UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

_____________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________________

Số: 2684/QĐ-UBND

Huế, ngày 27 tháng 12 năm 2010

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy định về tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản

của Ủy ban Nhân dân Thành phố Huế, thị xã và các huyện

_______________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này “Quy định về tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Ủy ban Nhân dân Thành phố Huế, thị xã và các huyện".

Điều 2. Căn cứ vào nội dung Quy định này, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Thành phố Huế, thị xã và các huyện chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại cơ quan mình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, UBND Thành phố Huế, thị xã Hương Thủy và các huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn Cao

UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

_______________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

___________________

QUY ĐỊNH

Tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản

của Ủy ban Nhân dân Thành phố Huế, thị xã và các huyện

(Ban hành kèm theo Quyết định số 2684/QĐ-UBND

ngày 27 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban Nhân dân tỉnh)

_____________________

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quyết định này quy định về nguyên tắc, trình tự, thủ tục tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Ủy ban Nhân dân Thành phố Huế, thị xã và các huyện (sau đây gọi chung là UBND huyện).

2. Việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản mật được thực hiện theo quy định hiện hành và quy chế làm việc của UBND huyện.

3. Ủy ban Nhân dân Thành phố Huế, thị xã và các huyện và các tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc chịu sự điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Khái niệm chung

1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được ban hành dưới hình thức quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo... của các cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi UBND huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND huyện, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học diện rộng của Tỉnh.

2. Văn bản đi là toàn bộ văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện ban hành gửi các cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

3. “Bản thảo văn bản” là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản.

4. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành.

6. “Bản sao văn bản” là bản sao đầy đủ, hoặc một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao có 3 loại: sao y bản chính, trích sao và sao lục.

“Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

“Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, Bản sao lục được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

Bản sao văn bản do UBND huyện thực hiện được xem là văn bản đi.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản

Việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau:

1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng hiệu quả công tác quản lý nhà nước.

2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.

3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Điều 4. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND và UBND và cán bộ công chức, viên chức trong quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của UBND huyện.

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm:

a) Giúp Chủ tịch UBND huyện quản lý công tác văn thư.

b) Chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản trước cơ quan và trước pháp luật.

c) Giúp Chủ tịch UBND huyện ban hành, phổ biến, thực hiện thủ tục xử lý văn bản đến, văn bản đi và việc sao in văn bản; theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến - đi trong các buổi giao ban hàng tháng.

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm:

a) Chuyển đến Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận toàn bộ công văn, hồ sơ, thư từ chuyển đến qua bưu điện hoặc do nhân viên của cơ quan khác đưa đến trực tiếp, do cán bộ công chức, viên chức đi họp mang về hoặc do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chuyển lại...; chỉ thụ lý hồ sơ sau khi được bộ phận văn thư làm các thủ tục đăng ký theo quy định, trường hợp đặc biệt thụ lý hồ sơ theo sự chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng UBND huyện, thì sau đó phải thực hiện lại các thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư như xử lý văn bản đến theo quy định.

b) Kiểm tra tài liệu nhận được do Bộ phận Văn thư chuyển và đối chiếu với số liệu trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình, kết quả xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của cá nhân, đơn vị mình; báo cáo thống kê hàng tháng về tình hình xử lý văn bản đến theo BM 01/QĐ-TNXL.

c) Đối với các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Không được tuỳ tiện sao, chụp lại hồ sơ, tài liệu mật, truyền tải hồ sơ tài liệu mật bằng phương tiện máy Fax, email... Trường hợp đặc biệt cần thiết phải được Chánh Văn phòng quyết định.

d) Đối với các file điện tử được lưu ở máy tính công vụ, máy tính cá nhân, thẻ nhớ, đĩa từ... được quản lý, lưu trữ như văn bản giấy.

đ) Không được mang hồ sơ tài liệu của cơ quan về nhà làm tư liệu riêng, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tuỳ tiện cung cấp tài liệu cho cá nhân, đơn vị khác.

3. Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:

a) Đầu mối tiếp nhận văn bản đến và ban hành toàn bộ văn bản đi, song song việc gửi và nhận văn bản trên mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng tin học nội bộ của Văn phòng (LAN).

b) Cập nhật đầy đủ văn bản đến, văn bản đi, kèm file văn bản theo quy định tại Khoản 3, Điều 6 và Điểm b Khoản 1, Điều 12 Quy định này vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

4. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý, vận hành thông suốt mạng tin học nội bộ của Văn phòng, hướng dẫn thực hiện, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và các chương trình khác, thực hiện chế độ bảo mật thông tin; bảo đảm an toàn, an ninh mạng, thông tin trên mạng, phân quyền truy cập theo quy định.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 5. Nguyên tắc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Bộ phận Văn thư là đầu mối tiếp nhận toàn bộ văn bản đến gửi đến UBND huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND huyện (tiếp nhận văn bản đến trên mạng tin học, song song với việc nhận văn bản trực tiếp hay qua bưu điện).

2. Đối với văn bản đến tiếp nhận tại Bộ phận Tiếp nhận và hoàn trả kết quả (Tổ Một Cửa), Bộ phận Tiếp nhận và hoàn trả kết quả có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, văn bản cập nhật vào Hệ thống phần mềm Tổ Một cửa, in “Phiếu trình giải quyết hồ sơ Một cửa” cập nhật các thông tin theo BM 02/QĐ-TNXL và xử lý theo đúng quy trình Tiếp nhận và hoàn trả kết quả tại UBND huyện.

3. Các tài liệu đến có nội dung tuyệt mật, tối mật, mật (ký hiệu A, B, C), ngoài việc đăng ký vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành còn phải được ghi vào một sổ riêng để dễ theo dõi; Bộ phận Văn thư căn cứ các quy định hiện hành, thực hiện quản lý tài liệu có độ mật theo đúng quy định.

Điều 6. Phân loại, trình và chuyển giao văn bản đến

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm phân loại và chuyển giao văn bản đến như sau:

1. Đối với những bì thư đến ghi rõ họ tên người nhận, tên các đơn vị thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị đó.

2. Đối với những bì thư đến có ký hiệu “Mật, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ theo số công văn ghi ngoài phong bì và chuyển đến người có trách nhiệm xử lý. Văn bản có độ “mật” sau khi được xử lý xong, phải được quản lý theo đúng quy định.

3. Văn bản đến sau khi bóc bì (trừ các văn bản quy định tại Khoản 1, 2 Điều này):

a) Bộ phận Văn thư ngay sau khi nhận được văn bản đến, kiểm tra địa chỉ gửi văn bản và nơi nhận, bóc bì (trừ các văn bản quy định tại Khoản 3, Điều 4 và Khoản 1, 2, Điều 6 quy định này); đóng dấu “Công văn đến” vào góc phía trái ngay dưới phần số ký hiệu hoặc trích yếu của trang đầu văn bản đến; ghi số đến, ngày đến vào khung dấu “Công văn đến”.

b) Kiểm tra hộp thư văn bản đến qua mạng trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, cập nhật thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, thực hiện việc gắn kèm file, in "Phiếu xử lý văn bản đến" theo BM 03/QĐ-TNXL đính kèm vào văn bản đến trình Chánh Văn phòng xử lý:

- Đối với loại văn bản đến có ký hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, các giấy mời họp hoặc văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn, phải chuyển ngay đến người nhận hoặc lãnh đạo Văn phòng để xử lý;

- Đối với những văn bản đến thông thường, trình Chánh Văn phòng xử lý 02 lần/ngày.

- Căn cứ ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng, cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, chuyển vào hộc tài liệu (nếu có) của chuyên viên hay các đơn vị trong ngày làm việc.

c) Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị và chuyên viên:

- Hàng ngày, đến nhận tài liệu tại Bộ phận văn thư.

- Kiểm tra, đối chiếu số lượng văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của UBND huyện với số văn bản thực nhận; xác nhận việc nhận văn bản trên phần mềm để kịp thời phát hiện, xử lý nhầm lẫn, hoặc thiếu văn bản.

4. Văn bản trả lại nơi gửi gồm: những văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu, mực dấu không rõ ràng, dấu đen (trừ bản Fax và các văn bản trong hồ sơ kèm theo), thiếu trang hoặc quá mờ, rách, nhàu nát…

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, rà soát khi tiếp nhận văn bản, nếu phát hiện văn bản không đúng theo quy định thì làm “Phiếu gửi lại văn bản” theo BM 04/QĐ-TNXL đính kèm văn bản của cơ quan gửi, chuyển trả lại cơ quan gửi văn bản. Trường hợp tài liệu đó có nội dung hoả tốc thì phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

Trường hợp văn bản đã được chuyển sang chuyên viên thụ lý thì chuyên viên có trách nhiệm chuyển trả lại cho Bộ phận Văn thư, để Bộ phận Văn thư làm “Phiếu gửi lại văn bản” gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.

Điều 7. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến, triển khai các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo Văn phòng

1. Kết quả xử lý văn bản đến theo đường công văn, xử lý theo nội dung bút tích, xử lý theo ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo Văn phòng hoặc ý kiến tự đề xuất của chuyên viên phải được thể hiện bằng văn bản của UBND huyện hoặc Chủ tịch UBND huyện.

Đối với việc xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo Văn phòng hoặc theo đề xuất của chuyên viên thì chuyên viên phải thể hiện rõ người chỉ đạo, đề xuất trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

2. Lãnh đạo Văn phòng theo dõi, đôn đốc công việc xử lý văn bản đến của chuyên viên được cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

Điều 8. Thời hạn xử lý văn bản đến

1. Văn bản đến phải được xử lý kịp thời nhanh chóng; thời gian xử lý văn bản đến được tính từ ngày nhận văn bản đến (theo dấu văn bản đến) đến ngày ban hành văn bản trả lời theo đúng thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định tại Quy chế làm việc của UBND huyện.

2. Đối với các công việc đã được cụ thể hóa bằng quy trình ISO thì thời gian thực hiện tuân thủ theo quy trình ISO.

Điều 9. Soạn thảo và rà soát văn bản

1. Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm soạn thảo, rà soát văn bản dự thảo của cơ quan chuyên môn trình về nội dung, thẩm quyền ban hành đảm bảo văn bản dự thảo phải tuân thủ theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy định danh mục các cơ quan tổ chức, cá nhân là nơi nhận đối với từng loại văn bản đảm bảo gửi đúng, đủ thành phần nhận văn bản.

2. Khi soạn thảo văn bản nội dung có tính chất "mật", người soạn thảo văn bản phải đề xuất mức độ mật của văn bản dựa trên các quy định hiện hành; người duyệt ký văn bản chịu trách nhiệm quyết định đóng dấu độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu.

3. Đối với việc soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, Nghị định 91/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 06/9/2006 về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân, Quy chế làm việc UBND huyện và các quy định hiện hành.

Điều 10. Nguyên tắc trình, duyệt ký văn bản

1. Thẩm quyền duyệt, ký các văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo quy định của Quy chế làm việc của Ủy ban Nhân dân huyện.

2. Các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban Nhân dân huyện không trình trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện, duyệt, ký ban hành văn bản mà phải qua Văn phòng HĐND và UBND huyện xem xét về mặt pháp lý và thể thức văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký.

Chương III

BAN HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN

Điều 11. Nguyên tắc phát hành văn bản

1.Văn bản ban hành xử lý công việc của UBND huyện được tập trung vào một đầu mối là bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.

2. Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 12. Thủ tục phát hành

1. Đăng ký phát hành văn bản

Tất cả các loại văn bản sau khi ký duyệt, chuyên viên phát hành văn bản có trách nhiệm:

a) Đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật về thể thức, hình thức và nội dung của văn bản phát hành; in “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản” trừ văn bản Một cửa, cập nhật các thông tin theo BM 05/QĐ-TNXL trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển cho bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.

b) Cập nhật các thông tin văn bản phát hành vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành kèm theo file toàn văn trừ những văn bản “Mật".

c) Chịu trách nhiệm về nội dung văn bản phát hành và tệp file văn bản gửi qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

d) Kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước UBND huyện và trước pháp luật.

2. Đăng ký văn bản đi

a) Tất cả văn bản phát hành chính thức của UBND huyện đều do bộ phận Văn thư thống nhất đăng ký số và ký hiệu theo quy định.

b) Bộ phận Văn thư chỉ tiếp nhận phát hành những văn bản đã có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền, không sửa chữa, tẩy xóa, hình thức, thể thức theo quy định, kèm theo file toàn văn (trừ các văn bản quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 12 quy định này).

c) Bộ phận Văn thư tổng hợp rà soát lần cuối về thể thức, hình thức và nội dung văn bản, kiểm tra file toàn văn trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trước khi phát hành. Trường hợp có điểm nghi ngờ hoặc chưa rõ về nội dung, câu chữ, số liệu thì không được tự ý sửa chữa, mà phải trao đổi ngay với người soạn thảo văn bản hoặc báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.

3. Quản lý và sử dụng con dấu

a) Quản lý con dấu

Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban Nhân dân, Hội đồng Nhân dân, Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện và các tổ chức Đảng, đoàn thể Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện.

Chánh Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện và cán bộ Văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

b) Sử dụng con dấu

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:

- Quản lý chặt chẽ và sử dụng các con dấu đúng quy định và chỉ có cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, ấn chỉ mới được đóng dấu.

- Trước khi đóng dấu, phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Cán bộ Văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu phải tự tay mình đóng dấu vào văn bản, không được nhờ người khác đóng hộ.

- Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía trái.

- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai: các văn bản quan trọng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.

c) Nghiêm cấm đóng dấu vào các giấy tờ chưa ghi nội dung (khống chỉ) hoặc chưa có chữ ký của người có trách nhiệm.

d) Đối với văn bản phát hành hoặc tài liệu Hội nghị, các cuộc họp UBND huyện nằm trong danh mục Bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyên viên phải có trách nhiệm đăng ký sử dụng dấu độ mật, ấn chỉ, tài liệu thu hồi tại Bộ phận văn thư.

4. Phát hành văn bản đi

a) Các văn bản phát hành đi, sau khi đã được đăng ký số, ngày tháng phát hành và đóng dấu đều phải do bộ phận Văn thư làm thủ tục gửi đi. Việc phát hành phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng nơi nhận. Phải ghi rõ và đầy đủ trên “bì công văn” theo BM 06/QĐ-TNXL: tên cơ quan hoặc người nhận văn bản; số và ký hiệu văn bản có trong phong bì. Nếu là văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì cần ghi thêm ngày giờ văn bản phải đến nơi nhận.

- Đối với các văn bản có độ mật, tài liệu thu hồi căn cứ vào “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản” của chuyên viên, Bộ phận Văn thư có trách nhiệm đóng dấu mức độ mật, dấu thu hồi tài liệu thực hiện phát hành, quản lý, lưu trữ theo quy định.

b) Thời gian kiểm tra, nhân bản và làm thủ tục phát hành ở bộ phận Văn thư:

- Văn bản có tính chất khẩn, hỏa tốc thì phải làm thủ tục phát hành ngay.

- Phát hành ngay trong ngày kể từ khi bộ phận Văn thư nhận văn bản phát hành từ chuyên viên, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (thời gian phát hành văn bản căn cứ vào thời gian nhận văn bản và thời gian nhận file điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành).

c) Văn bản phát hành chỉ gửi cho các cơ quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm thi hành và liên quan tới nội dung văn bản theo thành phần có tên trong mục “Kính gửi” và “Nơi nhận” (trừ trường hợp chuyên viên có yêu cầu phát hành thêm trong “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản”).

Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan bên ngoài được thực hiện bằng đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp và đều phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện theo BM 07/QĐ-TNXL, BM 08/QĐ-TNXL.

Trường hợp các đơn vị, cá nhân có tên trong nơi nhận muốn được nhận văn bản trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan và người nhận văn bản trực tiếp phải ký nhận vào “Sổ giao nhận văn bản trực tiếp” của bộ phận Văn thư theo BM 09/QĐ-TNXL.

Trường hợp nhận trực tiếp văn bản “Mật” thì phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng.

d) Đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật, tài liệu có quy định thu hồi, phải đánh số bản, ghi tên nơi nhận hay người nhận và đóng dấu thu hồi lên phía trên trang đầu của tài liệu.

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

e) Song song với việc phát hành văn bản qua đường bưu điện, bộ phận Văn thư có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc việc gửi và nhận văn bản trên mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng tin học nội bộ của Văn phòng (LAN). Văn thư thực hiện phát hành trên mạng diện rộng, mạng nội bộ Văn phòng theo địa chỉ nơi nhận theo quy định ngay sau khi đăng ký số phát hành.

5. Theo dõi chuyển phát văn bản đi

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:

- Theo dõi, kiểm tra chặt chẽ việc chuyển phát văn bản để nắm chắc kết quả giao nhận tài liệu; kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc, đặc biệt đối với những tài liệu khẩn.

- Đối với văn bản phát hành hoặc tài liệu hội nghị có đóng dấu thu hồi, bộ phận Văn thư phối hợp chuyên viên phụ trách theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Điều 13. Y sao, sao lục văn bản

1.Thể thức bản sao được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Nguyên tắc và trình tự sao văn bản

a) Chuyên viên có trách nhiệm:

- Sau khi nhận văn bản đến trong thời hạn không quá 3 ngày đề xuất thành phần sao gửi trên “Phiếu xử lý văn bản đến”, xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng.

- Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng có ý kiến, chuyên viên cập nhật các thông tin phát hành bản sao, in phiếu “Yêu cầu phát hành văn bản sao” theo BM 10/QĐ-TNXL trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển cho bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.

b) Bộ phận Văn thư sau khi tiếp nhận cập nhật các thông tin vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trình Lãnh đạo Văn phòng ký duyệt nội dung văn bản sao theo BM 11/QĐ-TNXL, theo nguyên tắc Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực nào thì xem xét và ký sao gửi lĩnh vực đó.

c) Thời gian làm thủ tục sao văn bản và phát hành bản sao tại Bộ phận Văn thư không quá 1 ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được văn bản từ chuyên viên.

d) Việc thực hiện gửi văn bản sao qua mạng trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được thực hiện theo Điểm e Khoản 4 Điều 12 tại Quy định này.

Điều 14. Lưu văn bản đi

1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính phủ. Bản lưu tại Văn thư phải là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

2. Việc lưu giữ bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Chánh Văn phòng UBND tỉnh tổ chức, quản lý theo dõi việc thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, định kỳ hàng tháng báo cáo UBND tỉnh tình hình truyền, nhận văn bản trên mạng của các cơ quan, đơn vị đã được nối mạng diện rộng.

Điều 16. Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc UBND thành phố Huế, thị xã và các huyện trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và ban hành văn bản theo quy định của pháp luật và Quy định này.

Điều 17. Chủ tịch UBND thành phố Huế, thị xã và các huyện có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả phần mềm Quản lý và điều hành và thi hành nghiêm túc quy định này.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, yêu cầu các cơ quan, đơn vị báo cáo kịp thời về UBND tỉnh qua Văn phòng UBND tỉnh để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn Cao