QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định chế độ quản lý, sử dụng các dấu nghiệp vụ hải quan

_______________________

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội khoá X kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 29/6/2001;

Xét đề ngị của Cục trưởng Cục Giám sát quản lý về Hải quan, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Đào tạo.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này 7 (bảy) mẫu dấu nghiệp vụ hải quan và Quy định chế độ quản lý, sử dụng các dấu nghiệp vụ hải quan.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2002. Bãi bỏ các quy định trước đây có liên quan đến mẫu dấu nghiệp vụ hải quan do cơ quan hải quan các cấp ban hành.

Điều 3: Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan, Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, Hiệu trưởng Trường cao đẳng Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

07 (BẢY) MẪU DẤU NGHIỆP VỤ VÀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CÁC DẤU NGHIỆP VỤ HẢI QUAN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1200/2001/QĐ-TCHQ ngày 23 tháng 11 năm 2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương 1:

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ

Điều 1: Dấu nghiệp vụ hải quan (dưới đây gọi chung là dấu nghiệp vụ) được sử dụng khi thực hiện các nghiệp vụ hải quan sau đây tại các Chi cục Hải quan cửa khẩu và các đơn vị cấp tương đương (dưới đây gọi tắt là Chi cục hải quan) thuộc cục hải quan tỉnh, thành phố:

- Thủ tục hải quan đối với hàng hoá, hành lý xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh:

- Kiểm tra sau thông quan;

- Thanh khoản hồ sơ hải quan;

- Hoàn thuế, khấu trừ thuế.

Dấu nghiệp vụ hải quan quy định trong Quyết định này không phải là dấu hành chính thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức.

Điều 2: Thẩm quyền ban hành, quản lý và lưu chiểu dấu:

1. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định ban hành, huỷ bỏ các mẫu dấu nghiệp vụ.

2. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố quyết định số lượng con dấu của từng loại mẫu dấu, đình chỉ sử dụng, thu hồi dấu nghiệp vụ khi đơn vị sử dụng bị giải thể, sát nhập hoặc thay đổi về tổ chức hoặc vì lý do khác.

3. Đăng ký lưu chiểu dấu nghiệp vụ: Dấu nghiệp vụ phải được đăng ký lưu chiểu tại Văn phòng Tổng cục Hải quan và Văn phòng Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Điều 3: Căn cứ vào nhu cầu công việc và sự chấp thuận của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan. Cục Hải quan, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố Quyết định số lượng từng con dấu cho từng đơn vị trực thuộc sử dụng. Nếu một mẫu dấu nghiệp vụ có nhiều phiên bản thì phải có số thứ tự cho từng con dấu để phân biệt dâú nghiệp vụ của từng bộ phận khác nhau.

Các dấu nghiệp vụ được làm bằng chất liệu cao su laser theo đúng mẫu (về hình dáng, kích thước, cách sắp xếp các hàng chữ, phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, độ đậm đường kẻ, độ đậm nét chữ, nguyên tắc viết tắt...) quy định tại Quyết định này. Nếu dấu nghiệp vụ bị mòn, hỏng, bị biến dạng không đúng với mẫu quy định, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố ban hành quyết định khắc lại dấu mới và thu hồi, tiêu huỷ dấu cũ. Khi tiêu huỷ dấu phải lập hội đồng và lập biên bản tiêu huỷ. Hội đồng tiêu huỷ dấu bao gồm một lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố làm Chủ tịch, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức cán bộ làm thành viên.

Điều 4:

1. Chỉ những công chức hải quan làm các nghiệp vụ thủ tục hải quan đối với hàng hoá, hành lý xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, kiểm tra sau thông quan, thanh khoản hồ sơ hải quan, hoàn thuế, khấu trừ thuế mới được sử dụng dấu nghiệp vụ. Những công chức hải quan không có trách nhiệm hoặc không được giao nhiệm vụ có liên quan đến dấu nghiệp vụ thì không được sử dụng dấu nghiệp vụ.

2. Hết giờ làm việc hoặc những khi không có nhu cầu sử dụng, dấu nghiệp vụ phải để vào nơi an toàn và phải do một công chức hải quan chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý theo quy định của đơn vị. Khi công chức hải quan được giao nhiệm vụ chuyên trách bảo quản con dấu vắng mặt phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị và bàn giao lại con dấu cho công chức hải quan khác quản lý theo chỉ định của Lãnh đạo đơn vị.

3. Lãnh đạo Chi cục Hải quan chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích các loại dấu nghiệp vụ. Trong trường hợp cần thiết phải có dấu nghiệp vụ để giải quyết công việc ở nơi xa cơ quan, đơn vị, công chức hải quan thực hiện công tác nghiệp vụ được mang dấu đi theo, nhưng phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục Hải quan và phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng đúng mục đích và bảo quản dấu nghiệp vụ trong thời gian mang ra khỏi cơ quan, đơn vị.

4. Giao nhận dấu nghiệp vụ: Khi giao dấu nghiệp vụ cho các đơn vị cơ sở sử dụng, Cục Hải quan tỉnh, thành phố phải giao trực tiếp cho Lãnh đạo đơn vị sử dụng và công chức hải quan được giao nhiệm vụ quản lý và cất giữ dấu nghiệp vụ, phải vào sổ sách theo dõi và ký nhận.

Điều 5:

1. Chỉ được đóng dấu lên tờ khai hải quan và các giấy tờ thuộc hồ sơ hải quan đối với hàng hoá, hành lý xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh theo quy định.

2. Dấu chỉ được đóng sau khi công chức hải quan thực hiện nhiệm vụ liên quan đã ký, ghi rõ họ tên. Không được đóng dấu khống chỉ hoặc sử dụng dấu nghiệp vụ trái với mục đích yêu cầu sử dụng theo Quy định này.

3. Trường hợp mất dấu thì công chức hải quan được giao nhiệm vụ quản lý dấu nghiệp vụ phải báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị chỉ đạo việc kiểm tra xác định nguyên nhân mất dấu để xử lý, đồng thời thông báo huỷ bỏ dấu bị mất. Nếu không báo cáo kịp thời mà để người khác lợi dụng gây hậu quả xấu thì người làm mất dấu phải chịu trách nhiệm về những hậu quả xảy ra do việc mất dấu nghiệp vụ gây nên.

Điều 6: Mô tả 07 (bảy) mẫu dấu nghiệp vụ

Các số (1), (2), (3)... ghi nối tiếp sau tên dấu nghiệp vụ của từng mẫu dấu dưới đây là số thứ tự các phiên bản của từng dâú (các mẫu dấu theo Phụ lục ban hành kèm theo Quy định này). Nguyên tắc viết tắt: đơn vị có tên gồm nhiều ký tự thì viết tắt các chữ thông dụng như "hải quan" thành "HQ", "cửa khẩu" thành "CK", "quốc tế" thành "QT"...

1. Mẫu dấu số 1: "Hải quan + tên cửa khẩu đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ, đường hàng không":

- Kích cỡ khung ngoài hình tròn đường kính 30mm, có độ đậm 0,4mm. Kích cỡ hai đường kẻ dài song song 27,5mm, độ đậm 0,4mm.

- Dòng chữ "Tên cửa khẩu" ở trên và "VIỆT NAM CUSTOMS" ở dưới, chạy xung quanh hình tròn, phong chữ VN.HelvNarrow2, cỡ chữ 1,9mm, độ đậm nét chữ 0,26mm.

- Dòng chữ "Hải quan" đặt ở nửa trên hình tròn, phía dưới tên cửa khẩu, phông chữ VT.Times2, cỡ chữ 1,9mm, nét chữ có chân và độ đậm nhạt;

- Ở giữa tâm hình tròn là số ngày, tháng, năm (được điều chỉnh xoay bằng tay) cỡ chữ 3mm, dưới số, ngày, tháng là biểu tượng Hải quan cỡ 5,4 x 8mm;

2. Mẫu dấu số 2: "Tên Chi cục Hải quan";

- Kích cỡ khung ngoài hình chữ nhật 40 x 25mm, độ đậm 0,6mm. Kích cỡ đường kẻ phân đôi thành 2 hình chữ nhật dài 40mm, độ dậm 0,4mm.

- Kích cỡ hình chữ nhật nhỏ phía trên 40 x8mm, dòng chữ "Tổng cục Hải quan" ở trên theo phông chữ VN.HelvNarrow2, cỡ chữ 2mm, độ đậm nét chữ 0,17mm. Dòng chữ "Cục Hải quan tỉnh, TP" nơi quản lý đơn vị đó ở dưới, theo phông chữ VN.HelvNarrow2, cỡ chữ 1,9mm, độ đậm nét chữ 0,19mm.

- Kích cỡ hình chữ nhật phía dưới 40 x 17mm, các dòng chữ thứ 3, thứ 4 và thứ 5 theo phông chữ VN.AvantGarde2-Bold. Dòng chữ tên "Chi cục Hải quan cửa khẩu/hoặc cấp tương đương" (theo Quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan), cỡ chữ 2,7mm, độ đậm nét chữ 0,30mm.

- Nếu tên đơn vị ít ký tự thì dòng thứ 3 chỉ ghi "Chi cục Hải quan", chữ "cửa khẩu" (nễu có) đưa xuống dòng thứ 4, có thể viết đầy đủ hoặc viết tắt chữ "cửa khẩu" tuỳ theo số ký tự tên đơn vị sao cho hợp lý. Dòng thứ 5 ghi số thứ tự (1), (2)... cỡ chữ 2,9mm, độ đậm nét chữ 0,40mm.

3. Mẫu dấu số 3 "Đã làm thủ tục hải quan (3)":

- Kích cỡ khung hình chữ nhật 40 x25mm, độ đậm 0,6mm. Kích cỡ khung trong 28,5 x 11mm, ghi ngày tháng năm cỡ chữ 4mm (được điều chỉnh xoay bằng tay). Có 2 sao nổi năm cánh ở giữa 2 hình chữ nhật.

- Dòng chữ thứ 1 và thứ 2 phông chữ VN.HelvNarrow2. Dòng thứ 1 ghi tên Cục Hải quan tỉnh, TP nơi quản lý đơn vị đó cỡ chữ 2,2mm, độ đậm nét chữ 0,22mm. Dòng thứ 2 ghi tên "Chi cục Hải quan cửa khẩu/hoặc cấp tương đương" (theo Quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan), cỡ chữ 2,1mm, độ đậm nét chữ 0,16mm.

- Dòng chữ "Đã làm thủ tục hải quan" phông chữ VN.Helv2-Bold, cỡ chữ 2,9mm, độ đậm nét chữ 0,25mm.

4. Mẫu dấu số 4 "Đã kiểm tra sau thông quan(2)":

- Kích cỡ khung hình chữ nhật 40 x25mm, độ đậm 0,6mm. Kích cỡ khung trong 28,5 x 11mm, độ đậm 0,4mm, ghi ngày tháng năm, cỡ chữ 4mm (được điều chỉnh xoay bằng tay). Có 2 sao nổi năm cánh ở giữa 2 hình chữ nhật.

- Dòng chữ tên Cục Hải quan tỉnh, TP phông chữ VN.HelvNarrow2, cỡ chữ 2,4mm, độ đậm nét chữ 0,23mm.

- Dòng chữ "Đã kiểm tra sau thông quan" phông chữ VN.Helv2-Bold, cỡ chữ 2,9mm, độ đậm nét chữ 0,22mm.

5. Các mẫu dấu số 5, số 6 và số 7 "ĐÃ THANH KHOẢN (2)", "ĐÃ HOÀN THUẾ (2)", ĐÃ KHẤU TRỪ THUẾ (1)":

- Kích cỡ khung hình chữ nhật 40 x 25mm, độ đậm 0,6mm. Kích cỡ khung trong 28,5 x 11mm, độ đậm 0,4mm, ghi ngày tháng năm, cỡ chữ 4mm (được điều chỉnh xoay bằng tay). Có 2 sao nổi năm cánh ở giữa 2 hình chữ nhật.

- Dòng thứ 1 tên Cục Hải quan tỉnh, TP phông chữ VN.HelvNarrow2, cỡ chữ 2,2mm, độ đậm nét chữ 0,22mm.

- Dòng thứ 2 tên "Chi cục Hải quan cửa khẩu/hoặc cấp tương đương" (theo Quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) phông chữ VN.HelvNarrow2, cỡ chữ 2,1mm, độ đậm nét chữ 0,16mm.

- Dòng thứ 3 "Đã thanh khoản" hoặc "Đã khấu trừ thuế" hoặc "Đã hoàn thuế" phông chữ VN.AvantGarde2-Bold, cỡ chữ 2,9mm độ đậm nét chữ 0,38mm.

Chương 2:

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Điều 7: Quy định việc sử dụng 07 (bảy) mẫu dấu nghiệp vụ như sau:

1. Mẫu dấu số 1: "Hải quan + tên cửa khẩu đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ, đường hàng không" sử dụng trong nghiệp vụ thủ tục hải quan cho các loại phương tiện vận tải xuất nhập cảnh, được dùng để đóng vào bản lược khai hàng hoá hoặc các giấy tờ khác có giá trị tương đương bản lược khai hàng hoá, hành lý do chủ phương tiện vận tải hoặc người điều khiển/chỉ huy phương tiện vận tải (gồm tàu biển, thuyền bè trên sông biển, tàu liên vận quốc tế, tàu bay và ô tô các loại) xuất trình và nộp cho Chi cục Hải quan cửa khẩu khi làm thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh tại cửa khẩu. Dấu này do công chức hải quan làm thủ tục cho phương tiện vận tải sử dụng. Dấu được sử dụng mực mầu đỏ.

2. Mẫu dấu số 2: "Tên Chi cục Hải quan" được dùng để đóng vào giấy thông báo thuế, biên lai thu tiền thuế, ô số 27 (xác nhận thực xuất) tờ khai hàng hoá xuất khẩu ký hiệu HQ/2002-XK. Dấu do công chức hải quan làm nghiệp vụ kiểm tra tính thuế, thu thuế và thu khác, giám sát cổng cảng (chỉ đối với hàng xuất khẩu), công chức thực hiện việc niêm phong hàng xuất khẩu tại cửa khẩu sử dụng. Dấu được sử dụng mực mầu đỏ.

3. Mẫu dấu số 3: "Đã làm thủ tục hải quan" được sử dụng để đóng vào tờ khai hải quan và các loại giấy tờ khác thuộc hồ sơ hải quan để xác nhận việc cơ quan Hải quan đã làm thủ tục hải quan cho hàng hoá, hành lý xuất khẩu, nhập khẩu. Dấu do Chi cục trưởng (Phó), Đội trưởng (Phó) sử dụng. Dấu được sử dụng mực mầu đỏ.

4. Mẫu dấu số 4: "Đã kiểm tra sau thông quan" được sử dụng để đóng vào hồ sơ hải quan sau khi kết thúc việc kiểm tra sau thông quan. Dấu do công chức hải quan trực tiếp làm nhiệm vụ kiểm tra sau thông quan quản lý, sử dụng.

5. Mẫu dấu số 5: "Đã thanh khoản" được sử dụng để đóng vào hồ sơ hải quan sau khi thanh khoản hồ sơ. Dấu do công chức hải quan trực tiếp làm nhiệm vụ thanh khoản hồ sơ hải quan sử dụng.

6. Mấu dấu số 6: "Đã hoàn thuế" được sử dụng để đóng vào tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan của những lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu được cơ quan Hải quan ra quyết định hoàn thuế theo quy định của Nhà nước. Dấu do công chức hải quan làm nhiệm vụ kiểm tra tính thuế, hoàn thuế quản lý, sử dụng.

7. Mẫu dấu số 7: "Đã khấu trừ thuế" được sử dụng để đóng vào tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan của những lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu được cơ quan Hải quan ra quyết định khấu trừ thuế theo quy định của Nhà nước. Dấu do công chức hải quan làm nhiệm vụ kiểm tra tính thuế, khấu trừ thuế quản lý, sử dụng.

Các dấu số 4, 5, 6, 7 được sử dụng mực màu xanh theo mầu mẫu đính kèm Quyết định này.

Đối với các mẫu dấu số 2 và số 3, ngoài các quy định về hình thức, nội dung con dấu quy định tại Quyết định này, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố phải quy định và yêu cầu cơ sở làm dấu khắc thêm những ký hiệu đặc biệt để có thể phân biệt được dấu thật, giả. Ký hiệu đặc biệt này phải rất kín, không làm thay đổi hình thức con dấu.

Chương 3:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8: Để việc quản lý và sử dụng dấu nghiệp vụ đúng quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, Tổng cục Hải quan yêu cầu:

1. Dấu nghiệp vụ hải quan phải được khắc tại các cơ sở khắc dấu đã được cơ quan Công an cho phép khắc dấu.

2. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc khắc dấu, cấp phát dấu, sử dụng dấu theo đúng quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Định kỳ, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố quy định cách đóng dấu nghiệp vụ trên tờ khai hải quan và các loại giấy tờ có liên quan tại từng đơn vị để dễ phát hiện trường hợp lợi dụng đóng dấu giả.

3. Các loại mẫu dấu nghiệp vụ được thống nhất sử dụng từ ngày 01/01/2002. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thông báo cho các cơ quan liên quan và công bố việc sử dụng dấu nghiệp vụ hải quan mới. Từ ngày 01/01/2002 các loại dấu nghiệp vụ ban hành trước đây không còn giá trị sử dụng. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố tổ chức thu hồi tiêu huỷ các dấu nghiệp vụ cũ và báo cáo Tổng cục Hải quan.

4. Dấu nghiệp vụ hải quan mới phải được đăng ký lưu chiểu trước khi đưa vào sử dụng. Hình thức đăng ký lưu chiểu thực hiện như sau: Chi cục Hải quan thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố lập danh mục tên dấu, số lượng dấu nghiệp vụ và đóng mỗi dấu 3 lần trên danh mục giử về nơi đăng ký lưu chiểu theo Điều 2 của Quy định này.

5. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy định này và các quy định khác của pháp luật liên quan sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

PHỤ LỤC

BẢNG CÁC MẪU DẤU NGHIỆP VỤ HẢI QUAN ÁP DỤNG

TỪ NGÀY 01/01/2002

(Kèm theo Quy định kèm Quyết định số 1200/2001/QĐ-TCHQ ngày 23 tháng 11 năm 2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)