THÔNG TƯ

Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý

của Bộ Ngoại giao

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết khoản 5 Điều 15, khoản 4 Điều 24, khoản 5 Điều 36, khoản 3 Điều 59 của Luật Lưu trữ, gồm các nội dung sau:

1. Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao.

3. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

4. Nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao: gồm các đơn vị trong cơ cấu tổ chức theo Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Ngoại giao được thành lập theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Văn phòng Đảng ủy - Đoàn thể; và các Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ quan đại diện).

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Lưu trữ Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Lưu trữ Bộ) là Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.

2. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ là việc mang tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Bộ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài.

3. Kho lưu trữ Bộ là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật có liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước và về lưu trữ.

CHƯƠNG II

QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ

CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ

1. Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ phải đáp ứng yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật, liên tục và có hệ thống.

2. Nguồn thu nộp vào Lưu trữ Bộ gồm:

a) Đơn vị trong nước thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao.

b) Cơ quan đại diện.

3. Thành phần hồ sơ, tài liệu thu nộp vào Lưu trữ Bộ:

a) Đối với đơn vị trong nước:

Toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

b) Đối với Cơ quan đại diện:

(i) Hồ sơ, tài liệu tài chính, đầu tư xây dựng, trụ sở cơ quan, kế toán nộp về Cục Quản trị Tài vụ theo quy định pháp luật về quản lý tài chính, đầu tư xây dựng, kế toán. Cục Quản trị Tài vụ hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.

(ii) Hồ sơ, tài liệu lãnh sự nộp về Cục Lãnh sự theo quy định pháp luật về lãnh sự. Cục Lãnh sự hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.

(iii) Công hàm đi, đến có nội dung quan trọng đối với quan hệ đối ngoại, an ninh, quốc phòng, biên giới lãnh thổ, chủ quyền quốc gia, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền; bản gốc thư của Lãnh đạo các nước, các tổ chức quốc tế có tầm quan trọng chiến lược gửi Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước Việt Nam (bản gốc hoặc bản chính, bản sao hợp pháp), nộp trực tiếp vào Lưu trữ Bộ.

(iv) Hồ sơ, tài liệu về công tác đảng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng và nộp về Văn phòng Đảng ủy, Bộ Ngoại giao.

(v) Việc quản lý, thu nộp điện mật thực hiện theo quy định chuyên ngành Cơ yếu.

(vi) Các báo cáo công tác năm, báo cáo sự kiện quan trọng, biên bản tiếp xúc quan trọng nộp cho đơn vị phụ trách địa bàn/Cơ quan đại diện.

4. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 17 Luật Lưu trữ.

5. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp nguồn nộp lưu tại khoản 2 Điều này có quyết định chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại được thực hiện như sau:

a) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê theo phông lưu trữ của đơn vị, bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ.

b) Tài liệu của những công việc đã giải quyết xong được thu nộp về Lưu trữ Bộ. Tài liệu của những công việc chưa giải quyết xong được bàn giao cho đơn vị được giao tiếp nhận nhiệm vụ của đơn vị chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại.

Điều 5. Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao định kỳ hằng năm thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ gửi Lưu trữ Bộ:

a) Kỳ báo cáo thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 năm báo cáo đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.

b) Thời hạn báo cáo là trước ngày 15 tháng 02 năm sau của năm báo cáo.

c) Việc thực hiện báo cáo thống kê phải tuân thủ quy định pháp luật về thống kê, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Lưu trữ Bộ định kỳ hằng năm thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao gửi Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 28 tháng 02 để tổng hợp báo cáo ngành nội vụ gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 03 năm sau của năm báo cáo.

3. Hằng năm, Lưu trữ Bộ tổng hợp mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại khoản 1 Điều này, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Bộ Ngoại giao (trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước) để báo cáo Bộ Nội vụ.

4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn theo quy định tại khoản 1 và 3 Điều 20 Luật Lưu trữ.

5. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng của Bộ Ngoại giao cần thực hiện lưu trữ dự phòng theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ về lưu trữ dự phòng.

6. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng, dữ liệu, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên quan của Bộ Ngoại giao.

Điều 6. Sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao:

a) Tuân thủ theo các quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Lưu trữ.

b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ theo đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Không được sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao vào các hoạt động gây hại cho lợi ích của quốc gia, dân tộc, lợi ích của Đảng và Nhà nước, quan hệ đối ngoại của Việt Nam, lợi ích cộng đồng, quyền và lợi ích hợp pháp của Bộ Ngoại giao, các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

d) Gìn giữ, bảo vệ tài liệu, không làm hỏng, thất thoát tài liệu.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.

4. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao:

a) Là các tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao có nội dung thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến lợi ích quốc gia, dân tộc, Đảng, Nhà nước, quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế và quyền, lợi ích hợp pháp của Bộ Ngoại giao cũng như các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b) Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo lập danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, kiến nghị Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao.

5. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định thẩm quyền xét duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài.

6. Tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được sử dụng hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hình thức và các nội dung phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại các điều 41, 42, 43, 44, 45 và 46 Luật Lưu trữ.

Điều 7. Hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ giấy của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 16 Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Luật Lưu trữ, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ và Điều 17 của Thông tư này.

3. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.

4. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Ngoại giao.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, bao gồm:

a) Xây dựng, ban hành và hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ Ngoại giao.

b) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, lưu giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

c) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.

d) Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ và việc nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ Bộ; tổng hợp thống kê, báo cáo lưu trữ của Bộ Ngoại giao.

đ) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

e) Khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác lưu trữ.

g) Hợp tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế về lưu trữ.

2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về tuyển dụng, bố trí, điều động, đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

3. Cục trưởng Cục Cơ yếu - Công nghệ thông tin phối hợp với Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao việc xây dựng hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ; xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phương án kết nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ theo quy định; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Ngoại giao theo quy định pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định pháp luật có liên quan.

4. Cục trưởng Cục Quản trị Tài vụ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà nước phù hợp, bảo đảm cho công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo đúng chế độ, định mức và các quy định của Nhà nước và Bộ Ngoại giao.

5. Thủ trưởng các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu hiện hành tại đơn vị; đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, người lao động của đơn vị thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật và quy định của Bộ Ngoại giao về lưu trữ; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về công tác lưu trữ của đơn vị.

6. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, xác định thời hạn lưu trữ cụ thể cho hồ sơ, tài liệu; nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Bộ theo đúng yêu cầu và thời hạn quy định tại Thông tư này và các quy định khác có liên quan.

CHƯƠNG III

THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

NGÀNH NGOẠI GIAO

Điều 9. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.

Điều 10. Áp dụng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng để xác định thời hạn lưu trữ cho các hồ sơ, tài liệu của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động của ngành Ngoại giao.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.

3. Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao, cơ quan, tổ chức khác, chưa được quy định tại Thông tư này, các đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng thời hạn lưu trữ tương đương với nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Thông tư này và các quy định khác của pháp luật chuyên ngành có liên quan để xác định.

CHƯƠNG IV

MANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ RA NGOÀI LƯU TRỮ BỘ NGOẠI GIAO ĐỂ SỬ DỤNG TRONG NƯỚC VÀ NƯỚC NGOÀI

Điều 11. Thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước:

a) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở nước ngoài.

b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền; Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước.

2. Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước:

Người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 1 Điều này quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài.

3. Tài liệu lưu trữ chưa đến thời hạn nộp vào Lưu trữ Bộ, đang được các đơn vị trong nước, Cơ quan đại diện quản lý:

a) Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, đơn vị, Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Văn phòng Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định.

b) Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước, thủ trưởng đơn vị, Cơ quan đại diện quyết định theo thẩm quyền việc cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi đơn vị, Cơ quan đại diện để sử dụng.

Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Việc mang tài liệu, vật chứa thông tin bí mật nhà nước ra khỏi Lưu trữ Bộ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư này cho phép và báo cáo Trưởng đoàn công tác.

2. Chỉ được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền bằng văn bản. Chỉ những cá nhân có thẩm quyền và được giao nhiệm vụ theo quy định mới được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

3. Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng, nếu phát hiện tài liệu bị lộ (đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước), bị mất, phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác, người đứng đầu đơn vị và Lưu trữ Bộ để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.

4. Bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không để thất lạc, mất, hỏng, sao chép, tiết lộ trái phép thông tin từ tài liệu; sử dụng tài liệu đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Không tự ý chuyển giao tài liệu hoặc thông tin từ tài liệu cho bên thứ ba.

5. Thực hiện đúng quy định pháp luật và Thông tư này về việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ. Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định có liên quan khác.

6. Khi phát hiện sự việc bất thường hoặc vi phạm trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, kịp thời thông báo cho Lưu trữ Bộ.

Điều 13. Trình tự, thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Yêu cầu mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ để sử dụng:

a) Cá nhân, đơn vị có nhu cầu mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ gửi yêu cầu bằng văn bản đến Lưu trữ Bộ gồm các nội dung sau: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác và các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; thời hạn sử dụng.

b) Khi có quyết định của người có thẩm quyền, Lưu trữ Bộ sẽ thông báo cho cá nhân, đơn vị bằng văn bản.

c) Cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu khi mang ra ngoài Lưu trữ cần tuân thủ các quy định về bảo mật, hoàn thành và nộp bản cam kết (theo mẫu tại Phụ lục II).

2. Xét duyệt mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng:

a) Lưu trữ Bộ kiểm tra các nội dung sau: mức độ chỉ độ mật; mức độ tiếp cận có điều kiện của tài liệu; mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để trình người có thẩm quyền được quy định tại Điều 11 Thông tư này quyết định.

b) Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

3. Mượn, trả hồ sơ tài liệu lưu trữ:

a) Cá nhân, đơn vị mượn tài liệu để mang ra ngoài Lưu trữ Bộ cần mang theo giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị; hoàn thành Biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

b) Cá nhân, tổ chức đơn vị có trách nhiệm hoàn trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn sau khi sử dụng đúng thời gian đã đăng ký. Trường hợp kéo dài thời gian sử dụng phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

c) Lưu trữ Bộ kiểm tra tình trạng tài liệu và tiến hành thủ tục hoàn trả về Kho lưu trữ Bộ; hoàn thành Biên bản hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và quản lý trên máy tính (có biện pháp bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ) thì khi sử dụng hoặc mang theo phải được in ra giấy và trình tự, thủ tục thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ giấy.

4. Vận chuyển, giao nhận, bảo quản tài liệu:

Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu trữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

CHƯƠNG V

THU NỘP, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG, HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Điều 14. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Thu nộp trực tuyến:

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

3. Thu nộp trực tiếp:

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

4. Các đơn vị được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu đến hạn nộp.

5. Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

6. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên quan.

Điều 15. Bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn, bảo đảm tính xác thực lâu dài, toàn vẹn về nội dung, khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng.

3. Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số; phân loại, lưu trữ thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

4. Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ số.

Điều 16. Sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số Bộ Ngoại giao.

3. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao để cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

4. Người dùng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống. Thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, mã công chức/viên chức/người lao động hoặc mã định danh công dân, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

Điều 17. Hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện khi tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp.

3. Các đơn vị rà soát hồ sơ, tài liệu để đề xuất tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy trên Hệ thống và lập danh mục tài liệu lưu trữ số cần tiêu hủy.

4. Lưu trữ Bộ xem xét, thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy và trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt.

5. Căn cứ quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, Lưu trữ Bộ thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống.

6. Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ, bảo đảm tài liệu lưu trữ số đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng Hệ thống.

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao, các Cơ quan đại diện, các cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao và các tổ chức, cá nhân có liên quan tới công tác lưu trữ ngành Ngoại giao chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành các quy chế, quy định có liên quan để bảo đảm thực hiện Thông tư.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ để hướng dẫn, giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu, báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết.

Điều 19. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế./.

Nơi nhận:

Ban Bí thư Trung ương Đảng;

Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ;

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;

Văn phòng Tổng Bí thư;

Văn phòng Chủ tịch nước;

Hội đồng Dân tộc và Các Ủy ban của Quốc hội;

Văn phòng Quốc hội;

Văn phòng Chính phủ;

Tòa án nhân dân tối cao;

Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

Kiểm toán Nhà nước;

UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;

Bộ Nội vụ (Vụ Pháp chế, Cục VT<nn);< li=""> </nn);<>

Bộ Tư pháp (Cục kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính);

Công báo;

Cổng thông tin điện tử của Chính phủ - Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật;

Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Ngoại giao;

Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao;

Các CQĐD Việt Nam ở nước ngoài;

Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao;

Lưu: HC, VP (Ltrữ).

BỘ TRƯỞNG

(đã ký và đóng dấu)

Bùi Thanh Sơn

PHỤ LỤC I

THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH NGOẠI GIAO

(Kèm theo Thông tư số 01 /2025/TT-BNG

ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn lưu trữ

I. Nhóm hồ sơ, tài liệu quản lý chung ngành Ngoại giao

1

Hồ sơ xây dựng, ban hành, thẩm định văn bản quy phạm pháp luật về quản lý nhà nước về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao

Vĩnh viễn

2

Hồ sơ xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hằng năm và các dự án, công trình quan trọng, chương trình mục tiêu quốc gia về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao

20 năm

4

Báo cáo tổng hợp về hoạt động các lĩnh vực ngành Ngoại giao

- Hàng năm, chuyên đề

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

10 năm

- Tháng, quý

5 năm

5

Hồ sơ trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội, các cơ quan thông tấn, báo chí các lĩnh vực ngành Ngoại giao

10 năm

6

Hồ sơ trao đổi Đoàn

- Ký kết hợp tác

Vĩnh viễn

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…

10 năm

7

Hồ sơ tổng hợp kế hoạch, hướng dẫn tổ chức thực hiện và yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan có liên quan và các địa phương báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện các hoạt động đối ngoại

20 năm

8

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ đối ngoại và hội nhập quốc tế

10 năm

9

Hồ sơ tổ chức các hội nghị quốc tế quan trọng về an ninh, đối ngoại và phát triển kinh tế - xã hội tại Việt Nam

Vĩnh viễn

10

Hồ sơ tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế khác tại Việt Nam

10 năm

11

Hồ sơ quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam thuộc phạm vi quản lý nhà nước

10 năm

12

Hồ sơ các hoạt động đối ngoại của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước

Vĩnh viễn

13

Hồ sơ về thiết lập, thay đổi mức độ hoặc đình chỉ quan hệ ngoại giao, lãnh sự với các nước, các tổ chức quốc tế liên chính phủ

Vĩnh viễn

14

Hồ sơ thẩm định hoặc tham gia thẩm định các đề án đối ngoại trình cấp có thẩm quyền

Vĩnh viễn

II. Nhóm hồ sơ, tài liệu quản lý các công tác trong ngành Ngoại giao

1. Tài liệu về công tác nghiên cứu và tham mưu dự báo chiến lược

15

Hồ sơ nghiên cứu, tổng hợp các vấn đề liên quan đến tình hình thế giới, khu vực và quan hệ quốc tế của Việt Nam

Vĩnh viễn

16

Hồ sơ nghiên cứu chiến lược các nước

Vĩnh viễn

17

Hồ sơ xây dựng các báo cáo của Chính phủ tại các kỳ họp Quốc hội về tình hình quốc tế và quan hệ đối ngoại của Đảng và Nhà nước

Vĩnh viễn

18

Hồ sơ nghiên cứu, tham mưu về chủ trương, chính sách, chiến lược trong quan hệ ngoại giao và công tác đối ngoại (chính trị, kinh tế, văn hóa…)

Vĩnh viễn

19

Hồ sơ về tổ chức các sự kiện đối ngoại mang tính lịch sử của đất nước

Vĩnh viễn

2. Tài liệu về quản lý cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

20

Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lối, chính sách đối ngoại của Nhà nước và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật

20 năm

21

Hồ sơ về thành lập, tạm đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt động của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

22

Hồ sơ kiến nghị, phê chuẩn bổ nhiệm, miễn nhiệm Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; quyết định cử, triệu hồi Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, đại diện của Chủ tịch nước tại các tổ chức quốc tế

20 năm

23

Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, cử, triệu hồi các thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao

20 năm

24

Hồ sơ quy định về tổ chức, biên chế của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

25

Hồ sơ hướng dẫn, tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật và kinh phí của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật

20 năm

3. Tài liệu quản lý hoạt động đối ngoại đối với đại diện của các cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài

26

Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lối, chính sách Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật

20 năm

27

Hồ sơ chủ trì thực hiện các công tác hỗ trợ, tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật nước tiếp nhận và luật pháp quốc tế

20 năm

4. Tài liệu quản lý hoạt động của các cơ quan đại diện nước ngoài đặt tại Việt Nam và các tổ chức phi chính phủ

28

Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy đăng ký của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật

Vĩnh viễn

29

Hồ sơ quản lý hoạt động của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan lãnh sự danh dự nước ngoài và các cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế liên chính phủ đặt tại Việt Nam theo quy định của pháp luật

Vĩnh viễn

5. Tài liệu về công tác lễ tân nhà nước

30

Hồ sơ triển khai chấp thuận đại diện ngoại giao của các nước, các tổ chức quốc tế tại Việt Nam và đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

31

Hồ sơ về quyền ưu đãi ngoại giao

Vĩnh viễn

32

Hồ sơ về hướng dẫn, quản lý việc thực hiện quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao và nghi lễ đối ngoại

20 năm

33

Hồ sơ cấp chứng minh thư cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, lãnh sự danh dự, cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và thành viên.

Vĩnh viễn

6. Tài liệu về công tác ngoại giao kinh tế và hội nhập quốc tế

34

Hồ sơ xây dựng chủ trương, chính sách, định hướng chiến lược, đề án liên quan đến ngoại giao kinh tế, hội nhập kinh tế quốc tế

Vĩnh viễn

35

Hồ sơ về tham gia của Việt Nam tại các tổ chức, cơ chế, diễn đàn, khuôn khổ, sáng kiến liên kết và hợp tác kinh tế khu vực và quốc tế

Vĩnh viễn

36

Hồ sơ thực hiện chức năng Thường trực ban chỉ đạo công tác ngoại giao kinh tế

20 năm

37

Hồ sơ hỗ trợ các bộ, ngành, địa phương xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch hoạt động ngoại giao kinh tế

20 năm

38

Hồ sơ về các vấn đề kinh tế của từng nước (Hồ sơ địa bàn)

70 năm

39

Hồ sơ Ban Chỉ đạo quốc gia về hội nhập kinh tế quốc tế

20 năm

40

Hồ sơ Ban Chỉ đạo liên ngành về hợp tác tiểu vùng

Vĩnh viễn

41

Hồ sơ Đoàn đàm phán Chính phủ về kinh tế - thương mại

Vĩnh viễn

42

Hồ sơ về xử lý các vấn đề nảy sinh liên quan đến kinh tế đối ngoại và vận động chính trị, ngoại giao hỗ trợ các hoạt động kinh tế đối ngoại

10 năm

7. Tài liệu về các tổ chức, diễn đàn, cơ chế hợp tác khu vực và quốc tế

43

Hồ sơ về xây dựng chủ trương, chính sách, định hướng chiến lược, đề án tham gia của Việt Nam tại ASEAN, Liên hợp quốc

Vĩnh viễn

44

Hồ sơ Hợp tác tiểu vùng Mê Công

Vĩnh viễn

45

Hồ sơ Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (APEC)

Vĩnh viễn

46

Hồ sơ Diễn đàn hợp tác Á - Âu (ASEM)

Vĩnh viễn

47

Hồ sơ Khuôn khổ kinh tế Ấn Độ Dương - Thái Bình Dương vì thịnh vượng (IPEF) và các cơ chế hợp tác mới ở Châu Á - Thái Bình Dương và Ấn Độ Dương

Vĩnh viễn

8. Tài liệu về công tác ngoại giao văn hóa

48

Hồ sơ xây dựng cơ sở pháp lý và chính sách về công tác ngoại giao văn hóa

Vĩnh viễn

49

Hồ sơ về viện trợ văn hóa, khoa học kỹ thuật, giáo dục giữa Việt Nam và các nước

Vĩnh viễn

50

Hồ sơ xây dựng và triển khai các chương trình hoạt động ngoại giao văn hóa trong và ngoài nước

20 năm

51

Hồ sơ thực hiện nhiệm vụ Chủ tịch và Ban Thư ký, thường trực của Ủy ban Quốc gia Việt Nam, UNESCO

20 năm

52

Hồ sơ tham mưu xử lý các vấn đề liên quan đến ngoại giao văn hóa

10 năm

9. Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền đối ngoại

53

Hồ sơ chuẩn bị trả lời phỏng vấn, các bài viết, bài phát biểu của lãnh đạo cấp cao và lãnh đạo Bộ liên quan đến các vấn đề quốc tế, đối ngoại

Vĩnh viễn

54

Hồ sơ quản lý công tác phóng viên nước ngoài thường trú tại Việt Nam

Vĩnh viễn

55

Hồ sơ về định hướng tuyên truyền, ấn phẩm tuyên truyền

05 năm

56

Hồ sơ xây dựng cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao, hệ thống trang thông tin điện tử các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

57

Hồ sơ họp báo thường kỳ, họp báo quốc tế, phát ngôn quan điểm, lập trường chính thức của Việt Nam về các vấn đề quốc tế, đối ngoại

Vĩnh viễn

58

Hồ sơ về việc cung cấp, tiếp nhận và xử lý thông tin báo chí

05 năm

59

Công văn trao đổi về công tác thông tin, tuyên truyền

05 năm

60

Hồ sơ xây dựng triển khai tuyên truyền về các hoạt động đối ngoại

20 năm

61

Hồ sơ theo dõi, nghiên cứu, tổng hợp dư luận báo chí nước ngoài

20 năm

62

Hồ sơ quản lý và cấp phép cho hoạt động thông tin, báo chí

10 năm

10. Tài liệu về công tác lãnh sự

63

Hồ sơ xây dựng chủ trương chính sách, văn bản pháp quy về công tác lãnh sự

Vĩnh viễn

64

Hồ sơ quản lý, chỉ đạo công tác lãnh sự, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, hướng dẫn về nghiệp vụ lãnh sự các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

20 năm

65

Hồ sơ quản lý hoạt động của cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam (bao gồm cơ quan lãnh sự do Lãnh sự danh dự đứng đầu)

Vĩnh viễn

66

Hồ sơ về thành lập cơ quan lãnh sự chuyên nghiệp; làm thủ tục chấp thuận Tổng lãnh sự

Vĩnh viễn

67

Hồ sơ về bổ nhiệm Lãnh sự danh dự Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

68

Hồ sơ giới thiệu mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh

Vĩnh viễn

69

Hồ sơ tiếp nhận và thông báo mẫu giấy tờ xuất nhập cảnh

Vĩnh viễn

70

Hồ sơ cấp phép bay chuyên cơ, tàu chiến

10 năm

71

Hồ sơ cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực

8 năm

72

Sổ cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực

Vĩnh viễn

73

Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh

10 năm

74

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

02 năm

75

Hồ sơ ủy quyền các cơ quan ngoại vụ

10 năm

76

Hồ sơ về sai phạm của Văn phòng công chứng, Phòng tư pháp Việt Nam

Vĩnh viễn

77

Công tác tương trợ tư pháp, tống đạt giấy tờ

10 năm

78

Chỉ đạo, hướng dẫn, phối hợp công tác lãnh sự của cơ quan ngoại vụ địa phương

10 năm

79

Hồ sơ giải quyết các vấn đề lãnh sự liên quan đến cá nhân, pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam

30 năm

80

Hồ sơ các vụ việc liên quan đến tài sản ngoại giao tại Việt Nam

Vĩnh viễn

11. Tài liệu về công tác di cư

81

Hồ sơ xây dựng chủ trương, chính sách liên quan đến vấn đề di cư quốc tế, các biện pháp thúc đẩy di cư hợp pháp, an toàn và trật tự phù hợp với điều kiện Việt Nam và thông lệ quốc tế

Vĩnh viễn

82

Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra liên quan đến hoạt động di cư

20 năm

83

Hồ sơ về tình hình và đấu tranh, ngăn chặn công dân Việt Nam di cư trái phép và lao động bất hợp pháp tại nước ngoài

Vĩnh viễn

84

Hồ sơ về di cư lao động

20 năm

85

Hồ sơ thỏa thuận quốc tế về vấn đề di cư

Vĩnh viễn

12. Tài liệu về công tác bảo hộ công dân

86

Hồ sơ thành lập Quỹ bảo hộ công dân

Vĩnh viễn

87

Hồ sơ nhân sự Quỹ bảo hộ công dân

Vĩnh viễn

88

Hồ sơ thành lập tổng đài bảo hộ công dân

Vĩnh viễn

89

Hồ sơ thành lập Ban chỉ đạo về bảo hộ công dân

Vĩnh viễn

90

Hồ sơ bảo hộ công dân và pháp nhân Việt Nam ở nước ngoài

20 năm

91

Hồ sơ về phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn

10 năm

92

Quy trình bảo hộ công dân trong tình huống khủng hoảng

20 năm

93

Quy trình bảo hộ công dân, ngư dân tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

20 năm

13. Tài liệu về công tác đối với người Việt Nam ở nước ngoài

94

Hồ sơ về chủ trương, chính sách, kế hoạch, đề án và quản lý nhà nước về công tác người Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

95

Hồ sơ quản lý các tổ chức liên quan đến người Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

96

Thực hiện hợp tác quốc tế liên quan người Việt Nam ở nước ngoài

Vĩnh viễn

97

Hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các chính sách chung về công tác người Việt Nam ở nước ngoài

20 năm

98

Triển khai nội dung công tác cụ thể trong việc hỗ trợ tạo điều kiện cho người Việt Nam ở nước ngoài ổn định cuộc sống, hòa nhập vào xã hội sở tại, giữ gìn và phát huy bản sắc, văn hóa ngôn ngữ và truyền thống tốt đẹp của dân tộc Việt Nam; thực hiện công tác đại đoàn kết dân tộc đối với người Việt Nam ở nước ngoài; vận động thu hút và hỗ trợ phát triển nguồn lực người Việt Nam ở nước ngoài phục vụ phát triển đất nước

20 năm

99

Hồ sơ dữ liệu về người Việt Nam ở nước ngoài

70 năm

14. Tài liệu về công tác biên giới và lãnh thổ quốc gia

100

Hồ sơ đề xuất chủ trương, chính sách, chiến lược, biện pháp và thực hiện nghiên cứu, tổng hợp, đánh giá tình hình biên giới, lãnh thổ quốc gia

Vĩnh viễn

101

Hồ sơ giải quyết tranh chấp pháp lý về biên giới, lãnh thổ

Vĩnh viễn

102

Hồ sơ đấu tranh chính trị, ngoại giao, pháp lý, dư luận bảo vệ biên giới, toàn vẹn lãnh thổ, chủ quyền, quyền chủ quyền và quyền tài phán quốc gia của Việt Nam trên đất liền, hải đảo, vùng trời, các vùng biển của Việt Nam

Vĩnh viễn

103

Hồ sơ về xác định biên giới quốc gia, phạm vi chủ quyền, quyền chủ quyền và quyền tài phán quốc gia trên đất liền, hải đảo, vùng trời, các vùng biển của Việt Nam

Vĩnh viễn

104

Hồ sơ tổ chức đàm phán hoạch định biên giới, lãnh thổ quốc gia; xác định ranh giới vùng trời, vùng biển của Việt Nam với các nước láng giềng

Vĩnh viễn

105

Hồ sơ ký kết, hợp tác và tổ chức triển khai thực hiện các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về biên giới, lãnh thổ

Vĩnh viễn

106

Hồ sơ xây dựng, triển khai chủ trương, chính sách, chiến lược, quy hoạch, phát triển hệ thống cửa khẩu biên giới đất liền trên toàn quốc

Vĩnh viễn

107

Hồ sơ xây dựng chủ trương mở, nâng cấp cửa khẩu biên giới trên đất liền và các biện pháp triển khai để bảo vệ sự ổn định, rõ ràng của đường biên giới, mốc quốc giới

Vĩnh viễn

108

Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về biên giới lãnh thổ

Vĩnh viễn

15. Tài liệu về điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế, tổ chức quốc tế

109

Hồ sơ quản lý nhà nước về công tác điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế

Vĩnh viễn

110

Hồ sơ ký kết và thực hiện điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế do Bộ Ngoại giao là cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

111

Hồ sơ góp ý về việc ký kết và cho ý kiến kiểm tra đề xuất ký điều ước quốc tế

20 năm

112

Hồ sơ góp ý về việc ký kết thỏa thuận quốc tế

20 năm

113

Hồ sơ tổ chức lễ ký điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế

Vĩnh viễn

114

Hồ sơ xây dựng chủ trương bầu cử tại các tổ chức quốc tế và các cơ chế đa phương

Vĩnh viễn

115

Hồ sơ xây dựng chủ trương tổ chức các sự kiện quốc tế và việc đặt Văn phòng đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam

Vĩnh viễn

116

Hồ sơ liên quan đến các vấn đề về nhân quyền

Vĩnh viễn

117

Hồ sơ liên quan đến các vấn đề về tôn giáo

Vĩnh viễn

118

Hồ sơ xây dựng Cơ sở dữ liệu về điều ước quốc tế

Vĩnh viễn

119

Hồ sơ về thực hiện các thủ tục đối ngoại về giấy ủy quyền, giấy ủy nhiệm, phê chuẩn, phê duyệt, gia nhập, bảo lưu, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, chấm dứt hiệu lực, từ bỏ, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện và thực hiện điều ước quốc tế

Vĩnh viễn

PHỤ LỤC II

BỘ NGOẠI GIAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_____________

BẢN CAM KẾT

Kính gửi: Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.

Tên tôi là: ……………………………………………………………………………...

Chức vụ:………………………………………………………………………………..

Đơn vị công tác:………………………………………………………………………..

Email:…………………………….Số điện thoại liên hệ:………………………….......

Thực hiện quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các quy định của Bộ Ngoại giao, tôi xin cam kết việc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ như sau:

1. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, không làm lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước hoặc tài liệu có giá trị mật khác.

2. Không tự ý sao chép, chụp hình, chuyển giao hoặc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho bên thứ ba khi chưa được phép của cấp có thẩm quyền; không tiết lộ nội dung tài liệu cho người không có trách nhiệm hoặc không có thẩm quyền tiếp cận.

3. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong điều kiện an toàn, không để mất hoặc hỏng; tuân thủ các quy định về bảo quản và vận chuyển tài liệu khi mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ.

4. Báo cáo với lãnh đạo đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền khi phát hiện dấu hiệu xâm phạm, nguy cơ lộ lọt thông tin tài liệu chứa bí mật nhà nước.

Hà Nội, ngày…….tháng……. năm…..

XÁC NHẬN

CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI CAM KẾT

(Ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC III

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________________

BIÊN BẢN MƯỢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Căn cứ văn bản số:………………………………………………………………..

Về việc:…………………………………………………………………………...

Hôm nay, ngày……tháng……năm…….

Tại:………………………………………………………………………………..

I. CHÚNG TÔI GỒM:

Đại diện đơn vị sử dụng:

Đồng chí:

Chức vụ:

Đơn vị:

Đại diện Lưu trữ Bộ Ngoại giao:

Đồng chí:

Chức vụ:

Đơn vị:

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC:

Xác nhận việc mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

STT

Tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Độ mật/

Thường

Đơn vị tính

Số lượng

Tình trạng

Ghi chú

Lý do mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (nêu rõ mục đích sử dụng và sử dụng trong nước hay nước ngoài).

…………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………...

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ

SỬ DỤNG

ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ

BỘ NGOẠI GIAO

PHỤ LỤC IV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________________

BIÊN BẢN HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Căn cứ văn bản số:………………………………………………………………..

Về việc:…………………………………………………………………………...

Hôm nay, ngày……tháng……năm…….

Tại:………………………………………………………………………………..

I. CHÚNG TÔI GỒM:

Đại diện đơn vị sử dụng:

Đồng chí:

Chức vụ:

Đơn vị:

Đại diện Lưu trữ Bộ Ngoại giao:

Đồng chí:

Chức vụ:

Đơn vị:

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC:

Xác nhận việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi sử dụng:

STT

Tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Độ mật/

Thường

Đơn vị tính

Số lượng

Tình trạng

Ghi chú

Lý do hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

…………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………...

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ

SỬ DỤNG

ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ

BỘ NGOẠI GIAO

PHỤ LỤC V

BỘ NGOẠI GIAO

---------------

ĐƠN VỊ:……………………………………………

Năm:…………

SỔ ĐĂNG KÝ MƯỢN, HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Quyển số:……….

STT

Ngày/tháng

/năm

Họ và tên

Đơn vị

Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước

Độ mật

Số lượng

Ký mượn và ghi rõ họ tên

Ngày/Ký trả và ghi rõ họ tên

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Hướng dẫn ghi thông tin:

(1): Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển.

(2): Ghi theo ngày, tháng bắt đầu mượn.

(3): Ghi họ và tên người mượn.

(4): Ghi tên đơn vị mượn.

(5): Ghi rõ tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước.

(6): Ghi rõ độ mật của hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu tương ứng A, B, C).

(7): Ghi rõ số lượng mượn tài liệu.

(8): Ký xác nhận đã mượn tài liệu.

(9): Ghi theo ngày, tháng, năm trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ và ký xác nhận đã trả tài liệu.

PHỤ LỤC VI

BỘ NGOẠI GIAO

---------------

ĐƠN VỊ:……………………………………………

Năm:…………

SỔ ĐĂNG KÝ MƯỢN, HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

KHÔNG CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Quyển số:……….

STT

Ngày/tháng

/năm

Họ và tên

Đơn vị

Tên Hồ sơ, tài liệu

Số lượng

Ký mượn và ghi rõ họ tên

Ngày/Ký trả và ghi rõ họ tên

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Hướng dẫn ghi thông tin:

(1): Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển.

(2): Ghi theo ngày, tháng bắt đầu mượn.

(3): Ghi họ và tên người mượn.

(4): Ghi tên đơn vị mượn.

(5): Ghi rõ tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

(6): Ghi rõ số lượng mượn tài liệu.

(7): Ký xác nhận đã mượn tài liệu.

(8): Ghi theo ngày, tháng, năm trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ và ký xác nhận đã trả tài liệu.