CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác lưu trữ

Thực hiện: Nghị định 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ: Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 11-12-1982 và Chỉ thị 726/TTg ngày 04-9-1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới.

Những năm gần đây, công tác lưu trữ của một số Sở, Ngành, Đoàn thể tỉnh, UBND các huyện - thị có được quan tâm, từng bước đi vào nề nếp. Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở hầu hết các các đơn vị của tỉnh và huyện - thị đều kiêm nhiệm, cán bộ lưu trữ phần đông chưa qua trường lớp, công tác lưu trữ có thực hiện được chỉ mang tính chất cần thiết trong hiện tại, không được bảo quản và lưu trữ lâu dài theo quy định; hồ sơ, công văn đã giải quyết xong không nộp cho lưu trữ cơ quan để sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ yêu cầu khai thác sau này; mà do các cán bộ chuyên môn hoặc các phòng, ban trong cơ quan trực tiếp quản lý v.v…có những trường hợp khi cán bộ, chuyên viên nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khác, tài liệu không được bàn giao cho bộ phận lưu trữ để bảo quản, dẫn đến mất mát hư hỏng tài liệu.

Nhằm sớm khắc phục tình hình trên, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trước mắt và lâu dài, đồng thời từng bước thực hiện cải cách nền Hành chánh Quốc gia. UBND tỉnh yêu cầu các Sở, Ngành, đoàn thể tỉnh, UBND các huyện - thị thực hiện các công việc sau:

1. Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể và huyện - thị cần coi trọng công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ tài liệu của đơn vị, nhằm đảm bảo phục vụ công việc hiện tại và lâu dài, đồng thời có biện pháp chỉ đạo khắc phục ngay tình trạng hồ sơ, công văn giấy tờ chưa được bảo quản và lưu trữ đúng quy định.

2. Quy định rõ trách nhiệm đối với cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và các cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan.

3. Các cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. (Phần này sẽ có hướng dẫn riêng).

4. Mỗi cơ quan phải bố trí một kho, một phòng hoặc một diện tích nhất định để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm thu nhận tài liệu của cán bộ và các phòng ban trong cơ quan đến thời hạn nộp lưu, sau đó sắp xếp chỉnh lý và lưu trữ lâu dài.

5. Ban Tổ chức chính quyền cân đối nguồn biên chế chung của tỉnh để phân bổ chỉ tiêu biên chế lưu trữ chuyên trách cho các huyện - thị và một số ngành có hồ sơ, tài liệu nhiều; đồng thời có kế hoạch mở lớp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ - công chức trong tỉnh.

6. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn các Sở ngành, Đoàn thể và địa phương làm tốt công tác lưu trữ tài liệu của đơn vị, nhằm đảm bảo đủ điều kiện cho việc nộp lưu về Trung tâm lưu trữ tỉnh sau này.

Trên đây là ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, đề nghị các Sở, Ngành, Đoàn thể tỉnh, UBND các huyện - thị quan tâm chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc đề nghị báo cáo về VP-UBND tỉnh hoặc Trung tâm Lưu trữ tỉnh để được hướng dẫn.