ;

c) Không thực hiện theo đúng các quy định của Thông tư này.

2. Giấy chứng nhận bị huỷ bỏ hiệu lực khi cơ quan hành chính nhà nước vi phạm một trong các trường hợp sau:

a) Báo cáo kết quả đánh giá giám sát định kỳ và kiến nghị của tổ chức chứng nhận kết luận HTQLCL của cơ quan không được duy trì, cải tiến, không đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.

b) Trong thời hạn 60 ngày, kể từ khi có quyết định đình chỉ hiệu lực của Giấy chứng nhận, cơ quan không thực hiện các biện pháp khắc phục;

c) Có bằng chứng xác thực về việc HTQLCL của cơ quan hoạt động không có hiệu lực.

3. Tuỳ theo các mức độ vi phạm nêu trên, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ tiến hành xem xét cụ thể, ra quyết định đình chỉ hoặc huỷ bỏ hiệu lực của Giấy chứng nhận và thông báo đến cơ quan chủ quản của cơ quan hành chính nhà nước vi phạm để phối hợp xử lý.

Chương IV

NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CỦA CƠ QUAN QUẢN LÝ

Điều 15. Nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước

1. Căn cứ vào kết quả của Đề án 30 hoặc mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện việc xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân, khuyến khích triển khai áp dụng đối với các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan.

2. Căn cứ trình tự các bước triển khai xây dựng và áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng quy định tại Phụ lục XI của Thông tư này, cơ quan hành chính nhà nước quyết định việc thuê hoặc không thuê tư vấn hướng dẫn xây dựng HTQLCL. Trường hợp thuê tư vấn, cơ quan hành chính nhà nước phải lựa chọn tổ chức tư vấn đã được cấp Giấy xác nhận, chuyên gia tư vấn đã được cấp thẻ có năng lực phù hợp loại hình hoạt động của cơ quan.

3. Lựa chọn tổ chức chứng nhận đã được cấp Giấy xác nhận và chuyên gia đánh giá đã được cấp thẻ có năng lực phù hợp loại hình hoạt động của cơ quan.

4. Thường xuyên kiểm tra hiệu lực Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động của các tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận, chuyên gia tư vấn/đánh giá trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (địa chỉ: www.tcvn.gov.vn) trong suốt quá trình tư vấn, đánh giá tại cơ quan.

5. Thực hiện kế hoạch tư vấn, kế hoạch đánh giá theo đúng nội dung và tiến độ đã phê duyệt. Trường hợp tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận không thực hiện theo đúng kế hoạch mà không có lý do xác đáng hoặc không thực hiện theo đúng các quy định tại Thông tư này, báo cáo bằng văn bản về cơ quan chủ trì thuộc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Sở Khoa học và Công nghệ tại địa phương và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để phối hợp xử lý.

6. Có nhiệm vụ duy trì, cải tiến, hoàn thiện HTQLCL trong quá trình áp dụng và phối hợp với tổ chức chứng nhận trong việc đánh giá giám sát định kỳ theo quy định.

7. Khi bị đình chỉ hiệu lực của Giấy chứng nhận, trong thời hạn quy định, cơ quan hành chính nhà nước phải tiến hành các biện pháp khắc phục và được tổ chức chứng nhận xác nhận đã hoàn thành việc khắc phục, báo cáo bằng văn bản về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được xem xét, khôi phục hiệu lực của Giấy chứng nhận.

Trường hợp bị huỷ bỏ hiệu lực của Giấy chứng nhận, trong thời hạn 06 tháng kể từ khi có quyết định huỷ bỏ hiệu lực, cơ quan hành chính nhà nước phải tiến hành các biện pháp khắc phục, thực hiện việc đánh giá chứng nhận và đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này.

Điều 16. Nhiệm vụ của cơ quan quản lý

1. Nhiệm vụ của cơ quan chủ trì thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Khoa học và Công nghệ, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng địa phương:

Thực hiện theo quy định tại Quyết định 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

2. Nhiệm vụ của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là cơ quan đầu mối triển khai thực hiện Thông tư này, có trách nhiệm:

a) Quản lý và hướng dẫn việc đăng ký hoạt động tư vấn, đánh giá HTQLCL, cấp, đình chỉ hoặc huỷ bỏ hiệu lực của Giấy chứng nhận đối với cơ quan hành chính nhà nước theo quy định tại Thông tư này.

b) Công bố trên trang thông tin điện tử của Tổng cục (địa chỉ: www.tcvn.gov.vn) danh sách các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận đã được cấp hoặc bị huỷ bỏ hiệu lực của Giấy xác nhận; danh sách các chuyên gia đã được cấp hoặc bị huỷ bỏ hiệu lực của thẻ chuyên gia tư vấn/đánh giá; danh sách các cơ quan hành chính nhà nước đã được cấp, đình chỉ hoặc huỷ bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận.

c) Quy định chi tiết các nội dung thực hiện trong quá trình tư vấn, đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát, đánh giá chứng nhận lại HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước.

d) Hướng dẫn chung về hoạt động kiểm tra; thực hiện kiểm tra, thanh tra hoạt động tư vấn, hoạt động đánh giá HTQLCL đối với cơ quan hành chính nhà nước của các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận; hoạt động xây dựng, áp dụng HTQLCL của cơ quan hành chính nhà nước theo quy định tại Thông tư này.

Tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm, tổ chức, cá nhân sẽ bị xử lý theo quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành khác có liên quan.

đ) Định kỳ tháng 12 hàng năm, báo cáo tình hình thực hiện Thông tư này về Bộ Khoa học và Công nghệ.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 17/2006/QĐ-BKHCN ngày 12/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành “Quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đối với cơ quan hành chính nhà nước”.

Điều 18. Điều khoản chuyển tiếp

Đến ngày 30/6/2010, các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận đã được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động theo quy định tại Quyết định số 17/2006/QĐ-BKHCN ngày 12/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ phải hoàn thành việc đăng ký hồ sơ lại theo quy định tại Điều 8 của Thông tư này để được xem xét, cấp Giấy xác nhận và thẻ cho chuyên gia tư vấn/đánh giá.

Quá thời hạn nêu trên, các Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động đã được cấp theo quy định tại Quyết định số 17/2006/QĐ-BKHCN hết hạn hiệu lực.

Điều 19. Chuyển đổi áp dụng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

1. Cơ quan hành chính nhà nước đã được cấp Giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đang còn thời hạn hiệu lực không phải thực hiện việc chuyển đổi.

2. Từ ngày 01/06/2010, tất cả các cơ quan hành chính nhà nước đã được cấp Giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, chỉ được cấp mở rộng, thu hẹp, điều chỉnh phạm vi của Giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.

2. Các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành theo các nội dung của Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, tổ chức và cá nhân cần phản ánh kịp thời bằng văn bản về Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc thư điện tử theo địa chỉ: vuhchq@tcvn.gov.vn để nghiên cứu, giải quyết./.