QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng

hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15, Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 87/2025/QH15;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13;

Căn cứ Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ Quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 08/2023/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Về Mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tại Tờ trình số 69/TTr-SKHCN ngày 19/9/2025;

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết định số 14/2019/QĐ-UBND ngày 04/6/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Giang.

Điều 3. Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Đã ký

Mai Sơn

QUY CHẾ

Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống

Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh

(Ban hành kèm theo Quyết định số 57/2025/QĐ-UBND

ngày 03 tháng 11 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị Truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây viết tắt là HNTHTT): Là hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua hệ thống mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thể tương tác với nhau.

2. Hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh: Là hệ thống thông tin sử dụng thiết bị (phần cứng và phần mềm) được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Bắc Ninh và thiết bị đầu cuối (VCS - Video Conferencing System) đặt ở các điểm cầu của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường… cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp.

3. Thiết bị điều khiển trung tâm (MCU): Là thiết bị có chức năng quản lý và xử lý đa điểm; hỗ trợ kết nối điểm cầu chính với các điểm cầu thành phần nhằm thiết lập hệ thống HNTHTT. Máy chủ trung tâm được lắp, cài đặt và quản lý tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh - Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bắc Ninh.

4. Điểm cầu: Là nơi đặt thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình trực tuyến cùng các thiết bị ngoại vi như thiết bị xuất hình ảnh (màn hình chiếu, ti vi), thiết bị xuất âm thanh (loa), thiết bị thu hình ảnh (camera), thiết bị thu âm thanh (micro) để có thể tham gia vào cuộc họp do thiết bị điều khiển trung tâm vận hành.

5. Điểm cầu chính: Là điểm cầu chủ trì của cuộc họp Hội nghị Truyền hình trực tuyến. Điểm cầu chính thực hiện việc điều khiển kết nối các điểm cầu thành phần tương tác và tham gia vào hệ thống HNTHTT.

6. Điểm cầu thành phần: Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị được mời tham dự họp, có quyền tương tác tham gia và dưới sự điều hành của điểm cầu chính trên Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Bắc Ninh.

7. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp được bố trí tại các điểm cầu, đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, thiết bị và đường truyền để phục vụ tốt HNTHTT.

8. Đơn vị chủ trì: Là cơ quan, đơn vị điều hành HNTHTT tại điểm cầu chính.

9. Đơn vị sử dụng: Là Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia hội nghị THTT tại các điểm cầu thành phần.

10. Mạng truyền số liệu chuyên dùng (mạng TSLCD) là mạng kết nối các cơ quan Đảng, Nhà nước, được tổ chức, quản lý thống nhất, bảo đảm chất lượng, an toàn, bảo mật thông tin để trao đổi, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Đảng, Nhà nước.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Các trường hợp tổ chức HNTHTT

1. Hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh được triển khai, sử dụng để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Trung ương đến cấp tỉnh, cấp xã tỉnh Bắc Ninh.

2. Hình thức họp trực tuyến được áp dụng cho các loại hình họp theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Điều 5. Yêu cầu kỹ thuật phòng họp Hội nghị truyền hình trực tuyến

Phòng họp Hội nghị truyền hình trực tuyến phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Đảm bảo ổn định, thông suốt về đường truyền trong quá trình diễn ra cuộc họp HNTHTT.

2. Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, đường truyền, nguồn điện và các trang thiết bị khác theo yêu cầu và tính chất của từng cuộc họp cụ thể.

3. Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh được lắp đặt phù hợp bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng.

4. Số lượng ghế ngồi phù hợp với số lượng người tham dự hội nghị ở từng điểm cầu.

5. Thiết bị của hệ thống HNTHTT cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy cho phòng họp HNTHTT.

6. Không tự ý di chuyển, thay đổi, cài đặt các thông số liên quan đến thiết bị của hệ thống HNTHTT khi chưa được phép của đơn vị quản lý, vận hành cho phép. Nếu đơn vị có điểm cầu HNTHTT thay đổi vị trí phòng họp thì cần thông báo cho Sở Khoa học và Công nghệ và đơn vị cung cấp đường truyền số liệu chuyên dùng biết để thực hiện thay đổi, dịch chuyển đường truyền.

7. Sử dụng đường truyền mạng số liệu chuyên dùng tỉnh Bắc Ninh để kết nối tham gia HNTHTT theo quy định. Trong trường hợp có sự cố đột xuất về đường truyền số liệu chuyên dùng chưa thể khắc phục, cơ quan vận hành sử dụng phòng họp HNTHTT có trách nhiệm báo cáo Sở Khoa học và Công nghệ để hỗ trợ triển khai phương án dự phòng.

Điều 6. Nguyên tắc sử dụng HNTHTT

1. Hệ thống HNTHTT của tỉnh được sử dụng đúng mục đích, yêu cầu được quy định tại Điều 4, Điều 5 của Quy chế này. Trước khi tổ chức HNTHTT, các cơ quan, đơn vị chủ trì thông báo với Sở Khoa học và Công nghệ để đảm bảo điều kiện kỹ thuật HNTHTT.

2. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập hệ thống. Mọi thông tin tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và đúng với các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Người làm nhiệm vụ vận hành hệ thống HNTHTT phải được đào tạo, tập huấn vận hành sử dụng thành thạo hệ thống HNTHTT.

Điều 7. Quản lý hệ thống HNTHTT

1. Các cơ quan, đơn vị có phòng họp trực tuyến chịu trách nhiệm quản lý hệ thống HNTHTT đảm bảo đúng nguyên tắc được quy định tại Điều 6 Quy chế này.

2. Các thiết bị của hệ thống HNTHTT là tài sản của Nhà nước. Tài sản được lắp đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng để hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

Điều 8. Đăng ký và thông báo tổ chức HNTHTT

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh với Sở Khoa học và Công nghệ trước tối thiểu 24 giờ đối với các cuộc họp thông thường để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ HNTHTT. Thông tin đăng ký gồm tối thiểu các thông tin sau: Tên cơ quan chủ trì HNTHTT (điểm cầu chính); danh sách, điểm cầu thành phần; thời gian họp chính thức; thời gian vận hành thử hệ thống HNTHTT.

2. Trường hợp đột xuất, khẩn cấp như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc các cuộc họp đột xuất theo chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan chủ trì chủ động thông báo cho Sở Khoa học và Công nghệ theo số điện thoại 0204.3555.992 để bố trí ưu tiên phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

3. Trong trường hợp không thể đảm bảo kỹ thuật MCU phòng họp HNTHTT theo lịch đã tiếp nhận đăng ký, thông báo của cơ quan chủ trì, Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm phản hồi, trao đổi lại với cơ quan chủ trì điều chỉnh, sắp xếp cho phù hợp trong vòng 06 giờ kể từ khi tiếp nhận thông tin.

Điều 9. Quy trình tổ chức và vận hành hệ thống HNTHTT

1. Đối với các phiên họp HNTHTT do Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban Mặt trận tổ quốc tỉnh chủ trì:

a) Sở Khoa học và Công nghệ thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật của thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) trước khi diễn ra cuộc họp.

b) Điểm cầu chính và các điểm cầu thành phần phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Doanh nghiệp cung cấp kết nối mạng Truyền số liệu chuyên dùng (TSLCD) để chuẩn bị điều kiện kỹ thuật kết nối trước cuộc họp; chủ động triển khai lắp đặt thiết bị thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật trước khi diễn ra hội nghị; tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu.

c) Sở Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm trực tiếp vận hành, điều khiển điểm cầu chính.

2. Đối với các phiên họp HNTHTT do các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường chủ trì

a) Sở Khoa học và Công nghệ thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật của thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) trước khi diễn ra cuộc họp.

b) Đơn vị vận hành điểm cầu chính, điểm cầu thành phần chủ động triển khai lắp đặt thiết bị thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật trước khi diễn ra hội nghị; tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu.

c) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm vận hành, điều khiển điểm cầu chính. Chủ động tổ chức vận hành thử và vận hành chính thức hệ thống HNTHTT.

3. Đối với các phiên họp HNTHTT do Chính phủ hoặc bộ, ngành trung ương tổ chức chỉ triển khai đến 01 điểm cầu cấp tỉnh

Cơ quan chủ trì tổ chức điểm cầu cấp tỉnh kết nối với điểm cầu Trung ương chịu trách nhiệm phân công người phụ trách kỹ thuật phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để vận hành kỹ thuật phiên họp.

Trong trường hợp phiên họp không thuê dịch vụ vận hành của đơn vị cung cấp dịch vụ thì Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm vận hành kỹ thuật tại điểm cầu của tỉnh.

Nội dung chi tiết và các bước thực hiện, thành phần tham gia quá trình tổ chức, vận hành hệ thống HNTHTT của các cuộc họp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này thực hiện theo Phụ lục kèm theo.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan chủ trì cuộc họp

1. Chịu trách nhiệm chủ trì trong suốt quá trình từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, các công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc cuộc họp trực tuyến.

2. Chịu trách nhiệm liên hệ với các điểm cầu thành phần trong quá trình vận hành thử và trong cuộc họp chính thức diễn ra.

3. Phân công người vận hành HNTHTT chủ trì, phối hợp với người phụ trách kỹ thuật của Sở Khoa học và Công nghệ, Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mạng TSLCD và các điểm cầu thành phần thực hiện công tác vận hành hệ thống HNTHTT trong suốt thời gian vận hành thử và vận hành chính thức cuộc họp trực tuyến.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

1. Tiếp nhận đăng ký và thông báo của cơ quan chủ trì HNTHTT; hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quá trình tổ chức các cuộc HNTHTT; phối hợp với Văn phòng Ủy ban dân dân tỉnh tham mưu tổ chức các cuộc họp áp dụng hình thức HNTHTT của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống HNTHTT thực hiện theo Quy chế này.

2. Quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh

a) Quản lý, vận hành kỹ thuật thiết bị MCU của hệ thống HNTHTT đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Bắc Ninh; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng thiết bị HNTHTT theo quy định của nhà nước;

b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan đảm bảo kỹ thuật HNTHTT an toàn, chất lượng, hiệu quả; theo dõi, đánh giá, nhận xét quá trình kết nối trực tuyến giữa các điểm cầu, kịp thời đề xuất những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc;

c) Có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước và trong cuộc họp HNTHTT; thiết lập các thông số kỹ thuật trên hệ thống; phối hợp kiểm tra đảm bảo kết nối với các điểm cầu, cử người vận hành kỹ thuật túc trực xử lý sự cố kỹ thuật.

3. Chịu trách nhiệm trực tiếp vận hành, điều khiển điểm cầu chính đối với các cuộc họp quy định tại khoản 1, Điều 9.

4. Hằng năm rà soát, xây dựng các kế hoạch:

a) Xây dựng kinh phí bảo đảm các nhiệm vụ triển khai, duy trì các phiên họp trực tuyến nội tỉnh theo quy định.

b) Đầu tư, nâng cấp, mở rộng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

c) Đào tạo, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống HNTHTT.

d) Quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống HNTHTT.

e) Kiểm tra định kỳ hệ thống HNTHTT để kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố bảo đảm hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu sử dụng.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hàng năm cân đối, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về kinh phí theo quy định để đảm bảo hoạt động của HNTHTT cho các nội dung sau:

1. Đầu tư, nâng cấp, sửa chữa, thay thế, mở rộng các thiết bị dùng chung của hệ thống HNTHTT theo đề xuất của Sở Khoa học và Công nghệ.

2. Kinh phí quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị dùng chung của hệ thống HNTHTT tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh.

3. Bố trí kinh phí cho các cơ quan, đơn vị hàng năm để bảo trì, sửa chữa nhỏ, thay thế các thiết bị ngoại vi (micro, loa, pin...) tại các điểm cầu.

Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Chịu trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống HNTHTT của đơn vị mình có hiệu quả; bảo đảm địa điểm, hạ tầng kỹ thuật và chủ động tổ chức HNTHTT tại điểm cầu của địa phương, cơ quan, đơn vị.

2. Quản lý, sử dụng hệ thống HNTHTT đúng mục đích, an toàn theo quy định tại các Điều 6, Điều 7 của Quy chế này.

3. Kịp thời thông báo đến Sở Khoa học và Công nghệ khi phát hiện các sự cố về thiết bị, đường truyền để xử lý đảm bảo hệ thống HNTHTT luôn trong trạng thái sẵn sàng vận hành. Thành lập tổ quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT; gửi danh sách đầu mối được giao phụ trách kỹ thuật vận hành HNTHTT (hoặc có sự thay đổi) về Sở Khoa học và Công nghệ.

4. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị có hệ thống HNTHTT có trách nhiệm quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT tại cơ quan, đơn vị. Hàng năm, báo cáo tình hình quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT trước ngày 30 tháng 11 gửi về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

5. Hàng năm các đơn vị lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế thiết bị hỏng, trang thiết bị hệ thống HNTHTT đã được giao của đơn vị mình trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện việc đầu tư, mua sắm theo quy định.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông có trách nhiệm cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTHTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTHTT; Cử người trực kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên vận hành thử hệ thống HNTHTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTHTT chính thức; Bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 15. Điều khoản thi hành

1. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị.

2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh, các cơ quan, đơn vị báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Khoa học và Công nghệ) để tổng hợp, tham mưu, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

Phụ lục

QUY TRÌNH TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT

(Ban hành kèm theo Quyết định số 57/2025/QĐ-UBND

ngày 03 tháng 11 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

1. Lưu đồ khung

Bước

Cơ quan, đơn vị thực hiện

Lưu đồ

1

Cơ quan chủ trì tổ chức họp trực tuyến

Khởi tạo, cấp tài nguyên phòng họp trên MCU

Tổng hợp, đánh giá, ghi nhật ký

Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu

Kết nối, kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu

Phục vụ phiên họp chính thức

Thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật và phiên họp chính thức

Gửi thông tin đăng ký phòng họp trực tuyến

Công tác chuẩn bị

2

Sở Khoa học và Công nghệ

3

Cơ quan chủ trì tổ chức họp trực tuyến

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

4

Sở Khoa học và Công nghệ

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành phần

5

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành phần

6

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành phần

7

Người vận hành MCU

Người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu chính

Người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu thành phần

8

Điểm cầu chính

2. Diễn giải lưu đồ

Bước

Nội dung

Cơ quan,

đơn vị, người thực hiện

Thời gian thực hiện

1

Gửi thông tin đăng ký phòng họp trực tuyến

- Các cơ quan, đơn vị chủ trì tham mưu tổ chức hội nghị trực tuyến đăng ký họp trực tuyến bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ. Thời gian trước tối thiểu 24h.

- Thông tin đăng ký phải đảm bảo tối thiểu các thông tin sau:

+ Thời gian tổ chức HNTHTT

+ Điểm cầu chính: địa điểm tổ chức, lãnh đạo chủ trì, thành phần tham dự.

+ Điểm cầu thành phần: thành phần, địa điểm.

+ Kịch bản cuộc họp hoặc khung chương trình cuộc họp (nếu có).

+ Thông tin đầu mối liên hệ

Cơ quan chủ trì tham mưu tổ chức họp trực tuyến

Thực hiên khi có chủ trương họp

2

Khởi tạo, cấp tài nguyên phòng họp trên MCU

- Sở Khoa học và Công nghệ căn cứ năng lực xử lý của MCU và các điều kiện kỹ thuật khác sẽ tiếp nhận, khởi tạo cấp tài nguyên phòng họp trên MCU.

- Trường hợp không thể cấp tài nguyên MCU theo đúng yêu cầu đăng ký của đơn vị chủ trì thì Sở Khoa học và Công nghệ phải thông tin lại ngay cho đơn vị chủ trì tham mưu tổ chức họp trực tuyến.

Sở Khoa học và Công nghệ

Sau khi nhận được thông tin yêu cầu

(Thực hiện trong ngày)

3

Thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật và phiên họp chính thức

- Cơ quan chủ trì tổ chức họp trực tuyến, Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính gửi thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật và phiên họp chính thức đến các điểm cầu thành phần bằng văn bản hoặc trên nhóm tương tác chính thức.

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

Sau khi được duyệt, cấp tài nguyên phòng họp

4

Công tác chuẩn bị

- Người phụ trách kỹ thuật MCU:

+ Xây dựng phương án mô hình phòng họp áp dụng, cấp phát tài nguyên của MCU.

+ Phân công người trực vận hành MCU, hỗ trợ kỹ thuật.

- Người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu chính

+ Phối hợp với cơ quan chủ trì chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật tại điểm cầu chính như: điều kiện phòng họp (ánh sáng, điện…), kiểm tra thiết bị âm thanh, hình ảnh và các điều kiện khác phục vụ vận hành HNTH ...

+ Phối hợp với đơn vị viễn thông kiểm tra giám sát đường truyền.

+ Xây dựng phương án triển khai, bố trí phòng họp theo kịch bản, như: chế độ hiển thị, âm thanh, hình ảnh, vị trí quay camera…

- Người vận hành kỹ thuật điểm cầu thành phần:

+ Kiểm tra bảo đảm kênh truyền, thiết bị âm thanh, hình ảnh của điểm cầu.

+ Cập nhật thông tin của điểm cầu: lãnh đạo chủ trì, người vận hành kỹ thuật (họ và tên, chức vụ, số điện thoại).

Sở Khoa học và Công nghệ, Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính, Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành phần

Hoàn thành trước phiên kiểm duyệt

5

Tổ chức kết nối và kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu

Điểm cầu chính:

Kiểm tra tính sẵn sàng của hệ thống: thiết bị âm thanh, thiết bị hiển thị, thiết bị giải mã, đường truyền tại đơn vị mình, quản lý, vận hành phòng họp phục vụ tổng duyệt theo phương án, kịch bản đã xây dựng.

Thiết lập kết nối và tổng duyệt tất cả các điểm cầu bảo đảm chất lượng.

Kiểm tra chất lượng âm thanh hai chiều, hình ảnh hiển thị từng điểm cầu.

Cập nhật kết quả kiểm tra kỹ thuật vào mẫu tổng hợp thông tin.

Tổng hợp thông tin của các điểm cầu thành phần: lãnh đạo chủ trì, người vận hành kỹ thuật (họ và tên, chức vụ, số điện thoại).

Điểm cầu thành phần:

- Kiểm tra tính sẵn sàng của các thiết bị phục vụ họp như: thiết bị giải mã, thiết bị âm thanh, hình ảnh, đường truyền…

- Kết nối với điểm cầu chính để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu của mình.

- Cung cấp thông tin: lãnh đạo chủ trì, người vận hành kỹ thuật (họ và tên, chức vụ, số điện thoại) cho điểm cầu chính..

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính, Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành phần

Tùy theo quy mô của từng phiên họp cụ thể. Hoàn thành kiểm tra kỹ thuật trước 01 buổi hoặc tối thiểu 01h trước thời điểm phiên họp chính thức

6

Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu

- Điểm cầu chính:

+ Tạo lập phòng họp mời các điểm cầu thành phần vào phòng họp HNTHTT.

+ Kiểm tra lại chất lượng âm thanh, hình ảnh các các điểm cầu có tham gia phát biểu

+ Đối với các điểm cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức diễn ra.

- Điểm cầu thành phần:

+ Đảm bảo kết nối với điểm cầu chính;

+ Kiểm tra âm thanh, hình ảnh khi điểm cầu chính yêu cầu.

+ Bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp chính thức

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính, Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành phần

Đảm bảo hệ thống sẵn sàng tham gia kết nối trước thời điểm họp chính thức 01 giờ.

7

Phục vụ phiên họp chính thức:

Người vận hành MCU:

- Kiểm soát thông số của MCU

- Bảo đảm an toàn thông tin: giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống và có phương án xử lý

Người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu Chính:

- Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

- Tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu thành phần với điểm cầu.

- Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: người vận hành kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó lên bục phát biểu. Thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa.

- Người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu thành phần:

- Theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.

- Đối với các điểm cầu sử dụng Camera chuyên dụng: lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,... khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí camera để hình động thêm sinh động).

- Tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

- Ghi nhật ký cuộc họp khi kiểm tra kỹ thuật, quá trình họp đến khi kết thúc cuộc họp.

+ Một số lưu ý: kiểm tra pin đối với micro cầm tay, tắt mic khi không phát biểu.

Người vận hành kỹ thuật MCU, người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu chính, người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu thành phần

Theo thời gian phiên họp. Các điểm cầu bật hệ thống và chủ động kết nối vào điểm cầu chính trước 01h phiên họp chính thức.

8

Kết thúc cuộc họp: người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu chính và các điểm cầu thành phần kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị và ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống HNTHTT

Người vận hành kỹ thuật tại điểm cầu chính, điểm cầu thành phần

Sau khi kết thúc cuộc họp