THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT MỘT SỐ ĐIỀU VÀ BIỆN PHÁP THI HÀNH LUẬT CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 39/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết khoản 6 Điều 11, khoản 4 Điều 32, khoản 5 Điều 38, khoản 4 Điều 48 của Luật Công chứng và một số biện pháp để tổ chức thực hiện và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng về đào tạo nghề công chứng; thời gian công tác pháp luật; bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm; bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng giải thể, chấm dứt hoạt động; việc báo cáo, kiểm tra về tổ chức, hoạt động công chứng; các loại sổ và biểu mẫu trong hoạt động công chứng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với công chứng viên, viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng (sau đây gọi là viên chức ngoại giao), tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan.

Chương II

ĐÀO TẠO NGHỀ CÔNG CHỨNG, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CÔNG CHỨNG HẰNG NĂM

Điều 3. Đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng

1. Đơn vị có chức năng đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 3 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng là Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.

2. Chương trình khung đào tạo nghề công chứng bao gồm: tên chương trình; thời gian đào tạo; hình thức đào tạo; văn bằng tốt nghiệp; mục tiêu đào tạo; đối tượng đào tạo; hình thức tuyển sinh; chuẩn đầu ra; nội dung đào tạo của chương trình đào tạo và các nội dung khác có liên quan.

3. Học viện Tư pháp chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các cơ quan, tổ chức có liên quan xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, ban hành chương trình khung đào tạo nghề công chứng.

4. Giám đốc Học viện Tư pháp chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành chương trình chi tiết đào tạo nghề công chứng phù hợp với chương trình khung đào tạo nghề công chứng được Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.

Điều 4. Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài

1. Người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong các trường hợp sau đây:

a) Có văn bản đào tạo nghề công chứng tương đương được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài theo quy định tại điều ước quốc tế có liên quan mà Việt Nam là thành viên;

b) Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.

2. Người thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này lập 01 bộ hồ sơ đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử về Bộ Tư pháp.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng (Mẫu TP-CC-01);

b) Văn bằng và kết quả đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.

Giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký người dịch.

3. Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Điều 5. Giấy tờ chứng minh người thuộc trường hợp có thời gian đào tạo nghề công chứng là 06 tháng

1. Giấy tờ chứng minh người thuộc trường hợp có thời gian đào tạo nghề công chứng là 06 tháng theo quy định tại khoản 3 Điều 11 của Luật Công chứng là một hoặc một số giấy tờ sau đây:

a) Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, giấy chứng minh hoặc giấy chứng nhận kèm theo giấy tờ chứng minh đã có thời gian giữ ngạch từ đủ 05 năm trở lên của một trong các chức danh sau đây: Thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, thẩm tra viên chính ngành Tòa án, chấp hành viên trung cấp, thẩm tra viên chính thi hành án dân sự; kiểm tra viên chính ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý hạng II; thanh tra viên chính ngành tư pháp; chuyên viên chính, pháp chế viên chính, nghiên cứu viên chính, giảng viên chính trong lĩnh vực pháp luật;

b) Quyết định bổ nhiệm thừa phát lại và thẻ thừa phát lại kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian hành nghề thừa phát lại từ đủ 05 năm trở lên;

c) Chứng chỉ hành nghề luật sư và thẻ luật sư kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian hành nghề luật sư từ đủ 05 năm trở lên;

d) Chứng chỉ hành nghề đấu giá kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian hành nghề đấu giá từ đủ 05 năm trở lên;

đ) Quyết định bổ nhiệm chức danh giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật; bằng tiến sĩ luật.

Trường hợp bằng tiến sĩ luật được cấp bởi cơ sở giáo dục nước ngoài thì phải được công nhận văn bằng theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

e) Quyết định bổ nhiệm thẩm tra viên cao cấp ngành Tòa án; chấp hành viên cao cấp, thẩm tra viên cao cấp thi hành án dân sự; kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý hạng I; thanh tra viên cao cấp ngành tư pháp; chuyên viên cao cấp, pháp chế viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật;

g) Các giấy tờ hợp pháp khác chứng minh thuộc trường hợp có thời gian đào tạo nghề công chứng là 06 tháng theo quy định tại khoản 3 Điều 11 của Luật Công chứng.

2. Các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Điều 6. Thời gian công tác pháp luật và giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật

1. Thời gian công tác pháp luật theo quy định tại khoản 4 Điều 10 của Luật Công chứng là thời gian giữ chức danh, thời gian hành nghề hoặc làm công việc sau đây:

a) Thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; thẩm tra viên ngành Tòa án, thư ký Tòa án; chấp hành viên, thẩm tra viên, thư ký thi hành án dân sự; kiểm tra viên ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý; thanh tra viên; trinh sát viên, cảnh sát viên; nghiên cứu viên, giảng viên trong lĩnh vực pháp luật;

b) Chuyên viên và chức danh tương đương trở lên tại các vị trí việc làm yêu cầu trình độ cử nhân luật trở lên tại các cơ quan sau đây: Cơ quan tư pháp, nội vụ, nội chính, pháp chế; cơ quan thi hành án dân sự; các cơ quan tòa án, kiểm sát, thanh tra, kiểm tra; bộ phận pháp chế tại các doanh nghiệp; công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã;

c) Thời gian hành nghề luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, thừa phát lại;

d) Thời gian làm nghiệp vụ công chứng, luật sư, đấu giá tại các tổ chức hành nghề công chứng, luật sư, đấu giá.

2. Thời gian công tác pháp luật quy định tại khoản 1 Điều này là thời gian công tác, làm việc liên tục hoặc cộng dồn.

3. Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật theo quy định tại khoản 4 Điều 10 của Luật Công chứng và điểm b khoản 1 Điều 4 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP là một hoặc một số giấy tờ sau đây:

a) Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, tuyển dụng, luân chuyển, điều động, hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phù hợp với vị trí công tác pháp luật được bổ nhiệm, tuyển dụng hoặc ký hợp đồng từ đủ 03 năm trở lên đối với những người thuộc trường hợp quy định tại điểm a, b và d khoản 1 Điều này;

b) Chứng chỉ hành nghề luật sư và thẻ luật sư; chứng chỉ hành nghề đấu giá; chứng chỉ hành nghề quản tài viên; quyết định bổ nhiệm thừa phát lại và thẻ thừa phát lại đối với những người thuộc trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này;

Chứng chỉ hành nghề hoặc các quyết định quy định tại điểm này phải kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội từ đủ 03 năm trở lên tương ứng với chức danh mà họ đảm nhận. Trường hợp người quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực luật sư, đấu giá, quản lý thanh lý tài sản, thừa phát lại mà không hưởng tiền lương hoặc người hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng mà đang giao kết hợp đồng lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc thì không cần nộp kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội;

c) Các giấy tờ hợp pháp khác chứng minh thời gian công tác pháp luật.

Các giấy tờ quy định tại khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Điều 7. Nội dung, hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm (sau đây gọi là bồi dưỡng nghiệp vụ) bao gồm một hoặc một số vấn đề sau đây:

a) Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

b) Cập nhật, bổ sung kiến thức pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Kỹ năng hành nghề công chứng; kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng; các kỹ năng bổ trợ cho hoạt động hành nghề công chứng;

d) Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành tổ chức hành nghề công chứng.

2. Việc bồi dưỡng nghiệp vụ được thực hiện theo hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ trực tiếp hoặc trực tuyến hoặc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến.

Điều 8. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ bao gồm:

a) Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

b) Hội công chứng viên;

c) Học viện Tư pháp.

2. Công chứng viên có thể lựa chọn tham gia một hoặc một số lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do các tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này thực hiện.

Điều 9. Thời gian tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Thời gian tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ tối thiểu là 02 ngày làm việc/năm (16 giờ/năm) liên tục hoặc cộng dồn trong năm đó.

2. Công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không phải tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ mà vẫn được công nhận hoàn thành nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ trong năm đó:

a) Có bài nghiên cứu pháp luật công chứng và pháp luật có liên quan đến công chứng đăng trên các tạp chí chuyên ngành luật trong nước hoặc nước ngoài; viết hoặc tham gia viết sách, giáo trình về công chứng đã được xuất bản;

b) Là thành viên Ban soạn thảo hoặc Tổ soạn thảo hoặc Tổ biên tập văn bản quy phạm pháp luật về công chứng hoặc thành viên Hội đồng thẩm định văn bản quy phạm pháp luật về công chứng;

c) Tham gia Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ về công chứng;

d) Tham gia giảng dạy về công chứng tại Học viện Tư pháp; giảng bài tại lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do các tổ chức quy định tại khoản 1 Điều 8 của Thông tư này thực hiện;

đ) Tham gia các khóa bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công chứng ở nước ngoài;

e) Là báo cáo viên trong các chương trình tập huấn, hội thảo, tọa đàm về các nội dung quy định tại khoản 1 Điều 7 của Thông tư này hoặc hội thảo, tọa đàm đóng góp ý kiến xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về công chứng do Cục Bổ trợ tư pháp, Học viện Tư pháp, Sở Tư pháp, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam tổ chức.

3. Những trường hợp sau đây được miễn thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ trong năm:

a) Công chứng viên nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;

b) Công chứng viên đang phải điều trị dài ngày tại cơ sở khám chữa bệnh đối với những bệnh thuộc danh mục bệnh chữa trị dài ngày theo quy định của Bộ Y tế từ 03 tháng trở lên, có giấy chứng nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.

Công chứng viên có trách nhiệm nộp giấy tờ chứng minh thuộc một trong các trường hợp quy định tại điểm a, b khoản này cho Hội công chứng viên nơi mình là hội viên chậm nhất là ngày 15 tháng 12 hằng năm. Hội công chứng viên lập danh sách công chứng viên được miễn thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng trong năm đó, gửi Sở Tư pháp chậm nhất là ngày 25 tháng 12 hằng năm để Sở Tư pháp đăng tải trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp (sau đây gọi là Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp).

Điều 10. Giấy tờ xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Giấy tờ xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ bao gồm:

a) Giấy chứng nhận hoàn thành bồi dưỡng nghiệp vụ do tổ chức thực hiện bồi dưỡng quy định tại khoản 1 Điều 8 của Thông tư này cấp;

b) Tạp chí, sách, giáo trình đã được đăng hoặc xuất bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 9 của Thông tư này;

c) Quyết định thành lập Ban soạn thảo hoặc Tổ soạn thảo hoặc Tổ biên tập hoặc Hội đồng thẩm định văn bản quy phạm pháp luật quy định tại điểm b khoản 2 Điều 9 của Thông tư này;

d) Văn bản xác nhận hoặc giấy tờ khác chứng minh đã tham gia các hoạt động quy định tại các điểm c, d, đ và e khoản 2 Điều 9 của Thông tư này.

Văn bản xác nhận hoặc giấy tờ chứng nhận đối với trường hợp quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 9 của Thông tư này phải được hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký người dịch.

2. Công chứng viên hoàn thành nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ nộp bản sao của một trong các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này cho Hội công chứng viên nơi mình là hội viên trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, trừ trường hợp tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do chính Hội công chứng viên nơi mình là hội viên thực hiện. Hội công chứng viên lập và gửi danh sách hội viên hoàn thành nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cho Sở Tư pháp chậm nhất là ngày 25 tháng 12 hằng năm.

Sở Tư pháp đăng tải danh sách công chứng viên hoàn thành nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ và danh sách công chứng viên được miễn thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ trong năm trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp chậm nhất là ngày 31 tháng 12 hằng năm.

Điều 11. Trách nhiệm của tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ quy định tại khoản 1 Điều 8 của Thông tư này có trách nhiệm sau đây:

a) Xây dựng và công bố kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ trong năm của tổ chức mình chậm nhất là cuối Quý I của năm đó; trường hợp có thay đổi kế hoạch thì phải công bố chậm nhất là cuối Quý II của năm đó;

b) Chuẩn bị nội dung, chương trình, các điều kiện cần thiết khác và tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch đã công bố;

c) Cấp giấy chứng nhận hoàn thành bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên đủ điều kiện;

d) Thu, quản lý, sử dụng chi phí thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của pháp luật;

đ) Lập và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của tổ chức (nếu có) danh sách công chứng viên đã tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ tại tổ chức mình theo từng năm.

2. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện nhiệm vụ của tổ chức thực hiện bồi dưỡng quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Ban hành văn bản hướng dẫn nội dung trọng tâm bồi dưỡng nghiệp vụ theo từng năm cho các Hội công chứng viên chậm nhất là cuối Quý I hằng năm;

c) Hướng dẫn, tổng kết, đánh giá việc thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các Hội công chứng viên;

d) Hướng dẫn việc thu, quản lý, sử dụng chi phí thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ của các Hội công chứng viên.

Điều 12. Xử lý vi phạm đối với công chứng viên, tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Công chứng viên vi phạm nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ vi phạm quy định của Thông tư này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Điều 13. Mẫu thẻ công chứng viên

1. Thẻ công chứng viên thực hiện theo Mẫu TP-CC-25 ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Sở Tư pháp in thẻ công chứng viên theo mẫu quy định tại khoản 1 Điều này để thực hiện việc cấp, cấp lại thẻ công chứng viên cho công chứng viên hành nghề tại địa phương theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP và Thông tư này.

Điều 14. Cấp thẻ công chứng viên

1. Phòng công chứng nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử 01 bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi Phòng công chứng đặt trụ sở để đề nghị cấp thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức mình sau khi có quyết thành lập Phòng công chứng hoặc khi Phòng công chứng bổ sung công chứng viên.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-05);

b) Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên kèm theo 02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ);

c) Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương.

Giấy tờ quy định tại điểm b, c khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định và cấp thẻ cho công chứng viên của Phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

2. Việc cấp thẻ cho công chứng viên của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP.

3. Sở Tư pháp cập nhật thông tin về việc cấp thẻ công chứng viên trên phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo của ngày ra quyết định. Thông tin được đăng tải gồm họ, tên của công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, số của quyết định cấp thẻ công chứng viên và thời điểm quyết định có hiệu lực.

Điều 15. Thu hồi thẻ công chứng viên

1. Thẻ công chứng viên bị thu hồi trong các trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 38 của Luật Công chứng.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định miễn nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp nơi cấp thẻ công chứng viên ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo của Phòng công chứng về việc công chứng viên không còn hành nghề tại Phòng công chứng hoặc kể từ ngày quyết định chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp nơi Phòng công chứng đặt trụ sở ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên.

4. Trường hợp công chứng viên không còn hành nghề tại Văn phòng công chứng thì việc thu hồi thẻ công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP.

Văn phòng công chứng thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a và c khoản 1 Điều 34 của Luật Công chứng thì đồng thời đề nghị Sở Tư pháp thu hồi thẻ của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 34 của Luật Công chứng thì trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp ra quyết định thu hồi thẻ của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng đó.

5. Sở Tư pháp gửi quyết định thu hồi thẻ công chứng viên, cập nhật thông tin về việc thu hồi thẻ công chứng viên trên phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo của ngày ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên. Thông tin được đăng tải gồm họ, tên của công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, số của quyết định thu hồi thẻ công chứng viên và thời điểm quyết định có hiệu lực.

6. Thẻ công chứng viên không còn giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định thu hồi thẻ có hiệu lực. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thu hồi thẻ có hiệu lực, người bị thu hồi thẻ công chứng viên có trách nhiệm nộp thẻ công chứng viên cho Sở Tư pháp đã ra quyết định.

Điều 16. Cấp lại thẻ công chứng viên

1. Công chứng viên thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 38 của Luật Công chứng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, lập 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi cấp thẻ công chứng viên.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-08);

b) 02 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ);

c) Thẻ công chứng viên đang sử dụng (trong trường hợp thẻ bị hỏng).

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp quyết định cấp lại thẻ cho công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

3. Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi tên thì việc cấp lại thẻ cho công chứng viên được thực hiện đồng thời với thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP.

4. Thẻ công chứng viên cấp lại được giữ nguyên số thẻ đã cấp trước đây.

Điều 17. Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

1. Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP bao gồm một hoặc một số giấy tờ sau đây phù hợp với nội dung đăng ký hoạt động được đề nghị thay đổi:

a) Trường hợp Văn phòng công chứng bổ sung công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh kèm theo giấy tờ chứng minh đã nộp đủ số vốn góp theo thoả thuận trong trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh; hợp đồng lao động trong trường hợp bổ sung công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động;

b) Trường hợp Văn phòng công chứng giảm số lượng công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh và văn bản thông báo về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 27 của Luật Công chứng hoặc giấy tờ chứng minh công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh trong các trường hợp theo quy định tại điểm b, c và d khoản 1 Điều 27 của Luật Công chứng hoặc quyết định miễn nhiệm công chứng viên hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng;

c) Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi Trưởng Văn phòng: Thỏa thuận bằng văn bản của các thành viên hợp danh về việc thay đổi Trưởng Văn phòng hoặc tài liệu khác chứng minh Văn phòng công chứng phải thay đổi Trưởng Văn phòng; giấy tờ chứng minh công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên;

d) Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng: Giấy tờ chứng minh về trụ sở mới; thỏa thuận bằng văn bản của các thành viên hợp danh về việc thay đổi địa chỉ trụ sở đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh;

đ) Trường hợp thay đổi tên của Văn phòng công chứng: Văn bản thỏa thuận của các thành viên hợp danh về việc thay đổi tên của Văn phòng công chứng;

e) Trường hợp hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng phần vốn góp hoặc bán Văn phòng công chứng: Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng phần vốn góp hoặc bán Văn phòng công chứng.

2. Giấy đăng ký hoạt động cấp lại được giữ nguyên số đã cấp trước đó.

Điều 18. Bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động

1. Việc bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động chỉ định 01 tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng trên cơ sở thỏa thuận của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động với tổ chức hành nghề công chứng đó; trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp tự mình chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng và người có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng được ghi rõ trong quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng.

Thông tin về tên, địa chỉ của tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động được niêm yết tại trụ sở của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, đồng thời được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp trong thời gian ít nhất là 30 ngày kể từ ngày quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực thi hành;

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên, cơ quan, tổ chức có liên quan, người có trách nhiệm bàn giao hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ để thống nhất về phương thức bàn giao hồ sơ công chứng và được lập thành biên bản có chữ ký của các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại điểm này;

c) Khi có yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng hoặc công chứng hợp đồng thế chấp theo quy định tại khoản 2 Điều 56 của Luật Công chứng, người có yêu cầu liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định và Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện việc bàn giao hồ sơ công chứng theo phương thức đã được thống nhất. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên tham gia bàn giao;

d) Tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến hồ sơ bàn giao vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương từ thời điểm nhận bàn giao;

đ) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được bàn giao theo quy định tại điểm b, c khoản này được bàn giao lại cho Văn phòng công chứng đó. Việc bàn giao lại cũng được lập thành biên bản theo quy định của điểm b khoản này.

2. Việc bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 5 Điều 68 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải có sự tham gia của Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của đại diện Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ công chứng không ký thì ghi rõ vào biên bản;

b) Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại điểm a khoản này;

c) Tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến hồ sơ công chứng bàn giao vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương từ thời điểm nhận bàn giao.

Điều 19. Lời chứng của công chứng viên

1. Lời chứng của công chứng viên là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng.

2. Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm: Lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với giao dịch; lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng; lời chứng đối với di chúc và văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc; lời chứng đối với văn bản phân chia di sản; lời chứng đối với văn bản từ chối nhận di sản; lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tiếp; lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tuyến.

3. Khi thực hiện công chứng, viên chức ngoại giao áp dụng các mẫu tương tự như Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với giao dịch (Mẫu TP-CC-26); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-27); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với di chúc và văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc (Mẫu TP-CC-28); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản phân chia di sản (Mẫu TP-CC-29); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản từ chối nhận di sản (Mẫu TP-CC-30); Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tiếp (Mẫu TP-CC-31); Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tuyến (Mẫu TP-CC-32) và thực hiện điều chỉnh các thông tin về chủ thể thực hiện, địa chỉ trụ sở của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện ngoại giao), ghi đầy đủ họ tên của viên chức ngoại giao, viên chức ngoại giao ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu Cơ quan đại diện ngoại giao, nơi lưu và các nội dung có liên quan khác để phù hợp với hoạt động công chứng, chứng thực của viên chức ngoại giao.

4. Căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 48, Điều 50 của Luật Công chứng, các mẫu lời chứng và ghi chú cách ghi lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này, công chứng viên, viên chức ngoại giao soạn thảo lời chứng phù hợp với từng giao dịch cụ thể.

Công chứng viên, viên chức ngoại giao không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốn tránh, giảm bớt trách nhiệm của mình hoặc nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.

Điều 20. Sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng và số công chứng

1. Sổ yêu cầu công chứng do tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập để theo dõi việc tiếp nhận yêu cầu công chứng và kết quả giải quyết yêu cầu công chứng đó.

Sổ công chứng do tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập để theo dõi, quản lý các việc công chứng được thực hiện tại cơ quan, tổ chức của mình.

2. Sổ yêu cầu công chứng và sổ công chứng quy định tại khoản 1 Điều này được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12 hằng năm. Sổ phải được đánh số trang, viết liên tiếp theo thứ tự từ 01 cho đến hết sổ, không được bỏ trống các dòng hoặc các trang, phải đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Khi hết năm, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào sổ.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng dưới dạng tệp điện tử thì phải in và đóng thành sổ theo tháng hoặc theo quý tùy vào lượng việc công chứng của tổ chức mình, đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Việc lập sổ, ghi sổ và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản này.

3. Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo năm thực hiện công chứng và ký hiệu CCGD (viết tắt của cụm từ “công chứng giao dịch”). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái, ký tự khác; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước.

4. Trường hợp cung cấp dịch vụ công chứng điện tử, tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập sổ công chứng giao dịch điện tử riêng. Sổ được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12 hằng năm. Cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký số vào sổ.

Số công chứng điện tử là số thứ tự ghi trong sổ công chứng điện tử, kèm theo năm thực hiện công chứng và ký hiệu CCGDĐT (viết tắt của cụm từ “công chứng giao dịch điện tử”). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng điện tử phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái, ký tự khác.

Điều 21. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

a) Sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33); sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34); sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử);

b) Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký; sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực;

c) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-36); sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Cơ quan đại diện ngoại giao phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

a) Sổ yêu cầu công chứng; sổ công chứng giao dịch; sổ công chứng giao dịch điện tử (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử);

b) Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký; sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực.

Cơ quan đại diện ngoại giao lập các sổ quy định tại điểm a, b khoản này theo các mẫu tương tự như các mẫu sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33), sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34), sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử) ban hành kèm theo Thông tư này, các mẫu sổ theo quy định của pháp luật chứng thực và điều chỉnh các thông tin về chủ thể, địa điểm, người ký, đóng dấu Cơ quan đại diện ngoại giao và các nội dung khác có liên quan để phù hợp với hoạt động công chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện ngoại giao.

3. Việc lập, bảo quản, lưu trữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, lao động, lưu trữ, thuế, tài chính và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 22. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh báo cáo Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương trong Báo cáo kết quả công tác tư pháp hằng năm gửi Bộ Tư pháp.

2. Nội dung báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương bao gồm những vấn đề cơ bản sau đây:

a) Tình hình tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương: Số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng; việc cấp, cấp lại thẻ công chứng viên; việc thu hồi thẻ công chứng viên; việc thành lập và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; kết quả hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng (tổng số việc công chứng, chứng thực, số phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng, phí chứng thực và các chi phí khác);

b) Thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức và hoạt động công chứng và đề xuất, kiến nghị (nếu có);

c) Đánh giá công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương; đề xuất, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước.

Điều 23. Kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng

1. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương. Sở Tư pháp thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Tư pháp hoặc trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Cục Bổ trợ tư pháp giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi toàn quốc. Cục Bổ trợ tư pháp thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Việc kiểm tra định kỳ phải được lập kế hoạch; thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho đối tượng kiểm tra chậm nhất là 15 ngày trước ngày tiến hành kiểm tra.

2. Việc kiểm tra tập trung vào các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Đối với tổ chức hành nghề công chứng: Việc đăng ký hoạt động và đề nghị cấp, cấp lại, thu hồi thẻ công chứng viên; việc giải quyết các yêu cầu công chứng; việc lập, quản lý, sử dụng, lưu trữ các loại sổ sách và các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu có liên quan; thực hiện quy định về báo cáo, lao động, thống kê, thuế, tài chính, kế toán, phòng chống rửa tiền và việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hành nghề tại tổ chức theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và pháp luật có liên quan.

b) Đối với tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên: Việc kết nạp, rút tên khỏi danh sách hội viên; bồi dưỡng nghiệp vụ; giải quyết, khiếu nại, tố cáo; xử lý kỷ luật; việc thực hiện các quy định của pháp luật về báo cáo, tài chính, kế toán, thống kê và việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và pháp luật có liên quan.

c) Đối với Sở Tư pháp: Việc thành lập Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; cấp, cấp lại, thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; cấp, cấp lại, thu hồi thẻ công chứng viên; quản lý về tập sự hành nghề công chứng; công tác kiểm tra, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất; lập, quản lý, sử dụng sổ sách; quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và pháp luật có liên quan.

3. Phương thức kiểm tra bao gồm: Kiểm tra trực tiếp; kiểm tra gián tiếp qua báo cáo.

4. Hình thức kiểm tra bao gồm:

a) Kiểm tra theo kế hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;

b) Kiểm tra đột xuất khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực hoặc do Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc cấp có thẩm quyền giao.

5. Thời hạn kiểm tra là khoảng thời gian đoàn kiểm tra làm việc trực tiếp với đối tượng kiểm tra. Tùy theo hình thức, nội dung, phạm vi kiểm tra và các điều kiện bảo đảm, người ra Quyết định kiểm tra xác định về thời hạn kiểm tra nhưng không quá 10 ngày làm việc. Trường hợp cần thiết, Trưởng Đoàn kiểm tra báo cáo người ra Quyết định kiểm tra gia hạn thời hạn kiểm tra nhưng không quá 10 ngày làm việc.

6. Đoàn kiểm tra có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Thực hiện đúng nội dung, thời hạn ghi trong quyết định kiểm tra;

b) Gia hạn kiểm tra trong trường hợp cần thiết (thời gian gia hạn tối đa bằng thời hạn kiểm tra đã thông báo trước đó);

c) Yêu cầu đối tượng kiểm tra cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra;

d) Lập biên bản kiểm tra, xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan của biên bản, báo cáo đó;

đ) Xử lý theo thẩm quyền và chuyển cơ quan có thẩm quyền, người có thẩm quyền trong trường hợp phát hiện vi phạm về tổ chức và hoạt động công chứng;

e) Bảo mật thông tin liên quan đến quá trình kiểm tra theo quy định của pháp luật.

7. Đối tượng kiểm tra có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Đối tượng kiểm tra có các quyền: Đề nghị thành viên Đoàn kiểm tra và các cơ quan, tổ chức có liên quan giữ bí mật thông tin trong quá trình kiểm tra theo quy định của pháp luật; nhận biên bản kiểm tra và yêu cầu giải thích nội dung biên bản kiểm tra; bảo lưu ý kiến trong biên bản kiểm tra; từ chối cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình kiểm tra và các quyền khác theo quy định của pháp luật;

b) Đối tượng kiểm tra có các nghĩa vụ: Chấp hành quyết định kiểm tra đã được ban hành; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đã cung cấp; ký biên bản kiểm tra sau khi kết thúc kiểm tra; chấp hành quyết định của Đoàn kiểm tra và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

8. Trình tự, thủ tục kiểm tra được tiến hành như sau:

a) Công bố nội dung, chương trình kiểm tra khi bắt đầu tiến hành kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng;

b) Đối chiếu, kiểm tra, đánh giá nội dung báo cáo và các sổ sách, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được xuất trình theo quy định của pháp luật;

c) Lập biên bản vi phạm pháp luật (nếu có) trong quá trình kiểm tra; lập biên bản kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng sau khi kết thúc kiểm tra;

d) Ban hành Kết luận kiểm tra;

đ) Xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật trong tổ chức và hoạt động công chứng (nếu có).

9. Bộ Ngoại giao quyết định việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng do viên chức ngoại giao thực hiện ở nước ngoài theo thẩm quyền.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Biểu mẫu kèm theo

Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu sau đây:

1. Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng (Mẫu TP-CC-01).

2. Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-02).

3. Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-03).

4. Đơn đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên (Mẫu TP-CC-04).

5. Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-05).

6. Đơn đề nghị đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-06).

7. Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp/cấp lại/thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-07).

8. Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-08).

9. Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-09).

10. Đơn đề nghị đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất và đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-10).

11. Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập và đề nghị cấp/cấp lại/thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-11).

12. Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp và đề nghị cấp/cấp lại/thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-12).

13. Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán và đề nghị cấp/cấp lại/thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-13).

14. Giấy chứng nhận hoàn thành bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng (Mẫu TP-CC-14).

15. Quyết định cấp thẻ công chứng viên hoặc cấp lại thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-15).

16. Quyết định thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-16).

17. Quyết định cho phép chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-17).

18. Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-18).

19. Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-19).

20. Quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-20).

21. Quyết định cho phép chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-21).

22. Quyết định cho phép bán Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (Mẫu TP-CC-22).

23. Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-23).

24. Mẫu biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-24).

25. Mẫu thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-25).

26. Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với giao dịch (Mẫu TP-CC-26).

27. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-27).

28. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với di chúc và văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc (Mẫu TP-CC-28).

29. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản phân chia di sản (Mẫu TP-CC-29).

30. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản từ chối nhận di sản (Mẫu TP-CC-30).

31. Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tiếp (Mẫu TP-CC-31).

32. Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tuyến (Mẫu TP-CC-32).

33. Sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33).

34. Sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34).

35. Sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35).

36. Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-36).

Điều 25. Trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

1. Cơ quan có thẩm quyền, công chức, viên chức, cá nhân được giao tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết thủ tục hành chính.

2. Việc khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thực hiện như sau:

a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: các thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động điền vào biểu mẫu, người thực hiện thủ tục hành chính không cần kê khai. Nếu các thông tin không được tự động điền vào biểu mẫu thì người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ.

b) Trường hợp nộp hồ sơ giấy (nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính): người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ trong biểu mẫu.

3. Các thông tin thuộc đối tượng khai thác, sử dụng theo khoản 1 Điều này bao gồm: Giới tính; quốc tịch; nơi thường trú; nơi tạm trú; nơi ở hiện tại.

Điều 26. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

2. Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Điều 3 Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung 08 Thông tư liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 29 Điều 30 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP và các điểm l, m khoản 3 Điều 3 của Thông tư số 03/2024/TT-BTP.

Điều 27. Điều khoản chuyển tiếp

1. Thẻ công chứng viên được cấp trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành tiếp tục có giá trị sử dụng.

Trong trường hợp công chứng viên thay đổi nơi hành nghề thì tổ chức hành nghề công chứng nơi chuyển đến đề nghị cấp thẻ cho công chứng viên đó theo quy định tại Điều 14 của Thông tư này; trường hợp công chứng viên không thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhưng bị mất, bị hỏng thẻ, Văn phòng công chứng thay đổi tên thì công chứng viên đề nghị cấp lại thẻ theo quy định tại Điều 16 của Thông tư này. Việc cấp, cấp lại thẻ công chứng viên được thực hiện theo quy định của Thông tư này.

Quyết định cấp, cấp lại thẻ công chứng viên của Sở Tư pháp phải ghi rõ việc thu hồi thẻ công chứng viên đã cấp trước đây. Công chứng viên nộp cho Sở Tư pháp thẻ công chứng viên đã được cấp; trường hợp thẻ đã bị mất thì phải báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản.

2. Sổ công chứng giao dịch, sổ theo dõi việc sử dụng lao động được lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết năm 2025, trừ trường hợp tổ chức hành nghề công chứng muốn lập sổ theo quy định của Thông tư này.

3. Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được cấp trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng. Việc cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng đã được cấp Giấy đăng ký hoạt động trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành được thực hiện theo quy định của Thông tư này./.