QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn

thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp ở tỉnh Đồng Tháp

________________

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg, ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ, ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp ở tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Trương Ngọc Hân

QUY ĐỊNH

Chế độ họp trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp

ở tỉnh Đồng Tháp

________________

(Ban hành kèm theo Quyết định số 60/ 2006/QĐ-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2006

của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Uỷ ban nhân dân huyện, thị, xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Uỷ ban nhân dân các cấp); các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh (sau đây gọi là cơ quan chuyên môn cấp tỉnh) và các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã (sau đây gọi là cơ quan chuyên môn cấp huyện).

2. Phiên họp của Uỷ ban nhân dân các cấp, hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp.

2. Cơ quan và thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; cơ quan và thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp huyện; các tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do Uỷ ban nhân dân các cấp thành lập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị, địa phương mình theo quy định của pháp luật.

2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng của các cơ quan, đơn vị, địa phương cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

3. Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, địa phương để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

6. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

8. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

9. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

10. Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị, địa phương được mời họp hoặc người được uỷ quyền đi dự họp.

11. Cuộc họp của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân theo quy định của pháp luật.

12. Cuộc họp của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân là cuộc họp do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ quan chuyên môn chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công.

Điều 4. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đùn đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.

3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương.

4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy trình thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại hình cơ quan, đơn vị, địa phương.

Điều 5. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành để giảm bớt và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp

1. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin vào việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân Tỉnh để giảm bớt các cuộc họp và không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị, xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin vào việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt các cuộc họp và không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

Điều 6. Các trường hợp không tổ chức cuộc họp

1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên.

Đối với những văn bản quy định về chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về kinh tế - xã hội, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện.

2. Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm của Uỷ ban nhân dân các cấp; các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện.

3. Giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Những việc cụ thể đã được uỷ quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị.

6. Cấp trên triệu tập cấp dưới lên để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc đi kiểm tra, giám sát trực tiếp tại cơ sở.

7. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương.

8. Giải quyết những nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ những cuộc họp lớn, quan trọng.

9. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

Điều 7. Họp của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và các cơ quan chuyên môn cấp huyện

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.

Điều 8. Phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân các cấp với cơ quan, tổ chức khác của hệ thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp (và Trưởng bộ phận tham mưu, giúp việc của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn) phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với Chánh Văn phòng cấp uỷ, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn và người đứng đầu các cơ quan đoàn thể cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 9. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

1. Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý I được xác định trong kế hoạch tổ chức các cuộc họp năm. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp tháng đầu quý được xác định trong kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý.

a) Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị có yêu cầu họp với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh, phải gởi văn bản đăng ký về Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh chậm nhất vào ngày 15 tháng 12 hàng năm (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp năm); chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý sau); chậm nhất vào ngày 20 của tháng trước (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp tháng sau) và chậm nhất vào ngày thứ Tư của tuần trước (đối với lịch họp tuần sau).

Văn bản đăng ký cần thể hiện rõ đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, in ấn tài liệu; dự kiến thành phần tham dự; thời gian, địa điểm và các vấn đề khác có liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.

b) Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh chỉ đạo tổng hợp, xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định trước ngày 25 tháng 12 (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp năm); trước ngày 25 của tháng cuối quý (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý sau); trước ngày 25 của tháng trước (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp tháng sau) và trước ngày thứ Sáu của tuần trước (đối với lịch họp tuần sau).

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần phải phân công rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, in ấn tài liệu; dự kiến thành phần tham dự; thời gian, địa điểm và các vấn đề khác có liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.

2. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần; chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, thị tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xem xét, quyết định việc ban hành.

3. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần; chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Trưởng bộ phận tham mưu, giúp việc của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xem xét, quyết định việc ban hành.

4. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần; chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện chỉ đạo xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần của cơ quan, đơn vị mình.

5. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần của Chủ tịch, các Phó tịch Uỷ ban nhân dân các cấp; các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện phải được thông báo trước cho các đối tượng có liên quan biết, kể cả người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

6. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.

Điều 10. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương được phân công chuẩn bị nội dung các cuộc họp phải chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu về thời gian và đảm bảo yêu cầu về chất lượng và số lượng tài liệu họp.

2. Những vấn đề có liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.

Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt để trình bày tại cuộc họp.

Điều 11. Giấy mời họp

1. Giấy mời họp (hoặc thơ mời họp) phải thể hiện rõ những nội dung sau đây:

a) Người triệu tập và người chủ trì cuộc họp;

b) Thành phần tham dự cuộc họp;

c) Người được triệu tập; người được mời tham dự cuộc họp;

d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;

đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

2. Giấy mời họp (hoặc thơ mời họp) phải được gởi đến người được triệu tập và khách mời tham dự trước ngày diễn ra họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ các cuộc họp đột xuất.

Điều 12. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được triệu tập hoặc người được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương không thể tham dự cuộc họp, có thể uỷ quyền cho cấp phó có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.

Điều 13. Thời gian tiến hành cuộc họp

1. Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau:

a) Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;

b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian, nhưng không vượt quá hai ngày;

c) Họp tổng kết công tác năm không quá một ngày;

d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ một đến ba ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của vấn đề.

2. Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá hai ngày.

Điều 14. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

2. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án; vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản trình tại cuộc họp; không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp. Khuyến khích sử dụng công cụ hỗ trợ máy tính và đèn chiếu để trình bày nội dung của cuộc họp.

3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.

4. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 15. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.

2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.

3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.

4. Kết luận cuộc họp.

5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Điều 16. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.

1. Nghiên cứu kỹ các tài liệu, văn bản trước khi đến dự họp.

2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Phải đi dự đúng thành phần, đến dự họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.

4. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng, đọc báo hoặc xử lý công việc không có liên quan đến cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.

5. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề cần thảo luận và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

6. Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Điều 17. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết thì có thể tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ tọa cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

2. Chậm nhất 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo kết luận cuộc họp hoặc văn bản chỉ đạo (trường hợp không ra thông báo kết luận), gởi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.

Văn bản thông báo kết luận cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây:

a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các nội dung, vấn đề thảo luận trình tại kỳ họp;

b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.

3. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết những vấn đề có liên quan được quyết định tại cuộc họp.

Điều 18. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp

Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải được giao cho một cơ quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm.

Chương III

CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH,

CÁC PHÓ CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Điều 19. Các loại cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh

1. Họp giao ban của Chủ tịch với các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

2. Họp làm việc.

3. Họp tham mưu, tư vấn.

4. Họp (Hội nghị) tập huấn, triển khai công tác.

5. Họp (Hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề

Điều 20. Cuộc họp của Chủ tịch với các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh

1. Chiều thứ Sáu hàng tuần (trường hợp không bố trí được, sẽ sắp xếp sang buổi khác), Chủ tịch có cuộc họp giao ban với các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh để thông báo cho nhau về kết quả xử lý công việc của từng thành viên trong tuần và giải quyết các vấn đề liên quan cần thống nhất chủ trương chung.

2. Khi cần thiết, để xử lý những công việc phức tạp, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, Chủ tịch có cuộc họp làm việc với các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

3. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh được tham dự các cuộc họp quy định tại Khoản 1 và 2 Điều này.

4. Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân một số huyện, thị có liên quan được mời tham dự các cuộc họp quy định tại Khoản 2 Điều này.

Điều 21. Cuộc họp của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh với Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị

1. Theo yêu cầu công tác, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh có các cuộc họp làm việc với Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân một số huyện, thị có liên quan để giải quyết các công việc thuộc phạm vi thẩm quyền, nhiệm vụ được phân công.

2. Đối với những vấn đề quan trọng liên ngành, vượt quá thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh mà không cần thiết phải thành lập tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành để giải quyết, thì có thể tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh với Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn cấp tỉnh để thực hiện sự điều phối giải quyết theo thẩm quyền.

3. Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị có thể đề nghị Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh tổ chức họp làm việc để xem xét, giải quyết những vấn đề quan trọng của cơ quan hoặc địa phương mình.

4. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh có thể được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh uỷ quyền chủ trì các cuộc họp theo quy định tại các Khoản 2 và 3 Điều này để giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, thị giải quyết các vụ việc; báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh bằng văn bản về kết quả cuộc họp.

5. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh phụ trách khối hoặc lĩnh vực công việc được tham dự các cuộc họp quy định tại các Khoản 1, 2 và 3 Điều này.

Điều 22. Việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác quan trọng và tổ chức các cuộc hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề của Uỷ ban nhân dân Tỉnh

1. Để tổ chức quán triệt, triển khai những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Chính phủ, Thủ trướng Chính phủ và của Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh có thể quyết định tổ chức hội nghị có sự tham gia của lãnh đạo các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện, thị.

2. Các cuộc hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề của Uỷ ban nhân dân Tỉnh được tiến hành trong các trường hợp sau đây:

a) Việc sơ kết, tổng kết chuyên đề đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và của Uỷ ban nhân dân Tỉnh hoặc theo sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ;

b) Khi cần thiết để đánh giá tình hình và kết quả sau một thời gian nhất định thực hiện những chủ trương, chính sách quan trọng theo quyết định của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân huyện, thị có liên quan chuẩn bị địa điểm, nội dung, chương trình hội nghị nêu tại Khoản 1 và 2 Điều này.

Điều 23. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong việc tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh quy định tại Khoản 1 Điều 9 Quy định này.

2. Thẩm tra về sự cần thiết và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh tổ chức các cuộc họp làm việc nêu tại các Khoản 2 và 3 Điều 21 Quy định này.

Trường hợp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh đồng ý tổ chức cuộc họp theo đề nghị của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh hoặc của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh trả lời bằng văn bản cho người đề nghị trong thời hạn một ngày làm việc sau khi có quyết định của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

3. Thẩm tra, tóm tắt các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp. Lựa chọn, đề xuất để Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh quyết định những vấn đề cần thiết phải đưa ra cuộc họp xử lý, những vấn đề không cần thiết phải đưa ra cuộc họp mà được xử lý bằng các hình thức khác. Phát biểu quan điểm và ý kiến độc lập của Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong việc xử lý vấn đề có liên quan.

4. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian và kinh phí, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo, điều hành, trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh quyết định.

5. Gởi giấy mời họp đến các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

6. Đôn đốc các cơ quan liên quan chuẩn bị đầy đủ tài liệu, văn bản đảm bảo đúng nội dung, yêu cầu của cuộc họp và gởi trước ngày họp ít nhất ba ngày làm việc.

7. Tham dự hoặc cử cấp phó tham dự cuộc họp.

8. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp.

9. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh chủ trì cuộc họp.

10. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh tại cuộc họp.

Chương IV

CÁC CUỘC HỌP CỦA CƠ QUAN

VÀ THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CHUYÊN MÔN CẤP TỈNH

Điều 24. Các loại cuộc họp của cơ quan và Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh

1. Họp giao ban của Thủ trưởng với các Phó Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc;

2. Họp tham mưu;

3. Họp làm việc;

4. Họp (Hội nghị) tập huấn, triển khai công tác;

5. Họp (Hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề;

6. Họp (Hội nghị) tổng kết năm.

Điều 25. Việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai công tác và tổ chức các cuộc hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh

1. Khi thực sự cần thiết phải tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai công tác trong toàn ngành những chủ trương, chính sách quan trọng của Trung ương và của Tỉnh thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì Thủ trương cơ quan, đơn vị phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và kinh phí tổ chức hội nghị.

2. Các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh chỉ được tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc có chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

Trường hợp không có quy định hoặc chưa có sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân Tỉnh, nhưng xét thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đối với một số chuyên đề quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực được phân công quản lý, thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có văn bản trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và kinh phí tổ chức hội nghị.

3. Dự kiến tổ chức các cuộc hội nghị nêu tại Khoản 1 và 2 Điều này phải được đưa vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị ngay từ đầu năm và gởi trước cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết.

Điều 26. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác năm của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh

1. Các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh không triệu tập các cuộc hội nghị toàn ngành để sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.

2. Trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị toàn ngành để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh về nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

3. Việc tổ chức hội nghị tổng kết có mời lãnh đạo các cơ quan chuyên môn khác thuộc cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã dự phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

Điều 27. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh trong việc tổ chức các cuộc họp của cơ quan, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch công tác tuần, trình Thủ trưởng cơ quan quyết định.

2. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian và kinh phí.

3. Kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị tài liệu cuộc họp.

4. Tổ chức gởi giấy mời họp (kèm theo tài liệu) đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân trước ngày họp ít nhất ba ngày làm việc.

5. Tham dự hoặc cử cấp phó tham dự cuộc họp.

6. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp.

7. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp.

8. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận tại cuộc họp.

Chương V

CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH,

CÁC PHÓ CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN VÀ CẤP XÃ

Điều 28. Các loại cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện và cấp xã

1. Họp giao ban của Chủ tịch với các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp;

2. Họp tham mưu, tư vấn;

3. Họp làm việc;

4. Họp (Hội nghị) tập huấn, triển khai công tác;

5. Họp (Hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.

Điều 29. Việc tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành, vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn cấp huyện

1. Đối với những vấn đề quan trọng liên ngành, vượt quá thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp huyện, thì có thể tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị với Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn cấp huyện để thực hiện sự điều phối giải quyết theo thẩm quyền.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thể đề nghị Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị tổ chức họp làm việc để xem xét, giải quyết những vấn đề quan trọng của cơ quan hoặc địa phương mình.

3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, thị có thể được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị uỷ quyền chủ trì các cuộc họp theo quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều này; báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị bằng văn bản về kết quả cuộc họp.

4. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, thị phụ trách khối hoặc lĩnh vực công việc được tham dự các cuộc họp quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều này.

Điều 30. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Trưởng bộ phận tham mưu, giúp việc của Uỷ ban nhân dân cấp xã trong việc tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch công tác tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp quyết định.

2. Thẩm tra về sự cần thiết và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp tổ chức các cuộc họp làm việc nêu tại các Khoản 1 và 2 Điều 29 Quy định này.

3. Thẩm tra, tóm tắt các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý.

4. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian và kinh phí, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo, điều hành, trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp quyết định.

5. Gởi giấy mời họp đến các cơ quan, bộ phận và cá nhân có liên quan theo chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp.

6. Đôn đốc các cơ quan, bộ phận liên quan chuẩn bị đầy đủ tài liệu, văn bản đảm bảo đúng nội dung, yêu cầu của cuộc họp.

7. Tham dự hoặc cử cấp phó tham dự cuộc họp.

8. Tổ chức ghi biên bản hoặc ghi âm cuộc họp.

9. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.

10. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp tại cuộc họp.

Chương VI

CÁC QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 31. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh không chỉ đạo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện, thị.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị không chỉ đạo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 32. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp dưới

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 33. Việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai, sơ kết, tổng kết của các cơ quan chuyên môn cấp huyện

1. Các cơ quan chuyên môn cấp huyện không triệu tập các cuộc họp (hội nghị) để sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.

2. Trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp về nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

3. Việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai, sơ kết, tổng kết hàng năm của cơ quan chuyên môn cấp huyện có mời lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo các cơ quan chuyên môn cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn dự, thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị.

Điều 34. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp

1. Căn cứ chức năng, thẩm quyền theo quy định, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, quý, tháng của cơ quan, đơn vị, địa phương mình đảm bảo khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành, khả năng và trình độ thực tế của bộ máy giúp việc.

2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính nhà nước trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác đã ban hành. Chỉ trong trường hợp thực sự cần thiết mới điều chỉnh chương trình công tác.

Điều 35. Tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị, địa phương đảm bảo không gây ảnh hưởng đến việc tiếp nhận và giải quyết các công việc của tổ chức, công dân

1. Các cơ quan, đơn vị có quan hệ trực tiếp đến việc giải quyết các công việc hàng ngày của tổ chức, công dân không được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mình mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của tổ chức, công dân theo quy định của pháp luật.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu nại của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.

Điều 36. Cấm kết hợp tham quan, nghỉ mát với tham dự các cuộc họp do cấp trên tổ chức

1. Nghiêm cấm việc kết hợp tham quan, nghỉ mát với tham dự các cuộc họp do cấp trên tổ chức.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo chấp hành nghiêm quy định tại Khoản 1 Điều này và phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu để xảy ra vi phạm tại cơ quan, đơn vị, địa phương do mình quản lý.

Điều 37. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ để giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện không được sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương cấp dưới và cơ sở.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện phải dành thời gian thích đáng và có chương trình, kế hoạch cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương cấp dưới trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được phân công, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những vấn đề phát sinh thuộc thẩm quyền phải giải quyết.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 38. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp ở tỉnh Đồng Tháp

1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh:

a) Tổ chức thực hiện các quy định về tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh thuộc phạm vi thẩm quyền được giao;

b) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và cấp xã trong việc thực hiện Quy định này.

c) Tham mưu, đề xuất Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh các biện pháp cải tiến và nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện:

a) Tuỳ tình hình thực tế mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh có quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của đơn vị mình; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện có quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã và của các cơ quan chuyên môn cấp huyện;

b) Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện các quy định về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương mình;

c) Thi hành các biện pháp cải cách tổ chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp.

Điều 39. Sửa đổi Quy định

Trong quá trình thực hiện Quy định này, trường hợp xét thấy không còn phù hợp do yêu cầu đổi mới công tác hoặc trái với các quy định của cấp trên, sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung./.