THÔNG TƯ

Quy định về tập sự hành nghề công chứng

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 39/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định về tập sự hành nghề công chứng.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là tập sự), quản lý tập sự và kiểm tra kết quả tập sự.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với người tập sự; người tham dự kiểm tra kết quả tập sự; công chứng viên hướng dẫn tập sự; tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên; cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Chương II

TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 3. Đăng ký tập sự

1. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Luật Công chứng tự liên hệ tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng trong danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự đã được Sở Tư pháp công bố trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì phân công 01 công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và xác nhận vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự của người liên hệ tập sự; trường hợp từ chối nhận tập sự thì ghi rõ lý do từ chối vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự của người liên hệ tập sự.

2. Hồ sơ đăng ký tập sự bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a áp dụng đối với trường hợp tự liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc Mẫu TP-TSCC-01b áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự);

b) Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài;

Các giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

3. Người được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự lập 01 bộ hồ sơ đăng ký tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều này, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự đăng ký hoạt động.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02), đồng thời gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

4. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự đã liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc đã liên hệ với 01 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trong trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trở xuống mà bị từ chối nhận tập sự thì nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Sở Tư pháp nơi đã liên hệ tập sự để Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định 01 tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và ra quyết định đăng ký tập sự, đồng thời gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đó không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền liên hệ tập sự tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.

Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh để làm rõ điều kiện đăng ký tập sự và nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này; thời hạn xác minh tối đa là 10 ngày làm việc và không tính vào thời gian xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng ký tập sự.

5. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:

a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đã bị kết án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích; người đã bị kết án về tội phạm do cố ý, kể cả trường hợp đã được xóa án tích;

b) Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc;

c) Người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

d) Người đang là cán bộ, công chức, viên chức, trừ viên chức của Phòng công chứng; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

đ) Người đang là thừa phát lại, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá hoặc đang thực hiện công việc theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 9 của Luật Công chứng;

e) Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm; công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân hoặc buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu Công an nhân dân hoặc buộc thôi việc;

g) Thừa phát lại, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá bị miễn nhiệm hoặc bị thu hồi chứng chỉ hành nghề do vi phạm pháp luật mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định miễn nhiệm hoặc quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề có hiệu lực thi hành;

h) Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

6. Người được Sở Tư pháp đăng ký tập sự được gọi là người tập sự. Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 4. Thời gian tập sự

1. Thời gian tập sự thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Luật Công chứng.

2. Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 5. Nội dung tập sự

1. Nội dung tập sự bao gồm:

a) Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết giao dịch;

b) Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;

c) Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;

d) Kỹ năng soạn thảo giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng tiến hành việc xác minh theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

đ) Kỹ năng thực hiện quy trình công chứng điện tử trực tiếp, công chứng điện tử trực tuyến đối với các tổ chức hành nghề công chứng đã cung cấp dịch vụ công chứng điện tử; kỹ năng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực;

e) Kỹ năng soạn thảo lời chứng;

g) Kỹ năng kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;

h) Kỹ năng tra cứu, áp dụng văn bản quy phạm pháp luật; cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và các cơ sở dữ liệu khác; ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, chứng thực;

i) Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;

k) Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

2. Công chứng viên hướng dẫn tập sự có trách nhiệm hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 6. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự được thực hiện khi công chứng viên đang hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quy định tại Điều 13 của Thông tư này;

b) Chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, mất tích; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi;

c) Bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự;

đ) Không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan khác.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện tiếp tục hướng dẫn người tập sự và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, Sở Tư pháp ghi nhận thông tin thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự vào Sổ theo dõi tập sự và thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận người tập sự; trường hợp địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người tập sự. Người tập sự có quyền thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác để tiếp tục việc tập sự.

Điều 7. Thay đổi nơi tập sự

1. Người tập sự được thay đổi nơi tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

d) Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác;

đ) Thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác và có nguyện vọng thay đổi nơi tập sự hoặc thuộc trường hợp phải thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự theo quy định tại điểm a, b và c khoản này mà địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng khác đủ điều kiện nhận tập sự.

2. Trường hợp thay đổi nơi tập sự trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo quy định tại điểm a, b, c và d khoản 1 Điều này, người tập sự tự liên hệ nơi tập sự mới hoặc đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới, người tập sự nộp Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03) trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến về việc thay đổi nơi tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, thông báo bằng văn bản cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

3. Trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, người tập sự nộp Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04), gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người tập sự tự liên hệ tập sự hoặc đề nghị bố trí tập sự và đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình chuyển đến theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này để tiếp tục việc tập sự; hồ sơ đăng ký tập sự phải kèm theo quyết định xóa đăng ký tập sự theo quy định tại khoản này.

4. Thời gian tập sự trước khi người tập sự chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự mới được tính vào thời gian tập sự.

Điều 8. Tạm ngừng tập sự

1. Người tập sự được tạm ngừng tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Người tập sự nghỉ chế độ thai sản hoặc không thể đi lại được vì lý do sức khỏe hoặc đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế có thẩm quyền hoặc có lý do chính đáng khác mà không thể tập sự được;

b) Văn phòng công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.

2. Trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, người tập sự phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang tập sự chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng tập sự, kèm theo giấy tờ chứng minh lý do cần tạm ngừng tập sự. Trường hợp do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan mà không thể thông báo trong thời hạn này, người tập sự phải thông báo ngay khi sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan không còn.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự tạm ngừng tập sự hoặc kể từ ngày người tập sự tiếp tục việc tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Thông báo phải nêu rõ lý do và thời gian tạm ngừng tập sự; trường hợp tiếp tục tập sự thì phải nêu rõ thời điểm tiếp tục việc tập sự.

3. Người tập sự được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 06 tháng.

4. Thời gian tạm ngừng tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng tập sự được tính vào thời gian tập sự, trừ trường hợp phải đăng ký tập sự lại theo quy định tại khoản 3 Điều 9 của Thông tư này.

Điều 9. Chấm dứt tập sự, đăng ký tập sự lại

1. Việc tập sự chấm dứt khi người tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt tập sự;

b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

c) Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Không còn thường trú tại Việt Nam;

đ) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

e) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;

g) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

h) Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 của Thông tư này;

i) Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định; tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định mà không tiếp tục tập sự;

k) Bị Sở Tư pháp chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều 11 của Thông tư này;

l) Vi phạm quy định về việc tập sự của Thông tư này, đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nhắc nhở, yêu cầu sửa chữa bằng văn bản mà vẫn tiếp tục vi phạm;

m) Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự tại thời điểm đăng ký tập sự.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, i, l và m khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải có báo cáo bằng văn bản nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động, trong đó nêu rõ lý do người tập sự chấm dứt tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05), gửi quyết định cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không báo cáo mà Sở Tư pháp nắm được thông tin về việc người tập sự thuộc trường hợp chấm dứt tập sự thì Sở Tư pháp tự mình kiểm tra, xác minh thông tin để xem xét, quyết định việc chấm dứt tập sự.

3. Người đã chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều này được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, h và i khoản 1 Điều này không còn;

b) Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội; đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý;

c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Sau thời hạn 01 năm kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại điểm l, m khoản 1 Điều này có hiệu lực.

4. Người không được công nhận tập sự, bị hủy kết quả công nhận tập sự, không đạt yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước đó được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này.

5. Việc liên hệ tập sự lại và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này; hồ sơ đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này, kèm theo giấy tờ chứng minh đủ điều kiện tập sự lại.

6. Thời gian tập sự trước khi chấm dứt tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Điều 10. Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự

1. Người tập sự phải lập Sổ nhật ký tập sự để ghi lại các công việc hàng ngày thuộc nội dung tập sự mà mình đã thực hiện trong thời gian tập sự hành nghề công chứng. Sổ nhật ký tập sự có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự xác nhận khi kết thúc quá trình tập sự. Sổ nhật ký tập sự được thực hiện theo Mẫu TP-TSCC-06.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì lập Sổ nhật ký tập sự đối với từng tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự. Việc xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự được thực hiện theo quy định tại khoản này.

2. Người tập sự làm Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo quá trình và kết quả tập sự của mình. Báo cáo kết quả tập sự phải có đủ các nội dung và đáp ứng các yêu cầu quy định theo Mẫu TP-TSCC-07, có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì làm 01 Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo về toàn bộ quá trình tập sự tại các tổ chức hành nghề công chứng mà mình đã tập sự. Báo cáo kết quả tập sự nêu rõ tên các tổ chức hành nghề công chứng người tập sự đã tập sự, thông tin về công chứng viên đã hướng dẫn tập sự và kết quả tập sự tại từng tổ chức. Công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng cuối cùng mà người đó tập sự có trách nhiệm nhận xét, xác nhận Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của khoản này đối với thời gian người tập sự thực hiện việc tập sự tại tổ chức mình.

Điều 11. Hoàn thành tập sự

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, người tập sự lập 01 bộ hồ sơ đề nghị công nhận hoàn thành tập sự, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự;

b) Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự.

Các giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08); trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trong trường hợp thông tin trong hồ sơ chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc cần xác minh, Sở Tư pháp yêu cầu người tập sự giải trình, bổ sung thông tin hoặc Sở Tư pháp tiến hành xác minh thông tin. Thời hạn quy định tại khoản này được tính từ ngày Sở Tư pháp nhận được kết quả giải trình, bổ sung hoặc xác minh thông tin.

2. Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Người tập sự có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự;

c) Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư này và biểu mẫu kèm theo, không sao chép của người khác và nộp đúng thời hạn; trường hợp nộp sau thời hạn quy định do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan thì phải có giấy tờ chứng minh;

d) Người tập sự thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.

3. Người đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này nhưng không đề nghị công nhận hoàn thành tập sự hoặc đề nghị quá thời hạn quy định mà không chứng minh được vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan thì không được công nhận hoàn thành tập sự; Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự, gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người bị chấm dứt tập sự theo quy định của khoản này được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.

Người đã được công nhận hoàn thành tập sự mà bị phát hiện không đủ điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.

Việc liên hệ tập sự lại, hồ sơ và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 9 của Thông tư này.

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự

1. Người tập sự có các quyền sau đây:

a) Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạo điều kiện thực hiện các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này;

b) Được công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn các nội dung tập sự, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người tập sự;

c) Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, đăng ký tập sự lại theo quy định tại các Điều 6, 7, 8 và 9 của Thông tư này;

d) Được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

đ) Được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự theo quy định tại Điều 16 của Thông tư này;

e) Các quyền khác theo quy định của pháp luật hoặc theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

b) Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các công việc thuộc nội dung tập sự quy định tại Điều 5 của Thông tư này theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự;

c) Bảo đảm thời gian tập sự theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 12 của Luật Công chứng;

d) Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công;

đ) Giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự;

e) Lập Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự theo quy định tại Điều 10 của Thông tư này;

g) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Từ chối hướng dẫn tập sự trong trường hợp không đủ điều kiện theo quy định của Luật Công chứng; hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này.

2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công.

3. Xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự; nhận xét, đánh giá về việc tập sự trong Báo cáo kết quả tập sự của người tập sự và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, đánh giá của mình.

4. Các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

1. Phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và chịu trách nhiệm về việc phân công đó; thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.

2. Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09) theo từng năm.

Sổ theo dõi tập sự phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

3. Xem xét, quyết định việc công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự, việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.

4. Quản lý người tập sự trong quá trình tập sự tại tổ chức mình; theo dõi, giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự; bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.

5. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm. Trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm, các tổ chức hành nghề công chứng phải gửi báo cáo đến Sở Tư pháp.

Báo cáo bao gồm các nội dung chính sau đây:

a) Số lượng và thông tin cơ bản về người tập sự, việc tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, chấm dứt tập sự, xóa đăng ký tập sự;

b) Đánh giá chất lượng tập sự của người tập sự;

c) Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, người tập sự và trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định của Thông tư này;

d) Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định pháp luật về tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với người tập sự theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Chương III

KIỂM TRA KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 15. Nội dung và hình thức kiểm tra

1. Nội dung kiểm tra bao gồm:

a) Kiểm tra về pháp luật công chứng, chứng thực, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng;

b) Kết quả thực hiện những nội dung tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này.

2. Hình thức kiểm tra bao gồm bài kiểm tra viết trong thời gian 180 phút và bài kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính trong thời gian 60 phút.

Điều 16. Đăng ký tham dự kiểm tra

1. Những người sau đây được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

b) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, trừ trường hợp không đạt yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra trước mà chưa tập sự lại.

2. Những người sau đây không được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị hủy bỏ kết quả đã được công nhận;

b) Sao chép Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự của người khác hoặc có hành vi gian dối, không trung thực khác để được đăng ký tham dự kiểm tra;

c) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra kết quả tập sự mà chưa tập sự lại.

3. Người đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự lập 01 bộ hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

b) Quyết định công nhận hoàn thành tập sự;

c) Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng.

Các giấy tờ quy định tại điểm b, c khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

4. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người đăng ký tham dự kiểm tra về việc đủ điều kiện đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

5. Người được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự thông báo đủ điều kiện tham dự kiểm tra được gọi là thí sinh của kỳ kiểm tra. Người đã nộp hồ sơ đăng ký tham dự kỳ kiểm tra, người được thông báo không đủ điều kiện tham dự kiểm tra hoặc người đủ điều kiện tham dự kiểm tra nhưng không tham dự kỳ kiểm tra thì không được trả lại hồ sơ và số phí đã nộp; trường hợp đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo thì người đăng ký phải nộp hồ sơ và phí theo quy định tại khoản 3 Điều này.

Điều 17. Quyền và nghĩa vụ của thí sinh tham dự kỳ kiểm tra

1. Tham dự kỳ kiểm tra theo đúng thời gian, địa điểm đã được thông báo.

2. Tuân thủ quy định của Thông tư này, Nội quy kỳ kiểm tra và các quyết định, thông báo của Hội đồng kiểm tra; chịu các hình thức xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật và Nội quy kỳ kiểm tra.

3. Được cấp giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra tập sự trong trường hợp đạt yêu cầu kiểm tra.

4. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Thông tư này, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và Nội quy kỳ kiểm tra.

Điều 18. Trách nhiệm tổ chức kiểm tra

1. Bộ Tư pháp tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Dự kiến về việc tổ chức kỳ kiểm tra được Bộ Tư pháp thông báo cho các Sở Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp chậm nhất là 02 tháng trước ngày tổ chức kiểm tra. Các Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo để người có nguyện vọng nộp hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra theo quy định của Thông tư này và dự kiến của Bộ Tư pháp; lập danh sách và có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra đối với những trường hợp đủ điều kiện, kèm theo hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của người được đề nghị.

Điều 19. Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự

1. Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự (sau đây gọi là Hội đồng kiểm tra) do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập. Hội đồng kiểm tra được sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp để thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Thông tư này. Hội đồng kiểm tra tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

2. Hội đồng kiểm tra gồm từ 07 đến 09 người, bao gồm đại diện các cơ quan, tổ chức sau đây:

a) Lãnh đạo Bộ Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng kiểm tra;

b) Lãnh đạo Cục Bổ trợ tư pháp là Phó Chủ tịch Hội đồng kiểm tra;

c) Các thành viên Hội đồng kiểm tra do Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đề nghị, gồm đại diện một số cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Giúp việc cho Hội đồng kiểm tra có Ban Thư ký, Ban Đề thi, Ban Coi thi, Ban Phách, Ban Chấm thi và Ban Phúc tra (sau đây gọi là các Ban của Hội đồng kiểm tra).

4. Người có vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ đẻ của vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng tham dự kỳ kiểm tra hoặc những người đang trong thời gian bị xử lý kỷ luật hoặc đang bị xem xét xử lý kỷ luật thì không được tham gia Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra.

Điều 20. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra

1. Ban hành Kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra, quyết định các nội dung điều chỉnh Kế hoạch trong trường hợp cần thiết; ban hành Nội quy kỳ kiểm tra và các tài liệu có liên quan đến kỳ kiểm tra.

2. Thành lập các Ban của Hội đồng kiểm tra.

3. Xem xét, quyết định danh sách người đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra, người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra và thông báo cho các Sở Tư pháp có người đăng ký tham dự kiểm tra, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày trước ngày tổ chức kiểm tra; trường hợp cần thiết Hội đồng kiểm tra có thể yêu cầu xác minh hoặc tự mình tiến hành xác minh thông tin trong hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra.

4. Quyết định số lượng, cơ cấu câu hỏi và đáp án phục vụ kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính; chỉ đạo việc đặt chuyên gia xây dựng Bộ câu hỏi và đáp án phục vụ kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính (sau đây gọi là Bộ câu hỏi).

5. Chỉ đạo việc xây dựng câu hỏi và đáp án kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính (sau đây gọi là đề kiểm tra trắc nghiệm); đề, đáp án và thang điểm kiểm tra viết (sau đây gọi là đề kiểm tra viết).

6. Chỉ đạo việc tổ chức kỳ kiểm tra, chấm điểm kiểm tra, phúc tra bài kiểm tra, công bố điểm và kết quả kỳ kiểm tra.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày công bố điểm phúc tra, Hội đồng kiểm tra thông qua và công bố kết quả kỳ kiểm tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có thí sinh tham dự kỳ kiểm tra.

7. Cấp giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra cho thí sinh đạt yêu cầu.

8. Hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra khi có căn cứ cho rằng thí sinh thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự mà vẫn đăng ký tập sự, không đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra mà vẫn đăng ký tham dự kiểm tra hoặc có hành vi gian dối, vi phạm khác làm thay đổi kết quả tập sự, việc tham dự kiểm tra và kết quả kiểm tra tập sự.

Trường hợp phát hiện thí sinh thuộc một trong các trường hợp nêu trên tại thời điểm Hội đồng kiểm tra đã giải thể thì Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra.

9. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ kiểm tra theo quy định của pháp luật.

10. Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc tổ chức và kết quả của kỳ kiểm tra.

11. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Thông tư này.

Điều 21. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và các thành viên Hội đồng kiểm tra

1. Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra quy định tại Điều 20 của Thông tư này; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra;

b) Phân công trách nhiệm cho từng thành viên Hội đồng kiểm tra;

c) Quyết định số lượng thành viên, nhiệm vụ, quyền hạn của các Ban của Hội đồng kiểm tra;

d) Quyết định đề kiểm tra trắc nghiệm và đề kiểm tra viết chính thức được sử dụng cho kỳ kiểm tra;

đ) Chịu trách nhiệm về việc quản lý bài kiểm tra; quản lý kết quả kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan theo quy định của pháp luật;

e) Quyết định việc xử lý các trường hợp vi phạm Nội quy kỳ kiểm tra theo thẩm quyền.

2. Các thành viên khác trong Hội đồng kiểm tra thực hiện công việc theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch Hội đồng kiểm tra về công việc được phân công.

Điều 22. Ban Giám sát

1. Ban Giám sát kỳ kiểm tra do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp. Ban Giám sát gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Giám sát

a) Giám sát việc thực hiện các quy định về kiểm tra; việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra;

b) Giám sát việc thực hiện các quy định của Thông tư này, nội quy, quy chế của Hội đồng kiểm tra và việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về kiểm tra;

c) Các nhiệm vụ giám sát khác liên quan đến kỳ kiểm tra theo yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Giám sát

Ban Giám sát làm việc độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp trong quá trình thực hiện giám sát việc tổ chức kỳ kiểm tra của Hội đồng kiểm tra và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Giám sát

a) Là công chức, viên chức của Bộ Tư pháp;

b) Không bố trí những người là thành viên Hội đồng kiểm tra, thành viên các Ban của Hội đồng kiểm tra làm thành viên Ban Giám sát.

Điều 23. Ban Thư ký

1. Ban Thư ký do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Thư ký

a) Chuẩn bị các văn bản, tài liệu cần thiết của Hội đồng kiểm tra; chuẩn bị các phiên họp của Hội đồng kiểm tra;

b) Nhận hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra và tham mưu cho Hội đồng kiểm tra về danh sách người đủ điều kiện, người không đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra;

c) Chuẩn bị địa điểm kiểm tra và các công tác hậu cần phục vụ kỳ kiểm tra;

d) Tổng hợp, trình Hội đồng kiểm tra thông qua điểm kiểm tra trắc nghiệm, điểm kiểm tra viết và quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Hội đồng kiểm tra;

đ) Nhận đơn phúc tra và báo cáo Chủ tịch hội đồng kiểm tra xem xét, quyết định việc chấm phúc tra; trình Hội đồng kiểm tra phê duyệt điểm phúc tra;

e) Tham mưu cho Hội đồng kiểm tra về việc công bố kết quả kỳ kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đạt kết quả kỳ kiểm tra;

g) Thực hiện các công việc khác liên quan đến kỳ kiểm tra khi được Hội đồng kiểm tra giao.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Thư ký

a) Ban Thư ký chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc thực hiện nhiệm vụ của mình;

b) Ban Thư ký tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 24. Ban Đề thi

1. Ban Đề thi do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Đề thi

a) Rà soát, chỉnh lý Bộ câu hỏi để xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm;

b) Xây dựng đề kiểm tra viết;

c) Bảo đảm tuyệt đối bí mật, an toàn cho Bộ câu hỏi, đề kiểm tra trắc nghiệm, đề kiểm tra viết.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Đề thi.

a) Ban Đề thi làm việc và chịu trách nhiệm tập thể về đề kiểm tra trắc nghiệm, đề kiểm tra viết;

b) Từng thành viên Ban Đề thi phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc giữ bí mật nội dung của Bộ câu hỏi, đề kiểm tra trắc nghiệm, đề kiểm tra viết trong phạm vi nhiệm vụ được phân công.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Đề thi

a) Là những người có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, uy tín trong lĩnh vực công chứng;

b) Người được cử tham gia Ban Giám sát, Ban Coi thi không được tham gia Ban Đề thi.

Điều 25. Ban Coi thi

1. Ban Coi thi do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Coi thi

a) Giúp Hội đồng kiểm tra tổ chức việc coi thi theo Nội quy kỳ kiểm tra và các quy định có liên quan;

b) Phổ biến, quán triệt Nội quy kỳ kiểm tra cho các thí sinh, thống nhất các hướng dẫn cần thiết để giám thị thực hiện và hướng dẫn cho thí sinh thực hiện trong quá trình kiểm tra;

c) Phân công giám thị phòng thi và giám thị hành lang cho từng bài kiểm tra theo nguyên tắc không lặp lại giám thị phòng thi đối với bài kiểm tra khác tại cùng một phòng thi;

d) Nhận, bảo quản đề kiểm tra viết và giao cho các giám thị phòng thi theo quy định;

đ) Tạm đình chỉ việc coi thi của giám thị vi phạm Nội quy kỳ kiểm tra, kịp thời báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định; xử lý đối với thí sinh nếu có bằng chứng về việc thí sinh vi phạm Nội quy kỳ kiểm tra;

e) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định và Nội quy kỳ kiểm tra.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Coi thi

a) Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc thực hiện nhiệm vụ của mình;

b) Ban Coi thi tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Coi thi

Người đã được cử tham gia Ban Giám sát, Ban Đề thi thì không được tham gia Ban Coi thi.

Điều 26. Ban Phách

1. Ban Phách do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Phách

a) Nhận bài kiểm tra viết được đóng trong các túi còn nguyên niêm phong từ Hội đồng kiểm tra để thực hiện việc đánh số phách các bài kiểm tra viết bảo đảm nguyên tắc số phách không trùng với số báo danh của thí sinh;

b) Rọc phách; niêm phong bài kiểm tra viết đã rọc phách, đầu phách. Việc bảo quản bài kiểm tra viết đã rọc phách, đầu phách do Hội đồng kiểm tra quyết định;

c) Sau khi Ban Chấm thi hoàn thành việc chấm bài kiểm tra viết, Ban Phách thực hiện việc ghép phách với số báo danh; niêm phong và bàn giao đầu phách, bảng ghép phách với số báo danh cho Hội đồng kiểm tra để tổ chức việc tổng hợp điểm kiểm tra viết;

d) Bảo mật số phách và các thông tin liên quan đến số phách.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Phách

a) Ban Phách làm việc độc lập với các Ban khác của Hội đồng kiểm tra theo sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra. Ban Phách chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch Hội đồng kiểm tra về việc làm phách theo quy định;

b) Ban Phách tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Phách

a) Là công chức, viên chức của Bộ Tư pháp;

b) Người được cử tham gia Ban Coi thi không được tham gia Ban Phách.

Điều 27. Ban Chấm thi

1. Ban Chấm thi do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Chấm thi

a) Tổ chức chấm điểm các bài kiểm tra viết theo đúng đáp án, thang điểm và hướng dẫn chấm bài kiểm tra viết được Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định;

b) Có trách nhiệm kiểm tra, xác minh khi có bất thường xảy ra; kịp thời báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chấm bài kiểm tra viết theo chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra;

c) Tổng hợp điểm chấm bài kiểm tra viết, niêm phong điểm, bài kiểm tra viết đã chấm xong và bàn giao lại cho Hội đồng kiểm tra;

d) Giữ bí mật kết quả điểm chấm bài kiểm tra viết.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Chấm thi.

a) Ban Chấm thi chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc chấm bài kiểm tra viết theo quy định của pháp luật;

b) Ban Chấm thi tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người được cử tham gia Ban Chấm thi

Người được cử tham gia Ban Coi thi, Ban Phách không được tham gia Ban Chấm thi.

Điều 28. Ban Phúc tra

1. Ban Phúc tra do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Ban Phúc tra có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm chấm lại các bài kiểm tra viết của thí sinh có đơn đề nghị phúc tra theo quy định.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Phúc tra.

a) Ban Phúc tra chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

b) Ban Phúc tra tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Phúc tra

Người được cử tham gia Ban Coi thi, Ban Phách, Ban Chấm thi không được tham gia Ban Phúc tra.

Điều 29. Xây dựng đề kiểm tra

1. Đề kiểm tra bao gồm đề kiểm tra trắc nghiệm và đề kiểm tra viết.

2. Việc xây dựng đề kiểm tra phải bảo đảm các điều kiện sau đây:

a) Đề kiểm tra phải được bảo mật;

b) Các thành viên Ban Đề thi tham gia xây dựng đề kiểm tra phải cách ly với bên ngoài từ thời điểm tập trung làm đề kiểm tra cho đến khi kết thúc môn kiểm tra đó. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý bằng văn bản của Trưởng Ban Đề thi thì các thành viên mới được phép ra ngoài hoặc liên hệ với bên ngoài bằng điện thoại cố định hoặc di động, khi nói chuyện phải bật loa ngoài, có ghi âm và dưới sự giám sát hoặc chứng kiến của thành viên Ban Giám sát và đại diện cơ quan công an (nếu được mời tham gia);

c) Việc xây dựng đề kiểm tra phải được thực hiện tại địa điểm an toàn, biệt lập, có đầy đủ phương tiện bảo quản, phòng cháy, chữa cháy;

d) Phong bì đựng đề kiểm tra để giao, nhận, vận chuyển từ nơi làm đề kiểm tra ra bên ngoài phải được làm bằng giấy có đủ độ bền, kín, tối và được dán chặt, niêm phong không bong mép;

đ) Toàn bộ quá trình giao, nhận, vận chuyển đề kiểm tra phải được giám sát bởi thành viên Ban Giám sát; các phong bì đựng đề kiểm tra phải được bảo quản trong thùng làm bằng kim loại có khóa và được niêm phong trong quá trình giao, nhận, vận chuyển.

3. Đề kiểm tra phải bảo đảm các điều kiện sau đây:

a) Phù hợp với nội dung yêu cầu của việc tập sự;

b) Nội dung đề và các câu hỏi phải bảo đảm khoa học, chính xác, chặt chẽ, rõ ràng, mạch lạc, đúng văn phạm, có tính suy luận, phân tích;

c) Đề kiểm tra trắc nghiệm phải phù hợp với yêu cầu thiết kế của phần mềm kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính, bảo đảm số lượng câu hỏi được xây dựng gấp tối thiểu 03 lần so với số câu hỏi theo quy định.

4. Quy trình xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm

a) Hội đồng kiểm tra chỉ đạo Ban Thư ký đặt hàng xây dựng Bộ câu hỏi phục vụ xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm;

b) Người được đặt hàng xây dựng câu hỏi và đáp án kiểm tra trắc nghiệm thực hiện nhiệm vụ được giao và nộp kết quả cho Hội đồng kiểm tra hoặc Ban Thư ký trong trường hợp Ban Thư ký được Hội đồng kiểm tra ủy quyền để tập hợp thành Bộ câu hỏi; có trách nhiệm bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến việc xây dựng Bộ câu hỏi;

c) Ban Đề thi nhận bàn giao Bộ câu hỏi từ Hội đồng kiểm tra, tiến hành rà soát câu hỏi và đáp án để xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm theo quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Ban Đề thi có trách nhiệm xây dựng đề kiểm tra viết và hướng dẫn chấm điểm kiểm tra viết.

Nội dung các câu hỏi, đáp án và hướng dẫn chấm điểm kiểm tra viết sau khi soạn thảo được Trưởng Ban Đề thi tổ chức phản biện giữa các thành viên của Ban Đề thi và đề xuất phương án chỉnh lý, sửa chữa (nếu thấy cần thiết). Sau khi đã tổ chức phản biện, Trưởng Ban Đề thi tổ chức rút ngẫu nhiên các câu hỏi để ghép thành ít nhất là 03 đề kiểm tra viết khác nhau. Trưởng Ban Đề thi ký nháy vào từng đề kiểm tra viết, niêm phong và báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra xem xét, quyết định phê duyệt đề kiểm tra viết chính thức và đề kiểm tra viết dự phòng.

Điều 30. Chấm điểm kiểm tra

1. Các bài kiểm tra được chấm theo thang điểm 100.

a) Mỗi bài kiểm tra viết do hai thành viên Ban Chấm thi chấm và cho điểm độc lập theo hướng dẫn, đáp án, thang điểm do Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định. Điểm của mỗi bài kiểm tra viết là trung bình cộng điểm mà hai thành viên Ban Chấm thi đã chấm. Trong trường hợp hai thành viên Ban chấm thi cho điểm chênh lệch nhau từ 20 điểm trở lên thì Trưởng Ban Chấm thi phân công hai thành viên khác của Ban Chấm thi chấm lại bài kiểm tra đó; điểm chấm lần này là điểm chính thức của bài kiểm tra viết;

Trong trường hợp bài kiểm tra viết có dấu hiệu đánh dấu bài thì Trưởng Ban Chấm thi xem xét, quyết định việc chấm lại bài kiểm tra theo hình thức chấm lần thứ ba hoặc chấm tập thể. Điểm chấm lần thứ ba hoặc chấm tập thể là điểm chính thức của bài kiểm tra viết đó;

b) Bài kiểm tra trắc nghiệm được chấm trên máy vi tính.

2. Thí sinh đạt yêu cầu của kỳ kiểm tra phải có số điểm của mỗi bài kiểm tra đạt từ 50 điểm trở lên.

3. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc việc chấm điểm kiểm tra, Hội đồng kiểm tra thông qua và công bố điểm kiểm tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có thí sinh tham dự kỳ kiểm tra.

Điều 31. Quản lý bài kiểm tra, kết quả kiểm tra và hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra

1. Bài kiểm tra viết phải được niêm phong ngay sau khi kết thúc kiểm tra; phách, điểm kiểm tra phải được niêm phong vào cuối mỗi ngày làm việc và ngay sau khi kết thúc việc đánh số phách, rọc phách, ghép phách, chấm điểm bài kiểm tra viết, tổng hợp điểm bài kiểm tra viết.

2. Bài kiểm tra và kết quả kiểm tra được lưu giữ tại Bộ Tư pháp trong thời hạn 03 năm kể từ ngày công bố kết quả kỳ kiểm tra theo quy định tại khoản 6 Điều 20 của Thông tư này. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra được lưu giữ trong thời hạn 01 năm kể từ ngày tổ chức kiểm tra.

3. Khi hết thời gian quy định tại khoản 2 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả điểm kiểm tra, hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra đã được lưu giữ.

Điều 32. Phúc tra bài kiểm tra viết

1. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày điểm kiểm tra được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, thí sinh không đồng ý với điểm kiểm tra viết của mình có quyền làm đơn phúc tra gửi Hội đồng kiểm tra; không phúc tra đối với bài kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính.

2. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn nhận đơn phúc tra, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập Ban Phúc tra.

3. Việc chấm điểm phúc tra được thực hiện theo quy định tại Điều 30 của Thông tư này. Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định việc che điểm, tên các thành viên chấm bài kiểm tra viết trước đó, việc đánh lại số phách của bài kiểm tra viết được chấm phúc tra.

4. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc việc chấm phúc tra, Hội đồng kiểm tra thông qua và công bố điểm phúc tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có thí sinh đề nghị phúc tra. Điểm phúc tra là điểm chính thức của bài kiểm tra viết được phúc tra.

Chương IV

QUẢN LÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 33. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Bổ trợ tư pháp và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp

1. Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc thực hiện Thông tư này;

b) Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thành lập Hội đồng kiểm tra, Ban Giám sát và thực hiện các công việc cần thiết khác để tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự;

c) Kiểm tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Học viện Tư pháp, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình liên quan đến việc tập sự và phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 34. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1. Lập và công bố Danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự tại địa phương trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp; thường xuyên rà soát, cập nhật danh sách này.

2. Chỉ định tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện tại địa phương nhận người tập sự trong trường hợp người tập sự không tự liên hệ tập sự được; xem xét việc từ chối nhận tập sự của tổ chức hành nghề công chứng, từ chối hướng dẫn tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định.

3. Thực hiện việc đăng ký tập sự, đăng ký tập sự lại, xóa đăng ký tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự theo quy định.

4. Lập Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (Mẫu TP-TSCC-11); cập nhật kịp thời thông tin về đăng ký tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự vào Sổ theo dõi tập sự và phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp.

5. Theo dõi, quản lý việc nhận tập sự, hướng dẫn tập sự và tập sự theo quy định của Thông tư này và quy định pháp luật có liên quan.

6. Kiểm tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự theo quy định của pháp luật.

7. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Điều 35. Nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên

1. Tập hợp, phản ánh tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp, kiến nghị liên quan đến tập sự của người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.

2. Theo dõi, giám sát tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự; có giải pháp hỗ trợ người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự khi có khó khăn, vướng mắc; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm về tập sự theo quy định của pháp luật.

3. Tham gia tổ chức kỳ kiểm tra kết quả tập sự theo yêu cầu của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp.

4. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 36. Biểu mẫu kèm theo

Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu biểu mẫu sau đây:

1a. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01a);

1b. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01b);

2. Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02);

3. Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03);

4. Quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04);

5. Quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05);

6. Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-06);

7. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-07);

8. Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08);

9. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09);

10. Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

11. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (Mẫu TP-TSCC-11).

Điều 37. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02 tháng 10 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, trừ quy định tại khoản 9 Điều 38 của Thông tư này.

Điều 38. Điều khoản chuyển tiếp

1. Người đã hoàn thành tập sự trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 mà chưa được bổ nhiệm công chứng viên trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận kết quả tập sự và phải tham dự kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này.

2. Người đang tập sự theo quy định của Thông tư số 08/2023/TT-BTP tại thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận thời gian đã tập sự, được tiếp tục tập sự theo quy định của Thông tư này.

Người tập sự đã tạm ngừng tập sự đủ số lần theo quy định của Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì không được tạm ngừng tập sự theo quy định của Thông tư này.

3. Người đủ điều kiện tập sự và đã nộp hồ sơ đăng ký tập sự trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì việc đăng ký tập sự và tập sự được thực hiện theo quy định của Thông tư này.

4. Người chấm dứt tập sự trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Thông tư này.

5. Người đã hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này.

6. Trường hợp người tham dự kiểm tra không đạt yêu cầu trong các kỳ kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng và Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì số lần không đạt yêu cầu đó được cộng vào tổng số lần không đạt yêu cầu kiểm tra theo quy định của Thông tư này để xác định việc tập sự lại của người đó trước khi đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo.

7. Trường hợp người tập sự hoàn thành tập sự theo quy định tại Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP nhưng sau khi Thông tư này có hiệu lực thi hành mới phát hiện không đủ điều kiện được coi là hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã công nhận.

8. Người có văn bản của Hội đồng kiểm tra của các kỳ kiểm tra trước về việc cho hoãn tham dự kỳ kiểm tra thì được đăng ký tham dự kỳ kiểm tra theo quy định tại Thông tư này; hồ sơ đăng ký tham dự kỳ kiểm tra được thực hiện theo quy định của Thông tư này kèm theo văn bản thông báo của Hội đồng kiểm tra về việc cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra.

9. Sổ theo dõi tập sự được ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT-BTP được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

10. Đối với các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP mà đã hết thời gian lưu giữ theo quy định của hai Thông tư này thì việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra đó được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 31 của Thông tư này.

Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP được tiêu huỷ theo quy định tại khoản 3 Điều 31 của Thông tư này./.