CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác Văn thư - Lưu trữ

trên địa bàn tỉnh An Giang

__________________

Ngày 29/7/2002 UBND tỉnh An Giang ban hành Chỉ thị số 28/2002/CT-UBND về việc tăng cường công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang. Sau gần 10 năm tổ chức thực hiện, Chỉ thị này đã góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin, phục vụ đắc lực và kịp thời cho sự chỉ đạo của cơ quan, đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, đến nay Chỉ thị số 28/2002/CT-UBND đã không còn phù hợp với các qui định hiện hành nên công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ đã phát sinh nhiều hạn chế, bất cập như: Một số nơi chưa bố trí kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ còn phân tán, tồn đọng ở dạng rời lẻ, chưa được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; đội ngũ cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế; chế độ thông tin báo cáo chậm được thực hiện.

Để khắc phục những hạn chế, bất cập nêu trên, từng bước đưa công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp. Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; từ đó, thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Đồng thời quán triệt và thực hiện nghiêm túc các quy định của Trung ương và địa phương về bảo vệ bí mật Nhà nước.

b) Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ:

- Bố trí kho lưu trữ tài liệu có diện tích phù hợp và các trang thiết bị cần thiết tại các cơ quan, đơn vị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định; xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ để phục vụ khai thác, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả. Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống các loại côn trùng có hại tại các kho lưu trữ;

- Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo quy định pháp luật;

- Bố trí cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

c) Đối với công tác văn thư, cần thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến; thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đúng theo quy định.

d) Đối với công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm chỉnh công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, thực hiện chế độ bảo quản hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.

đ) Thực hiện nghiêm chỉnh việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định pháp luật.

e) Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, tổ chức lập dự toán kinh phí phải có bố trí một phần kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.

g) Thực hiện nghiêm chỉnh việc báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 ngày 01 tháng 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo, thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

h) Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác lưu trữ theo quy định.

i) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Chú trọng việc quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng nhằm phục vụ khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

2. Sở Nội vụ

a) Phối hợp các sở, ban, ngành tỉnh; huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức có liên quan triển khai Chỉ thị này; thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn, định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết tình hình triển khai thực hiện và xác định đây là một trong những tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm của ngành và địa phương, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Phối hợp với sở, ban, ngành có liên quan thực hiện nội dung sau:

- Đẩy nhanh tiến độ triển khai thực hiện Dự án xây dựng Công trình Trung tâm Lưu trữ tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) được Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ phê duyệt;

- Khảo sát hoàn chỉnh Đề án “Xử lý tài liệu tích đống” tỉnh An Giang và dự toán kinh phí thực hiện trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

c) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chỉ đạo về việc xây dựng và ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan;

- Điều chỉnh việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ cho phù hợp với qui định hiện hành.

d) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thống nhất mã danh mục hồ sơ lưu trữ trên môi trường mạng theo đúng Quyết định số 49/2010/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2010 về việc ban hành quy chế quản lý cơ sở dữ liệu tình trạng hồ sơ trên địa bàn tỉnh An Giang.

đ) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các sở, ban, ngành tỉnh và huyện, thị xã, thành phố thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định.

e) Hàng năm lập kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý của tỉnh, chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; tập trung kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

g) Thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

h) Phối hợp với các Trường Đại học, Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương II tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức các lớp đào tạo đại học, trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho cán bộ làm công tác chuyên trách tại các sở, ban, ngành tỉnh; huyện, thị xã, thành phố. Trong năm 2012, tham mưu cho UBND tỉnh tổ chức 01 lớp Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho cán bộ chuyên trách xã, phường, thị trấn trong tỉnh. Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và kỹ năng quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành; huyện, thị xã, thành phố và xã, phường, thị trấn.

3. Sở Tài chính

a) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan bố trí kinh phí và hướng dẫn lập dự toán kinh phí thực hiện việc chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản pháp luật có liên quan.

b) Phân bổ kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, tổ chức và địa phương để thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và bãi bỏ Chỉ thị số 28/2002/CT-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2002 của UBND tỉnh An Giang về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ./.