Source: EUR LEX
URL: L_2022138NL.01004501.doc.json

{
  "url": "http://www.w3.org/1999/xhtml\"><!--",
  "content": "L_2022138NL.01004501.xml 17.5.2022 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 138/45 BESLUIT 28/2022 VAN DE RAAD VAN BESTUUR van 4 april 2022 inzake interne voorschriften betreffende beperkingen van bepaalde rechten van betrokkenen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van door het Europees Grens- en kustwachtagentschap uitgevoerde activiteiten DE RAAD VAN BESTUUR, Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 16, Gezien Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG ( 1 ) (“de verordening”), en met name artikel 25, Gezien Verordening (EU) 2019/1896 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2019 betreffende de Europese grens- en kustwacht en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1052/2013 en Verordening (EU) 2016/1624 ( 2 ) (“de EGK-verordening”), en met name artikel 86, lid 2, Na raadpleging van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op 16 november 2021, Overwegende hetgeen volgt: (1) Het Europees Grens- en kustwachtagentschap (“het Agentschap”) is bevoegd om administratieve onderzoeken, inleidende tuchtprocedures, tucht- en schorsingsprocedures uit te voeren overeenkomstig het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, vastgelegd in Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad ( 3 ) (“het statuut”), en overeenkomstig besluit 26/2018 van de raad van bestuur van 25 oktober 2018 tot vaststelling van uitvoeringbepalingen voor administratieve onderzoeken en tuchtprocedures. Indien noodzakelijk, worden zaken ook gemeld bij OLAF. (2) De personeelsleden van het Agentschap zijn verplicht om melding te doen van mogelijk illegale activiteiten, met inbegrip van fraude en corruptie, die de belangen van de Unie schaden. De personeelsleden zijn ook verplicht om melding te doen van gedragingen die verband houden met de vervulling van beroepstaken en ernstig plichtsverzuim van de ambtenaren van de Unie kunnen vormen. Dit is geregeld bij besluit 17/2019 van de raad van bestuur van 18 juli 2019 betreffende de richtsnoeren van Frontex inzake klokkenluiders. (3) Het Agentschap heeft een beleid ingesteld om feitelijke of potentiële gevallen van psychisch geweld of seksuele intimidatie op de werkplek te voorkomen en doeltreffend aan te pakken, zoals bepaald bij besluit 16/2019 van zijn raad van bestuur van 18 juli 2019 tot vaststelling van uitvoeringsmaatregelen met betrekking tot het personeelsstatuut. Dat besluit voorziet in een informele procedure op grond waarvan het vermeende slachtoffer van het geweld of de intimidatie zich kan wenden tot vertrouwenspersonen binnen het Agentschap. (4) Het Agentschap kan ook een onderzoek instellen naar mogelijke inbreuken op de beveiligingsvoorschriften voor gerubriceerde EU-informatie (“EUCI”), op basis van zijn beveiligingsvoorschriften voor de bescherming van EUCI. (5) De werkzaamheden van het Agentschap worden gecontroleerd in het kader van interne en externe audits, onder meer door de Rekenkamer. De interne audits worden uitgevoerd door de interneauditcapaciteit van het Agentschap die is opgericht bij besluit 43/2020 van de raad van bestuur van 9 december 2020 tot vaststelling van de gewijzigde organisatiestructuur van het Agentschap en het desbetreffende besluit van de uitvoerend directeur, overeenkomstig artikel 80 van besluit 19/2019 van de raad van bestuur van 23 juli 2019 tot vaststelling van het financieel reglement van Frontex. (6) Het Agentschap behandelt externe klachten, met name in het kader van het klachtenmechanisme dat overeenkomstig artikel 111 van de EGK-verordening is ingesteld teneinde de eerbiediging van de grondrechten bij alle activiteiten van het Agentschap te monitoren en te waarborgen. (7) Deelnemers aan Frontex-activiteiten zijn verplicht ernstige incidenten te melden overeenkomstig artikel 38, lid 3, punt h), van de EGK-verordening en het besluit van de uitvoerend directeur van 19 april 2021 betreffende een standaardprocedure voor de rapportage van ernstige incidenten ( 4 ) . Het Agentschap heeft een passend mechanisme ingesteld om toezicht te houden op de toepassing van de bepalingen van de EGK-verordening inzake het gebruik van geweld door het statutaire personeel, met inbegrip van regels inzake rapportage en specifieke maatregelen, waaronder tuchtmaatregelen, met betrekking tot het gebruik van geweld tijdens een inzet. De desbetreffende regels zijn bepaald in besluit 7/2021 van de raad van bestuur van 20 januari 2021 tot instelling van een mechanisme voor toezicht op de toepassing van de bepalingen inzake het gebruik van geweld door statutair personeel van het permanente korps van de Europese grens- en kustwacht. Het Agentschap houdt in het kader van operationele activiteiten van Frontex overeenkomstig het desbetreffende besluit van de uitvoerend directeur ook toezicht op het gebruik van geweld door personeelsleden die door de lidstaten voor een lange periode bij het Agentschap zijn gedetacheerd, door personeelsleden die voor een korte inzetperiode door de lidstaten ter beschikking zijn gesteld, en door personeelsleden die deel uitmaken van de snel inzetbare reserve voor snelle grensinterventies. (8) In het kader van dergelijke administratieve onderzoeken, audits, onderzoeken van klachten en onderzoeken, rapportage van ernstige incidenten en toezichtactiviteiten werkt het Agentschap samen met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten ( 5 ) en andere instellingen, organen en instanties van de Unie. (9) Het Agentschap kan met bevoegde autoriteiten van derde landen en met internationale organisaties samenwerken, hetzij op verzoek van deze autoriteiten of organisaties, hetzij op eigen initiatief. (10) Het Agentschap is partij bij zaken die aanhangig zijn bij het Hof van Justitie van de Europese Unie en bij nationale rechtbanken wanneer het een zaak aan het Hof of een nationale rechtbank voorlegt, wanneer het een beslissing verdedigt die het heeft genomen en waartegen bij het Hof of een nationale rechtbank is opgekomen, of wanneer het intervenieert in voor zijn taken relevante zaken. Het Agentschap kan daarbij genoodzaakt zijn de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in door de partijen of interveniënten verstrekte documenten te bewaren. (11) Ter uitvoering van zijn taken verzamelt en verwerkt het Agentschap informatie en verscheidene categorieën persoonsgegevens, waaronder identificatiegegevens van natuurlijke personen, contactinformatie, informatie over beroep en taken, informatie over gedragingen en prestaties in functie en in de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens. Het Agentschap treedt bijgevolg op als verwerkingsverantwoordelijke. (12) Krachtens de verordening is het Agentschap derhalve verplicht de betrokkenen informatie over deze verwerkingsactiviteiten te verstrekken en hun rechten als betrokkene te eerbiedigen. (13) Het Agentschap kan genoodzaakt zijn deze rechten in overeenstemming te brengen met de doelstellingen van administratieve en andere onderzoeken, audits, rapportage van ernstige incidenten, toezicht op de toepassing van de bepalingen van de EGK-verordening inzake het gebruik van geweld en gerechtelijke procedures. Het kan ook genoodzaakt zijn de rechten van de betrokkene af te wegen tegen de grondrechten en de fundamentele vrijheden van andere betrokkenen. Hiertoe krijgt het Agentschap op grond van artikel 25 van de verordening en artikel 86, lid 2, van de EGK-verordening de mogelijkheid om onder strikte voorwaarden de toepassing te beperken van de artikelen 14 tot en met 22, 35 en 36 van de verordening, alsook van artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 20 voorzien. Tenzij in een op grond van de Verdragen vastgestelde rechtshandeling beperkingen zijn opgelegd, moeten interne regels worden vastgesteld volgens welke het Agentschap die rechten mag beperken. (14) Het Agentschap kan bijvoorbeeld genoodzaakt zijn de informatie die het aan een betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens verstrekt, te beperken tijdens de inleidende beoordelingsfase van een administratief onderzoek of tijdens het onderzoek zelf, voorafgaand aan een eventuele seponering van een zaak of in de inleidende fase van de tuchtprocedure of wanneer op de betrokkene specifieke — waaronder eventueel disciplinaire — maatregelen van toepassing zijn met betrekking tot het gebruik van geweld tijdens een inzet. In bepaalde omstandigheden kan het verstrekken van dergelijke informatie het voor het Agentschap zeer moeilijk maken een onderzoek doeltreffend te verrichten of doeltreffend toezicht te houden op het gebied van het gebruik van geweld, bijvoorbeeld wanneer er een risico bestaat dat de betrokken persoon bewijsmateriaal vernietigt of mogelijke getuigen beïnvloedt voordat zij worden gehoord. (15) Het Agentschap moet wellicht ook de rechten en vrijheden van getuigen beschermen, evenals die van andere betrokken personen. Evenzo kan het nodig zijn dat het Agentschap de informatie die het aan een betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens verstrekt, beperkt wanneer het verstrekken van deze informatie ernstige gevolgen kan hebben voor de beoordelings- en valideringsfasen van het proces voor het rapporteren van ernstige incidenten overeenkomstig artikel 38, lid 3, punt h), van de EGK-verordening. (16) Het kan noodzakelijk zijn de anonimiteit te beschermen van een getuige of een klokkenluider die heeft gevraagd anoniem te mogen blijven. In dat geval kan het Agentschap besluiten een beperking op te leggen voor de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van die personen, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen. Met name kan het Agentschap genoodzaakt zijn de anonimiteit te beschermen van getuigen of andere personen die incidenten rapporteren waarmee geweld gemoeid is, overeenkomstig het mechanisme voor toezicht op de toepassing van de bepalingen van de EKG-verordening inzake het gebruik van geweld. Evenzo kan het Agentschap in het kader van de rapportage van ernstige incidenten overeenkomstig artikel 38, lid 3, punt h), van de EKG-verordening genoodzaakt zijn de anonimiteit te beschermen van deelnemers aan een Frontex-activiteit die een dergelijk incident hebben gerapporteerd. (17) Het kan nodig zijn vertrouwelijke informatie over een personeelslid dat contact heeft opgenomen met de vertrouwenspersonen van het Agentschap, te beschermen. In zulke gevallen moet het Agentschap mogelijk een beperking opleggen voor de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van het vermeende slachtoffer, de vermeende dader en andere betrokkenen, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen. (18) Het Agentschap verwerkt persoonsgegevens van zijn statutair personeel over medische en psychologische geschiktheid, onder meer wanneer dat nodig is in verband met de toestemming om wapens te dragen en te gebruiken overeenkomstig artikel 82, lid 7, van de EGK-verordening en besluit 3/2021 van de raad van bestuur van 15 januari 2021 ( 6 ) . Om rekening te houden met de gevoelige aard van de medische gegevens en om de betrokkene te beschermen tegen rechtstreekse toegang tot dossiers die nadelig kan zijn voor zijn fysieke en de mentale gezondheid, zorgt het Agentschap voor indirecte toegang via de medisch adviseur van het Agentschap, voor wat de relevante medische informatie betreft, of via een externe zorgaanbieder, voor wat de relevante medische informatie en het relevante medische advies betreft. (19) Het Agentschap mag enkel beperkingen opleggen wanneer deze de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden onverlet laten, strikt noodzakelijk zijn en een evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving. Het Agentschap moet motiveren waarom deze beperkingen gerechtvaardigd zijn. (20) Overeenkomstig het verantwoordingsbeginsel dient het Agentschap een register bij te houden van de toepassing van de beperkingen. (21) Bij de verwerking van persoonsgegevens die met andere organisaties in het kader van zijn taken worden uitgewisseld, dient het Agentschap overleg met die organisaties te plegen over mogelijke redenen voor het opleggen van beperkingen en de noodzaak en evenredigheid van deze beperkingen, tenzij dit de activiteiten van het Agentschap in gevaar zou brengen. (22) Artikel 25, lid 6, van de verordening verplicht de verwerkingsverantwoordelijke ertoe betrokkenen in kennis te stellen van de voornaamste redenen voor de toepassing van de beperking, en van hun recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. (23) Ingevolge artikel 25, lid 8, van de verordening heeft het Agentschap het recht om het verstrekken van informatie over de redenen voor de toepassing van een beperking aan de betrokkene op te schorten, achterwege te laten of te weigeren, indien dit het effect van de beperking op enigerlei wijze zou tenietdoen. Het Agentschap moet van geval tot geval beoordelen of de mededeling van de beperking de gevolgen ervan zou tenietdoen. (24) Het Agentschap dient de beperking op te heffen zodra de voorwaarden die de beperking rechtvaardigen, niet langer van toepassing zijn, en dient deze voorwaarden regelmatig te beoordelen. (25) Teneinde de maximale bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen te waarborgen, dient de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap in overeenstemming met artikel 44, lid 1, van de verordening tijdig over eventueel geldende beperkingen te worden geraadpleegd en dient hij na te gaan of die beperkingen in overeenstemming zijn met dit besluit. (26) Het Agentschap heeft afzonderlijke regels voor de verwerking van operationele persoonsgegevens vastgesteld, overeenkomstig artikel 90 van de EGK-verordening, met inbegrip van specifieke interne regels inzake de bewaring van operationele persoonsgegevens en regels inzake beperkingen die van toepassing zijn op de desbetreffende rechten van betrokkenen ( 7 ) , HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: Artikel 1 Onderwerp, toepassingsgebied en verwerkingsverantwoordelijkheid 1.   Bij dit besluit worden regels vastgesteld met betrekking tot de voorwaarden waaronder het Agentschap de toepassing van de artikelen 4, 14 tot en met 22, 35 en 36 van de verordening kan beperken overeenkomstig artikel 25 van de verordening en artikel 86, lid 2, van de EGK-verordening. Dit besluit is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door het Agentschap voor administratieve taken overeenkomstig artikel 87, lid 1, punt h), van de EGK-verordening. 2.   Overeenkomstig lid 1 en onder de voorwaarden van dit besluit kunnen de beperkingen worden toegepast op de volgende rechten: het recht van de betrokkene op informatie, het recht van de betrokkene op inzage, het recht van de betrokkene op rectificatie en wissing van gegevens en beperking van de verwerking, het recht van de betrokkene in kennis te worden gesteld van een inbreuk in verband met persoonsgegevens en de vertrouwelijkheid van elektronische communicatie. 3.   De onder dit besluit vallende categorieën persoonsgegevens zijn objectieve/harde gegevens (zoals identificatiegegevens, contactgegevens, professionele gegevens, administratieve gegevens, van specifieke bronnen ontvangen gegevens, elektronische communicatie- en verkeersgegevens) en subjectieve/zachte gegevens (zoals redeneringen, gegevens over gedrag, beoordelingen, gegevens over prestaties en gegevens die betrekking hebben op het voorwerp van de procedure of activiteit of naar voren worden gebracht in verband met dat voorwerp). 4.   Het Agentschap, als verwerkingsverantwoordelijke, wordt vertegenwoordigd door zijn uitvoerend directeur. De voorschriften van het Agentschap ter uitvoering van de verordening met betrekking tot de verwerkingsverantwoordelijkheid zijn van toepassing ( 8 ) . 5.   Door middel van informatie of aantekeningen op de website en/of het intranet van het Agentschap wordt aan de betrokkenen meegedeeld wie de aangewezen verwerkingsverantwoordelijken zijn. Artikel 2 Beperkingen 1.   Het Agentschap kan in het kader van de in artikel 1, lid 1, van het besluit beoogde verwerking van persoonsgegevens de toepassing beperken van de artikelen 14 tot en met 22, 35 en 36 van de verordening, alsook van artikel 4 van de verordening voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 22 voorzien: a) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), c), f), g) en h), van de verordening, bij het voeren van administratieve onderzoeken, inleidende tuchtprocedures, tucht- en schorsingsprocedures overeenkomstig artikel 86 en bijlage IX van het statuut en besluit 26/2018 van de raad van bestuur van 25 oktober 2018 tot vaststelling van uitvoeringbepalingen voor administratieve onderzoeken en tuchtprocedures, bij het melden van zaken aan OLAF en overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c), g) en h), van de verordening, en bij het onderzoeken door de functionaris voor gegevensbescherming van zaken die rechtstreeks verband houden met zijn taken, met name bij het voeren van onderzoeken naar verwerkingsactiviteiten die bij het Agentschap worden uitgevoerd overeenkomstig artikel 5, lid 11, van besluit 56/2021 van de raad van bestuur van 15 oktober 2021 ( 9 ) . Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van het besluit bedoelde rechten van een personeelslid, een betrokken persoon of een derde beperken ten aanzien van informatie die ernstige gevolgen kan hebben voor toekomstige of lopende onderzoeken, inleidende tuchtprocedures, tucht- of schorsingsprocedures, met inbegrip van getuigenverklaringen en andere documenten; b) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van de verordening, bij het waarborgen dat personeelsleden van het Agentschap vertrouwelijk feiten kunnen melden wanneer zij van mening zijn dat er sprake is van ernstige onregelmatigheden, zoals uiteengezet in besluit 17/2019 van de raad van bestuur van 18 juli 2019 betreffende de richtsnoeren van Frontex inzake klokkenluiders. Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van het besluit bedoelde rechten van betrokkenen die mogelijk een rol spelen bij de vermeende wanpraktijken, beperken ten aanzien van informatie die de anonimiteit van personen die een ernstige onregelmatigheid melden, in gevaar kan brengen; c) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van de verordening, bij het waarborgen dat personeelsleden van het Agentschap een beroep kunnen doen op de vertrouwenspersonen, zoals omschreven in besluit 16/2019 van de raad van bestuur van 18 juli 2019 betreffende het beleid van Frontex inzake de bescherming van de waardigheid van de persoon en de voorkoming van psychologisch geweld en seksuele intimidatie. Het Agentschap kan, indien nodig, een aantal van de in artikel 1, lid 2, van het besluit bedoelde rechten van de vermeende daders beperken om de anonimiteit van het potentiële slachtoffer van de intimidatie alsook de anonimiteit van getuigen te beschermen; d) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c), g) en h), van de verordening, bij het uitvoeren van interne en externe audits met betrekking tot activiteiten of departementen van het Agentschap, met name wanneer de interne audits worden uitgevoerd door de interneauditcapaciteit van het Agentschap. Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, bedoelde rechten van betrokkenen beperken ten aanzien van informatie die de vertrouwelijkheid van de bij de audit verzamelde informatie in gevaar kan brengen of de uitvoering van een lopende audit kan verstoren; e) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), e), g) en h), van de verordening, in het kader van onderzoeken door het Europees openbaar ministerie (EOM). Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van dit besluit bedoelde rechten van betrokkenen beperken ten aanzien van informatie die nodig is om het goede verloop en de vertrouwelijkheid van door het EOM uitgevoerde onderzoeken te waarborgen; f) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c), e), g) en h), van de verordening, bij de behandeling van klachten, met inbegrip van klachten die het Agentschap ontvangt in het kader van het klachtenmechanisme dat is ingesteld overeenkomstig artikel 111 van de EGK-Verordening (om de eerbiediging van de grondrechten bij alle activiteiten van het Agentschap te monitoren en te waarborgen) en het desbetreffende besluit van de uitvoerend directeur. Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van dit besluit bedoelde rechten van bij een activiteit van het Agentschap betrokken personeelsleden ( 10 ) tegen wie een klacht is ingediend, beperken ten aanzien van informatie die ernstige gevolgen kan hebben voor de beoordeling en behandeling van de klacht; g) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c), e), g) en h), van de verordening, bij de behandeling van de rapportage van incidenten in het kader van artikel 38, lid 3, punt h), van de EGK-verordening en het besluit van de uitvoerend directeur van 19 april 2021 betreffende de standaardprocedure voor de rapportage van ernstige incidenten. Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van dit besluit bedoelde rechten van in de rapportage over het ernstige incident voorkomende betrokkenen beperken ten aanzien van informatie die ernstige gevolgen kan hebben voor de validering en beoordeling van de rapportage over het ernstige incident, alsook voor follow-upacties en voor de anonimiteit van getuigen of andere personen die incidenten melden, waaronder migranten en terugkeerders; h) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), c), f), g) en h), van de verordening, bij het toezicht op de toepassing van de bepalingen inzake het gebruik van geweld door het statutaire personeel van het permanente korps van de Europese grens- en kustwacht uit hoofde van artikel 55, lid 5, punt a), van de EGK-verordening en besluit 7/2021 van de raad van bestuur van 20 januari 2021 en bij het toezicht op het gebruik van geweld bij operationele Frontex-activiteiten overeenkomstig het desbetreffende besluit van de uitvoerend directeur door personeelsleden die door de lidstaten voor een lange periode bij het Agentschap zijn gedetacheerd, door personeelsleden die voor een korte inzetperiode door de lidstaten ter beschikking zijn gesteld, en door personeelsleden die deel uitmaken van de snel inzetbare reserve voor snelle grensinterventies. Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van dit besluit bedoelde rechten van in de rapportage over het gebruik van geweld voorkomende betrokkenen beperken ten aanzien van informatie (met inbegrip van getuigenverklaringen en andere documenten) die ernstige gevolgen kan hebben voor de verificatie van de rapportage en voor eventuele toekomstige of lopende follow-upmaatregelen, waaronder onderzoeken, inleidende tuchtprocedures, tucht- of schorsingsprocedures; i) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c), d), g) en h), van de verordening, bij het verlenen of ontvangen van bijstand aan of van andere instellingen, organen en instanties van de Unie of bij het samenwerken met hen in het kader van de in de punten a) tot en met h) van dit lid bedoelde activiteiten en uit hoofde van relevante overeenkomsten inzake het dienstverleningsniveau, memoranda van overeenstemming en werkafspraken; j) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van de verordening, bij het verlenen van bijstand aan of het ontvangen van bijstand van bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaten, of bij het samenwerken met hen, hetzij op hun verzoek, hetzij op eigen initiatief, met name in het kader van de in de punten f), g) en h), van dit lid bedoelde activiteiten en uit hoofde van de bepalingen van de EGK-verordening en de besluiten van de raad van bestuur; k) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van de verordening, bij het verlenen van bijstand aan of het ontvangen van bijstand van bevoegde nationale autoriteiten van derde landen en internationale organisaties, of bij het samenwerken met hen, met name op grond van relevante memoranda van overeenstemming en werkafspraken; l) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt e), van de verordening, bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van een procedure voor het Hof van Justitie van de Europese Unie of voor nationale gerechten; m) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van de verordening, bij de behandeling van verzoeken van personeelsleden om inzage van hun medische dossiers in verband met hun fysieke en mentale geschiktheid, indien rechtstreekse toegang schadelijk kan zijn voor de betrokkene, gelet op zijn fysieke of mentale gezondheid. In dergelijke gevallen verleent het Agentschap indirecte toegang tot de relevante medische informatie via de medisch adviseur van het Agentschap of een externe zorgaanbieder; n) overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c), d), g) en h), van de verordening, bij het uitvoeren van veiligheidsanalyses naar aanleiding waarvan intern of met externe betrokkenheid van CERT-EU een onderzoek naar cyberveiligheidsincidenten of misbruik van IT-systemen kan worden ingesteld, bij het waarborgen van de interne veiligheid door middel van videobewaking, toegangscontrole en onderzoek, bij het beveiligen van communicatie- en informatiesystemen en bij het uitvoeren van technische beveiligingsmaatregelen. Het Agentschap kan een aantal van de in artikel 1, lid 2, van dit besluit bedoelde rechten van betrokkenen beperken ten aanzien van informatie die ernstige gevolgen kan hebben voor die veiligheidsanalyses, middelen om de interne veiligheid, met inbegrip van toegangscontrole, te waarborgen, veiligheidsonderzoeken en technische beveiligingsmaatregelen. 2.   Iedere beperking moet de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden onverlet laten en een noodzakelijke en evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving. 3.   Voorafgaand aan de invoering worden de beperkingen getoetst op noodzaak en evenredigheid. De beperkingen zijn gelimiteerd tot wat strikt noodzakelijk is om het doel ervan te bereiken. 4.   Om zijn verantwoordingsplicht na te komen, stelt het Agentschap een record op waarin wordt beschreven welke de redenen voor de toegepaste beperkingen zijn, welke van de in lid 1 genoemde gronden van toepassing zijn en wat het resultaat van de noodzakelijkheids- en evenredigheidstoets is. Deze records maken deel uit van een register, dat op verzoek ter beschikking wordt gesteld aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Het Agentschap stelt periodieke verslagen over de toepassing van artikel 25 van de verordening op en maakt deze bekend. 5.   Bij de verwerking van persoonsgegevens die het Agentschap in het kader van zijn taken van andere organisaties ontvangt, pleegt het Agentschap overleg met deze organisaties over potentiële redenen voor het opleggen van beperkingen en over de noodzaak en de evenredigheid van de betrokken beperkingen, tenzij dit de activiteiten van het Agentschap in gevaar zouden brengen. Artikel 3 Risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen 1.   De beoordelingen van de risico’s die het opleggen van beperkingen met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, alsook nadere gegevens over de duur van de toepassing van deze beperkingen worden opgenomen in het register van de verwerkingsactiviteiten dat op grond van artikel 31 van de verordening door het Agentschap wordt bijgehouden. Deze beoordelingen en gegevens worden ook opgenomen in eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordelingen die met betrekking tot de beperkingen worden uitgevoerd krachtens artikel 39 van de verordening. 2.   Telkens wanneer het Agentschap de noodzaak en de evenredigheid van een beperking beoordeelt, houdt het rekening met de potentiële risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. 3.   Wanneer de uitoefening van het beperkte recht het doel van de beperking zou tenietdoen of afbreuk zou doen aan de rechten of vrijheden van andere betrokkenen, wordt de beperking niet toegepast. Artikel 4 Waarborgen en bewaartermijnen 1.   Het Agentschap voert waarborgen in om misbruik van, onrechtmatige toegang tot of onrechtmatige doorgifte van de persoonsgegevens waarvoor beperkingen worden of kunnen worden toegepast, te voorkomen. Deze waarborgen omvatten technische en organisatorische maatregelen en worden zo gedetailleerd als nodig uitgewerkt in besluiten van de raad van bestuur van het Agentschap, besluiten van de uitvoerend directeur, overeenkomstig artikel 38 van de EGK-verordening opgestelde operationele plannen, interne besluiten, procedures en administratieve mededelingen. De waarborgen behelzen onder meer: a) een duidelijke omschrijving van rollen, verantwoordelijkheden en procedurele stappen; b) indien van toepassing, een beveiligde elektronische omgeving die onrechtmatige of onbedoelde toegang tot of doorgifte van elektronische gegevens aan onbevoegden verhindert; c) indien van toepassing, beveiligde opslag en verwerking van papieren documenten; d) passende monitoring van de beperkingen en periodieke toetsing van de toepassing ervan. De in punt d) bedoelde toetsingen worden ten minste om de zes maanden uitgevoerd en kunnen leiden tot opheffing van de beperkingen overeenkomstig lid 2. De toetsingen worden met het oog op de verantwoordingsplicht gedocumenteerd door de aangewezen verwerkingsverantwoordelijke. 2.   De beperkingen worden opgeheven zodra de omstandigheden die deze rechtvaardigen, niet meer van toepassing zijn. 3.   De persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke bewaringsregels van het Agentschap, die moeten worden gedefinieerd in de overeenkomstig artikel 31 van de verordening bijgehouden registers over gegevensbescherming. Na afloop van de bewaringstermijn worden de persoonsgegevens gewist, geanonimiseerd of overgebracht naar archieven overeenkomstig artikel 13 van de verordening. Artikel 5 Betrokkenheid van de functionaris voor gegevensbescherming 1.   De functionaris voor gegevensbescherming wordt onverwijld in kennis gesteld wanneer de rechten van de betrokkene overeenkomstig dit besluit worden beperkt. De functionaris voor gegevensbescherming krijgt toegang tot de betrokken registers en alle documenten die verband houden met de feitelijke of juridische context. 2.   De functionaris voor gegevensbescherming kan vragen de toepassing van een beperking te toetsen. Het Agentschap brengt de functionaris voor gegevensbescherming schriftelijk op de hoogte van het resultaat van de toetsing. 3.   Het Agentschap documenteert de betrokkenheid van de functionaris voor gegevensbescherming bij de toepassing van de beperkingen, met inbegrip van de informatie die met deze functionaris wordt gedeeld. 4.   De aangewezen verwerkingsverantwoordelijke stelt de functionaris voor gegevensbescherming in kennis van de opheffing van een beperking. Artikel 6 Informatie aan betrokkenen over beperkingen van hun rechten 1.   Het Agentschap neemt in de mededelingen over gegevensbescherming die op zijn website en intranet worden gepubliceerd, algemene informatie voor de betrokkenen op die verband houdt met mogelijke beperkingen van de rechten van de betrokkenen uit hoofde van artikel 2, lid 1. De informatie heeft betrekking op de rechten die kunnen worden beperkt, de redenen waarom beperkingen kunnen worden toegepast en de potentiële duur ervan. 2.   Het Agentschap stelt de betrokkenen individueel, schriftelijk en zonder onnodige vertraging in kennis van lopende of toekomstige beperkingen van hun rechten. Het Agentschap stelt de betrokkenen in kennis van de voornaamste redenen voor de toepassing van de beperking, van hun recht om de functionaris voor gegevensbescherming te raadplegen teneinde de beperking te betwisten, en van hun recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. 3.   Het Agentschap kan de informatieverstrekking over de redenen voor een beperking en het recht om een klacht bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming in te dienen uitstellen, achterwege laten of weigeren zolang de informatieverstrekking het effect van de beperking zou tenietdoen. Of dit gerechtvaardigd zou zijn, wordt per geval beoordeeld. Het Agentschap verstrekt de informatie aan de betrokkene zodra het effect van de beperking niet langer zou worden tenietgedaan door de informatieverstrekking. Artikel 7 Mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene 1.   Wanneer het Agentschap verplicht is een inbreuk in verband met persoonsgegevens uit hoofde van artikel 35, lid 1, van de verordening mee te delen, kan het deze mededeling in uitzonderlijke omstandigheden geheel of gedeeltelijk beperken. In een nota documenteert het Agentschap de redenen voor de beperking, de rechtsgrond ervoor uit hoofde van artikel 2 en een beoordeling van de noodzaak en de evenredigheid ervan. De nota wordt samen met de kennisgeving van de inbreuk in verband met persoonsgegevens bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming ingediend. 2.   Wanneer de redenen voor de beperking niet langer van toepassing zijn, deelt het Agentschap de inbreuk in verband met persoonsgegevens mee aan de betrokkene en stelt het hem in kennis van de voornaamste redenen voor de beperking, en van zijn recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Artikel 8 Vertrouwelijkheid van elektronische communicatie 1.   In uitzonderlijke gevallen kan het Agentschap het in artikel 36 van de verordening bedoelde recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie beperken. Dergelijke beperkingen moeten voldoen aan Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad ( 11 ) . 2.   Indien het Agentschap het recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie beperkt, stelt het de betrokkene, in zijn antwoord op diens verzoek, in kennis van de voornaamste redenen voor de toepassing van de beperking, en van zijn recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. 3.   Het Agentschap kan de informatieverstrekking over de redenen voor een beperking en het recht om een klacht bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming in te dienen uitstellen, achterwege laten of weigeren zolang de informatieverstrekking het effect van de beperking zou tenietdoen. Of dit gerechtvaardigd zou zijn, wordt per geval beoordeeld. Artikel 9 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie . Gedaan via de schriftelijke procedure op 4 april 2022. Voor de raad van bestuur Marko GAŠPERLIN Voorzitter ( 1 ) PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39 . ( 2 ) PB L 295 van 14.11.2019, blz. 1 . ( 3 ) Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad van 29 februari 1968 tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, alsmede van bijzondere maatregelen welke tijdelijk op de ambtenaren van de Commissie van toepassing zijn ( PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1 ). ( 4 ) Besluit van de uitvoerend directeur nr. R-ED-2021-51 van 19.4.2021 betreffende de standaardprocedure voor de rapportage van ernstige incidenten. ( 5 ) Voor de toepassing van dit besluit worden onder “lidstaten” ook de staten verstaan die deelnemen aan de ontwikkeling van het Schengenacquis in dit verband in de zin van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en het daarbij behorende Protocol (nr. 19) betreffende het Schengenacquis dat is opgenomen in het kader van de Europese Unie. ( 6 ) Besluit 3/2021 van de raad van bestuur van 15 januari 2021 tot vaststelling van regels voor de uitvoerend directeur met het oog op het geven van toestemming voor het dragen en gebruiken van wapens door statutair personeel, onder meer inzake verplichte samenwerking met de bevoegde nationale autoriteiten, en ter waarborging dat het statutair personeel aan de voorwaarden voor het geven van deze toestemming blijft voldoen. ( 7 ) Besluit 69/2021 van de raad van bestuur van 21 december 2021 tot vaststelling van voorschriften voor de verwerking van operationele persoonsgegevens door het Agentschap. ( 8 ) Besluit 56/2021 van de raad van bestuur van 15 oktober 2021 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften voor de toepassing van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de taken, verplichtingen en bevoegdheden van de functionaris voor gegevensbescherming en de regels betreffende de aangewezen verwerkingsverantwoordelijken bij Frontex. ( 9 ) Besluit 56/2021 van de raad van bestuur van 15 oktober 2021 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften voor de toepassing van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de taken, verplichtingen en bevoegdheden van de functionaris voor gegevensbescherming en de regels betreffende de aangewezen verwerkingsverantwoordelijken bij Frontex. ( 10 ) Onder “bij een activiteit van het Agentschap betrokken personeelsleden” wordt verstaan teamleden, zoals het eigen personeel van het Agentschap of leden van de categorieën 2, 3 en 4 van het permanente korps. ( 11 ) Richtlĳn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlĳke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlĳn betreffende privacy en elektronische communicatie) ( PB L 201 van 31.7.2002, blz. 37 ).",
  "source": "EUR LEX"
}