Source: EUR LEX
URL: L_2020391NL.01000301.doc.json

{
  "url": "http://www.w3.org/1999/xhtml\"><!--",
  "content": "L_2020391NL.01000301.xml 20.11.2020 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 391/3 BESLUIT Nr. 18/2020 VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO’S inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s HET BUREAU VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO’S, Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met name artikel 15, lid 3, Gezien Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ( 1 ) , Gezien Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG ( 2 ) , Gezien het reglement van orde van het Comité van de Regio’s, met name artikel 78, Gezien Besluit nr. 64/2003 van het bureau van het Comité van de Regio’s van 11 februari 2003 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s ( 3 ) , Gezien Besluit nr. 128/2003 van het bureau van het Comité van de Regio’s van 17 juni 2003 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s via het elektronische documentenregister, Overwegende dat het Europees Parlement, de Raad en de Commissie in de gemeenschappelijke verklaring betreffende Verordening (EG) nr. 1049/2001 de overige instellingen verzoeken interne regels vast te stellen inzake de toegang van het publiek tot documenten en daarbij rekening te houden met de beginselen en beperkingen van deze verordening ( 4 ) , Overwegende dat het vaststellen van een lijst rechtstreeks toegankelijke documenten overeenkomstig artikel 78, lid 2, van het reglement van orde van het Comité van de Regio’s en de regelingen van het Comité voor de uitoefening van het recht van burgers op toegang tot documenten in één besluit moeten worden gecombineerd om de transparantie voor de burgers te bevorderen, HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begunstigden, toepassingsgebied en soorten toegang 1.   Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft een recht van toegang tot documenten van het Comité van de Regio’s (“het Comité”), volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die in Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn vastgelegd en met inachtneming van de specifieke bepalingen van dit besluit. 2.   Voor de toepassing van dit besluit wordt onder “documenten van het Comité” verstaan elke inhoud in de zin van artikel 3, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 die door een van de organen van het Comité of door het secretariaat-generaal van het Comité is opgesteld of ontvangen. 3.   Het Comité verschaft het publiek toegang tot zijn documenten via het in hoofdstuk II bedoelde register en op verzoek overeenkomstig hoofdstuk III. HOOFDSTUK II REGISTER VAN DOCUMENTEN VAN HET COMITÉ Artikel 2 1.   Overeenkomstig de artikelen 11 en 12 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 wordt binnen het Comité een documentenregister opgezet. 2.   De documenten van het Comité die zijn vermeld in de bij dit besluit gevoegde lijst en de documenten waartoe toegang is verleend krachtens hoofdstuk III van dit besluit, zijn voor de burgers in elektronische vorm via dit register rechtstreeks toegankelijk. 3.   Het Comité kan besluiten andere dan de in lid 2 bedoelde documenten in het register op te nemen. In dat geval besluit het Comité op basis van de aard van elk document hetzij om het document voor de burgers in elektronische vorm via het register rechtstreeks toegankelijk te maken, hetzij om in het register slechts een referentienummer van het document op te nemen alsmede het onderwerp en/of een korte beschrijving van de inhoud ervan en de datum waarop het document is ontvangen of opgesteld en is geregistreerd. HOOFDSTUK III PROCEDURE VOOR TOEGANG OP VERZOEK Artikel 3 Op verzoek toegankelijke documenten Voor zover mogelijk zijn de documenten van het Comité die niet zijn vermeld in de bij dit besluit gevoegde lijst, voor de burgers op verzoek toegankelijk, met inachtneming van de beperkingen voortvloeiende uit de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Artikel 4 Initieel verzoek 1.   Indiening 1.1. Een verzoek om toegang tot een document wordt schriftelijk, ongeacht op welke wijze, waaronder in elektronische vorm, gericht aan het secretariaat-generaal van het Comité in een van de talen genoemd in artikel 1 van Verordening (EG) nr. 1/1958 tot vaststelling van de talen die door de Europese Economische Gemeenschap moeten worden gebruikt ( 5 ) . 1.2. Het verzoek moet voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en moet met name gegevens bevatten waaruit kan worden opgemaakt om welk document of welke documenten het gaat. Het dient voorzien te zijn van de naam en de contactgegevens van de aanvrager. 1.3. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan verzoekt het Comité de aanvrager om nadere informatie en is het hem of haar hierbij behulpzaam; in dit geval wordt de termijn waarbinnen antwoord moet worden gegeven opgeschort totdat het Comité deze informatie ontvangt. 1.4. In geval van herhaalde verzoeken om lijvige documenten of om een groot aantal documenten, kan het Comité informeel met de aanvrager overleggen om een oplossing te vinden. 1.5. De aanvrager is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden. 2.   Behandeling 2.1. Ieder verzoek om toegang tot een document dat in het bezit is van het Comité, wordt op dezelfde dag waarop het is geregistreerd doorgestuurd aan het met de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten belaste team, dat zorg draagt voor een ontvangstbevestiging, het antwoord opstelt en het document binnen de gestelde termijn verstrekt. 2.2. Indien het verzoek betrekking heeft op een door het Comité opgesteld document dat onder een van de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 kan vallen, richt het met het register belaste team zich tot de dienst die het document heeft geschreven, welke binnen vijf werkdagen voorstelt welk gevolg aan het verzoek wordt gegeven. 2.3. Indien er twijfel is over openbaarmaking van documenten die van een derde afkomstig zijn, raadpleegt het Comité deze derde, die ten minste vijf werkdagen de tijd krijgt om te reageren, teneinde te kunnen beoordelen of een van de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is. 2.4. Indien het tot het Comité gerichte verzoek betrekking heeft op een document dat door een andere instelling is geschreven en dat door die instelling nog niet openbaar is gemaakt, geeft het Comité de instelling die voor het document verantwoordelijk is ten minste vijf werkdagen de tijd om desgewenst een voorbehoud te maken met betrekking tot openbaarmaking van het document. 2.5. Heeft het Comité binnen de gestelde termijn geen antwoord ontvangen van de derde of de instelling die het document heeft geschreven, dan zet het de procedure voort. 3.   Besluit 3.1. Wanneer toegang tot het gevraagde document wordt verleend, verstrekt het Comité de aanvrager binnen 15 werkdagen na de registratie van het verzoek het gevraagde document. De directeur van het directoraat A is belast met de antwoorden waarin toegang tot de gevraagde documenten wordt verleend. 3.2. Wanneer de toegang tot het gevraagde document wordt geweigerd, deelt het Comité de aanvrager binnen 15 werkdagen na de registratie van het verzoek schriftelijk de redenen mee voor de gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek, waarbij het hem of haar attendeert op zijn of haar recht om een confirmatief verzoek in te dienen. Bij uitblijven van een antwoord van het Comité binnen de voorgeschreven termijn heeft de aanvrager het recht een confirmatief verzoek in te dienen. De secretaris-generaal is belast met de antwoorden waarin de toegang tot de gevraagde documenten geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. 3.3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld in geval van een verzoek om een zeer lijvig document of om een groot aantal documenten, kan de in de leden 3.1 en 3.2 genoemde termijn met 15 werkdagen worden verlengd, mits de aanvrager daarvan vooraf in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor. 3.4. De directeur van het directoraat A en de secretaris-generaal kunnen hun respectieve bevoegdheden op grond van de leden 3.1 en 3.2 delegeren. Artikel 5 Confirmatieve verzoeken 1.   Indiening 1.1. Bij uitblijven van een antwoord op een initieel verzoek binnen de voorgeschreven termijn of na ontvangst van een antwoord waarin de toegang tot het gevraagde document geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd, kan bij het Comité binnen 15 werkdagen een confirmatief verzoek worden ingediend. 1.2. Voor het formuleren van een confirmatief verzoek gelden dezelfde vormvereisten als voor het initiële verzoek. 2.   Behandeling Artikel 4, lid 2, is mutatis mutandis van toepassing op de behandeling van confirmatieve verzoeken; het Comité is echter niet verplicht de ontvangst van een confirmatief verzoek te bevestigen. 3.   Besluit 3.1. Wanneer toegang tot het gevraagde document wordt verleend, verstrekt het Comité de aanvrager binnen 15 werkdagen na de registratie van het confirmatieve verzoek het gevraagde document. De voorzitter is belast met de antwoorden waarin toegang tot de gevraagde documenten wordt verleend. 3.2. Wanneer de toegang tot het gevraagde document wordt geweigerd, deelt het Comité de aanvrager binnen 15 werkdagen na de registratie van het confirmatieve verzoek schriftelijk de redenen mee voor de gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek, waarbij het hem of haar attendeert op de beroepsmogelijkheden die hem of haar ter beschikking staan. De voorzitter is belast met de antwoorden waarin de toegang tot de gevraagde documenten geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. 3.3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld in geval van een confirmatief verzoek om een zeer lijvig document of om een groot aantal documenten, kan de in de leden 3.1 en 3.2 genoemde termijn met 15 werkdagen worden verlengd, mits de aanvrager daarvan vooraf in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor. 3.4. De voorzitter kan zijn of haar bevoegdheden op grond van de leden 3.1 en 3.2 delegeren. Artikel 6 Beroepsmogelijkheden Wanneer het Comité na een confirmatief verzoek geheel of gedeeltelijk weigert toegang tot een document te verlenen of wanneer een antwoord van het Comité binnen de voorgeschreven termijn uitblijft, heeft de aanvrager de mogelijkheid beroep in te stellen bij de rechter tegen het Comité en/of een klacht bij de Europese Ombudsman in te dienen, onder de voorwaarden van respectievelijk artikel 263 en artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Artikel 7 Verstrekking van documenten en kosten van het antwoord 1.   Verstrekking van documenten 1.1. De documenten worden verstrekt door afgifte van een kopie op papier of in elektronische vorm, volgens de voorkeur van de aanvrager. 1.2. Indien een document door het Comité of door een andere instelling reeds vrijgegeven is en gemakkelijk toegankelijk is, kan het Comité de toegang tot het gewenste document vergemakkelijken door de aanvrager mee te delen hoe het kan worden verkregen. 2.   Kosten van het antwoord De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën van 20 of meer bladzijden A4 kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten ervan niet overschrijden. Verstrekking in elektronische vorm is kosteloos. HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGEN Artikel 8 Uitvoeringsmaatregelen De secretaris-generaal wordt opgedragen de nodige maatregelen te treffen om dit besluit ten uitvoer te leggen. Artikel 9 Intrekking van Besluit nr. 64/2003 en van Besluit nr. 128/2003 Besluit nr. 64/2003 van het bureau van het Comité van de Regio’s van 11 februari 2003 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s en Besluit nr. 128/2003 van het bureau van het Comité van de Regio’s van 17 juni 2003 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s via het elektronische documentenregister worden bij dit besluit ingetrokken. Artikel 10 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie . Gedaan te Brussel, 9 oktober 2020. Namens het bureau van het Comité van de Regio’s Apostolos TZITZIKOSTAS De voorzitter ( 1 ) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43 . ( 2 ) PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39 . ( 3 ) PB L 160 van 28.6.2003, blz. 96 . ( 4 ) PB L 173 van 27.6.2001, blz. 5 . ( 5 ) PB 17 van 6.10.1958, blz. 385 . BIJLAGE Lijst van documenten van het Comité van de Regio’s die rechtstreeks toegankelijk zijn voor het publiek 1. Documenten betreffende politieke werkzaamheden Verzoeken en motiveringen voor het opstellen van een initiatiefadvies Toewijzingen van adviesaanvragen Ontwerpadviezen van vakcommissies Ontwerpen van verkennende adviezen van vakcommissies Ontwerpverslagen van vakcommissies Ontwerpen van verkennende rapporten van vakcommissies Ontwerpresoluties van commissies Informatieve nota’s die aan de leden tijdens commissievergaderingen zijn verstrekt Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ontwerpadviezen van commissies Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ontwerpen van verkennende adviezen van commissies Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ontwerpverslagen van commissies Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ontwerpen van verkennende rapporten van commissies Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ontwerpresoluties van commissies Aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpadviezen Aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpen van verkennende adviezen Aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpverslagen Aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpen van verkennende rapporten Aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpresoluties Aan de voltallige vergadering voorgelegde informatieve nota’s/achtergrondnota’s Wijzigingsvoorstellen m.b.t. aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpadviezen Wijzigingsvoorstellen m.b.t. aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerp van verkennende adviezen Wijzigingsvoorstellen m.b.t. aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpverslagen Wijzigingsvoorstellen m.b.t. aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerp van verkennende rapporten Wijzigingsvoorstellen m.b.t. aan de voltallige vergadering voorgelegde ontwerpresoluties Verslagen van de beraadslagingen van de voltallige vergadering Adviezen van het (Europees) Comité van de Regio’s Verkennende adviezen van het (Europees) Comité van de Regio’s Verslagen van commissies met de redenen voor het instellen van een beroep wegens schending van het subsidiariteitsbeginsel of het niet raadplegen van het Comité in geval van verplichte raadpleging Verslagen van het (Europees) Comité van de Regio’s Verkennende rapporten van het (Europees) Comité van de Regio’s Resoluties van het (Europees) Comité van de Regio’s Besluiten om geen advies op te stellen 2. Documenten betreffende de organisatie en de werking van de besluitvormingsorganen van het Comité Ontwerp van reglement van orde Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ontwerp van reglement van orde Reglement van orde Verslagen over de herziening van het reglement van orde Besluiten van de voltallige vergadering inzake de verkiezing van bureauleden Besluiten van de voltallige vergadering inzake de instelling van commissies Besluiten van het bureau inzake de instelling van werkgroepen, gemengde raadgevende comités, interregionale groepen, taskforces en andere politieke organen Besluiten van de voltallige vergadering inzake de benoeming van de voorzitter Besluiten van de voltallige vergadering inzake de benoeming van de eerste vicevoorzitter 3. Documenten betreffende de beleidsstrategie van het Comité Ontwerpverklaringen Verklaringen Jaarlijkse evaluatieverslagen Evaluatieverslagen einde mandaat Samenvattingen en verslagen over de impact van de adviezen van het Comité Samenvattingen en jaarlijkse activiteitenverslagen Beleidsprioriteiten Beleidsprogramma’s aanvang mandaat Werkprogramma’s van de vakcommissies van het Comité 4. Documenten betreffende de werkzaamheden van de organen van het Comité Documenten van het bureau Samenstellingen Convocaties Ontwerpagenda’s Presentielijsten Nota’s van het bureau Vergaderroosters Notulen Conferentie van voorzitters Agenda’s Documenten m.b.t. plenaire zittingen Convocaties Ontwerpagenda’s Notulen Presentielijsten Uiteenzettingen en toespraken van gastsprekers Documenten van de vakcommissies van het Comité (naast de hierboven onder punt 1 genoemde) en van gemengde raadgevende comités, werkgroepen, interregionale groepen, taskforces en andere politieke organen van het Comité Beleidsprioriteiten (zoals opgenomen in actieplannen en werkprogramma’s) Beleidsprogramma’s aanvang mandaat Activiteitenverslagen en thematische verslagen Aanbevelingen Samenstellingen Convocaties Ontwerpagenda’s Notulen Presentielijsten Voorstellen voor externe activiteiten Presentaties m.b.t. thematische debatten of adviezen Voorzitterschap Uiteenzettingen en toespraken van de voorzitter Uiteenzettingen en toespraken van de vicevoorzitters Leden Benoemingen van leden Brieven over het aftreden van leden Einde mandaat van leden Verklaringen inzake de financiële belangen van leden Onkosten en vergoedingen Voorschriften inzake de vergoeding van reiskosten en de betaling van forfaitaire reis- en vergadervergoedingen aan leden Documenten van fracties Oprichting van fracties Vergaderingen van de commissievoorzitters met de voorzitter van het Comité Convocaties Agenda’s Seminars en conferenties Convocaties voor seminars en conferenties Follow-updocumenten 5. Documenten van netwerken en platforms van het Comité Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS) Register Nationale besluiten Netwerk voor subsidiariteitstoezicht Werkprogramma’s inzake subsidiariteit Jaarverslagen over subsidiariteit Studies Agenda’s van conferenties over subsidiariteit Brochures Raadplegingsverslagen Bijdragen van partners van het netwerk voor subsidiariteitstoezicht Europa 2020-platform Monitoringverslagen Ledenlijsten Platform over de verdeling van bevoegdheden Studies over de verdeling van bevoegdheden 6. Documenten betreffende communicatie en onderzoek Strategiedocumenten Communicatiestrategieën van het Comité Jaarlijkse actieplannen voor communicatie Jaarlijkse verslagen over communicatie (over de activiteiten van het voorgaande jaar) Andere documenten Perscommuniqués Elektronische nieuwsbrieven (verspreid via de abonnementsdienst op de homepage van de website) Organisatie van evenementen (conferenties, rondetafels, openbare hoorzittingen, workshops enz.) Convocaties voor conferenties, rondetafels, openbare hoorzittingen, workshops enz. die voor het publiek toegankelijk zijn Informatie voor leden over door het Comité georganiseerde evenementen Programma’s/agenda’s van door het Comité georganiseerde evenementen Samenvattingen/analyses/evaluaties van door Comité georganiseerde evenementen Door het Comité uitgevoerde studies Studies Onderzoeksprogramma’s van het bureau Gidsen voor leden Handleiding voor rapporteurs Gids voor de leden 7. Documenten betreffende betrekkingen met derden Samenwerkingsovereenkomsten Contacten met Europese en internationale instellingen en organen Contacten met lidstaten Contacten met lokale en regionale overheden Contacten met internationale organisaties Contacten met verenigingen Europese groeperingen voor territoriale samenwerking 8. Documenten betreffende de administratie, planning en verslaglegging van het Comité Aanwerving en stages Kennisgevingen van vacatures Privacyverklaringen inzake de aanwerving van ambtenaren, detachering van gedetacheerde nationale deskundigen en stages Voorschriften inzake bij het Comité gedetacheerde nationale deskundigen Voorschriften inzake stages bij het Comité Voorschriften inzake de financiële bijdrage in de werkelijk gemaakte reiskosten aan het begin en einde van stages van standaardstagiairs in de diensten van het Comité Aanbestedingsprocedures Algemene voorwaarden voor aankooporders (kleine opdrachten) Privacyverklaring inzake openbare aanbestedingsprocedures Aankondigingen van opdrachten verschenen in het Publicatieblad Aankondigingen van gegunde opdrachten verschenen in het Publicatieblad Bekendmaking vooraf van toekomstige kleine en middelgrote opdrachten Lijst van door het Comité het voorgaande jaar ondertekende kleine en middelgrote contracten Lijst van specifieke contracten en bestelbonnen op basis van een door het Comité het voorgaande jaar ondertekend raamcontract Voorschriften inzake klokkenluiders en verklaringen over nevenactiviteiten van hoge ambtenaren Privacyverklaring inzake gegevensbescherming tijdens klokkenluidersprocedures Voorschriften inzake klokkenluiders Administratieve regelingen tussen het Comité en OLAF Jaarlijkse informatie over de beroepsactiviteiten van voormalige hoge ambtenaren",
  "source": "EUR LEX"
}