QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ

Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

_____

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 89/TTr-STP ngày 18 tháng 6 năm 2025.

Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 và thay thế Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Chính phủ;

- Bộ Tư pháp;

- Cục KTVB và QLXLVPHC - Bộ Tư pháp;

- Thường trực Tỉnh ủy;

- Thường trực HĐND tỉnh;

- Thường trực Đảng ủy UBND tỉnh;

- Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;

- Đại biểu Quốc hội tỉnh;

- Uỷ ban MTTQ Việt Nam tỉnh;

- Các VP: Tỉnh uỷ, Đoàn ĐBQHvà HĐND tỉnh, UBND tỉnh;

- Báo và Đài PTTH Lạng Sơn;

- Công báo tỉnh, Cổng thông tin điện tử tỉnh;

- PCVP UBND tỉnh, các phòng CM;

- Lưu: VT, NC (HTMĐ).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Đoàn Thanh Sơn

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH LẠNG SƠN

_____

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_________________

QUY CHẾ

Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

(Ban hành kèm theo Quyết định số 35 /2025/QĐ-UBND ngày 21 tháng 6 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn)

_____

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Sở Tư pháp, Sở Khoa học và Công nghệ, Cơ quan Thi hành án dân sự, Cơ quan tiến hành tố tụng;

b) Ủy ban nhân dân các xã, phường (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã);

c) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

d) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, phối hợp, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử có địa chỉ tại http://ccct.langson.gov.vn bao gồm thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, thông tin về giao dịch đã được công chứng, văn bản công chứng và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng; hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ chứng thực.

2. Thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành nhằm ngăn chặn, cảnh báo rủi ro đối với hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn, cảnh báo rủi ro hủy bỏ biện pháp ngăn chặn, cảnh báo rủi ro đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

5. Quản lý Hệ thống là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

6. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu

1. Việc cập nhật bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Các hoạt động quản lý, cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động hỗ trợ công chứng, chứng thực và hoạt động phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

3. Việc chia sẻ thông tin Cơ sở dữ liệu cho tổ chức, cá nhân được thực hiện theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin và các quy định của pháp luật hiện hành.

4. Việc sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của pháp luật.

5. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật.

6. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.

7. Cơ sở dữ liệu được quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và nâng cấp bảo đảm an ninh, an toàn theo quy định của pháp luật. Việc thu thập, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập cho cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thực hiện chứng thực, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ tài khoản cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trên Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hoặc có bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

5. Mua bán, trao đổi, chia sẻ dữ liệu trái quy định; sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

6. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu

1. Người được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của Sở Tư pháp;

b) Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các viên chức, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng;

c) Người thực hiện chứng thực và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

d) Cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức quy định tại các điểm b, c, d khoản 1 Điều này lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản.

3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi người được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; thường xuyên rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản đề nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.

4. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.

5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; cán bộ, công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác;

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của cơ quan, đơn vị, tổ chức;

c) Cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

Tài khoản bị khóa được mở lại theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên đã miễn nhiệm, bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên;

b) Cá nhân được cấp tài khoản chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu;

c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức của người được cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất theo quy định của pháp luật.

7. Sở Tư pháp căn cứ yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.

Điều 6. Cung cấp, tiếp nhận thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, thông tin giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro từ các cơ quan, tổ chức có liên quan để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:

a) Thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do Tòa án nhân dân, Tòa án quân sự các cấp cung cấp;

b) Thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp;

c) Thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do cơ quan Thi hành án dân sự cung cấp;

d) Thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro liên quan đến tài sản do cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp;

đ) Quyết định thu hồi, hủy Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của cơ quan có thẩm quyền;

e) Thông tin khác có liên quan đến thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro

a) Thông tin chung gồm: loại ngăn chặn, loại văn bản ngăn chặn, số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành; ngày, tháng, năm có hiệu lực văn bản ngăn chặn; lý do ngăn chặn, cơ quan ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản ngăn chặn.

b) Thông tin về tài sản gồm: bất động sản, động sản.

Thông tin tài sản là bất động sản gồm: tên tài sản, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;

Thông tin tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên tài sản, số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, cơ quan cấp, ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản.

3. Thông tin về biện pháp ngăn chặn, cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Cập nhật, quản lý thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro

1. Sau khi tiếp nhận thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.

2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận, công chức Sở Tư pháp kiểm tra đối chiếu thông tin đã có trên Cơ sở dữ liệu và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu. Đảm bảo một thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro hoặc giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro được chỉ cập nhật một lần.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro thì trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở Tư pháp kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 8. Cung cấp, xử lý thông tin hợp đồng, giao dịch và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực

1. Thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực được các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm có các thông tin cơ bản (Các trường thông tin bắt buộc có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu)

a) Thông tin về hợp đồng, giao dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày tháng năm hợp đồng, giao dịch.

b) Thông tin về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

Đối với cá nhân: họ và tên; ngày tháng năm sinh; số Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, Giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch.

Đối với tổ chức: tên gọi tổ chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (chức vụ; ngày tháng năm sinh; số Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, Giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ của người đại diện).

c) Thông tin về tài sản, cụ thể:

Đối với tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập: địa chỉ tài sản; số giấy chứng nhận, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất (nếu có).

Đối với tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác thì nhập: số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản; mã số giấy tờ, ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có).

2. Di chúc được cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm thông tin sau:

Thông tin về người lập di chúc: họ và tên; ngày tháng năm sinh; số Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, Giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, ngày tháng năm cấp, nơi cấp.

3. Thông tin về giao dịch công chứng điện tử và các tài liệu có liên quan trong hồ sơ công chứng điện tử; thông tin về tài sản các tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực, thực hiện theo khoản 1 Điều này.

Điều 9. Cập nhật hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực, giao dịch công chứng điện tử được cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm: hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận, người thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực và các tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Thông tin về hợp đồng, giao dịch, tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực, giao dịch công chứng điện tử đã được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình trực tiếp hoặc trực tuyến được cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác và hoàn thành ngay sau khi ký, đóng dấu văn bản công chứng, chứng thực.

3. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực được cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật theo quy định tại khoản 2 Điều này.

4. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, các cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Điều 10. Lưu trữ, sao lưu thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được lưu trữ dưới dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.

2. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu phải thực hiện định kỳ 03 tháng một lần theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và quy định của Quy chế này.

Điều 11. Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Cách thức tra cứu thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu công chức, viên chức, nhân viên của cơ quan, tổ chức mình tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.

3. Người tra cứu khi phát hiện thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho công chứng viên, người thực hiện chứng thực để xem xét việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đó.

4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

a) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ liệu thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu;

b) Các tình huống phát sinh khác, cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 12. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

2. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, công chức tham mưu thực hiện công tác chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.

4. Cá nhân của các cơ quan, tổ chức được Sở Tư pháp cấp tài khoản quy định tại điểm d khoản 1 Điều 5 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

5. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ 06 tháng, hằng năm.

Điều 13. Kết nối, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp, ngành, địa phương phục vụ hoạt động của các cơ quan nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp theo từng giai đoạn phù hợp với lộ trình xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp và các Cơ sở dữ liệu có liên quan.

2. Kết nối, chia sẻ dữ liệu trực tuyến trên môi trường mạng bằng việc đồng bộ toàn bộ hoặc một phần dữ liệu giữa các Cơ sở dữ liệu của cơ quan cung cấp dữ liệu và cơ quan khai thác dữ liệu.

3. Việc chia sẻ dữ liệu được xác định liên tục theo thời hạn hoặc không xác định thời hạn kể từ khi cơ quan cung cấp chấp nhận chia sẻ dữ liệu theo quy chế khai thác, sử dụng dữ liệu.

Điều 14. Kinh phí, chi phí cơ sở dữ liệu

1. Kinh phí xây dựng, quản lý, vận hành, bảo trì, nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng được sử dụng từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

2. Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng nền tảng công chứng điện tử và khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng phải trả chi phí theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan quản lý, quản trị, vận hành, bảo trì, nâng cấp hệ thống Cơ sở dữ liệu để đáp ứng yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động này.

3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật.

5. Chủ trì theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng tập huấn khai thác, sử dụng kết nối và chia sẻ dữ liệu; lưu trữ, sao lưu dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.

6. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm quản lý duy trì hoạt động máy chủ, đường truyền, sao lưu dữ liệu, bảo đảm cho hoạt động khai thác, sử dụng hệ thống Cơ sở dữ liệu của các chủ thể liên quan.

Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức.

2. Sở Tài chính căn cứ vào khả năng cân đối ngân sách chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị liên quan để thẩm định dự toán và tham mưu cho cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí xây dựng, quản lý, vận hành, bảo trì, nâng cấp Cơ sở dữ liệu.

3. Cơ quan Thi hành án dân sự tỉnh; cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra; các sở, ban, ngành phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro về Sở Tư pháp quy định tại các điểm c, d, đ, e khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.

4. Các sở, ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Ủy ban nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điều 17. Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình phối hợp cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin vào Cơ sở dữ liệu quy định tại các điểm a, b khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.

Điều 18. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, xử lý các thông tin hệ thống; sử dụng, bảo mật đối với tài khoản được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

2. Người thực hiện chứng thực, công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác chứng thực được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.

Điều 19. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền internet để sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;

b) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, phân công công chứng viên, viên chức hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin;

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.

e) Cử công chứng viên, viên chức, nhân viên tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin./.