QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

- Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04-4-2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;

- Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 - 01 - 1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn về tổ chức Lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước các cấp;

- Theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại công văn số 118/CLT-NVĐP ngày 02-4-1998 và công văn số 07/LTNN-NVĐP ngày 07-01-2003 về phương hướng nội dung hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

- Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này bản Quy chế hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND - UBND tỉnh Nghệ An.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3: Các ông: Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh; Giám đốc các Sở; Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Vinh, thị xã Cửa Lò, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các đơn vị, cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành.

TM. UBND TỈNH NGHỆ AN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

(Đã ký)

HOÀNG KY

QUY CHẾ hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thuộc văn phòng HĐND - UBND tỉnh Nghệ An

(Ban hành kèm theo Quyết định số 53/2003/QĐ-UB, ngày 12/6/2003 của UBND tỉnh Nghệ An)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Chức năng của Trung tâm lưu trữ tỉnh:

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh Nghệ An (sau đây gọi tắt là Trung tâm lưu trữ) là cơ quan chuyên môn trực thuộc Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, có chức năng giúp Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh và giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Điều 2: Nhiệm vụ của Trung tâm lưu trữ tỉnh:

1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh về việc lãnh đạo, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2. Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh giúp việc cho Giám đốc và trực tiếp phụ trách một số mặt công tác theo sự phân công của Giám đốc.

3. Cán bộ, công chức của Trung tâm Lưu trữ chấp hành và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ được giao trước Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lim trữ.

4. Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn văn thư - lưu trữ thống nhất toàn tỉnh; Quản lý chặt chẽ hồ sơ tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ tỉnh. Căn cứ quy định Nhà nước để tổ chức thu thập bổ sung, sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả.

Điều 3. Quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

1. Được quyền tham mưu giúp UBND tỉnh để ban hành các biện pháp chỉ đạo các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh và các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công tác lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Có trách nhiệm hướng dẫn và tham gia vào Hội đồng đánh giá tài liệu các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Trong quá trình kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, Trung tâm lưu trữ được quyền lập biên bản những vi phạm quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ (nếu xét thấy vi phạm có tính chất nghiêm trọng) và báo cáo với Văn phòng HĐND - UBND tỉnh để trình UBND tỉnh có biện pháp xử lý đồng thời báo cáo với Cục Lưu trữ Nhà nước.

3. Được quyền thu thập hồ sơ tài liệu của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, các Sở, Ban, ngành; cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ; Tổ chức chỉnh lý, ký hợp đồng chính lý khoa học tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có nhu cầu.

4. Được cấp chứng thực, giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ cho ngưòi đến nghiên cứu tài liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ trực tiếp quản lý. Được thu phí trong việc cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Điều 4. Thông qua Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, mối quan hệ giữa Trung tâm Lưu trữ tỉnh với các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã là quan hệ phối hợp, hợp tác cùng chịu trách nhiệm thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ của UBND tỉnh và Cục Lưu trữ Nhà nước.

Chương II

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 5.

1. Trung tâm Lưu trữ tham mưu soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở địa phương để Văn phòng HĐND - UBND tỉnh trình UBND tỉnh ban hành.

2. Soạn thảo những văn bản hướng dẫn quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ để Văn phòng HĐND - UBND tỉnh ban hành.

3. Trung tâm Lưu trữ tỉnh được ban hành những văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho cấp huyện và các ngành cấp tỉnh và các loại văn bản khác được Văn phòng HĐND - UBND tỉnh ủy nhiệm ban hành.

Điều 6. Căn cứ hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, hàng năm Trung tâm Lưu trữ tỉnh xây dựng phương hướng kế hoạch công tác lưu trữ của tỉnh. Giúp Văn phòng HĐND - UBND tỉnh tổ chức tổng kết hoạt động quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Điều 7.

1. Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổ chức kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh để đánh gía tình hình và đúc rút kinh nghiệm. Đồng thời báo cáo kết quả kiểm tra với Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, UBND tỉnh và Cục Lưu trữ Nhà nước.

2. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất (nếu có) đến UBND tỉnh và Cục Lưu trữ Nhà nước về tình hình công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo biểu mẫu quy định của Nhà nước.

Điều 8: Lập kế hoạch kinh phí hàng năm để Văn phòng HĐND - UBND tỉnh tổng hợp cân đối chi tiêu hợp lý đảm bảo cho Trung tâm Lưu trữ hoạt động thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng, khai thác hồ sơ tài liệu phục vụ quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực.

Điều 9. Lập kế hoạch và tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công chức viên chức văn thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh nhằm từng bước chuẩn hóa nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của Nhà nước.

Điều 10. Lập kế hoạch và tổ chức nghiên cứu khoa học, nghiệp vụ, từng bước ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ. Kết hợp sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Nhà nước để xây dựng kế hoạch tham quan học tập kinh nghiệm về văn thư - lưu trữ trong và ngoài nước.

Điều 11. Thực hiện chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bảo vệ bí mật đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

Chương III

VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Điều 12. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

1. Hàng năm Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm để lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ tỉnh:

2. Lập danh sách các đơn vị, cá nhân trong Văn phòng HĐND - UBND tỉnh phải giao nộp hồ sơ lưu trữ.

3. Quy định danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện giao nộp hồ sơ lưu trữ vào Kho Lưu trữ tỉnh.

4. Quy định danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp vào lưu trữ tỉnh để lựa chọn hồ sơ lưu trữ chuẩn bị giao nộp được tốt.

5. Lựa chọn những tài liệu lưu trữ lịch sử để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, để thẩm định đúng tài liệu có giá trị cần giữ lại, loại ra những tài liệu hết giá trị. Tiến hành thủ tục tiêu hủy hết thông tin trong tài liệu theo quy định của Nhà nước.

Điều 13. Thời hạn nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ tỉnh:

1. Sau 1 năm kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh được giao nộp vào Kho Lưu trữ tỉnh.

2. Sau 5 năm kể từ năm tài liệu giao nộp vào Lưu trữ hiện hành của các cơ quan, phải lựa chọn giao nộp vào Kho Lưu trữ tỉnh đối với các cơ quan thuộc diện phải nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ tỉnh.

3. Trong trường hợp những đơn vị thuộc diện quản lý của UBND tỉnh bị giải thể hay doanh nghiệp bị phá sản thì Trung tâm Lưu trữ phải thu thập ngay tài liệu của các đơn vị vào Kho Lưu trữ tỉnh.

Điều 14. Trách nhiệm của Trung tâm lưu trữ trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ:

1. Lập kế hoạch cải tạo, nâng cao, bổ sung phương tiện để bảo quản tài liệu an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu theo hướng dẫn chuyên môn, kỹ thuật.

2. Tu bổ, phục chế những tài liệu bị hư hỏng hoặc đang có nguy cơ bị hư hỏng.

3. Tài liệu đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm lưu trữ.

Điều 15. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Tài liệu lưu trữ lịch sử được tổ chức khai thác, sử dụng rộng rãi cho việc nghiên cứu của toàn xã hội, (trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu liên quan vấn đề chính trị, tài liệu đặc biệt quý hiếm).

2. Trung tâm Lưu trữ có nhiệm vụ thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ khai thác sử dụng.

3. Trung tâm lưu trữ có nhiệm vụ: Tổ chức trưng bày, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân dịp những sự kiện quan trọng của Nhà nước, của địa phương hoặc các ngành. Bổ sung những tài liệu, tư liệu ảnh để xây dựng phòng truyền thống của cơ quan Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

Điều 16. Thẩm quyền cho phép khai thác:

1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại Kho Lưu trữ tỉnh. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm, tùy tình hình cụ thể Trung tâm Lưu trữ báo cáo Văn phòng HĐND - UBND tỉnh và UBND tỉnh để duyệt cho phép khai thác.

2. Việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định của Pháp luật.

Điều 17. Thủ tục khai thác tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

1. Người đến khai thác tài liệu tại Kho Lưu trữ tỉnh phải có giấy giới thiệu của cơ quan hoặc địa phương, đơn vị. Đối với cán bộ công chức Văn phòng HĐND - UBND tỉnh thì trực tiếp Trung tâm Lưu trữ để tiến hành thủ tục khai thác.

2. Người đến khai thác tài liệu lưu trữ phải ghi vào phiếu yêu cầu nội dung khai thác. Sau khi nghiên cứu khai thác xong phải ký vào sổ đăng ký khai thác tài liệu lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ được quyền từ chối phục vụ khi xét thấy tài liệu đó không liên quan đến công tác chuyên môn, trách nhiệm hoặc những lý do không chính đáng khác của người đến khai thác.

3. Trong trường hợp địa chỉ tài liệu cần khai thác không rõ ràng, Trung tâm Lưu trữ phải cố gắng tra tìm, thời gian giải quyết chậm nhất không quá 5 ngày.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Quy chế này áp dụng trong việc chỉ đạo, thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Điều 19. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc và phát sinh đề nghị phản ánh về Trung tâm Lưu trữ tỉnh để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét quyết định.