ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

VĂN PHÒNG

UBND THÀNH PHỐ

--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------

Số: 182/QĐ-VP

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 7 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG “HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC” TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ.

CHÁNH VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ

Căn cứ Thông tư số 23/2011/TT-BTTTT ngày 11 tháng 8 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 55/2011/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2011-2016;

Căn cứ Quyết định số 63/2011/QĐ-UBND ngày 11 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư lưu trữ cơ quan;

Căn cứ văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức và của Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc” (viết tắt Hệ chương trình) đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 23/QĐ-VP ban hành ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố và có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức, Giám đốc Trung tâm Tin học, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận :

- Như điều 3;

- TTUB : CT, các PCT;

- Văn phòng các sở-ngành, quận-huyện

(để thực hiện “module chức năng”);

- Lưu (TTTH/Th).

CHÁNH VĂN PHÒNG

Võ Văn Luận

QUY CHẾ

SỬ DỤNG “HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC” TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ.

(Ban hành kèm theo Quyết định số 182 /QĐ-VP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Chức năng của “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc”

“Hệ chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” (viết tắt Hệ chương trình) có chức năng phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố, thể hiện trên các mặt:

- Là công cụ quản lý tất cả các văn bản đến và văn bản phát hành của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố (trừ các văn bản mật), tạo thành cơ sở dữ liệu phục vụ hiện tại và lưu trữ lâu dài;

- Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, điều hành của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố;

- Liên thông với các cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương và Trung ương, tạo thành môi trường hành chính điện tử thống nhất; chia sẻ thông tin hành chính trên mạng tin học với các cơ quan nhà nước theo quy định;

- Phục vụ việc công khai kết quả xử lý hồ sơ của Ủy ban nhân dân thành phố đưa lên Trang thông tin điện tử Văn phòng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố sử dụng Hệ chương trình để cập nhật quản lý, xử lý, lưu trữ theo nhiệm vụ tất cả các văn bản đến, các văn bản phát hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Văn phòng sở-ban-ngành, quận-huyện sử dụng hai module chức năng trong Hệ chương trình để nhận/gửi văn bản điện tử trên mạng và trao đổi tình hình thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố (Quy chế được ban hành kèm theo Quyết định số 4071/QĐ-UBND ngày 25 tháng 8 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố).

Điều 3. Trách nhiệm cập nhật luân chuyển thông tin trên Hệ chương trình

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng được phân công xử lý văn bản đến, phát hành văn bản điện tử tại Văn phòng đều được cấp một tài khoản (account) để truy cập Hệ chương trình; được hướng dẫn sử dụng, có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào Hệ chương trình.

2. Phòng Hành chính - Tổ chức, Thư ký của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố khi được ủy nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng, Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố sẽ cập nhật những thông tin do Lãnh đạo đã bút phê chỉ đạo trên văn bản đến, hồ sơ công việc (các thông tin về phân công, phê duyệt tờ trình, dự thảo văn bản, chuyển xử lý...) vào Hệ chương trình.

3. Người đang xử lý văn bản, hồ sơ công việc, ngay sau khi thực hiện xong phần việc của mình, có trách nhiệm chuyển thông tin về văn bản, hồ sơ công việc đó trên mạng tin học đồng thời chuyển xử lý văn bản, hồ sơ giấy cho người xử lý kế tiếp. Mọi trường hợp vướng mắc trong luân chuyển xử lý thông tin trên mạng tin học, Phòng Hành chính-Tổ chức được cấp đủ quyền để thực hiện việc chuyển lại cho đúng.

4. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Hệ chương trình ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại khoản 1, 2, 3 điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện kỹ thuật khác và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.

Điều 4. Quyền quản trị Hệ chương trình, phân quyền xử lý văn bản và truy cập thông tin

1. Phòng Hành chính - Tổ chức được Chánh Văn phòng giao quản trị về nội dung được cập nhật vào Hệ chương trình, có trách nhiệm quản lý, báo cáo mọi thông tin về xử lý văn bản đến, văn bản phát hành và tình trạng hồ sơ khi Lãnh đạo Văn phòng có yêu cầu. Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức phân công thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ này.

2. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng được bố trí sử dụng máy tính tùy theo nhiệm vụ sẽ được phân quyền tương ứng để xem thông tin văn bản đến, văn bản phát hành, theo dõi các đầu việc được phân công trên môi trường mạng nội bộ. Riêng thông tin về tờ trình xử lý văn bản đến, dự thảo văn bản phát hành thì người có trách nhiệm xử lý mới được xem; những bộ phận, cá nhân khác muốn biết thông tin này để phối hợp công tác thì liên hệ với người đang có trách nhiệm xử lý.

3. Quyền xử lý văn bản và truy cập thông tin vào Hệ chương trình được xác lập tùy theo chức danh, như sau:

- Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng có Quyền: khai thác thông tin tổng hợp, xác nhận hoàn thành văn bản, xem văn bản đi-đến, xem văn bản dự thảo và hồ sơ công việc.

- Chuyên viên có Quyền: xử lý văn bản, sao y văn bản, xem văn bản đi-đến.

- Phòng Hành chính – Tổ chức (Văn thư) có Quyền: cập nhật văn bản đi-đến, cập nhật thông tin danh mục, in sổ văn bản, xem văn bản đi-đến, luân chuyển văn bản trên mạng đến chuyên viên xử lý, điều chỉnh thời hạn và tình trạng xử lý văn bản (theo bút phê của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng).

4. Trung tâm Tin học cấp tài khoản và phân quyền truy cập cho người sử dụng; hướng dẫn vận hành, tập hợp các yêu cầu sử dụng và nâng cấp Hệ chương trình cho phù hợp; trích xuất cơ sở dữ liệu phục vụ cho các yêu cầu công tác. Đồng thời xóa các tài khoản đã cấp khi người sử dụng đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác đi khỏi Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 5. Tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu quản trị Hệ chương trình được Trung tâm Tin học biên soạn, đưa vào Hệ chương trình này đồng thời đưa lên Trang thông tin điện tử Văn phòng.

Chương II

XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

A. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC

Điều 6. Cập nhật văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản gửi đến thuộc phạm vi xử lý của Ủy ban nhân dân thành phố, hoặc của Văn phòng, trước khi chuyển xử lý, nhân viên văn thư tiến hành cập nhật vào Hệ chương trình như sau :

1. Đối với văn bản đến rõ lĩnh vực và nơi xử lý thì cập nhật vào các đề mục, kèm văn bản điện tử (nếu có), không để trống các đề mục có dấu (*) và các đề mục sau :

- Số ký hiệu gốc : nhập theo văn bản gốc;

- Trích yếu : nhập nguyên văn trích yếu trên văn bản, hoặc thêm chi tiết để phân biệt với các văn bản tương tự khác;

- Tập tin đính kèm : gửi đến qua đường mạng hoặc thiết bị lưu (USB, đĩa);

Sau đó, chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng phụ trách hoặc đến Phòng chuyên viên thụ lý.

2. Đối với các văn bản không rõ lĩnh vực và nơi thụ lý thì chuyển đến Chánh Văn phòng có bút phê chỉ đạo rồi mới cập nhật vào Hệ chương trình.

Điều 7. Cập nhật văn bản phát hành

1. Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức, đồng thời văn bản điện tử đã được chuyển đến trên môi trường mạng nội bộ, Phòng Hành chính - Tổ chức (nhân viên phát hành văn bản) thực hiện các việc sau:

- Sử dụng chức năng cấp số theo loại của Hệ chương trình để cấp số, ngày của văn bản phát hành.

- Phát hành văn bản điện tử song hành với văn bản giấy trên đường truyền số liệu chuyên dùng đến tất cả các đơn vị được ghi ở mục nơi nhận;

2. Trường hợp hồ sơ văn bản phát hành chỉ có bản chính đã được ký duyệt nhưng không có văn bản điện tử kèm theo:

- Nếu văn bản do Ủy viên Ủy ban được phân cấp ký thì phát hành trên mạng bằng bản ảnh quét (scan).

- Nếu văn bản do chuyên viên Văn phòng soạn thảo và người có thẩm quyền đã duyệt ký thì nhân viên văn thư phát hành như khoản 1 điều 7.

3. Đối với các văn bản cần phổ biến rộng rãi, cần lấy ý kiến của nhân dân, tổ chức, cơ quan, ngoài việc gửi cho các đơn vị nơi nhận, Phòng Hành chính – Tổ chức phải gửi cho Cổng thông tin điện tử thành phố (HCM Cityweb) và Ban Biên tập Trang thông tin điện tử của Văn phòng.

Điều 8. Quản trị Hệ chương trình

Phòng Hành chính - Tổ chức kết hợp với Trung tâm Tin học thường xuyên rà soát, cập nhật các danh mục của Hệ chương trình nhằm bảo đảm các danh mục người dùng ở Văn phòng và danh sách sở-ban-ngành, quận-huyện luôn đầy đủ và phù hợp với thực tế; có quyền can thiệp và thực hiện việc chuyển thông tin trên mạng trong trường hợp người có trách nhiệm luân chuyển thông tin nêu tại Điều 3- khoản 4 không thực hiện đúng quy định.

B. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CHUYÊN VIÊN THAM MƯU XỬ LÝ VĂN BẢN

Điều 9. Tiếp nhận văn bản đến trong Hệ chương trình

Chuyên viên phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào Hệ chương trình để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu :

a. Nút “Chuyển tiếp văn bản” dùng để chuyển tiếp văn bản trên mạng đến người khác có trách nhiệm xử lý.

b. Nút “Lưu tham khảo” dùng để kết thúc xử lý văn bản trên mạng tin học (khi chuyên viên nhận văn bản chỉ để tham khảo, không phải xử lý).

c. Nút “Xử lý văn bản” khi chọn, sẽ mở ra 3 lựa chọn :

c.1. Khung “Lập phiếu XLVB” dùng để ghi nhận trên mạng lý do không xử lý văn bản này; chọn “Lưu”, văn bản này chuyển sang trạng thái kết thúc xử lý.

c.2. Khung “Dự thảo văn bản” dùng xử lý văn bản một cách giản đơn, chuyên viên mở ra để ghi trích yếu, gắn tờ trình và văn bản điện tử dự thảo, chuyển đến lãnh đạo phụ trách, người ký. Khi văn bản phát hành được phát hành thì văn bản đến này tự động chuyển sang trạng thái đã xử lý.

c.3 Khung “Mở hồ sơ XLVB” dùng khi chuyên viên xử lý một văn bản có liên quan đến nhiều văn bản khác, có tham khảo ý kiến của các chuyên viên khác nên phải tạo thành một hồ sơ, cập nhật các thông tin liên quan. Khi văn bản phát hành được phát hành có theo dõi hồi báo; chỉ khi chuyên viên thụ lý chọn “kết thúc hồ sơ” thì trạng thái theo dõi hồi báo của hồ sơ này mới chấm dứt.

Điều 10. Xử lý văn bản đến

1. Khi nhận được hồ sơ, văn bản (giấy) được phân công xử lý, chuyên viên đăng nhập vào Hệ chương trình, tìm văn bản thụ lý bằng cách tìm theo số văn bản hoặc số đến. Các tờ trình, dự thảo văn bản xử lý phải cập nhật vào Hệ chương trình và chuyển trên mạng đến người xử lý kế tiếp.

2. Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, chờ họp theo yêu cầu của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên phải cập nhật thông tin chỉ đạo này trong trang “LẬP PHIẾU XLVB\Tóm tắt quá trình xử lý” để ghi nhận văn bản này đang trong tình trạng chờ đủ để xử lý.

Điều 11. Soạn thảo văn bản phát hành (trong trường hợp không phải là xử lý văn bản đến)

Xuất phát từ yêu cầu thực tế (sau cuộc họp, theo yêu cầu của lãnh đạo), chuyên viên soạn văn bản phát hành; để quản lý văn bản này trên Hệ chương trình thuận tiện theo dõi và tra cứu về sau. Các bước thực hiện là :

- Mở giao diện chính của Hệ chương trình.

- Chọn khung “xử lý công việc”; bên phải giao diện chọn “tạo lập hồ sơ”; bên trái giao diện chọn “nhập mới”; trang “xử lý công việc” được mở ra; điền đầy đủ các đề mục trong trang và chọn “Lưu”; như vậy, một hồ sơ công việc vừa được chuyên viên tạo ra. Chọn hồ sơ công việc này, kèm tờ trình và văn bản dự thảo như đã nêu ở Điều 9- mục c.2.

Điều 12. Kết nối nhiều văn bản đến có cùng nội dung yêu cầu giải quyết với văn bản phát hành có liên quan

1. Khi nhận được nhiều văn bản đến có cùng nội dung yêu cầu giải quyết, chuyên viên phải sử dụng chức năng “Mở hồ sơ XLVB” (Điều 9- c.3); gắn các văn bản có liên quan vào văn bản đang được chọn xử lý, Hệ chương trình kết nối những văn bản này và xử lý cùng lúc, để thông tin văn bản phát hành được gắn vào các trang văn bản đến liên quan.

2. Trong trường hợp nhận được văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết vấn đề đã có văn bản phát hành giải quyết trước đó, chọn “Lập phiếu XLVB” (Điều 9-c.1); ghi nhận số văn bản phát hành đã phát hành và chọn “lưu”.

Điều 13. Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố

1. Khi dự thảo các văn bản truyền đạt chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố giao cho sở-ban-ngành, quận-huyện thực hiện một công việc cụ thể, đến một thời điểm cụ thể báo cáo kết quả, chuyên viên làm theo quy chế ban hành theo Quyết định số 4071/QĐ-UBND ngày 25 tháng 8 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố.

Thao tác trên máy tính, xem hướng dẫn chi tiết trong Hệ chương trình.

2. Hàng ngày, chuyên viên phải vào mục “Theo dõi VB chỉ đạo” để nắm tình hình thực hiện, trao đổi đôn đốc với đơn vị thực hiện; chọn kết thúc khi công việc đã có kết quả cuối cùng.

C. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THƯ KÝ CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

Điều 14. Theo dõi và xử lý thông tin trên Hệ chương trình

Các Thư ký nếu được giao sử dụng tài khoản (account) của Thường trực Ủy ban mà mình giúp việc thì khi đăng nhập vào, thực hiện những công việc sau:

- Xác nhận “văn bản hoàn thành” và chuyển (Phòng Hành chính-Tổ chức làm thủ tục phát hành trên mạng), đồng thời chuyển văn bản và hồ sơ bằng giấy đến Phòng Hành chính-Tổ chức để làm thủ tục phát hành bằng giấy.

- Ghi nhận bút phê của Thường trực Ủy ban và chuyển lại cho chuyên viên xử lý tiếp (theo bút phê), đồng thời, văn bản và hồ sơ liên quan cũng được chuyển đến cho chuyên viên đó.

Điều 15. Soạn văn bản phát hành

Trong trường hợp Thư ký được Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố phân công soạn văn bản phát hành, thì thực hiện theo quy định đối với chuyên viên (được trình bày tại chương II, mục B Quy chế này) bằng tài khoản (account) của mình.

D. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

Điều 16. Theo dõi và xử lý thông tin trên Hệ chương trình

Hệ chương trình có giao diện và các chức năng dành cho Lãnh đạo Văn phòng được thiết kế giống như giao diện và các chức năng dành cho Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố (do Thư ký thao tác sử dụng). Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp sử dụng hoặc ủy quyền cho Phòng Hành chính-Tổ chức thực hiện các thao tác cập nhật thông tin về phân công, duyệt tờ trình, chuyển xử lý, theo đúng các ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng ghi trên văn bản, hồ sơ liên quan.

Điều 17. Giám sát xử lý văn bản

1. Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên theo dõi Hệ chương trình để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản, hồ sơ của cá nhân mình và của Phòng, Trung tâm do mình phụ trách; kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến đang còn tồn đọng (nếu có).

2. Trường hợp phát hiện về văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, Lãnh đạo Văn phòng phải chủ trì làm việc với Phòng, Trung tâm do mình phụ trách để thảo luận, tìm biện pháp khắc phục, cải tiến và tổ chức thực hiện.

E. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG SỞ-BAN-NGÀNH, QUẬN-HUYỆN

Điều 18. Gửi/nhận văn bản điện tử

Văn phòng các sở-ban-ngành, quận-huyện phải phân công bộ phận giúp việc để truy cập “module chức năng gửi/nhận văn bản điện tử” đảm bảo việc gửi/nhận văn bản điện tử với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và với các đơn vị liên quan; tổ chức tại đơn vị hợp lý nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động.

Điều 19. Báo cáo kết quả thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố

Văn phòng các sở-ban-ngành, quận-huyện phải phân công bộ phận giúp việc để truy cập “module chức năng theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố” tiếp nhận kịp thời, trao đổi thông tin thực hiện và báo cáo đầy đủ kết quả qua mạng việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM TIN HỌC THÀNH PHỐ VỀ QUẢN TRỊ HỆ CHƯƠNG TRÌNH VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 20. Quản lý hệ thống trang thiết bị tin học của Văn phòng

Trung tâm Tin học thành phố có trách nhiệm :

1. Quản lý hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạng, cài đặt phần mềm hệ thống tại Văn phòng, bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn thông tin, chống mất cắp cơ sở dữ liệu. Lập kế hoạch bảo trì hệ thống và đề xuất mua các trang thiết bị dự phòng để thay thế kịp thời khi xảy ra sự cố hư hỏng trong Văn phòng.

2. Lập kế hoạch đôn đốc và báo cáo định kỳ, trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phê duyệt và tổ chức thực hiện: việc mở rộng áp dụng Hệ chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước, đảm bảo thông tin hành chính điện tử ngày càng rộng trên địa bàn thành phố; đảm bảo trao đổi thông tin với Văn phòng Chính phủ và các cơ quan Trung ương.

Điều 21. Quản lý phần mềm và dữ liệu

Trung tâm Tin học thành phố có trách nhiệm:

1. Tiếp nhận, quản lý các tài liệu kỹ thuật, phương tiện cài đặt Hệ chương trình tại Văn phòng; kết hợp cùng đơn vị triển khai để thực hiện việc cài đặt phần mềm trên máy chủ (server) và trên máy tính cho người sử dụng; liên hệ và phối hợp với đơn vị thiết kế phần mềm để xử lý sự cố và cải tiến phần mềm.

2. Sao lưu dữ liệu trên toàn bộ các máy chủ theo định kỳ, có phương án phục hồi dữ liệu và hoạt động phần mềm trong thời gian ngắn nhất khi có sự cố.

3. Định kỳ hàng năm, tổ chức lại văn bản điện tử trong Hệ chương trình để phục vụ việc tra cứu.

4. Kiểm tra các máy tính, đưa ra khuyến nghị hoặc thực hiện loại bỏ các chương trình phần mềm do cá nhân tự cài đặt có ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của hệ thống mạng tin học thuộc Văn phòng

5. Đảm bảo tự động trích xuất kết quả xử lý của Hệ chương trình, hiển thị lên Trang thông tin điện tử Văn phòng để phục vụ cho người dân tra cứu kết quả xử lý văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố.

6. Tập hợp các ý kiến đóng góp, đề xuất nâng cấp phần mềm luôn phù hợp với quy trình quản lý văn thư, hành chính; thêm tiện ích nhằm đơn giản thao tác người sử dụng; đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật.

Điều 22. Tổ chức thực hiện

1. Lãnh đạo các Phòng, Trung tâm thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức biết, thực hiện trong phạm vi được phân công. Cán bộ, công chức, viên chức không làm đúng quy trình, không thực hiện quy định dẫn đến thiếu thông tin, ách tắc công việc thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý .

2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính các sở-ban-ngành, quận-huyện hoặc người được phân công có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này ở hai module chức năng có liên quan và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc chậm trễ, thiếu thông tin ở hai module chức năng này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính các sở-ban-ngành, quận-huyện hoặc người được phân công, lập đề nghị, gửi đến Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố để tổng hợp, chỉnh sửa cho phù hợp./.

VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ