CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang

________________________

Ngày 17 tháng 5 năm 2012, Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Chỉ thị số 16/2012/CT-UBND về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Sau hơn 02 năm thực hiện, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã đạt được một số kết quả nhất định, như: lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương đã quan tâm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; kho lưu trữ được cải tạo, nâng cấp, sửa chữa; tài liệu lưu trữ được chỉnh lý và bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng tốt yêu cầu quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh còn hạn chế, yếu kém như: một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành hoặc chậm ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại một số đơn vị chưa đúng quy định của pháp luật, còn hiện tượng để thất lạc hồ sơ, văn bản; một số văn bản có sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu của một số đơn vị chưa thật đầy đủ, kịp thời; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ chưa thực sự hiệu quả.

Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế, yếu kém nêu trên do thủ trưởng một số đơn vị chưa quan tâm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ như là một công cụ phục vụ chỉ đạo, điều hành; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đa số là kiêm nhiệm; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định; ở cấp xã bố trí người không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, đặc biệt là kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh chưa được xây dựng; kho bảo quản tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chưa đáp ứng được yêu cầu.

Để thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; khắc phục những hạn chế, yếu kém nêu trên, đồng thời tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại các cấp, các ngành, địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công, thị xã Cai Lậy (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan thực hiện tốt các nội dung sau:

a) Tăng cường bổ sung, sắp xếp công chức, viên chức có trình độ về công tác văn thư, lưu trữ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ. Đối với những cơ quan, tổ chức đã bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đúng chuyên ngành đào tạo thì phải được tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; các xã, phường, thị trấn bố trí chức danh Văn thư, Lưu trữ, Thủ quỹ theo đúng Quyết định số 29/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND tỉnh quy định số lượng, chức danh cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã; số lượng, chức danh và một số chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên trách ở các xã, ấp, khu phố trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương và các loại phụ cấp cho công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Căn cứ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các văn bản như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Danh mục hồ sơ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ…

c) Chỉ đạo bộ phận văn thư quản lý văn bản đi, văn bản đến phải chặt chẽ theo quy trình tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đối với văn bản đi không phát hành những văn bản sai thẩm quyền hoặc thể thức văn bản; văn bản đến phải chuyển cho bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết để lập hồ sơ công việc; văn thư không lưu văn bản đến;

d) Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV, xem đây là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các bộ phận vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn và thủ tục quy định; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị (có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ;

đ) Lập kế hoạch và dự toán kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan, đơn vị mình nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý theo Quyết định số 2076/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (giai đoạn 2013 - 2020). Đến năm 2020, các cơ quan, đơn vị phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống;

e) Căn cứ điều kiện và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức bố trí diện tích phù hợp (tối thiểu 20 m2) làm kho lưu trữ; mua sắm đầy đủ các trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống nấm mốc, côn trùng tại các kho lưu trữ;

g) Xây dựng và hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như: Mục lục hồ sơ; ban hành Quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Lập sổ sử dụng bản lưu theo Phụ lục XI của Thông tư số 07/2012/TT-BNV nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

h) Đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, nhất là công nghệ thông tin, công nghệ hóa sinh trong việc quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ, không để xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏng hoặc tài liệu bị xuống cấp, nhất là đối với những tài liệu đặc biệt quý hiếm;

i) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

k) Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị đúng thủ tục, trình tự theo quy định tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

l) Thực hiện nghiêm việc báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

m) Tổ chức thực hiện Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang;

n) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ;

o) Thực hiện chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; không cung cấp hoặc để lọt cho các tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về hồ sơ, văn bản tài liệu đã và đang xử lý.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm

a) Tổ chức triển khai Chỉ thị này đến các cơ quan, đơn vị có liên quan, thường xuyên hướng dẫn, định kỳ tổ chức sơ kết tình hình triển khai thực hiện Chỉ thị; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những vấn đề vướng mắc, khó khăn, phát sinh để kịp thời giải quyết;

b) Phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh có liên quan đẩy nhanh tiến độ triển khai thực hiện dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh;

c) Tổ chức triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ;

d) Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;

đ) Thẩm tra "Danh mục tài liệu hết giá trị" của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang;

e) Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành tỉnh; cấp huyện; cấp xã và tổ chức các đoàn đi học tập, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan trong nước;

g) Đưa các nội dung về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ vào chuyên đề thi đua cải cách hành chính hàng năm.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm

a) Phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện “Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Tiền Giang giai đoạn 2013 - 2020”;

b) Xem xét, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, đơn vị, địa phương theo tiến độ công việc để thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho đủ diện tích và các điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức quán triệt nội dung Chỉ thị đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị, địa phương, tạo ra sự thống nhất trong nhận thức và triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị này.

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Chỉ thị số 16/2012/CT-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ./.