Title: Suriname Rechtsinstituut

URL: https://www.sris.sr/wp-content/uploads/2023/09/Archiefwet-S.B.-2006-no.-28.pdf

Content:
1

No. 28

2006

STAATSBLAD

van de
REPUBLIEK SURINAME
________________________________________________________
WET van 16 februari 2006, houdende regels betreffende het
archiefwezen (Archiefwet).

DE PRESIDENT VAN DE REPUBLIEK SURINAME,
In overweging genomen hebbende, dat de ontwikkelingen op het
gebied van het archiefwezen het wenselijk maken de regeling
Landsarchiefdienst 1956 te vervangen en in verband daarmede de Wet
op het Notarisambt nader te wijzigen.
Heeft, de Staatsraad gehoord, na goedkeuring door De Nationale
Assemblée, bekrachtigd de onderstaande wet:

HOOFDSTUK I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Definities
In deze wet en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. de President: de President van de Republiek Suriname;
b. de Minister: de Minister belast met de zorg voor het archiefwezen;

2006

2

No. 28

c. overheidsorgaan:
1. een rechtspersoon die krachtens publiek recht is ingesteld;
2. een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed;
3. een privaatrechtelijke rechtspersoon opgericht door een
rechtspersoon die krachtens publiek recht is ingesteld;
4. een naamloze vennootschap waarvan de Staat Suriname voor
tenminste de helft aandeelhouder is.
d. archiefbescheiden:
1. bescheiden, ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd om te
berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die hij
heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten, zijn
taken
of
ter
handhaving
van
zijn
rechten;
2. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens deze
wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1 bedoelde
archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 24
zijn vervaardigd;
e. zorgdrager: functionaris of organisatie die bij of krachtens de wet
belast is met de zorg voor de archiefbescheiden;

f. archiefbeheerssysteem: een geheel van mensen, methoden,
procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en
communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het
beheer van archiefbescheiden;
g. Nationale Archiefraad: een adviescollege, dat de Minister,
adviseert met betrekking tot het archiefwezen;

h. Nationaal Register: een door de Nationale Archivaris bijgehouden
Register van particuliere archieven die behoren tot het Surinaams
Cultureel Historisch Erfgoed;

2006

3

No. 28

i. Nationale Archivaris: is Hoofd van het Nationaal Archief zoals
omschreven in artikel 41 lid 1;
j. archiefambtenaar:
degene
die
de
hoedanigheid
van
archiefambtenaar heeft verkregen door verwerving van een
archivarisdiploma;

k. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de
bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun
overbrenging ingevolge artikel 11 lid 1 van deze wet;
l. selectielijst: staat van categorieën archiefbescheiden en
archiefbestanddelen, die voor blijvende bewaring danwel voor
vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een
verantwoording, onder opgave van de termijnen na het verstrijken
waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.
Artikel 2
Voor de toepassing van deze wet en de daarop berustende bepalingen
worden onder overheidsorganen mede verstaan:
a. overheidsorganen, welke vóór of na de inwerkingtreding van
deze wet zijn of zullen worden opgeheven;
b. overheidsorganen, welke vóór 25 november 1975 gevestigd
waren binnen het huidige grondgebied van de Republiek
Suriname.
Artikel 3
Er is een Nationale Archiefraad die tot taak heeft desgevraagd of uit
eigen beweging de Minister van advies te dienen in zaken die op het
archief betrekking hebben. Bij Staatsbesluit worden nadere regels
omtrent de Nationale Archiefraad gesteld.

2006

4

No. 28

HOOFDSTUK II
ZORG VOOR EN BEHEER VAN
ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE OVERHEID
Algemeen
Artikel 4
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende
archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de selectie en
vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden.
Artikel 5
1.

2.

De Nationale Assemblee en de andere Hoge Colleges van Staat,
het Kabinet van de President en het Kabinet van de VicePresident, dragen zorg voor hun archiefbescheiden, voor zover
deze niet zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.
Iedere minister draagt zorg voor de archiefbescheiden
a. van zijn ministerie;
b. van de in artikel 1, onder b, sub 3 bedoelde rechtspersonen
opgericht door hem of door onder hem ressorterende
overheidsorganen;
c. van de in artikel 1, onder b, sub 4 bedoelde naamloze
vennootschappen waarvan de rechten van de Staat als
aandeelhouder door hem worden uitgeoefend;
d. van de overige onder hem ressorterende overheidsorganen
een en ander voor zover deze archiefbescheiden niet zijn
overgebracht naar het Nationaal Archief.

2006

3.

4.
5.
6.

7.

5

No. 28

Onverminderd het in de Wet op het Notarisambt bepaalde, draagt
de minister belast met de justitiële aangelegenheden zorg voor de
archiefbescheiden van de notarissen, voor zover deze
archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar het Nationaal
Archief.
De districtsbesturen dragen zorg voor hun archiefbescheiden,
voor zover deze niet zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.
De Minister draagt tevens zorg voor de archiefbescheiden, die in
het Nationaal Archief berusten.
De zorg als bedoeld in de leden 1 tot en met 5 van dit artikel
strekt zich mede uit tot de archiefbescheiden van instellingen of
personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn
overgegaan.
Bij of krachtens Staatsbesluit kunnen nadere regels worden
gesteld omtrent de wijze waarop de zorg, bedoeld in de leden 1 tot
en met 5 van dit artikel wordt uitgeoefend.
Artikel 6

1. De Minister is bevoegd overheidsorganen er op te wijzen dat zij
dienen te voldoen aan het bepaalde bij of krachtens deze wet.
2. In geval een overheidsorgaan een aanwijzing als bedoeld in lid 1
van dit artikel niet opvolgt, zal de minister na overleg met het
overheidsorgaan, dit overheidsorgaan mededelen dat hij een
besluit zal vragen van de President ten einde de archiefbescheiden
van dat orgaan of een door hem aan te wijzen deel daarvan naar
een door hem aan te wijzen plaats te doen vervoeren om daar tot
nadere beschikking te worden bewaard. De kosten van vervoer,
van het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en van
bewaring komen ten laste van het betrokken overheidsorgaan.
3. Het overheidsorgaan wordt in de gelegenheid gesteld binnen een
maand bezwaar aan te tekenen bij de President tegen het in lid 2
gestelde.

2006

6

No. 28

4. De president zal gehoord de Minister en het desbetreffende
overheidsorgaan binnen een termijn van twee maanden een
uitspraak doen. Afhankelijk van de uitspraak van de President kan
de Minister overgaan tot het doen vervoeren van de
archiefbescheiden of een door hem aan te wijzen deel daarvan naar
een door hem aan te wijzen plaats om daar tot nadere beschikking
te worden bewaard; de kosten van vervoer, van het in goede,
geordende en toegankelijke staat brengen en van bewaring komen
ten laste van het betrokken overheidsorgaan.
5. De bevoegdheid, genoemd in de leden 2 tot en met 4 van dit
artikel, geldt niet ten aanzien van De Nationale Assemblée
Artikel 7
1. Bij De Nationale Assemblee, de andere Hoge Colleges van Staat,
het Kabinet van de President, het Kabinet van de Vice - President
en
elk
ministerie
is
de
afdeling
Documentaire
Informatieverzorging belast met de vorming en instandhouding
van het archiefbeheerssysteem; het hoofd van deze bedoelde
afdeling is gekwalificeerd in de zin van artikel 9. Bij elk ministerie
ressorteert hij rechtstreeks onder de directeur van het departement.
2. De zorgdrager zorgt voor de aanstelling van voldoende deskundig
personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de archiefbescheiden.
Artikel 8
Bij of krachtens Staatsbesluit kunnen nadere regels worden
vastgesteld omtrent het beheer van archiefbescheiden.
Artikel 9
Omtrent de opleiding tot en het verkrijgen van de hoedanigheid van
archiefambtenaar worden bij Staatsbesluit regels vastgesteld.

2006

7

No. 28

Goede staat van archiefbescheiden
Artikel 10
1. De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de
door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor
hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen,
dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste
honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te
constateren.
2. Bij of krachtens Staatsbesluit kunnen nadere regels worden
vastgesteld omtrent de duurzaamheid van de in lid 1 bedoelde
archiefbescheiden.
Artikel 11
1. De zorgdrager wijst voor de bewaring van zijn archiefbescheiden,
in afwachting van hun vernietiging dan wel hun overbrenging naar
het Nationaal Archief, één of meer archiefruimten aan.
2. De zorgdrager onderwerpt de plannen betreffende bouw,
verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een
archiefruimte of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten
van gebouwen als archiefruimte, aan de goedkeuring van de
Minister.
3. De zorgdrager is verplicht zijn archiefruimten zodanig te situeren,
te bouwen en in te richten alsmede bij verbouwing en verandering
van inrichting zodanige maatregelen te treffen dat de zich daarin
bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min
mogelijk gevaar lopen.
4. De zorgdrager beveiligt zijn archiefruimten op toereikende wijze
tegen brand, inbraak en wateroverlast.

2006

8

No. 28

5. De zorgdrager is verplicht in zijn archiefruimten het klimaat
zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het
natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van
archiefbescheiden worden beperkt of tegengegaan.
6. Bij of krachtens Staatsbesluit worden nadere regels vastgesteld
omtrent de bouw,verbouwing, inrichting of verandering van
archiefruimten, alsmede
omtrent de ingebruikneming van
gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte.
Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
Artikel 12
De zorgdrager zorgt ervoor dat elk onder hem ressorterend
overheidsorgaan beschikt over een documentair structuurplan. Dit
documentair structuurplan, waarin zijn vastgelegd de wijze waarop de
archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt, wordt vastgesteld
na verkregen advies van de Nationale Archivaris.
Artikel 13
De zorgdrager zorgt ervoor dat elk onder hem ressorterend
overheidsorgaan beschikt over een actueel, compleet en logisch
samenhangend overzicht, geordend overeenkomstig het ten tijde van
de vorming van het archief daarvoor geldende documentaire
structuurplan, van:
a. de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden en
b. de bestanden waarin deze bewaard worden, alsmede de
verblijfplaats van de archiefbescheiden.

2006

9

No. 28

Artikel 14
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te
allen tijde kan worden vastgesteld:
a. de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, één en ander
voor zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn
voor de uitvoering van het betreffende werkproces en
b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het
door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt en
c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan
ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden.
Artikel 15
De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiefbeheerssysteem de
toegankelijke staat van de archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat:
a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan
worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in
het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces
uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij
aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer
dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de
hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is
geregistreerd.
b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn
leesbaar of waarneembaar te maken is. Daartoe verleent
degene die met het beheer is belast de benodigde medewerking
met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in
de opzet en de werking van het archiefbeheerssysteem.

2006

10

No. 28

Beveiliging van archiefbescheiden
Artikel 16
Bij of krachtens Staatsbesluit worden er regels vastgesteld omtrent de
bescherming van staatsgeheimen tegen kennisneming door nietgerechtigden.
Selectie, vernietiging, vervanging en vervreemding van
archiefbescheiden
Artikel 17
De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarop
wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor bewaring danwel
voor vernietiging in aanmerking komen.
Artikel 18
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten wordt rekening
gehouden met:
a. de taak van het desbetreffend overheidsorgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere
overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het
cultureel historisch erfgoed;
d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende
gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of
bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 19
1. De Minister legt het ontwerp van een selectielijst, alvorens de
Nationale Archiefraad te horen, voor een periode van acht weken
ter inzage.

2006

11

No. 28

2. Een ieder kan zijn zienswijze over het ontwerp naar voren brengen
bij de Minister.
Artikel 20
1. De selectielijsten worden, nadat de Minister de Nationale
Archiefraad heeft gehoord, vastgesteld, voor zover het betreft:
a. archiefbescheiden van De Nationale Assemblee, de andere
Hoge Colleges van Staat, het Kabinet van de President en het
Kabinet van de Vice-President: bij Staatsbesluit, op voordracht
van de Minister, in overeenstemming met het betrokken
overheidsorgaan;
b. archiefbescheiden van de ministeries en de onder de ministers
ressorterende overheidsorganen: door de Minister en de
minister wie het mede aangaat.
2. De vastgestelde selectielijsten worden gepubliceerd in het
Staatsblad van de Republiek Suriname.
Artikel 21
Bij of krachtens Staatsbesluit worden nadere regels vastgesteld met
betrekking tot het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten.
Artikel 22
Tot vernietiging van in het Nationaal Archief berustende
archiefbescheiden mag de Minister, gehoord de Nationale
Archiefraad, slechts overgaan na machtiging van degene op wiens last
deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

2006

12

No. 28

Artikel 23
De President kan regels stellen op grond waarvan in geval van oorlog,
oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden kan worden
afgeweken van hetgeen in deze wet bepaald is met betrekking tot de
vernietiging van archiefbescheiden.
Artikel 24
1. De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door
reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te
vernietigen. De vervanging dient te geschieden met juiste en
volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden
voorkomende gegevens en met inachtneming van de artikelen 13,
14 en 15.
2. Op een besluit tot vervanging is artikel 18 van overeenkomstige
toepassing.
3. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te
vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 17 bedoelde lijsten,
is een machtiging vereist van de Minister; deze machtiging houdt
tevens een machtiging tot vernietiging in.
4. Tot vervanging van in het Nationaal Archief berustende
archiefbescheiden mag de Minister, gehoord de Nationale
Archiefraad, slechts overgaan na machtiging van degene, op wiens
last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

2006

13

No. 28

Artikel 25
1. De zorgdrager is bevoegd tot vervreemding van niet in het
Nationaal Archief berustende archiefbescheiden, voor zover het
betreft:
a. archiefbescheiden van De Nationale Assemblee, de andere
Hoge Colleges van Staat, het Kabinet van de President en het
Kabinet van de Vice-President: bij of krachtens Staatsbesluit,
op voordracht van de Minister, verleende machtiging;
b. archiefbescheiden van andere overheidsorganen: na
machtiging van de Minister.Op een besluit tot vervreemding is
artikel 18 van overeenkomstige toepassing.
2. Voor de vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in lid 1
van dit artikel is geen machtiging vereist, indien de vervreemding
geschiedt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd
voorschrift.
3. Tot vervreemding van in het Nationaal Archief berustende
archiefbescheiden mag de Minister, gehoord de Nationale
Archiefraad, slechts overgaan ter uitvoering van een in enige wet
neergelegd voorschrift of na machtiging van degene, op wiens last
deze archiefbescheiden zijn overgebracht.
Artikel 26
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding
een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde,
vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft
op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of
vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt
bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden
zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of
vervreemd, en een ander exemplaar daarvan wordt door de zorgdrager
aan de Nationale Archivaris gezonden.

2006

14

No. 28

Artikel 27
Bij of krachtens Staatsbesluit kunnen nadere regels worden
vastgesteld omtrent de selectie, vernietiging, vervanging en
vervreemding van archiefbescheiden.
Restitutie van archiefbescheiden
Artikel 28
Indien archiefbescheiden, ten onrechte berusten onder een ander
overheidsorgaan dan dat waaronder zij behoren te berusten, zien de
betrokken zorgdragers erop toe, dat die bescheiden te bestemder
plaatse geraken.
Artikel 29
Een ieder die archiefbescheiden onder zich heeft, is verplicht deze
binnen een maand, nadat hij een daartoe strekkende schriftelijke
kennisgeving heeft ontvangen, aan het overheidsorgaan, waaronder zij
volgens de bepalingen van deze wet zouden behoren te berusten, te
restitueren.

Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Artikel 30
1. De zorgdrager doet aan de Nationale Archivaris tijdig mededeling
van het voornemen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van
een beheerseenheid of overheidsorgaan alsmede van overdracht
van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een
rechtspersoon.

2006

15

No. 28

2. Een besluit, waarbij overheidsorganen worden opgeheven,
samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van
een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander
overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun
archiefbescheiden.
3. Een besluit, waarbij een tijdelijk overheidsorgaan wordt ingesteld,
houdt een voorziening in omtrent de bewaring van de
archiefbescheiden na zijn opheffing.
4. Een besluit, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of
gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een
voorziening in omtrent de ter beschikkingstelling aan die
rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar het
Nationaal Archief, voor een tijdvak van ten hoogste tien jaren.
Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het
in de eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent
het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de
wet ten aanzien van het beheer van de desbetreffende
archiefbescheiden.
Overbrenging van archiefbescheiden
Artikel 31
De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging
in aanmerking komen en ouder zijn dan tien jaren over naar het
Nationaal Archief.
Bij of krachtens Staatsbesluit worden regels vastgesteld, die bij de
overbrenging van archiefbescheiden in acht dienen te worden
genomen.

2006

16

No. 28

Artikel 32
1. De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in
aanmerking komen en jonger zijn dan tien jaar naar het Nationaal
Archief overbrengen, wanneer naar het oordeel van de Nationale
Archivaris voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte
beschikbaar te stellen.
2. Een afwijzende beslissing krachtens het bepaalde in lid 1 kan door
de Minister, na de Nationale Archiefraad te hebben gehoord,
worden herzien mits het behoud van de in het Nationaal Archief
berustende archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat is gewaarborgd.
3. Indien de archiefbescheiden ouder dan tien jaar door het
overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd,
kan op verzoek van de zorgdrager machtiging tot opschorting van
de overbrenging van die archiefbescheiden naar het Nationaal
Archief worden verleend door de Minister, na de Nationale
Archiefraad te hebben gehoord.
4. De in lid 3 bedoelde machtiging, waaraan voorwaarden kunnen
worden verbonden, wordt verleend voor een periode van ten
hoogste vijf jaar, na afloop waarvan verlenging kan worden
verkregen.
Openbaarheid van archiefbescheiden
Artikel 33
1. De archiefbescheiden die in het Nationaal Archief berusten zijn,
behoudens het bepaalde in de artikelen 34, 35 en 37 openbaar.
2. Een ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit de
artikelen 34, 35 en 37, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te
raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften,
uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen
maken.

2006

17

No. 28

Artikel 34
1. Bij de overbrenging van de in artikel 5 bedoelde archiefbescheiden
kan de zorgdrager, na advies van de Nationale Archivaris, slechts
beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde
termijn en met het oog op:
a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
b. het belang van de Staat;
c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of
benadeling van betrokken natuurlijke personen of
rechtspersonen danwel van derden.
2. Na de overbrenging als bedoeld in lid 1, kan de Minister, gehoord
de Nationale Archiefraad, niet alsnog beperkingen, bedoeld in lid
1 stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging
omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip
bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de
0penbaarheid ingevolge lid 1 zouden hebben geleid. Het besluit tot
het stellen van de beperkingen wordt ter algemene kennis
gebracht.
3. De Minister, kan, na degene op wiens last de archiefbescheiden
zijn overgebracht gehoord te hebben en na advies van de Nationale
Archiefraad te hebben ingewonnen, de ingevolge lid 1 of lid 2 aan
de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten
aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het
belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang
tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.
4. De in lid 1 of lid 2 aan de openbaarheid gestelde beperkingen
hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan
vijftig jaar, tenzij de Minister, anders beslist.
5. De bepalingen van de Wet op het Notarisambt zijn van
overeenkomstige toepassing op de openbaarheid van:
a. de in het Nationaal Archief berustende minuten van
uiterste willen die nog niet met de dood zijn bekrachtigd;

2006

18

No. 28

b. de overige in het Nationaal Archief berustende
archiefbescheiden van de notarissen, voor zover deze
archiefbescheiden jonger zijn dan vijfenzeventig jaar.
Artikel 35
Indien archiefbescheiden van een overheidsorgaan in het Nationaal
Archief berusten uit andere hoofde dan overbrenging als bedoeld in de
artikelen 31 en 32, kan de Minister beperkingen aan de openbaarheid
stellen. Het in artikel 34 bepaalde is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 36
1. In afwijking van het eerste lid van artikel 31 worden van de
staatsveiligheidsdiensten
slechts
die
archiefbescheiden
overgebracht naar het Nationaal Archief die ouder zijn dan twintig
jaar en waarvan door de Minister, na advies van de Nationale
Archivaris, is vastgesteld dat daaraan geen beperkingen aan de
openbaarheid dienen te worden gesteld met het oog op het belang
van de staat.
2. De in het eerste lid bedoelde beperkingen hebben geen betrekking
op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij
de Minister, na goedkeuring van de Raad van Ministers, anders
beslist.
Raadpleging en gebruik van archiefbescheiden
Artikel 37
1. De Nationale Archivaris stelt de in het Nationaal Archief
berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of
gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de
openbaarheid gestelde beperkingen.

2006

19

No. 28

2. De Nationale Archivaris is bevoegd een verzoek tot raadpleging of
gebruik van de archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn
oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen
verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden
toevertrouwd.
3. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek
tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van
een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats,
indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze
mogelijkheid gewezen.
4. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing kan door de Minister,
worden herzien mits het behoud van de archiefbescheiden in
goede, geordende en toegankelijke staat is gewaarborgd.
5. Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van
archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun
toestand, is de Nationale Archivaris bevoegd te bepalen dat in de
plaats van die archiefbescheiden reproducties ter beschikking
worden gesteld.
Artikel 38
1. De Nationale Archivaris is verplicht op verzoek archiefbescheiden
voor een bepaalde tijd uit te lenen aan het overheidsorgaan,
waaronder de bescheiden, indien zij niet naar het Nationaal
Archief waren overgebracht, zouden berusten, tenzij naar zijn
oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen
verzet.
2. De Nationale Archivaris is, met inachtneming van de aan de
openbaarheid gestelde beperkingen, bevoegd archiefbescheiden
voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een
deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan
een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden.
3. Op uitlening van archiefbescheiden als bedoeld in de leden 1 en 2
is artikel 37 leden 2 tot en met 5 van toepassing

2006

20

No. 28

4. De aan de uitlening verbonden kosten kunnen de verzoeker in
rekening worden gebracht.
Artikel 39
De Minister stelt nadere regels omtrent de kosten, als bedoeld in het
tweede lid van artikel 33 en artikel 38 lid 4. Het één en ander
geschiedt na afstemming met de minister van Financiën.
Artikel 40
De Nationale Archivaris is bevoegd afschriften af te geven van een
authentieke akte die ingevolge deze wet door hem bewaard moeten
worden, behoudens dat de afschriften van de in de Wet op het
Notarisambt bedoelde akten,met uitzondering van de in het Nationaal
Archief berustende minuten van uiterste willen die nog niet met de
dood zijn bekrachtigd voorzover deze jonger zijn dan honderd jaar,
worden afgegeven met inachtneming van de bepalingen van de Wet
op het Notarisambt.
HOOFDSTUK III
HET NATIONAAL ARCHIEF
Artikel 41
1. Er is onder de bevelen van de Minister een Nationaal Archief te
Paramaribo, aan het hoofd waarvan de Nationale Archivaris staat,
die gekwalificeerd is in de zin van artikel 9.
2. Het Nationaal Archief heeft, onverminderd het bij of krachtens
deze wet bepaalde, tot taak:
a. het op doelmatige en doeltreffende wijze toezicht houden
op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde
ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden;

2006

21

No. 28

b. dienen van advies en verlenen van bijstand aan
overheidsorganen met betrekking tot het beheer van
archiefbescheiden;
c. overnemen van de in artikel 31 en 32 bedoelde
archiefbescheiden;
d. opsporen en in het Nationaal Archief opnemen van
andere dan de in artikel 5 bedoelde archiefbescheiden,
die van betekenis zijn voor de kennis van het cultureel
historisch erfgoed van Suriname;
e. in goede staat brengen en bewaren van de in het
Nationaal Archief berustende archiefbescheiden;
f. ordenen, beschrijven en anderszins ontsluiten van de in
het Nationaal Archief berustende archiefbescheiden;
g. zorgdragen
voor
de
openbaarheid
van
de
archiefbescheiden;
h. raadplegen, gebruiken, reproduceren, bewerken en ter
beschikkingstellen van de in het Nationaal Archief
berustende archiefbescheiden;
i. bevorderen van het gebruik van archiefbescheiden, met
bijzondere aandacht voor jongeren, door middel van
publicaties, lezingen, tentoonstellingen en andere
middelen;
j. verwerven van zich in het buitenland bevindende
documenten, hetzij in origineel hetzij kopie, die van
betekenis zijn voor het cultureel historisch erfgoed van
Suriname;
k. bevorderen en toezien op de kwaliteit van de opleiding
en de voortgezette vorming van archivarissen;
l. verrichten van onderzoek en het ontwikkelen van
methoden;
m. bijdragen aan het archiefbeleid van de Minister en aan
wetgeving op het gebied van de archieven;
n. bevorderen van professionele samenwerking met andere
instellingen, zowel in als buiten Suriname, in de hiervoor
bedoelde aangelegenheden;

2006

22

No. 28

o. het verrichten van andere bij of krachtens Staatsbesluit of
door de Minister opgedragen taken.
Artikel 42
1. Met het toezicht op de naleving, bedoeld in artikel 41, lid 2, onder
a, zijn belast de Nationale Archivaris en bij zijn besluit
aangewezen, aan hem ondergeschikte archiefambtenaren.
2. De Nationale Archivaris of de door hem aangewezen
ondergeschikte is bij de uitoefening van zijn taak bevoegd, met
medeneming van de benodigde apparatuur, elke plaats te betreden
waar overheidsarchieven worden bewaard met uitzondering van
een woning zonder toestemming van de bewoner.
3. Zo nodig verschaft hij zich toegang met behulp van de sterke arm.
4. Een toezichthouder is bevoegd inlichtingen en inzage van
zakelijke gegevens en bescheiden te vorderen.
5. Hij is bevoegd van de gegevens en bescheiden kopieën te maken.
Indien het maken van kopieën niet ter plaatse kan geschieden, is
hij bevoegd de gegevens en bescheiden voor dat doel voor korte
tijd mee te nemen tegen een door hem af te geven schriftelijk
bewijs.
6. Op verzoek van belanghebbende tonen de toezichthoudende
ambtenaren bij de uitoefening van hun taak hun legitimatiebewijs.
Artikel 43
1. Een ieder is verplicht aan de toezichthouder binnen de door hem
gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die deze
redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn
bevoegdheden.

2006

23

No. 28

2. Zij die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift
verplicht zijn tot geheimhouding, kunnen het verlenen van
medewerking
weigeren,
voor
zover
dit
uit
hun
geheimhoudingsplicht voortvloeit. De toezichthouder heeft
niettemin toegang tot de ruimten waarin de archiefbescheiden zijn
geplaatst. De President is bevoegd alsnog gehele of gedeeltelijke
medewerking te vorderen.
Artikel 44
1. De Nationale Archivaris doet aan het overheidsorgaan mededeling
van de bevindingen van het toezicht en van de voorzieningen, die
naar zijn oordeel dienen te worden getroffen.
2. Hij stelt, telkens indien hij daartoe aanleiding vindt, de Minister op
de hoogte van de bevindingen van het toezicht.
3. Hij brengt in ieder geval jaarlijks voor 1 juli aan de Minister
schriftelijk verslag uit van de bevindingen van het toezicht
gedurende het afgelopen kalenderjaar. De Minister legt dit verslag,
vergezeld van zijn standpunt en het advies van de Nationale
Archiefraad, over aan De Nationale Assemblée.
Artikel 45
1. De Nationale Archivaris is, indien hij gegronde redenen heeft aan
te nemen dat zich een geval als bedoeld in de artikelen 28 en 29
voordoet, bevoegd onderzoek in te stellen naar de aard van de
archiefbescheiden.
2. Op het in lid 1 bedoelde onderzoek zijn artikel 42, leden 2 tot en
met 5, artikel 43 en artikel 44 leden 2 en 3, van overeenkomstige
toepassing.

2006

24

No. 28

Artikel 46
1. Bij Staatsbesluit kunnen buiten Paramaribo nevenvestigingen van
het Nationaal Archief worden gevestigd. Alsdan wordt bepaald
welke archiefbescheiden daar worden bewaard.
2. De Minister stelt de verdere inrichting van het Nationaal Archief
vast.
Artikel 47
Ten aanzien van de registers van de Burgerlijke Stand, die zijn
overgebracht naar het Nationaal Archief, is de Nationale Archivaris de
bewaarder. De ambtenaar van de Burgerlijke Stand blijft ten alle tijde
bevoegd om op grond van artikel 17 Surinaams Burgerlijk Wetboek
kantmeldingen te maken in de registers van de Burgerlijke Stand, die
overgebracht zijn naar het Nationaal Archief onder toezicht van de
Nationale Archivaris.
HOOFDSTUK IV
PARTICULIERE ARCHIEVEN
Artikel 48
In
dit
hoofdstuk
wordt
verstaan
onder
particuliere
archiefbescheiden:archiefbescheiden die niet behoren tot de in artikel
5 bedoelde archiefbescheiden.
Artikel 49
De bepalingen van deze wet zijn van overeenkomstige toepassing op
de in het Nationaal Archief berustende particuliere archiefbescheiden,
tenzij anders is bepaald in de overeenkomst of beschikking uit hoofde
waarvan de archiefbescheiden in het Nationaal Archief zijn
opgenomen.

25

2006

No. 28

Artikel 50
1. Particuliere archiefbescheiden waarvan de Minister heeft
vastgesteld dat zij van bijzondere betekenis zijn voor de kennis
van het cultureel historisch erfgoed van Suriname, worden
opgenomen in het Nationaal Register.
2. Opneming in het Nationaal Register kan slechts met instemming
van de eigenaar van de archiefbescheiden geschieden bij besluit
van de Minister of, bij gebrek van instemming van de eigenaar,
bij besluit van de President.
3. Opneming in het Nationaal Register brengt geen wijziging in de
eigendom van de archiefbescheiden.
4. Bij of krachtens Staatsbesluit kunnen er nadere regels gesteld
worden omtrent het Nationaal Register
Artikel 51
1. Indien de Minister voornemens is de Nationale Archiefraad om
advies te vragen over opneming van archiefbescheiden in het
Nationaal Register, geeft hij hiervan schriftelijk kennis aan de
eigenaar van de archiefbescheiden.
2. Het bepaalde in lid 1 geldt te rekenen vanaf de datum van de in lid
1
bedoelde
kennisgeving
voor
de
desbetreffende
archiefbescheiden, doch uiterlijk tot hetzij de datum van het
besluit tot opneming als bedoeld in artikel 50, lid 2, hetzij zes
maanden na de kennisgeving.

2006

26

No. 28

Artikel 52
1. Het is verboden particuliere archiefbescheiden die zijn opgenomen
in het Nationaal Register te vernietigen, te vervangen, te wijzigen
of te ordenen zonder voorafgaande toestemming van de Nationale
Archivaris. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden
verbonden.
2. Een in het eerste lid bedoelde besluit van de Nationale Archivaris
kan door de Minister gehoord de Nationale Archiefraad , worden
herzien indien het belang van het behoud van de archiefbescheiden
in goede, geordende en toegankelijke staat niet opweegt tegen het
belang van de eigenaar om over zijn archiefbescheiden te kunnen
beschikken.
3. Het is verboden particuliere archiefbescheiden die zijn opgenomen
in het Nationaal Register uit te voeren of te verplaatsen buiten
Suriname zonder voorafgaande toestemming van de Minister. Aan
de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
4. Indien de eigenaar van particuliere archiefbescheiden die zijn
opgenomen in het Nationaal Register, wenst over te gaan tot
verhuizing, schenking onder de levenden of vervreemding onder
bezwarende titel, is hij verplicht daarvan voorafgaand aan de
Nationale Archivaris kennis te geven.
Artikel 53
1. Een ieder aan wie particuliere archiefbescheiden die in het
Nationaal Register zijn opgenomen worden aangeboden ter
onderhandse of openbare verkoop of veiling, is verplicht daarvan
binnen twee weken na de aanbieding of ten minste twee weken
voorafgaande aan de verkoop, kennis te geven aan de Nationale
Archivaris.
2. Het bepaalde in lid 1 is van overeenkomstige toepassing op een
gerechtelijke tenuitvoerlegging.

2006

27

No. 28

3. De Minister kan besluiten tot aankoop ten behoeve van de
Republiek Suriname van in

lid 1 bedoelde particuliere

archiefbescheiden waarvan de Minister, gehoord de Nationale
Archiefraad, heeft vastgesteld dat zij onvervangbaar zijn voor de
kennis van de geschiedenis van Suriname.
4. In spoedgevallen kan de Minister, na advies van de Nationale
Archivaris, een besluit als bedoeld in lid 3 nemen voordat het
advies van de Nationale Archiefraad is ingewonnen.
5. Indien de in lid 1 bedoelde particuliere archiefbescheiden in een
openbare veiling ter verkoop worden aangeboden en de Minister
een besluit als bedoeld in lid 3 heeft genomen, treedt de Republiek
Suriname in de plaats van degene aan wie de archiefbescheiden in
de veiling zijn toegeslagen en voor de prijs waarvoor die
archiefbescheiden aan hem zijn verkocht.
Artikel 54
De Nationale Archivaris houdt toezicht op de naleving van het in
hoofdstuk IV van deze wet bepaalde. Op dit toezicht zijn de artikelen
42, 43 en 44 van overeenkomstige toepassing.
HOOFDSTUK V
STRAFBEPALINGEN
Artikel 55
1. Degene die niet voldoet aan de in artikel 29 gestelde verplichting,
wordt gestraft met een geldboete overeenkomstig de bepalingen
van artikel 5 onder Categorie 3 van de Algemene Geldboetewet
(S.B. 2002 no.: 73)

2006

28

No. 28

2. Hij die een in artikel 52 leden een en drie gesteld verbod
overtreedt wordt gestraft met een geldboete overeenkomstig de
bepalingen van artikel 5 onder Categorie 4 van de Algemene
Geldboetewet.
3. Degene die niet voldoet aan de in artikel 52 lid vier gestelde
verplichting wordt gestraft met een geldboete overeenkomstig de
bepalingen van artikel 5 onder Categorie 3 van de Algemene
Geldboetewet.
4. Indien een der bedoelde feiten wordt begaan door of vanwege een
rechtspersoon, kan de strafvervolging worden ingesteld en de straf
uitgesproken tegen hem die tot het feit opdracht gaf of die de
feitelijke leiding had bij de verboden gedraging.
HOOFDSTUK VI
AANPASSING ANDERE WETTEN
Artikel 56
In de Wet op het Notarisambt 1963 (G.B. 1963 no. 39, gewijzigd bij
S.B. 1997 no. 57) worden de volgende wijzigingen aangebracht:
A. Artikel 59 wordt vervangen door een nieuw artikel luidende:
1. In afwijking van artikel 31 van de Archiefwet geldt dat de
minuten, registers en repertoria welke ouder zijn dan dertig jaar,
worden overgebracht naar het Nationaal Archief.
2. De President belast een der notarissen te Paramaribo met het
afgeven van grossen, afschriften of uittreksels van de in het
Nationaal Archief berustende akten, met uitzondering van de in
het Nationaal Archief berustende minuten van uiterste willen die
nog niet met de dood zijn bekrachtigd, voor zover deze jonger
zijn dan honderd jaar.
Op deze grossen, afschriften en uittreksels is het in en krachtens
deze wet bepaalde van toepassing, onverminderd het in de
Archiefwet inzake de openbaarheid van in het Nationaal Archief
berustende archiefbescheiden bepaalde.

2006

29

No. 28

B. In artikel 35, lid 1, wordt de zinsnede "de artikelen 44a, 47 en 57"
vervangen door: “de artikelen 44a, 47, 57 en 59.”
C. De artikelen 59a en 59b vervallen.
HOOFDSTUK VII
OVERGANGS - EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 57
1. Het bepaalde in artikel 11, de leden 3,4 en 5 blijft ten aanzien van
de bij de inwerkingtreding van deze wet bestaande archiefruimten
vijf jaar buiten toepassing.
2. De op grond van de Regeling Landsarchiefdienst 1956 (G.B. 1956,
no. 105) opgestelde lijsten van voor vernietiging in aanmerking
komende bescheiden blijven gehandhaafd totdat zij zijn vervangen
door op grond van artikel 20 van deze wet vastgestelde
selectielijsten.
3. In afwijking van artikel 31 lid 1, van deze wet brengt de
zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in
aanmerking komen en ouder zijn dan tien jaar, binnen een tijdvak
van vijf jaar na inwerkingtreding van deze wet over naar het
Nationaal Archief. Op deze archiefbescheiden is artikel 32, leden 1
en 2, van overeenkomstige toepassing.
Artikel 58
Ter uitvoering van de bepalingen van deze wet, kunnen omtrent de in
deze wet geregelde onderwerpen nadere regels bij of krachtens
Staatsbesluit worden vastgesteld.

2006

30

No. 28

Artikel 59
1. Bij de inwerkingtreding van deze wet vervalt de Regeling
Landsarchiefdienst 1956(G.B. 1956, no. 105).
2. De Landsarchiefdienst zal vanaf de inwerkingtreding van deze wet
aangeduid worden als het Nationaal Archief.
3. Deze wet kan worden aangehaald als: Archiefwet.
4. Zij wordt in het Staatsblad van de Republiek Suriname
afgekondigd.
5. Deze wet treedt in werking met ingang van de dertigste dag
volgende op die van haar afkondiging met uitzondering van artikel
10 lid 1 en artikel 14, die in werking treden twee jaren na
afkondiging in het Staatsblad.
6. De Minister belast met de zorg voor het archiefwezen is
verantwoordelijk voor de uitvoering van deze wet.
Gegeven te Paramaribo, de 16e februari 2006
R. R. VENETIAAN
Uitgegeven te Paramaribo, de 28ste februari 2006
De Minister van Binnenlandse Zaken,
M.S.H. HASSANKHAN

31

2006

No. 28

WET van 16 februari 2006, houdende regels betreffende het
archiefwezen.(Archiefwet).
MEMORIE VAN TOELICHTING
I.

ALGEMENE TOELICHTING

Algemeen
Archieven hebben een tweeledige functie. Ze worden gevormd als
bijproduct van het handelen van overheden, instellingen en personen.
De overheidsarchieven zijn het (papieren) geheugen van de overheid.
De archiefstukken dienen als instrumenten van het Staatsrechtelijk
bestuur. Zonder goed geordende en toegankelijke archieven zijn
bestuurlijke zorgvuldigheid en continuïteit loze begrippen en is een
goede democratische controle op het bestuur vrijwel onmogelijk. Juist
in de archieven is vastgelegd op welke wijze de overheid zich in
politieke en bestuurlijke zin heeft beziggehouden met de samenleving.
In ons staatsbestel rust dan ook op de overheid de plicht haar archieven in beginsel open te stellen voor de burger.
Openbare archieven zijn onmisbaar voor de rechtsstaat. Bovendien
vormen zij een vitaal onderdeel van het culturele erfgoed van een
natie. Het bestuderen van archieven door vakmensen en amateurs
vormt niet alleen een bijdrage aan de cultuurontwikkeling, maar
archiefonderzoek is tevens een vorm van cultuurparticipatie. De
Grondwet (artikel 47) legt de Staat op de culturele erfenis van
Suriname niet alleen te bewaren en te beschermen, maar ook het
behoud ervan te bevorderen. De Regering vindt het voor de
instandhouding en ontwikkeling van onze cultuur van grote betekenis
dat veel mensen eraan deel kunnen hebben.

2006

32

No. 28

De nu voorliggende vervanging van de Regeling Landsarchiefdienst
1956 (G.B. 1956 no.105) door een Archiefwet is mede ingegeven door
het streven naar verbetering van zowel de voorwaarden waaronder
overheidsarchieven hun bestuurlijk-administratieve functie kunnen
vervullen, als van de openbaarheid van overheidsarchieven voor en
het gebruik door de burger. Daartoe is een samenhangende regeling
van het continuum van vorming en gebruik van actuele en historische
archieven vereist. Daardoor zal de bestuurlijk-administratieve functie
van de overheidsarchieven efficiënt en effectief vervuld kunnen
worden en ontstaat - door het treffen van preventieve maatregelen - de
mogelijkheid toekomstig verval van het als cultuurgoed te behouden
gedeelte der archieven tegen te gaan. In het bijzonder uit een oogpunt
van kostenbeheersing heeft de Regering de verwachting dat deze
aanpak bij de bron op termijn tot aanzienlijke besparingen zal leiden.
Beginselen van archiefwetgeving
In 1996 stelde de International Council on Archives vijftien
“Principles for archives and current records legislation” vast. Deze
bouwen voort op Unesco richtlijnen uit 1985 en op rapporten in 1993
behandeld door de International Conference of the Round Table on
Archives. Volgens de “Principles for archives and current records
legislation” moet een archiefwet voorzien in, kort samengevat:
1. een sluitende definitie van het object van de wetgeving:
archiefbescheiden;
2. een goede bepaling van het subject van de wetgeving: de
organen en instellingen waarvoor de wet geldt;
3. bepalingen over de terugvordering van afgedwaalde
staatsarchieven en over het effect van privatisering op
overheidsarchieven;
4. verwerving van particuliere archieven door het Nationaal
Archief;
5. de taken, bevoegdheden en organisatie van het Nationaal
Archief;

2006

33

No. 28

6. de coördinatie van instellingen in een nationaal
archievennetwerk;
7. de positie van het Nationaal Archief ten opzichte van de
ministeries, zowel dat van de voor het Nationaal Archief direct
verantwoordelijke minister als de overige ministeries en
staatsorganen;
8. de instelling van een Archiefraad;
9. de bevoegdheid van het Nationaal Archief om normen voor het
dynamisch archiefbeheer vast te stellen en om op dat
archiefbeheer toezicht uit te oefenen;
10. de selectie en vernietiging van archieven;
11. de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief;
12. de rol van het Nationaal Archief in het ontwikkelen en
verbreiden van normen voor het ordenen beschrijven van
archieven;
13. de openbaarheid van archieven;
14. de sancties om naleving van de archiefwet af te dwingen.
De Regeling Landsarchiefdienst 1956 (G.B. 1956 no. 105):
1. veronderstelt het bestaan van een Centraal Archief of
Landsarchiefdienst;
2. draagt aan de Algemeen Registrator (Hoofdarchivaris) op:
a. het toezicht op het archiefbeheer van de departementen;
b. jaarlijks rapport aan de Landsregering over de toestand
der departementsarchieven;
c. opleiding en scholing van het nieuw aankomend
personeel bij de archieven;
d. hulp bij de invoering van het bij de resolutie
voorgeschreven stelsel van archiefordening;
e. het bevorderen van het aanleggen en bijhouden van een
inventaris van alle archieven van voor 1956.
3. regelt gedetailleerd (in 11 van de 17 artikelen) de post- en
archiefzaken bij de departementen;

34

2006

No. 28

4. draagt de directeuren der departementen op lijsten van voor
vernietiging in aanmerking komende bescheiden op te stellen
binnen drie jaren na de inwerkingtreding van de resolutie;
5. schrijft de regelmatige vernietiging van daarvoor in
aanmerking komende archiefbescheiden voor;
6. bepaalt de overbrenging naar het Centraal Archief van
archiefbescheiden die ouder zijn dan ten minste 10 jaren;
7. bepaalt dat de archieven in het Centraal Archief daar worden
bewaard en verzorgd onder verantwoordelijkheid van de
Algemeen Registrator;
8. regelt de uitlening van stukken uit het Centraal Archief;
9. bepaalt dat de nog niet naar het Centraal Archief overgebrachte
archiefbescheiden worden bewaard bij ieder departement
onder beheer van de centrale afdeling registratuur.
Wanneer men de Regeling Landsarchiefdienst 1956 (G.B. 1956 no.
105) toetst aan de eerder genoemde “Principles”, dan moet vastgesteld
worden dat Regeling Landsarchiefdienst 1956 over 8 van de 14 als
“Principles” aangeduide onderwerpen (1 t/m 4, 6, 8, 13 en 14) in het
geheel niets bevat en over 6 van de onderwerpen (5, 7, 9, 10, 11 en
12) enige - zij het in de meeste gevallen te summiere - bepaling.
II.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1
Onderdeel b
De “Principles for archives and current records legislation” van de
International Council on Archives doen geen uitspraak over de vraag
onder welke minister het Nationaal Archief dient te ressorteren,
aangezien dat afhangt van de omstandigheden uniek in ieder land.

2006

35

No. 28

In de wereld komen in hoofdzaak vier vormen voor: plaatsing van het
Nationaal Archief onder (de minister belast met de zorg voor) de
cultuur, het onderwijs, het overheidsmanagement, de Vice-President
(de Raad van Ministers of zelfs de President).
Onderdelen c en e
De “Principles for archives and current records legislation” van de
International Council on Archives bevelen aan dat de archiefwet
betrekking heeft op alle staatsorganen met wetgevende,
rechtsprekende en uitvoerende macht.
De wet is ook van toepassing op bepaalde privaatrechtelijke
rechtspersonen.
Privaatrechtelijke
rechtspersonen
met
een
publiekrechtelijke grondslag hebben zich een zodanige plaats verworven in ons staatsbestel, dat zij als een "verlengstuk" van de overheid
moeten worden beschouwd, zij het met een mate van autonomie.
Deze privaatrechtelijke rechtspersonen mogen naar huidig inzicht niet
buiten de Archiefwet worden gehouden. Een niet gering deel van het
overheidshandelen zou aan het oog van de burger en de historie
worden onttrokken, als de Archiefwet zich zou beperken tot zuiver
publiekrechtelijke instellingen. Door de omschrijving van het begrip
"overheidsorgaan" zullen ook privaatrechtelijke rechtspersonen, met
een zuiver publiekrechtelijke grondslag en vennootschappen die voor
de helft of meer eigendom zijn de Republiek Suriname, onder het
bereik van de wet vallen.
Het bestanddeel "met enig openbaar gezag" geeft aan, dat het moet
gaan om een publiekrechtelijke bevoegdheid. Deze bevoegdheid dient
voor de Archiefwet ruim te worden opgevat en slaat niet alleen op de
bestuurlijke taak, maar ook op de wetgevende, rechtsprekende,
adviserende en controlerende taak.

2006

36

No. 28

Duidelijkheidshalve wordt hieraan toegevoegd dat van overheidswege
geheel of in overwegende mate gesubsidieerde privaatrechtelijke
rechtspersonen, die het stempel dragen van particulier initiatief, van
de werking van de Archiefwet zijn uitgezonderd.
Het begrip "zorgdrager" in onderdeel e is opgenomen uit een oogpunt
van redactionele vereenvoudiging van verschillende bepalingen. Een
zorgdrager heeft de verplichtingen en bevoegdheden genoemd in de
artikelen 4, 7t/m17, 24, 25, 26, 28, 30,31 en 32.
Onderdeel d
De definitie van ‘archiefbescheiden’ beantwoordt aan de “Principles
for archives and current records legislation” van de International
Council on Archives. Deze “Principles” ontraden een opsomming van
verschillende soorten documenten en bevelen een omschrijving aan
die geldig is voor alle soorten informatiedragers en die geldigheid
behoudt ook in de toekomst.
Niet alle door een overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte
documenten zijn archiefbescheiden in de zin van deze wet.
Boekwerken, brochures, tijdschriften, dagbladen en knipsels daaruit,
ongeacht of hun inhoud al dan niet betrekking heeft op het
ontvangende orgaan en zijn taak zijn enkele voorbeelden hiervan. Hun
inhoud richt zich niet uitdrukkelijk tot het ontvangende orgaan. Ook al
zijn dergelijke publicaties aan het orgaan geadresseerd en
dienovereenkomstig ontvangen, toch missen zij op zichzelf het
kenmerk van archiefbescheiden. Dergelijke documenten - ongeacht
hun vorm, dus ook als ze elektronisch worden aangeboden - kunnen
derhalve vernietigd worden zonder toepassing van het bij of krachtens
de Archiefwet bepaalde.

2006

37

No. 28

Evenmin zijn archiefbescheiden in de zin van deze wet kopieën van
archiefbescheiden, op welke wijze dan ook vervaardigd
(fotokopiëring, scanning/digitalisering, enz.), tenzij zulke kopieën
door be- en verwerking in het werkproces, archiefbescheiden worden,
bijvoorbeeld doordat een behandelend ambtenaar een kopie van een
archiefstuk, voorzien van aantekeningen, voorlegt aan een ander.
Hiervan is te onderscheiden vervanging (substitutie) van
archiefbescheiden door een reproductie, wat in artikel 24 is geregeld.
Kladpapier, aantekeningen en notities van een ambtenaar, elektronisch
of op papier vervaardigd ten behoeve van het opstellen van een
concept en die niet buiten het domein van die ambtenaar komen, zijn
geen archiefbescheiden in de zin van deze wet, want het zijn geen
bescheiden die naar hun aard bestemd zijn onder het overheidsorgaan
te berusten. Maar als de aantekeningen enz., bijvoorbeeld door
elektronische of fysieke toezending aan een andere medewerker, wel
buiten het domein van de steller komen, zullen ze in het algemeen
aangemerkt moeten worden als archiefbescheiden.
Onderdeel g
Zie hierna artikel 3
Onderdeel h
Dit Nationaal Register dient, ingevolge artikel 50, ter registratie van
particuliere archiefbescheiden waarvan de Minister, gehoord de
Nationale Archiefraad, heeft vastgesteld dat zij van bijzondere
betekenis voor de kennis van de geschiedenis van Suriname zijn.
Artikel 2
De Archiefwet dient, volgens de “Principles for archives and current
records legislation” van de International Council on Archives,
bepalingen te bevatten over opgeheven overheidsorganen.

2006

38

No. 28

Door de bepaling onder b wordt de Archiefwet ook toepasselijk op de
thans nog in Engeland en Nederland berustende archieven van
overheidsorganen die in Suriname gevestigd waren. Naast deze tot het
Surinaamse cultureel erfgoed behorende archieven zijn er in het
buitenland vele, voor de Surinaamse geschiedenis belangrijke,
bestanden, zoals de archieven van de in Nederland gevestigde
Sociëteit van Suriname. Zie ook artikel 41, lid 2, onder d en n.
Artikel 3
De Nationale Archiefraad als genoemd in artikel 1 onder g heeft deels
een andere taak en status dan het adviescollege genoemd in de
“Principles for archives and current records legislation” van de
International Council on Archives. De “Principles” bevelen een
adviescollege voor het Nationaal Archief aan, ter versterking van de
banden met overheidsorganen en particuliere instellingen die belang
hebben bij de goede gang van zaken in het Nationaal Archief. In
bestaande archiefwetten treft men evenwel ook een ander soort
adviesorgaan aan en wel een college van advies, dat de Minister die
verantwoordelijk is voor het archiefwezen adviseert. De onderhavige
Archiefwet draagt de Minister het nemen van bepaalde besluiten op:
zie de artikelen 19, en 20 en 22(selectie en vernietiging),
24(vervanging),
25(vervreemding),
32(overbrenging),
34(openbaarheid),
37(toegankelijkheid),
44(toezicht),
50/52(particuliere archieven).

Bij de voorbereiding van die besluitvorming moet de Minister kunnen
steunen op de adviezen van zijn ambtenaren (onder wie in de eerste
plaats de Nationale Archivaris), maar ook op adviseurs die van de
Minister en de Nationale Archivaris onafhankelijk zijn en die de bij
verschillende bij het archiefwezen betrokken belangen kunnen
overzien. De Nationale Archiefraad is geen college van toezicht op het
Nationaal Archief, maar een adviescollege van de Minister.

2006

39

No. 28

Artikel 4
De verplichting tot regelmatige vernietiging is uitdrukkelijk neergelegd. Door archieven zo spoedig mogelijk te ontdoen van niet meer
relevante stukken nemen de toegankelijkheid en beschikbaarheid toe
en dalen de beheerskosten. Dit is uitgewerkt in de artikelen 17 t/m 23
en 26.
Artikel 5
Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de
overheidsorganen voor de uitvoering van de wet, elk op eigen terrein.
Daaronder zijn zowel begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden, alsmede die zaken welke noodzakelijk
zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals
geschikte huisvesting (zie artikel 11), deskundig personeel (zie artikel
7) en voldoende financiën
Artikel 6
In het verleden is het helaas voorgekomen dat aan de voorschriften
van de Regeling Landsarchiefdienst 1956 niet in de hand werd
gehouden.
Dit artikel biedt een sanctiemogelijkheid. Eerst zal de Minister het
nalatige overheidsorgaan op zijn verantwoordelijkheid wijzen. Dit zal
in vele gevallen geschieden naar aanleiding van hetgeen de Nationale
Archivaris als toezichthouder heeft gerapporteerd (zie artikel 44).
Mocht de aanwijzing van de Minister geen of onvoldoende effect
sorteren, dan geeft lid 2 aan de President de bevoegdheid tot ingrijpen.
Met het oog op de staatsrechtelijke verhoudingen is evenwel bepaald
dat de sanctie genoemd in lid 2 niet kan worden toegepast op De
Nationale Assemblee.
Dit artikel biedt de Minister tevens de formele mogelijkheid om een
instantie erop te wijzen dat het een overheidsorgaan is in de zin van
artikel 1, onder c, van de Archiefwet.

2006

40

No. 28

Artikel 7
De thans gebruikelijke aanduidingen voor afdelingen “post- en
archiefzaken”, “agenda “, “registratuur” zijn gelet op de kwalitatieve
taakuitbreiding in de laatste jaren te beperkt vandaar dat gekozen is
voor de benaming Documentaire Informatieverzorging.
De bepaling in lid 1 dat het hoofd van de afdeling Documentaire
Informatieverzorging van een ministerie rechtstreeks onder de
directeur van het departement valt, is ontleend aan de Regeling
Landsarchiefdienst 1956 die zodanige plaatsing evenwel als “zoveel
mogelijk” aanbeval.
Het Staatsbesluit als bedoeld in artikel 9 zal onder meer een
overgangsregeling bevatten voor de thans in functie zijnde hoofden
post- en archiefzaken, zowel voor hen die een of meer op het
archiefbeheer gerichte vakdiploma’s (in Suriname of in het buitenland
behaald) bezitten, als voor hen die zulk een diploma niet bezitten.
Artikel 8
De voorschriften als bedoeld in artikel 8 kunnen ten dele voorschriften
zijn vergelijkbaar aan de artikelen 4 t/m 14 van de vervallen Regeling
Landsarchiefdienst 1956.
Artikel 9
Dit Staatsbesluit zal al diegenen betreffen die betrokken zijn bij het
continuum van beheer van archiefbescheiden, dus zowel degenen die
werkzaam zijn in wat genoemd wordt de dynamische fase van
archieven, als degenen die in het Nationaal Archief de taken genoemd
in artikel 41, lid 2, vervullen.

2006

41

No. 28

Artikel 10
Reeds in de fase, waarin de archieven worden gevormd, dient
rekening te worden gehouden met het gebruik daarvan op langere
termijn. Zorg voor kwaliteit is daarbij uiteraard een essentieel
gegeven. Dit artikel beperkt zich tot de door de zorgdrager
opgemaakte archiefbescheiden en stelt dus geen regels aangaande de
duurzaamheid van door overheidsorganen ontvangen archiefbescheiden. Artikel 10 is voorts beperkt tot de permanent te bewaren archiefbescheiden. Al worden aan de duurzaamheid van de door de
overheid ontvangen archiefbescheiden en aan de op termijn te
vernietigen archiefbescheiden geen bijzondere eisen gesteld; deze
archiefbescheiden moeten wel in de in artikel 4 bedoelde goede,
geordende en toegankelijke staat gebracht en bewaard worden (voor
wat
vernietigbare
archiefbescheiden
betreft:
tot
de
vernietigingstermijn is aangebroken). Daardoor wordt ook voorkomen
dat toepassing van artikel 4 van de wet wordt uitgesteld tot de termijn
voor vernietiging of overbrenging is aangebroken.
Lid 1 verplicht de zorgdrager zodanige voorzieningen te treffen dat bij
het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste
honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te
constateren. De zorgdrager is er overigens vrij in te bepalen welke
voorzieningen hij daartoe treft zolang maar aan dat
duurzaamheidscriterium voldaan wordt. Voor zowel papieren als nietpapieren archiefbescheiden geldt dat, indien door de aard van de
oorspronkelijk gebruikte materialen en programmatuur aan het
duurzaamheidsvereiste niet (langer) voldaan kan worden, overgegaan
moet worden tot vervanging van de archiefbescheiden door
reproducties (ingevolge artikel 24 van de wet). Zo zullen bijvoorbeeld
in vele gevallen ontvangen faxberichten (voor zover het
archiefbescheiden betreft en voor zover deze ingevolge een
selectielijst voor bewaring in aanmerking komen) door een
reproductie op een duurzamer gegevensdrager moeten worden
vervangen.

2006

42

No. 28

Het voor de duurzaamheid gekozen criterium (dat na ten minste
honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren bij
het raadplegen van de archiefbescheiden) is ontleend aan de
Nederlandse norm NEN 2728 voor permanent houdbaar papier.
Door middel van testmethoden zal bepaald kunnen worden of een
gegevensdrager aan het criterium voldoet. Zo dienen gegevensdragers
zodanige fysische eigenschappen te bezitten dat zij na versnelde
veroudering door verhitting (overeenkomend met 100 jaar natuurlijke
veroudering) nog ten minste gelijk zijn aan 80% van hun
oorspronkelijke kwaliteit. De achteruitgang is dan zo langzaam dat
permanente houdbaarheid aannemelijk is.
Het gekozen criterium brengt met zich mee dat niet alleen aan de
archiefbescheiden kwaliteitseisen worden gesteld: ook hun verpakking
(dat wil zeggen de te gebruiken dozen, dossieromslagen,
hechtmechanieken) en de wijze waarop de archiefbescheiden bewaard
worden, moeten er toe bijdragen dat na ten minste honderd jaar geen
noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
In tegenstelling tot papieren archiefbescheiden wordt de duurzaamheid
van elektronische archiefbescheiden niet alleen bepaald door de duurzaamheid van de drager, maar ook door de kwaliteit van de
programmatuur voor opslag, verwerking en raadpleging van de
gegevens. Ook deze kwaliteit moet voldoen aan het in lid 1 genoemde
criterium.
De in lid 2 van artikel 10 bedoelde nadere regels omtrent de
duurzaamheid kunnen onder meer betrekking hebben op de
testmethoden volgens welke materialen en opslagmethoden aan het in
lid 1 genoemde duurzaamheidsvereiste kunnen worden getoetst.

2006

43

No. 28

Artikel 11
Met het oog op het behoud van de archiefbescheiden moet er naar
gestreefd worden, dat zij in een zo vroeg mogelijk stadium - en dat
stadium vangt feitelijk aan, nadat de bescheiden administratief zijn
afgehandeld - in een "beschermde" omgeving worden opgeborgen.
Daarvoor dienen de archiefruimten, die moeten voldoen aan de in dit
artikel geformuleerde eisen. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt
tussen te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden: Bij de
toelichting van artikel 10 is uiteengezet dat de op termijn te
vernietigen archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke
staat moeten blijven tot de vernietigingstermijn is aangebroken.

Lid 3 legt vast dat het tot de verantwoordelijkheid van de zorgdrager
behoort geschikte gebouwen (of gedeelten daarvan) ter bewaring van
archieven te kiezen. De ratio van deze bepaling is dat bij calamiteiten
de schade aan de archiefbescheiden zo veel mogelijk voorkomen of
beperkt moet worden. Als calamiteiten kunnen beschouwd worden
brand, instorting, overstroming en explosie. In dit verband wordt
opgemerkt dat opzettelijk veroorzaakte explosies (bijv. explosies ten
gevolge van kernwapens en voltreffers van zware explosieven) niet
gerekend worden tot de calamiteiten waartegen archiefruimten bestand
zouden moeten zijn, aangezien niet geëist kan worden dat
archiefruimten geheel (atoom)bomvrij worden gebouwd.
Het behoud van de archiefbescheiden wordt voorts gediend door een
toereikende beveiliging tegen brand, inbraak en wateroverlast (als
gevolg van overstroming, lekkage e.d.). Met toereikende beveiliging
bedoeld in lid 3 wordt bedoeld een beveiliging die gelet op de
situering, de bouwkundige inrichting en de waarde van de
archiefbescheiden, doeltreffend is.
Verder moeten uiteraard de klimaatbeheersing en luchtzuivering
voldoende zijn (lid 4).

2006

44

No. 28

Artikel 12
Het is in het stelsel van de Archiefwet de verantwoordelijkheid van
iedere zorgdrager om een documentair structuurplan vast te stellen.
Het advies van de Nationale Archivaris is vereist vanwege de
gewenste samenhang in de regeling van het continuum van vorming
en gebruik van actuele en historische archieven.
Artikel 13
Een belangrijke voorwaarde voor toegankelijkheid van archieven is
een overzicht van de archiefbescheiden en hun verblijfplaats. Het
overzicht heeft betrekking op alle soorten archiefbescheiden, zowel
digitale als papieren als microfilm en eventuele andere vormen, zodat
ook de relatie tussen verschillende archiefstukken naar voren komt.
Verder dient het overzicht alle bij een overheidsorgaan berustende
archiefbescheiden te omvatten, alsmede de aan derden tijdelijk
uitgeleende of ter beschikking gestelde archiefbescheiden.
Het overzicht dient actueel te zijn, dus het dient te worden
onderhouden. Dat wil zeggen dat de veranderingen in de
informatiehuishouding van een overheidsorganisatie beschreven
moeten worden voor zover deze veranderingen relevant zijn voor het
behoud van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking
komen. Een voorschrift daartoe is op zijn plaats in de door de
zorgdrager ingevolge artikel 8 vast te stellen beheersregels.
Artikel 15
De toegankelijke staat van een archief, archiefafdeling of
archiefbestanddeel wil zeggen dat de archiefbescheiden en de
gegevens in die archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen
worden gevonden en beschikbaar gesteld.

2006

45

No. 28

Artikel 17
Volgens artikel 15 van de Regeling Landsarchiefdienst 1956
behoorden de directeuren van de departementen binnen drie jaren na
de inwerkingtreding van de Regeling lijsten van voor vernietiging in
aanmerkingkomende bescheiden op te stellen. Dit voorschrift is
evenwel onvoldoende uitgevoerd. In het stelsel van de Archiefwet zijn
de selectie en het ontwerpen van een selectielijst elementen van de aan
iedere zorgdrager opgedragen zorg. De “Principles for archives and
current records legislation” van de International Council on Archives
bevelen aan de selectie en vernietiging aan één autoriteit op te dragen.
Dit wordt in het wetsvoorstel in zoverre gevolgd dat de vaststelling
van een selectielijst steeds met medewerking geschiedt van de
Minister die belast is met het archiefwezen, gehoord de Nationale
Archiefraad (artikelen 19 en 20). Dezelfde minister is
verantwoordelijk voor selectie en vernietiging van in het Nationaal
Archief berustende archiefbescheiden (artikel 22). Het ligt in de
bedoeling dat de Nationale Archivaris betrokken zal zijn bij de
totstandkoming van iedere selectielijst; hij houdt op de uitvoering van
de selectie toezicht (artikel 41, lid 2, onder a) en geeft daarbij advies
en bijstand aan de overheidsorganen (artikel 41, lid 2, onder b).
Was vroeger de selectie volgens een vernietigingslijst bedoeld om aan
te geven welke stukken vernietigd kunnen worden (negatieve stelsel),
de ervaring in verscheidene landen heeft geleerd dat de belangen van
overheid, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek beter
worden gediend door positieve selectie, dus het bepalen wat blijvend
bewaard moet worden.

2006

46

No. 28

Artikel 18
Niet alleen in het kader van de totstandkoming van selectielijsten moet
rekening worden gehouden met de taak van het overheidsorgaan, met
de verhouding tot andere overheidsorganen, met de waarde van de
archiefbescheiden als bestanddelen van het cultureel erfgoed en met
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens
voor de overheidsorganen en voor de recht- of bewijszoekenden en
voor het historisch onderzoek. Ook bij de beslissing tot vervanging
(artikel 24) en bij de beslissing tot vervreemding (artikel 25) van archiefbescheiden dient daarmee rekening te worden gehouden.
Artikel 22
Na de inwerkingtreding van deze wet zullen de naar het Nationaal
Archief over te brengen archiefbescheiden ingevolge artikel 31 van
de voor vernietiging in aanmerking komende ballast zijn ontdaan. De
kans is echter groot dat zich onder de in het verleden aan de
Landsarchiefdienst overgedragen bestanden vernietigbaar materiaal
bevindt. Dit artikel biedt, onder voorwaarden, de mogelijkheid tot
selectie en vernietiging van in het Nationaal Archief berustende
archiefbescheiden.
Artikel 23
Dit artikel opent de mogelijkheid om in geval van calamiteiten zoals
oorlog of oorlogsgevaar tot vernietiging van archiefbescheiden over te
gaan. Het gaat daarbij zowel om archiefbescheiden die in lijsten zijn
opgenomen als om archiefbescheiden die niet in lijsten zijn
opgenomen (omdat ze onder normale omstandigheden juist bewaard
zouden moeten blijven). Dergelijke “noodvernietiging” valt onder het
aan de Nationale Archivaris opgedragen toezicht (artikel 41, lid 2,
onder a), waarover schriftelijk verslag wordt uitgebracht; dit verslag
wordt aan de Nationale Assemblee overgelegd (artikel 44).

2006

47

No. 28

Artikel 24
Dit artikel bevat regels omtrent de vervanging van archiefbescheiden
door reproducties. Een reproductie is iedere gelijkluidende weergave
van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager.
Daaronder vallen zowel de in de dynamische fase van het
archiefbeheer vervaardigde reproducties (bijvoorbeeld kopieën van
faxberichten) als de in een latere fase van het archiefbeheer gemaakte
reproducties van in het verleden ontvangen of opgemaakte
archiefbescheiden. De op grond van dit artikel vervaardigde
reproducties zijn ingevolge artikel 1, onder d, sub 2, archiefbescheiden
in de zin van deze wet. Voor de duurzaamheid ervan geldt het
bepaalde in artikel 10.
Onder reproductie in de zin van dit artikel valt niet iedere conversie en
migratie van elektronische documenten. Conversie vindt, anders dan
migratie
(zie
hierna),
plaats
binnen
dezelfde
toepassingsprogrammatuur. Een voorbeeld ervan is het omzetten van
een Wordperfect 5.1-document naar Wordperfect 6.0. Mits aan de
artikelen 13, 14 en 15 wordt voldaan, is een dergelijke conversie - ook
die van een bepaalde toepassing naar een andere, gelijksoortige,
toepassing, bijvoorbeeld van Wordperfect naar MSWord - toegestaan.
Dit, evenals het maken van veiligheidskopieën, back-ups en
dergelijke, wordt niet beschouwd als een vervanging in de zin van
artikel 24.
Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving
terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan
beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaand
informatiesysteem wordt vervangen door een nieuw ontworpen
systeem. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Het is dus
niet
alleen
een
verhuizing
van
apparatuur
en
besturingsprogrammatuur, maar het kan ook de vervanging van een
informatiesysteem betreffen. Een dergelijke migratie is, mits aan de
artikelen 13, 14 en 15 wordt voldaan, toegestaan; deze wordt niet
beschouwd als een vervanging in de zin van artikel 24.

2006

48

No. 28

Migratie of conversie evenwel waarbij niet aan de artikelen 13, 14 en
15 kan worden voldaan, is een vervanging in de zin van artikel 22: de
archiefbescheiden met de in artikel 13 bedoelde inhoud, structuur en
vorm worden vervangen door andere. Gaat het daarbij om
(categorieën van) archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst niet
als te vernietigen worden aangemerkt, dan behoeft de migratie of
conversie een machtiging als bedoeld in artikel 24 lid 3.
Ingevolge het lid 1 dient de zorgdrager zich er van te vergewissen dat
hij alleen dan tot vervanging van archiefbescheiden besluit indien de
vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te
vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Voor vervanging in de dynamische fase is het goed denkbaar dat de
zorgdrager in een daartoe strekkend besluit vastlegt welke categorieën
archiefbescheiden door welke gedaante of drager (voortdurend)
vervangen mogen (of wellicht zelfs moeten) worden. Gaat het daarbij
om (categorieën van) archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst
niet als te vernietigen worden aangemerkt, dan kan een dergelijk
besluit pas genomen worden nadat daarvoor een machtiging als
bedoeld in artikel 25, lid 3, is verleend.
Artikel 25
Hoewel vervreemding van archiefbescheiden van de Republiek
Suriname zeer zeldzaam zal zijn, kunnen voorschriften over
vervreemding niet worden gemist.
Artikel 26
Met het begrip ‘specificatie’ in de Archiefwet wordt aangegeven dat
uit de verklaring duidelijk moet blijken om welke archiefbescheiden
het gaat. Het zal van het geval afhankelijk zijn of een stuksgewijze
opsomming moet worden gegeven of dat met een meer algemene
specificatie volstaan kan worden.

2006

49

No. 28

Artikel 27
Het in dit artikel bedoelde Staatsbesluit is facultatief en hoeft eerst tot
stand te komen wanneer zich de noodzaak tot nadere regels voordoet.
Artikel 29
De “Principles for archives and current records legislation” van de
International Council on Archives bevelen aan dat de Archiefwet
uitdrukt dat staatsarchieven die al dan niet opzettelijk in particuliere
handen zijn gekomen, hun publieke karakter niet verliezen. Het
Nationaal Archief dient volgens de “Principles” het recht van
terugvordering van afgedwaalde overheidsarchieven te hebben.
In Suriname, wordt overeenkomstig de meeste buitenlandse
archiefwetten en internationale richtlijnen vastgehouden aan een recht
op terugvordering van afgedwaalde overheidsstukken. Zie ook artikel
45 en de in artikel 55, lid 1, opgenomen sanctie op het niet voldoen
aan de in artikel 29 genoemde verplichting tot restitutie.
Artikel 30
Dit artikel beantwoordt aan de “Principles for archives and current
records legislation” van de International Council on Archives.
Een algemeen voorschrift hoe precies met de archiefbescheiden
gehandeld moet worden bij opheffing, samenvoeging of splitsing van
overheidsorganen is bezwaarlijk te geven, omdat een en ander in
sterke mate afhankelijk is van de specifieke omstandigheden. Daarom
bepaalt het lid 2 slechts, dat bij opheffing, samenvoeging of splitsing
van overheidsorganen een voorziening dient te worden getroffen ten
aanzien van de daarbij betrokken archiefbescheiden.
Lid 4 bepaalt dat in geval van privatisering van overheidstaken een
voorziening dient te worden getroffen omtrent de archiefbescheiden,
welke op de uitvoering van die overheidstaken betrekking hebben.

2006

50

No. 28

Privatisering van overheidsorganen of -taken moet niet tot gevolg
hebben, dat de archiefbescheiden, welke gedurende de "overheidsperiode" zijn gevormd, buiten de werking van de Archiefwet worden
geplaatst. Niettemin is het voor de continuïteit van de bedrijfsvoering
gewenst, dat de geprivatiseerde organisatie tijdelijk over die bescheiden kan beschikken. Een periode van ten hoogste tien jaar lijkt
voldoende. De zorg voor de terbeschikkinggestelde archiefbescheiden
blijft rusten op de zorgdrager die de bescheiden ter beschikking heeft
gesteld. De bepalingen omtrent het toezicht door het Nationale
Archief blijven op het beheer van de terbeschikkinggestelde
bescheiden van overeenkomstige toepassing.
Artikel 31
In het algemeen is het overgrote deel van de gevormde archieven in
administratief opzicht snel uitgediend. De in artikel 16 van de
Regeling Landsarchiefdienst 1956 voorgeschreven overbrengingstermijn van 10 jaar is overgenomen. Aan deze termijn moet strikt de
hand worden gehouden. Immers het gevaar van veronachtzaming door
de administratie van de materiële toestand en de staat van de ordening
van de stukken die niet meer frequent worden geraadpleegd is niet
ondenkbeeldig.
Door de overbrengingstermijn van tien jaar - met dien verstande dat
archiefbescheiden eerder kunnen worden overgebracht indien zij door
de administratie niet meer veelvuldig worden geraadpleegd of
gebruikt - komen archiefbescheiden tijdig op de plaats van hun
uiteindelijke en veilige bestemming. Het risico dat archiefbescheiden
gedurende hun zwerftocht langs de verschillende administraties verloren gaan, is aanzienlijk groter dan na overbrenging naar het Nationaal
Archief. Ook de toegankelijkheid en de openbaarheid van de
archiefbescheiden zijn binnen het daarvoor speciaal toegeruste
Nationaal Archief gewaarborgd. Het is immers de taak van het
Nationaal Archief om de wezenlijke informatie over het niet-recente
overheidsbeleid te bewaren en voor onderzoek ter beschikking te
stellen.

2006

51

No. 28

De “Principles for archives and current records legislation” van de
International Council on Archives ontraden een vaste termijn. In
plaats daarvan zou voor iedere categorie archiefbescheiden per
overheidsorgaan een overbrengingstermijn moeten worden
afgesproken. Het is waar dat, zoals de “Principles” stellen, voor de
overbrenging van bepaalde soorten informatiedragers korte en voor
andere soorten langere termijnen geschikt zijn. Ook gelden bij
verschillende archiefvormers verschillende omgevingsfactoren. In het
wetsvoorstel is evenwel vastgehouden aan de bestaande termijn van
tien jaar, met de mogelijkheid deze in bepaalde gevallen te verkorten
of te verlengen.
In het Staatsbesluit als bedoeld in lid 2 zal o.m. de vorming van
zogenaamde tienjaren-blokken worden voorgeschreven. Dit betekent
dat het archief, als regel, elke tien jaar wordt afgesloten, na afloop van
het jaar waarvan het jaartal op 9 eindigt. Voorts zal bepaald worden
dat de overbrenging moet plaatshebben binnen één jaar. Verder zal bij
Staatsbesluit worden bepaald dat over een voorgenomen overbrenging
overleg plaats heeft met de Nationale Archivaris, opdat deze tijdig
maatregelen voor een goede opvang van de bescheiden kan nemen.
Omdat in een aantal gevallen de vernietigingstermijn van daarvoor in
aanmerking komende archiefbescheiden de termijn van tien jaar zal
overschrijden - enkele voorbeelden van deze categorieën
archiefbescheiden zijn de dossiers inzake personeelsleden en langlopende vergunningen - is in het eerste lid bepaald, dat in beginsel
slechts voor blijvende bewaring in aanmerking komende bescheiden
moeten worden overgedragen. Het Nationaal Archief moet geen
opslagplaats worden van bescheiden, die alsnog op later datum
moeten worden vernietigd. Selectie en vernietiging zijn taken van het
archiefvormende overheidsorgaan, mede omdat dat vanuit zijn eigen
functioneren de inhoudelijke betekenis van de bescheiden het beste
kan beoordelen.

2006

52

No. 28

Teneinde de met de zorg voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden belaste overheidsorganen in staat te stellen afdoende maatregelen te treffen om eventuele achterstanden opgelopen door het
ontbreken van aandacht voor het archief in het verleden in te halen, is
in artikel 57 lid 3, bepaald dat een en ander binnen een periode van 5
jaar, na inwerkingtreding van deze wet, moet zijn voltooid.
Artikel 32
In dit artikel worden de vervroegde overbrenging en de opschorting
van de overbrenging van archiefbescheiden geregeld.
De overbrengingstermijn van 10 jaar is mede gebaseerd op de
praktische ervaring dat óók ten aanzien van de blijvend te bewaren
bescheiden de administratieve functie na verloop van zo'n 10 jaar zijn
betekenis grotendeels heeft verloren. Niettemin moet worden aangenomen dat bij de administratie de behoefte aan het langer kunnen
beschikken over in beginsel voor overbrenging in aanmerking
komende bescheiden zal bestaan en dat dus de overbrenging naar het
Nationaal Archief moet worden opgeschort. Het beleid zal er echter op
gericht dienen te zijn dat desondanks het aantal gevallen van dergelijke opschorting van de overbrenging tot het minimaal noodzakelijke
beperkt blijft.
Na verloop van tijd moet getoetst worden of de redenen die tot
opschorting van de overbrenging aanleiding gaven nog steeds gelden.
Daarom is in lid 4 de bepaling opgenomen dat de machtiging tot opschorting van de overbrenging slechts voor een periode van ten
hoogste 5 jaar wordt verleend. Na afloop van deze periode kan
bekeken worden of de machtiging tot opschorting gecontinueerd dient
te worden.

2006

53

No. 28

Artikelen 33, 34 en 35
In artikel 33 is het uitgangspunt vastgelegd van de openbaarheid van
de in het Nationaal Archief berustende bescheiden en van het recht op
raadpleging en gebruik daarvan. Uitzonderingen daarop kunnen voortvloeien uit bij de overbrenging gestelde beperkingen (artikelen 34 en
35) en uit omstandigheden die te maken hebben met de staat van de
archiefbescheiden of de persoon van de aanvrager (artikelen 37 en 38).
Volgens de “Principles for archives and current records legislation”
van de International Council on Archives dient de openbaarheid van
nog bij de administratie berustende archiefbescheiden op dezelfde
voet geregeld te zijn als die van de in het Nationaal Archief
berustende archieven. In vele landen wordt dit doel bereikt door
afstemming van de wetgeving op de openbaarheid van bestuur
(Freedom of Information) en de archiefwetgeving. Wanneer
eerstbedoelde wetgeving in Suriname tot stand komt, zal uiteraard de
afstemming met de Archiefwet bepaald moeten worden.
De artikelen 34 en 35 regelen de mogelijkheid beperkingen aan de
openbaarheid te stellen. Artikel 35 betreft in het verleden naar de
Landsarchiefdienst overgebrachte of daar gedeponeerde archieven
omtrent de openbaarheid waarvan niets of niet in voldoende mate is
bepaald.
Ook wanneer een beperking van de openbaarheid geldt, kan daarop
een uitzondering worden gemaakt ingevolge artikel 34, lid 3. Deze
mogelijkheid van dispensatie wordt voorzien in de genoemde
“Principles”, evenals de mogelijkheid om in een onvoorzien geval
alsnog de openbaarheid te beperken (artikel 34, lid 2).

2006

54

No. 28

Artikel 34 lid 5 geeft een bijzondere regeling van de openbaarheid van
notariële
archieven.
Omdat
voor
deze
archieven
de
overbrengingstermijn van tien jaar (artikel 31) te kort is, worden ze
volgens de wet (artikel 56) na dertig jaar overgebracht naar het
Nationaal Archief. Aangezien het niet aangaat de akten van testament
en vele andere notariële akten reeds na 30 jaar openbaar te maken, is
gekozen voor een termijn van 75 jaar. Daarbij is ervan uitgegaan dat
partijen bij het verlijden van een notariële akte in het algemeen
meerderjarig zijn, zodat een openbaarheidstermijn van 75 jaar
betrekking heeft op personen die tenminste 96 (75+21) jaar oud zijn.
Tot dat moment wordt de openbaarheid van de notariële archieven
beheerst door artikel 36 van de Wet op het Notarisambt, dat bepaalt
dat de notarissen afschriften en uittreksels slechts mogen afgeven aan
de onmiddellijk belanghebbende personen, hun erfgenamen of
rechtverkrijgenden.
Artikel 37
Het woord “toestand” in de leden 2 en 5 heeft niet alleen betrekking
op de materiële staat, doch doelt ook op de staat van ordening van de
archiefbescheiden.

Er zijn archiefbescheiden die zo veelvuldig geraadpleegd worden dat
zij letterlijk stukgelezen worden. In dit geval is de Nationale
Archivaris volgens het lid 5 bevoegd in de plaats van de originelen,
gebruiksexemplaren in de vorm van reproducties ter beschikking te
stellen.

2006

55

No. 28

Artikel 38
In verband met de risico’s verbonden aan uitlening van in het
Nationaal Archief berustende archiefbescheiden moet deze beperkt
worden tot die gevallen waarin beschikken over originelen absoluut
noodzakelijk is. In andere gevallen zal door middel van reproducties
in de behoefte aan informatie kunnen worden voorzien.
Bij het begrip instelling bedoeld in lid 2 moet vooral gedacht worden
aan instellingen die ingericht zijn tot het bewaren of tentoonstellen
van openbare verzamelingen van wetenschap of kunst zoals
wetenschappelijke bibliotheken en musea. Het gebruik van het woord
instelling impliceert tevens dat het niet mogelijk is dat rechtstreeks
aan natuurlijke personen wordt uitgeleend.
Artikel 40
Door deze bepaling staat buiten twijfel dat de Nationale Archivaris
bevoegd is om door middel van afschriften en uittreksels, authentieke
geschriften als bedoeld in artikel 1388 en volgende van het Surinaams
Burgerlijk Wetboek af te geven die bestemd zijn om tot bewijs te
dienen. Aldus levert - ingevolge voornoemd wetboek - het gehele
afschrift van een authentieke akte, afgegeven door de Nationale
Archivaris in zijn kwaliteit als bevoegd ambtenaar hetzelfde bewijs op
als de oorspronkelijke akte.
Artikel 41
De Archiefwet moet, volgens de “Principles for archives and current
records legislation” van de International Council on Archives, de
missie en de voornaamste functies van het Nationaal Archief noemen.
De “Principles” ontraden om in de wet de interne organisatie en de
personeelssamenstelling van het Nationaal Archief te regelen;
volstaan kan worden met regeling van de benoeming en de
bevoegdheden van de Nationale Archivaris.

2006

56

No. 28

Hierin voorziet het voorgestelde artikel 41. Ook elders in het
wetsvoorstel zijn taken en bevoegdheden van de Nationale Archivaris
op specifieke terreinen vermeld: artikel 1, onder h artikelen 12, 26, 32,
34, 36, 37, 38, 40, 42-45, 47, 50-53.
De bevoegdheid om actie te nemen in aangelegenheden betreffende
archieven dient, volgens de “Principles”, gelegd te worden bij de
Nationale Archivaris, onder de algemene grondwettelijke bevoegdheid
van de regering, vertegenwoordigd door de Minister. Het mandaat van
de Nationale Archivaris is in het bijzonder belangrijk waar het gaat
om verwerving van archieven (zie het voorgestelde lid 2, onder c, d en
j van het artikel), het behoud (onderdeel e), de vernietiging (zie artikel
22), de toegankelijkheid (artikel 41, lid 2, onder f, h en i) en de
openbaarheid (onderdeel g en artikel 33 e.v.).
De in lid 2 genoemde taken en bevoegdheden zijn aan de Nationale
Archivaris opgedragen. De Nationale Archivaris oefent toezicht uit op
het archiefbeheer van de departementen, diensten en
districtscommissariaten (zie het voorgestelde artikel 41, lid 2, onder a
en hierna de artikelen 42-45) en doet waar nodig voorstellen tot
verbetering (zie b). De Nationale Archivaris is de directeuren van de
departementen behulpzaam bij het archiefbeheer (zie onderdeel b).
Voorts draagt de Nationale Archivaris zorg voor de opleiding en
scholing van het nieuw aankomend personeel, dat bij de archieven
werkzaam wordt gesteld (zie onderdeel k).
Artikelen 42-44
Deze artikelen zijn overeenkomstig de “Principles for archives and
current records legislation” van de International Council on Archives;
die bepalen dat de Nationale Archivaris toezicht uitoefent op het
archiefbeheer
van
de
departementen,
diensten
en
districtscommissariaten en dat hij daarover ten minste éénmaal per
jaar schriftelijk rapport uitbrengt aan de Regering.

2006

57

No. 28

Artikelen 48-54
Deze wet beperkt zich niet tot overheidsarchieven en de daaraan
ingevolge artikel 1, onder b, gelijkgestelde archieven van semipubliekrechtelijke organen, maar strekt het zich mede uit tot
particuliere archieven. Daaronder zijn er die, omdat ze deel uitmaken
van het Surinaamse culturele historisch erfgoed, bescherming
verdienen. Daarbij dient uiteraard een afweging gemaakt te worden
tussen het belang en de rechten van de eigenaar van een particulier
archief en het door bescherming van het culturele erfgoed gediende
algemene belang.
Dit hoofdstuk is grotendeels ontleend aan de ook op Guadeloupe en
St. Maarten geldende Franse archiefwet, de Braziliaanse archiefwet en
de archiefwet van Jamaica.
In de artikelen 48 e.v. worden de volgende categorieën particuliere
archiefbescheiden onderscheiden:
a. particuliere archiefbescheiden die in het Nationaal
Archief berusten (artikel 49);
b. particuliere archiefbescheiden van bijzondere betekenis
voor de kennis van de geschiedenis van Suriname zijn
(artikelen 50-52)
c. particuliere archiefbescheiden die onvervangbaar zijn
voor de kennis van de geschiedenis van Suriname
(artikel 53, leden 3 en 4);
d. overige particuliere archiefbescheiden (artikel 49,
artikel 53, leden 1 en 2).
De mate van bescherming van elke categorie en de daarmee gepaard
gaande inperking van de rechten van de eigenaar van het particulier
archief, is verschillend naar de mate van het belang van het archief
voor de kennis van de geschiedenis van Suriname en dus voor de
Surinaamse gemeenschap.

2006

58

No. 28

De eigenaar van een particulier archief heeft daarop alle rechten. Deze
worden slechts ingeperkt indien - onder de procedurele waarborgen
genoemd in de artikelen 50-52 - wordt besloten tot opneming van het
archief in het Nationaal Register van Surinaams Erfgoed. Zowel
hangende de besluitvorming als nadat het besluit is genomen, is het
ingevolge artikel 52 verboden de archiefbescheiden:
a. te vernietigen, te vervangen, te wijzigen of te ordenen zonder
voorafgaande toestemming van de Nationale Archivaris;
b. uit te voeren of te verplaatsen buiten Suriname zonder
voorafgaande toestemming van de Minister.
Overtreding van het in artikel 52 bepaalde is strafbaar ingevolge
artikel 55, lid 2.
Verder is de eigenaar van archiefbescheiden die zijn opgenomen in het
Nationaal Register verplicht (op straffe van de sanctie als bedoeld in
artikel 55) aan de Nationale Archivaris kennis te geven van een
voornemen tot verhuizing, schenking onder de levenden of
vervreemding onder bezwarende titel.
Vorengenoemde verboden en verplichtingen gelden niet voor andere
particuliere
archiefeigenaren wiens archiefbescheiden niet zijn
opgenomen in het Nationaal Register. Slechts als zij hun archief
willen verkopen, moet degene aan wie de bescheiden ter verkoop of
veiling zijn aangebonden, daarvan kennisgeven aan de Nationale
Archivaris. Vervolgens kan de Minister besluiten tot hetzij alsnog
opneming in het Nationaal Register ingevolge de artikelen 50 en 51
hetzij aankoop van de bescheiden ten behoeve van de Republiek
Suriname, volgens de procedure aangegeven in artikel 53.
Artikel 56
Art. 59b van de Wet op het Notarisambt bepaalt dat de notarissen de
minuten, registers en repertoria welke ouder zijn dan dertig jaren, naar
een algemene bewaarplaats moeten overbrengen. Daar worden ze
bewaard door een daartoe door de President aangewezen notaris. Het
Nationaal Archief is als algemene bewaarplaats aangewezen.

2006

59

No. 28

Het voorgestelde artikel beoogt de huidige situatie te bestendigen,
met dien verstande dat er ook formeel geen onderscheid meer is tussen
de algemene bewaarplaats en het Nationaal Archief. De bijzondere
aard van de notariële archieven rechtvaardigt evenwel bijzondere
bepalingen over de termijn van overbrenging (en dus openbaarheid)
en het afgeven van afschriften en uittreksels.
Artikel 57
Zolang het nieuwe gebouw voor het Nationaal Archief nog niet gereed
is, biedt het bestaande gebouw slechts zeer beperkte ruimte.
Bovendien zullen vele voor overbrenging in aanmerking komende
archieven eerst in bedoeld in artikel 3 goede, geordende en
toegankelijke staat, gebracht moeten worden. Om te voorkomen dat
op het moment van inwerkingtreding van deze wet, overeenkomstig
artikel 29 alle archiefbescheiden, die op dat moment 10 jaar of ouder
zijn, in één keer overgebracht moeten worden naar het Nationaal
Archief, is in lid 3 aan de overheidsorganen een termijn van 5 jaar
verleend om de overbrenging van de archiefbescheiden die 10 jaar of
ouder zijn te realiseren.

Paramaribo, 16 februari 2006
R. R. VENETIAAN