QUYẾT ĐỊNH

Phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh.

_____________

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 872/TTr-STP-BTTP ngày 31 tháng 3 năm 2008, số 1656/STP-BTTP ngày 03 tháng 6 năm 2008 và của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 273/TTr-SNV ngày 12 tháng 5 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 (mười) ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cục trưởng Cục Thuế thành phố, Thủ trưởng các sở - ngành thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận - huyện, phường – xã, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Văn phòng Chính phủ;

- Bộ Tư pháp;

- Cục Kiểm tra văn bản – Bộ Tư pháp;

- Thường trực Thành ủy;

- Đoàn Đại biểu quốc hội TP;

- Thường trực Hội đồng nhân dân TP;

- Thường trực UBND/TP;

- Ủy ban MTTQ và các Đoàn thể TP;

- VPHĐ-UB: các PVP;

- Trung tâm Công báo TP;

- P.PCNC (NC:2b, PC:01b);

- Lưu: VT,(NC/P) TV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC

Nguyễn Thành Tài

ĐỀ ÁN

PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

(Ban hành kèm theo Quyết định số 60/2008/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)

Phần 1.

CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Luật Công chứng được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2007.

Điểm a khoản 5 Điều 11 Luật Công chứng quy định Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có các nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng nhu cầu công chứng hoặc tổ chức, cá nhân.

2. Khoản 1 và 4 Điều 2 Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng quy định Sở Tư pháp xây dựng Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt.

II. YÊU CẦU THỰC TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm kinh tế - văn hóa – khoa học kỹ thuật với dân số lên đến 8 triệu người. Nhu cầu thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế … tại thành phố là rất cao và sẽ gia tăng hơn nữa. Điều này tất yếu dẫn đến nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn thành phố ngày càng tăng cao. Theo số liệu thống kê, từ năm 2004 đến nay, trung bình lượng việc công chứng tại thành phố năm sau cao hơn năm trước từ 15% đến 20%. Đặc biệt năm 2007, số lượng hợp đồng, giao dịch về bất động sản tại thành phố tăng 33% so với năm 2006. Bên cạnh sự gia tăng về số lượng yêu cầu công chứng, tính đa dạng, phức tạp và yếu tố mới trong các hợp đồng, giao dịch cũng phát sinh nhiều tại thành phố Hồ Chí Minh so với các địa phương khác nên áp lực đối với hoạt động công chứng càng gia tăng, đòi hỏi cơ quan quản lý nhà nước cũng như tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên phải có sự đầu tư nhiều và sâu hơn cho hoạt động này.

Bên cạnh đó, từ giữa năm 2007, việc thực hiện quy định về xóa địa hạt công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản của Luật Công chứng tại thành phố trong thời gian qua cho thấy có sự thay đổi về phân bổ nhu cầu công chứng. Yêu cầu công chứng có xu hướng tập trung nhiều vào các khu vực đông dân, có nhiều tổ chức kinh doanh các ngành nghề như tài chính – ngân hàng, bất động sản, Luật sư … (như các quận trung tâm thành phố) và những khu vực có tốc độ đô thị hóa cao (như khu vực quận 2, 7, 12 …). Tình hình này đặt ra cho cơ quan quản lý nhà nước các yêu cầu mới trong công tác quản lý và định hướng hoạt động công chứng, bảo đảm đáp ứng được yêu cầu công chứng của các khu vực có yêu cầu cao, nhưng đồng thời có sự quan tâm phù hợp đến phục vụ người dân và phát triển hoạt động công chứng ở vùng sâu, vùng xa của thành phố.

Để thực hiện các quy định pháp luật, thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm 2020, đồng thời nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của thành phố Hồ Chí Minh, chính quyền thành phố chủ động định hướng phát triển hoạt động công chứng một cách phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức, phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển của thành phố. Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh là căn cứ pháp lý để giúp chính quyền thành phố thực hiện tốt nhiệm vụ này. Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Đề án) xác định mục tiêu, các nguyên tắc và định hướng phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố, quy định về lộ trình và mạng lưới phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh với những bước đi, giải pháp khả thi, phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố trong từng giai đoạn.

Phần 2.

MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

I. MỤC TIÊU

1. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo một mạng lưới gắn kết với địa bàn dân cư trên toàn thành phố nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức và thực hiện quy định pháp luật về công chứng, đảm bảo và tăng cường an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, phục vụ hiệu quả cho quá trình xây dựng và phát triển thành phố Hồ Chí Minh.

2. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải đi đôi với tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng. Việc xã hội hóa hoạt động công chứng – một hoạt động đặc biệt, gắn liền với quyền lực nhà nước – phải có bước đi phù hợp, theo quy hoạch và lộ trình cụ thể nhằm bảo đảm cho sự phát triển hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố đạt hiệu quả cao, đúng với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và định hướng phát triển chung của thành phố.

II. NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

1. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố theo quy hoạch và lộ trình phù hợp với từng khu vực và từng giai đoạn.

2. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao.

3. Nhà nước bảo đảm đáp ứng yêu cầu công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn đồng thời có biện pháp khuyến khích xã hội hóa hoạt động công chứng tại các khu vực này.

4. Ưu tiên phát triển Văn phòng công chứng có đội ngũ nhân sự lành nghề, am hiểu pháp luật, có cơ sở vật chất thuận lợi cho việc tiếp dân và bảo đảm lưu trữ tốt, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng.

Phần 3.

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN MẠNG LƯỚI TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

1. Định hướng chung về phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh

Ổn định và tập trung hoàn thiện, nâng cao chất lượng hoạt động của các Phòng Công chứng hiện có. Trong giai đoạn đầu thực hiện Đề án (2008 – 2010), có thể thành lập thêm chi nhánh Phòng Công chứng tại các khu vực chưa có Văn phòng công chứng để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức. Trong các giai đoạn sau (từ năm 2010), ổn định số lượng và nâng cao chất lượng công chứng tại các Phòng Công chứng, tiến tới chuyển đổi, xã hội hóa các Phòng Công chứng.

Phát triển Văn phòng công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao và có điều kiện thuận lợi để thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, đồng thời có các biện pháp khuyến khích phát triển Văn phòng công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn. Phát triển của Văn phòng công chứng theo quy hoạch và lộ trình của thành phố, xây dựng một mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng gắn với địa bàn dân cư để phục vụ dân một cách tiện lợi, kịp thời.

2. Quy hoạch mạng lưới phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo khu vực

Để thực hiện được các mục tiêu và nguyên tắc phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã nêu ở trên, quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng được xây dựng trên các cơ sở: diện tích và phân bố dân cư, phân bố các ngành nghề kinh doanh có yêu cầu công chứng cao (tài chính – ngân hàng, bất động sản, Luật sư), dự báo tốc độ phát triển và nhu cầu công chứng của từng khu vực.

Thành phố Hồ Chí Minh được quy hoạch thành 06 khu vực phát triển tổ chức hành nghề công chứng:

- Khu vực 1: gồm các quận 1, 3, Bình Thạnh và Phú Nhuận;

- Khu vực 2: gồm các quận 4, 5, 6, 7, 8, 11 và huyện Bình Chánh;

- Khu vực 3: gồm các quận 10, 12, Bình Tân, Gò Vấp, Tân Bình và Tân Phú;

- Khu vực 4: gồm các quận 2, 9 và Thủ Đức;

- Khu vực 5: gồm các huyện Cần Giờ và Nhà Bè;

- Khu vực 6: gồm các huyện Hóc Môn và Củ Chi.

Thành phố tập trung phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực 1, 2, 3 và 4; có chính sách khuyến khích phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực 5 và 6.

II. LỘ TRÌNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Căn cứ vào nhu cầu công chứng và yêu cầu quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố thực hiện theo lộ trình 03 giai đoạn như sau:

1. Giai đoạn 1 (tư năm 2008 đến năm 2010): Tập trung xây dựng và hoàn chỉnh quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng; phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao để đáp ứng nhu cầu của người dân, đồng thời có biện pháp khuyến khích phù hợp để xây dựng nền tảng cho việc xã hội hóa hoạt động công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn.

Trong giai đoạn 1, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng và Phòng Công chứng) tại thành phố là từ 13 đến 19 tổ chức. Trong đó, giữ nguyên số lượng các Phòng Công chứng hiện có, củng cố, nâng cao chất lượng công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ nhân dân tại các Phòng Công chứng. Đối với Văn phòng công chứng: trong năm 2008 – 2009 thành lập từ 4 đến 6 Văn phòng công chứng, 2009 – 2010 thành lập từ 6 đến 8 Văn phòng công chứng.

Phân bổ cụ thể như sau:

- Khu vực 1:

+ Đối với Phòng Công chứng: giữ nguyên số lượng 02 Phòng Công chứng hiện có (Phòng Công chứng số 1 và số 6), nâng cao chất lượng công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ nhân dân. Xây dựng mới trụ sở Phòng Công chứng số 6.

+ Đối với Văn phòng công chứng: thành lập từ 1 đến 4 Văn phòng công chứng.

- Khu vực 2:

+ Đối với Phòng Công chứng: giữ nguyên số lượng 02 Phòng Công chứng hiện có (Phòng Công chứng số 2 và số 7), nâng cao chất lượng hoạt động công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ nhân dân. Xây dựng mới trụ sở Phòng Công chứng số 7 và cải tạo cơ sở vật chất Phòng Công chứng số 2.

+ Đối với Văn phòng Công chứng: thành lập từ 1 đến 2 Văn phòng Công chứng.

- Khu vực 3:

+ Đối với Phòng Công chứng: giữ nguyên 02 Phòng Công chứng hiện có (Phòng Công chứng số 4 và số 5), nâng cao chất lượng hoạt động công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ nhân dân. Xây dựng mới trụ sở Phòng Công chứng số 4.

+ Đối với Văn phòng Công chứng: thành lập 1 đến 2 Văn phòng Công chứng.

- Khu vực 4:

+ Đối với Phòng Công chứng: giữ nguyên 01 Phòng Công chứng hiện có (Phòng Công chứng số 3), nâng cao chất lượng hoạt động công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ nhân dân. Cải tạo cơ sở vật chất của Phòng Công chứng số 3.

+ Đối với Văn phòng công chứng: thành lập 01 đến 2 Văn phòng công chứng.

- Khu vực 5:

+ Đối với Phòng Công chứng: có thể thành lập thêm 01 chi nhánh Phòng Công chứng.

+ Đối với Văn phòng công chứng: thành lập 01 Văn phòng công chứng.

- Khu vực 6:

- Đối với phòng Công chứng: có thể thành lập thêm 01 chi nhánh Phòng Công chứng.

+ Đối với Văn phòng công chứng: thành lập 01 Văn phòng công chứng.

2. Giai đoạn 2 (từ năm 2010 đến năm 2015): Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng, đặc biệt là đối với Văn phòng công chứng; phát triển thêm một số Văn phòng công chứng tại các khu vực có yêu cầu và phù hợp với định hướng của thành phố; duy trì, ổn định các Phòng Công chứng hiện có, cải tạo cơ sở vật chất Phòng Công chứng số 1, xây dựng mới trụ sở Phòng Công chứng số 3 và số 5.

3. Giai đoạn 3 (sau năm 2015): Phát triển thêm các Văn phòng công chứng tại các khu vực có yêu cầu và phù hợp với định hướng của thành phố; tổ chức lại các Phòng Công chứng ở khu vực mà Văn phòng công chứng đã hoạt động hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công chứng của khu vực và yêu cầu quản lý nhà nước.

III. THÀNH LẬP VÀ ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật. Hoạt động của Văn phòng công chứng phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật, bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, an toàn pháp lý trong thực hiện yêu cầu công chứng của người dân và an ninh trật tự xã hội.

1. Trụ sở Văn phòng công chứng và lưu trữ hồ sơ tại Văn phòng công chứng:

a) Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và bảo đảm về diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, bảo đảm điều kiện cho việc tiếp dân và giải quyết hồ sơ của người yêu cầu công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng, bảo đảm phòng cháy, chữa cháy, trật tự giao thông đường bộ và trật tự đô thị theo quy định pháp luật;

b) Việc lưu trữ hồ sơ tại Văn phòng công chứng phải do người đã được đào tạo chuyên môn về công tác lưu trữ thực hiện.

2. Thành lập Văn phòng công chứng:

a) Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải nộp hai bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp thành phố.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm có:

- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

- Bản sao quyết định bổ nhiệm và thẻ công chứng viên của công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

Đề án thành lập Văn phòng công chứng phải nêu rõ các vấn đề sau:

1. Sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng: chứng minh được sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng công chứng đối với khu vực đó và các khu vực lân cận.

2. Về tổ chức và nhân sự của Văn phòng công chứng, nêu rõ các nội dung sau:

+ Loại hình Văn phòng công chứng;

+ Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên của công chứng viên thành lập;

+ Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề Luật sư của công chứng viên thành lập và các công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng (đối với công chứng viên là Luật sư);

+ Các thành viên góp vốn, phần vốn góp và tiến độ góp vốn (đối với công ty hợp danh);

+ Dự kiến tên gọi và tên giao dịch của Văn phòng công chứng;

+ Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng, nêu rõ số lượng, trình độ và kinh nghiệm của công chứng viên, nhân viên lưu trữ và các nhân viên khác;

+ Các dự kiến khác về tổ chức và nhân sự.

3. Về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng, cần nêu rõ các nội dung sau:

+ Trụ sở: dự kiến địa điểm đặt trụ sở, tổng diện tích (nếu sử dụng một phần nhà riêng phải nêu rõ diện tích và vị trí của phần diện tích mà Văn phòng công chứng sử dụng), các diện tích dự kiến sử dụng để tiếp dân, làm việc, lưu trữ, nơi để xe của khách và của nhân viên Văn phòng, điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông;

+ Điều kiện và phương hướng áp dụng công nghệ thông tin;

+ Cơ sở vật chất khác.

4. Kế hoạch triển khai hoạt động hoặc Văn phòng công chứng:

+ Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng;

+ Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động;

+ Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng;

+ Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ và quy trình lưu trữ hồ sơ;

+ Các vấn đề khác liên quan đến việc triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng.

b) Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải do công chứng viên thành lập ký tên. Đối với Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thì tất cả các công chứng viên thành lập đều phải ký tên trong Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) trực tiếp nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp thành phố. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác nộp thay phải có ủy quyền bằng văn bản theo quy định của pháp luật.

c) Trong thời hạn hai mươi ngày từ ngày nhận được văn bản tham mưu của Giám đốc Sở Tư pháp và hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng bằng văn bản.

d) Sở Tư pháp thành phố giúp Ủy ban nhân dân thành phố;

- Hướng dẫn thủ tục thành lập Văn phòng công chứng;

- Tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định;

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố việc cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng trên cơ sở xem xét đánh giá hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng phù hợp với quy định pháp luật và Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh. Thời hạn xem xét đề xuất cho Ủy ban nhân dân thành phố là mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

- Trao quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng cho công chứng viên thành lập;

- Lưu trữ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

3. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

a) Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, công chứng viên thành lập (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) Văn phòng công chứng phải nộp một bộ hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp thành phố. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác nộp thay phải có uỷ quyền bằng văn bản theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng gồm có:

- Đơn đề nghị đăng ký hoạt động do công chứng viên thành lập (hoặc các công chứng viên thành lập) ký tên;

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng;

- Hợp đồng ký quỹ;

- Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật và giấy tờ chứng minh các điều kiện hoạt động đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

b) Theo quy định tại khoản 7 Điều 32 Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình. Tuy nhiên, hiện nay chưa có quy định cụ thể về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên như mức mua bảo hiểm tối thiểu, thời điểm mua bảo hiểm … Do đó, trong thời gian chờ quy định của cơ quan có thẩm quyền, để bảo đảm nghĩa vụ bồi thường thiệt hại có thể xảy ra do lỗi của công chứng viên, bảo vệ quyền lợi của người dân khi yêu cầu công chứng và tăng cường an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch được công chứng, Văn phòng công chứng phải ký quỹ tại một ngân hàng trước khi đăng ký hoạt động.

Số tiền ký quỹ tối thiểu là 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng) đối với một công chứng viên và phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của công chứng viên tại Văn phòng công chứng. Việc ký quỹ này sẽ được hủy bỏ khi có quy định của cơ quan có thẩm quyền về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.

Tiền ký quỹ chỉ được rút để sử dụng vào mục đích bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của Văn phòng công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng.

c) Sở Tư pháp thành phố thực hiện việc đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định, có trách nhiệm, quyền hạn:

- Hướng dẫn Văn phòng công chứng lập hồ sơ đăng ký hoạt động theo quy định;

- Yêu cầu ngân hàng nơi Văn phòng công chứng ký quỹ phong tỏa tài khoản ký quỹ để bảo đảm trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định;

- Trên cơ sở quy định pháp luật và Đề án thành lập Văn phòng công chứng, kiểm tra các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, lưu trữ và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật trước khi thực hiện việc đăng ký.

4. Lĩnh vực hành nghề của tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng, soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

5. Lệ phí đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Khi đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải nộp lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

6. Phí công chứng

Trong thời gian chưa có quy định của cơ quan có thẩm quyền về phí công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng) thu phí công chứng theo mức thu lệ phí công chứng quy định tại Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21 tháng 11 năm 2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực.

7. Chế độ tài chính của các tổ chức hành nghề công chứng

a) Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Chế độ tài chính của Phòng Công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật về đơn vị sự nghiệp và các quy định khác có liên quan;

b) Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

c) Các tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.

Phần 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

a) Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh;

c) Giúp Ủy ban nhân dân thành phố đôn đốc thực hiện Đề án; tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố kết quả việc thực hiện Đề án; tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố điều chỉnh, bổ sung Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh;

d) Sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh trong từng giai đoạn;

đ) Tham mưu cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố ban hành văn bản quy phạp pháp luật để triển khai thực hiện Luật Công chứng và Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh;

e) Giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố, có nhiệm vụ, quyền hạn:

- Chủ trì việc tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố các biện pháp hỗ trợ, phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố, các biện pháp bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc ban đầu cho Phòng Công chứng;

- Giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng tại thành phố gửi Bộ Tư pháp;

- Thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng;

- Đẩy mạnh, tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra theo định kỳ và đột xuất, công tác xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định hoặc theo ủy quyền;

- Yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan có liên quan của thành phố hướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.

2. Trách nhiệm của Sở Tài chính

a) Phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng dự toán và cấp phát kinh phí xây dựng và thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng và hướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

3. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư và Cục Thuế thành phố

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng và hướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Trách nhiệm của các sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn:

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh và hướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

5. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

Thực hiện việc đề nghị thành lập, đăng ký hoạt động, đăng ký mã số thuế, làm thủ tục khắc dấu, lập các loại sổ sách, hoạt động và thực hiện các nghĩa vụ theo đúng quy định pháp luật và Đề án này;

Trong quá trình thực hiện Đề án, Sở Tư pháp tập hợp những khó khăn, vướng mắc và đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.