THÔNG TƯ

Hướng dẫn thực hiện việc chia tách tỉnh

đối với các cơ quan tư pháp địa phương

_______________

Để thực hiện Nghị quyết Quốc hội khoá IX kỳ họp thứ 10, ngày 5 tháng 11 năm 1996 về việc điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chỉ thị số 857/TTg ngày 15 tháng 11 năm 1996 của Thủ tướng Chính phủ về chỉ đạo tổ chức thực hiện việc chia, điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, Bộ Tư pháp hướng dẫn các cơ quan tư pháp địa phương thực hiện một số điểm dưới đây:

I. ĐỐI VỚI PHÒNG THI HÀNH ÁN

1. Về tổ chức và cán bộ:

- Cần nghiên cứu và quán triệt sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 857/TTg ngày 15 tháng 11 năm 1996 để tổ chức bộ máy gọn nhẹ, có hiệu quả và bố trí, sắp xếp cán bộ hợp lý đảm bảo yêu cầu công tác thi hành án trong việc chia tách tỉnh.

- Việc phân chia, bố trí cán bộ phải căn cứ vào yêu cầu công tác trên cơ sở đội ngũ cán bộ hiện có, đảm bảo số lượng hợp lý và chất lượng cán bộ cho cả hai tỉnh, cố gắng bố trí để các đơn vị mới có đủ chức danh cán bộ thi hành án, đặc biệt cần chú trọng đủ cán bộ lãnh đạo, để sau khi chia tách các đơn vị này đi vào hoạt động được ngay. Đồng thời, việc phân chia, bố trí cán bộ có kết hợp xem xét đến nguyện vọng và hoàn cảnh của từng người, nhằm hạn chế những khó khăn của cán bộ sau khi chia tách. Việc phân chia, bố trí cán bộ phải đảm bảo sự đoàn kết nội bộ trên tinh thần đồng cam cộng lực, cùng nhau khắc phục khó khăn trong lúc ban đầu.

- Các trường hợp cán bộ có vi phạm phải xử lý kỷ luật cần được giải quyết dứt điểm trước khi chia tách tỉnh.

- Đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp cần dự kiến ngay khung cán bộ lãnh đạo của hai đơn vị mới để có người làm đầu mối lo các thủ tục và thực hiện mọi công việc liên quan đến chia tách cũng như đảm bảo sự hoạt động bình thường của các đơn vị ngay từ những ngày đầu. Đồng thời, Giám đốc Sở Tư pháp cần lập và gửi ngay danh sách dự kiến phân chia, bố trí cán bộ (theo mẫu của Bộ) của hai Phòng thi hành án sau khi chia tách về Bộ Tư pháp.

- Tạm thời dừng việc tuyển dụng trong thời gian chia tách.

- Trong việc phân chia, bố trí cán bộ khi chia tách tỉnh, nếu có vấn đề vướng mắc, Giám đốc Sở Tư pháp cần báo cáo ngay để Bộ Tư pháp cùng với cấp uỷ và chính quyền địa phương có chủ trương thống nhất, giải quyết kịp thời.

- Song song với các công việc trên đây, Giám đốc Sở Tư pháp cần khẩn trương xây dựng đề án trình Lãnh đạo Bộ về việc thành lập đơn vị mới; đăng ký địa điểm trụ sở làm việc, làm thủ tục khắc dấu cho Phòng thi hành án và chuẩn bị đẩy đủ mọi điều kiện cần thiết tối thiểu cho các đơn vị sau khi chia tách hoạt động được ngay.

2. Về hoạt động nghiệp vụ thi hành án:

Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo việc phân chia và bàn giao sổ sách, hồ sơ, tang tài vật, phương tiện, cơ sở vật chất của Phòng thi hành án:

a) Đối với sổ sách, hồ sơ thi hành án:

- Tất cả các loại sổ sách thi hành án hiện đang dùng đều phải khoá sổ và kết sổ khi đơn vị cũ chính thức không còn hoạt động, đơn vị nào ở lại tại chỗ có trách nhiệm lưu trữ (kể cả những sổ sách mà đơn vị cũ đã đưa vào lưu trữ trước đây). Việc kết sổ phải được lập biên bản ghi rõ tổng số việc đã thụ lý, số việc đã thi hành xong, thi hành dở dang, thi hành đều, hoãn, tạm đình chỉ, đình chỉ, trả đơn yêu cầu, uỷ thác thi hành án, chưa thi hành được khoản nào v.v... và có sự xác nhận của Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng thi hành án. Các đơn vị mới phải lập sổ mới và thụ lý công việc theo tỉnh mới.

- Tất cả những hồ sơ thi hành án đã được thi hành xong và đã đưa vào lưu trữ, đều được phân chia về hai tỉnh khi chia tách căn cứ vào thẩm quyền ra quyết định thi hành án theo quy định của Pháp lệnh thi hành án dân sự, để thuận tiện cho việc giải quyết khiếu nại của đương sự.

- Những hồ sơ chưa được thi hành, thi hành dở dang, thi hành đều, hoãn, tạm đình chỉ, trả đơn yêu cầu v.v... thuộc thẩm quyền của tỉnh có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thi hành thì được phân chia về tỉnh đó. Cơ quan thi hành án tại tỉnh mới không cần ra quyết định thi hành án mới mà khi thụ lý vào sổ mới vẫn giữ nguyên số thụ lý cũ vì đây chỉ là những hoạt động kế thừa công việc của cơ quan thi hành án tại tỉnh cũ sau.

- Đối với những bản án, quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật nhưng chưa được thụ lý và lập hồ sơ thi hành án (do mới nhận được hoặc do chưa có đơn yêu cầu thi hành án) hoặc những bản án, quyết định của Toà án do Toà án chuyển giao nhưng chưa có hiệu lực thi hành thì được phân chia theo cơ quan thi hành án có thẩm quyền ra quyết định thi hành án.

b) Đối với vật chứng, tài sản tạm giữ:

- Phải khẩn trương rà soát, kiểm kê tất cả những vật chứng, tài sản tạm giữ hiện còn trong kho thi hành án để có phương án giải quyết thích hợp. Việc kiểm kê phải được lập biên bản một cách tỉ mỉ, chính xác, có sự xác nhận của Giám đốc Sở Tư pháp.

- Đối với những vật chứng, tài sản tạm giữ mà theo quy định của pháp luật có thể xử lý giải toả được ngay, thì cần khẩn trương giải quyết dứt điểm trước khi chia tách tỉnh. Đối với những vật chứng, tài sản tạm giữ có liên quan đến những hồ sơ thi hành án đang được tiếp tục theo dõi đôn đốc thi hành, thì cần được xác định cụ thể và được chuyển giao theo cơ quan thi hành án đã tiếp nhận hồ sơ thi hành án đó. Trong trường hợp có sự mất mát, thiếu hụt, hư hỏng v.v... phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm cá nhân để có biện pháp xử lý thích hợp. Nếu có tình trạng sử dụng trái phép thì cần phải thu hồi và xử lý kịp thời trước khi chia tách tỉnh.

- Đối với những vật chứng, tài sản tạm giữ là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ đang giữ tại Kho bạc hoặc Ngân hàng Nhà nước thì cần được kiểm kê xác định cụ thể. Vật chứng, tài sản tạm giữ được chuyển giao theo hồ sơ của vụ việc. Sau khi chia tách tỉnh, các đơn vị mới cần phối hợp với nhau để làm thủ tục chuyển các loại tài sản này sang tài khoản của đơn vị thi hành án mới.

c) Về hoạt động thu - chi tiền thi hành án:

- Những khoản tiền đã thu được mà theo quy định của pháp luật có thể trả cho đương sự hoặc nộp vào ngân sách nhà nước thì cần khẩn trương giải quyết dứt điểm, tránh để chuyển giao việc tồn đọng cho các đơn vị mới. Những khoản tiền đã thu được nhưng theo quy định của pháp luật chưa thể trả cho đương sự hoặc sung vào ngân sách nhà nước do án chưa có hiệu lực thi hành, người được thi hành án chưa nhận v.v. .. đều được gửi ngay vào Kho bạc nhà nước của tỉnh cũ. Sau khi chia tách tỉnh, các đơn vị mới cần phối hợp với nhau để làm thủ tục chuyển số tiền đó về tài khoản của cơ quan thi hành án mới theo hồ sơ thi hành án mà cơ quan đó đảm nhiệm.

- Tất cả những loại sổ sách về hoạt động thu - chi tiền thi hành án cùng các quyển biên lai thu, phiếu thu, phiếu chi v.v... đang dùng đều được kiểm tra kết sổ và lập biên bản rõ ràng, đầy đủ để đưa vào lưu trữ tại cơ quan thi hành án ở lại tại chỗ. Cơ quan thi hành án mới phải lập toàn bộ sổ sách mới và sử dụng các quyển biên lai thu, phiếu thu, phiếu chi v.v... mới theo quy định.

Việc kết sổ cân đối quỹ tiền mặt, tiền gửi trên tài khoản tạm giữ v.v... phải được tiến hành nghiêm túc, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật để tránh những thiếu sót không đáng có.

Các công việc trên đây đều được thực hiện dưới sự chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên của Giám đốc Sở Tư pháp. Trưởng Phòng thi hành án có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở Tư pháp trong quá trình thực hiện việc chia tách tỉnh đối với những công việc có liên quan đến cơ quan thi hành án. Để đảm bảo tính pháp lý của việc phân chia, giao nhận giữa các cơ quan thi hành án, từng công việc cần lập biên bản thật cụ thể, rõ ràng tránh biểu hiện qua loa đại khái hoặc gia đình chủ nghĩa. Các công việc của cơ quan thi hành án mới được triển khai từ thời điểm hoạt động theo đơn vị tỉnh mới.

3. Về bàn giao cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kinh phí hoạt động.

a) Tiến hành kiểm kê tài sản và lên phương án phân chia tài sản theo hướng dưới đây:

- Trụ sở làm việc bao gồm nhà cửa, công trình phụ, thiết bị, đồ gỗ dùng chung cho hội họp được để lại cho đơn vị ở lại tại chỗ. Đơn vị di chuyển về tỉnh mới sẽ được đầu tư cải tạo, nâng cấp trụ sở mới và trang bị mới.

- Đối với phương tiện đi lại (xe ô tô, xe máy), nơi nào có hai ô tô thì mỗi đơn vị một chiếc, nếu có một chiếc thì để lại đơn vị cũ sử dụng, đơn vị mới sẽ được cấp sau. Riêng xe máy (nếu có) cần ưu tiên cho đơn vị phải di chuyển trụ sở về tỉnh mới.

- Bàn ghế, tủ đựng tài liệu của cán bộ, viên chức đang sử dụng được để lại cho cơ quan thi hành án ở lại tại chỗ. Đơn vị mới cần lập ngay dự toán mua sắm, trang bị bàn, ghế, tủ và các phương tiện làm việc khác gửi về Bộ tư pháp để cấp mới.

- Phương tiện làm việc của văn phòng như máy photocopy, máy chữ, điện thoại, két sắt v.v.. để lại cho đơn vị ở lại tại chỗ, đơn vị mới được cấp mới.

- Phòng thi hành án cũ chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí được ngân sách cấp trong năm 1996, thanh toán công nợ, đặc biệt thanh toán công nợ với cán bộ, viên chức chuyển về đơn vị mới, tổ chức bàn giao giữa kế toán và thủ quỹ với kế toán và thủ quỹ mới (nếu có) khi chia tách theo đúng quy định hiện hành.

Việc bàn giao tài sản giữa đơn vị cũ và đơn vị mới được lập thành biên bản có chữ ký của Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng thi hành án, Kế toán, Thủ quỹ.

b) Chuẩn bị điều kiện vật chất để sớm ổn định nơi làm việc mới.

- Các đơn vị di chuyển về tỉnh mới được tỉnh giao địa điểm làm việc tạm thời, cần lập dự trù kinh phí sửa chữa cải tạo và nâng cấp trụ sở tạm thời và mua sắm một số phương tiện thiết yếu ban đầu trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định (theo thông báo của Bộ Tài chính), đồng thời báo cáo về Bộ Tư pháp.

Riêng kinh phí quý IV năm 1996 cho Phòng thi hành án mới được chia tách được Bộ cấp vào tài khoản của đơn vị cũ.

- Các đơn vị mới cần khẩn trương làm thủ tục mở tài khoản tại Kho bạc tỉnh mới để có thể nhận kinh phí được Bộ cấp về trong đầu quý năm 1997.

- Giám đốc Sở Tư pháp dân tỉnh mới tách cần báo cáo cấp uỷ và chính quyền địa phương xin cấp đất để làm thủ tục xây dựng trụ sở mới cho cơ quan thi hành án. Bộ Tư pháp sẽ hướng dẫn các đơn vị mới chuẩn bị đầu tư xây dựng trụ sở mới khi được Uỷ ban nhân dân tỉnh cấp đất.

II. ĐỐI VỚI CÁC SỞ TƯ PHÁP, PHÒNG CÔNG CHỨNG HỘ TỊCH VÀ ĐOÀN LUẬT SƯ:

Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn các đơn vị Phòng Công chứng, Hộ tịch, Đoàn luật sư trong việc phân chia tổ chức cán bộ, sổ sách hồ sơ nghiệp vụ của các đơn vị này theo hướng dẫn sau đây:

1. Đối với Phòng Công chứng Nhà nước:

- Đối với các địa phương hiện tại có 2 Phòng Công chứng Nhà nước (Số 1 và Số 2), khi chia tách tỉnh mỗi Phòng nằm trên địa bàn của mỗi tỉnh mới được lập, thì Giám đốc Sở Tư pháp đề nghị Uỷ ban nhân dân các tỉnh mới được chia tách ra quyết định thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tên tỉnh mới và phân định địa hạt cho Phòng Công chứng thực hiện các công việc công chứng liên quan đến bất động sản theo quy định của pháp luật. Trong khi chia tách, các Phòng Công chứng này vẫn tiếp tục thực hiện các việc công chứng một cách bình thường, để đảm bảo phục vụ các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức được liên tục, không bị đình trệ. Khi chính thức chi tách, sổ sách hồ sơ công chứng của Phòng nào được giữ nguyên ở Phòng Công chứng đó. Trưởng phòng công chứng cần lập bản kê chung các loại hồ sơ, sổ sách hiện có của Phòng vào thời điểm này, có ký tên, đóng dấu Trưởng phòng gửi cho Giám đốc tỉnh cũ và tỉnh mới mỗi nơi một bản.

- Đối với các địa phương hiện tại mới có một Phòng Công chứng Nhà nước (Số 1), nay chia làm hai tỉnh, thì Giám đốc Sở Tư pháp cần lập phương án báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định việc phân chia cán bộ, phương tiện của Phòng Công chứng, bảo đảm khi tách mỗi tỉnh mới được lập đều có đủ cán bộ, biên chế để lập Phòng Công chứng, đồng thời đề nghị Uỷ ban nhân dân tỉnh mới ra quyết định thành lập ngay Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp, kịp thời phục vụ các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức. Trong khi chia tách, Phòng Công chứng tỉnh cũ tiếp tục giải quyết các yêu cầu công chứng cho đến khi có Phòng Công chứng được thành lập sau khi chia tách. Mọi hồ sơ, sổ sách về công chứng do Phòng Công chứng ở lại tỉnh cũ lưu giữ để tiện việc tra cứu khi có yêu cầu hoặc tranh chấp. Phòng Công chứng ở tỉnh mới chỉ bắt đầu thụ lý, giải quyết các việc yêu cầu công chứng khi đã có quyết định thành lập Phòng của Uỷ ban nhân dân tỉnh mới và có đủ số lượng Công chứng viên. Sở Tư pháp cần sao và cung cấp cho Phòng Công chứng tỉnh mới các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động công chứng cũng như các quy định khác của pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng.

2. Về hoạt động hộ tịch.

- Khi chuẩn bị nhân sự để tách tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp cần báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh lưu ý và ưu tiên cán bộ, bố trí những cán bộ có kinh nghiệm trong quản lý và đăng ký hộ tịch cho tỉnh mới được thành lập.

- Sở Tư pháp cần phân chia đầy đủ các văn bản pháp luật của Nhà nước về hộ tịch cho tỉnh mới, bao gồm cả những hồ sơ, biểu mẫu và sổ sách về hộ tịch để đảm bảo thực hiện thống nhất trong phạm vi cả nước. - Các hồ sơ về hộ tịch đã thụ lý cho đến ngày tách tỉnh (bao gồm cả những hồ sơ về kết hôn và con nuôi có nhân tố nước ngoài) vẫn tiếp tục giải quyết ở tỉnh cũ, không bàn giao về tỉnh mới. Sở Tư pháp các tỉnh mới được tách chỉ tiếp nhận hồ sơ kể từ ngày tỉnh mới được tách đi vào hoạt động.

- Trong quá trình giải quyết các việc về hộ tịch, nếu phát sinh những vấn đề phức tạp, cần xin ý kiến chỉ đạo của Bộ Tư pháp và khi có hướng dẫn của Bộ Tư pháp mới được tổ chức thực hiện.

- Việc lưu trữ hồ sơ vẫn do Sở Tư pháp ở lại tỉnh cũ lưu trữ để tiện việc tra cứu khi có yêu cầu hoặc tranh chấp.

- Các chế độ báo cáo về số liệu hộ tịch của năm 1996 do Sở Tư pháp tỉnh cũ thực hiện.

3. Đối với Đoàn luật sư:

- Khi tiến hành việc chia tách tỉnh, Đoàn Luật sư của tỉnh cũ tiếp tục duy trì hoạt động cho đến khi thành lập Đoàn luật sư của tỉnh mới.

- Những nơi Đoàn Luật sư khi chia tách có đủ ít nhất 2 Luật sư trở lên ở mỗi tỉnh mới, thì Đoàn Luật sư trao đổi với Giám đốc Sở Tư pháp của tỉnh mới để Giám đốc Sở Tư pháp đề nghị Uỷ ban nhân dân tỉnh mới ra quyết định cho phép thành lập Đoàn Luật sư của tỉnh mình và chỉ định Ban chủ nhiệm (hoặc Chủ nhiệm) lâm thời của Đoàn Luật sư trong số những Luật sư đã được công nhận của Đoàn Luật sư tỉnh cũ nay tự nguyện chuyển về tỉnh mới.

- Trường hợp khi chia tách, một trong hai tỉnh mới không có đủ từ hai Luật sư trở lên thì Luật sự có ý định chuyển về tỉnh mới này sẽ tiếp tục sinh hoạt tại Đoàn Luật sư của tỉnh kia đến khi thành lập Đoàn Luật sư của tỉnh mình. 4. Đối với Sở Tư pháp:

Việc chia tách Sở Tư pháp do Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo thực hiện. Đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh cũ cần báo cáo danh sách cán bộ Lãnh đạo Sở ở các tỉnh mới theo dự kiến phân chia và phân công cán bộ của Uỷ ban nhân dân tỉnh về Bộ Tư pháp để kịp thời liên hệ, chỉ đạo công tác.

III. MỘT SỐ BIỆN PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc Sở Tư pháp cần lập ra một bộ phận giúp việc để lo các công việc trong quá trình thực hiện chia tách tỉnh, đảm bảo việc bàn giao hoàn thành nhanh gọn, chính xác, đạt kết quả tốt trước ngày 1/3/1997.

2. Trong quá trình chuẩn bị chia tách tỉnh về các nội dung nêu tại Thông tư này, cần phối hợp chặt chẽ với các ban ngành ở địa phương, thường xuyên báo cáo, xin ý kiến của lãnh đạo địa phương, đồng thời báo cáo kịp thời về Bộ Tư pháp

3. Các biên bản bàn giao cần lập thành nhiều bản, mỗi Phòng thi hành án, công chứng, hộ tịch và Đoàn luật sư giữ một bản, Sở Tư pháp cũ và mới mỗi nơi giữ một bản, một bản gửi về Bộ Tư pháp.

Trong quá trình thực hiện các địa phương cần quán triệt sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 857/TTg ngày 15 tháng 11 năm 1996 và các nội dung được hướng dẫn tại Thông tư này, nếu có gì vướng mắc Giám đốc Sở Tư pháp phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để phối hợp với cấp uỷ, chính quyền địa phương có chủ trương giải quyết thống nhất.