Title: Suriname Rechtsinstituut

URL: https://www.sris.sr/wp-content/uploads/2023/09/Archiefbesluit-S.B.-2009-no.-58.pdf

Content:
2009

STAATSBLAD
VAN DE
REPUBLIEK SURINAME

No. 58

STAATSBESLUIT van 23 april 2009, houdende regels ter
uitvoering van de Archiefwet (S.B. 2006 no. 28) (Archiefbesluit).
DE PRESIDENT VAN DE REPUBLIEK SURINAME,
Overwegende, dat-, ter uitvoering van artikel 3, artikel 5 lid 7, artikel
8, artikel 9, artikel 11 lid 6 en de artikelen 21 en 31 van de Archiefwet
(S.B. 2006. no. 28), het nodig is het volgende vast te stellen;
Heeft, de Staatsraad gehoord, vastgesteld het onderstaande door de
Raad van Ministers voorbereid Staatsbesluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepaling
Artikel 1
In dit Staatsbesluit en de daarop berustende bepalingen wordt
verstaan onder:
a. de Minister: de Minister van Binnenlandse Zaken.
b. de Wet: de Archiefwet.
c. de Raad: de Nationale Archiefraad, bedoeld in artikel 3
van de Wet.
d. de Nationale Archivaris: de Nationale Archivaris, bedoeld
in artikel 41, lid 1, van de Wet.
e. DIV II: Documentaire Informatieverzorging II.
1

2009

-2-

No. 58

f. President: de President van de Republiek Suriname.
Hoofdstuk 2. De Nationale Archiefraad
Artikel 2
1. De Nationale Archiefraad heeft tot taak desgevraagd of uit eigen
beweging de Minister van advies te dienen in zaken, welke op het
archiefwezen betrekking hebben.
Artikel 3
BENOEMING, SAMENSTELLING EN ZITTINGSDUUR
1. De voorzitter en de andere leden van de Raad worden op
voordracht van de Minister en na goedkeuring van de Raad van
Ministers door de President benoemd voor een periode van drie
jaren en zijn aansluitend herbenoembaar voor eenzelfde periode.
2. a. De leden van de Raad kunnen, op advies van de Minister, door
de President, gehoord de Raad, worden geschorst en ontslagen
wegens dringende redenen.
b. De leden van de Raad kunnen voorts op eigen verzoek door de
President worden ontslagen.
3. Benoeming tot lid van de Raad geschiedt op voordracht van de
Minister en wel als volgt:

2

2009

-3-

No. 58

a. minimaal vijf en maximaal zeven leden voorgedragen door de
Minister, van wie ten minste twee leden in het bijzonder
bekend met het historisch onderzoek, ten minste één lid in het
bijzonder bekend met de zorg en het beheer van
archiefbescheiden van de overheid, ten minste één lid in het
bijzonder bekend met de zorg en het beheer van particuliere
archiefbescheiden als bedoeld in artikel 48 van de Wet en ten
minste één lid, lid van een districtsbestuur;
b. twee leden voorgedragen door de minister van Justitie en
Politie en wel één lid van het Hof van Justitie en één lid zijnde
een notaris als bedoeld in de Wet op het Notarisambt;
c. twee leden voorgedragen door de minister van Onderwijs en
Volksontwikkeling, van wie bij voorkeur één lid is van de
Nationale Unesco-commissie.
4. Indien een lid van de Raad de in het voorgaande lid genoemde
functie neerlegt, dan eindigt zijn lidmaatschap van de Raad en is
de President bevoegd een andere persoon als lid te benoemen.
Artikel 4
1. De Raad wijst uit zijn midden een plaatsvervangende voorzitter
aan.
2. De Nationale Archivaris is adviserend lid van de Raad.
3. Bij de samenstelling van de Raad wordt gestreefd naar evenredige
deelneming aan de Raad van mannen en vrouwen.
Artikel 5
WERKWIJZE EN INRICHTING
De Raad vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of
binnen één maand, nadat de voorzitter daartoe een schriftelijk verzoek
van ten minste vier leden heeft ontvangen.
3

2009

-4-

No. 58

Artikel 6
1. De Raad is bevoegd ter ondersteuning van zijn werkzaamheden
commissies in te stellen, waarin ook niet-leden van de Raad
zitting kunnen hebben.
2. Indien de voorzitter van de Raad lid is van een commissie is hij
daarvan voorzitter. Zo hij geen lid is, wijst de Raad een lid van de
commissie als voorzitter aan.
3. De Raad en zijn commissies zijn bevoegd niet-leden uit te
nodigen tot het bijwonen van hun vergaderingen, het deelnemen
aan de beraadslagingen en het geven van informatie.
Artikel 7
De oproepingsbrieven voor een vergadering worden ten minste tien
werkdagen voor de te houden vergadering toegezonden aan de leden.
Deze brieven vermelden de te behandelen onderwerpen.
Artikel 8
1. De Raad en zijn commissies nemen hun besluiten alleen bij
aanwezigheid van meer dan de helft van het aantal leden. Zij
besluiten bij meerderheid van stemmen.
2. Over zaken wordt mondeling gestemd. Staken de stemmen in een
vergadering, waarin allen die op dat ogenblik lid van de Raad zijn,
aan de stemming hebben deelgenomen, dan wordt het voorstel
geacht niet te zijn aangenomen. Staken de stemmen in een
vergadering, waarin niet allen, die op dat ogenblik lid van de Raad
zijn, aan de stemming hebben deelgenomen, dan wordt het nemen
van een besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. In deze
vergadering wordt bij het staken van de stemmen het voorstel
geacht niet te zijn aangenomen.

4

2009

-5-

No. 58

3. Over personen wordt schriftelijk gestemd op ongetekende
briefjes. Bij staking van stemmen vindt een herstemming plaats.
Staken de stemmen daarbij opnieuw, dan beslist het lot.
Artikel 9
1. De Raad heeft een secretariaat.
2. De secretaris heeft in de vergaderingen een raadgevende stem.
3. De Minister benoemt, schorst en ontslaat, na overleg met de
voorzitter, de secretaris.
Artikel 10
FINANCIËLE MIDDELEN EN VERANTWOORDING
1. De Raad zendt jaarlijks vóór 1 juni aan de Minister een ontwerp
van de begroting voor het daaropvolgende kalenderjaar.
2. De Raad vervult zijn taak met de middelen die ingevolge de
Begrotingswet ter beschikking zijn gesteld.
Artikel 11
1. De Raad verstrekt desgevraagd aan de Minister de voor de
uitoefening van diens taak benodigde inlichtingen.
2. De Minister kan inzage verlangen van die zakelijke gegevens en
bescheiden voorzover die voor de vervulling van zijn taak
redelijkerwijs nodig is.
Artikel 12
De Raad zendt jaarlijks vóór 1 juni aan de Minister schriftelijk
verslag uit van zijn werkzaamheden gedurende het voorafgaande
kalenderjaar.
5

2009

-6-

No. 58

Artikel 13
De Minister kent aan de voorzitter en de leden van de Nationale
Archiefraad een honorarium toe, na verkregen goedkeuring van de
Raad van Ministers.
Hoofdstuk 3. Zorg voor en beheer van archiefbescheiden van de
overheid
Artikel 14
De zorgdragers stellen ten aanzien van het beheer van hun
archiefbescheiden regels vast. Daarin worden ten minste geregeld:
a. registratie van archiefbescheiden;
b. samenstelling
en
onderhoud
van
documentaire
structuurplannen;
c. opleidingseisen;
d. selectielijsten voor en vernietiging van archiefbescheiden;
e. vereisten aan gegevensdragers;
f. vereisten aan archiefruimten;
g. overdracht van archiefbescheiden aan een andere
beheerseenheid;
h. raadpleging,
beschikbaarstelling
en
uitlening
van
archiefbescheiden
i. beveiliging van archiefbescheiden onder gewone en onder
buitengewone omstandigheden;
j. vervanging en vervreemding van archiefbescheiden;
k. overbrenging van archiefbescheiden naar het Nationaal
Archief;
l. werkzaamheden die gerelateerd zijn aan het archiefbeheer
zoals werkzaamheden met betrekking tot de postontvangst,
verzending en distributie, elektronische post, fax- en
telexverkeer, reprografie en formulierenbeheer.
6

2009

-7-

No. 58

Artikel 15
De zorgdrager doet aan de Nationale Archivaris tijdig mededeling van
het voornemen tot:
a. verandering van de plaats van bewaring van niet naar het
Nationaal Archief overgebrachte archiefbescheiden;
b. ontwerpen, vervangen, aanschaf of invoering van een
archiefbeheerssysteem;
c. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
d. benoeming, schorsing en ontslag van het hoofd van de afdeling
Documentaire Informatieverzorging.
Artikel 16
De zorgdrager doet, met inachtneming van de overbrengtermijn van
tien jaar telkens na afloop van het jaar waarvan het jaartal op 9
eindigt, de in tien jaar ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden
afsluiten en als eenheid opbergen.
Hoofdstuk 4. Opleiding tot en het verkrijgen van de hoedanigheid
van archiefambtenaar
Artikel 17
1. De hoedanigheid van archiefambtenaar wordt verkregen door
verwerving van een diploma Archivaris A danwel Archivaris B
danwel Archivaris C.
2. De Minister is bevoegd, gehoord de Raad, buitenlandse
getuigschriften en diploma’s gelijk te stellen aan de diploma’s
genoemd in lid 1 van dit artikel.

7

2009

-8-

No. 58

Artikel 18
1. Op aanvraag van een instelling voor wetenschappelijk onderwijs
wijst de Minister, gehoord de Raad, een opleiding aan als een
opleiding ter verkrijging van het diploma Archivaris A, indien de
onderwijseenheden van die opleiding naar zijn oordeel de
archivistiek in voldoende mate betreffen.
2. Op aanvraag van een instelling voor wetenschappelijk of hoger
beroepsonderwijs wijst de Minister, gehoord de Raad, een
opleiding aan als een opleiding ter verkrijging van het diploma
Archivaris B, indien de onderwijseenheden van die opleiding naar
zijn oordeel de archivistiek in voldoende mate betreffen.
3. Op aanvraag van een instelling voor middelbaar beroepsonderwijs
wijst de Minister, gehoord de Raad, een opleiding aan als een
opleiding ter verkrijging van het diploma Archivaris C, indien de
onderwijseenheden van die opleiding naar zijn oordeel de
archivistiek in voldoende mate betreffen.
4. De geldigheid van een aanwijzing bedoeld in een der voorgaande
leden vervalt na verloop van vijf jaren.
5. Het Nationaal Archief houdt toezicht op de kwaliteit van de
opleidingen zoals bedoeld in de leden 1 tot en met 3.
Hoofdstuk 5. Archiefruimten
Artikel 19
1. Een gebouw waarin een archiefruimte is of wordt gevestigd, is
niet gelegen in een omgeving, waar een bijzonder brand- of
overstromingsgevaar bestaat dan wel extreme overlast van
luchtvervuiling te verwachten is.
2. De archiefruimte is uitsluitend bestemd voor de bewaring van
archiefbescheiden.

8

2009

-9-

No. 58

3. In een archiefruimte bevinden zich geen materialen en apparaten
die het klimaat nadelig kunnen beïnvloeden, verontreiniging
verspreiden, brandgevaar veroorzaken, dan wel insecten of microorganismen kunnen aantrekken.
Artikel 20
1. De vloerbelasting is berekend op een gewicht van 10 kN/m2, bij
een inrichting met 7 legborden boven elkaar, bij een onderlinge
afstand van 35 cm.
2. De archiefruimte is beschermd tegen overlast van grond-, riool-,
regen-, leiding- en bluswater door de toepassing van een
waterkering van ten minste 10 cm. In een archiefruimte beneden
het maaiveld zijn watermelders aanwezig. Indien de situatie van
een archiefruimte beneden het maaiveld daartoe aanleiding geeft,
wordt, ten genoegen van de Nationale Archivaris aangetoond dat
de waterindringing in het beton gemeten volgens de door de
Minister aan te wijzen standaard een waarde heeft die
onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden.
3. De scheidingsconstructie, vloeren, wanden en plafonds tussen de
archiefruimte en de omringende ruimten is van steenachtig
materiaal en bezit een weerstand tegen branddoorslag en
brandoverslag van 60 minuten volgens de door de Minister aan te
wijzen standaard; dit geldt ook voor deuren, kozijnen,
brandkleppen, doorvoeringen van kabels, leidingen en andere
perforaties. Roosters en andere tussenvloeren zijn niet toegestaan.
Indien de vuurbelasting van een aangrenzende ruimte groter is dan
die van een gemiddelde kantoorruimte wordt de weerstand tegen
branddoorslag en randoverslag dienovereenkomstig verhoogd.
4. Ramen zijn in de archiefruimte niet toegestaan.
5. De bijdrage tot de brandvoortplanting van wanden, plafonds,
vloeren en vloerbedekking evenals van kasten en stellingen
voldoet aan de door de Minister aan te wijzen standaard.
9

2009

- 10 -

No. 58

6. De vloeren, wanden en plafonds zijn glad, vlak en stofvrij
afgewerkt; losse bouwdelen met kieren zijn niet toegepast.
7. Alleen kabels, leidingen en kanalen ten behoeve van
voorzieningen in de archiefruimte zelf, zijn in de archiefruimte
aanwezig. Archiefstellingen staan niet onder watervoerende
leidingen. Kabels en leidingen worden zoveel mogelijk als
opbouw uitgevoerd; voeding naar apparatuur vindt plaats van
bovenaf door de wand.
8. Het ventilatiesysteem of de luchtbehandelinginstallatie is zodanig
uitgevoerd dat hierdoor geen water, vuil en ongedierte kunnen
doordringen in de archiefruimte. De klimaatapparatuur wordt
buiten de archiefruimte geplaatst.
9. De toegangsdeuren zijn ten minste voorzien van insteeksloten met
sluitkommen en van veiligheidsbouwbeslag met boorzekering. De
deuren zijn beveiligd tegen uitlichten. Zij zijn zelfsluitend
uitgevoerd.
10. Bij gesloten deur is door een verklikkerlampje aan de buitenzijde
zichtbaar of de elektriciteit is ingeschakeld. Deurcontacten voor
de verlichting zijn niet toegestaan.
11. De maximale vloeroppervlakte bij een plafondhoogte van 300 cm
is 1000 m2 danwel, bij een grotere plafondhoogte, evenredig
kleiner.
Artikel 21
1. In de nabijheid van de archiefruimte zijn voldoende en doelmatige
kleine blusmiddelen aanwezig in de vorm van slanghaspels en
koolzuursneeuwblussers. Poeder- en schuimblussers zijn niet
toegestaan.
2. Op de toegangsdeuren zijn bordjes geplaatst voorzien van de tekst
of het symbool ‘Verboden te roken’.

10

2009

- 11 -

No. 58

Artikel 22
1. De relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte waarin alleen
papieren archiefbescheiden worden bewaard, kan variëren tussen
30 en 55% en de temperatuur tussen 16 en 20°C; een
overschrijding tot 25°C tijdens maximaal 10 etmalen per jaar is
toegestaan.
2. De archiefruimte is voorzien van een thermometer en een
hygrometer. Haarhygrometers
zijn niet toegestaan. Alle
meetapparatuur wordt regelmatig gecontroleerd op juiste werking
en aanwijzing.
3. De luchtinhoud van de archiefruimte wordt ten minste eenmaal en
niet meer dan viermaal per 24 uur ververst.
4. De relatieve luchtvochtigheid en de temperatuur voor de bewaring
van archiefbescheiden in andere vorm dan papier bedragen voor:
a. perkament, leer, textiel en hout 17°C -2/+1°C,
onderscheidenlijk 52% ±3%;
b. zwart-wit fotomateriaal op papier, ook wanneer
polyethyleen is toegepast: een vast in te stellen waarde
tussen -20 tot 17°C ±1°C, onderscheidenlijk 33% tot 38%
±3%;
c. zwart-wit fotomateriaal op glas en polyester film, positief
en negatief: een vast in te stellen waarde tussen -20 tot
17°C ±1°C, onderscheidenlijk 33% tot 38% ±3%;
d. zwart-wit fotomateriaal op bi- of tri-acetaatfilm: een vast
in te stellen waarde tussen -20 tot 5°C ± 1°C,
onderscheidenlijk 33% tot 38% ±3%;
e. fotomateriaal in kleur, positief en negatief: een vast in te
stellen waarde tussen -20 tot -2°C ±1°C, onderscheidenlijk
33% ±3%;
f. zwart-wit fotomateriaal op nitraatfilm: een vast te stellen
waarde tussen –20 tot 5°C±1°C, onderscheidenlijk 33% tot
38% ± 3%;
11

2009

- 12 -

No. 58

g. elektromagnetische dragers 18°C ±1°C, onderscheidenlijk
40% ±2%
h. optische schijven: een vast in te stellen waarde tussen 2 tot
18°C -2/+1°C, onderscheidenlijk 40 tot 55% ±3%.
Artikel 23
1. Bij plaatsing van archiefstellingen langs een buitenmuur wordt
een tussenruimte van ten minste 20 cm in acht genomen, langs
een binnenmuur 10 cm; de afstand tussen de inhoud van de
bovenste plank en het plafond evenals die tussen de inhoud van de
bovenste plank en de verlichtingsarmaturen is ten minste 25 cm.
De looppaden tussen de archiefstellingen zijn ten minste 70 cm
breed.
2. De afstand van deurkozijnen en andere doorvoeringen door
brandwerende wanden ten opzichte van archiefstellingen is ten
minste 50 cm.
3. Archiefstellingen zijn in de regel niet hoger dan 220 cm.
4. Voor de berging van elektromagnetische materialen worden
volledig plaatstalen kasten, voorzien van deuren en een
achterwand, toegepast.
Hoofdstuk 6. Selectie
Artikel 24
De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst:
a. één of meer personen die deskundig zijn op het gebied van de
organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan;
b. één of meer personen die deskundig zijn op het gebied van het
beheer van de nog niet naar het Nationaal Archief overgebrachte
archiefbescheiden van het desbetreffende overheidsorgaan;
c. de Nationale Archivaris.
12

2009

- 13 -

No. 58

Artikel 25
1. Een selectielijst bestaat ten minste uit:
a. een titel waaruit blijkt op welk overheidsorgaan de
selectielijst betrekking heeft;
b. een opsomming van de taken van dat overheidsorgaan;
c. een
systematische
opsomming
van
categorieën
archiefbescheiden, waarin bij iedere categorie is aangegeven
of de archiefbescheiden bewaard worden dan wel na welke
termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen;
d. een toelichting die in ieder geval bevat:
1. een verantwoording van de wijze waarop uitvoering is
gegeven aan artikel 19 van de Wet;
2. een verslag van de wijze waarop derden en met name de
deskundigen, bedoeld in artikel 1, onder c, bij het
ontwerpen van de selectielijst betrokken zijn en van de
inhoud van het met hen gevoerde overleg;
3. een verslag van de procedure, bedoeld in artikel 19 van
de Wet.
2. Indien na verloop van tijd door taakverandering van een
overheidsorgaan de voor dat overheidsorgaan vastgestelde
selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, dient deze
lijst gewijzigd te worden.
Hoofdstuk 7. Overbrenging van archiefbescheiden
Artikel 26
1. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 31
van de Wet over naar het Nationaal Archief binnen een jaar na het
verstrijken van de in de wet genoemde termijn van tien jaren.
2. De Nationale Archivaris is bevoegd de in lid 1 genoemde termijn
van een jaar in bijzondere gevallen te verlengen.
13

2009

- 14 -

No. 58

3. De zorgdrager en de Nationale Archivaris plegen tijdig overleg
over de voorgenomen overbrenging van de archiefbescheiden.
4. De zorgdrager en de Nationale Archivaris maken van de
overbrenging gezamenlijk een verklaring op die ten minste een
specificatie van de archiefbescheiden bevat en waaraan het in
artikel 12 van de Wet bedoelde documentair structuurplan is
gehecht.
Artikel 27
Indien de zorgdrager ingevolge artikel 34, lid 1, van de Wet
beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden stelt, wordt
het daartoe strekkende besluit gevoegd bij de verklaring, bedoeld in
artikel 26, lid 4.
Hoofdstuk 8. Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 28
1. Degene die vóór de inwerkingtreding van dit staatsbesluit de in
artikel 9 van de Nederlandse Archiefwet 1962 bedoelde
hoedanigheid van middelbaar of hoger archiefambtenaar heeft
verworven, wordt geacht in het bezit te zijn van de in artikel 17
genoemde niveaus van archiefambtenaar.
2. Degene die vóór de inwerkingtreding van dit Staatsbesluit een in
Nederland, Aruba en de Nederlandse Antillen afgegeven
diploma’s SOD II bezit, wordt geacht in het bezit te zijn van het
diploma DIV II.
3. Degene die in het bezit is van het in 2003 resp. 2008 te
Paramaribo door de Nederlandse Archiefschool resp. het
Ministerie van Binnenlandse Zaken afgegeven diploma
Archivistiek wordt geacht in het bezit te zijn van het in artikel 17
genoemde diploma Archivaris C.
14

2009

- 15 -

No. 58

4. Degene die vóór de inwerkingtreding van dit Staatsbesluit de in
de Regeling Landsarchiefdienst 1956 (G.B. 1956, no. 105)
genoemde functie van Hoofdarchivaris onderscheidenlijk Hoofd
van de afdeling Registratuur bij een departement vervulde, is
gedurende vijf jaren na inwerkingtreding van de Wet bevoegd de
in artikel 7, lid 1, en 41, lid 1, van de Wet genoemde functies te
vervullen zonder te zijn gekwalificeerd in de zin van artikel 9 van
de Wet.
Artikel 29
1.

2.

De Minister kan met betrekking tot archiefruimten die vóór de
inwerkingtreding van de Wet zijn gebouwd of in gebruik zijn
genomen, schriftelijk ontheffing verlenen van een of meer van de
voorschriften in hoofdstuk 5.
Aan een ontheffing als bedoeld in lid 1, worden voorschriften
verbonden, die de mogelijke nadelige gevolgen van de ontheffing
zoveel mogelijk ondervangen.
Artikel 30

1. Dit Staatsbesluit, kan worden aangehaald als "Archiefbesluit" en
wordt in het Staatsblad van de Republiek Suriname afgekondigd.
2. Het treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van
zijn afkondiging.

15

2009

- 16 -

No. 58

3. De Minister van Binnenlandse Zaken draagt zorg voor de
uitvoering van dit Staatsbesluit.

Gegeven te Paramaribo, de 23ste april 2009
R. R. VENETIAAN
Uitgegeven te Paramaribo, de 5e mei 2009
De Minister van Binnenlandse Zaken,
M.S.H. HASSANKHAN

16

2009

- 17 -

No. 58

STAATSBESLUIT van 23 april 2009, houdende regels ter
uitvoering van de Archiefwet (S.B. 2006 no. 28) (Archiefbesluit).
NOTA VAN TOELICHTING
I. Algemeen
Het Archiefbesluit bevat nadere regels betreffende enige onderwerpen
waarvan in de Archiefwet (S.B. 2006 no. 28 ) nadere regeling bij een
staatsbesluit is voorzien t.w.:
1. de Nationale Archiefraad (artikel 3 van de Wet);
2. de zorg voor en beheer van archiefbescheiden van de overheid
(artikel 5, lid 7, artikel 8 van de Wet);
3. de opleiding tot en het verkrijgen van de hoedanigheid van
archiefambtenaar (artikel 9 van de Wet);
4. de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van
archiefruimten, alsmede de ingebruikneming van gebouwen of
gedeelten van gebouwen als archiefruimte (artikel 11, lid 6 van de
Wet);
5. de selectielijsten (artikel 21 van de Wet);
6. de overbrenging van archiefbescheiden (artikel 31 van de Wet).
De Archiefwet laat ook de mogelijkheid open tot staatsbesluiten met
nadere regels betreffende:
7. de duurzaamheid van archiefbescheiden (artikel 10, lid 2 van de
Wet);
8. de bescherming van staatsgeheimen (artikel 16 van de Wet).
9. de selectie, vernietiging, vervanging en vervreemding van
archiefbescheiden (artikel 27 van de Wet);
De regering dient zich nog te beraden over de aard en inhoud van in
artikel 16 van de Wet bedoelde regels inzake de bescherming van
staatsgeheimen. Er wordt gewezen op de bescherming die artikel 136
van het wetboek van Strafrecht biedt:
17

2009

- 18 -

No. 58

“ Hij die opzettelijk bescheiden, berichten of inlichtingen omtrent
enige zaak waarvan hij weet dat de geheimhouding door het belang
van de staat wordt geboden, hetzij openbaar maakt, hetzij aan een
buitenlandse mogendheid mededeelt of in handen speelt, wordt
gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste zes jaren”.
Aan toepassing van de in de Wet (artikelen 10, lid 2; 16, 27, lid 2)
gegeven mogelijkheid krachtens een staatsbesluit aan de Regering
nadere regeling te delegeren, bestaat vooralsnog geen behoefte,
aangezien alle nadere regels bij staatsbesluit kunnen worden gegeven.
Wel wordt in de bepalingen over archiefruimten (ter uitvoering van
artikel 11, lid 6, van de Wet) enige malen verwezen naar een door de
Minister aan te wijzen standaard. Dit kan zijn een internationale ISO
norm vastgelegd door de International Organisation for
Standardization, een Surinaamse standaard of een buitenlandse
standaard.
II. Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
Artikel 1 van de Archiefwet bevat een aantal begripsbepalingen die
ook gelden voor de op die Wet berustende bepalingen zoals dit
besluit.
Artikelen 2 - 13
Volgens artikel 3 van de Wet is er een Nationale Archiefraad die tot
taak heeft desgevraagd of uit eigen beweging de Minister van advies
te dienen in zaken die op het archief betrekking hebben. Naast deze
algemeen geformuleerde adviestaak schrijft de Wet in een aantal
gevallen het advies van de Nationale Archiefraad voor: zie de
artikelen 19, lid 1, 22, 24, lid 4, 25, lid 3, 32 lid 2 en 3, 34, lid 2 en 3,
44, lid 3, 52, lid 2, 53 lid 3 en 4 van de Wet.
18

2009

- 19 -

No. 58

Zoals in de Memorie van Toelichting op artikel 3 van de Wet is
gesteld, moet de Minister kunnen steunen op de adviezen van zijn
ambtenaren (onder wie in de eerste plaats de Nationale Archivaris),
maar ook op adviseurs die van de Minister en de Nationale Archivaris
onafhankelijk zijn en die verschillende bij het archiefwezen betrokken
belangen kunnen overzien.
Om die onafhankelijkheid te waarborgen worden de voorzitter en de
andere leden van de Raad door de President van de Republiek
Suriname benoemd, geschorst en ontslagen. De voordrachten van alle
leden, die zitting zullen hebben in de Nationale Archiefraad worden
door de Minister gedaan aan de President na verkregen informatie van
de desbetreffende ministeries zoals opgenomen in artikel 3 lid 3. Van
de verschillende bij het archiefwezen betrokken belangen noemt dit
artikel:
 de belangen van het historisch onderzoek;
 de zorg en het beheer van archiefbescheiden van de overheid
en die van particulieren;
 de belangen van de districtsbesturen;
 belangen van justitie en politie, waaronder die van het
notariaat;
 belangen van onderwijs en volksontwikkeling, waaronder die
van de internationale culturele betrekkingen zoals behartigd
door de Nationale Unesco-commissie.
Daarenboven kan de Minister nog andere belangen in de Archiefraad
doen vertegenwoordigen, aangezien het Archiefbesluit aan de
voordracht van twee leden geen bijzondere eisen stelt (het minimum
aantal leden van de Archiefraad is 9, het maximum aantal 11). Nietleden kunnen bij het werk van de Archiefraad worden betrokken,
zoals opgenomen in artikel 6.
De Nationale Archiefraad dient te beschikken over een secretariaat,
bestaande uit een secretaris, die in de vergaderingen een raadgevende
stem heeft en, indien nodig, andere medewerkers, benoemd door de
Minister van Binnenlandse Zaken.
19

2009

- 20 -

No. 58

Artikel 15
Artikel 30, lid 1, van de Wet bepaalt dat de zorgdrager aan de
Nationale Archivaris tijdig mededeling doet van het voornemen tot
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overheidsorgaan alsmede van overdracht van één of meer taken aan
een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon. Voor een goede
uitoefening van het toezicht door de Nationale Archivaris is het
evenwel ook van belang dat hij op de hoogte wordt gebracht van
andere gewichtige besluiten die consequenties (kunnen) hebben voor
de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.
Artikel 16
In de toelichting op artikel 31 van de Wet is de vorming van
zogenaamde tienjaren-blokken beschreven. Dit betekent dat het
archief, als regel, elke tien jaren wordt afgesloten, na afloop van het
jaar waarvan het jaartal op 9 eindigt. Volgens artikel 26 van het
Archiefbesluit moet zo’n tienjaren-blok binnen een jaar naar het
Nationaal Archief worden overgebracht.
Artikel 17
Volgens artikel 9 van de Wet worden bij Staatsbesluit regels
vastgesteld omtrent de opleiding tot en het verkrijgen van de
hoedanigheid van archiefambtenaar. Er is voor gekozen om, in plaats
van de inhoud van de opleiding precies te regelen, in het
Archiefbesluit minimum voorwaarden op te nemen die gesteld
worden aan onderwijsinstellingen die de Master-en Bachelor in
Archiefwetenschappen, de DIV opleiding en de Archivistiek C, op
zich nemen.
Onderscheiden worden vier niveaus van archivistische competenties:
20

2009

- 21 -

No. 58

1. Degene die in het bezit is van een Master in
Archiefwetenschappen wordt gekwalificeerd als archivaris A.
2. Degene die in het bezit is van een volwaardige HBO diploma t.w.
een Bachelor in Archiefwetenschappen wordt gekwalificeerd als
archivaris B 1.
3. Degene die in het bezit is van een DIV II diploma dat op HBO(HBOmin) niveau is wordt gekwalificeerd als archivaris B 2.
4. Degene die in het bezit is van een diploma van de DIV I opleiding
of de éénjarige Archivistiek C opleiding wordt gekwalificeerd als
archivaris C.
Zolang in Suriname geen opleidingen tot archivaris A, B en C zijn
ingericht en door de Minister erkend, zal in de behoefte aan
geschoold en deskundig archiefpersoneel voorzien moeten worden
door het aanstellen van personen met een in het buitenland verworven
diploma.
Artikel 18
De opleiding tot archivaris A zal op universitair (master’s) niveau
verzorgd worden door een instelling van wetenschappelijk onderwijs,
zoals de Anton de Kom Universiteit of een buitenlandse universiteit.
De opleiding tot archivaris B 1 zal op HBO-niveau (bachelor’s)
verzorgd worden door een instelling van wetenschappelijk of hoger
beroeponderwijs, zoals de Anton de Kom Universiteit, de Academie
voor Hoger Kunst en Cultuur Onderwijs, het Instituut voor de
Opleiding van Leraren of een buitenlandse onderwijsinstelling. De
opleiding tot archivaris C, ten slotte, zal op middelbaar beroepsniveau
verzorgd worden.
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken is te allen tijde bevoegd om
het besluit te nemen om de opleidingen op de verschillende niveaus
zelf op te zetten c.q. te organiseren.
Het Nationaal Archief ziet toe op de kwaliteit van de opleidingen
zoals vastgesteld in artikel 41 lid 2 sub k van de Wet.
21

2009

- 22 -

No. 58

In de artikelen 7, lid 1, en 41, lid 1, van de Wet is bepaald dat de
hoofden van de afdelingen Documentaire Informatieverzorging bij De
Nationale Assemblée, de andere Hoge Colleges van Staat, het Kabinet
van de President en de overheidsorganen gekwalificeerd moeten zijn
in de zin van artikel 9 van de Wet. Zij zullen ten minste een volledig
diploma DIV moeten hebben. De Nationale Archivaris, evenals de
hoofden van de afdelingen van het Nationaal Archief dienen in het
bezit te zijn van het diploma Archivaris A met uitzondering van het
Hoofd Materieel Beheer. Ook het hoofd van de Afdeling Onderzoek
kan worden vrijgesteld van deze verplichting, hoewel kennis op het
gebied van archivistiek een aanbeveling is voor de functie van
onderzoeker.
Artikel 19
De eisen die artikel 11 van de Wet aan archiefruimten stelt, zijn als
volgt te preciseren. De archiefruimte beschermt zijn inhoud door het
beperken van het natuurlijke of milieubepaalde verval van
archiefbescheiden zoveel als volgens de huidige technische inzichten
voor een redelijke prijs mogelijk is. Het gaat daarbij om de volgende
aspecten:
1. te hoge of te lage temperaturen en relatieve luchtvochtigheid en
de schommelingen in temperaturen en relatieve luchtvochtigheid:
2. luchtverontreiniging;
3. daglicht en kunstlicht;
4. schadelijke dieren, micro-organismen en stof.
Lid 2.
De archiefruimte is uitsluitend bestemd voor de bewaring van
archieven, vanwege het gevaar van brand, de mogelijke aantasting
door micro-organismen en schadelijke gassen uit bijvoorbeeld houten
voorwerpen en het ongewenste verblijf van niet bevoegde personen in
de ruimten.
22

2009

- 23 -

No. 58

Lid 3
Voorbeelden van materialen en apparaten die schade kunnen
veroorzaken zijn kopieer- en versnipperingmachines.
Artikel 20
In dit artikel wordt enige malen verwezen naar een door de Minister
aan te wijzen standaard. Dit kan zijn een internationale ISO norm
vastgesteld door de International Organization for Standardization,
een Surinaamse standaard of een buitenlandse standaard.
Lid 4
Ramen vormen lekken ten aanzien van weerstand tegen
branddoorslag en brandoverslag, beveiliging, isolatie van het klimaat
met kans op condensvorming, het buitensluiten van zichtbaar licht,
UV- en warmtestraling.
Lid 7
Dit vereiste heeft als doel eventuele lekkages vanaf hoger gelegen
verdiepingen snel te kunnen lokaliseren en zonder schade voor
archiefbescheiden te kunnen herstellen. Onmiddellijk langs de wand
staan immers geen archiefstellingen.
Artikel 21
De in poeder- en schuimblussers gebruikte chemicaliën veroorzaken
chemische of fysische schade aan de archiefbescheiden door
hygroscopische werking of door het ontstaan in de nabijheid van de
vuurhaard van sterk reactieve verbrandingsproducten. Ook
toevoegingen aan water die de oppervlaktespanning verminderen zijn
hygroscopisch juist na het drogen van het gebluste materiaal.
Koolzuursneeuw bij papier kan slechts een begin van brand
bestrijden, vandaar dat het blussen altijd met schoon water afgemaakt
moet worden.
23

2009

- 24 -

No. 58

Artikel 22
Chemische en microbiologische reacties vinden boven de 18°C
aanmerkelijk sneller plaats dan daaronder. Bij de bewaarcondities van
fotografische materialen is de chemische reactiviteit van het materiaal
een factor van nog groter belang. In het algemeen kan men het
materiaal daarom het best zo koud mogelijk bewaren. Per 6°C lagere
temperatuur verdubbelt de potentiële levensduur van het materiaal
zich.
De hier gegeven voorschriften hebben wat betreft de fotomaterialen
betrekking op materialen vervaardigd volgens het zogenaamde
ontwikkelprocédé, dat vanaf ongeveer 1905 algemeen gangbaar is.
Oudere
typen
fotografische
materialen
die
bovendien
archiefbescheiden zijn, zijn verhoudingsgewijs zeldzaam.
Fotomateriaal op acetaatfilm moet afzonderlijk bewaard worden
evenals dat op nitraatfilm. Beide typen verspreiden gassen die
schadelijk zijn voor andere archiefbescheiden, en nitraat is bovendien
zeer brandgevaarlijk en explosief. Nitraatfilm is gebruikt voor alle
fotografische toepassingen tot in het begin van de jaren 50.
Kleurenfoto’s en -films zijn in het algemeen zo instabiel dat deze in
ieder geval beneden het vriespunt bewaard moeten worden.
Het verdient uit beheersmatige overwegingen verder de voorkeur om
afdrukken op papier enerzijds en materiaal op film of glas (dus ook de
niet schadelijke typen) anderzijds in afzonderlijke ruimten te
bewaren, en wel vanwege de verschillen in gebruik en
beschikbaarstelling.
Elektromagnetische dragers zouden vanwege de chemische stabiliteit
eigenlijk kouder bewaard moeten worden dan hier aangegeven, maar
een lagere temperatuur heeft als nadeel, dat de verschillende
kunststoflagen van de dragers bij wisseling van temperatuur ander
krimp- en uitzetgedrag vertonen met destructieve consequenties.

24

2009

- 25 -

No. 58

Daar de chemische reactiviteit ook afhangt van de chemische
kwaliteit van lucht is als compensatie voor het toestaan van een
hogere temperatuur een strengere norm voor luchtzuiverheid
opgenomen.
Artikel 23
Lid 1
Deze afstanden zijn proefondervindelijk vastgesteld als minimum om
een goede en gelijkmatige ventilatie te bereiken en de
warmtebelasting door lichtarmaturen voor de archiefbescheiden te
beperken. De looppaden zijn ook voor zwaardere personen breed
genoeg. Op plaatsen waar met wagentjes gereden moet worden zal
men echter bredere looppaden moeten creëren.
Lid 2
Bouwdelen als deuren, brandkleppen in ventilatiekanalen en
doorvoeringmantels van elektriciteitsleidingen worden doorgaans
getest op een weerstand tegen een brandoverslag en branddoorslag
van 120 minuten. Dit voorschrift voor een minimale afstand van 50
cm dient als extra voorzorg en vloeit voort uit de verslagen van
beproevingen op weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag
van doorvoeringen door betonconstructies.
Lid 3
De maximale hoogte houdt verband met het voorkomen van een
schoorsteeneffect bij brand en met efficiënte raadpleging, waarbij het
gebruik van trapjes, opstapjes e.d. wordt vermeden.
Lid 4
Een plaatstalen kast is voldoende als bescherming tegen de invloed
van magnetische velden van buiten af (kooi van Faraday). De kast
wordt uiteraard in een archiefruimte geplaatst.
25

2009

- 26 -

No. 58

Artikel 24
Dit artikel geeft een opsomming van deskundigen die in ieder geval
bij het ontwerpen van een selectielijst betrokken moeten worden. Dat
blijkt uit de woorden ten minste in de aanhef van het artikel. Het staat
de zorgdrager overigens vrij telkens wanneer daaraan behoefte bestaat
te bepalen dat ook personen met andere deskundigheden experts die
buiten de archiefvorming en het archiefbeheer staan dan wel meer
personen met dezelfde deskundigheid bij het ontwerpen betrokken
worden. Daarvan wordt verslag gedaan in de toelichting bij een
selectielijst. De door de zorgdrager te ontwerpen lijsten behoren het
resultaat te zijn van het zogenoemde driehoeksoverleg waarin de in
dit artikel genoemde deskundigheden worden ingebracht.
Laatstbedoelde deskundigheid wordt, ingebracht door de Nationale
Archivaris die daardoor ook oog kan houden op de eenheid van het
selectiebeleid. Uiteraard zal de Nationale Archivaris niet altijd in
persoon aan dat overleg kunnen deelnemen. Hij zal zich meestal laten
vertegenwoordigen door één of meer ambtenaren van het Nationaal
Archief, die daartoe door hem gemandateerd zijn.
Artikel 25
Lid 1
Sub b
Bij de in sub b voorgeschreven opsomming van de taken van het
overheidsorgaan gaat het er om dat de opstellers ook in acht houden
hoe deze taken zich verhouden tot die van andere overheidsorganen.
Sub c
Geeft een zekere vormvrijheid ten aanzien van de opzet en inrichting
van een selectielijst. Tot de mogelijke indelingen behoren onder
meer:
 een indeling naar organisaties en daarbinnen naar categorieën van
archiefbescheiden die naar hun inhoud gelijksoortig zijn;
26

2009

27 -

No. 58



een indeling naar beleidsterreinen en daarbinnen naar actoren,
taken en handelingen, waarop archiefbescheiden betrekking
hebben;
 een indeling naar beleidsterreinen en daarbinnen naar
informatiestromen waarin de archiefbescheiden een functie
vervullen.
De vernietigingstermijnen zullen in het algemeen in het
driehoeksoverleg worden bepaald op voorstel van de archiefvormer.
Door vermelding van deze termijn in de selectielijst wordt kenbaar
voor burger en overheid hoelang de voor vernietiging in aanmerking
komende archiefbescheiden nog in goede, geordende en toegankelijke
staat door de archiefvormer worden bewaard.
Sub d
Het feit dat in de selectielijst dient te worden aangegeven of de
archiefbescheiden bewaard dan wel vernietigd worden, noodzaakt tot
het maken van beleidskeuzen betreffende de te bewaren gegevens.
Die keuzen moeten verantwoord worden in de toelichting op de
selectielijst en dient onder meer een verslag van het overleg te
bevatten. Ook zullen deel uit moeten maken van die toelichting een
verantwoording van de wijze waarop rekening is gehouden met de
taak van het desbetreffende overheidsorgaan, de verhouding van dit
overheidsorgaan tot andere overheidsorganen, de waarde van de
archiefbescheiden als bestanddelen van het cultureel erfgoed, het
belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor
overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden, alsmede het historisch
onderzoek.
Lid 2
Het beoordelen van de wijze waarop een selectielijst in de praktijk
gebruikt wordt en het signaleren van de noodzaak tot het doen van
wijzigingsvoorwaarden ten aanzien van een selectielijst is mede de
taak van het Nationaal Archief dat met het toezicht op het beheer van
de archiefbescheiden is belast.
27

2009

- 28 -

No. 58

Artikel 26
Lid 4
Met het begrip "specificatie" wordt aangegeven dat uit de verklaring
duidelijk moet blijken om welke archiefbescheiden het gaat. Het zal
van het geval afhankelijk zijn of een stuksgewijze opsomming moet
worden gegeven of dat met een meer algemene specificatie volstaan
kan worden.
Artikel 27
Ingevolge artikel 34 van de Wet kan de zorgdrager bij de
overbrenging beperkingen aan de openbaarheid van de over te
brengen archiefbescheiden stellen. Dit artikel bepaalt dat het besluit
waarbij op het moment van overbrenging beperkingen aan de
openbaarheid van archiefbescheiden worden gesteld, gevoegd moet
worden bij de verklaring van overbrenging van de desbetreffende
archiefbescheiden. Daarmee worden twee doelen gediend. In de
praktijk is het daardoor voor de beheerder duidelijk welke
archiefbescheiden beperkingen bevatten. Daarnaast verschaft het de
zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende
niet-openbare archiefbescheiden de informatie die hij nodig heeft om
ingevolge artikel 34, lid 3, van de Wet te beslissen op een verzoek om
beperkingen op te heffen dan wel in het concrete geval buiten
toepassing te laten.

Paramaribo, 23 april 2009,
R. R. VENETIAAN

28