CHỈ THỊ

Về việc chấn chỉnh công tác lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ

hoàn công công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk

------------------

Triển khai công tác lưu trữ trong công tác quản lý chất lượng công trình xây dựng theo Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006, hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng (sau đây gọi tắt là Thông tư 02/2006/TT-BXD).

Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ để phục vụ cho ccoong tác quản lý, nghiên cứu, bảo trì công trình, kiểm tra, giám sát công trình, khi công trình có sự cố kỹ thuật hoặc khi có yêu cầu, giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan đến công trình. Sau hơn 4 năm áp dụng đã đạt được một số kết quả nhất định, góp phần nâng cao chất lượng công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, công tác luwu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng vẫn còn những tồn tại như:

- Chủ đầu tư xây dựng công trình chậm nộp (hoặc không nộp) hồ sơ bản vẽ hoàn công vào cơ quan lưu trữ nhà nước; thành phần, hình thức và quy cách của hồ sơ lưu trữ không đảm bảo theo quy định; công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu còn nhiều thiếu sót.

- Các cơ quan nhà nươc thực hiện nhiệm vụ thẩm định, tham gia ý kiến hoặc cấp giấy phép xây dựng, các tổ chức tư vấn thiết kế, nhà thầu xây lắp…chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công của công trình xây dựng nên việc lưu trữ vẫn còn nhiều thiếu sót, không kịp thời và đầy đủ theo quy định.

Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ thiết kế bản vẽ hoàn công công trình xây dựng. Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị các Sở, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các đơn vị có liên quan thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau:

1. Sở Xây dựng

- Có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn và chấn chỉnh kịp thời công tác lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công của các chủ đầu tư trong quá trình thực hiện quản lý chất lượng công trình xây dựng theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Kiểm tra Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Buôn Hồ, thành phố Buôn Ma Thuột (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) việc thực hiện lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công của các chủ đầu tư và cơ quan lưu trữ cấp huyện, trong công tác kiểm tra nhiệm vụ quản lý nhà nước về chất lượng công trình xây dựng trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Có trách nhiệm lưu trữ bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế cơ sở do mình tham gia ý kiến, hồ sơ thiết kế do mình cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.

- Là cơ quan đầu mối tổng hợp tiếp nhận báo cáo của chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng, nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng; định kỳ hàng năm gửi báo cáo về Bộ Xây dựng.

2. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Có trách nhiệm lưu trữ bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế các dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình do mình thẩm định.

3. Sở Giao thông Vận tải, Sở Công thương, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn và chấn chỉnh chủ đầu tư các thành phần tham gia xây dựng công trình kịp thời việc thực hiện lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công trong công tác quản lý chất lượng của mình theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế cơ sở do mình tham gia ý kiến.

4. Chi cục Văn thư - Lưu trữ (thuộc Sở Nội vụ)

- Có trách nhiệm tiếp nhận kịp thời hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng theo quy định, đảm bảo thời hạn lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; cung cấp hồ sơ lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, khai thác theo đúng đối tượng và các quy định hiện hành.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và chịu các chi phí phát sinh (vận chuyể, bảo quản hồ sơ…) nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng do chủ đầu tư nộp theo đúng quy định.

5. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố

- Tăng cường chỉ đạo Phòng Kinh tế và Hạ tầng, Phòng Quản lý đô thị kiểm tra, hướng dẫn, chấn chỉnh công tác lưu trữ và nộp hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công theo quy định đối với các tổ chức tham gia xây dựng công trình trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh, trong công tác quản lý chất lượng của mình.

- Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan lưu trữ cấp huyện trong công tác tiếp nhận hồ sơ lưu trữ công trình xây dựng, đảm bảo thời hạn lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, khai thác theo đúng đối tượng và các quy định hiện hành.

- Có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế do mình cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.

6. Ủy ban nhân dân cấp xã bà Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh

Có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế do mình cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.

7. Các chủ đầu tư, chủ sở hữu, hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng

- Chậm nhất 03 tháng kể thừ khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng, phải nộp hồ sơ lưu trữ vào cơ quan lưu trữ nhà nước; đảm bảo thành phần, hình thức và quy cách hồ sơ; đảm bảo thủ tục giao nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây theo thời hạn quy định; bảo quản an toàn hồ sơ theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu không nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định vào cơ quan lưu trữ nhà nước; phải chịu các chi phí phát sinh do việc cơ quan lưu trữ nhà nước phải đến thu nhận hồ sơ không được nộp đúng thời hạn quy định.

- Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ theo tuổi thọ công trình.

- Không yêu cầu nộp lưu trữ nhà nước hồ sơ lưu trữ các công trình: xây dựng mới theo quy định chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật nhưng không làm thay đổi kiến trúc, kết cấu chịu lực chính; xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp theo quy định phải có giấy phép xây dựng.

- Định kỳ hằng năm (trước ngày 10 tháng 12) gửi báo cáo về Sở Xây dựng danh sách hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ.

8. Các nhà thầu thiết kế

- Nhà thầu thiết kế, ngoài trách nhiệm tự lưu trữ phần hồ sơ thiết kế do mình lập, phải nộp hồ sơ thiết kế cho nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế để lưu trữ. Thanh phần hồ sơ lưu trữ gồm: hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ thiết kế kỹ thuật (trường hợp thiết kế ba bước), hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hồ sơ lưu trữ thiết kế do mình lập; phải đền bù thiệt hại do việc sử dụng hồ sơ lưu trữ không đảm bảo tính xác thực gây ra.

- Đinh kỳ hằng năm (trước ngày 10 tháng 12) gửi báo cáo về Sở Xây dựng danh sách hồ sơ thiết kế công trình xây dựng được lưu trữ.

9. Nhà thầu thi công xây dựng

- Nhà thầu thi công xây dựng, ngoài trách nhiệm tự lưu trữ phần bản vẽ hoàn công do mình lập, phải nộp bản vẽ hoàn công cho nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dựng để xây dựng để lưu trữ. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm: hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công công trình.

- Nhà thầu đảm nhận tổng thầu xây dựng, ngoài việc lưu trữ toàn bộ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, phải tập hợp bản vẽ hoàn công theo từng lĩnh vực chuyên môn của công trình nộp cho chủ đầu tư để chủ đầu tư lưu trữ và nộp cơ quan lưu trữ nhà nước.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hồ sơ bản vẽ hoàn công công trình do mình lập; phải đền bù thiệt hại do việc sử dụng hồ sơ lưu trữ không đảm bảo tính xác thực gây ra.

- Định kỳ hàng năm (trước ngày 10 tháng 12) gửi báo cáo về Sở Xây dựng danh sách bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ.

10. Hiệu lực thi hành

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ban, ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố; các chủ đầu tư, nhà thầu xây dựng, đơn vị tư vấn thiết kế và các tổ chức có liên quan nghiêm chỉnh thực hiện Chỉ thị này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các tổ chức, cá nhân kịp thời gửi ý kiến về Sở Xây dựng để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh./.