CHỈ THỊ

Về việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ,

trên địa bàn tỉnh Nghệ An

________________

Ngày 18 tháng 6 năm 2009, UBND tỉnh Nghệ An đã ban hành Chỉ thị số 18/2009/CT-UBND về việc tăng cường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Sau hơn 04 năm thực hiện, công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của các cơ quan, đơn vị.

Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: một số cơ quan, đơn vị chưa bố trí kho lưu trữ, tài liệu còn để phân tán, tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được sắp xếp, chỉnh lý, gây khó khăn trong việc tra cứu, khai thác, sử dụng; việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản chưa thống nhất; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; các trang thiết bị bảo quản tài liệu còn sơ sài. Công tác bảo mật tài liệu chưa được quan tâm đúng mức, việc quản lý, sử dụng tài liệu mật chưa đúng quy trình ....

Để thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn liên quan khác về công tác văn thư, lưu trữ, UBND tỉnh yêu cầu:

1. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị tiếp tục thực hiện tốt các nội dung trọng tâm sau:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; Đồng thời quán triệt và thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.

b) Chú trọng công tác đào tạo, nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị, địa phương.

c) Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ như: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình quản lý văn bản đi, đến; việc quản lý và sử dụng con dấu; công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu; công tác bảo quản an toàn tài liệu; công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

d) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước, tập trung vào các nội dung sau:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật;

- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu hiện hành của cơ quan; Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, hồ sơ tài liệu mật.

đ) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu bó gói, tích đống qua nhiều năm chưa được phân loại, chỉnh lý, trong đó chú trọng xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu; thực hiện nghiêm việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

e) Hàng năm cân đối từ kinh phí được giao để thực hiện chỉnh lý tài liệu; đảm bảo kho, phòng lưu trữ tài liệu và mua sắm các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn và bí mật các tài liệu lưu trữ. Xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ việc khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả. Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống côn trùng, nấm mốc và bảo quản an toàn tài liệu trong mùa mưa bão.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

- Rà soát sửa đổi, bổ sung các quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh phù hợp với các văn bản quy định hiện hành.

- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

- Tiếp tục xây dựng Đề án về chỉnh lý tài liệu tồn đọng ở các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tổ chức điều tra, khảo sát và lập quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Nghệ An đến năm 2020.

- Phối hợp với Công an tỉnh hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, lưu trữ, sử dụng tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn lập dự toán, thẩm định và tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí phù hợp, đúng quy định để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.

4. UBND các huyện, thành, thị có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, phường, thị trấn thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu tại địa phương theo đúng quy định của pháp luật.

UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã nghiêm túc thực hiện Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc, khó khăn, phát sinh báo cáo UBND tỉnh để kịp thời giải quyết./.