CHỈ THỊ

Về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

___________________

Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính ở các ngành, các cấp từng bước được cải tiến, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, trong thực tiễn một số cơ quan còn ban hành, sử dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu còn lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.

Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên là do thói quen, cách làm việc nặng về hình thức giấy tờ, chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác văn thư, quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 (ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ); Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính, nhằm giảm một số văn bản, giấy tờ hành chính không cần thiết trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; đưa việc ứng dụng công nghệ thông tin, phát hành và sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính đi vào trật tự, nền nếp, thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, Ban ngành tỉnh (gọi chung là Sở, Ban, ngành cấp tỉnh); Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc một số công việc sau:

1. Chỉ đạo việc rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị mình và của các tổ chức, đơn vị trực thuộc, trong đó chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản đúng thể thức, theo quy định của nhà nước; cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính bảo đảm hiệu quả, thiết thực, tránh lãng phí.

2. Căn cứ điểm b, khoản 1, Điều 8 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ; hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc để từng bước hiện đại hóa, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, nhanh chóng đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào trật tự, nền nếp.

3. Các cơ quan có thẩm quyền ban hành các quy định về thủ tục hành chính và quy trình tổ chức thực hiện các thủ tục này, nhất là các thủ tục hành chính trong quan hệ giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, tổ chức và doanh nghiệp, có trách nhiệm:

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung các thủ tục hành chính theo hướng tinh gọn, đơn giản, rõ ràng, cụ thể và công khai, minh bạch những loại văn bản cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Nghiêm cấm các cơ quan, cán bộ công chức tự đặt ra những loại văn bản trái quy định.

Thực hiện nguyên tắc cá nhân, tổ chức trong quan hệ giải quyết công việc với cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của nội dung giấy tờ có liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hành chính.

b) Chuẩn hóa, ban hành đồng bộ và công bố công khai các loại mẫu biểu giấy tờ hành chính cần thiết để giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức. Các mẫu biểu giấy tờ hành chính phải thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày, đơn giản, dễ sử dụng.

4. Triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan hành chính để giảm dần việc sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính:

a) Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã có trách nhiệm triển khai thực hiện việc ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào xử lý công việc, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan.

b) Những cơ quan đã có mạng tin học nội bộ (mạng LAN) thì thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lý văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học.

c) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tiếp tục duy tu, bảo dưỡng phát huy mạng tin học diện rộng của Ủy ban nhân dân tỉnh nhằm phục vụ tốt công tác thông tin, gửi, nhận và xử lý văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước; hạn chế gửi văn bản qua bưu điện như hiện nay.

5. Giám đốc Sở, Ban, ngành tỉnh, UBND huyện, thị xã và UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm:

a) Quy định cụ thể và quản lý chặt chẽ việc sao chụp và gửi các văn bản quy phạm pháp luật, các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ra ngoài cơ quan, đơn vị mình.

Thủ trưởng cơ quan hành chính có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật hoặc được giao thẩm quyền quản lý việc phát hành các loại văn bản này có trách nhiệm quy định cụ thể danh mục các cơ quan, tổ chức là "nơi nhận" đối với từng loại văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm quyền tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi đến cơ quan, tổ chức khác để biết hoặc để tham khảo.

b) Sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong thừa hành công vụ, nhằm hạn chế và giảm dần đến chấm dứt tình trạng sao chụp văn bản nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

c) Tăng cường các biện pháp giáo dục, tuyên truyền, động viên cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc; xây dựng tác phong, lề lối làm việc khoa học, hiện đại, chuyên nghiệp, chủ động, sáng tạo trong thực thi công vụ; khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính.

6. Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, Chủ tịch UBND cấp xã phải quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở, Chánh Văn phòng UBND huyện, thị xã trong việc quản lý, phát hành và sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

7. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện việc giảm giấy tờ hành chính, thực hành tiết kiệm chống lãng phí… theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan hành chính cấp trên.

8. Giao Giám đốc Sở Tài chính có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, đề xuất trình Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ kinh phí để các Sở, Ban, ngành, UBND huyện, thị xã và UBND cấp xã tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính.

9. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở, ngành có liên quan tiếp tục chuẩn hóa về hình thức và kỹ thuật trình bày các văn bản nhằm đảm bảo áp dụng thống nhất trong các cơ quan nhà nước ở địa phương theo đúng quy định pháp luật; nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy chế về xử lý công việc quản lý hành chính trên mạng tin học, cần chú trọng việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức.

- Tăng cường trách nhiệm về quản lý văn bản, giấy tờ hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật.

- Chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các Sở, Ban, ngành tỉnh, UBND Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong việc tổ chức thực hiện Chỉ thị này.

10. Chỉ thị có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, yêu cầu các Sở, Ban, ngành tỉnh, UBND huyện, thị xã kịp thời báo cáo về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp trình Thường trực Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết và chỉ đạo thực hiện./.