ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH CẦN THƠ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 19/CT.UBT.97

Cần Thơ, ngày 24 tháng 09 năm 1997

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CẦN THƠ.

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế đều ban hành những tài liệu để thực hiện quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý xã hội. Tài liệu được biểu hiện bằng loại hình khác nhau: Bằng văn bản, bằng đĩa từ, đĩa quang học, băng đĩa nhạc, phim ảnh,... tài liệu này không chỉ bảo đảm cho sự hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức mà còn có giá trị phục vụ kinh tế, chính trị, văn hóa- xã hội và an ninh - quốc phòng nên nhất thiết phải được lưu trữ để quản lý, sử dụng ổn định lâu dài.

Từ năm 1975 đến nay, nhiều cơ quan, đơn vị trong tỉnh thực hiện tốt các quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu, xử lý kỹ thuật đối với tài liệu, đảm bảo việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý và phát triển kinh tế - xã hội. Bên cạnh đó ở một số Sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện chưa quan tâm đúng mức đến công tác quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ; tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu còn xảy ra, một số nơi đã tiêu hủy tài liệu lưu trữ có giá trị mà không xin ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh.

Để thực hiện tốt Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ngày 11-12-1982, Thông tư số 38/BT ngày 10-05-1993 của Bộ trưởng - Tổng Thư ký Hội đồng Bộ trưởng (nay Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ) về việc thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, đồng thời thực hiện nghiêm Quyết định số 2343/QĐ.UBT.96 ngày 12-11-1996 của UBND tỉnh Cần Thơ về việc ban hành bản quy định về công tác văn thư - lưu trữ, UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương và doanh nghiệp Nhà nước tập trung thực hiện tốt các nội dung sau đây:

1- Căn cứ Quyết định số 2343/QĐ.UBT.96 ngày 12-11-1996 của UBND tỉnh Cần Thơ mà xây dựng bản quy định quản lý công tác hành chính và tổ chức thực hiện tốt các khâu chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác văn thư - lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt tài liệu hiện do cơ quan, dơn vị, địa phương mình quản lý.

2- Tài liệu lưu trữ là những thông tin quan trọng rất cần thiết trong công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế - xã hội và an ninh - quốc phòng do đó không được tự ý tiêu hủy tài liệu lưu trữ. Muốn tiêu hủy tài liệu, thì phải xác định được giá trị của tài liệu đó và phải bảo đảm các quy định của Nhà nước về tiêu hủy tài liệu lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ sai quy định thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương đó chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc tiêu hủy đó.

3- Theo nội dung Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 11-12-1982, Thông tư số 38 quy định việc giao nộp tài liệu lưu trữ quốc gia ở UBND các cấp (lưu trữ cố định) lưu trữ ở các Sở, ban, ngành (lưu trữ lưu hiện hành) phải theo các nguyên tắc:

a) Tài liệu bằng giấy ban hành trong quá trình tổ chức và hoạt động của các Sở, Ban, ngành và các tổ chức để sử dụng ổn định lâu dài thì năm thứ 11 kể từ ngày ban hành, cơ quan đơn vị đó phải giao nộp cho cơ quan lưu trữ tỉnh. Trước khi giao nộp về cơ quan lưu trữ tỉnh, tài liệu phải được xử lý kỹ thuật, có danh mục tài liệu. Cơ quan lưu trữ tỉnh căn cứ vào danh mục lập biên bản nhận tài liệu lưu trữ.

b) Tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc các công trình xây dựng, nhà ở, càu đường và bản vẽ công nghiệp... phải nộp một bộ (bản gốc) về cơ quan lưu trữ tỉnh sau khi được nghiệm thu các công trình, các đề tài khoa học.

c) Tài liệu bằng phim ảnh, băng từ, ảnh và sách báo ngay sau khi sản xuất xong và phát hành thì nộp một bản về cơ quan lưu trữ tỉnh.

4- Các Sở, Ban, ngành và UBND các cấp cần quan tâm bồi dưỡng, đào tạo cán bộ nghiệp vụ lưu trữ và công tác văn phòng để đáp ứng yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ. Giao Văn phòng UBND tỉnh có kế hoạch tập huấn nghiệp vụ chuyên môn, xử lý kỹ thuật tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ và khai thác tốt tài liệu lưu trữ.

Yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, chủ tịch UBND các cấp có biện pháp tổ chức thực hiện tốt Chỉ thị này. Quá trình thực hiện có những khó khăn vướng mắc báo cáo về UBND tỉnh để chỉ đạo kịp thời./.

TM. UBND TỈNH CẦN THƠ

KT.CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Bùi Hữu Trí