Source: EUR LEX
URL: L_202403084NL.json

{
  "url": "http://www.w3.org/1999/xhtml\"><!--",
  "content": "L_202403084NL.000101.fmx.xml Publicatieblad van de Europese Unie NL L-serie 2024/3084 6.12.2024 UITVOERINGSVERORDENING (EU) 2024/3084 VAN DE COMMISSIE van 4 december 2024 betreffende de werking van het informatiesysteem overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het op de markt van de Unie aanbieden en de uitvoer uit de Unie van bepaalde grondstoffen en producten die met ontbossing en bosdegradatie verband houden DE EUROPESE COMMISSIE, Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, Gezien Verordening (EU) 2023/1115 van het Europees Parlement en de Raad van 31 mei 2023 betreffende het op de markt van de Unie aanbieden en de uitvoer uit de Unie van bepaalde grondstoffen en producten die met ontbossing en bosdegradatie verband houden, en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 995/2010 ( 1 ) , en met name artikel 33, Overwegende hetgeen volgt: (1) Verordening (EU) 2023/1115 bevat regels om de bijdrage van de Unie aan ontbossing en bosdegradatie tot een minimum te beperken. Die regels bestaan uit zorgvuldigheidsverplichtingen voor marktdeelnemers en handelaren die bepaalde grondstoffen en producten in de Unie in de handel brengen, op de markt aanbieden of uit de Unie uitvoeren. Wanneer in deze verordening wordt verwezen naar marktdeelnemers, moet die verwijzing worden opgevat als een verwijzing naar niet-kmo-handelaren die relevante producten op de markt aanbieden indien de bepalingen van deze verordening in het algemeen op hen van toepassing zijn overeenkomstig hun verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115, en met name artikel 5, lid 1. (2) Marktdeelnemers nemen formeel de verantwoordelijkheid op zich voor de conformiteit van de relevante producten die zij voornemens zijn in de handel te brengen of uit te voeren, door zorgvuldigheidsverklaringen ter beschikking te stellen. (3) Het is noodzakelijk een informatiesysteem te ontwikkelen en marktdeelnemers en handelaren en, in voorkomend geval, hun gemachtigde vertegenwoordigers, bevoegde autoriteiten en douaneautoriteiten toegang tot dit systeem te verlenen zodat zij hun respectieve verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115 kunnen nakomen. Het informatiesysteem moet de overdracht van informatie tussen de bevoegde autoriteiten van de lidstaten en de douaneautoriteiten vergemakkelijken. (4) Het informatiesysteem moet een softwaretoepassing zijn op basis van het Traces-platform dat is opgericht bij Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad ( 2 ) , en moet door de Commissie worden ontwikkeld en bijgehouden. (5) Daarom moeten de praktische en operationele regelingen voor de werking van het informatiesysteem worden vastgesteld ter bevordering van een doeltreffende en geharmoniseerde uitvoering en handhaving van Verordening (EU) 2023/1115. (6) Om taalbarrières weg te nemen, moet het informatiesysteem in alle officiële talen van de Unie beschikbaar zijn. Daartoe moet de Commissie de gebruikersinterface van het informatiesysteem vertalen in alle officiële talen van de Unie. (7) Om hun verplichtingen en taken uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115 te vervullen, moeten marktdeelnemers, bevoegde autoriteiten, douaneautoriteiten en de Commissie mogelijk informatie uitwisselen die persoonsgegevens bevat. Dergelijke informatie-uitwisseling moet in overeenstemming zijn met de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens die in de Verordeningen (EU) 2016/679 ( 3 ) en (EU) 2018/1725 ( 4 ) van het Europees Parlement en de Raad zijn vastgesteld. Bijgevolg valt de uitwisseling van persoonsgegevens die nodig is om aan de verplichtingen te voldoen en om de taken van Verordening (EU) 2023/1115 uit te voeren, binnen het toepassingsgebied van de rechtmatige verwerking van gegevens overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad en artikel 6, lid 1, punt e), van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad. (8) Het informatiesysteem moet worden gebruikt om de marktdeelnemers, de handelaren en de bevoegde autoriteiten te ondersteunen bij de presentatie van de nodige informatie over relevante producten die in de handel worden gebracht, op de markt worden aangeboden of worden uitgevoerd, en de toegang daartoe. Persoonsgegevens die via het informatiesysteem worden uitgewisseld, mogen alleen worden verwerkt met het oog op het vervullen van verplichtingen en taken uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115. Wanneer persoonsgegevens door het informatiesysteem worden verwerkt met het oog op het vervullen van verplichtingen en taken uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115, moeten marktdeelnemers en handelaren, en in voorkomend geval hun gemachtigde vertegenwoordigers, bevoegde autoriteiten en douaneautoriteiten voor de verwerkingsactiviteiten die zij verrichten verwerkingsverantwoordelijken zijn in de zin van Verordening (EU) 2016/679 en moet de Commissie voor de verwerkingsactiviteiten die zij verrichten verwerkingsverantwoordelijke zijn in de zin van Verordening (EU) 2018/1725. Wanneer de bevoegde autoriteiten en de douaneautoriteiten taken uitvoeren in het kader van samenwerking op grond van artikel 21 van Verordening (EU) 2023/1115, moeten zij voor de verwerkingsactiviteiten die zij verrichten gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn in de zin van Verordening (EU) 2016/679. (9) De verwerking, doorgifte, opslag en andere verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen moet in het informatiesysteem plaatsvinden met het oog op het vervullen van de verplichtingen en taken uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115. (10) In het informatiesysteem moeten persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat strikt noodzakelijk is om te voldoen aan de verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115. Het informatiesysteem mag alleen de in artikel 12, lid 2, van deze uitvoeringsverordening vermelde categorieën persoonsgegevens verwerken. (11) Het informatiesysteem mag de door de gebruikers van het informatiesysteem verstrekte persoonsgegevens niet langer opslaan in een vorm die de identificatie van betrokkenen mogelijk maakt dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Deze periode moet tien jaar bedragen vanaf de datum waarop de zorgvuldigheidsverklaring via het informatiesysteem is ingediend, rekening houdend met productieprocessen over een lange periode, zodat marktdeelnemers en handelaren, en in voorkomend geval hun gemachtigde vertegenwoordigers, kunnen verwijzen naar bestaande zorgvuldigheidsverklaringen overeenkomstig artikel 33, lid 2, punt c), van Verordening (EU) 2023/1115 en hun verplichtingen kunnen nakomen om zich ervan te vergewissen dat de zorgvuldigheid in verband met de relevante producten die vervat zijn in of vervaardigd zijn uit de relevante producten is betracht, overeenkomstig artikel 4, lid 9, van Verordening (EU) 2023/1115. Langere opslag en verwerking van persoonsgegevens moet mogelijk zijn wanneer dat nodig is om te voldoen aan de individuele verantwoordelijkheden en verplichtingen van de actoren van het informatiesysteem die zijn vastgesteld in Verordening (EU) 2023/1115. (12) De Commissie moet het bredere publiek toegang verlenen tot de datasets van het informatiesysteem in een volledig geanonimiseerd en machineleesbaar open formaat in overeenstemming met het opengegevensbeleid van de Unie, dat wordt vastgesteld in de vorm van naar behoren geaggregeerde en geanonimiseerde gegevensreeksen die toegankelijk moeten zijn op de website van de Commissie. (13) Volgens de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen moet het informatiesysteem worden ontwikkeld en ontworpen met inachtneming van de vereisten van de wetgeving inzake gegevensbescherming, met name vanwege beperkingen op de toegang tot in het informatiesysteem uitgewisselde persoonsgegevens. Dat betekent dat het informatiesysteem een aanzienlijk hogere mate van bescherming en beveiliging moet bieden dan andere methoden voor informatie-uitwisseling, zoals de uitwisseling per telefoon, reguliere post of e-mail. (14) De Commissie moet de software en IT-infrastructuur voor het informatiesysteem leveren en beheren, de betrouwbaarheid, de beveiliging, de beschikbaarheid, het onderhoud en de exploitatie ervan waarborgen en betrokken zijn bij de opleiding van en technische bijstand aan actoren en gebruikers van het informatiesysteem. Het informatiesysteem moet een doeltreffende uitwisseling van gegevens met relevante systemen en gegevensbronnen van de diensten van de Commissie mogelijk maken. (15) De lidstaten moeten hun functies en verantwoordelijkheden met betrekking tot het informatiesysteem kunnen aanpassen aan hun interne administratieve structuren, en in het informatiesysteem een specifiek soort werkzaamheden kunnen uitvoeren of de volgorde van de stappen in een bepaald werkproces kunnen bepalen, met inachtneming van hun verplichtingen uit hoofde van hoofdstuk 3 van Verordening (EU) 2023/1115. (16) Om de doeltreffende uitvoering van Verordening (EU) 2023/1115 te bevorderen moeten de bevoegde autoriteiten binnen het informatiesysteem maatregelen kunnen nemen om de naleving van die verordening te waarborgen, met inbegrip van risicoprofilering voor het in artikel 16, lid 5, van Verordening (EU) 2023/1115 bedoelde controleplan, het registreren van de resultaten van controles van marktdeelnemers en handelaren, het opschorten van de afgifte van aan de zorgvuldigheidsverklaringen toegekende referentienummers en, in geval van niet-corrigeerbare en ernstige gevallen van niet-naleving, het afwijzen van de desbetreffende zorgvuldigheidsverklaringen. Overeenkomstig artikel 16, lid 1, van Verordening (EU) 2023/1115, waarin is bepaald dat bevoegde autoriteiten controles uitvoeren binnen hun grondgebied, moeten de bevoegde autoriteiten kunnen handelen naar aanleiding van de zorgvuldigheidsverklaringen waarvoor gebruikers van het informatiesysteem informatie verstrekken in het informatiesysteem over de lidstaat waar een product de markt van de Unie binnenkomt of verlaat of op de markt van de Unie wordt aangeboden. Indien dergelijke informatie ontbreekt, moeten de bevoegde autoriteiten kunnen optreden naar aanleiding van de zorgvuldigheidsverklaringen van de gebruikers van het informatiesysteem die gevestigd zijn in of verbonden zijn met hun lidstaat. (17) Informatie die door een bevoegde autoriteit, een douaneautoriteit, de Commissie of een andere autoriteit waaraan toegang tot de informatie is verleend, via het informatiesysteem wordt ontvangen van een andere bevoegde autoriteit, douaneautoriteit, de Commissie of een andere dergelijke autoriteit, mag in het kader van strafrechtelijke, civielrechtelijke of bestuursrechtelijke procedures overeenkomstig de desbetreffende EU- en nationale wetgeving niet aan bewijskracht inboeten louter vanwege het feit dat de informatie uit een andere lidstaat afkomstig is of langs elektronische weg is ontvangen. Dergelijke informatie moet door de relevante gebruikers van het informatiesysteem op dezelfde wijze worden behandeld als soortgelijke documenten die uit de eigen lidstaat afkomstig zijn. (18) Het moet mogelijk zijn de naam en contactgegevens van gebruikers van het informatiesysteem te verwerken voor zover dit nodig is om de doelstellingen en verplichtingen van Verordening (EU) 2023/1115 en deze verordening te vervullen, waaronder monitoring van het gebruik van het informatiesysteem door beheerders en gebruikers van het informatiesysteem, communicatie-, opleidings- en bewustmakingsinitiatieven, en gegevensverzameling in verband met het toepassingsgebied van Verordening (EU) 2023/1115, of bij het verrichten van wederzijdse bijstand in het kader van die verordening. (19) Om te zorgen voor een doeltreffende monitoring van en verslaglegging over de werking van het informatiesysteem, moeten de bevoegde autoriteiten, douaneautoriteiten of andere autoriteiten waaraan toegang tot het informatiesysteem is verleend, relevante informatie ter beschikking van de Commissie stellen indien de Commissie die informatie nodig heeft om aan haar verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115 en deze verordening te voldoen. (20) Betrokkenen moeten op de hoogte worden gesteld van de verwerking van hun persoonsgegevens in het informatiesysteem en van hun rechten overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 en Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot hen betreffende gegevens en het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren of onrechtmatig verwerkte gegevens te laten verwijderen. (21) Elke gebruiker van het informatiesysteem moet, in zijn/haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke wat betreft zijn/haar eigen gegevensverwerkingsactiviteiten met betrekking tot diensten die binnen het toepassingsgebied van Verordening (EU) 2023/1115 vallen, ervoor zorgen dat betrokkenen hun rechten overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 en Verordening (EU) 2018/1725 kunnen uitoefenen. Dit omvat de vaststelling van een proces voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de verwerking te waarborgen. (22) De uitvoering van deze verordening en de prestaties van het informatiesysteem moeten worden gemonitord in het verslag over de werking van het informatiesysteem op basis van statistische gegevens uit het informatiesysteem en andere relevante gegevens. De Commissie moet het verslag indienen bij het Europees Parlement, de Raad en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. In het verslag moet ook worden ingegaan op aspecten inzake de bescherming van persoonsgegevens in het informatiesysteem, inclusief gegevensbeveiliging. (23) Overeenkomstig artikel 42, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 is de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming geraadpleegd en op 5 november 2024 heeft hij een advies uitgebracht. (24) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van de Europese Unie voor de verordening betreffende ontbossingsvrije producten, HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD: HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Onderwerp Bij deze verordening worden regels vastgesteld voor de werking van het informatiesysteem, met inbegrip van regels voor de bescherming van persoonsgegevens en de uitwisseling van gegevens met andere IT-systemen. Artikel 2 Uitrol en gebruik van het informatiesysteem 1.   De Commissie: a) ontwikkelt het informatiesysteem als een onafhankelijke module van het Traces-platform; b) waarborgt de werking, het onderhoud, de ondersteuning en de eventueel noodzakelijke update of ontwikkeling van het informatiesysteem. 2.   Het informatiesysteem wordt door marktdeelnemers en handelaren en, in voorkomend geval hun gemachtigde vertegenwoordigers, gebruikt voor het indienen en beheren van zorgvuldigheidsverklaringen en het verifiëren van de geldigheid van referentienummers, en door bevoegde autoriteiten, douaneautoriteiten en de Commissie om toegang te krijgen tot en op te treden in verband met zorgvuldigheidsverklaringen, met inbegrip van de uitwisseling van informatie met persoonsgegevens tussen bevoegde autoriteiten, douaneautoriteiten en de Commissie in verband met de uitvoering en handhaving van Verordening (EU) 2023/1115. Dergelijke informatie-uitwisseling is in overeenstemming met de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens die in Verordening (EU) 2016/679 en Verordening (EU) 2018/1725 zijn vastgesteld. 3.   De zorgvuldigheidsverklaringen worden in het informatiesysteem in de volgende volgorde aan de bevoegde autoriteiten toegewezen: a) indien de gebruiker van het informatiesysteem informatie verstrekt over de lidstaat waar het relevante product de markt van de Unie binnenkomt of verlaat, of indien die informatie ontbreekt, waar het relevante product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden, worden de zorgvuldigheidsverklaringen toegewezen aan de bevoegde autoriteiten van die lidstaat; b) indien de in punt a) bedoelde informatie ontbreekt, worden de zorgvuldigheidsverklaringen toegewezen aan de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar de gebruiker van het informatiesysteem is gevestigd. Indien de gebruiker van het informatiesysteem buiten de Unie is gevestigd, worden de zorgvuldigheidsverklaringen toegewezen aan de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waaraan de gebruiker van het informatiesysteem is verbonden, overeenkomstig de identificatiecode die bij de registratie in het informatiesysteem is verstrekt. Artikel 3 Definities Voor de toepassing van deze verordening gelden de definities in artikel 2 van Verordening (EU) 2023/1115, artikel 4 van Verordening (EU) 2016/679 en artikel 3 van Verordening (EU) 2018/1725 en wordt voorts verstaan onder: a) “informatiesysteem”: het informatiesysteem dat door de Commissie wordt opgezet en onderhouden overeenkomstig artikel 33 van Verordening (EU) 2023/1115; b) “actor van het informatiesysteem”: de bevoegde autoriteiten en douaneautoriteiten overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115, en de Commissie, om de hun overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115 opgedragen taken uit te voeren; c) “gebruiker van het informatiesysteem”: marktdeelnemers en handelaren, en, in voorkomend geval, hun gemachtigde vertegenwoordigers, overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115, die zijn geïdentificeerd door individuele registratie bij EU Login, de gebruikersauthenticatiedienst van de Europese Commissie; d) “zorgvuldigheidsverklaring”: de zorgvuldigheidsverklaring die door de gebruiker van het informatiesysteem overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115 is ingediend; e) “referentienummer”: het referentienummer dat door het informatiesysteem wordt toegekend aan de door de gebruiker van het informatiesysteem overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115 ingediende zorgvuldigheidsverklaring; f) “verificatienummer”: een beveiligingsnummer dat door het informatiesysteem wordt toegekend aan de door de gebruiker van het informatiesysteem ingediende zorgvuldigheidsverklaring om te zorgen voor aanvullende beveiliging van de gegevens in de zorgvuldigheidsverklaring; g) “risicoprofilering”: de identificatie in het informatiesysteem van de risico’s van niet-naleving van een relevant product dat binnen het toepassingsgebied van Verordening (EU) 2023/1115 valt, op basis van risicocriteria, met het oog op de toekenning van een risicostatus die deze risico’s uitdrukt aan elke in het informatiesysteem ingediende zorgvuldigheidsverklaring, met inbegrip van eventuele wijzigingen daarvan. HOOFDSTUK II WERKING VAN HET INFORMATIESYSTEEM Artikel 4 Indiening van de zorgvuldigheidsverklaringen 1.   De gebruikers van het informatiesysteem dienen de zorgvuldigheidsverklaringen van relevante producten in en beheren deze in het informatiesysteem, tenzij de zorgvuldigheidsverklaring beschikbaar wordt gesteld via de in artikel 28, lid 2, van Verordening (EU) 2023/1115 bedoelde elektronische interface. 2.   Wanneer een relevant product hout bevat of met hout is vervaardigd, voeren de gebruikers van het informatiesysteem in de zorgvuldigheidsverklaring de gebruikelijke benamingen en de volledige wetenschappelijke namen in van de houtsoorten die de relevante producten bevatten of waarmee die relevante producten zijn vervaardigd. Artikel 5 Wijziging en intrekking van zorgvuldigheidsverklaringen 1.   Het informatiesysteem biedt gebruikers van het informatiesysteem de mogelijkheid om de zorgvuldigheidsverklaringen binnen 72 uur nadat het referentienummer van de zorgvuldigheidsverklaring in het informatiesysteem beschikbaar is gesteld, te wijzigen of in te trekken. 2.   Zorgvuldigheidsverklaringen kunnen niet meer binnen de in lid 1 vastgestelde termijn worden gewijzigd of ingetrokken nadat de zorgvuldigheidsverklaring als referentie is gebruikt in een zorgvuldigheidsverklaring die door dezelfde of een andere gebruiker van het informatiesysteem is ingediend. 3.   De zorgvuldigheidsverklaring wordt door een gebruiker van het informatiesysteem niet meer gewijzigd of ingetrokken nadat: a) de gebruiker van het informatiesysteem in kennis is gesteld van het voornemen om een controle uit te voeren van de zorgvuldigheidsverklaring of van het relevante product waarop de zorgvuldigheidsverklaring van toepassing is, voor de duur van de controle; b) het relevante product overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115 in de Unie in de handel is gebracht of op de markt van de Unie is aangeboden; c) het referentienummer van de zorgvuldigheidsverklaring is verstrekt aan of ter beschikking is gesteld van de douaneautoriteiten voordat een product dat de markt binnenkomt of verlaat in het kader van de procedures van hoofdstuk 4 van Verordening (EU) 2023/1115, in het vrije verkeer wordt gebracht of wordt uitgevoerd. 4.   Onverminderd de leden 2 en 3 kunnen de bevoegde instanties op individueel en met redenen omkleed verzoek van een gebruiker van het informatiesysteem de in lid 1 bedoelde termijn pas verlengen wanneer die in lid 1 bedoelde termijn is verstreken. De termijn mag dan met maximaal acht kalenderdagen worden verlengd. Het verzoek wordt gebaseerd op redenen buiten de invloed van de gebruiker van het informatiesysteem, die in het met redenen omkleed verzoek verklaart dat lid 3 van dit artikel niet van toepassing is. Een dergelijke verlenging is ook met terugwerkende kracht mogelijk nadat de in lid 1 genoemde termijn is verstreken. 5.   De gewijzigde zorgvuldigheidsverklaring wordt onderworpen aan risicoprofilering als bedoeld in artikel 6. De risicoprofilering is van toepassing op de gehele gewijzigde zorgvuldigheidsverklaring. Artikel 6 Risicoprofilering 1.   Het informatiesysteem stelt de bevoegde autoriteiten in staat situaties binnen het informatiesysteem te identificeren waarin relevante producten een dermate hoog risico op niet-naleving inhouden dat zij onmiddellijke actie vereisen voordat die relevante producten in de handel worden gebracht, op de markt worden aangeboden of worden uitgevoerd overeenkomstig artikel 17 van Verordening (EU) 2023/1115, en de informatie te verkrijgen om te bepalen welke controles moeten worden verricht en de hun krachtens hoofdstuk 3 van Verordening (EU) 2023/1115 opgedragen taken te vervullen. 2.   Voor de toepassing van lid 1 stelt het informatiesysteem de bevoegde autoriteiten in staat risicoprofielen in het informatiesysteem op te stellen ter onderbouwing van een besluit over de selectie van de te controleren marktdeelnemers of handelaren of relevante producten die met de zorgvuldigheidsverklaringen verband houden. Deze risicoprofielen worden onder meer gebaseerd op de risicocriteria die zijn vastgesteld in hun jaarlijkse controleplan op grond van artikel 16, lid 5, van Verordening (EU) 2023/1115, dat is opgesteld overeenkomstig hun op risico gebaseerde aanpak overeenkomstig artikel 16, lid 3, van Verordening (EU) 2023/1115. 3.   Elke zorgvuldigheidsverklaring wordt bij indiening in het informatiesysteem onderworpen aan een geautomatiseerde elektronische risicoprofilering en het informatiesysteem kent aan elke zorgvuldigheidsverklaring een risicostatus toe. 4.   Na de indiening van een zorgvuldigheidsverklaring kunnen de bevoegde autoriteiten de zorgvuldigheidsverklaring in elk stadium herzien om na te gaan of een relevant product aan artikel 3 van Verordening (EU) 2023/1115 voldoet. In dat geval kunnen zij als gevolg van de herziening een nieuwe risicostatus aan de zorgvuldigheidsverklaring toekennen. Indien de bevoegde autoriteit een nieuwe risicostatus toekent aan de zorgvuldigheidsverklaring, krijgt die nieuwe risicostatus voorrang boven een overeenkomstig lid 3 van dit artikel toegekende risicostatus. Artikel 7 Toekenning en terbeschikkingstelling van referentienummers 1.   Na afronding van de in artikel 6 bedoelde risicoprofilering kent het informatiesysteem onverwijld een referentienummer en verificatienummer toe aan de door de gebruiker van het informatiesysteem ingediende zorgvuldigheidsverklaring. 2.   Het referentienummer en het verificatienummer worden ter beschikking gesteld van de gebruiker van het informatiesysteem zodra de in artikel 6 bedoelde risicoprofilering is afgerond. 3.   Het informatiesysteem biedt de bevoegde autoriteiten de mogelijkheid om het beschikbaar stellen van het referentienummer uit te stellen om te bepalen of de relevante producten aan artikel 3 van Verordening (EU) 2023/1115 voldoen en met name of de in artikel 6, lid 1, van deze verordening bedoelde vastgestelde situatie niet op dat relevante product van toepassing is. Dit uitstel moet zo kort mogelijk duren en mag de in artikel 17, lid 3, van Verordening (EU) 2023/1115 vastgestelde termijn niet overschrijden. De bevoegde autoriteit kan ertoe besluiten het uitstel verder te verlengen. Artikel 8 Afwijzing van zorgvuldigheidsverklaringen 1.   Om overeenkomstig artikel 17 van Verordening (EU) 2023/1115 te voorkomen dat een relevant product dat niet aan Verordening (EU) 2023/1115 voldoet, in de handel wordt gebracht, op de markt wordt aangeboden of wordt uitgevoerd, kunnen de bevoegde autoriteiten een zorgvuldigheidsverklaring afwijzen, tenzij het referentienummer van de zorgvuldigheidsverklaring reeds beschikbaar is gekomen voor de gebruiker van het informatiesysteem. 2.   Het relevante product dat in een afgewezen zorgvuldigheidsverklaring is aangegeven, wordt geacht niet van een zorgvuldigheidsverklaring vergezeld te gaan zoals vereist in artikel 3, punt c), van Verordening (EU) 2023/1115. 3.   De afwijzing wordt in het informatiesysteem weergegeven door de toekenning van een specifieke status aan de desbetreffende zorgvuldigheidsverklaring. HOOFDSTUK III TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN MET BETREKKING TOT HET INFORMATIESYSTEEM Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden van de Commissie Naast de in artikel 2, lid 1, genoemde taken is de Commissie verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende taken met betrekking tot het informatiesysteem: a) het verstrekken van kennis, opleiding en ondersteuning, met inbegrip van technische bijstand, aan gebruikers en actoren van het informatiesysteem in verband met het gebruik van het informatiesysteem; b) het verlenen van toegang aan door elke lidstaat aangewezen actoren van het informatiesysteem; c) het verlenen van toegang aan gebruikers van het informatiesysteem, die onder toezicht staan van de bevoegde autoriteiten; d) het verwerken van persoonsgegevens in het informatiesysteem, indien vereist op grond van deze verordening, of voor de uitvoering en handhaving uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115; e) het verstrekken van webdiensten voor gebruikers van het informatiesysteem om op geautomatiseerde wijze zorgvuldigheidsverklaringen in het informatiesysteem in te dienen en te beheren; f) het verstrekken van webdiensten voor bevoegde autoriteiten van de lidstaten om op geautomatiseerde wijze werkzaamheden uit te voeren in verband met zorgvuldigheidsverklaringen in het informatiesysteem; g) het verstrekken van de elektronische interface overeenkomstig artikel 28 van Verordening (EU) 2023/1115; h) het opschorten en intrekken van de toegang van gebruikers van het informatiesysteem op verzoek van de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar de gebruiker van het informatiesysteem is gevestigd, of, indien de gebruiker buiten de Unie is gevestigd, van de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waarmee de gebruiker van het informatiesysteem is verbonden volgens de identificatiecode die bij de registratie in het informatiesysteem is verstrekt. Artikel 10 Toegangsrechten van gebruikers van het informatiesysteem 1.   Alleen geregistreerde gebruikers van het informatiesysteem hebben toegang tot het informatiesysteem. 2.   Authenticatie voor toegang tot het informatiesysteem gebeurt via EU Login, de authenticatiedienst van de Europese Commissie. 3.   Gebruikers van het informatiesysteem hebben toegang tot de informatie in het informatiesysteem die zij hebben ingediend of waartoe een andere gebruiker van het informatiesysteem hun toegang heeft verleend door middel van referentienummers en verificatienummers van bijbehorende zorgvuldigheidsverklaringen. Artikel 11 Toegangsrechten van actoren van het informatiesysteem 1.   De Commissie heeft toegang tot alle gegevens, informatie en documenten in het informatiesysteem met het oog op de opstelling van verslagen en de ontwikkeling, de werking en het onderhoud van het systeem. 2.   De Commissie verleent de actoren van het informatiesysteem toegangsrechten en kan deze intrekken in geval van een wijziging van bevoegdheden overeenkomstig artikel 14, lid 2, van Verordening (EU) 2023/1115. 3.   Authenticatie voor toegang tot het informatiesysteem gebeurt via EU Login, de authenticatiedienst van de Europese Commissie. 4.   Actoren van het informatiesysteem voorzien in passende middelen om ervoor te zorgen dat individuele gebruikers die actoren van het informatiesysteem vertegenwoordigen, alleen toegang krijgen tot in het informatiesysteem verwerkte persoonsgegevens wanneer dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering en handhaving uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115. 5.   Actoren van het informatiesysteem hebben toegang tot alle relevante informatie in het informatiesysteem die nodig is om hun verplichtingen en taken uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115 te vervullen. HOOFDSTUK IV VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS EN BEVEILIGING Artikel 12 Verwerking van persoonsgegevens in het informatiesysteem 1.   Persoonsgegevens mogen alleen in het informatiesysteem worden doorgegeven, opgeslagen of op andere wijze verwerkt als dit noodzakelijk en evenredig is, en uitsluitend voor de volgende doeleinden: a) ondersteuning van de communicatie tussen actoren van het informatiesysteem in verband met de uitvoering en handhaving uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115; b) behandeling van zaken door actoren van het informatiesysteem bij het verrichten van hun eigen activiteiten in verband met de uitvoering en handhaving uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115; c) uitvoering van de in deze verordening vermelde zakelijke en technische gegevenstransformaties, indien dit nodig is om de uitwisseling en het gebruik van de informatie als bedoeld in de punten a) en b) mogelijk te maken. 2.   De verwerking van persoonsgegevens in het informatiesysteem mag alleen plaatsvinden ten aanzien van de volgende categorieën persoonsgegevens: a) identificatiegegevens: voor- en achternaam en unieke identificatiecode, met inbegrip van het registratie- en identificatienummer van marktdeelnemers overeenkomstig artikel 9 van Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en de Raad ( 5 ) , indien van toepassing; b) professionele contactgegevens: e-mailadres en postadres, land van vestiging of land van statutaire zetel, telefoonnummer en faxnummer, indien van toepassing; c) functie van de gebruiker van het informatiesysteem; d) gegevens over geolocatie overeenkomstig artikel 2, punt 28, van Verordening (EU) 2023/1115, aan de hand waarvan natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd; e) gebruikersauthenticatie en toegangsgegevens voor toegang tot het informatiesysteem: IP-adres en gebruikersnaam. 3.   Het informatiesysteem slaat de in lid 2 genoemde categorieën persoonsgegevens op die zijn verwerkt voor de uitvoering en handhaving uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115. 4.   Voor de in lid 2 bedoelde gegevensopslag wordt gebruikgemaakt van informatietechnologie-infrastructuur in de Europese Economische Ruimte. 5.   In het informatiesysteem worden de in de zorgvuldigheidsverklaringen vermelde persoonsgegevens niet langer dan tien jaar na de datum waarop zij in het informatiesysteem zijn ingediend, opgeslagen. De periode van opslag kan door de Commissie op individueel verzoek van gebruikers van het informatiesysteem of actoren van het informatiesysteem verder worden verlengd wanneer dat nodig is om hun verantwoordelijkheden en verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115 na te komen. 6.   Onverminderd de in artikel 14 bedoelde gegevensverwerkingsactiviteiten is elke actor van het informatiesysteem met betrekking tot zijn/haar eigen gegevensverwerkingsactiviteiten een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Verordeningen (EU) 2016/679 en (EU) 2018/1725. 7.   De nationale toezichthoudende autoriteiten en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming zorgen, elk binnen de grenzen van hun eigen bevoegdheden, voor gecoördineerd toezicht op het informatiesysteem en het gebruik ervan door actoren en gebruikers van het informatiesysteem, overeenkomstig artikel 62 van Verordening (EU) 2018/1725. Artikel 13 Verwerking van persoonsgegevens door de Commissie 1.   De Commissie is, met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van het informatiesysteem, met inbegrip van de verwerking van persoonsgegevens bij het registreren van gebruikers van het informatiesysteem in het informatiesysteem, een verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 3, punt 8, van Verordening (EU) 2018/1725. 2.   Wanneer de Commissie persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van het informatiesysteem namens andere actoren van het informatiesysteem met het oog op het uitwisselen van informatie krachtens artikel 27 van Verordening (EU) 2023/1115, wordt zij beschouwd als een verwerker in de zin van artikel 3, punt 12, van Verordening (EU) 2018/1725. 3.   De Commissie is een verwerker in de zin van artikel 3, punt 12, van Verordening (EU) 2018/1725 voor de verwerking van persoonsgegevens voor gezamenlijke onderzoeken krachtens artikel 21 van Verordening (EU) 2023/1115 die worden uitgevoerd in het kader van de uitvoering en handhaving uit hoofde van Verordening (EU) 2023/1115. Artikel 14 Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid in het informatiesysteem Wanneer bevoegde autoriteiten en douaneautoriteiten in de zin van Verordening (EU) 2023/1115 krachtens artikel 21 van Verordening (EU) 2023/1115 samenwerken bij de uitvoering en handhaving, zijn de betrokken bevoegde autoriteiten en douaneautoriteiten gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 voor de doorgifte, opslag en andere verwerking van persoonsgegevens in het informatiesysteem in het kader van die specifieke samenwerking. Indien vereist overeenkomstig artikel 26, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679, bepalen de verwerkingsverantwoordelijken hun respectieve verantwoordelijkheden voor de naleving van de verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679 door middel van een onderlinge regeling. Artikel 15 Beveiliging 1.   De Commissie neemt de nodige geavanceerde maatregelen om de beveiliging te waarborgen van de persoonsgegevens die in het informatiesysteem worden verwerkt, met inbegrip van een passende controle op de toegang tot gegevens en een beveiligingsplan dat voortdurend actueel moet zijn. 2.   De Commissie neemt de nodige geavanceerde maatregelen in geval van een beveiligingsincident, onderneemt corrigerende actie en zorgt ervoor dat kan worden nagegaan welke persoonsgegevens wanneer, door wie en voor welk doel in het informatiesysteem zijn verwerkt. 3.   De Commissie stelt de bevoegde autoriteiten in kennis van de maatregelen met betrekking tot de leden 1 en 2 van dit artikel. Artikel 16 Vertrouwelijkheid 1.   Elke lidstaat en de Commissie passen hun eigen regels inzake het beroepsgeheim of een gelijkwaardige geheimhoudingsplicht toe in verband met het informatiesysteem, in overeenstemming met het nationale recht of het Unierecht. 2.   Elke actor van het informatiesysteem zorgt ervoor dat personen die onder zijn/haar gezag werken, voldoen aan verzoeken van andere actoren van het informatiesysteem om vertrouwelijke behandeling van in het informatiesysteem uitgewisselde informatie. HOOFDSTUK V SLOTBEPALINGEN Artikel 17 Vertaling 1.   De Commissie maakt het informatiesysteem in alle officiële talen van de Unie beschikbaar. 2.   Een actor van het informatiesysteem kan, in verband met de uitvoering van taken die hem/haar overeenkomstig Verordening (EU) 2023/1115 zijn opgedragen, alle informatie, documenten, bevindingen, verklaringen of gewaarmerkte kopieën die hij/zij in het informatiesysteem heeft ontvangen, op dezelfde basis als soortgelijke informatie die hij/zij in zijn eigen land heeft verkregen, overleggen en gebruiken voor doeleinden die verenigbaar zijn met die waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld en die in overeenstemming zijn met het desbetreffende Unierecht en nationale recht. Artikel 18 Kosten 1.   De kosten voor het opzetten, het onderhoud en de werking van het informatiesysteem zijn voor rekening van de Commissie. 2.   De kosten die op het niveau van de lidstaten aan het informatiesysteem zijn verbonden, inclusief de personele middelen die nodig zijn voor opleiding, promotie en technische bijstand, alsook voor het gebruik van het informatiesysteem op nationaal niveau en noodzakelijke aanpassingen aan nationale netwerken en informatiesystemen, zijn voor rekening van de lidstaat die deze kosten maakt. Artikel 19 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie . Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 4 december 2024. Voor de Commissie De voorzitter Ursula VON DER LEYEN ( 1 ) PB L 150 van 9.6.2023, blz. 206 , ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/1115/oj . ( 2 ) Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad van 15 maart 2017 betreffende officiële controles en andere officiële activiteiten die worden uitgevoerd om de toepassing van de levensmiddelen- en diervoederwetgeving en van de voorschriften inzake diergezondheid, dierenwelzijn, plantgezondheid en gewasbeschermingsmiddelen te waarborgen, tot wijziging van de Verordeningen (EG) nr. 999/2001, (EG) nr. 396/2005, (EG) nr. 1069/2009, (EG) nr. 1107/2009, (EU) nr. 1151/2012, (EU) nr. 652/2014, (EU) 2016/429 en (EU) 2016/2031 van het Europees Parlement en de Raad, de Verordeningen (EG) nr. 1/2005 en (EG) nr. 1099/2009 van de Raad en de Richtlijnen 98/58/EG, 1999/74/EG, 2007/43/EG, 2008/119/EG en 2008/120/EG van de Raad, en tot intrekking van de Verordeningen (EG) nr. 854/2004 en (EG) nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad, de Richtlijnen 89/608/EEG, 89/662/EEG, 90/425/EEG, 91/496/EEG, 96/23/EG, 96/93/EG en 97/78/EG van de Raad en Besluit 92/438/EEG van de Raad (verordening officiële controles) ( PB L 95 van 7.4.2017, blz. 1 , ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2017/625/oj ). ( 3 ) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG ( PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1 , ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj ). ( 4 ) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG ( PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39 , ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj ). ( 5 ) Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie (herschikking) ( PB L 269 van 10.10.2013, blz. 1 , ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2013/952/oj ). ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2024/3084/oj ISSN 1977-0758 (electronic edition)",
  "source": "EUR LEX"
}