CHỈ THỊ

Tăng cường chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hậu Giang

___________________________

Thời gian qua công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành tỉnh, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước và UBND cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh đã từng bước đi vào nề nếp; công tác soạn thảo, kỹ thuật trình bày, thể thức văn bản, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các cơ quan, đơn vị được đảm bảo theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị ngày càng tốt hơn; công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, đẩy mạnh.

Tuy nhiên, một số cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên công tác quản lý Nhà nước, việc tổ chức thực hiên công tác văn thư, lưu trữ gặp khó khăn; quy trình ban hành văn bản thiếu chặt chẽ, chất lượng văn bản còn thấp, thể thức văn bản còn chưa đảm bảo; việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chưa nghiêm dẫn đến tình trạng tài liệu còn bó gói, tích đống ở nhiều cơ quan, đơn vị; việc xây dựng cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.

Để khắc phục tình trạng trên cũng như thực hiện tốt Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, UBND tỉnh Hậu Giang yêu cầu các sở, ban, ngành tỉnh, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước và Chủ tịch UBND cấp huyện triển khai, thực hiện tốt một số nội dung như sau:

1. Sở, ban, ngành tỉnh, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước và Chủ tịch UBND cấp huyện:

a. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản của Trung ương và địa phương quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò và tầm quan trọng của công tác này.

b. Tiếp tục thực hiện tốt Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ:

Bố trí kho lưu trữ tài liệu có diện tích phù hợp tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước để bảo quản, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ các phương tiện để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định. Riêng đối với UBND cấp huyện phải bố trí kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu. Kho lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ;

Kiện toàn về tổ chức và bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của đơn vị.

c. Đối với công tác văn thư cần thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến. Quan tâm kiểm tra, hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Đối với hoạt động lưu trữ cần thực hiện đúng quy định về lưu trữ theo hồ sơ công việc, tài liệu của từng cơ quan, đơn vị và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ hiện hành về nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

d. Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

đ. Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo đúng quy định.

e. Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ:

a. Tham mưu giúp cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý của tỉnh trong việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đơn vị.

b. Hướng dẫn tổ chức thống nhất biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.

c. Chủ trì, phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính căn cứ theo Điều 4, Chương I Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ để hướng dẫn các ngành điều chỉnh, bố trí lại nguồn chi từ dự toán của đơn vị được giao đầu năm, đảm bảo đủ kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ thường xuyên và xử lý tài liệu tích đóng từ nhiều năm nay. Hướng dẫn lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm thiết bị và dự toán kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Chi cục Văn thư, Lưu trữ (trước là Trung tâm Lưu trữ tỉnh) và Lưu trữ huyện, thị xã.

d. Chuẩn bị mọi điều kiện từ cán bộ, kho lưu trữ, phương tiện để tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Nhà nước.

đ. Thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá trị của Chi cục Văn thư, Lưu trữ và của các cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư, Lưu trữ và Lưu trữ huyện, thị xã

e. Tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này.

3. Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong tỉnh xây dựng dự toán để bố trí kinh phí thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

4. Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 (mười) ngày, kể từ ngày ký.

Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh vượt thẩm quyền, các đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh để có hướng chỉ đạo kịp thời./.