THÔNG TƯ

Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội

___________________

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 104/2008/NĐ-CP ngày 16 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng;

Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội.

2. Thông tư này áp dụng với các cơ quan, đơn vị; các tổ chức đảng, đoàn thanh niên, công đoàn quốc phòng, hội phụ nữ; các doanh nghiệp, hiệp hội trong Quân đội (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị Quân đội).

Điều 2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị được quy định gồm hai mức:

a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này sau khi công việc đã giải quyết xong sẽ được giao nộp, bảo quản trong hệ thống lưu trữ của Quân đội 30 năm; sau đó được lựa chọn nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này sau khi công việc đã giải quyết xong sẽ được giao nộp, bảo quản trong hệ thống lưu trữ của Quân đội; đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định để tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội

1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.

2. Ban hành kèm theo Thông tư này “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” gồm các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau:

Nhóm 1. Tài liệu chung

Nhóm 2. Tài liệu tổ chức, biên chế, xây dựng lực lượng

Nhóm 3. Tài liệu kế hoạch, thống kê

Nhóm 4. Tài liệu đối ngoại, hợp tác quân sự với nước ngoài

Nhóm 5. Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Nhóm 6. Tài liệu pháp chế

Nhóm 7. Tài liệu điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án

Nhóm 8. Tài liệu tổ chức Đảng

Nhóm 9. Tài liệu thi đua, khen thưởng và tuyên truyền giáo dục chính trị

Nhóm 10. Tài liệu tổ chức quần chúng

Nhóm 11. Tài liệu tài chính, kế toán

Nhóm 12. Tài liệu bảo đảm hậu cần, kỹ thuật

Nhóm 13. Tài liệu xây dựng cơ bản

Nhóm 14. Tài liệu đề án, dự án, chương trình trọng điểm

Nhóm 15. Tài liệu khoa học và công nghệ quân sự

Nhóm 16. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn khác

Điều 4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Bảng thời hạn bảo quản này được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội. Khi xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này.

b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan cấp trên phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu; đồng thời, lưu ý đến giai đoạn và thời điểm lịch sử để nâng mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá lại, nếu thấy cần thì kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

2. Trường hợp trong thực tế, có những hồ sơ, tài liệu phát sinh chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu này thì cơ quan, đơn vị áp dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

Điều 5. Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký.

2. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.