THÔNG TƯ

Hướng dẫn bàn giao vốn, tài sản và vật tư dự trữ Nhà nước theo Nghị định số 31/HĐBT ngày 18/2/1984 của Hội đồng Bộ trưởng

______________________________

Thi hành nghị định số 31/HĐBT ngày 10 tháng 4 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập cục quản lý dự trữ vật tư Nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn nguyên tắc, nội dung và việc tổ chức thực hiện và bàn giao vốn, tài sản và vật tư dự trữ Nhà nước như sau:

A - NGUYÊN TẮC BÀN GIAO

Để tăng cường trách nhiệm quản lý vật tư dự trữ Nhà nước nhằm thực hiện được tỗt nhiệm vụ dự trữ Nhà nước, công tác bàn giao phải được tiến hành theo các nguyên tắc sau:

1/ Các Bộ, Tổng cục hiện đang quản lý vật tư dự trữ Nhà nước là bên giao, Cục quản lý vật tư dự trữ Nhà nước là bên nhận.

2/ Việc bàn giao phải được tiến hành trên cơ sở kiểm kê hiện vật thực tế, có chứng từ, sổ sách kế toán hợp pháp, hợp lý kèm theo và có người chịu trách nhiệm vật chất trực tiếp đứng ra giao, nhận.

3/ Quá trình từ khi chuẩn bị bàn giao cho đến khi kết thúc việc bàn giao phải đảm bảo được mọi hoạt động bình thường về nhập, xuất, dự trữ, bảo quảnvà bảo vệ vật tư dự trữ Nhà nước.

B - NỘI DUNG BÀN GIAO

Công tác bàn giao được tiến hành theo 4 nội dung sau:

I- Bàn giao vật tư dự trữ Nhà nước, tài sản cố định, nguyên nhiên liệu và công cụ lao động phục vụ việc dự trữ Nhà nước và khối lượng công trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành.

1. Bàn giao tài sản cố định

Tài sản cố định phải bàn giao bao gồm những tài sản cố định đã được hạch toán trong sổ sách của đơn vị và những tài sản cố định mua sắm, xây dựng đã hoàn thành những chưa quyết toán.

Để tiến hành bàn giao TSCĐ, bên giao có trách nhiệm:

a) Phải xác định được các chỉ tiêu cao cho từng TSCĐ:

- Nguyên giá TSCĐ

- Tình trạng kỹ thuật và khả năng sử dụng hiện còn của tài sản cố định.

- Đánh giá giá trị còn lại của tài sản cố định

b) Phải phân loại được cơ cấu TSCĐ hiện có theo các tiêu thức:

- TSCĐ đang dùng

- TSCĐ không cần dùng

- TSCĐ chờ thanh lý

c) Phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật và kinh tế của từng đối tượng tài sản cố định và các tài liệu hạch toán gối như:

- Thẻ tài sản cố định

- Sổ tài sản cố định nếu có

- Lý lịch xe máy

- Biên bản giao nhận khi mua sắm TSCĐ

- Hồ sơ quyết toán khi công trình XDCB hoàn thành

- Hồ sơ về sửa chữa lớn

- Tên người chịu trách nhiệm vật chất quản íy TSCĐ đó.

2/ Bàn giao vật tư dự trữ Nhà nước

a) Khi bàn giao vật tư dự trữ Nhà nước phải bàn giao cụ thể từng thứ, từng loại theo danh diện vật tư dự trữ của đơn vị.

b) Đối với từng thứ vật tư phải xác định được:

- Số lượng ( tên, cái ...)

- Giá trị (đồng)

- Nơi để (Kho số..., thời gian... bục...)

- Tên người thủ kho chính

- Phẩm chất vật tư và hướng dẫn sử lý những vật tư hư hỏng, kém, mất phẩm chất.

3/ Bàn giao nguyên, hiên vật liệu, công cụ thuộc tài sản lưu động phục vụ cho việc dự trữ vật tư Nhà nước.

Tiến hành như bàn giao vật tư dự trữ Nhà nước.

4/ Bàn giao các công trình đầu tư xây dựng cơ bản chưa hoàn thành.

Để việc bàn giao các công trình đầu tư xây dựng cơ bản chưa hoàn thành được nhanh, gọn và để tạo thuận lợi cho quá trình tiếp tục xây dựng công trình hoàn thành sau này, việc bàn giao phải bảo đảm 2 điều kiện như sau:

a) Hai bên giao nhận phải xác định rõ để ghi vào biên bản giao nhận:

- Những hạng mục công trình đã hoàn thành tính bằng hiện vật và giá trị theo giá (dự toán).

- Những khối lượng thi công dở dang - tính bằng hiện vật và giá trị (theo giá dự toán).

- Những thiết bị cần lắp và không cần lắp chưa lắp đặt vào công trình

b) Kèm theo việc bàn giao bằng hiện vật như trên, cần bàn giao những hồ sơ kinh tế kỹ thuật liên quan đến việc xây dựng công trình như : Luận chứng kinh tế kĩ thuật, thiết kế, dự toán, bản phê duyệt tiến độ thi công, giấy phép cấp đất và xây dựng, biên bản nghiệm thu bàn giao những khối lượng đã thanh toán, hợp đồng giao nhận thầu v.v...

II Bàn giao vốn và nguồn vốn

Về nguyên tắc vốn và nguồn vốn phải được xác định tại thời điểm bàn giao. Cụ thể:

1/ Các khoản tiền gửi Ngân hàng phải được đối chiếu và có biên bản xác nhận số dư của Ngân hàng ( nơi mở tài khoản khớp đúng với số liệu phản ánh trên sổ sách kế toán của đơn vị.

2/ Các khoản tiền mặt phải có biên bản kiểm kê tiền mặt tồn quỹ cuối ngày khớp đúng với số dư tiền mặt phản ánh trên sổ quỹ tiền mặt của đơn vị.

3/ Các nguồn vốn và các chi phí dở dang thực tế phải lấy số liệu quyết toán gần nhất cộng (+), trừ (-) số phát sinh tăng giảm từ thời điểm quyết toán gần nhất đến thời điểm bàn giao và lấy số liệu đó làm số liệu bàn giao.

4/ Các khoản thanh toán công nợ phải có biên bản đối chiếu công nợ và bản kê nợ kèm theo chữ ký của khách nợ hoặc chủ nợ xác nhận.

5/ Các khoản công nợ bị mất hoặc thất lạc chứng từ, không còn địa chỉ của chủ nợ hoặc khách nợ ...và các khoản nợ khó đòi khác; các khoản thừa, thiếu, tổn thất chưa sử lý, các tài sản, vật tư chờ thanh lý ... thì đơn vị bên giao phải tiếp tục xử lý theo chế độ hiện hành (không bàn giao)

III. Bàn giao chứng từ, sổ sách, báo cáo thống kê, kế toán.

1/ Phải bàn giao toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo thống kê, kế toán của đơn vị dự trữ vật tư Nhà nước cần thiết cho việc quản lý của đơn vị mới theo sự thoả thuận của hai bên. Số hồ sơ còn lại đơn vị cũ phải lưu trữ theo chế độ hiện hành.

2/ Việc bàn giao chứng từ, sổ sách, báo cáo thống kê kế toán phải theo nội dung nguyên tắc và chế độ lưu trữ bảo quản hồ sơ qui định tại thông tư số 07 TC /CĐKT ngày 21/2/1964 của Bộ Tài chính và các quy định về chế độ lưu trữ, bảo quản hồ sơ khác của Nhà nước.

IV - Bàn giao bộ máy và nhân sự

Thi hành theo thông tư số 02/CB-VI ngày 5/3/1984 của Uỷ ban kế hoạch Nhà nước.

C - TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. Tổ chức bàn giao

1/ Thành lập hội đồng bàn giao dự trữ Nhà nước nhằm chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra, giám sát quá trình bàn giao và xác nhận kết quả bàn giao vật tư dự trữ Nhà nước của các Bô.

Thành phần hội đồng gồm

- Cục trưởng cục VTDTNN làm chủ tịch hội đồng

- Đại diện các Bộ có vật tư DTNN bàn giao là uỷ viên (Các Bộ có thể uỷ quyền cho trưởng bộ phận quản lý VTDTNN thuộc Bộ)

- Đại diện văn phòng Hội đồng Bộ trưởng, Bộ Tài chính, uỷ ban kế hoạch Nhà nước là uỷ viên, kế toán trưởng cấp trên của đơn vị bàn giao và kế toán trưởng cục dự trữ tiếp nhận.

2/ Thành lập các ban bàn giao dự trữ Nhà nước thuộc các Bộ có VTDTNN để giúp Bộ tổ chức công tác bàn giao theo chế độ hiện hành. Tổ chức và thành phần do Bộ chủ quản quyết định.

II. Chuẩn bị bàn giao

Các ban bàn giao dự trữ Nhà nước phải bố trí, sắp xếp sẵn sàng các điều kiện sau đây:

1- Các phương tiện cân đong, đo, đếm...

2- Phân loại, bố trí và sắp xếp lại tài sản, vật tư, kho tàng, bến bãi, phân công cán bộ, công nhân viên một cách khoa học để thuận lợi cho công tác bàn giao và bảo vệ tài sản Nhà nước.

3- Sắp xếp lại sổ sách, chứng từ ... cập nhật và ghi chú đầy đủ.

III. Tiến hành bàn giao

1- Kiểm kê, kiểm tra và bàn giao phải có sự chứng kiến của cả hai bên giao, nhận.

2-Hai bên giao nhận phải kí và chịu trách nhiệm vật chất về chữ kí của mình vào biên bản bàn giao.

3-Biên bản phải phản ảnh đầy đủ nội dung quy định trong thông tư này.

D-NHỮNG VIỆC PHẢI LÀM SAU KHI ĐÃ HOÀN THÀNH CÔNG TÁC BÀN GIAO.

1-Căn cứ vào tài liệu, số liệu ghi trong hồ sơ và biên bản bàn giao, Cục quản lý dự trữ vật tư nhà nước phải tập hợp theo các loại vốn, nguồn vốn, chi phí... Đã thực nhận của từng Bộ,Tổng cục, Uỷ ban; tổ chức hội nghị thông qua kết quả bàn giao. Các thành viên Hội đồng bàn giao với tư cách là đại diện của các Bộ liên quan phải xác định kết quả bàn giao (bằng văn bản).

- Trên cơ sở báo cáo của Cục quản lý vật tư dự trữ Nhà nước đã được xác nhận của đại diện cán Bộ nói trên Bộ Tài chính sẽ ra quyết định tăng giảm vốn - tăng vốn cho Cục quản lý dự trữ vât tư Nhà nước, giao vốn cho các Bộ bàn giao.

2- Căn cứ vào quyết định tăng, giảm vốn của Bộ Tài chính và căn cứ vào hồ sơ và biên bản bàn giao, Cục quản lý dự trữ vật tư Nhà nước ghi chép, phản ảnh vào hệ thông sổ sách kế toán mới của mình các loại vốn, nguồn vốn, chi phí...

3- Các Bộ Nội thương, Lương thực, Y tế, Tổng cục bưu điện, Uỷ ban phát thanh - truyền hình phải thành lập ngay Ban thanh lý dự trữ Nhà nước để tiếp tục giải quyết những tồn tại sau khi bàn giao như:

- Giải quyết các khoản công nợ khó đòi

- Xử lý các khoản thừa, thiếu, tổn thất

- Thanh lý các tài sản hư hỏng

Riêng Bộ Vật tư theo nghị định 31/HĐBT ngày 18/ 2/1984và quyết định số 91 VT/QĐ ngày 13/3/1984 của Bộ Vật tư chuyển toàn bộ thành Cục quản lý vật tư dự trữ Nhà nước, do đó việc thanh xử lí tài sản tổn thất, thừa thiếu, công nợ v.v..của đơn vị cũ do đơn vị mới chịu trách nhiệm giải quyết.

Trong thời gian thực hiện nhiệm vụ thanh lý (theo quyết định thành lập Ban thanh lý dự trữ Nhà nước của các Bộ chủ quan ) mọi chi phí cho hoạt động của Ban thanh lý do Bộ Tài chính cấp phát theo dự toán được duyệt.