THÔNG TƯ

CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Hướng dẫn thực hiện thể lệ thanh toán qua ngân hàng

Để thực hiện thể lệ thanh toán qua ngân hàng ban hành theo Quyết định số 101/NH-QĐ ngày 30-7-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước được thống nhất trong cả nước, Ngân hàng Nhà nước Trung ương hướng dẫn cụ thể như sau:

PHẦN I

VỀ NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Điều kiện để các tổ chức kinh tế, cơ quan dự toán và các tư nhân (từ đây gọi chung là khách hàng) thực hiện thanh toán qua Ngân hàng (thuật ngữ Ngân hàng dùng trong thông tư này được hiểu là các tổ chức Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước):

1.1. Khách hàng phải có tài khoản tại Ngân hàng, trên tài khoản phải bảo đảm thường xuyên có số dư để thanh toán kịp thời sòng phẳng cho đơn vị bán (thụ hưởng).

1.2. Thực hiện đầy đủ và đúng đắn các quy định trong thể lệ thanh toán và hướng dẫn của thông tư này, bao gồm cả việc sử dụng và thủ tục về giấy tờ thanh toán, thủ tục giao dịch giấy tờ với Ngân hàng theo quy định của Nhà nước và của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

1.3. Tất cả các chứng từ thanh toán qua Ngân hàng do khách hàng nộp vào Ngân hàng đều phải lập trên mẫu do Ngân hàng, nhượng bán; phải lập đủ liên, viết rõ ràng, đầy đủ, chính xác yếu tố theo quy định, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng của dòng đầu tiên, không được viết cách dòng, cách quãng giữa các chữ, không được sửa chữa, tẩy xoá, cắt dán bất kỳ yếu tố nào và phải có dấu, chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được ký thay chủ tài khoản hay kế toán trưởng) đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại Ngân hàng).

1.4. Ngân hàng được quyền từ chối hoặc không nhận các giấy tờ thanh toán trong trường hợp khách hàng vi phạm đến một trong các qui định của thể lệ thanh toán và không chịu trách nhiệm về các thiệt hại do thanh toán hoặc xảy ra tranh chấp do lỗi của khách hàng đã vi phạm các qui định.

Các tranh chấp trong các trường hợp này sẽ được đưa ra cơ quan pháp luật (trọng tài kinh tế Nhà nước hay toà án) để giải quyết.

2. Trách nhiệm của Ngân hàng trong việc thực hiện thanh toán qua Ngân hàng:

2.1. Phải cung cấp kịp thời và đầy đủ các loại mẫu giấy tờ thanh toán cho khách hàng theo yêu cầu và phù hợp với quy định.

2.2. Thực hiện việc kiểm tra, giám sát khả năng chi trả của chủ tài khoản, xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm; hướng dẫn khách hàng sử dụng và làm đầy đủ thủ tục giấy tờ thanh toán.

2.3. Thực hiện chính xác, cập nhật các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, bảo đảm thanh toán nhanh chóng và an toàn tài sản.

Nếu gây sai lầm, chậm trễ, thất lạc thì Ngân hàng phải chịu bồi thường thiệt hại cho khách hàng theo đúng thể lệ quy định.

3. Tất cả các loại mẫu mực giấy tờ dùng trong thanh toán do các Ngân hàng ấn hành phải theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Trung ương; trước khi ấn hành, các Ngân hàng phải gửi mẫu cho Ngân hàng Nhà nước Trung ương duyệt. Vụ trưởng Vụ kinh tế kế hoạch Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm duyệt các mẫu mực giấy tờ thanh toán theo đúng quy định trong thể lệ thanh toán. Vụ trưởng Vụ kế toán duyệt các mẫu mực giấy tờ thuộc nghiệp vụ kế toán thanh toán và thanh toán liên hàng (giấy báo liên hàng).

4. Trường hợp thanh toán khác hệ thống Ngân hàng mà có qua tài khoản tiền gửi, tiền vay tại Ngân hàng Nhà nước, thì các Ngân hàng phải sử dụng loại ấn chỉ của Ngân hàng Nhà nước để phù hợp với nội dung, tính chất của hình thức thanh toán.

5. Để việc thanh toán của khách hàng có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng được thông suốt, khỏi ách tắc, các Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, kho bạc Nhà nước phải đảm bảo duy trì thường xuyên số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán ở Ngân hàng Nhà nước tối thiểu bằng mức an toàn vốn về tiền gửi thanh toán.

6. Trong mọi trường hợp xảy ra mất mát, thất lạc chứng từ hoặc gây nên sai sót, chậm trễ trong thanh toán, các bên liên quan phải lập biên bản xác định lý do, nguyên nhân, đơn vị và người gây ra sai sót, đơn vị và người chịu trách nhiệm, mức độ thiệt hại, mức độ bị phạt hoặc phải bồi thường vật chất... để xử phải nghiêm minh.

PHẦN II

THỦ TỤC GIẤY TỜ VÀ NGHIỆP VỤ HẠCH TOÁN CÁC

HÌNH THỨC THANH TOÁN

A. HÌNH THỨC THANH TOÁN SÉC

I. Séc chuyển khoản.

1. Phạm vi và nguyên tắc thanh toán séc chuyển khoản:

1.1- Séc chuyển khoản dùng để thanh toán giữa các khách hàng cùng có tài khoản tại một Ngân hàng hoặc ở hai Ngân hàng cùng hoặc khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp với nhau hoặc hàng ngày có trực tiếp giao nhận chứng từ cho nhau.

1.2- Nguyên tắc thanh toán séc chuyển khoản:

- Ghi Nợ đơn vị trả tiền (bên mua) trước.

- Ghi Có đơn vị thụ hưởng (bên bán) sau.

1.3- Séc chuyển khoản thanh toán trong một hệ thống Ngân hàng muốn ghi Có trước thì phải:

+ Xác định được tính hợp lệ, hợp pháp của tờ séc.

+ Xác định được khả năng thanh toán tiền trên tờ séc của đơn vì trả tiền (xác nhận của Ngân hàng bên mua).

+ Trên cơ sở các quy định cụ thể của Tổng giám đốc Ngân hàng thương mại. Ngân hàng đầu tư và phát triển hay của Cục trưởng Cục kho bạc Nhà nước.

1.4- Séc chuyển khoản không được chuyển nhượng cho nhau, kể cả các tờ séc trắng hoặc séc đã phát hành.

2. Thủ tục nhượng séc chuyển khoản cho khách hàng:

2.1- Khi nhận séc ở kho ra để chuẩn bị nhượng cho khách hàng hay để sử dụng, bộ phận kế toán Ngân hàng phải lập phiếu ghi nhập tài khoản 9970 "Séc" và làm các thủ tục:

+ Kiểm đếm số lượng tờ séc nhận từ kho ra (tờ và cuốn) và kiểm tra sê-ri và số của từng tờ séc trong các cuốn séc, bảo đảm khớp đúng sê -ri, số và số lượng ghi trên phiếu xuất kho. Giao cho thanh toán viên bán ấn chỉ.

Và hạch toán:

Nợ TK 9000 (tạm ứng để hoạt động nghiệp vụ - tiểu khoản người nhận séc để bán)

Có TK 940.

Đồng thời ghi nhập TK 9970 (Giá quy ước một tờ là một đồng).

+ Tiến hành ghi hoặc đóng dấu (khắc sẵn) tên và số hiệu của Ngân hàng mình lên từng tờ séc trong cuốn séc (ở dòng Ngân hàng phục vụ bên trả tiền) đối với số séc vừa nhận ở kho ra.

+ Ghi vào sổ theo dõi nhượng séc (phụ lục mẫu số 07) toàn bộ số séc vừa nhận ở kho ra.

2.2- Chỉ nhượng séc chuyển khoản cho những đơn vị có tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng mình và cho những người có giấy đề nghị nhượng séc của chủ tài khoản (hay của người được uỷ quyền của chủ tài khoản). Giấy đề nghị nhượng séc lập theo đúng mẫu quy định (phụ lục mẫu số 08), phải ghi đầy đủ các yếu tố, có chữ ký của người trực tiếp đến nhận séc đã được ghi trên giấy đề nghị.

Người đến nhận séc phải mang giấy chứng minh của mình kèm giấy đề nghị nhượng séc để Ngân hàng kiểm tra khi nhượng séc.

2.3- Kế toán trưởng Ngân hàng có trách nhiệm trực tiếp giải quyết nhượng séc để thanh toán viên bán séc thực hiện.

Mỗi lần chỉ nhượng 01 (một) cuốn và chỉ nhượng tiếp khi cuốn séc mua lần trước khách hàng đã sử dụng hết hoặc chỉ còn không quá 02 (hai) tờ.

- Thanh toán viên nhượng séc (bán ấn chỉ) phải kiểm tra kỹ giấy đề nghị nhượng séc, giấy chứng minh của người đến mua séc, việc sử dụng cuốn séc mua lần trước của khách hàng... trước khi làm thủ tục nhượng séc chuyển khoản.

2.4- Trước khi giao séc cho khách hàng, thanh toán viên nhượng séc phải ghi tên, số liệu tài khoản của khách hàng lên tất cả các tờ séc trong cuốn séc và ghi vào sổ theo dõi nhượng séc.

- Yêu cầu người nhận séc ký vào sổ theo dõi nhượng séc, rồi giao séc cho khách hàng.

2.5 Khách hàng (người nhận séc) phải kiểm đếm, kiểm tra sê - ri, số, số lượng tờ séc trong cuốn séc. Kiểm soát lại tên, số hiệu tài khoản của đơn vị mình đã ghi trên séc, nếu có sai sót gì thì phải báo cho Ngân hàng để đổi lấy cuốn séc khác.

Nếu người đến mua séc không thực hiện kiểm đếm, khi xảy ra thiếu các tờ séc và bị lợi dụng thì đơn vị mua séc phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra.

- Giấy đề nghị nhượng séc được lưu kèm theo chứng từ thu tiền bán séc (chứng từ ghi Có TK 9000) và đóng vào tập nhật ký chứng từ.

Kế toán hạch toán:

Ghi xuất TK 9970.

Và ghi Nợ TK 130 hay TK tiền gửi đơn vị mua séc

ghi có TK 9000.

3. Thủ tục phát hành séc chuyển khoản:

- Séc chuyển khoản do đơn vị trả tiền (bên mua) phát hành để trả cho đơn vị thụ hưởng (bên bán).

- Séc chỉ viết bằng những thứ mực không nhoè, không phai, không được viết bằng mực đỏ. Các yếu tố trên tờ séc phải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ:

+ Số tiền bằng số, bằng chữ, ghi đúng quy định nói trên.

+ Ngày, tháng viết bằng chữ, năm viết bằng số.

+ Ghi rõ tên và số hiệu tài khoản đơn vị được hưởng.

+ Đóng dấu rõ ràng, dấu và chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng phải đúng với mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.

+ Không được sửa chữa, tẩy xoá, dán đè bất kỳ một yếu tố nào trên tờ séc.

- Đơn vị mua không được ký tên và đóng dấu vào các tờ séc mà trên đó chưa ghi đầy đủ các yếu tố (séc khống chỉ), nếu đơn vị mua vi phạm điều này dẫn đến bị lợi dụng bên mua phải chịu thiệt hại.

Trường hợp đơn vị mua ký tên đóng dấu khống chỉ, nếu phát hiện được thì Ngân hàng được chuyển thu hồi lại tất cả các tờ séc còn lại của khách hàng.

4. Thủ tục thanh toán séc chuyển khoản:

- Đơn vị bán khi nhận tờ séc chuyển khoản của người mua trả, phải kiểm soát kỹ các yếu tố trên tờ séc trước khi giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp chưa tín nhiệm bên mua về mặt thanh toán hoặc tờ séc có số tiền lớn, để đảm bảo thanh toán và an toàn tài sản đơn vị bán cấn hỏi lại ngân hàng phục vụ đơn vị phát hành để xác nhận khả năng thanh toán của tờ séc trước khi nhận séc và giao hàng.

- Nếu tờ séc hợp lệ thì yêu cầu người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên, số, ngày giấy chứng minh vào phía sau tờ séc trước khi giao hàng, căn cứ vào séc lập bảng kê nộp séc (theo phụ lục mẫu số 09) để nộp Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng phục vụ bên mua.

Trên bảng kê nộp séc phải có ký tên và đóng dấu của đơn vị thụ hưởng.

- Người bán chỉ nhận những tờ séc trên đó ghi đúng tên và số hiệu tài khoản, đơn vị hưởng séc là đơn vị mình, nếu séc ghi sai tên hoặc số hiệu tài khoản đơn vị mình thì không nhận. Ngân hàng phục vụ bên bán sẽ không thanh toán tiền cho bên bán các tờ séc ghi sai tên hoặc số hiệu tài khoản đơn vị bán.

- Ngân hàng nhận bảng kê nộp séc kèm các tờ séc (Ngân hàng phục vụ bên mua hoặc Ngân hàng phục vụ bên bán), sau khi kiểm soát và đối chiếu séc với bảng kê thì ký tên và đóng dấu một liên rồi trả cho người nộp séc (chỉ nhận các tờ séc viết đúng quy định và còn thời hạn hiệu lực thanh toán). Nếu có sai sót trên bảng kê nộp séc thì phải sửa lại bảng kê, đối với các tờ séc không hợp lệ thì xử lý theo đúng quy định và sửa lại bảng kê nộp séc trước khi tên, đóng dấu trả khách hàng 1 liên làm giấy biên nhận séc.

4.1- Trường hợp hai đơn vị mua và ván cùng có tài khoản tại một Ngân hàng thì xử lý:

- Dùng séc chuyển khoản làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.

- Dùng một liên bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.

- Một liên bảng kê nộp séc gửi đơn vị bán làm giấy báo Có.

Hạch toán: Nợ TK đơn vị trả tiền.

Có TK đơn vị bán.

4.2- Trường hợp đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng (trong cùng hoặc khác hệ thống Ngân hàng và ở trong một địa bàn huyện, quận, thị xã hoặc trong một tỉnh, thành phố, đặc khu có tham gia thanh toán bù trừ và trực tiếp giao nhận chứng từ (với nhau) thì xử lý:

- Đơn vị bán (thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc theo từng Ngân hàng phục vụ bên mua (mỗi Ngân hàng bên mua lập một bảng kê nộp séc riêng), ký tên đóng dấu lên tất cả các liên của bảng kê nộp séc và đem nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng phục vụ bên trả tiền (bên mua).

- Thủ tục Ngân hàng nhận bảng kê nộp séc và các tờ séc thực hiện theo quy định trên đây.

- Trường hợp đơn vị bán nộp bảng kê nộp séc và các tờ séc vào Ngân hàng phục vụ đơn vị bán (bên bán) thì Ngân hàng bên bán phải chuyển trực tiếp các tờ séc và bảng kê nộp séc cho Ngân hàng phục vụ bên mua. Khi giao Ngân hàng phục vụ bên mua, Ngân hàng phục vụ bên bán phải mở sổ theo dõi giao nhận séc (theo phụ lục mẫu số 10), ghi chép đầy đủ và phải có chữ ký của Ngân hàng phục vụ bên mua vào sổ này khi giao séc.

- Ngân hàng phục vụ bên mua khi nhận các tờ séc chuyển khoản do Ngân hàng phục vụ bên bán giao sang hay do đơn vị bán trực tiếp nộp vào, phải tiến hàng kiểm tra đối chiếu các yếu tố trên séc, tên số hiệu tài khoản đơn vị phát hành séc, dấu chữ ký của đơn vị mua, số dư tài khoản tiền gửi đủ để thanh toán séc. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì xử lý:

Tuỳ theo phương pháp thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau để lập bảng kê (chứng từ) thích hợp:

+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước thì lập 2 liên bảng kê các chứng từ thanh toán (theo phụ lục mẫu số 11).

+ Nếu thanh toán bù trừ với nhau theo quy ước tham gia thanh toán bù trừ thì lập 2 liên bảng kê thanh toán bù trừ (theo phụ lục mẫu số 12).

+ Nếu thanh toán liên hàng (trường hợp hai Ngân hàng cùng hệ thống... thì lập giấy báo liên hàng.

Các bảng kê hoặc giấy báo liên hàng này lập trên cơ sở dựa vào các bảng kê nộp séc của các tờ séc được thanh toán.

Dùng tờ séc làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.

Dùng 1 liên bảng kê mới lập này (mẫu số 11 hay 12 liên 3 giấy báo liên hàng) làm chứng từ ghi Có tài khoảng thích hợp (Tiền giửi tại Ngân hàng Nhà nước, tài khoản thanh toán bù trừ hay tài khoản liên hàng đi...) một liên bảng kê này kèm 2 liên bảng kê nộp séc gửi cho Ngân hàng liên quan (Ngân hàng Nhà nước hay Ngân hàng phục vụ đơn vị thụ hưởng).

Và hạch toán:

Nợ TK đơn vị phát hành séc (đơn vị mua).

Có TK 791 tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.

hay TK 820 thanh toán bù trừ.

hoặc TK 830 hay 850 liên hàng đi (trong hệ thống).

- Trường hợp có tờ séc phát hành quá số dư thì sửa lại tổng số tiền trên bảng kê nộp séc, gạch món tiền séc không thanh toán được (do phát hành quá số dư) trên bảng kê nộp séc trước khi lập bảng kê các chứng từ thanh toán hoặc bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ....

- Các tờ séc không đủ số dư để thanh toán thì Ngân hàng phục vụ bên mua lưu lại, theo dõi khi đủ số dư thì thanh toán cả tiền séc và tiền phạt.

Ghi nhập TK 9963 "séc phát hành quá số dư".

- Tính phạt các tờ séc phát hành quá số dư:

+ Phạt phát hành quá số dư

Số tiền

phạt quá số dư

=

[

Số

tiền

trên tờ séc

-

Số dư trên

tài khoản tiền gửi

]

x

20%

Số dư trên tài khoản tiền gửi là số dư tại thời điểm Ngân hàng bên mua nhận được tờ séc đó. Số tiền phạt phát hành quá số dư ghi vào thu nghiệp vụ Ngân hàng.

+ Phạt chậm trả:

Số tiền phạt chậm trả

=

số tiền trên tờ séc

x

số ngày phạt chậm trả

x

% phạt (tính theo % lãi nợ quá hạn)

Số ngày phạt chậm trả tính từ ngày Ngân hàng bên mua nhận được tờ séc đến ngày thanh toán được tờ séc. Số tiền phạt chậm trả chuyển cho đơn vị bán được hưởng.

- Khi tài khoản đơn vị mua đủ tiền trên tài khoản tiền gửi thì:

Ghi xuất TK 9963

Và ghi: Nợ TK tiền gửi đơn vị mua (cả tiền séc và tiền phạt)

Có TK thích hợp (tiền séc và tiền phạt chậm trả)

Có TK 960 (số tiền phạt phát hành séc quá số dư).

4.3- Tại Ngân hàng phục vụ bên bán khi nhận được một liên bảng kê mẫu số 11 hay số 12 hoặc giấy báo liên hàng kèm 2 liên bảng kê nộp séc, sau khi kiểm tra song; hạch toán:

Ghi nợ TK 719 "Tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước"

hay TK 820 "thanh toán bù trừ"

hoặc TK 831 hay 851 "Liên hàng đến" (cùng hệ thống)

Ghi có TK đơn vị thụ hưởng.

- Liên bảng kê mẫu số 11 hay mẫu số 12 (hoặc giấy báo Có liên hàng) làm chứng từ ghi Nợ tài khoản thích hợp.

- Một liên bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.

- Một liên bảng kê nộp séc gửi đơn vị bán làm giấy báo Có.

4.4- Trường hợp thanh toán qua tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng Nhà nước thì Ngân hàng Nhà nước xử lý:

- Căn cứ vào các bảng kê nộp séc đã được Ngân hàng phục vụ bên mua chuyển sang để lập 2 liên bảng kê mẫu số 11 và hạch toán:

Nợ TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ bên mua.

Có TK tiền gửi của Ngân hàng phục vụ bên bán.

- Xử lý chứng từ:

+ Liên bảng kê mẫu số 11 do Ngân hàng phục vụ bên mua lập làm chứng từ ghi Nợ tài khoản tiền giử Ngân hàng phục vụ bên mua.

+ 1 liên bảng kê mẫu số 11 do Ngân hàng Nhà nước lập làm chứng từ ghi Có tài khoản tiền gửi Ngân hàng phục vụ bên bán.

+ 1 liên bảng kê mẫu số 11 kèm các bảng kê nộp séc gửi Ngân hàng phục vụ bên bán.

II. Séc Bảo chi

Các Ngân hàng chỉ được bảo chi séc trong các trường hợp:

+ Séc thanh toán giữa 2 bên mua bán cùng mở tài khoản tại 1 Ngân hàng.

+ Séc thanh toán trong phạm vi giữa các ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp với nhau.

+ Séc thanh toán giữa các khách hàng có mở tài khoản tại các chi nhánh Ngân hàng trong cùng một hệ thống (trong và ngoài tỉnh).

1. Thủ tục phát hành séc bảo chi:

- Mỗi lần có yêu cầu bảo chi séc, đơn vị mua phải lập 3 liên uỷ nhiệm chi kèm tờ séc chuyển khoản đã viết đầy đủ các yếu tố để nộp cho Ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản, đơn vị đóng dấu và ký tên trên các liên uỷ nhiệm chi vào mặt trước của tờ séc (đối với những đơn vị có bảo chi séc thường xuyên) để Ngân hàng làm thủ tục bảo chi từng lần.

Những khách hàng có yêu cầu séc bảo chi không thường xuyên (kể cả khách hàng yêu cầu bảo chi từ tài khoản chuyển tiền phải trả hoặc từ séc chuyển tiền) thì nộp cho Ngân hàng 3 liên uỷ nhiệm chi viết đầy đủ các yếu tố, để Ngân hàng làm thủ tục phát hành séc bảo chi. Tờ séc bảo chi do Ngân hàng viết và ký tên đóng dấu mặt trước tờ séc.

- Ngân hàng phục vụ bên mua sau khi kiểm tra các yếu tố trên uỷ nhiệm chi séc và đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi, nếu đủ điều kiện làm thủ tục phát hành séc bảo chi:

+ Ghi số hiệu tài khoản Nợ và Có lên các liên uỷ nhiệm chi.

+ Ký tên, đóng dấu vào chỗ quy định mặt sau tờ séc (đối với các tờ séc mà chủ tài khoản đã ký tên đóng dấu ở mặt trước) hoặc ký tên, đóng dấu vào mặt trước tờ séc (đối với tờ séc do Ngân hàng phải làm thủ tục phát hành);

+ Đóng dấu có chữ BẢO CHI lên mặt trước của tờ séc;

+ Giao tờ séc đã làm song thủ tục bảo chi cho khách hàng;

+ Hạch toán:

Nợ TK tiền gửi đơn vị mua

Có TK 3610 tiền gửi để thanh toán séc bảo chi.

+ Xử lý chứng từ:

Liên 1 uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Nợ TK đơn vị mua.

Liên 2 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị mua làm giấy báo Nợ

Liên 3 uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Có TK 3610 "Tiền gửi để thanh toán séc bảo chi".

2. Thủ tục thanh toán séc bảo chi.

2.1. Đơn vị bán khi nhận các tờ séc bảo chi, cũng phải tiến hành kiểm soát đối chiếu như séc chuyển khoản nói trên, đặc biệt là dấu và chữ ký của Ngân hàng bảo chi tờ séc, giấy chứng minh và các giấy tờ khác của người nhận hàng (trường hợp cần thiết phải đưa đến Ngân hàng hỏi trước khi giao hàng cho người mua). Sau khi kiểm tra xong cũng yêu cầu người nhận hàng xuất trình giấy chứng minh, ký và ghi rõ tên vào chỗ quy định ở mặt sau tờ séc trước khi giao hàng.

Căn cứ vào tờ séc bảo chi, đơn vị bán cũng lập bảng kê nộp séc (mẫu số 09) như séc chuyển chuyển khoản nói trên để nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng ký bảo chi séc.

2.2. Thanh toán séc bảo chi

2.2.1. Trường hợp hai đơn vị mua và bán cùng mở tài khoản tại một Ngân hàng:

Sau khi đối chiếu, kiểm tra séc với bảng kê bảo đảm hợp lệ, khớp đúng, Ngân hàng ghi ngày nhận séc lên các liên bảng kê nộp séc, ký tên đóng dấu lên 1 liên để trả ngay có người nộp séc làm giấy biên nhận séc. Séc và các liên bảng kê nộp séc xử lý:

- Các tờ séc bảo chi làm chứng từ ghi Nợ TK 3610.

- 1 liên bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có TK đơn vị bán.

- 1 liên bảng kê gửi đơn vị bán làm giấy báo Có.

Và hạch toán

Nợ TK 3610

Có TK đơn vị bán.

2.2.2. Trường hợp hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng có tham gia than toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp với nhau:

Đơn vị bán phải lập bảng kê riêng theo từng Ngân hàng phục vụ bên mua để nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng bảo chi séc.

Ngân hàng nhận séc và bảng kê nộp séc do đơn vị bán nộp cũng xử lý giống như séc chuyển khoản nói trên (điểm 4.2).

Tại Ngân hàng bảo chi séc (Ngân hàng phục vụ bên mua) hạch toán:

Nợ TK 3610

Có TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.

hay TK 820 thanh toán bù trừ.

Tại Ngân hàng phục vụ đơn vị bán hạch toán:

Nợ TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước hay TK 820 thanh toán bù trừ.

Có TK đơn vị bán.

Nếu séc bảo chi thanh toán có qua TK tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước, thì tại Ngân hàng Nhà nước tiếp nhận chứng từ, xử lý chứng từ và hạch toán như điểm 4.4 của phần séc chuyển khoản trên đây.

2.2.3. Trường hợp séc bảo chi thanh toán giữa các khách hàng có mở tài khoản tại 2 chi nhánh Ngân hàng cùng một hệ thống.

Do Tổng giám đốc (Giám đốc) Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Cục trưởng Cục kho bạc Nhà nước hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc thực hiện cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm của hệ thống Ngân hàng mình, nhưng phải bảo đảm tuyệt đối an toàn tài sản.

III. Sổ séc định mức.

- Mỗi sổ séc định mức chi thanh toán cho 1 (một) đơn vị kinh tế chủ quản. Các cửa hàng, quầy hàng hoặc các đơn vị phụ thuộc trong cùng một đơn vị kinh tế chủ quản mới được nhận các tờ séc định mức trong cùng một số séc định mức.

Đơn vị mua không được trả các tờ séc định mức trong cuốn sổ séc định mức này cho một đơn vị kinh tế thuộc đơn vị kinh tế chủ quản khác.

- Đơn vị bán (thụ hưởng) có trách nhiệm kiểm tra số dư của sổ séc định mức trước khi giao hàng, chỉ nhận các tờ séc định mức có số tiền nằm trong số dự còn lại của sổ séc định mức. Nếu đơn vị bán không kiểm tra số dư sổ séc định mức, nhận cả các tờ séc định mức không đủ hay đã hết số dư thì đơn vị bán phải chịu thiệt hại vì số séc định mức không còn tiền để thanh toán.

- Đơn vị (khách hàng) mở sổ séc định mức phải bảo quản séc chặt chẽ, để xảy ra mất mát thì phải chịu thiệt hại như mất tiền.

- Chỉ mở sổ séc định mức trong trong các trường hợp:

+ 2 đơn vị mua và bán có cùng TK cùng một Ngân hàng.

+ 2 đơn vị mua và bán có TK ở hai Ngân hàng tham gia thanh toán bù trừ và trực tiếp giao nhận chứng từ với nhau.

+ 2 đơn vị mua và bán có TK ở các Ngân hàng trong cùng một hệ thống.

1. Thủ tục mở sổ séc định mức:

- Khách hàng có yêu cầu mở sổ séc định mức lập 3 liên uỷ nhiệm chi nộp vào Ngân hàng phục vụ mình để trích TK số tiền định mức của sổ séc.

Trong uỷ nhiệm chi ghi rõ họ tên, số hiệu TK và địa chỉ đơn vị bán.

- Ngân hàng mở sổ séc định mức phải làm các thủ tục:

+ Khi xuất sổ séc định mức từ kho phải ra làm các thủ tục giống như xuất séc chuyển khoản từ kho ra để bán (điểm 2.1).

+ Khi nhượng sổ séc định mức cho khách hàng thì phải ghi lên tất cả các tờ séc trong sổ séc định mức các yếu tố:

Tên đơn vị phát hành séc (đơn vị mua)

Tên đơn vị bán, số hiệu TK, địa chỉ đơn vị bán.

Ghi lên tờ bìa đầu tiên số tiền định mức rồi ký tên đóng dấu của Ngân hàng mình vào chỗ quy định.

+ Lấy chữ ký của khách hàng vào sổ theo dõi nhượng séc, rồi giao sổ séc định mức cho khách hàng.

Xử lý các liên uỷ nhiệm chi:

Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ TK đơn vị mua

Liên 2 gửi đơn vị mua để làm giấy báo Nợ

Liên 3 làm chứng từ ghi Có TK 3611 "Tiền gửi để thanh toán số séc định mức.

Và hạch toán

Nợ TK đơn vị mua

Có TK 3611

Riêng về tiền thu nhượng séc được hạch toán:

Nợ TK 130

hay TK tiền gửi của đơn vị mua

Có TK 9000

Và ghi xuất TK 9970.

2. Thủ tục phát hành séc định mức:

- Khi phát hành các tờ séc định mức, chủ TK hoặc người được uỷ quyền chỉ được phát hành séc trong phạm vi số dư còn lại của sổ séc định mức.

- Thủ tục viết séc định mức thực hiện đúng như séc chuyển khoản, nhưng sau khi viết, người viết séc phải ghi số tiền lên chỗ quy định của cuống séc, rút lại số dư mới.

3. Thủ tục thanh toán các tờ séc định mức:

- Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra các yếu tố trên tờ séc, giấy chứng minh của người nhận hàng, số dư của sổ séc định mức (trường hợp cần thiết phải hỏi Ngân hàng) trước khi nhận séc và giao hàng. Yêu cầu người nhận hàng ghi số, ngày giấy chứng minh, ký tên... vào chỗ quy định mặt sau tờ séc.

- Việc lập bảng kê nộp các tờ séc định mức vào Ngân hàng để thanh toán để thanh toán thực hiện như việc thanh toán séc chuyển khoản, séc bảo chi quy định trên đây.

- Thủ tục xử lý của các Ngân hàng:

+ Tại Ngân hàng phục vụ bên bán: tiến hành kiểm tra, đối chiếu và xử lý giống như séc chuyển khoản, séc bảo chi. Song trong trường hợp cần thiết phải hỏi Ngân hàng mở sổ séc định mức trước khi trả tiền cho bên bán.

Nếu 2 đơn vị mua và bán cùng có TK ở một Ngân hàng thì hạch toán:

Nợ TK 3611

Có TK đơn vị bán.

Nếu 2 đơn vị mua và bán mở TK ở hai Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp thì hạch toán:

Nợ TK 820

Có TK đơn vị bán.

Nếu 2 đơn vi mua và bán mở TK ở hai Ngân hàng cùng một hệ thống thì hạch toán:

Nợ TK 830 hay TK 850

Có TK đơn vị bán.

+ Tại Ngân hàng phục vụ bên mua (Ngân hàng mở sổ séc định mức):

Nếu 2 đơn vị mua và bản mở TK ở hai Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp với nhau thì hạch toán:

Nợ TK 3611

Có TK 820

Nếu hai đơn vị mua và bán mở TK ở hai Ngân hàng cùng một hệ thống thì hạch toán

Nợ TK 3611

Có TK 831 hay 851

Lưu ý: Trường hợp thanh toán qua liên hàng, tờ séc định mức lưu tại Ngân hàng bên bán. Ngân hàng bên bán phải lập bảng kê séc ghi Nợ qua liên hàng có thể kèm theo bản photocopy tờ séc để gửi Ngân hàng mở sổ séc định mức kiểm tra thanh toán.

Ngoài quy định trên, Tổng giám đốc (Giám đốc) Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Cục trưởng Cục kho bạc Nhà nước có thể quy định cụ thể thêm thủ tục phát hành và thanh toán séc định mức trong hệ thống Ngân hàng mình để bảo đảm an toàn tài sản.

4. Tất toán số séc định mức.

Khi hết thời hạn hiệu lực của sổ séc định mức hoặc mở sổ séc rồi mà không hoạt động hoặc do yêu cầu của đơn vị mua tất toán sổ séc định mức thì Ngân hàng mở sổ séc định mức phải yêu cầu đơn vị mua mang nộp lại cho Ngân hàng tất cả các tờ séc định mức chưa phát hành (séc trắng), Ngân hàng phải đối chiếu, kiểm tra lại số tờ đã phát hành, số tờ còn lại và làm thủ tục huỷ bỏ các tờ này để tiêu huỷ và lập chứng từ hạch toán số tiền còn lại:

Nợ TK 3611

Có TK đơn vị mua (đơn vị mở sổ séc định mức)

5. Xử lý các trường hợp phát hành séc định mức quá số dư:

Xử lý phạt như phát hành séc chuyển khoản quá số dư nói trên.

Đồng thời Ngân hàng thông báo thu hồi ngay đơn vị đã phát hành 1 tờ quá số dư.

B. HÌNH THỨC THANH TOÁN BẰNG UỶ NHIỆM CHI

(CHUYỂN TIỀN - SÉC CHUYỂN TIỀN)

I. Uỷ nhiệm chi

1. Thủ tục thanh toán uỷ nhiệm chi.

- Đơn vị trả tienè phả lập 4 liên uỷ nhiệm chi theo mẫu do Ngân hàng ấn hành để nộp vào Ngân hàng phục vụ mình. Trên các liên uỷ nhiệm chi phải ghi đầy đủ các yếu tố: dấu và chữ ký phải đúng với bản mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.

- Thanh toán viên Ngân hàng, nhận uỷ nhiệm chi của khách hàng nộp vào, ngoài việc kiểm tra các yếu tố, phải đối chiếu: dấu, chữ ký trên uỷ nhiệm chi, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị trả tiền, nếu:

+ Giấy uỷ nhiệm chi lập sai quy định (ghi sai hoặc thiếu yếu tố, dấu, chữ ký...) hay tài khoản không đủ số dư thì trả lại cho đơn vị trả tiền. Khi trả có sổ giao nhận chứng từ và yêu cầu khách hàng ký nhận.

+ Giấy uỷ nhiệm chi có đủ điều kiện thanh toán thì thanh toán viên phải ghi ngày nhận, số hiệu tài khoản Nợ, Có vào cả 4 liên (nếu 2 bên mua và bán có tài khoản tại 1 Ngân hàng) hoặc ghi số hiệu tài khoản Nợ, Có vào liên 1 và 2 (nếu 2 bên mua và bán có tài khoản ở khác Ngân hàng) và xử lý:

1.1- Trường hợp hai bên mua và bán mở tài khoản ở cùng một Ngân hàng thì:

- Xử lý các uỷ nhiệm chi:

+ Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị trả tiền (bên mua - chuyển tiền).

+ Liên 2 gửi đơn vị trả tiền để báo Nợ.

+ Liên 3 làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị được hưởng (bên bán).

+ Liên 4 gửi đơn vị được hưởng để báo cáo Có.

- Hạch toán:

Nợ TK đơn vị trả tiền.

Có Tk đơn vị được hưởng.

1.2- Trường hợp hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở khác Ngân hàng (khác hệ thống hay khác địa bàn huyện, quận, thị xã, tỉnh, thành phố, đặc khu):

- Tại Ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền: phải căn cứ uỷ nhiệm chi để lập các bảng kê thích hợp theo mẫu số 11, 12 hoặc giấy báo liên hàng và xử lý:

+ 1 bảng kê (mẫu số 11, 12 hay liên 3 giấy báo liên hàng) làm chứng từ ghi Có tài khoản thích hợp;

+ Liên 1 uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị trả tiền;

+ Liên 2 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị trả tiền để báo Nợ;

Liên 3 và 4 uỷ nhiệm chi đính kèm theo một liên bảng kê mẫu số 11 nếu thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước hay bảng kê mẫu số 12 nếu thanh toán bù trừ trực tiếp hoặc liên 1 giấy báo liên hàng nếu cùng một hệ thống... để gửi Ngân hàng phục vụ bên bán.

Và hạch toán

Nợ TK đơn vị trả tiền

Có TK tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.

Hay TK 820 thanh toán bù trừ.

hoặc TK 830 hay 850 (liên hàng đi).

- Tại Ngân hàng phục vụ bên bán: khi nhận được chuyển tiền nói trên, sau khi kiểm tra xong xử lý:

+ Liên bảng kê mẫu số 11, 12 (hay liên 1 giấy báo liên hàng) làm chứng từ ghi Nợ các tài khoản 719, 820 (hay 831, 851).

+ Liên 3 uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị được hưởng.

+ Liên 4 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị được hưởng để báo Có.

- Trường hợp thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước hay phòng đại diện thì Ngân hàng Nhà nước (hay phòng đại diện) tuỳ trường hợp mà lập bảng kê (mẫu số 11 hay giấy báo liên hàng) và xử lý:

+ Nếu phải lập giấy báo liên hàng thì:

Tại Ngân hàng A ghi:

Nợ TK tiền gửi Ngân hàng Nhà nước.

Có TK 830 (liên hàng đi).

Tại Ngân hàng B ghi: Nợ TK 831 (liên hàng đến)

Có TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ đơn vị được hưởng.

+ Trường hợp lập bảng kê mẫu số 11 thì hạch toán:

Nợ TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ đơn vị trả tiền.

Có TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ đơn vị được hưởng.

1.3- Đơn vị trả tiền có thể yêu cầu Ngân hàng chuyển tiền bằng thư hoặc bằng điện và có thể bên được hưởng là đơn vị hay cá nhân.

Nếu chuyển cho cá nhân thì người được hưởng phải có giấy chứng minh; trên giấy uỷ nhiệm chi phải ghi rõ họ, tên, số, ngày, nơi cấp giấy chứng minh.

Trong trường hợp chuyển tiền điện thì liên 3 và 4 uỷ nhiệm chi, Ngân hàng A đính kèm liên 3 giấy báo liên hàng, có Ngân hàng B phải lập 2 liên giấy báo bổ sung bằng điện hay cho liên 3 và 4 uỷ nhiệm chi.

II. Séc chuyển tiền

Séc chuyển tiền được áp dụng để thanh toán giữa các Ngân hàng cùng một hệ thống Ngân hàng (trong và ngoài tỉnh). Nếu thanh toán khác hệ thống Ngân hàng thì phải làm thủ tục sang Ngân hàng Nhà nước hay phòng đại diện hát hành séc chuyển tiền của Ngân hàng Nhà nước.

Đơn vị trả tiền phải mang tờ séc chyển tiền trực tiếp nộp vào Ngân hàng trả tiền séc (đã được ghi trên séc) để làm thủ tục thanh toán tờ séc chuyển tiền. Ngân hàng chỉ cấp séc chuyển tiền cho người có giấy chứng minh và theo yêu cầu của chủ tải khoản.

1. Thủ tục phát hành séc chuyển tiền.

- Khách hàng có yêu cầu chuyển tiền bằng séc chuyển tiền phải nộp vào Ngân hàng phục vụ mình (Ngân hàng mở tài khoản) 3 liên uỷ nhiệm chi, trong uỷ nhiệm chi phải ghi rõ: Họ, tên, số, ngày và nơi cấp giấy chứng minh của người cầm séc chuyển tiền. Phần nội dung (trích yếu) ghi rõ xin cấp séc chuyển tiền cầm tay và mục đích chuyển tiền.

- Ngân hàng phục vụ đơn vị chuyển tiền sau khi kiểm soát giấy uỷ nhiệm chi, giấy chứng minh và số dư tài khoản của khách hàng, nếu đủ điều kiện cấp séc chuyển tiền thì xử lý:

1.1- Nếu séc chuyển tiền để thanh toán trong cùng một hệ thống Ngân hàng mình thì:

- Viết séc chuyển tiền cầm tay của hệ thống Ngân hàng mình.

- Tính ký hiệu mật và ghi ký hiệu mật theo quy định.

- Yêu cầu người nhận séc ký vào mặt sau cuống séc.

- Giao séc cho khách hàng.

Xử lý 3 liên uỷ nhiệm chi:

+ Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị chuyển tiền.

+ Liên 2 gửi đơn vị chuyển tiền để làn giấy báo Nợ.

+ Liên 3 làm chứng từ ghi Có TK 3612 tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền và hạch toán:

Nợ TK tiền gửi đơn vị chuyển tiền.

Có TK 3612 tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền.

- Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng kèm bản điệp séc chuyển tiền do Ngân hàng trả tiền gửi đến, sau khi kiểm tra đối chiếu số séc, số tiền nếu đúng séc có phát hành trước đây thì dùng bản điệp tờ séc chuyển tiền đó làm chứng từ ghi Nợ TK 3612 để hạch toán:

Nợ TK 3612 tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền.

Có TK 831 hay 851 liên hàng đến.

1.2- Nếu séc chuyển tiền thanh toán khác hệ thống Ngân hàng thì xử lý:

- Ngân hàng phục vụ đơn vị chuyển tiền trích tài khoản tiền gửi của đơn vị chuyển tiền chuyển sang Ngân hàng Nhà nước (hay phòng đại diện) để Ngân hàng Nhà nước làm thủ tục cấp séc chuyển tiền:

+ Tại Ngân hàng phục vụ đơn vị chuyển tiền:

Dùng liên 1 uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Nợ TK đơn vị chuyển tiền.

Dùng liên 2 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị chuyển tiền để báo Nợ

Lập 2 liên bảng kê theo mẫu số 11 để:

Một liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng từ ghi Có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.

Một liên bảng kê mẫu số 11 kèm liên 3 uỷ nhiệm chi cùng giấy chứng minh gửi sang Ngân hàng Nhà nước.

Và hạch toán:

Nợ TK đơn vị chuyển tiền

Có TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.

+ Tại Ngân hàng Nhà nước (hay phòng đại diện):

Nhận được bảng kê mẫu số 11, liên 3 uỷ nhiêj chi, giấy chứng minh, sau khi kiểm tra các yếu tố và khách hàng thì làm thủ tục phát hành séc chuyển tiền, tính ký hiệu, mật, ký tên, đóng dấu, lấy chữ ký của khách hàng vào mặt sau cuống séc rồi giao cho khách hàng và hạch toán:

Nợ TK tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Kho bạc Nhà nước.

Có TK 3612 tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền.

Lên bảng kê mẫu số 11 làm chứng từ ghi Nợ tài khoản tiền gửi Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát tiển, Kho bạc Nhà nước.

Liên 3 uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Có TK 3612 "Tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền".

- Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng kèm theo bản điệp séc chuyển tiền, sau khi đối chiếu và kiểm tra xong sẽ hạch toán:

Nợ TK 3612

Có TK 831.

Dùng bản điệp sắc chuyển tiền làm chứng từ ghi Nợ TK 3612.

2. Thủ tục thanh toán séc chuyển tiền:

- Séc chuyển tiền chỉ có giá trị thanh toán trong từng hệ thống Ngân hàng.

- Hệ thống Ngân hàng nào phát hành séc chuyển tiền thì chỉ các Ngân hàng trong hệ thống Ngân hàng đó thanh toán. Không thanh toán séc chuyển tiền của hệ thống Ngân hàng khác.

Khi nhận được 2 liên séc chuyển tiền do khách hàng trực tiếp mang đến nộp, Ngân hàng nhận séc phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên tờ séc (ngày tháng hiệu lực, tên Ngân hàng phát hành, Ngân hàng trả tiền, họ tên người được hưởng, họ tên, số, ngày giấy chứng minh) kiểm tra ký hiệu mật, đối chiếu mẫu chữ ký của Ngân hàng phát hành séc, giấy chứng minh của người cầm séc có phù hợp với những điểm ghi trên séc không. Trường hợp có sai sót thì giữ lại séc, tra soát ngân hàng phát hành séc bằng điện; Ngân hàng phát hành séc phải trả lời bằng điện và có xác nhận lại bằng ký hiệu mật. Khi nhận được trả lời, nếu đúng thì Ngân hàng trả tiền mới thanh toán tiền cho khách hàng.

Sau khi kiểm tra đối chiếu xong căn cứ theo mục đích sử dụng số tiền séc mà yêu cầu khách hàng làm thủ tục cần thiết và Ngân hàng xử lý:

+ Căn cứ séc chuyển tiền để lập giấy báo Nợ liên hàng đi Ngân hàng phát hành séc chuyển tiền;

+ Liên chính séc chuyển tiền làm chứng từ ghi Có tài khoản chuyển tiền phải trả.

+ Bản điệp séc chuyển tiền kèm liên 1 giấy báo Nợ Liên hàng gửi cho Ngân hàng phát hành séc chuyển tiền.

Và hạch toán:

Nợ TK 830, 850 (liên hàng đi)

Có TK 362 (chuyển tiền phải trả)

Sau đó:

Nếu khách hàng lĩnh tiền mặt thì hạch toán:

Nợ TK 362 (chuyển tiền phải trả)

Có TK 130 (tiền mặt tại quỹ)

Nếu khách hàng yêu cầu cấp séc bảo chi thì sau khi làm thủ tục phát hành séc bảo chi, hạch toán:

Nợ TK 362 (chuyển tiền phải trả)

Có TK 3610 (séc bảo chi)

Nếu khách hàng yêu cầu chuyển vào tài khoản đơn vị bán hoặc tài khoản kinh phí của đơn vị được hưởng thì hạch toán:

Nợ TK 362 (chuyển tiền phải trả)

Có TK thích hợp (đơn vị được hưởng)

C. HÌNH THỨC THANH TOÁN THƯ TÍN DỤNG

1. Thủ tục mở thư tín dụng:

1.1- Bên mua lập và nộp vào Ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản) 6 liên giấy mở thư tín dụng. Trên thư tín dụng phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định: số, ngày, tháng, năm của hợp đồng hay đơn đặt hàng, có dấu và chữ ký trên các liên theo đúng mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng. Đồng thời bên mua phải lập bản đăng ký, chữ ký của người đại diện được uỷ quyền nhận hàng tại bên bán (dùng mẫu đăng ký của tài khoản tiền gửi). Trên đó phải ghi rõ họ, tên, chức vụ, số, ngày, tháng của giấy chứng minh và có hai chữ ký mẫu của người đại diện này. Chủ tài khoản phải ký tên, đóng dấu để xác nhận, người đại diện đem nộp bản này vào Ngân hàng phục vụ bên bán (Ngân hàng trả tiền) để làm căn cứ kiểm soát khi trả tiền.

1.2- Trường hợp hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng cùng một hệ thống:

Thanh toán viên Ngân hàng phục vụ bên mua phải ghi ngày nhận, số hiệu tài khoản Nợ, Có; kế toán trưởng tính ký hiệu, mật, ký tên và đóng dấu Ngân hàng mình lên tất cả các liên giấy mở thư tín dụng, sau đó xử lý:

Và hạch toán:

Nợ TK đơn vị mua

Có TK 360 (mở tiểu khoản theo đơn vị mua)

Xử lý các liên giấy mở thư tín dụng:

- Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.

- Liên 2 gửi đơn vị mua làm giấy báo Nợ.

- Liên 3 làm chứng từ ghi Có TK 360 - tiền gửi mở thư tín dụng.

- Liên 4,5,6 giấy mở thư tín dụng gửi cho Ngân hàng phục vụ bên bán ngay trong ngày.

1.3- Trường hợp hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng khác hệ thống: đơn vị mua làm như điểm 1.1 trên đây.

- Thời hạn hiệu lực của thư tín dụng.

- Số tiền bên bán đề nghị thanh toán trong phạm vi thư tín dụng.

- Các yếu tố và thủ tục của bảng kê hoá đơn.

Sau khi kiểm tra đầy đủ. Ngân hàng trả tiền làm thủ tục thanh toán tiền cho đơn vị bán.

- Ghi ngày, tháng thanh toán lên cả 4 liên và ghi số hiệu tài khoản Nợ, Có lên liên 1, 2 bảng kê hoá đơn.

- Căn cứ liên 5, 6, giấy mở thư tín dụng và bảng kê hoá đơn lập giấy báo Nợ liên hàng đi.

Và hạch toán: Ghi xuất TK 9962 thư tín dụng đến

Đồng thời ghi: Nợ TK 830 hay 850 (liên hàng đi)

Có TK đơn vị bán.

Xử lý chứng từ:

- Liên 1, 2 bảng kê hoá đơn và hoá đơn kèm liên 6 giấy mở thư tín dụng cùng liên 1 giấy báo Nợ liên hàng gửi cho Ngân hàng mở TK 360.

- Liên 3 bảng kê hoá đơn kèm liên 5 giấy mở thư tín dụng làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.

- Liên 4 bảng kê hoá đơn gửi đơn vị bán làm giấy báo Có.

Trường hợp thư tín dụng mở Ngân hàng Nhà nước, đơn vị bán mở tài khoản ở Ngân hàng khác thì đơn vị bán vẫn phải nộp bảng kê hoá đơn cho Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước sau khi kiểm soát, ngoài việc làm thủ tục trên, còn phải căn cứ vào liên 3 và 4 bảng kê hoá đơn lập 2 liên bảng kê theo mẫu số 11 để chuyển sang Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển phục vụ bên bán và xử lý:

Tại Ngân hàng Nhà nước:

Hạch toán:

Ghi xuất TK 9962 - Thư tín dụng đến

và ghi Nợ TK 830 - Liên hàng đi

Có TK tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển phục vụ bên bán.

Xử lý chứng từ:

- 1 liên bảng kê mẫu số 11 kèm liên 3 và 4 bảng kê hoá đơn gửi cho Ngân hàng thương mại phục vụ đơn vị bán.

- 1 liên bảng kê mẫu số 11 kèm liên 5 giấy mở thư tín dụng (có ghi đã thanh toán tiền ngày...) làm chứng từ ghi có tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển.

- Liên 1, 2 bảng kê hoá đơn và liên 6 giấy mở thư tín dụng kèm liên 1 giấy báo Nợ liên hàng gửi cho Ngân hàng nơi mở TK 360 (Tiền gửi mở thư tín dụng).

Đơn vị bán: Khi nhận được liên 3, 4 bảng kê hoá đơn kèm 1 liên bảng kê mẫu số 11 thì hạch toán:

Nợ TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước

Có TK đơn vị bán.

Xử lý các liên chứng từ:

Liên 3 bảng kê hoá đơn làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.

Liên 4 bảng kê hoá đơn gửi đơn vị bán làm giấy báo Có.

Liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng từ ghi Nợ TK 719

2.4. Tại ngân hàng mở thư tín dụng (mở TK 360).

Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng và liên 6 giấy mở thư tín dụng kèm 2 liên bảng kê hoá đơn và hoá đơn sau khi kiểm tra thì hạch toán:

Nợ TK 360 - Tiền gửi mở thư tín dụng

Có TK 831 hay 851 liên hàng đến

Xử lý chứng từ:

Liên 6 thư tín dụng và liên 1 bảng kê hoá đơn làm chứng từ ghi Nợ TK 360.

Còn 1 liên bảng kê hoá đơn kèm các hoá đơn gửi cho đơn vị mua.

Vì thư tín dụng chỉ thanh toán một lần, nên nếu còn tiền trên TK 360 thì Ngân hàng lập phiếu tất toán số dư TK 360 để chuyển trả vào tài khoản trước đây đã trích để mở thư tín dụng của đơn vị mua và hạch toán:

Nợ TK 360 - tiền gửi mở thư tín dụng

Có TK đơn vị mua.

D. HÌNH THỨC THANH TOÁN UỶ NHIỆM THU

1. Thủ tục lập uỷ nhiệm thu.

Đơn vị bán sau khi giao hàng theo hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng (trong hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng có ghi rõ thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm thu) căn cứ vào hoá đơn và chứng từ giao hàng đã có chữ ký nhận hàng của bên mua hay bên tiếp nhận dịch vụ cung ứng, lập 4 liên uỷ nhiệm thu có kèm theo đầy đủ hoá đơn chứng từ cho ngân hàng phục vụ mình. Trên uỷ nhiệm thu phải ghi đầy đủ các yếu tố, ghi số ngày, tháng, năm của hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng, có dấu và chữ ký của chủ tài khoản đơn vị bán.

2. Thủ tục xử lý của ngân hàng phục vụ bên bán.

2.1. Khi nhận được 4 liên uỷ nhiệm thu, kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng. Sau khi kiểm tra các yếu tố, thanh toán viên Ngân hàng phải ghi ngày, tháng nhận vào tất cả các liên uỷ nhiệm thu, kế toán trưởng Ngân hàng ký tên, đóng dấu và xử lý:

Lưu liên 4 uỷ nhiệm thu giữ ở lại và ghi nhập TK 9960 - giấy uỷ nhiệm thu gửi đi.

Còn liên 1, 2, 3 và các hoá đơn chứng từ gửi cho Ngân hàng phục vụ bên mua.

2.2. Khi nhận được liên 3 giấy uỷ nhiệm thu kèm giấy báo Có liên hàng (nếu thanh toán trong một hệ thống Ngân hàng) hay kèm mẫu số 11 hoặc mẫu số 12 (nếu thanh toán khác hệ thống Ngân hàng) sau khi kiểm tra, đối chiếu thì ghi:

Xuất TK 9960

Và hạch toán:

Nợ TK 831 hay 851 (nếu thanh toán cùng hệ thống)

hay TK 820 hay 719 (nếu thanh toán khác hệ thống)

Có TK đơn vị bán

Liên 3 uỷ nhiệm thu làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.

Liên 4 uỷ nhiệm thu gửi đơn vị bán làm giấy báo có.

3. Thủ tục xử lý của Ngân hàng phục vụ bên mua.

Khi nhận được 3 liên uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn, chứng từ do Ngân hàng bên bán gửi đến, Ngân hàng bên mua phải kiểm tra các yếu tố trên uỷ nhiệm thu và hoá đơn, đặc biệt là chữ ký của đơn vị mua trên hoá đơn, và đối chiếu thông báo của đơn vị mua cho Ngân hàng về việc đơn vị mua ký các hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng có thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm thu. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì xử lý:

3.1- Trường hợp tài khoản đơn vị mua có tiền để thanh toán:

Thanh toán viên Ngân hàng phục vụ bên mua ghi số hiệu tài khoản Nợ, Có lên liên 1 và 2 uỷ nhiệm thu, ghi ngày, tháng thanh toán và xử lý:

- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài khoản trong cùng một Ngân hàng thì:

Ghi Xuất TK 9960

Và ghi Nợ TK đơn vị mua.

Có TK đơn vị bán.

+ Liên 1 uỷ nhiệm thu làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.

+ Liên 2 Uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn gửi đơn vị mua làm giấy báo Nợ.

+ Liên 3 uỷ nhiệm thu làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.

+ Liên 4 uỷ nhiệm thu gửi đơn vị bán làm giấy báo Có.

- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng trong cùng một hệ thống thì:

Ngân hàng bên mua căn cứ liên 3 uỷ nhiệm thu nhập giấy báo Có liên hàng và:

Ghi Nợ TK đơn vị mua.

Có TK 830 hay 850.

+ Liên 1 uỷ nhiệm thu làm chứng từ ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.

+ Liên 2 uỷ nhiệm thu kèm hoá đơn gửi đơn vị mua làm giấy báo Nợ.

+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm liên 1 giấy báo Có liên hàng gửi ngân hàng phục vụ bên bán. Ngân hàng phục vụ bên bán nhận được xử lý theo điểm 2.2 nói trên.

- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ và giao chứng từ trực tiếp cho nhau thì Ngân hàng phục vụ bên mua lập bảng kê mẫu số 12 và hạch toán:

Nợ TK đơn vị mua.

Có TK 820 (thanh toán bù trừ).

+ Liên 1, 2 uỷ nhiệm thu và các hoá đơn xử lý như trên.

+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm bảng kê mẫu số 12 để gửi cho Ngân hàng phục vụ bên bán.

- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng khác hệ thống mà không cùng tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp với nhau thì Ngân hàng phục vụ bên mua phải lập 2 liên bảng kê mẫu số 11 để thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước.

* Tại Ngân hàng thương mại phục vụ bên mua:

Hạch toán: Nợ TK đơn vị mua

Có TK 719.

Xử lý chứng từ:

+ Liên 1, 2 uỷ nhiệm thu và các hoá đơn xử lý như trên.

+ 1 liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng từ ghi Có TK 719.

+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm 1 liên bảng kê mẫu số 11 gửi Ngân hàng Nhà nước nơi mình mở TK 719.

* Tại Ngân hàng Nhà nước: khi nhận được liên 3 ỷ nhiệm thu và 1 liên bảng kê mẫu số 11 sau khi kiểm tra xong thì lập giấy báo Có liên hàng đi và hạch toán:

Nợ TK tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển.

Có TK 830.

Xử lý chứng từ:

+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm liên 1 giấy báo Có liên hàng gửi Ngân hàng B.

+ Liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng từ ghi Nợ tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển...

3.2- Trường hợp tài khoản đơn vị mua không đủ tiền thanh toán giấy uỷ nhiệm thu:

- Ngân hàng bên mua sau khi nhập TK 9961 (giấy uỷ nhiệm thu gửi đến chưa thanh toán) và báo cho đơn vị mua biết.

- Khi tài khoản đơn vị mua đủ tiền thanh toán thì ghi xuất TK 9961 và tính phạt chậm trả để chuyển cho đơn vị bán cả tiền nợ và tiền phạt.

Công thức tính tiền phạt chậm trả:

Số tiền phạt chậm trả

=

số tiền nợ trên uỷ nhiệm thu

x

số ngày chậm trả

x

% phạt (theo lãi xuất nợ quá hạn)

- Số ngày chậm trả tính từ khi Ngân hàng phục vụ bên nua nhận được giấy uỷ nhiệm thu đến ngày thanh toán được giấy ủy nhiệm thu.

- Lưu ý: Giấy uỷ nhiệm thu chỉ thanh toán 1 lần trong trường hợp tài khoản đơn vị mua chỉ đủ thanh toán tiền nợ mà chưa có tiền để thanh toán tiền phạt thì Ngân hàng phục vụ bên mua cứ trích thanh toán tiền nợ trước vào báo cho Ngân hàng phục vụ bên bán để báo cho đơn vị bán biết tiền phạt sẽ được thanh toán sau.

Khi tài khoản đơn vị mua có tiền thì Ngân hàng phục vụ bên mua phải trích và chuyển tiền phạt cho bên bán theo quy định.

PHẦN III

VỀ THỦ TỤC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

GIỮA CÁC NGÂN HÀNG

1. Các phương thức thanh toán giữa các Ngân hàng.

1.1- Việc thanh toán giữa các Ngân hàng trong cùng một hệ thống được thực hiện bằng các phương thức:

- Thanh toán liên hàng;

- Thanh toán bù trừ;

- Mở tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng khác cùng hệ thống để thanh toán;

- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ.

1.2- Việc thanh toán giữa các Ngân hàng khác hệ thống được thực hiện bằng các phương pháp;

- Thanh toán qua tài khoản mở tại Ngân hàng Nhà nước;

- Thanh toán bù trừ do Ngân hàng Nhà nước tổ chức theo từng địa bàn tỉnh, thành phố, đặc khu;

- Mở tài khoản tiền gửi Ngân hàng khác để thanh toán;

- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ giữa các Ngân hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên.

2. Thủ tục nghiệp vụ thanh toán giữa các Ngân hàng.

2.1- Thanh toán liên hàng thực hiện theo chế độ thanh toán liên hàng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành áp dụng cho tất cả các Ngân hàng có tổ chức thanh toán liên hàng trong hệ thống;

2.2- Thanh toán bù trừ thực hiện theo quy chế và kỹ thuật thanh toán bù trừ (sẽ có văn bản hướng dẫn riêng)

2.3- Thanh toán qua tài khoản tiền gửi mở tại Ngân hàng Nhà nước thực hiện theo quy định hiện hành và theo thủ tục đã quy định trong phần II của thông tư này. Chứng từ để hạch toán tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước là bản kê các chứng từ thanh toán (theo phục lục mẫu số 11 thống tư này).

2.4- Thanh toán qua tài khoản tiền gửi mở tại Ngân hàng khác: phải có sự thoả thuận bằng văn bản của hai Ngân hàng trực tiếp có quan hệ và được sự chấp nhận của hai Ngân hàng chủ quản, đồng thời phải theo đúng nguyên tắc mở và sử dụng tài khoản, thanh toán kịp thời, cập nhật, chính xác, an toàn tài sản, không được chiếm dụng vốn, nợ nần dây dưa lẫn nhau giữa các Ngân hàng.

2.5- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ: phải có văn bản thoả thuận và cam kết chặt chẽ giữa hai Ngân hàng và bảo đảm sự tín nhiệm trong thanh toán. Từng định kỳ hai bên phải đối chiếu và thanh toán sòng phẳng với nhau.

PHẦN IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Căn cứ vào thể lệ thanh toán qua Ngân hàng và thông tư này, các Ngân hàng quốc doanh, Cục kho bạc Nhà nước, Ngân hàng thương mại cổ phần có hướng dẫn cụ thể và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác thanh toán qua Ngân hàng. Các tài khoản hạch toán hướng dẫn trong thông tư này là các khoản áp dụng trong hệ thống Ngân hàng, đối với các đơn vị thuộc hệ thống kho bạc Nhà nước sử dụng các tài khoản theo hướng dẫn của Cục kho bạc Nhà nước.

2. Tổng giám đốc Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Ngân hàng thương mại cổ phần, Cục trưởng Cục kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm:

- Chỉ đạo đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác thanh toán của các đơn vị trực thuộc, bảo đảm thanh toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác và an toàn tài sản.

- Phải chịu trách nhiệm trong việc cụ thể hoá các văn bản hướng dẫn thực hiện không được trái với các quy định trong thể lệ thanh toán và trong thông tư này.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01-10-1991 và thay thế tất cả các văn bản hướng dẫn trước đây về vấn đề này.

Việc sửa đổi, bổ sung nội dung thông tư này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.