Source: EUR LEX
URL: C_202404431NL.json

{
  "url": "http://www.w3.org/1999/xhtml\"><!--",
  "content": "C_202404431NL.000101.fmx.xml Publicatieblad van de Europese Unie NL C-serie C/2024/4431 11.7.2024 BESLUIT VAN DE HOGE VERTEGENWOORDIGER VAN DE UNIE VOOR BUITENLANDSE ZAKEN EN VEILIGHEIDSBELEID van 23 mei 2024 betreffende de regels voor de toegang tot documenten (C/2024/4431) DE HOGE VERTEGENWOORDIGER VAN DE UNIE VOOR BUITENLANDSE ZAKEN EN VEILIGHEIDSBELEID, Gezien artikel 11, lid 1, van Besluit 2010/427/EU van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese Dienst voor extern optreden ( 1 ) , Overwegende hetgeen volgt: (1) Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Besluit 2010/427/EU moet de EDEO de regels toepassen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad ( 2 ) en moet de hoge vertegenwoordiger besluiten over de uitvoeringsvoorschriften voor de EDEO. (2) De EDEO heeft op grond van artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 een publiek toegankelijk documentenregister opgezet. (3) Om rekening te houden met de ontwikkeling van het beleid en de praktijken van de EDEO op het gebied van transparantie, moet Besluit PROC HR(2011) 012 van de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid ( 3 ) worden geactualiseerd door dat besluit in te trekken en te vervangen door het onderhavige besluit, BESLUIT: Artikel 1 Toepassingsgebied Dit besluit bevat regels voor de uitvoering door de EDEO van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (hierna “de verordening” genoemd). Artikel 2 Indiening van een verzoek 1.   Een aan de EDEO gericht verzoek om toegang tot documenten wordt schriftelijk ingediend, ofwel via de website van de EDEO ofwel per e-mail aan het transparantieteam van de EDEO ofwel per post aan de correspondent voor toegang tot documenten, Europese Dienst voor extern optreden, Schumanplein 9A, 1040 Brussel, België. 2.   Het verzoek wordt voldoende nauwkeurig geformuleerd om de EDEO in staat te stellen te bepalen in welke documenten inzage wordt gevraagd en het verzoek binnen de termijnen van de verordening te behandelen. 3.   Als een verzoek niet nauwkeurig genoeg is of een te ruime reikwijdte heeft, contacteert de EDEO onverwijld de verzoeker overeenkomstig artikel 6, leden 2 en 3, van de verordening met de vraag om het verzoek te verduidelijken of de reikwijdte ervan te beperken. Indien de verzoeker niet binnen tien werkdagen antwoordt, neemt de EDEO opnieuw contact op met de verzoeker, die vijf extra werkdagen krijgt om het verzoek te verduidelijken of de reikwijdte ervan te beperken, zodat de EDEO het op efficiënte wijze kan behandelen. Indien de verzoeker zijn verzoek niet verduidelijkt of de reikwijdte ervan niet beperkt, wordt het verzoek geacht te zijn afgewezen. 4.   Zodra het verzoek is geregistreerd, stuurt de correspondent voor toegang tot documenten van de EDEO de verzoeker een ontvangstbevestiging. 5.   Persoonsgegevens van verzoekers worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens ( 4 ) . Artikel 3 Termijnen 1.   Alle verzoeken worden behandeld onder de voorwaarden en binnen de termijnen die bij de verordening zijn vastgesteld. 2.   In uitzonderlijke gevallen zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, en artikel 8, lid 2, van de verordening, kan de termijn met 15 werkdagen worden verlengd, in het bijzonder: a) in het geval van verzoeken die complex zijn of betrekking hebben op een groot aantal gegevens of documenten; b) indien een verzoek vereist dat een instelling, orgaan of instantie van de Unie, een lidstaat, of een delegatie van de Unie wordt geraadpleegd, of c) indien een derde moet worden geraadpleegd. De verzoeker wordt ingelicht over dergelijke verlengingen en de redenen daarvoor. Artikel 4 Behandeling van antwoorden 1.   Antwoorden op initiële verzoeken worden behandeld door het transparantieteam en ondertekend door de correspondent voor toegang tot documenten van de EDEO. 2.   De antwoorden op confirmatieve verzoeken worden ondertekend door de secretaris-generaal van de EDEO na bestudering van het advies van de correspondent voor toegang tot documenten. De secretaris-generaal kan deze bevoegdheid binnen de EDEO delegeren. Artikel 5 Afwijzende antwoorden Indien het verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzend wordt beantwoord, wordt de weigering gemotiveerd op basis van een van de in artikel 4 van de verordening opgesomde uitzonderingen. Verzoekers worden in een antwoord op hun initieel verzoek op de hoogte gebracht van hun recht om een confirmatief verzoek in te dienen. Verzoekers worden in een antwoord op hun confirmatief verzoek op de hoogte gebracht van de beschikbare rechtsmiddelen, namelijk het instellen van een gerechtelijke procedure tegen de EDEO onder de voorwaarden van artikel 263 VWEU en/of het indienen van een klacht bij de Europese Ombudsman onder de voorwaarden van artikel 228 VWEU. Artikel 6 Documenten van derden die bij de EDEO berusten 1.   Wanneer de EDEO een verzoek ontvangt om toegang tot een document dat bij hem berust, maar dat afkomstig is van een derde, wordt die derde geraadpleegd, tenzij het, in het licht van de uitzonderingen die in de verordening zijn vermeld, duidelijk is of het document al dan niet openbaar mag worden gemaakt. 2.   Er wordt zonder de derde te raadplegen toegang verleend tot het document indien dat reeds openbaar is gemaakt door de auteur of reeds door de EDEO is vrijgegeven of indien het duidelijk is dat de openbaarmaking of gedeeltelijke openbaarmaking van de inhoud ervan geen van de in artikel 4 van de verordening bedoelde belangen zou schaden. 3.   De derde wordt altijd geraadpleegd indien het document onder artikel 9 van de verordening valt of indien het afkomstig is uit een lidstaat en die lidstaat de EDEO overeenkomstig artikel 4, lid 5, van de verordening heeft verzocht het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken. De lidstaat dient een dergelijk verzoek schriftelijk in. 4.   De derde wordt schriftelijk geraadpleegd en krijgt een redelijke termijn om te antwoorden, rekening houdend met de in artikel 3 van dit besluit vastgelegde termijnen. De derde maakt zijn standpunt schriftelijk kenbaar. 5.   Indien de derde niet binnen de gestelde termijn antwoordt of onvindbaar of niet identificeerbaar is, neemt de EDEO een besluit aangaande het verzoek in het licht van de uitzonderingen die in de verordening zijn vermeld, rekening houdend met de gewettigde belangen van de derde op basis van de informatie waarover de EDEO beschikt. 6.   Indien de EDEO voornemens is om tegen het uitdrukkelijke advies van de derde in toegang te verlenen tot een document, brengt hij de derde op de hoogte van zijn voornemen om het document binnen de krachtens de verordening geldende termijn openbaar te maken. Artikel 7 Raadpleging van de EDEO 1.   Wanneer lidstaten of instellingen, organen of instanties van de Unie een verzoek ontvangen om toegang tot een document dat in hun bezit is maar van de EDEO afkomstig is, dienen zij een verzoek om raadpleging van de EDEO in bij het transparantieteam van de EDEO of bij de correspondent voor toegang tot documenten per post aan de Europese Dienst voor extern optreden, Schumanplein 9A, 1040 Brussel, België, of per e-mail aan ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu . 2.   De EDEO maakt zijn standpunt onverwijld kenbaar, met inachtneming van een eventuele antwoordtermijn, maar in ieder geval binnen vijf werkdagen. Artikel 8 Gerubriceerde documenten 1.   Indien een verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat onder het toepassingsgebied van artikel 9 van de verordening valt of op een ander document dat op grond van de beveiligingsvoorschriften van de EDEO gerubriceerd is, wordt het verzoek behandeld door personeelsleden die bevoegd zijn om van dat document kennis te nemen. 2.   Elke beslissing waarbij de toegang tot een gerubriceerd document of een deel daarvan wordt geweigerd, wordt met redenen omkleed op grond van de in artikel 4 van de verordening genoemde uitzonderingen. Indien de toegang tot het gevraagde document niet op grond van die uitzonderingen kan worden geweigerd, ziet de met de behandeling van het verzoek belaste ambtenaar erop toe dat het document wordt gederubriceerd voordat het aan de verzoeker wordt toegezonden. Artikel 9 Procedures voor toegang 1.   Documenten waartoe toegang wordt verleend, worden verzonden per post of per e-mail. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden verzocht de documenten te raadplegen op de plaats waar zij zich bevinden. Die raadpleging is kosteloos. 2.   Voor documenten die reeds door de EDEO zijn vrijgegeven, kan het antwoord bestaan uit informatie aan de verzoeker over hoe het gevraagde document kan worden verkregen, zoals publicatiegegevens of het internetadres waar het document beschikbaar is. 3.   Indien de kopieën van de documenten die per post moeten worden verzonden, meer dan twintig bladzijden tellen, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de verzendkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk bepaald, maar moeten redelijk zijn. Artikel 10 Openbaar register van de EDEO 1.   In het openbaar register van de EDEO wordt geregistreerd tot welke documenten toegang is verleend naar aanleiding van een verzoek uit hoofde van de verordening. Het register moet toegankelijk zijn in elektronische vorm. 2.   Documenten die op grond van artikel 9, lid 3, van de verordening als “gevoelig” kunnen worden aangemerkt, worden uitsluitend met toestemming van de verstrekker in het register vermeld. Artikel 11 Verslaglegging Op grond van artikel 17, lid 1, van de verordening publiceert de EDEO jaarlijks een verslag met vermelding van het aantal gevallen waarin hij toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenen voor die weigering en het aantal niet in het register vermelde gevoelige documenten. Artikel 12 Intrekking van Besluit PROC HR(2011) 012 Besluit PROC HR(2011) 012 wordt bij dit besluit ingetrokken en vervangen. Artikel 13 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de ondertekening ervan. Gedaan te Brussel, 23 mei 2024. Josep BORRELL FONTELLES Hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid ___________ ( 1 ) PB L 201 van 3.8.2010, blz. 30 . ( 2 ) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ( PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43 ). ( 3 ) Besluit van de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid van 19 juli 2011 houdende voorschriften betreffende de toegang tot documenten ( PB C 243 van 20.8.2011, blz. 16 ). ( 4 ) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG ( PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39 ). ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2024/4431/oj ISSN 1977-0995 (electronic edition)",
  "source": "EUR LEX"
}