QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm

quản lý ngân sách dự án đầu tư (PIBMIS) trên địa bàn tỉnh Cà Mau

___________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2020);

Căn cứ Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2021 của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công;

Căn cứ Thông tư số 15/2021/TT-BTC ngày 18 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ và biểu mẫu báo cáo tình hình thực hiện, thanh toán vốn đầu tư công;

Căn cứ Thông tư số 96/2021/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về hệ thống mẫu biểu sử dụng trong công tác quyết toán;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài chính tại Tờ trình số 56/TTr-STC ngày 14 tháng 3 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm quản lý ngân sách dự án đầu tư (PIBMIS) trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2025 và thay thế Quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 21 tháng 5 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành Quy chế quản lý vận hành phần mềm ứng dụng hệ thống thông tin quản lý ngân sách dự án đầu tư (PIBMIS) trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm quản lý

ngân sách dự án đầu tư (PIBMIS) trên địa bàn tỉnh Cà Mau

(Kèm theo Quyết định số 17/2025/QĐ-UBND ngày 26/3/2025

của Ủy ban nhân dân tỉnh)

_________________

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm quản lý ngân sách dự án đầu tư (PIBMIS) trên địa bàn tỉnh Cà Mau (gọi tắt là phần mềm) đối với các dự án, công trình, nhiệm vụ đầu tư công (gọi tắt là dự án, công trình).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Cà Mau sử dụng phần mềm sau đây:

a) Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thành phố Cà Mau.

b) Các Chủ đầu tư gồm: sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau; Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh, cấp huyện; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức được phân công, phụ trách quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác có liên quan đến việc việc quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm PIBMIS.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý

1. Phần mềm được thiết kế để quản lý thông tin về các dự án, công trình, do cấp tỉnh, huyện và xã quản lý nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào cải tiến quy trình nghiệp vụ, giúp tăng cường hiệu quả công tác quản lý, từng bước phát triển sự liên kết, trao đổi thông tin trong lĩnh vực tài chính kế hoạch của các đơn vị có liên quan bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất, tiết kiệm, hiệu quả.

2. Sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị phải tuân theo nguyên tắc chặt chẽ, kịp thời, thống nhất, đảm bảo tính chính xác về số liệu toàn tỉnh, từng cấp, từng ngành, từng cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng phần mềm và thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác chế độ báo cáo vốn đầu tư công.

3. Các số liệu phải đồng bộ, thống nhất, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính kế hoạch của tỉnh.

4. Hình thành cơ sở dữ liệu về lĩnh vực tài chính kế hoạch để góp phần thực hiện chuyển đổi số và cung cấp thông tin phục vụ điều hành của các cấp chính quyền địa phương.

Chương II

QUẢN LÝ VẬN HÀNH, KHAI THÁC SỬ DỤNG

Điều 4. Cập nhật dữ liệu

1. Các dự án phải cập nhật thông tin dữ liệu: các dự án, công trình khởi công mới; chuyển tiếp; các dự án, công trình hoàn thành chờ quyết toán; các dự án, công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán từ ngày 31/12/2023 trở về trước nhưng chưa được bố trí đủ vốn.

2. Khuyến khích các đơn vị cập nhật dữ liệu các dự án, công trình đã phê duyệt quyết toán và được bố trí đủ vốn từ các năm trước để phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu dữ liệu về dự án.

Điều 5. Tạo lập cơ sở dữ liệu

Các cơ quan, đơn vị được cấp User phần mềm thực hiện nhập đầy đủ, kịp thời thông tin các dự án, công trình cơ quan, đơn vị đang quản lý (các dự án, công trình khởi công mới; chuyển tiếp; các dự án, công trình hoàn thành chờ quyết toán; các dự án, công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán nhưng chưa được bố trí đủ vốn) từ khi được phê duyệt chủ trương đầu tư đến khi kết thúc dự án. Tổng hợp báo cáo, đồng bộ dữ liệu trong phần mềm theo hướng dẫn. Cụ thể như sau:

1. Đối với các dự án chưa thực hiện nhập cơ sở dữ liệu thông tin trên phần mềm

a) Các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án nhập cơ sở dữ liệu trên phần mềm các thông tin sau:

Thông tin dự án: Thông tin mã số dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư (nếu có), tên dự án, nhóm dự án (QTQG, A, B, C), cấp công trình, loại công trình, cơ quan có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư, chủ đầu tư, nguồn vốn đầu tư, tổng mức đầu tư.

Quyết định phê duyệt dự toán nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư, Quyết định chủ trương đầu tư và Quyết định đầu tư (bao gồm các Quyết định điều chỉnh).

Thông tin dự toán: Thông tin tổng dự toán để xây dựng công trình được xác định theo thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở hoặc thiết kế bản vẽ thi công trong trường hợp dự án chỉ yêu cầu lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng (cập nhật dự toán ban đầu và các lần bổ sung, điều chỉnh được phê duyệt cho từng dự án) bao gồm: Chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng.

Thông tin kế hoạch đấu thầu chi tiết theo các phần công việc.

Thông tin quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu; thông tin quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Thông tin hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có).

Khối lượng thực hiện (thực hiện thông qua hợp đồng và ngoài hợp đồng): Thông tin khối lượng hoàn thành đã được nghiệm thu cho từng dự án, hạng mục công trình, chi tiết theo từng hợp đồng và từng nhà thầu.

Thông tin các chứng từ thanh toán: Thông tin số tạm ứng khối lượng hợp đồng, chi tiết theo từng hợp đồng và nhà thầu; nhập số thu hồi tạm ứng khối lượng hợp đồng, chi tiết theo từng hợp đồng và nhà thầu; nhập số thanh toán khối lượng hợp đồng, chi tiết theo từng hợp đồng và nhà thầu.

Thông tin về tài sản ngắn hạn khi thực hiện dự án (nếu có).

Thông tin về tài sản dài hạn hình thành bàn giao cho đơn vị sử dụng (nếu có).

Thông tin số liệu của cơ quan kiểm toán đối với những dự án thuê kiểm toán, chi tiết trên từng nội dung chi phí (nếu có).

Thông tin số liệu theo kết luận của kiểm toán nhà nước, cơ quan thanh tra (nếu có).

Thông tin thời gian dự án hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

b) Thành phần hồ sơ các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án đính kèm sau khi nhập thông tin dự án

Để tạo cơ sở dữ liệu lưu trữ và đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc khai thác dữ liệu, báo cáo của Chủ đầu tư và cơ quan tài chính, Chủ đầu tư dự án sau khi nhập thông tin trên phần mềm, tiến hành scan thành phần hồ sơ đính kèm đảm bảo tối thiểu các thành phần hồ sơ như sau:

Các văn bản pháp lý có liên quan đến dự án.

Hồ sơ quyết toán của từng hợp đồng gồm các tài liệu: Hợp đồng và các phụ lục hợp đồng (nếu có); các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo giai đoạn thanh toán; biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành toàn bộ hợp đồng; bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu (quyết toán A -B); biên bản thanh lý hợp đồng đối với trường hợp đã đủ điều kiện thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật về hợp đồng; biên bản nghiệm thu hoàn thành dự án đưa vào sử dụng.

c) Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thành phố Cà Mau cập nhật các thông tin số liệu về quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành và kế hoạch đầu tư công trung hạn và kế hoạch đầu tư công năm do cấp mình quản lý gồm:

- Tổng hợp kinh phí và cập nhật giá trị thẩm tra quyết toán chi tiết trên từng chi phí; tờ trình đề nghị thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành; quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Quyết định giao kế hoạch đầu tư công trung hạn (bao gồm kế hoạch trung hạn điều chỉnh bổ sung): số quyết định giao vốn; giá trị kế hoạch vốn giao; nguồn vốn giao.

- Quyết định giao kế hoạch đầu tư công hàng năm (bao gồm kế hoạch đầu tư công hàng năm điều chỉnh và bổ sung): số quyết định giao vốn; giá trị kế hoạch vốn giao; nguồn vốn giao.

2. Đối với các dự án đã thực hiện nhập cơ sở dữ liệu thông tin trên phần mềm nhưng chưa đầy đủ nội dung hoặc có nội dung thông tin phát sinh, điều chỉnh, bổ sung: các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án; cơ quan tài chính cấp tỉnh, cấp huyện tiến hành cập nhật thông tin dự án đầy đủ theo các nội dung như đã thực hiện tại khoản 1 Điều này.

Điều 6. Quản lý vận hành phần mềm

1. Trong thời gian 10 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định chủ trương đầu tư, các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án có trách nhiệm khởi tạo thông tin dự án và bắt đầu cập nhật dữ liệu dự án.

2. Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch xác nhận hoàn thành thủ tục giải ngân, các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án phải cập nhật dữ liệu giải ngân lên phần mềm.

3. Định kỳ hằng tuần, hằng tháng hoặc đột xuất (nếu có), các Chủ đầu tư báo cáo tình hình thực hiện và giải ngân kế hoạch vốn.

Điều 7. Khai thác sử dụng phần mềm

1. Đối với các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án:

Được trích xuất dữ liệu, khai thác báo báo trên phần mềm phục vụ báo cáo cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định.

Đối với những thành phần hồ sơ đã được scan đầy đủ đính kèm trên Phần mềm, khi trình thẩm tra, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành không cần cung cấp văn bản giấy.

2. Đối với Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thành phố Cà Mau: Được khai thác thông tin phục vụ thẩm định quyết toán vốn đầu tư công nguồn ngân sách Nhà nước theo năm ngân sách và báo cáo tình hình quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành trong năm gửi cơ quan cấp trên và khai thác báo cáo phục vụ theo yêu cầu báo cáo đột xuất của lãnh đạo (nếu có).

Khai thác thông tin phục vụ công tác tổng hợp, dự kiến nhu cầu và giao kế hoạch đầu tư công trung hạn, hàng năm; tổng hợp số liệu báo cáo tình hình thực hiện, giải ngân kế hoạch vốn theo dự án, công trình, nhiệm vụ, theo nguồn vốn, theo chủ đầu tư định kỳ và yêu cầu đột xuất (nếu có).

Sử dụng thành phần hồ sơ do Chủ đầu tư scan đính kèm trên phần mềm để phục vụ công tác thẩm tra, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Trách nhiệm của Sở Tài chính

a) Căn cứ vào báo cáo do chủ đầu tư lập, số liệu tổng hợp của các sở, ban, ngành tỉnh: Sở Tài chính thực hiện tổng hợp báo cáo gửi cơ quan cấp trên theo quy định; tổng hợp số liệu định kỳ, đột xuất (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.

b) Chịu trách nhiệm về số liệu kế hoạch đầu tư công trung hạn và hàng năm do đơn vị nhập liệu vào hệ thống đảm bảo tính chính xác, kịp thời.

c) Đồng bộ số liệu của đơn vị cấp dưới, các Chủ đầu tư và cập nhật kịp thời số liệu các dự án vào phần mềm.

d) Trường hợp các Chủ đầu tư nhập, cập nhật dữ liệu vào phần mềm không đầy đủ, chính xác, kịp thời, Sở Tài chính được quyền từ chối nhận hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành do các Chủ đầu tư gửi hoặc yêu cầu Kho bạc Nhà nước tỉnh tạm đình chỉ việc thanh toán vốn đầu tư cho tới khi Chủ đầu tư nhập, cập nhật dữ liệu đầy đủ.

2. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án

a) Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo; tổng hợp lập báo cáo theo hướng dẫn và gửi cơ quan tài chính đúng thời gian quy định.

b) Thực hiện tổng hợp số liệu định kỳ, đột xuất (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan cấp trên và cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền.

c) Nhập liệu, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác và chịu trách nhiệm các thông tin dự án vào phần mềm; đồng thời, tổng hợp lập báo cáo theo phân cấp đã cài đặt trong hệ thống.

d) Cập nhật tiến độ giải ngân, thông tin dự án sau khi có phát sinh nghiệp vụ, thông tin dự án.

đ) Chịu trách nhiệm trong việc chậm trình thẩm tra, phê duyệt quyết toán khi cơ quan tài chính từ chối nhận hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành do Chủ đầu tư không cập nhật dữ liệu vào phần mềm đầy đủ, chính xác, kịp thời.

3. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau

Đôn đốc, chỉ đạo cơ quan tài chính cùng cấp, các Chủ đầu tư (bao gồm trường hợp Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng làm đại diện chủ đầu tư khi Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau được giao làm chủ đầu tư), các cơ quan chuyên môn thực hiện đúng quy định quản lý vận hành, khai thác sử dụng phần mềm quản lý ngân sách dự án đầu tư.

Chỉ đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thành phố Cà Mau tổng hợp số liệu của Ban quản lý dự án đầu tư, các dự án của xã, phường, thị trấn làm chủ đầu tư, đơn vị khác (nếu có) trên địa bàn thuộc thẩm quyền cấp huyện quản lý; tổng hợp số liệu định kỳ, đột xuất (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan cấp trên; đồng bộ số liệu của đơn vị cấp dưới, các Chủ đầu tư và cập nhật kịp thời số liệu các dự án vào phần mềm.

Trường hợp các Chủ đầu tư nhập, cập nhật dữ liệu vào phần mềm không đầy đủ, chính xác, kịp thời, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thành phố Cà Mau được quyền từ chối nhận hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành do các Chủ đầu tư gửi hoặc yêu cầu Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch tạm đình chỉ việc thanh toán vốn đầu tư cho tới khi Chủ đầu tư nhập, cập nhật dữ liệu đầy đủ.

Điều 9. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn, tổ chức, triển khai, thực hiện theo quy định này; kiểm tra, rà soát việc nhập số liệu đảm bảo khai thác đầy đủ các báo cáo theo quy định.

2. Các cơ quan, đơn vị được giao làm Chủ đầu tư dự án, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thành phố Cà Mau có trách nhiệm phối hợp triển khai thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Tài chính để tổng hợp, báo cáo đề xuất trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.