THÔNG TƯ

Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo

Căn cứ Luật Giáo dục ngày 14 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 37/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định chi tiết khoản 5 Điều 15 Luật Lưu trữ về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

2. Thông tư này áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, các sở giáo dục và đào tạo, cơ quan chuyên môn quản lý giáo dục tại địa phương, các cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục nghề nghiệp, cơ sở giáo dục thường xuyên, cơ sở giáo dục đại học, trường chuyên biệt, trường của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, lực lượng vũ trang nhân dân, cơ sở giáo dục khác trong hệ thống giáo dục quốc dân, tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục, tổ chức kinh doanh dịch vụ tư vấn du học, tổ chức và cá nhân khác thực hiện hoạt động giáo dục và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về giáo dục và đào tạo của cơ quan, tổ chức.

Tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

2. Hồ sơ thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo là một tập tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Điều 3. Các nhóm và thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo

1. Các nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo gồm:

a) Nhóm I. Hồ sơ, tài liệu chung về giáo dục và đào tạo.

b) Nhóm II. Hồ sơ, tài liệu về giáo dục mầm non.

c) Nhóm III. Hồ sơ, tài liệu về giáo dục phổ thông.

d) Nhóm IV. Hồ sơ, tài liệu về đào tạo trình độ cao đẳng sư phạm, trình độ đại học, trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ.

đ) Nhóm V. Hồ sơ, tài liệu về giáo dục nghề nghiệp và giáo dục thường xuyên.

e) Nhóm VI. Hồ sơ, tài liệu về giáo dục quốc phòng và an ninh.

g) Nhóm VII. Hồ sơ, tài liệu về công tác học sinh, sinh viên.

h) Nhóm VIII. Hồ sơ, tài liệu về khoa học, công nghệ và thông tin.

i) Nhóm IX. Hồ sơ, tài liệu về công tác cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đầu tư.

k) Nhóm X. Hồ sơ, tài liệu về công tác bảo đảm, kiểm định chất lượng giáo dục.

l) Nhóm XI. Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục.

m) Nhóm XII. Hồ sơ, tài liệu về công tác nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục.

2. Nhóm hồ sơ, tài liệu và thời hạn lưu trữ các nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo được quy định chi tiết tại Phụ lục kèm theo Thông tư này.

Điều 4. Áp dụng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo

1. Thời hạn lưu trữ mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không ngắn hơn thời hạn lưu trữ được quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này.

2. Khi lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan, phải xem xét mức độ đầy đủ của phông lưu trữ tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử.

Điều 5. Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 và thay thế Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.

2. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 1 Thông tư này, tổ chức và cá nhân liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này./.