QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định quản lý tài liệu

Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 129/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 05 tháng 9 năm 2014 của Bộ Tài chính - Bộ Nội vụ quy định việc quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;s

Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 842/TTr-SNV ngày 11 tháng 12 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Hồ Quốc Dũng

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỈNH BÌNH ĐỊNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

Quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

(Ban hành kèm theo Quyết định số 54/2015/QĐ-UBND

ngày 25 tháng 12 năm 2015 của UBND tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, sử dụng tài liệu và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này được áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến việc quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

2. Hoạt động Lưu trữ lịch sử là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Tài liệu Lưu trữ lịch sử là tài liệu bảo quản vĩnh viễn có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

4. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.

Điều 4. Thành phần tài liệu phông Lưu trữ tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử

1. Khối tài liệu lưu trữ Hán - Nôm là khối tài liệu thuộc diện quý, hiếm qua các thời kỳ Phong kiến Việt Nam, chủ yếu là của triều Nguyễn, có niên đại vào thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20.

2. Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cách mạng từ năm 1975 trở về trước (gọi tắt là tài liệu UBND cách mạng).

3. Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính quyền tay sai của Mỹ - Ngụy ở Bình Định từ năm 1958 - 1975.

4. Khối tài liệu lưu trữ hình thành trong thời kỳ hợp nhất hai tỉnh Bình Định - Quảng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình 1976 - 1989.

5. Khối tài liệu lưu trữ hình thành của các cơ quan, tổ chức thời kỳ chia tách tỉnh Nghĩa Bình thành hai tỉnh riêng biệt: Bình Định và Quảng Ngãi, từ năm 1990 đến nay.

6. Khối tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật xây dựng các công trình trọng điểm của tỉnh Bình Định từ năm 1990 đến nay.

7. Khối tài liệu địa giới hành chính tỉnh Bình Định và Nghĩa Bình.

8. Khối tài liệu thủy văn, thủy lực, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vật và tài nguyên môi trường.

9. Khối tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh.

10. Khối lượng hồ sơ đi B của cán bộ tỉnh Bình Định từ năm 1959 - 1975.

Điều 5. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật Công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Điều 6. Quản lý tài liệu Nghe - Nhìn

Tài liệu Nghe - Nhìn (bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình) là nguồn sử liệu quan trọng của Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc nghiên cứu lịch sử của địa phương có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu mà nó mang tin, được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

Điều 7. Quản lý tài liệu công an, quốc phòng

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của ngành công an, quốc phòng có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.

Điều 8. Quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đối với tỉnh Bình Định; cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có trách nhiệm sưu tầm, thu thập, xác minh nguồn gốc, đề xuất việc chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định.

Điều 9. Số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh phải được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (tài liệu giấy, tài liệu khoa học kỷ thuật, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, ghi âm…) sang chuẩn dữ liệu số trên phương tiện điện tử nhằm bảo hiểm tài liệu gốc, tạo khả năng truy cập và bảo quản, sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

2. Tài liệu được số hóa từ tài liệu Lưu trữ lịch sử không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

Điều 10. Kinh phí đầu tư cho hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:

a. Ngân sách nhà nước;

b. Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Những công việc được đầu tư kinh phí bao gồm:

a. Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b. Mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử;

c. Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh;

d. Mua tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ và của các tổ chức khác có giá trị lưu trữ lịch sử;

đ. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

e. Thực hiện kỹ thuật bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử;

g. Tu bổ, phục chế tài liệu Lưu trữ lịch sử;

h. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu Lưu trữ lịch sử;

i. Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu Lưu trữ lịch sử;

k. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác Lưu trữ lịch sử.

Chương II

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Điều 11. Nguyên tắc quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh do UBND tỉnh thống nhất quản lý tài liệu phông UBND tỉnh Bình Định.

2. Hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

3. Tài liệu phông lưu trữ tỉnh Bình Định được Nhà nước thống kê theo quy định.

Điều 12. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm:

1. Trình UBND tỉnh ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và chuẩn bị tài liệu nộp lưu.

3. Tổ chức thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.

Điều 13. Chỉnh lý tài liệu

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu: Phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản; hoàn thiện và hệ thống hóa hồ sơ; có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 14. Xác định giá trị tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn bảo quản dưới 70 năm theo quy định của pháp luật.

2. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

3. Chủ tịch UBND tỉnh là người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 15. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu cấp tỉnh và cấp huyện có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

Điều 16. Bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu Lưu trữ lịch sử phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh.

2. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật.

3. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Điều 17. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác và sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử phải nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 18. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử thuộc Phông Lưu trữ UBND tỉnh Bình Định

1. Chủ tịch UBND tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử đối với tài liệu sử dụng rộng rãi và quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.

Điều 19. Trách nhiệm quản lý về tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Chủ tịch UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ và tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ và chỉ đạo việc quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

4. UBND các huyện, thị xã, thành phố trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ địa phương.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Trách nhiệm thực hiện

1. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quy định này.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm phổ biến, chỉ đạo, tổ chức triển khai việc thực hiện Quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.