QUYẾT ĐỊNH

V/v ban hành Quy chế tổ chức thực hiện và Quy chế quản lý tài chính dự án “trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn” BMZ 98 66 781 do Chính Phủ cộng hoà liên bang đức viện trợ không hoàn lại

______________________________

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 01/11/1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

Căn cứ Quyết định số 840/QĐ-TTg ngày 4/9/1999 của thủ tướng Chính phủ phê duyệt Dự án Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn do Chính phủ Cộng hoà liên bang đức viện trợ không hoàn lại;

Căn cứ vào Quyết định số 1279/QĐ-BNN/TCCB ngày 13/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn về việc thành lập Ban điều hành Dự án Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn do Chính phủ Cộng hoà liên bang đức viện trợ không hoàn lại;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Trưởng Ban quản lý các dự án lâm nghiệp và Giám đốc dự án Trung ương,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.- Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức thực hiện và Quy chế quản lý tài chính Dự án “Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn” BMZ 98 66 781

Điều 2.- Quyết định có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3.- Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ , thủ trưởng các Cục, Vụ , Ban và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

K/T BỘ TRƯỞNG

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

THỨ TRƯỞNG

(Đã ký)

Nguyễn Văn Đẳng

QUY CHẾ

Tổ chức thực hiện Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn"

bmz no. 98 66 781 do CHLB Đức viện trợ không hoàn lại

(Ban hành kèm theo Quyết định số 78/2000/QĐ/BNN-TCCB Ngày 19 tháng 1 năm 2000

của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

_________________________

Chương 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Những căn cứ xây dựng quy chế

Quy chế tổ chức thực hiện dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được xây dựng trên cơ sở các văn bản sau đây:

- Quyết định: 840/QĐ/TTg ngày 04.09.1999 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" do Chính phủ Cộng hoà Liên bang Đức viện trợ không hoàn lại.

- Hiệp định tài chính giữa Ngân hàng tái thiết Đức (KfW) và Nước CHXHCN Việt nam, đại diện là Bộ Nông nghiệp và PTNT ký ngày 16.09.1999 kèm theo Bản Hiệp định riêng.

- Thông tư số 89-TC/VT ngày 31/10/1994, hướng dẫn quản lý tài chính và sử dụng viện trợ của Chính phủ Cộng hoà Liên bang Đức.

- Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn vốn viện trợ không hoàn lại.

- Quyết định số 1279/BNN-TCCB ngày 13.04.2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc thành lập Ban điều hành dự án Trung ương.

- Quyết định số 101/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 03.07.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc tổ chức lại Ban quản lý dự án viện trợ Lâm nghiệp đổi tên thành Ban quản lý các dự án lâm nghiệp.

Quyết định số 144/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp.

Điều 2: Điều hành và quản lý dự án

Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được tổ chức điều hành và quản lý thống nhất từ TW (Bộ Nông nghiệp & PTNT) đến 3 tỉnh dự án: Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn (tỉnh, huyện, xã) theo hướng phân cấp quản lý dự án cho cấp tỉnh đảm bảo hoạt động của dự án theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả.

Chương 2

TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNVÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC CẤP

MỤC 1: CẤP TRUNG ƯƠNG

Điều 3: Ban điều hành dự án TW

1. Tổ chức Ban điều hành dự án TW:

Ban điều hành dự án TW (Ban ĐHDATW) được thành lập theo Văn kiện dự án và Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Thứ trưởng Bộ NN & PTNT làm trưởng ban. Các thành viên của Ban gồm các Phó Chủ tịch UBND 3 tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn, đại diện các Vụ NN & PTNT (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), Vụ Tài chính Đối ngoại (Bộ Tài chính) và các Vụ, Cục, Ban có liên quan thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

2. Chức năng của Ban điều hành dự án TW:

Ban điều hành có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ NN&PTNT và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ NN &PTNT về tổ chức thực hiện quản lý dự án theo đúng mục tiêu, nội dung Quyết định số 840 TTg ngày 4/9/1999 của Thủ tướng chính phủ và Hiệp định tài chính đã ký kết giữa Chính phủ Việt nam và Ngân hàng tái thiết Đức.

3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban điều hành dự án TW:

- Các Uỷ viên của bộ phận thường trực:

+ Giám đốc dự án - Trưởng bộ phận thường trực.

+ Điều phối viên chính dự án - thành viên

Trách nhiệm của bộ phận thường trực:

Bộ phận thường trực có trách nhiệm điều hành và quản lý dự án theo đúng mục tiêu tiến độ và nội dung đầu tư của dự án và là Đại diện thẩm quyền của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Ban điều hành dự án TW, trong việc giao dịch với các cơ quan tài trợ (Ngân hàng tái thiết Đức), các cơ quan tổng hợp nhà nước và các đơn vị liên quan khác trong khuôn khổ dự án, đồng thời tổ chức kiểm tra đánh giá hiệu quả thực hiện dự án.

Các uỷ viên khác:

+ Các uỷ viên đại diện các tỉnh dự án: Các uỷ viên có trách nhiệm điều hành toàn diện dự án tỉnh mình, đôn đốc, kiểm tra và giám sát mọi hoạt động của Ban quản lý dự án tỉnh, huyện.

+ Các uỷ viên đại diện cơ quan tổng hợp của các Bộ:

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Hướng dẫn và giải quyết những tồn tại (nếu có) trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dự án, giải quyết vốn đối ứng.

- Bộ Tài chính: Chịu trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục giải ngân và quản lý kinh phí, tài sản dự án.

+ Các uỷ viên đại diện các Vụ , Cục thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:

+ Các uỷ viên đại diện các Vụ tổng hợp có trách nhiệm đại diện cho Vụ mình điều hành, tham gia giải quyết những vấn đề liên quan đến dự án, cụ thể như sau:

- Vụ Hợp tác Quốc tế: Chịu trách nhiệm điều hành hướng dẫn các thủ tục đối ngoại.

- Vụ Tài chính và Kế toán: Chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn và giám sát về nghiệp vụ quản lý và sử dụng kinh phí dự án.

- Vụ Kế hoạch và Quy hoạch: Chịu trách nhiệm điều hành cân đối kế hoạch chung, đặc biệt là lập kế hoạch, xin cấp phân bổ vốn đối ứng phía Việt Nam.

- Cục Phát triển Lâm nghiệp: Phối hợp xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho trồng rừng và các hướng dẫn về kiểm tra giám sát trồng và quản lý rừng trồng của dự án.

- Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp: Quản lý dự án về mọi mặt và điều phối sự kết hợp giữa các dự án.

Điều 4: Ban quản lý dự án TW

1. Tổ chức Ban quản lý dự án TW:

Ban quản lý dự án TW (Ban QLDATW) trực thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Ban QLCDALN) là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban điều hành dự án TW tổ chức và quản lý thực hiện dự án. Ban quản lý dự án TW tổ chức hoạt động theo Quyết định số 144/1999/QĐ/BNN - TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.

Ban quản lý dự án TW gồm:

- Giám đốc Dự án, kiêm nhiệm

- Điều phối viên chính dự án, kiêm phụ trách kế hoạch và tài chính, chuyên trách

- Kế toán dự án, chuyên trách

- Cán bộ kỹ thuật dự án, chuyên trách

Và một số cán bộ kỹ thuật, kế toán và hành chính ...

2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án TW:

- Ban QLDATW (BMZ No 98 66 781) có nhiệm vụ thường trực điều hành giải quyết mọi công việc liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại của dự án, nhằm đảm bảo thực hiện đúng các cam kết giữa 2 Chính phủ và kế hoạch đã được Ban điều hành dự án TW thông qua và trình Bộ phê duyệt.

- Ban QLDATW chịu sự quản lý của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Bộ Nông nghiệp và PTNT).

- Giám đốc dự án được đứng tên người được uỷ quyền của chủ tài khoản để giao dịch với Ngân hàng, Kho bạc và ký thừa uỷ quyền Trưởng ban quản lý các dự án Lâm nghiệp trong các văn bản do Ban phát hành có liên quan đến việc quản lý nội bộ dự án từ Trung ương đến Địa phương theo quy định của Nhà nước.

- Cố vấn trưởng người nước ngoài có chức năng tư vấn thực thi dự án theo đúng điều khoản đã ghi trong bản hợp đồng tư vấn đã ký ngày 03 tháng 04 năm 2000 giữa Ngân hàng Tái thiết Đức - với sự uỷ nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - và Công Ty các dự án Nông nghiệp Đức (GFA).

- Xây dựng Quy chế tổ chức thực hiện dự án và Quy chế quản lý tài chính dự án, các định mức kinh tế kỹ thuật. Hướng dẫn các tỉnh dự án xây dựng kế hoạch, tổng hợp kế hoạch của các tỉnh, tổ chức hội nghị về kế hoạch, thông qua kế hoạch và trình Ban điều hành dự án. Hướng dẫn các tỉnh dự án thực hiện kế hoạch, giám sát đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Báo cáo việc thực hiện dự án hằng quý và hằng năm cho Ban điều hành dự án, Bộ NN & PTNT, KfW và các cơ quan liên quan.

- Tổ chức công tác kế toán dự án được thực hiện theo hình thức Ban quản lý dự án có phân cấp hạch toán độc lập (hình thức kế toán phân tán) theo hướng phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao cho các đơn vị trực thuộc.

- Giám sát quản lý tài chính và tổ chức thực hiện kiểm toán và thẩm định quyết toán hằng năm.

- Tổ chức kiểm tra và phúc tra: thiết kế, trồng rừng và chăm sóc. Kiểm tra định kỳ 3 tháng 1 lần các vườn ươm

- Tổ chức đào tạo/tập huấn cho các cán bộ nòng cốt của dự án. Xây dựng kế hoạch tập huấn cho cán bộ dự án. Duyệt nhu cầu và kế hoạch tập huấn và tham quan của cấp tỉnh. Hỗ trợ các tỉnh ký kết các hợp đồng giảng viên cho các khoá tập huấn. Tổ chức đi tham quan nước ngoài cho cán bộ dự án.

3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban QLDATW:

a/ Giám đốc dự án TW:

-Đại diện thẩm quyền của Bộ NN & PTNT trong việc quản lý và điều hành dự án.

-Ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan.

-Xem xét, phê duyệt các báo cáo định kỳ.

-Gửi các báo cáo cho các tổ chức liên quan (Bộ tài chính, Bộ kế hoạch và đầu tư, KfW...).

-Kịp thời thông báo về các văn bản pháp lý có liên quan đến quản lý dự án mà Chính phủ và các cơ quan tổng hợp nhà nước, Bộ NN & PTNTmới ban hành tới các cấp quản lý dự án.

-Xây dựng kế hoạch Quý và kế hoạch hàng năm.

-Tổ chức các cuộc họp Ban điều hành dự án.

-Tổ chức việc thiết lập cơ sở hạ tầng của dự án và đảm bảo tiến hành các hoạt động của dự án.

-Giám sát việc quản lý kỹ thuật và tài chính đối với các hoạt động dự án.

-Tổ chức việc thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá.

-Thoả thuận với Ngân hàng NN & PTNT về các điều khoản hợp đồng về quản lý tài khoản tiền gửi dự án.

- Đảm bảo việc điều phối các hoạt động dự án với các chương trình trong nước và Quốc tế khác.

b/ Điều phối viên chính dự án:

-Trợ giúp Giám đốc dự án TW, quản lý dự án trong các lĩnh vực liên quan.

-Lên các báo cáo tiến độ định kỳ.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính hàng năm và điều phối tài chính.

c/ Cán bộ điều phối tài chính TW:

- Tổ chức và quản lý việc mua sắm xe cộ, thiết bị và vật tư:

- Giám sát việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ và hàng hóa.

- Xây dựng kế hoạch tài chính cho các hoạt động dự án.

- Giám sát việc thực hiện hợp đồng với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về mở và quản lý tài khoản tiền gửi cá nhân.

d/ Kế toán dự án cấp TW:

- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng Tài chính kế toán Ban và Vụ Tài chính kế toán Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

- Điều hành toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kế toán tài chính chung trong toàn dự án, tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với đặc điểm của dự án tuân thủ hiệp định tài chính dự án đã được ký kết và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệu kế toán tài chính trong báo cáo quyết toán thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận.

- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện công tác kế toán tại Ban quản lý dự án TW (hạch toán kế toán, mở sổ kế toán, theo dõi, lập báo cáo tài chính kế toán, lưu trữ và bảo quản chứng từ), kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ gốc, đảm bảo tính chính xác của số liệu đã trình.

- Lập đơn hàng cho mua sắm trong và ngoài nước

- Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án lập báo các hàng quý tình hình sử dụng kinh phí dự án và đơn gửi nhà tài trợ xin rút vốn bổ xung kinh phí dự án.

- Thực hiện việc giải ngân và hạch toán kế toán, tổ chức thẩm định báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của các Ban quản lý dự án tỉnh, cùng với báo cáo quyết toán của Văn phòng Ban quản lý dự án TW, tổng hợp báo cáo quyết toán toàn dự án theo chế độ hiện hành của Nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ (Chính phủ Đức) được ghi trong hiệp định.

- Phổ biến kịp thời cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện các chế độ chính sách chi tiêu tài chính và các quy định về nghiệp vụ kế toán thống kê và thông tin kinh tế.

- Tổ chức công tác kiểm tra các Ban quản lý dự án tỉnh định kỳ và đột xuất theo quy định.

- Chịu trách nhiệm tổ chức tập huấn tài chính kế toán dự án phù hợp với hiệp định đã ký và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.

- Đảm bảo việc chuyển tiền đến các tỉnh và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, theo dõi, kiểm tra việc chuyển tiền đến ngân hàng các tỉnh, huyện để mở các tài khoản tiền gửi cá nhân cho các hộ dân tham gia trồng rừng.

- Phối hợp với bộ phận kế hoạch lập và triển khai kế hoạch thực hiện dự án gồm: Vốn viện trợ, Vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Chỉ đạo công tác kế toán của các Ban QLDA cấp tỉnh/huyện

- Kiểm tra việc tính toán tiền trong các tài khoản tiền gửi mở cho dân tham gia trồng rừng.

- Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán.

đ/ Cán bộ kỹ thuật cấp TW:

- Tổ chức việc sản xuất các bản đồ còn thiếu.

- Phát triển các tiêu chuẩn chọn thôn và vùng tham gia dự án.

- Giám sát việc thực hiện quy hoạch sử dụng đất vi mô trong vùng dự án.

- Xem xét các báo cáo tiến độ hoạt động dự án cấp tỉnh

- Đánh giá nhu cầu đào tạo.

- Tổ chức và giám sát các khoá đào tạo và các chuyến đi tham quan khảo sát.

- Soạn thảo hướng dẫn xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên cấp thôn.

- Giám sát việc thực hiện các hoạt động kỹ thuật của dự án.

- Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

- Xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng cho dự án.

- Tổng hợp các báo cáo tiến độ của cấp tỉnh, chuẩn bị báo cáo kỹ thuật cấp TW.

Điều 5: Văn phòng tư vấn

1. Văn phòng tư vấn gồm:

- Cố Vấn trưởng dự án người nước ngoài

- Trợ lý cố vấn trưởng

- Các chuyên gia ngắn hạn trong nước và quốc tế

- Thư ký

- Phiên dịch

- Lái xe

2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tư vấn:

- Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tư vấn là hỗ trợ đối với các hoạt động sau:

- Điều phối hoạt động dự án bao gồm kế hoạch hoạt động dự án hàng năm.

- Việc lựa chọn mua sắm trang thiết bị vật tư cho dự án, đảm bảo cung cấp kịp thời cho hoạt động của dự án.

- Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án.

- Việc phối hợp các hoạt động dự án với các tổ chức khác.

- Việc xúc tiến thành lập các tổ chức nông dân làm rừng.

- Theo dõi các biện pháp quy hoạch sử dụng đất có người dân tham gia và phổ cập lâm nghiệp. Xác định các vấn đề kỹ thuật cho việc xây dựng kế hoạch phát triển lâm nghiệp cấp thôn.

- Điều phối công việc và nhiệm vụ của các chuyên gia ngắn hạn trong nước và Quốc tế.

- Giám sát việc mở và quản lý tài khoản tiền gửi cho nông dân.

- Đánh giá nhu cầu đào tạo cho cán bộ dự án.

- Lựa chọn và hỗ trợ trong việc ký kết hợp đồng với các tổ chức để tiến hành tập huấn/đào tạo, cũng như xây dựng chương trình đào tạo tổng quan cho dự án.

- Đánh giá cán bộ và khả năng đào tạo của các cơ quan đào tạo.

MỤC 2: CẤP ĐỊA PHƯƠNG

Điều 6: Ban điều hành dự án tỉnh

1. Ban điều hành dự án tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập. Ban ĐHDA tỉnh chịu trách nhiệm toàn diện trước UBND tỉnh, Bộ NN & PTNT và Ban ĐHDATW về việc điều hành, tổ chức thực hiện các mục tiêu, nội dung và kế hoạch hoạt động của dự án tại địa phương.

2. Các thành viên của Ban ĐHDA tỉnh gồm:

- Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Trưởng ban

- Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư, uỷ viên

- Lãnh đạo Sở Tài chính - Vật giá, uỷ viên

- Lãnh đạo Sở NN & PTNT, uỷ viên

- Lãnh đạo Sở Địa chính, uỷ viên

- Lãnh đạo Ngân hàng NN & PTNT, uỷ viên

- Phó Giám đốc dự án tỉnh, uỷ viên

- Các Giám đốc dự án huyện, uỷ viên

3. Chức năng nhiệm vụ của BĐH DA tỉnh:

- Ban ĐHDA tỉnh chịu trách nhiệm toàn bộ trước Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Ban ĐHDATW về việc thực hiện, hoàn thành toàn diện mục tiêu, nội dung và kế hoạch hoạt động của dự án, thuộc địa phương mình.

- Ban ĐHDA tỉnh có nhiệm vụ giúp UBND tỉnh tổ chức thực hiện hoàn thành dự án theo đúng mục tiêu đã được Chính phủ hai nước phê duyệt.

Xây dựng và ban hành quy chế thực hiện dự án tại địa phương trên cơ sở Quy chế tổ chức quản lý thực hiện dự án cấp TW sau khi đã có thoả thuận và thống nhất bằng văn bản với Trưởng Ban điều hành dự án TW.

Điều 7: Ban quản lý dự án tỉnh

1. Tổ chức Ban quản lý dự án tỉnh:

- Ban quản lý dự án tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA tỉnh là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban ĐHDA tỉnh và chịu sự điều hành, quản lý của Ban QLDATW. Ban QLDA tỉnh có con dấu riêng và tài khoản riêng.

Ban QLDA tỉnh gồm:

- Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách NN & PTNT;

+Phó Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo của cơ quan quản lý Lâm nghiệp;

+Bắc Giang, Quảng Ninh: Phó giám đốc Sở Nông nghiệp & PTNT

- Lạng Sơn: Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm

- Điều phối viên Kế hoạch/ Tài chính chuyên trách

- Điều phối viên kỹ thuật, chuyên trách

- Phụ trách kế toán dự án.

- Các cán bộ khác của Ban QLDA tỉnh do tỉnh quyết định.

2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án tỉnh:

- Sử dụng kinh phí dự án đúng mục đích và có hiệu quả do Ban quản lý dự án TW phân bổ theo kế hoạch.Chuẩn bị đầy đủ các nội dung và điều kiện cần thiết để đón tiếp và làm việc với các chuyên gia Quốc tế, trong nước của dự án, và đoàn công tác của KfW đến kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện dự án tại địa phương.

- Tổng hợp và báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án, đồng thời kiến nghị những chính sách, chế độ và biện pháp liên quan lên UBND tỉnh và Ban điều hành dự án TW nhằm đảm bảo cho dự án hoạt động có hiệu quả.

- Giúp việc cho Ban điều hành dự án cấp tỉnh trong việc điều hành kế hoạch hoạt động dự án.

- Chịu sự điều hành và quản lý của Ban QLDATW.

- Dựa trên quy định và hướng dẫn của Bộ, chủ động xây dựng và ban hành các hướng dẫn quản lý dự án, các hướng dẫn về kỹ thuật và phổ cập phù hợp với mục tiêu nội dung dự án và phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương.

- Trước khi ban hành các văn bản, tài liệu hướng dẫn này có sự chấp thuận bằng văn bản của Ban QLDATW.

- Hướng dẫn các Ban QLDA cấp huyện quản lý thực hiện các hoạt động dự án.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm trình Ban điều hành dự án tỉnh xem xét trước khi gửi Ban QLDATW để tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW thông qua.

- Kiểm tra đôn đốc các hoạt động dự án trong tỉnh. Báo cáo kết quả hoạt động theo đúng quy định cho Ban QLDATW.

- Ký các hợp đồng thiết kế trồng rừng, mua vật tư sản xuất cây con và thẩm định quy hoạch sử dụng đất và điều tra lập địa.

- Tổ chức đào tạo, tập huấn và các chuyến đi tham quan trong nước cho cán bộ hiện trường và phổ cập viên.

Phê duyệt kế hoạch tập huấn cho phổ cập viên và nông dân do Ban QLDA cấp huyện đề xuất.

3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDA tỉnh:

a/ Giám đốc dự án cấp tỉnh:

- Ban hành các văn bản hướng dẫn về quản lý và vận hành dự án phù hợp với điều kiện địa phương dựa trên quy chế chung của dự án đã ban hành.

- Chuẩn bị và tổ chức các hội thảo lập kế hoạch hàng năm.

- Xem xét và điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết.

- Xem xét, duyệt báo cáo kỹ thuật và tài chính.

- Đảm bảo sự điều phối các hoạt động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT tỉnh, huyện và các chương trình trong nước và Quốc tế.

- Tổng hợp báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án lên Ban QLDATW.

- Theo dõi, giám sát việc thiết lập và quản lý rừng trồng.

- Duyệt việc tạm đình chỉ hay đóng các sổ tài khoản tiền gửi.

b/ Phó Giám đốc dự án tỉnh:

- Giám đốc dự án tỉnh uỷ quyền cho Phó Giám đốc điều hành đối với tất cả các hoạt động có liên quan của dự án.

c/ Điều phối viên kỹ thuật tỉnh:

- Soạn thảo các quy định, hướng dẫn kỹ thuật.

- Chuẩn bị các tài liệu phổ cập.

- Điều phối giám sát và mua hạt giống, hoạt động vườn ươm, thiết lập và quản lý rừng trồng.

- Phối hợp giữa việc xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên rừng cấp thôn với các hoạt động vườn ườm.

- Lập kế hoạch và thiết lập các mô hình trình diễn và thử nghiệm.

- Giám sát các hoạt động quy hoạch sử dụng đất.

- Chuẩn bị các thống kê về kỹ thuật cuả dự án.

- Theo dõi và đánh giá các hoạt động hiện trường.

- Có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu chất lượng các công việc điều tra lập địa và đo đạc diện tích.

- Phối hợp với Điều phối viên tài chính và Điều phối viên kế hoạch đề xuất, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khoá đào tạo, tham quan do tỉnh tổ chức.

d/ Điều phối viên kế hoạch cấp tỉnh:

- Chuẩn bị và hoàn thiện các kế hoạch hoạt động dự án hàng năm và hàng quý. Trong đó bao gồm cả kế hoạch tập huấn và các hoạt động khác trong dịch vụ phổ cập cho toàn tỉnh gửi về Ban QLDATW;

- Xây dựng kế hoạch mua và cung ứng vật tư cho dự án;

- Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án tỉnh;

- Chuẩn bị và tổ chức các khoá tập huấn trong lĩnh vực kế hoạch, giám sát và đánh giá và các khoá trong lĩnh vực quản lý dự án;

- Tổng hợp các số liệu thống kê của dự án tỉnh. Chuẩn bị các báo cáo tiến độ gửi về Ban QLDATW.

đ/ Điều phối viên tài chính cấp tỉnh:

- Thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản cho dự án;

- Chuẩn bị các số liệu thống kê tài chính của dự án;

- Xây dựng kế hoạch tài chính dự án hằng năm và hằng quý;

- Đảm bảo sự điều phối với chi nhánh Ngân hàng NN &PTNT tỉnh, huyện.

- Chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc tính toán số tiền trong từng tài khoản của các hộ tham gia trồng rừng;

- Lập và tổng hợp danh sách các chủ tài khoản tiền gửi cá nhân

e/ Phụ trách kế toán dự án cấp tỉnh:

+Chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho việc quản lý tài chính dự án.

+Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của phụ trách kế toán cấp trên và cơ quan tài chính thống kê cùng cấp.

+Chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của dự án tại tỉnh (bao gồm: Chi phí trực tiếp tại văn phòng Ban quản lý dự án tỉnh và các Ban quản lý dự án huyện) cung cấp thông tin tài chính kế toán và giúp lãnh đạo phân tích đánh giá điều hành dự án.

+Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệu kế toán tài chính trong báo cáo quyết toán thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận.

+Định kỳ theo quy định lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí, báo cáo quyết toán gửi Ban quản lý dự án TW kèm theo bản Photo-copy chứng từ gốc.

+Phối hợp với bộ phận kế hoạch lập và triển khai kế hoạch tài chính dự án gồm: vốn viện trợ, vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

+Tổ chức tổng hợp và theo dõi việc mở tài khoản tiền gửi cá nhân các hộ dân tham gia dự án.

+Quản lý tài chính - kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toán của nhà nước.

+Mở các sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước;

+Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ của chứng từ gốc;

+Kiểm tra và ký trình lãnh đạo duyệt chi các khoản chi tiêu của dự án;

+Định kỳ kiểm tra, theo dõi việc ghi chép sổ sách kế toán của các Ban QLDA cấp huyện;

+Theo dõi việc chuyển tiền đến các Ngân hàng NN&PTNT tỉnh/huyện để mở các tài khoản tiền gửi cho các hộ. Tổng hợp việc rút tiền từ các TKTG cá nhân tại các chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện

+Tổng hợp báo cáo giải trình chi tiêu hàng quý và kèm theo kế hoạch kinh phí cho quý tiếp theo gửi lên Ban QLDATW.

+ Giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.

Điều 8: Ban quản lý dự án huyện

Tổ chức Ban quản lý dự án huyện:

Ban QLDA huyện do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA huyện có con dấu riêng và tài khoản riêng.

Ban QLDA huyện gồm:

- Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo UBND huyện

Phó Giám đốc dự án, kiêm nhiệm:

+ Tỉnh Bắc Giang: Giám đốc lâm trường

+ Tỉnh Quảng Ninh:

* Đông Triều: Giám đốc lâm trường

* Hải Ninh: Lãnh đạo Phòng NN & PTNT

+ Tỉnh Lạng Sơn:

* Cao Lộc, Lộc Bình: Hạt trưởng hạt kiểm lâm

* Hữu Lũng: Giám đốc lâm trường

Các thành viên khác theo như Quyết định thành lập Ban QLDA huyện của UBND tỉnh.

2. Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án huyện:

- Chuẩn bị tổ chức lập kế hoạch hàng năm của huyện.

- Xem xét và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

- Thẩm định kết quả quy hoạch sử dụng đất và các diện tích trồng rừng.

- Đảm bảo phân phối vật tư cho nông dân;

- Ký kết các hợp đồng sản xuất cây con;

- Tổ chức và theo dõi việc thiết lập và quản lý rừng trồng.

- Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng dự án.

- Chuẩn bị các báo cáo về tiến độ dự án của huyện;

- Tuyển dụng và đào tạo phổ cập viên;

- Soạn thảo và tổ chức hiện kế hoạch phổ cập;

- Xây dựng, tổ chức thực hiện tập huấn và tham quan cho nông dân;

- Thu thập thông tin về tình hình thực hiện dự án ở các thôn;

3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDA huyện:

a/ Giám đốc dự án cấp huyện:

- Thẩm định các phương án quy hoạch sử dụng đất và các diện tích trồng rừng.

- Tổ chức, đôn đốc việc giao đất, điều chỉnh đất đai (nếu có) và việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lâm nghiệp (Sổ đỏ) cho dân vùng dự án.

- Đảm bảo sự điều phối các hoạt động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện và các chương trình trong và ngoài nước trong phạm vi huyện.

- Tổ chức và theo dõi việc thiết lập và quản lý rừng trồng.

b/ Phó giám đốc dự án cấp huyện:

- Trợ giúp giám đốc dự án huyện quản lý dự án trong mọi khía cạnh có liên quan.

- Chuẩn bị tổ chức lập kế hoạch hàng năm.

- Xem xét và điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết.

- Chuẩn bị các báo cáo về tiến độ dự án của huyện;

- Xem xét và phê duyệt các báo cáo về kỹ thuật và tài chính của huyện.

- Soạn thảo và tổ chức thực hiện kế hoạch phổ cập;

- Thu thập thông tin về tình hình thực hiện dự án ở các xã, thôn;

- Hỗ trợ các xã, thôn trong quy hoạch sử dụng đất;

- Hỗ trợ các nhóm hộ nông dân trong xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên cấp thôn.

c/ Điều phối viên kỹ thuật:

- Chuẩn bị vật tư cho Quy hoạch sử dụng đất vi mô ( QHSDĐVM) ;

- Xây dựng các bản đồ quy hoạch sử dụng đất;

- Xây dựng các bản đồ rừng trồng dự án;

- Lựa chọn, đề xuất tuyển dụng và đào tạo phổ cập viên;

- Quản lý việc phân phối vật tư cho nông dân;

- Giám sát ký hợp đồng gieo ươm;

- Giám sát việc cung cấp cây con cho nông dân;

- Trợ giúp các thôn trong việc soạn thảo các quy ước thôn bản.

- Chuẩn bị các tài liệu, tư liệu và bảng biểu phục vụ cho công tác phổ cập ... (ĐPV kỹ thuật huyện, cán bộ hiện trường).

- Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng dự án.

d/ Cán bộ kế toán :

- Quản lý tài chính - kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toán của nhà nước.

- Theo dõi tổng hợp việc rút tiền từ các tài khoản tiền gửi cá nhân dự án;

- Kịp thời tổng hợp báo cáo giải trình chi tiêu cho Ban QLDA tỉnh.

- Giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.

- Phối hợp với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện theo dõi và giám sát việc mở và quản lý TKTG cá nhân của từng huyện và từng chủ tài khoản tiền gửi cá nhân.

- Nhân viên kế toán Ban quản lý dự án huyện có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ lập báo cáo nội bộ kèm theo chứng từ gốc và 01 bản photo-copy chứng từ gốc chuyển về bộ phận kế toán Ban quản lý dự án tỉnh (Ban quản lý dự án huyện chỉ lưu giữ bản photo-copy). Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi tình hình ứng và thanh toán tiền nhận ứng kinh phí, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; kế toán chi tiết vật tư hàng hoá, tài sản, công nợ, sổ tài khoản tiền gửi hộ gia đình trồng rừng; tập hợp chi phí chi dự án phát sinh tại đơn vị.

đ/ Cán bộ hiện trường:

- Giải thích cho dân về mục tiêu, cơ cấu, nội dung và chính sách của dự án cũng như những quyền lợi và trách nhiệm của họ khi tham gia dự án.

- Tổ chức cho dân các thôn tham gia vào các hoạt động phổ cập do dự án tổ chức (đặc biệt là tạo điều kiện cho việc thành lập các nhóm có liên quan - nhóm hỗ trợ thôn bản...), tham gia xây dựng hương ước.

- Tiến hành quy hoạch sử dụng đất thôn bản, xã có người dân tham gia, điều tra lập địa để xác định vị trí trồng rừng, phân đất rừng và giám sát thiết kế trồng rừng.

- Giữ mối quan hệ và phối hợp với các thôn, xã liền kề, với các nhà chức trách ở xã trong quy hoạch sử dụng đất thôn bản.

- Tiến hành thăm các hộ gia đình và hỗ trợ về việc xây dựng kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

- Hướng dẫn sản xuất cây con theo yêu cầu của chủ vườn ươm.

- Giám sát sản xuất cây con theo tiêu chuẩn chất lượng cây con và vườn ươm của dự án.

- Tham gia phúc kiểm kết quả trồng rừng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

- Hướng dẫn kỹ thuật tại hiện trường cho dân về trồngrừng, chăm sóc và bảo vệ.

- Tập hợp các kế hoạch và kiểm tra chất lượng các kế hoạch thôn, xã.

- Chuẩn bị các tài liệu phổ cập phân phát cho các hộ.

- Tham gia các khoá đào tạo về kỹ thuật và quản lý rừng trồng do dự án tổ chức.

- Chuẩn bị đề xuất đào tạo cho dân; tham gia các khoá đào tạo cho phổ cập viên xã và thành viên của nhóm hỗ trợ thôn bản dự án.

- Thu thập dữ liệu về mở tài khoản; cùng với kế toán dự án huyện giám sát quá trình mở và rút các tài khoản tiền gửi.

- Tham gia thực hiện và giám sát mô hình thử nghiệm.

Tổng hợp kết quả và thông tin cơ bản về tài chính. Báo cáo thường xuyên cho Ban quản lý dự án huyện về địa bàn và lĩnh vực mình phụ trách.

e/ Phổ cập viên:

- Giúp người dân nhận biết được mục tiêu thực hiện dự án và nhiệm vụ của họ.

- Khuyến khích người dân tham gia vào các hoạt động dự án, đặc biệt là Nhóm hỗ thôn bản và các hộ tham gia trồng rừng

- Tham gia quy hoạch sử dụng đất thôn bản, xã có người dân tham gia, điều tra lập địa và thiết kế trồng rừng.

- Giữ mối quan hệ và điều phối các thôn liền kề và với các cơ quan, tổ chức khác.

- Hướng dẫn các hộ thực hiện kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

- Cùng với cán bộ hiện trường giám sát sản xuất cây con trong vườn ươm.

- Tham gia chuyển giao kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

- Giám sát nghiệm thu cây con và rừng trồng.

- Tham gia vào các khoá đào tạo về phổ cập cho các cán bộ phổ cập, nhóm hỗ trợ thôn bản và các nhóm nông dân trồng rừng do dự án tổ chức.

- Thu thập thông tin từ các hộ trong thôn và báo cáo các hoạt động cho cán bộ hiện trường và Ban QLDA huyện.

- Tổng hợp các kế hoạch hộ gia đình và kế hoạch thôn.

Tham gia đầy đủ các cuộc họp giao ban.

Điều 9: Nhóm hỗ trợ dự án cấp thôn

Nhóm hỗ trợ dự án thôn là tổ chức hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện và tự quản của những người hưởng lợi dự án trong thôn và được thành lập ngay sau khi thôn được chính thức chọn tham gia dự án.

Nhóm hỗ trợ thôn gồm 2-3 thành viên tuỳ thuộc vào diện tích trồng rừng và số hộ tham gia dự án trong thôn. Nhóm trưởng và các thành viên do các hộ nông dân tham gia dự án bầu chọn, trong đó nên có thành viên là nữ.

Ban QLDA tỉnh quy định chức năng nhiệm vụ và hướng dẫn hoạt động của Nhóm hỗ trợ dự án thôn. Kinh phí hoạt động do các hộ nông dân tham gia dự án tự nguyện đóng góp.

Nhiệm vụ cụ thể của Nhóm hỗ trợ thôn bản:

- Tạo điều kiện cho việc thực hiện dự án có hiệu quả

- Hỗ trợ tổ chức các vườn ươm cấp thôn.

- Phối hợp trong việc xây dựng kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng;

- Tổ chức và giám sát các hoạt động dự án trong thôn;

- Chịu trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật cho người dân;

- Phối hợp trong việc theo dõi trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng;

Tạo điều kiện cho việc thành lập nhóm nông dân trồng rừng.

Điều 10. Nhóm nông dân làm nghề rừng:

- Nhóm nông dân làm nghề rừng có nhiệm vụ như sau:

- Tổ chức các cuộc họp trong nhóm;

- Hỗ trợ trong việc quyết định mua cây con;

- Hỗ trợ các thành viên trong những vấn đề liên quan đến tài khoản tiền gửi và các thủ tục ngân hàng;

- Hợp tác trong việc xây dựng kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng; đặc biệt là kế hoạch trồng rừng theo nhóm và kế hoạch quản lý rừng trung hạn.

- Tổ chức giám sát các hoạt động bảo vệ rừng.

- Thực hiện phổ biến kinh nghiệm.

Phối hợp giám sát trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

Chương 3

MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆCVÀ QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP HÀNH VÀ BÁO CÁO

Điều 11: Mối quan hệ làm việc

Ban điều hành dự án trung ương làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Các thành viên của Ban có trách nhiệm giải quyết các công việc được phân công thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

Ban QLDTW thực hiện đầy đủ quy chế quản lý của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp.

Ban QLDA tỉnh chịu sự điều hành về chuyên môn nghiệp vụ của Ban QLDATW và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo hệ thống mẫu biểu thống nhất.

Các thiết bị và phương tiện làm việc của tỉnh nào do Ban QLDA tỉnh đó theo dõi, quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành của nhà nước.

Điều 12: Chế độ họp

a) Họp thường kỳ:

Họp Ban điều hành dự án:

Ban điều hành dự án TW: họp 6 tháng 1 lần, vào tháng 1 và tháng 7.

Ban điều hành dự án cấp tỉnh:họp hàng quý.

Họp Ban quản lý dự án:

Ban quản lý dự án trung ương: họp định kỳ hàng tháng.

Ban quản lý dự án tỉnh: họp định kỳ hàng tháng.

Ban quản lý dự án huyện: họp một tháng 2 lần.

Nội dung họp:

Kiểm điểm đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch hoạt động của kỳ đã qua và thông qua kế hoạch của kỳ tới.

b) Họp bất thường:

Họp Ban điều hành dự án:

Trong trường cần thiết có những công việc đột xuất, Trưởng ban điều hành dự án có thể triệu tập cuộc họp bất thường toàn thể hoặc một số uỷ viên để giải quyết kịp thời công việc.

Ngoài các uỷ viên của Ban điều hành dự án TW, khi thấy cần thiết Trưởng Ban điều hành có thể mời thêm Cố vấn trưởng dự án. Ban quản lý dự án cấp tỉnh, đại diện các Cục, Vụ, Ban ngành liên quan khác của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Đại diện các cơ quan tổng hợp Nhà nước tham dự các cuộc họp của Ban điều hành dự án trung ương.

Họp Ban quản lý dự án:

Trong trường cần thiết có những công việc đột xuất, Giám đốc dự án các cấp có thể triệu tập cuộc họp bất thường để giải quyết kịp thời công việc.

Điều 13: Chế độ báo cáo

a) Báo cáo cơ quan quản lý cấp trên:

Ban quản lý dự án TW tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW để báo cáo về tiến độ và kết quả hoạt động dự án với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các cơ quan tổng hợp nhà nước cũng như với Ngân hàng tái thiết Đức.

Ngày cuối cùng các kỳ báo cáo cho phía Việt Nam ở cấp TW:

20- 1 Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch Quý 4 và kết quả thực hiện kế hoạch năm trước.

4 Báo cáo quí I

20- 7 Báo cáo Quý II và 6 tháng đầu năm

20- 10 Báo cáo quý III.

Ban quản lý dự án cấp tỉnh cần tổng hợp báo cáo trình Ban điều hành dự án TW trước thời hạn trên 5 ngày.

Các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được quy định riêng trong bản quy chế quản lý tài chính dự án.

b) Báo cáo nội bộ dự án:

Để quản lý và vận hành dự án chặt chẽ và có hiệu quả, vào ngày 25 hàng tháng BQLDA cấp tỉnh trình Ban quản lý dự án TW: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch hoạt động tháng trước và kế hoạch hoạt động tháng sau để theo dõi và xem xét.

Chương 4

CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ HOẠCH VÀ KỸ THUẬT

MỤC 1: CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ HOẠCH

Điều 14: Quy định chung

Dự án thực hiện theo kế hoạch chung, chia ra hàng năm. Các bước xây dựng kế hoạch được tuân thủ theo quy trình thống nhất. Kế hoạch hàng năm của dự án nằm trong kế hoạch Ngân sách của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và Ngân sách các tỉnh vùng dự án.

Công tác xây dựng kế hoạch hoạt động dự án phải tuân thủ hệ thống kế hoạch của Việt Nam và hệ thống kế hoạch của nhà tài trợ.

Các giải pháp kỹ thuật thực hiện dự án được áp dụng theo trình tự nhất định, thống

nhất trong các tỉnh vùng dự án theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Điều 15: Yêu cầu về xây dựng kế hoạch:

Trên cơ sở các mục tiêu của dự án đã được Chính phủ phê duyệt, Ban quản lý dự án tỉnh xây dựng kế hoạch hoạt động dự án hằng năm với sự tham vấn của Sở Kế hoạch - Đầu tư và Sở Tài chính dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh.

Trong kế hoạch hàng năm của tỉnh gửi Bộ Kế hoạch - Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ NN&PTNT phải ghi rõ tên của dự án (danh mục) và nhu cầu vốn đối ứng để cân đối Ngân sách vốn đối ứng chung cho các dự án nước ngoài của tỉnh. Sau khi nhận được kế hoạch chính thức của nhà nước, Tỉnh (tham mưu là Sở Kế hoạch và Đầu tư) phân bổ vốn đối ứng cho dự án trong năm (thể hiện trong văn bản giao kế hoạch cho dự án của tỉnh).

Bản Kế hoạch hoạt động dự án gồm: Nội dung hoạt động, thời gian, khối lượng và ngân sách (vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng của tỉnh).

Kế hoạch hoạt động dự án tỉnh phải được ghi trong kế hoạch chung hằng năm của tỉnh và được tổng họp trong kế hoạch các dự án viện trợ nước ngoài của Bộ NN & PTNT để gửi tới Bộ Kế hoạch - Đầu tư và Bộ Tài chính tổng hợp trình Chính phủ.

Điều 16: Tiến hành xây dựng kế hoạch hàng năm.

Xây dựng kế hoạch của dự án theo hệ thống kế hoạch hàng năm.

Căn cứ vào nội dung Hiệp định đã ký giữa Chính phủ nước CHXHCN Việt nam và Chính phủ CHLB Đức, Ban QLDA tỉnh lập dự thảo lần thứ nhất về kế hoạch dự án, trong đó phân rõ vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng xin chi ngân sách Nhà nước của tỉnh để trình Ban điều hành dự án tỉnh và Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. (Bộ NN & PTNT).

Thời gian hoàn thành: trước 30 thàng 6 hàng năm.

Văn phòng Ban QLDATW, Ban điều hành dự án tỉnh có đại diện Sở Kế hoạch - Đầu tư, Sở Tài chính và cơ quan chủ quản dự án tỉnh (Sở NN & PTNT Bắc Giang, Quảng Ninh và Chi cục kiểm lâm Lạng Sơn ) xem xét các nội dung và chỉ tiêu cơ bản của bản dự thảo lần 1 về kế hoạch của dự án.

Thời gian hoàn thành: trước 15 tháng 7

Ban QLDA tỉnh cùng với các cơ quan chủ quản dự án tỉnh hoàn chỉnh bản kế hoạch của dự án (dự thảo lần 2) trình UBND tỉnh phê duyệt bằng văn bản và Sở KH&ĐT tổng hợp đưa vào kế hoạch chung của tỉnh.

Thời gian hoàn thành: trước 30 thàng 7

UBND tỉnh, Ban điều hành dự án tỉnh gửi công văn trích phần kế hoạch dự án tỉnh đã được phê duyệt về Bộ NN & PTNT/Ban điều hành dự án trung ương để Bộ NN & PTNT tổng hợp kế hoạch ngành gửi Bộ KH&ĐT và Bộ Tài chính.

Thời gian hoàn thành: cấp tỉnh trước 15 tháng 08 và cấp trung ương trước ngày 31 tháng 08.

Giai đoạn xây dựng kế hoạch hoạt động dự án (APO) theo kế hoạch của cơ quan tài trợ:

Trên cơ sở đánh giá, phân tích kết quả thực hiện kế hoạch 9 tháng và căn cứ Bản kế hoạch hoạt động dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt (bước 3) tiến hành chi tiết hoá kế hoạch và điều chỉnh chỉ tiêu, xây dựng kế hoạch hoạt động dự án năm sau theo quy định của Hiệp định Tài chính dự án, đặc biệt lưu ý phần vốn đóng góp phía Đức và vốn đối ứng phía Việt Nam theo cam kết.

Trên cơ sở bản kế hoạch xây dựng ở bước 4 đã được tổng hợp gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính, Ban QLDA tỉnh xây dựng dự thảo kế hoạch hoạt động dự án, kèm theo nhu cầu ngân sách với các khoản mục chi đã quy định trong Quy chế quản lý tài chính dự án phân theo các biện pháp chính (Quỹ I) và biện pháp hỗ trợ tác nghiệp (Quỹ II) của dự án.

Thời gian hoàn thành: trước ngày 05 tháng10 trình Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.

Ban QLDATW cùng Cố vấn trưởng dự án xem xét dự thảo kế hoạch và điều chỉnh nội dung, chỉ tiêu (nếu có). Ban QLDA tỉnh hoàn chỉnh bản kế hoạch hoạt động dự án để trình Trưởng Ban điều hành dự án tỉnh phê duyệt và gửi văn bản về Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp - Bộ NN & PTNT.

Thời gian hoàn thành: trước ngày 15 tháng 10

Ban quản lý dự các dự án Lâm nghiệp và Giám đốc dự án TW tổng hợp các bản kế hoạch hoạt động dự án tỉnh và của Ban quản lý dự án trung ương thành kế hoạch hoạt động chung của dự án để trình Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức.

Thời gian hoàn thành: trước ngày 25 tháng 10

Căn cứ thoả thuận về kế hoạch hoạt động dự án năm giữa Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức, Bộ NN&PTNT phê duyệt kế hoạch kèm theo thông báo chính thức về kế hoạch hoạt động dự án năm cho các Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án TW gồm: nội dung hoạt động, khối lượng công việc và ngân sách.

Thời gian hoàn thành: trước ngày 15.11

Hàng năm Ban quản lý dự án tỉnh gửi về Ban quản lý dự án TW bản báo cáo sơ bộ ước thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm vào ngày 10/5 và ước thực hiện kế hoạch cả năm vào ngày 10/12 đề xem xét điều chỉnh kế hoạch (nếu cần thiết) và làm cơ sở xây dựng kế hoạch năm sau.

MỤC 2 : CÔNG TÁC QUẢN LÝ KỸ THUẬT DỰ ÁN

Điều 17: Những quy định chung

Các giải pháp kỹ thuật thực hiện dự án được áp dụng theo trình tự nhất định thống nhất trong các tỉnh vùng dự án theo quy định của Bộ Nông nghiệp &PTNT

Các giải pháp kỹ thuật của dự án phải được áp dụng theo trình tự nhất định. Bước đầu tiên là công việc quy hoạch sử dụng đất cấp thôn xã có sự tham gia của người dân. Chỉ những nơi (xã) nào đã hoàn tất việc quy hoạch sử dụng đất mới được phép tiến hành các bước tiếp theo như điều tra lập địa và đo đạc diện tích trồng rừng cho từng hộ... Kết quả của điều tra lập địa làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất cây con cho trồng rừng những năm sau. Những nơi nào chưa tiến hành điều tra lập địa trước khi gieo ươm sẽ không được đưa vào kế hoạch trồng rừng cho năm tiếp theo. Những diện tích nào được đề xuất cho trồng rừng trong năm tiếp theo thì phải được điều tra lập địa chậm nhất hết ngày 31 tháng 8 của năm trước. Các công việc chuẩn bị cho trồng rừng khác sẽ được tiến hành tuần tự theo tiến độ và quy định của kỹ thuật lâm sinh.

Điều 18: Việc áp dụng giải pháp kỹ thuật đều phải tuân thủ theo quy định sau:

Xây dưng các hướng dẫn, quy trình kỹ thuật và suất đầu tư (định mức chi phí) và dựa trên các cơ sở sau:

- Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu và điều kiện của dự án

- Căn cứ vào các quy phạm và hướng dẫn chung của ngành

- Dựa trên cơ sở thực tế, đặc thù của vùng dự án

Có sự thống nhất với cơ sở (các tỉnh) và trình Bộ phê duyệt có sự thẩm định của các Cục, Vụ chuyên ngành.

Tập huấn quy trình và hướng dẫn thực hiện.

- Dự án tập huấn cho các cán bộ quản lý, cán bộ hiện trường và phổ cập viên.

- Cán bộ hiện trường và phổ cập viên hướng dẫn cho dân.

Trong quá trình thực hiện của cơ sở có sự hỗ trợ, hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn và cán bộ dự án cấp trung ương, cấp tỉnh/huyện.

Theo dõi, kiểm tra

- Công tác nghiệm thu được tổ chức theo từng công đoạn. Ban QLDA cấp huyện nghiệm thu toàn diện. Ban QLDA trung ương và tỉnh phúc kiểm 10%.

Công tác kiểm tra được tiến hành định kỳ hoặc đột xuất hoặc kiểm tra chéo giữa các đơn vị.

Điều 19: áp dụng các giải pháp kỹ thuật:

Việc áp dụng các giải pháp kỹ thuật cần phải tuân thủ chặt chẽ theo các hướng dẫn, quy trình kỹ thuật của dự án đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt, ban hành.

Chương 5

CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN

(kèm theo bản quy chế quản lý tài chính dự án)

Chương 6

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20: Bản quy chế này làm cơ sở cho việc thực hiện dự án và có hiệu lực theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc Ban điều hành dự án và Ban QLDA các cấp cần phản ánh kịp thời cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nghiên cứu xem xét sửa đổi và bổ xung cho phù hợp.

K.T. BỘ TRƯỞNG

BỘ NÔNG NGHIỆP & PTNT

THỨ TRƯỞNG

(Đã ký)

Nguyễn Văn Đẳng

QUY CHẾ

Quản lý tài chính Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" bmz no. 98 66 781do CHLB Đức viện trợ không hoàn lại

(Ban hành kèm theo Quyết định số 78/2000/QĐ-BNN/TCCB ngày 19/7/2000của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn)

_______________________________________________

Chương 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Những căn cứ xây dựng quy chế

Quy chế quản lý tài chính dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được xây dựng trên cơ sở các văn bản sau đây:

Hiệp định tài chính kèm theo Bản Hiệp định riêng dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" giữa Chính phủ nước CHLB Đức (thông qua Ngân hàng Tái thiết Đức) và Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam đại diện bởi Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ký ngày 16 tháng 9 năm 1999.

Thông tư số 89 TC/VT ngày 31/10/1994, hướng dẫn quản lý tài chính và sử dụng viện trợ của Chính phủ Cộng hoà liên bang Đức (CHLB Đức).

Nghị định 87/CP ngày 05/08/1997 của Chính phủ quy định về quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển (ODA).

Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/02/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn vốn viện trợ không hoàn lại.

Quyết định số 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1999 của Bộ Tài chính ban hành Hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Thông tư liên tịch số 06/1998/TTLT- BKH - BTC ngày 14/8/1998 của Bộ Kế hoạch

và đầu tư và Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn đối ứng cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).

Hướng dẫn của KfW về giải ngân vốn hợp tác tài chính và các chương trình tương đương về quy chế mua sắm trong lĩnh vực hợp tác tài chính, năm 1995.

Điều 2: Nguyên tắc quản lý

Tiền viện trợ không hoàn lại của Chính phủ CHLB Đức cho Chính phủ Việt nam là một nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, được cân đối trong kế hoạch thu chi Ngân sách Nhà nước hằng năm, do Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo Chính phủ trình Quốc hội phê duyệt.

Toàn bộ Ngân sách của Chính phủ CHLB Đức cho dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được quy định trong Hiệp định tài chính ký ngày 16/09/1999 giữa hai Chính phủ Việt Nam và CHLB Đức sẽ được Bộ Nông nghiệp & PTNT mà trực tiếp là Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Ban QLCDALN) thống nhất quản lý. Số tiền này được Ngân hàng tái thiết Đức chuyển dần định kỳ theo tiến độ thực hiện dự án vào tài khoản ngoại tệ Mác Đức của dự án mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

Việc quản lý tài chính đối với dự án này phải tuân theo: các chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và chế độ quản lý vốn hợp tác tài chính của KfW.

Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp và Ban QLDATW có nhiệm vụ tổ chức quản lý sử dụng vốn đúng mục đích và nội dung dự án đã được phê duyệt phù hợp với cam kết trong hiệp định tài chính và các quy định hiện hành của Việt nam.

Ban quản lý dự án Trung ương chịu trách nhiệm thống nhất quản lý việc rút vốn, thanh toán tiền cho các hoạt động của dự án từ trung ương đến địa phương. Khi chi tiêu các khoản tiền viện trợ này Dự án phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động đã được giám đốc dự án và Cố vấn trưởng đồng ý và Trưởng ban điều hành dự án Trung ương phê duyệt. Những chứng từ, hoá đơn có liên quan đến tạm ứng , thanh toán, thu chi tài chính đều phải do các đại diện thẩm quyền của Bộ: Giám đốc dự án hoặc Điều phối viên chính dự án được Giám đốc dự án uỷ quyền ký xác nhận và lãnh đạo Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp ký duyệt và theo văn bản số 39/QĐ/DALN-TCKT ngày 22/5/2000 của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp về Phân cấp quản lý chi tiêu cho Giám đốc dự án thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.

Uỷ ban nhân dân các tỉnh dự án và Ban quản lý dự án các tỉnh chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý tài chính dự án tại địa phương.

Chương 2

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

MỤC 1: NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN

Điều 3. Nguồn viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Đức thông qua Ngân hàng tái thiết Đức:

Kinh phí cho các biện pháp dự án (Quỹ I).

Kinh phí cho các biện pháp hỗ trợ tác nghiệp/phổ cập (Quỹ II).

Chi tiết kinh phí phân theo các biện pháp và các mục chi và tiểu mục chi, xem phụ biểu 01, 02..

Điều 4. Nguồn kinh phí đối ứng của Chính phủ Việt Nam:

- Vốn cấp phát ngân sách Trung ương cho Ban quản lý dự án Trung ương

- Vốn cấp phát ngân sách tỉnh cho Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án huyện.

Chi tiết kinh phí đối ứng theo cam kết xem phụ biểu 01.

MỤC 2: MỞ TÀI KHOẢN, XÁC NHẬN VIỆN TRỢ, LẬP DỰ TOÁN VÀ GIẢI NGÂN.

Điều 5. Mở tài khoản dự án

Ban quản lý dự án TW:

Mở tài khoản ngoại tệ DM tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để tiếp nhận nguồn vốn viện trợ từ Ngân hàng tái thiêt Đức (KfW):

Tài khoản các biện pháp trồng rừng (Quỹ I).

Tài khoản các biện pháp đào tạo, phổ cập (Quỹ II).

Mở tài khoản hạn mức kinh phí tại kho bạc nhà nước Hai Bà Trưng Hà Nội để tiếp nhận nguồn vốn đối ứng.

Trưởng Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp đứng tên chủ tài khoản và Trưởng phòng tài chính kế toán của Ban đăng ký kế toán trưởng của 3 tài khoản trên. Phụ trách kế toán dự án được phép đứng tên người được uỷ quyền của Trưởng phòng tài chính kế toán để giao dịch với Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước theo quy định của Nhà nước.

Ban quản lý dự án Tỉnh:

Mở hai tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng biệt cho Quỹ I và Quỹ II.

Mở một tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng cho vườn ươm thuộc Quỹ I.

Mở tài khoản hạn mức kinh phí hoặc tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh để tiếp nhận nguồn vốn đối ứng.

Giám đốc dự án tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc dự án tỉnh đứng tên chủ tài khoản.

3. Ban quản lý dự án Huyện:

Mở hai tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng biệt cho Qũy I và Quỹ II.

Mở một tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng cho vườn ươm thuộc Quỹ I.

Giám đốc dự án huyện có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc huyện đứng tên chủ tài khoản.

Điều 6. Xác nhận viện trợ

Thực hiện theo quy định tại thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại.

Giấy xác nhận tiền viện trợ được lập theo mẫu số 1 và số 2. Trưởng Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp là người ký bản kê khai xác nhận viện trợ.

Điều 7. Lập dự toán ngân sách dự án

Dự toán của ngân sách dự án bao gồm kinh phí viện trợ không hoàn lại của Đức và kinh phí vốn đối ứng của Việt Nam được quy định cụ thể trong giai đoạn 5 năm và chia ra từng năm.

Việc thay đổi cơ cấu, các mục chi của dự án chỉ được thực hiện trên cơ sở thoả thuận giữa Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn và KfW.

Hàng năm dự án phải lập dự toán thu, chi ngân sách theo đúng nội dung mẫu biểu quy định và gửi đúng thời hạn cho KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Vụ kế hoạch và quy hoạch, Vụ Tài chính kế toán) phê duyệt.

Căn cứ để lập dự toán ngân sách là kế hoạch hoạt động của dự án và các định mức chi phí đã được KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt và khả năng thực tế thực hiện dự án trong năm.

Điều 8. Giải ngân

Quy định về đề nghị KfW chi cấp bổ sung kinh phí vào các tài khoản dự án:

Hàng quý Ban quản lý dự án TW lập dự toán đề nghị KfW chi cấp bổ xung kinh phí vào từng tài khoản dự án của Quỹ I và Quỹ II trên cơ sở giải trình sử dụng các khoản kinh phí dưới thủ tục quỹ của quý trước và luỹ kế từ đầu dự án đến cuối quý trước và nhu cầu kinh phí trong quý.

Ngân hàng tái thiết Đức chỉ chuyển tiền sau khi BQLDA TW đã thanh toán hợp pháp trên 50% kinh phí được phép sử dụng trong quý trước.

Chi tiết danh mục các mục chi xem phụ biểu 02.

BQLDA huyện có trách nhiệm lập gửi lên BQLDA Tỉnh. Ban quản lý dự án Tỉnh tổng hợp dự toán ngân sách của các Ban quản lý dự án huyện và dự toán ngân sách cho hoạt động của Ban quản lý dự án Tỉnh gửi lên Ban quản lý dự án TW.

KfW giải ngân thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu cung cấp ô tô theo đề nghị của Ban quản lý dự án TW.

Chuyển tiền tạm ứng cho Ban quản lý dự án Tỉnh:

Ban quản lý dự án TW chỉ chuyển tiền tạm ứng cho Ban quản lý dự án Tỉnh hoặc trong trường hợp đặc biệt chuyển trực tiếp cho Ban quản lý dự án huyện theo đề nghị của Ban quản lý dự án tỉnh sau khi đã thanh toán được tối thiểu 70% khoản tiền tạm ứng của đợt trước, ngoại trừ các khoản tạm ứng cho cây con được áp dụng hình thức khoanh nợ có kỳ hạn.

Các điều kiện để chuyển tiền tạm ứng:

- Công văn đề nghị chuyển tiền tạm ứng của Giám đốc dự án Tỉnh.

- Báo cáo tiến độ thực hiện dự án và tình hình sử dụng kinh phí kỳ trước

Kế hoạch kinh phí cho kỳ tiếp theo.

Các văn bản trên phải được lập đúng biểu mẫu và thời hạn quy định.

Tạm ứng và thanh toán tiền cho cây con được áp dụng theo hình thức sau:

- Nguồn kinh phí cho sản xuất cây con được thanh quyết toán căn cứ vào:

Biên bản kết quả nghiệm thu diện tích rừng trồng và biên bản phúc kiểm về diện tích và chất lượng rừng trồng theo tiêu chuẩn dự án.

Chi phí mua cây con/ha trong định suất đầu tư trồng rừng theo đơn giá mua cây con đủ tiêu chuẩn dự án.

Chất lượng cây con đem đi trồng (theo biên bản giao nhận cây)

- Quyết toán kinh phí cho sản xuất cây con lần cuối cùng vào thời điểm sau khi nghiệm thu trồng rừng (cố gắng không quá 2 tháng sau khi trồng rừng).

- Từ khi bắt đầu gieo ươm cho tới khi nghiệm thu trồng rừng, kinh phí được chuyển dần cho các Ban QLDA huyện và các chủ ươm ở dưới dạng tạm ứng. Mức độ tạm ứng và thời điểm tạm ứng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất cây con của từng huyện và tiến độ gieo ươm. Lần thứ nhất không quá 30% tổng nhu cầu và tổng số tiền tạm ứng trong tất cả các lần tối đa không quá 50% của tổng kinh phí. Phần còn lại sẽ thanh toán sau khi đã nghiệm thu rừng trồng.

- Hình thức chi trả tiền mua cây con cho chủ vườn và một phần cho cán bộ kỹ thuật (trong những trường hợp cán bộ kỹ thuật có hợp đồng kỹ thuật với chủ vườn ươm) cần tuân thủ theo cơ chế thưởng theo hiệu suất.

- Trong trường hợp cán bộ kỹ thuật có hợp đồng dịch vụ kỹ thuật với chủ vườn ươm, nếu tổng số cây con đủ tiêu chuẩn tăng 20% trở lên nhờ có sự trợ giúp của cán bộ kỹ thuật thì số tiền tương đương với 20% số giá trị cây con tăng thêm (tương đương với 5% tổng số tiền bán cây) sẽ được trích lại để thưởng cho cán bộ kỹ thuật theo hợp đồng.

4. Quy định về quản lý nguồn kinh phí tạm ứng cho sản xuất cây con:

a) Điều kiện để chuyển kinh phí tạm ứng cho sản xuất cây con từ TW xuống tỉnh là:

- Phải có kế hoạch sản xuất cây con.

- Danh sách các chủ vườn ươm, số lượng và loài cây được gieo ươm kèm theo các hợp đồng ký với từng chủ vườn.

- Các hợp đồng kỹ thuật giữa chủ vườn ươm và cán bộ kỹ thuật dự án (nếu có)

Giấy đề nghị xin tạm ứng.

Khi nhận được kinh phí tạm ứng, Ban QLDA tỉnh cần sớm chuyển tiếp xuống cấp huyện và ứng cho các chủ vườn theo tiến độ.

Phải có báo cáo các khoản tạm ứng trước khi đề nghị Ban QLDATW chuyển tiền tạm ứng cho đợt sau.

Ban QLDA cấp tỉnh phải đảm bảo chắc chắn rằng, số tiền đã tạm ứng sẽ được tiếp tục chuyển cho cấp huyện để phục vụ cho nhu cầu sản xuất cây con ở đó và sử dụng vào đúng mục đích. Bất kỳ thời gian nào cũng cần có đầy đủ chứng từ sổ sách để cấp Trung ương hoặc KfW kiểm tra.

MỤC 3: PHÂN CẤP QUẢN LÝ CHI TIÊU

Điều 9. Nguyên tắc chung

Đúng mục tiêu của dự án và kế hoạch hoạt động dự án đã được phê duyệt.

Đúng dự toán, định mức cho phép. Nếu vượt dự toán phải giải trình bằng văn bản và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ xung.

Đúng quy định về mua sắm và quy chế đấu thầu hiện hành.

Đúng quyền hạn, trách nhiệm theo phân cấp quản lý.

Có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý để chứng minh.

Điều 10. Phân cấp quản lý chi tiêu

Ban quản lý dự án TW:

+Mua sắm ô tô cho dự án, thiết bị văn phòng của Ban quản lý dự án Trung ương và thiết bị kỹ thuật (máy tính, Photocopy, điều hoà, Fax) cho các tỉnh và huyện.

+Chuyển tiền cho Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt nam để mở tài khoản tiền gửi cá nhân cho các hộ nông dân tham gia trồng rừng dự án.

+Chi các đoàn đi tham quan, khảo sát trong và ngoài nước.

+Chi hội thảo, hội nghị và đào tạo, tập huấn và nghiên cứu, khảo sát chuyên môn cho cán bộ dự án tại cấp Trung ương .

+Chi sản xuất tài liệu phổ cập dự án.

+Chi các hoạt động giám sát kiểm tra, kiểm toán kinh phí dự án, phúc kiểm đo đạc diện tích trồng rừng và phúc kiểm nghiệm thu trồng rừng và chăm sóc, bảo vệ rừng trồng. . .

Chi cho công tác số hoá bản đồ nền và bản đồ thành quả quy hoạch sử dụng đất.

Ban quản lý dự án tỉnh:

+Mua xe máy, xe đạp

+Thiết bị văn phòng cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện (nội thất, điện thoại, ổn áp..)

+Chi mua phân bón và mua cây con.

+Hội thảo, hội nghị và đào tạo, tập huấn cán bộ, phổ cập viên tại tỉnh/huyện.

+Chi sản xuất tài liệu phổ cập lưu hành nội bộ tỉnh.

+Chi phí xây dựng mô hình trình diễn và lô thử nghiệm.

+Chi cho quy hoạch sử dụng đất và điều tra lập địa.

+Tham quan hiện trường cho nông dân và cán bộ thôn, xã.

+Tập huấn kỹ thuật cấp thôn cho nông dân về kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

+Chi thiết kế trồng rừng (vốn đối ứng)

Chi phí giao đất lâm nghiệp (vốn đối ứng)

Ban quản lý dự án huyện :

Tuỳ điều kiện cụ thể của địa phương Ban quản lý dự án tỉnh có thể phân cấp chi tiêu cho Ban quản lý dự án huyện sau khi có ý kiến bằng văn bản của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.

MỤC 4: CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ QUYẾT TOÁN

Điều 11. Chế độ kế toán

Tại Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh đều phải tổ chức kế toán dự án; toàn bộ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán phải được hệ thống hoá, tập hợp phản ảnh vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Ngoài việc thực hiện quy định báo cáo tài chính theo yêu cầu của KfW, dự án phải thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ, thẩm tra báo cáo quyết toán hàng năm theo quy định tại Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với phần viện trợ không hoàn lại và các văn bản hướng dẫn cụ thể của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Dự án áp dụng hình thức kế toán bằng nhật ký - sổ cái. Trường hợp thực hiện vào sổ kế toán trên máy vi tính thì hàng tháng phải được in ra giấy, đóng thành quyển và chấp hành đúng các quy định hiện hành về sổ kế toán.

Thực hiện chế độ kế toán dự án đối với cấp tỉnh, huyện.

Ban quản lý dự án tỉnh là đơn vị kế toán cấp 3, trực tiếp chi dự án theo phân cấp và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quản lý tài chính và tổ chức kế toán dự án tại tỉnh. Việc giải ngân nguồn kinh phí viện trợ của Đức từ tỉnh xuống huyện thuộc thanh toán nội bộ dự án. Cấp huyện nhận vốn thanh toán với cấp tỉnh. Toàn bộ chứng từ gốc về thu chi dự án sau khi được thanh toán ở cấp huyện phải tập trung lưu giữ tại Ban quản lý dự án tỉnh. Cấp huyện chỉ lưu bản photo-copy của các chứng từ này.

Điều 12. Kiểm toán

Hàng năm các tài khoản của Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh và các sổ sách, chứng từ, hồ sơ quyết toán của dự án phải được Công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán.

Kiểm toán độc lập trong nước được thực hiện bằng nguồn kinh phí của Đức. Kết quả lựa chọn Công ty kiểm toán và hợp đồng kiểm toán phải được KfW chấp thuận.

Những ý kiến kiến nghị, đề xuất của cơ quan kiểm toán cần được thực hiện nghiêm túc trước khi báo cáo tài chính được gửi cho KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 13. Báo cáo quyết toán năm và báo cáo quyết toán dự án khi kết thúc

Hàng năm và khi kết thúc dự án, Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh có trách nhiệm báo cáo thu, chi ngân sách phát sinh tại đơn vị. Sau khi có kết quả kiểm toán, Ban quản lý dự án TW sẽ tổng hợp chung quyết toán năm, quyết toán dự án khi dự án kết thúc.

Vụ Tài chính Kế toán của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chủ trì việc thẩm tra quyết toán dự án hàng năm và tổng quyết toán dự án hoàn thành trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ra quyết định phê duyệt quyết toán dự án theo quy định hiện hành.

Sau khi phê duyệt quyết toán dự án khi dự án kết thúc, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sẽ phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức việc bàn giao tài sản của dự án cho các đơn vị quản lý sử dụng.

MỤC 5: LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM THIẾT BỊ, VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN

Điều 14.Lập kế hoạch tài chính

Hàng năm và hàng quý Ban quản lý dự án huyện, tỉnh và TW lập kế hoạch hoạt động dự án kèm theo kế hoạch tài chính với các mục chi phân theo các biện pháp dự án (Quỹ I) và các biện pháp hỗ trợ tác nghiệp/ phổ cập (Quỹ II) cũng như nhu cầu ngân sách vốn đối ứng theo mục lục ngân sách nhà nước theo nguyên tắc lập kế hoạch từ dưới lên và có sự tham gia của người dân và chính quyền địa phương.

Thời gian hoàn thành xây dựng kế hoạch tài chính năm:

+Ban quản lý dự án Tỉnh: trước ngày 30/7.

+Ban quản lý dự án TW: trước ngày 31/8

Ban điều hành dự án TW thông qua trước kỳ họp thường kỳ cuối năm và Bộ Nông nghiệp & PTNT (Vụ Kế hoạch và quy hoạch) duyệt và thông báo kế hoạch tài chính dự án năm trước 31/3 năm sau.

Điều 15. Mua sắm xe cộ, thiết bị, vật tư và quản lý tài sản cố định

Mua sắm tài sản, thiết bị và vật tư:

+Chỉ được mua sắm tài sản, thiết bị và vật tư trong kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo Hiệp định tài chính và kế hoạch hàng năm.

Thực hiện đúng quy định về mua sắm phù hợp Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chính phủ và nghị định của Chính phủ số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/1999/NĐ-CP về việc ban hành Quy chế đấu thầu và Hướng dẫn mua sắm của KfW, kèm theo Hiệp định riêng của Dự án . Đối với hàng hoá có giá trị thấp không thuộc phạm vi áp dụng của nghị định 14/2000/NĐ - CP khi mua sắm cần có ít nhất 3 giấy báo giá.

Quản lý tài sản cố định:

+Những tài sản của dự án mua sắm có đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (TSCĐ) phải được tổ chức quản lý theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời cả về mặt số lượng, giá trị và hiện trạng.

Trong suốt quá trình hoạt động, dự án không được điều động, trao đổi, mua bán TSCĐ. Đối với xe máy phải đăng ký biển xe công, khi thay đổi công tác phải thu hồi ngay để giao cho người khác đúng đối tượng sử dụng.

Điều 16. Chế độ báo cáo tài chính

Báo cáo hàng tháng:

Vào ngày 05 của tháng kế tiếp, phụ trách kế toán dự án tỉnh phải nộp bản báo cáo kế toán tổng hợp theo mẫu quy định và toàn bộ chứng từ phát sinh trong tháng ( gửi bản sao) về Ban quản lý dự án TW để Ban quản lý dự án TW làm báo cáo tổng hợp của toàn dự án.

Báo cáo hàng quý, 6 tháng và cả năm của Phía Việt nam:

Theo quy định chung hiện hành

Cấp Huyện : báo cáo quý vào ngày thứ 5 của tháng đầu quý sau.

Cấp Tỉnh: báo cáo quý vào ngày thứ 15 của tháng đầu quý sau.

Cấp TW: báo cáo quý vào ngày thứ 21 của tháng đầu quý sau.

Ngoài ra, báo cáo 6 tháng chậm hơn 5 ngày và báo cáo năm chậm hơn 30 ngày so với thời gian biểu báo cáo hàng quý trên.

Báo cáo 3 tháng và 6 tháng gửi KfW:

Báo cáo tài chính 3 tháng gồm giải trình chi tiêu, thanh quyết toán trong kỳ báo cáo và kế hoạch tài chính xin chi cấp kỳ báo cáo 3 tháng tiếp theo (1/1-30/3; 1/4-30/6 ; 1/7-30/9 và 1/10-31/12).

Cấp TW: Báo cáo vào ngày thứ 21 của tháng kế tiếp.

Cấp tỉnh: Báo cáo vào ngày thứ 15 của tháng kế tiếp.

Cấp huyện:Báo cáo vào ngày thứ 5 của tháng kế tiếp.

Báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện dự án 6 tháng, kèm theo báo cáo tài chính 6 tháng và kế hoạch tài chính xin chi cấp kỳ báo cáo 6 tháng tiếp theo (1/1-30/6 và 1/7-31/12).

Cấp TW: Báo cáo vào ngày thứ 28 của tháng kế tiếp.

Cấp tỉnh: Báo cáo vào ngày thứ 20 của tháng kế tiếp.

Cấp huyện:Báo cáo vào ngày thứ 10 của tháng kế tiếp.

MỤC 6: DANH MỤC CÁC ĐỊNH MỨC CHI TIÊU

Điều 17. Định mức chi tiêu đóng góp phía Việt Nam (Vốn đối ứng)

1. Các khoản chi từ nguồn vốn đối ứng:

- Chi phí giao đất lâm nghiệp và nghiệm thu trồng rừng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

- Chi phí thiết kế trồng rừng, phí cấp sổ đỏ.

- Chi phí uỷ thác nhập khẩu xe ô tô, lệ phí trước bạ ô tô, xe máy.

- Lương và phụ cấp cho cán bộ quản lý chuyên trách và kiêm nghiệm của dự án.

- Trả lương cho cán bộ hiện trường, phổ cập viên.

- Chi phí quản lý hành chính.

- Chi công tác phí.

- Chi nâng cấp văn phòng dự án.

- Chi cho các đợt kiểm tra định kỳ của KfW và các cơ quan tổng hợp của Nhà nước.

- Chi phí cho công tác chỉ đạo trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng của cấp xã và cho công tác chỉ đạo dự án và sẽ được sử dụng cho việc thưởng cho cán bộ dự án theo hiệu suất công viêc (theo đề xuất trong cơ chế thưởng).

Một phần chi phí thăm quan, khảo sát trong nước

2. Định mức chi từ nguồn vốn đối ứng:

Các định mức chi theo quy định chung của Bộ Tài chính, ngoài ra còn một số định mức riêng áp dụng cho dự án theo phụ biểu 03.

Điều 18: Định mức chi tiêu đóng góp phía Đức

- Chi cho các hợp đồng thoả thuận giữa hai bên

- Chi cho các hoạt động trong Quy hoạch sử dụng đất vi mô, các hoạt động phổ cập, các hội thảo và tập huấn theo định mức chi quy định trong Phụ biểu 04.

- Chi cây con, phân bón và tiền công lao động của người dân theo "Định mức đầu tư trồng rừng" (Bộ Nông nghiệp & PTNT sẽ có quyết định riêng).

- Chi khác như thuê xe và một số dịch vụ khác thoả thuận theo hợp đồng, chi trọn gói và phải tuân thủ theo các quy định về hợp đồng.

Thăm quan nước ngoài: (gồm tiền ăn, tiêu vặt và tiền ngủ) Chi theo phê duyệt của Ngân hàng tái thiết Đức (KfW).

Chương 3

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Bản quy chế này làm cơ sở cho việc quản lý tài chính dự án và có hiệu lực theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc Ban điều hành dự án và Ban QLDA các cấp cần phản ánh kịp thời cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để nghiên cứu xem xét sửa đổi và bổ sung cho phù hợp.