CHỈ THỊ CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Về việc triển khai thực hiệnnghịquyết 38/CP của Chính phủ về cải cách một bước thủtục hành chính

trong việc giải quyết công việc củacông dân và tổ chức trong lĩnh vực công chứng

Ngày 4 tháng 5 năm 1994Chính phủ đã ra Nghị quyết số 38/CP " Về cảI cáchmột bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết côngviệc của công dân và tổ chức", trong đó lĩnh vựccông chứng cũng được coi là một trong những lĩnh vựctrọng tâm cần được soát xét về thủ tục hành chínhvà lệ phí.

Thực hiện Nghị định45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 của Hội đồng Bộtrưởng (nay là Chính phủ) về tổ chức và hoạt độngcông chứng Nhà nước, với sự quan tâm chỉ đạo của cáccấp chính quyền, công tác công chứng đã đạt đượcnhững kết quả bước đầu quan trọng, đáp ứng một phầnyêu cầu công chứng của công dân và tổ chức, tuy nhiênnhìn chung, công tác cong chứng vẫn còn nhiều mặt chưatheo kịp nhu cầu của sự phát triển kinh tế, xã hội. Ởmột số địa phương trong khi giải quyết các yêu cầucông chứng của công dân và tổ chức đã để dân phảichờ đợi lâu, không giải thích rõ lý do từ chối côngchứng, chưa niêm yết công khai thủ tục giải quyết từngviệc công chứng, chưa niêm yết công khai thủ tục giảiquyết từng việc chứng và mức thu lệ phí công chứng,một số trường hợp chứng nhận chưa bảo đảm tính xácthực theo quy định của pháp luật mà dư luận đang rấtquan tâm, đòi hỏi giải quyết.

Để triển khai tực hiệnNghị quyết 38/CP của chính phủ trong lĩnh vực côngchứng, tiếp theo Chỉ thị số 984/PLHSHC, Bộ Tư pháp yêucầu các đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng Phòngcông chứng Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương thực hiện các việc sau đây:

1. Củng cố và kiện toàntổ chức công chứng:

Giám đốc Sở Tư pháp báocáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương có biện pháp kịp thời kiện toàn tổ công chứngtại địa phương, đảm bảo phục vụ nhanh chóng, kịpthời, thuận tiện và đúng pháp luật các yêu cầu côngchứng của công dân và tổ chức, cụ thể là:

- Đối với các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương có khối lượng công việccông chứng nhiều và đủ các điều kiện cần thiết, nhấtlà ở những nơI địa bàn rộng, dân cư đông như thànhphố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Nam- Đà Nẵng..., cần xúc tiến ngay việc thành lập thêmcác phòng công chứng Nhà nước;

- Đối với phòng công chứngNhà nước hiện có tại địa phương mà chưa có đủ sốlượng Công chứng viên để bảo đảm thực hiện côngchứng kịp thời, thì Trưởng phòng công chứng Nhà nướcđề nghị Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm Côngchứng viên. Thủ tục bổ nhiệm được tiến hành theo quyđịnh tại Thông tư số 276 – TT/CC ngày 20 tháng 4năm 1991 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về tổ chức và quảnlý công chứng Nhà nước;

Đối với phòng công chứngNhà nước chưa có Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòngthì Giám đốc Sở Tư pháp cần lựa chọn trong số cácCông chứng viên để làm thủ tục bổ nhiệm;

- Giám đốc Sở Tư pháp cónhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương quản lý nghiệp vụ đối với các PhòngCông chứng Nhà nước;

- Chấn chỉnh tổ chức côngtác công chứng tạI Uỷ ban nhân dân huyện; hướng dẫchuyên môn, nghiệp vụ đối với người được giao thựchiện công chứng của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Giám đốc Sở Tư pháp cầnphảI tăng cường giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương tiến hàng thường xuyên công táckiểm tra hoạt động công chứng đối với Phòng Côngchứng Nhà nước và Uỷ ban nhân dân huyện được giaothực hiện công chứng;

- Kiến nghị với Uỷ ban nhândân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm, tạođIều kiệnvề cơ sở vật chất để bảo đảm phục vụ tốtcông tác công chứng tạI địa phương.

2. Đổi mới lề lối làmviệc:

- Tất cả các loại hồ sơ,văn bản đã được công chứng và sổ công chứng phảiđược lưu trữ bảo quản đầy đủ, chặt chẽ, lâu dàitại Phòng công chứng Nhà nước, nơI đã giải quyết yêucầu công chứng đó;

- Tại trụ sở Phòng côngchứng Nhà nước hoặc nơi tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ đểthực hiện việc công chứng của Uỷ ban nhân dân huyệnphải niêm yết công khai ngày, giờ làm việc công chứng,phải bố trí ghế ngồi chu đáo tránh việc nhân dânđứng ngồi lộn xộn, gặp đâu ngồi đấy;

- Những việc công chứng đãcó đủ hồ sơ, thủ tục thì phảI giảI quyết kịp thời,đúng quy định của pháp luật, không được trì hoãndưới bất kỳ lý do nào; những việc công chứng khôngthực hiện được ngay trong ngày phảI có giấy hẹn thờigian giảI quyết; tránh việc để nhân dân chầu chục hànggiờ, hàng buổi hoặc phảI xếp hàng dàI chỉ để đếnlượt mình được chứng nhận;

- Những yêu cầu công chứngcủa công dân và tổ chức mà thủ tục, giấy tờ còn chưađủ hoặc Công chứng viên và những người được giaothực hiện công chứng của Uỷ ban nhân dân huyện từ chốikhông thực hiện công chứng thì cần được giảI thích,hướng dẫn cụ thể và nói rõ lý do để công dân vàđạI diện các tổ chức không phảI đI lạI nhiều lân,lamg mất thời gian, công sức, tiền bạc;

- Công chức viên và thànhviên Uỷ ban nhân dân huyện được giao thực hiện côngchứng cũng như cán bộ Tư pháp chuyên giúp nghiệp vụcông chứn, khi tiếp xúc, nhận hồ sơ và thực hiện cácyêu cầu công chứng của công dân và tổ chức phảI cóthái độ hoà nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọngnhân dân;

- Các công chứng viên phảiđeo thẻ công chứng viên trong khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Về lệ phí công chứng:

Tại trụ sở Phòng công chứng Nhà nước vànơi tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ yêu cầu thực hiện việccông chứng của Uỷ ban nhân dân huyện phải niêm yếtcông khai mức thu lệ phí công chứng đã được quy địnhtại Thông tư Liên Bộ Tài chính – Tư pháp số 84-TT/LB ngày 18 tháng 12 năm 1992 " Quy định chế độthu lệ phí công chứng" để các đương sự đựơcbiết và thực hiện. Các địa phương không được tuỳtiện đặt ra các khoản lệ phí trái với quy định tạicác Thông tư Liên Bộ nêu trên.

Yêu cầu các đồng chí Giámđốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng công chứng Nhà nướcbáo cáo Bộ trước ngày 15 tháng 9 năm 1994 và kết quảtriển khai thực hiện Chỉ thị này, đồng thời nêu rõnhững trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng,mức thu lệ phí công chứng bất hợp lý, đang là trởngại cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị khác, gâyphiền hà cho nhân dân mà cần phải sửa đổi, bổ sunghoặc bãi bỏ cho phù hợp./.