CHỈ THỊ

Về việc tăng cường và nâng cao hiệu quả công tác Công chứng, Chứng thực trên địa bàn tỉnh Tiền Giang

_________________________

Sau hơn một năm triển khai thực hiện Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; công tác công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tiền Giang đã đi vào nề nếp và có nhiều chuyển biến tích cực. Trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực đã được đơn giản và công khai; giảm thời gian và chi phí đi lại của tổ chức, cá nhân; đề cao tinh thần trách nhiệm của công chứng viên, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch trong thực hiện nhiệm vụ; nhận thức của nhân dân trong việc công chứng, chứng thực cũng được nâng lên một bước.

Tuy nhiên, công tác công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh cũng còn gặp một số hạn chế, thiếu sót nhất định. Trong quá trình thực hiện, công chứng viên, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch phụ trách công tác công chứng, chứng thực vẫn còn lúng túng, thiếu sót về nghiệp vụ. Mặt khác, một số địa phương, Ủy ban nhân dân chưa quan tâm đúng mức đến công tác công chứng, chứng thực như: thiếu kiểm tra, đôn đốc hoặc chỉ đạo tuyên truyền về nội dung, mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác công chứng, chứng thực một cách rộng rãi, thường xuyên; dẫn đến một số tổ chức, cá nhân không nắm được quy định pháp luật đã yêu cầu công chứng, chứng thực không đúng thẩm quyền. Bên cạnh đó, việc kiện toàn về tổ chức, cán bộ, trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác công chứng, chứng thực cũng còn hạn chế làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác công chứng, chứng thực.

Để khắc phục tình trạng trên và tổ chức thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công (cấp huyện); Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (cấp xã) trên địa bàn tỉnh thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể như sau:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp tục quán triệt việc thực hiện và tuyên truyền, phổ biến nội dung các văn bản pháp luật liên quan đến công tác công chứng, chứng thực như: Luật Công chứng; Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ; Thông tư Liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 của Bộ Tư pháp - Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất và một số văn bản khác có liên quan một cách sâu rộng trong cán bộ, công chức và nhân dân, nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức và nhân dân trong việc công chứng, chứng thực.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm:

- Tiếp tục kiện toàn bộ máy, tổ chức các Phòng Công chứng thuộc Sở Tư pháp; xây dựng Đề án phát triển hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang giai đoạn 2008 - 2010 trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trong tỉnh;

- Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ hoàn thiện đề án chuyển đổi các Phòng Công chứng hoạt động theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập;

- Thường xuyên rà soát các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực để kịp thời đề xuất cơ quan có thẩm quyền bãi bỏ các thủ tục rườm rà không cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu về công chứng, chứng thực;

- Xây dựng và thực hiện đề án tin học hóa công chứng, chứng thực (xây dựng phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ công chứng, chứng thực); giai đoạn 1 thực hiện tại 3 phòng công chứng, giai đoạn 2 thực hiện cho cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh;

- Có kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện tốt nội dung Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ; Thông tư Liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT và các văn bản khác có liên quan. Tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm khắc phục, sửa chữa kịp thời những thiếu sót, hạn chế trong công tác công chứng, chứng thực;

- Phối hợp với Sở Nội vụ, Trường Chính trị tổ chức bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác công chứng, chứng thực. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp; nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần phục vụ nhân dân; chống mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân; đẩy mạnh cải cách hành chính trong công tác công chứng, chứng thực; giải quyết kịp thời các khiếu nại, tố cáo liên quan đến công dân;

- Phối hợp Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công hướng dẫn về việc sử dụng kinh phí phục vụ cho công tác công chứng, chứng thực tại địa phương;

- Phối hợp với sở, ngành có liên quan, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực nhằm đảm bảo thực hiện tốt Luật Công chứng và các Nghị định về công chứng, chứng thực.

3. Sở Nội vụ phối hợp Sở Tư pháp, Sở Tài chính đề xuất kiện toàn đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp cấp huyện; công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã theo hướng có cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, chứng thực cấp xã nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động cơ quan tư pháp ở địa phương.

4. Sở Tài chính có trách nhiệm:

- Phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã lập dự toán thu, chi lệ phí công chứng, chứng thực phải đảm bảo các điều kiện phục vụ tốt cho công tác chứng thực.

- Kiểm tra tình hình thực hiện thu, chi lệ phí và kinh phí phục vụ công tác công chứng, chứng thực theo quy định hiện hành.

5. Sở Giáo dục và Đào tạo phối hợp Sở Tư pháp có hướng dẫn cụ thể việc cấp bản sao, các văn bằng, chứng chỉ phục vụ cho việc nộp hồ sơ dự thi, hồ sơ nhập học tránh để nhân dân phải đi lại nhiều lần, nhiều nơi.

6. Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, các Ngân hàng, các Phòng Công chứng thuộc Sở Tư pháp, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã phối hợp chặt chẽ nhằm xây dựng một cơ chế liên thông trong việc thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, văn bản liên quan đến bất động sản; đăng ký giao dịch bảo đảm, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở…

7. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, đề nghị Báo Ấp Bắc và các ngành liên quan phối hợp với Sở Tư pháp tuyên truyền, phổ biến rộng rãi và thường xuyên các văn bản quy phạm pháp luật về công tác công chứng, chứng thực để nhân dân nắm bắt và thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình trong việc yêu cầu công chứng, chứng thực.

8. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:

- Chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đúng các quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ; Thông tư Liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT và các văn bản khác có liên quan đến công tác chứng thực;

- Chỉ đạo các phòng, ban, đoàn thể cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã tuyên truyền, phổ biến về nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác chứng thực; về quyền và nghĩa vụ công dân trong yêu cầu chứng thực để nhân dân hiểu và thực hiện;

- Trên cơ sở Đề án đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt tiến hành củng cố và bố trí công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch đủ về số lượng, tiêu chuẩn. Có kế hoạch đào tạo, bố trí cán bộ ổn định lâu dài phục vụ công tác chứng thực;

- Cấp kinh phí, phương tiện làm việc tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp và Ban Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện tốt nhiệm vụ chứng thực tại địa phương;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc niêm yết công khai trình tự, thủ tục, mức thu lệ phí; hướng dẫn hồ sơ, nhận và trả kết quả theo đúng quy định.

- Lập, chấp hành dự toán, quyết toán thu, chi lệ phí chứng thực hàng năm đúng quy định. Đầu năm, Ủy ban nhân dân cấp huyện tạm ứng từ ngân sách huyện cho Phòng Tư pháp khoản kinh phí để mua các loại sổ và biểu mẫu phục vụ công tác chứng thực;

- Lưu trữ; bảo quản sổ, hồ sơ chứng thực và thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ đúng quy định pháp luật về lưu trữ.

9. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:

- Chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc Ban Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch, bộ phận nhận và trả kết quả thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác chứng thực;

- Chỉ đạo Ban Tư pháp, các ngành và các đoàn thể tuyên truyền, phổ biến về nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác chứng thực, về quyền và nghĩa vụ của người có yêu cầu chứng thực để nhân dân hiểu và thực hiện;

- Củng cố và bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch phụ trách công tác chứng thực đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Có kế hoạch đào tạo, bố trí cán bộ ổn định lâu dài phục vụ công tác này cũng như chuẩn bị dự nguồn công chức Tư pháp - Hộ tịch phụ trách công tác chứng thực trước khi có sự thuyên chuyển công chức Tư pháp - Hộ tịch;

- Cấp kinh phí, phương tiện làm việc, hợp đồng trách nhiệm đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch phụ trách công tác chứng thực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao tại địa phương;

- Lập, chấp hành dự toán, quyết toán thu, chi lệ phí chứng thực hàng năm đúng quy định. Đầu năm, Ủy ban nhân dân cấp xã tạm ứng từ ngân sách xã cho Ban Tư pháp khoản kinh phí để mua các loại sổ và biểu mẫu phục vụ công tác chứng thực;

- Thực hiện việc niêm yết công khai các trình tự, thủ tục, mức thu lệ phí công tác chứng thực;

- Lưu trữ; bảo quản sổ, hồ sơ chứng thực và thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ đúng quy định pháp luật về lưu trữ;

Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Tư pháp theo dõi việc triển khai thực hiện Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, các ngành, các cấp kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.