CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong Ngành Thuỷ sản

______________________

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ. Nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư -lưu trữ đã được ban hành. Do vậy công tác văn thư ,lưu trữ đã dần đi vào nền nếp. Công tác văn thư được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả. Các kho lưu trữ, tổ chức lưu trữ Nhà nước các cấp và chuyên ngành đã được hình thành góp phần quan trọng trong việc thu thập, quản lý và tổ chức sử dụng hiệu quả các giá trị của tài liệu lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ đã thực sự góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế xã hội và bảo vệ an ninh chủ quyền quốc gia.

Cùng với sự hình thành và phát triển của Ngành Thuỷ sản, công tác văn thư, lưu trữ đã được quan tâm chú ý và đạt được những kết quả nhất định. Công tác văn thư, quản lý con dấu tại Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc đã được thực hiện khá tốt; công tác lưu trữ cũng đã có sự chuyển biến tích cực.

Tuy nhiên công tác văn thư, đặc biệt là công tác lưu trữ trong Ngành Thuỷ sản vẫn còn nhiều yếu kém. Công tác văn thư - lưu trữ chưa thực sự hướng tới việc quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả các thông tin của tài liệu lưu trữ. Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhà kho bảo quản tài liệu còn thiếu và chưa đáp ứng các yêu cầu quản lý và sử dụng lâu dài tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước .Việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm. Công tác lưu trữ nói chung mới chỉ dừng lại ở việc bảo quản, nhưng chưa quản lý tập trung và thống nhất tài liệu lưu trữ. Công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu chưa được tiến hành đồng bộ với công tác thu thập. Đội ngũ cán bộ chuyên môn ở nhiều đơn vị cơ sở còn thiếu và yếu nên đã xảy ra tình trạng tài liệu ban hành không đúng về mặt thể thức và thủ tục văn bản; tài liệu lưu trữ bị thất lạc, phân tán, hư hỏng hoặc không tìm thấy tài liệu khi cần tra cứu...

Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh,tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị cơ sở của Ngành đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học,sản xuất kinh doanh của Ngành và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội. Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản yêu cầu các cơ quan, đơn vị trong ngành thực hiện tốt những nội dung sau đây:

1.Văn phòng Bộ:

a-Xây dựng quy chế quản lý, hướng dẫn thống nhất các quy trình nghiệp vụ văn thư, thống nhất hệ thống sổ sách và ghi chuyển văn bản tại cơ quan Bộ và các đơn vị cơ sở trong toàn ngành.

b- Xây dựng quy chế quản lý và hướng dẫn các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về công tác lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ theo quy định của nhà nước; từng bước hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý của Bộ.

c-Định kỳ tổ chức kiểm tra, xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho các đơn vị; hàng năm phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động, các Trường Trung học Thuỷ sản để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho các cán bộ làm nghiệp vụ văn thư - lưu trữ và cán bộ quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở tất cả các đơn vị cơ sở của Ngành.

d- Chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động quản lý hành chính tại cơ quan Bộ và tiến tới áp dụng trong toàn ngành, đặc biệt là việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức quản lý, tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.

e-Tiến hành thu thập và chỉnh lý thường xuyên nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để tổ chức sử dụng và lên kế hoạch giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định của nhà nước.

f-Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia trong toàn ngành.

2.Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc:

a-Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình phụ trách; bảo đảm ít nhất mỗi cơ quan, đơn vị có một cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ đã qua các lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

b-Chấn chỉnh và chỉ đạo việc xây dựng mới các Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ ; xây dựng bản Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan để quản lý và tạo nguồn nộp lưu thường xuyên vào lưu trữ; bố trí phòng, kho riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước.

c-Chỉ đạo việc thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị đã giải thể và tài liệu đã giải quyết xong còn bó gói tại các phòng ban về lưu trữ cơ quan, đơn vị để tập trung quản lý và có kế hoạch chỉnh lý, làm thủ tục tiêu huỷ những tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo quy định của nhà nước;

d-Trang bị cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, trang thiết bị cho bộ phận làm công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan; có kế hoạch phối hợp với Văn phòng Bộ trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành chính; quản lý, tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.

e-Thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm về công tác văn thư - lưu trữ ;tình hình kho tàng,trang thiết bị, đội ngũ cán bộ .. với cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên và cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành lưu trữ.

3.Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm giúp Bộ trưởng hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này và quản lý thống nhất công tác văn thư - lưu trữ trong toàn ngành.

4.Các ông Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra Bộ; Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc các Tổng Công ty; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Chỉ thị này