CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước

trong lĩnh vực công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

______________

Sau 5 năm triển khai thi hành Luật công chứng, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh đã từng bước ổn định và phát triển. Đến nay, tỉnh Thanh Hóa đã có 29 tổ chức hành nghề công chứng; chất lượng, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ công chứng viên từng bước được nâng cao, phục vụ kịp thời nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại của các tổ chức, cá nhân, bảo đảm an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi tham gia hợp đồng, giao dịch; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được; thời gian qua, hoạt động công chứng cũng như công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực này trên địa bàn tỉnh còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế, như: Các tổ chức hành nghề công chứng mới chỉ tập trung tại những địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển; đa số các Văn phòng công chứng chỉ có một công chứng viên, quy mô nhỏ, tổ chức và hoạt động còn thiếu tính ổn định; chất lượng của đội ngũ công chứng viên tuy đã được nâng lên nhưng vẫn còn nhiều hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức và ứng xử nghề nghiệp; nhiều công chứng viên chưa chấp hành nghiêm túc quy định của pháp luật, đạo đức hành nghề công chứng; quy trình thực hiện các thủ tục, trình tự, thời gian, địa điểm công chứng, thu phí công chứng chưa đúng quy định; tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn xảy ra; một số cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức chưa đầy đủ về hoạt động công chứng cũng như giá trị pháp lý của các văn bản công chứng; một số huyện đã có quyết định của UBND tỉnh cho phép chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch bất động sản từ UBND cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng nhưng trên thực tế vẫn chưa thực hiện nghiêm túc theo quy định; công tác quản lý nhà nước về công chứng chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế.

Để kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế trong thời gian vừa qua; đồng thời tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện tốt một số nội dung, nhiệm vụ sau:

1. Sở Tư pháp

- Rà soát lại toàn bộ các tổ chức hành nghề công chứng bao gồm cả hồ sơ hoạt động, địa bàn, trụ sở, chất lượng hoạt động,..., để có giải pháp chấn chỉnh kịp thời, nếu vượt thẩm quyền giải quyết kịp thời báo cáo UBND tỉnh. Tập trung tuyên truyền, phổ biến Luật Công chứng và các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân để nhân dân và các tổ chức công chứng nhận thức đầy đủ các quy định pháp luật về công chứng.

- Tham mưu cho UBND tỉnh rà soát, ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy định của tỉnh liên quan đến hoạt động công chứng, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện cụ thể của địa phương; kịp thời hướng dẫn, triển khai các văn bản của cơ quan nhà nước theo thẩm quyền, tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất, đồng bộ cho hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc niêm yết, công khai thông tin đường dây nóng (số điện thoại, hộp thư điện tử của cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý tổ chức, hoạt động công chứng) tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng để các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc giám sát, phản ánh về hoạt động công chứng.

- Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ pháp luật, nghiệp vụ, kỹ năng, quy tắc ứng xử, đạo đức hành nghề công chứng cho công chứng viên và đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực ở các huyện, thị xã, thành phố.

- Phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Thông tin và Truyền thông, các ngành liên quan tham mưu cho UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo về việc xây dựng Đề án cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành Quy chế khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng để phòng ngừa rủi ro, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của các tổ chức, cá nhân.

- Tổ chức thực hiện chặt chẽ việc thẩm định hồ sơ thành lập, chuyển đổi Văn Phòng công chứng; tiến hành kiểm tra, rà soát, đánh giá về mạng lưới, chất lượng hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; đẩy mạnh việc thành lập, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng ở các huyện, thị xã, thành phố theo Quy hoạch tổng thể phát triển các tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; kịp thời tham mưu giúp UBND tỉnh chỉ đạo việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch bất động sản từ UBND cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng tại các địa phương đã thành lập Văn phòng công chứng.

- Kịp thời hướng dẫn, giải quyết khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng cho các tổ chức hành nghề công chứng. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý nghiêm đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, các Sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan theo chức năng nhiệm vụ được giao tham mưu việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng, chứng thực trong phạm vi địa phương.

- Cung cấp thông tin về đất đai theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy định của pháp luật, phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.

- Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch và tăng cường công tác tuyên truyền các quy định pháp luật về công chứng và hoạt động công chứng trên các phương tiện thông tin truyền thông.

- Cục Thuế tỉnh phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp huyện, cấp xã trong việc thực hiện chế độ thu, nộp và quản lý phí công chứng, lệ phí chứng thực; chế độ quản lý sử dụng biên lai, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành.

- Các Sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong việc tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Tổ chức việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch bất động sản từ UBND cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng theo đúng các quy định của pháp luật; phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức kiểm tra, xử lý vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị chuyên môn của UBND cấp huyện, UBND cấp xã cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến việc thực hiện công chứng theo đề nghị của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo đúng quy định tại Điều 22, Luật Công chứng.

4. Các tổ chức hành nghề công chứng

- Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo quy định tại Điều 22, 31 và Điều 32, Luật Công chứng và các quy định pháp luật liên quan đến tổ chức, hành nghề công chứng. Nghiêm cấm việc chuyển đổi trá hình địa điểm công chứng.

- Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn đội ngũ công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình nâng cao tinh thần trách nhiệm, tuân thủ các quy định pháp luật, quy tắc đạo đức hành nghề trong hoạt động công chứng; thường xuyên tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động nội bộ tổ chức hành nghề công chứng.

- Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức và hoạt động công chứng của Sở Tư pháp, các Sở, ban, ngành có liên quan.

Căn cứ nội dung Chỉ thị; yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện; đồng thời trên cơ sở nội dung của Chỉ thị chủ động xây dựng Kế hoạch cụ thể để triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị. Giao Sở Tư pháp theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh theo quy định./.