QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

__________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Quyết định số 48/2002/QĐ.UB ngày 04 tháng 12 năm 2002 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Tiền Giang;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành và cấp tương đương thuộc tỉnh, UBND các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quy định ban hành kèm theo Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2005/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2005 của UBND tỉnh Tiền Giang)

_______________

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính được áp dụng đối với văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh và cấp tương đương thuộc tỉnh, UBND các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công (gọi là UBND cấp huyện), các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện và UBND các xã phường, thị trấn (gọi là UBND cấp xã) thuộc tỉnh Tiền Giang.

Phạm vi áp dụng: Quy định này được áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản để đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đó.

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

b) Đối với công văn hành chính thông thường, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần quy định tại điểm a của khoản này có thể ghi thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, số điện thoại, số telex, số fax.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Quyết định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Chương II

THỂ THỨC VÀ CÁCH TRÌNH BÀY

Điều 5. Thể thức và cách trình bày

1. Quốc hiệu

Quốc hiệu ghi trên trang đầu văn bản, góc bên phải trang giấy, gồm 2 dòng chữ:

"CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM"

"Độc lập - Tự do - Hạnh phúc".

Dòng trên chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng dưới chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, chữ cái đầu các cụm từ viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-) cách một khoảng trắng, phía dưới dòng có gạch ngang dài, nét liền bằng với độ dài của dòng chữ.

Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyển.

- Tên cơ quan ban hành văn bản viết chữ in hoa, được đặt trên góc trái, trang đầu văn bản, ngang với Quốc hiệu, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới dòng chữ có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ 1: Ví dụ 2:

ỦY BAN NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH TIỀN GIANG THÀNH PHỐ MỸ THO

- Đối với các sở, ban, ngành, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có cơ quan chủ quan cấp trên trực tiếp thì ghi tên cơ quan chủ quan cấp trên bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; tên cơ quan ban hành văn bản ghi dòng phía dưới bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Ví dụ 3: Ví dụ 4 :

UBND TỈNH TIỀN GIANG UBND TỈNH TIỀN GIANG

SỞ XÂY DỰNG SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

3. Số, ký hiệu của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.

Số văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 mỗi năm.

Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản ban hành mà cơ quan, tổ chức quy định việc đăng ký và đánh số văn bản.

Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan (bộ phận) ban hành hoặc soạn thảo văn bản đó hợp thành. Ký hiệu văn bản viết bằng chữ in hoa, tên loại văn bản viết trước, tên cơ quan viết sau, giữa có gạch nối liền (-), giữa số và ký hiệu gạch chéo (/).

Số và ký hiệu văn bản được trình bày phía dưới tên cơ quan, cỡ chữ 13, chữ in thường, kiểu chữ đứng.

a) Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật

- Số của văn bản quy phạm pháp luật là số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó;

- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật là chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản kèm theo Quy định này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

Số: …./năm ban hành VB/Tên loại VB-Cơ quan ban hành.

Ví dụ : Quyết định Số:15/2005/QĐ-UBND

(Quyết định QPPL số 15 năm 2005 do UBND tỉnh Tiền Giang ban hành)

b) Số, ký hiệu của văn bản hành chính

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm.

- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác, bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản kèm theo Quy định này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản;

Số:…./Tên loại văn bản-Tên cơ quan ban hành

Ví dụ: Quyết định Số: 125/QĐ-UBND

(Quyết định số 125 do Chủ tịch UBND tỉnh Tiền Giang ban hành)

Quyết định Số: 20/QĐ-SNV

(Quyết định số 20 do Giám đốc Sở Nội vụ ban hành)

- Ký hiệu của công văn (văn bản không có tên loại) bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).

Số: …./Cơ quan ban hành-Đơn vị soạn thảo

Ví dụ: Công văn Số: 130/UBND-VX

(Công văn số 130 của Uỷ ban nhân dân tỉnh do Phòng Nghiên cứu Văn xã - Nội chính (hoặc chuyên viên) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo).

Công văn Số: 215/STP-VP

(Công văn số 215 của Sở Tư pháp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo)

4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

- Đối với văn bản của các cơ quan cấp tỉnh đóng trên địa bàn thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là: Mỹ Tho

- Đối với văn bản của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh nhưng có trụ sở đặt tại điạ bàn của huyện thì ghi tên địa danh của huyện đó.

Ví dụ: Trường Cao đẳng Cộng đồng có trụ sở tại xã Long An huyện Châu Thành thì ghi địa danh là: Châu Thành.

- Đối với văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang được quy định như sau:

+ Cơ quan trung ương có trụ sở đóng trên địa bàn thuộc thành phố Mỹ Tho, tỉnh Tiền Giang thì ghi tên địa danh là: Mỹ Tho

+ Cơ quan trung ương có trụ sở đóng trên địa bàn là các xã, huyện và thị xã Gò Công thuộc tỉnh Tiền Giang thì ghi tên địa danh là: Tiền Giang

- Đối với văn bản của các cơ quan cấp huyện: địa danh là tên của huyện, thành phố, thị xã nơi cơ quan, tổ chức đặt trụ sở;

Ví dụ: Văn bản của UBND thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là: Mỹ Tho

Văn bản của Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là: Mỹ Tho

Văn bản của UBND thị xã Gò Công thì ghi địa danh là: Gò Công

Văn bản của các phòng, ban thuộc thị xã Gò Công thì ghi địa danh là: Gò Công

Văn bản của UBND huyện Gò Công Tây thì ghi địa danh là: Gò Công Tây

- Đối với văn bản của UBND xã, phường, thị trấn thì lấy tên địa danh của xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đặt trụ sở.

Ví dụ: Văn bản của UBND xã Tân Thành, huyện Gò Công Đông thì ghi tên địa danh là: Tân Thành

Văn bản của UBND Phường 3, thị xã Gò Công thì ghi địa danh là: Phường 3

b) Ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký và ban hành. Ngày, tháng, năm của văn bản phải được viết đầy đủ ngày… tháng… năm…, dùng chữ số Ả rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Địa danh và ngày, tháng, năm của văn bản được đặt phía dưới Quốc hiệu, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy, dòng ghi địa danh và ngày, tháng, năm đặt cân đối giữa với Quốc hiệu.

Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Mỹ Tho, ngày 05 tháng 02 năm 2005

5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

b) Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

- Đối với các văn bản có ghi tên loại (quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình và các loại văn bản khác có tên loại) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ cuối cùng và đặt canh giữa.

Ví dụ: CHỈ THỊ

Về công tác phòng chống lụt bão,

giảm nhẹ thiên tai và tìm kiếm cứu nạn năm 2005

- Trích yếu nội dung công văn (không có tên loại) được đặt phía dưới số và ký hiệu công văn, viết bằng chữ in thường, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc), cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Ví dụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG

SỞ NỘI VỤ

Số: 05/SNV-TCCB

V/v xét nâng lương cho CBCC

năm 2005.

6. Nội dung văn bản

a) Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm (1 defaul tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu cách dòng đơn (single line spacing).

- Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

- Đối với nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương, được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

+ Mục: từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Ví dụ: Mục 1

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

+ Điều: từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm, in đậm. (Ví dụ: Điều 1. …)

+ Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều, dùng chữ số Ả Rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. (Ví dụ: Khoản 1. …)

+ Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái trong tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. (Ví dụ: a) …).

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Hành văn phải gọn gàng, rõ ràng, chặt chẽ, hạn chế các câu, chữ có thể hiểu nhiều nghĩa, tránh những từ sáo rỗng, quá nhiều mệnh đề trong một câu hoặc lặp đi, lặp lại; chú ý lựa chọn dấu câu (chấm, phẩy, hai chấm, chấm xuống dòng…);

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; các cụm từ viết tắt chữ nước ngoài thì trước đó phải viết đầy đủ tên tiếng Việt, từ viết tắt đặt trong dấu ngoặc đơn;

Ví dụ: Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF); Tổ chức Thương mại thế giới (WTO).

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả Tiếng Việt;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

b) Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm, hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

- Văn bản quy phạm pháp luật được bố cục như sau:

+ Nghị quyết : theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

+ Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị: theo khoản, điểm;

- Văn bản hành chính có thể bố cục như sau:

+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký thể hiện tính pháp lý và người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, người ký phải đúng thẩm quyền. Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Dòng ghi chức danh, tên cơ quan, tổ chức, viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, đậm; dòng ghi họ, tên người ký viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, đậm.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

Ví dụ: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH ; KT. GIÁM ĐỐC ; KT. CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

Ví dụ: TL. CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ; TL. GIÁM ĐỐC

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC

b) Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; ghi chức danh như Chủ tịch, Phó chủ tịch, tên cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ tập thể; chỉ ghi chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc không ghi lại tên cơ quan, tổ chức đối với những cơ quan theo chế độ thủ trưởng, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.

Ví dụ 1: Ví dụ 2:

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIÁM ĐỐC

Ví dụ 3: Ví dụ:4

KT. CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ GIÁM ĐỐC

Ví dụ 5:

TL. CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

CHÁNH VĂN PHÒNG

Đối với những Ban, Hội đồng được thành lập nhưng không có con dấu mà phải sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản của Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.

Ví dụ: Công văn của Hội đồng Giáo dục và Phổ biến Pháp luật do đồng chí Phan Văn Hà, Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng ký thì cách ghi như sau:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký của đ/c Hà, dấu của UBND tỉnh)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND TỈNH

Phan Văn Hà

c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

Ví dụ 1: Ví dụ 2:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

CHỦ TỊCH

Võ Văn Hai

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

CHỦ TỊCH

Lê Văn Hưởng

Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.

Sau khi người có thẩm quyền ký, văn bản ban hành phải được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý. Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng và đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phiá bên trái, mực dấu phải là mực màu đỏ tươi (theo quy định). Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

9. Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan khác, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình ngưới ký văn bản quyết định.

- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.

- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ "Nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

+ Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần thứ hai bao gồm từ "Nơi nhận", phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.

- Phần nơi nhận áp dụng đối với công văn (không có tên loại) được trình bày như sau:

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:); nếu công văn chỉ gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai hay nhiều nơi thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-), cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.

Ví dụ 1: Kính gửi: Sở Nội vụ ; Ví dụ 2: Kính gửi: Bộ Tài chính

Ví dụ 3: Kính gửi:

- Sở Thương mại - Du lịch;

- Sở Tài nguyên và Môi trường;

- Sở Khoa học và Công nghệ.

- Phần nơi nhận đối với công văn (không có tên loại) và các loại văn bản khác được trình bày như sau:

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng ở trang cuối của văn bản, ngang với ô chức vụ, thẩm quyền ký; phía sau có dấu hai chấm (:), viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và các nhân nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, mỗi đầu dòng có gạch ngang (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;) riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu:” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư), chữ viết tắt tên đơn vị hay bộ phận soạn thảo văn bản và cuối cùng là dấu chấm (.).

Ví dụ 1: Ví dụ 2:

Nơi nhận: Nơi nhận:

- Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; - Như trên;

- UBND H, TP, TX; - Sở TC, TN&MT, KH&ĐT;

- CT và các PCTUBND tỉnh; - LĐ.VPUB tỉnh, P. CNN;

- LĐ và CV.VPUB tỉnh; - Lưu: VT.

- Lưu: VT, P. VXNC.

10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

a) Mẫu dấu độ mật

Dấu độ mật có ba mức độ mật xếp theo thứ tự tăng dần: “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật”. Người soạn thảo và người ký văn bản căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản để xác định mức độ mật.

Dấu độ mật được đóng vào góc trái văn bản, phía dưới số và ký hiệu văn bản (đối với văn bản có tên loại) và phía dưới trích yếu nội dung văn bản (đối với công văn hành chính). Dấu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn:

Việc xác định mức độ khẩn của văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản xác định. Dấu được sử dụng đối với những văn bản cần cần chuyển nhanh chóng đến nơi có trách nhiệm giải quyết trong thời gian nhất định.

Dấu độ khẩn được khắc sẳn theo hướng dẫn của Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Mực dấu khẩn dùng mực màu đỏ tươi.

Dấu khẩn được đóng vào góc trái văn bản, phía dưới số và ký hiệu văn bản (đối với văn bản có tên loại) và phía dưới trích yếu nội dung văn bản (đối với công văn hành chính). Dấu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn.

11. Các thành phần thể thức khác

- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản: từ “DỰ THẢO” hoặc từ “DỰ THẢO LẦN…” được trình bày trong khung hình chữ nhật viền đơn bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “DỰ THẢO” được đặt góc trái văn bản, phía dưới phần trích yếu nội dung công văn.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành (nếu có) ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, vị trí đặt phía dưới nơi nhận.

Điều 6. Thể thức bản sao

Thể thức sao văn bản được thực hiện như sau:

a) Hình thức sao văn bản bao gồm:

- Sao y bản chính;

- Trích sao;

- Sao lục

Việc xác định hình thức sao văn bản được thực hiện theo quy định tại các khoản 4,5 và 6 Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

b) Tên cơ quan (tổ chức) là tên cơ quan thực hiện việc sao văn bản; cỡ chữ 13, bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm;

c) Dòng “SAO Y BẢN CHÍNH”; “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” trình bày cỡ chữ 14, chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm

d) Số, ký hiệu bản sao bao gồm: số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao (SAO Y BẢN CHÍNH: “SY”; SAO LỤC: “SL”, TRÍCH SAO: “TS”) cỡ chữ 13. Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;

đ) Thành phần thể thức bản sao bao gồm: địa danh, ngày, tháng, năm sao văn bản, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan sao văn bản và nơi nhận văn bản sao (thực hiện theo Phụ lục III).

Chương III

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 7. Về hình thức văn bản

1. Nguyên tắc

- Phải thể hiện được tính nghiêm túc và thẩm mỹ của văn bản.

- Phải căn cứ vào nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản để lựa chọn hình thức văn bản thích hợp.

- Phải đảm bảo đúng quy định về thể thức văn bản.

- Bố cục trình bày phải cân đối, hài hoà.

2. Trình bày

a) Khổ giấy: Văn bản phải được đánh máy, in, rõ ràng, sạch sẽ, không sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả. Văn bản phải được in trên giấy trắng, có kích thước 210 x 297mm (khổ tiêu chuẩn A4).

b) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

-Trang mặt trước:

Lề trên: cách mép trên trang giấy 25mm;

Lề dưới: cách mép dưới trang giấy 20mm;

Lề trái: cách mép trái trang giấy 30mm;

Lề phải: cách mép phải trang giấy 20mm.

- Trang mặt sau:

Lề trên: cách mép trên trang giấy 25mm;

Lề dưới: cách mép dưới trang giấy 20mm;

Lề trái: cách mép trái trang giấy: 20mm;

Lề phải: cách mép phải trang giấy 30mm.

c) Cách đánh số trang: văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập (1,2,3..), chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14, đặt phía trên chính giữa trang giấy, số của trang có gạch nối cách một khoảng trắng hai bên đều nhau (ví dụ: - 2 - (trang số 2) )

d) Những văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số LaMã ( Phụ lục I,II,III…), chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

3. Thời điểm có hiệu lực thi hành văn bản:

a) Khi xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, phải đảm bảo yêu cầu về thời gian theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu cụ thể của lãnh đạo và phải tính đến tính khả thi của văn bản bắt đầu từ thời điểm đó.

Thời điểm và hiệu lực văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt có các trường hợp sau:

- Trường hợp văn bản bình thường: “ Văn bản này có hiệu lực sau mười ngày, kể từ ngày ký” hoặc “ Văn bản này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày đăng công báo”;

- Trường hợp có hiệu lực chậm hơn: “Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày…tháng…năm …”;

- Trường hợp khẩn cấp: “Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký”;

- Trường hợp đặc biệt, văn bản có hiệu lực hồi tố thì phải ghi rõ thời điểm có hiệu lực trong văn bản.

b) Thời điểm có hiệu lực của các văn bản cá biệt áp dụng như văn bản quy phạm pháp luật.

4. Thời gian ban hành văn bản

Văn bản khi đã hoàn chỉnh được trình lãnh đạo ký và được ban hành đúng theo quy định và theo yêu cầu của lãnh đạo.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND cấp huyện và Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm thi hành Quy định này.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi, đề nghị các ngành, địa phương phản ảnh về Ủy ban nhân dân tỉnh (Văn phòng UBND tỉnh) để nghiên cứu, giải quyết./.