QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy định chế độ họp của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

____________________________

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ Quyết định số 996/QĐ-BNN-VP ngày 09/4/2007 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy định chế độ họp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Thanh tra, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp nông nghiệp; các Trung tâm; các Ban Quản lý dự án trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

BỘ TRƯỞNG

(Đã ký)

Cao Đức Phát

QUY ĐỊNH

Chế độ họp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 373/QĐ-BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008

của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

_________________________

Chương I.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp (dưới đây gọi chung là họp) trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Các cuộc họp quốc tế; hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

2. Đối tượng áp dụng

a) Bộ trưởng, Thứ trưởng;

b) Đơn vị và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, gồm:

- Các Cục, Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp nông nghiệp;

- Các Ban quản lý dự án: Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi (CPO);

- Các Trung tâm: Quốc gia Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn; Tin học và Thống kê; Khuyến nông - Khuyến ngư Quốc gia.

Điều 2. Mục tiêu

Nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của Bộ và các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Điều 3. Các loại cuộc họp của Bộ, đơn vị thuộc Bộ

1. Cuộc họp của Bộ là cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng hoặc do thủ trưởng các đơn vị được lãnh đạo Bộ uỷ quyền chủ trì, gồm:

a) Họp giao ban của Bộ trưởng với các Thứ trưởng và thủ trưởng các đơn vị trực thuộc;

b) Họp tham mưu;

c) Họp làm việc;

d) Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác;

đ) Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề;

e) Họp (hội nghị) sơ kết 6 tháng, tổng kết công tác năm của cơ quan Bộ;

g) Họp (hội nghị) tổng kết công tác năm của ngành.

2. Cuộc họp của đơn vị là cuộc họp do thủ trưởng đơn vị chủ trì, gồm:

a) Họp giao ban của thủ trưởng đơn vị với các cấp phó và thủ trưởng các đơn vị trực thuộc;

b) Họp tham mưu;

c) Họp làm việc;

d) Họp chuyên môn;

đ) Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác;

e) Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề;

g) Họp (hội nghị) sơ kết 6 tháng, tổng kết công tác năm của đơn vị;

h) Họp (hội nghị) tổng kết công tác năm của lĩnh vực chuyên ngành thuộc chức năng quản lý của đơn vị.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Bộ, đơn vị theo quy định của pháp luật.

2. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo đơn vị để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

3. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để lãnh đạo Bộ, thủ trưởng đơn vị nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học, nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

4. Họp làm việc là cuộc họp của thủ trưởng đơn vị cấp trên với thủ trưởng đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

5. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

6. Họp tập huấn, triển khai là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công.

7. Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trong ngành, lĩnh vực ngành.

8. Họp sơ kết 6 tháng, tổng kết năm của cơ quan Bộ, đơn vị là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng, năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho 6 tháng tới, năm tới của cơ quan Bộ, đơn vị.

9. Họp tổng kết hàng năm của ngành, lĩnh vực chuyên ngành là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của toàn ngành, lĩnh vực chuyên ngành.

10. Họp đột xuất là cuộc họp không nằm trong kế hoạch, được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.

11. Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp (sau đây gọi tắt là đơn vị chủ trì) là đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị và thực hiện tổ chức cuộc họp.

12. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

13. Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời hoặc người đại diện cho đơn vị được mời họp, người được ủy quyền dự họp.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ, thủ trưởng đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ban hành các quyết định quản lý, điều hành.

3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự để đảm bảo cuộc họp có chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức, phô trương.

4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý;

Chương II.

QUẢN LÝ CHẾ ĐỘ HỌP

Điều 6. Thực hiện các biện pháp để giảm bớt số lượng và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp

1. Tăng cường hiệu lực, hiệu quả lãnh đạo, nâng cao trách nhiệm cá nhân của thủ trưởng cơ quan, đơn vị thông qua hệ thống văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị quản lý.

2. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành: trao đổi thông tin trên mạng, họp trực tuyến, họp truyền hình.

3. Xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành và khả năng của đơn vị. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác.

4. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của thủ trưởng đối với cấp dưới:

a) Thủ trưởng các đơn vị cấp trên không sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các đơn vị cấp dưới và cơ sở.

b) Thủ trưởng đơn vị phải dành thời gian thích đáng và có chương trình kế hoạch cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt động của các đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

5. Thực hiện lồng ghép các vấn đề, công việc cần giải quyết; kết hợp các cuộc họp với nhau để tổ chức họp một cách hợp lý.

Điều 7. Các trường hợp không tổ chức họp

1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên.

Đối với những văn bản quy định chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện, nhưng phải xin phép theo quy định tại Điều 8 của Quy định này.

2. Sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng, thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm của Bộ, ngành, lĩnh vực chuyên ngành có mời các địa phương và Bộ, ngành khác.

3. Giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều đơn vị.

6. Cấp trên triệu tập cấp dưới để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi công tác địa phương, cơ sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định.

7. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các đơn vị.

8. Giải quyết những nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng.

9. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

Điều 8. Chế độ báo cáo xin phép trước khi tổ chức các cuộc họp

1. Các cuộc họp của Bộ phải xin phép Thủ tướng Chính phủ:

a) Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thực sự thấy cần thiết;

b) Hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề không có quy định hoặc sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nhưng thấy thực sự cần thiết phải tổ chức để sơ kết, tổng kết những vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân công;

c) Hội nghị toàn ngành để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm;

d) Các cuộc họp có mời Uỷ ban nhân dân các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương (trong toàn vùng, miền, cả nước), lãnh đạo các Bộ, ngành và cơ quan Trung ương.

Đối với các cuộc họp trên, thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo văn bản để Bộ trình xin phép Thủ tướng Chính phủ trước ngày dự kiến họp ít nhất 15 ngày. Đối với cuộc họp đột xuất, phải báo cáo xin phép ngay khi phát sinh nhu cầu. Văn bản xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp.

2. Các cuộc họp của đơn vị phải xin phép Bộ trưởng:

a) Các cuộc họp nêu tại điểm a, b, c tại khoản 1 Điều này, nhưng thuộc phạm vi chuyên ngành, lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị;

b) Các cuộc họp của đơn vị có mời lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn từ 10 tỉnh trở lên;

c) Các cuộc họp có mời các Chi cục các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương (trong toàn vùng, miền, cả nước).

Đối với các cuộc họp trên, thủ trưởng đơn vị phải có văn bản xin phép Bộ trước ngày dự kiến họp ít nhất 10 ngày. Đối với cuộc họp đột xuất, phải báo cáo xin phép ngay khi phát sinh nhu cầu. Văn bản xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp.

3. Các cuộc họp của đơn vị có mời lãnh đạo Bộ dự, đơn vị phải báo cáo lãnh đạo Bộ trước ít nhất 1 tuần (các cuộc họp đột xuất, phải báo cáo ngay khi phát sinh nhu cầu) về nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian tổ chức họp và gửi trước tài liệu có liên quan.

Điều 9. Thành phần, số lượng và người tham dự cuộc họp

1. Căn cứ tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp thì phải xin phép và uỷ quyền cho cấp phó dự họp.

4. Đơn vị hoặc cá nhân được mời dự họp, được phép báo cáo để không tham dự cuộc họp, nhưng phải chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung liên quan theo kết luận của cuộc họp, trong các trường hợp:

a) Không thể cử người đủ điều kiện theo yêu cầu dự họp;

b) Khẳng định nội dung cuộc họp không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của đơn vị, cá nhân.

Điều 10. Thời gian họp

1. Thời gian họp được quy định như sau:

a) Họp tham mưu, tư vấn không quá 1/2 ngày;

b) Họp sơ kết 6 tháng, tổng kết công tác năm của cơ quan Bộ, đơn vị không quá 1 ngày; họp tổng kết công tác của ngành không quá 2 ngày;

c) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày, tuỳ theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

d) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày, tuỳ theo tính chất và nội dung tập huấn.

2. Các cuộc họp khác, căn cứ vào tính chất và nội dung để bố trí thời gian hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.

Điều 11. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Chỉ đạo chuẩn bị toàn bộ các nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương đã được duyệt.

2. Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả:

a) Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian của cuộc họp;

b) Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra;

c) Tổng kết cuộc họp (đánh giá việc tổ chức và kết luận cuộc họp);

d) Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

3. Trường hợp Thứ trưởng được Bộ trưởng phân công chủ trì, hoặc thủ trưởng đơn vị được lãnh đạo Bộ uỷ quyền chủ trì, người chủ trì chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng đã uỷ quyền.

Điều 12. Trách nhiệm của người tham dự họp

1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.

4. Trình bày ý kiến tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

5. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp; không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.

6. Chịu trách nhiệm tự bảo quản tài sản mang theo.

7. Báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị về nội dung, kết quả cuộc họp.

Điều 13. Đăng ký, bố trí sử dụng các phòng họp do Văn phòng Bộ quản lý

1. Đăng kí phòng họp

Các đơn vị có yêu cầu sử dụng phòng họp phải đăng ký với Văn phòng Bộ trước ngày tổ chức họp ít nhất 02 ngày làm việc đối với cuộc họp có dưới 70 đại biểu; trước 04 ngày làm việc đối với cuộc họp có trên 70 đại biểu.

Thủ tục đăng ký sử dụng phòng họp do Chánh Văn phòng Bộ quy định.

2. Bố trí phòng họp

Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí phòng họp căn cứ vào tính chất cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ và theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Các cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì;

b) Các cuộc họp do lãnh Bộ uỷ quyền cho thủ trưởng đơn vị chủ trì;

c) Các cuộc họp của Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp Nông nghiệp;

d) Các cuộc họp của các Cục, Trung tâm, Ban Quản lý dự án và các đơn vị khác.

Điều 14. Kinh phí tổ chức họp

1. Tiêu chuẩn, chế độ chi kinh phí tổ chức họp thực hiện theo Thông tư số 23/2007/TT-BTC ngày 21/3/2007 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đối với các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tư số 127/2007/TT-BTC ngày 31/10/2007 của Bộ Tài chính sửa đổi Thông tư 23/2007/TT-BTC .

2. Trường hợp cuộc họp được chi theo quy định riêng, khác so với quy định tại khoản 1 Điều này thì thực hiện theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Kinh phí để tổ chức cuộc họp

a) Đối với các đơn vị do Văn phòng quản lý kinh phí hành chính, Văn phòng Bộ chi kinh phí tổ chức các cuộc họp của Bộ do đơn vị chủ trì tổ chức hoặc cuộc họp của đơn vị.

b) Trường hợp đơn vị do Văn phòng quản lý kinh phí hành chính được giao chủ trì các chương trình, đề tài, dự án có kinh phí để tổ chức họp, khi tổ chức họp về nội dung thuộc chương trình, đề tài, dự án đó, đơn vị chịu trách nhiệm chi kinh phí họp từ kinh phí của chương trình, đề tài, dự án.

c) Đối với các đơn vị có kinh phí, tài khoản riêng, đơn vị chịu trách nhiệm chi kinh phí tổ chức họp.

d) Các đơn vị chủ trì họp nêu tại điểm b và điểm c trên đây, khi sử dụng phòng họp do Văn phòng Bộ quản lý, có trách nhiệm thanh toán cho Văn phòng Bộ các khoản chi phí sử dụng phòng họp, bao gồm chi sử dụng điện, nước, trang trí khánh tiết, thiết bị phục vụ họp (nếu có). Mức chi phí sử dụng phòng họp và thủ tục thanh toán do Chánh Văn phòng Bộ thống nhất với Vụ trưởng Vụ Tài chính để quy định.

đ) Trường hợp cuộc họp được tổ chức lồng ghép nhiều nội dung chuyên đề do nhiều đơn vị phụ trách, kinh phí tổ chức họp sẽ được phân bổ cho các đơn vị theo dự toán được duyệt.

Điều 15. Nghiêm cấm kết hợp tổ chức họp với việc tham quan, nghỉ mát, tổ chức liên hoan, chiêu đãi trong thời gian họp

1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.

2. Nghiêm cấm việc sử dụng kinh phí ngân sách để tổ chức liên hoan, chiêu đãi trong thời gian họp.

3. Người đứng đầu đơn vị chủ trì họp phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.

Chương III.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP CỦA BỘ

Điều 16. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

1. Trách nhiệm của các đơn vị

a) Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng và được thể hiện thành một mục riêng trong chương trình công tác của đơn vị, gửi về Văn phòng Bộ để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của Bộ.

b) Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh không nằm trong kế hoạch chung, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực, trừ các cuộc họp do lãnh đạo Bộ yêu cầu.

2. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

a) Tổng hợp kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong Chương trình công tác của Bộ trình Bộ trưởng.

b) Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thời gian và địa điểm tổ chức gần nhau, có thành phần tham dự tương đối như nhau trình Bộ trưởng quyết định. Trong quá trình tổng hợp kế hoạch, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện, thường xuyên rà soát kế hoạch họp đã được duyệt và nhu cầu họp phát sinh để kịp thời đề xuất.

c) Thông báo tới đơn vị chủ trì để phối hợp thực hiện, sau khi có ý kiến đồng ý của Bộ trưởng.

3. Các cuộc họp nêu tại điểm a, b, c khoản 1 của Điều 3 trên đây, không phải thực hiện theo quy định tại Điều này.

Điều 17. Trình duyệt kế hoạch cụ thể tổ chức một cuộc họp

1. Sau khi chủ trương tổ chức họp được phê duyệt, đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể, cùng với Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt. Nội dung kế hoạch cụ thể gồm:

a) Mục đích, yêu cầu;

b) Tiêu đề họp;

c) Người chủ trì;

d) Thành phần, thời gian, địa điểm;

đ) Danh mục các báo cáo (báo cáo chính và các báo cáo chuyên đề), phân công đơn vị chuẩn bị báo cáo;

e) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi);

g) Dự kiến thành lập Ban tổ chức cuộc họp (đối với những cuộc họp lớn);

h) Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp;

i) Dự thảo chương trình họp.

2. Các cuộc họp nêu tại điểm a, b, c khoản 1 của Điều 3 trên đây, không phải thực hiện theo quy định tại Điều này.

Điều 18. Chuẩn bị nội dung họp

1. Tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung họp và những yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị trước bằng văn bản.

2. Chuẩn bị và thông qua báo cáo:

a) Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm chỉ đạo chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có) để trình lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt;

b) Các báo cáo phải được Bộ trưởng phê duyệt gồm: Tổng kết công tác chỉ đạo điều hành hàng năm; tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, đề án quan trọng của Bộ và các báo cáo khác theo yêu cầu của Bộ trưởng;

c) Thời hạn gửi báo cáo trình lãnh đạo Bộ duyệt

- Báo cáo chính phải được lãnh đạo Bộ duyệt trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc;

- Các báo cáo khác (theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ) phải được lãnh đạo Bộ duyệt trước ngày họp ít nhất 2 ngày làm việc.

Điều 19. Chuẩn bị và gửi giấy mời họp

1. Dự thảo giấy mời

Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những nội dung sau:

a) Đơn vị mời, đối tượng được mời;

b) Nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp;

c) Những yêu cầu đối với đại biểu dự họp;

d) Những thông tin cần thiết khác.

2. Ký giấy mời

a) Lãnh đạo Bộ ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên; lãnh đạo các Bộ, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.

b) Giấy mời các sở, các đơn vị trực thuộc Bộ và các đối tượng khác:

- Lãnh đạo Văn phòng ký đối với cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì;

- Lãnh đạo đơn vị ký đối với cuộc họp được Bộ uỷ quyền.

3. Gửi giấy mời

a) Trách nhiệm gửi giấy mời:

- Văn phòng Bộ phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì.

- Đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp được lãnh đạo Bộ ủy quyền;

b) Giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày.

c) Gửi trước tài liệu: đơn vị chủ trì phải gửi trước tài liệu cho các đơn vị, cá nhân dự họp. Đối với các Cục, Vụ, Thanh tra, Văn phòng, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp nông nghiệp, các Trung tâm: Quốc gia Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn; Tin học và Thống kê; Khuyến nông - Khuyến ngư Quốc gia: gửi qua hộp thư điện tử đơn vị đã đăng ký.

Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên để lấy tài liệu tham dự họp.

d) Trường hợp họp đột xuất, gấp có thể gửi Fax, điện thoại, đồng thời với việc gửi bản chính;

đ) Đối với những cuộc họp làm việc đã bố trí trong lịch làm việc tuần của lãnh đạo Bộ, các đơn vị trong khối cơ quan Bộ căn cứ vào lịch làm việc để tham dự đúng thành phần. Văn phòng Bộ chỉ phát hành giấy mời các đơn vị ngoài khối cơ quan Bộ.

Điều 20. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp

1. Đối với cuộc họp được tổ chức tại Bộ

a) Trách nhiệm của Văn phòng Bộ:

- Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được yêu cầu;

- Phối hợp với đơn vị chủ trì in tài liệu của các đơn vị do Văn phòng Bộ quản lý kinh phí;

- Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu;

- Tổ chức thông tin tuyên truyền, thi đua khen thưởng, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, y tế khi được yêu cầu;

- Phối hợp với đơn vị chủ trì theo dõi cuộc họp do lãnh đạo Bộ chủ trì; trình lãnh đạo Bộ duyệt dự thảo và ký phát hành thông báo kết luận cuộc họp của lãnh đạo Bộ.

b) Trách nhiệm của đơn vị chủ trì:

- Phối hợp với Văn phòng Bộ để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt;

- Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt;

- In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí riêng);

- Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu;

- Tổng hợp danh sách đại biểu báo cáo người chủ trì;

- Chủ trì việc đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp;

- Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

c) Trách nhiệm các đơn vị có liên quan: thực hiện nhiệm vụ được phân công theo kế hoạch được duyệt.

2. Cuộc họp tổ chức ngoài Bộ

Đơn vị chủ trì chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch được duyệt.

Điều 21. Tổ chức họp

1. Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình; giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình đã định.

2. Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn. Các báo cáo chỉ đọc toàn văn khi có yêu cầu của người chủ trì.

3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp cần tập trung vào những vấn đề đang còn có những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.

4. Tổng kết cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 22. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp

1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của người chủ trì.

2. Chậm nhất 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết luận cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.

3. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp.

Điều 23. Triển khai kết luận cuộc họp

Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung đã được kết luận tại cuộc họp. Văn phòng Bộ kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện nội dung kết luận cuộc họp của lãnh đạo Bộ.

Điều 24. Thay đổi, hoãn họp

1. Người chủ trì cuộc họp quyết định việc hoãn họp, thay đổi về thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình họp, hoặc huỷ bỏ cuộc họp.

2. Khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, cấp có thẩm quyền đã ký giấy mời họp hoặc Chánh Văn phòng Bộ ký giấy báo thay đổi, hoãn họp.

3. Đơn vị gửi giấy mời họp có trách nhiệm thông báo, gửi giấy báo thay đổi, hoãn họp đến đơn vị, cá nhân có liên quan trước ít nhất 01 ngày so với thời gian đã mời họp.

Chương IV.

TỔ CHỨC HỌP CỦA CÁC ĐƠN VỊ

Điều 25. Yêu cầu đối với các đơn vị có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức

1. Các đơn vị có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các cuộc họp của đơn vị hoặc tham dự các cuộc họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Thủ trưởng đơn vị không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.

Điều 26. Quy trình tổ chức họp của đơn vị

Thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể quy trình tổ chức cuộc họp của đơn vị và các đơn vị trực thuộc, tuân thủ nội dung Quy định này, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.

Chương V.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 27. Trách nhiệm kiểm tra việc tổ chức các cuộc họp

1. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị:

a) Đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, giảm bớt các cuộc họp không cần thiết, nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí;

b) Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, rút kinh nghiệm công tác tổ chức họp, nếu phát hiện có sai phạm phải được chấn chỉnh, xử lý kịp thời;

c) Tổ chức theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ tình hình tổ chức họp của Bộ thuộc lĩnh vực chuyên ngành do đơn vị quản lý, tình hình tổ chức họp của đơn vị trong báo cáo hàng tháng, sơ kết 6 tháng, tổng kết năm của đơn vị;

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ:

Tổ chức theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức các cuộc họp của Bộ trong các cuộc họp giao ban quý, báo cáo sơ kết 6 tháng và tổng kết năm của Bộ.

Điều 28. Khen thưởng và kỷ luật

1. Việc thực hiện Quy định này là một trong những căn cứ để xét thi đua khen thưởng hàng năm hoặc đột xuất theo Quy chế khen thưởng của Bộ.

2. Đơn vị, cá nhân vi phạm nội dung Quy định này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành.

Điều 29. Điều khoản thi hành

1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tổ chức kiểm tra việc thực hiện Quy định đối với các đối tượng điều chỉnh của Quy định này.

2. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tổ chức kiểm tra việc thực hiện Quy định trong phạm vi đơn vị; giám sát và kiến nghị đối với các đơn vị liên quan.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh, các đơn vị kịp thời thông báo và đề xuất cải tiến về Văn phòng Bộ để tổng hợp trình Bộ trưởng xem xét, quyết định sửa đổi cho phù hợp./.