QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ của hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn Tỉnh Bình Dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 729/TTr-SNV ngày 26 tháng 11 năm 2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Bãi bỏ các quy định có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh tại Quyết định số 61/2009/QĐ-UBND ngày 17/8/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh và Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã Ký)

Lê Thanh Cung

QUY ĐỊNH

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh bình dương

(Ban hành kèm theo Quyết định số 53/2012/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Hội đồng nhân dân (sau đây viết tắt là HĐND) và Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do HĐND và UBND cấp xã đóng dấu, phát hành.

2. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến HĐND và UBND cấp xã.

3. “Đăng ký văn bản” là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như: Số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

4. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND cấp xã hoặc của từng cá nhân.

5. “Đơn vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong lưu trữ, đồng thời dùng để tra tìm tài liệu. Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu được chia thành nhiều tập thì mỗi tập trong hồ sơ là một đơn vị bảo quản.

6. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định theo quy định

7. “Hoàn thiện tiêu đề hồ sơ” là ghi đầy đủ các thông tin bên ngoài hồ sơ và bên trong hồ sơ.

8. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

9. Hồ sơ, tài liệu quản lý tại UBND cấp xã bao gồm hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã và hồ sơ, tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội, đoàn thể cấp xã.

10. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh, khoa học và công nghệ được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã phải được quản lý tập trung thống nhất tại UBND cấp xã. Các hoạt động nghiệp vụ về quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản, hủy tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quy định tại Quy định này và pháp luật hiện hành.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã

Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của địa phương.

2. Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND cấp xã

Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của HĐND theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã.

3. Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 Quy định này.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã

Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

5. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích họp pháp của tổ chức, cá nhân.

Điều 5. Nhiệm vụ của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ:

1. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo chuyên môn nghiệp vụ.

2. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ tài liệu của HĐND và UBND cấp xã.

3. Quản lý văn bản đi, văn bản đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc - tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND cấp xã và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức và cá nhân.

Chương 2.

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 6. Tiếp nhận, quản lý văn bản đến

1. Văn bản đến, kể cả đơn thư khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi chung là văn bản đến) của cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến HĐND, UBND cấp xã thì phải được văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu của chương trình phần mềm quản lý văn bản để lưu và quản lý thông tin.

2. Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều chuyển đến tập trung tại văn thư UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu đóng dấu đến, đăng ký số cho văn bản đến. Văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 7. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn thư trình, chuyển văn bản đến lãnh đạo UBND cấp xã hoặc người có thẩm quyền được phân công giải quyết.

2. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau khi đăng ký vào sổ phải trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.

Đối với văn bản có dấu chỉ độ Mật, Tối mật, Tuyệt mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

Điều 8. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và có thể ủy nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Cán bộ, công chức được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời gian được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã.

3. Chủ tich UBND cấp xã có thể giao cho cán bộ, công chức có thẩm quyền thực hiện các công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với Chủ tịch UBND cấp xã những văn bản quan trọng, khẩn, mật,…;

b) Căn cứ vào nội dung văn bản đến phân bổ cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản đến.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 9. Trình tự quản lý văn bản đi

Văn bản do HĐND, UBND cấp xã phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu của chương trình phần mềm để đăng ký văn bản đi.

3. Văn thư đóng dấu cơ quan theo thẩm quyền người ký văn bản ban hành và đóng dấu khẩn, mật, ... nếu có.

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 10. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp. Việc chuyển phát văn bản phải thực hiện ký nhận giữa bên giao và bên nhận văn bản.

2. Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

Điều 11. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND cấp xã và bản chính lưu trong hồ sơ.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND cấp xã phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

MỤC 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT

Điều 12. Quản lý văn bản mật

Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, Chủ tịch UBND cấp xã quy định loại tài liệu mang nội dung thuộc bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.

Trên bì văn bản mật đóng các dấu chữ ký hiệu độ mật: Tài liệu “Mật” đóng dấu chữ “C”; tài liệu ”Tối mật” đóng dấu chữ “B”; tài liệu “Tuyệt mật” đóng dấu chữ “A”. Tài liệu chỉ các độ mật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết “Chỉ người có tên đích danh mới được bóc bì”.

Bì văn bản mật được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; khi cần thiết phải niêm phong bì theo quy định; có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển văn bản mật.

Mọi trường hợp giao nhận văn bản có các độ mật giữa những người có liên quan đều phải vào số, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.

Trong trường hợp truyền nội dung bí mật nhà nước bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì nội dung bí mật nhà nước phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 13. Quản lý, sử dụng con dấu

1. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan Lãnh đạo các ngành chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Con dấu của cơ quan được giao cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã quản lý và sử dụng có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu HĐND, UBND cấp xã được bảo quản tại văn thư cơ quan, không đưa con dấu ra khỏi phòng làm việc văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong, con dấu được cất vào tủ, khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu.

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Lãnh đạo UBND cấp xã phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản và báo cáo ngay Lãnh đạo cơ quan cấp trên.

4. Khi có quyết định thay đổi tên gọi, chia, tách hoặc sáp nhập đơn vị hành chính, phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 14. Đóng dấu

1. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

a) Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

b) Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:

- Đóng dấu khống không có nội dung và chữ ký;

- Đóng dấu trước khi ký hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

2. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ theo quy định.

3. Đóng dấu trên văn bản chính thức

a) Văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo, dấu giáp lai, dấu treo vào tất cả các văn bản phát hành theo quy định pháp luật hiện hành.

MỤC 5. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP XÃ

Điều 15. Lập hồ sơ

1. Mở hồ sơ

a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thực hiện thống nhất từ Trung ương đến địa phương theo hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

b) Cán bộ, công chức khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ và dựa vào Danh mục hồ sơ cơ quan ban hành để mở hồ sơ, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.

2. Cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cán bộ, công chức có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như: Bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… tránh bị thất lạc.

3. Hoàn thiện hồ sơ

a) Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiết thu thập bổ sung cho đầy đủ;

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp photocoppy văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc một cách hợp lý, khoa học.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định ban hành trên cơ sở quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ nội vụ.

b) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, được chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.

4. Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ

a) Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc cá nhân chủ trì giải quyết.

b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

5. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ

a) Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

b) Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND cấp xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

c) Các cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc.

6. Thời hạn giao nộp

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b và c khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản;

c) Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa từ sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

7. Thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục giao nộp

a) Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu không giao nộp sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và lập hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành;

- Hồ sơ về những vụ việc, vấn đề chưa giải quyết xong;

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc chưa kết thúc;

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

b) Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị (hoặc cá nhân) giao nộp tài liệu và Lưu trữ cấp xã giữ mỗi loại một bản.

8. Trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ, công chức

Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cấp xã theo thời hạn quy định tại khoản 6 Điều này. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp

Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã, công chức trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cấp xã phải được lập thành văn bản.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 16. Thu thập, bổ sung tài liệu

Hàng năm, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp; tổ chức thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã;

Chủ tịch UBND cấp xã hàng năm chỉ đạo các bộ phận, cá nhân nộp hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã.

Điều 17. Các nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập bổ sung

1. Các nguồn nộp lưu

a) Các cơ quan cấp trên.

b) Lãnh đạo HĐND và UBND cấp xã: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.

c) Các bộ phận, cán bộ, công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn

d) Các tổ chức đoàn thể cấp xã.

2. Thành phần tài liệu cần thu vào lưu trữ cấp xã

a) Khối tài liệu của HĐND cấp xã

- Hồ sơ, tài liệu về bầu cử của HĐND;

- Hồ sơ, tài liệu các kỳ họp thường kỳ và bất thường­

- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát của HĐND và đại biểu HĐND

- Tài liệu về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Tài liệu khác.

b) Khối tài liệu của UBND cấp xã

- Tài liệu tổng hợp gồm tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;

- Tài liệu văn phòng - thống kê;

- Tài liệu công an;

- Tài liệu quân sự;

- Tài liệu tư pháp - hộ tịch;

- Tài liệu thanh tra, kiểm tra;

- Tài liệu về kinh tế;

- Tài liệu về nông nghiệp, thủy lợi;

- Tài liệu địa chính - xây dựng cơ bản;

- Tài liệu văn hóa - xã hội;

- Tài liệu tài chính - kế toán của cấp xã;

- Tài liệu khác .v.v...

c) Hồ sơ, tài liệu của các tổ chức đoàn thể cấp xã.

Điều 18. Quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã

1. Khi chia, tách đơn vị hành chính cấp xã thành các đơn vị hành chính cấp xã mới, xã mới nào tiếp nhận trụ sở cũ thì xã đó tiếp tục quản lý hồ sơ, tài liệu hiện có của xã bị chia tách.

2. Khi điều chỉnh đơn vị hành chính cấp xã từ huyện này sang huyện khác quản lý

a) Nếu xã được điều chỉnh từ huyện này sang huyện khác quản lý nhưng vẫn giữ nguyên đơn vị hành chính xã cũ thì việc quản lý hồ sơ, tài liệu của xã không thay đổi;

b) Khi điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên và dân số từ xã này sang xã khác quản lý thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu về phần diện tích và dân số được điều chỉnh tính đến thời điểm được điều chỉnh vẫn do xã cũ tiếp tục quản lý.

3. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số xã để thành xã mới

Hồ sơ, tài liệu hiện có của các xã cũ được đưa vào bảo quản tập trung tại xã mới.

MỤC 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 19. Chỉnh lý tài liệu

1. Tài liệu trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phải được chỉnh lý. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu.

đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để hủy theo quy định pháp luật.

Điều 20. Xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

- Lãnh đạo UBND cấp xã phụ trách công tác văn phòng - thống kê Chủ tịch Hội đồng;

- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, Ủy viên (kiêm thư ký Hội đồng);

- Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu, Ủy viên.

b) Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND cấp xã quyết định thành phần hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và thành phần tài liệu hết giá trị loại ra hủy.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm.

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy.

Điều 21. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi hủy

Phòng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của cấp xã.

2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị

Chủ tịch UBND cấp xã ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại và Danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Quy trình hủy tài liệu

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (do Lưu trữ UBND cấp xã trình); yêu cầu phải đối chiếu tài liệu loại hủy với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.

b) Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ hủy tài liệu trình Chủ tịch UBND cấp xã xem xét.

c) Làm thủ tục đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị.

d) Căn cứ vào ý kiến thẩm tra của Phòng Nội vụ cấp huyện, hoàn thiện hồ sơ hủy tài liệu trình Chủ tịch UBND cấp xã ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

đ) Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị.

e) Lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị.

4. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị.

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã (quản lý kho lưu trữ) và người thực hiện hủy tài liệu hết giá trị.

c) Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị: Có thể thực hiện tại trụ sở UBND cấp xã hoặc chuyển đến các cơ sở sản xuất giấy để tái chế.

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị

a) Tờ trình về việc hủy tài liệu hết giá trị.

b) Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.

đ) Quyết định của Chủ tịch UBND cấp xã cho phép hủy tài liệu hết giá trị.

e) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.

g) Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị.

h) Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).

j) Các tài liệu có liên quan khác.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cấp xã trong thời hạn ít nhất 20 năm, kể từ ngày tài liệu được hủy.

MỤC 3. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 22. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của cấp xã phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

2. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ.

a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí độc lập trong trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2.

b) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời.

c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, phòng chống đột nhập, không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các côn trùng phá hoại.

d) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió.

đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu.

e) Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy.

g) Thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ theo quy định và duy trì các biện pháp phòng ngừa côn trùng phá hoại.

Điều 23. Chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê

1. Hàng năm, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã phải thực hiện thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Số liệu thống kê văn thư, lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 (theo biểu mẫu tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ).

3. Báo cáo thống kê của UBND cấp xã phải gửi về Phòng Nội vụ cấp huyện theo quy định.

4. Chế độ kiểm kê định kỳ.

Lưu trữ cấp xã phải tổ chức kiểm kê tài liệu theo định kỳ mỗi năm một lần vào ngày 31/12 hàng năm.

MỤC 4. TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 24. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức UBND cấp xã và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cấp xã.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cấp xã

a) Do Chủ tịch UBND cấp xã quy định trên cơ sở các văn bản quy định pháp luật hiện hành;

b) Tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ.

3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu và sao chụp tài liệu

a) Chủ tịch UBND cấp xã cho phép sử dụng và sao chụp tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ cấp xã.

b) Việc sao chụp tài liệu phải do công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã trực tiếp thực hiện.

4. Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải làm thủ tục theo quy định của UBND cấp xã. Chủ tịch UBND cấp xã xét duyệt cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

5. Thu nộp phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Chế độ thu nộp phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Trách nhiệm thi hành

Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy định này./.