THÔNG TƯ

Ban hành và hướng dẫn sử dụng một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại

________________

Căn cứ Nghị định số 22/2017/NĐ-CP ngày 24 tháng 2 năm 2017 của Chính phủ về hòa giải thương mại;

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành và hướng dẫn sử dụng một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này ban hành và hướng dẫn sử dụng một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại (sau đây gọi chung là biểu mẫu).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với hòa giải viên thương mại; Trung tâm hòa giải thương mại, chi nhánh, văn phòng đại diện của Trung tâm hòa giải thương mại; Trung tâm trọng tài thực hiện hoạt động hòa giải thương mại; tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam, chi nhánh, văn phòng đại diện tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan quản lý nhà nước về hòa giải thương mại và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 3. Các biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư

1. Ban hành 24 biểu mẫu với ký hiệu theo danh mục dưới đây:

STT

Tên biểu mẫu

Ký hiệu

1.

Giấy đề nghị đăng ký làm hòa giải viên thương mại vụ việc

Mẫu số 01/TP-HGTM

2.

Giấy đề nghị thành lập Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 02/TP-HGTM

3.

Giấy đề nghị bổ sung hoạt động hòa giải thương mại cho Trung tâm trọng tài

Mẫu số 03/TP-HGTM

4.

Giấy đề nghị đăng ký hoạt động Trung tâm hòa giải thương mại/chi nhánh Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 04/TP-HGTM

5.

Giấy đăng ký hoạt động của Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 05/TP-HGTM

6.

Giấy đăng ký hoạt động chi nhánh của Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 06/TP-HGTM

7.

Giấy đề nghị thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở của Trung tâm hòa giải thương mại từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác

Mẫu số 07/TP-HGTM

8.

Giấy đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập của Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 08/TP-HGTM

9.

Giấy đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Trung tâm hòa giải thương mại/Chi nhánh Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 09/TP-HGTM

10.

Giấy đề nghị thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 10/TP-HGTM

11.

Giấy đề nghị đăng ký hoạt động của chi nhánh tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 11/TP-HGTM

12.

Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 12/TP-HGTM

13.

Giấy đề nghị thay đổi tên gọi,Trưởng chi nhánh, địa chỉ trụ sở của chi nhánh tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam từ tỉnh thành phố trực thuộc trung ương này, sang tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác

Mẫu số 13/TP-HGTM

14.

Thông báo thay đổi tên gọi, Trưởng văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở từ tỉnh thành phố trực thuộc trung ương này, sang tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác của văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 14/TP-HGTM

15.

Giấy đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập chi nhánh/ văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 15/TP-HGTM

16.

Giấy đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động chi nhánh của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 16/TP-HGTM

17.

Báo cáo của tổ chức hòa giải thương mại về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại

Mẫu số 17/TP-HGTM

18.

Báo cáo của chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại

Mẫu số 18/TP-HGTM

19.

Thông báo chấm dứt hoạt động của Trung tâm hòa giải thương mại/chi nhánh/văn phòng đại diện của Trung tâm hòa giải thương mại

Mẫu số 19/TP-HGTM

20.

Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Mẫu số 20/TP-HGTM

21.

Danh sách hòa giải viên thương mại gửi Bộ Tư pháp công bố

Mẫu số 21/TP-HGTM

22.

Sổ theo dõi hoạt động hòa giải thương mại

Mẫu số 22/TP-HGTM

23.

Sổ theo dõi hòa giải viên thương mại

Mẫu số 23/TP-HGTM

24.

Sổ theo dõi thù lao hòa giải thương mại

Mẫu số 24/TP-HGTM

2. Các loại biểu mẫu quy định tại khoản 1 Điều này được thiết kế để sử dụng trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm); biểu mẫu sổ có thể được thiết kế trên khổ giấy A3 (297 mm x 420 mm).

Điều 4. Nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu, lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách

1.Việc sử dụng các loại biểu mẫu quy định tại khoản 1 Điều 3 của Thông tư này phải đảm bảo đúng quy cách, phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu trong biểu mẫu.

2. Việc sử dụng sổ đảm bảo điều kiện sau:

a) Các loại sổ được mở theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ; người đứng đầu tổ chức hòa giải thương mại ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu;

b) Sổ phải ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, có số trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng;

c) Số phải được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm; trong trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác, thì phải lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi từ số 01;

d) Sổ có thể được ghi bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định tại khoản 1,2,3 của Điều này và phải đảm bảo tra cứu được.

3. Việc lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.

Điều 5. Chế độ báo cáo

Hàng năm, tổ chức hòa giải thương mại, chi nhánh, văn phòng đại diện tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam thực hiện việc báo cáo về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại cho Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở của tổ chức hòa giải thương mại, chi nhánh, văn phòng đại diện tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam theo mẫu số 17/TP-HGTM, mẫu số 18/TP-HGTM ban hành kèm theo Thông tư này. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15/11 hàng năm. Báo cáo năm được tính từ ngày 01/1 đến ngày 31/12. Số liệu thực tế được lấy từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 10 hàng năm; số liệu ước tính được lấy từ ngày 01 tháng 11 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Điều 6. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2018.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Giám đốc các Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời bằng văn bản về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, hướng dẫn bổ sung./.