QUYẾT ĐỊNH

Ban hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

____________________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Quyết định số 32/2005/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hết hiệu lực thi hành.

Điều 3. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Dương Minh Điều

QUY ĐỊNH

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

(Ban hành kèm theo Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND

ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

__________________________

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quyết định này quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được áp dụng đối với văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Đối với các ngành như Kho bạc, Ngân hàng, Thuế, Tòa án, Kiểm sát, Thanh tra, Bảo hiểm, Điện lực, Thống kê, Bưu điện, Thi hành án dân sự, Công an, Quân sự nếu có quy định riêng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của ngành thì không áp dụng theo Quy định này.

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản để đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đó.

1. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

a) Quốc hiệu;

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

c) Số, ký hiệu của văn bản;

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

e) Nội dung văn bản;

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

h) Dấu của cơ quan, tổ chức;

k) Nơi nhận.

2. Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại khoản 1 điều này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

3. Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên 20mm;

Lề dưới: cách mép dưới 20mm; Lề trái: cách mép trái 30mm;

Lề phải: cách mép phải 20mm.

4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ

A4 được thể hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Quyết định này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại phụ lục trên.

Chương II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 6. Quốc hiệu

1. Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

2. Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------------------------

Hai dòng trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1. Thể thức

Đối với Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp không ghi cơ quan chủ quản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Ví dụ 1:

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH TIỀN GIANG

----------------

Ví dụ 2:

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ MỸ THO

----------------

b) Đối với các sở, ban, ngành, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp thì tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND).

Ví dụ 1:

UBND TỈNH TIỀN GIANG

SỞ XÂY DỰNG

----------------

Ví dụ 2:

UBND TỈNH TIỀN GIANG

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

----------------

2. Kỹ thuật trình bày

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

Ví dụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG

TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ -

THƯƠNG MẠI - DU LỊCH

----------------

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản

1. Thể thức

a) Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b) Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản hành chính có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quyết định này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Số: …./Tên loại văn bản-Tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Báo cáo số 20 của UBND tỉnh Tiền Giang ban hành được ghi như sau: Số: 20/BC-UBND

Quyết định số 30 của Sở Kế hoạch và Đầu tư ban hành được ghi như sau: Số: 30/QĐ-KH&ĐT

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn đó.

Số: …./Cơ quan ban hành-Đơn vị soạn thảo

Ví dụ: Công văn số 130 của UBND tỉnh do Phòng Nghiên cứu Tổng hợp soạn thảo được ghi như sau: Số: 130/UBND-TH

Công văn số 215 của Sở Nội vụ do Văn phòng Sở soạn thảo được ghi như sau: Số: 215/SNV-VP

- Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban.

Ví dụ: Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Sở Nội vụ được ghi như sau: Số: 01/QĐ-HĐTTCC

- Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (Kinh tế, Y tế, Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên và Môi trường, Nội vụ, Lao động Thương binh và xã hội,…được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực đối với UBND cấp huyện, xã do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu.

Ví dụ: Công văn số 12 của UBND thành phố Mỹ Tho ban hành giải quyết về lĩnh vực kinh tế được ghi như sau: Số: 12/UBND-KT

2. Kỹ thuật trình bày

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước, giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo, giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối, không cách chữ.

Ví dụ:

Số: 19/SNV-VP (Công văn của Sở Nội vụ do Văn phòng Sở soạn thảo). Số: 23/BC-SKH&CN (Báo cáo của Sở Khoa học và Công nghệ).

Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1. Thể thức

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh là tên của tỉnh.

Ví dụ:

Văn bản của UBND tỉnh; các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở, ngành do UBND tỉnh Tiền Giang ký quyết định thành lập thì ghi địa danh là Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang thì ghi địa danh là Tiền Giang,

Ví dụ:

Văn bản của Kiểm toán nhà nước khu vực IX là cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang thì ghi địa danh là Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, thành phố, thị xã là tên của huyện, thành phố, thị xã đó.

Ví dụ:

Văn bản của UBND thành phố Mỹ Tho và các phòng, ban thuộc thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là Mỹ Tho,

Văn bản của UBND huyện Cai Lậy và các phòng, ban thuộc huyện Cai Lậy thì ghi địa danh là Cai Lậy,

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó.

Ví dụ:

Văn bản của UBND phường 4, thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là Phường 4,

Văn bản của UBND xã Nhị Bình, huyện Châu Thành thì ghi địa danh là Nhị Bình,

- Đối với các thị trấn có tên trùng với tên của huyện thì địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức thuộc thị trấn ghi thêm hai chữ thị trấn (TT.)

Ví dụ:

Văn bản của UBND thị trấn Chợ Gạo (huyện Chợ Gạo) ban hành thì ghi địa danh là TT. Chợ Gạo,

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký và ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Ví dụ: Tiền Giang, ngày 05 tháng 02 năm 2011

2. Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------------------------

Tiền Giang, ngày 22 tháng 02 năm 2011

Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

1. Thể thức

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản của các văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a.

Tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình và các loại văn bản khác có tên loại) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Trích yếu nội dung văn bản có tên loại được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

----------------

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Ví dụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG

SỞ NỘI VỤ

--------

Số: 05/SNV-CBCC

V/v xét nâng lương cho CBCC năm 2011

Điều 11. Nội dung văn bản

1. Thể thức

a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh). Ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”, trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo (Phụ lục VI) kèm theo Quyết định này.

b) Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1.27 cm

(1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

a) Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Mục 1

CÔNG TÁC VĂN THƯ

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Ví dụ: Điều 1.

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

Ví dụ: 1. …

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

Ví dụ: a) …

b) Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần: Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1. Thể thức

Chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký thể hiện tính pháp lý và người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, người ký phải đúng thẩm quyền. Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

Ví dụ:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

Ví dụ:

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

TL. CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

TL. GIÁM ĐỐC

CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC

b) Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Chủ tịch, Phó chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám Đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v.. không ghi những chức vụ mà nhà nước không quy định như cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v… không ghi lại tên cơ quan, tổ chức trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định trong quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc hội đồng không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Đối với những Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.

Ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của UBND tỉnh)

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của UBND tỉnh)

CHỦ TỊCH UBND TỈNH

Nguyễn Văn Khang

PHÓ CHỦ TỊCH UBND TỈNH

Dương Minh Điều

c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác. Đối với văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

2. Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a, chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b, các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Sau khi người có thẩm quyền ký, văn bản ban hành phải được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý. Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8

Điều 14. Nơi nhận

1. Thể thức

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.

Ví dụ:

- Các sở, ban, ngành tỉnh;

- Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị.

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

a) Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với công văn hành chính) trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm, nếu công văn chỉ gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai hay nhiều cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm, các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Ví dụ 1: Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Tiền Giang

Ví dụ 2: Kính gửi:

- Các Sở, ban, ngành tỉnh;

- Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị;

- UBND các xã, phường, thị trấn.

b) Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký) và sát lề trái; phía sau có dấu hai chấm, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, đầu dòng có gạch đầu dòng, sát lề trái; cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm; tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị hay bộ phận soạn thảo văn bản và cuối cùng là dấu chấm.

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Các Sở, ban, ngành tỉnh;

- CT và các PCT UBND tỉnh;

- Lưu: VT, NC.

Điều 15. Các thành phần thể thức khác

1. Thể thức

a) Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ). Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.

2. Kỹ thuật trình bày

a) Dấu chỉ mức độ mật

Dấu độ mật có ba mức độ mật xếp theo thứ tự tăng dần: “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” và được khắc sẵn. Dấu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm; 40mm x 8mm; 20mm x 8mm trên đó các chữ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11, các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

e) Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

g) Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản theo (Phụ lục IV) kèm theo Quyết định này.

Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính theo (Phụ lục V) kèm theo Quyết định này.

Chương III

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO

Điều 16. Thể thức bản sao

Thể thức sao bao gồm:

1. Hình thức sao: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quyết định này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm: địa danh, ngày, tháng, năm sao văn bản, quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận văn bản sao được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13, 14 của Quyết định này.

Điều 17. Kỹ thuật trình bày

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Quyết định này (Phụ lục III).

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao

a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản tại ô số 2; số, ký hiệu bản sao tại ô số 3; địa danh và ngày, tháng, năm sao tại ô số 4; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền tại ô số 5a, 5b và 5c; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản tại ô số 6; nơi nhận tại ô số 7 được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại (Phụ lục III).

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao theo (Phụ lục IV); mẫu trình bày bản sao theo (Phụ lục V) kèm theo Quyết định này.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện Quy định này.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương chịu trách nhiệm phổ biến, tổ chức triển khai thực hiện Quy định này trong cơ quan, tổ chức, địa phương mình (kể cả các đơn vị trực thuộc).

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi, đề nghị các ngành, địa phương phản ảnh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để nghiên cứu, giải quyết./.