THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

Về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

_________________________

Thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Liên Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định như sau:

HƯỚNG DẪN MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG TRONG

NGHỊ ĐỊNH SỐ: 58/2001/NĐ-CP

1. Cơ quan có thẩm quyền là cơ quan có quyền quyết định thành lập hoặc cấp phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Tại khoản 12 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy là tổ chức không thuộc quy định từ khoản 1 đến khoản 11 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP nhưng được Thủ tướng Chính phủ quyết định cho phép được sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

3. Tại khoản 7 Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép sử dụng con dấu là những tổ chức không có trong cơ cấu tổ chức của Bộ, ngành nhưng được cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thành lập và cho phép sử dụng con dấu.

4. Tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập được hiểu là trong trường hợp cơ quan, tổ chức có địa bàn hoạt động trên phạm vi rộng, có trụ sở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở chính, do tính chất công việc và sự cần thiết để điều hành công việc kịp thời thì cơ quan, tổ chức đó có thể đề nghị cơ quan đã thành lập hoặc cấp phép hoạt động cho phép sử dụng thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất.

5. Tại Điều 8 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu là:

5.1. Biểu tượng là biểu trưng trong con dấu được quy định trong Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc biểu tượng của các tổ chức quốc tế được quy định theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia hoặc có mối quan hệ trực tiếp được Nhà nước cho phép.

5.2. Chữ nước ngoài trong nội dung con dấu là tên riêng của cơ quan, tổ chức bằng tiếng nước ngoài được ghi trong quyết định, giấy phép thành lập, giấy phép đặt văn phòng đại diện, giấy phép điều chỉnh và các giá phép khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

II. THỦ TỤC KHẮC DẤU, THỦ TỤC MANG CON DẤU

TỪ NƯỚC NGOÀI VÀO VIỆT NAM SỬ DỤNG VÀ THỦ TỤC

ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG CON DẤU CÓ HÌNH QUỐC HUY HOẶC

CON DẤU CÓ NỘI DUNG NHƯ CON DẤU THỨ NHẤT

A. THỦ TỤC KHẮC DẤU

1. Các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có văn bản thành lập, sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính các cấp của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Việc khắc dấu các chức danh nhà nước quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có công văn đề nghị của Văn phòng Quốc hội, hoặc Văn phòng Chủ tịch nước hoặc Văn phòng Chính phủ.

2. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền. Trường hợp trong quyết định thành lập chưa cho phép sử dụng con dấu thì cơ quan quyết định thành lập phải có văn bản cho phép cơ quan, tổ chức đó được sử dụng con dấu.

3. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp phải có quyết định hoặc giấy phép thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Điều lệ hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đối với hội cấp Trung ương có tổ chức hoạt động trong phạm vi toàn quốc do Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quyết định thành lập là quyết định phê duyệt Điều lệ; hội hoạt động trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập là quyết định phê duyệt Điều lệ; các tổ chức hội thuộc hệ thống các tổ chức hội nói trên phải có quyết định thành lập đúng trình tự pháp lý theo Điều lệ của Hội đã được phê duyệt.

Các tổ chức tôn giáo phải có Điều lệ hoặc Hiến chương đã được chấp thuận bằng văn bản của Ban Tôn giáo Chính phủ hoặc Ban Tôn giáo cấp tỉnh.

Tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học do Bộ Khoa học công nghệ và môi trường hoặc Sở Khoa học công nghệ và môi trường cấp.

Tạp chí, Nhà xuất bản phải có giấy phép hoạt động do Bộ Văn hoá Thông tin hoặc Sở Văn hoá Thông tin cấp.

Các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, phải có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

4. Các tổ chức kinh tế:

4.1. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật hợp tác xã phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện).

4.2. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh.

4.3. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm phải có Quyết định thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép điều chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) hoặc Giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam) do Bộ Tài chính cấp.

4.4. Đối với doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội và các đơn vị thành viên của doanh nghiệp này phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Quyết định thành lập của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4.5. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, ngoài các giấy tờ trên, phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép đặt trụ sở và hoạt động tại địa phương đó.

Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh" phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất, mòn, méo, hỏng phải có công văn của cơ quan, tổ chức dùng dấu nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan Công an khắc lại con dấu. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất phải có thêm xác nhận của cơ quan Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu.

6. Hồ sơ làm thủ tục khắc dấu của các cơ quan, tổ chức phải xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ.

7. Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ cơ quan Công an phải làm thủ tục cấp giấy phép cho cơ quan, tổ chức để khắc dấu.

B. THỦ TỤC MANG CON DẤU TỪ NƯỚC NGOÀI VÀO VIỆT NAM SỬ DỤNG

Cơ quan, tổ chức nước ngoài, trừ cơ quan đại diện ngoại giao, hoạt động tại Việt Nam cần mang con dấu vào Việt Nam sử dụng phải tuân theo quy định sau:

1. Có văn bản đề nghị về việc mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng theo mẫu do Bộ Công an quy định.

2. Văn bản cho phép hoạt động tại Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền cấp (phải xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ).

3. Người làm thủ tục mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải xuất trình Hộ chiếu hoặc Giấy chứng minh nhân dân.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải làm thủ tục cấp "Giấy phép mang con dấu vào nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" cho cơ quan, tổ chức xin phép.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi được phép mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó phải mang Giấy phép và con dấu đến cơ quan Công an cấp tỉnh nơi đóng trụ sở để đăng ký và được cấp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu". Thời hạn sử dụng con dấu được xác định theo thời hạn ghi trong giấy phép hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

C. THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG CON DẤU CÓ HÌNH QUỐC HUY HOẶC CON DẤU CÓ NỘI DUNG NHƯ CON DẤU THỨ NHẤT:

1. Các tổ chức quy định tại khoản 12 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP khi đề nghị được sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải có văn bản gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ phối hợp với Bộ Công an xem xét, để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định bằng văn bản. Sau khi Thủ tướng Chính phủ quyết định, Bộ Công an tiến hành làm thủ tục khắc dấu và quản lý theo quy định.

2. Các cơ quan, tổ chức đề nghị sử dụng thêm con dấu có cùng nội dung như con dấu thứ nhất quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP được thực hiện như sau:

2.1. Đối với những cơ quan, tổ chức đề nghị cho sử dụng con dấu có hình Quốc huy thì phải được Thủ tướng Chính phủ quyết định bằng văn bản.

2.2. Đối với những cơ quan, tổ chức đề nghị cho sử dụng con dấu không có hình Quốc huy thì phải được cơ quan có thẩm quyền quyết định bằng văn bản.

III. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

1. Trách nhiệm cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu:

1.1. Thành lập và cho phép bằng văn bản các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý được sử dụng con dấu;

1.2. Cho phép cơ quan, tổ chức trực thuộc được khắc thêm con dấu có nội dung như con dấu thứ nhất;

1.3. Kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý theo quy định của pháp luật;

1.4. Quyết định bằng văn bản việc thu hồi con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền mình quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu trong các trường hợp cơ quan, tổ chức đó bị giải thể, chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hoặc trong trường hợp phải đình chỉ việc sử dụng con dấu hoặc khi con dấu hết giá trị sử dụng.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu: Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu phải thực hiện các quy định như sau:

2.1. Phải đăng ký con dấu tại cơ quan Công an và phải thông báo mẫu dấu với các cơ quan có liên quan trước khi sử dụng.

2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.

2.3. Con dấu phải để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu cần phải giải quyết công việc ở nơi xa trụ sở cơ quan, tổ chức thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định việc mang dấu ra ngoài và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi cơ quan, tổ chức đó.

2.4. Các cơ quan, tổ chức khi bị mất con dấu, phải trình báo với cơ quan Công an cấp xã nơi xẩy ra mất dấu và cơ quan chủ quản, đồng thời phải báo cáo bằng văn bản và nộp "Giấy Chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" cho cơ quan Công an đã cấp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" đó.

2.5. Trường hợp mất giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản đề nghị và mang con dấu đến cơ quan Công an nơi đã cấp để đăng ký lại.

2.6. Trường hợp con dấu của cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, hỏng hoặc trong trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể tổ chức hoặc kết thúc nhiệm vụ thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải nộp con dấu cũ và "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" cho cơ quan Công an đã cấp; trường hợp khắc lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới sau khi đã nộp con dấu cũ và "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" đã cấp.

3. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu:

3.1. Nội dung kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu;

- Kiểm tra Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu;

- Kiểm tra hiện trạng con dấu đang sử dụng;

- Kiểm tra công tác bảo quản và sử dụng con dấu.

3.2. Việc kiểm tra phải lập thành biên bản theo quy định, ghi rõ kết quả kiểm tra, có xác nhận của thủ trưởng cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức đoàn thể ở Trung ương, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình phối hợp với Bộ Công an và Ban Tổ chức - Các bộ Chính phủ trong công tác quản lý, kiểm tra việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu thuộc trách nhiệm của Bộ, ngành, địa phương mình quản lý theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư này.

2. Bộ Công an có nhiệm vụ sau đây:

2.1. Ban hành văn bản quy định thống nhất mẫu các loại con dấu, việc tổ chức khắc dấu, hệ thống biểu mẫu, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu thống nhất trong cả nước;

2.2. Phối hợp với Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội;

2.3. Phối hợp với Ban Tôn giáo Chính phủ, cơ quan Trung ương các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thống nhất mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức tôn giáo theo quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;

2.4. Chỉ đạo Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổ chức triển khai và thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

3. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có trách nhiệm:

3.1. Thẩm định và xác nhận về loại hình tổ chức của cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu trong trường hợp cần thiết;

3.2. Phối hợp với Bộ Công an trình Thủ tướng Chính phủ quyết định những trường hợp đề nghị được sử dụng con dấu có hình Quốc huy quy định tại khoản 12 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và những trường hợp xin sử dụng con dấu có cùng nội dung như con dấu thứ nhất thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ;

3.3. Phối hợp với Bộ Công an trong hoạt động kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo quy định;

4. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 32/TT-LB ngày 30/12/1993 của Liên Bộ Nội vụ - Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu.