QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

V/v Ban hành Quy định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn Tỉnh Bình Phước

________________________

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 21/06/1994;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 08/12/1982;

Căn cứ Nghị định số 142/CP, ngày 28/9/1963 của HộI đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;

Căn cứ Quyết định 155/1998/QĐ-UB ngày 22/09/1998 của UBND Tỉnh về thành lập Trung tâm lưu trữ Tỉnh;

Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng UBND Tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hanh kèm theo quyết định này Bản quy định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn Tỉnh Bình Phước.

Điều 2: Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, Giám đốc các Sở, ban, ngành, Thủ trưởng các cơ quan đơn vị có liên quan, Giám đốc Trung tâm lưu trữ Tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kề từ ngày ký.

T/M UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

(Đã ký)

NGUYỄN TẤN HƯNG

QUY ĐỊNH

Về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn Tỉnh Bình Phước

(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2000/QĐ-UB, ngày 17/01/2000 của UBND Tỉnh)

________________________

Để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, UBND Tỉnh Bình Phước quy định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn Tỉnh như sau:

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ huyện, Thị là tài liệu có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học kỹ thuật được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang và cá nhân trên địa bàn Tỉnh, huyện, Thị trảI qua các thời kỳ lịch sử, để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoahọc và các hoạt động thực tiễn khác.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính của văn bản hoặc tài liệu khác ghi trêngiấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa từ ghi âm hoặc bằng các phương pháp ghi âm khác. Trường hợp không còn bản chính, mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.

Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ huyện, Thị quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi địa phương mình.

Điều 2: Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hóa, thuộc một phần phông tài liệu lưu trữ quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán trao đổi, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 3: Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ huyện, Thị có trách nhiệm giúp UBND Tỉnh, UBND huyện, Thị thực hiện chế độ quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi địa phương mình.

Điều 4: Thủ trưởng các cơ sở, ban, ngành, đoàn thể trong Tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, Thị xã, phường, xã trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ theo các quy định của Nhà nước.

CHƯƠNG II

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1: Thu thập bổ sung:

Điều 5: Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ UBND các huyện, Thị có trách nhiệm theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc mình quản lý.

Các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Tỉnh, thực hiện đúng Quyết định số 64/1994/QĐ-UB ngày 08/04/1999 của UBND Tỉnh và chịu sự hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ Tỉnh, sau khi tài liệu đã được giải quyết xong và đã lập hồ sơ.

Điều 6: Thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ huyện, Thị thực hiện theo Công văn số 307/UL-LT, ngày 09/7/1999 về việc “hướng dẫn xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ” Tỉnh và Công văn số 920/UB-LT ngày 12/9/1999 về việc “ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh”. Cụ thể thành phần các nhóm tài liệu phải nộp là: bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) bao gồm: tài liệu hoạt động của Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp…); tài liệu bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản và dương bản, các bộ phim, các bức ảnh, micrô phim, tài liệu ghi âm; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệu viết tay để truyên truyền, cổ động kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác… hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội qua các thờI kỳ lịch sử Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hóa của tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt qua các thời kỳ lịch sử.

Điều 7: Cán bộ, công chức và nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, công chức nhân viên làm công tác chuyên môn khác khi làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm phảI đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó cho bộ phận lưu trữ của cơ quan.

Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc giảI quyết xong trong thờI hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phảI đem những hồ sơ, tài liệu đó vào kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị; kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm tiếp nhân hồ sơ, tài liệu thuộc các cơ quan, đơn vị cấp Tỉnh theo quy định Nhà nước; kho lưu trữ huyện, Thị tiếp nhận hồ sơ tài liệu các cơ quan, đơn vị do huyện, Thị quản lý.

Trong trường hợp cần thiết cơ quan, đơn vị nào muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu, vào kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị thì phải có văn bản báo cáo thuyết trình do Chủ tịch UBND Tỉnh, huyện, Thị và cơ quan lưu trữ cùng cấp và được đồng ý, phải có thời gian cụ thể, không được giữ quá lâu. ĐốI với lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) thì báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình và được sự thống nhất.

Điều 8: Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị:

Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu được tiến hành tạI kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị; phảI lập biên bản giao nhận (biên bản được thành lập 03 bản: 01 bản bên giao, 01 bản bên nhận và 01 bản gởI cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên (Phụ lục 01). Phương tiện vận chuyển tài liệu do bên giao chịu trách nhiệm.

Khi giao nhận nhất thiết phảI có mục lục hồ sơ, lịch sử phông, lịch sử đơn vị hình thành phông kèm theo để giúp cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu được thuận lợi.

Kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị chỉ nhận tài liệu đã được lập thành hồ sơ. Nều tàiliệu chưa chỉnh lý (chưa phân loạI thành hồ sơ) thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo hướng dẫn tạI Công văn 463/NVĐP ngày 19/12/1994 của Cục lưu trữ Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ Tỉnh.

Điều 9: Cán bộ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phảI kiểm tra lại tài liệu do mình quản lý để bàn giao hồ sơ, tài liệu đã giảI quyết xong và đến hạn nộp lưu trữ cơ quan. Đối với hồ sơ, tài liệu của những công việc còn dang dở thì bàn giao cho ngườI thay thế (có biên bản bàn giao và sự chứng kiến của lưu trữ cơ quan).

Điều 10: Các cơ quan khi sát nhập, phân chia, giải thể, việc thu nộp tài liệu được tiến hành như sau:

1. Đối với cơ quan giải thể:

a) Cấp Tỉnh: Một Sở, ngành hay cơ quan ngang Sở (duới đây gọi chung là Sở) trực thuộc UBND Tỉnh giải thể thì hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ Tỉnh.

Một đơn vị thuộc Sở: Phòng, ban, xí nghiệp, truờng học…(dưới đây gọi chung là đơn vị thuộc Sở) giảI thể thì hộ sơ, tài liệu nộp cho bộ phận lưu trữ Sở.

b) Cấp huyện: Một đơn vị thuộc UBND huyện, Thị giải thể thì hồ sơ, tài liệu nộp cho lưu trữ huyện, Thị.

2. Đối với các cơ quan phân chia thành các cơ quan mới:

a) Cấp Tỉnh: Một Sở trực thuộc UBND Tỉnh phân chia thành hai hay nhiều Sở mớI thì hồ sơ tài liệu của Sở cũ nộp vào Kho lưu trữ Tỉnh.

Một đơn vị thuộc Sở phân chia thành hai hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ tài liệu đơn vị cũ nộp vào bộ phận lưu trữ Sở.

b) Cấp huyện: Một huyện, Thị phân chia thành hai hay nhiều huyện, Thị mới thì hồ sơ tài liệu huyện, thị cũ nộp cho một trong số huyện, Thị mới.

Một đơn vị trực thuộc UBND huyện, Thị phân chia thành hai hay nhiều đơn vị mờI, thì hồ sơ tài liệu của đơn vị cũ nộp vào kho lưu trữ huyện, Thị.

c) Cấp xã: Một xã, phường, Thị trấn phân chia thành hai hay nhiều xã, phường, Thị trấn mới, thì hồ sơ tài liệu của xã, phường, Thị trấn cũ nộp cho Văn phòng UBND của một trong số xã, phường, Thị trấn mới quản lý.

Một xã, phường, Thị trấn phân chia nửa này sang xã, phường, Thị trấn khác; nửa kia sang xã, phường, Thị trấn khác thì hồ sơ, tài liệu của xã phường, Thị trấn cũ nộp vào kho lưu trữ của UBND huyện,Thị.

3. Đối với các cơ quan sát nhập thàng 01 cơ quan mới:

a) Cấp Tỉnh: Hai hay nhiều Sở hợp nhất thành một Sở mới, thì hồ sơ tài liệu của các Sở cũ nộp vào Kho lưu trữ Tỉnh.

Hai hay nhiều đơn vị thuộc Sở hợp nhất thành một đơn vị mời thì hồ sơ, tài liệu của các đơn vị cũ nộp cho bộ phận lưu trữ Sở.

b) Cấp huyện: Hai hay nhiều huyện, Thị hợp nhất thành một huyện, Thị thì hồ sơ, tài liệu của các huyện, thị cũ nộp vào kho lưu trữ của huyện, Thị mới.

Hai hay nhiều đơn vị thuộc UBND huyện, Thị hợp nhất thành một đơn vị mời thì hồ sơ, tài liệu của các đơn vị cũ nộp vào Kho lưu trữ huyện, Thị.

c) Cấp xã: Hai hay nhiều xã, phường, Thị trấn hợp nhất thành một xã, phường, Thị trấn mới thì hồ sơ, tài liệu của ác xã, phường, Thị trấn cũ nộp cho Văn phòng UBND xã, phường, Thị trấn mới quản lý.

- Trường hợp các cơ quan phân chia, hợp nhất có những hồ sơ, tài liệu vụ việc chưa giải quyết xong thì được chuyển sang cơ quan, đơn vị mới để tiếp tục giải quyết phải thống kê đầy đủ và gửi bản thống kê cho thủ trưởng cơ quan, tổ, bộ phận lưu trữ có trách nhiệm thu nhận biết để theo dõi (nhưng không được mang theo bản chính).

Điều 11: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Cục lưu trữ Nhà nước, Trung tâm lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm xây dựng các loạI bản kê, bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trình UBND Tỉnh ban hành nhằm tạo điều kiện cho lưu trữ các huyện, Thị, Sở, ban, ngành lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản.

Điều 12: Hàng năm, Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ huyện, Thị có kế hoạch tổ chức thu thập, sưu tầm bổ sung những tài liệu còn thiếu từ các nguồn: Tài liệu của các cơ quan đã giải thể, tài liệu của các cá nhân nổi tiếng, có thành tích đặc biệt xuất sắc và những tài liệu còn thiếu do việc tách nhập Tỉnh qua các thời kỳ lịch sử.

Điều 13: Việc xác định giá trị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra để tiêu hủy do Hội đồng xáx định giá trị tài liệu thực hiện.

1. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu cấp tỉnh gồm:

- Chánh Văn phòng UBND Tỉnh - Chủ tịch Hội đồng.

- Giám đốc Trung tâm lưu trữ - Ủy viên.

- Đại diện cơ quan, đơn vị có tài liệu - Ủy viên.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu cấp huyện, Thị gồm:

- Chánh Văn phòng UBND huyện, Thị - Chủ tịch Hội đồng.

- Phụ trách lưu trữ huyện, Thị - Ủy viên.

- Đại diện cơ quan, đơn vị có tài liệu – Ủy viên.

Đối với hồ sơ, tài liệu đặc biệt quan trọng thì Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải mời Chủ tịch UBND Tỉnh (nếu là cơ quan cấp Tỉnh) hoặc Chủ tịch UBND huyện (nếu là cơ quan cấp huyện) tham gia quyết định.

Điều 14: Cơ quan tổ chức, cá nhân chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu theo quyết định của hộI đồng xác định giá trị tài liệu. Hồ sơ, tài liệu được tiêu huỷ bằng cách nghiền vụn, đưa vào làm nguyên liệu cho nhà máy giấy hoặc đem đốt; lập biên bản tiêu huỷ và có sự chứng kiến của Thủ trưởng và các bộ lưu trữ cơ quan, đơn vị có tài liệu.

Mục 2: Thống kê – bảo quản:

Điều 15: Trung tâm lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các huyện, Thị, Sở, ban, ngành trong Tỉnh thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tàu liệu lưu trữ theo Quyết định liên Bộ số 149/CLT-TCTK ngày 23/10/1987 của Cục lưu trữ Nhà nước và Tổng cục Thống kê. Các cơ quan thuộc UBND Tỉnh gởI báo cáo về Tỉnh trước ngày 31/01 hàng năm, UBND Tỉnh gửi báo cáo tổng hợp về Cục lưu trữ Nhà nước trước ngày 28/02 hằng năm.

Điều 16: Hằng năm, Trung tâm lưu trữ Tỉnh phải có kế hoạch và tổ chức kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất về số lượng và tình trạng tài liệu lưu trữ tài liệu ở kho lưu trữ các huyện, Thị và kho lưu trữ các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh (mẫu biên bản kiểm kê theo Phụ lục số 2) để phát hiện những sai sót trong công tác chỉnh lý, xáx định giá trị và bảo quản tài liệu nhằm giúp các kho lưu trữ có biện pháp khắc phục kịp thời. Sau đợt kiểm tra, báo cáo kết quả về Cục lưu trữ Nhà nước và UBND Tỉnh.

Điều 17: Các kho lưu trữ phảI bảo đảm đủ sổ sách thống kê và công cụ tra tìm sau:

Sổ sách tài liệu (Phụ lục số 3): Tất cả tài liệu nhập vài kho lưu trữ đều đăng ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ.

Việc thống kê vào sổ sách tài liệu lưu trữ phảI tuân thủ những quy định sau:

+ Tài liệu nhập vào phảI được đăng ký kịp thời theo mẫu sổ đã quy định.

+ Chỉ ghi vào sổ nhập những tài liệu được nhập sau khi lập sổ.

+ Số liệu và tình trạng ghi vào sổ nhập phảI được kiểm tra trên thực tế.

Sổ đăng ký vào phông lưu trữ (Phụ lục 4): Dùng để thống kê số phông và đánh số cho các phông có trong phòng, kho lưu trữ nhằm phục vụ việc quản lý bảo vệ và tra tìm được nhanh chóng.

Mục lục hồ sơ (Phụ lục 5-6): Để thống kê từng đơn vị bảo quản, nắm được số liệu và cố định vị trí các hồ sơ, đơn vị bảo quản nhằm phục vụ cho việc tra tìm tài liệu.

Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ (Phụ lục 7).

Điều 18: Thời hạn bảo quản tài liệu được sử dụng rộng rãi cho toàn xã hội là 30 năm kể từ năm tài liệu đó hình thành; thờI hạn không áp dụng đối với tài liệu mật, tài liệu quý hiếm, tài liệu khoa học kỹ thuật.

Điều 19: Các kho lưu trữ phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Kho lưu trữ chuyên dùng được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định của Cục lưu trữ Nhà nước, cần lưu ý tới đặc điểm của từng loại hình tài liệu. Kho lưu trữ phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát, ánh sáng thích hợp, thuận tiện cho việc bảo vệ và phòng chống cháy. Không được bố trí kho lưu trữ ở những nơi ẩm thấp hoặc để chung với các tài sản khác của cơ quan.

- Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ phương tiện để bảo quản tài liệu như: Máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm, dụng cụ đo độ ẩm, quạt thông gió, giá, tủ đựng tài liệu, cặp 3 dây, bìa hồ sơ và các tài liệu phòng chống cháy, thuốc khử trùng.

- Kho lưu trữ phải xây dựng nộI quy kho gồm những vấn đề sau:

+ Quy định ra vào và làm việc trong kho lưu trữ.

+ Quy định việc đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng.

+ Quy định về phòng gian bảo mật cho kho lưu trữ.

+ Quy định về phòng chống cháy.

Điều 20:

- Các bộ nhân viên lưu trữ được giao nhiệm vụ quản lý kho lưu trữ mớI được đóng, mở cửa kho và nhập, xuất tài liệu. NgườI không có nhiệm vụ không được vào kho lưu trữ.

- Khi nhập, xuất tài liệu ra khỏI kho lưu trữ phải vào sổ và tổ chức ký nhận đầy đủ (mẩu sổ xuất tài liệu xem Phụ lục 8).

- Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ chuyên dùng. Những tài liệu lưu trữ quý hiếm, có tài liệu đặc biệt phảI được lập phông bảo hiểm.

Mục 3: Sử dụng tài liệu :

Điều 20: Các đối tượng sau đây được sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Các bộ - công nhân viên trong cơ quan sử dụng để thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Cán bộ - công nhân viên ngoài cơ quan để thực hiện việc công.

- Các cá nhân đến sử dụng tài liệu cho các công việc chính đáng.

- Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.

Tất cả các đối tượng trên đây muốn sử dụng tài liệu phải có giấy giới thiệu của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi công tác hoặc địa phương nơi cư trú.

Điều 21: Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở các phòng, kho lưu trữ được thực hiện bằng các hình thức sau:

1. Thông báo về tài liệu:

Chủ tịch UBND Tỉnh, huyện, Thị cho phép công bố tài liệu thuộc danh mục sử dụng rộng rãi đang bảo quản ở lưu tĩư cơ quan mình quản lý.

Thông báo bằng hình thức như : Giới thiệu danh mục thống kê tài liệu, các công trình nghiên cứu, bài viết chuyên đề.

2. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc:

Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của các cơ quan lưu trữ phải đầy đủ trang thiệt bị, bàn ghế… các công cụ tra cứu tài liệu như mục lục tra tìm, các bộ thẻ, phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu…

Đọc giả đến nghiên cứu tài liệu phảI đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (mẫu phiếu Phụ lục 9, 10).

Tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng trong phòng đọc, không được mang ra khỏI kho lưu trữ khi chưa có sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

3. Trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ:

Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ nhân các dịp lễ lớn hoặc các sự kiện lịch sử quan trọng.

- Đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật quốc gia, tài liệu quý hiếm, tài liệu có giá trị đặc biệt không được công bố sử dụng rộng rãi.

Điều 22: Thẩm quyền duyệt cho sử dụng tài liệu.

- Chủ tịch UBND Tỉnh, huyện, Thị, Chánh Văn phòng UBND các cấp và Giám đốc Trung tâm lưu trữ Tỉnh, các bộ lưu trữ huyện, Thị cho phép sử dụng tài liệu, hồ sơ đang bảo quản ở các kho lưu trữ thuộc phạm vi mình quản lý.

Đối với người nước ngoài:

Người nước ngoài muốn sử dụng tài liệu mật thì phảI được phép của Chủ tịch UBND Tỉnh, huyện, Thị. Nếu là tài liệu thường phải được Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, huyện, Thị ký duyệt.

Đối với công dân Việt Nam:

Công dân Việt Nam muốn sử dụng tài liệu mật thì phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND Tỉnh, huyện, Thị. Nếu là tài liệu thường thì phải được sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm lưu trữ Tỉnh, phụ trách lưu trữ huyện, Thị ký duyệt.

Điều 23: Độc giả có nguyện vọng cấp các chứng nhận bản sao lưu trữ, sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ thì phải viết đơn, nếu là tài liệu mật thì phải được người có thẩm quyền ký duyệt, nếu là tài liệu thường thì thủ trưởng cơ quan lưu trữ ký duyệt.

Việc cấp chứng nhận lưu trữ, sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của độc giả được thực hiện theo hình thức dịch vụ. Tất cả các bản sao lục, trích lục, chứng nhận lưu trữ đều phải vào sổ quản lý sử dụng tài liệu.

Không được sao toàn bộ khối tài liệu trong kho để biến thành kho lưu trữ bản sao.

CHƯƠNG III

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Điều 24: Trung tâm lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ như : Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ, bộ phận lưu trữ ở các Sở, ban, ngành lưu trữ các Huyện, thị thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ và lập hồ sơ, quản lý tài liệu lưu trữ từ văn thư đốI vớI tài liệu là nguồn nộp lưu.

Điều 25: Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung ương, UBND Tỉnh về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ các huyện, Thị có trách nhiệm cụ thể hóa thành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện cho các đơn vị thuộc mình quản lý.

Điều 26: Trung tâm lưu trữ Tỉnh, có trách nhiệm phốI hợp vớI các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh, huyện, Thị có kế hoạch đào tão, bồI dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho các bộ lưu trữ và những phần nghiệp vụ lưu trữ có liên quan đến công tác lưu trữ cho các bộ văn thư.

Điều 27: Nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xáx và kịp thờI các thông tin cần thiết trong tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý và nghiên cứu khoa học, Trung tâm lưu trữ Tỉnh, lưu trữ các huyện, Thị có nhiệm vụ nghiên cứu, ứng dụng những tiến bộ khoa học và công nghệ mớI, đặc biệt là công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 28: Chánh văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc Trung tâm lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra đôn đốc việc tổ chức thực hiện Bản quy định này.

Điều 29: Căn cứ vào Bản quy định này, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, Thị có trách nhiệm xây dựng Bản quy định quản lý tài liệu lưu trữ ở đơn vị, địa phương mình.

Điều 30: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong Tỉnh có trách nhiệm đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ thuộc cơ quan, địa phương mình.

Điều 31: Các cơ quan, tập thể và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Bản quy định này sẽ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước. MọI vi phạm Bản quy định này, tùy theo mức độ nặng, nhẹ mà xử lý bằng biện pháp hành chính hoặc bị truy tố trước pháp luật.