THÔNG TƯ

Hướng dẫn thực hiện thống nhất quản lý tài chính các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

________________________________

Thi hành Điều 14 Nghị định số 183/CP ngày 18/11/1994 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài; để củng cố công tác quản lý tài chính tăng cường trách nhiệm và tạo điều kiện cho người đứng đầu cơ quan đại diện thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp và tài sản của Nhà nước Việt Nam hiện có ở nước ngoài một cách có hiệu quả, đúng nguyên tắc chế độ tài chính hiện hành.

Sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Ngoại giao và các Bộ, ngành có liên quan, Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn những việc cần tiến hành ở trong và ngoài nước để thực hiện thống nhất quản lý tài chính đối với cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ và cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (dưới đây gọi là cơ quan đại diện) như sau:

I. PHẠM VI ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Thông tư này được áp dụng đối với:

- Cơ quan đại diện ngoại giao nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài gồm:

Phái đoàn đại diện tại tổ chức quốc tế, liên Chính phủ;

Cơ quan lãnh sự;

- Các bộ phận công tác đại diện các Bộ, ngành trong nước: đại diện kinh tế thương mại, tuỳ viên quân sự, cơ quan tham tán kinh tế văn hoá, quản lý lao động (gọi tắt là các bộ phận công tác đại diện).

2. Thông tư này không áp dụng đối với:

- Cơ quan thông tấn báo chí, truyền hình Việt Nam.

- Các cơ quan đại diện của các tổ chức doanh nghiệp Việt Nam.

II. VỀ THỐNG NHẤT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

1. Từ năm 1997 trở đi, Bộ Tài chính không cấp kinh phí trực tiếp cho từng bộ phận công tác đại diện mà thực hiện từ khâu lập dự toán đến cấp phát, quyết toán với cơ quan đại diện qua Bộ Ngoại giao theo quy định tại Điều 14 Nghị định 183/CP nói trên.

a) Cơ quan đại diện là đơn vị dự toán ngân sách thuộc Bộ Ngoại giao có trách nhiệm lập dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách theo chế độ hiện hành về quản lý ngân sách nhà nước.

b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trước Chính phủ về việc quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trong quá trình xem xét tổng hợp dự toán thu chi hàng năm, xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán hàng năm của các cơ quan đại diện, Bộ Ngoại giao phối hợp với các Bộ, ngành liên quan nhằm xem xét mức kinh phí hợp lý, đảm bảo sử dụng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công việc của các bộ phận công tác chuyên ngành cũng như của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

2. Về quản lý tài sản (bao gồm máy móc trang thiết bị phục vụ công tác, sinh hoạt) và bất động sản:

Các bộ phận công tác hiện đang quản lý, sử dụng tài sản có nguồn gốc mua sắm hoặc thuê bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và tài sản do các tổ chức, cá nhân trong, ngoài nước tặng biếu đã trở thành sở hữu công có trách nhiệm cùng với cơ quan đại diện tiến hành kiểm kê, lập bản kê cùng giấy tờ, chứng từ gốc và sổ sách theo dõi để bản giao cho cơ quan đại diện tiếp tục quản lý điều hành sử dụng theo chế độ hiện hành.

III. VỀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN BÀN GIAO VÀ GIẢI QUYẾT TỒN TẠI

Bộ Tài chính sẽ phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xử lý những tồn tại phát sinh trong quá trình tiến tới thống nhất quản lý tài chính làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của các bộ phận công tác trong cơ quan đại diện và thời điểm thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính vào một mối.

1. Các bộ phận công tác thực hiện quyết toán chi tiêu kinh phí đã được ngân sách nhà nước cấp qua Bộ chủ quản trong năm 1996 (kể cả trước năm 1996 nếu chưa quyết toán) gửi về Bộ chủ quản để tổng hợp xét duyệt quyết toán với Bộ Tài chính. Công việc này phải kết thúc trước ngày 31/3/1997.

2. Về xử lý các tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nước sở tại và quỹ tiền mặt của bộ phận công tác:

Các bộ phận công tác có tiền công quỹ gửi trên tài khoản mở tại Ngân hàng nước sở tại (kể cả lãi tiền gửi) hoặc tiền mặt còn trên quỹ tiền mặt và các khoản tiền đặt cọc chưa đến thời hạn quyết toán thì tiến hành bàn giao cho người đứng đầu cơ quan đại diện. Tuỳ theo tính chất từng tài khoản hoặc khoản tiền mặt được bàn giao, cơ quan đại diện nhập vào tài khoản hoặc quỹ tương ứng của cơ quan đại diện tiếp tục quản lý điều hành theo chế độ hiện hành và xoá bỏ các tài khoản mở tại Ngân hàng của các bộ phận công tác trong cơ quan đại diện.

3. Tại thời điểm bàn giao quỹ tiền mặt và trên sổ sách tài khoản có thể số dư thể hiện bằng không (0), số âm (-) hoặc số dương (+): Nếu như số dư "âm" thì cơ quan đại diện không được phép lấy các nguồn khác bù đắp mà bộ phận công tác cần thuyết minh rõ trong quyết toán 1996 gửi về Bộ chủ quản để Bộ chủ quản bàn với Bộ Tài chính giải quyết.

Các khoản ngân sách nhà nước cấp để chi mua sắm tài sản hoặc sửa chữa nhà cửa trong năm 1996 nếu bộ phận công tác chưa chi thì cơ quan đại diện có trách nhiệm chuyển nộp vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước và báo cáo về nước cho Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính xem xét quyết định việc sử dụng, không tự động chuyển vào kinh phí năm sau để chi tiếp.

4. Khi bàn giao quỹ tạm giữ thì cơ quan đại diện cần kiểm tra tính pháp lý nguồn thu, chi của quỹ sự chênh lệch giữa sổ sách tài khoản và thực tế ghi rõ trong biên bản bàn giao. Số dư trên sổ sách quỹ và trên thực tế được chuyển nhập nguyên trạng vào quỹ tạm giữ tương ứng tại cơ quan đại diện. Nếu có vấn đề tồn tại ghi trong biên bản bàn giao Bộ Tài chính sẽ xem xét làm việc với Bộ chủ quản trong nước giải quyết và thông báo cho cơ quan đại diện thực hiện.

5. Các khoản tiền tạm ứng từ công quỹ cho tổ chức hoặc cá nhân thì người tạm ứng có trách nhiệm hoàn tất việc thu hồi trước khi bàn giao. Trong trường hợp khi bàn giao mà các khoản tạm ứng vẫn chưa thu hồi kịp thì việc bàn giao vẫn tiến hành, nhưng người tạm ứng tiếp tục thu hồi nộp vào quỹ cơ quan đại diện.

6. Thời điểm thực hiện bàn giao giữa các bộ phận công tác đại diện với cơ quan đại diện là 31/12/1996. Việc thực hiện bàn giao để tiến tới thống nhất quản lý tài chính tại cơ quan đại diện cần lập biên bản lưu trữ chứng từ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra quyết toán. Các bộ phận công tác có trách nhiệm báo cáo đầy đủ với người đứng đầu cơ quan đại diện về thu - chi kinh phí, tài khoản và những tồn tại cần giải quyết.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Bộ Ngoại giao cần có hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận quản lý tài chính của cơ quan đại diện triển khai thực hiện công tác kế toán tài vụ trong điều kiện mới nói trên nhằm tránh những sai sót, vi phạm chế độ.

- Bộ Tài chính sẽ có văn bản hướng dẫn riêng về việc bàn giao kinh phí tài sản của các Ban quản lý lao động Việt Nam tại CHLB Nga, CHLB Đức, CH Séc, CH Ucraina.

- Các Bộ, ngành chủ quản của các bộ phận công tác tại nước ngoài có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận công tác khẩn trương thực hiện hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư này.

- Thông tư này có hiệu lực từ ngày ký, những quy định trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

- Trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư này, nếu có vấn đề gì vướng mắc đề nghị các cơ quan trao đổi với Bộ Tài chính để phối hợp giải quyết.